(57)【要約】【課題】ネットワークを利用して申請・承認・通知の手続を円滑に行うことが可能な申請結果方法等を提供する。【解決手段】まず社員Ａは通信端末１２Ａで申請情報を入力すると、申請情報がサーバコンピュータ１３に取り込まれ、サーバコンピュータ１３により、上司Ｂのメールアドレス宛に、承認用ホームページを構成する承認用ファイルに付与されるＵＲＬを含んだ電子メールが送信される。上司Ｂが通信端末１２Ｂにて自分宛の電子メールに含まれたＵＲＬにアクセスすると、サーバコンピュータ１３により、少なくとも承認有無情報が取得され、確認用ホームページを構成する確認用ファイルに付与されるＵＲＬを含んだ電子メールが、社員Ａのメールアドレス宛に送信される。社員Ａは、通信端末１２Ａ上で自分宛の電子メールに含まれたＵＲＬにアクセスすると、確認用ファイルがサーバコンピュータ１３から社員Ａの通信端末１２Ａに配信される。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
申請者が通信端末にて入力した申請内容について、その申請の承認権者による承認の有無を前記申請者に知らせるための申請結果通知方法であって、
通信端末とネットワークを通じて通信可能なサーバコンピュータが、前記通信端末にて入力された前記申請者の申請情報を含む承認用ファイルのＵＲＬを、前記承認権者のメールアドレス宛の電子メールにより通知するステップと、
前記サーバコンピュータが、前記承認用ファイルのＵＲＬにアクセスした通信端末にて入力された前記承認権者による承認有無情報を含む確認用ファイルのＵＲＬを、前記申請者のメールアドレス宛の電子メールにより通知するステップとを含むことを特徴とする申請結果通知方法。
【請求項２】
申請者が通信端末にて入力した申請内容について、その申請の承認権者による承認の有無を前記申請者に知らせるための申請結果通知プログラムであって、
通信端末とネットワークを通じて通信可能なサーバコンピュータを、
（Ａ）前記通信端末にて入力された前記申請者の申請情報を取得する申請情報取得手段、
（Ｂ）この申請情報取得手段によって取得された前記申請情報が表示されるとともにその申請に対する承認の有無を入力可能な承認用ホームページを構成し、所定のＵＲＬが付与された承認用ファイルを生成する承認用ファイル生成手段、
（Ｃ）前記承認用ファイルのＵＲＬを、前記申請者に予め対応付けられた承認権者のメールアドレス宛の電子メールにより通知する承認用ＵＲＬ通知手段、
（Ｄ）前記承認用ファイルのＵＲＬにアクセスした通信端末にて当該承認用ホームページに入力された前記承認権者による承認の有無情報を取得する承認有無情報取得手段、
（Ｅ）少なくとも前記承認の有無情報が表示された確認用ホームページを構成し、所定のＵＲＬが付与された確認用ファイルを生成する確認用ファイル生成手段、
（Ｆ）その確認用ファイルのＵＲＬを、前記申請者のメールアドレス宛の電子メールにより通知する確認用ＵＲＬ通知手段、
として機能させることを特徴とする申請結果通知プログラム。
【請求項３】
申請者が通信端末にて入力した申請内容について、その申請の承認権者による承認の有無を前記申請者に知らせるための申請結果通知プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体であって、
通信端末とネットワークを通じて通信可能なサーバコンピュータを、
（Ａ）前記通信端末にて入力された前記申請者の申請情報を取得する申請情報取得手段、
（Ｂ）この申請情報取得手段によって取得された前記申請情報が表示されるとともにその申請に対する承認の有無を入力可能な承認用ホームページを構成し、所定のＵＲＬが付与された承認用ファイルを生成する承認用ファイル生成手段、
（Ｃ）前記承認用ファイルのＵＲＬを、前記申請者に予め対応付けられた承認権者のメールアドレス宛の電子メールにより通知する承認用ＵＲＬ通知手段、
（Ｄ）前記承認用ファイルのＵＲＬにアクセスした通信端末にて当該承認用ホームページに入力された前記承認権者による承認の有無情報を取得する承認有無情報取得手段、
（Ｅ）少なくとも前記承認の有無情報が表示された確認用ホームページを構成し、所定のＵＲＬが付与された確認用ファイルを生成する確認用ファイル生成手段、
（Ｆ）その確認用ファイルのＵＲＬを、前記申請者のメールアドレス宛の電子メールにより通知する確認用ＵＲＬ通知手段、
として機能させるプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【請求項４】
申請者が通信端末にて入力した申請内容について、その申請の承認権者による承認の有無を前記申請者に知らせるための申請結果通知システムであって、
通信端末とネットワークを通じて通信可能なサーバコンピュータを備えて、
前記サーバコンピュータには、
（Ａ）前記通信端末にて入力された前記申請者の申請情報を取得する申請情報取得手段と、
（Ｂ）この申請情報取得手段によって取得された前記申請情報が表示されるとともにその申請に対する承認の有無を入力可能な承認用ホームページを構成し、所定のＵＲＬが付与された承認用ファイルを生成する承認用ファイル生成手段と、
（Ｃ）前記承認用ファイルのＵＲＬを、前記申請者に予め対応付けられた承認権者のメールアドレス宛の電子メールにより通知する承認用ＵＲＬ通知手段と、
（Ｄ）前記承認用ファイルのＵＲＬにアクセスした通信端末にて当該承認用ホームページに入力された前記承認権者による承認の有無情報を取得する承認有無情報取得手段と、
（Ｅ）少なくとも前記承認の有無情報が表示された確認用ホームページを構成し、所定のＵＲＬが付与された確認用ファイルを生成する確認用ファイル生成手段と、
（Ｆ）その確認用ファイルのＵＲＬを、前記申請者のメールアドレス宛の電子メールにより通知する確認用ＵＲＬ通知手段と、
が備えられていることを特徴とする申請結果通知システム。
【請求項５】
請求項２の申請結果通知プログラム、請求項３のコンピュータ読み取り可能な記録媒体及び請求項４の申請結果通知システムのいずれかのものにおいて、前記申請取得手段で取得された前記申請情報と、前記承認有無情報取得手段で取得された前記承認有無情報とを対応付けて記憶する記憶手段を備えていることを特徴とするもの。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、申請結果通知方法、申請結果通知プログラム及びそれを記憶したコンピュータ読み取り可能な記録媒体、並びに、申請結果通知システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
例えば、一般の会社で社員が休暇を取る場合、まず、この社員は自分の上司に所定の申請事項（休暇理由等）を記入した申請書を提出する。そして、上司は申請事項の内容及び記入もれ等の確認をした上で例えば承認印を押す。そして、休暇申請に対する承認の有無結果が上記社員に知らせられる。ところで、このような申請者の申請内容に対する承認権者の承認有無を当該申請者に通知する手続（以下、「申請・承認・通知の手続」）の効率化を図るために、各社員の通信端末間のネットワークを利用したいという要請がある。
【０００３】
ここで、従来、各社員の通信端末からネットワークを介してアクセス可能な管理用サーバコンピュータ内に共有ファイル（スケジュール管理ファイル等）を記憶しておいて、各社員の通信端末から共有ファイルに対して各自の情報を入力できるようにしたものがある。（下記、特許文献１参照）
【０００４】
この構成を利用すれば、次のような申請・承認・通知の方法が考えられる。即ち、各社員の通信端末からネットワークを介してアクセス可能な管理用サーバコンピュータ内に例えば休暇申請ファイルを記憶しておいて、まず休暇申請をする社員が休暇申請ファイルにアクセスして所定の申請事項を入力する。次に、その社員の上司が休暇申請ファイルにアクセスして上記申請事項を確認した上で承認の有無を入力させるようにする。そして、上記申請者が再び休暇申請ファイルにアクセスすることで自分の休暇申請に対する承認の有無を知ることができるようにする方法である。
【０００５】
【特許文献１】
特開平６−１３９２４７号公報
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上述の方法では、上司が休暇申請ファイルにアクセスしない限り社員が申請を行ったかどうかを知ることができない。また、仮に上司が休暇申請ファイルにアクセスして承認有無の入力をしたとしても社員が再度休暇申請ファイルにアクセスしない限りその承認結果を知ることができない。従って、社員も上司も休暇申請ファイルに定期的にアクセスしなければ、上述の申請・承認・通知の手続が円滑に行われないという欠点がある。
【０００７】
他の方法としては、電子メールを利用する方法が考えられる。即ち、上記休暇申請ファイルを管理用サーバコンピュータ内に保存しておくのではなく、社員が、所定の申請事項を入力した休暇申請ファイル自体を電子メールに添付して上司宛に送信し、その休暇申請ファイルに対して上司が承認の有無を入力する。そして、承認有無入力済みの休暇申請ファイルを電子メールで上司から上記社員に返信する方法である。このような方法であれば、社員の休暇申請や上司の承認有無結果を電子メールで互いに知ることができるから、申請・承認・通知の手続を円滑に行うことが可能になる。
【０００８】
しかしながら、上記構成では、申請情報や承認結果情報が記録された休暇申請ファイル自体を電子メールによってやり取りする構成なので、例えばメール送受信エラー等の障害が起きたときに、電子メールと共に、上記申請情報等も失われてしまうおそれがある。そうすると、それまでの手続きが無駄になってしまい再度同じ手続きを繰り返さざるを得ないという問題が生じ得る。
本発明は、上記事情に鑑みてなされたもので、その目的は、ネットワークを利用して申請・承認・通知の手続を円滑に行うことが可能な申請結果通知方法、申請結果通知プログラム及びそれを記憶したコンピュータ読み取り可能な記録媒体、並びに、申請結果通知システムを提供するところにある。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するため、請求項１の発明に係る申請結果通知方法は、申請者が通信端末にて入力した申請内容について、その申請の承認権者による承認の有無を申請者に知らせるための申請結果通知方法であって、通信端末とネットワークを通じて通信可能なサーバコンピュータが、通信端末にて入力された申請者の申請情報を含む承認用ファイルのＵＲＬを、承認権者のメールアドレス宛の電子メールにより通知するステップと、サーバコンピュータが、承認用ファイルのＵＲＬにアクセスした通信端末にて入力された承認権者による承認有無情報を含む確認用ファイルのＵＲＬを、申請者のメールアドレス宛の電子メールにより通知するステップとを含むところに特徴を有する。
【００１０】
請求項２の発明に係る申請結果通知プログラムは、申請者が通信端末にて入力した申請内容について、その申請の承認権者による承認の有無を申請者に知らせるための申請結果通知プログラムであって、通信端末とネットワークを通じて通信可能なサーバコンピュータを、（Ａ）通信端末にて入力された申請者の申請情報を取得する申請情報取得手段、（Ｂ）この申請情報取得手段によって取得された申請情報が表示されるとともにその申請に対する承認の有無を入力可能な承認用ホームページを構成し、所定のＵＲＬが付与された承認用ファイルを生成する承認用ファイル生成手段、（Ｃ）承認用ファイルのＵＲＬを、申請者に予め対応付けられた承認権者のメールアドレス宛の電子メールにより通知する承認用ＵＲＬ通知手段、（Ｄ）承認用ファイルのＵＲＬにアクセスした通信端末にて当該承認用ホームページに入力された承認権者による承認の有無情報を取得する承認有無情報取得手段、（Ｅ）少なくとも承認の有無情報が表示された確認用ホームページを構成し、所定のＵＲＬが付与された確認用ファイルを生成する確認用ファイル生成手段、（Ｆ）その確認用ファイルのＵＲＬを、申請者のメールアドレス宛の電子メールにより通知する確認用ＵＲＬ通知手段、として機能させるところに特徴を有する。
【００１１】
請求項３の発明に係る申請結果通知プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体は、申請者が通信端末にて入力した申請内容について、その申請の承認権者による承認の有無を申請者に知らせるための申請結果通知プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体であって、通信端末とネットワークを通じて通信可能なサーバコンピュータを、（Ａ）通信端末にて入力された申請者の申請情報を取得する申請情報取得手段、（Ｂ）この申請情報取得手段によって取得された申請情報が表示されるとともにその申請に対する承認の有無を入力可能な承認用ホームページを構成し、所定のＵＲＬが付与された承認用ファイルを生成する承認用ファイル生成手段、（Ｃ）承認用ファイルのＵＲＬを、申請者に予め対応付けられた承認権者のメールアドレス宛の電子メールにより通知する承認用ＵＲＬ通知手段、（Ｄ）承認用ファイルのＵＲＬにアクセスした通信端末にて当該承認用ホームページに入力された承認権者による承認の有無情報を取得する承認有無情報取得手段、（Ｅ）少なくとも承認の有無情報が表示された確認用ホームページを構成し、所定のＵＲＬが付与された確認用ファイルを生成する確認用ファイル生成手段、（Ｆ）その確認用ファイルのＵＲＬを、申請者のメールアドレス宛の電子メールにより通知する確認用ＵＲＬ通知手段、として機能させるプログラムを記録したところに特徴を有する。
【００１２】
請求項４の発明に係る申請結果通知システムは、申請者が通信端末にて入力した申請内容について、その申請の承認権者による承認の有無を申請者に知らせるための申請結果通知システムであって、通信端末とネットワークを通じて通信可能なサーバコンピュータを備えて、サーバコンピュータには、（Ａ）通信端末にて入力された申請者の申請情報を取得する申請情報取得手段と、（Ｂ）この申請情報取得手段によって取得された申請情報が表示されるとともにその申請に対する承認の有無を入力可能な承認用ホームページを構成し、所定のＵＲＬが付与された承認用ファイルを生成する承認用ファイル生成手段と、（Ｃ）承認用ファイルのＵＲＬを、申請者に予め対応付けられた承認権者のメールアドレス宛の電子メールにより通知する承認用ＵＲＬ通知手段と、（Ｄ）承認用ファイルのＵＲＬにアクセスした通信端末にて当該承認用ホームページに入力された承認権者による承認の有無情報を取得する承認有無情報取得手段と、（Ｅ）少なくとも承認の有無情報が表示された確認用ホームページを構成し、所定のＵＲＬが付与された確認用ファイルを生成する確認用ファイル生成手段と、（Ｆ）その確認用ファイルのＵＲＬを、申請者のメールアドレス宛の電子メールにより通知する確認用ＵＲＬ通知手段とが備えられているところに特徴を有する。
【００１３】
請求項５の発明は、請求項２の申請結果通知プログラム、請求項３のコンピュータ読み取り可能な記録媒体及び請求項４の申請結果通知システムのいずれかのものにおいて、申請取得手段で取得された申請情報と、承認有無情報取得手段で取得された承認有無情報とを対応付けて記憶する記憶手段を備えているところに特徴を有する。
なお、本発明において「プログラム」とは、コンピュータによって直接実行可能なものだけでなく、ハードディスクなどにインストールすることによって実行可能となるものも含む概念である。また、圧縮されたり、暗号化されたりしたものも含む概念である。
「通信端末」については、申請情報が入力される通信端末と、承認有無情報が入力される通信端末とが異なる構成であっても、同じ通信端末である構成であってもよい。
【００１４】
【発明の作用及び効果】
＜請求項１〜請求項４の発明＞
請求項１〜請求項４の構成によれば、各電子メールを受けることにより、承認権者は少なくとも申請者が申請したことを知り、申請者は少なくとも承認権者による承認の有無結果がでたことを知ることができる。従って、管理用サーバコンピュータ内の共有ファイルに申請者及び承認権者が定期的にアクセスする必要がある方法に比べて申請・承認・通知の手続を円滑に行うことができる。しかも、上記各電子メールにて所定のＵＲＬを知らせて、それらのＵＲＬが付与された承認用ホームページ及び確認用ホームページに申請情報及び承認有無情報を表示する構成だから、例えばメール送受信エラー等によって申請情報及び承認有無情報のデータが途中で失われるという事態を回避できる。
なお、承認用ファイル及び確認用ファイルに付与するＵＲＬは公開されたものであっても、非公開のものであってもよいが、非公開のものであれば、申請者及び承認権者など特定人以外の者に対して申請承認に関する情報の秘密性を保持することが可能になる。
【００１５】
＜請求項５の発明＞
請求項５の構成によれば、申請情報と承認有無情報とは互いに対応付けて記憶される。従って、これらのデータ群を利用して各申請承認手続の履歴をデータベース化する等して、取得データの二次的利用性を向上させることができる。
【００１６】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施形態を図１ないし図９を参照しつつ詳細に説明する。
本実施形態に係る申請結果通知システム１０は、ネットワーク１１を利用して、例えば、社員Ａ（本発明の「申請者」に相当）がした休暇申請について、その上司Ｂ（本発明の「承認権者」に相当）に承認の有無判断を行わせて、その承認有無結果を上記社員Ａに知らせるためのものである。なお、以下の説明において、単に「社員」という場合には、社員Ａだけでなく、上司Ｂも含むものとする。
【００１７】
（１）申請結果通知システム１０の全体構成と動作概要
図１は、社内ネットワーク１１で構成された申請結果通知システム１０の全体構成図である。具体的には、社員Ａや上司Ｂが使用する各通信端末１２Ａ，１２Ｂと、例えば給与計算等を行う総務部が使用する通信端末１２Ｃと、サーバコンピュータ１３とがネットワーク１１（例えばイントラネット）を通じて相互に通信可能となっている。
【００１８】
本実施形態に係る申請結果通知システム１０の動作概要について説明すると次のようである。
まず申請者に相当する社員Ａは、例えば通信端末１２Ａで自分の個人情報及び申請事項に関する申請情報を入力する。すると、この申請情報がサーバコンピュータ１３に取り込まれる。そして、サーバコンピュータ１３は、承認権者に相当する上司Ｂのメールアドレス宛に、承認用ホームページを構成する承認用ファイルに付与されるＵＲＬを含んだ電子メールを送信する。上司Ｂは、例えば通信端末１２Ｂにて自分宛の電子メールを受けたことを知り、この電子メールに含まれたＵＲＬにアクセスする。そうすると、サーバコンピュータ１３により通信端末１２Ｂに承認用ファイルが配信されて当該通信端末１２Ｂの画面に承認用ホームページが表示される。この承認用ホームページは、上記社員Ａの申請内容を表示するとともに、承認の有無入力が可能となっている。そこで、上司Ｂは、その申請内容及び記入漏れ等を確認した上で承認するかどうかを判断して承認有無の入力をする。
【００１９】
すると、サーバコンピュータ１３側で、少なくとも承認有無情報が取得され、確認用ホームページに構成する確認用ファイルに付与されるＵＲＬを含んだ電子メールが、社員Ａのメールアドレス宛に送信される。社員Ａは、通信端末１２Ａ上で自分宛の電子メールを受けたことを知り、この電子メールに含まれたＵＲＬにアクセスする。そして、確認用ファイルがサーバコンピュータ１３から社員Ａの通信端末１２Ａに配信され当該通信端末１２Ａの画面上に確認用ホームページが表示される。社員Ａは、この確認用ホームページに表示された承認の有無情報を見て自分の申請が承認されたかどうか、即ち申請結果を知ることができる。
【００２０】
（２）ハードウエア構成
それぞれのハードウエア構成について、詳細に説明する。
上記各通信端末１２（１２Ａ，１２Ｂ，１２Ｃ）は、ネットワーク１１にアクセス可能な通信手段（例えばモデムやＴＡ等。図示せず）を備えたコンピュータから構成されている。また、各通信端末１２には、ネットワーク１１を通じて各ホームページを構成するファイル（後述する申請用ファイル、承認用ファイル、確認用ファイル）のＵＲＬにアクセスするためのブラウザソフトと、電子メールの送受信を行うための電子メールソフトとがインストールされている。
【００２１】
次いで、サーバコンピュータ１３には、図２に示すように、ネットワーク１１を通じて各通信端末１２とデータ通信を行うための通信制御部１４と、ソフトウエアの制御を行う中央演算処理装置（以下、「ＣＰＵ１９」）と、記憶装置１５とを備えて構成されている。記憶装置１５には、後述する社内ホームページや申請用ホームページを構成するファイル等を記憶するためのホームページデータファイル（以下、「ホームページＤＦ１６」）と、社員のメールアドレス等を記憶するアドレスデータファイル（以下、「アドレスＤＦ１７」）と、社員Ａの申請事項及び上司Ｂの承認有無情報を記憶するための申請承認情報データファイル（以下、「申請承認ＤＦ１８」）とが設けられている。
【００２２】
（３）ホームページＤＦの構成
ホームページＤＦ１６には、社内で公開されたＵＲＬが付与された社内ホームページ（以下、「社内ＨＰ」）を構成する社内ＨＰ用ファイルと、例えば社内ＨＰ上の休暇申請メニューアイコンにリンクされた申請用ホームページ（以下、「申請用ＨＰ２０」）を構成する申請用ファイルとが予め記憶されている。また、後述する承認用ホームページ（以下、「承認用ＨＰ３０」）や確認用ホームページ（以下、「確認用ＨＰ４０」）を生成する際に使用される素材ファイル（社員Ａからの申請事項データや、上司Ｂからの承認有無情報データを含まれていないファイル）がやはり記憶されている。なお、本実施形態ではホームページＤＦ１６に記憶される各ファイルは、ＸＭＬ形式のものであってもＨＴＭＬ形式のものであってもよい。また、各ホームページ（社内ホームページは除く）の掲載内容については、後述するサーバコンピュータ１３の制御動作についての記載のなかで説明する。
【００２３】
（４）アドレスＤＦの構成
アドレスＤＦ１７は、図３に示すように、社員ＩＤ領域１７Ａと、社員アドレス領域１７Ｂと、上司アドレス領域１７Ｃとを有している。このうち社員ＩＤ領域１７Ａには、各社員が保有する社員ＩＤが記憶され、社員アドレス領域１７Ｂには前記社員ＩＤに対応する社員のメールアドレスデータが記憶されている。また、上司アドレス領域１７Ｃには、前記社員ＩＤに対応する社員の上司のメールアドレスデータが記憶されている。例えば社員Ａについては、社員ＩＤ領域１７Ａに”Ａ００２”が記憶され、社員アドレス領域１７Ｂには社員Ａ本人のメールアドレス”ａ００２ｂｂｂｂ”が記憶され、上司アドレス領域１７Ｃには上司Ｂのメールアドレス”ａ１１３ｂｂｂｂ”が記憶されている。
【００２４】
（５）申請承認ＤＦの構成
申請承認ＤＦ１８は、図４（Ａ）に示すように、社員ＩＤ領域１８Ａと、社員氏名領域１８Ｂと、休暇種別領域１８Ｃと、休暇日領域１８Ｄと、申請理由領域１８Ｅと、承認有無領域１８Ｆと、上司氏名領域１８Ｇとを有しており、後述するように申請用ＨＰ２０及び承認用ＨＰ３０で取得した申請情報等に応じたデータが各領域１８Ａ〜１８Ｇにそれぞれ記憶される。なお、申請日領域や承認日領域を設けて、社員が申請入力をしたときにサーバコンピュータ１３のシステム時計から日時データを読み込んで上記申請日領域に書き込み、上司が承認有無入力をしたときにやはりサーバコンピュータ１３のシステム時計から日時データを読み込んで承認日領域に書き込む構成を加えてもよい。
【００２５】
（６）申請結果通知システム１０の処理手順及びサーバコンピュータ１３の申請結果通知プログラム
次に、本実施形態に係る申請結果通知システム１０の処理手順について、サーバコンピュータ１３を動作させる申請結果通知プログラムによるＣＰＵ１９の制御内容を中心に説明する（図３〜９参照）。なお、申請結果通知プログラムは、図示しないメモリに記憶されている。この申請結果通知プログラムは、例えばコンピュータ読み取り可能な記録媒体（例えばＣＤ−ＲＯＭ）に記録されたものを、サーバコンピュータ１３に備えられた図示しないデータ読取装置（例えばＣＤ−ＲＯＭドライブ）を用いてインストールしたものである。
【００２６】
＜申請段階＞
例えば有給休暇を申請したい社員Ａによって、通信端末１２Ａでブラウザソフトが起動されて社内ＨＰ用ファイルのＵＲＬにアクセスされると、サーバコンピュータ１３のＣＰＵ１９は、ホームページＤＦ１６内の社内ＨＰ用ファイルをネットワーク１１を通じて上記通信端末１２Ａに配信する。これにより通信端末１２Ａの画面上に社内ＨＰ（図示せず）が表示される。そして、社内ＨＰ上の休暇申請アイコンがクリックされると、ＣＰＵ１９は、図５に示す申請処理ルーチンを実行する。
【００２７】
まず、ステップＳ１において、ホームページＤＦ１６から申請用ファイルを読み出して通信端末１２Ａに配信する。すると、通信端末１２Ａの画面上に申請用ＨＰ２０が表示される。この申請用ＨＰ２０には、本発明の申請情報に相当する事項を入力できる欄が設けられている。具体的には、図６に示すように、「社員ＩＤ」、「社員氏名」、「休暇種別（有給休暇、公休、特別休暇等）」、「休暇日」、「申請理由」の入力欄（同図中、符号２１〜２５）が設けられている。各入力欄に所定の事項が入力され入力完了ボタン２６がクリックされると、ＣＰＵ１９は入力完了信号を受けて（ステップＳ２で「Ｙ」）、申請用ＨＰ２０の各入力欄の入力データを取り込む（ステップＳ３）。従って、このとき、ＣＰＵ１９は、本発明の申請情報取得手段として機能する。なお、上記入力欄２１〜２５のうち所定の必須入力欄への入力がされないままで入力完了ボタン２６がクリックされたときには、通信端末１２Ａの画面上にエラーメッセージを表示させるようにしてもよい。また、申請用ＨＰ２０のキャンセルボタン２７をクリックすると例えば社内ＨＰに戻るようになっている。
【００２８】
そして、ステップＳ４では、取得された入力データと、ホームページＤＦ１６に記憶された上記承認用ホームページを作成するための上記素材ファイルとに基づいて、図７に示す承認用ＨＰ３０を構成する承認用ファイルを生成する。それとともに、当該承認用ファイルに所定のＵＲＬ（以下、「承認用ＵＲＬ」）を付与する。従って、このとき、ＣＰＵ１９は、本発明の承認用ファイル生成手段として機能する。なお、このＵＲＬは、例えば申請用ＨＰ２０での入力データに関連付けた文字列によって構成したものであっても、また予め定められた複数のＵＲＬからランダムに選択されたものであってもよい。本実施形態では、入力データ等を所定の変換式によって暗号化した文字列であって、このＵＲＬが含まれた電子メールを受ける上司Ｂ以外には基本的には知らされないものとなっている。
【００２９】
また、ステップＳ５で、取得された入力データのうちの社員ＩＤデータと同一の社員ＩＤデータを、アドレスＤＦ１７の社員ＩＤ領域１７Ａから検索して、その社員ＩＤデータに対応するメールアドレスデータを上司アドレス領域１７Ｃから読み出す。本説明では、社員Ａの社員ＩＤ”Ａ００２”に対応するメールアドレス”ａ１１３ｂｂｂｂ”（上司Ｂのメールアドレス）が読み出されることになる（図３参照）。それとともに、ステップＳ６で上記承認用ＵＲＬが記載された電子メールを、メールアドレス”ａ１１３ｂｂｂｂ”宛に送信する。従って、このときＣＰＵ１９は、本発明の承認用ＵＲＬ通知手段として機能する。そして、電子メールの送信完了を待って、図４（Ｂ）に示すように申請承認ＤＦ１８の各領域１８Ａ〜１８Ｅ内に、上記申請情報に関する入力データを書き込む（ステップＳ７）。
【００３０】
＜承認段階＞
上記承認用ＵＲＬを電子メールで受けた上司Ｂによって、例えば通信端末１２Ｂでブラウザソフトが起動されて承認用ＵＲＬにアクセスされると、ＣＰＵ１９は、図８に示す承認処理ルーチンを実行する。
【００３１】
まず、ステップＳ１１において、上記承認用ファイルを通信端末１２Ｂに配信する。すると、通信端末１２Ｂの画面上に承認用ＨＰ３０が表示される。この承認用ＨＰ３０には、図７に示すように、上記申請用ＨＰ２０で入力された申請情報（社員ＩＤ、社員氏名、休暇種別、休暇日、申請理由）が表示されるとともに、本発明の承認有無情報に相当する事項を入力できる欄（同図中、符号３１）が設けられている。ここで、”承認する”及び”承認しない”のいずれかのチェックボックスにチェックがされ入力完了ボタン３２がクリックされると、ＣＰＵ１９は入力完了信号を受けて（ステップＳ１２で「Ｙ」）、承認有無情報データを取り込む（ステップＳ１３）。従って、このときサーバコンピュータ１３のＣＰＵ１９は、本発明の承認有無情報取得手段として機能する。なお、上記”承認する”及び”承認しない”のいずれのチェックボックスにもチェックがされてない状態で入力完了ボタン３２がクリックされたときには、通信端末１２Ｂの画面上にエラーメッセージを表示させるようにしてもよい。
【００３２】
そして、ステップＳ１４では、取得された承認有無情報データと、ホームページＤＦ１６に記憶された上記確認用ＨＰ４０作成のための素材ファイルとに基づいて、図９に示す確認用ＨＰ４０を構成する確認用ファイルを生成する。このとき、当該確認用ファイルに所定のＵＲＬ（以下、「確認用ＵＲＬ」）を付与する。従って、このときＣＰＵ１９は、本発明の確認用ファイル生成手段として機能する。なお、このＵＲＬは、例えば申請用ＨＰ２０での入力データや承認用ＨＰ３０での承認入力データに関連付けた文字列によって構成したものであっても、また予め定められた複数のＵＲＬからランダムに選択されたものであってもよい。本実施形態では、入力データ等を所定の変換式によって暗号化した文字列であって、このＵＲＬが含まれた電子メールを受ける社員Ａ及び総務部の社員以外には基本的には知らされないものとなっている。
【００３３】
また、ステップＳ１５で、前述の入力データのうちの社員ＩＤデータと同一の社員ＩＤデータを、アドレスＤＦ１７の社員ＩＤ領域１７Ａから検索して、その社員ＩＤデータに対応するメールアドレスデータを、今度は社員アドレス領域１７Ｂから読み出す。本説明においては、社員Ａの社員ＩＤ”Ａ００２”に対応するメールアドレス”ａ００２ｂｂｂｂ”（社員Ａのメールアドレス）が読み出されることになる（図３参照）。それとともに、ステップＳ１７で上記確認用ＵＲＬが記載された電子メールを、メールアドレス”ａ００２ｂｂｂｂ”宛に送信する。従って、このとき、ＣＰＵ１９は、本発明の確認用ＵＲＬ通知手段として機能する。そして、電子メールの送信完了を待って、図４（Ｃ）に示すように、申請承認ＤＦ１８の承認有無領域１８Ｆ及び上司氏名領域１８Ｇ内のうち、社員ＩＤ”Ａ００２”に対応するフィールド位置に、承認有無結果及び上司氏名データを書き込む（ステップＳ１８）。
【００３４】
なお、本実施形態では、ステップＳ１６において、取得する承認有無情報データによって承認したか否かを判断し、承認されたときには（ステップＳ１６で「Ｙ」）、社員Ａだけでなく、総務部の社員のメールアドレス宛にも確認用ＵＲＬが表示された電子メールを送信するよう構成されている。
【００３５】
＜確認段階＞
上記確認用ＵＲＬを電子メールで受けた社員Ａによって、例えば通信端末１２Ａから確認用ＵＲＬにアクセスされたときには、ＣＰＵ１９は、確認用ファイルを通信端末１２Ａに配信する。これにより確認用ＨＰ４０が社員Ａの通信端末１２Ａの画面上に表示され、自分の休暇申請が承認されたかどうかを知ることができる。また、休暇申請が承認されたときには、確認用ＵＲＬが総務部の社員にも電子メールで送信される。従って、総務部の社員によって通信端末１２Ｃから確認用ＵＲＬにアクセスされたときには、ＣＰＵ１９は、確認用ファイルを総務部の社員の通信端末１２Ｃに配信し、確認用ＨＰ４０が通信端末１２Ｃの画面上に表示される。これにより、総務部では、確認用ＨＰ４０の掲載事項を例えば社員の給与計算等に利用することができる。
【００３６】
このように、上司Ｂは、承認用ＵＲＬを含んだ電子メールを受けることにより、少なくとも社員Ａが休暇申請をしたことを知り、社員Ａは、確認用ＵＲＬを含んだ電子メールを受けることにより上司Ｂによる承認の有無結果がでたことを知ることができる。従って、管理用サーバコンピュータ１３内の共有ファイルに申請者及び承認権者が定期的にアクセスする必要がある方法に比べて申請・承認・通知の手続を円滑に行うことができる。しかも、上記各電子メールにて所定のＵＲＬを知らせて、それらのＵＲＬが付与された承認用ＨＰ３０及び確認用ＨＰ４０に申請情報及び承認有無情報を表示する構成だから、例えばメール送受信エラー等によって申請情報及び承認有無情報のデータが途中で失われるという事態を回避できる。
【００３７】
更に、承認用ＵＲＬと確認用ＵＲＬは、社員Ａ、上司Ｂや総務部以外の社員には知らされていないものなので、申請承認に関する情報の秘密性を保持することができる。
【００３８】
＜他の実施形態＞
本発明は、前記実施形態に限定されるものではなく、例えば、以下に説明するような実施形態も本発明の技術的範囲に含まれ、さらに、下記以外にも要旨を逸脱しない範囲内で種々変更して実施することができる。
（１）上記実施形態におけるネットワーク１１は、ＬＡＮケーブル等による有線方式のものであっても、無線方式のものであってもよい。
（２）また、上記実施形態では、社内のイントラネットを利用する構成としたが、これに限らず、インターネットを利用する構成であってもよい。
【００３９】
（３）上記実施形態では、社内における休暇申請手続について本発明を適用した例を説明したが、これに限らず、例えばホテルやチケットの予約における客（申請者）とホテルやチケット販売店（承認権者）との間の手続、部品等の発注者（申請者）と受注者（承認権者）との間の手続など、申請、承認と通知を伴う種々の手続に適用することができる。
【００４０】
（４）上記実施形態において、申請承認ＤＦ１８への書き込みタイミングは、各メール送信完了時としたが、これに限らず、例えば確認用ＵＲＬを含んだ電子メールの送信完了時にまとめて書き込む構成であってもよい。
【００４１】
（５）通信端末は、例えばネットワークを通じて電子メールを授受可能な携帯電話等であってもよい。
【００４２】
（６）「申請情報取得手段」の構成としては、上記実施形態以外に、例えば通信端末側に申請用フォーム（電子帳票）が保存されており、これに入力することでサーバコンピュータ１３側にその入力データが送信されることで申請情報が取得できる構成であってもよい。
【００４３】
（７）承認用ファイル及び確認用ファイルの生成タイミングは、申請情報や承認有無情報の取得時に限られず、例えば通信端末から各ＵＲＬへのアクセスがあったときであってもよい。
【００４４】
（８）承認用ＵＲＬ通知手段、確認用ＵＲＬ通知手段については、各ＵＲＬの文字列がメール記載欄に直接表示された形式の他に、電子メールの添付ファイルに入力された形式であってもよい。この形式の場合、例えば当該添付ファイルを所定の暗証番号で開くことが可能な構成としてもよい。これにより申請情報等の秘密性をより確実に保持できる。
【００４５】
（９）上記実施形態では、前記申請情報に前記申請者の個人情報（社員ＩＤ、社員氏名）を含むとともに、各申請者の個人情報に関連付けてその申請者に対応する承認権者のメールアドレスを記憶するアドレス記憶手段（アドレスＤＦ１７）を備えて、承認用ＵＲＬ通知手段は、前記申請情報取得手段によって取得された前記個人情報に対応する前記承認権者のメールアドレスを読み出してその宛先の電子メールを送信する構成とした。これは、１つの通信端末を複数の者が使用する場合が考えられるからである。
一方、各通信端末の使用者が特定の者に固定されている場合（例えば、所定のパスワードの入力等により認証を必要とするにより当該通信端末からの通信が可能となっている場合等）には、その通信端末の通信端末識別情報と承認権者のメールアドレスとを対応付けて記憶しておいて、サーバコンピュータ１３と通信する際にサーバコンピュータ１３側に送られる通信端末識別情報に対応付する承認権者のメールアドレスを読み出して、その宛先の電子メールを送信する構成でもよい。
【００４６】
（１０）上記実施形態において、申請承認ＤＦ１８には、上司Ｂによる承認が得られたもののデータだけを最終的に記憶し、承認が得られなかったもののデータは削除等して保存しないように構成してもよい。
【００４７】
（１１）上記実施形態において、申請用ファイルをＸＭＬ形式のものとした場合には、申請用ＨＰ２０に入力されたデータを直接申請用ファイルに書き込むことができるから、サーバコンピュータ１３側で承認用ファイルや確認用ファイルを別途生成しない構成とすることも可能である。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施形態に係る申請結果通知システムの全体構成図
【図２】サーバコンピュータのハードウエア構成概要図
【図３】アドレスＤＦの構造を示した図
【図４】申請承認ＤＦの構造を示した図
【図５】申請処理ルーチンを示したフローチャート
【図６】申請用ホームページの画面表示を示した図
【図７】承認用ホームページの画面表示を示した図
【図８】承認処理ルーチンを示したフローチャート
【図９】確認用ホームページの画面表示を示した図
【符号の説明】
１０…申請結果通知システム
１１…ネットワーク
１２（１２Ａ，１２Ｂ，１２Ｃ）…通信端末
１３…サーバコンピュータ
１４…ＣＰＵ
１５…記憶装置
２０…申請用ＨＰ
３０…承認用ＨＰ
４０…確認用ＨＰ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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