(57)【要約】【課題】ファクシミリ原稿が正常に送信先に届いたか否かを、送信側で判断することができない。【解決手段】第２ファクシミリ装置１８は、第１ファクシミリ装置５０に例えば伝票をファクシミリ原稿として送信する。第１ファクシミリ装置５０は、そのファクシミリ原稿に含まれる文字列を文字認識し、収集データを生成して、文書管理装置１００に送信する。文書管理装置１００は、その収集データを付加したインスタントメッセージをクライアント１６に送信する。送信者は、そのインスタントメッセージを参照して、収集データに誤りがあるか否かを判断する。収集データに誤りがある場合、修正指示を付加したインスタントメッセージを文書管理装置１００に送信する。文書管理装置１００は、その指示に応じて収集データを修正する。これにより、送信者は、ファクシミリ原稿が正常に届いたか否かを把握できる。【選択図】        図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
画像データを受信する手段と、
受信した画像データに含まれる文字を認識して文字データに変換する手段と、
前記文字データを仮登録する格納手段と、
前記文字データを含む第１のインスタントメッセージを所定の宛先に送信する手段と、
前記所定の宛先からの第２のインスタントメッセージに含まれる情報に基づいて、前記文字データに対して所定の処理を施す処理手段と、
を備えることを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記第２のインスタントメッセージに、前記文字データを登録することを指定する情報が含まれている場合に、前記処理手段は、前記文字データを前記格納手段に本登録することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記第２のインスタントメッセージに、前記文字データの修正を指示する情報が含まれている場合に、前記処理手段は、前記文字データを修正して前記格納手段に本登録することを特徴とする請求項１または２に記載の文書管理装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は文書管理技術に関し、とくに画像から抽出した文字データを管理する装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
ネットワーク技術の発達にともない、多くの端末がネットワークに接続され、種々の情報を送受信することが一般的になった。ネットワークには、プリンタ、スキャナ、ファクシミリ装置、ＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ  Ｆｕｎｃｔｉｏｎａｌ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）などの情報機器も接続され、複数の端末に共有されるようになった。これを背景として、ファクシミリ原稿を電子メールに添付して送受信するファクシミリ装置が普及し始めている（特許文献１）。
【０００３】
【特許文献１】
特開２００２−１５８８４６号公報
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
ファクシミリ原稿を送信した場合、その原稿が正常に受信されたか否かを送信側で把握できない。また、伝票などをファクシミリ原稿として送信し、受信側でそのファクシミリ原稿をＯＣＲなどにより文字データとして文字認識し、データベースなどに登録する装置がある。こうした装置では、オペレータが受信したファクシミリ原稿と文字データとを比較して正しく認識されているか否かを確認し、必要に応じて修正をする。こうした確認作業は、多少の労力を必要とし、また入力ミスなどは許されないためオペレータに精神的なプレッシャーを常に与えてしまう。
【０００５】
本発明は上記課題に鑑みてなされたものであり、その目的は、送信側でファクシミリ原稿の受信状況を把握可能にするための技術、ファクシミリ原稿等の画像データを利用したデータ登録技術の提供にある。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
本発明のある態様は、文書などのデータを管理する装置である。この装置は、画像データを受信する手段と、受信した画像データに含まれる文字を認識して文字データに変換する手段と、その文字データを仮登録する格納手段と、その文字データを含む第１のインスタントメッセージを所定の宛先に送信する手段と、その宛先からの第２のインスタントメッセージに含まれる情報に基づいて、文字データに対して所定の処理を施す処理手段とを備える。これにより、送信側は、画像データとして送信した内容が、正常に文字認識されているか否かを把握できる。また、受信側は、画像データの内容を正常に認識したか否かを確認する作業を省略できる。「所定の処理」は、例えば文字データを格納手段に本登録する処理、文字データを修正する処理、文字データを格納手段から削除する処理などであってよい。「画像データ」は、例えばＧ３、Ｇ４、ＳＭＴＰ、ＨＴＴＰなどのプロトコルを利用して受信したＭＭＲ形式やＴＩＦＦ形式等のファクシミリ原稿であってよい。
【０００７】
この装置は、第２のインスタントメッセージに、文字データを登録することを指定する情報が含まれている場合に、処理手段は、文字データを格納手段に本登録してもよい。これにより、この装置は、画像データの送信元からの許可を受信した後、文字データを例えばデータベースなどの格納手段に正式に登録できる。
【０００８】
この装置は、第２のインスタントメッセージに、文字データの修正を指示する情報が含まれている場合に、処理手段は、文字データを修正して格納手段に本登録してもよい。これにより、文字データに誤りがある場合、送信元が、文字データの修正を指示することができる。
【０００９】
なお、以上の構成要素の任意の組合せ、本発明の表現を方法、装置、システム、記録媒体、コンピュータプログラムなどの間で変換したものもまた、本発明の態様として有効である。
【００１０】
【発明の実施の形態】
図１は、実施の形態に係る文書管理システム１０の構成図である。インスタントメッセージサーバ１４（以下、単に「ＩＭサーバ１４」という）は、インスタントメッセージサービス（以下、単に「ＩＭサービス」という）を提供するためのサーバである。ＩＭサービスは、例えばＩＭサービスの利用者（以下、単に「ＩＭ利用者」という）がメッセージの送受信を行うことができるか否かの情報を提供するサービス（以下、単に「プレゼンスサービス」という）と、ＩＭ利用者間のメッセージの伝達を行うサービス（以下、単に「メッセージサービス」という）とを含むものである。「インスタントメッセージ」は、プレゼンスサービスおよびメッセージサービスの総称であってもよいし、プレゼンスサービスまたはメッセージサービスの一方を示してもよい。要は、インスタントメッセージは、ＩＭサービスにおいて送受信される情報である。インスタントメッセージを、以下単に「メッセージ」という。ＩＭ利用者は、インスタントメッセージクライアント（以下、単に「ＩＭクライアント」という）を使うことで、ＩＭサービスを利用できる。以下、ＩＭ利用者がＩＭサーバ１４にログイン中の状態、すなわちメッセージの送受信を行うことができる状態を「アクティブ状態」という。
【００１１】
ＩＭサービスにおいて、メッセージは、ＩＭ利用者がアクティブ状態のときに送受信されるので、ＩＭサーバ１４にはＳＭＴＰ（Ｓｉｍｐｌｅ  Ｍａｉｌ  Ｔｒａｎｓｆｅｒ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）やＰＯＰ（Ｐｏｓｔ  Ｏｆｆｉｃｅ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）で利用されるメールサーバの様に明示的にメッセージを一時格納する仕組みが存在しない。このため、メッセージは即座に送信先であるＩＭ利用者のＩＭクライアントに通知され、プッシュ型の通知が可能である。ＩＭサーバ１４は、既存のＩＭサービスを提供するサーバであってもよいし、新たに設けられてもよい。本図では、ＩＭサーバ１４は、ネットワーク１２に接続されている。クライアント１６は、ＩＭサーバ１４にログインして、インスタントメッセージサービスを利用することができる。また、文書管理装置１００も同様にＩＭサーバ１４のクライアントとしての機能を有する。
【００１２】
第２ファクシミリ装置１８は、例えば伝票などをファクシミリ原稿としてネットワーク１２を介して第１ファクシミリ装置５０に送信する。第１ファクシミリ装置５０は、例えばＯＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ  Ｃｈａｒａｃｔｅｒ  Ｒｅａｄｅｒ）などによりそのファクシミリ原稿に含まれる文字列を文字認識し、収集データとして文書管理装置１００に出力する。文書管理装置１００は、その収集データをインスタントメッセージに付加して、ファクシミリ原稿の送信者（以下、単に「ユーザ」という）のクライアント１６に送信する。ユーザは、インスタントメッセージに付加された収集データを参照して、内容に誤りが無いか否かを判断する。
【００１３】
誤りがない場合、ユーザは、収集データを正式に登録することを指示する情報（以下、単に「登録コマンド」という）を付加したインスタントメッセージをクライアント１６から文書管理装置１００に送信する。誤りがある場合、ユーザは、修正を指示する情報（以下、単に「修正コマンド」という）を付加したインスタントメッセージをクライアント１６から文書管理装置１００に送信する。また、ファクシミリ原稿の再送が必要な場合、ユーザは、再送を指示する情報（以下、単に「再送コマンド」という）を付加したインスタントメッセージをクライアント１６から文書管理装置１００に送信する。これにより、ユーザは、文書管理装置１００に登録される収集データを確認した上で、登録を指示することができる。すなわち、この文書管理システム１０により、ファクシミリ原稿が正常に送信されたことを送信者が確認することができる。
【００１４】
図２は、図１の第１ファクシミリ装置５０および文書管理装置１００の内部構成図である。第１ファクシミリ装置５０および文書管理装置１００の各構成要素は、任意のコンピュータのＣＰＵ、メモリ、メモリにロードされた本図の構成要素を実現するプログラム、そのプログラムを格納するハードディスクなどの記憶ユニット、ネットワーク接続用インターフェースを中心にハードウエアとソフトウエアの任意の組み合わせによって実現されるが、その実現方法、装置にはいろいろな変形例があることは、当業者には理解されるところである。以下説明する各図は、ハードウエア単位の構成ではなく、機能単位のブロックを示している。
【００１５】
ログイン部１２２は、ＩＭサーバ１４と接続してＩＭサービスのログイン処理を行い、文書管理装置１００をアクティブ状態にする。このログイン処理のために、ログイン部１２２は、例えばＩＭサービスを利用するための識別情報（以下、単に「ログインＩＤ」という）とパスワードとを保持する。このようなログインに必要な情報を、以下、「ログイン情報」という。ログイン部１２２は、ログイン情報を予め保持していてもよいし、文書管理装置１００の管理者などから設定を受け付けてもよい。また、複数のＩＭサービスに対応する場合、ログイン部１２２は、それぞれのＩＭサービス用のログイン情報を保持する。
【００１６】
利用者情報データベース１１８は、文書管理装置１００の利用者すなわち文書管理装置１００に収集データの登録を要求するユーザの情報と、そのユーザがＩＭサーバ１４にログインしているか否か、すなわちアクティブ状態であるか否かを示す情報などを保持する。検出部１２０は、ログイン部１２２によりログインが完了した後、利用者情報データベース１１８に保持されたユーザについて、アクティブ状態か否かをＩＭサーバ１４に問い合わせる。
【００１７】
図３は、図２の利用者情報データベース１１８におけるデータ構造の一例を示す図である。Ｆａｘ番号欄２００は、図１の第２ファクシミリ装置１８など収集データの登録を許可するファクシミリ装置のファクシミリ番号を保持する。ログインＩＤ欄２０２は、ユーザのログインＩＤ等、ＩＭサービスにおいてユーザを特定可能な情報（以下、単に「ＩＭ識別情報」という）を保持する。すなわち、Ｆａｘ番号欄２００に保持されたファクシミリ番号で特定されるファクシミリ装置を利用して、ファクシミリ原稿を送信するユーザを特定する情報を保持する。
【００１８】
図２の検出部１２０は、プレゼンスサービスを利用して、そのＩＭ識別情報で特定されるユーザのログイン状態、すなわちアクティブ状態か否かを検出する。状態欄２０４は、検出部１２０により検出されたログイン状態をユーザごとに保持する。ＩＭアドレス欄２０６は、ＩＭサービスにおいてメッセージの宛先を指定するための情報（以下、単に「ＩＭアドレス」という）を保持する。例えば、ＩＭアドレスとＩＭ識別情報とが一致している場合、ＩＭアドレス欄２０６には、ＩＭ識別情報が保持されてもよい。
【００１９】
図２に戻り、第１ファクシミリ装置５０は、第２ファクシミリ装置１８からファクシミリ原稿を受信する受信部５２と、受信したファクシミリ原稿を例えばＯＣＲなどで文字認識を行い、文字データに変換して収集データを生成する文字認識部５４とを有する。文字認識部５４は、収集データを文書管理装置１００の登録部１０２に出力する。
【００２０】
登録部１０２は、収集データを収集情報格納部１０４に仮登録するとともに、その収集データを受信通知生成部１１６に出力する。収集情報格納部１０４は、収集データに対応付けて、そのデータが本登録か仮登録かを示す情報（以下、単に「本登録フラグ」という）を保持する。文書管理装置１００は、本登録された収集データを、例えば伝票に対する本来の処理の処理対象として取り扱う。
【００２１】
受信通知生成部１１６は、その収集データを含むインスタントメッセージ（以下、単に「受信通知」という）を生成する。宛先設定部１０８は、受信部５２から供給される例えば第２ファクシミリ装置１８のファクシミリ番号に対応づけられたＩＭアドレスを利用者情報データベース１１８から読み込み、受信通知の宛先として設定する。送信部１１４は、宛先の設定された受信通知をクライアント１６に送信する。また、宛先設定部１０８は、受信部５２が通信中に第２ファクシミリ装置１８から取得したＩＭアドレスを受信通知の宛先として設定してもよい。また、宛先設定部１０８は、ユーザからＩＭアドレスの入力を受け付けてもよい。
【００２２】
ユーザは受信通知を参照して、収集データに誤りがあるか否かを判定する。収集データを修正する場合には、クライアント１６は、引数として修正後の値が設定された修正コマンドを付加したインスタントメッセージ（以下、単に「照合通知」という）を文書管理装置１００に送信する。また、収集データに誤りがない場合、クライアント１６は、登録コマンドを付加した照合通知を送信する。また、再送の必要がある場合、クライアント１６は、再送コマンドを付加した照合通知を送信する。
【００２３】
受信部１１２は、照合通知を受信して、処理部１０６に出力する。照合通知に修正コマンドが付加されている場合、処理部１０６は収集情報格納部１０４を書き換えて、修正コマンドの引数として設定されたデータの更新を行う。照合通知に登録コマンドが付加されている場合、処理部１０６はその収集データを本登録する。すなわち、処理部１０６は、収集情報格納部１０４の本登録フラグを変更する。また、照合通知に再送コマンドが付加されている場合、処理部１０６は収集情報格納部１０４から該当するレコードを削除する。
【００２４】
他の例では、収集データに誤りがある場合、ユーザは、受信通知に含まれる収集データのうち、修正の必要なデータを書き換えて返信し、収集データに誤りがない場合、ユーザは受信通知をそのまま返信してもよい。そして、処理部１０６は、受信通知と照合通知とのマッチングをとり、変更されている部分があれば、その部分を特定し、特定した部分のデータを更新してもよい。また、受信通知と照合通知とのマッチングをとり、変更されている部分がなければ、処理部１０６は、その収集データを本登録してもよい。
【００２５】
図４は、図１の文書管理システム１０における各装置間のシーケンスの一例を示す図である。まず、第２ファクシミリ装置１８は、第１ファクシミリ装置５０に向けてファクシミリ原稿を送信する（Ｓ１０）。第１ファクシミリ装置５０は、そのファクシミリ原稿を文字認識し、収集データを生成する（Ｓ１２）。そして、第１ファクシミリ装置５０は、収集データを文書管理装置１００に送信する（Ｓ１４）。
【００２６】
そして、文書管理装置１００は、受信した収集データを仮登録する（Ｓ１６）。次に、文書管理装置１００は受信通知を生成し（Ｓ１８）、クライアント１６に送信する（Ｓ２０）。ユーザは、その受信通知を参照する。そしてクライアント１６は、照合通知を送信する（Ｓ２２）。文書管理装置１００は、照合通知に再送コマンドが含まれているか否かを判定する（Ｓ２３）。再送コマンドが含まれている場合（Ｓ２３のＹ）、文書管理装置１００は、収集情報格納部１０４に仮登録した収集データを削除する（Ｓ２５）。そして、処理を終了する。文書管理装置１００は、再送コマンドに基づいて再送されるファクシミリ原稿を、新たな画像データとして扱う。ステップ２３で、再送コマンドが含まれていない場合（Ｓ２３のＮ）、文書管理装置１００は、照合通知に修正コマンドが含まれているか否かを判定する（Ｓ２４）。修正コマンドが含まれている場合（Ｓ２４のＹ）、文書管理装置１００は指定されたデータを修正する（Ｓ２６）。修正指示がない場合（Ｓ２４のＮ）、文書管理装置１００は収集データを本登録する（Ｓ２５）。
【００２７】
Ｓ２０の受信通知を受信後、クライアント１６は、再送か完了かを指定する通知を第２ファクシミリ装置１８に行う（Ｓ２８）。第２ファクシミリ装置１８は、再送指示か否かを判定する（Ｓ３０）。再送を指示された場合（Ｓ３０のＹ）、第２ファクシミリ装置１８は、ファクシミリ原稿を第１ファクシミリ装置５０に再送する（Ｓ３２）。完了指示の場合（Ｓ３２のＮ）、処理を終了する。
【００２８】
以上、本発明を実施の形態をもとに説明した。実施の形態は例示であり、それらの各構成要素や各処理プロセスの組合せにいろいろな変形例が可能なこと、またそうした変形例も本発明の範囲にあることは当業者に理解されるところである。
【００２９】
【発明の効果】
本発明によれば、ファクシミリ原稿の送信者は、そのファクシミリ原稿が正常に受信側に受信されたことを確認でき、送信側および受信側にとって利便性の高い文書管理技術を提供できる。
【図面の簡単な説明】
【図１】実施の形態に係る文書管理システムの構成図である。
【図２】図１の第１ファクシミリ装置および文書管理装置の内部構成図である。
【図３】図２の利用者情報データベースにおけるデータ構造の一例を示す図である。
【図４】図１の文書管理システムにおける各装置間のシーケンスの一例を示す図である。
【符号の説明】
１０  文書管理システム、１２  ネットワーク、１４  ＩＭサーバ、１６  クライアント、１８  第２ファクシミリ装置、５０  第１ファクシミリ装置、１００  文書管理装置、１０２  登録部、１０４  収集情報格納部、１０６  処理部、１０８  宛先設定部、１１０  送受信部、１１２  受信部、１１４  送信部、１１６  受信通知生成部、１１８  利用者情報データベース、１２０  検出部、１２２  ログイン部。
【図１】
2004336109.tif 000003
【図２】
2004336109.tif 000004
【図３】
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【図４】
2004336109.tif 000006