(57)【要約】【課題】業務に伴って作成された文書のデータ構造を意識することなく、管理下にある文書を表示させることができる文書管理装置及び方法、文書管理プログラムを記録した記録媒体、並びに、決裁業務に伴って作成された申請文書のデータ構造を意識することなく、管理下にある申請文書を表示させることができる決裁処理プログラムを記録した記録媒体を提供することを課題とするものである。【解決手段】複数の文書を管理するための管理情報を作成する管理情報作成手段１と、複数の文書を管理情報作成手段１によって作成された管理情報と関連付けて格納する格納手段２と、格納手段２に格納されている管理情報に基づいて複数の文書の１つを選択するための表示を行わせ、表示で選択された文書を該文書が有する命令データの規定する表示形式にて表示させる表示制御手段３とを備えることを特徴とする。【選択図】図１
2004234692.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
業務に伴って入力される可変データと前記業務に応じた固定データとを有する業務データと、該業務データの表示形式を規定する命令データとが組み合わされた複数の文書を管理する文書管理装置であって、
前記複数の文書を管理するための管理情報を作成する管理情報作成手段と、
前記複数の文書を前記管理情報作成手段によって作成された管理情報と関連付けて格納する格納手段と、
前記格納手段に格納されている前記管理情報に基づいて前記複数の文書の１つを選択するための表示を行わせ、前記表示で選択された前記文書を該文書が有する前記命令データの規定する表示形式にて表示させる表示制御手段とを備える
ことを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記文書の作成要求に応じ、前記可変データの入力が可能な前記文書を表示させ、該表示上で入力された前記可変データを前記文書に組み合わせて前記文書を作成する文書作成手段をさらに備える
ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
業務に伴って入力される可変データと前記業務に応じた固定データとを有する業務データと、該業務データの表示形式を規定する命令データとが組み合わされた複数の文書を管理する文書管理方法であって、
前記複数の文書を管理するための管理情報を作成する過程と、
前記複数の文書を前記作成された管理情報と関連付けて格納する過程と、
前記格納されている前記管理情報に基づいて前記複数の文書の１つを選択するための表示を行わせ、前記表示で選択された前記文書を該文書が有する前記命令データの規定する表示形式にて表示させる過程とを有する
ことを特徴とする文書管理方法。
【請求項４】
前記文書の作成要求に応じ、前記可変データの入力が可能な前記文書を表示させ、該表示上で入力された前記可変データを前記文書に組み合わせて前記文書を作成する過程をさらに有する
ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理方法。
【請求項５】
業務に伴って入力される可変データと前記業務に応じた固定データとを有する業務データと、該業務データの表示形式を規定する命令データとが組み合わされた複数の文書の管理をコンピュータに実行させるためのプログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体であって、
前記複数の文書を管理するための管理情報を作成する過程、
前記複数の文書を前記作成された管理情報と関連付けて格納する過程、
前記格納されている前記管理情報に基づいて前記複数の文書の１つを選択するための表示を行わせ、前記表示で選択された前記文書を該文書が有する前記命令データの規定する表示形式にて表示させる過程
をコンピュータに実行させるための文書管理プログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体。
【請求項６】
前記文書の作成要求に応じ、前記可変データの入力が可能な前記文書を表示させ、該表示上で入力された前記可変データを前記文書に組み合わせて前記文書を作成する過程
をコンピュータに実行させるための文書管理プログラムを記録した請求項５に記載のコンピュータ読取可能な記録媒体。
【請求項７】
決裁業務に伴って入力される可変データと前記決裁業務に応じた固定データとを有する申請データと、該申請データの表示形式を規定する命令データとが組み合わされた複数の申請文書を管理し、該管理下にある前記申請文書に対する決裁を行わせるための前記申請文書の表示をコンピュータに実行させるための決裁処理プログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体であって、
前記複数の申請文書を管理するための管理情報を作成する過程、
前記複数の申請文書を前記作成された管理情報と関連付けて格納する過程、
前記格納されている前記管理情報に基づいて前記複数の申請文書の１つを選択するための申請文書一覧表示を行わせる申請文書一覧表示データを作成し、該申請文書一覧表示データに基づいて表示させ、該表示で選択された前記申請文書を該申請文書が有する前記命令データの規定する表示形式にて表示させる過程
をコンピュータに実行させるための決裁処理プログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体。
【請求項８】
前記申請文書の作成要求に応じ、前記可変データの入力が可能な前記申請文書を表示させ、該表示上で入力された前記可変データを前記申請文書に組み合わせて前記申請文書を作成する過程
をコンピュータに実行させるための決裁処理プログラムを記録した請求項７に記載のコンピュータ読取可能な記録媒体。
【請求項９】
前記申請文書の内容を補うため添付された補足情報を前記管理情報に関連付けて格納する過程、
前記管理情報に基づいて前記申請文書に対する前記補足情報の存在を認識すると、前記補足情報を選択するための表示を行わせる過程
をコンピュータに実行させるための決裁処理プログラムを記録した請求項７又は８に記載のコンピュータ読取可能な記録媒体。
【請求項１０】
前記管理情報は複数の管理項目を有し、
前記管理情報を作成する際に、前記申請文書に対する前記決裁を分類するための申請種別を前記管理項目の１つとして取得する過程、
前記申請種別毎の前記決裁者を定める予め用意された決裁者情報から、前記申請文書の前記決裁者情報を取得する過程、
前記決裁者からの要求に応じ、前記取得された決裁者情報に基づいて当該決裁者に対応する前記管理情報を検出する過程、
前記検出された管理情報に基づいて、前記申請文書一覧表示を行わせるための前記申請文書一覧表示データを作成する過程
をコンピュータに実行させるための決裁処理プログラムを記録した請求項７〜９の何れかに記載のコンピュータ読取可能な記録媒体。
【請求項１１】
前記決裁者からの前記要求に応じ、前記申請文書一覧表示を行わせるための前記申請文書一覧表示データを作成する際に、前記取得された決裁者情報に前記決裁者の順序を予め定められた決裁順序情報と、前記管理情報に前記申請文書に対する前記決裁の進捗に応じて決裁状態が設定される決裁状態情報とに基づいて、前記決裁者情報に定められた前記決裁者に対する前記決裁の順序を制御する過程
をコンピュータに実行させるための決裁処理プログラムを記録した請求項７〜９の何れかに記載のコンピュータ読取可能な記録媒体。
【請求項１２】
前記申請文書に対する前記決裁の進捗を確認するために決裁状況確認情報を入力させる過程、
前記入力された決裁状況確認情報に応じ前記管理情報を取得する過程、
前記取得された管理情報の前記管理項目と前記決裁者情報とに基づいて、前記申請文書に対する前記決裁の進捗を表示するための決裁状況表示データを作成する過程、
前記決裁状況表示データに基づいて、前記申請文書に対する決裁状況を表示させる過程
をコンピュータに実行させるための決裁処理プログラムを記録した請求項１０又は１１に記載のコンピュータ読取可能な記録媒体。
【請求項１３】
前記決裁者を変更するための変更要求情報を入力させる過程、
前記入力された変更要求情報に応じ、前記決裁者情報を変更させる過程
をコンピュータに実行させるための決裁処理プログラムを記録した請求項１０〜１２の何れかに記載のコンピュータ読取可能な記録媒体。
【請求項１４】
前記決裁者と、該決裁者に替わり前記決裁を行う代行者とを指定させる代行者指定情報を入力させる過程、
前記入力された代行者指定情報に応じ、前記決裁者に対応する前記決裁者情報を検出させる過程、
前記検出された決裁者情報と前記代行者指定情報により指定された前記代行者に対応する代行者情報とを関連付ける過程
をコンピュータに実行させるための決裁処理プログラムを記録した請求項１０〜１３の何れかに記載のコンピュータ読取可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、業務に伴って作成された表示形式を規定する命令データを有する文書する文書管理装置及び方法、文書管理プログラムを記録した記録媒体に関し、より詳細には、金銭や債権類の決裁をコンピュータを利用して行う決裁業務に好適な文書管理装置及び方法、文書管理プログラムを記録した記録媒体並びに決裁処理プログラムを記録した記録媒体に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
日常の業務における書類の紛失、承認者の不在による時間の浪費等の書類のやりとりに要する時間の浪費が、企業にとって大きな問題となっていた。こうした問題を解決するために作成されたのがワークフロー管理システムである。
【０００３】
ワークフロー管理システムは、オフィスの業務に関連する情報を部門等で共有し、その情報の流れを管理することを目的としている。このワークフロー管理システムを業務形態に合わせて用いることによって、企業内における部門毎に異なる業務の流れ、部門間を結ぶ業務の流れ等の様々な業務の流れを、業務の実態に合わせて構築・管理し、迅速な文書の配送、確実な業務管理等を電子化することが可能となる。その結果、紙の文書若しくは伝票のやりとり、管理等の煩わしさ、書類の停滞、及び誤送や紛失に伴う時間の浪費を省くことができる。さらに、業務の流れが電子化されたことで、業務全体の流れ及び状況を容易に把握できるようになる。
【０００４】
このワークフロー管理システムを用いる場合、最初に業務に適したワークフローを定義するとともに、各作業の担当者と仕事の受け渡しの順序、受け渡しの条件等を定義する。このワークフローの実行時にはその定義に沿って自動的に各社員のクライアント端末によってシステムが起動され、次の担当者に引き渡される。
【０００５】
このようなワークフロー管理システムは、主に物品の購入承認申請及び技術文書管理等の業務に用いられていることが知られている。以下、与信限度額の承認申請業務における一般的な決裁システムを例に用いて説明する。
【０００６】
決裁システムは、申請者からの申請入力データに基づいて申請文書を作成し申請する申請サブシステムと、この申請サブシステムからの申請文書を参照して承認処理を行う決裁処理サブシステムとを含む構成となっている。このような決裁システムにおいて、まず、申請者は申請サブシステムによって表示される入力画面に基づいて、申請に必要なデータを入力する。この入力された申請入力データに基づいて申請サブシステムによって申請文書が作成され申請が行われる。
【０００７】
次に、決裁処理サブシステムを起動することで申請文書を受信していることを認識した審議者若しくは決裁者は、申請文書を参照して申請に対する判定を行う。この判定結果は申請者に通達され、承認された場合は申請に応じた後処理を行い、承認されなかった場合は取り下げる。若しくは、再度申請を行う。
【０００８】
以上説明したように、決裁システムは予め定義されたワークフローに沿って処理が行われる。このようなシステムでは、処理で共通に用いる申請文書のデータ構造を予め定義し、このデータ構造を意識してシステムを設計・開発しなければならない。この場合の決裁システムにおけるデータの取り扱いについて、図１７の従来のシステムにおける共有するデータの画面表示例を示した図を参照して説明する。
【０００９】
図１７において、１０１は入力画面を示し、入力画面１０１はａからｆの入力欄を含む構成となり、申請サブシステムによって表示される。１０２は入力画面情報テーブルを示し、入力画面情報テーブル１０２は入力画面１０１の入力欄ａから入力欄ｆに入力された各申請入力データと、申請文書１１０の設定項目との対応関係を示している。入力画面１０１によって入力された申請入力データは、入力画面情報テーブル１０２に基づいて申請文書１１０の所定の設定項目に設定されている。
【００１０】
１１１は表示画面を示し、表示画面１１１はＡからＦの表示欄を含む構成となり、申請文書１１０に設定される各申請入力データが、後述する表示画面情報テーブル１１２に基づいて所定の表示欄に設定され表示される。１１２は表示画面情報テーブルを示し、表示画面情報テーブル１１２によって申請文書１１０に設定されている各申請入力データと表示画面１１１の表示欄Ａから表示欄Ｆとが関連付けられる。
【００１１】
申請者が入力画面１０１に基づいて入力欄ａから入力欄ｆに入力した申請入力データは、申請サブシステムによって入力画面情報テーブル１０２に基づいて申請内容データ１１０の所定の設定項目に設定される。例えば、入力欄ａに設定された申請入力データについては、入力画面情報テーブル１０２から入力欄ａに対応する申請文書１１０の設定先は設定項目（イ）と認識され設定される。なお、他の申請入力データについても同様の処理が行われ、申請文書１１０が作成される。
【００１２】
このように作成された申請文書１１０を表示するために、まず、申請文書１１０を表示するための表示画面１１１と、この表示画面１１１の各表示欄と申請文書１１０の各設定項目と関連付けるための表示画面情報テーブル１１２とが作成される。なお、表示画面１１１は各々の業務毎に表示欄、表示情報等の表示形式が異なるため業務毎に作成される。作成された表示画面１１１の表示を行う際は、表示画面情報テーブル１１２に基づいて申請文書１１０から各表示欄に対応する申請入力データを取得させ、この取得された申請入力データを所定の位置に設定させ表示させていた。
【００１３】
詳細には、申請文書１１０の設定項目（イ）の申請入力データを表示させる場合、まず、表示画面情報テーブル１１２を参照し、設定項目（イ）に対応する表示欄は表示欄Ａと判定される。次に、申請文書１１０の設定項目（イ）から申請入力データを取得させ、取得させた申請入力データを表示画面の表示欄Ａに表示されるように設定させる。他の設定項目も同様に表示画面情報テーブル１１２に基づいて所定の表示欄に設定させ、表示画面１１１を表示させていた。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【００１４】
以上、説明したワークフロー管理システムは、適用範囲が定型の共通のデータ構造を用いて行う業務処理においては効率的である。しかしながら、ワークフロー管理システムの利用者の拡大に伴う例外処理への対応により、定型の共通のデータ構造では都合の悪いという業務が増加することにより、システムの修正も増加してきた。
【００１５】
例えば、本社のＬＡＮと支社のＬＡＮとが公衆網を介して接続されているというシステム構成において、本社のみで利用していた決裁システムを、遠隔地にある支社と協同で使用する際に、本社のみで利用するには申請文書１１０の内容は十分であったが、支社で利用するには申請文書１１０の内容では不十分であるという不都合が生じた場合について、図１７を参照して以下に説明する。
【００１６】
このような不都合が生じた場合は、従来の申請文書１１０に対してデータ構造の追加・修正を行う、若しくは、決裁システムに新たな申請文書１１０を追加するという修正を行われていた。したがって、申請サブシステムと決裁処理サブシステムとの両方のサブシステムに対して修正を行う必要があった。
【００１７】
詳細には、従来の申請文書１１０に対して修正を行う場合、まず、決裁システムで使用する申請文書１１０のデータ構造を見直し、業務に適したデータ構造となるように修正を行う。そして、申請サブシステムについては、修正されたデータ構造に必要な情報を入力させるための入力画面１０１の画面構成の修正を行うとともに、入力画面情報テーブル１０２の修正を行う。そして、修正された入力画面１０１によって入力された各申請入力データを、修正された入力画面情報テーブル１０２に基づいて申請文書１１０を作成するというような修正を行う。
【００１８】
一方、決裁処理サブシステムにおいては、申請文書１１０の修正されたデータ構造に応じた表示画面情報テーブル１１２の修正が行われるとともに、表示画面１１１の修正が行なわれ、これらの申請文書１１０と表示画面情報テーブル１１２とに基づいて表示画面１１１を表示させるように修正する必要があった。
【００１９】
次に、決裁システムに新規申請文書１１０を追加する場合は、最初に業務に適した申請文書１１０のデータ構造を新規に作成する。申請サブシステムの修正方法としては、申請サブシステムを修正する方法と、申請サブシステムを新たに追加する２つの修正方法があった。
【００２０】
まず、申請サブシステムを修正する方法においては、新規に作成された申請文書１１０のデータ構造に必要な申請入力データを入力させるための入力画面１０１を新規に作成するとともに、入力画面情報テーブル１０２を作成する。若しくは、従来の入力画面１０１と入力画面情報テーブル１０２を修正する。入力画面１０１によって入力された申請入力データから入力画面情報テーブル１０２に基づいて申請文書１１０を作成するというような修正若しくは機能追加を行う。この場合の決裁処理サブシステムの修正は、申請文書１１０のデータ構造に応じた表示画面１１１と表示画面情報テーブル１１２を、修正されたデータ構造に対応するように修正を行う必要があった。
【００２１】
次に、申請サブシステムを新たに追加する方法においては、表示画面１０１と画面表示情報テーブル１０２を新規に作成される。この場合の決裁処理サブシステムの修正は、申請サブシステムが追加されるため、従来若しくは新規のどちらの申請サブシステムで作成された申請文書１１０かを判定させる処理を追加するとともに、新規に作成された申請文書１１０のデータ構造に応じた表示画面１１１及び表示画面情報テーブル１１２を、新たに追加されたデータ構造に対応するように新規に作成する。若しくは従来の表示画面１１１及び表示画面情報テーブル１１２を修正する必要があった。
【００２２】
以上説明したように、従来の決裁システムにおいて使用する申請文書１１０のデータ構造の変更及び修正、若しくは業務の追加に伴う決裁システムの修正には、申請サブシステムと決裁処理サブシステム双方のサブシステムに対して修正を行わなければならないという問題があった。つまり、申請文書の作成側でデータ構造等の変更及び修正が生じると、表示側でもそれに応じた修正を行わなければならなかった。
【００２３】
この問題点は、業務に伴って作成された複数個の文書を管理し、この管理下にある文書を、この文書のデータ構造に依存し、業務の実行に応じて表示させる機能を有するシステムが共通に抱えている問題点でもある。
【００２４】
よって本発明は、上記問題点に鑑みてなされたものであり、業務に伴って作成された文書のデータ構造を意識することなく、管理下にある文書を表示させることができる文書管理装置及び方法、文書管理プログラムを記録した記録媒体、並びに、決裁業務に伴って作成された申請文書のデータ構造を意識することなく、管理下にある申請文書を表示させることができる決裁処理プログラムを記録した記録媒体を提供することを課題とするものである。
【課題を解決するための手段】
【００２５】
前記課題を解決するため本発明によりなされた請求項１記載の文書管理装置は、図１の基本構成図に示すように、業務に伴って入力される可変データと前記業務に応じた固定データとを有する業務データと、該業務データの表示形式を規定する命令データとが組み合わされた複数の文書を管理する文書管理装置であって、前記複数の文書を管理するための管理情報を作成する管理情報作成手段１と、前記複数の文書を前記管理情報作成手段１によって作成された管理情報と関連付けて格納する格納手段２と、前記格納手段２に格納されている前記管理情報に基づいて前記複数の文書の１つを選択するための表示を行わせ、前記表示で選択された前記文書を該文書が有する前記命令データの規定する表示形式にて表示させる表示制御手段３とを備えることを特徴とする。
【００２６】
上記課題を解決するためになされた請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の文書管理装置において、前記文書の作成要求に応じ、前記可変データの入力が可能な前記文書を表示させ、該表示上で入力された前記可変データを前記文書に組み合わせて前記文書を作成する文書作成手段４をさらに備えることを特徴とする。
【００２７】
前記課題を解決するため本発明によりなされた請求項３記載の文書管理方法は、業務に伴って入力される可変データと前記業務に応じた固定データとを有する業務データと、該業務データの表示形式を規定する命令データとが組み合わされた複数の文書を管理する文書管理方法であって、前記複数の文書を管理するための管理情報を作成する過程と、前記複数の文書を前記作成された管理情報と関連付けて格納する過程と、前記格納されている前記管理情報に基づいて前記複数の文書の１つを選択するための表示を行わせ、前記表示で選択された前記文書を該文書が有する前記命令データの規定する表示形式にて表示させる過程とを有することを特徴とする。
【００２８】
上記課題を解決するためになされた請求項４に記載の発明は、請求項３に記載の文書管理方法において、前記文書の作成要求に応じ、前記可変データの入力が可能な前記文書を表示させ、該表示上で入力された前記可変データを前記文書に組み合わせて前記文書を作成する過程をさらに有することを特徴とする。
【００２９】
前記課題を解決するため本発明によりなされた請求項５記載の文書管理プログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体は、業務に伴って入力される可変データと前記業務に応じた固定データとを有する業務データと、該業務データの表示形式を規定する命令データとが組み合わされた複数の文書の管理をコンピュータに実行させるためのプログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体であって、前記複数の文書を管理するための管理情報を作成する過程、前記複数の文書を前記作成された管理情報と関連付けて格納する過程、前記格納されている前記管理情報に基づいて前記複数の文書の１つを選択するための表示を行わせ、前記表示で選択された前記文書を該文書が有する前記命令データの規定する表示形式にて表示させる過程をコンピュータに実行させることを特徴とする。
【００３０】
上記課題を解決するためになされた請求項６に記載の発明は、請求項５に記載の文書管理プログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体において、前記文書の作成要求に応じ、前記可変データの入力が可能な前記文書を表示させ、該表示上で入力された前記可変データを前記文書に組み合わせて前記文書を作成する過程をコンピュータに実行させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００３１】
ここで、上記請求項１に記載した本発明の文書管理装置によれば、業務データと命令データとが組み合わされて作成された文書は、管理情報作成手段１によって作成された管理情報と関連付けて格納手段２に格納される。そして、表示制御手段３は格納手段２に格納されている管理情報に基づいて複数の文書の１つを選択するための表示を行わせ、この表示で選択された文書をこの文書が有する命令データの規定する表示形式にて表示させる。
【００３２】
このように管理下にある複数の文書の表示は、各々の文書が有する命令データの規定する表示形式にて表示されるので、文書を表示させる表示側で文書のデータ構造を意識する必要がなくなる。つまり、文書の作成側でデータ構造等の変更及び修正が生じても、表示側でそれに伴う処理が生じなくなる。また、業務毎に文書の表示形式が異なっても、文書が有する命令データの規定する表示形式に基づいて表示が行われるため、新たな業務が追加されても表示側でそれに伴う処理が生じなくなる。よって、作成側による文書のデータ構造の変更及び修正、並びに業務の追加が生じると、それに応じて表示側の修正を必要とするという従来の文書管理装置が有していた問題を解決することができる。なお、このことは、請求項３及び５に記載した本発明の文書管理方法及び文書管理プログラムを記録した記録媒体についても同様に言える。従って、業務に伴って作成された文書のデータ構造を意識することなく文書を表示させることができる文書管理装置及び方法、文書管理プログラムを記録した記録媒体並びに決裁処理プログラムを記録した記録媒体を提供することができる。
【００３３】
上記請求項２に記載した本発明の文書管理装置によれば、文書作成手段４によって可変データの部分が入力可能となった文書が表示され、この表示上で入力された可変データが文書に組み合わされて文書が作成される。よって、請求項１に記載の発明の効果に加え、可変データの入力のために表示された文書に、入力した可変データのみが反映されて文書が作成されるので、作成側で表示されていた可変データの入力終了時の文書を表示側にそのまま表示させることができる。従って、文書の表示を作成側と表示側とで同一とすることができる。なお、このことは、請求項４及び６に記載した本発明の文書管理方法及び文書管理プログラムを記録した記録媒体についても同様に言える。
【００３４】
前記課題を解決するため本発明によりなされた請求項７記載の決裁処理プログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体は、決裁業務に伴って入力される可変データと前記決裁業務に応じた固定データとを有する申請データと、該申請データの表示形式を規定する命令データとが組み合わされた複数の申請文書を管理し、該管理下にある前記申請文書に対する決裁を行わせるための前記申請文書の表示をコンピュータに実行させるための決裁処理プログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体であって、前記複数の申請文書を管理するための管理情報を作成する過程、前記複数の申請文書を前記作成された管理情報と関連付けて格納する過程、前記格納されている前記管理情報に基づいて前記複数の申請文書の１つを選択するための申請文書一覧表示を行わせる申請文書一覧表示データを作成し、該申請文書一覧表示データに基づいて表示させ、該表示で選択された前記申請文書を該申請文書が有する前記命令データの規定する表示形式にて表示させる過程をコンピュータに実行させることを特徴とする。
【００３５】
上記請求項７に記載した本発明によれば、申請データと命令データとが組み合わされて作成された申請文書は、管理情報と関連付けられて格納される。そして、格納されている管理情報に基づいて複数の申請文書の１つを選択するための申請文書一覧表示を行わせ、この表示で選択された申請文書をこの申請文書が有する命令データの規定する表示形式にて表示させる。よって、決裁処理においても、管理下にある複数の申請文書の表示は、各々の申請文書が有する命令データの規定する表示形式にて表示されるので、申請文書を管理する決裁側に、申請文書のデータ構造に基づいた表示手段を用意する必要がなくなり、申請文書が有する命令データの規定する表示形式にて表示する表示手段のみを用意すればよいことになる。従って、決裁の申請側で申請文書のデータ構造等の変更及び修正が生じても、決裁側でそれに伴う処理が生じることを防止することができる。
【００３６】
上記課題を解決するためになされた請求項８に記載の発明は、請求項７に記載の決裁処理プログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体において、前記申請文書の作成要求に応じ、前記可変データの入力が可能な前記申請文書を表示させ、該表示上で入力された前記可変データを前記申請文書に組み合わせて前記申請文書を作成する過程をコンピュータに実行させることを特徴とする。
【００３７】
上記請求項８に記載した本発明によれば、可変データの部分が入力可能となった申請文書が表示され、この表示上で入力された可変データが申請文書に組み合わされて申請文書が作成される。よって、請求項７に記載の発明の効果に加え、可変データの入力のために表示された申請文書に、入力した可変データのみが反映されて申請文書が作成されるので、作成側で表示されていた可変データの入力終了時の申請文書を表示側にそのまま表示させることができる。従って、申請文書の表示を申請側と決裁側とで同一とすることができる。
【００３８】
上記課題を解決するためになされた請求項９に記載の発明は、請求項７又は８に記載の決裁処理プログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体において、前記申請文書の内容を補うため添付された補足情報を前記管理情報に関連付けて格納する過程、前記管理情報に基づいて前記申請文書に対する前記補足情報の存在を認識すると、前記補足情報を選択するための表示を行わせる過程をコンピュータに実行させることを特徴とする。
【００３９】
上記請求項９に記載した本発明によれば、請求項７又は８に記載の発明の効果に加え、申請文書の内容を補うため添付された補足情報が管理情報に関連付けられて格納されていると、申請文書に対する補足情報を選択するための表示がなされるので、決裁者は申請文書に対する補足情報の有無を認識することができる。
【００４０】
上記課題を解決するためになされた請求項１０に記載の発明は、請求項７〜９の何れかに記載の決裁処理プログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体において、前記管理情報は複数の管理項目を有し、前記管理情報を作成する際に、前記申請文書に対する前記決裁を分類するための申請種別を前記管理項目の１つとして取得する過程、前記申請種別毎の前記決裁者を定める予め用意された決裁者情報から、前記申請文書の前記決裁者情報を取得する過程、前記決裁者からの要求に応じ、前記取得された決裁者情報に基づいて当該決裁者に対応する前記管理情報を検出する過程、前記検出された管理情報に基づいて、前記申請文書一覧表示を行わせるための前記申請文書一覧表示データを作成する過程をコンピュータに実行させることを特徴とする。
【００４１】
上記請求項１０に記載した本発明によれば、申請文書に対する決裁を分類するための申請種別毎に決裁者を定める予め用意された決裁者情報が用意されており、決裁者からの要求に応じて、管理情報が有する決裁種別に応じて取得された決裁者情報に基づいて当該決裁者に対応する前記管理情報が検出され、この検出された管理情報に基づいて申請文書一覧表示データが作成される。よって、請求項７〜９の何れかに記載の発明の効果に加え、申請文書一覧表示は申請文書一覧表示データに基づいて表示されるので、決裁者が担当する申請文書のみの一覧を表示することができる。また、申請文書に対する決裁を分類する申請種別を管理項目の１つとして管理情報に用いているので、申請文書の種類の追加及び削除が生じても、申請種別とその申請種別に応じた決裁者情報の追加及び削除を行うことで、容易に対応することができる。
【００４２】
上記課題を解決するためになされた請求項１１に記載の発明は、請求項７〜９の何れかに記載の決裁処理プログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体において、前記決裁者からの前記要求に応じ、前記申請文書一覧表示を行わせるための前記申請文書一覧表示データを作成する際に、前記取得された決裁者情報に前記決裁者の順序を予め定められた決裁順序情報と、前記管理情報に前記申請文書に対する前記決裁の進捗に応じて決裁状態が設定される決裁状態情報とに基づいて、前記決裁者情報に定められた前記決裁者に対する前記決裁の順序を制御する過程をコンピュータに実行させることを特徴とする。
【００４３】
上記請求項１１に記載した本発明によれば、請求項７〜９の何れかに記載の発明の効果に加え、決裁者の順序を予め定められた決裁順序情報と、管理情報に申請文書に対する決裁の進捗に応じて決裁状態が設定される決裁状態情報とに基づいて、決裁者情報に定められた決裁者に対する決裁の順序を制御されるので、予め定められた決裁者の順序通りに申請文書の決裁を処理させることができる。
【００４４】
上記課題を解決するためになされた請求項１２に記載の発明は、請求項１０又は１１に記載の決裁処理プログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体において、前記申請文書に対する前記決裁の進捗を確認するために決裁状況確認情報を入力させる過程、前記入力された決裁状況確認情報に応じ前記管理情報を取得する過程、前記取得された管理情報の前記管理項目と前記決裁者情報とに基づいて、前記申請文書に対する前記決裁の進捗を表示するための決裁状況表示データを作成する過程、前記決裁状況表示データに基づいて、前記申請文書に対する決裁状況を表示させる過程をコンピュータに実行させることを特徴とする。
【００４５】
上記請求項１２に記載した本発明によれば、請求項１０又は１１に記載の発明の効果に加え、管理情報の管理項目と決裁者情報とに基づいて、申請文書に対する決裁の進捗を表示するための決裁状況表示データが作成され、この決裁状況表示データに基づいて、申請文書に対する決裁状況が表示されるので、決裁者が担当する申請文書に対する決裁の状況を確認させることができる。
【００４６】
上記課題を解決するためになされた請求項１３に記載の発明は、請求項１０〜１２の何れかに記載の決裁処理プログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体において、前記決裁者を変更するための変更要求情報を入力させる過程、前記入力された変更要求情報に応じ、前記決裁者情報を変更させる過程をコンピュータに実行させることを特徴とする。
【００４７】
上記請求項１３に記載した本発明によれば、請求項１０〜１２の何れかに記載の発明の効果に加え、決裁者を変更するための変更要求情報が入力されると、この変更要求情報に応じて決裁者情報が変更されるので、申請文書を受け付けた後に、人事異動などに伴って決裁者の変更が生じても、速やかに決裁者の変更が行える。よって、決裁者の変更に伴う申請文書に対する決裁の遅れを防止することができる。
【００４８】
上記課題を解決するためになされた請求項１４に記載の発明は、請求項１０〜１３の何れかに記載の決裁処理プログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体において、前記決裁者と、該決裁者に替わり前記決裁を行う代行者とを指定させる代行者指定情報を入力させる過程、前記入力された代行者指定情報に応じ、前記決裁者に対応する前記決裁者情報を検出させる過程、前記検出された決裁者情報と前記代行者指定情報により指定された前記代行者に対応する代行者情報とを関連付ける過程をコンピュータに実行させることを特徴とする。
【００４９】
上記請求項１４に記載した本発明によれば、請求項１０〜１３の何れかに記載の発明の効果に加え、決裁者とその決裁者に替わり決裁を行う代行者とを指定させる代行者指定情報が入力されると、この代行者指定情報に基づいて決裁者情報と代行者情報が関連付けられるので、出張などに伴う決裁者の不在が生じても、速やかに決裁者から代行者への変更が行える。よって、決裁者の不在に伴う申請文書に対する決裁の遅れを防止することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００５０】
以下に、本発明を適用した決裁システムの実施形態の一例を、図２から図１５を参照して説明する。なお、決裁業務の決裁を行う決裁システムは、申請者からの入力に基づいて申請内容データを作成し申請する申請サブシステムと、この申請サブシステムからの申請文書を参照して決裁を行う決裁処理サブシステムとを含む構成となる。
【００５１】
図２は決裁システムにおけるシステム構成を示した図である。図２において、Ａ、Ｂはそれぞれクライアント・サーバシステムを示めす。クライアント・サーバシステムＡにおいて、１０はサーバ、１１、１２、１３及び１４はそれぞれクライアントを示し、２０は通信回線を示す。サーバ１０及びクライアント１１からクライアント１４の各端末を通信回線２０で結ぶことによりＬＡＮが構築されている。同様に、クライアント・サーバシステムＢにおいて、１０ａはサーバ、１１ａ、１２ａ及び１３ａはそれぞれクライアントを示し、２０は通信回線を示す。サーバ１０ａ及びクライアント１１ａからクライアント１３ａの各端末を通信回線で結ぶことによりＬＡＮが構築されている。
【００５２】
２１は公衆網を示し、公衆網２１は通信事業者が提供する交換接続型の加入電話網、パケット交換網、若しくはＩＳＤＮ等の電気通信回線である。クライアント・サーバシステムＡ及びＢは、ルータ若しくはブルータ等のＬＡＮ同士を相互に接続するための装置と公衆網２１とを介して接続されている。このような構成にすることにより、遠隔地からの処理要求にも対応することができる。また、公衆網２１をインターネットに置き換える、若しくは、公衆網２１とインターネットを併用するというような実施形態とすることもできる。
【００５３】
以下、クライアント・サーバシステムＡを本社、クライアント・サーバＢを遠隔地の支社とした場合の決裁システムの実施形態について説明する。
【００５４】
サーバ１０は本社のサーバを示し、サーバ１０は本社で管理するデータベース（以下、「ＤＢ」ともいう）であるＤＢ３０を有する。なお、本実施形態においてこのＤＢ３０の格納場所は、サーバ１０の端末の記憶装置と定義しているが、別端末の記憶装置としても差し支えない。サーバ１０の配下には、申請者の端末であるクライアント１１、審議者の端末であるクライアント１２、決裁者の端末であるクライアント１３、経理担当者の端末であるクライアント１４が属する構成となっている。
【００５５】
また、クライアント・サーバＢのサーバ１０ａは遠隔地にある支社のサーバを示す。サーバ１０ａの配下には、申請者の端末であるクライアント１１ａ、審議者の端末であるクライアント１２ａ、決裁者の端末であるクライアント１３ａが属する構成となっている。なお、本実施形態では、クライアント・サーバＡ及びＢのいずれも少数の端末機によるシステム構成となっているが、それ以外の台数による構成としても差し支えない。
【００５６】
図３はサーバ１０の端末のシステム構成を示した図である。図３において５１はＣＰＵを示し、ＣＰＵ５１は決裁処理プログラムを実行して表示すべき申請文書内容データの指示、この申請文書内容データの検索及び取得等の処理を行う。５２はＲＯＭを示し、端末の起動時等のＣＰＵ５１の制御を行うプログラムが格納されている。５３はＲＡＭを示し、ＲＡＭ５３には管理情報、申請文書内容データ、申請文書情報等が一旦格納される。
【００５７】
５４は入力装置を示し、入力装置５４にはキーボード及びマウス等が用いられる。５５は表示装置を示し、表示装置５５にはディスプレイが用いられる。５６はバス線を示し、バス線５６には入力装置５４と表示装置５５が接続される。なお、サーバ以外のクライアント端末のシステム構成もＣＰＵ５１から表示装置５５の基本的な構成は同様となる。
【００５８】
本実施形態においてサーバ１０の記憶装置には、以下に示すファイルが格納される。５７は決裁処理プログラムファイルを示し、決裁処理プログラムファイル５７には、決裁処理を実行するためのプログラム、管理情報用データ構造等が記録されている。５８は申請文書管理ファイルを示し、申請文書管理ファイル５８は、申請文書を管理するために用いられ、申請サブシステムが申請文書を申請する際の起案番号採番処理で利用される。５９は標準決裁者情報ファイルを示し、標準決裁者情報ファイル５９は、申請文書を分類するための申請種別毎に決裁者を定める標準決裁者情報によって構成される。
【００５９】
この標準決裁者情報ファイル５９は、申請サブシステムにおける申請文書の申請時に、申請文書に対する申請種別に基づいて標準決裁者情報を取得する際に用いられる。この取得された標準決裁者情報に基づいて申請文書に対する決裁者情報が作成され、管理情報に関連付けられて格納される。この決裁者情報によって申請文書に対する承認者が決定されるとともに、この承認者の順序が決定される。
【００６０】
例えば、申請文書の申請種別が”与信限度額稟議”の場合、標準決裁者情報ファイル５９に予め用意された複数の標準決裁者情報から、申請種別が”与信限度額稟議”に対応する標準決裁者情報が検出され、この標準決裁者情報に基づいて申請文書の決裁者情報が作成され、管理情報に関連付けられてＤＢ３０に格納される。この決裁者情報に、決裁者は最初に副部長で審議、次に事業部長で決裁というように設定されている場合、この決裁者情報に基づいて決裁が行われる。
【００６１】
本実施形態では、標準決裁者情報に基づいて決裁者情報を作成しているが、予め決裁者情報の形式で用意され、申請種別に応じてそのまま関連付けて格納されるという実施形態としても差し支えない。なお、本実施形態のように、標準決裁者情報として決裁システムに最小の情報を予め用意し、その後必要に応じて標準決裁者情報に随時、追加・修正を可能とすることで、この標準決裁者情報を処理の類似した種々異なるシステムに用いることができる。
【００６２】
上述した決裁システムの処理をコンピュータに実行させるための決裁処理プログラムは、フレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、ＤＶＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に記録され配布される。または、インターネットなどでのダウンロードにより配布される。
【００６３】
入手した決裁処理プログラムは、端末に決裁処理プログラムファイル５７としてインストールされ、この決裁処理プログラムファイル５７が起動されることにより決裁処理が可能となる。なお、本実施形態においては、図２のクライアント・サーバシステムＡのサーバ１０の端末にインストールされているが、サーバでないクライアントの端末にインストールしても差し支えない。
【００６４】
次に、決裁システムにおける決裁で共通に用いられるデータ構造について説明する。
【００６５】
図４は決裁システムで利用する申請文書情報を管理するための管理情報のデータ構造を示した図である。この管理情報は、申請サブシステムによって申請書ファイルとして作成される。この管理情報は決裁処理サブシステムが行う決裁処理に必要なデータを含む構成となっている。したがって、この管理情報のデータ構造を共通とすることで、ワークフローが同様な業務の共通化を実現することができる。
【００６６】
図４において、Ｃ１は事業部番号を示し、予め規定された事業部番号に基づいて申請者が所属する事業部に対応する事業部番号が申請サブシステムによって設定される。Ｃ２は起案番号を示し、申請サブシステムによって申請文書情報の申請時に申請文書管理ファイル５８に基づいて採番され設定される。Ｃ３は社員番号を示し、社員番号Ｃ３は申請者を識別するための情報であり、社員毎に予め用意された申請者に対応する社員番号が申請サブシステムによって設定される。
【００６７】
Ｃ４は申請日を示し、申請日Ｃ４は入力画面から入力された申請文書情報を申請する日付情報が申請サブシステムによって設定される。Ｃ５は申請種別を示し、申請種別Ｃ５によって申請文書情報を分類することができる。また、申請種別Ｃ５毎に決裁者を規定する決裁者情報が対応している。申請種別Ｃ５には”７００万円以下の与信限度額稟議”若しくは”１０００万円以下の与信限度額稟議”等の情報が入力画面により選択され、申請サブシステムによって選択された情報が設定される。
【００６８】
なお、決裁システムに決裁業務を追加する場合は、この申請種別Ｃ５を追加する必要がある。例えば、新規仕入先稟議を追加する場合は、”新規仕入先稟議”という種別情報を追加するとともに、申請種別に対応する標準決裁者情報を追加し、この申請種別に対応した処理をシステムに追加することにより対応することができる。
【００６９】
Ｃ６は優先度を示し、優先度Ｃ６は決裁処理サブシステムにおいて、この申請文書情報が緊急の申請なのかを判定するために用いられ、”普通”若しくは”緊急”の情報が入力画面により入力され、申請サブシステムによって設定される。Ｃ７は付議情報を示し、申請文書情報が予め決裁者に根回しが済んでいることを審議者若しくは決裁者に通知することを目的に用いられ、付議情報が入力画面により入力され申請サブシステムによって設定される。
【００７０】
Ｃ８は決裁事項を示し、入力画面により入力された申請文書情報の件名が申請サブシステムによって設定される。Ｃ９は添付資料を示し、申請文書情報を補足するための添付資料がある場合に申請サブシステムによって設定される。詳細には、添付情報のファイル名、若しくは格納先情報を含むファイル名等の情報が設定される。なお、本実施形態では添付資料Ｃ９は１項目しか存在していないが、この項目を複数設けても差し支えない。Ｃ１０は決裁日を示し、申請文書情報に対する決裁処理が終了した日付が決裁処理サブシステムによって設定される。Ｃ１１は決裁状態を示し、決裁処理サブシステムによって申請文書情報の処理経過を示す”審議済”、”決裁済”、”未処理”等の決裁状態が設定される。
【００７１】
ここで、図５は申請文書内容データを有する申請文書情報で用いるデータ構造を示した図である。この申請文書情報は、申請時に申請サブシステムによって申請書内容ファイルとして作成される。図５において、Ｄ１は事業部番号を示し、予め規定された事業部番号から申請者が所属する事業部に対応する事業部番号が申請サブシステムによって設定される。Ｄ２は起案番号を示し、申請サブシステムによって申請文書情報の申請時に申請文書管理ファイル５８に基づいて採番され設定される。この起案番号Ｄ２と管理情報の起案番号Ｃ２とに設定されている起案番号によって、管理情報と申請文書情報とが関連付けられる。
【００７２】
Ｄ３は連番を示し、後述する申請文書内容データＤ４を複数に分割して格納する場合に、分割された各データが連番Ｄ３によって関連付けられる。この場合、申請文書情報が分割された個数分存在し、それぞれの連場Ｄ３によって関連付けられる。また、申請内容Ｄデータ４を分割しない場合は、分割されていないことを意味する初期値が設定される。なお、申請文書内容データＤ４が分割されないことを前提とする場合は、この連番Ｄ３の項目を設ける必要はない。
【００７３】
Ｄ４は申請文書内容データを示し、入力画面に基づいて入力された申請入力データに、申請サブシステムで予め定めた画面表示レイアウトとなるように、表示形式を規定する命令データが申請サブシステムによって付加された申請文書内容データが設定される。この申請文書内容データＤ４のデータサイズを可変とすることで、業務毎に異なる表示内容となった場合にもこのデータ構造で対応することができる。なお、本実施形態では、申請文書情報は事業部番号Ｄ１、起案番号Ｄ２、連番Ｄ３、申請文書内容データＤ４からなる構成となっているが、申請文書情報を申請文書内容データＤ４のみの構成となる実施形態としても差し支えない。
【００７４】
また、申請文書内容データＤ４には申請内容データの格納場所のみを設定するというような構造にし、申請文書情報を出力する際に申請文書内容データを格納場所に基づいて参照するという実施形態としても差し支えない。このようにすることで、申請文書内容データを一括管理しなくても良くなるため、申請文書内容データを格納するＤＢ用の格納場所の容量が少なく済むという利点がある。
【００７５】
以下、図２に示すシステム構成における決裁システムが行う処理を、図６の決裁システムにおける一般的なワークフローを示した図を参照して説明する。
【００７６】
例えば、本社に属する申請者が与信限度額の稟議を申請する場合、申請者はクライアント１１において、サーバ１０にインストールされている決裁処理プログラムファイル５７の申請サブシステムを起動し、決裁申請時に必要な申請事項を申請サブシステムによりクライアント１１の表示装置５５に表示された入力画面に基づいて入力装置５４によって入力する。この入力されたデータは申請サブシステムによって、決裁システムで予め規定された管理情報及び申請文書情報に対するそれぞれのデータ構造に基づいて、管理情報と申請文書情報が作成される（処理Ｗ１０）。
【００７７】
申請サブシステムによって作成された管理情報と申請文書情報は、管理情報の申請種別Ｃ５に設定されている情報に対応する標準決裁者情報を標準決裁者情報ファイル５９から取得し、取得した標準決裁者情報に基づいて決裁者情報が作成される。この決裁者情報と管理情報と申請文書情報は、関連付けられてサーバ１０のＤＢ３０に格納される。そして、決裁者情報に基づいて、申請文書情報に対応する審議者及び決裁者に申請される（処理Ｗ１１）。ここまでの処理Ｗ１０からＷ１１までの一連の処理が、申請サブシステムによって行われる処理である。
【００７８】
次に、クライアント１２において、サーバ１０にインストールされている決裁処理プログラムファイル５７の決裁処理サブシステムを起動させることにより、申請文書情報を受信していることを認識した審議者によって、ＤＢ３０に格納されている申請文書情報が参照され、審議が行われる（処理Ｗ２０）。次に審議者によって審議された結果に基づいて、承認の判定が行われる（処理Ｗ２１）。申請文書情報が承認された場合は処理Ｗ２２に進み、申請文書情報が承認されなかった場合は、申請者に申請文書情報の結果が通達される。
【００７９】
処理Ｗ２１で承認された場合は、申請文書情報に対応する決裁者情報に基づいて審議が終了したかが判定される（処理Ｗ２２）。審議者が複数存在する場合は、次の審議者に申請文書情報を受信していることが通達される。通達された審議者によって、上述した処理Ｗ２０から処理Ｗ２２の一連の審議処理が行われる。この一連の処理は、審議者の人数分繰り返される。審議が終了すると、決裁処理サブシステムによって、決裁者に申請文書情報を受信していることが通達される。この処理Ｗ２０から処理Ｗ２２までの一連の処理が審議処理であり、審議処理の必要が無い場合はこの処理は行われない。
【００８０】
クライアント１３において、審議者と同様に決裁処理サブシステムを起動させ、申請文書情報を受信していることを認識した決裁者によって、ＤＢ３０に格納されている申請文書情報が参照され決裁処理が行われる（処理Ｗ２３）。決裁者によって申請文書情報が判定された結果に基づいて、決裁の承認の判定が行われる（処理Ｗ２４）。申請文書情報が承認された場合は処理Ｗ３０に進み、申請文書情報が承認されなかった場合は、申請者に申請文書情報の結果が通達される。この処理Ｗ２３から処理Ｗ２４の一連の処理が決裁者が行う処理である。
【００８１】
決裁者に承認された申請文書情報は、決裁処理サブシステムによって申請者及び経理担当者に決裁結果とともに通達される。そして、クライアント１４において決裁システムを構成する決裁フォローサブシステムによって、決裁後、処理要求を受信していることを認識した経理担当者は、ＤＢ３０に格納されている申請文書情報を参照し、この申請文書情報の内容に応じて経理処理が行われる。
【００８２】
また、支社において上述した決裁システムを利用しようとする場合、クライアント・サーバシステムＢからクライアント・サーバＡにアクセス可能な環境であれば、決裁システムはサーバ１０ａにはインストールせずに、クライアント・サーバシステムＡの決裁システムを利用することができる。この場合、申請者はクライアント１１ａからクライアント・サーバシステムＡのサーバ１０に公衆網２１を介してアクセスし、申請サブシステムを起動させ、本社の申請者と同様の処理を行う。なお、審議者及び決裁者についても同様となる。
【００８３】
図７は与信限度額稟議書の入力画面構成を示した図である。図７において、Ｃは入力画面共通部を示し、後述するｎ１１からｎ１９を含む構成となり、業務毎に異なる入力画面においてもこの部分は共通となる。なお、この入力画面によって入力される申請入力データの一部は、図４に示された管理情報のデータ構造の各項目に対応する。
【００８４】
図７の入力画面共通部Ｃにおいて、ｎ１１は申請種別入力欄を示し、申請種別入力欄ｎ１１には決裁者情報に対応した複数の申請種別の設定項目一覧が表示され、申請者が任意に該当する申請種別を選択することにより、選択された情報が申請サブシステムによって申請種別Ｃ５に設定される。ｎ１２は優先度入力欄を示し、申請者は申請文書情報の優先度を”普通”若しくは”緊急”を示すラジオボタンを選択することにより、優先度Ｃ６に申請文書情報の優先度が申請サブシステムによって設定される。
【００８５】
ｎ１３はルート変更入力欄を示し、申請者は決裁者情報の変更の有無を”有”若しくは”無”を示すラジオボタンを選択することにより、選択された情報が申請サブシステムによってＲＡＭ５３にルート変更依頼情報として格納される。ｎ１４は付議済み入力欄を示し、申請文書情報の付議が済んでいる場合は、申請者によってその旨が付議済み入力欄ｎ１４に入力される。申請サブシステムはデータが入力されている場合は付議済みの申請と見なし、入力されていない場合は通常の起案と見なす。この入力された情報は付議情報Ｃ７に設定される。
【００８６】
ｎ１５は申請日入力欄を示し、この入力欄には申請サブシステムが入力画面表示をする際に端末から獲得した日付情報が予め設定される。申請者は日付の変更を要する場合にのみ変更する日付を入力する。それ以外は予め表示されている日付情報が、申請日Ｃ４に設定される。ｎ１６は件名入力欄を示し、申請者によって申請文書情報の件名が入力欄に入力され、この入力された情報が申請サブシステムによって決裁事項Ｃ８に設定される。
【００８７】
ｎ１７は申請ボタンを示し、申請ボタンｎ１７は申請者が入力した申請文書情報を申請する際に用いられ、申請ボタンｎ１７が選択されることで、各入力欄に入力された情報及び各種ボタンの選択された情報がＲＡＭ５３に格納される。ｎ１８は戻るボタンを示し、申請者が画面入力を中止する際に用いられる。ｎ１９はクリアボタンを示し、申請者が入力画面に入力した情報を消去する際に用いられる。
【００８８】
図７におけるＤは入力画面個別部を示し、与信限度額稟議の場合は取引先概況、与信限度額計算根拠、与信限度額計算等の入力欄によって入力画面個別部が構成される。なお、ｎ２１はフリガナ入力欄を示し、ｎ２２は商号入力欄を示す。なお、入力画面個別部Ｄは業務毎に必要な入力データが異なる場合、入力画面個別部Ｄは業務に応じて異なる構成となる。このように入力画面個別部Ｄの構成に自由度を持たせることで、同様のワークフローに沿って処理を行う種々異なる業務に対応することができる。
【００８９】
図８は決裁者情報のデータ構造を示した図である。図８において、（ａ）は決裁者情報のデータ構造を示した図であり、（ｂ）は決裁者情報が有する個人情報のデータ構造を示した図である。
【００９０】
図８（ａ）において、Ｒ１０は起案番号を示し、申請サブシステムによって申請文書情報の申請時に申請文書管理ファイル５８に基づいて採番され設定される。Ｒ１１は申請種別を示し、各決裁業務で用いられる申請種別が設定されている。申請文書情報の申請時には、申請文書情報に対応する管理情報の申請種別Ｃ５に設定されている申請種別と、申請種別Ｒ１１に設定されている申請種別とを比較し、等しい申請種別が設定されている標準決裁情報に基づいて、決裁者情報が作成される。Ｒ２０は個人情報を示し、個人情報Ｒ２０は決裁者の人数分設定される。
【００９１】
図８（ｂ）において、Ｒ２１は職位情報を示し、”副部長”、”事業部長”、”社長”等の決裁者の職位が設定される。Ｒ２２は氏名情報を示し、決裁者の氏名が設定される。Ｒ２３は社員番号を示し、決裁者に対応する社員番号が設定される。Ｒ２４は決裁区分情報を示し、”審議”、”決裁”等の申請文書情報に対する決裁者の決裁区分情報が設定される。決裁区分情報Ｒ２４は、申請文書情報が審議中に決裁担当の決裁者に決裁を行わせない、若しくは、申請文書情報の参照のみを許可する等の申請文書情報に対する制御を行う際に利用される。
【００９２】
Ｒ２５は処理日を示し、個人情報Ｒ２０に該当する決裁者が決裁を行った日付が設定される。決裁が行われていない場合は初期値が設定されている。Ｒ２６は代行社員番号を示し、代行社員番号Ｒ２６には個人情報Ｒ２０の社員番号Ｒ２３に設定された審議者若しくは決裁者に替わり決裁を行う代行者として指定された社員番号が設定される。なお、代行者を指定する際には、代行期間を指定するため、期間が終了すると代行社員番号Ｒ２６に設定されている情報はクリアされる。Ｒ２７は確認情報を示し、個人情報Ｒ２０に該当する決裁者が申請文書情報に対する決裁を行ったことを示す情報が設定される。
【００９３】
本実施形態では個人情報Ｒ２０に代行社員番号Ｒ２６を設けることで、個人情報Ｒ２０と代行者情報を関連付けているが、代行社員番号Ｒ２６を設けずに、個人情報Ｒ２０を代行者の情報と変更するような実施形態としても差し支えない。しかし、図８（ｂ）のような構造にすることで、代行者の代行期間が過ぎた場合に容易に元の決裁者に戻すことができる。
【００９４】
標準決裁者情報は図８（ａ）の決裁者情報の構成は同様となり、図８（ｂ）の個人情報Ｒ２０の構成は職位情報Ｒ２１から決裁区分情報Ｒ２４までの構成となる。この標準決裁者情報がそれぞれの申請種別に対応するように予め用意される。なお、申請種別を決裁業務毎に定義することで、種々異なる標準決裁情報を用意することができる。さらに、申請種別を詳細に区分することで、同一決裁業務に対してより詳細な決裁ルートの設定を行うことができる。
【００９５】
なお、本実施形態においては、個人情報Ｒ２０の構成順序を決裁者の順序と見なしている。つまり、個人情報Ｒ２０の構成、若しくは個人情報Ｒ２０に経路情報を持たせることにより、上述した図６の処理Ｗ２０から処理Ｗ２４の決裁者の順序を定めることができる。
【００９６】
また、個人情報Ｒ２０は、本実施形態のように個人情報Ｒ２０の構成に順序的な意味を持たせずに、決裁区分情報Ｒ２４に設定された区分を階層と見なして決裁者を管理させるという形態のシステムにも用いることができる。
【００９７】
例えば、申請文書情報に対する決裁者情報が、決裁区分情報Ｒ２４に”審議”が設定されている３つの個人情報Ｒ２０と、決裁区分情報Ｒ２６に”決裁”が設定されている１つの個人情報Ｒ２０との４つの個人情報Ｒ２０で構成されている場合、３人の審議者の内の少なくとも１人の審議が承認された時点で審議を終了し、上位階層の決裁者に進むというような実施形態とすることもできる。このような実施形態にすることにより、速やかな決裁を行うことができる。
【００９８】
図９は本実施形態における申請サブシステムの申請処理のフローチャートを示した図である。このフローチャートは、図６におけるワークフローの処理Ｗ１０から処理Ｗ１１の一連の処理を詳細に示したものである。まお、以下の説明中のＲＡＭ５３は、サーバ１０の端末のものであることを前提とする。
【００９９】
申請者によってクライアント１１から起動された申請サブシステムによって、クライアント１１の表示装置５５に図７に示す入力画面が表示される（処理Ｇ１０）とともに、入力画面からの処理要求が監視される（処理Ｇ１１）。  そして、処理Ｇ１１によって入力が終了したことが認識されると、入力画面が消去される（処理Ｇ１２）。
【０１００】
次に申請入力データが申請要求であるかが判定される（処理Ｇ１３）。詳細には、入力画面の申請ボタンｎ１７、戻るボタンｎ１８、クリアボタンｎ１９のうちのどのボタンが申請者によって選択されたかが判定される。申請要求と判定された場合は処理Ｇ１４に進み、その他と判定された場合は処理が終了される。なお、入力画面から入力された申請入力データはＲＡＭ５３に格納される。
【０１０１】
処理Ｇ１３によって申請要求と判定された場合は、申請者に該当する予め用意された事業部番号及び社員番号が取得され、ＲＡＭ５３に一旦格納される（処理Ｇ１４）。
【０１０２】
そして、図５のデータ構造に基づいて、ＲＡＭ５３に格納されている事業部番号、申請内容データが設定されて申請文書情報がＲＡＭ５３に作成される（処理Ｇ１５）。ここで、申請文書内容データの作成について詳細に説明する。
【０１０３】
図７に示す入力画面個別部Ｄの各入力欄に設定された各データは、入力欄に対応するように定義された変数に対応する申請入力データとしてＲＡＭ５３に格納されている。例えば、フリガナ入力欄ｎ２１に対応する入力欄に設定された情報を変数Ｎ２１に格納し、商号入力欄ｎ２２に対応する入力欄に設定された情報を変数Ｎ２２に格納するというように予め定義する。なお、他の入力欄も同様に予め設定する。そうすることで、入力画面共通部Ｃの申請ボタンｎ１７が押下されることにより、変数Ｎ２１に”エービーシショウカイ”が設定され、変数Ｎ２２に”ａｂｃ商会”が設定されＲＡＭ５３に格納される。
【０１０４】
これらの申請入力データを入力画面個別部Ｄの画面構成を変更せずに、決裁処理サブシステムにおいて決裁者に入力画面個別部Ｄを表示させる場合は、図７の入力画面個別部Ｄと同様の表示を行うための申請文書内容データを、予め規定された表示形式を示す命令データを用いて作成しておく。若しくは、図７の入力画面個別部Ｄと同様の表示を行うための申請内容データとなるよう作成するとともに、所定の位置に対応する変数に格納されているデータを設定する手段を予め用意しておく。
【０１０５】
例えば、図７のフリガナ入力欄ｎ２１のように、表示項目に対して入力欄が存在し、画面レイアウトを変更せずに、この入力欄に入力された申請入力データを決裁処理サブシステムにおいて表示される場合について説明する。
【０１０６】
予め用意されている申請文書内容データのフリガナ入力欄ｎ２１に該当する部分は、”フリガナ”という文字列に対する表示位置、文字サイズ等を示す命令コードと、フリガナ入力欄ｎ２１に対応する入力欄が存在することを意味する命令コードとが記述される。この入力欄に対応する命令コードには、入力欄の名前、長さ、最大入力文字数等のデータが含まれる。この入力欄の名前に、この入力欄に出力したい入力データが格納されている変数を関連付ける。この場合は、入力欄の名前と変数Ｎ２１とを関連付けられる。
【０１０７】
申請サブシステムによって申請文書内容データを作成する場合、ＲＡＭ５３に格納されている各変数は、上述したように予め用意された申請文書内容データの所定の位置に組み合わされて設定される。したがって、このフリガナ入力欄ｎ２１に対する命令コードには、入力欄に出力したいデータとして、変数Ｎ２１に設定されている”エービーシショウカイ”が設定される。なお、図７の他の入力欄についても同様のものとする。このように作成された申請文書内容データは、申請サブシステムによって申請文書情報の申請文書内容データＤ４に設定される。
【０１０８】
このように申請サブシステムによって作成された申請文書内容データを、決裁処理サブシステムは申請文書内容データが有する命令データの規定する表示形式にて表示する表示手段に表示させることで、申請サブシステム（作成側）で作成した申請文書情報を、決裁処理サブシステム（表示側）にてそのまま表示させることができる。
【０１０９】
したがって、入力画面個別部Ｄの画面構成を変更する場合においても、申請サブシステムで変更する表示画面となるように申請文書内容データを作成させ、決裁処理サブシステムで命令データの規定する表示形式にて表示する表示手段を用いて表示させることで、申請サブシステムで作成された表示画面をそのまま表示することができるため、申請文書情報の画面変更に伴う修正は申請サブシステムのみが行えば良いことになる。
【０１１０】
以上の説明からも明らかなように、申請入力データが請求項中の可変データに相当し、図７の入力画面個別部Ｄに表示されている”取引先概況”、”フリガナ”、”商号”などのデータが請求項中の固定データに相当している。そして、申請文書情報の申請文書内容データＤ４が請求項中の申請文書に相当している。なお、本実施形態では、申請文書情報が事業部番号Ｄ１〜連番Ｄ３を有する構成となっているが、申請文書内容データＤ４のみとして、申請文書情報を請求項中の申請文書とすることもできる。
【０１１１】
次に、図４のデータ構造に基づいて、ＲＡＭ５３に格納されている申請入力データ、並びに事業部番号、社員番号等の各種データが所定のエリアに設定されて管理情報がＲＡＭ５３に作成される（処理Ｇ１６）。
【０１１２】
また、処理Ｇ１６において、申請文書情報を補足する添付情報が存在する場合は、管理情報の添付資料Ｃ９に設定される。本実施形態においては、格納先を含む添付資料情報のみが設定している。詳細には、アクセス方法、ホスト名、格納場所、添付資料のファイル名が設定される。このような実施形態とすることで、添付資料をＤＢ３０に格納する必要が無くなるため、１件当たりの申請文書情報のＤＢ３０の使用する記憶容量を削減することができる。なお、添付資料の取り扱いについては、管理情報の添付資料Ｃ９に添付資料のファイル名のみが設定され、添付資料も管理情報、申請文書情報とともにＤＢ３０に格納されるというように、他の実施形態を用いても差し支えない。
【０１１３】
さらに、管理情報の申請種別Ｃ５に設定されている申請種別に対応する標準決裁者情報が、標準決裁者情報ファイル５９に格納されている複数の標準決裁者情報から抽出される。この標準決裁者情報に基づいて図８（ａ）及び（ｂ）に示す決裁者情報がＲＡＭ５３に作成される。なお、本実施形態において、管理情報と決裁者情報とを個別に作成させ、関連付けて格納させるようにしているが、管理情報と決裁者情報とを一体的な構造としても差し支えない。
【０１１４】
なお、本実施形態では申請文書情報を最初に作成し、その後に管理情報を作成しているが、本発明はこの作成順序については限定されるものではなく、管理情報を作成した後に、申請文書情報を作成するとしても差し支えない。
【０１１５】
次に、上述したようにＲＡＭ５３に作成された管理情報に設定されている事業部番号Ｃ１と申請種別Ｃ５とに基づいて、申請文書管理ファイル５８から起案番号が取得されるとともに、申請文書管理ファイル５８に申請文書情報が登録される。この起案番号は、申請サブシステムによって申請文書情報に対する管理情報の起案番号Ｃ２、申請文書情報の起案番号Ｄ２と決裁者情報の起案番号Ｒ１０とにそれぞれ設定される（処理Ｇ１７）。この各起案番号によって、管理情報と申請文書情報と決裁者情報とが関連付けられる。
【０１１６】
そして、ＲＡＭ５３に格納されているルート変更依頼情報に基づいて、決裁者情報の変更が指定されているかが判定される（処理Ｇ１８）。変更有りと判定された場合は、決裁者情報変更画面がクライアント１１の表示装置５５に表示され、申請者によって入力された情報に基づいて、ＲＡＭ５３に格納されている決裁者情報を構成している個人情報Ｒ２０の変更を行わせる（処理Ｇ１９）。この処理によって、人事異動などに伴って決裁者の変更が生じても、速やかに決裁者の変更が行えるので、決裁者の変更に伴う申請文書に対する決裁の遅れを防止することができる。一方、変更無しと判定された場合は処理Ｇ２０に進む。
【０１１７】
本実施形態では、管理情報と申請文書情報とが、それぞれ申請書ファイルと申請書内容ファイルと決裁者情報ファイルとに分けられて申請される。この場合、最初に３つの新規ファイルが作成される。次にＲＡＭ５３に格納されている管理情報と申請文書情報と決裁者情報が、それぞれ申請書ファイルと申請書内容ファイルと決裁者情報ファイルとにそれぞれ複写され作成される。そして、これらのファイルは予め定められた格納場所であるＤＢ３０に格納される（処理Ｇ２０）。
【０１１８】
なお、本実施形態においては、管理情報と申請文書情報と決裁者情報とをＲＡＭ５３に一旦作成し、その後申請する際にファイルとして作成しているが、ＲＡＭ５３に格納せずに直接ファイルに格納させ作成させても差し支えない。ただし、最初から管理文書と申請文書情報と決裁者情報とをファイルとして作成させる場合、ファイルへのアクセス回数が増えてしまうため、各ファイルの作成に要する処理時間がＲＡＭ５３で作業する場合よりも遅くなるため、ＲＡＭ５３で作成する方が好ましい。
【０１１９】
また、管理情報と申請文書情報とを、それぞれ申請文書ファイルと申請内容ファイルとに分割してＤＢ３０に格納させているのは、決裁処理サブシステムで申請文書情報を取り扱う際に効率よく作業するためであり、実施形態によっては申請文書ファイルと申請内容ファイルとを、１つの申請ファイルとして取り扱っても差し支えはない。よって、ファイル構成についてはシステムの処理形態に応じて種々異なるファイル構成とすることができる。
【０１２０】
以上の説明からも明らかなように、処理Ｇ１０〜処理Ｇ１５までの一連の処理によって請求項中の申請文書が作成されるため、この一連の処理が申請文書作成手段として機能している。また、決裁処理を文書管理に置き換えると、請求項中の処理Ｇ１０〜処理Ｇ１５が文書作成手段ということになる。そして、処理Ｇ１６が申請文書を管理するための管理情報を作成する管理情報作成手段となる。また、処理Ｇ１７及び処理Ｇ２０によって管理情報と申請文書情報が関連付けてＲＡＭ５３に記憶されることから、ＲＡＭ５３が請求項中の格納手段として機能している。なお、本実施形態では、説明を簡単化するために、申請文書作成手段が１つの場合について説明したが、申請文書の種類毎に申請文書作成手段を用いることができる。この場合、管理情報作成手段は共通とすることで、容易に対応することができる。
【０１２１】
次に、決裁処理サブシステムに関する表示画面について説明する。図１０は決裁システムのメニュー画面を示した図である。このメニュー画面は決裁システムで予め用意され、審議者若しくは決裁者等が各クライアント端末で決裁システムを起動することにより、このメニュー画面が表示される。
【０１２２】
図１０において、ａ１は利用者情報表示エリアを示し、利用者の氏名、所属等の利用者情報が表示される。ａ２は審議・決裁ボタンを示し、審議者若しくは決裁者によって審議・決裁ボタンａ２が選択されることにより決裁処理サブシステムが起動され、図１１の審議・決裁一覧表示画面に示すような利用者に該当する申請文書情報の一覧が表示される。この表示された申請文書情報の区分に応じて審議若しくは決裁の処理を行うことができる。ａ３は審議・決裁済ボタンを示し、このボタンを選択することにより決裁済みの申請文書情報の一覧を参照することができる。ａ４は申請種別設定ボタンを示し、このボタンを選択することにより申請種別の新規追加及び変更を行うことができる。
【０１２３】
ａ５は承認パスワード設定ボタンを示し、このボタンを設定することにより予め設定されている審議者や決裁者の承認パスワードの変更、若しくは新規に承認パスワードを設定等を行うことができる。ａ６は代行者設定ボタンを示し、このボタンを選択することにより利用者の留守中等に代行して決裁を行う代行者を期間を指定して設定することができる。
【０１２４】
代行者設定ボタンａ６が選択されると、代行者選択画面が表示される。利用者は、この画面に基づいて代行者を選択する。決裁処理サブシステムは、選択された情報に応じ、代行者の社員番号が取得されＲＡＭ５３に格納される。次に、利用者情報に基づいて、利用者に該当する個人情報Ｒ２０が検索され、該当する個人情報Ｒ２０の代行社員番号Ｒ２６にＲＡＭ５３に格納されている代行者の社員番号が設定される。
【０１２５】
そして、決裁者情報の個人情報Ｒ２０に基づいて申請文書情報に対する決裁者を判定する際に、個人情報Ｒ２０の代行社員番号Ｒ２６に社員番号が設定されている場合は、代行者を個人情報Ｒ２０の決裁者と見なされる。よって、出張などに伴う決裁者の不在が生じても、速やかに決裁者から代行者への変更が行えるので、決裁者の不在に伴う申請文書に対する決裁の遅れを防止することができる。
【０１２６】
ａ７は決裁ルート設定ボタンを示し、利用者は決裁ルート設定ボタンａ７を選択することにより決裁者情報の新規追加及び変更を行うことができる。申請種別設定ボタンａ４による申請種別の追加に伴う決裁者情報の追加の場合は、申請種別に対応する決裁者情報を新規若しくは参照作成することができる。また、決裁者情報の変更及び追加を行う場合は、申請種別の指定に応じ、表示される決裁者情報に対して変更及び追加を行うことができる。
【０１２７】
ａ８は起案一覧ボタンを示し、起案一覧ボタンａ８を選択することにより、ＤＢ３０に受け付けている申請文書情報に対する管理情報に基づいて一覧表示データが作成され、この一覧表示データにより申請文書情報の一覧が表示される。この表示に基づいて申請文書情報を選択することにより、申請文書情報に対する審議・決裁状況一覧が後述する図１３に示すような画面で表示される。
【０１２８】
ａ９は決裁済一覧ボタンを示し、決裁済一覧ボタンａ９を選択することにより、ＤＢ３０に格納されている管理情報の決裁日Ｃ１０と決裁状態とに基づいて決裁が終了した申請文書情報の一覧表示データが作成され、この一覧表示データにより決裁済みの申請文書情報の一覧が表示される。
【０１２９】
図１１は審議・決裁一覧表示画面を示した図である。この画面は利用者に該当する申請文書情報の一覧を表示するために用いられ、決裁処理サブシステムによって画面表示される。図１１において、ｂ１は承認パスワード入力欄を示し、利用者が申請文書情報を承認する際に予め定めたパスワードが設定される。申請サブシステムは承認パスワード入力欄ｂ１に設定されたパスワードと予め設定されたパスワードとに基づいて利用者が識別される。ｂ２は戻るボタンを示し、審議・決裁処理を終了する際に用いられる。利用者が戻るボタンｂ２を選択することにより決裁処理サブシステムが終了する。
【０１３０】
ｂ３は審議・決裁承認ボタンを示し、利用者が申請文書情報の決裁を行う際に用いられる。なお、審議・決裁承認ボタンｂ３は承認パスワード入力欄ｂ１に入力されたパスワードと対で用いられる。このようにすることで、決裁における不正を防止することができる。ｂ４は差戻しボタンを示し、決裁者がこのボタンを選択することにより申請文書情報を差し戻すことができる。ｂ５は却下ボタンを示し、決裁者がこのボタンを選択することにより申請文書情報を却下することができる。
【０１３１】
ｂ１０は申請文書一覧を示し、利用者が担当する申請文書情報の一覧が表示される。申請文書一覧ｂ１０はｂ１１からｂ１８の項目により構成され、各申請文書情報毎にこれらの項目に対応するデータが表示される。ｂ１１はチェックボックスを示し、チェックボックスｂ１１をチェックし、利用者は承認パスワード入力欄ｂ１にパスワードを入力し、審議・決裁確認ボタンｂ３を選択することにより、チェックした申請文書情報を承認することができる。
【０１３２】
また、チェックボックスｂ１１は申請文書情報の決裁状態に応じて表示され、利用者の順番に到達していない場合、チェックボックスｂ１１は表示されない。なお、申請文書情報の決裁状態については、管理情報の決裁状態Ｃ１１と決裁者情報の利用者に対応する個人情報Ｒ２０の決裁区分情報Ｒ２４とによって判定される。このように、決裁状態情報とに基づいて、決裁者情報に定められた決裁者に対する決裁の順序を制御されるので、予め定められた決裁者の順序通りに申請文書の決裁を処理させることができる。
【０１３３】
ｂ１２は優先度を示し、管理情報の優先度Ｃ６に設定されている情報に基づいて”通常”若しくは”緊急”のいずれかが表示される。ｂ１３は区分を示し、区分ｂ１３には個人情報Ｒ２０の決裁区分情報Ｒ２４に設定されている申請文書情報に対する決裁を行う際の区分が、”審議”若しくは”決裁”の何れかにて表示される。
【０１３４】
ｂ１４は審議・決裁事項を示し、管理情報の決裁事項Ｃ８に設定されている情報が表示される。なお、申請文書情報に対してチェックボックスｂ１１が表示されている場合、審議・決裁事項ｂ１４に表示されている文字情報に下線が表示され、この文字情報をマウスでダブルクリックすることで、後述する図１１に示すような申請文書情報の内容を表示装置５５に表示することができる。
【０１３５】
ｂ１５は申請種別を示し、管理情報の申請種別Ｃ５に設定されている情報が表示される。ｂ１６は申請日を示し、管理情報の申請日Ｃ４に設定されている情報が表示される。ｂ１７は申請者を示し、管理情報の社員番号Ｃ３のデータに基づいて申請者の氏名情報が取得され表示される。
【０１３６】
ｂ１８は備考を示し、備考ｂ１８には申請文書情報に添付情報が存在する場合に”添付資料”が表示される。このように申請文書に対する補足情報を選択するための表示がなされるので、決裁者は申請文書に対する補足情報の有無を認識することができる。そして、利用者によってこの”添付資料”がマウスでダブルクリックされると、申請文書情報に該当する管理情報の添付資料Ｃ９に設定されている添付資料情報に基づいて添付資料が取得され、添付資料を作成したアプリケーションプログラムが実行され、添付資料がアプリケーションによって表示される。ただし、端末に該当するアプリケーションがインストールされていない場合は、添付資料は表示されない。
【０１３７】
図１２は与信限度額稟議書の申請文書内容表示画面を示した図である。この表示画面は、審議者若しくは決裁者が申請文書情報を参照する際に用いられる。図１１の審議・決裁一覧画面に基づいて、審議者若しくは決裁者によって申請文書情報が選択されると、この選択に応じた管理情報に関連つけられた申請文書情報の申請文書内容データＤ４が取得される。そして、命令データの規定する表示形式にて表示する表示手段によって申請文書内容データＤ４が有する命令データに基づいた申請文書内容データ（申請文書）の表示がなされる。
【０１３８】
図１２において、Ｅは承認共通部を示し、Ｃ１からＣ８を含む構成となり、業務毎に異なる入力画面においてもこの部分は共通となる。Ｆは申請文書内容表示部を示し、申請サブシステムで作成された申請文書情報の申請文書内容データＤ４に設定されているデータがそのまま表示される。図１２に示された申請文書内容表示部Ｆは、図７に示した入力画面個別部Ｄに”与信限度額稟議書（参照用）”が付加されて作成された表示画面に相当する。したがって、決裁業務が異なるとこの申請文書内容表示部Ｆの表示内容が異なることになる。
【０１３９】
Ｃ１は承認パスワード入力欄を示し、利用者が申請文書情報を承認する際に予め定めたパスワードが設定される。Ｃ２はコメント入力欄を示し、利用者が申請文書情報に対するコメントを付ける際に入力される。Ｃ３は審議・決裁承認ボタンを示し、利用者が申請文書情報を承認する際に用いられる。なお、審議・決裁承認ボタンｂ３は承認パスワード入力欄ｂ１に入力されたパスワードと対で用いられる。Ｃ４は差戻しボタンを示し、このボタンを選択することにより申請文書情報を差し戻すことができる。
【０１４０】
Ｃ５は却下ボタンを示し、このボタンを選択することにより申請文書情報を却下することができる。Ｃ６はコメント付加ボタンを示し、コメント入力欄Ｃ２にコメントを入力した場合にこのボタンを選択することで申請文書情報の決裁結果にコメントが付加される。また、コメントを削除する場合は、コメント入力欄Ｃ２のコメントを消去して却下ボタンＣ５を選択することで削除することができる。Ｃ７はクリアボタンを示し、承認パスワードＣ１及びコメント入力欄Ｃ２のデータを消去する際に用いられる。Ｃ８は戻るボタンを示し、利用者が画面入力を終了する際に用いられる。
【０１４１】
図１３は図１２に示した申請文書情報の審議・決裁状況一覧画面を示した図である。この画面表示は申請文書情報に対する申請者、審議者、決裁者及び参照を許可された利用者からの決裁状況確認情報に応じて表示される。よって、申請文書情報に対する決裁状況が表示されるので、決裁者が担当する申請文書に対する決裁の状況を確認させることができる。
【０１４２】
図１３において、ｄ１は事業部番号を示し、ｄ２は起案番号を示し、ｄ３は申請日を示し、ｄ４は申請種別を示し、ｄ５は優先度を示し、ｄ６は申請者を示し、ｄ７は付議済を示し、ｄ８は決裁事項を示す。これらの事業部番号ｄ１から決裁事項ｄ８の各表示情報は、指定された申請文書情報に関連付けられた管理情報の事業部番号Ｃ１、起案番号Ｃ２、申請日Ｃ４、申請種別Ｃ５、優先度Ｃ６、付議情報Ｃ７及び決裁事項Ｃ８に設定されているそれぞれの情報に対応し、各項目に設定されている情報が対応する各表示情報に表示される。
【０１４３】
また、ｄ１０は決裁者一覧を示し、指定された申請文書情報の管理情報に関連付けられた決裁者情報を構成する個人情報Ｒ２０の個数に応じて一覧表示される。決裁者一覧ｄ１０はｄ１１からｄ１６の項目により構成され、各個人情報Ｒ２０毎にｄ１１からｄ１６の項目に対応するデータが表示される。
【０１４４】
ｄ１１は審議・決裁者項目を示し、審議・決裁者項目ｄ１１には個人情報Ｒ２０の氏名情報Ｒ２２に設定されている情報が表示される。ｄ１２は代行者項目を示し、代行者項目ｄ１２には個人情報Ｒ２０の代行社員番号Ｒ２６に設定されている場合にのみ、代行社員番号Ｒ２６の情報に基づいて氏名情報が取得され表示される。ｄ１３は処理日項目を示し、処理日項目ｄ１３には個人情報Ｒ２０の処理日Ｒ２５に設定されている日付情報が表示される。ｄ１４は決裁区分項目を示し、決裁区分項目には個人情報Ｒ２０の決裁区分情報Ｒ２４に設定されている情報が表示される。ｄ１５はコメント項目を示し、コメント項目ｄ１５には審議・決裁時の申請文書情報に対するコメントが設定される。
【０１４５】
次に、図１４の決裁処理サブシステムにおける審議・決裁承認処理のフローチャートを示した図を参照して、審議・決裁承認処理を説明する。このフローチャートは、図６の決裁システムにおけるワークフローの処理Ｗ２０及び処理Ｗ２３の詳細説明に相当する。また、以下の説明中のＲＡＭ５３はサーバ１０の端末のものであることを前提とする。
【０１４６】
審議者はクライアント１２の表示装置に表示される図１０に示す決裁システムのメニュー画面により、申請文書情報を受信していることを認識する。審議者は審議・決裁ボタンａ２を選択することにより決裁処理サブシステムが起動される。決裁処理サブシステムによって利用者の事業部、氏名、社員番号、承認パスワード等の利用者情報が取得され、ＲＡＭ５３に格納される（処理Ｓ１）。
【０１４７】
取得された利用者情報をキーとして、ＤＢ３０に格納されている決裁者情報の個人情報Ｒ２０が検索され、利用者が担当する申請文書情報の管理情報が抽出される。抽出された管理情報に基づいて利用者に対する申請文書情報の一覧である一覧表示データが作成され、ＲＡＭ５３に格納される（処理Ｓ２）。そして、ＲＡＭ５３に格納された一覧表示データが図１０に示された審議・決裁一覧画面の申請文書一覧ｂ１０として表示される（処理Ｓ３）とともに、審議・決裁一覧画面からの処理要求が検出されるまで監視される（処理Ｓ４）。処理Ｓ４によって審議・決裁一覧画面からの処理要求が検出されると、この処理要求に基づいて処理が振り分けられる（処理Ｓ５）。
【０１４８】
審議・決裁確認ボタンｂ３が選択された場合は、処理Ｓ６の承認処理に進む。承認処理では入力された承認パスワードの正否が判定される。その結果が正しい場合は管理情報の決裁状態Ｃ１１が決裁者情報に基づいて設定される。詳細には、決裁者情報の決裁区分情報Ｒ２４が”最終審議”の場合は、決裁状態Ｃ１１に”決裁”が設定され、審議まで終了したことが示される。
【０１４９】
また、同様に決裁区分情報Ｒ２４が”決裁”の場合は、決裁状態Ｃ１１に”承認”が設定され、申請文書情報に対する決裁が承認されたことが示される。さらに、管理情報に関連つけられた決裁者情報の個人情報Ｒ２０の処理日Ｒ２５には、端末から取得された日付情報が処理日として設定されるとともに、確認情報Ｒ２７に”確認済”が設定される。そして、審議・決裁一覧画面が消去され（処理Ｓ１０）、決裁処理サブシステムが終了し、図１０のメニュー画面に戻される。なお、承認パスワードが不正な場合は、利用者に対して承認パスワードの再入力が要求される。
【０１５０】
差戻しボタンｂ４が選択された場合は、処理Ｓ７の差戻し処理に進む。差戻し処理では、差戻しの決裁結果が申請者に送信され、審議・決裁一覧画面が消去され（処理Ｓ１０）、決裁処理サブシステムが終了し、図１０のメニュー画面に戻される。この場合、申請文書情報に対応した管理情報の決裁状態Ｃ１１に”差戻し”が設定され、申請文書情報が差戻されたことが示される。さらに、管理情報に関連つけられた決裁者情報の個人情報Ｒ２０の処理日Ｒ２５に端末から取得された日付情報が処理日として設定され、確認情報Ｒ２７に”確認済”が設定される。
【０１５１】
却下ボタンｂ５が選択された場合は、処理Ｓ８の却下処理に進む。却下処理では却下の決裁結果が申請者に送信され、審議・決裁一覧画面が消去され（処理Ｓ１０）、決裁処理サブシステムが終了され、図１０のメニュー画面に戻される。この場合、申請文書情報に対応した管理情報の決裁状態Ｃ１１に”却下”が設定され、申請文書情報が却下されたことが示される。さらに、管理情報に関連つけられた決裁者情報の個人情報Ｒ２０の処理日Ｒ２５に端末から取得された日付情報が処理日として設定され、確認情報Ｒ２７に”確認済”が設定される。
【０１５２】
戻るボタンｂ２が選択された場合は、審議・決裁一覧画面が消去され（処理Ｓ１０）、決裁処理サブシステムが終了され、図１０のメニュー画面に戻される。
【０１５３】
また、申請文書一覧ｂ１０の審議・決裁事項ｂ１４が選択された場合は、処理Ｓ９の申請文書内容表示処理に進む。以下、申請文書内容表示処理について、図１５の申請文書内容表示処理のフローチャートを示した図を参照して説明する。
【０１５４】
図１５において、指定された申請文書情報に対応する管理情報の起案番号Ｃ２に設定されている起案番号が取得され、ＲＡＭ５３に格納される（処理Ｔ１）。この起案番号をキーとして、ＤＢ３０に格納されている申請文書情報から、この起案番号を有する申請文書情報が検索される（処理Ｔ２）。検出された申請文書情報に設定されている申請文書内容データＤ４が取得され、ＲＡＭ５３に一旦格納される（処理Ｔ３）。
【０１５５】
そして、格納された申請文書内容データＤ４に、図１２に示す決裁者に決裁文書情報の承認を行わせる承認共通部Ｅを表示させるために予め用意された命令コードを有する承認共通部表示データが所定の位置から追加され、申請文書内容データとしてＲＡＭ５３に格納される（処理Ｔ４）。本実施形態においては、図１２の表示画面に示すように、承認共通部Ｅが申請文書内容データＤ４の表示に相当する申請文書内容表示部Ｆの上位に表示されているため、前記所定の位置は申請文書内容データの先頭となる。
【０１５６】
なお、承認共通部表示データを追加する位置は、表示画面の構成によって異なるものである。また、申請サブシステムにおける申請文書内容データの作成時に、承認共通部表示データを付加して作成するような実施形態としても差し支えはないが、承認共通部の変更を決裁処理サブシステムで行えないという問題がある。なお、承認共通部Ｅを表示しない実施形態においては、申請文書内容データに対する表示データの追加処理が不要となるため、申請文書内容データの作成する工程に自由度を持たせることができる。
【０１５７】
ＲＡＭ５３に格納された申請文書内容データは、予め用意された表示手段に出力される（処理Ｔ５）。詳細には、出力される申請文書内容データは、表示手段によって命令データが規定する表示形式で、クライアント１２の表示装置５５に表示される。そして、申請文書情報の表示中は、申請文書内容表示画面からの処理要求が検出されるまで監視される（処理Ｔ６）。
【０１５８】
処理Ｔ６によって申請文書内容表示画面からの処理要求をが検出されると、処理要求に基づいて処理が割り振られる（処理Ｔ７）。審議・決裁確認ボタンｃ３が選択された場合は、処理Ｔ８の承認処理に進む。承認処理では入力された承認パスワードが正しいかが判定される。その結果が正しい場合は管理情報の決裁状態Ｃ１１が決裁者情報に基づいて遷移される。そして、申請文書内容表示画面が消去され（処理Ｔ１１）、申請文書内容表示処理から復帰することで審議・決裁一覧表示画面に戻される。なお、申請文書情報に対応した管理情報の決裁状態Ｃ１１には”承認”が設定されることで、申請文書情報が承認されたことが示される。さらに、管理情報に関連付けられた決裁者情報の個人情報Ｒ２０の処理日Ｒ２５に端末から取得された日付情報が処理日として設定され、確認情報Ｒ２７に”確認済”が設定される。
【０１５９】
差戻しボタンｃ４が選択された場合は、処理Ｔ９の差戻し処理に進む。この差戻し処理では、差戻しの決裁結果が申請者に送信され、申請文書内容表示画面が消去され（処理Ｔ１１）、申請文書内容表示処理から復帰することで審議・決裁一覧表示画面に戻される。この場合、申請文書情報に対応した管理情報の決裁状態Ｃ１１に”差戻し”が設定されることで、申請文書情報が差戻されたことが示される。さらに、管理情報に関連つけられた決裁者情報の個人情報Ｒ２０の処理日Ｒ２５に端末から取得された日付情報が処理日として設定され、確認情報Ｒ２７に”確認済”が設定される。
【０１６０】
却下ボタンｃ５が選択された場合は、処理Ｔ１０の却下処理に進む。却下処理では却下の決裁結果が申請者に送信され、申請文書内容表示画面が消去され（処理Ｔ１１）、申請文書内容表示処理から復帰することで審議・決裁一覧表示画面に戻される。この場合、申請文書情報に対応した管理情報の決裁状態Ｃ１１に”却下”が設定されることで、申請文書情報が却下されたことが示される。さらに、管理情報に関連つけられた決裁者情報の個人情報Ｒ２０の処理日Ｒ２５に端末から取得された日付情報が処理日として設定され、確認情報Ｒ２７に”確認済”が設定される。
【０１６１】
戻るボタンｃ８が選択された場合は、申請文書内容表示画面が消去され（処理Ｔ１１）、申請文書内容表示処理から復帰することで審議・決裁一覧表示画面に戻される。申請文書内容表示処理から決裁承認処理に復帰すると、処理Ｓ３の審議・決裁一覧画面表示処理に戻り、利用者からの次の処理要求を待ち、処理要求に応じ処理Ｓ５の判定に基づいて処理が行われる。
【０１６２】
上述した決裁処理サブシステムによる一連の処理は、決裁者によっても同様に実行される。決裁者は決裁者の端末であるクライアント１３から決裁処理サブシステムを起動し、審議者と同様の処理を実行し、この決裁者の決裁が終了して決裁処理が終了することとなる。
【０１６３】
このように、審議者及び決裁者が申請文書情報の内容を確認する場合は、予め用意された表示手段によって申請文書内容データが有する表示形式を規定する命令データに基づいた表示がなされる。よって、申請文書を管理する決裁（表示）側に、申請文書のデータ構造に基づいた表示手段を用意する必要がなくなり、申請文書が有する命令データの規定する表示形式にて表示する表示手段のみを用意すればよいことになる。従って、決裁の申請（作成）側で申請文書のデータ構造等の変更及び修正が生じても、決裁（表示）側でそれに伴う処理が生じることを防止することができる。
【０１６４】
なお、上述した本実施形態において、図１４に示す審議・決裁承認処理の処理Ｓ１〜処理Ｓ５、及び処理Ｓ９の申請文書内容表示処理によって申請文書の表示制御が行われているので、これらの処理が申請文書表示制御手段して機能している。そして、また、決裁処理を文書管理に置き換えると、申請文書表示制御手段が請求項中の文書表示制御手段ということになる。
【０１６５】
また、上述した本実施形態では、申請文書内容データ（申請文書）をＨＴＭＬ（hypertext markup language ）形式にて作成しているので、申請文書内容データ中の命令データは、「＜」と「＞」で挟まれた予約語であるタグに相当する。そして、命令データが規定する表示形式にて表示する表示手段としてはブラウザを用いている。また、ＨＴＭＬとは、ＷＷＷ（world wide web）で使用されているホームページを構成する文書を記述するためのプログラム言語である。一方、ブラウザとは、インターネットのホームページ等を眺めるためのソフトウェアであり、このブラウザのＨＴＭＬのタグで規定された表示形式にて表示するという機能は公知技術である。なお、本実施の形態では、ＨＴＭＬ形式にて申請文書を作成しているが、本発明はこれに限定するものではなく、ＸＭＬ（extensible markup language）形式、ＳＧＭＬ（standard generalized markup language）形式等により申請文書を作成することもできる。
【０１６６】
ブラウザとしては、マイクロソフト社の「Ｉｎｔｅｒｎｅｔ  Ｅｘｐｌｏｒｅｒ」及びネットスケープコミュニケーションズ社の「Ｎｅｔｓｃａｐｅ  Ｎａｖｉｇａｔｏｒ」等が知られている。さらに、ブラウザにはあらゆるコンピュータとネットワークにおいてＴＣＰ／ＩＰによって動作可能にするという機能、及びネットワークコンピュータを通してネットワークの処理能力を利用することを可能とする機能を有し、ブラウザを用いることでこれらの機能も利用することが可能となる。
【０１６７】
したがって、本実施形態においては、ブラウザが表示手段として、図２に示す各クライアント端末及びサーバ端末に予め実行可能な状態で用意され、ＨＴＭＬ形式にて作成された申請文書情報の申請文書内容データをブラウザに出力させることにより、申請文書情報の内容を容易に表示させることができる。さらに、申請サブシステム及び決裁処理サブシステムを含む決裁システムにおける画面表示を全てブラウザで行う。つまり、決裁システムをブラウザ上で実行させることで、ＨＴＭＬ形式で作成された情報の画面表示及びネットワークにおける端末間の処理等を容易に実行することができる。
【０１６８】
また、本発明を決裁システムに用いることで、新たな業務として新規仕入先稟議を決裁システムに容易に追加することができる。まず、新規仕入先稟議の業務に合うように新たに申請サブシステムを作成し、申請種別を追加する。そして、この申請サブシステムの申請種別に対応するように決裁処理サブシステム側の処理を修正する。この場合の入力画面の一例として図１６に示すような新規仕入先稟議書の入力画面を用いることができる。
【０１６９】
図１２と図１６のそれぞれの申請文書情報の入力画面を比較すると、入力画面共通部Ｃは等しく、入力画面個別部Ｄの構成及びレイアウトのみが異なる。このように入力画面個別部Ｄの構成及びレイアウトに自由度を持たせることにより、決裁システムと同様のワークフローに基づいて処理を行う異なる業務にも容易に対応することができる。つまり、申請サブシステムの修正・新規追加が行われても、それに伴う決裁処理サブシステムの画面表示の修正・新規作成という対応が不要となる。
【０１７０】
本実施形態で説明した決裁システムにおける申請文書情報に対する決裁の確認するための審議・決裁状況一覧を表示させる機能、申請文書情報に対する決裁者を変更させる機能、決裁者に対して代行者を指定させる機能は本発明に係る決裁システムのみに限定される機能ではなく、従来の決裁システムに対して用いることができる。
【０１７１】
なお、本実施形態では文書管理を決裁システムに用いた場合について説明したが、本発明は決裁業務の他にも受注連絡、価格変更、時間外申請、出張申請、交通費精算、休暇申請等の書類の回覧を要する業務のワークフロー管理システムに適している。
【０１７２】
また、上述した本実施形態では、申請サブシステムが請求項中の申請情報作成手段と文書作成手段とを有する構成としているが、本発明はこれに限定するものではなく、申請サブシステムは申請情報作成手段のみとし、申請文書作成手段を有する申請文書作成サブシステムを新たに設ける等の他の実施形態とすることもできる。
【０１７３】
なお、上述した本実施形態では、本発明を決裁システムに適用した場合について説明したが、決裁システムにおける申請文書を、作成側にて業務データと命令データとが組み合わされて作成された文書とし、管理情報作成手段によって作成された管理情報と関連付けて格納手段に格納させる。そして、表示制御手段によって格納手段に格納されている管理情報に基づいて複数の文書の１つを選択するための表示を行わせ、この表示で選択された文書をこの文書が有する命令データの規定する表示形式にて表示させる文書管理装置としても、決裁システムと同様の効果を得ることができる。
【０１７４】
また、複数種類の申請文書情報を扱う決裁業務において、管理情報の構造を共通とし、文書内容データに柔軟性を持たせることにより、業務の追加及び拡張等に伴う開発の開発工数、作業量等を削減することができるため、開発の効率を向上させることができる。
【０１７５】
なお、本発明は文書を共有しない非定型の文書管理に用いても、文書に文書を表示させる際の表示形式を規定する命令データを組み合わせることにより、表示手段を共通に使用することができるため、開発における開発工数、作業量等を削減することができ、開発の効率を向上させるという効果を得ることができる。
【図面の簡単な説明】
【０１７６】
【図１】本発明に係る文書管理装置の基本構成図を示したものである。
【図２】決裁システムのシステム構成を示した図である。
【図３】図２におけるサーバ１０の端末のシステム構成を示した図である。
【図４】決裁システムで利用する申請文書情報を管理するための管理情報のデータ構造を示した図である。
【図５】申請文書内容データを有する申請文書情報のデータ構造を示した図である。
【図６】決裁システムにおける一般的なワークフローを示した図である。
【図７】申請サブシステムにおける与信限度額稟議書の入力画面構成を示した図である。
【図８】（ａ）は決裁情報のデータ構造を示した図、（ｂ）は決裁者情報が有する個人情報のデータ構造を示した図である。
【図９】申請サブシステムにおける申請処理のフローチャートを示した図である。
【図１０】決裁システムのメニュー画面を示した図である。
【図１１】決裁処理サブシステムにおける審議・決裁一覧画面を示した図である。
【図１２】決裁処理サブシステムにおける与信限度額稟議書の申請文書内容表示画面を示した図である。
【図１３】図１２に示した申請文書情報の審議・決裁状況一覧画面を示した図である。
【図１４】決裁処理サブシステムにおける審議・決裁承認処理のフローチャートを示した図である。
【図１５】決裁処理サブシステムにおける申請文書内容表示処理のフローチャートを示した図である。
【図１６】決裁処理サブシステムにおける新規仕入先稟議書の入力画面構成を示した図である。
【図１７】従来のシステムにおける共有するデータの画面表示例を示した図である。
【符号の説明】
【０１７７】
１  管理情報作成手段
２  格納手段
３  表示制御手段
４  文書作成手段
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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