(57)【要約】【課題】効率的かつ経済的に処理が行える文書配信システムを提供する。【解決手段】文書配信システム１００は、図のように、ＬＡＮ等のネットワーク１に接続され、基幹業務を遂行する上で必要な情報を集約したドキュメントである帳票を作成する図示しない帳票作成手段、この帳票作成手段により作成された帳票を管理する帳票管理手段、及びネットワーク送信手段とを有する帳票作成端末３と、この帳票作成端末３に基づいて作成された帳票をファクシミリ送信するＦＡＸサーバ２と、印刷出力を行うプリンタ４により構成される。また、ＦＡＸサーバ２は公衆通信回線網５を介して複数のファクシミリ６と接続され、ネットワーク１はインターネット網７により遠方の複数のＰＣ端末８と通信が可能な構成となっている。【選択図】　　　図２
2004080320.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
遠隔地に存在するファクシミリ装置に文書を自動伝送する自動ファクシミリ伝送による文書配信システムであって、
ネットワークに接続され、基幹業務を遂行する上で必要な情報を集約した帳票を作成する帳票作成手段、該帳票作成手段により作成された帳票を管理する帳票管理手段、及びネットワーク送信手段を有する帳票作成端末と、該帳票作成端末に基づいて作成された帳票をファクシミリ送信するＦＡＸサーバと、印刷出力を行うプリンタと、を備え、
前記帳票作成端末は、送信対象の画像情報を文書ファイルのまま蓄積するファイル蓄積手段と、蓄積した文書ファイルを前記ＦＡＸサーバ若しくはネットワーク送信手段に応じた文書フォーマットに変換するフォーマット変換手段と、前記送信対象の文書に送付状を付加する送付状付加手段と、を備えたことを特徴とする文書配信システム。
【請求項２】
前記帳票作成端末は、前記ＦＡＸサーバ若しくはネットワーク送信手段の何れかを指定する送信手段情報、及び送信先を含む文書ファイルの送信要求があった場合、前記文書ファイルを前記フォーマット変換手段により前記送信手段情報に基づいたフォーマットに変換してサービス拠点に送信し、該送信結果を前記帳票作成端末に格納することを特徴とする請求項１に記載の文書配信システム。
【請求項３】
前記帳票作成端末は、前記ＦＡＸサーバ若しくはネットワーク送信手段の何れかを指定する送信手段情報、及び送信先を含む文書ファイルの送信要求があった際、前記文書ファイルを前記フォーマット変換手段により前記送信手段情報に基づいたフォーマットに変換して格納し、該格納された文書ファイルに対して前記サービス拠点から送信要求があった場合、前記送信手段情報及び送信先単位で送信要求を検索し、該検索結果に基づいた送信先に前記文書ファイルを送信し、該送信結果を格納することを特徴とする請求項１に記載の文書配信システム。
【請求項４】
前記帳票作成端末は、前記ＦＡＸサーバ若しくはネットワーク送信手段の何れかを指定する送信手段情報、及び送信先を含む文書ファイルの送信要求があった際、前記文書ファイルを前記フォーマット変換手段により前記送信手段情報に基づいたフォーマットに変換して格納し、該格納された文書ファイルに対して前記サービス拠点から送信要求があった場合、前記文書ファイルを前記送信手段情報及び送信先単位でグルーピングし、該グルーピング単位で一つに編集して送信先に送信し、該送信結果を格納することを特徴とする請求項１に記載の文書配信システム。
【請求項５】
前記帳票作成端末は、前記ＦＡＸサーバ若しくはネットワーク送信手段の何れかを指定する送信手段情報、及び送信先を含む文書ファイルの送信要求があった際、前記文書ファイルを前記フォーマット変換手段により前記送信手段情報に基づいたフォーマットに変換して格納し、該格納された文書ファイルに対して前記サービス拠点から送信要求があった場合、前記文書ファイルを前記送信手段情報及び送信先単位でグルーピングして一つに編集し、該グルーピングした送信先単位で前記送信手段情報に基づいて前記送付状付加手段により送付状を付加して送信先に送信し、該送信結果を格納することを特徴とする請求項１に記載の文書配信システム。
【請求項６】
前記送信手段情報により指定された送信手段ごとに最大ページ数の設定があり、前記文書ファイルを前記送信手段情報及び送信先単位でグルーピングし、該グルーピング単位で一つに編集した際に前記最大ページ数を超過した場合、前記グルーピングされた文書ファイルのページ数を前記最大ページ数に基づいて分割し、同一送信先に対する複数の文書ファイルに編集し直して送信先に送信し、該送信結果を格納することを特徴とする請求項４に記載の文書配信システム。
【請求項７】
前記送信手段情報により指定された送信手段ごとに最大ページ数の設定があり、前記文書ファイルを前記送信手段情報及び送信先単位でグルーピングし、該グルーピング単位で一つに編集した際に前記送信手段情報により指定された送信手段の最大ページ数を超過した場合、前記グルーピングされた文書ファイルのページ数を前記最大ページ数に基づいて分割し、同一送信先に対する複数の文書ファイルに編集し直して前記グルーピングした送信先単位で前記送信手段情報に基づいて前記送付状付加手段により送付状を付加して送信先に送信し、該送信結果を格納することを特徴とする請求項５に記載の文書配信システム。
【請求項８】
前記送信手段情報により指定された送信手段ごとに最大ページ数の設定があり、前記文書ファイルを前記送信手段情報及び送信先単位でグルーピングし、該グルーピング単位で一つに編集した際に前記送信手段情報により指定された送信手段がファクシミリで、その最大ページ数を超過した場合、前記グルーピングされた文書ファイルのページ数を前記最大ページ数に基づいて分割し、夫々の送信先に対する複数の文書ファイルに編集し直し、前記送付状付加手段によりファクシミリ送付状を付加して夫々の送信先に送信し、該送信結果を格納することを特徴とする請求項５に記載の文書配信システム。
【請求項９】
前記文書ファイルの送信が失敗した場合、前記送信先単位で印刷するか否かを判断し、前記送信先単位で印刷する場合は、格納されている文書ファイルを取得して、該文書ファイルを送信先単位でグルーピングして前記プリンタにて出力することを特徴とする請求項１乃至８の何れか一項に記載の文書配信システム。
【請求項１０】
前記文書ファイルの送信が失敗した場合、前記送信先単位で印刷するか否かを判断し、前記送信先単位で印刷しない場合は、格納されている文書ファイルを取得して、該文書ファイルの要求順に前記プリンタにて出力することを特徴とする請求項１乃至８の何れか一項に記載の文書配信システム。
【請求項１１】
前記文書ファイルの送信が失敗した場合、前記文書ファイルをネットワーク経由にてアクセス可能なように格納することを特徴とする請求項１乃至１０の何れか一項に記載の文書配信システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書配信システムに関し、さらに詳しくは、公衆回線及びネットワークに接続された文書配信システムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来技術として、特開２００１−１５６９７０公報には、帳票を紙媒体に印刷せず、顧客側のファクシミリ装置へ帳票を送信する自動ファクシミリ伝送による帳票配信システムについて開示されている。それによると、ＡＰサーバは、パーソナルコンピュータから、顧客に対応したキー情報を受信すると、ＤＢサーバから、このキー情報に対応した注文情報、およびＦＡＸ送信先情報を取得する。ＡＰサーバは、注文情報から、帳票イメージデータを作成し、また、ＦＡＸ送信先情報から送信指示データを作成する。ＡＰサーバは、顧客にもっとも近いＦＡＸサーバに、帳票イメージデータ、および送信指示データを送信するとしている。しかし、本公報の発明は、帳票の出力をＦＡＸサーバにより行い、出力時にもっと送信先に近いＦＡＸサーバを選択する事により、効率的なＦＡＸ送信を行う方法についての発明であり、ＦＡＸ送信先への送信量を１通信にすることにより効率的なＦＡＸ送信を行う事が特徴であり、本発明とは解決する手法が大きく異なる。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
前記特開２００１−１５６９７０公報も含めた従来の文書送信システムによれば、ＦＡＸ送信を行う場合、同じ宛先であっても別々の通信によりＦＡＸ送信されていた。また、ＦＡＸ送信時に使用される送付状は、１通信単位で付加されていた。さらに、ＦＡＸ送信を失敗したときに印刷する場合、別々の文書として印刷出力されるため、同一宛先の場合、手作業でまとめなければならなかった。これらは、ＦＡＸ送信文書数が増加するに従い、ＦＡＸオペレータの負担が増大し、また、公衆回線の回線数の増大、及び通信コストの増加の要因となる。また、送信手段としては公衆回線でのＦＡＸ送信のみであり、送信手段に応じた送信方法（送付状有無、送信ページ数）が切り替えられなかった。
本発明は、かかる課題に鑑み、効率的かつ経済的に処理が行える文書配信システムを提供することを目的とする。
【０００４】
【課題を解決するための手段】
本発明はかかる課題を解決するために、請求項１は、遠隔地に存在するファクシミリ装置に文書を自動伝送する自動ファクシミリ伝送による文書配信システムであって、ネットワークに接続され、基幹業務を遂行する上で必要な情報を集約した帳票を作成する帳票作成手段、該帳票作成手段により作成された帳票を管理する帳票管理手段、及びネットワーク送信手段を有する帳票作成端末と、該帳票作成端末に基づいて作成された帳票をファクシミリ送信するＦＡＸサーバと、印刷出力を行うプリンタと、を備え、前記帳票作成端末は、送信対象の画像情報を文書ファイルのまま蓄積するファイル蓄積手段と、蓄積した文書ファイルを前記ＦＡＸサーバ若しくはネットワーク送信手段に応じた文書フォーマットに変換するフォーマット変換手段と、前記送信対象の文書に送付状を付加する送付状付加手段と、を備えたことを特徴とする。
文書配信システムは、帳票作成端末、ＦＡＸサーバ、及びプリンタにより構成されている。そして、夫々がネットワークに接続され、公衆通信回線やインターネットと外部のＰＣ端末やファクシミリと通信が可能である。そして、この文書配信システムに対して要求された送信情報を自動的に設定された送信手段（ＦＡＸ、電子メール等）により送信し、その送信結果をネットワーク経由でモニターできるようになっており、文書配信システムを運用するオペレータに対する送信結果問い合わせ等の作業が発生せず、オペレータの負荷軽減及び問い合わせ業務削減による業務効率の向上を図ることができる。
かかる発明によれば、文書配信システムは、送信結果をネットワーク経由でモニターできるので、文書配信システムを運用するオペレータに対する送信結果問い合わせ等の作業が発生せず、オペレータの負荷軽減及び問い合わせ業務削減による業務効率の向上を図ることができる。
【０００５】
請求項２は、前記帳票作成端末は、前記ＦＡＸサーバ若しくはネットワーク送信手段の何れかを指定する送信手段情報、及び送信先を含む文書ファイルの送信要求があった場合、前記文書ファイルを前記フォーマット変換手段により前記送信手段情報に基づいたフォーマットに変換してサービス拠点に送信し、該送信結果を前記帳票作成端末に格納することを特徴とする。
サービス拠点には、ファクシミリとＰＣ端末があり、送信情報を送信する場合、それに合致したフォーマットに変換する必要がある。そこで、文書ファイル中に含まれる送信手段情報から送信宛先がどちらかを判断して、その情報に基づいたフォーマットに変換する。
かかる発明によれば、送信宛先に合致したフォーマットに変換して送信するので、受信した端末側では正しいデータとして認識することができる。
【０００６】
請求項３は、前記帳票作成端末は、前記ＦＡＸサーバ若しくはネットワーク送信手段の何れかを指定する送信手段情報、及び送信先を含む文書ファイルの送信要求があった際、前記文書ファイルを前記フォーマット変換手段により前記送信手段情報に基づいたフォーマットに変換して格納し、該格納された文書ファイルに対して前記サービス拠点から送信要求があった場合、前記送信手段情報及び送信先単位で送信要求を検索し、該検索結果に基づいた送信先に前記文書ファイル送信し、該送信結果を格納することを特徴とする。
文書配信システム内に蓄積されている送信画像情報の送信開始を、サービス拠点内のＷｅｂブラウザ、もしくはスケジューラー等外部端末より指示するため、文書送信システムを運用するオペレータに対する送信開始に伴う作業が発生せず、オペレータの負荷軽減による業務効率の向上、及び夜間の文書送信等フレキシブルなシステム運用が可能となる。
かかる発明によれば、送信画像情報の送信開始を、サービス拠点からネットワークを介して行うので、オペレータの負担が軽減され、それにより、業務効率の向上、及び夜間の文書送信等フレキシブルなシステム運用が可能となる。
【０００７】
請求項４は、前記帳票作成端末は、前記ＦＡＸサーバ若しくはネットワーク送信手段の何れかを選択する送信手段情報、及び送信先を含む文書ファイルの送信要求があった際、前記文書ファイルを前記フォーマット変換手段により前記送信手段情報に基づいたフォーマットに変換して格納し、該格納された文書ファイルに対して前記サービス拠点から送信要求があった場合、前記文書ファイルを前記送信手段情報及び送信先単位でグルーピングし、該グルーピング単位で一つに編集して送信先に送信し、該送信結果を格納することを特徴とする。
格納された文書ファイルは、送信手段や送信先が同じものと、夫々異なるものが混在している。その状態で送信すると送信の効率が非常に悪くなり、何回も同じ送信先に送るといった現象が生じる。そこで、送信する送信画像情報を、送信宛先単位で結合し１送信情報として送信するようにして、送信リトライ処理用の画像情報蓄積領域の縮小、再送処理によるシステム負荷の軽減、及び送信を行うための公衆回線、ネットワークの効率的な利用を実現する。
かかる発明によれば、送信する送信画像情報を、送信宛先単位で結合し１送信情報として送信するようにするので、送信リトライ処理用の画像情報蓄積領域の縮小、再送処理によるシステム負荷の軽減、及び送信を行うための公衆回線、ネットワークの効率的な利用を実現することができる。
【０００８】
請求項５は、前記帳票作成端末は、前記ＦＡＸサーバ若しくはネットワーク送信手段の何れかを選択する送信手段情報、及び送信先を含む文書ファイルの送信要求があった際、前記文書ファイルを前記フォーマット変換手段により前記送信手段情報に基づいたフォーマットに変換して格納し、該格納された文書ファイルに対して前記サービス拠点から送信要求があった場合、前記文書ファイルを前記送信手段情報及び送信先単位でグルーピングして一つに編集し、該グルーピングした送信先単位で前記送信手段情報に基づいて前記送付状付加手段により送付状を付加して送信先に送信し、該送信結果を格納することを特徴とする。
また、グルーピングして送信する送信先に対して、その送信先の送付状をグループ単位に付加すれば、更に、グルーピングされた文書の宛先が明確になる。
かかる発明によれば、文書送信システム内で送信宛先単位で結合した送信画像情報に対して、送信手段に応じた送付状を付加するため、文書送信システムを運用するオペレータに対する送信準備、および送信作業が発生せず、オペレータの負荷が軽減されて業務効率を向上することができる。
【０００９】
請求項６は、前記送信手段情報により指定された送信手段ごとに最大ページ数の設定があり、前記文書ファイルを前記送信手段情報及び送信先単位でグルーピングし、該グルーピング単位で一つに編集した際に前記最大ページ数を超過した場合、前記グルーピングされた文書ファイルのページ数を前記最大ページ数に基づいて分割し、同一送信先に対する複数の文書ファイルに編集し直して送信先に送信し、該送信結果を格納することを特徴とする。
指定された送信手段により、その送信手段で送れる最大ページ数が指定されている場合がある。そのような場合、文書送信システム内で送信宛先単位で結合した送信画像情報のページ数を検出し、送信手段毎に定義した規定のページ数を超えている場合、ページ分割を行い別々の通信として送信を行うようにして、送信による回線占有時間の低減、及び送受信において使用する文書送信システムの負荷を軽減する。
かかる発明によれば、送信手段毎に定義した規定のページ数を超えている場合、ページ分割を行い別々の通信として送信を行うので、送信による回線占有時間の低減、及び送受信において使用する文書送信システムの負荷を軽減することができる。
【００１０】
請求項７は、前記送信手段情報により指定された送信手段ごとに最大ページ数の設定があり、前記文書ファイルを前記送信手段情報及び送信先単位でグルーピングし、該グルーピング単位で一つに編集した際に前記送信手段情報により指定された送信手段の最大ページ数を超過した場合、前記グルーピングされた文書ファイルのページ数を前記最大ページ数に基づいて分割し、同一送信先に対する複数の文書ファイルに編集し直して前記グルーピングした送信先単位で前記送信手段情報に基づいて前記送付状付加手段により送付状を付加して送信先に送信し、該送信結果を格納することを特徴とする。
また、グルーピングされて同一送信先に対する複数の文書ファイルに編集し直された文書は、それ単位で送信先の送付状を付加すれば、より送信先が明確になる。つまり、文書送信システム内で送信宛先単位で結合した送信画像情報に対して、送信手段に応じた送付状を付加するため、文書送信システムを運用するオペレータに対する送信準備、および送信作業が発生せず、オペレータの負荷が軽減できて業務の効率を向上することができる。
かかる発明によれば、グルーピングされて同一送信先に対する複数の文書ファイルに送付状を付加するので、オペレータの負荷が軽減できて業務の効率を向上することができる。
【００１１】
請求項８は、前記送信手段情報により指定された送信手段ごとに最大ページ数の設定があり、前記文書ファイルを前記送信手段情報及び送信先単位でグルーピングし、該グルーピング単位で一つに編集した際に前記送信手段情報により指定された送信手段がファクシミリで、その最大ページ数を超過した場合、前記グルーピングされた文書ファイルのページ数を前記最大ページ数に基づいて分割し、夫々の送信先に対する複数の文書ファイルに編集し直し、前記送付状付加手段によりファクシミリ送付状を付加して夫々の送信先に送信し、該送信結果を格納することを特徴とする。
送信する文書ファイルの送信手段がファクシミリの場合、最大ページ数を分割してファクシミリの用紙切れを防ぎ、夫々を別の宛先に送るようにする必要がある。つまり、文書送信システム内で送信宛先単位で結合した送信画像情報のページ数を検出し、規定のページ数を超えている場合、分割して別々の通信として別々の宛先に送信を行うものである。
かかる発明によれば、送信手段がファクシミリの場合、送信文書を用紙切れしない単位で分割して送信するので、送信による回線占有時間の低減、及び大量受信によるＦＡＸの用紙切れの回避、及び送受信において使用する文書送信システムの負荷を軽減することができる。
【００１２】
請求項９は、前記文書ファイルの送信が失敗した場合、前記送信先単位で印刷するか否かを判断し、前記送信先単位で印刷する場合は、格納されている文書ファイルを取得して、該文書ファイルを送信先単位でグルーピングして前記プリンタにて出力することを特徴とする。
送信は必ずしも全てが成功するとは限らない。回線状況によりデータエラーが発生して送信が失敗する場合もある。このような時、文書ファイルを何らかの形で残しておく必要がある。そして、送信先単位で印刷する場合は、文書ファイルを送信先単位でグルーピングして印刷する。
かかる発明によれば、文書送信システムにおいて送信に失敗した文書をプリンタに出力する。この時、出力する単位を宛先単位での出力も可能とし、オペレータがプリンタに出力された文書を並び替える等の手作業なしでＦＡＸ送信することができるため、オペレータの負荷軽減、及び問い合わせ業務削減による業務効率を向上することができる。
【００１３】
請求項１０は、前記文書ファイルの送信が失敗した場合、前記送信先単位で印刷するか否かを判断し、前記送信先単位で印刷しない場合は、格納されている文書ファイルを取得して、該文書ファイルの要求順に前記プリンタにて出力することを特徴とする。
送信が失敗して、その文書ファイルを送信先単位に印刷しない場合は、文書ファイルの要求順に印刷しておくのが無難である。
かかる発明によれば、一応文書ファイルが要求順に印刷されるので、要求があった場合はその印刷された文書をファクシミリで送信することができ、情報の消失を防ぐことができる。
【００１４】
請求項１１は、前記文書ファイルの送信が失敗した場合、前記文書ファイルをネットワーク経由にてアクセス可能なように格納することを特徴とする。
文書ファイルの送信が失敗した場合のもう一つの方法は、メモリにその文書ファイルを記憶しておくことである。そして、格納された文書をネットワークからアクセス可能なようにしておくことが好ましい。
かかる発明によれば、送信に失敗した文書を格納し、この文書に対するＨＴＴＰ等ネットワーク経由でのアクセスを可能とすることにより、オペレータが再送信作業を行うことなく、また、ユーザが自由な時間に文書を取得できるため、オペレータの負荷軽減、及び問い合わせ業務削減による業務効率を向上することができる。
【００１５】
【発明の実施の形態】
以下、本発明を図に示した実施形態を用いて詳細に説明する。但し、この実施形態に記載される構成要素、種類、組み合わせ、形状、その相対配置などは特定的な記載がない限り、この発明の範囲をそれのみに限定する主旨ではなく単なる説明例に過ぎない。
図１は、本発明の文書配信システムの構成図である。文書配信システム１００は、図のように、ＬＡＮ等のネットワーク１に接続され、基幹業務を遂行する上で必要な情報を集約したドキュメントである帳票を作成する図示しない帳票作成手段、この帳票作成手段により作成された帳票を管理する帳票管理手段、及びネットワーク送信手段とを有する帳票作成端末３と、この帳票作成端末３に基づいて作成された帳票をファクシミリ送信するＦＡＸサーバ２と、印刷出力を行うプリンタ４により構成される。また、ＦＡＸサーバ２は公衆通信回線網５を介して複数のファクシミリ６と接続され、ネットワーク１はインターネット網７により遠方の複数のＰＣ端末８と通信が可能な構成となっている。
図２は、本発明の文書配信システムを適用する構成例である。同じ構成要素には同じ参照番号が付されているので、重複する説明は省略する。図２のシステム構成を用いて説明する。文書配信システム１００は、顧客１１に対して送付するサービス結果レポート等帳票を、その顧客が属するサービス地域１０内にあるサービス拠点１２のＦＡＸ１２ａ、もしくは電子メール１２ｂによりネットワーク送信により送付する。サービス拠点１２は顧客１１に対する帳票出力状況を把握し、それにより、サービス拠点１２のサービスマンは顧客を訪問してサービスを提供する。
【００１６】
図３は、本発明の第１の実施形態に係る動作フローチャートである。図１、図２を参照して説明する。文書ファイルを送信する宛先（送信先）やファクシミリで送信するか、ネットワークを使用して電子メールをＰＣに送信するかの送信手段情報を含むワード等の文書ファイルの送信要求があると、先ず、受け付けた送信する文書ファイルを送信手段（ＦＡＸ、電子メール等）に対する文書フォーマットに変換し（ＦＡＸサーバであればＢＭＰ或いはＴＩＦＦ）（Ｓ１）、帳票作成端末３に対して送信の要求を発光する（Ｓ２）。次に、文書ファイルに含まれる送信手段情報に基づいてサービス拠点１２のＦＡＸ１２ａ、又はＰＣ端末１２ｂに対して送信を行う（Ｓ３）。そして、その送信結果を帳票作成端末３内のメモリに格納する（Ｓ４）。サービス拠点１２では、受信した文書により、顧客１１への訪問等サービス業務を実施する。このように、文書配信システム１００により業務の効率向上が可能となる。
【００１７】
図４は、本発明の第２の実施形態に係る動作フローチャートである。図１、図２を参照して説明する。図４（ａ）は、文書ファイルを送信する宛先（送信先）やファクシミリで送信するか、ネットワークを使用して電子メールをＰＣに送信するかの送信手段情報を含むワード等の文書ファイルの送信要求があると、先ず、受け付けた送信する文書ファイルを送信手段（ＦＡＸ、電子メール等）に対する文書フォーマットに変換し（ＦＡＸサーバであればＢＭＰ或いはＴＩＦＦ）（Ｓ５）、その送信情報を一旦帳票作成端末３内のメモリに格納する（Ｓ６）。次に図４（ｂ）により、帳票作成端末３内のメモリに格納されている送信情報の送信要求が発行されると、先ず、格納されている全ての送信情報からあて先（サービス拠点）単位で送信要求を検索し（Ｓ７）、検索された宛先に対してどのような送信手段で送信するかを判断して宛先単位に送信情報をサービス拠点１２に送信する（Ｓ８）。そして、その送信結果をサービス拠点１２のＰＣ端末１２ｂのメモリに格納する（Ｓ９）。サービス拠点１２では、送信結果により、顧客への訪問等サービス業務を実施する。このように、送信を開始する時刻をシステムでフレキシブルに指定できることにより、深夜での送信等通信回線の利用効率向上が可能となる。
【００１８】
図５は、本発明の第３の実施形態に係る動作フローチャートである。図１、図２を参照して説明する。図５（ａ）は、文書ファイルを送信する宛先（送信先）やファクシミリで送信するか、ネットワークを使用して電子メールをＰＣに送信するかの送信手段情報を含むワード等の文書ファイルの送信要求があると、先ず、受け付けた送信する文書ファイルを送信手段（ＦＡＸ、電子メール等）に対する文書フォーマットに変換し（ＦＡＸサーバであればＢＭＰ或いはＴＩＦＦ）（Ｓ１０）、その送信情報を一旦帳票作成端末３内のメモリに格納する（Ｓ１１）。次に図５（ｂ）により、帳票作成端末３内のメモリに格納されている送信情報の送信要求が発行されると、先ず、格納されている全ての送信情報からあて先（サービス拠点）単位で送信要求を検索し、送信手段、宛先単位で文書ファイルをグルーピングする（Ｓ１２）、次に、グルーピングした宛先単位で送信文書を一つの送信文書に編集する（Ｓ１３）。検索された宛先に対してどのような送信手段で送信するかを判断して宛先単位に送信情報をサービス拠点１２に送信する（Ｓ１４）。そして、その送信結果をサービス拠点１２のＰＣ端末１２ｂのメモリに格納する（Ｓ１５）。サービス拠点１２では、送信結果により、顧客１１への訪問等サービス業務を実施する。このように、送信が１通信より行われるため、通信回線の利用効率を向上することができる。
【００１９】
図６は、本発明の第４の実施形態に係る動作フローチャートである。図１、図２を参照して説明する。図６（ａ）は、文書ファイルを送信する宛先（送信先）やファクシミリで送信するか、ネットワークを使用して電子メールをＰＣに送信するかの送信手段情報を含むワード等の文書ファイルの送信要求があると、先ず、受け付けた送信する文書ファイルを送信手段（ＦＡＸ、電子メール等）に対する文書フォーマットに変換し（ＦＡＸサーバであればＢＭＰ或いはＴＩＦＦ）（Ｓ１６）、その送信情報を一旦帳票作成端末３内のメモリに格納する（Ｓ１７）。次に図６（ｂ）により、帳票作成端末３内のメモリに格納されている送信情報の送信要求が発行されると、先ず、格納されている全ての送信情報からあて先（サービス拠点）単位で送信要求を検索し、送信手段、宛先単位で文書ファイルをグルーピングする（Ｓ１８）、次に、グルーピングした宛先単位で送信文書を一つの送信文書に編集する（Ｓ１９）。次に、グルーピングした宛先単位で送信手段に応じた一つの送付状を付加する（Ｓ２０）。検索された宛先に対してどのような送信手段で送信するかを判断して宛先単位に送信情報をサービス拠点１２に送信する（Ｓ２１）。そして、その送信結果をサービス拠点１２のＰＣ端末１２ｂのメモリに格納する（Ｓ２２）。サービス拠点１２では、送信結果により、顧客１１への訪問等サービス業務を実施する。このように、送信が１通信より行われるため、通信回線の利用効率向上、および送付状が付加されているため送信の概要（送信ページ数等）の把握が可能となる。
【００２０】
図７は、本発明の第５の実施形態に係る動作フローチャートである。図１、図２を参照して説明する。図７（ａ）は、文書ファイルを送信する宛先（送信先）やファクシミリで送信するか、ネットワークを使用して電子メールをＰＣに送信するかの送信手段情報を含むワード等の文書ファイルの送信要求があると、先ず、受け付けた送信する文書ファイルを送信手段（ＦＡＸ、電子メール等）に対する文書フォーマットに変換し（ＦＡＸサーバであればＢＭＰ或いはＴＩＦＦ）（Ｓ２５）、その送信情報を一旦帳票作成端末３内のメモリに格納する（Ｓ２６）。次に図７（ｂ）により、送信手段毎に最大ページ数の設定がある場合で、帳票作成端末３内のメモリに格納されている送信情報の送信要求が発行されると、先ず、格納されている全ての送信情報からあて先（サービス拠点）単位で送信要求を検索し、送信手段、宛先単位で文書ファイルをグルーピングする（Ｓ２７）、次に、グルーピングした宛先単位で送信文書を一つの送信文書に編集する（Ｓ２８）。次に、一つの送信文書に編集した結果、送信手段に対する最大ページ数を超過しているか否かを判断し（Ｓ２９）、超過していれば（Ｓ２９でＹＥＳのルート）、最大ページ数をもとに分割して、同一宛先に対する複数の送信文書に編集し直す（Ｓ３２）。その後、検索された宛先に対してどのような送信手段で送信するかを判断して宛先単位に送信情報をサービス拠点１２に送信する（Ｓ３０）。そして、その送信結果をサービス拠点１２のＰＣ端末１２ｂのメモリに格納する（Ｓ３１）。ステップＳ２９で最大ページ数を超過していない場合（Ｓ２９でＮＯのルート）、ステップＳ３０に進む。サービス拠点１２では、送信結果により顧客１１への訪問等サービス業務を実施する。このように、送信があるページ数以内の１通信より行われるため、サービス拠点側の回線の連続占有時間縮小による通信回線の利用効率が向上する。
【００２１】
図８は、本発明の第６の実施形態に係る動作フローチャートである。図１、図２を参照して説明する。図８（ａ）は、文書ファイルを送信する宛先（送信先）やファクシミリで送信するか、ネットワークを使用して電子メールをＰＣに送信するかの送信手段情報を含むワード等の文書ファイルの送信要求があると、先ず、受け付けた送信する文書ファイルを送信手段（ＦＡＸ、電子メール等）に対する文書フォーマットに変換し（ＦＡＸサーバであればＢＭＰ或いはＴＩＦＦ）（Ｓ３５）、その送信情報を一旦帳票作成端末３内のメモリに格納する（Ｓ３６）。次に図８（ｂ）により、送信手段毎に最大ページ数の設定がある場合で、帳票作成端末３内のメモリに格納されている送信情報の送信要求が発行されると、先ず、格納されている全ての送信情報からあて先（サービス拠点）単位で送信要求を検索し、送信手段、宛先単位で文書ファイルをグルーピングする（Ｓ３７）、次に、グルーピングした宛先単位で送信文書を一つの送信文書に編集する（Ｓ３８）。次に、一つの送信文書に編集した結果、送信手段に対する最大ページ数を超過しているか否かを判断し（Ｓ３９）、超過していれば（Ｓ３９でＹＥＳのルート）、最大ページ数をもとに分割して、同一宛先に対する複数の送信文書に編集し直す（Ｓ４２）。次に、グルーピングした宛先単位で一つの送付状を付加する（Ｓ４０）。その後、検索された宛先に対してどのような送信手段で送信するかを判断して宛先単位に送信情報をサービス拠点１２に送信する（Ｓ４１）。そして、その送信結果をサービス拠点１２のＰＣ端末１２ｂのメモリに格納する（Ｓ４２）。ステップＳ３９で最大ページ数を超過していない場合（Ｓ３９でＮＯのルート）、ステップＳ４０に進む。サービス拠点１２では送信結果により、顧客１１への訪問等サービス業務を実施する。このように、送信があるページ数以内の１通信より行われるため、サービス拠点側の回線の連続占有時間縮小による通信回線の利用効率が向上し、また、送付状が付加されているため送信の概要（送信ページ数等）の把握が可能となる。
【００２２】
図９は、本発明の第７の実施形態に係る動作フローチャートである。図１、図２を参照して説明する。図９（ａ）は、文書ファイルを送信する宛先（送信先）やファクシミリで送信するか、ネットワークを使用して電子メールをＰＣに送信するかの送信手段情報を含むワード等の文書ファイルの送信要求があると、先ず、受け付けた送信する文書ファイルを送信手段（ＦＡＸ、電子メール等）に対する文書フォーマットに変換し（ＦＡＸサーバであればＢＭＰ或いはＴＩＦＦ）（Ｓ４５）、そのＦＡＸ送信情報を一旦帳票作成端末３内のメモリに格納する（Ｓ４６）。次に図９（ｂ）により、送信手段毎に最大ページ数の設定がある場合で、帳票作成端末３内のメモリに格納されている送信情報の送信要求が発行されると、先ず、格納されている全ての送信情報からあて先（サービス拠点）単位で送信要求を検索し、送信手段、宛先単位で文書ファイルをグルーピングする（Ｓ４７）。次に、グルーピングした宛先単位で送信文書を一つの送信文書に編集する（Ｓ４８）。次に、一つの送信文書に編集した結果、送信手段に対する最大ページ数を超過しているか否かを判断し（Ｓ４９）、超過していれば（Ｓ４９でＹＥＳのルート）、最大ページ数をもとに分割して、別宛先に対する複数の送信文書に編集し直す（Ｓ５３）。次に、グルーピングしたＦＡＸ宛先単位で一つのＦＡＸ送付状を付加する（Ｓ５０）。その後、検索された宛先に対してどのような送信手段で送信するかを判断して宛先単位に送信情報をサービス拠点１２に送信する（Ｓ５１）。そして、その送信結果をサービス拠点１２のＰＣ端末１２ｂのメモリに格納する（Ｓ５２）。ステップＳ４９で最大ページ数を超過していない場合（Ｓ４９でＮＯのルート）、ステップＳ５０に進む。サービス拠点１２では送信結果により、顧客１１への訪問等サービス業務を実施する。このように、送信があるページ数以内の１通信より行われるため、サービス拠点１２側の回線の連続占有時間の縮小による通信回線の利用効率向上、および宛先の分散による通信回線の利用効率向上、および送付状が付加されているため送信の概要（送信ページ数等）の把握が可能となる。
【００２３】
図１０は、本発明の第８の実施形態に係る動作フローチャートである。図１、図２を参照して説明する。前記第１から第７の実施形態により、送信情報をサービス拠点１２に送信した際、その送信が失敗した場合の動作フローチャートである。先ず、送信が成功したかを判断し（Ｓ６０）、失敗した場合（Ｓ６０でＮＯのルート）、送信情報を宛先単位で印刷するか否かを判断する（Ｓ６１）。宛先単位で印刷するのであれば（Ｓ６１でＹＥＳのルート）、格納されている全ての送信情報からあて先（サービス拠点）単位で送信要求を検索し、送信手段、宛先単位で文書ファイルをグルーピングする（Ｓ６５）。次に、グルーピングした宛先単位で一つのプリンタ要求に編集して（Ｓ６６）、その内容をプリンタ４にてプリントする（Ｓ６４）。ステップＳ６１で宛先単位で印刷しなければ（Ｓ６１でＮＯのルート）、格納されている全ての送信情報を取得し（Ｓ６２）、取得した送信情報を要求順に編集し（Ｓ６３）、その内容をプリンタ４にてプリントする（Ｓ６４）。このように、サービス拠点１２のＦＡＸ１２ａもしくはＰＣ端末１２ｂが使用不能であっても、手作業により帳票を届ける事ができ、また、送信宛先単位での出力とする事により、仕分け処理の削減による業務の効率向上が可能となる。
【００２４】
図１１は、本発明の第９の実施形態に係る動作フローチャートである。図１、図２を参照して説明する。先ず、送信が成功したかを判断し（Ｓ７０）、失敗した場合（Ｓ７０でＮＯのルート）、文書配信システム１００は送信文書ファイルをＨＴＴＰ等によるネットワーク経由でアクセス可能なように格納する（Ｓ７１）。ユーザは、ユーザの任意時間にＷｅｂブラウザ、ＦＴＰ等ネットワーク経由で文書ファイルを取得する。このように、サービス拠点１２のＦＡＸ１２ａもしくはＰＣ端末１２ｂが使用不能であっても，ユーザが任意の時間にネットワーク経由で帳票を受け取る事ができ、また、エラーのリカバリ処理の削減による業務の効率向上が可能となる。
【００２５】
【発明の効果】
以上記載のごとく請求項１の発明によれば、文書配信システムは、送信結果をサービス拠点からネットワーク経由でモニターできるので、文書配信システムを運用するオペレータに対する送信結果問い合わせ等の作業が発生せず、オペレータの負荷軽減、及び問い合わせ業務削減による業務効率の向上を図ることができる。
また請求項２では、文書ファイルを送信宛先に合致したフォーマットに変換して送信するので、受信した端末側では正しいデータとして認識することができる。
また請求項３では、文書送信システム内に蓄積されている送信画像情報の送信開始を、Ｗｅｂブラウザ、もしくはスケジューラー等外部端末より指示するため、文書送信システムを運用するオペレータに対する送信開始に伴う作業が発生せず、オペレータの負荷軽減による業務効率向上、及び夜間の文書送信等フレキシブルなシステム運用が可能となる。
また請求項４では、送信する送信画像情報を、送信宛先単位で結合し、１送信情報として送信するため、文書送信システムにおいて、送信リトライ処理用の画像情報蓄積領域の縮小、再送処理によるシステム負荷の軽減、及び送信を行うための公衆回線、ネットワークの効率的な利用が可能となる。
また請求項５では、文書送信システム内で送信宛先単位で結合した送信画像情報に対して、送信手段に応じた送付状を付加するため、文書送信システムを運用するオペレータに対する送信準備、および送信作業が発生せず、オペレータの負荷が軽減されて業務効率が向上する。
また請求項６では、文書送信システム内で送信宛先単位で結合した送信画像情報のページ数を検出し、送信手段毎に定義した規定のページ数を超えている場合、ページ分割を行い別々の通信として送信を行うため、文書送信システムにおいて、送信による回線占有時間の低減、及び送受信において使用する文書送信システムの負荷を軽減することができる。
【００２６】
また請求項７では、文書送信システム内で送信宛先単位で結合した送信画像情報に対して、送信手段に応じた送付状を付加するため、文書送信システムを運用するオペレータに対する送信準備、および送信作業が発生せず、オペレータの負荷が軽減できて業務の効率を向上することができる。
また請求項８では、送信手段がファクシミリの場合、送信文書を用紙切れしない単位で分割して送信するので、送信による回線占有時間の低減、及び大量受信によるＦＡＸの用紙切れの回避、及び送受信において使用する文書送信システムの負荷を軽減することができる。
また請求項９では、文書送信システムにおいて送信に失敗した文書をプリンタに出力する。この時、出力する単位を宛先単位でプリントアウトするので、オペレータがプリンタに出力された文書を並び替えることなくＦＡＸ送信することができるため、オペレータの負荷軽減、及び問い合わせ業務削減による業務効率を向上することができる。
また請求項１０では、一応文書ファイルが要求順に印刷されるので、要求があった場合はその印刷された文書をファクシミリで送信することができ、情報の消失を防ぐことができる。
また請求項１１では、文書送信システムにおいて、送信に失敗した文書を格納し、この文書に対するＨＴＴＰ等ネットワーク経由でのアクセスを可能とする事により、オペレータが再送信作業を行う事なく、また、ユーザが自由な時間に文書を取得できるため、オペレータの負荷軽減、及び問い合わせ業務削減による業務効率を向上することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の文書配信システムの構成図である。
【図２】本発明の文書配信システムを適用する構成例を示す図である。
【図３】本発明の第１の実施形態に係る動作フローチャートである。
【図４】本発明の第２の実施形態に係る動作フローチャートである。
【図５】本発明の第３の実施形態に係る動作フローチャートである。
【図６】本発明の第４の実施形態に係る動作フローチャートである。
【図７】本発明の第５の実施形態に係る動作フローチャートである。
【図８】本発明の第６の実施形態に係る動作フローチャートである。
【図９】本発明の第７の実施形態に係る動作フローチャートである。
【図１０】本発明の第８の実施形態に係る動作フローチャートである。
【図１１】本発明の第９の実施形態に係る動作フローチャートである。
【符号の説明】
１　ネットワーク、２　ＦＡＸサーバ、３　帳票作成端末、４　プリンタ、５
公衆通信回線網、６　ファクシミリ、７　インターネット網、８　ＰＣ端末
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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