(57)【要約】【課題】  本発明は、画像処理装置と様々なネットワークアプリケーション間で、より効果的にドキュメント管理を行うことを目的とする。【解決手段】  ドキュメント管理システムは、ネットワーク１００を通じて画像処理装置やアプリケーションに接続されているドキュメント管理サーバ４０を含む。ドキュメント管理サーバ４０は画像処理装置から受信し、プロフィールを探し出し画像処理装置に送信する。プロフィールにはドキュメント管理サーバ４０に接続されているアプリケーションの情報が含まれている。ドキュメント管理サーバ４０は、画像処理装置からジョブ情報（例えばドキュメント）を受信し、ジョブ情報を処理し、処理した情報をドキュメント管理サーバ４０に接続されているアプリケーションに送信する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ドキュメントを管理する方法であって、
ドキュメント管理サーバで、画像処理装置から識別情報を受け取けるステップと、
ドキュメント管理サーバで、識別情報に基づき、ネットワークを介して該ドキュメント管理サーバに接続されているアプリケーション装置に関する情報を含むプロフィールを調べるステップと、
プロフィールをドキュメント管理サーバから画像処理装置に送信するステップと、
を備えることを特徴とするドキュメント管理方法。
【請求項２】
前記識別情報は、少なくとも画像処理装置のシリアル番号あるいはグループ識別情報から構成される、ことを特徴とする請求項１に記載の方法。
【請求項３】
前記識別情報を受信するステップとプロフィールを調査するステップは、複数の画像処理装置について繰り返される、ことを特徴とする請求項１に記載の方法。
【請求項４】
同一のプロフィールが前記ドキュメント管理サーバから複数の画像処理装置に送信される、ことを特徴とする請求項３に記載の方法。
【請求項５】
前記複数の画像処理装置が登録されているか否かを前記ドキュメント管理サーバにおいて判別するステップをさらに備える、ことを特徴とする請求項１に記載の方法。
【請求項６】
前記ドキュメント管理サーバにより、画像処理装置を登録するステップをさらに備える、ことを特徴とする請求項５に記載の方法。
【請求項７】
前記画像処理装置から前記ドキュメント管理サーバにおいてジョブ情報を受信するステップと、
ドキュメント管理サーバにおいて、ジョブ情報を処理するステップと、
処理された情報をドキュメント管理サーバから該ドキュメント管理サーバに接続されたアプリケーション装置に送信するステップと、
をさらに備える、ことを特徴とする請求項１に記載の方法。
【請求項８】
前記ジョブ情報は、前記画像処理装置のユーザに関するログイン情報である、ことを特徴とする請求項７に記載の方法。
【請求項９】
前記ジョブ情報は、宛先情報を求める情報であり、前記ドキュメント管理サーバに接続されてるアプリケーション装置は、ディレクトリサーバである、ことを特徴とする請求項７に記載の方法。
【請求項１０】
前記宛先情報は、電子メールアドレス、あるいはファクシミリ番号から構成される、ことを特徴とする請求項９に記載の方法。
【請求項１１】
前記ドキュメント管理サーバにおいて、前記ディレクトリサーバから宛先情報を受信するステップと、
前記ドキュメント管理サーバから前記画像処理装置に宛先情報を送信するステップとし、
前記ドキュメント管理サーバにおいて前記画像処理装置からドキュメントと該ドキュメントをルーティングする要求を受け付けるステップと、
前記ルーティングの要求に従って前記ドキュメント管理サーバからのドキュメントをルーティングするステップと、
をさらに備える、ことを特徴とする請求項９に記載の方法。
【請求項１２】
前記宛先情報は、電子メールアドレス、あるいはファクシミリ番号から構成され、
前記ドキュメントをルーティングするステップは、前記電子メールアドレス、あるいはファクシミリ番号にドキュメントを送信する要求と共に当該各番号に対応するサーバにドキュメントを送信するステップから構成される、
ことを特徴とする請求項１１に記載の方法。
【請求項１３】
前記ジョブ情報はドキュメントであり、前記ドキュメント管理サーバは電子メールサーバである、ことを特徴とする請求項７に記載の方法。
【請求項１４】
前記ジョブ情報はドキュメントであり、前記ドキュメント管理サーバに接続されたアプリケーション装置はファクシミリサーバ、ファイルフォーマット変換サーバ、光学的文字読取システム、ドキュメント管理システム、あるいはファイル保存システムのいずれかである、ことを特徴とする請求項８に記載の方法。
【請求項１５】
前記ジョブ情報はドキュメントであり、前記処理された情報を送信するステップは、ドキュメント管理サーバに接続された複数のアプリケーション装置に関して順次繰り返される、ことを特徴とする請求項７に記載の方法。
【請求項１６】
前記アプリケーション装置は、デリバリシステムグループと、中間処理グループと、バックエンドシステムグループにグループ分けされている、ことを特徴とする請求項１４に記載の方法。
【請求項１７】
前記デリバリシステムグループは、電子メールサーバとファクシミリサーバから構成され、
前記中間処理グループは、ファイルフォーマット変換システムと光学的文字読取システムから構成され、
前記バックエンドシステムグループは、ドキュメント管理システムとファイル保存システムとから構成されている、ことを特徴とする請求項１６に記載の方法。
【請求項１８】
前記処理された情報を送信するステップは、前記デリバリシステムグループから少なくとも１つのアプリケーション装置の為に実行され、バックエンドシステムグループの１つのアプリケーション装置のために実行される、ことを特徴とする請求項１７に記載の方法。
【請求項１９】
前記処理された情報を送信するステップは、前記中間処理グループの１つのアプリケーション装置の為に実行される、ことを特徴とする請求項１８に記載の方法。
【請求項２０】
ドキュメントを管理する方法であって、
ドキュメント管理サーバで、画像処理装置から識別情報を受け取るステップと、
レジスタから、識別情報を検索するステップと、
前記識別情報がレジスタに存在する場合には、前記ドキュメント管理サーバに接続されているアプリケーション装置に関する情報を含むプロフィールをドキュメント管理サーバから画像処理装置に送信するステップと、
前記識別情報がレジスタに存在しない場合に、登録されている画像処理装置の数と所定数とを比較するステップと、
比較の結果、登録されている画像処理装置の数が前記所定数よりも小さい場合に、その画像処理装置を登録し、プロフィールを画像処理装置に送信するステップと、
比較の結果、登録されている画像処理装置の数が前記所定数に等しい場合に、その画像処理装置に、その画像処理装置にアプリケーション装置を提供できない旨のメッセージを送信するステップと、
を備えることを特徴とするドキュメント管理方法。
【請求項２１】
前記識別情報は、画像処理装置のシリアル番号から構成される、ことを特徴とする請求項２０に記載の方法。
【請求項２２】
ドキュメント管理システムであって、
ドキュメント管理サーバで、画像処理装置から識別情報を受け取る手段と、
ドキュメント管理サーバで、識別情報に基づき、ネットワークを介して該ドキュメント管理サーバに接続されているアプリケーション装置に関する情報を含むプロフィールを調べる手段と、
プロフィールをドキュメント管理サーバから画像処理装置に送信する手段と、
を備えることを特徴とするドキュメント管理システム。
【請求項２３】
前記識別情報は、画像処理装置のシリアル番号あるいはグループ識別番号から構成される、ことを特徴とする請求項２２に記載のドキュメント管理システム。
【請求項２４】
前記複数の画像処理装置が登録されているか否かを前記ドキュメント管理サーバにおいて判別する手段をさらに備える、ことを特徴とする請求項２２に記載のドキュメント管理システム。
【請求項２５】
前記ドキュメント管理サーバにより、画像処理装置を登録する手段をさらに備える、ことを特徴とする請求項２４に記載のドキュメント管理システム。  
【請求項２６】
前記画像処理装置から前記ドキュメント管理サーバにおいてジョブ情報を受信する手段と、
ドキュメント管理サーバにおいて、ジョブ情報を処理する手段と、
処理された情報をドキュメント管理サーバから該ドキュメント管理サーバに接続されたアプリケーション装置に送信する手段と、
をさらに備える、ことを特徴とする請求項２４に記載のドキュメント管理システム。
【請求項２７】
前記ジョブ情報は、前記画像処理装置のユーザに関するログイン情報である、ことを特徴とする請求項２６に記載のドキュメント管理システム。
【請求項２８】
前記ジョブ情報は、宛先情報を求める情報であり、前記ドキュメント管理サーバに接続されてるアプリケーション装置は、ディレクトリサーバである、ことを特徴とする請求項２６に記載のドキュメント管理システム。
【請求項２９】
前記宛先情報は、電子メールアドレス、あるいはファクシミリ番号から構成される、ことを特徴とする請求項２８に記載のドキュメント管理システム。
【請求項３０】
前記ドキュメント管理サーバにおいて、前記ディレクトリサーバから宛先情報を受信する手段と、
前記ドキュメント管理サーバから前記画像処理装置に宛先情報を送信する手段と、
前記ドキュメント管理サーバにおいて前記画像処理装置からドキュメントと該ドキュメントをルーティングする要求を受け付ける手段と、
前記ルーティングの要求に従って前記ドキュメント管理サーバからのドキュメントをルーティングする手段と、
をさらに備える、ことを特徴とする請求項２８に記載のドキュメント管理システム。
【請求項３１】
前記宛先情報は、電子メールアドレス、あるいはファクシミリ番号から構成され、
前記ドキュメントをルーティングする手段は、前記電子メールアドレス、あるいはファクシミリ番号にドキュメントを送信する要求と共に当該各番号に対応するサーバにドキュメントを送信する手段から構成される、
ことを特徴とする請求項２８に記載のドキュメント管理システム。
【請求項３２】
前記ジョブ情報はドキュメントであり、前記ドキュメント管理サーバに接続されたアプリケーション装置は電子メールサーバである、ことを特徴とする請求項２６に記載のドキュメント管理システム。
【請求項３３】
前記ジョブ情報はドキュメントであり、前記ドキュメント管理サーバに接続されたアプリケーション装置はファクシミリサーバ、ファイルフォーマット変換サーバ、光学的文字読取システム、ドキュメント管理システム、あるいはファイル保存システムである、ことを特徴とする請求項２６に記載のドキュメント管理システム。
【請求項３４】
前記ジョブ情報はドキュメントであり、前記処理された情報を送信する手段は、ドキュメント管理サーバに接続された複数のアプリケーション装置に送信する、ことを特徴とする請求項２６に記載のドキュメント管理システム。
【請求項３５】
前記アプリケーション装置は、デリバリシステムグループと、中間処理グループと、バックエンドシステムグループにグループ分けされている、ことを特徴とする請求項３４に記載のドキュメント管理システム。
【請求項３６】
前記デリバリシステムグループは、電子メールサーバとファクシミリサーバから構成され、
前記中間処理グループは、ファイルフォーマット変換システムと光学的文字読取システムから構成され、
前記バックエンドシステムグループは、ドキュメント管理システムとファイル保存システムとから構成されている、ことを特徴とする請求項３４に記載のドキュメント管理システム。
【請求項３７】
前記処理された情報を送信する手段は、前記デリバリシステムグループ内の少なくとも１つのアプリケーション装置とバックエンドシステムグループの１つのアプリケーション装置とに送信する、ことを特徴とする請求項３６に記載のドキュメント管理システム。
【請求項３８】
前記処理された情報を送信する手段は、前記中間処理グループの１つのアプリケーション装置に送信する、ことを特徴とする請求項３７に記載のドキュメント管理システム。
【請求項３９】
ドキュメント管理サーバで、画像処理装置から識別情報を受信する手段と、
レジスタに識別情報が登録されているか否かを判別する手段と、
前記識別情報がレジスタに登録されている場合に、前記ドキュメント管理サーバに接続されているアプリケーション装置に関する情報を含むプロフィールをドキュメント管理サーバから画像処理装置に送信する手段と、
前記識別情報がレジスタに存在しない場合に、登録されている画像処理装置の数と所定数とを比較する手段と、
比較の結果、登録されている画像処理装置の数が前記所定数よりも小さい場合に、その画像処理装置を登録し、プロフィールを画像処理装置に送信する手段と、
比較の結果、登録されている画像処理装置の数が前記所定数に等しい場合に、その画像処理装置に、その画像処理装置にアプリケーション装置を提供できない旨のメッセージを送信する手段と、
を備えることを特徴とするドキュメント管理システム。
【請求項４０】
前記識別情報は、画像処理装置のシリアル番号、あるいはグループ識別番号から構成される、ことを特徴とする請求項３９に記載のドキュメント管理システム。
【請求項４１】
請求項１乃至２１のいずれか１項記載の方法又は、請求項２２乃至４０のいずれか１項に記載のシステムを実現するためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、多機能デバイスと様々なネットワークアプリケーションとの間でドキュメントやファイルを管理する方法やコンピュータシステムに関する。
【０００２】
ネットワークを介して利用可能なドキュメント（文書、書類、画像、帳票、等）に関係するアプリケーションの数や種類は増加傾向にある。これらのアプリケーションには、特定の内容（例えば医療、法律、経済、マーケティング、科学、教育等）のドキュメントを専門的に管理するようなドキュメント管理システムも含まれうる。他のアプリケーションには電子メールやファクシミリ、通常の郵便物などのデリバリシステムが含まれている。他のアプリケーションにはフォーマット変換や光学的文字認識システムなどのドキュメント管理システムが含まれている。
【０００３】
スキャナ、プリンタ、コピー機、カメラといった画像処理装置から、これらのネットワークアプリケーションにアクセスするための様々なシステムが考案されてきた。例えば、ネットワークアプリケーションを使ってドキュメントを管理するためにコンピュータと画像処理装置を結びつけたシステムが提案されている。
このコンピュータは、画像処理装置のユーザが、これらのアプリケーションを使うことができるように、様々なネットワークアプリケーションに接続されている。例えば、コンピュータは、ドキュメント管理のためにアプリケーションが必要とするデータのフォーマットおよび内容に関する情報をネットワークアプリケーションに対して要求し、受け取る。コンピュータは正しいフォーマットと内容を提供するように、受け取った情報を処理し、画像処理装置を構成する。
【０００４】
しかしながら、このシステムには多数の問題点がある。
特に、たくさんの画像処理装置を備える比較的大規模な環境で、時とともに変化する複数のネットワーク・ドキュメント・アプリケーションを利用している場合に問題が生じる。
とりわけ各画像処理装置用にコンピュータを保有する必要性があると、コストを増大させる一方で柔軟性を減少させ、コンピュータの維持、安全、アップグレードに関する負担を引き起こす。新しいアプリケーションがシステムに取り入れられると、各々のコンピュータや画像処理装置を、更新し、新しいネットワークアプリケーションと共存可能な状態にさせなければならない。システムの管理において、各々のコンピュータや画像処理装置の更新作業は、コスト負担を生じさせ、また、社内ネットワークでの通信を激しく増加させる。この通信量の増加は、社内全体の通信速度を遅くさせうる。他の欠点としては、ネットワークを使うために必要な機密情報が比較的脆弱になる点にある。なぜなら、各々のコンピュータ、画像処理装置が安全性の問題にさらされるからである。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
本発明は、画像処理装置と様々なネットワークアプリケーション間での、より効果的なドキュメント管理を可能とすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明のシステムには、多機能デバイスのような画像処理装置を少なくとも一つ、もしくは複数の画像処理装置や、画像処理装置とネットワークアプリケーションに接続されているドキュメント管理サーバが含まれている。ドキュメント管理サーバは、一種の画像処理装置の中間者やネットワークアプリケーションへのゲートウェイとして機能する。
【０００７】
ドキュメント管理サーバは、画像処理装置から識別情報を受け取り、プロフィールを調べ、画像処理装置へとプロフィールを送る。そのプロフィールには、ネットワークを経由してドキュメント管理サーバに接続されているアプリケーションに関する情報が含まれている。そのプロフィールに基づいて画像処理装置は、ユーザのインターフェースを適合させ、ユーザがネットワークアプリケーションで通信できるように機能を構成する。ドキュメント管理サーバは、例えばドキュメントなどのジョブ情報を画像処理装置から受け取り、その情報を処理して、処理した情報をドキュメント管理サーバに接続されたアプリケーションに対して送信することができる。そのアプリケーションには、例えば電子メールサービス、ファクシミリ、ファイルフォーマット変換システム、光学的文字認識システム、ドキュメント管理システム、ファイル保管システムが含まれる。
【０００８】
本発明の方法およびシステムは、新たにネットワークに組み込まれたアプリケーションを利用するための情報を使って、画像処理装置を自動的に更新させる。どんな画像処理装置の更新も、ドキュメント管理サーバによって、効果的に成し遂げられる。各々の画像処理装置は、コストと時間を消費する新しいファームウェアによって更新される必要はなくなる。ドキュメント管理サーバは、画像処理装置とネットワークアプリケーション間の様々な関係を効果的に管理することができる。例えば、ドキュメント管理サーバは、グローバルディレクトリ・サーバのセキュリティを管理することができるし、画像処理装置とネットワークアプリケーション間の財務関係（例えば、請求、会計、契約などに関する問題）を管理することができる。そして、画像処理装置とネットワークアプリケーション間で、ドキュメントの処理をすることができる。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によれば、より効率的なドキュメント管理が可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
以下、図面を参照してこの発明の実施形態を説明する。なお、同一又は類似の部分には同一又は類似の参照番号を付す。
図１は、この発明の実施の形態に係るドキュメント管理システム５のブロック図である。ドキュメント管理システム５は、ドキュメント管理サーバ４０が、異なるグループ１-３に分類されるアプリケーションに関する情報を処理することにより、ドキュメント及びファイルを管理するシステムである。
ドキュメント管理システム５はネットワーク１００を含む。ネットワーク１００は少なくとも一つ、望ましくは複数の画像処理装置１０-３０をドキュメント管理サーバ４０へ接続している。ネットワーク１００は、好ましくは、TCP/IP（トランスミッション・コントロール・プロトコル／インターネット・プロトコル）を使用している。なぜなら、このプロトコルは一般的に利用されているからである。しかし、他のプロトコルを使用してもよい。ネットワーク１００はローカル・エリア・ネットワークでも、ワイド・エリア・ネットワークでもインターネットやエクストラネット、それらの組み合わせでも、どのようなネットワークでもよい。バーチャル・プライベート・ネットワークやワイヤレス接続のようなネットワーク１００につながる他の通信手段も同じように使用可能である。
【００１１】
図１に示したように、デバイス１０-３０は、例えば、多機能デバイス、すなわちMFDから構成される。MFDは、スキャナ、コピー機、プリンタ、ファクシミリ、デジタルカメラ、その他のオフィス機器、あるいは、それらが組み合わされたものである。
MFDの様々な種類は、当該技術分野において一般に知られている。そしてその共通する特徴やハードウェアを、本発明のMFDを使って共有している。
本発明の実施例では、デジタルカメラと同様にMFDは持ち運び可能なポータブルデバイスであり、ワイヤレス接続を経由してインターネットにも接続可能である。そのようなMFDがデジタル画像とインターネットの能力とを結合させれば、スチール写真、音声、テレビ映像などを取得でき、どんな場所にいてもワイヤレスでそれらを共有することができる。MFDはウェブページを作成することができるし、添付ファイル付きの電子メールを送信することも受信することも、画像編集も、ファイル転送も、ネットサーフィンも、ファクシミリを送ることもできる。他の実施例では、MFDは多機能スキャナ、コピー機であり、プリンタである。これは図１２-１３に詳細な説明がなされている。
【００１２】
図１で示されているように、ドキュメント管理サーバ４０は、ディレクトリ・サーバ６０（もしくはアドレス・ブック・サーバ、もしくはグローバルディレクトリ）につながっている。
ディレクトリ・サーバ６０は名前、住所、ネットワークアドレス、電子メールアドレス、電話番号、ファクシミリ番号、宛先情報、個人の資格、等に関する情報を保有する。ディレクトリ・サーバ６０は、他の情報を保有することもできる。本発明に適用できるディレクトリ・サーバ６０の例には限定がなく、ロータスノート、マイクロソフト・エクスチェンジ、LDAPが含まれる。
LDAPはユーザがネットワークにおいて組織、個人、ファイル、デバイスを設けることができるソフトウェア・プロトコルである。
ドキュメント管理サーバ４０は、MFDユーザの認証を管理できるネットワーク・ドメイン・コントローラ５０にも接続が可能である。
【００１３】
ディレクトリ・サーバ６０とネットワーク・ドメイン・コントローラ５０の例は米国特許庁２００２年９月１６日出願、No.１０／２４３，６４５で公表されている。この出願の内容をこの明細書に取り込むこととする。
ドキュメント管理システム５はＭＦＤユーザに対して、ドキュメント管理サーバ４０を経由して、ディレクトリ・サーバ６０に保管されている情報にアクセスする方法を提供している。ユーザはディレクトリ・サーバ６０に保管されている会社のグローバルディレクトリの検索を要求できる。ドキュメント管理サーバ４０は検索要求をディレクトリ・サーバ６０に送信し、ディレクトリ・サーバ６０から検索結果（例えば、電子メールアドレスや電話、ファクシミリ番号）を受信することができる。ドキュメント管理サーバ４０は、検索結果をＭＦＤ２０に送信する。ＭＦＤは一時的にその結果を保管し、表示しておく。ユーザは表示された検索結果（例えば、電子メールアドレス、ファクシミリ番号）を選び、ドキュメントをスキャンして、スキャンしたドキュメントを選択した宛先に送り、もしくは電子メール、ファクシミリによって送ることができる。
【００１４】
ドキュメント管理サーバ４０はネットワークアプリケーション５０、６０、７０、８０、９０やMFDの間で中間者として機能するように構成させることも、ゲートウェイとして構成させることも可能である。アプリケーション７０、８０、９０には例えば、電子メールサーバ、ファクシミリサーバ、ファイルフォーマット変換システム、光学的文字認識システム、ドキュメント管理システム、ファイル保管システムなどが含まれる。本実施例で、電子メールサーバはドキュメント管理サーバ４０に組み込まれている。電子メールサーバの種類は、特に制限はなく、ロータスノート電子メールサーバ、マイクロソフト・エクスチェンジ電子メールサーバ、SMTPメールサーバなどが可能である。本実施例で、ファクシミリサーバはCaptaris  Right Faxサーバである。ファイルフォーマット変換システムは、ドキュメントを一つのフォーマット（例えばTIFF）から、別のフォーマット（例えばPDF）に変換することができる。
ドキュメント管理サーバの例は、米国特許庁２００１年３月１日出願、No.０９／７９５，４３８と米国特許庁２００２年４月５日出願、No.１０／１１６，１６２に公開されている。この出願の内容をこの明細書に取り込むこととする。
他のドキュメント管理システムは、特定内容を保有するドキュメント管理を専門に扱うシステムを備えることができる。例として、ドキュメント管理システムには、HIPAAのもとで提供される医療、保険記録の管理を行う老齢者医療保険・低所得者医療扶助制度センターによって実行されるシステムがある。法律、金融、マーケティング、科学、教育など、ドキュメントの管理や保管を行う他のシステムはドキュメント管理サーバ４０と接続させることもできる。
【００１５】
これらのアプリケーションは例えばグループＩからIIIにグループ分けできる。グループＩは、電子メールサーバやファクシミリサーバを含むデリバリシステムのグループである。グループIIは、ファイルフォーマット変換システムや光学的文字認識システムを含む中間処理グループである。グループIIIは、ドキュメント管理システムやドキュメント保管システムを含む、バックエンドシステムのグループである。
ドキュメント管理サーバ４０は各々のグループに含まれるアプリケーションに対してドキュメントを送信することができる。本実施例で、ドキュメント管理サーバ４０は、ドキュメントをデリバリシステム・グループ内の複数のアプリケーション対して送信することができる。しかし、中間処理グループとバックエンド・グループ内は、一つのアプリケーションに対してしか送信することはできない。例えば、ドキュメント管理サーバ４０は、電子メールサーバやファクシミリサーバ、OCRシステム、ドキュメント管理システムに対してドキュメントを送信することができる。他の実施例では、上記以外の組み合わせに対して送信可能である。
【００１６】
本実施例で、MFD１０-３０やドキュメント管理サーバ４０はネットワーク１００上で、HTTPプロトコルやHTTPSを用いてデータを交換する。本発明では、他のプロトコルも同様に利用可能である。
可能ならば、MFD１０-３０とドキュメント管理サーバ４０間のデータ交換は、XML形式を用いるのがよい。もちろんHTML形式のような形式でも、本発明では同様に利用可能である。
【００１７】
本実施例で、ドキュメント管理サーバ４０は、MFD１０-３０のプロフィールを管理するMFDプロファイラ２８０（図２参照）を備えることができる。
ドキュメント管理システム５の管理者は、ドキュメント管理サーバ４０上で、プロフィール画面を通じてプロフィールを作成、変更、維持させることが可能である。
プロフィールには、ドキュメント管理サーバ４０からMFDに対して送られた情報（例えばパラメータ）が含まれる。この情報に基づいて、MFDはディスプレイ上でユーザのインターフェースを調整することができるし、正確にドキュメント管理サーバ４０と調和するように機能を調整することができる。例えば、MFDはユーザがドキュメント管理サーバ４０を通じて、MFDで利用可能な選択肢（例えば、特別なデリバリシステムや、中間処理システム、バックエンドシステム）を選べるボタンをLCD上に表示させることができる。
プロフィールに含まれている情報は、ドキュメント管理サーバ４０と接続されているアプリケーション７０-９０と同一である。
プロファイラ２８０は、MFDから識別情報（例えばシリアル番号）を受け取る。プロファイラ２８０は、例えばドキュメント管理サーバ４０のメモリ内に保管されているデータ一覧のようなレジスタに、MFDが登録されているかどうかを確認するために、識別情報を使う。
もし登録されていれば、プロファイラはMFDに割り当てられたプロフィールをMFDに対して送る。もし、登録されていなければ、プロファイラはそのMFDを登録し、プロフィールを送ることができる。
プロファイラは複数のプロフィールを保管することができる。本実施例で、一つのプロフィールがそれぞれのMFDに割り当てられ、複数のMFDが同じプロフィールを共有することができる。
【００１８】
プロフィールに含まれるパラメータは例えば、以下のもの含む（ただし、これらに限定されるものではない）。
【００１９】
プロフィールID：プロフィールを認定する。
【００２０】
LDAPイネーブルパラメータ：ドキュメント管理サーバ４０上でディレクトリ・サーバ６０を使用してLDAP木検索が可能であるか否かを示す。
【００２１】
基礎DNパラメータ：LDAP検索が可能な場合、LDAP木検索のデフォルトフィールドを提供する。
【００２２】
ネットワーク認証パラメータ：ネットワーク・ドメイン・コントローラ５０を用いてのネットワーク検索が可能かどうかを示す。
【００２３】
タイム・アウト・パラメータ：MFDがリセットし、ユーザに対してログイン情報を入力するよう要求するまでに経過する時間の長さを示す。
【００２４】
マックス結果計算パラメータ：LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) クエリに対する検索結果の最大数を定める。
【００２５】
ファクシミリ・オプション・パラメータ：ファクシミリサーバがドキュメント管理サーバ４０に接続されているか否かを示す。
【００２６】
ポスト・スキャン・プロセシング・パラメータ：ドキュメント管理サーバ４０にどのポスト・スキャン・プロセシング・システムが接続しているかを示す。
【００２７】
バックエンド・パラメータ：どのバックエンドシステムがドキュメント管理サーバ４０に接続しているかを示す。
他のパラメータもプロフィールには含まれうる。
例えば、パラメータには、特定のユーザID、ユーザIDのための走査ジョブパラメータ、例えば、紙のデフォルトサイズ、走査解像度、文書フィーダの状態、画像処理作業に対する請求を行うための部門コードなどが含まれる。
【００２８】
図２は、本発明の一つの実施例における、MFD２０のブラウザを表している。このブラウザはMFD２０とドキュメント管理サーバ４０とで情報交換するように構成されている。
ブラウザ２５の一例は米国特許庁２００２年９月１６日出願、No.１０／２４３，６４３で公開されている。この出願の内容をこの明細書に取り込むこととする。
図２は、MFDサーバシステムのソフトウェア構成を表している。MFDサーバシステムは、上述した認証機能を実行するように構成された認証デバイス２６０を備えている。ドキュメント管理サーバ４０は同様に、管理デバイス２６５を備えている。管理デバイス２６５は、システムの管理者がドキュメント管理システム５を管理するためのデバイスである。例えば、システムの管理者は、ユーザプロフィールやドキュメント管理サーバ４０に接続されているMFD１０-３０用のMFDプロフィールをセットするために、管理デバイス２６５を経由しプロファイラ２８０にアクセスが可能である。
ドキュメント管理サーバ４０はディレクトリサーバ６０と通じるよう構成されるディレクトリゲートウェイ２７０も備えている。ドキュメント管理サーバ４０はドキュメントルータ２７５も備えている。ドキュメント・ルータ２７５は、MFDから受け取ったドキュメントを適切なアプリケーション７０、８０、９０に送信できるよう構成されている。
【００２９】
図２で示したように、MFD２０は、例えばMFD２０の検索エンジンを制御するECS（エンジン・コントロール・サービス）２００を備えている。MCS（メモリ・コントロール・サービス）２０５は、MFD２０のメモリへのアクセスを制御している。  
OCS（オペレーション・パネル・コントロール・サービス）２１５はMFD２０のLCD画面を作成する。例えばOCS２１５はMFD操作用の一般的なメニューや図３に示されるようなメニューを作ることができる。
SCS（システム・コントロール・サービス）２２５はMFD２０内のモニターセンサを制御する。例えば、SCS２２５はタッチ・スクリーン・センサやペイパー・ジャム・センサ、スキャニング・オペレーション・センサを制御する。それゆえ、センサからの情報に基づき、SCS２２５はMFD２０の状態を管理することができる。
NCS（ネットワーク・コントロール・サービス）２２０はブラウザ２５とドキュメント管理サーバ４０との通信を制御する。
SSL（セキュア・ソケット・レイヤー）２３０は、NCS２２０とブラウザ２５間におけるデータを暗号化し安全な通信を可能としている。
CIS２４０は、例えばMFD２０のLCDタッチパネルやキーパッドからの入力情報を処理する。
MFDユーザはLCDタッチパネルやキーパッドを使って情報やコマンドを入力することができる。
CIS２４０は、そのようにユーザ（SCS２２５によってCIS２４０へ送られた）から入力された情報やコマンドを処理することができる。CIS２４０はそのような処理に基づくコマンド（例えばディスプレイコマンド）を作り、そのコマンドをMFDの他の構成要素に対して（例えばLCD上のグラフィックを表示するOCS２１５に対して）送ることができる。
CIS２４０は、NCS２２０と情報やコマンドの交換をして、ブラウザ２５を用いて、ドキュメント管理サーバ４０との関連で、処理を行う。
【００３０】
通常のMFDは自らを構成する各々のハードウェアを実行し、制御するファームウェアであるECS、MCS、OCS、NCS、SCS、CISを備えている。
しかしながら、本発明ではNCS２２０はブラウザと通信ができるよう構成されている。例えば、NCS２２０はHTTPプロトコルを使った通信に特別な能力を有している。
NCS２２０はドキュメント管理サーバ４０とも通信できるよう構成されている。そのためにNCS２２０はブラウザ２５とドキュメント管理サーバ４０との間でデータを交換することができる。
例えば、NCS２２０はドキュメント管理サーバ４０へ識別情報（ＩＤ）を送り、プロフィールを受け取ることができる。また、電子メールアドレスの要求を送ることができるし、ドキュメント管理サーバ４０から選ばれた電子メールアドレスを受け取ることができる。またはNCS２２０はドキュメント管理サーバ４０に対してログイン情報を送り、認証プロセスを通じてユーザ認証の確認をドキュメント管理サーバ４０（ディレクトリ・サーバ６０）から受け取ることができる。
【００３１】
ブラウザ２５にはMFD２０のNCS（ネットワーク・コントロール・サービス）と通信可能なHTTPコマンドプロセッサ２３５が含まれている。例えば、MFDキーパッドを通じてユーザから入力された電子メールアドレスの要求や図３に示されているようなLCD上のディスプレイ情報に関する要求はHTTPコマンドプロセッサ２３５によってNCS２２０からブラウザ２５に伝えられる。
HTTPコマンドプロセッサ２３５はHTML形式でブラウザHTMLパーサ２５５を用いてデータ交換をすることができる。そして、XML形式でXMLパーサを用いてデータ交換をすることもできる。
パーサ２５0と２５５はHTTPコマンドプロセッサ２３５からのデータの構文チェックを行い、HTTPコマンドプロセッサ２３５用にデータを処理することができる。
本発明では、通常コンパイラの一部となっている一般的なパーサを備えることができる。
【００３２】
HTTPコマンドプロセッサ２３５にはドキュメント管理サーバ４０のディレクトリサービスによって実行されるユーザ認証プロセスのような特定のアプリケーションを実行するプログラムコードを備え付けることができる。HTTPコマンドプロセッサ２３５は、特定のアプリケーションの定義に基づいて情報を処理できる。例えば、HTTPコマンド・プロセッサ２３５はユーザから提供された情報、例えば名前やパスワードを処理し、ドキュメント管理サーバ４０のためのプロセスに基づきHTTPリクエストをつくることができる。  
HTTPコマンド・プロセッサ２３５によって、このHTTPリクエストはNCS２２０に送られ、ドキュメント管理サーバ４０へと送られる。
【００３３】
HTTPコマンドプロセッサ２３５はドキュメント管理サーバ４０（NCS２２０を経由して）から受け取った情報を処理することもできる。例えば、HTTPコマンド・プロセッサ２３５は、ドキュメント管理サーバ４０が作成したHTTPレスポンス（MFDを操作するためのパラメータを含んだプロフィールを備えている）を受け取ることができる。
HTTPコマンド・プロセッサ２３５はこの情報を処理し、MFDを制御するためのコマンドを作成することができる。例えば、MFDに対して適切なボタンのあるメニューを表示させるよう要求することができるし、特定のユーザIDのジョブパラメータに基づきスキャンするよう要求することもできる。
他の例によると、HTTPコマンド・プロセッサ２３５はLCDパネルに図を描くというコマンドを作成することができる。
HTTPコマンド・プロセッサ２３５は適切なMFDファームウェア（例えばOCS２１５）に対してコマンドを送信し、実行させることができる。例えば、OCS２１５はグラフィック図を描くというコマンドを受信し、それをLCDパネル上にグラフィック（図３参照）を表示させることで実行する。
【００３４】
図３はスクリーン３００を表している。この画面では、図１のシステムを使用するために、ボタン（例えばボタン３０５-３５０）に触れるようユーザに指示をしている。
ボタン３０５に触れるとMFDはユーザにログイン情報を入力するようにスクリーン（図示せず）を表示する。
ボタン３１０に触れると、MFDはユーザがファクシミリを送ることができる状態にスクリーンを表示する。
ボタン３１５に触れると、MFDは、ユーザに電子メールでドキュメントを送ることができる状態にスクリーンを表示する。
ボタン３２０に触れると、MFDはユーザにドキュメントをスキャンするため、セットをするよう促すスクリーンを表示する。
ボタン3２５に触れると、MFDは、過去にMFDによって行われ、保存されているジョブの記録をスクリーンに表示する。
ボタン３４５を押すと、MFDはユーザにドキュメントをバックエンドシステムに送るよう促すスクリーンを表示する。
ボタン３５０に触れると、MFDはユーザにドキュメントを中間処理システムに送るよう、例えばフォーマット変更などを促すスクリーンを表示する。
【００３５】
スクリーン３００は時間や日付、エラーメッセージ、ユーザへの指示といったシステム・メッセージを表示するシステム・ディスプレイ・ポーション３３０を備えている。スクリーン３００はユーザに対して情報を表示するメイン・ディスプレイ・ポーション３３５を備えている。スクリーン３００には他のディスプレイ・ポーションを備えることもできる。
スクリーン３００はボタン3４０も備えている。ボタン３４０は、ユーザに対してメイン・ディスプレイ・ポーション３３５によって示されている画面をスクロールするよう促す  
【００３６】
図４-１１は、本発明のいくつかの実施例で、ドキュメント管理サーバ４０を用いてドキュメントを管理する方法を説明するフローチャートを示している。図４に示されたプロセスは、ドキュメント管理サーバ４０で実行される方法を表している。
ステップ４００で、ドキュメント管理サーバ４０は、プロフィールに関する要求を画像処理装置から受け取る。この要求には、画像処理装置に対する要求を確認する識別情報が含まれている。識別情報には、画像処理装置のシリアル番号やグループに関する情報が含まれている。
グループに関する識別情報は、例えばMFDがどこに帰属しているか示すものであったりする。組織の特殊な区分や、特殊な機能を持ったグループ（例えば法律、会計、マーケティング）もしくは特殊な場所（例えば階、建物、街、州、国か、特殊なセキュリティレベル）などである。
【００３７】
ステップ４０５で、ドキュメント管理サーバ４０は例えば、登録済みのMFDを保管しているレジスタで、識別情報を探し、MFDが登録されているか否かを問う。もし、MFDが登録されていれば、ドキュメント管理サーバ４０は、ステップ４１０で割り当てられるプロフィールを探し出す。もし、MFDが登録されていなければ、ドキュメント管理サーバ４０はステップ４１５で、登録済みのMFDの数と所定数とを比較する。
この所定数は、例えば、ドキュメント管理サーバ４０に接続されている特定のアプリケーションを使うことが許可されているデバイスの最大数である。この所定数（そして、アプリケーションを認定する情報）はドキュメント管理サーバ４０に保管することができる。そして、例えば、ネットワークアプリケーションとMFDを利用している組織との間で許可されるライセンスの数によって、例えば５,２５,１００と定まる。
ライセンス情報は、結果としてMFDがそれに応じてユーザのインターフェースや機能を調整できるよう、MFDのプロフィールに含ませることができる。もし、登録済みの画像処理装置の数が所定数より少ない場合、ドキュメント管理サーバ４０はステップ４２０でMFDを登録し、ステップ４１０においてMFDに割り当てられたプロフィールを見つけ出すことができる。
もし、登録済みの画像処理装置の数と所定数とが等しい場合は、ドキュメント管理サーバ４０は、ステップ4２５においてMFDに対してメッセージを送信することができる。そのメッセージはドキュメント管理サーバ４０にとって利用可能なサービスが、MFDにとっては利用不可能であることを示すエラーメッセージである。なぜならば、MFDに認められる最大数に達してしまっているからである。
【００３８】
ステップ４３０で、ドキュメント管理サーバ４０は例えば、ファクシミリサーバか、電子メールサーバか、といった、どのデリバリが利用可能かを調べ、その情報をプロフィールに追加することが可能である。
ステップ４３５で、ドキュメント管理サーバ４０は、どの中間処理システムが利用可能かを調べ、その情報をプロフィールに追加することができる。
ステップ４４０で、ドキュメント管理サーバ４０は、どのバックエンドシステムが利用可能かを調べ、その情報をプロフィールに追加することができる。
ステップ４４５で、ドキュメント管理サーバ４０は、登録されている画像処理装置に対してそのプロフィールを送信する。
【００３９】
ドキュメント管理サーバ４０は、複数の画像処理装置のためにこれらのステップを繰り返すことができる。もし、画像処理装置が一つの組織内の同じグループに属していれば、ドキュメント管理サーバ４０は同じプロフィールをそれぞれの画像処理装置に送ることができる。
MFDがドキュメント管理サーバ４０から、プロフィールを受け取ったあと、MFDはプロフィールから提供された様々なパラメータをもとに初期画面を作成することができる。これは次に図５を用いて説明する。
【００４０】
図５は、画像処理装置、例えばMFDによって実行される方法を表している。そして、画像処理装置の電源がついたときにスタートする。
ステップ４５０で、MFDはドキュメント管理サーバ４０に対してプロフィールの要求を送る。既に言及した通り、この要求は画像処理装置のシリアルナンバといった識別情報も含む。
ステップ４５５で、MFDはプロフィールがドキュメント管理サーバ４０から届いたか否かを問う。もし、ドキュメント管理サーバ４０からプロフィールが届かず、エラーメッセージが届いた場合は、MFDはステップ４６０でエラーメッセージを表示する。
もし、プロフィールが届いたら、MFDはステップ４６５で受け取ったプロフィールを処理する。この処理の一部によって、MFDはプロフィールのパラメータの機能に応じた表示をつくることができる。例えば、MFDはプロフィールで認定されたバックエンド、中間処理システムに基づき、メニューを作ることができる。
このステップではMFDはLCD上に図３に示した３１５-３２５、３４０ボタンのようなデフォルトセッティングに基づいてグラフィックを表示させることもできる。
【００４１】
プロフィールに含まれているパラメータは、MFDのオプション機能に対応する。他の機能はMFD内のデフォルト値によって利用可能であり、結果としてMFDは、プロフィールによってこれらのデフォルト機能が利用可能であるか否かを判別することなく、自動的にこれらのデフォルト機能に対応するグラフィックを表示させうる。そのようなデフォルト機能に調和したパラメータは、プロフィールの一部となる必要はない。
図５に示された例では、ログイン、ファクシミリ、LDAP機能はオプションであり、結果としてMFDは、プロフィールに含まれるパラメータを判断することによって、その機能の可否を判断している。また、この例では、電子メール機能はデフォルト値によって利用可能であり、結果としてMFDはこれらの機能についてプロフィール内のパラメータを取得することはない。
本発明は、この例に制限されることなく、他の任意のオプション機能やデフォルト機能の組み合わせを採用することが可能である。
【００４２】
ステップ４７０で、MFDは、そのプロフィールが利用可能なログイン機能を含んでいるかどうかを問う。もし、ログイン機能が利用可能であれば、MFDはステップ４７５で、LCDパネルにログインボタンを表示させる。もし、ログイン機能が利用不可能であれば、プロフィールに利用可能なファクシミリ機能が含まれるかを問うステップ４８０にジャンプする。
もし、ファクシミリ機能が利用可能であれば、MFDは、ステップ４８５でLCD 上にファクシミリボタンを表示する。もし、ファクシミリ機能が利用不可能であれば、MFDはプロフィールで提供される時間に基づいて、MFD自動ログアウトタイマをセットするステップ４９０にジャンプする。
【００４３】
ステップ４９５で、MFDは、プロフィールが、LDAPオプションが利用可能であると示しているか否かを判別する。もし、LDAPオプションが利用可能であるならば、プロフィールの一部として提供されるLDAPクエリのためにステップ４９７で基礎DN（識別名）をセットする。
基礎DNは、サーチのデフォルトフィールドを定義する。このデフォルトフィールドは、より狭い範囲のサーチが要求されない限り、LDAPサーチが実行されるフィールドである。
もし、LDAPオプションが利用不可能ならば、MFDはステップ４９７をジャンプする。
これらのステップを経て、MFDは、図３に示したスクリーン３００のような初期画面を完成させる。
本発明においては、図４、５に示されたステップの順序に制限されない。
【００４４】
この初期画面とMFDによって表示された他のメニューを利用して、MFDのユーザはドキュメント管理サーバ４０を通じて、ネットワーク上で利用可能な様々なサービスにアクセスすることができる。
一般的には、ドキュメント管理サーバ４０は、ジョブ情報を画像処理装置から受け取り、ドキュメント管理サーバ４０でそれを処理し、処理した情報をドキュメント管理サーバ４０に接続されているアプリケーションに対して送信する。
【００４５】
図６は、本発明の実施例に基づきMFD１０-３０によって実行されたユーザ認識の方法を示している。
ステップ５０５で、MFDはログイン画面を表示するためのコマンドがユーザから送信されたか否かを問う。例えば、ユーザはMFD２０のLCD上に、ログインボタン３０５（図３スクリーン３００参照）のように表示されたログインボタンを押すことができる。
ステップ５１０で、MFD２０はコマンドを受信した場合に、ログイン画面を表示する。
ステップ５１５で、MFD２０は、ユーザからログイン情報が送信されたか否かを問う。例えば、MFD２０は、ユーザがユーザ名やドメイン名を入力したか否かを問うことも可能である。  
【００４６】
一旦、ログイン情報を受信すると、MFD２０は、ステップ５２０でログイン情報をドキュメント管理サーバ４０へ送信する。この場合、ジョブ情報はログイン情報を含んでいる。
ドキュメント管理サーバ４０は、ログイン情報を受信すると、それを処理し、処理したログイン情報をネットワーク・ドメイン・コントローラ５０に送信する。
ネットワーク・ドメイン・コントローラ５０はログイン情報を認証し、ドキュメント管理サーバ４０に対して認証確認を送る。ドキュメント管理サーバ４０は、この認証確認をＭＦＤ２０に転送する。
ステップ５２５で、MFD２０は認証確認がドキュメント管理サーバ４０から届いたかどうかを尋ねる。
一旦、MFD２０がユーザ認証を受け取ると、MFD２０は、ステップ５３０において、ユーザのホームページを表示するため、ドキュメント管理サーバ４０からダウンロードする。ユーザのホームページは、認証後、初めて表示されるデフォルトページのようなものである。
本発明では、このホームページは、ユーザ認証の結果に基づいて作成される。
本実施例において、ユーザのホームページは、本発明の使い方や情報を提供するために、ヘルプボタンやアバウトボタンとともに表示されると良い。
【００４７】
図７は、本発明の一つの実施例に基づき、グローバルディレクトリ６０にアクセスする方法を表している。グローバルディレクトリ６０は、目的の情報の検索、ファクシミリ番号検索や、電子メールアドレス検索といった宛先情報検索を実行するという目的のためにアクセスされる。
ステップ６０５で、MFD２０は、ユーザがグローバルディレクトリ６０内の検索を要求したか否かを問う。例えば、ユーザは、MFDのLCD上に表示されたメニューの中から検索ボタンを押して検索を要求することができる。
もし、そのような検索が要求されれば、MFD２０は、ユーザに対して、少なくとも二つの文字列といった検索列を促す画面をステップ６１０で表示する。
ステップ６１５で、MFD２０は検索列が入力されたか否かを問う。
【００４８】
一旦、検索列が入力されるとMFD２０はステップ６２０で検索列をドキュメント管理サーバ４０へと送信する。この場合、ドキュメント管理サーバによって受け取られたジョブ情報には、宛先情報に対する要求が含まれる。
ドキュメント管理サーバ４０は、検索列を処理し、ディレクトリサーバ６０に対して送信する。ディレクトリサーバ６０は検索を実行し、検索結果をドキュメント管理サーバ４０に対して送信する。
ドキュメント管理サーバ４０は、その検索結果をMFD２０に送信する。
ステップ６２５で、MFD２０は検索結果をドキュメント管理サーバ４０から受信したか否かを問う。
一旦、検索結果を受信すると、MFDはステップ６３０で画面に検索結果を表示する。
【００４９】
MFDのユーザは、同様にドキュメント管理サーバ４０に対して、ドキュメントをドキュメント管理サーバに接続されているアプリケーションへ送信するように要求することができる。
このアプリケーションとは、ファクシミリサーバ、電子メールサーバ、ファイルフォーマット変換システム、OCRシステム、ドキュメント管理システム、ファイル保管システムなどである。
この場合、ジョブ情報はドキュメントおよびドキュメントをアプリケーションに対して送信するようにという要求を含んでいる。
【００５０】
図８はドキュメント管理サーバ４０を通じ、MFDを用いてファクシミリを送る方法の一例を示している。
ステップ７００で、MFDユーザは、図６で述べたようにログインすることができる。
ステップ７０５で、MFDユーザは、図３で示されたボタン３１０のようなファクシミリボタンを押すことができる。
ステップ７１０で、MFDユーザは、タッチスクリーンやキーパッドのようなMFD入力装置を使ってファクシミリ番号を入力することができる。
変化させると、図７で既に述べたように、ファクシミリ番号を表示させることや、グローバルディレクトリ６０にアクセスし、ファクシミリ番号を選択することもできる。
ステップ７１５で、MFDのユーザはファクシミリ・ドキュメントと一緒に送られるファクシミリの記録を入力することもできる。
ユーザはMFD入力装置を使って、ファクシミリ記録を入力することもできる。
ステップ７２０-７２５で、ドキュメントをファクシミリで送信する際に、もしMFDから要求されれば、ユーザは請求者番号を入力することができる。
請求者番号の入力が要求されるか否かは、プロフィールパラメータによって決定される。請求者番号は、ファクシミリサービスに対して支払いをなすべき存在と一致する。
【００５１】
ステップ７３０で、ドキュメントはMFDスキャニング・サーフェイス上にセットされる。
ステップ７３５では、例えば、図３に示されたボタン３２０に触れて、スキャンセッティングメニューにアクセスすれば、希望する場合、スキャンのセッティングを変更することができる。
ステップ７４０で、ドキュメントがスキャンされている。
ステップ７４５で、ジョブ情報は例えば、XMLファイル形式でドキュメント管理サーバ４０に送信される。
この場合のジョブ情報には、スキャンされたドキュメント、ファクシミリサーバに対するドキュメント送信要求、請求者番号、スキャニングパラメータ、特定のファクシミリ番号などを含ませることができる。
ステップ７５０で、ドキュメント管理サーバ４０はMFDから受信したジョブ情報を処理する。
ステップ７５５で、ドキュメント管理サーバ４０は、ファクシミリ送信を完了するために、処理したジョブ情報の一部をファクシミリサーバに送信する。
【００５２】
図９では、MFDを利用し、ドキュメント管理サーバ４０を通じてバックエンドシステムに対してドキュメントを送信する方法の一例が示されている。上述の通り、バックエンドシステムは例えば、ドキュメント管理システムやシステムをスキャンするファイルである。
ステップ８００で、MFDユーザは、図６を用いて上述したようにログインすることができる。
ステップ８０５で、MFDユーザは、ドキュメント管理システムのようなバックエンドシステムを選択することができる。
例えば、ユーザは図３に示したボタン３４５に触れることができる。
ステップ８１０で、MFDユーザはMFD入力装置を用いてドキュメントの種類を選ぶことができる。例えば、ユーザがMFDのタッチスクリーンを使って種類を選択できるように、ドキュメントの種類についてのメニューを表示させることができる。ドキュメントの種類は、バックエンドシステムでドキュメントを保管する際のインデックス情報として使うことができる。
ステップ８１５では、MFDユーザはドキュメントがバックエンドシステム内で保管されるフォルダを選択することができる。この選択は、スクリーン上に表示されたリストから選ぶこともできるし、キーボードを使って入力することもできる。  
ステップ８２０で、MFDユーザはドキュメントの名前や、インデックス情報を入力することができる。
ステップ８２５で、ユーザは管理目的（例えば、請求書発行、会計処理、行程管理）でドキュメント管理サーバ４０やバックエンドシステムによって利用されるアカウントナンバーを入力することができる。
ステップ８３０で、ドキュメントの種類がインボイスである場合、ユーザは、インボイスの総計を選ぶことができる。
違う種類のドキュメントの情報（例えば数値データ）を入力するようユーザに促すため、MFDの画面上に表示することができる。
【００５３】
ステップ８３５で、ドキュメントはMFDスキャニング・サーフェイスにセットされる。
ステップ８４０で、ドキュメントはスキャンされる。
ステップ８４５で、ジョブ情報は、例えばXMLファイル形式でドキュメント管理サーバ４０に送信される。
この場合のジョブ情報には、選択されたバックエンドシステム、スキャンされたドキュメント、ドキュメントをバックエンドシステムに送信するための要求、ドキュメントの種類、目的のフォルダ、ドキュメントの名前、アカウントナンバー、そして総数が含まれている。
ステップ８５０で、ドキュメント管理サーバ４０はMFDから受け取ったジョブ情報を処理する。
ある実施例では、ドキュメント管理サーバ４０はドキュメントを、選択されたバックエンドシステムを基準にして中間処理システムに送信する。換言すれば、ドキュメント管理サーバ４０は選択されたバックエンドシステムが要求する、特定のファイル形式を識別することができる。
ドキュメント管理サーバ４０は、バックエンドシステムにドキュメントを送信する前に、MFDから受け取ったドキュメントが適切な形式であるかを自動的に識別している。
ステップ８５５で、ドキュメント管理サーバ４０は処理したジョブ情報（例えばドキュメント）の少なくとも一部を送信する。
【００５４】
図１０は、中間処理システムによって処理されたドキュメントが、MFDを用いてドキュメント管理サーバ４０を通して、バックエンドシステムに対して送信される方法の一例を示している。
上記で述べたように、中間処理システムは、例えばファイルフォーマット変換システムやOCRシステムを用いることができる。
ステップ９００で、MFDユーザは、図６で論じたようにログインすることができる。
ステップ９０５で、MFDユーザは、OCRシステムやPDF変換システムのような中間処理システムを選択することができる。
例えば、ユーザは、変換システムや認識システムを選ぶファイルフォーマット画面を表示させるためのボタン３５０（図３参照）に触れることができる。
他の実施例では、プロフィール、もしくはバックエンドシステムの選択（例えば、図９のステップ８０５でなされた選択）に基づき、MFDによってファイルフォーマット画面を自動的に表示させることもできる。
この例では、MFDは、ボタン３５０といった中間処理ボタンを表示する必要がなくなる。
ステップ９１０で、ドキュメントは、MFDスキャニング・サーフェイス上にセットされる。
ステップ９１５で、ドキュメントがスキャンされる。
ステップ９２０で、ジョブ情報が、例えばXMLファイル形式でドキュメント管理サーバ４０に送られる。
この場合のジョブ情報には、選択された中間処理システム、スキャンされたドキュメント、ドキュメントを中間処理システムに送信する要求、そして、希望があれば他のシステム等が含まれている。
ステップ９２５では、ドキュメント管理サーバ４０はMFDから受け取ったジョブ情報を処理する。
【００５５】
ステップ９３０で、ドキュメント管理サーバ４０は、ドキュメントのようなジョブ情報の少なくとも一部を中間処理システムに対して送信する。
ステップ９３５で、中間処理システムがドキュメントを処理する。
そして、ステップ９４０では、中間処理システムが、処理したドキュメントをドキュメント管理サーバ４０に対して送る。
ステップ９４５では、ドキュメント管理サーバ４０が処理されたドキュメントを受信し、そしてステップ９５０でバックエンドシステムへ処理されたドキュメントを送信する。
【００５６】
図１１はドキュメントをバックエンドシステムに送信し、ドキュメント管理サーバ４０を介してMFDでドキュメントをプリントアウトする方法の一例を示している。
上述したように、バックエンドシステムは例えばドキュメント管理システムやシステムをスキャンするファイルである。
この例では、ドキュメント管理システムは、例えば医療や保険の記録といった機密情報に属するドキュメントを管理し、誰が、どんな理由でそのドキュメントを要求したかを表す履歴を保存するために、確実な情報を必要とする。
ステップ１０００で、MFDユーザは図６で議論したようにログインすることができる。
ステップ１００５で、MFDユーザは、医療記録ドキュメント管理システムのようなバックエンドシステムを選択することができる。
例えば、ユーザは図３に示したボタン３４５に触れることができる。
ステップ１０１０で、MFDユーザは、ドキュメントを要求する部門の名称を入力するように促される。
ステップ１０１５で、MFDユーザは、ドキュメントを要求する理由を入力することができる。このステップは、スクリーンに表示されたリストから理由を選択することによって、もしくはキーボードを使って理由を入力することもでき、これらによって実行される。
ステップ１０２０で、MFDユーザは、ドキュメントの種類を入力することができる。そして、ステップ１０２５では、ユーザはドキュメントの説明やインデックス情報を入力することができる。
【００５７】
ステップ１０３０で、ドキュメントはMFDスキャニング・サーフェイス上にセットされる。
ステップ１０３５で、希望する場合は、スキャンのセッティングを変更することができる。セッティングは、図３に示されたボタン３２０に触れることで、変更が可能である。
ステップ１０４０で、ドキュメントがスキャンされる。
ステップ１０４５で、ジョブ情報は、例えばXMLファイル形式でドキュメント管理サーバ４０に送信される。この場合のジョブ情報には、スキャンされたドキュメント、ドキュメントの種類、ドキュメントの内容が含まれている。
ステップ１０５０で、ドキュメント管理サーバ４０はMFDから受け取ったジョブ情報を処理する。
ステップ１０５５で、ドキュメント管理サーバ４０は処理したジョブ情報の少なくとも一部をMFDとバックエンドシステムに送信する。例えば、ドキュメント管理サーバ４０はドキュメントを印刷のためMFDに戻すこともできるし、保管のためドキュメント管理システムに送信することもできる。
【００５８】
図１２-１３は、MFD２０の例を表している。MFD２０にはCPU９３１およびインターナルバス９３２によってCPU９３１に接続されている様々な構成要素が含まれている。
CPU９３１は、MFD２０の状態をモニタリングしながら、多様な仕事をしている。CPU９３１に接続されている構成要素は、ROM（リードオンリーメモリ）９３３、RAM（ランダムアクセスメモリ）９３４、HDD（ハードディスクドライブ）９３５、フレキシブルディスク９０７を受け取ることができるFDD（フレキシブルディスクドライブ）９３６、I/F（インターフェイス）９３８、モデムユニット９３９である。
加えて、インターナルバス９３２によってCPU９３１にコントロールパネル９３７、スキャナーユニット9４０、プリンタユニット９４１、画像処理装置９４２を接続することができる。
I/F９３８とモデムユニット９３９の両方が、ネットワーク１００に接続されている。
【００５９】
本実施例で、MFD２０に対するプログラムコードの指示を、ICカードを通じてHDD９３５に保管することができる。あるいは、プログラムコードの指示をフレキシブルディスク９０７に保管することもできる。結果として、プログラムコードの指示はFDD９３６によって読みとられ、その指示はRAM９３４に対して送信され、CPU９３１によって実行される。
これらの指示は、上述したMFDの機能を実行するためのものである。
これらの指示によって、MFDがブラウザ２５を通じてドキュメント管理サーバ４０と通信することや、コントロールパネル９３７とMFD２０内の画像処理ユニットを制御することが可能になる。
【００６０】
MFD２０のスタートアップを通じて、プログラムコードの指示は、CPU９３１によって読まれ、RAM９３４へ送信され、CPU９３１によって実行される。あるいは、プログラムコードの指示は、ROM９３３へとロードされることもある。
それゆえ、本発明では、フレキシブルディスク９０７、HDD９３５、RAM９３４、ROM９３３のどれもが、コンピュータによって読解可能であり、かつプログラムコードの指示を保管することができる方法であると解されている。
本発明によると、指示を保管することができる他のデバイスや媒体には、例えば磁気ディスク、DVDを含む光学ディスク、MOSのような光磁気ディスク、PCカードのようなセミコンダクタメモリーカードがある。
【００６１】
本実施例で、コントロールパネル９３７には、MFD２０のユーザがドキュメント管理サーバ４０と通信をするための情報を表示するディスプレイ画面（図３のスクリーン３００参照）が含まれる。
ディスプレイ画面は、液晶表示装置（LCD）やプラズマ表示装置、ブラウン管表示（CRT）でも可能である。
ディスプレイ画面は、コントロールパネル９３７に不可欠ではなく、そこに埋め込まれる必要もなく、ワイヤー接続かワイヤレス接続でコントロールパネル９３７に接続されていればよい。
コントロールパネル９３７は情報を入力するためや、様々な選択を要求するための道具となる。
あるいは、キーボードやマウス、リモートコントローラ、ディスプレイ画面に触れること、音声認識、視線追従型や、これらの組み合わせによってコントロールパネル９３７とディスプレイ画面は動かされている。
【００６２】
図１４は本発明の実施例における、サーバ４０のブロック図である。図１５は、ドキュメント管理サーバ４０の概要を表している。
ドキュメント管理サーバ４０には、システムバス１５００経由で他の多くのデバイスと通信をするCPU１０００が含まれている。ドキュメント管理サーバ４０には、認証作業の実行やドキュメントの機能を送信、管理する際に用いられる数値を一時的に管理するRAM１９００が含まれている。
【００６３】
十分なメモリ及び処理能力を有する汎用パソコンや、コンピュータ・ワークステーションであっても、ドキュメント管理サーバ４０として機能するように構成させることは可能である。CPU１０００は、大容量のデータ送信と、通信及びデータベース検索における、膨大な量の数学的な計算のために構成されている。
インテル社によって製造されている1GHz  Pentium（登録商標）III等のPentium（登録商標）IIIマイクロプロセッサをCPU１０００として用いることができる。このプロセッサは３２ビット・アーキテクチャを採用している。
他に適しているプロセッサとしては、Motorola 500 MHz Power PC G4プロセッサとAdvanced Micro Devices 1GHz AMD Athlon プロセッサがある。マルチプロセッサやワークステーションも同様に利用可能である。
【００６４】
ROM１８００は、半導体から構成される。しかし、光学メディアや他のＲＯＭ（リードオンリーメモリー）も利用可能である。ROM１８００は、アプリケーションソフトの格納や一時記憶を行っている。
ROM１８００は、CPU１０００によって利用可能となるようシステムバス１５００に接続している
ROM１８００にはコンピュータが読解可能な指示が含まれている。この指示は、CPU１０００によって実行された場合に、MFDからのスキャンされたドキュメントと関連して上述したように、認識、送信、管理といった異なる作業を実行できるものである。
インプットコントローラ1６００はシステムバス１５００に接続されており、そして、キーボード１６１０やマウス１６２０といった周辺装置を用いてインターフェースを提供する。
インプットコントローラ1６００は、PS２ポート内のマウスポートやUSBポートといった異なるポートを含むことができる。インプットコントローラ1６００用のキーボード・ポートはミニDINポートの一種であるが、他のコネクタも同様に用いることができる。
インプットコントローラ1６００は、サウンド・カード・コネクションを備えており、結果としてサウンド・カード上の外部差し込み口にユーザは、マイクロフォンスピーカや外部音源を接続することができる。
インプットコントローラ1６００には、シリアルポートやパラレルポートも同様に含まれている。
【００６５】
ディスクコントローラ1４００は、IDEコントローラの一種であり、ハードディスクドライブ１４２０やCD-ROMドライブ１１８０、コンパクトディスク１１９０と同じようにリボンケーブルを通じてフレキシブルディスクドライブ１４１０に接続している。加えて、PCI拡張スロット（図示せず）はディスクコントローラ1４００かCPU１０００のマザーボードに備え付けられている。
エンハンスド・グラフィック・ポート拡張スロットが設けられており、メインメモリに瞬時にアクセスし、３D画像を提供することが可能となる。
ハードディスク１２１０にも、読み取りも書き込みも可能なCD-ROMが含まれている。コミュニケーションコントローラ1３００は、例えばイーサネット（登録商標）コネクションを通じて、ネットワーク１３１０に接続されている。
一実施例では、ネットワーク１３１０とコミュニケーションコントローラ1３００への接続は、ケーブルモデム接続、DSL接続、ダイヤルアップモデム接続などの、コミュニケーションコントローラ1３００への接続等、様々な種類の接続によって成り立っている。
【００６６】
出入力コントローラ1２０0によって、外付ハードディスク１２１０、プリンタ1２２０のような外部部品との接続が可能となる。出入力コントローラ1２０0は、MFD１０-３０でも可能である。
この場合、例えばRS２３２ポートやSCSIバス、イーサネット（登録商標）や、ネットワークプロトコルをサポートするネットワーク接続（TCP/IP、IPX、IPX/SPX、NetBEULなどに限定されず）を経由させる。
【００６７】
ディスプレイ・コントローラ１１１０はシステムバス１５００とCRT１１１０のようなディスプレイ装置を相互に接続している。
CRT１１１０が機能している場合、LCDやプラズマ表示装置といった、いろいろなディスプレイ装置を使うことができる。
【００６８】
上述のシステム及び方法は、本明細書の指示通りにプログラムされた汎用マイクロプロセッサを使って、当業者により実行させることができる。熟練したコンピュータプログラマによれば、容易に本明細書の指示に基づき、適切なソフトウェアを準備することができる。とりわけ、ドキュメントを認証、送付、管理する本発明のコンピュータ・プログラム製品は、C,C＋＋、フォートラン、ベーシックに限られず多数のコンピュータ言語で作成可能である。本発明は、特定の集積回路を用意し、もしくは、従来の回路を適切にネットワークに接続することによって実現可能である。
【００６９】
本発明は、このように、記録媒体を含み、コンピュータにこの発明に従った処理を実行させるコマンド群を含むコンピュータをベースとした製品を含んでいる。この記録媒体は制限がなく、フレキシブルディスク、光学ディスク、CD-ROM、光磁気ディスク、ROM、RAM、EPROM、フラッシュメモリ、磁気カード、光学カードなど電子的なコマンドを格納するのに適していれば、どれでも利用可能である。
【００７０】
歴史的にビジネスアプリケーションでは、汎用コンピュータが使われ続けてきた。そして、ユーザはコマンドを送り、ターミナルコンソールからオペレーションを実行させてきた。ターミナルコンソールには、アプリケーションを実行している汎用コンピュータから送り返されてきたデータを表示させる以外の計算能力はなかった。
LANが利用できるようになると、クライアント・サーバ構造が登場した。
クライアント・サーバ構造は、データ処理から汎用コンピュータを取り除くために、クライアントのコンピュータの計算能力を利用した。
結果として、資源を効果的に利用でき、全体のパフォーマンスも向上した。
【００７１】
しかしながら、クライアント・サーバ構造の登場により新たな問題が生じた。各々、そしてすべてのコンピュータにアプリケーションのプログラムをインストールする必要が生じたのである。クライアントのインストール、アップデート、メンテナンスには多くの時間と人手が必要となり、コストを増大させた。おまけに、この方法は柔軟性を欠いていた。なぜなら、クライアントとサーバには、異なる種類のアプリケーションが存在し、互換性が問題となるからである。
【００７２】
一度紹介したが、ウェブ・ブラウザは、クライアント・サーバ構造の問題点を解決しただけでなく、ユーザにとって利便性に富んでいたため、広く受け入れられた。
とりわけ、ウェブブラウザは、クライアントにおいてプログラムのメンテナンスの手間をなくした。なぜなら、アプリケーションプログラムやウェブページは、ユーザがウェブサイトにアクセスした際にロードされるからである。ユーザには、常に最新バージョンのアプリケーションを使うことが可能となったである。
結果として、パーソナルコンピュータは、もはや手作業で、かつ永久にアプリケーションプログラムをローカルハードディスクへ、インストールする必要がなくなったのである。
こうしてPCウェブブラウザは時にシン・クライアント・テクノロジと言われることとなった。それは、比較的扱いにくいアプリケーションプログラムから解放されたという意味である。
【００７３】
本発明によればMFDブラウザは、シン・クライアント・テクノロジと同様の利点をMFDに対して提供している。なぜなら、ユーザは手作業でプログラムをインストールすることも、プログラムをアップデートすることもなく、ウェブサイトから最新の、そして適切なソフトウェアをロードできるからである。
MFDブラウザがMFDと組み合わさるとと、ウェブサーバは、MFDを認証し、あらかじめ定義された基準によってプログラムをダウンロードし、実行させることができる。
この基準は、例えば、特許検索や法務部門用のプリントプログラム、人事部門用にマネージメントプログラムを再開させるなど、異なる種類のアプリケーションを実行させるために利用することも可能である。
本発明は、米国特許庁２００１年３月１日出願、Ｎｏ.０９/７９５，４３８で公開されているドキュメント管理システムおよび方法と組み合わせることができる。この出願の内容をこの明細書に取り込むこととする。
【００７４】
本発明は、上述の通り、付加的な修正および変化をさせることが可能である。
すなわち、添付した請求の範囲の記載内で、ここまでに具体的に記述したのとは別の方法で、本発明を実行することが可能である。
【００７５】
なお、本発明の実施の形態にかかる管理方法を実現するための装置は、専用のシステムによらず、通常のコンピュータシステムを用いて実現可能である。例えば、汎用コンピュータに、上述のいずれかを実行するためのプログラムを格納した媒体（ＣＤ−ＲＯＭなど）から当該プログラムをインストールすることにより、上述の処理を実行する装置を構成することができる。
【００７６】
ＯＳが上述の処理の一部を分担する場合、あるいは、ＯＳが本願発明の構成要素の一部を構成するような場合には、記録媒体には、その部分を除いたプログラムを格納してもよい。この場合も、その記録媒体には、コンピュータが実行する各機能または各ステップを実行するためのプログラムが格納されているものとする。
【００７７】
なお、搬送波にプログラムを重畳し、通信ネットワークを介して配信することも可能である。例えば、通信ネットワークの掲示板（Bulletin Board System：ＢＢＳ）に該プログラムを掲示し、ネットワークを介して該プログラムを配信してもよい。そして、このプログラムを起動し、ＯＳの制御下で、他のアプリケーションプログラムと同様に実行することにより、上述の処理を実行できるように構成しても構わない。
【図面の簡単な説明】
【００７８】
【図１】本発明の一実施例に係るシステムの構成全体を示すブロック図である。
【図２】本発明の一実施例に係る画像処理装置のためのブラウザを示すブロック図である。
【図３】本発明の一実施例に係る画像処理装置のディスプレイ画面に表示されたメニューの例を示す。
【図４】本発明の様々な実施例において、ドキュメントを管理する方法のフローチャートを示す。
【図５】本発明の様々な実施例において、ドキュメントを管理する方法のフローチャートを示す。
【図６】本発明の様々な実施例において、ドキュメントを管理する方法のフローチャートを示す。
【図７】本発明の様々な実施例において、ドキュメントを管理する方法のフローチャートを示す。
【図８】本発明の様々な実施例において、ドキュメントを管理する方法のフローチャートを示す。
【図９】本発明の様々な実施例において、ドキュメントを管理する方法のフローチャートを示す。
【図１０】本発明の様々な実施例において、ドキュメントを管理する方法のフローチャートを示す。
【図１１】本発明の様々な実施例において、ドキュメントを管理する方法のフローチャートを示す。
【図１２】本発明の一実施例に係る画像処理装置のブロック図である。
【図１３】本発明の一実施例に係る画像処理装置の概要図である。
【図１４】本発明の一実施例に係るドキュメント管理サーバのブロック図である。
【図１５】本発明の一実施例に係るドキュメント管理サーバの概要図である。
【符号の説明】
【００７９】
１０          多機能デバイス
２０          多機能デバイス
３０          多機能デバイス
４０          ドキュメント管理サーバ
５０          ネットワーク・ドメイン・コントローラ
６０          ディレクトリ／アドレス・ブック・サーバ
７０          グループＩアプリケーション
８０          グループＩＩアプリケーション
９０          グループＩＩＩアプリケーション
１００        ネットワーク
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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