(57)【要約】【課題】受注者から提出される各種の図書の管理をできるだけ容易かつ確実に行うに好適な提出図書管理支援システムを提供することにある。【解決手段】発注先には、Ｗｅｂサーバ１と、データベースサーバ２と、これらとＬＡＮを介して接続する発注者側端末３，４を備え、受注先には、受注者側端末７を備え、発注先と受注先を接続するインターネット６からなり、発注先が受注先から購入する製品に関する情報を記載し、発注先から提出される図書を管理業務するに際し、データベースサーバに、発注手配情報のデータベースａ群の一部として提出を要求する図書情報を管理する要求図書データベースｂと、受注先から提出される図書情報を管理する提出図書データベースｃを設け、実際に受注先から提出される図書を記録する際には、提出図書データベースに必ず要求する図書を管理する要求図書データベースのどのデータに該当するか併せて記録する。【選択図】    図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
発注先には、Ｗｅｂサーバと、データを格納するためのデータベースサーバと、これらとＬＡＮを介して接続する発注者側端末を備え、受注先には、受注者側端末を備え、前記発注先と前記受注先を接続する回線からなり、前記発注先が前記受注先から購入する製品に関する情報を記載し、前記発注先から提出される図書を管理業務する提出図書管理支援システムにおいて、
前記データベースサーバに、発注手配情報のデータベース群の一部として提出を要求する図書情報を管理する要求図書データベースと、前記受注先から提出される図書情報を管理する提出図書データベースを設け、
実際に前記受注先から提出される図書を記録する際には、前記提出図書データベースに必ず要求する図書を管理する要求図書データベースのどのデータに該当するか併せて記録することを特徴とする提出図書管理支援システム。
【請求項２】
請求項１において、前記発注先の前記ＬＡＮに電子書庫データベースを備えるデーターベースサーバを設け、前記電子書庫データベースに格納する図書実体情報は前記提出図書データベースに格納された図書情報と一致させ、提出する図書情報を電子化することを特徴とする提出図書管理支援システム。
【請求項３】
請求項１または請求項２において、前記データベースサーバに、前記要求図書データベースと前記提出図書データベースを関係付ける関係付けデータベースを設け、提出図書がどの要求図書に該当するかを記録することを特徴とする提出図書管理支援システム。
【請求項４】
請求項４のシステムにおいて、前記要求図書データベースの項目と前記提出図書データベースのデータがｍ：ｎで対応づけられることを特徴とする提出図書管理支援システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、提出図書管理支援システムに係り、特に、購買業務に付帯する受注者から発注者に提出される図書類の管理業務に関する。
【０００２】
【従来の技術】
一般に、発電プラント等の建設、運転、保守等に適用される製品やサービス等の購買業務において、受注者は、発注者が購入する製品の構造や製造方法、検査要領等（作業等のサービスにおいては作業要領や作業者の保有資格等）について詳細を記載した図書を、その図書に記載された作業の着手以前に発注者に提出してその審査を受け、図書の記載内容が了解された後、当該作業に着手するよう購買契約に定められることが通常的に行われている。
発電プラント等の建設、運転、保守等においては、非常に多数の製品やサービスが購入されるため、受注者から発注者に提出される図書数も膨大な量になる。このため、発注者においては工程及び品質管理の観点からこれらの受注者から提出される図書類が適切な時期に提出され、提出された図書がしかるべき資格を有する者によって審査され、その審査結果が確実に受注者に伝達されることを管理する業務が必要になる。
【０００３】
このような提出図書管理業務において、従来は以下の様な管理方法がとられることが多かった。
方法１：個々の図書が受注者から提出されるたびに、その図書名称、図書番号、改訂番号、提出された日付などを一定の様式に記録し、それに対して発注者の了解の有無を併せて記録して管理する方法。
図４に、方法１の場合の運用フロー例を示す。受注者から提出された図書は、発注者の受付窓口で受け付けられ、この際に図書名称、図書番号、改訂番号、受付日などが台帳に記録される。受付窓口では必要事項を記録した後、図書をしかるべき審査部署に転送する。審査部署では転送された図書を審査し、その審査結果を受付（返却）窓口に連絡する。受付（返却）窓口では審査結果（審査者氏名、審査結果、審査結果返却日等）を台帳に記録した後、審査結果を受注者に連絡する。提出図書管理部署は、随時台帳を確認することで適当な日数が経過しても、審査未了の図書がある場合、審査部署に審査を督促する。受注者は、審査結果の連絡を受けたとき、その合否を判断し、合格の場合にはその他の提出図書の有無について調査し、無いときには図書の提出を完了する。
方法１の場合、発注者は、台帳記録された情報を元に、受注者からどの様な図書が提出され、それらに対する審査結果がどうなっているかを管理することができる。しかし、既に提出された図書しか管理対象として認識されないため、必要な図書が受注者から図書が提出されない、もしくは、図書の提出時期が遅れるといった場合の管理ができない、という問題がある。
【０００４】
この対策として以下の様な方法がとられる場合がある。
方法２：要求仕様を満たす為に受注者が提出する図書の名称や図書番号の一覧表を予め一定の様式に記録しておき、図書が提出されるたびにその様式に改訂番号や図書が提出された日付及び発注者の了解の有無を記録して管理を行う方法。
図５に、方法２の場合の運用フロー例を示す。受注者は、受注後適当な時期に、発注者からの要求を満足するために、受注者が提出する図書のリスト（以後、提出図書リストと記す。）を作成し、受付窓口に提出する。受付窓口は提出された提出図書リストを定められた審査部署に転送する。審査部署は、送付された提出図書リストを審査し、その審査結果を添付して受付窓口に連絡する。受付窓口では、審査結果を受注者に連絡すると共に、審査結果が合格であった場合は、提出図書リストの内容を台帳に記録する。審査結果が不合格であった場合、受注者は審査結果が合格になるまで内容を訂正して再提出を行う。提出図書リストが合格したら、受注者はその提出図書リストに従って実際の図書を作成し、受付窓口に提出する。一方、提出図書管理部署は、この台帳に従って期限までに未提出の図書が有る場合、その提出を受注者に督促する。
台帳に記載された図書が提出されたら、受付窓口では図書の受付日を台帳に記録し、しかるべき審査部署に図書を転送する。審査部署では転送された図書を審査し、その審査結果を受付窓口に連絡する。受付窓口では審査結果を台帳に記録した後、審査結果を受注者に連絡する。また、提出図書管理部署は、随時、台帳を確認して適当な日数が経過しても審査未了の図書がある場合は、審査部署に審査を督促する。以下のフローは方法１の場合と同じである。
方法２の場合、予め提出図書リストが作成されるため、図書の提出遅延についての管理が可能になる。しかしながら、提出図書リスト自体が提出図書であり、これが提出されない限りは管理が行えないため、基本的には方法１と同じ問題を内在している。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
本発明の課題は、受注者から提出される各種の図書の管理をできるだけ容易かつ確実に行うに好適な提出図書管理支援システムを提供することにある。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するため、発注先には、Ｗｅｂサーバと、データを格納するためのデータベースサーバと、これらとＬＡＮを介して接続する発注者側端末を備え、受注先には、受注者側端末を備え、発注先と受注先を接続する回線からなり、発注先が受注先から購入する製品に関する情報を記載し、発注先から提出される図書を管理業務する提出図書管理支援システムにおいて、データベースサーバに、発注手配情報のデータベース群の一部として提出を要求する図書情報を管理する要求図書データベースと、受注先から提出される図書情報を管理する提出図書データベースを設け、実際に受注先から提出される図書を記録する際には、提出図書データベースに必ず要求する図書を管理する要求図書データベースのどのデータに該当するか併せて記録する。
ここで、発注先のＬＡＮに電子書庫データベースを備えるデーターベースサーバを設け、電子書庫データベースに格納する図書実体情報は提出図書データベースに格納された図書情報と一致させ、提出する図書情報を電子化する。
また、データベースサーバに、要求図書データベースと提出図書データベースを関係付ける関係付けデータベースを設け、提出図書がどの要求図書に該当するかを記録する。この際、要求図書データベースの項目と提出図書データベースのデータがｍ：ｎで対応づけられる。
【０００７】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施形態を図面を用いて説明する。
図１は、本発明による提出図書管理支援システムの第１の実施形態を示す構成例である。また、図２に図書提出時の一連の作業フロー、図３にデータベース設計例を示す。
本実施形態は、データベースの公開にインターネットを利用する例であり、システムは画面を制御するＷｅｂサーバ１、データを格納するためのデータベースサーバ２、これらとＬＡＮによって接続された発注者側端末３，４、インターネットからの不正なアクセスを防止するためのセキュリティ５、インターネット６、インターネット６に接続された受注者側端末７とこの端末に接続された受注者側プリンタ８よりなる。
データベースサーバ２は、手配情報を格納する手配情報データベースａ、各手配における要求図書情報を格納する要求図書データベースｂ、受注者から提出される提出図書情報を格納する提出図書データベースｃを含んでいる。
【０００８】
次に、図２を用いて図書提出時の一連の作業フローを説明する。
発注を行う際に、発注者は手配元部署で手配品の名称、納期、数量、仕様といった発注手配情報をシステムに入力する。このとき、発注者は、発注手配情報の一部として、当該発注において受注者に対して提出を要求する図書のリストを作成し、併せてシステムに入力する。データベースサーバ２は、入力された手配情報を手配情報データベースａに記録するとともに、提出を要求する図書のリスト情報を要求図書データベースｂに記録する。提出を要求する図書のリスト情報には要求図書名の他に、各図書が提出された際にその図書の内容を審査する部署名やその図書の提出期限に係わる情報も含まれる。このとき、指定される要求図書名は、具体的な図書名称ではなく、図書の種類を示すような一般的な名称であっても良い。
発注者が指定した手配情報は、定められた発注業務処理の後、各受注者に発注され、通知される。受注者の名称は手配情報データベースａの発注先フィールドに記録される。
【０００９】
受注者は、発注者からの要求に従い、要求図書を確認した後、各手配毎に提出する図書を作成する。受注者が作成した図書を提出する際は、まず受注者側端末７からインターネット６及びセキュリティ５を経由してシステムに接続する。セキュリティ５では、システムに接続しようとするユーザが接続権限を有する正規のユーザであることを確認し、不正ユーザで有る場合は接続を拒否する。正規のユーザで有ることが確認され、システムへの接続が行われたら、Ｗｅｂサーバ１はメニュー場面を受注者端末７に表示させる。受注者がメニューから図書提出処理を選択すると、データベースサーバ２は、手配情報データベースａ及び要求図書データベースｂから、接続を行った受注者がその時点で受注している受注案件の一覧及びそれぞれの受注案件毎に設定された要求図書の一覧を抽出し、その結果をＷｅｂサーバ１が受注者側端末７に表示する。このとき、Ｗｅｂサーバ１は、提出する図書名称、図書番号、改訂番号の入力欄も併せて受注者側端末７に表示する。
受注者は、表示された受注案件一覧及び要求図書一覧のなかから、提出しようとしている図書がどの受注案件の、どの要求図書に該当するかを選択して指定してから、図書名称、図書番号、改訂番号を各々の入力欄に記入し、データベースへの登録を指示する。
この指示を受けて、データベースサーバ２は、提出図書データベースｃに図書名称、図書番号、改訂番号及び選択されていた要求図書のＩＤ番号とともに記録する。このことにより、提出図書がどの要求図書に対して提出された物であるかという関係付けが設定される。
【００１０】
図書名称、図書番号、改訂番号及び要求図書ＩＤが提出図書データベースｃに記録されたら、Ｗｅｂサーバ１はその情報を用いて図書送達票を作成し、受注者側プリンタ８から印刷する。この際、要求図書データベースｂからその要求図書の審査部署を検索し、図書送達票に一緒に印字する。受注者は印刷された図書送達票を提出する図書に添えて送達票に記載された審査部署に提出する。
図書が発注者に提出されたら、審査部署は発注者側端末３を用いて図書が提出された日付を提出図書データベースｃの提出日フィールドに記録して受付処理を行うとともに、図書内容の審査を行い、審査結果と審査者氏名及び審査結果を入力した日付を提出図書データベースｃの審査結果フィールド、審査者フィールド及び審査日フィールドに記録する。併せてその提出図書に関係づけられた要求図書において確認しようと意図した内容が全て確認できたかどうかを判断し、その結果を要求図書データベースｂの完成状況フィールドに記録する。
提出図書管理部署は、発注者側端末４を用いて要求図書データベースｂ及び提出図書データベースｃを監視し、要求図書データベースｂに設定された完成期限までに要求図書データベースｂの完成状況フィールドが”完成”になるように、審査部署及び受注者を督促する。
受注者は、審査結果を確認し、その合否を判断し、合格の場合にはその他の提出図書の有無について調査し、無いときには図書の提出を完了する。
【００１１】
図３のデータベース設計例をもとに各データベースの情報操作を説明する。
図３において、手配情報データベースａの手配ＩＤ”０００００１”では「○○購入」を指示しており、この手配において受注者に提出を要求する図書は要求図書データベースｂの手配ＩＤフィールドに”０００００１”が記入されている「作業要領書」（要求図書ＩＤ”１００００４”）である。これに対して、受注者が提出した図書は提出図書データベースｃの要求図書ＩＤフィールドに”１００００４”が記録されている「納入仕様書」（提出図書ＩＤ”２００００３”）であり、２００２／１０／３０に提出され、合格していることが判る。また、要求図書データベースｂの完成状況フィールドに”完成”が記録されていることから、この「納入仕様書」だけで発注者が要求した「作業要領書」に求めた内容を満たしていることが判断できる。
このように、提出図書管理部署が図書授受及び審査に係わらない場合でも、データベースの内容から提出及び審査状況を随時確認し、管理することが可能になる。
なお、図３において、提出図書データベースｃの提出図書ＩＤ”２００００４”以降の提出図書データは、提出はされたが未審査の図書を示す。
【００１２】
受注者が提出済み図書の審査結果を確認する際は、前述の図書情報入力の場合と同様に受注者側端末７を用いてシステムに接続する。ログイン後表示されるメニューから、提出済み図書の審査結果確認を選択すると、データベースサーバ２は提出図書データベースｃを検索し、その結果をＷｅｂサーバ１が受注者側端末７に表示する。
受注者は、審査結果を確認し、それに応じて改訂版を作成する等の処理を行う。改訂版を提出する際は、前述の図書提出のプロセスを繰り返す。
このように図書の提出・審査・審査結果確認のプロセスを全てデータベースに記録することにより、どの要求に対し、どの様な図書が提出され、さらにその審査状況がどうなっているかを発注者における審査部署および提出図書管理部署及び受注者の全てが容易に確認し、管理することができる。
【００１３】
図６は、本発明の第２の実施形態を示す。図７に図書提出時の一連の作業フロー、図８にデータベース設計例を示す。
本実施形態は、図書を紙面で提出することを前提としている図１の第１の実施形態に比し、図書をスキャナ等で電子化して提出するところに特徴がある。これにより、本実施形態では郵送時間を短縮することが可能になる。
図６において、発注者側のＬＡＮに接続されたデータベースサーバ９を設け、図書の実体情報を格納する電子書庫データベースｄを追加する。電子書庫データベースｄに格納される図書実体情報には全て一意な図書番号、改訂番号が附番され、その図書番号、改訂番号はデータベースサーバ２の提出図書データベースｃに格納された図書番号、改訂番号と一致するよう設定される。
【００１４】
ログインについては、図１の第１の実施形態と同様に、受注者側端末７からセキュリティにおいて正規ユーザであることを確認した後、システムに接続する。電子化した図書を提出する場合、受注者は予め電子化された提出図書を受注者側端末７に接続された記録装置１０に保管しておく。
図１の第１の実施形態と同様に、受注者側端末７に表示されたメニューから図書提出処理を選択し、受注案件及び要求図書に関連付けて図書名称、図書番号、改訂番号を入力するが、これに加えて入力した図書番号、改訂番号に該当する図書として記録装置１０内に保管してある電子化された提出図書を指定する。
この状態でシステムにデータベース登録を指示することにより、データベースサーバ２は図書名称、図書番号、改訂番号を提出図書データベースｃへ、データベースサーバ９は電子化された提出図書を電子書庫データベースｄに保管する。
図書審査部署では、発注側端末３から電子書庫データベースｄを閲覧して図書内容を審査し、その結果を提出図書データベースｃに記録する。審査後は、図１の第１の実施形態と同様に、その提出図書に関係づけられた要求図書にて確認しようと意図した内容が全て確認できたかどうかを判断し、その結果を要求図書データベースｂの完成状況フィールドに記録する。
提出図書管理部署による審査部署及び受注者への督促及び受注者の審査結果確認については図１の第１の実施形態と同様である。
【００１５】
図８において、電子書庫データベースｄの図書実体ファイルフィールドには図書の電子データであるテキストファイルや画像ファイルが格納される。電子書庫データベースｄの図書名称、図書番号、改訂番号に提出図書データベースｃの図書名称、図書番号、改訂番号と同じデータが記録されることで相互が関係づけられる。
【００１６】
図９は、本発明の第３の実施形態を示す。図１０に図書提出時の一連の作業フロー、図１１にデータベース設計例を示す。
図１の第１の実施形態および図６の第２の実施形態では、提出図書と要求図書の関係づけを行うの方法として提出図書データベースｃの要求図書ＩＤフィールドに要求図書ＩＤを記録する方法をとっている。この場合、一つの提出図書が一つの要求図書に該当する場合や、多数の提出図書が一つの要求図書に該当する場合の対応は容易であるが、一つの提出図書が多数の要求図書に該当する場合は、同じ提出図書データを関連づける要求図書の分量だけ作成するか、あるいは、要求図書のＩＤを入力するフィールドを想定できる要求図書の分量だけ確保しておくといった処理が必要になる。
前者の場合は、一度の図書内容審査にも拘らず作成した図書データの分量だけ審査結果を入力する必要があり、後者の場合は、関連付けが想定される要求図書の分量をシステム設計段階で設定することが困難であるという難点がある。
本実施形態は、これらの問題を解決するために、要求図書データベースｂと提出図書データベースｃを関係付けるための関係付けデータベースｅをデータベースサーバ２に設定することに特徴がある。
【００１７】
ログインを行い、図書名称、図書番号、改訂番号を受注者側端末７から入力するところまでは第１，第２の実施形態と同じであるが、これらの情報をデータベースに格納する際に、第１，第２の実施形態では要求図書ＩＤを提出図書データベースｃの要求図書ＩＤフィールドに記録したが、本実施形態では関係付けデータベースｅの提出図書ＩＤフィールドに提出図書ＩＤを、要求図書ＩＤフィールドに要求図書ＩＤを記録する。電子化された提出図書は、第２の実施形態と同様に、電子書庫データベースｄに保管する。
要求図書と提出図書の関連付けが関係付けデータベースｅに記録されたことにより、一つの提出図書が複数の要求図書に関連付けられた場合であっても、関係付けデータベースｅのデータを必要なだけ作成することで管理できる。
電子的に提出された図書は、第２の実施形態と同様に、審査部署にて審査され、その審査結果は、第１，第２の実施形態と同様に、提出図書データベースｃに記録されるので、各図書に一度審査結果を記録すれば、その図書が複数の要求図書に関連付けられていても、その全てに対してこの審査結果を適用することができ、同一図書の再審査という無駄を排除することができる。
提出図書管理部署による審査部署及び受注者への督促及び受注者の審査結果確認については第１の実施形態と同様である。
【００１８】
図１１の関係付けデータベースｅでは、関係ＩＤ”３００００３”と関係ＩＤ”３００００４”によって一件の提出図書「納入仕様書」（提出図書ＩＤ”２００００３”）が２件の要求図書「作業要領書」（要求図書ＩＤ”１００００４”）及び「工程表」（要求図書ＩＤ”１００００５”）の二つに関係付けられている。
【００１９】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、受注者から提出される図書の管理業務において以下の効果が得られる。
受注先の手配元部署とは異なる第三者が提出図書管理業務を行う場合、どの様な図書がいつ頃提出されるべきかが不明確になるが、本発明では、手配時に必ず要求図書データベースを作成することによりこれを防止することができ、従来の提出図書台帳管理だけでは不可能であった未提出図書の管理を可能にすることができる。
また、上記同様に、第三者が提出図書管理業務を行う場合、提出された図書名称が要求図書データベースに記載の図書名称と一致することは少ないので、従来では、どの要求に対して提出された図書かが判断できず、受注先もしくはその手配元部署への問い合わせの手間が発生するが、本発明では、要求図書データベースを設け、この関連付けの作業を図書を作成した受注者に要請することにより、問い合わせの手間を予め排除することができる。
また、システムを受注先に公開することにより、入力制限が効果的に行えると共にデータ授受の時間が短縮され、業務の効率化を図ることができる。
また、電子化された図書情報と当該図書の審査結果の情報を受注者と発注者が共有することにより、別手配において既審査済みの図書を適用する場合は、提出−再審査の手間を省くことができ、業務の効率化を図ることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明による提出図書管理支援システムの第１の実施形態を示す構成図
【図２】本発明の図書提出時の一連の作業フロー図
【図３】本発明のデータベース設計例を示す図
【図４】従来の提出図書管理業務における運用フロー図
【図５】従来の提出図書管理業務における運用フロー図
【図６】本発明の第２の実施形態を示す構成図
【図７】本発明の図書提出時の一連の作業フロー図
【図８】本発明のデータベース設計例を示す図
【図９】本発明の第３の実施形態を示す構成図
【図１０】本発明の図書提出時の一連の作業フロー図
【図１１】本発明のデータベース設計例を示す図
【符号の説明】
１…Ｗｅｂサーバ、２…データベースサーバ、３，４…発注者側端末、５…セキュリティ、６…インターネット、７…受注者側端末、８…受注者側プリンタ、９…データベースサーバ、１０…記憶装置
ａ…手配情報データベース、ｂ…要求図書データベース、ｃ…提出図書データベース、ｄ…電子書庫データベース、ｅ…関連付けデータベース
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
2004295510.tif 000011
【図１０】
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【図１１】
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