(57)【要約】【構成】インターネットファクシミリ装置が受信した文書をワークフローの対象として管理し、ワークフローに参加したユーザ名をログファイルに記録し、ログファイルに記述のあるユーザに対して、処理済みの文書へのアクセス権限を認める。【効果】受信ファクシミリ文書をワークフローとして処理でき、かつ処理済みの文書へのアクセス権限を明確にできる。【選択図】　　図２
2004021359.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ワークフロー終了後の文書を処理済み文書として記憶するようにしたワークフロー管理装置において、
少なくともワークフローに参加したユーザをワークフロー終了後も記憶するための記憶手段を設けて、該手段に記憶したユーザに対してワークフロー終了後の処理済み文書へのアクセス権限を認めるようにしたことを特徴とする、ワークフロー管理装置。
【請求項２】
前記記憶手段を、ワークフローの開始後から終了時まで書き換え可能とし、かつ書き換え時には、記憶手段に記憶されているユーザに対して、書き換える旨を通知するようにしたことを特徴とする、請求項１のワークフロー管理装置。
【請求項３】
ワークフロー終了後の文書を処理済み文書として記憶するようにしたワークフロー管理装置において、
ワークフローの開始時に、ワークフローの経路となるユーザを記述した情報を発生させて、ワークフロー終了後も該情報を記憶するようにし、該情報に記述されたユーザに対して、ワークフロー終了後の処理済み文書へのアクセス権限を認めるようにしたことを特徴とする、ワークフロー管理装置。
【請求項４】
前記ワークフロー管理装置がファクシミリ装置に設けられていることを特徴とする、請求項１〜３のいずれかに記載のワークフロー管理装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の利用分野】
この発明は、インターネットファクシミリ装置などを用いたワークフローの管理に関する。
【０００２】
【従来技術】
ワークフローでは、ワークフロー対象となる文書を、所定の経路（順番）に沿って複数のユーザが処理する。ワークフロー対象の文書は、処理の終了後例えば処理済み文書のフォルダなどに記憶されるが、処理済み文書へのアクセスについては余り検討されていない。例えば処理済みのワークフロー対象の文書に、自由にアクセスを認めると、文書の内容によっては問題が生じる。処理済み文書に対して、管理者などにのみアクセス権限を認めると、処理済みの文書を再検討する必要が生じた場合に不便である。かといって、処理済み文書へのアクセス権限を定めるために、時間やエネルギーを費やすのも非効率である。
【０００３】
【発明の課題】
この発明の課題は、ワークフロー終了後の文書へのアクセス権限を、合理的にかつ自動的に決定できるようにすることにある（請求項１〜４）。
請求項２の発明での追加の課題は、処理済み文書へのアクセス権限を変更自在にすると共に、アクセス権限の変更機能が濫用されないようにすることにある。請求項４の発明での追加の課題は、ファクシミリ装置をワークフローの管理に用いられるようにすることにある。
【０００４】
【発明の構成】
この発明は、ワークフロー終了後の文書を処理済み文書として記憶するようにしたワークフロー管理装置において、少なくともワークフローに参加したユーザをワークフロー終了後も記憶するための記憶手段を設けて、該手段に記憶したユーザに対してワークフロー終了後の処理済み文書へのアクセス権限を認めるようにしたことを特徴とする（請求項１）。
【０００５】
好ましくは、前記記憶手段を、ワークフローの開始後から終了時まで書き換え可能とし、かつ書き換え時には、記憶手段に記憶されているユーザに対して、書き換える旨を通知するようにする（請求項２）。
【０００６】
またこの発明は、ワークフロー終了後の文書を処理済み文書として記憶するようにしたワークフロー管理装置において、ワークフローの開始時に、ワークフローの経路となるユーザを記述した情報を発生させて、ワークフロー終了後も該情報を記憶するようにし、該情報に記述されたユーザに対して、ワークフロー終了後の処理済み文書へのアクセス権限を認めるようにする（請求項３）。
【０００７】
好ましくは、前記ワークフロー管理装置がファクシミリ装置に設けられている（請求項４）。
【０００８】
【発明の作用と効果】
この発明では、少なくともワークフローに参加したユーザに対して、処理済み文書へのアクセス権限を認める。このようにすると、ワークフローに参加したユーザは、自分が参加したワークフロー対象の文書に処理後もアクセスできるので、合理的な範囲で、処理済み文書へのアクセス権限を定めることができる。しかもこの発明では、処理済み文書へのアクセス権限を自動的に定めることができる（請求項１）。
【０００９】
請求項２の発明では、ワークフローの途中や終了時などに、アクセス権限を変更でき、しかもアクセス権限を変更すると、既にアクセス権限のある他のユーザにも通知されるので、アクセス権限の変更が濫用されることがない。
【００１０】
またこの発明では、ワークフローの開始時に、ワークフロー経路を定めるのと同時に、その経路に当たるユーザを処理済み文書へのアクセス権限があるユーザとして、処理終了後も記憶する。このため処理済み文書へのアクセス権限を、自動的にかつワークフロー経路のユーザにアクセス権限があるように、合理的に定めることができる（請求項４）。
【００１１】
請求項４の発明では、ファクシミリ装置をワークフロー管理装置とし、ファクシミリ受信した文書をワークフローの対象として処理する。このため、ファクシミリ装置の新たな使い方が可能になる。
【００１２】
【実施例】
図１〜図５に、インターネットファクシミリ装置２を用いた実施例を示す。インターネットファクシミリ装置２は、ＬＡＮ４を介してメールサーバ６やルータ８に接続され、ルータ８はインターネット１０に接続されている。ＬＡＮ４には、端末１２〜１６とが接続され、これらは例えばパーソナルコンピュータである。そしてインターネットファクシミリ装置２は、公衆電話回線網１８を介して、在来のＧ３やＧ４ファクシミリの送受信ができるようにしてある。
【００１３】
インターネットファクシミリ装置２には、Ｇ３ファクシミリ機能処理部２０があり、公衆電話回線網１８を介して、Ｇ３やＧ４のファクシミリの送受信を行う。またインターネットファクシミリ機能処理部２２では、メールサーバ６やルータ８などを介して、例えば電子メール形式で、インターネットファクシミリの送受信を行う。
【００１４】
コピー機能処理部２４は、インターネットファクシミリ装置２に設けられたスキャナとプリンタとを用いて、コピーを行い、ネットワークプリンタ機能処理部２６は、端末１２〜１６などからの依頼に応じて、ネットワークプリンタとしてプリントを行う。スキャナ機能処理部２８は画像を読み取り、端末１２〜１６などに送信するなどの処理を行う。ＨＴＴＰサーバ機能処理部３０は、インターネットファクシミリ装置２にブラウザを用いてアクセスした端末に対し、Ｗｅｂページを送出し、端末からの要求に応じて様々なコンテンツを送出し、かつ端末からの入力を受け付ける。
【００１５】
インターネットファクシミリ装置２が置かれている環境は、数人〜１０人程度の人が勤務している小規模なオフィスに対応し、外部との文書通信はインターネットファクシミリ装置２を中心としたものになる。端末１２〜１６のいずれかで、着信したファクシミリ文書等をチェックし、ワークフローの対象となる文書を選択してワークフローを開始させる。ワークフローの対象となる受信したファクシミリ文書の内容は、発注書やそれに対する請け書、見積書、日常の業務連絡、様々な予約、通信教育の場合の添削用のレポートや答案などとする。またワークフローの開始時には、担当者（ワークフローへの参加者）とその順序、処理期限などを定める。
【００１６】
なおインターネットファクシミリ装置２は、必ずしもＨＴＴＰサーバ機能処理部３０を備えている必要はない。またインターネットファクシミリ装置ではなく、単なるＧ３やＧ４のファクシミリ装置でも良い。受信したファクシミリ文書に対するワークフローを割り当てられる担当者は、ＬＡＮ４に接続された端末を持つ担当者に限らず、インターネットファクシミリ装置２に、ファクシミリやインターネットなどで接続された遠隔の端末を持つ担当者でも良い。
【００１７】
３２はワークフロー管理部で、管理対象のワークフロー対象となる文書とそれに対するワークフローの状況とを管理する。ワークフロー管理部３２には、アクセス制御ファイル３４とログファイル３６とを、例えばワークフロー対象の文書毎に、あるいは複数のワークフロー対象の文書に対してまとめて設ける。ログファイル３６はワークフロー対象の文書へのアクセスの記録であり、ワークフローに実際に参加したユーザのリストを記憶し、ワークフローの状況や経過などの記録として用いられる。処理済み文書へのアクセス権限の点では、ワークフローに参加したユーザにアクセス権限を認めるとの観点から、ログファイル３６に記載されたユーザにアクセス権限を制御するように用いることができる。
【００１８】
アクセス制御ファイル３４は、ワークフロー対象の文書へのアクセス権限を認めるユーザを記述したファイルで、ワークフローの開始時にその経路を定めることにより作成される。アクセス制御ファイル３４はワークフローの途中や終了時などに変更でき、またアクセス権限のあるユーザは少なくともワークフローに参加するユーザであり、これ以外のユーザにもアクセス権限を認めても良い。そしてアクセス制御ファイルは、ワークフローの処理済みの文書に対するアクセス権限の制御に兼用する。ログファイル３６とアクセス制御ファイル３４の何れを用いて、処理後の文書へのアクセスを制御するかは任意である。
【００１９】
メモリ３８は、受信したファクシミリ文書やスキャンした文書、ワークフローでの処理が終わった文書などを記憶する。メモリ３８は、共通領域と、個々のユーザ毎のフォルダを設けたユーザ領域と、処理済みの文書を保存するアーカイブ４０（処理済みフォルダ）とに論理的に分割してある。
【００２０】
ワークフローの発生から処理までの流れを説明する。ワークフローは何らかの処理を要するファクシミリ文書を受信することなどにより発生し、端末１２〜１６のいずれかで受信ファクシミリ文書の概要をチェックし、ワークフローの経路（担当者（ユーザ）名と処理の順番）並びに処理期限を決定する。なおマニュアルで経路や処理期限を定めることに代えて、インターネットファクシミリを受信した際のヘッダやサブジェクトの記載などから、処理の要否と経路、並びに処理期限を定めても良い。また在来のＧ３ファクシミリなどの場合、受信したファクシミリ原稿に対するＯＣＲ処理により、処理の要否と経路並びに処理期限を定めても良い。ワークフローはこれ以外に、スキャンした文書や担当者が端末で作成した文書などに対しても発生する。
【００２１】
受信したファクシミリ文書などに対するワークフローの経路が定まると、アクセス制御ファイルに経路が記述される。またユーザがワークフローに参加するとログファイルにユーザ名が記述される。そしてアクセス制御ファイルやログファイルが処理済み文書へのアクセス権限の制御に用いられる。
【００２２】
図２はログファイルを用いた処理済み文書へのアクセス権限の制御を示し、例えばユーザＡ，Ｂ，Ｃがこの順でワークフローに参加し、ユーザＤはこのワークフローに参加しないものとする。ログファイルには、ユーザがワークフローに参加する毎にその記録としてユーザ名が書き込まれて行き、ワークフローの終了時にはユーザＡ，Ｂ，Ｃが記述されている。そしてログファイルはワークフローの終了後も例えば、ワークフロー対象の文書と共に保存され、ログファイルでアーカイブにある処理済み文書へのアクセスを制御する。
【００２３】
図３はアクセス制御ファイルを用いた処理済み文書へのアクセス権限の制御を示し、図２と同様にユーザＡ，Ｂ，Ｃがワークフローに参加し、ユーザＤは参加しないものとする。ワークフロー開始時にワークフロー経路がユーザＡ，Ｂ，Ｃと定められると、アクセス制御ファイルにはユーザ名Ａ，Ｂ，Ｃが記述される。アクセス制御ファイルは、ログファイルと異なり、実際にはワークフローに参加していないユーザ名も記述できるので、例えばワークフローの終了時まで書き換え可能である。
【００２４】
例えばユーザＣが処理済み文書へのアクセス権限をユーザＤにも認めた方がよいと判断すると、アクセス制御ファイルにユーザＤを追記することができる。これは例えば、自己の端末からブラウザで、インターネットファクシミリ装置のＷｅｂページにアクセスして、該当する画面を呼び出して実行する。この時、インターネットファクシミリ装置は、アクセス制御ファイルの書き換えを検出するので、既にアクセス権限が認められている他のユーザＡ，Ｂの端末と、新たにアクセス権限が認められたユーザＤの端末に、その旨をｅメールなどで通知する。このため、アクセス権限の変更を濫用して、権限を認めるべきでないユーザに権限が認められたり、あるユーザのアクセス権限がいつの間にか消去されたりすることを防止できる。
【００２５】
処理済みの文書は前記のようにアーカイブに移され、これに対してユーザがアクセスした際の端末の表示例を図４，図５に示す。例えば１．〜３．の３つのファイルがアーカイブにあるものとして、ユーザＡ，Ｂ，Ｃはファイル１．〜３．の何れにもアクセス権限があるが、ユーザＤはファイル１．，２．のみにアクセス権限あるものとする。ユーザＡ，Ｂ，Ｃがアクセスした場合、図４の１）のようにファイル１．〜３．がリストされ、何れにもアクセスできる。しかしユーザＤがアクセスすると、図４の２）のようにファイル１．，２．のみがリストされ、ファイル３．へはアクセスができないことになる。
【００２６】
図４のアクセス制御に代えて、図５のように、ユーザＤにはアクセス権限の無いファイルも表示し、アクセス権限のあるユーザＡ，Ｂ，Ｃがアクセスすると、要求されたファイルを開き、ユーザＤがアクセス権限の無いＦａｘＮｏ．３の文書を開こうとすると、アクセスを拒否しても良い。
【００２７】
実施例では、受信したファクシミリ文書をインターネットファクシミリ装置を中心にしたワークフローで処理でき、ファクシミリ装置の新たな使い方を提供できる。また処理済み文書へのアクセス権限を自動的にかつ合理的に決定できる。
【図面の簡単な説明】
【図１】実施例のインターネットファクシミリ装置の構成を示すブロック図
【図２】実施例で、処理済み文書に対するアクセス権限をログファイルで制御を行う際の、ファイルの推移を示す図
【図３】実施例で、処理済み文書へのアクセス権限をアクセス制御ファイルで制御する際のファイルの推移を示す図
【図４】実施例で、処理済み文書にアクセスした際のユーザ端末での表示例を示し、１）はユーザＡ，Ｂ，Ｃへの表示を、２）はユーザＤへの表示を示す
【図５】実施例での、処理済み文書へのアクセス制御の例を示す図
【符号の説明】
２　　　　　インターネットファクシミリ装置
４　　　　　ＬＡＮ
６　　　　　メールサーバ
８　　　　　ルータ
１０　　　　インターネット
１２〜１６　端末
１８　　　　公衆電話回線網
２０　　　　Ｇ３ファクシミリ機能処理部
２２　　　　インターネットファクシミリ機能処理部
２４　　　　コピー機能処理部
２６　　　　ネットワークプリンタ機能処理部
２８　　　　スキャナ機能処理部
３０　　　　ＨＴＴＰサーバ機能処理部
３２　　　　ワークフロー管理部
３４　　　　アクセス制御ファイル
３６　　　　ログファイル
３８　　　　メモリ
４０　　　　アーカイブ
【図１】
2004021359.tif 000003
【図２】
2004021359.tif 000004
【図３】
2004021359.tif 000005
【図４】
2004021359.tif 000006
【図５】
2004021359.tif 000007