(57)【要約】【課題】特定個人が現金を所持しなくても、企業間での即時に旅費精算ができるシステムを提供することにある【解決手段】旅費清算装置は、旅費の清算の基礎となるデータファイルを格納するためのデータベースと旅費の清算を演算するための演算部とを有し、上記データベースは請求元より送信された旅費の請求額を格納するための請求データファイルを有し、上記演算部は上記請求書額が妥当かどうかを判定し妥当であると判定した場合には上記請求元が提携する金融機関に請求額を支払うための請求金支払処理プログラムを有する。【選択図】  図１
2004157608.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
旅費の清算の基礎となるデータファイルを格納するためのデータベースと旅費の清算を演算するための演算部とを有し、上記データベースは請求元より送信された旅費の請求額を格納するための請求データファイルを有し、上記演算部は上記請求書額が妥当かどうかを判定し妥当であると判定した場合には上記請求元が提携する金融機関に請求額を支払うための請求金支払処理プログラムを有することを特徴とする旅費清算装置。
【請求項２】
請求項１記載の旅費清算装置において、上記データベースは更に、旅費の概算額を格納するための概算データファイルを有し、上記演算部は更に、旅費の使用者からの申請に基づいて旅費の概算を行いそれを上記概算データファイルに登録するための概算データ計算処理プログラムと上記請求データファイルに格納された請求額と上記概算データファイルに格納された概算額の照合を行うための旅費マッチング処理プログラムと上記請求額が上記概算額より多いときその差額を算出するための差額データ計算処理プログラムとを有し、上記差額データ計算処理プログラムは、上記差額を上記旅費の使用者に請求することを特徴とする旅費清算装置。
【請求項３】
顧客に認証番号を発行するための認証番号発行部と、上記認証番号を含む顧客情報を格納するための顧客データファイルと、上記顧客が利用した旅行施設から送信された認証番号を上記顧客データファイルに格納された認証番号と照合するための認証番号照合部と、上記顧客が利用した旅行施設から送信された旅費明細書を上記顧客データファイルに格納するための旅費明細登録部と、上記顧客データファイルに格納された旅費明細書を所定の期日に上記顧客に送信するための請求書送信部と、を有する旅費清算サービス提供装置。
【請求項４】
請求項３記載の旅費清算サービス提供装置において、上記認証番号照合部は、上記顧客のＩＣカードに登録された認証番号を上記顧客データファイルに格納された認証番号と照合することを特徴とする旅費清算サービス提供装置。
【請求項５】
旅行者側に設けられた経理センタと旅行施設側に設けられた旅費清算センタとを含む旅費清算システムにおいて、上記経理センタは旅行者に認証番号を登録したＩＣカ−ドを発行するためのＩＣカード発行部と、上記旅費清算センタより送信された旅費の請求額を格納するための請求データファイルと、旅費の概算額を格納するための概算データファイルと、上記請求書額を上記旅行施設側が提携する金融機関に請求額を支払うための請求金支払処理部と、を有し、上記旅費清算センタは、上記旅行者に認証番号を発行するための認証番号発行部と、上記旅行者に関する情報を格納するための顧客データファイルと、上記旅行施設からの送信された上記旅行者のＩＣカ−ドに登録された認証番号を上記顧客データファイルに格納された認証番号と照合するための認証番号照合部と、上記旅行者が利用した旅行施設からの送信された旅費明細書を上記顧客データファイルに格納するための旅費明細登録部と、上記顧客データファイルに格納された旅費明細書を所定の期日に上記旅行者側に送信するための請求書送信部と、を有する旅費清算システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、コンピュータを使用して交通費、宿泊費等の旅費を清算するための旅費清算システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
特開２００１−３５０８９２号公報には、出張に係る事務手続きを外部の業者に委託することによって旅費精算の事務処理方法を自動化し、出張内容を監視する方法が記載されている。この例では、企業は旅行会社に出張の手配を依頼し、旅券等をクーポン券で受け取る。旅行会社は依頼された手配を行い、旅行サービス提供機関を通して、クレジット会社から旅行代金やシステム使用料を受け取る。クレジット会社は利用明細書を会計事務所に送付する。会計事務所は、利用明細書に基づいて、旅行明細書及び会計伝票等の作成処理を行い、企業に報告する。企業はクレジット会社へ旅行代金を納入する。
【０００３】
【特許文献１】
特開２００１−３５０８９２号公報
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
特開２００１−３５０８９２号公報に記載された例では、出張に係る事務処理を外部に委託することによって、企業における事務処理を簡素化することができるが、出張毎に事前の申請が必要であり、旅行会社から必要なクーポン券等が引き渡されるまでに時間がかかる。また、金銭の流れが複雑であり、利用する企業がクレジット会社に旅行代金を支払う場合には、システム使用料が加算され割高になるという問題がある。
更に、出張に係る旅費が妥当であるか否かを判定することができなかった。
【０００５】
本発明の目的は、特定個人が現金を所持しなくても、利用した機関で経費を精算することができ、また、帰属する企業で経費内容のチェックができること、企業間での即時精算ができる旅費精算のシステムを提供することにある。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
本発明によると、旅費清算装置は、旅費の清算の基礎となるデータファイルを格納するためのデータベースと旅費の清算を演算するための演算部とを有し、上記データベースは請求元より送信された旅費の請求額を格納するための請求データファイルを有し、上記演算部は上記請求書額が妥当かどうかを判定し妥当であると判定した場合には上記請求元が提携する金融機関に請求額を支払うための請求金支払処理プログラムを有する。
【０００７】
更に、本発明によれば、上記データベースは更に、旅費の概算額を格納するための概算データファイルを有し、上記演算部は更に、旅費の使用者からの申請に基づいて旅費の概算を行いそれを上記概算データファイルに登録するための概算データ計算処理プログラムと上記請求データファイルに格納された請求額と上記概算データファイルに格納された概算額の照合を行うための旅費マッチング処理プログラムと上記請求額が上記概算額より多いときその差額を算出するための差額データ計算処理プログラムとを有し、上記差額データ計算処理プログラムは、上記差額を上記旅費の使用者に請求する。
【０００８】
本発明によれば、旅費清算サービス提供装置は、顧客に認証番号を発行するための認証番号発行部と、上記認証番号を含む顧客情報を格納するための顧客データファイルと、上記顧客が利用した旅行施設から送信された認証番号を上記顧客データファイルに格納された認証番号と照合するための認証番号照合部と、上記顧客が利用した旅行施設から送信された旅費明細書を上記顧客データファイルに格納するための旅費明細登録部と、上記顧客データファイルに格納された旅費明細書を所定の期日に上記顧客に送信するための請求書送信部と、を有する。
本発明によれば、上記認証番号照合部は、上記顧客のＩＣカードに登録された認証番号を上記顧客データファイルに格納された認証番号と照合する。
【０００９】
本発明によれば、旅行者側に設けられた経理センタと旅行施設側に設けられた旅費清算センタとを含む旅費清算システムにおいて、上記経理センタは旅行者に認証番号を登録したＩＣカ−ドを発行するためのＩＣカード発行部と、上記旅費清算センタより送信された旅費の請求額を格納するための請求データファイルと、旅費の概算額を格納するための概算データファイルと、上記請求書額を上記旅行施設側が提携する金融機関に請求額を支払うための請求金支払処理部と、を有し、上記旅費清算センタは、上記旅行者に認証番号を発行するための認証番号発行部と、上記旅行者に関する情報を格納するための顧客データファイルと、上記旅行施設からの送信された上記旅行者のＩＣカ−ドに登録された認証番号を上記顧客データファイルに格納された認証番号と照合するための認証番号照合部と、上記旅行者が利用した旅行施設からの送信された旅費明細書を上記顧客データファイルに格納するための旅費明細登録部と、上記顧客データファイルに格納された旅費明細書を所定の期日に上記旅行者側に送信するための請求書送信部と、を有する。
【００１０】
【発明の実施の形態】
図１を参照して本例の旅費精算システムを説明する。本例の旅費精算システムは、本例の旅費精算システムの利用者である企業１０と本例の旅費精算システムを介してサービスを提供する旅客会社２０と旅客会社が提携する金融機関３０とを含む。
【００１１】
企業１０は、出張経費を処理するための経理部センタ１１と、個人の情報を格納するためのＩＣカード１２と、出張する特定個人１３と、個人が出張した経費の概算データを格納するための概算データファイル１４と、旅費管理センタから送信された請求データを格納するための請求データファイル１５とを有する。
【００１２】
旅客会社２０は、契約企業の情報及びその旅費を管理するための旅費管理センタ２１と、契約した企業の情報を登録するための顧客データファイル２２と、個人に旅行サービスを提供するための旅行施設２３とを有する。旅行施設２３は、旅行者に旅行サービスを提供するための交通機関、宿泊施設等であってよい。本明細書では、以下に、旅行施設２３を、交通機関の切符売場２３として説明する。旅客会社が提携する金融機関３０は、旅客会社２０の預貯金口座を管理する金融センタ３１を有する。
【００１３】
企業１０の経理部センタ１１は、利用する旅客会社２０に対して、旅費精算の契約の申請［１］を行う。旅客会社２０は、旅費管理センタ２１にて、申請内容をチェックし、申請内容が妥当であると判断すると、顧客データファイル２２に認証内容を登録［２］し、企業１０の経理部センタ１１に、認証番号を送付［３］する。
【００１４】
経理部センタ１１は、認証番号を登録したＩＣカード１２を出張する特定個人１３に発行［４］する。特定個人１３は切符売場２３にて、出張に必要な切符を購入［５］する。このとき、特定個人１３は、ＩＣカード１２を提示し、同時にＩＣカードの暗証番号を入力する。
【００１５】
切符売場２３は、暗証番号によって本人であることを確認し、旅費管理センタ２１にＩＣカードの認証番号の確認［６］を依頼する。旅費管理センタ２１は顧客データファイル２２より、認証内容を確認し、切符売場２３に確認結果を送信する。
切符売場２３は、確認結果を受信すると、切符を発行する。また、購入切符の内容を旅費管理センタ２１に登録［７］する。
【００１６】
旅費管理センタ２１は一定期間の業務の終了後に、切符の代金の請求額を請求データファイル１５に格納して、企業１０に請求［８］する。企業１０は、経理部センタ１１を介して、請求データファイル１５に格納された請求額を、旅客会社２０の提携金融機関３０の金融センタ３１に支払［９］う。金融センタ３１は、受領した金額を旅費管理センタ２１に通知［１０］する。これによって、企業１０から旅客会社２０への支払が完了する。
【００１７】
また、経理部センタ１１は、特定個人１３からの出張申請に基づき、社内規定に従って、旅費の概算額を計算し、概算データファイル１４に格納［１１］する。経理部センタ１１は、請求データファイル１５と概算データファイル１４を照合［１２］し、請求データファイル１５に格納された請求額が概算データファイル１４に格納された概算額より多い場合は、差額分を特定個人１３の給与又は銀行口座より差し引く［１３］。例えば、社内交通規定にて、指定席特急を利用するように定められているにも係らず、指定席グリーン車特急を利用した場合には、その差額を特定個人１３の給与より差し引く。
【００１８】
図２を参照して、企業１０における旅費精算システムの処理を説明する。ステップＳ２１にて、先ず、企業１０の経理部センタ１１は、利用する旅客会社２０に対して、旅費精算の契約の申請を行う。ステップ２２にて、申請先の旅客会社２０より認証番号を受け取る。ステップ２３にて、この認証番号を登録したＩＣカード１２を発行する。
【００１９】
ステップ２４にて、特定個人の暗証番号をＩＣカード１２に登録する。ステップ２５にて、認証番号及び暗証番号を登録したＩＣカード１２を特定個人１３に引き渡す。ステップ２６にて、特定個人１３はＩＣカード１２を所持し、出張に行く。ステップ２７にて、ＩＣカード１２を使用して出張中の費用を支払う。例えば、切符を購入する。
【００２０】
ステップ２８にて、特定個人１３は出張の内容を、企業１０の経理部センタ１１に申請する。ステップ３０にて、経理部センタ１１は、特定個人１３からの申請内容に基づいて、社内規定に従って、出張経費の概算を行い、それを概算データファイル１４に保管する。
【００２１】
ステップ３１にて、経理部センタ１１は、利用した旅費管理センタ２１から請求データファイル１５を受信する。ステップ３２にて、経理部センタ１１は請求額を金融センタ３１に支払、ステップ３３にて、概算データファイル１４と請求データファイル１５との照合を行う。ステップ３４にて、経理部センタ１１は、特定個人１３が実際に使用した旅費、即ち、請求データファイル１５に記載された請求額が概算データファイルに格納された概算額より多い場合には、超過分を特定個人１３の給与又は銀行口座より差し引く。
【００２２】
図３を参照して、特定個人１３が所持するＩＣカード１２の内容を説明する。ＩＣカード１２には、特定個人１３の帰属する企業の情報と、特定個人１３の個人情報である従業員情報と、企業１０と各旅行会社２０との間の旅費精算の契約情報が登録されている。契約情報には、企業１０が旅客会社２０から付与された認証番号と特定個人１３の登録番号と、更に、ＩＣカード１２を使用して精算できる限度額も含まれる。従業員情報には特定個人の登録番号と暗証番号が含まれる。
【００２３】
図４を参照して旅費管理センタ２１の構成例を説明する。旅費管理センタ２１は、顧客からの旅費精算の契約の申請を受信し、顧客に認証番号を発行するための認証番号発行部２１１と顧客情報及び顧客が使用した旅費の利用明細を顧客データファイル２２に登録するための顧客情報及び利用明細登録部２１２と旅行施設、即ち、切符売場２３から確認依頼された認証番号を確認するための認証番号照合部２１３と顧客データファイル２２に登録された請求書を定期的に顧客に送信するための請求データ送信部２１４とを有する。
【００２４】
図５を参照して、旅費管理センタ２１において、旅費精算の契約の申請を受信してから、認証番号を送付するまでの処理を説明する。先ず、ステップ４１にて、旅費管理センタ２１は、企業１０から、旅費精算の契約の申請書を受信する。ステップ４２にて、各企業１０に対して認証番号を割り当てる。ステップ４３にて、顧客データファイル２２に、企業１０の情報と認証番号を登録する。スッテプ４４にて、旅費管理センタ２１は、申請書を送付した各企業１０に認証番号を送信する。それによって、旅客会社２０は、旅費精算システムの利用の待ち受け状態となる。
【００２５】
図６を参照して、各切符売場２３における切符の発行までの処理の例を説明する。スッテプ５１にて、企業１０の特定個人１３は、切符売場２３にて、ＩＣカードを提示する。切符売場２３は、ＩＣカードを受け付け、特定個人１３に対して、ＩＣカード端末に暗証番号を入力するように求める。
【００２６】
ステップ５２にて、切符売場２３は、入力された暗証番号がＩＣカード１２に格納されている暗証番号と一致するか否かを判定する。一致しない場合には、切符の発行及び精算の手続きを終了する。暗証番号が一致した場合、ステップ５３にて、ＩＣカード１２に登録されている限度額を読み取り、特定個人１３が購入する切符の金額が、限度額の範囲内にあるか否かを判定する。切符の金額が、限度額より大きい場合には、切符の発行及び精算の手続きを終了する。切符の金額が、限度額の範囲内にある場合には、ステップ５４にて、切符売場２３は、ＩＣカード１２に登録されている認証番号を旅費管理センタ２１に送信し、認証番号の確認を依頼する。ステップ５５にて、切符売場２３は旅費管理センタ２１から認証番号が誤りとの結果が送信された場合には、切符の発行及び精算の手続きを終了する。
【００２７】
認証番号が正しいとの確認結果が送信された場合には、ステップ５６にて、切符売場２３は、特定個人１３が購入する切符の内容を旅費管理センタ２１に送信し、ステップ５７にて、特定個人１３に切符を発行する。
【００２８】
図７を参照して、特定個人１３がＩＣカード１２で切符を購入した後の旅費管理センタ２１における処理を説明する。ステップ６１にて、旅費管理センタ２１は、各切符売場２３より認証番号の確認依頼を受信する。ステップ６２にて、旅費管理センタ２１は、認証番号に基づいて、顧客データファイル２２より、その企業の認証内容を確認する。ステップ６３にて、旅費管理センタ２１は、認証番号の確認結果を切符売場２３に送信する。
【００２９】
ステップ６４にて、旅費管理センタ２１は、切符売場２３から利用内容を受信する。ステップ６５にて、旅費管理センタ２１は、切符売場から送信された購入切符の内容を顧客データファイル２２に登録する。ステップ６６にて、所定の請求期日になったか否かを判定する。請求期日になっていない場合には、旅費管理センタ２１は、データを保持する。その間に、スッテップ６１の認証番号の確認依頼の受信から、ステップ６５の顧客データファイル２２の登録までの処理を行う。
【００３０】
請求期日になると、ステップ６７にて、旅費管理センタ２１は、利用内容を格納した請求データファイル１５を各企業１０に送信する。各企業１０は、請求データファイル１５に格納された請求金額を提携金融機関１１の金融センタ３１に振り込み又は自動引き落としする。ステップ６８にて、旅費管理センタ２１は、振込み又は自動引き落しの通知を、旅客会社の提携金融機関３０から受信し、旅費の精算が完了する。
【００３１】
図８を参照して、企業１０の経理部センタ１１における経費の処理の流れを説明する。経理部センタ１１は、請求データファイル１５と概算データファイル１４と差額データファイル７５を有し、更に、請求金支払処理プログラム７１と概算データ計算処理プログラム７２と旅費マッチング処理プログラム７３と差額データ計算処理プログラム７４を有する。
【００３２】
請求金支払処理プログラム７１は、各旅費管理センタ２１から送信された請求データファイル１５が妥当かどうかチェックし、妥当であると判断した場合には、請求元の旅費管理センタ２１が提携する金融機関先３０の金融先センタ３１に請求額を支払う。
概算データ計算処理プログラム７２と旅費マッチング処理プログラム７３と差額データ計算処理プログラム７４の処理は以下に説明する。
【００３３】
図９を参照して、経理部センタ１１の概算データ計算処理プログラム７２によって概算データファイル１４を作成する処理を説明する。特定個人１３は、企業１０のクライアント端末から経理部センタ１１へ出張申請を行う。出張申請の内容は、図示のように、従業員番号、出張日付、交通機関、宿泊先等を含む。経理部センタ１１は、概算データ計算処理プログラム７２により、社内規定に従って、交通費及び宿泊費等の概算を行い、それを概算データファイル１４に登録する。
【００３４】
旅費マッチング処理プログラム７３は、請求データファイル１５と概算データファイル１４の照合を行い、請求金額と概算金額が異なるケースを抽出する。差額データ計算処理プログラム７４は、請求金額と概算金額の差額を求め、それを差額データファイル７５に登録する。更に、差額データファイル７５に登録された差額を特定個人の給与又は銀行口座から差し引く。
【００３５】
上述のように、例えば、社内交通規定にて、指定席特急を利用するように定められているにも係らず、指定席グリーン車特急を利用した場合には、その差額を特定個人１３の給与より差し引く。勿論、特定個人１３が、ＩＣカードを利用して不正な出費を行った場合にも、その出費は差額として差額データファイル７５に登録され、給与から差し引かれる。
【００３６】
図１０を参照して旅費マッチング処理プログラム７３及び差額データ計算処理プログラム７４の動作を詳細に説明する。
ステップ９１にて、請求データファイル１５、概算データファイル１４及び差額データファイル７５をオープンする。ステップ９２にて、旅費マッチング処理プログラム７３は、請求データファイル１５から、該当する請求従業員の登録番号の請求データレコードを読み出す。ステップ９３にて、概算データファイル１４から、該当する請求従業員の登録番号の概算データレコードを読み出す。
【００３７】
ステップ９４にて、２つのデータレコードを比較し、請求データレコードが、概算データレコードより高いか否かを判定する。請求データレコードが、概算データレコードより高い場合には、ステップ９５に進む。ステップ９５にて、差額データ計算処理プログラム７４は、請求額と概算額の差額を算出し、それを差額データファイル７５へ登録し、ステップ９６に進む。請求データレコードが、概算データレコードに等しいか又は低い場合には、ステップ９６に進む。
【００３８】
ステップ９６にて、請求データファイル１５に請求従業員の登録番号毎の請求データレコードがあるか否かを判定する。請求データレコードがない場合にはステップ９７に進み、請求データファイル１５、概算データファイル及び、差額データファイル７５をクローズし、処理を終了する。
【００３９】
請求データレコードがある場合には、ステップ９２に戻り、次の該当する請求従業員の登録番号の請求データレコードを請求データファイル１５から読み出す。更に、ステップ９３からステップ９６を繰返す。
【００４０】
以上、本発明の例を説明したが、本発明は上述の例に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された発明の範囲にて、様々な変形が可能であることは当業者に理解されよう。
【００４１】
【発明の効果】
本発明によれば、企業に帰属する特定個人が出張するとき、現金を清算することなく、切符及び宿泊の手配を行うことができる効果がある。
本発明によれば、企業に帰属する特定個人が出張するとき、企業は現金を特定個人に支払うことなく、出張の清算を行うことができる効果がある。
本発明によれば、旅費清算を企業外の旅客会社及び金融機関が行うため、旅費精算時の不正流用を阻止することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明による旅費精算システムの一実施の形態の構成を示すブロック図である。
【図２】本発明による旅費精算システムの企業側における処理の流れを示す流れ図である。
【図３】本発明による旅費精算システムにて使用する特定個人が所持するＩＣカードの内容を示す図である。
【図４】本発明による旅費管理センタの構成を示す図である。
【図５】本発明による旅費精算システムの旅費管理センタにおける旅費精算の契約の申請の処理の流れを示す流れ図である。
【図６】本発明による旅費精算システムの切符売場における切符の発行の処理の流れを示す流れ図である。
【図７】本発明による旅費精算システムの旅費管理センタにおける切符の購入時の処理の流れを示す流れ図である。
【図８】本発明による旅費精算システムの経理部センタにおける経費の処理の流れを示すブロック図である。
【図９】本発明による旅費精算システムの経理部センタにおける概算データ計算プログラムと概算データファイルの作成処理の流れを示すブロック図である。
【図１０】本発明による旅費精算システムの経理部センタにおける請求データファイルと概算データファイルとのマッチングの処理と差額データファイルの登録処理の流れを示す流れ図である。
【符号の説明】
１０…企業、１１…経理部センタ、１２…ＩＣカード、１３…特定個人、１４…概算データファイル、１５…請求データファイル、２０…旅客会社、２１…旅費管理センタ、２２…顧客データファイル、２３…切符売場、３０…旅客会社の提携金融機関先、３１…金融センタ、７１…請求金支払処理プログラム、７２…概算データ計算処理プログラム、７３…旅費マッチング処理プログラム、７４…差額データ計算処理プログラム、７５…差額データファイル
【図１】
2004157608.tif 000003
【図２】
2004157608.tif 000004
【図３】
2004157608.tif 000005
【図４】
2004157608.tif 000006
【図５】
2004157608.tif 000007
【図６】
2004157608.tif 000008
【図７】
2004157608.tif 000009
【図８】
2004157608.tif 000010
【図９】
2004157608.tif 000011
【図１０】
2004157608.tif 000012