(57)【要約】【課題】オカレンス及び利用者の増加があっても、文書管理を行うデータベースへのアクセス制御を効率的に行えるようにする。【解決手段】ＲＤＢにより文書データを管理する文書管理方法において、文書データに対する利用者からの操作情報を入力してその操作結果をその利用者に提示し、利用者からの操作情報を文書管理データベース中の文書管理表に対する操作情報に変換してその変換された操作情報に基づく操作を文書管理データベースに対して実行し、文書データが対応付けられている基底文書データに対する基底アクセス権を利用者に付与し、利用者の文書データに対するアクセス要求を、その文書データが対応付けられている基底文書データに付与された基底アクセス権に基づき判断して、文書データに対するアクセス制御を実行する。【選択図】　　　図２
2004086421.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
リレーショナルデータベースにより文書データを管理する文書管理方法において、
前記文書データに対する利用者からの操作情報を入力して該操作情報による前記文書データの操作結果をその利用者に提示し、
前記利用者からの前記文書データに対する操作情報を前記文書データを管理する文書管理データベース中の文書管理表に対する操作情報に変換し、
前記変換された操作情報に基づく操作を前記文書管理データベースに対して実行し、
前記文書データが対応付けられている基底文書データに対する基底アクセス権を前記利用者に付与し、
前記利用者の前記文書データに対するアクセス要求を、その文書データが対応付けられている基底文書データに付与された基底アクセス権に基づき判断して、該文書データに対するアクセス制御を実行する
ことを特徴とする文書管理方法。
【請求項２】
前記文書データを収容するフォルダを表す前記基底文書データを用意し、該基底文書データに対する基底アクセス権を付与された利用者が、前記フォルダに収容されている文書データにアクセス可能となるようにして、前記文書データに対するアクセス制御を実行することを特徴とする請求項１記載の文書管理方法。
【請求項３】
版が管理されている一連の文書を表す前記基底文書データ及びそれに対応付けられている文書データを用意し、
初版を表す基底文書データに対する基底アクセス権を付与された利用者が、該初版以降の版を表す文書データにアクセス可能となるようにして、前記文書データに対するアクセス制御を実行することを特徴とする請求項１記載の文書管理方法。
【請求項４】
起案、審査、承認を含む一連のワークフローの各工程を表す前記基底文書データ及びそれに対応付けられている文書データを用意し、
前記起案を表す基底文書データに対する基底アクセス権を付与された利用者が、該起案以降の各工程を表す文書データにアクセス可能となるようにして、前記文書データに対するアクセス制御を実行することを特徴とする請求項１記載の文書管理方法。
【請求項５】
リレーショナルデータベースにより文書データを管理する文書管理装置であって、
前記文書データに対する利用者からの操作情報を受けて、該操作情報による前記文書データの操作結果をその利用者に提示する手段と、
前記利用者からの前記文書データに対する操作情報を前記文書データを管理する文書管理データベース中の文書管理表に対する操作情報に変換する手段と、
前記変換された操作情報に基づく操作を前記文書管理データベースに対して実行する手段と、
前記文書データが対応付けられている基底文書データに対する基底アクセス権を前記利用者に付与する手段と、
前記利用者の前記文書データに対するアクセス要求を、その文書データが対応付けられている基底文書データに付与された基底アクセス権に基づき判断して、該文書データに対するアクセス制御を実行する手段とを設けたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項６】
リレーショナルデータベースにより文書データを管理する文書管理プログラムにおいて、
前記文書データに対する利用者からの操作情報を受けて、該操作情報による前記文書データの操作結果をその利用者に提示する機能と、
前記利用者からの前記文書データに対する操作情報を該文書データを管理する文書管理データベース中の文書管理表に対する操作情報に変換する機能と、
前記変換された操作情報に基づく操作を前記文書管理データベースに対して実行する機能と、
前記文書データが対応付けられている基底文書データに対する基底アクセス権を前記利用者に付与する機能と、
前記利用者の前記文書データに対するアクセス要求を、その文書データが対応付けられている基底文書データに付与された基底アクセス権に基づき判断して、該文書データに対するアクセス制御を実行する機能とをコンピュータに実現させるための文書管理プログラム。
【請求項７】
請求項６記載の文書管理プログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、リレーショナルデータベースを利用して、文書データに対するアクセス制御を行う文書管理方法及び文書管理装置並びに文書管理プログラム及びそれを記録した記録媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
データベース中のデータの構造、形式、関連、制約等を含むデータ構造についての記述をスキーマ（ｓｃｈｅｍａ）という。商用のデータベース管理システム等で広く採用されているリレーショナルデータモデル（関係データモデル：Ｒｅｌａｔｉｏｎａｌ　Ｄａｔａ　Ｍｏｄｅｌ）では、データベースを表（ｔａｂｌｅ）の集まりとして表現している。表は、いくつかの列（ｃｏｌｕｍｎ）で構成されている。また、表の各行はタプル（ｔｕｐｌｅ）と呼ばれている。こうしたリレーショナルデータモデルに基づくデータベースは、リレーショナルデータベース（以下「ＲＤＢ」という）と呼ばれる。
ところで、従来、データベース管理システムに関する文献として、例えば以下のものがある。
Ｊｅｆｆｒｅｙ　Ｄ．Ｕｌｌｍａｎ：“ＤＡＴＡＢＡＳＥ　ＡＮＤ　ＫＮＯＷＬＥＤＧＥ−ＢＡＳＥ　ＳＹＳＴＥＭＳ”，Ｃｏｍｐｕｔｅｒ　Ｓｃｉｅｎｃｅ　Ｐｒｅｓｓ，　Ｉｎｃ．，　１９８８
北川博之：「データベースシステム」，昭晃堂，１９９６
ピータ・グレイ（田中穂積、徳永健伸　訳）：「論理・代数・データベース」，産業図書，１９９０
【０００３】
また、文書のアクセス制御方法に関する従来技術として以下の文献がある。
特開平１０−２２６６６６号公報には、公共性・公開性を持つインターネット上で稼動する秘密保護を勘案したハイパーテキスト・システム及びハイパーテキストを扱う方法において、オブジェクト間のリファレンスに、アクセス権限を記述した情報を埋め込むことで、オブジェクトのアクセス制御を行うことが開示されている。
特開平１０−２５６５９８号公報には、文書ごとに、許可情報を表わすビット列を用意し、複数のセキュリティレベルに応じたアクセス制御を行い、ユーザからのファイルに対するアクセスに適切に対応する「ファイル管理システム及びサーバ計算機」が開示されている。
特開平１１−１１６３１６号公報には、ユーザと、アクセス権に応じたメニューを対応づけることにより、ユーザがアクセス可能なデータを限定してデータベースに対するアクセス要求に対する制御を効率的に実行する「データアクセス制御装置及びデータアクセス制御方法」が開示されている。
【０００４】
特開平１１−２４６７７６号公報には、複数のユーザがデータベースを共用するデータ管理システムにおいて、レコード単位でユーザごとのアクセス制御を容易にすることを目的として、レコードごとに用意されたレコード属性情報に、レコードの所有者と、ユーザに対して許可する権限を記述することで、レコード単位のアクセス制御を実現する「データ管理方法及びデータ管理システム並びにデータ管理プログラムを格納した記憶媒体」が開示されている。
特開平５−１４０５６４号公報には、データベースのレコード毎のアクセス制御を行うデータベース制御装置に関し、アクセス権管理テーブル及びレコード毎のアクセス権制御フィールドを設け、これらに設定してレコード単位のアクセス権の制御及び動的変更を実現するとともに、複雑なアクセス権制御を簡易に実現する「データベース制御装置」が開示されている。
特開平１１−３７４９２３号公報には、あるユーザが共有データに対する参照情報を送信した時点で、送信先のユーザに対するアクセス権を付与するコマンドを自動発行することで、送信先のユーザに別途アクセス権を付与することを必要とせずにアクセス管理を行い、ネットワークを介して複数のユーザ間でデータを共有する環境で、そのようなデータへのアクセス権限の付与を簡便に行うための「アクセス制御機構を備えたデータ処理システム」が開示されている。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
上述のような文書管理に関する従来技術では、文書、オブジェクト、レコード、メニュー等のオカレンス単位にアクセス制御を行っているため、そのオカレンス単位に利用者の識別子や許可すべき権限の種類を設定している。しかしながら、この方法には、以下のような問題点があった。
オカレンスが作成されるたびにそのオカレンスに対して既存の利用者の識別子や許可すべき権限の種類を設定しなければならない。また、利用者が追加されるたびにその利用者の識別子や許可すべき権限の種類を既存のオカレンスに設定しなければならない。このような理由から、オカレンス及び利用者の増加に応じて、アクセス制御のための処理時間が著しく悪化するという問題点があった。
この発明は、上記の問題点を解決するためになされたものであり、文書管理方法及び文書管理装置並びに文書管理プログラム及びそれを記録した記録媒体において、オカレンス及び利用者の増加があっても、文書管理を行うデータベースへのアクセス制御を効率的に行えるようにすることを目的とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
この発明は、上記の目的を達成するため、リレーショナルデータベースにより文書データを管理する文書管理方法において、上記文書データに対する利用者からの操作情報を入力して該操作情報による前記文書データの操作結果をその利用者に提示し、上記利用者からの上記文書データに対する操作情報を上記文書データを管理する文書管理データベース中の文書管理表に対する操作情報に変換し、上記変換された操作情報に基づく操作を上記文書管理データベースに対して実行し、上記文書データが対応付けられている基底文書データに対する基底アクセス権を上記利用者に付与し、上記利用者の上記文書データに対するアクセス要求を、その文書データが対応付けられている基底文書データに付与された基底アクセス権に基づき判断して、その文書データに対するアクセス制御を実行する文書管理方法を特徴とする。
この文書管理方法は、上記文書データを収容するフォルダを表す上記基底文書データを用意し、その基底文書データに対する基底アクセス権を付与された利用者が、上記フォルダに収容されている文書データにアクセス可能となるようにして、上記文書データに対するアクセス制御を実行するようにするとよい。
また、版が管理されている一連の文書を表す上記基底文書データ及びそれに対応付けられている文書データを用意し、初版を表す基底文書データに対する基底アクセス権を付与された利用者が、その初版以降の版を表す文書データにアクセス可能となるようにして、上記文書データに対するアクセス制御を実行するようにしてもよい。
【０００７】
さらに、起案、審査、承認を含む一連のワークフローの各工程を表す上記基底文書データ及びそれに対応付けられている文書データを用意し、上記起案を表す基底文書データに対する基底アクセス権を付与された利用者が、その起案以降の各工程を表す文書データにアクセス可能となるようにして、上記文書データに対するアクセス制御を実行するようにしてもよい。
そして、この発明は、リレーショナルデータベースにより文書データを管理する文書管理装置であって、上記文書データに対する利用者からの操作情報を受けて、その操作情報による上記文書データの操作結果をその利用者に提示する手段と、上記利用者からの上記文書データに対する操作情報を上記文書データを管理する文書管理データベース中の文書管理表に対する操作情報に変換する手段と、上記変換された操作情報に基づく操作を上記文書管理データベースに対して実行する手段と、上記文書データが対応付けられている基底文書データに対する基底アクセス権を上記利用者に付与する手段と、上記利用者の上記文書データに対するアクセス要求を、その文書データが対応付けられている基底文書データに付与された基底アクセス権に基づき判断して、その文書データに対するアクセス制御を実行する手段とを設けた文書管理装置を提供する。
【０００８】
さらに、この発明は、リレーショナルデータベースにより文書データを管理する文書管理プログラムにおいて、上記文書データに対する利用者からの操作情報を受けて、その操作情報による上記文書データの操作結果をその利用者に提示する機能と、上記利用者からの上記文書データに対する操作情報をその文書データを管理する文書管理データベース中の文書管理表に対する操作情報に変換する機能と、上記変換された操作情報に基づく操作を上記文書管理データベースに対して実行する機能と、上記文書データが対応付けられている基底文書データに対する基底アクセス権を上記利用者に付与する機能と、上記利用者の上記文書データに対するアクセス要求を、その文書データが対応付けられている基底文書データに付与された基底アクセス権に基づき判断して、その文書データに対するアクセス制御を実行する機能とをコンピュータに実現させるための文書管理プログラムを提供する。
また、この発明は、上記文書管理プログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体も提供する。
【０００９】
【発明の実施の形態】
以下、この発明の実施の形態を図面に基づいて詳細に説明する。
図２は、この発明による文書管理方法を実施するための文書管理システム１００のシステム構成図である。文書管理システム１００は端末装置１０，２０と、文書管理サーバ３０，４０とを通信ネットワーク５０で接続して構成されている。
端末装置１０，２０は、文書管理システム１００の利用者が文書データの操作要求を入力したり、文書管理システム１００において、操作要求により文書データに対して処理を行った結果（以下「操作結果」という）を出力する装置である。端末装置１０，２０は、互いに同様の構成を有し、操作要求を入力するキーボード１１，２１と、ポインティングデバイス（例えばマウス）１２，２２が装備され、操作結果を出力して表示するディスプレイ１３，２３が装備されている。また、端末装置１０，２０は、本体１５，２５に、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ　Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ　Ｕｎｉｔ：中央処理装置）１６，２６と、ＣＰＵ１６，２６が処理するプログラムを記憶するメモリ（記憶装置）１７，２７と、ＣＰＵ１６，２６が処理するデータを記憶するハードディスク１８，２８を備え、メモリ１７，２７に記憶されているプログラムにしたがってＣＰＵ１６，２６が処理を実行することにより、後述する操作要求入力部及び操作結果出力部として作動する。
【００１０】
文書管理サーバ３０，４０は、端末装置１０，２０から入力される文書データに対する操作要求を表す操作情報を受けて、その操作内容に応じた問合せ処理を行い、その操作結果を端末装置１０，２０に戻し、その内容を利用者に提示する装置である。文書管理サーバ３０，４０は互いに同じ構成を有し、ＣＰＵ３１，４１と、メモリ３２，４２と、ハードディスク３３，４３とを備え、メモリ３２，４２に記憶されている文書管理プログラムを含む処理プログラムにしたがいＣＰＵ３１，４１が処理を実行することにより、後述する文書データ管理部、データベースアクセス部として作動する。また、ハードディスク３３，４３には、文書データを管理する文書管理データベース６０（後述する）が記憶されているが、メモリ３２，４２の容量に余裕がある場合には、文書管理データベース６０の一部又は全部がメモリ３２，４２にキャッシュされることがある。
【００１１】
通信ネットワーク５０は、端末装置１０，２０と文書管理サーバ３０，４０を接続する伝送路である。この通信ネットワーク５０は、通信ケーブルで実現されることが一般的であり、端末装置１０，２０と文書管理サーバ３０，４０との間の通信プロトコルには、ＴＣＰ（Ｔｒａｎｓｍｉｓｓｉｏｎ　Ｃｏｎｔｒｏｌ　Ｐｒｏｔｏｃｏｌ：伝送制御プロトコル）／ＩＰ（Ｉｎｔｅｒｎｅｔ　Ｐｒｏｔｏｃｏｌ：ネットワーク間プロトコル）が使用されている。ただし、通信ネットワーク５０は、通信ケーブルに限られることはなく、端末装置１０，２０と文書管理サーバ３０，４０との通信プロトコルが一致すれば、無線ＬＡＮ（Ｌｏｌａｌ　Ａｒｅａ　Ｎｅｔｗｏｒｋ）や放送波を使ったネットワークでもよい。
図１は、この発明による文書管理方法を実施するための文書管理システム１００の主要な機能を図示したブロック図である。文書管理システム１００は、操作要求入力部１０１と、操作結果出力部１０２と、文書データ管理部１０３及びデータベースアクセス部１０４を有している。
操作要求入力部１０１は、利用者（ユーザ）から文書データに対する操作要求を表す操作情報を入力する。これは、上述の端末装置１０，２０により実現される。
【００１２】
操作結果出力部１０２は、利用者からの文書データへの操作要求に対する操作結果を出力し、その内容を利用者に通知する。これも、上述の端末装置１０，２０により実現される。
文書データ管理部１０３は、利用者が入力する操作情報を文書管理データベース６０中に設けられた後述する文書管理表（文書管理テーブル）に対する操作情報に変換し、その変換後の操作情報に基づく操作をデータベースアクセス部１０４に指示して実行させる。これは、上述の文書管理サーバ３０，４０により実現される。
データベースアクセス部１０４は、文書データ管理部１０３の指示にしたがい文書管理データベース６０にアクセスして、文書データ管理部１０３により変換された操作情報に基づく操作を実行する。その文書管理表は、文書データ管理表６１、文書データ関連表６２、アクセス制御表６３（いずれも後述する）を有している。
図３は、文書管理データベース６０に設けられた文書管理表の内容の一例を示す図である。
【００１３】
文書管理データベース６０は、ＲＤＢで構成されていて、各文書データが文書管理表により関連付けされて記憶されている。
文書データ管理表６１は、図３（１）に示すように、文書ＩＤ６１ａと、いくつかの列を含む文書管理列６１ｂとからなっている。文書ＩＤ６１ａには、文書データを特定するためのコード情報（図では、１，２，３，４）が記憶されている。文書管理列６１ｂは、任意に定義することができるが、ここでは、文書名６１ｃとファイル名６１ｄの列を設けている。文書名６１ｃは、利用者が文書データ（文書）を区別するための名前が記憶され、ファイル名６１ｄには文書の内容を格納するオペレーティングシステムが管理するファイルの名前が記憶されている。
文書データ関連表６２は、図３（２）に示すように、基底文書ＩＤ６２ａと、文書ＩＤ６２ｂの２つの列からなっている。基底文書ＩＤ６２ａは、基底文書（すなわち、文書管理データベース６０により管理されている文書の元になる文書である）として管理される文書データの文書ＩＤが記憶されていて、ここでは、基底文書ＩＤ６２ａに、“１”と“３”が記憶されているので、文書ＩＤ“１”と“３”の文書データが基底文書として管理されている。これらの文書ＩＤ“１”と“３”の文書データは、文書データ管理表６１によれば、文書名“ＤｏｃＡ”と、“ＤｏｃＣ”であり、この文書名“ＤｏｃＡ”と、“ＤｏｃＣ”の文書データが基底文書になる。文書ＩＤ６２ｂには、基底文書に対応付けている文書データの文書ＩＤが記憶されている。この文書ＩＤ６２ｂより、基底文書ＩＤが“１”であるのは、文書ＩＤが“１”と“２”であり、これらの文書データは、文書データ管理表６１によれば、文書名“ＤｏｃＡ”自身と“ＤｏｃＢ”になる。また、基底文書ＩＤが“３”であるのは、文書ＩＤが“３”と“４”であり、これらの文書データは、文書データ管理表６１によれば、文書名“ＤｏｃＣ”自身と“ＤｏｃＤ”になる。
【００１４】
アクセス制御表６３は、利用者ＩＤ６３ａと基底文書ＩＤ６３ｂの２つの列からなっている。利用者ＩＤ６３ａには、基底文書として管理される文書データにアクセス可能な利用者のユーザコードが記憶され、基底文書ＩＤ６３ｂにはそのアクセス可能な文書データの文書ＩＤが記憶されている。ここでは、利用者ＩＤ６３ａの“Ｕｓｅｒ１”には、基底文書ＩＤ６３ｂが“１”と“３”が対応しているので、“Ｕｓｅｒ１”は基底文書として管理される文書データ（文書名：“ＤｏｃＡ”と“ＤｏｃＣ”）にアクセス可能であり、また、“Ｕｓｅｒ２”は文書名“ＤｏｃＡ”の文書データに、“Ｕｓｅｒ３”は文書名“ＤｏｃＣ”の文書データにそれぞれアクセス可能である。
次に、この発明の特徴とする文書管理方法について、文書データに対するアクセス制御の手順を中心に、図４から図１０に示すフローチャートを参照して説明する。なお、図４から図１０では、ステップをＳと略記している。
文書管理システム１００により、文書データを管理する場合の処理として、主に次の６つの処理がある。それは、基底文書データ登録処理、文書データ登録処理、文書データ関連登録処理、アクセス制御登録処理、アクセス制御抹消処理及び文書データ検索処理の６つである。なお、いずれの処理においても、各利用者の利用者ＩＤは、文書管理サーバ３０，４０がパスワードや暗号によって事前に安全であることを認証しており、セキュリティが確保されていることを前提としている。
【００１５】
基底文書データ登録処理は、基底文書として管理しようとする文書データを登録する処理であって、図４に示すフローチャートにしたがって実行される。処理スタート後ステップ１１に進み、利用者が端末装置１０，２０を操作して基底文書として管理しようとする文書データの登録要求（基底文書データ登録要求）を、基底文書として管理しようとする文書データの文書ＩＤ及び利用者ＩＤを指定してサーバ３０，４０に送信する。すると、サーバ３０，４０が、その文書ＩＤ及び利用者ＩＤが指定された基底文書データ登録要求を受け付ける。続いてステップ１２に進み、サーバ３０，４０は受け付けた基底文書データ登録要求に対し、文書ＩＤを割り当てる。そして、ステップ１３に進み、ステップ１１で受け付けた登録要求に含まれる文書データ（文書管理列６１ｂに記憶される）及びステップ１２で割り当てた文書ＩＤ（文書ＩＤ６１ａに記憶される）を列値とするタプルを作成して、文書データ管理表６１に登録する。続いて、ステップ１４に進み、割り当てた文書ＩＤを基底文書ＩＤ６２ａ，文書ＩＤ６２ｂにセットして、基底文書ＩＤと文書ＩＤを列値とするタプルを作成し、それを文書データ関連表６２に登録する。次に、ステップ１５に進み、ステップ１１で指定された利用者ＩＤを利用者ＩＤ６３ａにセットし、割り当てた文書ＩＤを基底文書ＩＤ６３ｂにセットして、利用者ＩＤ及び基底文書ＩＤを列値とするタプルを作成し、それをアクセス制御表６３に登録する。
このようにして、文書管理システム１００は、サーバ３０，４０において、利用者が入力する操作情報を文書管理表に対する操作情報に変換して、その変換後の操作情報に基づく操作を文書管理データベース６０に対して実行する。またその操作情報をもとに、利用者ＩＤと、基底文書ＩＤとをアクセス制御表６３に登録することによって、その登録した基底文書ＩＤの文書データ（すなわち、基底文書）に対する基底アクセス権を付与している。
【００１６】
次に、文書データ登録処理は以下の手順で行われる。これは、基底文書として管理される文書データ以外の文書データを登録する処理である。図５に示すように、処理スタート後ステップ２１に進み、利用者が端末装置１０，２０を操作して文書データ登録要求を、対応付けの元になる基底文書の基底文書ＩＤ、対応付けようとする文書データ及び利用者ＩＤを指定してサーバ３０，４０に送信する。すると、サーバ３０，４０がその文書データ登録要求を受け付ける。続いてステップ２２に進み、サーバ３０，４０はアクセス制御表６３にアクセスして、指定された利用者ＩＤ及び基底文書ＩＤを列値とするタプルを作成してアクセス制御表６３を検索し、続くステップ２３で該当するタプルが存在するか否かを判断する。
ここで、該当するタプルが存在すると判断した場合はステップ２５に進む。判断しない場合はステップ２４に進み、文書データ登録要求をエラーにしてその結果を端末装置１０，２０に返して処理を終了する。これにより、利用者がアクセス権を付与されていないときの基底文書へのアクセスが排除される。一方、ステップ２５に進むと、受け付けた文書データに文書ＩＤを割り当ててステップ２６に進み、ステップ２１で受け付けた文書データ（文書管理列６１ｂに記憶される）及びステップ２５で割り当てた文書ＩＤ（文書ＩＤ６１ａに記憶される）を列値とするタプルを作成して文書データ管理表６１に登録し、処理を終了する。
【００１７】
このように、文書管理システム１００は、サーバ３０，４０において、利用者の文書データに対するアクセス要求があったとき、その要求をもとにアクセス制御表６３を検索して登録の有無を判断することにより、そのアクセス要求を基底文書データに付与された基底アクセス権に基づき判断することとして、文書データに対するアクセス制御を実行している。そのため、基底文書以外の文書には、利用者に依存した識別子や許可すべき権限を付与する必要がなくなり、効率的なアクセス制御を実現することが可能となる。
また、文書データ関連登録処理は、基底文書と文書データとを関連づけて登録する処理であって、図６に示すフローチャートにしたがって実行される。処理スタート後ステップ３１に進み、利用者が端末装置１０，２０を操作して文書データ関連登録要求を、対応付けの元になる基底文書の基底文書ＩＤ、対応付けようとする文書データ及び利用者ＩＤを指定してサーバ３０，４０に送信する。すると、サーバ３０，４０が文書データ関連登録要求を受け付ける。続いてステップ３２に進み、サーバ３０，４０はアクセス制御表６３にアクセスして、指定された利用者ＩＤ及び基底文書ＩＤを列値とするタプルを作成してアクセス制御表６３を検索し、続くステップ３３で該当するタプルが存在するか否かを判断する。
【００１８】
ここで、該当するタプルが存在すると判断した場合はステップ３５に進む。判断しない場合はステップ３４に進み、文書データ関連登録要求をエラーにしてその結果を端末装置１０，２０に返して処理を終了する。これにより、利用者がアクセス権を付与されていないときの基底文書へのアクセスが排除される。一方、ステップ３５に進むと、ステップ３１で受け付けた基底文書ＩＤ（基底文書ＩＤ６２ａに記憶される）と文書ＩＤ（文書ＩＤ６２ｂに記憶される）とを列値とするタプルを作成して文書データ関連表６２に登録し、処理を終了する。
次に、アクセス制御登録処理は、基底文書にアクセス可能な利用者を登録し、利用者に基底アクセス権を付与する処理である。図７に示すように、処理スタート後ステップ４１に進み、利用者が端末装置１０，２０を操作してアクセス制御登録要求を、アクセス権の付与を求める基底文書の基底文書ＩＤ及び利用者ＩＤ（例えば、Ｕｓｅｒ１，Ｕｓｅｒ２）を指定してサーバ３０，４０に送信する。すると、サーバ３０，４０は、そのアクセス制御登録要求を受け付ける。続いてステップ４２に進み、サーバ３０，４０はアクセス制御表６３にアクセスして、指定された利用者ＩＤ及び基底文書ＩＤを列値とするタプルを作成してアクセス制御表６３を検索し、続くステップ４３で該当するタプルが存在するか否かを判断する。
【００１９】
ここで、該当するタプルが存在すると判断した場合はステップ４５に進む。判断しない場合はステップ４４に進み、アクセス制御登録要求をエラーにしてその結果を端末装置１０，２０に返して処理を終了する。これにより、利用者がアクセス権を付与されていないときの基底文書へのアクセスが排除される（ここでは、例えばＵｓｅｒ１が存在しないためエラーにされている）。一方、ステップ４５に進むと、ステップ４１で受け付け、かつ存在する（登録されている）と判断された利用者ＩＤ（ここでは、Ｕｓｅｒ２）と基底文書ＩＤとを列値とするタプルを作成してアクセス制御表６３に登録し、処理を終了する。
アクセス制御抹消処理は、基底文書にアクセス可能な利用者を抹消する処理である。図８に示すように、処理スタート後ステップ５１に進み、利用者が端末装置１０，２０を操作してアクセス制御抹消要求を、基底文書ＩＤ及び抹消しようとする利用者の利用者ＩＤ（例えば、Ｕｓｅｒ１，Ｕｓｅｒ２）を指定してサーバ３０，４０に送信する。すると、サーバ３０，４０は、そのアクセス制御抹消要求を受け付ける。続いてステップ５２に進み、サーバ３０，４０はアクセス制御表６３にアクセスして、指定された利用者ＩＤ及び基底文書ＩＤを列値とするタプルを作成してアクセス制御表６３を検索し、続くステップ５３で該当するタプルが存在するか否かを判断する。
【００２０】
ここで、該当するタプルが存在すると判断した場合はステップ５５に進む。判断しない場合はステップ５４に進み、アクセス制御抹消要求をエラーにしてその結果を端末装置１０，２０に返して処理を終了する。これにより、利用者がアクセス権を付与されていないときの基底文書へのアクセスが排除される（ここでは、Ｕｓｅｒ１が存在しないためエラーにされている）。一方、ステップ５５に進むと、ステップ５１で受け付け、かつ存在する（登録されている）と判断された利用者ＩＤ（ここでは、Ｕｓｅｒ２）と基底文書ＩＤとを列値とするタプルをアクセス制御表６３から抹消し、処理を終了する。
文書データ検索処理は、文書データを検索する処理であって、図９に示すフローチャートにしたがって実行される。処理スタート後ステップ６１に進み、利用者が端末装置１０，２０を操作して文書データ検索要求を、利用者ＩＤ及び検索条件を指定してサーバ３０，４０に送信する。検索条件としては、例えば、文書名又はファイル名による検索が考えられる。すると、サーバ３０，４０がその文書データ検索要求を受け付ける。続いてステップ６２に進み、サーバ３０，４０は文書データ管理表６１にアクセスして、ステップ６１で指定された検索条件を満足するタプルを作成して検索し、該当する文書データの文書ＩＤを求めるとステップ６３に進む。続くステップ６３では、文書データ関連表６２にアクセスしてステップ６２で求めた文書ＩＤを文書ＩＤ６２ｂの列値とするタプルを検索して、該当するタプルを検索するとその基底文書ＩＤ６２ａから基底文書ＩＤを求めてステップ６４に進む。そして、ステップ６１で指定された利用者ＩＤと、ステップ６３で文書データ関連表６２から求めた基底文書ＩＤとを列値とするタプルを作成してアクセス制御表６３を検索する。続くステップ６５で、ステップ６４で該当するタプルが存在した場合は、ステップ６２で文書データ管理表６１から検索して得たタプルを検索結果として端末装置１０，２０に返し、処理を終了する。
【００２１】
以上のように、この発明によれば、基底文書データに対する基底アクセス権を利用者に付与し、文書データに対するアクセス要求を対応付けられている基底文書データに付与された基底アクセス権に基づき判断しているので、文書データのオカレンスごとにアクセス権を設定する必要がない。そのため、文書データの登録及び検索において、アクセス制御によるオーバーヘッドを低減することができる。また、文書に対するアクセス権の設定を基底文書データに対してのみ行えばよいので、アクセス権の登録、抹消を効率的に処理することができる。
図１０は、上述した文書管理表と登録されているデータが異なる文書管理表を構成する文書データ管理表６１と、文書データ関連表６２及びアクセス制御表６３を示している。
文書データ管理表６１は、文書ＩＤ６１ａにフォルダを表す文書データの文書名が登録されている。その文書名６１ｃには、“顧客情報”と“販売実績”という名称のデータが登録されている。これらは、いずれも文書データであるファイルを収容するフォルダを表している。“顧客情報”により表されているフォルダには文書名“会社Ａ”と“会社Ｂ”の２つの文書データが収容されている。また、“販売実績”　により表されているフォルダには、文書名“１０月度”と“１１月度”の２つの文書データが収容されている。
【００２２】
一方、アクセス制御表６３をみると、利用者ＩＤ６３ａには、“Ｕｓｅｒ１”，“Ｕｓｅｒ２”、“Ｕｓｅｒ３”が記憶されている。“Ｕｓｅｒ１”のタプルには、基底文書ＩＤ６３ｂに“１”，“４”が記憶されているので、これらと同じ文書ＩＤを有する文書データ、すなわち、文書データ管理表６１より、“顧客情報”により表されているフォルダと、“販売実績”により表されているフォルダの双方にアクセス可能であり、それぞれに収容されている文書名“会社Ａ”、“会社Ｂ”の文書データ及び文書名“１０月度”、“１１月度”の文書データにアクセス可能である。つまり、フォルダを表す基底文書にアクセス可能（フォルダを表す基底文書に対する基底アクセス権を付与された）な利用者は、そこに収容されている文書データにもアクセス可能である。同様に、“Ｕｓｅｒ２”のタプルには、基底文書ＩＤ“１”が記憶され、“Ｕｓｅｒ３”のタプルには基底文書ＩＤ“４”が記憶されているので、“Ｕｓｅｒ２”と“Ｕｓｅｒ３”は、それぞれ“顧客情報”により表されているフォルダと、“販売実績”により表されているフォルダのみにアクセス可能であり、それぞれに収容されている文書データにアクセス可能である。ただし、いずれの場合も、各フォルダとそこに収容されている文書データは、文書データ関連表６２により、関連づけられていることが必要である。
【００２３】
このように、この発明によれば、フォルダを表す基底文書データに対する基底アクセス権を利用者に付与して、そこに収容されている文書データに対するアクセス権の登録を不要にしているので、フォルダを使用した文書管理の手間を低減することができる。
図１１は、上述した文書管理表と登録されているデータが異なる文書管理表を構成する文書データ管理表７１と、文書データ関連表６２及びアクセス制御表６３を示している。
文書データ管理表７１は、文書管理列６１ｂに、文書名６１ｃとファイル名６１ｄのほか、バージョン番号６１ｅの列を設けている点で異なり、その他は同じ構成を有している。バージョン番号６１ｅは、文書データの改定履歴を明らかにするもので、各文書データの版（バージョン）を管理するための情報（例えば、１，２，３，４・・）が記憶されている。図１１に示すように、文書名６１ｃには、“ＤｏｃＡ”と、“ＤｏｃＢ”が記憶されているから、版管理されている文書として、文書名“ＤｏｃＡ”の文書データと“ＤｏｃＢ”の文書データが存在している。その“ＤｏｃＡ”のタプルには、バージョン番号６１ｅに“１”と“２”が記憶されているので、ファイル名６１ｄが“ＦｉｌｅＡ１”の次の版を表す文書データとして、“ＦｉｌｅＡ２”の文書データが記憶されている。“ＦｉｌｅＡ１”が初版の場合、“ＦｉｌｅＡ２”はそれ以降の版を表すことになる。つまり、アクセス制御表６３に登録することによって、初版を表す基底文書データに対する基底アクセス権が付与されている。同様に、“ＤｏｃＢ”のタプルには、バージョン番号６１ｅに“１”と“２”が登録されているので、“ＦｉｌｅＢ１”の次の版を表す文書データとして、“ＦｉｌｅＢ２”の文書データが登録されている。
【００２４】
一方、アクセス制御表６３をみると、利用者ＩＤ６３ａの“Ｕｓｅｒ１”に対応して基底文書ＩＤ６３ｂに“１”と“３”が登録されているので、利用者は、文書データ関連表６２により、文書名“ＤｏｃＡ”とＤｏｃＢ”の両方の文書データについて、そのそれぞれのバージョンにアクセス可能である。同様に、利用者ＩＤ“Ｕｓｅｒ２”、“Ｕｓｅｒ３”は、それぞれ基底文書ＩＤ６３ｂに“１”と“３”が登録されているので、利用者は、文書データ関連表６２により、文書名“ＤｏｃＡ”とＤｏｃＢ”のそれぞれにつき、そのそれぞれの初版及び改定版にアクセス可能である。初版の文書データと、その改訂版の文書データが文書データ関連表６２で関連づけられている。
以上のように、この発明によれば、初版を表す基底文書データに対する基底アクセス権を利用者に付与して、その改訂後の版を表す文書データに対するアクセス権の登録を不要にしているので、版管理を伴う文書管理の手間を低減することができる。
【００２５】
図１２は、上述した文書管理表と登録されているデータの異なる文書管理表を構成する文書データ管理表８１と、文書データ関連表６２及びアクセス制御表６３を示している。
文書データ管理表８１は、文書管理列６１ｂに、文書名６１ｃとファイル名６１ｄのほか、処理種別６１ｆの列を設けている点で異なり、その他は同じ構成を有している。処理種別６１ｆは、起案、審査、承認を含む一連のワークフローの各工程を表すもので、各工程を管理するための情報（「起案」、「審査」、「承認」）が記憶されている。図１２に示すように、文書名６１ｃには、「起案」、「審査」、「承認」、「出張申請」が登録されているから、これらのそれぞれに対応した作業の工程管理が可能である。
【００２６】
アクセス制御表６３をみると、利用者ＩＤ６３ａの“Ｕｓｅｒ１”に対して、基底文書ＩＤ６３ｂに“１”が登録され、文書データ関連表６２によれば、基底文書ＩＤ６２ａの“１”に対して文書ＩＤ６２ｂに“１”が登録されているので、“Ｕｓｅｒ１”の利用者は、起案のみ可能である。また、利用者ＩＤ６３ａの“Ｕｓｅｒ２”に対して、基底文書ＩＤ６３ｂに“１”と“２”が登録され、文書データ関連表６２によれば、基底文書ＩＤ６２ａの“１”と“２”に対して、文書ＩＤ６２ｂに“１”、“２”が登録されているので、“Ｕｓｅｒ２”の利用者は、起案及び審査が可能である。さらに、利用者ＩＤ６３ａの“Ｕｓｅｒ３”に対して、基底文書ＩＤ６３ｂに“１”、“２”、“３”が登録され、文書データ関連表６２によれば、基底文書ＩＤ６２ａの“１”、“２”、“３”に対して、文書ＩＤ６２ｂに“１”、“２”、“３”が登録されているので、“Ｕｓｅｒ３”の利用者は、起案、審査及び承認が可能である。ただし、起案に関する文書は、文書ＩＤが１である文書（文書名「起案」）と、文書データ関連表６２により、関連づけられている。同様に、審査に関する文書は、文書ＩＤが２である文書（文書名「審査」）と関連づけられ、承認に関する文書は、文書ＩＤが３である文書（文書名「承認」）と、文書データ関連表６２で関連づけられている。
【００２７】
以上のように、この発明によれば、ワークフローの各工程のうち、起案を表す基底文書データへのアクセス権を付与された利用者に、それ以降の工程を表す基底文書データへのアクセス権を付与するようにしているから、各種類の文書に対するアクセス権の登録が不要になるので、ワークフローの文書管理の手間を低減することができる。
【００２８】
【発明の効果】
以上説明してきたように、この発明によれば、基底文書以外の文書には、利用者に依存した識別子や許可すべき権限を付与する必要がないので、効率的なアクセス制御を実現することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明による文書管理方法を実施するための文書管理システムのシステム構成図である。
【図２】この発明による文書管理方法を実施するための文書管理システムの主要な機能を図示したブロック図である。
【図３】文書管理データベースに設けられた文書管理表の一例を示す図である。
【図４】基底文書データ登録処理の手順を示すフローチャートである。
【図５】文書データ登録処理の手順を示すフローチャートである。
【図６】文書データ関連登録処理の手順を示すフローチャートである。
【図７】アクセス制御登録処理の手順を示すフローチャートである。
【図８】アクセス制御抹消処理の手順を示すフローチャートである。
【図９】文書データ検索処理の手順を示すフローチャートである。
【図１０】文書管理データベースに設けられた別の文書管理表の一例を示す図である。
【図１１】文書管理データベースに設けられたさらに別の文書管理表の一例を示す図である。
【図１２】文書管理データベースに設けられたさらにまた別の文書管理表の一例を示す図である。
【符号の説明】
１０，２０：端末装置　　１３，２３：ディスプレイ
１１，２１：キーボード
１２，２２：ポインティングデバイス
１３，２３：ディスプレイ　　　　１５，２５：本体
１６，２６：ＣＰＵ　　　　　　１７，２７：メモリ
１８，２８：ハードディスク
３０，４０：文書管理サーバ
３１，４１：ＣＰＵ　　　　　　３２，４２：メモリ
３３，４３：ハードディスク
５０：通信ネットワーク
６０：文書管理データベース
６１：文書データ管理表
６１ａ，６２ｂ文書ＩＤ　　　　６１ｂ：文書管理列
６１ｃ：文書名　　　　　　　　６１ｄ：ファイル名
６２：文書データ関連表　　　６２ａ：基底文書ＩＤ
６３：アクセス制御表　　　　　６３ａ：利用者ＩＤ
６３ｂ：基底文書ＩＤ　　１００：文書管理システム
１０１：操作要求入力部　　１０２：操作結果出力部
１０３：文書データ管理部
１０４：データベースアクセス部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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