(57)【要約】【課題】本発明の目的は、複数の統合文書管理装置構成となる場合でもシステム全体で一貫性のある案件番号を発番し、案件種別ごとの起案文書および電子メールの登録動作定義もシステム全体で整合性のある状態に保つことが可能な技術を提供することにある。【解決手段】本発明は、複数の文書管理装置を備える統合文書管理システムにおいて、起案文書と当該起案文書の起案に関連する電子メールとを関連付けて管理するための案件番号を一意に発番する発番部を備える。また、メール案件情報の種類ごとに電子メールを登録するときの動作を定義した登録動作定義部を備える。そして、上記の発番部と動作定義部の場所を定義した管理定義部を備える。【選択図】　図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書と電子メールとを関連付けて管理する文書管理システムにおいて、複数の文書管理装置と連携し、複数の文書管理装置に対して起案文書と当該起案文書に関連する複数の電子メールを対応付けるための一意な識別番号を発番管理する発番部を備えることを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
複数の文書管理装置に連携して、起案文書と当該起案文書に関連する複数の電子メールとの組の種別ごとに起案文書および電子メールを登録するときの動作を定義したメール登録動作定義部を備えることを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項３】
複数の文書管理装置に連携して、請求項１記載の発番部及び請求項２記載の動作定義部の場所を定義した管理定義部を備えることを特徴とする請求項２記載の文書管理システム。
【請求項４】
起案文書および電子メールの登録の際に上記管理定義部を参照し、発番部および動作定義部に対し、付与すべき識別番号および起案文書と起案に関連する複数の電子メールとの束の種別ごとの登録動作定義を参照し、登録を行うことを特徴とする請求項３に記載の文書管理システムを用いた文書管理方法。
【請求項５】
文書と電子メールとを関連付けて管理する文書管理方法において、登録する装置が複数である場合、別々の装置で起案文書や関連する電子メールの登録を行った時に上記管理定義部を参照し、発番部および動作定義部に対し付与すべき識別番号および登録動作定義を参照し、登録を行うことを特徴とする請求項３に記載の文書管理システムを用いた文書管理方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は電子メールを含む電子化された文書を管理する文書管理システムに関し、特に文書と電子メールとを関連付けて管理する文書管理システムとその処理方法に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
企業や組織において上長や関係部署の決裁を得る場合、主な担当者（以下、起案者と呼ぶ）が案（以下、起案文書と呼ぶ）を作成した後にその起案文書を回覧して承認者から承認を得る方法がとられている。通常、起案文書を作成する処理（以下、起案と呼ぶ）の前に関係者間である程度議論がなされる。最近、起案前の議論の手段として電子メールを用いる例が増えている。特開２００１−８４１９３号においては、起案に至るまでにやり取りされた複数の電子メールを１案件として管理する電子メール情報管理システムが提案されている。このシステムでは起案前の議論過程を、複数のメールを束ねた“メール案件”、メール案件に属する個別の“メール”、メールに添付されている“添付ファイル”の３種類の単位で管理している。また、メール案件に種別を設けて、予め定義された種別ごとの動作によってメール登録動作を行っている。また、特開２００１−３１８８６８号において文書と電子メールとを関連付けて管理する装置で複数のメールを束ねた“メール案件”と起案収受文書管理システムの起案文書に識別番号（以下、案件番号と呼ぶ）を付与することにより関連付けするシステムが記載されている。このシステムでは起案文書の参照時に、該文書の起案以前の経緯を容易に参照できる様になり、承認者が承認／非承認の判断を容易にさせ、また、決裁終了後にも起案文書とメール案件が関連付けて管理される為、起案以前の経緯と起案後の内容を全体的に参照することが容易となっている。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
かかる従来の方法においては、文書と電子メールとを関連付けて管理する文書管理システム内において文書管理装置（以下、統合文書管理装置と呼ぶ）が複数存在したときにメールの束や起案文書の関連付けのための案件番号の管理がそれぞれの統合文書管理装置内で独立したものとなり、文書管理システム全体での一貫性のある案件番号管理ができないという問題がある。
【０００４】
また、登録動作についても統合文書管理装置が複数存在した場合、起案文書と起案に関連する複数の電子メールとの束の種別（以下、案件種別と呼ぶ）ごとに起案文書および電子メールを登録するときの動作を定義した登録動作定義部が複数存在するため、整合性を保つのが難しいという問題がある。
【０００５】
本発明の目的は上記問題を解決し、複数の統合文書管理装置構成となる場合でもシステム全体で一貫性のある案件番号を発番し、案件種別ごとの起案文書および電子メールの登録動作定義もシステム全体で整合性のある状態に保つことが可能な技術を提供することにある。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
本発明は、複数の文書管理装置を備える統合文書管理システムにおいて、起案文書と当該起案文書の起案に関連する電子メールとを関連付けて管理するための案件番号を一意に発番する発番部を備える。また、メール案件情報の種類ごとに電子メールを登録するときの動作を定義した登録動作定義部を備える。そして、上記の発番部と動作定義部の場所を定義した管理定義部を備える。
【０００７】
本発明では管理定義部を参照し、発番部の場所情報を取得し、付与すべき案件番号を発番部に問い合わせ、採番することにより統合文書管理装置が別々の場所にある複数部署での利用や多人数での利用などにより複数存在する場合に別々の統合文書管理装置に登録された関連のある起案文書や当該起案文書の起案に関連する電子メールを同一の案件番号にて関連付け管理することが可能になる。
【０００８】
また、本発明では管理定義部を参照し、動作登録定義部の場所情報を取得し、動作登録定義部に登録する文書や電子メールの案件種別を参照し、定義に従って登録することにより、統合文書管理装置が別々の場所にある複数部署での利用や多人数での利用などにより複数存在する場合にも整合性のある登録動作を行うことが可能になる。
【０００９】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態について図面により詳細に説明する。
【００１０】
図１は本発明の実施形態における構成を示すブロック図である。図１に示す様に本実施形態の文書管理システムサーバ１０上では、起案収受文書システムサーバ１１０と電子メール情報管理サーバ１２０と電子メールシステムサーバ１３０が稼動している。なお、これらの３つのシステムを別々のサーバ上で動作させ、ネットワークを介してそれらのサーバを接続した構成とすることも可能である。
【００１１】
同様に文書管理システムサーバ２０上では、起案収受文書システムサーバ２１０と電子メール情報管理サーバ２２０と電子メールシステムサーバ２３０が稼動しており、同様に３つのシステムを別々のサーバ上で動作させ、ネットワークを介してそれらのサーバを接続した構成とすることも可能である。
【００１２】
管理部サーバ３００には登録動作テーブル３０１と案件番号テーブル３０２を有する。この管理部サーバは前述の統合文書管理システムサーバＡおよびＢ上で稼動させるとも可能である。
【００１３】
本実施形態による文書管理システムは、統合文書管理システムサーバ１０及び２０及び管理部サーバ３００が利用者端末３０及び４０とＬＡＮ、インターネット、公衆回線等のネットワーク５０で接続された構成を備える。なお図１では２台の統合文書管理サーバおよび利用者端末を示したが、もっと多くの文書管理サーバおよび利用者端末を接続することも可能である。
【００１４】
起案収受文書管理システム１１０は、管理部サーバ３００の所在情報が定義された管理部定義テーブル１１１を有する。
【００１５】
電子メール情報管理サーバ１２０も管理部サーバ３００の所在情報が定義された管理部定義テーブル１２１を有する。
【００１６】
同様に起案収受文書管理システム２１０、電子メール情報管理サーバ２２０も管理部サーバ３００の所在情報が定義された管理部定義テーブル２１１と２２１を有する。
【００１７】
電子メールサーバ１３０はメールを電子メール情報管理サーバに転送し電子メールサーバ１３０で処理済のメールを本来の宛先に送信する機能を有し、電子メールサーバ２３０も同様の機能を有する。
【００１８】
利用者端末３０では入力装置３１と電子メールクライアント３２と文書作成アプリケーション３３とＷＥＢブラウザ３４を備え、利用者端末４０も同様の機能を備えている。
【００１９】
利用者端末３０の電子メールクライアント３２で送信されたメールはまず、電子メールサーバ１３０に着信する。また、ＷＥＢブラウザ３４からは起案収受文書管理システム１１０に文書を登録することができる。また、利用者端末３０の電子メールクライアント、ＷＥＢブラウザからは電子メールサーバ２３０、起案収受文書管理システム２１０にアクセスすることができる。
【００２０】
利用者端末３０内の電子メールクライアント３１０で作成送信されたメールは電子メールサーバ１３０から電子メール情報管理サーバ１２０に転送される。電子メール情報管理サーバ１２０では管理部定義テーブル１２１を参照し、管理部サーバの所在情報を取得し、管理部サーバ３００の登録動作定義テーブル３０１及び案件番号テーブル３０２を参照し、付与すべき案件番号と登録動作内容を決定し、登録を行う。
【００２１】
また、利用者端末３０内の文書作成アプリケーション３３で作成された文書をＷＥＢブラウザ３４より起案収受文書管理システム１１０に登録する時も管理部定義テーブル１１１を参照し、管理部サーバの所在情報を取得し、管理部サーバ３００の登録動作定義テーブル３０１及び案件番号テーブル３０２を参照し、付与すべき案件番号と登録動作内容を決定し、登録を行う。
【００２２】
利用者端末４０においても統合文書管理システムサーバ２０を用いて同様の動作を行う。
【００２３】
【発明の効果】
本発明によれば、案件番号を一元管理することにより統合文書管理装置が複数存在する場合でもシステム全体で一貫性を持った案件番号を発番することができる。
【００２４】
また、本発によれば案件種別ごとに異なる動作登録定義部を一元管理することにより登録動作定義のメンテナンス作業が軽減し、各登録装置での動作の整合性が保てる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施形態における文書管理システム構成図。
【符号の説明】
１０，２０…文書管理システムサーバ、３００…管理部サーバ、３０，４０…利用者端末、１１０，２１０…起案収受文書システムサーバ、１２０，２２０…電子メール情報管理サーバ、１３０，２３０…電子メールシステムサーバ、１１１，１２１，２１１，２２１…管理部定義テーブル、１３０，２３０…電子メールサーバ、３０１…登録動作定義テーブル、３０２…案件番号テーブル、３２…電子メールクライアント。
【図１】
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