(57)【要約】【課題】電子メールソフトの送信履歴から同時送信先としてグループを自動作成し、電子メールの送信先入力時に入力した電子メールアドレスが登録されているグループが自動的に選択可能に表示にされる電子メールアドレス入力支援プログラム及びこのプログラムを記録した記録媒体を提供する。【解決手段】電子メールソフトの送信履歴情報から同時送信先として設定されている電子メールアドレスを抽出し、抽出された電子メールアドレスを１つのグループとして登録、作成後、電子メールの送信先を入力する場合に作成されたグループを選択可能に表示する。【選択図】    図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
送信された電子メールの送信履歴情報を保存する機能を備えた電子メールソフトで用いられる電子メールアドレス入力支援プログラムであって、
前記送信履歴情報に基づいて、同時送信先として指定されている複数の電子メールアドレスを抽出する抽出手順、
前記抽出手順によって抽出された複数の電子メールアドレスからグループ情報を作成する作成手順、
をコンピュータに実行させるための電子メールアドレス入力支援プログラム。
【請求項２】
送信された電子メールの送信履歴情報を保存する機能を備えた電子メールソフトで用いられる電子メールアドレス入力支援プログラムを記録した記録媒体であって、
前記送信履歴情報に基づいて、同時送信先として指定されている複数の電子メールアドレスを抽出する抽出機能、
前記抽出手順によって抽出された複数の電子メールアドレスからグループ情報を作成する作成機能、
をコンピュータに実現させるためのプログラムを記録したコンピュータ読みとり可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、送信履歴情報を保存する機能を備えた電子メールソフトで用いられる技術に係り、特に電子メールの送信先として複数の電子メールアドレスを設定する場合に用いられる電子メールアドレス入力支援プログラム及びこのプログラムを記録した記録媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、電子メールの送受信等を行う一般的な電子メールソフトでは、頻繁に利用する電子メールアドレスを予め登録しておき、電子メールの送信先指定時に登録した電子メールアドレスを選択するだけで電子メールの送信先に設定することができるアドレス帳機能を備えている。また、同じ内容の電子メールを複数の送信先に同時に送信する場合には、宛先（Ｔｏ）、ＣＣ、ＢＣＣ等に上述したアドレス帳より電子メールアドレスを選択し、送信先として登録する。さらには、予め複数の送信先の電子メールアドレスをアドレス帳から手作業で選択、または手作業で直接電子メールアドレスを入力してグループとして登録する。そして、電子メールの送信先の入力時には、このグループを選択することで、当該グループに登録された複数の電子メールアドレスに電子メールを送信している。また、電子メールを送信したい宛先がどのグループに登録されているかは、ユーザが実場合に目で見て確認することで、送信先としてグループを選択している（非特許文献１参照）。
【０００３】
【非特許文献１】
Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ（Ｒ）  Ｏｕｔｌｏｏｋ  Ｅｘｐｒｅｓｓ  ６  ヘルプの「アドレス帳」−「連絡先の情報を保存する」−「連絡先のグループを作成する」。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
ところが、このような構成では、複数の電子メールアドレスを登録してグループを作成する場合に、手作業で登録するのは煩雑であり、さらに登録漏れが起こる可能性がある。また、送信先として直接入力した電子メールアドレスまたはアドレス帳より選択した電子メールアドレスがどのグループに登録されているかは、作成されたグループの登録アドレスをユーザが目で見て確認する必要があるので、手間がかかり、複数のグループが作成されている場合などは、所望の電子メールアドレスがどのグループに登録されているかを探し出すためには時間がかかり、効率が悪い。
【０００５】
この発明は上記事情に着目してなされたもので、その目的とするところは、電子メールソフトの送信履歴から同時送信先としてグループを自動作成し、電子メールの送信先入力時に入力した電子メールアドレスが登録されているグループが自動的に選択可能に表示にされる電子メールアドレス入力支援プログラム及びこのプログラムを記録した記録媒体を提供することにある。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
本発明はかかる課題を解決するものであり、請求項１の発明は、送信された電子メールの送信履歴情報を保存する機能を備えた電子メールソフトで用いられる電子メールアドレス入力支援プログラムであって、前記送信履歴情報に基づいて、同時送信先として指定されている複数の電子メールアドレスを抽出する抽出手順、前記抽出手順によって抽出された複数の電子メールアドレスからグループ情報を作成する作成手順をコンピュータに実行させるための電子メールアドレス入力支援プログラムとしたものである。
【０００７】
したがって請求項１の発明は、抽出手段により送信履歴情報から、同時送信先として指定されている複数の電子メールアドレスが抜き出され、この複数の電子メールアドレスに基づいて作成手順で、所定のグループ情報が作成される。このため、同時送信先として送信した複数の電子メールアドレスを１つの集団として自動的に取り扱えるので、ユーザが手作業でグループを作成する必要がない。また、抽出手順により、間違いなく電子メールアドレスを抜き出すことができる。
【０００８】
また請求項２の発明は、送信された電子メールの送信履歴情報を保存する機能を備えた電子メールソフトで用いられる電子メールアドレス入力支援プログラムを記録したコンピュータ読みとり可能な記録媒体であって、前記送信履歴情報に基づいて、同時送信先として指定されている複数の電子メールアドレスを抽出する抽出機能、前記抽出手順によって抽出された複数の電子メールアドレスからグループ情報を作成する作成機能をコンピュータに実現させるためのプログラムを記録したコンピュータ読みとり可能な記録媒体としたものである。
【０００９】
したがって請求項７の発明は、抽出手順により送信履歴情報から、同時送信先として指定されている複数の電子メールアドレスが抜き出され、この複数の電子メールアドレスに基づいて作成手順で、所定のグループ情報が作成される。このため、同時送信先として送信した複数の電子メールアドレスを１つの集団として自動的に取り扱えるので、ユーザが手作業でグループを作成する必要がない。また、抽出手順により、間違いなく電子メールアドレスを抜き出すことができる。
【００１０】
【発明の実施の形態】
図１は、この発明に係わる電子メールアドレス入力支援プログラムを適用した電子メールアドレス入力支援システムの一実施形態を示す構成ブロックである。
【００１１】
この電子メールアドレス入力支援システムは、パーソナルコンピュータ等のコンピュータ１と、通信ネットワークであるインターネット１０と、このインターネット１０に接続するためのインターネット接続手段１１とから構成されている。なお、通信ネットワークは、インターネット１０以外にもＬＡＮ等の様々なネットワークを適用することができ、データ通信を行うことができるネットワークであればよい。
【００１２】
コンピュータ１は、少なくともプログラムの制御等を行う制御手段２と、データ通信の送受信の制御等を行う通信手段３と、電子メールソフト５等のプログラムを記憶している記憶装置４とから構成される。電子メールソフト５は、少なくとも電子メールの送信履歴を記憶するための送信履歴情報記憶領域６と、この送信履歴情報記憶領域６に記憶している送信履歴情報から電子メールアドレスを抽出するための抽出手段８と、この抽出手段８によって抽出された電子メールアドレスを１つのグループにしてグループ情報として作成する作成手段７と、作成されたグループ情報と、このグループ情報が電子メールの送信に使用された回数である使用回数情報とを記憶するためのグループ情報及び使用回数及び日付情報情報記憶領域９とを備えている。なお、送信履歴情報には、少なくとも電子メールアドレスが含まれている。この他、電子メールソフトには、グループ情報を適切に表示できるように制御する表示手段、抽出手段から抽出された複数の電子メールアドレスがグループ情報として既に記憶されているかを判別する判別手段、グループ情報の仕様頻度情報や日付情報を更新する更新手段が備えられていてもよい。
【００１３】
図２は、この発明に係わる電子メールソフト５に利用される電子メールアドレス入力支援プログラムの処理の一実施形態を示すフローチャートである。
【００１４】
この電子メールアドレス入力支援プログラムの抽出手段８は、送信された電子メールの送信履歴情報を保存する機能を備えた一般的な電子メールソフト上または電子メールソフトと連携して用いられるプログラムである。
【００１５】
まず、電子メールアドレス入力支援プログラムは、ステップ（以下、Ｓとする）１で電子メールソフトの送信履歴情報に基づいて、同時送信先として指定されている複数の電子メールアドレスを抽出する（抽出手段）。このとき、電子メールソフト上で同時送信先として指定する方法としては、宛先（Ｔｏ）、カーボンコピー（ＣＣ）、ブラインドカーボンコピー（ＢＣＣ）等があげられ、例えば、送信済みの電子メールが送信先として宛先（Ｔｏ）に１カ所、ＣＣに３カ所の電子メールアドレスが指定されているとすると、これら４カ所の電子メールアドレスを抽出する。Ｓ２で、電子メールアドレス入力支援プログラムの作成手段７は、抽出された複数の電子メールアドレスを登録し、図５に示すようにグループ情報として作成する（作成手順）。例えば、電子メールの同時送信先としてＵＳＥＲ０〜ＵＳＥＲ４に対して送信された電子メールの送信履歴情報から送信先であるＵＳＥＲ０〜ＵＳＥＲ４の電子メールアドレスを抽出し、グループ情報であるＧＲＯＵＰ［０］として登録する。さらに、所定のグループ情報としては、例えば、図５に示したＧＲＯＵＰ［０］、ＧＲＯＵＰ［１］、ＧＲＯＵＰ［２］等であり、ここでＧＲＯＵＰ［０］は、ＵＳＥＲ０〜ＵＳＥＲ４が登録されているグループ情報であり、ＧＲＯＵＰ［１］は、ＵＳＥＲ０〜ＵＳＥＲ９が登録されているグループ情報であり、ＧＲＯＵＰ［２］は、ＵＳＥＲ０、ＵＳＥＲ２、ＵＳＥＲ４、ＵＳＥＲ６、ＵＳＥＲ８が登録されているグループ情報である。なお、グループ名の下にカッコで表示されている数字は、このグループが電子メール送信に使用された使用回数（利用頻度）であり、例えば、ＧＲＯＵＰ［０］は、電子メールの送信に５回このグループが使用されたことを表している。また、この回数の使用回数情報は表示しないようにしてもよい。さらに、必要に応じて使用回数情報を任意の回数に変更したり、０に初期化することもできる。この利用頻度は、使用回数や全体の使用回数における個別の使用割合であってもよい。なお、この利用頻度は、後述するように、グループ情報を利用者に選択させる際の選択の行い易さのために用いられる。また、グループ情報には、日付情報が設けられ、新しい者から順に選択表示することに用いられることがあってもよい。なお、この日付情報は、使用された際に更新されるものとする。
【００１６】
次に、上述したようなグループ情報が作成された後に、実際の場合にユーザが電子メールソフトを用いて電子メールを送信する際の電子メールアドレス入力支援プログラムの動作について図３、図４のフローチャートを参照して説明する。なお、本実施形態では、電子メールの送信先として複数の電子メールアドレスが入力された場合について説明を行うこととし、電子メールの送信先として電子メールアドレスが１つだけ入力された場合については適用しないものとする。
【００１７】
電子メールアドレス入力支援プログラムは、Ｓ１０で電子メールソフト上において、電子メールの送信先を設定するための電子メールアドレス入力のキー入力やアドレス帳からの選択待ちを行う。Ｓ１１で電子メールアドレス入力支援プログラムは、電子メールソフトの電子メール送信先にユーザ名又は電子メールアドレスが入力された後、電子メールソフトの送信ボタンの押下によって、電子メールが送信されたかどうかの判別を行う。Ｓ１１で電子メールが送信されてない（さらに送信先の電子メールアドレスを入力する等の場合）と判別されたときには、Ｓ１２で電子メールアドレス入力支援プログラムは、予め作成されているグループ情報のリストから選択されて入力されたかどうかを判別する。Ｓ１２で電子メールアドレス入力支援プログラムが、予め設定されていたグループ情報のリストから選択されて入力されたと判別したときには、選択されたグループ情報に設定されている複数のユーザ名又は電子メールアドレスを送信先に入力する。一方、Ｓ１２で電子メールアドレス入力支援プログラムが、予め設定されていたグループ情報のリストから選択されて入力されていないと判別したときには、図６に示すようにユーザ名が直接入力された場合であり（このユーザ名に代わって電子メールアドレスが表示されるようにしてもよい）、直接入力されたユーザ名が当該電子メールアドレス入力支援プログラムが保持する予め作成されたグループ情報（であるデータベース）に該当するかどうかをＳ１４で電子メールアドレス入力支援プログラムが判別する。Ｓ１４で電子メールアドレス入力支援プログラムがグループ情報に該当すると判別したときには、Ｓ１６で電子メールアドレス入力支援プログラムは、入力されたユーザ名又は電子メールアドレスに該当するすべてのグループを図６に示すようにリスト表示する表示手段を備えている（この場合、ＵＳＥＲ６はＧＲＯＵＰ［１］およびＧＲＯＵＰ［２］のグループ情報に含まれている）。このとき、この表示手段は、必要に応じて利用頻度の高い順に表示するようにしてもよい。Ｓ１４で電子メールアドレス入力支援プログラムが入力されたユーザ名を含むグループ情報がないと判別したときには、Ｓ１５で電子メールアドレス入力支援プログラムは、表示手段を用いて予め作成されたグループ情報のすべてをリスト表示することが行われる。このときにも上記と同様に、この表示手段は、必要に応じて利用頻度の高い順に表示するようにしてもよい。また、図７に示すように電子メールの送信先の入力画面で、電子メールアドレス入力支援プログラムは、まだ電子メールの送信先が入力されていない状態ですべてのグループ情報をリスト表示しておき、入力されたユーザ名または電子メールアドレスに基づいて表示されるグループ情報のリストが絞り込んで表示されるように表示手段を制御してもよい。例えば、図７の状態でＵＳＥＲ３と入力したとすると、ＧＲＯＵＰ［０］とＧＲＯＵＰ［１］にはＵＳＥＲ３が登録されているが、ＧＲＯＵＰ［２］にはＵＳＥＲ３が登録されていないので、ＧＲＯＵＰ［２］は、グループ情報のリスト表示から消える、等である。
【００１８】
一方、Ｓ１１で電子メールの送信要求がなされたと判別されたときには、図４のＡに遷移し、Ｓ２０で電子メールアドレス入力支援プログラムは、抽出手段にて送信履歴情報から電子メールアドレスを抽出し、判別手段にて送信された複数のユーザ名又は電子メールアドレスに一致（該当）するグループが予め作成されたグループの中にあるかどうかを判別する。Ｓ２０で電子メールアドレス入力支援プログラムが、図８に示すように、送信された複数のユーザ名又は電子メールアドレスに一致するグループ情報が予め作成されたグループ情報のリストの中にあると判別されたときには（この場合、入力されたユーザ名又は電子メールアドレスのＵＳＥＲ０、ＵＳＥＲ２、ＵＳＥＲ４、ＵＳＥＲ６、ＵＳＥＲ８が予め設定されているＧＲＯＵＰ［２］と一致している）、Ｓ２２で電子メールアドレス入力支援プログラムの更新手段は、一致するグループ情報（この場合はＧＲＯＵＰ［２］）の使用回数情報（使用頻度情報）を１増やし、日付情報を更新してグループ情報及び使用回数及び日付情報情報記憶領域９にて記憶する（図９参照）。Ｓ２０で電子メールアドレス入力支援プログラムの判別手段が、送信された複数の電子メールアドレスに一致するグループ情報が予め作成されたグループ情報のリストの中にないと判別されたときには、Ｓ２１で電子メールアドレス入力支援プログラムは、送信された複数のユーザ名又は電子メールアドレスを１つのグループ情報として新たに作成し、使用回数情報を１とし、日付情報と共にグループ情報及び使用回数及び日付情報情報記憶領域９に登録する。また、図１０に示すように表示されたグループ情報のリストから例えばＧＲＯＵＰ［１］を選択し、このＧＲＯＵＰ［１］に登録されている１０個の送信先（ユーザ名）を編集し、３つの送信先（ＵＳＥＲ［０］、ＵＳＥＲ［６］、ＵＳＥＲ［８］）とした場合にも、電子メールアドレス入力支援プログラムの作成手段は、３つの送信先（ＵＳＥＲ［０］、ＵＳＥＲ［６］、ＵＳＥＲ［８］）に該当するグループが存在しない場合には、３つの送信先（ＵＳＥＲ［０］、ＵＳＥＲ［６］、ＵＳＥＲ［８］）を新たなグループ情報として作成し、作成する（図１１参照）。
【００１９】
なお、図９でＧＲＯＵＰ［０］〜ＧＲＯＵＰ［２］が表示されているが、先の表示手段によって、前述の使用回数情報に従って使用頻度の高いものから順に表示するようにしてよい。この場合、更新手段により、使用回数情報や日付情報が更新されると使用頻度の高いものから並べ替えられて表示される。また、ＧＲＯＵＰ［１］とＧＲＯＵＰ［２］との使用回数情報が同じになったような場合には、日付情報により、日付順に最後に使用されたグループ情報であるＧＲＯＵＰ［２］が優先的に表示されるように表示手段が制御されてもよい。
【００２０】
また、本実施形態で説明した電子メールアドレス入力支援プログラムは、計算機（コンピュータ）に実行させることができるプログラム（ソフトウェア手段）として、例えば磁気ディスク（フロッピーディスク、ハ一ドディスク等）、光ディスク（ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ等）、半導体メモリ等の記録媒体に格納し、また通信媒体により伝送して頒布することもできる。なお、媒体側に格納されるプログラムには、計算機に実行させるソフトウエア手段（実行プログラムのみならずテーブルやデータ構造も含む）を計算機内に構成させる設定プログラムをも含むものである。本装置を実現する計算機は、記録媒体に記録されたプログラムを読み込み、また場合により設定プログラムによりソフトウエア手段を構築し、このソフトウエア手段によって動作が制御されることにより上述した処理を実行する。
【００２１】
以上より、電子メールソフトの送信履歴から同時送信先としてグループ情報を自動作成し、電子メールの送信先入力時に入力した電子メールアドレスが登録されているグループが自動的に選択可能に表示にされ、電子メールの複数同時送信を容易に行うことが出来る。
【００２２】
【発明の効果】
請求項１の発明によれば、同時送信先として送信した電子メールアドレスから自動的にグループ情報が作成され、ユーザが手作業で作成する必要がない。
【００２３】
請求項２の発明によれば、同時送信先として送信した電子メールアドレスから自動的にグループ情報が作成され、ユーザが手作業で作成する必要がない。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明に係わるシステムの構成を示したブロック図。
【図２】この発明に係わる電子メールアドレス入力支援プログラムの一実施形態の動作を示すフローチャート。
【図３】この発明に係わる電子メールアドレス入力支援プログラムの一実施形態の動作を示すフローチャート。
【図４】この発明に係わる電子メールアドレス入力支援プログラムの一実施形態の動作を示すフローチャート。
【図５】この発明に係わる電子メールアドレス入力支援プログラムによって作成されたグループ情報の一覧を示す図。
【図６】送信先のユーザ名が入力された場合に、当該ユーザ名が該当するグループがリスト表示される状態を示す図。
【図７】送信先の入力状態の場合に、すべてのグループがリスト表示される状態を示す図。
【図８】入力された複数のユーザ名に該当するグループが表示される状態を示す図。
【図９】送信されたグループの送信回数情報が更新される状態を示す図。
【図１０】複数の電子メールアドレスを入力して、予め登録されているグループと一致しない場合、または予め登録されているグループを編集して新たに送信先として設定した状態を示す図。
【図１１】新たに作成されたグループを加えてグループ情報が更新される状態を示す図。
【符号の説明】
１…コンピュータ、２…制御手段、３…通信手段、４…記憶装置、５…電子メールソフト、６…送信履歴情報記憶領域、７…作成手段、８…抽出手段、９…日付情報情報記憶領域
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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