(57)【要約】【課題】複数の電子文書を格納する電子バインダ（アーカイブファイル）のセキュリティの向上および取り扱いを容易にすることを目的とする。【解決手段】本発明は、所定の条件に基づいて、各電子文書本体を、サーバにアップロードするか判断し、アップロードすると判断された電子文書について要約データを作成し、アップロードすると判断された電子文書をサーバにアップロードし、アップロードすると判断された電子文書の要約データとアップロードしないと判断された電子文書とを格納したアーカイブファイルを作成するように構成する。【選択図】      図６
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の電子文書を格納したアーカイブファイルを作成する情報処理方法であって、
所定の条件に基づいて、各電子文書本体を、サーバにアップロードするか判断する判断ステップと、
前記判断ステップによりアップロードすると判断された電子文書について、要約データを作成する要約作成ステップと、
前記判断ステップによりアップロードすると判断された電子文書をサーバにアップロードするアップロードステップと、
前記判断ステップによりアップロードすると判断された電子文書の要約データと、前記判断ステップによりアップロードしないと判断された電子文書とを格納したアーカイブファイルを作成するアーカイブファイル作成ステップと、
を有することを特徴とする情報処理方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、複数の電子文書から構成される圧縮アーカイブファイルを処理する情報処理方法に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
近年、企業ではドキュメント管理システムを導入し、文書を電子化して再利用を推進しようとしている。初期のドキュメント管理システムは、紙の文書をスキャナで画像として取り込み、該画像を登録保存するようなものであったが、最近はパソコンで作られた電子文書が多くなり、それらの電子文書も登録保存できるようになってきた。また、最近では登録されている複数の電子文書から任意のページを抜き出して圧縮アーカイブし、バインダのように綴じて一つの電子文書（アーカイブファイル）のようにすることもできるようになっている。それを、ここでは電子バインダと呼ぶことにする。また綴じた電子バインダは開いて内部のファイルを編集したり、構成ファイルを変更することが可能である。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
電子バインダは電子バインダを管理するデータベースに登録することができる。データベースに登録された電子バインダは、編集、保存、検索などが可能となる。このデータベースの重要な機能の一つにチェックアウト／チェックイン機能がある。ある一つの電子バインダに対して複数のユーザがいる場合、あるユーザがある電子バインダの使用を開始すると、チェックアウト機能を用いて該電子バインダをチェックアウト状態にすることで、その他のユーザに対して編集権を宣言することができるため、同じ電子バインダが複数のユーザによって開かれて同時に編集される心配が無くなる。また編集終了後チェックイン機能を用いることで、ユーザが電子バインダに対して行った変更がデータベース上の電子バインダに反映され、チェックアウト状態が解除されるため、他ユーザが編集する事が可能となる。
【０００４】
しかしながら、このような電子バインダの管理手法では、既にチェックアウトされた電子バインダの情報はオリジナル電子バインダをコピーしたものとなっており、また、チェックアウトは電子バインダ単位で行われるため、コピーされた電子バインダを取得することでその内容全てにアクセス可能となり、セキュリティに問題が生じやすい。また、不正コピーの原因にもなりうる。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
上記の課題を解決するために、本発明の情報処理方法は、複数の電子文書を格納したアーカイブファイルを作成する情報処理方法であって、所定の条件に基づいて、各電子文書本体を、サーバにアップロードするか判断する判断ステップと、前記判断ステップによりアップロードすると判断された電子文書について、要約データを作成する要約作成ステップと、前記判断ステップによりアップロードすると判断された電子文書をサーバにアップロードするアップロードステップと、前記判断ステップによりアップロードすると判断された電子文書の要約データと、前記判断ステップによりアップロードしないと判断された電子文書とを格納したアーカイブファイルを作成するアーカイブファイル作成ステップと、を有することを特徴とする。
【０００６】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照して本発明の好適な実施形態を詳細に説明する。
【０００７】
図１は、本実施形態の情報処理装置で扱うことが可能な電子バインダ（アーカイブファイル）と、その内部に綴じられた電子文書の概念図である。電子文書群１０１をアーカイブして、電子バインダ１０３が作成される。電子文書群１０１は様々なアプリケーションファイルである。一般にファイル圧縮を行う際に用いられる圧縮方式には様々なものがあるが、本実施形態で用いられる圧縮は、所定の可逆圧縮アルゴリズムを用いて行われるものとする。図１で、ファイルヘッダ１０７には、電子バインダ自体の情報や作成日時などの情報が格納される。圧縮情報テーブル１１１には、電子バインダ１０３に含まれる圧縮電子文書１０４や非圧縮電子文書１０８のアドレスに関する情報が格納され、このアドレスを参照して圧縮電子文書１０４や非圧縮電子文書１０８にアクセスできるようになっている。電子バインダ１０３に綴じられた圧縮電子文書１０４を、アプリケーションで処理できる状態にするために、電子バインダ１０３から圧縮電子文書１０５として抽出する。圧縮電子文書１０５に圧縮時に用いられた圧縮形式に対応した伸長アルゴリズムを用いて伸長処理を行い、電子文書１０６を作成する。また非圧縮電子文書１０８の場合、ファイルオフセットとファイルサイズを取得することで、電子文書１０９を抽出できる。要約テキストデータ１１０は、電子文書１０１のテキストデータを用いて作成される。このデータは電子バインダ１０３に含まれる電子文書の内容を示すので、内部の電子文書１０４や電子文書１０８が更新された場合、その内容を反映して更新可能である。
【０００８】
本実施形態の情報処理装置では、図１に示したような電子バインダを扱うことが可能であるが、本発明では、更に、図６に示すような処理も可能である。図６は、電子文書群６００を電子バインダ６０６に圧縮アーカイブする際に、後述するような何らかの条件を用いて、電子文書本体をそのままアーカイブしない電子文書６０２を判別し、そのままアーカイブしないと判別された電子文書６０２の要約データ６０３を作成し、該そのままアーカイブしないと判別された文書は電子バインダ６０６にアーカイブせずに外部サーバ６０４にアップロードし、アップロードされなかった電子文書６０１と前記要約データ６０３とを圧縮アーカイブして電子バインダ６０６を作成する処理と、当該作成した電子バインダ６０６を開く際に、外部サーバ６０４にアップロードされている電子文書６０５をダウンロードして電子文書群を編集可能な状態に戻す処理を示した概念図である。
【０００９】
以上の処理の詳細を説明すると、電子文書群６００から電子バインダ６０６を作成する際に、電子文書群６００に含まれる幾つかの文書を、所定の条件に基づいて、そのまま圧縮アーカイブして電子バインダを構成する電子文書６０１と、そのまま電子バインダにアーカイブするには適さない電子文書６０２に分けられるとする。
【００１０】
電子文書６０２は、外部サーバ６０４にアップロードされてアップロード電子文書６０５として保管される。またアップロードされる電子文書６０２に関する要約データ６０３を作成しておく。
【００１１】
電子バインダ６０６は、電子文書６０１と要約データ６０３とを圧縮アーカイブすることで構成される。
【００１２】
通常、電子バインダを閲覧する場合、内部に電子文書を持つとこれを閲覧できる電子文書に関連付けられたアプリケーションが起動する。また要約データが含まれている場合も同様にアプリケーションが起動し、アップロードされている電子文書の要旨や概要が示される。電子バインダ６０６の内部に含まれる電子文書はアプリケーションを起動することで編集、印刷、検索することも可能であるが、オリジナル電子文書６０２がアップロードされて要約データ６０３のみを持つときは、編集や印刷、検索などを行うために外部サーバ６０４から電子文書６０５をダウンロードしなければならない。
【００１３】
電子文書６０５をダウンロードすると編集などの作業が可能となるが、アップロード時に設定した条件やダウンロード時の状態により電子文書６０５をダウンロードできないことがある（例えば有効期限切れ）。その場合、要約データ６０９が表示されるのみで、編集などの作業は行うことができない。
【００１４】
以下に具体的な例を示す。
【００１５】
＜有効期限が付与された電子文書を格納した電子バインダに関する処理＞
ここでは、電子文書に対して有効期限を付与することにより、電子文書の利用に制限を与えることにより、セキュリティが向上するようにした電子バインダの生成および利用について述べる。なお、ここでは有効期限として、印刷の有効期限を用いることとするが、それ以外の有効期限（閲覧の有効期限など）で適用することも可能である。
【００１６】
図２は、電子文書群を電子バインダとして圧縮アーカイブする際に、ユーザの指定に基づいて任意の電子文書に印刷有効期限を設定して、印刷有効期限が設定された文書は要約データを作成してオリジナル電子文書の代わりにアーカイブ対象とし、印刷有効期限が設定された電子文書本体は外部サーバに退避させることにより、印刷有効期限が設定されていない電子文書と要約データとをアーカイブして電子バインダを生成する処理を示したフローチャートである。
【００１７】
ステップ２０１では、電子文書番号ｉを０に初期化して、最初の電子文書から判定を開始する。
【００１８】
ステップ２０２では、電子文書［ｉ］に対して印刷可能な有効期限を設定するよう指定されているか判定する。印刷有効期限を設定すると判定した場合、ステップ２０３に進み、設定しないと判定した場合、ステップ２０７に進む。
【００１９】
ステップ２０３では、対象電子文書［ｉ］に対して印刷有効期限を設定する。
【００２０】
ステップ２０４では、印刷有効期限が設定された電子文書［ｉ］の要約データを作成する。
【００２１】
ステップ２０５では、印刷有効期限が設定された電子文書［ｉ］の本体を外部サーバにアップロードする。
【００２２】
ステップ２０６では、電子バインダに、電子文書［ｉ］がアップロードされて要約データが作成されたことを示す情報（アップロード先の格納アドレス情報（リンク情報）なども含む）を付与する。
【００２３】
ステップ２０７では、ステップ２０２において印刷有効期限が設定されないと判定された電子文書を所定の圧縮アルゴリズムを用いて圧縮する。
【００２４】
ステップ２０８でｉをインクリメントし、ステップ２０９では、現在処理中の電子文書番号ｉを電子文書群に含まれる全電子文書の総数ｆｉｌｅｎｕｍと比較することにより、全ての電子文書の判定が終了したかどうかを判定する。ｉがｆｉｌｅｎｕｍより小さい場合はステップ２０２に進み、次の電子文書ｉを対象として処理を行う。ｉがｆｉｌｅｎｕｍ以上となり全ての電子文書の判定が終わったと判断するとステップ２１０に進む。
【００２５】
ステップ２１０では、印刷有効期限が設定されていない電子文書と印刷有効期限が設定された電子文書の要約データとをアーカイブし、各電子文書の関連情報や要約データの関連情報を電子バインダのヘッダ部分に書き込んで、電子バインダを作成する。
【００２６】
図３は、図２で示した電子バインダ作成処理によって作成された電子バインダを、ユーザが展開して印刷する処理を示したフローチャートである。
【００２７】
ステップ３０１では、電子文書番号ｉを０に初期化して、最初の電子文書から判定を行う。
【００２８】
ステップ３０２では、対象電子文書ｉに印刷有効期限が設定されているかどうかを判定する。もし電子文書ｉに印刷有効期限が設定されている場合、ステップ３０３に進み、一方、印刷有効期限が設定されていない場合、ステップ３０６に進む。
【００２９】
ステップ３０３では、対象電子文書ｉの印刷有効期限と照らし合わせるため、外部サーバの時刻を問い合わせて取得する。
【００３０】
ステップ３０４では、対象電子文書ｉの印刷有効期限が切れていないかを判定する。印刷有効期限内である場合、ステップ３０５に進む。印刷有効期限が切れている場合、ステップ３０８に進む。
【００３１】
ステップ３０５では、対象電子文書ｉを外部サーバからダウンロードする。
【００３２】
一方、ステップ３０２で電子文書ｉに印刷有効期限が設定されていないと判断された場合、対象電子文書ｉは制限されていない電子文書であるとして、ステップ３０６で電子バインダより圧縮電子文書ｉが抽出分離される。ステップ３０７では、圧縮電子文書ｉに対して圧縮時に使用した所定の圧縮アルゴリズムと対になる展開アルゴリズムを用いて展開処理が行われる。
【００３３】
ステップ３０８でｉをインクリメントする。
【００３４】
ステップ３０９では、ステップ３０５においてダウンロードされた電子文書ｉもしくはステップ３０７で展開された電子文書ｉを印刷する。ステップ３０４において印刷有効期限が切れていると判定された電子文書については、要約データをオリジナルの電子文書ｉの替りに印刷することが可能である。
【００３５】
ステップ３１０で、現在処理中の電子文書番号ｉを全ファイル数ｆｉｌｅｎｕｍと比較することにより、全ての電子文書が判定し終わったかどうかを判断する。ｉがｆｉｌｅｎｕｍより小さい場合はステップ３０２に進み、次の電子文書ｉの判定を行う。一方、ｉがｆｉｌｅｎｕｍ以上と判断された場合は電子文書群に含まれる全ての電子文書の判定が終わったとして、処理を終了する。
【００３６】
図２、図３で説明したように、電子文書の利用に有効期限を設けたので、不用意に電子文書がダウンロードされてしまうような機会が減り、セキュリティの向上が図れる。
【００３７】
＜ファイルサイズ制限が付与された電子バインダに関する処理＞
図４は、ユーザがアーカイブできる電子文書のファイルサイズの制限が予め管理者などによって設定されている場合に、電子文書群を電子バインダとして圧縮アーカイブする際に、該制限より大きなファイルサイズの電子文書は要約データを作成してオリジナル電子文書の代わりにアーカイブ対象として、該電子文書本体は外部サーバに退避させ、該要約データと該ファイルサイズ制限以下の電子文書とをアーカイブして電子バインダを生成する処理を示したフローチャートである。
【００３８】
ステップ４０１では、電子文書番号ｉを０に初期化して、最初の電子文書から判定を開始する。
【００３９】
ステップ４０２では、対象となる電子文書ｉを所定の圧縮アルゴリズムを用いて圧縮を行い、テンポラリ圧縮電子文書ｉを作成する。
【００４０】
ステップ４０３では、ステップ４０２で作成したテンポラリ圧縮電子文書ｉのファイルサイズＳｉｚｅ＿ｔｅｍｐ［ｉ］と、あらかじめ管理者が設定したファイルサイズの閾値Ｔ＿ｓｉｚｅを比較する。Ｓｉｚｅ＿ｔｅｍｐ［ｉ］がＴ＿ｓｉｚｅより大きければ電子文書ｉは内容把握の為に閲覧するには大きすぎる電子文書であるとみなし、ステップ４０４に進む。Ｓｉｚｅ＿Ｔｅｍｐ［ｉ］がＴ＿ｓｉｚｅより小さければ電子文書ｉは持ち出し可であるとみなし、ステップ４０７に進む。
【００４１】
ステップ４０４では、ステップ４０３においてファイルサイズが大きい電子文書と判定された電子文書ｉの要約データを作成する。
【００４２】
ステップ４０５では、電子文書ｉの本体を外部サーバにアップロードする。
【００４３】
ステップ４０６では、電子バインダに、電子文書ｉがアップロードされて要約データが作成されたことを示すアップロード情報（アップロード先の格納アドレス情報なども含む）を付与する。
【００４４】
ステップ４０７ではｉをインクリメントし、ステップ４０８では、現在処理中の電子文書番号ｉを電子文書群に含まれる全電子文書の総数ｆｉｌｅｎｕｍと比較することにより、全ての電子文書の判定が終了したかどうかを判定する。ｉがｆｉｌｅｎｕｍより小さい場合はステップ４０２に進み、次の電子文書ｉを対象として処理を行う。ｉがｆｉｌｅｎｕｍ以上となった場合は、全ての電子文書の判定が終わったと判断してステップ４０９に進む。
【００４５】
ステップ４０９では、圧縮ファイルサイズが所定の閾値以下の圧縮電子文書と、ステップ４０４で作成された所定のファイルサイズより大きい電子文書の要約データとをアーカイブして、電子バインダを作成する。
【００４６】
図５は図４で示した電子バインダ作成手段によって作成された電子バインダを、ユーザが展開して使用する処理を示したフローチャートである。
【００４７】
ステップ５０１では、電子文書番号ｉを０に初期化して、最初の電子文書から判定を開始する。
【００４８】
ステップ５０２では、電子バインダに電子文書ｉに関してアップロード情報が登録されているかを調べる。登録されていればステップ５０３へ進む。登録されていなければ電子バインダ内に圧縮電子文書が存在するとみなし、ステップ５０６に進む。
【００４９】
ステップ５０３では、登録されているアップロード情報に基づき、アップロードされているファイルに関する情報（要約など）をユーザに対して提示する。
【００５０】
ステップ５０４では、該提示したファイルをユーザがダウンロードする意思を持っているかを確認する。ダウンロードすると指示された場合、ステップ５０５に進み、電子文書ｉをダウンロードする。一方、ダウンロードしないと指示された場合、ステップ５０８に進む。
【００５１】
ステップ５０６では、電子バインダからアーカイブされた圧縮電子文書ｉを抽出し、ステップ５０７で、該圧縮電子文書ｉを展開して、電子文書ｉを作成する。
【００５２】
ステップ５０８では、電子文書番号をインクリメントする。ステップ５０９では、現在処理中の電子文書番号ｉを電子文書群に含まれる全電子文書の総数ｆｉｌｅｎｕｍと比較することにより、全ての電子文書の判定が終了したかどうかを判定する。ｉがｆｉｌｅｎｕｍより小さい場合はステップ５０２に進み、次の電子文書ｉを対象として処理を行う。ｉがｆｉｌｅｎｕｍ以上となると全ての電子文書の判定を終了する。
【００５３】
図４、図５で説明したように、電子バインダに格納される電子文書にファイルサイズ制限を加えたので、電子バインダ自体のファイル容量が大きくなりすぎるのを防ぐことができ、電子バインダが取り扱いやすくなるという効果がある。
【００５４】
＜情報処理装置の構成＞
図７は、本発明の文書管理システムに適用可能な情報処理装置の構成を示すブロック図である。
【００５５】
図７において、ＣＰＵ７０２はメインバス７０７を介して情報処理装置７０１全体の制御を実行するとともに、情報処理装置７０１の外部に接続される入力装置７１１（例えば、イメージスキャナ、記憶装置、ネットワーク回線を介して接続される他の情報処理装置、電話回線を介して接続されるファクシミリ等）を入力Ｉ／Ｆ（インタフェース）７０５を介して制御する。また、情報処理装置７０１の外部に接続される出力装置（例えば、プリンタ、モニタ、ネットワーク回線を介して接続される他の情報処理装置、電話回線を介して接続されるファクシミリ等）を出力Ｉ／Ｆ７０６を介して制御する。また、ＣＰＵ７０２は、ＫＢＤＩ／Ｆ（キーボードインタフェース）７０８を介して入力部（例えば、キーボード７１３やポインティングデバイス７１４やペン７１５）から入力された指示に従って、画像の入力、画像処理、色変換処理、画像の出力制御等の処理を実行する。更に、入力装置７１１より入力された画像データや、キーボード７１３やポインティングデバイス７１４やペン７１５を用いて作成された画像データを表示する表示部７１０をビデオＩ／Ｆインタフェース７０９を介して制御する。
【００５６】
ＲＯＭ７０３には、ＣＰＵ７０２の各種制御を実行させるための各種制御プログラムを記憶している。ＲＡＭ７０４は、ＣＰＵ７０２によりＯＳや本発明を実現するための制御プログラムを含むその他の制御プログラムがロードされ実行される。また、制御プログラムを実行するために用いられる各種作業領域、一時待避領域として機能する。また、入力装置７１１より入力された画像データや、キーボード７１３やポインティングデバイス７１４やペン７１５を用いて作成された画像データを、一旦、保持するＶＲＡＭ（不図示）が構成されている。
【００５７】
尚、本発明は、複数の機器（例えばホストコンピュータ、インタフェース機器、リーダ、プリンタなど）から構成されるシステムに適用しても、一つの機器からなる装置（例えば、複写機、ファクシミリ装置など）に適用してもよい。
【００５８】
また、本発明の目的は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読出し実行することによっても、達成されることは言うまでもない。この場合、記憶媒体から読出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【００５９】
プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フロッピディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭなどを用いることができる。
【００６０】
また、コンピュータが読出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）などが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００６１】
更に、記憶媒体から読出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００６２】
本発明を上記コンピュータプログラムに適用する場合、そのプログラムには、先に説明した図２乃至５に示したようなフローチャートに対応するプログラムコードが格納されることになる。
【００６３】
上述した本発明の特徴について、以下に総括する。
【００６４】
（実施態様１）
複数の電子文書を格納したアーカイブファイルを作成する情報処理方法であって、所定の条件に基づいて、各電子文書本体を、サーバにアップロードするか判断する判断ステップと、前記判断ステップによりアップロードすると判断された電子文書について、要約データを作成する要約作成ステップと、  前記判断ステップによりアップロードすると判断された電子文書をサーバにアップロードするアップロードステップと、前記判断ステップによりアップロードすると判断された電子文書の要約データと、前記判断ステップによりアップロードしないと判断された電子文書とを格納したアーカイブファイルを作成するアーカイブファイル作成ステップと、を有することを特徴とする情報処理方法。
【００６５】
（実施態様２）
前記所定の条件は、有効期限が設定された電子文書であるか否かであることを特徴とする実施態様１に記載の情報処理方法。
【００６６】
（実施態様３）
前記有効期限は、印刷の有効期限であることを特徴とする実施態様２に記載の情報処理方法。
【００６７】
（実施態様４）
前記所定の条件は、前記電子文書のファイルサイズが所定の閾値を超えたか否かであることを特徴とする実施態様１に記載の情報処理方法。
【００６８】
（実施態様５）
前記アーカイブファイル作成ステップにより作成されたアーカイブファイルには、前記サーバにアップロードされた電子文書に関わる情報が格納されることを特徴とする実施態様１に記載の情報処理方法。
【００６９】
（実施態様６）
更に、前記アップロードされた電子文書の要約データをユーザに対して提示する提示ステップを有することを特徴とする実施態様１に記載の情報処理方法。
【００７０】
（実施態様７）
更に、前記アップロードされた電子文書あるいは、前記アーカイブファイルに格納された電子文書を取得する取得ステップを有することを特徴とする実施態様１に記載の情報処理方法。
【００７１】
（実施態様８）
前記取得ステップでは、ユーザにより指定された電子文書を取得することを特徴とする実施態様７に記載の情報処理方法。
【００７２】
（実施態様９）
更に、電子文書を圧縮する圧縮ステップを有し、前記アーカイブファイル作成ステップで作成されるアーカイブファイルに格納される電子文書は、前記圧縮ステップで圧縮された電子文書であることを特徴とする実施態様１に記載の情報処理方法。
【００７３】
（実施態様１０）
実施態様１乃至９のいずれかに記載の情報処理方法の各ステップを、コンピュータに実行させるためのコンピュータプログラム。また、そのコンピュータプログラムを格納した、コンピュータ読取可能な記憶媒体。
【００７４】
（実施態様１１）
複数の電子文書を格納したアーカイブファイルを作成する情報処理装置であって、所定の条件に基づいて、各電子文書本体を、サーバにアップロードするか判断する判断手段と、前記判断手段によりアップロードすると判断された電子文書について、要約データを作成する要約作成手段と、前記判断手段によりアップロードすると判断された電子文書をサーバにアップロードするアップロード手段と、前記判断手段によりアップロードすると判断された電子文書の要約データと、前記判断手段によりアップロードしないと判断された電子文書とを格納したアーカイブファイルを作成するアーカイブファイル作成手段と、を有することを特徴とする情報処理装置。
【００７５】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、電子バインダのセキュリティを高めることができる。
【００７６】
また、電子バインダのファイルサイズが不用意に大きくなってしまうような事態を防ぐことができ、取り扱いやすくなる。
【００７７】
また、無用な電子文書を含んだ電子バインダを送信しないようにすることが可能になる。
【００７８】
また、アップロードされている電子文書を使用する際、電子バインダを取得した日時に関わらず、サーバにアップロードされている最新の電子文書を使用することができるので、電子バインダを取得しなおす必要がなく、メンテナンス性がよくなる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本実施形態の情報処理装置で扱うことが可能な電子バインダの例
【図２】有効期限に基づいて、電子文書を電子バインダに格納するかサーバにアップロードするか判断して、電子バインダを生成するフローチャートである。
【図３】図２で作成された電子バインダ内の電子文書を印刷する際のフローチャートである。
【図４】電子文書のファイルサイズに基づいて、電子文書を電子バインダに格納するかサーバにアップロードするか判断して、電子バインダを生成するフローチャートである。
【図５】図４で作成された電子バインダ内の電子文書をダウンロードする際のフローチャートである。
【図６】本発明の電子バインダの構成例を示す概念図である。
【図７】本実施形態の文書管理システムに適用可能な情報処理装置の構成を示すブロック図である。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
2004265319.tif 000006
【図５】
2004265319.tif 000007
【図６】
2004265319.tif 000008
【図７】
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