(57)【要約】【課題】会議と関連する会議情報の参照を容易とすること、及び会議と関連する規程の参照を容易とすること。【解決手段】規程で定められる業務分掌により構成される組織の情報を管理するシステムであって、各会議に対して関連する会議情報を設定する設定手段２と、各会議に関連する会議情報を記録する記録手段５と、会議を選択する選択手段３と、選択された会議に基づいて記録手段５から会議に関連する会議情報を抽出する抽出手段６と、抽出された会議情報を表示する表示手段４とを備える。また、記録手段５は各会議に対して定められた記録領域を、記録領域に各会議に関連する会議情報を記録し、抽出手段６は記録手段５から選択された会議に対応する記録領域から関連する会議情報を抽出する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
規程で定められる業務分掌により構成される組織の情報を管理するシステムであって、
各会議に対して関連する会議情報を設定する設定手段と、
各会議に関連する会議情報を記録する記録手段と、
会議を選択する選択手段と、
選択された会議に基づいて、前記記録手段から当該会議に関連する会議情報を抽出する抽出手段と、
抽出された会議情報を表示する表示手段とを備えることを特徴とする情報管理システム。
【請求項２】
規程で定められる業務分掌により構成される組織の情報を管理するシステムであって、
各会議に対して関連する会議情報を設定する設定手段と、
各会議に定められた記録領域を備え、当該記録領域に各会議に関連する会議情報を記録する記録手段と、
会議を選択する選択手段と、
前記記録手段から選択された会議に定められた記録領域から関連する会議情報を抽出する抽出手段と、
抽出された会議情報を表示する表示手段とを備えることを特徴とする情報管理システム。
【請求項３】
前記記録手段は、各会議に定められた記録領域に、当該会議に関連する規程及び／又は業務分掌を記録し、
前記抽出手段は、選択された会議に基づいて記録手段から関連する規程及び／又は業務分掌を抽出することを特徴とする、請求項１又は２に記載の情報管理システム。
【請求項４】
前記記録手段は、各会議に定められた記録領域に、当該会議に関連する規程及び／又は業務分掌を記録し、
前記抽出手段は、選択された規程又は業務分掌に基づいて記録手段から会議情報を抽出することを特徴とする、請求項１又は２に記載の情報管理システム。
【請求項５】
前記記録手段は、会議と規程及び業務分掌との関係を表す対応関係情報を記録し、
前記抽出手段は、選択された会議に対応する規程及び／又は業務分掌を前記対応関係情報に基づいて抽出することを特徴とする、請求項１又は２に記載の情報管理システム。
【請求項６】
前記記録手段は、会議と規程及び業務分掌との関係を表す対応関係情報を記録し、
前記抽出手段は、選択された規程又は業務分掌に対応する会議情報を前記対応関係情報に基づいて抽出することを特徴とする、請求項１又は２に記載の情報管理システム。
【請求項７】
前記会議情報は、会議スケジュール情報、議案情報、及び議事録情報を含み、関連性を表す共通する識別データを有し、
前記抽出手段は、前記識別データを指標とすることにより関連する会議情報を抽出することを特徴とする、請求項１乃至６のいずれかに記載の情報管理システム。
【請求項８】
前記会議は階層化され、
前記記録手段は、階層毎に会議情報を各階層間を関連付ける関連情報を付して記憶し、
前記抽出手段は、前記関連情報に基づいて、階層間において関連する会議情報、及び／又は同一階層内において関連する会議情報を抽出することを特徴とする、請求項１乃至７のいずれかに記載の情報管理システム。
【請求項９】
前記表示手段は前記記録手段に記録される会議情報とリンクした表示を行い、
前記選択手段は、前記表示手段上のリンク表示を選択することにより会議を選択し、
前記抽出手段は、選択した会議に関連する会議情報を前記記録手段から抽出することを特徴とする、請求項１乃至８のいずれかに記載の情報管理システム。
【請求項１０】
前記記録手段から会議情報を読み出し端末に送信する通信手段を備え、
当該通信手段は各会議に設定される端末情報を備え、当該端末情報に基づいて会議に対応する会議情報を端末に送信することを特徴とする、請求項１乃至９のいずれかに記載の情報管理システム。
【請求項１１】
前記記録手段から会議情報を読み出し端末に送信する通信手段を備え、
前記記録手段は各会議毎に送信先である端末情報を備え、
当該通信手段は前記端末情報に基づいて会議に対応する会議情報を送信先に送信することを特徴とする、請求項１乃至９のいずれかに記載の情報管理システム。
【請求項１２】
前記記録領域は記録する会議情報の確定を表す承認データ部を備え、
前記通信手段は、前記承認データ部に設定された承認データに基づいて、当該会議情報を送信することを特徴とする、請求項１０又は１１に記載の情報管理システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、規程で定められる業務分掌により構成される組織の情報を管理するシステムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、このような階層化された組織において、本部や部や課や係などの名称で区分される部門の各階層の業務分掌では、定期的あるいは随時に役員会、取締役会、審議会、ミーティング、検討会等の種々の会議（以下、会議と総称する）が開催される。こうような会議では、一般に担当部署が会議の日程を設定すると共に討議内容を作成し、部署内での承認を得た後、さらに組織上で上位の部署の承認を得るなどの手続きが行われている。このような会議における書類の流れにおいて、会議の申請書類や議案をハードコピーの文書を減らして省力化及び省スペース化を行うことを目的とした会議システムが、例えば、特許文献１に示されている。
【０００３】
この特許文献１に示される会議システムは、討議申請書等の会議資料を作成する複数のコンピュータが接続された部門ネットワークと、この部門ネットワークと役員会用のコンピュータとを接続する役員会ネットワークとを備え、会議資料は、端末間のメール送信で送られる。
【０００４】
また、特許文献１に示される会議システムは、各部門の職務権限上の組織階層が会議用データベースの部門組織階層名簿に登録され、この部門組織階層名簿に基づいて討議申請書の承認ルートを構成することも示されている。
【０００５】
【特許文献１】
特開２００２−３６６７１９
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
上記した会議システムでは、ネットワーク上において、会議資料が所定の承認ルートで最終承認を経た後、管理サーバに送信されて記録されるものである。これにより、従来のハードコピーによる書類の流れが電子化され、省力化や省スペース化が図られるが、メールで送信された会議書類は従来のハードコピーによる書類と同様に、会議資料のみの情報を提供するに過ぎない。
【０００７】
組織をより効率よく有機的に運営するには、会議のスケジュール情報、会議時に参照する議案情報、会議後に登録する議事録情報等の会議と関連する会議情報を参照すること、また、組織の基本となっている規程に基づいて判断を行うことが必要となる場合が生じる。このような、会議上での要請に対して、従来提案されている会議システムでは、単に会議資料が端末画面上に表示されるだけであるため、スケジュール情報、議案情報、議事録情報等の関連情報や、規程を参照することができないという問題がある。
【０００８】
階層化された組織においては、本部や部や課や係などの名称で示される部門において、各階層の業務分掌の関係は組織図等により表すことができ、また、各業務分掌に設定された規程についても、通常、文書の形態で記録され必要に応じて参照することができるが、会議資料と連携した形態で提供することはできない。
【０００９】
組織の多様化や目的の変化に伴って規程や業務分掌も変化するため、このような変化に迅速に対応して会議運営を行う必要があるが、従来の組織が備える情報管理システムでは、このような要求に応えることができる機構や構成を備えておらず、また、管理情報自体も整備されていない。
【００１０】
本発明は、前記した課題を解決して、会議と関連する会議情報の参照を容易とすること、及び会議と関連する規程の参照を容易とすることを目的とする。
【００１１】
【課題を解決するための手段】
本発明の情報管理システムは、規程で定められる業務分掌により構成される組織の情報を管理するシステムである。
【００１２】
本発明の第１の態様は、各会議に対して関連する会議情報を設定する設定手段と、各会議に関連する会議情報を記録する記録手段と、会議を選択する選択手段と、選択された会議に基づいて記録手段から会議に関連する会議情報を抽出する抽出手段と、抽出された会議情報を表示する表示手段とを備える構成とする。
【００１３】
また、本発明の第２の態様は、第１の態様において、記録手段は各会議に対して定められた記録領域を備え、当該記録領域に各会議に関連する会議情報を記録し、抽出手段は記録手段から選択された会議に対応する記録領域から関連する会議情報を抽出する。
【００１４】
設定手段は、会議スケジュール情報、議案情報、議事録情報等の会議に関連する会議情報を各会議毎に設定する。設定手段は登録した会議情報を承認する承認処理を含み、承認情報は記録手段の記録領域が備える承認データ部に記録されるこの承認データ部により、会議情報の確定の有無を判断することができる。
【００１５】
設定手段により、会議スケジュール情報、議案情報、議事録情報等の会議に関連する会議情報を各会議毎に設定し、記録手段に各会議毎に記録する。選択手段により会議をすると、抽出手段は選択した会議について、記録される会議情報を抽出し表示手段に表示する。会議情報は、その会議に関わる履歴情報を備えることにより、当該会議に関わる種々の情報を参照することができる。
【００１６】
したがって、第１，２の態様によれば、選択した会議に関連する会議情報を管理し表示することができる。
【００１７】
本発明の記録手段は、各会議に定められた記録領域に、当該会議に関連する規程や業務分掌を記録する。抽出手段は、選択された規程あるいは業務分掌に基づいて記録手段から会議情報を抽出する他、逆に選択された会議に基づいて記録手段から関連する規程や業務分掌を抽出する。
【００１８】
記録手段の各会議の記録領域に、会議に対応する業務分掌あるいは規程を記録することにより、業務分掌あるいは規程を指定することでその業務分掌あるいは規程に関連する会議情報を取得する他、逆に、会議を指定することで会議に関連する業務分掌や規程を取得することができる。
【００１９】
また、記録手段に、会議と規程及び業務分掌との関係を表す対応関係情報を記録しておき、この対応関係情報に基づいて、選択された会議に対応する規程や業務分掌の抽出、あるいは逆に選択された規程や業務分掌に対応する会議情報を抽出することもできる。
【００２０】
業務分掌は規程により定められ、所定の分掌内容を実施することにより規程が目途とする目的を達成するものであり、種々の分掌内容について実施結果や進捗状況を報告書の形式でまとめ記録手段等に記録する。業務分掌は、例えば部門、部、課等の名称で呼ばれ、各部門や各部等のぞれぞれの階層のレベルで種々の分掌内容を設定している。
【００２１】
本発明の会議情報は、会議スケジュール情報、議案情報、及び議事録情報を含み、関連性を表す共通する識別データを有する構成とすることができる。識別データは、例えば会議名称や会議番号等の各会議を特定する情報により設定することができる。抽出手段は、識別データを指標とすることにより関連する会議情報を抽出する。
【００２２】
また、本発明において会議は階層化され、記録手段は、階層毎に会議情報を各階層間を関連付ける関連情報を付して記憶し、抽出手段は、関連情報に基づいて、階層間において関連する会議情報、及び／又は同一階層内において関連する会議情報を抽出する。
【００２３】
また、本発明の表示手段は記録手段に記録される会議情報とリンクした表示を行い、選択手段は表示手段上のリンク表示を選択することにより会議を選択し、抽出手段は、選択した会議に関連する会議情報を記録手段から抽出する。これにより、表示画面上に表示された会議名称や会議番号、あるいは業務分掌や規程を選択することによりリンクされた会議を選択することができる。
【００２４】
また、本発明の情報管理システムは、記録手段から会議情報を読み出し端末に送信する通信手段を備える。通信手段は各会議に設定される端末情報を備える。この端末情報は、各会議における会議情報の送信先の情報であり、通信手段は、端末情報に基づいて会議に対応する会議情報を端末に送信する。
【００２５】
また、会議情報側に送信先の端末情報を設定しておくこともでき、通信手段はこの端末情報に基づいて会議情報を送信することもできる。
【００２６】
また、本発明の会議情報は当該会議情報の確定を表す承認データ部を備え、通信手段は、承認データ部に設定された承認データに基づいて、会議情報を送信する。通信手段は、会議情報中の承認データ部に記録される承認の有無を確認し、会議情報が承認されている場合には、当該会議情報を送信先の端末に送信する。これにより、確定後すぐに会議情報を送信することができる。
【００２７】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態について、図を用いて詳細に説明する。
【００２８】
図１は本発明の情報管理システムの構成を説明するための概略図である。情報管理システム１は、規程で定められる業務分掌により構成される組織の情報を管理するシステムであり、組織に関わる種々の情報を管理する。本発明の情報管理システムは、管理情報として規程履歴、業務分掌履歴、会議情報を含んでおり、会議情報を規程や業務分掌と関連付けて管理することにより、会議情報に関連する規程や業務分掌を抽出し、あるいは規程や業務分掌に関連する会議情報を抽出して表示する。会議情報には、会議スケジュール情報、議案情報、議事録情報等の各種情報や、規程と業務分掌との対応関係や業務分掌と会議との対応関係等の対応関係情報が含まれる。なお、組織は会社組織に限らず、規程で定められた業務分掌から構成される任意の組織とすることができる。
【００２９】
また、本発明は、会議を階層化し、会議情報を各階層間や階層内において、関連付けて記録することにより、関連のある会議情報を階層化された会議間や会議内で抽出することができる。
【００３０】
情報管理システム１は、規程及び業務分掌と会議情報を、それぞれ対応関係を持たせ、また、階層化した会議内で関連付けて記録する記録手段５と、会議に関連する規程や業務分掌、あるいは規程や業務分掌に関連する会議情報を抽出する抽出手段６と、抽出した規程や業務分掌、あるいは会議情報の表示、又は規程一覧や業務分掌の組織図等の表示を行う表示手段４とを備える。さらに、規程や当該規程で定められる業務分掌を設定したり、あるいは会議情報を登録，承認する設定手段２と、会議、業務分掌、あるいは規程を選択する選択手段３とを備え、また、会議情報等を端末８に送信する送信手段７を備える。
【００３１】
抽出手段６は、選択手段３で選択された会議名に対応する規程や業務分掌、あるいは選択された規程や業務分掌に対応する会議情報、あるいは会議間や会議内で関連する会議情報を記録手段５から抽出し、これらを表示手段４の同一画面上に表示する。会議情報は、会議スケジュール情報、議案情報、議事録情報等の各種情報や、規程と業務分掌との対応関係や業務分掌と会議との対応関係等の対応関係情報を含み、設定手段２において担当者による登録と、承認者による承認とを区別して行うこともできる。
【００３２】
表示手段４は、会議情報を規程や業務分掌と関連させて表示したり、各階層の会議情報を関連させて表示する他、規程や業務分掌のみを読み出して一欄表の形態あるいは組織図等により表示することもできる。
【００３３】
設定手段２は、会議情報の他に規程や業務分掌を設定することができる。設定手段２による設定は、会議情報，規程，業務分掌等を登録する登録処理と、登録した会議情報，規程，業務分掌を承認する承認処理とすることができ、登録処理及び承認処理は予め設定された登録者や承認者によって行う。また、承認は登録者によって登録された登録内容に対して承認者が承認することで行う。登録者や承認者は予め登録しておき、認証コードやパスワード等を用いることにより、許された登録者あるいは承認者のみが規程や業務分掌の登録や承認を行うように設定することができる。なお、図１には、登録者や承認者を認証する機構は示していないが、例えば、データベースに記録した認証コードやパスワードと、利用者が入力した認証コードやパスワードとを対照させる他、任意の認証機構を用いることができる。
【００３４】
記録手段５は、組織が管理する情報を記録し、例えば、規程データ５ａ，業務分掌データ５ｂ，会議スケジュール情報５ｃ，議案情報５ｄ，議事録情報５ｅ，対応関係データ５ｆ等を記録する。
【００３５】
ここで、規程データ５ａは規程の規程項目や規程内容を時系列に格納する。この規程は、例えば会社組織であれば会社規程が該当する。また、業務分掌データ５ｂは、規程に基づいてそれぞれ設定される業務分掌の業務分掌名称や業務分掌内容等を時系列に格納する。なお、業務分掌は組織を構成し、例えば、部門、部、課、係等の業務分掌名により階層状の組織を構成する。
【００３６】
会議情報には、会議スケジュール情報５ｃ，議案情報５ｄ，議事録情報５ｅ，対応関係データ５ｆ等が含まれる。会議スケジュール情報５ｃは、会議の開催予定日等のスケジュール情報であり、議案情報５ｄは会議時に参照するための議案に関する情報であり、議事録情報は会議後に登録する議事録に関する情報である。
【００３７】
これらの会議情報は、階層化された会議により階層化されると共に、階層間及び／又は階層内で関連いて記録される。
【００３８】
本発明の情報管理システムでは、会議スケジュール情報５ｃ，議案情報５ｄ，議事録情報５ｅ等の会議情報の表示と、規程及び／又は業務分掌との表示は互いに関連して行うことができる。例えば、会議情報を表示する際に、その会議情報と関連する規程及び／又は業務分掌を参照可能に表示したり、あるいは、規程又は業務分掌を選択することにより、関連する会議情報を参照可能に表示する。
【００３９】
会議情報と、規程及び／又は業務分掌とを関連させて表示する第１の態様は、会議情報と規程及び／又は業務分掌との対応関係を表すデータを記録しておき、この対応関係を用いることにより、会議情報から関連する規程及び／又は業務分掌を抽出したり、あるいは、規程又は業務分掌から関連する会議情報を抽出する。また、第２の態様として、会議情報内に関連する規程や業務分掌の情報を記録しておくこともできる。
【００４０】
また、これら各情報はデータ項目として承認データ部を備えることができる。この承認データ部は、登録後に承認者により承認されたことを記録する部分である。この承認データ部は会議情報の自動送信に用いることができ、送信手段７はこの承認データ部を監視し、承認データが入力された場合には、その会議情報を送信先の端末８に送信する。送信先の情報は、送信手段７側に設けることも、あるいは記録手段５側に設けることもできる。
【００４１】
また、対応関係データ５ｆは、規程と業務分掌との対応関係や業務分掌と会議との対応関係を含み、会議と規程との対応関係や会議と業務分掌との対応関係の抽出に用いる。業務分掌は分掌内容の変更に伴って変更されるが、業務分掌は規程に基づいて定められるため、規程が変更された場合にも変更される可能性がある。そのため、規程と業務分掌との間の対応関係、及び業務分掌と分掌内容との対応関係は、業務分掌が単独で変更したり、あるいは規程の変更に伴って変更する。したがって、規程と業務分掌との対応関係や、業務分掌と会議との対応関係は、これらの変更に応じて時系列に格納される。
【００４２】
なお、記録手段５は、上記した５ａ〜５ｆの各情報に限らず、他の情報を記録してもよい。
【００４３】
選択手段３は、会議を選択する他、規程や業務分掌を選択する手段であり、例えば表示手段４上で選択することができる。選択手段３による選択は、会議を選択することにより、抽出手段にこの会議の会議情報や、その会議に関連する規程や業務分掌を抽出させて表示手段に表示させる他、規程や業務分掌を選択することにより、抽出手段にこの規程や業務分掌に関連する会議情報を抽出させて表示手段に表示させる。
【００４４】
また、階層化された会議間において、選択した会議と関連する会議情報を抽出して表示したり、同じ階層内の会議において、関連する会議情報を抽出して表示する。表示手段上において選択する場合には、例えば、表示画面上に業務分掌をリンク表示し、このリンクにより選択するようにしてもよい。
【００４５】
表示手段４は、記録手段５に記録される規程データ５ａや業務分掌データ５ｂを読み出して規程や業務分掌を一覧表示する他、選択手段３で選択した事項と共に関連する事項を記録手段５から抽出して表示する。
【００４６】
図２，図３は、規程や階層の一覧表示の一例である。図２，３において、左側の表示枠には全規程の規程項目が表示され、右側の表示枠には組織の階層状態が表示されている。
【００４７】
図２，図３では、規程項目（例えば、規程１，規程２，…）のみが表示されているが、この規程項目は規程内容とリンク表示されており、選択手段３により表示画面上で規程項目を選択することにより、記録手段５に記録されている規程内容を読み出して表示することができる。なお、図４は、選択した規程の規程内容を表示画面に表示した一例を示している。なお、この表示例では、表示した規程に対応する業務分掌の報告書のテンプレートや報告書名を同時に表示してもよく、これにより、規程に関連する報告書を容易に参照することができる。
【００４８】
組織が会社組織である場合には、階層はその会社組織が行う業務に関わる業務分掌で表される。図２，図３の右側の表示枠に表した組織表は、業務分掌を階層状に表示した例であり、例えば、図２では、役員会、本部（第１本部，第２本部，第３本部）、部（Ａ部〜Ｇ部）を階層順に表示している。この階層表示は、さらに下位の階層を表示することもできる。図３では部（Ａ部〜Ｇ部）の下位の課（ａ１課〜ａ３課，…）まで表示した例を示している。どの階層段階まで表示するかは、図示しない選択表示で選択し設定することができる。
【００４９】
選択手段３は、規程一覧から特定の規程を選択し、選択した規程の詳細を表示させたり、選択した規程に対応する業務分掌を特定して表示させる他に、本部，部，課等の部門名称で表される業務分掌を選択し、この選択した業務分掌に対応する規程を抽出手段６に抽出させることができる。また、選択手段３は、業務分掌あるいは規程を選択し、選択した業務分掌や規程に関連する会議情報を抽出手段６に抽出させることができる。この選択は、例えば、表示手段４が表示する表示画面上に表示される業務分掌表示や規程表示を選択することで行うことができる。
【００５０】
図５は、議案・議事録の登録を説明するための概略図である。なお、図５では、月次報告を登録する場合と共に示している。議案・議事録登録は、表示画面上に表示される閲覧メニューから選択することができる。なお、閲覧メニューには会議用の閲覧項目として、議案登録の項目や議事録登録の項目の他に、月次報告登録の項目、報告書に関して報告担当者登録・変更の項目がある。
【００５１】
閲覧メニューから議案・議事録登録を選択すると、会議毎に設定された議案登録あるいは議事録登録の一覧が表示される。なお、図５では、役員会の会議について議案登録する場合を示している。議案登録に一覧画面には、既に登録されている議案１〜議案３と新規議案登録が示されている。既登録の議案１〜議案の項目は、変更又は削除を選択することができる。登録者は、この議案登録の一覧画面上において、既登録議案の変更又は削除の選択あるいは新規登録を行い、また関連資料を添付ファイルにより添付する。登録された議案や添付書類は、記録手段内に記録される。
【００５２】
なお、閲覧メニューから月次報告登録を選択すると、業務分掌毎に設定された報告書フォーマットが表示される。登録者は、この報告書フォーマット上に報告内容を記入し、また関連資料を添付ファイルにより添付する。図５に示す例では、第１本部の業務分掌において、「分掌１〜」と「分掌２〜」で表示される分掌内容が表示されている。作成された報告書は、記録手段内に記録される。登録者や、登録後に報告書の承認を行う承認者、あるいは報告書の閲覧者は、この分掌内容の表示を参照することにより、分掌内容を参照しながら報告書の内容を検討することができる。
【００５３】
次に、会議情報と規程及び／又は業務分掌とを関連させて表示する２つの処理形態について説明する。以下、第１の処理形態について図６を用いて説明し、第２の処理形態について図７を用いて説明する。
【００５４】
第１の処理形態は、表示画面上に表示される会議名称についてその会議情報を表示すると共に、関連する規程や業務分掌を抽出して表示する形態である。
【００５５】
対応関係データとして、規程−業務分掌対応関係データ５ｆ−１と業務分掌−会議対応関係データ５ｆ−２とを備える。会議名称を選択して会議情報を抽出して表示する共に、業務分掌−会議対応関係に基づいて選択した会議名称に対応する業務分掌を抽出して表示したり、さらに、規程−業務分掌対応関係に基づいて抽出した業務分掌に対応する規程を抽出す表示する。
【００５６】
図６は、第１の処理形態を説明するための概略図である。図６において、表示４ａ、４ｂは表示手段４の表示画面の一部であり、表示４ａは業務分掌を表す組織図の形態で表示し、表示４ｂは会議情報を表示している。
【００５７】
選択手段３により表示手段４に表示される表示４ａから会議（会議名称）を選択すると（図６中の斜線部）、抽出手段６はこの選択を受け、記録手段５中の業務分掌−会議対応関係データ５ｆ−２から選択した会議に対応する会議情報を抽出し、表示４ｂに表示する（図中の▲１▼）。図６に示す例では、会議情報として会議スケジュール情報、議案情報、議事録情報が抽出されて表示される。
【００５８】
また、業務分掌−会議対応関係データ５ｆ−２から選択した会議に対応する業務分掌を抽出し、その部門名称等（例えば、本部名、部名、課名等）を表示４ｂに表示する（図中の▲２▼）。
【００５９】
さらに、規程−業務分掌対応関係データ５ｆ−１に基づいて、抽出した業務分掌に関連する規程を抽出し（図中の▲３▼）、その規程を表示４ｂに表示する（図中の▲４▼）。
【００６０】
図７は、第２の処理形態を説明するための概略図である。図７において、表示４ａ、４ｂは表示手段４の表示画面の一部であり、表示４ａは業務分掌を表す組織図の形態で表示し、表示４ｂは会議情報を表示している。
【００６１】
選択手段３により表示手段４に表示される表示４ａから規程を選択すると、抽出手段６はこの選択を受け、記録手段５中の規程−業務分掌対応関係データ５ｆ−１から規程に対応する業務分掌を抽出する（図中の▲１▼）。選択した業務分掌は、表示４ｂの報告書フォーマットに表示することもできる（図中の▲２▼）。
【００６２】
さらに、抽出手段６は、規程−業務分掌対応関係データ５ｆ−１から抽出した業務分掌を受け、記録手段５中の業務分掌−会議対応関係データ５ｆ−２から業務分掌に対応する会議情報を抽出し、抽出した会議情報を表示４ｂに表示する（図中の▲３▼）。図７に示す例では、会議情報として会議スケジュール情報、議案情報、議事録情報が抽出されて表示される。
【００６３】
また、選択手段３により表示手段４に表示される表示４ａから業務分掌を選択すると（図中の斜線）、抽出手段６はこの選択を受け、記録手段５中の業務分掌−会議対応関係データ５ｆ−２から業務分掌に対応する会議を抽出し、表示４ｂに表示する（図中の▲３▼）。
【００６４】
さらに、抽出手段６は、規程−業務分掌対応関係データ５ｆ−１から抽出した業務分掌を受け（図中のＡ）、記録手段５中の業務分掌−会議対応関係データ５ｇ−２から業務分掌に対応する会議情報を抽出し、抽出した会議情報を表示４ｂに表示する（図中のＢ）。図７に示す例では、会議情報として会議スケジュール情報、議案情報、議事録情報が抽出されて表示される。
【００６５】
上記した第１の処理形態によれば、表示画面上で会議の名称を選択すると、その会議情報を表示すると共に、関連する業務分掌の名称や関連する規程を表示し参照することができる。
【００６６】
また、第２の処理形態によれば、規程や業務分掌を選択すると、その規程や業務分掌に関連する会議情報を表示することができる。
【００６７】
図８は記録手段が格納する会議情報の一例を示し、図９は記録手段が格納する対応関係データの一例を示している。
【００６８】
図８（ａ）は、会議スケジュールデータの一例であり、識別番号や会議名、開催日、承認の有無を格納する承認データ部、出席者（通信先）、業務分掌や担当者の担当データ等を含んでいる。識別番号や会議名は会議を特定する識別データとして用いることができ、この識別番号を議案データや議事録データ等の他の会議情報にも設定することにより各情報間に関連性を持たせ、共通する会議について会議スケジュールや議案や議事録を抽出することができる。
【００６９】
また、承認データ部は登録した会議スケジュールの承認の有無を表し、承認者によって設定することができる。承認データ部に格納される承認データは、会議情報を出席者（通信先）に自動送信する際に用いることができる。例えば、送信手段によりこの承認データ部を常時監視しておき、承認データ部に承認データが設定された場合には、会議情報が確定したものとして、その会議情報を設定されている送信先に送信する。なお、送信先の情報は、記録手段側に設定することも、あるいは、送信手段側に設定することもできる。
【００７０】
図８（ｂ）は、議案データの一例であり、会議番号や会議名、開催日、承認の有無を格納する承認データ部、審議事項、決議事項、報告事項、登録日及び登録者等を含んでいる。審議事項、決議事項、報告事項は、資料を添付することができる。
【００７１】
また、図８（ｃ）は、議事録データの一例であり、会議番号や会議名、開催日、承認の有無を格納する承認データ部、議事内容を格納するファイル名、登録日審議事項、決議事項、報告事項、登録日及び登録者等を含んでいる。
【００７２】
図８において、識別番号は、例えば、会議スケジュールデータでは「Ａ−０１−０００１」、議案データでは「Ｂ−０１−０００１」、議事録データでは「Ｃ−０１−０００１」で表されている。ここで、各データのはじめの「Ａ」，「Ｂ］，［Ｃ］は会議スケジュール、議案、及び議事録等の項目を表し、次の２桁の数字は会議名に対応し、「０１」，「０２」，「０３」はそれぞれ役員会、本部会、企画会議等の会議の階層を表し、最後の４桁の数字は関連する会議内容であることを表している。これにより、各会議間の関係や、会議内における項目の関係を判別することができる。
【００７３】
前記したように、会議スケジュールデータ、議案データ、及び議事録データは、それぞれ識別データとして識別番号や会議名を備えているため、この識別データにより同じ会議について、会議スケジュール、議案、及び議事録を検索し取得て得ることができる。例えば、「０１」の番号が付されている場合には、上層の役員会に関わる会議情報であり、「０２」の番号が付されている場合には、次層の本部会に関わる会議情報であるため、この番号を指標として各階層の会議の情報を検索し取得することができる。また、「Ａ」の符号が付されている場合には、会議スケジュールに関わる会議情報であり、「Ｂ」の符号が付されている場合には、議案に関わる会議情報であるため、この符号を指標として各階層の会議について会議スケジュールや議案、あるいは議事録の情報を検索し取得することができる。また、「０００１」等の番号は関連する会議内容に同一番号を付しておくことにより、同一会議内容に関連する種々の会議情報を、役員会や本部会といった階層や、スケジュールや議案や議事録といった項目の中から網羅的に抽出することができる。
【００７４】
図９（ａ）は規程と業務分掌との対応関係のデータ例であり、規程と業務分掌（ここでは本部、部、課）の対応関係が、その対応関係の適用期間と共に記録される。例えば、規程１−１は、▲１▼を付した適用期間では第１本部Ａ部ｂ課が対応し、▲２▼を付した適用期間では第１本部Ａ部ａ１課が対応している。
【００７５】
また、図９（ｂ）は業務分掌と会議との対応関係のデータ例であり、業務分掌（ここでは本部、部、課）と会議との対応関係が、その対応関係の適用期間と共に記録される。例えば、第１本部Ａ部ａ１課は、▲３▼を付した適用期間ではａ１会議が対応し、▲４▼を付した適用期間ではａ１−１課が対応している。
【００７６】
以下、図１０〜図１４を用いて本発明による表示例を説明する。
【００７７】
図１０は登録時の表示例である。図１０（ａ）に示す画面は、会議用の登録、あるいは月次報告の登録を選択するメニュー画面を示している。このメニュー画面において、会議用では、会議画面を選択する他、スケジュールの新規登録及び変更・削除と、議案・議事録の登録を選択することができる。また、月次報告用では、月次報告の登録、承認、又は担当者の登録・変更を選択することができる。
【００７８】
図１０（ｂ）は、議案・議事録の登録画面の一例である。この登録画面例では、議案や議事録に関わる会議の書誌事項（例えば、開催日や会議名）を設定して議案あるいは議事録の登録を行う。
【００７９】
図１０（ｃ）は、会議スケジュールの変更・削除の画面の一例である。この画面例では、議案や議事録に関わる会議の書誌事項（例えば、開催日や会議名）と共に変更事項を設定し、登録ボタンあるいは削除ボタンを選択することにより会議スケジュールの変更又は削除を行う。
【００８０】
図１０（ｄ）は、会議スケジュールの新規登録の画面の一例である。この画面例では、議案や議事録に関わる会議の書誌事項（例えば、開催日や会議名）を設定し、登録ボタンを選択することにより会議スケジュールの新規登録を行う。
【００８１】
図１１は議事録登録画面の表示例であり、この画面上で議事録を作成して登録を行う。画面上には、審議事項、決議事項、及び報告事項が表示されている。審議事項は議案１と議案２を含み、議案１は既に登録され資料添付もされている。一方、議案２は未登録であり、図中の右側に示す表示画面上で登録を行うことができる。決議事項についても、同様に議案１と議案２を含み、議案１は既に登録され資料添付もされ、議案２は未登録の状態にある。また、報告事項には、一つの報告事項が既登録となっている。
【００８２】
図１２は議事録登録の資料追加の一画面例である。議事録登録画面において、表示される追加ボタンを押すと、図中の右方に示す添付ファイルの登録画面が表示され、登録ボタンを押すことにより添付ファイルが追加される。
【００８３】
図１３は議事録の表示例であり、画面の右側に会議議事録が表示され、左方に規程の一覧が表示される。この画面上において、会議を選択することにより、関連する規程や業務分掌を表示することができる。また、左方に表示する規程一覧から選択して表示させることもできる。
【００８４】
図１４は月次報告の表示例であり、画面の右側に業務分掌（ここでは第１本部Ａ部ａ１課）の各分掌（ここでは、例えば分掌１：Ａ−１業務，分掌２１：Ａ−２業務分掌、…）に関わる報告内容が表示さされ、左方に規程の一覧が表示される。この画面上において、業務分掌を選択することにより、関連する会議情報をを表示することができる。
【００８５】
次に、会議の階層化について図１５を用いて説明する。なお、図１５に示す例は一例であり、組織に応じて任意に階層化することができる。
【００８６】
図１５では、会議を第１層〜第３層の３層に階層化し、上層から順に、役員会、本部会、企画会議（各課会議）の会議名が設定されている。この階層化は、ここでは会議番号「０１」，「０２］，「０３」で表し、図８の会議データと対応させて示している。各階層の会議は、スケジュールや議案や議事録等の項目に関わる情報を有し、同じ会議内容に関わるものであるときは、同一の番号（例えば、「０００１」，「０００２」等）を付している。
【００８７】
この階層化された会議の各会議情報の関連性について、図１６を用いて説明する。図１６において、会議は図１５と同様に、第１層〜第３層の３層に階層化し、上層から順に、役員会、本部会、企画会議（各課会議）の会議名が設定されている。
【００８８】
第１層の役員会、第２層の本部会、第３層の企画会議は、それぞれスケジュール情報、議案情報、及び議事録情報を持ち、それぞれに識別番号が付されている。ここで、同一の階層内で、関連する会議内容についてスケジュール情報、議案情報、議事録情報を抽出する場合には、識別番号（例えば、「０１」，「０２」、「０３」等）により階層を指定し、その指定した階層の会議内において、目的とする会議内容を表す識別番号（例えば、「０００１」，「０００２」、「０００３」等）を指標として関連するスケジュール情報、議案情報、議事録情報を抽出する。スケジュール情報、議案情報、議事録情報のいずれを抽出するかは、項目を表す識別符号（例えば、「Ａ」，「Ｂ」、「Ｃ」等）を指定することで定めることができる。
【００８９】
また、異なる階層間で、関連する会議内容について各項目の会議情報を抽出するには、スケジュール情報、議案情報、議事録情報等の項目を特定する識別符号（例えば、「Ａ」，「Ｂ」，「Ｃ」等）を指定すると共に、目的とする会議内容を表す識別番号（例えば、「０００１」，「０００２」，「０００３」等）を指標として関連する情報を抽出する。
【００９０】
図１６では、第１層の「Ａ−０１−０００１」で表されるスケジュール情報と関連するスケジュール情報を、第２層や第３層から抽出する例を示している。この例では、第２層から「Ａ−０２−０００１」で表されるスケジュール情報が抽出され、第３層から「Ａ−０３−０００１」で表されるスケジュール情報が抽出される。
【００９１】
また、第１層のスケジュール情報と関連する第２層のスケジュール情報を抽出した後、さらに、第２層のスケジュール情報と関連する第３層のスケジュール情報を抽出することもできる。この異なる階層間において、同じ項目からの関連する会議内容の抽出は、スケジュール情報に限らず、議案情報や議事録情報についても行うことができる。
【００９２】
また、第１層のスケジュール情報と関連する第２層の議事案情報や議事録情報、第３層の議事案情報や議事録情報を抽出するといったように、階層間と会議項目（スケジュール、議案、議事録等）間の任意の組み合わせにおいて、関連する会議情報を抽出することもできる。なお、図１６では、一部の組み合わせのみを示しているが、任意の組み合わせについて行うことができる。この会議情報の抽出は、各会議情報に付せられた識別番号を指標として行うことができる。
【００９３】
これらの関連する会議情報は、会議情報の表示画面上で任意に選択することができる。例えば、上層の会議情報を表示する表示画面において、関連する下層会議情報を選択する選択ボタン等を表することで、必要に応じて関連した会議情報を表示することができる。また、下層の会議情報を表示する表示画面においても、関連する上層会議情報を選択する選択ボタン等を表することで、必要に応じて関連した会議情報を表示することができる。
【００９４】
また、中間層の会議情報を表示する表示画面においても、関連する上層及び下層の会議情報を選択する選択ボタン等を表することで、必要に応じて関連した会議情報を表示することができる。
【００９５】
本発明の態様によれば、各会議毎に記録領域を設定しておき、この記録領域に各会議に関連する会議情報を記録することができ、また、記録した会議情報を抽出し表示することにより、会議に関連する会議情報を管理することができる。
【００９６】
本発明の態様によれば、記録手段に、各会議に定められた記録領域に関連する業務分掌や規程を記録することにより、業務分掌や規程に基づいて会議情報を抽出することができる。
【００９７】
本発明の態様によれば、会議からその会議に関連する規程や業務分掌を抽出して表示することができ、また、逆に、規程や業務分掌に関連する会議情報を抽出して表示することもできる。
【００９８】
本発明の態様によれば、会議と規程や業務分掌とをリンク表示させることにより、表示画面上で会議を選択することにより関連する規程や業務分掌を抽出して表示することができ、また、表示画面上で規程や業務分掌を選択することにより関連する会議情報を抽出して表示することができる。
【００９９】
本発明の態様によれば、通信手段あるいは記録手段に、会議に関連した端末情報を設定しておくとにより、会議情報を会議に関連手する端末に送信することができる。また、会議情報に承認データ部を設けることにより、会議情報が承認されて確定された後すぐに送信することができる。
【０１００】
本発明の態様によれば、会議を階層化し、各会議情報に識別番号を付すことにより、関連する会議情報を抽出して表示することができる。
【０１０１】
【発明の効果】本発明の情報管理システムによれば、会議と関連する会議情報の参照を容易とすること、及び会議と関連する規程の参照を容易とすることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の情報管理システムの構成を説明するための概略図である。
【図２】規程の一覧表示の一例を示す図である。
【図３】階層（組織図）の一覧表示の一例を示す図である。
【図４】選択した規程の規程内容を表示画面に表示の一例を示す図である。
【図５】議案・議事録の登録を説明するための概略図である。
【図６】本発明の第１の処理形態を説明するための概略図である。
【図７】本発明の第２の処理形態を説明するための概略図である。
【図８】記録手段が格納する会議情報の一例を示す図である。
【図９】記録手段が格納する対応関係データの一例を示す図である。
【図１０】登録時の表示例である。
【図１１】議事録登録画面の表示例である。
【図１２】議事録登録の資料追加の一画面例である。
【図１３】議事録の表示例である。
【図１４】月次報告の表示例である。
【図１５】会議の階層化を説明するための図である。
【図１６】階層化された会議の各会議情報の関連性を説明するための図である。
【符号の説明】
１  情報管理システム
２  設定手段
３  選択手段
４  表示手段
５  記録手段
５ａ  規程データ
５ｂ  業務分掌データ
５ｃ  会議スケジュール情報
５ｄ  議案情報
５ｅ  議事録情報
５ｆ  対応関係データ
６  抽出手段
７  送信手段
８  端末
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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