(57)【要約】【課題】従来、開発部門の全プロジェクトの工程管理、原価管理は手作業が中心であり、開発管理部門の負担が大きく、定期的に管理できないという問題があった。本発明は工程管理、原価管理を電子メール、ホームページを使用して一定間隔ごとに自動的に実施する方法を提供する。【解決手段】工程については工程管理ファイルより各工程の開始，終了予定日が一定期間以内のもの、予定日が過ぎているが実施されていないプロジェクトを抽出し、電子メール、ホームページで警告する。原価については、原価管理ファイル、プロジェクトの体制ファイルからプロジェクト終了時の原価見通しを算出し、目標原価との比率が一定の範囲内でないプロジェクトを抽出し、電子メール、ホームページで警告する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
開発管理部門が、当部門の全プロジェクトの開発スケジュールを工程管理用ファイルとして格納し、各工程の開始予定日，終了予定日をチェックし、一定期間内に開始，終了予定又は予定日を過ぎていて実施されていないプロジェクトを抽出し、当プロジェクトの担当者に電子メールで通知し、その内容を部門のホームページに掲載することを特徴とする工程管理方法。
【請求項２】
開発管理部門が、当部門の全プロジェクトの目標原価，原価実績を原価管理用ファイルに、開発体制をプロジェクト体制ファイルに格納し、プロジェクト体制から今後の原価見通しを計算し、原価実績に加えてプロジェクト終了時の原価見通しを予測して、目標原価との比率が一定の範囲内でないプロジェクトを抽出し、当プロジェクトの担当者に電子メールで通知し、その内容を部門のホームページに掲載することを特徴とする原価管理方法。
【請求項３】
請求項１、請求項２において、開始，終了の実績の入力、又は日程変更，目標原価変更、プロジェクトの体制の見直し等の対策がされるまで、一定期間ごとにチェックして電子メールで通知及びホームページに継続して掲載することを特長とする工程，原価管理方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、開発部門の各工程の進捗管理及び原価管理作業の電子計算機を利用した管理方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
特許文献１によれば、品質保証部門（検証担当部署）が、当部門に関係する全プロジェクトの検証予定日をチェックし、一定期間内に検証が予定されているプロジェクトを抽出し、設計担当者に電子メールで連絡し、返信メールを管理する。返信メールがない場合は、設計担当者の上長に電子メールを再送し、さらに返信メールがない場合は、上位上長に電子メールを再送する方式である。
【０００３】
従来は、電子メールが業務連絡に使用され始めた頃であり、電子メールの数が少なく、期限予告を電子メールで連絡することで十分フォローができた。
【０００４】
ところが、最近では、業務連絡、設計仕様のレビュー等で電子メールが多く使われており、この方式では電子メールが埋もれて見逃した、電子メールを紛失した、又は返信メールを送ったが検証予定日が過ぎてしまったようなケースが対策できなくなった。
【０００５】
そのため、予告通知した電子メールを常時参照でき、さらに、その工程が完了するまで繰り返しフォローすることが要求される。また、従来技術では工程管理の自動化であり、原価管理についてはプロジェクト担当者が手作業で行っている。最近では、短期間のプロジエクトが増え、取りまとめ者が管理するプロジェクト数が増え、取りまとめ者の負担を軽減するため、原価管理の自動化も要求される。
【０００６】
【特許文献１】
特開平１１−２５０１２７号公報
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
従来の技術では、複数のプロジェクトに対して一定期間内に検証予定日のプロジェクトに対して予告の電子メールを送り、返信メールを管理しており、この方式で十分管理できた。また、電子メールの数が少なかったため、電子メールが埋もれて見逃す、又は電子メールを紛失するようなケースを想定していなかった。これについては、電子メールの属性で、緊急メールと普通メールの指定ができるようになったが、緊急メールの数が多く、対策にはならなかった。
【０００８】
本発明の目的は、担当者が、１日に大量の電子メールを処理しなければならないような状況において、確実に工程のフォローを行なうため、各工程の開始，終了予定の期限予告だけでなく、実績についても繰り返しフォローし、担当者が工程状況を見たい時にいつでも見られるような手段を提供することである。
【０００９】
原価管理については、従来手作業で原価見通しを算出するのが一般的であった。プロジェクト体制表の形式も各プロジェクトで任意であった。本発明の目的は、原価管理を漏れなく確実に実施するために、プロジェクト体制表の形式を統一してプロジェクト体制表から原価見通しを計算できるようにし、プロジェクト終了時の原価見通しを算出し、原価見通しが目標原価を超過又は過少になりそうな場合、電子メールで担当者に連絡し、また担当者が原価状況を見たい時にいつでも見られるような手段を提供することである。
【００１０】
【課題を解決するための手段】
本発明は、上記問題点を解決するために、検証開始予定、実績等の各工程の開始予定日、実績日、終了予定日、実績日を工程管理用ファイルに格納し、一定間隔（例えば２週間）ごとに工程管理用ファイルをチェックし、一定期間以内（例えば７日以内）に開始予定又はすでに開始予定が過ぎているが開始していない（実績が入力されていない）プロジェクトを抽出し、担当者に電子メールで通知及びホームページに掲載するような構成にした。
【００１１】
原価見通しについては、プロジェクト体制ファイルからプロジェクト構成員，能力係数、専従度、期間を読み込み、プロジェクト終了時までに必要な工数の金額を求め、さらに外部委託がある場合は、発注する金額を求めて原価実績に加えてプロジェクト終了時点の原価見通しを計算し、目標原価との比率が一定の範囲内（例えば９０％〜１００％）でない場合、担当者に電子メールで通知及びホームページに掲載するような構成にした。また、ホームページには、一定期間ごとの原価推移を示すグラフを掲載し、担当者が、ビジュアルにわかるようにした。
【００１２】
原価見通しについても一定期間（例えば２週間）ごとに上記と同じ処理を行うため、原価対策（目標原価の変更、開発機能の見直し、又はプロジェクトの体制変更）するまで担当者に電子メールで通知及びホームページに掲載することにした。
【００１３】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施形態について図面を用いて説明する。
【００１４】
図１は、本発明の実施形態による情報処理部門の構成を示すものである。各部門のサーバ、ＰＣは、ＬＡＮ環境に接続され、メールサーバ１２を介して電子メールが通知され、ホームページに掲載される構成になっている。
【００１５】
情報処理部門は、ソフトウェア開発部門２０と管理部門２８に分かれ、ソフトウェア開発部門２０は、さらに開発部門１９と開発管理部門１０に分かれる。
【００１６】
管理部門２８の工程管理サーバ２６で情報処理部門全体のプロジェクトの工程計画２１、工程実績２２、プロジェクト体制２３を格納している。
【００１７】
原価部門サーバ２７で情報処理部門全体のプロジェクトの目標原価２４、原価実績２５を格納している。
【００１８】
開発部門１９では、開発部門サーバ１８、クライアントＰＣ１７で、工程、原価の目標値設定１４、日々の原価（工数）実績の入力１５、ソフトウェア開発１６を行う。
【００１９】
開発管理部門１０は、開発管理部門サーバ１１、クライアントＰＣ９で当部門の管理作業を行う。プロジェクト管理システム制御処理部８は一定間隔ごとに部門プロジェクトの取り込み４を呼び出す。部プロジェクトの取り込み４は、管理部門の工程計画２１と工程実績２２から当部門のデータを工程管理ファイル１へ、プロジェクト体制２３から当部門のデータをプロジェクト体制ファイル２へ、目標原価２４、原価実績２５から当部門の原価管理ファイル３に取り込む。
【００２０】
工程の該当プロジェクト抽出処理５は、工程管理用ファイル１から、各工程の開始予定日、終了予定日が近づいているプロジェクト又は予定日が過ぎているプロジェクトを抽出する。原価見通しの算出と該当プロジエクト抽出処理６では、プロジェクト体制ファイルから、プロジェクト終了時の原価見通しを計算し、原価管理用ファイルに格納し、目標原価との比率が一定範囲でないプロジェクトを抽出する。
【００２１】
抽出したプロジェクトについてはメール・ホームページ処理部７で担当者に電子メールを通知し、ホームページの内容を改訂する。
【００２２】
図２は、工程管理用ファイル１のデータ形式の例を示す。
【００２３】
プロジェクトは、基本設計、機能設計、構築、システム検証等の各工程に分かれる。各工程の設計作業完了後には品質管理部門の検証作業を行う。
【００２４】
図２の各エントリは、プロジェクト単位にプロジェクトＩＤ３０、システム名称３１、担当部署３２、担当者３３、各工程の検証開始３４の予定と実績、検証終了３６の予定と実績，担当者へのメール・ホームページ通知の有無（３５，３７）で構成される。
【００２５】
各工程の予定は開発部門が設定し、実績は工程管理部門で入力する。各工程の予定と実績は工程管理部門サーバ２６の工程計画ファイル２１と工程実績ファイル２２に格納される。
【００２６】
図３は、プロジェクト体制ファイルの内作の構成員の例を示す。各プロジェクト構成員３８と能力係数３９、専従度４０、開発期間４１で構成される。図３をもとにプロジェクト終了時の予定工数を算出できるので、原価見通しが計算できる。
【００２７】
図４は、プロジェクト体制ファイルの外部委託の例を示す。外部委託する会社４２ごとの発注金額４３、期間（発注予定日、検収予定日）４４で構成される。
【００２８】
図５は、原価管理用ファイルの例を示す。
【００２９】
プロジェクト単位にプロジェクトＩＤ４５、システム名称４６、担当部署４７、担当者４８、目標原価４９、原価の一定期間ごとの実績５０、一定期間ごとの今後の見通し５１、プロジェクト終了時の見通し５２、プロジエクト終了時の原価見通しの目標原価に対する比率５３、担当者へのメール・ホームページでの通知の有無５４で構成される。
【００３０】
原価の今後の見通しは、図３及び図４から算出した値である。
【００３１】
図６は、情報処理部門全体のプロジェクトのデータから該当部門のプロジェクトを抽出する処理５５を示す。
【００３２】
全体の工程計画、工程実績ファイルから該当部門のデータを抽出し、該当部門の工程管理ファイルに格納する（ステップ５６）。
【００３３】
次に全体のプロジェクト体制ファイルから該当部門のデータを抽出し、該当部門のプロジェクト体制ファイルに格納する（ステップ５７）。
【００３４】
最後にに全体の目標原価、原価実績ファイルから該当部門の原価管理ファイルに格納する（ステップ５８）。
【００３５】
図７は、工程管理用ファイルから該当するプロジェクトを抽出する処理５９を示す。
【００３６】
工程管理用ファイルからプロジェクトのデータを読込み（ステップ６０）、各プロジェクトの各工程の予定日が過ぎており、実績が入っていないプロジェクト及び、各工程の予定日が一定期間以内で実績が入っていないプロジェクトはメール・ホームページ通知フラグをセットする（ステップ６２，６３，６４，６５）。それ以外のプロジェクトはメール・ホームページ通知フラグをリセットする（ステップ６２，６３，６４，６６）。全プロジェクトについてチェックを行う（ステップ６１）。
【００３７】
図８は、原価見通し算出処理と該当プロジェクトを抽出する処理６７を示す。
【００３８】
最初に、原価管理用ファイルを読み込む（ステップ６８）。
【００３９】
次にプロジェクト体制ファイルから内作の構成員のデータを読込み（ステップ６９）、プロジェクト構成員ごとに能力係数、専従度、期間から作業工数を求め、それに時間単価を掛けて原価見通しを計算する。原価は、一定期間ごとに、構成員全員について計算し、原価管理ファイルの該当プロジェクトの今後の見通し欄に期間ごとにセットする（ステップ７１）。全プロジェクトについて今後の見通しを計算する（ステップ７０）。
【００４０】
次に、プロジェクト体制ファイルの外部委託データを読み込み（ステップ７２）、発注金額から原価を求め、原価管理ファイルの該当プロジェクトの今後の見通しに加える（ステップ７４）。全プロジェクトについて、外部委託の原価を計算し、該当プロジエクトの今後の見通しに加える（ステップ７３）。
【００４１】
次に全プロジエクトについて、プロジエクト終了時の原価見通し（合計）と目標原価の比率を計算する（ステップ７５）。
【００４２】
次に、該当するプロジェクトを抽出する処理を行う。
【００４３】
原価見通し（合計）と目標原価の比率が一定の値以内であれば、メール・ホームページ通知フラグをリセットする（ステップ７７，７９）。一定の値より大きい又は小さい場合は、メール・ホームページ通知フラグをセットする（ステップ７７，７８）。
【００４４】
全プロジェクトについてチェックする（ステップ７６）。
【００４５】
図９は、電子メールの送信、ホームページ更新処理８０を示す。
【００４６】
工程管理ファイルを読み込み（ステップ８１）、メール・ホームページ通知フラグが立っているプロジェクトについては、当プロジェクトの工程状況をメール文書に複写し、ホームページのデータを更新する（ステップ８３，８４，８５）。
【００４７】
すべてのプロジェクトについてチェック（ステップ８２）した後、該当プロジェクトの担当者のメールアドレスを求めて電子メールを送信する（ステップ８６）。また、該当部門のホームページの改訂処理を行う（ステップ８７）。
【００４８】
次に原価ファイルを読み込み（ステップ８８）、メール・ホームページ通知フラグが立っているプロジェクトについては、当プロジェクトの原価状況をメール文書に複写し、ホームページのデータを更新する（ステップ９０，９１，９２）。
【００４９】
すべてのプロジェクトについてチェック（ステップ８９）した後、該当プロジェクトの担当者のメールアドレスを求めて電子メールを送信する（ステップ９３）。
【００５０】
また、該当部門のホームページの改訂処理を行う（ステップ９４）。
【００５１】
図１０は、一定期間ごとの原価推移のグラフの例を示す。ホームページに原価見通しを掲載する際にグラフも掲載する。
【００５２】
【発明の効果】
全プロジェクトの工程、原価の状況を一定間隔でチェックし、危ないプロジェクトについては担当者に電子メール及びホームページで連絡するものである。
【００５３】
工程については、期限予告だけでなく、期限が過ぎても達成されるまで繰り返し連絡するため担当者は忘れることなく作業できる。
【００５４】
原価については、途中工程からプロジエクト終了時点の原価見直しについて計算し、超過又は過少になる可能性のプロジェクトについては警告してくれるため、早い段階でプロジェクトの体制、機能の見直しができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施形態による情報処理部門の構成図である。
【図２】工程管理用ファイルのデータ形式の例を示す図である。
【図３】プロジェクト体制ファイルの内作の構成員の例を示す図である。
【図４】プロジェクト体制ファイルの外部委託の例を示す図である。
【図５】原価管理用ファイルの例を示す図である。
【図６】情報処理部門全体のプロジェクトのデータから該当部門のプロジェクトを抽出する処理を示すフローチャートである。
【図７】原価見通し算出処理と該当プロジェクトを抽出する処理を示すフローチャートである。
【図８】原価見通し算出処理と該当プロジェクトを抽出する処理を示すフローチャートである。
【図９】電子メールの送信、ホームページ更新処理を示すフローチャートである。
【図１０】一定期間ごとの原価推移の例を示すグラフである。
【符号の説明】
１…工程管理ファイル、２…プロジェクト体制ファイル、３…原価管理用ファイル、４…部門のプロジェクトの取り込み、５…工程の該当プロジェクト抽出処理、６…原価見通し算出と該当プロジェクト抽出処理、７…メール送信、ホームページ処理、８…プロジェクト管理システム制御処理部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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