(57)【要約】【課題】各申請項目に対して承認または非承認を示す情報を入力する際の承認者の負担を軽減することが可能な技術を提供する。【解決手段】移動した経路と要した旅費を示す申請内容を受付けるステップと、各経路での旅費を示す経路情報を参照し、前記申請内容に示されている経路での旅費を示す情報を前記経路情報から取得するステップと、前記申請内容中の旅費が各経路での旅費を示す経路情報前記取得した旅費よりも大きい場合に、その項目内容の承認が必要であることを示す情報を当該申請項目に設定するステップと、承認が必要であることを示す情報が設定されている申請項目を提示し、その承認または非承認を示す情報の入力を受付けて、前記申請内容の承認または差戻しを行うステップと、前記差戻しが行われた場合に、非承認を示す情報が入力されている申請項目を提示して、その修正を受付けるステップとを有するものである。【選択図】　　　　図１
2004013460.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
旅費精算時の申請内容の承認を行う旅費経路情報承認方法において、
移動した経路と要した旅費を示す申請内容を受付けるステップと、各経路での旅費を示す経路情報を参照し、前記受付けた申請内容に示されている経路での旅費を示す情報を前記経路情報から取得するステップと、前記受付けた申請内容中の旅費が前記取得した旅費よりも大きい場合に、その項目内容の承認が必要であることを示す情報を当該申請項目に設定するステップと、
承認が必要であることを示す情報が設定されている申請項目を提示し、その申請項目の承認または非承認を示す情報の入力を受付けて、前記受付けた申請内容の承認または差戻しを行うステップと、前記差戻しが行われた場合に、非承認を示す情報が入力されている申請項目を提示して、その申請項目に対する修正を受付けるステップとを有することを特徴とする旅費経路情報承認方法。
【請求項２】
承認が必要であることを示す情報が設定されていない申請項目に対しては、承認を示す情報の入力が行われているものとして前記申請内容の承認または差戻しを行うことを特徴とする請求項１に記載された旅費経路情報承認方法。
【請求項３】
前記差戻しにより修正の行われた申請項目にその項目内容の承認が必要であることを示す情報を設定し、再度承認処理を行うことを特徴とする請求項１または請求項２のいずれかに記載された旅費経路情報承認方法。
【請求項４】
旅費精算時の申請内容の承認を行う旅費経路情報承認処理装置において、
移動した経路と要した旅費を示す申請内容を受付ける申請処理部と、各経路での旅費を示す経路情報を参照し、前記受付けた申請内容に示されている経路での旅費を示す情報を前記経路情報から取得する経路情報取得処理部と、前記受付けた申請内容中の旅費が前記取得した旅費よりも大きい場合に、その項目内容の承認が必要であることを示す情報を当該申請項目に設定する承認情報作成処理部と、
承認が必要であることを示す情報が設定されている申請項目を提示し、その申請項目の承認または非承認を示す情報の入力を受付けて、前記受付けた申請内容の承認または差戻しを行う承認処理部と、前記差戻しが行われた場合に、非承認を示す情報が入力されている申請項目を提示して、その申請項目に対する修正を受付ける差戻し処理部とを備えることを特徴とする旅費経路情報承認処理装置。
【請求項５】
旅費精算時の申請内容の承認を行う旅費経路情報承認処理装置としてコンピュータを機能させる為のプログラムにおいて、
移動した経路と要した旅費を示す申請内容を受付ける申請処理部と、各経路での旅費を示す経路情報を参照し、前記受付けた申請内容に示されている経路での旅費を示す情報を前記経路情報から取得する経路情報取得処理部と、前記受付けた申請内容中の旅費が前記取得した旅費よりも大きい場合に、その項目内容の承認が必要であることを示す情報を当該申請項目に設定する承認情報作成処理部と、
承認が必要であることを示す情報が設定されている申請項目を提示し、その申請項目の承認または非承認を示す情報の入力を受付けて、前記受付けた申請内容の承認または差戻しを行う承認処理部と、前記差戻しが行われた場合に、非承認を示す情報が入力されている申請項目を提示して、その申請項目に対する修正を受付ける差戻し処理部としてコンピュータを機能させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は旅費精算時の申請内容の承認を行う旅費経路情報承認処理装置に関し、特に旅費精算の内容が非承認となった場合の際の再申請を支援する旅費経路情報承認処理装置に適用して有効な技術に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来技術における、旅費精算処理を行うシステムにおいては、交通手段、経路、急行の利用有無等、申請された内容が妥当かどうかの判断を行う必要がある。この申請内容の妥当性判断を支援する方法として、特開平１１−１４３９７７号公報に示される様に、交通機関情報のデータベースと個人情報データベースを設定し、それから算出された交通手段や経路の最適内容と申請内容を照合するという方法があった。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
前記従来技術では、申請者から申請内容の各項目の入力を受け付け、その受付けた申請内容を承認者がチェックして承認するかどうかを決定する場合の処理については記載が無く、申請者から受付けた全ての申請項目を承認者がチェックして承認または非承認を示す情報を入力することとした場合には、承認者の負担が大きくなるという問題がある。
【０００４】
また前記従来技術では、申請内容をチェックした結果、申請内容にの１部に不適な項目があった場合でも、全体について非承認処理を行い、「コメント」欄等を用いて非承認となった詳細を記述するという方法が取られていた為、承認時の記述が不明確な場合、差戻された申請のどの項目が不適なのか分かりづらいという問題点がある。
【０００５】
本発明の目的は上記問題を解決し、各申請項目に対して承認または非承認を示す情報を入力する際の承認者の負担を軽減することが可能な技術を提供することにある。本発明の他の目的は差戻しとなった申請内容を修正する際の申請者の負担を軽減することが可能な技術を提供することにある。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
本発明は、旅費精算時の申請内容の承認を行う旅費経路情報承認処理装置において、申請内容中の旅費が予め定められた旅費よりも大きい場合に、その申請項目を提示して内容の承認または非承認を示す情報の入力を受付けるものである。
【０００７】
本発明において、旅費精算の申請者は、出張等により移動した経路とその移動で要した旅費を旅費経路情報承認処理装置に入力し、旅費精算の申請を行う。
【０００８】
旅費精算の申請が行われると、旅費経路情報承認処理装置は、その申請内容を受付けて旅費申請情報ファイルに格納した後、各経路での旅費を示す経路情報を格納している経路情報ファイルを参照し、前記受付けた申請内容に示されている経路での旅費を示す情報を前記経路情報から取得する。
【０００９】
次に、前記受付けた申請内容中の旅費と前記経路情報から取得した旅費とを比較し、前記申請内容中の旅費が前記取得した旅費よりも大きい場合には、その項目内容の承認が必要であることを示す情報を当該申請項目に設定して経路承認情報ファイルに格納する。
【００１０】
そして旅費経路情報承認処理装置は、前記経路承認情報ファイルを参照して、承認が必要であることを示す情報が設定されている申請項目を承認者に提示し、それ以外の申請項目には承認の必要が無いことを示すマスク処理を行って、未承認の申請項目に対する承認または非承認を示す情報の入力を承認者から受付ける。承認者から承認または非承認を示す情報の入力を受付けると、それらの情報を経路承認情報ファイルに格納した後、前記受付けた申請内容の承認または差戻しを行う。
【００１１】
前記受付けた申請内容の差戻しが行われた場合には、その申請内容が差戻しとなったことを申請者に通知した後、前記経路承認情報ファイルを参照して、非承認を示す情報が入力されている申請項目を申請者に対して提示し、それ以外の申請項目には修正の必要が無いことを示すマスク処理を行って、非承認となった申請項目に対する修正を申請者から受付けて再申請の処理を行う。
【００１２】
前記の様に本発明では、旅費申請時に入力された旅費とその経路に対して予め定められている旅費とを比較しており、予め定められたものよりも旅費の高い経路についてのみ承認を行えば良いので、予め定められた旅費以下のものについては承認を行う手間が無くなり、チェックミスも少なくなる。また、申請内容が非承認となった場合には、非承認となった申請項目を提示するので、その申請内容を修正して再申請する際に、非承認となった項目を容易に判断することが可能である。
【００１３】
以上の様に本発明の旅費経路情報承認処理装置によれば、申請内容中の旅費が予め定められた旅費よりも大きい場合に、その申請項目を提示して内容の承認または非承認を示す情報の入力を受付けるので、各申請項目に対して承認または非承認を示す情報を入力する際の承認者の負担を軽減することが可能である。
【００１４】
【発明の実施の形態】
以下に旅費精算時の申請内容の承認を行う一実施形態の旅費経路情報承認処理装置について説明する。
【００１５】
図１は本実施形態の旅費経路情報承認処理装置の概略構成を示す図である。図１に示す様に本実施形態の旅費経路情報承認処理装置９は、申請処理部１と、経路情報取得処理部２と、承認情報作成処理部４と、承認処理部６と、差戻し処理部８とを有している。
【００１６】
申請処理部１は、移動した経路と要した旅費を示す申請内容を受付けて旅費申請経路情報ファイル５に格納する処理部である。経路情報取得処理部２は、各経路での旅費を示す経路情報を格納した経路情報ファイル３を参照し、申請処理部１で受付けた申請内容に示されている経路での旅費を示す情報を前記経路情報から取得する処理部である。
【００１７】
承認情報作成処理部４は、申請処理部１で受付けた申請内容中の旅費が経路情報取得処理部２で取得した旅費よりも大きい場合に、その項目内容の承認が必要であることを示す情報を当該申請項目に設定して経路承認情報ファイル７に格納する処理部である。
【００１８】
承認処理部６は、経路承認情報ファイル７を参照して承認が必要であることを示す情報が設定されている申請項目を提示し、その申請項目の承認または非承認を示す情報の入力を受付けて、申請処理部１で受付けた申請内容の承認または差戻しを行う処理部である。差戻し処理部８は、前記差戻しが行われた場合に、非承認を示す情報が入力されている申請項目を提示して、その申請項目に対する修正を受付ける処理部である。
【００１９】
旅費経路情報承認処理装置９を申請処理部１、経路情報取得処理部２、承認情報作成処理部４、承認処理部６及び差戻し処理部８として機能させる為のプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に記録され磁気ディスク等に格納された後、メモリにロードされて実行されるものとする。なお前記プログラムを記録する記録媒体はＣＤ−ＲＯＭ以外の他の記録媒体でも良い。また前記プログラムを当該記録媒体から情報処理装置にインストールして使用しても良いし、ネットワークを通じて当該記録媒体にアクセスして前記プログラムを使用するものとしても良い。
【００２０】
図２は本実施形態の旅費経路情報承認処理の処理手順を示すフローチャートである。図２に示す様に旅費経路情報承認処理装置９は、移動した経路と要した旅費を示す申請内容を申請処理部１により受付けた後、経路情報取得処理部２により、各経路での旅費を示す経路情報を格納した経路情報ファイル３を参照し、申請処理部１で受付けた申請内容に示されている経路での旅費を示す情報を前記経路情報から取得した後、承認情報作成処理部４は、申請処理部１で受付けた申請内容中の旅費が経路情報取得処理部２で取得した旅費よりも大きい場合に、その項目内容の承認が必要であることを示す情報を当該申請項目に設定して経路承認情報ファイル７に格納する。
【００２１】
そして承認処理部６は、経路承認情報ファイル７を参照して承認が必要であることを示す情報が設定されている申請項目を提示し、その申請項目の承認または非承認を示す情報の入力を受付けて、申請処理部１で受付けた申請内容の承認または差戻しを行い、差戻し処理部８は、前記差戻しが行われた場合に、非承認を示す情報が入力されている申請項目を提示して、その申請項目に対する修正を受付ける処理を行う。
【００２２】
図３は本実施形態の旅費申請経路情報ファイル５で管理されている旅費申請経路情報の一例を示す図である。図３に示す様に旅費申請経路情報ファイル５で管理されている旅費申請経路情報は、旅費の申請を行った申請者を識別する為の申請者ＩＤ３０１、申請者の職級３０２、申請時に付番する申請番号３０３、その移動の際に出発した地点の駅名等を示す出発地３０４、到着した地点の駅名等を示す到着地３０５、出発地３０４から到着地３０５までで経由する経由地３０６、出発日時３０７及び到着日時３０８、出発地３０４から到着地３０５までの各交通機関の運賃３０９〜３１４、宿泊の有無を示す宿泊情報３１５で構成されている。
【００２３】
図４は本実施形態の経路情報ファイル３で管理されている経路情報の一例を示す図である。図４に示す様に経路情報ファイル３で管理されている情報は、申請者の職級４０１、出発地４０２、到着地４０３、経由地４０４、その経路の運賃４０６〜４１１が有効な期間を示す有効日４０５、出発地４０２から到着地４０３までの各交通機関の運賃４０６〜４１１、宿泊の有無を示す宿泊情報４１２から構成されている。
【００２４】
図５は本実施形態の経路承認情報ファイル７で管理されている経路承認情報の一例を示す図である。図５に示す様に経路承認情報ファイル７で管理されている情報は、旅費申請経路情報ファイル５の申請者ＩＤ３０１、申請処理部１の申請時に付番する申請番号３０３、出発地３０４から到着地３０５までの各交通機関の運賃３０９〜３１４の承認情報を示す運賃承認情報５０３〜５０８、申請全体に対する承認情報を示す申請承認情報５０９からなる情報で構成されている。
【００２５】
ここで、図３と図５のデータは、申請番号３０３の項目で関連付けられているものとする。また、運賃承認情報５０３〜５０８の「未承認」は、その項目内容の承認が必要であることを示し、「−」は承認が不必要であることを示しており、更に「承認」は、その項目内容が承認者によって承認されたことを示し、「非承認」は承認されなかったことを示している。
【００２６】
次に、図２のフローチャートを参照しながら、本実施形態の旅費経路情報承認処理について詳細に説明する。
ステップ２０１で旅費経路情報承認処理装置９の申請処理部１は、移動した経路と要した旅費を示す申請内容の入力を申請者である起票者Ａから受付けて旅費申請経路情報ファイル５に書き込む処理を行う。この場合の申請番号３０３は、申請時に一意の番号を取得して付番することにより設定されるものであり、各申請のデータを一意に認識する為のものである。
【００２７】
次にステップ２０２で経路情報取得処理部２は、申請時に書き込んだ旅費申請経路情報ファイル５（図３）の職級３０２、出発地３０４、到着地３０５、経由地３０６と、経路情報ファイル３（図４）の職級４０１、出発地４０２、到着地４０３、経由地４０４とを比較し、それらが一致しているレコードの運賃４０６〜４１１を取得する。更にその取得したデータの中で、出発日時３０７及び到着日時３０８の日付が、有効日４０５の日付の範囲内にある情報を有効な経路情報とする。
【００２８】
次にステップ２０３で承認情報作成処理部４は、ステップ２０２で取得した各交通機関の運賃４０６〜４１１と、申請時に入力された旅費申請経路情報ファイル５（図３）の運賃３０９〜３１４のそれぞれ同じ項目同士について比較を行い、ステップ２０４では、経路承認情報ファイル７（図５）に対して承認データの作成を行う。
【００２９】
すなわち、ステップ２０３で比較を行った結果、ステップ２０２で取得した各交通機関運賃よりも、ステップ２０１で入力された交通機関の運賃の方が大きい項目があった場合に、その項目については最適経路と比べて運賃を余分に申請したと考えられる為、経路承認情報ファイル７（図５）の該当する運賃承認情報を「未承認」の状態にする。比較結果が同じか、またはステップ２０１で入力された交通機関の運賃の方が小さかった場合には、承認処理の必要が無い為、承認の必要が無いことを示す「−」の状態にしておく。これを運賃承認情報５０３〜５０８の各項目に対して行う。更に申請全体に対しての承認状態を記す為に、申請承認情報５０９の項目を「未承認」の状態にする。
【００３０】
また経路承認情報ファイル７の申請者ＩＤ３０１及び申請番号３０３には、ステップ２０１で書き込んだ旅費申請経路情報ファイル５（図３）の申請者ＩＤ３０１及び申請番号３０３の情報を書込み、関連付けを行う。
【００３１】
図５の申請時の例では、図３と図４のレコードをステップ２０３の手順で比較すると、鉄道の運賃は同じであるが、特急、グリーンの運賃は図３のほうが余分にかかっている為、図５の特急の運賃承認情報５０４、グリーンの運賃承認情報５０５に対してデータを「未承認」とする。申請承認情報５０９の項目については、申請全体の承認の為の項目である為、この時点では「未承認」としておき、その他の項目は承認の必要が無い「−」の状態にしておく。
【００３２】
次にステップ２０５で承認処理部６は、ステップ２０４で作成した経路承認情報ファイル７を参照して承認が必要であることを示す情報が設定されている申請項目を承認者に提示し、それ以外の申請項目には承認の必要が無いことを示すマスク処理を行って、未承認の申請項目に対する承認または非承認を示す情報の入力を承認者から受付ける。承認者から承認または非承認を示す情報の入力を受付けると、それらの情報を経路承認情報ファイル７に格納した後、申請処理部１で受付けた申請内容の承認または差戻しを行う。この際、承認が必要であることを示す情報が設定されていない申請項目に対しては、承認を示す情報の入力が行われているものとしてその申請内容の承認または差戻しを行う。
【００３３】
図６は本実施形態の承認画面のイメージの一例を示す図である。承認者がこの承認画面６０１を開くと承認処理部６は、経路承認情報ファイル７（図５）と旅費申請経路情報ファイル５（図３）から各項目を取得し、表示処理を行う。
【００３４】
この承認画面６０１では、経路承認情報ファイル７（図５）に対して「未承認」の状態となっている交通機関の運賃項目６０２及び６０３についてのみ承認処理を行う。承認者は、承認処理を行う項目について目視で確認し、承認する場合にはチェック欄に対してチェックを行い、非承認の場合には何もチェックしない。
【００３５】
また申請全体の承認を行う場合には承認ボタン６０４を押下する。但し、承認ボタン６０４の押下時に承認が必要な項目全てに対してチェックが行われていない場合には承認ボタン６０４押下時にエラー表示を行うものとする。
【００３６】
承認ボタン６０４押下後、承認処理部６は、経路承認情報ファイル７（図５）中の承認が必要な各交通機関運賃の運賃承認情報に対して「承認」の情報を書き込む。更に、申請全体に対する承認を行ったことが分かる様に、申請承認情報５０９の項目に対しても「承認」の情報を書き込む。
【００３７】
また、申請の差戻しを行う場合に承認者は、差戻しボタン６０５を押下する。
【００３８】
差戻しボタン６０５が押下されると承認処理部６は、承認が必要な項目でチェックがついている項目については、経路承認情報ファイル７（図５）の対応する運賃承認情報の項目に「承認」の情報を書き込み、チェックがついていない項目については「非承認」の情報を書き込む。そして、申請承認情報５０９の項目に対して「差戻し」の情報を書き込む（ステップ２０５）。
【００３９】
図５の承認時のデータ例では、まず申請１では、承認が必要な項目である特急、グリーンのどちらの運賃に対しても「承認」を行っている。それにより申請承認情報５０９の項目も「承認」となり、申請１全体に対する承認が完了している事を示している。また申請２は、経路に関する承認の必要が無かった為、申請２全体の承認のみを行っている。図５の申請１の非承認の例では、特急の運賃承認情報５０４に対しては「承認」となっているが、グリーンの運賃承認情報５０５に対しては「非承認」となっている為、差戻しを行い、申請１全体に対しても「差戻し」となっている。
【００４０】
次に、差戻し処理部８において行われる差戻し時の処理を説明する。
図７は本実施形態の差戻し画面のイメージの一例を示す図である。申請者が差戻し画面７０１を開くと差戻し処理部８は、経路承認情報ファイル７（図５）と旅費申請経路情報ファイル５（図３）を元に表示を行う。対象となるデータは、申請承認情報５０９が「差戻し」となっているデータのみとする。また、表示を行う際には、承認者が「非承認」とした交通機関の運賃項目のみ入力可能とし、それ以外の項目にはマスク処理を行う。
【００４１】
図７では、グリーンの運賃項目７０２が「非承認」となっていた為、この項目のみ入力可能としている。この「非承認」となった項目に対してのみ金額の修正を行う。その後、申請ボタン７０３を押下することで再度申請を行う。その際、データの修正された運賃に対応する運賃承認情報を「未承認」の状態とし、申請承認情報５０９も「未承認」として経路承認情報ファイル７（図５）に格納する（ステップ２０６）。この修正された経路承認情報ファイル７（図５）を元に、再度ステップ２０５の承認処理を行う。
【００４２】
以上説明した様に本実施形態の旅費経路情報承認処理装置によれば、申請内容中の旅費が予め定められた旅費よりも大きい場合に、その申請項目を提示して内容の承認または非承認を示す情報の入力を受付けるので、各申請項目に対して承認または非承認を示す情報を入力する際の承認者の負担を軽減することが可能である。
【００４３】
また本実施形態の旅費経路情報承認処理装置によれば、申請内容の差戻しが行われた場合に非承認となった申請項目を提示してその修正を受付けるので、差戻しとなった申請内容を修正する際の申請者の負担を軽減することが可能である。
【００４４】
【発明の効果】
本発明によれば申請内容中の旅費が予め定められた旅費よりも大きい場合に、その申請項目を提示して内容の承認または非承認を示す情報の入力を受付けるので、各申請項目に対して承認または非承認を示す情報を入力する際の承認者の負担を軽減することが可能である。
【図面の簡単な説明】
【図１】本実施形態の旅費経路情報承認処理装置の概略構成を示す図である。
【図２】本実施形態の旅費経路情報承認処理の処理手順を示すフローチャートである。
【図３】本実施形態の旅費申請経路情報ファイル５で管理されている旅費申請経路情報の一例を示す図である。
【図４】本実施形態の経路情報ファイル３で管理されている経路情報の一例を示す図である。
【図５】本実施形態の経路承認情報ファイル７で管理されている経路承認情報の一例を示す図である。
【図６】本実施形態の承認画面のイメージの一例を示す図である。
【図７】本実施形態の差戻し画面のイメージの一例を示す図である。
【符号の説明】
３…経路情報ファイル、５…旅費申請経路情報ファイル、７…経路承認情報ファイル、９…旅費経路情報承認処理装置、１…申請処理部、２…経路情報取得処理部、４…承認情報作成処理部、６…承認処理部、８…差戻し処理部、３０１…申請者ＩＤ、３０２…職級、３０３…申請番号、３０４…出発地、３０５…到着地、３０６…経由地、３０７…出発日時、３０８…到着日時、３０９〜３１４…運賃、３１５…宿泊情報、４０１…職級、４０２…出発地、４０３…到着地、４０４…経由地、４０５…有効日、４０６〜４１１…運賃、４１２…宿泊情報、５０３〜５０８…運賃承認情報、５０９…申請承認情報、６０１…承認画面、６０２及び６０３…運賃項目、６０４…承認ボタン、６０５…差戻しボタン、７０１…差戻し画面、７０２…運賃項目、７０３…申請ボタン。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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