(57)【要約】【課題】スケジュール情報の修正を簡単な装置構成で確実に実施可能なスケジューリング装置を提供する。【解決手段】組織の構成員に対する音声通話を一括して受信して、複数の電話機の内の、構成員の居場所にある第１電話機４０に音声通話を転送処理可能な電話転送システム１０で用いられるスケジュール管理装置２０であって、構成員の所定時刻での居場所を特定するために参照されるスケジュール情報２２を管理し、スケジュール情報２２に対する修正指示を、第２電話機５０を用いた構成員による音声入力で受け付ける修正指示受付手段２１を備える。【選択図】　図１
2004146943.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
組織の構成員に対する音声通話を一括して受信して、複数の電話機の内の、前記構成員の居場所にある第１電話機に前記音声通話を転送処理可能な電話転送システムで用いられるスケジュール管理装置であって、
前記構成員の所定時刻での居場所を特定するために参照されるスケジュール情報を管理し、前記スケジュール情報に対する修正指示を、第２電話機を用いた前記構成員による音声入力で受け付ける修正指示受付手段を備えるスケジュール管理装置。
【請求項２】
前記スケジュール情報の修正を行う際に要求される前記構成員による認証情報の入力が前記第２電話機を用いて行われる請求項１に記載のスケジュール管理装置。
【請求項３】
前記第１電話機および前記第２電話機が前記組織の内線電話機である請求項１または請求項２に記載のスケジュール管理装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電話機を用いた音声入力によりスケジュール情報の修正が可能なスケジュール管理装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
会社などの組織には多数の従業員が所属し、彼らが組織内外の人間と連絡を取り合うために電話機が多数設置されている。設置されている電話機は外部から直通の電話番号を有する電話機（直通電話機）である場合や、外部から直通の電話番号を有さず、組織の代表電話番号への電話を一旦受け付ける交換機からの転送処理を必要とする内線電話機である場合がある。従って、ある従業員に対して外部から電話をかける場合、その従業員の電話機が直通電話機である場合には、その従業員用の直通電話機の番号に電話をかければ良い。他方で、その従業員の電話機が内線電話機である場合には、その組織又は部署の代表電話番号に電話をかけて、相手の部署名と名前とを電話オペレータに伝えて、その従業員の自席の電話機の電話番号を検索して貰うと同時に、そこに転送して貰えば良い。
【０００３】
しかし、その従業員の居場所は会議中や出張中などの様々なスケジュールに左右され、必ずしも電話機が設置されている自席にその従業員がいるとは限らない。その結果、電話オペレータが転送処理を行ってもその従業員に電話が繋がるとは限らず、電話によって連絡を取り合うことが出来ない場合が発生する。そのような問題を解決するために幾つかのシステムが提案されており、その１つが「電話機の留守番電話システム」と名付けられたシステムである（特許文献１を参照）。このシステムは、従業員用の直通電話機（留守番電話機）に着信があった場合、その従業員のスケジューラソフトを確認して、自席や会議室といった従業員の現在の居場所を割り出し、その場所に設置されている電話に着信を転送することで、発信者からの電話を確実にその従業員へ繋ごうとするシステムである。
【０００４】
また、従業員のスケジュール情報に基づいて、電話の転送先となる彼らの現在の居場所を特定する際、移動する従業員の居場所を常に監視しておくためのシステムも提案されている（例えば、特許文献２を参照）。特許文献２に記載のシステムでは、会議室の入口に無線ＩＤカードリーダを備え、ＩＤ番号の入力を従業員が携帯するＩＤカードで行うことで、従業員の会議室への入室を監視（居場所の監視）するシステムが例示されている。
【０００５】
【特許文献１】
特開２００１−６１０１３号公報
【０００６】
【特許文献２】
特開平１１−３９５７０号公報
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、特許文献１に記載されているシステムは、上述したように各従業員が使用する電話機が全て外線電話機であり、且つ全てが留守番電話化されて、スケジューラソフトを参照可能に構成されている必要があった。また、発信者は各従業員の自席に設置される各外線電話番号を予め知っていなければ相手の電話機に電話をかけることができないため、スケジューラソフトを利用した上記システムの恩恵を受けることができない。更に、各従業員が使用する電話機が内線電話機である場合には電話オペレータが介在することによる転送処理（電話番号の検索と転送）の手間も発生する。そして、電話オペレータがスケジューラソフトを参照して電話の転送先を決定するという確認作業も非常に時間がかかるため、非現実的である。
【０００８】
また、特許文献２に記載されているシステムでは、例えば、従業員に対して常にＩＤカードを携帯させ、各部屋にはＩＤカードリーダを設置するなど、従業員が行く可能性のあるあらゆる場所に位置監視用の各種装置を配置しなければならないという問題がある。
【０００９】
本発明は上記の問題点に鑑みてなされたものであり、その目的は、スケジュール情報の修正を簡単な装置構成で確実に実施可能なスケジュール管理装置を提供する点にある。
【００１０】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するための本発明に係るスケジュール管理装置の特徴構成は、特許請求の範囲の欄の請求項１に記載の如く、組織の構成員に対する音声通話を一括して受信して、複数の電話機の内の、前記構成員の居場所にある第１電話機に前記音声通話を転送処理可能な電話転送システムで用いられるスケジュール管理装置であって、前記構成員の所定時刻での居場所を特定するために参照されるスケジュール情報を管理し、前記スケジュール情報に対する修正指示を、第２電話機を用いた前記構成員による音声入力で受け付ける修正指示受付手段を備える点にある。
【００１１】
上記特徴構成により、構成員自身の所定時刻での居場所を特定するために参照されるスケジュール情報を、様々な場所に配置されている電話機という簡単、且つ一般的な装置構成を使用して修正できるため、構成員自身が様々な場所を移動したとしても、その都度、自分の居場所を確実にスケジュール情報へ反映させ、電話があった場合には自分の居場所へ確実に転送処理を行って貰うことができる。
【００１２】
上記課題を解決するための本発明に係るスケジュール管理装置の第二の特徴構成は、特許請求の範囲の欄の請求項２に記載の如く、前記スケジュール情報の修正を行う際に要求される前記構成員による認証情報の入力が前記第２電話機を用いて行われる点にある。
【００１３】
上記特徴構成により、スケジュール情報の修正指示を行う音声入力に先立って、その音声入力に使用されるのと同じ上記第２電話機を用いて認証情報を入力することができるので、構成員がスケジュール情報の修正を行おうとした場合に特別な装置構成が要求されることがなく、スムーズに構成員自身のスケジュール情報にアクセスすることができる。
【００１４】
上記課題を解決するための本発明に係るスケジュール管理装置の第三の特徴構成は、特許請求の範囲の欄の請求項３に記載の如く、前記第１電話機および前記第２電話機が前記組織の内線電話機である点にある。
【００１５】
上記特徴構成により、上記第１電話機および上記第２電話機が構成員が所属する組織の内線電話機であるので、構成員が組織内（組織の建物内）にいれば何時でも、近くの内線電話機を使用してスケジュール情報の修正を行い、転送された着信を受けることが確実にできる。
【００１６】
【発明の実施の形態】
本実施形態において図面を参照して説明するスケジュール管理装置は、組織の構成員（例えば、会社の従業員）に対する音声通話を代表電話番号などで一括して受信して、その組織の中に配置される複数の電話機の内の、上記構成員の居場所に配置される電話機にその音声通話を転送処理可能な電話転送システムにおいて使用される装置である。
【００１７】
従って、本発明に係るスケジュール管理装置の説明に先だって、電話転送システムについて図面を参照して説明する。
図１に例示する電話転送システム１０は所定の組織の構成員に対する電話機３０からの音声通話を一括して受信して、各構成員に転送するために使用される電話交換機システムであり、音声通話の発信者の音声を受信し、音声データ（発音された文字列）を取得する音声データ取得手段１と、構成員の名前の読み方の音声データが記憶されている構成員データベース６を検索して、取得された音声データに該当する読み方の名前の構成員を特定する構成員特定手段２と、構成員が参加するイベントのスケジュールが、イベントの行われる場所と対応付けて記憶されているスケジュールデータベース２２を検索して、検索時点で、構成員が参加しているイベントの行われている場所を特定するイベント特定手段３と、その場所に配置されている電話の電話番号が記憶されている電話番号データベース７を検索して、イベントの行われている場所に配置されている転送先電話機（第１電話機）４０の電話番号を特定する電話番号特定手段４とを備えて構成され、その転送先電話番号に音声通話を転送するシステムである。尚、電話転送システム１０に対する音声通話は、組織外部からかけられた外線通話である場合、組織内部からかけられた内線通話の何れであっても構わない。
【００１８】
この電話転送システム１０は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ　Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ　Ｕｎｉｔ）を中心とした演算処理部と、演算処理部において実行される各種プログラムや、演算処理過程又は演算処理前後の情報を記憶するメモリ、ハードディスクドライブ、外部記憶装置などの記憶媒体で構成される記憶部と、キーボードや通信ネットワークに接続される通信ポートなどの情報の入力手段と、処理結果や処理過程を表示する表示部といった装置を備えて構成される１台または複数台のコンピュータ（情報処理装置）によって実現可能である。
【００１９】
音声データ取得手段１は、上述したように、音声通話の発信者の音声を受信し、音声データ（発音された文字列）を取得する機能を実現する。つまり、音声データ取得手段１は、音声認識装置である。
【００２０】
構成員特定手段２は、図２に例示するような、構成員の名前の読み方の音声データが記憶されている構成員データベース（ＤＢ）６を検索して、音声データ取得手段１によって取得された音声データに該当する読み方の名前の構成員を特定する機能を実現する。また、図２に例示する構成員ＤＢ６では、各構成員の名前に加えて、各構成員の所属部署名の読み方の音声データも記憶されている。従って、音声通話の発信者が相手（組織の構成員）の名前を発音するだけでなく部署名についても発音することで、構成員を特定する際に使用可能な検索ワードが増加し、構成員ＤＢ６における検索が容易になる。特に、同姓同名の構成員が構成員ＤＢ６に登録されている場合には、所属部署名などの追加の検索ワードを使用することで構成員の特定が確実になる。更に、各構成員の名前や部署名などに対しては社員番号などの識別子（ＩＤ）を割り当てており、引き続くデータ処理作業において、構成員に固有のそのＩＤを引き継いで使用することができる。
【００２１】
イベント特定手段３は、構成員が参加するイベントのスケジュールが、そのイベントの行われる場所と対応付けて記憶されているスケジュールデータベース（ＤＢ）２２を検索して、検索時点で、構成員が参加しているイベントが行われている場所を特定する機能を実現する。イベントとは、構成員の行動を示すものであり、会議、出張、食事などがあり、通常業務などの場合には記載を省略してもよい。そして、各イベントが行われている場所には、構成員の自席、会議室、実験室、食堂など対応付けられており、通常業務であるとしてイベント名が記載されていない場合には、「自席」がイベント（通常業務）の実施される場所となる。
【００２２】
図３に例示するスケジュールＤＢ２２では、午前９時（９：００）から始まる複数のイベントを含むスケジュールが、イベント名、場所、そのイベントの重要度という各属性情報毎に分類されて記憶されており、詳細には、９：００から自席で業務を行い、１０：００から会議室１で会議を行い、１０：３０から自席で業務を行い、１１：００から開発部で会議を行う予定であることが分かる。このスケジュールＤＢ２２に対する書き込み操作などは電話転送システム１０を実現しているコンピュータ、または所定の通信ネットワークを介してスケジュールＤＢ２２にアクセス可能なコンピュータ（図示せず）の記憶部にインストールされたスケジューラソフトウェアによって行うことができる。
【００２３】
電話番号特定手段４は、イベントが行われる場所に配置されている電話の電話番号が記憶されている電話番号データベース（ＤＢ）７を検索して、その場所に配置されている電話の電話番号を特定する機能を実現する。図４に例示する電話番号ＤＢ７では、この組織の構成員が業務などのイベントにより立ち寄る可能性のある場所（会議室１、会議室２、第０００１号室、第０００２号室など）とそこに配置されている電話の電話番号が記憶されているため、イベント特定手段３によってどのようなイベントが特定された場合であっても、そこに配置されている電話の電話番号を特定することができる。尚、図４に例示した電話番号ＤＢ７では、１つの場所に対して１つの電話番号しか記載していないが、１つの場所に複数の電話が設置されている場合には複数の電話番号を記憶しておくこともできる。
【００２４】
転送処理手段５は、電話番号特定手段４によって特定された転送先電話番号を有する電話機４０に、発信者からの音声通話を転送する機能を実現する。
【００２５】
以下には、具体例を挙げて本発明に係る電話転送システム１０の動作について説明する。
まず、電話転送システム１０に音声通話の着信があった場合、その発信者が使用する電話機３０と電話転送システム１０との間の通信を確立し、発信者からの音声メッセージを待ち、発信者が転送先の相手を「営業部営業チームの鈴木太郎さん」と発音した場合、音声データ取得手段１は、「エイギョウブエイギョウチームノタナカタロウサン」という音声データを取得する。或いは、電話転送システム１０から発信者に対して、「転送先のお名前をおっしゃって下さい」などの音声メッセージを伝えることもできる。次に、構成員特定手段２は、所得した「エイギョウブエイギョウチームノタナカタロウサン」という音声データで構成員ＤＢ６の検索を行い、該当する構成員を特定する。図２の構成員ＤＢ６ではＩＤ＝Ａ００１の人物に該当し、特定される。
【００２６】
このＩＤ＝Ａ００１はイベント特定手段３に引き渡され、各構成員のスケジュールが記憶されているスケジュールＤＢ２２からＩＤ＝Ａ００１の構成員についてのスケジュールを読み出す。その後、図３に示すＩＤ＝Ａ００１の構成員のスケジュールにおいて、現在の時刻（例えば、１０：１０）にＩＤ＝Ａ００１の構成員が参加しているイベントとその場所を、「イベント＝会議」及び「場所＝会議室１」と特定する。
【００２７】
次に、「ＩＤ＝Ａ００１」及び「場所＝会議室１」という情報が電話番号特定手段４に引き渡され、ＩＤ＝Ａ００１という構成員への電話の転送先電話番号（内線番号）が「電話番号＝１００１」と特定され、転送処理手段５によって発信者からの音声通話が「１００１」番に転送されることで、発信者とＩＤ＝Ａ００１の構成員との間の通話が電話機３０と電話機４０との間で確立される。
【００２８】
また、スケジュールＤＢ２２に記憶されているイベントに関する属性情報に基づいて、受け付けた通話の転送処理を行うか否かの判定を行い、転送処理を行うか否かの判定結果を発信者に対して伝達するような処理を行っても構わない。
【００２９】
例えば、上述の実施形態と同様に、イベント特定手段３によって特定されたイベントが、図３に示した１０：００からの会議であった場合、イベントの属性情報としての会議の重要度が「高」と記憶されている。この場合、重要度が「高」であるイベント（会議）には電話を転送しないというルールに則って、転送処理を行わないという判定結果を下し、この判定結果を発信者に伝達する。伝達方法としては、「転送できません」などの合成音声メッセージを発信者に対して電話で伝える方法などがある。また、イベントの重要度が低く、転送処理を行うという判定結果が出された場合にも、「自席に転送します」などの合成音声メッセージを発信者に対して電話で伝えることもできる。
【００３０】
以上のように、組織に所属する複数の構成員に対する外部からの音声通話を１つの代表電話で一括して受信し、受信した音声データの音声認識によって転送先の構成員を自動的に特定することができ、そして、音声通話を受信した代表電話機から各構成員の電話機への転送処理をスムーズに行うことができる。更に、転送先の構成員のスケジュール情報が参照され、構成員が参加しているイベントが行われている場所が特定された上で、そのイベントが行われている転送先（構成員の現在の居場所）の電話番号が決定されるので、転送先の電話機の周囲に構成員がいる可能性が非常に高い。以上のことから、発信者が組織の代表電話番号のみを知っていれば、相手（構成員）の名前などを電話口で話すだけで、相手がいる可能性の高い場所へ電話が転送される電話転送システムが提供される。
【００３１】
但し、構成員が当初のスケジュール情報通りに行動するとは限らず、予定になかった会議や出張などのイベントが発生する可能性もある。そのような場合、スケジュールＤＢ２２に記憶されている現在又は未来のスケジュール情報を修正しなければならないのだが、本発明に係るスケジュール管理装置２０では、スケジュール情報に対する修正指示が、電話機を用いた構成員による音声入力で受け付ける修正指示受付手段２１によって実施されるように構成されている。修正指示受付手段２１は、音声認識技術を活用するＣＴＩ（Ｃｏｍｐｕｔｅｒ　Ｔｅｌｅｐｈｏｎｙ　Ｉｎｔｅｇｒａｔｉｏｎ）サーバなどの装置によって実現することができる。
【００３２】
以下にスケジュール管理装置２０における具体的なスケジュール情報の修正方法について説明する。
まず、構成員が電話機（第２電話機）５０を使用してＣＴＩサーバ２１に電話をかける。その際のＣＴＩサーバの電話番号は、スケジュール修正を受け付けるためにＣＴＩサーバ２１に特別に付与された電話番号である。次に、アクセスしてきた構成員の認証がＣＴＩサーバ２１によって行われる。認証方法としては、構成員が自身の名前やパスワードなどを電話機５０に対して発声し、その声紋により本人確認が行われる方法や、図２に例示したような自身のＩＤ（「Ａ００１」の”００１”の部分など）とパスワードとを電話機５０のプッシュボタンによって入力し、それらをＣＴＩサーバ検証することで本人確認が行われる認証方法などがある。
【００３３】
アクセスしてきた構成員が正当な構成員であると認証された場合、ＣＴＩサーバ２１は、電話機５０を使用する構成員に対して音声入力によるスケジュール情報の修正指示を受け付け可能な状態に置かれ、「スケジュール修正を受け付けます」などの音声メッセージを電話機５０を使用する構成員に対して伝える。この状態で、電話機５０を使用する構成員が、「１０時から会議室２にて会議。重要度は”高”」などの音声メッセージを入力した場合、図３に例示したようなイベントの、「１０時から会議室１にて会議。重要度は”高”」というスケジュール情報が、「１０時から会議室２にて会議。重要度は”高”」というスケジュール情報に書き換えられる。
【００３４】
他には、電話機５０を使用する構成員が「１０時から会議。留守番録音。」などの音声メッセージを入力した場合、「１０時から会議室１にて会議」というスケジュール情報が「１０時から会議。留守番録音。」という情報に書き換えられる。その結果、１０時以降は留守番メッセージ待ちの状態となるため、電話の転送が行われなくなる。尚、音声メッセージを入力する際、転送先の場所を「会議室２」という部屋名で指定するのではなく、「１０時から内線１００２で会議」というように、会議室２の内線電話番号（１００２）で指定しても構わない。
【００３５】
以上のように、構成員自身の現在又は未来の所定時刻での居場所を特定するために参照されるスケジュール情報を、電話機という簡単、且つ一般的な装置構成を使用して修正できるため、構成員自身が様々な場所を移動するとしても、その都度、自分の居場所を確実にスケジュール情報へ反映させ、電話があった場合には自分の居場所へ確実に転送処理を行ってもらうこと、或いは、留守番メッセージの録音を行ってもらうことができる。
【００３６】
例えば、１０時に会議室１へ行ったものの、他の人物が使用してために会議の場所が会議室２へ急遽変更になる場合があるが、このような場合であっても、移動した先の会議室２に配置されている電話機５０からＣＴＩサーバ２１にアクセスし、スケジュール情報を上述のように即座に修正することができるという利点がある。この場合、電話機５０（第２電話機）と電話機４０（第１電話機）とは、組織内に設置された同一の内線電話機となる。このように、電話機５０と電話機４０とが、構成員が所属する組織の内線電話機であれば、構成員が組織内（組織の建物内）にいれば何時でも、近くの内線電話機を使用してスケジュール情報の修正を行い、転送された着信を受けることが確実にできる。尚、内線電話機は有線式の固定電話機と無線式の携帯電話機の何れでも構わない。
【００３７】
以上のように、構成員自身がスケジュール情報を修正する方法について説明したが、他にもスケジュール管理装置２０が自動的にスケジュール情報の修正処理（新規登録処理も含む）を行うこともある。スケジュール管理装置が自動的に修正処理を行う対象の情報としては、構成員に対する着信履歴情報や不在時の音声メッセージ情報などの様々な情報がある。
【００３８】
例えば、上記電話転送システム１０がスケジュール情報を参照して、構成員がいると思われる場所に発信者からの音声通話を転送した場合であっても、その場に上記構成員が不在の場合がある。この場合、電話転送システム１０は転送先電話機の受話器がピックアップされずに発信者によって回線が切断されたことを検知し、構成員が不在であると判定して、着信があった旨の情報を着信時刻及び発信者番号情報と共にスケジュール管理装置２０に渡し、スケジュールＤＢ２２中の上記構成員のスケジュール情報に付記させる。
【００３９】
また、上記転送先電話機に発信者からの音声通話を転送したが一定時間応答がない場合や、スケジュールＤＢ２２に「留守番録音」等の転送時に応答できない旨のスケジュール情報が登録されている場合には、電話転送システム１０が発信者から音声メッセージを受け付けて、その音声メッセージを着信時刻及び発信者番号と共にスケジュールＤＢ２２中のスケジュール情報に付記するようなシステムを構成することもできる。例えば、電話転送システム１０が発信者からの音声通話を上記転送先電話機に転送したが一定時間応答がない場合、又は転送しようとしたが「留守番録音」等のスケジュール情報が登録されている場合、電話転送システム１０は受信者が応答できない状況を認識して音声メッセージ受付モードに移行する。そして、発信者が音声メッセージを吹き込み、受話器を置いて回線を切断すると、電話転送システム１０は、音声メッセージと着信時刻と発信者番号情報とをスケジュール管理装置２０に渡し、スケジュールＤＢ２２中の上記構成員のスケジュール情報に付記させる。
【００４０】
以上のようにスケジュールＤＢ２２に書き込まれたスケジュール情報は、電話転送システム１０を実現しているコンピュータ、または所定の通信ネットワークを介してスケジュールＤＢ２２にアクセス可能なコンピュータ（図示せず）の表示画面上で確認可能であることから、上記構成員は自身宛てに転送された電話の着信履歴や録音された音声メッセージを後から確認することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】電話転送システムの機能ブロック図である。
【図２】構成員データベースのデータ構造例である。
【図３】スケジュールデータベースのデータ構造例である。
【図４】電話番号データベースのデータ構造例である。
【符号の説明】
１　音声データ取得手段
２　構成員特定手段
３　イベント特定手段
４　電話番号特定手段
５　転送処理手段
６　構成員データベース（ＤＢ）
７　電話番号データベース（ＤＢ）
１０　電話転送システム
２０　スケジュール管理装置
２１　修正指示受付手段（ＣＴＩサーバ）
２２　スケジュールデータベース（ＤＢ）
３０　電話機
４０　電話機
５０　電話機
【図１】
2004146943.tif 000003
【図２】
2004146943.tif 000004
【図３】
2004146943.tif 000005
【図４】
2004146943.tif 000006