(57)【要約】【課題】サーバー及びワークステーションに負担をかけることなく、電子メールの着信の有無を迅速かつ確実に確認することができる装置を提供する。【解決手段】メール着信通知装置は、受信サーバー３と受信サーバーに電子メールアカウントを有するワークステーション２とで構成されるネットワークＬに接続され、電子メールアカウントの情報を格納するアカウント記憶手段１５と、前記電子メールアカウントに接続する通信制御手段１３と、前記電子メールアカウントへの電子メールの着信の有無を前記電子メールアカウントごとに確認する着信確認手段１６と、着信確認手段によって前記電子メールアカウントに着信メールが存在している場合は、当該電子メールアカウントの利用者に対して、着信を通知するための情報を出力する通知出力手段１１，２０とを備える。【選択図】　図３
2004015546.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
受信サーバーと前記受信サーバーに電子メールアカウントを有するワークステーションとで構成されるネットワークに接続されて用いられるメール着信通知装置であって、
前記ワークステーションに対応する電子メールアカウントの情報を格納するアカウント記憶手段と、
前記アカウント記憶手段に格納されている情報をもとに、前記電子メールアカウントに接続する通信制御手段と、
前記通信制御手段により接続された前記電子メールアカウントへの電子メールの着信の有無を前記電子メールアカウントごとに確認する着信確認手段と、
前記着信確認手段によって前記電子メールアカウントに着信メールが存在している場合は、当該電子メールアカウントの利用者に対して、着信を通知するための情報を出力する通知出力手段とを備えることを特徴とするメール着信通知装置。
【請求項２】
さらに、計時情報を出力するタイマー手段を備え、前記着信確認手段は、前記タイマー手段によって計時された所定時間を経過するごとに前記着信の有無を確認することを特徴とする、請求項１記載のメール着信通知装置。
【請求項３】
前記通知出力手段は、光源部と、前記着信確認手段によって電子メールの着信が確認された前記電子メールアカウントを示すように前記光源部の点灯及び消灯を切り替える表示切替部であることを特徴とする、請求項１又は２に記載のメール着信通知装置。
【請求項４】
前記通知出力手段は、スピーカーと、前記着信確認手段によって電子メールの着信が確認された前記電子メールアカウントを示すように音声情報を出力する音声出力手段であることを特徴とする、請求項１乃至３のいずれか１つに記載のメール着信通知装置。
【請求項５】
前記アカウント記憶手段、通信制御手段及び着信確認手段として、パーソナルコンピュータを用い、前記通知出力手段は、当該パーソナルコンピュータに接続された別の装置を用いることを特徴とする、請求項１乃至４のいずれか１つに記載のメール着信通知装置。
【請求項６】
受信サーバーと前記受信サーバーに電子メールアカウントを有するワークステーションとで構成されるネットワークに接続されて用いられる装置において用いられるメール着信通知方法であって、
前記装置内に格納されている前記ワークステーションに対応する電子メールアカウントの情報をもとに、前記電子メールアカウントに接続するステップと、
接続された前記電子メールアカウントへの電子メールの着信の有無を前記電子メールアカウントごとに確認するステップと、
前記電子メールアカウントに着信メールが存在している場合は、当該電子メールアカウントの利用者に対して、着信を通知するための情報を出力するステップとを備えることを特徴とするメール着信通知装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、複数の電子メールアカウントについて電子メールの着信の有無を確認し、当該電子メールの着信をメールの受取人に通知するための装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、例えば、オフィスなどにおいて、互いにＬＡＮ接続された複数のワークステーションを用い、それぞれのワークステーションごとに電子メールの送受信を行うことができるようにされたシステムが広く用いられている。
【０００３】
このようなシステムにおいては、各ワークステーションごとに電子メールソフトを導入している場合が多い。そして、電子メールの受け取りにおいて、各ワークステーションの利用者は、自己が利用しているワークステーションの電子メールソフトを起動して、それぞれメールサーバー（受信側メールサーバー）にアクセスし、自分宛ての電子メールが着信していないかを確認する必要がある。
【０００４】
しかし、このようなシステムが大規模化すると、多数のワークステーションが頻繁にメールサーバーにアクセスすることになるため、サーバーにかかる負担が増大する。また、ワークステーション側においても、それぞれが電子メールソフトを常時起動させる必要があるため、処理の負担が増大することになる。特に電子メールを頻繁に受け取らない利用者においては、いつ着信するかわからないような電子メールのために、処理に負担をかける電子メールソフトの常時起動を好まない場合も多い。
【０００５】
電子メールは、メールの宛先人自らが電子メールの着信の確認を行わなければ、着信の有無の確認をすることができない。したがって、到着しているにもかかわらず、宛先人が着信の確認を怠っている場合は、宛先人への電子メールの到達が遅れるという問題もある。
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
したがって、本発明が解決しようとする技術的課題は、サーバー及びワークステーションに負担をかけることなく、電子メールの着信の有無を迅速かつ確実に確認することができる装置を提供することである。
【０００７】
【課題を解決するための手段および作用・効果】
本発明は、上記技術的課題を解決するために、以下の構成のメール着信通知装置を提供する。
【０００８】
メール着信通知装置は、受信サーバーと前記受信サーバーに電子メールアカウントを有するワークステーションとで構成されるネットワークに接続されて用いられる。そして、前記ワークステーションに対応する電子メールアカウントの情報を格納するアカウント記憶手段と、前記アカウント記憶手段に格納されている情報をもとに、前記電子メールアカウントに接続する通信制御手段と、前記通信制御手段により接続された前記電子メールアカウントへの電子メールの着信の有無を前記電子メールアカウントごとに確認する着信確認手段と、前記着信確認手段によって前記電子メールアカウントに着信メールが存在している場合は、当該電子メールアカウントの利用者に対して、着信を通知するための情報を出力する通知出力手段とを備える。
【０００９】
上記構成において、メール着信装置は、電子メール送信者からの電子メールを受信する受信サーバーと当該受信サーバーにアクセスし、受信サーバーが受信した電子メールを受け取るワークステーションから構成されるネットワークにおいて用いられる。ネットワークとしては、インターネットやイントラネットなどが挙げられる。本メール着信装置は、電子メールアカウントに電子メールが着信していることを利用者に対して通知するものであるため、利用者が通知を確認できるように、ワークステーションの近くに設けられていることが望ましいが、通知出力手段の具体的構成によっては、別の領域に設けられていてもよい。
【００１０】
メール着信通知装置には、電子メール着信の通知の対象となっているサーバーに電子メールアカウントを有するワークステーションに格納されている電子メールアカウントと同じアカウントの情報が格納されている。したがって、電子メール着信の通知を行う電子メールアカウントが複数存在する場合は、複数の情報が格納される。通信制御手段は、格納されている電子メールアカウントの情報をもとに能動的に受信サーバーの電子メールアカウントに接続する。一般に接続は、識別子とパスワードを用いることによってなされる。
【００１１】
電子メールアカウントに接続がなされると、当該電子メールアカウントが電子メールを受信しているかどうかを確認する。この確認は、少なくとも、電子メールが存在しているかどうかのみを確認するもので足りる。よって、当該電子メールを受信サーバーから取りこむ必要はない。したがって、通信制御手段は電子メールの取りこむためのプロトコルを必ずしも備えている必要はない。
【００１２】
電子メールアカウントについて電子メールの存在が確認されると、当該電子メールアカウントの利用者に電子メールの着信を通知する。通知すべき電子メールアカウントの利用者に関する情報、すなわちどの利用者に通知を行うかに着いての情報は、アカウント記憶手段にあらかじめ格納されていることが好ましい。着信通知の方法は、特に限定されるものではなく、例えば、後述するように、光源の点灯やスピーカーからの発生によって通知することができる。
【００１３】
電子メール着信の情報を本メール着信通知装置によって通知された利用者は、ワークステーションから電子メールソフトを起動させ、受信サーバーから電子メールを取りこむ。
【００１４】
上記構成によれば、メール着信通知装置が受信サーバーにアクセスして、電子メールの着信の有無を確認するため、ワークステーションが受信サーバーに電子メールの着信を確認する必要がない。したがって、常時電子メールソフトを起動させておく必要がなく、ワークステーションの処理の負担を減少させることができる。また、受信サーバー側に対しても、各ワークステーションがそれぞれに着信の確認を行わないため、特にネットワークが大規模になった場合に、処理の負担を軽減することができる。さらに、電子メールを頻繁に受けることがなく、普段電子メールソフトをあまり起動させないような利用者も、迅速に電子メールの着信を知ることができるため、宛先人への電子メールの到達遅れという問題を解消することができる。
【００１５】
本発明のメール着信通知装置は、具体的には以下のように種々の態様で構成することができる。
【００１６】
好ましくは、メール着信通知装置は、計時情報を出力するタイマー手段をさらに備え、前記着信確認手段は、前記タイマー手段によって計時された所定時間を経過するごとに前記着信の有無を確認する。
【００１７】
上記構成において、タイマー手段は、経過時間または時刻を測定し、この情報を出力する。そして、タイマー手段によって計時された情報に基づいて、所定時間経過することによって電子メールアカウントに着信の有無を確認するようにする。
【００１８】
上記構成によれば、所定時間経過するごとに電子メールの着信を自動的に確認することができるため、着信の確認し忘れを防止することができる。
【００１９】
好ましくは、前記通知出力手段は、光源部と、前記着信確認手段によって電子メールの着信が確認された前記電子メールアカウントを示すように前記光源部の点灯及び消灯を切り替える表示切替部である。
【００２０】
上記構成において、電子メールの着信は、表示切替部による光源部の点灯及び消灯によって通知する。例えば、電子メールが着信した利用者を示す光源を点灯させたり、例えばマトリックス状に配置されている複数の光源を組み合わせて文字情報として表示させるようにすることができる。
【００２１】
上記構成によれば、電子メールの着信を光源の点灯によって一見して判別することができる。したがって、確実に電子メールの着信を利用者に通知することができる。
【００２２】
好ましくは、前記通知出力手段は、スピーカーと、前記着信確認手段によって電子メールの着信が確認された前記電子メールアカウントを示すように音声情報を出力する音声出力手段である。
【００２３】
上記構成において、音声出力手段は、チャイム音や音声などをスピーカーから流すために、これらの音に関する情報を読み出しまたは合成して出力する。
【００２４】
上記構成によれば、電子メールの着信をスピーカーからの発生によって確認することができるため、容易に確認することが可能であり、確実に電子メールの着信を利用者に通知することができる。
【００２５】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の一実施形態に係るメール着信通知装置について、図面を参照しながら説明する。
【００２６】
図１は、本実施形態にかかるメール着信通知装置が用いられたシステムの構成図である。本メール着信通知装置１は、メール受信サーバー３及びワークステーションＡ，Ｂ・・・，Ｎ（２Ａ〜２Ｎ）を含むローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）Ｌに接続されている。ローカルエリアネットワークはインターネットに接続されている。ＬＡＮ内のメール受信サーバー３は、ワークステーション２Ａ〜２Ｎの電子メールアカウントを有しており、各ワークステーションの利用者を宛て先とする電子メールを受信し、各アカウントに格納する。
【００２７】
各電子メールアカウントに格納された電子メールは、各ワークステーションにそれぞれ格納されている電子メールソフトを起動し、電子メールの着信の確認をすることによって、所定のプロトコル（ＰＯＰ３）に従って、宛て先となったワークステーション２Ａ〜２Ｎに取りこまれる。各ワークステーションが電子メールを取りこんだあと、原則として受信サーバー３の電子メールアカウントから削除される。このように、各ワークステーション２Ａ〜２Ｎが電子メールを確認し受け取るためには、それぞれのワークステーションごとに電子メールソフトを起動し、受信サーバー３に着信の有無を確認することが必要となる。
【００２８】
受信サーバーが受信する電子メールは、例えば、インターネットＩＮを通じて送信装置４から送信される。送信装置４としては、コンピュータや携帯電話端末など一般に電子メールを送信することができるものであれば、特に限定されるものではない。
【００２９】
本実施形態にかかるメール着信通知装置１は、単一の装置で、この自身サーバー３のアカウントに対して差し出された電子メールが着信しているか否かを各ワークステーションに変わって確認し、電子メールが着信している場合は、これを各ワークステーションの利用者である宛先人に通知するものである。通知を受けた宛先人は、ワークステーションの電子メールソフトを起動し、電子メールを受信する。よって、各ワークステーションごとに電子メールソフトを起動させて、それぞれが受信サーバー３に着信を確認する必要がなく、各ワークステーションの処理の負担を減少させることができる。また、受信サーバーにとっても、それぞれのワークステーションから着信の確認のアクセスがされることがないため、処理の負担が少なくなる。したがって、各ワークステーションごとに電子メールソフトを起動させていなくても、確実に電子メール着信を宛先人に通知することができる。
【００３０】
図２は、本実施形態にかかるメール着信装置の外観構成を示す斜視図である。メール着信装置１は、略箱形の形状の筐体を有する装置であり、その前面１０に着信表示灯１１と氏名掲示部１２とスピーカー２０が設けられている。裏面には、ローカルエリアネットワークＬに接続するための通信ケーブルのインターフェースが設けられている。メール着信通知装置１は、着信の通知を受けるそれぞれの宛先人が視認しやすい場所に掲示して使用される。
【００３１】
着信表示灯１１には、それぞれの宛先人に割り振られた８個の表示灯が配列されている。各表示灯下に位置する氏名掲示部１２は、各表示灯が点灯した場合に誰宛ての電子メールであるかを確認するため、各表示灯ごとに氏名を割り振って表示するものである。宛先人にメールの着信があった場合は、電子メール着信装置は、後述する処理を行い、当該宛先人を示す表示灯１１ａを点灯させる。
【００３２】
スピーカー２０は、メールの着信を確認した場合は、音声を再生し、メールの着信を音を通じて通知する。音声には、例えば、チャイムやブザーなどほか、例えば、「○○さん宛てのメールが届いています。」等のアナウンス等があげられる。
【００３３】
図３は、図２のメール着信装置の内部構成を示すブロック図である。本装置の筐体内には、送受信部１３、プログラム記憶部１４、アカウント記憶部１５、制御演算部１６、信号切替部１７、タイマー回路１８、音声合成部１９が設けられている。
【００３４】
送受信部１３は、制御演算部１６からの制御を受けて、ネットワークとの送受信をつかさどるものであり、具体的には、通信ケーブルのインターフェースなどが例示できる。プログラム記憶部１４は、後述するメール着信確認のための処理及び宛先人への通知のための処理を行うためのプログラムが格納されている。
【００３５】
アカウント記憶部１５には、メール着信を確認するために、確認の対象となっているメールアカウントの情報が記憶されている。図４はアカウント記憶部に格納されている情報を示す図である。本実施形態のアカウント記憶部１５には、アカウント番号１５ａにより識別された８つの電子メールアカウントの情報が格納されている。それぞれのアカウントには、電子メールが着信されるサーバー名１５ｂ、当該サーバーにログインするためのＩＤ１５ｃ、ログインパスワード１５ｄ、アカウントに接続するためのメールＩＤ１５ｅ、メールパスワード１５ｆが格納されている。
【００３６】
識別情報１５ｇは、どの着信表示灯を点灯させるかを識別するための情報であり、１〜８の数字によりメール着信時に点灯させる表示灯を決定する。利用者名１５ｈは、宛先人を区別するための情報であり、例えば、スピーカー２０からアナウンスを再生するときの宛先人の氏名等に関する情報である。
【００３７】
制御演算部１６は、本装置の全体の処理をつかさどるものである。具体的には、送受信部によって接続が確立されたメール受信サーバーとの間で電子メールの着信の有無を確認したり、電子メールの着信が確認された場合は、着信を通知するために他の機能ブロックを制御する。この処理手順については後述する。
【００３８】
タイマー回路１８は、経過時間または時刻の情報を制御演算部１６に出力するものであり、後述のように、タイマー回路１８から出力された情報に基づいて、制御演算部１６によるメール着信の確認の開始のタイミングが決定する。
【００３９】
信号切替部１７は、メール着信が確認された場合、制御演算部１６からの制御を受けて、アカウントごとに割り振られた特定の表示灯のみを表示するように、アカウント記憶部１５の識別情報１５ｇに基づいて表示灯の点灯に関する信号を切り替え出力するものである。
【００４０】
音声合成部１９は、メール着信が確認された場合、制御演算部１６からの制御を受けて、宛先人に通知するために、チャイムまたはブザー音を再生し、またはアナウンス音を合成し、通知のための音声信号を出力するのものである。
【００４１】
次に、制御演算部１６が行う処理について説明する。図５及び図６は、制御演算部の処理の流れを示すフロー図である。
【００４２】
まず、１番目（ｎ番目）のアカウントについて処理を開始する（＃１０）。アカウント記憶部に格納されている１番目のアカウント番号１５ａに基づいてログインＩＤ１５ｂ及びログインパスワード１５ｃをメール受信サーバー３に送信しメールサーバーへの接続を行う（＃１１）。接続が確認されると（＃１２）、引き続き、メールＩＤ１５ｅ及びメールパスワード１５ｆの送信を行い（＃１３）、メールアカウントへの接続を行う。
【００４３】
接続が確認できると（＃１４）、当該メールアカウントに受信メールがあるかどうかについて確認する（＃１５）。受信メールが確認された場合は（＃１６）、信号切替部１７に対して所定の表示灯の点灯、音声の発生のための処理を行い、このアカウントについての処理を終了する。このとき、電子メールアカウントに蓄積されている電子メールの取りこみは行われない。一方、当該アカウントに受信メールが確認できなかった場合は、表示灯を消灯させ、そのままこのメールアカウントの処理を終了する。
【００４４】
一方、＃１２、＃１４でメールサーバーへの接続またはメールアカウントへの接続ができなかった場合は、例えば、警告音を鳴らしたり、該当する表示灯を点滅させるなどのエラー表示２２を行うと共に、当該アカウントに関する処理を終了する。
【００４５】
制御演算部１６は、ｎ番目のアカウントに関する処理が終了すると、次（ｎ＋１番目）のアカウントが存在するか確認する。次のアカウントがある場合は、次のアカウントについて上記と同様の処理を行う（＃２１）。
【００４６】
８つの電子メールアカウントについて着信の有無の確認が終了し、次のアカウントが存在しない場合は、メール着信を確認する問い合わせの処理を終了させる（＃１９）。制御演算部は、メール着信の確認処理を行うためにタイマー回路１８からの出力情報に基づいて、所定時間が経過しているかどうかについて確認し（＃２０）、所定時間が経過した場合は、１番目のアカウントからメール着信の確認を開始する。
【００４７】
なお、＃１７でメールの着信を確認した宛先人は、自己の使用しているワークステーションの電子メールソフトを起動し、当該アカウントに着信している電子メールを自己のワークステーションに取りこみ、電子メールを受け取る。
【００４８】
以上説明したように、本発明のメール着信通知装置によれば、各ワークステーションごとに電子メールソフトを起動させておかなくても、電子メールの着信を迅速かつ確実に確認することができる。したがって、メール受信サーバーへの各ワークステーションごとからの着信の確認をなくすことができ、サーバーの処理の負担を軽減することができると共に、各ワークステーションが常時電子メールソフトを起動する必要がないことから、各ワークステーションの処理の負担を軽減することができる。
【００４９】
なお、本発明は上記実施形態に限定されるものではなく、その他種々の態様で実施可能である。
【００５０】
例えば、本メール着信通知装置は、ローカルエリアネットワークに接続されて用いられる必要はなく、直接インターネットに接続可能に構成されていてもよい。
【００５１】
また、例えば、各電子メールアカウントに電子メールが着信したことを通知するための通知出力手段としては、表示灯やスピーカーのほか、任意の手段を用いることができる。たとえば、着信していることを印刷して出力したり、電話を通じて宛先人に通知したりすることも可能である。
【００５２】
また、本発明のメール着信通知装置は、必ずしも１つの装置で構成されている必要はなく、複数の装置の組み合わせにより上記の各手段を達成するように構成されていてもよい。具体的には、例えば、パーソナルコンピュータとこれに接続された表示灯装置で構成され、電子メールアカウントに電子メールが着信しているかを確認するまではパーソナルコンピュータを用いて行う。そして、電子メールが着信している場合は、パーソナルコンピュータと別の装置で構成される表示灯装置にパーソナルコンピュータから信号を送信し、表示灯装置にメールの着信を表示するようにしてもよい。
【図面の簡単な説明】
【図１】本実施形態にかかるメール着信通知装置が用いられたシステムの構成図である。
【図２】本実施形態にかかるメール着信装置の外観構成を示す斜視図である。
【図３】図２のメール着信装置の内部構成を示すブロック図である。
【図４】アカウント記憶部に格納されている情報を示す図である。
【図５】制御演算部の処理の流れを示すフロー図である。
【図６】制御演算部の処理の流れを示すフロー図である。
【符号の説明】
１　メール着信通知装置
２Ａ，２Ｂ　ワークステーション
３　メール受信サーバー
４　送信装置
１１　着信表示灯
１２　氏名掲示部
１３　送受信部
１４　プログラム記憶部
１５　アカウント記憶部
１６　制御演算部
１７　信号切替部
１８　タイマー回路
１９　音声合成部
２０　スピーカー
【図１】
2004015546.tif 000003
【図２】
2004015546.tif 000004
【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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