(57)【要約】【課題】曖昧な記述ではあるが、社内の多くの人により日々自然と蓄積されていく豊富な量の活動記録データから、顧客名を容易に抜き出し、集約することを可能とする顧客情報整理プログラムおよび顧客情報整理方法を提供する。【解決手段】コンピュータ７に特別な入力フォーマットを定めることなく適宜入力された活動記録データＤ０  中の顧客に関する情報を用いることで、コンピュータ７に、顧客接触情報を記録してなる処理用フィールド１０を作成させ、この顧客接触情報の中から各顧客に関する情報１１ａ，１１ｂを抽出させて、顧客６毎に活動記録データＤ０  を整理してなる顧客識別データベースＤ１  を作成させるためのプログラムＰであって、コンピュータ７に記憶させた取引する各顧客６の正式名称１５とその曖昧な名称１６との関係を明らかにする顧客名変換テーブル１２を用い、コンピュータ７に前記処理用フィールド１０に記録されている顧客６の曖昧な名称を正式名称に変換させた後に、各顧客６に関する情報を抽出させる。【選択図】      図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
コンピュータに特別な入力フォーマットを定めることなく適宜入力された活動記録データ中の顧客に関する情報を用いることで、
コンピュータに、
顧客接触情報を記録してなる処理用フィールドを作成させ、
この顧客接触情報の中から各顧客に関する情報を抽出させて、
顧客毎に活動記録データを整理してなる顧客識別データベースを作成させるためのプログラムであって、
コンピュータに記憶させた取引する各顧客の正式名称とその曖昧な名称との関係を明らかにする顧客名変換テーブルを用い、
コンピュータに前記処理用フィールドに記録されている顧客の曖昧な名称を正式名称に変換させた後に、
各顧客に関する情報を抽出させることを特徴とする顧客情報整理プログラム。
【請求項２】
前記活動記録データの中の顧客に関する情報が記録されてなるフィールドが、従業員のスケジュールシステムや日報管理システムで管理されている目的および行き先を示すフィールドである請求項１に記載の顧客情報整理プログラム。
【請求項３】
コンピュータに前記処理用フィールド内の文字または文字列を別の文字または文字列に変換させるための文字変換処理を含む請求項１または２に記載の顧客情報整理プログラム。
【請求項４】
コンピュータに記憶させた前記処理用フィールド内で削除可能な不要文字または不要文字列を記録してなる削除テーブルを用い、コンピュータに処理用フィールドにある不要文字または不要文字列を削除させるための文字削除処理を含む請求項１〜３の何れかに記載の顧客情報整理プログラム。
【請求項５】
前記顧客名変換テーブルが顧客の正式名称に対応して割り振られた顧客コードを記録してなり、前記顧客の曖昧な名称を正式名称に変換させる処理においてコンピュータに顧客コードを記録する顧客コードフィールドを作成させる請求項１〜４の何れかに記載の顧客情報整理プログラム。
【請求項６】
コンピュータに前記顧客の曖昧な名称を正式名称に変換させる処理において顧客名変換テーブルに該当する正式名称がない場合に、処理用フィールドに残された文字列の先頭から所定文字数の文字列を仮顧客名として設定させ、
空白に設定された顧客コードフィールドを作成してなる識別不可データベースを作成させる請求項１〜５の何れかに記載の顧客情報整理プログラム。
【請求項７】
前記識別不可データベースの中から件数の多い順に仮顧客名を一覧にして示す変換不可リストをコンピュータに表示させ、
操作者がこの変換不可リストを基に、顧客の正式名称に対応する活動記録データ中の顧客名を表わす文字列を、コンピュータに入力可能とし、かつ、
コンピュータに入力されたこの文字列を顧客の曖昧な名称として対応する顧客の正式名称に関連付けて前記顧客名変換テーブルに追加登録させ、
識別不可データベース内の該当する全ての活動記録データを顧客識別データベースに移行させる請求項６に記載の顧客情報整理プログラム。
【請求項８】
前記仮顧客名を示す文字列の中から顧客の正式名称を示す文字列に近いものを一覧にして示す呼称候補リストをコンピュータに表示させ、
操作者がこの呼称候補リスト内の仮顧客名を示す文字列を指定することで、顧客の正式名称に対応する活動記録データ中の顧客名を表わす文字列を、コンピュータに入力可能とし、かつ、
コンピュータに入力されたこの文字列を顧客の曖昧な名称として対応する顧客の正式名称に関連付けて前記顧客名変換テーブルに追加登録させ、
識別不可データベース内の該当する全ての活動記録データを顧客識別データベースに移行させる請求項６または７に記載の顧客情報整理プログラム。
【請求項９】
前記識別不可データベースの中から件数の多い順に仮顧客名を一覧にして示す変換不可リストをコンピュータに表示させ、
操作者がこの変換不可リストを基に、削除対象とするべき文字または文字列を、コンピュータに入力可能とし、かつ、
コンピュータに入力されたこの文字または文字列を不要文字または不要文字列として削除テーブルに追加登録させる請求項６に記載の顧客情報整理プログラム。
【請求項１０】
コンピュータに特別な入力フォーマットを定めることなく適宜入力された活動記録データ中の顧客に関する情報を用いることで、
コンピュータに、
顧客接触情報を記録してなる処理用フィールドを作成させ、
この顧客接触情報の中から各顧客に関する情報を抽出させて、
顧客毎に活動記録データを整理する顧客識別データベースを作成させる方法であって、
取引する各顧客の正式名称とその曖昧な名称との関係を明らかにする顧客名変換テーブルを記憶させ、
この顧客名変換テーブルを用いて処理用フィールドに記録されている顧客の曖昧な名称を正式名称に変換させた後に、
各顧客に関する情報を抽出させることを特徴とする顧客情報整理方法。
【請求項１１】
前記活動記録データの中の顧客に関する情報が記録されてなるフィールドが、従業員のスケジュールシステムや日報管理システムで管理されている目的および行き先を示すフィールドである請求項１０に記載の顧客情報整理方法。
【請求項１２】
コンピュータに前記処理用フィールド内の文字または文字列を別の文字または文字列に変換させる請求項１０または１１に記載の顧客情報整理方法。
【請求項１３】
コンピュータに前記処理用フィールド内で削除可能な不要文字または不要文字列を記録してなる削除テーブルを記憶させ、
処理用フィールドにある不要文字または不要文字列を削除させる請求項１０〜１２の何れかに記載の顧客情報整理方法。
【請求項１４】
前記顧客名変換テーブルが顧客の正式名称に対応して割り振られた顧客コードを記録してなり、前記顧客の曖昧な名称を正式名称に変換する処理において顧客コードを記録する顧客コードフィールドを作成する請求項１０〜１３の何れかに記載の顧客情報整理方法。
【請求項１５】
コンピュータに前記顧客の曖昧な名称を正式名称に変換する処理において顧客名変換テーブルに該当する正式名称がない場合に、処理用フィールドに残された文字列の先頭から所定文字数の文字列を仮顧客名として設定させ、
空白に設定された顧客コードフィールドを作成してなる識別不可データベースを作成させる請求項１０〜１４の何れかに記載の顧客情報整理方法。
【請求項１６】
コンピュータに前記識別不可データベースの中から件数の多い順に仮顧客名を一覧にして示す変換不可リストを表示させて、
操作者がこの変換不可リストを基に、顧客の正式名称に対応する活動記録データ中の顧客名を表わす文字列を、コンピュータに入力することで、
コンピュータに入力されたこの文字列を顧客の曖昧な名称として対応する顧客の正式名称に関連付けることで前記顧客名変換テーブルに追加登録させ、
識別不可データベース内の該当する全ての活動記録データを顧客識別データベースに移行させる請求項１５に記載の顧客情報整理方法。
【請求項１７】
コンピュータに前記仮顧客名を示す文字列の中から顧客の正式名称を示す文字列に近いものを一覧にして示す呼称候補リストを表示させ、操作者がこの呼称候補リスト内の仮顧客名を示す文字列を指定することで、顧客の正式名称に対応する活動記録データ中の顧客名を表わす文字列を、コンピュータに入力することで、
コンピュータに入力されたこの文字列を顧客の曖昧な名称として対応する顧客の正式名称に関連付けることで前記顧客名変換テーブルに追加登録させ、
識別不可データベース内の該当する全ての活動記録データを顧客識別データベースに移行させる請求項１５または１６に記載の顧客情報整理方法。
【請求項１８】
コンピュータに前記識別不可データベースの中から件数の多い順に仮顧客名を一覧にして示す変換不可リストを表示させ、
操作者がこの変換不可リストを基に、削除対象とするべき文字または文字列を、コンピュータに入力することで、
コンピュータに入力されたこの文字または文字列を不要文字または不要文字列として削除テーブルに追加登録させる請求項１５に記載の顧客情報整理方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、顧客情報整理プログラムおよび顧客情報整理方法に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
【特許文献１】特開平７−１９２０５３号公報
【特許文献２】特開平７−１４１３９１号公報
従来より、あらゆる業種における顧客との取引は、顧客のニーズに対する迅速な対応が必要である。すなわち、顧客のニーズをできるだけ速く、かつ的確に把握し、適切なサービスを提供し続けることが、顧客との良好な関係を維持・向上していくために必要である。
【０００３】
このため、今日では新聞やインターネットなど種々のメディアを用いて顧客のニーズを把握することが行われているが、より的確な必要情報を把握するためには、顧客に対して最も接点がある営業担当者を通して情報を収集することが考えらる。そこで、各営業担当者が顧客と接することによって感じ取った顧客のニーズを積極的に記録し、これを情報処理技術を用いて集計することにより、時代の必要に合わせた的確なサービスの提供を行なう方法が考えられる。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、一般的に営業担当者は自らの営業に関わる情報を公にすることにためらいを感じるものであるから、顧客のニーズを営業担当者によって収集することには困難が伴うことが予期される。
【０００５】
また、営業担当者を含む全従業員の中の誰がどの顧客といつ接触したかという「接点情報」を、日々自然に情報が蓄積されているスケジュール情報や日報情報から分析し、それを全ての営業担当者が共有することも考えられるが、各営業担当者によるスケジュールの記載方法は種々であり、曖昧な表現が多用されているために、これをまとめることは極めて困難であった。
【０００６】
そこで、特許文献１の発明では予め入力の仕方に関する規則（内規）を定めて顧客名の的確な入力を行わせることが示されている。また、内規に従った入力が徹底されない場合のために、同一顧客について複数入力された情報を、単語辞書などを用いて解析して同一顧客を集約する「名寄せ」と呼ばれる処理／作業を行なうことが示されている。つまり、入力のきめ細かなルールや仕組みを内規として設定することにより、後工程での分析が容易となるような活動記録データを残すことが考えられている。
【０００７】
ところが、営業活動の日報やスケジュールの記録のために定まった入力の仕方に関する内規があると、新たな規則の習得に時間がかかるため、営業担当者に多くの負担をかけるという問題があった。また、営業担当者は時間のかかる情報の入力作業が煩雑であればあるほど、これを敬遠し、入力作業そのものを後回しにするなどして、豊富なデータ量は望めなかった。つまり、十分な成果が得られないことが考えられる。加えて、これまで入力された膨大な活動記録データが無駄になるという問題もあった。
【０００８】
さらに、特別な入力フォーマットを定めることなく適宜入力された活動記録データを高度な日本語処理技術を用いて、営業担当者が入力した曖昧な記録を解析し、各顧客毎の情報として纏めることも考えられる。しかしながら、これには高性能の言語処理能力を有する極めて高価な検索エンジンを使用する必要があるだけでなく、コンピュータによる言語処理は未だ十分に正確ではなく、人間であればどの顧客に関するデータであるか容易に判断できるものも、コンピュータにはそれは困難であった。加えて、営業担当者によって入力される曖昧な記録は正しい文法に従っていないため、これを解析不能となることが少なくなかった。
【０００９】
本発明は、上述の事柄を考慮に入れてなされたもので、その目的は、曖昧な記述ではあるが、社内の多くの人により日々自然と蓄積されていく豊富な量の活動記録データから、顧客名を容易に抜き出し、集約することを可能とする顧客情報整理プログラムおよび顧客情報整理方法を提供することにある。
【００１０】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するため、本発明の顧客情報整理プログラムは、コンピュータに特別な入力フォーマットを定めることなく適宜入力された活動記録データ中の顧客に関する情報を用いることで、コンピュータに、顧客接触情報を記録してなる処理用フィールドを作成させ、この顧客接触情報の中から各顧客に関する情報を抽出させて、顧客毎に活動記録データを整理してなる顧客識別データベースを作成させるためのプログラムであって、コンピュータに記憶させた取引する各顧客の正式名称とその曖昧な名称との関係を明らかにする顧客名変換テーブルを用い、コンピュータに前記処理用フィールドに記録されている顧客の曖昧な名称を正式名称に変換させた後に、各顧客に関する情報を抽出させることを特徴としている。（請求項１）
【００１１】
したがって、本発明を用いることで、営業担当者などによって入力される顧客の曖昧な名称は顧客の正式名称に機械的に変換される。また、この文字列の検索および変換はコンピュータにとって簡単なプログラムで容易に行える処理である。つまり、各顧客に関する情報を抽出させることで、以前から営業対応が十分に行えている顧客と、十分な対応ができていない顧客を分析し、その原因を明らかにすることで、営業活動の改善を図ることが可能となる。
【００１２】
加えて、活動記録データに特別な入力フォーマットを定めていないので、営業担当者などの従業員は従来と全く同様に活動記録データを蓄積することが可能となり、入力作業に多くの負担をかけることがない。さらに、日々自然と蓄積されていく豊富な活動記録データや、既に豊富に蓄積されている膨大な活動記録データを活用して、各顧客に関する情報を纏めて抽出することが可能となるので、過去の活動記録データを有効に活用することも可能となる。
【００１３】
なお、例えば顧客名は活動記録データの先頭に入力するとか、複数の顧客を訪問した場合の活動記録データはそれぞれわけて入力するなど、従業員に負担とならない程度の入力ルールを定めてもよいことはいうまでもない。
【００１４】
前記活動記録データの中の顧客に関する情報が記録されてなるフィールドが、従業員のスケジュールシステムや日報管理システムで管理されている目的および行き先を示すフィールドである場合（請求項２）には、特別な入力フォーマットを定めていなくても、目的および行き先を示すフィールドの中に活動記録データとして必要な顧客名を示す文字列がほゞ確実に入っているので各顧客に対する接触情報を確実に抽出することができる。
【００１５】
コンピュータに前記処理用フィールド内の文字または文字列を別の文字または文字列に変換させるための文字変換処理を含む場合（請求項３）には、文字または文字列の統一を行なうことができるので、各従業員の独特の表現を画一化された表現にすることができる。
【００１６】
コンピュータに記憶させた前記処理用フィールド内で削除可能な不要文字または不要文字列を記録してなる削除テーブルを用い、コンピュータに処理用フィールドにある不要文字または不要文字列を削除させるための文字削除処理を含む場合（請求項４）には、処理用フィールド内に含まれる不要文字や不要文字列を削除することで顧客名を処理用フィールドの先頭に位置させることが可能となり、顧客名が処理用フィールドの先頭に位置するので処理用フィールドの先頭から所定文字数の文字列をキーとして各顧客に関する情報を容易に抽出したり、顧客名で並べ替えを行なうことが可能となる。
【００１７】
前記顧客名変換テーブルが顧客の正式名称に対応して割り振られた顧客コードを記録してなり、前記顧客の曖昧な名称を正式名称に変換させる処理においてコンピュータに顧客コードを記録する顧客コードフィールドを作成させる場合（請求項５）には、顧客コードを用いることで顧客に関する情報を容易に抽出できる。
【００１８】
コンピュータに前記顧客の曖昧な名称を正式名称に変換させる処理において顧客名変換テーブルに該当する正式名称がない場合に、処理用フィールドに残された文字列の先頭から所定文字数の文字列を仮顧客名として設定させ、空白に設定された顧客コードフィールドを作成してなる識別不可データベースを作成させる場合（請求項６）には、新しい顧客または顧客名変換テーブルにない曖昧な呼称で記載された顧客に関する情報を顧客毎に整理して纏めることが可能となる。
【００１９】
前記識別不可データベースの中から件数の多い順に仮顧客名を一覧にして示す変換不可リストをコンピュータに表示させ、操作者がこの変換不可リストを基に、顧客の正式名称に対応する活動記録データ中の顧客名を表わす文字列を、コンピュータに入力可能とし、かつ、コンピュータに入力されたこの文字列を顧客の曖昧な名称として対応する顧客の正式名称に関連付けて前記顧客名変換テーブルに追加登録させ、識別不可データベース内の該当する全ての活動記録データを顧客識別データベースに移行させる場合（請求項７）には、識別不可データベースにあるデータを顧客識別データベースに移行して同一顧客に関するデータをまとめることができると共に、顧客名変換テーブルを充実させて、次回からはこの呼称を識別することができる。
【００２０】
なお、変換不可リストは件数の多い順に仮顧客名を一覧にして示すものであるから、操作者は変換不可リストの上から順番に処理することで効率よく仮顧客名を顧客の正式名称に変換できる。また、操作者にとって仮顧客名から正式名称を連想することは容易であるから、この顧客の曖昧な呼称を容易に正式名称に関連づけて入力することが可能である。
【００２１】
前記仮顧客名を示す文字列の中から顧客の正式名称を示す文字列に近いものを一覧にして示す呼称候補リストをコンピュータに表示させ、操作者がこの呼称候補リスト内の仮顧客名を示す文字列を指定することで、顧客の正式名称に対応する活動記録データ中の顧客名を表わす文字列を、コンピュータに入力可能とし、かつ、コンピュータに入力されたこの文字列を顧客の曖昧な名称として対応する顧客の正式名称に関連付けて前記顧客名変換テーブルに追加登録させ、識別不可データベース内の該当する全ての活動記録データを顧客識別データベースに移行させる（請求項８）には、識別不可データベースにあるデータを顧客識別データベースに移行して同一顧客に関するデータをまとめると共に、顧客名変換テーブルを充実させて、次回からはこの呼称を識別することができる。また、操作者は呼称候補リストの中から仮顧客名を示す文字列を指定するだけで、顧客の曖昧な呼称を容易に正式名称に関連づけてこれを入力でき、それだけ操作が簡単になる。
【００２２】
なお、呼称候補リストにおいて仮顧客名を示す文字列が顧客の正式名称を示す文字列に近いかどうかの判断は仮顧客名を文字単位に分割し、各文字コードがその順番で顧客名変換テーブル内の顧客の正式名称に含まれているものを関連付けて呼称候補としてリストアップすることができる。
【００２３】
前記識別不可データベースの中から件数の多い順に仮顧客名を一覧にして示す変換不可リストをコンピュータに表示させ、操作者がこの変換不可リストを基に、削除対象とするべき文字または文字列を、コンピュータに入力可能とし、かつ、コンピュータに入力されたこの文字または文字列を不要文字または不要文字列として削除テーブルに追加登録させる場合（請求項９）には、従業員によって入力された顧客名に関係のない不要文字または不要文字列を容易に判断することができ、これを削除テーブル内に追加登録できる。これによって、削除テーブルの内容を充実させて顧客の正式名称への変換がより確実に行なえるようになる。
【００２４】
本発明の顧客情報整理方法は、コンピュータに特別な入力フォーマットを定めることなく適宜入力された活動記録データ中の顧客に関する情報を用いることで、コンピュータに、顧客接触情報を記録してなる処理用フィールドを作成させ、この顧客接触情報の中から各顧客に関する情報を抽出させて、顧客毎に活動記録データを整理する顧客識別データベースを作成させる方法であって、取引する各顧客の正式名称とその曖昧な名称との関係を明らかにする顧客名変換テーブルを記憶させ、この顧客名変換テーブルを用いて処理用フィールドに記録されている顧客の曖昧な名称を正式名称に変換させた後に、各顧客に関する情報を抽出させることを特徴としている。（請求項１０）
【００２５】
すなわち、本発明は前記一連の手順を顧客情報整理プログラムとしてコンピュータにプログラムして実現するのみならず、操作者が汎用の表計算プログラムなどを用いることで、文字または文字列の変換、検索、ソート処理などをコマンド入力などによってコンピュータに順次行わせることで、実現してもよい。
【００２６】
【発明の実施の形態】
図１は本発明の顧客情報整理プログラムおよび顧客情報整理方法を説明するための全体的な構成の一例を概念的に示す図である。
図１において、１は企業の営業に関する活動記録データＤ０  （例えばスケジュールデータ）を管理する活動記録システムであって、各支店における活動記録データＤ０  をデータベースＤＢａ，ＤＢｂ…にして管理するデータベースサーバの管理サーバ２（２ａ，２ｂ…）と、各支店において営業担当者３ａ，３ｂ…が使用する端末４ａ，４ｂ…と、各端末４ａ，４ｂ…から管理サーバ２ａ，２ｂ…への営業活動のスケジュールデータの送信を可能とするイントラネットやインターネットなどのネットワーク５とを有している。
【００２７】
６は営業の対象となる顧客であり、この顧客６は各種企業の担当者であるから、以下の説明においては企業６と表現する。しかしながら、本発明は顧客が企業であることだけに限定されるものではなく、顧客には各企業側の個々の担当者を含む個人であることも考えられる。また、以下の説明において各営業担当者３ａ，３ｂ…を包括して、企業６と接触する営業担当者３と表現することもある。そして、前記構成の活動記録システム１は各企業６…に対する各担当営業者３の営業活動のスケジュールデータを活動記録データＤ０  としてデータベースＤＢａ，ＤＢｂ…に記録する。
【００２８】
７は前記ネットワーク５に接続可能に構成された処理用コンピュータであり、この処理用コンピュータ７内には顧客情報整理プログラムＰが入力されている。この顧客情報整理プログラムＰはコンピュータ７を用いて、ネットワーク５を介して各管理サーバ２ａ，２ｂ…から各データベースＤＢａ，ＤＢｂ…を用いて活動記録データＤ０  をダウンロードし、これを適切に処理することで、顧客識別データベースＤ１  ，識別不可データベースＤ２  およびエラーデータベースＤ３  を形成するものである。
【００２９】
７ａはコンピュータ７の表示部、７ｂはキーボードなどの入力部、７ｃはプリンタなどの出力部である。また、８はこのコンピュータ７の操作者であり、この操作者８はコンピュータ７を用いてデータベースＤ０  〜Ｄ３  を管理する管理者でもある。また、管理者８は表示部７ａへの表示内容およびプリンタ７ｃを用いて出力した顧客別訪問リスト（お客様別訪問リスト）９を用いて、各企業６に対する営業活動がどの程度行われているかを判断し、これによって総合的な判断を行って顧客（企業）の必要を十分に把握した適切な対応を図るように、効果的かつ効率的な営業活動の取り組みを行なうことを可能とする。
【００３０】
図２〜４は前記活動記録データＤ０  を入力し顧客別訪問リスト９を出力するまでの一連の前記顧客情報整理プログラムＰの動作を説明する図であり、図５〜８はこの顧客情報整理プログラムＰの動作によって生成される各データの一例を示す図である。
【００３１】
図２において、Ｓａは活動記録データＤ０  を各データベースＤＢａ，ＤＢｂ…から入力することで種々の顧客接触情報（担当営業者３の名前、日時、件名または目的、場所または行き先、備考など）を入力し、例えば目的（件名）や場所（行き先）を示すフィールドから文字の統一化のための文字変換や時間表記の削除などを行う第１の処理、１０はこの第１の処理Ｓａによって生成される処理用フィールドである。また、第１の処理Ｓａは、図４に示すステップＳ１，Ｓ２の処理に分けて示すことができる。
【００３２】
図４において、ステップＳ１では、ネットワーク５などを介してサーバ２にアクセスすることで顧客接触情報をダウンロードして各フィールド１１ａ，１１ｂ…を割り当てると共に、処理用フィールド１０を追加するステップであり、図５はステップＳ１の処理によって入力される活動記録データＤ０  を用いて処理用フィールド１０を作成した例を示している。
【００３３】
図５に示すように、前記ステップＳ１の処理では、処理用フィールド１０に追加される内容は目的（件名なども含む）と行き先（場所や備考なども含む）を示す下記フィールド１１ａ，１１ｂの内容（ｘｘｘ，  ｙｙｙ，  ａａａ，  ｂｂｂ）を間に全角ブランクを挿入して統合する。
【００３４】
つまり、各営業担当者はスケジュールデータを記録するときには、目的（件名）または行き先（場所や備考）の何れかに接触する企業６（顧客）の名称を記録するものであるから、この処理用フィールド１０内にはほゞ確実に企業名（顧客名）が入力されることになる。
【００３５】
そして、次のステップＳ２は、前記処理用フィールド１０内の大文字変換および時間表記を削除するステップである。すなわち、例えば半角文字を全角文字に、英小文字を英大文字に、「ー（長音符）」を「−（マイナス）」に変換する処理と、時間表記（１０：００  、１０時など）の削除を行なうことにより、機械的な文字変換処理または文字削除処理で表現の統一化を図ることができる。
【００３６】
再び図２に戻り、１２はコンピュータ７に記憶させた取引する各企業６の正式名称とその曖昧な名称との関係を明らかにする企業名（顧客名）変換テーブル、Ｓｂは企業名変換テーブル１２を用いることで形成された処理用フィールド１０内の企業に関する曖昧な名称（以下、曖昧企業名という）を正式名称（以下、正式企業名という）に変換すると共にこれに対応する企業（顧客）コードを得る第２の処理、１３は第２の処理Ｓｂで得られた企業コードを記してなる企業コードフィールド、１４は第２の処理Ｓｂで変換した正式企業名を記録してなる企業名（顧客名）フィールドである。そして、第２の処理Ｓｂは、図４に示すステップＳ３〜Ｓ６の処理に分けて示すことができる。
【００３７】
図４において、ステップＳ３は、処理用フィールド１０内の曖昧企業名を正式企業名に変換するステップであって、より具体的には、処理用フィールド１０のデータの中に、企業名変換テーブル１２内に記録されたの呼称が存在するかどうかをチェックする。そして、このとき用いられる企業名変換テーブル１２は例えば図６に示すようなものである。
【００３８】
図６において、１５は正式企業名を示す正式企業名フィールド、１６（１６ａ，１６ｂ…）は各正式企業名に対応する呼称を曖昧企業名として少なくとも一つ記録する呼称フィールド、１７は正式企業名に対応する企業コードを記録する企業コードフィールドである。前記呼称フィールド１６には各営業担当者３がスケジュールデータとして記録する各企業６の曖昧な呼称が記されており、通常は一つの正式企業名に対応して複数の呼称がある。また、企業コードフィールド１７に記録される企業コードはコンピュータ７が個々の企業６を識別するためのものであり、他の企業と重なることのないコードが記録されている。
【００３９】
ステップＳ４は企業名変換テーブル１２を用いて正式企業名に変換できたかどうかを判断するステップである。そして、正式企業名に変換できた場合には次にステップＳ５を実行し、正式企業名への変換ができなかった場合にはステップＳ６にジャンプする。
【００４０】
ステップＳ５は企業（顧客）名識別データベースＤ１  を作成するステップである。すなわち、既に入力している顧客接触情報に加えて、前記処理用フィールド１０と、前記企業コードを記録するために追加した企業コードフィールド１３と企業名フィールド１４とを備えた企業名識別データベースＤ１  を作成する。また、ここで作成された企業名識別データベースＤ１  において、企業コードフィールド１３には企業コードがセットされ、前記企業名フィールド１４には前記ステップＳ３で変換した正式企業名がセットされる。
【００４１】
一方、ステップＳ５は識別不可データベースＤ２  を作成するステップである。すなわち、既に入力している顧客接触情報に加えて、前記処理用フィールド１０と、それぞれ空白に設定された企業コードフィールド１３と企業名フィールド１４とを備えた識別不可データベースＤ２  を作成する。
【００４２】
図７は前記ステップＳ３〜Ｓ５に示した処理によって作成されるデータベースＤ１  ，Ｄ２  の一例を簡単に示す図である。図７において、処理用フィールド１０の１，２行目にある「○ガス打合せ」および「□□□会食」という文字列には、図６に示す呼称フィールド１６にある文字列が含まれているので、企業コードフィールド１３と企業名フィールド１４にはそれぞれ対応する企業コードと正式企業名が記録されており、これらの行が企業（顧客）識別データベースＤ１  を構成する。
【００４３】
一方、処理用フィールド１０の３行目にある「▽▽ガラス会議」という文字列には、図６に示す呼称フィールド１６にある文字列が含まれていないので、企業コードフィールド１３と企業名フィールド１４はいずれも空白となり、この行が識別不可データベースＤ２  を構成する。なお、識別不可データベースＤ２  の作成段階において、図９〜図１５を用いて後述するように、識別不可データベースＤ２  の処理用フィールド１０内に含まれる不要文字を削除し、前記処理用フィールド１０に残された文字列の中から例えば頭３文字を仮企業名として企業名フィールド１４に記録する。なお、企業コードフィールド１３には何もセットされない。
【００４４】
図３は企業識別データベースＤ１  および識別不可データベースＤ２  に関する次の処理を説明する図である。図３において、Ｓｃは企業識別データベースＤ１  および識別不可データベースＤ２  を企業毎に集約し、企業別訪問リスト９を出力する第３の処理を示している。そして、この第３の処理は図４に示すステップＳ７，Ｓ８の処理からなっている。
【００４５】
すなわち、図４において、ステップＳ７は企業識別データベースＤ１  および識別不可データベースＤ２  の中から企業コードまたは正式企業名および仮企業名を用いて各顧客接触情報を企業毎にまとめる処理を行なうステップである。なお、コンピュータ７にとっては企業コードを用いた処理の方が容易に行えるが、企業名フィールド１４に正式企業名または仮企業名を記録しているので、操作者８がこの正式企業名または仮企業名を指定することで目的とする企業６に関する活動記録データだけを企業別訪問リスト９として受け取ることができる。
【００４６】
次いで、ステップＳ８は企業別訪問リスト９を例えばプリンタ７ｃなどを用いて出力する処理を行なうステップである。なお、この出力はプリンタ７ｃを用いた用紙への出力だけではなく、画面への表示や電子メールの送信やホームページを用いた情報提供など、種々の変更が可能であることはいうまでもない。
【００４７】
図８は前記企業別訪問リスト９の一例として企業名順に並べ替えた企業識別データベースＤ１  の出力例を示している。（なお、仮企業名順に並び替えた識別不可データベースＤ２  の出力例は後述する図１５に示している。）操作者（管理者）８はコンピュータ７から出力された企業別訪問リスト９を用いることで各企業６に対する営業活動がどの担当者によってどの程度行われているかを判断することが可能であるから、各企業６の必要に迅速に答えるように適切な営業活動を計画することができる。
【００４８】
図９〜１１は前記識別不可データベースＤ２  に対する顧客情報整理プログラムＰの処理の内容を説明する図であり、図１２〜１７はこれらの処理に用いられる表または出力の一例を示す図である。
【００４９】
図９において、Ｓｄは識別不可データベースＤ２  の処理用フィールド１０内に含まれる不要文字を削除し、仮顧客名を設定すると共に、各テーブルを最適化するために参照できる各種リストを作成する第４の処理、１８はこの第４の処理Ｓｄにおいて不要文字または不要文字列を判断するために用いる削除テーブル、１９は第４の処理Ｓｄにおいて作成される変換不可リスト、２０は呼称候補リストである。また、この第４の処理Ｓｄは図１１に示す複数のステップＳ１０〜Ｓ１４を含むものである。
【００５０】
図１１において、Ｓ１０は識別不可データベースＤ２  の処理用フィールド１０から不要文字または不要文字列を削除するステップである。ここで前記削除テーブル１８を用いる。
【００５１】
図１２は前記削除テーブル１８の一例を示す図である。この削除テーブル１８に削除対象として記録される不要文字または不要文字列は、いずれも各営業担当者３が企業名と合わせて入力する字句であり、これらの言葉は例外はあるものの、ある程度共通化している。また、入力する営業担当者によって送り仮名の付け方が異なったり省略の仕方が異なるので、削除テーブル１８は同じような意味であっても複数の文字列を含むことが望ましい。
【００５２】
なお、本明細書において「文字列」とは複数の文字を並べた一連の文字を示しており、削除テーブル１８には一文字（例えばスペースなど）も含まれることが考えられるので、「削除テーブル１８には不要文字または不要文字列を記録している」と表現している。
【００５３】
図１１におけるステップＳ１１はトリミング処理であり、不要なブランク（例えばスペースなど）を削除するステップである。なお、前記削除テーブル１８にこのトリミング処理のための不要文字または不要文字列を含ませている場合には、ステップＳ１１の処理はステップＳ１０の処理に含まれる。
【００５４】
図１３はステップＳ１０，Ｓ１１に示した不要文字の削除例を示す図である。図１３に示すように、削除処理前の処理用フィールド１０には企業名の前に各企業に対する営業内容を示す文字列（「来社」「建物調査  」「計画訪問  」「現地説明  」など）が含まれている。そこで、これらの文字列は何れも図１１に示す削除テーブル１８内に削除対象文字として含まれているので、前記ステップＳ１０，Ｓ１１の処理を処理用フィールド１０内に削除対象文字が無くなるまで繰り返し行なうことで、各企業名が処理用フィールドの先頭に位置するようになる。
【００５５】
なお、図示を省略するがステップＳ１０，Ｓ１１による不要文字の削除によって処理用フィールドがブランクとなった場合には、そのデータをエラーデータとして処理し、該当するデータを前記エラーデータベースＤ３  とする。
【００５６】
Ｓ１２は前記処理用フィールド１０に残された文字列の中から例えば頭３文字を仮企業名として企業名フィールド１４に記録するステップである。なお、企業コードフィールド１３には何もセットされない。
【００５７】
図１４は仮企業名の設定による識別不可データベースＤ２  の変化を示す図であり、図１５はステップＳ１２の処理によって形成される識別不可データベースＤ２  の例を示している。ここで、コンピュータ７による単純な文字列の処理では先頭から何文字目までが企業名であるかを判断できないが、一例として頭３文字を仮企業名として設定している。これによって、企業名フィールド１４に設定される仮企業名はおよその略称よりも長くなり、かつ、企業を識別するには十分である一定長さとなる。
【００５８】
つまり、コンピュータ７は機械的に同一の仮企業名を識別できて、これらをまとめて処理することができる。なお、先頭から何文字までを仮企業名とするかは自由に選択可能であり、本発明が３文字に限定されるものではないことはいうまでもない。
【００５９】
また、図１１におけるＳ１３は、図１４に示した仮企業名を用いて各識別不可データベースＤ２  を分析し、呼称候補リスト１９を作成し、出力するステップである。そして、図１６はステップＳ１３によって例えば表示部７ａに出力される呼称候補リスト１９の例を示している。
【００６０】
図１６が示すように、呼称候補リスト１９は識別不可データベースＤ２  に含まれる仮企業名１９ａと、この仮企業名１９ａに最も近い正式企業名１９ｂと、その企業コード１９ｃと、この呼称が用いられた件数１９ｄと、登録チェックボックス１９ｅと、登録ボタン１９ｆとを有しており、かつ、件数の多い順に示すものである。
【００６１】
ここで、呼称候補リスト１０において仮企業名１９ａを示す文字列が正式企業名１９ｂを示す文字列に近いかどうかの判断は仮企業名１９ａを文字単位に分割し、各文字コードがその順番で企業名変換テーブル内の正式企業名１９ｂに含まれているものを関連付けて呼称候補としてリストアップすることができる。そして、操作者８は前記呼称候補リスト１９を用いることで、後述の操作において上から順番に仮企業名１９ａを正式企業名１９ｂに関連付けさせて企業名変換テーブル１２を充実させることができる。
【００６２】
また、呼称候補リスト１０の第３行目と、第４行目の仮企業名１９ａ（「日本△」「日△△」）は何れも同じ正式企業名１９ｂ（「日本△△新聞」）が候補として挙げられており、第６行目と第７行目の仮企業名１９ａ（「○○大」）には、２つの正式企業名（「関東○○大学」、「関西○○大学」）が関係付けられている。すなわち、コンピュータ７では判断のつかない呼称と正式企業名の関係は操作者８が判断して、企業名変換テーブル１２を成長できるように構成している。
【００６３】
図１１におけるＳ１４は、図１４に示した仮企業名を用いて各識別不可データベースＤ２  を分析し、とりわけ、前記呼称候補リスト１９に含まれていない仮企業名を用いて変換不可リスト２０を作成し、表示部７ａに出力するステップである。また、図１７はステップＳ１４によって表示部７ａに出力される変換不可リスト２０の例を示している。
【００６４】
図１７が示すように、変換不可リスト２０は識別不可データベースＤ２  に含まれる各仮企業名２０ａと、その件数２０ｂと、この仮企業名２０ａを登録するための登録チェックボックス２０ｃと、登録ボタン２０ｄと、前記仮企業名２０ａを不要文字列として削除テーブルに登録するための削除チェックボックス２０ｅと、削除ボタン２０ｆとを件数の多い順に出力する。
【００６５】
次いで、操作者８は出力された呼称候補リスト１９および変換不可リスト２０を用いることで、企業名変換テーブル１２および削除テーブル１８のメンテナンス（学習）を行なうことができる。図９における、符号Ｓｅは企業名変換テーブル１２と削除テーブル１８の学習を行なう第５の処理を示しており、この第５の処理は図１１におけう複数のステップＳ１５〜Ｓ１８に分けることができる。
【００６６】
図１１におけるステップＳ１５は企業名を表わす文字列とこれに対応する正式名称の入力を行なうステップであり、このステップＳ１５は操作者８による入力装置７ｂの操作によって行われるものである。
【００６７】
本例の場合、前記ステップＳ１３によって表示部７ａに表示された呼称候補リスト１９に登録チェックボックス１９ｅが表示されている。したがって、操作者８はこの登録チェックボックス１９ｅにチェックマークｍを付けた後に、登録ボタン１９ｆを押すだけで、正式企業名１９ｂに対応する企業名（活動記録データＤ０  から抜粋した３文字）をコンピュータ７に入力することができる。
【００６８】
図１１におけるステップＳ１６は、ステップＳ１５の処理によって入力された仮企業名１９ａを正式企業名１９ｂに関連付けられた呼称として企業名変換テーブル１２に登録するためのステップである。
【００６９】
なお、本例では登録チェックボックス１９ｅと登録ボタン１９ｆを用いた極めて簡単な操作によって、企業名変換テーブル１２の充実を図る例を示しているが、本発明はこれに限定されるものではない。例えば、操作者８が登録ボタン１９ｆを操作したときに、該当する活動記録データＤ０  中の任意の長さ文字列を選択できるようにし、これによって任意の長さの文字列を正式企業名１９ｂに対応する呼称として登録できるようにするなど、種々の変形が考えられることはいうまでもない。
【００７０】
図１１における、Ｓ１７は前記ステップＳ１６によって正式企業名１９ｂが明確になった仮企業名１９ａの全データ（レコード）を企業識別データベースＤ１  に移行するステップである。（図１０参照）
【００７１】
また、Ｓ１８は不要文字または不要文字列の入力と削除テーブルの追加登録を行なうステップであり、このステップＳ１８においても図１７に示した変換不可リスト２０に対する操作者８による操作が行われる。
【００７２】
すなわち、前記ステップＳ１４によって表示された前記変換不可リスト２０に挙げられている仮企業名２０ａは、前記呼称候補リスト１９に正式企業名１９ｂの候補を挙げられなかったものであるから、新しく取引を始めた企業であることが考えられる。そのような場合、操作者８は登録チェックボックス２０ｃにチェックマークｍを入れて登録ボタン２０ｄを押すことにより、各仮企業名２０ａに対応する正式企業名と、企業コードをコンピュータ７に入力して、企業名変換テーブル１２に登録させることができる。
【００７３】
一方、前記変換不可リスト２０に挙げられる仮企業名２０ａは、前記削除テーブル１８に含まれていなかった不要文字または不要文字列であることが考えられる。本例の場合、第３行目の「近隣回」という文字列は、人間の目には明らかに企業名ではなく、営業の内容を示す文字列である。そのような場合、操作者８は削除チェックボックス２０ｅにチェックマークｍを入れて登録ボタン２０ｆを押すことにより、この文字列をコンピュータ７に入力して、削除テーブル１８に登録させることができる。
【００７４】
前記第５の処理Ｓｅによって、企業名変換テーブル１２および削除テーブル１８は、現状の営業担当者による曖昧な入力に対応させたものとすることが可能であり、これらのテーブル１２、１８の内容は今後入力される活動記録データＤ０  を効果的に分類するために有効に使用できる。
【００７５】
なお、上述の例では前記テーブル１２，１８の最適化にも、顧客情報整理プログラムＰによるコンピュータ７の制御を行なうことで、作業者８はテーブル１２，１８の詳細な動きを意識することなく簡単にメンテナンスを行なうことができるので、作業者にかける負担を小さくすることが可能であるが、本発明はこの点に限定されるものではない。すなわち、テーブル１２，１８の内容は作業者８の手作業によって追加または変更できるようにしてもよいことはいうまでもない。また、この場合、前記リスト１９，２０は表示部７ａではなく用紙に印刷してもよい。
【００７６】
そして、前記テーブル１２，１８の内容が更新されると、もう一度第２の処理Ｓｂ（ステップＳ３）から顧客情報整理プログラムＰを実行することにより、前回より正確に活動記録データＤ０  を分類し、企業識別データベースＤ１  を作成することが可能となる。
【００７７】
また、本発明の顧客情報整理プログラムＰを用いることで、過去に蓄積されている全ての活動記録データＤ０  を入力してその営業活動を分析することも可能となり、膨大なデータを効率よく用いて、顧客のニーズに合わせた営業活動の計画を立てることも可能となる。
【００７８】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明の顧客情報整理プログラムおよび顧客情報整理方法を用いることにより、明確な入力フォーマットを定めることなく社内の多くの人により日々自然と自由に入力されていく豊富な量の活動記録データを用い、その曖昧な表現から顧客を特定して、活動記録データを顧客毎に分類して出力することが可能となる。また、複雑な文法解析を駆使した言語処理を行なう必要がなく、コンピュータが得意とする文字または文字列の比較や変換の組み合わせで確率よく分類を行なうことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の顧客情報整理プログラムおよび顧客情報整理方法を説明するための活動記録システムの全体的な構成の一例を概念的に示す図である。
【図２】前記顧客情報整理プログラムによる第１の処理および第２の処理を概略的に説明する図である。
【図３】顧客情報整理プログラムによる第３の処理を概略的に説明する図である。
【図４】前記第１の処理〜第３の処理の流れを説明する図である。
【図５】処理用フィールドの形成例を示す図である。
【図６】企業名変換テーブルの例を示す図である。
【図７】企業コードフィールドと企業名フィールドの例を示す図である。
【図８】企業識別データベースの出力例を示す図である。
【図９】前記顧客情報整理プログラムによる第４の処理および第５の処理を概略的に説明する図である。
【図１０】第５の処理をさらに説明する図である。
【図１１】前記第４の処理と第５の処理の流れを説明する図である。
【図１２】削除テーブルの例を示す図である。
【図１３】処理用フィールドの削除例を示す図である。
【図１４】仮企業名の設定例を示す図である。
【図１５】識別不可データベースの出力例を示す図である。
【図１６】呼称候補リストの例を示す図である。
【図１７】変換不可リストの例を示す図である。
【符号の説明】
１…活動記録システム、３…営業担当者、６…顧客（企業）、７…コンピュータ、８…作業者、９…顧客別訪問リスト、１０…処理用フィールド、１１ａ…目的を示すフィールド（顧客に関する情報）、１１ｂ…行き先を示すフィールド（顧客に関する情報）、１２…企業名変換テーブル、１３…企業コードフィールド、１４…企業名フィールド（仮顧客名）、１５…顧客の正式名称、１６…顧客の曖昧な名称、１７…顧客コード、１８…削除テーブル、１９…呼称候補リスト、２０…変換不可リスト、Ｄ０  …活動記録データ、Ｄ１  …顧客識別データベース、Ｄ２  …識別不可データベース、Ｄ３  …エラーデータベース、Ｐ…顧客情報整理プログラム。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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