(57)【要約】【課題】添付ファイルを縮小画像として視覚的に提示するとともに電子メールに関する情報を提示することが可能な電子メール処理装置及び電子メール処理方法を提供する。【解決手段】電子メールを送受信する電子メール処理装置であって、電子メールに添付ファイルが付加されているか否かを判定し、添付ファイルが付加されている場合に電子メールを出力する電子メール処理手段と、電子メール処理手段からの電子メールから添付ファイルを抽出する添付ファイル抽出手段と、添付ファイル抽出手段からの添付ファイルから縮小画像を作成する縮小画像作成手段と、電子メールと縮小画像作成手段からの縮小画像とを対応付けた管理テーブルを作成するリンク情報管理手段と、電子メール、縮小画像作成手段からの縮小画像及びリンク情報管理手段からの管理テーブルを記録する記録手段とを具備する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールを送受信する電子メール処理装置であって、前記電子メールに添付ファイルが付加されているか否かを判定し、添付ファイルが付加されている場合に前記電子メールを出力する電子メール処理手段と、前記電子メール処理手段からの電子メールから添付ファイルを抽出する添付ファイル抽出手段と、前記添付ファイル抽出手段からの添付ファイルから縮小画像を作成する縮小画像作成手段と、前記電子メールと前記縮小画像作成手段からの縮小画像とを対応付けた管理テーブルを作成するリンク情報管理手段と、前記電子メール、前記縮小画像作成手段からの縮小画像及び前記リンク情報管理手段からの管理テーブルを記録する記録手段とを具備することを特徴とする電子メール処理装置。
【請求項２】
管理テーブルは、電子メールの識別番号、縮小画像名及び添付ファイル名から構成されることを特徴とする請求項１記載の電子メール処理装置。
【請求項３】
縮小画像及び当該縮小画像に関する情報をカタログ表示画面として一覧表示するカタログ表示手段を更に備え、電子メール処理手段は、ユーザからカタログ表示画面表示要求を受けた場合に、記憶手段から縮小画像及び当該縮小画像に関連する情報を取得し、前記カタログ表示手段へ出力することを特徴とする請求項１記載の電子メール処理装置。
【請求項４】
縮小画像に関連する情報は、電子メールのタイトル、送信者名、受信日時及び／または添付ファイル名であることを特徴とする請求項３記載の電子メール処理装置。
【請求項５】
電子メール処理手段は、添付ファイルが付加された電子メールの転送要求を受けた場合に、記録手段から前記添付ファイルに対応する縮小画像を取得し、当該取得した縮小画像を前記電子メールに添付して転送することを特徴とする請求項１記載の電子メール処理装置。
【請求項６】
電子メールに添付ファイルが付加されているか否かを判定し、添付ファイルが付加されている場合に前記電子メールを出力する第１のステップと、前記第１のステップからの電子メールから添付ファイルを抽出する第２のステップと、前記第２のステップからの添付ファイルから縮小画像を作成する第３のステップと、前記電子メールと前記第３のステップからの縮小画像とを対応付けた管理テーブルを作成する第４のステップと、前記電子メール、前記第３のステップからの縮小画像及び前記第４のステップからの管理テーブルを記録する第５のステップとを具備することを特徴とする電子メール処理方法。
【請求項７】
ユーザからカタログ表示画面表示要求を受けた場合に、第５のステップからの縮小画像及び当該縮小画像に関する情報をカタログ表示画面として一覧表示する第６のステップを更に備えることを特徴とする請求項６記載の電子メール処理方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子メール処理装置及び電子メール処理方法に関し、更に詳しくは、電子メールの添付ファイルを視覚的に提示することが可能な電子メール処理装置及び電子メール処理方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、電子メール処理装置では、電子メール本文と同じ画面に添付ファイルが添付されていることを示すアイコン、添付ファイルのファイル名及び／またはサイズを表示し、ユーザがマウス等を使用してアイコンをクリックすることにより、関連するアプリケーションソフトウェアを使用してファイルを表示する、あるいは、添付ファイルをデコードしハードディスクに展開して、展開されたファイルを関連するアプリケーションソフトウェアを使用して表示していた。
【０００３】
また、所望の添付ファイルを検索するには、想定される文字列について電子メール本文の全文検索を行い、当該検索結果に対応した電子メール本体の表示を行った後、同一画面内で添付ファイルが添付されていることを示すアイコンをクリックするなどして添付ファイルを表示し、目視することにより検索を行っていた。
【０００４】
従来の添付ファイル管理を行う電子メール処理装置としては、受信した電子メール本体から添付ファイルを抽出し、ファイルの順序づけ、整理等の管理を自動的に行う電子メール処理装置が公知である（例えば特許文献１参照）。
【０００５】
ここで図６を用いて、上記電子メール処理装置６００の構成及び処理について説明する。電子メール受信部６０１は、伝送路を介して電子メールを電子メール管理部６０２へ出力する。電子メール管理部６０２は、受信した電子メールに添付ファイルが含まれている場合に、当該添付ファイルをファイル名変更部６０３へ出力する。ファイル名変更部６０３は、添付ファイル名のうち、所定の位置にある所定の数の文字を、数字列等の予め定められた規則に従って生成された文字列に変更して新たなファイル名を生成し、当該新たなファイル名を電子メール管理部６０２へ出力する。電子メール管理部６０２は、ファイル名変更部６０３からのファイル名で、前記添付ファイルを記録媒体６０４に記憶させる。
【０００６】
また、電子メールの内容を視覚的に明示する電子メール処理装置としては、電子メール本文をイメージデータとしてアイコン表示する電子メール処理装置が公知である（例えば特許文献２参照）。
【０００７】
【特許文献１】
特開２００２―１５７１９９号公報（第１図）
【特許文献２】
特開平０１−２５９４５１号公報
【０００８】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記従来技術の添付ファイル管理を行う電子メール処理装置では、新たなファイル名を生成することにより添付ファイルを管理しているが、添付元の電子メール本体とは独立して管理しているため、元の電子メールとの対応付けはなされていない。
【０００９】
また、上記従来技術の電子メールの内容を視覚的に明示する電子メール処理装置では、添付ファイルを視覚的に明示することはできない。
【００１０】
本発明は、上記事情に鑑みて成されたもので、添付ファイルを縮小画像として視覚的に提示するとともに電子メールに関する情報を提示することが可能な電子メール処理装置及び電子メール処理方法を提供することを目的とする。
【００１１】
【課題を解決するための手段】
本発明の請求項１に係る電子メール処理装置は、電子メールを送受信する電子メール処理装置であって、電子メールに添付ファイルが付加されているか否かを判定し、添付ファイルが付加されている場合に電子メールを出力する電子メール処理手段と、電子メール処理手段からの電子メールから添付ファイルを抽出する添付ファイル抽出手段と、添付ファイル抽出手段からの添付ファイルから縮小画像を作成する縮小画像作成手段と、電子メールと縮小画像作成手段からの縮小画像とを対応付けた管理テーブルを作成するリンク情報管理手段と、電子メール、縮小画像作成手段からの縮小画像及びリンク情報管理手段からの管理テーブルを記録する記録手段とを具備することを特徴とする。
【００１２】
また、本発明の請求項２に係る電子メール処理装置は、請求項１の構成に加え、管理テーブルは、電子メールの識別番号、縮小画像名及び添付ファイル名から構成されることを特徴とする。
【００１３】
また、本発明の請求項３に係る電子メール処理装置は、請求項１の構成に加え、縮小画像及び当該縮小画像に関する情報をカタログ表示画面として一覧表示するカタログ表示手段を更に備え、電子メール処理手段は、ユーザからカタログ表示画面表示要求を受けた場合に、記憶手段から縮小画像及び当該縮小画像に関連する情報を取得し、カタログ表示手段へ出力することを特徴とする。
【００１４】
また、本発明の請求項４に係る電子メール処理装置は、請求項３の構成に加え、縮小画像に関連する情報は、電子メールのタイトル、送信者名、受信日時及び／または添付ファイル名であることを特徴とする。
【００１５】
また、本発明の請求項５に係る電子メール処理装置は、請求項１の構成に加え、電子メール処理手段は、添付ファイルが付加された電子メールの転送要求を受けた場合に、記録手段から添付ファイルに対応する縮小画像を取得し、当該取得した縮小画像を電子メールに添付して転送することを特徴とする。
【００１６】
また、本発明の請求項６に係る電子メール処理方法は、電子メールに添付ファイルが付加されているか否かを判定し、添付ファイルが付加されている場合に電子メールを出力する第１のステップと、第１のステップからの電子メールから添付ファイルを抽出する第２のステップと、第２のステップからの添付ファイルから縮小画像を作成する第３のステップと、電子メールと第３のステップからの縮小画像とを対応付けた管理テーブルを作成する第４のステップと、電子メール、第３のステップからの縮小画像及び第４のステップからの管理テーブルを記録する第５のステップとを具備することを特徴とする。
【００１７】
また、本発明の請求項７に係る電子メール処理方法は、請求項６の構成に加え、ユーザからカタログ表示画面表示要求を受けた場合に、第５のステップからの縮小画像及び当該縮小画像に関する情報をカタログ表示画面として一覧表示する第６のステップを更に備えることを特徴とする。
【００１８】
【発明の実施の形態】
図１は、本発明の実施の形態に係る電子メール処理装置の構成を示すブロック図である。電子メール処理装置１００は、電子メール通信部１０１と、電子メール処理部１０２と、記録媒体１０３と、電子メール記録部１０４と、添付ファイル抽出部１０５と、添付ファイル展開部１０６と、縮小画像作成部１０７と、縮小画像記録部１０８と、リンク情報管理部１０９と、入力部１１０と、本文表示部１１１と、添付ファイル表示部１１２と、カタログ表示部１１３から構成される。
【００１９】
電子メール通信部１０１は、電子メール処理装置１００と広域ネットワークとの間で電子メールの送受信を行う。
【００２０】
電子メール処理部１０２は、電子メール通信部１０１からの電子メール本体を電子メール記録部１０４へ出力するとともに、電子メール本体を解釈し、添付ファイルの有無を判断する。具体的には、電子メールを特定する情報（ファイルであればファイル名、同じ分類に属する電子メール本体の集合体に付加した場合であれば分類の集合体名と位置情報、もしくは電子メールのヘッダ）を解釈して判断する。また、入力部１１０からの要求に基づいて、記録媒体１０３からの電子メール本体の取得、及び電子メール本体からの添付ファイルに関連する情報の抽出を行い、本体表示部１１１、添付ファイル表示部１１２またはカタログ表示部１１３へ出力する。
【００２１】
記録媒体１０３は、ハードディスクやメモリ等であり、電子メール記録部１０４からの電子メール本体、縮小画像記録部１０８からの縮小画像及びリンク情報管理部１０９からの管理テーブルを記録する。ここで、縮小画像の記録形式は、１つのファイルであってもよいし、複数の縮小画像をひとまとまりにしたものであってもよい。
【００２２】
電子メール記録部１０４は、電子メール処理部１０２からの電子メール本体を記録媒体１０３へ出力するとともに、当該電子メール本体の識別番号及び添付ファイル名をリンク情報管理部１０９へ出力する。
【００２３】
添付ファイル抽出部１０５は、電子メール処理部１０２からの電子メール本体から添付ファイルを抽出する。具体的には、電子メール本体からｕｕｅｎｃｏｄｅやＢＡＳＥ６４等でエンコードされた添付ファイルをデコードし、バイナリデータとしてメモリ等に置き、バイナリデータのメモリ上の位置やサイズ、ファイル名等の情報を添付ファイル展開部１０６に通知する。一方、カタログ表示に添付ファイルの表示が指示された場合には添付ファイルを電子メール処理部１０２へ出力する。
【００２４】
添付ファイル展開部１０６は、添付ファイル抽出部１０５からの情報を基に添付ファイルをメモリ上にイメージとして展開するとともに、当該情報を縮小画像作成部１０７に通知する。ここで、メモリ上に展開されたバイナリデータは、添付ファイルが静止画の場合はＪＰＥＧ（Ｊｏｉｎｔ  ＰｈｏｔｏｇｒａｐｈｉｃＣｏｄｉｎｇ  Ｅｘｐｏｒｔｓ  Ｇｒｏｕｐ）やＧＩＦ（Ｇｒａｐｈｉｃｓ  Ｉｎｔｅｒｃｈａｎｇｅ  Ｆｏｒｍａｔ）等のフォーマットに準じたものであり、文書ファイルや表計算ファイルやドロー系ファイルの場合は、代表画面をキャプチャしたものとなっている。
【００２５】
縮小画像作成部１０７は、添付ファイル展開部１０６においてメモリ上に展開されたイメージが、規定サイズを超える場合、縮小画像を作成する。規定サイズを超えない場合は、そのままのイメージを縮小画像とする。
【００２６】
縮小画像記録部１０８は、縮小画像作成部１０７からの縮小画像を記録媒体１０３に出力するとともに、当該縮小画像のファイル名をリンク情報管理部１０９へ出力する。
【００２７】
リンク情報管理部１０９は、電子メール記録部１０４及び縮小画像記録部１０８からの情報を基に、記録媒体１０３に記録されている電子メール本体と縮小画像とを対応付ける管理テーブルをリスト形式で作成し、当該管理テーブルを記録媒体１０３へ出力する。管理テーブルの構成については、後ほど図２を用いて詳述する。
【００２８】
入力部１１０は、マウスやキーボード等であり、ユーザからの電子メール表示要求、添付ファイル表示要求またはカタログ表示要求等を受け付ける。
【００２９】
本文表示部１１１は、記録媒体１０３に記録されている電子メール本体を表示装置（図示せず）に表示する。具体的には、電子メール本文（テキスト）や添付ファイルのシンボルをアイコンや縮小画像で表示する。
【００３０】
添付ファイル表示部１１２は、記録媒体１０３に記録されている添付ファイルを、当該添付ファイルのファイルフォーマットに従い、表示装置（図示せず）に表示する。画像再生やワープロの機能を有するアプリケーションソフトウェア等がこれに相当する。
【００３１】
カタログ表示部１１３は、記録媒体１０３に記録されている縮小画像及び縮小画像に関連する情報を表示装置（図示せず）に一覧表示する。
【００３２】
ここで、図２を用いて、リンク情報管理部１０９において作成される管理テーブルについて説明する。管理テーブルは、メール本体ＩＤ２０１と、縮小ファイル名２０２と、添付ファイル名２０３から構成される。
【００３３】
メール本体ＩＤ２０１は、電子メールの識別番号ある。電子メール記録部１０４からの電子メール本体のメッセージＩＤを使用してもよいし、独自に作成してもよい。
【００３４】
縮小ファイル名２０２は、縮小画像記録部１０８からの縮小画像の名称である。
【００３５】
添付ファイル名２０３は、電子メール記録部１０４からの電子メール本体に添付されている添付ファイルの名称である。
【００３６】
次に、図３を用いて、本発明の電子メール処理装置の縮小画像作成処理を説明する。
【００３７】
電子メール処理部１０２は、電子メール通信部１０１において受信された電子メール本体を電子メール記録部１０４に出力するとともに、添付ファイルが存在するか否かを判断する（Ｓ３０１、Ｓ３０２）。電子メール本体に添付ファイルが存在すると判断した場合は（Ｓ３０２でＹ）、添付ファイル抽出部１０５において添付ファイルを抽出した後、添付ファイル展開部１０６においてメモリ上に展開する（Ｓ３０３）。そして、縮小画像作成部１０７において縮小画像を作成し（Ｓ３０４）、当該縮小画像を縮小画像記録部１０８を介して記録媒体１０３に記録する（Ｓ３０５）。ここで、縮小画像記録部１０８は、縮小画像ファイル名をリンク情報管理部１０９へ出力している。また、電子メール記録部１０４を介して、電子メール本体を記録媒体１０３に記録している。
【００３８】
上記処理後、電子メール記録部１０４は、電子メール処理部１０２からの電子メール本体から電子メール本体の識別番号及び添付ファイル名を抽出し、リンク情報管理部１０９へ出力する（Ｓ３０６）。リンク情報管理部１０９は、電子メール記録部１０４からの情報と縮小画像記録部１０８からの情報を基に管理テーブルを作成／更新し（Ｓ３０７）、記録媒体１０３へ記録する（Ｓ３０８）。
【００３９】
次に、図４を用いて、本発明の電子メール処理装置の添付ファイル表示処理を説明する。
【００４０】
ユーザから入力部１１０を介して、所望の電子メール本文のテキスト表示の指示があった場合（Ｓ４０１でＹ）、電子メール処理部１０２は、ユーザが指定したファイルまたは分類に属する電子メールの集合体を記録媒体１０３から読み出し、指定した電子メール本体が１つの場合は、当該電子メール本体を本文表示部１１１を介して表示装置（図示せず）に表示する。ここで、電子メール本体が複数存在する場合は、電子メール本体のヘッダを解釈して、タイトル等の情報を表示装置（図示せず）にリスト表示する（Ｓ４０２）。リストは、通常の電子メール処理装置が機能として持つリスト表示機能を利用して表示する。そして、ユーザが表示装置（図示せず）に表示されたリストから所望の電子メールを選択すると、電子メール処理部１０２は、選択された電子メール本体を、本文表示部１１１を介して表示装置（図示せず）に表示する（Ｓ４０３）。
【００４１】
一方、ユーザから入力部１１０を介して、添付ファイルのカタログ表示の指示があった場合（Ｓ４０１でＮ、Ｓ４０４でＹ）、電子メール処理部１０２は、ユーザが指定した分類に属する電子メール本体に添付された添付ファイルに関する情報を、記録媒体１０３に記録された管理テーブルから読み出し（Ｓ４０５）、また、記録媒体１０３から対応する縮小画像を読み出し（Ｓ４０６）、カタログ表示部１１３を介して当該添付ファイルに関する情報及び縮小画像をカタログ表示画面として表示装置（図示せず）に表示する（Ｓ４０７）。
【００４２】
図５にカタログ表示画面の一例図を示す。カタログ表示画面５０１は、縮小画像５０２とともに、添付ファイルに関連する情報（電子メールのタイトル５０３、送信者名５０４、受信日時５０５、添付ファイル名５０６）を同時表示する。
【００４３】
ここで、ユーザがカタログ表示画面５０１を見ながら、入力部１１０を介して閲覧したい添付ファイルの条件を指定すると、カタログ表示部１１３は指定された縮小画像５０２に関する条件を電子メール処理部１０２に通知する（Ｓ４０８）。
【００４４】
電子メール処理部１０２は、電子メール本文のテキスト表示の指示があった場場合は（Ｓ４０８でＹ）、記録媒体１０３から電子メール本体を読み出し（Ｓ４０２）、指定された電子メール本体を本文表示部１１１を介して表示装置（図示せず）へ表示する。
【００４５】
一方、添付ファイル名５０６又は縮小画像５０１をクリックすることにより、縮小画像５０２に対応した添付ファイルの表示の指示があった場合は（Ｓ４０８でＮ、Ｓ４０９でＹ）、記録媒体１０３から電子メール本体を読み出し、添付ファイル抽出手段１０５にて抽出された添付ファイルを、添付ファイル表示部１１２を介して表示装置（図示せず）へ表示する（Ｓ４１０）。
【００４６】
本実施の形態では、電子メール表示要求、添付ファイル表示要求又はカタログ表示画面表示要求を受信した場合の処理について詳述したが、本発明により添付ファイルが付加された電子メールの転送要求を受けた場合に、記録媒体１０３から添付ファイルに対応する縮小画像を取得し、当該取得した縮小画像を電子メールに添付して転送することも同様の方法により実現できる。
【００４７】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明の電子メール処理装置及び電子メール処理方法によれば、縮小画像として展開された添付ファイルを電子メール本体と対応付けて管理しているため、添付ファイルを視覚的に電子メール本体を関連付けて表示することができる。
【００４８】
また、添付ファイルそのものの検索や、添付ファイルを元にした電子メール本文の検索も行うことが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態に係る電子メール処理装置の構成を示すブロック図
【図２】同実施の形態のリンク情報管理部の管理テーブルを示す図
【図３】同実施の形態の電子メール処理装置の縮小画像作成処理を示すフローチャート
【図４】同実施の形態の電子メール処理装置の添付ファイル表示処理を示すフローチャート
【図５】同実施の形態のカタログ表示画面を示す図
【図６】従来の電子メール処理装置の構成を示す図
【符号の説明】
１００、６００  電子メール処理装置
１０１  電子メール通信部
１０２  電子メール処理部
１０３、６０４  記録媒体
１０４  電子メール記録部
１０５  添付ファイル抽出部
１０６  添付ファイル展開部
１０７  縮小画像作成部
１０８  縮小画像記録部
１０９  リンク情報管理部
１１０  入力部
１１１  本文表示部
１１２  添付ファイル表示部
１１３  カタログ表示部
２０１  メール本体ＩＤ
２０２  縮小ファイル名
２０３  添付ファイル名
５０１  カタログ表示画面
５０２  縮小画像
５０３  タイトル
５０４  送信者名
５０５  受信日時
５０６  添付ファイル名
６０１  電子メール受信部
６０２  電子メール管理部
６０３  ファイル名変更部
６０５  リスト表示部
６０６  表示部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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