(57)【要約】【課題】個人情報カードに記憶されている個人データの更新を、当該個人情報カードが実際に使用されたタイミングで自動的に行うことを可能にして人的な負担を軽減すること。【解決手段】管理対象者に配布されるＩＣカード３には、固有のカードＩＤの他に、氏名、カード有効期限などを含む個人データなどを含むカードデータが記憶されている。カード発行サーバ１は、所定時期に、更新対象のＩＣカード３についての更新用個人データ並びにその更新手続期間を示す更新期間データを、入門サーバ６、入退室サーバ７、勤怠管理サーバ８へ送信する。例えば、入門端末９に対応したカードリーダライタ９ａが、上記更新期間データにより示される更新手続期間中に上記更新用個人データに対応したＩＣカード３からカードデータを読み込んだときには、そのＩＣカード３に更新用個人データを書き込むことによりカードデータを自動的に更新する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
管理対象者に対し当該対象者についての個人データを記憶したリライタブル記憶素子を内蔵した個人情報カードを配布し、その個人情報カードから読み出した個人データに基づいて個人管理を行うと共に、所定の更新手続期間に前記記憶素子に記憶されている個人データを更新するようにした管理システムにおいて、
前記個人情報カードの記憶素子からのデータ読み出し動作並びに当該記憶素子に対するデータ書き込み動作が可能なリーダライタと、
このリーダライタにより前記個人情報カードから個人データが読み出されたときに当該個人情報カードに対応したログを作成する端末装置と、
この端末装置が作成したログ及び前記個人データを利用して個人管理を行うと共に、所定時期に各個人情報カードについての更新用個人データをその更新手続期間を示す更新期間データと共に前記端末装置に与える上位装置とを備え、
前記端末装置は、前記更新期間データにより示される期間中に前記リーダライタが当該更新期間データに対応した個人情報カードから個人データを読み出したときに、その個人情報カード中の個人データを当該リーダライタを通じて前記更新用個人データに更新する処理を行うことを特徴とする個人情報カードを使用した管理システム。
【請求項２】
前記端末装置は、前記個人情報カードの個人データを更新する処理を行ったときに、その更新処理時のデータ書き込み結果を前記上位装置へ送信するように構成され、
前記上位装置は、前記データ書き込み結果に基づいて前記個人情報カードの個人データ更新処理の適否を管理するように構成されていることを特徴とする請求項１記載の個人情報カードを使用した管理システム。
【請求項３】
前記端末装置は、前記個人情報カードから読み込んだ個人データの欠落をチェックすると共に、個人データの欠落を検出したときにはそのことを示す検出結果ログを作成するように構成され、
前記上位装置は、前記検出結果ログにより示される欠落個人データを、前記端末装置に対してその後に前記個人情報カードから情報を読み出したタイミングで当該個人情報カードに書き込むことが可能となるように送信することを特徴とする請求項１または２記載の個人情報カードを使用した管理システム。
【請求項４】
前記個人情報カードは、前記リライタブル記憶素子としてメモリＩＣを使用したＩＣカードであることを特徴とする請求項１ないし３の何れかに記載の個人情報カードを使用した管理システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、企業や学校のような組織内の管理対象者に対し当該対象者についての個人データを記憶したリライタブル記憶素子を内蔵した個人情報カードを配布し、その個人情報カードから読み出した個人データに基づいて個人管理を行うようにした管理システム、特には、所定の更新手続期間に前記記憶素子に記憶されている個人データを更新するようにした管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
例えば、企業においては、従業員の入門時刻・入退室時刻（執務開始時刻及び終了時刻）、企業内食堂での料金精算などの管理を、各従業員に発行したＩＣカード機能付の従業員証（個人情報カード）に基づいて行うことが広く普及している。このような従業員証には、個人データとして、氏名、従業員番号、所属部署、連絡先、個人データ更新回数、社内講習の受講回数、カード有効期限など、種々のデータが記憶されている。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
従業員証に記憶された個人データの中には、所定時期に更新することが必要なデータも含まれている。このため従来では、該当する従業員証を回収した上で、その従業員証に記憶されている個人データを更新し、更新済みの従業員証を各従業員に返却するという作業を定期的に行うようにしている。このようなデータ更新作業は、所定部署の担当者がカードリーダライタに接続された端末装置を操作して行うことが一般的となっている。ところが、従業員証についての個人データ更新作業は、短期間（例えば当日中）に行う必要があるため、その作業担当者の負担が大きくなるという問題点があった。また、従業員証の回収が円滑に進まない場合（例えば、休暇で不在）も多々あって、これがデータ更新作業手順の複雑化の原因になるため、作業担当者の負担が一段と大きくなるという事情があった。
【０００４】
そこで、本発明の目的は、個人情報カードに記憶されている個人データの更新を、当該個人情報カードが実際に使用されたタイミングで自動的に行うことが可能となって人的な負担を軽減できるなどの効果を奏する個人情報カードを使用した管理システムを提供することにある。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
請求項１記載の手段によれば、個人情報カードの配布を受けている管理対象者が、その個人情報カードに記憶されている個人データをリーダライタに読み取らせる操作を行うと、端末装置が当該個人情報カードに対応したログを作成するようになる。従って、このログを参照することにより管理対象者のシステム利用状況を把握可能となる。上位装置は、上記ログ及び対応する個人データを利用して個人管理を行うものであり、また、所定時期になったときには、各個人情報カードについての更新用個人データをその更新手続期間を示す更新期間データと共に前記端末装置に与える。この端末装置は、与えられた更新期間データにより示される期間中において、前記管理対象者によって個人情報カードに記憶されている個人データをリーダライタに読み取らせる操作が行われたときには、その個人情報カード中の個人データを更新用個人データに更新する処理を、そのリーダライタを通じて行うようになる。
【０００６】
従って、個人情報カードに記憶されている個人データの更新を、当該個人情報カードが実際に使用されたタイミング、つまり個人情報カードの記憶データをリーダライタに読み取らせる操作が行われたタイミングで自動的に行うことが可能となる。この結果、従来のようにデータ更新作業の担当者を選任しておく必要がなくなり、以て人的な負担を軽減できるようになる。
【０００７】
請求項２記載の手段によれば、上位装置において、端末装置での個人情報カードの個人データ更新処理が適正に行われたか否かを管理できるようになるから、システムの運用を円滑に行う上で有益になる。
【０００８】
請求項３記載の手段によれば、個人情報カード中の個人データが何らかの外的要因で欠落した状態となった場合に、その個人情報カードが実際に使用されたタイミングで個人データの欠落状態が端末装置において検出されると共に、この後に個人情報カードが再使用されたときに、欠落データが個人情報カードに書き込まれることになる。従って、個人情報カード中の個人データの欠落を自動的に修復できるようになり、システムの運用上においてきわめて有益になる。
【０００９】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の一実施例について図面を参照しながら説明する。
この実施例は、本発明を企業において従業員の入門／入退室管理や勤怠管理を行うためのシステムに適用したものであり、図１には概略的なシステム構成例が機能ブロックの組合せにより示されている。この図１において、上位装置であるカード発行サーバ１は、企業内の従業員（管理対象者）についての人事データを格納する機能を備えている。このカード発行サーバ１に接続された発行端末２は、人事担当者が操作するもので、固有のカードＩＤの他に、上記人事データから抽出した所定の個人データ及び当日の日付データ（発行日データ）などを含むカードデータを作成し、そのカードデータを記憶した従業員証兼用のＩＣカード３（個人情報カードに相当）をカードリーダライタ４から発行して管理対象者である各従業員に配布できるように構成されている。
【００１０】
この場合、上記カードデータ中の個人データとしては、例えば、従業員（ＩＣカード３の所持者）についての氏名、従業員番号、所属部署、連絡先、カードデータ更新回数、社内講習の受講回数、カード有効期限など種々のデータが設定される。尚、ＩＣカード３は、リライタブル記憶素子としてフラッシュメモリのようなメモリＩＣを利用した非接触形式のものである。
【００１１】
カード発行サーバ１は、ネットワーク５（例えば社内ＬＡＮ）を介して入門サーバ６、入退室サーバ７、勤怠管理サーバ８とデータ通信を行い得る構成となっている。入門サーバ６、入退室サーバ７及び勤怠管理サーバ８には、それぞれ本発明でいう端末装置に相当した複数台ずつの入門端末９、入退室端末１０、勤怠管理端末１１が接続されており、各端末９、１０、１１はそれぞれＩＣカード３との通信動作が可能なカードリーダライタ９ａ、１０ａ、１１ａを備えている。この場合、入門端末９、入退室端末１０、勤怠管理端末１１のハードウェア構成及び本発明の要旨に関係した主要部のソフトウエア構成は、基本的には同一の構成であるから、この図１では入門サーバ６に関連したハードウェア構成及びソフトウエア構成のみを説明し、入退室サーバ７及び勤怠管理サーバ８に関連した説明は省略する。
【００１２】
入門サーバ６に接続された複数の入門端末９は、例えば企業内敷地の出入口に設置されたもので、これに備えられたカードリーダライタ９ａとデータの授受を行う構成となっている。カードリーダライタ９ａは、ＩＣカード３との通信動作を図示しないアンテナ（例えば電磁結合用のループアンテナ）を通じて行う非接触方式のものであり、企業敷地内に入門しようとする従業員は、自身のＩＣカード３（従業員証）をカードリーダライタ９ａの至近距離にかざした状態にするものである。この場合、カードリーダライタ９ａは、アンテナから検出コマンドを送信（ポーリング）する動作を比較的短い周期で実行し、この検出コマンドを受信したＩＣカード３側からカードＩＤを含む応答信号がアンサバックされたときにアンテナによる交信範囲に当該ＩＣカード３がかざされたものと認識し、その応答信号を入門端末９に与える構成となっている。
【００１３】
ここで、ＩＣカード３に記憶されたカードデータに含まれる個人データの中には、所定時期に更新することが必要なデータ（例えば有効期限データ、人事異動があった場合の所属部署及び連絡先データなど）が含まれており、カード発行サーバ１においては、所定時期（例えば、予め数週間単位で設定された更新手続期間が始まる前の段階）に、更新対象のＩＣカード３についての更新用個人データ（これには更新対象のＩＣカード３を特定するためのカードＩＤも含まれる）並びにその更新手続期間を示す更新期間データを、入門サーバ６、入退室サーバ７、勤怠管理サーバ８へ送信する構成となっている。また、各サーバ６、７、８においては、受信した更新用個人データ並びに更新期間データを、少なくとも当該更新期間データにより示される更新手続期間が経過するまで格納しておく構成となっている。
【００１４】
図２のフローチャートには入門端末９による制御内容のうち本発明の要旨に関係した部分が示されており、以下これについて説明する。
入門端末９は、カードリーダライタ９ａがＩＣカード３を認識したか否かを当該カードリーダライタ９ａからの応答信号の入力の有無に応じて判断する（ステップＳ１）。ＩＣカード３を認識していない状態ではそのまま待機するが、認識した場合には、当該ＩＣカード３のカードデータを取り込み（ステップＳ２）、その取り込みデータを、カードチェック用データ（これは入門サーバ６から予めダウンロードしておけば良いが、入門サーバ６とのリアルタイム通信動作により得ても良い）を参照してチェックすることにより、上記ＩＣカード３が通信対象として予め設定された適正なカードであるか否かを判断する（ステップＳ３）。尚、ステップＳ２では、ＩＣカード３のカードデータの全てを取り込む必要はなく、そのＩＣカード３の適否を判断するのに必要なデータ（例えばカードＩＤ、従業員番号及びカード有効期限などのようなデータ）のみを取り込めば良いものである。
【００１５】
ＩＣカード３が適正なカードでないと判断したときには、エラー処理ルーチンＳ４を実行した後にステップＳ１へ戻る。このエラー処理ルーチンＳ４では、例えば、アラーム音声を発生してＩＣカード３からのデータ読み込みエラーが発生した旨をカード所持者に報知すると共に、入門端末９の管理者（例えば当該入門端末９が設置された出入口の警備担当者）に入門者について異常状態が発生している旨を通知するなどの処理を行う。
【００１６】
これに対して、ＩＣカード３が適正であった場合には、当該ＩＣカード３の所持者についての入門時間など記録した入門ログを作成すると共に、その入門ログを一時記憶する（ステップＳ５）。
【００１７】
この後には、上記ＩＣカード３がデータ更新該当カードか否かを、入門サーバ６に格納されている更新用個人データ中のカードＩＤ並びに更新期間データに基づいて判断する（ステップＳ６）。つまり、ステップＳ６では、上記更新期間データにより示される更新手続期間中に、上記更新用個人データ中のカードＩＤにより特定される更新対象のＩＣカード３がカードリーダライタ９ａによる交信範囲にかざされた場合（カードリーダライタ９ａがＩＣカード３からカードデータを読み出した場合）に「ＹＥＳ」と判断されることになる。
【００１８】
カードリーダライタ９ａによる交信範囲にかざされたＩＣカード３がデータ更新該当カードであった場合には、そのＩＣカード３に対して前記更新用個人データを当該カードリーダライタ９ａを通じて書き込み、以てカードデータ中の個人データの更新を行う（ステップＳ７）。このような更新処理ステップＳ７の実行後には、ＩＣカード３に対する書き込み結果のチェックを行う（ステップＳ８）。書き込み結果が正常であった場合には、書き込みが成功した旨の記録を含む書き込み結果ログを作成すると共に、その書き込み結果ログを一時記憶する（ステップＳ９）。これに対して、書き込み結果が異常であった場合には、後日においてデータ更新を行うことを示すメッセージをカードリーダライタ９ａに付随して設けられた図示しない表示器を通じて表示する（ステップＳ１０）。次いで、書き込みが失敗した旨の記録を含む書き込み結果ログを作成すると共に、その書き込み結果ログを一時記憶する（ステップＳ１１）。
【００１９】
上記書き込み結果ログの作成ステップＳ９或いはＳ１１の実行後には、ＩＣカード３における更新対象データ以外のカードデータについて、その不足（つまりデータの欠落）の有無をチェックする（ステップＳ１２）。このようなデータ欠落状態は、静電気や電磁ノイズなどの外的要因で発生する可能性が存在するものであり、データの不足があった場合には、後日においてデータの更新（欠落データの追加）を行うことを示すメッセージをカードリーダライタ９ａに付随して設けられた図示しない表示器を通じて表示する（ステップＳ１３）。次いで、不足データが存在する旨の記録を含むデータ不足チェック結果ログを作成すると共に、そのデータ不足チェック結果ログを一時記憶する（ステップＳ１４）。これに対して、データの不足がなかった場合には、カードデータが正常である旨の記録を含むデータ不足チェック結果ログを作成すると共に、そのデータ不足チェック結果ログを一時記憶する（ステップＳ１５）。
【００２０】
上記データ不足チェック結果ログの作成ステップＳ１４或いはＳ１５の実行後には、当該データ不足チェック結果ログ、前記ステップＳ５で作成した入門ログ、前記ステップＳ９或いはＳ１１で作成した書き込み結果ログを入門サーバ６を通じてカード発行サーバ１へアップロードし（ステップＳ１６）、この後にステップＳ１へ戻る。
【００２１】
上記のような各ログがアップロードされたカード発行サーバ１においては、それらのログ及び前述した人事データ中の個人データを利用して、ＩＣカード３の所持者の入門時間の管理、そのＩＣカード３についてのデータ更新結果及びカードデータの不足状態の管理など、ＩＣカード３の所持者についての個人管理を行う。
【００２２】
この場合、カード発行サーバ１にあっては、書き込み結果ログが書き込み成功を示すものであった場合には何もしないが、その書き込み結果ログが書き込み失敗を示すものであった場合には、該当ＩＣカード３に部分的故障が発生しているものと判定し、その旨を当該カード発行サーバ１の管理者（人事担当者）に報知する。そして、このような報知を受けた管理者は、上記ＩＣカード３の所持者に対して例えば口頭或いはＥメールなどにより連絡することにより当該ＩＣカード３を回収し、そのＩＣカード３に対する更新用個人データの書き込み失敗の原因調査などを行うというルーチンが設定されている。
【００２３】
また、カード発行サーバ１にあっては、データ不足チェック結果ログに基づいてカードデータが不足していると判定されたＩＣカード３について、その不足カードデータを人事データから抽出し、その抽出データをデータ不足カード情報として入門サーバ６へ送信する構成となっている。そして、入門サーバ６側では、そのデータ不足カード情報を当該データ不足状態が解消されるまで格納しておく構成となっている。尚、上記データ不足カード情報には、該当するＩＣカード３を特定する情報（例えばカードＩＤ）が含まれていることは勿論である。
【００２４】
一方、前記ステップＳ６で「ＮＯ」と判断した場合、つまり、カードリーダライタ９ａの交信範囲にかざされたＩＣカード３がデータ更新該当カードでなかった場合には、当該ＩＣカード３が入門サーバ６に格納されているデータ不足カード情報により示されるデータ不足カードであるか否かを判断する（ステップＳ１７）。上記ＩＣカード３がデータ不足カードでなかった場合にはステップＳ１へ戻るが、データ不足カードであった場合には、不足データ書き込みステップＳ１８を実行する。
【００２５】
このステップＳ１８では、ＩＣカード３に対して、データ不足カード情報に含まれる不足カードデータをカードリーダライタ９ａを通じて書き込むものであり、その書き込み動作後には、ＩＣカード３に対する書き込み結果のチェックを行う（ステップＳ１９）。書き込み結果が正常であった場合には、不足データの書き込みが成功した旨の記録を含む書き込み結果ログを作成すると共に、その書き込み結果ログを一時記憶する（ステップＳ２０）。これに対して、書き込み結果が異常であった場合には、不足データの書き込みが失敗した旨のエラー表示をカードリーダライタ９ａに付随して設けられた図示しない表示器を通じて表示し（ステップＳ２１）、不足データの書き込みが失敗した旨の記録を含む書き込み結果ログを作成すると共に、その書き込み結果ログを一時記憶する（ステップＳ２２）。
【００２６】
上記書き込み結果ログの作成ステップＳ２０或いはＳ２２の実行後には、当該書き込み結果ログを入門サーバ６を通じてカード発行サーバ１へアップロードし（ステップＳ２３）、この後にステップＳ１へ戻る。
【００２７】
このような書き込み結果ログがアップロードされたカード発行サーバ１においては、そのログ及び前述した人事データ中の個人データを利用して、ＩＣカード３についてのカードデータの不足状態の管理を行う。具体的には、書き込み結果ログが不足データの書き込みが成功した旨の記録を含むものであった場合には何もしないが、その書き込み結果ログが不足データの書き込みが失敗した旨の記録を含むものであった場合には、該当ＩＣカード３に部分的故障が発生しているものと判定し、その旨を当該カード発行サーバ１の管理者（人事担当者）に報知する。そして、このような報知を受けた管理者は、上記ＩＣカード３の所持者に対して例えば口頭或いはＥメールなどにより連絡することにより当該ＩＣカード３を回収し、そのＩＣカード３に対する不足カードデータの書き込み失敗の原因調査などを行うというルーチンが設定されている。
【００２８】
尚、図２では入門サーバ６に接続された入門端末９及びカードリーダライタ９ａについての動作を説明したが、入退室サーバ７に接続された入退室端末１０及びカードリーダ１０ａ並びに勤怠管理サーバに接続された勤怠管理端末１１及びカードリーダ１１ａについての動作も同様のものである。
【００２９】
以上要するに上記した本実施例によれば以下に述べるような作用・効果を奏するものである。
即ち。ＩＣカード３の配布を受けている従業員が、そのＩＣカード３に記憶されているカードデータを入門端末９のカードリーダライタ９ａに読み取らせる操作を行うと、その入門端末９が当該ＩＣカード３に対応した入門ログを作成するようになる。従って、この入門ログを参照することにより従業員のシステム利用状況（この場合は入門状況）を把握可能となる。入門端末９の上位装置であるカード発行サーバ１は、上記入門ログ及び対応する上記カードデータ中の個人データを利用して従業員の管理を行う。
【００３０】
また、カード発行サーバ１は、所定時期（例えば、予め数週間単位で設定された更新手続期間が始まる前の段階）になったときには、更新対象のＩＣカード３についての更新用個人データをその更新手続期間を示す更新期間データと共に入門サーバ６に与える。入門端末９は、入門サーバ６を通じて与えられた更新期間データにより示される期間中において、ＩＣカード３に記憶されているカードデータをカードリーダライタ９ａに読み取らせる操作が行われたときには、そのＩＣカード３に対してカードリーダライタ９ａを通じて更新用個人データを書き込むことにより、ＩＣカード３に記憶されている個人データを更新する処理を行うようになる。
【００３１】
従って、ＩＣカード３に記憶されている個人データの更新を、当該ＩＣカード３が実際に使用されたタイミング、つまりＩＣカード３のカードデータをカードリーダライタ９ａに読み取らせる操作が行われたタイミングで自動的に行うことが可能となる。この結果、従来のようにデータ更新作業の担当者を選任しておく必要がなくなり、以て人的な負担を軽減できるようになる。尚、このような個人データの更新は、データが未更新状態の更新対象ＩＣカード３が入退室端末１０や勤怠管理端末１１において始めて使用されたときにも行われることになる。
【００３２】
また、上記のような個人データの更新処理時には、入門端末９において更新用個人データの書き込みが適正に行われたか否がチェックされ、そのチェック結果を示す書き込み結果ログがカード発行サーバ１にアップロードされるようになる。カード発行サーバ１は、上記書き込み結果ログに基づいて入門端末９でのＩＣカード３の個人データ更新処理が適正に行われたか否かを管理し、不適正であった場合には、そのＩＣカード３の所持者（従業員）に対して例えば口頭或いはＥメールなどにより連絡することにより当該ＩＣカード３を回収して更新用個人データの書き込み失敗の原因調査などを行うものであり、結果的に、システムの運用を円滑に行う上で有益になる。尚、このようなチェックは、入退室端末１０及び勤怠管理端末１１においても同様に行われるものである。
【００３３】
さらに、ＩＣカード３中のカードデータが何らかの外的要因（静電気や電磁ノイズなど）で欠落した状態となった場合に、そのＩＣカード３が実際に使用されたタイミングでカードデータの欠落状態が入門端末９において検出されると共に、この後にＩＣカード３が再使用されたときに、欠落データがＩＣカード３に書き込まれる構成となっている。従って、ＩＣカード３中のカードデータの欠落を自動的に修復できるようになり、システムの運用上においてきわめて有益になる。尚、このような、データ欠落状態の検出及び欠落データの書き込み動作は、入退室端末１０及び勤怠管理端末１１においても同様に行われるものである。
【００３４】
尚、本発明は上記した実施例に限定されるものではなく、以下に述べるような変形或いは拡張が可能である。
カード発行サーバ１から入門サーバ６に与えられた更新用個人データ並びに更新期間データを、当該入門サーバ６において更新手続期間が経過するまで格納する構成としたが、それらのデータを入門端末９に格納する構成としても良く、また、ＩＣカード３のデータ更新に供された更新用個人データ並びに更新期間データについては順次消去する構成としても良い。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施例を示すシステム全体の機能ブロック図
【図２】入門端末による制御内容を示すフローチャート
【符号の説明】
１はカード発行サーバ（上位装置）、３はＩＣカード（個人情報カード）、５はネットワーク、６は入門サーバ、７は入退室サーバ、８は勤怠管理サーバ、９は入門端末（端末装置）、１０は入退室端末（端末装置）、１１は勤怠管理端末（端末装置）、９ａ、１０ａ、１１ａはカードリーダライタを示す。
【図１】
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【図２】
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