(57)【要約】【課題】ファイルに綴じる際に書類を分類する作業を不要とし、ファイリング作業時間を短縮し、かつ必要な書類を容易に捜し出せる書類の管理システムを実現する。【解決手段】書類管理方法は、書類に予め決められた連続記号を付す第１のステップと、書類の内容に関するデータを、書類を連続記号の順にファイルに綴じる第２のステップと、連続記号に関連付けてコンピュータ装置に入力する第３のステップと、コンピュータ装置に入力されたデータに基づいて連続記号を検索し出力する第４のステップとを有する。【選択図】  図４
2004171392.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
書類に予め決められた連続記号を付す第１のステップと、
前記書類を前記連続記号の順にファイルに綴じる第２のステップと、
前記書類の内容に関するデータを、前記連続記号に関連付けてコンピュータ装置に入力する第３のステップと、
前記コンピュータ装置に入力されたデータに基づいて前記連続記号を検索し出力する第４のステップと、
を有することを特徴とする書類管理方法。
【請求項２】
前記ファイルは、台紙部と、この台紙部に設ける綴具とを備えて、前記書類である用紙類の綴じ込みが可能なファイル装置であって、
特定サイズの位置決め手段によって規定される下片から一定位置を中心にした一対の前記綴具を、前記台紙部に設けたことを特徴とする請求項１に記載の書類管理方法。
【請求項３】
前記第２のステップは、前記特定サイズの位置決め手段を用いて下片から一定位置に印を付け、この印を用いて前記用紙類の一側に沿って前記用紙類の下片から一定位置に一対の綴穴を空け、この一対の綴穴を前記綴具に挿通して前記用紙類の綴じ込みを行うことを特徴とする請求項２に記載の書類管理方法。
【請求項４】
前記特定サイズの位置決め手段は、名刺やクレジットカード等のサイズが規格により決められた身の回り品であることを特徴とする請求項２又は３に記載の書類管理方法。
【請求項５】
予め決められた連続記号が付されてファイルに綴じられる書類を管理する書類管理装置であって、
前記書類の内容に関するデータを、前記連続記号に関連付けて入力するための入力画面を表示する入力画面表示手段と、
前記入力画面に入力されたデータに基づいて、前記連続記号を検索する検索手段と、
検索された前記連続記号を出力する連続記号出力手段と、
を有することを特徴とする書類管理装置。
【請求項６】
さらに、前記連続記号を発生する連続記号生成手段とを有し、
生成された前記連続記号は、前記入力画面上に表示されることを特徴とする請求項５に記載の書類管理装置。
【請求項７】
予め決められた連続記号が付された書類が綴じられるファイル装置と、
前記ファイル装置に綴じられる前記書類の内容に関するデータが入力され、入力されたデータの検索ができるコンピュータ装置とを含み、
前記コンピュータ装置は、
前記書類の内容に関するデータを、前記連続記号に関連付けて入力するための入力画面を表示する入力画面表示手段と、
前記入力画面に入力されたデータに基づいて、前記連続記号を検索する検索手段と、
検索された前記連続記号を出力する連続記号出力手段と、
を有することを特徴とする書類管理システム。
【請求項８】
さらに、前記連続記号を発生する連続記号生成手段とを有し、
生成された前記連続記号は、前記入力画面上に表示されることを特徴とする請求項７に記載の書類管理システム。
【請求項９】
前記ファイル装置は、台紙部と、この台紙部に設ける綴具とを備えて、前記書類である用紙類の綴じ込みが可能なファイル装置であって、
特定サイズの位置決め手段によって規定される下片から一定位置を中心にした一対の前記綴具を、前記台紙部に設けたことを特徴とする請求項７又は請求項８に記載の書類管理システム。
【請求項１０】
前記特定サイズの位置決め手段を用いて下片から一定位置に印を付け、この印を用いて前記用紙類の一側に沿って前記用紙類の下片から一定位置に一対の綴穴を空け、この一対の綴穴を前記綴具に挿通して前記用紙類の綴じ込みを行うことを特徴とする請求項９に記載の書類管理システム。
【請求項１１】
前記特定サイズの位置決め手段は、名刺やクレジットカード等のサイズが規格により決められた身の回り品であることを特徴とする請求項７から請求項１０のいずれかに記載の書類管理システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、書類管理方法、書類管理装置及び書類管理システムに関し、特に、コンピュータ装置を用いた書類管理方法、書類管理装置及び書類管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来より、官公庁、会社、事務所等のオフィースにおいて、多くの書類が取り扱われ、ファイリング等の書類管理が行われている。書類管理は、後に必要な書類を必要なときに迅速に取り出せるように、社内規則等に遵守した適切な方法で行われている。
【０００３】
多くの場合、書類は、予め決められた分類に従って分類され、その分類毎にファイルに綴じられて、棚等に置かれる。その分類は、書類の内容、性質等に応じて予め決められており、書類の内容等から、ファイリングを行う者が各書類の分類を判断し、その判断に基づいてファイルに綴じられる。後に、ある書類が必要となったとき、書類の内容等に対応する分類のファイルを検索することによって、必要な書類を捜し出すことができる。
【０００４】
また、書類を電子化して、登録し、検索する電子ファイルシステムも種々提案されている（例えば、特許文献１参照）。
【０００５】
【特許文献１】
特開平１０−２６９２４２号公報（第２頁、第１図）
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、上述のような書類管理において、分類自体が、全ての書類に適切に付与できない場合もあり、その書類にどの分類を付与するかという、分類の判断に時間がかかる場合があった。
【０００７】
さらに、書類を分類しても、その書類についての分類が適切に判断されていないために、間違ったファイルに綴じられたりすることもあり、間違ったファイルに綴じられた書類を捜し出すときに膨大な時間がかかってしまうという問題があった。
【０００８】
さらにまた、書類を分類するための分類の数が少ないと、一つのファイルに綴じられる書類数が増えるために、１つの分類のファイルまたはファイル群の中から、１つの書類を探し出すのに時間がかかってしまう。逆に、分類数の多くなると、今度は、分類されたファイル自体の整理も繁雑となり、さらに分類されたファイルを探し出すのに時間がかかってしまうという問題が生じていた。
【０００９】
特に、書類は、取引の証拠となるものでもあり、紛失しないよう管理することは重要である。
【００１０】
さらに、電子化されたファイリング方法においても、証拠資料としての書類は、別途容易に捜し出せるように書類のファイリングされる必要があるが、電子ファイルシステムにおいて、そのような点まで考慮されていない。また、電子ファイルシステムには、書類をイメージスキャナで読み込ませるという電子化のために、大きな作業負荷が必要となる。
【００１１】
本発明は、ファイルに綴じる際に書類を分類する作業を不要とし、ファイリング作業時間を短縮し、かつ必要な書類を容易に捜し出せる書類の管理システムを提供することを目的とする。
【００１２】
【課題を解決するための手段】
本発明の書類管理システムは、予め決められた連続記号が付された書類が綴じられるファイル装置と、前記ファイル装置に綴じられる前記書類の内容に関するデータが入力され、入力されたデータの検索ができるコンピュータ装置とを含み、前記コンピュータ装置は、前記書類の内容に関するデータを、前記連続記号に関連付けて入力するための入力画面を表示する入力画面表示手段と、前記入力画面に入力されたデータに基づいて、前記連続記号を検索する検索手段と、検索された前記連続記号を出力する連続記号出力手段とを有する。
【００１３】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照して本発明の実施の形態を説明する。
【００１４】
まず、図１に基づき、本実施の形態に係わる書類の管理方法につき、簡単に説明する。図１は、本実施の形態に係わる書類の管理方法を説明するための説明図である。
【００１５】
オフィースにおいて、日々種々の書類を受領したり、書類が作成される。例えば、企業の営業部門であれば、顧客との営業基本契約に基づいて、受注契約を締結し、それに基づいて関連する業者へ種々の物品の発注を行う。発注処理においても発注者とその業者との間で発注契約が締結される。そして、その業者から発注した物品の納品があると、営業部門は、その業者から納品実行書も併せて受け取る。そして、営業部門は、顧客へその物品を納入するとともに、納品実行書を作成して届け、さらに必要な場合は、顧客へ請求残高確認書を発行する。
【００１６】
このような簡単な受発注に係る処理においてさえ、各相手との複数の契約書、受領した納品実行書、発行した納品実行書、請求残高確認書が発生し、これらの書類はファイルへ綴じられる、すなわちファイリングされる。さらに、これらに付随する営業部門担当者等のレター類もあり、同様にファイリングされる。
【００１７】
また、例えば、建設現場においては、建築資材の発注契約書が作成され、契約書と共に発注書が原資資料としてファイルに綴じられる。また、資材が納品されれば、納入業者から受領した納品書がファイルに綴じられる。
【００１８】
このような書類の受領、作成等は、営業部門、建設現場だけでなく、総務部門、経理部門、工場の業務部門等、種々の部署においても同様に発生し、それに伴い、ファイリングが行われる。
【００１９】
そこで、書類を受領する、あるいは保管する部署毎に、図１から図１４によって説明される管理が行われ、受領した書類は、各部署毎、例えば部毎、課毎にファイリングされる。
【００２０】
本実施の形態によれば、書類を受領する各部署において、管理すべき書類は、入手した順にファイルに綴じられ、かつ綴じられた書類に予め決められた連続記号としての連続番号が付される。そして、ファイリングを行う者は、コンピュータ装置に、ファイルに綴じた、あるいはファイルに綴じる予定の書類に付した連続番号と関連付けて書類の内容に関するデータを入力する。
【００２１】
以下、書類の綴じ方と、コンピュータ装置へのデータ入力と、ファイルに綴じられた書類の捜し出し方について具体的に説明する。図１は、ファイリングを行う者と、ファイルと、コンピュータ装置との関係を説明するための図である。
【００２２】
まず、書類のファイリングを行う者は、明らかにファイリングの必要のないものを除き、受領したあるいは作成された書類であって、ファイリングをする書類に連続番号を付す。
【００２３】
従来のファイリング方法では、受領した書類がファイルに綴じる必要がないことが明らかな場合は、ファイリングを行う事務員はその書類をファイルに綴じるという、いわゆるファイリングをしないでよいが、ファイルに綴じる必要があるかないかが明らかでない場合は、書類の保管が必要か否かの判断が必要となり、その判断を、例えばその部署の責任者が判断しなければならないという、分類以前の問題も生じていた。
【００２４】
これに対して、本実施の形態では、明らかにファイリングの必要のないものを除き、受領等した書類はファイリングされる。従って、ファイリングを行う者は、判断作業を仰ぐ必要なく、ファイリング作業を迅速に行うことができる。
【００２５】
具体的には、図１に示すように、ファイリングをする者Ａは、入手した順に書類を所定のファイルＢに綴じていく。図１において、ファイルがｎ冊あり、（ｎ−１）冊までは、一杯であるため、受領した書類を、ｎ冊目のファイルにファイリング、すなわち綴じられる。
【００２６】
例えば、各ファイルには１００枚の紙が綴じることができるのであれば、（（ｎ−１）×１００）枚の書類が（ｎ−１）冊のファイルに綴じられていることになる。そして、ｎ冊目に５０枚の紙が綴じられているところに新たに１つの書類を綴じるのであれば、ｎ冊目のファイルＢには５１枚目の書類が綴じられる。
【００２７】
その場合、連続番号の付け方は、１冊目のファイルの１番目からの連続番号を付してもよいし、各ファイル内での連続番号を付してもよい。上記の例であれば、新たに綴じられる書類には、（（（ｎ−１）×１００）＋５１）の番号が付けられる。あるいは各ファイル毎に書類に連続した番号を付けるのであれば、ファイルの識別記号あるいは番号である（ｎ）と連続番号である（５１）を組み合せた連続記号（ｎ−５１）を付するようにしてもよい。
【００２８】
従って、例えば、図１のファイル群Ｂの中で最後に綴じられている書類の連続番号が「５１３」である場合、ファイリングをする者Ａは、今回受領しファイリングする書類には連続番号として「５１４」を書き入れる。図２は、書類に連続番号が記入された状態を示す書類の部分図である。図２に示すように、例えば領収書２１の右上にその連続番号を記入する。符号２２で示す部分に連続番号を記入する。連続番号の記入は、手書きでもよいし、ナンバリング機器等の装置を用いて番号をスタンプするように印字してもよい。
【００２９】
受領した書類に、最新の連続番号を付した後、その書類の内容について、コンピュータ装置Ｃにデータ入力を行う。コンピュータ装置Ｃは、図１に示すように、中央処理装置（ＣＰＵ）を含む本体１１と、それに接続されたＣＲＴ等の表示装置１２と、入力手段としてのキーボード１３、データをストアするメモリ装置１４とを含む。
【００３０】
従って、ファイリングをする者Ａは、入手した順に書類をファイルＢに綴じ、連続番号を付し、コンピュータ装置Ｃへその書類のデータを入力する。ここでは、その者Ａは、綴じた書類の連続番号と、その書類の内容をデータ入力する。その結果、ファイルＢには入手した順に書類が綴じられるだけでなく、連続番号順に書類が綴じられているので、後述するように連続番号に基づいてファイルＢの中から目的の書類を容易に捜し出すことができる。
【００３１】
なお、入手した順に書類を綴じるということは、厳密に入手順に綴じるということを意味するだけでなく、ある程度入手した書類をある期間別途保管してから、まとめて書類をファイリングすることも含む意味である。
【００３２】
図３は、ファイリングをする者Ａがコンピュータ装置Ｃにデータを入力する画面の例を示す図である。なお、データを入力する者は、ファイリングをする者Ａとは別の者であってもよいが、以下の説明では、ファイリングをする者Ａである例で説明する。
【００３３】
図３の入力画面は、入力手段としての、例えば表計算ソフトウエアプログラムによって作成された入力シートであり、一つのレコードデータに複数の項目のデータが入力される。入力画面である入力シートにおいて、欄３１には、連続番号データが入力され、連続番号毎に、領収書番号３２、日付３３、関連部門３４、摘要コード３５、入金３６、出金３７、差引残高３８、摘要１（自動入力）３９、摘要２（自由入力）４０、相手科目コード３１、及び科目名４２等のデータが入力できるようになっている。データ入力において、入力される項目は、オフィースで取り扱われる書類の性質に応じて予め決定される。
【００３４】
なお、連続番号は、コンピュータ装置Ｃに組み込まれたソフトウエアプログラムによって、自動的に発番するようにしてもよい。すなわち、連続番号生成手段としての、連続番号を生成するソフトウエアプログラムが、生成した番号を入力画面の予め決められた表示領域に表示する。例えば、新たに受領した書類につき、データ入力を行うために表計算ソフトウエアを実行すると、連続コードである連続番号が、欄３１に「０５１４」が自動的に表示されるようにしてもよい。
【００３５】
その書類が、領収書であるとき、領収書の日付が「０２／１１／０２」であり、その領収書の関連する部門のコードが「３」で、領収書の処理される科目のコードは「３」で、領収書であるので入金の欄ではなく、出金の欄に「２１３０」円の金額が入力される。ここでは、差引残高の欄３８には、差引残高の金額がマイナスで表示されている。適要１（自動入力）の欄３９には、適要コード３５の入力データに基づいて自動的に適要科目名が入力される。ここでは適要コード３５の入力データに基づいて自動的に「電話代」のテキストデータが入力されているが、適要コードが自動入力されない場合は、適要２（自由入力）の欄４０に、その入力者Ａはデータ入力を行う。さらに、相手科目コードの欄４１に相手科目コード「８４３」が入力され、科目名の欄４２に「通信費」というテキストデータが入力される。
【００３６】
図４は、データ入力処理の流れの例を示すフローチャートである。
【００３７】
まず、データ入力をする旨の指示が、キーボード１３等から入力されると、連続番号生成手段が連続番号を生成し、入力画面上に表示する（ステップ（以下、Ｓと略す）１）。図３の画面上に示すように、データ入力を行う者Ａは、生成された連続番号に関するデータとして、種々のデータを画面上で入力する（Ｓ２）。データ入力終了の指示がされたか否かが判断され（Ｓ３）、終了していなければ処理は何をしない。データ入力終了の指示がされた場合は、Ｓ３でＹＥＳとなって、処理はＳ４へ移行し、連続番号に関連付けて入力されたデータをメモリ装置１４の予め決められたデータベースにストアする。
【００３８】
以上のように、ファイリングを行う者Ａは、受領した書類毎に、連続番号を付し、書類の内容に関するデータをコンピュータ装置Ｃに入力した後、その書類をファイルＢにファイリングを行う。あるいは、その者Ａは、受領した書類に連続番号を付した後、その書類をファイルＢにファイリングを行い、それから書類の内容に関するデータをコンピュータ装置Ｃに入力するようにしてもよい。
【００３９】
さらに、書類の内容に関するデータは、表計算ソフトウエアによって予め決められたデータベースにストアされるので、図１のファイル毎に綴じられている書類の内容をプリントアウトし、そのプリントアウトを活用することができる。例えば、ファイル１に綴じられている連続番号１から１００の書類の内容を示す、図２の各項目をプリントした紙をファイル１に綴じたり、あるいはファイル自体に貼り付けたりすることによって、その紙をそのファイル１の目次として利用することができる。同様に、他のファイルについても同様に綴じられている書類の内容を示す目次としての紙をプリントすれば、ファイル中の書類がそのプリントアウトを見ればすぐにわかるので、書類を捜すときに便利である。
【００４０】
連続番号順にファイルに書類が綴じられるが、そのファイルは通常のファイルでもよい。しかし、ファイリングされたときに、書類が取り出し易いように工夫されたファイルを用いてもよい。例えば、工夫されたファイルとしては、特開２００２−１３７５８５号公報に記載のファイル装置がある。
【００４１】
図５及び図６は、特開２００２−１３７５８５号公報に記載のファイル装置の第１の実施の形態を示す平面図であり、図５はファイル装置を示す平面図、図６は図５のファイル装置に綴じられる書類の用紙を示す平面図である。
【００４２】
図５に示すファイル装置５１は、綴具の綴紐５５，５５により、図６に示すサイズが異なる複数の用紙類５２，５３，５４の綴じ込みが可能になっている。この場合、前記複数の用紙類５２，５３，５４は、下片を揃えることにより、綴穴５５，５５の位置を揃えることができる。前記綴紐６５，６５は、このように揃えた綴穴５５，５５を利用して前記複数の用紙類５２，５３，５４の綴込みを行うようになっている。また、この場合の綴穴５５，５５は後述の図７に示す名刺７１を用いて位置決めを行い事務用パンチを用いて空ける。
【００４３】
以下、ファイル装置５１について詳細に説明する。
ファイル装置５１は、一側に沿って下片から一定位置に一対の綴穴を空けた用紙類を綴じ込むファイル装置であって、表表紙部６１、台紙部６２、背表紙部６３、取付け板６４、一対の綴紐６５，６５及び閉じ板６６から構成される。
表表紙部６１、台紙部６２及び背表紙部６３は、紙やビニール等の素材で一体に形成されている。
【００４４】
台紙部６２は、板面が方形に形成され、板面の一側に帯状の取付け板６４が熱圧着に接着等の手段により取り付けられている。取付け板６４の図中下寄りには、一対の綴紐６５，６５が設けられている。このような構造により、一対の綴紐６５，６５は、台紙部６２の板面の一側に沿って該板面の下片に寄せて設けられ、用紙類を綴じ込む場合に、図６に示す用紙類５２，５３，５４における一対の綴穴５５，５５にそれぞれ挿入可能になっている。
【００４５】
背表紙部６３は、前記台紙部６２の一側に連設している。表表紙部６１は、前記背表紙部６３に一側で連続するとともに、閉じた状態で前記台紙部６２とともに前記用紙類を側方よりカバーする。閉じ板６６は、帯状に形成され、図中下寄りに一対の綴穴６７，６７が形成されている。
【００４６】
ここでは、綴じ込む用紙類の一側の中央部分に綴穴を空けて綴じるのではなく、綴じ込む用紙５２，５３，５４の一側の下片から一定の距離の位置に綴穴５５を空けて用紙をファイルしておき、そのファイル装置５１中の用紙５２，５３，５４を綴りから取り出し、再度綴り直しする時に、用紙類（用紙５２，５３，５４）の下片を平らな所で揃えることにより、一瞬にして綴じ込む用紙の綴穴５５を一致させそのまま綴じ込めるようにしたものである。
【００４７】
このような構造により、ファイル装置５１は、台紙部６２と、この台紙部６２に設ける綴具（綴紐６５，６５）とを備えて、用紙類（用紙５２，５３，５４）の綴じ込みが可能となっている。さらに、ファイル装置５１は、特定サイズの位置決め手段（図７に示す名刺７１）によって規定される下片から一定位置を中心にした一対の前記綴具（綴紐６５，６５）を、前記台紙部６２に設けている。
【００４８】
従って、前記用紙類（用紙５２，５３，５４）の下片を基準にして前記用紙類に一対の綴穴５５，５５を空けているので、綴じ込む用紙類（用紙５２，５３，５４）の綴穴５５の位置を簡単に揃えることができる。また、用紙５２，５３，５４を揃えた下片を底の方にして、そのファイル装置５１をそのまま立てる、あるいは立てかければ、ファイル装置に綴じられた用紙類は全て底に密着した状態で立てかけられる事になり、今まで以上に長時間形が崩れることなく安定してファイル装置５１を、そのまま立てる、あるいは立てかけるようにして、棚等に置くことが出来る。
【００４９】
図７は図５のファイル装置と綴穴用の位置決め手段を示す平面図である。
図７において、本実施の形態では、綴穴用の位置決め手段として一般に市販されている名刺７１を用いている。
【００５０】
台紙部６２上における一対の綴紐６５，６５の中間点Ｐ１と台紙部６２の下端との間の間隔は、名刺７１の上端と下端の間の間隔と一致するようにサイズが設定されている。
【００５１】
図８及び図９は図７の名刺７１を用いて綴穴を空ける場合の動作を説明する説明図である。
図８において、用紙５２に綴穴を空ける場合について説明する。
まず、ファイリングをする者は、名刺７１の図中左下の下片と用紙５２の左下の下片とを揃え、用紙５２の上に名刺７１を縦に配置し、名刺７１の上端に鉛筆、ガラスペン等の先を当接させて、この状態の鉛筆、ガラスペン等を用いて用紙５２の印５６を付ける。次に、この印５６を事務用パンチの穴空け部の中心線に合わせて事務用パンチを操作することにより、図９に示すように、一対の綴穴５５，５５を空ける。さらに、用紙５２とはサイズが異なる用紙５３，５４に対しても、名刺７１の図中左下の下片を用紙５２の左下の下片に揃えて名刺７１の上端を用いて印５６を付け、同様の事務用パンチの操作を行う。これにより、サイズが異なる用紙５２，５３，５４に対して一側に沿って下片から一定位置に一対の綴穴５５，５５を空けることができる。
【００５２】
図７のファイル装置５１に図９の用紙５２，５３，５４を綴じ込む場合には、まず、用紙５２，５３，５４の右下の下片を揃えることにより用紙５２，５３，５４の一対の綴穴５５，５５を揃える。次に、一対の綴穴５５，５５にそれぞれ一対の綴紐６５，６５を裏側から通し、さらに、閉じ板６６の綴穴６７，６７にそれぞれ一対の綴紐６５，６５を裏側から通し、綴穴６７，６７から表側に突出した綴紐６５，６５を結ぶ。これにより、図１０に示す状態となる。
【００５３】
図１０は図７のファイル装置５１に図９の用紙５２，５３，５４を綴じ込んだ場合を示す平面図である。
図１０において、用紙５２，５３，５４は、右下の下片が揃えられファイル装置５１の取付け板６４と閉じ板６６に挟まれた状態となっている。用紙５２，５３，５４の図９に示した一対の綴穴５５，５５及び閉じ板６６の綴穴６７，６７には、それぞれ綴紐６５，６５が挿入され、綴穴６７，６７から表側に突出した綴紐６５，６５は結ばれた状態になっている。これにより、用紙５２，５３，５４の右下の下片が揃えられるため、用紙５２，５３，５４を揃えた下片を底の方にして、そのファイル装置５１を立てれば、あるいは立てかければ、用紙５２，５３，５４の重心は、ファイル装置５１の上下の中心よりも下側に来ることなる。また、用紙５２，５３，５４及び表表紙部６１、台紙部６２、背表紙部６３は、全て底に密着した状態で立てられる、あるいは立てかけられる事になり、用紙類５２，５３，５４を綴り込んだ状態のファイル装置５１を立てて置く場合の安定性を高めることができる。
【００５４】
以上説明したように、図７乃至図１０に示したファイル装置によれば、綴じ込む用紙類の綴穴の位置を簡単かつ一瞬に揃えることができるとともに、用紙類を綴り込んだ状態のファイル装置を立てて置く場合の安定性を高めることができるので、用紙類を綴じ込む場合に作業性を向上し、ファイル装置を非常に扱いやすくすることができる。
【００５５】
図１１及び図１２は本発明に係るファイル装置の第２の実施の形態を示す平面図であり、図１１はファイル装置を示す斜視図、図１２は図１１の綴足８５及びその周辺部を示す断面図である。図１１及び図１２においては、図５乃至図１０に示した実施の形態と同様の構成要素には同じ符号を付して説明を省略している。
【００５６】
図１１において、ファイル装置８０は、綴具として図５に示した一対の綴紐６５，６５の代わりに、台紙部６２内面における取付け板８４の図中下寄りの上下二箇所に装着される帯状の一対の綴足８５，８５と、これら綴足８５，８５が挿通されて当該綴足８５，８５間に掛け渡される樹脂製若しくは金属製の綴板８６と、この綴板８６上をスライド可能に設けられて前記綴足８５，８５を締め付けるストッパ８７，８７とを備えている。
【００５７】
図１２に示すように、用紙５２，５３，５４の綴穴５５及び綴板８６の綴穴８８には、綴足８５が挿入され、綴穴８８から表側に突出した綴足８５は綴板８６に形成された突起部８９とストッパ８７に挟まれ、自由端部９０側の一面に形成された突起部９１が前記突起部８９に係止して固定した状態になっている。これにより、ファイル装置８０は、用紙５２，５３，５４を取付け板８４と綴板８６との間に挟み込んで綴り込んだ状態になっている。
このような実施の形態においても、用紙５２，５３，５４の右下の下片が揃えて綴り込むことができ、図５乃至図１０に示した実施の形態と同様の効果が得られる。
【００５８】
尚、図５乃至図１２に示した実施の形態では、綴具に綴紐や綴足を用いたが、綴具としては、綴じ込みパイプと用いた物等、各種適応できる。また、図８において、用紙５２の上に名刺７１を縦に配置して用紙５２に印５６を付けたが、用紙５２の上に名刺７１を横に配置して用紙５２に印５６を付けてもよい。また、図９において、用紙５２の印５６を事務用パンチの穴空け部の中心線に合わせて事務用パンチを操作することにより用紙５２に綴穴５５を空けたが、印５６を事務用パンチの片方の穴空け部に合わせて事務用パンチを操作することにより、用紙５２に綴穴５５を空けるようにしてもよい。また、図５乃至図１２に示した実施の形態では、用紙５２，５３，５４の下片から一定位置を規定する特定サイズの綴穴用の位置決め手段として名刺７１を用いたが、電車の定期、クレジットカード等、サイズが適当であるとともにサイズが規格により決められている身の回り品ならば各種適用が可能である。この場合も、台紙部６２上における一対の綴紐６５，６５の中間点Ｐ１と台紙部６２の下端との間の間隔は、位置決め手段のサイズに合わせて設定する。
【００５９】
従って、以上説明したようなファイルを用いると、受領した書類の形状が種々あっても、容易にかつ作業性よくファイリングできるので、その後、ファイルから書類を簡単に取り出すこともできる。
【００６０】
このように書類がファイルに綴じられた状態で、ある書類を取り出したいとき、取り出したい書類の内容のデータをキーとして、メモリ装置１４にストアされたデータを検索する。
【００６１】
例えば、その書類の原本を捜したい者は、コンピュータ装置Ｃを用いて、図３の表形式データの中の各項目に対応するデータに対して、キーを指定して検索を実行する。検索結果には、連続番号が含まれるので、ファイルＢの中に順番に綴じられている書類を容易に捜し出すことができる。
【００６２】
図１３は、検索処理の流れの例を示すフローチャートである。検索は、上述した表計算ソフトウエアの一つの機能を利用して行うことができる。
【００６３】
まず、検索手段としての表計算ソフトウエアの機能に従って、検索キーとして、捜し出したい書類の内容に関する言葉のテキストデータが入力される（Ｓ１１）。入力された検索キーデータに基づいてデータベースを検索する（Ｓ１２）。検索の結果、抽出されたデータの連続番号を出力、例えば、画面上に表示したり、プリンタに出力したりする（Ｓ１３）。例えば、書類の内容に関するデータとして業者名などを検索キーとして入力すれば、その業者に関する書類の連続番号が出力されるので、書類を捜している者は、出力された連続番号の書類をファイルの中から容易に発見することができる。
【００６４】
図１４は、上述した書類のファイリングから検索して取り出すまでの処理の流れの全体を説明するための図である。
【００６５】
ファイリングを行う者は、書類を受領し（Ｓ２１）、受領した書類に連続番号を付し（Ｓ２２）、ファイルＢにファイリングする（Ｓ２３）。同時に、ファイリングする書類の内容のデータをコンピュータ装置Ｃに入力する（Ｓ２４）。その結果、受領した書類は、連続番号順に、ファイルＢにファイリングされ、かつ、コンピュータ装置Ｃのデータベースに書類の内容に関するデータがストアされる。
【００６６】
ファイリングされた書類を捜し出す者は、コンピュータ装置Ｃにその書類の内容に関するデータを、検索キーとして入力し、データベースの検索を行う（Ｓ２５）。コンピュータ装置Ｃは、検索結果のデータとして連続番号を出力する（Ｓ２６）。その出力された連続番号の書類を、ファイルＢから取り出す（Ｓ２７）。
【００６７】
以上説明したように、本実施の形態によれば、書類を受領あるいは保管する部署において、連続番号を付した書類を単純に連続番号順にファイルに綴じられる。そして、書類の内容に関するデータがコンピュータ装置に入力されることによって、ファイルに綴じられた書類の内容に関するデータが生成される。
【００６８】
書類を受付、連続番号を付けてファイリングを行うことと、書類の内容に関するデータを入力することの作業は、単純作業であるため安い労働力を利用することができ、人件費の低減を図ることができる。例えば、会計処理関係では、証拠書類としての意味合いのある書類であっても、書類を受領した書類受付部署において、ファイリングされ、書類の内容に関するデータの入力が行われるようにする。そして、会計部門では、そのデータに基づいて会計判断を行い、書類の現物は書類を受領した書類受付部署が連続番号でファイルにファイリングして保管しているので、会計部門の者は、必要なときに、ファイルの中から必要な書類を容易に捜し出すことができる。
【００６９】
また、連続番号を付して書類がファイルに綴じられるので、ファイルを管理する場合、持ち出された或いはなくなった資料が容易にわかるというメリットがある。
【００７０】
なお、上述した例では、一つの部署で受領等した書類は、一つのファイルＢに連続して順番にファイルされるようにしたが、ファイルＢを一つでなく、複数のファイル、例えば、領収書、発注書、納品書等の一般的な書類別の複数のファイルに分けてもよい。
【００７１】
また、図２に示したデータを、一般的な共通の表計算ソフトウエアを用いて生成すれば、複数の会社間で、データ交換をすることによって、各社でのデータ入力の重複作業を省くことができる。すなわち、共通の表計算ソフトウエアが取り扱うあるデータ形式のデータは、甲社で使用している会計ソフトウエアＸで生成されたデータをそのデータ形式のデータに変換することもでき、かつ、変換されたそのデータは、乙社で使用している会計ソフトウエアＹによって取り扱えるようにそのソフトウエアＹによって変換することができる。従って、データ項目を共通にしておけば、ある企業で入力されたデータを、他の企業において再度入力するという、データ入力の重複作業を省くことができる。
【００７２】
さらに、上述したように、連続番号と関連付けられて書類の内容に関するデータが入力されているので、データのストアされたフロッピー（登録商標）ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体にストアして他部署に渡したり、データを電子ファイルとして他部署に転送したり、あるいはネットワーク上でそのデータにアクセスできるようにしておけば、各部署にファイリングされた書類の検索、捜し出しを効率よく行うことができる。
【００７３】
本発明は、上述した実施の形態に限定されるものではなく、本発明の要旨を変えない範囲において、種々の変更、改変等が可能である。
【００７４】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、ファイルに綴じる際に書類を分類する作業を不要とし、ファイリング作業時間を短縮し、かつ必要な書類を容易に捜し出せる書類の管理システムを実現することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態に係わる書類の管理方法を説明するための説明図である。
【図２】本発明の実施の形態に係わる書類に連続番号が記入された状態を示す書類の部分図である。
【図３】コンピュータ装置にデータを入力する画面の例を示す図である。
【図４】データ入力処理の流れの例を示すフローチャートである。
【図５】ファイル装置の第１の実施の形態を示す平面図である。
【図６】ファイル装置に用いる用紙を示す平面図である。
【図７】ファイル装置と綴穴用の位置決め手段を示す平面図である。
【図８】名刺を用いて綴穴を空ける場合の動作を説明する第１の説明図である。
【図９】名刺を用いて綴穴を空ける場合の動作を説明する第２の説明図である。
【図１０】ファイル装置に用紙を綴じ込んだ場合を示す平面図である。
【図１１】ファイル装置の第２の実施の形態を示す斜視図である。
【図１２】綴足及びその周辺部を示す断面図である。
【図１３】検索処理の流れの例を示すフローチャートである。
【図１４】書類のファイリングから検索して取り出すまでの処理の流れの全体を説明するための図である
【符号の説明】
１１・・・コンピュータ本体、１２・・・表示装置、１３・・・キーボード、１４・・・メモリ装置、５１・・・ファイル装置、５２，５３，５４・・・用紙、５５，６７・・・綴穴、６１・・・表表紙部、６２・・・台紙部、６３・・・背表紙部、６４・・・取付け板、６５・・・綴紐、６６・・・閉じ板
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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