(57)【要約】【課題】文書情報の効率的な管理と再利用を行うことができる文書管理方法を提供する。【解決手段】保存する文書情報を記事取り込み部３１１により取り込み、前記文書情報の分類を入力し、文書データ生成部３１４により前記文書情報を形態素分析し解析して、前記文書内に出現する事象の終了日付を抽出し、特定して、前記分類と前記終了日付とに基づいて、分類別に保存期間を設けた分類テーブル３５１にしたがった前記文書情報の保存最終日付を設定して、文書データＤＢ３４２に記憶するので、文書ごとに最適な保存期間を容易に設定することができる。【選択図】      図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
分類別に保存期間を設けた分類別保存期間情報を準備する準備ステップと、
ユーザが保存する文書情報を取り込む文書情報取り込みステップと、
前記文書情報の分類を入力する文書分類入力ステップと、
前記文書情報を形態素分析して、文書の内容を解析する文書解析ステップと、
前記解析された文書データに基づいて、前記文書内に出現する事象の終了日付を抽出し、特定する終了日付特定ステップと、
前記分類と前記終了日付とに基づいて、前記分類別保存期間情報にしたがった前記文書情報の保存最終日付を設定する保存期日設定ステップと、
前記文書情報とともに、前記保存最終日付を記憶する文書情報記憶ステップと、
を備えたことを特徴とする文書管理方法。
【請求項２】
請求項１に記載の文書管理方法において、
前記終了日付特定ステップが、前記文書情報から複数の終了日付候補を抽出したとき、前記終了候補日付の中で最も遅い日付の終了候補日付を前記終了日付として特定することを特徴とする文書管理方法。
【請求項３】
請求項１または請求項２に記載の文書管理方法において、
前記文書の保存期限を過ぎたとき、ユーザに対して前記文書の削除確認の通知を行うか否かの区分を設定する削除通知区分設定ステップと、
前記削除確認の通知が設定されている文書の保存最終日付が過ぎたとき、前記ユーザに対して前記文書の削除確認通知を送信する削除確認通知送信ステップと、
前記削除確認の通知が設定されていない文書の保存最終日付が過ぎたとき、前記文書を削除する期限切れ文書削除ステップと、
を備えたことを特徴とする文書管理方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書情報の効率的な管理と再利用を行うことができる文書管理方法に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来、新聞・雑誌・広告などの情報を収集や再利用するためには、該当の記事をスクラップとして切り抜き、保存していた。また、最近では、新聞記事を電子化またはインターネットを通じて配信される電子新聞が多くなりつつある。
【０００３】
これらの情報の中から、自分が必要とする情報を選択、蓄積し、記事の有効活用が望まれる。これらを実現する技術として、紙上の文字列・図・写真を電子的に取り込み、取り込んだデータの一部または全てを記録し、編集と再利用する電子スクラップブック（例えば、特許文献１参照）、所望の電子記事を表示し、マークアップして保存する電子記事表示装置（例えば、特許文献２参照）が、開示されている。
【０００４】
また、図３４に示すような、保存する文書ファイルに文書管理情報を設定し、この文書の発効日情報をもとに、保存期限情報を設定するデータ分類管理システムも開示されている（例えば、特許文献３参照）。
【０００５】
【特許文献１】
特開平５−３０３６１９号公報
【０００６】
【特許文献２】
特開２００１−２８２７８４号公報
【０００７】
【特許文献３】
特開２００１−９２８４６号公報
【０００８】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、スクラップ保存されるデータが大量になっていく中で、スクラップされた記事が必ずしも有効に活用されていない。例えば、後で見直したい記事だと思ってスクラップしても、スクラップ量が増えるにつれて活用時期を逸してしまうことが少なくない。また、スクラップした情報の中には時間が過ぎると破棄してもよい情報が発生するが、大量のスクラップ情報の中からそれらを整理、破棄することは非常に面倒であるという問題があった。
【０００９】
そこで、文書の保存期間を登録することが考えられるが、保存期間を登録するには、記事の内容を読み必要な保存期間を決定し、人手で保存期間を入力しなければならず、手間がかかって大変であるという問題があった。
【００１０】
また、上記のような、発効日情報をもとに保存期限情報を設定する方法では、文書の内容に関わらず、「発効日」によって「保存期限」が決められてしまうという問題があった。
【００１１】
そこで、本発明は、保存すべき文書とその分野をユーザが指定するだけで、システムがその文書を形態素分析してイベント等の終了日時を特定し、この日時を起算日として指定された分野に対応してあらかじめ登録された保存期間を加算して、保存期間の最終日を自動的に設定し、ユーザは、設定された最終日時を確認し、了承／修正することにより、文書の内容に応じた保存期間を容易に設定することができる文書管理方法を提供することを課題とする。
【００１２】
【課題を解決するための手段】
本発明は、上記課題を解決するため、分類別に保存期間を設けた分類別保存期間情報を準備し、保存する文書情報を取り込み、前記文書情報の分類を入力し、前記文書情報を形態素分析して、文書の内容を解析し、前記解析された文書データに基づいて、前記文書内に出現する事象の終了日付を抽出し、特定し、前記分類と前記終了日付とに基づいて、前記分類別保存期間情報にしたがった前記文書情報の保存最終日付を設定し、前記文書情報とともに、前記保存最終日付を記憶することを特徴とするものである。
【００１３】
これにより、文書内の日付から、この文書の分類に応じた保存最終日付が設定され、記憶されるので、文書ごとに最適な保存期間を設定することができ、実際に保存が必要な情報であるか否かを確実に把握することができることとなる。
【００１４】
また、本発明は、前記文書情報から複数の終了日付候補を抽出したとき、最も遅い日付を前記終了日付として特定することを特徴とするものである。
【００１５】
これにより、文書内から複数の日付を抽出した場合でも、最も遅い日付を終了日付として保存期間を設定するので、複数の日付があっても対応することができるとともに、文書保存が必要な期間を確実に保存期間とすることができることとなる。
【００１６】
また、本発明は、前記文書の保存期限を過ぎたとき、ユーザに対して前記文書の削除確認の通知を行うか否かの区分を設定し、前記削除確認の通知が設定されている文書の保存最終日付が過ぎたとき、前記ユーザに対して前記文書の削除確認通知を送信し、前記削除確認の通知が設定されていない文書の保存最終日付が過ぎたとき、前記文書を削除することを特徴とするものである。
【００１７】
したがって、文書の保存期限が過ぎたとき、確認が必要な文書では、ユーザに確認を行い、確認が必要でない文書では、自動的に文書の削除を行うので、文書に応じた削除方法を選択することができ、勝手に文書が削除されてしまうこともなく、確認の手間を減らして無駄に文書がたまることも防止することができることとなる。
【００１８】
また、本発明は、前記文書削除確認の通知に対して、前記文書の保存期間延長指示を受信したとき、前記文書の保存最終日付を再設定することを特徴とするものである。
【００１９】
したがって、保存期間延長指示により保存最終日付を変更することができるので、保存期限が来てしまっても、期間を延長することができ、必要な情報は削除されずに、そのまま保存しておくことができることとなる。
【００２０】
さらに、本発明は、現在の日付を取得し、前記文書内の事象の日付と、前記現在日付と、にしたがって前記事象の発生を通知する情報通知日付を設定し、前記情報通知日付になったら、前記事象の発生通知を行うことを特徴とするものである。
【００２１】
これにより、文書内の事象の日付と、文書保存時の日付と、にしたがって設定された情報通知日に、前記事象の発生通知が行われるので、文書の内容および保存した日付に適した日付で、前記事象の発生が通知され、知りたいときに知りたい情報を得ることができることとなる。
【００２２】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態について添付図面を参照しつつ説明する。
【００２３】
本発明に係る文書管理システムを実現するシステム構成図を、図１に示す。図１に示すように、文書管理システム２００は、パソコン本体２１０、キーボード２２０、ディスプレイ２４０およびスキャナ２５０を備え、パソコン本体２１０は、公衆回線４００を介して、新聞社等のサーバ５００と接続される。
【００２４】
図２に、パソコン本体２１０の構成のブロック図を示す。図２に示すように、パソコン本体２１０は、このパソコン全体を制御するＣＰＵ２１１、一時記憶領域であるＲＡＭ２１２、プログラム等を記憶するＲＯＭ２１３、データ等の記録を行うＨＤＤ２１４、ＣＤ−ＲＯＭの読み書きを行うＣＤ−ＲＯＭドライブ２１５、フロッピー（登録商標）ディスクの読み書きを行うＦＬＤドライブ２１６、外部周辺機器との情報交換を行うＩ−Ｏインタフェース２１７、公衆回線４００を通じてネットワークとの接続を行うモデム２１８を備え、各部は、バス２１９で接続されている。
【００２５】
図３に、本文書管理システム２００の原理構成図を示す。図３に示すように、文書管理システム２００は、記事取り込み部３１１、記事切り抜き部３１２、記事データ生成部３１３、文書データ生成部３１４、記事表示部３１５、記事通知部３１６、記事削除部３１７、および、記事データＤＢ３４１、文書データＤＢ３４２、文字情報テーブル３４３、分類テーブル３５１、日付構文辞書３５２、開始＼終了日付算出テーブル３５３、標準パターン文字辞書３５４、構文辞書３５５、単語辞書３５６を備えている。
【００２６】
記事取り込み部３１１は、保存する記事の掲載されている新聞や広告等を取り込むものであり、記事切り抜き部３１２は、記事取り込み部３１１により取り込んだ記事から保存したい記事の部分を切り抜くものである。記事データ生成部３１３は、記事切り抜き部３１２で切り抜いた記事から記事全体を保存する記事データＤＢ３４１を生成するものであり、文書データ生成部３１４は、記事データ生成部３１３に生成された記事データＤＢ３４１から、この記事データの管理情報およびこの記事の文書データを保存する文書データＤＢ３４２を生成するものである。
【００２７】
記事表示部３１５は、保存した記事を文書データＤＢ３４２、記事データＤＢ３４１から抽出し、表示するものである。記事通知部３１６は、文書データＤＢ３４２に設定した期日に基づいて、ユーザに対して記事の内容や期限を通知するものであり、記事削除部３１７は、文書データＤＢ３４２に設定した区分に基づいて、ユーザに通知後または自動で保存した記事を、文書データＤＢ３４２および記事データＤＢ３４１から削除するものである。
【００２８】
また、記事データＤＢ３４１は、記事全体を保存するものであり、文書データＤＢ３４２は、記事データの管理情報および記事の文書データを保存するものである。文字情報テーブル３４３は、記事データＤＢ３４１のビットマップデータから検出した文字の情報（文字コード、文字サイズ、文字位置）を格納するものである。
【００２９】
分類テーブル３５１は、保存する文書を種類ごとに区分けした分類のテーブルであり、分類ごとにその分類の保存期間を記憶している。日付構文辞書３５２は、文章中に表れる日付のパターンを格納したものである。開始＼終了日付算出テーブル３５３は、日付要素により、開始日付および終了日付を格納したものである。
【００３０】
標準パターン文字辞書３５４は、ビットマップデータから文字検出を行う文字のパターン辞書である。構文辞書３５５は、文字列から意味のある文章を抽出するための構文を格納したものである。単語辞書３５６は、文字列から意味のある単語を抽出するための単語を格納したものである。
【００３１】
このような文書管理システム２００において、文書情報の保存処理について、フローチャートを図４に示し、説明する。
【００３２】
また、文書管理の事前準備として、分類別に保存期間を設定した分類テーブル３５１を作成しておく。図５に、分類テーブル３５１のデータ構造図を示す。同図に示すように、分類テーブル３５１は、文書の種類ごとに区分けする分類、分類ごとに各々設けられた文書を保存する保存期間、文書の保存切れ通知等を行うメール送信の電子メール宛先、およびメール送信の端末ＩＤを有している。
【００３３】
文書情報保存処理では、まず、保存する記事の掲載されている新聞や広告等を取り込み表示する（ｓ１０１）。記事の取り込みは、モデム２１８を使用してネットワーク上から電子新聞を取り込んでも良いし、スキャナ２５０を使用して紙面の情報を取り込んでも良い。さらに、フロッピー（登録商標）ディスク６１０、ＣＤ−ＲＯＭ６２０等に記録された情報を取り込んでも良い。また、このとき、現在の日付を処理日として取得する。
【００３４】
次に、保存記事切り抜き処理を行う（ｓ１０２）。保存記事切り抜き処理では、上記取り込み表示した記事から保存しておきたいスクラップ記事を切り抜く。
【００３５】
次に、記事データＤＢ生成処理を行う（ｓ１０３）。記事データＤＢ生成処理では、上記切り抜いたスクラップ記事から記事の現物イメージを保存するための記事データＤＢ３４１を生成する。
【００３６】
次に、文書データＤＢ生成処理を行う（ｓ１０４）。文書データＤＢ生成処理では、上記記事データＤＢ３４１から記事内容を管理する記事情報および記事の文書を保存するための文書データＤＢ３４２を生成する。
【００３７】
以下、上記文書情報保存処理の各処理の詳細を説明する。
【００３８】
まず、保存記事切り抜き処理（ｓ１０２）について、図６に、記事切り抜き指定画面例を示し、図７に、保存記事切り抜き処理のフローチャートを示し、説明する。
【００３９】
記事切り抜き指定画面では、取り込んだ記事の全体と、この記事の分類を指定する分類一覧が表示される。分類については、分類テーブル３５１に登録されている分類が一覧表示され、選択して入力できるようになっている。
【００４０】
保存記事切り抜き処理では、まず、分類を入力し、取り込みたい記事の分類を決定する（ｓ２０１）。次に、表示されている記事から、切り取りたい領域の各角をマウスでクリックすることにより、取り込み領域を指定する（ｓ２０２）。次に、上記指定された領域を判別し、記事データとして切り抜く（ｓ２０３）。
【００４１】
次に、記事データＤＢ生成処理（ｓ１０３）について、図８に、保存する記事領域を指定して切り抜いた切り抜き記事例を示し、図９に、記事データＤＢ生成処理のフローチャートを示し、説明する。
【００４２】
記事データＤＢ生成処理では、まず、記事ＩＤを生成する（ｓ３０１）。記事ＩＤとは、記事を管理するための識別符号であり、記事データＤＢ３４１と文書データＤＢ３４２とは、この識別ＩＤによって、同一の記事情報であることを判断する。また、記事ＩＤについては、自動採番する。次に、切り抜いた領域のビットマップデータを生成する（ｓ３０２）。次に、上記記事ＩＤとビットマップデータから記事データＤＢ３４１を生成する（ｓ３０３）。
【００４３】
図１０に、記事データＤＢ３４１のデータ構造図を示す。
【００４４】
次に、文書データＤＢ生成処理（ｓ１０４）について、図１１にフローチャートを示し、説明する。
【００４５】
文書データＤＢ生成処理では、まず、記事データのビットマップデータから文字データを検出し、タイトル文生成処理を行う（ｓ４０１）。次に、上記文字データから記事に記載された記事内容、例えば、イベントの期間を算出する（ｓ４０２）。続いて、上記イベントの通知時期を算出し（ｓ４０３）、この文書データの保存期間の算出を行う（ｓ４０４）。
【００４６】
次に、文書データ登録画面により、上記処理で求めたタイトル文、サブタイトル文、イベント通知時期、保存期間および保存期間満了後に文書データ削除の確認通知を行うか否かの区分を確認する（ｓ４０５）。
【００４７】
ここで、図１２に、文書データ登録画面例を示す。
【００４８】
登録情報の確認処理で修正項目の有無を確認し（ｓ４０６）、修正項目があれば、項目の修正入力を行い（ｓ４０７）、再度確認処理（ｓ４０５）を行う。登録情報の確認処理で、修正項目がなければ（ｓ４０６で判定）、上記登録情報で文書データＤＢ３４２を生成する（ｓ４０８）。
【００４９】
次に、上記文書データＤＢ生成処理の各処理について、説明する。
【００５０】
まず、タイトル文の生成処理（ｓ４０１）について、図１３にフローチャートを示し、説明する。
【００５１】
タイトル文の生成処理では、まず、記事データのビットマップデータから、標準パターン文字辞書３５４を用いて文字を検出する（ｓ５０１）。ビットマップデータから文字を検出する方法は、既存の技術を用いて、例えば、特開２００２−２８８１６６号公報に記載の文字検出方法により行う。
【００５２】
図１４に、このビットマップデータから文字を検出する文字検出方法のフローチャートを示し、簡単に説明する。この文字検出方法では、標準パターン文字辞書３５４に記述のパターンを順に照合する（ｓ１）。文書中の未照合の位置から語を照合する（ｓ２）。パターンと一致した語の並びがあれば（ｓ３）、それらを抽出し、指定の順で格納する（ｓ４）。さらに格納された情報に、文書の時間に関する情報（文書の作成日や発行日等の時間に関する情報）を共に格納する（ｓ５）。文書中のすべての語について照合が終了すると（ｓ６）、次のパターンについて同様に照合を行う（ｓ１）。
【００５３】
タイトル文の生成処理に戻り、ビットマップデータから文字を検出（ｓ５０１）したら、検出した文字の文字サイズ／文字位置を算出し、文字コードとともに文字情報テーブル３４３に設定する（ｓ５０２）。
【００５４】
図１５に、文字情報テーブル３４３のデータ構造図を示す。図１５に示すように、文字情報テーブル３４３は、検出した文字の文字コード、その文字の文字サイズ、その文字のある文字位置（縦の位置と横の位置）を有している。
【００５５】
文字情報テーブル３４３の設定（ｓ５０２）ができたら、記事領域からタイトル文候補の生成を行い（ｓ５０３）、次いで、記事領域以外からのタイトル文候補の生成を行う（ｓ５０４）。
【００５６】
図１６に、記事領域からのタイトル文候補の生成処理（ｓ５０３）のフローチャートを示し、説明する。
【００５７】
記事領域からのタイトル文候補の生成処理では、まず、文字情報テーブル３４３から段組位置を判別し、記事文領域を求める（ｓ６０１）。次に、上記記事文領域を構文解析し、縦書き／横書き文の判別を行う（ｓ６０２）。次に、上記縦書き／横書きの判別結果と段組位置判別結果（記事文領域）から、記事の先頭２０文字をタイトル文候補として抽出する（ｓ６０３）。次に、求めたタイトル文候補と、記事文とを、記事ＩＤとともに文書データＤＢ３４２に出力する（ｓ６０４）。
【００５８】
図１７に、文書データＤＢ３４２のデータ構造図を示す。図１７に示すように、文書データＤＢ３４２は、記事ＩＤ、分類、処理日付、複数のタイトル文候補、サブタイトル文候補、イベント開始日付、イベント終了日付、イベント通知日付、イベント通知時間、保存期間の最終年月日、保存期間削除区分、記事文を有している。
【００５９】
タイトル文候補１〜タイトル文候補ｎとサブタイトル文候補については、このタイトル文生成処理において抽出された全てのタイトル文候補を、タイトル文候補１〜タイトル文候補ｎに登録して、サブタイトル文候補は、初期値ブランクにしておき、文書データＤＢ登録画面で選択されたものをそれぞれタイトル文、サブタイトル文としても良いし、タイトル文候補として抽出されたタイトル文の１つをサブタイトル文候補に格納しておき、文書データＤＢ登録画面で確定するようにしても良い。
【００６０】
イベント通知時間については、システムであらかじめ決めた時間とする。また、このイベント通知時間についても、文書内の内容によって求めるようにしても良いし、文書データＤＢ登録画面で入力するようにしても良い。保存期間削除区分は、保存期間満了後、保存した記事および文書情報を自動的に削除するか、ユーザに確認通知を行うかどうかの区分である。
【００６１】
次に、図１８に、記事領域以外からのタイトル文候補の生成処理（ｓ５０４）のフローチャートを示し、説明する。
【００６２】
記事領域以外からのタイトル文候補の生成処理では、まず、文字情報テーブル３４３の文字サイズと文字位置情報から、縦書き方向の同一サイズ文字列を抽出する（ｓ７０１）。次に、文字列を構文辞書３５５や単語辞書３５６を用いて構文解析し、意味のある単語が含まれている場合には、タイトル文候補として抽出する（ｓ７０２）。続いて、求めたタイトル文候補を文書データＤＢ３４２に出力する（ｓ７０３）。
【００６３】
次に、縦方向の文字列の抽出が終わりであるか否かを判定し（ｓ７０４）、まだ縦方向の文字列があれば、縦書き方向の同一サイズ文字列の抽出処理（ｓ７０１）に戻り、処理を繰り返し（ｓ７０１〜ｓ７０３）、縦方向の文字列抽出が終われば、縦方向と同様に、横方向のタイトル文候補を求め、文書データＤＢに出力する（ｓ７０５）。
【００６４】
以上の処理により、文書データＤＢ生成処理（ｓ１０４）のタイトル文生成処理（ｓ４０１）が終了する。また、上記タイトル文候補の生成処理（ｓ５０３、ｓ５０４）では、記事領域、記事領域以外からそれぞれ求める方法以外に、全ての領域から文字サイズによってタイトル文候補を求める等の方法もある。
【００６５】
次に、文書データＤＢ生成処理（ｓ１０４）のイベント期間の算出処理（ｓ４０２）について、図１９にフローチャートを示し、説明する。
【００６６】
イベント期間の算出処理では、まず、記事文、タイトル文の文字列から日付要素の抽出を行う（ｓ８０２）。次に、上記抽出により、日付要素が抽出されたか否かの判定を行う（ｓ８０３）。
【００６７】
日付要素があった場合には、イベント開始日付の算出処理を行い（ｓ８０４）、続いて、イベント終了日付の算出処理を行う（ｓ８０５）。
【００６８】
日付要素がなかった場合には、イベント開始日付に処理日付を、イベント終了日付にも処理日付を設定する（ｓ８０６）。続いて、上記設定した日付を、文書データＤＢ３４２に登録する（ｓ８０７）。
【００６９】
次に、図２０に、イベント開始日付算出処理（ｓ８０４）のフローチャートを示し、説明する。
【００７０】
イベント開始日付算出処理では、まず、記事文／タイトル文の文字列から開始日付要素を抽出する（ｓ９０１）。開始日付要素の抽出には、日付構文辞書３５２を使用して、開始日付を検出し、求める。
【００７１】
図２１に、日付構文辞書３５２のデータ構造図を示す。図２１に示すように、日付構文辞書３５２は、日付組み合わせパターン、日付表記パターン、日付修飾語を有し、文字列から辞書内の構文に当てはまるパターンを算出して、開始日付を抽出するものである。
【００７２】
次に、開始日付要素の有無を判定する（ｓ９０２）。開始日付要素がある場合には、開始／終了日付算出テーブル３５３からイベント開始日付を求める（ｓ９０３）。
【００７３】
図２２、図２３に、開始／終了日付算出テーブル３５３のデータ構造図を示す。図２２、図２３に示すように、開始／終了日付算出テーブル３５３は、日付要素、イベント開始日付（年月日）、イベント終了日付（年月日）を有し、日付要素として、特定日付要素１、特定日付要素２を有している。
【００７４】
このような開始／終了日付算出テーブル３５３を使用して、抽出した開始日付要素から、テーブルの日付要素を検索し、その日付要素に対応したイベント開始日付を求める。開始日付要素が複数存在する場合には、最も小さい（早い）日付を開始日付要素とする。
【００７５】
次に、イベント開始日付が求められたら（ｓ９０３）、求めたイベント開始日付を文書データＤＢ３４２に登録する（ｓ９０４）。
【００７６】
開始日付要素がない場合には、イベント開始日付に処理日付を設定して（ｓ９０５）、文書データＤＢ３４２に登録する（ｓ９０６）。
【００７７】
次に、図２４に、イベント終了日付算出処理（ｓ８０５）のフローチャートを示し、説明する。
【００７８】
イベント終了日付算出処理では、まず、記事文／タイトル文の文字列から終了日付要素を抽出する（ｓ１００１）。終了日付要素の抽出には、開始日付要素の抽出処理と同様に、日付構文辞書３５２を使用して、終了日付を検出し、求める。
【００７９】
次に、終了日付要素の有無を判定する（ｓ１００２）。終了日付要素がある場合には、開始／終了日付算出テーブル３５３からイベント終了日付を求める（ｓ１００３）。
【００８０】
イベント終了日付の求め方は、上記イベント開始日付の求め方と同様に、抽出した終了日付要素から、開始／終了日付算出テーブル３５３の日付要素を検索し、その日付要素に対応したイベント終了日付を求める。終了日付要素が複数存在する場合には、最も大きい（遅い）日付を終了日付要素とする。
【００８１】
次に、イベント終了日付が求められたら（ｓ１００３）、求めたイベント終了日付を文書データＤＢ３４２に登録する（ｓ１００４）。
【００８２】
終了日付要素がない場合には、イベント終了日付に先に求めたイベント開始日付を設定して（ｓ１００５）、文書データＤＢ３４２に登録する（ｓ１００６）。
【００８３】
次に、文書データＤＢ生成処理（ｓ１０４）のイベント通知時期の算出処理（ｓ４０３）について、図２５にフローチャートを示し、説明する。
【００８４】
イベント通知時期の算出処理では、条件にしたがってそれぞれ通知日付を設定する。
【００８５】
まず、終了日付までの日数が２日以内（条件ａ：終了日付−処理日付≦２）であるか否かを判定し（ｓ１１０２）、２日以内であれば、文書データＤＢ３４２の通知日付に０（通知しない）を設定する（ｓ１１０３）。終了日付までの日数が２日以内でなければ、終了日付までの日数が３日から６日の間（条件ｂ：３≦終了日付−処理日付≦６）であるか否かを判定し（ｓ１１０４）、３日から６日の間であれば、文書データＤＢ３４２の通知日付に終了日付の前日の日付（終了日付−１）を設定する（ｓ１１０５）。
【００８６】
終了日付までの日数が６日以内でなければ、終了日付までの日数が７日から３０日の間（条件ｃ：７≦終了日付−処理日付≦３０）であるか否かを判定し（ｓ１１０６）、７日から３０日の間であれば、文書データＤＢ３４２の通知日付に終了日付の３日前の日付（終了日付−３）を設定する（ｓ１１０７）。終了日付までの日数が３０日以内でなければ、文書データＤＢ３４２の通知日付に終了日付の７日前の日付（終了日付−７）を設定する（ｓ１１０９）。
【００８７】
以上の処理により、イベント通知時期が算出される。
【００８８】
次に、文書データＤＢ生成処理（ｓ１０４）の保存期間の算出処理（ｓ４０４）について、図２６にフローチャートを示し、説明する。
【００８９】
保存期間の算出処理では、まず、分類の取得を行う（ｓ１２０１）。次に、取得した分類で分類テーブル３５１を検索し、保存期間を抽出する（ｓ１２０２）。次に、処理日付に上記で抽出した保存期間を加算して（処理日付＋保存期間）、文書データＤＢ３４２の保存期間に設定する。（ｓ１２０３）。
【００９０】
以上の処理により、分類に応じて所望の保存期間を設定することができる。
【００９１】
以上、これまでの処理により、文書情報の保存処理が終了し、ユーザが保存したい情報を、情報の通知時期、保存期間およびタイトルを付与して、文書データＤＢ３４２として記憶することできる。
【００９２】
次に、上記で保存した情報の確認方法について、説明する。
【００９３】
記事情報を保存して、文書データＤＢ３４２作成後は、保存した記事の内容を確認することができる。ユーザは、記事を観たいと思ったら、分類を指定して記事一覧を表示させる。
【００９４】
図２７に、記事一覧の表示画面例を示す。図２７に示すように、ここでは、処理日付順に、タイトル／サブタイトルが表示され、記事をユーザに通知する通知予定日付、記事を保存する保存期間の最終日付が表示される。ここで、ユーザがさらに詳しい内容が知りたい場合には、一覧表示された記事から詳細が知りたい記事を選択することにより、記事詳細画面が表示される。
【００９５】
図２８に、記事詳細の画面例を示す。図２８に示すように、記事ごとに、詳細情報を観ることができる。さらに、ここで、「実イメージ」を選択することにより、記事データＤＢ３４１から記事データのビットマップデータを表示して、記事を取り込んだときと同様の表示イメージを再現し、記事の現物と同じレイアウトで記事を確認することができる。
【００９６】
次に、記事通知および記事削除確認通知処理のフローチャートを図２９、図３０に示し、説明する。
【００９７】
図２９、図３０に示すように、記事通知および記事削除確認通知処理では、記事情報を保存した発信側のパソコン（以下、ホストとする）において、タイマー監視を行い、記事通知または記事削除確認通知が発生したときに、着信側のパソコンまたは携帯端末（以下、端末とする）に、所望の通知を行う。
【００９８】
まず、ホストにおいて、タイマー監視を行い（ｓ２１０１）、通知記事があったら（ｓ２１１１で判断）、端末に対して通知記事のメール発信を行う（ｓ２１１２）。このときの宛先は、該当の記事の分類から、分類テーブル３５１を検索し、メール宛先または端末ＩＤを取得して、この宛先に送信する。また、この宛先は、文書データＤＢ３４２の作成時に、分類テーブル３５１の宛先を文書データＤＢ３４２に書き込むようにしたり、さらに、文書データ登録画面で修正および登録するようにしても良い。
【００９９】
端末側では、この通知記事のメールを受信する（ｓ２２１１）。図３１に、記事通知メール例を示す。ここで、ユーザは、受信した通知記事を選択することにより、詳細情報を確認することができる。詳細確認を行う場合には（ｓ２２１２で判断）、端末側から詳細通知依頼をホスト側に送信する（ｓ２２１３）。
【０１００】
ホスト側では、詳細通知依頼がある否かを判定し（ｓ２１１３）、詳細通知依頼がある場合には、記事の詳細を端末側に送信する（ｓ２１１４）。端末側では、記事の詳細を受信し、表示する（ｓ２２１４）。図３２に、記事通知詳細画面例を示す。
【０１０１】
次に、ホストにおいて、削除対象の記事があるか否かを判定し（ｓ２１２１）、削除対象記事がある場合には、その記事が確認通知を行うか否かを判定する（ｓ２１２２）。確認通知を行う記事であれば、端末に対して削除確認のメール発信を行う（ｓ２１２３）。このときの宛先は、記事通知と同様に、該当の記事の分類から、分類テーブル３５１を検索し、メール宛先または端末ＩＤを取得して、この宛先に送信する。この宛先指定についても、上記記事通知のときの宛先指定方法と同様である。
【０１０２】
端末側では、この削除確認のメールを受信する（ｓ２２２１）。図３３に、削除確認を行う期限超過記事表示例を示す。ここで、ユーザは、期限超過記事の詳細記事確認、保存期間延長、記事削除を行うことができる。
【０１０３】
まず、詳細記事の確認の場合には（ｓ２２２２で判断）、端末側から詳細記事の通知依頼をホスト側に送信する（ｓ２２２３）。ホスト側では、詳細記事通知依頼がある否かを判定し（ｓ２１２４）、詳細記事通知依頼がある場合には、記事の詳細を端末側に送信する（ｓ２１２５）。端末側では、記事の詳細を受信し、表示する（ｓ２２２４）。
【０１０４】
次に、記事の保存期間の延長を行うか否かを判定し（ｓ２２２５）、保存期間の延長を行う場合には、端末側から記事の保存期間延長依頼をホスト側に送信する（ｓ２２２６）。
【０１０５】
ホスト側では、記事の保存期間の延長依頼がある否かを判定し（ｓ２１２６）、保存期間延長依頼がある場合には、文書データＤＢ３４２の保存期間（年月日）を書き換えて、保存期限を延長する（ｓ２１２７）。
【０１０６】
次に、端末側において、記事の削除を行うか否かを判定し（ｓ２２２７）、記事の削除を行う場合には、端末側から記事の削除指示をホスト側に送信する（ｓ２２２８）。
【０１０７】
ホスト側では、記事の削除指示がある否かを判定し（ｓ２１２８）、記事削除指示がある場合には、文書データＤＢ３４２と記事データＤＢ３４１の該当レコードを削除して、記事の削除を行う（ｓ２１２９）。
【０１０８】
また、削除対象の記事があって（ｓ２１２１で判定）、その記事が確認通知を必要としない場合（ｓ２１２２で判定）には、期限が来たら自動的に、文書データＤＢ３４２と記事データＤＢ３４１の該当レコードが削除される（ｓ２１２９）。
【０１０９】
以上の処理により、保存したい情報に、それぞれ情報の分類に適した保存期間を設けて保存でき、保存期間が経過した情報に対しては、確認後または自動で削除することができるので、情報が不要にたまらず、蓄積した情報を有効に活用することができる。
【０１１０】
さらに、本発明に関して以下を付記する。
【０１１１】
（付記１）
分類別に保存期間を設けた分類別保存期間情報を準備する準備ステップと、
ユーザが保存する文書情報を取り込む文書情報取り込みステップと、
前記文書情報の分類を入力する文書分類入力ステップと、
前記文書情報を形態素分析して、文書の内容を解析する文書解析ステップと、
前記解析された文書データに基づいて、前記文書内に出現する事象の終了日付を抽出し、特定する終了日付特定ステップと、
前記分類と前記終了日付とに基づいて、前記分類別保存期間情報にしたがった前記文書情報の保存最終日付を設定する保存期日設定ステップと、
前記文書情報とともに、前記保存最終日付を記憶する文書情報記憶ステップと、
を備えたことを特徴とする文書管理方法。
【０１１２】
（付記２）
付記１に記載の文書管理方法において、
前記終了日付特定ステップが、前記文書情報から複数の終了日付候補を抽出したとき、前記終了候補日付の中で最も遅い日付の終了候補日付を前記終了日付として特定することを特徴とする文書管理方法。
【０１１３】
（付記３）
付記１または付記２に記載の文書管理方法において、
前記文書の保存期限を過ぎたとき、ユーザに対して前記文書の削除確認の通知を行うか否かの区分を設定する削除通知区分設定ステップと、
前記削除確認の通知が設定されている文書の保存最終日付が過ぎたとき、前記ユーザに対して前記文書の削除確認通知を送信する削除確認通知送信ステップと、
前記削除確認の通知が設定されていない文書の保存最終日付が過ぎたとき、前記文書を削除する期限切れ文書削除ステップと、
を備えたことを特徴とする文書管理方法。
【０１１４】
（付記４）
付記３に記載の文書管理方法において、
前記削除確認通知送信ステップで送信した前記文書削除確認の通知に対して、前記文書の保存期間延長指示を受信する期限延長指示受信ステップと、
前記文書の保存期間延長指示を受信したとき、前記文書の保存最終日付を再設定する保存期日再設定ステップと、
を備えたことを特徴とする文書管理方法。
【０１１５】
（付記５）
付記１から付記４のいずれか１項に記載の文書管理方法において、
現在の日付を取得する現在日付取得ステップと、
前記文書内の事象の日付と、前記現在日付と、にしたがって前記事象の発生を通知する情報通知日付を設定する情報通知日付設定ステップと、
前記情報通知日付になったら、前記事象の発生通知を行う情報通知ステップと、
を備えたことを特徴とする文書管理方法。
【０１１６】
【発明の効果】
本発明によれば、保存する文書情報を取り込み、前記文書情報の分類を入力し、前記文書情報を形態素分析し解析した文書データに基づいて、前記文書内に出現する事象の終了日付を抽出し、特定して、前記分類と前記終了日付とに基づいて、分類別に保存期間を設けた分類別保存期間情報にしたがった前記文書情報の保存最終日付を設定して、記憶するので、文書ごとに最適な保存期間を設定することができ、実際に保存が必要な情報であるか否かを確実に把握することができる。
【０１１７】
また、本発明によれば、前記文書情報から複数の終了日付候補を抽出したとき、最も遅い日付を前記終了日付として特定することにより、文書内から複数の日付を抽出した場合でも、最も遅い日付を終了日付として保存期間を設定するので、複数の日付があっても対応することができるとともに、文書保存が必要な期間を確実に保存期間とすることができる。
【０１１８】
また、本発明によれば、前記文書の保存期限を過ぎたとき、ユーザに対して前記文書の削除確認の通知を行うか否かの区分を設定し、文書の保存最終日付が過ぎたとき、前記削除確認の通知が設定されていれば、前記ユーザに対して前記文書の削除確認通知を送信し、前記削除確認の通知が設定されていなければ、前記文書を自動的に削除するので、文書に応じた削除方法を選択することができ、勝手に文書が削除されてしまうこともなく、確認の手間を減らして無駄に文書がたまることも防止することができる。
【０１１９】
また、本発明によれば、前記文書削除確認の通知に対して、前記文書の保存期間延長指示を受信したとき、前記文書の保存最終日付を再設定するので、保存期限が来てしまっても、期間を延長することができ、必要な情報は削除されずに、そのまま保存しておくことができる。
【０１２０】
さらに、本発明によれば、前記文書内の事象の日付と、文書保存時の日付と、にしたがって前記事象の発生を通知する情報通知日付を設定し、情報通知日付になったら前記事象の発生通知を行うので、文書の内容および保存した日付に適した日付で、前記事象の発生が通知され、知りたいときに知りたい情報を得ることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明に係る文書管理システムを実現するシステム構成図である。
【図２】パソコン本体の構成を示すブロック図である。
【図３】文書管理システムを示す原理構成図である。
【図４】文書情報の保存処理を示すフローチャートである。
【図５】分類テーブルのデータ構造図である。
【図６】記事切り抜き指定の画面例である。
【図７】保存記事切り抜き処理を示すフローチャートである。
【図８】記事領域を指定して切り抜いた切り抜き記事例を示す図である。
【図９】記事データＤＢ生成処理を示すフローチャートである。
【図１０】記事データＤＢのデータ構造図である。
【図１１】文書データＤＢ生成処理を示すフローチャートである。
【図１２】文書データ登録画面例である。
【図１３】タイトル文の生成処理を示すフローチャートである。
【図１４】ビットマップデータから文字を検出する文字検出方法を示すフローチャートである。
【図１５】文字情報テーブルのデータ構造図である。
【図１６】記事領域からのタイトル文候補の生成処理を示すフローチャートである。
【図１７】文書データＤＢのデータ構造図である。
【図１８】記事領域以外からのタイトル文候補の生成処理を示すフローチャートである。
【図１９】イベント期間の算出処理を示すフローチャートである。
【図２０】イベント開始日付算出処理を示すフローチャートである。
【図２１】日付構文辞書のデータ構造図である。
【図２２】開始／終了日付算出テーブルのデータ構造図である。
【図２３】開始／終了日付算出テーブルのデータ構造図である。
【図２４】イベント終了日付算出処理を示すフローチャートである。
【図２５】イベント通知時期の算出処理を示すフローチャートである。
【図２６】保存期間の算出処理を示すフローチャートである。
【図２７】記事一覧の表示画面例である。
【図２８】記事詳細の画面例である。
【図２９】記事通知および記事削除確認通知処理を示すフローチャートである。
【図３０】記事通知および記事削除確認通知処理を示すフローチャートである。
【図３１】記事通知メール例である。
【図３２】記事通知の詳細画面例である。
【図３３】削除確認を行う期限超過記事表示例である。
【図３４】従来のデータ分類管理システムを示すブロック図である。
【符号の説明】
１００  サーバマシン
１０１  クライアントマシン
１０２  文書登録画面
１０３  ログインユーザ情報
１０４  デフォルト分類表
１０５  デフォルト文書分類
１０６  文書分類基準表
１０７  文書分類基準情報
１０８  文書分類マトリックス出力部
１０９  文書分類マトリックス表示選択画面
１１０  文書分類設定部
１１１  文書属性情報
１１２  文書属性登録部
１１３  文書属性表
１１４  メール通知部
１１５  有効期限切れ文書情報
１１６  文書管理担当者表
２００  文書管理システム
２１０  パソコン本体
２１１  ＣＰＵ
２１２  ＲＡＭ
２１３  ＲＯＭ
２１４  ＨＤＤ
２１５  ＣＤ−ＲＯＭドライブ
２１６  ＦＬＤドライブ
２１７  Ｉ−Ｏインタフェース
２１８  モデム
２１９  バス
２２０  キーボード
２４０  ディスプレイ
２５０  スキャナ
３１１  記事取り込み部
３１２  記事切り抜き部
３１３  記事データ生成部
３１４  文書データ生成部
３１５  記事表示部
３１６  記事通知部
３１７  記事削除部
３４１  記事データＤＢ
３４２  文書データＤＢ
３４３  文字情報テーブル
３５１  分類テーブル
３５２  日付構文辞書
３５３  開始＼終了日付算出テーブル
３５４  標準パターン文字辞書
３５５  構文辞書
３５６  単語辞書
４００  公衆回線
５００  外部サーバ
６１０  フロッピー（登録商標）ディスク
６２０  ＣＤ−ＲＯＭ
７００  ユーザ端末
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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【図２６】
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【図２７】
2004295836.tif 000029
【図２８】
2004295836.tif 000030
【図２９】
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【図３０】
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【図３１】
2004295836.tif 000033
【図３２】
2004295836.tif 000034
【図３３】
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【図３４】
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