(57)【要約】【課題】文書の利用許諾に適合させて文書を流通させる文書管理システムを提供すること。【解決手段】文書管理システムは、文書とその利用許諾条件を保持するデータベースを有する文書管理サーバ１と、文書を処理する文書処理端末２とをネットワークで接続して構成する。そして、文書処理端末２は、挿入された文書から文書ＩＤを読み取り、別途入力されたユーザＩＤを付して文書管理サーバ１に利用許諾を確認する。文書管理サーバ１は、文書処理端末から受信した利用許諾の確認要求に応じて、利用許諾条件データベースと照合して、その結果を返信する手段を有する。さらに、文書処理端末２は、文書管理サーバ１から受信した利用許諾に適合させて、文書をコピーまたは抹消する。【選択図】      図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書を保持する文書管理データベースおよび前記文書の利用許諾条件を保持する利用許諾条件データベースを含んで構成される文書管理サーバと、前記文書管理サーバと通信回線で接続されて前記文書を処理する文書処理端末とからなる文書管理システムにおける前記文書管理サーバであって、前記文書管理サーバは、前記文書処理端末から受信した利用許諾メッセージに含まれる文書ＩＤおよびユーザＩＤを利用許諾条件データベースと照合する利用許諾条件データベース管理部と、前記文書の利用許諾の照合結果を前記文書処理端末に通知する通信部とからなることを特徴とする文書管理サーバ。
【請求項２】
前記文書管理サーバは、前記文書の利用許諾の照合結果に、前記文書ＩＤに対応する文書を添付することを特徴とする請求項１に記載の文書管理サーバ。
【請求項３】
前記利用許諾は、前記文書処理端末の処理種別および処理可能枚数を含めることを特徴とする請求項１または請求項２に記載の文書管理サーバ。
【請求項４】
文書を保持する文書管理データベースおよび前記文書の利用許諾条件を保持する利用許諾条件データベースを含んで構成される文書管理サーバと、前記文書管理サーバと通信回線で接続されて前記文書を処理する文書処理端末とからなる文書管理システムにおける前記文書処理端末であって、前記文書処理端末は、前記文書処理端末に挿入された文書を読み取る文書読取部と、前記読み取った文書から文書ＩＤを含む副情報を読み出す副情報読み出し部と、前記文書の処理を依頼するユーザを識別するユーザＩＤを入力させるユーザＩＤ入力部と、前記文書ＩＤおよび前記ユーザＩＤを含む利用許諾メッセージを前記文書管理サーバに送付して利用許諾を確認する文書処理確認部と、前記文書管理サーバから受信した利用許諾に適合させて前記文書を出力する文書出力部とからなるコピー装置であることを特徴とする文書処理端末。
【請求項５】
前記文書出力部は、前記文書処理端末に挿入された文書を印刷可能な画像に変換する印刷文書展開部と、前記印刷可能な画像を紙面に印刷する文書印刷部とを有することを特徴とする請求項４に記載の文書処理端末。
【請求項６】
前記文書出力部は、前記文書管理サーバから受信した文書データを印刷可能な画像に変換する印刷文書展開部と、前記印刷可能な画像を紙面に印刷する文書印刷部とを有することを特徴とする請求項４に記載の文書処理端末。
【請求項７】
前記文書出力部は、前記文書ＩＤを含めた副情報を前記印刷可能な画像に付加する副情報付加部を有することを特徴とする請求項４ないし請求項６のいずれか１項に記載の文書処理端末。
【請求項８】
文書を保持する文書管理データベースおよび前記文書の利用許諾条件を保持する利用許諾条件データベースを含んで構成される文書管理サーバと、前記文書管理サーバと通信回線で接続されて前記文書を処理する文書処理端末とからなる文書管理システムにおける前記文書処理端末であって、前記文書処理端末は、印刷する文書の文書ＩＤを含む印刷指示を入力させる印刷指示入力部と、前記文書の処理を依頼するユーザを識別するユーザＩＤを入力させるユーザＩＤ入力部と、前記文書ＩＤおよびユーザＩＤを含む利用許諾メッセージを前記文書管理サーバに送付して利用許諾を確認する文書処理確認部と、前記文書管理サーバから前記文書ＩＤに対応する文書データを受信する通信部と、前記文書管理サーバから受信した利用許諾に適合させて前記文書管理サーバから受信した文書データを出力する文書出力部とからなるプリンタ装置であることを特徴とする文書処理端末。
【請求項９】
前記文書出力部は、前記文書ＩＤを含めた副情報を前記印刷可能な画像に付加する副情報付加部を有することを特徴とする請求項８に記載の文書処理端末。
【請求項１０】
文書を保持する文書管理データベースおよび前記文書の利用許諾条件を保持する利用許諾条件データベースを含んで構成される文書管理サーバと、前記文書管理サーバと通信回線で接続されて前記文書を処理する文書処理端末とからなる文書管理システムにおける前記文書処理端末であって、前記文書処理端末は、前記文書処理端末に挿入された文書を読み取る文書読取部と、前記読み取った文書から文書ＩＤを含む副情報を読み出す副情報読み出し部と、前記文書の処理を依頼するユーザを識別するユーザＩＤを入力させるユーザＩＤ入力部と、前記文書ＩＤおよび前記ユーザＩＤを含む利用許諾メッセージを前記文書管理サーバに送付して利用許諾を確認する文書処理確認部と、前記文書管理サーバから受信した利用許諾に適合させて前記文書を抹消する文書抹消部とからなるシュレッダ装置であることを特徴とする文書処理端末。
【請求項１１】
文書を保持する文書管理データベースおよび前記文書の利用許諾条件を保持する利用許諾条件データベースを含んで構成される文書管理サーバと、前記文書管理サーバと通信回線で接続されて前記文書を処理する文書処理端末とからなる文書管理システムにおける前記文書処理端末であって、前記文書処理端末は、前記文書処理端末に挿入された文書を読み取る文書読取部と、前記読み取った文書から文書ＩＤを含む副情報を読み出す副情報読み出し部と、前記文書ＩＤを含む文書情報の問い合わせメッセージを前記文書管理サーバに送付する通信部と、前記文書管理サーバから受信した利用許諾を含む文書情報を提示する文書情報提示部とからなる文書確認装置であることを特徴とする文書処理端末。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書管理システムにおける文書管理サーバおよび文書処理端末に関する。
【０００２】
【従来の技術】
企業内文書管理のディジタル化、企業内での流通促進を図るため、文書管理システムが開発されている（例えば、特許文献１）。特許文献１の方式は、印刷文書の流通を監視したい場合、文書の印刷時に、作成者、作成日時、ロゴなどの著作権情報を識別符号として付加する。そして、特許文献１の方式は、必要な都度、その文書の識別符号をスキャナなどで読み取ることにより、不正コピーなどの不正な流通が行われた後に、その流通を監視することができる。
【０００３】
【特許文献１】
特開平１１−２３２２５９号公報（例えば、図１）
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
従来の文書管理システムは、文書のディジタル化を前提としており、印刷された文書の管理については、旧来の印鑑等による番号付けや守秘の明示に頼っていた。企業内コンテンツのディジタル化が進む一方で、一覧性、可搬性といった観点から紙媒体による企業内文書の流通は継続的に利用されており、ディジタル文書のみでなく、印刷物についても、文書の利用許諾を設定して、文書のライフサイクルを管理できる文書管理システムが求められている。
【０００５】
そこで本発明は、上記に鑑み、文書の利用許諾に適合させて文書を流通させる文書管理システムを提供することを主な目的とする。他の目的については、後述するものとする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
本発明は、前記目的を達成するために創案されたものであり、まず、請求項１に記載の文書管理サーバは、文書を保持する文書管理データベースおよび前記文書の利用許諾条件を保持する利用許諾条件データベースを含んで構成される文書管理サーバと、前記文書管理サーバと通信回線で接続されて前記文書を処理する文書処理端末とからなる文書管理システムにおける前記文書管理サーバであって、前記文書管理サーバが、前記文書処理端末から受信した利用許諾メッセージに含まれる文書ＩＤおよびユーザＩＤを利用許諾条件データベースと照合する利用許諾条件データベース管理部と、前記文書の利用許諾の照合結果を前記文書処理端末に通知する通信部とからなることを特徴とする。
【０００７】
かかる構成によれば、文書管理サーバは、個々の文書について、その文書の利用許諾を文書処理端末に指示することができる。
【０００８】
また、請求項２に記載の文書管理サーバは、請求項１に記載の文書管理サーバであって、前記文書管理サーバが、前記文書の利用許諾の照合結果に、前記文書ＩＤに対応する文書を添付することを特徴とする。
【０００９】
かかる構成によれば、文書管理サーバは、利用許諾の問い合わせがあった文書について、サーバが保持するより高品質な文書の原本を文書処理端末に提供することができる。
【００１０】
さらに、請求項３に記載の文書管理サーバは、請求項１または請求項２に記載の文書管理サーバであって、前記利用許諾が、前記文書処理端末の処理種別および処理可能枚数を含めることを特徴とする。
【００１１】
かかる構成によれば、個々の文書の利用許諾について、より細かく設定することができる。
【００１２】
また、請求項４に記載の文書処理端末は、文書を保持する文書管理データベースおよび前記文書の利用許諾条件を保持する利用許諾条件データベースを含んで構成される文書管理サーバと、前記文書管理サーバと通信回線で接続されて前記文書を処理する文書処理端末とからなる文書管理システムにおける前記文書処理端末であって、前記文書処理端末が、前記文書処理端末に挿入された文書を読み取る文書読取部と、前記読み取った文書から文書ＩＤを含む副情報を読み出す副情報読み出し部と、前記文書の処理を依頼するユーザを識別するユーザＩＤを入力させるユーザＩＤ入力部と、前記文書ＩＤおよび前記ユーザＩＤを含む利用許諾メッセージを前記文書管理サーバに送付して利用許諾を確認する文書処理確認部と、前記文書管理サーバから受信した利用許諾に適合させて前記文書を出力する文書出力部とからなるコピー装置であることを特徴とする。
【００１３】
かかる構成によれば、文書処理端末は、文書管理サーバからの利用許諾の指示を受けて、文書をコピーする。
【００１４】
また、請求項５に記載の文書処理端末は、請求項４に記載の文書処理端末であって、前記文書出力部が、前記文書処理端末に挿入された文書を印刷可能な画像に変換する印刷文書展開部と、前記印刷可能な画像を紙面に印刷する文書印刷部とを有することを特徴とする。
【００１５】
かかる構成によれば、文書処理端末は、文書管理サーバからの利用許諾の指示を受けて、文書をコピーする。
【００１６】
また、請求項６に記載の文書処理端末は、請求項４に記載の文書処理端末であって、前記文書出力部が、前記文書管理サーバから受信した文書データを印刷可能な画像に変換する印刷文書展開部と、前記印刷可能な画像を紙面に印刷する文書印刷部とを有することを特徴とする。
【００１７】
かかる構成によれば、文書処理端末は、文書管理サーバからの利用許諾の指示を受けて、文書を復元する。
【００１８】
また、請求項７に記載の文書処理端末は、請求項４ないし請求項６のいずれか１項に記載の文書処理端末であって、前記文書出力部が、前記文書ＩＤを含めた副情報を前記印刷可能な画像に付加する副情報付加部を有することを特徴とする。
【００１９】
かかる構成によれば、文書処理端末は、印刷する文書に、文書ＩＤを含めた副情報を付加することができる。
【００２０】
また、請求項８に記載の文書処理端末は、文書を保持する文書管理データベースおよび前記文書の利用許諾条件を保持する利用許諾条件データベースを含んで構成される文書管理サーバと、前記文書管理サーバと通信回線で接続されて前記文書を処理する文書処理端末とからなる文書管理システムにおける前記文書処理端末であって、前記文書処理端末が、印刷する文書の文書ＩＤを含む印刷指示を入力させる印刷指示入力部と、前記文書の処理を依頼するユーザを識別するユーザＩＤを入力させるユーザＩＤ入力部と、前記文書ＩＤおよびユーザＩＤを含む利用許諾メッセージを前記文書管理サーバに送付して利用許諾を確認する文書処理確認部と、前記文書管理サーバから前記文書ＩＤに対応する文書データを受信する通信部と、前記文書管理サーバから受信した利用許諾に適合させて前記文書管理サーバから受信した文書データを出力する文書出力部とからなるプリンタ装置であることを特徴とする。
【００２１】
かかる構成によれば、文書処理端末は、文書管理サーバからの利用許諾の指示を受けて、文書を印刷する。
【００２２】
また、請求項９に記載の文書処理端末は、請求項８に記載の文書処理端末であって、前記文書出力部が、前記文書ＩＤを含めた副情報を前記印刷可能な画像に付加する副情報付加部を有することを特徴とする。
【００２３】
かかる構成によれば、文書処理端末は、印刷する文書に、文書ＩＤを含めた副情報を付加することができる。
【００２４】
また、請求項１０に記載の文書処理端末は、文書を保持する文書管理データベースおよび前記文書の利用許諾条件を保持する利用許諾条件データベースを含んで構成される文書管理サーバと、前記文書管理サーバと通信回線で接続されて前記文書を処理する文書処理端末とからなる文書管理システムにおける前記文書処理端末であって、前記文書処理端末が、前記文書処理端末に挿入された文書を読み取る文書読取部と、前記読み取った文書から文書ＩＤを含む副情報を読み出す副情報読み出し部と、前記文書の処理を依頼するユーザを識別するユーザＩＤを入力させるユーザＩＤ入力部と、前記文書ＩＤおよび前記ユーザＩＤを含む利用許諾メッセージを前記文書管理サーバに送付して利用許諾を確認する文書処理確認部と、前記文書管理サーバから受信した利用許諾に適合させて前記文書を抹消する文書抹消部とからなるシュレッダ装置であることを特徴とする。
【００２５】
かかる構成によれば、文書処理端末は、文書管理サーバからの利用許諾の指示を受けて、文書を抹消する。
【００２６】
また、請求項１１に記載の文書処理端末は、文書を保持する文書管理データベースおよび前記文書の利用許諾条件を保持する利用許諾条件データベースを含んで構成される文書管理サーバと、前記文書管理サーバと通信回線で接続されて前記文書を処理する文書処理端末とからなる文書管理システムにおける前記文書処理端末であって、前記文書処理端末が、前記文書処理端末に挿入された文書を読み取る文書読取部と、前記読み取った文書から文書ＩＤを含む副情報を読み出す副情報読み出し部と、前記文書ＩＤを含む文書情報の問い合わせメッセージを前記文書管理サーバに送付する通信部と、前記文書管理サーバから受信した利用許諾を含む文書情報を提示する文書情報提示部とからなる文書確認装置であることを特徴とする。
【００２７】
かかる構成によれば、文書処理端末は、挿入された文書に関する文書情報を文書管理サーバから取得する。
【００２８】
【発明の実施の形態】
以下に、本発明が適用される文書管理システムの第１実施形態について、図面を参照して詳細に説明する。まず、本実施形態の文書管理システムの構成について、図１〜図３を参照して説明する。
【００２９】
図１に示す文書管理システムは、文書処理の利用許諾条件に適合させて文書を流通させる機能を有する。このため、文書管理システムは、文書とその利用許諾条件を管理する文書管理サーバ１と、文書管理サーバ１の利用許諾条件に適合させて文書を処理する文書処理端末２と、文書管理システムを構成する各端末を接続するネットワーク９とを含んで構成される。なお、文書処理端末２は、例えば、文書管理サーバ１に文書を登録するための文書入力装置２Ａ、挿入された文書をコピーするコピー装置２Ｂ、文書管理サーバ１に管理されている文書データを印刷するプリンタ装置２Ｃ、挿入された文書を抹消するシュレッダ装置２Ｄ、ならびに、挿入された文書についての文書管理サーバ１に管理されている文書情報を確認させる文書確認装置２Ｅである。
【００３０】
次に、図２に示す文書管理サーバ１は、文書とその利用許諾条件を管理する機能を有する。このため、文書管理サーバ１は、文書に関する情報を格納するデータベース１００と、データベース１００のデータを管理するデータベース管理部１０と、他装置と通信を行うインタフェースである通信部３０と、文書処理端末２に印刷を指示する印刷指示部２０とを含んで構成される。なお、以下の説明では、データベースをＤＢ（Ｄａｔａ  Ｂａｓｅ）と表記する。以下、文書管理サーバ１の構成要素について、より具体的に説明する。
【００３１】
データベース１００は、文書を文書ＩＤによって管理する文書管理ＤＢ１１０と、文書管理ＤＢ１１０の文書を利用する際の許諾条件を保持する利用許諾条件ＤＢ１２０と、所定の文書を処理可能なユーザおよび端末を規定するユーザＤＢ１３０と、文書処理端末２によって処理された文書の処理履歴を保持する文書処理履歴ＤＢ１４０とを含んで構成される。
【００３２】
データベース管理部１０は、データベース１００のデータを管理する機能を有する。このため、データベース管理部１０は、他端末から登録を依頼された文書について文書ＩＤを付して文書管理ＤＢ１１０に保持する文書管理ＤＢ管理部１１と、文書の利用許諾条件を利用許諾条件ＤＢ１２０に保持するとともに利用許諾の照合を行う利用許諾条件ＤＢ管理部１２と、所定の文書を処理可能なユーザおよび端末をユーザＤＢ１３０に保持して照合を行うユーザＤＢ管理部１３と、文書処理端末２から取得した文書処理の結果を文書処理履歴として文書処理履歴ＤＢ１４０に保持する文書処理履歴ＤＢ管理部１４とを含んで構成される。なお、文書処理履歴ＤＢ管理部１４は、他端末との送受信および文書管理サーバ内部での処理も履歴として保持する。以上、文書管理サーバ１の構成要素について、説明した。
【００３３】
さらに、図３に示す文書処理端末２は、文書管理サーバ１の利用許諾条件に適合させて文書を処理する機能を有する。このため、文書処理端末２は、文書およびその文書に関する情報を入力するための文書入力部２１０と、文書管理サーバ１と利用許諾などをやりとりするサーバ連携部２２０と、利用許諾に適合した文書を出力する文書出力部２３０と、文書管理サーバ１との通信を行うインタフェースである通信部２４０とを含んで構成される。以下、文書処理端末２の構成要素について、より具体的に説明する。
【００３４】
文書入力部２１０は、文書処理端末２にセットされた用紙に記載されている文書を読み取る文書読取部２１１と、文書処理端末２に取り込まれた文書に対し利用許諾条件を設定させる利用許諾条件入力部２１２と、文書処理端末２に取り込まれた文書から文書ＩＤなどの副情報を読み出す副情報読み出し部２１３と、ユーザからの文書の印刷指示を受け付ける印刷指示入力部２１４と、文書の処理を指示するユーザのユーザＩＤを受け付けるユーザＩＤ入力部２１５とを含んで構成される。
【００３５】
サーバ連携部２２０は、文書を文書管理サーバ１に登録する文書登録部２２１と、文書ＩＤを文書管理サーバ１に送付して文書処理の可否を確認する文書処理確認部２２２と、文書処理の結果をサーバに報告する文書処理結果報告部２２３とを含んで構成される。
【００３６】
文書出力部２３０は、印刷する文書を印刷可能な画像に変換する印刷文書展開部２３１と、印刷する文書に文書ＩＤなどの副情報が重畳させたパターンを付加する副情報付加部２３２と、印刷する文書に複製情報を付加する複製情報付加部２３３と、印刷する文書の画像を基に紙面に印刷する文書印刷部２３４と、文書の画像を基に紙面に印刷する文書印刷部２３４と、文書の細断等を行うことで抹消する文書抹消部２３５と、利用許諾条件などの文書に関する情報を提示する文書情報提示部２３６とを含んで構成される。なお、複製情報は、残複製回数やコピーを行ったユーザＩＤなどのコピーを行う都度変化する情報である。以上、文書処理端末２の構成要素について、説明した。
【００３７】
以上、文書管理システムの各装置の構成要素について、説明した。次に、文書管理サーバ１の各データベースの内容について、図４〜図７を用いて、説明する。
【００３８】
まず、図４に示す文書管理ＤＢ１１０は、文書を一意に識別するための文書ＩＤ１１１と、文書の名称である文書名１１２と、文書の名称またはその内容を格納したファイル名である文書内容１１３と、“登録中”または“印刷済”などの文書の状態を示すステータス１１４とを含んで構成される。
【００３９】
次に、図５に示す利用許諾条件ＤＢ１２０は、文書ＩＤ１１１と、文書を扱うユーザを一意に特定するためのユーザＩＤ１２１と、“印刷”または“抹消”などの文書処理端末２が行う処理の種別である処理種別１２２と、処理種別１２２に相当する処理をユーザＩＤ１２１のユーザが文書ＩＤ１１１に実施できる枚数を示す処理可能枚数１２３とを含んで構成される。
【００４０】
そして、図６に示すユーザＤＢ１３０は、ユーザＩＤ１２１と、文書処理端末２を一意に特定するための端末ＩＤ１３１と、端末ＩＤ１３１に対応する端末アドレス１３２とを含んで構成される。なお、ユーザＤＢ１３０は、端末ＩＤ１３１に対応する文書処理端末２をユーザＩＤ１２１が使用可能であるという情報を保持している。
【００４１】
さらに、図７に示す文書処理履歴ＤＢ１４０は、文書処理が行われた日時１４１と、文書ＩＤ１１１と、ユーザＩＤ１２１と、端末ＩＤ１３１と、文書処理が行われた処理種別１２２と、文書処理が行われた処理枚数１４２とを含んで構成される。
【００４２】
以上、文書管理サーバ１の各データベースの内容について、説明した。次に、文書入力装置２Ａとして文書処理端末２を用いて、文書管理サーバ１に文書を登録する動作について、図１〜図７を参照しつつ、図８に沿って説明する。
【００４３】
まず、前準備であるＤＢの登録（Ｓ１０１）について、説明する。文書管理サーバ１は、文書管理システムのユーザについて、各ユーザが使用可能な文書処理端末２をユーザＤＢ管理部１３に登録させる。
【００４４】
次に、文書の入力（Ｓ１１１）について、説明する。文書処理端末２は、文書読取部２１１に入力された文書を読み取る。ここで、文書の読取は、紙面にて挿入された文書をスキャンする方式としてもよいし、記憶媒体に記録された電子データから入力する方式としてもよい。
【００４５】
そして、利用許諾条件の入力（Ｓ１１２）について、説明する。文書処理端末２は、入力された文書（Ｓ１１１）に関する利用許諾条件の入力を受け付ける。なお、文書処理端末２は、利用許諾条件の入力について、図示しないキーボードまたはマウスから直接ユーザの入力を受け付ける方式としてもよいし、記憶媒体に記録された電子データから入力する方式としてもよい。なお、利用許諾条件は、例えば、入力された文書を利用可能なユーザのユーザＩＤである。
【００４６】
さらに、文書の送信（Ｓ１１３）について、説明する。文書処理端末２は、入力された文書（Ｓ１１１）およびその文書に関する利用許諾条件（Ｓ１１２）を、文書管理サーバ１に送信する。なお、文書管理サーバ１への送信は、通信部２４０からネットワーク９を介して行われる。
【００４７】
また、文書ＩＤの発行（Ｓ１２１）について、説明する。文書管理サーバ１は、文書処理端末２から受信した文書に対して、その文書を一意に特定するための文書ＩＤ１１１を発行する。以後、文書管理サーバ１および文書処理端末２は、この文書ＩＤ１１１を用いて、文書ＩＤ１１１が割り当てられた文書の管理または処理を行う。
【００４８】
さらに、文書管理ＤＢの登録（Ｓ１２２）について、説明する。文書管理サーバ１は、文書ＩＤ１１１が割り当てられた文書を、文書管理ＤＢ１１０に保管する。なお、文書管理サーバ１は、文書処理端末２から受信した利用許諾条件について、文書ＩＤ１１１およびユーザＩＤ１２１を含めて、利用許諾条件ＤＢ１２０に保管する。
【００４９】
以上、文書入力装置２Ａとして文書処理端末２を用い、文書管理サーバ１に文書を登録する動作について、説明した。さらに、コピー装置２Ｂとして文書処理端末２を用い、文書をコピーする動作について、図１〜図７を参照しつつ、図９に沿って説明する。
【００５０】
まず、前準備であるＤＢの登録（Ｓ２０１）について、説明する。文書管理サーバ１は、文書管理システムのユーザについて、各ユーザが使用可能な文書処理端末２をユーザＤＢ管理部１３に登録させる。
【００５１】
次に、文書の入力（Ｓ２１１）について、説明する。文書処理端末２は、文書読取部２１１に入力された文書を読み取る。ここで、文書の読取は、例えば、紙面にて挿入された文書をスキャンする方式である。また、文書処理端末２は、以後の処理において文書を入力したユーザを特定するため、ユーザＩＤ入力部２１５を介して、ユーザＩＤを併せて入力させる。
【００５２】
さらに、副情報の抽出（Ｓ２１２）について、説明する。文書処理端末２は、副情報読み出し部２１３を用いて、読み取った文書から重畳された副情報（文書ＩＤなど）を読み出す。
【００５３】
そして、利用許諾の確認（Ｓ２１３）について、説明する。文書処理確認部２２２は、入力された文書に関する利用許諾条件について、その文書の処理の可否を文書管理サーバ１に確認させる。なお、文書管理サーバ１に問い合わせる際に送信されるメッセージは、入力された文書に関する文書ＩＤ、文書処理端末２の端末ＩＤ（または端末アドレス）、ならびに、文書処理端末２を利用するユーザのユーザＩＤを含めて構成される。また、文書管理サーバ１への問い合わせメッセージの送信は、通信部２４０からネットワーク９を介して行われる。そして、文書管理サーバ１は、通信部３０を用いて、文書処理端末２からの利用許諾に関する問い合わせメッセージを受信する。
【００５４】
また、利用許諾条件の照合（Ｓ２２１）について、説明する。まず、文書管理サーバ１は、受信した問い合わせメッセージ内のユーザＩＤに対応するユーザが、問い合わせメッセージ内の端末ＩＤ（または端末アドレス）に対応する端末を利用可能かを照合する。具体的には、ユーザＤＢ管理部１３は、問い合わせメッセージ内のユーザＩＤおよび端末ＩＤ（または端末アドレス）をキーとして、ユーザＤＢ１３０に対して検索を行い、そのユーザＩＤおよび端末ＩＤ（または端末アドレス）のレコードが発見されたら、利用可能とする。次に、文書管理サーバ１は、問い合わせメッセージ内のユーザＩＤに対応するユーザが、問い合わせメッセージ内の文書ＩＤに対応する文書を処理可能かを照合する。具体的には、利用許諾条件ＤＢ管理部１２は、問い合わせメッセージ内のユーザＩＤおよび文書ＩＤ、ならびに、問い合わせメッセージ内の端末ＩＤ（または端末アドレス）に相当する文書処理端末２の処理種別をキーとして、利用許諾条件ＤＢ１２０に対して検索を行い、それらに対応するレコードが発見されたら、その処理可能枚数１２３分だけ、利用を許諾する。
【００５５】
そして、利用許諾の送信（Ｓ２２２）について、説明する。文書管理サーバ１は、利用許諾条件の照合（Ｓ２２１）の結果から応答メッセージを作成して、通信部３０を用いて文書処理端末２に送信する。そして、文書処理端末２は、通信部２４０を用いて、文書管理サーバ１からの応答メッセージを受信する。
【００５６】
さらに、文書の出力である印刷処理（Ｓ２３１）について、説明する。文書管理サーバ１は、文書管理サーバ１からの利用許諾に関する応答メッセージを参照し、利用を許諾された処理について、その処理可能枚数１２３分だけ、印刷処理を行う。具体的には、まず、印刷文書展開部２３１は、印刷文書を印刷可能な画像に変換する。次に、副情報付加部２３２は、必要に応じて、文書ＩＤなどの副情報を、画像に変換された印刷文書に付加する。そして、複製情報付加部２３３は、必要に応じて、残複製回数やコピーを行ったユーザＩＤなどのコピーを行う都度変化する複製情報を、画像に変換された印刷文書に付加する。さらに、文書印刷部２３４は、利用許諾された処理可能枚数１２３を超えない枚数だけ、印刷文書を紙面に印刷する。
【００５７】
そして、文書処理をおこなった結果の報告（Ｓ２３２）について、説明する。文書処理結果報告部２２３は、印刷処理（Ｓ２３１）の結果を、文書管理サーバ１に報告する。ここで、文書処理結果報告部２２３は、報告するメッセージに、日時１４１、文書ＩＤ１１１、ユーザＩＤ１２１、端末ＩＤ１３１、処理種別１２２、ならびに、処理枚数１４２を含め、その報告メッセージを、通信部２４０を介して、文書管理サーバ１に送信する。そして、文書管理サーバ１は、その報告メッセージを、通信部３０を介して受信する。
【００５８】
さらに、文書処理履歴の更新（Ｓ２４１）について、説明する。文書処理履歴ＤＢ管理部１４は、受信した報告メッセージの内容を、文書処理履歴ＤＢ１４０に付加する更新を行う。これにより、文書処理履歴ＤＢ１４０は、文書処理端末２の行った文書処理を、適宜管理者などに提示することができる。
【００５９】
以上、文書処理端末２として文書入力装置２Ａを用い、文書処理端末２に挿入された文書をコピーする動作について、説明した。ここで、文書処理端末２に挿入された文書を復元する動作について、図９を用いて、補足説明する。なお、文書の復元は、文書処理端末２に挿入された文書と同一の文書ＩＤを割り当てられた文書を文書管理サーバ１から取得して印刷することで、文書処理端末２に挿入された文書がゴミの付着などにより劣化されていても、より高品質の文書を提供するものである。なお、以下の説明では、文書をコピーする動作と異なる動作についてのみ、説明を行うものとする。
【００６０】
まず、利用許諾の送信（Ｓ２２２）について、説明する。文書管理サーバ１は、コピーの動作における利用許諾を送信（Ｓ２２２）する際に、コピーの動作において作成された利用許諾の応答メッセージに、その応答メッセージに含まれる文書ＩＤに対応する文書データ（文書の内容そのもの）を含める。具体的には、文書管理サーバ１は、その文書ＩＤをキーとして、文書管理ＤＢ１１０を検索することにより、その文書ＩＤに対応するレコードの文書内容１１３を得て、そこから文書データを取得する。
【００６１】
次に、文書の出力である印刷処理（Ｓ２３１）について、説明する。印刷文書展開部２３１は、印刷文書を印刷可能な画像に変換する際に、文書の入力（Ｓ２１１）によって読み込まれた文書の替わりに、文書管理サーバ１から受信した利用許諾（Ｓ２２２）に含まれる文書データを用いて、印刷文書を印刷可能な画像に変換する。そして、その他の動作は、コピーの動作と同様である。この文書管理サーバ１からの高品質な文書データを印刷することにより、文書処理端末２に挿入された文書が低品質であっても、印刷された文書を高品質に復元することができる。なお、文書処理端末２に挿入された文書をコピーするか復元するかの選択は、例えば、文書処理端末２に付された“コピー”または“復元”のボタンのどちらかをユーザに押させることにより、ユーザに明示的に選択させる。別の選択方法では、文書処理端末２に挿入された文書の画面イメージと、文書管理サーバ１に格納されている文書の画面イメージとの差分が大きい場合に、文書処理端末２が復元を自動的に選択する。なお、文書の画面イメージとの差分が大きいという判断は、例えば、両方の画面イメージについて、画素値の異なる画素数が所定のしきい値を超えることにより、差分が大きいと判断することである。
【００６２】
以上、本発明の第１実施形態について説明した。この第１実施形態によれば、文書管理サーバは、個々の文書について、その文書の利用許諾を文書処理端末に指示することができる。その結果、文書の利用許諾に適合させて文書を流通させることが可能となる。
【００６３】
以下に、本発明が適用される文書管理システムの第２実施形態について、図１〜図９を参照しつつ、図１０に沿って説明する。なお、第２実施形態は、プリンタ装置２Ｃとして文書処理端末２を用い、文書管理サーバ１に格納されている文書を文書処理端末２が印刷する処理である。よって、印刷対象である文書は、第１実施形態における文書入力装置２Ａによって既に文書管理サーバ１に登録済とし（図８参照）、第２実施形態では、その文書の印刷手順について、説明する。
【００６４】
まず、文書管理サーバ１は、第１実施形態の前処理（Ｓ１０１）と同様にして、データベースを登録（Ｓ３０１）させる。
【００６５】
次に、印刷指示の入力（Ｓ３１１）について、説明する。文書処理端末２は、印刷指示入力部２１４を介して、ユーザからの印刷指示の入力を受け付ける。ここで、印刷指示は、例えば、印刷対象となる文書の文書ＩＤ１１１およびその文書についての印刷条件（プリンタ選択、用紙サイズ、印刷形式、または、印刷部数など）である。また、文書処理端末２は、ユーザＩＤ入力部２１５を介して、印刷を指示したユーザのユーザＩＤを入力させる。
【００６６】
そして、印刷指示の送信（Ｓ３１２）について、説明する。文書処理端末２は、入力された印刷指示を、文書管理サーバ１に送信する。なお、印刷指示のメッセージは、文書処理端末２の通信部２４０から、ネットワーク９を介して、文書管理サーバ１に伝達される。そして、文書管理サーバ１は、通信部３０を介して、印刷指示のメッセージを受信する。
【００６７】
ここで、文書管理サーバ１は、第１実施形態の照合処理（Ｓ２２１）と同様に、利用許諾条件を照合する（Ｓ３２１）。なお、第１実施形態における問い合わせメッセージが、本実施形態の印刷指示のメッセージに相当する。そして、文書管理サーバ１は、第１実施形態の文書復元時の利用許諾の送信処理（Ｓ２２２）と同様に、利用許諾条件の照合結果に、文書ＩＤに対応する文書データを付して、文書処理端末２に送信する（Ｓ３２２）。
【００６８】
そして、文書処理端末２は、第１実施形態の印刷処理（Ｓ２３１）と同様に、受信した利用許諾のメッセージを基に、そのメッセージに付された文書データを印刷する（Ｓ３３１）。さらに、文書処理端末２は、第１実施形態の報告処理（Ｓ２３２）と同様にして、印刷の処理結果を文書管理サーバ１に報告（Ｓ３３２）する。そして、文書管理サーバ１は、第１実施形態の処理履歴更新処理（Ｓ２４１）と同様にして、受信した処理履歴を、文書処理履歴ＤＢ１４０に付加して更新する（Ｓ３４１）。
【００６９】
以上、文書処理端末２としてプリンタ装置２Ｃを用い、文書管理サーバ１に格納されている文書を文書処理端末２が印刷する処理について、説明した。以上の第２実施形態において、印刷指示の入力（Ｓ３１１）および印刷指示の送信（Ｓ３１２）を行う文書処理端末２と、文書の印刷処理を行う文書処理端末２とを同一の装置として説明したが、別々の装置であってもよく、さらに、印刷指示の入力（Ｓ３１１）および印刷指示の送信（Ｓ３１２）を行う装置は、ネットワーク９に接続された文書処理機能を持たない端末であってもよい。
【００７０】
以上、本発明の第２実施形態について説明した。この第２実施形態によれば、文書処理端末は、文書管理サーバからの利用許諾の指示を受けて、文書を印刷する。それにより、文書処理端末は、文書管理サーバからの利用許諾に適合させて、文書を印刷することができる。
【００７１】
以下に、本発明が適用される文書管理システムの第３実施形態について、図１〜図１０を参照しつつ、図１１に沿って説明する。なお、第３実施形態は、シュレッダ装置２Ｄとして文書処理端末２を用い、シュレッダ装置２Ｄに挿入された文書を抹消する処理である。よって、抹消対象である文書は、第１実施形態における文書入力装置２Ａによって既に文書管理サーバ１に登録済とし（図８参照）、第３実施形態では、その文書の抹消手順について、説明する。
【００７２】
まず、文書管理サーバ１は、第１実施形態の前処理（Ｓ１０１）と同様にして、データベースを登録（Ｓ４０１）させる。
【００７３】
次に、文書管理サーバ１または文書処理端末２は、第１実施形態と同様にして、文書処理端末２による文書の入力（Ｓ４１１）（第１実施形態のＳ２１１に対応）、文書処理端末２による副情報の抽出（Ｓ４１２）（第１実施形態のＳ２１２に対応）、文書処理端末２による利用許諾の確認（Ｓ４１３）（第１実施形態のＳ２１３に対応）、文書管理サーバ１による利用許諾の照合（Ｓ４２１）（第１実施形態のＳ２２１に対応）、ならびに、文書管理サーバ１による利用許諾の送信（Ｓ４２２）（第１実施形態のＳ２２２に対応）を行う。ここで、文書処理端末２は、利用許諾の確認（Ｓ４１３）において、処理種別１２２を“抹消”として問い合わせメッセージを作成する。なお、第３実施形態では、文書を抹消する処理を対象とするため、文書管理サーバ１から文書処理端末２への文書データの送信は行わない。
【００７４】
さらに、文書処理端末２は、利用許諾として“抹消”を文書管理サーバ１から許諾された文書について、抹消する処理を行う（Ｓ４３１）。具体的には、文書処理端末２は、文書抹消部２３５を用いて、文書処理端末２に挿入された文書の細断等を行うことで抹消する。
【００７５】
そして、文書処理端末２は、第１実施形態の報告処理（Ｓ２３２）と同様にして、文書の処理結果を文書管理サーバ１に報告（Ｓ４３２）する。そして、文書管理サーバ１は、第１実施形態の処理履歴更新処理（Ｓ２４１）と同様にして、受信した処理履歴を、文書処理履歴ＤＢ１４０に付加して更新する（Ｓ４４１）。
【００７６】
以上、本発明の第３実施形態について説明した。この第３実施形態によれば、文書処理端末は、文書管理サーバからの利用許諾の指示を受けて、文書を抹消する。その結果、文書処理端末は、文書管理サーバからの利用許諾に適合させて、文書を抹消することができる。
【００７７】
以下に、本発明が適用される文書管理システムの第４実施形態について、図１〜図１１を参照しつつ、図１２に沿って説明する。なお、第４実施形態は、文書確認装置２Ｅとして文書処理端末２を用い、文書確認装置２Ｅに挿入された文書について、文書管理サーバ１に登録されているデータベース１００のデータ内容を確認させる処理である。よって、確認対象である文書は、第１実施形態における文書入力装置２Ａによって既に文書管理サーバ１に登録済とし（図８参照）、第４実施形態では、その文書の確認手順について、説明する。
【００７８】
まず、文書管理サーバ１は、第１実施形態の前処理（Ｓ１０１）と同様にして、データベースを登録（Ｓ５０１）させる。
【００７９】
次に、文書処理端末２は、第１実施形態と同様にして、文書処理端末２による文書の入力（Ｓ５１１）（第１実施形態のＳ２１１に対応）、ならびに、文書処理端末２による副情報の抽出（Ｓ５１２）（第１実施形態のＳ２１２に対応）を行う。そして、文書処理端末２は、抽出された副情報に含まれる文書ＩＤをキーとして、その文書情報を文書管理サーバ１に問い合わせる（Ｓ５１３）。
【００８０】
ここで、文書管理サーバ１は、文書処理端末２から受信した問い合わせのメッセージに含まれる文書ＩＤをキーとして、利用許諾条件ＤＢ管理部１２を用いて、利用許諾条件ＤＢ１２０を参照する（Ｓ５２１）。そして、文書管理サーバ１は、受信した文書ＩＤをキーとして、文書処理履歴ＤＢ管理部１４を用いて、文書処理履歴ＤＢ１４０を参照する（Ｓ５２２）。そして、文書管理サーバ１は、利用許諾条件ＤＢ１２０および文書処理履歴ＤＢ１４０の検索結果を、受信した文書ＩＤに関する文書情報とする。
【００８１】
さらに、文書管理サーバ１は、受信した文書ＩＤに関する文書情報を、文書処理端末２に送信する（Ｓ５２３）。文書処理端末２は、ネットワーク９を介して、通信部２４０を用いて、その文書情報を受信する。
【００８２】
そして、文書処理端末２は、文書情報提示部２３６を用いて、受信した文書情報をユーザに提示する（Ｓ５３１）。なお、提示する文書情報は、例えば、利用許諾条件である文書ＩＤ１１１、ユーザＩＤ１２１、処理種別１２２、および、処理可能枚数１２３、ならびに、文書処理履歴である日時１４１、端末ＩＤ１３１、ならびに、処理種別１２２が挙げられる。
【００８３】
以上、文書処理端末２として文書確認装置２Ｅを用い、文書確認装置２Ｅに挿入された文書について、文書管理サーバ１に登録されているデータベース１００のデータ内容を確認させる処理について、説明した。
【００８４】
以上、本発明の第４実施形態について説明した。この第４実施形態によれば、文書処理端末は、挿入された文書に関する文書情報を文書管理サーバから取得する。それにより、文書処理端末は、挿入された文書に関する文書情報をユーザに提示することができる。
【００８５】
以上説明した本発明は、発明の趣旨を逸脱しない範囲で広く変形実施することができる。
【００８６】
例えば、印刷処理（Ｓ２３１またはＳ３３１）において、副情報付加部２３２または複製情報付加部２３３による、画像に変換された印刷文書に情報を付加する処理については、電子透かしにより情報を隠蔽して付加する、付加する情報をバーコードとする、または、付加する情報を文字情報とする、などの様々な構成とすることができる。
【００８７】
また、紙面に印刷する文書印刷部２３４は、使用する色表現について、任意に構成できる。ここで色表現は、例えば、白黒２色、ＲＧＢ（Ｒｅｄ  Ｇｒｅｅｎ  Ｂｌｕｅ）、または、ＣＭＹＫ（Ｃｙａｎ  Ｍａｇｅｎｔａ  Ｙｅｌｌｏｗ  ｂｌａｃＫ）である。
【００８８】
【発明の効果】
請求項１に記載した発明により、文書管理サーバは、個々の文書について、その文書の利用許諾を文書処理端末に指示することができる。その結果、文書の利用許諾に適合させて文書を流通させることが可能となる。
【００８９】
請求項２に記載した発明により、文書管理サーバは、利用許諾の問い合わせがあった文書について、サーバが保持するより高品質な文書の原本を文書処理端末に提供することができる。それにより、文書処理端末は、サーバから提供された、より高品質な文書の原本を、ユーザに提供することができる。
【００９０】
請求項３に記載した発明により、個々の文書の利用許諾について、より細かく設定することができる。その結果、文書を流通させる際に、より正確に流通量を制御することが可能となる。
【００９１】
請求項４に記載した発明により、文書処理端末は、文書管理サーバからの利用許諾の指示を受けて、文書をコピーする。それにより、文書処理端末は、文書管理サーバからの利用許諾に適合させて、文書をコピーすることができる。
【００９２】
請求項５に記載した発明により、文書処理端末は、文書管理サーバからの利用許諾の指示を受けて、文書を復元する。その結果、文書処理端末は、文書管理サーバからの利用許諾に適合させて、文書を復元することができる。
【００９３】
請求項６に記載した発明により、文書処理端末は、文書管理サーバからの利用許諾の指示を受けて、文書を復元する。それにより、文書処理端末は、文書管理サーバからの利用許諾に適合させて、文書を復元することができる。
【００９４】
請求項７に記載した発明により、文書処理端末は、印刷する文書に、文書ＩＤを含めた副情報を付加することができる。その結果、文書処理端末は、副情報を付加した文書を、流通させることができる。
【００９５】
請求項８に記載した発明により、文書処理端末は、文書管理サーバからの利用許諾の指示を受けて、文書を印刷する。それにより、文書処理端末は、文書管理サーバからの利用許諾に適合させて、文書を印刷することができる。
【００９６】
請求項９に記載した発明により、文書処理端末は、印刷する文書に、文書ＩＤを含めた副情報を付加することができる。その結果、文書処理端末は、副情報を付加した文書を、流通させることができる。
【００９７】
請求項１０に記載した発明により、文書処理端末は、文書管理サーバからの利用許諾の指示を受けて、文書を抹消する。それにより、文書処理端末は、文書管理サーバからの利用許諾に適合させて、文書を抹消することができる。
【００９８】
請求項１１に記載した発明により、文書処理端末は、挿入された文書に関する文書情報を文書管理サーバから取得する。その結果、文書処理端末は、挿入された文書に関する文書情報をユーザに提示することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の第１実施形態に係る文書処理システムの構成図である。
【図２】本発明の第１実施形態に係る文書管理サーバの構成図である。
【図３】本発明の第１実施形態に係る文書処理端末の構成図である。
【図４】本発明の第１実施形態に係る文書管理ＤＢの構成図である。
【図５】本発明の第１実施形態に係る利用許諾条件ＤＢの構成図である。
【図６】本発明の第１実施形態に係るユーザＤＢの構成図である。
【図７】本発明の第１実施形態に係る文書処理履歴ＤＢの構成図である。
【図８】本発明の第１実施形態に係る文書を登録する動作のフローチャートである。
【図９】本発明の第１実施形態に係る文書をコピーまたは復元する動作のフローチャートである。
【図１０】本発明の第２実施形態に係る文書を印刷する動作のフローチャートである。
【図１１】本発明の第３実施形態に係る文書を抹消する動作のフローチャートである。
【図１２】本発明の第４実施形態に係る文書の文書情報を確認させる動作のフローチャートである。
【符号の説明】
１…文書管理サーバ
２…文書処理端末
９…ネットワーク
１０…データベース管理部
２０…印刷指示部
３０…通信部
１００…データベース
１１０…文書管理ＤＢ
１２０…利用許諾条件ＤＢ
１３０…ユーザＤＢ
１４０…文書処理履歴ＤＢ
２１０…文書入力部
２２０…サーバ連携部
２３０…文書出力部
２４０…通信部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
2004171101.tif 000010
【図９】
2004171101.tif 000011
【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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