(57)【要約】【課題】　階層化した管理体系を有するフォルダにファイルを格納して管理するファイル管理システムを利用することにより、フォルダに格納されたファイルに関する情報から、作業担当者に負担をかけず、かつ実際に行った作業量を反映した作業量を推定する作業量算出システムを提供する。【解決手段】　特定の業務に関するフォルダに含まれるファイルのデータ量を取得し、このデータ量に対してファイルの属性に応じた加重値により調整を加えて作業指数を算出することにより、作業担当者は作業量管理のための特別な作業を行わなくても、当該業務に関しての作業量を自動的に把握することができる。加重値は、ファイルの拡張子や作成者に対応して設定することができる。【選択図】　　　　図３
2004118831.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ファイルを階層化した管理体系により管理するファイル管理システムを利用して業務の作業量を算出する作業量算出システムであって、
前記ファイル管理システムにおいて、前記業務に対応するフォルダを特定するフォルダ特定手段と、
前記フォルダに含まれるファイルについて、ファイルのデータ量を含むファイル情報を取得するファイル情報取得手段と、
ファイルのデータ量から作業量を算出するための加重値を格納する加重値格納手段と、
前記加重値格納手段から前記ファイルに対応する加重値を取得する加重値取得手段と、
前記ファイル情報に含まれるデータ量と前記加重値から前記業務の作業量に対応する作業指数を算出する作業指数算出手段と、
を備えることを特徴とする作業量算出システム。
【請求項２】
前記ファイル情報にはファイルの種類を示す拡張子が含まれており、
前記加重値格納手段には、ファイルの拡張子に対応する加重値が定められていて、
前記作業指数算出手段は、前記ファイルの拡張子に対応する加重値を用いて作業指数を算出すること
を特徴とする請求項１記載の作業量算出システム。
【請求項３】
前記ファイル情報にはファイルの作成者を特定する情報が含まれており、
前記加重値格納手段には、ファイルの作成者に対応する加重値が定められていて、
前記作業指数算出手段は、前記ファイルの作成者に対応する加重値を用いて作業指数を算出すること
を特徴とする請求項１記載の作業量算出システム。
【請求項４】
収益情報を管理する収益管理システムから、前記業務に対応する収益情報を取得する第一の収益情報取得手段と、
前記収益情報と前記業務に対応する作業指数から前記業務に関する採算指数を算出する採算指数算出手段と、
を備えることを特徴とする請求項１乃至３いずれかに記載の作業量算出システム。
【請求項５】
収益情報を管理する収益管理システムから、特定の取引先に関する収益情報を取得する第二の収益情報取得手段と、
前記取引先に関する業務について算出した作業指数の合計値を算出する取引先別作業指数算出手段と、
前記収益情報と前記作業指数の合計値から前記取引先に関する採算指数を算出する第二の採算指数算出手段と、
を備えることを特徴とする請求項１乃至４いずれかに記載の作業量算出システム。
【請求項６】
ファイルを階層化した管理体系により管理するファイル管理システムを利用して業務の作業量を算出する作業量算出プログラムであって、コンピュータに、
前記ファイル管理システムにおいて前記業務に対応するフォルダを特定するステップと、
前記フォルダに含まれるファイルについて、ファイルのデータ量を含むファイル情報を取得するステップと、
ファイルのデータ量から作業量を算出するための加重値を格納する加重値格納部から前記ファイルに対応する加重値を取得するステップと、
前記ファイル情報に含まれるデータ量と前記加重値から前記業務の作業量に対応する作業指数を算出するステップと、
を実行させるための作業量算出プログラム。
【請求項７】
前記コンピュータに、
収益情報を管理する収益管理システムから、前記業務に対応する収益情報を取得するステップと、
前記収益情報と前記業務に対応する作業指数から前記業務に関する採算指数を算出するステップと、
を実行させることを特徴とする請求項６記載の作業量算出プログラム。
【請求項８】
ファイルを階層化した管理体系により管理するファイル管理システムを利用して業務の作業量を算出する作業量算出方法であって、
コンピュータが、前記ファイル管理システムにおいて前記業務に対応するフォルダを特定するステップと、
前記コンピュータが、前記フォルダに含まれるファイルについて、ファイルのデータ量を含むファイル情報を取得するステップと、
前記コンピュータが、ファイルのデータ量から作業量を算出するための加重値を格納する加重値格納部から前記ファイルに対応する加重値を取得するステップと、
前記コンピュータが、前記ファイル情報に含まれるデータ量と前記加重値から前記業務の作業量に対応する作業指数を算出するステップと、
を有することを特徴とする作業量算出方法。
【請求項９】
前記コンピュータが、収益情報を管理する収益管理システムから、前記業務に対応する収益情報を取得するステップと、
前記コンピュータが、前記収益情報と前記業務に対応する作業指数から前記業務に関する採算指数を算出するステップと、
を有することを特徴とする請求項８記載の作業量算出方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
　本発明は、階層化した管理体系を有するフォルダにファイルを格納して管理するファイル管理システムを利用して、特定の業務に関する作業量を算出するための作業量算出システム、作業量算出プログラム及びこのシステム又はプログラムを用いた作業量算出方法に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
　パソコンをはじめとするコンピュータシステムにおいては、文書ファイルや画像ファイルなどユーザーが作成又は受信したファイルを管理するために、ファイルの体系を階層構造で管理するファイル管理システムの機能が、オペレーティングシステムに備えられていることが一般的である。ファイル管理システムにおいては、ファイルの保管場所としてフォルダがツリー状の階層構造上に設けられており、それぞれのファイルはいずれかのフォルダに格納して管理することで、ファイル間の関係やファイルの存在場所を明確化することができる。
【０００３】
　このようなファイル管理システムはオペレーティングシステムに備えられるだけでなく、特定のファイルを管理するためのアプリケーションソフトとしてコンピュータにインストールされる場合もある。例えば、企業や特許事務所における特許管理業務においては、それぞれの出願単位でフォルダを設け、フォルダ内に当該出願に関連するファイルを格納する「包袋管理システム」と呼ばれるソフトウェアが利用されている。
【０００４】
　このような機能を備えたファイル管理システムは、多種多様なファイルを系統立てて管理することでコンピュータ利用者の利便性を高めるとともに、例えば「包袋管理システム」など業務管理用のシステムでは、業務単位に設けられたフォルダに関連するファイルを分類して格納することで、業務を効率化するために用いられている。このようなファイル管理システムの機能を強化するために、ユーザーからの使い勝手の向上というニーズに対応して、主に表示機能や検索機能などの面において、様々な発明がなされている（例えば、特許文献１、特許文献２参照。）。
【０００５】
【特許文献１】特開２０００−２０７２６１号公報
【特許文献２】特開２００１−４３２３１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
　特に「包袋管理システム」など業務用のファイル管理システムにおいては、前記のように業務単位にフォルダを設けることによって、ファイルの所在を明確化して業務を効率化するよう工夫がされているが、業務の効率化という観点からは、各々の業務単位における採算性の管理も重要な課題となる。しかしながら、現在の業務用のファイル管理システムはファイルの体系的な管理機能のみに特化しており、採算性の管理に関連した機能を備えているものは存在していない。
【０００７】
　業務の採算管理を行うためには、当該業務について発生したコストを把握することが必要になる。コストのうち、原材料の購入代金、運送費や光熱水道費などの諸経費などについてはそれぞれ容易に特定することが可能であるが、当該業務において内部で発生した労務費用については正確な値の算出が困難であるため、一定の条件を設けて把握することが必要になる。最もオーソドックスな方法としては、作業を担当する担当者がそれぞれ業務に携わった時間をタイムシートに記録し、時間単位で工数を把握することが行われている。
【０００８】
　しかしながら、タイムシートによる管理については、タイムシートの記録に担当者の協力が必要である、入力に手間がかかるため導入しても実効性が上がらない場合がある、担当者が虚偽の申告を行わないかのチェックが容易ではない、実際に作業が殆ど進捗していなくても時間だけはカウントされる、といった課題を有している。このような課題に対して、作業を行う担当者に負担をかけず、かつ実際に行った作業量を反映した作業量の把握方法が提供されることが好ましい。
【０００９】
　ところで、前記のファイル管理システムにおいては、業務単位でフォルダが設けられていて、各々の業務において発生した作業と関連したファイルが当該フォルダ内に格納されていることになる。つまり、ある業務について設けられたフォルダ内に格納されたファイルは、当該業務に関連して行われた作業の結果物そのものであるので、当該業務に投入した作業量に関連するものであると考えることができる。このファイルに関連する情報から当該業務にかかる作業量を推定して採算管理に利用することができれば、ユーザーは単に作業を行うだけでなく、その作業に関連する業務の採算性を意識しながら、業務を遂行することが可能になる。
【００１０】
　本発明は、これらの課題に対応してなされたものであり、階層化した管理体系を有するフォルダにファイルを格納して管理するファイル管理システムを利用することにより、フォルダに格納されたファイルに関する情報から、作業担当者に負担をかけず、かつ実際に行った作業量を反映した作業量を推定する作業量算出システム、作業量算出プログラム及び作業量算出方法を提供することを目的とするものである。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
　これらの課題を解決するために、本発明は、ファイルを階層化した管理体系により管理するファイル管理システムを利用して業務の作業量を算出する作業量算出システムであって、前記ファイル管理システムにおいて、前記業務に対応するフォルダを特定するフォルダ特定手段と、前記フォルダに含まれるファイルについて、ファイルのデータ量を含むファイル情報を取得するファイル情報取得手段と、ファイルのデータ量から作業量を算出するための加重値を格納する加重値格納手段と、前記加重値格納手段から前記ファイルに対応する加重値を取得する加重値取得手段と、前記ファイル情報に含まれるデータ量と前記加重値から前記業務の作業量に対応する作業指数を算出する作業指数算出手段と、を備えること特徴とする。
【００１２】
　ある業務に関するファイルのデータ量が大きい場合は、そのファイルを作成するために要した作業量や業務の規模等との間に一定の関連性を有するものと考えることができる。この発明においては、特定の業務に関するフォルダに含まれるファイルのデータ量を取得し、このデータ量に対してファイルの属性に応じた加重値により調整を加えて作業指数を算出することにより、作業担当者は作業量管理のための特別な作業を行わなくても、当該業務に関しての作業量を自動的に把握することができる。この算出結果は、必ずしも厳密な作業量を反映するものとはならない可能性もあるが、作業担当者が作業量に関する情報の入力を行う必要が無く、自動的に簡易な算出結果が得られる点において有効である。また、加重値を調整することにより、より正確な作業量を算出することも可能である。
【００１３】
　ファイル管理システムは、業務に関するファイルを分類して整理できるものであれば、オペレーティングシステムに含まれるものであってもよいし、特定のアプリケーションソフトとして利用されるものであってもよい。ファイル情報には、文書ファイルや画像ファイルなどのファイルの種類、ファイルのデータ量、ファイルの作成者などファイルにかかる作業量を判定することができる全ての情報を用いることができる。加重値には、ファイルの種類や作成者などのファイルの属性に応じて、ファイルのデータ量と作業量をより正確に関連付けるために適当な調整値が用いられる。
【００１４】
　また、本発明は、前記ファイル情報にはファイルの種類を示す拡張子が含まれており、前記加重値格納手段には、ファイルの拡張子に対応する加重値が定められていて、前記作業指数算出手段は、前記ファイルの拡張子に対応する加重値を用いて作業指数を算出することを特徴とすることもできる。前記ファイル情報にはファイルの作成者を特定する情報が含まれており、前記加重値格納手段には、ファイルの作成者に対応する加重値が定められていて、前記作業指数算出手段は、前記ファイルの作成者に対応する加重値を用いて作業指数を算出することを特徴としてもよい。
【００１５】
　この発明において用いられるファイルのデータ量については、一般的に文書ファイルに対して画像ファイルはデータ量が重くなる傾向にある。このようなファイルの種別はファイルの拡張子により判断することが可能なので、ファイルの拡張子に対応した加重値を用いることにより、データ量と作業量の対応関係を調整することができる。また、同じファイルであっても、例えば自らが作成したものと社内の他の担当者が作成したもの、さらには取引先等の外部の者が作成したものでは、作業量に大きな相違が生じるのが通常である。このような実質的な作業量の相違はファイルの作成者により判断することが可能なので、ファイルの作成者に対応した加重値を用いることにより、データ量と作業量の対応関係を調整することができる。このように、ファイルの属性情報を参照した加重調整を行うことにより、実質的な作業量をより正確に反映することができる。
【００１６】
　さらに、本発明は、収益情報を管理する収益管理システムから、前記業務に対応する収益情報を取得する第一の収益情報取得手段と、前記収益情報と前記業務に対応する作業指数から前記業務に関する採算指数を算出する採算指数算出手段と、を備えることを特徴とすることもできる。
【００１７】
　このように構成すると、ファイルのデータ量から把握した作業指数と当該業務に対応する収益情報を対比することにより、当該業務の採算性を容易に指数化することができる。ここで用いられる収益情報は、当該業務に関する売上高に関する情報であってもよいし、売上総利益、営業利益など利益に関する情報であってもよい。
【００１８】
　さらに、本発明は、収益情報を管理する収益管理システムから、特定の取引先に関する収益情報を取得する第二の収益情報取得手段と、前記取引先に関する業務について算出した作業指数の合計値を算出する取引先別作業指数算出手段と、前記収益情報と前記作業指数の合計値から前記取引先に関する採算指数を算出する第二の採算指数算出手段と、を備えることを特徴とすることもできる。
【００１９】
　このように構成すると、ファイルのデータ量から把握した作業指数を取引先単位で合計し、当該取引先に対応する収益情報と対比することにより、当該取引先についての採算性を容易に指数化することができる。
【００２０】
尚、本発明は、本発明のそれぞれの構成に対応した作業量算出システムについて、それぞれのシステムに用いられる作業量算出プログラム、それぞれのシステム又はプログラムを用いた作業量算出方法として構成することもできる。
【００２１】
　つまり、本発明にかかる作業量算出プログラムは、ファイルを階層化した管理体系により管理するファイル管理システムを利用して業務の作業量を算出する作業量算出プログラムであって、コンピュータに、前記ファイル管理システムにおいて前記業務に対応するフォルダを特定するステップと、前記フォルダに含まれるファイルについて、ファイルのデータ量を含むファイル情報を取得するステップと、ファイルのデータ量から作業量を算出するための加重値を格納する加重値格納部から前記ファイルに対応する加重値を取得するステップと、前記ファイル情報に含まれるデータ量と前記加重値から前記業務の作業量に対応する作業指数を算出するステップと、を実行させるための作業量算出プログラムである。前記コンピュータに、収益情報を管理する収益管理システムから、前記業務に対応する収益情報を取得するステップと、前記収益情報と前記業務に対応する作業指数から前記業務に関する採算指数を算出するステップと、を実行させることを特徴とすることもできる。
【００２２】
　また、本発明にかかる作業量算出方法は、ファイルを階層化した管理体系により管理するファイル管理システムを利用して業務の作業量を算出する作業量算出方法であって、コンピュータが、前記ファイル管理システムにおいて前記業務に対応するフォルダを特定するステップと、前記コンピュータが、前記フォルダに含まれるファイルについて、ファイルのデータ量を含むファイル情報を取得するステップと、前記コンピュータが、ファイルのデータ量から作業量を算出するための加重値を格納する加重値格納部から前記ファイルに対応する加重値を取得するステップと、前記コンピュータが、前記ファイル情報に含まれるデータ量と前記加重値から前記業務の作業量に対応する作業指数を算出するステップと、を有することを特徴とする作業量算出方法である。前記コンピュータが、収益情報を管理する収益管理システムから、前記業務に対応する収益情報を取得するステップと、前記コンピュータが、前記収益情報と前記業務に対応する作業指数から前記業務に関する採算指数を算出するステップと、を有することを特徴とすることもできる。
【発明の効果】
【００２３】
　この発明により、一般的なファイル管理システムや会計システムなどを用いて日常的な業務を行いながら、作業量把握のための特別な作業を行うことなく、当該業務に要した作業量を把握することができる。当該作業量と収益情報を用いて業務単位や取引先単位での採算性についての概算値を把握することも可能なため、採算性の高い業務へのリソースの絞込みや、採算性の低い業務についての見直し作業などに活用することができる。
【００２４】
　特に、特許事務における包袋管理のように作成又は使用したファイルのデータ量と作業量が連動しやすい業務においては、包袋管理システム等のファイル管理システムと連動させることにより、より高い効果を発揮することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２５】
　本発明を実施するための最良の形態について、図面を用いて以下に詳細に説明する。尚、以下には、本発明にかかる作業量算出システムを業務採算の管理に利用する例について説明するが、本発明はかかる実施形態に限定されるものではなく、例えば算出した作業量を従業員の勤務情報と対比して従業員の勤怠管理を行うなど、作業量を把握することが必要な他の用途にも用いることができる。
【００２６】
　図１は、本発明にかかる作業量算出システムを用いた採算管理システムの概要を示す図である。図２は、本発明にかかる作業量算出システムを用いた採算管理システムの構成を示すブロック図である。図３は、本発明にかかる作業量算出システムを用いた採算管理システムの採算指数の分析方法の一例を示す図である。図４は、本発明にかかる作業量算出システムにおいて、ファイル種別により作業指数を加重調整するためのテーブルの一例を示す図である。図５は、本発明にかかる作業量算出システムにおいて、ファイル作成者により作業指数を加重調整するためのテーブルの一例を示す図である。図６は、本発明にかかる作業量算出システムを用いた採算管理システムにおいて、プロジェクト別に対応するフォルダを記録したテーブルの一例を示す図である。図７は、本発明にかかる作業量算出システムを用いた採算管理システムにより、採算指数を算出する一例を示す図である。図８は、本発明で得られる採算分析データを元に統計を表示した画面の一例を示す図である。図９は、本発明にかかる作業量算出システムを用いた採算管理システムの処理フローを示すフローチャートである。
【００２７】
　図１において、本発明にかかる作業量算出システムを用いた採算管理システム１０は、収益管理システム３０及びファイル管理システム４０と接続されていて、それぞれのシステムは入出力装置２０から操作することができる。これらのシステムは、１台のコンピュータ内にそれぞれの機能を有するプログラムやファイルとして備えられていてもよい。採算管理システム１０は、収益管理システム３０より特定の業務に関する収益情報を抽出し、ファイル管理システム４０から当該業務に対応するフォルダに含まれるファイルのデータ量を抽出し、当該収益情報と当該データ量から採算指数等を算出して、分析結果を入出力装置２０に表示する。
【００２８】
　ファイル管理システム４０には、階層構造により体系化されたフォルダにファイルを格納する、コンピュータのオペレーティングシステム等に備えられた一般的なファイル管理システムを用いればよい。また、収益管理システム３０には取引先別、プロジェクト別等に売上や利益などの収益情報を管理できる一般的な会計システム等を用いればよい。採算管理システム１０は、ファイル管理システム４０からはフォルダ別のデータ量等のファイルに関する情報を抽出し、収益管理システム３０からは取引先別、プロジェクト別等に関する売上高や利益などの収益情報を抽出し、両者を対比することにより取引先別、プロジェクト別等の採算性を分析・判定する機能を備えている。
【００２９】
　図２は、これらのシステムの構成をさらに詳しく説明したものである。ファイル管理システム４０は、制御部４１、実ファイル格納部４２及び階層構造情報格納部４３を含んで構成されている。ユーザーは、階層構造情報格納部４３に格納された階層構造から所定の位置に存在するフォルダを順次選択してファイルの所在を特定し、特定されたファイルのファイルパスを参照して実ファイル格納部４２から文書ファイルや画像ファイルなどの実ファイルを取得することができる。制御部４１は、これらの一連の処理を制御している。
【００３０】
　収益管理システム３０は、売上高や利益などの収益情報を格納する収益情報格納部３１を含んでおり、収益情報格納部３１には、取引先別収益情報テーブル３１１又はプロジェクト別収益情報テーブル３１２が含まれている。これらは一般的な会計システム等の機能を活用すればよいが、収益情報格納部に３１は、取引先別やプロジェクト別の売上や利益などの収益情報が格納されていることを特徴としている。
【００３１】
　採算管理システム１０は、入出力部１１、データ取得部１２、採算算出部１３、対応付データ格納部１４、加重データ格納部１５及び採算情報格納部１６を備えている。採算情報格納部１６には、取引先別採算情報テーブル１６１又はプロジェクト別採算情報テーブル１６２が含まれている。
【００３２】
　採算管理システム１０、収益管理システム３０及びファイル管理システム４０は、いずれも入出力装置２０から操作することができる。採算管理システム１０、収益管理システム３０及びファイル管理システム４０はそれぞれ異なるコンピュータに備えられていて、入出力装置２０と接続されていてもよいし、１台のコンピュータに含まれるものであってもよい。
【００３３】
　図３は、本発明にかかる作業量算出システムを用いた採算管理システムによる、採算指数の分析方法の一例を示している。この例で用いられるファイル管理システムは、特許等の出願管理に用いられる、いわゆる「包袋管理システム」である。この包袋管理システムにおいては、取引先単位でフォルダが設けられ、そのフォルダの中に出願番号単位のフォルダが設けられ、さらにそのフォルダの中には出願、中間処理などの作業単位でフォルダが設けられており、作業に用いられた文書ファイルや画像ファイルは、それぞれ該当するフォルダに格納されている。
【００３４】
　出願や中間処理など、ある作業単位についての作業量を把握したい管理者は、ファイル管理システムにおいて該当するフォルダを指定する。指定されたフォルダには、文書ファイルや画像ファイルなど様々なファイルが格納されているが、本発明にかかる作業量算出システムは、当該フォルダに格納されている全てのファイルのマスターデータから、ファイルのデータ量を取得する。これらのデータ量から所定のルールに従って作業指数を算出し、作業量を推定する。
【００３５】
　これに対して、収益管理システムにおいては、出願、中間処理などの作業単位での売上高が記録されている。収益管理システムにおける作業単位とファイル管理システムにおけるフォルダを予め関連付けておき、ある作業にかかる売上高と、これに対応するフォルダから算出した作業指数とを用いて採算指数を算出することにより、各々の作業の採算性を概算で把握することができる。
【００３６】
　上記の例に示した処理フローについて、図２の構成に基づいて説明する。まず操作を行う管理者は、入出力装置２０からファイル管理システム４０を操作して、作業量を把握したいプロジェクトにかかるフォルダを特定する。ファイル管理システムでは、制御部４１を介して階層構造情報格納部４３からフォルダの階層構造を取得し、該当するフォルダとそのフォルダに格納されたファイルを特定すると、実ファイル格納部４２から該当するファイルのマスターデータからそれぞれのファイルのデータ量等を特定する。
【００３７】
　これらのデータを採算管理システム１０のデータ取得部１２において取得すると、対応付データ格納部１４を参照して特定されたフォルダに対応するプロジェクトのプロジェクトコードを特定し、収益管理システム３０から当該プロジェクトにかかる売上高や利益などの収益情報を取得する。収益管理システム３０においては、かかる収益情報を格納する収益情報格納部３１が設けられていり、プロジェクト別の収益情報は、プロジェクト別収益情報テーブル３１２に格納されている。尚、プロジェクト単位ではなく取引先単位で採算を把握したい場合には、取引先別収益情報テーブル３１１から当該取引先にかかる収益情報を取得する。
【００３８】
　ファイル管理システム４０におけるフォルダに対応するプロジェクトのプロジェクトコードは、対応付データ格納部１４を参照することにより特定する。図６は、対応付データ格納部１４、つまりプロジェクト別に対応するフォルダを記録したテーブルの一例を示したものである。ここで付されているプロジェクトコードは、収益管理システム３０と共通のコードを用いることにより、当該プロジェクトコードをキーにして、プロジェクト別収益情報テーブル３１２において対応する収益情報を選択することができる。
【００３９】
　尚、まずプロジェクトに対応するフォルダを特定してデータ量を取得し、次に当該フォルダに対応する収益情報を取得するフローについては、逆の順序で処理することもできる。つまり、操作を行う管理者は、入出力装置２０から収益管理システム３０を操作して採算性を分析したいプロジェクトを特定し、当該プロジェクトにかかる収益情報を取得する。データ取得部１２は、対応付データ格納部１４から当該プロジェクトのプロジェクトコードに対応するファイルパスを特定し、ファイル管理システム４０から当該ファイルのデータ量を取得して、作業量の把握に用いる。
【００４０】
　データ取得部１２において取得した、ファイルのデータ量等のファイル情報と売上高等の収益情報から、採算算出部１３において当該プロジェクトにかかる採算性を示す採算指数を算出する。採算指数の算出においては、ファイル情報に含まれるデータ量等から当該プロジェクトにかかる作業量に対応する作業指数を算出し、作業指数と収益情報から採算指数を算出する。算出された採算指数は、採算情報格納部１６のプロジェクト別採算情報テーブル１６２に格納される。取引先単位で作業指数を合算して取引先別の採算指数を算出する場合は、取引先別採算情報テーブル１６１に採算指数が格納される。
【００４１】
　作業指数の算出は、ファイル情報に含まれるデータ量を、ファイル情報に含まれるファイルの属性情報を考慮した加重値により調整して求められる。例えば、一般的に文書ファイルに対して画像ファイルはデータ量が重くなる傾向にあるため、ファイルの種別をファイルの拡張子により判断することとして、ファイルの拡張子に対応した加重値を用いることにより、データ量と作業量の対応関係を調整することができる。
【００４２】
　図４は、本発明にかかる作業量算出システムにおいて、ファイル種別により作業指数を加重調整するためのテーブルの一例を示している。このようなデータは加重データ格納部１５に格納されており、拡張子に対応する加重値を乗ずることにより、実際の作業工数に近い指数を算出することができる。
【００４３】
　また、同じファイルであっても、例えば自らが作成したものと社内の他の担当者が作成したもの、さらには取引先等の外部の者が作成したものでは、作業量に大きな相違が生じるのが通常である。このような実質的な作業量の相違はファイルの作成者により判断することが可能なので、ファイルの作成者に対応した加重値を用いることにより、データ量と作業量の対応関係を調整することができる。
【００４４】
　図５は、本発明にかかる作業量算出システムにおいて、ファイル作成者により作業指数を加重調整するためのテーブルの一例を示している。このようなデータは加重データ格納部１５に格納されており、作成者に対応する加重値を乗ずることにより、実際の作業工数に近い指数を算出することができる。
【００４５】
　図７を用いて、本発明にかかる作業量算出システムを用いた採算管理システムにより、採算指数を算出する一例について説明する。この例では、出願番号「特願２００３−９９９９９８」について、この出願の出願から登録まで全体についての採算性に対して、出願段階での採算性がどの程度であったかを分析することを目的としている。
【００４６】
　まず、当該出願の出願段階における作業量を把握するために、ファイル管理システムにおいて当該出願番号にかかるフォルダ内から「出願」フォルダを選択して、フォルダ内にあるファイルのデータ量と拡張子を取得する。拡張子については、図４の例に示した加重値を定めたテーブルを参照して加重値を特定して、データ量に加重値を乗じた調整値を算出する。全てのファイルについてこのように調整値を算出すると、調整値の合計額が出願段階の作業量を示す作業量指数となる。
【００４７】
　続いて、収益管理システムから当該出願番号にかかる出願段階での売上高の数値を取得する。売上高を上記のように算出した作業量指数で除すると、作業量指数１単位あたりの売上高が算出され、この数値を出願段階の作業量当たりの売上高を示す採算指数とする。
【００４８】
　次に、当該出願全体についての作業量を把握するために、ファイル管理システムにおいて当該出願番号にかかるフォルダを選択して、フォルダ内にある全てのファイルのデータ量と拡張子を取得する。拡張子については、図４の例に示した加重値を定めたテーブルを参照して加重値を特定して、データ量に加重値を乗じた調整値を算出する。全てのファイルについてこのように調整値を算出すると、調整値の合計額が当該出願全体での作業量を示す作業量指数となる。
【００４９】
　続いて、収益管理システムから当該出願番号にかかる全ての売上高の合計値を取得する。売上高を上記のように算出した作業量指数で除すると、作業量指数１単位あたりの売上高が算出され、この数値を当該出願全体での作業量当たりの売上高を示す採算指数とする。
【００５０】
　最後に、上記のように算出した２つの採算指数を対比する。この例では、出願段階における採算指数が出願全体の採算指数を上回っているため、出願段階の採算性は全体の中でも高いという分析を行うことができる。逆に言えば、中間処理など他の段階での採算性が良くないことが明らかになり、中間処理段階での作業の効率化や請求額の見直しなどを行うべきであると考えることができる。
【００５１】
　尚、図７に示した分析は本発明の実施形態の一例であるので、作業量指数や採算指数はこの例とは異なる単位で設定してもよいし、作業量指数の算出においては、ファイルの作成者など、ファイルに関する他の属性情報を用いて調整を行ってもよい。また、調整に用いられる加重値は、なるべく正確に作業量を反映することができるように、実績等を勘案して適宜調整することが好ましい。
【００５２】
　このように算出した採算指数等は、図８の例に示したように、様々な様式を用いて分析に用いることができる。これらのグラフ等はディスプレイへの表示や、プリンタへの出力が可能となっている。
【００５３】
　図９のフローチャートを用いて、本発明にかかる作業量算出システムを用いた採算管理システムの処理フローを説明する。まず、採算性を分析したいプロジェクトが選択され、当該プロジェクトのプロジェクトコードを受け付ける（Ｓ１）。次に、当該プロジェクトに関するファイルを格納するフォルダを、ファイル管理システムを操作して特定する（Ｓ２）。
【００５４】
　続いて、当該フォルダ内にあるファイルについて、ファイルの拡張子とデータ量を特定し、これらのデータを取得する（Ｓ３）。ファイルの拡張子については、加重データ格納部を参照して対応する加重値を特定し（Ｓ４）、データ量に当該加重値を乗じて作業量指数を算出する（Ｓ５）。さらに、当該フォルダ内に他のファイルがあるか否かを確認し（Ｓ６）、他のファイルが存在する場合には、同様の処理を繰り返す（Ｓ４〜Ｓ６）。
【００５５】
　全てのファイルについて作業量指数を算出すると、フォルダ内の全てのファイルに関する作業量指数の合計値を算出する（Ｓ７）。一方、先に受け付けたプロジェクトコードをキーに、収益管理システムから当該プロジェクトにかかる売上高を取得する（Ｓ８）。取得した売上高を、算出した作業量指数の合計値で除することにより、採算指数を算出する（Ｓ９）。
【図面の簡単な説明】
【００５６】
【図１】本発明にかかる作業量算出システムを用いた採算管理システムの概要を示す図である。
【図２】本発明にかかる作業量算出システムを用いた採算管理システムの構成を示すブロック図である。
【図３】本発明にかかる作業量算出システムを用いた採算管理システムの採算指数の分析方法の一例を示す図である。
【図４】本発明にかかる作業量算出システムにおいて、ファイル種別により作業指数を加重調整するためのテーブルの一例を示す図である。
【図５】本発明にかかる作業量算出システムにおいて、ファイル作成者により作業指数を加重調整するためのテーブルの一例を示す図である。
【図６】本発明にかかる作業量算出システムを用いた採算管理システムにおいて、プロジェクト別に対応するフォルダを記録したテーブルの一例を示す図である。
【図７】本発明にかかる作業量算出システムを用いた採算管理システムにより、採算指数を算出する一例を示す図である。
【図８】本発明で得られる採算分析データを元に統計を表示した画面の一例を示す図である。
【図９】本発明にかかる作業量算出システムを用いた採算管理システムの処理フローを示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００５７】
１０　　採算管理システム
１１　　入出力部
１２　　データ取得部
１３　　採算算出部
１４　　対応付データ格納部
１５　　加重データ格納部
１６　　採算情報格納部
１６１　取引先別採算情報テーブル
１６２　プロジェクト別採算情報テーブル
２０　　入出力装置
３０　　収益管理システム
３１　　収益情報格納部
３１１　取引先別収益情報テーブル
３１２　プロジェクト別収益情報テーブル
４０　　ファイル管理システム
４１　　制御部
４２　　実ファイル格納部
４３　　階層構造情報格納部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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