(57)【要約】【課題】ショートカットファイル等の実体を伴わないファイルをも管理対象とし、電子文書の実体を伴うファイルと同様に管理を行うことのできる文書管理方法および装置並びにプログラムを提供する。【解決手段】文書の実体を含むファイルをリンク先としたショートカットファイルを表示する際に、ファイル処理部１５が、そのショートカットファイルのリンク先のファイルから文書のサムネイル画像を含む情報を取得して、表示情報保持部１４に保持し、表示制御部１２が、表示情報保持部１４に保持されている情報を利用して、対応するショートカットファイルを表示する。【選択図】　　　　図１
2004013693.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ファイルとして格納されている電子文書を一覧表示するとともに、該表示したファイルに対する処理を受け付けて実行する文書管理方法において、
文書の実体を含む第１種別のファイルへのリンク情報を含む第２種別のファイルを表示する際に、前記第１種別のファイルから前記文書の少なくとも一部を示す画像を取得し、該取得した画像を前記第２種別のファイルを示すファイル情報として表示することを特徴とする文書管理方法。
【請求項２】
前記画像は、
前記文書を構成する各ページに対応する複数の縮小画像であり、該複数の縮小画像のうち選択された縮小画像を前記第２種別のファイルを示すファイル情報として表示することを特徴とする請求項１記載の文書管理方法。
【請求項３】
前記画像を保持し、前記第２種別のファイルを表示する際に、該第２種別のファイルに対応する画像を保持している場合には、該保持している画像を前記第２種別のファイルを示すファイル情報として表示することを特徴とする請求項１記載の文書管理方法。
【請求項４】
前記画像は、
該画像に対応する文書に対する変更が確認されるまで保持されることを特徴とする請求項３記載の文書管理方法。
【請求項５】
ファイルとして格納されている電子文書を一覧表示するとともに、該表示したファイルに対する処理を受け付けて実行する文書管理装置において、
文書の実体を含む第１種別のファイルへのリンク情報を含む第２種別のファイルを表示する際に、前記第１種別のファイルから前記文書の少なくとも一部を示す画像を取得する画像取得手段と、
前記画像取得手段が取得した画像を前記第２種別のファイルを示すファイル情報として表示する表示手段と
を具備することを特徴とする文書管理装置。
【請求項６】
前記画像取得手段は、
前記文書を構成する各ページに対応する複数の縮小画像を取得し、
前記表示手段は、
前記画像取得手段が取得した複数の縮小画像のうち閲覧者により選択された縮小画像を前記第２種別のファイルを示すファイル情報として表示する
ことを特徴とする請求項５記載の文書管理装置。
【請求項７】
前記画像取得手段が取得した画像を保持する画像保持手段をさらに具備し、
前記表示手段は、
前記第２種別のファイルを表示する際に、前記画像保持手段に保持されている画像を前記第２種別のファイルを示すファイル情報として表示する
ことを特徴とする請求項５記載の文書管理装置。
【請求項８】
前記画像保持手段は、
保持している画像に対応する文書に対する変更が確認されるまで該画像を保持することを特徴とする請求項７記載の文書管理装置。
【請求項９】
ファイルとして格納されている電子文書を一覧表示するとともに、該表示したファイルに対する処理を受け付けて実行する文書管理プログラムにおいて、
文書の実体を含む第１種別のファイルへのリンク情報を含む第２種別のファイルを表示する際に、前記第１種別のファイルから前記文書の少なくとも一部を示す画像を取得するステップと、
前記画像を前記第２種別のファイルを示すファイル情報として表示するステップと
をコンピュータに実行させることを特徴とする文書管理プログラム。
【請求項１０】
前記画像は、
前記文書を構成する各ページに対応する複数の縮小画像であり、該複数の縮小画像のうち選択された縮小画像を前記第２種別のファイルを示すファイル情報として表示することを特徴とする請求項９記載の文書管理プログラム。
【請求項１１】
前記画像を保持し、前記第２種別のファイルを表示する際に、該第２種別のファイルに対応する画像を保持している場合には、該保持している画像を前記第２種別のファイルを示すファイル情報として表示することを特徴とする請求項９記載の文書管理プログラム。
【請求項１２】
前記画像は、
該画像に対応する文書に対する変更が確認されるまで保持されることを特徴とする請求項１１記載の文書管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、文書管理方法および装置並びにプログラムに関し、特に、文書を視覚的に管理する文書管理方法および装置並びにプログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、コンピュータ技術の発達等に伴って、様々な文書が電子化されるようになってきた。電子化された文書は、紙文書と比較して、その収納や保存が容易である点や、検索等の処理、可搬性等に優れている。一方、電子化文書は、通常、コンピュータで利用されるファイルシステムにファイルとして保存されるため、何らかのアプリケーションソフトウェアを利用しなければ、その閲覧や操作を行うことができない。そのため、紙文書と比較して、閲覧や処理が繁雑となり、その操作においても、視認性に乏しいものとなる傾向が強い。
【０００３】
このため、特開２００１−５１９８７号公報に記載の電子文書管理システム等においては、電子文書のサムネイル画像を利用して文書の視認性を高めるとともに、文書に対する処理を視覚的に行うことができるようにし、紙文書に対する処理と同様の感覚で電子文書に対する処理を行うことができるようにしている。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
ところで、コンピュータのオペレーティングシステムやファイルシステムにおいては、文書等の実体を含むファイルの他に、実体ファイルへのリンク情報のみを有するショートカットファイルが利用されることがある。このショートカットファイルは、実体ファイルへのアクセスを容易にするために利用されることが多い。
【０００５】
しかしながら、ショートカットファイルは、実体を伴わないために、電子文書の管理等を行う際には、その対象から除外されることが多かった。
【０００６】
そこで、この発明は、ショートカットファイル等の実体を伴わないファイルをも管理対象とし、電子文書の実体を伴うファイルと同様に管理を行うことのできる文書管理方法および装置並びにプログラムを提供することを目的とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
上述した目的を達成するため、請求項１の発明は、ファイルとして格納されている電子文書を一覧表示するとともに、該表示したファイルに対する処理を受け付けて実行する文書管理方法において、文書の実体を含む第１種別のファイルへのリンク情報を含む第２種別のファイルを表示する際に、前記第１種別のファイルから前記文書の少なくとも一部を示す画像を取得し、該取得した画像を前記第２種別のファイルを示すファイル情報として表示することを特徴とする。
【０００８】
また、請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記画像は、前記文書を構成する各ページに対応する複数の縮小画像であり、該複数の縮小画像のうち選択された縮小画像を前記第２種別のファイルを示すファイル情報として表示することを特徴とする。
【０００９】
また、請求項３の発明は、請求項１の発明において、前記画像を保持し、前記第２種別のファイルを表示する際に、該第２種別のファイルに対応する画像を保持している場合には、該保持している画像を前記第２種別のファイルを示すファイル情報として表示することを特徴とする。
【００１０】
また、請求項４の発明は、請求項３の発明において、前記画像は、該画像に対応する文書に対する変更が確認されるまで保持されることを特徴とする。
【００１１】
また、請求項５の発明は、ファイルとして格納されている電子文書を一覧表示するとともに、該表示したファイルに対する処理を受け付けて実行する文書管理装置において、文書の実体を含む第１種別のファイルへのリンク情報を含む第２種別のファイルを表示する際に、前記第１種別のファイルから前記文書の少なくとも一部を示す画像を取得する画像取得手段と、前記画像取得手段が取得した画像を前記第２種別のファイルを示すファイル情報として表示する表示手段とを具備することを特徴とする。
【００１２】
また、請求項６の発明は、請求項５の発明において、前記画像取得手段は、前記文書を構成する各ページに対応する複数の縮小画像を取得し、前記表示手段は、前記画像取得手段が取得した複数の縮小画像のうち閲覧者により選択された縮小画像を前記第２種別のファイルを示すファイル情報として表示することを特徴とする。
【００１３】
また、請求項７の発明は、請求項５の発明において、前記画像取得手段が取得した画像を保持する画像保持手段をさらに具備し、前記表示手段は、前記第２種別のファイルを表示する際に、前記画像保持手段に保持されている画像を前記第２種別のファイルを示すファイル情報として表示することを特徴とする。
【００１４】
また、請求項８の発明は、請求項７の発明において、前記画像保持手段は、保持している画像に対応する文書に対する変更が確認されるまで該画像を保持することを特徴とする。
【００１５】
また、請求項９の発明は、ファイルとして格納されている電子文書を一覧表示するとともに、該表示したファイルに対する処理を受け付けて実行する文書管理プログラムにおいて、文書の実体を含む第１種別のファイルへのリンク情報を含む第２種別のファイルを表示する際に、前記第１種別のファイルから前記文書の少なくとも一部を示す画像を取得するステップと、前記画像を前記第２種別のファイルを示すファイル情報として表示するステップとをコンピュータに実行させることを特徴とする。
【００１６】
また、請求項１０の発明は、請求項９の発明において、前記画像は、前記文書を構成する各ページに対応する複数の縮小画像であり、該複数の縮小画像のうち選択された縮小画像を前記第２種別のファイルを示すファイル情報として表示することを特徴とする。
【００１７】
また、請求項１１の発明は、請求項９の発明において、前記画像を保持し、前記第２種別のファイルを表示する際に、該第２種別のファイルに対応する画像を保持している場合には、該保持している画像を前記第２種別のファイルを示すファイル情報として表示することを特徴とする。
【００１８】
また、請求項１２の発明は、請求項１１の発明において、前記画像は、該画像に対応する文書に対する変更が確認されるまで保持されることを特徴とする。
【００１９】
【発明の実施の形態】
以下、この発明に係る文書管理方法および装置並びにプログラムの一実施の形態について、添付図面を参照して詳細に説明する。
【００２０】
図１は、この発明に係る文書管理装置の機能的な構成例を示すブロック図である。同図に示すように、文書管理装置１０は、操作受付部１１と表示制御部１２、表示情報作成部１３、表示情報保持部１４、ファイル処理部１５、システム情報取得部１６、表示情報処理部１７を具備して構成される。
【００２１】
操作受付部１１は、ユーザの操作を受け付ける。表示制御部１２は、管理対象となる文書等の表示を制御する。表示情報作成部１３は、管理対象の文書等に関する表示情報を作成する。表示情報保持部１４は、表示情報作成部１３が作成した表示情報をキャッシュとして保持する。ファイル処理部１５は、ファイルシステム２０へのアクセスを行い、ファイルの読み出しや書き込みを行う。システム情報取得部１６は、ファイルシステム２０に記憶されているシステム情報（オペレーティングシステムの情報）を取得する。表示情報処理部１７は、表示情報保持部１４がキャッシュとして保持している表示情報をファイルとしてファイルシステム２０に書き込んだり、ファイルシステム２０から表示情報を読み出したりする。
【００２２】
なお、文書管理装置１０は、プログラムによりコンピュータ上で動作する装置として構成することができ、この場合には、プログラムの組み方により、機能的には同一となるが、必ずしも図１に示した構成と同一の構成となるとは限らない。
【００２３】
次に、文書管理装置１０の動作について説明するが、まず、文書管理素値１０が管理対象とする文書のファイル構成について説明する。図２は、ファイルシステム２０の構成例を示した図である。
【００２４】
同図に示しようにファイルシステム２０は、ルート２１を頂点とした階層構造を有している。文書管理装置１０は、このファイルシステムのうちのあるフォルダ（ディレクトリ）、例えば、原則としてフォルダ２２Ａ以下の階層のフォルダ（フォルダ２２Ｂ、フォルダ２２Ｃ、フォルダ２２Ｄを含む）および当該フォルダ内に格納されるファイルを管理する。
【００２５】
また、文書管理装置１０は、上述の階層構造に含まれないフォルダ、例えばフォルダ２３やネットワークを介して利用可能なファイルシステムのフォルダおよびこれらに含まれるファイルを管理することもできる。この他にも、文書管理装置１０は、その管理下にショートカットファイルが存在する場合には、そのリンク先の実体ファイルを管理することができる。
【００２６】
文書管理装置１０が管理するファイルは、文書の実体に加えて、文書の属性等を示す文書情報や文書中の各ページのサムネイル画像を有する構成となっている。文書管理装置１０では、この文書情報やサムネイル画像をファイル処理部１５を介して取得し、これらに基づいて表示情報作成部１３が表示情報を作成して表示情報保持部１４にキャッシュし、表示情報制御部１２が表示情報に基づいて文書の表示を行うこととなる。
【００２７】
続いて、文書管理装置１０による文書の表示について説明する。図３は、文書管理装置１０が表示する表示画面の構成例を示した図である。
【００２８】
文書管理装置１０は、表示制御部１２の制御により、図示しない表示装置に、文書管理画面３０を表示する。文書管理画面３０には、階層表示部３１と文書表示部３２が含まれる。
【００２９】
階層表示部３１には、文書管理装置１０が管理するフォルダが表示される。この階層表示部３１に表示されるフォルダ４０は、ファイルシステム２０のフォルダ２２Ａに相当するもので、その下位層のフォルダ４１、フォルダ４２は、それぞれフォルダ２２Ｂ、フォルダ２２Ｃに相当するものである。また、フォルダ４３は、リンクフォルダとして、フォルダ２２Ａの下位に含まれないフォルダのルートとして表示され、その下位層のフォルダ４４は、フォルダ２３や図示しないネットワークを介して利用可能なファイルシステム内のフォルダに相当するものである。
【００３０】
文書表示部３２には、階層表示部３１に表示されたフォルダのうち、ユーザにより選択されたフォルダに格納されているファイルがアイコンにより表示される。文書表示部３２に表示されるアイコンとしては、該当するファイルが文書の実体であることを示すアイコン５０と、該当するファイルが文書の実体へのリンク情報を有するショートカットファイルであることを示すアイコン６０がある。このアイコン５０とアイコン６０は、基本的には、該当する文書のサムネイル画像を表示している。ただし、後述する理由からサムネイル画像が表示されない場合もある。
【００３１】
次に、文書表示部３２に表示されるアイコンについて説明するが、最初に、文書の実体を含むファイルを表現するアイコン５０について説明する。図４は、アイコン５０を複数種類について示した図である。
【００３２】
図４（ａ）に示すアイコン５０Ａは、単ページの文書を表現するアイコンである。このアイコン５０Ａには、該当する文書のサムネイル画像が表示されている。
【００３３】
図４（ｂ）に示すアイコン５０Ｂは、複数の文書（単ページ、複数ページいずれも可）をバインダー処理として１つのファイルに納めた文書を表現するアイコンである。このアイコン５０Ｂには、該当する文書のサムネイル画像が表示されている他に、バインダーファイルであることを示す部品画像５１、該当する文書の全ページ数と現在サムネイル画像を表示しているページ番号を示すページ表示５２、表示されているサムネイル画像を前ページのサムネイル画像に変更するボタン５３、表示されているサムネイル画像を後ページのサムネイル画像に変更するボタン５４が表示される。このアイコン５０Ｂでは、ボタン５３またはボタン５４を押下する操作を行うことで、該当する文書の全てのページのサムネイル画像を閲覧することが可能である。なお、文書のバインダー処理は、文書表示部３２から所望の文書を選択し、バインダー処理を指示することで行われる。
【００３４】
図４（ｃ）に示すアイコン５０Ｃは、複数の文書（単ページ、複数ページいずれも可）を束ねて１つのファイルに納めた文書を表現するアイコンである。このアイコン５０Ｃには、該当する文書のサムネイル画像が表示されている他に、束ね文書ファイルであることを示す部品画像５５、該当する文書の全ページ数と現在サムネイル画像を表示しているページ番号を示すページ表示５６、表示されているサムネイル画像を前ページのサムネイル画像に変更するボタン５７、表示されているサムネイル画像を後ページのサムネイル画像に変更するボタン５８が表示される。このアイコン５０Ｃでは、ボタン５７またはボタン５８を押下する操作を行うことで、該当する文書の全てのページのサムネイル画像を閲覧することが可能である。なお、文書の束ね処理は、文書表示部３２上で所望の文書のアイコンを順次重ね合わせることで行われる。
【００３５】
図４（ｄ）に示すアイコン５０Ｄは、パスワード等で保護された機密文書を表現するアイコンである。このアイコン５０Ｄには、サムネイル画像が表示されず、機密文書である旨を示す部品画像５９が表示されている。
【００３６】
なお、図４に示したアイコン５０Ａ、アイコン５０Ｂ、アイコン５０Ｃ、アイコン５０Ｄは、いずれも実際の文書の用紙サイズと相似しているものである。
【００３７】
次に、ショートカットファイルを表現するアイコン６０について説明する。図５は、アイコン６０を複数種類について示した図である。
【００３８】
図５（ａ）に示すアイコン６０Ａは、該当するショートカットファイルが示すリンク先の文書が単ページの文書である旨を表現するアイコンである。このアイコン６０Ａには、アイコン５０Ａと同様にリンク先の文書のサムネイル画像が表示されている他、当該ファイルがショートカットファイルであることを示す部品画像６１が表示されている。
【００３９】
図５（ｂ）に示すアイコン６０Ｂは、該当するショートカットファイルが示すリンク先の文書がバインダーファイルである旨を表現するアイコンである。このアイコン６０Ｂには、アイコン５０Ｂと同様に、リンク先の文書のサムネイル画像やバインダーファイルである旨を示す部品画像、表示するサムネイル画像を切り替えるボタン等が表示されている他、当該ファイルがショートカットファイルであることを示す部品画像６１が表示されている。
【００４０】
図５（ｃ）に示すアイコン６０Ｃは、該当するショートカットファイルが示すリンク先の文書が束ねファイルである旨を表現するアイコンである。このアイコン６０Ｃには、アイコン５０Ｃと同様に、リンク先の文書のサムネイル画像や束ねファイルである旨を示す部品画像、表示するサムネイル画像を切り替えるボタン等が表示されている他、当該ファイルがショートカットファイルであることを示す部品画像６１が表示されている。
【００４１】
図５（ｄ）に示すアイコン６０Ｄは、該当するショートカットファイルが示すリンク先の文書が機密文書である旨を表現するアイコンである。このアイコン６０Ｄは、アイコン５０Ｄと同様に、サムネイル画像が表示されず、機密文書である旨を示す部品画像が表示される他、当該ファイルがショートカットファイルであることを示す部品画像６１が表示されている。
【００４２】
次に、文書管理装置１０によるアイコンの表示処理について説明するが、最初に、図６として示す表を参照して、アイコンの表示処理の概要を説明する。
【００４３】
（Ｎｏ．１）
表示処理の対象となるファイルが文書処理装置１０の管理対象となる実体ファイルであり、表示情報保持部１４に対応する表示情報がキャッシュされていない場合には、表示情報作成部１３がファイル処理部１５を介してファイルシステムから情報を取得してサムネイル画像を含む表示情報を作成し、表示制御部１２がアイコンにサムネイル画像を利用した表示を行う。
【００４４】
（Ｎｏ．２）
表示処理の対象となるファイルが文書処理装置１０の管理対象となる実体ファイルであり、表示情報保持部１４に対応する表示情報がキャッシュがされている場合で、その表示情報の作成後に対象となるファイルが更新されていれば、表示情報作成部１３がファイル処理部１５を介してファイルシステムから情報を取得してサムネイル画像を含む表示情報を作成して更新し、表示制御部１２がアイコンにサムネイル画像を利用した表示を行う。
【００４５】
（Ｎｏ．３）
表示処理の対象となるファイルが文書処理装置１０の管理対象となる実体ファイルであり、表示情報保持部１４に対応する表示情報がキャッシュがされている場合で、その表示情報の作成後に対象となるファイルが更新されていなければ、表示制御部１２が表示情報保持部１４にキャッシュされている表示情報に基づいて、アイコンにサムネイル画像を利用した表示を行う。
【００４６】
（Ｎｏ．４）
表示処理の対象となるファイルが文書処理装置１０の管理対象外の実体ファイルである場合には、表示制御部１２は、当該ファイルを非表示若しくはシステムまたは該当するアプリケーションで利用されるアイコンを利用した表示を行う。このファイルの表示／非表示は、ユーザが予め文書管理装置１０に設定した設定事項に基づいて決定される。また、アイコンの表示を行う際には、必要に応じてシステム情報取得部１６がアイコン等を取得する。
【００４７】
（Ｎｏ．５）
表示処理の対象となるファイルがショートカットファイルで、そのリンク先が文書処理装置１０の管理対象外の実体ファイルである場合には、表示制御部１２は、当該ファイルを非表示若しくはシステムまたは該当するアプリケーションで利用されるアイコンを利用した表示を行う。このファイルの表示／非表示は、ユーザが予め文書管理装置１０に設定した設定事項に基づいて決定される。また、アイコンの表示を行う際には、必要に応じてシステム情報取得部１６がアイコン等を取得する。
【００４８】
（Ｎｏ．６）
表示処理の対象となるファイルがショートカットファイルであり、そのリンク先が文書処理装置１０の管理対象の実体ファイルで、現にその実体ファイルが存在する場合には、表示情報保持部１４に対応する表示情報がキャッシュされていなければ、表示情報作成部１３がファイル処理部１５を介してファイルシステムから情報を取得してサムネイル画像を含む表示情報を作成し、表示制御部１２がアイコンにサムネイル画像を利用した表示を行う。
【００４９】
（Ｎｏ．７）
表示処理の対象となるファイルがショートカットファイルであり、そのリンク先が文書処理装置１０の管理対象の実体ファイルで、現にその実体ファイルが存在する場合には、表示情報保持部１４に対応する表示情報がキャッシュがされていて、その表示情報の作成後に対象となるファイルが更新されていれば、表示情報作成部１３がファイル処理部１５を介してファイルシステムから情報を取得してサムネイル画像を含む表示情報を作成して更新し、表示制御部１２がアイコンにサムネイル画像を利用した表示を行う。
【００５０】
（Ｎｏ．８）
表示処理の対象となるファイルがショートカットファイルであり、そのリンク先が文書処理装置１０の管理対象の実体ファイルで、現にその実体ファイルが存在する場合には、表示情報保持部１４に対応する表示情報がキャッシュがされていて、その表示情報の作成後に対象となるファイルが更新されていなければ、表示制御部１２が表示情報保持部１４にキャッシュされている表示情報に基づいて、アイコンにサムネイル画像を利用した表示を行う。
【００５１】
（Ｎｏ．９）
表示処理の対象となるファイルがショートカットファイルであり、そのリンク先が文書処理装置１０の管理対象の実体ファイルであるが、その実体ファイルが既に削除若しくは移動されている場合には、表示情報保持部１４に対応する表示情報がキャッシュがされていなければ、表示制御部１２がリンク切れである旨を示すアイコン若しくはシステムで利用されるアイコンで当該ファイルを表示する。
【００５２】
（Ｎｏ．１０）
表示処理の対象となるファイルがショートカットファイルであり、そのリンク先が文書処理装置１０の管理対象の実体ファイルであるが、その実体ファイルが既に削除若しくは移動されている場合には、表示情報保持部１４に対応する表示情報がキャッシュがされていれば、当該キャッシュを破棄し、表示制御部１２がリンク切れである旨を示すアイコン若しくはシステムで利用されるアイコンで当該ファイルを表示する。なお、キャッシュの破棄を行わずに、キャッシュを利用してサムネイル画像を利用した表示を行うようにしてもよい。
【００５３】
（Ｎｏ．１１）
表示処理の対象となるファイルがショートカットファイルであり、そのリンク先が文書処理装置１０の管理対象の実体ファイルであるが、その実体ファイルの存在が不明である場合、例えば、リンク先がネットワークを介して接続される先であるが、ネットワークへ非接続状態である場合等には、表示情報保持部１４に対応する表示情報がキャッシュがされていなければ、表示制御部１２がリンク切れである旨を示すアイコン若しくはシステムで利用されるアイコンで当該ファイルを表示する。
【００５４】
（Ｎｏ．１２）
表示処理の対象となるファイルがショートカットファイルであり、そのリンク先が文書処理装置１０の管理対象の実体ファイルであるが、その実体ファイルの存在が不明である場合、例えば、リンク先がネットワークを介して接続される先であるが、ネットワークへ非接続状態である場合等には、表示情報保持部１４に対応する表示情報がキャッシュがされていれば、表示制御部１２が表示情報保持部１４にキャッシュされている表示情報に基づいて、アイコンにサムネイル画像を利用した表示を行う。
【００５５】
（Ｎｏ．１３）
表示情報保持部１４にキャッシュされている表示情報が存在するものの、対応するファイルが存在しない場合には、当該キャッシュを破棄し、表示は行わない。
【００５６】
次に、文書管理装置１０によるアイコンの表示処理の流れを説明する。図７は、文書管理装置１０によるアイコンの表示処理の流れを示すフローチャートである。
【００５７】
文書管理装置１０によるアイコンの表示処理は、文書管理装置１０の起動時および階層表示部３１からフォルダが選択された際に行われる。
【００５８】
さて、文書管理装置１０は、アイコンの表示処理を開始すると、まず、ファイル処理部１５が表示処理の対象となるファイル情報を取得する（ステップ１０１）。
【００５９】
そして、取得したファイル情報に対して順次処理を行うが、まず、最初のファイル情報が示すファイルが、文書管理装置１０による管理対象の実体ファイルであった場合には（ステップ１０２でＹＥＳ）、後述する表示処理を行う（ステップ１０３）。
【００６０】
また、ファイル情報が示すファイルが、ショートカットファイルであった場合には（ステップ１０２でＮＯ、ステップ１０４でＹＥＳ）、後述する表示処理を行う（ステップ１０５）。
【００６１】
また、ファイル情報が示すファイルが、実体ファイルであるものの、文書管理装置１０による管理対象外のファイルであった場合には（ステップ１０２でＮＯ、ステップ１０４でＮＯ）、表示制御部１２は、設定に従って、当該ファイルを非表示とするか、システム等のアイコンを利用して表示する（ステップ１０６）。
【００６２】
そして、これらの処理を取得したファイル情報が示す全てのファイルに対して行い（ステップ１０７でＮＯ）、全てのファイルに対して処理が終了すると（ステップ１０７でＹＥＳ）、表示情報保持部１４にキャッシュされている不要な表示情報を破棄して（ステップ１０８）、アイコンの表示処理を終了する。
【００６３】
続いて、ステップ１０３における表示処理について説明する。図８は、表示処理１０３の処理の流れを示すフローチャートである。
【００６４】
文書管理装置１０は、管理対象の実体ファイルのアイコン表示処理に際しては、表示情報保持部１４に対応する表示情報がキャッシュされていない場合や（ステップ１３１でＮＯ）、表示情報がキャッシュされているものの当該表示情報の作成後に表示対象のファイルが更新されている場合には（ステップ１３１でＹＥＳ、ステップ１３２でＹＥＳ）、ファイル処理部１５が表示対象のファイルから当該ファイルの詳細情報を取得し（ステップ１３３）、取得した詳細情報に基づいて、表示情報作成部１３が表示情報を作成する（ステップ１３４）。この表示情報には、表示すべきサムネイル画像が含まれる。そして、表示情報作成部１３が表示した表示情報を表示情報保存部１４にキャッシュし（ステップ１３５）、表示制御部１２がキャッシュされた表示情報に基づいて、当該ファイルのアイコン表示を行う（ステップ１３６）。
【００６５】
一方、表示情報保持部１４に表示情報がキャッシュされており（ステップ１３１でＹＥＳ）、当該表示情報の作成後に該当するファイルの更新が無ければ（ステップ１３２でＮＯ）、表示制御部１２が表示情報保持部１４にキャッシュされている表示情報に基づいて、当該ファイルのアイコン表示を行う（ステップ１３６）。
【００６６】
次に、ステップ１０５における表示処理について説明する。図９は、表示処理１０５の処理の流れを示すフローチャートである。
【００６７】
文書管理装置１０は、ショートカットファイルのアイコン表示処理に際しては、そのリンク先のファイルが管理対象外であれば（ステップ１５１でＮＯ）、上述のステップ１０６と同様に、表示制御部１２は、設定に従って、当該ファイルを非表示とするか、システム等のアイコンを利用して表示する。
【００６８】
また、リンク先のファイルが管理対象である場合には（ステップ１５１でＹＥＳ）、そのリンク先の状態を確認する（ステップ１５２）。
【００６９】
確認の結果、リンク先のファイルが現に存在した場合には（ステップ１５３でＹＥＳ）、上述したステップ１０３での表示処理と同様の処理を行う。ただし、上述のステップ１３３に相当する処理を実行する際には、ファイル処理部１５は、ショートカットファイルのリンク先の実体ファイルから、その詳細情報を取得する。
【００７０】
一方、リンク先の状態を確認した結果、リンク先のファイルが削除されていたり、リンク先の状態が確認できない等の理由により、リンク先のファイルの存在が確認できなかった場合には（ステップ１５３でＮＯ）、表示情報保持部１４に対応する表示情報がキャッシュされており（ステップ１５４でＹＥＳ）、リンク先のファイルの削除若しくは移動をも確認できなければ（ステップ１５５でＮＯ）、表示制御部１２が表示情報保持部１４にキャッシュされている表示情報に基づいて、当該ファイルのアイコン表示を行う（ステップ１５６）。
【００７１】
また、表示情報保持部１４に対応する表示情報がキャッシュされているものの（ステップ１５４でＹＥＳ）、リンク先のファイルの削除若しくは移動が確認された場合には（ステップ１５５でＹＥＳ）、表示情報保持部１４にキャッシュされている表示情報を破棄し（ステップ１５７）、表示制御部１２がリンク切れである旨を示すアイコン若しくはシステムで利用されるアイコンで当該ファイルのアイコン表示を行う（ステップ１５８）。
【００７２】
また、表示情報保持部１４に対応する表示情報がキャッシュされていない場合には（ステップ１５４でＮＯ）、表示制御部１２がシステムで利用されるアイコン等で当該ファイルのアイコン表示を行う（ステップ１５８）。
【００７３】
さらに、ショートカットファイルに対してページめくり処理の指示が行われた場合も、同様に図７に記載したアイコンの表示処理を行うことにより、めくられたページが管理対象外であるか、ショートカットであるか、キャッシュ中にサムネイルアイコンがあるか等の判断を行い、適切な表示情報の表示を行う。
【００７４】
次に、文書管理装置１０の文書表示部３２にショートカットファイルが表示されている際に、そのショートカットファイルに対して、バインダー処理や束ね処理を指示した場合の処理について説明する。なお、ここで、図１０に示すファイルの状態を前提とし、ショートカットファイルに対して束ね処理を指示した場合の処理例を数例説明する。
【００７５】
文書処理装置１０は、その文書表示部３２に図１０に示すフォルダ２００の内容を示しているものとする。フォルダ２００には、ショートカットファイル２０１とショートカットファイル２０２が格納されており、それぞれ、フォルダ２１０内の実体ファイル２１１、フォルダ２２０内の実体ファイル２２１をリンク先としているものとする。
【００７６】
ここで、文書表示部３２に表示されているショートカットファイル２０１とショートカットファイル２０２に対して束ね処理を行った場合、第１の例では、図１１に示すように、文書管理装置１０は、フォルダ２１０内の実体ファイル２１１とフォルダ２２０内の実体ファイル２２１をそれぞれフォルダ２００内にコピーし、コピーした２つのファイルを束ねて、実体ファイル２０３としてフォルダ２００内に格納する。
【００７７】
第２の例では、フォルダ２２０内の実体ファイル２２１をフォルダ２１０に移動し、ここでファイル２１１と束ねて、実体ファイル２１２としてフォルダ２１０に格納する。同時に、フォルダ２００内からショートカットファイル２０１とショートカットファイル２０２を削除し、実体ファイル２１２をリンク先とするショートカットファイル２０４を新たに生成して、フォルダ２００内に格納する。
【００７８】
第３の例では、フォルダ２００内からショートカットファイル２０１とショートカットファイル２０２を削除し、実体ファイル２１１と実体ファイル２２１の両者をリンク先とするショートカットファイル２０５を新たに生成して、フォルダ２００内に格納する。この場合、実体ファイル２１１と実体ファイル２２１には、何ら処理を加えないが、ショートカットファイル２０５に対して、印刷等の指示があった際に、改めて実体ファイル２１１と実体ファイル２２１の両者若しくはそのコピーに束ね処理を施すこととなる。
【００７９】
なお、ここで示した処理は、一例であり、他の方法で束ね処理等を行うようにしてもよい。また、どのような処理を行うかは、ユーザが設定するようにしてもよく、ショートカットファイルのリンク先の種別、例えば、リンク先がネットワークを介してアクセスされるか否かといったことを条件として、異なる処理を行うように設定を行ってもよい。
【００８０】
同様に、ショートカットファイルに対しての印刷処理指示などを行った場合も、実体に対する操作と同じ操作で同じ処理結果を得ることができる。
【００８１】
【発明の効果】
以上説明したように、この発明によれば、文書の実体を含むファイルをリンク先としたショートカットファイルを表示する際に、そのショートカットファイルのリンク先のファイルから文書のサムネイル画像を含む情報を取得し、該取得した情報を利用して、対応するショートカットファイルを表示するように構成したので、利用者は、実体ファイルとショートカットファイルを同様の感覚で操作することができ、ファイル内容の確認や操作を容易に行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明に係る文書管理装置の機能的な構成例を示すブロック図である。
【図２】ファイルシステム２０の構成例を示した図である。
【図３】文書管理装置１０が表示する表示画面の構成例を示した図である。
【図４】アイコン５０を複数種類について示した図である。
【図５】アイコン６０を複数種類について示した図である。
【図６】文書管理装置１０によるアイコンの表示処理の概略を示した図である。
【図７】文書管理装置１０によるアイコンの表示処理の流れを示すフローチャートである。
【図８】表示処理１０３の処理の流れを示すフローチャートである。
【図９】表示処理１０５の処理の流れを示すフローチャートである。
【図１０】ショートカットファイルに対する操作前の状態を示した図である。
【図１１】第１の例によるショートカットファイルに対する操作後の状態を示した図である。
【図１２】第２の例によるショートカットファイルに対する操作後の状態を示した図である。
【図１３】第３の例によるショートカットファイルに対する操作後の状態を示した図である。
【符号の説明】
１０　　文書管理装置
１１　　操作受付部
１２　　表示制御部
１３　　表示情報作成部
１４　　表示情報保持部
１５　　ファイル処理部
１６　　システム情報取得部
１７　　表示情報処理部
２０　　ファイルシステム
２１　　ルート
２２Ａ　　フォルダ
２２Ｂ　　フォルダ
２２Ｃ　　フォルダ
２２Ｄ　　フォルダ
２３　　フォルダ
３０　　文書管理画面
３１　　階層表示部
３２　　文書表示部
４０　　フォルダ
４１　　フォルダ
４２　　フォルダ
４３　　フォルダ
４４　　フォルダ
５０　　アイコン
５０Ａ　　アイコン
５０Ｂ　　アイコン
５０Ｃ　　アイコン
５０Ｄ　　アイコン
５１　　部品画像
５２　　ページ表示
５３　　ボタン
５４　　ボタン
５５　　部品画像
５６　　ページ表示
５７　　ボタン
５８　　ボタン
５９　　部品画像
６０　　アイコン
６０Ａ　　アイコン
６０Ｂ　　アイコン
６０Ｃ　　アイコン
６０Ｄ　　アイコン
６１　　部品画像
２００　　フォルダ
２０１　　ショートカットファイル
２０２　　ショートカットファイル
２０３　　実体ファイル
２０４　　ショートカットファイル
２０５　　ショートカットファイル
２１０　　フォルダ
２１１　　実体ファイル
２１２　　実体ファイル
２２０　　フォルダ
２２１　　実体ファイル
【図１】
2004013693.tif 000003
【図２】
2004013693.tif 000004
【図３】
2004013693.tif 000005
【図４】
2004013693.tif 000006
【図５】
2004013693.tif 000007
【図６】
2004013693.tif 000008
【図７】
2004013693.tif 000009
【図８】
2004013693.tif 000010
【図９】
2004013693.tif 000011
【図１０】
2004013693.tif 000012
【図１１】
2004013693.tif 000013
【図１２】
2004013693.tif 000014
【図１３】
2004013693.tif 000015