(57)【要約】【課題】本発明は、会議室の利用を効率よく行うことができ、会議のセキュリティを向上させることができる電子会議システム及び会議の管理方法を提供する。【解決手段】電子会議システムは、ノート型のパーソナルコンピュータ等から成る複数の情報端末１０１（ＰＣ）と、会議室１１０内に設置された無線ＬＡＮアクセスポイント１０２（無線ＬＡＮ　ＡＰ）と、サーバコンピュータ等から成る会議用共有データサーバ１０３と、サーバコンピュータ等から成る会議室管理サーバ１０４と、有線ＬＡＮ１０５とで構成され、会議主催者等により会議室１１０の予約日時が登録されると、会議室管理サーバ１０４が会議実施時に無線ＬＡＮ接続用パラメータの値を決定し、予約時間になると無線ＬＡＮ接続用パラメータの値を予約時に決定した値に変更する。【選択図】　　　図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
会議室の予約を管理する管理サーバと、会議用資料を保存するデータサーバと、前記管理サーバ及び前記データサーバにネットワークを介して接続され、無線ＬＡＮ接続用パラメータを有する中継機器と、無線ＬＡＮ接続機能を備える情報端末とで構成される電子会議システムにおいて、
前記管理サーバは、前記会議室の予約日時及び会議参加者の情報を登録する登録手段と、
前記予約日時が登録されたときに、前記情報端末を前記中継機器を介して前記データサーバに接続するための前記無線ＬＡＮ接続用パラメータの値を決定する決定手段と、
前記登録された予約日時に前記無線ＬＡＮ接続用パラメータの値を前記決定された値に変更する変更手段とを備えることを特徴とする電子会議システム。
【請求項２】
前記変更手段は、前記登録された予約時間が終了したときに、前記決定された無線ＬＡＮ接続用パラメータの値を変更することを特徴とする請求項１記載の電子会議システム。
【請求項３】
前記変更手段は、次の会議室の予約がある場合は、前記登録された予約時間が終了したときに、前記決定された無線ＬＡＮ接続用パラメータの値を次の会議室の予約時に決定された値に変更することを特徴とする請求項１又は２記載の電子会議システム。
【請求項４】
前記変更手段は、前記登録された予約時間の終了前に前記情報端末に予約時間の終了通知を行う通知手段を備え、当該通知手段は、前記登録された予約時間終了時に前記データサーバに予約時間の終了通知を行うことを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の電子会議システム。
【請求項５】
前記データサーバは、前記登録された予約時間の終了通知を受けたときは、前記管理サーバ及び前記情報端末に前記無線ＬＡＮの強制切断を通知し、前記会議用資料へのアクセスを拒否することを特徴とする請求項４記載の電子会議システム。
【請求項６】
前記通知手段は、次の会議室の予約がない場合は、前記登録された予約時間の延長が可能であることを前記情報端末に通知することを特徴とする請求項４又は５記載の電子会議システム。
【請求項７】
前記変更手段は、前記登録された予約時間が延長されたときは、延長時間の終了まで前記決定された無線ＬＡＮ接続用パラメータの値を変更しないことを特徴とする請求項６記載の電子会議システム。
【請求項８】
前記管理サーバは、前記登録された会議参加者の情報に基づいて会議参加者の認証を行うことを特徴とする請求項１乃至７のいずれか１項に記載の電子会議システム。
【請求項９】
前記管理サーバと前記データサーバとは一体であることを特徴とする請求項１乃至８のいずれか１項に記載の電子会議システム。
【請求項１０】
前記無線ＬＡＮ接続用パラメータは、少なくともＥＳＳＩＤ、ブロードキャストキー、及びセッションキーを含むことを特徴とする請求項１乃至９のいずれか１項に記載の電子会議システム。
【請求項１１】
会議室の予約を管理する管理サーバと、会議用資料を保存するデータサーバと、前記管理サーバ及び前記データサーバにネットワークを介して接続され、無線ＬＡＮ接続用パラメータを有する中継機器と、無線ＬＡＮ接続機能を備える情報端末により実施される会議の管理方法において、
前記管理サーバは、前記会議室の予約日時及び会議参加者の情報が登録されると、前記情報端末を前記中継機器を介して前記データサーバに接続するための前記無線ＬＡＮ接続用パラメータの値を決定し、前記登録された予約日時に前記無線ＬＡＮ接続用パラメータの値を前記決定された値に変更することを特徴とする管理方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子会議システム及び会議の管理方法に関し、特に、会議参加者が互いにデータを共有して会議を行う電子会議システム及び会議の管理方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
会議参加者がＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ　Ａｒｅａ　Ｎｅｔｗｏｒｋ）上のサーバコンピュータ（以下、単に「サーバ」という。）に保存された会議用のデータを該ＬＡＮに接続されたパーソナルコンピュータ（以下、単に「ＰＣ」という。）を用いて会議の進行に応じて変更する電子会議システムが各種提案されている。
【０００３】
このような電子会議システムにおいて、会議室内に無線ＬＡＮ接続用の中継機器（アクセスポイント：Ａｃｃｅｓｓ　Ｐｏｉｎｔ）が設置されているものがあり、会議参加者が該無線ＬＡＮに接続可能なＰＣを会議室に持ち込んで利用することにより、比較的スムーズに会議に参加することができる。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記従来の電子会議システムでは、会議用のデータを共有する技術的方法は提案されているが、電子会議システムを設置した会議室の利用を管理する技術的方法は提案されていなかった。
【０００５】
また、上記従来の電子会議システムでは、データ通信にＩＥＥＥ８０２．１１で規定される無線ＬＡＮを使用した場合、会議室内の中継機器における無線ＬＡＮ接続用パラメータに固定のＳＳＩＤ（Ｓｅｒｖｉｃｅ　Ｓｅｔ　Ｉｄｅｎｔｉｆｉｅｒ）を与えると該ＳＳＩＤを第三者に知られる可能性があるため、会議用のデータが容易に第三者に受信されてしまうのみならず、ネットワークに不正なアクセスが可能となる。
【０００６】
本発明は、上記問題に鑑みてなされたものであり、会議室の利用を効率よく行うことができ、会議のセキュリティを向上させることができるようにすることを目的とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、本発明は、会議室の予約を管理する管理サーバと、会議用資料を保存するデータサーバと、前記管理サーバ及び前記データサーバにネットワークを介して接続され、無線ＬＡＮ接続用パラメータを有する中継機器と、無線ＬＡＮ接続機能を備える情報端末とで構成される電子会議システムにおいて、前記管理サーバは、前記会議室の予約日時及び会議参加者の情報を登録する登録手段と、前記予約日時が登録されたときに、前記情報端末を前記中継機器を介して前記データサーバに接続するための前記無線ＬＡＮ接続用パラメータの値を決定する決定手段と、前記登録された予約日時に前記無線ＬＡＮ接続用パラメータの値を前記決定された値に変更する変更手段とを備えることを特徴とする。
【０００８】
また、本発明は、会議室の予約を管理する管理サーバと、会議用資料を保存するデータサーバと、前記管理サーバ及び前記データサーバにネットワークを介して接続され、無線ＬＡＮ接続用パラメータを有する中継機器と、無線ＬＡＮ接続機能を備える情報端末により実施される会議の管理方法において、前記管理サーバは、前記会議室の予約日時及び会議参加者の情報が登録されると、前記情報端末を前記中継機器を介して前記データサーバに接続するための前記無線ＬＡＮ接続用パラメータの値を決定し、前記登録された予約日時に前記無線ＬＡＮ接続用パラメータの値を前記決定された値に変更することを特徴とする。
【０００９】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態を図面を参照して説明する。
【００１０】
図１は、本発明の実施の形態に係る電子会議システムの全体構成を示すブロック図である。
【００１１】
図１において、本電子会議システムは、ノート型のパーソナルコンピュータ等から成る複数の情報端末１０１（ＰＣ）と、会議室１１０内に設置された無線ＬＡＮ接続用の中継機器である無線ＬＡＮアクセスポイント１０２（無線ＬＡＮ　ＡＰ）と、サーバコンピュータ等から成る会議用共有データサーバ１０３と、サーバコンピュータ等から成る会議室管理サーバ１０４と、有線ＬＡＮ１０５とで構成される。
【００１２】
情報端末１０１は、無線通信機能を備え、ＩＥＥＥ８０２．１１に準拠した無線ＬＡＮアクセスポイント１０２に接続され、有線ＬＡＮ１０５を介して会議用共有データサーバ１０３及び会議室管理サーバ１０４に接続されている。会議用共有データサーバ１０３は会議で使用される資料等の会議用データを保存するので、会議参加者は情報端末１０１を使用することにより該会議用データを他の会議参加者と共有し、編集・加工しつつ会議を行うことができる。会議室管理サーバ１０４は、会議室１１０の予約を管理する。
【００１３】
有線ＬＡＮ１０５は、例えば、企業内の基幹ネットワークに接続することが可能である。図１では、会議用共有データサーバ１０３と会議室管理サーバ１０４は、会議室１１０外に設置されているが、会議室１１０内から無線ＬＡＮアクセスポイント１０２経由でアクセスすることができれば、会議室１１０内に設置している必要はない。
【００１４】
本電子会議システムを利用して会議を行うには、会議主催者等が予め会議室管理サーバ１０４に会議参加者を登録する必要がある。会議主催者は、不図示の基幹ネットワーク等から予め会議室管理サーバ１０４にログイン処理を行い、該会議室管理サーバ１０４に予約日時を登録して会議室１１０の予約を行う。また、予約時には、会議参加者を識別するために会議参加者の情報を登録する。会議参加者の情報とは、例えば、会議参加者の名前や会議室管理サーバ１０４のアカウント名が用いられる。本電子会議システムが基幹ネットワーク等に接続されていない場合、会議主催者は、会議室管理サーバ１０４の設置された場所で直接会議室管理サーバ１０４へログイン処理を行い、会議室１１０の予約を行う。
【００１５】
会議室管理サーバ１０４は、会議室１１０の予約日時が登録されると、会議実施時に情報端末１０１を無線ＬＡＮアクセスポイント１０２を介して会議用共有データサーバ１０３に接続するための当該無線ＬＡＮアクセスポイント１０２における無線ＬＡＮ接続用パラメータの値、具体的には、ＥＳＳＩＤ（Ｅｘｔｅｎｄｅｄ　ＳＳＩＤ）、ブロードキャストキー、及びセッションキーの値を決定し、予約を行った会議主催者に発行する。会議主催者は、会議室管理サーバ１０４より発行されたＥＳＳＩＤ、ブロードキャストキー、及びセッションキーの値を電子メール等を用いて会議参加者に予め通知する。
【００１６】
会議当日の予約時間になると、会議室管理サーバ１０４は、会議室１１０内の無線ＬＡＮアクセスポイント１０２におけるＥＳＳＩＤ、ブロードキャストキー、及びセッションキーの値を会議室１１０の予約時に決定したものに設定変更する。会議参加者は、情報端末１０１を会議室１１０に持ち込み、該情報端末１０１における無線ＬＡＮ接続用パラメータのＥＳＳＩＤ、ブロードキャストキー、及びセッションキーの値を会議主催者より通知されたものに設定変更することで、無線ＬＡＮアクセスポイント１０２を介して会議用共有データサーバ１０３にアクセスすることができる。
【００１７】
図２は、図１の電子会議システムにおける会議実施時のシーケンスを示す図である。
【００１８】
図２において、会議参加者は、情報端末１０１を用いて無線ＬＡＮアクセスポイント１０２に無線ＬＡＮのオープン認証（ステップＳ２０１）を行った後、会議室管理サーバ１０４にログイン処理を行い、ユーザ認証を行う（ステップＳ２０２）。会議室管理サーバ１０４は、ログイン処理を行った会議参加者が予め登録された正規の会議参加者であると認証したときは、会議用共有データサーバ１０３にユーザログイン通知を行い、ユーザ認証に成功した会議参加者の情報を会議用共有データサーバ１０３に通知する（ステップＳ２０３）。
【００１９】
会議用共有データサーバ１０３は、通知された会議参加者の情報に基づいて会議用データへのアクセス許可リストを生成し、該アクセス許可リストに登録された会議参加者にのみ会議用データへのアクセスを許可する。つづいて、会議室管理サーバ１０４は、情報端末１０１にユーザ認証を確認したことを通知する（ステップＳ２０４）。会議において使用される会議用データは、会議主催者が会議開始前に有線ＬＡＮ１０５経由で会議用共有データサーバ１０３に保存するようにしてもよく、会議開始時のユーザ認証終了後に無線ＬＡＮ経由で会議用共有データサーバ１０３に保存するようにしてもよい。
【００２０】
ユーザ認証終了後、会議参加者は、会議用共有データサーバ１０３に保存されている会議用データを用いて会議を行う（ステップＳ２０５）。この際、必要に応じて会議用データにアクセスして編集・加工しながら会議を進める。予め登録された会議参加者が全員揃わなくても、上述したアクセス許可リストの登録者であれば会議用データを参照することができる。また、途中から会議に参加する場合は、無線ＬＡＮのオープン認証（ステップＳ２０１）の後、会議室管理サーバ１０４へのユーザ認証を行い（ステップＳ２０２）、該ユーザ認証に成功（ステップＳ２０４）したときに会議用データを参照することができる。
【００２１】
会議が予約時間前に終了した場合、会議参加者は会議室管理サーバ１０４にログアウト処理を行う（ステップＳ２０６）。ログアウト処理を受けた会議室管理サーバ１０４は、会議用共有データサーバ１０３にログアウトした会議参加者の情報を通知し（ステップＳ２０７）、ログアウト処理を行ったユーザにログアウト確認を送る（ステップＳ２０８）。会議室管理サーバ１０４は、会議参加者すべてのログアウト処理が終わると、会議用共有データサーバ１０３に会議終了を通知する。次に、会議用共有データサーバ１０３は、会議で使用した会議用データの保存を行うと共に、当該会議用データへのアクセス許可リストを削除する。そして、会議室管理サーバ１０４は、会議室１１０内の無線ＬＡＮアクセスポイント１０２のＥＳＳＩＤ、ブロードキャストキー、及びセッションキーの値を他の値に設定変更する（ステップＳ２０９）。
【００２２】
これにより、予約時間を超えて会議を行おうとしても、無線ＬＡＮアクセスポイント１０２のＥＳＳＩＤ、ブロードキャストキー、及びセッションキーの値が他の値に変更されてしまうので、ネットワークから強制的に切断され、会議用共有データサーバ１０２内に保存されている会議用データを用いた会議の進行ができなくなり、会議室１１０の利用を効率よく行うことが可能となる。
【００２３】
また、次の会議室１１０の予約がある場合は、次に予約されている会議用のＥＳＳＩＤ、ブロードキャストキー、及びセッションキーの値を会議参加者等が知らないので、次の予約者に会議室１１０を明け渡さざるを得なくなる。
【００２４】
図３は、図１の電子会議システムにおける予約時間終了時のシーケンスを示す図である。
【００２５】
図３において、会議室管理サーバ１０４は、予約時間の終了の少し前に会議主催者を含む会議参加者すべてに予約時間終了の予告通知を行う（ステップＳ３０１）。例えば、予約時間の終了１５分前に、会議参加者が使用している情報端末１０１に「１５分後に予約時間が終了する」旨の通知を行う。つづいて、会議室管理サーバ１０４は、予約時間終了時に会議用共有データサーバ１０３に予約時間の終了通知を行う（ステップＳ３０２）。会議用共有データサーバ１０３は、予約時間の終了通知を受けると（ステップＳ３０２）、会議用データの保存を行うと共に、会議参加者が使用している情報端末１０１と会議室管理サーバ１０４に強制ログアウト処理を通知し（ステップＳ３０３，Ｓ３０４）、会議用データへのアクセスができないようにする。会議室管理サーバ１０４は、会議用共有データサーバ１０３より強制ログアウト通知を受けると（ステップＳ３０４）、無線ＬＡＮアクセスポイント１０２のＥＳＳＩＤ、ブロードキャストキー、及びセッションキーの値を次に予約されている会議用のものに設定変更する（ステップＳ２０９）。
【００２６】
図４は、図１の電子会議システムにおける予約時間延長時のシーケンスを示す図である。
【００２７】
図４において、会議室管理サーバ１０４は、ステップＳ３０１で会議主催者を含む会議参加者すべてに予約時間終了の予告通知を行った時点で、次の会議室予約が入っていなかったり、予約キャンセルされていた場合は、予約時間が延長可能であることを会議主催者又は会議参加者に通知する（ステップＳ４０１）。会議室管理サーバ１０４は、会議主催者より予約時間の延長指示を受けた場合には（ステップＳ４０２）、無線ＬＡＮアクセスポイント１０２のＥＳＳＩＤ、ブロードキャストキー、及びセッションキーの値を延長時間の終了まで他の値に変更せず維持する一方、予約時間の延長指示を受けなかった場合には、図３のステップＳ２０９、Ｓ３０２〜Ｓ３０４の終了処理を行う。
【００２８】
また、予約時間が延長不可能な場合は、予約時間が終了すると、会議室管理サーバ１０４が無線ＬＡＮアクセスポイント１０２のＥＳＳＩＤ、ブロードキャストキー、及びセッションキーの値を次に予約されている会議用のものに設定変更する。
【００２９】
上記実施の形態によれば、会議主催者等により会議室１１０の予約日時が登録されると、会議室管理サーバ１０４が会議実施時に無線ＬＡＮ接続用パラメータの値を決定し、予約時間になると無線ＬＡＮ接続用パラメータの値を予約時に決定した値に変更するので、予約時間を超えて会議を行おうとしても会議進行ができなくなり、会議室の利用を効率よく行うことができる。
【００３０】
また、会議室１１０で無線ＬＡＮを用いても会議ごとに無線ＬＡＮの設定を変更するので、第三者に無線ＬＡＮの設定が察知されにくく、会議のセキュリティを向上させることができる。
【００３１】
さらに、予約時間の終了前に、会議参加者に予約時間の終了を通知すると共に、次の会議室１１０の予約がない場合には、会議室１１０の予約時間の延長が可能であることを会議参加者等に通知し、延長指示を受けたときには延長時間の終了まで無線ＬＡＮ接続用パラメータの値を他の値に変更しない一方、次の会議室１１０の予約がある場合には、会議室管理サーバ１０４が会議参加者へネットワークの強制ログアウトを通知し、無線ＬＡＮ接続用パラメータの値を次の会議用のものに変更するので、会議室の利用を効率よく行うことができる。
【００３２】
上記実施の形態では、会議用共有データサーバ１０３と会議室管理サーバ１０４とは別体としているが、一体であってもよい。これにより、図２〜図４のシーケンスを効率よく行うことができる。また、上述した無線ＬＡＮ接続用パラメータは、ＥＳＳＩＤ、ブロードキャストキー、及びセッションキーに限られず、他のパラメータを用いてもよい。
【００３３】
【発明の効果】
以上詳細に説明したように、本発明によれば、会議室の予約を管理する管理サーバに会議室の予約日時が登録されたときに、情報端末を中継機器を介してデータサーバに接続するための無線ＬＡＮ接続用パラメータの値を決定し、登録された予約日時に無線ＬＡＮ接続用パラメータの値を決定された値に変更するので、予約時間を超えて会議を行おうとしても会議進行ができなくなり、会議室の利用を効率よく行うことができ、会議のセキュリティを向上させることができる。
【００３４】
また、登録された予約時間が終了したときに、決定された無線ＬＡＮ接続用パラメータの値を変更するので、上記効果を確実に奏することができる。
【００３５】
また、次の会議室の予約がある場合は、登録された予約時間が終了したときに、決定された無線ＬＡＮ接続用パラメータの値を次の会議室の予約時に決定された値に変更するので、次の予約者に会議室をスムーズに明け渡すことができる。
【００３６】
また、登録された予約時間の終了前に情報端末に予約時間の終了通知を行うと共に、登録された予約時間終了時にデータサーバに予約時間の終了通知を行うので、会議参加者が会議室の予約時間の終了を認識することができる。
【００３７】
また、データサーバが登録された予約時間の終了通知を受けたときは、管理サーバ及び情報端末に無線ＬＡＮの強制切断を通知し、会議用資料へのアクセスを拒否するので、会議のセキュリティを向上させることができる。
【００３８】
また、次の会議室の予約がない場合は、登録された予約時間の延長が可能であることを情報端末に通知するので、会議室をより有効に利用することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態に係る電子会議システムの全体構成を示すブロック図である。
【図２】図１の電子会議システムにおける会議実施時のシーケンスを示す図である。
【図３】図１の電子会議システムにおける予約時間終了時のシーケンスを示す図である。
【図４】図１の電子会議システムにおける予約時間延長時のシーケンスを示す図である。
【符号の説明】
１０１　情報端末
１０２　無線ＬＡＮアクセスポイント
１０３　会議用共有データサーバ
１０４　会議室管理サーバ
１０５　有線ＬＡＮ
１１０　会議室
【図１】
2004021501.tif 000003
【図２】
2004021501.tif 000004
【図３】
2004021501.tif 000005
【図４】
2004021501.tif 000006