(57)【要約】【課題】本発明は、会議の会議時間を予測する会議システムおよび会議方法に関し、会議の資料、参加者、日時などをシステムに事前登録すると理解度が低い参加者に理解度の高い参加者を紹介して全体の理解度を高めて会議時間の短縮化を図ると共に、会議時間を予測して会議の効率的な運用を図ることを目的とする。【解決手段】過去の会議の出席者数、検討事項数、会議時間、検討時間から平均会議時間を算出する手段と、開催しようとする会議の出席者数、検討事項数、および当該会議の事前登録された資料の参加者の理解度と、算出した平均会議時間とをもとに会議時間を予測する手段とを備える。【選択図】  図１
2004295520.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
会議の会議時間を予測する会議システムにおいて、
過去の会議の出席者数、検討事項数、会議時間、検討時間から平均会議時間を算出する手段と、
開催しようとする会議の出席者数、検討事項数、および当該会議の事前登録された資料の参加者の理解度と、前記算出した平均会議時間とをもとに会議時間を予測する手段と
を備えたことを特徴とする会議システム。
【請求項２】
前記理解度が低い参加者に理解度の高い参加者を紹介し、理解度を高めて前記予測される会議時間の短縮を促す手段を備えたことを特徴とする請求項１記載の会議システム。
【請求項３】
会議の会議時間を予測する会議方法において、
過去の会議の出席者数、検討事項数、会議時間、検討時間から平均会議時間を算出するステップと、
開催しようとする会議の出席者数、検討事項数、および当該会議の事前登録された資料の参加者の理解度と、前記算出した平均会議時間とをもとに会議時間を予測するステップと
を有する会議方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、会議の会議時間を予測する会議システムおよび会議方法に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来、会議の参加数、規模に応じてタイプを４つに分類し、それぞれに適切な会議室を推薦・予約したり、分類毎に応じたプロセルモデルを用いて会議の各段階での作業や開始時刻を設定することで会議の進行予定表を作成する技術がある（特許文献１）
【０００３】
【特許文献１】
特開２０００−２８６８４４号の〔００１４〕から〔００１６〕などを参照。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、上述の会議の参加数や規模でタイプを４つに分類して会議室を推薦・予約したりなどする技術では、会議で使用する資料を事前に配布して会議参加者の理解度を高めて資料説明時間を短くしたりなどして全体の会議時間を短縮することができないという問題があった。
【０００５】
本発明は、これらの問題を解決するため、会議の資料、参加者、日時などをシステムに事前登録すると理解度が低い参加者に理解度の高い参加者を紹介して全体の理解度を高めて会議時間の短縮化を図ると共に、会議時間を予測して会議の効率的な運用を図ることを目的としている。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
図１を参照して課題を解決するための手段を説明する。
【０００７】
図１において、会議システム１は、会議の全体を管理するコンピュータシステムであって、ここでは、会議時間予測手段５、紹介手段６、会議情報管理ＤＢ２１などから構成されるものである。
【０００８】
会議時間予測手段５は、会議の会議時間を予測するものである。
紹介手段６は、事前登録された会議の資料を理解度の低い参加者に、理解度の高い参加者を紹介し、会議時間の短縮を促すものである。
【０００９】
会議情報管理ＤＢ２１は、過去の会議の出席者数、検討事項数、会議時間、検討時間を保存したものである。
【００１０】
次に、動作を説明する。
会議システム１を構成する会議時間予測手段５が会議情報管理ＤＢ２１に管理されている過去の会議の出席者数、検討事項数、会議時間、検討時間から平均会議時間を算出し、開催しようとする会議の出席者数、検討事項数、および会議の事前登録された資料の参加者の理解度と、前記算出した平均会議時間とをもとに会議時間を予測するようにしている。
【００１１】
この際、紹介手段６が事前登録された会議の資料の理解度の低い参加者に理解度の高い参加者を紹介し、理解度を高めて予測される会議時間の短縮を促すようにしている。
【００１２】
従って、会議の資料、参加者、日時などを会議システム１に事前登録すると理解度が低い参加者に理解度の高い参加者を紹介して全体の理解度を高めて会議時間の短縮化を図ると共に、会議時間を予測して会議の効率的な運用を図ることが可能となる。
【００１３】
【発明の実施の形態】
次に、図１から図７を用いて本発明の実施の形態および動作を順次詳細に説明する。
【００１４】
図１は、本発明のシステム構成図を示す。
図１において、会議システム１は、会議の全体を管理するコンピュータシステムであって、ここでは、会議データ収集手段２、会議企画手段３、会議資料理解度登録手段４、会議時間予測手段５、紹介手段６、会議情報伝達手段７、会議情報管理ＤＢ２１、会議情報ＤＢ２２、会議資料（ドキュメント）２３、理解度ＤＢ２４、および理解度テーブル２５などから構成されるものである。
【００１５】
会議データ収集手段２は、過去の会議の情報（会議名、出席者数、会議時間、検討時間など）を収集して保存したものである（図７参照）。
【００１６】
会議企画手段３は、会議主催者が端末１１を操作して作成した会議資料（ドキュメント）２３を受付けて保存したり、会議情報ＤＢ２２に企画された会議情報（会議名、出席者数、日時、場所、参加者名（出席者名）など）を登録したりなどするものである。
【００１７】
会議資料理解度登録手段４は、会議参加者が端末１２を操作し入力した参加者の理解度を受付けて理解度ＤＢ２４に登録したりなどするものである。
【００１８】
会議時間予測手段５は、会議情報管理ＤＢ２１を参照して平均会議時間を算出し、当該平均会議時間と、開催しようとする会議の情報（出席者数、検討事項数、参加者の理解度など）とをもとに会議時間を予測するものである（図７を用いて後述する）。
【００１９】
紹介手段６は、事前登録された会議の資料などの理解度の低い参加者に、理解度の高い参加者を紹介し、会議時間の短縮を促すものである（図４を用いて後述する）。
【００２０】
会議情報伝達手段７は、会議情報ＤＢ２２に登録された開催しようとする会議について、参加者に会議の情報（会議名、開催場所、日時など）を電子メールなどで通知するものである。
【００２１】
会議情報管理ＤＢ２１は、過去の会議情報を保存して管理するものである（図７参照）。
【００２２】
会議情報ＤＢ２２は、開催しようとする会議の情報（会議名、開催日時、開催場所、参加者など）を登録したものである（図３参照）。
【００２３】
会議資料（ドキュメント）２３は、開催しようとする会議の会議資料であって、事前登録されたものであり、会議の開催通知を受けた参加者が事前参照して理解を深めたりなどするためのものである。
【００２４】
理解度ＤＢ２４は、会議の参加者の理解度を登録したものである（図５参照）。
【００２５】
理解度テーブル２５は、理解度のレベルを登録したものである（図５参照）。
端末１１は、会議主催者が操作し、開催しようとする会議情報、会議資料を作成して登録するためのものである。
【００２６】
端末１２は、会議参加者が操作し、開催される会議情報、会議資料を事前に参照したりし、理解度を深めたりなどするためのものである。
【００２７】
次に、図２のフローチャートの順番に従い、図１の構成の動作を詳細に説明する。
【００２８】
図２は、本発明の動作説明フローチャート（全体）を示す。ここで、端末（会議主催者）１１、会議システム１、端末（参加者）１２は、図１の同一番号のものに対応する。端末（紹介者）１３は、会議の参加者のうち理解度の高い参加者であって、理解度の低い参加者が会議の資料を理解するのを手助けする参加者の端末である。
【００２９】
図２において、Ｓ１、Ｓ２は、会議を企画し、登録する。これらＳ１、Ｓ２は、会議主催者が端末１１を操作し、会議の企画を行い、会議の開催日時、場所、会議資料などを作成し、会議システム１の例えば後述する図３の会議情報ＤＢ２２に示すように登録する。
【００３０】
Ｓ３は、通知する。これは、Ｓ２で登録された、例えば図３の会議情報ＤＢ２２をもとに、会議への参加者に会議名、日時、場所、参加者の情報および会議資料のＵＲＬなどを電子メールで通知する。
【００３１】
Ｓ４は、参照する。これは、Ｓ３で通知を受けた参加者が、端末１２を操作して会議システム１にアクセスし、登録されている当該会議の内容、例えば図３の会議情報ＤＢ２２の内容をダウンロードして表示させ、参照する。
【００３２】
Ｓ５は、内容を確認する。これは、Ｓ４で表示させた会議の内容を確認する。Ｓ６は、会議資料の内容確認する。これは、Ｓ４で表示された会議の会議資料の内容を表示させて確認する。
【００３３】
Ｓ７は、理解度の選択を行なう。これは、Ｓ６で会議の資料を参照し、当該参加者がその理解度を選択（１から５の５段階の理解度のうち、いずれかの理解度を選択）する。
【００３４】
Ｓ８は、登録する。
Ｓ９は、保存する。これらＳ８、Ｓ９は、Ｓ７で選択された参加者の理解度を理解度ＤＢ２４、例えば後述する図５の（ａ）の理解度ＤＢ２４の参加者（出席者）のレコードの理解度の欄に登録する。尚、予め作成しておいた参加者の会議毎の理解度を管理者（例えば課長、あるいはプロジェクトリーダ）が登録しておき、これを取り出して図５の（ａ）の理解度ＤＢ２４の参加者（出席者）のレコードの理解度の欄に登録するようにしてもよい。
【００３５】
Ｓ１０は、時間予測する。これは、Ｓ９で保存された例えば図５の（ａ）の理解度ＤＢ２４の参加者の理解度、および図３の会議情報ＤＢ２２をもとに、後述する図７で説明するようにして、会議に必要な会議時間を予測する。例えば
2004295520.tif 000003
と予測する（詳細は図７を用いて詳述する）。
【００３６】
Ｓ１１は、紹介者を決定する。
Ｓ１２は、紹介者無しか判別する。ＹＥＳの場合には、Ｓ２１に進む。ＮＯの場合には、Ｓ１３でメールを送信する。これらＳ１１、Ｓ１２のＮＯ、Ｓ１３は、図４を用いて後述するように、会議の理解度の低い参加者に、理解度の高い参加者を決定し、これら両者の参加者に図６の紹介電子メールを送信する。そして、Ｓ１４に進む。
【００３７】
Ｓ１４は、Ｓ１３で送信された電子メールを受信する。
Ｓ１５、Ｓ１６は、対話する。
【００３８】
Ｓ１７は、理解度の更新を行なう。
Ｓ１８は、システムが理解度の更新を行う。これらＳ１４からＳ１８は、例えば図６の電子メールを受信した理解度の低い参加者が、理解度の高い参加者（紹介者）に会議の資料などの内容については会話して理解度を高める。そして、理解度の低い参加者が会議の資料などの理解度が高まったと思ったとき（あるいは理解度の高い参加者（紹介者）が理解度が高まったと判断したとき）は、会議システム１にアクセスして会議の理解度を高く更新、例えば図５の（ａ）の理解度ＤＢ２４の出席者名（岸）の理解度を低い２から高い４へ更新し、理解度レベルが高くなったと更新する。
【００３９】
Ｓ２１は、会議する。
Ｓ２２は、会議データを収集する。ここでは、会議名、会議時間、出世者数、検討時間、決定事項数を収集し、後述する図７の会議情報管理ＤＢ２１に登録して保存する。
【００４０】
以上のように、会議を企画して図３の会議情報ＤＢ２２に登録すると、会議システム１が会議情報ＤＢ２２に登録された会議の参加者に自動的に電子メールで会議の情報（会議名、開催日時、場所、出席者、会議資料など）を参加者の全員に送信し、参加者は会議の会議資料などを必要に応じて参照し、会議の理解度が設定されていないときはその理解度を図５の（ａ）の理解度ＤＢ２４に参加者あるいは管理者が設定する。会議システム１は、理解度ＤＢ２４を参照し、理解度が低い参加者に、理解度の高い参加者を紹介する図６の電子メールを理解度の低い参加者および紹介者（理解度の高い参加者）に送信し、この電子メールを見た理解度の低い参加者は、紹介を受けた理解度の高い参加者（紹介者）と会話して理解度を高め、図５の（ａ）の理解度を高く更新し、会議時間を短縮するようにしている。また、会議終了後には会議データを収集し、図７の会議情報管理ＤＢ２１に示すように登録し、次回の会議時間の予測に使うデータを保存しておくことが可能となる。以下順次詳細に説明する。
【００４１】
図３は、本発明の会議情報ＤＢ例を示す。会議情報ＤＢ２２は、既述した図２のＳ２で会議の企画者が登録するものであって、図示の下記の情報を対応づけて登録したものである。
【００４２】
・項目：データ
・会議ＩＤ：会議Ａ−日時−００１（追番）
・会議名：会議Ａ
・日程：２００２年１２月２５日（水）
・開始時間：１３：３０
・予定会議時間：１２０分（初回）→１３０分（２回目紹介前）→１１１分
（２回目紹介後）
・場所：川崎工場西９／２階、会議室Ａ
・出席者名：荒川課長、山下、岸、木島
・会議内容：前回抽出した課題（３件）から、具体的な解決策を検討する。
【００４３】
・予定決定事項：３件（初回）→４件（２回目）
・会議資料：ＵＲＬ１
・その他：
ここで、項目は以下に登録する内容がデータである旨を表す。会議ＩＤは、会議を一意に識別するＩＤであって、ここでは、会議名、会議開催日時、会議のシーケンシャルな番号（３桁）をハイフォンでつないで表現し、検索を簡易に可能にしている。会議名は、会議の一意の名前である。日程、開催場所は、会議の日程、開催場所である。予定会議時間は、会議システム１が会議情報管理ＤＢ２１に登録されている情報と開催しようとする会議の情報をもとに自動算出した予定会議時間である（図７を用いて算出方法を後述する）。場所、出席者名、会議内容、予定決定事項は、会議の開催場所、出席者名（参加者名）、会議内容、会議で決定する事項の数である。会議資料は、会議の資料を登録したＵＲＬ１である。
【００４４】
以上のうちの、予定会議時間を除いて会議を開催しようとする開催者が作成して図示のように登録すると、会議システム１が自動的に後述する図７の手順に従い、会議予定時間を計算して設定し、参加者などは自由に当該会議情報ＤＢ２２を参照し、会議の内容を確認することが可能となる。
【００４５】
図４は、本発明の動作説明フローチャート（紹介）を示す。これは、既述した図３の会議情報ＤＢ２２に会議開催者が会議の情報を登録すると、会議システム１が図５の（ａ）の理解度ＤＢ２４を参照し、会議の会議資料などの理解度の低い参加者に、理解度の高い参加者を紹介し、前者が後者と会話して理解度を高めて更新し、会議時間の短縮化を図るための手順である。
【００４６】
図４において、Ｓ３１は、事前配布資料の理解度が「１」ｏｒ「２」の参加者を抽出する。これは、例えば図５の（ａ）の理解度ＤＢ２４の「会議Ａ−日時−００１」の参加者（出席者）の理解度が低い「１」あるいは「２」の参加者として、ここでは、
・岸「２」
を抽出する。
【００４７】
Ｓ３２は、事前配布資料の理解度が「５」ｏｒ「４」の参加者を抽出する。これは、例えば図５の（ａ）の理解度ＤＢ２４の「会議Ａ−日時−００１」の参加者（出席者）の理解度が高い「５」あるいは「４」の参加者として、ここでは、
・荒川課長「５」
・山下「４」
を抽出する。
【００４８】
Ｓ３３は、理解度が低い参加者の近くの部門にいる理解度「５」や「４」の参加者を紹介する。ここでは、２名以上の参加者が抽出されたので、いずれを選ぶかの条件として、近い参加者を選ぶために
・出席者所属（コード）が同じ（同じ職場）、若しくは、内線番号が近い（例えば先頭６桁）
を適用すると、理解度の低い”岸「２」”の所属コード”４２２８”で、”荒川課長「５」”、”山下「４」”といずれも同一であるので、更に、電話番号が近い、ここでは、”山下「４」”を紹介者として選択する。
【００４９】
Ｓ３４は、メール送信する。これは、Ｓ３３で決定した紹介者、ここでは、”山下「４」”を紹介者とし、理解度の低い”岸「２」”に、後述する図６の紹介メールを送信する。これにより、Ｓ３７の紹介メール（図６）が、Ｓ３８で理解度の低い参加者（ここでは、”岸「２」”）およびＳ３９で理解度の高い参加者（ここでは”山下「４」”）でそれぞれ受信される。
【００５０】
Ｓ３５は、理解度の高い参加者から低い参加者に情報伝達を行なう。これは、図６の紹介メールを受取った参加者（”岸「２」”）が”山下「４」”に電話などして情報伝達を受けて理解度を高める。
【００５１】
Ｓ３６は、理解度が向上したら理解度ＤＢ２４に登録する。これにより、例えば図５の（ａ）の会議Ａ−日時−００１の出席者（参加者）”岸”の理解度が「２」から「４」に更新登録される。これにより、後述する図７で説明するように、紹介後に理解度が高くなったことにより、会議時間が紹介前に１３０分と予測されたものが、紹介後には１１１分と予測されることとなり、事前に会議資料などを理解度の高い参加者から低い参加者に情報伝達することで理解度を高め、結果として予想会議時間を短縮化することが可能となる。
【００５２】
図５は、本発明の説明図を示す。
図５の（ａ）は、理解度ＤＢ例を示す。理解度ＤＢ２４は、図示の下記の情報を対応づけて登録したものである。
【００５３】
・会議ＩＤ：
・出席者名（参加者）：
・出席者所属（コード）：
・出席者電話番号：
・出席者電子メールアドレス：
・理解度：
・その他：
ここで、会議ＩＤは会議に付与されたＩＤであって、ここでは、既述したように、会議名、日時、追番をハイフォンでつないで検索し易くしたものである。出席者名、出席者所属（コード）、出席者電話番号、出席者電子メールアドレスは、会議の出席者（参加者）の名前、所属（コード）、電話番号、電子メールアドレスである。理解度は、出席者（参加者）の当該会議の会議資料などの理解度であって、１から５の５段階で理解度を表現したものである（図５の（ｂ）参照）。理解度１，２は、低い出席者であり、４，５は理解度の高い出席者である。
【００５４】
図５の（ｂ）は、理解度テーブル例を示す。理解度テーブル２５は、理解度の１から５の内容および理解係数を対応づけて登録したものである。理解係数は、大きい程、理解度が高いことを表し、後述する図７の説明のときに予想会議時間を計算するときに利用するものである。
【００５５】
図６は、本発明の紹介メール例を示す。これは、既述した図４のＳ３４で、会議システムが、会議の理解度の低い参加者に、理解度の高い参加者を紹介するときの電子メールの例であって、図示の下記の内容を通知するものである。
【００５６】
・会議ＩＤ：会議Ａ−日時−００１
・岸  殿（会議の理解度の低い参加者）
・ＣＣ：山下  殿（会議の理解度の高い参加者で、紹介した参加者である）
・以下の会議の会議資料の理解度が低いので、理解度の高い参加者を紹介します。理解度の高い参加者から情報伝達を受け、理解度の向上をお願いします。
【００５７】
・会議名：会議Ａ
・日程：２００２年１２月２５日（水）  １３：３０〜（１２０分）
・（担当者情報）
・出席者名：岸
・出席者所属（コード）：４２２８
・出席者電話番号：７１１３−８６３８
・出席者ｅ−ｍａｉｌ：××××
・理解度：２
・（紹介者情報）
・出席者名：山下
・出席者所属（コード）：４２２８
・出席者電話番号：７１１３−８６５７
・出席者ｅ−ｍａｉｌ：××××
・理解度：４
以上の紹介メールを会議の理解度の低い岸さん、理解度の高い山下さんに送信し、岸さから山下さんに電話などして会議の会議資料の情報伝達を受けて理解度を高め、既述した図５の（ａ）の理解度ＤＢ２４の当該参加者、岸さんの理解度を２から４に更新することで、後述する図７の説明で計算するように、会議時間が紹介前の１３０分から、紹介後の１１１分に短縮することが可能となる。
【００５８】
図７は、本発明の説明図（会議時間予測）を示す。図示の会議情報管理ＤＢ２１は、過去の会議の情報を登録して管理するものであって、ここでは、図示の下記の情報を対応づけて管理するものである。
【００５９】
・会議ＩＤ：
・会議名：
・会議時間：
・出席者数：
・検討時間：
・決定事項数：
ここで、会議ＩＤは、会議に付与したＩＤであって、会議名、日時、追番をハイフォンでつないで検索し易くしたものである。会議名は会議の名前である。会議時間は会議に要した時間である。出席者数は、会議に出席した出席者の数である。検討時間は、会議時間のうち、検討に要した時間である。決定事項数は、会議で決定した事項の数である。以下に、”会議Ａ−日時−００１”の会議時間などの予測について以下詳細に説明する。
【００６０】
（１）決定事項数１個における平均検討時間（ｔ１）を算出する。
平均検討時間（ｔ１）＝検討時間の合計（ｃ）÷決定事項の合計（ｄ）＝２３０分÷１４＝１６．４
従って、”会議Ａ−日時−００１”の予測検討時間（Ｔ１）は、予測する会議の決定事項数（ｋ）が当該図７から４件であるから、
2004295520.tif 000004
と求まる。
【００６１】
（２）出席者数１人における平均資料確認時間（ｔ２）は、
平均資料確認時間（ｔ２）＝（会議時間の合計（ａ）−検討時間の合計（ｃ））÷出席者数の合計（ｂ）＝（３８０−２３０）÷２２＝６．８分
と求まる。
【００６２】
（３）予測する資料検討時間（Ｔ２）は、
2004295520.tif 000005
と求まる。
【００６３】
（４）よって、予測する会議のトータル時間（Ｔｄ）は、図５の（ａ）の理解度ＤＢ２４、図５の（ｂ）の理解度テーブル２５の理解係数（Ｒｄ）を算出（理解係数の合計÷出席者数）して、
2004295520.tif 000006
とそれぞれ求まる。
【００６４】
以上によって、”会議Ａ−日時−００１”について、会議の会議資料などについて理解度の低い参加者に、理解度の高い参加者を紹介する前はＴｄ＝１３０分と予測されたものが、紹介して理解度の低い参加者の理解度を２から４に高めると、紹介後のＴｄ＝１１１分と予測され、会議時間を短縮することが可能となる。
【００６５】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、会議の資料、参加者、日時などを会議システム１に事前登録すると理解度が低い参加者に理解度の高い参加者を紹介して全体の理解度を高めて会議時間の短縮化を図ると共に、会議時間を予測して会議の効率的な運用を図ることが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明のシステム構成図である。
【図２】本発明の動作説明フローチャート（全体）である。
【図３】本発明の会議情報ＤＢ例である。
【図４】本発明の動作説明フローチャート（紹介）である。
【図５】本発明の説明図である。
【図６】本発明の紹介メール例である。
【図７】本発明の説明図（会議時間予測）である。
【符号の説明】
１：会議システム
２：会議データ収集手段
３：会議企画手段
４：会議資料理解度登録手段
５：会議時間予測手段
６：紹介手段
７：会議情報伝達手段
１１、１２：端末
２１：会議情報管理ＤＢ
２２：会議情報ＤＢ
２３：会議資料
２４：理解度ＤＢ
２５：理解度テーブル
【図１】
2004295520.tif 000007
【図２】
2004295520.tif 000008
【図３】
2004295520.tif 000009
【図４】
2004295520.tif 000010
【図５】
2004295520.tif 000011
【図６】
2004295520.tif 000012
【図７】
2004295520.tif 000013