(57)【要約】【課題】電子文書回覧システムでの差し戻し処理で、差し戻し理由の入力を行なう際、他の人の作成した差し戻し理由を誤って変更することなく、入力および訂正ができる処理方法を提供する。【解決手段】差し戻し理由を入力するコメント処理において、作業用コメント欄にコメントの入力を行なう（ステップＳ１２）。コメントの入力後処理の中断または処理終了の指示がある（ステップＳ１４）と、作業用コメント欄で作成したコメントを共用のコメント欄の内容とは別に保存する（ステップＳ１５）。次回の処理の際、以前に保存した前記作業用コメント欄のコメントを取得し、作業用コメント欄に表示する（ステップＳ１１）。表示したコメントに対し訂正や追加入力ができる（ステップＳ１２）。【選択図】　　　　図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
グループウエアが稼動するサーバおよび複数のクライアントＰＣ、電子稟議決裁文書を保存管理するための文書保存管理装置、紙への出力を行なう印刷装置から構成され、それらがネットワークに接続されるシステム上で、作成者が前記クライアントＰＣを操作して作成する電子稟議決裁文書を、前記グループウエアに含まれる電子メールを用いて、前記クライアントＰＣを操作して稟議決裁処理を行なう担当者に、電子的に回覧する電子文書回覧システムであって、稟議決裁処理を依頼された前記担当者が、前記電子稟議決裁文書を、作成者に電子的に差し戻す際、複数の前記担当者で共用する前記電子稟議決裁文書内のコメント欄に、差し戻し理由を記入する電子文書回覧システムにおいて、前記担当者が、前記コメント欄に差し戻し理由を入力または訂正する時、前記コメント欄に入力済みの他の担当者の差し戻し理由が変更されないように防護したことを特徴とする電子文書差し戻し処理方法。
【請求項２】
前記担当者が、差し戻し理由を入力する際、予め用意された差し戻し理由から選択でき、さらに、その補足の差し戻し理由も入力できることを特徴とする請求項１記載の電子文書差し戻し処理方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子文書差し戻し処理方法、より詳細には、他の人が入力した差し戻し理由を誤って変更することなしに、差し戻し理由の入力及びその訂正ができ、また、差し戻し理由として、予め用意されている差し戻し理由を選択してさらにその補足の差し戻し理由も入力できる電子文書差し戻し処理方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、電子メールを含むグループウエア環境の普及により、文書の作成者により作成された電子文書が、ネットワークを介して電子的に回覧され、電子的な稟議決裁処理が行われるようになった。
【０００３】
図６は、電子文書回覧システムの一般的なシステム構成図で、図中、１は電子文書回覧システム全体を管理するグループウエアサーバ、２ないし６は文書の作成者や、回覧者あるいは決裁者といった稟議決裁処理を行なう担当者に提供されているクライアントＰＣ、７は電子文書を保存管理する文書保存管理装置、８は電子文書を紙に出力するための出力機器、９はこれらの機器が接続されるネットワークである。
【０００４】
図７は、電子文書の電子回覧を説明するためのフロー図で、作成者が作成した電子稟議決裁文書の稟議決裁処理を依頼する電子メールが、前記作成者のクライアントＰＣ２から、回覧者１のクライアントＰＣ３に通知され、処理が終わる毎に、次の担当者のクライアントＰＣ４、クライアントＰＣ５、クライアントＰＣ６と、順次送信される。電子文書に不備があると、電子文書の差し戻しが行なわれる。図７では、回覧者３（クライアントＰＣ５）から作成者に差し戻す場合が示されていて、差し戻しに対する処理を依頼する電子メールが送信されている。
【０００５】
特開２００２−２４４９９号公報では、複数の回覧者に対し、順次に回覧する方法および同時に回覧する方法を用意しておき、文書の種類により、順次に回覧するか、同時に回覧するか、選択できる手段を開示している。
また、特開２０００−８２１０２号公報では、文書の不備内容等の差し戻し理由が、文書作成者に伝わるように、差し戻し時、差し戻し理由をテキスト情報として付加して送付する方法を開示している。
【０００６】
図８は、電子稟議決裁文書の一例を説明するための操作表示画面上の図であり、操作表示画面１０は、文書番号、件名、作成者等の書誌情報１１、差し戻し理由等を記載する共用のコメント欄１２、電子文書実体１５を添付する添付欄１３、および、「閉じる」、「承認依頼」等の操作ボタン群１４より構成される。電子稟議決裁文書の作成者が、該電子稟議決裁文書作成後、前記「承認依頼」ボタンを押下（クリック）すると、回覧者や決裁者といった稟議決裁処理を行なう担当者に、稟議決裁処理を依頼する電子メールが送信される。依頼を受けた前記担当者が、前記電子文書実体１５の内容を確認し、不備を発見すると、前記共用のコメント欄１２に差し戻し理由等を入力して、前記作成者に差し戻す。
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、複数の担当者により、差し戻し処理が繰り返されると、共用のコメント欄には、該複数の担当者の差し戻し理由が混在し、間違って他の担当者の入力済みの差し戻し理由を消したり、改ざんしてしまうことが発生する。
【０００８】
また、コメント欄に記載する差し戻し理由について、担当者が自由に記載する方法、あるいは、予め用意されている文言から選択する方法が一般的に用いられている。しかし、前者の場合、担当者によっては、適確な指示でないといったことがあり、また、後者の場合、不備の種類によっては該当する文言がなく、適切な指示が出せないといったことが発生する。しかし、前記いずれの従来技術も、これらの問題を解決する手段や方法を開示していない。
【０００９】
本発明は、複数の担当者で共用するコメント欄に入力済みの他の担当者の差し戻し理由を誤って変更することなしに、差し戻し理由の入力およびその訂正を行うことを可能にするという課題を解決することを目的とする。
【００１０】
また、本発明は、差し戻し理由として、個人差の少ない、かつ、種々の不備に対応できる差し戻し理由を入力可能とするという課題を解決することを目的とする。
【００１１】
【課題を解決するための手段】
請求項１の発明は、グループウエアが稼動するサーバおよび複数のクライアントＰＣ、電子稟議決裁文書を保存管理するための文書保存管理装置、紙への出力を行なう印刷装置から構成され、それらがネットワークに接続されるシステム上で、作成者が前記クライアントＰＣを操作して作成する電子稟議決裁文書を、前記グループウエアに含まれる電子メールを用いて、前記クライアントＰＣを操作して稟議決裁処理を行なう担当者に、電子的に回覧する電子文書回覧システムであって、稟議決裁処理を依頼された前記担当者が、前記電子稟議決裁文書を、作成者に差し戻す際、複数の前記担当者で共用する前記電子稟議決裁文書内のコメント欄に、差し戻し理由を記入する電子文書回覧システムにおいて、前記担当者が、前記コメント欄に差し戻し理由を入力または訂正する時、前記コメント欄に入力済みの他の担当者の差し戻し理由が誤って変更されないように防護したことを特徴とする。
【００１２】
請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記担当者が、差し戻し理由を入力する際、予め用意された差し戻し理由から選択でき、さらに、その補足の差し戻し理由も入力できることを特徴とする。
【００１３】
【発明の実施の形態】
図１は、本発明の一実施例を説明するための操作表示画面上の図である。図１において、稟議決裁処理を依頼する電子メールを受信した担当者は、添付欄１３に添付される電子文書実体１５を開き、内容を確認する。この時、操作ボタン群１４の中の「今までのコメント」ボタンを押下することにより、他の担当者が入力したコメントの内容を共用のコメント欄１２で確認することができる。また、前記担当者は、前記電子文書実体１５の内容に対してコメント、すなわち、差し戻し理由がある場合、操作ボタン群１４の中の「コメント」ボタンを押下することにより、コメントダイアログ２０が表示され、コメント入力が可能となる。該コメントダイアログ２０は、作業用コメント欄２１、および、「ＯＫ」、「ＣＡＮＣＥＬ」等の操作ボタン群２２より構成される。前記コメントダイアログ２０での、コメントの入力が終了した後、前記操作ボタン群２２内の「ＯＫ」ボタンを押下することにより、入力されたコメントの内容が、共用のコメント欄１２の内容とは別に保存されるが、共用のコメント欄１２には一時的に表示のみされ、保存されている共用のコメント欄１２の内容は更新されない。前記担当者が、再度前記「コメント」ボタンを押下すると、共用のコメント欄１２の内容とは別に保存してあった前記作業用コメント欄２１の内容を取得して、作業用コメント欄２１に表示し、前回の入力に誤りがあった場合の訂正や入力が可能となる。
【００１４】
また、操作ボタン群１４の中にある、「承認」ボタンもしくは「否認」ボタンを押下するまで、上記の操作を繰り返し行える。差し戻し理由の入力や訂正が完了し、作成者に差し戻すため、前記「否認」ボタンが押下された時は、共用のコメント欄１２の内容とは別に保存した前記作業用コメント欄２１の内容が、共用のコメント欄１２の内容に反映され、保存される。
【００１５】
図２および図３は、図１に示した実施例を説明するためのフローチャートである。図２において、まず、担当者は前記電子文書実体１５の内容の確認を行ない（ステップＳ１）、内容に不備があったかどうかチェックし（ステップＳ２）、不備がなければ、承認処理を行い終了する（ステップＳ３）。ステップＳ２のチェックで不備があると、図３を用いて後で詳述する差し戻し理由の入力や訂正を行なうコメント処理が行なわれる（ステップＳ４）。このコメント処理での差し戻し理由の作成が完了すると、図１の操作ボタン群１４内の「否認」ボタンが押下される。次に、「否認」ボタンが押下されたかどうかチェックし（ステップＳ５）、押下されていなければ、そのまま終了する。押下された場合は、図１の共用のコメント欄１２に入力済みの文言の最後尾に、年月日、時間、担当者名等の情報が追記される（ステップＳ６）。図１において、共用のコメント欄１２に、年月日と担当者名が入力された例が示されている。さらに、前記コメント処理（ステップＳ４）で作成し、共用のコメント欄１２の内容とは別に保存した前記差し戻し理由を取得し、前記共用のコメント欄１２の文言の最後尾に追加する（ステップＳ７）。この時、前記共用のコメント欄１２の内容にも反映され、保存される。続いて、差し戻しに対する処理を依頼する電子メールを、作成者に送信し、終了する（ステップＳ８）。
【００１６】
図３は、図２に示したコメント処理（ステップＳ４）の詳細を説明するためのフローチャートで、図１の「コメント」ボタンを押下することにより、図１のコメントダイアログ２０が表示される（ステップＳ１０）。現在処理中の担当者が、現在処理している電子稟議決裁文書に対し、以前作成したコメントがあれば取得し、図１の作業用コメント欄２１に表示される。コメントの入力や訂正を行った後（ステップＳ１２）、ステップ１２で行った処理をキャンセルするかどうか判断する（ステップＳ１３）。キャンセルの場合は、そのまま終了する。キャンセルでない場合は、処理を中断するか、または、終了するか判断する（ステップＳ１４）。中断も終了もしない場合は、ステップＳ１２に戻る。中断または終了の場合は、ステップＳ１２で入力や訂正を行ったコメントを、共用のコメント欄１２の内容とは別に保存した後（ステップＳ１５）、終了する。
【００１７】
図４は、本発明の他の実施例を説明するための操作表示画面上の図で、操作ボタン群１４内の「コメント」ボタンを押下すると、コメントダイアログ２０が表示され、さらに、操作ボタン群２２中の「廃案指示」ボタンもしくは「修正指示」ボタンを押下することによって、予め用意されている差し戻し理由を入力することができる。補足が必要な場合は、その差し戻し理由に続けてコメントを直接追加入力することもできる。作業用コメント欄２１に、入力された文言の例が示されている。また、操作ボタン群２２内の「ＯＫ」ボタンを、押下することにより、入力されたコメントの内容が、共用のコメント欄１２の内容とは別に保存されるとともに、共用のコメント欄１２に一時的に表示される。さらにコメントの訂正が、必要な場合は、図１の場合と同様に、再び、前記「コメント」ボタンを押下することにより、再編集可能である。
【００１８】
図５は、図４に示した実施例を説明するためのフローチャートで、同図は、図２のコメント処理（ステップＳ４）の詳細なフローチャートを示し、基本的な処理は、図３と同じである。相違点は、図３のステップＳ１２のコメントの入力または訂正処理に相当する、図５のステップＳ２６の前に、ステップＳ２２ないしステップＳ２５のステップが追加されていることである。まず、「廃案指示」ボタンが押下されたかどうかチェックし（ステップＳ２２）、押下されていれば、前記「廃案指示」ボタンに対応する、予め用意されている差し戻し理由が、図４の作業用コメント欄２１に自動的に入力された後（ステップＳ２３）、ステップＳ２６へ進む。「廃案指示」ボタンが押下されていない場合は、「修正指示」ボタンが押下されているかチェックし（ステップＳ２４）、押下されていなければ、そのまま、ステップＳ２６へ進む。押下されていれば、前記「修正指示」ボタンに対応する、予め用意されている差し戻し理由が、前記作業用コメント欄２１に自動的に入力された後（ステップＳ２５）、図３のステップＳ１２同様、コメントの入力や訂正が行なえる（ステップＳ２６）。
【００１９】
【発明の効果】
請求項１の発明によれば、稟議決裁処理の依頼を受けた担当者が、差し戻しのための差し戻し理由を作成する際、他の人が入力した差し戻し理由を誤って修正することなく、自分が作成した差し戻し理由の誤字脱字等の有無を確認し修正することが可能となる。
【００２０】
請求項２の発明によれば、稟議決裁処理の依頼を受けた担当者によらず、最低限必要な差し戻し理由を作成者に指示でき、差し戻しに対する処理の誤解等を招くこともなくなる。また、補足のための差し戻し理由も入力できるので、修正箇所等より詳細に指示出来、差し戻し理由に対するより確実な修正が可能となり、ひいては、決裁処理の処理効率もあがる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施例を説明するための操作表示画面上の図である。
【図２】図１に示した実施例を説明するためのフローチャートである。
【図３】図１に示した実施例を説明するためのフローチャートである。
【図４】本発明の他の実施例を説明するための操作表示画面上の図である。
【図５】図４に示した実施例を説明するためのフローチャートである。
【図６】電子文書回覧システムの一般的なシステム構成図である。
【図７】電子文書の電子回覧を説明するためのフロー図である。
【図８】電子稟議決裁文書の一例を説明するための操作表示画面上の図である。
【符号の説明】
１…グループウエアサーバ、２，３，４，５，６…クライアントＰＣ、７…文書保存管理装置、８…出力機器、９…ネットワーク、１０…操作表示画面、１１…書誌情報、１２…共用のコメント欄、１３…添付欄、１４…操作ボタン群、１５…電子文書実体、２０…コメントダイアログ、２１…作業用コメント欄、２２…操作ボタン群。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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