(57)【要約】【課題】ファイル管理を容易に行なうことのできる文書管理プログラムを提供する。【解決手段】ファイルの格納場所を２次元座標上に表示するため、表示させるファイルに付加されているＮ次元の格納場所を示す情報から、１つを縦軸として、異なる１つを横軸として設定を受付け、さらに、残る（Ｎ−２）次元分の格納場所を示す情報から、表示させるファイルを特定できる格納場所を示す情報の設定を固定値として受付ける。そして、固定値で特定されるファイルについて、各ファイルに設定されている次元と、各ファイルが格納されているフォルダの構成との間に不整合がないか否かをチェックした後、２次元座標上の格納場所に該当するセルに、ファイルを示すアイコンを表示する。【選択図】        図９
2004234149.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ファイルの格納場所を表示させる処理をコンピュータに実行させるプログラムであって、
ファイルに付加されている、前記ファイルの格納場所を示す複数の格納場所情報の内、縦軸および横軸に、各々１つの格納場所情報を指定する軸指定ステップと、
前記複数の格納場所情報の内、前記ファイルを特定できる格納場所情報を指定する固定値指定ステップと、
前記固定値指定ステップで指定された格納場所情報で特定される全てのファイルの格納場所をツリー構造で構築して、各ファイルの格納場所情報の整合性を確認する整合性チェックステップと、
前記固定値指定ステップで指定された格納場所情報で特定される各ファイルの格納場所を示す複数の格納場所情報の内、前記縦軸および前記横軸に指定された格納場所情報に該当する値を取得する取得ステップと、
前記取得された格納場所情報に該当する値に基づいて、前記固定値指定ステップで指定された格納場所情報で特定される各ファイルを示す情報を、前記縦軸および前記横軸にて構成される２次元座標上に表示する表示ステップとを実行させる、文書管理プログラム。
【請求項２】
前記整合性チェックステップにおいて、前記固定値指定ステップで指定された格納場所情報で特定されるファイルの内、格納場所情報の不整合を検出した場合に、その旨を通知する通知ステップをさらに実行させる、請求項１に記載の文書管理プログラム。
【請求項３】
前記２次元座標上にファイルを示す情報をドラッグしてドロップすることで、前記ドロップされた前記ファイルを示す情報の前記２次元座標上の位置に基づいて、前記ファイルの格納場所を決定するパス決定ステップと、
前記決定された格納場所に前記ファイルを格納する格納ステップとをさらに実行させる、請求項１に記載の文書管理プログラム。
【請求項４】
ファイルを示す情報を特定のエリアにドラッグしてドロップすることで、前記ファイルに含まれる特定の情報を解析して、前記ファイルの格納場所を決定するパス決定ステップと、
前記決定された格納場所に前記ファイルを格納する格納ステップとをさらに実行させる、請求項１に記載の文書管理プログラム。
【請求項５】
前記複数の格納場所情報の内、所定の格納場所情報を変更する変更ステップをさらに実行させ、
前記整合性チェックステップは、前記格納場所情報を変更したファイルを含む各ファイルの格納場所情報の整合性を確認する、請求項１に記載の文書管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は文書管理プログラムに関し、特に、ファイル管理を容易に行なうことのできる文書管理プログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来より、パーソナルコンピュータなどの文書管理装置において、ファイルを所定のフォルダに格納して管理することがなされている。その際、当該ファイルの格納場所を決定するパラメータとして複数のパラメータが設定されている場合、増加するファイルの管理が非常に煩雑になる。
【０００３】
具体的には、毎月、各社員が庶務に提出する各種文書などの増加するファイルを管理する際には、当該ファイルの格納場所を決定するパラメータとして「月」、「社員名」、および「文書名」などの複数のパラメータが設定されている。このような場合、階層を作らず１つのフォルダにまとめて格納すると、フォルダ内のファイル数が膨大になり、管理が困難である。
【０００４】
そこで、このようなファイルの管理を行なうために、特許文献１は、ファイルをパラメータに応じた階層構造のフォルダに格納し、対象となるファイルの格納位置をツリー表示することでファイルの履歴を管理するようにした履歴管理装置について開示している。
【０００５】
【特許文献１】
特開２００１−２４９８３６号公報
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、従来から行なわれているように、ファイルをパラメータに応じた階層構造のフォルダに格納し、特許文献１でも開示されているように、対象となるファイルの格納位置をツリー表示するようにした場合、ファイルの格納場所であるフォルダの階層が深くなった場合に、すなわち、当該ファイルに設定されているパラメータが多い場合に、ツリー表示された格納場所から対象とするファイルを探すことが困難になるという問題があった。すなわち、このような複数のパラメータが設定されているファイルを、ファイルシステムにおいて１次元的な管理方法で管理することが難しいという問題があった。
【０００７】
本発明はこのような問題に鑑みてなされたものであって、ファイルシステムにおいて、複数のパラメータが設定されているＮ次元のファイル管理を容易に行なうことのできる文書管理プログラムを提供することを目的とする。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、本発明のある局面に従うと、文書管理プログラムは、ファイルの格納場所を表示させる処理をコンピュータに実行させるプログラムであって、ファイルに付加されている、ファイルの格納場所を示す複数の格納場所情報の内、縦軸および横軸に、各々１つの格納場所情報を指定する軸指定ステップと、複数の格納場所情報の内、ファイルを特定できる格納場所情報を指定する固定値指定ステップと、固定値指定ステップで指定された格納場所情報で特定される全てのファイルの格納場所をツリー構造で構築して、各ファイルの格納場所情報の整合性を確認する整合性チェックステップと、固定値指定ステップで指定された格納場所情報で特定される各ファイルの格納場所を示す複数の格納場所情報の内、縦軸および横軸に指定された格納場所情報に該当する値を取得する取得ステップと、取得された格納場所情報に該当する値に基づいて、固定値指定ステップで指定された格納場所情報で特定される各ファイルを示す情報を、縦軸および横軸にて構成される２次元座標上に表示する表示ステップとを実行させる。
【０００９】
また、文書管理プログラムは、上述の整合性チェックステップにおいて、固定値指定ステップで指定された格納場所情報で特定されるファイルの内、格納場所情報の不整合を検出した場合に、その旨を通知する通知ステップをさらに実行させることが望ましい。
【００１０】
また、文書管理プログラムは、２次元座標上にファイルを示す情報をドラッグしてドロップすることで、ドロップされたファイルを示す情報の２次元座標上の位置に基づいて、ファイルの格納場所を決定するパス決定ステップと、決定された格納場所にファイルを格納する格納ステップとをさらに実行させることが望ましい。
【００１１】
あるいは、文書管理プログラムは、ファイルを示す情報を特定のエリアにドラッグしてドロップすることで、ファイルに含まれる特定の情報を解析して、ファイルの格納場所を決定するパス決定ステップと、決定された格納場所にファイルを格納する格納ステップとをさらに実行させることが望ましい。
【００１２】
また、文書管理プログラムは、複数の格納場所情報の内、所定の格納場所情報を変更する変更ステップをさらに実行させ、上述の整合性チェックステップは、格納場所情報を変更したファイルを含む各ファイルの格納場所情報の整合性を確認することが望ましい。
【００１３】
【発明の実施の形態】
以下に、図面を参照しつつ、本発明の実施の形態について説明する。以下の説明では、同一の部品および構成要素には同一の符号を付してある。それらの名称および機能も同じである。したがってそれらについての詳細な説明は繰返さない。
【００１４】
図１は、本実施の形態における文書管理システムの構成の具体例を示す図である。図１を参照して、本実施の形態における文書管理システムは、スキャナやＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ  Ｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）などに代表されるデータ入力可能なファイル入力装置１と、パーソナルコンピュータなどに代表される文書管理装置２と、プリンタやＭＦＰなどに代表される文書管理装置２からのデータ出力が可能なファイル出力装置３とを含んで構成される。なお、本実施の形態においては、図１に示されるように、ファイル入力装置１と文書管理装置２とファイル出力装置３とが各々独立した別個の装置であるものとして述べるが、言うまでもなく、これら各々の装置は一体となった１つの装置であってもよく、具体的には、ＭＦＰなどの装置であってもよい。
【００１５】
また、ファイル入力装置１は、スキャナやＭＦＰ以外に、図１に示されるように、画像データを入力可能なデジタルカメラなどであってもよい。また、文書データを入力可能なパーソナルコンピュータなどであってもよい。
【００１６】
また、ファイル出力装置３は、プリンタやＭＦＰ以外に、図１に示されるように、文書管理装置２からのデータ出力が可能なデータ処理サーバなどであってもよい。
【００１７】
それらの装置はＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）等の専用回線や公衆回線などに接続され、ＦＴＰ（Ｆｉｌｅ  Ｔｒａｎｓｆｅｒ  Ｐｒｏｔｏｃｏ）などのファイル転送プロトコルや電子メールなどを用いて相互に通信を行なう。また、その通信は、無線による通信であってもよい。
【００１８】
図２に、文書管理装置２のハードウェア構成をブロック図で示す。図２を参照して、文書管理装置２は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）２０１によって制御され、通信Ｉ／Ｆ（インタフェース）２０５を介してファイル入力装置１から入力されたデータの処理を行なう。また、通信Ｉ／Ｆ２０５を介して、処理を施したデータをファイル出力装置３へ出力する。
【００１９】
ＣＰＵ２０１で実行されるプログラムは、記憶部であるＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）２０２やＨＤＤ（Ｈａｒｄ  Ｄｉｓｋ  Ｄｒｉｖｅ）２０７に記憶される。そして、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）２０６は、ＣＰＵ２０１でプログラムが実行される際の一時的な作業領域となる。
【００２０】
ユーザは、キーボードやマウスなどから構成される入力部より情報や指示を入力する。キーボードおよびマウスから入力された情報や指示は、キーボード制御回路２０４およびマウス制御回路２０８においてＣＰＵ２０１に転送制御される。
【００２１】
また、表示制御回路（ＣＲＴ；Ｃａｔｈｏｄｅ  Ｒａｙ  Ｔｕｂｅ）２０３は、画像や文字などの表示をディスプレイに行なうよう制御する。また、ＣＤ−ＲＯＭ（Ｃｏｍｐａｃｔ  Ｄｉｓｃ−ＲＯＭ）装置制御回路２０９は、当該文書管理装置２に接続される、あるいは含まれるＣＤ−ＲＯＭ装置を制御する。
【００２２】
これらの各々の装置はバスを介して接続されており、相互に通信を行なう。また、バスにはさらに拡張スロット２１０が接続されており、図２には示されない他の装置を拡張して接続することもできる。
【００２３】
なお、図２に示される構成は一般的なパーソナルコンピュータの構成であって、文書管理装置２の構成は図２に示される構成に限定されない。
【００２４】
ファイル入力装置１およびファイル出力装置３は、本実施の形態においては、一般的なＭＦＰであるものとして説明を行なう。ＭＦＰは、画像読取るスキャナ機能と、読取った画像データからファイルを生成するファイル生成機能と、生成したファイルをプリント出力するプリント機能とを備える装置であって、その構成について、ここでは詳細な説明を行なわない。
【００２５】
次に、図３に、本文書管理システムにおける処理についてフローチャートを示す。図３のフローチャートに示される処理は、文書管理装置２のＣＰＵ２０１がＲＯＭ２０２やＨＤＤ２０７などの記憶部に記憶されるプログラムを読出して、ＲＡＭ２０６上で実行することによって実現される。
【００２６】
図３を参照して、始めに、本プログラムを起動すると、ステップＳ１において、以下の各処理で必要なフラグ等の初期化や、初期画面表示などを行なう初期化設定を行なう。
【００２７】
次に、ステップＳ２において、キーボードやマウスなどでメニュー選択を受付ける。ステップＳ２では、選択されたメニュー情報がキーボード制御回路２０４およびマウス制御回路２０８においてＣＰＵ２０１に転送されるまで、処理をループする。そして、ステップＳ２においてメニューが選択されると（Ｓ２でＹＥＳ）、選択されたメニューに応じて、各メニュー処理（Ｓ３〜Ｓ６）へ処理を進める。
【００２８】
ステップＳ２において表示処理が選択された場合、ステップＳ３において、２次元フォルダを表示する表示処理を実行する。ステップＳ３における表示処理については、後にサブルーチンを挙げて詳細な説明を行なう。
【００２９】
次に、ステップＳ２において配信処理が選択された場合、ステップＳ４において、所定のファイルを所定のファイル出力装置３に対して配信する処理を実行する。ステップＳ４における配信処理は、文書管理装置２において一般的に行なわれている処理であって、予め指定されたファイル出力装置３、あるいは、ステップＳ４で指定されたファイル出力装置３に対して、ＦＴＰや電子メールなどを用いて所定のファイルを配信する処理である。
【００３０】
次に、ステップＳ３においてメンテナンス処理が選択された場合、ステップＳ５において、Ｎ次元フォルダのフォルダ構成をメンテナンスする処理を実行する。ステップＳ５におけるメンテナンス処理については、後にサブルーチンを挙げて詳細な説明を行なう。
【００３１】
そして、ステップＳ３〜Ｓ５の各処理が終了すると、処理をステップＳ２へ戻し、メニュー選択を受付ける。
【００３２】
次に、ステップＳ２において終了が選択された場合、ステップＳ６において後処理などを行ないシステムを終了させる処理を実行し、本プログラムを終了する。
【００３３】
なお、上述のステップＳ１における初期設定処理、ステップＳ２におけるメニュー選択処理、およびステップＳ６における終了処理については、一般的な処理であり、本発明の本質とは直接関わらない処理であるため、ここでの説明は行なわない。
【００３４】
次に、上述のステップＳ３における表示処理について、図４のフローチャートを用いて説明する。ステップＳ３における表示処理は、Ｎ次元のファイルの格納場所を２次元座標上に表示するための処理である。なお、ここで「次元」とは、ファイルを格納しているフォルダの構成をツリー形状で表わした場合の「階層」を意味する。各ファイルには、当該ファイルの格納場所を示す情報が付加されている。このような格納場所を示す情報は、各ファイルの例えばヘッダ部等に含まれているものであってもよいし、当該ファイルとは別のファイルとして付加されているものであってもよいし、当該ファイルと対応付けられてＲＡＭ２０６などの記憶装置に格納されているものであってもよい。
【００３５】
Ｎ次元のファイルには、当該ファイルの格納場所を示す情報がＮ個付加されており、Ｎ個の情報の各々は、当該ファイルの格納場所を示す値である。
【００３６】
図４を参照して、始めに、ユーザから、２次元表示するための縦軸、横軸および固定値の設定を受付け、設定する（Ｓ３１）。ここでは、表示させるファイルに付加されているＮ次元の格納場所を示す情報から、１つを縦軸として、異なる１つを横軸として設定を受付け、さらに、残る（Ｎ−２）次元分の格納場所を示す情報から、表示させるファイルを特定できる格納場所を示す情報の設定を固定値として受付ける。
【００３７】
次に、固定値で特定されるファイルについて、各ファイルに設定されている次元と、各ファイルが格納されているフォルダの構成との間に不整合がないか否かをチェックする（Ｓ３２）。ここでは、固定値で特定される各々のファイルに付加されている当該ファイルの格納場所を示す情報を参照して、複数のファイルの格納場所を示すフォルダの構成をツリー形状に仮想的に構築する。このことによって、当該ツリー形状に構築されないファイル、すなわち、格納場所を示す情報である当該ファイルの格納場所を示す値が所定の値ではなく、固定値で特定される他のファイルと共に格納場所をツリー形状で構築した際に、当該ツリー形状で表現されないファイルの有無を検出して、不整合をチェックする。
【００３８】
ステップＳ３２において、ファイルに設定されている次元に不整合があることを検出した場合には（Ｓ３２でＮＧ）、メッセージ表示してその旨をユーザに通知する（Ｓ３３）。さらに、他のファイルに付加されている次元の設定に基づいて、当該不整合が検出されたファイルに、適切な次元を再設定することが好ましい。
【００３９】
通常、予めＮ次元の次元が設定されている複数のファイルにおいてはこのような不整合は生じないが、例えば、ユーザが手動でファイルを追加／削除した場合など、不整合が生じることがあり、そのような場合に、このような整合性のチェックを行なうことは有効である。
【００４０】
次に、ファイルを２次元座標上に表示する（Ｓ３４）。なお、ここでの処理については、さらに図５のフローチャートを用いて説明する。
【００４１】
図５を参照して、始めに、各ファイルに付加されている当該ファイルの格納場所を示す情報から、ステップＳ３１で縦軸に設定された次元の値（Ｙ０〜Ｙｎ）を取得する（Ｓ３４１）。また同様に、ステップＳ３２で横軸に設定された次元の値（Ｘ０〜Ｘｎ）も取得する（Ｓ３４２）。言うまでもなく、ここでの処理順はこの順に限定されるものではない。
【００４２】
次に、ステップＳ３４１およびＳ３４２で取得した縦軸および横軸に設定された次元の値（Ｘ０〜Ｘｎ，Ｙ０〜Ｙｎ）が、所定の縦軸および横軸の範囲に含まれるかどうか判断する（Ｓ３４３，Ｓ３４４）。
【００４３】
ステップＳ３４３およびＳ３４４において、ステップＳ３４１およびＳ３４２で取得した縦軸および横軸に設定された次元の値（Ｙ０〜Ｙｎ，Ｘ０〜Ｘｎ）が、所定の縦軸および横軸の範囲に含まれると判断された場合には（Ｓ３４３でＹＥＳ、かつＳ３４４でＹＥＳ）、表示する各々のファイルについて、ステップＳ３４１およびＳ３４２で取得した縦軸および横軸に設定された次元の値と、ステップＳ３１で設定された固定値とを用いて、当該ファイルの格納場所を示す情報を構築する。すなわち、各ファイルについて、当該ファイルのパスを作成する（Ｓ３４５）。そして、作成したパス（格納場所）に当該ファイルが格納されているか否かを各ファイルについて判断する（Ｓ３４６）。
【００４４】
ステップＳ３４６において、ステップＳ３４５で作成したパスに当該ファイルが格納されていると判断された場合には（Ｓ３４６でＹＥＳ）、ステップＳ３４１およびＳ３４２で取得した当該ファイルに付加されている格納場所を示す情報であって縦軸および横軸に設定された次元の値（Ｘ，Ｙ）に基づいて、当該ファイルのファイル名、アイコン、もしくはサムネール等の当該ファイルを示す情報を、縦軸と横軸とで構成される２次元座標上の位置（Ｘ，Ｙ）のセルに表示する（Ｓ３４７）。
【００４５】
なお、上述のステップＳ３４３あるいはステップＳ３４４において、ステップＳ３４１あるいはＳ３４２で取得した縦軸あるいは横軸に設定された次元の値（Ｙ０〜Ｙｎ，Ｘ０〜Ｘｎ）が、所定の縦軸あるいは横軸の範囲に含まれないと判断された場合（Ｓ３４３でＮＯ、あるいはＳ３４４でＮＯ）、または、ステップＳ３４６において、ステップＳ３４５で作成したパスに当該ファイルが格納されていないと判断された場合には（Ｓ３４６でＮＯ）、当該ファイルに付加されている次元の設定と、フォルダ構成との間に不整合が生じているものとして、その旨をユーザに通知することが好ましい。そして、さらに、他のファイルに付加されている次元の設定に基づいて、当該不整合が検出されたファイルに、適切な次元を再設定することが好ましい。
【００４６】
そして、上述の２次元フォルダ表示処理を終了すると、処理を図４のステップＳ３５に進める。
【００４７】
次に、ステップＳ３５において、キーボードやマウスなどでメニュー選択を受付ける。そして、ステップＳ３５において選択されたメニューに応じて、各メニュー処理（Ｓ３６〜Ｓ３８）へ処理を進める。
【００４８】
ステップＳ３５において、現在２次元表示している軸以外の軸でファイルを表示させるために軸変更が選択された場合、ステップＳ３６において、再度ユーザから縦軸・横軸の設定を受付け、縦軸および横軸の設定を再度行なう。そして、処理を上述のステップＳ３２に戻し、上述の処理を繰返して新しく設定された軸で２次元フォルダを再表示する。
【００４９】
次に、ステップＳ３５において、所定のファイルを示す情報であるアイコン表示をドラッグ＆ドロップした場合、ステップＳ３７においてドラッグ＆ドロップ処理を実行する。ここでのドラッグ＆ドロップ処理については、後にさらにサブルーチンを挙げて詳細な説明を行なう。そして、ドラッグ＆ドロップ処理が終了すると、処理を上述のステップＳ３２に戻し、上述の処理を繰返して２次元フォルダの表示を更新する。
【００５０】
次に、ステップＳ３５において終了が選択された場合、ステップＳ３８において後処理などを行ない、本サブルーチンを終了して、処理を図３のメインルーチンに戻す。
【００５１】
さらに、上述のステップＳ３７におけるドラッグ＆ドロップ処理について、図６のフローチャートを用いて説明する。ステップＳ３７におけるドラッグ＆ドロップ処理は、上述のステップＳ３４において２次元フォルダ表示が実行されている状態において、その表示画面上で、ユーザが所定のファイルを示す情報であるアイコン表示をドラッグ＆ドロップした場合に、そのドロップされた位置に応じて実行される処理である。
【００５２】
図６を参照して、始めに、ステップＳ３６１において、当該ファイルのアイコン表示がドロップされた位置を検出する。
【００５３】
ステップＳ３６１での検出の結果、当該ファイルのアイコン表示がドロップされた位置が、現在２次元表示している縦軸と横軸とで構成される２次元空間のセル上である場合には（Ｓ３６１で「２次元セル上」）、ドロップされた位置に該当するセルの位置（Ｘ，Ｙ）に基づいて、当該ファイルのＮ次元フォルダへのパスを決定する（Ｓ３６２）。ここでは、ドロップされた位置（Ｘ，Ｙ）を検出して、縦軸および横軸に設定された次元の値を確定し、また、固定値を当該２次元表示のために設定された値から取得して、格納場所を示す情報として当該ファイルに付加することで、当該ファイルのＮ次元のフォルダ（格納場所）へのパスを決定する。
【００５４】
一方、ステップＳ３６１での検出の結果、当該ファイルのアイコン表示がドロップされた位置が自動配信エリアである場合（Ｓ３６１で「自動配信エリア」）、文書管理装置２のＣＰＵ２０１は、当該ファイルを解析することによって当該ファイルのＮ次元フォルダへのパスを決定する（Ｓ３６３）。ステップＳ３６３においては、文書管理装置２のＣＰＵ２０１は、当該ファイルに関連する特定の情報を解析することで、当該ファイルの格納場所を確定する。すなわち、当該ファイルの格納場所を示す情報が当該ファイルのヘッダ部等に含まれている場合には、そのヘッダ部等を解析することによって、各次元を示す値を取得して当該ファイルのＮ次元フォルダへのパスを決定する。また、当該ファイルの格納場所を示す情報が当該ファイルとは別のファイルとして付加されているものである場合には、その格納場所を示す情報であるファイルを解析することによって、各次元を示す値を取得して当該ファイルのＮ次元フォルダへのパスを決定する。また、当該ファイルの格納場所を示す情報が当該ファイルと対応付けられてＲＡＭ２０６などの記憶装置に格納されている場合には、当該ファイルの識別情報に基づいてＲＡＭ２０６などの記憶装置を検索し、当該ファイルの格納場所を示す情報を抽出してその情報を解析する。そして、各次元を示す値を取得して当該ファイルのＮ次元フォルダへのパスを決定する。
【００５５】
なお、上述の自動配信エリアについては、後に具体例を挙げて説明する。
次に、上述のステップＳ３６２あるいはステップＳ３６３で決定されたＮ次元フォルダへのパスに当該ファイルをコピーあるいは移動して格納する（Ｓ３６４）。その際、当該フォルダにすでに同名のファイルが存在する場合には、その旨を表示し、上書きするか否かをユーザに確認することが好ましい。ここでは、ステップＳ３６２あるいはステップＳ３６３で決定されたＮ次元フォルダへのパスである格納場所を示す情報を当該ファイルに付加することで、該当するフォルダへ格納する。
【００５６】
さらに、当該ファイルに対して所定の解析を行ない、その解析結果をファイル出力装置３に出力する（Ｓ３６５）。ここでの所定の解析とは、例えば、当該ファイルが勤務表である場合には就労時間を抽出する、アンケート用紙である場合にはＯＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ  Ｃｈａｒａｃｔｅｒ  Ｒｅａｄｅｒ；光学式文字読取装置）やＯＭＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ  Ｍａｒｋ  Ｒｅａｄｅｒ；光学式マーク読取装置）などを用いて読取結果を抽出する、などが考えられる。このような解析は、予め文書管理装置２に対して設定されておくことによって実行される。なお、上述のような解析については、一般的に行なわれている解析手法であるため、ここではその処理について説明は行なわない。
【００５７】
そして、このような解析結果をファイル出力装置３であるＭＦＰに出力することで、ＭＦＰからプリント出力することができる。また、ファイル出力装置３であるサーバに出力することで、サーバ上で集計処理やデータマイニング等のさまざまなデータ処理を行なうこともできる。
【００５８】
以上でドラッグ＆ドロップ処理を終了し、処理を図４のステップＳ３２に戻す。
【００５９】
次に、上述のステップＳ５におけるメンテナンス処理について、図７のフローチャートを用いて説明する。ステップＳ５におけるメンテナンス処理は、Ｎ次元フォルダに格納されているファイルに設定されている次元の値について、追加や変更や削除などのメンテナンスを行なう際の処理である。すなわち、各ファイルについて、その格納場所を変更する処理である。
【００６０】
すなわち、図７を参照して、所定のファイルについて、設定されている次元の値を変更したい場合には、当該所定のファイルを選択後、メンテナンスのメニュー画面において次元の変更を選択し（Ｓ５０で「次元変更」）、変更する次元を指定して、さらに変更する値を入力する（Ｓ５１）。
【００６１】
また、所定のファイルについて、新しい次元を追加したい場合には、当該所定のファイルを選択後、メンテナンスのメニュー画面において次元の追加を選択し（Ｓ５０で「次元追加」）、追加する次元を指定して、さらに追加する次元の値を入力する（Ｓ５２）。
【００６２】
次に、ステップＳ５４において、各々の操作を実行する。すなわち、次元の値を変更する場合には、当該ファイルの格納場所を示す情報の内、ステップＳ５１で指定された次元に該当する値を、ステップＳ５１で入力された値に書換える。また、次元を追加する場合には、当該ファイルの格納場所を示す情報に、ステップＳ５２で指定された次元にステップＳ５２で入力された値を書き加える。
【００６３】
また、所定のファイルについて、設定されている次元の値を削除したい場合には、当該所定のファイルを選択後、メンテナンスのメニュー画面において次元の削除を選択し（Ｓ５０で「次元削除」）、削除する次元を指定することで、当該ファイルの格納場所を示す情報の内、指定された次元に該当する値が削除される（Ｓ５３）。
【００６４】
そして、ステップＳ５５において、新たな当該ファイルの格納場所を示す情報に基づいて、当該ファイルを含む所定の複数のファイルについて、その格納場所を示すフォルダの構成をツリー形状に仮想的に再構築する。このことによって、ファイルが格納されているフォルダの構成との間に不整合がないか否かをチェックする。なお、ここでの処理は、上述のステップＳ３２における処理と同様であるため、説明を繰返さない。
【００６５】
以上でステップＳ５におけるメンテナンス処理を終了して、処理を図３のメインルーチンに戻す。
【００６６】
このような本文書管理システムにおける処理について、具体例を挙げて説明する。具体例として、ある会社の全社員が、庶務に提出する勤務表や工数表の文書管理を行なう場合について述べる。この場合、ファイルに付加されている格納情報の次元は、当該ファイルで管理している「社員」と、当該ファイルの示す「日付け」と、勤務表か工数表かを示すファイルの「タイプ」との３次元となる。すなわち、各ファイルには、具体的に以下のような格納場所を示す情報が付加される。
【００６７】
ファイル１＝｛中沢（社員）、２００２．０５（日付）、勤務表（タイプ）｝
ファイル２＝｛中沢（社員）、２００２．０５（日付）、工数表（タイプ）｝
ファイル３＝｛中沢（社員）、２００２．０６（日付）、勤務表（タイプ）｝
ファイル４＝｛中沢（社員）、２００２．０６（日付）、工数表（タイプ）｝
・・・
このような各ファイルが格納されているＮ次元のフォルダを仮想的に示すと、図８に示すような構成になる。
【００６８】
このとき、各次元は、以下のような値を持つ。すなわち、
社員＝｛…、中沢、成田、成瀬、名取、夏目、…｝
日付＝｛…、２０００２．０５、２００２．０６、２００２．０７、２００２．０８、…｝
タイプ＝｛勤務表、工数表｝
このようなファイルを、上述の処理で２次元表示させると、すなわち、上述のステップＳ２において表示処理を選択すると、ステップＳ３１において、縦軸に次元「社員」、横軸に次元「日付け」を設定し、固定値に次元「勤務表」を設定した場合、文書管理装置２のディスプレイにおいて、図９に示されるように２次元表示される。
【００６９】
本文書管理システムにおいて図９に示されるように２次元表示されることで、実際にはＮ次元（本具体例では３次元）のパラメータによって格納場所が決定されるファイルを管理する場合に、２次元のパラメータによって格納場所が決定されるファイルとして２次元座標上で可視化することができる。すなわち、Ｎ次元のパラメータによって格納場所が決定されるファイルを、ユーザが見たい次元の情報に絞って一覧性よく表示することができる。そのため、従来のＮ次元の表示において必要であった、各フォルダを順に開けて該当するファイルを探すという操作が必要なくなり、一目で各ファイルの格納場所を確認することができる。また、必要とするファイルを所定の次元で一元的に表示させることができ、各ファイルに並行した処理を容易に行なうことができる。すなわち、文書管理を容易にすることができる。
【００７０】
さらに、図９に示される２次元表示上において、所定のフォルダ（例えば、電子メールで受信したファイルなど）を、格納したい位置を示す２次元表示上のセルにドラッグ＆ドロップすることで、図６のステップＳ３６２の処理が実行され、当該ファイルをドロップされたセルの位置に該当するフォルダに格納するようパスが決定される。例えば、図９において、縦軸「夏目」、および横軸「２００２．０５」に位置するセルに所定のフォルダをドラッグ＆ドロップすることで、当該ファイルを、次元「夏目」、「２００２．０５」で指定される格納場所に格納することができる。
【００７１】
また、図９に示される２次元表示上において、所定のフォルダを、自動配信エリアにドラッグ＆ドロップすることで、図６のステップＳ３６３の処理が実行され、当該ファイルの解析結果に応じたフォルダに格納するようパスが決定される。
【００７２】
本文書管理システムにおいてこのような処理を行なうことで、増加するファイルを管理する場合、実際にはＮ次元（本具体例では３次元）のパラメータによって格納場所が決定されるファイルの格納場所を決定する際に、２次元のパラメータによって格納場所が決定されるファイルのように２次元で格納場所を決定することができ、容易に行なうことができる。
【００７３】
また、このような管理は、本文書管理システムにおいてパーソナルコンピュータ等の通常のファイルシステム上で行なわれるため、必要に応じて、当該パーソナルコンピュータ等に搭載されているＥｘｐｌｏｒｅｒ（Ｒ）等の閲覧ソフトを用いて閲覧／操作することもできるため、操作性に優れている。
【００７４】
なお、本実施の形態においては、文書ファイルを管理する文書管理システムについて述べたが、管理する対象のファイルは言うまでもなく文書ファイルに限定されるものではなく、画像、音声等の、その他のデータファイルであってもよい。
【００７５】
さらに、上述の文書管理システムにおいて文書管理装置２が行なう文書管理方法を、プログラムとして提供することもできる。このようなプログラムは、コンピュータに付属するフレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＲＯＭ、ＲＡＭおよびメモリカードなどのコンピュータ読取り可能な記録媒体にて記録させて、プログラム製品として提供することもできる。あるいは、コンピュータに内蔵するハードディスクなどの記録媒体にて記録させて、プログラムを提供することもできる。また、ネットワークを介したダウンロードによって、プログラムを提供することもできる。
【００７６】
提供されるプログラム製品は、ハードディスクなどのプログラム格納部にインストールされて実行される。なお、プログラム製品は、プログラム自体と、プログラムが記録された記録媒体とを含む。
【００７７】
今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。
【図面の簡単な説明】
【図１】本実施の形態における文書管理システムの構成の具体例を示す図である。
【図２】文書管理装置２のハードウェア構成を示すブロック図である。
【図３】文書管理システムにおける処理を示すフローチャートである。
【図４】ステップＳ３における表示処理を示すフローチャートである。
【図５】ステップＳ３４における２次元フォルダ表示処理を示すフローチャートである。
【図６】ステップＳ３７におけるドラッグ＆ドロップ処理を示すフローチャートである。
【図７】ステップＳ５におけるメンテナンス処理を示すフローチャートである。
【図８】Ｎ次元のフォルダを仮想的に表示した具体例を示す図である。
【図９】Ｎ次元のフォルダに格納されているファイルを２次元表示した具体例を示す図である。
【符号の説明】
１  ファイル入力装置、２  文書管理装置、３  ファイル出力装置、２０１  ＣＰＵ、２０２  ＲＯＭ、２０３  表示制御回路、２０４  キーボード制御回路、２０５  通信Ｉ／Ｆ、２０６  ＲＡＭ、２０７  ＨＤＤ、２０８  マウス制御回路、２０９  ＣＤ−ＲＯＭ装置制御回路、２１０  拡張スロット。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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