(57)【要約】【課題】コンピュータを利用しつつ、コンピュータの操作に不慣れな利用者であっても、コンピュータの操作に関する知識やキーボードの扱いに対する慣れなどを必要とせずに処理を行うことができるようにする。【解決手段】予め定義されたプロセスによるワークフロー管理を行い、ＭＦＰなどからの入力内容を格納手段１２に格納すると共に、そのＭＦＰなどの操作端末での操作に当たって、ＩＣカードにより確認された所有者の名前（ユーザ名）で操作可能な操作メニューの一覧をタッチパネル４１に表示し、そのタッチパネルからの選択入力により操作メニューの指定ができるようにすると共に、スキャナ部からの書類のスキャン入力などの操作に当たっても、操作ガイダンスをスピーカ５による音声およびタッチパネル４１による画面表示によって行う。【選択図】        図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
コンピュータでのワークフロー管理により複数の連続する工程を処理するワークフローシステムであって、
ワークフロー管理を行う制御手段を具備した管理サーバと、該管理サーバに接続された操作端末とを備え、
前記操作端末は、操作可能な選択肢を表示する表示手段と、該選択肢からの選択を入力する選択入力手段と、紙面の画情報をスキャンして入力するスキャナ手段とを備え、
前記制御手段は、前記選択入力手段からの選択入力と、所要の内容が記載された紙を前記スキャナ手段でスキャンするスキャン入力とによりワークフローの処理を開始するように構成されたことを特徴とするワークフローシステム。
【請求項２】
前記管理サーバは、ワークフローの処理を申請した申請者、およびワークフロー管理における該申請後の各工程を担当する担当者の一方または両方の携帯端末装置に対して発呼する発呼手段を備え、
該発呼手段は、予め定められた１つの工程による処理が完了すると、次の工程の担当者の前記携帯端末装置に発呼することを特徴とする請求項１記載のワークフローシステム。
【請求項３】
前記管理サーバは、データを格納する格納手段を備え、
前記制御手段は、前記スキャナ手段により入力されたデータを前記格納手段に格納し、同一のワークフローに関して追加されたデータを、初めの入力データに関連付けることで管理することを特徴とする請求項１または２記載のワークフローシステム。
【請求項４】
前記操作端末それぞれに対してスピーカを備え、
前記制御手段は、前記スピーカに、当該スピーカが配設された操作端末における各操作に対して音声により操作ガイダンスを行わせることを特徴とする請求項１から３の何れか１項に記載のワークフローシステム。
【請求項５】
前記制御手段は、前記表示手段に、当該表示手段を備える操作端末における各操作に対して操作案内を表示させることを特徴とする請求項１から４の何れか１項に記載のワークフローシステム。
【請求項６】
前記表示手段と、前記選択入力手段とは、タッチパネルであることを特徴とする請求項１から５の何れか１項に記載のワークフローシステム。
【請求項７】
ワークフロー管理を行う管理サーバと、該管理サーバに接続された操作端末とを備え、
前記操作端末は、画面を表示する表示手段と、該選択肢からの選択を入力する選択入力手段と、紙面の画情報をスキャンして入力するスキャナ手段とを備え、
コンピュータでのワークフロー管理により複数の連続する工程を処理するワークフローシステムの制御プログラムであって、
前記管理サーバを、
前記表示手段に操作可能な選択肢を表示させると共に、前記選択入力手段からの選択入力と、所要の内容が記載された紙を前記スキャナ手段でスキャンするスキャン入力とによりワークフローの処理を開始してワークフロー管理を行う制御手段として機能させることを特徴とするワークフローシステムの制御プログラム。
【請求項８】
前記管理サーバは、ワークフローの処理を申請した申請者、およびワークフロー管理における該申請後の各工程を担当する担当者の一方または両方の携帯端末装置に対して発呼する発呼手段を備え、
前記制御手段が、前記発呼手段に、予め定められた１つの工程による処理が完了した時、次の工程の担当者の前記携帯端末装置に発呼させるよう制御することを特徴とする請求項７記載のワークフローシステムの制御プログラム。
【請求項９】
前記管理サーバを、前記スキャナ手段により入力されたデータを格納する格納手段として機能させ、
前記制御手段は、同一のワークフローに関して追加されたデータを、初めの入力データに関連付けることで管理することを特徴とする請求項７または８記載のワークフローシステムの制御プログラム。
【請求項１０】
前記ワークフローシステムは、前記操作端末それぞれに対してスピーカを備え、
前記制御手段は、前記スピーカに、当該スピーカが配設された操作端末における各操作に対して音声により操作ガイダンスを行わせることを特徴とする請求項７から９の何れか１項に記載のワークフローシステムの制御プログラム。
【請求項１１】
前記制御手段は、前記表示手段に、当該表示手段を備える操作端末における各操作に対して操作案内を表示させることを特徴とする請求項７から１０の何れか１項に記載のワークフローシステムの制御プログラム。
【請求項１２】
前記表示手段と、前記選択入力手段とは、タッチパネルであることを特徴とする請求項７から１１の何れか１項に記載のワークフローシステムの制御プログラム。
【請求項１３】
請求項７から１２の何れか１項に記載のワークフローシステムの制御プログラムが記録されたことを特徴とするワークフローシステムの制御プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、例えば官庁や企業などで利用され、複数のワークを、定義されたプロセスに従ってコンピュータを利用して処理するワークフローシステム、該システムの制御プログラム、および該プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
一般に、組織で業務を処理するに当たっては、処理を担当する担当者が承認権限のある上司に自筆サインをもらってから次の工程に書類をまわしていくなど、紙の書類をやりとりしながら処理を進めていく処理方式がある。
【０００３】
また、コンピュータを用いてワークフロー管理を行い、業務の処理に自動化を導入するシステムがある。
近年、官庁や企業などの組織では、例えば申請書、起案書、伝票、申告書などの処理対象に対して、起票、承認、決済といった工程により、コンピュータを利用して組織としての業務を処理するシステムが用いられることが多くある。
このように、複数のワークを、定義されたプロセスに従ってコンピュータのワークフロー管理により処理するシステムを、本明細書ではワークフローシステムと呼ぶ。
【０００４】
こうしたシステムとして、特開２００２−２４５２１５号公報（特許文献１）のワークフローシステムがある。このものは、ワークを定義・制御・管理するワークフローエンジンと、ワーク画面とを分離させ、その処理に対する指示入力を、インターネットに接続された端末・携帯電話によりできるようにしたものである。
【０００５】
【特許文献１】
特開２００２−２４５２１５号公報
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、紙の書類をやりとりしながら処理を進めていく上述した従来の処理方式では、手作業であるため時間がかかり、効率化という面から問題があった。また、その処理の場を離れてしまうと、問い合わせない限り処理状況がわからなくなり、次の処理にすぐに移りにくくなるため、ますます時間がかかってしまう問題があった。
その反面、コンピュータの操作に不慣れな人にも問題なく処理ができ、自筆サインによる承認が好まれる用途にも対応できる。また、紙を綴じるなどの管理にも、いくらでも綴じられるため制限がなく、フレキシブルな管理を行うことができる。
【０００７】
また、上述した特許文献１のものなど、コンピュータを利用してワークフロー管理を行う従来のワークフローシステムは、処理の効率化を実現でき、処理時間の短縮化を図ることができる好適なものであるが、そのワークを担当する担当者がコンピュータの操作に関する知識やキーボードの扱いに対して、ある程度習得していく必要があった。
ここで、例えば多くの人が処理に関わる電子政府などの巨大なワークフローシステムでは、高齢の方などで、コンピュータの扱いそのものに抵抗感を感じる利用者がいる場合もある。
また、コンピュータによるシステムを導入するために、それまでの紙によるプロセスを一部変更する必要が生じることに対しても抵抗感がある場合があり、紙の書類での自筆サインによる承認の方が好まれることもある。
【０００８】
本発明はこのような状況に鑑みてなされたものであり、コンピュータを利用することで効率的に処理ができ、処理時間の短縮を図ることができると共に、コンピュータの操作に不慣れな利用者であっても、コンピュータの操作に関する知識やキーボードの扱いに対する慣れなどを必要とせずに処理を行うことができるワークフローシステム、該システムの制御プログラム、および該プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体を提供することを目的とする。
【０００９】
また、他に目的とすることは、自筆サインによる承認など紙の書類を用いた処理が好まれる環境であっても、その業務における紙の書類で承認を受けることなどの基本的なプロセスを変更することなく、フレキシブルに対応してコンピュータによる処理の自動化を導入することができるワークフローシステム、該システムの制御プログラム、および該プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体を提供することである。
【００１０】
【課題を解決するための手段】
かかる目的を達成するために、本発明は以下の特徴を有する。
請求項１記載の発明は、コンピュータでのワークフロー管理により複数の連続する工程を処理するワークフローシステムであって、ワークフロー管理を行う制御手段を具備した管理サーバと、該管理サーバに接続された操作端末とを備え、操作端末は、操作可能な選択肢を表示する表示手段と、該選択肢からの選択を入力する選択入力手段と、紙面の画情報をスキャンして入力するスキャナ手段とを備え、上記した制御手段は、選択入力手段からの選択入力と、所要の内容が記載された紙をスキャナ手段でスキャンするスキャン入力とによりワークフローの処理を開始するように構成されたことを特徴とする。
【００１１】
請求項２記載の発明は、上記した管理サーバが、ワークフローの処理を申請した申請者、およびワークフロー管理における該申請後の各工程を担当する担当者の一方または両方の携帯端末装置に対して発呼する発呼手段を備え、該発呼手段は、予め定められた１つの工程による処理が完了すると、次の工程の担当者の携帯端末装置に発呼することを特徴とする。
【００１２】
請求項３記載の発明は、上記した管理サーバが、データを格納する格納手段を備え、上記した制御手段は、スキャナ手段により入力されたデータを格納手段に格納し、同一のワークフローに関して追加されたデータを、初めの入力データに関連付けることで管理することを特徴とする。
【００１３】
請求項４記載の発明は、上記した操作端末それぞれに対してスピーカを備え、上記した制御手段は、スピーカに、当該スピーカが配設された操作端末における各操作に対して音声により操作ガイダンスを行わせることを特徴とする。
【００１４】
請求項５記載の発明は、上記した制御手段が、上記した表示手段に、当該表示手段を備える操作端末における各操作に対して操作案内を表示させることを特徴とする。
【００１５】
請求項６記載の発明は、上記した表示手段と、上記した選択入力手段とは、タッチパネルであることを特徴とする。
【００１６】
請求項７記載の発明は、ワークフロー管理を行う管理サーバと、該管理サーバに接続された操作端末とを備え、操作端末は、画面を表示する表示手段と、該選択肢からの選択を入力する選択入力手段と、紙面の画情報をスキャンして入力するスキャナ手段とを備え、コンピュータでのワークフロー管理により複数の連続する工程を処理するワークフローシステムの制御プログラムであって、上記した管理サーバを、表示手段に操作可能な選択肢を表示させると共に、選択入力手段からの選択入力と、所要の内容が記載された紙をスキャナ手段でスキャンするスキャン入力とによりワークフローの処理を開始してワークフロー管理を行う制御手段として機能させることを特徴とする。
【００１７】
請求項８記載の発明は、上記した管理サーバが、ワークフローの処理を申請した申請者、およびワークフロー管理における該申請後の各工程を担当する担当者の一方または両方の携帯端末装置に対して発呼する発呼手段を備え、上記した制御手段が、発呼手段に、予め定められた１つの工程による処理が完了した時、次の工程の担当者の携帯端末装置に発呼させるよう制御することを特徴とする。
【００１８】
請求項９記載の発明は、上記した管理サーバを、スキャナ手段により入力されたデータを格納する格納手段として機能させ、上記した制御手段は、同一のワークフローに関して追加されたデータを、初めの入力データに関連付けることで管理することを特徴とする。
【００１９】
請求項１０記載の発明は、ワークフローシステムが、上記した操作端末それぞれに対してスピーカを備え、上記した制御手段は、スピーカに、当該スピーカが配設された操作端末における各操作に対して音声により操作ガイダンスを行わせることを特徴とする。
【００２０】
請求項１１記載の発明は、上記した制御手段が、上記した表示手段に、当該表示手段を備える操作端末における各操作に対して操作案内を表示させることを特徴とする。
【００２１】
請求項１２記載の発明は、上記した表示手段と、上記した選択入力手段とは、タッチパネルであることを特徴とする。
【００２２】
請求項１３記載の発明は、請求項７から１２の何れか１項に記載のワークフローシステムの制御プログラムが記録されたことを特徴とする。
【００２３】
【発明の実施の形態】
次に、本発明に係るワークフローシステム、該システムの制御プログラム、および該プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体の実施形態を、図面を用いて詳細に説明する。
本実施形態のワークフローシステムは、コンピュータによりワークフロー管理を行い、処理しようとするワークを予め定義されたプロセスに従って処理する好適なものを例示している。
なお、ワークフローとは、複数のワークが連続して処理される形態である。すなわち、業務を行うにあたり必要となる各工程における処理をワークとし、このワークを順次、担当者が処理していく形態である。
【００２４】
本実施形態としてのワークフローシステムは、図１に示すように、管理サーバ１と、複数のワーク部２（２ａ、２ｂ、２ｃ、・・・）とが、ＬＡＮ３や無線により接続されて構成され、各ワーク部２は、管理サーバによるワークフロー管理に従って、処理を行う人物の作業を支援する。
このワーク部２は、ワークフローシステムとして処理するワークの１工程を処理するための部分であり、例えばワークフローシステムが官庁における業務を支援するものであれば、申請書などの処理対象に対して、申請書受け付け、申請の承認、決済といった予め定められた工程に従って処理がなされるが、そうした各工程の１つを担当するための部分である。
換言すれば、このワーク部２は、その割り当てられた工程の１つを担当する担当者が、ワークフローシステムへの入力などの操作を行う装置を備えた部分（ワークフローシステムにおける１単位）である。
【００２５】
本実施形態では、３つのワーク部を備える場合を例として説明する。
第１のワーク部２ａは、外来の申請者から申請書類を受け付ける工程を担当し、申請者が申請書類を入力するＭＦＰ（ｍｕｌｔｉｆｕｎｃｔｉｏｎ  ｐｒｉｎｔｅｒ  ）４ａと、スピーカ５ａと、ＩＣカードリーダ６ａと、監視カメラ７ａとを備えている。また、申請者は携帯電話８ａを所持している。
【００２６】
ＭＦＰ４ａは、図２に示すように、タッチパネル４１ａと、スキャナ部と、プリンタ部とを備え、スピーカ５ａとＩＣカードリーダ６ａとが一体に構成され、ＬＡＮ３に接続されている。
このことにより、申請者は、ＩＣカードリーダ６ａによる個人認証と、その個人認証を行った後のタッチパネル４１ａによる操作と、スピーカ５ａによる音声ガイダンスを受けることとを、一体として行うことができる。
【００２７】
上記したタッチパネル４１ａは、申請者が選択可能な操作メニューや操作案内などを表示すると共に、その表示に手などで触れることでの操作入力を受ける。
スキャナ部は、書類をスキャンして読み込む機能を備え、プリンタ部は、記録紙にプリントして出力する機能を備える。
スピーカ５ａは、申請者がＩＣカードをＩＣカードリーダ６ａに挿入した際にそのＩＣカードの所有者の名前を呼びかけたり、音声ガイダンスにより操作案内を行ったりする。
【００２８】
ＩＣカードリーダ６ａは、個人を識別するための情報を備えたＩＣカードの挿入を受ける。この個人を識別するための情報は、例えばユーザＩＤ、暗号化された個人情報など、各種のものであってよい。
また、監視カメラ７ａは、ＭＦＰ４ａにより操作を行う申請者に対して、その申請者の顔を人物判定可能に撮影できるようにタッチパネル４１ａの背後の側などに設けられ、申請者がタッチパネル４１ａなどで操作を行っている様子を撮影する。
【００２９】
第２のワーク部２ｂは、受け付けた書類に対して組織内部での第１の工程としての処理を行う部分であり、例えば、第１のワーク部２ａで受け付けた申請書類に対して、担当者が承認書をプリントアウトして、その承認書に上司から自筆サインを筆記具により書いてもらった後、その自筆サインが入った承認書をスキャンさせて読み込ませる処理を行うための部分である。
このため、この第２のワーク部２ｂは、タッチパネル４１ｂを具備するＭＦＰ４ｂと、スピーカ５ｂと、ＩＣカードリーダ６ｂと、監視カメラ７ｂとを備えている。また、担当者は携帯電話８ｂを所持している。
【００３０】
第３のワーク部２ｃは、組織内部での、上記した第２のワーク部２ｂに続く工程としての処理を行うための部分であり、例えば、承認された申請における決済や、処理を担当する業者への発注などの処理を行うための部分である。
このため、この第３のワーク部２ｃは、タッチパネル４１ｃを具備するＭＦＰ４ｃと、スピーカ５ｃと、ＩＣカードリーダ６ｃと、ＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）９ｃと、監視カメラ７ｃとを備えている。また、担当者は携帯電話８ｃを所持している。
【００３１】
それぞれのワーク部２による処理は、管理サーバ１により管理される。
この管理サーバ１は、ワークフローシステムとしての動作全体を制御する制御手段１１と、データなどを格納する格納手段１２と、各携帯電話８への発呼や通知などを行うための発呼手段１３とを備えてなり、ＬＡＮ３を介して各ワーク部２と接続されている。
この発呼手段１３は、各携帯電話８に対する無線通信手段であってもよい。あるいは、ＰＳＴＮ（Ｐｕｂｌｉｃ  Ｓｗｉｔｃｈｅｄ  Ｔｅｌｅｐｈｏｎｅ  Ｎｅｔｗｏｒｋ  ）経由で各携帯電話８に発呼するためのダイヤル手段であってもよい。
【００３２】
制御手段１１は、ワークフローシステムにおける動作として、各ワーク部２による処理を、予め定義されたプロセスによるワークフロー管理として制御すると共に、そのプロセスによる処理に対する１つ１つの操作を、操作する申請者や担当者などが、操作可能な選択肢からの選択入力や、画面表示および音声による操作ガイダンスに従うことでできるようにする。
すなわち、予め定義されたプロセスによるワークフロー管理を行い、ＭＦＰなどからの入力内容を格納手段１２に格納すると共に、そのＭＦＰなどの操作端末での操作に当たって、ＩＣカードにより確認された所有者の名前（ユーザ名）で操作可能な操作メニューの一覧をタッチパネル４１に表示させ、そのタッチパネルからの選択入力により操作メニューの指定ができるようにすると共に、スキャナ部からの書類のスキャン入力などの操作に当たっても、操作ガイダンスをスピーカ５による音声およびタッチパネル４１による画面表示によって行うことができるように制御する。
また、監視カメラ７による動画の撮影映像を格納手段１２に格納し、その入力内容と撮影映像との関連を操作履歴テーブル１２１として記録する。また、格納手段１２に格納したＭＦＰなどからの入力内容や監視カメラ７の撮影映像について、検索の要求がなされると、操作履歴テーブル１２１に基づいて検索を行い、検索された入力内容や撮影映像を参照させる。
物理的には、ＣＰＵなどによる主制御部が、ＨＤＤなどの記憶手段（不図示）に格納されたプログラム（不図示）により処理を行うことにより実現される。
【００３３】
格納手段１２は、ＭＦＰ４から入力されたドキュメントに、その入力の際の監視カメラ７の映像を関連付けさせる操作履歴テーブル１２１と、スキャナ入力されたドキュメントやそのドキュメントに関連付けられているデータなどのドキュメントデータ１２２と、監視カメラ７により撮影された動画の撮影映像である監視カメラ映像データ１２３とを格納する。
この操作履歴テーブル１２１は、図３に示すように、申請された書類ごとに案件番号が割り当てられることで、入力されたドキュメントの名称に、その入力の際の監視カメラの撮影映像の名称と、その入力のワークフローにおけるワークの名称と、その入力がなされているワークの案件番号とが関連付けられて構成される。
【００３４】
このように、ドキュメントを案件番号に関連付けることにより、ドキュメントを案件ごとに関連付けて格納していくことができるため、１つの処理すべき案件（申請された内容に対するワーク）について、書類をフレキシブルに追加したり格納したりすることができる。
また、入力されたドキュメントに撮影映像を関連付けることにより、この操作履歴テーブル１２１が、入力されたドキュメントに撮影映像を関連付けさせるものとなり、本実施形態としてのワークフローシステムは、この管理サーバ１に接続されたＰＣ（不図示）から、入力されたドキュメントや撮影映像をキーとして格納されたデータを検索、確認することができるものとなり、監視カメラ７による動画の監視映像を有効に再利用することができるようになる。
また、入力されたドキュメントに、その入力のワークフローにおけるワークも関連付けることにより、管理サーバ１に接続されたＰＣからの検索をさらにやりやすくすることができる。
なお、格納されたデータに対する上記した検索、確認は、管理サーバ１に接続された情報端末であれば、上述した不図示のＰＣに限定されず、どの端末からでも参照権限を有するものが参照することができる。この情報端末は、例えばＭＦＰ４、携帯電話８、ＰＣ９などであってもよい。
【００３５】
次に、本実施形態としてのワークフローシステムの動作について説明する。図４に、第１のワーク部における処理の流れを示す。
まず、外来の申請者が、申請書類と、申請者自身に対して発行されたＩＣカードと、携帯電話８ａとを持って申請に訪れると、申請者用に設置されたＭＦＰ４ａのタッチパネル４ａには、例えば図５に示すような初期画面が表示されている。
【００３６】
申請者が、その初期画面の指示に従って、ＩＣカードリーダ６ａにＩＣカードを挿入すると、ＩＣカードリーダ６ａは、個人を判別するための情報をＩＣカードから読み取り、管理サーバ１に対して、その読み取った個人を判別するための情報と、ＩＣカードが挿入された旨とを通知する。
なお、この個人を判別するための情報は、ユーザＩＤや暗号化された個人情報など、各種のものであってよい。
【００３７】
ＩＣカードがＩＣカードリーダ６ａに挿入されると、管理サーバ１は、格納されている個人データ（不図示）から、挿入されたＩＣカードの所有者の顔写真データと、名前の音声データとをＭＦＰ４ａに送信する。
この送信を受けて、ＭＦＰ４ａのタッチパネル４１ａは、例えば図６に示すように、顔を大きく含めて撮影された顔写真入り画面を表示し、スピーカ５ａは、ＭＦＰ４ａの近傍で聞き取り可能な音量で、「○○様、ようこそ」というアナウンスを音声により発音する。
こうして、挿入されたＩＣカードの所有者を、ＭＦＰ４ａの周囲にいる人にも認知できるようにすることにより、例えばＩＣカードの本来の所有者がそのＩＣカードを紛失するなどの事情により、他人のＩＣカードを不正に使用してそのＩＣカードの持ち主になりすましてアクセスしようとする者に対して、心理的抑止力として作用させることができる。
【００３８】
こうして図６の画面と音声により本人の確認が行われると、管理サーバ１は、その申請者に許可された操作メニューの一覧をＭＦＰ４ａに送信する。この送信を受けて、ＭＦＰ４ａのタッチパネル４１ａは、例えば図７に示すように、操作可能なメニュー（選択肢）の一覧を表示し、スピーカ５ａは、メニューから選択するよう音声による操作ガイダンスを行う。
このメニュー一覧から申請者が文書提出のメニューを選択したとすると、その申請者は、文書の種類の確認などをタッチパネルに表示される選択肢の中から選択することで指定する。こうして申請書類をＭＦＰ４ａのスキャナ部から入力する手順になると、タッチパネル４１ａは、例えば図８に示すように、監視カメラ７ａによる撮影画像４１１と、操作案内４１２とを表示し、スピーカ５ａは、スキャナでの入力を促す音声での操作ガイダンスを行う。
このことにより、ＭＦＰ４を操作する申請者は、タッチパネル４１ａに表示される選択肢の中から希望する申請内容を選択し、表示される操作案内４１２およびスピーカ５ａからの操作ガイダンスに従ってスキャナ読み込みなどの操作を行うだけで操作を行うことができる。
【００３９】
こうしてスキャナ読み取りされた申請書の画像データが送信されると、管理サーバ１は、領収書のデータをＭＦＰ４ａに送信する。ＭＦＰ４ａは、このデータを受けて、タッチパネル４１ａに図９に示すような完了画面を表示すると共に、領収書をその場でプリントアウトする。
このことにより、申請者は、申請の承認が完了するまで待つ必要なく、その場で領収書を受け取って帰宅することができる。すなわち、本実施形態としてのワークフローシステムによれば、申請の受け付けにかかる時間を短縮することができる。
【００４０】
また、監視カメラ７ａは、ＩＣカードリーダ６ａにＩＣカードが挿入されることにより録画を開始し、領収書がプリントアウトされるまでの間、ＭＦＰ４ａを操作する申請者の様子を撮影する。
こうして撮影された撮影映像は、管理サーバ１に送信され、監視カメラ映像データ１２３として格納される。
【００４１】
管理サーバ１は、こうして第１のワーク部２ａにより申請書類の受付が完了すると、操作履歴テーブル１２１に、入力されたドキュメントの名称に監視カメラ７による撮影映像の名称を関連付けて格納すると共に、次のワーク部での処理を担当する担当者の携帯電話８ｂに発呼し、処理すべき申請書類がある旨を通知する。この通知は、携帯電話８ｂへのメール送信など、携帯電話８ｂへの画面表示により行われてもよく、自動音声により行われてもよい。
こうして次の担当者に携帯電話で通知することにより、その担当者がどこにいても、入力されているワークの処理を行うようにその担当者に対して督促することができる。
【００４２】
第２のワーク部２ｂでの処理を、図１０に示す。この第２のワーク部２ｂでの処理は、上述した第１のワーク部２ａでの処理と同様の処理を、組織内部でワークの処理を担当する担当者が行うこととなるが、タッチパネル４１ｂに表示される選択可能な操作メニューの内容がその担当者によって異なるものとなり、処理の内容に応じてタッチパネル４１ｂから選択する内容も異なるものとなる。
【００４３】
図１０に示す動作例では、上述した第１のワーク部２ａによる動作と同様の動作により、担当者がＩＣカードをＩＣカードリーダ６ｂに挿入し、タッチパネル４１ｂへの顔写真の表示とスピーカでの名前の発音とにより本人の確認を行った後、担当者が、承認書類をプリントアウトするメニューを選択する。
担当者は、プリントアウトされた承認書を、承認権限を持つ上司の所に持っていき、その上司から承認書に自筆サインを受け、その自筆サインが書かれた承認書をＭＦＰ４ｂのスキャナ部から入力する。このスキャンされた承認書の画像データを管理サーバ１が受信すると、案件番号により初めの申請書に関連付けてドキュメントデータ１２２に保管する。
このことにより、選択されたメニューに応じて、管理サーバ１に格納する書類をフレキシブルに追加などして管理することができる。
また、本実施形態としてのワークフローシステムは、紙の書類に自筆サインをもらって承認を受けるなどの、コンピュータを導入しない状態での処理の進め方のプロセスを変更することなく、そのプロセスのままで導入することができ、ワークフロー管理による処理の自動化や効率化のメリットを受けることができる。
【００４４】
また、管理サーバ１がスキャナ部での読み取り画像を受け取り、第２のワーク部での処理が完了すると、管理サーバ１は、次のワーク部での処理を担当する担当者の携帯電話８ｃに発呼し、処理すべき申請書類がある旨を通知すると共に、申請者の携帯電話８ａに発呼し、承認が完了した旨を通知する。これらの通知は、携帯電話８ａ、８ｃへのメール送信など、携帯電話８への画面表示により行われてもよく、自動音声により行われてもよい。
【００４５】
この携帯電話８ａ、８ｃへの通知により、携帯電話８ｃを持つ担当者に対しては、第１のワーク部２ａで上述した効果と同様に、その担当者がどこにいても、入力されているワークの処理を行うようにその担当者に対して督促することができる。
また、携帯電話８ａを持つ申請者に対しては、その申請者が領収書を受け取ったことですでにＭＦＰ４ａから離れた場所にいたとしても、承認の完了など１つの工程が完了した旨をすぐに通知することができると共に、仮に他人がその申請者になりすまして不正に申請書の提出などをしようとしていたとして、上述した第１のワーク部２ａにおける顔写真や音声による本人確認を通過したとしても、この通知により不正な申請が行われている旨を知らせることができる。
すなわち、たとえＩＣカードを、その本来の所有者が落とすなどして不正に取得した者がいても、申請の段階で、上述した第１のワーク部２ａにより顔写真など顔の画像を表示し、音声により名前を呼ぶことにより、不正使用を抑止することができると共に、承認や決済などの予め定められた工程が完了するごとに、管理サーバ１の発呼手段１３が登録されている本来の所有者の携帯電話に発呼することにより、ＩＣカードと携帯電話との両方を紛失しない限り、本来の所有者は、自分のカードが不正使用されたことを知ることができる。このため、ＩＣカードを紛失などにより不正に取得されたとしても、そのＩＣカードが不正に使用されることに対してより強力な抑止力を働かせることができる。
【００４６】
また、第２のワーク部２ｂでは、承認権限を有するユーザ（上司など）の携帯電話のみで承認する機能を備えてもよい。すなわち、その承認権限を有するユーザが、携帯電話の表示部で内容を確認し、入力ボタンから予め定められたキーを押下することで承認を完了させる機能を備えてもよい。
このことにより、コンピュータによる操作に慣れていないユーザであっても、簡単な操作で、場所を限定されることなく、スピーディーに処理を進めることができるようになる。
【００４７】
第３のワーク部２ｃでの処理は、第２のワーク部２ｂの構成に加えてＰＣが設けられているため、上述した第２のワーク部２ｂでの処理と同様の処理となるが、必要に応じてＰＣも活用して操作することができる。
このように、ＰＣの操作に習熟した担当者がいる部署に配設されるワーク部は、目的に応じてＰＣによる操作を行う構成としてもよい。このことにより、タッチパネルによる選択肢からの選択による操作と基本としながらも、目的に応じて、より柔軟に各種操作への対応が可能なシステムを構築することができる。
【００４８】
このように、本実施形態としてのワークフローシステムによれば、コンピュータによるワークフロー管理を行い、処理の自動化を導入して処理の効率化、処理時間の短縮化を実現しながらも、タッチパネルに表示される操作可能な選択肢の一覧に対してタッチパネルに触れることで選択入力したり、画面表示や音声による操作ガイダンスに従ってスキャナ部を操作することなどで処理を行うことができ、コンピュータを操作する感覚ではなく、家電感覚で処理の操作を行うことができるため、コンピュータの操作に不慣れな利用者であっても、コンピュータの操作に関する知識やキーボードの扱いに対する慣れなどを必要とせずに処理を行うことができる。
【００４９】
また、自筆サインによる承認など紙の書類を用いた処理を、プリンタ部とスキャナ部とを用いることでコンピュータでのワークフロー管理とし、業務における紙の書類で承認を受けることなどの基本的なプロセスを変更することなく、家電感覚で紙による処理とコンピュータ処理とを融合させることができる。このため、紙の書類での各種の処理にもフレキシブルに対応して、コンピュータによる処理の自動化を導入することができる。
【００５０】
また、ワークフローにおけるプロセスの定義変更を、タッチパネル４１でも行うことができるようにすると、コンピュータの操作に不慣れな利用者であってもワークフローにおけるプロセスの定義変更を行うことができるようになる。
例えば多くの人が参加する電子政府などの巨大なワークフローシステムでは、人事異動などにより修正が必要となることも頻繁にあり得るが、そうした場合であってもプロセスの定義変更を簡単かつスピーディに行うことができる。
【００５１】
また、予め定められた工程が完了するごとに、次の担当者の携帯電話に発呼して処理業務がある旨を通知することにより、担当者が据え置き型の操作端末など所定の勤務場所から離れた場所にいても処理業務を督促することができ、処理の進行をより一層速め、効率化することができる。
オフィス機器の前には通常、必要があるとき以外は行かないが、携帯電話を利用してこの督促を行うことにより、いつ処理が必要であるかすぐに通知することができる。
【００５２】
また、予め定められた工程が完了するごとに、申請者の携帯電話に発呼することにより、申請者は、例えば官庁への申請などで、今回の申請が認可された後で他の場所へも申請が必要な場合には、今回の申請が認可されて次の申請に行くタイミングをすぐに知ることができ、処理の完了までの時間をより一層短縮することができる。
【００５３】
なお、上述した各実施形態は、本発明の好適な実施形態であり、本発明の主旨を逸脱しない範囲内において、種々変形して実施することが可能である。
例えば、タッチパネルの画面表示や、各ワーク部におけるワークの内容、そのワークを処理するための動作は、適用されるワークフローシステムの目的や業務内容などに応じて各種のものであってよい。
【００５４】
また、上述した実施形態では、３つのワーク部を備えた構成について説明したが、目的とする業務を行うものであれば、実現しようとする業務の内容や目的、経営思想などにより、ワーク部の数は２つ以上で任意であり、その構成や業務は、上述した３つのワーク部のうち任意のものを任意の数だけ組み合わせた構成であってよい。
【００５５】
また、各ワーク部２の構成および、その構成により担当する業務内容は、上述した構成例に限定されず、そのワーク部が備えるそれぞれの操作端末がタッチパネルを備え、そのタッチパネルに表示されるメニュー（選択肢）から選択することでワークフローシステムによる処理への操作入力ができるものであれば、割り当てられる業務内容、目的、担当者の人数、好みなど各種要因に応じて、任意のものであってよい。
例えば、申請者に対してのみＩＣカードを不要とする構成であってもよい。
また、各操作端末に対して、タッチパネルとスピーカとが複数配設されていてもよい。
また、ＰＣなど、紙による文書の入力以外の操作を行う据え置き型端末にも監視カメラを設ける構成としてもよい。この時、操作履歴テーブル１２１は、ＰＣからの入力内容に対して、監視カメラによる撮影映像を関連付けさせるものとなり、ドキュメントデータ１２２は、ＰＣからの入力内容を保管することとなる。また、そのＰＣにＩＣカードリーダによる本人確認を行ってもよい。
また、携帯電話は、各ワーク部に対して１台に限定されず、例えば業務担当者の人数分など、複数であってもよい。
【００５６】
また、監視カメラ７については、全てのワーク部２が備えるのでなく、申請を受け付ける第１のワーク部２ａのみが備えることとしてもよい。すなわち、監視カメラ７は、少なくともワークフロー開始時のワーク部に配設されていれば、他のワーク部には必要に応じて配設し、配設されないワーク部があってもよい。
【００５７】
また、上述した実施形態では、ＭＦＰ４とスピーカ５とＩＣカードリーダ６とが１つのまとまりとしてＬＡＮ３に接続されることとして説明したが、別々のインターフェイスによりそれぞれがＬＡＮ３に接続されてもよい。
【００５８】
また、ワーク部における据え置き型の入力装置として、ＭＦＰを備えることとして説明したが、紙面での入力ができればこのものに限定されず、例えばプリントアウトを行わないワーク部であれば、スキャナ装置や、コピー機、ＦＡＸ装置、デジタル複合機などであってもよい。
また、プリントアウトを伴う処理を行うワーク部の場合、例えばコピー機、ＦＡＸ装置、デジタル複合機などであってもよい。
【００５９】
また、本来の所有者の特定は、その本来の所有者を特定可能なものであればＩＣカードによる特定に限定されず、例えば、磁気記録媒体を用いたＩＤカードなど他の方式によるカードによる識別であってもよく、指紋や網膜のパターンなど人体の特徴を用いたいわゆるバイオメトリック認証による識別であってもよく、それらの組み合わせであってもよい。
【００６０】
また、操作履歴テーブルの構成は図３に示すものに限定されず、上記した入力されたドキュメントの名称は、ドキュメントを特定する情報であればどのようなものであってもよく、例えばＩＤ番号などであってもよい。また、上記した監視カメラの撮影映像の名称は、撮影映像を特定する情報であればどのようなものであってもよく、例えばＩＤ番号などであってもよい。
また、各案件ごとにスキャン入力された画像データを関連付けて格納することができれば、操作履歴テーブルの案件番号での関連付けに限定されず、例えば、フォルダを作成して樹構造として管理してもよい。
また、格納したデータを再利用する目的に応じて、他の情報、例えば担当者名なども、入力内容に関連付けて格納することとしてもよい。
【００６１】
また、関連付けて格納される画像は、監視カメラによる動画の撮影画像であることとして説明したが、静止画であってもよい。
【００６２】
また、管理サーバ１の発呼手段１３から発呼して通知する対象を携帯電話として説明したが、所有者に対して通知可能な端末装置であれば携帯電話に限定されず、例えばノートＰＣ、ＰＤＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｄｉｇｉｔａｌ  Ａｓｓｉｓｔａｎｔ）やポケットベルなどであってもよい。
【００６３】
また、管理サーバ１が、制御手段１１と、格納手段１２と、発呼手段１３とを備えることとして説明したが、上記した制御手段と、格納手段と、発呼手段として機能させることができればシステムとしての構成はこのものに限定されず、例えば、上記した制御手段と、格納手段と、発呼手段とが複数の装置によって実現されてもよく、それぞれが別々の装置によってその機能を実現される構成であってもよい。
【００６４】
また、上述した各実施形態では、プログラムは、管理サーバのＨＤＤなど記憶手段に格納されることとして説明したが、コンピュータが読み取り可能な記録媒体であればどのような記録媒体に記録されていてもよく、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク，ハードディスク，光ディスク，光磁気ディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，磁気テープ，不揮発性のメモリカード，ＥＥＰＲＯＭ等に格納されてもよい。
すなわち、本発明の各実施形態による上述した各機能が、上述した記録媒体から供給されるプログラムによって、管理サーバのＣＰＵなどの主制御部が処理を行うことにより実現されてもよい。
そして、その場合、上述した記憶媒体により、あるいはネットワークを介して外部の記憶媒体から、プログラムを含む情報群を管理サーバに供給される場合でも本発明は適用されるものである。
すなわち、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体および該記憶媒体から読み出された信号は本発明を構成することになる。
【００６５】
この本発明に係るプログラムによれば、当該プログラムによって制御されるワークフローシステムに、上述した本発明に係る実施形態としての各機能を実現させることができる。
【００６６】
【発明の効果】
以上のように、本発明によれば、コンピュータを利用することで効率的に処理ができ、処理時間の短縮を図ることができると共に、コンピュータの操作に不慣れな利用者であっても、コンピュータの操作に関する知識やキーボードの扱いに対する慣れなどを必要とせずに処理を行うことができるようにすることができる。
【００６７】
また、自筆サインによる承認など紙の書類を用いた処理が好まれる環境であっても、その業務における紙の書類で承認を受けることなどの基本的なプロセスを変更することなく、フレキシブルに対応して導入することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施形態としてのワークフローシステムの構成を示すブロック図である。
【図２】ＭＦＰ４ａ廻りの構成例を示す図である。
【図３】操作履歴テーブル１２１の構成例を示す図である。
【図４】第１のワーク部２ａにおける処理の流れの概要を示すシーケンスチャートである。
【図５】タッチパネルに表示される初期画面を例示する図である。
【図６】同、顔写真による本人確認画面を例示する図である。
【図７】同、操作可能なメニューの一覧を表示する画面を例示する図である。
【図８】同、操作案内を表示する画面を例示する図である。
【図９】同、完了表示画面を例示する図である。
【図１０】第２のワーク部２ｂにおける処理の流れの概要を示すシーケンスチャートである。
【符号の説明】
１  管理サーバ
１１  制御手段
１２  格納手段
１２１  操作履歴テーブル
１２２  ドキュメントデータ
１２３  監視カメラ映像データ
１３  発呼手段
２（２ａ，２ｂ，２ｃ，・・・）  ワーク部
３  ＬＡＮ
４（４ａ，４ｂ，４ｃ，・・・）  ＭＦＰ（操作端末）
４１（４１ａ，４１ｂ，４１ｃ，・・・）  タッチパネル
５（５ａ，５ｂ，５ｃ，・・・）  スピーカ
６（６ａ，６ｂ，６ｃ，・・・）  ＩＣカードリーダ（確認手段）
７（７ａ，７ｂ，７ｃ，・・・）  監視カメラ（撮像手段）
８（８ａ，８ｂ，８ｃ，・・・）  携帯電話
９ｃ  ＰＣ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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