(57)【要約】【課題】文書内のセクション参照中に参照したい別のセクションを直接参照できるような関連リンクを作成し、そのリンクを指定するとすぐにリンク先のセクションを閲覧することが可能なシステムを提供する。【解決手段】複数のセクションを有する文書を管理する文書管理システムにおいて、関連リンク情報として文書管理システム内に登録されている文書を識別する文書の識別子と文書のセクション番号とリンク先のセクション番号を記憶するリンク情報記憶手段６と、記憶した関連リンク情報に記録された文書識別子とセクション番号とリンク先のセクション番号に基づいて文書内のセクションの閲覧を可能とする制御手段２と、を有し、セクション参照中でも他の参照したいセクションへたどり着く時間を短縮することができる文書管理システム。【選択図】　　　　図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数のセクションを有する文書を管理する文書管理システムにおいて、
関連リンク情報として、文書管理システム内に登録されている文書を識別する文書の識別子と文書のセクション番号とリンク先のセクション番号とを記憶するリンク情報記憶手段と、
前記記憶した関連リンク情報に記録された文書識別子とセクション番号とリンク先のセクション番号とに基づいて文書内のセクションの閲覧を可能とする制御手段と、
を有することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記リンク情報記憶手段は、関連リンク情報として文書管理システム内に登録されている文書を識別する文書の識別子と文書のセクション番号とリンク先の文書の識別子とセクション番号とを記憶し、
前記制御手段は、記憶した関連リンク情報に記録された文書識別子とセクション番号とリンク先の文書の識別子とセクション番号とに基づいて文書内のセクションを特定して閲覧可能とする、
ことを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項３】
複数のセクションを有する文書を管理する文書管理システムに用いるコンピュータを、
関連リンク情報として文書管理システム内に登録されている文書を識別する文書の識別子と文書のセクション番号とリンク先のセクション番号とを記憶するリンク情報記憶手段、
前記記憶した関連リンク情報に記録された文書識別子とセクション番号とリンク先のセクション番号に基づいて文書内のセクションの閲覧を可能とする制御手段、
として機能させることを特徴とする文書管理プログラム。
【請求項４】
前記リンク情報記憶手段が、関連リンク情報として文書管理システム内に登録されている文書を識別する文書の識別子と文書のセクション番号とリンク先の文書の識別子とセクション番号とを記憶し、
前記制御手段が、記憶した関連リンク情報に記録された文書識別子とセクション番号とリンク先の文書の識別子とセクション番号とにより文書内のセクションの閲覧を可能とする、
ことを特徴とする請求項３記載の文書管理プログラム。
【請求項５】
請求項３または４記載の文書管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、例えば、電子ファイリングシステム等の画像を登録、管理、閲覧をすることが可能な文書管理システム、コンピュータに導入することによりコンピュータを文書管理システムとして機能させることができる文書管理プログラムおよびそれを記録した記録媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、文書管理システムが普及し、文書を登録・閲覧・検索等を行うことができるシステムが提供されている。ユーザは、このような文書管理システムに対して文書を閲覧する場合、検索等を行って文書を選択し閲覧を指示して文書の閲覧を行っていた。また、統合文書管理システムでは文書にはセクションと呼ばれる文書の中身であるコンテンツを複数管理できるようになっているものが多く、たとえばＲｉｄｏｃ　Ｄｏｃｕｍｅｎｔ　Ｓｙｓｔｅｍ（リコー製品）では画像やアプリケーションデータ等の複数のセクションをまとめて一つの文書に管理することが可能なようになっている。
【０００３】
また、文書内に複数の関連文書ファイルを内蔵することで中身を一緒に出力することができる技術も知られている（例えば、特許文献１参照）。
【０００４】
【特許文献１】
特開２０００−３１５２０２号公報
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、前記特許文献１記載の発明では、関連文書ファイルを文書内に保持するため無駄な記憶領域を使用するといった問題があった。また、文書内のセクションを参照中に同じ文書内の他のセクションを参照したい場合にはセクションめくりや、セクション番号をダイレクトに指定して参照したいセクションにたどり着く必要があるが、セクション数が多い場合などはそのセクションにたどり着くのに非常に時間がかかる場合があった。
【０００６】
本発明では、文書内のセクション参照中に参照したい別のセクションまでを直接参照できるような関連リンクを作成することができ、そのリンクを指定するとすぐにリンク先のセクションを閲覧することが可能なシステムを提供することを目的とする。
【０００７】
文書間を関連付けする仕組みはＲｉｄｏｃ　Ｄｏｃｕｍｅｎｔ　Ｓｙｓｔｅｍでも関連文書という機能で実現されているが、さらに細かいセクション間で関連付けを行うことはできなかった。
【０００８】
そこで、本発明では、さらに別文書のセクションもリンク先として登録することが可能な文書管理システムを提供することも目的とする。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
請求項１記載の文書管理システムは、複数のセクションを有する文書を管理する文書管理システムにおいて、関連リンク情報として、文書管理システム内に登録されている文書を識別する文書の識別子と文書のセクション番号とリンク先のセクション番号とを記憶するリンク情報記憶手段と、記憶した関連リンク情報に記録された文書識別子とセクション番号とリンク先のセクション番号とに基づいて文書内のセクションの閲覧を可能とする制御手段と、を有することを特徴とするものである。
【００１０】
請求項２記載の文書管理システムは、リンク情報記憶手段は、関連リンク情報として文書管理システム内に登録されている文書を識別する文書の識別子と文書のセクション番号とリンク先の文書の識別子とセクション番号とを記憶し、制御手段は、記憶した関連リンク情報に記録された文書識別子とセクション番号とリンク先の文書の識別子とセクション番号とに基づいて文書内のセクションを特定して閲覧可能とする、ことを特徴とするものである。
【００１１】
請求項１記載の文書管理システムでは、同一文書内のセクションのみをリンク先として保持することが可能であったが、別文書のセクションをリンク先として指定することはできなかった。この請求項２記載の文書管理システムは、別文書であってもその別文書のセクションとリンクして参照することを可能とするものである。
【００１２】
請求項３記載の文書管理プログラムは、複数のセクションを有する文書を管理する文書管理システムに用いるコンピュータを、関連リンク情報として文書管理システム内に登録されている文書を識別する文書の識別子と文書のセクション番号とリンク先のセクション番号とを記憶するリンク情報記憶手段、前記記憶した関連リンク情報に記録された文書識別子とセクション番号とリンク先のセクション番号とに基づいて文書内のセクションの閲覧を可能とする制御手段、として機能させることを特徴とするものである。
【００１３】
請求項４記載の文書管理プログラムは、リンク情報記憶手段が、関連リンク情報として文書管理システム内に登録されている文書を識別する文書の識別子と文書のセクション番号とリンク先の文書の識別子とセクション番号とを記憶し、制御手段が、記憶した関連リンク情報に記録された文書識別子とセクション番号とリンク先の文書の識別子とセクション番号とにより文書内のセクションの閲覧を可能とする、ことを特徴とするものである。
【００１４】
請求項５記載のコンピュータ読み取り可能な記録媒体は、請求項３または４記載の文書管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体であることを特徴とするものである。
【００１５】
【発明の実施の形態】
図１は本発明の一実施例である文書管理システムの構成を示したブロック図である。本文書管理システム１は制御手段２と表示手段３とコマンド入力手段４と文書情報記憶手段５とリンク先情報記憶手段６とセクション情報記憶手段７とからなる。
【００１６】
制御手段は、ＣＰＵ、ＲＯＭおよびＲＡＭ等からなるマイクロコンピュータを内蔵し、文書管理システムの全体の制御を行うものである。表示手段は、文書一覧やセクションデータの表示等を行うＣＲＴ等のディスプレイ装置であり、コマンド入力手段は、各種作業のコマンド入力およびデータ入力を行うキーボードまたはマウスなどの入力装置である。
【００１７】
文書情報記憶手段は、文書の詳細情報を記憶するための記憶装置であり、セクション情報記憶手段は、セクションのリスト等を管理している記憶装置であり、実際のセクションデータは、例えば個々のファイルとして管理されているものである。また、リンク情報記憶手段は、セクション間の関連付けを管理するための記憶装置である。
【００１８】
図２は、文書情報記憶手段で管理している文書情報のスキーマ例を示した図である。文書情報には、例えば、文書ＩＤと文書名と登録日と文書内のセクション数があり、これらの文書情報は、文書毎のリストで管理されている。
【００１９】
図３は、セクション情報記憶手段で管理しているセクション情報のスキーマ例を示した図である。セクション情報には、例えば、文書ＩＤとセクション番号とセクションファイル名を管理している。文書ＩＤとセクション番号のマッピングを管理することにより、一つの文書に複数のセクションが対応づけられるようになっている。実際のセクションデータはファイルとして、同じセクション情報記憶手段に管理されている。
【００２０】
図４は、請求項１のリンク情報記憶手段で管理しているセクションの関連付け情報のスキーマ例を示した図である。リンク情報記憶手段には、例えば、リンク元文書ＩＤとリンク元セクション番号とリンク先セクション番号を管理している。
【００２１】
図５は、請求項１のリンク情報記憶手段で管理しているセクションの関連付け情報のスキーマ例を示した図である。リンク情報記憶手段には、例えば、リンク元文書ＩＤとリンク元セクション番号とリンク先文書ＩＤとリンク先セクション番号を管理している。
【００２２】
図６は、本発明の関連セクション表示およびセクションの関連付けの機能概略を示した図である。ユーザが文書の中のセクションを閲覧中に関連セクションボタンを押下すると、現在表示中のセクションに関連付けられたセクションの一覧が表示され、その一覧からセクションを選択すると、その選択されたセクションを表示することが可能となる。また関連付け更新ボタンを押下して、一覧に別のセクションを追加し、新たな関連付けを作成することが可能となる。
【００２３】
図７は、請求項１の文書管理システムでのセクションの関連付け作成の処理フローを示した図である。
まず、ユーザからセクションの関連付け作成指示を行う。指示されたときに現在表示中のセクションの文書ＩＤとセクション番号を取得する。次に、図４のリンク情報記憶手段に新しいエントリを追加する。その後に、新しいエントリに文書ＩＤとセクション番号を設定する。さらに、ユーザから関連付けしたいセクション番号を入力指示してもらい、最後にそのセクション番号を新しいエントリのリンク先セクション番号に設定して処理を終了する。
【００２４】
図８は、請求項１の文書管理システムでの関連付けられたセクション表示の処理フローを示した図である。
まず、ユーザから表示セクションに対して関連付けられたセクションの表示指示を行う。指示されたときに現在表示中セクションの文書ＩＤとセクション番号を取得する。そして、図４のリンク情報記憶手段より、取得した文書ＩＤとセクション番号がそれぞれリンク元文書ＩＤおよびリンク元セクション番号となるエントリを抽出し、抽出されたエントリに含まれるリンク先セクション番号のリストを取得し、そのリストを画面に表示する。ユーザは、そこから表示したいセクションを選択する。次に、セクション情報記憶手段より、選択されたセクション番号に対応したセクションファイル名を取得し、そのファイルのデータを取得する。最後にそのデータをユーザに表示して処理を終了する。
【００２５】
図９は、請求項２の文書管理システムでのセクションの関連付け作成の処理フローを示した図である。まずは、ユーザからのセクションの関連付け作成指示が行なわれる。指示されたときに現在表示中セクションの文書ＩＤとセクション番号を取得する。次に、図５のリンク情報記憶手段に新しいエントリを追加する。その後に、新しいエントリに文書ＩＤとセクション番号を設定する。さらに、ユーザから関連付けしたい文書ＩＤとセクション番号を入力指示してもらい、最後にその文書ＩＤとセクション番号を新しいエントリのリンク先セクション番号に設定して処理を終了する。
【００２６】
図１０は、請求項２の文書管理システムでの関連付けられたセクション表示の処理フローを示した図である。ユーザからの表示セクションに対して関連付けられたセクションの表示指示を行う。指示されたときに現在表示中セクションの文書ＩＤとセクション番号を取得する。そして、図５のリンク情報記憶手段より、取得した文書ＩＤとセクション番号がそれぞれリンク元文書ＩＤおよびリンク元セクション番号となるエントリを抽出し、抽出されたエントリに含まれるのリンク先の文書ＩＤとリンク先セクション番号のリストを取得し、そのリストを画面に表示する。ユーザは、そこから表示したい文書のセクションを選択する。次にセクション情報記憶部より、選択された文書ＩＤとセクション番号に対応したセクションファイル名を取得し、そのファイルのデータを取得する。最後にそのデータをユーザに表示して処理を終了する。
【００２７】
【発明の効果】
本発明の文書管理システムにより、セクション間のリンクを作成することによって、セクション参照中でも他の参照したいセクションへたどり着くのに要する時間を短縮することができ、それらを同時に参照することができる。
また、別文書のセクション間のリンクを作成することとすれば、セクション参照中でも別の文書に存在する参照したいセクションへたどり着くのに要する時間を短縮することができ、それらを同時に参照することができる。また、文書間の関連付けよりも細かい単位のセクション間で関連付けすることが可能であるため、より正確な関連付けを作成することが可能となる。
【００２８】
さらに、本発明の文書管理プログラムおよびそれを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体は、プログラムをＰＣ等のコンピュータに読み取らせることによってコンピュータを文書管理システムとして機能させることができ、これによって、前記した文書管理システムが奏する効果と同様の効果を奏することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施例である文書管理システムの構成を示したブロック図である。
【図２】文書情報記憶手段で管理している文書情報のスキーマ例を示した図である。
【図３】セクション情報記憶手段で管理しているセクション情報のスキーマ例を示した図である。
【図４】請求項１のリンク情報記憶手段で管理しているセクションの関連付け情報のスキーマ例を示した図である。
【図５】請求項１のリンク情報記憶手段で感ｒにしているセクション関連付け情報のスキーマ例を示した図である。
【図６】本発明の関連セクション表示およびセクションの関連付けの機能概略を示した図である。
【図７】請求項１の文書管理システムでのセクションの関連付け作成の処理フローを示した図である。
【図８】請求項１の文書管理システムでの関連付けられたセクション表示の処理フローを示した図である。
【図９】請求項２の文書管理システムでのセクションの関連付け作成の処理フローを示した図である。
【図１０】請求項２の文書管理システムでの関連付けられたセクション表示の処理フローを示した図である。
【符号の説明】
１　文書管理システム
２　制御手段
３　表示手段
４　コマンド入力手段
５　文書情報記憶手段
６　リンク情報記憶手段
７　セクション情報記憶手段
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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