(57)【要約】【課題】個人認証に用いているパスワードやカードなどが盗まれた場合であっても、管理者やガードマンが操作の現場にいる必要なく、本来、権限を与えられた者以外の者による不正なアクセスを防止することができるようにする。【解決手段】操作履歴テーブル１２１は、入力されたドキュメントの名称に、その入力の際の監視カメラの撮影映像の名称と、その入力のワークフローにおける作業工程の名称と、その入力がなされているワークの案件番号とが関連付けられて構成される。管理サーバ１は、ワーク部２により申請書類の受付が完了すると、操作履歴テーブル１２１に上記名称を格納する。この管理サーバ１に接続されたＰＣ（不図示）からは、入力されたドキュメントや撮影映像をキーとして格納されたデータを検索、確認することができる。【選択図】        図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
コンピュータでのワークフロー管理により複数の連続する工程を処理するワークフローシステムであって、
各工程の処理に対する操作入力を受ける操作端末と、
該操作端末を操作する操作者を識別可能に撮影するよう設けられた撮像手段と、
前記操作端末と前記撮像手段とに接続された管理サーバとを備え、
前記管理サーバが、
前記操作端末から入力された入力内容に、該入力の際の前記撮像手段による撮影画像を関連付けさせる操作履歴テーブルを格納する格納手段と、
前記ワークフローシステムのワークフロー管理を行うと共に、前記操作端末からの入力内容と該入力の際の前記撮像手段による撮影画像とを前記格納手段に格納し、該格納された前記入力内容と前記撮影画像とを前記操作履歴テーブルに基づいて検索できるよう制御する制御手段と、を備えたことを特徴とするワークフローシステム。
【請求項２】
前記操作端末は、紙面に記録された情報を読み取り可能なスキャナ部を備え、
前記操作履歴テーブルで関連付けられる前記操作端末による前記入力内容は、前記スキャナ部により読み取られたドキュメントであることを特徴とする請求項１記載のワークフローシステム。
【請求項３】
前記操作端末から前記ワークフローシステムへのアクセス時に、ユーザ名の確認を行う確認手段と、
前記管理サーバに接続されたスピーカとを備え、
前記スピーカは、前記確認手段によりユーザ名が確認されると該ユーザ名を発音することを特徴とする請求項１または２記載のワークフローシステム。
【請求項４】
前記操作端末は、画面を表示する表示手段を備え、
前記表示手段は、前記確認手段によりユーザ名が確認されると、該ユーザの顔の画像を表示することを特徴とする請求項３記載のワークフローシステム。
【請求項５】
前記確認手段は、個人を判別するための情報を格納したカードから、該個人を判別するための情報を読み出し可能なカードリーダであることを特徴とする請求項３または４記載のワークフローシステム。
【請求項６】
前記管理サーバは、呼び出し機能を備えた携帯端末装置に対する発呼手段を備え、予め定められた１つの工程が完了すると、ワークフローの処理を申請した申請者の携帯端末装置に発呼して該完了の旨を通知することを特徴とする請求項１から５の何れか１項に記載のワークフローシステム。
【請求項７】
前記操作履歴テーブルは、前記入力されたドキュメントに、前記撮像手段による撮影画像と共に、ワークフローにおける該ドキュメントの入力が行われたワークを関連付けさせることを特徴とする請求項１から６の何れか１項に記載のワークフローシステム。
【請求項８】
ワークフローシステムにおける各工程の処理に対する操作入力を受ける操作端末と、該操作端末を操作する操作者を識別可能に撮影するよう設けられた撮像手段と、前記操作端末と前記撮像手段とに接続された管理サーバとを備え、前記管理サーバでのワークフロー管理により複数の連続する工程を処理するワークフローシステムの管理方法であって、
前記操作端末から入力を受ける入力工程と、
前記入力工程での入力内容に該入力の際の前記撮像手段による撮影画像を関連付けさせる操作履歴テーブルを記録し、前記入力内容と前記撮影画像とを格納する格納工程と、
前記操作履歴テーブルに基づいて、前記入力内容または前記撮影画像を検索する検索工程と、を備えたことを特徴とするワークフローシステムの管理方法。
【請求項９】
前記操作端末から前記ワークフローシステムの操作へのアクセス時にユーザ名の確認を行う確認工程を、前記入力工程より前に備え、
前記確認工程では、確認されたユーザ名をスピーカにより発音することを特徴とする請求項８記載のワークフローシステムの管理方法。
【請求項１０】
前記確認工程では、画面を表示する表示手段に、確認されたユーザの顔の画像を表示することを特徴とする請求項９記載のワークフローシステムの管理方法。
【請求項１１】
前記確認工程では、個人を判別するための情報を格納したカードからカードリーダにより該個人を判別するための情報を読み出すことによりユーザ名の確認を行うことを特徴とする請求項９または１０記載のワークフローシステムの管理方法。
【請求項１２】
前記ワークフロー管理における予め定められた１つの工程が完了すると、ワークフローの処理を申請した申請者の携帯端末装置に発呼して該完了の旨を通知する通知工程を備えたことを特徴とする請求項８から１１の何れか１項に記載のワークフローシステムの管理方法。
【請求項１３】
前記操作端末は、紙面に記録された情報を読み取り可能なスキャナ部を備え、
前記操作履歴テーブルで関連付けられる前記操作端末による前記入力内容は、前記スキャナ部により読み取られたドキュメントであることを特徴とする請求項８から１２の何れか１項に記載のワークフローシステムの管理方法。
【請求項１４】
前記操作履歴テーブルは、前記入力されたドキュメントに、前記撮像手段による撮影画像と共に、ワークフローにおける該ドキュメントの入力が行われたワークを関連付けさせることを特徴とする請求項８から１３の何れか１項に記載のワークフローシステムの管理方法。
【請求項１５】
ワークフローシステムにおける各工程の処理に対する操作入力を受ける操作端末と、該操作端末を操作する操作者を識別可能に撮影するよう設けられた撮像手段と、前記操作端末と前記撮像手段とに接続された管理サーバとを備え、前記管理サーバでのワークフロー管理により複数の連続する工程を処理するワークフローシステムの制御プログラムであって、
前記管理サーバに、
前記操作端末から入力を受ける入力処理と、
前記入力処理での入力内容に該入力の際の前記撮像手段による撮影画像を関連付けさせる操作履歴テーブルを記録し、前記入力内容と前記撮影画像とを格納する格納処理と、
前記操作履歴テーブルに基づいて、前記入力内容または前記撮影画像を検索する検索処理と、を実行させることを特徴とするワークフローシステムの制御プログラム。
【請求項１６】
前記操作端末から前記ワークフローシステムの操作へのアクセス時にユーザ名の確認を行う確認処理を、前記入力処理より前に実行させ、
前記確認処理では、確認されたユーザ名をスピーカに発音させることを特徴とする請求項１５記載のワークフローシステムの制御プログラム。
【請求項１７】
前記確認処理では、画面を表示する表示手段に、確認されたユーザの顔の画像を表示させることを特徴とする請求項１６記載のワークフローシステムの制御プログラム。
【請求項１８】
前記確認処理では、個人を判別するための情報を格納したカードからカードリーダにより該個人を判別するための情報を読み出すことによりユーザ名の確認を行わせることを特徴とする請求項１６または１７記載のワークフローシステムの制御プログラム。
【請求項１９】
前記ワークフロー管理における予め定められた１つの処理が完了すると、ワークフローの処理を申請した申請者の携帯端末装置に発呼して該完了の旨を通知する通知処理を実行させることを特徴とする請求項１５から１８の何れか１項に記載のワークフローシステムの制御プログラム。
【請求項２０】
前記操作端末は、紙面に記録された情報を読み取り可能なスキャナ部を備え、
前記操作履歴テーブルで関連付けられる前記操作端末による前記入力内容は、前記スキャナ部により読み取られたドキュメントであることを特徴とする請求項１５から１９の何れか１項に記載のワークフローシステムの制御プログラム。
【請求項２１】
前記操作履歴テーブルは、前記入力されたドキュメントに、前記撮像手段による撮影画像と共に、ワークフローにおける該ドキュメントの入力が行われたワークを関連付けさせることを特徴とする請求項１５から２０の何れか１項に記載のワークフローシステムの制御プログラム。
【請求項２２】
請求項１５から２１の何れか１項に記載のワークフローシステムの制御プログラムが記録されたことを特徴とするワークフローシステムの制御プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、例えば官庁や企業などで利用され、複数のワークを、定義されたプロセスに従ってコンピュータを利用して処理するワークフローシステム、該システムの管理方法、制御プログラム、および該プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、官庁や企業などの組織では、例えば申請書、起案書、伝票、申告書などの処理対象に対して、起票、承認、決済といった工程により、コンピュータを利用して組織としての業務を処理するシステムが用いられることが多くある。
このように、複数のワークを、定義されたプロセスに従ってコンピュータのワークフロー管理により処理するシステムを、本明細書ではワークフローシステムと呼ぶ。
【０００３】
従来より、ワークフローシステムでは、ＩＤとパスワードによるユーザ権限の管理や、ＩＣカードを用いた個人認証により、不正な使用の防止が図られている。
また、ワークフローシステムでの処理には、特にそのシステムが大きな組織で用いられる場合、多くの人が各プロセスでの処理に関わるため、管理者やガードマンが操作の現場にいない状態であっても管理できるようにする必要がある。
【０００４】
こうした遠隔管理を行うものとして、特開２００１−１９４０９２号公報（特許文献１）の射場安全監視装置がある。このものは、射場に赤外線カメラを備え、射撃による着弾点を検出、表示することで、監視員がその場まで行く必要なく、着弾点が領域内かどうかを判定するものである。
【０００５】
【特許文献１】
特開２００１−１９４０９２号公報
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、従来のワークフローシステムでは、例えばＩＤとパスワードでシステムへのログインを管理するシステムの場合、そのＩＤとパスワードをハッカーなどにより盗まれてしまうと他人により不正に侵入されてしまう虞があり、また、例えばＩＣカードにより個人認証を行うシステムであっても、そのＩＣカードを紛失したり盗難されたりすると、やはり他人により不正に侵入されてしまう虞があった。
【０００７】
また、上述した特許文献１のものは、赤外線カメラを用いることにより、監視員がその場にいなくても着弾点が領域内かどうかを判定することができる好適なものであるが、赤外線カメラによる映像を人物判定に用いたり検索により再利用したりすることまで考慮されたものではない。
【０００８】
本発明はこのような状況に鑑みてなされたものであり、個人認証に用いているパスワードやカードなどが盗まれた場合であっても、管理者やガードマンが操作の現場にいる必要なく、本来、権限を与えられた者以外の者による不正なアクセスを防止することができるワークフローシステム、該システムの管理方法、制御プログラム、および該プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体を提供することを目的とする。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
かかる目的を達成するために、本発明は以下の特徴を有する。
請求項１記載の発明は、コンピュータでのワークフロー管理により複数の連続する工程を処理するワークフローシステムであって、各工程の処理に対する操作入力を受ける操作端末と、該操作端末を操作する操作者を識別可能に撮影するよう設けられた撮像手段と、操作端末と撮像手段とに接続された管理サーバとを備え、管理サーバが、操作端末から入力された入力内容に、該入力の際の撮像手段による撮影画像を関連付けさせる操作履歴テーブルを格納する格納手段と、ワークフローシステムのワークフロー管理を行うと共に、操作端末からの入力内容と該入力の際の撮像手段による撮影画像とを格納手段に格納し、該格納された入力内容と撮影画像とを操作履歴テーブルに基づいて検索できるよう制御する制御手段と、を備えたことを特徴とする。
【００１０】
請求項２記載の発明は、上記した操作端末が、紙面に記録された情報を読み取り可能なスキャナ部を備え、上記した操作履歴テーブルで関連付けられる操作端末による入力内容は、スキャナ部により読み取られたドキュメントであることを特徴とする。
【００１１】
請求項３記載の発明は、上記した操作端末からワークフローシステムへのアクセス時に、ユーザ名の確認を行う確認手段と、管理サーバに接続されたスピーカとを備え、上記スピーカは、確認手段によりユーザ名が確認されると該ユーザ名を発音することを特徴とする。
【００１２】
請求項４記載の発明は、上記した操作端末が、画面を表示する表示手段を備え、上記した表示手段は、確認手段によりユーザ名が確認されると、該ユーザの顔の画像を表示することを特徴とする。
【００１３】
請求項５記載の発明は、上記した確認手段が、個人を判別するための情報を格納したカードから、該個人を判別するための情報を読み出し可能なカードリーダであることを特徴とする。
【００１４】
請求項６記載の発明は、上記した管理サーバが、呼び出し機能を備えた携帯端末装置に対する発呼手段を備え、予め定められた１つの工程が完了すると、ワークフローの処理を申請した申請者の携帯端末装置に発呼して該完了の旨を通知することを特徴とする。
【００１５】
請求項７記載の発明は、上記した操作履歴テーブルが、入力されたドキュメントに、撮像手段による撮影画像と共に、ワークフローにおける該ドキュメントの入力が行われたワークを関連付けさせることを特徴とする。
【００１６】
請求項８記載の発明は、ワークフローシステムにおける各工程の処理に対する操作入力を受ける操作端末と、該操作端末を操作する操作者を識別可能に撮影するよう設けられた撮像手段と、操作端末と撮像手段とに接続された管理サーバとを備え、管理サーバでのワークフロー管理により複数の連続する工程を処理するワークフローシステムの管理方法であって、操作端末から入力を受ける入力工程と、入力工程での入力内容に該入力の際の撮像手段による撮影画像を関連付けさせる操作履歴テーブルを記録し、入力内容と撮影画像とを格納する格納工程と、操作履歴テーブルに基づいて、入力内容または撮影画像を検索する検索工程と、を備えたことを特徴とする。
【００１７】
請求項９記載の発明は、上記した操作端末からワークフローシステムの操作へのアクセス時にユーザ名の確認を行う確認工程を、上記した入力工程より前に備え、上記確認工程では、確認されたユーザ名をスピーカにより発音することを特徴とする。
【００１８】
請求項１０記載の発明は、上記した確認工程で、画面を表示する表示手段に、確認されたユーザの顔の画像を表示することを特徴とする。
【００１９】
請求項１１記載の発明は、上記した確認工程では、個人を判別するための情報を格納したカードからカードリーダにより該個人を判別するための情報を読み出すことによりユーザ名の確認を行うことを特徴とする。
【００２０】
請求項１２記載の発明は、上記したワークフロー管理における予め定められた１つの工程が完了すると、ワークフローの処理を申請した申請者の携帯端末装置に発呼して該完了の旨を通知する通知工程を備えたことを特徴とする。
【００２１】
請求項１３記載の発明は、上記した操作端末が、紙面に記録された情報を読み取り可能なスキャナ部を備え、上記した操作履歴テーブルで関連付けられる操作端末による入力内容は、スキャナ部により読み取られたドキュメントであることを特徴とする。
【００２２】
請求項１４記載の発明は、上記した操作履歴テーブルが、入力されたドキュメントに、撮像手段による撮影画像と共に、ワークフローにおける該ドキュメントの入力が行われたワークを関連付けさせることを特徴とする。
【００２３】
請求項１５記載の発明は、ワークフローシステムにおける各工程の処理に対する操作入力を受ける操作端末と、該操作端末を操作する操作者を識別可能に撮影するよう設けられた撮像手段と、操作端末と撮像手段とに接続された管理サーバとを備え、管理サーバでのワークフロー管理により複数の連続する工程を処理するワークフローシステムの制御プログラムであって、管理サーバに、操作端末から入力を受ける入力処理と、入力処理での入力内容に該入力の際の撮像手段による撮影画像を関連付けさせる操作履歴テーブルを記録し、入力内容と撮影画像とを格納する格納処理と、操作履歴テーブルに基づいて、入力内容または撮影画像を検索する検索処理と、を実行させることを特徴とする。
【００２４】
請求項１６記載の発明は、上記した操作端末からワークフローシステムの操作へのアクセス時にユーザ名の確認を行う確認処理を、上記した入力処理より前に実行させ、上記確認処理では、確認されたユーザ名をスピーカに発音させることを特徴とする。
【００２５】
請求項１７記載の発明は、上記した確認処理で、画面を表示する表示手段に、確認されたユーザの顔の画像を表示させることを特徴とする。
【００２６】
請求項１８記載の発明は、上記した確認処理では、個人を判別するための情報を格納したカードからカードリーダにより該個人を判別するための情報を読み出すことによりユーザ名の確認を行わせることを特徴とする。
【００２７】
請求項１９記載の発明は、上記したワークフロー管理における予め定められた１つの処理が完了すると、ワークフローの処理を申請した申請者の携帯端末装置に発呼して該完了の旨を通知する通知処理を実行させることを特徴とする。
【００２８】
請求項２０記載の発明は、上記した操作端末が、紙面に記録された情報を読み取り可能なスキャナ部を備え、上記した操作履歴テーブルで関連付けられる操作端末による入力内容は、スキャナ部により読み取られたドキュメントであることを特徴とする。
【００２９】
請求項２１記載の発明は、上記した操作履歴テーブルは、入力されたドキュメントに、撮像手段による撮影画像と共に、ワークフローにおける該ドキュメントの入力が行われたワークを関連付けさせることを特徴とする。
【００３０】
請求項２２記載の発明は、請求項１５から２１の何れか１項に記載のワークフローシステムの制御プログラムが記録されたことを特徴とする。
【００３１】
【発明の実施の形態】
次に、本発明に係るワークフローシステム、該システムの管理方法、制御プログラム、および該プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体の実施形態を、図面を用いて詳細に説明する。
本実施形態のワークフローシステムは、コンピュータによりワークフロー管理を行い、処理しようとするワークを予め定義されたプロセスに従って処理する好適なものを例示している。
なお、ワークフローとは、複数のワークが連続して処理される形態である。すなわち、業務を行うにあたり必要となる各工程における処理をワークとし、このワークを順次、担当者が処理していく形態である。
【００３２】
本実施形態としてのワークフローシステムは、図１に示すように、管理サーバ１と、複数のワーク部２（２ａ、２ｂ、２ｃ、・・・）とが、ＬＡＮ３や無線により接続されて構成され、各ワーク部２は、管理サーバによるワークフロー管理に従って、処理を行う人物の作業を支援する。
このワーク部２は、ワークフローシステムとして処理するワークの１工程を処理するための部分であり、例えばワークフローシステムが官庁における業務を支援するものであれば、申請書などの処理対象に対して、申請書受け付け、申請の承認、決済といった予め定められた工程に従って処理がなされるが、そうした各工程の１つを担当するための部分である。
換言すれば、このワーク部２は、その割り当てられた工程の１つを担当する担当者が、ワークフローシステムへの入力などの操作を行う装置を備えた部分（ワークフローシステムにおける１単位）である。
【００３３】
本実施形態では、３つのワーク部を備える場合を例として説明する。
第１のワーク部２ａは、外来の申請者から申請書類を受け付ける工程を担当し、申請者が申請書類を入力するＭＦＰ（ｍｕｌｔｉｆｕｎｃｔｉｏｎ  ｐｒｉｎｔｅｒ）４ａと、スピーカ５ａと、ＩＣカードリーダ６ａと、監視カメラ７ａとを備えている。また、申請者は携帯電話８ａを所持している。
【００３４】
ＭＦＰ４ａは、図２に示すように、タッチパネル４１ａと、スキャナ部と、プリンタ部とを備え、スピーカ５ａとＩＣカードリーダ６ａとが一体に構成され、ＬＡＮ３に接続されている。
このことにより、申請者は、ＩＣカードリーダ６ａによる個人認証と、その個人認証を行った後のタッチパネル４１ａによる操作と、スピーカ５ａによる音声ガイダンスを受けることとを、一体として行うことができる。
【００３５】
上記したタッチパネル４１ａは、申請者が選択可能な操作メニューや操作案内などを表示すると共に、その表示に手などで触れることでの操作入力を受ける。
スキャナ部は、書類をスキャンして読み込む機能を備え、プリンタ部は、記録紙にプリントして出力する機能を備える。
スピーカ５ａは、申請者がＩＣカードをＩＣカードリーダ６ａに挿入した際にそのＩＣカードの所有者の名前（ユーザ名）を呼びかけたり、音声ガイダンスにより操作案内を行ったりする。
【００３６】
ＩＣカードリーダ６ａは、個人を識別するための情報を備えたＩＣカードの挿入を受ける。この個人を識別するための情報は、例えばユーザＩＤ、暗号化された個人情報など、各種のものであってよい。
また、監視カメラ７ａは、ＭＦＰ４ａにより操作を行う申請者に対して、その申請者の顔を人物判定可能に撮影できるようにタッチパネル４１ａの背後の側などに設けられ、申請者がタッチパネル４１ａなどで操作を行っている様子を撮影する。
【００３７】
第２のワーク部２ｂは、受け付けた書類に対して組織内部での第１の工程としての処理を行う部分であり、例えば、第１のワーク部２ａで受け付けた申請書類に対して、担当者が承認書をプリントアウトして、その承認書に上司から自筆サインを筆記具により書いてもらった後、その自筆サインが入った承認書をスキャンさせて読み込ませる処理を行うための部分である。
このため、この第２のワーク部２ｂは、タッチパネル４１ｂを具備するＭＦＰ４ｂと、スピーカ５ｂと、ＩＣカードリーダ６ｂと、監視カメラ７ｂとを備えている。また、担当者は携帯電話８ｂを所持している。
【００３８】
第３のワーク部２ｃは、組織内部での、上記した第２のワーク部２ｂに続く工程としての処理を行うための部分であり、例えば、承認された申請における決済や、処理を担当する業者への発注などの処理を行うための部分である。
このため、この第３のワーク部２ｃは、タッチパネル４１ｃを具備するＭＦＰ４ｃと、スピーカ５ｃと、ＩＣカードリーダ６ｃと、ＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）９ｃと、監視カメラ７ｃとを備えている。また、担当者は携帯電話８ｃを所持している。
【００３９】
それぞれのワーク部２による処理は、管理サーバ１により管理される。
この管理サーバ１は、ワークフローシステムとしての動作全体を制御する制御手段１１と、データなどを格納する格納手段１２と、各携帯電話８への発呼や通知などを行うための発呼手段１３とを備えてなり、ＬＡＮ３を介して各ワーク部２と接続されている。
この発呼手段１３は、各携帯電話８に対する無線通信手段であってもよい。あるいは、ＰＳＴＮ（Ｐｕｂｌｉｃ  Ｓｗｉｔｃｈｅｄ  Ｔｅｌｅｐｈｏｎｅ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）経由で各携帯電話８に発呼するためのダイヤル手段であってもよい。
【００４０】
制御手段１１は、ワークフローシステムにおける動作として、各ワーク部２による処理を、予め定義されたプロセスによるワークフロー管理として制御すると共に、本発明に係る監視カメラ７の映像管理、検索、再利用などの制御を行う。
すなわち、予め定義されたプロセスによるワークフロー管理として、ＭＦＰなどからの入力内容を格納手段１２に格納すると共に、監視カメラ７による動画の撮影映像を格納手段１２に格納し、その入力内容と撮影映像との関連を操作履歴テーブル１２１として記録する。また、格納手段１２に格納したＭＦＰなどからの入力内容や監視カメラ７の撮影映像について、検索の要求がなされると、操作履歴テーブル１２１に基づいて検索を行い、検索された入力内容や撮影映像を参照させる。
物理的には、ＣＰＵなどによる主制御部が、ＨＤＤなどの記憶手段（不図示）に格納されたプログラム（不図示）により処理を行うことにより実現される。
【００４１】
格納手段１２は、ＭＦＰ４から入力されたドキュメントに、その入力の際の監視カメラ７の映像を関連付けさせる操作履歴テーブル１２１と、スキャナ入力されたドキュメントやそのドキュメントに関連付けられているデータなどのドキュメントデータ１２２と、監視カメラ７により撮影された動画の撮影映像である監視カメラ映像データ１２３とを格納する。
この操作履歴テーブル１２１は、図３に示すように、申請された書類ごとに案件番号が割り当てられることで、入力されたドキュメントの名称に、その入力の際の監視カメラの撮影映像の名称と、その入力のワークフローにおけるワークの名称と、その入力がなされているワークの案件番号とが関連付けられて構成される。
【００４２】
このように、ドキュメントを案件番号に関連付けることにより、ドキュメントを案件ごとに関連付けて格納していくことができるため、１つの処理すべき案件（申請された内容に対するワーク）について、書類をフレキシブルに追加したり格納したりすることができる。
また、入力されたドキュメントに撮影映像を関連付けることにより、この操作履歴テーブル１２１が、入力されたドキュメントに撮影映像を関連付けさせるものとなり、本実施形態としてのワークフローシステムは、この管理サーバ１に接続されたＰＣ（不図示）から、入力されたドキュメントや撮影映像をキーとして格納されたデータを検索、確認することができるものとなり、監視カメラ７による動画の監視映像を有効に再利用することができるようになる。
また、入力されたドキュメントに、その入力のワークフローにおけるワークも関連付けることにより、管理サーバ１に接続されたＰＣからの検索をさらにやりやすくすることができる。
なお、格納されたデータに対する上記した検索、確認は、管理サーバ１に接続された情報端末であれば、上述した不図示のＰＣに限定されず、どの端末からでも参照権限を有するものが参照することができる。この情報端末は、例えばＭＦＰ４、携帯電話８、ＰＣ９などであってもよい。
【００４３】
次に、本実施形態としてのワークフローシステムの動作について説明する。図４に、第１のワーク部における処理の流れを示す。
まず、外来の申請者が、申請書類と、申請者自身に対して発行されたＩＣカードと、携帯電話８ａとを持って申請に訪れると、申請者用に設置されたＭＦＰ４ａのタッチパネル４ａには、例えば図５に示すような初期画面が表示されている。
【００４４】
申請者が、その初期画面の指示に従って、ＩＣカードリーダ６ａにＩＣカードを挿入すると、ＩＣカードリーダ６ａは、個人を判別するための情報をＩＣカードから読み取り、管理サーバ１に対して、その読み取った個人を判別するための情報と、ＩＣカードが挿入された旨とを通知する。
なお、この個人を判別するための情報は、ユーザＩＤや暗号化された個人情報など、各種のものであってよい。
【００４５】
ＩＣカードがＩＣカードリーダ６ａに挿入されると、管理サーバ１は、挿入されたＩＣカードの所有者の名前（ユーザ名）を確認し、格納されている個人データ（不図示）から、挿入されたＩＣカードの所有者の顔写真データと、名前の音声データとをＭＦＰ４ａに送信する。
この送信を受けて、ＭＦＰ４ａのタッチパネル４１ａは、例えば図６に示すように、顔を大きく含めて撮影された顔写真入り画面を表示し、スピーカ５ａは、ＭＦＰ４ａの近傍で聞き取り可能な音量で、「○○様、ようこそ」というアナウンスを音声により発音する。
こうして、挿入されたＩＣカードの所有者の名前を、ＭＦＰ４ａの周囲にいる人にも認知できるようにすることにより、例えばＩＣカードの本来の所有者がそのＩＣカードを紛失するなどの事情により、他人のＩＣカードを不正に使用してそのＩＣカードの持ち主になりすましてアクセスしようとする者に対して、心理的抑止力として作用させることができる。
【００４６】
こうして図６の画面と音声により本人の確認が行われると、管理サーバ１は、その申請者に許可された操作メニューの一覧をＭＦＰ４ａに送信する。この送信を受けて、ＭＦＰ４ａのタッチパネル４１ａは、例えば図７に示すように、操作可能なメニュー（選択肢）の一覧を表示する。
このメニュー一覧から申請者が文書提出のメニューを選択したとすると、その申請者は、文書の種類の確認などをタッチパネルに表示される選択肢の中から選択することで指定する。こうして申請書類をＭＦＰ４ａのスキャナ部から入力する手順になると、タッチパネル４１ａは、例えば図８に示すように、監視カメラ７ａによる撮影画像４１１と、操作案内４１２とを表示する。
このことにより、ＭＦＰ４を操作する申請者は、タッチパネル４１ａに表示される選択肢の中から希望する申請内容を選択し、表示される操作案内４１２に従ってスキャナ読み込みなどの操作を行うだけで操作を行うことができる。
【００４７】
こうしてスキャナ読み取りされた申請書の画像データが送信されると、管理サーバ１は、領収書のデータをＭＦＰ４ａに送信する。ＭＦＰ４ａは、このデータを受けて、タッチパネル４１ａに図９に示すような完了画面を表示すると共に、領収書をその場でプリントアウトする。
このことにより、申請者は、申請の承認が完了するまで待つ必要なく、その場で領収書を受け取って帰宅することができる。すなわち、本実施形態としてのワークフローシステムによれば、申請の受け付けにかかる時間を短縮することができる。
【００４８】
また、監視カメラ７ａは、ＩＣカードリーダ６ａにＩＣカードが挿入されることにより録画を開始し、領収書がプリントアウトされるまでの間、ＭＦＰ４ａを操作する申請者の様子を撮影する。
こうして撮影された撮影映像は、管理サーバ１に送信され、監視カメラ映像データ１２３として格納される。
【００４９】
管理サーバ１は、こうして第１のワーク部２ａにより申請書類の受付が完了すると、操作履歴テーブル１２１に、入力されたドキュメントの名称に監視カメラ７による撮影映像の名称を関連付けて格納すると共に、次のワーク部での処理を担当する担当者の携帯電話８ｂに発呼し、処理すべき申請書類がある旨を通知する。この通知は、携帯電話８ｂへのメール送信など、携帯電話８ｂへの画面表示により行われてもよく、自動音声により行われてもよい。
こうして次の担当者に携帯電話で通知することにより、その担当者がどこにいても、入力されているワークの処理を行うようにその担当者に対して督促することができる。
【００５０】
第２のワーク部２ｂでの処理を、図１０に示す。この第２のワーク部２ｂでの処理は、上述した第１のワーク部２ａでの処理と同様の処理を、組織内部でワークの処理を担当する担当者が行うこととなるが、タッチパネル４１ｂに表示される選択可能な操作メニューの内容がその担当者によって異なるものとなり、処理の内容に応じてタッチパネル４１ｂから選択する内容も異なるものとなる。
【００５１】
図１０に示す動作例では、上述した第１のワーク部２ａによる動作と同様の動作により、担当者がＩＣカードをＩＣカードリーダ６ｂに挿入し、タッチパネル４１ｂへの顔写真の表示とスピーカでの名前の発音とにより本人の確認を行った後、担当者が、承認書類をプリントアウトするメニューを選択する。
担当者は、プリントアウトされた承認書を、承認権限を持つ上司の所に持っていき、その上司から承認書に自筆サインを受け、その自筆サインが書かれた承認書をＭＦＰ４ｂのスキャナ部から入力する。このスキャンされた承認書の画像データを管理サーバ１が受信すると、案件番号により初めの申請書に関連付けてドキュメントデータ１２２に保管する。
このことにより、選択されたメニューに応じて、管理サーバ１に格納する書類をフレキシブルに追加などして管理することができる。
また、本実施形態としてのワークフローシステムは、紙の書類に自筆サインをもらって承認を受けるなどの、コンピュータを導入しない状態での処理の進め方のプロセスを変更することなく、そのプロセスのままで導入することができ、ワークフロー管理による処理の自動化や効率化のメリットを受けることができる。
【００５２】
また、管理サーバ１がスキャナ部での読み取り画像を受け取り、第２のワーク部での処理が完了すると、管理サーバ１は、次のワーク部での処理を担当する担当者の携帯電話８ｃに発呼し、処理すべき申請書類がある旨を通知すると共に、申請者の携帯電話８ａに発呼し、承認が完了した旨を通知する。これらの通知は、携帯電話８ａ、８ｃへのメール送信など、携帯電話８への画面表示により行われてもよく、自動音声により行われてもよい。
【００５３】
この携帯電話８ａ、８ｃへの通知により、携帯電話８ｃを持つ担当者に対しては、第１のワーク部２ａで上述した効果と同様に、その担当者がどこにいても、入力されているワークの処理を行うようにその担当者に対して督促することができる。
また、携帯電話８ａを持つ申請者に対しては、その申請者が領収書を受け取ったことですでにＭＦＰ４ａから離れた場所にいたとしても、承認の完了など１つの工程が完了した旨をすぐに通知することができると共に、仮に他人がその申請者になりすまして不正に申請書の提出などをしようとしていたとして、上述した第１のワーク部２ａにおける顔写真や音声による本人確認を通過したとしても、この通知により不正な申請が行われている旨を知らせることができる。
すなわち、たとえＩＣカードを、その本来の所有者が落とすなどして不正に取得した者がいても、申請の段階で、上述した第１のワーク部２ａにより顔写真など顔の画像を表示し、音声により名前を呼ぶことにより、不正使用を抑止することができると共に、承認や決済などの予め定められた工程が完了するごとに、管理サーバ１の発呼手段１３が登録されている本来の所有者の携帯電話に発呼することにより、ＩＣカードと携帯電話との両方を紛失しない限り、本来の所有者は、自分のカードが不正使用されたことを知ることができる。このため、ＩＣカードを紛失などにより不正に取得されたとしても、そのＩＣカードが不正に使用されることに対してより強力な抑止力を働かせることができる。
【００５４】
また、第２のワーク部２ｂでは、承認権限を有するユーザ（上司など）の携帯電話のみで承認する機能を備えてもよい。すなわち、その承認権限を有するユーザが、携帯電話の表示部で内容を確認し、入力ボタンから予め定められたキーを押下することで承認を完了させる機能を備えてもよい。
このことにより、コンピュータによる操作に慣れていないユーザであっても、簡単な操作で、場所を限定されることなく、スピーディーに処理を進めることができるようになる。
【００５５】
第３のワーク部２ｃでの処理は、第２のワーク部２ｂの構成に加えてＰＣが設けられているため、上述した第２のワーク部２ｂでの処理と同様の処理となるが、必要に応じてＰＣも活用して操作することができる。
このように、ＰＣの操作に習熟した担当者がいる部署に配設するワーク部は、目的に応じてＰＣによる操作を行う構成としてもよい。このことにより、より柔軟に各種操作への対応が可能なシステムを構築することができる。
【００５６】
このように、本実施形態としてのワークフローシステムによれば、システムのワークフローに対する紙の文書の入口（入力手段）の全てに対して、ＩＣカードによるセキュリティ管理と共に、監視カメラでの動画の映像により監視を行うことができる。さらに、その監視カメラによる映像を、ワークフローにおけるワーク名や入力されたドキュメントから検索して再利用することができるから、セキュリティを向上させることができる。
また、システムのワークフローに対する紙の文書の入口で、ＩＣカードの所有者の顔写真など顔の画像を表示すると共に、音声でＩＣカードの所有者の名前を発音することにより、入力動作を行う際にも心理的な抑止力を働かせることができる。
また、予め定められた工程が完了するごとに、ＩＣカードの登録されている所有者の携帯電話に発呼することにより、所有者がＩＣカードと携帯電話との両方を紛失しない限り、仮に不正使用が行われたとしても、本来の所有者にその不正使用がなされている旨を通知することができ、不正使用に対する心理的な抑止力を働かせることができる。
【００５７】
なお、上述した各実施形態は、本発明の好適な実施形態であり、本発明の主旨を逸脱しない範囲内において、種々変形して実施することが可能である。
例えば、タッチパネルの画面表示や、各ワーク部におけるワークの内容、そのワークを処理するための動作は、適用されるワークフローシステムの目的や業務内容などに応じて各種のものであってよい。
【００５８】
また、上述した実施形態では、３つのワーク部を備えた構成について説明したが、目的とする業務を行うものであれば、実現しようとする業務の内容や目的、経営思想などにより、ワーク部の数は２つ以上で任意であり、その構成や業務は、上述した３つのワーク部のうち任意のものを任意の数だけ組み合わせた構成であってよい。
【００５９】
また、各ワーク部２の構成および、その構成により担当する業務内容は、上述した例に限定されず、そのワーク部が備えるそれぞれのＭＦＰなど据え置き型の紙の文書の入力装置に対して、監視カメラが配設されていれば、割り当てられる業務内容、目的、担当者の人数、好みなど各種要因に応じて、任意のものであってよい。
例えば、申請者に対してのみＩＣカードを不要とする構成であってもよい。
また、ＰＣなど、紙による文書の入力以外の操作を行う据え置き型端末にも監視カメラを設ける構成としてもよい。この時、操作履歴テーブル１２１は、ＰＣからの入力内容に対して、監視カメラによる撮影映像を関連付けさせるものとなり、ドキュメントデータ１２２は、ＰＣからの入力内容を保管することとなる。また、そのＰＣにＩＣカードリーダによる本人確認を行ってもよい。
また、携帯電話は、各ワーク部に対して１台に限定されず、例えば業務担当者の人数分など、複数であってもよい。
【００６０】
また、監視カメラ７については、全てのワーク部２が備えるのでなく、申請を受け付ける第１のワーク部２ａのみが備えることとしてもよい。すなわち、監視カメラ７は、少なくともワークフロー開始時のワーク部に配設されていれば、他のワーク部には必要に応じて配設し、配設されないワーク部があってもよい。
【００６１】
また、上述した実施形態では、ＭＦＰ４とスピーカ５とＩＣカードリーダ６とが１つのまとまりとしてＬＡＮ３に接続されることとして説明したが、別々のインターフェイスによりそれぞれがＬＡＮ３に接続されてもよい。
【００６２】
また、ワーク部における据え置き型の入力装置として、ＭＦＰを備えることとして説明したが、紙面での入力ができればこのものに限定されず、例えばプリントアウトを行わないワーク部であれば、スキャナ装置や、コピー機、ＦＡＸ装置、デジタル複合機などであってもよい。
また、プリントアウトを伴う処理を行うワーク部の場合、例えばコピー機、ＦＡＸ装置、デジタル複合機などであってもよい。
【００６３】
また、本来の所有者の確認（ユーザ名の確認）は、その本来の所有者を特定可能なものであればＩＣカードによる確認に限定されず、例えば、磁気記録媒体を用いたＩＤカードなど他の方式によるカードによる識別であってもよく、指紋や網膜のパターンなど人体の特徴を用いたいわゆるバイオメトリック認証による識別であってもよく、それらの組み合わせであってもよい。
【００６４】
また、操作履歴テーブルの構成は図３に示すものに限定されず、上記した入力されたドキュメントの名称は、ドキュメントを特定する情報であればどのようなものであってもよく、例えばＩＤ番号などであってもよい。また、上記した監視カメラの撮影映像の名称は、撮影映像を特定する情報であればどのようなものであってもよく、例えばＩＤ番号などであってもよい。
また、格納したデータを再利用する目的に応じて、他の情報、例えば担当者名なども、入力内容に関連付けて格納することとしてもよい。
【００６５】
また、関連付けて格納される画像は、監視カメラによる動画の撮影画像であることとして説明したが、静止画であってもよい。
【００６６】
また、管理サーバ１の発呼手段１３から発呼して通知する対象を携帯電話として説明したが、所有者に対して通知可能な端末装置であれば携帯電話に限定されず、例えばＰＤＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｄｉｇｉｔａｌ  Ａｓｓｉｓｔａｎｔ）やポケットベルなどであってもよい。
【００６７】
また、管理サーバ１が、制御手段１１と、格納手段１２と、発呼手段１３とを備えることとして説明したが、上記した制御手段と、格納手段と、発呼手段として機能させることができればシステムとしての構成はこのものに限定されず、例えば、上記した制御手段と、格納手段と、発呼手段とが複数の装置によって実現されてもよく、それぞれが別々の装置によってその機能を実現される構成であってもよい。
【００６８】
また、上述した各実施形態では、プログラムは、管理サーバのＨＤＤなど記憶手段に格納されることとして説明したが、コンピュータが読み取り可能な記録媒体であればどのような記録媒体に記録されていてもよく、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク，ハードディスク，光ディスク，光磁気ディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，磁気テープ，不揮発性のメモリカード，ＥＥＰＲＯＭ等に格納されてもよい。
すなわち、本発明の各実施形態による上述した各機能が、上述した記録媒体から供給されるプログラムによって、管理サーバのＣＰＵなどの主制御部が処理を行うことにより実現されてもよい。
そして、その場合、上述した記憶媒体により、あるいはネットワークを介して外部の記憶媒体から、プログラムを含む情報群を管理サーバに供給される場合でも本発明は適用されるものである。
すなわち、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体および該記憶媒体から読み出された信号は本発明を構成することになる。
【００６９】
この本発明に係るプログラムによれば、当該プログラムによって制御されるワークフローシステムに、上述した本発明に係る実施形態としての各機能を実現させることができる。
【００７０】
【発明の効果】
以上のように、本発明によれば、操作端末を操作する操作者を識別可能に撮影する撮像手段による撮影画像を格納し、ワークフローにおけるワークや入力された入力内容から検索して再利用することができるから、個人認証に用いているパスワードやカードなどが盗まれた場合であっても、管理者やガードマンが操作の現場にいる必要なく、本来、権限を与えられた者以外の者による不正なアクセスを防止することができ、セキュリティを向上させることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施形態としてのワークフローシステムの構成を示すブロック図である。
【図２】ＭＦＰ４ａ廻りの構成例を示す図である。
【図３】操作履歴テーブル１２１の構成例を示す図である。
【図４】第１のワーク部２ａにおける処理の流れの概要を示すシーケンスチャートである。
【図５】タッチパネルに表示される初期画面を例示する図である。
【図６】同、顔写真による本人確認画面を例示する図である。
【図７】同、操作可能なメニューの一覧を表示する画面を例示する図である。
【図８】同、操作案内を表示する画面を例示する図である。
【図９】同、完了表示画面を例示する図である。
【図１０】第２のワーク部２ｂにおける処理の流れの概要を示すシーケンスチャートである。
【符号の説明】
１  管理サーバ
１１  制御手段
１２  格納手段
１２１  操作履歴テーブル
１２２  ドキュメントデータ
１２３  監視カメラ映像データ
１３  発呼手段
２（２ａ，２ｂ，２ｃ，・・・）  ワーク部
３  ＬＡＮ
４（４ａ，４ｂ，４ｃ，・・・）  ＭＦＰ（操作端末）
４１（４１ａ，４１ｂ，４１ｃ，・・・）  タッチパネル
５（５ａ，５ｂ，５ｃ，・・・）  スピーカ
６（６ａ，６ｂ，６ｃ，・・・）  ＩＣカードリーダ（確認手段）
７（７ａ，７ｂ，７ｃ，・・・）  監視カメラ（撮像手段）
８（８ａ，８ｂ，８ｃ，・・・）  携帯電話
９ｃ  ＰＣ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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