(57)【要約】【課題】物品の所在及び占有変更履歴を迅速かつ確実に把握、管理する。【解決手段】旧占有者又は新占有者が被管理物の占有変更依頼伝票をネットワークを介して新占有者又は旧占有者に送付し、旧占有者又は新占有者が被管理物のパスワードを新占有者又は旧占有者に送付し、旧占有者又は新占有者が上記パスワードに対応するバーコードを有する被管理物を新占有者又は旧占有者に送付し、旧占有者又は新占有者が上記バーコードにより受領を確認し、上記パスワードと照合することにより被管理物の受領を確認し、旧占有者又は新占有者が占有変更伝票をネットワークを介して新占有者又は旧占有者へ送付し、新占有者又は旧占有者が上記占有変更依頼伝票の情報を上記新占有者又は旧占有者の保持する個別データベースに記録し、旧占有者が上記占有変更伝票を受領した場合に、占有変更伝票の情報を、旧占有者の保持する個別データベースに記録する。【選択図】　図４
2004062372.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
被管理物の占有が旧占有者と新占有者との間で変更される場合に、旧占有者の保持するコンピュータシステムと、新占有者の保持するコンピュータシステムと、これらのコンピュータシステムを連携するネットワークとを利用して被管理物の管理を行う被管理物の管理方法であって、
旧占有者又は新占有者が被管理物の占有の変更を依頼する占有変更依頼伝票をネットワークを介して新占有者又は旧占有者に送付するステップと、
旧占有者又は新占有者が被管理物を特定しうるパスワードを新占有者又は旧占有者に送付するステップと、
旧占有者又は新占有者が上記パスワードに対応するバーコードを有する被管理物を新占有者又は旧占有者に送付するステップと、
旧占有者又は新占有者が上記バーコードにより被管理物の受領を確認すると共に、上記パスワードと照合することにより被管理物が占有変更を依頼したものであるか否か、を判断し、被管理物の受領を確認するステップと、
旧占有者又は新占有者が占有変更伝票をネットワークを介して新占有者又は旧占有者へ送付するステップと、
新占有者又は旧占有者が上記占有変更依頼伝票の情報を上記新占有者又は旧占有者の保持するコンピュータシステム内の個別データベースに記録するステップと、旧占有者が上記占有変更伝票を受領した場合に、占有変更伝票の情報を、旧占有者の保持するコンピュータシステム内の個別データベースに記録するステップとを有することを特徴とする被管理物の管理方法。
【請求項２】
上記占有変更依頼伝票及び占有変更伝票には、当該占有変更の状況及び被管理物を特定可能なデータが記載されており、少なくとも、占有変更原因、被管理物の所有者名称、被管理物番号及び占有変更日付が記載されていることを特徴とする請求項１記載の被管理物の管理方法。
【請求項３】
上記新占有者及び旧占有者の保持するコンピュータシステムの個別データベースは複式簿記形式のフォーマットを有する記録ファイルを有し、上記新占有者又は旧占有者が上記占有変更依頼伝票の情報を新占有者又は旧占有者の保持するコンピュータシステム内の個別データベースに記録するステップは、
新占有者又は旧占有者が、上記複式簿記形式のフォーマットを有する記録ファイルの借方領域に新たに占有する被管理物の情報を記録すると共に当該被管理物の占有変更に対応する伝票の情報を上記記録ファイルの貸方領域に記録する仕訳ステップと、
上記コンピュータシステムの記録ファイルに記録された、被管理物の所定時間に亘る被管理物の占有の変更の記録及び上記伝票のデータを、順次、蓄積して在庫表を作成する在庫情報作成ステップとを有する一方、
上記旧占有者又は新占有者が占有変更伝票の情報を、旧占有者又は新占有者の保持するコンピュータシステム内の個別データベースに記録するステップは、旧占有者又は新占有者が上記記録ファイルの貸方領域に被管理物の占有の不在情報を記録すると共に当該物の占有変更に対応する占有変更伝票の情報を上記記録ファイルの借方領域に記録する仕訳ステップと、上記各コンピュータシステムの記録ファイルに記録された、被管理物の所定時間に亘る被管理物の占有の変更の記録及び上記各伝票の数値データの記録を、順次、蓄積して在庫情報を作成する在庫情報作成ステップとを有することを特徴とする請求項１又は２記載の被管理物の管理方法。
【請求項４】
上記新占有者又は旧占有者が新占有者又は旧占有者の保持するコンピュータシステム内の個別データベースに記録する上記占有変更依頼伝票の情報又は占有変更伝票の情報は、被管理物に関し、新たに取得した占有の数値又は喪失した占有の数値、もしくは、取得した占有変更依頼伝票又は占有変更伝票の数値であることを特徴とする請求項３記載の被管理物の管理方法。
【請求項５】
上記新占有者又は旧占有者が新占有者又は旧占有者の保持するコンピュータシステム内の個別データベースに記録する上記占有変更依頼伝票の情報又は占有変更伝票の情報は、占有変更依頼伝票又は占有変更伝票の記載事項であることを特徴とする請求項３記載の被管理物の管理方法。
【請求項６】
組織内における被管理物の占有が旧占有者と新占有者との間で変更される場合に、旧占有者の保持するコンピュータシステムと、新占有者の保持するコンピュータシステムと、これらのコンピュータシステムを連携するネットワークとを利用して被管理物の管理を行う被管理物の管理方法であって、
旧占有者又は新占有者が被管理物の占有の変更を依頼する占有変更依頼伝票をネットワークを介して新占有者又は旧占有者に送付するステップと、
旧占有者又は新占有者が被管理物を特定しうるパスワードを新占有者又は旧占有者に送付するステップと、
旧占有者又は新占有者が上記パスワードに対応するバーコードを有する被管理物を新占有者又は旧占有者に送付するステップと、
旧占有者又は新占有者が上記バーコードにより被管理物の受領を確認すると共に、上記パスワードと照合することにより被管理物が占有変更を依頼したものであるか否か、を判断し、被管理物の受領を確認するステップと、
旧占有者又は新占有者が占有変更伝票をネットワークを介して新占有者又は旧占有者へ送付するステップと、
新占有者又は旧占有者が上記占有変更依頼伝票の情報を上記新占有者又は旧占有者の保持するコンピュータシステム内の個別データベースに記録するステップと、旧占有者が上記占有変更伝票を受領した場合に、占有変更伝票の情報を、旧占有者の保持するコンピュータシステム内の個別データベースに記録するステップと、
旧占有者が占有変更伝票のデータを受領し、上記占有変更依頼伝票の内容と比較した後、
被管理物に関する占有変更情報を照会データベースに記録するステップと、
新占有者が占有変更情報を照会データベースに記録するステップとを有していることを特徴とする被管理物の管理方法。
【請求項７】
上記照会データベースは、上記個別データベースと同一の、複式簿記形式のフォーマットを有する記録ファイルを有していることを特徴とする請求項６記載の被管理物の管理方法。
【請求項８】
上記旧占有者と上記新占有者との間には、委託・保管関係が成立しており、上記旧占有者は被管理物の委託者であると共に新占有者は被管理物の保管者であって、上記占有変更依頼伝票は入庫依頼票であると共に上記占有変更伝票は入庫伝票であって、
上記委託者が上記被管理物の入庫を依頼する入庫依頼票をネットワークを介して上記保管者に送付するステップと、委託者が被管理物を特定しうるパスワードを保管者に送付するステップと、委託者が上記パスワードに対応するバーコードを有する被管理物を保管者に送付するステップと、保管者が上記バーコードにより被管理物の受領を確認すると共に、上記パスワードと照合することにより被管理物が入庫依頼に係るものであるか否か、を判断し、被管理物の受領を確認するステップと、保管者が入庫伝票をネットワークを介して委託者へ送付するステップと、
保管者が上記入庫依頼票の情報を保管者側コンピュータシステム内の個別データベースに記録するステップと、委託者が上記入庫伝票を受領した場合に、入庫伝票の情報を旧占有者の保持するコンピュータシステム内の個別データベースに記録するステップと、
委託者が入庫伝票のデータと上記入庫依頼票の内容とを比較確認した後、上記被管理物に関する入庫情報を照会データベースに記録するステップと、
保管者が上記被管理物に関する入庫情報を照会データベースに記録するステップとを有していることを特徴とする請求項６記載の被管理物の管理方法。
【請求項９】
上記旧占有者と上記新占有者との間に委託・保管関係が成立しており、上記新占有者は被管理物の委託者であると共に旧占有者は被管理物の保管者であって、上記占有変更依頼伝票は借入依頼伝票であると共に上記占有変更伝票は貸出伝票であって、
委託者が上記借入依頼票をネットワークを介して保管者に送付するステップと、保管者がパスワードを委託者に送付するステップと、保管者が上記パスワードに対応するバーコードを有する被管理物を委託者に送付するステップと、保管者が貸出伝票を委託者に送付するステップと、委託者が上記バーコードにより被管理物の受領を確認すると共に、上記パスワードとの一致照合するか否か、を判断し、貸し出された被管理物が借入を依頼したものであるか否か、を確認するステップと、委託者者が被管理物を受領した場合には、貸出伝票受領通知をネットワークを介して保管者へ送付するステップと、
委託者が上記貸出伝票に関する情報を委託者側コンピュータシステム内の個別データベースに記録するステップと、保管者が上記貸出伝票を受領した場合に、貸出伝票の情報を委託者側コンピュータシステム内の個別データベースに記録するステップと、
委託者が貸出伝票のデータと上記借入依頼票の内容と比較確認した後、被管理物に関する貸出情報を照会データベースに記録するステップと、
保管者が貸出情報を照会データベースに記録するステップとを有していることを特徴とする請求項６記載の被管理物の管理方法。
【請求項１０】
旧占有者と新占有者との間に委託・保管関係が成立しており、上記旧占有者は被管理物の返却依頼者であると共に新占有者は被管理物の保管者であって、上記占有変更依頼伝票は返却依頼伝票であると共に、上記占有変更伝票は返却伝票であって、
上記委託者が上記被管理物のを依頼する返却依頼票をネットワークを介して上記保管者に送付するステップと、委託者が被管理物を特定しうるパスワードを保管者に送付するステップと、委託者が上記パスワードに対応するバーコードを有する被管理物を保管者に送付するステップと、保管者が上記バーコードにより被管理物の受領を確認すると共に、上記パスワードと照合することにより被管理物が返却依頼に係るものであるか否か、を判断し、被管理物の受領を確認するステップと、保管者が返却伝票をネットワークを介して委託者へ送付するステップと、
保管者が上記返却依頼票の情報を保管者側コンピュータシステム内の個別データベースに記録するステップと、委託者が上記返却伝票を受領した場合に、返却伝票の情報を旧占有者の保持するコンピュータシステム内の個別データベースに記録するステップと、
委託者が返却伝票のデータと上記返却依頼票の内容とを比較確認した後、被管理物に関する返却情報を照会データベースに記録するステップと、
保管者が返却情報を照会データベースに記録するステップとを有していることを特徴とする請求項６記載の被管理物の管理方法。
【請求項１１】
組織内における被管理物の占有が旧占有者と新占有者との間で変更される場合に、旧占有者の保持するコンピュータシステムと、新占有者の保持するコンピュータシステムと、これらのコンピュータシステムを連携するネットワークとを利用して被管理物の管理を行う被管理物の管理方法であって、
廃棄指示者が廃棄依頼伝票をネットワークを介して新占有者に送付するステップと、保管者が上記廃棄依頼伝票を受領した場合には廃棄依頼伝票のデータを個別データベースに記録するステップと、保管者が廃棄伝票を廃棄指示者に送付するステップと、廃棄指示者が廃棄依頼伝票のデータを個別データベースに記録するステップと、廃棄指示者が廃棄伝票を受領した場合には、廃棄依頼伝票と廃棄伝票とを比較した後、廃棄伝票のデータを照会データベースに記録するステップと、保管者が被管理物を廃棄処理を行うステップと、保管者が、廃棄処理後、廃棄したデータを照会データベースに記録するステップとを有していることを特徴とする請求項６記載の被管理物の管理方法。
【請求項１２】
上記廃棄指示者は被管理物の委託者であることを特徴とする請求項１１記載の被管理物の管理方法。
【請求項１３】
組織内において複数のコンピュータシステム及び各コンピュータシステムを互いに連携するネットワークを利用して被管理物を管理する方法であって、
組織を構成する各単位部門は、コンピュータシステムによりそれぞれ互いにネットワークを介してアクセス可能なデータベースを有し、上記複数の単位部門を統括する統括部門は、それぞれ、複数の単位部門のデータベースを統合し、常時、各データベースの情報と同一の情報を有すると共に互いにネットワークを介してアクセス可能な統括データベースを有し、複数の統括部門は、コンピュータシステムにより相互に上記統括データベースを照合することにより、組織内における被管理物の所在を管理する被管理物の管理方法であって、
上記データベースは複式簿記形式のフォーマットを有する記録ファイルを有し、上記新占有者又は旧占有者が上記占有変更依頼伝票のデータを新占有者の保持するコンピュータシステム内のデータベースに記録するステップは、新占有者又は旧占有者が、上記データベース内に設けられた複式簿記形式のフォーマットを有する記録ファイルの借方領域に新たに占有する被管理物情報を記録すると共に当該物の占有変更に対応する占有変更依頼伝票情報を上記記録ファイルの貸方領域に記録する仕訳ステップと、
上記コンピュータシステムの記録ファイルに記録された、被管理物の所定時間に亘る被管理物の占有の変更の記録及び上記各伝票のデータを、順次、蓄積する在庫情報作成ステップとを有する一方、
上記新占有者又は旧占有者が占有変更伝票のデータを、新占有者又は旧占有者の保持するコンピュータシステム内のデータベースに記録するステップは、新占有者又は旧占有者が上記記録ファイルの貸方領域に占有の不在情報を記録すると共に当該物の占有変更に対応する占有変更伝票情報を上記記録ファイルの借方に記録する仕訳ステップと、
上記各コンピュータシステムの記録ファイルに記録された、被管理物の所定時間に亘る被管理物の占有の変更の記録及び上記各伝票のデータの記録を、順次、蓄積して在庫情報を作成する在庫情報作成ステップとを有し、
上記統括データベースは、上記各データベースの在庫票情報を有し、
上記統括部門は、当該統括部門が統括する各単位部門間での被管理物の管理を行ないうると共に、他の統括部門との間で、他の統括部門の管理する被管理物についての管理を行ないうることを特徴とする被管理物の管理方法。
【請求項１４】
上記各統括データベースは、各統括部門がコンピュータシステムによりアクセス可能な統括照会データベースを有し、上記統括照会データベースは、常時、上記各データベースと同一の情報を有し、各統括部門が上記統括照会データベースに照会してデータを照合することを特徴とする請求項１３記載の被管理物の管理方法。
【請求項１５】
被管理物の旧占有者が保持するコンピュータシステムと、被管理物の新占有者が保持するコンピュータシステムと、これらのコンピュータシステムを連携するネットワークとを備え、
上記旧占有者及び新占有者が保持するコンピュータシステムは、複式簿記形式のフォーマットを有する記録ファイルを備えた個別データベースと、占有変更依頼伝票を旧占有者又は新占有者に対して送信しうる占有変更依頼伝票送信手段と、占有を変更する際にパスワードを旧占有者又は新占有者に送付しうるパスワード送信手段と、
上記パスワードに対応し、被管理物に付されるバーコードを形成して旧占有者又は新占有者に送信するバーコード送信手段と、旧占有者又は新占有者から送付されるバーコードを読み取るバーコード読み取り手段と、被管理物に付されたバーコードにより被管理物の受領を確認すると共に、上記パスワードと照合することにより被管理物が占有変更を依頼したものであるか否か、を判断する物品受領確認・判定手段と、旧占有者又は新占有者から送付される占有変更伝票を受領した場合に、占有変更伝票と上記占有変更依頼伝票とを照合して、一致するか否かを判定する依頼票・伝票用判定手段と、上記依頼票・伝票用判定手段により照合された占有変更依頼伝票と占有変更伝票の情報を上記個別データベースに登録する伝票登録手段と、旧占有者又は新占有者が占有変更情報を記録しうると共に、旧占有者又は新占有者が占有変更情報を記録しうる照会データベースを備え、
旧占有者が占有変更伝票のデータを受領し、上記占有変更依頼伝票の内容と比較した後、被管理物に関する占有変更情報を上記照会データベースに登録しうると共に、上記個別データベースと照会データベースのデータを照合しうる照会データベース登録照合手段を有することを特徴とする被管理物の管理システム。
【請求項１６】
上記複式簿記形式のフォーマットを有する記録ファイルは、新占有者が、新たに占有した被管理物の情報を記録する借方領域と、当該被管理物の占有変更に対応する占有変更依頼伝票の情報を記録する貸方領域とを有すると共に、旧占有者が、被管理物の占有の不在情報を記録する借方領域と、当該被管理物の占有変更に対応する占有変更完了伝票の情報を記録する貸方領域とを有することを特徴とする請求項１５記載の被管理物の管理システム。
【請求項１７】
上記バーコードは被管理物上に貼付される封緘ラベル上に印刷されることを特徴とする請求項１５記載の被管理物の管理システム。
【請求項１８】
上記占有変更依頼伝票及び占有変更伝票には、占有変更原因、伝票番号、伝票用作成日付、発行部署、被管理物番号が記載されていることを特徴とする請求項１５記載の被管理物の管理システム。
【請求項１９】
上記照会データベースは、新占有者の保持するコンピュータシステム及び旧占有者の保持するコンピュータシステムの間においてネットワーク上に設けられたデータベース・サーバーに記録されていることを特徴とする請求項１５記載の被管理物の管理システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、被管理物の管理方法及び被管理物の管理システムに係り、例えば、会社等の大きな組織内における管理方法及び管理システムであって、会社において重要な価値があると共に各部署間で貸し借りされ、社内でその所在が変わる物品の管理方法及び管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
会社等の組織内には、例えば、磁気テープ、各種元帳、各種データのアウトプット等、当該会社にとって非常に重要な情報が記録又は記載された物品が多数存在する。このような物品は、各管轄部署で保管管理する場合もあれば、一定規模以上の会社組織においては、社内又は社外において、特定の管理部門が集中して保管管理している場合もある。
【０００３】
このような物品には、会社で適時使用される様々な情報が記録、記載されていることから、当該物品は管理されている保管部署から借り出されて、社内の所定部署により一定期間使用され、その後、保管部署へ返却されるような場合が多い。
【０００４】
また、例えば、同一の被管理物であっても、複数部署で時期を異にして使用される場合もあることから、当該物品の使用者も社内の様々な部署の可能性があり、一定していない。
【０００５】
このような物品の重要性及び、頻繁な使用の可能性を考慮した場合、ある部署で緊急に当該物品を使用する必要が生ずる場合もあり、このような物品の社内における所在等をリアルタイムで常時管理しておく必要がある。
【０００６】
また、当該物品の社内における重要性故に、社内の責任体制を明確化するために、物品の使用履歴を確認する必要が生ずる場合もあり、関係部署が当該物品に関する情報を迅速に把握できるように管理しておく必要もある。
【０００７】
従って、従来より、会社等の所定の規模の組織内において、その占有が変更される被管理物の所在及び移動履歴を確実に管理することが望まれていた。
【０００８】
【発明が解決しようとする課題】
ところで、例えば、図書館、レンタルショップ等、一般に、ある貸出物品を保管している場所から特定の者に貸し出す場合、貸出物品に関する貸出管理は、図書館、レンタルショップ等の貸出側のみが行っているのが通常である。
【０００９】
しかしながら、例えば、上記のような会社内における重要な物品を社内の特定の保管部署が保管していた場合に、保管部署が当該物品の貸出を希望する部署へ貸出す際に、貸出側のみが貸出の管理を行なっていた場合には、会社組織の大きさ、複雑さを考慮した時に、リアルタイムで迅速に当該物品の所在を確認することは不可能である。
【００１０】
また、このように貸出に関する管理情報を貸出側のみが保持している場合には、その貸出情報に誤りがあった場合には、当該物品の所在及び、過去の占有変更の履歴を把握することはほとんど不可能となる。
【００１１】
そこで、本発明の課題は、会社等の所定規模の組織において、管理の必要な重要な物品の所在及び過去の占有変更履歴を迅速かつ確実に把握、管理できる被管理物の管理方法及び被管理物の管理システムを提供することにある。
【００１２】
さらに、組織が複数の階層により下層から上層に至るまで構成されている場合、当該被管理物の管轄部署のみならず、当該管轄部署の統括部署等、より大きな組織単位で、組織の最上位に至るまで、同一階層の複数部署間で、互いに被管理物の所在の検索、履歴の検索を迅速かつ確実に行うことができる被管理物の管理方法及び被管理物の管理システムを提供することにある。
【００１３】
【課題を解決するための手段】
このような課題解決のため、本発明は、管理を必要とされるような重要な物品であって、その占有が変更される被管理物の管理方法であって、被管理物の旧占有者と新占有者との間の物の占有の変更に伴い、旧占有者側及び新占有者側の双方で、物の占有の変更情報を互いに記録して管理し、必要な場合に互いに照会することにより、当該物の現在の所在及び過去の所在を管理する物の管理方法及び管理システムに関する。
【００１４】
従って、被管理物の占有が変更される場合に、旧占有者及び新占有者の双方で、占有変更に関する管理を行なうことから、旧占有者及び新占有者の双方が、所定の時点における被管理物の所在に関する情報を所有しており、いずれもが常時、被管理物の所在を特定することができる。
【００１５】
また、双方が情報の照会を行なうことから、双方の情報に齟齬があった場合であっても、互いに情報を突き合せることにより、いずれのデータに誤りがあるかを確認することもできる。
【００１６】
従って、被管理物の占有者は、物品の所在及び過去の移動履歴を迅速かつ確実に把握できる。
【００１７】
また、本発明は、組織における被管理物の管理を行う物の管理方法であって、旧占有者から新占有者に物の占有が変更される際には、旧占有者は当該被管理物の特定可能な情報が記載された伝票を新占有者に送付し、被管理物の占有の変更情報と伝票の記載情報とを、旧占有者及び新占有者の双方で管理し、必要時に互いに情報を照合して、所望の時点での被管理物の所在を確認する物の管理方法及び管理システムに関する。
【００１８】
また、本発明は、組織内における被管理物の占有が旧占有者と新占有者との間で変更される場合に、旧占有者の保持するコンピュータシステムと、新占有者の保持するコンピュータシステムと、これらのコンピュータシステムを連携するネットワークとを利用して被管理物の管理を行う被管理物の管理方法であって、旧占有者又は新占有者が被管理物の占有の変更を依頼する占有変更依頼伝票をネットワークを介して新占有者又は旧占有者に送付するステップと、旧占有者又は新占有者が被管理物を特定しうるパスワードを新占有者又は旧占有者に送付するステップと、旧占有者又は新占有者が上記パスワードに対応するバーコードを有する被管理物を新占有者又は旧占有者に送付するステップと、旧占有者又は新占有者が上記バーコードにより被管理物の受領を確認すると共に、上記パスワードと照合することにより被管理物が占有変更を依頼したものであるか否か、を判断し、被管理物の受領を確認するステップと、旧占有者又は新占有者が占有変更伝票をネットワークを介して新占有者又は旧占有者へ送付するステップと、新占有者又は旧占有者が上記占有変更依頼伝票の情報を上記新占有者又は旧占有者の保持するコンピュータシステム内の個別データベースに記録するステップと、旧占有者が上記占有変更伝票を受領した場合に、占有変更伝票の情報を、旧占有者の保持するコンピュータシステム内の個別データベースに記録するステップとを有することを特徴とする被管理物の管理方法に関する。
【００１９】
上記「新占有者」及び「旧占有者」の意義は、以下のとおりである。「新占有者」とは被管理物を使用又は管理する複数の者、又は被管理物複数の管理部署の関係の中で、ある時点において、被管理物に関する占有を新たに取得する者であり、「旧占有者」とはその時点を基準に占有を失う者である。
【００２０】
従って、例えば、被管理物を作成し使用している者、部署と、被管理物を保管・管理する者、部署との間で委託、保管関係が成立している場合であって、委託者が被管理物を新たに保管者に依頼して保管してもらう場面では、委託者は「旧占有者」であり、保管者は「新占有者」となる。
【００２１】
また、被管理物の委託者が保管者に対して被管理物の貸出を依頼するような場面では、委託者が「新占有者」、保管者が「旧占有者」となる。
【００２２】
また、上記占有変更依頼伝票には、当該被管理物を特定可能なデータが記載されており、少なくとも、占有変更原因、管理伝票番号、管理伝票の作成日付、被管理物の所有者名称、及び被管理物番号が記載されている。
【００２３】
上記「占有変更原因」とは、例えば、会社内において被管理物を占有して使用しているある部署が、そのような被管理物を保管する保管部署に委託して保管を依頼するような場合の「委託」、また、このような状況で被管理物の使用を希望する部署が借り出す場合の「貸出」、さらに、被管理物を借り出した部署が保管部署へ被管理物を返却する場合の「返却」、そして、被管理物が社内で廃棄される場合の「廃棄」等が該当する。
【００２４】
また、本発明にあっては、上記新占有者及び旧占有者の保持するコンピュータシステムの個別データベースは複式簿記形式のフォーマットを有する記録ファイルを有し、上記新占有者又は旧占有者が上記占有変更依頼伝票の情報を新占有者又は旧占有者の保持するコンピュータシステム内の個別データベースに記録するステップは、新占有者又は旧占有者が、上記複式簿記形式のフォーマットを有する記録ファイルの借方領域に新たに占有する被管理物の情報を記録すると共に当該被管理物の占有変更に対応する伝票の情報を上記記録ファイルの貸方領域に記録する仕訳ステップと、
上記コンピュータシステムの記録ファイルに記録された、被管理物の所定時間に亘る被管理物の占有の変更の記録及び上記伝票のデータを、順次、蓄積して在庫表を作成する在庫情報作成ステップとを有する一方、上記旧占有者又は新占有者が占有変更伝票の情報を、旧占有者又は新占有者の保持するコンピュータシステム内の個別データベースに記録するステップは、旧占有者又は新占有者が上記記録ファイルの貸方領域に被管理物の占有の不在情報を記録すると共に当該物の占有変更に対応する占有変更伝票の情報を上記記録ファイルの借方領域に記録する仕訳ステップと、上記各コンピュータシステムの記録ファイルに記録された、被管理物の所定時間に亘る被管理物の占有の変更の記録及び上記各伝票の数値データの記録を、順次、蓄積して在庫情報を作成する在庫情報作成ステップとを有していてもよい。
【００２５】
ここで、上記「複式簿記形式のフォーマットを有する記録ファイルの借方領域に記載される新たに占有する被管理物の情報」とは、例えば、旧占有者から新占有者への被管理物の移動情報である。例えば、１個の被管理物が旧占有者から新占有者へ移動すれば被管理物に関する占有が一つ新占有者へ移動した旨の情報が上記借方領域に記録される。
【００２６】
また、「当該被管理物の占有変更に対応する占有変更依頼伝票の情報」とは、例えば、上記被管理物の移動に伴って発行される占有変更依頼伝票の発行情報そのものである。即ち、１個の被管理物が旧占有者から新占有者へ移動すれば１枚の占有変更依頼伝票が旧占有者から新占有者へ発行された旨が貸方領域に記録される。
【００２７】
また、本発明にあっては、上記新占有者又は旧占有者が新占有者又は旧占有者の保持するコンピュータシステム内の個別データベースに記録する上記占有変更依頼伝票の情報又は占有変更伝票の情報は、被管理物に関し、新たに取得した占有の数値又は喪失した占有の数値、もしくは、取得した占有変更依頼伝票又は占有変更伝票の数値であってもよい。
【００２８】
さらに、上記新占有者又は旧占有者が新占有者又は旧占有者の保持するコンピュータシステム内の個別データベースに記録する上記占有変更依頼伝票の情報又は占有変更伝票の情報は、占有変更依頼伝票又は占有変更伝票の記載事項であってもよい。
【００２９】
また、本発明は、組織内における被管理物の占有が旧占有者と新占有者との間で変更される場合に、旧占有者の保持するコンピュータシステムと、新占有者の保持するコンピュータシステムと、これらのコンピュータシステムを連携するネットワークとを利用して被管理物の管理を行う被管理物の管理方法であって、旧占有者又は新占有者が被管理物の占有の変更を依頼する占有変更依頼伝票をネットワークを介して新占有者又は旧占有者に送付するステップと、旧占有者又は新占有者が被管理物を特定しうるパスワードを新占有者又は旧占有者に送付するステップと、旧占有者又は新占有者が上記パスワードに対応するバーコードを有する被管理物を新占有者又は旧占有者に送付するステップと、旧占有者又は新占有者が上記バーコードにより被管理物の受領を確認すると共に、上記パスワードと照合することにより被管理物が占有変更を依頼したものであるか否か、を判断し、被管理物の受領を確認するステップと、旧占有者又は新占有者が占有変更伝票をネットワークを介して新占有者又は旧占有者へ送付するステップと、新占有者又は旧占有者が上記占有変更依頼伝票の情報を上記新占有者又は旧占有者の保持するコンピュータシステム内の個別データベースに記録するステップと、旧占有者が上記占有変更伝票を受領した場合に、占有変更伝票の情報を、旧占有者の保持するコンピュータシステム内の個別データベースに記録するステップと、旧占有者が占有変更伝票のデータを受領し、上記占有変更依頼伝票の内容と比較した後、被管理物に関する占有変更情報を照会データベースに記録するステップと、新占有者が占有変更情報を照会データベースに記録するステップとを有している。
【００３０】
従って、上記照会データベースは旧占有者及び新占有者双方の占有変更に関する情報を常時保有することから、旧占有者及び新占有者は上記照会データベースにアクセスすることにより、当該被管理物の所在の照会、占有変更履歴の確認を迅速に行なうことができる。また、照会データベースにより旧占有者又は新占有者は双方のデータを照会することができることから、データに齟齬があった場合であっても、迅速に記録の誤記、欠落等を検索することができる。
【００３１】
また、上記照会データベースは、上記個別データベースと同一の、複式簿記形式のフォーマットを有する記録ファイルを有していてもよい。
【００３２】
また、本発明は、上記旧占有者と上記新占有者との間には、委託・保管関係が成立しており、上記旧占有者は被管理物の委託者であると共に新占有者は被管理物の保管者であって、上記占有変更依頼伝票は入庫依頼票であると共に上記占有変更伝票は入庫伝票であって、上記委託者が上記被管理物の入庫を依頼する入庫依頼票をネットワークを介して上記保管者に送付するステップと、委託者が被管理物を特定しうるパスワードを保管者に送付するステップと、委託者が上記パスワードに対応するバーコードを有する被管理物を保管者に送付するステップと、保管者が上記バーコードにより被管理物の受領を確認すると共に、上記パスワードと照合することにより被管理物が入庫依頼に係るものであるか否か、を判断し、被管理物の受領を確認するステップと、保管者が入庫伝票をネットワークを介して委託者へ送付するステップと、保管者が上記入庫依頼票の情報を保管者側コンピュータシステム内の個別データベースに記録するステップと、委託者が上記入庫伝票を受領した場合に、入庫伝票の情報を旧占有者の保持するコンピュータシステム内の個別データベースに記録するステップと、委託者が入庫伝票のデータと上記入庫依頼票の内容とを比較確認した後、上記被管理物に関する入庫情報を照会データベースに記録するステップと、保管者が上記被管理物に関する入庫情報を照会データベースに記録するステップとを有している。
【００３３】
また、本発明にあっては、上記旧占有者と上記新占有者との間に委託・保管関係が成立しており、上記新占有者は被管理物の委託者であると共に旧占有者は被管理物の保管者であって、上記占有変更依頼伝票は借入依頼伝票であると共に上記占有変更伝票は貸出伝票であって、委託者が上記借入依頼票をネットワークを介して保管者に送付するステップと、保管者がパスワードを委託者に送付するステップと、保管者が上記パスワードに対応するバーコードを有する被管理物を委託者に送付するステップと、保管者が貸出伝票を委託者に送付するステップと、委託者が上記バーコードにより被管理物の受領を確認すると共に、上記パスワードとの一致照合するか否か、を判断し、貸し出された被管理物が借入を依頼したものであるか否か、を確認するステップと、委託者者が被管理物を受領した場合には、貸出伝票受領通知をネットワークを介して保管者へ送付するステップと、委託者が上記貸出伝票に関する情報を委託者側コンピュータシステム内の個別データベースに記録するステップと、保管者が上記貸出伝票を受領した場合に、貸出伝票の情報を委託者側コンピュータシステム内の個別データベースに記録するステップと、委託者が貸出伝票のデータと上記借入依頼票の内容と比較確認した後、被管理物に関する貸出情報を照会データベースに記録するステップと、保管者が貸出情報を照会データベースに記録するステップとを有している。
【００３４】
また、本発明にあっては、旧占有者と新占有者との間に委託・保管関係が成立しており、上記旧占有者は被管理物の返却依頼者であると共に新占有者は被管理物の保管者であって、上記占有変更依頼伝票は返却依頼伝票であると共に、上記占有変更伝票は返却伝票であって、上記委託者が上記被管理物のを依頼する返却依頼票をネットワークを介して上記保管者に送付するステップと、委託者が被管理物を特定しうるパスワードを保管者に送付するステップと、委託者が上記パスワードに対応するバーコードを有する被管理物を保管者に送付するステップと、保管者が上記バーコードにより被管理物の受領を確認すると共に、上記パスワードと照合することにより被管理物が返却依頼に係るものであるか否か、を判断し、被管理物の受領を確認するステップと、保管者が返却伝票をネットワークを介して委託者へ送付するステップと、保管者が上記返却依頼票の情報を保管者側コンピュータシステム内の個別データベースに記録するステップと、委託者が上記返却伝票を受領した場合に、返却伝票の情報を旧占有者の保持するコンピュータシステム内の個別データベースに記録するステップと、委託者が返却伝票のデータと上記返却依頼票の内容とを比較確認した後、被管理物に関する返却情報を照会データベースに記録するステップと、保管者が返却情報を照会データベースに記録するステップとを有している。
【００３５】
また、本発明は、被管理物の旧占有者と新占有者との間で占有が変更される場合に、旧占有者の保持するコンピュータシステムと、新占有者の保持するコンピュータシステムと、これらのコンピュータシステムを連携するネットワークとを利用して被管理物の管理を行う被管理物の管理方法であって、廃棄指示者が廃棄依頼伝票をネットワークを介して新占有者に送付するステップと、保管者が上記廃棄依頼伝票を受領した場合には廃棄依頼伝票のデータを個別データベースに記録するステップと、保管者が廃棄伝票を廃棄指示者に送付するステップと、廃棄指示者が廃棄依頼伝票のデータを個別データベースに記録するステップと、廃棄指示者が廃棄伝票を受領した場合には、廃棄依頼伝票と廃棄伝票とを比較した後、廃棄伝票のデータを照会データベースに記録するステップと、保管者が被管理物を廃棄処理を行うステップと、保管者が、廃棄処理後、廃棄したデータを照会データベースに記録するステップとを有している。
【００３６】
この場合、上記廃棄指示者は委託者であってもよく、また、委託者とは異なる人間又は部署であってもよい。
【００３７】
また、被管理物の管理システムに係る発明にあっては、組織内において複数のコンピュータシステム及び各コンピュータシステムを互いに連携するネットワークを利用して被管理物を管理する方法であって、組織を構成する各単位部門は、コンピュータシステムによりそれぞれ互いにネットワークを介してアクセス可能なデータベースを有し、上記複数の単位部門を統括する統括部門は、それぞれ、複数の単位部門のデータベースを統合し、常時、各データベースの情報と同一の情報を有すると共にコンピュータシステムによりそれぞれ互いにネットワークを介してアクセス可能な統括データベースを有し、複数の統括部門は、コンピュータシステムにより相互に上記統括データベースを照合することにより、組織内における被管理物の所在を管理する被管理物の管理方法であって、上記データベースは複式簿記形式のフォーマットを有する記録ファイルを有し、上記新占有者又は旧占有者が上記占有変更依頼伝票のデータを新占有者の保持するコンピュータシステム内のデータベースに記録するステップは、新占有者又は旧占有者が、上記データベース内に設けられた複式簿記形式のフォーマットを有する記録ファイルの借方領域に新たに占有する被管理物情報を記録すると共に当該物の占有変更に対応する占有変更依頼伝票情報を上記記録ファイルの貸方領域に記録する仕訳ステップと、上記コンピュータシステムの記録ファイルに記録された、被管理物の所定時間に亘る被管理物の占有の変更の記録及び上記各伝票のデータを、順次、蓄積する在庫情報作成ステップとを有する一方、上記新占有者又は旧占有者が占有変更伝票のデータを、新占有者又は旧占有者の保持するコンピュータシステム内のデータベースに記録するステップは、新占有者又は旧占有者が上記記録ファイルの貸方領域に占有の不在情報を記録すると共に当該物の占有変更に対応する占有変更伝票情報を上記記録ファイルの借方に記録する仕訳ステップと、上記各コンピュータシステムの記録ファイルに記録された、被管理物の所定時間に亘る被管理物の占有の変更の記録及び上記各伝票のデータの記録を、順次、蓄積して在庫情報を作成する在庫情報作成ステップとを有し、上記統括データベースは、上記各データベースの在庫票情報を有し、上記統括部門は、当該統括部門が統括する各単位部門間での被管理物の管理を行なうと共に、他の統括部門との間で、他の統括部門の管理する被管理物についての管理を行なうように構成されている。
【００３８】
従って、本発明にあっては、複数の階層を有する、例えば、会社等の組織において、下層におけるある単位部門と、より上層の、複数の単位部門を統括する統括部門との間において、統括部門は下層の各単位部門の各コンピュータシステムの個別データベースを統括する統括データベースを有することから、各統括部門は、それぞれの統括データベースを照会することにより、他の統括部門の下位に属する全ての単位部門の被管理物に関する情報を迅速に照会することができる。
【００３９】
その結果、このように会社内における部門の階層を積み重ねていくことにより、会社組織がかなり大きなものであった場合であっても、上位の部門は、当該部門の管理化ににある下位の部門、最下層の部門における被管理物に関する情報に至るまで迅速に照会することができ、必要な場合には、全社的な規模で、被管理物の所在、ならびに、過去の移動履歴を検索することができる。
【００４０】
また、同一の階層における複数の統括部門のコンピュータシステムにより相互に統括照会データベース内の被管理物の在庫表の情報にアクセスすることができるため、相互に被管理物の管理の牽制体制を構築することができる。
【００４１】
上記各統括データベースは、各統括部門がコンピュータシステムによりアクセス可能な統括照会データベースを有し、上記統括照会データベースは、常時、上記各データベースと同一の情報を有し、各統括部門が上記統括照会データベースに照会してデータを照合するように構成されている。
【００４２】
本発明に係る被管理物の管理システムは、被管理物の旧占有者が保持するコンピュータシステムと、被管理物の新占有者が保持するコンピュータシステムと、これらのコンピュータシステムを連携するネットワークとを備え、上記旧占有者及び新占有者が保持するコンピュータシステムは、複式簿記形式のフォーマットを有する記録ファイルを備えた個別データベースと、占有変更依頼伝票を旧占有者又は新占有者に対して送信しうる占有変更依頼伝票送信手段と、占有を変更する際にパスワードを旧占有者又は新占有者に送付しうるパスワード送信手段と、上記パスワードに対応し、被管理物に付されるバーコードを形成して旧占有者又は新占有者に送信するバーコード送信手段と、旧占有者又は新占有者から送付されるバーコードを読み取るバーコード読み取り手段と、被管理物に付されたバーコードにより被管理物の受領を確認すると共に、上記パスワードと照合することにより被管理物が占有変更を依頼したものであるか否か、を判断する物品受領確認・判定手段と、旧占有者又は新占有者から送付される占有変更伝票を受領した場合に、占有変更伝票と上記占有変更依頼伝票とを照合して、一致するか否かを判定する依頼票・伝票用判定手段と、上記依頼票・伝票用判定手段により照合された占有変更依頼伝票と占有変更伝票の情報を上記個別データベースに登録する伝票登録手段と、旧占有者又は新占有者が占有変更情報を記録しうると共に、旧占有者又は新占有者が占有変更情報を記録しうる照会データベースを備え、旧占有者が占有変更伝票のデータを受領し、上記占有変更依頼伝票の内容と比較した後、被管理物に関する占有変更情報を上記照会データベースに登録しうると共に、上記個別データベースと照会データベースのデータを照合しうる照会データベース登録照合手段を有することを特徴とする。
【００４３】
また、上記複式簿記形式のフォーマットを有する記録ファイルは、新占有者が、新たに占有した被管理物の情報を記録する借方領域と、当該被管理物の占有変更に対応する占有変更依頼伝票の情報を記録する貸方領域とを有すると共に、旧占有者が、被管理物の占有の不在情報を記録する借方領域と、当該被管理物の占有変更に対応する占有変更完了伝票の情報を記録する貸方領域とを有するように構成されている。
【００４４】
また、上記バーコードは被管理物上に貼付される封緘ラベル上に印刷される。さらに、上記占有変更依頼伝票及び占有変更伝票には、占有変更原因、伝票番号、伝票用作成日付、発行部署、被管理物番号が記載されている。さらに、占有変更に関する他の情報が記載されていてもよい。
【００４５】
上記照会データベースは、新占有者の保持するコンピュータシステム及び旧占有者の保持するコンピュータシステムの間においてネットワーク上に設けられたデータベース・サーバーに記録されていてもよい。また、上記照会データベースは、各コンピュータシステム内に記録されていてもよい。
【００４６】
【発明の実施の形態】
以下、添付図面に示す実施の形態に基づき本発明に係る磁気テープの管理方法及び磁気テープの管理システムを、会社内における磁気テープとしての磁気テープの保管管理を例に説明する。
【００４７】
この場合、本実施の形態にあっては、上記磁気テープは社内における保管部署において保管され、当該磁気テープの所有者である当該部署は、上記保管部署に依頼して磁気テープを保管してもらう体制となっていることを前提とする。
【００４８】
上記磁気テープには、当該磁気テープの所有部署における様々な作業データが記録されており、一般に、このような磁気テープは、所有部署から保管部署に委託して保管された後、当該所有部署の業務の必要に応じて保管部署から借り出されて業務に供され、使用後には保管部署に返却されて保管される。その後、当該磁気テープが不要となった場合には、管理部署に対し廃棄指示が出され廃棄される。
【００４９】
従って、本実施の形態に係る磁気テープの管理を行う場合には、所有部署から保管部署への委託、保管部署からの借り出し、保管部署への返却、磁気テープの廃棄、の各場面における磁気テープの占有の変更を管理する必要がある。
【００５０】
以下、本発明の原理と共に、上記管理の態様に基づき説明する。
１．被管理物の管理システムを構成するコンピュータシステムについて
図１及び図４に示すように、本実施の形態に係る磁気テープの管理システム１０は、磁気テープの委託者である磁気テープの所有部署が保持する委託者側コンピュータシステム１１と、磁気テープの保管者である保管部署が保持する保管者側コンピュータシステム１２と、これらのコンピュータシステム１１，１２を連携するネットワークＮとを備えている。
【００５１】
上記委託者側コンピュータシステム１１及び保管者側コンピュータシステム１２は、
例えば、磁気テープの委託者である所有部署又は磁気テープの保管者である保管部署に設置されているコンピュータ端末である。
【００５２】
図１に示すように、上記コンピュータシステム１１，１２は、バス１３により接続された中央演算処理装置（ＣＰＵ）１４と、記憶手段１５と、入出力手段１６と、委託者側と保管者側との間で磁気テープの占有が変更される場合に占有変更に関する情報が蓄積されるデータベース１７とを備えている。
【００５３】
上記ＣＰＵ１４は、磁気テープの占有の変更を依頼伝票である入庫依頼票等を保管者又は委託者に対して送信しうる依頼票・伝票送信手段１４１と、占有を変更する際に新占有者である保管者又は委託者に対して発送するパスワードを生成するパスワード生成手段１４２と、生成されたパスワードを委託者又は保管者へ送信しうるパスワード送信手段１４３と、上記入出力手段１６中に設けられたバーコード印刷手段１６３により作成されたバーコードを保管者又は委託者宛てに送信するバーコード送信手段１４４と、磁気テープに付されたバーコードにより磁気テープの受領を確認すると共に、上記パスワードと照合することにより磁気テープが占有変更を依頼したものであるか否か、を判断する物品受領確認・判定手段１４５と、委託者又は保管者から送付される占有変更伝票を受領した場合に、占有変更伝票と上記占有変更依頼伝票とを照合して、一致するか否かを判定する依頼票・伝票照会・判定手段１４６と、占有変更伝票と上記占有変更依頼伝票とが一致する場合に受領通知を自動的に発行する受領通知自動送信手段１４７と、下記の照会データベースにデータの確認を照会しうる照会データベース照会手段１４８と、受領通知確認手段１４９とを有する。
【００５４】
また、記憶手段１５は、占有変更依頼伝票及び占有変更伝票を複式簿記形式の個別データベースに登録しうる依頼票・伝票登録手段１５１と、照会データベースに磁気テープに関する占有変更情報を上記照会データベースに登録しうる照会データ登録手段１５２と、メモリ１５３とを備えている。
【００５５】
また、入出力手段１６は、キーボード等からなる入力手段１６１と、ディスプレイ１６２と、送付する磁気テープに貼付されるバーコードを形成するバーコード印刷手段１６３と、送付されてきたバーコードを読み取るバーコードリーダ１６４とを有する。
【００５６】
また、データベース１７は、複式簿記形式のフォーマットの記録ファイルを有し、委託者又は保管者が磁気テープの占有の変更に関する情報等を記録する個別データベース１７１を有し、さらに、個別データベース１７１と同様に委託者又は保管者により、磁気テープに関する占有変更に関する情報及び依頼票又は伝票記載事項が記録され、委託者又は保管者により照会されうる照会データベース１７２とを有している。
２．本発明の原理及び複式簿記形式のフォーマットからなる記録ファイルについて以下、個別データベース１７１及び照会データベース１７２のデータ処理方法について説明する。
【００５７】
本実施の形態にあっては、個別データベース１７１及び照会データベース１７２は複式簿記形式のフォーマットからなる記録ファイルを有する。この記録ファイルに関し本発明の原理との関連で以下に説明する。
【００５８】
「複式簿記」とは、会計事務上の概念であって、全ての取引を借方と貸方とに分類して記録し、財産の増減を管理する記帳法である。帳簿を構成する要素として、資産、負債、資本、収益、費用があるが、磁気テープ等の社内における被管理物の占有の変更を管理するにあたり、この「複式簿記」の考え方を利用する。
【００５９】
（１）仕訳
簿記の流れとしては、取引が発生した場合には、資産、負債、資本、収益、費用のいずれかの要素が増減することから、これらの取引を伝票に記入してグループ化する「仕訳」を行う。その後、仕訳を行なった取引を帳簿に転記し、最後に取引の総まとめとして損益対照表と損益計算書を作成するものである。
【００６０】
即ち、磁気テープの占有の変更が発生する場合には、必ず、管理のための伝票を作成して発行し、それぞれ借方及び貸方に分類記帳して「仕訳」を行なう。
【００６１】
図２に磁気テープの占有の変更の態様と、それに対応する伝票等の発行状況を示す。上述のように、磁気テープＴの占有の変更には、被管理物としての磁気テープＴの、委託者Ａとしての所有部署（オペレータ）から保管者Ｂとしての保管部署（金庫）への「保管」、保管者Ｂ側から委託者Ａ側への「貸出」、委託者Ａ側から保管者Ｂ側への「返却」、委託者Ａからの指示に基づく保管者Ｂ側での磁気テープの「廃棄」が考えられる。
【００６２】
これらの、磁気テープＴに関する占有の変更が発生する全ての場合に、委託者Ａ側及び保管者Ｂ側の双方から、１個の被管理物につき１枚の伝票が相手方へ発行される。例えば、磁気テープＴの入庫段階２０にあっては、委託者Ａは保管者Ｂに対し、占有変更依頼伝票としての「入庫依頼票」２１を作成して発行する。この「入庫依頼票」２１と共に磁気テープＴが委託者Ａから保管者Ｂに移転される。この場合、保管者Ｂから委託者Ａに対して「入庫伝票」２２が作成されて発行される。
【００６３】
同様に、磁気テープの貸出段階３０にあっては、委託者Ａは保管者Ｂに対し、占有変更依頼伝票としての「借入依頼票」３１を作成して発行する。この「借入依頼票」３１と共に磁気テープＴが保管者Ｂから委託者Ａに移転される。この場合、保管者Ｂから委託者Ａに対して「貸出伝票」３２が作成されて発行される。
【００６４】
また、磁気テープの返却段階４０にあっては、委託者Ａは保管者Ｂに対し、占有変更依頼伝票としての「返却依頼票」４１を作成して発行する。この「返却依頼票」４１と共に磁気テープＴが委託者Ａから保管者Ｂに移転される。この場合、保管者Ｂから委託者Ａに対して「返却伝票」４２が作成されて発行される。
【００６５】
磁気テープの廃棄段階５０にあっては、委託者Ａは保管者Ｂに対し、占有変更依頼伝票としての「廃棄依頼票」５１を作成して発行する。この「廃棄依頼票」５１を保管者Ｂが受領した場合には、磁気テープＴの廃棄作業が行なわれ、保管者Ｂから委託者Ａに対して「廃棄伝票」５２が作成されて発行される。
【００６６】
これらの各種伝票２１，２２、３１，３２、４１、４２，５１，５２には、図３に概念的に示すように、磁気テープＴの占有変更の原因、状況等、磁気テープＴを特定可能なデータが記載されている。
【００６７】
即ち、例えば、「入庫依頼票」２１及び「入庫伝票」２２を例にとれば、当該磁気テープＴの占有変更原因を示す「入庫依頼票」「入庫伝票」のタイトル２０２、磁気テープＴの所有者名称としての「部署」名２０３、被管理物番号としての「テープＮＯ．」２０４及び「占有変更日付」２０５が記載されている。また、本実施の形態にあっては、さらに、「伝票番号」２０６、「記入者」名２０７及び磁気テープＴの「ラベル名称」２０８も記載するように形成されている。
【００６８】
次に、磁気テープＴの占有の変更があった場合に発行される伝票を、図３に示すように、委託者Ａ及び保管者Ｂのコンピュータシステム内の図１に示されたデータベース１７の個別データベース１７１に備えられた複式簿記式フォーマットを有する記録ファイルＦに分類して記録し、「仕訳」を行なう。
【００６９】
この場合、委託者Ａ及び保管者Ｂの双方共に、磁気テープＴの占有を新たに取得する場合には、上記複式簿記形式のフォーマットを有する記録ファイルＦの借方領域Ｆ１に新たに占有する磁気テープＴの情報を記録すると同時に、貸方領域Ｆ２には磁気テープＴの占有変更に対応する占有変更依頼伝票の情報を記録する。また、委託者側Ａ又は保管者Ｂが、新たに磁気テープＴに関する占有を失う場合には、上記記録ファイルＦの貸方領域Ｆ２に磁気テープＴの占有の不在を記録し、当該磁気テープＴの占有変更に対応する占有変更伝票情報を上記記録ファイルの借方領域Ｆ１に記録するように構成されている。
【００７０】
即ち、例えば、委託者Ａが磁気テープＴを保管者Ｂに保管を依頼する「入庫」段階にあっては、入庫依頼票２１を作成し保管者Ｂへ発送するが、その際、委託者Ａは、入庫される個数の磁気テープＴについての占有を失うことから記録ファイルＦの貸方領域Ｆ２に、入庫される磁気テープＴの個数に対応する占有の喪失の数値を、勘定項目として「テープ現物勘定」として記録する。また、同時に、「入庫依頼票」２１が発生していることから借方領域Ｆ１へ「入庫勘定」として、「入庫依頼票」２１により表現される入庫の数値を記録する。
【００７１】
一方、保管者Ｂ側では、磁気テープＴが委託者Ａから送付され、磁気テープＴに関する占有を新たに取得する。従って、磁気テープＴに関する占有の取得の数値を借方領域６１に「テープ現物勘定」として記録する。同時に、委託者Ａへは「入庫伝票」２２を作成して発行することから貸方領域Ｆ２へ「入庫勘定」としてその数値を有する情報を記録する。
【００７２】
従って、磁気テープＴの委託者Ａから保管者Ｂへの占有の移転に関し、委託者Ａ及び保管者Ｂの双方側において、磁気テープＴの占有の取得と喪失を、発行される伝票の数値を含む情報と共に記録することから、委託者Ａから保管者Ｂへの磁気テープＴの入庫の際に、双方が磁気テープＴの入庫に関する情報を有しており、当該時点で、磁気テープＴがいずれの側に所在するか、双方共に確実に把握できる。
【００７３】
また、委託者Ａ及び保管者Ｂの双方の記録ファイルＦの借方領域Ｆ１及び貸方領域Ｆ２の数値は、何らかの原因による記録ミス等がない限り、同一の数値となる。従って、必要な場合には、双方の記録ファイルＦ、Ｆの記録を突き合せることにより、占有変更に関するデータの確認が可能となる。
【００７４】
同様に、委託者Ａが保管者Ｂに対して、現在、保管されている磁気テープＴの貸出を依頼する場合には、委託者Ａは「借入依頼票」３１を作成し保管者Ｂへ送付する。その結果、磁気テープＴを借り入れた場合には、磁気テープＴについて新たに占有を取得したことから借方領域Ｆ１に、借り入れた磁気テープＴの数値を「テープ現物勘定」を記録すると同時に、貸方領域Ｆ２に「貸出勘定」として「貸出伝票」３１に表現される借入た磁気テープＴの数値を含む情報を記録する。
【００７５】
保管者Ｂは、磁気テープＴを貸し出したことから、磁気テープＴについての占有を失い、失った占有の数を貸方領域Ｆ２に記録すると共に、対応する「貸出伝票」３２を発行し、「借入依頼票」３１の数値を含む情報を借方領域Ｆ１に「借入勘定」として記録する。返却段階、廃棄段階の場合も同様である。
【００７６】
このようにして、磁気テープＴの入庫、貸出、返却、廃棄に至るまで、委託者Ａ及び保管者Ｂ双方で、磁気テープＴの占有の変更を複式簿記式フォーマットの記録ファイルＦにより記録することにより、適宜データを蓄積し、それぞれの記録ファイルＦに基づき在庫票（在庫表）を作成し、保有することができる。
（２）在庫票の作成
上記のように記録ファイルＦのデータ蓄積により、在庫票（在庫表）Ｓを作成する。上記のように「仕訳」段階により作成された記録ファイルＦのデータを、コンピュータシステム１０のＣＰＵ１４の演算機能を利用して勘定項目毎に集計する。
【００７７】
その結果、例えば、特定の日時での、全ての勘定項目毎のデータが、委託者Ａ及び保管者Ｂの双方において行なわれ、委託者Ａ側の在庫票（在庫表）Ｓ１及び保管者Ｂ側の在庫票（在庫表）Ｓ２において、それぞれ借方Ｓ１ａ、貸方Ｓ１ｂ、及び借方Ｓ２ａ、貸方Ｓ２ｂにおいて集計され、在庫票Ｓ１及び在庫票Ｓ２が作成される。
【００７８】
この場合、図３に示すように、伝票の記載不備、伝票から記録ファイルＦへの転記入力、及び何らかの機械的な作動不備がなければ、借方Ｓ１ａ及び貸方Ｓ１ｂの数値は、
磁気テープＴの移動を、実際の占有の移動の数値と占有の移動の発生原因となる伝票に記載された磁気テープＴの数値とにより表現しているものであることから、必ず、一致することとなる。
【００７９】
また、委託者Ａ及び保管者Ｂ側の在庫票Ｓ１及び在庫票Ｓ２を対比させた場合にも、
同一の磁気テープＴの占有の移動を、委託者Ａ及び保管者Ｂの双方で管理している数値データに基づいているものであることから、原則として必ず一致するものである。
【００８０】
その結果、上記在庫票Ｓのデータは、各種伝票の日常的なコンピュータシステム１０の入出力手段１６により逐次、データベース１７における、複式簿記式形式の個別データベース１７１へ入力され、ＣＰＵ１４により演算されることにより、常に蓄積、更新を繰り返されていることから、必要な場合には常時、在庫票Ｓのデータをコンピュータシステム１０の入出力手段１６のディスプレイ１６２に表示又は、付属するプリンタにより出力してデータの確認を行なうことができる。
【００８１】
従って、在庫表Ｓの占有変更情報を、例えば、委託者Ａ及び保管者Ｂが照会できる照会データベース１７２に記録しておくことにより、委託者Ａ及び保管者Ｂの双方共に、当該時点における現在の磁気テープＴの、入庫、貸出、返却、廃棄等の管理状態、及び所在を確認することができると共に、過去の特定の時点における在庫票Ｓの状態を確認することもでき、現在の磁気テープＴの所在のみならず、過去の磁気テープＴの使用履歴、移動履歴を管理する事が可能となる。
【００８２】
また、この数値に齟齬が生じた場合には、いずれかの段階で、伝票作成ミス、入力ミス等が発生している可能性があり、その場合には、在庫票Ｓ１、Ｓ２の各勘定項目のデータ及び記録ファイルＦを遡って検索することにより、いずれの段階でミスが生じたかを突き止めることができ、磁気テープＴの管理業務の品質管理を行なうことも可能となる。
３．本発明の実施の形態に係る作用について
以上のように、磁気テープＴの占有が変更される場合として、被管理物としての磁気テープＴの、委託者Ａとしての所有部署（オペレータ）から保管者Ｂとしての保管部署（金庫）への「保管」、保管者Ｂ側から委託者Ａ側への「貸出」、委託者Ａ側から保管者Ｂ側への「返却」、保管者Ｂ側での磁気テープの「廃棄」が考えられる。従って、占有の変更の各態様に関し、本実施の形態に係る被管理物の管理システムの作用を、図４乃至図１１に示すように、システム関係図及びフローチャートと共に説明する。
（１）入庫管理
「入庫管理」は、社内において磁気テープＴを作成し、所有している部署が磁気テープＴの保管部署へ磁気テープＴの保管を依頼する場合である。図４は同様の場合の管理システムの委託者Ａ側と保管者Ｂ側との関係図を示し、図５は、所有部署である委託者Ａが保管部署である保管者Ｂに磁気テープＴの保管依頼を行なう場合の管理方法のフローチャートを示す。
【００８３】
この場合、図４に示すように、本実施の形態に係る被管理物の管理システム１０にあっては、委託者Ａ側コンピュータシステム１１と保管者Ｂ側コンピュータシステム１２とがネットワークＮにより連携され、委託者側コンピュータシステム１１と保管者側コンピュータシステム１２とは相互に通信可能に形成されている。また、委託者側コンピュータシステム１１及び保管者側コンピュータシステム１２のデータベース１７内には、それぞれ個別データベース１７１及び照会データベース１７２が設けられている。
【００８４】
このような本実施の形態に係る被管理物の管理システム１０を用いて、磁気テープＴの占有変更管理を行なう場合には、先ず、図４及び図５に示すように、委託者Ａが上記被管理物の入庫を依頼する「入庫依頼票」２１を、ＣＰＵ１４内の依頼票・伝票送信手段１４１により保管者Ｂの保管者側コンピュータシステム１２へ送信する（ステップ２２０）。
【００８５】
また、委託者Ａは、図１に示すパスワード生成手段１４２によりパスワードＰを作成し、パスワード送信手段１４３により保管者Ｂに対してネットワークＮを介してパスワードＰを送信する（ステップ２２１）。さらに、上記パスワードＰを入出力手段１６に設けられたバーコード印刷手段１６３によりバーコード化して、当該バーコードＢＣを磁気テープＴに貼付される封緘ラベルに印刷し、バーコードＢＣが印刷された封緘ラベルを磁気テープＴに貼付して保管者Ｂに送付する（ステップ２２２）。
【００８６】
保管者Ｂの保管者側コンピュータシステム１２は、入出力手段１６のバーコードリーダ１６４により、送付された磁気テープＴに付された封緘ラベル上のバーコードＢＣを読み取り、委託者Ａから送信されたパスワードＰとバーコードＢＣとを照合して、バーコードＢＣとパスワードＰとが一致するか否か、を物品受領確認・判定手段１４５により判定し、送付された磁気テープＴが委託者Ａの入庫依頼に係るものであるか否か、を確認する（ステップ２２３）。
【００８７】
上記パスワードＰとバーコードＢＣとの照合により当該磁気テープＴが入庫依頼に係るものであることを確認した場合には、保管者Ｂは、磁気テープＴを実際に入庫して保管管理を開始し、依頼票・伝票送信手段１４１により「入庫伝票」２２及び「入庫依頼票受領通知」２１１を委託者Ａに対してネットワークＮを介して送信する（ステップ２２４）。
【００８８】
また、保管者Ｂの保管者側コンピュータシステム１２が受信した「入庫依頼票」２１の取得情報を依頼票・伝票登録手段１５１により、上記個別データベース１７１内に備えられた複式簿記形式フォーマットの記録ファイルＦに記録する（ステップ２２５）。
【００８９】
即ち、この段階で、保管者Ｂの個別データベース１７１の複式簿記形式フォーマットの記録ファイルＦには、借方領域Ｆ１には、入庫される磁気テープＴの個数を示す「テープ現物勘定」の数値が記録されると共に、貸方領域Ｆ２には発行された「入庫伝票」２２の数値が記録され、「仕訳」が行なわれる。また、個別データベース１７１においては、このような借方領域Ｆ１及び貸方領域Ｆ２のデータが逐次、蓄積されることにより保管者Ｂ側の「在庫表」Ｓ２が作成される。
【００９０】
上記「入庫伝票」２２を受領した委託者Ａは、「入庫伝票」２２のデータを依頼票・伝票照会・判定手段１４６により「入庫依頼票」２１のデータと比較照会し、受領した「入庫伝票」２２が「入庫依頼票」２１に対応するものであるか否か、を判定する。
【００９１】
「入庫伝票」２２が「入庫依頼票」２１に対応するものである場合には、「入庫伝票」２２の取得を伝票登録手段１５１により上記個別データベース１７１内に備えられた複式簿記形式フォーマットの記録ファイルＦに記録する（ステップ２２６）。
【００９２】
この段階で、上記ステップ２２５における場合と同様に、保管者Ｂの個別データベース１７１の複式簿記形式フォーマットの記録ファイルＦには、貸方領域Ｆ２に、入庫される磁気テープＴの個数に関する「テープ現物勘定」の数値が記録されると共に、借方領域Ｆ１には発行された「入庫依頼票」２１の数値が記録され、「仕訳」が行なわれる。また、個別データベース１７１においては、このような借方領域Ｆ１及び貸方領域Ｆ２のデータが逐次、蓄積されることにより委託者Ａ側の「在庫表」Ｓ１が作成される。
【００９３】
また、委託者Ａは、自動領通知自動送信手段１４７により「入庫伝票」２２の「受領通知」２１０を保管者Ｂに送付する（ステップ２２６）。
【００９４】
その後、委託者Ａは、「照会データベース登録・照会手段」１４８により「入庫伝票」２２のデータ及び入庫情報を照会データベース１７２に登録し、保管者Ｂは、委託者Ａからの上記「受領通知」２１０を受領した場合には、「照会データベース登録・照会手段」１４８により「入庫依頼票」２１のデータ及び入庫情報を照会データベース１７２に記録する（ステップ２２７）。
【００９５】
この場合の委託者Ａ及び保管者Ｂの照会データベース１７２への入力データのアイテムは、「入庫依頼票」２１及び「入庫伝票」２２に記載された諸データ及び、磁気テープＴが入庫されたことに関する情報である。即ち、本実施の形態にあっては、図３に示す、「入庫依頼票番号」２０６、「入庫依頼票の作成日付」２０５、磁気テープＴの「所有部署名」２０３、入庫依頼票の「記入者名」２０７、「磁気テープＴの番号」２０４、「ラベル名称」２０８が、照会データベース１７２に記録される。
【００９６】
従って、「入庫依頼票」２１及び「入庫伝票」２２に関し作成ミス、入力ミス等がない場合には、保管者Ｂの照会データベース１７２と委託者Ａの照会データベース１７２における、磁気テープＴの入庫に関するデータ及び入庫情報は同一となる。
【００９７】
その結果、委託者Ａ又は保管者Ｂは、磁気テープＴの入庫の事態を確実に管理することができる。また、委託者Ａ及び保管者Ｂは、入庫後必要な場合に、磁気テープＴに関する所在確認を行う場合又は、管理情報を入手したい場合には、それぞれ照会データベース１７２にアクセスすることにより容易に確認することができる。
（２）貸出管理
「貸出管理」とは、委託者Ａが保管者Ｂに保管を依頼した磁気テープＴに関し、その後、使用する必要等が生じ、保管者Ｂに返却を依頼する場合の管理である。
【００９８】
図６は磁気テープＴの貸出管理を行う場合の管理システム１０の関係図、図７はフローチャートを示す。
【００９９】
先ず、委託者Ａが上記磁気テープＴの貸出を依頼する「借入依頼票」３１を、ＣＰＵ１４内の依頼票送信手段１４１により保管者Ｂの保管者側コンピュータシステム１２へ送信する（ステップ３２０）。
【０１００】
保管者Ｂは、「借入依頼票」３１を受領した場合には、図１に示すパスワード生成手段１４２によりパスワードＰを作成し、パスワード送信手段１４３により保管者Ｂに対してネットワークＮを介してパスワードＰを送信する（ステップ３２１）。さらに、上記パスワードＰを入出力手段１６に設けられたバーコード印刷手段１６３によりバーコード化して、当該バーコードＢＣを磁気テープＴに貼付される封緘ラベルに印刷し、バーコードＢＣが印刷された封緘ラベルを磁気テープＴに貼付して委託者Ａに送付する（ステップ３２２）。また、保管者Ｂは「貸出伝票」３２及び「借入依頼票受領通知」３１１を保管者Ｂに送付する（ステップ３２３）。
【０１０１】
一方、保管者Ｂは、保管者側コンピュータシステム１２が受信した「借入依頼票」３１の取得情報を依頼票・伝票登録手段１５１により、上記個別データベース１７１内に備えられた複式簿記形式フォーマットの記録ファイルＦに記録する（ステップ３２４）。
【０１０２】
即ち、この段階で、保管者Ｂの個別データベース１７１の複式簿記形式フォーマットの記録ファイルＦには、貸方領域Ｆ２には、貸出される磁気テープＴの個数を示す「テープ現物勘定」の数値が記録されると共に、借方領域Ｆ１には委託者Ａから送付し受領された「貸出伝票」３２の数値が記録され、「仕訳」が行なわれる。また、個別データベース１７１においては、このような借方領域Ｆ１及び貸方領域Ｆ２のデータが逐次、蓄積されることにより保管者Ｂ側の「在庫表」Ｓ２が作成される。
【０１０３】
また、委託者Ａの保管者側コンピュータシステム１１は、入出力手段１６のバーコードリーダ１６４により、送付された磁気テープＴに付された封緘ラベル上のバーコードＢＣを読み取り、委託者Ａから送信されたパスワードＰとバーコードＢＣとを照合して、バーコードＢＣとパスワードＰとが一致するか否か、を物品受領確認・判定手段１４５により判定し、送付された磁気テープＴが委託者Ａの貸出依頼に係るものであるか否か、を確認する。また、委託者Ａは、物品受領確認・判定手段１４５により上記保管者Ｂより送付されたパスワードＰとバーコードＢＣとの照合により当該磁気テープＴが借入依頼に係るものであることを確認し、磁気テープＴが借入依頼に係るものであることを確認した場合には、「受領通知自動送信手段」１４７により「貸出伝票受領通知」３１０を保管者Ｂに発信する（ステップ３２５）。
【０１０４】
その後、委託者Ａは、「依頼票・伝票照会判定手段」１４６により保管者Ｂの保管者側コンピュータシステム１２が受信した「借入依頼票」３１のデータを「借入依頼票」３１のデータと対比し、双方のデータが一致することが判明した場合には、依頼票・伝票登録手段１５１により、借り入れた磁気テープＴの個数及び発行された「借入依頼票」３１の数値を、上記依頼票・伝票登録手段１５１により、上記個別データベース１７１内に備えられた複式簿記形式フォーマットの記録ファイルＦに記録する（ステップ３２６）。
【０１０５】
即ち、この段階で、委託者Ａの個別データベース１７１の複式簿記形式フォーマットの記録ファイルＦには、借方領域Ｆ１には、借り入れた磁気テープＴの個数を示す「テープ現物勘定」の数値が記録されると共に、貸方領域Ｆ２には、委託者Ｂにより発行された「借入依頼票」３１の数値が記録され、「仕訳」が行なわれる。また、個別データベース１７１においては、このような借方領域Ｆ１及び貸方領域Ｆ２のデータが逐次、蓄積されることにより保管者Ｂ側の「在庫表」Ｓ１が作成される。
【０１０６】
その後、委託者Ａは、「照会データベース登録・照会手段」１４８により「貸出伝票」３２のデータ及び貸出情報を照会データベース１７２に登録し、保管者Ｂは、委託者Ａからの上記「受領通知」３１０を受領した場合には、「照会データベース登録・照会手段」１４８により「借入依頼票」３１のデータ及び貸出情報を、照会データベース１７２に記録する（ステップ３２７）。
【０１０７】
この場合の委託者Ａ及び保管者Ｂの照会データベース１７２への入力データのアイテムは、「借入依頼票」３１及び「貸出伝票」３２に記載された諸データ及び、磁気テープＴが貸出されたことに関する情報である。即ち、「貸出依頼票番号」２０６、「貸出依頼票の作成日付」２０５、磁気テープＴの「所有部署名」２０３、貸出依頼票の「記入者名」２０７、「磁気テープＴの番号」２０４、「ラベル名称」２０８が照会データベース１７２に記録される。
【０１０８】
従って、「貸出依頼票」３１及び「貸出伝票」３２に関し作成ミス、入力ミス等がない場合には、保管者Ｂの照会データベース１７２と委託者Ａの照会データベース１７２における、磁気テープＴの貸出に関するデータ及び貸出情報は同一となる。
【０１０９】
その結果、委託者Ａ又は保管者Ｂは、磁気テープＴの貸出管理を確実に行うことができると共に、貸出後、必要な場合に、磁気テープＴに関する所在確認又は、管理情報を入手したい場合には、それぞれ照会データベース１７２にアクセスすることにより容易に確認することができる。
【０１１０】
なお、本実施の形態にあっては、委託者Ａが保管者Ｂに対して借入を要請する場合を例に説明したが、上記実施の形態に限定されず、委託者Ａ以外の社内における部署であって、当該部署がネットワークＮに参加している場合で、保管者Ｂに保管されている磁気テープＴを使用を希望する場合には、上記同様のステップを経ることにより、当該貸出管理を行なうことができる。
（３）返却管理
「返却管理」とは、委託者Ａが保管者Ｂから借り出した磁気テープＴを保管者Ｂに返却し、再度、保管管理を依頼する場合の管理である。
【０１１１】
図８は、同様の場合の管理システムの委託者Ａ側と保管者Ｂ側との関係図を示し、図９は、所有部署である委託者Ａが保管部署である保管者Ｂに磁気テープＴの保管依頼を行なう場合の管理方法のフローチャートを示す。
【０１１２】
先ず、図８及び図９に示すように、委託者Ａが上記磁気テープＴの返却を依頼する「返却依頼票」４１を、ＣＰＵ１４内の依頼票・伝票送信手段１４１により保管者Ｂの保管者側コンピュータシステム１２へ送信する（ステップ４２０）。
【０１１３】
また、委託者Ａは、図１に示すパスワード生成手段１４２によりパスワードＰを作成し、パスワード送信手段１４３により保管者Ｂに対してネットワークＮを介してパスワードＰを送信する（ステップ４２１）。さらに、上記パスワードＰを入出力手段１６に設けられたバーコード印刷手段１６３によりバーコード化して、当該バーコードＢＣを磁気テープＴに貼付される封緘ラベルに印刷し、バーコードＢＣが印刷された封緘ラベルを磁気テープＴに貼付して保管者Ｂに送付する（ステップ４２２）。
【０１１４】
保管者Ｂの保管者側コンピュータシステム１２は、入出力手段１６のバーコードリーダ１６４により、送付された磁気テープＴに付された封緘ラベル上のバーコードＢＣを読み取り、委託者Ａから送信されたパスワードＰとバーコードＢＣとを照合して、バーコードＢＣとパスワードＰとが一致するか否か、を物品受領確認・判定手段１４５により判定し、送付された磁気テープＴが委託者Ａの返却依頼に係るものであるか否か、を確認する（ステップ４２３）。
【０１１５】
上記パスワードＰとバーコードＢＣとの照合により当該磁気テープＴが返却依頼に係るものであることを確認した場合には、保管者Ｂは、磁気テープＴを実際に返却して保管管理を開始し、依頼票・伝票送信手段１４１により「返却伝票」４２及び「返却依頼票受領通知」４１１を委託者Ａに対してネットワークＮを介して送信する（ステップ４２４）。
【０１１６】
また、保管者Ｂの保管者側コンピュータシステム１２が受信した「返却依頼票」４１の取得を依頼票・伝票登録手段１５１により、上記個別データベース１７１内に備えられた複式簿記形式フォーマットの記録ファイルＦに記録する（ステップ４２５）。
【０１１７】
即ち、この段階で、保管者Ｂの個別データベース１７１の複式簿記形式フォーマットの記録ファイルＦには、借方領域Ｆ１には、返却される磁気テープＴの個数を示す「テープ現物勘定」の数値が記録されると共に、貸方領域Ｆ２には発行された「返却伝票」４２の数値が記録され、「仕訳」が行なわれる。また、個別データベース１７１においては、このような借方領域Ｆ１及び貸方領域Ｆ２のデータが逐次、蓄積されることにより保管者Ｂ側の「在庫表」Ｓ２が作成される。
【０１１８】
上記「返却伝票」４２を受領した委託者Ａは、「返却伝票」４２のデータを依頼票・伝票照会・判定手段１４６により「返却依頼票」４１のデータと比較照会し、受領した「返却伝票」４２が「返却依頼票」４１に対応するものであるか否か、を判定する。
【０１１９】
委託者Ａは、「返却伝票」４２が「返却依頼票」４１に対応するものであった場合には、「返却伝票」４２の取得を依頼票・伝票登録手段１５１により上記個別データベース１７１内に備えられた複式簿記形式フォーマットの記録ファイルＦに記録する（ステップ４２６）。
【０１２０】
この段階で、上記ステップ４２５における場合と同様に、保管者Ｂの個別データベース１７１の複式簿記形式フォーマットの記録ファイルＦには、貸方領域Ｆ２に、返却される磁気テープＴの個数に関する「テープ現物勘定」の数値が記録されると共に、借方領域Ｆ１には発行された「返却依頼票」４１の数値が記録され、「仕訳」が行なわれる。また、個別データベース１７１においては、このような借方領域Ｆ１及び貸方領域Ｆ２のデータが逐次、蓄積されることにより委託者Ａ側の「在庫表」Ｓ１が作成される。
【０１２１】
また、委託者Ａは、受領通知自動送信手段１４７により「返却伝票」４２の「受領通知」４１０を保管者Ｂに送付する（ステップ４２６）。
【０１２２】
その後、委託者Ａは、「照会データベース登録・照会手段」１４８により「返却伝票」４２のデータ及び返却情報を照会データベース１７２に登録し、保管者Ｂは、委託者Ａからの上記「受領通知」４１０を受領した場合には、「照会データベース登録・照会手段」１４８により「返却依頼票」４１のデータ及び返却情報を照会データベース１７２に記録する（ステップ４２７）。
【０１２３】
この場合の委託者Ａ及び保管者Ｂの照会データベース１７２への入力データのアイテムは、「返却依頼票」４１及び「返却伝票」４２に記載された諸データ及び、磁気テープＴが返却されたことに関する情報及び、その他返却に関する情報である。即ち、「返却依頼票」４１及び「返却伝票」４２に記載された諸データとしては、「返却依頼票番号」２０６、「返却依頼票の作成日付」２０５、磁気テープＴの「所有部署名」２０３、返却依頼票の「記入者名」２０７、「磁気テープＴの番号」２０４、「ラベル名称」２０８が照会データベース１７２に記録される。
【０１２４】
従って、「返却依頼票」４１及び「返却伝票」４２に関し作成ミス、入力ミス等がない場合には、保管者Ｂの照会データベース１７２と委託者Ａの照会データベース１７２における、磁気テープＴの返却に関するデータ及び返却情報は同一となる。
【０１２５】
その結果、委託者Ａ又は保管者Ｂは、　磁気テープＴの返却管理を確実に行うことができると共に、返却後、磁気テープＴに関する所在確認、管理情報又は占有の変更に関する過去の履歴を入手したい場合には、それぞれ照会データベース１７２にアクセスすることにより容易に確認することができる。
（４）廃棄管理
図１０及び図１１は、それぞれ廃棄管理のシステム関係図及びフローチャートを示す。委託者Ａが保管者Ｂに保管を依頼している磁気テープＴの廃棄を決定した場合には、「廃棄依頼票」５１を保管者ＢにネットワークＮを介して送信する（ステップ５２１）。保管者Ｂは廃棄依頼票５１を受領した場合には、「廃棄依頼票」５１のデータを個別データベース１７１に記録する（ステップ５２２）。
【０１２６】
この段階で、保管者Ｂの個別データベース１７１の複式簿記形式フォーマットの記録ファイルＦにあっては、貸方領域Ｆ２には、廃棄される磁気テープＴの個数を示す「テープ現物勘定」の数値が記録されると共に、借方領域Ｆ１には委託者Ａにより発行され保管者Ｂにより取得される「廃棄伝票」４２の数値が記録され、「仕訳」が行なわれる。また、個別データベース１７１においては、このような借方領域Ｆ１及び貸方領域Ｆ２のデータが、上記入庫、貸出、返却に関するデータにさらに、蓄積されることにより保管者Ｂ側の「在庫表」Ｓ２が作成される。
【０１２７】
その後、保管者Ｂは「廃棄伝票」５２及び「廃棄依頼票受領通知」５１１を委託者Ａに送付する（ステップ５２３）。
【０１２８】
委託者Ａは「廃棄伝票」５２を受領した場合には、依頼票・伝票照会・判定手段１４６により、発行した「廃棄依頼票」５１のデータと「廃棄伝票」５２のデータとを比較して、一致することを確認した場合には、受領通知自動送信手段１４７により「廃棄伝票受領通知」５１０を保管者Ｂに発送する。
【０１２９】
さらに、依頼票・伝票登録手段１５１により、廃棄される磁気テープＴの数値を、借方領域Ｆ１において、「テープ現物勘定」として記録すると共に、「廃棄伝票」５２の取得の数値を貸方領域Ｆ２において、上記個別データベース１７１内に備えられた複式簿記形式フォーマットの記録ファイルＦに記録する（ステップ５２４）。
【０１３０】
その後、保管者Ｂは、委託者Ａから上記「廃棄伝票受領通知」５１０を受信した後に磁気テープＴの廃棄処理を行なう。即ち、図２に示すように、イレーサーにより、磁気テープＴの記録内容を消去し、封緘ラベルを付して、外部の廃棄業者に依頼し、磁気テープＴを廃棄する（ステップ５２５）。
【０１３１】
そして、委託者Ａは「照会データベース登録・照会手段」１４８により照会データベース１７２に「廃棄伝票」５２の記載データ及び廃棄情報を記録すると共に、保管者Ｂは「照会データベース登録・照会手段」１４８により照会データベース１７２に「廃棄依頼票」５１の記載データ及び廃棄情報を記録する。
【０１３２】
以上のステップにより、磁気テープＴの廃棄に関するデータの管理が、委託者Ａ及び保管者Ｂ側の双方で行なわれ、委託者Ａ及び保管者Ｂの双方がそれぞれ保有する照会データベース１７２、１７２内には磁気テープＴの、委託者Ａの廃棄指示に関するデータ及び、保管者Ｂの廃棄処理に関するデータの双方が照会可能に蓄積されることから、必要な場合には、委託者Ａ及び保管者Ｂの双方が容易に磁気テープＴの廃棄の状況を確認することができる。
【０１３３】
なお、本実施の形態にあっては、個別データベース１７１を複式簿記形式フォーマットの記録ファイルを有するように形成し、入庫等の各種「依頼票」及び「伝票」の数値、及び磁気テープＴの占有の取得数値を貸方及び借方に分けて仕訳し、データを蓄積して在庫票Ｓを形成するように構成した場合を例に説明したが、上記実施の形態に限定されず、各個別データベース１７１に、入庫等の各種「依頼票」及び「伝票」の数値、及び磁気テープＴの占有の取得数値に加えて、「依頼票」「伝票」の記載事項（磁気テープＴの所有者名、保管者同定情報、物品同定情報、送信、受信日時情報等）をも記録するファイルを有するように構成してもよい。
【０１３４】
このように個別データベース１７１に「依頼票」「伝票」の記載事項をも記録しうるファイルを有するように構成した場合には、個別データベース１７１において、磁気テープＴ等の被管理物の特定、被管理物の占有変更の特定を正確に行なうことができる。
【０１３５】
また、本実施の形態において照会データベース１７２に記録している被管理物である磁気テープＴに関する入庫、貸出、返却、廃棄等の、被管理物の所在又は占有変更に関する履歴情報を記録するファイルを有するように構成してもよい。このように個別データベース１７１を構成した場合には、照会データベース１７２は不要となり、委託者Ａ及び保管者Ｂはそれぞれ、個別データベース１７１，１７１のみにアクセスし、照会することにより、磁気テープＴ等の被管理物に関する所在、占有変更の情報、占有変更履歴情報を入手することができる。
【０１３６】
また、本実施の形態にあっては、照会データベース１７２に被管理物である磁気テープＴに関する入庫、貸出、返却、廃棄等の、被管理物の所在又は占有変更に関する履歴情報を記録するように構成したが、照会データベース１７２を個別データベース１７１と同様に、複式簿記形式フォーマットの記録ファイルを有するように形成し、個別データベース１７１に記録される入庫等の各種「依頼票」及び「伝票」の数値、及び磁気テープＴの占有の取得数値を貸方及び借方に分けて仕訳し、データを蓄積して在庫票Ｓを形成するように構成してもよい。また、このように構成する場合には、委託者Ａ及び保管者Ｂ双方の個別データベース１７１、１７１のデータを、入庫等、占有変更があった場合に、合わせて、委託者Ａ及び保管者Ｂ双方の照会データベース１７２、１７２に記録させるように構成してもよい。
【０１３７】
また、本実施の形態において照会データベース１７２のデータが更新された場合には、それぞれ委託者Ａ又は保管者Ｂに対して更新された旨を通知するように被管理物の管理システムを構成してもよい。このように構成した場合には、委託者Ａ及び保管者Ｂは、互いに、相手方の照会データベース１７２のデータが、磁気テープＴの占有の変更に伴い更新されたことを確認することができ、照会データベース１７２の信頼性をより向上させることができる。
【０１３８】
また、上記実施の形態にあっては、被管理物である磁気テープＴの委託者Ａと保管者Ｂとの間に委託管理の関係が成立し、この両者の間での磁気テープＴに関する占有の変更を管理する場合を例に説明したが、上記実施の形態に限定されず、例えば、委託者と借入者、委託者と廃棄指示者とが異なってもよい。
【０１３９】
例えば、磁気テープＴが、入庫後、社内で複数の部署において利用し返却される場合も予想される。従って、本発明に係る被管理物の管理方法及び被管理物の管理システムは、ネットワークＮ（例えば、社内ＬＡＮ等）に加入していさえいれば、会社又は、会社外であっても、磁気テープＴを複数の者が利用するという事態にも対応することができる。
【０１４０】
また、上記実施の形態にあっては、個別データベース１７１の複式簿記形式フォーマットの記録ファイルＦの借方領域Ｆ１及び貸方領域Ｆ２には、当該者が、新たに占有を取得又は占有を失う対象となる、被管理物である磁気テープＴの個数を記録するように構成した場合を例に説明したが、上記実施の形態に限定されず、「被管理物の個数」という量的な管理に止まらず、例えば、磁気テープＴの評価価値をも加味して、上記量的な管理と同時に、被管理物の質的な管理を同時に行なうことも可能である。
【０１４１】
このような管理を行なった場合には、例えば、被管理物の社内における、被管理物の社内評価価値を含めた多軸的な被管理物の所在、履歴管理を行なうことが可能となる。
【０１４２】
また、上記実施の形態にあっては、照会データベース１７２、１７２が各コンピュータシステム１１，１２中に記録されている場合を例に説明したが、上記実施の形態に限定されず、ネットワークＮ中に設けられたネットワーク・サーバーに独立して記録されていてもよい。
【０１４３】
さらに、本実施の形態にあっては、委託者Ａ（例えば、磁気テープＴの作成、使用部署［例えば、磁気テープＴのオペレータ側］）と、保管者Ｂ（金庫部）との間での磁気テープＴの占有の変更に関する管理を例に説明したが、上記実施の形態に限定されず、例えば、図１２に示すように、上記磁気テープＴのオペレータ部署Ａ及び金庫部署Ｂと同一の階層レベルの営業部Ｍ及び開発部Ｄとの間にも、上記実施の形態に係る被管理物の管理システム（牽制ツール）１０を配置し、営業部Ｍと開発部Ｄ間においても、本実施の形態と同様の管理を行なうことができる。
【０１４４】
さらに、上記オペレータＡ及び金庫側Ｂを統括する運営部Ｃにも被管理物の管理システム１０を配置すると共に、上記営業部Ｍ及び開発部Ｄを統括する、組織階層的には上記運営部Ｃに対応する営業開発部ＭＤにも本実施の形態に係る被管理物の管理システム１０を配置してネットワークＮにより互いに連携させ、運営部Ｃ及び営業開発部ＭＤの被管理物の管理システム１０の複式簿記形式フォーマットの記録ファイルＦにはそれぞれ、委託者Ａの被管理物の管理システム１０の複式簿記形式フォーマットの記録ファイルＦの在庫票Ｓ１及び在庫票Ｓ２を含む在庫票Ｓを備えるように構成してもよい。
【０１４５】
このように、複数の階層を有する、例えば、会社等の組織において、下層の、ある単位部門と、より上層の、複数の単位部門を統括する統括部門との間において、統括部門は下層の各単位部門の各コンピュータシステムの個別データベースを統括する統括データベースを有することから、各統括部門は、それぞれの統括データベースを照会することにより、他の統括部門の下位に属する全ての単位部門の被管理物に関する情報を迅速に照会することができる。
【０１４６】
その結果、このように会社内における部門の階層を積み重ねていくことにより、会社組織がかなり大きなものであった場合であっても、上位の部門Ｃ、ＭＤは、当該部門の管理化にある下位の部門、最下層の部門Ａ，Ｂ，Ｄ、Ｍにおける被管理物に関する情報に至るまで迅速に照会することができ、必要な場合には、全社的な規模で、被管理物の所在、ならびに、過去の移動履歴を検索することができる。
【０１４７】
また、このように組織の階層を形成する部門毎に被管理物の管理システム１０を配置した場合には、各階層を形成する各部門毎に、被管理物に関するバランスシートとしての情報である在庫票Ｓを有することから、同一階層に位置する複数の部門Ｃ、ＭＤの間で、当該在庫票Ｓの情報を互いに突き合わせることにより被管理物の所在、履歴管理を行なうことができる、相互「牽制」の体制を構築することができる。
【０１４８】
その結果、上記のような関係を積み重ねていくことにより、会社等の大きな組織内にあっても、被管理物の占有移転管理に関し、組織の下層部門末端から最上層部門に至るまで、組織を形成する階層毎に互いに相互牽制の体制を構築することができ、全組織的な被管理物の管理体制を構築することができる。
【０１４９】
また、上記実施の形態にあっては、被管理物が磁気テープである場合を例に説明したが、上記実施の形態に限定されず、会社内における機密データや、社内ネットワークにおいてやり取りされる情報も含まれ、社内において管理対象となるものであれば一切が対象となりうる。
【０１５０】
さらに、上記実施の形態にあっては、保管者Ｂが社内における保管部署である場合を例に説明したが、上記実施の形態に限定されず、当該ネットワークに参加しうる限り、例えば、社外の保管業者であってもよい。
【０１５１】
【発明の効果】
本発明にあっては、管理の必要な重要な物品の所在及び過去の占有変更履歴を迅速かつ確実に把握、管理できる被管理物の管理方法及び被管理物の管理システムを提供することができる。
【０１５２】
従って、例えば、会社等の所定規模の組織において、社内における管理が必要な多数の物品を確実に管理することができる。
【０１５３】
さらに、本発明にあっては、組織が複数の階層により下層から上層に至るまで構成されている場合、当該被管理物の管轄部署のみならず、当該管轄部署の統括部署等、より大きな組織単位で、組織の最上位に至るまで、同一階層の複数部署間で、互いに被管理物の所在の検索、履歴の検索を迅速かつ確実に行うことができる被管理物の管理方法及び被管理物の管理システムを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明に係る被理物の管理システムの一実施の形態を示し、管理システムを構成するコンピュータシステムの概要を示す概念図である。
【図２】本発明に係る被管理物の管理方法及び被管理物の管理システムの原理を示す概念図であって、委託者と保管者との間で磁気テープの保管を依頼する関係において、入庫、貸出、返却、廃棄を、各種依頼票及び伝票を以って管理する状態を示す図である。
【図３】本発明に係る被管理物の管理方法及び被管理物の管理システムの原理を示す概念図であって、委託者と保管者との間で磁気テープの保管を依頼する関係において、複式簿記形式フォーマットの記録ファイルに各種依頼票及び伝票を仕訳して記録し、在庫票を作成する状態を示す図である。
【図４】本発明に係る被管理物の管理方法及び被管理物の管理システムの一実施の形態を示し、委託者と保管者との間で、磁気テープの委託者から保管者へ保管を委託する、入庫状態を管理する関係を示す概念図である。
【図５】本発明に係る被管理物の管理方法の一実施の形態を示し、委託者と保管者との間で、磁気テープの委託者から保管者へ保管を委託する、入庫状態を管理するステップを示すフローチャートである。
【図６】本発明に係る被管理物の管理方法及び被管理物の管理システムの一実施の形態を示し、委託者と保管者との間で、磁気テープの委託者から保管者へ貸出を依頼する、貸出状態を管理する関係を示す概念図である。
【図７】本発明に係る被管理物の管理方法の一実施の形態を示し、委託者と保管者との間で、磁気テープの委託者から保管者へ貸出を依頼する、貸出状態を管理するステップを示すフローチャートである。
【図８】本発明に係る被管理物の管理方法及び被管理物の管理システムの一実施の形態を示し、委託者が保管者から磁気テープを借り出した場合の返却状態を管理する関係を示す概念図である。
【図９】本発明に係る被管理物の管理方法の一実施の形態を示し、委託者と保管者との間で、磁気テープの委託者から保管者へ貸出を依頼する、貸出状態を管理するステップを示すフローチャートである。
【図１０】本発明に係る被管理物の管理方法及び被管理物の管理システムの一実施の形態を示し、委託者が保管者に指示して磁気テープの廃棄を行なう状態を管理する関係を示す概念図である。
【図１１】本発明に係る被管理物の管理方法の一実施の形態を示し、委託者と保管者との間で、委託者が保管者に指示して磁気テープの廃棄を行なう状態を管理する関係を示すフローチャートである。
【図１２】本発明に係る被管理物の管理方法及び被管理物の管理システムの一実施の形態を示し、本発明に係る被管理物の管理方法及び被管理物の管理システムを会社等の組織を構成する各階層の部門毎に配置し、各階層毎に相互に牽制する関係を形成し、全組織的に被管理物を管理する体制を形成する状態を示す概念図である。
【符号の説明】
１０　管理システム
１１　委託者側コンピュータシステム
１２　保管者側コンピュータシステム
１３　バス
１４　　ＣＰＵ
１４１　依頼票・伝票送信手段
１４２　パスワード生成手段
１４３　パスワード送信手段
１４４　バーコード送信手段
１４５　物品受領確認・判定手段
１４６　依頼票・伝票照会・判定手段
１４７　受領通知自動送信手段
１４８　照会データベース登録・照会手段
１４９　受領通知確認手段
１５　記憶手段
１５１　依頼票・伝票登録手段
１５２　照会データ登録手段
１５３　メモリ
１６　入出力手段
１６１　入力手段
１６２　ディスプレイ
１６３　バーコード印刷手段
１６４　バーコードリーダ
１７　データベース
１７１　複式簿記式記録データベース
１７２　照会データベース
２０　入庫
２０２　タイトル
２０３　部署
２０４　テープＶｏｌ．
２０５　日付
２０６　Ｎｏ．
２０７　記入者
２０８　ラベル名称
２１　入庫依頼票
２１０　受領通知
２１１　入庫依頼票受領通知
２２　入庫伝票
３０　貸出
３１　借入依頼票
３１０　受領通知
３１１　借入依頼票受領通知
３２　貸出伝票
４０　返却
４１　返却依頼票
４１０　受領通知
４１１　返却依頼票受領通知
４２　返却伝票
５０　廃棄
５１　廃棄依頼票
５１０　受領通知
５１１　廃棄依頼票受領通知
５２　廃棄伝票
Ａ　委託者
Ｂ　保管者
Ｔ　磁気テープ
ＢＣ　バーコード
Ｐ　　パスワード
Ｆ　記録ファイル
Ｆ１　借方領域
Ｆ２　貸方領域
Ｓ　在庫票
Ｓ１　在庫票
Ｓ２　在庫票
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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