(57)【要約】【課題】読取らせた原稿の管理を容易に行なうことのできる文書管理装置を提供する。【解決手段】画像読取装置１で、文書原稿３と、文書管理装置２に文書原稿３に対して行なうべき処理を指示する文書管理コマンドが示される用紙である文書管理コマンド指示用紙４とを読取らせる。画像読取装置１から、それらの文書ファイルを受信した文書管理装置２は、文書ファイルから文書管理コマンド指示用紙４の文書データを検出し、そのデータから文書管理コマンドの内容を解釈する。そして、文書管理装置２は、その文書管理コマンドの内容に従って、文書ファイルに含まれる文書原稿３の文書データに対して処理を実行する。【選択図】        図１
2004234443.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
原稿読取装置で読取られた文書原稿の管理をコンピュータに実行させるプログラムであって、
文書原稿と前記文書原稿に対する処理の指示が記された原稿とを読取った原稿読取装置より、前記文書原稿と前記文書原稿に対する処理の指示との情報を含む文書ファイルを取得する取得ステップと、
前記取得した文書ファイルから、前記文書原稿に対する処理の指示の情報を検出する検出ステップと、
前記検出された前記文書原稿に対する処理の指示の情報から、前記処理を解釈する解釈ステップと、
前記解釈された処理を、前記取得した文書ファイルに含まれる前記文書原稿の情報に対して実行する処理実行ステップとを実行させる、文書管理プログラム。
【請求項２】
前記文書原稿に対する処理の指示は、ユーザに認識可能な画像を含んで構成され、
前記解釈ステップは、前記処理の指示を表わす画像と前記画像に対応付けられた処理情報とが登録されている登録データを参照して、前記検出された処理の指示を表わす画像に対して対応付けられている処理情報を取得することを特徴とする、請求項１に記載の文書管理プログラム。
【請求項３】
前記文書原稿に対する処理の指示が記された原稿を出力する出力ステップをさらに実行させる、請求項１に記載の文書管理プログラム。
【請求項４】
処理の指示を表わす画像と前記画像に対応する処理情報との関係の設定を受付ける受付ステップと、
前記受付けた設定内容を登録データとして登録する登録ステップとをさらに実行させる、請求項１に記載の文書管理プログラム。
【請求項５】
文書原稿と前記文書原稿に対する処理の指示が記された原稿とを読取った原稿読取装置より、前記文書原稿と前記文書原稿に対する処理の指示との情報を含む文書ファイルを取得する取得手段と、
前記取得した文書ファイルから、前記文書原稿に対する処理の指示の情報を検出する検出手段と、
前記検出された前記文書原稿に対する処理の指示の情報から、前記処理を解釈する解釈手段と、
前記解釈された処理を、前記取得した文書ファイルに含まれる前記文書原稿の情報に対して実行する処理実行手段とを備える、文書管理装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は文書管理プログラムおよび文書管理装置に関し、特に、読取らせた原稿の管理を容易に行なうことのできる文書管理プログラムおよび文書管理装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来より、文書管理方法として、文書原稿の読込み時に、各文書ごとの区切りを検出するための文書区切用紙を挿入する方法や、文書を登録するためにインデックス情報と共に原稿文書を読取らせ、指定したインデックス情報と共に文書を格納する方法などが提案されている。
【０００３】
たとえば、特許文献１は、入力時にサイズの異なる用紙を検出することで文書の区切りを検出し、文書単位で登録処理を行なう画像ファイリング装置について開示している。
【０００４】
またたとえば、特許文献２は、文書区切り用原稿に記されている識別マークと、連続性を示す記号とを認識することで文書区切りを検出し、読取られた原稿を１つの文書として登録する文書ファイル装置について開示している。さらに、特許文献２は、文書区切り用原稿に記されている検索関連記号、あるいは特定の書体で記されている検索関連記号を認識することで、読取られた原稿と共に当該検索関連記号に対応する関連情報も登録する文書ファイル装置について開示している。
【０００５】
またたとえば、特許文献３は、読取った原稿内の黒画素数を計数することにより文書区切り用原稿を検出する文書ファイル装置について開示している。
【０００６】
【特許文献１】
特許第３０３４９４２号公報
【０００７】
【特許文献２】
特許第２５１２０６５号公報
【０００８】
【特許文献３】
特公平７−１０５８７４号公報
【０００９】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上述の特許文献１〜３に示されたような従来の画像ファイリング装置あるいは文書ファイル装置における文書管理方法は、読取った原稿の文書区切りを検出する方法ではあるものの、その装置で原稿を読取らせるだけでは読取った文書に対して処理を実行させることはできず、その装置で読取った原稿に対して処理を行なわせたい場合には、ユーザがさらに装置に対して指示を行なう必要があり、読取らせた原稿の管理が容易にできないという問題があった。
【００１０】
また、上述の特許文献２に示された文書ファイル装置における文書管理方法は、さらにキーワードとして用いることのできる関連情報を文書と共に登録する方法ではあるものの、同様に、当該文書ファイル装置で読取った原稿に対して処理を行なわせたい場合には、ユーザがさらに装置に対して指示を行なう必要があり、読取らせた原稿の管理が容易にできないという問題があった。
【００１１】
本発明はこのような問題に鑑みてなされたものであって、読取らせた原稿に対する処理を容易に実行させることのできる文書管理プログラムおよび文書管理装置を提供することを目的とする。
【００１２】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、本発明のある局面に従うと、文書管理プログラムは、原稿読取装置で読取られた文書原稿の管理をコンピュータに実行させるプログラムであって、文書原稿と文書原稿に対する処理の指示が記された原稿とを読取った原稿読取装置より、文書原稿と文書原稿に対する処理の指示との情報を含む文書ファイルを取得する取得ステップと、取得した文書ファイルから、文書原稿に対する処理の指示の情報を検出する検出ステップと、検出された文書原稿に対する処理の指示の情報から、処理を解釈する解釈ステップと、解釈された処理を、取得した文書ファイルに含まれる文書原稿の情報に対して実行する処理実行ステップとを実行させる。
【００１３】
また、上述の文書原稿に対する処理の指示は、ユーザに認識可能な画像を含んで構成され、上述の解釈ステップは、処理の指示を表わす画像とその画像に対応付けられた処理情報とが登録されている登録データを参照して、検出された処理の指示を表わす画像に対して対応付けられている処理情報を取得することが望ましい。
【００１４】
また、文書管理プログラムは、文書原稿に対する処理の指示が記された原稿を出力する出力ステップをさらに実行させることが望ましい。
【００１５】
また、文書管理プログラムは、処理の指示を表わす画像とその画像に対応する処理情報との関係の設定を受付ける受付ステップと、受付けた設定内容を登録データとして登録する登録ステップとをさらに実行させることが望ましい。
【００１６】
本発明の他の局面に従うと、文書管理装置は、文書原稿と文書原稿に対する処理の指示が記された原稿とを読取った原稿読取装置より、文書原稿と文書原稿に対する処理の指示との情報を含む文書ファイルを取得する取得手段と、取得した文書ファイルから、文書原稿に対する処理の指示の情報を検出する検出手段と、検出された文書原稿に対する処理の指示の情報から、処理を解釈する解釈手段と、解釈された処理を、取得した文書ファイルに含まれる文書原稿の情報に対して実行する処理実行手段とを備える。
【００１７】
【発明の実施の形態】
以下に、図面を参照しつつ、本発明の実施の形態について説明する。以下の説明では、同一の部品および構成要素には同一の符号を付してある。それらの名称および機能も同じである。したがってそれらについての詳細な説明は繰返さない。
【００１８】
［第１の実施の形態］
図１は、本実施の形態における文書管理システムの構成の具体例を示す図である。図１を参照して、本実施の形態における文書管理システムは、データ入力装置である画像読取装置１と、データ管理装置である文書管理装置２と、ファイルサーバ６とを含んで構成される。そして、それらは、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）等の専用回線や公衆電話回線などのネットワーク５を介して通信を行なっている。なお、ネットワーク５を介した通信は、無線通信であってもよい。
【００１９】
画像読取装置１は、複写機やファクシミリ装置やスキャナ装置およびＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ  Ｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）等であって、文書原稿３や文書管理コマンド指示用紙４を読取る。
【００２０】
文書管理コマンド指示用紙４は、文書管理装置２に行なうべき処理を指示する文書管理コマンドが示される用紙である。なお、本実施の形態において、「文書管理コマンド」は、文書管理装置２に処理を実行させるための指示を指すものとする。
【００２１】
画像読取装置１は、文書原稿３や文書管理コマンド指示用紙４を読取り、文書ファイルに変換する。そして、画像読取装置１は、文書ファイルを、ネットワーク５を介して文書管理装置２に配信する。
【００２２】
文書管理装置２は、パーソナルコンピュータ等で構成され、その制御部が所定のプログラムを実行することで、画像読取装置１から配信された文書ファイルを管理する。また、文書管理装置２は、所定の文書ファイルをネットワーク５を介してファイルサーバ６に配信する。
【００２３】
ファイルサーバ６は、文書管理装置２から配信された文書ファイルを格納する。
【００２４】
次に、図２に、画像読取装置１の構成の具体例をブロック図で示す。図２を参照して、画像読取装置１は、操作パネルなどから構成される操作部１０３よりユーザの指示を受付け、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）などからなる制御部１０１によって制御される。
【００２５】
制御部１０１で実行されるプログラムは、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）やＨＤＤ（Ｈａｒｄ  Ｄｉｓｋ  Ｄｒｉｖｅ）などからなる記憶部１０２に記憶される。そして、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）を含む記憶部１０２は、制御部１０１でプログラムが実行される際の一時的な作業領域となる。
【００２６】
また、画像読取装置１は、スキャナなどからなる文書読取部１０４で、文書原稿３と文書管理コマンド指示用紙４とを読取る。そして、文書読取部１０４で読取られた文書データは、文書ファイル生成部１０５に渡される。
【００２７】
文書ファイル生成部１０５は、文書読取部１０４から渡された文書原稿３と文書管理コマンド指示用紙４との文書データから、文書ファイルを生成する。そして、生成された文書ファイルは、通信Ｉ／Ｆ１０６に渡される。
【００２８】
通信Ｉ／Ｆ１０６は、文書ファイル生成部１０５から渡された文書ファイルを、ネットワーク５を介して送信する。
【００２９】
なお、上述の構成は一般的なスキャナ装置等の構成であって、本発明において画像読取装置１の構成は上述の構成に限定されるものではない。すなわち、画像読取装置１が複写機である場合には、さらに印刷部を備えていてもよいし、その他の機能を備えていてもよい。
【００３０】
次に、図３に、画像読取装置１で読取られる文書管理コマンド指示用紙４の具体例を示す。図３を参照して、文書管理コマンド指示用紙４は、文書管理コマンド指示用紙４に一意に割振られている識別情報であって、当該文書管理コマンド指示用紙４を識別するための文書管理コマンド指示用紙識別子４０１と、文書管理コマンドを表わす文書管理コマンド指示画像４０２，４０３とを含んで構成される。より具体的には、文書管理コマンド指示画像４０２は、当該文書管理コマンド指示用紙４と共に読取られた文書原稿３の文書データをＰＤＦファイル化することを指示する画像である文書ＰＤＦ化コマンド指示画像であり、文書管理コマンド指示画像４０３は、当該文書管理コマンド指示用紙４と共に読取られた文書原稿３の文書データを配信することを指示する画像である文書配信コマンド指示画像である。すなわち、これらの文書管理コマンド指示画像４０２，４０３を含んで構成される図３に具体例が示される文書管理コマンド指示用紙４は、当該文書管理コマンド指示用紙４と共に読込まれた文書原稿３の文書データをＰＤＦファイル化し、所定の相手先（たとえば、ファイルサーバ６など）に対して配信することを文書管理装置２に指示する文書管理コマンド指示用紙４である。
【００３１】
なお、図３に示される具体例では、文書管理コマンド指示用紙４において文書管理コマンドが文書管理コマンド指示画像４０２あるいは文書管理コマンド指示画像４０３などの画像で構成されることを示しているが、文書管理コマンドは画像に限定されず、文字や数字や記号など、文書原稿３と共に画像読取装置１の文書読取部１０４で読取り可能な形態であれば、その他の形態で構成されていても構わない。
【００３２】
次に、図４に、文書管理装置２のハードウェア構成の具体例をブロック図で示す。図４を参照して、文書管理装置２は、マウスやキーボードなどから構成される操作部２５よりユーザの指示を受付け、ＣＰＵなどからなる制御部２１によって制御される。制御部２１で実行されるプログラムは、ＲＯＭ２２あるいはＨＤＤ２６に記憶され、ＲＡＭ２３は、制御部２１でプログラムが実行される際の一時的な作業領域となる。制御部２１でプログラムが実行されることで、通信Ｉ／Ｆ２４でネットワークを介して文書読取装置１から受信した文書ファイルに対して処理が施される。
【００３３】
なお、文書管理装置２は、制御部や記憶部等を含む一般的なパーソナルコンピュータ等で構築されるものであって、図４に示されるハードウェア構成は一般的なパーソナルコンピュータのハードウェア構成である。すなわち、本発明の文書管理装置２のハードウェア構成は、図４に示されるハードウェア構成に限定されるものではない。
【００３４】
次に、図５に、文書管理装置２の機能構成の具体例をブロック図で示す。図５に示される各部は、文書管理装置２の制御部２１が、ＲＯＭ２２あるいはＨＤＤ２６に記憶されている文書管理プログラムを読出してＲＡＭ２３上で展開して実行することによって機能される。
【００３５】
図５を参照して、文書管理装置２において、アプリケーションプログラムのデータの取得処理を行なう部分である文書ファイル取得部２０１が、ネットワーク５を介して画像読取装置１から文書ファイルを受信する。そして、文書ファイル取得部２０１は、受信した文書ファイルを文書管理コマンド指示用紙検出部２０２に渡す。
【００３６】
文書管理コマンド指示用紙検出部２０２は、文書ファイル取得部２０１から渡された文書ファイルの中から文書管理コマンド指示用紙４の文書データを検出して、文書原稿３の文書データと文書管理コマンド指示用紙４の文書データとに分離する。そして、文書管理コマンド指示用紙検出部２０２は、文書原稿３の文書データを、記憶部の所定領域である文書データ格納部２０３に格納し、文書管理コマンド指示用紙４の文書データを記憶部の所定領域である文書管理コマンド指示用紙格納部２０４に格納する。
【００３７】
また、文書管理コマンド指示用紙検出部２０２は、分離された文書原稿３の文書データと文書管理コマンド指示用紙４の文書データとの関係を、記憶部に格納されている文書管理テーブル２０５に記録する。なお、図６に、文書管理テーブル２０５の具体例を示す。図６に示されるように、文書管理テーブル２０５には、文書原稿３の文書データの格納場所（文書ファイル格納場所）と、文書管理コマンド指示用紙４の文書データの格納場所（文書管理コマンド指示用紙格納場所）と、文書原稿３の文書データと文書管理コマンド指示用紙４の文書データとが含まれていた文書ファイルを示す管理ＩＤとが記録されている。なお、管理ＩＤは、文書原稿３の文書データと文書管理コマンド指示用紙４の文書データとが含まれていた文書ファイルに一意に割振られる識別情報である。
【００３８】
そして、文書管理コマンド指示用紙検出部２０２は、文書管理コマンド解釈部２０６に対して、受信した文書ファイルから文書管理コマンド指示用紙４の文書データを分離した旨の通知を行なう。ここでは、受信した文書ファイルを特定するために、管理ＩＤを文書管理コマンド解釈部２０６に対して通知することが好ましい。
【００３９】
文書管理コマンド解釈部２０６は、文書管理テーブル２０５より通知された管理ＩＤに基づいて、文書管理テーブル２０５から、文書管理コマンド指示用紙４の文書データの格納場所の情報を取得する。そして、文書管理コマンド解釈部２０６は、文書管理テーブル２０５から取得した格納場所の情報に基づいて、文書管理コマンド指示用紙格納部２０４から、該当する文書管理コマンド指示用紙４の文書データを取得する。
【００４０】
文書管理コマンド解釈部２０６は、取得した文書管理コマンド指示用紙４のデータに含まれる画像を、文書管理コマンド画像保存部２０７へ照会し、文書管理コマンドに一意に割振られている文書管理コマンドＩＤを取得する。なお、文書管理コマンド画像保存部２０７は記憶部の所定領域であって、図７のテーブルに具体的に示されるように、文書管理コマンドを示す画像の画像データ（文書管理コマンド画像データ）と、当該文書管理コマンドに一意に割振られている識別情報である文書管理コマンドＩＤとを対応付けて保存している。
【００４１】
より具体的には、文書管理コマンド画像保存部２０７には、たとえば、図３に示す文書管理コマンド指示用紙４の、ＰＤＦファイル化することを指示する画像である文書ＰＤＦ化コマンド指示画像４０２はｃｏｍｍａｎｄ００１．ｂｍｐとして登録されており、この画像に対してコマンドＩＤとしてｃｏｍｍａｎｄ００１が割当てられている。またたとえば、図３に示す文書管理コマンド指示用紙４の、報告書としてサーバ６に送信することを指示する画像である文書配信コマンド指示画像４０３はｃｏｍｍａｎｄ００２．ｂｍｐとして登録されており、この画像に対してコマンドＩＤとしてｃｏｍｍａｎｄ００２が割当てられている。このように、文書管理コマンド画像保存部２０７には、各コマンドを表わす画像とそれに対応するコマンドＩＤとの関係を表わしたテーブルが記憶されている。なお、このデータは、ユーザが任意に追加できるようにしてもよい。それは、用意されている画像に対してユーザが任意の文書処理を割当てることで実現できる。その詳細については、後述の第２の実施の形態として説明する。
【００４２】
文書管理コマンド解釈部２０６は、コマンド指示用紙の画像データからコマンドに対応する画像（コマンド画像）を検出（または抽出）し、そのコマンド画像をコマンド画像保存部２０７に登録されている画像のうちのどの画像に対応するかを判断して合致した画像に対応付けられたコマンドＩＤを取得する。そして、文書管理コマンド解釈部２０６は、取得した管理ＩＤと文書管理コマンドＩＤとを文書管理コマンド処理部２０９へ渡す。
【００４３】
文書管理コマンド処理部２０９は、文書管理コマンド解釈部２０６から渡された文書管理コマンドＩＤを用いて文書管理コマンド保存部２０８へ照会し、当該文書管理コマンドの内容を取得する。なお、文書管理コマンド保存部２０８は記憶部の所定領域であって、当該文書管理装置２で実行可能な文書管理コマンドについて、図８のテーブルに具体的に示されるように、文書管理コマンドＩＤと当該文書管理コマンドの内容を示す情報（文書管理コマンド内容）とを対応付けて保存している。
【００４４】
また、文書管理コマンド処理部２０９は、文書管理コマンド解釈部２０６から渡された管理ＩＤを用いて文書管理テーブル２０５へ照会し、該当する文書原稿３の文書データの格納場所を取得する。そして、文書管理コマンド処理部２０９は、文書管理テーブル２０５から取得した格納場所の情報に基づいて、文書データ格納部２０３から、該当する文書原稿３の文書データを取得する。
【００４５】
そして、文書管理コマンド処理部２０９は、文書管理コマンド保存部２０８から取得した文書管理コマンドの内容に応じて、文書データ格納部２０３から取得した文書原稿３の文書データに対して処理を行なう。ここで、文書管理コマンドの内容が図８の文書管理コマンドＩＤ「Ｃｏｍｍａｎｄ００１」に該当するＰＤＦファイルに変換する処理である場合、文書管理コマンド処理部２０９は、文書データを文書ＰＤＦ化処理部２１０に渡す。
【００４６】
文書ＰＤＦ化処理部２１０は、文書管理コマンド処理部２０９から渡された文書データのＰＤＦファイル化の処理を行ない、ＰＤＦファイル化した文書ファイルを、文書管理コマンド処理部２０９に渡す。
【００４７】
文書管理コマンド処理部２０９は、取得したコマンドの処理内容が、例えば図７に示されるＳｅｎｄＴｏＳｅｒｖｅｒなど、外部に送信するコマンドである場合には、文書ＰＤＦ化処理部２１０から渡されたＰＤＦファイル化された文書ファイルを、アプリケーションプログラムのデータの出力処理を行なう部分である文書ファイル出力部２１１へ渡す。
【００４８】
文書ファイル出力部２１１は、文書管理コマンド処理部２０９から渡された文書ファイルを、ネットワーク５を介してファイルサーバ６へ送信する。
【００４９】
次に、本文書管理システムにおける処理について説明する。本文書管理システムにおいては、始めに、画像読取装置１で文書原稿３と文書管理コマンド指示用紙４とを読込んで文書管理装置２に送信し、次に、文書管理装置２において処理を実行する。
【００５０】
始めに、図９のフローチャートを用いて、画像読取装置１で文書原稿３と文書管理コマンド指示用紙４とを読込んで文書管理装置２に送信する処理を説明する。図９のフローチャートに示される処理は、画像読取装置１の制御部１０１が、記憶部１０２に記憶されるプログラムを読出して実行することによって実現される。
【００５１】
図９を参照して、始めに、画像読取装置１は、ステップＳ１０１において、操作部１０３を構成する文書送信ボタンが押下されたことを検出して、次の処理へ移行する。
【００５２】
次に、ステップＳ１０２で、文書読取部１０４において、文書原稿３と文書管理コマンド指示用紙４とを読取る。
【００５３】
次に、ステップＳ１０３で、文書ファイル生成部１０５は、文書読取部１０４で読取られた文書原稿３と文書管理コマンド指示用紙４とを電子データ化し、文書ファイルを生成する。
【００５４】
そして、ステップＳ１０４で、通信Ｉ／Ｆ１０６は、文書ファイル生成部１０５で生成された文書ファイルをネットワーク５を介して文書管理装置２に送信する。
【００５５】
以上で画像読取装置１における処理が終了し、文書原稿３と文書管理コマンド指示用紙４とが読込まれて、文書管理装置２に送信される。
【００５６】
次に、図１０のフローチャートを用いて、文書管理装置２における処理を説明する。図１０のフローチャートに示される処理は、文書管理装置２の制御部２１がＲＯＭ２２あるいはＨＤＤ２６に記憶されるプログラムを実行し、図５に示される各部を機能させることによって実現される。
【００５７】
図１０を参照して、始めに、文書管理装置２は、ステップＳ２０１において、文書ファイル取得部２０１で画像読取装置１から送信された文書ファイルを受信する。
【００５８】
次に、ステップＳ２０２で、文書管理コマンド指示用紙検出部２０２において、受信した文書ファイルから文書管理コマンド指示用紙４の文書データを検出する。ステップＳ２０２での検出の結果、受信した文書ファイルから文書管理コマンド指示用紙４の文書データが検出されなかった場合には（Ｓ２０２でＮＯ）、ステップＳ２０５において、文書管理装置２は、文書ファイルを文書データ格納部２０３に格納する。ステップＳ２０５での処理は、一般的な文書管理装置において行なわれている処理であるため、説明は行なわない。
【００５９】
一方、ステップＳ２０２での検出の結果、受信した文書ファイルから文書管理コマンド指示用紙４の文書データが検出された場合には（Ｓ２０２でＹＥＳ）、ステップＳ２０３において、文書管理コマンド指示用紙検出部２０２は、受信した文書ファイルから文書原稿３の文書データと文書管理コマンド指示用紙４の文書データとを分離する。
【００６０】
次に、ステップＳ２０４において、文書管理装置２は、文書原稿３の文書データを文書データ格納部２０３に格納し、文書管理コマンド指示用紙４の文書データを文書管理コマンド指示用紙格納部２０４に格納する。さらに、文書管理装置２は、分離された文書原稿３の文書データと文書管理コマンド指示用紙４の文書データとの関係を文書管理テーブル２０５に記録する。
【００６１】
次に、ステップＳ２０５において、文書管理コマンド解釈部２０６は、文書管理テーブル２０５を参照して、文書管理コマンド指示用紙４の文書データの格納場所の情報を取得する。そして、文書管理コマンド解釈部２０６は、文書管理テーブル２０５から取得した格納場所の情報に基づいて、文書管理コマンド指示用紙格納部２０４から文書管理コマンド指示用紙４の文書データを取得する。さらに、文書管理コマンド解釈部２０６は、取得した文書管理コマンド指示用紙４の文書データに含まれる画像を、文書管理コマンド画像保存部２０７へ照会し、そのコマンド指示画像に対応する文書管理コマンドＩＤを取得する。
【００６２】
その際、文書管理コマンド解釈部２０６において文書管理コマンド指示用紙４の文書データに文書管理コマンドが含まれていないと判断された場合には（Ｓ２０６でＮＯ）、ステップＳ２０７に処理を進め、文書管理装置２は、文書ファイルに含まれる文書原稿３の文書データを文書データ格納部２０３に格納する。
【００６３】
一方、文書管理コマンド解釈部２０６において文書管理コマンド指示用紙４の文書データに文書管理コマンドが含まれていると判断された場合には（Ｓ２０６でＹＥＳ）、ステップＳ２０８に処理を進め、文書管理コマンド処理部２０９は、ステップＳ２０７で取得した文書管理コマンドＩＤを用いて文書管理コマンド保存部２０８へ照会し、当該文書管理コマンドの内容を取得する。また、文書管理コマンド処理部２０９は、文書管理テーブル２０５を参照して、文書原稿３の文書データの格納場所を取得し、格納場所である文書データ格納部２０３から、該当する文書原稿３の文書データを取得する。そして、文書管理コマンド処理部２０９は、取得した文書原稿３の文書データに対して、取得した文書管理コマンドの内容に従って処理を実行する。
【００６４】
ここでは、具体的に、ステップＳ２０１で受信した文書ファイルに含まれる文書管理コマンド指示用紙４の文書データが、図３に示される文書管理コマンド指示用紙４の文書データであるものとすると、文書管理コマンド処理部２０９は、ステップＳ２０７で解釈された文書管理コマンド指示画像４０２，４０３が示す文書管理コマンドの内容に従って、取得した文書原稿３の文書データを文書ＰＤＦ化処理部２１０に渡し、ＰＤＦファイル化処理を実行させる。さらに、文書ＰＤＦ化処理部２１０においてＰＤＦファイル化された文書ファイルを文書ファイル出力部２１１に渡し、ネットワーク５を介してファイルサーバ６へ送信させる。
【００６５】
以上で文書管理装置２における処理を終了する。
このように、本文書管理システムにおいては、ユーザがスキャナ等の画像読取装置１で原稿文書と共に文書管理コマンド指示用紙を読取らせるという簡単な操作だけで、文書管理装置での操作を必要とすることなく、文書管理コマンドを共に読取った文書原稿に対して適用することを可能としている。このため、文書管理システムにおける各種文書の処理に際して、ユーザの負担を大きく軽減することができる。
【００６６】
［変形例］
なお、変形例として上述の文書管理システムを大量のアンケートの集計処理や、注文の集計処理などに用いる場合に好適な例を示す。
【００６７】
この場合、記入用紙上においてＯＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ  Ｃｈａｒａｃｔｅｒ  Ｒｅａｄｅｒ）認識させる領域を示したテンプレートを、予め文書管理装置２の記憶部に格納する。そして、このとき文書管理コマンド指示用紙４は、前述のテンプレートを用いて、テンプレートで指定される所定のエリアでの認識結果を、データベース上の所定のフィールドに格納することを文書管理装置２に指示するよう構成されることが好ましい。
【００６８】
変形例において文書管理システムを用いる場合には、実際の記入が終了した記入用紙である文書原稿３と共に、上述の文書管理コマンド指示用紙４を画像読取装置１でスキャンする。すると、文書管理装置２は、上述の文書管理コマンド指示用紙４に示される文書管理コマンドに従って、記入用紙である文書原稿３と前述のテンプレートとの比較を行ない、図示しないＯＣＲ処理部において、指定されたエリア内の記入内容をＯＣＲ処理する。そして、指定されたデータベース上のフィールドに格納する。
【００６９】
このような変形例において本文書管理システムを用いることによって、ユーザ（処理者）が文書管理装置２での操作を行なうことなく、各種アンケートや注文用紙などの自動処理を行なうシステムを構築することが可能となる。
【００７０】
［第２の実施の形態］
次に、第２の実施の形態として、本文書管理システムにおいて、ユーザが文書管理コマンド指示用紙４を作成および印刷する場合について説明する。
【００７１】
図１１に、文書管理コマンド指示用紙４の作成および印刷を行なう場合の文書管理装置２の機能構成の具体例をブロック図で示す。図１１に示される各部は、文書管理装置２の制御部２１が、ＲＯＭ２２あるいはＨＤＤ２６に記憶されている文書管理プログラムを実行することによって機能される。
【００７２】
図１１を参照して、本実施の形態の文書管理装置２においては、文書管理コマンド画像保存部２０７は記憶部の所定領域であって、各文書管理コマンドに対応付けられた文書管理コマンド画像である画像ファイル、および、各文書管理コマンドに対して文書管理コマンド画像として用いることのできる画像ファイルを保存する。また、文書管理コマンド指示用紙構成管理テーブル２１５は、記憶部の所定領域に格納されるテーブルであって、文書管理コマンド指示用紙４に用いる文書管理コマンドを含む文書管理コマンド指示用紙４の構成について記録されている。
【００７３】
設定受付部２００は、アプリケーションプログラムのデータの取得処理を行なう部分であって、ユーザから、文書管理コマンドに対して割当てたい所望の画像の選択を受付ける。すなわち、コマンド画像とそのコマンド画像に対応する文書管理コマンドとの関係の設定を受付ける。
【００７４】
文書管理コマンド画像登録部２１２は、文書管理コマンド保存部２０８と文書管理コマンド画像保存部２０７とを参照し、ユーザからの文書管理コマンドに対して割当てたい所望の画像の選択に応じて、文書管理コマンド画像保存部２０７のテーブルを更新する。
【００７５】
文書管理コマンド指示用紙作成部２１３は、ユーザから文書管理コマンド指示用紙４に用いる文書管理コマンドの選択を受付けて、文書管理コマンド保存部２０８と文書管理コマンド画像保存部２０７とを参照し、当該文書管理コマンド指示用紙４に用いる文書管理コマンドの情報を文書管理コマンド指示用紙構成管理テーブル２１５に追加して文書管理コマンド指示用紙構成管理テーブル２１５を更新する。
【００７６】
文書管理コマンド指示用紙印刷指示部２１４は、ユーザから印刷したい文書管理コマンド指示用紙４の選択を受付けて、文書管理コマンド指示用紙構成管理テーブル２１５を参照して、当該文書管理コマンド指示用紙４に用いる文書管理コマンドの情報を取得する。さらに、文書管理コマンド指示用紙印刷指示部２１４は、取得した文書管理コマンドの情報に基づいて、文書管理コマンド画像保存部２０７を参照して、当該文書管理コマンド指示用紙４に用いる文書管理コマンド画像を取得する。そして、取得した画像の印刷の指示を印刷装置に対して出力する。
【００７７】
次に、本文書管理システムにおいて、文書管理コマンド指示用紙４の作成および印刷を行なう場合の処理について説明する。
【００７８】
始めに、本文書管理システムにおいて、ユーザが任意の画像を文書管理コマンド画像として登録する場合の処理を、図１２のフローチャートを用いて説明する。図１２のフローチャートに示される処理は、文書管理装置２の制御部２１がＲＯＭ２２あるいはＨＤＤ２６に記憶されるプログラムを実行し、図１１に示される各部を機能させることによって実現される。
【００７９】
図１２を参照して、始めに、ステップＳ３０１において、文書管理コマンド画像登録部２１２は、文書管理コマンド保存部２０８に照会して文書管理装置２で実行可能な文書管理コマンドの一覧を取得する。同時に、文書管理コマンド画像登録部２１２は、文書管理コマンド画像保存部２０７に照会して、各文書管理コマンドに対して文書管理コマンド画像として用いることのできる画像ファイルを取得する。そして、文書管理コマンド画像登録部２１２は、それらを図示しない表示部等に表示させ、ユーザに提示する。
【００８０】
次に、ステップＳ３０２において、設定受付部２００は、ユーザから所望する文書管理コマンドに割当てたい画像ファイルの選択を受付ける。ここでは、基本ソフト（ＯＳ）の標準のファイル一覧機能などを用いて画像ファイルの選択を行なうことが可能であるため、その方法についての詳細な説明は行なわない。なお、本実施の形態においては、予め文書管理コマンド画像保存部２０７に保存してある、各文書管理コマンドに対して文書管理コマンド画像として用いることのできる画像ファイルの中から所望する画像を選択するものとしているが、画像は保存されている画像に限定されず、ユーザによって作成された画像、他の装置から取得した画像等、その他の画像であっても構わない。
【００８１】
そして、ユーザからの選択を受付けると、ステップＳ３０３において、文書管理コマンド画像登録部２１２は、ユーザから選択された画像が、ユーザの所望する文書管理コマンドの文書管理コマンド画像として対応付けられるように文書管理コマンド画像保存部２０７のテーブルを書換えて更新する。
【００８２】
以上で、文書管理コマンド画像の登録処理を終了する。
次に、本文書管理システムにおいて、ユーザが所望する文書管理コマンドを組合わせて文書管理コマンド指示用紙４を作成する処理を、図１３のフローチャートを用いて説明する。図１３のフローチャートに示される処理もまた、文書管理装置２の制御部２１がＲＯＭ２２あるいはＨＤＤ２６に記憶されるプログラムを実行し、図１１に示される各部を機能させることによって実現される。
【００８３】
図１３を参照して、始めに、ステップＳ４０１において、文書管理コマンド指示用紙作成部２１３は、文書管理コマンド保存部２０８に照会して、文書管理装置２で実行可能な文書管理コマンドの一覧を取得する。同時に、文書管理コマンド指示用紙作成部２１３は、文書管理コマンド画像保存部２０７に照会して、各文書管理コマンドに対応付けられた文書管理コマンド画像である画像ファイルを取得する。そして、文書管理コマンド指示用紙作成部２１３は、それらを図示しない表示部等に表示させ、ユーザに提示する。なお、ここでは、文書管理コマンドのみを文書管理コマンド保存部２０８から取得して一覧表示させてもよいし、逆に、文書管理コマンド画像のみを文書管理コマンド画像保存部２０７から取得して一覧表示させてもよい。
【００８４】
次に、ステップＳ４０２において、文書管理装置２は、ユーザから文書管理コマンド指示用紙４に用いる文書管理コマンドの選択を受付ける。
【００８５】
そして、ユーザからの選択を受付けると、ステップＳ４０３において、文書管理コマンド指示用紙作成部２１３は、選択された文書管理コマンドを用いた文書管理コマンド指示用紙４を構成し、その情報を文書管理コマンド指示用紙構成管理テーブル２１５に追加して文書管理コマンド指示用紙構成管理テーブル２１５を更新する。
【００８６】
以上で、文書管理コマンド指示用紙４の作成処理を終了する。
次に、本文書管理システムにおいて、ユーザが文書管理コマンド指示用紙４を印刷する処理を、図１４のフローチャートを用いて説明する。図１４のフローチャートに示される処理もまた、文書管理装置２の制御部２１がＲＯＭ２２あるいはＨＤＤ２６に記憶されるプログラムを実行し、図１１に示される各部を機能させることによって実現される。
【００８７】
図１４を参照して、始めに、ステップＳ５０１において、文書管理コマンド指示用紙印刷指示部２１４は、文書管理コマンド指示用紙構成管理テーブル２１５に照会して、登録されている文書管理コマンド指示用紙の一覧を取得する。そして、文書管理コマンド指示用紙印刷指示部２１４は、取得した一覧を図示しない表示部等に表示させ、ユーザに提示する。なお、ここでは、登録されている文書管理コマンド指示用紙４自体を表示部等に表示させてもよいし、登録されている文書管理コマンド指示用紙４の内容（含まれる文書管理コマンド）を表わす情報を表示させてもよいし、登録されている文書管理コマンド指示用紙４あるいはその内容（含まれる文書管理コマンド）を表わすアイコン等を表示させてもよい。
【００８８】
次に、ステップＳ５０２において、文書管理装置２は、ユーザから印刷する文書管理コマンド指示用紙４の選択を受付ける。
【００８９】
ユーザからの選択を受付けると、ステップＳ５０３において、文書管理コマンド指示用紙印刷指示部２１４は、文書管理コマンド指示用紙構成管理テーブル２１５に照会して、当該文書管理コマンド指示用紙４に用いる文書管理コマンドの情報を取得する。さらに、取得した文書管理コマンドの情報に基づいて文書管理コマンド画像保存部２０７に照会して、当該文書管理コマンドに対応付けられている文書管理コマンド画像を取得する。そして、文書管理コマンド指示用紙印刷指示部２１４は、取得した文書管理コマンド画像の印刷を印刷装置に指示する。なお、当該文書管理装置２が印刷機能を備えている場合には、文書管理装置２の印刷部において文書管理コマンド画像の印刷を行なってもよい。
【００９０】
以上で、文書管理コマンド指示用紙４の印刷処理を終了する。
なお、図１２〜図１４に示す処理を実行させるプログラムは、１つのプログラムにして構成され、ユーザから各指示があると、その指示に応じた処理を文書管理装置２に実行させるものであってもよい。また、図１３に示される文書管理コマンド指示用紙４を作成する処理において、文書管理コマンド指示用紙４を作成した後に印刷指示を受付けることができるようにし、作成した文書管理コマンド指示用紙４をすぐに印刷できるようにしてもよい。
【００９１】
このように、本文書管理システムにおいては、ユーザが所望する画像を文書管理コマンドに対応する文書管理コマンド画像として登録することを可能とし、容易に文書管理コマンド指示用紙を作成、印刷することを可能としている。このため、文書管理システムにおいて文書管理コマンド指示用紙を作成および印刷するための操作が分かりやすく、ユーザの負担を大きく軽減することができる。
【００９２】
なお、本実施の形態においては、文書管理システムにおいて文書データの管理を行なうものとして説明したが、管理を行なうデータは文書データに限定されず、画像や音声等のデータ入力装置において入力可能なその他の形式のデータであってもよい。その場合、文書管理コマンド指示用紙４もまた用紙によるものに限定されず、データ入力装置において入力可能なその他の形態のものであってよい。
【００９３】
また、本実施の形態において、文書管理システムは各々独立したデータ入力装置である画像読取装置１とデータ管理装置である文書管理装置２とファイルサーバ６とを含んで構成されるものとしたが、それらの装置は一体的に構成され、ＭＦＰ等の画像読取装置１で上述の文書管理が実行されてもよい。あるいは、スキャナ機能などを備えるパーソナルコンピュータ等で、上述の文書の読取処理と文書管理処理とが実行されてもよい。
【００９４】
さらに、上述の文書管理システムにおける文書管理方法を、プログラムとして提供することもできる。このようなプログラムは、コンピュータに付属するフレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ（Ｃｏｍｐａｃｔ  Ｄｉｓｃ−ＲＯＭ）、ＲＯＭおよびメモリカードなどのコンピュータ読取り可能な記録媒体にて記録させて、プログラム製品として提供することもできる。あるいは、コンピュータに内蔵するハードディスクなどの記録媒体にて記録させて、プログラムを提供することもできる。また、ネットワークを介したダウンロードによって、プログラムを提供することもできる。
【００９５】
提供されるプログラム製品は、ハードディスクなどのプログラム格納部にインストールされて実行される。なお、プログラム製品は、プログラム自体と、プログラムが記録された記録媒体とを含む。
【００９６】
さらに、上述した本発明のある局面に従えば、発明の他の構成例として、以下のものが挙げられる。
【００９７】
（１）文書原稿と文書原稿に対する処理の指示とを読取った原稿読取装置より、文書原稿と文書原稿に対する処理の指示との情報を含む文書ファイルを取得する取得手段と、取得した文書ファイルから、文書原稿に対する処理の指示の情報を検出する検出手段と、検出された文書原稿に対する処理の指示の情報から、処理を解釈する解釈手段と、解釈された処理を、取得した文書ファイルに含まれる文書原稿の情報に対して実行する処理実行手段とを備える文書管理装置であって、文書原稿に対する処理の指示は、ユーザに認識可能な画像を含んで構成され、ユーザから文書原稿に対する処理の指示の構成に含まれる画像の選択を受付け、受付けた画像を文書原稿に対する処理に対応付けて記憶装置に登録する登録手段をさらに備える、文書管理装置。
【００９８】
（２）データとデータに対する処理の指示とを入力した入力装置より、データとデータに対する処理の指示とを含むデータファイルを取得する取得手段と、取得したデータファイルから、データに対する処理の指示を検出する検出手段と、検出されたデータに対する処理の指示から処理を解釈する解釈手段と、解釈された処理を、取得したデータファイルに含まれるデータに対して実行する処理実行手段とを備える、データ管理装置。
【００９９】
（３）データとデータに対する処理の指示とを入力した入力装置より、データとデータに対する処理の指示とを含むデータファイルを取得する取得ステップと、取得したデータファイルから、データに対する処理の指示を検出する検出ステップと、検出されたデータに対する処理の指示から処理を解釈する解釈ステップと、解釈された処理を、取得したデータファイルに含まれるデータに対して実行する処理実行ステップとをコンピュータに実行させる、データ管理プログラム。
【０１００】
（４）文書原稿の管理をコンピュータに実行させるプログラムであって、原稿読取り装置において読取られた文書原稿のデータに対して実行する処理内容をユーザから受付ける受付ステップと、処理内容と処理内容に対応する画像データとの関係が登録された登録データを参照して、受付けた処理内容に対して対応付けられている画像データを決定する決定ステップと、文書原稿のデータに対して実行する処理内容に対応する画像を表わした原稿を印刷するために、決定した画像データを印刷装置に出力する出力ステップとを実行させる、文書管理プログラム。
【０１０１】
今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。
【図面の簡単な説明】
【図１】文書管理システムの構成の具体例を示す図である。
【図２】画像読取装置１の構成の具体例を示すブロック図である。
【図３】文書管理コマンド指示用紙４の具体例を示す図である。
【図４】文書管理装置２のハードウェア構成の具体例を示すブロック図である。
【図５】第１の実施の形態における文書管理装置２の機能構成の具体例を示すブロック図である。
【図６】文書管理テーブル２０５の具体例を示す図である。
【図７】文書管理コマンド画像保存部２０７で保存されるテーブルの具体例を示す図である。
【図８】文書管理コマンド保存部２０８で保存されるテーブルの具体例を示す図である。
【図９】画像読取装置１における読取処理を示すフローチャートである。
【図１０】文書管理装置２における文書管理処理を示すフローチャートである。
【図１１】第２の実施の形態における文書管理装置２の機能構成の具体例を示すブロック図である。
【図１２】文書管理コマンド画像の登録処理を示すフローチャートである。
【図１３】文書管理コマンド指示用紙４の作成処理を示すフローチャートである。
【図１４】文書管理コマンド指示用紙４の印刷処理を示すフローチャートである。
【符号の説明】
１  画像読取装置、２  文書管理装置、３  文書原稿、４  文書管理コマンド指示用紙、５  ネットワーク、２１  文書管理装置の制御部、２２  ＲＯＭ、２３  ＲＡＭ、２４  文書管理装置の通信Ｉ／Ｆ、２５  文書管理装置の操作部、２６  ＨＤＤ、１０１  画像読取装置の制御部、１０２  記憶部、１０３  画像読取装置の操作部、１０４  文書読取部、１０５  文書ファイル生成部、１０６画像読取装置の通信Ｉ／Ｆ、２０１  文書ファイル取得部、２０２  文書管理コマンド指示用紙検出部、２０３  文書データ格納部、２０４  文書管理コマンド指示用紙格納部、２０５  文書管理テーブル、２０６  文書管理コマンド解釈部、２０７  文書管理コマンド画像保存部、２０８  文書管理コマンド保存部、２０９  文書管理コマンド処理部、２１０  文書ＰＤＦ化処理部、２１１  文書ファイル出力部、２１２  文書管理コマンド画像登録部、２１３  文書管理コマンド指示用紙作成部、２１４  文書管理コマンド指示用紙印刷指示部、２１５  文書管理コマンド指示用紙構成管理テーブル、４０１  文書管理コマンド指示用紙識別子、４０２，４０３  文書管理コマンド指示画像。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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