(57)【要約】【課題】文書の変更を行ったとき、関連した文書へ変更が必要であるか、変更内容を確認して、関連文書も変更するか確認する必要があった。【解決手段】入力フィールド定義とレイアウト定義を設けることで文書の各項目の関連をとることにより、変更文書の波及を把握し、自動的に文書の変更ができるようにする。このように、文書中のどの項目を利用したことを管理して、関連した文書の変更を自動化することができる文書管理システム向け変更波及管理支援システムを提供する。【選択図】　図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
計算機を用いた文書変更管理方法であって、
前記計算機は、ユーザから文書の変更処理を受け付け、
予め記憶装置に格納された文書の情報から前記変更処理を行う文書に関する情報を読み出し、
前記読み出した情報にもとづいて、該文書の変更前の情報と変更後の情報とを対応づけて格納することを特徴とする文書変更管理方法。
【請求項２】
文書変更管理プログラムであって、
ユーザから文書の変更処理を受け付け、
予め記憶装置に格納された文書の情報から前記変更処理を行う文書に関する情報を読み出し、
前記読み出した情報にもとづいて、該文書の更新日時と変更前のデータと変更後のデータと変更前の文書の引用先の情報と変更後の文書の引用先の情報とを対応づけて格納することを特徴とする文書変更管理プログラム。
【請求項３】
文書変更管理システムであって、
ユーザから文書の変更処理を受け付ける手段と、
予め記憶装置に格納された文書の情報から前記変更処理を行う文書に関する情報を読み出す手段と、
前記読み出した情報にもとづいて、該文書の変更前の情報と変更後の情報とを対応づけて格納する手段とを含むことを特徴とする文書変更管理システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、詳細データを記述した各文書とそれを総括する文書の文書体系を持つ文書管理において、変更に対して波及文書の管理に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来の文書管理システムは、１つ１つの文書に対して関連状態を管理しており、文書の変更を行ったとき、関連した文書へ変更が必要であるか、変更内容を確認して、関連文書も変更するか確認する必要があった。
【０００３】
また、文書の関連性に着目した技術として、対象とする文献と関連する文献とをテーブルを用いて管理するもの（例えば、特許文献１参照。）や、文書中に示されている引用関係などの関連性を用いて文書検索を行うものがある（例えば、特許文献２参照。）。
【０００４】
【特許文献１】
特開平９−１４６９６８号公報（第２−４頁、第４図）
【特許文献２】
特開２０００−９９５４３号公報（第３−５頁、第７図）
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
上記従来技術は関連した文書の変更有無の点について配慮がされておらず、関連文書の変更有無は人手による確認が必要であり、変更量が多くなると他文書への修正漏れが発生するという問題があった。
【０００６】
本発明は、文書中のどの項目を利用したことを管理して、関連した文書の変更を自動化することを目的としており、さらに文書変更に対する修正漏れと作業の効率化を提供することを目的とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、文書中の項目とそれを引用する文書の使用個所を管理したものである。また、関連した文書の自動反映のために、反映するための仕掛けを用意したものである。さらに変更内容を記録に残すために、変更した項目の変更履歴を一覧にし修正内容が確認できるようにしたものである。
【０００８】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の一実施例を図面により詳細に説明する。
図１は、変更波及管理支援システムの構成図の例を示す。変更波及管理システムは、管理サーバ（１０１）と文書ＤＢ（１０６）と変更履歴ＤＢ（１１３）と利用者クライアント（１０７）とディスプレイ画面（１１２）から構成されている。
【０００９】
管理サーバ（１０１）は計算機であり、入力フィールド定義インタフェース部（１０２）、レイアウト定義インタフェース部（１０３）、文書生成部（１０４）、文書取り出し部（１０５）は計算機で稼動するプログラムである。
【００１０】
利用者クライアント（１０７）は計算機であり、文書表示部（１０８）、文書修正部（１０９）、入力フィールド定義部（１１０）、文書レイアウト定義部（１１１）は計算機で稼動するプログラムである。管理サーバ（１０１）と利用者クライアント（１０７）の計算機は、それぞれ本実施例を実行するために必要なハードウエア資源（ＣＰＵ、メモリ、記憶装置など）とソフトウエア資源（ＯＳ、アプリケーションプログラムなど）を含んでいる。
【００１１】
文書作成において、利用者は、まず入力フィールドと文書のレイアウトを定義する。利用者から入力フィールドの定義情報を入力フィールド定義部（１１０）が受け付け、入力フィールト定義部（１１０）から入力フィールド定義インタフェース部（１０２）へ該情報が送信され、入力フィールド定義インターフェース部（１０２）を経由して文書ＤＢ（１０６）へ格納される。
【００１２】
また、フィールドの内容が変更になったとき（利用者クライアント（１０７）が、利用者からフィールド情報の変更処理を受付けたとき）には、変更情報が利用者クライアント（１０７）から管理サーバ（１０１）へ送信され、変更履歴ＤＢ（１１３）へ記録される。
【００１３】
文書のレイアウトは、入力フィールド定義した内容を埋め込んで、文書レイアウト定義部（１１１）からレイアウト定義インタフェース部（１０３）を経由して文書ＤＢ（１０６）へ格納される。文書本文の作成には、文書修正部（１０９）によって入力した文章を入力フィールド定義インタフェース分（１０２）を経由して文書ＤＢ（１０６）に格納される。
【００１４】
作成した文書を参照するときには、文書生成部（１０４）によって文書ＤＢ（１０６）からフィールド定義の値とレイアウト定義を読み込み組み立てられ、変更したフィールドを使用している文書に対して更新され、文書取り出し部（１０５）を経由して文書表示部（１０８）で表示し見ることができる。
【００１５】
図２は、入力フィールドの定義と文書レイアウトの定義について示している。入力フィールド定義（２０１）は、各プロパティ（２０４）で構成されている。プロパティ（２０４）は、入力となる項目の項目名（２０２）とその内容を格納した表示フィールド（２０３）で構成されている。文書レイアウト定義（２０５）は、埋め込む対象の項目と固定表示された文字列から成り、通常の文書エディタを用いる。
【００１６】
埋め込む対象の項目は、入力フィールド定義（２０１）で定義したプロパティ（２０４）から必要なプロパティ（２０４）を選択して、レイアウト定義（２０５）へ埋め込む（２０６）。これにより、入力フィールド定義（２０１）で定義したプロパティ（２０４）を文書中のどの位置に表示するか設定することができる。表示フィールド部（２０３）の表示データは、文字列や画像ファイルへのリンクを定義でき、文字列のほかに画像を文書中に入れることができる。
【００１７】
図３は、文書変更に対する関連文書への波及例を示したものである。
詳細データを記述した各文書とそれを総括する文書の文書体系を持つ構成を表した文書Ａ（３０１）と文書Ｂ（３０６）で記述している。文書Ａ（３０１）は、文書Ｂ（３０６）の総括している文書を示している。文書Ｂ（３０６）は、複数あるが、ここでは１つのときの文書について説明する。文書Ａ（３０１）と文書Ｂ（３０６）に埋め込まれるプロパティをプロパティ郡（３１１）で表している。
【００１８】
プロパティ郡（３１１）のそれぞれのプロパティは、概要報告タイトルプロパティ（３１２）を文書Ａ（３０１）の（３０２）に、概要報告目的プロパティ（３１３）を文書Ａ（３０１）の（３０３）に、実験タイトルプロパティ（３１４）を引用先文書の文書Ａ（３０１）の（３０４）と元文書の文書Ｂ（３０６）の（３０７）に、実験要旨プロパティ（３１５）を引用先文書の文書Ａ（３０１）の（３０５）と元文書の文書Ｂ（３０６）の（３０８）に、実験目的プロパティ（３１６）を文書Ｂ（３０６）の（３０９）に、実験化学式プロパティ（３１７）を文書Ｂ（３０６）の（３１０）に埋め込まれているものとする。このとき、文書Ｂ（３０６）の要旨である（３０８）の部分に変更が必要になるとプロパティ郡（３１１）の実験要旨プロパティ（３１５）の表示内容を図１の文書修正部（１０９）で修正することにより、図１の文書生成部（１０４）によって文書Ａ（３０１）の（３０５）と文書Ｂ（３０６）の（３０８）の内容を変わることにできる。
【００１９】
プロパティと文書の各項目とは関連が貼られており、その関連には、確認情報（３１８）がある。この確認情報（３１８）は、確認状態（３１９）、開示先（３２０）、開示日時（３２１）を持っている。確認状態（３１９）は、修正要／レビュー要／レビュー完などの修正後の取扱い状態を表している。たとえば、実験要旨（３１５）を修正するとそれぞれの関連の確認情報（３１８）の確認状態（３１９）がレビュー要になり、文書Ａ（３０１）の内容を確認する必要があることがわかるようになる。
変更したい個所の指定方法は、図４に示す。
【００２０】
図４の文書Ｂ（４０７）は、図３の文書Ｂ（３０６）と同じものである。文書Ｂ（４０７）は、図１の文書表示部（１０８）により表示されている。文書Ｂ（４０７）の要旨を変更したいときには、（４０１）を選択すると、図１の文書修正部（１０９）である変更画面（４０２）が表示される。変更画面（４０２）は、実験要旨（４０２）のタイトルとその内容である（４０４）を表示している。（４０４）の内容を変更後、ＯＫボタン（４０５）を押すことにより、図１の入力フィールド定義インタフェース部（１０２）を経由して文書ＤＢ（１０６）の図３の実験要旨プロパティ（３１５）の内容が変更される。
【００２１】
その後、図１の文書生成部（１０４）によって再生成することで文書Ｂ（４０７）が更新される。さらに、図３の文書Ａ（３０１）も更新することができる。（４０４）の内容変更を取り消したいときにキャンセルボタン（４０６）により取り消すことができる。
【００２２】
図５は文書の変更に対して変更履歴ＤＢ（１１３）に記録される内容を表している。
文書の変更が発生するとプロパティごとに更新日時（５０１）、プロパティ項目（５０２）、修正前のデータ（５０３）、修正前の引用先文書（５０４）、修正前の元文書（５０５）、修正前の確認情報（５１０）、修正後のデータ（５０６）、修正後の引用先文書（５０７）、修正後の元文書（５０８）、修正後の確認情報（５１１）が記録される。例えば、文書Ｂ（４０７）の要旨（４０１）の内容が変更されると、（５０９）のように変更履歴データが残る。
【００２３】
図６は、文書内容の変更によって影響を受ける文書を一覧表示した画面例を表している。プロパティ群（３１１）から各プロパティに関連付けられた文書を探査し、文書名（６０１）、引用先文書（６０２）、引用元文書（６０３）を一覧にしたものである。
【００２４】
図７は、特定文書の変更内容を一覧表示した画面例を表している。
変更履歴ＤＢ（１１３）から修正後の元文書（５０８）と同じものを検索し、その更新日時（５０１）、プロパティ項目（５０２）、修正後の引用先文書（５０７）を取出す。変更内容は、プロパティ項目（５０２）が変更対象となった項目であるため、プロパティ項目名称（７０１）に「の修正」の文字列を加えることで表している。
【００２５】
変更内容一覧には、対象の文書名、取出した更新日時（７０２）、変更内容（７０３）、影響文書（７０４）を表示している。
文書Ａ（３０１）の変更内容一覧を作成するときは、影響文書（７０４）が文書Ａと同じ、かつ、修正開始日時以降の更新日時（７０２）を変更履歴ＤＢ（１１３）から取り出せば実現することができる。
【００２６】
図８は、全文書を対象に変更履歴一覧の画面例を表している。
変更履歴ＤＢ（１１３）から全データを対象に更新日時（５０１）、修正後の元文書（５０９）、プロパティ項目（５０２）を取出す。変更内容は、プロパティ項目（５０２）が変更対象となった項目であるため、プロパティ項目名称（８０４）に「の修正」の文字列を加えることで表している。
変更履歴一覧には、取出した更新日時（８０１）、文書名（８０２）、変更内容（８０３）を表示している。
また、ある更新日時以降に変更した内容を表示されたければ、一覧対象のデータを更新日時によって判定しながら取出していけば実現できる。
【００２７】
別の例として、一度開示した文書に対して再度修正が入り再開示するとき、再開示する開示先（３２０）と同じであり、かつ、開示日時（３２１）より更新日時（５０１）が新しいレコードを変更履歴ＤＢ（１１３）から取り出し一覧にすれば、再開示によって修正された文書と個所を一覧表示することもできる。
さらに別の例として、文書Ｂ´を新規に作成し、一部分を文書Ａ（３０１）に引用するときには、プロパティ（３１４）（３１５）（３１６）（３１７）と文書Ｂ（３０６）をコピーし、新たにできた文書Ｂ´と文書Ａへ各プロパティの関連を張ることにより実現できる。
【００２８】
【発明の効果】
本発明によれば、詳細データを記述した各文書とそれを総括する文書の文書体系を持つ文書管理において、変更に対して波及文書の管理ができるので、修正漏れが無くなる効果がある。また、文書の各項目の変更履歴も管理できるので、文書の信頼性も向上する効果がある。
【図面の簡単な説明】
【図１】変更波及管理支援システムの構成
【図２】入力フィールド定義とレイアウト定義の内容
【図３】文書変更に対する関連文書への波及例
【図４】文書の修正方法の例
【図５】変更履歴ＤＢの内容
【図６】関連文書一覧の例
【図７】変更内容一覧の例
【図８】変更履歴一覧の例
【符号の説明】
１０１　管理サーバ
１０２　入力フィールド定義インタフェース部
１０３　レイアウト定義インタフェース部
１０４　文書生成部
１０５　文書取り出し部
１０６　文書ＤＢ
１０７　利用者クライアント
１０８　文書表示部
１０９　文書修正部
１１０　入力フィールド定義部
１１１　文書レイアウト定義部
１１２　ディスプレイ画面
１１３　変更履歴ＤＢ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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