(57)【要約】【課題】所望のファイルを対象としてサーバへのアップロード及びダウンロードを行い、端末間での効率的なファイル転送を実現する。【解決手段】送信側の端末装置から受信側の端末装置にサーバ装置を経由してファイルを転送するファイル転送システムであって、送信側の端末装置３０がアップロードを要求して送信すべきファイルを選択してアップロードを行ってデータベース１１にファイルが格納され、受信側の端末装置２０がダウンロードを要求してデータベース１１から読み出したファイルをダウンロードする。サーバ装置は、データベース１１に格納されているファイルを所定の管理情報と関連付けて管理し、その管理情報に基づきファイルを選択的に読み出して送信するように制御する。【選択図】      図４
2004295643.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の端末装置とサーバ装置がネットワークを介して接続され、送信側の端末装置から受信側の端末装置に前記サーバ装置を経由してファイルを転送するファイル転送システムであって、
前記送信側の端末装置から前記サーバ装置にアップロードを要求し、前記受信側の端末装置と共通の処理対象として送信すべきファイルを選択して前記サーバ装置に送信するアップロード処理手段と、
前記受信側の端末装置から前記サーバ装置にダウンロードを要求し、前記送信側の端末装置と共通の処理対象として受信すべきファイルを前記サーバ装置から受信するダウンロード処理手段と、
を備え、
前記サーバ装置は、
前記アップロードを要求されたとき、前記送信側の端末装置からファイルを受信して記憶手段に格納するファイル格納制御手段と、
前記記憶手段に格納されているファイルを所定の管理情報と関連付けて管理するファイル管理手段と、
前記ダウンロードを要求されたとき、前記管理情報に基づき前記受信側の端末装置に関連付けられたファイルを選択的に読み出し、前記受信側の端末装置に送信するファイル選択送信手段と、
を備えることを特徴とするファイル転送システム。
【請求項２】
前記管理情報には、所定の端末装置を用いる担当者ごとに前記ファイルを転送すべき送信側又は受信側の端末装置を規定する担当情報が含まれ、前記ファイル選択送信手段は、前記担当情報に従って読み出すファイルを選択することを特徴とする請求項１に記載のファイル転送システム。
【請求項３】
前記管理情報には、前記サーバ装置にアップロードされたファイルの履歴を示す履歴情報が含まれ、前記端末装置が前記履歴情報を参照可能であることを特徴とする請求項１に記載のファイル転送システム。
【請求項４】
前記サーバ装置は、前記送信側の端末装置からファイルがアップロードされたことを前記受信側の端末装置にネットワークを介して通知する通知手段を更に備えることを特徴とする請求項１に記載のファイル転送システム。
【請求項５】
前記アップロード処理手段及び前記ダウンロード処理手段は、前記端末装置を認証するためのログイン処理を行って認証情報を前記サーバ装置に送信し、前記サーバ装置は受け取った認証情報に基づく認証処理を行って認証された端末装置にのみ前記アップロード又は前記ダウンロードを許可することを特徴とする請求項１に記載のファイル転送システム。
【請求項６】
前記管理情報には、前記端末装置でファイルを作成する際に利用されたアプリケーション種別を示す情報が含まれ、前記サーバ装置と前記端末装置の間でファイルを送受信する際に前記アプリケーション種別を付加することを特徴とする請求項１に記載のファイル転送システム。
【請求項７】
前記ダウンロード処理手段は、ダウンロードされたファイルをアプリケーション種別に応じて指定された記憶領域に保存することを特徴とする請求項６に記載のファイル転送システム。
【請求項８】
前記管理情報には、前記ファイルの作業種別を示す情報が含まれ、前記ダウンロード処理手段は、前記ダウンロードの要求に際し、ダウンロードすべきファイルの前記作業種別を指定可能であることを特徴とする請求項１に記載のファイル転送システム。
【請求項９】
前記管理情報には、前記ファイルが前記受信側の端末装置によりダウンロードされたか否かを示すフラグが含まれ、前記ファイル選択送信手段は、前記フラグによってダウンロード済みであると判断されるファイルを送信対象として選択しないことを特徴とする請求項１に記載のファイル転送システム。
【請求項１０】
複数の端末装置とサーバ装置がネットワークに接続され、送信側の端末装置から受信側の端末装置にファイルを転送する際、前記送信側の端末装置から前記サーバ装置にアップロードするファイルのアップロード方法であって、
前記送信側の端末装置は、前記サーバ装置にアップロードを要求し、前記受信側の端末装置と共通の処理対象であるファイルを選択的に前記サーバ装置に送信し、
前記サーバ装置は、前記アップロードを要求されたとき、前記送信側の端末装置からファイルを受信して記憶手段に格納し、前記記憶手段に格納されているファイルを所定の管理情報と関連付けて管理することを特徴とするファイルのアップロード方法。
【請求項１１】
複数の端末装置とサーバ装置がネットワークに接続され、送信側の端末装置から受信側の端末装置にファイルを転送する際、前記サーバ装置から前記受信側の端末装置にダウンロードするファイルのダウンロード方法であって、
前記サーバ装置は、前記受信側の端末装置から前記ダウンロードを要求されたとき、記憶手段に格納されたファイルを管理するための管理情報に基づき前記受信側の端末装置に関連付けられたファイルを選択的に読み出して前記受信側の端末装置に送信し、
前記受信側の端末装置は、前記送信側の端末装置と共通の処理対象であるファイルを前記サーバ装置から受信することを特徴とするファイルのダウンロード方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、複数の端末装置がネットワークを介して互いにファイルを転送するファイル転送システムに関し、特に、送信側の端末装置がネットワークを介してサーバ装置にファイルをアップロードし、受信側の端末装置がネットワークを介してサーバ装置からファイルをダウンロードするファイル転送システムと、そのファイル転送システムにおけるファイルのアップロード方法及びファイルのダウンロード方法に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来から、異なる端末の間で共通のファイルを対象として作業を行い、その作業結果のファイルを相手側に渡すことにより、互いに共通のファイルを作業対象として利用可能にする業務形態がある。例えば、会計事務所に設置された端末と、その会計事務所の顧問先である企業に設置された端末との間で、会計処理に関するファイルを共通に利用するような業務形態である。かかる業務形態では、作業対象のファイルを相手側に渡すため、ファイルを記録した記録媒体の郵送等の手段に加えて、近年では電子メール等にファイルを添付する手段も利用できるようになった。例えば、これらの手段により上述の会計処理を行う場合、顧問先の企業で伝票入力により作成された会計関連ファイルを会計事務所の担当者に送り、その担当者が伝票の確認、修正等を行った上で修正後の会計関連ファイルを顧問先の企業に返送するという手順で業務が進められることになる。
【０００３】
一方、最近ではインターネットの急速な発達により、サーバとデータベースを備えたデータセンタを構築し、インターネットを介して端末とデータセンタの間で所望のファイルのアップロード及びダウンロードを実行できる環境が整いつつある（例えば、特許文献１参照）。かかるデータセンタを利用して、上述のような業務形態におけるファイル転送に適用することも考えられる。
【０００４】
【特許文献１】
特開２００１−３５７０１０
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
上記従来の業務形態において、記録媒体の郵送等の手段では、所望のファイルを相手側が入手するまでに相当の時間を要するので、円滑な業務に支障をきたす。また、電子メールを用いる手段では、ファイルの転送を頻繁に行う場合には管理が煩雑となり、セキュリティ上の観点からも望ましくない。
【０００６】
一方、上述のデータセンタを構築する場合は、郵送や電子メールのような欠点は解消されるが、各々の端末によりアップロード及びダウンロードの対象とすべきファイルの判断が複雑になる。すなわち、アップロード時は、自らの端末のどのファイルをデータセンタに送信すべきかを判断することが必要となり、ダウンロード時は、どの端末から送られたどのファイルをデータセンタから受信すべきかを判断することが必要となるが、これらの判断はいずれも容易ではない。その結果、既に入手済みのファイルや自分の業務とは無関係なファイルを誤ってダウンロードしたり、不要なファイルをアップロードしたりする事態も起こり得る。これにより、異なる端末が共通のファイルを対象として行う作業に混乱を招き、円滑かつ確実に業務を遂行できなくなることが問題となる。
【０００７】
そこで、本発明はこのような問題に鑑みなされたものであり、異なる端末の間で共通のファイルを対象として作業を行う場合、サーバを経由して適切に選択されたファイルを対象としてアップロード及びダウンロードを行うことにより、業務効率の向上を図ることができるファイル転送システム等を実現することを目的とする。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するために、本発明のファイル転送システムは、複数の端末装置とサーバ装置がネットワークを介して接続され、送信側の端末装置から受信側の端末装置に前記サーバ装置を経由してファイルを転送するファイル転送システムであって、前記送信側の端末装置から前記サーバ装置にアップロードを要求し、前記受信側の端末装置と共通の処理対象として送信すべきファイルを選択して前記サーバ装置に送信するアップロード処理手段と、前記受信側の端末装置から前記サーバ装置にダウンロードを要求し、前記送信側の端末装置と共通の処理対象として受信すべきファイルを前記サーバ装置から受信するダウンロード処理手段とを備え、前記サーバ装置は、前記アップロードを要求されたとき、前記送信側の端末装置からファイルを受信して記憶手段に格納するファイル格納制御手段と、前記記憶手段に格納されているファイルを所定の管理情報と関連付けて管理するファイル管理手段と、前記ダウンロードを要求されたとき、前記管理情報に基づき前記受信側の端末装置に関連付けられたファイルを選択的に読み出し、前記受信側の端末装置に送信するファイル選択送信手段とを備えることを特徴としている。
【０００９】
このように構成されたファイル転送システムによれば、端末装置の間でファイルを転送する場合、送信側の端末装置からサーバ装置にファイルをアップロードし、サーバ装置の記憶手段に管理情報と関連付けてファイルを格納し、受信側の端末装置がサーバ装置からダウンロードする手順で所望のファイルが転送される。このとき、送信側の端末装置と受信側の端末装置が共通の処理対象のファイルを取り扱う場合、迅速かつ確実にファイルを相手側に転送できる。また、転送されるファイルは管理情報に基いて自動的に選択されるので、双方の端末装置側においてファイル選択の判断やファイルの送受信履歴を管理することの煩雑さを避けて利便性を高めることができ、業務効率の向上を図ることができる。
【００１０】
また、本発明において、前記管理情報には、所定の端末装置を用いる担当者ごとに前記ファイルを転送すべき送信側又は受信側の端末装置を規定する担当情報が含まれ、前記ファイル選択送信手段は、前記担当情報に従って読み出すファイルを選択するようにしてもよい。
【００１１】
これにより、担当情報に基いて転送対象のファイルを自動的に選択でき、アップロード又はダウンロードの際に必要なファイルを簡易かつ的確に判断することができる。
【００１２】
また、本発明において、前記管理情報には、前記サーバ装置にアップロードされたファイルの履歴を示す履歴情報が含まれ、前記端末装置が前記履歴情報を参照可能としてもよい。
【００１３】
これにより、履歴情報を参照すれば、所望のファイルについての転送の流れを時間的に把握できるので、送るべきファイルと受け取るべきファイルをより的確に判断可能となる。
【００１４】
また、本発明において、前記サーバ装置は、前記送信側の端末装置からファイルがアップロードされたことを前記受信側の端末装置にネットワークを介して通知する通知手段を更に備えるように構成してもよい。
【００１５】
これにより、自らを転送先とするファイルがアップロードされると、その旨がサーバ装置から例えば電子メールにより通知されるので、アップロードされたファイルの存在を速やかに認識して円滑に業務を進めることができる。
【００１６】
また、本発明において、前記アップロード処理手段及び前記ダウンロード処理手段は、前記端末装置を認証するためのログイン処理を行って認証情報を前記サーバ装置に送信し、前記サーバ装置は受け取った認証情報に基づく認証処理を行って認証された端末装置にのみ前記アップロード又は前記ダウンロードを許可するようにしてもよい。
【００１７】
これにより、端末装置によるダウンロード又はアップロードを行う際、ログイン処理及び認証処理を経ることになり、ファイル転送システムを利用可能な者を限定して信頼性を高めることができる。
【００１８】
また、本発明において、前記管理情報には、前記端末装置でファイルを作成する際に利用されたアプリケーション種別を示す情報が含まれ、前記サーバ装置と前記端末装置の間でファイルを送受信する際に前記アプリケーション種別を付加してもよい。
【００１９】
これにより、アプリケーション種別の情報を参照すれば、転送対象のファイルがどのアプリケーションで作成されたかを容易に判断でき、利便性を高めることができる。
【００２０】
また、本発明において、前記ダウンロード処理手段は、ダウンロードされたファイルをアプリケーション種別に応じて指定された記憶領域に保存するようにしてもよい。
【００２１】
これにより、受信側の端末装置にダウンロードされたファイルは、アプリケーション種別ごとに、例えば別々の指定フォルダなど保存先を自動的に変えることができ、端末装置におけるファイルの管理が容易になる。
【００２２】
また、本発明において、前記管理情報には、前記ファイルの作業種別を示す情報が含まれ、前記ダウンロード処理手段は、前記ダウンロードの要求に際し、ダウンロードすべきファイルの前記作業種別を指定可能としてもよい。
【００２３】
これにより、受信側の端末装置では、所望の作業種別を指定した上でダウンロードすべきファイルを選択可能となり、利便性を高めることができる。
【００２４】
また、本発明において、前記管理情報には、前記ファイルが前記受信側の端末装置によりダウンロードされたか否かを示すフラグが含まれ、前記ファイル選択送信手段は、前記フラグによってダウンロード済みであると判断されるファイルを送信対象として選択しないようにしてもよい。
【００２５】
これにより、ダウンロードに際してフラグを参照することにより、受信側の端末装置には、過去にダウンロード済みのファイルが再びダウンロードされることを回避でき、無駄なファイル転送を行うことなく業務の円滑化に有用である。
【００２６】
一方、本発明のファイルのアップロード方法は、複数の端末装置とサーバ装置がネットワークに接続され、送信側の端末装置から受信側の端末装置にファイルを転送する際、前記送信側の端末装置から前記サーバ装置にアップロードするファイルのアップロード方法であって、前記送信側の端末装置は、前記サーバ装置にアップロードを要求し、前記受信側の端末装置と共通の処理対象であるファイルを選択的に前記サーバ装置に送信し、前記サーバ装置は、前記アップロードを要求されたとき、前記送信側の端末装置からファイルを受信して記憶手段に格納し、前記記憶手段に格納されているファイルを所定の管理情報と関連付けて管理することを特徴としている。
【００２７】
また、本発明のファイルのダウンロード方法は、複数の端末装置とサーバ装置がネットワークに接続され、送信側の端末装置から受信側の端末装置にファイルを転送する際、前記サーバ装置から前記受信側の端末装置にダウンロードするファイルのダウンロード方法であって、前記サーバ装置は、前記受信側の端末装置から前記ダウンロードを要求されたとき、記憶手段に格納されたファイルを管理するための管理情報に基づき前記受信側の端末装置に関連付けられたファイルを選択的に読み出して前記受信側の端末装置に送信し、前記受信側の端末装置は、前記送信側の端末装置と共通の処理対象であるファイルを前記サーバ装置から受信することを特徴としている。
【００２８】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の好適な実施の形態を図面に基づいて説明する。以下では、会計処理を担う会計事務所と顧問先である企業との間で、会計処理に関するデータを互いに転送するために構築されたデータ転送システムに対し本発明を適用した実施形態を説明する。
【００２９】
図１は、本実施形態に係るデータ転送システムの全体を示す概略構成図である。図１に示すデータ転送システムにおいては、データセンタに設置されたサーバ装置である管理サーバ１０と、会計事務所に設置された端末装置（以下、事務所端末と称する）２０と、顧問先の企業に設置された端末装置（以下、顧問先端末と称する）３０が、それぞれインターネットに接続される構成を備えている。
【００３０】
なお、管理サーバ１０は、本発明のファイル格納制御手段、ファイル管理手段、ファイル選択送信手段、通知手段としての機能を備えている。また、事務所端末２０と顧問先端末３０は、管理サーバ１０の支援の下で、本発明のアップロード処理手段及びダウンロード処理手段としての機能を備えている。
【００３１】
データセンタは、インターネットを介して会計事務所と顧問先の企業との間で会計処理に関連するファイルを互いに転送する際、アップロード機能及びダウンロード機能を提供して円滑なデータ転送を支援する役割を担っており、管理サーバ１０とデータベース１１を備えて構成されている。
【００３２】
会計事務所では、担当者ごとに割り振られた顧問先の企業についての各種会計業務を行う際に事務所端末２０を利用し、顧問先の企業では、会計業務に関わる経理部門等の業務に顧問先端末３０を利用する。本実施形態では、特定の事務所端末２０と、その担当者が会計処理を担当する顧問先端末３０とが、それぞれ共通のファイルを対象として会計に関する作業を行い、互いに頻繁にファイルを送受信することを前提としている。
【００３３】
なお、図１においては、事務所端末２０と顧問先端末３０として、それぞれ１台を示しているが、本実施形態では事務所端末２０及び顧問先端末３０が複数設置されることを想定している。また、図１においては、１つの会計事務所を示しているが、それぞれに複数の事務所端末２０が設置されている複数の会計事務所が存在してもよい。
【００３４】
すなわち、本実施形態では、会計事務所における複数の担当者の事務所端末２０と、会計事務所の顧問先である複数の企業の顧問先端末３０がデータセンタ経由で相互にデータを転送する。そのため、仮想的には多数のデータ転送経路が存在することになるが、いずれもデータセンタを経由する点では共通する。
【００３５】
図１において、データセンタの管理サーバ１０は、Ｗｅｂサーバとしての基本機能を備えたコンピュータであり、事務所端末２０又は顧問先端末３０がアクセスすることにより、それぞれからのファイルのアップロード又はダウンロードの要求に適合する処理を実行する。管理サーバ１０に付随するデータベース１１は、アップロードされたファイルを格納するための大容量の記憶手段であり、管理サーバ１０の制御に従って、所定のタイミングでファイルの読み出し又は書き込みが行われる。なお、データベース１１は、管理サーバ１０とは別体として設けてもよいが、管理サーバ１０に一体化した記憶装置としてもよい。
【００３６】
図２は、データベース１１の記憶領域の構成を示す図である。データベース１１には、顧問先である企業ごとにアップロードされたファイルや付随する情報等のデータを格納するための領域がそれぞれ確保されている。図２に示すデータベース１１の例では、企業Ａに関するデータを格納する企業Ａデータ記憶部１１ａと、企業Ｂに関するファイルを格納する企業Ｂデータ記憶部１１ｂと、企業Ｃに関するファイルを格納する企業Ｃデータ記憶部１１ｃが割り当てられ、顧問先の企業数に応じた数だけの記憶部に区分されて管理されることになる。なお、ファイルに付随する情報としては、ファイルのタイトルや後述のログイン処理によって入力されるコメントなどがある。
【００３７】
また、データベース１１には、管理サーバ１０の処理に必要な管理情報を記憶するための管理情報記憶部１１０を有している。管理情報記憶部１１０に記憶される管理情報としては、顧問先の各企業に関連する顧問先情報、会計事務所の各担当者に関連する担当情報、データベース１１に格納されたファイルを管理するためのファイル管理情報などが含まれる。顧問先情報には、顧問先の各企業についての企業コード、企業名、後述の企業アクセス名等が保持されている。担当情報には、会計事務所の各担当者の担当者コードや、管理サーバ１０へのアクセスに必要なユーザ名やパスワードが保持されている。さらに、各担当者が会計処理を担当する顧問先の企業との関係についての情報も併せて保持されている。
【００３８】
ここで、図３は、データベース１１に記憶されるファイル管理情報のデータ項目の一例を示す図である。図３に示されるファイル管理情報としては、各々のファイルを識別するためのファイルコード、ファイル名、アップロード処理を行った送信側の端末を識別する送信端末コード、ファイルがアップロードされた日時を示すアップロード日時情報、ファイルが対応するアプリケーション種別を示すアプリケーションＩＤ、ファイルが対応する会計処理に関する作業種別、アップロード後に受信側の端末によるダウンロードが完了したか否かを示すダウンロード済みフラグなどが含まれる。なお、図３では、作業種別の例として、「財務」と「給与」の２つを示している。
【００３９】
管理サーバ１０は、アップロード処理の際、図３のファイル管理情報を更新するとともに、ダウンロード処理の際、ファイル管理情報を参照して送信すべきファイルを選択するために用いる。また、管理サーバ１０は、ファイル管理情報のうちファイル名やアップロード日時等を履歴情報として管理し、アクセスした事務所端末２０又は顧問先端末３０が履歴情報を参照できるようにしている。
【００４０】
なお、図３に示すファイル管理情報のデータ項目は一例であって、異なるデータ項目のファイル管理情報を構成してもよい。また、図２においては、ファイル管理情報がデータベース１１の管理情報に含まれる構成を示したが、各企業データ記憶部のファイルと一体的にファイル管理情報を記憶させるようにしてもよい。
【００４１】
図１に戻って、会計事務所の事務所端末２０と顧問先の企業の事務所端末２０は、いずれも一般的なパーソナルコンピュータを用いることができる。これらの事務所端末２０と顧問先端末３０には、汎用的なＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ  Ｓｙｓｔｅｍ）とインターネットにアクセスしてＷｅｂページを表示するためのブラウザが搭載されているものとする。また、事務所端末２０と顧問先端末３０には、会計処理を実行するための一又は複数のアプリケーションと、本実施形態のアップロード処理とダウンロード処理をそれぞれ実行するプログラムが利用可能であるものとする。
【００４２】
次に、図１のように構成されたデータ転送システムの利用形態について、図４及び図５を参照して説明する。図４は、顧問先の企業から会計事務所に向けて所定のファイルを送る場合の利用形態の一例を示す図であり、図５は、会計事務所から顧問先の企業に向けて所定のファイルを送る場合の利用形態の一例を示す図である。なお、図４及び図５においては、会計事務所の２人の担当者Ａ、Ｂと顧問先である３つの企業Ａ、Ｂ、Ｃに関し、担当者Ａが企業Ａ、Ｂの会計処理を担当し、担当者Ｂが企業Ｃの会計処理を担当するように定められている場合の利用形態について説明を行う。
【００４３】
図４に示す例では、顧問先の企業Ａ、企業Ｂ、企業Ｃにそれぞれ設置された３台の顧問先端末３０から、会計事務所の担当者Ａと担当者Ｂがそれぞれ用いる事務所端末２０へのデータ転送の流れを示している。図４に示すように、企業Ａ、Ｂ、Ｃの各顧問先端末３０においては、それぞれ伝票処理等の日常業務に伴って一又は複数のファイルが作成されるので、そのファイルを会計事務所に向けて送る必要が生じる。
【００４４】
図４において、企業Ａの顧問先端末３０では、管理サーバ１０にアクセスし、作成されたファイルを対象としてアップロードを要求する。そして、アップロード処理の結果、インターネットを介して管理サーバ１０に送られたファイルは、データベース１１の企業Ａデータ記憶部１１ａに格納される。そして、同様のアップロード処理の結果、企業Ｂの顧問先端末３０で作成されたファイルは企業Ｂデータ記憶部１１ｂに格納され、企業Ｃの顧問先端末３０で作成されたファイルは企業Ｃデータ記憶部１１ｃに格納される。
【００４５】
一方、図４に示すように、会計事務所の担当者Ａの事務所端末２０は管理サーバ１０にアクセスし、自らの担当する企業Ａ又は企業Ｂから送られたファイルを対象としてダウンロードを要求する。そして、企業Ａについてのダウンロード処理の結果、データベース１１の企業Ａデータ記憶部１１ａから読み出されたファイルが、管理サーバ１０からインターネットを介して担当者Ａの事務所端末２０に送られる。また、企業Ｂについてのダウンロード処理の結果、企業Ｂデータ記憶部１１ｂから読み出されたファイルが、同様の経路で担当者Ａの事務所端末２０に送られる。そして、同様のダウンロード処理の結果、企業Ｃデータ記憶部１１ｃから読み出されたファイルは、管理サーバ１０からインターネットを介して担当者Ｂの事務所端末２０に送られる。
【００４６】
このように、会計事務所の各担当者は、上述のアップロード処理及びダウンロード処理により、自らが担当する顧問先の企業についてのファイルを入手することができる。これは、会計事務所の担当者と顧問先の企業のいずれとも多数存在する場合であっても同様である。
【００４７】
次に、図５に示す例では、図４の場合とは逆に、会計事務所の担当者Ａと担当者Ｂの事務所端末２０から、顧問先の企業Ａ、企業Ｂ、企業Ｃの各顧問先端末３０へのデータ転送の流れを示している。すなわち、担当者Ａは、自らの担当する企業Ａと企業Ｂのファイルを受け取ると、伝票処理等の内容を確認し必要な修正を施した上で修正後のファイルを作成する。また、担当者Ｂは、企業Ｃのファイルに関して同様に修正後のファイルを作成する。
【００４８】
その後、担当者Ａの事務所端末２０では、管理サーバ１０にアクセスし、企業Ａに関する修正後のファイルを対象としてアップロードを要求する。その結果、インターネットを介してサーバ１０に送られたファイルは、データベース１１の企業Ａデータ記憶部１１ａに格納される。また、企業Ｂに関する修正後のファイルについては、同様のアップロード処理の結果、企業Ｂデータ記憶部１１ｂに格納される。さらに、担当者Ｂの事務所端末２０では、上述のように企業Ｃに関する修正後のファイルは、同様のアップロード処理の結果、企業Ｃデータ記憶部１１ｃに格納される。
【００４９】
一方、図５に示すように、企業Ａの顧問先端末３０は、管理サーバ１０にアクセスし、担当者Ａから送られたファイルを対象としてダウンロードを要求する。その結果、データベース１１の企業Ａデータ記憶部１１ａから読み出されたファイルが、管理サーバ１０からインターネットを介して企業Ａの顧問先端末３０に送られる。そして、同様のダウンロード処理の結果、企業Ｂデータ記憶部１１ｂから読み出されたファイルが企業Ｂの顧問先端末３０に送られ、企業Ｃデータ記憶部１１ｃから読み出されたファイルが企業Ｃの顧問先端末３０に送られる。
【００５０】
図４及び図５からわかるように、本実施形態のデータ転送システムは、会計事務所の各担当者と顧問先の各企業との間で、会計処理に関連するファイルを相手側に送る際、アップロード処理又はダウンロード処理を実行して常にデータセンタを経由したデータ転送を行うように構成している。なお、会計事務所の担当者と顧問先の企業がより多数であっても、同様のデータの流れに基づいてデータ転送が行われる。
【００５１】
次に、図６〜図８を参照して本実施形態のアップロード処理及びダウンロード処理について具体的に説明する。以下では、事務所端末２０と管理サーバ１０が協働して実行するアップロード処理及びダウンロード処理について説明する。なお、顧問先端末３０に関しては、基本的には事務所端末２０と同様の処理となるため説明を省略する。
【００５２】
図６は、事務所端末２０からデータセンタへのアップロード処理を説明するフローチャートである。ここで、事務所端末２０を用いる担当者は、会計アプリケーションを起動させて送信すべきファイルを作成済みであることを前提とし、この状態で事務所端末２０の所定の操作によりアップロード処理が開始される。
【００５３】
まず、事務所端末２０からインターネット経由で管理サーバ１０にアクセスし、アップロード要求に対応するログイン処理を実行する（ステップＳ１１）。管理サーバ１０では、事務所端末２０のアクセスが正規のユーザにより行われたことを認証する必要があるため、事務所端末２０にログイン画面を表示させ必要な情報を入力させる。ここで、ステップＳ１１において事務所端末２０に表示されるログイン画面の一例を図７に示す。
【００５４】
図７に示すログイン画面４０には、担当者に付与されたユーザ名の入力欄４０ａ及びパスワードの入力欄４０ｂと、顧問先の企業を指定する企業アクセス名の入力欄４０ｃが配置されている。また、ログイン画面４０の下部には、送信すべきファイルに付随する顧問先へのコメントを記述する入力欄４０ｄが配置されている。担当者は、ログイン画面４０の各入力欄に所定の情報を入力し終えると、入力欄４０ｄの下部に配置されたＯＫボックス４０ｄ又はキャンセルボックス４０ｅを押下し、入力された情報の有効又は無効を確定することができる。
【００５５】
ステップＳ１１のログイン処理において、ＯＫボックス４０ｅが押下されるとログイン画面４０の各入力欄に入力された情報がインターネットを介して管理サーバ１０に送られる。管理サーバ１０は、ログイン処理により事務所端末２０から送られた情報に基づいて、認証処理を行う（ステップＳ２１）。すなわち、データベース１１の管理情報記憶部１１０に保持されている管理情報を参照し、適正なログインであるか否かを判断する。具体的には、送られた情報を管理情報に含まれる各担当者のユーザ名とパスワードと照合し、両者が合致した場合はアクセスが許可されるが、合致しない場合にアクセスが不許可となる。
【００５６】
続いて、管理サーバ１０は、ステップＳ２１の認証処理により得られた認証結果を、インターネットを介して事務所端末２０に返送する（ステップＳ２２）。そして、事務所端末２０では、ステップＳ２２で返送された認証結果を参照し、認証が不許可である場合（ステップＳ１２；ＮＯ）、ステップＳ１１に戻って再度ログイン処理を実行する。
【００５７】
一方、認証が許可された場合（ステップＳ１２；ＹＥＳ）、事務所端末２０においてアップロードの対象とすべきファイルが選択される（ステップＳ１３）。ステップＳ１３では、会計アプリケーションで設定される選択条件に従ってアップロードの対象とすべきファイルが自動的に選択されるものとする。通常は、ステップＳ１３で入力した企業アクセス名に対応する企業のファイル群のうち、その時点で未送信であるファイルを全て選択すればよい。あるいは、所定の操作に基づき上記の企業のファイル群の中からファイルの種類等を限定して選択するようにしてもよい。
【００５８】
次に、ステップＳ１３で選択されたファイル等を対象として、実際に管理サーバ１０に送るべき送信データを生成する（ステップＳ１４）。具体的には、選択されたファイルに対し、タイトルやコメント等の関連情報や所定のファイル管理情報を付加し、これらに対し圧縮処理と暗号化処理を施すことにより送信データが生成される。なお、所定のファイル管理情報としては、ファイル作成に用いたアプリケーションＩＤやファイルの作業種別などがある。このように、ステップＳ１４では、圧縮処理により送信データのデータサイズを抑えることができるとともに、暗号化処理により送信時の機密性を確保することができる。
【００５９】
続いて、ステップＳ１４で生成された送信データの送信処理を行い（ステップＳ１５）、インターネットを介して管理サーバ１０に送る。そして、管理サーバ１０では、受け取った受信データを解析し（ステップＳ２３）、伸張処理と復号化処理を施すとともに、元のファイル及びそれに付随する情報を抽出する。
次に、ステップＳ２３で抽出されたファイルとそれに付随する情報を、データベース１１における企業アクセス名に対応する企業の記憶部に格納する（ステップＳ２４）。また、ファイル管理情報が抽出されたときは、データベース１１の管理情報記憶部１１０に記憶される。
【００６０】
このとき、ファイルが記憶された日時情報が取得され、これにより管理情報記憶部１１０に保持されるファイル管理情報に含まれる履歴情報が更新される（ステップＳ２５）。なお、ステップＳ２５において更新された履歴情報は、必要に応じて送信側の事務所端末２０と受信側の顧問先端末３０の双方で、所定の操作により画面に表示させることができる。
【００６１】
続いて、管理サーバ１０は、ステップＳ２３〜Ｓ２５の処理結果を、インターネットを介して事務所端末２０に返送する（ステップＳ２５）。すなわち、ステップＳ２３〜２５が正常に完了し、適正なファイルがデータベース１１に格納されたか否かを処理結果として返送する。そして、事務所端末２０では、ステップＳ２５で返送された処理結果を受け取って、正常ではなく何らかのエラーが生じたことを示す認証結果である場合は、状況に応じて必要な処理を再度実行すればよい。
【００６２】
次に、アップロード処理が行われたことをメッセージとして含むメールを作成し、そのメールを企業アクセス名に対応する企業の顧問先端末３０に向けて送信する（ステップＳ２７）。これにより、その企業に送るべきファイルがアップロードされていることを通知して、そのファイルをダウンロードすることを促すことができる。
【００６３】
次に図８は、事務所端末２０によるデータセンタからのダウンロード処理を説明するフローチャートである。図８のダウンロード処理は、例えば、管理サーバ１０からメールを受け取って、顧問先の企業によるアップロードが行われたことが通知された後に、事務所端末２０に対する所定の操作により開始される。
まず、図６のステップＳ１１と同様に、事務所端末２０からインターネット経由で管理サーバ１０にアクセスし、ダウンロード要求に対応するログイン処理を実行する（ステップＳ３１）。
【００６４】
そして、事務所端末２０には、管理サーバ１０の認証に必要な情報を入力させるためのログイン画面が表示される。ここで、ステップＳ３１において事務所端末２０に表示されるログイン画面の一例を図９に示す。
【００６５】
図９に示すように、ダウンロード処理の場合のログイン画面では、図７のアップロード処理の場合のログイン画面に比べ、入力項目が少なくなっている。すなわち、図９に示すログイン画面５０には、図７と同様のユーザ名の入力欄５０ａ及びパスワードの入力欄５０ｂと、ＯＫボックス５０ｃ及びキャンセルボックス５０ｄが配置される一方、図７における企業アクセス名やコメントは入力不要となっている。
【００６６】
ステップＳ３１のログイン処理において、ＯＫボックス５０ｃが押下されると、入力された情報がインターネットを介して管理サーバ１０に送られる。そして、管理サーバ１０では、図６のステップＳ２１、Ｓ２２と同様に、認証処理を行った後（ステップＳ４１）、得られた認証結果を事務所端末２０に返送する（ステップＳ４２）。続いて、事務所端末２０では、図６のステップＳ１２と同様、返送された認証結果に応じて後続の処理に移行する（ステップＳ３２）。
【００６７】
そして、認証が許可された場合（ステップＳ３２；ＹＥＳ）、ダウンロード処理で受信すべきファイルの受信条件が指定される（ステップＳ３３）。標準の受信条件としては、担当者が会計処理を担当する全ての顧問先のファイルのうち未受信の全てのファイルを受信するように設定されている。一方、担当者が受信したいファイルに関し、特定の顧問先のファイルに限定して指定したり、特定のアプリケーションＩＤが設定されたファイルに限定して指定したり、特定の作業種別が設定されたファイルに限定する場合は、所定の入力操作により受信条件を変更する必要がある。ステップＳ３３で指定された受信条件は、インターネットを介して管理サーバ１０に送られる。
【００６８】
一方、管理サーバ１０では、送られた受信条件に基づいて、データベース１１に格納されているファイルのうちダウンロードの対象となるファイルを選択し、ファイルに付随する情報を含むファイル一覧を作成し、事務所端末２０に返送する（ステップＳ４３）。このとき、データベース１１に保持される管理情報が参照され、管理情報に含まれるダウンロード済みフラグが設定されたファイルは、既に担当者にダウンロード済みであるため除外され、ダウンロード済みフラグが」未設定であるファイルのみがダウンロードの対象として選択される。
【００６９】
事務所端末２０では、ステップＳ４３で返送されたファイル一覧が表示され、その表示を担当者が確認した上で所定の操作を行うことにより、ダウンロードの対象とすべきファイルのファイルＩＤが管理サーバ１０に送信される（ステップＳ３４）。なお、ステップＳ３４では、通常はファイル一覧に含まれる全てのファイルのファイルＩＤが送られるが、担当者がダウンロードの対象として特定のファイルに限定したいときに、対応するファイルＩＤを選択可能としてもよい。この場合は、選択されたファイルのファイルＩＤが送られることになる。
【００７０】
次に、管理サーバ１０では、送られたファイルＩＤを参照して、データベース１１からダウンロードの対象とすべきファイルを読み出す（ステップＳ４４）。このとき、データベース１１に保持される管理情報に含まれる担当情報を参照し、ユーザ名によって示される担当者に規定される顧問先の企業を判別することにより、図２に示す構成のデータベース１１において読み出すべき記憶部を判断することができる。
【００７１】
次に、ステップＳ４４で読み出されたファイル等を対象として、実際に事務所端末２０に送るべき送信データを生成する（ステップＳ４５）。ステップＳ４５では、図６のステップＳ１４と同様に、圧縮処理と暗号化処理を施した送信データが生成される。続いて、ステップＳ４５で生成された送信データの送信処理を行い（ステップＳ４６）、インターネットを介して事務所端末２０に送る。
【００７２】
そして、事務所端末２０では、受け取った受信データを解析し（ステップＳ３５）、伸張処理と復号化処理を施すとともに、元のファイル及びそれに付随する情報を抽出する。そして、ファイル管理情報として抽出された各ファイルのアプリケーションＩＤを判別し、事務所端末２０において会計アプリケーションごとに指定されたフォルダに各ファイルを保存する（ステップＳ３６）。このように、ステップＳ３６では、受信されたファイルは、事務所端末２０上でファイル管理情報により自動的に最適なフォルダに振り分けられて保存されることになる。
【００７３】
一方、管理サーバ１０では、ステップＳ４６にて送信されたファイルに対し、データベース１１のファイル管理情報に含まれるダウンロード済みフラグを設定する（ステップＳ４７）。これにより、次回のダウンロード処理が実行される際、ダウンロード済みフラグが設定されているファイルを除外でき、同じファイルを繰り返し送信することを避けることができる。
【００７４】
なお、本実施形態では、会計事務所と顧問先の事務所との間で、会計処理に関するデータを互いに転送するために構築されたデータ転送システムに対し本発明を適用する場合を説明したが、これに限られることなく、複数の端末装置の間で共通の処理対象とすべきファイルを相互に転送可能なデータ転送システムに対し、広く本発明を適用することができる。
【００７５】
【発明の効果】
以上説明したように本発明によれば異なる端末の間で共通のファイルを対象として作業を行う場合、送信側の端末からサーバにアップロードされたファイルを適切に管理し、受信側の端末に関連付けられたファイルを選択的にダウンロードするようにしたので、各々の端末では煩雑な判断を回避しつつ適切なファイルを選択的に転送することができ、円滑かつ確実な業務を遂行し得るファイル転送システム等を実現することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本実施形態に係るデータ転送システムの全体を示す概略構成図である。
【図２】データベースの記憶領域の構成を示す図である。
【図３】データベースに記憶されるファイル管理情報のデータ項目の一例を示す図である。
【図４】本実施形態に係るデータ転送システムにおいて、顧問先の企業から会計事務所に向けて所定のファイルを送る場合の利用形態の一例を示す図である。
【図５】本実施形態に係るデータ転送システムにおいて、会計事務所から顧問先の企業に向けて所定のファイルを送る場合の利用形態の一例を示す図である。
【図６】事務所端末からデータセンタへのアップロード処理を説明するフローチャートである。
【図７】図６のステップＳ１１において事務所端末に表示されるログイン画面の一例を示す図である。
【図８】事務所端末によるデータセンタからのダウンロード処理を説明するフローチャートである。
【図９】図８のステップＳ３１において事務所端末に表示されるログイン画面の一例を示す図である。
【符号の説明】
１０  管理サーバ
１１  データベース
２０  事務所端末
３０  顧問先端末
４０、５０  ログイン画面
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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