(57)【要約】【課題】組織のメンバー宛に送られてくるメールについて、受信側で要求する処理を行うに際し送信者の立場に配慮できるようにし、また、メールのアドレスデータにフラグを設定することにより、異なる処理条件に応じた処理が行える統一した電子メール管理方式を得る。【解決手段】要求される処理条件に該当するメールの受信者アドレスに対して処理条件を示すフラグを設定しておき、メールが到来したときに当該メールの受信者アドレスに基づいてフラグの存否を調べ、フラグが設定されている場合には当該メールの送信者端末に対し該当する処理条件に係る内容のメッセージを返信した後、当該受信メールを該当する処理条件に従って処理する。【選択図】　　　　図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
受信メールを要求される処理条件に従って処理する組織に対応した電子メール管理方式であって、
前記要求される処理条件に該当する受信メールの受信者アドレスに対して前記要求される処理条件に該当することを示すフラグを設定して送信者アドレスと共に情報記憶部に記憶しておき、
メールボックスに受信メールが到来したときに当該受信メールの受信者アドレスに基づいて前記情報記憶部を検索し前記フラグの存否を調べ、
前記フラグが設定されている場合には当該受信メールの送信者端末に対し前記要求される処理条件に係る内容のメッセージを返信した後、当該受信メールを前記要求される処理条件に従って処理するようにしたことを特徴とする電子メール管理方式。
【請求項２】
フラグの設定および解除は、予め決められた権限のある者がメールサーバで入力資格判定された場合にのみ行えるようにしたことを特徴とする請求項１記載の電子メール管理方式。
【請求項３】
要求される処理条件が受信者の不在による転送とした場合、メッセージは転送伺いと転送先に関する内容とし、送信者端末から転送許可の回答を得たときに前記メッセージに添付した転送先または送信者が指定した転送先に該当受信メールを転送するようにしたことを特徴とする請求項１または請求項２記載の電子メール管理方式。
【請求項４】
転送伺いに対する回答が一定期間内に得られなかった場合には該当受信メールを消去するようにしたことを特徴とする請求項３記載の電子メール管理方式。
【請求項５】
転送伺いに対する回答が一定期間内に得られなかった場合には該当受信メールをメッセージに添付した転送先に転送するようにしたことを特徴とする請求項３記載の電子メール管理方式。
【請求項６】
要求される処理条件が受信者に対する迷惑メールの排除とした場合、メッセージは受信拒否に関する内容とし、前記メッセージを返信した後、該当受信メールを消去するようにしたことを特徴とする請求項１または請求項２記載の電子メール管理方式。
【請求項７】
フラグを組織全員に対して設定する場合、受信者全員を意味する記号を該当フラグに対応する受信者アドレスとして情報記憶部に記憶するようにしたことを特徴とする請求項６記載の電子メール管理方式。
【請求項８】
要求される処理条件が受信者に対するウイルス付メールの排除とした場合、ウイルス駆除ソフトによりメールボックスの受信メールがウイルス付メールであることを検出し、検出されたウイルス付メールについてフラグの存否を調べ、フラグが設定されていない場合には該当フラグを設定してからメッセージを返信し、前記メッセージは送信者からのメールがウイルス付である旨の内容とし、前記メッセージを返信した後、前記ウイルス駆除ソフトが前記ウイルス付メールを消去するようにしたことを特徴とする請求項１記載の電子メール管理方式。
【請求項９】
ウイルス付メールの送信者アドレスと当該送信者アドレスのウイルス付メールの受信回数を記録し、メッセージは、受信回数に応じた内容とし、受信回数の更新時に該当する送信者端末に返信するようにしたことを特徴とする請求項８記載の電子メール管理方式。
【請求項１０】
異なる処理条件についてそれぞれの処理条件のフラグが設定されると共に、これらフラグに従った処理が順位付けされており、一つの受信メールについて複数のフラグが設定されていることが検出された場合には、前記複数のフラグの中で最上位のフラグに従って該当受信メールの処理を行うようにしたことを特徴とする請求項１記載の電子メール管理方式。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は組織のメンバー宛に送られてくるメールを状況に応じて適切に処理するための電子メール管理方式に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
企業や機関の電子メール（以下、メールと称する）の管理において、組織やプロジェクトのメンバーが、不在となった時には、そのメンバー宛に届いた電子メールが滞留してしまい、業務に係わる緊急性や重要な案件が含まれている場合、処理が遅れることで事業に支障を及ぼすということも起こり兼ねない。そのため従来の電子メールの管理方法として、例えば特開平１１−３４１０４９号公報「電子メール受信応答装置およびそのプログラム記録媒体」がある。この文献には、受信者のスケジュールデータを基に受信者の不在を判断して、予め設定されている転送先に受信したメールを転送することにより、長期間未開封となることを防止することが記載されている。
【０００３】
また、特開平１１−１６８４９６号公報「蓄積型メールの不在通知方法、該システムの転送方法及びメール受信方法」には、長期の不在等で受信メールを読むことができないときに、メールサーバにおいて、受信者が設定した転送条件、例えば送信者、サブジェクト（タイトル、本文中のキーワード）等を判断して条件に合うものだけを登録した宛先に転送する方法が述べられている。さらに、特開平１１−１４６０１０号公報「受信メール転送・返信方法およびメールサーバシステムおよび送信メール作成プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体」には、受信者が不在の時のために、メールサーバに受信したメールの送信者、タイトルなどの条件により該当するメールを登録した宛先に転送することが記載されている。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
従来の電子メールの管理方式は、以上のように構成されているので、すべてメールの受信者が自己の意志に基づいて不在となる事前に転送先を設定するものである。しかし、実際に不在となる原因には急病や事故などの不測な事態もあり、これらは予知不可能で急に発生するものがある。このように不意に起こる事態には従来の方法では対応できなかった。また、メールを転送する意志は受信者にあるのが通常であるが、企業や機関などの組織においては必ずしも受信者だけではなく、組織として判断し対応していくことが必須となる。そのためには、不在となった受信者と連絡が困難な場合には、送信者の意志を確認し適切な宛先に転送することが求められるなどの課題があった。
【０００５】
また、組織の中のメンバーに対して嫌がらせメールや所謂ダイレクトメールのように受信者が希望していない不要メールの到来が頻繁になってきた。これら不要メールには個人向けのもの、メンバーの多くに対して送られてくるものがあり、業務の支障を来たす原因ともなっている。さらに、送信者が気づかずに送付してくるウイルス付メールも多くなり、情報システムを破壊する要因として対策を要している。しかし、これらに対する従来の処理方法は、受信者側の立場だけで行われており、送信者側の意志、事態把握、心証などに関して殆ど無視したものであった。したがって、前述の不在受信者メールの転送を含め、これらの問題を組織のメール管理として統一した方法により解決することが求められている。
【０００６】
この発明は上記のような課題を解決するためになされたもので、組織のメンバー宛に送られてくるメールについて、受信側で要求する処理を行うに際し送信者の立場に配慮するようにした電子メール管理方式を得ることを目的とする。
また、この発明はメールのアドレスデータにフラグを設定することにより、異なる処理条件に応じた処理を行うことのできる統一した電子メール管理方式を得ることを目的とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
この発明に係る電子メール管理方式は、受信メールを要求される処理条件に従って処理する組織に対応した電子メール管理方式であって、要求される処理条件に該当する受信メールの受信者アドレスに対して要求される処理条件に該当することを示すフラグを設定して送信者アドレスと共に情報記憶部に記憶しておき、メールボックスに受信メールが到来したときに当該受信メールの受信者アドレスに基づいて情報記憶部からフラグの存否を調べ、フラグが設定されている場合には当該受信メールの送信者端末に対し要求される条件に係る内容のメッセージを返信した後、当該受信メールを要求される処理条件に従って処理するようにしたものである。
【０００８】
この発明に係る電子メール管理方式は、フラグの設定および解除は、予め決められた権限のある者がメールサーバで入力資格判定された場合にのみ行えるようにしたものである。
【０００９】
この発明に係る電子メール管理方式は、要求される処理条件が受信者の不在による転送とした場合、メッセージは転送伺いと転送先に関する内容とし、送信者から転送許可の回答を得たときにメッセージに添付した転送先または送信者が指定した転送先に該当受信メールを転送するようにしたものである。
【００１０】
この発明に係る電子メール管理方式は、転送伺いに対する回答が一定期間内に得られなかった場合には該当受信メールを消去するようにしたものである。
【００１１】
この発明に係る電子メール管理方式は、転送伺いに対する回答が一定期間内に得られなかった場合には該当受信メールをメッセージに添付した転送先に転送するようにしたものである。
【００１２】
この発明に係る電子メール管理方式は、要求される処理条件が受信者に対する迷惑メールの排除とした場合、メッセージは受信拒否に関する内容とし、メッセージを返信した後、該当受信メールを消去するようにしたものである。
【００１３】
この発明に係る電子メール管理方式は、フラグを組織全員に対して設定する場合、受信者全員を意味する記号を該当フラグに対応する受信者アドレスとして情報記憶部に記憶するようにしたものである。
【００１４】
この発明に係る電子メール管理方式は、要求される処理条件が受信者に対するウイルス付メールの排除とした場合、ウイルス駆除ソフトによりメールボックスの受信メールがウイルス付メールであることを検出し、検出されたウイルス付メールについてフラグの存否を調べ、フラグが設定されていない場合には該当フラグを設定してからメッセージを返信し、メッセージは送信者からのメールがウイルス付である旨の内容とし、当該メッセージを返信した後、ウイルス駆除ソフトがウイルス付メールを消去するようにしたものである。
【００１５】
この発明に係る電子メール管理方式は、ウイルス付メールの送信者アドレスと当該送信者アドレスのウイルス付メールの受信回数を記録し、メッセージは、受信回数に応じた内容とし、受信回数の更新時に該当する送信者端末に返信するようにしたものである。
【００１６】
この発明に係る電子メール管理方式は、異なる処理条件についてそれぞれの処理条件のフラグが設定されると共に、これらフラグに従った処理が順位付けされており、一つの受信メールについて複数のフラグが設定されていることが検出された場合には、複数のフラグの中で最上位のフラグに従って該当受信メールの処理を行うようにしたものである。
【００１７】
【発明の実施の形態】
以下、この発明の実施の各形態を説明する。
実施の形態１．
図１はこの発明の各実施の形態による電子メール管理方式を実現するメールサーバの構成を示すブロック図である。図において、１０はメールの送信者端末、２０はメールの受信者端末、３０はメールサーバである。１５は受信したメールを格納するメールボックス、３１はメールサーバ３０が本来持っているメール管理のためのメールソフト、４０はメールソフト３１に組み込まれたウイルス駆除ソフトである。破線で囲まれた部分は、この発明を実現するために加えられた構成である。３２は自動メールハンドリング部、３３はメール判定部である。自動メールハンドリング部３２はメールソフト３１が受け取ったメールをメール判定部３３に送り、メール判定部３３が下した判定結果に従って処理を行う。
【００１８】
３４は会社や機関の組織情報および個人宛先情報などのディレクトリ情報を保持するディレクトリ情報保持部、３５は組織を越えたプロジェクトの情報を保持するプロジェクト体制保持部、３６は着信メールのコントロールデータおよび送信者アドレスを保持する情報記憶部である。３７は転送フラグ（ＦＲＡＧ）の設定、転送アドレスの設定、転送許可画面用のウェブ画面の送出および情報の入力を行う情報登録部で、表示装置やキーボードなどを備えたメールサーバ３０のユーザインタフェース部を構成している。３８はこの発明で使用するウェブ画面およびメール文などを予め格納しておく定形データ格納部である。
【００１９】
この実施の形態１では、不在者宛に来る受信メールを適任者に転送する手続について述べる。この場合、転送フラグの設定を行って処理する。
図２は転送フラグｆ１を設定する手順を示すフローチャートであり、以下この図に沿って動作を説明する。
受信者が不在になった時または不在になる事前において、所定の操作者が、情報登録部３７を用いて、システムにログインするためのウェブ画面を定形データ格納部３８から読み出して開く（ステップＳＴ１０）。この場合、操作者としては、不在を予定している当事者、不在者の上長あるいはメールシステムの登録管理者が考えられる。操作者が、このウェブ画面に本人の名前を入力し（ステップＳＴ１１）、またパスワードを入力してログイン操作を行うと（ステップＳＴ１２）、ログインの判定が行われる（ステップＳＴ１３）。ログインに成功すると、定形データ格納部３８から図４に例示するような設定画面が表示される（ステップＳＴ１４）。また失敗すると（ステップＳＴ１５）ステップＳＴ１１から入力をやり直す。これらの行程は、一般のコンピュータで行われているログイン操作と同じものである。
【００２０】
情報登録部３７において、次に、表示されたフラグの設定画面にその不在受信者名とマンナンバ（社員番号）をキー入力し（ステップＳＴ１６）、加えて転送先の名前とその人のメールアドレスをキー入力し（ステップＳＴ１７）、入力ボタンを押して実行する（ステップＳＴ１８）。すると、操作者がフラグを設定できる者であるかの入力資格判定を行う（ステップＳＴ１９）。ここで、入力資格者となりえる者として、メール受信者本人、メール受信者の上司（組織の主任、課長、部長等）、プロジェクト体制の上司（チームリーダ、プロジェクトのリーダ、サブリーダ等）および組織のメール管理者を判定基準に設定しておくものとする。
【００２１】
ステップＳＴ１９の資格判定の詳細は図３のフローチャートを参照して説明する。
ステップＳＴ１８で入力したデータを用いて、ディレクトリ情報保持部３４に対しディレクトリ検索を行う（ステップＳＴ１９１）。ディレクトリ情報検索は、図５に例示するディレクトリ情報保持部３４のデータテーブルに対して行われる。まず、不在者名でデータテーブルから所属コードを取得する。図４の入力画面例では、「鈴木太郎」が不在者名となるから、取得される所属コードは「ＸＸＰ３」となる。
【００２２】
次に、操作者が転送フラグの対象者（不在となる者あるいは不在者）であるかを判定する（ステップＳＴ１９２）。操作者が転送フラグの対象者と一致する場合、すなわち図４の例で、操作者が「三菱一郎」でなく「鈴木太郎」本人である場合には、名前が一致するのでフラグ設定の資格が有り、フラグ設定を行うステップＳＴ２０へ進む。一方、操作者が転送フラグの対象者と一致しない場合、すなわち図４の例と同じで、操作者が「三菱一郎」である場合、名前が一致しないので、「三菱一郎」についてディレクトリ情報保持部３４のデータテーブルを検索し、所属コードと役職を取得する。取得した所属コードが不在者のものと一致した場合には、権限が有る役職者かを判定する（ステップＳＴ１９３）。図４に例示される「三菱一郎」は課長であり、不在者「鈴木太郎」の上司であるので、フラグ設定の資格が有り、ステップＳＴ２０へ進む。なお、この発明での処理はフラグ、ユーザＩＤ等で行うが、画面上で目視確認を容易にするために、名前も併せて記憶して使用できるようにしておく。
【００２３】
企業が特定の業務を推進するために各組織から選出したメンバーによりプロジェクトを編成する場合、不在者がそのプロジェクトに関係する場合もあるので、資格判定はプロジェクト体制についても行う。ステップＳＴ１９３において、不在者の上長でないことが判定された場合、プロジェクト情報検索を行う（ステップＳＴ１９４）。プロジェクト情報検索は、図６に例示するプロジェクト体制保持部３５のデータテーブルに対して行われる。検索方法はディレクトリ情報検索と同様であり、不在者への権限の有無の判定（ステップＳＴ１９５）は、操作者がプロジェクトリーダ、サブリーダ、チームリーダ等の不在者に対するプロジェクトの上司であるかについて行われる。条件が満たされれば、入力者資格があるものと判定されステップＳＴ２０に進む。他方、権限がないと判定されたときはステップＳＴ２２へ進む。
【００２４】
図２のフローチャートに戻り、ステップＳＴ１９において、フラグ設定の入力資格があると判定された場合には、図４の設定画面の破線で示した部分が活性化し、フラグ設定ボタンが表示される。ここで、ＯＮボタンを押すと（ステップＳＴ２０）、情報登録部３７は転送フラグｆ１を設定して情報記憶部３６に記憶し（ステップＳＴ２１）、このとき、転送先のメールアドレスも記憶される。図７は情報記憶部３６のフラグ設定テーブル例を示す。不在者の受信者メールアドレス「ｒｅｃｅｐｔ＠ｆｇ．ｈｉｊｋ．ｃｏ．ｊｐ」と、それに対して転送フラグｆ１が設定されていることを示す。また、受信者の名前、送信者アドレスについても必要に応じて記憶してもよい。なお、フラグｆ２、ｆ３は後述する他の実施の形態に係るものである。
一方、ステップＳＴ１９でフラグ設定の入力資格無しと判定された場合には、設定画面上に転送フラグｆ１を設定できない旨のメッセージが警告表示され（ステップＳＴ２２）、また再入力するかどうかの問合せ表示が出る（ステップＳＴ２３）。再入力する場合にはステップＳＴ１６に戻り、入力をやり直し、再入力しない場合には終了する。
【００２５】
なお、上記説明では、ステップＳＴ１６において、図４の設定画面からマンナンバ（不在者社員番号）を入力して実行したが、代わりにメールアドレス入力して行えるようにしてもよい。また、ステップＳＴ１７において、転送先名とそのメールアドレスを入力しているが、代わりにステップＳＴ１９において有資格者を判定した時点で、不在者の一次上長を自動的に転送先として指定するようにしてもよい。その場合、操作者は、必要があれば表示された転送先を他の適任者に書き換え変更できるようにしておく。
【００２６】
上述のように設定した転送フラグｆ１を解除する場合は、図８に示される手順により処理される。この場合の手順は、図２のフラグ設定手順に類似するが、ログインした時には解除画面（図４と同じでもよいし、別の画面にしてもよい）が表示され（ステップＳＴ４４）、情報登録部３７から解除画面に所定の入力をすることで処理を進め（ステップＳＴ４６〜ＳＴ４９）、最終的に情報記憶部３６から該当する部分の転送フラグｆ１の設定を解除する（ステップＳＴ５０）。
【００２７】
次にメール転送の処理について説明する。図９はこの発明の実施の形態１に係るメール転送の手順を示すフローチャートである。
送信者端末１０から不在の受信者端末２０宛にメールが送信されると（ステップＳＴ６０）、メールボックス１５に到着する（ステップＳＴ６１）。自動メールハンドリング部３２は到着したメールの受信者アドレスをメール判定部３３に送る。メール判定部３３は受信者アドレスに基づいて情報記憶部３６を検索し、受信者アドレスに転送の指示、すなわち転送フラグｆ１の設定があるかを調べる（ステップＳＴ６２）。ここで、転送フラグｆ１が存在した場合、自動メールハンドリング部３２は、その判定結果を受けて、図１０（ａ）に示されるような転送許可伺いのメッセージフォーマットを定形データ格納部３８から取り出し、所定の項目に記入して送信者端末１０宛に送信する（ステップＳＴ６３）。また、転送フラグｆ１の存在の有無にかかわらず、ステップＳＴ６２の判定後も、メールデータをメールボックス１５に保存し、各受信者端末からのアクセスに備える（ステップＳＴ７１）。
【００２８】
送信者端末１０が転送許可伺い受けると、メール送信者は、そこに記載されたＵＲＬのウェブ画面にアクセスし、定形データ格納部３８に格納された図１０（ｂ）に例示される転送許可画面を呼び出す。メール送信者はこのウェブ画面から「転送する」、「転送しない」、「終了」のボタンのいずれか１つを選択することにより、メールサーバ３０に回答する（ステップＳＴ６４）。
【００２９】
次に、メールサーバ３０では、送信者端末１０からウェブ画面による回答があった場合、情報登録部３７が受信した回答を一旦情報記憶部３６に記憶する（ステップＳＴ６５）。情報登録部３７は一定の周期で情報記憶部３６を監視し（ステップＳＴ６６）、回答があった場合には、転送許可の有無の判定を行う（ステップＳＴ６７）。なお、メールサーバ３０側で設定しておいた転送先に対して、送信者が変更する場合があるので、ステップＳＴ６７で転送許可を確認すると、次に宛先指名の有無を判定する（ステップＳＴ６８）。判定結果は情報登録部３７から自動メールハンドリング部３２に伝えられ処理される。宛先の指定がない場合には、予め設定された宛先に該当メールを転送するが（ステップＳＴ７４）、指定変更されている場合には新しい宛先を設定し（ステップＳＴ６９）、該当メールをその宛先に転送する（ステップＳＴ７０）。
【００３０】
ステップＳＴ６６において、転送指示回答がなかった場合、情報登録部３７はその回答待ちを所定期間監視し（ステップＳＴ７２）、その期間を経過しても回答が得られない場合には自動メールハンドリング部３２に伝え、メールボックス１５内の該当メールを消去する。また、ステップＳＴ６７で転送不可の場合にも該当メールを消去する（ステップＳＴ７３）。
なお、別の処理として、ステップＳＴ７２において、所定の期間に転送指示の回答が得られなかった場合、ステップＳＴ７３で該当メールを消去せず、代わって、ステップＳＴ７４に進み、メールサーバ３０側で予め定めた転送先に転送するようにしてもよい。
【００３１】
以上のように、この実施の形態１によれば、受信者の不在による転送処理を行う際に、該当する受信メールの受信者アドレスに対してその処理条件を示す転送フラグｆ１を設定して情報記憶部３６に記憶しておき、メールボックス１５に受信メールが到来したときに受信メールの受信者アドレスに基づいて情報記憶部３６を検索して転送フラグｆ１の存否を調べ、転送フラグｆ１が設定されている場合には受信メールの送信者端末１０に対し不在による転送伺いおよび転送先に係るメッセージを返信した後、転送伺いに対する回答に応じて受信メールを転送処理するようにしたものである。したがって、メール受信者が不在となった場合に適切な宛先にメールを転送できると共に、送信者の意志を尊重して転送処理を行える効果が得られる。また、転送フラグｆ１の設定および解除は、予め決められた権限のある者、すなわち受信者およびその上司が入力資格判定された場合にのみ行えるようにしたので、受信者自身の場合には不在となる事前に、また上司の場合にはメール受信者が不測の事態により急遽不在となった時に適切な宛先にメールを転送できる効果が得られる。さらに、転送伺いに対する回答が一定期間内に得られなかった場合には受信メールを消去したり、またはメッセージに添付した転送先に転送したりするようにしたので、送信者への配慮は一応考慮したこととして、後は受信側の組織の意志として処理できる効果が得られる。
【００３２】
実施の形態２．
この実施の形態２では、嫌がらせや売り込みなどの迷惑メールを排除する方法について述べる。そのために迷惑拒否フラグｆ２を設定するが、その設定画面への入力資格者として条件は、迷惑メールの受信者本人およびメール管理者とする。
図１１はこの発明の実施の形態２に係る不要なメールに対する迷惑拒否フラグｆ２の設定手順を示すフローチャートである。
組織の中から不要メールについての要求があると、操作者は情報登録部３７によりウェブ画面を開きシステムにログインする。ステップＳＴ８０〜ＳＴ８４は実施の形態１のステップＳＴ１０〜ＳＴ１４と同じである。ログインすると、図１３に示すような設定画面が表示される。この画面に対して受信対象者のメールアドレスと受信拒否したい相手のメールアドレスを入力し（ステップＳＴ８６）、入力ボタンを押す（ステップＳＴ８７）。すると、図５に示すディレクトリ情報保持部３４のデータテーブルを検索し操作者が入力資格者かを確認する（ステップＳＴ８８）。今、図１３のウェブ画面の操作者「中村次郎」について調べると、ディレクトリデータに存在するので、そのメールアドレスを取得し、入力したアドレスとの一致を取る。両アドレスが一致すれば、本人であること、すなわちフラグ設定の入力資格者として認められる。この場合、図１３の破線で囲まれた部分のフラグ設定ボタンが有効となり、これを押すことにより（ステップＳＴ９２）、情報記憶部３６に受信者アドレスとそれに対する迷惑拒否フラグｆ２を設定する（ステップＳＴ９３）。また、記憶データとして受信者の名前および不要メールの送信者アドレスが書き込まれ、図７の３行目に示すように「中村次郎、…」のようになる。
【００３３】
一方、ステップＳＴ８６で受信対象者のメールアドレスとして組織のメンバー全員宛の「ａｌｌ」を入力していた場合、ステップＳＴ８８において、図５のデータテーブルから取得したメールアドレスと一致せず、本人でないと判定される。この場合、次にメール管理者であることの判定を行う（ステップＳＴ８９）。例えば、図１３で操作者が「三菱一郎」であれば、図５のディレクトリ情報保持部３４のデータテーブルからメール管理者であるとあると判定され、フラグ設定の入力資格者として認められる。したがって、フラグ設定ボタンを押し（ステップＳＴ９０）、図７の５行目に示すように、受信者アドレスとして「ａｌｌ」とこれに対する迷惑拒否フラグｆ２を設定し、また送信者アドレスに迷惑メールの送信者アドレス「ｅｆｇｈｉｊ＠ｋｉｍｎｐｑｒ．ｃｏ．ｊｐ」を書き込んで終了する（ステップＳＴ９１）。
また、ステップＳＴ８９において、メール管理者ではないと判定された場合、警告表示が出され（ステップＳＴ９４）、再入力を行うかを問合せてくる（ステップＳＴ９５）。再入力を行う場合にはステップＳＴ８６にもどり、行わない場合には終了する。
【００３４】
設定された迷惑拒否フラグｆ２を解除する手順は図１２のフローチャートに示される。ここでは、ログインするまでのステップＳＴ１００〜ＳＴ１０８は、図１１のステップＳＴ８０〜ＳＴ８９と同様である。ログインすると、情報登録部３７には解除画面（図１３）が出てくる。この画面に対し所定の事項を入力し実行すると入力資格者判定が行われる（ステップＳＴ１０８）。この場合、フラグ解除の資格は、フラグｆ２設定時の受信者またはメール管理者である。資格ありと判定された場合、フラグ解除ボタンが有効となり、これを押すことにより（ステップＳＴ１０９）、情報記憶部３６に設定されていた迷惑拒否フラグｆ２と関連データが消去される（ステップＳＴ１１０）。
【００３５】
次に、迷惑メールの受信拒否の動作手順について図１４のフローチャートにより説明する。
送信者端末１０からメールが送信されると（ステップＳＴ１２０）、メールボックス１５に到着する（ステップＳＴ１２１）。自動メールハンドリング部３２は、この受信したメールの受信者アドレスをメール判定部３３に送る。メール判定部３３は、受信者アドレスに基づいて情報記憶部３６の迷惑拒否フラグｆ２の有無を調べ、受信拒否すべきか否かを判定する（ステップＳＴ１２２）。受信拒否の対象がない場合にはメールボックス１５に保存しておき、組織内の各受信者端末からのアクセスに備える（ステップＳＴ１２４）。
【００３６】
ステップＳＴ１２２において、受信拒否と判定した場合、次に受信拒否の対象者が個人特定か、あるいは組織の全員かを判定する（ステップＳＴ１２３）。図７の情報記憶部３６のデータテーブル例では、迷惑拒否フラグｆ２が設定された受信者アドレスは個人を特定した「ｎａｋａｍｕｒａ＠ｆｇ．ｈｉｊｋ．ｃｏ．ｊｐ」と組織全員を指定した「ａｌｌ」がある。受信拒否の対象が個人宛のメールであると判定した場合、自動メールハンドリング部３２は、図１５（ａ）に例示される受信拒否メッセージを定形データ格納部３８から取得して該当メールの送信者端末１０宛に返信し（ステップＳＴ１２５）、メールボックス１５内の該当メールを消去する（ステップＳＴ１２６）。一方、ステップＳＴ１２３において、受信拒否の対象が組織全員「ａｌｌ」であった場合、自動メールハンドリング部３２は、該当メールの送信者端末１０宛に会社として図１５（ｂ）に例示される受信拒否メッセージを返信し（ステップＳＴ１２７）、メールボックス内の該当メールを消去する（ステップＳＴ１２６）。
【００３７】
以上のように、この実施の形態２によれば、受信者に対する迷惑メールの排除に該当する受信メールの受信者アドレスに対して迷惑拒否フラグｆ２を設定して情報記憶部３６に記憶しておき、メールボックス１５に受信メールが到来したときに当該受信メールの受信者アドレスに基づいて情報記憶部３６を検索し迷惑拒否フラグｆ２の存否を調べ、フラグｆ２が設定されている場合には当該受信メールの送信者端末１０に対し迷惑拒否に係る内容のメッセージを返信した後、当該受信メールを消去するようにしたものである。したがって、迷惑メールの受信拒否を行い、業務に影響を及ぼすような不要メールを排除し、また相手に対してメッセージを送ることで、事情を理解してもらうと共に、以降の繰り返し送信に対する法的措置の根拠とすることができる効果が得られる。また、迷惑拒否フラグｆ２の設定および解除は、予め決められた権限のある者、すなわち受信者本人およびメール管理者が入力資格判定された場合にのみ行えるようにしたので、システムの運用上不適切な設定を発生させない効果が得られる。さらに、迷惑拒否フラグｆ２を組織全員に対して設定する場合、受信者全員を意味する記号、例えば「ａｌｌ」を該当迷惑拒否フラグｆ２に対応する受信者アドレスとして記憶するようにしたので、組織全員宛のように多数の人に送られてくる迷惑メールに対してそれぞれの受信者アドレスにフラグを設定する作業を簡略化し速やかに対応できる効果が得られる。
【００３８】
実施の形態３．
この実施の形態３では、ウイルス付メールを排除する方法について述べる。
メールソフト３１にウイルス駆除ソフト４０が組み込まれており、ウイルス拒否フラグｆ３の設定・解除の動作に係わり合う。
図１６はこの発明の実施の形態３に係るウイルス拒否フラグｆ３の設定およびメール消去の手順を示すフローチャートである。
送信者端末１０からメールが送信されると（ステップＳＴ１３０）、メールサーバ３０のメールボックス１５に到着する（ステップＳＴ１３１）。ウイルス駆除ソフト４０は、メールボックス１５に到着したメールについてウイルスが添付されているか判定する（ステップＳＴ１３２）。ウイルスが添付されていない場合には該当メールをメールボックス１５に戻し、組織内の各受信者端末からのアクセスに備える（ステップＳＴ１３３）。ステップＳＴ１３２において、ウイルス駆除ソフト４０がウイルス付メールを検出した場合、自動メールハンドリング部３２を介して該当メールの受信者アドレスをメール判定部３３に送る。メール判定部３３は、受信者アドレスに基づいて情報記憶部３６を検索しウイルス拒否フラグｆ３が設定されているかを調べる（ステップＳＴ１３４）。図７に例示される情報記憶部３６のデータテーブルにおいて、受信者アドレス「ｙａｍａｄａ＠ｆｇ．ｈｉｊｋ．ｃｏ．ｊｐ」に対してウイルス拒否フラグｆ３が設定されていることを示す。
【００３９】
ステップＳＴ１３４において、ウイルス拒否フラグｆ３が設定されていた場合、自動メールハンドリング部３２は、図１７に例示する文の受信拒否メッセージを定形データ格納部３８から取得し、受信した該当ウイルスを添付して送信者端末１０にメール返信する（ステップＳＴ１３５）。受信拒否メッセージを送信した後、ウイルス駆除ソフト４０は該当メールを削除する（ステップＳＴ１３７）。一方、ステップＳＴ１３４において、ウイルス拒否フラグｆ３が設定されていなかった場合、該当メールの受信者アドレスとそれに対するフラグ設定の要求情報を情報登録部３７に渡す。情報登録部３７は、渡されたデータを用いて情報記憶部３６にウイルス拒否フラグｆ３の設定を行う（ステップＳＴ１３６）。フラグが設定されると、メール判定部３３はステップＳＴ１３４の動作に戻る。
【００４０】
ウイルス付メールを度々送信してくる人がいる場合があるが、送信者をリストアップし、ウイルス作成者として監視し、問題に対処することが必要となる。そのための処理方法について次に述べる。
図１８はウイルス付メールを多発する送信者に対応する処理手順を示すフローチャートで、これは図１６においてステップＳＴ１３４の処理の代わりに設けた処理である。
ステップＳＴ１３４において、ウイルス拒否フラグｆ３を確認すると、ウイルス送信者リストを参照する（ステップＳＴ１３４１）。ウイルス送信者リストは図１９に例示するデータ構成を有し、情報記憶部３６に格納される。受信したウイルス付メールの送信者アドレスの有無を調べ（ステップＳＴ１３４２）、有った場合にはウイルス受信回数を更新した後、図２０（ａ）に例示する受信回数を記載したウイルス受信拒否メッセージを該当送信者端末１０に返信し（ステップＳＴ１３５１）、ステップＳＴ１３７へ進む。一方、ステップＳＴ１３４２において、ウイルス送信者リストに該当送信者アドレスが無かった場合、ウイルス送信者リストに送信者名、送信者アドレスおよびウイルス受信回数１を記録し（ステップＳＴ１３５２）、図２０（ｂ）に例示する初回時のウイルス受信拒否メッセージを返信しステップＳＴ１３７へ進む。
【００４１】
なお、設定したウイルス拒否フラグｆ３を解除する方法としては、いくつかある。その一つは、ウイルス問題が解決したとき、実施の形態１および２で述べたように、ウェブ画面からメール管理者が行う方法である。他は、図１９に示すウイルス送信者リストの更新時に最新の更新日時を記録できるようにしておき、一定の周期で更新日時を調べ、その日時が所定の期間を超えている場合、すなわちウイルス付メールが来なくなり問題が解決したとみなして、該当するウイルス拒否フラグｆ３を自動的に解除する方法である。
【００４２】
以上のように、この実施の形態３によれば、受信者に対するウイルス付メールの排除に該当する送信者アドレスに対してウイルス拒否フラグｆ３を設定して情報記憶部３６に記憶させておき、メールボックス１５に受信メールが到来したときに当該受信メールの送信者アドレスに基づいて情報記憶部３６を検索しウイルス拒否フラグｆ３の存否を調べ、フラグｆ３が設定されている場合にはウイルス付メールの送信者端末１０に対し、メールがウイルス付である旨のメッセージを返信した後、ウイルス駆除ソフト４０が当該ウイルス付メールを消去するようにしたものである。したがって、ウイルス付メールに対する除去を自動的に行え、システムに影響を及ぼすメールを排除し、また相手に対してメッセージを送ることで、事情を理解してもらうと共に、以降の繰り返し送信に対する法的措置の根拠とすることができる効果が得られる。また、ウイルス付メールの送信者アドレスと当該送信者アドレスのウイルス付メールの受信回数を記録し、送信者端末１０に返信するメッセージは、受信回数に応じた内容とし、受信回数の更新時に返信するようにしたので、ウイルス付メールの送信者に対しその実情を訴えると共に、法的措置に訴える根拠を強化できる効果が得られる。さらに、ウイルス駆除ソフト４０により受信メールがウイルス付メールであることを検出したとき、情報記憶部３６に当該受信メールの受信者アドレスとウイルス拒否フラグｆ３が設定されていない場合にウイルス拒否フラグｆ３を設定するようにしたので、フラグの設定を自動的に行うことができる効果が得られる。
【００４３】
実施の形態４．
この実施の形態４では、転送フラグｆ１、迷惑拒否フラグｆ２、ウイルス拒否フラグｆ３の設定が混在した場合の処理方法について述べる。図２１はこの発明の実施の形態４に係る電子メール管理方式の処理方法について示す説明図である。
上記実施の形態１〜３において設定されるフラグｆ１、ｆ２およびｆ３は受信メールによっては複数設定されることがある。そのような場合には、簡潔で有効な処理が必要となる。そのため、メール判定部３３は、各フラグの有無を調べ、フラグが複数設定されている場合には、図２１の処理方法の欄に示すように有効な１つの処理機能を選択して自動メールハンドリング部３２に実行を指示することにより対応する。
【００４４】
転送フラグｆ１と迷惑拒否フラグｆ２が設定されている場合には、実施の形態２で説明した受信拒否の機能で処理する。また、迷惑拒否フラグｆ２とウイルス拒否フラグｆ３が設定されている場合には、実施の形態３で説明したウイルス付メールの受信拒否の機能で処理する。さらに、３個のフラグｆ１、ｆ２、ｆ３が設定されている場合には、ウイルス付メールの受信拒否の機能が一番有効なので、その機能で処理する。このように、複数のフラグに対して処理の優先順位を設定しておくことで、問題の大きいメールに対して優先的に対処できる。
【００４５】
以上のように、この実施の形態４によれば、実施の形態１乃至３で述べたような異なる要求される処理条件についてそれぞれの条件のフラグｆ１、ｆ２、ｆ３が設定されると共に、これらフラグに従った処理が順位付けされており、一つの受信メールについて複数のフラグが設定されていることが検出された場合には、複数のフラグの中で最上位のフラグに従って該当受信メールに対して処理を行うようにしたものである。したがって、１件のメールに複数の処理条件が要求される場合であっても、組織にとって最も有効な処理を一つ行うことで済ますことができるため、効率のよい電子メールの管理システムを実現できる効果が得られる。
【００４６】
【発明の効果】
以上のように、この発明によれば、受信メールを要求される処理条件に従って処理する組織に対応した電子メール管理方式であって、要求される処理条件に該当する受信メールの受信者アドレスに対して要求される処理条件に該当することを示すフラグを設定して送信者アドレスと共に情報記憶部に記憶しておき、メールボックスに受信メールが到来したときに当該受信メールの受信者アドレスに基づいて情報記憶部を検索しフラグの存否を調べ、フラグが設定されている場合には当該受信メールの送信者端末に対し要求される処理条件に係る内容のメッセージを返信した後、当該受信メールを要求される処理条件に従って処理するように構成したので、送信者にメールの処理内容について通知または了解を取った上で処理するようにして送信者の立場に配慮したメール管理を可能とし、またメール受信者の不在に対応したメールの転送、不要なメールの受信拒否あるいはウイルス付メールの排除などの異なる条件の処理に対応できる統一した電子メール管理方式を実現する効果がある。
【００４７】
この発明によれば、異なる処理条件についてそれぞれの処理条件のフラグが設定されると共に、これらフラグに従った処理が順位付けされており、一つの受信メールについて複数のフラグが設定されていることが検出された場合には、複数のフラグの中で最上位のフラグに従って該当受信メールの処理を行うように構成したので、１件のメールに複数の処理条件が要求される場合であっても、組織にとって最も有効な処理を一つ行うことで済ますことができるため、効率のよい統一した電子メール管理方式を実現できる効果がある。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明の各実施の形態による電子メール管理方式を実現するメールサーバの構成を示すブロック図である。
【図２】同実施の形態１に係る転送フラグを設定する手順を示すフローチャートである。
【図３】同実施の形態１に係る資格判定の詳細動作について示すフローチャートである。
【図４】同実施の形態１に係る転送フラグの設定・解除画面を例示する説明図である。
【図５】同実施の形態１に係るディレクトリ情報保持部のデータテーブル例を示す説明図である。
【図６】同実施の形態１に係るプロジェクト体制保持部のデータテーブル例を示す説明図である。
【図７】同各実施の形態に係る情報記憶部のフラグ設定テーブル例を示す説明図である。
【図８】同実施の形態１に係る転送フラグの解除手順を示すフローチャートである。
【図９】同実施の形態１に係る不在者宛メールの転送の手順を示すフローチャートである。
【図１０】同実施の形態１に係る転送許可伺いおよび回答ウェブ画面を例示する説明図である。
【図１１】同実施の形態２に係る迷惑拒否フラグの設定手順を示すフローチャートである。
【図１２】同実施の形態２に係る迷惑拒否フラグの解除手順を示すフローチャートである。
【図１３】同実施の形態２に係る迷惑拒否フラグの設定・解除画面を例示する説明図である。
【図１４】同実施の形態２に係る不要メールの迷惑拒否処理の手順を示すフローチャートである。
【図１５】同実施の形態２に係る受信拒否通知を例示する説明図である。
【図１６】同実施の形態３に係るウイルス付メールの処理手順を示すフローチャートである。
【図１７】同実施の形態３に係るウイルスメッセージを例示する説明図である。
【図１８】同実施の形態３に係るウイルス付メールを多発送信者に対応する処理手順を示すフローチャートである。
【図１９】同実施の形態３に係るウイルス送信者リストのデータ構成を例示する説明図である。
【図２０】同実施の形態３に係るウイルス受信拒否メッセージを例示する説明図である。
【図２１】同実施の形態４に係る電子メール管理方式の処理方法を示す説明図である。
【符号の説明】
１０　送信者端末、１５　メールボックス、２０　受信者端末、３０　メールサーバ、３１　メールソフト、３２　自動メールハンドリング部、３３　メール判定部、３４　ディレクトリ情報保持部、３５　プロジェクト体制保持部、３６情報記憶部、３７　情報登録部、３８　定形データ格納部、４０　ウイルス駆除ソフト。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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