(57)【要約】【課題】帳票類の管理や財務書類の作成を行う会計システムにおいて、特に会計データの部門別集計表を容易かつ的確に作成することが可能な会計処理システムを提供する。【解決手段】伝票データベース４０には、各々の伝票について業務コードと勘定科目コード、金額等が記憶されている。按分定義データベース５０には、各々の伝票に記載された金額を部門別に按分する按分比率に関する情報が、業務コードと関連付けて記憶されている。集計表作成部３０は、伝票データベース４０から取得した伝票に記憶された会計データを、業務コードをキーに按分定義データベース５０に記憶された按分比率に従って按分して、部門別の集計表を作成する。かかる按分比率の定義には複数の按分パターンコードを設けることにより、按分パターンコードの選択によって多様な切り口からの部門別集計を行うこともできる。【選択図】      図４
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
会計データを部門別に集計するための会計処理システムであって、
伝票各々について設けられたレコードに、伝票に関連する業務内容と関連付けられた業務コードを含む伝票情報を格納する伝票情報格納手段と、
前記業務コード各々について設けられたレコードに、部門別の前記伝票情報に含まれる金額についての部門間の按分比率を定めた按分情報を格納する按分情報格納手段と、
前記伝票情報格納手段から取得した伝票情報から前記業務コードを検出し、検出された業務コードに対応する前記按分情報に従って前記会計データを部門別に集計する部門別集計手段と、
を備えることを特徴とする会計処理システム。
【請求項２】
前記按分情報格納手段には、全ての業務コードに対して一通りの按分情報を対応させたレコードの集合に付された按分パターンコードが、少なくとも二以上格納されていることを特徴とする請求項１記載の会計処理システム。
【請求項３】
会計データを部門別に集計するための会計処理システムであって、
伝票各々について設けられたレコードに、伝票に関連する業務内容と関連付けられた業務コード及び前記伝票にかかる勘定科目に対応した勘定科目コードを含む伝票情報を格納する伝票情報格納手段と、
前記業務コードと前記勘定科目コードの組み合わせ各々について設けられたレコードに、部門別の前記伝票情報に含まれる金額についての部門間の按分比率を定めた按分情報を格納する按分情報格納手段と、
前記伝票情報格納手段から取得した伝票情報から前記業務コードを検出し、検出された業務コードに対応する前記按分情報に従って前記会計データを部門別に集計する部門別集計手段と、
を備えることを特徴とする会計処理システム。
【請求項４】
前記按分情報格納手段には、全ての前記業務コードと前記勘定科目コードの組み合わせに対して一通りの按分情報を対応させたレコードの集合に付された按分パターンコードが、少なくとも二以上格納されていることを特徴とする請求項３記載の会計処理システム。
【請求項５】
前記勘定科目コードについて、二以上の勘定科目に関連付けられた勘定科目グループコードが用いられており、前記按分情報格納手段には、前記勘定科目グループコードが付された勘定科目については、前記業務コードと前記勘定科目グループコードの組み合わせ各々について設けられたレコードに、部門別の前記伝票情報に含まれる金額についての部門間の按分比率を定めた按分情報を格納することを特徴とする請求項３記載の会計処理システム。
【請求項６】
前記按分情報格納手段には、全ての勘定科目についての前記業務コードと前記勘定科目コードの組み合わせ又は前記業務コードと前記勘定科目グループコードの組み合わせに対して一通りの按分情報を対応させたレコードの集合に付された按分パターンコードが、少なくとも二以上格納されていることを特徴とする請求項５記載の会計処理システム。
【請求項７】
前記按分パターンコードの選択を受付ける按分パターンコード選択手段を備えており、
前記部門別集計手段は、前記按分パターンコード選択手段により選択された按分パターンコードに対応する前記按分情報から前記会計データを集計することを特徴とする請求項２、４又は６記載の会計処理システム。
【請求項８】
会計データを部門別に集計するための会計処理プログラムであって、コンピュータに、
伝票各々について設けられたレコードに、伝票に関連する業務内容と関連付けられた業務コードを含む伝票情報を格納する伝票情報格納装置から、集計の対象となる伝票情報を取得するステップと、
前記伝票情報から前記業務コードを取得するステップと、
前記業務コード各々について設けられたレコードに、部門別の前記伝票情報に含まれる金額についての部門間の按分比率を定めた按分情報を格納する按分情報格納装置から、前記分類コードに対応する前記按分情報を取得するステップと、
前記伝票情報から前記業務コードを検出するステップと、
前記業務コードを検出するステップで検出された業務コードに対応する前記按分情報に従って前記会計データを部門別に集計するステップと、
を実行させるための会計処理プログラム。
【請求項９】
前記按分情報格納装置には、全ての分類コードに対して一通りの按分情報を対応させたレコードの集合に付された按分パターンコードが、少なくとも二以上格納されていることを特徴とする請求項６記載の会計処理プログラム。
【請求項１０】
会計データを部門別に集計するための会計処理プログラムであって、コンピュータに、
伝票各々について設けられたレコードに、伝票に関連する業務内容と関連付けられた業務コード及び前記伝票にかかる勘定科目に対応した勘定科目コードを含む伝票情報を格納する伝票情報格納装置から、集計の対象となる伝票情報を取得するステップと、
前記伝票情報から前記業務コード及び前記勘定科目コードを取得するステップと、
前記業務コードと前記勘定科目コードの組み合わせ各々について設けられたレコードに、部門別の前記伝票情報に含まれる金額についての部門間の按分比率を定めた按分情報を格納する按分情報格納装置から、前記業務コードと前記勘定科目コードの組み合わせに対応する前記按分情報を取得するステップと、
前記伝票情報から前記業務コードを検出するステップと、
前記業務コードを検出するステップで検出された業務コードに対応する前記按分情報に従って前記会計データを部門別に集計するステップと、
を実行させるための会計処理プログラム。
【請求項１１】
前記按分情報格納装置には、全ての前記業務コードと前記勘定科目コードの組み合わせに対して一通りの按分情報を対応させたレコードの集合に付された按分パターンコードが、少なくとも二以上格納されていることを特徴とする請求項８記載の会計処理プログラム。
【請求項１２】
前記勘定科目コードについて、二以上の勘定科目に関連付けられた勘定科目グループコードが用いられており、前記按分情報格納装置には、前記勘定科目グループコードが付された勘定科目については、前記業務コードと前記勘定科目グループコードの組み合わせ各々について設けられたレコードに、部門別の前記伝票情報に含まれる金額についての部門間の按分比率を定めた按分情報を格納することを特徴とする請求項１０記載の会計処理プログラム。
【請求項１３】
前記按分情報格納装置には、全ての勘定科目についての前記業務コードと前記勘定科目コードの組み合わせ又は前記業務コードと前記勘定科目グループコードの組み合わせに対して一通りの按分情報を対応させたレコードの集合に付された按分パターンコードが、少なくとも二以上格納されていることを特徴とする請求項１２記載の会計処理プログラム。
【請求項１４】
前記コンピュータに、前記按分パターンコードの選択を受付けるステップを実行させ、
前記会計データを部門別に集計するステップでは、前記按分パターンコードを選択するステップにおいて選択された按分パターンコードに対応する前記按分情報から、前記会計データを部門別に集計することを特徴とする請求項９、１１又は１３記載の会計処理プログラム。
【請求項１５】
会計データを部門別に集計するための会計処理の方法であって、
コンピュータが、伝票各々について設けられたレコードに、伝票に関連する業務内容と関連付けられた業務コードを含む伝票情報を格納する伝票情報格納装置から、集計の対象となる伝票情報を取得するステップと、
前記コンピュータが、前記伝票情報から前記業務コードを取得するステップと、前記コンピュータが、前記分類コード各々について設けられたレコードに、部門別の前記伝票情報に含まれる金額についての部門間の按分比率を定めた按分情報を格納する按分情報格納装置から、前記業務コードに対応する前記按分情報を取得するステップと、
前記コンピュータが、前記伝票情報から前記業務コードを検出するステップと、前記コンピュータが、前記業務コードを検出するステップで検出された業務コードに対応する前記按分情報に従って前記会計データを部門別に集計するステップと、
を有することを特徴とする会計処理の方法。
【請求項１６】
会計データを部門別に集計するための会計処理の方法であって、
コンピュータが、伝票各々について設けられたレコードに、伝票に関連する業務内容と関連付けられた業務コード及び前記伝票にかかる勘定科目に対応した勘定科目コードを含む伝票情報を格納する伝票情報格納装置から、集計の対象となる伝票情報を取得するステップと、
前記コンピュータが、前記伝票情報から前記業務コード及び前記勘定科目コードを取得するステップと、
前記コンピュータが、前記業務コードと前記勘定科目コードの組み合わせ各々について設けられたレコードに、部門別の前記伝票情報に含まれる金額についての部門間の按分比率を定めた按分情報を格納する按分情報格納装置から、前記業務コードと前記勘定科目コードの組み合わせに対応する前記按分情報を取得するステップと、
前記コンピュータが、前記伝票情報から前記業務コードを検出するステップと、前記業務コードを検出するステップで検出された業務コードに対応する前記按分情報に従って前記会計データを部門別に集計するステップと、
を有することを特徴とする会計処理の方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、帳票類の管理や財務書類の作成を行う会計システムにおいて、特に会計データを容易かつ的確に部門別に集計することが可能な会計処理システム、会計処理プログラム及び会計処理の方法に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
企業等の事業における会計業務については、伝票、帳簿から決算書類の作成までをコンピュータにより行われることが一般的になっている。会計業務に対応したソフトウェアは、大企業向けの大規模なＥＲＰシステムから個人事業向けのパッケージソフトまで、幅広い製品が提供されている。
【０００３】
会計ソフトの第一の目的は、税務会計上必要な帳票類や決算書等の作成など、いわゆる経理業務を自動化することにある。このような対外的に必要な税務会計、財務会計に加えて、会計業務において近時重要性が増しているのが、組織の内部における経営状況を会計情報から的確に把握し、経営の意思決定に反映しようとする管理会計である。
【０００４】
管理会計においては、税務上の規則等には縛られずに、当該組織に必要な切り口で、事業部門別、事業所別、商品別など、様々な角度から会計情報を集計して分析が行われる。このような情報を集計、分析するためには、部門別等の会計数値の把握や部門を跨る共通経費の按分計算等を、的確に行うことが必要になる。
【０００５】
かかる管理会計の導入は、部門が多岐に渡り、かつ多角的な事業展開が行われている大企業を中心に進められてきた。大企業における会計業務は、それぞれの事業部や事業所において伝票や帳簿の作成作業が行われることが一般的であるため、管理会計を行うための会計ソフトについては、分散して作成された会計データをいかに効率的に集計するか、本社部門等の共通経費をいかに適切に按分するかといった課題に重点が置かれ、様々な技術が提供されてきた（例えば、特許文献１、特許文献２参照。）。
【０００６】
一方で、中小企業や公益法人、学校法人等においては、大企業ほどには管理会計に対する差し迫ったニーズが生じにくかったこともあり、経理部門で組織全体の会計データの処理をまとめて行い、事業部や事業所別の数値が把握できていないことも少なくない。しかしながら、これらの法人についても、組織運営の効率化等にかかるニーズから、管理会計導入の必要性が増すこととなっている。
【０００７】
上記のように、経理部門が組織全体ベースで集計した会計データについて部門別等の状況を把握したい場合、現在は次のような処理が行われることが一般的である。ここでは文学部と工学部の２学部を有する大学の会計処理において、大学全体で処理している会計データから、学部別の資金収支を集計して分析したい場合の例について説明する。
【０００８】
図１に示したのは、大学全体ベースで起票される伝票について、学部別に按分した按分振替伝票を作成して、改めて振替伝票から資金収支を集計する方法である。この方法では、按分振替伝票の起票は、経理部門が按分計算を手計算で行って、改めて会計システムに入力することが必要になる。
【０００９】
図２に示したのは、大学全体ベースで起票される伝票から、学部別に按分する按分比率を記録した部門按分テーブルを参照して、この按分比率に従ってそれぞれの学部の資金収支を集計する方法である。この方法においては、部門按分テーブルに記録された按分比率を特定する部門按分コードが定められ、按分計算を行う伝票それぞれにはこの部門按分コードを記録することが必要になる。
【００１０】
このような部門按分コードを記録した伝票の例は、図３に示した通りである。勘定科目を特定する科目コード、金額などの通常の伝票に記録されるデータに加えて部門按分コードを記録するフィールドが設けられており、ここに記録されたコードに対応する部門間の按分比率が部門按分テーブルに記録されている。
【００１１】
【特許文献１】特開２００３−３０５７４号公報
【特許文献２】特開２００２−１８３３９９号公報
【００１２】
【発明が解決しようとする課題】
上記のように、特に中小企業や大学等において、経理部門が組織全体で伝票等の帳票類を作成していながら、部門別等の管理会計を導入したい場合、現状においては図１又は図２に示したような方法をとらなければならない。しかしながら図１に示した方法は、按分計算を個別に行うのに非常に手間がかかるという問題を有している。
【００１３】
図２に示した方法は、按分計算の手間を省くことはできるものの、伝票入力時には按分コードの入力が必要になる。按分コードは、部門別の状況把握を精緻に行おうとするならばきめ細かな設定が必要であるが、設定を細かくすればするほど、伝票入力時にどの按分コードを設定するかが手間になってしまう。一方で、按分コードの設定を大まかにすると、部門別の数値自体が実態と離れたものとなる可能性が生じることとなってしまう。また、図１、図２のいずれの方法においても按分のパターンは一通りに限られており、例えば地区別と部署別など異なる切り口で集計を行いたい場合には、それぞれ按分計算をやり直さなければならないという問題も有している。
【００１４】
本発明は、このような課題に対応してなされたものであり、帳票類の管理や財務書類の作成を行う会計システムにおいて、特に会計データを容易かつ的確に部門別に集計することが可能な会計処理システム、会計処理プログラム及び会計処理の方法を提供することを目的とするものである。
【００１５】
【課題を解決するための手段】
これらの課題を解決するために、本発明は、会計データを部門別に集計するための会計処理システムであって、伝票各々について設けられたレコードに、伝票に関連する業務内容と関連付けられた業務コードを含む伝票情報を格納する伝票情報格納手段と、前記業務コード各々について設けられたレコードに、部門別の前記伝票情報に含まれる金額についての部門間の按分比率を定めた按分情報を格納する按分情報格納手段と、前記伝票情報格納手段から取得した伝票情報から前記業務コードを検出し、検出された業務コードに対応する前記按分情報に従って前記会計データを部門別に集計する部門別集計手段と、を備えることを特徴とする会計処理システムである。前記按分情報格納手段には、全ての業務コードに対して一通りの按分情報を対応させたレコードの集合に付された按分パターンコードが、少なくとも二以上格納されていることを特徴とすることもできる。
【００１６】
この発明においては、伝票に関連する業務内容と関連付けられた業務コードに対して当該伝票にかかる部門間の按分比率が定められているため、伝票を入力する経理部門等の担当者は、従来の部門按分コードのような按分比率を指定するためのコードを入力しなくても、伝票各々に関連する業務区分を特定するだけで自動的に部門間の按分集計を行うことができる。按分集計は、当該業務区分にかかる業務コードをキーとして、業務コードに対応する按分比率を用いて行われる。
【００１７】
ここで業務コードとは、当該組織において一定の目的や機能に対して付されるコードのことであって、例えば大学の会計データであれば、入学、講義、学生相談、清掃、など収入や支出に関連する業務の最小単位に対して、業務コードが付与される。按分情報には、例えば上記の大学の例で、清掃にかかる費用は文学部と工学部を面積費の３：２で按分する、といった按分計算を行うための定義が記録されている。
【００１８】
かかる業務コードと按分比率の特定は、全ての業務コードについて一通りに定めることが必要であるが、これらの対応付けを一按分パターンコードとして、複数の按分パターンコードを定めることも可能である。つまり、同一の会計データに対して二以上の按分計算のパターンである按分パターンコードを記録しておくことにより、異なる按分パターンコードを選択して集計を行うことにより、多様な切り口での分析を行うことが可能になる。例えば、上記の大学の例であれば、第一の按分パターンコードには学部別に按分する按分比率を設定し、第二の按分パターンコードにはキャンパス別に按分する按分比率を設定しておけば、一通りの入力データから按分パターンコードを選択するだけで学部別、キャンパス別それぞれでの集計を行うことができる。
【００１９】
また、本発明は、会計データを部門別に集計するための会計処理システムであって、伝票各々について設けられたレコードに、伝票に関連する業務内容と関連付けられた業務コード及び前記伝票にかかる勘定科目に対応した勘定科目コードを含む伝票情報を格納する伝票情報格納手段と、前記業務コードと前記勘定科目コードの組み合わせ各々について設けられたレコードに部門別の前記伝票情報に含まれる金額についての部門間の按分比率を定めた按分情報を格納する按分情報格納手段と、前記伝票情報格納手段から取得した伝票情報から前記業務コードを検出し、検出された業務コードに対応する前記按分情報に従って前記会計データを部門別に集計する部門別集計手段と、を備えることを特徴とする会計処理システムである。前記按分情報格納手段には、全ての前記業務コードと前記勘定科目コードの組み合わせに対して一通りの按分情報を対応させたレコードの集合に付された按分パターンコードが、少なくとも二以上格納されていることを特徴とすることもできる。
【００２０】
この発明においては、業務コードと勘定科目コードの組み合わせにより、部門別の集計に用いられる按分比率を特定する。業務コードにより特定される業務内容のみでなく、資金使途とも関連した勘定科目とも関連付けることにより、それぞれの伝票に対応したより的確な按分比率を特定することができる。勘定科目コードには、一般的な会計処理において用いられる勘定科目に対応して設定すればよい。
【００２１】
この発明においても、按分比率の特定は全ての業務コードと勘定科目コードの組み合わせについて一通りに定めることが必要であるが、これらの対応付けを一按分パターンコードとして、複数の按分パターンコードを定めることも可能である。つまり、同一の会計データに対して二以上の按分計算のパターンである按分パターンコードを記録しておくことにより、異なる按分パターンコードを選択して集計を行うことにより、多様な切り口での分析を行うことが可能になる。
【００２２】
さらに、本発明は、前記勘定科目コードについて、二以上の勘定科目に関連付けられた勘定科目グループコードが用いられており、前記按分情報格納手段には、前記勘定科目グループコードが付された勘定科目については、前記業務コードと前記勘定科目グループコードの組み合わせ各々について設けられたレコードに、部門別の前記伝票情報に含まれる金額についての部門間の按分比率を定めた按分情報を格納することを特徴とすることもできる。前記按分情報格納手段には、全ての勘定科目についての前記業務コードと前記勘定科目コードの組み合わせ又は前記業務コードと前記勘定科目グループコードの組み合わせに対して一通りの按分情報を対応させたレコードの集合に付された按分パターンコードが、少なくとも二以上格納されていることを特徴としてもよい。
【００２３】
この構成においては、一部の勘定科目について共通の按分比率が適用される場合には、これらに按分グループコードを付することにより、按分比率を定めるレコードの数を削減することができる。例えば、ある科目については第一の按分比率を用いるが、その他の科目は全て第二の按分比率を用いる、といった設定を行うこともできる。
【００２４】
さらに、本発明は、前記按分パターンコードの選択を受付ける按分パターンコード選択手段を備えており、前記部門別集計手段は、前記按分パターンコード選択手段により選択された按分パターンコードに対応する前記按分情報から前記会計データを集計することを特徴とすることもできる。
【００２５】
この構成においては、部門別の集計情報を取得したい利用者が、それぞれの切り口において設定された按分パターンコードを選択するだけで、当該按分パターンコードにおいて指定された按分比率を用いた部門別の集計を行うことができる。上記の例でいえば、学部別、キャンパス別といった選択ボタンを設けておき、これらのボタンを選択するだけで部門別の集計結果を取得することができる。
【００２６】
さらに、本発明は、これらの会計処理システムのそれぞれの構成に対応して、当該会計処理システムを稼動させるためのコンピュータプログラムとして構成することもできる。
【００２７】
つまり、本発明は、会計データを部門別に集計するための会計処理プログラムであって、コンピュータに、伝票各々について設けられたレコードに、伝票に関連する業務内容と関連付けられた業務コードを含む伝票情報を格納する伝票情報格納装置から、集計の対象となる伝票情報を取得するステップと、前記伝票情報から前記業務コードを取得するステップと、前記業務コード各々について設けられたレコードに、部門別の前記伝票情報に含まれる金額についての部門間の按分比率を定めた按分情報を格納する按分情報格納装置から、前記分類コードに対応する前記按分情報を取得するステップと、前記伝票情報から前記業務コードを検出するステップと、前記業務コードを検出するステップで検出された業務コードに対応する前記按分情報に従って前記会計データを部門別に集計するステップと、を実行させるための会計処理プログラムである。前記按分情報格納装置には、全ての分類コードに対して一通りの按分情報を対応させたレコードの集合に付された按分パターンコードが、少なくとも二以上格納されていることを特徴とすることもできる。
【００２８】
また、本発明は、会計データを部門別に集計するための会計処理プログラムであって、コンピュータに、伝票各々について設けられたレコードに、伝票に関連する業務内容と関連付けられた業務コード及び前記伝票にかかる勘定科目に対応した勘定科目コードを含む伝票情報を格納する伝票情報格納装置から、集計の対象となる伝票情報を取得するステップと、前記伝票情報から前記業務コード及び前記勘定科目コードを取得するステップと、前記業務コードと前記勘定科目コードの組み合わせ各々について設けられたレコードに、部門別の前記伝票情報に含まれる金額についての部門間の按分比率を定めた按分情報を格納する按分情報格納装置から、前記業務コードと前記勘定科目コードの組み合わせに対応する前記按分情報を取得するステップと、前記伝票情報から前記業務コードを検出するステップと、前記業務コードを検出するステップで検出された業務コードに対応する前記按分情報に従って前記会計データを部門別に集計するステップと、を実行させるための会計処理プログラムである。前記按分情報格納装置には、全ての前記業務コードと前記勘定科目コードの組み合わせに対して一通りの按分情報を対応させたレコードの集合に付された按分パターンコードが、少なくとも二以上格納されていることを特徴とすることもできる。
【００２９】
さらに、本発明は、前記勘定科目コードについて、二以上の勘定科目に関連付けられた勘定科目グループコードが用いられており、前記按分情報格納装置には、前記勘定科目グループコードが付された勘定科目については、前記業務コードと前記勘定科目グループコードの組み合わせ各々について設けられたレコードに、部門別の前記伝票情報に含まれる金額についての部門間の按分比率を定めた按分情報を格納することを特徴とすることもできる。前記按分情報格納装置には、前記業務コードと前記勘定科目コードの組み合わせ及び前記業務コードと前記勘定科目グループコードの組み合わせに対して一通りの按分情報を対応させたレコードの集合に付された按分パターンコードが、少なくとも二以上格納されていることを特徴としてもよい。
【００３０】
さらに、本発明は、前記コンピュータに、前記按分パターンコードの選択を受付けるステップを実行させ、前記会計データを部門別に集計するステップでは、前記按分パターンコードを選択するステップにおいて選択された按分パターンコードに対応する前記按分情報から、前記会計データを部門別に集計することを特徴とすることもできる。
【００３１】
さらに、本発明は、上記それぞれの構成にかかる会計処理システム又は会計処理プログラムに対応して、それぞれの会計処理システム又は会計処理プログラムを用いた会計処理の方法として構成することもできる。
【００３２】
【発明の実施の形態】
本発明の実施の形態について、図面を用いて以下に詳細に説明する。尚、以下の説明では、本発明にかかる会計処理システムを、大学における学部別及びキャンパス別の按分に利用する場合について説明するが、以下の例は本発明の実施形態の一例であって、本発明はかかる実施形態に限定されるものではない。
【００３３】
図４は、本発明にかかる会計処理システムの構成を示すブロック図である。図５は、本発明にかかる会計処理システムにおける、伝票データの一例を示す図である。図６、図７は、本発明にかかる会計処理システムにおける、それぞれ按分パターンコード記憶部、按分比率記憶部の一例を示す図である。図８は、本発明にかかる会計処理システムにより作成される部門別集計表の一例を示す図である。図９、図１０は、本発明にかかる会計処理システムにより、それぞれ第一、第二の按分パターンコードを選択して作成される部門別集計表の一例を示す図である。図１１は、本発明にかかる会計処理システムにおける、按分パターンコード記憶部に勘定科目グループコードが用いられた場合の一例を示す図である。図１２は、本発明にかかる会計処理プログラムのフローチャートである。
【００３４】
図４において、本発明にかかる会計処理システムは、入出力端末１０、伝票データ入出力部２０、集計表作成部３０、伝票データベース４０、按分パターンコード記憶部５１及び按分比率記憶部５２を含む按分定義データベース５０から構成されている。伝票データベース４０には、各々の伝票について勘定科目コードや金額等が記憶されている。按分定義データベース５０には、各々の伝票に記載された金額を部門別に按分する按分比率に関する情報が記憶されている。集計表作成部３０は、伝票データベース４０から取得した伝票に記憶された会計データを、按分定義データベース５０に記憶された按分比率に従って按分して、部門別の集計表を作成する。
【００３５】
本発明にかかる会計処理システムの利用者は、日常的な伝票データの入力作業を入出力端末１０により行い、入力された伝票データは伝票データ入出力部２０を介して伝票データベース４０に蓄積される。ここで本発明において入力される伝票データには、勘定科目や金額のみでなく、図５の例に示したような業務コードが付されている。この業務コードとは、当該組織において一定の目的や機能に対して付されるコードのことであって、例えば大学の会計データであれば、入学、講義、学生相談、清掃、など収入や支出に関連する業務の最小単位に対して付与されるものである。
【００３６】
伝票データを部門別に按分して部門別の集計表を作成したい場合、この業務コードが伝票に記録された金額についての按分比率を定めるキーとして用いられる。図６は、按分定義データベース５０の按分パターンコード記憶部５１に用いられるテーブルの一例を示したものである。ここでは、業務コードそれぞれについて、部門別の按分比率を定めた部門按分コードが対応付けられている。
【００３７】
部門按分コードとの対応付けは、図６の例に示した通り、業務コードのみでなく、勘定科目との組み合わせに対してそれぞれ対応付けることとすると、業務内容のみでなく資金使途まで勘案することにより、それぞれの伝票に対応したより的確な按分比率を特定することができる。
【００３８】
このように特定された部門按分コードに対して、図７の例に示した按分比率記憶部５２のテーブルを参照することにより、具体的な按分比率の数値を取得することができる。図７の例では、面積を基準とした按分比率や学生数を基準とした按分比率など多様な按分比率が記憶されており、それぞれの伝票に関する業務内容に対応する最も適切な按分比率を採用することができる。
【００３９】
また、図６の按分パターンコード記憶部５１の例においては、業務コードと科目コードの組み合わせに対して設けられたレコードについて、按分パターンコードを記録するフィールドが設けられている。按分パターンコード０１に対しては、業務コードと科目コードの全ての組み合わせに対応したレコードが設けられており、按分パターンコード０１を選択すると、全ての業務コードと科目コードの組み合わせに対して、一通りの部門按分コードを特定することができる。按分パターンコードは１件のみでなく、図６の例では、同様に業務コードと科目コードの全ての組み合わせに対して、按分パターンコード０２も設けられている。按分パターンコード０２に該当するレコードを全て選択すると、按分パターンコード０１とは異なる一通りの部門按分コードを特定することができる。かかる按分パターンコードに何らかの共通する按分の考え方を用いることにより、按分パターンコードを選択することによって、容易に二通り以上の部門別集計を行うことが可能になる。
【００４０】
例えば図６及び図７の例では、按分パターンコード０１を選択すると、按分比率は部門按分コードＡ０１、Ａ０２、Ａ１１のいずれも文学部と工学部の学部別に按分したものが特定される。つまり按分パターンコード０１は、学部別の按分集計に用いることができる。一方、按分パターンコード０２を選択すると、按分比率は部門按分コードＡ０３、Ａ０４、Ａ１２のいずれもＡキャンパスとＢキャンパスのキャンパス別に按分したものが特定される。つまり按分パターンコード０２は、キャンパス別の按分集計に用いることができる。
【００４１】
このように集計表作成部３０では、伝票データベース４０から対象となる伝票データを取得し、按分定義データベース５０からそれぞれの伝票データに対応する按分比率を取得することにより、図８の例に示したような部門別集計表を作成する。部門別集計表には図８に示した資金収支内訳表に限られず、資金繰り表、損益計算書など、様々な財務書類等が含まれる。
【００４２】
尚、図６の例では、業務コードと科目コードの全ての組み合わせに対して按分比率が定義されているが、同一の業務の範囲で複数の勘定科目について同一の按分比率を適用する場合には、科目コードには複数の科目コードと関連付けられた勘定科目グループコードを用いてもよい。また、図１１で示した例では、科目コードのフィールドに「＃＃＃＃」と記載されているが、この符号は「委託費以外の全ての科目」を意味しており、このような符号を用いることで複数の科目コードを対象に按分比率を定めてもよい。
【００４３】
次に、本発明にかかる会計処理システムで資金収支内訳表を作成する例について、図９及び図１０を用いて説明する。ここではＡキャンパスとＢキャンパスの２ヶ所にキャンパスが存在し、文学部と工学部の２学部を有する大学において、全体の清掃費用として１０，０００円、清掃にかかる資材消費に２，０００円を要し、それぞれについて伝票を起票したものとする。また、２学部合同で公開講座を開催し、講師謝金として１０，０００円、講師の交通費として５，０００円を支払って、それぞれについて伝票を起票したものとする。按分比率については、図６及び図７の例に示した比率が用いられるものとする。
【００４４】
これらの業務の発生により、伝票データベース４０には、図９の左側に示した内容の伝票データが記録される。清掃業務については、「清掃」を指定する業務コードが、公開講座の開催については「公開講座」を指定する業務コードが付されている。
【００４５】
図９の例では、資金収支を文学部、工学部の学部別に分けて集計している。この場合は、学部別の集計が必要なため、図６の例では按分パターンコード０１が選択される。そうすると、集計表作成部３０は図６の例の按分パターンコード記憶部５１を参照し、業務コード「清掃」及び科目コード「委託費」「消耗品費」をキーとして該当するレコードを選択し、それぞれ部門按分コードとしてＡ０１、Ａ０２が該当することを特定する。尚、「公開講座」に対応する科目コードについては、科目コードが異なるにも関わらず部門按分コードＡ１１で同一となっているが、それぞれの科目コードの資金使途を勘案して異なる部門按分コードを指定することとしてもよいし、この例のように同一であってもよい。
【００４６】
次に、図７の例に示した按分比率記憶部５２を参照して、Ａ０１にかかるレコードから「文学部６０％、工学部４０％」の按分比率を取得する。かかる按分比率を用いて、図９の例の右側の資金収支内訳表のように、委託費として文学部に６，０００円、工学部に４，０００円が按分される。また、Ａ０２にかかるレコードから「文学部５０％、工学部５０％」の按分比率を取得して、消耗品費として文学部に１，０００円、工学部に１，０００円が按分される。
【００４７】
同様に、公開講座に関しては、業務コード「公開講座」及び科目コード「講師謝金」「旅費交通費」をキーとして該当するレコードを選択し、いずれも部門按分コードとしてＡ１１が該当することを特定する。図７の例に示した按分比率記憶部５２を参照して、Ａ１１にかかるレコードから「文学部６０％、工学部４０％」の按分比率を取得する。かかる按分比率を用いて、図９の例の右側の資金収支内訳表のように、講師謝金として文学部に６，０００円、工学部に４，０００円、旅費交通費として文学部に３，０００円、工学部に２，０００円が按分される。
【００４８】
図１０の例では、資金収支を、ＡキャンパスとＢキャンパスのキャンパス別に分けて集計している。この場合は、キャンパス別の集計が必要なため、図６の例では按分パターンコード０２が選択される。そうすると、集計表作成部３０は図６の例の按分パターンコード記憶部５１を参照し、業務コード「清掃」及び科目コード「委託費」「消耗品費」をキーとして該当するレコードを選択し、それぞれ部門按分コードとしてＡ０３、Ａ０４が該当することを特定する。この例でも、「公開講座」に対応する科目コードについては、科目コードが異なるにも関わらず部門按分コードがＡ１２で同一となっているが、それぞれの科目コードの資金使途を勘案して異なる部門按分コードを指定することとしてもよいのは、図９の場合と同様である。
【００４９】
次に、図７の例に示した按分比率記憶部５２を参照して、Ａ０３にかかるレコードから「Ａキャンパス３０％、Ｂキャンパス７０％」の按分比率を取得する。かかる按分比率を用いて、図１０の例の右側の資金収支内訳表のように、委託費としてＡキャンパスに３，０００円、Ｂキャンパス工学部に７，０００円が按分される。また、Ａ０４にかかるレコードから「文学部４０％、工学部６０％」の按分比率を取得して、消耗品費としてＡキャンパスに８００円、Ｂキャンパスに１，２００円が按分される。
【００５０】
同様に、公開講座に関しては、業務コード「公開講座」及び科目コード「講師謝金」「旅費交通費」をキーとして該当するレコードを選択し、いずれも部門按分コードとしてＡ１２が該当することを特定する。図７の例に示した按分比率記憶部５２を参照して、Ａ１１にかかるレコードから「Ａキャンパス１００％、Ｂキャンパス０％」の按分比率を取得する。かかる按分比率を用いて、図９の例の右側の資金収支内訳表のように、講師謝金としてＡキャンパスに１０，０００円、Ｂキャンパスに０円、旅費交通費としてＡキャンパスに５，０００円、Ｂキャンパスに０円が按分される。
【００５１】
続いて、図１２を用いて、本発明にかかる会計処理プログラムのフローについて説明する。まず、経理担当者等が操作する入出力端末から、集計表の作成依頼を受信する（Ｓ０１）。
【００５２】
次に、集計表作成依頼に関するデータの中に、部門別の按分集計が指定されているか否かを確認する（Ｓ０２）。指定されていない場合には、伝票データベースから伝票データを取得し（Ｓ０７）、当該伝票データをそのまま用いて集計表を作成する（Ｓ０８）。
【００５３】
一方、按分集計が指定されている場合には、伝票データベースから伝票データを取得し（Ｓ０３）、当該伝票データからキーとなる業務コードを検出する（Ｓ０４）。当該業務コードをキーとして按分定義データベースから適用すべき按分比率を取得し（Ｓ０５）、全ての伝票データについて対応する按分比率を特定した後に、当該按分比率に従って部門別の集計表を作成する（Ｓ０９）。
【００５４】
【発明の効果】
本発明により、経理部門等の担当者が按分振替伝票の起票や按分比率を決めるための特別なコード入力を行わなくても、伝票に関連する業務コードを入力するだけで、当該業務コードをキーに設定された按分比率から、容易に部門別の集計表を作成することができる。
【００５５】
また、按分比率の特定に勘定科目コードを組み合わせることにより、部門別の集計値の正確性を、より高めることも可能になる。
【００５６】
さらに、集計表の作成時には按分比率の組み合わせについて設定された按分パターンコードの一つを選択するだけで、多様な切り口からの集計を行うことも可能になる。
【図面の簡単な説明】
【図１】従来の会計処理システムにより、部門別資金収支内訳表を作成する第一の方法を示す図である。
【図２】従来の会計処理システムにより、部門別資金収支内訳表を作成する第二の方法を示す図である。
【図３】従来の会計処理システムにより、部門別資金収支内訳表を作成する第二の方法における、伝票データの一例を示す図である。
【図４】本発明にかかる会計処理システムの構成を示すブロック図である。
【図５】本発明にかかる会計処理システムにおける、伝票データの一例を示す図である。
【図６】本発明にかかる会計処理システムにおける、按分パターンコード記憶部の一例を示す図である。
【図７】本発明にかかる会計処理システムにおける、按分比率記憶部の一例を示す図である。
【図８】本発明にかかる会計処理システムにより作成される部門別集計表の一例を示す図である。
【図９】本発明にかかる会計処理システムにより、第一の按分パターンコードを選択して作成される部門別集計表の一例を示す図である。
【図１０】本発明にかかる会計処理システムにより、第二の按分パターンコードを選択して作成される部門別集計表の一例を示す図である。
【図１１】本発明にかかる会計処理システムにおける、按分パターンコード記憶部に勘定科目グループコードが用いられた場合の一例を示す図である。
【図１２】本発明にかかる会計処理プログラムのフローチャートである。
【符号の説明】
１０    入出力端末
２０    伝票データ入出力部
３０    集計表作成部
４０    伝票データベース
５０    按分定義データベース
５１    按分パターンコード記憶部
５２    按分比率記憶部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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