(57)【要約】【課題】公開書類と非公開書類を同一のデータベースで管理することができる情報検索装置を得ることを目的とする。【解決手段】公開受付部１２により公開許可の選択が受け付けられた場合、書類を公開書類としてデータベース１４に登録し、公開受付部１２により公開不許可の選択が受け付けられた場合、その書類を非公開書類としてデータベース１４に登録する書類登録部１３を設け、データベース１４に登録されている公開書類の中から、検索キーワードにマッチする書類を検索する。【選択図】        図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
書類の公開を許可するか否かの選択を受け付ける公開受付手段と、上記公開受付手段により公開許可の選択が受け付けられた場合、その書類を公開書類としてデータベースに登録し、上記公開受付手段により公開不許可の選択が受け付けられた場合、その書類を非公開書類としてデータベースに登録する書類登録手段と、上記データベースに登録されている公開書類の中から、検索キーワードにマッチする書類を検索する書類検索手段と、上記書類検索手段により検索された公開書類を表示する書類表示手段とを備えた情報検索装置。
【請求項２】
書類の公開を許可するか否かの選択を受け付けるとともに、その書類の公開範囲の指定を受け付ける公開受付手段と、上記公開受付手段により公開許可の選択が受け付けられた場合、その書類を公開書類としてデータベースに登録し、上記公開受付手段により公開不許可の選択が受け付けられた場合、その書類を非公開書類としてデータベースに登録する書類登録手段と、上記データベースに登録されている公開書類の公開範囲と検索者のアクセス権限を考慮して検索対象の公開書類を限定し、その検索対象の公開書類の中から、検索キーワードにマッチする公開書類を検索する書類検索手段と、上記書類検索手段により検索された公開書類を表示する書類表示手段とを備えた情報検索装置。
【請求項３】
書類検索手段は、ログイン時に要求するユーザコードから検索者のアクセス権限を認定し、そのアクセス権限の効力が及ぶ公開範囲から検索対象の公開書類を限定することを特徴とする請求項２記載の情報検索装置。
【請求項４】
書類検索手段は、検索分野が指定された場合、検索対象の公開書類を検索分野に属する書類に限定することを特徴とする請求項１または請求項２記載の情報検索装置。
【請求項５】
書類登録手段は、公開受付手段がデータベースに登録されている非公開書類を公開書類への変更を受け付けると、その非公開書類を公開書類としてデータベースに再登録することを特徴とする請求項１または請求項２記載の情報検索装置。
【請求項６】
書類登録手段が公開書類をデータベースに登録する際、その公開書類が実績に基づく文書であるのか、トレーニングに基づく文書であるのかを示す識別情報を付加し、書類検索手段の検索結果に当該識別情報を含めることを特徴とする請求項１または請求項２記載の情報検索装置。
【請求項７】
データベースに登録されている公開書類の登録者を管理し、登録者毎の公開書類の登録回数から登録者の対価を計算する対価計算手段を設けたことを特徴とする請求項１または請求項２記載の情報検索装置。
【請求項８】
データベースに登録されている公開書類の登録者を管理し、書類表示手段による公開書類の表示回数から登録者の対価を計算する対価計算手段を設けたことを特徴とする請求項１または請求項２記載の情報検索装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、データベースに登録されている書類の中から、検索キーワードにマッチする書類を検索する情報検索装置に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来の情報検索装置は、データベースに書類を登録し、そのデータベースに対するアクセス権限を有する者のみがデータベースに登録されている書類を利用できるようにしている（例えば、特許文献１参照）。
【０００３】
【特許文献１】
特開２０００−２２２３９９号公報（段落番号［００１３］から［００２３］、図１）
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
従来の情報検索装置は以上のように構成されているので、アクセス権限を有する者のみがデータベースに登録されている書類を利用することができる。しかし、データベースには公開を許可された書類のみが登録されることを前提にしており、非公開の書類を登録することができないため、非公開の書類を登録するデータベースを別途用意する必要があるなどの課題があった。
【０００５】
この発明は上記のような課題を解決するためになされたもので、公開書類と非公開書類を同一のデータベースで管理することができる情報検索装置を得ることを目的とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
この発明に係る情報検索装置は、公開受付手段により公開許可の選択が受け付けられた場合、書類を公開書類としてデータベースに登録し、公開受付手段により公開不許可の選択が受け付けられた場合、その書類を非公開書類としてデータベースに登録する書類登録手段を設け、データベースに登録されている公開書類の中から、検索キーワードにマッチする書類を検索するようにしたものである。
【０００７】
【発明の実施の形態】
以下、この発明の実施の一形態を説明する。
実施の形態１．
図１はこの発明の実施の形態１による情報検索装置を示す構成図であり、図において、登録端末１は登録者が書類を情報検索装置２に登録する際に利用するパソコンやモバイルＰＣなどの端末であり、検索端末３は検索者が書類を検索する際に利用するパソコンやモバイルＰＣなどの端末である。
なお、登録端末１と情報検索装置２間、検索端末３と情報検索装置２間は、例えば、インターネットやＬＡＮなどのネットワークで接続されている。
【０００８】
データ送受信部１１は登録端末１及び検索端末３とデータを送受信し、公開受付部１２はデータ送受信部１１が登録端末１から書類の登録要求を受けたときに、書類の公開を許可するか否かの選択を受け付けるとともに、その書類の公開範囲の指定を受け付ける公開受付手段を構成している。
書類登録部１３は公開受付部１２により公開許可の選択が受け付けられた場合、その書類を公開書類としてデータベース１４に登録し、公開受付部１２により公開不許可の選択が受け付けられた場合、その書類を非公開書類としてデータベース１４に登録する書類登録手段を構成している。データベース１４はメモリから構成され、公開書類や非公開書類の他に、登録者及び検索者のユーザコードや組織表など、各種の情報を格納している。
【０００９】
書類検索部１５はデータ送受信部１１が検索端末３から書類の検索要求を受けたときに、データベース１４に登録されている公開書類の公開範囲と検索者のアクセス権限を考慮して検索対象の公開書類を限定し、その検索対象の公開書類の中から、検索キーワードにマッチする公開書類を検索する書類検索手段を構成している。書類表示部１６は書類検索部１５により検索された公開書類を表示する書類表示手段を構成している。
なお、データ送受信部１１、公開受付部１２、書類登録部１３、書類検索部１５及び書類表示部１６を専用のハードウエア（例えば、ＩＣ回路）を用いて構成してもよいが、これらの処理内容が記述されたプログラムを用意し、マイクロコンピュータが当該プログラムを実行するようにしてもよい。
図２は書類の登録処理を示すフローチャートであり、図３は書類の検索処理を示すフローチャートである。
【００１０】
次に動作について説明する。
例えば、社員Ａが書類（例えば、出張旅費の精算書、営業実績書、不良原因や不良回避方法を示すクレーム処理書）を作成し、その書類をデータベース１４に登録する場合、登録端末１を操作して情報検索装置２にアクセスし、書類の登録要求を情報検索装置２に送信する（ステップＳＴ１）。
情報検索装置２の公開受付部１２は、データ送受信部１１が登録端末１から書類の登録要求を受信すると、データ送受信部１１を介して、ログイン画面の画面情報を登録端末１に送信する。
【００１１】
公開受付部１２は、社員Ａが登録端末１を操作してログイン画面上で、ユーザコードとパスワードを入力すると、そのユーザコードとパスワードを検証して、社員Ａがデータベース１４をアクセスする権限を有している者であるかを否かを判断する（ステップＳＴ２）。
ユーザコードとしては、例えば、社員コードなどを使用すればよいが、そのユーザコードを参照すれば、社員種別（正社員、グループ会社の社員、派遣社員、業務委託社員など）、勤務地（本社、北海道、関東、関西など）、職制（○○事業部△△部）、職務（設計要員、開発要員、事務要員など）、役職（社長、部長、課長など）などを特定することが可能なコードを採用する。
【００１２】
公開受付部１２は、社員Ａがデータベース１４をアクセスする権限を有していない場合（ユーザコードとパスワードの対応関係が認められない場合）、書類の登録を受け付けることができない旨を示すメッセージを登録端末１に送信するが（ステップＳＴ３）、社員Ａがデータベース１４をアクセスする権限を有している場合、図４に示すような書類登録受付画面の画面情報を登録端末１に送信する（ステップＳＴ４）。
これにより、登録端末１のディスプレイには、図４の書類登録受付画面が表示されるので、社員Ａが登録端末１を操作して書類の公開を許可するか否かの選択を行い、さらに、書類の公開を許可する場合には、その書類の公開範囲を指定し（ステップＳＴ５）、その書類を情報検索装置２に送信する（ステップＳＴ６）。
例えば、勤務地が北海道の正社員であって、役職が部長以上の社員のみに公開を許可する場合、正社員のチェックボックス□と、北海道のチェックボックス□と、部長のチェックボックス□とにチェックを入れる。
【００１３】
情報検索装置２の書類登録部１３は、社員Ａが書類の公開不許可を選択した場合、その書類を非公開書類としてデータベース１４に登録する（ステップＳＴ７，ＳＴ８）。この場合、社員Ａ以外の社員は、社員Ａにより作成された書類を参照することができなくなる。この書類には非公開書類であることを示すフラグが付加された状態で登録される。
一方、社員Ａが書類の公開許可を選択した場合、その書類を公開書類としてデータベース１４に登録する（ステップＳＴ７，ＳＴ９）。この書類には公開書類であることを示すフラグの他に、この書類の公開範囲を示すデータが付加された状態で登録される。
【００１４】
次に、社員Ｂがデータベース１４に登録されている書類の検索を希望する場合、検索端末３を操作して情報検索装置２にアクセスし、書類の検索要求を情報検索装置２に送信する（ステップＳＴ１１）。
情報検索装置２の書類検索部１５は、データ送受信部１１が検索端末３から書類の検索要求を受信すると、データ送受信部１１を介して、ログイン画面の画面情報を検索端末３に送信する。
【００１５】
書類検索部１５は、社員Ｂが検索端末３を操作してログイン画面上で、ユーザコードとパスワードを入力すると、そのユーザコードとパスワードを検証して、社員Ｂがデータベース１４をアクセスする権限を有している者であるかを否かを判断する（ステップＳＴ１２）。
なお、社員Ｂがデータベース１４をアクセスする権限を有している場合、どの程度の公開範囲までのアクセス権限を有しているかを認定する。即ち、ユーザコードから社員Ｂの社員種別、勤務地、職制、職務、役職などを特定し、例えば、社員Ｂが本社勤務のグループ社員である場合、「勤務地→本社、社員種別→正社員」のように定めている公開範囲には、社員Ｂのアクセス権限の効力が及ばず、このような公開範囲の書類は検索対象から除外される。
一方、「勤務地→本社」や「社員種別→グロープ社員」や「勤務地→本社、社員種別→グロープ社員」のように定めている公開範囲には、社員Ｂのアクセス権限の効力が及ぶため、このような公開範囲の書類は検索対象に含められる。
【００１６】
書類検索部１５は、社員Ｂがデータベース１４をアクセスする権限を有していない場合、書類の検索を受け付けることができない旨を示すメッセージを検索端末３に送信するが（ステップＳＴ１３）、社員Ｂがデータベース１４をアクセスする権限を有している場合、データ送受信部１１を介して、図５に示すような書類検索受付画面の画面情報を検索端末３に送信する（ステップＳＴ１４）。
これにより、検索端末３のディスプレイには、図５の書類検索受付画面が表示されるので、社員Ｂが検索端末３を操作して、検索キーワードを入力する（ステップＳＴ１５）。また、社員Ｂが検索分野の指定を希望する場合には、その検索分野を指定する。例えば、出張旅費の精算書の検索を希望する場合、旅費精算のチェックボックス□にチェックを入れる。
【００１７】
書類検索部１５は、データ送受信部１１が検索端末３から検索分野の指定データと検索キーワードを受信すると、データベース１４に登録されている公開書類の中から、その検索分野に属する書類を選定し、それらの書類を検索対象に指定する。
書類検索部１５は、上記のようにして検索対象の公開書類を限定すると、その検索対象の公開書類に付加されている公開範囲のデータと、上述した社員Ｂのアクセス権限の効力が及ぶ公開範囲とを比較して、さらに、検索対象の公開書類を限定する（ステップＳＴ１６）。
【００１８】
書類検索部１５は、最終的に検索対象の公開書類を限定すると、その検索対象の公開書類の中から、検索キーワードにマッチする公開書類を検索する（ステップＳＴ１７）。
例えば、検索キーワードが“大阪出張”であれば、図６に示すように、“大阪出張”や“大阪”を文書内に含む書類を検索する。ただし、書類を登録する際、その書類に関するキーワードも一緒に登録されている場合、その書類に関するキーワードと検索キーワードのパターンマッチングを実施し、所定数の検索書類が得られなかったような場合に限り、書類内の単語と検索キーワードのパターンマッチングを実施するようにすれば、検索時間の短縮化を図ることができる。
【００１９】
書類検索部１５は、データ送受信部１１を介して、図６のような検索結果を検索端末３に送信する（ステップＳＴ１８）。
これにより、検索端末３のディスプレイには、図６の検索結果が表示されるので、社員Ｂが検索端末３を操作して、表示を希望する書類を選択する（ステップＳＴ１９）。例えば、Ｎｏ．１の書類の表示を希望する場合、Ｎｏ．１の書類をクリックする。なお、検索結果の表示順は特に問わないが、キーワードのマッチ順、検索回数が多い順、登録が新しい順などが考えられる。
情報検索装置２の書類表示部１６は、図７に示すように、社員Ｂにより選択された公開書類を表示する（ステップＳＴ２０）。
【００２０】
以上で明らかなように、この実施の形態１によれば、公開受付部１２により公開許可の選択が受け付けられた場合、書類を公開書類としてデータベース１４に登録し、公開受付部１２により公開不許可の選択が受け付けられた場合、その書類を非公開書類としてデータベース１４に登録する書類登録部１３を設け、データベース１４に登録されている公開書類の中から、検索キーワードにマッチする書類を検索するように構成したので、公開書類と非公開書類を同一のデータベース１４で管理することができる効果を奏する。
【００２１】
また、この実施の形態１によれば、データベース１４に登録されている公開書類の公開範囲と検索者のアクセス権限を考慮して検索対象の公開書類を限定し、その検索対象の公開書類の中から、検索キーワードにマッチする公開書類を検索するように構成したので、書類の内容に応じて公開対象者を制限することができる効果を奏する。
さらに、この実施の形態１によれば、検索分野が指定された場合、検索対象の公開書類を検索分野に属する書類に限定するように構成したので、書類の検索時間の短縮化を図ることができるとともに、所望の分野に属する書類を検索することができる効果を奏する。
【００２２】
実施の形態２．
上記実施の形態１では、社員Ａが書類の公開不許可を選択した場合、その書類を非公開書類としてデータベース１４に登録するものについて示したが、その後、社員Ａが登録端末１を操作して、その非公開書類の登録内容の変更要求（非公開書類を公開書類に変更する要求）を情報検索装置２に送信し、情報検索装置２の公開受付部１２が変更要求を受け付けると、書類登録部１３が当該非公開書類を公開書類としてデータベース１４に再登録するようにしてもよい。
この場合、公開書類の公開範囲の指定等は、上記実施の形態１と同様であるため説明を省略する。
これにより、諸事情により書類の公開が可能になれば、非公開書類として登録した書類であっても、公開することができる効果を奏する。
【００２３】
実施の形態３．
上記実施の形態１では、特に言及していないが、社員Ａが登録端末１を操作して、書類の公開許可を選択する際、その公開書類が実績に基づく文書であるのか、トレーニングに基づく文書であるのかを選択すると、情報検索装置２の書類登録部１３が公開書類をデータベース１４に登録する際、その公開書類が実績に基づく文書であるのか、トレーニングに基づく文書であるのかを示す識別情報を付加し、書類検索部１５の検索結果に当該識別情報を含めるようにしてもよい。図６の例では、トレーニングに基づく書類であれば、トレーニングの欄にチェックが入り、実績に基づく書類であれば、トレーニングの欄にチェックが入らない。
【００２４】
これにより、実績（例えば、実際の出張）に基づいて作成された書類だけでなく、書類登録のトレーニングとして作成された書類もデータベース１４に登録することができる。また、検索された公開書類を選択して表示する際に、実績に基づく書類であるのか、トレーニングに基づく書類であるのかを区別することができる効果を奏する。
【００２５】
実施の形態４．
図８はこの発明の実施の形態４による情報検索装置を示す構成図であり、図において、図１と同一符号は同一または相当部分を示すので説明を省略する。
対価計算部１７はデータベース１４に登録されている公開書類の登録者を管理し、登録者毎の公開書類の登録回数及び表示回数から登録者の対価を計算する対価計算手段を構成している。
【００２６】
即ち、情報検索装置は、公開文書の登録件数が増える程、一般的にシステムとしての重要性を増すので、書類の登録者には対価（例えば、現金、景品交換用のポイント）を支払って、書類の登録を奨励するようにしてもよい。
具体的には、情報検索装置２の対価計算部１７は、下記に示すように、登録者毎の公開書類の登録回数Ｙと、その公開書類の表示回数Ｚから登録者の対価を計算する。
登録者の対価＝Ｓ×Ｙ＋Ｋ×Ｚ
ただし、Ｓは登録１回当りの基準登録料
Ｋは表示１回当りの基準検索料
そして、対価計算部１７は、一定期間毎に、各登録者の対価を集計して、その対価を登録者に与えるようにする。
これにより、書類の登録を奨励することができる効果を奏する。
【００２７】
【発明の効果】
以上のように、この発明によれば、公開受付手段により公開許可の選択が受け付けられた場合、書類を公開書類としてデータベースに登録し、公開受付手段により公開不許可の選択が受け付けられた場合、その書類を非公開書類としてデータベースに登録する書類登録手段を設け、データベースに登録されている公開書類の中から、検索キーワードにマッチする書類を検索するように構成したので、公開書類と非公開書類を同一のデータベースで管理することができる効果がある。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明の実施の形態１による情報検索装置を示す構成図である。
【図２】書類の登録処理を示すフローチャートである。
【図３】書類の検索処理を示すフローチャートである。
【図４】書類登録受付画面を示す説明図である。
【図５】書類検索受付画面を示す説明図である。
【図６】検索結果を示す説明図である。
【図７】公開書類の表示例を示す説明図である。
【図８】この発明の実施の形態４による情報検索装置を示す構成図である。
【符号の説明】
１  登録端末、２  情報検索装置、３  検索端末、１１  データ送受信部、１２  公開受付部（公開受付手段）、１３  書類登録部（書類登録手段）、１４  データベース、１５  書類検索部（書類検索手段）、１６  書類表示部（書類表示手段）、１７  対価計算部（対価計算手段）。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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