(57)【要約】【課題】発行文書に発行先を設定した付属情報を付して管理し、誤った相手先への送付や設定されていない宛先への情報の漏洩を防ぎ、文書の内容や重要度に応じて送付先を設定できる文書送信装置および文書送信方法を提供する。【解決手段】端末装置２０から受信した、発行文書と発行先を設定した付属情報を登録し、文書管理ＤＢ１１、発行先情報１０に格納する。端末装置２０からの要求に基づき、文書管理ＤＢ１１、発行先情報１０に格納された発行文書と付随情報を読み出し、端末装置２０に表示させる。端末装置２０から受信した、付随情報に設定されている発行先から選択された送付先を記憶する。そして、発行文書を添付ファイルとした電子メールを作成し、前記送付先に送付する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
端末装置によって作成された発行文書を電子メールに添付して送信する文書送信装置であって、
前記端末装置から受信した発行文書と、１つまたは複数の発行先を設定した付随情報を登録する発行文書登録手段と、
該発行文書登録手段により登録された発行文書と付随情報を格納する記憶手段と、
前記端末装置からの要求に基づき、前記記憶手段に格納された発行文書と付随情報を読み出し、前記端末装置に表示させる文書読み出し手段と、
前記端末装置から受信した、前記付随情報に設定されている発行先から選択された前記発行文書を送付する送付先を記憶する送付先記憶手段と、
前記発行文書を添付ファイルとした電子メールを作成し、前記送付先記憶手段に記憶された送付先に送信する電子メール作成手段と、
を具備することを特徴とする文書送信装置。
【請求項２】
前記送付先記憶手段に記憶された送付先の内で業務管理者によって承認された送付先のみに前記発行文書を送付するように前記電子メール作成手段に指示する発行文書承認手段を、さらに有し、前記電子メール作成手段は、前記発行文書承認手段から受けた指示に基づいて電子メールを作成し、送信することを特徴とする請求項１に記載の文書送信装置。
【請求項３】
前記電子メール作成手段により、前記発行文書を添付ファイルとした電子メールが送信された場合、送付日時、送付先、送付された発行文書の版数を含む送付管理情報を生成し、前記記憶手段に前記発行文書ごとに格納する送付管理情報生成手段を、さらに有することを特徴とする請求項１または請求項２に記載の文書送信装置。
【請求項４】
端末装置によって作成された発行文書を電子メールに添付して送信する文書送信方法であって、
前記端末装置から受信した発行文書と、１つまたは複数の発行先を設定した付随情報を登録するステップと、
前記登録された発行文書と付随情報を格納するステップと、
前記端末装置からの要求に基づき、前記ステップにより格納された発行文書と付随情報を読み出し、前記端末装置に表示させるステップと、
前記端末装置から受信した、前記付随情報に設定されている発行先から前記発行文書を送付する送付先を記憶するステップと、
前記発行文書を添付ファイルとした電子メールを作成し、前記記憶された送付先に送信するステップと、
前記発行文書の送付日時、送付先、送付された発行文書の版数を含む送付管理情報を生成し、格納するステップと
を有することを特徴とする文書送信方法。
【請求項５】
端末装置によって作成された発行文書を電子メールに添付して送信するための文書送信プログラムであって、
前記端末装置から受信した発行文書と、１つまたは複数の発行先を設定した付随情報を登録する処理と、
前記登録された発行文書と付随情報を格納する処理と、
前記端末装置からの要求に基づき、前記処理により格納された発行文書と付随情報を読み出し、前記端末装置に表示させる処理と、
前記端末装置から受信した、前記付随情報に設定されている発行先から前記発行文書を送付する送付先を記憶する処理と、
前記発行文書を添付ファイルとした電子メールを作成し、前記記憶された送付先に送信する処理と、
前記発行文書の送付日時、送付先、送付された発行文書の版数を含む送付管理情報を生成し、格納する処理と
をコンピュータに実行させるための文書送信プログラム。
【請求項６】
端末装置によって作成された発行文書を電子メールに添付して送信するための文書送信プログラムを記録した記録媒体であって、
前記端末装置から受信した発行文書と、１つまたは複数の発行先を設定した付随情報を登録する処理と、
前記登録された発行文書と付随情報を格納する処理と、
前記端末装置からの要求に基づき、前記処理により格納された発行文書と付随情報を読み出し、前記端末装置に表示させる処理と、
前記端末装置から受信した、前記付随情報に設定されている発行先から前記発行文書を送付する送付先を記憶する処理と、
前記発行文書を添付ファイルとした電子メールを作成し、前記記憶された送付先に送信する処理と、
前記発行文書の送付日時、送付先、送付された発行文書の版数を含む送付管理情報を生成し、格納する処理と
をコンピュータに実行させるための文書送信プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、電子メールにより発行文書を送付する装置に係り、特に、発行文書に発行先を設定した付属情報を付して、発行文書の送信を管理することができるようにした文書送信装置、文書送信方法ならびに文書送信プログラムおよびそのプログラムを記録した記録媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、通信ネットワークが拡充され、それを利用した電子メールは、社内および企業間の通信に欠かせない手段となっている。電子メールを用いることによって、端末装置から、通信ネットワークを介して容易に複数の設定した相手先へ文書や図面を送ることができる。電子メールが広く普及している大きな理由といえる。しかし、企業間で取り交わされる文書の場合、このように自由に文書を発行し、送付できることは、時として問題を引き起こすことがある。電子メールによる文書発行の場合も、書類の場合と同様に、一元的な管理や承認行為などによる制限を付けて適切に管理を行う必要がある。
【０００３】
従来の電子メールの発信を管理する方法では、発信者が、予め宛先を登録しておき、登録された宛先だけに電子メールを発信できるようにしている（例えば、特許文献１参照）。
【０００４】
【特許文献１】
特開昭６３−１４６５３８号公報（第２−３頁、第１図）
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、従来の電子メールに発行文書を添付して送付する場合、発行者の裁量だけで送付先を決め、送信することができるため、管理者の承認が必要な文書が承認なしに社外へ送付されてしまうことや誤った相手先に送付されることが起こるという問題がある。また、機密情報の漏洩を防ぐことが難しいという問題がある。
また、特許文献１の図１に示す方式にあっては、電子メールを送る宛先を予め登録しておかなければならず、送付する文書ごとに、その内容や重要度に応じて送付先を選択することができないという問題が生じる。
【０００６】
本発明は、上記の点に鑑みてなされたもので、その目的は、発行文書に発行先を設定した付属情報を付して管理し、送付する場合は、付属情報に設定された発行先から送付先を選択できるようにして、誤った相手先への送付や設定されていない宛先への情報の漏洩を防ぎ、文書の内容や重要度に応じて送付先を設定できる文書送信装置および文書送信方法を提供することにある。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
本発明は、上記の課題を解決するために、端末装置によって作成された発行文書を電子メールに添付して送信する文書送信装置であって、前記端末装置から受信した発行文書と、１つまたは複数の発行先を設定した付随情報を登録する発行文書登録手段と、該発行文書登録手段により登録された発行文書と付随情報を格納する記憶手段と、前記端末装置からの要求に基づき、前記記憶手段に格納された発行文書と付随情報を読み出し、前記端末装置に表示させる文書読み出し手段と、前記端末装置から受信した、前記付随情報に設定されている発行先から選択された前記発行文書を送付する送付先を記憶する送付先記憶手段と、前記発行文書を添付ファイルとした電子メールを作成し、前記送付先記憶手段に記憶された送付先に送信する電子メール作成手段とを備える。
【０００８】
また、発行文書承認手段を備えることにより、業務管理者の承認を要する文書については、承認を得たもののみ電子メールの作成、送付が可能になる。
さらに、発行文書の送付管理情報が発行文書ごとに生成されるため、文書を発行するときに参照することができるので、発行文書の送付漏れの防止、改版にともなう発行者の確認などが可能になる。
上述の手段は、文書送信装置を構成するコンピュータ（サーバ）と、そのコンピュータに実装されたプログラムとによって実現される。また、そのプログラムは、コンピュータが読み取り可能な記録媒体、例えば、半導体メモリ、ハードディスクなどに格納することができる。
【０００９】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照して本発明の一実施の形態について説明する。
図１は、同実施形態の構成を示す図である。同図において、１は、発行文書登録手段、文書読み出し手段、送付先記憶手段、発行文書承認手段、電子メール作成手段、送付管理情報生成手段、データベース（ＤＢ）を備える文書送信装置である。文書送信装置１は、例えば、パーソナルコンピュータやワークステーションなどの汎用のコンピュータからなるサーバである。
【００１０】
送付管理情報生成手段は、電子メール作成手段により発行文書を添付ファイルとした電子メールが送信された場合、送付日時、送付先、送付された発行文書の属性情報からなる送付管理情報を生成する。この属性情報は、発行文書の発行者、版数、改版情報などからなる。発行文書のＤＢは、発行文書を格納する文書管理ＤＢ、発行文書の付随情報を格納する発行先情報ＤＢ、送付管理情報を格納する送付管理情報ＤＢからなる。
【００１１】
２０は、文書発行者の端末装置であり、３０は、発行文書の承認者、例えば、上司、プロジェクトマネージャなどの業務管理者の端末装置である。端末装置２０、３０には、パーソナルコンピュータなどを用いることができる。文書送信装置１および端末装置２０、３０は通信ネットワーク４０、例えば、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）などによって接続されている。また、文書送信装置１は、インターネット、広域ＬＡＮなどの通信ネットワークを介して文書送付先の端末装置（図示略）へ接続される。
【００１２】
次に、図１および図２を参照して、本実施の形態の動作を説明する。
図２は、発行文書の処理の流れを説明する概念図である。先ず、文書発行者は、作成した文書１００に発行先を設定した付随情報を付して端末装置２０から文書送信装置１へ送り登録処理を行う（ステップＳ１０）。この付随情報には、文書１００を送付する可能性のある複数の相手先（発行先）を指定することが可能であり、発行先を示す取引先コード、電子メールアドレスを設定する。文書送信装置１の発行文書登録手段は、受信した発行文書を文書管理ＤＢ１１に格納し、付随情報を発行文書と関連付けて発行先情報ＤＢ１０に格納する。
【００１３】
文書発行者が、文書送信装置１に登録された発行文書を送付する場合、端末装置２０から文書送信装置１に格納されている発行文書を読み出す。このとき、発行文書の付随情報および送付管理情報が同時に読み出される。
図３（Ａ）は、発行文書の内容、付随情報（文書発行先）、送付管理情報を表示する端末装置２０の表示画面の例を示す図である。発行者は、内容欄に表示された文書を確認して、付随情報欄に表示された発行先の内から文書を送付する相手先を選択し、チェックボックスにチェックする。図３（Ａ）は、Ａ社に文書を送付する場合を示している。
【００１４】
さらに、送付管理情報欄に表示された送付履歴、発行文書の版数を調べて、選択した送付先に誤りが無いか確認する。そして、業務管理者の承認を受けるために、「承認申請」ボタン２１を押す。端末装置２０から、付随情報に設定された発行先の中で選択された送付先のみ送付先情報として文書送信装置１に送られる。ここで、付随情報に設定した発行先以外を指定することはできない（ステップＳ１１）。文書送信装置１の発行文書承認手段は、端末装置２０から承認申請の信号と送付先情報を受けて、承認申請された発行文書と送付先情報を端末装置３０に送信する（ステップＳ１２）。
【００１５】
端末装置３０は、受信した発行文書と送付先情報を表示する。
図３（Ｂ）は、承認申請された文書と送付先を表示した端末装置３０の表示画面の例を示す。業務管理者は、この表示された発行文書と送付先を閲覧して、承認するか否かを判断する。文書内容と送付先を検討した後、承認する場合、「承認する」ボタン３１を押下する。文書送信装置１の発行文書承認手段は、端末装置３０から受信した承認の信号に基づき、承認を受けた文書を送付する電子メールの作成指示を電子メール作成手段に送る。
【００１６】
電子メール作成手段は、この指示により、承認された発行文書を添付ファイルとし、各送付先を宛先とした電子メール１１０を作成して、発信する（ステップＳ１３）。このように、発行文書承認手段は、管理者の承認を得た後、電子メール作成の指示を出力するので、未承認の発行文書が外部に送付されるという事態を防ぐことができる。
【００１７】
次に、文書送信装置１の送付管理情報生成手段は、電子メール１１０が送付された日時、送付先、送付された発行文書の版数などの属性情報からなる送付管理情報を生成し（ステップＳ１４）、送付管理情報ＤＢ１２に格納する。
一方、管理者が、端末装置３０に表示された文書を確認した結果、発行を承認しない場合、「承認しない」ボタン３２を押下する。文書送信装置１の発行文書承認手段は、端末装置３０から文書の送付を承認しないという信号を受けて、端末装置２０に承認が得られなかったことを通知する。
【００１８】
上述のように、発行文書の付随情報に発行先を設定することができるため、文書の内容、重要度に応じて発行先を制限することができる。また、設定された発行先以外に送付先を指定できないようにすることによって、誤って意図しない相手先に文書を送付することや設定した発行先以外の相手に不正に送付することを防ぐことができる。さらに、文書発行者は、送付管理情報ＤＢ１２に格納された送付管理情報を読み出し、その時点までの文書の送付先と文書の版数を確認できるので、版を変えたときに必要になる送付先や旧版の発行者の確認を容易に行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施形態の構成を示す図である。
【図２】発行文書の処理の流れを説明する概念図である。
【図３】端末装置の表示画面の例を示す図である。
【符号の説明】
１  文書送信装置、  １０  発行先情報ＤＢ、  １１文書管理ＤＢ、
１２  送付管理情報ＤＢ
【図１】
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【図２】
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【図３】
2004295204.tif 000005