(57)【要約】【課題】同じ業務内容の案件が複数ある場合に、それらの複数案件を同時に処理することができるワークフローシステムを提供する。【解決手段】ワークフローシステムＷは、端末とデータの送受信を行うためのデータ送受信部１１と、各案件が、予め設定された回覧順序に沿って処理されることを管理するワークフロー制御部１２と、各案件のデータを管理するデータ管理部１３と、複数の案件をまとめて束にする束作成部１０と、端末での案件の表示を制御する表示制御部１５とを備えている。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
予め定められた回覧順序に沿って案件を回覧し、回覧先毎に前記案件の業務を行うためのワークフローシステムであって、
端末とデータの送受信を行うためのデータ送受信部と、
各案件が、予め設定された回覧順序に沿って処理されることを管理するワークフロー制御部と、
前記各案件のデータを管理するデータ管理部と、
前記複数の案件をまとめて束にする束作成部と、
前記端末での案件の表示を制御する表示制御部と、を備えたことを特徴とするワークフローシステム。
【請求項２】
前記束を複数の束に分割する、又は、複数の束を一つの束に統合する束分割・統合部を備えたことを特徴とする請求項１に記載のワークフローシステム。
【請求項３】
前記ワークフロー制御部が現在処理を行っている回覧先から業務終了の報告を受けたときに、次の回覧先に業務の開始を通知するメールを送信するメール送受信部を備えたことを特徴とする請求項１又は請求項２に記載のワークフローシステム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ワークフローシステムに関し、詳しくは、複数の案件を効率よく処理するためのワークフローシステムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来のワークフローシステムでは、予め定められた回覧順序（フロー）に沿って案件を回覧し、回覧先ごとに業務（ワーク）を行っていた。なお、「案件」とは、例えば、電子化された文書のことである。また、「業務」とは、例えば、案件に対する承認や確認等である。この種の従来技術としては、例えば、特許文献１に開示されている「ワークフローシステム」がある。
【０００３】
【特許文献１】
特開２００２−２７９３３５号公報（第４−６頁，第１−３図）
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、従来のワークフローシステムでは、案件を一件づつ管理しているため、同じ業務内容の案件が複数ある場合に、それらの複数案件を同時に処理することができないという問題があった。
【０００５】
そこで、本発明は、同じ業務内容の案件が複数ある場合に、それらの複数案件を同時に処理することができるワークフローシステムを提供することを課題とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
請求項１に記載のワークフローシステムは、予め定められた回覧順序に沿って案件を回覧し、回覧先毎に前記案件の業務を行うためのワークフローシステムであって、端末とデータの送受信を行うためのデータ送受信部と、各案件が、予め設定された回覧順序に沿って処理されることを管理するワークフロー制御部と、各案件のデータを管理するデータ管理部と、複数の案件をまとめて束にする束作成部と、端末での案件の表示を制御する表示制御部と、を備えたことを特徴とする。
【０００７】
また、請求項２に記載のワークフローシステムは、請求項１に記載のワークフローシステムにおいて、前記束を複数の束に分割する、又は、複数の束を統合する束分割・統合部を備えたことを特徴とする。
【０００８】
また、請求項３に記載のワークフローシステムは、請求項１又は請求項２に記載のワークフローシステムにおいて、前記ワークフロー制御部が現在処理を行っている回覧先から業務終了の報告を受けたときに、次の回覧先に業務の開始を通知するメールを送信するメール送受信部を備えたことを特徴とする。
【０００９】
【発明の実施の形態】
以下、本発明に係るワークフローシステムの実施の形態について、適宜図面を参照して詳細に説明する。
【００１０】
（ワークフローシステムＷの構成）
まず、ワークフローシステムＷの構成について、図１を参照して説明する。参照する図面において、図１は、ワークフローシステムＷの全体構成を示す図である。このワークフローシステムＷは、同じ業務内容の複数案件を同時に処理するためのシステムである。
【００１１】
図１に示すように、ワークフローシステムＷは、サーバ１、管理者用端末２、中間管理者用端末３及び担当者用端末４から構成されている。サーバ１、管理者用端末２、中間管理者用端末３及び担当者用端末４は、ネットワーク５を介して接続されている。なお、「管理者用端末２」、「中間管理者用端末３」及び「担当者用端末４」は、［特許請求の範囲］における「端末」に相当する。以下、ワークフローシステムＷの各部について説明する。
【００１２】
（サーバ１）
サーバ１は、データ送受信部１１、ワークフロー制御部１２、データ管理部１３、束分割・統合部１４、表示制御部１５、メール送受信部１６、束作成部１０、制御部１７、全体データ記憶部１８、管理データ記憶部１９を備えている。
【００１３】
データ送受信部１１は、ネットワーク５を介して、管理者用端末２、中間管理者用端末３及び担当者用端末４（以下、「各端末」という。）とデータの送受信を行う。具体的には、各端末のデータ送受信部２１、３１及び４１と、データの送受信を行う
【００１４】
ワークフロー制御部１２は、各案件が、予め設定された回覧順序に沿って処理されることを管理する。具体的には、各案件が、現在処理を行っている回覧先から業務終了の報告を受け付けるまで、次の回覧先での処理を制限する。
【００１５】
データ管理部１３は、各案件のデータを管理する。具体的には、データ送受信部１１が受信した各案件の更新情報に基づいて各案件のデータを更新する。また、データ管理部１３は、各端末からの検索命令に基づいて、各案件のデータを検索する。検索したデータはデータ送受信部１１を介して各端末に送信される。
【００１６】
束作成部１０は、管理者が選択した複数の案件をまとめて束にする。具体的には、データ送受信部１１が受信した複数の案件に関するデータを全体データ記憶部１８に記憶させると共に、これらの案件に同一の識別番号（束ＩＤ）を付与し、ワークフローを起動する機能を有する。
【００１７】
束分割・統合部１４は、案件の分割、または、案件の統合を行う。具体的には、次の回覧先が同一の案件ごとに同一の識別番号（分割ＩＤ）を付与する。また、束分割・統合部１４は、各案件に付与された「束ＩＤ」又は「分割ＩＤ」に基づいて、案件を「束」単位又は「小さな束」単位で取り扱う機能を有する。
【００１８】
表示制御部１５は、各端末での案件の表示を制御する。具体的には、各端末からの要求に基づいて、各案件を、案件単位あるいは束単位で表示する。
【００１９】
メール送受信部１６は、ワークフロー制御部１２が現在処理を行っている回覧先から業務終了の報告を受け付けたときに、次の回覧先に業務の開始を通知するメールを送信する。
【００２０】
全体データ記憶部１８は、管理者が選択した案件についての情報を記憶する。
管理者が選択した案件は、例えば表形式のデータベースとして、この全体データ記憶部１８に記憶される。
【００２１】
管理データ記憶部１９は、「束」及び「小さな束」に関する情報を記憶する。この情報は、例えば、表形式のデータベースとして、この管理データ記憶部１９に記憶される。
【００２２】
制御部１７は、データ送受信部１１、ワークフロー制御部１２、データ管理部１３、束分割・統合部１４、表示制御部１５、メール送受信部１６、束作成部１０、全体データ記憶部１８、管理データ記憶部１９を制御する。
【００２３】
（管理者用端末２）
管理者用端末２は、データ送受信部２１、入力部２２、表示部２３、メール送受信部２４、制御部２５を備えている。
【００２４】
データ送受信部２１は、ネットワーク５を介して、サーバ１とデータの送受信を行う。入力部２２は、管理者用端末２にデータを入力するためのものである。入力部２２は、例えばキーボード、マウスなどから構成されている。表示部２３は、サーバ１に登録されている案件の情報を表示するためのものである。表示部２３は、例えばディスプレイなどから構成されている。メール送受信部２４は、サーバ１のメール送受信部１６から送信される業務開始通知を受信する。制御部２５は、データ送受信部２１、入力部２２、表示部２３、メール送受信部２４を制御する。
【００２５】
中間管理者用端末３及び担当者用端末４は、データ送受信部３１、４１、入力部３２、４２、表示部３３、４３、メール送受信部３４、４４、制御部３５，４５を備えている。なお、中間管理者用端末３及び担当者用端末４は、管理者用端末２と同一の構成であるので、ここでは詳しい説明は省略する。
【００２６】
（ワークフローシステムＷにおける案件の処理）
次に、図１に示したワークフローシステムＷにおける案件の処理について、図２及び図３を参照して説明する。参照する図面において、図２は、ワークフローシステムにおける処理の概略を説明するための図である。また、図３は、ワークフローシステムＷの処理手順を説明するためのフローチャートである。
【００２７】
まず、ワークフローシステムＷにおける処理の概略について、図２を参照して説明する。図２は、電子化された案件ｔ１〜ｔ１０を、管理者Ｋ、中間管理者Ｍ１、Ｍ２、各担当者Ｎ（Ｎ１〜Ｎ４以外は図示を省略する。）の順に回覧し、各担当者Ｎが各案件について処理をした後、中間管理者Ｍ１、Ｍ２が当該処理を承認し、管理者Ｋが全体について承認するワークフローを示している。
【００２８】
（１）束の作成
まず、管理者Ｋが、管理者用端末２（図１参照）から案件ｔ１〜ｔ１０に関するデータを入力すると、束作成部１０は、ばらばらになっている案件ｔ１〜ｔ１０をひとつにまとめて束Ｔを作成する。そして、作成した束Ｔをサーバ１（図１参照）に登録する。
【００２９】
（２）束の分割
つぎに、束分割・統合部１４は、次の回覧先が同一の案件毎に、束Ｔを、小さな束Ｔ１と小さな束Ｔ２とに分割する。また、束分割・統合部１４は、これらの小さな束Ｔ１、Ｔ２をサーバ１に登録する。そして、メール送受信部１６は、中間管理者Ｍ１、Ｍ２に回覧の開始を通知する。
【００３０】
（３）処理の要求
ワークフロー制御部１２は、中間管理者Ｍ１の確認終了後、担当者Ｎ１〜Ｎ４に対して各案件ｔ１〜ｔ４の処理を要求する。中間管理者Ｍ２についても同様に、各担当者に各案件の処理を要求する（図示は省略する）。
【００３１】
（４）処理の承認の要求
ワークフロー制御部１２は、担当者Ｎ１〜Ｎ４の処理終了後、中間管理者Ｍ１に対して処理の承認を要求する。ここで、案件ｔ１〜ｔ４は、中間管理者Ｍ１のもとに再び集まり、統合されて小さな束Ｔ１になる。中間管理者Ｍ２についても同様である。
【００３２】
（５）束の統合
そして、中間管理者Ｍ１、Ｍ２により承認が行われると、管理者Ｋのもとに小さな束Ｔ１、Ｔ２が再び集まり、統合されて束Ｔになる。
【００３３】
以上、ワークフローシステムＷにおける処理の概略について簡単に説明した。
【００３４】
次に、このワークフローシステムＷの処理について、図３に示すフローチャートを参照して（適宜図１、図２参照）、詳しく説明する。
【００３５】
ステップＳ１〜Ｓ３は、束Ｔを作成するステップである。
ステップＳ１では、このワークフローシステムＷで回覧すべき案件ｔ１〜ｔ１０を決定し、束Ｔにする。具体的には、管理者Ｋは、図１に示す管理者用端末２（以下、「端末２」という。）の入力部２２から案件ｔ１〜ｔ１０に関するデータを入力する。このデータは、データ送受信部２１を介してサーバ１の束作成部１０に送信される。束作成部１０は、案件ｔ１〜ｔ１０に関するデータを全体データ記憶部１８に記憶させる。
なお、案件ｔ１〜ｔ１０に関するデータとしては、回覧先、回覧順序、回答期限等が含まれている。
【００３６】
ステップＳ２では、束Ｔに束ＩＤを付与する。具体的には、束作成部１０は、束ＩＤを作成し、案件ｔ１〜ｔ１０と関連付けて、全体データ記憶部１８に記憶させる。
この束ＩＤによって、束Ｔに含まれる案件が識別される。
【００３７】
ステップＳ３では、束ＩＤを管理データ記憶部１９に登録する。具体的には、サーバ１の束分割・統合部１４が、ステップＳ２で作成された束ＩＤを管理データ記憶部１９に登録する。さらに、束分割・統合部１４は、管理者Ｋによって端末２の入力部２２から入力された束Ｔの管理者名や束Ｔの名称等を、束ＩＤと関連付けて管理データ記憶部１９に記憶させる。
【００３８】
なお、サーバ１の束分割・統合部１４及び表示制御部１５は、この管理データ記憶部１９に記憶されている束ＩＤに基づいて、案件を「束」単位で表示したり処理したりする。すなわち、案件を「束」単位で管理することが可能となる。
【００３９】
ステップＳ４〜Ｓ６は、束を分割するステップである。
ステップＳ４では、次の回覧先が同一の案件毎に、束Ｔを小さな束Ｔ１、Ｔ２に分割する。具体的には、束分割・統合部１４は、管理者Ｋの分割開始命令により、全体データ記憶部１８に記憶された案件ｔ１〜ｔ１０の中から、次の回覧先が同一の案件を選択する。
【００４０】
ステップＳ５では、小さな束Ｔ１、Ｔ２にそれぞれ分割ＩＤを付与する。具体的には、束分割・統合部１４は、分割ＩＤを作成し、データ管理部１３に引き渡す。データ管理部１３は、この分割ＩＤを前記ステップＳ４で選択された案件と関連付けて全体データ記憶部１８に記憶させる。
この分割ＩＤによって、小さな束Ｔ１、Ｔ２に含まれる案件が識別される。
【００４１】
ステップＳ６では、分割ＩＤを管理データ記憶部１９に登録する。具体的には、サーバ１の束分割・統合部１４は、ステップＳ５で作成した分割ＩＤを管理データ記憶部１９に登録する。さらに、束分割・統合部１４は、管理者Ｋによって端末２の入力部２２から入力される小さな束Ｔ１、Ｔ２の管理者名（たとえば中間管理者Ｍ）や小さな束Ｔ１、Ｔ２の名称等を、分割ＩＤと関連付けて管理データ記憶部１９に記憶させる。これにより、「小さな束」単位での表示や処理が可能となる。
また、分割ＩＤは、束ＩＤと関連付けられて、管理データ記憶部１９に記憶される。束分割・統合部１４は、この束ＩＤと分割ＩＤとの関係に基づいて束の分割・統合を管理する。
【００４２】
以上が、回覧を開始するまでの準備段階である。
以下、ステップＳ７「案件毎の処理」、ステップＳ８「処理の承認」及びステップＳ９「束の統合」について説明する。
【００４３】
前記ステップＳ１〜Ｓ６が終了すると、サーバ１のメール送受信部１６は、中間管理者Ｍ１、Ｍ２及び各担当者Ｎにメールを通知する。メールを受けた中間管理者Ｍ１、Ｍ２及び各担当者Ｎは、依頼内容を確認する。
【００４４】
ステップＳ７では、案件毎に処理を行う。具体的には、担当者Ｎ１は、担当者用端末４（以下、「端末４」という。）の入力部４２からデータを入力して、案件ｔ１について所定の処理を行う。このデータはデータ送受信部４１を介してサーバ１のデータ管理部１３に送信される。データ管理部１３は、受信したデータに基づいて全体データ記憶部１８に記憶されている案件ｔ１に関するデータを更新する。他の案件ｔ２〜ｔ１０についてもそれぞれの担当者Ｎによって同様の処理が行われ、データが更新される。
【００４５】
また、束分割・統合部１４は、担当者Ｎ１〜Ｎ４によって処理が行われる度に、案件ｔ１〜ｔ４の処理状況を小さな束Ｔ１と関連付けて管理データ記憶部１９に記憶させる。
【００４６】
ステップＳ８では、処理の承認を行う。具体的には、中間管理者Ｍ１は、端末３の入力部３２からサーバ１に対して処理状況の表示を要求する。要求を受けたサーバ１の表示制御部１５は、管理データ記憶部１９に記憶されている処理状況を、データ送受信部１１を介して端末３に送信する。すると、端末３の表示部３３には、小さな束Ｔ１に含まれる案件の処理状況が表示される。中間管理者Ｍ１は、これにより処理状況を把握することができる。
【００４７】
各案件の処理内容を確認したら、中間管理者Ｍ１は、端末３の入力部３２から承認データを入力する。この承認データは、データ送受信部３１からサーバ１の束分割・統合部１４へ送られる。束分割・統合部１４は、承認データを小さな束Ｔ１と関連付けて管理データ記憶部１９に記憶させる。
【００４８】
ステップＳ９では、束の統合を行う。すなわち、中間管理者Ｍ１から回覧されてくる小さな束Ｔ１と、中間管理者Ｍ２から回覧されてくる小さな束Ｔ２とを統合して束Ｔを再生する。具体的には、サーバ１の束分割・統合部１４が、ステップＳ８で小さな束Ｔ１、Ｔ２について承認が行われる度に、小さな束Ｔ１、Ｔ２の承認状況を束Ｔと関連付けて管理データ記憶部１９に記憶させる。これにより、各案件の処理結果が、束Ｔの管理データに反映される。
【００４９】
管理者Ｋは、束Ｔの管理データを端末２の表示部２３に表示させ、処理内容を確認する。このとき、表示制御部１５は、管理データ記憶部１９に記憶されたデータに基づいて、処理内容を小さな束Ｔ１、Ｔ２単位で表示させることができるため、確認が容易となる。また、表示制御部１５は、全体データ記憶部１８に記憶されたデータに基づいて、処理内容を案件毎に詳細に表示させることもできるため、重要案件の確認等を容易に行うことができる。
このようにして、管理者Ｋは、全体について承認を行い、ワークフローが終了する。
【００５０】
以上、本発明の好適な実施形態についての一例を説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、本発明の趣旨を逸脱しない範囲で適宜変更が可能である。
例えば、本実施形態では、束の分割回数は１回のみであるが、何回でも分割することが可能である。
また、本実施形態では、ステップ９において束の統合が行われて終了となっているが（図３参照）、束の統合後に、処理が未確定な案件だけをさらに繰り返して次の分割用束としてワークフローを起動するステップを追加することも可能である。
【００５１】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、同じ業務内容の案件が複数ある場合に、それらの複数案件を同時に処理することができるワークフローシステムを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】ワークフローシステムＷの構成を示す図である。
【図２】ワークフローシステムＷにおける処理の概略を説明するための図である。
【図３】ワークフローシステムＷの処理手順を説明するためのフローチャートである。
【符号の説明】
Ｗ    ワークフローシステム
１    サーバ
２    管理者用端末
３    中間管理者用端末
４    担当者用端末
５    ネットワーク
【図１】
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【図２】
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【図３】
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