(57)【要約】【課題】より簡易な操作で、電子情報を安全に外部の保存装置に保管できる電子情報保管サーバ、電子情報保管方法及び電子情報保管プログラムを提供する。【解決手段】保管サーバ３４は、機種機番を記憶する機器テーブルを、外部記録装置３６に備える。そして、保管サーバ３４は、機種機番を認証する。そして、認証された場合、複合機２２に接続された制御装置２４は、複合機２２の機種機番を暗号鍵として電子情報を暗号化し、暗号化した電子情報と検索情報とを送信する。保管サーバ３４は、その電子情報を、機種機番に関連付けて外部記録装置３６上の電子情報保管領域に保管する。また、保管サーバ３４は、検索情報を機種機番と保存した電子情報とに関連付けて検索情報テーブルに記憶する。【選択図】      図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを介してクライアント端末と接続され、電子情報を記憶する電子情報記憶手段と、前記電子情報の検索情報を記憶する検索情報記憶手段とを含む電子情報保管サーバであって、
前記クライアント端末から、前記クライアント端末識別子と、前記クライアント端末識別子に対応する暗号鍵により暗号化された電子情報と、前記電子情報の検索情報とを受信する第１の手段と、
前記電子情報を前記受信したクライアント端末識別子に関連付けて前記電子情報記憶手段に記憶する第２の手段と、
前記検索情報を前記受信したクライアント端末識別子と、前記電子情報記憶手段に記憶した電子情報とに関連付けて前記検索情報記憶手段に記憶する第３の手段と
を備えたことを特徴とする電子情報保管サーバ。
【請求項２】
前記電子情報記憶手段は、前記電子情報をその電子情報の保存を要求するユーザを識別するユーザ識別子と関連付けて記憶し、
前記検索情報記憶手段は、前記検索情報をユーザ識別子と関連付けて記憶するとともに、
前記第１の手段は、前記電子情報の保存を要求するユーザを識別するユーザ識別子を受信し、
前記第２の手段は、前記電子情報を前記受信したユーザ識別子に関連付けて前記電子情報記憶手段に記憶し、
前記第３の手段は、前記検索情報を前記受信したユーザ識別子に関連付けて前記検索情報記憶手段に記憶する
ことを特徴とする請求項１に記載の電子情報保管サーバ。
【請求項３】
前記クライアント端末にて指定されたファイル名に関連付けて前記電子情報を前記電子情報記憶手段に記憶する手段と、
前記電子情報の引出時には、前記ファイル名の入力を促し、入力されたファイル名を用いて電子情報を引き出す手段をさらに備えたことを特徴とする請求項１又は２に記載の電子情報保管サーバ。
【請求項４】
前記クライアント端末から、検索キーを指定した引出要求を受信した場合には、前記クライアント端末識別子に関連付けて記憶された検索情報を前記検索キーにより検索する検索手段を備えたことを特徴とする請求項１〜３のいずれか１つに記載の電子情報保管サーバ。
【請求項５】
前記検索手段は、
前記クライアント端末識別子と、前記クライアント端末から受信したユーザ識別子とに関連付けて記憶された検索情報を前記検索情報記憶手段から抽出し、その検索情報を前記検索キーにより検索することを特徴とする請求項４に記載の電子情報保管サーバ。
【請求項６】
前記検索手段によって検索された電子情報が複数ある場合に、検索された電子情報の一覧をクライアント端末に提供し、その一覧の中から引出対象の電子情報の選択を促す手段
を備えたことを特徴とする請求項４又は５に記載の電子情報保管サーバ。
【請求項７】
前記クライアント端末識別子毎の課金、又は、前記ユーザ識別子毎の課金のいずれかの選択に従って、
前記クライアント端末識別子毎の課金が選択されている場合、前記クライアント端末識別子毎に、前記クライアント端末識別子に関連付けられている、前記電子情報記憶手段に記憶された電子情報の保存量に基づいて課金を算出する手段と、
前記ユーザ識別子毎の課金が選択されている場合、前記クライアント端末識別子と前記ユーザ識別子とに関連付けられている、前記電子情報記憶手段に記憶された電子情報の保存量に基づいて課金を算出する手段と
をさらに備えたことを特徴とする請求項２〜６のいずれか１つに記載の電子情報保管サーバ。
【請求項８】
前記クライアント端末識別子毎の定額課金、又は、前記クライアント端末識別子毎の従量課金のいずれかの選択に従って、
前記クライアント端末識別子毎の定額課金が選択されている場合、前記クライアント端末毎に、前記クライアント端末識別子に関連付けられている前記電子情報を保管するために前記電子情報記憶手段に割り当てられた電子情報保管領域の容量に基づいて課金を算出する手段と、
前記クライアント端末識別子毎の従量課金が選択されている場合、前記クライアント端末毎に、前記クライアント端末識別子に関連付けられている、前記電子情報記憶手段に記憶された電子情報の保存量に基づいて課金を算出する手段と
をさらに備えたことを特徴とする請求項１〜７のいずれか１つに記載の電子情報保管サーバ。
【請求項９】
前記ユーザ識別子毎の定額課金、又は、前記ユーザ識別子毎の従量課金のいずれかの選択に従って、
前記ユーザ識別子毎の定額課金が選択されている場合、前記ユーザ識別子毎に、前記ユーザ識別子に関連付けられている前記電子情報を保管するために前記電子情報記憶手段に割り当てられた電子情報保管領域の容量に基づいて課金を算出する手段と、
前記ユーザ識別子毎の従量課金が選択されている場合、前記ユーザ識別子毎に、前記ユーザ識別子に関連付けられている、前記電子情報記憶手段に記憶された電子情報の保存量に基づいて課金を算出する手段と
をさらに備えたことを特徴とする請求項２〜７のいずれか１つに記載の電子情報保管サーバ。
【請求項１０】
クライアント端末識別子を記憶するクライアント端末記憶手段と、
前記クライアント端末を使用するユーザを識別するユーザ識別子と前記ユーザ識別子に対応するパスワードとを前記クライアント端末識別子と関連付けて記憶するユーザ情報記憶手段と、
前記クライアント端末からクライアント端末識別子を受信して、前記クライアント端末記憶手段に記憶されたクライアント端末識別子と照合してクライアント端末を認証する手段と、
前記クライアント端末からユーザ識別子及びパスワードを受信して、前記ユーザ情報記憶手段に前記クライアント端末識別子に関連付けて記憶されたユーザ識別子及びパスワードと照合してユーザを認証する手段と
をさらに備えたことを特徴とする請求項２〜９のいずれか１つに記載の電子情報保管サーバ。
【請求項１１】
前記電子情報記憶手段は、前記ユーザ識別子毎に前記電子情報を保管する電子情報保管領域を設けるともに、
前記第２の手段は、
前記ユーザ識別子に基づいて電子情報を保管する電子情報保管領域を特定する手段と、
前記特定した前記ユーザ識別子に対応する電子情報保管領域に前記電子情報を記憶する手段と
を備えたことを特徴とする請求項２〜１０のいずれか１つに記載の電子情報保管サーバ。
【請求項１２】
前記クライアント端末は、スキャナ機能、プリンタ機能、複写機能及びファクシミリ機能の少なくとも１つを有する画像形成装置であることを特徴とする請求項１〜１１のいずれか１つに記載の電子情報保管サーバ。
【請求項１３】
前記電子情報記憶手段に保管する電子情報が、前記画像形成装置の前記スキャナ機能又は前記複写機能により生成された場合、前記検索情報は、ファイル名、保管日時、枚数及び画像サイズの少なくともいずれか１つを含むことを特徴とする請求項１２に記載の電子情報保管サーバ。
【請求項１４】
前記電子情報記憶手段に保管する電子情報が、前記画像形成装置の前記プリンタ機能により生成された場合、前記検索情報は、ファイル名、保管日時、枚数及び要求元ＩＰアドレスの少なくともいずれか１つを含むことを特徴とする請求項１２又は１３に記載の電子情報保管サーバ。
【請求項１５】
前記電子情報記憶手段に保管する電子情報が、前記画像形成装置の前記ファクシミリ機能により生成された場合、前記検索情報は、ファイル名、枚数、保管日時及び送受信の区別の少なくともいずれか１つを含むことを特徴とする請求項１２〜１４のいずれか１つに記載の電子情報保管サーバ。
【請求項１６】
前記ネットワークは、インターネットであることを特徴とする請求項１〜１５のいずれか１つに記載の電子情報保管サーバ。
【請求項１７】
ネットワークを介してクライアント端末と接続され、電子情報を記憶する電子情報記憶手段と、前記電子情報の検索情報を記憶する検索情報記憶手段とを含む電子情報保管サーバを用いて、電子情報を保管する電子情報保管方法であって、
前記電子情報保管サーバが、
前記クライアント端末から送信された、前記クライアント端末を識別するクライアント端末識別子と、前記クライアント端末識別子に対応する暗号鍵により暗号化された電子情報と、前記電子情報の検索情報とを受信する第１の段階と、
前記受信した電子情報を前記クライアント端末識別子に関連付けて電子情報記憶手段に記憶する第２の段階と、
前記検索情報を前記クライアント端末識別子と前記電子情報記憶手段に記憶した電子情報とに関連付けて検索情報記憶手段に記憶する第３の段階と
を備えたことを特徴とする電子情報保管方法。
【請求項１８】
前記電子情報保管方法において、
前記第１の段階は、前記電子情報の保存を要求するユーザを識別するユーザ識別子を受信するとともに、
前記第２の段階は、前記電子情報を前記受信したユーザ識別子と関連付けて前記電子情報記憶手段に記憶し、
前記第３の段階は、前記検索情報を前記受信したユーザ識別子と関連付けて前記検索情報記憶手段に記憶する
ことを特徴とする請求項１７に記載の電子情報保管方法。
【請求項１９】
前記電子情報保管方法において、
前記電子情報保管サーバが、
前記クライアント端末にて指定されたファイル名に関連付けて前記電子情報を前記電子情報記憶手段に記憶する段階と、
前記電子情報の引出時には、前記ファイル名の入力を促し、入力されたファイル名を用いて電子情報を引き出す段階と
をさらに備えたことを特徴とする請求項１７又は１８に記載の電子情報保管方法。
【請求項２０】
前記電子情報保管方法において、
前記電子情報保管サーバが、
前記クライアント端末から、検索キーを指定した引出要求を受信した場合には、前記クライアント端末識別子に関連付けて記憶された検索情報を前記検索キーにより検索する段階をさらに備えたことを特徴とする請求項１７〜１９のいずれか１つに記載の電子情報保管方法。
【請求項２１】
前記検索キーにより検索する段階は、
前記クライアント端末識別子と、前記クライアント端末から受信したユーザ識別子とに関連付けて記憶された検索情報を前記検索情報記憶手段から抽出し、その検索情報を前記検索キーにより検索することを特徴とする請求項２０に記載の電子情報保管方法。
【請求項２２】
前記検索された電子情報が複数ある場合に、検索された電子情報の一覧をクライアント端末に提供し、その一覧の中から引出対象の電子情報の選択を促す手段
を備えたことを特徴とする請求項２０又は２１に記載の電子情報保管方法。
【請求項２３】
前記電子情報保管方法において、
前記電子情報保管サーバが、
前記クライアント端末識別子毎の課金、又は、前記ユーザ識別子毎の課金のいずれかの選択に従って、
前記クライアント端末識別子毎の課金が選択されている場合、前記クライアント端末識別子毎に、前記クライアント端末識別子に関連付けられている前記電子情報記憶手段に記憶された電子情報の保存状況に基づいて課金を算出する段階と、
前記ユーザ識別子毎の課金が選択されている場合、前記クライアント端末識別子と前記ユーザ識別子とに関連付けられている前記電子情報記憶手段に記憶された電子情報の保存状況に基づいて課金を算出する段階と
をさらに備えたことを特徴とする請求項１８〜２２のいずれか１つに記載の電子情報保管方法。
【請求項２４】
前記電子情報保管方法において、
前記電子情報保管サーバが、
前記クライアント端末識別子毎の定額課金、又は、前記クライアント端末識別子毎の従量課金のいずれかの選択に従って、
前記クライアント端末識別子毎の定額課金が選択されている場合、前記クライアント端末毎に、前記クライアント端末識別子に関連付けられている前記電子情報を保管するために前記電子情報記憶手段に割り当てられた電子情報保管領域の容量に基づいて課金を算出する段階と、
前記クライアント端末識別子毎の従量課金が選択されている場合、前記クライアント端末毎に、前記クライアント端末識別子に関連付けられている、前記電子情報記憶手段に記憶された電子情報の保存量に基づいて課金を算出する段階と
をさらに備えたことを特徴とする請求項１７〜２３のいずれか１つに記載の電子情報保管方法。
【請求項２５】
前記電子情報保管方法において、
前記電子情報保管サーバが、
前記ユーザ識別子毎の定額課金、又は、前記ユーザ識別子毎の従量課金のいずれかの選択に従って、
前記ユーザ識別子毎の定額課金が選択されている場合、前記ユーザ識別子毎に、前記ユーザ識別子に関連付けられている前記電子情報を保管するために前記電子情報記憶手段に割り当てられた電子情報保管領域の容量に基づいて課金を算出する段階と、
前記ユーザ識別子毎の従量課金が選択されている場合、前記ユーザ識別子毎に、前記ユーザ識別子に関連付けられている、前記電子情報記憶手段に記憶された電子情報の保存量に基づいて課金を算出する段階と
をさらに備えたことを特徴とする請求項１８〜２３のいずれか１つに記載の電子情報保管方法。
【請求項２６】
前記電子情報保管方法において、
前記電子情報保管サーバに備えられた、クライアント端末識別子を記憶するクライアント端末記憶手段と、前記クライアント端末を使用するユーザを識別するユーザ識別子と前記ユーザ識別子に対応するパスワードとを前記クライアント端末識別子と関連付けて記憶するユーザ情報記憶手段とを用いて、
前記電子情報保管サーバが、
前記クライアント端末からクライアント端末識別子を受信して、前記クライアント端末記憶手段に記憶されたクライアント端末識別子と照合してクライアント端末を認証する段階と、
前記クライアント端末からユーザ識別子及びパスワードを受信して、前記ユーザ情報記憶手段に前記クライアント端末識別子に関連付けて記憶されたユーザ識別子及びパスワードと照合してユーザを認証する段階と
をさらに備えたことを特徴とする請求項１８〜２５のいずれか１つに記載の電子情報保管方法。
【請求項２７】
前記電子情報記憶手段は、前記ユーザ識別子毎に前記電子情報を保管する電子情報保管領域を設けるともに、
前記第２の段階は、
前記ユーザ識別子に基づいて電子情報を保管する電子情報保管領域を特定する段階と、
前記特定した前記ユーザ識別子に対応する電子情報保管領域に前記電子情報を記憶する段階と
を備えたことを特徴とする請求項１８〜２６のいずれか１つに記載の電子情報保管方法。
【請求項２８】
前記クライアント端末は、スキャナ機能、プリンタ機能、複写機能及びファクシミリ機能の少なくとも１つを有する画像形成装置であることを特徴とする請求項１７〜２７のいずれか１つに記載の電子情報保管方法。
【請求項２９】
前記電子情報記憶手段に保管する電子情報が、前記画像形成装置の前記スキャナ機能又は前記複写機能により生成された場合、前記検索情報は、ファイル名、保管日時、枚数及び画像サイズの少なくともいずれか１つを含むことを特徴とする請求項２８に記載の電子情報保管方法。
【請求項３０】
前記電子情報記憶手段に保管する電子情報が、前記画像形成装置の前記プリンタ機能により生成された場合、前記検索情報は、ファイル名、保管日時、枚数及び要求元ＩＰアドレスの少なくともいずれか１つを含むことを特徴とする請求項２８又は２９に記載の電子情報保管方法。
【請求項３１】
前記電子情報記憶手段に保管する電子情報が、前記画像形成装置の前記ファクシミリ機能により生成された場合、前記検索情報は、ファイル名、枚数、保管日時及び送受信の区別の少なくともいずれか１つを含むことを特徴とする請求項２８〜３０のいずれか１つに記載の電子情報保管方法。
【請求項３２】
前記ネットワークは、インターネットであることを特徴とする請求項１７〜３１のいずれか１つに記載の電子情報保管方法。
【請求項３３】
請求項１７〜３２のいずれか１つに記載の電子情報保管方法を、コンピュータに機能させるための電子情報保管プログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子文書をネットワークを通じて外部の保存装置に保管する電子情報保管システム、電子情報保管方法及び電子情報保管プログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
一般的には、個人や企業が保有する文書は、個人や企業が個別に管理・保管している。また、近年、パーソナルコンピュータ等の低価格化や、インターネットや電子メール等の普及により、個人や企業が扱う文書は、電子情報化が顕著である。こうした中、文書の管理・保管方法も変わり、特に電子情報を保管する場合、電子情報を記憶媒体に書き出した後、社内のキャビネットや社内外の倉庫等に保管するケースが多い。この場合、保管した文書を参照する必要がある場合、記憶媒体自体を捜し出すために時間がかかる。また、記憶媒体を社外の倉庫に保管した場合、記憶媒体が手元に戻るまでに多大な時間を要する。また、記憶媒体の寿命などの問題もあり、記憶させた電子情報が劣化して読み出せなくなる可能性もある。このため、電子情報をネットワークを通じて接続された外部の保存装置に保管し、必要に応じてその電子情報を、このネットワークを通じて引き出すことが提案されている（例えば、特許文献１参照。）。
【０００３】
【特許文献１】
特開２００２−３５２０９８号公報（第６−８頁）
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、ネットワークを介して電子文書を送信して外部の保存装置に保存する場合、不正アクセス等に対する対策のため、従来のサービス形態においては、保管する電子文書の暗号化等のための作業をユーザが行わなくてはならない。また、画像形成装置のスキャナ機能、プリンタ機能、複写機能、ファクシミリ機能等で用いられる書類を電子情報として保存する場合は、電子文書を別途保存する必要がある。
【０００５】
本発明は、上記問題点を解決するためになされたものであり、その目的は、より簡易な操作で、電子情報を安全に外部の保存装置に保管できる電子情報保管サーバ、電子情報保管方法及び電子情報保管プログラムを提供することにある。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
上記問題点を解決するために、請求項１に記載の発明は、ネットワークを介してクライアント端末と接続され、電子情報を記憶する電子情報記憶手段と、前記電子情報の検索情報を記憶する検索情報記憶手段とを含む電子情報保管サーバであって、前記クライアント端末から、前記クライアント端末識別子と、前記クライアント端末識別子に対応する暗号鍵により暗号化された電子情報と、前記電子情報の検索情報とを受信する第１の手段と、前記電子情報を前記受信したクライアント端末識別子に関連付けて前記電子情報記憶手段に記憶する第２の手段と、前記検索情報を前記受信したクライアント端末識別子と、前記電子情報記憶手段に記憶した電子情報とに関連付けて前記検索情報記憶手段に記憶する第３の手段とを備えたことを要旨とする。
【０００７】
請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の電子情報保管サーバにおいて、前記電子情報記憶手段は、前記電子情報をその電子情報の保存を要求するユーザを識別するユーザ識別子と関連付けて記憶し、前記検索情報記憶手段は、前記検索情報をユーザ識別子と関連付けて記憶するとともに、前記第１の手段は、前記電子情報の保存を要求するユーザを識別するユーザ識別子を受信し、前記第２の手段は、前記電子情報を前記受信したユーザ識別子に関連付けて前記電子情報記憶手段に記憶し、前記第３の手段は、前記検索情報を前記受信したユーザ識別子に関連付けて前記検索情報記憶手段に記憶することを要旨とする。
【０００８】
請求項３に記載の発明は、請求項１又は２に記載の電子情報保管サーバにおいて、前記クライアント端末にて指定されたファイル名に関連付けて前記電子情報を前記電子情報記憶手段に記憶する手段と、前記電子情報の引出時には、前記ファイル名の入力を促し、入力されたファイル名を用いて電子情報を引き出す手段をさらに備えたことを要旨とする。
【０００９】
請求項４に記載の発明は、請求項１〜３のいずれか１つに記載の電子情報保管サーバにおいて、前記クライアント端末から、検索キーを指定した引出要求を受信した場合には、前記クライアント端末識別子に関連付けて記憶された検索情報を前記検索キーにより検索する検索手段を備えたことを要旨とする。
【００１０】
請求項５に記載の発明は、請求項４に記載の電子情報保管サーバにおいて、前記検索手段は、前記クライアント端末識別子と、前記クライアント端末から受信したユーザ識別子とに関連付けて記憶された検索情報を前記検索情報記憶手段から抽出し、その検索情報を前記検索キーにより検索することを要旨とする。
【００１１】
請求項６に記載の発明は、請求項４又は５に記載の電子情報保管サーバにおいて、前記検索手段によって検索された電子情報が複数ある場合に、検索された電子情報の一覧をクライアント端末に提供し、その一覧の中から引出対象の電子情報の選択を促す手段を備えたことを要旨とする。
【００１２】
請求項７に記載の発明は、請求項２〜６のいずれか１つに記載の電子情報保管サーバにおいて、前記クライアント端末識別子毎の課金、又は、前記ユーザ識別子毎の課金のいずれかの選択に従って、前記クライアント端末識別子毎の課金が選択されている場合、前記クライアント端末識別子毎に、前記クライアント端末識別子に関連付けられている、前記電子情報記憶手段に記憶された電子情報の保存量に基づいて課金を算出する手段と、前記ユーザ識別子毎の課金が選択されている場合、前記クライアント端末識別子と前記ユーザ識別子とに関連付けられている、前記電子情報記憶手段に記憶された電子情報の保存量に基づいて課金を算出する手段とをさらに備えたことを要旨とする。
【００１３】
請求項８に記載の発明は、請求項１〜７のいずれか１つに記載の電子情報保管サーバにおいて、前記クライアント端末識別子毎の定額課金、又は、前記クライアント端末識別子毎の従量課金のいずれかの選択に従って、前記クライアント端末識別子毎の定額課金が選択されている場合、前記クライアント端末毎に、前記クライアント端末識別子に関連付けられている前記電子情報を保管するために前記電子情報記憶手段に割り当てられた電子情報保管領域の容量に基づいて課金を算出する手段と、前記クライアント端末識別子毎の従量課金が選択されている場合、前記クライアント端末毎に、前記クライアント端末識別子に関連付けられている、前記電子情報記憶手段に記憶された電子情報の保存量に基づいて課金を算出する手段とをさらに備えたことを要旨とする。
【００１４】
請求項９に記載の発明は、請求項２〜７のいずれか１つに記載の電子情報保管サーバにおいて、前記ユーザ識別子毎の定額課金、又は、前記ユーザ識別子毎の従量課金のいずれかの選択に従って、前記ユーザ識別子毎の定額課金が選択されている場合、前記ユーザ識別子毎に、前記ユーザ識別子に関連付けられている前記電子情報を保管するために前記電子情報記憶手段に割り当てられた電子情報保管領域の容量に基づいて課金を算出する手段と、前記ユーザ識別子毎の従量課金が選択されている場合、前記ユーザ識別子毎に、前記ユーザ識別子に関連付けられている、前記電子情報記憶手段に記憶された電子情報の保存量に基づいて課金を算出する手段とをさらに備えたことを要旨とする。
【００１５】
請求項１０に記載の発明は、請求項２〜９のいずれか１つに記載の電子情報保管サーバにおいて、クライアント端末識別子を記憶するクライアント端末記憶手段と、前記クライアント端末を使用するユーザを識別するユーザ識別子と前記ユーザ識別子に対応するパスワードとを前記クライアント端末識別子と関連付けて記憶するユーザ情報記憶手段と、前記クライアント端末からクライアント端末識別子を受信して、前記クライアント端末記憶手段に記憶されたクライアント端末識別子と照合してクライアント端末を認証する手段と、前記クライアント端末からユーザ識別子及びパスワードを受信して、前記ユーザ情報記憶手段に前記クライアント端末識別子に関連付けて記憶されたユーザ識別子及びパスワードと照合してユーザを認証する手段とをさらに備えたことを要旨とする。
【００１６】
請求項１１に記載の発明は、請求項２〜１０のいずれか１つに記載の電子情報保管サーバにおいて、前記電子情報記憶手段は、前記ユーザ識別子毎に前記電子情報を保管する電子情報保管領域を設けるともに、前記第２の手段は、前記ユーザ識別子に基づいて電子情報を保管する電子情報保管領域を特定する手段と、前記特定した前記ユーザ識別子に対応する電子情報保管領域に前記電子情報を記憶する手段とを備えたことを要旨とする。
【００１７】
請求項１２に記載の発明は、請求項１〜１１のいずれか１つに記載の電子情報保管サーバにおいて、前記クライアント端末は、スキャナ機能、プリンタ機能、複写機能及びファクシミリ機能の少なくとも１つを有する画像形成装置であることを要旨とする。
【００１８】
請求項１３に記載の発明は、請求項１２に記載の電子情報保管サーバにおいて、前記電子情報記憶手段に保管する電子情報が、前記画像形成装置の前記スキャナ機能又は前記複写機能により生成された場合、前記検索情報は、ファイル名、保管日時、枚数及び画像サイズの少なくともいずれか１つを含むことを要旨とする。
【００１９】
請求項１４に記載の発明は、請求項１２又は１３に記載の電子情報保管サーバにおいて、前記電子情報記憶手段に保管する電子情報が、前記画像形成装置の前記プリンタ機能により生成された場合、前記検索情報は、ファイル名、保管日時、枚数及び要求元ＩＰアドレスの少なくともいずれか１つを含むことを要旨とする。
【００２０】
請求項１５に記載の発明は、請求項１２〜１４のいずれか１つに記載の電子情報保管サーバにおいて、前記電子情報記憶手段に保管する電子情報が、前記画像形成装置の前記ファクシミリ機能により生成された場合、前記検索情報は、ファイル名、枚数、保管日時及び送受信の区別の少なくともいずれか１つを含むことを要旨とする。
【００２１】
請求項１６に記載の発明は、請求項１〜１５のいずれか１つに記載の電子情報保管サーバにおいて、前記ネットワークは、インターネットであることを要旨とする。
【００２２】
請求項１７に記載の発明は、ネットワークを介してクライアント端末と接続され、電子情報を記憶する電子情報記憶手段と、前記電子情報の検索情報を記憶する検索情報記憶手段とを含む電子情報保管サーバを用いて、電子情報を保管する電子情報保管方法であって、前記電子情報保管サーバが、前記クライアント端末から送信された、前記クライアント端末を識別するクライアント端末識別子と、前記クライアント端末識別子に対応する暗号鍵により暗号化された電子情報と、前記電子情報の検索情報とを受信する第１の段階と、前記受信した電子情報を前記クライアント端末識別子に関連付けて電子情報記憶手段に記憶する第２の段階と、前記検索情報を前記クライアント端末識別子と前記電子情報記憶手段に記憶した電子情報とに関連付けて検索情報記憶手段に記憶する第３の段階とを備えたことを要旨とする。
【００２３】
請求項１８に記載の発明は、請求項１７に記載の電子情報保管方法において、前記電子情報保管方法において、前記第１の段階は、前記電子情報の保存を要求するユーザを識別するユーザ識別子を受信するとともに、前記第２の段階は、前記電子情報を前記受信したユーザ識別子と関連付けて前記電子情報記憶手段に記憶し、前記第３の段階は、前記検索情報を前記受信したユーザ識別子と関連付けて前記検索情報記憶手段に記憶することを要旨とする。
【００２４】
請求項１９に記載の発明は、請求項１７又は１８に記載の電子情報保管方法において、前記電子情報保管方法において、前記電子情報保管サーバが、前記クライアント端末にて指定されたファイル名に関連付けて前記電子情報を前記電子情報記憶手段に記憶する段階と、前記電子情報の引出時には、前記ファイル名の入力を促し、入力されたファイル名を用いて電子情報を引き出す段階とをさらに備えたことを要旨とする。
【００２５】
請求項２０に記載の発明は、請求項１７〜１９のいずれか１つに記載の電子情報保管方法において、前記電子情報保管方法において、前記電子情報保管サーバが、前記クライアント端末から、検索キーを指定した引出要求を受信した場合には、前記クライアント端末識別子に関連付けて記憶された検索情報を前記検索キーにより検索する段階をさらに備えたことを要旨とする。
【００２６】
請求項２１に記載の発明は、請求項２０に記載の電子情報保管方法において、前記検索キーにより検索する段階は、前記クライアント端末識別子と、前記クライアント端末から受信したユーザ識別子とに関連付けて記憶された検索情報を前記検索情報記憶手段から抽出し、その検索情報を前記検索キーにより検索することを要旨とする。
【００２７】
請求項２２に記載の発明は、請求項２０又は２１に記載の電子情報保管方法において、前記検索された電子情報が複数ある場合に、検索された電子情報の一覧をクライアント端末に提供し、その一覧の中から引出対象の電子情報の選択を促す手段を備えたことを要旨とする。
【００２８】
請求項２３に記載の発明は、請求項１８〜２２のいずれか１つに記載の電子情報保管方法において、前記電子情報保管方法において、前記電子情報保管サーバが、前記クライアント端末識別子毎の課金、又は、前記ユーザ識別子毎の課金のいずれかの選択に従って、前記クライアント端末識別子毎の課金が選択されている場合、前記クライアント端末識別子毎に、前記クライアント端末識別子に関連付けられている前記電子情報記憶手段に記憶された電子情報の保存状況に基づいて課金を算出する段階と、前記ユーザ識別子毎の課金が選択されている場合、前記クライアント端末識別子と前記ユーザ識別子とに関連付けられている前記電子情報記憶手段に記憶された電子情報の保存状況に基づいて課金を算出する段階とをさらに備えたことを要旨とする。
【００２９】
請求項２４に記載の発明は、請求項１７〜２３のいずれか１つに記載の電子情報保管方法において、前記電子情報保管方法において、前記電子情報保管サーバが、前記クライアント端末識別子毎の定額課金、又は、前記クライアント端末識別子毎の従量課金のいずれかの選択に従って、前記クライアント端末識別子毎の定額課金が選択されている場合、前記クライアント端末毎に、前記クライアント端末識別子に関連付けられている前記電子情報を保管するために前記電子情報記憶手段に割り当てられた電子情報保管領域の容量に基づいて課金を算出する段階と、前記クライアント端末識別子毎の従量課金が選択されている場合、前記クライアント端末毎に、前記クライアント端末識別子に関連付けられている、前記電子情報記憶手段に記憶された電子情報の保存量に基づいて課金を算出する段階とをさらに備えたことを要旨とする。
【００３０】
請求項２５に記載の発明は、請求項１８〜２３のいずれか１つに記載の電子情報保管方法において、前記電子情報保管方法において、前記電子情報保管サーバが、前記ユーザ識別子毎の定額課金、又は、前記ユーザ識別子毎の従量課金のいずれかの選択に従って、前記ユーザ識別子毎の定額課金が選択されている場合、前記ユーザ識別子毎に、前記ユーザ識別子に関連付けられている前記電子情報を保管するために前記電子情報記憶手段に割り当てられた電子情報保管領域の容量に基づいて課金を算出する段階と、前記ユーザ識別子毎の従量課金が選択されている場合、前記ユーザ識別子毎に、前記ユーザ識別子に関連付けられている、前記電子情報記憶手段に記憶された電子情報の保存量に基づいて課金を算出する段階とをさらに備えたことを要旨とする。
【００３１】
請求項２６に記載の発明は、請求項１８〜２５のいずれか１つに記載の電子情報保管方法において、前記電子情報保管方法において、前記電子情報保管サーバに備えられた、クライアント端末識別子を記憶するクライアント端末記憶手段と、前記クライアント端末を使用するユーザを識別するユーザ識別子と前記ユーザ識別子に対応するパスワードとを前記クライアント端末識別子と関連付けて記憶するユーザ情報記憶手段とを用いて、前記電子情報保管サーバが、前記クライアント端末からクライアント端末識別子を受信して、前記クライアント端末記憶手段に記憶されたクライアント端末識別子と照合してクライアント端末を認証する段階と、前記クライアント端末からユーザ識別子及びパスワードを受信して、前記ユーザ情報記憶手段に前記クライアント端末識別子に関連付けて記憶されたユーザ識別子及びパスワードと照合してユーザを認証する段階とをさらに備えたことを要旨とする。
【００３２】
請求項２７に記載の発明は、請求項１８〜２６のいずれか１つに記載の電子情報保管方法において、前記電子情報記憶手段は、前記ユーザ識別子毎に前記電子情報を保管する電子情報保管領域を設けるともに、前記第２の段階は、前記ユーザ識別子に基づいて電子情報を保管する電子情報保管領域を特定する段階と、前記特定した前記ユーザ識別子に対応する電子情報保管領域に前記電子情報を記憶する段階とを備えたことを要旨とする。
【００３３】
請求項２８に記載の発明は、請求項１７〜２７のいずれか１つに記載の電子情報保管方法において、前記クライアント端末は、スキャナ機能、プリンタ機能、複写機能及びファクシミリ機能の少なくとも１つを有する画像形成装置であることを要旨とする。
【００３４】
請求項２９に記載の発明は、請求項２８に記載の電子情報保管方法において、前記電子情報記憶手段に保管する電子情報が、前記画像形成装置の前記スキャナ機能又は前記複写機能により生成された場合、前記検索情報は、ファイル名、保管日時、枚数及び画像サイズの少なくともいずれか１つを含むことを要旨とする。
【００３５】
請求項３０に記載の発明は、請求項２８又は２９に記載の電子情報保管方法において、前記電子情報記憶手段に保管する電子情報が、前記画像形成装置の前記プリンタ機能により生成された場合、前記検索情報は、ファイル名、保管日時、枚数及び要求元ＩＰアドレスの少なくともいずれか１つを含むことを要旨とする。
【００３６】
請求項３１に記載の発明は、請求項２８〜３０のいずれか１つに記載の電子情報保管方法において、前記電子情報記憶手段に保管する電子情報が、前記画像形成装置の前記ファクシミリ機能により生成された場合、前記検索情報は、ファイル名、枚数、保管日時及び送受信の区別の少なくともいずれか１つを含むことを要旨とする。
【００３７】
請求項３２に記載の発明は、請求項１７〜３１のいずれか１つに記載の電子情報保管方法において、前記ネットワークは、インターネットであることを要旨とする。
【００３８】
請求項３３に記載の発明は、請求項１７〜３２のいずれか１つに記載の電子情報保管方法を、コンピュータに機能させるための電子情報保管プログラムとして提供することを要旨とする。
【００３９】
（作用）
請求項１又は１７に記載の発明によれば、クライアント端末毎に電子情報保管サーバに電子情報を保管できる。そして、各クライアント端末から送信され保管された電子情報は、そのクライアント端末から、検索情報を用いて引き出すことが可能となる。従って、クライアント端末毎に保管装置を準備することなく、そのクライアント端末についての電子情報として、電子情報を外部の保管装置である電子情報保管サーバに簡易な操作で安全に保管できる。
【００４０】
請求項２又は１８に記載の発明によれば、クライアント端末を使用するユーザ毎に電子情報保管サーバに電子情報を保管できる。そして、各ユーザの保管要求により各クライアント端末から送信され保管された電子情報は、そのクライアント端末を使用するそのユーザのユーザ識別子により、検索情報を用いて引き出すことが可能となる。従って、クライアント端末毎に保管装置を準備することなく、そのクライアント端末を使用するユーザについての電子情報として、電子情報を外部の保管装置である電子情報保管サーバに簡易な操作で安全に保管できる。
【００４１】
請求項３又は１９に記載の発明によれば、クライアント端末にて指定されたファイル名で電子情報を保管でき、そのファイル名を用いて、電子情報保管サーバに保管された電子情報を引き出すことができる。従って、保管された電子情報を速やかに引き出すことができる。
【００４２】
請求項４又は２０に記載の発明によれば、使用されているクライアント端末についての電子情報の中から、指定された検索キーにより電子情報を引き出すことができる。
【００４３】
請求項５又は２１に記載の発明によれば、引出を行おうとしているユーザの要求により保存された電子情報の中から検索キーにより電子情報を引き出すことができる。
【００４４】
請求項６又は２２に記載の発明によれば、ユーザが引き出そうとしている電子情報の条件が曖昧である場合に、検索された電子情報の一覧により、ユーザは、情報の絞り込みを容易に行うことができる。
【００４５】
請求項７又は２３に記載の発明によれば、クライアント端末毎、又は、ユーザ毎に、課金を管理することができる。
請求項８又は２４に記載の発明によれば、クライアント端末毎に、電子情報を保管するために割り当てられた電子情報保管領域の容量で定める定額課金、又は、電子情報の保存量で定める従量課金を選択して、課金を管理できる。
【００４６】
請求項９又は２５に記載の発明によれば、ユーザ毎に、電子情報を保管するために割り当てられた電子情報保管領域の容量で定める定額課金、又は、電子情報の保存量で定める従量課金を選択して、課金を管理できる。
【００４７】
請求項１０又は２６に記載の発明によれば、クライアント端末を認証し、次に、そのクライアント端末を使用するユーザを認証する。このため、セキュリティを強化できる。
【００４８】
請求項１１又は２７に記載の発明によれば、ユーザ毎にセキュリティ対応を行うことが可能になり、より一層、セキュリティの向上を図ることができる。
請求項１２又は２８に記載の発明によれば、クライアント端末としての画像形成装置が有するスキャナ機能、プリンタ機能、複写機能及びファクシミリ機能を使用して生成された電子情報を電子情報保管サーバに保管できる。
【００４９】
請求項１３又は２９に記載の発明によれば、画像形成装置のスキャナ機能又は複写機能により生成された電子情報について、絞込みを容易に行うことができる。
【００５０】
請求項１４又は３０に記載の発明によれば、画像形成装置のプリンタ機能により生成された電子情報について、絞込みを容易に行うことができる。
請求項１５又は３１に記載の発明によれば、画像形成装置のファクシミリ機能により生成された電子情報について、絞込みを容易に行うことができる。
【００５１】
請求項１６又は３２に記載の発明によれば、既存のインフラストラクチャ系を有効活用でき、設備投資へのコストを低減できる。また、いずれかの通信リンクが消失してもネットワークがシャットダウンすることはなく、ほぼ常にネットワーク中に代替経路が確立できる。従って、より一層、データの信頼性及び可用性の向上を図ることができる。
【００５２】
請求項３３に記載の発明によれば、電子情報保管プログラムを用いて、請求項１７〜３２のいずれか１つに記載の電子情報保管方法をコンピュータに機能させる。このため、汎用的なコンピュータを電子情報保管プログラムとして機能させることができる。
【００５３】
【発明の実施の形態】
以下、本発明を具体化した実施形態を図１〜図１２に従って説明する。本実施形態では、ネットワークを介して外部の保存装置に電子文書を保管するサービスを提供する場合に用いる電子情報保管システム、電子情報保管方法及び電子情報保管プログラムとして説明する。
【００５４】
まず、本発明の電子情報保管処理を行うためのシステムの構成例を図１を用いて説明する。この電子情報保管システムは、複数の顧客先２０と、保管サービスセンタ３０とを含んで構成されている。具体的には、各顧客先２０のクライアント端末としての複合機２２に接続された制御装置２４が、プロキシサーバ２６及びインターネット４０を介して保管サービスセンタ３０の保管サーバ３４と接続されている。そして、これらの間の通信は、インターネット標準プロトコルであるＴＣＰ／ＩＰによって行われる。また、ＨＴＴＰ（Ｈｙｐｅｒ  Ｔｅｘｔ  Ｔｒａｎｓｆｅｒ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）あるいはＦＴＰ（Ｆｉｌｅ  Ｔｒａｎｓｆｅｒ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）通信プロトコルで情報の授受を行うことも可能である。
【００５５】
（顧客先の構成）
顧客先２０には、複数又は単一の複合機２２が設置されている。そして、顧客先２０には、それぞれワークステーション（パーソナルコンピュータ等の他の情報処理装置でもよい）２１及び制御装置２４が設置されている。そして、各装置がそれぞれローカルエリアネットワーク（以下「ＬＡＮ」と略称する）２５に接続されている。さらに、顧客先２０には、ファイアウォールの機能を有するプロキシサーバ２６が設置されており、顧客先２０に設置された各装置は、このプロキシサーバ２６を介してインターネット４０に接続されている。
【００５６】
複合機２２は、スキャナによる画像読取手段と、電子写真方式の画像形成手段と、図示しない公衆回線によるファクシミリ通信手段とを備えている。つまり、複合機２２は、これらの手段を複合的に機能させてコピー機、プリンタ、スキャナ、ファクシミリ装置等の機能を果たすことのできるデジタル複合機である。この複合機２２は、スキャナにより読み込まれた画像情報、ＬＡＮ２５を介して入力される画像情報及びファクシミリ装置により受信した画像情報について、保管サービスセンタ３０の保管サーバ３４に保管を依頼する手段を備えている。
【００５７】
以上のように、各複合機２２は、以下に示す各手段としての機能を有する。
・  保管サーバ３４から送付された画面情報を表示する情報表示手段
・  情報表示手段により表示された画面において指定データを入力させるための手段
・  入力された情報について、保管サーバ３４の外部記録装置３６上の電子情報管理領域に格納することを依頼する手段
制御装置２４は、稼動中の複合機２２から送信されるコマンド及び情報の監視及び管理をするものである。制御装置２４は、稼動中の複合機２２からそれぞれＬＡＮ２５を介して送られてくるコマンド及び情報を受信して内部のＲＡＭに格納し、格納したコマンド及び情報を周期的にモニタリングする。そして、制御装置２４は、モニタリングしたコマンド及び情報をインターネット４０を介して遠隔地の保管サービスセンタ３０に設置されている保管サーバ３４に送信する。
【００５８】
本実施形態では、制御装置２４は、汎用コンピュータであり、汎用オペレーティングシステムを走らせている。そして、この制御装置２４は、ＬＡＮ２５に接続されたワークステーション２１、あるいはインターネット４０経由で遠隔地の保管サービスセンタ３０により、適切なサービスを提供する機能を有している。この制御装置２４は、汎用オペレーティングシステムとの組み合わせにおいて、複合機２２の初期化、構成（ｃｏｎｆｉｇｕｒａｔｉｏｎ  ）と、ネットワークのインタフェース及びステータス（状態）情報授受を行う。なお、顧客先２０にプロキシサーバ２６を設置しない場合には、この制御装置２４が、各種のインターネットサービスを提供する手段を備えていてもよい。
【００５９】
以上のように、各制御装置２４は、以下に示す各手段としての機能を有する。・  各複合機２２から依頼された情報を、その複合機２２の識別子としての機種機番を暗号鍵として暗号化する暗号化手段
・  暗号化手段によって暗号化された情報をプロキシサーバ２６に送信する手段
・  プロキシサーバ２６が存在しない場合、暗号化手段によって暗号化された情報を保管サービスセンタ３０に送信する手段
・  保管サービスセンタ３０内から送信された情報を受信する受信手段
・  受信手段によって受信された情報を、複合機２２の機種機番を暗号鍵として復号化する復号化手段
・  復号化手段によって復号化された情報を、各複合機２２に送信する手段
（保管サービスセンタの構成）
保管サービスセンタ３０には、複数のクライアント３１と、複合機３３と、保管サーバ３４と、それらを接続するＬＡＮ３５とが設置されている。保管サーバ３４は、電子メールサーバ、ＷＷＷサーバ、ＦＴＰサーバとしての機能を有している。保管サーバ３４は、外部記録装置３６を備えている。この外部記録装置３６には、電子情報記憶手段としての電子情報保管領域が備えられている。また、外部記録装置３６には、ユーザ情報記憶手段、クライアント端末記憶手段、検索情報記憶手段が備えられており、それぞれ、機器テーブル、ユーザ識別テーブル、検索情報テーブルが記憶されている。この保管サーバ３４は、顧客先２０の制御装置２４からインターネット４０を介して送られてくる情報を受信すると、その情報を外部記録装置３６上の電子情報保管領域に格納する。各クライアント３１は、それぞれ保管サーバ３４の外部記録装置３６上の電子情報保管領域に格納された情報の処理、管理を行う。
【００６０】
本実施形態では、コンピュータに電子情報保管プログラムを実行させることにより、保管サービスセンタ３０内の各クライアント３１と、外部記録装置３６を有する保管サーバ３４とが、以下に示す各手段としての機能を有する。
【００６１】
・  クライアント端末識別子としての機種機番と、ユーザ識別子としてのユーザＩＤに対応付けて保管対象の電子文書を格納する手段
・  サービスに対する課金の管理をするための手段
・  機種機番毎又はユーザＩＤ毎のいずれかの課金の請求を選択する手段
・  保管する電子情報の量で定める従量課金、又は、保管する電子情報を記憶する電子情報保管領域の容量で定める定額課金のいずれかを選択する手段
・  機種機番での認証を行い、次に、ユーザＩＤ及びパスワードでの認証を行う手段
・  各制御装置２４によって送信された情報を受信する受信手段
・  受信手段によって受信された保管対象の電子情報に付加された検索情報に基づいて、電子情報を検索可能にする手段
・  受信手段によって受信された電子情報を電子情報保管領域に格納する手段・  ファイル名を入力する手段を複合機２２に提供し、入力されたファイル名を用いて電子情報保管領域に保管された電子情報を引き出す手段
・  検索キーにより検索情報を検索する検索手段
・  検索された電子情報について引出対象の電子情報の選択を促す手段を複合機２２に提供し、選択された電子情報を電子情報保管領域から引き出す手段
・  電子メールサーバ、ＷＷＷサーバ及びＦＴＰサーバとしての手段
（複合機の操作部の構成）
次に、複合機２２の操作部の構成例を図２を用いて説明する。図２は、複合機２２の操作部の構成例を示すレイアウト図である。なお、複合機３３の操作部も同様の構成なので、それらの図示及び説明は省略する。
【００６２】
複合機２２の操作部は、テンキー５１、クリア／ストップキー５２、スタートキー５３、エンターキー５４、割り込みキー５５、予熱／モードクリアキー５６を備えている。また、複合機２２の操作部は、モード確認キー５７、画面切り替えキー５８、呼び出しキー５９、登録キー６０、ガイダンスキー６１、保存キー６２、保管サービスキー６３を備えている。さらに、複合機２２の操作部は、表示用コントラストボリューム６４、文字表示器６５、コピーキー６６、ファクシミリキー６７及びプリントキー６８を備えている。
【００６３】
テンキー５１は、コピー枚数や倍率等の数値を入力するためのキーである。クリア／ストップキー５２は、コピー枚数（置数）をクリアしたり、コピー動作をストップさせたりするためのキーである。スタートキー５３は、コピー動作をスタートさせるためのキーである。エンターキー５４は、ズーム倍率や綴じ代寸法用置数等の数値の指定を確定させるためのキーである。割り込みキー５５は、コピー中に割り込みで別の原稿をコピーする時などに使用するキーである。予熱／モードクリアキー５６は、設定した全てのモードの内容を取り消したり、予熱モードを設定して節電状態にしたりするためのキーである。
【００６４】
モード確認キー５７は、文字表示器６５に選択的に表示される各モードを一覧表示で確認するためのキーである。画面切り替えキー５８は、文字表示器６５の表示形態を使用者の熟練度に応じて切り替えるためのキーである。呼び出しキー５９は、ユーザプログラムを呼び出すためのキーである。登録キー６０は、ユーザプログラムを登録するためのキーである。ガイダンスキー６１は、文字表示器６５にガイダンスメッセージ等を表示するためのキーである。保存キー６２は、保管サーバ３４の外部記録装置３６に格納する情報を複合機２２に一時的に保存を行うためのキーである。保管サービスキー６３は、保管サービスの提供を呼び出すためのキーである。この保存キー６２及び保管サービスキー６３は本発明によるサービスの提供を要求する機能の一部に対応する。詳細な機能動作については、後に記述する。
【００６５】
表示用コントラストボリューム６４は、文字表示器６５のコントラストを調整するためのものである。文字表示器６５は、液晶（ＬＣＤ）、蛍光表示管等のフルドット表示素子を用い、その上に多数のタッチセンサを内蔵した透明シート状のマトリックスタッチパネルを重ねている。そして、文字表示器６５は、電源投入により、複合機２２の状態（「コピーできます」、「コピー中です」、「転写紙がありません」等）、コピー枚数、各種キーを示すモード設定画面を表示する。このモード設定画面が表示されている時は、通常のモードを設定することができる。
【００６６】
つまり、モード設定画面上のキーを押下（タッチ）することにより、各種のコピーモードを任意に設定することができ、押下されたキーは白黒反転表示に切り替わる。各種のコピーモードとしては、例えば、給紙カセット、自動用紙、画像濃度（例えば、コピー濃度）、自動濃度、変倍率、両面モード、綴じ代モード、ソートモード等がある。具体的には、給紙カセットの設定により、転写紙サイズを選択できる。自動用紙の設定により、原稿サイズと設定倍率により最適な転写紙が収納されている給紙カセットが自動選択される。自動濃度の設定により、原稿の濃度に応じて画像濃度が自動選択される。変倍率としては、等倍、縮小、拡大、用紙指定変倍、ズーム変倍、寸法変倍等を選択できる。また、両面モードとは、転写紙の表裏面に原稿の画像をコピーするモードである。
【００６７】
また、文字表示器６５は、保管サーバ３４から送付された画面情報を表示する。また、複合機２２は、通常のモードとは別に、保守担当者が修理、保守作業時に使用する保守モードを設定することもできる。所定の操作により保守モードに移行すると、文字表示器６５に保守モード画面が表示される。この保守モード下で、保守担当者は、各種センサの状態及び各モータ、クラッチ等の負荷の動作などのチェックを行い、修理及び保守作業を実施することができる。
【００６８】
（管理テーブルの構成）
次に、保管サービスセンタ３０の外部記録装置３６に格納される管理テーブルについて、図３を参照して説明する。図３は、管理テーブル（機器テーブル７１、ユーザ識別テーブル７２、課金情報テーブル７３、検索情報テーブル７４）を説明するための説明図である。
【００６９】
機器テーブル７１の各エントリは、機種機番７１ａ、顧客名７１ｂ、及び、ユーザ識別テーブル７２のポインタ７１ｃにより構成される。ここで、機種機番７１ａは、複合機２２の機種番号及びシリアル番号である。
【００７０】
この機器テーブル７１の各項目は、顧客先への複合機２２の設置時に、センタ担当者によるクライアント３１のキーボード等の入力装置上の操作によって入力される（外部から入力される）コマンドにより設定される。そして、この機器テーブル７１は、保管サービスセンタ３０の保管サーバ３４の外部記録装置３６上に常駐される。この機器テーブル７１は、保管サービスセンタ３０で保管サービス要求が受信された場合に参照される。保管サービスセンタ３０は、受信した保管サービス要求の機種機番（機種番号及びシリアル番号）に基づいて機器テーブル７１を検索し、複合機２２を認証することができる。
【００７１】
ユーザ識別テーブル７２は、機器テーブル７１に登録された複合機２２から保管サービスの利用が可能なユーザの認証情報を記憶するテーブルである。ユーザ識別テーブル７２の各エントリは、ユーザＩＤ７２ａ、パスワード７２ｂ、及び、課金情報テーブル７３のポインタ７２ｃにより構成される。ユーザＩＤ７２ａは、機器テーブル７１に登録された複合機２２から保管サービスを利用可能なユーザのユーザＩＤである。パスワード７２ｂは、そのユーザの認証用のパスワードである。課金情報テーブル７３のポインタ７２ｃは、そのユーザについての課金管理に関する情報を登録する課金情報テーブル７３のポインタである。
【００７２】
ユーザ識別テーブル７２の各エントリは保管サービスの提供を希望するユーザによる申請時に作成され、保管サービスの提供の停止時に該当するエントリが削除される。このユーザ識別テーブル７２の各エントリは、センタ担当者によるクライアント３１のキーボード等の入力装置上の操作によって入力される（外部から入力される）登録、削除コマンドにより設定される。そして、各エントリは、保管サービスセンタ３０の保管サーバ３４の外部記録装置３６上に常駐される。
【００７３】
課金情報テーブル７３は、保管サービスの提供に対する課金管理を行うための課金情報を記憶するテーブルである。課金情報テーブル７３の各エントリは、課金タイプ７３ａ、容量サイズ７３ｂ、使用済容量サイズ７３ｃ、未使用容量サイズ７３ｄ、検索情報テーブルのポインタ７３ｅにより構成される。課金タイプ７３ａは、保管した電子情報の課金タイプであって、「定額課金」と「従量課金」のいずれかが設定される。容量サイズ７３ｂは、電子情報保管領域の容量のサイズである。使用済容量サイズ７３ｃは、電子情報保管領域の使用済み容量のサイズである。未使用容量サイズ７３ｄは、電子情報保管領域の未使用容量のサイズである。検索情報テーブルのポインタ７３ｅは、そのユーザが保管している電子情報の検索情報を登録する検索情報テーブルのポインタである。
【００７４】
課金情報テーブル７３の各エントリは保管サービスの提供を希望するユーザによる申請時に作成され、保管サービスの提供の停止時に該当するエントリが削除される。この課金情報テーブル７３の各エントリは、センタ担当者によるクライアント３１のキーボード等の入力装置上の操作によって入力される（外部から入力される）登録、削除コマンドにより設定される。そして、各エントリは、保管サービスセンタ３０の保管サーバ３４の外部記録装置３６上に常駐される。
【００７５】
検索情報テーブル７４は、保管サーバ上の電子情報保管領域に格納する検索情報及び保管する情報を格納するファイルの物理的なポインタ等を記憶するテーブルである。検索情報テーブル７４の各エントリは、ポインタ７４ａ、ファイル名７４ｂ、保管日時７４ｃ、枚数７４ｄ、機能７４ｅ、付加情報７４ｆにより構成される。ポインタ７４ａは、保管対象の実際の情報内容を保管したファイルの物理的なポインタである。ファイル名７４ｂは、保管対象の実際の情報内容を保管したファイルのファイル名である。保管日時７４ｃは、情報を保管した日時である。枚数７４ｄは、保管した情報を印刷する場合の印刷枚数である。機能７４ｅは、保管した情報の使用機能である。具体的には、「スキャナ機能」、「コピー機能」、「プリンタ機能」、「ファクシミリ機能」が設定される。付加情報７４ｆは、使用機能の付加情報である。例えば、機能７４ｅが「プリンタ機能」の場合、付加情報７４ｆとして要求元ＩＰアドレスが設定される。機能７４ｅが「ファクシミリ機能」の場合、付加情報７４ｆとして送受信の区別が設定される。
【００７６】
検索情報テーブル７４の各エントリは電子情報の保管毎に作成され、電子情報が削除された場合に該当するエントリが削除される。この検索情報テーブル７４は、保管サービスセンタ３０の保管サーバ３４の外部記録装置３６上に常駐される。そして、この検索情報テーブル７４は外部記録装置３６の電子情報保管領域に格納された電子情報の引出のための操作が実行された場合に参照される。
【００７７】
（電子情報保管領域に格納する情報の種類）
次に、本発明の実施形態で保管サービスセンタ３０の外部記録装置３６上の電子情報保管領域に格納する情報の種類について説明する。
【００７８】
まず、コピー又はスキャナー機能によって読み込まれた情報を外部記録装置３６上の電子情報保管領域に格納する場合について説明する。この場合、まず、利用者は、複合機２２のスキャナ部に所望の文書や写真などの原稿をセットし、操作部の保存キー６２をＯＮ（押下）し、操作表示部の機能選択キーのうちコピーキー６６を選択し押し下げる。すると、文字表示器６５には、「コピーできます」又は「しばらくお待ちください」等の各種メッセージや、縮小拡大の入力表示、倍率情報、用紙サイズの入力表示、コピー枚数、等の各種情報及び各種入力表示が表示される。
【００７９】
この文字表示器６５とテンキー５１に対して利用者が所望の入力操作を行い、スタートキー４３を押すと、スキャナ部が走査を開始して画像データを生成する。このとき当該装置に内蔵されたクロックによってコピーした日付と時間が取得される。そして、生成された画像データは、日時情報、画像枚数、画像サイズ等からなる検索情報とともに、複合機２２の画像記憶部（図示せず）に蓄積される。読み取り操作が終了した時点で、利用者は、複合機２２の操作部の保管サービスキー６３をＯＮ（押下）する。これに応じて、複合機２２は、制御装置２４を経由して、保管サービスセンタ３０の保管サーバ３４に対し、保管サービスの提供が受けることが可能か否かについての認証のためにインターネット４０を介してアクセスする。
【００８０】
次に、ファクシミリ機能によって読み込まれた情報を外部記録装置３６上の電子情報保管領域に格納する場合について説明する。ファクシミリ機能の場合は送信と受信とがあるが、まず、送信の場合について説明する。この場合、利用者は、複合機２２のスキャナ部に送信したい所望の文書や写真などの原稿をセットし、操作部の保存キー６２をＯＮ（押下）し、操作表示部の機能選択キーのうち、ファクシミリキー６７を選択し押し下げる。すると、文字表示器６５には、予め記録させておいた送信先情報、画品質、送信結果、送信レポート、等の各種入力表示と、現在のメモリ使用量（画像記憶部に一度蓄えられた送信原稿の総画像データ量）等の情報が表示される。利用者は、所望の操作を経て、送信先電話番号が当該装置に記録されていれば文字表示器６５から、記録されていなければテンキー５１から送信先電話番号を入力し、スタートキー５３を押下する。これに応じて、複合機２２は、スキャナ部が走査を開始して画像データを生成する。このとき当該装置に内蔵されたクロックによってコピーした日付と時間が取得される。この生成された画像データは、受信先情報や日時情報、画像枚数、送受信の区別等からなる検索情報とともに、画像記憶部（図示せず）に蓄積される。そして、この画像データは、ファクシミリ通信部（図示せず）と公衆回線（図示せず）を介して外部ファクシミリ装置（図示せず）に送信される。送信が終了した時点で、利用者は、複合機２２の操作部の保管サービスキー６３をＯＮ（押下）する。これに応じて、複合機２２は、制御装置２４を経由して、保管サービスセンタ３０の保管サーバ３４に対し、保管サービスの提供が受けることが可能か否かについての認証のためにインターネット４０を介してアクセスする。
【００８１】
次に受信の場合について説明する。複合機２２は、外部ファクシミリ装置等の発信元から発信信号をファクシミリ通信部（図示せず）が検出すると、公衆回線（図示せず）からの画像データの受け付けを開始する。そして、この画像データは、発信元情報、日時情報、画像枚数、送受信の区別等からなる検索情報とともに、複合機２２の画像記憶部（図示せず）に蓄積される。また、画像記録部（図示せず）から、その画像データに基づいて画像が出力される。この画像データの出力が終了した時点で、利用者は、複合機２２の操作部の保管サービスキー６３をＯＮ（押下）する。これに応じて、複合機２２は、制御装置２４を経由して、保管サービスセンタ３０の保管サーバ３４に対し、保管サービスの提供が受けることが可能か否かについての認証のためにインターネット４０を介してアクセスする。
【００８２】
次に、プリンタ機能による情報を外部記録装置３６上の電子情報保管領域に格納する場合について説明する。この場合、まず、ＬＡＮ２５を介して接続されたワークステーション２１から送信されたプリンタコマンドを複合機２２のプリンタコントローラ部（図示せず）が受け付ける。そして、プリンタコントローラ部は、そのプリンタコマンドの解析を行い、電子情報保管領域に格納する指示命令が付加されている場合、そのプリンタコマンドに応じた画像データを生成する。この生成された画像データは、日時情報、プリント枚数、要求元ＩＰアドレス等からなる検索情報とともに複合機２２の画像記憶部（図示せず）に蓄積される。そして、複合機２２は、制御装置２４を経由して、保管サービスセンタ３０の保管サーバ３４に対し、保管サービスの提供が受けることが可能か否かについての認証のためにインターネット４０を介してアクセスする。
【００８３】
（電子情報の保管処理手順）
次に、電子情報を保管する場合の具体的な制御について、図４及び図５を参照して説明する。複合機２２の操作部の保管サービスキー６３が押下されると、複合機２２は、制御装置２４を経由し、インターネット４０を介して保管サービスセンタ３０の保管サーバ３４にサービス提供要求を送信する（ステップＳ１−１）。サービス提供要求を受信した保管サーバ３４は受信した情報から要求を送信した複合機２２の機種機番を抽出する。そして、保管サーバ３４は、抽出した機種機番をキーに機器テーブル７１の機種機番７１ａについて各エントリの検索を行い、要求を発行した複合機２２が登録されているか否かの照合を行う（ステップＳ１−２）。
【００８４】
要求を発行した複合機２２が登録されている場合、要求が許可される。この場合（ステップＳ１−３でＹＥＳの場合）、保管サーバ３４は、要求を発行した複合機２２に、ユーザＩＤ及びパスワードの入力画面を送信する（ステップＳ１−４）。一方、登録がない場合（ステップＳ１−３でＮＯの場合）、保管サーバ３４は、エラーメッセージを複合機２２に送信する（ステップＳ１−１９）。これを受信した複合機２２は、エラーメッセージを文字表示器６５に表示する（ステップＳ１−２０）。
【００８５】
保管サービスセンタ３０の保管サーバ３４からの入力画面を受信した複合機２２は、受信した入力画面（図９に示す表示画面８０）を複合機２２の操作部の文字表示器６５に表示する（ステップＳ１−５）。図９に示すように、表示画面８０には、ユーザＩＤ入力部８１、パスワード入力部８２、保管アイコン８３、引出アイコン８４及びソフトキー８５が設けられている。利用者は、次の認証を受けるため、画面のソフトキー８５を使い、ユーザＩＤ入力部８１及びパスワード入力部８２にユーザＩＤ及びパスワードを入力する。そして、提供を受けるサービスについて、保管アイコン８３又は引出アイコン８４のいずれかを選択してタッチする。複合機２２は、これらの入力を受け入れる（ステップＳ１−６）。
【００８６】
すべての入力が終了した時点で、利用者は、送信アイコン８６を押下する。複合機２２は、制御装置２４を経由し、インターネット４０を介し、保管サービスセンタ３０の保管サーバ３４に認証データを送信する（ステップＳ１−７）。認証データを受信した保管サーバ３４は受信した情報から要求を送信した複合機２２の機種機番を抽出する（ステップＳ１−８）。そして、保管サーバ３４は、抽出した機種機番をキーに機器テーブル７１の機種機番７１ａについて各エントリの検索を行う。そして、保管サーバ３４は、一致したエントリのポインタ７１ｃを取得する。そして、保管サーバ３４は、取得したポインタからユーザ識別テーブル７２の検索を行い、入力されたユーザＩＤとユーザの認証用パスワードの精査を行う（ステップＳ１−９）。認証が不許可の場合（ステップＳ１−１０でＮＯの場合）、保管サーバ３４は、エラーメッセージを複合機２２に送信する（ステップＳ１−２１）。これを受信した複合機２２は、エラーメッセージを文字表示器６５に表示する（ステップＳ１−２２）。
【００８７】
一方、認証が許可の場合（ステップＳ１−１０でＹＥＳの場合）、保管サーバ３４は、次に、要求されたサービスが「保管」か「引出」かについての解析を行う（ステップＳ１−１１）。要求されたサービスが「保管」の場合（ステップＳ１−１１で「保管」の場合）、保管サーバ３４は、保管サービスに対応した画面（保管要求画面）を複合機２２に送信する（ステップＳ１−１２）。これを受信した複合機２２は、図１０に示す表示画面９０を複合機２２の操作部の文字表示器６５に表示する（ステップＳ１−１３）。図１０に示すように、表示画面９０には、ファイル名入力部９１、ソフトキー９２及び送信アイコン９３が設けられている。利用者は、情報の保管をするファイル名を定義するため、画面のソフトキー９２を用いて、ファイル名入力部９１にファイル名を入力する。複合機２２は、これらの入力を受け入れる（ステップＳ１−１４）。そして、利用者が送信アイコン９３を押下すると、複合機２２は、保管する情報に入力されたファイル名を付して制御装置２４に送信する（ステップＳ１−１５）。
【００８８】
制御装置２４は、複合機２２の機種機番を暗号鍵として複合機２２から受信した情報を暗号化する（ステップＳ１−１６）。そして、制御装置２４は、暗号化した情報をインターネット４０を経由して保管サービスセンタ３０の保管サーバ３４に送信する（ステップＳ１−１７）。これを受信した保管サーバ３４は、その暗号化された情報を、指定されたファイル名のファイルに格納してそのファイルをそのユーザに対して割り当てられたフォルダ（以下、ユーザフォルダという）に格納する（ステップＳ１−１８）。このユーザフォルダは、サービス提供要求の認証時に、複合機２２の機種機番とユーザＩＤとの組み合わせにより、機種機番及びユーザＩＤ毎に、保管サーバ３４が自動的に作成するものである。本実施形態では、このユーザフォルダに格納されたファイルの領域が、そのユーザについての電子情報保管領域となる。つまり、ユーザ識別子毎の電子情報保管領域は、分割されていてもよい。そして、電子情報の保管要求を受信すると、保管サーバ３４は、複合機２２の機種機番とユーザＩＤとからユーザフォルダを特定し、そのユーザフォルダに、電子情報を格納するための所定の容量のファイルを生成し、そのファイルに指定されたファイル名を付与する。このファイルの領域が、受信した電子情報についての電子情報保管領域となる。そして、保管サーバ３４は、そのファイルに受信した電子情報を格納する。
【００８９】
そして、保管サーバ３４は、電子情報の検索情報（ファイル名、保管日時、サイズ、要求元ＩＰアドレス等）を取得し、検索情報テーブル７４を更新する。さらに、保管サーバ３４は、課金情報（課金タイプ、容量サイズ使用済容量サイズ、未使用容量サイズ及び電子情報の検索情報を登録する検索情報テーブルのポインタを記憶するポインタ）を取得し、課金情報テーブル７３を更新する。
【００９０】
（制御装置２４と保管サーバ３４との間の通信手順）
次に、複合機２２から制御装置２４を介して、電子情報を保管サービスセンタ３０の保管サーバ３４に送信し、外部記録装置３６に保管するまでの具体的な制御について、図８を参照して説明する。図８は、制御装置２４と保管サーバ３４との間の通信シーケンスの他の例（ＦＴＰプロトコルによる通信シーケンス）を示す図である。制御装置２４は、複合機２２の操作部の文字表示器６５に表示されている送信アイコン９３がタッチされると、保管サービスセンタ３０の保管サーバ３４に対して保管情報の送信要求を発呼する（Ｓ４００）。保管サーバ３４は、コントロール接続の開始を着呼すると、接続確認の応答を制御装置２４に送信する（Ｓ４０１）。制御装置２４は、接続確認の応答を受信すると、ユーザＩＤ指定のコマンド（Ｕｓｅｒ  ｘｘｘコマンド）を保管サーバ３４に送信する（Ｓ４０２）。保管サーバ３４は、ユーザＩＤ指定のコマンドを受信すると、パスワード要求応答（認証応答）を制御装置２４に送信する（Ｓ４０３）。制御装置２４は、パスワード要求応答を受信すると、パスワード（Ｐａｓｓコマンド）を保管サーバ３４に送信する（Ｓ４０４）。保管サーバ３４は、パスワードを受信すると、その精査を行い、正当の場合に、Ｌｏｇｇｅｄ  Ｉｎ  応答を制御装置２４に送信する（Ｓ４０５）。制御装置２４は、Ｌｏｇｇｅｄ  Ｉｎ  応答を受信すると、データ転送用ポート指定のコマンド（Ｐｏｒｔ．．．  コマンド）を保管サーバ３４に送信する（Ｓ４０６）。保管サーバ３４は、データ転送用ポート指定のコマンドを受信すると、正常にデータ転送用ポートを確保できた場合に、確保応答を制御装置２４に送信する（Ｓ４０７）。制御装置２４は、確保応答を受信すると、転送開始コマンド（ＳＴＯＲコマンド）を保管サーバ３４に送信する（Ｓ４０８）。保管サーバ３４は、転送開始コマンドを受信すると、転送開始応答（ファイルシステム応答）を制御装置２４に送信する（Ｓ４０９）。制御装置２４は、転送開始応答を受信すると、データ接続を開始し、保管する情報を保管サーバ３４に送信する（Ｓ４１０）。保管サーバ３４は、保管する情報を受信すると、それを外部記録装置３６の転送開始コマンドによって指定されたファイル名（ファイル名入力部９１に入力されたファイル名）のファイルに格納する。そして、保管サーバ３４は、制御装置２４からの保管をする情報を全て受信し、データ接続が切断されると、終了デリミタ（ＥＯＦ）の検出により転送終了応答を制御装置２４ヘ送信する（Ｓ４１１）。制御装置２４は、転送終了応答を受信すると、セッション終了コマンド（Ｑｕｉｔコマンド）を保管サーバ３４に送信する（Ｓ４１２）。保管サーバ３４は、セッション終了コマンドを受信すると、セッション終了応答を制御装置２４に送信する（Ｓ４１３）。これを受信すると、制御装置２４は、情報の保管の処理を終了する。
【００９１】
（電子情報の引出処理手順）
次に、外部記録装置３６に保管した電子情報の引出を行う場合の処理手順について説明する。要求されたサービスが「引出」の場合（ステップＳ１−１１で「引出」の場合）、保管サーバ３４は、引出サービスに対応した画面を複合機２２に送信する（ステップＳ２−１）。これを受信した複合機２２は、図１１に示す表示画面１００を複合機２２の操作部の文字表示器６５に表示する（ステップＳ２−２）。図１１に示すように、表示画面１００には、ファイル名入力部１０１、検索キー入力部１０２ａ，１０２ｂ，１０２ｃ、ソフトキー１０３及び要求アイコン１０４が設けられている。
【００９２】
保管されている情報の引出要求は、直接ファイル名の指定をする方法と、引出を行う情報が曖昧な場合に検索キーを指定する方法とがある。まず、ファイル名の指定をした場合の具体的な制御について、図６に従って説明する。利用者は、引出す情報のファイル名を定義するため、画面のソフトキー１０３を用いて、画面上のファイル名入力部１０１にファイル名を入力する。複合機２２は、この入力を受け入れる（ステップＳ２−３）。そして、利用者は、情報の引出を行うファイル名の入力が終了した時点で、要求アイコン１０４をタッチする。これに応じて、複合機２２は、制御装置２４を経由して、インターネット４０を介し、保管サービスセンタ３０の保管サーバ３４に電子情報の引出要求を行う。ここでは、ファイル名が指定されているため（ステップＳ２−４でＹＥＳであるため）、複合機２２は、制御装置２４を経由して、保管サーバ３４にファイル名を指定した引出要求を送信する（ステップＳ２−５）。
【００９３】
具体的には、制御装置２４は、ＨＴＴＰ（ＨｙｐｅｒＴｅｘｔ  Ｔｒａｎｓｆｅｒ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ  ）により、保管サーバ３４にアクセスし、外部記録装置３６に保管されたファイルの引出要求を行う。ここで、保管サービスセンタ３０の保管サーバ３４には、インターネット上の、ＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ  Ｒｅｓｏｕｒｃｅ  Ｌｏｃａｔｏｒ）と呼ばれる固有の住所が割り振られている。そして、保管サーバ３４に備えられた外部記録装置３６に作成されたユーザフォルダに、保管対象のファイルが格納されている。このため、保管されているファイルの引出を行う場合、「ｈｔｔｐ：／／ＸＸＸＸＸＸ．ｃｏ．ｊｐ／ユーザフォルダ／  ファイル名．ｈｔｍｌ  」といった法則に基づいて、ファイルを特定し、引出要求を行う。このＵＲＬにおいて、先頭の「ｈｔｔｐ」はそこへアクセスするための方式を、次の「ＸＸＸＸＸＸ．ｃｏ．ｊｐ」は日本の保管サービスセンタ３０の保管サーバ３４を指定する。そして、それ以降はユーザフォルダに格納されたファイルを指定する。
【００９４】
保管サービスセンタ３０の保管サーバ３４は、前記要求を受信すると（ステップＳ２−６）、保管サーバ３４上にユーザフォルダが存在するか否かについて精査を行う（ステップＳ２−７）。保管サーバ３４上にユーザフォルダが存在する場合、次にそのユーザフォルダ上に指定されたファイルが存在するか否かについて精査を行う（ステップＳ２−８）。ユーザフォルダ上に指定されたファイルが存在しない場合、保管サーバ３４は、複合機２２にエラーメッセージを送信し、処理を終了する。一方、ユーザフォルダ上に指定されたファイルが存在する場合、保管サーバ３４は、制御装置２４を経由して複合機２２にそのファイルの内容を送信する（ステップＳ２−９）。
【００９５】
これを受信した制御装置２４は、受信した情報を、複合機２２の機種機番に基づく前記暗号鍵を用いて復号化し（ステップＳ２−１０）、復号化した情報を複合機２２に送信する（ステップＳ２−１１）。これを受信した複合機２２は、受信した情報の内容を複合機２２の操作部の文字表示器６５に表示する（ステップＳ２−１２）。利用者は、文字表示器６５に表示された内容の確認を行い、プリンタ機能等による出力要求を入力する。これに応じて、複合機２２は、プリンタ機能等を使用して、その内容を出力する（ステップＳ２−１２）。
【００９６】
次に、検索キーを指定して引出要求を行う場合の具体的な制御について、図６及び図７を用いて説明する。引出を行うための情報が曖昧な場合、利用者は、引出す情報の検索キーを定義するため、表示画面１００のソフトキー１０３を用いて、画面上の検索キー入力部１０２ａ，１０２ｂ，１０２ｃに検索キーの入力を行う。複合機２２は、これらの入力を受け入れる（ステップＳ２−３）。そして、利用者は、情報の引出をする検索キーの入力が終了した時点で、要求アイコン１０４をタッチする。これに応じて、複合機２２は、制御装置２４を経由して、インターネット４０を介し、保管サービスセンタ３０の保管サーバ３４に情報の引出要求を送信する。ここでは、検索キーが入力されているため（ステップＳ２−４でＮＯであるため）、複合機２２は、制御装置２４を経由して、検索キーを含む引出要求を保管サーバ３４に送信する（ステップＳ３−１）。
【００９７】
引き出し要求を受信した保管サーバ３４は、受信した情報から要求を送信したクライアント端末（ここでは、複合機２２）の機種機番を抽出する（ステップＳ３−２）。そして、保管サーバ３４は、抽出した機種機番をキーに機器テーブル７１の機種機番７１ａについて各エントリの検索を行う。そして、保管サーバ３４は、一致したエントリのポインタ７１ｃを取得する。そして、保管サーバ３４は、そのポインタに基づいてユーザ識別テーブル７２の検索を行い、引出を要求したユーザＩＤを特定する。そして、保管サーバ３４は、一致したエントリのポインタ７２ｃにより、課金情報テーブル７３を特定する。そして、保管サーバ３４は、その課金情報テーブル７３のポインタ７３ｅにより、検索情報テーブル７４を特定する。そして、保管サーバ３４は、受信した情報から抽出した検索キーの情報（入力した検索キー）により、特定された検索情報テーブル７４のエントリの検索を行う（ステップＳ３−３）。そして、保管サーバ３４は、検索条件に合致した検索情報テーブル７４の検索情報の一覧リストを作成する（ステップＳ３−４）。そして、保管サーバ３４は、作成した一覧リストの情報をインターネット４０を介し、制御装置２４を経由して複合機２２に送信する（ステップＳ３−５）。
【００９８】
これを受信した複合機２２は、複合機２２は文字表示器６５に図１２に示す表示画面１１０を表示する（ステップＳ３−６）。図１２に示すように、表示画面１１０には、ファイル名、保管日時、サイズ、使用機能及び付加情報が表示される。利用者は表示された画面上から引出を希望するリストをタッチする。複合機２２はリストの選択入力を受け入れる（ステップＳ３−７）。再び、複合機２２は、制御装置２４を経由し、インターネット４０を介して保管サービスセンタ３０の保管サーバ３４に引出要求を送信する（ステップＳ３−８）。保管サーバ３４は、この引出要求を受信する（ステップＳ３−９）。そして、保管サーバ３４、制御装置２４及び複合機２２は、ステップＳ２−７〜Ｓ２−１３の処理を上述の場合と同様に実行する。
【００９９】
（保管サービスに関する利用料金の請求処理手順）
保管サービスに関する利用料金の請求は、定期的に保管サービスセンタ３０が保管サーバ３４を通じて利用者に請求する。電子情報保管システムの利用に関する保管料の課金は、契約に基づく複合機２２毎の請求制とユーザ毎の請求制とがある。また、各請求制には、定額課金と従量課金とがある。
【０１００】
複合機２２毎の請求制では、機器テーブル７１に対応するユーザ識別テーブル７２に実際に登録されているユーザが使用している領域に対して課金を行う。具体的には、保管サーバ３４は、以下のような処理を行う。つまり、保管サーバ３４は、複合機２２の機種機番に基づいて、機器テーブル７１を参照し、複合機２２の機種機番を利用してユーザ識別テーブル７２のポインタを取得する。そして、保管サーバ３４は、取得したポインタに基づいて、ユーザ識別テーブル７２のエントリから課金情報テーブル７３のポインタを取得する。そして、保管サーバ３４は、取得したポインタに基づいて、課金情報テーブル７３のエントリに格納されている課金項目（課金タイプ、容量サイズ、使用済容量サイズ及び未使用容量サイズ）を抽出し、抽出した課金タイプ７３ａをチェックする。課金タイプ７３ａが「定額課金」の場合、保管サーバ３４は、各電子情報の保管のために割り当てられた電子保管領域の容量により一定の定額課金の算出を行う。課金タイプ７３ａが「従量課金」の場合、抽出した使用済容量サイズ７３ｃの保存量に基づいて課金の算出を行う。そして、保管サーバ３４は、課金情報テーブル７３の空のエントリまで課金の算出を続ける。課金情報テーブル７３の空のエントリに到達した場合、保管サーバ３４は、次のユーザ識別テーブル７２のエントリを参照し、ユーザ識別テーブル７２の空のエントリに到達するまで処理を続ける。これにより、複合機２２毎の定額課金と従量課金とがそれぞれ算出される。
【０１０１】
また、ユーザ毎の請求制では、保管サーバ３４は、複合機２２の機種機番に基づいて、機器テーブル７１を参照する。そして、保管サーバ３４は、複合機２２の機種機番を利用し、ユーザ識別テーブル７２のポインタを取得する。そして、保管サーバ３４は、取得したポインタに基づいて、ユーザ識別テーブル７２のエントリから課金情報テーブル７３のポインタを取得する。そして、保管サーバ３４は、取得したポインタに基づいて、課金情報テーブル７３のエントリに格納されている課金項目（課金タイプ、容量サイズ、使用済容量サイズ及び未使用容量サイズ）を抽出し、抽出した課金タイプ７３ａをチェックする。課金タイプ７３ａが「定額課金」の場合、保管サーバ３４は、定額課金を算出する。課金タイプ７３ａが「従量課金」の場合、抽出した使用済容量サイズ７３ｃの保存量に基づいて課金を算出する。そして、保管サーバ３４は、課金情報テーブル７３の空のエントリまで課金の算出を続ける。これにより、ユーザ毎の定額課金と従量課金とがそれぞれ算出される。そして、保管サービスセンタ３０は、算出したクライアント端末毎の定額課金及び従量課金と、ユーザ毎の定額課金及び従量課金とに基づいて、それぞれ利用料金を請求する。
【０１０２】
以上、本実施形態によれば、以下に示す効果を得ることができる。
・  上記実施形態では、機種機番７１ａを記憶する機器テーブル７１とユーザＩＤ７２ａとパスワード７２ｂとを機種機番７１ａに関連付けて記憶するユーザ識別テーブル７２とを保管サーバ３４に備えた外部記録装置３６に備える。そして、保管サーバ３４は、機種機番と、ユーザＩＤ及びパスワードとにより、アクセスするユーザを認証する。そして、認証された場合、複合機２２に接続された制御装置２４は、複合機２２の機種機番を暗号鍵として電子情報を暗号化し、暗号化した電子情報と検索情報とを送信する。保管サーバ３４は、その電子情報を、機種機番とユーザＩＤとに関連付けて外部記録装置３６上の電子情報保管領域に保管する。また、保管サーバ３４は、検索情報を機種機番と、ユーザＩＤと、保存した電子情報とに関連付けて検索情報テーブル７４に記憶する。
【０１０３】
このため、複合機２２を使用するユーザ毎に保管サーバ３４の外部記録装置３６に電子情報を保管できる。そして、各ユーザの保管要求により各複合機２２から送信され保管された電子情報は、その複合機２２を使用するそのユーザのユーザＩＤにより、検索情報を用いて引き出すことが可能となる。従って、複合機２２毎に保管装置を準備することなく、その複合機２２を使用するユーザが保有する電子情報として、電子情報を外部の保管装置に簡易な操作で保管できる。
【０１０４】
・  上記実施形態では、保管サーバ３４は、複合機２２にて入力されたファイル名を付与して、電子情報を保管する。そして、保管サーバ３４は、ファイル名を指定した引出要求に従って、そのファイル名の電子情報を引き出す。このため、ユーザが指定したファイル名で電子情報を保管でき、そのファイル名により、保管された電子情報を速やかに引き出すことができる。
【０１０５】
・  上記実施形態では、複合機２２にて入力された検索キーにより、その複合機２２の機種機番とユーザＩＤとに関連付けられて記憶された検索情報を検索し、検索結果の一覧を表示する。そして、その一覧の中からユーザによって選択された電子情報を複合機２２に送信する。このため、ユーザが引き出そうとしている電子情報の条件が曖昧である場合に、そのユーザの電子情報について、情報の絞り込みを容易に行うことができる。
【０１０６】
・  上記実施形態では、複合機２２毎の課金、又は、ユーザ毎の課金のいずれかが選択できる。複合機２２毎に課金を行う場合、機種機番毎に、課金情報テーブル７３の情報に基づいて課金を算出し、ユーザ毎に課金を行う場合、機種機番及びユーザＩＤ毎に課金情報テーブル７３の情報に基づいて課金を算出する。このため、複合機２２毎又はユーザ毎に、課金を管理することができる。
【０１０７】
・  上記実施形態では、複合機２２毎に、定額課金又は従量課金のいずれかが選択できる。そして、定額課金の場合、電子情報を保管するために割り当てられた電子情報保管領域の容量について一定の課金を算出し、従量課金の場合、電子情報の保存量に基づいて課金を算出する。このため、複合機２２毎に、それぞれ希望に応じた方法で課金できる。
【０１０８】
・  上記実施形態では、ユーザ毎に、定額課金又は従量課金のいずれかが選択できる。そして、定額課金の場合、電子情報を保管するために割り当てられた電子情報保管領域の容量について一定の課金を算出し、従量課金の場合、電子情報の保存量に基づいて課金を算出する。このため、複合機２２毎に、それぞれ希望に応じた方法で課金できる。
【０１０９】
・  上記実施形態では、まず、機種機番により複合機２２を認証し、次に、ユーザＩＤとパスワードとによりユーザを認証する。このため、セキュリティを強化できる。
【０１１０】
・  上記実施形態では、電子情報保管領域を、ユーザＩＤ毎に設定する。このため、ユーザ毎にセキュリティ対応を行うことが可能になり、より一層、セキュリティの向上を図ることができる。
【０１１１】
・  上記実施形態では、複合機２２は、スキャナ機能、プリンタ機能、コピー機能及びファクシミリ機能を有する画像形成装置である。このため、保管サーバ３４は、複合機２２が有するスキャナ機能、プリンタ機能、コピー機能及びファクシミリ機能を使用して生成された電子情報を保管できる。
【０１１２】
・  上記実施形態では、保管する電子情報が、複合機２２のスキャナ機能又はコピー機能により生成された場合、保管サーバ３４は、ファイル名、保管日時、枚数及び画像サイズを検索情報として受信して検索情報テーブル７４に記憶する。このため、複合機２２のスキャナ機能又はコピー機能により生成された電子情報について、絞込みを容易に行うことができる。
【０１１３】
・  上記実施形態では、保管する電子情報が、複合機２２のプリンタ機能により生成された場合、保管サーバ３４は、ファイル名、保管日時、枚数及び要求元ＩＰアドレスを検索情報として受信して検索情報テーブル７４に記憶する。このため、複合機２２のプリンタ機能により生成された電子情報について、絞込みを容易に行うことができる。
【０１１４】
・  上記実施形態では、保管する電子情報が、複合機２２のファクシミリ機能により生成された場合、保管サーバ３４は、ファイル名、枚数、保管日時及び送受信の区別を検索情報として受信して検索情報テーブル７４に記憶する。このため、複合機２２のファクシミリ機能により生成された電子情報について、絞込みを容易に行うことができる。
【０１１５】
・  上記実施形態では、複合機２２に接続された制御装置２４と保管サーバ３４とをインターネット４０を介して接続する。このため、既存のインフラストラクチャ系を有効活用でき、設備投資へのコストを低減できる。また、いずれかの通信リンクが消失してもネットワークがシャットダウンすることはなく、ほぼ常にネットワーク中に代替経路が確立できる。従って、より一層、データの信頼性及び可用性の向上を図ることができる。
【０１１６】
なお、上記実施形態は、以下の態様に変更してもよい。
・  上記実施形態では、各複合機２２、各制御装置２４及び保管サービスセンタ３０内の各部が、上述した各手段としての機能を備えるが、必ずしもこのように構成する必要はなく、上述した各手段を必要に応じて選択的に備えるようにしてもよい。
【０１１７】
・  上記実施形態では、各複合機２２と各制御装置２４とが、上述した各手段を明確に分割して搭載しているが、必ずしもこのように構成する必要はなく、上述した各手段を必要に応じて各装置に選択的に再配置して搭載するようにしてもよい。例えば、制御装置２４の機能を各複合機２２が搭載していてもよい。
【０１１８】
・  上記実施形態では、複合機２２の機種機番を暗号鍵として用いたが、暗号鍵は機種機番でなくてもよく、各複合機２２の機種機番に対応していればよい。
・  上記実施形態では、複合機２２は、コピー機、プリンタ、スキャナ、ファクシミリ装置等の機能を搭載したが、本発明のクライアント端末は、これらの機能のうちの一部の機能を搭載していてもよい。
【０１１９】
【発明の効果】
以上詳述したように、本発明によれば、より簡易な操作で、電子情報を安全に外部の保存装置に保管できる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施形態のシステム概略図。
【図２】複合機の操作部の構成例を示すレイアウト図。
【図３】管理テーブルを説明するための説明図。
【図４】本実施形態の処理手順の説明図。
【図５】本実施形態の処理手順の説明図。
【図６】本実施形態の処理手順の説明図。
【図７】本実施形態の処理手順の説明図。
【図８】本実施形態の処理手順の説明図。
【図９】複合機の文字表示器に表示される表示画面の説明図。
【図１０】複合機の文字表示器に表示される表示画面の説明図。
【図１１】複合機の文字表示器に表示される表示画面の説明図。
【図１２】複合機の文字表示器に表示される表示画面の説明図。
【符号の説明】
２２…クライアント端末及び画像形成装置としての複合機、３４…電子情報保管サーバ、４０…インターネット。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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