(57)【要約】【課題】電子申請に伴う申請データ管理方法およびシステムを提供する。【解決手段】入力装置等より申請データを受付けるステップと、申請データをテーブル等にあてはめて複数の処理部門に処理を各々割り振る内容を含む申請データであるか判定するステップと、申請データが複数の処理部門に処理を割り振る内容を含むものと判定したならば申請データを分割するステップと、分割した各申請データに一貫するＩＤを設定すると共に利用者および該当処理部門と分割申請データとを関係付けてデータベースに登録するステップと、各分割申請データを処理部門端末に送信するステップと、各分割申請データ毎の処理状況を処理部門端末より受信してデータベースに記録するステップと、処理状況をテーブルまたはアルゴリズムにあてはめて対応処理の選択を行うステップと、対応処理を該当処理部門端末等に宛てて出力するステップと、を実行する。【選択図】      図３
2004234256.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子申請に伴う申請データをコンピュータにより管理する方法であって、
前記コンピュータが、入力装置または電子申請を行う利用者端末より電子申請に伴う申請データを受付けるステップと、
受け付けた申請データを、申請データの属性と当該申請データの処理部門との関係を定めたテーブルまたはアルゴリズムにあてはめて、複数の処理部門に処理を各々割り振る内容を含む申請データであるか判定するステップと、
前記判定の結果、前記申請データが複数の処理部門に処理を割り振る内容を含むものと判定したならば、各処理部門に割り振る内容毎に申請データを分割するステップと、
分割した各申請データに一貫するＩＤを設定するとともに、この電子申請を行った利用者および該当処理部門と分割申請データとを関係付けてデータベースに登録するステップと、
各分割申請データを、対応する処理部門の処理部門端末に送信するステップと、
各分割申請データ毎の処理部門における処理状況を、対応する処理部門端末より受信してデータベースに記録するステップと、
前記処理状況を、処理状況とこれに応じた対応処理との関係を定めたテーブルまたはアルゴリズムにあてはめて、対応処理の選択を行うステップと、
選択した対応処理を、該当処理部門端末、出力装置、および利用者端末のいずれかに宛てて出力するステップと、
を含むことを特徴とする電子申請に伴う申請データ管理方法。
【請求項２】
前記データベースにおける分割申請データの処理状況が、処理完了の旨を示すものとなったならば、当該処理完了の旨またはその処理結果を、処理部門端末、出力装置、および利用者端末のいずれかに宛てて出力するステップを含むことを特徴とする請求項１に記載の電子申請に伴う申請データ管理方法。
【請求項３】
前記データベースにおける分割申請データの処理状況が、データの要訂正の状況を示すものであったならば、当該分割申請データの由来となった利用者をデータベースで特定するステップと、
出力装置または前記特定した利用者の利用者端末に宛てて、データ訂正要求を送信するステップと、
訂正済みの分割申請データを入力装置または利用者端末から受信するステップと、
受信した訂正済み分割申請データを、該当処理部門端末へ送信するステップと、
を含むことを特徴とする請求項１に記載の電子申請に伴う申請データ管理方法。
【請求項４】
処理部門端末、入力装置、および利用者端末のいずれかから分割申請データのＩＤを含む情報提供要求を受付けるステップと、
情報提供要求の含むＩＤに基づき、データベースにおいて該当分割申請データに関する処理状況を特定するステップと、
特定した処理状況を、処理部門端末、入力装置、および利用者端末のいずれかに送信するステップと、
を含むことを特徴とする請求項１に記載の電子申請に伴う申請データ管理方法。
【請求項５】
電子申請に伴う申請データを管理するシステムであって、
前記コンピュータが、入力装置または電子申請を行う利用者端末より電子申請に伴う申請データを受付ける手段と、
受け付けた申請データを、申請データの属性と当該申請データの処理部門との関係を定めたテーブルまたはアルゴリズムにあてはめて、複数の処理部門に処理を各々割り振る内容を含む申請データであるか判定する手段と、
前記判定の結果、前記申請データが複数の処理部門に処理を割り振る内容を含むものと判定したならば、各処理部門に割り振る内容毎に申請データを分割する手段と、
分割した各申請データに一貫するＩＤを設定するとともに、この電子申請を行った利用者および該当処理部門と分割申請データとを関係付けてデータベースに登録する手段と、
各分割申請データを、対応する処理部門の処理部門端末に送信する手段と、
各分割申請データ毎の処理部門における処理状況を、対応する処理部門端末より受信してデータベースに記録する手段と、
前記処理状況を、処理状況とこれに応じた対応処理との関係を定めたテーブルまたはアルゴリズムにあてはめて、対応処理の選択を行う手段と、
選択した対応処理を、該当処理部門端末、出力装置、および利用者端末のいずれかに宛てて出力する手段と、
を含むことを特徴とする電子申請に伴う申請データ管理システム。
【請求項６】
電子申請に伴う申請データを管理する方法をコンピュータに実行させるためのプログラムであって、
前記コンピュータが、入力装置または電子申請を行う利用者端末より電子申請に伴う申請データを受付けるステップと、
受け付けた申請データを、申請データの属性と当該申請データの処理部門との関係を定めたテーブルまたはアルゴリズムにあてはめて、複数の処理部門に処理を各々割り振る内容を含む申請データであるか判定するステップと、
前記判定の結果、前記申請データが複数の処理部門に処理を割り振る内容を含むものと判定したならば、各処理部門に割り振る内容毎に申請データを分割するステップと、
分割した各申請データに一貫するＩＤを設定するとともに、この電子申請を行った利用者および該当処理部門と分割申請データとを関係付けてデータベースに登録するステップと、
各分割申請データを、対応する処理部門の処理部門端末に送信するステップと、
各分割申請データ毎の処理部門における処理状況を、対応する処理部門端末より受信してデータベースに記録するステップと、
前記処理状況を、処理状況とこれに応じた対応処理との関係を定めたテーブルまたはアルゴリズムにあてはめて、対応処理の選択を行うステップと、
選択した対応処理を、該当処理部門端末、出力装置、および利用者端末のいずれかに宛てて出力するステップと、
を含むことを特徴とする電子申請に伴う申請データ管理プログラム。
【請求項７】
請求項６に記載の申請データ管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子申請に伴う申請データ管理方法およびシステムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
政府や地方自治体における行政処理などはＩＴ技術を核として電子化する動きが始まっている。特に、決裁などの行政事務の電子化、総合的な文書管理システム、行政情報公開の電子化などがその推進対象と目されているが、その中でも申請・届出の電子化システム、つまり電子申請システムは住民サービスや業務効率の向上を図るものとして着目される。
【０００３】
電子申請を実現する手法やそのシステムとしては、特開２００１−５２０６２号公報に示される手法があげられる。これは、例えば１回の電子申請手続が、複数の電子申請の処理を含む場合、その複数の電子申請処理をそれぞれおこなう各処理部門（の処理装置）に処理依頼を行なうとともに、それら全ての処理部門における処理が完了した時点で処理完了通知をまとめるものである。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記した従来手法には改善の余地が残されていた。すなわち、前記従来技術は、複数の処理を併せて必要とする１まとめの電子申請データのうち、１つでも不備や誤りなどの不適正なデータが存在した場合、その不適正なデータに対応する処理を実行できないのみならず、全ての電子申請データを破棄して新たに全ての電子申請データを取得して再処理する必要があったのである。こうなると、電子申請を住民等より受理し処理する側の処理効率が低下するだけでなく、電子申請を行う者にとっても些細な間違い等に起因して全ての申請データを電子申請システム側に再提出する必要が生じるなど利用効率やサービス性の低下は否めない状況となっていた。
【０００５】
加えるに電子申請の処理状況は、電子申請を行った住民等の利用者に提示されることがなかった。つまり、利用者は前記複数ある処理がすべて完了した時点での最終的な処理結果を知りうるのみで、自分の行った電子申請がどのような処理状況なのかを把握することが困難であった。また、各処理部門における申請データの処理状況は各処理部門をまたがって共有されることもなく、また他部門の処理進行状況を任意に把握可能な状況も存在しなかったのである。
【０００６】
そこで本発明はこのような従来の課題に着目してなされたもので、電子申請に伴う申請データ管理方法およびシステムを提供することを目的とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成する本発明の電子申請に伴う申請データ管理方法は、電子申請に伴う申請データをコンピュータにより管理する方法であって、前記コンピュータが、入力装置または電子申請を行う利用者端末より電子申請に伴う申請データを受付けるステップと、受け付けた申請データを、申請データの属性と当該申請データの処理部門との関係を定めたテーブルまたはアルゴリズムにあてはめて、複数の処理部門に処理を各々割り振る内容を含む申請データであるか判定するステップと、前記判定の結果、前記申請データが複数の処理部門に処理を割り振る内容を含むものと判定したならば、各処理部門に割り振る内容毎に申請データを分割するステップと、分割した各申請データに一貫するＩＤを設定するとともに、この電子申請を行った利用者および該当処理部門と分割申請データとを関係付けてデータベースに登録するステップと、各分割申請データを、対応する処理部門の処理部門端末に送信するステップと、各分割申請データ毎の処理部門における処理状況を、対応する処理部門端末より受信してデータベースに記録するステップと、前記処理状況を、処理状況とこれに応じた対応処理との関係を定めたテーブルまたはアルゴリズムにあてはめて、対応処理の選択を行うステップと、選択した対応処理を、該当処理部門端末、出力装置、および利用者端末のいずれかに宛てて出力するステップと、を含むことことを特徴とする。
【０００８】
その他、本願が開示する課題、及びその解決方法は、発明の実施の形態の欄及び図面により明らかにされる。
【０００９】
【発明の実施の形態】
本明細書の記載により、少なくとも次のことが明らかにされる。
前記電子申請に伴う申請データ管理方法において、前記データベースにおける分割申請データの処理状況が、処理完了の旨を示すものとなったならば、当該処理完了の旨またはその処理結果を、処理部門端末、出力装置、および利用者端末のいずれかに宛てて出力するステップを含むこととできる。これによれば、各処理部門毎の処理結果を利用者等が容易に取得することが出来る。
【００１０】
また、前記電子申請に伴う申請データ管理方法において、前記データベースにおける分割申請データの処理状況が、データの要訂正の状況を示すものであったならば、当該分割申請データの由来となった利用者をデータベースで特定するステップと、出力装置または前記特定した利用者の利用者端末に宛てて、データ訂正要求を送信するステップと、訂正済みの分割申請データを入力装置または利用者端末から受信するステップと、受信した訂正済み分割申請データを、該当処理部門端末へ送信するステップと、を含むこととできる。これによれば、利用者等は、訂正の必要なデータを含む分割申請データについてのみ訂正処理を行うだけでよく、全申請データの再提出等の手続を不要とする。またこの手続にかかる処理を省略でき電子申請システム側の処理効率も改善される。
【００１１】
更に、前記電子申請に伴う申請データ管理方法において、処理部門端末、入力装置、および利用者端末のいずれかから分割申請データのＩＤを含む情報提供要求を受付けるステップと、情報提供要求の含むＩＤに基づき、データベースにおいて該当分割申請データに関する処理状況を特定するステップと、特定した処理状況を、処理部門端末、入力装置、および利用者端末のいずれかに送信するステップと、を含むこととできる。これによれば、利用者や処理部門に処理部門毎の処理状況を提示することが可能となる。
【００１２】
また、電子申請に伴う申請データを管理するシステムであって、前記コンピュータが、入力装置または電子申請を行う利用者端末より電子申請に伴う申請データを受付ける手段と、受け付けた申請データを、申請データの属性と当該申請データの処理部門との関係を定めたテーブルまたはアルゴリズムにあてはめて、複数の処理部門に処理を各々割り振る内容を含む申請データであるか判定する手段と、前記判定の結果、前記申請データが複数の処理部門に処理を割り振る内容を含むものと判定したならば、各処理部門に割り振る内容毎に申請データを分割する手段と、分割した各申請データに一貫するＩＤを設定するとともに、この電子申請を行った利用者および該当処理部門と分割申請データとを関係付けてデータベースに登録する手段と、各分割申請データを、対応する処理部門の処理部門端末に送信する手段と、各分割申請データ毎の処理部門における処理状況を、対応する処理部門端末より受信してデータベースに記録する手段と、前記処理状況を、処理状況とこれに応じた対応処理との関係を定めたテーブルまたはアルゴリズムにあてはめて、対応処理の選択を行う手段と、選択した対応処理を、該当処理部門端末、出力装置、および利用者端末のいずれかに宛てて出力する手段と、を含むことを特徴とする電子申請に伴う申請データ管理システムをなすこととできる。これによれば、本発明の電子申請に伴う申請データ管理方法を実現するシステムをなすこととなる。
【００１３】
更に、電子申請に伴う申請データを管理する方法をコンピュータに実行させるためのプログラムであって、前記コンピュータが、入力装置または電子申請を行う利用者端末より電子申請に伴う申請データを受付けるステップと、受け付けた申請データを、申請データの属性と当該申請データの処理部門との関係を定めたテーブルまたはアルゴリズムにあてはめて、複数の処理部門に処理を各々割り振る内容を含む申請データであるか判定するステップと、前記判定の結果、前記申請データが複数の処理部門に処理を割り振る内容を含むものと判定したならば、各処理部門に割り振る内容毎に申請データを分割するステップと、分割した各申請データに一貫するＩＤを設定するとともに、この電子申請を行った利用者および該当処理部門と分割申請データとを関係付けてデータベースに登録するステップと、各分割申請データを、対応する処理部門の処理部門端末に送信するステップと、各分割申請データ毎の処理部門における処理状況を、対応する処理部門端末より受信してデータベースに記録するステップと、前記処理状況を、処理状況とこれに応じた対応処理との関係を定めたテーブルまたはアルゴリズムにあてはめて、対応処理の選択を行うステップと、選択した対応処理を、該当処理部門端末、出力装置、および利用者端末のいずれかに宛てて出力するステップと、を含むことを特徴とする電子申請に伴う申請データ管理プログラムをなすこととできる。これによれば、本発明の電子申請に伴う申請データ管理方法をコンピュータ上で実行可能となる。
【００１４】
また、前記申請データ管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体をなすこととできる。これによれば、前記申請データ管理プログラムをコンピュータに提供可能となる。
【００１５】
以下に本発明の実施形態について図面を用いて詳細に説明する。本実施形態においては、自治体が住民からの電子申請を受付けるシステム、つまり電子申請に伴う申請データ管理システムを運営し、住民らに本発明の申請データ管理方法に即したサービスを提供する状況を想定する。勿論、本実施形態だけに本発明の適用範囲は限定されず、電子申請に伴う申請データを管理するいずれの状況にも適用可能である。
【００１６】
図１は本実施形態の申請データ管理システムを含むネットワーク構成を示す図である。申請データ管理システム１００（以下、システム１００とする）は、本発明の電子申請に伴う申請データ管理方法を実現する核となる装置である。このシステム１００は、申請書入力・結果通知装置１１０、処理状況管理装置１２０、データベース１３０、およびテーブル１４０から構成される。また、適宜な通信装置を備えてインターネットやＬＡＮなどのネットワーク１５０、１８０に接続し、住民らが用いる利用者端末１６０や自治体における電子申請の各処理部門が備える処理部門端末１７０とデータ通信可能となっている。
【００１７】
前記申請書入力・結果通知装置１１０は、例えばコンソール等の入力端末あるいはネットワーク上での入力インターフェイスであって利用者からの申請データの入力を受け付ける申請データ入力手段１１１、受け付けた申請データを処理部門毎に分割した分割申請データをなして振り分け処理を行う申請データ振り分け手段１１２、そして、後述する処理状況データベース１３２における各処理部門での処理状況について利用者端末１６０や処理部門端末１７０に通知を行う処理状況通知手段１１３から構成される。
【００１８】
また、前記処理状況管理装置１２０は、申請データ入力手段１１１で受け付けた申請データをその属性に応じて整理し申請データデータベース１３１への保存処理を実行する申請データ保存手段１２１、各処理部門における処理状況を処理状況データベース１３２に保存する処理状況保存手段１２２、そして、各処理部門における処理結果を処理結果データベース１３３に保存する処理結果保存手段１２３から構成される。
【００１９】
なお、上記した各手段１１１、１１２、１１３、１２１、１２２、１２３は、システム１００が備える機能を体現したものであって、各手段を実現する装置であってもよいし、コンピュータプログラムであってもよい。
【００２０】
データベース１３０は、利用者たる住民から受け付けた電子申請の申請データを格納する申請データデータベース１３１、分割申請データ毎に各処理部門での処理状況が随時保存される処理状況データベース１３２、そして、各処理部門における分割申請データにかかる処理結果を格納する処理結果データベース１３３から構成される。図２は本実施形態における処理状況データベース１３２のレコード形式２００を示す図である。システム１００は、申請データ入力手段１１１にて受け付けた申請データに対して受付番号２０１を設定すると共に、申請データ振り分け手段１１２で各処理部門毎に申請データを分割し振り分けた分割申請データ毎に申請書連番２０２を割り振って管理を行う。
【００２１】
分割申請データはシステム１００より担当する処理部門（例：自治体における原課とする）に送られる。システム１００は原課での受付番号たる原課受付番号２０３を処理部門端末１７０より受けてデータベース１３２に記録する。また各分割申請データごとの処理状況２０４も処理部門端末１７０より受け付けてこのデータベース１３２に格納しているのである。例えば、受付番号“０００１”なる申請データは、原課が“Ａ”〜“Ｄ”までの４つの処理部門に割り振られるべきとして、システム１００により申請書連番２０２が“０４−０１”〜“０４−０４”までの分割申請データに分割されている。また各処理部門たる原課“Ａ”〜“Ｄ”での処理状況２０４が例えば“不備”や“処理済”といった具合にその処理進行状況に応じて随時更新されている。
【００２２】
テーブル１４０は、処理部門判定テーブル１４１および対応処理判定テーブル１４２から構成される。処理部門判定テーブル１４１は申請データの属性と当該申請データの処理部門との関係を定めたテーブルであって、申請データ入力手段１１１を介して受け付けた申請データを、例えば前記申請データ振り分け手段１１２がこれにあてはめることで、複数の処理部門に処理を各々割り振る内容を含む申請データであるか判定することが出来る。図中で示すように、データ属性が例えば“新住所”であればその対応処理は“転出入”であり、その処理を行うのは“住民課”となる訳である。
【００２３】
対応処理判定テーブル１４２は、処理状況とこれに応じた対応処理との関係を定めたテーブルであって、前記処理状況データベース１３２に格納される各処理部門における処理状況を、例えば前記処理状況通知手段１１３がこれににあてはめることで、対応処理の選択を行うことが出来る。図中で示すように、処理状況が“処理完了”となれば、対応処理は“結果通知”となる訳である。
なお、前記処理部門判定テーブル１４１および対応処理判定テーブル１４２は、これらの内容と各判定処理を記述したアルゴリズムに代えることも可能である。
【００２４】
上述したシステム１００に対して電子申請を行う住民らが用いるのが利用者端末１６０である。この利用者端末１６０は、住民が所持するコンピュータ装置であることが想定されるが、前記したシステム１００における申請データ入力手段１１１が代替することも可能である。処理部門端末１７０は、システム１００を運営する自治体において電子申請に伴う処理を行う各処理部門が備える端末である。本実施形態においてこの処理部門端末１７０は、ネットワーク１８０を介してシステム１００と接続される例を示したが、システム１００と一体となったコンピュータ装置を想定することも可能である。
【００２５】
なお、上記の申請データデータベース１３１、処理状況データベース１３２、および処理結果データベース１３３は、それぞれ別々の記憶装置に設けられて各個独立のデータベースとして機能するとしてもよいし、ネットワークを通じて適宜組み合わせたり或いは１つの記憶装置に集約して設けてもよい。
【００２６】
また、処理部門判定テーブル１４１および対応処理判定テーブル１４２は、それぞれ別々の記憶装置に設けられて各個独立のテーブルとして機能するとしてもよいし、ネットワークを通じて適宜組み合わせたり或いは１つの記憶装置に集約して設けてもよい。
【００２７】
更に、システム１００は、申請書入力・結果通知装置１１０および処理状況管理装置１２０、ならびにそれらを構成する各手段１１１、１１２、１１３、１２１、１２２、１２３を、一体に備えているとしてもよいし、ネットワークを介して利用可能に結ばれた別装置が備えるものとしてもよい。
【００２８】
また、システム１００または処理部門端末１７０となる装置としては、サーバコンピュータは勿論のこと、本発明の電子申請に伴う申請データ管理方法において担うべき処理を実現できる演算機能および入出力機能を備えている装置であればいずれのものでもよい。利用者端末１６０も同様に、システム１００にアクセスして申請データや処理状況に関する情報を送受信可能な通信機能と処理能力を備える装置であればいずれのものでもよい。例えばパーソナルコンピュータ以外に、ネットワーク接続可能な携帯端末、ＰＤＡ、ゲーム機、デジタルＴＶなどコンピュータチップを備えるいずれの機器でもよい。
【００２９】
更に、システム１００と利用者端末１６０および処理部門端末１７０らをつなぐネットワークに関しては、インターネットやＬＡＮの他に、ＷＡＮ（Ｗｉｄｅ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）、専用線、電灯線ネットワーク、無線ネットワークなど様々なネットワークを採用することも出来る。また、ＶＰＮなど仮想専用ネットワーク技術を用いれば、インターネットにおいてセキュリティ性を高めた通信が確立され好適である。
【００３０】
図３は本実施形態の申請データ管理方法の実際手順例を示す流れ図である。次に、本実施形態の申請データ管理方法の具体的な処理手順について説明する。まず、自治体における前記システム１００は、入力装置としての前記申請データ入力手段１１１または前記利用者端末１６０より電子申請に伴う申請データを受付ける（ｓ３００）。図４は本実施形態の申請データの入力画面４００の例を示す図である。申請データ入力手段１１１または利用者端末１６０におけるディスプレイ等の出力装置ではシステム１００由来のこの入力画面４００が表示される。
【００３１】
住民等の利用者は、この入力画面４００を閲覧しこれを入力インターフェイスとして自らの申請内容を入力していく。この入力画面４００で入力を受付けるデータの例としては、図示するように、氏名４１１や住基番号４１２といった申請者を特定可能な申請者情報４１０、転居申請といった申請する事柄をプルダウンメニュー４２１等で選択指示可能な申請事項４２０、および詳細内容４３０が挙げられる。詳細内容４３０は例えば前記した申請事項４２０に応じて変化するものであり、“転居申請”に応じた内容として、世帯主属性４３１、転居前住所４３２、転居後住所４３３、家族構成４３４、年金・保険種類４３５、年金受給者有無４３６、保育所利用希望有無４３７、希望保育所４３８等が例として想定できる。
【００３２】
前記のような入力画面４００において入力された申請データは、システム１００における申請データ入力手段１１１が受け付ける。システム１００の申請データ保存手段１２１はこの申請データについて図２に既に示したような受付番号を採番し、申請データデータベース１３１に記録する（ｓ３０１）。一方、申請データ振り分け手段１１２は、この申請データを申請データの属性と当該申請データの処理部門との関係を定めた処理部門判定テーブル１４１にあてはめる処理を実行する（ｓ３０２）。
【００３３】
この処理により、前記申請データが、複数の処理部門に処理を各々割り振る内容を含む申請データであるかの判定を行う（ｓ３０３）。前記判定の結果、前記申請データが複数の処理部門に処理を割り振る内容を含むものでないと判定したならば、１つの申請データが１つの処理、あるいは１つの処理部門での処理しか含まない場合の通常のワークフローに従って処理を完了させる。
【００３４】
一方、前記判定の結果、前記申請データが複数の処理部門に処理を割り振る内容を含むものであると判定したならば、各処理部門に割り振る内容毎に申請データを分割する（ｓ３０５）。図４で示した入力画面４００から取得した申請データの例で言えば、転居後住所４３３や保育所利用希望有無４３７についてのデータが、処理部門判定テーブル１４１において照合されると、“住民課”や“児童課”といった対応すべき処理部門が浮かび上がることとなる。よって、この住民課や児童課を処理部門（原課）と認識し、各原課における処理に必要な情報をこの申請データから適宜分割し抽出するのである。
【００３５】
申請データ振り分け手段１１２は、分割した各申請データを分割申請データとし、これらに一貫するＩＤたる連番を設定する（ｓ３０６）。更に、この電子申請を行った利用者たる住民および該当処理部門と分割申請データとを関係付けて申請データデータベース１３１に記録する一方で、処理状況データベース１３２においてこの分割申請データの登録を実行する（ｓ３０７）。
【００３６】
システム１００は、このように生成された分割申請データを、対応する処理部門の処理部門端末１７０に送信する（ｓ３０８）。処理部門端末１７０でこれを受けて原課受付番号の採番を行っている場合（ｓ３０９）、この原課受付番号を処理部門端末１７０より受信し（ｓ３１０）、申請データデータベース１３１および処理状況データベースに反映させる（ｓ３１１）。
【００３７】
以後、システム１００は、各分割申請データ毎の処理部門における処理状況を、対応する処理部門端末１７０より受信し、処理状況保存手段１２２を通じて処理状況データベース１３２に記録する（ｓ３１２）。処理部門での処理状況が変化するごとに処理部門端末１７０よりその旨の通知を受け付け、処理状況データベース１３２を更新するのである。
【００３８】
このように処理状況が処理状況データベース１３２に記録されるようになった後、例えば、処理部門端末１７０、申請データ入力手段１１１、および利用者端末１６０のいずれかから分割申請データの連番（ＩＤ）または原課受付番号を含む情報提供要求を受付けたならば（ｓ３１３）、この連番等に基づいて処理状況データベース１３２を検索して該当する分割申請データの処理状況を特定する（ｓ３１４）。そしてこの処理状況を、情報提供要求のあった前記端末等に返信する（ｓ３１５）。
【００３９】
またシステム１００は、処理状況データベース１３２における各分割申請データの処理状況を、処理状況とこれに応じた対応処理との関係を定めた対応処理テーブル１４２にあてはめて、対応処理の選択を行う（ｓ３１６）。ここで選択した対応処理については、該当処理部門端末１７０、出力装置、および利用者端末１６０のいずれかに宛てて処理状況通知手段１１３が通知を行う（ｓ３１８）。ここでの対応処理により、分割申請データの処理状況が処理完了の旨を示すものとなったならば（ｓ３２２）、当該処理完了の旨またはその処理結果を、処理部門端末１７０、出力装置、および利用者端末１６０のいずれかに宛てて出力し処理を終了する（ｓ３２３）。
【００４０】
他方、ステップｓ３１７において、処理状況データベース１３２における分割申請データの処理状況が、データの要訂正の状況を示すものであると判定されたならば、当該分割申請データの由来となった利用者を申請データデータベース１３１において特定する。そして、出力装置または前記特定した利用者の利用者端末１６０に宛てて、データ訂正要求を送信する（ｓ３１９）。
【００４１】
図５は本実施形態のデータ訂正画面例の入力画面例を示す図である。この図におけるデータ訂正画面５００は、例えば、前記入力画面４００において取得している氏名５１１や住基番号５１２といった申請者情報５１０、申請事項５２０と共に、要訂正データ５３０を含む構成となる。要訂正データ５３０の例としては、前記入力画面４００において保育所利用希望４３７が“有り”となっており、かつその希望保育所４３８が既に定員超過となっている状況に対応したものを例示している。そのため訂正要求事由５３１は“定員超過の為”となり、訂正前データ５３２は、第一から第三の希望保育所（“ＡＢＣ園、ＣＤＥ園、ＦＧＨ園”）が示される。住民はこの画面５００の内容を認識し、訂正後データ５３３において訂正入力を行うのである。ここでは新たな第一から第三の希望保育所（“ＩＪＫ園、ＬＭＮ園、ＯＰＱ園”）の選択を住民が行っている。
【００４２】
システム１００は、この画面５００での入力データを受け付けることで、訂正済み分割申請データの受信を行う（ｓ３２０）。受信した訂正済み分割申請データは、申請データデータベース１３１に格納する一方で、該当処理部門端末１７０へ送信する（ｓ３２１）。この訂正済み分割申請データにより処理が正常に完了することとなれば（ｓ３２２）、この処理結果等を利用者端末１６０等に通知し処理は完了する（ｓ３２３）。勿論、分割申請データに関する訂正が済むだけで全ての処理が完了するとは限らないから、この場合はその他の処理が完了するまでステップｓ３２２とｓ３１２との間の処理をループすることになる。
【００４３】
図６は本実施形態における申請状況一覧画面を示す図である。住民が複数の申請データをシステム１００に提出している場合、例えば、前記した“転居申請”以外にも申請がなされているとすれば、その処理状況が一覧表示されて利用者に提供されると好適である。その一覧画面が申請状況一覧画面６００となる。この画面６００は、転居申請や出産申告といった申請した事柄６０１、各事柄ごとの処理状況６０２、そしてその処理に際して生じた連絡事項６０３といった情報を含む。上述してきた“転居申請”にまつわる処理に際しては、データ訂正要求が利用者端末１６０に送信されることとなっていたから、連絡事項６０３において“あり”の表示となる。住民等の利用者は、自分のした電子申請の処理状況などを本画面６００にて容易にチェックし、認識しうるのである。
【００４４】
本発明の実施の形態によれば、次の効果を奏する。
複数の処理を併せて必要とする１まとめの電子申請データのうち、不備や誤りなどの不適正なデータが存在した場合であっても、その不適正なデータのみに関する利用者等に対する訂正要求の上、この訂正結果を受け付けて処理部門端末に送ることとなる。このため、処理部門毎に処理を平行して行うことが可能となり、電子申請に関する処理効率が向上し、利用者の利便性も高まる。
【００４５】
また、電子申請の処理状況を、電子申請を行った住民等の利用者に提示可能となる。このため、利用者は１つの電子申請に伴い複数の処理部門にて行われている各処理の処理状況やその結果を任意に把握することが可能となる。勿論、各処理部門における申請データの処理状況は各処理部門をまたがって共有することも可能となる上、ある処理部門が他部門の処理進行状況を任意に把握可能な状況も現出するのである。
【００４６】
しかもこの申請データの処理が各処理部門で行われるに際し、１つの申請データから分割された複数の申請データには一貫した連番などのＩＤが付されるから、申請データ毎、或いは処理部門単位でくくった扱いが可能となり、処理漏れを抑制するという効果も奏する。
【００４７】
以上、本発明の実施の形態について、その実施の形態に基づき具体的に説明したが、これに限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で種々変更可能である。
【００４８】
【発明の効果】
本発明によれば、電子申請に伴う申請データ管理方法およびシステムを提供できる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本実施形態の申請データ管理システムを含むネットワーク構成示す図である。
【図２】本実施形態における処理状況データベースのレコード形式例を示す図である。
【図３】本実施形態の申請データ管理方法の実際手順例を示す流れ図である。
【図４】本実施形態の申請データの入力画面例を示す図である。
【図５】本実施形態のデータ訂正画面例の入力画面例を示す図である。
【図６】本実施形態における申請状況一覧画面を示す図である。
【符号の説明】
１００  申請データ管理システム、管理システム
１１０  申請書入力・結果通知装置
１１１  申請データ入力手段
１１２  申請データ振り分け手段
１１３  処理状況通知手段
１２０  処理状況管理装置
１２１  申請データ保存手段
１２２  処理状況保存手段
１２３  処理結果保存手段
１３０  データベース
１３１  申請データデータベース
１３２  処理状況データベース
１３３  処理結果データベース
１４０  テーブル
１４１  処理部門判定テーブル
１４２  対応処理判定テーブル
１５０  ネットワーク、インターネット
１６０  利用者端末
１７０  処理部門端末
１８０  ネットワーク、ＬＡＮ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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