(57)【要約】【課題】メール管理システムにおいてユーザの意図に沿ったメール振り分けを実現する。【解決手段】メール管理システムは、メールを受信すると（Ｓ２）、そのメールを上記振り分けルールに従って振り分け（分類し）（Ｓ３）、該当する受信フォルダに格納する。ここでメール管理システムは、知識ＤＢに保存されている閾値の情報などを参照し、受信フォルダに格納される個々のメールの中に所定の閾値を超える出現頻度の単語があるか否かを調べる（例えば、受信フォルダに格納される全メールのうち、所定の単語を含むメールの割合もしくは数が所定値を超えているか否かを調べる）。もし閾値を超えている場合には、新たなフォルダの作成と新たな振り分けルールの適用を提案し（Ｓ４）、ＧＵＩを介して画面上に「お知らせ」を表示させた後、提案内容を表示させる（Ｓ５）。【選択図】    図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールを管理するメール管理システムであって、
受信フォルダに格納される個々のメールの中に所定の閾値を超える出現頻度の単語があるか否かを判定する手段と、
前記判定手段により前記閾値を超える単語があると判定された場合に、新たな受信フォルダの追加と各受信フォルダへのメールの新たな振り分けルールの適用を提示する手段と
を具備することを特徴とするメール管理システム。
【請求項２】
前記新たな振り分けルールは、前記単語を含むメールを前記新たなフォルダに格納させるものであることを特徴とする請求項１記載のメール管理システム。
【請求項３】
前記判定手段は、前記受信フォルダに格納される全メールのうち、所定の単語を含むメールの割合もしくは数が所定値を超えているか否かを判定することを特徴とする請求項１記載のメール管理システム。
【請求項４】
前記判定手段は、前記受信フォルダに格納される全メールの数が所定値を超えている場合に限り、前記判定を実行することを特徴とする請求項３記載のメール管理システム。
【請求項５】
電子メールを管理するメール管理システムに適用されるプログラムであって、コンピュータに、
受信フォルダに格納される個々のメールの中に所定の閾値を超える出現頻度の単語があるか否かを判定させる機能と、
前記判定において前記閾値を超える単語があると判定された場合に、新たな受信フォルダの追加と各受信フォルダへのメールの新たな振り分けルールの適用を提示させる機能と
を実現させることを特徴とするプログラム。
【請求項６】
前記新たな振り分けルールは、前記単語を含むメールを前記新たなフォルダに格納させるものであることを特徴とする請求項５記載のプログラム。
【請求項７】
前記判定においては、前記受信フォルダに格納される全メールのうち、所定の単語を含むメールの割合もしくは数が所定値を超えているか否かを判定させることを特徴とする請求項５記載のプログラム。
【請求項８】
前記受信フォルダに格納される全メールの数が所定値を超えている場合に限り、前記判定を実行させることを特徴とする請求項７記載のプログラム。
【請求項９】
電子メールを管理するメール管理方法であって、
受信フォルダに格納される個々のメールの中に所定の閾値を超える出現頻度の単語があるか否かを判定し、
前記判定において前記閾値を超える単語があると判定された場合に、新たな受信フォルダの追加と各受信フォルダへのメールの新たな振り分けルールの適用を提示することを特徴とするメール管理方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子メールを管理するメール管理システム、メール管理方法、及びメール管理システムに適用されるプログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
一般に、コンピュータにおいては、電子メールを処理するためのメーラソフトウェアが搭載される。
【０００３】
近年のメーラソフトウェアの中には、受信されるメールを個々の受信フォルダへ振り分けるための振り分けルール（分類の仕方）を設定できるものがある。このようなメーラソフトウェアを使用するに際し、ある受信フォルダに格納されるメールが増えてしまった等の理由で振り分けルールを変更する必要が生じた場合には、ユーザはその振り分けルールを設定し直すこととなる。
【０００４】
そのほか、自動的にメールの振り分けルールを抽出し、当該ルールに従ってメールの振り分けを行うためのソフトウェアも知られている。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
前述のように、メーラソフトウェアの中にはメールの振り分けルールを設定できるものがあるが、ある受信フォルダに格納されるメールが増えてしまった等の理由で振り分けルールを変更する必要が生じた場合には、ユーザはその振り分けルールを設定し直さなければならない。こうした振り分けルールの設定変更は、ユーザにとって煩雑で手間のかかる作業である。
【０００６】
また、自動的にメールの振り分けルールを抽出してメールの振り分けを行う特定のソフトウェアを用いることも考えられるが、あくまでもシステムが強制的に振り分けルールを決定してしまうため、必ずしもユーザが望む通りのメール振り分けを実現するものではなかった。
【０００７】
本発明は上記実情に鑑みてなされたものであり、ユーザの意図に沿ったメール振り分けを実現するメール管理システム、メール管理方法、及びメール管理システムに適用されるプログラムを提供することを目的とする。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
本発明に係るメール管理システムは、電子メールを管理するメール管理システムであって、受信フォルダに格納される個々のメールの中に所定の閾値を超える出現頻度の単語があるか否かを判定する手段と、前記判定手段により前記閾値を超える単語があると判定された場合に、新たな受信フォルダの追加と各受信フォルダへのメールの新たな振り分けルールの適用を提示する手段とを具備することを特徴とする。
【０００９】
また、本発明に係るプログラムは、電子メールを管理するメール管理システムに適用されるプログラムであって、コンピュータに、受信フォルダに格納される個々のメールの中に所定の閾値を超える出現頻度の単語があるか否かを判定させる機能と、前記判定において前記閾値を超える単語があると判定された場合に、新たな受信フォルダの追加と各受信フォルダへのメールの新たな振り分けルールの適用を提示させる機能とを実現させることを特徴とする。
【００１０】
また、本発明に係るメール管理方法は、電子メールを管理するメール管理方法であって、受信フォルダに格納される個々のメールの中に所定の閾値を超える出現頻度の単語があるか否かを判定し、前記判定において前記閾値を超える単語があると判定された場合に、新たな受信フォルダの追加と各受信フォルダへのメールの新たな振り分けルールの適用を提示することを特徴とする。
【００１１】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照して本発明の実施形態を説明する。
【００１２】
図１は、本発明の一実施形態に係るメール管理システムの機能構成を示すブロック図である。
【００１３】
本メール管理システムには、メールデータベース１１、知識データベース１２、設定情報データベース１３といった各種の情報を保存するデータベース（以下、ＤＢと称す）が備えられる。また、本メール管理システムには、メーラ２１、エージェント２２、フィルタリングエンジン２３、ＧＵＩ（Ｇｒａｐｈｉｃａｌ  Ｕｓｅｒ  Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）２４といった各種のソフトウェアが備えられる。
【００１４】
メールＤＢ１１は、送受信された電子メール（以下、単にメールと称す）などをフォルダ毎に保存するものである。
【００１５】
知識ＤＢ１２は、新たな受信フォルダの追加とメールの新たな振り分けルール（分類の仕方）の適用をユーザに提示すべきかどうかの基準となる閾値に関する情報などを保存するものである。そのほか、知識ＤＢ１２には、各種フォルダの構成を示す情報や、受信フォルダに格納される個々のメールの中の出現頻度の高い単語のリストを保存するようにしてもよい。また、知識ＤＢ１２もしくは特定のルールＤＢに、メールの振り分けルールを定義した情報を保存するようにしてもよい。
【００１６】
設定情報ＤＢ１３は、既存の設定情報や、ＧＵＩ２４を介してやり取りされる処理（画面上での表示や入力）に関わる設定情報などを保存するものである。
【００１７】
メーラ２１は、システムの内部と外部との間のメールの送受に関わる処理を実行するものである。このメーラ２１は、ＧＵＩ２４と協働して、ユーザにメールの送受信や閲覧、各種設定などを行うための環境を提供する。
【００１８】
エージェント２２は、メーラ２１とフィルタリングエンジン２３（及びＤＢ１１，１２）との間に介在し、双方間のメールや各種情報の送受に関わる処理を行うものである。
【００１９】
フィルタリングエンジン２３は、エージェント２２を介して入力されるメールの振り分けや各種情報の抽出などを行い、それらを該当するＤＢ中のフォルダ等に保存させるものである。
【００２０】
ＧＵＩ２４は、メーラ２１と協働して、ユーザにメールの送受信や閲覧、各種設定などを行うための環境を提供するものである。また、このＧＵＩ２４は、ＧＵＩ２４を介してやり取りされる処理（画面上での表示や入力）に関わる設定情報などをＤＢ１３に保存させる。
【００２１】
特に、本メール管理システムには、一つの受信フォルダに格納される個々のメールの中に所定の閾値を超える出現頻度の単語があるか否かを判定する判定機能（例えば、一つの受信フォルダに格納される全メールのうち、所定の単語を含むメールの割合もしくは数が所定値を超えているか否かを判定する機能）が設けられる。
【００２２】
また、本メール管理システムには、上記判定において閾値を超える単語があると判定された場合に、新たな受信フォルダの追加と各受信フォルダへのメールの新たな振り分けルールの適用をユーザに対して提示する提示機能が設けられる。この場合の新たな振り分けルールは、上記単語を含むメールを新たなフォルダに格納させるものである。
【００２３】
上記の判定機能や提示機能は、ソフトウェア（プログラム）で実現され、例えばメーラ２１などに備えられる。もちろん、メーラ２１以外のソフトウェアに付加したり、独立したソフトウェアとして構築したりすることも可能である。
【００２４】
次に、図２を参照して、同実施形態に係るメール管理システムとユーザとの間で行われる各種の処理について説明する。
【００２５】
同図に示されるように、ユーザは、受信メールの振り分けルール（分類の仕方）と、振り分けられたメールを格納するための各種受信フォルダとに関し、予め初期設定を行う（ステップＳ１）。初期設定の情報は、例えば特定のルールＤＢ（もしくは知識ＤＢ）に保存される。
【００２６】
メール管理システムは、メールを受信すると（ステップＳ２）、そのメールを上記振り分けルールに従って振り分け（分類し）（ステップＳ３）、該当する受信フォルダに格納する。
【００２７】
ここでメール管理システムは、知識ＤＢ１２に保存されている閾値の情報などを参照し、受信フォルダに格納される個々のメールの中に所定の閾値を超える出現頻度の単語があるか否かを調べる（例えば、受信フォルダに格納される全メールのうち、所定の単語を含むメールの割合もしくは数が所定値を超えているか否かを調べる）。もし閾値を超えている場合には、新たなフォルダの作成と新たな振り分けルールの適用を提案し（ステップＳ４）、ＧＵＩを介して画面上に「お知らせ」を表示させた後、提案内容を表示させる（ステップＳ５）。
【００２８】
メール管理システムは、ユーザが上記提案を承認すると（ステップＳ６）、メール管理システムはこれを検出し、上記新たなフォルダ及び新たな振り分けルールをルールＤＢもしくは知識ＤＢに追加登録するための処理を行う（ステップＳ７）。この後、新たに追加した振り分けルールによるメールの分類が行われる（ステップＳ８）。
【００２９】
次に、図３〜図７を参照して、新たな振り分けルールの適用前及び適用後における画面表示内容について説明する。ここでは、ユーザがメール閲覧画面を開いている状態にあるものとする。
【００３０】
図３は、新たな振り分けルールの適用前における受信フォルダの構成を示している。同図に示されるように、受信フォルダとして、例えば「仕事」，「セミナー」，「お知らせ」，「その他」が用意されている。
【００３１】
図４（ａ）は図３に示される受信フォルダ「セミナー」に関する現在の振り分けルールを示している。同図に示される振り分けルールは、受信されるメールの「件名」の中に単語「セミナー」もしくは「ｓｅｍｉｎａｒ」がある場合に、そのメールを受信フォルダ「セミナー」に格納すべきことを定義している。
【００３２】
図４（ｂ）は受信フォルダ「セミナー」に格納されている個々のメールを示している。同図に示される個々のメールはいずれも、その「件名」に単語「セミナー」を含んでいる。
【００３３】
ここでは、上述の判定機能は、１つの受信フォルダに格納される全メールが１０個以上になった場合に限り判定処理の実行に移るものとし、判定処理において所定の単語を含むメールの割合が４割を超えているか否かを判定するものとする。この場合、図４（ｂ）の例では受信フォルダ「セミナー」に１０個以上のメールがあるため、判定処理が実行されることになる。また、図４（ｂ）の例では、単語「Ｌ社」を含むメールの割合と「Ｏ社」を含むメールの割合が４割を超えているものと判定される。
【００３４】
この判定結果に基づき、上述の提示機能は、ＧＵＩを介してメール閲覧画面上に「お知らせボタン」を表示させる。ユーザがこの「お知らせボタン」をマウス等でクリック操作したとき、図５に示すような画面を表示させ、ユーザに対して新たな受信フォルダの追加と各受信フォルダへのメールの新たな振り分けルールの適用を提示する。
【００３５】
図５の例では、受信フォルダ「セミナー」のサブフォルダとなる２つの新規フォルダ「Ｌ社」及び「Ｏ社」が候補として提示されている。この新規フォルダの名前「Ｌ社」及び「Ｏ社」は、前記判定処理で判定の対象となった単語「Ｌ社」及び「Ｏ社」から導き出されたものである。
【００３６】
なお、図５の例では、メールにおける「件名」に登場する単語を判定の対象としているが、もちろん「件名」のほかに「メール本文」、「送信者」、「アドレス」、「日時」などに登場する単語を判定の対象としてもよい。また、これら「件名」、「メール本文」、「送信者」、「アドレス」、「日時」のうちの一つ又は複数を選択的に採用するようにしてもよい。
【００３７】
図５の画面中に示される対象「件名」、フォルダ名「Ｌ社」及び「Ｏ社」、ルール「Ｌ社」及び「Ｏ社」などは、編集ボタンを押下することにより適宜変更することができる。また、キャンセルボタンを押下することにより提示を却下することもできる。ユーザが「採用」におけるチェックボックスにチェックマークを入れ、ＯＫボタンを押下することにより、提示された新たな振り分けルールが適用されることになる。
【００３８】
図６は、新たな振り分けルールの適用後における受信フォルダの構成を示している。同図に示されるように、「セミナー」のサブフォルダとして、２つの受信フォルダ「Ｌ社」及び「Ｏ社」が新たに作成されている。
【００３９】
図７（ａ）は図６に示される受信フォルダ「Ｌ社」に関する振り分けルールを示している。同図に示される振り分けルールは、受信されるメールの「件名」の中に単語「Ｌ社」がある場合に、そのメールを受信フォルダ「Ｌ社」に格納すべきことを定義している。
【００４０】
図７（ｂ）は受信フォルダ「Ｌ社」に格納されている個々のメールを示している。同図に示される個々のメールはいずれも、その「件名」に単語「Ｌ社」を含んでいる。
【００４１】
次に、図８を参照して、同実施形態のメール管理システムにおいて実行されるプログラムの動作を説明する。
【００４２】
まず、ユーザからの指示に応じて、各種受信フォルダ及び受信メールの振り分けルールに関する初期設定を行う（ステップＴ１）。
【００４３】
メールの受信した際には（ステップＴ２）、現在設定されている振り分けルールに基づき、メールの振り分け（分類）を行い（ステップＴ３）、該当する受信フォルダへの格納を行う（ステップＴ４）。
【００４４】
ここで、受信フォルダ毎の単語の出現頻度を算出し（ステップＴ５）、その算出結果を、予め確保してある所定のメモリの記憶領域に反映させる（ステップＴ６）。次いで、上記記憶領域を参照して、受信フォルダに格納される個々のメールの中に予め設定した閾値を超える出現頻度の単語があるか否かを調べる（ステップＴ７）。閾値を超える出現頻度の単語がなければステップＴ２からの処理を繰り返す。
【００４５】
一方、閾値を超える出現頻度の単語があれば、新たなフォルダの作成と新たな振り分けルールの適用をＧＵＩを介して画面上で提案する（ステップＴ８）。ここで、提案がユーザにより承認されたか否かを判定する（ステップＴ９）。提案が承認されなければステップＴ２からの処理を繰り返す。
【００４６】
一方、提案が承認されれば、上記新たなフォルダの追加及び新たな振り分けルールの適用を実行する（ステップＴ１０）。この後、ステップＴ２からの処理を繰り返すことになる。
【００４７】
このように上記実施形態によれば、受信フォルダに格納される個々のメールの中に予め設定した閾値を超える出現頻度の単語があれば、自動的に新たなフォルダの作成と新たな振り分けルールの適用がＧＵＩを介して画面上で提案されるため、ユーザにとっては手間がかからず、望む通りのメール振り分けを実現することができる。
【００４８】
なお、本発明は、上述した各実施形態に限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲内で種々変形して実施することが可能である。
【００４９】
【発明の効果】
以上詳記したように本発明によれば、メール管理システムにおいてユーザの意図に沿ったメール振り分けを実現することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施形態に係るメール管理システムの機能構成を示すブロック図。
【図２】同実施形態に係るメール管理システムとユーザとの間で行われる各種の処理を説明するための図。
【図３】新たな振り分けルールの適用前における受信フォルダの構成を示す図。
【図４】図３に示される受信フォルダ「セミナー」に関する現在の振り分けルール、及び受信フォルダ「セミナー」に格納されている個々のメールを示す図。
【図５】ユーザに対して新たな受信フォルダの追加と新たな振り分けルールの適用を提示する画面を示す図。
【図６】新たな振り分けルールの適用後における受信フォルダの構成を示す図。
【図７】図６に示される受信フォルダ「Ｌ社」に関する振り分けルール、及び受信フォルダ「Ｌ社」に格納されている個々のメールを示す図。
【図８】同実施形態のメール管理システムにおいて実行されるプログラムの動作を説明するための図。
【符号の説明】
１１…メールデータベース
１２…知識データベース
１３…設定情報データベース
２１…メーラ
２２…エージェント
２３…フィルタリングエンジン
２４…ＧＵＩ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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