(57)【要約】【課題】場所を問わずに電子文書を利用（登録、編集、及び印刷等）することのできる管理システムを提供することである。【解決手段】利用者端末１は、任意の電子文書の登録を依頼するための登録依頼メールを生成し、生成した登録依頼メールに電子文書を添付して、社外管理装置４に向けて送信する。また、社外管理装置４は、利用者端末１から送られた登録依頼メールを受信し、添付された電子文書を文書・印刷管理ＤＢ４２に登録する。そして、社外管理装置４は、電子文書の連動登録を依頼するための連動登録依頼メールを生成し、生成した連動登録依頼メールに電子文書を添付して、社内管理装置２に向けて送信する。更に、社内管理装置２は、社外管理装置４から送られた連動登録依頼メールを受信し、添付された電子文書を文書管理ＤＢ２２に登録する。【選択図】  図１
2004303100.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
利用者端末と、複数の管理装置とがネットワークを介して接続された管理システムであって、
前記利用者端末は、
所定の電子文書の登録を依頼するための依頼情報を生成する依頼情報生成手段と、
前記依頼情報生成手段が生成した依頼情報を、何れか一方の前記管理装置に向けて送信する依頼情報送信手段と、を備え、
前記各管理装置は、
所定の情報を記憶する記憶手段と、
前記利用者端末から送信される依頼情報を受信する依頼情報受信手段と、
電子文書の連動登録を依頼するための連動情報を生成する連動情報生成手段と、
前記連動情報生成手段が生成した連動情報を、他の管理装置に向けて送信する連動情報送信手段と、
他の管理装置から送られる連動情報を受信する連動情報受信手段と、
前記依頼情報受信手段が受信した依頼情報、若しくは、前記連動情報受信手段が受信した連動情報に従って、対象の電子文書を前記記憶手段に登録する電子文書登録手段と、を備える、
ことを特徴とする管理システム。
【請求項２】
前記利用者端末は、
何れか一方の前記管理装置に登録された電子文書に対する更新要求を行う更新要求手段を更に備え、
前記各管理装置は、
前記利用者端末により行われた更新要求を受け付ける更新受け付け手段と、
前記更新受け付け手段が受け付けた更新要求に応答して、他の管理装置の電子文書に対する連動更新要求を行う連動更新要求手段と、
他の管理装置により行われた連動更新要求を受け付ける連動更新受け付け手段と、
前記更新受け付け手段が受け付けた更新要求、若しくは、前記連動更新受け付け手段が受け付けた連動更新要求に従って、登録される対象の電子文書を更新する電子文書更新手段と、を更に備える、
ことを特徴とする請求項１に記載の管理システム。
【請求項３】
前記各管理装置は、
登録された電子文書、若しくは更新された電子文書を、任意に設定された配信先に向けて配信する配信手段を更に備える、
ことを特徴とする請求項１又は２に記載の管理システム。
【請求項４】
管理装置と、利用者端末と、複数の印刷機器とがネットワークを介して接続された管理システムであって、
前記管理装置は、
前記各印刷機器の配置場所および、前記各印刷機器での印刷に必要となる詳細情報を記憶する情報記憶手段と、
前記利用者端末から指定される配置先に対応する前記印刷機器を、前記情報記憶手段から探索する探索手段と、
前記探索手段が探索した前記印刷機器に対応する詳細情報を、前記情報記憶手段から取得する詳細情報取得手段と、
前記詳細情報取得手段が取得した詳細情報を前記利用者端末に向けて送信する詳細情報送信手段と、を備え、
前記利用者端末は、
指定した配置場所に配置される前記印刷機器の探索を、前記管理装置に要求する探索要求手段と、
前記探索要求手段が要求した探索に応答して、前記管理装置から送信される詳細情報を受信する詳細情報受信手段と、
印刷対象の印刷データ、及び、当該印刷データを照合するための照合データを、前記詳細情報受信手段が受信した詳細情報に従って、対象の前記印刷機器に向けて、送信するデータ送信手段と、を備え、
前記各印刷機器は、
前記利用者端末から送られる印刷データ及び照合データを受信する受信手段と、
前記受信手段が受信した印刷データ及び照合データを記憶する記憶手段と、
入力される照合データを取得する照合データ取得手段と、
前記照合データ取得手段が取得した照合データと、前記記憶手段に記憶される照合データとの一致を判別する判別手段と、
前記判別手段により、両方の照合データの一致が判別された場合に、前記記憶手段に記憶された印刷データの印刷を行う印刷手段と、を備える、
ことを特徴とする管理システム。
【請求項５】
管理装置と、複数の印刷機器とがネットワークを介して接続された管理システムであって、
前記管理装置は、
所定の利用者端末から送信される印刷対象の印刷データ、及び、当該印刷データを照合するための照合データを受信するデータ受信手段と、
前記データ受信手段が受信した印刷データ及び照合データを記憶するデータ記憶手段と、
所定の前記印刷機器から送信される照合データを受信する照合データ受信手段と、
前記照合データ受信手段が受信した照合データと、前記データ記憶手段に記憶される照合データとの一致を判別する判別手段と、
前記判別手段により、両方の照合データの一致が判別された場合に、前記データ記憶手段に記憶された印刷データを、照合データを送信した前記印刷機器に向けて送信する印刷データ送信手段と、を備え、
前記各印刷機器は、
入力される照合データを取得する照合データ取得手段と、
前記照合データ取得手段が取得した照合データを、前記管理装置に向けて送信する照合データ送信手段と、
前記照合データ送信手段が送信した照合データに応答して、前記管理装置から送信される印刷データを受信する印刷データ受信手段と、
前記印刷データ受信手段が受信した印刷データの印刷を行う印刷手段と、を備える、
ことを特徴とする管理システム。
【請求項６】
前記管理装置は、
前記データ記憶手段に記憶された印刷データから、表示データを生成する表示データ生成手段と、
前記表示データ生成手段が生成した表示データを、表示を要求してきた所定の端末に向けて送信する表示データ送信手段と、更に備え、
前記照合データ受信手段は、表示を要求する所定の端末から送信される照合データを受信し、
前記判別手段は、照合データ受信手段が受信した端末から送信された照合データと、前記データ記憶手段に記憶される照合データとの一致を判別し、
前記表示データ生成手段は、前記判別手段により、両方の照合データの一致が判別された場合に、表示データを生成する、
ことを特徴とする請求項５に記載の管理システム。
【請求項７】
利用者端末とネットワークを介して接続された複数の管理装置であって、
各管理装置は、
任意の電子文書を記憶するための記憶手段と、
電子文書の登録を依頼する依頼情報を、前記利用者端末から受信する依頼情報受信手段と、
電子文書の連動登録を依頼するための連動情報を生成する連動情報生成手段と、
前記連動情報生成手段が生成した連動情報を、他の前記管理装置に向けて送信する連動情報送信手段と、
他の前記管理装置から送信される連動情報を受信する連動情報受信手段と、
前記依頼情報受信手段が受信した依頼情報、若しくは、前記連動依頼情報受信手段が受信した連動情報に従って、対象の電子文書を前記記憶部に登録する電子文書登録手段と、
を備えることを特徴とする管理装置。
【請求項８】
利用者端末と、複数の印刷機器とがネットワークを介して接続された管理装置であって、
前記各印刷機器の配置場所および、前記各印刷機器での印刷に必要となる詳細情報を記憶する情報記憶手段と、
前記利用者端末から指定される配置先に対応する前記印刷機器を、前記管理情報記憶手段から探索する探索手段と、
前記探索手段が探索した前記印刷機器に対応する詳細情報を、前記情報記憶手段から取得する詳細情報取得手段と、
前記利用者端末から前記印刷機器への印刷を可能とするために、前記詳細情報取得手段が取得した詳細情報を、前記利用者端末に向けて送信する詳細情報送信手段と、
を備えることを特徴とする管理装置。
【請求項９】
複数の印刷機器とネットワークを介して接続された管理装置であって、
所定の利用者端末から送られる印刷対象の印刷データ、及び、当該印刷データを照合するための照合データを受信するデータ受信手段と、
前記データ受信手段が受信した印刷データ及び照合データを記憶するデータ記憶手段と、
任意の前記印刷機器から送信される照合データを受信する照合データ受信手段と、
前記照合データ受信手段が受信した照合データと、前記データ記憶手段に記憶される照合データとの一致を判別する判別手段と、
前記判別手段により、両方の照合データの一致が判別された場合に、前記データ記憶手段に記憶された印刷データを、照合データを送信した前記印刷機器に向けて送信する印刷データ送信手段と、
を備えることを特徴とする管理装置。
【請求項１０】
利用者端末とネットワークを介して接続された複数の管理装置における文書登録方法であって、
各管理装置は、
電子文書の登録を依頼する依頼情報を、利用者端末から受信する依頼情報受信ステップと、
電子文書の連動登録を依頼するための連動情報を生成する連動情報生成ステップと、
前記連動情報生成ステップにて生成した連動情報を、他の管理装置に向けて送信する連動情報送信ステップと、
他の管理装置から送られる連動情報を受信する連動情報受信ステップと、
前記依頼情報受信ステップにて受信した依頼情報、若しくは、前記連動情報受信ステップにて受信した連動情報に従って、対象の電子文書を所定の記憶部に登録する電子文書登録ステップと、を備える、
ことを特徴とする文書登録方法。
【請求項１１】
複数の印刷機器とネットワークを介して接続された管理装置における印刷方法であって、
所定の利用者端末から送られる印刷対象の印刷データ、及び、当該印刷データを照合するための照合データを受信するデータ受信ステップと、
前記データ受信ステップにて受信した印刷データ及び照合データを所定の記憶部に格納するデータ格納ステップと、
任意の印刷機器から送信される照合データを受信する照合データ受信ステップと、
前記照合データ受信ステップにて受信した照合データと、前記データ格納ステップにて記憶部に格納した照合データとの一致を判別する判別ステップと、
前記判別ステップにて、両方の照合データの一致が判別された場合に、前記データ格納ステップにて格納された印刷データを、照合データを送信した印刷機器に向けて送信する印刷データ送信ステップと、
を備えることを特徴とする印刷方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、管理システム、管理装置、文書登録方法および印刷方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来より、オフィスや家庭等で、種々の印刷機器が使用されている。例えば、オフィスでは、ページプリンタや、コピー機、スキャナ、及びプリンタが融合した複合機等が使用されている。また、カラー印刷のできる印刷機器も普及してきている。
近年では、店舗等に印刷機器が設置されており、このような店舗に設置された印刷機器にサーバを介して印刷する技術も開示されている（例えば、特許文献１参照）。
【０００３】
【特許文献１】
特開２０００−７８３２８号公報  （第５−８頁、第１図）
【０００４】
また、最近では、ホットスポットの普及や、上述した店舗等に配置される印刷機器（複合機等）の定着化などにより、社外でも、任意の電子文書を利用（登録、編集、及び印刷等）したいという要望が増えて来ている。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、社外においては、利用者の使用環境が十分に整っていないため、利用者は、所定の記憶媒体に必要な電子文書を記憶させ、持ち運ぶのが一般的であった。
このような記憶媒体には、利用者以外が読み出せないようなセキュリティ機能が付加された製品も知られているが、落としたりして、使用できなくなる場合や、紛失してしまうおそれもあった。
また、社外においては、遠隔地の印刷機器等に電子文書を印刷することが困難であった。
【０００６】
そのため、社外等においても、自由に電子文書を利用できるシステムの実現が要望されていた。
【０００７】
本発明は、上記実状に鑑みてなされたもので、場所を問わずに電子文書を利用（登録、編集、及び印刷等）することのできる管理システム、管理装置、文書登録方法および印刷方法を提供することを目的とする。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するため、本発明の第１の観点に係る管理システムは、
利用者端末と、複数の管理装置とがネットワークを介して接続された管理システムであって、
前記利用者端末は、
所定の電子文書の登録を依頼するための依頼情報を生成する依頼情報生成手段と、
前記依頼情報生成手段が生成した依頼情報を、何れか一方の前記管理装置に向けて送信する依頼情報送信手段と、を備え、
前記各管理装置は、
所定の情報を記憶する記憶手段と、
前記利用者端末から送信される依頼情報を受信する依頼情報受信手段と、
電子文書の連動登録を依頼するための連動情報を生成する連動情報生成手段と、
前記連動情報生成手段が生成した連動情報を、他の管理装置に向けて送信する連動情報送信手段と、
他の管理装置から送られる連動情報を受信する連動情報受信手段と、
前記依頼情報受信手段が受信した依頼情報、若しくは、前記連動情報受信手段が受信した連動情報に従って、対象の電子文書を前記記憶手段に登録する電子文書登録手段と、を備える、
ことを特徴とする。
【０００９】
この発明によれば、利用者端末において、依頼情報生成手段は、所定の電子文書の登録を依頼するための依頼情報を生成する。そして、依頼情報送信手段は、依頼情報生成手段が生成した依頼情報を、何れか一方の管理装置に向けて送信する。
一方、各管理装置において、記憶手段は、所定の情報を記憶する。依頼情報受信手段は、利用者端末から送信される依頼情報を受信する。連動情報生成手段は、電子文書の連動登録を依頼するための連動情報を生成する。連動情報送信手段は、連動情報生成手段が生成した連動情報を、他の管理装置に向けて送信する。連動情報受信手段は、他の管理装置から送られる連動情報を受信する。そして、電子文書登録手段は、依頼情報受信手段が受信した依頼情報、若しくは、連動情報受信手段が受信した連動情報に従って、対象の電子文書を記憶手段に登録する。
この結果、場所を問わずに電子文書を利用（登録）することができる。
【００１０】
前記利用者端末は、
何れか一方の前記管理装置に登録された電子文書に対する更新要求を行う更新要求手段を更に備え、
前記各管理装置は、
前記利用者端末により行われた更新要求を受け付ける更新受け付け手段と、
前記更新受け付け手段が受け付けた更新要求に応答して、他の管理装置の電子文書に対する連動更新要求を行う連動更新要求手段と、
他の管理装置により行われた連動更新要求を受け付ける連動更新受け付け手段と、
前記更新受け付け手段が受け付けた更新要求、若しくは、前記連動更新受け付け手段が受け付けた連動更新要求に従って、登録される対象の電子文書を更新してもよい。
この場合も、場所を問わずに電子文書を利用（更新）することができる。
【００１１】
前記各管理装置は、
登録された電子文書、若しくは更新された電子文書を、任意に設定された配信先に向けて配信する配信手段を更に備えてもよい。
この場合、電子文書の登録状況や、更新状況を他の利用者等に通知することができる。
【００１２】
上記目的を達成するため、本発明の第２の観点に係る管理システムは、
管理装置と、利用者端末と、複数の印刷機器とがネットワークを介して接続された管理システムであって、
前記管理装置は、
前記各印刷機器の配置場所および、前記各印刷機器での印刷に必要となる詳細情報を記憶する情報記憶手段と、
前記利用者端末から指定される配置先に対応する前記印刷機器を、前記情報記憶手段から探索する探索手段と、
前記探索手段が探索した前記印刷機器に対応する詳細情報を、前記情報記憶手段から取得する詳細情報取得手段と、
前記詳細情報取得手段が取得した詳細情報を前記利用者端末に向けて送信する詳細情報送信手段と、を備え、
前記利用者端末は、
指定した配置場所に配置される前記印刷機器の探索を、前記管理装置に要求する探索要求手段と、
前記探索要求手段が要求した探索に応答して、前記管理装置から送信される詳細情報を受信する詳細情報受信手段と、
印刷対象の印刷データ、及び、当該印刷データを照合するための照合データを、前記詳細情報受信手段が受信した詳細情報に従って、対象の前記印刷機器に向けて、送信するデータ送信手段と、を備え、
前記各印刷機器は、
前記利用者端末から送られる印刷データ及び照合データを受信する受信手段と、
前記受信手段が受信した印刷データ及び照合データを記憶する記憶手段と、
入力される照合データを取得する照合データ取得手段と、
前記照合データ取得手段が取得した照合データと、前記記憶手段に記憶される照合データとの一致を判別する判別手段と、
前記判別手段により、両方の照合データの一致が判別された場合に、前記記憶手段に記憶された印刷データの印刷を行う印刷手段と、を備える、
ことを特徴とする。
【００１３】
この発明によれば、前記管理装置において、情報記憶手段は、各印刷機器の配置場所および、各印刷機器での印刷に必要となる詳細情報を記憶する。探索手段は、利用者端末から指定される配置先に対応する印刷機器を、情報記憶手段から探索する。詳細情報取得手段は、探索手段が探索した印刷機器に対応する詳細情報を、情報記憶手段から取得する。そして、詳細情報送信手段は、詳細情報取得手段が取得した詳細情報を利用者端末に向けて送信する。
また、利用者端末において、探索要求手段は、指定した配置場所に配置される印刷機器の探索を、管理装置に要求する。詳細情報受信手段は、探索要求手段が要求した探索に応答して、管理装置から送信される詳細情報を受信する。そして、データ送信手段は、印刷対象の印刷データ、及び、当該印刷データを照合するための照合データを、詳細情報受信手段が受信した詳細情報に従って、対象の印刷機器に向けて、送信する。
更に、各印刷機器において、受信手段は、利用者端末から送られる印刷データ及び照合データを受信する。記憶手段は、受信手段が受信した印刷データ及び照合データを記憶する。照合データ取得手段は、例えば、利用者から入力される照合データを取得する。判別手段は、照合データ取得手段が取得した照合データと、記憶手段に記憶される照合データとの一致を判別する。そして、印刷手段は、判別手段により、両方の照合データの一致が判別された場合に、記憶手段に記憶された印刷データの印刷を行う。
この結果、場所を問わずに電子文書を利用（印刷）することができ、その際、所望の印刷先に出力することができる。
【００１４】
上記目的を達成するため、本発明の第３の観点に係る管理システムは、
管理装置と、複数の印刷機器とがネットワークを介して接続された管理システムであって、
前記管理装置は、
所定の利用者端末から送信される印刷対象の印刷データ、及び、当該印刷データを照合するための照合データを受信するデータ受信手段と、
前記データ受信手段が受信した印刷データ及び照合データを記憶するデータ記憶手段と、
所定の前記印刷機器から送信される照合データを受信する照合データ受信手段と、
前記照合データ受信手段が受信した照合データと、前記データ記憶手段に記憶される照合データとの一致を判別する判別手段と、
前記判別手段により、両方の照合データの一致が判別された場合に、前記データ記憶手段に記憶された印刷データを、照合データを送信した前記印刷機器に向けて送信する印刷データ送信手段と、を備え、
前記各印刷機器は、
入力される照合データを取得する照合データ取得手段と、
前記照合データ取得手段が取得した照合データを、前記管理装置に向けて送信する照合データ送信手段と、
前記照合データ送信手段が送信した照合データに応答して、前記管理装置から送信される印刷データを受信する印刷データ受信手段と、
前記印刷データ受信手段が受信した印刷データの印刷を行う印刷手段と、を備える、
ことを特徴とする。
【００１５】
この発明によれば、管理装置において、データ受信手段は、所定の利用者端末から送信される印刷対象の印刷データ、及び、当該印刷データを照合するための照合データを受信する。データ記憶手段は、データ受信手段が受信した印刷データ及び照合データを記憶する。照合データ受信手段は、所定の印刷機器から送信される照合データを受信する。判別手段は、照合データ受信手段が受信した照合データと、データ記憶手段に記憶される照合データとの一致を判別する。そして、印刷データ送信手段は、判別手段により、両方の照合データの一致が判別された場合に、データ記憶手段に記憶された印刷データを、照合データを送信した印刷機器に向けて送信する。
一方、各印刷機器において、照合データ取得手段は、例えば、利用者から入力される照合データを取得する。照合データ送信手段は、照合データ取得手段が取得した照合データを、管理装置に向けて送信する。印刷データ受信手段は、照合データ送信手段が送信した照合データに応答して、管理装置から送信される印刷データを受信する。そして、印刷手段は、印刷データ受信手段が受信した印刷データの印刷を行う。
この結果、場所を問わずに電子文書を利用（印刷）することができ、その際、所望の印刷先に出力することができる。
【００１６】
前記管理装置は、
前記データ記憶手段に記憶された印刷データから、表示データを生成する表示データ生成手段と、
前記表示データ生成手段が生成した表示データを、表示を要求してきた所定の端末に向けて送信する表示データ送信手段と、更に備え、
前記照合データ受信手段は、表示を要求する所定の端末から送信される照合データを受信し、
前記判別手段は、照合データ受信手段が受信した端末から送信された照合データと、前記データ記憶手段に記憶される照合データとの一致を判別し、
前記表示データ生成手段は、前記判別手段により、両方の照合データの一致が判別された場合に、表示データを生成してもよい。
【００１７】
上記目的を達成するため、本発明の第４の観点に係る管理装置は、
利用者端末とネットワークを介して接続された複数の管理装置であって、
各管理装置は、
任意の電子文書を記憶するための記憶手段と、
電子文書の登録を依頼する依頼情報を、前記利用者端末から受信する依頼情報受信手段と、
電子文書の連動登録を依頼するための連動情報を生成する連動情報生成手段と、
前記連動情報生成手段が生成した連動情報を、他の管理装置に向けて送信する連動情報送信手段と、
他の管理装置から送信される連動情報を受信する連動情報受信手段と、
前記依頼情報受信手段が受信した依頼情報、若しくは、前記連動依頼情報受信手段が受信した連動情報に従って、対象の電子文書を前記記憶部に登録する電子文書登録手段と、
を備えることを特徴とする。
【００１８】
この発明によれば、依頼情報受信手段は、電子文書の登録を依頼する依頼情報を、利用者端末から受信する。連動情報生成手段は、電子文書の連動登録を依頼するための連動情報を生成する。連動情報送信手段は、連動情報生成手段が生成した連動情報を、他の管理装置に向けて送信する。連動情報受信手段は、他の管理装置から送信される連動情報を受信する。電子文書登録手段は、依頼情報受信手段が受信した依頼情報、若しくは、連動依頼情報受信手段が受信した連動情報に従って、対象の電子文書を記憶手段に登録する。
この結果、場所を問わずに電子文書を利用（登録）することができる。
【００１９】
上記目的を達成するため、本発明の第５の観点に係る管理装置は、
利用者端末と、複数の印刷機器とがネットワークを介して接続された管理装置であって、
前記各印刷機器の配置場所および、前記各印刷機器での印刷に必要となる詳細情報を記憶する情報記憶手段と、
前記利用者端末から指定される配置先に対応する前記印刷機器を、前記管理情報記憶手段から探索する探索手段と、
前記探索手段が探索した前記印刷機器に対応する詳細情報を、前記情報記憶手段から取得する詳細情報取得手段と、
前記利用者端末から前記印刷機器への印刷を可能とするために、前記詳細情報取得手段が取得した詳細情報を、前記利用者端末に向けて送信する詳細情報送信手段と、
を備えることを特徴とする。
【００２０】
この発明によれば、情報記憶手段は、各印刷機器の配置場所および、各印刷機器での印刷に必要となる詳細情報を記憶する。探索手段は、利用者端末から指定される配置先に対応する印刷機器を、管理情報記憶手段から探索する。詳細情報取得手段は、探索手段が探索した印刷機器に対応する詳細情報を、情報記憶手段から取得する。そして、詳細情報送信手段は、利用者端末から印刷機器への印刷を可能とするために、詳細情報取得手段が取得した詳細情報を、利用者端末に向けて送信する。
この結果、場所を問わずに電子文書を利用（印刷）することができ、その際、所望の印刷先に出力することができる。
【００２１】
上記目的を達成するため、本発明の第６の観点に係る管理装置は、
複数の印刷機器とネットワークを介して接続された管理装置であって、
所定の利用者端末から送られる印刷対象の印刷データ、及び、当該印刷データを照合するための照合データを受信するデータ受信手段と、
前記データ受信手段が受信した印刷データ及び照合データを記憶するデータ記憶手段と、
任意の前記印刷機器から送信される照合データを受信する照合データ受信手段と、
前記照合データ受信手段が受信した照合データと、前記データ記憶手段に記憶される照合データとの一致を判別する判別手段と、
前記判別手段により、両方の照合データの一致が判別された場合に、前記データ記憶手段に記憶された印刷データを、照合データを送信した前記印刷機器に向けて送信する印刷データ送信手段と、
を備えることを特徴とする。
【００２２】
この発明によれば、データ受信手段は、所定の利用者端末から送られる印刷対象の印刷データ、及び、当該印刷データを照合するための照合データを受信する。データ記憶手段は、データ受信手段が受信した印刷データ及び照合データを記憶する。照合データ受信手段は、任意の前記印刷機器から送信される照合データを受信する。判別手段は、照合データ受信手段が受信した照合データと、データ記憶手段に記憶される照合データとの一致を判別する。そして、印刷データ送信手段は、判別手段により、両方の照合データの一致が判別された場合に、データ記憶手段に記憶された印刷データを、照合データを送信した印刷機器に向けて送信する。
この結果、場所を問わずに電子文書を利用（印刷）することができ、その際、所望の印刷先に出力することができる。
【００２３】
上記目的を達成するため、本発明の第７の観点に係る文書登録方法は、
利用者端末とネットワークを介して接続された複数の管理装置における文書登録方法であって、
各管理装置は、
電子文書の登録を依頼する依頼情報を、利用者端末から受信する依頼情報受信ステップと、
電子文書の連動登録を依頼するための連動情報を生成する連動情報生成ステップと、
前記連動情報生成ステップにて生成した連動情報を、他の管理装置に向けて送信する連動情報送信ステップと、
他の管理装置から送られる連動情報を受信する連動情報受信ステップと、
前記依頼情報受信ステップにて受信した依頼情報、若しくは、前記連動情報受信ステップにて受信した連動情報に従って、対象の電子文書を所定の記憶部に登録する電子文書登録ステップと、を備える、
ことを特徴とする。
【００２４】
この発明によれば、依頼情報受信ステップは、電子文書の登録を依頼する依頼情報を、利用者端末から受信する。連動情報生成ステップは、電子文書の連動登録を依頼するための連動情報を生成する。連動情報送信ステップは、連動情報生成ステップにて生成した連動情報を、他の管理装置に向けて送信する。連動情報受信ステップは、他の管理装置から送られる連動情報を受信する。そして、電子文書登録ステップは、依頼情報受信ステップにて受信した依頼情報、若しくは、連動情報受信ステップにて受信した連動情報に従って、対象の電子文書を所定の記憶部に登録する。
この結果、場所を問わずに電子文書を利用（登録）することができる。
【００２５】
上記目的を達成するため、本発明の第８の観点に係る印刷方法は、
複数の印刷機器とネットワークを介して接続された管理装置における印刷方法であって、
所定の利用者端末から送られる印刷対象の印刷データ、及び、当該印刷データを照合するための照合データを受信するデータ受信ステップと、
前記データ受信ステップにて受信した印刷データ及び照合データを所定の記憶部に格納するデータ格納ステップと、
任意の印刷機器から送信される照合データを受信する照合データ受信ステップと、
前記照合データ受信ステップにて受信した照合データと、前記データ格納ステップにて記憶部に格納した照合データとの一致を判別する判別ステップと、
前記判別ステップにて、両方の照合データの一致が判別された場合に、前記データ格納ステップにて格納された印刷データを、照合データを送信した印刷機器に向けて送信する印刷データ送信ステップと、
を備えることを特徴とする。
【００２６】
この発明によれば、データ受信ステップは、所定の利用者端末から送られる印刷対象の印刷データ、及び、当該印刷データを照合するための照合データを受信する。データ格納ステップは、データ受信ステップにて受信した印刷データ及び照合データを所定の記憶部に格納する。照合データ受信ステップは、任意の印刷機器から送信される照合データを受信する。判別ステップは、照合データ受信ステップにて受信した照合データと、データ格納ステップにて記憶部に格納した照合データとの一致を判別する。そして、印刷データ送信ステップは、判別ステップにて、両方の照合データの一致が判別された場合に、データ格納ステップにて格納された印刷データを、照合データを送信した印刷機器に向けて送信する。
この結果、場所を問わずに電子文書を利用（印刷）することができ、その際、所望の印刷先に出力することができる。
【００２７】
【発明の実施の形態】
本発明の実施の形態にかかる管理システムについて、以下図面を参照して説明する。
【００２８】
図１は、この発明の実施の形態に適用される管理システムの構成の一例を示す模式図である。図示するように、このシステムは、利用者端末１と、社内管理装置２と、社外利用者端末３と、社外管理装置４と、印刷機器５と、携帯端末６と、ルータ７とを含んで構成される。
そして、利用者端末１、及び、社内管理装置２は、社内ネットワーク８と接続されており、一方、社外利用者端末３、社外管理装置４、印刷機器５、及び、携帯端末６は、社外ネットワーク９と接続されている。
なお、社内ネットワーク８は、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）等の通信網からなり、また、社外ネットワーク９は、インターネット等の通信網からなる。
【００２９】
利用者端末１は、汎用のパーソナルコンピュータ（パソコン）等からなり、利用者に操作される。なお、利用者端末１は、携帯可能な端末であってもよく、利用者に携帯されて出先等に運ばれてもよい。その際、後述する社外利用者端末３と同様に、社外ネットワーク９を介して、社外管理装置４等との間で所定の情報を送受信する。
具体的に利用者端末１は、図２に示すように、演算処理部１１と、メモリ１２と、ハードディスク１３と、指示入力部１４と、ＬＡＮユニット１５と、画像処理部１６と、表示部１７と、を含んで構成される
【００３０】
演算処理部１１は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）及び、周辺ＬＳＩ（Ｌａｒｇｅ  Ｓｃａｌｅ  Ｉｎｔｅｇｒａｔｉｏｎ）等からなり、利用者端末１全体を制御する。例えば、演算処理部１１は、ハードディスク１３に記憶されたプログラムに従って、後述する文書登録依頼処理を実行し、電子文書（文書データや画像データ等）の登録を社外管理装置４等に要求する。具体的に、演算処理部１１は、電子文書を添付した登録依頼メールを社外管理装置４に向けて送信することにより、社外管理装置４及び社内管理装置２に電子文書の登録を依頼する。
また、演算処理部１１は、後述する印刷データ出力処理を実行し、社外に設置された所定の印刷機器５を社外管理装置４に探索させ、探索された印刷機器５に向けて印刷データを送信する。
【００３１】
メモリ１２は、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）等からなり、後述する文書登録依頼処理や印刷データ出力処理等を演算処理部１１が実行する際に、必要となる情報等を記憶する。
例えば、メモリ１２は、登録依頼メールを生成する際（アドレス先等を設定する際）に、社外管理装置４のメールアドレス等を記憶する。
【００３２】
ハードディスク１３は、所定容量の磁気ディスク等からなり、所定のＯＳ及び、種々のプログラム等を記憶する。具体的にハードディスク１３は、所定のＯＳ上にて実行可能な後述する文書登録依頼処理や印刷データ出力処理等を行うプログラムを記憶する。また、ハードディスク１３は、社外管理装置４から送られたドライバを記憶する（インストールされて、記憶する）。
【００３３】
指示入力部１４は、キーボードやマウス等からなり、利用者に操作され、所定の指示情報等を入力する。
例えば、指示入力部１４は、電子文書の登録を社外管理装置４に依頼する際に、登録依頼メールに添付する電子文書を指定したり、利用者ＩＤや配信先アドレス等をヘッダや本文に記入したりする。
【００３４】
ＬＡＮユニット１５は、有線、若しくは無線にて、社内ネットワーク８（社外においては、社外ネットワーク９）と通信接続するためのユニットであり、社内ネットワーク８等を介して社内管理装置２または社外管理装置４との間で所定の情報を送受信する。
また、電子文書を社外の印刷機器５へ向けて出力する際に、指定されたアドレス（ＩＰアドレス等）に向けて、印刷データを送信する。
【００３５】
画像処理部１６は、グラフィックコントローラ等からなり、演算処理部１１に制御され、表示部１７に表示するための所定の画像データや文字データ（表示データ）を生成する。
例えば、画像処理部１６は、電子文書の登録を社外管理装置４等に依頼する際に、登録依頼メールを作成するために必要な表示データ（メール作成画面等）を生成して、表示部１７に供給する。
【００３６】
表示部１７は、ＬＣＤ（Ｌｉｑｕｉｄ  Ｃｒｙｓｔａｌ  Ｄｉｓｐｌａｙ）等からなり、画像処理部１６から供給された表示データに従って、所定の表示用画像を表示する。
例えば、表示部１７は、表示データに従って、登録依頼メールを作成するための、メール作成画面等を表示する。
【００３７】
図１に戻って、社内管理装置２は、社内に配置されており、文書管理サーバ２１と、文書管理ＤＢ２２とから構成される。
文書管理サーバ２１は、上述した利用者端末１と同等の演算処理部、メモリ、及び、ＬＡＮユニット等を備えた所定のサーバ機器からなる。
文書管理サーバ２１は、ＬＡＮユニット等により社内ネットワーク８と接続されている。そして、利用者端末１から電子文書が直接送られた場合、及び、社外管理装置４を経由して電子文書が送られた場合（後述する連動登録依頼メールが管理装置４から送られた場合）に、受信した電子文書を文書管理ＤＢ２２に格納する。そして、当該電子文書を管理するために、後述する文書管理ＤＢ２２の社内文書管理情報等も更新する。
また、文書管理サーバ２１は、利用者端末１が登録された電子文書の更新を行う際に、文書管理ＤＢ２２に格納している対象の電子文書を読み出し、利用者端末１に送信する。そして、電子文書が更新されると、社外管理装置４の電子文書を同期させるために、社外管理装置４に更新後の電子文書をメールに添付して送信し、更新を依頼する。
【００３８】
文書管理ＤＢ２２は、ハードディスク等からなり、文書管理サーバ２１が受信した電子文書を記憶すると共に、当該電子文書を管理するための社内文書管理情報を記憶する。
【００３９】
具体的に社内文書管理情報は、図３に示すように、社内文書ＩＤ、文書名、文書格納フォルダ、同期区分、社外文書ＩＤ等の情報からなる。そして、これらの情報は、例えば、利用者単位（利用者ＩＤ単位）に管理されている。
なお、図中の同期区分は、社外管理装置４に同じ電子文書が登録されている場合に、その電子文書との同期が必要か否かを規定する情報である。そして、社外文書ＩＤは、社外管理装置４に登録されている電子文書を識別するための情報である。
なお、文書管理ＤＢ２２は、このような電子文書管理情報の他に、各利用者に対応した電子署名等の情報も記憶している。
【００４０】
図１に戻って、社外利用者端末３は、社外に配置されるパソコン等からなる。たとえば、利用者の自宅に配置されたパソコンや、他の会社や店舗等に設置されたパソコン等が社外利用者端末３として、利用者等に使用される。
この社外利用者端末３は、上述した利用者端末１と同じ構成であり、社外において利用者に使用された場合に、利用者端末１と同様に、電子文書の登録を社外管理装置４に依頼したり、近傍または遠隔地の印刷機器５を探索させる。
【００４１】
社外管理装置４は、社外に配置されており、文書・機器管理サーバ４１と、文書・印刷管理ＤＢ４２と、機器管理ＤＢ４３とから構成される。
文書・機器管理サーバ４１は、上述した文書管理サーバ２１と同様のサーバ機器からなる。
文書・機器管理サーバ４１は、ＬＡＮユニット等により社外ネットワーク９と接続されている。そして、利用者端末１（若しくは、社外利用者端末３）から、電子文書の登録が依頼されると、依頼された電子文書を文書・印刷管理ＤＢ４２に登録する。具体的に文書・機器管理サーバ４１は、後述する文書登録処理を実行し、電子文書が添付された登録依頼メールを受信すると、社外印刷管理ＤＢ４２に電子文書を記憶させると共に、社内管理装置２（文書管理サーバ２１）に向けて、電子文書を添付した連動登録依頼メールを送信し、社内管理装置２に同じ電子文書を登録させる。
【００４２】
また、文書・機器管理サーバ４１は、利用者端末１（若しくは、社外利用者端末３）から所定の印刷機器５の探索が要求された際に、機器管理ＤＢ４３を使用して対象の印刷機器５を探索する。そして、探索した印刷機器５に対応したドライバ（機種に対応した適切なドライバソフト）を機器管理ＤＢ４３から読み出し、探索が要求された利用者端末１に送信してインストールさせる。同様に、探索した印刷機器５の設定情報（ＩＰアドレス等）も利用者端末１に送信する。
【００４３】
社外文書管理ＤＢ４２は、ハードディスク等からなり、利用者端末１（若しくは、社外利用者端末３）から登録が依頼された電子文書を記録すると共に、当該電子文書を管理するための社外文書管理情報を記憶する。
【００４４】
具体的に文書管理情報は、図４（ａ）に示すように、社外文書ＩＤ、文書名、文書格納フォルダ、配信区分、配信先アドレス等の情報からなる。そして、これらの情報は、例えば、利用者単位（利用者ＩＤ単位）に管理されている。
なお、図中の配信区分は、登録した電子文書を第三者に向けて配信するか否かを規定する情報である。そして、配信先アドレスは、第三者のメールアドレス等からなる。
【００４５】
また、社外文書管理ＤＢ４２は、利用者端末１（若しくは、社外利用者端末３）から印刷用データが送られ蓄積が指示された場合に、蓄積が指示された印刷用データを記憶すると共に、当該印刷用データを管理するための印刷用データ管理情報を記憶する。
【００４６】
具体的に文書管理情報は、図４（ｂ）に示すように、データＩＤ、パスワード等、格納フォルダ、印刷区分、印刷日時等の情報からなる。そして、これらの情報は、例えば、利用者単位（利用者ＩＤ単位）に管理されている。
なお、図中の印刷区分は、蓄積した印刷データを印刷機器５に向けて送信し、印刷させたか否かを規定する情報である。そして、印刷日時は、印刷が行われた日時を示している。
なお、社外文書管理ＤＢ４２は、このような社外文書管理情報、印刷用データ管理情報の他に、各利用者に対応した電子署名等の情報も記憶している。
【００４７】
機器管理ＤＢ４３は、ハードディスク等からなり、各印刷機器５に対応した情報を記憶している。例えば、機器管理ＤＢ４２は、機種に対応したドライバ、機器詳細情報、及び、機器配置情報等を記憶している。
【００４８】
具体的に機器詳細情報は、図５（ａ）に示すように、機器ＩＤ、ＩＰアドレス、機種名、主な仕様、ドライバ名、及び、ドライバ格納アドレス等からなる。
この他にも、機器詳細情報には、印刷機器の動作状況を示す情報も含まれている。
また、機器配置情報は、図５（ｂ）に示すように、機器ＩＤ、位置座標、所在地（配置場所）、社名・店名、所属、管理者名等からなる。
なお、座標位置は、例えば、ＧＰＳ等を使用して計測した位置情報等からなる。
【００４９】
このような機器詳細情報、及び機器配置情報は、現実の印刷機器５の状態に合わせて、適宜更新されるものとする。
例えば、印刷機器５の配置場所が変わったり、管理担当者等が変わったりした場合には、最新の情報が文書・機器管理サーバ４１から供給され、機器詳細情報、及び機器配置情報が更新される。
また、現在の動作状況が印刷機器５から文書・機器管理サーバ４１に送信された場合も、機器詳細情報等が更新される。
【００５０】
図１に戻って、印刷機器５は、例えば、他の会社、店舗、及び、公共施設等に設置された機種等の異なる複数の機器であり、それぞれ社外ネットワーク９と接続されている。
印刷機器５には、例えば、社外ネットワーク９内においてユニークなアドレス（ＩＰアドレス等）が設定されている。そして、社外ネットワーク９を介して、利用者端末１から送られる印刷用データを受信し、受信したデータに従って、文字や図形を所定の用紙に印刷する。
また、印刷機器５は、印刷用データを蓄積するためのハードディスク等を備えており、印刷用データが送られ、その際に、データの蓄積が指示されていると、印刷機器５は、このハードディスクに印刷用データを蓄積する（印刷可能に記憶する）。なお、印刷用データと共に、利用者等により設定されたパスワード等も記憶する。
そして、所定の操作パネルを介した利用者の操作に従って、蓄積した印刷用データの出力が指示されると、ハードディスク等から読み出した印刷用データに従って、文字や図形を所定の用紙に印刷する。その際、印刷（出力）を指示した利用者を認証するために、パスワード等の入力を求め、入力されたパスワード等が記憶しているパスワード等と一致した場合にだけ、印刷用データの印刷（出力）を行う。
【００５１】
更に、印刷機器５は、ミスプリント等を防止する機能が備えられており、不必要となる印刷を判別すると、全部、若しくは、その部分（ページ）の印刷を行わない。
例えば、印刷用データ中に白紙ページとなるデータが含まれていたり、１ページ中に収まらずに、次のページにあふれたデータが含まれていたり、また、明らかに文字化け等が発生しているデータが含まれている場合に、印刷機器５は、それらのデータを読み飛ばし、印刷を行わない。
そして、印刷終了後に、印刷を行わなかったページやその理由をオペレーションパネルに表示する。
【００５２】
携帯端末６は、無線通信機能を備えた汎用の携帯型端末（ＰＤＡや携帯電話等）からなり、利用者に操作され、社外管理装置４と無線通信を行う。なお、携帯端末６と社外管理装置４との間は、図示せぬ所定の無線アクセスポイントを経由し、社外ネットワーク９を介して接続されるものとする。
そして、携帯端末６は、社外管理装置４に印刷用データが蓄積されている場合に、後述する蓄積データ表示処理を実行し、印刷内容等を事前に確認するために、社外管理装置４から送られた印刷用データ（表示用に加工されたもの）を表示部に表示する。
【００５３】
ルータ７は、データの転送経路を制御する通信制御装置であり、社内ネットワーク８と社外ネットワーク９との通信を中継する。
【００５４】
以下、この発明の実施の形態にかかる管理システムの動作について、図面を参照して説明する。
最初に、利用者端末１（若しくは、社外利用者端末３）から、社外管理装置４に電子文書の登録を依頼する動作について、図６を参照して説明する。図６は、利用者端末１（若しくは、社外利用者端末３）が実行する文書登録依頼処理、文書・機器管理サーバ４１（社外管理装置４）が実行する文書登録処理、及び、文書管理サーバ２１（社内管理装置２）が実行する連動登録処理の一例を示すフローチャートである。
【００５５】
まず、利用者端末１は、利用者の指示に従って、利用者ＩＤ等を記述した登録依頼メールを生成する（ステップＳ１１）。その際、電子文書の第三者への配信を要求する場合に、利用者端末１は、利用者の入力に従って、配信先のアドレス等を登録依頼メール中に記述する。
そして、利用者端末１は、任意の電子文書が利用者に選択されると、選択された電子文書を登録依頼メールに添付し、社外管理装置４に向けて登録依頼メールを送信する（ステップＳ１２）。
【００５６】
これに応答して、文書・機器管理サーバ４１（社外管理装置４）は、利用者端末１から送られた登録依頼メールを受信する（ステップＳ２１）。
文書・機器管理サーバ４１は、登録依頼メール中に記述された利用者ＩＤ等の妥当性を確認した後、添付された電子文書を社外文書管理ＤＢ４２に格納する（ステップＳ２２）。そして、格納した電子文書を管理するための社外文書ＩＤ等を採番した後、図４（ａ）に示す社外文書管理用情報に、電子文書についての管理情報を追加する。なお、図中の配信区分および配信先アドレスは、登録依頼メール中に、配信先のアドレスが記述されている場合に設定される。
【００５７】
文書・機器管理サーバ４１は、配信先のアドレスが設定されているか否かを判別する（ステップＳ２３）。
そして、配信先が設定されていないと判別すると、文書・機器管理サーバ４１は、後述するステップＳ２５に処理を進める。
一方、配信先が設定されていると判別した場合に、文書・機器管理サーバ４１は、設定された配信先のアドレスに向けて、電子文書を添付したメールを送信する（ステップＳ２４）。
【００５８】
文書・機器管理サーバ４１は、同じ電子文書の登録を社内管理装置２に依頼するために、利用者ＩＤや社外文書ＩＤ等を記述した連動登録依頼メールを生成する（ステップＳ２５）。
そして、文書・機器管理サーバ４１は、連動登録依頼メールに電子文書を添付して、社内管理装置２に向けて送信する（ステップＳ２６）。
【００５９】
これに応答して、文書管理サーバ２１（社内管理装置２）は、社外管理装置４から送られた連動登録依頼メールを受信する（ステップＳ３１）。
文書管理サーバ２１は、連動登録依頼メール添付された電子文書を、文書管理ＤＢ２２に格納する（ステップＳ３２）。そして、格納した電子文書を管理するための社内文書ＩＤ等を採番した後、図３に示す社内文書管理情報に、電子文書についての管理情報を追加する。なお、図中の同期区分には、同期有りに設定され、また、社外文書ＩＤには、送信された社外文書ＩＤがそのまま設定される。
【００６０】
このように、図６を参照して説明した各処理により、利用者端末１（若しくは、社外利用者端末３）から、どこからでも電子文書を社外管理装置４等に登録することができる。
なお、上記の図６の各処理では、社外管理装置４に向けて送った登録依頼メールを起点として、社内管理装置２にも連動登録依頼メールが送信され、両方の管理装置に電子文書が登録される場合について説明したが、逆に、社内管理装置２に向けて送った登録依頼メールを起点として、社外管理装置４にも連動登録依頼メールが送信され、両方の管理装置に電子文書を登録できるようにしてもよい。
【００６１】
次に、社内管理装置２の電子文書が編集された際に、社外管理装置４の電子文書に対して同期をとる動作について、図７を参照して説明する。図７は、利用者端末１が実行する文書編集処理、文書管理サーバ２１（社内管理装置２）が実行する文書更新処理、及び、文書・機器管理サーバ４１（社外管理装置４）が実行する文書連動更新処理の一例を示すフローチャートである。
【００６２】
まず、利用者端末１は、利用者の指示に従って、社内管理装置２にアクセスし、所望の電子文書を読み出して編集する（ステップＳ４１）。
なお、文書管理サーバ２１（社内管理装置２）は、その際、利用者端末１からのアクセスに応答して、文書管理ＤＢ２２から対象の電子文書を読み出して、利用者端末１に向けて送信する（ステップＳ５１）。
利用者端末１は、編集後の電子文書を社内管理装置２に書き戻す（ステップＳ４２）。
なお、文書管理サーバ２１は、その際、利用者端末１にて編集された電子文書を文書管理ＤＢ２２にて更新する（ステップＳ５２）。
【００６３】
文書管理サーバ２１は、更新した電子文書にに同期の設定がなされているか、否かを判別する（ステップＳ５３）。つまり、文書管理サーバ２１は、図３に示す社内文書管理情報を文書管理ＤＢ２２から読み出し、対象の電子文書に同期の設定がなされているか、否かを判別する。
文書管理サーバ２１は、同期の設定がなされていないと判別すると、そのまま、文書更新処理を終了する。
【００６４】
一方、同期の設定がなされている場合に、文書管理サーバ２１は、利用者ＩＤ及び社外文書ＩＤ等を記述した連動更新依頼メールを生成する（ステップＳ５４）。
そして、、文書管理サーバ２１は、連動更新依頼メールに更新した電子文書を添付して、社外管理装置４に向けて送信する（ステップＳ５５）。なお、文書管理サーバ２１は、この際、電子文書の更新箇所を示す差分データを生成して、連動更新依頼メールに添付して送信してもよい。
【００６５】
文書・機器管理サーバ４１（社外管理装置４）は、社内管理装置２から送られた連動更新依頼メールを受信すると、文書・印刷管理ＤＢ４２に記憶されている対応する電子文書を、添付された電子文書にて更新する（ステップＳ６１）。
文書・機器管理サーバ４１は、文書・印刷管理ＤＢ４２から、図３に示す社外文書管理情報を読み出し、配信先の有無（配信区分の有無）を判別する（ステップＳ６２）。
文書・機器管理サーバ４１は、配信先が設定されていないと判別すると、そのまま、文書連動処理を終了する。
一方、配信先が設定されていると判別した場合に、文書・機器管理サーバ４１は、設定された配信先のアドレスに向けて、電子文書が更新されたことを通知する通知メールを送信する（ステップＳ６３）。なお、文書・機器管理サーバ４１は、この際、更新された電子文書を電子メールに添付して、配信先に向けて送信してもよい。
【００６６】
このように、図７を参照して説明した各処理により、社内管理装置２の電子文書が更新されると、連動更新依頼メールが社外管理装置４に送られ、社外管理装置４の電子文書も同期をとって更新される。
なお、上記の図７の各処理では、社内管理装置２の電子文書が更新された場合に、連動更新依頼メールが社外管理装置４に送信され、両方の管理装置に登録された電子文書の同期がとられる場合について説明したが、逆に、社外管理装置４の電子文書が更新された場合に、連動更新依頼メールを社内管理装置２に送信して、両方の電子文書の同期をとるようにしてもよい。
【００６７】
次に、利用者端末１（若しくは、社外利用者端末３）から任意の印刷機器５を指定して、印刷を行う場合の動作について、図８を参照して説明する。図８は、利用者端末１（若しくは、社外利用者端末３）が実行する印刷データ出力処理、文書・機器管理サーバ４１（社外管理装置４）が実行する機器探索処理、及び、印刷機器５が実行する文書印刷処理の一例を示すフローチャートである。
【００６８】
まず、利用者端末１は、利用者の指示に従って、会社名、人名等を指定した印刷機器５の探索を社外管理装置４に要求する（ステップＳ７１）。たとえば、利用者は、ある会社を訪問する予定があり、その会社に設置された印刷機器５に所定の資料等を印刷する必要がある場合に、会社名、人名等を指定した印刷機器５の探索を社外管理装置４に要求する。
【００６９】
これに応答して、文書・機器管理サーバ４１（社外管理装置４）は、会社名等を受信すると、受信した会社名等をキーにして機器管理ＤＢ４３を検索する（ステップＳ８１）。
つまり、文書・機器管理サーバ４１は、図５（ｂ）に示す機器配置情報を検索し、会社名、人名等から機器情報（機器配置情報）が取得できたか否かを判別する。ここで、機器情報が取得できなかった場合、文書・機器管理サーバ４１は、印刷機器５が登録されていない旨のメッセージを利用者端末１に返送する。
また、取得できた場合に、文書・機器管理サーバ４１は、取得した機器情報（１つ以上の印刷機器に対応した機器情報）を、利用者端末１に送信する（ステップＳ８２）。
なお、文書・機器管理サーバ４１は、詳細情報を取得できた場合であっても、動作状況を示す情報から、動作中の印刷機器に対応した機器情報だけを利用者端末１に送信してもよい。
【００７０】
利用者端末１は、文書・機器管理サーバ４１から機器情報を受信した場合に、受信した機器情報を表示部１７に表示し、その中から任意の印刷機器５が選択されると、選択された印刷機器５を指定する指定情報を生成して文書・機器管理サーバ４１に送信する（ステップＳ８２）。
【００７１】
一方、文書・機器管理サーバ４１は、指定情報を受信すると、指定された印刷機器の詳細情報に従って、その印刷機器に対応するドライバを読み出し、利用者端末１に送信する（ステップＳ８３）。
利用者端末１は、文書・機器管理サーバ４１からドライバを受信すると、ハードディスク１２にインストールする（ステップＳ７３）。
【００７２】
ドライバのインストールが完了すると、文書・機器管理サーバ４１は、印刷設定に必要となるＩＰアドレス等を利用者端末１に送信する（ステップＳ８４）。
利用者端末１は、ＩＰアドレス等を受信すると、印刷設定（詳細設定）にＩＰアドレス等をセットする（ステップＳ７４）。
そして、利用者端末１は、指示入力部１４を介してパスワード等が入力され、印刷が指示されると、インストールしたドライバに従って、所定の電子文書から印刷用データを生成し、印刷を行わせる印刷機器５（会社の部署や人等を指定して得られた印刷機器５）に向けて、パスワード等を付加した印刷用データを送信する（ステップＳ７５）。
【００７３】
これに応答して、印刷機器５は、利用者端末１から送られた印刷用データを蓄積する（ステップＳ９１）。つまり、印刷機器５は、ハードディスク等に印刷用データ及びパスワード等を記憶する。
その後、印刷機器５は、オペレーションパネル等を介して、利用者（若しくは、パスワード等を報知された第三者）から、当該印刷データの印刷が指示されるまで、後続処理の実行を待機する（ステップＳ９２）。
【００７４】
そして、印刷が指示されると、印刷機器５は、オペレーションパネル等を介して、利用者にパスワード等の入力を要求し、利用者からパスワード等が入力されると、記憶しているパスワード等と一致するか否かを判別する（ステップＳ９３）。
ここで、パスワード等が一致しなかった場合、印刷機器５は、上述のステップＳ９２に処理を戻す。一方、パスワード等が一致すると、印刷機器５は、蓄積していた印刷用データを用紙に印刷する（ステップＳ９４）。
【００７５】
このように、図８を参照して説明した各処理により、利用者端末１（若しくは、社外利用者端末３）から、どこからでも所望の印刷機器５に印刷データを印刷することができる。
【００７６】
次に、利用者端末１（若しくは、社外利用者端末３）から印刷機器５に向けた印刷用データを一旦、社外管理装置４に蓄積した後、印刷機器５にて印刷等を行う場合の動作について、図９を参照して説明する。図９は、文書・機器管理サーバ４１（社外管理装置４）が実行する印刷データ登録処理、印刷機器５が実行する文書印刷処理、及び、携帯端末６が実行する蓄積データ表示処理の一例を示すフローチャートである。
【００７７】
まず、文書・機器管理サーバ４１（社外管理装置４）は、利用者端末１から送られた印刷用データを印刷データ管理ＤＢ４４に蓄積する（ステップＳ１０１）。なお、利用者端末１（若しくは、社外利用者端末３）から送られる印刷用データは、最終的には、印刷を行わせる印刷機器５（たとえば、会社の部署や人等を指定して得られた印刷機器５）に向けて送られるデータであり、上記と同様に利用者端末１にてパスワード等が付加されている。
そのため、文書・機器管理サーバ４１は、文書・印刷管理ＤＢ４２に、印刷用データを格納すると、格納した印刷用データを管理するためのデータＩＤ等を採番した後、図４（ｂ）に示す印刷用データ管理情報に、印刷用データについての管理情報を追加する。なお、パスワード等には、印刷用データに付加されたパスワード等がそのまま設定される。
【００７８】
文書・機器管理サーバ４１は、送信依頼を受信するまで、後続の処理の実行を待機する（ステップＳ１０２）。具体的に文書・機器管理サーバ４１は、印刷機器５、若しくは、携帯端末６から送られる、パスワード等を含んだ送信依頼を受信するまで、待機する。
【００７９】
そして、利用者が印刷機器５を操作する場合、印刷機器５は、社外管理装置４にアクセスし、パスワード等を伴って送信依頼を行う（ステップＳ１１１）。つまり、利用者（若しくは、パスワード等を報知された第三者）により、オペレーションパネル等を介して、データＩＤやパスワード等が入力され、社外管理装置４に向けた送信依頼が指示されると、印刷機器５は、パスワード等を含んだ送信依頼を社外管理装置４に送信する。
また、利用者が携帯端末６を操作する場合、携帯端末６は、社外管理装置４にアクセスし、パスワード等を伴って送信依頼を行う（ステップＳ１２１）。つまり、利用者により、操作部からデータＩＤやパスワード等が入力され、社外管理装置４に向けた送信依頼が指示されると、携帯端末６は、パスワード等を含んだ送信依頼を社外管理装置４に送信する。
【００８０】
文書・機器管理サーバ４１は、何れかから送られた送信依頼を受信すると、パスワード等の一致を判別する（ステップＳ１０３）。
ここで、パスワード等が一致しなかった場合、文書・機器管理サーバ４１は、上述のステップＳ１０２に処理を戻す。一方、パスワード等が一致すると、文書・機器管理サーバ４１は、送信依頼により印刷が依頼されたか、若しくは、表示が依頼されたのかを判別する（ステップＳ１０４）。その際、文書・機器管理サーバ４１は、例えば、印刷機器５から送信依頼が送られた際に、印刷が依頼されたと判別し、また、携帯端末６から送信依頼が送られた際に、表示が依頼されたと判別する。
【００８１】
文書・機器管理サーバ４１は、印刷が依頼されたと判別すると、蓄積していた印刷用データを、印刷機器５に向けて送信する（ステップＳ１０５）。
これに応答して、印刷機器５は、受信した印刷用データを所定の用紙に印刷する（ステップＳ１１２）。
【００８２】
一方、表示が依頼されたと判別した場合に、文書・機器管理サーバ４１は、蓄積していた印刷用データを表示用データに変換し、変換後の表示用データを携帯端末６に向けて送信する（ステップＳ１０６）。
これに応答して、携帯端末６は、受信した表示用データを自己の表示部に表示する（ステップＳ１２２）。
【００８３】
このように、図９を参照して説明した各処理により、社外管理装置４に印刷用データを蓄積させた状態で、所望の印刷機器５に印刷用データを印刷することができ、また、携帯端末６にて、印刷用データの内容を確認することもできる。
【００８４】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、場所を問わずに電子文書を利用（登録、編集、及び印刷等）することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態に係る管理システムの構成の一例を示す模式図である。
【図２】利用者端末の構成の一例を示すブロック図である。
【図３】文書管理ＤＢに記憶される社内文書管理情報の一例を示す模式図である。
【図４】文書・印刷管理ＤＢに記憶される情報の一例を示す模式図であって、（ａ）が社外文書管理情報であり、（ｂ）が印刷用データ管理情報である。
【図５】機器管理ＤＢに記憶される情報の一例を示す模式図であって、（ａ）が機器詳細情報であり、（ｂ）が機器配置情報である。
【図６】本発明の実施の形態に係る管理システムにおける、文書登録時の動作を説明するためのフローチャートである。
【図７】本発明の実施の形態に係る管理システムにおける、文書更新時の動作を説明するためのフローチャートである。
【図８】本発明の実施の形態に係る管理システムにおける、印刷時の動作を説明するためのフローチャートである。
【図９】本発明の実施の形態に係る管理システムにおける、印刷及び表示時の動作を説明するためのフローチャートである。
【符号の説明】
１    利用者端末
１１  演算処理部
１２  メモリ
１３  ハードディスク
１４  指示入力部
１５  ＬＡＮユニット
１６  画像処理部
１７  表示部
２    社内管理装置
２１  文書管理サーバ
２２  文書管理ＤＢ
３    社外利用者端末
４    社外管理装置
４１  文書・印刷管理サーバ
４２  文書・印刷管理ＤＢ
４３  機器管理ＤＢ
５    印刷機器
６    携帯端末
７    ルータ
８    社内ネットワーク
９    社外ネットワーク
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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