(57)【要約】【課題】紙媒体の回覧板を手渡す際に無意識のうちに生じるようなインフォーマルコミュニケーションを誘発させることができるようにする。【解決手段】例えば、ユーザＡのデータ入出力端末１００Ａに、電子回覧サーバから送られてくる配信先ユーザのユーザ状態情報（メンバ状態情報）を表示させる。ユーザＡは、この表示されるメンバ状態情報を考慮して、電子回覧を送る順番を決めたり、送られてきた電子回覧の回覧先を変えたりすることができる。これにより、紙媒体の回覧板を手渡す際に無意識のうちに生じるようなインフォーマルコミュニケーションが誘発される。【選択図】        図１６
2004326572.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数のデータ入出力端末と、電子回覧サーバと、これらデータ入出力端末と電子回覧サーバとを接続するネットワークとを備え、前記電子回覧サーバを介して前記データ入出力端末間で電子回覧を送受信する電子回覧システムにおいて、
前記電子回覧サーバは、
前記データ入出力端末から送られてくるそのデータ入出力端末の稼働状態およびそのデータ入出力端末を利用するユーザの状態をユーザ状態情報として取得するユーザ状態情報取得手段と、
前記データ入出力端末へそのデータ入出力端末からのユーザ状態情報の配信先として登録されているユーザのユーザ状態情報をメンバ状態情報として送信するメンバ状態情報送信手段とを備え、
前記データ入出力端末は、
当該データ入出力端末の稼働状態および当該データ入出力端末を利用するユーザの状態をユーザ状態情報として前記電子回覧サーバへ送信するユーザ状態情報送信手段と、
前記電子回覧サーバから送られてくるメンバ状態情報を表示するメンバ状態情報表示手段と
を備えたことを特徴とする電子回覧システム。
【請求項２】
請求項１に記載された電子回覧システムにおいて、
前記データ入出力端末は、
前記メンバ状態情報を考慮して選択されるユーザを回覧先とする回覧リストを作成する回覧リスト作成手段と、
この回覧リスト作成手段によって作成された回覧リストを含む電子回覧を送信相手を指定して前記電子回覧サーバへ送信する電子回覧送信手段と
を備えたことを特徴とする電子回覧システム。
【請求項３】
請求項１に記載された電子回覧システムにおいて、
前記電子回覧は、メッセージデータを含むことを特徴とする電子回覧システム。
【請求項４】
請求項３に記載された電子回覧システムにおいて、
前記データ入出力端末は、
前記電子回覧サーバを介して送られてくる電子回覧に含まれているメッセージデータを抽出し表示するメッセージ表示手段と、
このメッセージ表示手段によって表示されたメッセージデータに対して作成される返信メッセージデータを前記メッセージデータの送信元へ返信する返信メッセージ送信手段と
を備えたことを特徴とする電子回覧システム。
【請求項５】
請求項２に記載された電子回覧システムにおいて、
前記データ入出力端末は、
前記電子回覧サーバを介して送られてくる電子回覧に含まれている回覧リストに対して手書きされた既読署名を張り付ける既読署名張付手段
を備えたことを特徴とする電子回覧システム。
【請求項６】
請求項２に記載された電子回覧システムにおいて、
前記データ入出力端末は、
前記電子回覧サーバを介して送られてくる電子回覧をこの電子回覧に含まれる回覧リストに記載されている指定されたユーザへ転送する電子回覧転送手段
を備えたことを特徴とする電子回覧システム。
【請求項７】
請求項１に記載された電子回覧システムにおいて、
前記メンバ状態情報表示手段は、前記電子回覧サーバから送られてくるメンバ状態情報を環境映像で表示することを特徴とする電子回覧システム。
【請求項８】
請求項１に記載された電子回覧システムにおいて、
前記データ入出力端末は、
メッセージデータのみから構成される電子回覧を送信相手を指定して前記電子回覧サーバへ送信する電子回覧送信手段と、
前記電子回覧サーバを介して電子回覧として送られてくるメッセージデータを表示するメッセージ表示手段と
を備えたことを特徴とする電子回覧システム。
【請求項９】
請求項１に記載された電子回覧システムにおいて、
前記電子回覧サーバは、
ユーザ毎にそのユーザの使用端末として登録された複数の前記データ入出力端末を記憶するユーザ使用端末記憶手段と、
使用端末として登録されている前記ユーザ毎のデータ入出力端末に対して各ユーザが指定する受信優先順位を記憶する受信優先順位記憶手段と、
前記データ入出力端末より送信相手を指定して電子回覧が送信されてきた場合、その送信相手の使用端末として登録されているデータ入出力端末が同時に使用中であるか否かを確認し、同時に使用中である場合にはその使用中のデータ入出力端末のうち受信優先順位が最も高いデータ入出力端末へ前記電子回覧を送信する電子回覧送信手段と
を備えたことを特徴とする電子回覧システム。
【請求項１０】
請求項１に記載された電子回覧システムにおいて、
前記電子回覧サーバは、
ユーザ毎にそのユーザの使用端末として登録された複数の前記データ入出力端末を記憶するユーザ使用端末記憶手段と、
前記データ入出力端末より送信相手を指定して電子回覧が送信されてきた場合、その送信相手の使用端末として登録されているデータ入出力端末が同時に使用中であるか否かを確認し、同時に使用中である場合にはその使用中のデータ入出力端末のうちユーザが実在しているデータ入出力端末へ前記電子回覧を送信する電子回覧送信手段と
を備えたことを特徴とする電子回覧システム。
【請求項１１】
請求項１に記載された電子回覧システムにおいて、
前記電子回覧サーバは、
前記データ入出力端末から送信されてくる電子回覧を記憶する電子回覧記憶手段と、
この電子回覧記憶手段が記憶している電子回覧をこの電子回覧の回覧元のユーザからの再読要求に応じて返信する電子回覧返信手段と
を備えたことを特徴とする電子回覧システム。
【請求項１２】
請求項１に記載された電子回覧システムにおいて、
前記電子回覧サーバは、
前記データ入出力端末から送信されてくる電子回覧の回覧状況を記憶する回覧状況記憶手段と、
この回覧状況記憶手段が記憶している電子回覧の回覧状況をこの電子回覧の回覧元のユーザからの確認要求に応じて返信する回覧状況返信手段と
を備えたことを特徴とする電子回覧システム。
【請求項１３】
請求項１に記載された電子回覧システムにおいて、
前記電子回覧サーバは、
前記データ入出力端末から送信されてくる電子回覧を記憶する電子回覧記憶手段と、
この電子回覧記憶手段が記憶している電子回覧をこの電子回覧の回覧元のユーザからの消去要求に応じて消去する電子回覧消去手段と
を備えたことを特徴とする電子回覧システム。
【請求項１４】
ネットワークを介して電子回覧サーバと接続され、この電子回覧サーバを介して電子回覧を送受信するデータ入出力端末において、
当該データ入出力端末の稼働状態および当該データ入出力端末を利用するユーザの状態をユーザ状態情報として前記電子回覧サーバへ送信するユーザ状態情報送信手段と、
前記電子回覧サーバから送られてくる当該データ入出力端末からのユーザ状態情報の配信先として登録されているユーザのユーザ状態情報をメンバ状態情報として表示するメンバ状態情報表示手段と
を備えたことを特徴とするデータ入出力端末。
【請求項１５】
ネットワークを介して複数のデータ入出力端末と接続され、これらデータ入出力端末間の電子回覧の送受信を仲介する電子回覧サーバにおいて、
前記データ入出力端末から送られてくるそのデータ入出力端末の稼働状態およびそのデータ入出力端末を利用するユーザの状態をユーザ状態情報として取得するユーザ状態情報取得手段と、
前記データ入出力端末へそのデータ入出力端末からのユーザ状態情報の配信先として登録されているユーザのユーザ状態情報をメンバ状態情報として送信するメンバ状態情報送信手段と
を備えたことを特徴とする電子回覧サーバ。
【請求項１６】
複数のデータ入出力端末と、電子回覧サーバと、これらデータ入出力端末と電子回覧サーバとを接続するネットワークとを備え、前記電子回覧サーバを介して前記データ入出力端末間で電子回覧を送受信する電子回覧システムにおいて、
前記データ入出力端末よりそのデータ入出力端末の稼働状態およびそのデータ入出力端末を利用するユーザの状態をユーザ状態情報として前記電子回覧サーバへ送る工程と、
前記電子回覧サーバにおいて前記データ入出力端末から送られてくるそのデータ入出力端末の稼働状態およびそのデータ入出力端末を利用するユーザの状態をユーザ状態情報として取得する工程と、
前記電子回覧サーバから前記データ入出力端末へそのデータ入出力端末からのユーザ状態情報の配信先として登録されているユーザのユーザ状態情報をメンバ状態情報として送信する工程と、
前記データ入出力端末において前記電子回覧サーバから送られてくるメンバ状態情報を表示する工程と
を備えたことを特徴とする電子回覧方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、電子回覧サーバを介してデータ入出力端末間で電子回覧を送受信する電子回覧システムに関し、特にメンバの活動状態を把握しながら電子回覧を送受信することができる電子回覧システム、データ入出力端末、電子回覧サーバおよび電子回覧方法に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来、回覧板とは紙媒体の回覧物を、メンバ間の決められた順番通り、もしくはメンバ間でランダムに手渡しながら回覧されるものであった。また、実際に手渡す際にはメンバの所まで行って手渡すという作業が発生するが、対面して会話することで回覧内容あるいはその他の話題に関してメンバ同士におけるインフォーマルコミュニケーションが発生し、メンバの関係構築・維持に役立っていた。また、メンバの所まで行くことにより、メンバの存在、不在、忙しさ、気分、健康状態などの活動状態を知ることができ、次の人を抜かして別の人に回すなど、無意識のうちにインフォーマルコミュニケーションが発生する。
【０００３】
〔従来例１〕
近年、回覧板は電子化されるようになってきたが、そのほとんどはホームページ上に提示されている回覧データをメンバが勝手に閲覧するように指示を出すとともに閲覧者を管理者が確認するという形態、あるいは回覧データだけが各人に自動的に配信されてくるという形態である（例えば、特許文献１（電子回覧板システム）、特許文献２（電子文書回覧システム）参照）。
【０００４】
〔従来例２〕
一方、従来の紙媒体の回覧板と同様な電子回覧システムも検討されており、例えば電子メールおよびマクロを利用して個人宛のメモを回覧データに添付可能にした形態（例えば、特許文献３（電子回覧システム）参照）、あるいは回覧データに回覧シートを電子的に張り付けるとともに回覧データにメモを書き込み可能にした形態（例えば、特許文献４（電子文書回覧装置及び電子文書回覧システム）参照）などが考えられている。
【０００５】
【特許文献１】
特開平７−３０５８２号公報
【特許文献２】
特開２０００−３０５８６７号公報
【特許文献３】
特開平６−２４４８６３号公報
【特許文献４】
特開平９−２２４０５０号公報
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上述した従来例１のシステムは、ネットワークの利便性を最大限に活用するために回覧速度、手間の省略だけが重要視されており、従来の手渡すという行為を代替する機能が考慮されていないため、回覧物を回すという行為から発生する会話というものがなくなってしまいメンバ間の関係構築・維持に貢献する要素が全くなく、ＩＴ化に伴い希薄になりつつある人間関係に一層の拍車をかけるだけであった。
【０００７】
また、従来例２のシステムは、回覧の手順だけを紙媒体の回覧板に似せたものであり、紙媒体の回覧板を実際にメンバに手渡す際に無意識のうちに考慮されているメンバの存在、不在、忙しさ、気分、健康状態等の活動状態を把握することができない。このため、基本的には相手の活動状態には関係なく、単に電子メールに回覧板としての添付文書を付けて一方的に送りつけることになってしまい、紙媒体の回覧板を手渡す際に無意識のうちに生じるようなインフォーマルコミュニケーションが発生せず、メンバの関係構築・維持にあまり役立っていない。
【０００８】
本発明はこのような課題を解決するためになされたもので、その目的とするところは、紙媒体の回覧板を手渡す際に無意識のうちに生じるようなインフォーマルコミュニケーションを誘発させることが可能な電子回覧システム、データ入出力端末、電子回覧サーバおよび電子回覧方法を提供することにある。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
このような目的を達成するために、本発明は、複数のデータ入出力端末と、電子回覧サーバと、これらデータ入出力端末と電子回覧サーバとを接続するネットワークとを備え、電子回覧サーバを介してデータ入出力端末間で電子回覧を送受信する電子回覧システムにおいて、電子回覧サーバに、データ入出力端末から送られてくるそのデータ入出力端末の稼働状態およびそのデータ入出力端末を利用するユーザの状態をユーザ状態情報として取得するユーザ状態情報取得手段と、データ入出力端末へそのデータ入出力端末からのユーザ状態情報の配信先として登録されているユーザのユーザ状態情報をメンバ状態情報として送信するメンバ状態情報送信手段とを設け、データ入出力端末に、そのデータ入出力端末の稼働状態およびそのデータ入出力端末を利用するユーザの状態をユーザ状態情報として電子回覧サーバへ送信するユーザ状態情報送信手段と、電子回覧サーバから送られてくるメンバ状態情報を表示するメンバ状態情報表示手段とを設けたものである。
【００１０】
この発明によれば、各データ入出力端末より、そのデータ入出力端末の稼働状態（使用／非使用）やそのデータ入出力端末を利用するユーザの状態（「存在」、「不在」、「忙しい」、「普通」、「忙しくない」、「楽しい」、「悲しい」、「怒っている」、「幸せ」、「疲労」、「元気」など）がユーザ状態情報として電子回覧サーバへ送られる。電子回覧サーバは、各データ入出力端末から送られてくるユーザ状態情報を取得し、記憶する。
電子回覧サーバには、各データ入出力端末について、そのデータ入出力端末からのユーザ状態情報の配信先（配信先ユーザ）が登録されている。例えば、ユーザＡが使用するデータ入出力端末については、そのデータ入出力端末からのユーザ状態情報の配信先としてユーザＢ，Ｃ，Ｄが使用するデータ入出力端末が登録されている。この場合、電子回覧サーバは、ユーザＢ，Ｃ，Ｄのデータ入出力端末からのユーザ状態情報をメンバ状態情報としてユーザＡのデータ入出力端末へ送る。これにより、ユーザＡのデータ入出力端末には、電子回覧サーバから送られてくるメンバ状態情報、すなわちユーザＢ，Ｃ，Ｄのユーザ状態情報が表示される。ユーザＡは、この表示されるユーザＢ，Ｃ，Ｄのユーザ状態情報を考慮して、電子回覧を送る順番を決めたり、送られてきた電子回覧の回覧先を変えたりすることができ、紙媒体の回覧板を手渡す際に無意識のうちに生じるようなインフォーマルコミュニケーションが誘発される。
【００１１】
データ入出力端末には、そのデータ入出力端末からの配信先ユーザのユーザ状態情報がメンバ状態情報として表示されるが、配信先ユーザの全員に対して電子回覧を回す必要がない場合や、配信先ユーザの一部が不在である場合もある。また、電子回覧を回す相手に、この電子回覧を回すメンバを知らせる必要もある。そこで、本発明では、データ入出力端末に、メンバ状態情報を考慮して選択されるユーザを回覧先とする回覧リストを作成する回覧リスト作成手段と、この回覧リスト作成手段によって作成された回覧リストを含む電子回覧を送信相手を指定して電子回覧サーバへ送信する電子回覧送信手段とを設ける。
例えば、本発明において、ユーザＡのデータ入出力端末にメンバ状態情報（配信先ユーザ全員のユーザ状態情報）としてユーザＢ，Ｃ，Ｄ，Ｅのユーザ状態情報が表示されているとする。ユーザＡが、この表示されているユーザＢ，Ｃ，Ｄ，Ｅのユーザ状態情報を考慮して、例えばユーザＢ，Ｄ，Ｅを選択すると、ユーザＢ，Ｄ，Ｅを回覧先とする回覧リストが作成される。そして、ユーザＡが送信相手として例えばユーザＢを指定すると、ユーザＢ，Ｄ，Ｅを回覧先とする回覧リストが電子回覧に含められ、この回覧リストを含む電子回覧が電子回覧サーバを介してユーザＢのデータ入出力端末へ送信される。ユーザＢは、ユーザＡから送られてきた電子回覧に含まれる回覧リストにより、その電子回覧を回すメンバを知ることができる。ここで、ユーザＢのデータ入出力端末に、ユーザＤ，Ｅのユーザ状態情報が表示されているものとすれば、ユーザＤに回すべきか、ユーザＥに回すべきか、ユーザＤ，Ｅのユーザ状態情報を考慮して決めることができる。
【００１２】
また、本発明では、電子回覧に、メッセージデータを含ませる。また、データ入出力端末に、電子回覧サーバを介して送られてくる電子回覧に含まれているメッセージデータを抽出し表示するメッセージ表示手段と、このメッセージ表示手段によって表示されたメッセージデータに対して作成される返信メッセージデータを返信する返信メッセージ送信手段とを設ける。これにより、例えばユーザＡからユーザＢに電子回覧が送信されてきた場合、ユーザＢはユーザＡからのメッセージに対し返信メッセージを作成してユーザＡに送り返すことができ、紙媒体の回覧を手渡しする際に生じるような会話（インフォーマルコミュニケーション）を誘発させることができる。
【００１３】
また、本発明は、電子回覧システムにおける電子回覧方法として提供することが可能であるし、この電子回覧方法をプログラムとして電子回覧システムに提供することも可能である。プログラムは媒体に記憶された形で提供され、ハードウェアシステムに組み込まれている記憶装置、例えばハードディスク装置にインストールされることによって実行される。
【００１４】
【発明の実施の形態】
以下、本発明を図面に基づいて詳細に説明する。図１はこの発明の一実施の形態を示す電子回覧システムの構成図である。この電子回覧システムは、複数のデータ入出力端末１００と、電子回覧サーバ３００と、これらデータ入出力端末１００と電子回覧サーバ３００とを接続するネットワーク２００とを備えている。この電子回覧システムでは、電子回覧サーバ３００を介してデータ入出力端末１００間で電子回覧を送受信する。なお、電子回覧は後述するように、電子文書データと回覧リストとメッセージとによって構成される場合もあるし、電子文書データのみによって構成されたり、メッセージのみによって構成される場合もある。
【００１５】
〔実施の形態１〕
図２にデータ入出力端末１００および電子回覧サーバ３００の内部構成の概略を示す。データ入出力端末１００はネットワーク２００上に複数存在するが、説明を分かり易くするために、ユーザＡのデータ入出力端末１００ＡとユーザＢのデータ入出力端末１００Ｂとしか示していない。
【００１６】
データ入出力端末１００（１００Ａ，１００Ｂ）は、回覧すべき電子文書データと回覧先のユーザを示す回覧リストとを合成して電子回覧データを作成する電子回覧作成手段１１０と、ユーザによって作成されるメッセージデータと前述の電子回覧データとを合成し電子回覧メッセージ（電子回覧）として電子回覧サーバ３００に送信する電子回覧送信手段１２０と、電子回覧サーバ３００を介して送られてくる電子回覧メッセージを電子回覧データとメッセージデータとに分割し、電子回覧データに対しては後述する既読署名を張り付けた電子回覧データを作成して電子回覧送信手段１２０に渡し、メッセージデータに対してはそのメッセージデータに対して作成される返信メッセージデータを電子回覧送信手段１２０に渡す電子回覧受信手段１３０とを備えている。
【００１７】
また、データ入出力端末１００は、データ入出力端末１００の稼働状態（使用／非使用）やデータ入出力端末１００を利用するユーザの状態（「存在」、「不在」、「忙しい」、「普通」、「忙しくない」、「楽しい」、「悲しい」、「怒っている」、「幸せ」、「疲労」、「元気」など）をユーザ状態情報として取得するユーザ状態取得手段１４０と、ユーザ状態取得手段１４０が取得したユーザ状態情報や電子回覧サーバ３００を介して送られてくる後述する配信先ユーザのユーザ状態情報をメンバ状態情報として表示するメンバ状態表示手段１５０と、ユーザのシステム上のＩＤ（ユーザＩＤ），ユーザ名，表示名，端末ＩＤ，連絡先，所属グループ，配信許可メンバ情報などのユーザ属性情報を管理するユーザ属性管理手段１６０と、電子回覧サーバ３００との通信を管理する通信管理手段１７０と、電子回覧データやメッセージデータの入力や表示およびユーザ要求の入力などを行うデータ入出力手段１８０と、電子回覧データやメーツセージデータやユーザ属性情報を記録するデータ記録手段１９０とを備えている。
【００１８】
電子回覧サーバ３００は、データ入出力端末１００間の通信を管理する通信管理手段３１０と、データ入出力端末１００から送られてくる各ユーザのユーザ属性情報を管理するユーザ属性管理手段３２０と、データ入出力端末１００から送られてくる電子回覧メッセージを宛先となっているユーザのユーザ属性情報に基づいて宛先ユーザのデータ入出力端末１００に合う形式にデータを変換するデータ変換手段３３０と、データ入出力端末１００から送られてくる電子回覧メッセージや既読情報やユーザ状態情報やデータ入出力端末１００の接続・未接続情報などを記録するデータ記録手段３４０とを備えている。
【００１９】
図３にデータ入出力端末１００における電子回覧作成手段１１０の要部構成を示す。電子回覧作成手段１１０は、ユーザからの指示に応じ回覧する電子文書データを選択する電子文書データ選択手段１１１と、メンバ状態表示手段１５０に表示されているメンバ状態情報を考慮して選択されるユーザを回覧先とする回覧リストを作成する回覧リスト作成手段１１２と、電子文書データ選択手段１１１によって選択された電子文書データと回覧リスト作成手段１１２によって作成された回覧リストとを合成して電子回覧データ１１４を作成する電子回覧データ作成手段１１３とを備えている。なお、回覧リスト作成手段１１２は、ユーザから回覧順序が指定された場合には、その回覧順序を回覧リストに付加する。
【００２０】
図４にデータ入出力端末１００における電子回覧送信手段１２０の要部構成を示す。電子回覧送信手段１２０は、電子回覧作成手段１１０からの電子回覧データ１１４に含まれる回覧リストの中からユーザが指定する送信相手を選択する送信相手選択手段１２１と、送信相手を指定してユーザが作成したメッセージをメッセージデータ１２３として出力するメッセージデータ出力手段１２２と、電子回覧データ１１４とメッセージデータ１２３とを合成して電子回覧メッセージ（電子回覧）１２５を作成する電子回覧メッセージ作成手段１２４とを備えている
【００２１】
図５にデータ入出力端末１００における電子回覧受信手段１３０の要部構成を示す。電子回覧受信手段１３０は、電子回覧サーバ３００を介して送られてくる電子回覧メッセージ１２５を受信して電子回覧データ１１４とメッセージデータ１２３とに分割する電子回覧メッセージ受信分割手段１３１と、電子回覧データ１１４に対して後述する既読署名を張り付けて既読署名付きの電子回覧データ１３３とする既読署名張付手段１３２と、メッセージデータ１２３に対して作成される返信メッセージデータ１３５を電子回覧送信手段１２０に渡すメッセージ返信手段１３４とを備えている。
【００２２】
〔ユーザ属性の登録手順〕
次に、この電子回覧システムを使用するにあたって、最初にユーザ側に発生するユーザ属性の登録手順について説明する。
図６はユーザ属性登録手順を示すフローチャートである。なお、ここでは電子回覧サーバ３００のデータ記録手段３４０に、このシステムを利用する各ユーザのユーザ属性情報のうちユーザＩＤとパスワードが予め登録されているものとする。また、データ記録手段３４０には、このシステムを利用する各ユーザについて、自己のユーザ状態情報を配信することが可能な相手先が配信可能ユーザ情報として登録されているものとする。
【００２３】
ユーザは、データ入出力端末１００のデータ入出力手段１８０より、ユーザ属性登録要求を入力する（ステップＳ１０）。このユーザ属性登録要求はユーザ属性管理手段１６０に与えられる。ユーザ属性管理手段１６０は、データ入出力手段１８０からのユーザ属性登録要求を受けて、ユーザ属性登録初期情報をデータ入出力手段１８０に出力する。これにより、データ入出力手段１８０には、ユーザ属性登録初期画面が表示される。ユーザは、この表示されるユーザ属性登録初期画面において、自己のユーザ属性情報を入力する（ステップＳ１１）。この例では、ユーザ属性情報として、電子回覧サーバアドレス、ユーザＩＤ、パスワードを入力する。
【００２４】
この後、ユーザがデータ入出力手段１８０より登録要求を入力すると、ユーザ属性管理手段１６０が入力されたユーザ属性情報を抽出してデータ記録手段１９０に記録するとともに、データ入出力端末１００のアドレス（端末アドレス）をユーザ属性情報に付加して通信管理手段１７０に送信する（ステップＳ１２）。通信管理手段１７０は、ユーザ属性管理手段１６０から送られてくるユーザ属性情報の中から電子回覧サーバアドレスを抽出し、それを元にそのユーザ属性情報を電子回覧サーバ３００に送信する（ステップＳ１３）。
【００２５】
電子回覧サーバ３００における通信管理手段３１０は、受信したユーザ属性情報をユーザ属性管理手段３２０に渡す（ステップＳ１４）。ユーザ属性管理手段３２０は受け取ったユーザ属性情報の中からユーザＩＤとパスワードを抽出し、抽出したユーザＩＤとパスワードがデータ記録手段３４０に記録されているユーザＩＤとパスワードと一致するかどうか確認し、一致する場合には接続許可の判断を下し、一致しない場合には接続不許可の判断を下す（ステップＳ１５）。
【００２６】
接続不許可の判断を下した場合（ステップＳ１５のＮＯ）、ユーザ属性管理手段３２０は、接続拒否情報を通信管理手段３１０を介してデータ入出力端末１００に返す（ステップＳ１６）。
【００２７】
接続許可の判断を下した場合（ステップＳ１５のＹＥＳ）、ユーザ属性管理手段３２０は、送信元のユーザに対して登録されている配信可能ユーザ情報をデータ記録手段３４０から抽出し、データ入出力端末１００に送信する（ステップＳ１７）。この例では、配信可能ユーザ情報として、ユーザ名とユーザＩＤおよびグループ名とグループＩＤを送信する。以降、一定期間電子回覧サーバ３００とデータ入出力端末１００との通信リンクが確立されることになる。
【００２８】
データ入出力端末１００の通信管理手段１７０は、電子回覧サーバ３００からの配信可能ユーザ情報を受信し、この受信した配信可能ユーザ情報をデータ入出力手段１８０に送る。データ入出力手段１８０は、受信した配信可能ユーザ情報および自身のユーザ属性情報を出力（画面表示）する。ユーザは、データ入出力手段１８０より、自身の詳細なユーザ属性情報と自身のユーザ状態情報の配信を許可する配信先（配信先ユーザ情報）を入力する（ステップＳ１８）。
【００２９】
例えば、自身の詳細なユーザ属性情報として、「ユーザ名」、「ユーザ表示名」、「表示種別」、「端末表示名」、「端末ＩＤ」、「優先端末ＩＤ」、「所属グループ名」、「場所表示名」、「住所」、「電話番号」、「携帯電話番号」、「Ｆａｘ番号」、「メールアドレス」を入力する。また、自身のユーザ状態情報の配信先ユーザ情報として、「配信先ユーザ名」、「配信先ユーザＩＤ」、「配信先グループ名」、「配信先グループＩＤ」を入力する。
【００３０】
この後、ユーザがデータ入出力手段１８０より登録要求を入力すると、ユーザ属性管理手段１６０が入力された自身の詳細なユーザ属性情報および配信先ユーザ情報をデータ記録手段１９０に記録するとともに、その情報を通信管理手段１７０に送信する（ステップＳ１９）。このとき送信される情報（自身の詳細なユーザ属性情報，配信先ユーザ情報）には、電子回覧サーバアドレス、端末アドレス、ユーザＩＤおよびパスワードが付加される。
【００３１】
通信管理手段１７０は、ユーザ属性管理手段１６０からの情報の中から電子回覧サーバアドレスを抽出し、それを元にその情報を電子回覧サーバ３００に送信する（ステップＳ２０）。電子回覧サーバ３００における通信管理手段３１０は、受信した情報をユーザ属性管理手段３２０に渡し、ユーザ属性管理手段３２０はその情報をデータ記録手段３４０に記録する（ステップＳ２１）。
以上のステップＳ１０からＳ２１の手順によって電子回覧システムに配信先ユーザ情報を含むユーザ属性情報を登録することで、この電子回覧システムが使用可能となる。
【００３２】
〔通信の開始〕
図７はデータ入出力端末１００と電子回覧サーバ３００とが通信を開始する手順を示すフローチャートである。図７を参照すると、通信開始手順は次のようになる。なお、ここでは、データ入出力端末１００Ａを例にとって説明する。
【００３３】
ユーザＡはデータ入出力端末１００Ａのデータ入出力手段１８０より通信開始要求を入力する（ステップＳ３０）。この通信開始要求はユーザ属性管理手段１６０へ与えられる。ユーザ属性管理手段１６０は、データ入出力手段１８０からの通信開始要求を受けて、データ記録手段１９０からユーザ属性情報（電子回覧サーバアドレス、ユーザＩＤ、端末ＩＤ、端末アドレス、パスワード）とユーザ状態情報を抽出するとともに通信管理手段１７０に送信する（ステップＳ３１）。なお、通信開始時には、ユーザＡのユーザ状態情報として、基本値（ユーザ状態が「存在」、データ入出力端末が「稼働（使用）」）を送信する。
【００３４】
通信管理手段１７０は、ユーザ属性管理手段１６０からのユーザ属性情報の中から電子回覧サーバアドレスを抽出し、それを元にそのユーザ属性情報とユーザ状態情報と通信開始要求を電子回覧サーバに３００送信する（ステップＳ３２）。
【００３５】
電子回覧サーバ３００の通信管理手段３１０は、データ入出力端末１００Ａから受け取ったユーザ属性情報およびユーザ状態情報をユーザ属性管理手段３２０に渡す（ステップＳ３３）。ユーザ属性管理手段３２０は、受け取ったユーザ属性情報の中からユーザＩＤとパスワードと端末アドレスを抽出し、抽出したユーザＩＤとパスワードと端末アドレスがデータ記録手段３４０に記録されている情報と一致するかどうかを確認し、一致する場合には接続許可の判断を下し、一致しない場合には接続不許可の判断を下す（ステップＳ３４）。
【００３６】
接続許可の判断を下した場合（ステップＳ３４のＹＥＳ）、ユーザ属性管理手段３２０は、受け取ったユーザ状態情報をデータ記録手段３４０に記録するとともに、データ記録手段３４０からユーザＡのユーザ状態情報の配信先として登録されている全ユーザ（配信先ユーザ）のユーザ属性情報とユーザ状態情報とデータ入出力端末１００Ａの端末ＩＤを抽出し、データ変換手段３３０でデータ入出力端末１００Ａに適した形式にデータを変換して、データ入出力端末１００Ａに送信する（ステップＳ３５）。
【００３７】
この例では、配信先ユーザのユーザ属性情報として、「配信ユーザ数」、それぞれの配信先ユーザの「ユーザＩＤ」、「ユーザ名」、「グループＩＤ」、「グループ名」、「表示名」、「場所表示名」、「住所」、「電話番号」、「携帯電話番号」、「Ｆａｘ番号」、「メールアドレス」、「端末ＩＤ」、「端末表示名」を送信する。また、配信先ユーザのユーザ状態情報として、それぞれの配信先ユーザの「存在」、「不在」、「普通」、「忙しい」、「忙しくない」、「楽しい」、「悲しい」、「怒っている」、「幸せ」、「疲労」、「元気」などの存在情報、気分情報、活動情報、健康情報、およびデータ入出力端末の稼動状態情報を送信する。
【００３８】
データ入出力端末１００Ａの通信管理手段１７０は、電子回覧サーバ３００から受信した情報、すなわち配信先ユーザのユーザ属性情報およびユーザ状態情報をユーザ属性管理手段１６０に送信する。ユーザ属性管理手段１６０は、受信した配信先ユーザのユーザ属性情報をデータ記録手段１９０に記録するとともに、受信した配信先ユーザ（メンバ）のユーザ状態情報をメンバ状態情報としてメンバ状態表示手段１５０に送信し表示する（ステップＳ３６）。
【００３９】
接続不許可の判断を下した場合（ステップＳ３４のＮＯ）、電子回覧サーバ３００のユーザ属性管理手段３２０は、接続拒否情報を通信管理手段３１０を介してデータ入出力端末１００Ａに返す（ステップＳ３７）。データ入出力端末１００Ａの通信管理手段１７０は、受け取った接続拒否情報をデータ入出力手段１８０より出力（画面表示）する。
【００４０】
このステップＳ３０〜Ｓ３８の手順により、データ入出力端末１００Ａと電子回覧サーバ３００との通信が開始される。他のデータ入出力端末１００についても同様にして、電子回覧サーバ３００との間の通信を開始させることができる。これ以降、通信のリンクが確立し、リンクが確立している間、ＨＴＴＰやＵＤＰやＴＣＰ等のプロトコルを用いて、電子回覧サーバ３００を介するデータ入出力端末１００間の電子回覧（電子回覧メッセージ）および各ユーザのユーザ状態情報の送受信が行われることになる。
【００４１】
〔ユーザ状態情報の表示〕
図８は各ユーザのユーザ状態情報を取得し、それをメンバ間で共有し表示させるユーザ状態情報収集・表示手順を示すフローチャートである。図７のステッＳ３０〜Ｓ３８の手順で説明したように、通信開始時に各ユーザの配信先ユーザのユーザ状態情報はそのユーザのデータ入出力端末１００の画面上に表示される。これにより、各ユーザは、メンバ全員のユーザ状態情報を共有することができる。
【００４２】
このメンバ全員のユーザ状態情報の表示において、ユーザの状態が変化した場合、そのユーザのデータ入出力端末１００において状態情報が取得され、各ユーザのデータ入出力端末１００にその情報が伝達され表示される。この際の詳細手順は、図８を参照すると次のようになる。この例では、データ入出力端末１００Ｂにおいて、ユーザＢの状態が変化したものとする。
【００４３】
データ入出力端末１００Ｂのユーザ状態取得手段１４０は、ユーザＢのユーザ状態情報の変化を取得し、そのユーザ状態情報をメンバ状態表示手段１５０およびユーザ属性管理手段１６０に送信する（ステップＳ４０）
【００４４】
なお、ユーザ状態取得手段１５０でのユーザ状態情報の取得方法として、人感センサやバイタルセンサを用いて自動的にユーザの存在情報、気分情報、活動情報、健康情報等を取得する方法、無線ＩＤ送信機をユーザが持ち受信機をデータ入出力端末１００Ｂに取り付け受信機が反応している間だけユーザの存在を感知する方法、データ入出力手段１８０を使って手動でユーザが状態情報を入力する方法などが考えられる。
【００４５】
また、ユーザ状態情報には、「存在」、「不在」、「普通」、「忙しい」、「忙しくない」、「楽しい」、「悲しい」、「怒っている」、「幸せ」、「疲労」、「元気」などの存在情報、気分情報、活動情報、健康情報が使用される。更に、データ入出力端末１００Ｂと電子回覧サーバ３００とが通信を開始したときのデータ入出力端末１００Ｂの「稼動状態（使用）」と通信を終了したときの「停止状態（非使用）」の情報が稼働状態情報としてユーザ状態情報に付加される。
【００４６】
データ入出力端末１００Ｂのメンバ状態表示手段１５０は、受信したユーザ自身のユーザ状態情報に基づいて状態表示を変える（ステップＳ４１）。データ入出力端末１００Ｂのユーザ属性管理手段１６０は、受信したユーザ状態情報にデータ記録手段１９０から取り出したユーザＢのユーザ属性情報（ユーザＩＤ、端末ＩＤ、電子回覧サーバアドレス）を付加して通信管理手段１７０に送信する（ステップＳ４２）。
【００４７】
通信管理手段１７０は、受信したユーザ属性情報の中から電子回覧サーバアドレスを抽出し、それを元に受信したユーザ状態情報とユーザ属性情報を電子回覧サーバ３００に送信する（ステップＳ４３）。電子回覧サーバ３００の通信管理手段３１０は、受信したユーザ状態情報およびユーザ属性情報をユーザ属性管理手段３２０に渡す。
【００４８】
ユーザ属性管理手段３２０は受信したユーザ状態情報をデータ記録手段３４０に記録するとともに、受信したユーザ属性情報をもとにデータ記録手段３４０からユーザＢが設定した配信先ユーザ情報（配信先のユーザ名、ユーザＩＤ、配信先のグループ名、グループＩＤ）を抽出し、その配信先ユーザ情報に基づいて、通信管理手段３１０を介してユーザＢのユーザ状態情報とユーザ属性情報を各配信先ユーザのデータ入出力端末１００に送信する（ステップＳ４４）。このとき、ユーザ属性情報は状態が変化したユーザのＩＤおよび状態が変化した端末ＩＤで構成される。
【００４９】
各配信先ユーザのデータ入出力端末１００の通信管理手段１７０は、受信したユーザＢのユーザ状態情報とユーザ属性情報をメンバ状態表示手段１５０に送信する（ステップＳ４５）。各配信先ユーザのデータ入出力端末１００のメンバ状態表示手段１５０は、受信したユーザ状態情報とユーザ属性情報に基づいてユーザＢの状態表示を変える（ステップＳ４６）。
【００５０】
以上の手順で、ユーザの状態情報に関する最新情報をメンバ間で共有するとともに表示することが可能となり、離れた場所に存在するメンバ間でも各ユーザの状態を常に把握することができる。
【００５１】
〔電子回覧の作成〕
図９は電子回覧を作成する際の手順を示すフローチャートである。図９を参照すると、電子回覧の作成手順の詳細は次のようになる。なお、ここでは、回覧すべき電子文書データは、すでに出来上がっている原稿や図面とする。また、データ入出力端末１００Ａにおいて、電子回覧を作成するものとする。
【００５２】
ユーザＡは、データ入出力端末１００Ａの電子回覧作成手段１１０における電子データ選択手段１１１で、回覧する原稿や図面などの電子文書データを選択する（ステップＳ５０）。
【００５３】
また、ユーザＡは、メンバ状態表示手段１５０に表示されている配信先ユーザ（メンバ）の状態を考慮し、電子文書データを回覧するユーザ（回覧対象ユーザ）を選択する。また、回覧順序が存在する場合には、回覧順序を指定する。これにより、電子回覧作成手段１１０の回覧リスト作成手段１１２は、回覧リストを作成する（ステップＳ５１）。この回覧リストは、電子文書データを回覧する全ユーザのユーザＩＤ、およびその順番情報から構成される。
【００５４】
電子回覧作成手段１１０の電子回覧データ作成手段１１３は、選択された電子文書データと作成された回覧リストとを合成し、電子回覧データ１１４を作成する（ステップＳ５２）。電子回覧作成手段１１０は、作成した電子回覧データ１１４をユーザ属性管理手段１６０に送信し、ユーザ属性管理手段１６０は電子回覧データ１１４に電子回覧ＩＤを付加して電子回覧送信手段１２０に送る（ステップＳ５３）。なお、この時の電子回覧ＩＤは、作成したユーザのユーザＩＤ，端末ＩＤ、日時等から自動作成される。
【００５５】
〔電子回覧の送信〕
図１０は電子回覧の送信手順を示すフローチャートである。図１０を参照すると、電子回覧の送信手順の詳細は次のようになる。
【００５６】
データ入出力端末１００Ａの電子回覧送信手段１２０は、電子回覧データ１１４から回覧リストを抽出し、表示する。ユーザＡは、その回覧リストの中から電子回覧を送信する相手ユーザを選択する（ステップＳ６０）。また、ユーザＡは、選択した相手ユーザへのメッセージを作成する（ステップＳ６１）。なお、この場合のメッセージは、メンバ全員に対するものなどとしてもよい。
【００５７】
電子回覧データ１１４および作成されたメッセージデータ１２３は電子回覧メッセージ作成手段１２４へ送られる。電子回覧メッセージ作成手段１２４は、電子回覧データ１１４とメッセージデータ１２３とを合成し、電子回覧メッセージ（電子回覧）１２５を作成する（ステップＳ６２）。
【００５８】
電子回覧送信手段１２０は、作成された電子回覧メッセージ１２５をユーザ属性管理手段１６０に送信する。ユーザ属性管理手段１６０は、電子回覧メッセージ１２５に送信ユーザ属性情報を付加して、通信管理手段１７０に送信する（ステップＳ６３）。この例では、送信ユーザ属性情報として、メッセージＩＤ、送信相手のユーザＩＤ、電子回覧サーバアドレスを付加する。なお、メッセージＩＤは、ユーザＩＤ，端末ＩＤ，日時等から自動作成される。
【００５９】
データ入出力端末１００Ａの通信管理手段１７０は、受信した送信ユーザ属性情報の中から電子回覧サーバアドレスを抽出し、それを元に送信ユーザ属性情報が付加された電子回覧メッセージ１２５を電子回覧サーバ３００に送信する（ステップＳ６４）。
【００６０】
電子回覧サーバ３００の通信管理手段３１０は、受信した電子回覧メッセージ１２５をユーザ属性管理手段３２０に渡し、ユーザ属性管理手段３２０は、受信した電子回覧メッセージ１２５をデータ記録手段３４０に記録する。また、ユーザ属性管理手段３２０は、受信した電子回覧メッセージ１２５に付加されている送信ユーザ情報中の送信相手ユーザＩＤをもとにデータ記録手段３４０から送信相手のユーザ属性情報を抽出する。
【００６１】
データ変換手段３３０は、ユーザ属性管理手段３２０が抽出した送信相手のユーザ属性情報に基づいて、送信相手ユーザのデータ入出力端末１００に適した形式に電子回覧メッセージ１２５を変換し、通信管理手段３１０へ送る。通信管理手段３１０は、このデータ変換された電子回覧メッセージ（送信ユーザ属性情報が付加された電子回覧メッセージ）１２５を、送信相手ユーザのデータ入出力端末１００に送信する（ステップＳ６５）。
【００６２】
〔電子回覧の受信〕
図１１は電子回覧の受信手順を示すフローチャートである。図１１を参照すると、電子回覧の受信手順の詳細は次のようになる。なお、この例では、データ入出力端末１００Ｂにおいて、電子回覧を受信するものとする。
【００６３】
電子回覧サーバ３００からの電子回覧メッセージ１２５はデータ入出力端末１００Ｂの電子回覧受信手段１３０に送られる。電子回覧受信手段１３０では、電子回覧メッセージ受信分割手段１３１が、受信した電子回覧メッセージ１２５を電子回覧データ１１４とメッセージデータ１２３とに分割する（ステップＳ７０）。
【００６４】
電子回覧データ１１４は、データ入出力端末１００Ｂのデータ入出力手段１８０より出力（画面表示）される（ステップＳ７１）。ユーザＢは、電子回覧データ１１４の閲覧後、電子回覧データ１１４を読んだことを示す署名をする。この署名の方法については後述する。
【００６５】
ユーザＢからの署名が行われると、既読署名張付手段１３２が電子回覧データ１１４にその署名（既読署名）を張り付け、既読署名付き電子回覧データ１３３を作成する（ステップＳ７２）。具体的には、電子回覧データ１１４を構成する電子文書データと回覧リストのうち、回覧リストにおいてのみ受信ユーザＩＤに対する既読情報を付加する。この作成された既読署名付きの電子回覧データ１３３は電子回覧送信手段１２０に渡される（ステップＳ７３）。
【００６６】
一方、ステップＳ７０において分割されたメッセージデータ１２３は、一緒に受信された送信ユーザ属性情報とともにデータ入出力端末１００Ｂのデータ入出力手段１８０より出力（画面表示）される（ステップＳ７５）。ユーザＢは、この表示されたメッセージデータ１２３に対して、メッセージの返信を行うことができる。ユーザＢが作成したメッセージは、メッセージ返信手段１３４より返信メッセージデータ１３５として出力され、電子回覧送信手段１２０へ送られる（ステップＳ７５）。
【００６７】
電子回覧送信手段１２０は、電子回覧受信手段１３０からの返信メッセージデータ１３５に返信相手ユーザのユーザＩＤを付加してユーザ属性管理手段１６０に渡す（ステップＳ７６）。ユーザ属性管理手段１６０は、返信メッセージデータ１３５にユーザＢのユーザ属性情報（ユーザＩＤ，端末ＩＤ，日時等から自動作成されるメッセージＩＤ、電子回覧サーバアドレス）を付加し、通信管理手段１７０を介して電子回覧サーバ３００に送信する（ステップＳ７７）。これにより、返信メッセージデータ１３５がメッセージデータ１２３の送信元（ユーザＡ）に送られ、紙媒体の回覧を手渡しする際に生じるような会話（インフォーマルコミュニケーション）が誘発される。
【００６８】
〔電子回覧の転送〕
データ入出力端末１００Ｂの電子回覧送信手段１２０は、既読署名付きの電子回覧データ１３３から回覧リストを抽出し、表示する。ユーザＢは、その回覧リストの中から電子回覧を送信する相手ユーザを選択する。この際、ユーザＢは、メンバ状態表示手段１５０に表示されているメンバの状態を考慮して、次の回覧先を誰にするかを決めることができる。
【００６９】
すなわち、ユーザＡからの電子回覧メッセージ１２５に電子回覧を送る順番が決められていたとしても、その順番で指定された次の回覧先のユーザが不在であったり、忙しかったような場合には、その人を抜かして、別の人に電子回覧を送ることができる。これにより、紙媒体の回覧板を手渡す際に無意識のうちに生じるようなインフォーマルコミュニケーションが誘発される。
【００７０】
また、ユーザＢは、必要に応じて選択した相手ユーザへのメッセージデータ１３６を作成する（図４参照）。また、ユーザＡからのメッセージデータ１２３がメンバ全員に対するものであったような場合、そのメッセージデータ１２３を転送メッセージデータとする。
【００７１】
電子回覧データ１３３およびメッセージデータ（メッセージデータ１３６、転送メッセージデータ１２３）は電子回覧メッセージ作成手段１２４へ送られる。電子回覧メッセージ作成手段１２４は、電子回覧データ１３３とメッセージデータ（メッセージデータ１３６、転送メッセージデータ１２３）とを合成し、電子回覧メッセージ（電子回覧）１３８を作成する。
【００７２】
電子回覧送信手段１２０は、作成された電子回覧メッセージ１３８をユーザ属性管理手段１６０に送信する。ユーザ属性管理手段１６０は、電子回覧メッセージ１３８に送信ユーザ属性情報を付加して、通信管理手段１７０に送信する。この例では、送信ユーザ属性情報として、ユーザＢのユーザＩＤ，端末ＩＤ，日時等から自動作成されるメッセージＩＤ、送信相手のユーザＩＤ、電子回覧サーバアドレスを付加する。
【００７３】
データ入出力端末１００Ｂの通信管理手段１７０は、受信した送信ユーザ属性情報の中から電子回覧サーバアドレスを抽出し、それを元に送信ユーザ属性情報が付加された電子回覧メッセージ１３８を電子回覧サーバ３００に送信する。
電子回覧サーバ３００の通信管理手段３１０は受信した電子回覧メッセージ１１３８をユーザ属性管理手段３２０に渡す。ユーザ属性管理手段３２０は受信した電子回覧メッセージ１３８をデータ記録手段３４０に記録する。
【００７４】
また、ユーザ属性管理手段３２０は、受信した電子回覧メッセージ１３８に付加されている送信ユーザ情報中の送信相手ユーザＩＤをもとにデータ記録手段３４０から送信相手のユーザ属性情報を抽出する。データ変換手段３３０は、ユーザ属性管理手段３２０が抽出した送信相手のユーザ属性情報に基づいて、送信相手ユーザのデ一夕入出力端末１００に適した形式に電子回覧メッセージ１３８を変換し、通信管理手段３１０へ送る。通信管理手段３１０は、このデータ変換された電子回覧メッセージ（送信ユーザ属性情報が付加された電子回覧メッセージ）１３８を、送信相手ユーザのデータ入出力端末１００に送信する。
【００７５】
多くの電子回覧システムでは、電子回覧作成者が指定した回覧順通りに自動的に回覧されるようになっているが（例えば、特開平６−２４４８６３号公報（電子回覧システム）など）、本発明の電子回覧システムによると、電子回覧データ１１４の作成ユーザが指定した回覧順番が存在していても、メンバの状態を考慮することができるため、すぐに回覧を見ることができるユーザがいれば順番に関係なくそのユーザに電子回覧データとメッセージデータを送信することが可能である。本発明の電子回覧システムでは、このように従来手動で回覧物を回覧していたのと同様に、自由度の高い電子回覧システムを提供することができる。
【００７６】
〔実施の形態２〕
次に、実施の形態２として、電子回覧データに対して電子的な手書式の既読署名を張り付ける方法について説明する。図１２はデータ入出力端末１００Ｂの電子回覧受信手段１３０において、電子回覧データの受信から手書式の既読署名を張り付けて送信するまでの手順を示したフローチャートである。図１２を参照すると、手書式の既読署名を張り付ける手順の詳細は次のようになる。
【００７７】
データ入出力端末１００Ｂの電子回覧受信手段１３０における電子回覧メッセージ受信分割手段１３１は、受信した電子回覧メッセージ１２５を電子回覧データ１１４とメッセージデータ１２３とに分割する（ステップＳ８０）。電子回覧メッセージ分割手段１３１において、電子回覧データ１１４は更に回覧物本体である電子文書データと回覧リストに分割される（ステップＳ８１）。
【００７８】
分割された電子文書データと回覧リストとは別々にデータ入出力手段１８０より出力（画面表示）される（ステップＳ８２）。図１３にデータ入出力手段１８０における電子文書データと回覧リストの表示例を示す。同図において、４００が電子文書データであり、４１０が回覧リストである。図１３では既にユーザ「渡辺」の手書式電子署名が入っている。
【００７９】
ユーザＢはデータ入出力手段１８０より既読署名張付要求を入力する（ステップＳ８３）。ここでの既読署名張付要求は、図１３における署名入力ボタン４２０を押下することに該当する。既読署名張付要求が入力されると、既読署名張付手段１３２は、ユーザＢによる手書きの既読署名を回覧リスト４１０に張り付ける（ステップＳ８４）。また、これと同時に、電子回覧データ１１４中の回覧リストには、受信ユーザＩＤに対して既読情報が付加される。
【００８０】
この実施の形態では、署名入力ボタン４２０が押下されると、図１３におけるユーザ名４３０の下の署名フィールド４４０に、例えばタブレットＰＣのペン入力方法などを使って手書きで書き込みができるようになる。ユーザＢは、ここに、実際に手書きで署名を書き込む。
【００８１】
なお、データ記録手段１９０に予めユーザＢの手書き署名を記憶させておき、署名入力ボタン４２０が押下された場合に、データ記録手段１９０からその手書き署名を読み出し、自動的に日付を付加して署名フィールド４４０に張り付けるようにしてもよい。
【００８２】
既読署名張付手段１３２は、電子文書データと回覧リストとを合成し、既読署名付き電子回覧データ１３３を作成する（ステップＳ８５）。この既読署名付き電子回覧データ１３３は電子回覧送信手段１２０に渡される（ステップＳ８６）。
【００８３】
一方、ステップＳ８０で分割されたメッセージデータ１２３は、一緒に受信された送信ユーザ属性情報とともにデータ入出力手段１８０により出力（画面表示）される（ステップＳ８７）。ユーザＢは、この表示されたメッセージデータ１２３に対して、メッセージの返信を行うことができる。ユーザＢが作成したメッセージは、メッセージ返信手段１３４より返信メッセージデータ１３５として出力され、電子回覧送信手段１２０へ送られる（ステップＳ８８）。
【００８４】
電子回覧送信手段１２０は、電子回覧受信手段１３０からの返信メッセージデータ１３５に返信相手ユーザのユーザＩＤを付加してユーザ属性管理手段１６０に渡す（ステップＳ８９）。ユーザ属性管理手段１６０は、返信メッセージデータ１３５にユーザＢのユーザ属性情報（ユーザＩＤ，端末ＩＤ，日時等から自動作成されるメッセージＩＤ、電子回覧サーバアドレス）を付加し、通信管理手段１７０を介して電子回覧サーバ３００に送信する（ステップＳ９０）。
【００８５】
以上が電子回覧データ１１４に対して電子的な手書式の既読署名を張り付ける手順の詳細である。この実施の形態２では、従来手動で回覧物を回覧していたのと同様に手書きによる既読書名を使用することができ、自由度の高い電子回覧システムを提供することができる。
【００８６】
〔実施の形態３〕
次に、実施の形態３として、各ユーザの状態情報を環境映像で表示する方法について説明する。実施の形態３は、実施の形態１における電子回覧システムにおいて、電子回覧を回覧していないときには、登録した各ユーザの配信先ユーザおよびグループに自身のユーザ状態情報を送信するとともに、自身を配信先と指定した各ユーザおよびグループのユーザ状態情報を受信し、それをメンバ状態表示手段で環境映像として表示し続ける点に特徴を持つ。
【００８７】
図１４は各ユーザのユーザ状態情報の環境映像を用いた表示例を示し、データ入出力端末１００のメンバ状態表示手段１５０の具体例である。環境映像には水槽映像５００を使用しており、その中の魚５１０が各ユーザを表している。ユーザを表す魚の下にはそれぞれユーザ表示名５２０が表示されている。
【００８８】
魚の種類およびユーザ表示名は、実施の形態１におけるユーザ属性登録手順にて説明したユーザ属性のうち、表示種別とユーザ表示名において規定される。各ユーザの状態は、例えばユーザが存在しかつ普通の状態の時には、水槽中をランダムに泳ぎ回る魚５１０で表す。また、ユーザが存在しかつ忙しい状態の時には水槽中で忙しく泳ぎまわる魚５３０で表す。ユーザが存在しかつ悲しい状態の時には水槽の底でじっとしている魚５４０で表し、ユーザが不在の場合には水槽の底で半透明になって眠る魚５５０で表す。
【００８９】
このような環境映像を利用することで、特に意識することなく各ユーザの状態が把握できるようになり、また、表示を続けても特に気にならないほか飽きもこないという利点がある。また、特定のユーザと連絡を取りたくなった場合や電子回覧を送る場合には、ユーザの魚５１０をクリックするなどして選択する。選択されると、例えばユーザ属性がポップアップウィンドウ５６０に表示され、存在場所や電話番号などが簡単にわかるようになる。
【００９０】
更に、ユーザが複数のグループに所属していたり、他グループのユーザから配信先に指定されている場合には、他のグループの状態情報を見ることが可能となる。このようなときには、例えば図１４に示したグループ選択手段５７０でグループを選択すれば、選択したグループの環境映像が見れるようになる。また、図１４では各グループの状態情報が一目でわかるようにグループ名の横にグループ状態情報グラフ５８０をつけている。
【００９１】
例えば、各グループのメンバの存在割合をグループ状態情報グラフ５８０で示しておけば、現在全員が回覧を閲覧可能であるとか、全員不在だから回覧を送るのを控えようなどのグループ全体の状態把握が簡単にできるようになる。
【００９２】
以上説明したように、この実施の形態３では、環境映像を表示し続けることで、離れた場所に存在するメンバ間でも特に意識すること無しにユーザの状態を把握することができ、同一の場所にいるような感覚で電子回覧データおよびメッセージを送受信可能となり、状態情報の把握によってインフォーマルコミュニケーションを誘発する電子回覧システムを提供することができる。
【００９３】
〔実施の形態４〕
次に、実施の形態４として、メッセージのみから構成される電子回覧メッセージを送受信する方法について説明する。実施の形態４は、実施の形態１における電子回覧システムにおいて、電子回覧データが存在せずとも選択した相手に対するメッセージのみから構成される電子回覧メッセージを作成して電子回覧サーバに送信することが可能な電子回覧送信手段と、受信したメッセージのみから構成される電子回覧メッセージに対して送信相手に対する返信メッセージを作成して電子回覧送信手段に渡すことが可能な電子回覧受信手段を持つ点に特徴を持つ。
【００９４】
実施の形態４の具体的手順は図１０に示した電子回覧の送信手順および図１１に示した電子回覧の受信手順とほゞ同一であり、これらのフローチャートから電子回覧データを削除しただけの手順となる。
【００９５】
〔メッセージの作成および送信〕
図１５はメッセージ作成および送信手順を示すフローチャートである。図１５を参照すると、メッセージ作成および送信手順の詳細は次のようになる。なお、この実施の形態では、データ入出力端末１００Ａにおいてメッセージを作成し、送信するものとする。
【００９６】
ユーザＡは、データ入出力端末１００Ａの電子回覧送信手段１２０における送信相手選択手段１２１において、メッセージを送信する相手ユーザを選択する（ステップＳ９１）。また、ユーザＡは、電子回覧送信手段１２０におけるメッセージ作成手段１２２において、選択したユーザに対するメッセージデータ１２３を作成する（ステップＳ９２）。
【００９７】
電子回覧送信手段１２０における電子回覧メッセージ作成手段１２４は、電子回覧データ１１４とメッセージデータ１２３とを合成し、電子回覧メッセージ１２５を作成する（ステップＳ９３）。このとき、電子回覧データ１１４は空データであり、実際にはメッセージデータ１２３だけの電子回覧メッセージ１２５となる。
【００９８】
この実施の形態では、電子回覧データ１１４は空データであるので、電子文書データおよび回覧リストは存在しない。したがって、ステップＳ９１での送信相手ユーザの選択は、回覧リストからの選択ではなく、表示されているユーザ状態情報の中からの選択となる。なお、回覧リストが存在する場合には、表示されているユーザ状態情報を考慮しての回覧リストからの選択となる。
【００９９】
電子回覧送信手段１２０は、作成された電子回覧メッセージ１２５をユーザ属性管理手段１６０に送信し、ユーザ属性管理手段１６０は電子回覧メッセージ１２５に送信ユーザ属性情報を付加して通信管理手段１７０に送信する（ステップＳ９４）。この例では、送信ユーザ属性情報として、ユーザＩＤ，端末ＩＤ，日時等から自動作成されるメッセージＩＤ、送信相手のユーザＩＤ、電子回覧サーバアドレスを付加する。なお、同時に複数人のユーザが送信相手と選択されている場合には、送信相手のユーザＩＤが複数個付加されることになる。
【０１００】
データ入出力端末１００Ａの通信管理手段１７０は、受信したユーザ属性情報の中から電子回覧サーバアドレスを抽出し、それを元に送信ユーザ属性情報が付加された電子回覧メッセージ１２５を電子回覧サーバ３００に送信する（ステップＳ９５）。
【０１０１】
電子回覧サーバ３００の通信管理手段３１０は、受信した電子回覧メッセージ１２５をユーザ属性管理手段３２０に渡し、ユーザ属性管理手段３２０は受信した電子回覧メッセージ１２５をデータ記録手段３４０に記録する。また、ユーザ属性管理手段３２０は、受信した電子回覧メッセージ１２５に付加されている送信ユーザ情報中の送信相手ユーザＩＤをもとにデータ記録手段３４０から送信相手のユーザ属性情報を抽出する。
【０１０２】
データ変換手段３３０は、ユーザ属性管理手段３２０が抽出した送信相手のユーザ属性情報に基づいて、送信相手ユーザのデータ入出力端末１００に適した形式に電子回覧メッセージ１２５を変換し、通信管理手段３１０へ送る。通信管理手段３１０は、このデータ変換された電子回覧メッセージ（送信ユーザ属性情報が付加された電子回覧メッセージ）１２５を、送信相手ユーザのデータ入出力端末１００に送信する（ステップＳ９６）。
【０１０３】
〔メッセージの受信および返信〕
図１６はメッセージの受信および返信手順を示すフローチャートである。図１６を参照すると、メッセージの受信および返信手順の詳細は次のようになる。なお、この例では、データ入出力端末１００Ｂにおいて、メッセージを受信するものとする。
【０１０４】
電子回覧サーバ３００からの電子回覧メッセージ１２５はデータ入出力端末１００Ｂの電子回覧受信手段１３０に送られる。電子回覧受信手段１３０では、電子回覧メッセージ受信分割手段１３１が、受信した電子回覧メッセージ１２５を電子回覧データ１１４とメッセージデータ１２３とに分割する（ステップＳ１００）。但し、ここでは電子回覧データ１１４は空データであるので、実際にはメッセージデータ１２３のみとなる。
【０１０５】
メッセージデータ１２３は、データ入出力端末１００Ｂのデータ入出力手段１８０より出力（画面表示）される（ステップＳ１０１）。ユーザＢは、この表示されたメッセージデータ１２３に対して、メッセージの返信を行うことができる。ユーザＢが作成したメッセージは、メッセージ返信手段１３４より返信メッセージデータ１３５として出力され、電子回覧送信手段１２０へ送られる（ステップＳ１０２）。
【０１０６】
電子回覧送信手段１２０は、電子回覧受信手段１３０からの返信メッセージデータ１３５に返信相手ユーザのユーザＩＤを付加してユーザ属性管理手段１６０に渡す（ステップＳ１０３）。ユーザ属性管理手段１６０は、メッセージデータ１３５にユーザＢのユーザ属性情報（ユーザＩＤ，端末ＩＤ，日時等から自動作成されるメッセージＩＤ、電子回覧サーバアドレス）を付加し、通信管理手段１７０を介して電子回覧サーバ３００に送信する（ステップＳ１０４）。
【０１０７】
以上、ステップＳ９１〜Ｓ９６、ステップＳ１００〜Ｓ１０４の手順により、メッセージの作成および送受信が可能となり、特に電子回覧データが存在しなくても気軽にメッセージの交換だけができるようになる。
なお、ユーザＡからのメッセージデータ１２３は、電子回覧送信手段１２０を利用して他のユーザへ転送することも可能である。また、回覧リストに従って、回覧することも可能である。
【０１０８】
〔実施の形態５〕
次に、実施の形態５として、ユーザが複数台のデータ入出力端末を同時に使用可能な場合の実施の形態について説明する。実施の形態５は、実施の形態１における電子回覧システムにおいて、同一ユーザが複数台のデータ入出力端末を同時に使用可能であり、ユーザが複数台のデータ入出力端末を同時に使用中に他ユーザが電子回覧メッセージを送信する際には、ユーザ名を選択するだけで予めユーザが受信優先順位を指定したデータ入出力端末だけに電子回覧メッセージを送信したり、同時に複数台使用中でも実際にユーザが存在しているデータ入出力端末だけに電子回覧メッセージを送信する点に特徴を持つ。
【０１０９】
実施の形態５の電子回覧システムでは、実施の形態１でのユーザ属性の登録手順において説明したように、電子回覧システムを使用する際に登録されるユーザ属性情報の中に、「端末表示名」、「端末ＩＤ」、「優先端末ＩＤ」を登録する。ユーザが複数個のデータ入出力端末を使用する場合にはこの端末表示名を複数個登録すればよく、端末毎に割り与えられる端末ＩＤを優先端末ＩＤに書き込む。例えば、登録端末ＩＤが＃１００，＃２００，＃３００と３つある場合に端末ＩＤ＃２００を優先順位１位に、端末ＩＤ＃３００を優先順位２位に、端末ＩＤ＃１００を優先順位３位に設定したい場合には、優先端末ＩＤを「＃２００，＃３００、＃１００」と設定する。
【０１１０】
このように優先端末ＩＤを電子回覧サーバ３００のユーザ属性管理手段３２０に登録しておけば、３台のデータ入出力端末１００を同時に使用中でも、電子回覧サーバ３００のユーザ属性管理手段３２０が優先端末ＩＤのデータをもとに判断し、優先順位が最も高い端末ＩＤ＃２００のデータ入出力端末１００にのみ電子回覧メッセージが配信されることになる。また、端末ＩＤ＃３００と＃１００の２台が同時に使用中の場合は、優先順位にしたがって端末＃ＩＤ３００のデータ入出力端末１００にのみ電子回覧メッセージが配信されることになる。
【０１１１】
このように優先順位（受信優先順位）にしたがって電子回覧メッセージが１台のデータ入出力端末１００にのみ配信されることで、同時に複数台のデータ入出力端末１００を使用している場合に複数台で同じ電子回覧メッセージを見なければならないという煩雑さが解消される。
【０１１２】
また、ユーザが同時に複数台のデータ入出力端末１００を使用する場合には、それぞれのデータ入出力端末１００のユーザ状態取得手段１４０においてユーザ状態情報が取得されることになる。このとき、それぞれのデータ入出力端末１００において取得された、「存在」、「不在」、「普通」、「忙しい」、「忙しくない」、「楽しい」、「悲しい」、「怒っている」、「幸せ」、「疲労」、「元気」などの存在情報、気分情報、活動情報、健康情報およびデータ入出力端末１００の稼動状態情報というユーザ状態情報は、電子回覧サーバ３００のユーザ属性管理手段３２０に送信されたあと一元的に管理され、配信先ユーザのデータ入出力端末１００には１ユーザあたり１つの状態情報が代表値として表示されることになる。
【０１１３】
例えば、ユーザＡが端末ＩＤ＃１００，＃２００，＃３００の３台のデータ入出力端末１００を同時に使っており、端末ＩＤ＃１００では「不在」、端末ＩＤ＃２００では「存在」で「忙しい」、端末＃ＩＤ３００では「停止」という状態の場合には、ユーザＡは「存在」で「忙しい」という情報が電子内覧サーバ３００のユーザ属性管理手段３２０で採用され、その情報が配信先ユーザのデータ入出力端末１００に送信され表示される。
【０１１４】
なお、ユーザの状態が変化した際に電子回覧サーバ３００から配信先ユーザのデータ入出力端末１００へ送信されるデータは、状態情報のみで構成されるユーザ状態情報、状態が変化した端末ＩＤとユーザＩＤで構成されるユーザ属性情報、および代表値として表示されるユーザ状態情報で構成される。
【０１１５】
図１７は複数端末を使用しているユーザの状態情報の表示例であり、メンバ状態表示手段１５０、環境映像５００、ユーザの状態を表す魚５３０から構成される。前述のように通常は１ユーザあたり１つの状態情報が表示されるのみであり、例えばユーザ５３０は図１７において「存在」で「忙しい」状態を表している。しかし、ユーザ５３０が３台のデータ入出力端末１００を使用中であるとすると、３台分のユーザ状態情報、ユーザ属性情報、および代表値として表示されるユーザ状態情報が電子回覧サーバ３００からデータ入出力端末１００に送信されているため、例えばユーザ５３０をクリック等して選択すると、ユーザ属性および各データ入出力端末１００におけるユーザ状態がポップアップウィンドウ６００に表示される。
【０１１６】
このように各データ入出力端末１００におけるユーザ状態がわかることで、例えばＰＤＡで現在使用中であれば外出中であるなど、ユーザの状態に加えて存在場所や活動状態など様々な状況を想像可能にすることができる。
【０１１７】
更に、複数台使用中であっても、状態情報が「存在」となっているデータ入出力端末１００だけにおいて優先順位を判断することも可能である。例えば図１７の例において、ユーザの設定した優先端末順が１位デスクトップＰＣ、２位ノートＰＣ、３位ＰＤＡであるとする。また、全てのデータ入出力端末１００が「稼動」中で、センサで取得したユーザ状態情報がデスクトップＰＣとノートＰＣで「不在」となっており、ＰＤＡだけで「存在」となっているとする。この場合、通常であれば「稼動」中のデータ入出力端末１００に対して優先順位を判断するためデスクトップＰＣに対して電子回覧メッセージを配信するが、優先順位と状態情報の双方で判断すると、ＰＤＡに電子回覧メッセージが配信されることになる。
【０１１８】
また、電子回覧メッセージを送信するユーザが相手ユーザのデータ入出力端末１００の種類を送信前に知ることで、例えばＰＤＡだったらオフィスのデスクではなくオフィス外にいるだろうなど相手の状況を想像できたり、ＰＤＡだからメッセージデータを小さくするなどという行為も誘発することが可能である。
【０１１９】
以上が同一ユーザが複数台のデータ入出力端末１００を同時に使用可能な方法の実施の形態である。この実施の形態５により、ユーザが複数台の端末を同時に使用していても、電子回覧データやメッセージを送信する際に特に宛先ユーザの端末状態を気にすることなく送信可能となるほか、逆に宛先ユーザの端末状態からユーザの所在場所や状況を推測することも可能になる。
【０１２０】
〔実施の形態６〕
次に、実施の形態６として、電子回覧メッセージの回覧状況、未読・既読情報の確認および再読を可能とする方法について説明する。
実施の形態６は、実施の形態１における電子回覧システムにおいて、データ入出力端末から電子回覧サーバのデータ記録手段にアクセスすることで、既に読まれた上で保存されている電子回覧データやメッセージを、ユーザ属性管理手段に登録されている端末情報に基づいてユーザが使用しているデータ入出力端末に合う形式に電子回覧データやメッセージを変換した上でユーザのデータ入出力端末に送信し、データ入出力手段にて再読可能とした点と、電子回覧データの既読・未読という回覧状況や、自身の送信したメッセージに対する他ユーザの既読・未読状況をデータ入出力端末のデータ入出力手段にて確認可能とした点に特徴を持つ。
【０１２１】
図１８は電子回覧サーバ３００のデータ記録手段３４０のシステム構成を示す図である。図１８を参照すると、電子回覧サーバ３００のデータ記録手段３４０は、受信した電子回覧メッセージ７００を電子回覧データ７０２とメッセージデータ７０７に分割する電子回覧メッセージ分割手段７０１と、分割された電子回覧データ７０２を更に電子文書データ７０４と回覧リストデータ７０５とに分割する電子回覧データ分割手段７０３と、分割されたメッセージデータ７０７をメッセージ本体データ７０９と既読状況データ７１０とに分割するメッセージデータ分割手段７０８と、電子文書データ７０４と回覧リストデータ７０５とメッセージ本体データ７０９と既読状況データ７１０を物理的に記録する記録手段７０６とから構成されている。
【０１２２】
電子回覧データ７０２には電子回覧ＩＤが付加されており（図９におけるステップＳ５３参照）、電子回覧データ分割手段７０３において電子回覧データ７０２を分割した電子文書データ７０４および回覧リストデータ７０５にも、分割した際に同じ電子回覧ＩＤがそれぞれ付加される。この電子回覧データＩＤ一は不変であり、電子回覧データ７０２が次々に回覧される際に、この電子回覧ＩＤをもとに回覧リストデータ７０５の内容が次々と書き換わって行き、回覧状況が保存されて行く。
【０１２３】
なお、電子文書データ７０４は、「電子回覧ＩＤ」、「回覧タイトル」、「回覧データ本体」から構成される。また、回覧リストデータ７０５は、「電子回覧ＩＤ」、「作成ユーザＩＤ」、「回覧タイトル」、「回覧ユーザ数」、「回覧先ユーザＩＤ（作成ユーザ合む）」、「回覧先ユーザ未読・既読情報（初期値は未読）」、「送信日時」、「既読日時」、「回覧データ種別のデータ」などから構成される。
【０１２４】
同様にメッセージデータ７０７にもメッセージＩＤが付加されており（図１０におけるステップＳ６３参照）、メッセージデータ分割手段７０８において分割されるメッセージ本体データ７０９および既読状況データ７１０にも、分割される際に同じメッセージＩＤがそれぞれ付加される。
【０１２５】
メッセージ本体データ７０９は、「メッセージＩＤ」、「メッセージタイトル」、「メッセージ本体」から構成され、既読状況データ７１０は、「メッセージＩＤ」、「作成ユーザＩＤ」、「メッセージタイトル」、「付随電子回覧ＩＤ」、「送信日時」、「相手先ユーザＩＤ」、「未読・既読情報（初期値は未読）」、「メッセージデータ種別」などから構成される。
【０１２６】
付随電子回覧ＩＤは、メッセージデータ７０７と同時に送信された電子回覧データ７０２の電子回覧ＩＤであり、メッセージのみが送信された場合には空値になる。既読状況データ７１０は、このメッセージＩＤをもとに受信側ユーザがメッセージを読んで転送するたびに既読状況データ７１０の内容が次々と書き換えて行き、既読状況を保存する。
【０１２７】
また、実施の形態４で説明したようにメッセージのみから構成される電子回覧メッセージ７００の場合には、電子回覧メッセージ分割手段７０１においてメッセージデータ７０７だけが取り出されて処理され、電子回覧データ７０２については何も処理されないことになる。
【０１２８】
図１９は電子回覧メッセージの回覧状況の確認手順を示すフローチャートである。図１９を参照すると、電子回覧メッセージの回覧状況の確認および再読手順の詳細は次のようになる。
【０１２９】
〔回覧状況の確認〕
ユーザＡは、データ入出力端末１００Ａのデータ入出力手段１８０より、メッセージ管理要求を入力する（ステップＳ１１０）。このメッセージ管理要求はユーザ属性管理手段１６０へ与えられる。ユーザ属性管理手段１６０は、データ入出力手段１８０からのメッセージ管理要求にユーザ属性情報（ユーザＩＤ、端末ＩＤおよび電子回覧サーバアドレス）を付加し、通信管理手段１７０に送信する（ステップＳ１１１）。
【０１３０】
通信管理手段１７０は、受信したユーザ属性情報の中から電子回覧サーバアドレスを抽出し、それを元に受信したメッセージ管理要求とユーザ属性情報を電子回覧サーバ３００に送信する（ステップＳ１１２）。
【０１３１】
電子回覧サーバ３００の通信管理手段３１０は、受信したメッセージ管理要求とユーザ属性情報をユーザ属性管理手段３２０に渡す。ユーザ属性管理手段３２０は受信したメッセージ管理要求とユーザ属性情報に基づいて、データ記録手段３４０から回覧リストデータ７０５と既読状況データ７１０を取り出し、データ変換手段３３０においてデータ入出力端末１００Ａに適した形式に変換して通信管理手段３１０を介してデータ入出力端末１００Ａに送信する（ステップＳ１１３）。このとき、データ記録手段３４０から取り出される回覧リストデータ７０５と既読状況データ７１０は、作成ユーザＩＤがメッセージ管理要求を入力したユーザＩＤと一致するデータのみである。
【０１３２】
データ入出力端末１００Ａの通信管理手段１７０は、受信した回覧リストデータ７０５と既読状況データ７１０をデータ入出力手段１８０に送る（ステップＳ１１４）。これによって、受信した回覧リストデータ７０５と既読状況データ７１０がデータ入出力手段１８０より出力（画面表示）され、ユーザＡは自身が送信した電子回覧データ１１４の回覧状況およびメッセージデータ１２３の既読状況を確認することができる。
【０１３３】
〔再読〕
図２０は電子回覧メッセージの再読手順を示すフローチャートである。図２０を参照すると、電子回覧メッセージの再読手順の詳細は次のようになる。
ユーザＡは、データ入出力端末１００Ａのデータ入出力手段１８０より、メッセージ表示要求を入力する（ステップＳ１１５）。ここで、メッセージ表示要求は、電子回覧ＩＤあるいはメッセージＩＤから構成される。
【０１３４】
データ入出力端末１００Ａのユーザ属性管理手段１６０は、メッセージ表示要求にユーザ属性情報（ユーザＩＤ、端末ＩＤ、電子回覧サーバアドレス）を付加し、通信管理手段１７０に送信する（ステップＳ１１６）。
【０１３５】
データ入出力端末１００の通信管理手段１７０は、受信したメッセージ表示要求およびユーザ属性情報を電子回覧サーバ３００に送信する（ステップＳ１１７）。電子回覧サーバ３００の通信管理手段３１０は、受信したメッセージ表示要求およびユーザ属性情報をユーザ属性管理手段３２０に渡す。
【０１３６】
ユーザ属性管理手段３２０は、受信したメッセージ表示要求とユーザ属性情報に基づいて、データ記録手段３４０から電子回覧データの電子文書データ７０４あるいはメッセージ本体データ７０９を取り出し、データ変換手段３３０においてデータ入出力端末１００Ａに適した形式に変換して通信管理手段３１０を介してデータ入出力端末１００Ａに送信する（ステップＳ１１８）。
【０１３７】
データ入出力端末１００Ａの通信管理手段１７０は、受信した電子文書データ７０４あるいはメッセージ本体データ７０９をデータ入出力手段１８０に送る（ステップＳ１１９）。これによって、受信した電子文書データ７０４あるいはメッセージ本体データ７０９がデータ入出力手段１８０より出力（画面表示）され、ユーザＡはユーザは自身の送信した電子文書データ７０４あるいはメッセージ本体データ７０９を再読することができる。
〔更新〕
また、ステップＳ１１９において、ユーザが電子文書データ７０４あるいはメッセージ本体データ７０９に対して記録要求をデータ入出力手段１８０より入力すれば、電子文書データ７０４あるいはメッセージ本体データ７０９はデータ記録手段１９０に記録されることになる。
【０１３８】
〔消去〕
更に、ステップＳ１１９において、ユーザが自身の送信した電子文書データ７０４あるいはメッセージ本体データ７０９に対してデータ入出力手段１８０にて消去要求を入力した場合には、この消去要求がユーザ属性管理手段１６０に渡されるとともにユーザ属性情報が付加されて通信管理手段１７０を介して電子回覧サーバ３００に送信され、電子回覧サーバ３００の通信管理手段３１０が受信した消去要求およびユーザ属性情報をユーザ属性管理手段３２０に渡し、ユーザ属性管理手段３２０が受信した消去要求とユーザー属性情報に基づいてデータ記録手段３４０から電子文書データ７０４あるいはメッセージ本体データ７０９を消去する。
【０１３９】
このような手順で、自身が送信した電子文書データ７０４やメッセージ本体データ７０９を相手の既読・未読にかかわらず消去可能となり、例えば電子文書データやメッセージデータを送信した後で情報が間違っていた場合には、相手の既読・未読にかかわらず電子文書データやメッセージデータを消去することが可能であり、また間違った電子文書データやメッセージデータを誰が読んだか知ることもできる。このような特徴を持つことで、何度でも送信しなおせるという安心感をユーザに提供することができる
【０１４０】
【発明の効果】
以上説明したことから明らかなように本発明によれば、離れた場所に存在するメンバ間でも活動状態の把握によって同一の場所にいるような感覚で電子回覧を送受信可能な環境が提供され、メンバの活動状態を考慮しながら電子回覧を送る順番を決めたり、送られてきた電子回覧の回覧先を変えたりすることが可能となり、紙媒体の回覧板を手渡す際に無意識のうちに生じるようなインフォーマルコミュニケーションを誘発させ、メンバの関係構築・維持に利用することができるようになる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施の形態を示す電子回覧システムの構成図である。
【図２】この電子回覧システムにおけるデータ入出力端末および電子回覧サーバの内部構成の概略を示す図である。
【図３】データ入出力端末における電子回覧作成手段の要部構成を示す図である。
【図４】データ入出力端末における電子回覧送信手段の要部構成を示す図である。
【図５】データ入出力端末における電子回覧受信手段の要部構成を示す図である。
【図６】ユーザ属性登録手順を示すフローチャートである。
【図７】データ入出力端末と電子回覧サーバとが通信を開始する手順を示すフローチャートである。
【図８】ユーザ状態情報の収集表示手順を示すフローチャートである。
【図９】電子回覧を作成する際の手順を示すフローチャートである。
【図１０】電子回覧の送信手順を示すフローチャートである。
【図１１】電子回覧の受信手順を示すフローチャートである。
【図１２】電子回覧データの受信から手書式の既読署名を張り付けて送信するまでの手順を示すフローチャートである。
【図１３】データ入出力手段における電子文書データと回覧リストの表示例を示す図である。
【図１４】各ユーザの状態情報を環境映像を用いて表示している状況を示すディスプレイ上の写真である。
【図１５】メッセージ作成および送信手順を示すフローチャートである。
【図１６】メッセージの受信および返信手順を示すフローチャートである。
【図１７】複数の端末を使用しているユーザの状態情報の表示例を示すディスプレイ上の写真である。
【図１８】電子回覧サーバのデータ記録手段のシステム構成を示す図である。
【図１９】電子回覧メッセージの回覧状況の確認手順を示すフローチャートである。
【図２０】電子回覧メッセージの再読手順を示すフローチャートである。
【符号の説明】
１００（１００Ａ，１００Ｂ）データ入出力端末、２００…ネットワーク、３００…電子回覧サーバ、１１０…電子回覧作成手段、１２０…電子回覧送信手段、１３０…電子回覧受信手段、１４０…ユーザ状態取得手段、１５０…メンバ状態表示手段、１６０…ユーザ属性管理手段、１７０…通信管理手段、１８０…データ入出力手段、１９０…データ記録手段、１１１…電子文書データ選択手段、１１２…回覧リスト作成手段、１１３…電子回覧データ作成手段、１１４…電子回覧データ、１２１…送信相手選択手段、１２２…メッセージデータ出力手段、１２３…メッセージデータ、１２４…電子回覧メッセージ作成手段、１２５…電子回覧メッセージ（電子回覧）、１３１…電子回覧メッセージ受信分割手段、１３２…既読署名張付手段、１３３…電子回覧データ、１３４…メッセージ送信手段、１３５…返信メッセージデータ、１３６…メッセージデータ、４００電子文書データ、４１０…回覧リスト、４２０…署名入力ボタン、４３０…ユーザ名、４４０…署名フィールド、５００…水槽映像、５１０，５３０，５４０，５５０…魚、５２０…ユーザ表示名、５６０，６００…ポップアップウィンドウ、５７０…グループ選択手段、５８０…グループ状態情報グラフ、７００…電子回覧メッセージ、７０１…電子回覧メッセージ分割手段、７０２…電子回覧データ、７０３…電子回覧データ分割手段、７０４…電子文書データ、７０５…回覧リストデータ、７０６…記録手段、７０７…メッセージデータ、７０８…メッセージデータ分割手段、７０９…メッセージ本体データ、７１０…既読状況データ。
【図１】
2004326572.tif 000003
【図２】
2004326572.tif 000004
【図３】
2004326572.tif 000005
【図４】
2004326572.tif 000006
【図５】
2004326572.tif 000007
【図６】
2004326572.tif 000008
【図７】
2004326572.tif 000009
【図８】
2004326572.tif 000010
【図９】
2004326572.tif 000011
【図１０】
2004326572.tif 000012
【図１１】
2004326572.tif 000013
【図１２】
2004326572.tif 000014
【図１３】
2004326572.tif 000015
【図１４】
2004326572.tif 000016
【図１５】
2004326572.tif 000017
【図１６】
2004326572.tif 000018
【図１７】
2004326572.tif 000019
【図１８】
2004326572.tif 000020
【図１９】
2004326572.tif 000021
【図２０】
2004326572.tif 000022