(57)【要約】【課題】原稿を読み取って得た文書やアプリケーション等を利用して作成した文書等の様々な文書の再利用が容易となるように当該文書を管理し、文書の有効利用を図ることのできる文書管理方法および装置を提供する。【解決手段】スキャナ２で原稿を読み取って得た文書を再利用文書管理部１２で保存・管理するとともに、クライアント４のアプリケーションで作成された文書データを文書保存部１４に保存した後に、文書変換部１６で再利用文書管理部１２が管理できる形式の文書に変換し、再利用文書管理部１２に保存する。【選択図】　　　　図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
所定のジョブ処理に使用した文書を保存し、該保存した文書を使用して要求された新たなジョブ処理を実行する文書管理方法において、
ジョブの処理に使用された文書を該ジョブ毎の文書グループとして、該ジョブの処理内容を記述したログ情報と関連付けて保存するとともに、アプリケーションソフトウェアで作成した文書データを該文書データから抽出した属性情報と関連付けて保存することを特徴とする文書管理方法。
【請求項２】
前記属性情報は、
前記ログ情報と同一の形式に変換されて保存されることを特徴とする請求項１記載の文書管理方法。
【請求項３】
前記文書データは、
前記文書と同一の形式に変換されて保存されることを特徴とする請求項１記載の文書管理方法。
【請求項４】
前記文書と前記文書データとを合成して新たな文書を生成し、該生成した文書を使用して新たなジョブ処理を実行することを特徴とする請求項１記載の文書管理方法。
【請求項５】
前記文書を文書データに変換してアプリケーションソフトウェアに取り込むことを特徴とする請求項１記載の文書管理方法。
【請求項６】
所定のジョブ処理に使用した文書を保存し、該保存した文書を使用して要求された新たなジョブ処理を実行する文書管理装置において、
文書を保存する保存手段と、
アプリケーションソフトウェアで作成した文書データから属性情報を抽出する属性情報抽出手段と、
ジョブの処理に使用された文書を該ジョブ毎の文書グループとして、該ジョブの処理内容を記述したログ情報と関連付けて前記保存手段に保存するとともに、アプリケーションソフトウェアで作成した文書データを前記属性情報抽出手段が抽出した属性情報と関連付けて前記保存手段に保存する保存管理手段と
を具備することを特徴とする文書管理装置。
【請求項７】
前記属性情報抽出手段は、
前記文書データから抽出した属性情報を前記ログ情報と同一の形式に変換して出力することを特徴とする請求項６記載の文書管理装置。
【請求項８】
前記文書データを前記文書と同一の形式に変換する文書変換手段をさらに具備し、
前記保存管理手段は、前記文書変換手段により変換された文書データを前記保存手段に保存する
ことを特徴とする請求項６記載の文書管理装置。
【請求項９】
前記保存手段に保存されている文書と文書データとを合成して新たな文書を生成する文書合成手段をさらに具備することを特徴とする請求項６記載の文書管理装置。
【請求項１０】
前記文書変換手段は、
前記文書をアプリケーションソフトウェアに取り込める形式に変換することを特徴とする請求項８記載の文書管理装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、文書管理方法および装置に関し、特に、文書の再利用を有効に効率よく行うことのできる文書管理方法および装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来から一度印刷した文書を必要に応じて再印刷したいといった要求があり、このような要求に応える技術が提案されている。
【０００３】
例えば、特開平１１−１２９５５６号公報記載の「プリンタ装置」や特開平１１−１８８９３３号公報記載の「画像記憶システム」においては、印刷データと印刷データに関する情報を保存しておき、必要に応じて再印刷を行えるようにしている。
【０００４】
また、特開２００２−６３００９号公報記載の「文書管理方法および装置」においては、印刷した文書と同一の文書を後で再び印刷するといった単なる再印刷にとどまらず、文書の一部を差し替えて印刷したり、文書を電子ファイルとして保存するといった処理を行えるようにしている。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
上述した特開２００２−６３００９号公報記載の「文書管理方法および装置」は、保存した文書を単に再印刷するだけでなく、一部の差し替え等の編集を行って文書を再利用することができるもので、作成した文書を有効に利用することができるものである。しかしながら、この「文書管理方法および装置」においては、スキャナ等の画像読取装置により原稿を読み取って得た画像を取扱対象の文書としており、コンピュータ上でアプリケーション等を利用して作成した文書を取り扱い対象とはしていなかった。
【０００６】
そこで、この発明は、原稿を読み取って得た文書やアプリケーション等を利用して作成した文書等の様々な文書の再利用が容易となるように当該文書を管理し、文書の有効利用を図ることのできる文書管理方法および装置を提供することを目的とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
上述した目的を達成するため、請求項１の発明は、所定のジョブ処理に使用した文書を保存し、該保存した文書を使用して要求された新たなジョブ処理を実行する文書管理方法において、ジョブの処理に使用された文書を該ジョブ毎の文書グループとして、該ジョブの処理内容を記述したログ情報と関連付けて保存するとともに、アプリケーションソフトウェアで作成した文書データを該文書データから抽出した属性情報と関連付けて保存することを特徴とする。
【０００８】
また、請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記属性情報は、前記ログ情報と同一の形式に変換されて保存されることを特徴とする。
【０００９】
また、請求項３の発明は、請求項１の発明において、前記文書データは、前記文書と同一の形式に変換されて保存されることを特徴とする。
【００１０】
また、請求項４の発明は、請求項１の発明において、前記文書と前記文書データとを合成して新たな文書を生成し、該生成した文書を使用して新たなジョブ処理を実行することを特徴とする。
【００１１】
また、請求項５の発明は、請求項１の発明において、前記文書を文書データに変換してアプリケーションソフトウェアに取り込むことを特徴とする。
【００１２】
また、請求項６の発明は、所定のジョブ処理に使用した文書を保存し、該保存した文書を使用して要求された新たなジョブ処理を実行する文書管理装置において、文書を保存する保存手段と、アプリケーションソフトウェアで作成した文書データから属性情報を抽出する属性情報抽出手段と、ジョブの処理に使用された文書を該ジョブ毎の文書グループとして、該ジョブの処理内容を記述したログ情報と関連付けて前記保存手段に保存するとともに、アプリケーションソフトウェアで作成した文書データを前記属性情報抽出手段が抽出した属性情報と関連付けて前記保存手段に保存する保存管理手段とを具備することを特徴とする。
【００１３】
また、請求項７の発明は、請求項６の発明において、前記属性情報抽出手段は、前記文書データから抽出した属性情報を前記ログ情報と同一の形式に変換して出力することを特徴とする。
【００１４】
また、請求項８の発明は、請求項６の発明において、前記文書データを前記文書と同一の形式に変換する文書変換手段をさらに具備し、前記保存管理手段は、前記文書変換手段により変換された文書データを前記保存手段に保存することを特徴とする。
【００１５】
また、請求項９の発明は、請求項６の発明において、前記保存手段に保存されている文書と文書データとを合成して新たな文書を生成する文書合成手段をさらに具備することを特徴とする。
【００１６】
また、請求項１０の発明は、請求項８の発明において、前記文書変換手段は、前記文書をアプリケーションソフトウェアに取り込める形式に変換することを特徴とする。
【００１７】
【発明の実施の形態】
以下、この発明に係る文書管理方法および装置の一実施の形態について、添付図面を参照して詳細に説明する。
【００１８】
図１は、この発明を適用した文書処理システムの構成例を示すブロック図である。同図に示すように、文書処理システムは、文書管理サーバ１と、スキャナ２（２−１乃至２−ｎ）、プリンタ３（３−１乃至３−ｍ）、クライアント４（４−１乃至４−ｌ）をネットワーク５を介して接続して構成される。
【００１９】
文書管理サーバ１は、この発明を適用したもので、印刷等で利用された文書を管理し、当該文書を再利用に供する。スキャナ２は、原稿を読み取って画像データを出力し、プリンタ３は、画像データ等の印刷データに基づいて用紙上に画像を形成する。クライアント４は、アプリケーションソフトウェアの使用や文書管理サーバ１等へのアクセスを行う。
【００２０】
なお、スキャナ２とプリンタ３は、両者の機能を備えた同一の装置でもよく、ネットワーク５に他の装置を接続したり、ネットワーク５と他のネットワークとを接続するようにしてもよい。
【００２１】
ここで、文書管理サーバ１について説明する。図２は、文書管理サーバ１の機能的な構成を示すブロック図である。
【００２２】
同図に示すように、文書管理サーバ１は、文書受信部１１と再利用文書管理部１２、文書送受信部１３、文書保存部１４、出力部１５、文書変換部１６、属性抽出部１７、文書処理部１８、出力指示部１９を具備して構成される。
【００２３】
文書受信部１１は、スキャナ２が原稿を読み取って得た文書を受信する。再利用文書管理部１２は、文書受信部１１が受信した文書等を再利用文書として保存、管理する。
【００２４】
文書送受信部１３は、クライアント４からアプリケーションデータを受信するとともに、文書管理サーバ１で編集されたアプリケーションデータをクライアント４に送信する。文書保存部１４は、文書送受信部１３が受信したアプリケーションデータ等を保存する。
【００２５】
出力部１５は、文書受信部１１が受信した文書や文書送受信部１３が受信したアプリケーションデータ等をプリンタ３に出力する他、ファックス出力や電子メールでの出力等を行う。
【００２６】
文書変換部１６は、文書保存部１４に保存されているアプリケーションデータ等を再利用文書管理部１２で管理可能な形式に変換するとともに、その逆の変換も行う。属性抽出部１７は、文書変換部１６による文書変換に際して、文書やデータ等から属性の抽出を行う。
【００２７】
文書処理部１８は、アプリケーションソフトウェア等で構成され、適宜起動されて、文書保存部１４に保存されているアプリケーションデータの変換等を行う。
【００２８】
出力指示部１９は、直接若しくはクライアント４からの入力を受け付け、再利用文書管理部１２に対して、再利用文書の印刷出力や編集等の指示を発する。
【００２９】
次に、文書管理サーバ１の動作をその処理例とともに説明する。
【００３０】
［複写処理］
複写処理では、図３に示すように、文書管理サーバ１は、スキャナ２が原稿を読み取って得た文書を文書受信部１１で受信し、受信した文書を出力部１５を介してプリンタ３から印刷出力させる。
【００３１】
［文書（スキャン原稿）の再利用］
文書の再利用処理では、図４に示すように、文書の再利用に先立って、スキャナ２が原稿を読み取って得た文書を文書受信部１１で受信する。そして、受信した文書を出力部１５を介してプリンタ３から印刷出力させるとともに、当該文書を再利用文書管理部１２に保存する。なお、受信した文書は、必ずしも印刷出力させる必要はなく、再利用文書管理部１２に保存するだけでもよい。
【００３２】
そして、保存した文書の再利用を行う際には、その再利用指示を出力指示部１９に入力する。出力指示部１９に入力された文書の再利用指示は、再利用文書管理部１２に通知され、再利用文書管理部１２は、当該通知に基づいて文書を出力部１５を介してプリンタ３から印刷出力させる。また、再利用文書管理部１２は、出力部１９に入力された文書の再利用指示に基づいて、保存している文書の編集を行うこともある。
【００３３】
ここで、再利用文書管理部１２による文書の管理について説明する。図５は、再利用文書管理部１２における文書の保存形態を示した図である。
【００３４】
再利用文書管理部１２では、文書を「Ｇｒｏｕｐ−Ａ」１０１、「Ｇｒｏｕｐ−Ｂ」１０２といったグループ単位で保存する。このグループは、印刷等が実行された際のジョブに対応したもので、複数のファイルにより構成される。
【００３５】
例えば、「Ｇｒｏｕｐ−Ａ」１０１には、「Ｏｒｉｇｉｎａｌ」１１１としてまとめられた「ｆｉｌｅ」１２１−１、１２１−２、１２１−３と「７０％」１１２としてまとめられた「ｆｉｌｅ」１２２−１、１２２−２、１２２−３、「赤補正」１１３としてまとめられた「ｆｉｌｅ」１２３−１、１２３−２、１２３−３、「Ｔｈｕｍｂｎａｉｌ」１１４に分類される「ｆｉｌｅ」１２４の他に、「ｌｏｇ」１３１が格納される
「Ｏｒｉｇｉｎａｌ」１１１に分類される「ｆｉｌｅ」１２１−１、１２１−２、１２１−３は、オリジナル文書のファイルであり、例えば、スキャナ２で読み取った画像データやクライアント４で作成されたアプリケーションデータである。「７０％」１１２に分類される「ｆｉｌｅ」１２２−１、１２２−２、１２２−３は、「Ｏｒｉｇｉｎａｌ」１１１の各ファイルの画像データを７０％に縮小した画像データ、アプリケーションデータである。例えば、先の印刷でスキャナ２で読み取った画像を７０％縮小してプリンタ３から出力した場合、実際に使用したのは「７０％」１１２の各ファイルであるが、再利用に備えて「Ｏｒｉｇｉｎａｌ」１１１にオリジナルのファイルを保存していることになる。
【００３６】
また、「赤補正」１１３に分類される「ｆｉｌｅ」１２３−１、１２３−２、１２３−３は、赤色の補正がなされた画像データである。例えば、プリンタ３−１が通常の印刷を行い、プリンタ３−２が赤色を強調して印刷を行うものであった場合に、プリンタ３−２からの出力用の画像データとして再利用される。「ｆｉｌｅ」１２３−１、１２３−２、１２３−３は、スキャナ２で「Ｏｒｉｇｉｎａｌ」１１１の各ファイルとともにスキャンされてもよく、「Ｏｒｉｇｉｎａｌ」１１１の各ファイルに基づいて作成したものでもよい。
【００３７】
また、「Ｔｈｕｍｂｎａｉｌ」１１４に分類される「ｆｉｌｅ」１２４は、文書の再利用に際して、文書を確認するためのサムネイル画像の表示用データである。
【００３８】
「ｌｏｇ」１３１は、先の印刷の際に使用された指示やパラメータが記載されている。例えば、文書がスキャナ２で読み取られて、プリンタ３から出力された場合には、スキャナ２における読み取り解像度やページ順（「ｆｉｌｅ」１２１−１、１２１−２、１２１−３の印刷順等）、プリンタ３における拡縮率や印刷部数、印刷時の各種パラメータ等が記載されている。
【００３９】
ところで、保存される文書は、「Ｏｒｉｇｉｎａｌ」１１１に分類される「ｆｉｌｅ」１２１−１、１２１−２、１２１−３のように必ずしも複数のファイルで構成されるとは限らない。これは、文書が単ページの場合や複数ページを１ファイルとすることのできるフォーマットで保存されている場合等である。また、「７０％」１１２や「赤補正」１１３、「Ｏｔｈｅｒ」１１４等は、必ずしも存在するわけではない（「Ｇｒｏｕｐ−Ｂ」１０２、「Ｏｒｉｇｉｎａｌ」１１５、「ｆｉｌｅ」１２５、「Ｔｈｕｍｂｎａｉｌ」１１６、「ｆｉｌｅ」１２６、「ｌｏｇ」１３２を参照）。
【００４０】
なお、「Ｇｒｏｕｐ−Ａ」１０１、「Ｇｒｏｕｐ−Ｂ」１０２といったグループは、ユーザ別、ユーザグループ別等に分類されたフォルダ内等に形成するように構成することも可能である。
【００４１】
［文書（電子原稿）の再利用］
クライアント４で作成した文書の再利用処理では、図６に示すように、文書の再利用に先立って、文書管理サーバ１では、文書送受信部１４がクライアント４からアプリケーションデータを受信する。クライアント４から受信するアプリケーションデータは、文書を作成したアプリケーションに対応するデータ若しくは当該アプリケーションからプリンタドライバを利用して変換されたページ記述言語で記載されたデータなどの汎用性の高いデータである。文書を作成したアプリケーションに対応するデータは、再利用文書管理部１２に保存できるデータ形式若しくは文書処理部１８を構成するアプリケーションに対応するデータ形式である。
【００４２】
文書送受信部１４が受信したアプリケーションデータは、出力部１２で出力先となるプリンタ３に応じた印刷データに変換されて、当該プリンタ３から印刷出力されるとともに、文書保存部１５に保存される。なお、文書送受信部１４がアプリケーションデータを受信した際に、必ずしも印刷出力を行う必要はない。
【００４３】
同時に、文書保存部１５に保存されたアプリケーションデータは、文書変換部１６で再利用文書に変換され、再利用文書管理部１２に保存される。
【００４４】
そして、保存した文書の再利用を行う際には、その再利用指示を出力指示部１９に入力する。出力指示部１９に入力された文書の再利用指示は、再利用文書管理部１２に通知され、再利用文書管理部１２は、当該通知に基づいて文書を出力部１５を介してプリンタ３から印刷出力させる。また、再利用文書管理部１２は、出力部１９に入力された文書の再利用指示に基づいて、保存している文書の編集を行うこともある。
【００４５】
ここで、文書変換部１６での変換処理について説明する。図７は、文書変換部１６における文書変換処理の流れを示すフローチャートである。
【００４６】
文書変換部１６は、文書変換処理を開始すると、まず、処理対象の文書データ、つまり、文書保存部１５に保存されたアプリケーションデータのフォーマットを検出する（ステップ２０１）。その結果、検出したフォーマットが再利用文書管理部１２における管理対象フォーマットであれば（ステップ２０２でＹＥＳ）、フォーマット変換は行わず、管理対象外のフォーマットであれば（ステップ２０２でＮＯ）、アプリケーションデータのフォーマットを管理対象フォーマットへ変換する（ステップ２０３）。
【００４７】
そして、アプリケーションデータ若しくは、フォーマット変換を施したアプリケーションデータを印刷用に加工した文書を作成するとともに（ステップ２０４）、属性抽出部１７が出力属性を抽出する（ステップ２０５）。続いて、文書変換部１６は、属性抽出部１７が抽出した出力属性等に基づいてログ情報を作成するとともに（ステップ２０６）、サムネイル画像を作成し（ステップ２０７）、文書変換処理を終了する。
【００４８】
ここで、属性抽出部１７が抽出する出力属性と文書変換部１６が作成するログ情報の具体例について説明する。
【００４９】
文書変換部１６が作成するログ情報は、基本的には、スキャナ２で原稿を読み取った際のジョブから生成するものと同様であり、用紙サイズやその方向、画像の方向、ページ数、印刷部数等が含まれるものである。このため、属性抽出部１７は、これらを生成するのに必要な情報を抽出することとなる。
【００５０】
出力属性の抽出は、文書データより行うが、処理対象の文書データがＴＩＦＦ形式であれば、そのタグから情報を取得することとなる。例えば、用紙のサイズは、ＴＩＦＦ形式の画像の幅と高さから求めることができる（実際には、幅のドット数と解像度等より算出）。また、画像の方向は、ＴＩＦＦのＯｒｉｅｎｔａｔｉｏｎタグから決定することができる。例えば、Ｏｒｉｅｎｔａｔｉｏｎタグの値が１の場合、画像の幅が高さよりも大きければ、画像の方向は、ｌａｎｄｓｃａｐｅとなり、画像の幅が高さよりも小さければ、画像の方向は、ｐｏｒｔｒａｉｔとなる。また、ページ数は、ＴＩＦＦファイルのページ数から決定することができる。
【００５１】
また、処理対象の文書データがクライアントにおいてアプリケーションからプリンタドライバを利用して変換されたページ記述言語で記載された印刷データの形式であれば、ページ記述言語で記載された印刷に関するコマンドとパラメータから出力属性の抽出を行う。
【００５２】
また、文書変換部１６では、ページ記述言語の形式で記述された文書データをラスタ化する処理を行うことにより、再利用文書管理部１２における管理対象フォーマットへ変換することも可能としている。
【００５３】
［文書の編集と再利用］
再利用文書管理部１２に保存している文書は、単に再印刷を行うのみならず、当該文書に編集等を施した上で再印刷を行う等の再利用を行うことができる。
【００５４】
文書の編集は、図８に示すように、出力指示部１９から再利用文書管理部１２へ編集指示を与えることにより行い、その後、出力指示部１９から再利用文書管理部１２に印刷指示を与えることで、再利用文書管理部１２に保存されている文書を出力部１５を介してプリンタ３から印刷出力させることができる。
【００５５】
出力指示部１９は、再利用文書管理部１２へ編集指示や印刷指示を与える際には、文書管理サーバ１の図示しない表示部若しくはクライアント４に指示入力画面を表示し、この指示入力画面へ入力されたユーザの指示に基づいて、編集指示や印刷指示を発する。
【００５６】
ここで、出力指示部１９が表示する指示入力画面例を参照して、文書の編集処理と印刷処理の指示入力について説明する。図９に示した画面３００には、再利用文書管理部１２が保存、管理している文書がリスト表示されているとともに、各文書に対応するチェックボックス３０１（３０１−１〜３０１−３）が表示されている。また、各文書のプロパティを表示させるための「プロパティ」ボタン３０２（３０２−１〜３０２−３）も表示されており、これを押下（選択）することで、対応する文書のプロパティを確認することができる。また、「サムネイル表示」ボタン３０３を押下することで、各文書をリスト表示に代えてサムネイル表示させることができる。
【００５７】
さて、この画面３００から印刷指示を発する場合には、所望の文書に対応するチェックボックス３０１をチェック（選択）し、その後、「再プリント」ボタン３０４を押下することとなる。「再プリント」ボタン３０４が押下されると、チェックボックス３０１で指定された文書が印刷出力されることとなる。このときの印刷条件等は、図５に示した「ｌｏｇ」１３１等に保存されているログ情報が参照されることとなる。
【００５８】
また、画面３００から文書の編集指示を発する場合、編集をファイル（文書）単位で行う場合には、「合成」ボタン３０５−１、「コピー」ボタン３０５−２、「貼り付け」ボタン３０５−３、「削除」ボタン３０５−４を押下し、編集をページ単位で行う場合には、「挿入」ボタン３０６−１、「抽出」ボタン３０６−２、「削除」ボタン３０６−３を押下することとなる。なお、各編集処理は、スキャナ２で読み取られた文書とクライアント４で作成された文書のいずれに対しても同様に行うことができ、両者を混在させる合成処理も可能である。
【００５９】
文書の合成処理を行う際には、所望の文書に対応するチェックボックス３０１を選択した後に、「合成」ボタン３０５−１を押下することとなる。例えば、画面３００に表示されている全てのチェックボックス３０１が押下された後に、「合成」ボタン３０５−１が押下されると、出力指示部１９は、図１０に示す画面３１０を表示する。なお、チェックボックス３０１−１に対応するファイル名「コピー１」の文書は、スキャナ２で原稿を読み取って得た文書であり、チェックボックス３０１−２に対応するファイル名「デジタルカメラ写真」の文書は、デジタルカメラで撮影された後に、クライアント４等へ入力された文書であり、チェックボックス３０１−３に対応するファイル名「ワードプロセッサで作成」の文書は、クライアント４のアプリケーションで作成された文書である。
【００６０】
画面３１０では、合成順と合成後の文書名を指定する。合成順の指定は、各文書に対応するラジオボタン３１１（３１１−１〜３１１−３）のいずれかを選択した後に、「前へ」ボタン３１２−１か「後ろへ」ボタン３１２−２を押下することで、選択した文書の順番を入れ替えることで行う。合成後のファイル名の指定は、ファイル名入力欄３１３に所望の文書名を入力することで行う。そして、合成順と文書名を指定した後に、「次へ」ボタン３１４を押下すると、出力指示部１９は、図１１に示す画面３２０を表示する。
【００６１】
画面３２０には、画面３１０で指定した内容が確認事項３２１として表示され、この内容に誤りがあった場合には、「戻る」ボタン３２２で画面３１０に戻ることができる。また、画面３２０には、各文書に対応するラジオボタン３２３（３２３−１〜３２３−３）が表示されており、このいずれかを選択することで、各文書にログ情報として設定されている印刷条件等を合成後の文書に優先的に設定するよう指示することができる。そして、ユーザがこれらの確認を終えた後に、「ＯＫ」ボタン３２４を押下すると、再利用文書管理部１２は、文書の合成処理を実行し、出力指示部１９は、図１２に示す画面３３０を表示する。この画面３３０は、画面３００に対応するもので、合成した文書に対して印刷指示やページ単位の編集指示を発することができる。
【００６２】
この合成処理により、例えば、スキャナ２で原稿を読み取って得られたＴＩＦＦ形式の文書と、クライアント４のプリンタドライバで出力されたＰＤＦ形式の文書データを文書変換部１６でＴＩＦＦ形式に変換したもの、クライアント４のプリンタドライバでＴＩＦＦ形式として出力された文書等を合成することができる。もちろん、別の形式で文書を構成することも可能であり、この場合には、必要に応じて、後に文書形式を変換する。
【００６３】
［文書のアプリケーションへの取り込み処理］
再利用文書管理部１２に保存している文書は、クライアント４上で稼働するアプリケーションに取り込んで再利用することができる。
【００６４】
文書のアプリケーションへの取り込みは、図１３に示すように、出力指示部１９から再利用文書管理部１２へ取り込み指示を与えることにより行い、当該指示に基づいて、再利用文書管理部１２に保存されている文書は、文書変換部１６で所定の変換処理が行われ、文書保存部１４に保存される。文書保存部１４に保存された文書は、文書送受信部１３を介してクライアント４に送信され、クライアント４でアプリケーションに取り込まれることとなる。
【００６５】
ここで、文書変換部１６による文書変換の処理について説明する。図１４は、文書変換部１６における文書変換処理の流れを示すフローチャートである。
【００６６】
文書変換部１６は、文書変換処理を開始すると、まず、処理対象の文書のファイルで構成を確認する（ステップ４０１）。確認の結果、複数のファイルで構成されていた場合には（ステップ４０２でＹＥＳ）、該当する複数のファイルを１つのファイルにまとめ（ステップ４０３）、文書に回転や伸縮等の加工処理を施す（ステップ４０４）。
【００６７】
そして、ユーザによるフォーマットの指定があれば（ステップ４０５でＹＥＳ）、文書を指定されたフォーマットに変換し（ステップ４０６）、フォーマットの指定がなければそのままで、文書を文書保存部１４に保存し（ステップ４０７）、処理を終了する。
【００６８】
なお、ステップ４０３で文書を１つのファイルにまとめる処理は、例えば、処理対象の文書が複数の場合やＳｉｎｇｌｅ　Ｐａｇｅ　ＴＩＦＦのの場合、Ｍｕｌｔｉ　Ｐａｇｅ　ＴＩＦＦに変換する処理であり、ステップ４０６でのフォーマット変換は、ＰＤＦやワードプロセッサ固有のデータ形式等への変換処理である。
【００６９】
【発明の効果】
以上説明したように、この発明によれば、スキャナで原稿を読み取って得た文書を保存・管理するとともに、クライアントのアプリケーションで作成された文書データを出力先に依らない形式に変換して保存するように構成したので、スキャナで読み取った文書とアプリケーションで作成した文書を同等に扱うことができるとともに、両者を合成する等の編集をも行うことができる。また、これらの文書を再印刷する場合でも、どのプリンタからも適切な印刷出力を得ることが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明を適用した文書処理システムの構成例を示すブロック図である。
【図２】文書管理サーバ１の機能的な構成を示すブロック図である。
【図３】複写処理の流れを示した図である。
【図４】文書の再利用処理の流れを示した図である。
【図５】再利用文書管理部１２における文書の保存形態を示した図である。
【図６】文書（電子原稿）の再利用処理の流れを示した図である。
【図７】文書変換部１６における文書変換処理の流れを示すフローチャート（１）である。
【図８】文書の編集処理の流れを示した図である。
【図９】指示入力画面の例を示した図（１）である。
【図１０】指示入力画面の例を示した図（２）である。
【図１１】指示入力画面の例を示した図（３）である。
【図１２】指示入力画面の例を示した図（４）である。
【図１３】文書のアプリケーションへの取り込み処理の流れを示した図である。
【図１４】文書変換部１６における文書変換処理の流れを示すフローチャート（２）である。
【符号の説明】
１　　文書管理サーバ
２、２−１〜２−ｎ　　スキャナ
３、３−１〜３−ｍ　　プリンタ
４、４−１〜４−ｌ　　クライアント
１１　　文書受信部
１２　　再利用文書管理部
１３　　文書送受信部
１４　　文書保存部
１５　　出力部
１６　　文書変換部
１７　　属性抽出部
１８　　文書処理部
１９　　出力指示部
３００　　画面
３０１、３０１−１〜３０１−３　　チェックボックス
３０２、３０２−１〜３０２−３　　「プロパティ」ボタン
３０３　　「サムネイル表示」ボタン
３０４　　「再プリント」ボタン
３０５−１　　「合成」ボタン
３０５−２　　「コピー」ボタン
３０５−３　　「貼り付け」ボタン
３０５−４　　「削除」ボタン
３０６−１　　「挿入」ボタン
３０６−２　　「抽出」ボタン
３０６−３　　「削除」ボタン
３１０　　画面
３１１、３１１−１〜３１１−３　　ラジオボタン
３１２−１　　「前へ」ボタン
３１２−２　　「後ろへ」ボタン
３１３　　ファイル名入力欄
３１４　　「次へ」ボタン
３２０　　画面
３２１　　確認事項
３２２　　「戻る」ボタン
３２３、３２３−１〜３２３−３　　ラジオボタン
３２４　　「ＯＫ」ボタン
３３０　　画面
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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