(57)【要約】【課題】グループウェア等の情報管理システムにおいて、プロジェクトの工程に合わせて必要な情報を必要な情報利用者に通知して情報の利用促進を図るとともに、情報提供者に対しても情報の登録を促すことが可能な情報配信システムを提供する。【解決手段】ナレッジデータベース２０にはメンバーに通知すべき必要な情報が登録され、プロジェクトデータベース３０にはプロジェクトのスケジュールや構成メンバーが登録されている。ナレッジリマインダーシステム１０はこれらのデータベースを参照して、プロジェクトデータに記録されたタイミングで、当該タイミングに合致する情報を、プロジェクトの構成メンバーに通知する機能を備えている。【選択図】      図２
2004234385.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
プロジェクトのイベントに関する情報及び前記プロジェクトのメンバーに関する情報を含むプロジェクト情報を格納するプロジェクト情報格納手段と、
前記メンバーへの情報配信先に関する情報を含むメンバー情報を格納するメンバー情報格納手段と、
プロジェクトのメンバーに配信する配信情報を格納する配信情報格納手段と、
前記配信情報を配信するタイミングに対応するイベントに関する情報を含む配信ルールを格納する配信ルール格納手段と、
前記プロジェクト情報格納手段及び前記配信ルール格納手段を参照して前記配信情報を選択する配信情報選択手段と、
前記プロジェクト情報格納手段及び前記メンバー情報格納手段を参照して前記配信情報の配信先を選択する配信先選択手段と、
前記配信先選択手段が選択した配信先に対して前記配信情報選択手段が選択した配信情報を配信する情報配信手段と、
を備えることを特徴とする情報配信システム。
【請求項２】
前記配信情報選択手段は、前記プロジェクト情報格納手段から前記イベントに関する情報を参照して前記イベントに該当するプロジェクトを抽出し、前記配信ルール格納手段から前記イベントに対応する配信情報を選択することにより、プロジェクトのメンバーに配信する配信情報を選択し、
前記配信先選択手段は、前記メンバー情報格納手段から前記プロジェクトに関する情報に含まれるメンバーに対応する情報配信先を抽出することにより、配信情報の配信先を選択することを特徴とする請求項１記載の情報配信システム。
【請求項３】
前記メンバー情報格納手段に格納されたメンバー情報にはメンバーの属性に関する情報が含まれており、
前記配信ルール格納手段に格納された配信ルールには配信情報を配信するメンバーの属性に関する情報が含まれていて、
前記配信先選択手段は、前記配信ルール格納手段を参照して前記配信情報の配信先を選択することを特徴とする請求項１又は２記載の情報配信システム。
【請求項４】
前記配信情報選択手段は、前記プロジェクト情報格納手段から前記スケジュールに関する情報を参照してイベントに該当するプロジェクトを抽出し、前記配信ルール格納手段から前記イベントに対応する配信情報を選択することにより、プロジェクトのメンバーに配信する配信情報を選択し、
前記配信先選択手段は、前記配信ルール格納手段から前記配信情報選択手段により選択された配信情報に対応するメンバーの属性に関する情報を抽出し、前記メンバー情報格納手段から前記プロジェクトに含まれるメンバーの中から前記メンバーの属性を含むメンバーの情報配信先を抽出することにより、配信情報の配信先を選択することを特徴とする請求項３記載の情報配信システム。
【請求項５】
前記プロジェクト情報格納手段に格納されたプロジェクト情報にはプロジェクトのカテゴリに関する情報が含まれており、
前記配信ルール格納手段に格納された配信ルールには配信情報のカテゴリに関する情報が含まれていることを特徴とする請求項３又は４記載の情報配信システム。
【請求項６】
前記配信情報選択手段は、前記プロジェクト情報格納手段から前記スケジュールに関する情報を参照してイベントに該当するプロジェクトを抽出し、前記配信ルール格納手段から前記イベント及び前記プロジェクトのカテゴリと一致するカテゴリに対応する配信情報を選択することにより、プロジェクトのメンバーに配信する配信情報を選択することを特徴とする請求項５記載の情報配信システム。
【請求項７】
前記イベントに関する情報にはプロジェクトの終了時期が含まれており、
前記終了時期に、配信情報として用いられることが可能な情報の登録を要求する通知を前記プロジェクトに含まれるメンバーの情報配信先に配信する登録要求通知手段を有することを特徴とする請求項１乃至６いずれかに記載の情報配信システム。
【請求項８】
コンピュータに、
プロジェクトのイベントに関する情報及び前記プロジェクトのメンバーに関する情報を含むプロジェクト情報を格納するプロジェクト情報格納装置並びにプロジェクトのメンバーに配信する配信情報を配信するタイミングに対応する前記イベントに関する情報を含む配信ルールを格納する配信ルール格納装置を参照して、前記配信情報を格納する配信情報格納装置から配信情報を選択するステップと、前記プロジェクト情報格納装置及び前記メンバーへの情報配信先に関する情報を含むメンバー情報を格納するメンバー情報格納装置を参照して前記配信情報の配信先を選択するステップと、
前記配信先を選択するステップで選択した配信先に対して前記配信情報を選択するステップで選択した配信情報を配信するステップと、
を実行させるための情報配信用プログラム。
【請求項９】
前記メンバー情報格納装置に格納されたメンバー情報にはメンバーの属性に関する情報が含まれており、前記配信ルール格納装置に格納された配信ルールには配信情報を配信するメンバーの属性に関する情報が含まれていて、
前記配信先を選択するステップでは、前記配信ルール格納装置を参照して前記配信情報の配信先を選択することを特徴とする請求項８記載の情報配信用プログラム。
【請求項１０】
前記プロジェクト情報格納装置に格納されたプロジェクト情報にはプロジェクトのカテゴリに関する情報が含まれており、
前記配信ルール格納装置に格納された配信ルールには配信情報のカテゴリに関する情報が含まれていることを特徴とする請求項８又は９記載の情報配信用プログラム。
【請求項１１】
前記イベントに関する情報にはプロジェクトの終了時期が含まれており、
コンピュータに、前記終了時期に配信情報として用いられることが可能な情報の登録を要求する通知を前記プロジェクトに含まれるメンバーの情報配信先に配信するステップを実行させることを特徴とする請求項８乃至１０いずれかに記載の情報配信用プログラム。
【請求項１２】
コンピュータが、プロジェクトのイベントに関する情報及び前記プロジェクトのメンバーに関する情報を含むプロジェクト情報を格納するプロジェクト情報格納装置並びにプロジェクトのメンバーに配信する配信情報を配信するタイミングに対応する前記イベントに関する情報を含む配信ルールを格納する配信ルール格納装置を参照して、前記配信情報を格納する配信情報格納装置から配信情報を選択するステップと、
前記コンピュータが、前記プロジェクト情報格納装置及び前記メンバーへの情報配信先に関する情報を含むメンバー情報を格納するメンバー情報格納装置を参照して前記配信情報の配信先を選択するステップと、
前記コンピュータが、前記配信先を選択するステップで選択した配信先に対して前記配信情報を選択するステップで選択した配信情報を配信するステップと、
を有することを特徴とする情報配信の方法。
【請求項１３】
前記メンバー情報格納装置に格納されたメンバー情報にはメンバーの属性に関する情報が含まれており、前記配信ルール格納装置に格納された配信ルールには配信情報を配信するメンバーの属性に関する情報が含まれていて、
前記配信先を選択するステップでは、前記配信ルール格納装置を参照して前記配信情報の配信先を選択することを特徴とする請求項１２記載の情報配信の方法。
【請求項１４】
前記プロジェクト情報格納装置に格納されたプロジェクト情報にはプロジェクトのカテゴリに関する情報が含まれており、
前記配信ルール格納装置に格納された配信ルールには配信情報のカテゴリに関する情報が含まれていることを特徴とする請求項１２又は１３記載の情報配信の方法。
【請求項１５】
前記イベントに関する情報にはプロジェクトの終了時期が含まれており、
コンピュータが、前記終了時期に、配信情報として用いられることが可能な情報の登録を要求する通知を前記プロジェクトに含まれるメンバーの情報配信先に配信するステップを有することを特徴とする請求項１２乃至１４いずれかに記載の情報配信の方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、グループウェア等の情報管理システムにおいて、必要な情報を必要なメンバーに提供するための情報配信システム、情報配信用プログラム及び情報配信の方法に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
企業等において、コンピュータネットワークを利用して複数メンバーからなるグループでの情報共有や情報の相互利用を促進するためのソフトウェアとして、電子会議室、電子メール、ワークフロー管理、スケジュール管理等の機能を備えたグループウェアが広く用いられるようになっている。
【０００３】
グループウェアの付加価値を高めるための手段として、例えばグループウェアにおいて管理されるスケジュール情報については、スケジュールの変更が行なわれた場合に、必要なメンバーに対して変更の通知が行われるためのシステムに関する発明が開示されている（例えば、特許文献１参照。）。
【０００４】
【特許文献１】特開２００２−９２２７７号公報
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
グループウェアにおいて共有される情報は、情報提供者が電子掲示板等のデータベースに登録され、情報利用者はこれらの登録された情報の中から必要な情報を検索して取得することが一般的である。検索の方法としては、登録された情報の本文について全文検索を行う方法や、登録された情報に部署や担当などのカテゴリを付与して、カテゴリから検索する方法などが用いられている。
【０００６】
しかしながら、上記の方法は情報利用者が情報の検索を主体的に行わなければならないため、情報利用者がデータベースの存在や情報を利用すべき機会に気付かない場合が少なくなく、登録された情報が十分に利用されにくいという問題が生じている。特に、プロジェクトの進行時においてはプロジェクトの工程に沿って構成メンバーに伝えるべき情報が生じるが、これらの情報はタイミングを経過した後に伝達されたのでは無意味となってしまうため、必要な情報が必要なタイミングに確実に伝達できる仕組みが重要になる。
【０００７】
前記特許文献１には、複数のメンバーにかかるスケジュール情報を対象にして、スケジュールの変更が行なわれた場合に必要なメンバーに対して変更の通知が行われるための発明が開示されている。しかしながら、この発明はあくまでもスケジュールが変更されたタイミングでスケジュールの変更情報を通知するものであって、提供される情報の範囲はスケジュールに限定されており、通知が行われるのはスケジュールの変更時のみであるために、プロジェクトが予定通りに進行すればその他の必要な情報の存在を知らすことはできない、という限界を有している。
【０００８】
グループ内で必要な情報の共有を促進するためには、上記のような情報の利用促進の観点と合わせて、活用すべき情報を効果的に蓄積することも重要である。そのため、情報利用者への通知の仕組みと合わせて、情報提供者に情報の登録を促すための仕組みも備えることが好ましい。
【０００９】
本発明は、これらの課題に対応するためになされたものであり、グループウェア等の情報管理システムにおいて、プロジェクトの工程に合わせて必要な情報を必要な情報利用者に通知して情報の利用促進を図るとともに、情報提供者に対しても情報の登録を促すことが可能な情報配信システム、情報配信用プログラム及び情報配信の方法を提供することを目的とするものである。
【００１０】
【課題を解決するための手段】
これらの課題を解決するために、本発明は、プロジェクトのイベントに関する情報及び前記プロジェクトのメンバーに関する情報を含むプロジェクト情報を格納するプロジェクト情報格納手段と、前記メンバーへの情報配信先に関する情報を含むメンバー情報を格納するメンバー情報格納手段と、プロジェクトのメンバーに配信する配信情報を格納する配信情報格納手段と、前記配信情報を配信するタイミングに対応するイベントに関する情報を含む配信ルールを格納する配信ルール格納手段と、前記プロジェクト情報格納手段及び前記配信ルール格納手段を参照して前記配信情報を選択する配信情報選択手段と、前記プロジェクト情報格納手段及び前記メンバー情報格納手段を参照して前記配信情報の配信先を選択する配信先選択手段と、前記配信先選択手段が選択した配信先に対して前記配信情報選択手段が選択した配信情報を配信する情報配信手段と、を備えることを特徴とする。前記配信情報選択手段は、前記プロジェクト情報格納手段から前記イベントに関する情報を参照して前記イベントに該当するプロジェクトを抽出し、前記配信ルール格納手段から前記イベントに対応する配信情報を選択することにより、プロジェクトのメンバーに配信する配信情報を選択し、前記配信先選択手段は、前記メンバー情報格納手段から前記プロジェクトに関する情報に含まれるメンバーに対応する情報配信先を抽出することにより、配信情報の配信先を選択することを特徴とすることもできる。
【００１１】
ここで、プロジェクトとは複数のメンバーから構成され、一定期間に工程を定めて行われる業務のことをいい、コンピュータシステム開発や研究開発プロジェクトなどの他、社内行事などの非営利活動も含まれる。イベントとは、設計の開始、製造の終了など、プロジェクトの工程における業務の区切りとなるタイミングのことをいう。イベントに関する情報は、プロジェクト情報、配信ルールそれぞれにおいて共通の体系を用いることが好ましい。メンバーとは配信情報を受け取るべきプロジェクトの構成員であって、ここで送信される配信情報には、業務連絡やマニュアル類などを記録した文書ファイルや画像ファイルが用いられ、情報配信先には電子メールアドレス等の配信情報を送信することが可能な宛先が用いられる。
【００１２】
この発明では、プロジェクト毎のメンバーとスケジュール、配信すべき情報についてのプロジェクトの中で配信が必要なタイミングを予め登録しておくことにより、プロジェクト毎にスケジュールの進捗を確認し、配信が必要なタイミングになると該当する情報を抽出してプロジェクトのメンバーに配信することができる。配信のタイミングにはプロジェクトのイベントを登録しておくことにより、イベントが生じたプロジェクトを選択するとともに、当該イベントに必要な配信情報を抽出し、当該プロジェクトの構成メンバーに配信することとすれば、プロジェクトの工程に合わせて必要な情報を必要な情報利用者に通知して、情報の利用促進を図ることが可能となる。
【００１３】
また、本発明は、前記メンバー情報格納手段に格納されたメンバー情報にはメンバーの属性に関する情報が含まれており、前記配信ルール格納手段に格納された配信ルールには配信情報を配信するメンバーの属性に関する情報が含まれていて、前記配信先選択手段は、前記配信ルール格納手段を参照して前記配信情報の配信先を選択することを特徴とすることもできる。前記配信情報選択手段は、前記プロジェクト情報格納手段から前記スケジュールに関する情報を参照してイベントに該当するプロジェクトを抽出し、前記配信ルール格納手段から前記イベントに対応する配信情報を選択することにより、プロジェクトのメンバーに配信する配信情報を選択し、前記配信先選択手段は、前記配信ルール格納手段から前記配信情報選択手段により選択された配信情報に対応するメンバーの属性に関する情報を抽出し、前記メンバー情報格納手段から前記プロジェクトに含まれるメンバーの中から前記メンバーの属性を含むメンバーの情報配信先を抽出することにより、配信情報の配信先を選択することを特徴としてもよい。
【００１４】
ここで、メンバーの属性に関する情報には、配信すべき情報の内容の分類と対応付けられるものであれば、グループリーダーなどのプロジェクトにおける役職を用いてもよいし、システム設計やシステム監査などのプロジェクトにおいて割り当てられた役割を用いてもよい。メンバーの属性に関する情報は、メンバー情報、配信ルールそれぞれにおいて共通の体系を用いることが好ましい。
【００１５】
この構成においては、配信情報を送信すべきメンバーの属性と関連付けて配信情報を登録し、プロジェクトのメンバーにはこれに対応する属性に関する情報を登録しておき、属性が一致した情報のみを配信するよう設定することにより、それぞれのメンバーに対してプロジェクトでの役職や役割に応じた情報のみを配信することができる。その結果、情報利用者を属性から絞り込むことにより、必要な情報を必要な情報利用者に対して効果的に通知することが可能になる。
【００１６】
さらに、本発明は、前記プロジェクト情報格納手段に格納されたプロジェクト情報にはプロジェクトのカテゴリに関する情報が含まれており、前記配信ルール格納手段に格納された配信ルールには配信情報のカテゴリに関する情報が含まれていることを特徴とすることもできる。前記配信情報選択手段は、前記プロジェクト情報格納手段から前記スケジュールに関する情報を参照してイベントに該当するプロジェクトを抽出し、前記配信ルール格納手段から前記イベント及び前記プロジェクトのカテゴリと一致するカテゴリに対応する配信情報を選択することにより、プロジェクトのメンバーに配信する配信情報を選択することを特徴としてもよい。
【００１７】
ここで、カテゴリに関する情報とは、プロジェクトや配信情報の内容に関する分類や、これらの含まれる業務内容のことをいう。例えばコンピュータシステム開発であれば、開発言語やオペレーションシステムなどを用いることができる。カテゴリに関する情報は、プロジェクト情報、配信ルールそれぞれにおいて共通の体系を用いることが好ましい。
【００１８】
この構成においては、配信情報をカテゴリと関連付けて登録し、プロジェクト情報にもカテゴリを付与しておき、カテゴリが一致した情報のみを配信するよう設定することにより、業務内容が一致する情報のみを配信することができる。その結果、配信すべきタイミングや配信すべきメンバーの属性からの絞込みに加えて、さらに必要な情報のみを選択して効果的に通知することが可能になる。
【００１９】
さらに、本発明は、前記イベントに関する情報にはプロジェクトの終了時期が含まれており、前記終了時期に、配信情報として用いられることが可能な情報の登録を要求する通知を前記プロジェクトに含まれるメンバーの情報配信先に配信する登録要求通知手段を有することを特徴とすることもできる。
【００２０】
ここで、プロジェクトの終了時期には、プロジェクト全体が終了する時期の他に、プロジェクトの中に含まれる設計、製造などそれぞれの工程の終了時期を用いることもできる。このように構成すると、プロジェクトや工程の終了時期に、その業務を遂行することで明らかになったノウハウ等の登録を促す通知を送信することにより、情報利用者に配信すべき配信情報の蓄積を促進することも可能になる。
【００２１】
また、本発明は、これらの情報通知システムのそれぞれの構成に対応して、当該情報通知システムを稼動させるためのコンピュータプログラムとして構成することもできる。
【００２２】
つまり、本発明は、コンピュータに、プロジェクトのイベントに関する情報及び前記プロジェクトのメンバーに関する情報を含むプロジェクト情報を格納するプロジェクト情報格納装置並びにプロジェクトのメンバーに配信する配信情報を配信するタイミングに対応する前記イベントに関する情報を含む配信ルールを格納する配信ルール格納装置を参照して、前記配信情報を格納する配信情報格納装置から配信情報を選択するステップと、前記プロジェクト情報格納装置及び前記メンバーへの情報配信先に関する情報を含むメンバー情報を格納するメンバー情報格納装置を参照して前記配信情報の配信先を選択するステップと、前記配信先を選択するステップで選択した配信先に対して前記配信情報を選択するステップで選択した配信情報を配信するステップと、を実行させるための情報配信用プログラムである。
【００２３】
また、本発明は、前記メンバー情報格納装置に格納されたメンバー情報にはメンバーの属性に関する情報が含まれており、前記配信ルール格納装置に格納された配信ルールには配信情報を配信するメンバーの属性に関する情報が含まれていて、前記配信先を選択するステップでは、前記配信ルール格納装置を参照して前記配信情報の配信先を選択することを特徴とすることもできる。
【００２４】
さらに、本発明は、前記プロジェクト情報格納装置に格納されたプロジェクト情報にはプロジェクトのカテゴリに関する情報が含まれており、前記配信ルール格納装置に格納された配信ルールには配信情報のカテゴリに関する情報が含まれていることを特徴とすることもできる。
【００２５】
さらに、本発明は、前記イベントに関する情報にはプロジェクトの終了時期が含まれており、コンピュータに、前記終了時期に配信情報として用いられることが可能な情報の登録を要求する通知を前記プロジェクトに含まれるメンバーの情報配信先に配信するステップを実行させることを特徴とすることもできる。
【００２６】
さらに、本発明は、上記それぞれの構成に対応した情報配信システム及び情報配信用プログラムを用いた情報配信の方法として構成することもできる。
【００２７】
【発明の実施の形態】
本発明の実施の形態について、図面を用いて以下に詳細に説明する。尚、以下の説明では、本発明にかかる情報配信システムをコンピュータソフトウェアの開発のプロジェクト管理を対象に利用する場合について説明するが、以下の例は本発明の実施形態の一例であって、本発明はかかる実施形態に限定されるものではない。
【００２８】
図１は、本発明にかかる情報配信システムの実施形態の一例を示す図である。図２は、本発明にかかる情報配信システムの構成の一例を示すブロック図である。図３〜図５は、本発明にかかる情報配信システムについて、それぞれプロジェクトデータベースにおけるプロジェクト情報、プロジェクトデータベースにおけるメンバー情報、ナレッジデータベースにおける配信ルールを記録したレコードの一例である。図６は、本発明にかかる情報配信システムにより、工程に応じて情報を通知する場合の一例である。図７、図８は、本発明にかかる情報配信システムにより、それぞれ配信情報を抽出して送信するフローチャート、配信情報の登録を促すフローチャートである。
【００２９】
図１において、本発明にかかる情報配信システムは、プロジェクトに必要な情報を管理するナレッジマネジメントシステムの一部を構成している。ナレッジマネジメントシステムは、プロジェクトに関する情報を記録したプロジェクトデータベース、プロジェクトに必要な情報を記録したナレッジデータベース、プロジェクトに関する情報を参照して必要な情報を必要なタイミングで配信するナレッジリマインダーシステムより構成されていて、ナレッジリマインダーシステムからはプロジェクトリーダー、プロジェクトに参加している開発者などの社内ユーザの端末に対して、ネットワークを通じて情報配信が可能となっている。
【００３０】
図２において、本発明にかかる情報配信システムは、ナレッジリマインダーシステム１０、ナレッジデータベース２０、プロジェクトデータベース３０より構成されていて、ナレッジリマインダーシステム１０は管理者端末４０及びメンバー端末５０と接続されている。ナレッジリマインダーシステム１０には、登録受付部１１、配信先・配信データ選択部１２及び配信処理部１３が含まれている。ナレッジデータベース２０には、配信ルール記憶部２１及び配信データ記憶部２２が含まれている。プロジェクトデータベース３０には、プロジェクトデータ記憶部３１及びメンバーデータ記憶部３２が含まれている。
【００３１】
本発明は、プロジェクトの工程に合わせて適切なタイミングで必要な情報を必要なメンバーに通知することを目的としているが、ナレッジデータベース２０にはメンバーに通知すべき必要な情報が登録され、プロジェクトデータベース３０にはプロジェクトのスケジュールや構成メンバーが登録されている。ナレッジリマインダーシステム１０はこれらのデータベースを参照して、適切なタイミングで必要な情報を必要なメンバーに通知する機能を備えている。本発明にかかる情報配信用プログラムはナレッジリマインダーシステム１０に備えられており、本発明にかかる情報配信システムは、ナレッジリマインダーシステム１０にナレッジデータベース２０及びプロジェクトデータベース３０を含むシステムとして構成される。
【００３２】
プロジェクトデータベース３０のプロジェクトデータ記憶部３１には、プロジェクトの基本情報が登録されている。図３は、プロジェクトデータベースにおけるプロジェクト情報を記録したレコードの一例であるが、プロジェクト毎に設けられたレコードには、プロジェクトの基本情報として、構成メンバー、工程とスケジュール、カテゴリ等が記録されている。
【００３３】
このうち、プロジェクトの工程とスケジュールについては、プロジェクトの工程におけるイベントと対応する年月日という形式で記録される。ここでイベントとは、設計の開始、製造の終了など、プロジェクトの工程における業務の区切りとなるタイミングのことをいい、本発明にかかる情報配信システムにおいて、イベントの分類と定義には共通の管理体系が適用される。
【００３４】
プロジェクトを構成するメンバーについては、それぞれのメンバーの社員コードが記録されているが、メンバーデータ記憶部３２において、それぞれの社員コード毎にメンバーの基本情報を記録するレコードが設けられている。図４は、プロジェクトデータベースにおけるメンバー情報を記録したレコードの一例であるが、メンバー毎に設けられたレコードには、メンバーの基本情報として、役職や担当等の属性と、情報を通知するための電子メールアドレスなどの配信先が記録されている。
【００３５】
一方、ナレッジデータベース２０の配信ルール記憶部２１には、プロジェクトの構成メンバーにナレッジを配信するためのルールが登録されている。図５は、ナレッジデータベースにおける配信ルールを記録したレコードの一例であるが、配信されるナレッジ毎に設けられたレコードには、当該ナレッジを配信するルールとして、ナレッジの対象者、通知すべきタイミング、ナレッジのカテゴリ等が記録されている。
【００３６】
ナレッジデータベース２０の配信データ記憶部２２には、上記の配信ルールに従って通知されるデータが記録されている。通知されるデータには、業務連絡やマニュアル類などを記録した文書ファイルや画像ファイルが用いられる。これらのデータにはナレッジコードが付されて、配信ルール記憶部２１に記録されたそれぞれのナレッジについての配信ルールと関連付けられている。
【００３７】
ナレッジリマインダーシステム１０は、管理者端末４０より登録受付部１１を介して、ナレッジデータベース２０及びプロジェクトデータベース３０に上記の通り必要な情報を登録する。尚、これらのデータの登録は、メンバー端末５０からも可能なように構成してもよい。
【００３８】
ナレッジリマインダーシステム１０の配信先・配信データ選択部１２においては、ナレッジデータベース２０及びプロジェクトデータベース３０を参照して、配信すべきナレッジの選択と配信先の選択を行う。
【００３９】
配信先・配信データ選択部１２は、定期的にプロジェクトデータベース３０のプロジェクトデータ記憶部３１のイベントに関する情報を参照する。イベントにおいてはプロジェクトの検証や新規業務の開始など、何らかの情報の通知が必要となることが多いため、イベントの数日前又はイベントの当日などの一定のルールに従ってイベントを迎えるプロジェクトを選択し、情報配信の対象とする。
【００４０】
次に配信先・配信データ選択部１２は、ナレッジデータベース２０の配信ルール記憶部２１を参照して、抽出したイベントにおいて通知が必要と記録されているナレッジを選択する。図３の例において、例えば当日が２００３年８月７日である場合、プロジェクトコードｘ０１のプロジェクトは試験開始のイベントに該当し、図４の例を見るとナレッジコードｖ１０１にイベント５が記録されているため、プロジェクトｘ０１のメンバーに対してナレッジｖ１０１を送信すべきと判断されることになる。
【００４１】
また、イベントの一致だけでなく、プロジェクトと配信ルールのカテゴリを参照し、カテゴリが一致したもののみを情報配信の対象とすることにより、さらに必要性を絞り込んだ情報のみを送信することとしてもよい。図３の例では、プロジェクトｘ０１のカテゴリにＷｅｂ開発とＷｉｎｄｏｗｓ等が指定されているが、図４の例では、ナレッジｖ１０１の配信ルールにこれらのカテゴリが含まれているため、ナレッジｖ１０１は配信の対象と判断することができる。
【００４２】
このように選択した配信すべきナレッジについては、該当するプロジェクトの構成メンバーを参照して、それぞれの配信先に対して送信される。図３の例では、プロジェクトｘ０１にはメンバー１００１が含まれているため、図４の例にある通り、メンバー情報記憶部３２で社員コード１００１のレコードを参照して、配信先の電子メールアドレスを特定する。
【００４３】
また、プロジェクトの構成メンバー全てというだけでなく、メンバーと配信ルールの対象者や担当業務を参照し、これらが一致したもののみを情報配信の対象とすることにより、さらに必要性を絞り込んだメンバーに対してのみに送信することとしてもよい。図５の例では、ナレッジｖ１０１の配信ルールには、情報配信の対象者としてシステム監査と保守管理の担当者が指定されているが、図４の例では、社員コード１００１のメンバー情報に担当としてシステム監査が含まれているため、社員コード１００１は配信の対象と判断することができる。
【００４４】
配信先・配信データ選択部１２がこのようにして配信先と配信すべきナレッジを特定すると、配信処理部１３は配信データ記憶部２２から該当する文書ファイル等を抽出して、当該配信先に対して電子メール等でデータを送信、メンバー端末５０でこれを受信する。
【００４５】
図６は、本発明にかかる情報配信システムにより、システム開発の工程に応じて情報を通知する場合の一例である。このように、システム開発等のプロジェクトの工程に合わせて、必要な情報がプロジェクトのメンバーである情報利用者に対して通知されるため、情報利用者は必要な情報を自ら検索しなくても、確実に情報を認知することができる。尚、情報利用者に配信される情報は、文書や図形で内容を全て表示したファイルに限られず、図６の例のようにリンク情報を送信してネットワーク上の情報の参照を促すものであってもよい。
【００４６】
図７を用いて、本発明にかかる情報配信システムにより、配信情報を抽出して送信するフローについて説明する。まず、例えば毎日一度といった頻度で、定期的にプロジェクトデータベースに登録された各々のプロジェクトデータを参照し（Ｓ０１）、当日又は当日から数日後といった対象日が設計開始、製造開始などのイベントに該当するプロジェクトが存在するか否かを確認する（Ｓ０２）。イベントに該当するプロジェクトが存在しなければ、そのまま処理を終了する。
【００４７】
イベントに該当するプロジェクトが存在する場合は、イベントに該当するとして選択されたプロジェクトのプロジェクトデータから、当該イベントとカテゴリに関するデータを抽出する（Ｓ０３）。続いて、ナレッジデータベースに登録された各々のナレッジについて定められた配信ルールを参照し（Ｓ０４）、配信ルールについてプロジェクトデータから抽出したイベント及びカテゴリが合致していて、当該プロジェクトと対応するナレッジが存在するか否かを確認する（Ｓ０５）。対応するナレッジが存在しなければ、そのまま処理を終了する。
【００４８】
対応するナレッジが存在する場合は、選択されたナレッジに関する文書ファイル等の配信用のデータを、ナレッジデータベースから抽出する（Ｓ０６）。また、選択されたナレッジの配信ルールから配信対象者の条件を抽出する（Ｓ０７）。ここで当該対象者にかかる担当業務等の条件を、選択されたプロジェクトに含まれるメンバーの担当業務等の属性と照合し、プロジェクトのメンバーの中から担当業務が一致する配信先を選択する（Ｓ０８）。続いて、選択された配信先の電子メールアドレスを抽出し（Ｓ０９）、抽出した電子メールアドレスを宛先として、ナレッジに関する文書ファイル等の配信用のデータを送信し（Ｓ１０）、処理を終了する。
【００４９】
次に、図８を用いて、本発明にかかる情報配信システムにより、配信情報の登録を促すフローについて説明する。まず、図７の場合と同様に、定期的にプロジェクトデータベースに登録された各々のプロジェクトデータを参照し（Ｓ１１）、当日又は当日から数日後といった対象日がプロジェクトの終了を示すイベントに該当するプロジェクトが存在するか否かを確認する（Ｓ１２）。プロジェクトの終了を示すイベントとは、当該プロジェクト全体の終了であってもよいし、設計終了などプロジェクトの一部の工程の終了であってもよい。イベントに該当するプロジェクトが存在しなければ、そのまま処理を終了する。
【００５０】
イベントに該当するプロジェクトが存在する場合は、イベントに該当するとして選択されたプロジェクトのプロジェクトデータから、プロジェクトを構成するメンバーに関するデータを抽出する（Ｓ１３）。続いて、選択されたメンバーについての電子メールアドレスを抽出し（Ｓ１４）、当該電子メールアドレスを宛先として、終了したプロジェクトに関するナレッジの登録を促すための電子メールを送信し（Ｓ１５）、処理を終了する。このように注意喚起を行うことにより、ナレッジの蓄積を奨励することができる。
【００５１】
【発明の効果】
本発明により、グループウェア等の情報管理システムにおいて、情報利用者は自ら必要な情報を検索しなくても、プロジェクトの工程に合わせて必要なタイミングで必要な情報の通知を受けることができる。このように、容易に各工程において必要な情報を情報利用者に速やかに通知することができるため、情報管理システムに蓄積された情報の利用促進を図ることが可能になる。また、プロジェクトの終了時には情報提供者に対して情報の登録を促すことにより、情報管理システムへの情報の蓄積を促進することもできる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明にかかる情報配信システムの実施形態の一例を示す図である。
【図２】本発明にかかる情報配信システムの構成の一例を示すブロック図である。
【図３】本発明にかかる情報配信システムについて、プロジェクトデータベースにおけるプロジェクト情報を記録したレコードの一例である。
【図４】本発明にかかる情報配信システムについて、プロジェクトデータベースにおけるメンバー情報を記録したレコードの一例である。
【図５】本発明にかかる情報配信システムについて、ナレッジデータベースにおける配信ルールを記録したレコードの一例である。
【図６】本発明にかかる情報配信システムにより、工程に応じて情報を通知する場合の一例である。
【図７】本発明にかかる情報配信システムにより、配信情報を抽出して送信するフローチャートである。
【図８】本発明にかかる情報配信システムにより、配信情報の登録を促すフローチャートである。
【符号の説明】
１０    ナレッジリマインダーシステム
１１    登録受付部
１２    配信先・配信データ選択部
１３    配信処理部
２０    ナレッジデータベース
２１    配信ルール記憶部
２２    配信データ記憶部
３０    プロジェクトデータベース
３１    プロジェクトデータ記憶部
３２    メンバーデータ記憶部
４０    管理者端末
５０    メンバー端末
【図１】
2004234385.tif 000003
【図２】
2004234385.tif 000004
【図３】
2004234385.tif 000005
【図４】
2004234385.tif 000006
【図５】
2004234385.tif 000007
【図６】
2004234385.tif 000008
【図７】
2004234385.tif 000009
【図８】
2004234385.tif 000010