(57)【要約】【課題】関連する文書群２１を、完成前から完成後まで、作成作業を含めて管理する。【解決手段】一括して管理されるべき複数の文書２１について、各文書を特定するためのシンボルを選択する手段２６と、各文書２１を少なくとも２種のカテゴリに着目して分類し、一方のカテゴリを縦軸にし、他方のカテゴリを横軸にして、その分類を基準にして該当する座標にシンボルを配置するように２次元方向に配列した、文書管理情報を生成する手段２５と、作成した文書管理情報を表示する手段を備える。【選択図】　　　　図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
一括して管理されるべき複数の文書を、２種以上のカテゴリを基準にして分類をする手段と、
いずれか一種のカテゴリを縦軸にし、他の一種のカテゴリを横軸にして、前記各文書を特定するためのシンボルをその分類を基準にして、該当する座標に配置するように２次元方向に配列した、文書管理情報を生成する手段と、
前記文書管理情報を表示する手段を備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
請求項１に記載の文書管理システムにおいて、
文書管理情報を生成する手段は、各座標に複数の文書のシンボルを配置することができる領域を設けて、当該領域内のシンボルの配置を前記２種のカテゴリとは別のカテゴリを基準に決定することを特徴とする文書管理システム。
【請求項３】
請求項１または２に記載の文書管理システムにおいて、
少なくとも１種のカテゴリは、文書の作成元情報を含むことを特徴とする文書管理システム。
【請求項４】
請求項１または２に記載の文書管理システムにおいて、
文書管理情報に含まれる文書には、作成中もしくは作成前の文書が含まれることを特徴とする文書管理システム。
【請求項５】
請求項４に記載の文書管理システムにおいて、
各シンボルの属性情報に、各文書の作成作業の進捗状況を示す情報が含まれることを特徴とする文書管理システム。
【請求項６】
請求項４に記載の文書管理システムにおいて、
文書管理情報は、文書を指し示すシンボルを２次元方向に配列して成り、各シンボルには、各文書の作成作業の進捗状況を視覚的に示す情報が含まれることを特徴とする文書管理システム。
【請求項７】
請求項１または２に記載の文書管理システムにおいて、
シンボルの属性情報には、文書の更新履歴情報が含まれることを特徴とする文書管理システム。
【請求項８】
請求項１または２に記載の文書管理システムにおいて、
シンボルの属性情報には、文書の取り扱い権限を示す情報が含まれることを特徴とする文書管理システム。
【請求項９】
請求項１または２に記載の文書管理システムにおいて、
文書管理情報中に含まれるべき文書であって、作成中もしくは作成前の文書の作成元を宛先とした文書作成要求メッセージを、所定のタイミングで送信する手段を備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項１０】
一括して管理されるべき複数の文書を、２種以上のカテゴリを基準に分類する処理と、
いずれか一種のカテゴリを縦軸にし、他の一種のカテゴリを横軸にして、前記各文書を特定するためのシンボルをその分類を基準にして、該当する座標に配置するように２次元方向に配列した、文書管理情報を生成する処理と、
前記文書管理情報をディスプレイに表示する処理とを、コンピュータに実行させることを特徴とする文書管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、多数の文書を、各文書の相互関係や状態が一覧できるように管理するために文書管理システムと文書管理プログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
一般に、コンピュータで多数の文書を管理するには、各文書をカテゴリ別に分類し、カテゴリ名をつけたフォルダに格納する。上位のカテゴリから下位のカテゴリまである場合には、トリー状の階層構造によって各文書を分類する。こうして分類分けされた多数の文書から目的の文書を取り出す場合には、キーワード検索等の方法を利用する。またフルテキストサーチもよく利用される。さらに、多数の文書をそのカテゴリに着目して分類するとともに、その情報空間を可視化して、文書を探しやすくする技術も紹介されている（特許文献１参照）。
【特許文献１】
特開平第８−２６３５１４号公報（図５等）
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
ところで、上記のような従来の技術には、次のような解決すべき課題があった。
上記のような一般の文書管理方法では、各文書がどのように体系的に分類整理されているかを確認するのに、階層構造のフォルダ名を見る。しかしながら、例えば一定の関連性がある文書を一括して管理し、それらの文書の関係や状態を明確にしようとすると、フォルダ名や文書名のリストだけでは不十分である。例えば、ハイパーテキストで文書名を体系的にリストアップした表を作成すれば、関連する文書相互の位置づけもわかる。しかしながら、それは、完成した文書群を整理して表示しているにすぎない。本発明は以上の点に着目してなされたもので、関連する文書群を、完成前から完成後まで、作成作業を含めて管理することができる文書管理システムと文書管理プログラムを提供することを目的とする。
【０００４】
【課題を解決するための手段】
本発明は以上の点を解決するため次の構成を採用する。
〈構成１〉
一括して管理されるべき複数の文書を、２種以上のカテゴリに着目して分類する手段と、いずれか一種のカテゴリを縦軸にし、他の一種のカテゴリを横軸にして、上記各文書を特定するためのシンボルをその分類を基準にして、該当する座標に配置するように２次元方向に配列した、文書管理情報を生成する手段と、上記文書管理情報を表示する手段を備えたことを特徴とする文書管理システム。
【０００５】
複数の文書は所定の目的のために一括して管理される文書である。その目的は任意である。目的の内容も文書の数も任意である。少なくとも２種のカテゴリに分類するのは、いずれか一種のカテゴリを縦軸にし、他の一種のカテゴリを横軸にした座標系を生成するためである。カテゴリの内容は任意である。各文書を特定するためのシンボルとは、例えば、文書名のことである。シンボルは、その文書の分類に従って、該当する座標に配置される、これにより、保存されている文書のシンボルが２種以上のカテゴリを基準に分類されて配列され、全ての文書の相関関係を一覧できるから、文書群の体系的な管理が容易である。なお、縦軸と横軸は必ずしも直交座標でなくて構わない。ディスプレイは、コンピュータによる表示装置であり、その構成は任意である。シンボルには、文書名のように、文書の名称を示す文字の他、文書を指し示す記号やアイコン等の図形を使用してよい。作成した文書管理情報を表示するのは、直接ディスプレイ等に結果を表示する処理に限定されない。文書管理情報を記憶装置に記憶させてアップロードし、ネットワークを通じて閲覧させるような処理も含む。
【０００６】
〈構成２〉
構成１に記載の文書管理システムにおいて、文書管理情報を生成する手段は、各座標に複数の文書のシンボルを配置することができる領域を設けて、領域内のシンボルの配置を上記２種のカテゴリとは別のカテゴリを基準に決定することを特徴とする文書管理システム。
【０００７】
２種の分類を基準にして決まる座標は１つであるが、ここに複数の文書のシンボルを配置できるようにする。そして、これらの文書を別の新たなカテゴリを基準に分類する。これにより、３種以上のカテゴリを基準にした文書の分類が可能になる。
〈構成３〉
構成１または２に記載の文書管理システムにおいて、少なくとも１種のカテゴリは、文書の作成元情報を含むことを特徴とする文書管理システム。
【０００８】
多数の作成元が協力して所定の目的の複数の文書を作成する場合に、作成元ごとに文書が分類されていて、その順に文書名等が配置されていると、文書の作成状況が一目瞭然になる。作成元情報は、作成元を直接表現する情報のほか、記号等で間接的に表現する情報を含む。
【０００９】
〈構成４〉
構成１または２に記載の文書管理システムにおいて、文書管理情報に含まれる文書には、作成中もしくは作成前の文書が含まれることを特徴とする文書管理システム。
【００１０】
対象文書には、作成済みのものだけでなく、未だ作成されていない文書のものも含める。これにより、全体としてどのような文書が作成されるか、各文書の作成状況はいまどういう状態にあるか等を一見して確認できる。
【００１１】
〈構成５〉
構成４に記載の文書管理システムにおいて、各シンボルの属性情報に、各文書の作成作業の進捗状況を示す情報が含まれることを特徴とする文書管理システム。
【００１２】
作成済みのものだけでなく、未だ作成されていない文書を文書管理情報に含めることから、各文書の作成作業の進捗状況を示す情報を含めた。進捗状況を示す情報の形式や内容は任意である。
【００１３】
〈構成６〉
構成４に記載の文書管理システムにおいて、文書管理情報は、文書を指し示すシンボルを２次元方向に配列して成り、各シンボルには、各文書の作成作業の進捗状況を視覚的に示す情報が含まれることを特徴とする文書管理システム。
【００１４】
各文書の作成作業の進捗状況を視覚的に示す情報とは、シンボルの形状や模様や色等の情報である。例えば、文書を示すアイコンの形状が、文書の完成度に応じて異なるようにする。属性情報ではなく、文書に示されたシンボルの形状等で進捗状況を表せば、各文書の状態が一目瞭然になる。
【００１５】
〈構成７〉
構成１または２に記載の文書管理システムにおいて、シンボルの属性情報には、文書の更新履歴情報が含まれることを特徴とする文書管理システム。
【００１６】
更新履歴情報は、更新日時を示す情報のみならず、更新前後の文書自体の内容も含めてよい。例えば、更新による差分を表示してもよい。
【００１７】
〈構成８〉
構成１または２に記載の文書管理システムにおいて、シンボルの属性情報には、文書の取り扱い権限を示す情報が含まれることを特徴とする文書管理システム。
【００１８】
文書の取り扱い権限を示す情報とは、文書の、参照権限、書き換え権限、削除権限等の情報である。これにより、文書管理の責任の所在を明確にできる。
〈構成９〉
構成１または２に記載の文書管理システムにおいて、文書管理情報中に含まれるべき文書であって、作成中もしくは作成前の文書の作成元を宛先とした文書作成要求メッセージを、所定のタイミングで送信する手段を備えたことを特徴とする文書管理システム。
【００１９】
文書管理情報に含まれる各文書は、全体として一定の目的のために必要な文書であって、完成が遅れたり不足したときには不都合が生じる。文書管理情報は、各文書の状態情報を含むから、遅れたり不足している文書に関する情報を自動的に抽出して、文書作成要求メッセージを含むメール等を生成できる。なお、文書作成要求メッセージの内容や送信方法等は任意である。
【００２０】
〈構成１０〉
一括して管理されるべき複数の文書を、２種以上のカテゴリを基準に分類する処理と、いずれか一種のカテゴリを縦軸にし、他の一種のカテゴリを横軸にして、上記各文書を特定するためのシンボルをその分類を基準にして、該当する座標に配置するように２次元方向に配列した、文書管理情報を生成する処理と、上記文書管理情報をディスプレイに表示する処理とを、コンピュータに実行させることを特徴とする文書管理プログラム。
【００２１】
構成１のシステム上で動作するコンピュータプログラムの発明である。
【００２２】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態を具体例を用いて説明する。
図１は、本発明のシステムの具体例を示すブロック図である。
図において、ネットワーク１には、文書管理を行うためのホストコンピュータ１０が接続されている。また、このホストコンピュータ１０に記憶された文書や、後で説明する文書管理情報２４を、ネットワーク１を通じて閲覧をするために、端末装置１１がネットワーク１に接続されている。さらに、上記文書の作成元が文書の更新処理などを行うための、別の端末装置１１も、ネットワーク１に接続されている。ネットワーク１は、インターネットやイントラネット（ＬＡＮ、ＷＡＮ）、電話回線網、などの各種の任意の情報通信用ネットワークである。有線ネットワークでも無線ネットワークでも構わない。端末装置１１は、パーソナルコンピュータ、モバイルコンピュータ、携帯電話端末、一般電話端末、その他、情報処理機能と通信機能を持つ任意の通信用端末であればよい。
【００２３】
ホストコンピュータ１０には、記憶装置１２と演算処理装置１３とが設けられている。このホストコンピュータ１０は、パーソナルコンピュータあるいはワークステーション等から成る。記憶装置１２や演算処理装置１３は、ホストコンピュータ１０の本体制御部３に内蔵されていても外付けされていても構わない。演算処理装置１３には、分類配列手段２５、シンボル選択手段２６、属性情報更新手段２７、及びメッセージ送信手段２８といった、コンピュータプログラムがインストールされている。
【００２４】
記憶装置１２には、文書２１と、属性情報２２と、一覧表２３とが記憶されている。記憶装置１２に記憶された文書２１は、所定の目的のために作成されたもので、任意の内容の任意の形式の文書でよい。この文書２１は、文字や図形を含むものであってもよい。また、記憶装置１２中の文書２１や文書管理情報２４等の情報は、それぞれ所定のＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ　Ｒｅｓｏｕｒｃｅ　Ｌｏｃａｔｏｒ）を用いて、ネットワークを通じて閲覧可能な状態にされていることが好ましい。そのデータは、ＨＴＭＬ（Ｈｙｐｅｒ　Ｔｅｘｔ　Ｍａｒｋ−ｕｐ　Ｌａｎｇｕａｇｅ）、ＳＧＭＬ（Ｓｔａｎｄａｒｄ　Ｇｅｎｅｒａｌｉｚｅｄ　Ｍａｒｋ−ｕｐ　Ｌａｎｇｕａｇｅ）、ＸＭＬ（ｅＸｔｅｎｓｉｂｌｅ　Ｍａｒｋｕｐ　Ｌａｎｇｕａｇｅ）　等の形式で作成されたもので、ネットワークを通じてブラウザにより閲覧可能な形式のデータであればよい。
【００２５】
属性情報２２は、各文書２１の作成元情報や、各文書が作成中のものかあるいは作成前のものかといった進捗状況情報などを含む情報である。さらに、この属性情報２２には、文書の更新履歴情報や文書の取り扱い権限を示す情報を含めることができる。文書の取り扱い権限を示す情報には、例えば、文書を読むことができる参照権限、文書を書き換えることができる書き換え権限、文書を自由に削除することができる削除権限などを示す情報が含まれる。
【００２６】
一覧表２３は、後で図２や図３を用いて説明するように、少なくとも２種類のカテゴリを設定し、一方のカテゴリを縦軸に他方のカテゴリを横軸に表した表である。各文書は、それぞれカテゴリ別に分類される。該当する座標に相当する位置には、その分類を基準にして、文書名や文書のシンボルを配置する。各シンボルは、対応する文書２１とリンクを張る機能を持つ。このように一覧表２３が編集されて、文書管理情報２４が生成される。生成された文書管理情報２４は、記憶装置に記憶される。
【００２７】
分類配列手段２５は、このように文書２１を一定の目的に応じて分類し、上記のように一覧表２３上に二次元配列を行う処理を実行する機能を持つ。シンボル選択手段２６は、一覧表２３に各文書のシンボルを配列する場合に、その文書の属性情報に従って、シンボルの形状や色などを選択する機能を持つ。属性情報更新手段２７は、端末装置１１などを操作して、文書の属性情報を変更する場合に、その作業を支援する機能を持つ。メッセージ送信手段２８は、一覧表２３を編集してシンボルを配列した状態で、いずれかのシンボルに対応する文書が未完成なことがわかったときに、その文書の作成作業の進捗状況を作成元に確認したり、早期完成を要求するメッセージを自動的に送信する機能を持つ。
【００２８】
図２は、文書管理情報の一例を示す説明図である。
図に示す文書管理情報３０は、横軸に文書の発行部門を基準とした座標を設定し、縦軸に文書の種類を基準とした座標を設定したものである。この文書管理情報３０は、図１に示した記憶装置１２に記憶された一覧表２３をベースにし、この図に示すような横軸と縦軸の基準に従って、文書２１の文書名をシンボルとして配列したものである。ここにまとめられた文書は、例えば、一定の部門の業務報告一覧といった目的で集められたものである。この横軸や縦軸のカテゴリは、一覧表ごとにそれぞれ任意に選定される。例えば、文書発行時期とか、文書の送付先といったカテゴリも考えられる。
【００２９】
各一覧表は、それぞれ一定の目的のために一括して管理される複数の文書をリストアップするために用意されている。各文書は、２種以上のカテゴリを基準に分類される。そのうちの一種のカテゴリは縦軸にし、他の一種のカテゴリを横軸にして配列する。なお、３種以上のカテゴリがある場合には、その配列を工夫すればよい。例えば、図のように、縦軸は「納期管理」（第１のカテゴリ）、横軸は「文書発行部門Ｂ」（第２のカテゴリ）という座標に合致する文書が複数あるとき、第３のカテゴリに属する文書のシンボルを当該座標に合致する領域の上半分に、第４のカテゴリに属する文書のシンボルを当該座標の下半分に配置すればよい。即ち、各座標に複数の文書のシンボルを配置することができる領域を設けて、領域内のシンボルの配置を上記２種のカテゴリとは別のカテゴリを基準に決定するとよい。また、当該領域をクリックしたときにポップアップされるウィンドウに、同様の新たなカテゴリを基準に各文書のシンボルを配置するようにしてもよい。このウィンドウも、上記の領域の拡張されたものといえる。
【００３０】
この例では、各文書を特定するためのシンボルとして文書名３１を使用している。各文書名は、横軸のカテゴリと縦軸のカテゴリに合致した座標に配置されるように２次元方向に配列される。空白部分には、該当する文書が存在しない。この文書管理情報３０は、図１に示したホストコンピュータ１０のディスプレイに表示される。文書管理情報は、次のようにして利用する。
【００３１】
まず、文書管理情報３０のいずれかの文書名３１の上にカーソルを合わせてクリックする。これにより、図２の下側に示したように、その名称の文書の属性情報３２が表示される。文書の属性情報３２は、図の例では、文書のインデックスを表示した形式になっている。即ち、この文書は３種類のクレーム処理の結果を示す情報を含んでいる。インデックスは処理をした日付になっている。いずれかの日付の部分をクリックすると、該当するクレーム処理の内容３３が表示される。また、属性情報３２の余白部分をクリックすると、文書の作成履歴情報３４が表示される。この文書は第何版か、バージョンがいくつかといった表示がなされる。ここで、この文書の旧いバージョンも新しいバージョンも見たいというような場合の処置として、各バージョン番号をクリックすると、該当するバージョンの文書が表示されるようにしてもよい。また、あるいは、旧いバージョンの文書と新しいバージョンの文書の差分を、別途表示するようにしてもよい。これが、文書の作成履歴情報である。
【００３２】
図２において、一覧表の空欄の部分に対応する、新たな文書の作成が予定されているとする。この場合、空欄の部分をクリックすると、作成予定３５が表示される。ここには、該当する部分にあてはめられる文書がいつ作成されるかの表示３７が記録されている。なお、例えば、作成予定が変更になるような場合には、該当する担当者や作成元の責任者が更新ボタン３６をクリックして、情報３７を書き換えることができるようにしておく。上記のように、一定の目的のために一括して管理されるべき文書を、一定のシンボルを利用して一覧表に配列管理すると、どの文書がどのような状態にあって全体としてどのような状況になっているか、どの部分が完成していて、どの部分が未完成か、といった情報を一挙に取得できる。また、予定されていた全ての文書が完成すると、そのまま関連する文書を整理して閲覧できるものになる。従って、多数の文書を管理する管理者にとって非常に操作性のよいツールになる。
【００３３】
図３は、本発明の変形例の文書管理情報説明図である。
この図に示す文書管理情報４０では、横軸のカテゴリとして文書の作成元を表示すると共に、縦軸のカテゴリには文書の種類を表示している。ここで管理対象になる文書には、それぞれ、〇印や△印や□印のアイコンをシンボルとして割り付けている。一覧表上にはこれらのアイコンが２次元配列されている。配列は、縦軸と横軸のカテゴリに合致する場所に該当する文書のアイコンが配置されるというルールに基づく。アイコンは、それぞれ意味を持った形状とされている。〇印のアイコンは、完成済みの文書に該当する。△印のアイコンは、未完成の文書に該当する。□印のアイコン４１は、まとめの文書に該当する。即ち、この文書管理情報中の、まとめの文書以外の全ての文書が完成した後に、その内容を集計して作成されるのが、まとめの文書である。もちろん、これは例示であって、文書の種類はもっと少なくても多くてもよい。
【００３４】
この図には示してはいないが、例えば、この文書管理情報４０を閲覧する担当者が読むことのできない文書を表示するアイコンも含めてよい。そのアイコンは、特殊な色にするか、あるいは、他のアイコンと形状を変えたものにするとよい。そのアイコンをクリックしても、「参照権限（アクセス権）がありません」というような表示にするとよい。こうして、アイコンの形状自体で文書の性質を表し、文書作成作業の進捗状況や、文書の取り扱い、即ち、参照権限や書き換え権限などがあるかどうかを示す情報を目視できるようにして、必要な情報を一見して把握できるようにしている。この場合は、アイコンをクリックして属性情報を確認するまでもなく、必要な情報を把握できるという効果がある。
【００３５】
また、この図に示すように、未作成の状態の文書についてそのアイコンをクリックすると、進捗状況情報４２が表示される。この文書は、名古屋営業所が作成中の週報である。進捗状況情報４２には、この週報が現在作成中であって、完成予定が２００２年８月３日であるといった情報が記録されている。既に説明したように、更新ボタン３６をクリックすると、完成予定日を変更することができる。一方、この図に示す問合せボタン４３をクリックすると、この属性情報に含まれる作成元情報に基づいて、問合せメッセージ４６が自動的に作成される。例えば、作成作業が著しく遅れているような場合や、完成予定日を過ぎているような場合に、この問合せボタン４３をクリックすると、作成元に対し、作成作業を催促するようなメールが自動的に編集される。編集後のメッセージ４６はそのまま送信することもできるし、あるいは、若干編集をして送信することもできる。ボタン４４をクリックすると、メッセージの内容を編集でき、ボタン４５をクリックすると、メッセージが送信される。
【００３６】
図４は、図１に示した演算処理装置の具体的な動作フローチャートである。
ステップＳ１からステップＳ６は、分配配列手段とシンボル選択手段が、記憶装置１２に収集された文書２１と属性情報２２と一覧表２３から、文書管理情報を作成し表示するまでの動作を示す。まずステップＳ１で、管理対象となる一覧表の表示要求が受け付けられる。この時、希望するカテゴリを縦軸と横軸に持つ一覧表が指定される。次に、ステップＳ２で、関連する文書２１とその属性情報２２を記憶装置１２から読み出して取得する。ステップＳ３で、属性情報の内容から文書の性質に適合したアイコンを選択する。図３に示したような例では、文書が、作成済みの場合と未作成の場合とで、それぞれ別々のアイコンが選択される。ステップＳ４では、アイコンを一覧表のカテゴリに従って配列する。ステップＳ５で、一覧表を編集する。その結果完成した文書管理情報２４が、ステップＳ６でホストコンピュータ１０のディスプレイに表示される。
【００３７】
ステップＳ１１からステップＳ１５は、完成した文書管理情報の内容を確認したり、利用したり、編集したりする動作を示す。ステップＳ１１で、文書管理情報中の任意のシンボルをマウス等で選択する。シンボルが選択されると、ステップＳ１２でその属性情報が表示される。これは図３で説明をしたものになる。ここで例えば、状態情報を変更したい場合には、ステップＳ１３で状態情報の変更処理を選択する。ステップＳ１４では、変更を受け付けるための編集用画面を表示する。ステップＳ１５では、変更データの受け付け処理を行う。ここで、状態情報の指定された部分を書き換える。その後、変更処理が終了したかどうかをステップＳ１６で判断する。終了していなければ、ステップＳ１７に戻る。変更処理を終了すると、ステップＳ１７で状態情報を更新する。この場合には、状態情報の更新は自動的に属性情報の更新になる。属性情報に含まれる状態情報以外の情報の更新も同様にしておこなえばよい。
【００３８】
図５は、問合せ情報送信処理の動作フローチャートである。
これは、文書管理情報を利用して、未処理の文書の早期作成を要求するメール送信等の処理である。まず、ステップＳ２１において、文書管理情報のシンボルを見比べて、目下作成中の文書のシンボルを選択する。ステップＳ２２では、そのシンボルをクリックして、進捗状況情報の表示を行う。進捗情報と完成予定等を見比べた上で、早期作成要求が必要と判断したときは、ステップＳ２３で問合せ処理を選択する。これは管理者の判断でおこなってもよいし、例えば、計画と比較して処理が遅延していれば自動的に問合せ処理を選択するようにしても構わない。
【００３９】
ステップＳ２４では、自動作成されたメールのメッセージが表示される。ステップＳ２５では、メッセージの内容を編集するかどうかの判断をする。メッセージの編集をする場合にはステップＳ２６に進み、編集処理が実行される。ステップＳ２７で編集内容が更新される。これらはマニュアルで行うことになる。その後、ステップＳ２８で、メッセージの送信が要求されたかどうか判断する。送信要求があったときは、ステップＳ２８からステップＳ２９に進み、メッセージを送信する。こうして問合せ処理に対するメッセージが作成元に送信される。作成元ではこのメールを受信して早急に文書を完成させる。文書が完成すると、その文書が記憶装置１２に登録（記憶）される（ステップＳ３０）。同時に作成元では、該当する文書のシンボルを選択し、属性情報の更新処理を行う（ステップＳ３１）。さらに、既存の文書管理情報中のシンボルが属性情報にあわせて変更される（ステップＳ３２）。
【００４０】
上記の演算処理装置にインストールされたコンピュータプログラムは、それぞれ独立したプログラムモジュールを組み合わせて構成してもよいし、全体を一体化したプログラムにより構成してもよい。コンピュータプログラムにより制御される処理の全部または一部を同等の機能を備えるハードウエアで構成しても構わない。また、上記のコンピュータプログラムは、既存のアプリケーションプログラムに組み込んで使用してもよい。上記のような本発明を実現するためのコンピュータプログラムは、例えばＣＤ−ＲＯＭのようなコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録して、任意の情報処理装置にインストールして利用することができる。また、ネットワークを通じて任意のコンピュータのメモリ中にダウンロードして利用することもできる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明のシステムの具体例を示すブロック図である。
【図２】文書管理情報の一例を示す説明図である。
【図３】本発明の変形例の文書管理情報説明図である。
【図４】図１に示した演算処理装置の具体的な動作フローチャートである。
【図５】問合せ情報送信処理の動作フローチャートである。
【符号の説明】
１　ネットワーク、　１０　ホストコンピュータ、　１１　端末装置、
１２　記憶装置、　１３　演算処理、　２１　文書、　２２　属性情報、
２３　一覧表、　２５　分類配列手段、　２６　シンボル選択手段、
２７　属性情報更新手段、　２８　メッセージ送信手段
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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