(57)【要約】【課題】電子文書の評価機能に関して、電子文書についての評価依頼作業や評価作業の煩わしさを軽減すること。【解決手段】ファイルとフォルダを階層構造を利用して管理する電子文書管理サーバであって、電子文書管理クライアントにより前記階層構造に属する評価用領域に前記ファイル又はそのリンクが配置されたとき、前記ファイルに評価情報を付加することを特徴とする電子文書管理サーバ。【選択図】    図３
2004171259.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ファイルとフォルダを階層構造を利用して管理する電子文書管理サーバであって、電子文書管理クライアントにより前記階層構造に属する評価用領域に前記ファイル又はそのリンクが配置されたとき、前記ファイルに評価情報を付加することを特徴とする電子文書管理サーバ。
【請求項２】
ファイルとフォルダを階層構造を利用して管理する電子文書管理サーバであって、電子文書管理クライアントにより前記階層構造に属する評価用領域に前記フォルダ又はそのリンクが配置されたとき、前記評価用領域に前記フォルダ又はそのリンクと共に前記フォルダに包含される前記ファイル又はそのリンクと前記フォルダ又はそのリンクを前記階層構造を保ったままで配置し、前記ファイルに評価情報を付加することを特徴とする電子文書管理サーバ。
【請求項３】
ファイルとフォルダを階層構造を利用して管理する電子文書管理サーバであって、電子文書管理クライアントにより前記階層構造に属する評価用領域に前記フォルダ又はそのリンクが配置されたとき、前記評価用領域に前記フォルダ又はそのリンクと共に前記フォルダに包含される前記ファイル又はそのリンクと前記フォルダ又はそのリンクを前記階層構造を保ったままで配置し、前記フォルダに包含される前記ファイルに評価情報を一括して付加することを特徴とする電子文書管理サーバ。
【請求項４】
ファイルとフォルダを階層構造を利用して管理する電子文書管理サーバとしてコンピュータを機能させる電子文書管理サーバ用プログラムであって、電子文書管理クライアントにより前記階層構造に属する評価用領域に前記ファイル又はそのリンクが配置されたとき、前記ファイルに評価情報を付加することを電子文書管理サーバに実行させることを特徴とする電子文書管理サーバ用プログラム。
【請求項５】
ファイルとフォルダを階層構造を利用して管理する電子文書管理サーバとしてコンピュータを機能させる電子文書管理サーバ用プログラムであって、電子文書管理クライアントにより前記階層構造に属する評価用領域に前記フォルダ又はそのリンクが配置されたとき、前記評価用領域に前記フォルダ又はそのリンクと共に前記フォルダに包含される前記ファイル又はそのリンクと前記フォルダ又はそのリンクを前記階層構造を保ったままで配置し、前記ファイルに評価情報を付加することを電子文書管理サーバに実行させることを特徴とする電子文書管理サーバ用プログラム。
【請求項６】
ファイルとフォルダを階層構造を利用して管理する電子文書管理サーバとしてコンピュータを機能させる電子文書管理サーバ用プログラムであって、電子文書管理クライアントにより前記階層構造に属する評価用領域に前記フォルダ又はそのリンクが配置されたとき、前記評価用領域に前記フォルダ又はそのリンクと共に前記フォルダに包含される前記ファイル又はそのリンクと前記フォルダ又はそのリンクを前記階層構造を保ったままで配置し、前記フォルダに包含される前記ファイルに評価情報を一括して付加することを電子文書管理サーバに実行させることを特徴とする電子文書管理サーバ用プログラム。
【請求項７】
請求項１乃至６のいずれか１項に記載の電子文書管理クライアントとしてコンピュータを機能させることを特徴とする電子文書管理クライアント用プログラム。
【請求項８】
請求項４乃至６のいずれか１項に記載の電子文書管理サーバ用プログラム又は／及び請求項７に記載の電子文書管理クライアント用プログラムを格納したことを特徴とするコンピュータ読み取り可能な記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子文書管理サーバ、電子文書管理サーバ用プログラム、電子文書管理クライアント用プログラム、及び記憶媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
企業内において勤怠管理や交通費清算を電子化するための勤怠管理システムや交通費清算システムを構築したといったように、ワークフロー（業務の流れ）を電子化するためのワークフローシステムを構築した事例を耳にする機会が少なくない。実際、市場ではそのためのソフトウェアも多数販売されている。
【０００３】
このようなソフトウェアの例としては、電子文書を管理するクライアントサーバ型の電子文書管理システムを構築するためのソフトウェアであり、電子文書管理サーバ側のソフトウェアと電子文書管理クライアント側のソフトウェアからなるような電子文書管理ソフトウェアが挙げられる。以下、その例を紹介する。
【０００４】
この電子文書管理システムでは、図１のように、電子文書管理サーバ側にあるキャビネット１１により電子文書に係るファイル１２やフォルダ１３やこれらのリンク（ショートカット）を階層構造を利用して管理する。ユーザは、電子文書管理クライアント側からこれらの登録、削除、移動等を行うことができる。この際、図１のように階層構造を視覚化したＧＵＩ（ツリービュー）を用いることができるため、これらの操作を比較的簡単に行うことができる。
【０００５】
この電子文書管理システムではまた、図１のように、各文書を「文書タイプ」という情報と関連付けて管理する。ユーザは、登録されている複数の文書タイプの中から１の文書タイプを選択して、図２のようにその文書タイプに文書名、作成者名、作成年月日等を適宜入力して、その文書タイプを文書と関連付けることができる。
【０００６】
【特許文献１】
特開２００１−３４６８１号公報
【特許文献２】
特開２００１−９２９０２号公報
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
このようなソフトウェアの多くが備える機能として「電子文書の審査・承認」機能が挙げられる。例えば、電子文書に予め登録しておいた電子承認印を押すことで、電子文書の承認を行うことができるようなソフトウェアが知られている。例えば、承認者に電子文書に係るファイルのショートカットを添付した電子メールを送信する機能が用意されており、承認者はショートカットを利用してファイルにアクセスすることで、電子文書の承認を行うことができるようなソフトウェアが知られている。
【０００８】
ここで、上述した「電子文書の審査・承認」という表現について補足する。これは、後述する「発明の実施の形態」のように、審査者による審査を経て承認者による承認を行うような２段階の評価過程を念頭に置いた表現である。しかし、これに限らず１段階の評価過程や３段階以上の評価過程も考えられる。そこで、このような「審査」や「承認」を包括する用語として「評価」という用語を適宜使用することにする。
【０００９】
さて、上述のような電子文書の評価機能には、評価依頼作業や評価作業が煩わしいという欠点がある。そのためもあって、評価依頼忘れ、評価依頼文書の取り違え、評価忘れ、評価文書の取り違えなどが発生しかねない。
【００１０】
したがって、本発明は、電子文書の評価機能に関して、電子文書についての評価依頼作業や評価作業の煩わしさを軽減することを課題とする。
【００１１】
【課題を解決するための手段】
請求項１に記載の発明（電子文書管理サーバ）は、ファイルとフォルダを階層構造を利用して管理する電子文書管理サーバであって、電子文書管理クライアントにより前記階層構造に属する評価用領域に前記ファイル又はそのリンクが配置されたとき、前記ファイルに評価情報を付加する。
【００１２】
請求項２に記載の発明（電子文書管理サーバ）は、ファイルとフォルダを階層構造を利用して管理する電子文書管理サーバであって、電子文書管理クライアントにより前記階層構造に属する評価用領域に前記フォルダ又はそのリンクが配置されたとき、前記評価用領域に前記フォルダ又はそのリンクと共に前記フォルダに包含される前記ファイル又はそのリンクと前記フォルダ又はそのリンクを前記階層構造を保ったままで配置し、前記ファイルに評価情報を付加する。
【００１３】
請求項３に記載の発明（電子文書管理サーバ）は、ファイルとフォルダを階層構造を利用して管理する電子文書管理サーバであって、電子文書管理クライアントにより前記階層構造に属する評価用領域に前記フォルダ又はそのリンクが配置されたとき、前記評価用領域に前記フォルダ又はそのリンクと共に前記フォルダに包含される前記ファイル又はそのリンクと前記フォルダ又はそのリンクを前記階層構造を保ったままで配置し、前記フォルダに包含される前記ファイルに評価情報を一括して付加する。
【００１４】
請求項４に記載の発明（電子文書管理サーバ用プログラム）は、ファイルとフォルダを階層構造を利用して管理する電子文書管理サーバとしてコンピュータを機能させる電子文書管理サーバ用プログラムであって、電子文書管理クライアントにより前記階層構造に属する評価用領域に前記ファイル又はそのリンクが配置されたとき、前記ファイルに評価情報を付加することを電子文書管理サーバに実行させる。
【００１５】
請求項５に記載の発明（電子文書管理サーバ用プログラム）は、ファイルとフォルダを階層構造を利用して管理する電子文書管理サーバとしてコンピュータを機能させる電子文書管理サーバ用プログラムであって、電子文書管理クライアントにより前記階層構造に属する評価用領域に前記フォルダ又はそのリンクが配置されたとき、前記評価用領域に前記フォルダ又はそのリンクと共に前記フォルダに包含される前記ファイル又はそのリンクと前記フォルダ又はそのリンクを前記階層構造を保ったままで配置し、前記ファイルに評価情報を付加することを電子文書管理サーバに実行させる。
【００１６】
請求項６に記載の発明（電子文書管理サーバ用プログラム）は、ファイルとフォルダを階層構造を利用して管理する電子文書管理サーバとしてコンピュータを機能させる電子文書管理サーバ用プログラムであって、電子文書管理クライアントにより前記階層構造に属する評価用領域に前記フォルダ又はそのリンクが配置されたとき、前記評価用領域に前記フォルダ又はそのリンクと共に前記フォルダに包含される前記ファイル又はそのリンクと前記フォルダ又はそのリンクを前記階層構造を保ったままで配置し、前記フォルダに包含される前記ファイルに評価情報を一括して付加することを電子文書管理サーバに実行させる。
【００１７】
請求項７に記載の発明（電子文書管理クライアント用プログラム）は、請求項１乃至６のいずれか１項に記載の電子文書管理クライアントとしてコンピュータを機能させる。
【００１８】
請求項８に記載の発明（記憶媒体）は、請求項４乃至６のいずれか１項に記載の電子文書管理サーバ用プログラム又は／及び請求項７に記載の電子文書管理クライアント用プログラムを格納したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体である。
【００１９】
請求項１又は４に記載の発明（電子文書管理サーバ又は電子文書管理サーバ用プログラム）に関しては、階層構造に属する評価用領域にファイル又はそのリンクが配置されたとき、ファイルに評価情報を付加するため、階層構造に属するファイルの通常操作と同様の感覚で評価依頼作業や評価作業ができるようになり、電子文書についての評価依頼作業や評価作業の煩わしさが軽減される。
【００２０】
請求項２又は５に記載の発明（電子文書管理サーバ又は電子文書管理サーバ用プログラム）に関しては、階層構造に属する評価用領域にフォルダ又はそのリンクが配置されたとき、評価用領域にフォルダ又はそのリンクと共にフォルダに包含されるファイル又はそのリンクとフォルダ又はそのリンクを階層構造を保ったままで配置し、ファイルに評価情報を付加するため、階層構造に属するファイルやフォルダの通常操作と同様の感覚で評価依頼作業や評価作業ができるようになり、電子文書についての評価依頼作業や評価作業の煩わしさが軽減される。評価依頼者においては、フォルダに包含されるファイルにつき一括して評価依頼作業ができ、評価者においては、階層構造を参酌しつつ評価作業ができるため、ファイルの意味的まとまりを認識しつつ評価依頼作業や評価作業ができるためである。
【００２１】
請求項３又は６に記載の発明（電子文書管理サーバ又は電子文書管理サーバ用プログラム）に関しては、階層構造に属する評価用領域にフォルダ又はそのリンクが配置されたとき、評価用領域にフォルダ又はそのリンクと共にフォルダに包含されるファイル又はそのリンクとフォルダ又はそのリンクを階層構造を保ったままで配置し、フォルダに包含されるファイルに評価情報を一括して付加するため、階層構造に属するファイルやフォルダの通常操作と同様の感覚で評価依頼作業や評価作業ができるようになり、電子文書についての評価依頼作業や評価作業の煩わしさが軽減される。評価依頼者においては、フォルダに包含されるファイルにつき一括して評価依頼作業ができ、評価者においては、階層構造を参酌しつつフォルダに包含されるファイルにつき一括して評価作業ができるため、ファイルの意味的まとまりを認識しつつ評価依頼作業や評価作業ができるためである。
【００２２】
【発明の実施の形態】
本発明の実施の形態について説明する。
【００２３】
図３は、電子文書を管理するクライアントサーバ型の電子文書管理システムを表す。図３の電子文書管理システムは、電子文書管理サーバ３１Ａと、電子文書管理クライアント３１Ｂとをネットワーク接続して構築される。電子文書管理サーバ３１Ａは例えば、電子文書管理サーバとしてコンピュータを機能させる電子文書管理サーバ用プログラムがインストールされたパソコンであり、電子文書管理クライアント３１Ｂは例えば、電子文書管理クライアントとしてコンピュータを機能させる電子文書管理クライアント用プログラムがインストールされたパソコンである。インストールは例えば、これらの一方又は両方を格納したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体（ＣＤ−ＲＯＭ等）によりユーザが実行する。
【００２４】
電子文書管理サーバ３１Ａには、情報記憶用の記憶装置３２Ａと、ユーザインタフェース用の入力装置３３Ａと、ユーザインタフェース用の表示装置３４Ａと、情報通信用の通信装置３５Ａとが内蔵機器又は付属機器として接続されている。電子文書管理サーバ３１Ａはさらに、記憶装置３２Ａや入力装置３３Ａや表示装置３４Ａや通信装置３５Ａの制御等の各種の情報処理を実行する制御部３６Ａを備える。記憶装置３２Ａは例えばハードディスクであり、入力装置３３Ａは例えばマウスやキーボードであり、表示装置３４Ａは例えばディスプレイであり、通信装置３５Ａは例えばモデムである。電子文書管理クライアント３１Ｂについても同様である。
【００２５】
図３の電子文書管理システムでは、図４のように、電子文書管理サーバ３１Ａ側にあるキャビネット１１により電子文書に係るファイル１２やフォルダ１３やこれらのリンク（ショートカット）を階層構造を利用して管理する。この管理のための情報記憶には記憶装置３２Ａが利用される。ユーザは、電子文書管理クライアント３１Ｂ側からこれらの登録、削除、移動等を行うことができる。これらの操作のためのユーザインタフェースには入力装置３３Ｂや表示装置３４Ｂが、これらの操作のための情報通信には通信装置３５Ａ・３５Ｂが利用される。なお、図４はこれらの操作の際に用いられるＧＵＩの例に該当する。
【００２６】
図３の電子文書管理システムではまた、各文書を「文書タイプ」という情報と関連付けて管理する。ユーザは、登録されている複数の文書タイプの中から１の文書タイプを選択して、図５のようにその文書タイプに文書名、作成者名等を適宜入力して、その文書タイプを文書と関連付けることができる。こうして、文書に係るファイルに文書名、作成者名といった情報を付加することができる。
【００２７】
図３の電子文書管理システムではさらに、文書の審査・承認機能が用意されている。具体的に言うと、図５のように、各文書タイプには審査属性、承認属性、審査者名、承認者名といった「審査・承認情報」の入力欄が設けられている。審査者は、文書タイプに審査属性、審査者名を入力して、文書に係るファイルに審査属性、審査者名といった審査情報を付加することができる。承認者は、文書タイプに承認属性、承認者名を入力して、文書に係るファイルに承認属性、承認者名といった承認情報を付加することができる。
【００２８】
加えて、図６のように、電子文書管理サーバ３１Ａ側には審査用キャビネット６１と承認用キャビネット６２を作成することができる。審査用キャビネット６１や承認用キャビネット６２は、通常のキャビネット１１と同様に階層構造に属する領域であるが、通常のキャビネットとは異なり審査用のパスワードや承認用のパスワードを設定することができる。図３の電子文書管理システムでは、このような審査・承認用領域（審査・承認用キャビネット）を利用して、審査・承認依頼作業や審査・承認作業を行うのである。なお、審査・承認用キャビネットの作成や審査・承認用のパスワードの設定は、例えばシステム管理者が行うようにする。また、審査・承認用キャビネットではなく審査・承認用フォルダとしてもよい。
【００２９】
（１）審査・承認手順の第１の例
以下、審査・承認手順の第１の例について説明する。図７は審査依頼手順、図８は審査手順及び承認依頼手順、図９は承認手順に係るフローチャートである。
【００３０】
審査依頼者は、電子文書管理クライアント３１Ｂを使用して、審査を依頼したいファイル（文書）を選択して審査依頼（Ｓ７０１）を出す。審査依頼を出すと、電子文書管理サーバ３１Ａは、審査用キャビネットにそのファイルのショートカットを作成して記憶装置３２Ａに記憶（Ｓ７０３）すると共に、そのファイルを読み取り専用にする。こうして審査依頼が完了（Ｓ７０４）する。図１０には、このようにして審査用キャビネット６１に配置されたショートカット（仕様書Ａ・Ｂ・Ｃに係るファイルのショートカット）を示す。なお、ファイルのショートカットではなく、ファイルそのものが配置されるようにしてもよい。
【００３１】
電子文書管理クライアント３１Ｂにより審査用キャビネットにファイルのショートカットが配置されたとき、電子文書管理サーバ３１Ａは、電子文書管理クライアント３１Ｂからの付加入力に応じてそのファイルに審査情報を付加する。
【００３２】
審査者（承認依頼者でもある）は、電子文書管理クライアント３１Ｂ（審査依頼者のものと同一でも別個でもよい）を使用して、審査用キャビネットを開いて（Ｓ８０１）ショートカットが存在するか否かをチェック（Ｓ８０２）する。存在する場合には、ショートカットを利用してファイルを開いて（Ｓ８０３）審査（Ｓ８０４）を行う。この際、審査結果の是非を入力することができる。審査結果の是非を入力すると、審査用パスワードの入力が要求（Ｓ８０５・Ｓ８１０）されるので入力する。審査用パスワードが正しい場合（Ｓ８０６・Ｓ８１１）には、入力した審査結果が「是」である場合に限り、審査者名の入力が要求（Ｓ８０７）されるので入力する。このような電子文書管理クライアント３１Ａからの付加入力に応じて、電子文書管理サーバ３１Ａにより、文書タイプの審査属性と審査者名が入力（審査属性には審査結果「是」を意味する円形のチェック）されることになる。最後に、そのショートカットについて審査依頼と同様にして承認依頼（Ｓ８０８）を出す。承認依頼を出すと、電子文書管理サーバ３１Ａは、審査用キャビネットからそのショートカットを削除すると共に、承認用キャビネットにそのショートカットを作成して記憶装置３２Ａに記憶（Ｓ８０８）する。こうして審査及び承認依頼が完了（Ｓ８０９）する。
【００３３】
電子文書管理クライアント３１Ｂにより承認用キャビネットにファイルのショートカットが配置されたとき、電子文書管理サーバ３１Ａは、電子文書管理クライアント３１Ｂからの付加入力に応じてそのファイルに承認情報を付加する。
【００３４】
承認者は、電子文書管理クライアント３１Ｂ（審査依頼者や承認依頼者のものと同一でも別個でもよい）を使用して、承認用キャビネットを開いて（Ｓ９０１）ショートカットが存在するか否かをチェック（Ｓ９０２）する。存在する場合には、ショートカットを利用してファイルを開いて（Ｓ９０３）承認（Ｓ９０４）を行う。この際、承認結果の是非を入力することができる。承認結果の是非を入力すると、承認用パスワードの入力が要求（Ｓ９０５・Ｓ９１０）されるので入力する。承認用パスワードが正しい場合（Ｓ９０６・Ｓ９１１）には、入力した承認結果が「是」である場合に限り、承認者名の入力が要求（Ｓ９０７）されるので入力する。このような電子文書管理クライアント３１Ａからの付加入力に応じて、電子文書管理サーバ３１Ａにより、文書タイプの承認属性と承認者名が入力（承認属性には承認結果「是」を意味する円形のチェック）されることになる。承認者名を入力すると、電子文書管理サーバ３１Ａは、承認用キャビネットからそのショートカットを削除（Ｓ９０８）すると共に、そのファイルの読み取り専用を解除にする。こうして承認が完了（Ｓ９０９）する。
【００３５】
（２）審査・承認手順の第２の例
以下、審査・承認手順の第２の例について説明する。図１１は審査依頼手順、図１２は審査手順及び承認依頼手順、図１３は承認手順に係るフローチャートである。第１の例ではファイルについて取り扱ったが、第２の例ではファイルを包含するフォルダについて取り扱うことにする。
【００３６】
審査依頼者は、電子文書管理クライアント３１Ｂを使用して、審査を依頼したいファイル（文書）の全てを包含するフォルダを選択して審査依頼（Ｓ１１０１）を出す。審査依頼を出すと、電子文書管理サーバ３１Ａは、審査用キャビネットにそのフォルダ（のコピー）と共にそのフォルダに包含される全てのファイルのショートカットとフォルダ（のコピー）を階層構造を保ったままで作成して記憶装置３２Ａに記憶（Ｓ１１０４）すると共に、それらのファイルを読み取り専用にする。こうして審査依頼が完了（Ｓ１１０５）する。図１４には、このようにして審査用キャビネット６１に配置されたフォルダのコピーとファイルのショートカット（フォルダＸ・Ｘ１・Ｘ２のコピーと仕様書Ａ・Ｂ・Ｃに係るファイルのショートカット）を示す。なお、フォルダのコピーとファイルのショートカットではなく、フォルダそのものとファイルそのものが配置されるようにしてもよいし、フォルダのショートカットを配置することでファイルが配置されるようにしてもよい。
【００３７】
電子文書管理クライアント３１Ｂにより審査用キャビネットにフォルダ（のコピー）が配置されたとき、電子文書管理サーバ３１Ａは、電子文書管理クライアント３１Ｂからの付加入力に応じてそのフォルダに包含されるファイルに審査情報を付加する。
【００３８】
審査者（承認依頼者でもある）は、電子文書管理クライアント３１Ｂ（審査依頼者のものと同一でも別個でもよい）を使用して、審査用キャビネットを開いて（Ｓ１２０１）フォルダが存在するか否かをチェック（Ｓ１２０２）する。存在する場合には、フォルダに包含される各ショートカットを利用して各ファイルを開いて（Ｓ１２０３）各ファイルについて閲覧（Ｓ１２０４）を行う。この際、各ファイルについて審査結果の是非を入力することができるが必須ではない。入力した審査結果が「非」である場合に限り、審査者名の入力が要求（Ｓ１２１１）されることになる。一方、全ファイルについて閲覧（Ｓ１２０６）を行うと、全ファイルについて一括して審査を行うことができる。全ファイルについて一括して審査を行う際には、最上位のフォルダを選択してその要求を入力する。すると、審査用パスワードの入力が要求（Ｓ１２０６）されるので入力する。審査用パスワードが正しい場合（Ｓ１２０７）には、審査者名の入力が要求（Ｓ１２０８）されるので入力する。このような電子文書管理クライアント３１Ａからの一括付加入力に応じて、電子文書管理サーバ３１Ａにより、全ファイルの文書タイプの審査属性と審査者名が一括して入力（審査属性には審査結果「是」を意味する円形のチェック）されることになる。最後に、最上位のフォルダについて審査依頼と同様にして承認依頼（Ｓ１２０９）を出す。承認依頼を出すと、電子文書管理サーバ３１Ａは、審査用キャビネットからそのフォルダと共にそのフォルダに包含される全てのファイルのショートカットとフォルダを削除すると共に、承認用キャビネットにそのフォルダと共にそのフォルダに包含される全てのファイルのショートカットとフォルダを階層構造を保ったままで作成して記憶装置３２Ａに記憶（Ｓ１２０９）する。こうして審査及び承認依頼が完了（Ｓ１２１０）する。なお、審査者名の入力について、一括入力だけではなく個別入力もできるようにしてもよい。
【００３９】
電子文書管理クライアント３１Ｂにより承認用キャビネットにフォルダ（のコピー）が配置されたとき、電子文書管理サーバ３１Ａは、電子文書管理クライアント３１Ｂからの付加入力に応じてそのフォルダに包含されるファイルに承認情報を付加する。
【００４０】
承認者は、電子文書管理クライアント３１Ｂ（審査依頼者や承認依頼者のものと同一でも別個でもよい）を使用して、承認用キャビネットを開いて（Ｓ１３０１）フォルダが存在するか否かをチェック（Ｓ１３０２）する。存在する場合には、フォルダに包含される各ショートカットを利用して各ファイルを開いて（Ｓ１３０３）各ファイルについて閲覧（Ｓ１３０４）を行う。この際、各ファイルについて承認結果の是非を入力することができるが必須ではない。入力した承認結果が「非」である場合に限り、承認者名の入力が要求（Ｓ１３１１）されることになる。一方、全ファイルについて閲覧（Ｓ１３０６）を行うと、全ファイルについて一括して承認を行うことができる。全ファイルについて一括して承認を行う際には、最上位のフォルダを選択してその要求を入力する。すると、承認用パスワードの入力が要求（Ｓ１３０６）されるので入力する。承認用パスワードが正しい場合（Ｓ１３０７）には、承認者名の入力が要求（Ｓ１３０８）されるので入力する。このような電子文書管理クライアント３１Ａからの一括付加入力に応じて、電子文書管理サーバ３１Ａにより、全ファイルの文書タイプの承認属性と承認者名が一括して入力（承認属性には承認結果「是」を意味する円形のチェック）されることになる。承認者名を入力すると、電子文書管理サーバ３１Ａは、承認用キャビネットからそのフォルダと共にそのフォルダに包含される全てのファイルのショートカットとフォルダを削除（Ｓ１３０９）すると共に、それらのファイルの読み取り専用を解除にする。こうして承認が完了（Ｓ１３１０）する。なお、承認者名の入力について、一括入力だけではなく個別入力もできるようにしてもよい。
【００４１】
なお、図３の電子文書管理システムにおいて、第１の例と第２の例の両方を実行できるようにしてもよいし、第１の例と第２の例の片方のみを実行できるようにしてもよい。また、上述した「発明の実施の形態」では、審査者による審査を経て承認者による承認を行うような２段階の評価過程について説明したが、これに限らず１段階の評価過程や３段階以上の評価過程でもよい。
【００４２】
【発明の効果】
このように、本発明は、電子文書の評価機能に関して、電子文書についての評価依頼作業や評価作業の煩わしさを軽減することを可能にする。
【図面の簡単な説明】
【図１】電子文書管理システムの例について説明するための図である。
【図２】電子文書管理システムの例について説明するための図である。
【図３】電子文書を管理するクライアントサーバ型の電子文書管理システムを表す。
【図４】ＧＵＩを表す。
【図５】審査・承認情報について説明するための図である。
【図６】審査・承認用キャビネットについて説明するための図である。
【図７】第１の例における審査依頼手順に係るフローチャートである。
【図８】第１の例における審査手順及び承認依頼手順に係るフローチャートである。
【図９】第１の例における承認手順に係るフローチャートである。
【図１０】第１の例について説明するための図である。
【図１１】第２の例における審査依頼手順に係るフローチャートである。
【図１２】第２の例における審査手順及び承認依頼手順に係るフローチャートである。
【図１３】第２の例における承認手順に係るフローチャートである。
【図１４】第２の例について説明するための図である。
【符号の説明】
１１  キャビネット
１２  ファイル
１３  フォルダ
３１Ａ  電子文書管理サーバ
３１Ｂ  電子文書管理クライアント
３２  記憶装置
３３  入力装置
３４  表示装置
３５  通信装置
３６  制御部
６１  審査用キャビネット
６２  承認用キャビネット
【図１】
2004171259.tif 000003
【図２】
2004171259.tif 000004
【図３】
2004171259.tif 000005
【図４】
2004171259.tif 000006
【図５】
2004171259.tif 000007
【図６】
2004171259.tif 000008
【図７】
2004171259.tif 000009
【図８】
2004171259.tif 000010
【図９】
2004171259.tif 000011
【図１０】
2004171259.tif 000012
【図１１】
2004171259.tif 000013
【図１２】
2004171259.tif 000014
【図１３】
2004171259.tif 000015
【図１４】
2004171259.tif 000016