(57)【要約】【課題】データの検索時間を短縮することができるインデックスを作成するためのインデックス作成装置を提供する【解決手段】インデックス作成装置１００は、情報を提供される利用者を特定する利用者特定情報と利用者に提供されるべき情報を検索するための検索ワードとが登録された検索ワードデータベース４から検索ワードを読み出す検索キーワード読み出し器２と、電子ファイルデータベース５に登録された電子ファイルから電子ファイルの内容を表すキーワードを抽出するキーワード抽出器３と、キーワード抽出器３によって抽出されたキーワードが検索ワード読み出し器２によって読み出された検索ワードと一致したときに、検索ワードに対応する利用者特定情報と電子ファイルデータベース５に登録された電子ファイルの格納場所とを関連付けてインデックスデータベース６に登録してインデックスを作成するインデックス作成器１とを具備する。【選択図】　図１
2004062437.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
情報を提供される利用者を特定する利用者特定情報と前記利用者に提供されるべき前記情報を検索するための検索ワードとが登録された第１データベースから前記検索ワードを読み出す検索ワード読み出し工程と、
第２データベースに登録された電子ファイルから前記電子ファイルの内容を表すキーワードを抽出するキーワード抽出工程と、
前記キーワード抽出工程によって抽出された前記キーワードが前記検索ワード読み出し工程によって読み出された前記検索ワードと一致したときに、前記検索ワードに対応する前記利用者特定情報と前記第２データベースに登録された前記電子ファイルの格納場所とを関連付けて第３データベースに登録してインデックスを作成するインデックス作成工程とを包含することを特徴とするインデックス作成方法。
【請求項２】
前記利用者特定情報は、前記利用者の連絡先を示す情報を含んでいる、請求項１記載のインデックス作成方法。
【請求項３】
前記利用者特定情報は、前記利用者の電子メールアドレスを示す情報を含んでいる、請求項１記載のインデックス作成方法。
【請求項４】
前記電子ファイルを前記第２データベースに登録する電子ファイル登録工程をさらに包含する、請求項１記載のインデックス作成方法。
【請求項５】
前記検索ワードと前記検索ワードに対応する前記利用者特定情報とを前記第１データベースに登録する検索ワード登録工程をさらに包含する、請求項１記載のインデックス作成方法。
【請求項６】
前記キーワード抽出工程は、前記電子ファイルのファイル名、前記電子ファイルに含まれるデータの表題、前記データの作成者および前記データの中で所定の回数以上使用されている単語を前記キーワードとして抽出する、請求項１記載のインデックス作成方法。
【請求項７】
前記第３データベースに登録された前記利用者特定情報によって特定される前記利用者へ前記第３データベースに登録された前記電子ファイルの格納場所を示す情報を提供する情報提供工程をさらに包含する、請求項１記載のインデックス作成方法。
【請求項８】
情報を提供される利用者を特定する利用者特定情報と前記利用者に提供されるべき前記情報を検索するための第１検索ワードとが前記利用者ごとに登録された第１データベースに追加の利用者を特定する利用者特定情報と第２検索ワードとを追加して登録する追加登録工程と、
前記追加登録工程の後で前記第１データベースから前記第１および第２検索ワードを前記利用者ごとに読み出す検索ワード読み出し工程と、
第２データベースに登録された電子ファイルから前記電子ファイルの内容を表すキーワードを抽出するキーワード抽出工程と、
前記キーワード抽出工程によって抽出された前記キーワードが前記検索ワード読み出し工程によって読み出された前記第１または第２検索ワードのいずれかと一致したときに、前記キーワードと一致した前記第１または前記第２検索ワードのいずれかに対応する前記利用者特定情報と前記第２データベースに登録された前記電子ファイルの格納場所とを関連付けて第３データベースに登録してインデックスを作成するインデックス作成工程とを包含しており、
前記追加登録工程は、前記追加の利用者が属するグループと同一のグループに属する利用者に関連付けられた第１検索ワードに前記第２検索ワードを追加することを特徴とするインデックス作成方法。
【請求項９】
前記利用者が属するグループが前記利用者ごとに登録された第４データベースが設けられており、
前記追加登録工程は、前記第４データベースの登録内容に基づいて、前記第２検索ワードを追加する、請求項８記載のインデックス作成方法。
【請求項１０】
情報を提供される利用者を特定する利用者特定情報と前記利用者に提供されるべき前記情報を検索するための第１検索ワードとが前記利用者ごとに登録された第１データベースに第２検索ワードを追加して登録する追加登録工程と、
前記追加登録工程の後で前記第１データベースから前記第１および第２検索ワードを前記利用者ごとに読み出す検索ワード読み出し工程と、
第２データベースに登録された電子ファイルから前記電子ファイルの内容を表すキーワードを抽出するキーワード抽出工程と、
前記キーワード抽出工程によって抽出された前記キーワードが前記検索ワード読み出し工程によって読み出された前記第１または前記第２検索ワードのいずれかと一致するときに、前記キーワードと一致した前記第１または前記第２検索ワードのいずれかに対応する前記利用者特定情報と前記第２データベースに登録された前記電子ファイルの格納場所とを関連付けて第３データベースに登録してインデックスを作成するインデックス作成工程とを包含しており、
前記追加登録工程は、前記第２検索ワードが前記利用者によって使用された使用頻度に応じて前記第２検索ワードを追加して登録することを特徴とするインデックス作成方法。
【請求項１１】
前記利用者によって使用された前記使用頻度が前記第２検索ワードごとに格納された使用頻度データベースが設けられており、
前記追加登録工程は、前記使用頻度データベースに格納された前記使用頻度の値に応じて前記第２検索ワードを追加して登録する、請求項１０記載のインデックス作成方法。
【請求項１２】
情報を提供される利用者を特定する利用者特定情報と前記利用者に提供されるべき前記情報を検索するための検索ワードとが登録された第１データベースから前記検索ワードを読み出す検索ワード読み出し手段と、
第２データベースに登録された電子ファイルから前記電子ファイルの内容を表すキーワードを抽出するキーワード抽出手段と、
前記キーワード抽出手段によって抽出された前記キーワードが前記検索ワード読み出し手段によって読み出された前記検索ワードと一致したときに、前記検索ワードに対応する前記利用者特定情報と前記第２データベースに登録された前記電子ファイルの格納場所とを関連付けて第３データベースに登録してインデックスを作成するインデックス作成手段とを具備することを特徴とするインデックス作成装置。
【請求項１３】
前記第３データベースに登録された前記利用者特定情報によって特定される前記利用者へ前記第３データベースに登録された前記電子ファイルの格納場所を示す情報を提供する情報提供手段をさらに具備する、請求項１２記載のインデックス作成装置。
【請求項１４】
情報を提供される利用者を特定する利用者特定情報と前記利用者に提供されるべき前記情報を検索するための第１検索ワードとが前記利用者ごとに登録された第１データベースに追加の利用者を特定する利用者特定情報と第２検索ワードとを追加して登録する追加登録手段と、
前記追加登録手段によって前記利用者特定情報と前記第２検索ワードとが追加して登録された前記第１データベースから前記第１および第２検索ワードを前記利用者ごとに読み出す検索ワード読み出し手段と、
第２データベースに登録された電子ファイルから前記電子ファイルの内容を表すキーワードを抽出するキーワード抽出手段と、
前記キーワード抽出手段によって抽出された前記キーワードが前記検索ワード読み出し手段によって読み出された前記第１または第２検索ワードのいずれかと一致したときに、前記キーワードと一致した前記第１または前記第２検索ワードのいずれかに対応する前記利用者特定情報と前記第２データベースに登録された前記電子ファイルの格納場所とを関連付けて第３データベースに登録してインデックスを作成するインデックス作成手段とを包含しており、
前記追加登録手段は、前記追加の利用者が属するグループと同一のグループに属する利用者に関連付けられた第１検索ワードに前記第２検索ワードを追加することを特徴とするインデックス作成装置。
【請求項１５】
情報を提供される利用者を特定する利用者特定情報と前記利用者に提供されるべき前記情報を検索するための第１検索ワードとが前記利用者ごとに登録された第１データベースに第２検索ワードを追加して登録する追加登録手段と、
前記追加登録手段によって前記第２検索ワードが追加して登録された前記第１データベースから前記第１および前記第２検索ワードを前記利用者ごとに読み出す検索ワード読み出し手段と、
第２データベースに登録された電子ファイルから前記電子ファイルの内容を表すキーワードを抽出するキーワード抽出手段と、
前記キーワード抽出手段によって抽出された前記キーワードが前記検索ワード読み出し手段によって読み出された前記第１または前記第２検索ワードのいずれかと一致するときに、前記キーワードと一致した前記第１または前記第２検索ワードのいずれかに対応する前記利用者特定情報と前記第２データベースに登録された前記電子ファイルの格納場所とを関連付けて第３データベースに登録してインデックスを作成するインデックス作成手段とを包含しており、
前記追加登録手段は、前記第２検索ワードが前記利用者によって使用された使用頻度に応じて前記第２検索ワードを追加して登録することを特徴とするインデックス作成装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ある程度決まったテーマに関して、そのテーマに関する情報を各データベースから収集する場合、データの検索時間を短縮する為のインデックスを作成するインデックス作成方法およびインデックス作成装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
特開平６−３５７６８号公報には、データベースの検索時間を短縮するために、インデックスを作成する方法が開示されている。図８は、従来のインデックス作成装置９０の構成を示すブロック図である。インデックス作成装置９０は、コマンド入力部９１を備えている。コマンド入力部９１には、インデックスを作成するためのコマンドが入力される。インデックス作成装置９０には、データ登録部９２が設けられている。データ登録部９２には、インデックスを作成するためのデータが登録されている。
【０００３】
インデックス作成装置９０は、インデックス作成部９４を備えている。インデックス作成部９４は、コマンド入力部９１に入力されたコマンドに応じて、データ登録部９２に登録されたデータに含まれる文字単位ごとに順次インデックスを作成し、インデックス格納部９５に格納する。
【０００４】
インデックス作成装置９０には、検索部９３が設けられている。検索部９３は、コマンド入力部９１へ入力された検索ワードに基づいて、インデックス格納部９５に格納されたインデックスを検索し、検索ワードに一致するキーワードを含んでいるインデックスをインデックス格納部９５から読み出して、表示部９６に表示する。このように、データベースにどのようなデータが格納されているかを示すインデックスが自動的に生成されている。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、前述した従来技術の構成によって作成されるインデックスでは、データベースにどのようなデータが格納されているか又はデータベース内のどの位置にデータが格納されているかを記述しているが、そのデータを必要とする人等に関する情報はインデックスに含まれていない。
【０００６】
そのため、例えば、定期的に、人やシステムへ、それぞれが必要とする情報をデータベースから検索して提供しようとする場合、どのような情報を必要としているかを調査し、該当する情報を各データベースから抽出する為、膨大な量のデータが蓄積されていれば、従来のようなインデックスでは情報提供までに時間がかかってしまうという問題がある。
【０００７】
本発明は上記課題を解決するためになされたものであり、その目的は、検索対象のテーマがある程度定まっている場合において、データの検索時間を短縮することができるインデックスを作成するためのインデックス作成方法およびインデックス作成装置を提供することにある。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
本発明に係るインデックス作成方法は、情報を提供される利用者を特定する利用者特定情報と前記利用者に提供されるべき前記情報を検索するための検索ワードとが登録された第１データベースから前記検索ワードを読み出す検索ワード読み出し工程と、第２データベースに登録された電子ファイルから前記電子ファイルの内容を表すキーワードを抽出するキーワード抽出工程と、前記キーワード抽出工程によって抽出された前記キーワードが前記検索ワード読み出し工程によって読み出された前記検索ワードと一致したときに、前記検索ワードに対応する前記利用者特定情報と前記第２データベースに登録された前記電子ファイルの格納場所とを関連付けて第３データベースに登録してインデックスを作成するインデックス作成工程とを包含することを特徴とする。
【０００９】
本発明に係る他のインデックス作成方法は、情報を提供される利用者を特定する利用者特定情報と前記利用者に提供されるべき前記情報を検索するための第１検索ワードとが前記利用者ごとに登録された第１データベースに追加の利用者を特定する利用者特定情報と第２検索ワードとを追加して登録する追加登録工程と、前記追加登録工程の後で前記第１データベースから前記第１および第２検索ワードを前記利用者ごとに読み出す検索ワード読み出し工程と、第２データベースに登録された電子ファイルから前記電子ファイルの内容を表すキーワードを抽出するキーワード抽出工程と、前記キーワード抽出工程によって抽出された前記キーワードが前記検索ワード読み出し工程によって読み出された前記第１または第２検索ワードのいずれかと一致したときに、前記キーワードと一致した前記第１または前記第２検索ワードのいずれかに対応する前記利用者特定情報と前記第２データベースに登録された前記電子ファイルの格納場所とを関連付けて第３データベースに登録してインデックスを作成するインデックス作成工程とを包含しており、前記追加登録工程は、前記追加の利用者が属するグループと同一のグループに属する利用者に関連付けられた第１検索ワードに前記第２検索ワードを追加することを特徴とする。
【００１０】
本発明に係るさらに他のインデックス作成方法は、情報を提供される利用者を特定する利用者特定情報と前記利用者に提供されるべき前記情報を検索するための第１検索ワードとが前記利用者ごとに登録された第１データベースに第２検索ワードを追加して登録する追加登録工程と、前記追加登録工程の後で前記第１データベースから前記第１および第２検索ワードを前記利用者ごとに読み出す検索ワード読み出し工程と、第２データベースに登録された電子ファイルから前記電子ファイルの内容を表すキーワードを抽出するキーワード抽出工程と、前記キーワード抽出工程によって抽出された前記キーワードが前記検索ワード読み出し工程によって読み出された前記第１または前記第２検索ワードのいずれかと一致するときに、前記キーワードと一致した前記第１または前記第２検索ワードのいずれかに対応する前記利用者特定情報と前記第２データベースに登録された前記電子ファイルの格納場所とを関連付けて第３データベースに登録してインデックスを作成するインデックス作成工程とを包含しており、前記追加登録工程は、前記第２検索ワードが前記利用者によって使用された使用頻度に応じて前記第２検索ワードを追加して登録することを特徴とする。
【００１１】
本発明に係るインデックス作成装置は、情報を提供される利用者を特定する利用者特定情報と前記利用者に提供されるべき前記情報を検索するための検索ワードとが登録された第１データベースから前記検索ワードを読み出す検索ワード読み出し手段と、第２データベースに登録された電子ファイルから前記電子ファイルの内容を表すキーワードを抽出するキーワード抽出手段と、前記キーワード抽出手段によって抽出された前記キーワードが前記検索ワード読み出し手段によって読み出された前記検索ワードと一致したときに、前記検索ワードに対応する前記利用者特定情報と前記第２データベースに登録された前記電子ファイルの格納場所とを関連付けて第３データベースに登録してインデックスを作成するインデックス作成手段とを具備することを特徴とする。
【００１２】
本発明に係る他のインデックス作成装置は、情報を提供される利用者を特定する利用者特定情報と前記利用者に提供されるべき前記情報を検索するための第１検索ワードとが前記利用者ごとに登録された第１データベースに追加の利用者を特定する利用者特定情報と第２検索ワードとを追加して登録する追加登録手段と、前記追加登録手段によって前記利用者特定情報と前記第２検索ワードとが追加して登録された前記第１データベースから前記第１および第２検索ワードを前記利用者ごとに読み出す検索ワード読み出し手段と、第２データベースに登録された電子ファイルから前記電子ファイルの内容を表すキーワードを抽出するキーワード抽出手段と、前記キーワード抽出手段によって抽出された前記キーワードが前記検索ワード読み出し手段によって読み出された前記第１または第２検索ワードのいずれかと一致したときに、前記キーワードと一致した前記第１または前記第２検索ワードのいずれかに対応する前記利用者特定情報と前記第２データベースに登録された前記電子ファイルの格納場所とを関連付けて第３データベースに登録してインデックスを作成するインデックス作成手段とを包含しており、前記追加登録手段は、前記追加の利用者が属するグループと同一のグループに属する利用者に関連付けられた第１検索ワードに前記第２検索ワードを追加することを特徴とする。
【００１３】
本発明に係るさらに他のインデックス作成装置は、情報を提供される利用者を特定する利用者特定情報と前記利用者に提供されるべき前記情報を検索するための第１検索ワードとが前記利用者ごとに登録された第１データベースに第２検索ワードを追加して登録する追加登録手段と、前記追加登録手段によって前記第２検索ワードが追加して登録された前記第１データベースから前記第１および前記第２検索ワードを前記利用者ごとに読み出す検索ワード読み出し手段と、第２データベースに登録された電子ファイルから前記電子ファイルの内容を表すキーワードを抽出するキーワード抽出手段と、前記キーワード抽出手段によって抽出された前記キーワードが前記検索ワード読み出し手段によって読み出された前記第１または前記第２検索ワードのいずれかと一致するときに、前記キーワードと一致した前記第１または前記第２検索ワードのいずれかに対応する前記利用者特定情報と前記第２データベースに登録された前記電子ファイルの格納場所とを関連付けて第３データベースに登録してインデックスを作成するインデックス作成手段とを包含しており、前記追加登録手段は、前記第２検索ワードが前記利用者によって使用された使用頻度に応じて前記第２検索ワードを追加して登録することを特徴とする。
【００１４】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照して本発明の実施の形態を説明する。
【００１５】
（実施の形態１）
図１は、実施の形態１に係るインデックス作成装置１００の構成を示すブロック図である。図２は、インデックス作成装置１００に設けられた検索ワードデータベース４に登録されたデータの構成を示す図である。インデックス作成装置１００は、検索ワードデータベース４を備えている。検索ワードデータベース４には、情報を提供される利用者の氏名が登録されるフィールド１８と情報を提供される利用者の連絡先が登録されるフィールド１９と利用者に提供されるべき情報を検索するための検索ワードが登録されるフィールド２０とが設けられている。図２に示す例では、情報を提供される利用者の氏名「田中一樹」がフィールド１８に登録されており、「田中一樹」のメールアドレスである「　ＨＹＰＥＲＬＩＮＫ　”ｍａｉｌｔｏ：ｋａｚｕｋｉ＠ｘｘｘ．ｙｙｙ．ｚｚｚ．ｊｐ”　ｋａｚｕｋｉ＠ｘｘｘ．ｙｙｙ．ｚｚｚ．ｊｐ」がフィールド１９に登録されており、「田中一樹」に提供されるべき情報を検索するための検索ワードである「半導体、歩留」がフィールド２０に登録されている。図２に示す検索ワードデータベース４には、さらに、情報を提供される他の利用者の氏名「中田一樹」がフィールド１８に登録されており、「中田一樹」のメールアドレスである「ｎａｋａｔａ　ＨＹＰＥＲＬＩＮＫ　”ｍａｉｌｔｏ：ｋａｚｕｋｉ＠ｘｘｘ．ｙｙｙ．ｚｚｚ．ｊｐ”　＠ｘｘｘ．ｙｙｙ．ｚｚｚ．ｊｐ」がフィールド１９に登録されており、「中田一樹」に提供されるべき情報を検索するための検索ワードである「ＣＩＭ、解析」がフィールド２０に登録されている。
【００１６】
インデックス作成装置１００には、検索ワード登録器７が設けられている。検索ワード登録器７は、情報を提供される利用者の氏名、利用者の連絡先および利用者に提供されるべき情報を検索するための検索ワードを検索ワードデータベース４に設けられたフィールド１８、１９および２０にそれぞれ登録する。
【００１７】
インデックス作成装置１００は、検索ワード読み出し器２を備えている。検索ワード読み出し器２は、検索ワードデータベース４に設けられたフィールド２０に登録された検索ワードを読み出す。
【００１８】
インデックス作成装置１００は、電子ファイル登録器８を備えている。電子ファイル登録器８は、技術資料等の電子ファイルを電子ファイルデータベース５に登録する。
【００１９】
インデックス作成装置１００には、キーワード抽出器３が設けられている。キーワード抽出器３は、一般的な自然言語処理における形態素解析等を使用して、電子ファイルデータベース５に登録された電子ファイルから、電子ファイルのファイル名、電子ファイルに含まれるデータの表題、データの作成者およびデータの中で所定の回数以上使用されている単語をキーワードとして抽出する。
【００２０】
インデックス作成装置１００は、インデックス作成器１を備えている。インデックス作成器１は、キーワード抽出器３によって抽出されたキーワードが検索ワード読み出し器２によって読み出された検索ワードと一致したときに、検索ワードを含んでいる情報を提供すべき利用者の電子メールアドレスと電子ファイルデータベース５に登録された電子ファイルの格納場所とを関連付けてインデックスデータベース６に登録してインデックスを作成する。
【００２１】
図３は、インデックスデータベース６に登録されたインデックスの構成を示す図である。インデックスデータベース６には、検索ワードを含んでいる情報を提供すべき利用者の電子メールアドレスが登録されるフィールド１７と検索ワードを含んでいる電子ファイルの格納場所が登録されるフィールド１６と電子ファイルの格納場所を示す情報を利用者に提供したか否かを示す情報提供済フラグが登録されるフィールド１５とが設けられている。図３に示す例では、「半導体」または「歩留」という検索ワードを含んでいる電子ファイルの格納場所「　ＨＹＰＥＲＬＩＮＫ　”￥￥￥￥Ｋｏａ０１￥￥Ｃ：￥￥ｄｏｃ￥￥ａｎａ００１．ｄｏｃ”　￥￥Ｋｏａ０１￥Ｃ：￥ｄｏｃ￥ａｎａ００１．ｄｏｃ」がフィールド１６に登録されており、「半導体」または「歩留」という検索ワードを含んでいる電子ファイルに関する情報を提供すべき利用者「田中一樹」の電子メールアドレス「　ＨＹＰＥＲＬＩＮＫ　”ｍａｉｌｔｏ：ｋａｚｕｋｉ＠ｘｘｘ．ｙｙｙ．ｚｚｚ．ｊｐ”　ｋａｚｕｋｉ＠ｘｘｘ．ｙｙｙ．ｚｚｚ．ｊｐ」がフィールド１７に登録されており、電子ファイルの格納場所を示す情報を利用者に提供したことを示す情報提供済フラグ「１」がフィールド１５に登録されている。図３に示すインデックスデータベース６には、さらに、「ＣＩＭ」または「解析」という検索ワードを含んでいる電子ファイルの格納場所「　ＨＹＰＥＲＬＩＮＫ　”￥￥￥￥Ｋｏａ０２￥￥Ｃ：￥￥ｄｏｃ￥￥ａｎａｋ０１．ｄｏｃ”　￥￥Ｋｏａ０２￥Ｃ：￥ｄｏｃ￥ａｎａｋ０１．ｄｏｃ」がフィールド１６に登録されており、「ＣＩＭ」または「解析」という検索ワードを含んでいる電子ファイルに関する情報を提供すべき利用者「中田一樹」の電子メールアドレス「ｎａｋａｔａ　ＨＹＰＥＲＬＩＮＫ　”ｍａｉｌｔｏ：ｋａｚｕｋｉ＠ｘｘｘ．ｙｙｙ．ｚｚｚ．ｊｐ”　＠ｘｘｘ．ｙｙｙ．ｚｚｚ．ｊｐ」がフィールド１７に登録されており、電子ファイルの格納場所を示す情報を利用者に未だ提供していないことを示す情報提供済フラグ「０」がフィールド１５に登録されている。
【００２２】
インデックス作成装置１００には、情報提供器９が設けられている。情報提供器９は、インデックスデータベース６へ定期的にアクセスし、情報提供済フラグの値をチェックする。情報提供済フラグの値が未送信を示す「０」になっているときは、情報提供器９は、対応する電子ファイルの格納場所を示す情報を利用者の電子メールアドレスへ送信した後、情報提供済フラグを未送信を示す「０」から送信済を示す「１」へ変更する。このように、情報提供器９は新たな電子ファイルに関する情報がインデックスデータベース６に登録されているか否かをチェックし、新たな電子ファイルに関する情報が登録されているときは、新たな電子ファイルに関する情報を利用者に提供する。
【００２３】
以上のように実施の形態１によれば、キーワード抽出器３によって抽出されたキーワードが検索ワード読み出し器２によって読み出された検索ワードと一致したときに、検索ワードに対応する利用者の電子メールアドレスと電子ファイルデータベース５に登録された電子ファイルの格納場所とが関連付けられてインデックスデータベース６に登録されてインデックスが作成される。このため、検索ワードと一致したキーワードが含まれている電子ファイルの格納アドレスを、その検索ワードが含まれる情報を必要としている利用者に送信することができる。その結果、利用者が必要としている情報を示す検索ワードと一致するキーワードが含まれている情報を検索するための検索時間を短縮することができる。
【００２４】
実施の形態１に係るインデックス作成方法においては、キーワード抽出工程によって抽出されたキーワードが検索ワード読み出し工程によって読み出された検索ワードと一致したときに、検索ワードに対応する利用者特定情報と第２データベースに登録された電子ファイルの格納場所とが関連付けられて第３データベースに登録されてインデックスが作成される。このため、検索ワードと一致したキーワードが含まれている電子ファイルの格納アドレスを、その検索ワードが含まれる情報を必要としている利用者に送信することができる。その結果、利用者が必要としている情報に含まれる検索ワードと一致するキーワードが含まれている情報を検索するための検索時間を短縮することができる。
【００２５】
前記利用者特定情報は、前記利用者の連絡先を示す情報を含んでいることが好ましい。
【００２６】
前記利用者特定情報は、前記利用者の電子メールアドレスを示す情報を含んでいることが好ましい。
【００２７】
前記電子ファイルを前記第２データベースに登録する電子ファイル登録工程をさらに包含することが好ましい。
【００２８】
前記検索ワードと前記検索ワードに対応する前記利用者特定情報とを前記第１データベースに登録する検索ワード登録工程をさらに包含することが好ましい。
【００２９】
前記キーワード抽出工程は、前記電子ファイルのファイル名、前記電子ファイルに含まれるデータの表題、前記データの作成者および前記データの中で所定の回数以上使用されている単語を前記キーワードとして抽出することが好ましい。
【００３０】
前記第３データベースに登録された前記利用者特定情報によって特定される前記利用者へ前記第３データベースに登録された前記電子ファイルの格納場所を示す情報を提供する情報提供工程をさらに包含することが好ましい。
【００３１】
なお、実施の形態１においては、電子ファイルの格納場所を示す情報を電子メールによって利用者へ送信する例を示したが、本発明はこれに限定されない。電子ファイル自体を電子メールに添付して送信してもよい。
【００３２】
また、利用者の連絡先を電子メールアドレスとしている例を示したが、利用者の連絡先は、電話番号、ファックス番号および郵便によって配送するための住所であってもよい。
【００３３】
さらに、利用者が個人である例を示しているが、利用者は、組織またはシステムであってもよい。
【００３４】
（実施の形態２）
図４は実施の形態２に係るインデックス作成装置１００Ａの構成を示すブロック図であり、図５はインデックス作成装置１００Ａに設けられた所属グループデータベース１１に登録されたデータの構成を示す図である。図１ないし図３を参照して前述したインデックス作成装置１００の構成要素と同一の構成要素には同一の参照符号を付している。従って、これらの構成要素の詳細な説明は省略する。前述したインデックス作成装置１００と異なる点は、検索ワード登録器７の替わりに検索ワード登録器７Ａを備えており、所属グループデータベース１１をさらに備えている点である。
【００３５】
所属グループデータベース１１には、情報を提供される利用者の氏名が登録されるフィールド２１と利用者が所属するグループが登録されるフィールド２２とが設けられている。図５に示す例では、情報を提供される利用者の氏名「田中一樹」がフィールド２１に登録されており、「田中一樹」が所属するグループを表す「ＰＲＯＣ」がフィールド２２に登録されている。所属グループデータベース１１には、さらに、情報を提供される他の利用者の氏名「中田一樹」がフィールド２１に登録されており、「中田一樹」が所属するグループを表す「ＣＩＭ」がフィールド２２に登録されており、さらに他の利用者の氏名「中田宣久」がフィールド２１に登録されており、「中田宣久」が所属するグループを表す「ＣＩＭ」がフィールド２２に登録されている。このように、「中田一樹」と「中田宣久」とは、同一の所属グループ「ＣＩＭ」に属しており、「田中一樹」は、「中田一樹」と「中田宣久」とが属する所属グループ「ＣＩＭ」とは異なる所属グループ「ＰＲＯＣ」に属している。
【００３６】
検索ワード登録器７Ａは、情報を提供される利用者の氏名と利用者に提供されるべき情報を検索するための検索ワードとが利用者ごとに登録された検索ワードデータベース４に追加の利用者の氏名と追加検索ワードとを追加して登録する。例えば、前述した図２に示すように、「田中一樹」の検索ワード「半導体」、「歩留」と「中田一樹」の検索ワード「ＣＩＭ」、「解析」とが登録されている検索ワードデータベース４に、「中田宣久」の検索ワード「ネットワーク」を登録したときは、検索ワード登録器７Ａは、さらに所属グループデータベース１１を参照し、「中田宣久」と同一の所属グループ「ＣＩＭ」に属する「中田一樹」の検索ワード「ＣＩＭ」、「解析」に「中田宣久」の検索ワード「ネットワーク」を追加検索ワードとして追加する。
【００３７】
以上のように実施の形態２によれば、追加の利用者「中田宣久」が属するグループ「ＣＩＭ」と同一のグループに属する利用者「中田一樹」に関連付けられた検索ワード「ＣＩＭ」、「解析」に検索ワード「ネットワーク」が追加される。このため、利用者に提供されるべき情報を検索するための検索ワードを、同一のグループに属する利用者の間において自動的に共有することができる。従って、例えば、新入社員等が適切な検索ワードを登録しそこなっても、他のベテラン社員が登録した適切な検索ワードが新入社員の検索ワードに追加して登録されるので、彼らは適切な情報を得ることができる。
【００３８】
実施の形態２に係るインデックス作成方法においては、追加の利用者が属するグループと同一のグループに属する利用者に関連付けられた第１検索ワードに第２検索ワードが追加される。このため、利用者に提供されるべき情報を検索するための検索ワードを、同一のグループに属する利用者の間において自動的に共有することができる。
【００３９】
前記利用者が属するグループが前記利用者ごとに登録された第４データベースが設けられており、前記追加登録工程は、前記第４データベースの登録内容に基づいて、前記第２検索ワードを追加することが好ましい。
【００４０】
（実施の形態３）
図６は実施の形態３に係るインデックス作成装置１００Ｂの構成を示すブロック図であり、図７はインデックス作成装置１００Ｂに設けられた使用頻度データベース１２に登録されたデータの構成を示す図である。図１ないし図３を参照して前述したインデックス作成装置１００の構成要素と同一の構成要素には同一の参照符号を付している。従って、これらの構成要素の詳細な説明は省略する。前述したインデックス作成装置１００と異なる点は、検索ワード登録器７の替わりに検索ワード登録器７Ｂを備えており、使用頻度データベース１２および使用頻度記録器１３をさらに備えている点である。
【００４１】
使用頻度データベース１２には、情報を提供される利用者の氏名が登録されるフィールド２３と利用者に提供する情報を検索するための追加の検索ワードが登録されるフィールド２５と追加の検索ワードが検索ワードデータベース４に既に追加して登録されたか否かを示す追加登録フラグが記録されるフィールド２４と追加の検索ワードが使用された頻度を示す使用頻度が記録されるフィールド２６とが設けられている。
【００４２】
図７に示す例では、情報を提供される利用者の氏名「中田一樹」がフィールド２３に登録されており、「中田一樹」に提供する情報を検索するための追加の検索ワード「ＣＩＭ」および「解析」がフィールド２５にそれぞれ登録されており、追加の検索ワード「ＣＩＭ」の使用頻度「１００」および追加の検索ワード「解析」の使用頻度「５０」がフィールド２６にそれぞれ登録されており、追加の検索ワード「ＣＩＭ」および「解析」が検索ワードデータベース４に既に追加して登録されたことを示す追加登録フラグ「１」がフィールド２４にそれぞれ登録されている。使用頻度データベース１２には、さらに、他の利用者の氏名「田中一樹」がフィールド２３に登録されており、他の利用者「田中一樹」に提供する情報を検索するための追加の検索ワード「プロセス」がフィールド２５に登録されており、追加の検索ワード「プロセス」の使用頻度「３」がフィールド２６に登録されており、追加の検索ワード「プロセス」が未だ検索ワードデータベース４に追加して登録されていないことを示す追加登録フラグ「０」がフィールド２４に記録されている。
【００４３】
使用頻度記録器１３は、利用者がコンピュータ上で検索を行う際に、検索ワードの入力欄に入力された文字列を抽出し、使用頻度データベース１２に設けられたフィールド２５に同じ文字列によって構成される検索ワードが存在すれば、その検索ワードの使用頻度を示したカウント数を１つ増やし、同じ文字列が存在しなければ、その文字列を使用頻度データベース１２に新規登録し、カウント数の初期値として１を登録する。
【００４４】
検索ワード登録器７Ｂは、使用頻度データベース１２へ定期的にアクセスし、各検索ワードの使用頻度のカウント値をチェックする。使用頻度のカウント値が予め定められた値よりも大きくなっており、かつ追加登録フラグが、未だ検索ワードデータベース４に追加して登録されていないことを示す「０」であるときは、使用頻度のカウント値が予め定められた値よりも大きくなった検索ワードを検索ワードデータベース４に追加登録し、追加登録フラグを「０」から「１」に変更する。
【００４５】
以上のように実施の形態３によれば、検索ワードが利用者によって使用された使用頻度に応じて、検索ワードが検索ワードデータベース４に追加して登録される。このため、利用者によって使用された使用頻度が増加した検索ワードを自動的に追加登録することができる。従って、情報提供を必要とする人が登録すべき検索ワードを自動的に登録することができるため、利用者側にとって非常に便利である。
【００４６】
実施の形態３に係るインデックス作成方法においては、第２検索ワードが利用者によって使用された使用頻度に応じて、第２検索ワードが追加して登録される。このため、利用者によって使用された使用頻度が増加した検索ワードを自動的に追加登録することができる。
【００４７】
前記利用者によって使用された前記使用頻度が前記第２検索ワードごとに格納された使用頻度データベースが設けられており、前記追加登録工程は、前記使用頻度データベースに格納された前記使用頻度の値に応じて前記第２検索ワードを追加して登録することが好ましい。
【００４８】
【発明の効果】
以上のように本発明によれば、検索対象のテーマがある程度定まっている場合において、データの検索時間を短縮することができるインデックスを作成するためのインデックス作成方法およびインデックス作成装置を提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】実施の形態１に係るインデックス作成装置の構成を示すブロック図
【図２】実施の形態１に係るインデックス作成装置に設けられた検索ワードデータベースに登録されたデータの構成を示す図
【図３】実施の形態１に係るインデックス作成装置に設けられたインデックスデータベースに登録されたインデックスの構成を示す図
【図４】実施の形態２に係るインデックス作成装置の構成を示すブロック図
【図５】実施の形態２に係るインデックス作成装置に設けられた所属グループデータベースに登録されたデータの構成を示す図
【図６】実施の形態３に係るインデックス作成装置の構成を示すブロック図
【図７】実施の形態３に係るインデックス作成装置に設けられた使用頻度データベースに登録されたデータの構成を示す図
【図８】従来のインデックス作成装置の構成を示すブロック図
【符号の説明】
１　インデックス作成器
２　検索ワード読み出し器
３　キーワード抽出器
４　検索ワードデータベース
５　電子ファイルデータベース
６　インデックスデータベース
７　検索ワード登録器
８　電子ファイル登録器
９　情報提供器
１０　追加登録器
１１　所属グループデータベース
１２　使用頻度データベース
１３　使用頻度記録器
１００　インデックス作成装置
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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