(57)【要約】【課題】単語帳を利用した単語の設定が迅速に行え、単語設定の効率を向上する。【解決手段】書誌情報を定義した文書タイプ情報を備えた文書ファイルにより文書を管理する文書管理方法において、文書タイプ情報の中に文字列からなる文字列項目が存在するか否かを判断し、かつその文字列項目に単語を設定するための単語帳が割り当てられているか否かを判断して、文字列項目が存在し、かつ単語帳が割り当てられていると判断したときに、任意の順番で複数の単語を登録して単語帳を作成する。【選択図】　　　図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
書誌情報を定義した文書タイプ情報を備えた文書ファイルにより文書を管理する文書管理方法であって、
前記文書タイプ情報の中に文字列からなる文字列項目が存在するか否かを判断し、かつその文字列項目に単語を設定するための単語帳が割り当てられているか否かを判断して、前記文字列項目が存在し、かつ前記単語帳が割り当てられていると判断したときに、任意の順番で複数の単語を登録して前記単語帳を作成することを特徴とする文書管理方法。
【請求項２】
請求項１記載の文書管理方法において、
前記作成された単語帳に登録されている各登録単語について、前記文字列項目の設定に使用した回数を計測し、その計測された回数の降順に前記登録単語を並べ替えることを特徴とする文書管理方法。
【請求項３】
請求項１又は２記載の文書管理方法において、
前記作成された単語帳に登録されている各登録単語について、前記文字列項目の設定に使用した日時を含む履歴情報を保持し、その履歴情報に含まれる日時の降順に前記登録単語を並べ替えることを特徴とする文書管理方法。
【請求項４】
書誌情報を定義した文書タイプ情報を備えた文書ファイルにより文書を管理する文書管理方法であって、
前記文書タイプ情報の中に文字列からなる文字列項目が存在するか否かを判断し、かつその文字列項目に単語を設定するための単語帳が割り当てられているか否かを判断して、前記文字列項目が存在し、かつ前記単語帳が割り当てられていると判断したときに、前記単語帳に登録する複数の単語を複数の単語群にグループ分けするか否かを判断して、グループ分けすると判断したときに、任意の各単語群に任意の順番で複数の単語を登録して前記単語帳を作成することを特徴とする文書管理方法。
【請求項５】
請求項４記載の文書管理方法において、
前記作成された単語帳に登録されている各登録単語について、前記文字列項目の設定に使用した回数をその所属する前記単語群の使用回数として計測し、その計測された使用回数の降順に前記単語群を並べ替えることを特徴とする文書管理方法。
【請求項６】
請求項４又は５記載の文書管理方法において、
前記作成された単語帳に登録されている各登録単語について、前記文字列項目の設定に使用した日時を含む情報をその所属する前記単語群の履歴情報として保持し、その履歴情報に含まれる日時の降順に前記単語群を並べ替えることを特徴とする文書管理方法。
【請求項７】
請求項１乃至６のいずれか一項記載の文書管理方法において、
前記単語帳に単語を登録する順番の設定及びその登録した各単語の表示順序の設定を含む設定情報により、前記単語帳に単語を登録し、かつその登録した各単語を表示することを特徴とする文書管理方法。
【請求項８】
書誌情報を定義した文書タイプ情報を備えた文書ファイルにより文書を管理する機能をコンピュータに実現させるための文書管理プログラムであって、
前記文書タイプ情報の中に文字列からなる文字列項目が存在するか否かを判断する機能と、
その文字列項目に単語を設定するための単語帳が割り当てられているか否かを判断する機能と、
前記文字列項目が存在し、かつ前記単語帳が割り当てられていると判断したとき、任意の順番で複数の単語を登録して前記単語帳を作成する機能とをコンピュータに実現させるための文書管理プログラム。
【請求項９】
請求項８記載の文書管理プログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、単語帳に登録されている単語を容易に選び出せて単語の設定が迅速に行える文書管理方法及びその機能を搭載した文書管理プログラム並びにそれを記録した記録媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来から、紙を主体とする文書管理のほかに、電子化されたデータ（電子ファイル）を主体として文書管理を行う文書管理システムが存在している。従来の文書管理システムによる文書管理は、一般に利用者が登録しようとする文書データを含む文書ファイルを作成して、パーソナルコンピュータ（以下「パソコン」という）等から構成される文書管理装置内のいずれかのフォルダに収容して行っている。
従来の文書管理システムに関し、文書登録の際に特定のフォルダに収容されている文書ファイルを階層構造ごとすべて文書管理システムを構成する文書管理装置に登録するようにして、登録する文書が多くても簡単に文書登録を行えるようにしたものがあった（例えば、特許文献１参照。）。
また、文書を検索するためのキーワードとなる用語を階層的に分類して登録する用語登録手段を設け、キーワードを階層構造をもたせて保持可能とし、キーワードによる文書検索を容易に行える技術もあった（例えば、特許文献２参照。）。
【０００３】
【特許文献１】
特開２００１−５１９８３号公報（第２頁）
【特許文献２】
特開２００１−２６５７８５号公報（第２−３頁）
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
文書管理システムでは、登録される文書の種類によって書誌情報が相違しているため、予めどういった書誌情報が必要かを考慮して文書タイプにより書誌情報を定義している。そして、登録する各文書には必ず文書タイプを設定して、必要な書誌情報が入力できるようにしている。その際、書誌情報の中には文字列からなる情報（文字列情報）が存在する場合もある。その文字列情報を入力する際に、毎回異なる文字列を設定することもあるが、特定の固定文字列を設定することもある。このような固定文字列を設定する時のために、文書管理システムは、単語帳を設定できる機能が存在していることがある。ところが、従来の文書管理システムは、この単語帳内の登録単語数が多いと、目的の単語を探すのに時間がかかり不便であるという問題があった。
また、上述のように、従来の文書管理システムには、フォルダに収容されている文書ファイルやキーワードに階層構造を持たせたり、それらを階層構造を持たせたままの状態で保持することに関する技術がある。しかし、文書ファイルの書誌情報を構成する一つの文字列項目があり、その文字列項目に何らかの文字列を登録する際にそこには選択肢の中から選んだ文字列しか登録できない場合がある。そのような場合、従来の文書管理システムでは、その選択肢、例えば都道府県名しか入力できない場合でも、入力可能な都道府県名のすべてが一覧にされているわけではなかったため、目的とする文字列を探すのが煩わしいという問題があった。
【０００５】
この発明は、上記の問題点を解決するためになされたものであり、文書管理方法及びその機能を搭載した文書管理プログラム並びにそれを記録した記録媒体において、それらにより実現される文書管理システム上で管理している文書ファイルについて、単語帳を利用した単語の設定が迅速に行え、単語設定の効率を向上することを目的とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
この発明は、上記の目的を達成するため、書誌情報を定義した文書タイプ情報を備えた文書ファイルにより文書を管理する文書管理方法であって、上記文書タイプ情報の中に文字列からなる文字列項目が存在するか否かを判断し、かつその文字列項目に単語を設定するための単語帳が割り当てられているか否かを判断して、上記文字列項目が存在し、かつ上記単語帳が割り当てられていると判断したときに、任意の順番で複数の単語を登録して上記単語帳を作成する文書管理方法を特徴とする。
この文書管理方法は、作成された単語帳に登録されている各登録単語について、上記文字列項目の設定に使用した回数を計測し、その計測された回数の降順に上記登録単語を並べ替えるとよい。
また、作成された単語帳に登録されている各登録単語について、上記文字列項目の設定に使用した日時を含む履歴情報を保持し、その履歴情報に含まれる日時の降順に上記登録単語を並べ替えるとよい。
【０００７】
この発明は、書誌情報を定義した文書タイプ情報を備えた文書ファイルにより文書を管理する文書管理方法であって、上記文書タイプ情報の中に文字列からなる文字列項目が存在するか否かを判断し、かつその文字列項目に単語を設定するための単語帳が割り当てられているか否かを判断して、上記文字列項目が存在し、かつ上記単語帳が割り当てられていると判断したときに、上記単語帳に登録する複数の単語を複数の単語群にグループ分けするか否かを判断して、グループ分けすると判断したときに、任意の各単語群に任意の順番で複数の単語を登録して上記単語帳を作成する文書管理方法を提供する。
この文書管理方法は、作成された単語帳に登録されている各登録単語について、上記文字列項目の設定に使用した回数をその所属する上記単語群の使用回数として計測し、その計測された使用回数の降順に上記単語群を並べ替えるとよい。また、作成された単語帳に登録されている各登録単語について、上記文字列項目の設定に使用した日時を含む情報をその所属する上記単語群の履歴情報として保持し、その履歴情報に含まれる日時の降順に上記単語群を並べ替えるとよい。
さらに、上記いずれの文書管理方法も、単語帳に単語を登録する順番の設定及びその登録した各単語の表示順序の設定を含む設定情報により、上記単語帳に単語を登録し、かつその登録した各単語を表示するようにするとよい。
そして、この発明は、書誌情報を定義した文書タイプ情報を備えた文書ファイルにより文書を管理する機能をコンピュータに実現させるための文書管理プログラムであって、上記文書タイプ情報の中に文字列からなる文字列項目が存在するか否かを判断する機能と、その文字列項目に単語を設定するための単語帳が割り当てられているか否かを判断する機能と、上記文字列項目が存在し、かつ上記単語帳が割り当てられていると判断したとき、任意の順番で複数の単語を登録して上記単語帳を作成する機能とをコンピュータに実現させるための文書管理プログラムを提供する。また、この文書管理プログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体も提供する。
【０００８】
【発明の実施の形態】
以下、この発明の実施の形態を図面に基づいて詳細に説明する。
図１は、この発明による文書管理プログラムにより実現される文書管理装置１０の内部構成を示すブロック図である。文書管理装置１０は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ　Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ　Ｕｎｉｔ：中央処理装置）１と、表示部２と、記憶部３と、システムメモリ４と、画像メモリ５とを有し、入力部６と、文書タイプ制御部７と、単語帳制御部８とを有している。
ＣＰＵ１は、記憶部３に記憶されている文書管理プログラムにしたがい処理を実行し、文書管理装置１０により文書管理システムを実現する手段である。なお、文書管理プログラムは、記憶部３に記憶され、ＣＰＵ１の処理により実行されるが、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に記録しておき、必要に応じて記憶部３にインストールするようにしてもよい。表示部２は、読取った画像や文書ファイルの内容或いは後述する単語帳に登録されている単語を表示する。記憶部３は、文書管理プログラム及び文書ファイルとして登録される文書の内容（コンテンツ）やその属性情報等を格納する記憶装置で、例えば、大容量のハードディスク装置からなっている。システムメモリ４は、文書管理プログラム等を落し込み、画像メモリ５は画像データを格納する。入力部６は、単語帳への単語登録等の入力操作を行うキーボード、ポインティングデバイス（マウスともいう）を含む入力装置である。文書タイプ制御部７は、文書管理システム内で使用する文書ファイルの文書タイプを制御し、単語帳制御部８は、単語帳に関する処理全般を制御する。なお、表示部２及び入力部６により、文書ファイルを収容するフォルダを指定する指定手段が構成されている。
【０００９】
次に、以上のように構成された文書管理装置１０の動作内容について説明する。
（動作例１）
文書管理装置１０は、利用者が入力部６を操作して登録しようとする文書ファイルを作成し、表示部２に表示されている文書登録ボタン（図示せず）を入力部６のマウスによりクリックすると、次のように作動する。文書管理装置１０は、そのマウスのクリックをＣＰＵ１が認識して、文書タイプ制御部７に対して、文書タイプを構成する文書タイプ情報を作成するように指示する。この文書タイプは、登録する文書ファイルが保持すべき書誌情報の各項目を定義している。文書タイプ制御部７は、このＣＰＵ１の指示により作動すると、図２に示すフローチャートにしたがい次のようにして処理を実行する。
文書タイプ制御部７による文書タイプ作成がスタートすると、ステップ１に進み、作成しようとする文書タイプの中に文字列項目が存在するか否かを判断する。ここで、文字列項目が存在する場合はステップ２に進み、存在しない場合は処理を終了する。ステップ２に進むと、文書タイプ制御部７が単語帳を設定するか否かを判断し、単語帳を設定する場合はステップ３に進み、設定しない場合は処理を終了する。ステップ３に進むと、文書タイプ制御部７が単語帳制御部８を作動させて、単語を任意の順番に追加登録する単語追加登録処理を実行して単語帳を作成し、その後文書タイプ作成処理を終了する。
【００１０】
ここで、上述のフローチャートにおいて、利用者が作成しようとする文書タイプの中に、文字列項目として「所在地」という項目があり、その「所在地」の項目には、「都道府県」という名称の単語帳３１が割り当てられている、すなわち、利用者が「所在地」の項目に、単語帳３１を使用して文字列の設定ができるとする。この単語帳３１には、図８に示すように、「北海道」に始まり「沖縄」までの１都１道２府４３県の名称（都道府県名）を登録（以下、単語帳に登録されている単語を「登録単語」という）することができる。この単語帳３１に都道府県名の単語を新規登録するときは、それらを何らかの順番に並べて登録したほうが、登録後に目的の単語を探す上では望ましい。その順番としては、利用者の一般的な常識に照らすと、感覚的にみて、例えば、都道府県名を北に位置する都道府県の順に並べると、各登録単語の登場する順番が予測しやすく、登録単語の表示される順番がわかりやすくなると考えられる。そこで、単語帳制御部８は都道府県名の単語を「北海道」、「青森」、「岩手」・・・の順に北に配置されるものから、「鹿児島」、「沖縄」まで新規登録して、単語帳３１を作成する。この単語帳３１は、利用者が必要に応じて入力部６を操作して単語帳制御部８を作動させることによって、登録単語（都道府県の名称）が、「北海道」、「青森」、「岩手」からはじまり、「鹿児島」、「沖縄」まで表示部２に順々に表示されるようになっている。
このような文書管理装置１０によれば、文書タイプの文字列項目を設定するための単語帳３１に登録単語が任意の順番で登録されているので、その単語帳３１を用いた単語の設定が迅速に行え、設定効率が向上する。
【００１１】
（動作例２）
しかしながら、この単語帳３１を使用して、「所在地」という文字列項目に単語を設定するとしても、単語帳３１に登録されている登録単語数が増えてくると、目的の単語がどこにあるのか見つけにくくなり、単語の設定効率があまりよくならないおそれがある。この点を解決するためには、図３に示すフローチャートにしたがい文書タイプ設定処理を実行して、単語帳３２を作成するとよい。
文書タイプ制御部７による文書タイプ設定がスタートすると、上述の要領でステップ１を実行した後ステップ４に進み、単語帳が存在するか否かを判断し、既に設定された単語帳が存在すればステップ５に進み、存在しなければ処理を終了する。ここでは、上述の単語帳３１が存在するからステップ５に進み、単語帳３１を使用して文字列項目に単語の設定を行ったとする。例えば、文書ファイルをいくつか（例えば５つ）登録し、それらの文書ファイルの文書タイプをすべて上述の動作例１の文書タイプと同じに設定して、上述の単語帳３１を使用して文字列項目（所在地）に単語を設定したとする。そして、ステップ６に進み、ステップ５において、「所在地」として、「東京」を設定した文書ファイルが３つ、「大阪」を設定した文書ファイルが１つ、「福岡」を設定した文書ファイルが１つだったとする。すると、単語帳制御部８が作動して、設定された登録単語ごとに単語カウンタをインクリメントする。すると、単語カウンタは、「東京」、「大阪」、「福岡」のそれぞれについて、“３”、“１”、“１”とカウントされる。続くステップ７で、単語帳制御部８がこの単語カウンタの値にしたがい登録単語を降順に並べ替えて図８に示す単語帳３２を作成し、処理を終了する。
【００１２】
このように、単語帳３２は、登録単語が使用されるたびにその使用回数を単語帳制御部８によりカウントして、その降順、すなわち使用頻度の高い順に登録単語を並べている。すると、単語帳３２は、使用頻度の高い単語、すなわち、よく使用される単語を上位にランクしたものとなるため、これを用いた文字列項目の設定が一層行いやすくなる。また、単語追加登録処理を実行して単語帳３１を作成したときの登録順も考慮されているため、単語帳３２を作成したときに単語カウンタの値が同じ場合は、登録順が並べ替える前の元の順番になり、このことも文字列項目の設定にとって効率がよい。
（動作例３）
単語帳３２は、使用頻度の高い単語を上位にランクしているので、過去によく使用されていたが、今現在は使用されていない単語でも、上位にランクされてしまい、今ひとつ使い難いと感じられる場合がある。この点を解決するためには、図４に示すフローチャートにしたがい文書タイプ設定処理を実行して、単語帳３３を作成するとよい。
【００１３】
文書タイプ制御部７による文書タイプ設定がスタートすると、上述の要領でステップ１、４を実行した後ステップ５に進み、文字列項目に単語の設定を行ったとする。例えば、上述の動作例２と同様にして、単語帳３１を使用し、「所在地」として、「東京」、「大阪」、「福岡」のそれぞれを設定した文書ファイルが３つ、１つ、１つづつあり、各文書ファイルの登録順序が、「東京」、「大阪」、「東京」、「東京」、「福岡」の順番であったとする。すると、続くステップ８において、単語帳制御部８が作動して、登録単語が使用される度にその使用した日時を含む履歴情報を保持しておき、後続のステップ９で、単語帳制御部８がこの履歴情報を読込み、それに含まれる日時の降順に登録単語を並べ替え、図８に示す単語帳３３を作成して処理を終了する。
この場合、ステップ５における登録単語の使用結果によると、現時点から遡って最も直近に使用されたのが「福岡」なので、「福岡」が最も上位に配置されて単語帳３３が作成されている。単語帳３３は、単語帳３２と比較して、「福岡」が最も上位に配置されている点で相違している。
単語帳３３は、登録単語の使用履歴を考慮しつつ、使用頻度の多いものから順に並べ替えたものであるから、現時点から遡って最も直近に使用したものを優先して上位に表示される。したがって、使用回数が多く、しかも最後に使用されてからの経過時間の少ないものが必然的に上位にランクされ、文字列項目の設定がしやすくなる。
【００１４】
（動作例４）
上述の単語帳３１〜３３は、単語を同じ階層のデータとして一まとめにして登録している。そのため、単語帳３１〜３３を使用しても場合によっては目的とする単語が見つけ難く、使い難いと感じる場合がある。この点を解決するためには、図５に示すフローチャートにしたがい文書タイプ作成処理を実行して、単語帳３４を作成するとよい。
文書タイプ制御部７による文書タイプ作成がスタートすると、上述の要領でステップ１、２を実行した後ステップ１０に進み、単語群（単語帳内で単語をくくり分けするグループ）を作成するか否かを文書タイプ制御部７が判断する。単語群を作成する、すなわち、登録単語の複数の単語群にグループ分けをする場合はステップ１１に進み、作成しない（グループ分けをしない）場合はステップ１２に進む。ステップ１１に進むと、利用者が入力部６を操作して、単語群作成の指示を入力した場合である。この場合は、単語帳制御部８が作動して、登録単語のグループ分けに必要な情報（グループ情報）を利用者に入力させる。ここで、グループ情報として、例えば、単語帳３１との関連で、「地方名」を入力することができる。ここでは、その「地方名」として、「北海道・東北」、「関東」、「東海」、「北信越」、「近畿」、「中国」、「四国」、「九州・沖縄」の８つの情報を入力しており、この地方名を使用して、「北海道・東北グループ」、「関東グループ」、「東海グループ」、「北信越グループ」、「近畿グループ」、「中国グループ」、「四国グループ」、「九州・沖縄グループ」の８つの単語群が作成される。次に、ステップ１３に進み、ステップ１１で入力したグループ情報にそって、各単語群単位に単語の追加を行い（登録されている単語のグループ分けを行い）、続くステップ９で、各単語群単位に登録単語の並べ替えを行い、単語帳３４を作成して処理を終了する。一方、ステップ１２に進む場合は、既存の単語群に単語を追加（単語群未作成の場合は単語の追加）してステップ９を実行すると処理を終了する。
【００１５】
以上のようにすると、図９に示すように、単語帳３４は、「北海道」、「青森」・・・が「北海道・東北グループ」に、「茨城」、「栃木」・・・が「関東グループ」に、「福岡」、「佐賀」、「沖縄」が「九州・沖縄グループ」に分けられ、登録単語がステップ１１で入力したグループ情報単位にグループ分けされる。こうすると、文字列項目の設定効率が向上し、一層使い勝手が向上する。
（動作例５）
上述の単語帳３４は、登録単語がグループ分けされている。しかし、その単語群については使用頻度を考慮して並べ替えがされていない。そこで、図６に示すフローチャートにしたがい文書タイプ設定処理を実行して、単語帳３５を作成するとよい。
【００１６】
文書タイプ制御部７による文書タイプ設定がスタートすると、上述の要領でステップ１、４を実行した後ステップ１４に進み、登録単語を各単語群にグループ分けするか否かを単語帳制御部８が判断してグループ分けする場合はステップ１５に進み、そうでない場合は処理を終了する。ステップ１５に進み、単語帳３４を用いて文字列項目に単語の設定を行ったとする。例えば、上述の単語帳３４を用いて文書ファイルをいくつか（例えば５つ）登録し、それらの文書ファイルの文書タイプをすべて上述の動作例１の文書タイプと同じに設定して、上述の単語帳３１を使用して文字列項目（所在地）に単語を設定したとする。そして、ステップ１６に進み、ステップ１５において、「所在地」として、「東京」を設定した文書ファイルが３つ、「大阪」を設定した文書ファイルが１つ、「福岡」を設定した文書ファイルが１つだったとする。この「東京」は、「関東グループ」であり、「大阪」は「近畿グループ」であり、「福岡」は「九州・沖縄グループ」に所属している。したがって、単語帳制御部８が作動して、設定された単語群ごとに設けられたグループカウンタをインクリメントする。すると、「関東グループ」、「近畿グループ」及び「九州・沖縄グループ」の各グループカウンタがそれぞれ“３”、“１”、“１”にカウントされる。続くステップ１７で、単語帳制御部８がこのグループカウンタの値にしたがって降順に単語群を並べ替えて図１１に示す単語帳３５を作成し、処理を終了する。
【００１７】
このように、単語帳３５は、各登録単語が使用されるたびに、その単語の所属する単語群の使用回数を単語帳制御部８によりカウントして、その使用回数から使用頻度の高い順に単語群を並べている。すると、単語帳３５は、使用頻度の高い単語が属する単語群、すなわち、よく使用される単語が属する単語群を上位にランクしたものとなる。例えば、上述の例では、「関東」、「近畿」、「九州・沖縄」、「北海道・東北」、「東海」、「北信越」、「中国」、「四国」の順番となるため、これを用いた文字列項目の設定が一層行いやすくなる。また、各単語群に所属する単語も、使用頻度に応じて並べ替えられ、「関東グループ」では、「東京」、「茨城」・・・となり、「近畿グループ」では、「大阪」、「滋賀」・・・、「九州・沖縄グループ」では「福岡」、「佐賀」・・・となる。なお、グループカウンタのカウント数が同じ場合は、もとの登録順になり、このことからも文字列項目の設定にとって効率がよい。
（動作例６）
単語帳３５は、使用頻度の高い単語が属する単語群を上位にランクしているので、過去によく使用されていたが、今現在は使用されない単語が所属する単語群でも、上位にランクされてしまい、今ひとつ使い難いと感じられる場合がある。この点を解決するためには、図７に示すフローチャートにしたがい文書タイプ設定処理を実行して、単語帳３６を作成するとよい。
【００１８】
文書タイプ制御部７による文書タイプ設定がスタートすると、上述の要領でステップ１、４を実行した後ステップ１４に進み、登録単語を単語群にグループ分けするか否かを単語帳制御部８が判断してグループ分けする場合はステップ１５に進み、そうでない場合は処理を終了する。ステップ１５に進み、単語帳３４を用いて文字列項目に単語の設定を行ったとする。例えば、上述の動作例５と同様にして、単語帳３４を用い、「東京」、「大阪」、「福岡」のそれぞれの単語を設定した文書ファイルを３つ、１つ、１つずつ登録し、その場合の各単語の登録順序が、「東京」、「大阪」、「東京」、「東京」、「福岡」の順であったとする。これをそれぞれが所属するグループでみると、「関東」、「近畿」、「関東」、「関東」、「九州・沖縄」となる。すると、続くステップ１８において、単語帳制御部８が作動して登録単語が使用される度にその単語が所属する単語群の使用日時を含む履歴情報を保持しておき、後続のステップ１７で、単語帳制御部８がこのグループの履歴情報を読込み、それにしたがい単語群を並べ替え、図１２に示す単語帳３６を作成して処理を終了する。ステップ１５における登録単語の使用結果によると、現時点から遡って最も直近に使用されたのが「福岡」であり、その「福岡」が属する単語群は、「九州・沖縄グループ」であるから、この「九州・沖縄グループ」が最も上位に配置されて、その下位に、「関東グループ」、「近畿グループ」、「北海道・東北グループ」・・・と並んで単語帳３６が作成される。単語帳３６は、単語帳３５と比較して、「九州・沖縄グループ」が最も上位に配置されている点で相違している。また、各単語群内の単語の順番は、「関東グループ」は「東京」、「茨城」・・・、「近畿グループ」は「大阪」、「滋賀」・・・、「九州・沖縄グループ」は「福岡」、「佐賀」となる。
【００１９】
単語帳３６は、登録単語の使用履歴を考慮しつつ、その単語の所属する単語群の順番を並べ替えたものであるから、現時点から遡って最も直近に使用した単語の属する単語群から順に上位に表示される。したがって、使用回数が多く、しかも、最後に使用されてからの経過時間の少ないものが必然的に上位にランクされ、文字列項目の設定がしやすくなる。
（動作例７）
上述の各動作例では、各利用者の使い易さに関する標準的な感覚を考慮して単語帳を設定している。ところが、利用者によりその感覚は異なるため、すべての利用者にとって必ずしも使いやすい設定がなされているとは限らない。そのため、単語帳を任意の方法で設定できるようにするのが望ましい。
すなわち、文書管理装置１０は、記憶部３に設定情報ファイルを設け、その設定情報ファイルに設定情報を保持するようにし、この設定情報として、単語帳作成方法（手順）について、ユーザが指定した任意の方法を設定するための情報を設定可能にするとよい。
【００２０】
そして、図１０に示すフローチャートにしたがい処理を実行する。ここでは、文書タイプ制御部７が処理開始後ステップ２０に進んで、記憶部３にアクセスして設定情報ファイルの設定情報を読取る。例えば、設定情報ファイル４０は、図１３に示す内容“ｗｏｒｄｂｏｏｋ．ｉｎｉ”とすることができる。“ｗｏｒｄｂｏｏｋ．ｉｎｉ”は、単語帳内の単語や単語群の設定及び表示に関する情報が保持されている。設定情報ファイルを構成する設定項目として、次の項目がある。単語登録の順番を任意設定可能にするか又は登録順にするか（単語登録順番の設定：“ＷｏｒｄＯｒｄｅｒ”）と、単語群登録の順番を任意設定可能にするか又は登録順にするか（単語群登録順番の設定“ＧｒｏｕｐＯｒｄｅｒ”）とがある。また、単語設定の際の処理として、単語の表示順番を選択された回数により変更するか又は時系列的にみて新しいものから順に表示するか（“ＤｉｓｐＷｏｒｄＯｒｄｅｒ”）と、単語群の表示順番を選択された回数により変更するか或いは時系列的にみて新しいものから順に表示するか（“ＤｉｓｐＧｒｏｕｐＯｒｄｅｒ”）がある。さらには、以上を実施するかしないかである。
【００２１】
そこで、これらの設定項目を次のようにしてみる。単語登録及び単語群登録の順番は任意設定可能とし、単語設定の際の単語及び単語群は、時系列的にみて新しいものから順に表示する、に設定する。そして、図１３に示すように、“ＷｏｒｄＯｒｄｅｒ”と“ＧｒｏｕｐＯｒｄｅｒ”については、“０”が任意設定可能、“１”が単語登録した順と定義し、“ＤｉｓｐＷｏｒｄＯｒｄｅｒ”と“ＤｉｓｐＧｒｏｕｐＯｒｄｅｒ”は、“０”が表示順は変わらない、“１”が回数が多い順であり、“２”が時系列的に新しい順と定義すると、図１４に示すように、“ＷｏｒｄＯｒｄｅｒ”＝０、“ＧｒｏｕｐＯｒｄｅｒ”＝０であり、“ＤｉｓｐＷｏｒｄＯｒｄｅｒ”＝２、“ＤｉｓｐＧｒｏｕｐＯｒｄｅｒ”＝２となる。
そしてステップ２１に進み、各動作例で述べた動作が行
われるが、ステップ２０の設定が上述のようになされている場合は、動作例６で述べた内容になる。こうして、利用者自らが使い易いと感じられる方法で単語を設定し、登録単語を表示させることができるため、必然的に使い勝手が向上する。
【００２２】
【発明の効果】
以上説明してきたように、この発明によれば、単語帳に登録単語が任意の順番で登録されているので、その単語帳を用いた単語の設定が迅速に行え、設定効率が向上する。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明による文書管理プログラムにより実現される文書管理装置の内部構成を示すブロック図である。
【図２】文書管理装置の文書タイプ作成処理の手順を示すフローチャートである。
【図３】文書タイプ設定処理の手順を示すフローチャートである。
【図４】別の文書タイプ設定処理の手順を示すフローチャートである。
【図５】別の文書タイプ作成処理の手順を示すフローチャートである。
【図６】また別の文書タイプ設定処理の手順を示すフローチャートである。
【図７】さらに別の文書タイプ設定処理の手順を示すフローチャートである。
【図８】３つの異なる単語帳の登録単語の一例を示す図である。
【図９】単語群を有する単語帳の登録単語の一例を示す図である。
【図１０】ユーザが指定した任意の方法で文書タイプ設定を行う処理の手順を示すフローチャートである。
【図１１】単語群を有する別の単語帳の登録単語の一例を示す図である。
【図１２】単語群を有するさらに別の単語帳の登録単語の一例を示す図である。
【図１３】設定情報ファイルの一例を示す図である。
【図１４】設定情報ファイルの設定項目の具体的な設定値の一例を示す図である。
【符号の説明】
１：ＣＰＵ　　　　　　　　　　　　　　２：表示部
３：記憶部　　　　　　　　　　４：システムメモリ
５：画像メモリ　　　　　　　　　　　　６：入力部
７：文書タイプ制御部　　　　　　８：単語帳制御部
１０：文書管理装置
３１，３２，３３，３４，３５，３６：単語帳
４０：設定情報ファイル
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
2004118233.tif 000009
【図８】
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【図９】
2004118233.tif 000011
【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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