(57)【要約】【課題】定期的に送信しなければならない電子メールの送り忘れを防止することができる電子メール端末装置を提供する。【解決手段】電子メールの送受信処理機能を持つ電子メール端末装置において、現在作成中、あるいは、既に送信したメールを定期メールの雛形文書１６として指定し、入力された定期メールの送信周期情報を保持する定期メール設定手段と、前記定期メール設定手段１６によって指定されたメールが送信された日時および送信周期情報から次に送信する日時を算出する次回送信日時算出手段１７と、前記次回送信日時算出手段１７によって算出された日時になると、定期メールの雛形文書として指定されたメールの内容を読み出し、定期メールを送信する準備を行う定期メール送信準備手段１８と、送信すべき定期メールがあることを利用者に知らせるアラーム手段１９とを備えた。【選択図】  図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールの送受信処理機能を持つ電子メール端末装置において、
現在作成中、あるいは、既に送信したメールを定期メールの雛形文書として指定し、入力された定期メールの送信周期情報を保持する定期メール設定手段と、
前記定期メール設定手段によって指定されたメールが送信された日時および送信周期情報から次に送信する日時を算出する次回送信日時算出手段と、
前記次回送信日時算出手段によって算出された日時になると、定期メールの雛形文書として指定されたメールの内容を読み出し、定期メールを送信する準備を行う定期メール送信準備手段と、
送信すべき定期メールがあることを利用者に知らせるアラーム手段とを備えたことを特徴とする電子メール端末装置。
【請求項２】
定期メールの件名に日付の記載の有無を検知する日付記載検知手段と、雛形文書として指定されたメールの件名に日付の記載があった場合に定期メール送信予定日の日付に自動的に変更する日付変更手段を設けたことを特徴とする請求項１に記載の電子メール端末装置。
【請求項３】
送信したメール件名の日付等のキーワードを検索して定期メールの候補を決める定期メール候補検索手段と、前記キーワードを含む電子メールを定期送信メールであると推定しその電子メールを定期メールの雛形に指定する定期メール雛形作成手段とを設けたことを特徴とする請求項１記載の電子メール端末装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子メールを送受信するための送受信機能を有する電子メール端末装置に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
近年、電子メール装置を備えたパーソナルコンピュータ（以下「ＰＣ」という）や携帯電話等の普及により、業務報告等の連絡は電子メールで通知されることが多くなっている。
【０００３】
このような電子メールを利用したシステムとして、例えば、顧客から受注した商品に関する受注データおよび前記商品に関する特性データに基づいて、前記商品の再購入を促す電子メールの送信日を算出し、前記算出された送信日に前記顧客のメールアドレスに対して前記電子メールを送信する商品販売システムが開発されている（例えば、特許文献１参照。）。
【０００４】
また、ネットワークを使用して、特定の送受信者間で通信情報の交換を行う電子メールシステムにおいて、回答期限付きメールを送信する場合に、サーバー側で回答期限を管理する電子メールシステムが開発されている（例えば、特許文献２参照。）。
【０００５】
【特許文献１】
特開２００１−３１９１１８号公報
【特許文献２】
特開平９−１３９７５２号公報
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
電子メール端末装置の利用者が週報や月報等のような定型書式のメールを定期的に送信する場合、メール送信期日がきたら、今回送信するメールの見本に使うメールを送信履歴から送信日時とメール件名を基に選定し、選定したメールを複製し、日付、および内容を修正し、メールを送信する。このような作業を手動で順に行っている。このように利用者が手動でメールを複製して修正する作業は面倒であったり、メールの送信周期が月に１度であったりする場合にはメールを送信する期日をうっかり忘れてしまうといった問題を有している。
【０００７】
特許文献１に記載したシステムは、電子メ−ルの送信日を算出し、その算出された送信日に所定のメ−ルアドレスに対して電子メ−ルを送信するものでありますが、現在作成中、あるいは既に送信したメールを、定期メールの雛形文書として利用する点が開示されておりません。
【０００８】
また、特許文献２に記載したような電子メールシステムは、送信する日時を算出することによってメールの送信を管理するものではありません。
【０００９】
そこで、本発明は、定期的に送信しなければならない電子メールの送り忘れを防止することができる電子メール端末装置を提供することを目的としている。
【００１０】
【課題を解決するための手段】
前記課題を解決するために本発明の電子メール端末装置は、現在作成中、あるいは、既に送信したメールを、定期メールの雛形文書として指定し、入力された前記定期メールの送信周期情報を保持する定期メール設定手段と、前記定期メール設定手段によって指定されたメールが送信された日時および送信周期情報から次に送信する日時を算出する次回送信日時算出手段と、前記次回送信日時算出手段によって算出された日時になると、定期メールの雛形文書として指定されたメールの内容を読み出し、メールを送信する準備を行う定期メール送信準備手段と、送信すべきメールがあることを利用者に知らせるアラーム手段とを備えた。
【００１１】
この発明によれば、定期的に送信しなければならない電子メールの送り忘れを防止することができる電子メール端末装置が得られる。
【００１２】
【発明の実施の形態】
本発明の請求項１に記載の発明は、電子メールの送受信処理機能を持つ電子メール端末装置において、現在作成中、あるいは、既に送信したメールを、定期メールの雛形文書として指定し、入力されたメールの送信周期情報を保持する定期メール設定手段と、前記定期メール設定手段によって指定されたメールが送信された日時および送信周期情報から次に送信する日時を算出する次回送信日時算出手段と、前記次回送信日時算出手段によって算出された日時になると、定期メールの雛形文書として指定されたメールの内容を読み出し、メールを送信する準備を行う定期メール送信準備手段と、送信すべきメールがあることを利用者に知らせるアラーム手段とを備えた電子メール端末装置としたものであり、定期メール設定手段で雛形文書を指定するとともに送信周期を保持し、次回送信日時算出手段で雛形文書の受信または送信日時に送信周期を加算して次回送信日時を算出し、定期メール送信準備手段で所定の日付になったときに自動的にメール送信の準備を行い、アラーム手段で利用者に知らせるという作用を有する。
【００１３】
請求項２に記載の発明は、メールの件名に日付の記載の有無を検知する日付記載検知手段と、定期メールの雛形文書として指定されたメールの件名に日付の記載があった場合にメール送信予定日の日付に自動的に変更する日付変更手段を設けたことを特徴とする請求項１に記載の電子メール端末装置としたものであり、日付の記載を検索し、または所定の位置の記載を読み取り、そのときの日付に置き換えるという作用を有する。
【００１４】
請求項３に記載の発明は、送信したメール件名の日付等のキーワードを検索して定期メールの候補を決める定期メール候補検索手段と、前記キーワードを含む電子メールを定期送信メールであると推定しその電子メールを定期メールの雛形に指定する定期メール雛形作成手段とを設けたことを特徴とする請求項１記載の電子メール端末装置としたものであり、定期メールの候補を決めるときに多数のメールの中から不要なメールを排除してから候補を決め、また、自動的に指定するという作用を有する。
【００１５】
以下、本発明の実施の形態について、図１から図１０を用いて説明する。
【００１６】
（実施の形態１）
図１は本発明の実施の形態１に係る電子メール端末装置を示す装置ブロック図である。この図に示すように、本実施の形態１の電子メール端末装置は、電子メール端末装置の制御を行う中央演算装置（以下「ＣＰＵ」という）１と、送受信したメール内容や電子メール装置の利用者へ操作指示等を表示する液晶表示画面を有する液晶表示装置（以下「ＬＣＤ」という）２と、ＬＣＤ２に表示をするイメージデータを保持するビデオ・ランダム・アクセス・メモリ（以下「ＶＲＡＭ」という）３と、電子メール端末装置のプログラムが記憶されているフラッシュメモリ４と、プログラム実行時のデータの記憶、読み出しに使用するランダム・アクセス・メモリ（以下「ＲＡＭ」という）５と、電子メールの送受信データを記憶するハードディスク６と、電子メール装置の利用者がデータ入力に使用するキーボード７と、現在の日時を取得するためのリアルタイムクロック８と、電子メールを送受信するモデム９と、電子メール装置の利用者に送信しなければならない定期メールがあることをアラームするための発光ダイオード（以下「ＬＥＤ」という）１０とを有する。
【００１７】
図２は、図１に示す電子メール装置の機能ブロック図である。図１、図２に示すように、本実施の形態１に係る電子メール装置は、イベント取得手段１１と、メール作成手段１２と、メール送受信手段１３と、メール内容表示手段１４と、時刻取得手段１５と、定期メール設定手段１６と、次回送信日時算出手段１７と、定期メール送信準備手段１８と、アラーム手段１９とを備えている。
【００１８】
イベント取得手段１１は、リアルタイムクロック８からのタイマ割込み、あるいは、電子メール装置利用者からのキーボード入力等のイベントを取得する。
【００１９】
メール作成手段１２は、送信するメールを作成するために、電子メール装置の利用者によってキーボード入力されたデータを取り込み、ハードディスク６に保存する。
【００２０】
メール送受信手段１３は、メール作成手段１２によって作成されたメールをモデム９で送信したり、メールサーバにある自分宛の電子メールをモデム９により受信してハードディスク６へ保存する。
【００２１】
メール内容表示手段１４は、ハードディスク６に保存された電子メールをＬＣＤ２に表示させる。
【００２２】
時刻取得手段１５は、リアルタイムクロック８のデータを読み出して現時刻を取得する。
【００２３】
定期メール設定手段１６は、現在作成中のメール、あるいは、すでに送信済みのメールを定期メールの雛形文書として使用するか否かを電子メール装置の利用者が指示し、定期メールの雛形文書として使用することが指示された場合には送信する周期を指定する。
【００２４】
次回送信日時算出手段１７は、定期メール設定手段１６で定期メールの雛形文書に設定されたメールの送信完了後、送信日時と送信周期情報から次に送信する日時を算出し、その情報をハードディスク６へ保存する。
【００２５】
定期メール送信準備手段１８は、時刻取得手段１５より取得した現在の日時と次回送信日時算出手段１７より算出された送信予定日時とを比較し、その比較結果が一致した場合にハードディスク６に保存されている雛形文書を読み出してメール内容と送信先メールアドレスを複製する。
【００２６】
アラーム手段１９は、送信すべき定期メールがあり、送信準備ができていることを電子メール装置利用者に知らせるためにＬＥＤ１０を点滅させる。
【００２７】
図３は、定期メール送信機能を有するプログラムの概略を示すフローチャートである。このフローチャートに基づいて、電子メール装置が定期メールを送信する手順を説明する。
【００２８】
Ｓ１では、電子メール装置の利用者がメール作成を選択したか、メール内容表示を選択したか、メール送受信を選択したか、電子メールプログラムの終了を選択したか、あるいは、あらかじめ指定されている時間間隔（例えば、１ミリ秒）が経過したかのイベントをイベント取得手段１１が待っており、いずれかのイベントをイベント取得手段１１が取得した場合にはＳ２に移行する。
【００２９】
図４は、図１に示す電子メール装置の表示画面の一の状態を示す説明図である。Ｓ２では、ＬＣＤ２に図４に示すような画面が表示されているときに利用者が画面右上の周期指定リストボックス３１をチェックすることによって定期メールの周期が指定されたか否かを判断する。
【００３０】
図５は、同表示画面の周期指定リストボックスを開いた状態を示す説明図である。図５に示すように、周期は、「なし」、「毎日」、「週に一度」および「月に一度」の中から選択することができる。周期が指定された場合はＳ３へ分岐し、「なし」が選択されている場合にはＳ４へ移行する。
【００３１】
図６は、図１に示す電子メール装置の表示画面の他の状態を示す説明図、図７は電子メール装置の管理データの一例を示す説明図である。Ｓ３では、図６に示すように利用者によって周期が「週に一度」と指定された場合には、周期情報を、図７に示すようなメールデータの周期フラグに「週１回」情報をセットしてハードディスク６に保存する。利用者が図５の画面上で「毎日」と指定した場合はメールデータの周期フラグに「毎日」情報を、利用者が図５の画面上で「月に一度」と指定した場合はメールデータの周期フラグに「月１回」情報をセットしてハードディスク６に保存する。データ保存終了後、Ｓ１のイベント待ちに戻る。
【００３２】
Ｓ４では、メール送受信が選択された否かを判断する。メール送受信が選択された場合はＳ５へ分岐し、そうでなければＳ６へ移行する。
【００３３】
Ｓ５では、モデム９を介してメールを電子メールサーバへ送信すると共に、電子メールサーバに利用者宛のメールがある場合にはメールを受信し、そのデータをハードディスク６に保存後、Ｓ８へ移行する。
【００３４】
Ｓ６では、タイマ割込みイベントであるか否かを判断する。タイマ割込みイベントであった場合には、Ｓ７へ分岐し、そうでない場合にはＳ１３に移行する。
【００３５】
Ｓ７では、タイマ割込み時間が利用者によってあらかじめ定められたメール送受信チェック時間と一致するか否かを判断する。メール送受信チェック時間と一致すると判断された場合にはＳ５へ分岐してメールの送受信処理を行う。メール送受信チェック時間と一致しなかった場合にはＳ１０へ移行する。
【００３６】
Ｓ８では、定期メール設定手段１６で利用者によって周期情報が設定されたか否かを判断する。周期情報が設定されたと判断した場合にはＳ９へ移行して、そうでない場合はＳ１のイベント待ち状態に戻る。
【００３７】
Ｓ９では、送信日時と図７に示すようなメールデータの周期フラグに設定されている周期情報から次回送信する日時を算出する。そして算出された日時情報を定期メール管理インデックスに日時と対応するメールデータの情報として登録する。この定期メール管理インデックスは日時に対して昇順にソートされている。
【００３８】
Ｓ１０では、タイマ割込み時間がハードディスク６に保存されている定期メール管理インデックスに登録されている次回定期メール送信日時と一致するか否かを判断する。次回定期メール送信日時と一致すると判断した場合にはＳ１１へ移行して、そうでない場合はＳ１のイベント待ち状態に戻る。
【００３９】
Ｓ１１では、ハードディスク６に保存されている定期メール管理インデックスから定期メールの雛形文書を探してきてＲＡＭ５へ読み出す。そして、読み出したデータを新規メールとしてデータのコピーを行う。
【００４０】
Ｓ１２では、本日中に送信しなければならない定期メールがあることをＬＥＤ１０を点滅させることによって利用者に注意を促す。そして雛形文書から作成したメールの内容を利用者が編集できるようにするためメール作成手段１２に指示してＳ１４へ移行する。
【００４１】
Ｓ１３では、メール作成が選択されたか否かを判断する。メール作成が選択された場合はＳ１４へ分岐し、そうでない場合はＳ１５へ移行する。
【００４２】
Ｓ１４では、メール作成画面を表示して文字入力待ち状態となっている。キーボード７から入力されたデータをハードディスク６へ保存した後、Ｓ１のイベント待ちに戻る。新規メールの作成時、および、定期メールの雛形文書を利用した定期メールの作成時にこのステップを通る。
【００４３】
Ｓ１５では、利用者によってメール内容表示が選択されたか否かを判断する。メール内容表示が選択されたと判断した場合にはＳ１６へ分岐して、そうでない場合はＳ１７へ移行する。
【００４４】
Ｓ１６では、指定されたメールに対応したメールデータをハードディスク６から読み出してＶＲＡＭ３に保持してＬＣＤ２に出力する。
【００４５】
Ｓ１７では、電子メール機能の終了が選択されたか否かを判断し、終了が選択されたと判断した場合は処理を終了し、そうでない場合はＳ１へ移行してイベント待ちの状態に戻る。
【００４６】
（実施の形態２）
以下、本発明の実施の形態２について説明する。
【００４７】
図８は本発明の実施の形態２に係る電子メール装置を示す機能ブロック図である。なお、以下に行う実施の形態２の説明では、実施の形態１の構成要素と同様の構成要素には実施の形態１と同一の符号を付し、実施の形態１の説明と重複する説明は省略する。
【００４８】
図８に示すように、本実施の形態２の電子メール装置のＣＰＵは、実施の形態１に係る電子メール装置のＣＰＵ１が備えている各種手段に加えて、日付記載検知手段２０と、日付変更手段２１を備えている。この日付記載検知手段２０は、定期メール送信準備手段１８で雛形文書を読み出してメール複製した後、定期メールの件名に日付が記載されているか否かの検索を行う。日付変更手段２１では、日付記載検知手段２０で定期メールの件名に日付の記載ありと判断された場合に、メールの件名に記載された日付を本日の日付に変更する。
【００４９】
図９は、同電子メール装置の表示画面の一例を示す説明図である。日付変更手段２１は、自動修正がなされたことを電子メール装置の利用者が容易に認知できるように、修正した個所を図９に示すように前景と背景の色を変えて表示する。これらの手段を備えることによって、電子メール装置の利用者の修正作業を軽減することが可能となる。
【００５０】
（実施の形態３）
以下、本発明の実施の形態３について説明する。
【００５１】
図１０は本発明の実施の形態３に係る電子メール装置を示す機能ブロック図である。なお、以下に行う実施の形態３の説明では、実施の形態１の構成要素と同様の構成要素には実施の形態１と同一の符号を付し、実施の形態１の説明と重複する説明は省略する。
【００５２】
図１０に示すように、本実施の形態３の電子メール装置のＣＰＵは、実施の形態１に係る電子メール装置のＣＰＵ１が備えている定期メール設定手段１６の代わりに、定期メール候補検索手段２２と定期メール雛形作成手段２３を備える。この定期メール候補検索手段２２では、メール送受信手段１３でのメール送受信後、送信したメールが定期メールとして次回送信する可能性があるか否かを判断するために、今回送信したメールの件名から定期メール件名キーワードを検索する。検索キーワードは「週報」、「月報」、「月例」、「月次」、「日時」、「日付」、「日づけ」、「年」、「月」、「日」等である。また、送信済みデータの中から、今回送信したメールの件名とほぼ一致する件名があるか否かを検索して送信先のメールアドレスが一致していた場合に定期メール候補とすることもできる。定期メール雛形作成手段２３では、定期メール候補検索手段２２でメール件名の中にキーワードが含まれていた場合に、図７に示すような定期メール管理インデックスを作成する。
【００５３】
定期メール設定手段１６の代わりに、これら定期メール候補検索手段２２と定期メール雛形作成手段２３とを備えることによって、利用者が定期メールの雛形であることを指定をすることなく、自動で定期メールの雛形を作成することが可能となる。
【００５４】
【発明の効果】
電子メールの送受信処理機能を持つ電子メール端末装置において、現在作成中、あるいは、既に送信したメールを定期メールの雛形文書として指定し、入力された定期メールの送信周期情報を保持する定期メール設定手段と、前記定期メール設定手段によって指定されたメールが送信された日時および送信周期情報から次に送信する日時を算出する次回送信日時算出手段と、前記次回送信日時算出手段によって算出された日時になると、定期メールの雛形文書として指定されたメールの内容を読み出し、定期メールを送信する準備を行う定期メール送信準備手段と、送信すべき定期メールがあることを利用者に知らせるアラーム手段とを備えることによって、定期的に送信しなければならないメールの出し忘れ防止が可能になった。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態１に係る電子メール端末装置を示す装置ブロック図
【図２】図１に示す電子メール装置の機能ブロック図
【図３】図１に示す電子メール装置のフローチャート
【図４】図１に示す電子メール装置の表示画面の一の状態を示す説明図
【図５】図１に示す表示画面の周期指定リストボックスを開いた状態を示す説明図
【図６】電子メール装置の表示画面の他の状態を示す説明図
【図７】電子メール装置の管理データの一例を示す説明図
【図８】本発明の実施の形態２に係る電子メール装置を示す機能ブロック図
【図９】本発明の実施の形態２に係る電子メール装置の表示画面の一例を示す説明図
【図１０】本発明の実施の形態３に係る電子メール装置の機能ブロック図
【符号の説明】
１  ＣＰＵ
２  ＬＣＤ
３  ＶＲＡＭ
４  フラッシュメモリ
５  ＲＡＭ
６  ハードディスク
７  キーボード
８  リアルタイムクロック
９  モデム
１０  ＬＥＤ
１１  イベント取得手段
１２  メール作成手段
１３  メール送受信手段
１４  メール内容表示手段
１５  時刻取得手段
１６  定期メール設定手段
１７  次回送信日時算出手段
１８  定期メール送信準備手段
１９  アラーム手段
２０  日付記載検知手段
２１  日付変更手段
２２  定期メール候補検索手段
２３  定期メール雛形作成手段
３１  周期指定リストボックス
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
2004295335.tif 000008
【図７】
2004295335.tif 000009
【図８】
2004295335.tif 000010
【図９】
2004295335.tif 000011
【図１０】
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