(57)【要約】【課題】印刷に使用するプリンタにかかわらず、印刷設定に関する情報を保持し、かつ、印刷設定に関する情報に基づいて、データファイルの管理、検索等を行う。【解決手段】ファイルを管理するファイルシステムが構築され、印刷の対象となるデータファイルを記憶する記憶部と、データファイルごとに、データファイルの印刷の設定を記述したアノテーション情報ファイルを生成して、記憶部に記憶させるファイル生成部とを備えたデータ管理システムを提供する。記憶部に構築されたファイルシステムは、データファイルおよびアノテーション情報ファイルを一体的に管理する。【選択図】　図８
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ファイルを管理するファイルシステムが構築され、印刷の対象となるデータファイルを記憶する記憶部と、
前記データファイルごとに、前記データファイルの印刷の設定を記述したアノテーション情報ファイルを生成して、前記記憶部に記憶させるファイル生成部とを備えたデータ管理システムであって、記憶部に構築されたファイルシステムは、前記データファイルおよび前記アノテーション情報ファイルを一体的に管理する、データ管理システム。
【請求項２】
前記アノテーション情報ファイルは、前記データファイルの印刷の設定に関する１以上の項目を有しており、
前記記憶部は、前記データファイルを複数記憶し、かつ、前記データファイルの各々に関連する複数のアノテーション情報ファイルを記憶しており、
データ管理システムは、前記複数のアノテーション情報ファイルから、前記１以上の項目のうちの所定の項目を有するアノテーション情報ファイルを検索し、検索された前記アノテーション情報ファイルに関連する前記データファイルを特定する検索部をさらに備えた、請求項１に記載のデータ管理システム。
【請求項３】
前記アノテーション情報ファイルの記述に基づいて、前記データファイルの印刷結果のプレビュー、設定された印刷形態のサムネイルおよびリストの少なくとも１つを表示する表示部をさらに備えた、請求項１または２に記載のデータ管理システム。
【請求項４】
ファイルを管理するファイルシステムが構築されたコンピュータにおいて実行可能なデータ管理プログラムであって、
印刷の対象となるデータファイルを記憶するステップと、
前記データファイルごとに、前記データファイルの印刷の設定を記述したアノテーション情報ファイルを生成するステップと、
生成した前記アノテーション情報ファイルを記憶するステップと
からなり、ファイルシステムにおいて、前記データファイルおよび前記アノテーション情報ファイルを一体的に管理するデータ管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、印刷に関する設定内容に基づいて、データの検索、印刷等を行う技術に関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、情報処理分野の発展はめざましく、特にパーソナルコンピュータ等の性能は飛躍的に向上している。これにより、ビジネス分野／特定用途のみならず、一般ユーザに対しても、画像や文書を入力装置で取り込み、蓄積、管理し、必要に応じて検索し、出力装置にて印刷する情報処理装置が普及してきている。
【０００３】
このような情報処理装置には、フィニッシング機能を付加してデータファイルの内容を印刷できるものがある。フィニッシング機能とは、データファイルを印刷し、出力する際の仕上げに関する印刷設定機能である。例えば、２ページを１枚の用紙に出力する「２ｉｎ１」、複数枚の用紙を綴じる「ステープル」等が知られている。
【０００４】
通常は、データファイルを印刷する度に、特定のフィニッシング機能を指定する。したがって、同じファイルを印刷しようとしても、再び同じフィニッシング機能の設定を行わなければならない。
【０００５】
この問題に対して、アプリケーションからデータファイルの内容を印刷する際、あらかじめプリンタドライバにファイル名とその印刷設定情報を記録させ、データファイル名が一致すると、対応する印刷設定情報に従って印刷を行う技術が知られている（特許文献１参照）。
【０００６】
【特許文献１】
特開２００１−３５０６０６号公報
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
しかし従来の方法では、第三者にデータファイルを転送した後で、送信者がデータファイルに対して行っていた印刷設定を当該第三者が再現できないことがあった。その理由は、各装置のプリンタドライバが保持していたデータファイル名とその印刷設定情報との対応関係は転送されず、第三者の装置におけるプリンタドライバに登録されていないからである。換言すれば、印刷設定情報は、プリンタに対応するプリンタドライバごとに設定しなければならず、印刷に用いられるプリンタが変わると、それまでの印刷設定情報が反映されることはなかった。よって、データファイルと印刷設定情報との統合的な取り扱いが必要とされている。
【０００８】
また、例えば会議に使う資料は、ＯＨＰ用フィルムに印刷され、またはステイプルで綴じる等の特定のフィニッシング機能を行って出力する機会が多い。このような会議書類に関するデータファイルを分類、検索する際、現状では、印刷設定に基づいてファイルの検索を行うことができない。
【０００９】
本発明は、印刷に使用するプリンタにかかわらず、印刷設定に関する情報を保持し、かつ、印刷設定に関する情報に基づいて、データファイルの管理、検索等を行うことを目的とする。
【００１０】
【課題を解決するための手段】
本発明のデータ管理システムは、ファイルを管理するファイルシステムが構築され、印刷の対象となるデータファイルを記憶する記憶部と、前記データファイルごとに、前記データファイルの印刷の設定を記述したアノテーション情報ファイルを生成して、前記記憶部に記憶させるファイル生成部とを備えている。記憶部に構築されたファイルシステムは、前記データファイルおよび前記アノテーション情報ファイルを一体的に管理する。これにより上記目的を達成できる。
【００１１】
前記アノテーション情報ファイルは、前記データファイルの印刷の設定に関する１以上の項目を有する。そして前記記憶部は、前記データファイルを複数記憶し、かつ、前記データファイルの各々に関連する複数のアノテーション情報ファイルを記憶する。このデータ管理システムは、前記複数のアノテーション情報ファイルから、前記１以上の項目のうちの所定の項目を有するアノテーション情報ファイルを検索し、検索された前記アノテーション情報ファイルに関連する前記データファイルを特定する検索部をさらに備えていてもよい。
【００１２】
データ管理システムは、前記アノテーション情報ファイルの記述に基づいて、前記データファイルの印刷結果のプレビュー、設定された印刷形態のサムネイルおよびリストの少なくとも１つを表示する表示部をさらに備えていてもよい。
【００１３】
本発明によるデータ管理プログラムは、ファイルを管理するファイルシステムが構築されたコンピュータにおいて実行可能なデータ管理プログラムであって、印刷の対象となるデータファイルを記憶するステップと、前記データファイルごとに、前記データファイルの印刷の設定を記述したアノテーション情報ファイルを生成するステップと、生成した前記アノテーション情報ファイルを記憶するステップとからなる。データ管理プログラムは、ファイルシステムにおいて、前記データファイルおよび前記アノテーション情報ファイルを一体的に管理する。これにより上記目的を達成できる。
【００１４】
【発明の実施の形態】
以下、添付の図面を参照して、本発明の実施の形態を説明する。
【００１５】
図１は、本実施の形態の説明で利用するデータ管理システムの構成例を示す図である。このシステムは、画像データ、文書データ等のデータファイルを入力するデータファイル入力装置１０と、データファイル入力装置１０に入力されたデータファイルを管理するデータ管理装置２０と、データファイルを印刷する印刷装置３０とから構成される。
【００１６】
本システムの特徴は、データ管理装置２０内のデータファイルの内容を印刷する際に、ファイルごとに、フィニッシング機能等の印刷に関する設定を記述した印刷設定アノテーション情報を持たせ、データファイルと一体的に管理（移動、消去等）することにある。一体的に管理することにより、次に印刷を行う際に、印刷設定アノテーション情報を参照して、印刷設定に基づいて印刷し、または、印刷設定アノテーション情報に基づいてファイルの検索を行うことができる。なお、このデータ管理装置２０は、例えば汎用ＰＣであるが、以下説明するように構成され、かつ、以下説明するような処理を行うことができる装置であれば、ＰＣに限られない。なお、データファイルは画像データ、文書データ等のコンピュータファイルである。
【００１７】
データファイル入力装置１０は、データファイルが画像の場合には、デジタルカメラ、フラットベッドスキャナ、フィルムスキャナ等である。またデータファイル入力装置１０は、フレキシブル／ＣＤ／ＤＶＤドライブ等であってもよい。なお、ネットワーク（図示せず）を介して他の装置からデータ管理装置２０にデータファイルを入力することもできる。印刷装置３０は、周知のプリンタである。以後特に言及がない限り、印刷装置３０は、プリンタであるとして説明する。なおデータファイル入力装置１０および印刷装置３０を、スキャナ、プリンタ、コピー、ファクシミリ等の複数の機能を有する、１台の多機能装置（ＭＰＦ：Ｍｕｌｔｉ　Ｆｕｎｃｔｉｏｎ　Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）とすることもできる。
【００１８】
図２は、データ管理装置２０の構成を示すブロック図である。データ管理装置２０は、中央演算処理装置（ＣＰＵ）２０１と、読み出し専用メモリ（ＲＯＭ）２０２と、表示ディスプレイ（ＣＲＴ）２０３と、キーボード２０４と、通信インターフェース（Ｉ／Ｆ）２０５と、ランダムアクセスメモリ（ＲＡＭ）２０６と、ハードディスクメモリ（ＨＤＤ）２０７と、マウス２０８と、ＣＤ−ＲＯＭ２０９と、拡張スロット２１０とを備え、データバス２１１を通じて相互にデータを入出力できる。
【００１９】
ＣＰＵ２０１は、インテル社製のＰｅｎｔｉｕｍ（登録商標）であり、ＲＯＭ２０２に記憶されているプログラムに基づいて、データ管理装置２０およびデータ管理システムを制御する。ＣＰＵ２０１は、データバス２１１を介して命令を送り、データ管理装置２０全体の動作を制御する。ＣＰＵ２０１の制御によるデータ管理装置２０の主要な動作は、後述する。
【００２０】
ＣＲＴ２０３は、表示制御回路を含む、画像あるいは文字等の表示や、操作のための表示等を行うディスプレイである。キーボード２０４は、ユーザから数字、文字等の入力を受け取り、ＣＰＵ２０１に転送する。キーボード２０４はまた、印刷設定アノテーション情報の設定等の際にも利用される。通信Ｉ／Ｆ２０５は、データ管理装置２０が、データファイル入力装置１０および印刷装置３０（図１）等とデータの受信および送信を行うインターフェースである。ＲＡＭ２０６は、データ、ＣＰＵ２０１が実行するプログラム等を記憶し、それらに任意にアクセス可能なメモリである。
【００２１】
ＨＤＤ２０７は、大容量の二次記憶装置であり、画像データ、文書データ等のデータファイルを記憶し、データファイルをフォルダに格納して管理するファイルシステムが構築されている。マウス２０８は、ポインタの位置情報等を受け取り、ＣＰＵ２０１に転送する。マウス２０８はまた、ユーザがデータファイルを選択して、そのデータファイルに対する印刷を行わせたい場合や、検索条件の選択等を行う場合に利用される。ＣＤ−ＲＯＭ２０９は、ＣＤ−ＲＯＭを再生して、ＣＰＵ２０１に転送可能なドライブ装置である。拡張スロット２１０は、データ管理装置２０の機能を拡張する回路基板等を増設するためのスロットである。なお、上述のキーボード２０４およびマウス２０８は、ユーザが指示を入力する指示入力手段として機能すれば十分であり、上述した機能が実現できる場合には特に別個に設ける必要はなく、また、これらに代わる指示入力手段を設けることもできる。
【００２２】
図３は、データ管理システム（図１）におけるデータ管理装置２０の主要動作を示すフローチャートである。ＣＰＵ２０１（図２）は、このフローチャートに基づくコンピュータプログラムにしたがって動作する。具体的には、システムの電源が投入され、プログラムが起動されると、ＣＰＵ２０１は、まず、以下の各処理で必要なフラグ等のイニシャライズや、初期画面表示等を行う初期設定処理を行う（ステップＳ１）。その後、ＣＲＴ２０３（図２）に初期メニューを表示して、初期メニュー画面上で処理の選択が行われたか否かを判断する（ステップＳ２）。メニューは、データ管理装置２０が行う処理を列挙した項目である。本明細書では、項目は、「データ登録」、「付加情報設定」、「検索」「印刷」および「システム終了」である。ユーザは、キーボード２０４またはマウス２０８を用いて、メニューの項目を選択する。このステップでは、メニューに列挙された処理が１つ選択されるまでループする。メニューが選択されれば、各メニューに応じた処理（Ｓ３〜Ｓ６，Ｓ８）を行う。
【００２３】
まず「データ登録」が選択された場合、処理は、ステップＳ３に進む。データ登録処理とは、データ管理装置２０にデータファイルを登録する処理、例えば、データファイルの作成、移動等である。データファイルを登録すると、データ管理装置２０のＣＰＵ２０１（図２）は、図６を参照して後述するように、登録したファイルに関連付けられた、印刷設定のためのアノテーション情報を記述するファイルをも同時に生成する。換言すれば、ＣＰＵ２０１は、アノテーション情報ファイル生成部として機能する。
【００２４】
アノテーション情報ファイルは、データ管理システム独自のファイルであり、データ管理システム内でのみ活用できる。アノテーション情報ファイルは、他のアプリケーションファイルとは何ら関連がなく、ユーザが閲覧等できない不可視属性が与えられている。よってユーザは、アノテーション情報ファイルを単独で操作（移動、削除等）できない。このファイルに対して、アノテーション情報の記録や更新が、データ管理装置２０により行われる。データ管理装置２０は、アノテーション情報ファイルの内容に基づいて、関連するファイルの属性を判断する。また、データ管理装置２０に構築されたファイルシステムは、データファイルと、それに関連するアノテーション情報ファイルとが常に同じデータ管理装置２０のＨＤＤ２０７（図２）内に共存するように一体的に管理する。より具体的には、このファイルシステムにおいては、データファイルと、それに関連するアノテーション情報ファイルとは、データファイルが移動されれば、関連するアノテーション情報ファイルも同じ場所に移動され、データファイルが消去されれば、関連するアノテーション情報ファイルも消去される。
【００２５】
本発明によるデータ管理システム内で、データ管理装置２０（図２）から別のデータ管理装置にデータファイルを転送する場合には、データ管理装置２０は、そのデータファイルに関連するアノテーション情報ファイルも同時に転送する。転送先のデータ管理装置がデータファイルを登録した場合には、さらにそのデータ管理装置は、データファイルに関連付けされたアノテーション情報ファイルの有無を調べる。そして、関連付けられたアノテーション情報ファイルを受け取っていれば、そのアノテーション情報ファイルをデータ管理システムに登録する。アノテーション情報ファイルが予め設けられている場合には、さらに関連付けて同時に登録してもよい。転送先のデータ管理装置もまた、対応するアノテーション情報に基づいて、データファイルを印刷する。その結果、どのデータ管理装置を用いても、予め設定されたアノテーション情報に基づいて、ユーザの希望どおりの印刷形態で印刷できる。また、使用するプリンタが変わった場合でも、アノテーション情報ファイルに記述されている当初の印刷設定に基づいて、印刷できる。
【００２６】
次に「付加情報設定」が選択された場合、処理はステップＳ４に進む。付加情報設定処理（ステップＳ４）は、データ管理装置２０内のデータファイルに対して、検索の際に利用されるキーワードやマーカー等を付加する。付加情報の例として、データ管理に必須となる属性情報が挙げられる。属性情報は、データの作成日／修正日、ファイル名、ファイルフォーマット等である。
【００２７】
本明細書では特に、付加情報が、上述のアノテーション情報であるとする。すなわち、付加情報の設定とは、印刷設定アノテーション情報の付加・修正をいう。図４は、付加情報の設定処理の手順を示すフローチャートである。ユーザはまず、マウス２０８（図２）等を用いて、付加情報を設定する対象となるデータファイルを選択する（ステップＳ４０１）。データ管理装置２０のＣＰＵ２０１（図２）は、付加情報が既に設定されているか否かを判断し（ステップＳ４０２）、既に設定されている場合にはその情報をＣＲＴ２０３（図２）に表示する（ステップＳ４０３）。例えば、図５は、印刷設定アノテーションの設定画面の例を示す図である。この例では、印刷設定アノテーション情報は、チェックボックスにチェックされている「２ｉｎ１」、「モノクロ」および「Ａ４」である。
【００２８】
印刷設定アノテーション情報が設定されていない場合には、デフォルトで予め与えられている設定内容をＣＲＴ２０３（図２）に表示し、その内容を付加情報として設定する（ステップＳ４０４）。ここでいうデフォルトの設定とは、ＣＲＴ２０３上に表示された「印刷アイコン」に登録されている、プリンタの初期設定である。データ管理システム内で印刷アイコンとして登録された直後にプリンタごとの初期設定がデフォルト設定として反映される。なお、そのデフォルト設定は、その都度必要なときにユーザーの手によって変更できる。ユーザは、表示された設定内容に変更・修正等がある場合には、その変更・修正を反映させる（ステップＳ４０５）。そしてデータ管理装置２０は、付加情報の設定を更新し、ＨＤＤ２０７（図２）に保存する。なお、付加情報（アノテーション情報）が設定されていないファイルが存在する場合には、ユーザが「付加情報設定」を選択しなかった場合でも、データ管理装置２０が自動的に付加情報の設定処理を行うようにしてもよい。
【００２９】
図６の（ａ）〜（ｄ）は、アノテーション情報の設定態様を示す図である。図６の（ａ）は、テキスト形式のデータファイル（”Ｃｏｎｆｅｒｅｎｃｅ．ｔｘｔ”）を表す。図６の（ｂ）〜（ｄ）は、アノテーション情報を規定する３種類の手段を示す。図６の（ｂ）は、アノテーション情報ファイル（”Ｃｏｎｆｅｒｅｎｃｅ．ａｎｔ”）がデータファイルとは別のファイルとして設けられていることを示す図である。アノテーション情報ファイルのファイル名は、関連するデータファイルと拡張子のみが異なっている。なお「拡張子」とは、ファイル名の一部をなす、ファイルの性質を表す文字、数字の組み合わせである。図６の（ｃ）は、データファイル名と、そのアノテーションとを対応させて格納するテーブルを示す図である。データファイル（”Ｃｏｎｆｅｒｅｎｃｅ．ｔｘｔ”）に対して、図５においてチェックされている「２ｉｎ１」、「モノクロ」および「Ａ４」がアノテーションとして規定されていることが理解される。図６の（ｄ）は、データファイルに付加されたアノテーション情報を示す図である。アノテーション情報は、データファイルの最後に限らず、最初、または適当に重畳して盛り込んでもよい。なお、図６の（ｄ）の例の場合には、データファイル自体を変更することになるが、データ管理システムにおいて取り扱うことができれば、特に問題はない。
【００３０】
以下では、図６の（ｂ）で説明したような、アノテーション情報ファイルが、データファイルとは別個に設けられるとして説明する。
【００３１】
アノテーション情報の内容を確認する場合には、以下の２つの手段が考えられる。すなわち、印刷確認サムネイルによる表示、または、リスト表示である。印刷確認サムネイルによる表示とは、ファイルに関連付けられた印刷設定アノテーションに基づいて、印刷後の形態が把握できるようにした概略表示である。図７の（ａ）は、サムネイル表示のみによるアノテーション情報の確認画面の例を示す。図７の（ｂ）は、さらに簡略化したサムネイル表示と、その下部にアノテーションを表記した、アノテーション情報の確認画面の例を示す。アノテーションが表記されているため、ユーザは、どのような処理かを非常に理解しやすくなる。なお、このアノテーションの表記は、図７の（ａ）に示す詳細なサムネイル表示の下部に設けてもよい。また、印刷結果のプレビューを表示させることもできる。一方、リスト表示とは、ファイルに付加されたアノテーション情報を詳細なリストにした表示である。アノテーション情報の追加があると、リスト項目に追記される。
【００３２】
再び図３を参照して、「検索」が選択された場合、処理はステップＳ５に進む。検索処理（ステップＳ５）では、ユーザがマウスマウス２０８、キーボード２０４（図２）等を用いて検索項目または検索語を入力する。データ管理装置２０のＣＰＵ２０１は、データファイルに関連付けられたアノテーション情報を検索して、その検索項目または検索語を含むアノテーション情報ファイルを検索する。検索処理については、図１１および図１２を参照して後述する。
【００３３】
「印刷」が選択された場合、処理はステップＳ６に進む。印刷処理（ステップＳ６）では、データ管理装置２０は、ユーザからの印刷指示に基づいて、プリンタ３０（図１）にユーザが指定したデータファイル（文書データ・画像データ等）を送信し、その内容を印刷する。印刷処理については、図８〜図１０を参照して後述する。
【００３４】
「システム終了」が選択された場合、処理はステップＳ８に進む。システム終了処理（ステップＳ８）では、データ管理装置２０は、例えばデータ登録、印刷等が終了し、電源を切る場合の処理の処理等を行う。
【００３５】
データ登録処理（ステップＳ３）、付加情報設定処理（ステップＳ４）、検索処理（ステップＳ５）、および、印刷処理（ステップＳ６）が終了すると、その他の処理（ステップＳ７）に進んで後処理等を行い、再びメニュー選択待ち（ステップＳ２）に戻る。
【００３６】
次に図８〜図１０を参照して、２種類の印刷処理を説明する。
【００３７】
図８は、印刷ダイアログを用いた印刷の詳細を示すフローチャートである。ここでいう印刷ダイアログとは、印刷を行うために表示される設定画面である。例えば、図５のように、印刷形態を示す種々の項目が表示され、希望する項目のチェックボックスをチェックすると、その形態で印刷が可能になる。なお、この処理の実行に先立って、データ管理装置２０は、予め文書・画像等のデータファイルをデータファイル入力装置１０から受け取っており、ＨＤＤ２０７（図２）に格納しているとする。
【００３８】
ユーザは、まず印刷したいデータファイルを選択する（ステップＳ８０１）。するとＣＰＵ２０１（図２）は、選択されたデータファイルに、印刷設定アノテーション情報が存在するか否かを判定する（ステップＳ８０２）。存在する場合には、その印刷設定アノテーション情報にしたがって、印刷設定画面（すなわち印刷ダイアログ）を表示する（ステップＳ８０３）。逆に存在しない場合には、デフォルトの印刷設定を規定するアノテーション情報にしたがって、印刷設定画面を表示する（ステップＳ８０４）。この画面は、データ管理システムの印刷ドライバーにより表示される。この印刷ドライバーは、プリンタごとにそのメーカー等が配布するドライバーではなく、データ管理システムがアノテーション情報とデータファイルをともに管理できるドライバーである点に留意されたい。すなわち、印刷設定画面からのアノテーション情報の修正は、容易に受け付けられ、すぐに反映される。
【００３９】
このように構成した理由は、アノテーション情報ファイルを生成した際のプリンタと、現在印刷を行おうとしているプリンタとが異なった場合、直接、各プリンタのドライバーに印刷設定アノテーションを反映させる処理が複雑になるからである。そこでデータ管理システム内では、統一されたドライバーを用いて、印刷設定アノテーションをそのドライバーに管理させ、印刷直前にデータ管理システム独自のドライバーから各プリンタのドライバーに印刷情報を渡し、印刷を行うことにさせている。これにより、データファイルが別のデータ管理装置に転送され、使用するプリンタ（およびプリンタを動作させるドライバー）が変わった場合でも、アノテーション情報ファイルに記述されている当初の印刷設定に基づいて、印刷できる。
【００４０】
ステップＳ８０３およびＳ８０４により印刷設定画面を表示すると、次に、現在設定されているプリンタの印刷機能の確認を行い、使用するプリンタで実行できない機能、例えば、プリンタに搭載されていない印刷機能に関する設定のアノテーション文字をグレーアウト表示する（ステップＳ８０５）。これにより、ユーザは、現在設定されたプリンタに搭載されていない印刷機能の選択等ができないようになる。ただし、チェックボックスのチェックとは独立しており、チェックは既存のままで、ＯＮ・ＯＦＦの変更は行うことができる。ユーザは、必要に応じて、現在示されている印刷設定を変更・修正する（ステップＳ８０６）。ユーザは、プリンタの印刷能力にとらわれず印刷したい項目にのみチェックをつければよい。
【００４１】
続いて、ＣＰＵ２０１（図２）は、現在設定されているアノテーション情報の内容が、印刷を行うプリンタで実現可能か否かを判断する（ステップＳ８０７）。実現できる場合には、設定された内容にしたがって、そのプリンタで印刷を行う（ステップＳ８１０）。実現できない場合には、プリンタを変更するか否かの判断をユーザから受け取り（ステップＳ８０８）、変更しない場合には、現在のプリンタが印刷可能な内容に限定して設定を行う（ステップＳ８０９）。その後、設定された内容にしたがって、印刷を行う（ステップＳ８１０）。しかし、印刷を行うプリンタを変更する場合には、変更後のプリンタが決定すると、ステップＳ８０５からの処理を再び行う。最後に、印刷が実行されると、設定された新たな内容を、印刷設定アノテーションとして更新し、保存する（ステップＳ８１１）。
【００４２】
次に図９および図１０を参照して、ランチャーの印刷アイコンを用いた印刷を説明する。図９は、ランチャー９０と、複数のデータファイルが表示されたＣＲＴ２０３（図２）の画面の例を示す図である。ランチャー９０は、マウス２０８（図２）でアイコンをクリックするだけで、そのアイコンに対応する処理が実行されるプログラムである。ランチャー９０には、先に図３を参照して説明した処理を含む複数のアイコンが表示されている。例えば、アイコン９１は、データ登録処理を示す。アイコン９２は、付加情報（アノテーション情報）の作成処理を示す。アイコン９３は、フォルダ一覧表示処理を示す。アイコン９４は、文書一覧表示処理を示す。アイコン９５は検索処理を示す。アイコン９６は、印刷処理を示す。なお、ランチャー９０の各アイコンに、データファイルをドラッグ・アンド・ドロップしても、そのデータファイルに対して、ドロップされた位置のアイコンに対応する処理（例えば、図４の付加情報設定処理や、後述の図１１、図１２による検索処理等）が実行される。図では、データファイル（”Ｃｏｎｆｅｒｅｎｃｅ．ｔｘｔ”）を印刷アイコン９６にドラッグ・アンド・ドロップする場合の軌跡を点線で示す。
【００４３】
図１０は、ランチャーの印刷アイコンを用いた印刷処理を示すフローチャートである。ユーザが、データファイルを選択して、印刷アイコン９６にドラッグ・アンド・ドロップすると（ステップＳ１００１）、ＣＰＵ２０１（図２）は、選択されたデータファイルに、印刷設定アノテーション情報が存在するか否かを判定する（ステップＳ１００２）。存在しない場合には、デフォルトの印刷設定を規定するアノテーション情報にしたがって、印刷設定画面を表示する（ステップＳ１００３）。印刷設定アノテーション情報が既存である場合、またはデフォルト設定が付加されると、ＣＰＵ２０１は、現在の印刷設定アノテーションの内容が、印刷を行うプリンタで実現可能か否かを判定する（ステップＳ１００４）。実現できる場合には、設定された内容にしたがって、そのプリンタで印刷を行う（ステップＳ１００７）。実現できない場合には、現在のプリンタが印刷可能な内容で印刷するかをユーザから受け取る（ステップＳ１００５）。そして現在のプリンタが印刷可能な内容で印刷する場合には、その内容を設定し、印刷を行う（ステップＳ１００７）。印刷可能な内容で印刷しない場合には、印刷ダイアログを表示し、印刷を行うプリンタの変更または印刷設定アノテーションの内容を変更し（ステップＳ１００６）、その内容を設定し、印刷を行う（ステップＳ１００７）。以上、２種類の印刷処理を説明した。
【００４４】
なお、データファイルの印刷設定を修正する場合、すなわち、アノテーション情報を変更する場合には、２種類の変更手順がある。すなわち、印刷を行う必要がない場合には、図４で説明した付加情報の設定処理を実行すればよく、印刷を行う必要がある場合には、例えば図５に示す項目を含む印刷ダイアログを用いて修正できる。後者の場合には、図８のＳ８１０、およびＳ８１１により、印刷が行われなければ設定が更新され、保存されない点に留意されたい。
【００４５】
次に、図１１および図１２を参照して、２種類のアノテーション情報に基づくデータファイルの検索処理を説明する。この処理は、印刷設定を基準としたデータファイルの検索を目的としており、例えば、ＯＨＰ用フィルムに印刷されるデータファイルを検索して、会議用の資料を分類する場合等に有用である。
【００４６】
図１１は、印刷設定アノテーションの設定画面からのファイル検索処理を示すフローチャートである。このフローは、主としてＣＰＵ２０１（図２）により実行される。換言すれば、ＣＰＵ２０１は、データファイル検索部として機能する。ＣＰＵ２０１は、ＣＲＴ２０３（図２）に、印刷設定アノテーションの設定画面を表示する（ステップＳ１１０１）。設定画面には、例えば図５に示すように、印刷の設定項目とチェックボックスが含まれている。次にユーザは、マウス２０８（図２）等を用いて、検索を希望する印刷設定項目をチェックする（ステップＳ１１０２）。すなわち、データ管理装置２０は、検索の基準となる印刷設定項目を、ユーザから受け取る。
【００４７】
そしてデータ管理装置２０のＣＰＵ２０１は、印刷設定アノテーション情報ファイル（図６の（ｂ）等）を検索して、チェックされた印刷設定項目と同じ項目を含むアノテーション情報ファイルを特定する（ステップＳ１１０３）。図６の（ａ）〜（ｄ）を参照して説明したように、アノテーション情報ファイルを特定できれば、対応するデータファイルも特定できる。ＣＰＵ２０１は、アノテーション情報ファイルに基づいて特定したデータファイルを、印刷設定確認リストとして、ＣＲＴ２０３に表示する（ステップＳ１１０４）。なお、リスト表示後に、またはリスト表示に代えて、検索結果のデータファイルに対して、印刷設定確認サムネイル（図７の（ａ）または（ｂ））を表示してもよい。
【００４８】
図１２は、印刷設定確認サムネイルからのファイル検索処理を示すフローチャートである。ＣＰＵ２０１（図２）は、ＣＲＴ２０３（図２）に、印刷設定確認サムネイルを表示する（ステップＳ１２０１）。印刷設定確認サムネイルには、例えば図７の（ａ）または（ｂ）に示すように、サムネイル表示された印刷の設定項目とチェックボックスが含まれている。次にユーザは、マウス２０８（図２）等を用いて、印刷形態についてのサムネイルを見て、検索を希望する印刷形態をチェックする（ステップＳ１２０２）。すなわち、データ管理装置２０は、検索の基準となる印刷設定項目を、ユーザから受け取る。なお、チェックボックスに代えて、選択されたサムネイルを強調表示等して、選択されたことを明示してもよい。
【００４９】
そしてデータ管理装置２０のＣＰＵ２０１は、印刷設定アノテーション情報ファイル（図６の（ｂ）等）を検索して、チェックされた印刷形態と同じ形態を含むアノテーション情報ファイルを特定する（ステップＳ１２０３）。図６の（ａ）〜（ｄ）を参照して説明したように、アノテーション情報ファイルを特定できれば、対応するデータファイルも特定できる。ＣＰＵ２０１は、アノテーション情報ファイルに基づいて特定したデータファイルを、印刷設定確認サムネイルとして、ＣＲＴ２０３に表示する（ステップＳ１２０４）。なお、サムネイル表示後に、またはサムネイル表示に代えて、検索結果を印刷設定確認リストを表示してもよい。
【００５０】
以上、２種類の検索処理を説明した。いずれの検索に際しても、データ管理装置２０は、印刷設定アノテーション以外のパラメータ（例えば、キーワード、マーカーなど）に基づいて検索を行うことができるが、この検索は従来から広く行われているため、詳細な説明は省略する。
【００５１】
データ管理装置２０（図２）、および、これを含むデータ管理システム全体は、図３、４、８、１０〜１２のフローチャートに基づくコンピュータプログラムにしたがって動作する。このようなコンピュータプログラムは、ＣＤ、ＤＶＤ等の光ディスク、フロッピーディスク等の磁気ディスク、スマートメディア、コンパクトフラッシュ（登録商標）、ＥＥＰＲＯＭ等の半導体メモリに代表される記録媒体に記録される。またインターネット等の電気通信回線を介して他のコンピュータに伝送され、通信相手のコンピュータのメモリ等の記録媒体に記録される。
【００５２】
【発明の効果】
本発明によれば、印刷の対象となるデータファイルごとに、データファイルの印刷の設定を記述したアノテーション情報ファイルを生成し、データファイルおよびアノテーション情報ファイルを一体的に管理する。その結果、アノテーション情報ファイルを常に参照して印刷できるので、どの印刷装置で印刷するか否かにかかわらず、常に希望する印刷結果を得ることができる。さらにユーザは、印刷のたびに印刷の設定をする必要もなくなり、作業の効率化を図ることができる。
【００５３】
また本発明によれば、アノテーション情報ファイルの記述に基づいて、印刷の設定に基づいてデータファイルを検索できる。よって、印刷の形態ごとのデータファイルの分類等が容易になる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本実施の形態の説明で利用するデータ管理システムの構成例を示す図である。
【図２】データ管理装置の構成を示すブロック図である。
【図３】データ管理システム（図１）におけるデータ管理装置の主要動作を示すフローチャートである。
【図４】付加情報の設定処理の手順を示すフローチャートである。
【図５】印刷設定アノテーションの設定画面の例を示す図である。
【図６】（ａ）〜（ｄ）は、アノテーション情報の設定態様を示す図である。（ａ）は、テキスト形式のデータファイルを表す概念図である。（ｂ）〜（ｄ）は、アノテーション情報を規定する３種類の手段を示す概念図である。
【図７】（ａ）は、サムネイル表示のみによるアノテーション情報の確認画面の例を示す図である。（ｂ）は、さらに簡略化したサムネイル表示と、その下部にアノテーションを表記した、アノテーション情報の確認画面の例を示す図である。
【図８】印刷ダイアログを用いた印刷の詳細を示すフローチャートである。
【図９】ランチャーと、複数のデータファイルが表示されたＣＲＴの画面の例を示す図である。
【図１０】ランチャーの印刷アイコンを用いた印刷処理を示すフローチャートである。
【図１１】印刷設定アノテーションの設定画面からのファイル検索処理を示すフローチャートである。
【図１２】印刷設定確認サムネイルからのファイル検索処理を示すフローチャートである。
【符号の説明】
１０　データファイル入力装置、
２０　データ管理装置、
３０　印刷装置（プリンタ）、
２０１　ＣＰＵ、
２０２　ＲＯＭ、
２０３　ＣＲＴ、
２０４　キーボード、
２０５　通信Ｉ／Ｆ、
２０６　ＲＡＭ、
２０７　ＨＤＤ、
２０８　マウス、
２０９　ＣＤ−ＲＯＭ、
２１０　拡張スロット、
２１１　データバス。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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