(57)【要約】【課題】連絡情報の管理が簡便に行える方法およびシステムの提供。【解決手段】予め登録された各メンバーに対する連絡情報をサーバコンピュータが受領してデータベースに蓄積する。端末コンピュータを通じてメンバーからアクセスされると、そのメンバーに対する連絡情報をデータベースから抽出して、その抽出した連絡情報を掲載した一覧リスト３２を作成して、この一覧リスト３２を端末コンピュータに送信して、メンバーに提示する。【選択図】　図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
予め登録されたメンバーに対する連絡情報を管理する方法であって、サーバコンピュータが、
前記メンバーのうちの全部若しくは一部に対する連絡情報を受領してデータベースに蓄積するステップと、
端末コンピュータを通じてアクセスしてきたメンバーに対する連絡情報を前記データベースから抽出し、その抽出した連絡情報を掲載した一覧リストを作成して、この一覧リストを前記端末コンピュータに送信するステップとを実行することを特徴とする連絡情報管理方法。
【請求項２】
請求項１に記載の連絡情報管理方法であって、前記データベースに、前記連絡情報に関係付けてその対象者を特定するための特定情報を記憶するステップを含み、前記連絡情報の抽出の際に、前記特定情報を参照して、アクセス元のメンバーが対象者に該当する連絡情報を抽出することを特徴とする方法。
【請求項３】
請求項１または２に記載の連絡情報管理方法であって、前記サーバコンピュータは、前記データベースから前記連絡情報を抽出する際に、端末コンピュータとの間でメンバーの認証手続きを行うステップを実行することを特徴とする方法。
【請求項４】
請求項１〜３のいずれか１項に記載の連絡情報管理方法であって、前記サーバコンピュータは、前記データベースに前記連絡情報として登録されたイベント情報に対する出欠の回答を前記メンバーから取得して記憶するステップを実行することを特徴とする方法。
【請求項５】
請求項４に記載の連絡情報管理方法であって、前記イベント情報に対する出欠の回答欄が前記一覧リストに設けられていることを特徴とする方法。
【請求項６】
請求項４または５に記載の連絡情報管理方法であって、前記出欠の回答に基づきメンバーの出欠状況を記録した出欠状況確認リストを作成して、この出欠状況確認リストを、閲覧要求のあった端末コンピュータに対して送信するステップを実行することを特徴とする方法。
【請求項７】
請求項１〜６のいずれか１項に記載の連絡情報管理方法を実行するサーバコンピュータにより構成されることを特徴とする連絡情報管理システム。
【請求項８】
請求項１〜６のいずれか１項に記載の連絡情報管理方法をサーバコンピュータに実行させるためのプログラム。
【請求項９】
請求項８に記載のプログラムが記録されたことを特徴とする記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、予め登録されたメンバーに対する連絡情報を管理する連絡情報管理方法、連絡情報管理システム、プログラムおよび記憶媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
最近、インターネットなどのネットワークの発達により、企業などでは、社員への様々な連絡、例えば、会議の開催通知や出欠確認、訃報や香典の連絡、報告などが電子メールを使って行われるようになっている。ここで、会議の開催を通知する場合には、連絡担当者が、会議の議題や内容、開催日時、開催場所など、会議を案内するメールを作成して、会議の参加対象者全員に対してそれぞれ送信する。案内メールが送られてきた会議参加対象者は、そのメールを対して、「出席」または「欠席」、若しくは「保留」などを書き込んだメールを連絡担当者に返信する。
【０００３】
連絡担当者は、各会議参加対象者からの返信メールを確認して、「出席」または「欠席」などをチェックし、別途出欠リストなどを作成して、出席者数や未返信者等の管理を行うようになっている。また、会議が間近に迫っても未だ返信のない者に対しては、督促をしたりする。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、このような電子メールを利用した連絡のやり取りは、連絡をする側にとっても、連絡を受ける側にとっても、不便な点が数多くあった。すなわち、連絡を受ける側にとっては、このような連絡のメールは、日常、やり取りされる通常のメールと一緒に管理されるため、連絡メール以外のメールの中に紛れ込んでしまい、もう一度確認しようと連絡メールを探しても、なかなか見つからない場合があった。特に、会議等の催し物の連絡メールは、その催し物の開催日よりもずっと前に送られてくるため、いつ送られてきたのかわからず、見つけるのが非常に大変であった。
【０００５】
また、連絡事項がたくさんあると、これらをすべて頭の中に留めておくのは非常に大変であり、また手帳などにメモしておいてもうっかり見落としてしまう虞もある。さらに、出欠等の回答を保留にしていた件の返信を忘れてしまう場合もある。
【０００６】
他方、連絡をする側にとっては、出欠等の返信メールを１件１件個別に確認しなければならず、非常に煩雑であるとともに、別途出欠リストなどを作成して出欠や未返信者の管理をしなければならず、大きな負担になっていた。
【０００７】
本発明は、このような事情に鑑みてなされたものであって、その目的は、連絡をする側にとっても、連絡を受ける側にとっても、あまり負担がなく簡便に連絡を行えるような連絡情報管理方法、連絡情報管理システム、プログラムおよび記憶媒体を提供することにある。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
このような目的を達成するために本発明に係る連絡情報管理方法にあっては、予め登録されたメンバーに対する連絡情報を管理する方法であって、サーバコンピュータが、前記メンバーのうちの全部若しくは一部に対する連絡情報を受領してデータベースに蓄積するステップと、端末コンピュータを通じてアクセスしてきたメンバーに対する連絡情報を前記データベースから抽出し、その抽出した連絡情報を掲載した一覧リストを作成し、この一覧リストを前記端末コンピュータに送信するステップとを実行することを特徴とする（請求項１）。
【０００９】
このような連絡情報管理方法にあっては、サーバコンピュータが、メンバーに対する連絡情報をデータベースに蓄積して、端末コンピュータを通じてアクセスしてきたメンバーに対して、そのメンバーに対する連絡情報をデータベースから抽出して、抽出した連絡情報を掲載した一覧リストを作成して、端末コンピュータに送信するから、メンバーは自分に対する連絡情報を簡単に知ることができ、これにより、従来のようにメールで連絡される場合に比べて非常に簡易に連絡情報を管理することができる。
【００１０】
また、この連絡情報管理方法にあっては、前記データベースに、前記連絡情報に関係付けてその対象者を特定するための特定情報を記憶するステップを含み、前記データベースに、前記連絡情報に関係付けてその対象者を特定するための特定情報を記憶するステップを含み、前記連絡情報の抽出の際に、前記特定情報を参照して、アクセス元のメンバーが対象者として該当する連絡情報を抽出することを特徴とする（請求項２）。このように連絡情報に関係付けてその対象者を特定するための特定情報を記憶し、連絡情報の抽出の際に、当該特定情報を参照して、アクセス元のメンバーが対象者に該当する連絡情報を抽出することで、連絡情報を効率的に抽出することができる。
【００１１】
また、この連絡情報管理方法にあっては、前記サーバコンピュータは、前記データベースから前記連絡情報を抽出する際に、端末コンピュータとの間でメンバーの認証手続きを行うのが良い（請求項３）。このように連絡情報の抽出の際に、メンバーの認証手続きを行えば、連絡情報のセキュリティを確保することができる。
【００１２】
また、この連絡情報管理方法にあっては、前記サーバコンピュータは、前記データベースに前記連絡情報として登録されたイベント情報に対する出欠の回答を前記メンバーから取得して記憶すると良い（請求項４）。このように連絡情報として登録されたイベント情報に対する出欠の回答を前記メンバーから取得して記憶すれば、イベント情報に対するメンバーの出欠確認を簡単に行うことができる。
【００１３】
また、この連絡情報管理方法にあっては、前記イベント情報に対する出欠の回答欄が前記一覧リストに設けられていると好ましい（請求項５）。このようにイベント情報に対する出欠の回答欄が一覧リストに設けられていれば、各メンバーは、一覧リストを見ることにより、簡単に出欠の回答が必要か否かを確認することができ、各メンバーに対して出欠の回答を促すことができる。
【００１４】
また、この連絡情報管理方法にあっては、前記出欠の回答に基づきメンバーの出欠状況を記録した出欠状況確認リストを作成して、この出欠状況確認リストを、閲覧要求のあった端末コンピュータに対して送信する（請求項６）。このようにメンバーの出欠状況を記録した出欠状況確認リストを作成して、閲覧要求のあった端末コンピュータに対して送信すれば、他のメンバーの出欠状況をも知ることができる。
【００１５】
また、本発明に係る連絡情報管理システムは、これらの連絡情報管理方法のうちのいずれか１つを実行するサーバコンピュータにより構成されることを特徴とする（請求項７）。
【００１６】
また、本発明に係るプログラムにあっては、これらの連絡情報管理方法のうちのいずれか１つをサーバコンピュータに実行させるためのプログラムであることを特徴とする（請求項８）。
【００１７】
また、本発明に係る記録媒体にあっては、前記プログラムが記録されたことを特徴とする（請求項９）。
【００１８】
【発明の実施の形態】
以下に本発明の一実施形態について添付図面を用いて説明する。なお、本実施形態では、本発明を企業内の社員に対する連絡管理に適用した場合について説明する。
【００１９】
《システム構成》
図１は、本実施形態のシステムの全体構成図である。このシステムは、図１に示すように、サーバコンピュータ１０と、このサーバコンピュータ１０に通信ネットワーク１２を介して接続された複数の端末コンピュータ１４とを含んで構成されている。
【００２０】
サーバコンピュータ１０は、通信ネットワーク１２を介してアクセスしてきた端末コンピュータ１４に対して、データベース２２に蓄積した各種情報を適宜提供したり、また、端末コンピュータ１４から送られてきた情報をデータベース２２に蓄積したりすることができる。
端末コンピュータ１４は、各社員が使用する端末であり、一般的に普及しているパーソナルコンピュータをはじめ、通信ネットワーク１２を介してサーバコンピュータ１０にアクセス可能であれば、どのような装置でも良く、例えば、携帯電話機やＰＤＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ　Ｄｉｇｉｔａｌ　Ａｓｓｉｓｔａｎｃｅ）などの携帯型通信端末であっても良い。
また、通信ネットワーク１２は、内部に閉じられた各種通信ネットワーク、例えば社内ＬＡＮ等のイントラネットであっても良く、また外部に開放された各種通信ネットワーク、例えば、公衆電話回線網やインターネットなどであっても良い。
各社員は、身近な端末コンピュータ１４を通じてサーバコンピュータ１０にアクセスする。このアクセスにあたっては、次のような認証手続きが必要である。
【００２１】
《認証手続き》
認証手続きを行う場合には、予めサーバコンピュータ１０にメンバー登録をしておく必要がある。メンバーの登録は、社員の氏名やＩＤ、パスワード、所属部署、役職、その他その社員が所属するグループに関する情報などを登録する。メンバー登録の済んだ社員は、端末コンピュータ１４からサーバコンピュータ１０にアクセスして当該サーバコンピュータ１０からログイン画面を取得し、このログイン画面に自分のＩＤとパスワードを入力して送信すれば、認証手続きを行うことができる。認証手続きの済んだメンバーの端末コンピュータ１４には、次のようなフロント画面が表示される。
【００２２】
《フロント画面》
図２は、そのフロント画面３０を示したものである。このフロント画面３０は、認証手続きをした社員専用の画面であり、この画面３０には、その社員に対する連絡情報が一覧表示されている。ここでは、その社員に対する連絡情報が、その「項目」や「予定日」、「時間」、「場所」、「状況」とともに、予定日が近い順にソートされて一覧表３２として表示されている（画面上方の『企画部からのお知らせと当部の予定』の欄）。「項目」には、例えば、「本部会開催」や「部会開催」、「戦略会議」、「技術経営セミナーの開催」、「新事業計画健闘会」などといった各種会議などのイベント名が表示されている。さらにこの他に、「送別会」の案内や「出勤簿の締切」といったものも表示されることがある。なお、「状況」に示されている「出欠表」および「実施表」については、後で詳しく説明する。
【００２３】
また、このフロント画面３０には、その社員に対する連絡情報に関する新着情報や更新情報等の表示欄３４が設けられている（画面下方の『予定の通知と返信』の欄）。この表示欄３４には、「○○××からの連絡」や「企画部からの連絡」、「○○××からの連絡」といった具合に連絡発信者名が示されているとともに、その連絡情報が登録された日および時刻が示されている。また、その連絡情報が更新された場合には、その更新日および時刻が示される。さらにここでは、「予定日」や「時間」、「項目」、「場所」なども併せて表示されている。当該表示欄３４には、登録または更新の日時が最近のものから順にソートされて表示される。つまり、連絡情報が登録されたり更新されたりした場合には、その都度、当該表示欄３４の最上部に示されて知らされるのである。
【００２４】
このフロント画面３０は、サーバコンピュータ１０により作成されて、端末コンピュータ１４に送られてきたものである。サーバコンピュータ１０は、データベース２２に各社員に対する連絡情報を蓄積しており、認証手続きの済んだ社員に対する連絡情報をデータベース２２から抽出する。そして、サーバコンピュータ１０は、その抽出した連絡情報に基づき、図２に示すような、その社員専用のフロント画面の画面構成データを作成して端末コンピュータ１４に向けて送信するのである。
【００２５】
データベース２２の連絡情報には、その社員個人に対して宛てられた連絡情報はもちろん、社内のグループ、例えば企画部や設計部といった各部署をはじめ、部長クラスや課長クラス、係長クラスといった役職など、社内で規定される各種グループに宛てられた連絡情報が含まれている。これらの連絡情報は、その対象者を特定するための特定情報、例えば、前述したグループに関する情報が関係付けられており、サーバコンピュータ１０は、この特定情報を参照して、アクセス元の社員が対象者として該当する連絡情報を探し出して抽出する。例えば、連絡対象者が課長以上と指定されていれば、役職が課長、部長およびそれ以上の役職の者に対して、その連絡情報が抽出される。
【００２６】
このフロント画面３０において、一覧表３２の各連絡情報の各項目名３６の部分若しくは表示欄３４の各項目名３８の部分をクリックすると、各連絡情報の詳細内容を示す画面（図示外）が表示される。
【００２７】
また、一覧表３２の「状況」の『出欠表』の部分４０をクリックすると、図３に示すような「出欠表」が画面表示される。この「出欠表」は、例えば会議などのイベントへの出欠の回答状況を確認するためのもので、そのイベントの参加対象となるメンバーが一覧表示されているとともに各メンバーの『出席』、『欠席』、『保留』、『未返信』といった回答状況が示されている。ここで、この「出欠表」の「所属部」の部分４２をクリックすると、図４に示すように「所属部」でソートされた画面が表示される。また、「出欠表」の「出席」の部分４４をクリックすると、図５に示すように「出席」が『○』になっている者でソートされた画面が表示される。
【００２８】
なお、図２の一覧表３２の「状況」の『実施表』の部分４６をクリックした場合には、図３〜図５の「出欠表」と同様な「実施表」が画面表示され、例えば、提出物や回覧確認等の『実施』または『保留』の状況が確認できる。
【００２９】
《出欠等の回答》
例えば会議等の出欠や提出物・回覧確認の実施状況などを回答する場合には、図２に示すフロント画面３０の下方部の表示欄３４の『
【実施】
【保留】』の部分４８または『
【出席】
【欠席】
【保留】』の部分５０において、該当する回答内容の部分をクリックする。すなわち、
【出席】と回答する場合には、『
【出席】
【欠席】
【保留】』の部分５０の『
【出席】』の部分をクリックする。また、
【実施】と回答する場合には、『
【実施】
【保留】』の部分４８の『
【実施】』の部分をクリックする。
【００３０】
このようにして所望の回答部分を選んでクリックすると、その回答内容が端末コンピュータ１４からサーバコンピュータ１０へと送信され、サーバコンピュータ１０はその回答内容を逐次記憶するとともに、その回答内容に対して、図６に示すような「○○さんの出席が登録されました」というメッセージを表示する確認画面を作成して、この確認画面を端末コンピュータ１４に送信する。これを受け取った端末コンピュータ１４では、そのメッセージが画面表示される。
【００３１】
これによって、サーバコンピュータ１０には、各社員からの会議の出欠等の回答が集まることになる。なお、各社員からの出欠等の回答内容は、前述した「出欠表」または「実施表」に逐次反映される。また、出欠等の回答を既に行った連絡情報については、回答する必要がなくなることから、次にフロント画面３０をサーバコンピュータから取得した際には、『
【実施】
【保留】』や『
【出席】
【欠席】
【保留】』等の回答催促欄４８、５０がフロント画面３０の表示欄３２から消去されることとなる。
【００３２】
《連絡情報の入力》
社員に対して連絡をする場合には、サーバコンピュータ１０のデータベースに連絡情報を登録する。本実施形態では、図２のフロント画面３０において、一覧表３２の中の『
【データの入力と表示】』の部分５２をクリックする。すると、図７に示すような「予定データと入力画面」が画面表示される。この「予定データと入力画面」は、サーバコンピュータ１０のデータベース２２に登録された連絡情報を一覧表示した画面であり、この画面において上部の『入力』ボタン５４をクリックすると、サーバコンピュータ１０から図８に示すような登録画面が送られてくる。この登録画面には、「予定日」、「時間」、「場所」、「項目」、「連絡タイプ」、「連絡対象」および「項目詳細」につきそれぞれ記入欄が設けられている。「連絡タイプ」の欄には、「０」〜「２」の数字を入力するようになっている。ここで、「０」を入力すると『通知のみ』が指定され、また「１」を入力すると『会議、研修：「出席・欠席・保留」の返信』が指定され、また「２」を入力すると『提出物、回覧確認：「実施・保留」の返信』が指定される。「連絡対象」の欄には、当該連絡情報の連絡対象相手を特定するようになっている。すなわち、ここで、「０」を入力すれば、登録社員全員が連絡対象者に、また「１」を入力すれば、「部長以上」が連絡対象者に、また「２」を入力すれば、「担当部長」が連絡対象者に、また「３」を入力すれば、「課長以上」が連絡対象者に、また「４」を入力すれば、「課長代理以上」が連絡対象者となる。
【００３３】
必要な事項を全て記入した後、この画面上部の「実行」ボタン５８をクリックすると、その記入事項が端末コンピュータ１４からサーバコンピュータ１０に送信されてデータベース２２に登録される。なお、データベース２２には、連絡発信者名やその者の所属部署名などを併せて登録される。
【００３４】
サーバコンピュータ１０のデータベース２２に新たな連絡情報が登録されると、図２のフロント画面３０の下方の表示欄３２の最上部に、その連絡情報が追加表示されるとともに、その上方の一覧表３０にも追加表示される。
【００３５】
《連絡事項の削除》
連絡情報を削除する場合には、図７の「予定データと入力画面」を呼び出し、この画面の『削除』ボタン５６をクリックする。すると、図９に示すような削除画面が呼び出される。この削除画面には、サーバコンピュータ１０のデータベース２２に登録された連絡情報の一覧表６０が表示されている。この一覧表６０の左端の「Ｎｏ．」に掲載の番号を画面上部の「削除する番号」の記入欄６２に記入して、『実行』ボタン６４をクリックすると、サーバコンピュータ１０のデータベース２２から入力番号に対応する連絡情報が削除処理される。なお、本実施形態では、当該記入欄６２に例えば「１−１０」といった具合に連番で入力すると、複数の連絡情報をまとめて削除することができる。
【００３６】
以上このシステムでは、各社員に対する連絡情報がサーバコンピュータ１０のデータベース２２に蓄積され、各社員は、端末コンピュータ１４を通じてサーバコンピュータ１０にアクセスして当該サーバコンピュータ１０から自分に対する連絡情報を一覧表３２として取得するから、自分に対する連絡情報を簡単に知ることができ、従来のようにメールで連絡される場合に比べて連絡情報の管理が非常に容易である。
【００３７】
なお、本実施形態では、本発明の一覧リストとして、図２に示すような一覧表が例示されていたが、本発明はこれに限らず、一覧リストとして連絡情報を提示できれば、どのような形式で表示されても構わない。
【００３８】
【発明の効果】
本発明によれば、各メンバーに対する連絡情報をサーバコンピュータのデータベースに蓄積し、各メンバーがサーバコンピュータにアクセスしてくる都度、アクセスしてきたメンバーに対する連絡情報をデータベースから抽出してこれを一覧リストにしてメンバーに提示するから、各メンバーは自分に対する連絡情報を簡単に知ることができ、従来のようなメールによる連絡に比べて非常に簡易に連絡情報を管理することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明におけるシステムの概略構成を示すブロック構成図である。
【図２】フロント画面の一実施形態を示す図である。
【図３】出欠表の表示画面の一実施形態を示す図である。
【図４】所属部でソートされた出欠表の表示画面の一実施形態を示す図である。
【図５】「出席」でソートされた出欠表の表示画面の一実施形態を示す図である。
【図６】「出席」の返信をしたときに表示される出席確認のメッセージ画面の一実施形態を示す図である。
【図７】「予定データと入力画面」の一実施形態を示す図である。
【図８】連絡事項の登録画面の一実施形態を示す図である。
【図９】削除画面の一実施形態を示す図である。
【符号の説明】
１０　サーバコンピュータ
１２　通信ネットワーク
１４　端末コンピュータ
２２　データベース
３０　フロント画面
３２　一覧表
【図１】
2004086681.tif 000003
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
2004086681.tif 000008
【図７】
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【図８】
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【図９】
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