(57)【要約】【課題】階層構造やタイトル構造という文書管理システム固有の管理体系を情報収集に有効に活用することが可能な情報収集システムを実現する。【解決手段】情報収集システムは、収集方式選択画面を管理者ユーザのクライアント端末に表示する（ステップＳ１０３）。管理者ユーザは、収集方式選択画面で「書棚から書類箱を選択」する方式と「タイトル構造を選択」する方式のどちらかを選択することが出来る。「書棚から書類箱を選択」する方式が選択された場合には、階層構造に従って収集対象とすべき登録場所を指定するための情報がクライアント端末に提供され（ステップＳ１０４，Ｓ１０５）、また「タイトル構造を選択」する方式が選択された場合には、複数種のタイトル構造の中から収集対象とすべきタイトル構造を指定するための情報がクライアント端末に提供される（ステップＳ１０６）。【選択図】　　図８
2004086334.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の文書情報の登録場所を所定の階層構造に従って分類して管理するとともに、各登録場所毎にそこに登録されている文書情報それぞれに対応する索引情報を、複数種のタイトル構造の内で当該登録場所に割り当てられたタイトル構造が示すキーの組み合わせによって管理する文書管理システムから、データベースに登録すべき文書情報を収集する情報収集システムであって、
前記文書管理システムの階層構造に従って収集対象とすべき登録場所を指定する第１の収集モードと前記文書管理システムで使用されている複数種のタイトル構造の中から収集対象とすべきタイトル構造を指定する第２の収集モードとの中から、使用すべき一方の収集モードをユーザに選択させる手段と、
前記収集モードの選択結果に応じて、前記階層構造に従って収集対象とすべき登録場所を指定するための情報または前記複数種のタイトル構造の中から収集対象とすべきタイトル構造を指定するための情報をユーザに提供して、収集対象の登録場所またはタイトル構造をユーザに指定させる指定手段と、
前記指定された登録場所に登録されている文書情報、または前記指定されたタイトル構造が割り当てられている登録場所それぞれに登録されている文書情報を、前記文書管理システムから収集するための収集処理を実行する情報収集手段とを具備することを特徴とする情報収集システム。
【請求項２】
前記指定手段は、
前記第１の収集モードが選択された場合、前記文書管理システムによって階層構造で管理されている登録場所の一覧に関する情報を前記文書管理システムから取得する手段を含むことを特徴とする請求項１記載の情報収集システム。
【請求項３】
前記指定手段は、
前記第２の収集モードが選択された場合、前記文書管理システムにおいて使用されているタイトル構造の一覧に関する情報を前記文書管理システムから取得する手段を含むことを特徴とする請求項１記載の情報収集システム。
【請求項４】
前記指定された登録場所に割り当てられているタイトル構造に対応するキーの組み合わせ、または前記指定されたタイトル構造に対応するキーの組み合わせの中から、前記データベースに文書情報と共に登録すべきキーの種別をユーザに選択させる手段をさらに具備することを特徴とする請求項１記載の情報収集システム。
【請求項５】
複数の文書情報の登録場所を所定の階層構造に従って分類して管理するとともに、各登録場所毎にそこに登録されている文書情報それぞれに対応する索引情報を、複数種のタイトル構造の内で当該登録場所に割り当てられたタイトル構造が示すキーの組み合わせによって管理し、参照要求で指定された登録場所に登録されている文書情報、または参照要求で指定されたタイトル構造が割り当てられている登録場所それぞれに分散して登録されている文書情報を、要求元に提供可能な文書管理システムから、データベースに登録すべき文書情報を収集する情報収集システムであって、
前記文書管理システムの階層構造に従って収集対象とすべき登録場所を指定する第１の収集モードと前記文書管理システムで使用されている複数種のタイトル構造の中から収集対象とすべきタイトル構造を指定する第２の収集モードとの中から、使用すべき一方の収集モードをユーザに選択させる手段と、
前記収集モードの選択結果に応じて、前記階層構造に従って収集対象とすべき登録場所を指定するための情報または前記複数種のタイトル構造の中から収集対象とすべきタイトル構造を指定するための情報をユーザに提供して、収集対象の登録場所またはタイトル構造をユーザに指定させる指定手段と、
前記指定された登録場所またはタイトル構造を含む参照要求を前記文書管理システムに発行することにより、前記参照要求で指定された登録場所に登録されている文書情報または前記参照要求で指定されたタイトル構造が割り当てられている登録場所それぞれに登録されている文書情報を前記文書管理システムから収集する情報収集手段とを具備することを特徴とする情報収集システム。
【請求項６】
複数の文書情報の登録場所を所定の階層構造に従って分類して管理するとともに、各登録場所毎にそこに登録されている文書情報それぞれに対応する索引情報を、複数種のタイトル構造の内で当該登録場所に割り当てられたタイトル構造が示すキーの組み合わせによって管理する文書管理システムから、データベースに登録すべき文書情報を収集する情報収集方法であって、
前記文書管理システムの階層構造に従って収集対象とすべき登録場所を指定する第１の収集モードと前記文書管理システムで使用されている複数種のタイトル構造の中から収集対象とすべきタイトル構造を指定する第２の収集モードとの中から、使用すべき一方の収集モードをユーザに選択させるステップと、
前記収集モードの選択結果に応じて、前記階層構造に従って収集対象とすべき登録場所を指定するための情報または前記複数種のタイトル構造の中から収集対象とすべきタイトル構造を指定するための情報をユーザに提供して、収集対象の登録場所またはタイトル構造をユーザに指定させる指定ステップと、
前記指定された登録場所に登録されている文書情報、または前記指定されたタイトル構造が割り当てられている登録場所それぞれに登録されている文書情報を、前記文書管理システムから収集するための収集処理を実行する情報収集ステップとを具備することを特徴とする情報収集方法。
【請求項７】
前記指定ステップは、
前記第１の収集モードが選択された場合、前記文書管理システムによって階層構造で管理されている登録場所の一覧に関する情報を前記文書管理システムから取得するステップを含むことを特徴とする請求項６記載の情報収集方法。
【請求項８】
前記指定ステップは、
前記第２の収集モードが選択された場合、前記文書管理システムにおいて使用されているタイトル構造の一覧に関する情報を前記文書管理システムから取得するステップを含むことを特徴とする請求項６記載の情報収集方法。
【請求項９】
前記指定された登録場所に割り当てられているタイトル構造に対応するキーの組み合わせ、または前記指定されたタイトル構造に対応するキーの組み合わせの中から、前記データベースに文書情報と共に登録すべきキーの種別をユーザに選択させるステップをさらに具備することを特徴とする請求項６記載の情報収集方法。
【請求項１０】
複数の文書情報の登録場所を所定の階層構造に従って分類して管理するとともに、各登録場所毎にそこに登録されている文書情報それぞれに対応する索引情報を、複数種のタイトル構造の内で当該登録場所に割り当てられたタイトル構造が示すキーの組み合わせによって管理し、参照要求で指定された登録場所に登録されている文書情報、または参照要求で指定されたタイトル構造が割り当てられている登録場所それぞれに分散して登録されている文書情報を、要求元に提供可能な文書管理システムから、データベースに登録すべき文書情報を収集する情報収集方法であって、
前記文書管理システムの階層構造に従って収集対象とすべき登録場所を指定する第１の収集モードと前記文書管理システムで使用されている複数種のタイトル構造の中から収集対象とすべきタイトル構造を指定する第２の収集モードとの中から、使用すべき一方の収集モードをユーザに選択させるステップと、
前記収集モードの選択結果に応じて、前記階層構造に従って収集対象とすべき登録場所を指定するための情報または前記複数種のタイトル構造の中から収集対象とすべきタイトル構造を指定するための情報をユーザに提供して、収集対象の登録場所またはタイトル構造をユーザに指定させるステップと、
前記指定された登録場所またはタイトル構造を含む参照要求を前記文書管理システムに発行することにより、前記参照要求で指定された登録場所に登録されている文書情報または前記参照要求で指定されたタイトル構造が割り当てられている登録場所それぞれに登録されている文書情報を前記文書管理システムから収集する情報収集ステップとを具備することを特徴とする情報収集システム。
【請求項１１】
複数の文書情報の登録場所を所定の階層構造に従って分類して管理するとともに、各登録場所毎にそこに登録されている文書情報それぞれに対応する索引情報を、複数種のタイトル構造の内で当該登録場所に割り当てられたタイトル構造が示すキーの組み合わせによって管理する文書管理システムから、データベースに登録すべき文書情報を収集する処理をコンピュータに実行させるプログラムであって、
前記コンピュータに、前記文書管理システムの階層構造に従って収集対象とすべき登録場所を指定する第１の収集モードと前記文書管理システムで使用されている複数種のタイトル構造の中から収集対象とすべきタイトル構造を指定する第２の収集モードとの中から、使用すべき一方の収集モードをユーザに選択させる処理を実行させる手順と、
前記コンピュータに、前記収集モードの選択結果に応じて、前記階層構造に従って収集対象とすべき登録場所を指定するための情報または前記複数種のタイトル構造の中から収集対象とすべきタイトル構造を指定するための情報をユーザに提供して、収集対象の登録場所またはタイトル構造をユーザに指定させる処理を実行させる指定手順と、
前記コンピュータに、前記指定された登録場所に登録されている文書情報、または前記指定されたタイトル構造が割り当てられている登録場所それぞれに登録されている文書情報を、前記文書管理システムから収集するための収集処理を実行させる手順とを具備することを特徴とするプログラム。
【請求項１２】
前記指定手順は、
前記コンピュータに、前記第１の収集モードが選択された場合、前記文書管理システムによって階層構造で管理されている登録場所の一覧に関する情報を前記文書管理システムから取得する処理を実行させる手順を含むことを特徴とする請求項１１記載のプログラム。
【請求項１３】
前記指定手順は、
前記コンピュータに、前記第２の収集モードが選択された場合、前記文書管理システムによって階層構造で管理されている登録場所の一覧に関する情報を前記文書管理システムから取得する処理を実行させる手順を含むことを特徴とする請求項１１記載のプログラム。
【請求項１４】
前記コンピュータに、前記指定された登録場所に割り当てられているタイトル構造に対応するキーの組み合わせ、または前記指定されたタイトル構造に対応するキーの組み合わせの中から、前記データベースに文書情報と共に登録すべきキーの種別をユーザに選択させる処理を実行させる手順をさらに具備することを特徴とする請求項１１記載のプログラム。
【請求項１５】
複数の文書情報の登録場所を所定の階層構造に従って分類して管理するとともに、各登録場所毎にそこに登録されている文書情報それぞれに対応する索引情報を、複数種のタイトル構造の内で当該登録場所に割り当てられたタイトル構造が示すキーの組み合わせによって管理し、参照要求で指定された登録場所に登録されている文書情報、または参照要求で指定されたタイトル構造が割り当てられている登録場所それぞれに分散して登録されている文書情報を、要求元に提供可能な文書管理システムから、データベースに登録すべき文書情報を収集する処理をコンピュータに実行させるプログラムであって、
前記コンピュータに、前記文書管理システムの階層構造に従って収集対象とすべき登録場所を指定する第１の収集モードと前記文書管理システムで使用されている複数種のタイトル構造の中から収集対象とすべきタイトル構造を指定する第２の収集モードとの中から、使用すべき一方の収集モードをユーザに選択させる処理を実行させる手順と、
前記コンピュータに、前記収集モードの選択結果に応じて、前記階層構造に従って収集対象とすべき登録場所を指定するための情報または前記複数種のタイトル構造の中から収集対象とすべきタイトル構造を指定するための情報をユーザに提供して、収集対象の登録場所またはタイトル構造をユーザに指定させる処理を実行させる手順と、
前記コンピュータに、前記指定された登録場所またはタイトル構造を含む参照要求を前記文書管理システムに発行することにより、前記参照要求で指定された登録場所に登録されている文書情報または前記参照要求で指定されたタイトル構造が割り当てられている登録場所それぞれに登録されている文書情報を前記文書管理システムから収集する処理を実行させる手順とを具備することを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は例えばナレッジマネジメントシステムにおいて用いられる情報収集システムに関し、特に文書管理システムから文書情報を収集する情報収集システムおよび情報収集方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、企業を中心に複数のユーザ間で情報共有を行うためのグループウェアの導入が進められている。代表的なグループウェアとしては、電子メールシステムやワークフローシステムなどが知られているが、最近では、知識情報の共有支援を図るためのナレッジマネジメントシステムも開発され始めている。
【０００３】
このナレッジマネジメントシステムは、個人や組織が持つ様々な知識情報を知識データベースに蓄積して管理するためのものであり、自然言語検索などの検索機能と組み合わせることにより、蓄積された知識情報の効率的な活用が可能となる。
【０００４】
このようなナレッジマネジメントシステムにおいては、社内や社外に存在する様々な種類の情報をいかに効率よく収集・蓄積するかが重要なポイントとなる。
【発明が解決しようとする課題】
社内に存在する様々な文書情報を電子化して分類・管理するシステムとしては、電子ファイリングシステム等の文書管理システムが従来より知られている。
【０００５】
一般に、文書管理システムにおいては、階層的な管理体系を用いて文書情報が分類して管理されると共に、タイトル構造と称される複数種のキーの組み合わせを用いて、各文書情報毎にそれを検索するための索引情報の管理も行われている。
【０００６】
このような文書管理システムから目的の文書情報を収集する仕組みを実現することにより、社内の様々な文書情報から必要な文書情報を知識データベースに効率よく登録することが可能となる。
【０００７】
しかし、従来では、階層構造やタイトル構造という文書管理システム固有の管理体系を情報収集に活用する仕組みは用意されておらず、文書管理システムの管理体系を情報収集に活用することは実際上困難であった。
【０００８】
本発明はこのような事情を考慮してなされたものであり、階層構造やタイトル構造という文書管理システム固有の管理体系を情報収集に有効に活用することが可能な情報収集システムおよび情報収集方法を提供することを目的とする。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
上述の課題を解決するため、本発明は、複数の文書情報の登録場所を所定の階層構造に従って分類して管理するとともに、各登録場所毎にそこに登録されている文書情報それぞれに対応する索引情報を、複数種のタイトル構造の内で当該登録場所に割り当てられたタイトル構造が示すキーの組み合わせによって管理する文書管理システムから、データベースに登録すべき文書情報を収集する情報収集システムであって、前記文書管理システムの階層構造に従って収集対象とすべき登録場所を指定する第１の収集モードと前記文書管理システムで使用されている複数種のタイトル構造の中から収集対象とすべきタイトル構造を指定する第２の収集モードとの中から、使用すべき一方の収集モードをユーザに選択させる手段と、前記収集モードの選択結果に応じて、前記階層構造に従って収集対象とすべき登録場所を指定するための情報または前記複数種のタイトル構造の中から収集対象とすべきタイトル構造を指定するための情報をユーザに提供して、収集対象の登録場所またはタイトル構造をユーザに指定させる指定手段と、前記指定された登録場所に登録されている文書情報、または前記指定されたタイトル構造が割り当てられている登録場所それぞれに登録されている文書情報を、前記文書管理システムから収集するための収集処理を実行する情報収集手段とを具備することを特徴とする。
【００１０】
この情報収集システムにおいては、文書管理システムの階層構造に従って収集対象の登録場所を指定する第１の収集モードと、複数種のタイトル構造の内の一つを指定する第２の収集モードとが用意されており、それら収集モードを選択的に使用することができる。このように文書管理システムが有する階層構造およびタイトル構造という２種類の管理体系に対応する２種類の収集モードを用意することにより、階層構造およびタイトル構造という文書管理システム固有の管理体系を情報収集に有効に活用することが可能となる。
【００１１】
また、指定された登録場所に割り当てられているタイトル構造に対応するキーの組み合わせ、または前記画面上で指定されたタイトル構造に対応するキーの組み合わせの中から、前記データベースに文書情報と共に登録すべきキーの種別をユーザに選択させる手段をさらに設けることにより、各文書情報の索引情報を構成する複数のキーの中から必要な情報のみを効率よくデータベースに登録することが可能となる。
【００１２】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照して本発明の実施形態を説明する。
図１には、本発明の一実施形態に係るナレッジマネジメントシステムの構成が示されている。このナレッジマネジメントシステムにおいては、知識管理サーバ１１が設けられている。知識管理サーバ１１は、イントラネット１００等の社内ネットワークに接続されており、知識情報の収集・分析・検索等のサービスをイントラネット１００上の各クライアント端末１３に提供する。
【００１３】
知識管理サーバ１１は、情報収集システム１１１、知識分析システム１１２、および知識検索システム１１３を有している。これら情報収集システム１１１、知識分析システム１１２、知識検索システム１１３は、それぞれ知識管理サーバ１１上で実行されるプログラムとして実現されている。
【００１４】
情報収集システム１１１は、社内や社外に存在する様々な種類の情報を収集して、知識データベース（知識ＤＢ）１２に登録する処理を実行する。すなわち、イントラネット１００上には、文書管理サーバ２１、ファイルサーバ２３、ＲＤＢサーバ２７、およびメールサーバ２９等が存在しており、情報収集システム１１１は、これら文書管理サーバ２１、ファイルサーバ２３、ＲＤＢサーバ２７、およびメールサーバ２９それぞれを対象に情報収集処理を行う。
【００１５】
さらに、情報収集システム１１１は、イントラネット１００またはインターネット１０１上に存在するＷｅｂサーバ２５からも情報を収集することが出来る。
【００１６】
情報収集システム１１１による各情報収集処理は、情報収集条件を示す設定情報に基づいて実行される。管理者ユーザは、そのクライアント端末１３から情報収集システム１１１にアクセスすることにより、情報収集システム１１１に実行させるべき収集処理の情報収集条件を示す設定情報を作成することが出来る。
【００１７】
文書管理サーバ２１は電子ファイリングシステムであり、その文書管理データベース２２には様々な文書情報が管理されている。文書情報は、例えば、書庫、書棚、書類箱、文書、ページ、といった階層構造の管理体系で管理されている。さらに、各文書情報の管理にはタイトル構造も用いられている。タイトル構造は、文書情報を検索するためのキー（タイトルキー）として使用すべき項目（書類名、作成者、作成日、等）の組み合わせから構成される。文書管理サーバ２１には使用可能な複数種のタイトル構造が予め用意されている。情報収集システム１１１は、収集対象として指定された任意のタイトル構造名または書類箱名に対応する文書情報を文書管理サーバ２１から収集することができる。
【００１８】
ファイルサーバ２３はイントラネット１００上の各クライアント端末１３によって共有されるファイルを管理するためのサーバである。各クライアント端末１３は、ファイルサーバ２３を通じて共有フォルダ２４へのファイルの書き込み、共有フォルダ２４上のファイルの参照を行うことができる。情報収集システム１１１は、収集対象として指定された任意の共有フォルダ２４に保持されている文書ファイル等をファイルサーバ２３から収集することができる。
【００１９】
Ｗｅｂサーバ２５はＨＴＭＬファイル等のＷｅｂコンテンツ２６を管理する。情報収集システム１１１は、収集対象として指定された任意のＵＲＬを起点にリンクを辿りながら、その起点ＵＲＬ関連するＷｅｂコンテンツ群を収集することができる。
【００２０】
さらに、情報収集システム１１１は、ＲＤＢサーバ２７によって管理されているリレーショナルデータベース（ＲＤＢ）２８を収集対象としたり、メールサーバ２９によって管理されている電子メール３０を収集対象とすることもできる。
【００２１】
このように、情報収集システム１１１は、イントラネット１００またはインターネット１０１を通じて、互いに種類の異なる複数種の情報源から情報を収集する。
【００２２】
以下では、文書管理サーバ２１からの情報収集を“文書管理収集”と称し、また、ファイルサーバ２３、Ｗｅｂサーバ２５、ＲＤＢサーバ２７、およびメールサーバ２９からの情報収集をそれぞれ“ファイル収集”，“Ｗｅｂ収集”，“データベース収集”，および“メール収集”と称することにする。
【００２３】
知識管理サーバ１１の知識分析システム１１２は、情報収集システム１１１によって知識データベース１２に登録された情報を分析し、その分析結果を要求元のクライアント１３に提供する。この分析処理では、例えば、知識データベース１２に蓄積された文書情報をカテゴリ別に分類し、分析対象のカテゴリに属する各文書中に含まれるキーワードの出現頻度や関連度を調べるという処理が行われる。
【００２４】
知識検索システム１１３は、情報収集システム１１１によって知識データベース１２に登録された情報を対象に自然言語検索や全文検索を行い、その検索結果を要求元のクライアント１３に提供する。
【００２５】
次に、図２を参照して、情報収集システム１１１の具体的な機能構成を説明する。
【００２６】
情報収集システム１１１には、上述の“文書管理収集”，“ファイル収集”，“Ｗｅｂ収集”，“データベース収集”，および“メール収集”にそれぞれ対応する５つの収集モジュール、つまり文書管理収集モジュール２１１、ファイル収集モジュール２１２、Ｗｅｂ収集モジュール２１３、ＲＤＢ収集モジュール２１４、およびメール収集モジュール２１５が設けられている。
【００２７】
これら収集モジュール２１１〜２１５はそれぞれ独立したプログラムによって実現されており、それぞれ文書管理サーバ２１、ファイルサーバ２３、Ｗｅｂサーバ２５、ＲＤＢサーバ２７、およびメールサーバ２９からの情報収集を実行する。
【００２８】
情報収集の実行タイミングは収集タイプ毎にスケジュールすることができ、“文書管理収集”，“ファイル収集”，“Ｗｅｂ収集”，“データベース収集”，および“メール収集”は、それぞれ対応するスケジュールに従って定期的に実行される。収集タイプ毎に扱うべき情報の種類が異なるので、その情報の更新頻度も異なる。よって、収集タイプ毎にスケジュールを設定して収集処理を行うことにより、効率的な情報収集を実現できる。
【００２９】
また、情報収集システム１１１には、文書管理収集モジュール２１１、ファイル収集モジュール２１２、Ｗｅｂ収集モジュール２１３、ＲＤＢ収集モジュール２１４、およびメール収集モジュール２１５にそれぞれ対応する５つの設定管理モジュール２０１〜２０５が設けられている。
【００３０】
これら設定管理モジュール２０１〜２０５の各々は、対応する収集モジュールに実行させるべき各収集処理の内容を設定するためのプログラムであり、収集条件を示す設定情報（収集タスク）の作成、変更、および当該設定情報に対応する収集処理の有効／無効の切り替え、等の制御を実行する。
【００３１】
設定管理モジュール２０１〜２０５は、それぞれクライアント端末１４のＷｅｂブラウザから操作可能なＣＧＩ（Ｃｏｍｍｏｎ　Ｇａｔｅｗａｙ　Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）プログラムとして実現されている。
【００３２】
設定管理モジュール２０１〜２０５は、それぞれ作成した設定情報を設定ファイル３０１〜３０５として知識管理サーバ１１内に登録する。各収集タイプ毎に、複数の設定情報を登録することが出来る。一つの設定情報に対して一つの設定ファイルが対応する。
【００３３】
文書管理収集に対応する設定管理モジュール２０１は、生成すべき収集タスク毎に２つの収集方式（収集モード）の中から使用すべき収集モードを選択することができる。一方の収集モードは文書管理サーバ２１の階層構造に従って収集対象とすべき登録場所を指定するモードであり、他方の収集モードは文書管理サーバ２１で使用されている複数種のタイトル構造の中から収集対象とすべきタイトル構造を指定するモードである。
【００３４】
文書管理収集モジュール２１１、ファイル収集モジュール２１２、Ｗｅｂ収集モジュール２１３、ＲＤＢ収集モジュール２１４、およびメール収集モジュール２１５は、それぞれ収集した情報をＸＭＬ形式の登録ファイル４０１〜４０５に記述して出力する。
【００３５】
情報収集システム１１１には、さらに、登録モジュール２２０が設けられている。登録モジュール２２０は、文書管理収集モジュール２１１、ファイル収集モジュール２１２、Ｗｅｂ収集モジュール２１３、ＲＤＢ収集モジュール２１４、およびメール収集モジュール２１５によってそれぞれ収集された情報を知識データベース１２に登録するプログラムである。登録モジュール２２０は、各登録ファイル４０１〜４０５に記述された情報を知識データベース１２に登録する。
【００３６】
次に、図３乃至図を参照して、文書管理サーバ２１における文書情報の管理体系について説明する。
【００３７】
図３は、文書情報の登録場所を階層構造で分類して管理するための管理体系を示している。上述したように、文書情報の登録場所は、「書庫」、「書棚」、「書類箱」、「文書」、「ページ」、といった階層構造で管理されている。「書庫」は文書管理データベース２２の最上位の階層であり、この「書庫」が使用する文書管理データベースに相当する。「書棚」は「書庫」の下位の階層である。各「書棚」の下位の層には、文書およびその実体であるページを登録するための複数の「書類箱」を配置することが出来る。
【００３８】
各「書類箱」には一つのタイトル構造が割り当てられる。タイトル構造は、当該書類箱に登録された文書情報それぞれの索引情報を構成すべき複数種のキー（項目）の組み合わせを示している。
【００３９】
タイトル構造は、図４に示すように、それに含まれる複数のキーそれぞれに関するキー名、タイプ、サイズ、および表示桁数から構成される。キー名としては、例えば、文書情報のタイトル、種別、作成者、保存年限、等がある。各キー名とそれに対応する実際の入力内容との関係を図５に示す。文書情報の登録時には、それを登録すべき書類箱に割り当てられたタイトル構造に合わせて図５のような情報（タイトルキー）の入力がユーザに促され、この入力情報によってその文書の検索のための索引情報が生成・管理される。尚、作成日・更新日は自動的に生成される。
【００４０】
図６には、書類箱とタイトル構造との関係が示されている。文書管理サーバ２１には文書情報の種類に対応した複数種のタイトル構造が予め用意されており、各「書類箱」毎にそこに登録すべき文書情報の種類等に応じた任意のタイトル構造を割り当てることが出来る。このため、１つの書類箱には、同一のタイトル構造を持つ文書だけが登録されることとなる。図６においては、書類箱１、書類箱２、書類箱３、書類箱４、書類箱５に、それぞれタイトル構造１、タイトル構造２、タイトル構造１、タイトル構造３、タイトル構造１が割り当てられている場合を示している。
【００４１】
この場合、図７に示すように、書類箱１，３，５それぞれの文書情報には同じタイトル構造１に対応するキーの組み合わせからなる索引情報が付されて管理される。これにより、書類箱１，３，５については、それら書類箱に跨って文書情報の検索が行われる。すなわち、文書を検索する場合、同じタイトル構造の索引情報を持つ文書情報同士であれば、書類箱を跨って検索を行うことが出来る。
【００４２】
このように、文書管理サーバ２１においては、階層構造とタイトル構造による管理体系を用いて文書情報の管理が行われる。文書管理サーバ２１は、任意の書類箱またはタイトル構造を指定する参照要求を文書収集システム１１１から受け付けた場合には、その指定された書類箱に登録されている文書情報、または指定されたタイトル構造が共通に割り当てられている書類箱それぞれに登録されている文書情報を、要求元の文書収集システム１１１に送信する機能を持つ。
【００４３】
次に、図８のフローチャートを参照して、文書管理収集に対応する設定管理モジュール２０１によって実行される収集タスクの設定処理動作について説明する。
【００４４】
設定管理モジュール２０１は、管理者ユーザによって文書管理収集の設定が呼び出された場合、まず、設定一覧画面を管理者ユーザのクライアント端末１４に表示する（ステップＳ１０１）。設定一覧画面の一例を図９に示す。
【００４５】
この設定一覧画面は文書管理収集を行う環境設定の初期画面であり、文書管理収集に関する収集タスクの作成、変更、削除、および収集処理の有効／無効の等の操作を管理者ユーザに実行させるためのインタフェースとして使用される。この設定情報一覧画面上には、図示のように、新規作成ボタン６０１、および収集タスク一覧６０２が表示される。新規作成ボタン６０１は設定情報作成のための収集設定画面を呼び出すためのボタンである。収集タスク一覧６０２は、既に作成・登録されている文書管理収集に関する収集タスクの一覧を示すものである。設定管理モジュール２０１は、文書管理収集に関する収集タスクとして登録されている設定ファイル３０１それぞれの内容に基づいて、収集タスク一覧６０２を作成する。収集タスク一覧６０２には、図示のように、各収集タスク毎に、削除ボタン、収集処理の有効／無効選択メニュー、設定名、登録先知識データベース名などが表示される。
【００４６】
削除ボタンは、該当する収集タスクを削除するためのボタンである。この削除ボタンが押されると、該当する収集タスクに対応する設定ファイル３０１が削除される。収集処理の有効／無効選択メニューは、該当する収集タスクに対応する収集処理が現在「有効」に設定されているのか「無効」に設定されているのかを示すと共に、その「有効」／「無効」の切り替えを行うために使用される。
【００４７】
「無効」が指定された場合には、その設定に関する収集処理は実行されない。管理者ユーザは、有効／無効選択メニューを操作することにより、各設定情報毎にその収集処理を「有効」から「無効」に、また「無効」から「有効」に切り替えることが出来る。作成直後の収集タスクに関しては自動的に「有効」に設定される。
【００４８】
図９の設定一覧画面上の新規作成ボタン６０１が押されると、設定管理モジュール２０１は、収集設定画面を管理者ユーザのクライアント端末１４に表示する（ステップＳ１０２）。収集設定画面の一例を図１０に示す。この収集設定画面には、図示のように、作成すべき収集タスクの設定名を入力するための入力フィールドと登録先の知識データベース名を選択するための選択メニューとを含む設定項目６０３が表示される。管理者ユーザによって設定名を入力および登録先知識データベース名の選択がなされた後に、「次へ」のボタンが押されると、設定管理モジュール２０１は、図１１に示すような収集方式選択画面を管理者ユーザのクライアント端末１４に表示する（ステップＳ１０３）。
【００４９】
収集方式選択画面には、上述の２つの収集モードの内の一方を管理者ユーザに選択させるための２つのラジオボタン６０４が表示される。一方のラジオボタンは「書棚から書類箱を選択」する方式（収集モード１）に対応しており、他方のラジオボタンは「タイトル構造を選択」する方式（収集モード２）に対応している。「書棚から書類箱を選択」する方式は文書管理サーバ２１の階層構造に従って収集対象とすべき登録場所を指定する方式であり、また「タイトル構造を選択」は文書管理サーバ２１で使用されている複数種のタイトル構造の中から収集対象とすべきタイトル構造を指定する方式である。
【００５０】
さらに、収集方式選択画面には、管理者ユーザを認証するための認証情報入力フィールド６０５も表示される、
管理者ユーザによって収集方式選択画面上の「次へ」ボタンが押されると、設定管理モジュール２０１は、選択された収集方式が「書棚から書類箱を選択」と「タイトル構造を選択」のいずれであるかを判別し、その判別結果に応じて以下の処理を行う。
【００５１】
まず、「書棚から書類箱を選択」が選択された場合を想定する。この場合、設定管理モジュール２０１は、文書管理サーバ２１からそこで管理されている書棚の一覧を取得し、管理者ユーザに書棚を選択させるための書棚一覧画面を管理者ユーザのクライアント端末１４に表示する（ステップＳ１０４）。書棚一覧画面の一例を図１２に示す。書棚一覧画面上には、図示のように、文書管理サーバ２１によって管理されている書棚名の一覧６０６が表示される。管理者ユーザによって書棚名が選択されると、設定管理モジュール２０１は、選択された書棚名に属する書類箱の一覧を文書管理サーバ２１から取得し、管理者ユーザに書類箱を選択させるための書類箱一覧画面を管理者ユーザのクライアント端末１４に表示する（ステップＳ１０５）。書類箱一覧画面の一例を図１３に示す。書類箱一覧画面上には、図示のように、選択された書棚名の下位に位置する書類箱名それぞれとその書類箱名に割り当てられたタイトル構造名を示す書類箱名一覧６０７が表示される。管理者ユーザは、書類箱名一覧６０７の中から収集対象の書類箱名を指定することができる。
【００５２】
このように、「書棚から書類箱を選択」が選択された場合には、階層構造に従って収集対象とすべき登録場所を指定するための情報の表示が行われる。
【００５３】
次に、「タイトル構造を選択」が選択された場合を想定する。この場合、設定管理モジュール２０１は、文書管理サーバ２１からそこで管理されているタイトル構造の一覧を取得し、管理者ユーザにタイトル構造を選択させるためのタイトル構造一覧画面を管理者ユーザのクライアント端末１４に表示する（ステップＳ１０６）。タイトル構造一覧画面の一例を図１４に示す。タイトル構造一覧画面上には、図示のように、文書管理サーバ２１によって管理されているタイトル構造名の一覧６０８が表示される。管理者ユーザは、タイトル構造名一覧６０８の中から収集対象のタイトル構造名を指定することができる。
【００５４】
このようにして、収集対象の書類箱名またはタイトル構造名が選択された後、設定管理モジュール２０１は、収集対象の書類箱名またはタイトル構造名に対応するキーの組み合わせの一覧を文書管理サーバ２１から取得し、図１５に示すようなタイトルキー選択画面を管理者ユーザのクライアント端末１４に表示する（ステップＳ１０７）。このタイトルキー選択画面は、収集対象として選択された登録場所に割り当てられているタイトル構造に対応するキーの組み合わせ、または収集対象として選択されたタイトル構造に対応するキーの組み合わせの中から、知識データベース１２に文書情報と共に登録すべきキー（タイトルキー）の種別をユーザに選択させるための画面である。
【００５５】
タイトルキー選択画面上には、図示のように、タイトルキー選択メニュー６０９と、タイトルキー一覧６１０とが表示される。タイトルキー選択メニュー６０９は、タイトルキー一覧６１０に表示されているタイトルキーの一覧の中から、知識データベース１２に登録する文書情報のタイトルとして使用するキーを選択するために使用される。すなわち、各文書情報にはタイトルキーの組み合わせからなる索引情報が付加されているので、その索引情報の内のどのタイトルキーを、知識データベース１２に登録する文書情報のタイトルとして使用するかがタイトルキー選択メニュー６０９によって選択される。
【００５６】
タイトルキー一覧６１０には、各タイトルキー毎にチェックボックスが設けられており、チェックされたタイトルキーだけが文書情報と一緒にその本文の一部として知識データベース１２に登録される。これにより、知識分析・検索等に使用されないと予想される例えば保存年限などのタイトルキーを登録対象から除外することが出来る。
【００５７】
以上の設定処理により、各収集タスク毎にその収集自余宇検を示す設定ファイル３０１が生成される。生成された各設定ファイル３０１には、図１６に示すように、収集対象の文書を指定する情報として書類箱名またはタイトル構造名が含まれると共に、各文書情報と共に知識データベース１２に登録すべきタイトルキー情報と、当該収集タスクの有効／無効を示す有効／無効フラグ、等が含まれている。
【００５８】
次に、図１７のフローチャートを参照して、文書管理収集モジュール２１１によって実行される文書収集処理の手順について説明する。
【００５９】
文書管理収集モジュール２１１による文書管理収集は、その文書管理収集に対応するスケジュールに従って定期的に起動される。起動されたとき、文書管理収集モジュール２１１は、登録されている全ての設定ファイル３０１それぞれについて以下の処理を順次実行する。
【００６０】
すなわち、文書管理収集モジュール２１１は、まず、文書管理収集に関する最初の設定ファイル３０１を読み込み（ステップＳ２０２）、その有効／無効フラグの値をチェックする（ステップＳ２０３）。
【００６１】
もし有効／無効フラグが「有効」を示すならば（ステップＳ２０４のＹＥＳ）、文書管理収集モジュール２１１は、ステップＳ２０２で読み込んだ設定ファイル３０１に含まれる収集条件に基づいて文書管理サーバ２１から情報を収集する収集処理を実行する（ステップＳ２０５）。
【００６２】
このステップＳ２０５においては、文書管理収集モジュール２１１は、設定ファイル３０１に文書指定情報として含まれている書類箱名またはタイトル構造名を含む参照要求を文書管理サーバ２１に送信して、該当する書類箱名に登録されている文書情報、または該当するタイトル構造名が割り当てられている各書類箱名に登録されている文書情報を文書管理サーバ２１から収集する。さらに、設定ファイル３０１にタイトルキー情報として含まれているタイトルキーも文書管理収集モジュール２１１から文書管理サーバ２１に通知される。これにより、該当するタイトルキーのみが各文書情報に付随して文書管理サーバ２１から送信される。
【００６３】
一方、有効／無効フラグが「無効」を示すならば（ステップＳ２０４のＮＯ）、ステップＳ２０５の収集処理は実行されない。
【００６４】
この後、次に処理すべき設定ファイル３０１が検索される（ステップＳ２０６）。登録されている全ての設定ファイル３０１についての処理が完了して、未処理の設定が無くなったならば（ステップＳ２０１のＮＯ）、文書管理収集モジュール２１１は終了される。
【００６５】
以上のように、本実施形態によれば、文書管理サーバ２１からの文書収集の設定に際して、階層構造に従って収集対象の登録場所を指定する「書棚から書類箱を選択」方式と複数種のタイトル構造の内の一つを指定する「タイトル構造を選択」方式との２つの方式の一方を指定することが出来、階層構造およびタイトル構造という文書管理サーバ２１固有の管理体系を情報収集に有効に活用することが可能となる。
【００６６】
なお、本実施形態の情報収集システム１１１の機能は全てコンピュータプログラムにより実現されているので、そのコンピュータプログラムをコンピュータ読み取り可能な記憶媒体に記憶しておき、その記憶媒体を通じて本コンピュータプログラムを、コンピュータネットワークに接続可能な通常のコンピュータに導入して実行させるだけで、本実施形態と同様の効果を容易に得ることができる。
【００６７】
また本発明は、上記実施形態に限定されるものではなく、実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で種々に変形することが可能である。更に、上記実施形態には種々の段階の発明が含まれており、開示される複数の構成要件における適宜な組み合わせにより種々の発明が抽出され得る。例えば、実施形態に示される全構成要件から幾つかの構成要件が削除されても、発明が解決しようとする課題の欄で述べた課題が解決でき、発明の効果の欄で述べられている効果が得られる場合には、この構成要件が削除された構成が発明として抽出され得る。
【００６８】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、階層構造やタイトル構造という文書管理システム固有の管理体系を情報収集に有効に活用することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施形態に係る情報収集システムを用いたナレッジマネジメントシステムの構成を示すブロック図。
【図２】同実施形態の情報収集システムの構成を示すブロック図。
【図３】同実施形態において収集対象として用いられる文書管理システムにおける文書情報の管理体系を説明するための図。
【図４】図３の管理体系で用いられるタイトル構造を説明するための図。
【図５】図３の管理体系で用いられるタイトル構造を構成する各キーとその入力例を示す図。
【図６】同実施形態において収集対象として用いられる文書管理システムにおける書類箱とタイトル構造との関係を示す図。
【図７】同実施形態において収集対象として用いられる文書管理システムにおける文書検索とタイトル構造との関係を示す図。
【図８】同実施形態の情報収集システムによって実行される収集タスクの設定処理動作を説明するフローチャート。
【図９】同実施形態の情報収集システムによって管理者ユーザに提供される設定一覧画面の一例を示す図。
【図１０】同実施形態の情報収集システムによって管理者ユーザに提供される収集設定画面の一例を示す図。
【図１１】同実施形態の情報収集システムによって管理者ユーザに提供される収集方式選択画面の一例を示す図。
【図１２】同実施形態の情報収集システムによって管理者ユーザに提供される書棚一覧画面の一例を示す図。
【図１３】同実施形態の情報収集システムによって管理者ユーザに提供される書類箱一覧画面の一例を示す図。
【図１４】同実施形態の情報収集システムによって管理者ユーザに提供されるタイトル構造一覧画面の一例を示す図。
【図１５】同実施形態の情報収集システムによって管理者ユーザに提供されるタイトルキー選択画面の一例を示す図。
【図１６】同実施形態の情報収集システムによって収集タスクとして設定される設定ファイルの内容を説明するための図。
【図１７】同実施形態の情報収集システムによって実行される文書情報収集処理の手順を示すフローチャート。
【符号の説明】
１１…知識管理サーバ
１２…知識データベース
１３…クライアント端末
２１…文書管理サーバ
２２…文書管理データベース
２３…ファイルサーバ
２５…Ｗｅｂサーバ
２７…ＲＤＢサーバ
２９…メールサーバ
２０１〜２０５…設定管理モジュール
２１１…文書管理収集モジュール
２１２…ファイル収集モジュール
２１３…Ｗｅｂ収集モジュール
２１４…ＲＤＢ収集モジュール
２１５…メール収集モジュール
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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