(57)【要約】【課題】取得した電子文書を原本性保証電子保存装置に保存するまでの間の電子文書の改竄等を防止できる文書管理方法及び文書管理プログラムを提供する。【解決手段】文書管理システム２０は、電子文書を原本として記憶する原本データ記憶部３１と、電子文書のインデックスを記憶するインデックス記憶部３２とを備えた原本性保証電子保存装置３０を備えている。そして、管理コンピュータ２１は、ＰＤＦ形式の電子文書からＸＭＬ文書を取り出す。そして、そのＸＭＬ文書から、所定の項目を抽出し、その抽出した項目に基づいて、ＰＤＦ形式の電子文書のインデックスを生成する。そして、ＰＤＦ形式の電子文書を原本データ記憶部３１に記憶し、ＰＤＦ形式の電子文書のインデックスをインデックス記憶部３２に記憶する。【選択図】      図１
2004310682.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子文書を記憶する原本記憶手段と、前記電子文書のインデックスを記憶するインデックス記憶手段とを備えた原本性保証電子保存手段と、これを管理する管理コンピュータとを備えた文書管理システムを用いて、原本性を確保して電子文書を管理する文書管理方法であって、
前記管理コンピュータが、
編集不可能な形式の第１の電子文書から、項目指定が記述された第２の電子文書を取り出す第１の段階と、
前記第２の電子文書から所定の項目を抽出する第２の段階と、
前記第２の電子文書から抽出した項目に基づいてインデックスを生成する第３の段階と、
前記第１の電子文書を前記原本記憶手段に記憶するとともに、前記インデックスを前記第１の電子文書と関連付けて前記インデックス記憶手段に記憶する第４の段階と
を備えたことを特徴とする文書管理方法。
【請求項２】
前記文書管理方法は、
前記管理コンピュータが、前記第２の電子文書を前記原本記憶手段に記憶するとともに、前記第３の段階で生成したインデックスを前記第２の電子文書と関連付けて前記インデックス記憶手段に記憶する段階
をさらに備えたことを特徴とする請求項１に記載の文書管理方法。
【請求項３】
前記第１の電子文書は、前記第２の電子文書と、任意の形式の第３の電子文書とを含んで構成されることを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管理方法。
【請求項４】
前記文書管理方法は、
前記管理コンピュータが、前記第３の電子文書を前記原本記憶手段に記憶するとともに、前記第３の段階で生成したインデックスを前記第３の電子文書に関連付けて前記インデックス記憶手段に記憶する段階
をさらに備えたことを特徴とする請求項３に記載の文書管理方法。
【請求項５】
前記第２の電子文書は、ＸＭＬ形式の電子文書であって、
前記所定の項目は、所定のタグで指定された項目であることを特徴とする請求項１〜４のいずれか１つに記載の文書管理方法。
【請求項６】
前記第１の電子文書は、ＰＤＦ形式の電子文書であることを特徴とする請求項１〜５のいずれか１つに記載の文書管理方法。
【請求項７】
前記第１の電子文書は、前記管理コンピュータが、他のシステムとの間で送受信する電子文書であることを特徴とする請求項１〜６のいずれか１つに記載の文書管理方法。
【請求項８】
電子文書を記憶する原本記憶手段と、前記電子文書のインデックスを記憶するインデックス記憶手段とを備えた原本性保証電子保存手段と、これを管理する管理コンピュータとを備えた文書管理システムを用いて、原本性を確保して電子文書を管理するための文書管理プログラムであって、
前記管理コンピュータを、
編集不可能な形式の第１の電子文書から、項目指定が記述された第２の電子文書を取り出す第１の手段と、
前記第２の電子文書から所定の項目を抽出する第２の手段と、
前記第２の電子文書から抽出した項目に基づいてインデックスを生成する第３の手段と、
前記第１の電子文書を前記原本記憶手段に記憶するとともに、前記インデックスを前記第１の電子文書と関連付けて前記インデックス記憶手段に記憶する第４の手段
として機能させるための文書管理プログラム。
【請求項９】
前記管理コンピュータを、さらに、
前記第２の電子文書を前記原本記憶手段に記憶するとともに、前記第３の手段により生成したインデックスを前記第２の電子文書と関連付けて前記インデックス記憶手段に記憶する手段
として機能させることを特徴とする請求項８に記載の文書管理プログラム。
【請求項１０】
前記第１の電子文書は、前記第２の電子文書と、任意の形式の第３の電子文書とを含んで構成されることを特徴とする請求項８又は９に記載の文書管理プログラム。
【請求項１１】
前記管理コンピュータを、さらに、
前記第３の電子文書を前記原本記憶手段に記憶するとともに、前記第３の手段により生成したインデックスを前記第３の電子文書に関連付けて前記インデックス記憶手段に記憶する手段
として機能させることを特徴とする請求項１０に記載の文書管理プログラム。
【請求項１２】
前記第２の電子文書は、ＸＭＬ形式の電子文書であって、前記所定の項目は、所定のタグで指定された項目であることを特徴とする請求項８〜１１のいずれか１つに記載の文書管理プログラム。
【請求項１３】
前記第１の電子文書は、ＰＤＦ形式の電子文書であることを特徴とする請求項８〜１２のいずれか１つに記載の文書管理プログラム。
【請求項１４】
前記第１の電子文書は、前記管理コンピュータが、他のシステムとの間で送受信する電子文書であることを特徴とする請求項８〜１３のいずれか１つに記載の文書管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子文書の原本性を確保して保存する文書管理方法及び文書管理プログラムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
近年のコンピュータ技術及びネットワーク技術の進展に伴って、企業間等における文書の授受においても、電子文書が用いられるようになってきている。このような電子文書の授受を行う場合、送受信する電子文書について暗号化等を行うことにより改竄等を防止している。また、編集不可能であって、紙の同様な感覚で使用できることから、ＰＤＦ形式の電子文書の使用が広まってきている。さらに、企業間等で授受される電子文書においては、予め定めた定型のフォーマットを用いて作成する場合が多い。一方、電子文書を原本性を確保して保存するための原本性保証電子保存装置が開発されておいる。このような原本性保証電子保存装置として、例えば、保存する電子文書の属性情報を別に保存し、その属性情報をインデックスとして用いるものも開発されている（例えば、特許文献１参照。）。企業間等で授受される電子文書は、原本性を確保して保存することが望まれるため、このような原本性保証電子保存装置を用いて保存することが考えられる。この場合、授受される電子文書の原本性を確保して保存するためには、電子文書を取得してから原本性保証電子保存装置に保存するまでの間の改竄等を防ぐ必要がある。
【０００３】
【特許文献１】
特開２００１−５７２８号公報（第１２−１３頁）
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、原本性保証電子保存装置に電子文書を保存するための作業が必要である場合、保存するまでの間にその電子文書の改竄されるおそれがある。また、担当者が、その電子情報のインデックスとなるべき項目を特定して入力作業を行うのは煩雑であるばかりか、間違いも生じやすい。
【０００５】
本発明は、上記問題点を解決するためになされたものであり、その目的は、取得した電子文書を原本性保証電子保存装置に保存するまでの間の電子文書の改竄等を防止できる文書管理方法及び文書管理プログラムを提供することにある。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
上記問題点を解決するために、請求項１に記載の発明は、電子文書を記憶する原本記憶手段と、前記電子文書のインデックスを記憶するインデックス記憶手段とを備えた原本性保証電子保存手段と、これを管理する管理コンピュータとを備えた文書管理システムを用いて、原本性を確保して電子文書を管理する文書管理方法であって、前記管理コンピュータが、編集不可能な形式の第１の電子文書から、項目指定が記述された第２の電子文書を取り出す第１の段階と、前記第２の電子文書から所定の項目を抽出する第２の段階と、前記第２の電子文書から抽出した項目に基づいてインデックスを生成する第３の段階と、前記第１の電子文書を前記原本記憶手段に記憶するとともに、前記インデックスを前記第１の電子文書と関連付けて前記インデックス記憶手段に記憶する第４の段階とを備えたことを要旨とする。
【０００７】
請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の文書管理方法において、前記文書管理方法は、前記管理コンピュータが、前記第２の電子文書を前記原本記憶手段に記憶するとともに、前記第３の段階で生成したインデックスを前記第２の電子文書と関連付けて前記インデックス記憶手段に記憶する段階をさらに備えたことを要旨とする。
【０００８】
請求項３に記載の発明は、請求項１又は２に記載の文書管理方法において、前記第１の電子文書は、前記第２の電子文書と、任意の形式の第３の電子文書とを含んで構成されることを要旨とする。
【０００９】
請求項４に記載の発明は、請求項３に記載の文書管理方法において、前記文書管理方法は、前記管理コンピュータが、前記第３の電子文書を前記原本記憶手段に記憶するとともに、前記第３の段階で生成したインデックスを前記第３の電子文書に関連付けて前記インデックス記憶手段に記憶する段階をさらに備えたことを要旨とする。
【００１０】
請求項５に記載の発明は、請求項１〜４のいずれか１つに記載の文書管理方法において、前記第２の電子文書は、ＸＭＬ形式の電子文書であって、前記所定の項目は、所定のタグで指定された項目であることを要旨とする。
【００１１】
請求項６に記載の発明は、請求項１〜５のいずれか１つに記載の文書管理方法において、前記第１の電子文書は、ＰＤＦ形式の電子文書であることを要旨とする。
【００１２】
請求項７に記載の発明は、請求項１〜６のいずれか１つに記載の文書管理方法において、前記第１の電子文書は、前記管理コンピュータが、他のシステムとの間で送受信する電子文書であることを要旨とする。
【００１３】
請求項８に記載の発明は、電子文書を記憶する原本記憶手段と、前記電子文書のインデックスを記憶するインデックス記憶手段とを備えた原本性保証電子保存手段と、これを管理する管理コンピュータとを備えた文書管理システムを用いて、原本性を確保して電子文書を管理するための文書管理プログラムであって、前記管理コンピュータを、編集不可能な形式の第１の電子文書から、項目指定が記述された第２の電子文書を取り出す第１の手段と、前記第２の電子文書から所定の項目を抽出する第２の手段と、前記第２の電子文書から抽出した項目に基づいてインデックスを生成する第３の手段と、前記第１の電子文書を前記原本記憶手段に記憶するとともに、前記インデックスを前記第１の電子文書と関連付けて前記インデックス記憶手段に記憶する第４の手段として機能させることを要旨とする。
【００１４】
請求項９に記載の発明は、請求項８に記載の文書管理プログラムにおいて、前記管理コンピュータを、さらに、前記第２の電子文書を前記原本記憶手段に記憶するとともに、前記第３の手段により生成したインデックスを前記第２の電子文書と関連付けて前記インデックス記憶手段に記憶する手段として機能させることを要旨とする。
【００１５】
請求項１０に記載の発明は、請求項８又は９に記載の文書管理プログラムにおいて、前記第１の電子文書は、前記第２の電子文書と、任意の形式の第３の電子文書とを含んで構成されることを要旨とする。
【００１６】
請求項１１に記載の発明は、請求項１０に記載の文書管理プログラムにおいて、前記管理コンピュータを、さらに、前記第３の電子文書を前記原本記憶手段に記憶するとともに、前記第３の手段により生成したインデックスを前記第３の電子文書に関連付けて前記インデックス記憶手段に記憶する手段として機能させることを要旨とする。
【００１７】
請求項１２に記載の発明は、請求項８〜１１のいずれか１つに記載の文書管理プログラムにおいて、前記第２の電子文書は、ＸＭＬ形式の電子文書であって、前記所定の項目は、所定のタグで指定された項目であることを要旨とする。
【００１８】
請求項１３に記載の発明は、請求項８〜１２のいずれか１つに記載の文書管理プログラムにおいて、前記第１の電子文書は、ＰＤＦ形式の電子文書であることを要旨とする。
【００１９】
請求項１４に記載の発明は、請求項８〜１３のいずれか１つに記載の文書管理プログラムにおいて、前記第１の電子文書は、前記管理コンピュータが、他のシステムとの間で送受信する電子文書であることを要旨とする。
【００２０】
（作用）
請求項１又は８に記載の発明によれば、編集不可能な形式の第１の電子文書から取り出した、項目指定が記述された第２の電子文書に基づいて、インデックスを生成できる。そして、第１の電子文書と、その第１の電子文書に関連付けたインデックスとを原本性保証電子保存手段に保存できる。従って、自動的に、インデックスを関連付けて第１の電子文書を原本性保証電子保存手段に保存でき、第１の電子文書をインデックスを用いた原本性保証電子保存手段に保存するまでの間の電子文書の改竄等を防止できる。
【００２１】
請求項２又は９に記載の発明によれば、第１の電子文書から変換された第２の電子文書と、その第２の電子文書に関連付けたインデックスとを原本性保証電子保存手段に保存できる。
【００２２】
請求項３又は１０に記載の発明によれば、第２の電子文書と、任意の形式の第３の電子文書とを含んで構成される第１の電子文書から取り出した第２の電子文書に基づいて、インデックスを生成できる。
【００２３】
請求項４又は１１に記載の発明によれば、第３の電子文書と、その第３の電子文書に関連付けたインデックスとを原本性保証電子保存手段に保存できる。
請求項５又は１２に記載の発明によれば、ＸＭＬ形式の電子文書の所定のタグで指定された項目を用いて、インデックスを生成できる。
【００２４】
請求項６又は１３に記載の発明によれば、ＰＤＦ形式の電子文書を原本性を確保して保存できる。
請求項７又は１４に記載の発明によれば、他のシステムとの間で送受信する電子文書を原本性を確保して保存できる。
【００２５】
【発明の実施の形態】
以下、本発明を具体化した一実施形態を図１〜図８に従って説明する。本実施形態では、送受信する電子文書を原本性を確保して管理する文書管理方法及び文書管理プログラムとして説明する。ここでは、企業間で電子文書の送受信を行う場合に、送信する電子文書、及び、受信した電子文書を、原本性を確保して保存する。
【００２６】
本実施形態では、図１に示すように、文書管理システム２０が、その文書管理システム２０について所定の文書交換サーバ４１を介してネットワーク４０に接続されている。そして、文書管理システム２０は、それぞれに所定の文書交換サーバ４１とネットワーク４０とを介して他の文書管理システム２０に接続されている。
【００２７】
文書交換サーバ４１は、他の文書管理システム２０から送信された電子文書を受信して保存する。そして、文書交換サーバ４１は、文書管理システム２０からのダウンロード要求に応じて、その文書管理システム２０宛の電子文書をその文書管理システム２０にダウンロードする。このため、文書交換サーバ４１は、図示しない制御手段（ＣＰＵ）、記憶手段（ＲＡＭ、ＲＯＭ、ハードディスク等）、通信手段等を備えている。
【００２８】
文書管理システム２０は、送受信文書管理サーバ２４、原本性保証電子保存手段としての原本性保証電子保存装置３０、パソコン３６及びプリンタ３８を備えており、これらがＬＡＮ３５で接続されている。
【００２９】
パソコン３６は、送受信文書管理サーバ２４を介して文書管理システム２０にアクセスする場合や、文書交換サーバ４１にアクセスして受信すべき電子文書のダウンロード要求を行う場合等に用いられる。このため、パソコン３６は、図示しない制御手段（ＣＰＵ）、記憶手段（ＲＡＭ、ＲＯＭ、ハードディスク等）、通信手段、表示手段、入力手段等を備えている。
【００３０】
また、パソコン３６には、ＩＣカード読み取り装置が接続されている。文書管理システム２０を有する企業においては、送信する電子文書に電子署名を施すためのＩＣカードが用意されている。この電子署名は、公開鍵基盤（Ｐｕｂｌｉｃ  Ｋｅｙ  Ｉｎｆｒａｓｔｒｕｃｔｕｒｅ  ）による署名方式であって、このＩＣカードには秘密鍵が記憶されている。そして、職員の中から、企業における文書管理を総括する文書管理者、及び、各部署毎の文書管理担当者が予め定められており、これらの職員が、それぞれこのＩＣカードを有している。
【００３１】
プリンタ３８は、原本性保証電子保存装置３０に保存された電子文書を印刷する場合等に用いられる。このプリンタ３８は、カラープリンタであって、地紋印刷の機能を有し、原本性保証電子保存装置３０に保存された電子文書を印刷する場合には、地紋印刷を行うようになっている。
【００３２】
送受信文書管理サーバ２４は、ネットワーク４０を介して送受信する電子文書を原本性を確保して原本性保証電子保存装置３０に保存するための処理を行う。送受信文書管理サーバ２４は、管理コンピュータ２１を備えている。管理コンピュータ２１は、図示しない制御手段（ＣＰＵ）、記憶手段（ＲＡＭ、ＲＯＭ、ハードディスク等）、入出力手段、通信手段等を有する。この管理コンピュータ２１は、他の文書管理システム２０との間で送受信する電子文書を、原本性を確保して保存するための文書管理プログラムを実行する。これにより、管理コンピュータ２１は第１〜第４の手段等の各手段として機能する。
【００３３】
管理コンピュータ２１には、受発信履歴記憶部２２及び閲覧権データ記憶部２３が、それぞれ接続されている。
受発信履歴記憶部２２には、図２に示すように、他の文書管理システム２０への発信履歴２２１、他の文書管理システム２０からの受信履歴２２２、及び、パソコン３６への転送履歴２２３が記録されている。
【００３４】
発信履歴２２１は、他の文書管理システム２０に発信した電子文書毎に記録されている。本実施形態では、発信履歴２２１は、発信年月日・時刻、受信者及び文書番号に関するデータを含んで構成されている。この発信履歴２２１は、他の文書管理システム２０に宛てた電子文書を送信する場合に記録される。発信年月日・時刻データ領域には、送受信文書管理サーバ２４から電子文書を発信した年月日及び時刻に関するデータが記録される。受信者データ領域には、受信者を特定するための識別子に関するデータが記録される。文書番号データ領域には、発信した電子文書の文書番号に関するデータが記録される。
【００３５】
受信履歴２２２は、他の文書管理システム２０から文書交換サーバ４１を介して受信した電子文書毎に記録されている。本実施形態では、受信履歴２２２は、受信年月日・時刻、発信者及び文書番号に関するデータを含んで構成されている。この受信履歴２２２は、他の文書管理システム２０からの電子文書を文書交換サーバ４１を介して受信した場合に記録される。受信年月日・時刻データ領域には、送受信文書管理サーバ２４から電子文書を受信した年月日及び時刻に関するデータが記録される。発信者データ領域には、発信者を特定するための識別子に関するデータが記録される。文書番号データ領域には、受信した電子文書の文書番号に関するデータが記録される。
【００３６】
転送履歴２２３は、原本性保証電子保存装置３０からパソコン３６に転送した電子文書毎に記録されている。本実施形態では、転送履歴２２３は、転送年月日・時刻、転送先及び文書番号に関するデータを含んで構成されている。この転送履歴２２３は、原本性保証電子保存装置３０に保存されている電子文書をパソコン３６に転送した場合に記録される。転送年月日・時刻データ領域には、原本性保証電子保存装置３０からパソコン３６に電子文書を転送した年月日及び時刻に関するデータが記録される。転送先データ領域には、転送先のパソコンを使用している職員を特定するための識別子に関するデータが記録される。文書番号データ領域には、転送した電子文書の文書番号に関するデータが記録される。
【００３７】
閲覧権データ記憶部２３には、図３に示すように、閲覧権が設定された電子文書毎に閲覧権データ２３０が記録されている。本実施形態では、閲覧権データ２３０は、文書ＩＤ及び部署識別子に関するデータを含んで構成されている。この閲覧権データ２３０は、原本性保証電子保存装置３０に保存された電子文書について、部署毎に閲覧権を設定する場合に記録される。文書ＩＤデータ領域には、原本性保証電子保存装置３０に保存された電子文書について、原本性保証電子保存装置３０にて付与された文書ＩＤに関するデータが記録される。部署識別子データ領域には、その電子文書を閲覧する権限を与えられた部署を特定するための識別子に関するデータが記録される。なお、複数の部署について、閲覧権が設定された場合、この部署識別子データ領域に複数の部署識別子が記録される。
【００３８】
原本性保証電子保存装置３０は、電子文書の原本性を確保して保管するための諸機能を有している。この原本性保証電子保存装置３０は、原本記憶手段としての原本データ記憶部３１とインデックス記憶手段としてのインデックス記憶部３２とを備えている。そして、原本性保証電子保存装置３０は、原本性を確保して保管すべき電子文書に電子署名を施して、原本データ記憶部３１に記憶するとともに、その電子文書のインデックスをインデックス記憶部３２に記憶する。
【００３９】
原本データ記憶部３１には、図４に示すように、保存対象の文書データ毎に原本データ３１０が記憶されている。この原本データ記憶部３１には、文書管理システム２０が送受信するＰＤＦ形式の文書データ（ＰＤＦ文書）について、そのＰＤＦ文書と、そのＰＤＦ文書から取り出したＸＭＬ文書と各添付文書とが、それぞれ記憶されている。
【００４０】
本実施形態で送受信する編集不可能な形式の第１の電子文書としてのＰＤＦ文書は、ＸＭＬ形式の電子文書（ＸＭＬ文書）と、第３の電子文書としての各添付文書とを含んで構成されている。そして、このＰＤＦ文書の文書実体表示部（ＰＤＦ形式で表示される文書部分）は、ＸＭＬ文書をもとに整形された文書をＰＤＦ形式に変換記録したものとなっている。具体的には、ＰＤＦ形式の文書を表示すると、ＸＭＬ文書が変換されたＰＤＦ文書部分が表示されるとともに、そのＸＭＬ文書と各添付文書とがオブジェクト状に表示されるようになっている。このため、本実施形態で送受信するＰＤＦ文書からは、項目指定が記述された第２の電子文書としてのＸＭＬ文書と各添付文書とがそれぞれ取り出される。例えば、図８に示すように、ＰＤＦ形式に変換記録されるとともにオブジェクト状に表示されたＸＭＬ文書５０及び添付文書５１ａ，５１ｂとを含んで構成されるＰＤＦ文書５５からは、ＸＭＬ文書５０と添付文書５１ａ，５１ｂとが取り出される。そして、ＰＤＦ文書５５、ＸＭＬ文書５０及び添付文書５１ａ，５１ｂが原本データ３１０として記憶される。
【００４１】
本実施形態では、原本データ３１０は、文書ＩＤ、及び、電子署名が施された電子文書に関するデータを含んで構成されている。この原本データ３１０は、文書管理システム２０が他の文書管理システム２０と電子文書の送受信を行う場合に記憶される。文書ＩＤデータ領域には、原本性を確保して保存する電子文書を識別するための識別子に関するデータが記録される。電子署名が施された電子文書データ領域には、電子文書と電子署名とからなる、電子署名が施された電子文書に関するデータが記録される。
【００４２】
インデックス記憶部３２には、図５に示すように、原本データ３１０毎にインデックス情報３２０が記憶されている。本実施形態では、インデックス情報３２０は、文書ＩＤ、ファイル種別、文書番号、作成日、作成者所属、作成者名、文書種類及び件名を含んで構成されている。そして、この原本データ３１０は、文書管理システム２０が他の文書管理システム２０と電子文書の送受信を行う場合に、原本データ記憶部３１に記憶する原本データ３１０に対応して、それぞれ記憶される。文書ＩＤデータ領域には、原本性を確保して保存する電子文書を識別するための識別子に関するデータが記録される。ファイル種別データ領域には、「ＰＤＦ文書」、「ＸＭＬ文書」、「添付文書」の区別に関するデータが記録される。文書番号データ領域には、ＰＤＦ文書を特定するための識別子に関するデータが記録される。なお、ＸＭＬ文書及び添付文書についても、ＰＤＦ文書と同様の文書番号が記録される。作成日データ領域には、電子文書の作成日に関するデータが記録される。作成者所属データ領域には、電子文書の作成者の所属に関するデータが記録される。作成者名データ領域には、電子文書の作成者名に関するデータが記録される。文書種類データ領域には、電子文書の文書種類に関するデータが記録される。件名データ領域には、送受信するＰＤＦ文書の件名に関するデータが記録される。この作成日、作成者所属、作成者名、文書種類及び件名は、ＸＭＬ文書において、所定のタグによりそれぞれ指定されたデータに基づいて記録される。
【００４３】
また、原本性保証電子保存装置３０は、独自に、公開鍵基盤による秘密鍵（装置暗号鍵）、公開鍵（装置復号鍵）及び公開鍵証明書を発行する機能を有している。そして、原本性保証電子保存装置３０は、発行した装置暗号鍵、装置復号鍵、公開鍵証明書をそれぞれ記憶する装置暗号鍵記憶手段、装置復号鍵記憶手段及び証明書記憶手段を備えている。装置暗号鍵は、電子署名の計算等に用いる。装置復号鍵は、電子署名の検証等に用いる。さらに、原本性保証電子保存装置３０は、原本データ３１０へのアクセス履歴を記憶するアクセス履歴記録手段を備えている。
【００４４】
上記のように構成されたシステムを用いて、文書管理システム２０が他の文書管理システム２０との間で送受信する電子文書を管理する場合の手順を説明する。以下、受信文書管理処理、送信文書管理処理、及び、原本性保証電子保存装置３０に保存した電子文書の利用管理処理に分けて説明する。
【００４５】
（受信文書管理処理）
まず、受信文書を管理する場合の処理手順を図６を用いて説明する。受信文書を文書交換サーバ４１からダウンロードする場合、まず、文書管理者が、ＩＤ及びパスワードを入力してパソコン３６から文書交換サーバ４１にアクセスし、受信文書の一覧表示要求を入力する。パソコン３６は、これに応じて、受信文書の一覧表示要求を文書交換サーバ４１に送信する（ステップＳ１−１）。これを受信した文書交換サーバ４１は、文書管理者のＩＤ及びパスワードにより、文書管理者の認証を行い、認証された場合、文書管理者のＩＤにより、その文書管理システム２０宛の電子文書を特定する。そして、文書交換サーバ４１は、その電子文書の一覧情報を、要求を行ったパソコン３６に送信する（ステップＳ１−２）。これを受信したパソコン３６には、受信文書の一覧が表示される。文書管理者は、これを確認して受信してよい文書を選択してダウンロード要求を行う。これに応じて、パソコン３６は、ダウンロード対象の電子文書を指定してダウンロード要求を文書交換サーバ４１に送信する（ステップＳ１−３）。
【００４６】
ダウンロード要求を受信した文書交換サーバ４１は、選択された文書データを、その文書管理システム２０の送受信文書管理サーバ２４にダウンロードする（ステップＳ１−４）。送受信文書管理サーバ２４の管理コンピュータ２１は、受信した文書データ（ＰＤＦ文書）を所定の記憶部（図示せず）に記憶する（ステップＳ１−５）。そして、管理コンピュータ２１は、受信年月日及び時刻を取得し、その受信年月日・時刻と、受信した文書データの発信先及び文書番号とを設定した受信履歴２２２を受発信履歴記憶部２２に記録する（ステップＳ１−６）。
【００４７】
そして、管理コンピュータ２１は、受信した文書データについて電子署名のチェックを行い、受信した文書データについて改竄等がされていないことを確認する（ステップＳ１−７）。ここで、受信した文書データについて改竄等が認められた場合、その文書データについては、以下の処理を行わず、エラーとして処理する。次に、管理コンピュータ２１は、受信した文書データについて、形式のチェックを行う（ステップＳ１−８）。具体的には、受信した文書データに所定のＸＭＬ文書が含まれることをチェックする。そして、管理コンピュータ２１は、受信した文書データに所定のＸＭＬ文書が含まれていない場合には、その文書データについては、以下の処理を行わず、エラーとして処理する。そして、管理コンピュータ２１は、受信した文書データ（ＰＤＦ文書）からＸＭＬ文書と各添付文書とを取り出す（ステップＳ１−９）。
【００４８】
そして、管理コンピュータ２１は、ＸＭＬ文書に基づいてインデックスを生成する（ステップＳ１−１０）。具体的には、まず、管理コンピュータ２１は、ＸＭＬ文書の所定のタグで囲まれた項目を、インデックスとして使用するために抽出する。なお、本実施形態では、文書管理システム２０間で送受信するＰＤＦ文書は、オブジェクト状に表示されたＸＭＬ文書と必要な場合に付加された各添付文書とを含んで構成されている。このＰＤＦ文書の文書実体表示部は、ＸＭＬ文書をもとに整形された文書をＰＤＦ形式に変換記録したものとなっている。そして、ＸＭＬ文書は、所定のフォーマットにより入力された項目に基づいて、所定のフォーマットで作成されている。このため、ＰＤＦ文書に含まれるＸＭＬ文書からは、所定の項目が抽出できる。具体的には、管理コンピュータ２１は、ＸＭＬ文書から、文書番号、作成日、作成者所属、作成者氏名、文書種類及び件名をインデックスと使用するために抽出する。そして、管理コンピュータ２１は、インデックス情報３２０のうち文書ＩＤを除く各項目を設定したインデックスデータを、ＰＤＦ文書、ＸＭＬ文書及び各添付文書のそれぞれについて生成する。なお、ファイル種別としては、ＰＤＦ文書、ＸＭＬ文書又は添付文書の別をそれぞれ設定する。
【００４９】
そして、管理コンピュータ２１は、原本性保証電子保存装置３０に、インデックス情報３２０と電子署名を施した原本データ３１０とを記憶させる（ステップＳ１−１１）。具体的には、管理コンピュータ２１は、生成したインデックスデータとともに、文書データ（ＰＤＦ文書、ＸＭＬ文書及び各添付文書）を原本性保証電子保存装置３０に渡す。原本性保証電子保存装置３０は、各文書データについて、それぞれ文書ＩＤを付与する。そして、原本性保証電子保存装置３０は、これらの文書データに電子署名を施す。具体的には、原本性保証電子保存装置３０は、各文書データについて、ハッシュ値を計算し、各文書データについて発行した装置暗号鍵によりそのハッシュ値を暗号化することにより、各文書データに電子署名を施す。そして、原本性保証電子保存装置３０は、文書ＩＤが付与された各文書データについて、その文書データと電子署名とから構成される電子署名が施された電子文書を原本データ３１０として原本データ記憶部３１に記憶する。
【００５０】
さらに、原本性保証電子保存装置３０は、文書データとともに渡されたインデックスデータに基づいて、各原本データ３１０に対応するインデックス情報３２０をインデックス記憶部３２に記憶する。なお、このインデックス情報３２０にも電子署名を施す。原本性保証電子保存装置３０は、渡された文書データを正常に原本性保証電子保存装置３０に保存すると、文書番号と文書ＩＤとを特定して処理終了を送受信文書管理サーバ２４に通知する。
【００５１】
処理終了の通知を受けた送受信文書管理サーバ２４の管理コンピュータ２１は、原本性保証電子保存装置３０での保存が完了した電子文書の文書番号を指定して受領通知を文書交換サーバ４１に送信する（ステップＳ１−１２）。受領通知を受信した文書交換サーバ４１は、受領通知において指定された文書番号の受領済の文書データを削除する（ステップＳ１−１３）。
【００５２】
一方、管理コンピュータ２１は、原本性保証電子保存装置３０に保存した文書データについて閲覧権を設定する（ステップＳ１−１４）。具体的には、管理コンピュータ２１は、インデックス情報３２０の文書種類に基づいて、その文書を処理すべき部署の部署識別子を特定する。そして、管理コンピュータ２１は、原本性保証電子保存装置３０から通知された文書ＩＤと特定された部署識別子を設定した閲覧権データ２３０を閲覧権データ記憶部２３に記録する。
【００５３】
（送信文書管理処理）
次に、送信文書を管理する場合の処理手順を図７を用いて説明する。本実施形態では、他の文書管理システム２０に、ＸＭＬ文書と各添付文書とを含んで構成されるＰＤＦ文書を送信する。このＰＤＦ文書の文書実体表示部は、ＸＭＬ文書をもとに整形された文書をＰＤＦ形式に変換記録したものとなっている。つまり、文書データを他の文書管理システム２０に送信する場合、その文書データをＰＤＦ形式の文書データに変換して、その文書データを送信する。具体的には、以下の処理を行う。まず、他の文書管理システム２０に送信する文書を作成する職員は、パソコン３６において、所定のソフトウェアを用いて、所定のフォーマットにより必要な項目を入力し、送信する文書を作成する。パソコン３６は、そのソフトウェアにより、所定のフォーマットでＸＭＬ文書を生成する。さらに、職員は、添付する文書がある場合は、その文書データ（添付文書）を特定する。そして、パソコン３６は、生成したＸＭＬ文書をもとに整形した文書をＰＤＦ形式に変換してＰＤＦ文書の文書実体表示部を生成する。そして、パソコン３６は、この文書実体表示部を含むとともにＸＭＬ文書と各添付文書とを含んで構成されるＰＤＦ文書を生成する。
【００５４】
そして、送信する文書の作成を行った職員は、電子署名のためのＩＣカードを有している文書管理者又は文書管理担当者に文書の送信を依頼する。依頼を受けた文書管理者又は文書管理担当者は、文書を確認して、電子署名のためのＩＣカードをパソコン３６のＩＣカード読み取り装置に読み取らせて所定の操作を行う。これにより、ＩＣカードに記憶された秘密鍵により電子署名が施される。そして、電子署名を施した文書管理者又は文書管理担当者は、パソコン３６において送信要求を入力する。これに応じて、パソコン３６は、そのＰＤＦ文書を送受信文書管理サーバ２４に送信する。
【００５５】
文書管理システム２０の管理コンピュータ２１は、これを受信することにより、所定のフォーマットで作成されたＸＭＬ文書と、任意の形式の各添付文書とを含んで構成される文書データ（ＰＤＦ文書）を受け付ける（ステップＳ２−１）。そして、管理コンピュータ２１は、このＰＤＦ文書を所定の記憶部（図示せず）に記憶する（ステップＳ２−２）。
【００５６】
そして、管理コンピュータ２１は、受け付けたＰＤＦ文書からＸＭＬ文書と各添付文書とを取り出す（ステップＳ２−３）。そして、管理コンピュータ２１は、ＸＭＬ文書に基づいてインデックスを生成する（ステップＳ２−４）。そして、管理コンピュータ２１は、原本性保証電子保存装置３０に、インデックス情報３２０と電子署名を施した原本データ３１０とを記憶させる（ステップＳ２−５）。具体的には、管理コンピュータ２１は、生成したインデックスデータをそれぞれ付加した文書データ（ＰＤＦ文書、ＸＭＬ文書及び各添付文書）を原本性保証電子保存装置３０に渡す。原本性保証電子保存装置３０は、各文書データについて、それぞれ文書ＩＤを付与する。そして、原本性保証電子保存装置３０は、これらの文書データに電子署名を施した原本データ３１０を原本データ記憶部３１に記憶し、各原本データ３１０についてそれぞれインデックス情報３２０をインデックス記憶部３２に記憶する。原本性保証電子保存装置３０は、渡された文書データを正常に原本性保証電子保存装置３０に保存すると、文書番号と文書ＩＤとを特定して処理終了を送受信文書管理サーバ２４に通知する。
【００５７】
処理終了の通知を受けた送受信文書管理サーバ２４の管理コンピュータ２１は、電子署名が施されたＰＤＦ文書を他の文書管理システム２０に対して送信する（ステップＳ２−６）。そして、管理コンピュータ２１は、取得した発信年月日・時刻、発信した文書データについての受信者及び文書番号を設定した発信履歴２２１を受発信履歴記憶部２２に記録する（ステップＳ２−７）。
【００５８】
（電子文書の利用管理処理）
次に、原本性保証電子保存装置３０に保存した電子文書の利用管理処理について説明する。
【００５９】
原本性保証電子保存装置３０に保存した電子文書の閲覧権は、前述のように、受信文書管理処理においてインデックス情報３２０の文書種類に基づいて設定されるが、さらに、文書管理者が設定入力を行えるようになっている。具体的には、文書管理者は、ＩＤ及びパスワードを入力して管理コンピュータ２１にアクセスし、閲覧権の設定画面の表示要求を行う。管理コンピュータ２１は、入力されたＩＤ及びパスワードと予め認証情報記憶部（図示せず）に記憶されたＩＤ及びパスワードにより文書管理者の認証を行い、閲覧権設定画面を表示要求を行ったパソコン３６に表示させる。この閲覧権設定画面には、インデックス情報３２０に基づいて、文書ＩＤ、文書番号、作成日、作成者所属、作成者名、文書種類及び件名が一覧表示される。そして、この閲覧権設定画面においては、原本性保証電子保存装置３０に保存された電子文書の選択と、閲覧権を設定する部署の選択とを行えるようになっている。さらに、この閲覧権設定画面には、コメント入力欄が設けられており、必要な場合には、文書管理者はコメントの入力を行う。ここで、電子文書と部署とが選択され、コメントが入力されて閲覧権の設定要求の入力が行われると、パソコン３６は、文書ＩＤ、部署識別子及びコメントを管理コンピュータ２１に送信する。これを受信した管理コンピュータ２１は、受信した文書ＩＤ及び部署識別子を設定した閲覧権データ２３０を閲覧権データ記憶部２３に記憶する。さらに、管理コンピュータ２１は、文書ＩＤとコメントとを所定の記憶部（図示せず）に記録する。
【００６０】
一方、各部署の文書管理担当者は、パソコン３６においてＩＤ及びパスワードを入力して文書管理システム２０にアクセスして電子文書の一覧の表示要求を行う。文書管理システム２０の管理コンピュータ２１は、ＩＤ及びパスワードにより文書管理担当者を認証する。そして、その文書管理担当者の所属する部署の部署識別子により、閲覧権データ記憶部２３を検索し、閲覧権が設定されている電子文書を特定する。そして、その文書管理担当者の所属する部署について閲覧権が設定された電子文書の一覧を、パソコン３６に表示させる。具体的には、閲覧権が設定された電子文書について、インデックス情報３２０に基づいてファイル種別、文書番号、作成日、作成者所属、作成者名、文書種類及び件名の一覧を表示させる。さらに、管理コンピュータ２１は、コメントが記録されている場合には、その一覧において、各文書に対応させてコメントを表示させる。
【００６１】
次に、原本データ３１０に基づいて印刷を行う場合、原本データ３１０の複製を取り出す場合、及び、その複製を原本データ３１０と照合する場合について説明する。これらの場合、職員は、パソコン３６において、インデックス情報３２０に基づいて表示される一覧表示の中から電子文書を特定して各種処理の要求を行う。具体的には、管理コンピュータ２１は、要求を行った職員の部署識別子により閲覧権データ記憶部２３を検索して文書ＩＤを抽出することにより、閲覧権が設定されている電子文書を特定する。そして、管理コンピュータ２１は、その文書ＩＤによりインデックス記憶部３２からインデックス情報３２０を抽出し、そのインデックス情報３２０に基づいて、一覧画面をパソコン３６に表示させる。職員は、一覧表示された文書の中から、文書を特定して各種要求を行うことができる。
【００６２】
まず、原本データ３１０に基づいて印刷を行う場合について説明する。パソコン３６において、一覧表示された文書の中から印刷する電子文書を特定して印刷要求を行うと、送受信文書管理サーバ２４は、その電子文書の文書ＩＤを指定して原本性保証電子保存装置３０に印刷要求を送信する。これにより、原本性保証電子保存装置３０は、所定のプリンタ３８において、原本データの印刷を行わせるとともに、印刷日時及び要求を行った職員のＩＤを所定の記憶部（図示せず）に記録する。一方、送受信した電子文書の表示画面及び一覧表示画面においては、印刷済か否かを表示する欄が設けられており、管理コンピュータ２１は、印刷済か否かを印刷日時の記録に基づいて表示する。
【００６３】
なお、原本データ３１０に基づいて印刷を行う場合、送受信対象の文書である旨、印刷年月日・時刻、及び、印刷要求を行った職員の部署及び氏名が印刷されるようになっている。また、原本データ３１０に基づいて印刷を行う場合、複写した場合に、印刷文書に埋め込んだ地紋が浮かび上がるようにした地紋印刷が行われるようになっている。
【００６４】
次に、原本性保証電子保存装置３０に保存された原本データ３１０の複製を取り出す場合、及び、その複製を原本データ３１０と照合する場合について説明する。原本データ３１０の複製を取り出す場合、ＰＤＦ文書、ＸＭＬ文書及び各添付文書をそれぞれ取り出すことができるようになっている。そして、このようにして取り出してパソコン３６に保存された複製データについて、原本性保証電子保存装置３０に保存された原本データと照合できるようになっている。つまり、原本データの複製を謄本として取り出すことができるとともに、その謄本が改竄されていないかどうかをチェックすることができる。具体的には、パソコン３６において、原本となる原本データ３１０を指定するとともに、原本照合を希望する複製データを指定して原本照合を要求する。原本照合の要求が行われると、管理コンピュータ２１は、パソコン３６から受信した複製データと原本性保証電子保存装置３０の原本データ３１０とを照合する。なお、原本照合の要求は、文書管理者及び文書管理担当者のみ行えることとなっており、管理コンピュータ２１は、入力されたＩＤ及びパスワードにより認証を行う。このため、その他の職員は、原本照合を希望する複製データを指定して、文書管理者又は文書管理担当者に原本照合を依頼する。
【００６５】
以上、本実施形態によれば、以下に示す効果を得ることができる。
・  上記実施形態では、文書管理システム２０は、電子文書を原本として記憶する原本データ記憶部３１と、電子文書のインデックスを記憶するインデックス記憶部３２とを備えた原本性保証電子保存装置３０を備えている。そして、管理コンピュータ２１は、ＰＤＦ文書からＸＭＬ文書と各添付文書とを取り出す。そして、そのＸＭＬ文書から、所定の項目を抽出し、その抽出した項目に基づいて、ＰＤＦ文書のインデックスを生成する。そして、ＰＤＦ文書を原本データ記憶部３１に記憶し、ＰＤＦ文書のインデックスをインデックス記憶部３２に記憶する。このため、ＰＤＦ文書を変換したＸＭＬ文書に基づいて、ＰＤＦ文書のインデックスを生成し、ＰＤＦ文書と、そのＰＤＦ文書のインデックスとを原本性保証電子保存装置３０に保存できる。従って、他の文書管理システム２０との間で送受信するＰＤＦ文書を取得してから原本性保証電子保存装置３０に保存するまでの間の電子文書の改竄等を防止できる。
【００６６】
・  上記実施形態では、ＸＭＬ文書から抽出した項目に基づいてそのＸＭＬ文書のインデックスを生成する。そして、そのＸＭＬ文書を原本データ記憶部３１に記憶し、そのＸＭＬ文書のインデックスをインデックス記憶部３２に記憶する。このため、ＸＭＬ文書と、そのＸＭＬ文書のインデックスとを原本性保証電子保存装置３０に保存できる。
【００６７】
・  上記実施形態では、ＰＤＦ文書は、ＸＭＬ文書と任意の形式の添付文書とを含んで構成される。そして、管理コンピュータは、このＰＤＦ文書からＸＭＬ文書と添付文書とを取り出す。このため、添付文書が付されている場合でも、ＰＤＦ文書からＸＭＬ文書を取り出して、このＸＭＬ文書に基づいて、インデックスを生成できる。
【００６８】
・  上記実施形態では、ＸＭＬ文書から抽出した項目に基づいて添付文書のインデックスを生成する。そして、添付文書を原本データ記憶部３１に記憶し、その添付文書のインデックスをインデックス記憶部３２に記憶する。このため、添付文書と、その添付文書のインデックスとを原本性保証電子保存装置３０に保存できる。
【００６９】
・  上記実施形態では、文書管理システム２０が他の文書管理システム２０と送受信する電子文書は、ＸＭＬ文書と任意の形式の添付文書とを含んで構成されるＰＤＦ文書である。そして、文書管理システム２０は、そのＰＤＦ文書からＸＭＬ文書と添付文書とを取り出し、ＸＭＬ文書を用いてインデックスを作成して、原本性保証電子保存装置３０に保存するための処理を行う。このため、他の文書管理システム２０と送受信する電子文書を原本性を確保して保存できる。
【００７０】
なお、上記実施形態は、以下の態様に変更してもよい。
・  上記実施形態では、ＰＤＦ文書からＸＭＬ文書と各添付文書とを取り出し、ＸＭＬ文書に基づいてインデックスを生成した。ＰＤＦ文書から取り出されてインデックスの作成に使用される電子文書は、項目指定が記述されていて設定されている項目を判断できるものであれば、他の形式の電子文書であってもよい。
【００７１】
・  上記実施形態では、他の文書管理システム２０と送受信する電子文書は、ＰＤＦ文書とした。他の文書管理システム２０と送受信する電子文書は、編集不可能な形式の電子文書であれば、他の形式の電子文書であってもよい。
【００７２】
・  上記実施形態では、文書管理者のパソコン３６からの受信文書のダウンロード要求を受けて、文書交換サーバ４１は、送受信文書管理サーバ２４に直接文書データをダウンロードした。これに代えて、ダウンロード要求を行ったパソコン３６に文書データをダウンロードした後に、送受信文書管理サーバ２４に転送してもよい。この場合、パソコン３６から送受信文書管理サーバ２４へのダウンロードした文書データの転送は、自動的に行われるようにしてもよい。
【００７３】
・  上記実施形態では、文書管理者がパソコン３６により文書交換サーバ４１にアクセスし、受信文書を選択してダウンロード要求を行った。これに代えて、文書交換サーバ４１から自動的に受信文書をダウンロードするとともに、所定のチェックをした後に、保管対象となる受信文書を送受信文書管理サーバ２４に入力するようにしてもよい。このようにすることで、文書管理者の作業を簡略化できる。
【００７４】
・  上記実施形態では、文書データを送信する場合、原本性保証電子保存装置３０への文書データの保存を行った後に、送信対象の文書データを文書交換サーバ４１に送信した。これに代えて、他の文書管理システム２０に送信するために、文書交換サーバ４１に記憶されている文書データをダウンロードして、その文書データに基づいて、ＰＤＦ文書、ＸＭＬ文書及び各添付文書を原本性保証電子保存装置３０に保存してもよい。
【００７５】
・  上記実施形態では、他の文書管理システム２０と送受信する電子文書について本発明を具体化したが、本発明は、これに限られるものではない。例えば、同じシステム内で使用される電子文書について、本発明を具体化してもよい。
【００７６】
【発明の効果】
以上詳述したように、本発明によれば、取得した電子文書を原本性保証電子保存装置に保存するまでの間の電子文書の改竄等を防止できる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施形態のシステム概略図。
【図２】受発信履歴記憶部に記憶されたデータの説明図。
【図３】閲覧権データ記憶部に記憶されたデータの説明図。
【図４】原本データ記憶部に記憶されたデータの説明図。
【図５】インデックス記憶部に記憶されたデータの説明図。
【図６】本発明の一実施形態の処理手順の説明図。
【図７】本発明の一実施形態の処理手順の説明図。
【図８】原本データ記憶部に記憶するデータを説明するための説明図。
【符号の説明】
２１…管理コンピュータ、３０…原本性保証電子保存手段としての原本性保証電子保存装置、３１…原本記憶手段としての原本データ記憶部、３２…インデックス記憶手段としてのインデックス記憶部。
【図１】
2004310682.tif 000003
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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