(57)【要約】【課題】文書管理システムにおいて文書登録を効率的に行えるようにする。【解決手段】ＬＡＮと、このＬＡＮに接続されるクライアント端末２と、ＬＡＮに接続される行政文書管理サーバ１とで実現される文書管理システムにおいて、各クライアント装置２は、ブラウザ２１を通じてサーバ１から提供される画面を表示したり、画面に対して情報を入力したりすることができる。サーバ１は、任意のクライアント端末からの要求に応じてテンプレート登録画面を表示させ、当該テンプレート登録画面の入力欄に入力される情報をテンプレート情報として、ログインしたユーザの識別情報と共に登録する機能と、任意のクライアント端末からの要求に応じて文書登録画面を表示させ、その際にログインしたユーザの識別情報を検索キーにして得られる登録済みのテンプレート情報を上記文書登録画面の入力欄に表示させる機能とを有する。【選択図】　　図１
2004118341.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
少なくとも一つのクライアント装置にネットワークを介して接続され、表示画面を通じて文書登録を行うことが可能なサーバ装置に適用される文書管理方法であって、
任意のクライアント装置からの要求に応じてテンプレート登録画面を表示させ、当該テンプレート登録画面の入力欄に入力される情報をテンプレート情報として、ログインしたユーザの識別情報と共に登録し、
任意のクライアント装置からの要求に応じて文書登録画面を表示させ、その際にログインしたユーザの識別情報を検索キーにして得られる登録済みのテンプレート情報を前記文書登録画面の入力欄に表示させることを特徴とする文書管理方法。
【請求項２】
少なくとも一つのクライアント装置にネットワークを介して接続され、表示画面を通じて文書登録を行うことが可能なサーバ装置に適用される文書管理方法であって、
任意のクライアント装置からの要求に応じてテンプレート登録画面を表示させ、当該テンプレート登録画面の入力欄に入力される情報をテンプレート情報として、ログインしたユーザの識別情報と共に登録し、
任意のクライアント装置からの要求に応じて文書登録画面を表示させると共に、ログインしたユーザの識別情報を検索キーにして得られる登録済みのテンプレート情報の一覧を示すテンプレート参照画面を表示させ、当該テンプレート参照画面で選択されるテンプレート情報を前記文書登録画面の入力欄に表示させることを特徴とする文書管理方法。
【請求項３】
少なくとも一つのクライアント装置にネットワークを介して接続され、表示画面を通じて文書登録を行うことが可能なサーバ装置に適用される文書管理方法であって、
任意のクライアント装置からの要求に応じて文書登録画面を表示させ、当該文書登録画面の入力欄に入力される情報を文書情報として、ログインしたユーザの識別情報と共に登録し、
任意のクライアント装置からの要求に応じて文書登録画面を表示させると共に、ログインしたユーザの識別情報を検索キーにして得られる登録済の文書情報の一覧を示す履歴参照画面を表示させ、当該履歴参照画面で選択される文書情報を前記文書登録画面の入力欄に表示させることを特徴とする文書管理方法。
【請求項４】
前記文書登録画面の入力欄に部分的に入力される情報から同じ情報を含む登録済みの文書情報を検索して得られる文書情報の一覧を示す履歴検索結果画面を表示させ、当該履歴検索結果画面で選択される文書情報を前記文書登録画面の入力欄に表示させることを特徴とする請求項３記載の文書管理方法。
【請求項５】
少なくとも一つのクライアント装置にネットワークを介して接続され、表示画面を通じて文書登録を行うことが可能なサーバ装置に実行させる文書管理用プログラムであって、
任意のクライアント装置からの要求に応じてテンプレート登録画面を表示させ、当該テンプレート登録画面の入力欄に入力される情報をテンプレート情報として、ログインしたユーザの識別情報と共に登録する機能と、
任意のクライアント装置からの要求に応じて文書登録画面を表示させ、その際にログインしたユーザの識別情報を検索キーにして得られる登録済みのテンプレート情報を前記文書登録画面の入力欄に表示させる機能と、
を実現させることを特徴とするプログラム。
【請求項６】
少なくとも一つのクライアント装置にネットワークを介して接続され、表示画面を通じて文書登録を行うことが可能なサーバ装置に実行させる文書管理用プログラムであって、
任意のクライアント装置からの要求に応じてテンプレート登録画面を表示させ、当該テンプレート登録画面の入力欄に入力される情報をテンプレート情報として、ログインしたユーザの識別情報と共に登録する機能と、
任意のクライアント装置からの要求に応じて文書登録画面を表示させると共に、ログインしたユーザの識別情報を検索キーにして得られる登録済みのテンプレート情報の一覧を示すテンプレート参照画面を表示させ、当該テンプレート参照画面で選択されるテンプレート情報を前記文書登録画面の入力欄に表示させる機能と、
を実現させることを特徴とするプログラム。
【請求項７】
少なくとも一つのクライアント装置にネットワークを介して接続され、表示画面を通じて文書登録を行うことが可能なサーバ装置に実行させる文書管理用プログラムであって、
任意のクライアント装置からの要求に応じて文書登録画面を表示させ、当該文書登録画面の入力欄に入力される情報を文書情報として、ログインしたユーザの識別情報と共に登録する機能と、
任意のクライアント装置からの要求に応じて文書登録画面を表示させると共に、ログインしたユーザの識別情報を検索キーにして得られる登録済の文書情報の一覧を示す履歴参照画面を表示させ、当該履歴参照画面で選択される文書情報を前記文書登録画面の入力欄に表示させる機能と、
を実現させることを特徴とするプログラム。
【請求項８】
前記文書登録画面の入力欄に部分的に入力される情報から同じ情報を含む登録済みの文書情報を検索して得られる文書情報の一覧を示す履歴検索結果画面を表示させ、当該履歴検索結果画面で選択される文書情報を前記文書登録画面の入力欄に表示させる機能を更に実現させることを特徴とするプログラム。
【請求項９】
ネットワークと、前記ネットワークに接続される少なくとも一つのクライアント装置と、前記ネットワークに接続されるサーバ装置とで構成される文書管理システムであって、
前記サーバ装置は、
任意のクライアント装置からの要求に応じてテンプレート登録画面を表示させ、当該テンプレート登録画面の入力欄に入力される情報をテンプレート情報として、ログインしたユーザの識別情報と共に登録する手段と、
任意のクライアント装置からの要求に応じて文書登録画面を表示させ、その際にログインしたユーザの識別情報を検索キーにして得られる登録済みのテンプレート情報を前記文書登録画面の入力欄に表示させる手段と、
を具備することを特徴とする文書管理システム。
【請求項１０】
ネットワークと、前記ネットワークに接続される少なくとも一つのクライアント装置と、前記ネットワークに接続されるサーバ装置とで構成される文書管理システムであって、
前記サーバ装置は、
任意のクライアント装置からの要求に応じてテンプレート登録画面を表示させ、当該テンプレート登録画面の入力欄に入力される情報をテンプレート情報として、ログインしたユーザの識別情報と共に登録する手段と、
任意のクライアント装置からの要求に応じて文書登録画面を表示させると共に、ログインしたユーザの識別情報を検索キーにして得られる登録済みのテンプレート情報の一覧を示すテンプレート参照画面を表示させ、当該テンプレート参照画面で選択されるテンプレート情報を前記文書登録画面の入力欄に表示させる手段と、
を具備することを特徴とする文書管理システム。
【請求項１１】
ネットワークと、前記ネットワークに接続される少なくとも一つのクライアント装置と、前記ネットワークに接続されるサーバ装置とで構成される文書管理システムであって、
前記サーバ装置は、
任意のクライアント装置からの要求に応じて文書登録画面を表示させ、当該文書登録画面の入力欄に入力される情報を文書情報として、ログインしたユーザの識別情報と共に登録する手段と、
任意のクライアント装置からの要求に応じて文書登録画面を表示させると共に、ログインしたユーザの識別情報を検索キーにして得られる登録済の文書情報の一覧を示す履歴参照画面を表示させ、当該履歴参照画面で選択される文書情報を前記文書登録画面の入力欄に表示させる手段と、
を具備することを特徴とする文書管理システム。
【請求項１２】
前記サーバ装置は、前記文書登録画面の入力欄に部分的に入力される情報から同じ情報を含む登録済みの文書情報を検索して得られる文書情報の一覧を示す履歴検索結果画面を表示させ、当該履歴検索結果画面で選択される文書情報を前記文書登録画面の入力欄に表示させる手段を更に具備することを特徴とする請求項１１記載の文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書を管理するための文書管理方法、文書管理システム、及び文書管理用プログラムに関し、特に、クライアント装置にネットワークを介して接続され表示画面を通じて文書登録を行うことが可能なサーバ装置に適用される文書管理方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
文書を登録することのできる文書管理システムとしては、従来から種々なものが知られている。
【０００３】
例えば、特許文献１には、行政庁に全庁管理データベースのほかに、部署管理データベース、通年管理データベース、単年管理データベースを別個に備え、一連のプロセスをトータルに管理することにより、行政文書の適切かつ正確な処理を効率的に行う行政文書管理システムが開示されている。
【０００４】
また、特許文献２には、文書番号の採番および文書の登録作業を、文書分類に関連付けて自動化することで、ＩＳＯ等の文書登録規定に従った文書登録および文書管理を容易にする電子ファイリングシステムが開示されている。
【０００５】
また、特許文献３には、行政機関等において日常的に作成される書類や文書などの情報を、稟議・決裁部、文書目録管理部、情報公開部の各データベースで管理し、文書の検索や文書情報の管理運営を円滑に行うことにより、情報公開を迅速かつ効率的に実現する文書管理支援システムが開示されている。
【０００６】
また、特許文献４には、文書に関わる書誌情報及びキーワードから構成されるキーワード情報を格納するキーワードデータベースを備えることにより、キーワードの確実な登録及びキーワードあるいは類義語による論理検索を可能にする文書データベース検索システムが開示されている。
【０００７】
【特許文献１】
特開２００１−０４３２３４号公報
【０００８】
【特許文献２】
特開２００１−２４３２４８号公報
【０００９】
【特許文献３】
特開２００１−２４３１０３号公報
【００１０】
【特許文献４】
特開平０９−０９７２６１号公報
【００１１】
【発明が解決しようとする課題】
ところで、文書管理システムにおいては、端末の表示画面を通じて多くの文書の登録が頻繁に行われる。登録される文書には、通常、複数の項目が設けられており、各項目には情報を入力するための入力欄が設けられている。こうした文書を登録する際には、各項目の入力欄に過去に登録した内容と同じ内容もしくは類似した内容を入力するようなことがよくある。
【００１２】
しかしながら、文書登録を行うたびに過去に登録した内容と同様な内容を最初から手作業で入力することは、時間を無駄に消費し、使用者に負担を与えることとなり、効率的であるとは言い難い。
【００１３】
本発明は上記実情に鑑みてなされたものであり、文書登録を効率的に行うことができる文書管理方法、文書管理システム、及び文書管理用プログラムを提供することを目的とする。
【００１４】
【課題を解決するための手段】
本発明に係る文書管理方法は、少なくとも一つのクライアント装置にネットワークを介して接続され、表示画面を通じて文書登録を行うことが可能なサーバ装置に適用される文書管理方法であって、任意のクライアント装置からの要求に応じてテンプレート登録画面を表示させ、当該テンプレート登録画面の入力欄に入力される情報をテンプレート情報として、ログインしたユーザの識別情報と共に登録し、任意のクライアント装置からの要求に応じて文書登録画面を表示させ、その際にログインしたユーザの識別情報を検索キーにして得られる登録済みのテンプレート情報を前記文書登録画面の入力欄に表示させることを特徴とする。
【００１５】
また、本発明に係る文書管理方法は、少なくとも一つのクライアント装置にネットワークを介して接続され、表示画面を通じて文書登録を行うことが可能なサーバ装置に適用される文書管理方法であって、任意のクライアント装置からの要求に応じてテンプレート登録画面を表示させ、当該テンプレート登録画面の入力欄に入力される情報をテンプレート情報として、ログインしたユーザの識別情報と共に登録し、任意のクライアント装置からの要求に応じて文書登録画面を表示させると共に、ログインしたユーザの識別情報を検索キーにして得られる登録済みのテンプレート情報の一覧を示すテンプレート参照画面を表示させ、当該テンプレート参照画面で選択されるテンプレート情報を前記文書登録画面の入力欄に表示させることを特徴とする。
【００１６】
また、本発明に係る文書管理方法は、少なくとも一つのクライアント装置にネットワークを介して接続され、表示画面を通じて文書登録を行うことが可能なサーバ装置に適用される文書管理方法であって、任意のクライアント装置からの要求に応じて文書登録画面を表示させ、当該文書登録画面の入力欄に入力される情報を文書情報として、ログインしたユーザの識別情報と共に登録し、任意のクライアント装置からの要求に応じて文書登録画面を表示させると共に、ログインしたユーザの識別情報を検索キーにして得られる登録済の文書情報の一覧を示す履歴参照画面を表示させ、当該履歴参照画面で選択される文書情報を前記文書登録画面の入力欄に表示させることを特徴とする。
【００１７】
また、前記文書管理方法において、前記文書登録画面の入力欄に部分的に入力される情報から同じ情報を含む登録済みの文書情報を検索して得られる文書情報の一覧を示す履歴検索結果画面を表示させ、当該履歴検索結果画面で選択される文書情報を前記文書登録画面の入力欄に表示させるようにしてもよい。
【００１８】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照して本発明の実施形態を説明する。
【００１９】
＜第１〜第４の実施形態に共通する事項＞
まず、各実施形態に共通する構成について説明する。図１は、各実施形態に共通するシステム構成を示す図である。
【００２０】
図１に示されるシステムは、例えば所定の行政庁内に配設され、ＬＡＮを介して行政文書管理サーバ（サーバ装置）１及び複数のクライアント端末（クライアント装置）２が接続された構成となっている。
【００２１】
行政文書管理サーバ１は、記憶部１０を備えており、これを用いることで行政機関などで作成された行政文書情報を一括管理している。以下に、行政文書管理サーバ１の記憶部１０で保管される各種の情報もしくはデータベース（以下、単にＤＢと称す）について説明する。
【００２２】
行政文書管理サーバ１の記憶部１０には、「行政文書情報ＤＢ」、「テンプレート情報ＤＢ」、「ユーザ情報ＤＢ」、「組織情報ＤＢ」等が保管される。これら情報ＤＢのうち、「行政文書情報ＤＢ」は、行政機関で作成される行政文書の情報を保存している。また、「テンプレート情報ＤＢ」は、行政文書情報のテンプレート（初期値）情報を保存している。「ユーザ情報ＤＢ」は、ユーザＩＤ、パスワード、所属、氏名（姓、名）などのユーザを識別するための識別情報（場合によっては、個人毎ではなく役職／担当毎に作成される）などを保存している。「組織情報ＤＢ」は、各行政機関における組織情報（例えば、○○局○○部○○課○○室○○係）などを保存している。
【００２３】
次に、上述の各種情報ＤＢのデータ構造について説明する。
【００２４】
「行政文書情報ＤＢ」に保存される情報は、文書分類（第１分類）、文書分類（第２分類）、文書分類（第３分類）、文書分類（第４分類）、文書分類（第５分類）、行政文書番号（システム的に管理するために自動採番するもの）、行政文書名、所属組織、作成者、作成年月日、起案年月日、起算年月日、保存期間、保存期間満了日、起案理由などから構成される。
【００２５】
「テンプレート情報ＤＢ」に保存される情報は、テンプレート番号、ユーザＩＤ、テンプレート名、登録年月日（テンプレート情報を登録したときのシステム日付）、前述の「行政文書情報ＤＢ」で挙げた情報と同一の情報（但し、行政文書番号を除く）などから構成される。
【００２６】
「ユーザ情報ＤＢ」に保存される情報は、ユーザＩＤ、組織コード、担当コード、氏名（姓、名）、生年月日、年齢、入社年月日などから構成される。
【００２７】
「組織情報ＤＢ」に保存される情報は、所属組織（第１階層）、所属組織（第２階層）、所属組織（第３階層）、所属組織（第４階層）、所属組織（第５階層）、改正年月日、満了年月日などから構成される。
【００２８】
また、行政文書管理サーバ１は、ユーザ認証部１１、入力データ受付部１２、検索実行部１３、登録実行部１４を備えている。
【００２９】
ユーザ認証部１１は、ログイン画面を通じて入力されるユーザＩＤやパスワードに基づいてユーザ認証を行う機能である。
【００３０】
入力データ受付部１２は、各種画面の入力欄に入力されるデータを受け付ける機能である。
【００３１】
検索実行部１３は、ユーザＩＤなどを検索キーにして、既に登録されている行政文書情報やテンプレート情報の中から所望の情報を検索する機能である。
【００３２】
登録実行部１４は、作成された行政文書情報やテンプレート情報を登録する機能である。
【００３３】
一方、各クライアント端末２は、例えば表示装置（ＬＣＤユニットなど）や入力装置（キーボード、マウスなど）を備えた一般的なパーソナルコンピュータである。
【００３４】
各クライアント端末２には、ブラウザ２１（ソフトウェア）がインストールされており、行政文書管理サーバから提供される各種の画面を表示する機能や、画面に対して情報を入力する機能などを実現する。これ以外の専用のソフトウェアは、各クライアント端末２において特に必要とされない。従って、行政機関の職員は各クライアント端末２上のブラウザ２１を通して、ＬＡＮ接続されている行政文書管理サーバ１にアクセスすることで、行政文書情報などの検索／登録を実行できるものとなっている。
【００３５】
以下に詳述する各実施形態においては、行政文書情報の登録機能におけるテンプレート方式として、あらかじめテンプレート情報を設定しておき、登録時にその内容をテンプレート（初期値）として表示して参照させる方式、もしくは、過去に登録した文書情報から検索・テンプレート表示して参照させる方式を採用することにより、行政文書管理システムにおける登録機能の入力作業を効率よく行えるようにしている。
【００３６】
したがって、少なくとも、（１）行政文書登録時にテンプレート情報を参照できるので、無駄な入力作業の手間が省ける、（２）過去に登録した行政文書情報を参照ビュー的に表示できるため、入力補助機能として使用できる、など登録業務の作業効率向上等のメリットが見込まれる。
【００３７】
以下、各実施形態について説明する。
【００３８】
＜第１の実施形態＞
まず、第１の実施形態（テンプレート情報を静的に保持させる方式）を説明する。
【００３９】
第１の実施形態には、次のような特徴がある。
【００４０】
・テンプレート情報はあらかじめテンプレート情報ＤＢに登録される。
【００４１】
・行政文書登録時には、ログインしたユーザＩＤに応じて、行政文書登録画面上の入力欄に初期値としてテンプレート情報が自動表示される。
【００４２】
・テンプレート情報ＤＢには、テンプレート情報（行政文書情報）に加えてユーザＩＤが登録される。なお、テンプレート情報はユーザＩＤ毎に１レコードのみ作成される。
【００４３】
・テンプレート情報は、ユーザＩＤを主キーとしてテンプレート情報ＤＢから検索される。
【００４４】
すなわち、第１の実施形態による行政文書管理サーバ１は、任意のクライアント端末からの要求に応じてテンプレート登録画面を表示させ、当該テンプレート登録画面の入力欄に入力される情報をテンプレート情報として、ログインしたユーザの識別情報（ユーザＩＤ）と共に登録する機能と、任意のクライアント端末からの要求に応じて文書登録画面を表示させ、その際にログインしたユーザの識別情報を検索キーにして得られる登録済みのテンプレート情報を上記文書登録画面の入力欄に表示させる機能とを有する。
【００４５】
次に、図２のフローチャートを参照すると共に、図８〜図１０の画面イメージを参照して、第１の実施形態による「テンプレート情報」の登録の処理手順を説明する。
【００４６】
まず、ステップ２０１においてログイン処理が行われる。このログイン処理では、ユーザはログイン画面（図８の画面イメージ参照）からユーザＩＤ及びパスワードを入力し、行政文書管理システムへのログインを試みる。これによりユーザ認証が行われ、ユーザＩＤ及びパスワードが正しければログインが正常に終了する。なお、ユーザＩＤ及びパスワードが間違っていた場合はエラーとなる。
【００４７】
次に、ステップ２０２において行政文書登録画面の呼び出し処理が行われる。この行政文書登録画面の呼び出し処理では、ユーザが行政文書管理システムにログインした後、行政文書情報を入力するための行政文書登録画面（図９の画面イメージ参照）が呼び出されて表示される。
【００４８】
最後に、ステップ２０３において、テンプレート登録処理が行われる。このテンプレート登録処理では、ユーザが行政文書登録画面上の「テンプレート登録」ボタンを押下すると、テンプレート登録画面（図１０の画面イメージ参照）が呼び出されて表示される。ここで、テンプレート登録画面は、行政文書登録画面と画面フォーマットがほぼ同一となるが、システムが管理している項目については入力不可とする（例えば、行政文書番号は文書登録時に自動採番される）。
【００４９】
次いで、ユーザがテンプレート登録画面の入力欄に必要な内容を入力した後に「登録実行」ボタンを押下すると、その内容がテンプレート情報としてテンプレート情報ＤＢに登録される。この場合、テンプレート情報は、ユーザＩＤ（主キー）毎に１レコード作成される。なお、テンプレート登録画面上の「リセット」ボタンを押下することで、入力した内容をすべてクリアすることができる。
【００５０】
こうしたテンプレート登録処理により、次回登録時からは行政文書登録画面の入力欄にテンプレート情報が初期値として自動表示されることになる。
【００５１】
次に、図３のフローチャートを参照すると共に、図８〜図９の画面イメージを参照して、第１の実施形態による「行政文書情報」の登録の処理手順を説明する。
【００５２】
まず、ステップ３０１においてログイン処理が行われる。このログイン処理では、ユーザはログイン画面（図８の画面イメージ参照）からユーザＩＤ及びパスワードを入力し、行政文書管理システムへのログインを試みる。これによりユーザ認証が行われ、ユーザＩＤ及びパスワードが正しければログインが正常に終了する。なお、ユーザＩＤ及びパスワードが間違っていた場合はエラーとなる。
【００５３】
次に、ステップ３０２において行政文書登録画面の呼び出し処理が行われる。この行政文書登録画面の呼び出し処理では、ユーザが行政文書管理システムにログインした後、行政文書情報を入力するための行政文書登録画面（図９の画面イメージ参照）が呼び出されて表示される。
【００５４】
ここで、ステップ３０３においてテンプレート情報があらかじめ登録されているかが判定され、登録されている場合にはステップ３０４においてテンプレート読込処理が行われる。このテンプレート読込処理では、ログインしたユーザＩＤを検索キーとしてテンプレート情報ＤＢ上を検索することにより該当するテンプレート情報が取得され、そのテンプレート情報の内容が行政文書登録画面の入力欄に初期値として自動表示される。
【００５５】
最後に、ステップ３０５において、行政文書登録処理が行われる。この行政文書登録処理では、ユーザが行政文書登録画面の入力欄に必要な内容を入力した後に「登録実行」ボタンを押下すると、その内容が行政文書情報として行政文書情報ＤＢに登録される。このとき、入力誤り、入力必須項目の無記入などがあった場合にはエラーメッセージが表示される。また、行政文書登録画面上の「リセット」ボタンを押下することで、入力した内容をすべてクリアすることができる。
【００５６】
このように、第１の実施形態によれば、行政文書登録時にあらかじめ設定している情報（テンプレート情報）を初期値表示させることで、同一内容の入力の手間が省け、作業の効率化が図れる。
【００５７】
＜第２の実施形態＞
次に、第２の実施形態（ユーザＩＤ毎に複数のテンプレート情報を静的に保持させる方式）を説明する。
【００５８】
第２の実施形態には、次のような特徴がある。
【００５９】
・第１の実施形態の方式を拡張させ、ユーザＩＤ毎に複数のテンプレート情報を持たせ、登録時にテンプレート一覧を参照させ、その中から選択させる方式である。
【００６０】
・行政文書登録画面上の「テンプレート参照」ボタンを押下することで、登録されたテンプレート情報の一覧を表示できる。
【００６１】
・テンプレート情報ＤＢには、ユーザＩＤとテンプレート情報（行政文書情報）の他に、新たに「テンプレート番号」、「テンプレート名」が追加される。
【００６２】
・ユーザは、テンプレート毎にテンプレート名をつけることができる。
【００６３】
・テンプレート参照時は、ユーザＩＤとテンプレート番号を主キーとし、テンプレート番号をソートキーとして、テンプレート情報ＤＢから検索する。検索後、テンプレート名の一覧が表示され、「詳細表示」ボタンを押下することで登録内容を参照できる。
【００６４】
すなわち、第２の実施形態による行政文書管理サーバ１は、任意のクライアント端末からの要求に応じてテンプレート登録画面を表示させ、当該テンプレート登録画面の入力欄に入力される情報をテンプレート情報として、ログインしたユーザの識別情報（ユーザＩＤとテンプレート番号）と共に登録する機能と、任意のクライアント端末からの要求に応じて文書登録画面を表示させると共に、ログインしたユーザの識別情報を検索キーにして得られる登録済みのテンプレート情報の一覧を示すテンプレート参照画面を表示させ、当該テンプレート参照画面で選択されるテンプレート情報を上記文書登録画面の入力欄に表示させる機能とを有する。
【００６５】
次に、図４のフローチャートを参照すると共に、図８、図１１及び図１２の画面イメージを参照して、第２の実施形態による「テンプレート情報」の登録の処理手順を説明する。
【００６６】
まず、ステップ４０１においてログイン処理が行われる。このログイン処理では、ユーザはログイン画面（図８の画面イメージ参照）からユーザＩＤ及びパスワードを入力し、行政文書管理システムへのログインを試みる。これによりユーザ認証が行われ、ユーザＩＤ及びパスワードが正しければログインが正常に終了する。なお、ユーザＩＤ及びパスワードが間違っていた場合はエラーとなる。
【００６７】
次に、ステップ４０２において行政文書登録画面の呼び出し処理が行われる。この行政文書登録画面の呼び出し処理では、ユーザが行政文書管理システムにログインした後、行政文書情報を入力するための行政文書登録画面（図１１の画面イメージ参照）が呼び出されて表示される。
【００６８】
ステップ４０３において、テンプレート登録処理が行われる。このテンプレート登録処理では、ユーザが行政文書登録画面上の「テンプレート登録」ボタンを押下すると、テンプレート登録画面（図１２の画面イメージ参照）が呼び出されて表示される。ここで、テンプレート登録画面は、行政文書登録画面と画面フォーマットがほぼ同一となるが、システムが管理している項目については入力不可とする（例えば、行政文書番号は文書登録時に自動採番される）。
【００６９】
次いで、ユーザがテンプレート登録画面の入力欄に必要な内容（テンプレート番号、テンプレート名を含む）を入力した後に「登録実行」ボタンを押下すると、その内容がテンプレート情報としてテンプレート情報ＤＢに登録される。この場合、テンプレート情報は、ユーザＩＤ、テンプレート番号（主キー）毎に１レコード作成される。なお、テンプレート登録画面上の「リセット」ボタンを押下することで、入力した内容をすべてクリアすることができる。
【００７０】
この後、ステップ４０４において、他のテンプレート情報を登録するか否かが判定される。他のテンプレート情報を登録する場合にはステップ４０３の処理に戻り、そうでない場合は処理を終了する。
【００７１】
次に、図５のフローチャートを参照すると共に、図８、図１１及び図１３の画面イメージを参照して、第２の実施形態による「行政文書情報」の登録の処理手順を説明する。
【００７２】
まず、ステップ５０１においてログイン処理が行われる。このログイン処理では、ユーザはログイン画面（図８の画面イメージ参照）からユーザＩＤ及びパスワードを入力し、行政文書管理システムへのログインを試みる。これによりユーザ認証が行われ、ユーザＩＤ及びパスワードが正しければログインが正常に終了する。なお、ユーザＩＤ及びパスワードが間違っていた場合はエラーとなる。
【００７３】
次に、ステップ５０２において行政文書登録画面の呼び出し処理が行われる。この行政文書登録画面の呼び出し処理では、ユーザが行政文書管理システムにログインした後、行政文書情報を入力するための行政文書登録画面（図１１の画面イメージ参照）が呼び出されて表示される。
【００７４】
ここで、ステップ５０３において行政文書登録画面上の「テンプレート参照」ボタンを押下されたか否かが判定され、「テンプレート参照」ボタンを押下された場合にはステップ５０４においてテンプレート参照処理が行われる。このテンプレート参照処理では、ユーザＩＤとテンプレート番号を検索キーとしてテンプレート情報ＤＢ上を検索することにより該当するテンプレート情報が取得され、それらテンプレート情報の一覧がテンプレート参照画面（図１３の画面イメージ参照）にテンプレート番号順に表示される。なお、キャンセルボタンを押下すれば、画面遷移前の行政文書登録画面に戻る。
【００７５】
テンプレート参照画面において、ユーザがいずれか一つのテンプレート情報のラジオボタンを選択した状態にし、さらに「詳細表示」ボタンを押下すると、そのテンプレート情報の登録内容が表示される。また、いずれか一つのテンプレート情報のラジオボタンが選択された状態で、「選択」ボタンを押下すると、そのテンプレート情報（行政文書情報）がセットされた状態で行政文書登録画面に戻る。なお、このときテンプレート参照画面は閉じられる。
【００７６】
最後に、ステップ５０５において、行政文書登録処理が行われる。この行政文書登録処理では、ユーザが行政文書登録画面の入力欄に必要な内容を入力した後に「登録実行」ボタンを押下すると、その内容が行政文書情報として行政文書情報ＤＢに登録される。このとき、入力誤り、入力必須項目の無記入などがあった場合にはエラーメッセージが表示される。また、行政文書登録画面上の「リセット」ボタンを押下することで、入力した内容をすべてクリアすることができる。
【００７７】
このように、第２の実施形態によれば、各ユーザは複数のテンプレート情報の中から所望のものを選択して初期値表示させることができるため、作業の効率化を一層高めることができる。
【００７８】
＜第３の実施形態＞
次に、第３の実施形態（過去履歴を参照ビュー的に表示させる方式）を説明する。
【００７９】
第３の実施形態には、次のような特徴がある。
【００８０】
・過去に登録した行政文書情報を参照ビュー的に一覧表示させ、その中からテンプレート情報として使用する情報を選択させる方式である。
【００８１】
・行政文書登録画面上の「履歴参照」ボタンを押下することで、過去に登録された行政文書情報の一覧を表示できる。
【００８２】
・過去履歴参照時は、ユーザＩＤを主キーとし、作成年月日をソートキーとして、行政文書情報ＤＢから検索する。検索後、行政文書名の一覧が表示され、「詳細表示」ボタンを押下することで登録内容を参照できる。
【００８３】
・過去履歴を参照できる履歴参照画面は、ボタン押下ではなく、ショートカットキー対応させることもできる。
【００８４】
・第１の実施形態及び第２の実施形態のように、あらかじめテンプレート情報として登録させる方式を併用させることもできる。
【００８５】
すなわち、第３の実施形態による行政文書管理サーバ１は、任意のクライアント端末からの要求に応じて文書登録画面を表示させ、当該文書登録画面の入力欄に入力される情報を文書情報として、ログインしたユーザの識別情報（ユーザＩＤ）と共に登録する機能と、任意のクライアント端末からの要求に応じて文書登録画面を表示させると共に、ログインしたユーザの識別情報を検索キーにして得られる登録済の文書情報の一覧を示す履歴参照画面を表示させ、当該履歴参照画面で選択される文書情報を上記文書登録画面の入力欄に表示させる機能とを有する。
【００８６】
次に、図６のフローチャートを参照すると共に、図８、図１４及び図１５の画面イメージを参照して、第３の実施形態による「行政文書情報」の登録の処理手順を説明する。
【００８７】
まず、ステップ６０１においてログイン処理が行われる。このログイン処理では、ユーザはログイン画面（図８の画面イメージ参照）からユーザＩＤ及びパスワードを入力し、行政文書管理システムへのログインを試みる。これによりユーザ認証が行われ、ユーザＩＤ及びパスワードが正しければログインが正常に終了する。なお、ユーザＩＤ及びパスワードが間違っていた場合はエラーとなる。
【００８８】
次に、ステップ６０２において行政文書登録画面の呼び出し処理が行われる。この行政文書登録画面の呼び出し処理では、ユーザが行政文書管理システムにログインした後、行政文書情報を入力するための行政文書登録画面（図１４の画面イメージ参照）が呼び出されて表示される。
【００８９】
ここで、ステップ６０３において行政文書登録画面上の「履歴参照」ボタンを押下されたか否かが判定され、「履歴参照」ボタンを押下された場合にはステップ６０４において過去履歴参照処理が行われる。この過去履歴参照処理では、ユーザＩＤを検索キーとしてテンプレート情報ＤＢ上を検索することにより該当する行政文書情報が取得され、それら行政文書情報の一覧が履歴参照画面（図１５の画面イメージ参照）に作成年月日の順で表示される。なお、キャンセルボタンを押下すれば、画面遷移前の行政文書登録画面に戻る。
【００９０】
履歴参照画面において、ユーザがいずれか一つの行政文書情報のラジオボタンを選択した状態にし、さらに「詳細表示」ボタンを押下すると、その行政文書情報の登録内容が表示される。また、いずれか一つの行政文書情報のラジオボタンが選択された状態で、「選択」ボタンを押下すると、その行政文書情報がセットされた状態で行政文書登録画面に戻る。なお、このとき履歴参照画面は閉じられる。
【００９１】
最後に、ステップ６０５において、行政文書登録処理が行われる。この行政文書登録処理では、ユーザが行政文書登録画面の入力欄に必要な内容を入力した後に「登録実行」ボタンを押下すると、その内容が行政文書情報として行政文書情報ＤＢに登録される。このとき、入力誤り、入力必須項目の無記入などがあった場合にはエラーメッセージが表示される。また、行政文書登録画面上の「リセット」ボタンを押下することで、入力した内容をすべてクリアすることができる。
【００９２】
このように、第３の実施形態によれば、行政文書登録時に過去に登録した内容を参照ビュー的に検索・一覧表示させ、かつ、選択された内容を初期値表示させることにより、同一内容の入力の手間が省け、作業の効率化が図れる。特に、不慣れな人、はじめて使う人に対して入力例として過去履歴を参照させることで、入力作業の補助を行うことができる。
【００９３】
＜第４の実施形態＞
次に、第４の実施形態（過去履歴を検索・参照させる方式）を説明する。
【００９４】
第４の実施形態には、次のような特徴がある。
【００９５】
・第３の実施形態の手法を拡張させ、行政文書登録画面上で入力途中の内容もしくは部分的な入力内容から検索（この場合、個々の入力欄に入力された情報のＡＮＤ検索）を行えるようにし、過去に登録した行政文書情報の中で検索条件にマッチする行政文書情報の一覧を表示させる。
【００９６】
・過去履歴検索結果画面時は、ユーザＩＤを主キーとし、作成年月日をソートキーとして、行政文書情報ＤＢから検索する。
【００９７】
・何も入力しない状態で履歴検索を実行させた場合、履歴検索結果画面には全件表示される。
【００９８】
・第１の実施形態及び第２の実施形態のように、あらかじめテンプレート情報として登録させる方式を併用させることもできる。
【００９９】
すなわち、第４の実施形態による行政文書管理サーバ１は、上述の第３の実施形態による行政文書管理サーバの機能に加え、文書登録画面の入力欄に部分的に入力される情報から同じ情報を含む登録済みの文書情報を検索して得られる文書情報の一覧を示す履歴検索結果画面を表示させ、当該履歴検索結果画面で選択される文書情報を上記文書登録画面の入力欄に表示させる機能を有する。
【０１００】
次に、図７のフローチャートを参照すると共に、図８、図１６及び図１７の画面イメージを参照して、第４の実施形態による「行政文書情報」の登録の処理手順を説明する。
【０１０１】
まず、ステップ７０１においてログイン処理が行われる。このログイン処理では、ユーザはログイン画面（図８の画面イメージ参照）からユーザＩＤ及びパスワードを入力し、行政文書管理システムへのログインを試みる。これによりユーザ認証が行われ、ユーザＩＤ及びパスワードが正しければログインが正常に終了する。なお、ユーザＩＤ及びパスワードが間違っていた場合はエラーとなる。
【０１０２】
次に、ステップ７０２において行政文書登録画面の呼び出し処理が行われる。この行政文書登録画面の呼び出し処理では、ユーザが行政文書管理システムにログインした後、行政文書情報を入力するための行政文書登録画面（図１６の画面イメージ参照）が呼び出されて表示される。
【０１０３】
ここで、ステップ７０３において行政文書情報の入力処理が行われ、ステップ７０４において「履歴検索」ボタンを押下されたか否かが判定される（すなわち、履歴検索／参照の有無が判定される）。「履歴検索」ボタンを押下された場合には、ステップ７０５において履歴検索／参照処理が行われる。この履歴検索／参照処理では、ユーザＩＤと入力途中の項目を検索キーとして行政文書情報ＤＢ上を検索する（各入力項目間のＡＮＤ検索。但し、各入力項目内においては部分一致検索とする）。これにより該当する行政文書情報が取得され、それら行政文書情報の一覧が履歴検索結果画面（図１７の画面イメージ参照）に作成年月日の順で表示される。なお、キャンセルボタンを押下すれば、画面遷移前の行政文書登録画面に戻る。
【０１０４】
履歴検索結果画面において、ユーザがいずれか一つの行政文書情報のラジオボタンを選択した状態にし、さらに「詳細表示」ボタンを押下すると、その行政文書情報の登録内容が表示される。また、いずれか一つの行政文書情報のラジオボタンが選択された状態で、「選択」ボタンを押下すると、その行政文書情報がセットされた状態で行政文書登録画面に戻る。なお、このとき履歴参照画面は閉じられる。
【０１０５】
最後に、ステップ７０５において、行政文書登録処理が行われる。この行政文書登録処理では、ユーザが行政文書登録画面の入力欄に必要な内容を入力した後に「登録実行」ボタンを押下すると、その内容が行政文書情報として行政文書情報ＤＢに登録される。このとき、入力誤り、入力必須項目の無記入などがあった場合にはエラーメッセージが表示される。また、行政文書登録画面上の「リセット」ボタンを押下することで、入力した内容をすべてクリアすることができる。
【０１０６】
次に、第４の実施形態に関して具体的な情報を用いて説明する。
【０１０７】
まず、図１６に示すように、行政文書登録画面にて以下の項目まで入力したものとする。
【０１０８】
入力キーその１　：　文書分類（第１分類）＝総務課発行文書分類
入力キーその２　：　文書分類（第２分類）＝総務室発行文書分類
入力キーその３　：　文書分類（第３分類）＝総務・広報係発行文書分類
入力キーその４　：　行政文書名＝会議議事録
入力キーその５　：　作成年月日＝２００１年
次に、「履歴検索」ボタンを押下すると、入力済みの入力キーその１〜５を検索キーとして既に登録済みの行政文書情報ＤＢからＡＮＤ検索を実行する。なお、各入力キー内においては入力された文字列に対して部分一致検索を行う。（例えば入力キーその４の場合、ＤＢ内では“％会議議事録％”の条件にて検索がなされる。）
その結果、図１７に示すように、履歴検索結果画面にて検索でヒットした行政文書一覧が表示される。ユーザは一覧中からテンプレートとして使用したい行政文書情報をラジオボタンで選択することができる。
【０１０９】
ここで、行政文書番号「２３４５−０００１」の文書を選択した場合を考える。この場合の履歴参照後の行政文書登録画面を図１８に示す。
【０１１０】
図１８に示すように、行政文書番号「２３４５−０００１」の文書情報が行政文書登録画面に反映される。ただし、文書毎に発番される行政文書番号については何も反映されない。ユーザはこの状態から修正すべき個所を編集し、登録実行する。
【０１１１】
このように、第４の実施形態によれば、部分的に入力した内容からでも、過去に登録した行政文書情報の中で検索条件に合ったものを一覧表示させることができるため、ユーザの入力作業の補助に大きく寄与する。
【０１１２】
本発明は、上述した各実施形態に限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲内で種々変形して実施することが可能である。
【０１１３】
例えば、各実施形態で示した内容を適宜組合せて実施することが可能である。また、各実施形態で説明した各種の処理は、コンピュータプログラム（コンピュータに文書管理を行わせるための文書管理用プログラム）の形で実現することが可能である。
【０１１４】
【発明の効果】
以上詳記したように本発明によれば、文書管理システムにおいて文書登録を効率的に行うことが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の各実施形態に共通するシステム構成を示す図。
【図２】本発明の第１の実施形態による「テンプレート情報」の登録の処理手順を説明するためのフローチャート。
【図３】本発明の第１の実施形態による「行政文書情報」の登録の処理手順を説明するためのフローチャート。
【図４】本発明の第２の実施形態による「テンプレート情報」の登録の処理手順を説明するためのフローチャート。
【図５】本発明の第２の実施形態による「行政文書情報」の登録の処理手順を説明するためのフローチャート。
【図６】本発明の第３の実施形態による「行政文書情報」の登録の処理手順を説明するためのフローチャート。
【図７】本発明の第４の実施形態による「行政文書情報」の登録の処理手順を説明するためのフローチャート。
【図８】本発明の各実施形態に共通する「ログイン画面」のイメージを示す図。
【図９】本発明の第１の実施形態による「行政文書登録画面」のイメージを示す図。
【図１０】本発明の第１の実施形態による「テンプレート登録画面」のイメージを示す図。
【図１１】本発明の第２の実施形態による「行政文書登録画面」のイメージを示す図。
【図１２】本発明の第２の実施形態による「テンプレート登録画面」のイメージを示す図。
【図１３】本発明の第２の実施形態による「テンプレート参照画面」のイメージを示す図。
【図１４】本発明の第３の実施形態による「行政文書登録画面」のイメージを示す図。
【図１５】本発明の第３の実施形態による「履歴参照画面」のイメージを示す図。
【図１６】本発明の第４の実施形態による「行政文書登録画面」のイメージを示す図。
【図１７】本発明の第４の実施形態による「履歴検索結果画面」のイメージを示す図。
【図１８】本発明の第４の実施形態における履歴参照後の「行政文書登録画面」のイメージを示す図。
【符号の説明】
１…行政文書管理サーバ
２…クライアント端末
１０…記憶部
１１…ユーザ認証部
１２…入力データ受付部
１３…検索実行部
１４…登録実行部
２１…ブラウザ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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