(57)【要約】【課題】簡便かつ低コストで、しかも過誤無く文書の受領管理ができるコンピュータシステムの提供。【解決手段】管理コンピュータ１は、入力部５、演算部７、記憶部９、受信部１１、表示部１３及び印刷部１５を備えている。クライアントマシン３は、有線又は無線の回線１７を介して管理コンピュータ１と接続されている。管理コンピュータ１は文書の発行者によって所有されており、クライアントマシン３は文書の受領者によって所有されている。管理コンピュータ１で作成された文書には、バーコードが印刷される。このバーコードは、文書特定データである文書番号が印されたものである。文書は、発行者から受領者に送付される。受領者は、文書のバーコードをバーコードリーダー１９で読み取る。読み取られた文書特定データは、回線１７を通じて管理コンピュータ１に送信される。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書特定データ及びこの文書の配布先データが管理コンピュータの記憶部に記憶される第一ステップと、
この文書が、文書特定のための符号コードが付された状態で配布先に送付される第二ステップと、
この文書を受領した受領者が所有し、かつ、上記管理コンピュータと回線を介して接続されているクライアントマシンのリーダーにより、上記符号コードが読み取られる第三ステップと、
受領者データと、上記符号コードから読み取られた文書特定データとが回線を介して上記管理コンピュータに送信される第四ステップと
を備えた文書の受領管理方法。
【請求項２】
上記配布先データと受領者データとが上記管理コンピュータの演算部で対比される第五ステップをさらに備えた請求項１に記載の受領管理方法。
【請求項３】
文書特定データ及びこの文書の配布先データが記憶される記憶部と、
受領者データと、リーダーによって符号コードが読み取られることにより得られる文書特定データとを回線を介して受信するための受信部と、
上記文書特定データをキーとして記憶部の配布先データと受信した受領者データとを対比する演算部と
を備えた管理コンピュータ。
【請求項４】
上記文書が印刷される印刷部をさらに備えており、この文書の印刷時に符号コードが自動的に印刷されるように構成された請求項３に記載の管理コンピュータ。
【請求項５】
上記配布先が複数存在する場合に、受領の管理が必要な配布先に送付される文書にのみ符号コードが印刷されるように構成された請求項４に記載の管理コンピュータ。
【請求項６】
配布先データと受領者データとの対比結果が表示される表示部をさらに備えた請求項３から５のいずれか１項に記載の管理コンピュータ。
【請求項７】
上記記憶部が文書の発行日を記憶し、この発行日から所定期間経過しかつ配布先データに対応する受領者データの受信がなされていない文書を演算部が抽出するように構成された請求項３から６のいずれか１項に記載の管理コンピュータ。
【請求項８】
上記配布先ごとに決定された言語情報が記憶部に記憶されており、配布先に応じた言語によって文書の全部又は一部が作成されるように構成された請求項３から７のいずれか１項に記載の管理コンピュータ。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、配布される文書の受領を管理するためのコンピューターシステムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
工業製品を生産する企業では、技術管理部門から製造部門に対し、技術的な指示が与えられる。この指示は、通常は文書によってなされる。文書は、確実に受領されなければならない。受領がなされない場合、製品の品質が本来の状態からずれたり、納期が守られなくなるという不都合が生じる。受領の管理は、ＱＳやＩＳＯの要求事項の一つでもある。製造部門は技術管理部門から遠隔地にあることもあり、しかも、製造部門が複数の箇所に存在していることもある。製造部門が、複数の国に存在することもある。
【０００３】
文書を発行する者（例えば技術管理部門）では、文書を特定する目的で、文書に番号を付する。発行者はまた、文書に配布先を明記する。配布先が複数である場合は、全ての配布先が文書に記載される。文書は必要部数作成され、各配布先に送付される。文書を受け取った受領者（すなわち配布先）は、文書に受領印を捺印し、写しを発行者に送付する。発行者が写しを受け取ることにより、文書が間違いなく受領された事実が確認される。発行から所定期間経過しても写しが到着しない場合、発行者は配布先に確認を行う。
【０００４】
【特許文献１】
特開平１０−４３６９３号公報
【特許文献２】
特開２００２−２４３４５公報
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
これら一連の作業は人手に頼らざるを得ず、極めて煩雑である。文書の受領管理には、多大の費用がかかる。しかも、文書番号や配布先の見誤りが生じる可能性もあり、信頼性に欠ける。
【０００６】
本発明はこれらの不都合に鑑みてなされたものであり、簡便かつ低コストで、しかも過誤無く文書の受領管理ができるコンピュータシステムの提供をその目的とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
本発明に係る受領管理方法は、以下のステップを含む。
（１）文書特定データ及びこの文書の配布先データが管理コンピュータの記憶部に記憶される第一ステップ。
（２）この文書が、文書特定のための符号コードが付された状態で配布先に送付される第二ステップ。
（３）この文書を受領した受領者が所有し、かつ、上記管理コンピュータと回線を介して接続されているクライアントマシンのリーダーにより、上記符号コードが読み取られる第三ステップ。
及び
（４）受領者データと上記符号コードから読み取られた文書特定データとが、回線を介して上記管理コンピュータに送信される第四ステップ。
【０００８】
この受領管理方法では、文書特定データがリーダーで読み取られる。この読み取り作業は簡便であり、しかも過誤が生じない。文書特定データと受領者データとは回線を介して送信され、発行者の利用に供される。各データは電子データであるため、利用の段階においても過誤が防止される。
【０００９】
好ましくは、本発明は以下のステップを含む。
（５）配布先データと受領者データとが上記管理コンピュータの演算部で対比される第五ステップ。
この受領管理方法では、過誤が確実に防止される。
【００１０】
他の発明に係る管理コンピュータは、記憶部と、受信部と、演算部とを備える。記憶部には、文書特定データ及びこの文書の配布先データが記憶される。受信部は、リーダーによって符号コードが読み取られることにより得られる文書特定データと、受領者データとを、回線を介して受信する。演算部は、文書特定データをキーとして記憶部の配布先データと受信した受領者データとを対比する。
【００１１】
この管理コンピュータにより、簡便に文書の受領が管理されうる。しかも、この管理コンピュータでは、過誤が確実に防止される。
【００１２】
好ましくは、管理コンピュータは文書が印刷される印刷部をさらに備えており、この文書の印刷時に符号コードが自動的に印刷されるように構成される。これにより、符号コードの付与ミスが防止される。
【００１３】
配布先が複数存在する場合、好ましくは、受領の管理が必要な配布先に送付される文書にのみ符号コードが印刷される。符号コードの有無は、受け取った文書が受領処理を要するものであるか否かを受領者に理解させる機能を果たす。
【００１４】
好ましくは、演算部で行われた配布先データと受領者データとの対比の結果が、表示部に表示される。この表示により、発行者は、受領が未確認である文書を容易に把握できる。
【００１５】
好ましくは、記憶部は文書の発行日を記憶する。この発行日から所定期間経過しかつ配布先データに対応する受領者データの受信がなされていない文書が、演算部によって抽出される。このシステムにより、文書の受領管理が確実に行われうる。
【００１６】
好ましくは、配布先ごとに決定された言語情報が記憶部に記憶される。文書の作成時には、その全部又は一部が配布先に応じた言語によって作成される。これにより、受領者の受領確認行為における過誤が防止される。
【００１７】
【発明の実施の形態】
以下、適宜図面が参照されつつ、好ましい実施形態に基づいて本発明が詳細に説明される。
【００１８】
図１は、本発明の一実施形態に係る管理コンピュータ１が複数のクライアントマシン３と共に示されたブロック図である。この管理コンピュータ１は、入力部５、演算部７、記憶部９、受信部１１、表示部１３及び印刷部１５を備えている。クライアントマシン３は、有線又は無線の回線１７を介して管理コンピュータ１と接続されている。このクライアントマシン３としては、パーソナルコンピューターが一般的である。クライアントマシン３は、バーコードリーダー１９を備えている。
【００１９】
入力部５の具体例としては、キーボード、マウス、ペン入力装置、音声認識装置、コードリーダー及びタッチパネルが挙げられる。演算部７は、典型的にはＣＰＵである。記憶部９は、典型的にはハードディスクである。受信部１１は、典型的にはモデムである。表示部１３は、典型的にはディスプレイである。印刷部１５は、典型的にはプリンタである。
【００２０】
図２は、図１の管理コンピュータ１が用いられた受領管理方法の一例が示されたフロー図である。この管理方法では、まず発行者が文書を作成する（ＳＴＰ１）。作成される文書には、文書番号、発行日、発行者、配布先及び内容が記載される。配布先には、宛先と、写しの送付先とが存在する。宛先とは、当該文書によって直接に指示を受ける者である。写しの送付先とは、当該文書によって直接には指示を受けないが、当該文書の内容を知ることが好ましい者である。文書の作成は、発行者が管理コンピュータ１の入力部５を操作することによって行われる。管理コンピュータ１と接続された他のコンピュータ（図示されず）によって文書が作成されてもよい。この場合は、図１に示されたコンピュータ１と他のコンピュータとが全体で管理コンピュータを構成する。
【００２１】
作成が終了すると、発行者は文書を記憶部９に保存する（ＳＴＰ２）。保存と同時に、記憶部９に格納されたデータベースにレコードが追加される（ＳＴＰ３）。このレコードには、文書番号に相当する文書特定データ、発行日に相当する発行日データ及び配布先に相当する配布先データが記録される。
【００２２】
次に、発行者は、文書を印刷する（ＳＴＰ４）。印刷は、印刷部１５によって行われる。図３は、印刷された文書２１（この例では技術指示書）の一部が示された平面図である。図３から明らかなように、この技術指示書２１には５箇所の配布先が存在する。関東工場、大阪工場及び米国工場は、宛先である。これら宛先は、宛先欄２３に記載されている。技術部及び品質管理部は、写しの送付先である。これら送付先は、写し欄２５に記載されている。この技術指示書２１には、受領印欄２７も設けられている。この受領印欄２７は、受領者（すなわち配布先）において受領印が押されるためのものである。技術指示書２１には、バーコード２９が記されている。このバーコード２９は、文書特定データが符号化されたものである。技術指示書２１には、さらに、文書番号欄３１、発行日欄３３及び発行者欄３５が設けられている。図３に示された技術指示書２１は、宛先である関東工場、大阪工場及び米国工場に向けて送られるものである。写しの送付先である技術部及び品質管理部には、バーコード２９が印されていない技術指示書２１が送られる。
【００２３】
次に、発行者（図３の例では技術管理部）は、技術指示書２１を配布先に送付する（ＳＴＰ５）。送付に際し、技術指示書２１に他の書類が添付されてもよい。送付には、郵便、宅配便等の手段が利用される。
【００２４】
技術指示書２１を受領した受領者は、受領印欄２７に受領印を押す（ＳＴＰ６）。受領者のうち宛先となっている関東工場、大阪工場及び米国工場には、バーコード２９が印刷されている技術指示書２１が到着する。関東工場、大阪工場及び米国工場は、自らがバーコード２９の読み取りを行う必要があることを理解し、受領処理を行う。具体的には、関東工場、大阪工場及び米国工場は、自らが所有するクライアントマシン３のバーコードリーダー１９により、バーコード２９を読み取る（ＳＴＰ７）。これにより、クライアントマシン３が文書特定データ（すなわち文書番号）を把握する。受領者のうち写しの送付先となっている技術部及び品質管理部には、バーコード２９が印刷されていない技術指示書２１が到着する。技術部及び品質管理部は、自らがバーコード２９の読み取りを行う必要が無いことを理解する。
【００２５】
次に、受領者のうち宛先となっている者は、バーコードリーダー１９によって読み取られた文書特定データを、回線１７を通じて管理コンピュータ１に送信する（ＳＴＰ８）。同時に、受領者データ及び受領日データも送信される。受領者データは、受領者を特定するためのデータである。受領日データは、受領日を特定するためのものである。これらのデータは、管理コンピュータ１の受信部１１によって受信される。
【００２６】
データを受信した管理コンピュータ１の演算部７は、受信した文書特定データをキーとして、記憶部９に格納されたデータベースからから当該技術指示書２１のレコードを抽出し、このレコードを更新する（ＳＴＰ９）。当該レコードには、文書特定データ、発行日データ、配布先データ、受領者データ及び受領日データが記録される。
【００２７】
発行者が多数の技術指示書２１を発行することにより、データベースには、多数のレコードが記録される。発行者は、技術指示書２１の受領状態を確認するため、定期的に又は随意に、データベースを検索する（ＳＴＰ１０）。この検索では、演算部７が、受領日データが空欄であるレコードを抽出する。受領日データが空欄であるレコードが存在しない場合は、「全ての技術指示書が受領されています」とのメッセージが表示部１３に表示される（ＳＴＰ１１）。このメッセージにより、発行者は、全ての文書の受領が行われたことを理解する。受領日データが空欄であるレコードが抽出されると、当該技術指示書２１の受領状態が表示部１３に表示される（ＳＴＰ１２）。
【００２８】
図４は、受領状態が表示された表示部１３の正面図である。この図の例では、２００２年１０月３１日に発行された技術指示書２１に関し、２００２年１１月３日に関東工場において受領処理がなされ、２００２年１１月６日に米国工場において受領処理がなされている。大阪工場では、受領処理がなされていない。受領処理の期限が経過している場合、発行者は、電話、電子メール等の手段により、大阪工場に受領処理の催促を行う（ＳＴＰ１３）。回線１７を通じて、クライアントマシン３に催促書が送付されてもよい。催促を受けた大阪工場にて、受領処理が行われる。大阪工場に技術指示書２１が到着していない場合は、発行者において再発行がなされる。これら一連の作業により、技術指示書２１の受領漏れが防止される。発行者が技術指示書２１ごとに任意の受領期限を設定できるように、管理コンピュータ１が構成されるのが好ましい。
【００２９】
バーコード２９が技術指示書２１に直接に印刷されるのではなく、シールに印刷されてもよい。この場合は、発行者がシールを技術指示書２１に貼付する。バーコード２９に、文書特定データ以外のデータが印されてもよい。文書特定データ以外のデータとしては、発行日データ、配布先データ、発行者データ及び受領処理期限データが例示される。バーコード２９以外の符号コードにより、文書特定データが表示されてもよい。バーコード２９以外の符号コードとしては、二次元コードが挙げられる。バーコード２９又は二次元コードに色彩情報が付与されたコードが用いられてもよい。バーコード２９以外の符号コードにより文書特定データが表示される場合は、当該符号コードの読み取りに適したリーダーが用いられる。
【００３０】
発行日から所定期間経過しても受領処理が完了していない技術指示書２１が存在する場合に自動的に警告を発するように、管理コンピュータ１が構成されるのが好ましい。この場合は、演算部７が自動的に、宛先に対応する受領日が空欄であるレコードを抽出する。抽出結果は、表示部１３に表示される。該当するレコードが存在する場合にブザー等の警告音が発せられるように、管理コンピュータ１が構成されてもよい。
【００３１】
発行者が技術指示書２１を作成する場合において、予め記憶部９に用意されたテーブルに記載された多数の部門から配布先を選択するように、管理コンピュータ１が構成されるのが好ましい。配布先が外国に存在する場合、当該外国の公用語で技術指示書２１の全部又は一部が作成されてもよい。この場合は、部門ごとに決定された言語情報が、予め記憶部９に記憶される。
【００３２】
技術指示書２１の印刷状態が不良であることに起因して受領者におけるバーコード２９の読み取りが困難な場合や、受領者がバーコードリーダー１９を有していない場合に、受領者がキーボード等を操作して、クライアントマシン３に文書番号を入力してもよい。
【００３３】
クライアントマシン３から回線１７を通じて、受領者として、受領部門名称と共に担当者の名前が受信されうるように、管理コンピュータ１が構成されるのが好ましい。これにより、責任の所在が明確となる。
【００３４】
以上、技術指示書２１が一例とされて本発明が詳説されたが、技術指示書２１以外の種々の文書の受領管理にも、本発明は有用である。
【００３５】
【発明の効果】
以上説明されたように、本発明により、簡便でかつ確実に文書の受領が管理されうる。
【図面の簡単な説明】
【図１】図１は、本発明の一実施形態に係る管理コンピュータが複数のクライアントマシンと共に示されたブロック図である。
【図２】図２は、図１の管理コンピュータが用いられた受領管理方法の一例が示されたフロー図である。
【図３】図３は、図１の管理コンピュータによって作成された技術指示書の一部が示された平面図である。
【図４】図４は、図１の管理コンピュータの表示部が示された正面図である。
【符号の説明】
１・・・管理コンピュータ
３・・・クライアントマシン
１７・・・回線
１９・・・バーコードリーダー
２１・・・技術指示書
２３・・・宛先欄
２５・・・写し欄
２７・・・受領印欄
２９・・・バーコード
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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