(57)【要約】【課題】【解決手段】サービス検索サーバ３０は、現在使用可能であるＦＡＸサービスを検索する。集中管理サーバ４０の管理部４２は、サービス検索サーバ３０の検索結果をＧＵＩ４１に表示する。そして、管理部４２は、ＦＡＸサービスリストにある各サービス処理装置で共通に使用するＦＡＸ番号表を一括して更新する。【選択図】        図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書データについて所定の処理を行うサービスを提供する複数のサービス処理装置からそれぞれ送信されたサービス内容を受信するサービス内容受信手段と、
前記サービス内容受信手段により受信されたサービス内容に基づいて、所定の共通情報を使用するサービス処理装置を検索する検索手段と、
前記検索手段により検索されたサービス処理装置に対して、前記共通情報を一括して更新させる更新手段と、
を備えた情報更新装置。
【請求項２】
前記検索手段は、前記共通情報として宛先情報を使用するサービス処理装置を検索する
請求項１に記載の情報更新装置。
【請求項３】
前記検索手段により検索されたサービス処理装置で使用される共通情報を表示する表示手段と、
前記表示手段により表示された共通情報を編集する編集手段と、を更に備え、
前記更新手段は、前記編集手段により編集された共通情報を一括して更新させる
請求項１または２に記載の情報更新装置。
【請求項４】
文書データについて所定の処理を行うサービスを提供する複数のサービス処理装置からそれぞれ送信されたサービス内容を受信するサービス内容受信工程と、
前記サービス内情受信工程で受信されたサービス内容に基づいて、所定の共通情報を使用するサービス処理装置を検索する検索工程と、
前記検索工程で検索されたサービス処理装置に対して、前記共通情報を一括して更新させる更新工程と、
を備えた情報更新方法。
【請求項５】
前記検索工程は、前記共通情報として宛先情報を使用するサービス処理装置を検索する
請求項４に記載の情報更新方法。
【請求項６】
前記検索工程により検索されたサービス処理装置で使用される共通情報を表示する表示工程と、
前記表示工程で表示された共通情報を編集する編集工程と、を更に備え、
前記更新工程は、前記編集工程で編集された共通情報を一括して更新させる
請求項４または５に記載の情報更新方法。
【請求項７】
コンピュータに、
文書データについて所定の処理を行うサービスを提供する複数のサービス処理装置からそれぞれ送信されたサービス内容を受信するサービス内容受信工程と、
前記サービス内情受信工程で受信されたサービス内容に基づいて、所定の共通情報を使用するサービス処理装置を検索する検索工程と、
前記検索工程で検索されたサービス処理装置に対して、前記共通情報を一括して更新させる更新工程と、
を備えた処理を実行させる情報更新制御プログラム。
【請求項８】
前記検索工程は、前記共通情報として宛先情報を使用するサービス処理装置を検索する
請求項７に記載の情報更新制御プログラム。
【請求項９】
前記検索工程により検索されたサービス処理装置で使用される共通情報を表示する表示工程と、
前記表示工程で表示された共通情報を編集する編集工程と、を更に備え、
前記更新工程は、前記編集工程で編集された共通情報を一括して更新させる
請求項７または８に記載の情報更新制御プログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、情報更新装置、情報更新方法及びプログラムに係り、特に複数のサービス処理装置で使用される共通情報を更新する情報更新装置、情報更新方法及びプログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、サーバマシンが１回のインストール作業を行うことにより、システム内における全てのクライアントマシンのソフトウェアをアップデートする技術が提案されている（例えば、特許文献１参照。）。
【０００３】
また、プリンタ、スキャナ、ファクシミリ、コピー等の複数の機能を１台に集約した複写機のバージョンアップを行う技術も提案されている（例えば、特許文献２参照。）。
【０００４】
【特許文献１】
特開平６−３０９２６１号公報
【特許文献２】
特開２００１−３０９２６１号公報
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、特許文献１及び特許文献２に記載された技術は、更新対象となるソフトウェアや、複合機のバージョン情報を認識する必要があり、また、サービス毎に個別に更新する仕組みが必要であるという問題があった。さらに、オペレータは、必要な情報のみ更新したい場合でも、それぞれの装置について個別に情報を更新しなければならないという問題もあった。
【０００６】
本発明は、上述した課題を解決するために提案されたものであり、複雑な処理を行うことなく、かつ操作負担を低減させながら、必要な情報のみを更新することができる情報更新装置、情報更新方法及びプログラムを提供することを目的とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
請求項１に記載の発明である情報更新装置は、文書データについて所定の処理を行うサービスを提供する複数のサービス処理装置からそれぞれのサービス内容を受信するサービス内容受信手段と、前記サービス内容受信手段により受信されたサービス内容に基づいて、所定の共通情報を使用するサービス処理装置を検索する検索手段と、前記検索手段により検索されたサービス処理装置に対して、前記共通情報を一括して更新させる更新手段と、を備えている。
【０００８】
請求項４に記載の発明である情報更新方法は、文書データについて所定の処理を行うサービスを提供する複数のサービス処理装置からそれぞれ送信されたサービス内容を受信するサービス内容受信工程と、前記サービス内情受信工程で受信されたサービス内容に基づいて、所定の共通情報を使用するサービス処理装置を検索する検索工程と、前記検索工程で検索されたサービス処理装置に対して、前記共通情報を一括して更新させる更新工程と、を備えている。
【０００９】
請求項７に記載の発明である情報更新制御プログラムは、コンピュータに、文書データについて所定の処理を行うサービスを提供する複数のサービス処理装置からそれぞれ送信されたサービス内容を受信するサービス内容受信工程と、前記サービス内情受信工程で受信されたサービス内容に基づいて、所定の共通情報を使用するサービス処理装置を検索する検索工程と、前記検索工程で検索されたサービス処理装置に対して、前記共通情報を一括して更新させる更新工程と、を備えた処理を実行させるものである。
【００１０】
請求項１、４及び７に記載の発明では、サービス処理装置は、文書データについてコピー、メール送信、ファクシミリ、画像処理等のサービスを行うものである。サービス処理装置が提供するサービスの内容、個数等は限定されるものではない。また、文書データとは、文書に関連する情報であればよく、テキストデータ等の文字情報や紙文書を読み取った画像情報等、特に限定されない。サービス内容受信手段は、このようなサービス処理装置から送信されたサービス内容を受信する。
【００１１】
検索手段は、サービス内容受信手段により受信されたサービス内容に基づいて、所定の共通情報を使用するサービス処理装置を検索する。ここで、所定の共通情報とは、各サービス処理装置で共有可能な情報であるのが好ましく、例えば、電力設定情報や、サービスの利用可否を設定するユーザアカウント情報などが該当する。
【００１２】
更新手段は、検索手段により検索されたサービス処理装置に対して、共通情報を一括して更新させる。なお、更新手段は、共通情報全部を更新させてもよいし、共通情報のうち変更箇所のみを更新させてもよい。
【００１３】
したがって、請求項１、４及び７に記載の発明によれば、サービス処理装置から送信されたサービス内容に基づいて所定の共通情報を使用するサービス処理装置を検索し、検索されたサービス処理装置に対して共通情報を一括して更新させることにより、各サービス処理装置で使用される共通情報を個別に更新させる必要がなくなり、オペレータの負担を少なくすることができる。
【００１４】
請求項２に記載の発明である情報更新装置は、請求項文書処理システム１に記載の発明において、前記検索手段は、前記共通情報として宛先情報を使用するサービス処理装置を検索するものである。
【００１５】
請求項５に記載の発明である情報更新方法は、請求項４に記載の発明において、前記検索工程は、前記共通情報として宛先情報を使用するサービス処理装置を検索するものである。
【００１６】
請求項８に記載の発明である情報更新制御プログラムは、請求項７に記載の発明において、前記検索工程は、前記共通情報として宛先情報を使用するサービス処理装置を検索するものである。
【００１７】
請求項２、５及び８に記載の発明では、共通情報として宛先情報を用いるのが好ましい。宛先情報としては、例えば、ファックス番号、電子メールアドレス等が該当する。
【００１８】
請求項３に記載の発明である情報更新装置は、請求項１または２に記載の発明において、前記検索手段により検索されたサービス処理装置で使用される共通情報を表示する表示手段と、前記表示手段により表示された共通情報を編集する編集手段と、を更に備え、前記更新手段は、前記編集手段により編集された共通情報を一括して更新させるものである。
【００１９】
請求項６に記載の発明である情報更新方法は、請求項４または５に記載の発明において、前記検索工程により検索されたサービス処理装置で使用される共通情報を表示する表示工程と、前記表示工程で表示された共通情報を編集する編集工程と、を更に備え、前記更新工程は、前記編集工程で編集された共通情報を一括して更新させるものである。
【００２０】
請求項９に記載の発明である情報更新制御プログラムは、請求項７または８に記載の発明において、前記検索工程により検索されたサービス処理装置で使用される共通情報を表示する表示工程と、前記表示工程で表示された共通情報を編集する編集工程と、を更に備え、前記更新工程は、前記編集工程で編集された共通情報を一括して更新させるものである。
【００２１】
請求項３、６及び９に記載の発明では、表示手段は、検索手段により検索されたサービス処理装置で使用される共通情報を表示する。編集手段は、表示手段により表示された共通情報を編集する。ここで、表示手段及び編集手段としては、キーボード、ポインティングマウス、タッチパネル等、特に限定されるものではない。そして、更新手段は、編集手段により編集された共通情報を一括して更新させる。
【００２２】
したがって、請求項３、６及び９に記載の発明によれば、検索手段により検索されたサービス処理装置で使用される共通情報を表示し、表示された共通情報を編集して、編集された共通情報を一括して更新させることにより、オペレータは編集のための操作を１回行うだけで、各サービス処理装置で使用される共通情報を個別に更新させる手間を省くことができる。
【００２３】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の好ましい実施の形態について図面を参照しながら詳細に説明する。
【００２４】
図１は、本発明の実施形態に係る文書処理システム１の構成を示すブロック図である。
【００２５】
文書処理システム１は、様々なサービスやアプリケーションがＬＡＮ５を介して接続されたものである。ここで、サービスとは、外部からの要求に応じて、文書に関する利用可能な機能をいい、例えば、コピー、プリント、スキャン、ファクシミリ送受信、メール配信、レポジトリへの格納や読込、ＯＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ  Ｃｈａｒａｃｔｅｒ  Ｒｅｃｏｇｎｉｔｉｏｎ）処理、ノイズ除去処理等が該当する。
【００２６】
文書処理システム１は、具体的には、コピー、プリント、スキャン、ファクシミリのサービス処理を行う複合機１０Ａ，１０Ｂ，１０Ｃ，…と、ファクシミリ装置２０と、ファックスモデムを備えファックス送受信機能を実現するソフトウェアがインストールされたコンピュータ２５と、オペレータの所望のサービスを検索するサービス検索サーバ３０と、ＬＡＮ５に接続された各サービス処理装置を集中管理する集中管理サーバ４０と、を備えている。さらに、文書処理システム１は、ＬＡＮ５を介して公衆回線５０に接続されている。
【００２７】
文書処理システム１は、本実施形態では所定のサービス処理を行う複数のサーバがＬＡＮ５を介して接続された構成となっているが、複数のサービスがＬＡＮ５を介して接続されていればハードウェア構成は特に限定されるものではない。また、本実施形態では、サービス処理装置として複合機１０Ａ，１０Ｂ，１０Ｃ，…と、ファクシミリ装置２０、ファックス送受信機能を備えたコンピュータ２５と、を例に挙げて説明するが、本発明はこれに限定されるものではない。例えば、サービス処理装置として、その他、コピー機、サーバ、文書データに所定の処理を施すコンピュータであってもよい。
【００２８】
なお、以下の説明では、複合機１０Ａ，１０Ｂ，１０Ｃ，…のいずれか任意の１つを表すときは、「複合機１０」と表すものとする。
【００２９】
文書処理システム１の各サービス処理装置は、所定の指示書に基づいて連携しながら所定のサービスを実行する。ここで、指示書とは、一連の処理を複数の機能的な処理に分解した場合において、各機能の関係を表す情報と、各機能を呼び出すための情報（インタフェース情報）とを含むデータをいう。さらに、一連の処理に関するグラフィカル・ユーザ・インタフェース（ＧＵＩ）を構成するための情報を含んでも良い。また、連携とは、あるサービスの結果が以降に起動するサービスを決定したり、あるいは、以降のサービスの動作に影響を与える等、サービス間の関係を有することをいう。
【００３０】
複合機１０は、コピー、プリント、スキャン、ファクシミリの４つのサービス処理を行う。また、複合機１０は、オペレータの操作に応じて指示書を選択し、パラメータを入力したり、入力されたパラメータを指示書に反映して連携処理の起動を要求する連携起動機能を有している。
【００３１】
図２は、文書処理システム１に設けられた複合機１０、ファクシミリ装置２０、ファクシミリ機能を備えたコンピュータ２５、サービス検索サーバ３０及び集中管理サーバ４０の機能的な構成を示すブロック図である。
【００３２】
複合機１０は、コピー、プリント、スキャン、ファクシミリのサービス処理を行うサービス提供部１１と、インタフェース情報（以下「Ｉ／Ｆ情報」という。）を記憶すると共にサービス検索サーバ３０に登録するＩ／Ｆ情報登録部１２と、サービス提供部１１を制御するサービス制御部１３と、指示書等を表示したり所定の操作を行うためのグラフィカル・ユーザ・インタフェース（ＧＵＩ）１４と、ファクシミリ原稿の送信先名やＦＡＸ番号等からなるＦＡＸ番号表を記憶するＦＡＸ番号表記憶部１５と、を備えている。
【００３３】
図３は、Ｉ／Ｆ情報登録部１２に記憶されているＩ／Ｆ情報の構成を示す図である。Ｉ／Ｆ情報は、＜サービス種類（Ｓｅｒｖｉｃｅ  Ｃｌａｓｓ）＞、＜サービス名（Ｓｅｒｖｉｃｅ  Ｎａｍｅ）＞、＜サービス・アイコン（Ｓｅｒｖｉｃｅ  Ｉｃｏｎ）＞、＜サービス・ロケーション情報（Ｓｅｒｖｉｃｅ  Ｉｎｆｏ  Ｌｏｃａｔｉｏｎ）＞、＜入力（Ｉｎｐｕｔ）＞、＜出力（Ｏｕｔｐｕｔ）＞、＜パラメータ制限ルール（Ｐａｒａｍｅｔｅｒ  Ｒｅｓｔｒｉｃｔｉｏｎ  Ｒｕｌｅｓ）＞、＜サービス・ロケーション（Ｓｅｒｖｉｃｅ  Ｌｏｃａｔｉｏｎ）＞、＜メソッド名（Ｍｅｔｈｏｄ  Ｎａｍｅ）＞、＜起動方法（Ｉｎｖｏｃａｔｉｏｎ  Ｓｃｈｅｍｅ）＞、＜黙示要素（Ｉｎｐｌｉｃｉｔ  Ｅｌｅｍｅｎｔｓ）＞で構成されている。
【００３４】
＜サービス種類＞は、サービス処理装置である複合機１０が提供するサービスと、サービスが必要とする情報の種類を宣言する。なお、＜サービス種類＞は、予め定義されているものを使用し、例えば、スキャン、プリント、レポジトリ、フロー等が該当する。
【００３５】
＜サービス名＞は、サービス処理装置である複合機１０が提供するサービスの名前を宣言する。＜サービス・アイコン＞は、指示書をＧＵＩ表示するときのアイコンの位置を宣言する。
【００３６】
＜サービス・ロケーション情報＞は、当該Ｉ／Ｆ情報をサービス検索サーバ３０が取得する際に用いるＵＲＬを宣言する。＜メソッド名＞は、サービス処理の提供手法を宣言する。
【００３７】
＜起動方法＞は、サービス処理を呼び出し起動する方法を宣言する。なお、＜起動方法＞としては、例えばメッセージ交換のプロトコルであるＳＯＡＰ（Ｓｉｍｐｌｅ  Ｏｂｊｅｃｔ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）、ＳＭＴＰ（Ｓｉｍｐｌｅ  Ｍａｉｌ  Ｔｒａｎｓｆｅｒ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）等を用いることができる。
【００３８】
＜黙示要素＞は、出力として明示的に後段の処理に渡されるデータでないが、所定の処理を実行する際に参照可能なデータを宣言する。
【００３９】
Ｉ／Ｆ情報登録部１２は、上記構成のＩ／Ｆ情報を記憶している。そして、Ｉ／Ｆ情報登録部１２は、電源オン時又は一定時間毎に、サービス検索サーバ３０に対して、Ｉ／Ｆ情報の一部（例えば、＜サービス種類＞、＜サービス名＞、＜サービスロケーション情報＞、＜入力＞、＜出力＞）を送信する。なお、Ｉ／Ｆ情報登録部１２は、Ｉ／Ｆ情報の全部をサービス検索サーバ３０に送信してもよい。
【００４０】
サービス制御部１３は、例えば、指示書の一覧をＧＵＩ１４に表示させる。ここで、ＧＵＩ１４は、表示、入力、編集等の機能を有するものであればよく、例えばタッチパネル、操作ボタン等で構成されたものが好ましい。また、サービス制御部１３は、ＧＵＩ１４を介して指示書が選択されたりパラメータが入力された場合には、その内容を指示書に反映し、その中で実行可能な処理をサービス提供部１１に実行させる。
【００４１】
サービス制御部１３は、例えばファクシミリ送信をするときは、ＦＡＸ番号表記憶部１５のＦＡＸ番号表から送信先のＦＡＸ番号を読み出して、その送信先にファクシミリ原稿を送信するように、サービス提供部１１にファクシミリ送信を実行させる。また、サービス制御部１３は、集中管理サーバ４０によって制御され、例えば、ＦＡＸ番号表記憶部１５からＦＡＸ番号を読み出したり、ＦＡＸ番号表記憶部１５に記憶されているＦＡＸ番号を書き換えることもできる。
【００４２】
ファクシミリ装置２０は、図２に示すように、Ｉ／Ｆ情報を記憶すると共にサービス検索サーバ３０に登録するＩ／Ｆ情報登録部２１と、ファクシミリ原稿の送信先名やＦＡＸ番号等からなるＦＡＸ番号表を記憶するＦＡＸ番号表記憶部２２と、装置全体を制御するＦＡＸ制御部２３と、を備えている。
【００４３】
Ｉ／Ｆ情報登録部２１は、図３に示すように構成されたＩ／Ｆ情報を記憶している。そして、Ｉ／Ｆ情報登録部２１は、上述したＩ／Ｆ情報登録部１２と同様に、電源オン時又は一定時間毎に、サービス検索サーバ３０に対して、Ｉ／Ｆ情報の一部を送信する。
【００４４】
ＦＡＸ制御部２３は、ＦＡＸ番号表記憶部２２から送信先のＦＡＸ番号を読み出し、その送信先にファクシミリ原稿を送信するように制御する。また、ＦＡＸ制御部２３は、集中管理サーバ４０によって制御され、例えば、ＦＡＸ番号表記憶部２２からＦＡＸ番号を読み出したり、ＦＡＸ番号表記憶部２２に記憶されているＦＡＸ番号を書き換えることもできる。
【００４５】
サービス検索サーバ３０は、集中管理サーバ４０からの要求に応じて、登録済みのＩ／Ｆ情報の中から所望のサービスを検索する。ここで、サービス検索サーバ３０は、具体的には図２に示すように、複合機１０やファクシミリ装置２０等のサービス処理装置から送信されたＩ／Ｆ情報を記憶する登録情報記憶部３１と、登録情報記憶部３１に登録された情報を用いて所望のサービスを検索する登録情報検索部３２と、検索結果の応答を行う検索結果応答部３３と、を備えている。
【００４６】
登録情報記憶部３１は、複合機１０Ａ，１０Ｂ，１０Ｃやファクシミリ装置２０に限らず、他のサービス処理装置から送信されるＩ／Ｆ情報の一部又は全部を逐次記憶しながら更新する。これにより、登録情報記憶部３１は、サービス処理装置の故障・変更等があった場合でも、ＬＡＮ５に現在接続され、かつ使用可能なすべてのサービス処理装置について、少なくともサービスの概要及びアドレス（ＵＲＬ）を保持することができる。
【００４７】
なお、本実施形態においては、複合機１０等のサービス処理装置からサービスに関するＩ／Ｆ情報を登録情報記憶部３１に登録するように構成したが、ネットワーク上に分散するサービス処理装置のサービスを検索してサービスに関するＩ／Ｆ情報を収集するように構成するようにしてもよい。
【００４８】
集中管理サーバ４０は、具体的には図２に示すように、オペレータが操作を行ったり所定のサービスリストを表示するＧＵＩ４１と、文書処理システム１上の各サービスの情報を管理する管理部４２と、を備えている。
【００４９】
ＧＵＩ４１は、表示、入力、編集等の機能を有するものであればよく、一般的な表示画面と、マウス、キーボード等で構成すればよい。ＧＵＩ４１には、オペレータが検索したいサービスが入力される。また、ＧＵＩ４１は、サービス検索サーバ３０の検索結果を表すサービスリスト等を表示したり、クライアント端末として所定のパラメータ等を入力する際に使用される。
【００５０】
管理部４２は、ＧＵＩ４１を介して入力された共通情報を利用しているサービスを検索するように、サービス検索サーバ３０に対して検索要求する。また、管理部４２は、サービス検索サーバ３０から送信された検索結果をＧＵＩ４１に表示する。さらに、管理部４２は、複合機１０やファクシミリ装置２０等のサービス処理装置において使用する共通情報を一括して更新することもできる。
【００５１】
以上のように構成された文書処理システム１では、複合機１０Ａ，１０Ｂ，１０Ｃ及びファクシミリ装置２０及びコンピュータ２５は、共通のＦＡＸ番号表を使用している。そして、集中管理サーバ４０は、各サービス処理装置で共通に使用するＦＡＸ番号表を変更する場合には、そのＦＡＸ番号表を一括して更新することができる。
【００５２】
図４は、集中管理サーバ４０のＧＵＩ４１に表示された集中管理画面１００を示す図である。集中管理画面１００は、文書処理システム１に設けられた各サービス処理装置の情報を集中的に管理するための操作画面である。
【００５３】
集中管理画面１００には、所定の情報を個別に更新することを選択する個別更新チェックボックス１０１と、所定の情報を一括して更新することを選択する一括更新チェックボックス１０２と、一括更新のグループを選択するためのグループドロップダウンボックス１０３と、複数のサービス設定ボタン１０４Ａ〜１０４Ｈが表示されている。ここでは、既に一括更新チェックボックス１０２が選択されているものとする。なお、以下の説明では、サービス設定ボタン１０４Ａ〜１０４Ｈのいずれか任意の１つを表すときは、「サービス設定ボタン１０４」と表すものとする。
【００５４】
グループドロップダウンボックス１０３は、一括更新チェックボックス１０２が選択されているときに、文書処理システム１上の更新対象となるグループ（例えば、会社全体、所定の部署等）を選択するためのものである。
【００５５】
サービス設定ボタン１０４Ａ〜１０４Ｈは、文書処理システム１上におけるコピー設定、プリンター設定、スキャン設定、ファックス設定、電力設定、アカウント設定、バージョンアップ設定、バックアップのいずれかを実行するときに選択されるボタンである。本実施形態では、オペレータがサービス設定ボタン１０４Ｄを選択する場合を例に挙げて説明する。
【００５６】
図５は、ＦＡＸ番号表を更新するときの集中管理サーバ４０の動作手順を示すフローチャートである。集中管理サーバ４０の管理部４２は、図５に示すステップＳＴ１からステップＳＴ８までの処理を実行する。
【００５７】
ステップＳＴ１では、管理部４２は、集中管理画面１００のサービス設定ボタン（ファックス設定ボタン）１０４Ｄが選択されたか否かを判定する。管理部４２は、ファックス設定ボタン１０４が選択されたと判定するまで待機して、ファックス設定ボタン１０４Ｄが選択されると、ステップＳＴ２に移行する。
【００５８】
ステップＳＴ２では、管理部４２は、サービス検索サーバ３０に対して、ファックスサービスを行うサービス処理装置を検索するように、ファックスサービスの検索要求を行って、ステップＳＴ３に移行する。
【００５９】
一方、サービス検索サーバ３０の登録情報検索部３２は、上記ファックスサービスの検索要求を受信すると、登録情報記憶部３１に記録されたＩ／Ｆ情報を用いて検索を実行し、現在使用可能なファックスサービスを検索する。なお、登録情報検索部３２は、検索の手法として、登録情報記憶部３１に記憶された情報の中から、例えば＜サービス種類＞や＜サービス名＞が合致するサービスを検索してもよいし、また＜入力＞及び＜出力＞が合致するサービスを検索してもよい。また、ファックスサービスそのものを入力して検索してもよいし、「ＦＡＸ番号表」といった共通情報を検索してもよい。
【００６０】
検索結果応答部３３は、登録情報検索部３２の検索結果に基づいて、集中管理サーバ４０の検索要求に合致したファックスサービスの一覧を表すＦＡＸサービスリストを作成し、ＦＡＸサービスリストと共に各サービス処理装置のロケーション情報も集中管理サーバ４０に送信する。
【００６１】
ステップＳＴ３では、集中管理サーバ４０の管理部４２は、サービス検索サーバ３０が送信するＦＡＸサービスリストを受信したか否かを判定する。そして、管理部４２は、ＦＡＸサービスリストを受信したと判定するまで待機して、ＦＡＸサービスリストを受信すると、ステップＳＴ４に移行する。
【００６２】
ステップＳＴ４では、管理部４２は、ＦＡＸサービスリスト画面をＧＵＩ４１に表示して、ステップＳＴ５に移行する。
【００６３】
図６は、ＧＵＩ４１に表示されたＦＡＸ表示リスト画面１２０を示す図である。ＦＡＸ表示リスト画面１２０には、サービス検索サーバ３０の検索結果を表したＦＡＸサービスリスト１２１と、ＦＡＸ番号表を表示することを指示するＦＡＸ番号表ボタン１２２と、前の画面に戻ることを指示するキャンセルボタン１２３と、が表示されている。ここで、ＦＡＸ番号表ボタン１２２は、各ＦＡＸサービスで共通して使用するＦＡＸ番号表を表示するためのボタンである。
【００６４】
このとき、オペレータは、一部のＦＡＸサービス（一部のサービス処理装置）のＦＡＸ番号表のみを更新するために、ＦＡＸサービスリスト１２１を編集してもよい。
【００６５】
ステップＳＴ５では、管理部４２は、ＦＡＸ表示リスト画面１２０のＦＡＸ番号表ボタン１２２が選択されたかを判定する。そして、ＦＡＸ番号表ボタン１２２が選択されたと判定したときは、ＦＡＸサービスリスト１２１に表示されたサービス処理装置に対して、ＦＡＸ番号表の送信要求を行って、ステップＳＴ６に移行する。
【００６６】
一方、各サービス処理装置は、集中管理サーバ４０からのＦＡＸ番号表の送信要求を受信すると、ＦＡＸ番号表記憶部に記憶されているＦＡＸ番号表を読み出して、集中管理サーバ４０に送信する。
【００６７】
ステップＳＴ６では、管理部４２は、各サービス処理装置から送信されたＦＡＸ番号表を受信すると、ＧＵＩ４１にＦＡＸ番号表画面を表示する。
【００６８】
図７は、ＧＵＩ４１に表示されたＦＡＸ番号表画面１３０を示す図である。ＦＡＸ番号表画面１３０には、短縮番号、送信先名、ＦＡＸ番号で構成されたＦＡＸ番号表１３１と、ＦＡＸ番号表１３１の編集終了を指示するＯＫボタン１３２と、前の画面に戻すことを指示するキャンセルボタン１３３とが表示されている。このとき、オペレータは、ＦＡＸ番号表１３１を編集することで、ＦＡＸ番号表１３１の任意の送信先名やＦＡＸ番号を変更することができる。
【００６９】
ステップＳＴ７では、管理部４２は、ＦＡＸ番号表画面１３０のＦＡＸ番号表１３１の編集が終了したか、すなわちＯＫボタン１３２が選択されたかを判定する。そして、ＯＫボタン１３２が選択されるまで待機して、ＯＫボタン１３２が選択されると、ステップＳＴ８に移行する。
【００７０】
ステップＳＴ８では、管理部４２は、ＦＡＸサービスリスト１２１に表示された各サービス処理装置に対して、ＯＫボタン１３２が選択された時点のＦＡＸ番号表１３１のデータを、Ｉ／Ｆ情報の形式に基づいたＸＭＬ形式等の共通記述方法で記述された形式で送信して終了する。また、管理部４２は、各サービス処理装置ごとに更新させるためのデータを作成し、各サービス処理装置へ送信するように構成してもよい。
【００７１】
これにより、集中管理サーバ４０は、複合機１０やファクシミリ装置２０等の各ＦＡＸサービスで使用するＦＡＸ番号表を一括して更新することができる。なお、集中管理サーバ４０は、各サービス処理装置で使用するＦＡＸ番号表全体を一括して更新する場合に限らず、ＦＡＸ番号表の変更箇所のみを一括更新してもよい。
【００７２】
以上のように、文書処理システム１は、サービス検索サーバ３０によって、現在使用可能であり、かつ所定のサービス（本実施形態ではＦＡＸサービス）を検索し、検索結果を集中管理サーバ４０のＧＵＩ４１に表示することができる。この結果、オペレータは、集中管理サーバ４０のＧＵＩ４１に表示されたＦＡＸサービスリスト１２１を見ることで、一括更新可能なＦＡＸサービスを確認することができる。
【００７３】
また、文書処理システム１は、ＦＡＸサービスリスト１２１にある各サービス処理装置で共通に使用するＦＡＸ番号表を一括して更新することができるので、サービス処理装置毎に個別にＦＡＸ番号表を更新する手間を省くことができる。
【００７４】
なお、本発明は、上述した実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された範囲内で様々な設計上の変更を行ってもよい。
【００７５】
例えば、集中管理サーバ４０は、ＦＡＸサービスで使用するＦＡＸ番号に限らず、その他で共通に使用する情報も一括して更新することができるのは勿論である。集中管理サーバ４０は、各サービス処理装置で共通に使用する情報として、例えば、電子メールアドレス等の宛先情報、電力設定情報や、各サービスの利用可否を定義したユーザアカウント情報等を一括更新してもよい。
【００７６】
さらに、本実施形態で使用可能なサービス処理装置としては、上述したものの他に、いわゆるダイレクトファックス機能を有するコンピュータであってもよいし、中継用のサーバを介して接続された複合機やファクシミリ装置であってもよい。
【００７７】
【発明の効果】
本発明に係る情報更新装置、情報更新方法及びプログラムは、サービス処理装置から送信されたサービス内容に基づいて所定の共通情報を使用するサービス処理装置を検索し、検索されたサービス処理装置に対して共通情報を一括して更新させることにより、各サービス処理装置で使用される共通情報を個別に更新させる手間を省くことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施形態に係る文書処理システムの構成を示すブロック図である。
【図２】文書処理システムに設けられた複合機、ファクシミリ装置、サービス検索サーバ及び集中管理サーバの機能的な構成を示すブロック図である。
【図３】Ｉ／Ｆ情報登録部に記憶されているＩ／Ｆ情報の構成を示す図である。
【図４】集中管理サーバのＧＵＩに表示された集中管理画面を示す図である。
【図５】ＦＡＸ番号表を更新するときの集中管理サーバの動作手順を示すフローチャートである。
【図６】ＧＵＩに表示されたＦＡＸ表示リスト画面を示す図である。
【図７】ＧＵＩに表示されたＦＡＸ番号表画面を示す図である。
【符号の説明】
１  文書処理システム
１０Ａ，１０Ｂ，１０Ｃ  複合機
１１  サービス提供部
１２，２１  Ｉ／Ｆ情報登録部
１３  サービス制御部
１４，４１  ＧＵＩ
１５，２２  ＦＡＸ番号表記憶部
２０  ファクシミリ装置
２３  ＦＡＸ制御部
３０  サービス検索サーバ
３１  登録情報記憶部
３２  登録情報検索部
３３  検索結果応答部
４０  集中管理サーバ
４２  管理部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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