(57)【要約】【課題】複合機からのデータ送信時のエラー、データの格納成功の情報又はデータ格納時のエラーをユーザに確実に通知することできるデータ格納システム、データ格納プログラム及び記録媒体を提供する。【解決手段】ネットワークを介して互いに接続される複合機１、ＰＣ２〜４及びメールサーバ５を備えるデータ格納システムにおいて、ＰＣ３の文書格納アプリケーションが複合機からの文書受信時の通信状況及び文書管理アプリケーションにおける文書の格納時の処理状況を検知し、この検知結果に基づいて電子メールを作成し、該作成された電子メールをユーザのＰＣに送信する。【選択図】　　　図４
2004032074.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
スキャン機能とデータ送信機能とを有する複合機と、データの管理を行う第１情報処理装置と、該複合機から受信したデータを前記第１情報処理装置に格納するための処理を行う第２情報処理装置と、ユーザの情報処理装置とがネットワークを介してそれぞれ接続されるデータ格納システムにおいて、
前記第２情報処理装置は、
前記複合機からデータを受信すると共に該データを前記第１情報処理装置に送信する通信手段と、
前記複合機からのデータ受信時の通信状況及び前記第１情報処理装置におけるデータ格納時の処理状況を検知する検知手段と、
該検知手段によって検知された通信状況又は処理状況に基づいて電子メールを作成する電子メール作成手段と、
該作成された電子メールを前記ユーザの情報処理装置に送信する送信手段と
を備えることを特徴とするデータ格納システム。
【請求項２】
前記第２情報処理装置は、前記複合機から受信したデータを一次的に保存する保存手段を備えることを特徴とする請求項１記載のデータ格納システム。
【請求項３】
前記第１情報処理装置と、前記第２情報処理装置とを１つの情報処理装置によって構成することを特徴とする請求項１又は２記載のデータ格納システム。
【請求項４】
データ管理プログラムが導入された第１情報処理装置と、スキャン機能とデータ送信機能とを有する複合機と、該複合機から受信したデータを前記第１情報処理装置に格納するためのデータ格納プログラムが導入された第２情報処理装置と、ユーザの情報処理装置とがネットワークを介してそれぞれ接続されるデータ格納システムで使用されるデータ格納プログラムにおいて、
前記複合機からデータを受信すると共に該データを前記データ管理プログラムに送信する通信ステップと、
前記複合機からのデータ受信時の通信状況及び前記データ管理プログラムにおけるデータ格納時の処理状況を検知する検知ステップと、
該検知ステップによって検知された通信状況又は処理状況に基づいて電子メールを作成する電子メール作成ステップと、
該作成された電子メールを前記ユーザの情報処理装置に送信する送信ステップと
を前記第２情報処理装置に実行させることを特徴とするデータ格納プログラム。
【請求項５】
前記データ格納プログラムは前記複合機から受信するデータを保存するステップを有することを特徴とする請求項４記載のデータ格納プログラム。
【請求項６】
前記データ格納プログラムは前記データ管理プログラムと連動して動作することを特徴とする請求項５又は６記載のデータ格納プログラム。
【請求項７】
データ管理プログラムが導入された第１情報処理装置と、スキャン機能とデータ送信機能とを有する複合機と、該複合機から受信したデータを前記第１情報処理装置に格納するためのデータ格納プログラムが導入された第２情報処理装置と、ユーザの情報処理装置とがネットワークを介してそれぞれ接続される文書格納システムで使用されるデータ格納プログラムを格納した、前記第２情報処理装置により読み取り可能な記録媒体において、
請求項４乃至６のいずれか１項記載のデータ格納プログラムを前記第２情報処理装置に実行させることを特徴とする記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、画像読み取り機能又はＦＡＸ受信文書等の画像転送機能を持つ複合機から送信されたデータをデータ管理アプリケーションに格納するデータ格納システム、データ格納プログラム及び記録媒体に関し、特に複合機からのデータ送信時のエラー、データの格納成功の情報又はデータ格納時のエラーを電子メールを利用してユーザへ通知するものに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来の文書格納システムでは、文書管理アプリケーションへの文書の格納、複合機からの文書ファイル送信時のエラー又は文書管理アプリケーションへの文書格納時のエラーをユーザに知らせるために、文書格納アプリケーションがユーザインタフェースを持ちエラーメッセージを表示する、文書格納アプリケーションが記録しているログをユーザが参照する又はユーザのＰＣ上にポップアップメッセージを表示するといった方法が使用されている。
【０００３】
また、従来の文書格納システムでは、特公平１１−１７７７４３号公報に開示されているように、格納先のディスクに一定時間放置された文書が削除されることを防ぐためにユーザにメールで通知するものや、特開２００１−２１７９８０号公報に開示されているように、文書が格納されたことをスキャンサーバとは別のサーバからメールで通知するものが知られている。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記従来の文書格納システムでは、文書格納アプリケーションがエラーメッセージを表示する又はユーザがログを参照する場合には、ユーザは文書格納アプリケーションが動作しているＰＣまで行かなければ、それらのエラーメッセージ表示やログを確認することができないという不都合があった。
【０００５】
また、ユーザのＰＣ上にポップアップメッセージを表示する場合には、ポップアップメッセージ表示用のユーティリティをＰＣに導入する必要がある。さらに、特公平１１−１７７７４３号公報に開示されている文書格納システムでは、文書が削除される前にしかユーザに通知が届かないという欠点があり、特開２００１−２１７９８０号公報に開示されている文書格納システムでは、スキャンサーバと文書格納サーバという２個のサーバが必要となり、またエラーの通知が考慮されていないという欠点があった。
【０００６】
本発明では、複合機からのデータ送信時のエラー、データの格納成功の情報又はデータ格納時のエラーをユーザに確実に通知することできるデータ格納システム、データ格納プログラム及び記録媒体を提供することを目的とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、請求項１記載のデータ格納システムは、スキャン機能とデータ送信機能とを有する複合機と、データの管理を行う第１情報処理装置と、該複合機から受信したデータを前記第１情報処理装置に格納するための処理を行う第２情報処理装置と、ユーザの情報処理装置とがネットワークを介してそれぞれ接続されるデータ格納システムにおいて、前記第２情報処理装置は、前記複合機からデータを受信すると共に該データを前記第１情報処理装置に送信する通信手段と、前記複合機からのデータ受信時の通信状況及び前記第１情報処理装置におけるデータ格納時の処理状況を検知する検知手段と、該検知手段によって検知された通信状況又は処理状況に基づいて電子メールを作成する電子メール作成手段と、該作成された電子メールを前記ユーザの情報処理装置に送信する送信手段とを備えることを特徴とする。
【０００８】
請求項２記載のデータ格納システムは、請求項１記載のデータ格納システムにおいて、前記第２情報処理装置は、前記複合機から受信したデータを一次的に保存する保存手段を備えることを特徴とする。
【０００９】
請求項３記載のデータ格納システムは、請求項１又は２記載のデータ格納システムにおいて、前記第１情報処理装置と、前記第２情報処理装置とを１つの情報処理装置によって構成することを特徴とする。
【００１０】
請求項４記載のデータ格納プログラムは、データ管理プログラムが導入された第１情報処理装置と、スキャン機能とデータ送信機能とを有する複合機と、該複合機から受信したデータを前記第１情報処理装置に格納するためのデータ格納プログラムが導入された第２情報処理装置と、ユーザの情報処理装置とがネットワークを介してそれぞれ接続されるデータ格納システムで使用されるデータ格納プログラムにおいて、前記複合機からデータを受信すると共に該データを前記データ管理プログラムに送信する通信ステップと、前記複合機からのデータ受信時の通信状況及び前記データ管理プログラムにおけるデータ格納時の処理状況を検知する検知ステップと、該検知ステップによって検知された通信状況又は処理状況に基づいて電子メールを作成する電子メール作成ステップと、該作成された電子メールを前記ユーザの情報処理装置に送信する送信ステップとを前記第２情報処理装置に実行させることを特徴とする。
【００１１】
請求項５記載のデータ格納プログラムは、請求項４記載のデータ格納プログラムにおいて、前記データ格納プログラムは前記複合機から受信するデータを保存するステップを有することを特徴とする。
【００１２】
請求項６記載のデータ格納プログラムは、請求項４又は５記載のデータ格納プログラムにおいて、前記データ格納プログラムは前記データ管理プログラムと連動して動作することを特徴とする。
【００１３】
請求項７記載の記録媒体は、データ管理プログラムが導入された第１情報処理装置と、スキャン機能とデータ送信機能とを有する複合機と、該複合機から受信したデータを前記第１情報処理装置に格納するためのデータ格納プログラムが導入された第２情報処理装置と、ユーザの情報処理装置とがネットワークを介してそれぞれ接続される文書格納システムで使用されるデータ格納プログラムを格納した、前記第２情報処理装置により読み取り可能な記録媒体において、請求項４乃至６のいずれか１項記載のデータ格納プログラムを前記第２情報処理装置に実行させることを特徴とする。
【００１４】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態について図面を参照して説明する。
【００１５】
図１は、本発明の実施の形態に係るデータ格納システムの構成を示すブロック図である。本発明の実施の形態では、データとして文書データを使用するが、データの種類は文書データに限らず、複合機で取り扱うことのできるデータ（例えば、画像データ等）であればどのようなものでもよい。
【００１６】
同図において、符号１はユーザの文書を読み取りネットワークを介して文書格納アプリケーションに送信するための画像読み取り機能を持つ複合機であり、符号２は複合機１から送られてきた文書を格納し管理するための文書管理アプリケーションが動作するＰＣであり、符号３は複合機１から送られてきた文書をＰＣ２上で動作する文書管理アプリケーションに格納し、さらに文書格納の成功、複合機１との通信上のエラー又は文書格納時のエラーをメールでＰＣ４に送信する機能を持つ、文書格納アプリケーションが動作するＰＣであり、符号４はユーザが格納された文書を操作したり、文書格納アプリケーションからのメール通知を確認するためのＰＣであり、符号５はメールシステムを構成するためのメールサーバである。これらの複合機１、ＰＣ２〜４、メールサーバ５はネットワーク、例えばローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）を介してそれぞれ接続されている。
【００１７】
ＰＣ３は後述する図２に示すような構成を有するソフトウェアを使用して、文書格納処理又は図３に示すような文書格納アプリケーションのメール通知機能を実行するＣＰＵ３１と、後述する図２に示すようなＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ　Ｉｎｐｕｔ／Ｏｕｔｐｕｔ　Ｓｙｓｔｅｍ）等の基本ソフトウェアを格納してあるＲＯＭ３２と、後述する図２に示すような構成を有するソフトウェアをＲＯＭ３２又はハードディスク（ＨＤ）３４から一時ロードしＣＰＵ３１が実行できるようにするＲＡＭ３３と、後述する図２に示すＯＳ、文書格納アプリケーション及びメールソフトを格納するＨＤ３４と、後述する図２に示すソフトウェアを実行する際にユーザインターフェースを操作する入力装置３５と、後述する図２に示すソフトウェアのユーザインターフェース及び実行状態等を表示するモニタ３６と、ＰＣ３をＬＡＮに接続するためのネットワークＩ／Ｆ３７とを備えている。ＨＤ３４やＲＡＭ３３は複合機１から受信した文書を一時的に保存することができる。
【００１８】
図２は、図１におけるＰＣ３上で動作するソフトウェアの構成図である。
ＰＣ３上のそれぞれの構成要素のハードウェアの動作制御はＢＩＯＳ及びＯＳにより行われる。またＬＡＮ上の通信は、例えばＴＣＰ／ＩＰ（Ｔｒａｎｓｍｉｓｓｉｏｎ　Ｃｏｎｔｒｏｌ　Ｐｒｏｔｏｃｏｌ／Ｉｎｔｅｒｎｅｔ　Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）を使って行われ、ＯＳによってそのプロトコルのハンドリングが行われる。文書格納アプリケーションは、複合機との通信機能、文書の格納機能及びメール通知機能を持っている。メールソフトは文書格納アプリケーションのメール通知機能より渡された文書格納の成功又はエラーなどの情報をメールとして送信することができる。メールソフトでは、メールの通知先のユーザアドレスの他、複合機１やＰＣ２等のメールアドレスの設定もでき、これらの設定されたメールアドレスはＨＤ３４等に格納される。
【００１９】
図３は、図１におけるＰＣ３上で動作する文書格納アプリケーションの構成図である。
【００２０】
同図において、プロトコル制御部３１は、複合機１との間で例えばＦＴＰのようなプロトコルを使い文書の送受信を行う。文書格納部３２ではプロトコル制御部３１から渡された文書を文書管理アプリケーションの指示に従って、所望の格納先に格納することができる。全体制御部３３はプロトコル制御部３１から文書格納部３２への文書の受け渡し、プロトコル制御部３１又は文書格納部３２の動作状況（受信成功、格納成功又はエラー等）を管理し、メール通知機能のための情報作成、メールソフトへの情報の受け渡し又はメール送信依頼等を行う。
【００２１】
図４は、ＰＣ３上の文書格納アプリケーションがメール通知機能により格納成功又はエラー情報をＰＣ４にメールとして送信し、ユーザに通知する手順を示したフローチャートである。
【００２２】
メールサーバ５、ＰＣ３上の文書格納アプリケーションのメール通知機能及びＰＣ４のメールソフトは、例えば送信にＳＭＴＰ（Ｓｉｍｐｌｅ　Ｍａｉｌ　Ｔｒａｎｓｆｅｒ　Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）、受信にＰＯＰ（Ｐｏｓｔ　Ｏｆｆｉｃｅ　Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）３といった一般的なプロトコルを使うメールシステムであり、すでに導入されているものとする。
【００２３】
まず、ユーザは、ＰＣ３のモニタ３６及び入力装置３５を使用して、ＨＤ３４に格納してある文書格納アプリケーションの設定モジュールを起動し、格納先の設定又は通知先のユーザのメールアドレス等の設定、即ちメール通知機能の設定を行う。文書格納アプリケーションは、例えばＰＣ３の起動時に自動的に起動される仕組みとなってるものとする。
【００２４】
次に、文書格納アプリケーションのＦＴＰ（Ｆｉｌｅ　Ｔｒａｎｓｆｅｒ　Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）プロトコル制御部（ＦＴＰサーバ）は、ネットワークＩ／Ｆ１７を介して複合機１からの文書の受信待ちの状態となり、当該文書を受信し始めたか否かを判別する（ステップＳ４１）。
【００２５】
ここで文書を受信し始めた場合には、文書の受信が全て成功したか否かを判別する（ステップＳ４２）。文書の受信が全て成功した場合には、全体制御部３３の管理のもとプロトコル制御部３１から渡された文書を、文書格納部３２がネットワークＩ／Ｆ１７を介してＰＣ２上の文書管理アプリケーションに、設定モジュールで設定した格納先情報に基づいて格納する（ステップＳ４３）。
【００２６】
次いで、全体制御部３３は文書管理アプリケーションからの応答情報に基づいて文書の格納が成功したか否かを判別する（ステップＳ４４）。従って、文書格納アプリケーションは文書管理アプリケーションからの応答情報を受け付けるので、文書管理アプリケーションと連動して動作することになる。
【００２７】
上記ステップＳ４４において、文書の格納が成功した場合には、文書格納部３２から渡された応答情報に基づいて全体制御部３３がメール本文を作成し（ステップＳ４５）、このメール本文をメールソフトに渡し、該メールソフトからネットワークＩ／Ｆ１７を介してメールサーバ５にメールとして送信し（ステップＳ４７）、ステップＳ４１に戻り、文書の受信待ちの状態となる。ＰＣ４ではメールサーバ５よりそのメールを受信することにより格納成功を成功を知ることができる。
【００２８】
上記ステップＳ４２において、文書の受信が全て成功していない場合及び上記ステップＳ４４において、文書の格納が成功していない場合には、全体制御部３３がプロトコル制御部３１から渡されたエラー情報に基づいてメール本文を作成し、このメール本文をメールソフトに渡し、上記ステップＳ４７に進む。
【００２９】
尚、作成したメールは直接ＰＣ４に送信するようにしてもよい。
【００３０】
上述したように、本実施の形態によれば、ＰＣ３の文書格納アプリケーションが複合機からの文書受信時の通信状況及び文書管理アプリケーションにおける文書の格納時の処理状況を検知し、この検知結果に基づいて電子メールを作成し、該作成された電子メールをユーザのＰＣに送信するので、複合機からのデータ送信時のエラー、データの格納成功の情報又はデータ格納時のエラーをユーザに確実に通知することできる。
【００３１】
また、ＰＣ４で複合機から画像を読み取りたいときに直接複合機と通信して機能情報を取得することにより、ネットワーク構成及び管理を容易にし、確実な機器情報を取得することができる。
【００３２】
本発明は、上述した実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラム（文書格納アプリケーション）をコンピュータに供給し、この供給されたプログラムを読出して実行することによっても本発明の目的が達成されることは云うまでもない。
【００３３】
この場合、上記プログラムは、該プログラムを記録した記憶媒体から直接、又はインターネット、商用ネットワーク、若しくはローカルエリアネットワーク等に接続される不図示の他のコンピュータやデータベース等からダウンロードすることにより供給される。
【００３４】
また、上記プログラムは、上述した実施の形態の機能をコンピュータで実現することができればよく、その形態は、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給されるスクリプトデータ等の形態を有するものでもよい。
【００３５】
更にまた、上述した実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムを記録した記録媒体をコンピュータに供給し、そのコンピュータが記録媒体に格納されたプログラムを読出し、該読出されたプログラムを実行することによっても、本発明の目的が達成されることは云うまでもない。
【００３６】
プログラムを供給する記録媒体としては、例えば、ＲＡＭ、ＮＶ−ＲＡＭ、フロッピー（登録商標）ディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−Ｒ）、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、他のＲＯＭ等の上記プログラムを記憶できるものであればよい。
【００３７】
【発明の効果】
以上詳細に説明したように、請求項１記載のデータ格納システム、請求項４記載のデータ格納プログラム及び請求項７記載の記録媒体によれば、複合機からのデータ受信時の通信状況及び第１情報処理装置（又はデータ管理プログラム）におけるデータ格納時の処理状況が検知され、該検知された通信状況又は処理状況に基づいて電子メールが作成され、該作成された電子メールがユーザの情報処理装置に送信されるので、複合機からのデータ送信時のエラー、データの格納成功の情報又はデータ格納時のエラーをユーザに確実に通知することできる。
【００３８】
請求項３のデータ格納システムによれば、ネットワーク構成を単純化することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態に係るデータ格納システムの構成を示すブロック図である。
【図２】図１におけるＰＣ３上で動作するソフトウェアの構成図である。
【図３】図１におけるＰＣ３上で動作する文書格納アプリケーションの構成図である。
【図４】図１におけるＰＣ３上の文書格納アプリケーションがメール通知機能により格納成功又はエラー情報をＰＣ４にメールとして送信し、ユーザに通知する手順を示したフローチャートである。
【符号の説明】
１　複合機
２〜４　ＰＣ
５　メールサーバ
３１　ＣＰＵ
３２　ＲＯＭ
３３　ＲＡＭ
３４　ハードディスク（ＨＤ）
３５　入力装置
３６　モニタ
３７　ネットワークＩ／Ｆ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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