(57)【要約】【課題】データベース（ＤＢ）をＮＥＴ（インターネット）上で利用する事で、顧客（会社部署、担当者）の各端末（Ｗｅｂサイト）における異なる複数種類の文書形式に適合する文書形式に迅速に変換可能な文書作成管理システムを提供する。【解決手段】インターネット及びＤＢ５０を用い情報交換用の文書ファイルを取り扱う文書作成管理方法は、文書ファイルを作成するため新規内容の文書入力を促し、ＤＢ５０から既存内容を含む既存文書を読み込み、所定ファイル形式に基づきその文書をインターネット上で共有可能な記述言語に逐次変換し、変換された文書及びＤＢ５０内の利用可能な既存文書をリソースとして取り込んでその記述言語で編集し、新規内容の文書ファイルを校正し、作成された該文書ファイルを、インターネットを介して顧客へ配信するという手順によって実施する。【選択図】    図４
2004151850.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
インターネット及びデータベースを用いて情報交換に使う文書ファイルを取り扱う文書作成管理方法において、
当該文書ファイルを作成する為、新規な内容の文書の入力を促す文書入力ステップと、
上記データベースから既存の内容を含んだ既存文書を読み込むステップと、
所定のファイル形式に基づき、上記文書を当該インターネット上で共有できる所定の記述言語に逐次変換する文書変換ステップと、
変換された文書および、当該データベース内の利用可能な既存文書をリソースとして取り込んで、上記記述言語で編集する文書編集ステップと、
新規作成された文書ファイルを校正する文書校正ステップと、
作成された上記文書ファイルを、当該インターネットを介して所定のクライアントへ配信する文書配信ステップと、
を有することを特徴とする文書作成管理方法。
【請求項２】
当該インターネット上で新たに閲覧された情報に基づく内容に対応して、上記文書ファイルの所定箇所を逐次更新することを促す文書改訂ステップと、
改訂された上記文書ファイルに関する履歴の確認を促し、当該履歴を記録管理する文書履歴管理ステップと、
を更に有することを特徴とする、請求項１に記載の文書作成管理方法。
【請求項３】
上記変換された文書は、Ｗｅｂサイト用の記述言語として規定されたＳＧＭＬ（Ｓｔａｎｄａｒｄ  Ｇｅｎｅｒａｌｉｚｅｄ  Ｍａｒｋｕｐ  Ｌａｎｇｕａｇｅ）、ＨＴＭＬ（Ｈｙｐｅｒｔｅｘｔ  Ｍａｒｋｕｐ  Ｌａｎｇｕａｇｅ）、ＸＭＬ（Ｅｘｔｅｎｓｉｂｌｅ  Ｍａｒｋｕｐ  Ｌａｎｇｕａｇｅ）またはＸＨＴＭＬ（Ｅｘｔｅｎｓｉｂｌｅ  Ｈｙｐｅｒｔｅｘｔ  Ｍａｒｋｕｐ  Ｌａｎｇｕａｇｅ）であることを特徴とする、請求項１に記載の文書作成管理方法。
【請求項４】
新規作成された上記文書ファイルは、所定のファイル形式（ＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ  Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  Ｆｏｒｍａｔ））によって表わされ、クライアントからの発注内容を含むことを特徴とする、請求項１に記載の文書作成管理方法。
【請求項５】
ＬＡＮ及びインターネットを含むネットワークに接続して通信可能な複数の端末機器と、
上記端末機器から当該ＬＡＮでアクセス可能なデータベースと、
上記端末機器にてローカルに利用され、新しい内容の文書の入力を促す文書入力機能を有するワードプロセッサと、
上記データベースから既存の内容の既存文書を読み込み、上記入力された文書を所定のファイル形式に基づき当該インターネット上で共有できる記述言語に逐次変換するコンバータと、
当該インターネットを介して入手したその他の最新情報を参照可能に蓄積管理するサブシステムと、
上記サブシステムから上記その他の最新情報を読み込み、上記変換された文書を所定の形式の文書ファイルに逐次変換しながら編集するエディタと、
を具備する文書作成管理装置。
【請求項６】
上記コンバータは、編集された文書を、Ｗｅｂサイト用の記述言語として規定されたＳＧＭＬ（Ｓｔａｎｄａｒｄ  Ｇｅｎｅｒａｌｉｚｅｄ  Ｍａｒｋｕｐ  Ｌａｎｇｕａｇｅ）、ＨＴＭＬ（Ｈｙｐｅｒｔｅｘｔ  Ｍａｒｋｕｐ  Ｌａｎｇｕａｇｅ）、ＸＭＬ（Ｅｘｔｅｎｓｉｂｌｅ  Ｍａｒｋｕｐ  Ｌａｎｇｕａｇｅ）またはＸＨＴＭＬ（Ｅｘｔｅｎｓｉｂｌｅ  Ｈｙｐｅｒｔｅｘｔ  Ｍａｒｋｕｐ  Ｌａｎｇｕａｇｅ）へ必要に応じて変換することを特徴とする、請求項５に記載の文書作成管理装置。
【請求項７】
インターネット及びデータベースを用いて電子取引に使う文書を取り扱う文書作成管理装置において、
当該インターネット上で共有できるように作成または改訂され、変換翻訳された複数国語で記述された文書ファイルと、
上記文書を編集する際に既存の定型文書要素が検索可能なデータベースと、
上記文書の作成または改訂の進捗状況を管理する為に更新および参照可能な進捗管理情報ファイルと、
を具備し、
当該インターネットに少なくとも適合する記述言語で作成された文書ファイルの閲覧をクライアントに促して、この閲覧内容自体を商取引上の発注指示内容とすることを特徴とする文書作成管理装置。
【請求項８】
上記作成された文書ファイルは、当該データベースで使用するファイル形式を含むＳＧＭＬ（Ｓｔａｎｄａｒｄ  Ｇｅｎｅｒａｌｉｚｅｄ  Ｍａｒｋｕｐ  Ｌａｎｇｕａｇｅ），ＨＴＭＬ（Ｈｙｐｅｒｔｅｘｔ  Ｍａｒｋｕｐ  Ｌａｎｇｕａｇｅ），ＸＭＬ（Ｅｘｔｅｎｓｉｂｌｅ  Ｍａｒｋｕｐ  Ｌａｎｇｕａｇｅ）またはＸＨＴＭＬ（Ｅｘｔｅｎｓｉｂｌｅ  Ｈｙｐｅｒｔｅｘｔ  Ｍａｒｋｕｐ  Ｌａｎｇｕａｇｅ）であり、
上記ファイル形式に変換するコンバータとその内容を編集するエディタとによって作成されたＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ  Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  Ｆｏｒｍａｔ）の文書内容に基づく納品を、当該クライアントに促すことを特徴とする、請求項７に記載の文書作成管理装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は文書作成とその後の文書管理に係わり、特にデータベースとインターネットを用いて自動システム化する文書管理技術に関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、文書作成管理に関しては、例えば印刷分野の技術として印刷物の作成にも適用され、印刷用原版を作成するに際して、コンピュータを用いた自動組版のシステム化が試みられている。このようなシステムにおいては、データベース（ＤＢと略称）を駆使することで、版下の作成までは各種の文書の履歴情報に基づき再利用できるリソースを活用しながらデータ入力、編集および校正を行なって原版（版下）の完成に至る。この種の従来技術としては例えば「印刷用文字画像図形データベースシステム」や、そのための「データベース化の方法」が挙げられる（特許文献１参照）。
【０００３】
また、普及著しいインターネットを介して、例えば印刷物の発注元と印刷会社との間で各種情報を取り交わしながら運用する形態も試みられ、既存のソフトウエア・ツールの活用により、新規文書の送受信や改訂内容の連絡などにも利用され得る。但し、インターネットで取り交わされる文書データの形式には種々の規定（例えば文書フォーマットの国際標準規格等）が存在する故に、その規定に従った運用が必須条件となる。
【０００４】
インターネットに係わる最近のＷｅｂ技術の著しい進化の中で、Ｗｅｂページの文書に用いる言語も次々と改良されている。すなわち、文書をデジタル情報として共有できるように配慮された記述言語には、１９８６年ＩＳＯで策定されたＳＧＭＬ（Ｓｔａｎｄａｒｄ  Ｇｅｎｅｒａｌｉｚｅｄ  Ｍａｒｋｕｐ  Ｌａｎｇｕａｇｅ）があり、これは文書のＤＢ化を主な目的としタグ拡張機能を有する。その後このＳＧＭＬを簡略化してタグ拡張機能の無い表示を主目的としたＨＴＭＬ（Ｈｙｐｅｒｔｅｘｔ  Ｍａｒｋｕｐ  Ｌａｎｇｕａｇｅ）が使用されてきた。そして１９９８年策定のＸＭＬ（Ｅｘｔｅｎｓｉｂｌｅ  Ｍａｒｋｕｐ  Ｌａｎｇｕａｇｅ）がテキスト形式のファイルとして登場し、ＨＴＭＬの如く簡単でしかもＳＧＭＬとの互換性をもつ簡単なデータ記述言語として利用可能な言語仕様を有している。
つまりＸＭＬは、ＳＧＭＬの拡張性を持ちながらもＨＴＭＬのようにＷｅｂ上での情報配信可能な言語である。
【０００５】
更に最近では、ＨＴＭＬと同様なタグを使用できるようにＤＴＤを定義したＸＭＬの勧告を発展させたＸＨＴＭＬ（Ｅｘｔｅｎｓｉｂｌｅ  Ｈｙｐｅｒｔｅｘｔ  Ｍａｒｋｕｐ  Ｌａｎｇｕａｇｅ）が次世代のＷｅｂ記述言語として登場したり、その他にも、携帯端末の為の国際規格としてＷＡＰ（Ｗｉｒｅｌｅｓｓ  Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）、詳しくはＷＡＰ２．０におけるＣＨＴＭＬ（Ｃｏｍｐａｃｔ  ＨＴＭＬ）や、ＸＭＬに特化したスタイルシート記述言語としてＸＳＬ（Ｅｘｔｅｎｓｉｂｌｅ  Ｓｔｙｌｅ−ｓｈｅｅｔｓ  Ｌａｎｇｕａｇｅ）も次々と登場している。
故に、ＳＧＭＬなどの言語で記述されたデジタル情報を将来にわたって共有して企業間の電子取引に供する為にも、それら従来の言語をできるだけ新しい言語であるＸＭＬ、ＸＨＴＭＬ、ＣＨＴＭＬなどへも変換できるようにしておくことが望ましい。
【０００６】
【特許文献１】
特開２０００−１２３０２６号公報（第３−４頁、第２図）
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、従来は、印刷物の作成コストの多くを、データ入力（編集作成）費とその運用（校正・改訂管理）費などが占めていた。よって、印刷物の作成および文書運用コストの削減が必要とされ、コンピュータ導入に伴うＤＢ利用によるそのシステム化によって、上記コストの削減も今や必須の要件とされている事は云うまでもない。
【０００８】
また、更なる発展性をもったシステムの構築のためには、インターネットの例えばＷｅｂ技術上の最新の変化を反映させることが必須となり、取り扱う文書のフォーマットを常に国際標準規格に対応できる文書履歴管理が求められる。例えば印刷物として、ある業界（医薬品業界等）の製品に添付する文書（添付文書）を、その業界の専用システム（例えば「医薬品情報提供システム」等）で決められたＳＧＭＬ形式で作成する際には、そのＳＧＭＬに関する知識が必要なばかりでなく、オペレータによる作り込み作業が生じて大変な労力を要し、また印刷会社への発注コストが別途かかったりする。よって、そのコスト軽減と作業の簡単化も求められている。
【０００９】
上述した印刷物の作成および文書運用コストの削減のためには、簡単、正確、迅速およびデータの一元化が要件となる。
その為にまず、添付文書簡単操作によって文書フォーマットを少なくともＳＧＭＬ化すること、即ち、厚生労働省の「医薬品情報提供システム」に対応する添付文書（ＳＧＭＬインスタンス）を簡単な操作（入力・編集操作）で作成することに第１の目的がある。
【００１０】
次に、添付文書をＳＧＭＬ形式で作成する労力（時間、知識）の軽減と自動化の為には、添付文書ＳＧＭＬを簡単操作によって自動組版すること。即ち、上記添付文書（ＳＧＭＬインスタンス）に基づいて、印刷用データを自動組版する機能を提供することが第２の目的としてある。
【００１１】
上記ＳＧＭＬなど従来言語で記述されたデジタル情報をより新しい言語、例えばＸＭＬ等へ変換しておく為には、添付文書ＳＧＭＬを自動変換によって多様なファイル形式（例えば、版下用の形式ＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ  Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  Ｆｏｒｍａｔ：  ｂｙ  Ａｄｂｅ社）、Ｗｏｒｄ文書のドキュメント形式ＤＯＣや、上記ＨＴＭＬ、ＸＭＬ等）へ簡単に変換する変換機能を提供することが第３の目的としてある。
【００１２】
さらに、データベース（ＤＢ）の利用とそのシステム構築においては、添付文書をＸＭＬ等のＤＢにて効率管理すること。即ち、上記添付文書ＳＧＭＬインスタンスをＸＭＬ等のＤＢにより管理することで、効率的な管理と情報流通を可能にする機能を提供することが第４の目的としてある。
【００１３】
つまり、本発明の全体としての目的は、ネットワーク（インターネット）上でシステムを利用することで生ずる各クライアントのブラウザ端末における異なる複数種類の文書形式（業界文書規格）にそれぞれ適合するように、各文書形式を迅速に自動変換し編集・校正できるような文書作成管理方法および文書作成管理装置を提供することにある。
【００１４】
【課題を解決するための手段】
本発明は、上述の課題を解決するために次のような手段を提案するものである。  本発明に係わる文書作成管理方法およびこれを実現する装置は、ネットワーク上でクライアントと共有できる各種ファイル形式への自動変換機能を含む文書自動作成と、その作成後の文書改訂やその為の連絡文書等の管理を含む。
【００１５】
本発明の第１の態様によれば、次のように提案される。即ち、インターネット及びデータベースを用いて情報交換に使う文書ファイルを取り扱う文書作成管理方法において、当該文書ファイルを作成する為、新規な内容の文書の入力を促す文書入力ステップと、上記データベースから既存の内容を含む既存文書を読み込むステップと、所定のファイル形式に基づき、上記文書を当該インターネット上で共有できる所定の記述言語に逐次変換する文書変換ステップと、上記変換された文書および、当該データベース内の利用可能な既存文書をリソースとして取り込んで上記記述言語で編集する文書編集ステップと、新規作成された文書ファイルを校正する文書校正ステップと、作成された上記文書ファイルを当該インターネットを介して所定のクライアントへ配信する文書配信ステップと、を有するような文書作成管理（即ち版管理）方法を提案する。
この提案により、各種ドキュメンントのデジタル化およびＤＢ化によって、印刷物の作成のみならず文書運用のコスト削減が可能となる。
【００１６】
本発明の第２の態様によれば次のように提案される。即ち、ＬＡＮ及びインターネットを含むネットワークに接続して通信可能な複数の端末機器と、この端末機器から当該ＬＡＮでアクセス可能なデータベースと、上記端末機器にてローカルに利用され、新しい内容の文書の入力を促す文書入力機能を有するワードプロセッサと、上記データベースから既存の内容の既存文書を読み込み、上記入力された文書を所定のファイル形式に基づき当該インターネット上で共有できる記述言語に逐次変換するコンバータと、当該インターネットを介して入手したその他の最新情報を参照可能に蓄積管理するサブシステムと、このサブシステムから上記その他の最新情報を読み込み、上記変換された文書を所定の形式の文書ファイルに逐次変換しながら編集するエディタと、を備えるような文書作成管理装置を提案する。
【００１７】
さらに、本発明の第３の態様によれば、次のように提案される。インターネット及びデータベースを用いて電子取引に使う文書を取り扱う文書作成管理装置において、当該インターネット上で共有できるように作成または改訂され、変換翻訳された複数国語（少なくとも日本語及び英語）で記述された文書ファイルと、上記文書を編集する際に既存の定型文書要素（例えば効能効果、禁忌、副作用など）が検索可能なデータベースと、上記文書の作成または改訂の進捗状況を管理する為に更新および参照可能な進捗管理情報ファイルとを具備し、当該インターネットに少なくとも適合する記述言語で作成された文書ファイルの閲覧をクライアント（例えば印刷業者）に促して、この閲覧内容自体を商取引上の発注指示内容とすることを特徴とする文書作成管理装置を提案する。
【００１８】
【発明の実施の形態】
本発明の文書作成管理方法はこの文書作成管理装置にて実現されるものとし、ここではこれらを含めた実現主体を「文書作成管理システム」と総称する。
そしてこの文書作成管理システムは、ネットワーク上でクライアントとの情報交換に使う共有できる各種ファイル形式への自動変換機能を含む文書自動作成と、その作成後の文書改訂やその為の連絡文書等の管理を含むものとする。
【００１９】
以下、一つの実施形態を挙げ、図１〜図１７に基づき本発明を詳しく説明する。図１は、本発明に係わる文書作成管理システム（文書作成管理方法および文書作成管理装置）がネットワーク上に構築された場合の概要構成を示すシステム構成図である。当該管理システムに係わる各端末機器（ワークステーション）は、ＬＡＮを含むイーサネット仕様に基づいて図示の如く相互接続されている。そして、当該文書作成管理システムは、ネットワークを介しクライアントとの間で取り交わされる各種の文書２０のファイル形式を、このネットワーク上で互いに共有できるように自動的に変換する機能を含み、異なる業界でそれぞれ運用されている各種のデータベース（ＤＢ）の文書ファイル形式の違いを超えて運用できるシステムを実現すべく、次のような構想の下に具体的に実施するものである。
【００２０】
本発明の文書作成管理システムは基本的に、インターネット上のＷｅｂサイト（即ち一般的なクライアント端末装置）でも使えるように各文書２０のファイル形式の自動変換機能と、インターネットとデータベース５０を用いた文書履歴管理機能とを有する。
【００２１】
これから具体的に例示する実施形態では取り扱う文書のうちでも特に、製造販売品（製品）に添付するための文書（即ち、製品と共に梱包され封入添付される文書（以下「添付文書」と称する）の管理機能、つまり、その文書の企画（案件発生）・入力作成・編集・校正（案文決定）と、印刷の為の版下修正、印刷、修正および改訂などを行なう「添付文書」作成管理システムを一例として挙げる。また、このような添付文書を添付する対象製品としては、ここでは医薬品を例にし、特に医薬品業界および印刷業界で運用される文書作成管理システムについてその固有な業務内容に則して詳しく述べることとする。但し、本発明の要旨が適用できる業界は必ずしも上記の医薬品業界などに限定されるものではなく、印刷業界への発注等を行なう業界には概ね共通して運用できるものである。
【００２２】
この文書作成管理システムは、一般クライアントに端末装置を介して入力を促しながら、文書の新規作成や改訂に伴うその文書の章立ての基本フォーマットを、後述するエディタの助けによって作成する。その際、このシステムの文書データベース（ＤＢ）管理サーバに接続する文書要素ＤＢ５０内の各種情報（複数言語の文字、図形、ロゴ、構造式、グラフ、書式情報、外字情報など）を基にして、各種のファイル形式（ＰＤＦ，ＷＯＲＤ，ＴＥＸＴ，ＳＧＭＬ，ＨＴＭＬ，ＸＭＬ，ＸＨＴＭＬ，ＸＳＬ等）をもつ各データファイルが自動作成されるように設定されている。
【００２３】
図２は、一実施形態として文書作成管理システムを運用して行なう文書作成作業とその際の情報の流れをシステムデータフローチャートで示す。この例では、印刷業界との連携や取引が密接な業界に適用した場合として、医薬品業界の製薬会社に対応できるように実施した一例を図示する。当該管理システムを日常運用するクライアント（製薬業界）の担当者は、確認者としての上長の進捗管理情報ファイル７０を介した進捗確認の下で、新規の版作成を中心とする作業を行なう。このように、インターネット（ＮＥＴ）に接続しデータベース５０を用いてクライアントとの電子取引などに用いる各種の文書を取り扱う当該文書作成管理システムでは、所定の製品に添付する添付文書を管理する為の、ローカルで共有できるデータベースシステム５０を有する。
【００２４】
添付文書は例えば日本語と英語に分かれて作成・管理され、各種の文書要素を蓄積したＤＢファイルを参照しながら、それぞれの言語専用のテンプレートを利用して作成される。
上述の如く、いわゆる「自動組版」された各種のファイル形式（ＳＧＭＬ、ＴＥＸＴ、ＷＯＲＤ、ＨＴＭＬ、ＸＴＭおよびＰＤＦ、更には必要に応じてＸＨＴＭＬ、ＸＳＬ等）の文書ファイルが作られる。
【００２５】
また、副作用サブシステムとしての例えば”Ｃｌｉｎｉｃａｌ  Ｗｏｒｋｓ”サブシステム（ＣＯＭＰＡＱ社製の医薬開発支援ソリューション）を利用することができる。
尚、このＣｌｉｎｉｃａｌ  Ｗｏｒｋｓサブシステム４０は、当該管理システムにおいて副作用の既知／未知情報や、添付文書の改訂情報が生じると、このサブシステム４０を管理するサーバ（図１）を介して、当該Ｃｌｉｎｉｃａｌ  Ｗｏｒｋｓサブシステム４０のＤＢファイルを、データベースシステム５０内の副作用ＤＢその副作用の既知／未知情報を基にして更新するように設定されている。
【００２６】
ここで、異なる業界間において当該管理システムを用いて行われる電子商取引の流れについて図３を参照しながら概説する。図３に示す電子取引は、薬品製造販売会社（製薬会社）と印刷を請け負う業者（印刷会社）との間でインターネットを介して交わされるものであり、前述の如きネットワークを介したシステム構築によって密接な連携と取引等ができるものである。
製薬会社の内部組織には資材部、医薬情報部および工場があり、社内ＬＡＮ或いは必要に応じてインターネットにて相互に通信可能になっている。社内からの印刷物の新規作成・修正・改訂の依頼（購入依頼）を受け付けた資材部は、それぞれの予約（発注予約・修正予約・改訂予約）が所定の業者に対して取れるか否かについて、ネットワークを介して予約確認する（営業予約購入プロセス）。
【００２７】
製薬会社は、その予約確認が取れた業者に対して印刷発注する為に必要な版下を、当該文書作成管理システムを稼動させて前述の如くに、ＨＴＭＬ，ＸＨＴＭＬ及びＣＨＴＭＬそれぞれのファイル形式で成る電子ファイル、或いはまたＸＳＬ及びＰＤＦを含む電子ファイルを作成する（版下作成プロセス）。
一方、業者は、これらＨＴＭＬ，ＸＨＴＭＬ，ＣＨＴＭＬ，ＸＳＬ及びＰＤＦなどのファイル形式の版下用文書を、ネットワークを介して「印刷発注して受けると、それら文書に基づき印刷物を印刷出力する（印刷プロセス）。
【００２８】
業者から納品としての上記印刷物（サンプル）を受け取った製薬会社は、その工場で検査確認を行ない、もし印刷品質上の修正の必要があれば修正依頼を、資材部を介して業者に発行する。また、医薬情報部ではその内容に修正の必要がないか或いは、最新の医薬情報や管轄官庁（ここでは厚生労働省）の指導などに照らして改訂の必要の有無を検討する。そして必要があれば改訂依頼を、資材部を介して業者に発行する（修正・改訂プロセス）。
【００２９】
尚、資材部は、社内の各部の状況を確認しながら逐次に現状報告し、業者への依頼事項をネットワークを介して行なう。この報告は、後述する進捗管理情報ファイル７０を担当者が更新することで行なう。そして、満足できる印刷品質と内容に至れば、その後は、正式な印刷物の大量印刷プロセスへ移行できる。
このような形態で運用される取引は、共有の電子ファイルをネットワーク上で使用できるので、印刷物の版下作成から業者への発注およびその後の改訂作業までの一連の流れを、従来よりも迅速かつ正確にし、またその指示操作自体をより簡単にすることができる。
【００３０】
図４には、本発明に係わる一実施形態の文書作成管理システムの構成例と、ここで取り扱う文書の種類を示している。
この文書作成管理システムは文書作成の為のデータベースシステム５０（メインＤＢ等）を有し、この例の場合、製薬会社内で主に稼動する。そして、印刷物を請け負う印刷業者とはインターネット（ＮＥＴ）を介してリンクするものであり、印刷業界からみればこれは、版下作成できる「自動組版システム」の進化した形態を目指すものであると云える。
このようなシステム化は、情報伝達の迅速化、情報管理の一元化および部内作業の短縮化を実現しようとするものであり、その為、添付文書作成支援と共に添付文書改訂案件管理のシステム化を主に図っている。
【００３１】
添付文書作成支援のシステム化の為には、データベース（ＤＢ）とＬＡＮを含むインターネットを利用し、同一なソース（文書資源：共有ファイル）から各種形式の関連ファイルを自動作成し、配布先部門での変換作業を省力化できるように構築する。これにより、添付文書の新規作成（版下作成）期間短縮と同様に、版下修正作業での添付文書及び改訂連絡等の作成期間短縮も実現する。自動作成された添付文書はＷｅｂ公開用文書であり、クライアントを含む第三者にも即座に閲覧可能にする。
【００３２】
また、添付文書改訂案件管理のシステム化の為には、インターネットを介して入手する最新医薬情報の適切かつ効率的な履歴管理（即ち、添付文書中のどの文書がどの様に改訂されたかを示す履暦を改訂理由と合わせて管理にする事）で履歴情報（改訂理由等）の自動生成を行ない、部内作業（レビュー管理、案文決定等）の事務処理を支援してコスト削減を実現する。また、文書作成情報と改訂情報を「添付文書」と「改訂連絡文書」等として一元的にデータベース化した同一ソースで管理することで、対応付け、問合せ対応への効率化および情報共有化を実現する。例えば文書内の各文書要素で共通の文言を共有ファイルにて参照可能に一元管理して、情報の質的な向上を図る。
また、医薬品の管轄官庁（承認機関）の指導に基づく緊急安全性情報の４週間対応／医薬安全通知改訂の１ヶ月対応などに合致した改訂情報伝達の迅速化（例えば、部内作業  →  版下修正  →  印刷  →  ＭＲ（Ｍｅｄｉｃａｌ  Ｒｅｐｒｅｓｅｎｔａｔｉｖｅ：医薬情報担当者）による配布・配信の拡大）も可能にする。
【００３３】
従って本実施形態では、当該文書作成管理システムの実現の為の最低限の仕様目標を次の如く定めている。
・  製品の添付文書の作成や改訂連絡等の効率化を実現する事。
・  ＭＲ（医薬情報担当者）から医療機関（病院）への改訂情報等の医療情報の伝達（リードタイム）を短縮化する事。
・  添付文書と改訂文書を一元管理する事で、情報の高品質化を実現する事。
【００３４】
印刷業者へ添付文書の印刷を発注してくるクライアントとしての製薬会社では、その薬品業界のインターネットのホームページ（ＨＰ）や管轄官庁である厚生労働省のＨＰなどを介して新しく逐次入ってくる医薬情報（例えば副作用、禁忌、効能効果などの情報）を直ちに、製造中の製品（売薬）に添付する添付書類に反映させる必要がある。そこで、新しく添付文書を作成したり改訂したりする一連の作業の簡便化と所要時間の短縮化のため、文書作成管理システム（ハードウエアとしての文書作成管理装置）を具体的に次のように構築する。
【００３５】
すなわち、当該管理システムにおいては、ネットワーク（社内ＬＡＮ（ＩＥＥＥ８０２．３）とインターネット（ＮＥＴ）等）に接続して通信可能な複数の端末機器（ワークステーション）と、これらのワークステーションから社内ＬＡＮでアクセス可能なデータベース５０と、このワークステーションでローカルに利用される新しい内容の添付文書の入力をクライアントオペレータに促す文書入力機能を有するワードプロセッサと、そのデータベース５０から既存の内容の文書（既存文書）を読み込み、入力された文書を所定のファイル形式に基づき当該インターネット上で共有できる記述言語に逐次変換するコンバータ１１と、当該インターネットを介して入手したその他の最新情報を参照可能に管理蓄積するサブシステム４０（サブコンピュータ：副作用情報管理システム）と、このサブシステム４０からその他の最新情報を読み込み、当該変換された文書を所定の形式の文書ファイル形式に変換しながら編集するエディタ１２とが、図４の如く配設されている。
尚、印刷業界では特に、版下作成の為に用いる上記コンバータ１１および上記エディタ１２を総称して「自動組版エンジン」と呼ばれ、所定の印刷物編集校正・改訂管理機能を果たしている。
【００３６】
上記ワードプロセッサには例えば”ＭＳ−Ｗｏｒｄ”（Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ社製のＷｏｒｄ  ２０００）等を利用する。これは、好ましくは当該管理システム内または端末機器内にプラグインソフトウエア（即ち”Ｐｌｕｇ−ｉｎ  Ｗｏｒｄ”）としてダウンロードして組み込んでおき、文書入力作業を簡単にする為に設けられた変換定義ファイルを参照しながら稼動できるように運用する。
【００３７】
上記コンバータ１１は、Ｗｅｂページの文書をデジタル情報として共有できるように所定の記述言語（ＳＧＭＬ，ＨＴＭＬ，ＸＭＬおよびＸＨＴＭＬに変換したり、必要に応じて、ＸＳＬ等を含むように変換するものである。ここでその１つを「ＳＧＭＬコンバータ」と称すると、これは、上記ワードプロセッサで入力された文書をＳＧＭＬ形式に変換する為にまず必要に応じてテキストをＲＴＦ（Ｒｉｃｈ  Ｔｅｘｔ  Ｆｉｌｅ）変換し、ＤＴＤ（Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  Ｔｙｐｅ  Ｄｅｆｉｎｉｔｉｏｎ）に関連付けを行ってから、例えばＳＧＭＬ／ＸＭＬ／ＨＴＭＬ／ＸＨＴＭＬ／ＸＳＬおよびＰＤＦ形式にそれぞれ変換（ＳＧＭＬ変換／ＸＭＬ変換／ＨＴＭＬ変換／ＸＨＴＭＬ変換／ＸＳＬ変換およびＰＤＦ変換）するように必要に応じて構成されている。
【００３８】
上記エディタ１２は、上記した各記述言語（ＳＧＭＬ，ＨＴＭＬ，ＸＭＬおよび、必要に応じてＸＨＴＭＬやＸＳＬ等）の文書を編集するもので、そのＳＧＭＬ変換されたその文書を基にして、改訂情報を参照しながら、データベース５０へ格納する為の例えばＳＧＭＬ形式文書（版下）に編集するように構成されている（詳細後述）。
【００３９】
ここで取り扱う文書記述言語のうち数種の特徴について概説しておく。例えば記述言語ＳＧＭＬは、文章のタイトルや見出しなどの文書構造や属性に対して所定のマークを付けて表現する文書記述言語であり、業種や文書の種類などで定義されたＤＴＤ（Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  Ｔｙｐｅ  Ｄｅｆｉｎｉｔｉｏｎ）に基づいて決められる。そしてこのＳＧＭＬは、使用するハードウエアやシステム資源に依存せずに文書を保存、参照し、容易に管理できる言語である。
またＸＭＬは、文書構成としてＸＭＬ宣言部、ＤＴＤ部（文書型定義部）およびＸＭＬデータ部（文書本体部）から構成されており、文書型定義部は階層構造を成している。その構造に含まれる例えば発注情報は、電子商取引の場合、発注先および発注商品（発注日、商品番号、商品名）などが一般的である。
【００４０】
さらに、前述したＨＴＭＬが進化する一過程としてＤＨＴＭＬ（Ｄｙｎａｍｉｃ  ＨＴＭＬ）という拡張仕様があったが、現在ではＸＨＴＭＬ（Ｅｘｔｅｎｓｉｂｌｅ  Ｈｙｐｅｒｔｅｘｔ  ＭａｒｋｕｐＬａｎｇｕａｇｅ）というマークアップ言語も登場（詳細仕様は周知）しているので、本発明ではこのＸＨＴＭＬもサポートできるようになっている。
また、ＨＴＭＬの後継言語といわれるＸＭＬ（Ｅｘｔｅｎｓｉｂｌｅ  Ｍａｒｋｕｐ  Ｌａｎｇｕａｇｅ）は、拡張機能をＷｅｂ上で利用できるように考慮された記述言語であるが、このＸＭＬ用のスタイルシート記述言語としてＸＳＬ（Ｅｘｔｅｎｓｉｂｌｅ  Ｓｔｙｌｅ−ｓｈｅｅｔｓ  Ｌａｎｇｕａｇｅ）も現在では登場（詳細仕様は周知）しているので、本発明ではこれもサポートできるようになっている。
【００４１】
なお、パーサによってＸＭＬの解析とオブジェクト化がなされる。このようにオブジェクト化することで、オブジェクト指向プログラミング言語で扱うことができる。勿論、プログラムによるＸＭＬ情報の登録や修正も可能になっている。これにより、環境や使用する言語、更にはデータベース構造が異なる場合でも、極めて少ないコストで情報のやり取りができるようになるという汎用性とコスト面での削減ができる。
【００４２】
例えば、もしサーバ側のデータベースにおいてＸＭＬ形式データで管理されている場合、これと異なる例えばＨＴＭＬ形式データで管理されているユーザ側へ情報提供したい場合は、所定の前処理が必要である。
ＸＭＬ形式データはスタイル定義をもたない単なるテキストであるので、ＸＭＬ非対応のＷｅｂブラウザ（例えば通常のＨＴＭＬ対応ブラウザ等）を介してユーザ側で正しく表示させるには、スタイル定義を含めて変換されたオブジェクトソースを生成してからユーザ側へ送る必要がある。
【００４３】
そこでサーバ側では、このＸＭＬ形式のデータを各ユーザ端末へ送信する際には、そのＸＭＬ形式のテキストデータをＸＳＬ（Ｅｘｔｅｎｓｉｂｌｅ  ｓｔｙｌｅ−ｓｈｅｅｔｓ  ｌａｎｇｕａｇｅ）等によって等価なスタイル定義を考慮したうえで「ＨＴＭＬコンバータ」としてのＸＳＬＴ（ＸＳＬ  ｔｒａｎｓｆｏｒｍａｔｉｏｎ）等によってＨＴＭＬ形式のデータに変換してから送信するように制御される。
なお、その逆方向の送信の場合（即ち、ユーザ側からサーバ側への送信）では、サーバ側で、ＨＴＭＬ用やＸＭＬ用のスタイル定義を行なう為の定義プログラム（例えばＣＳＳ（Ｃａｓｃａｄｉｎｇ  ｓｔｙｌｅ−ｓｈｅｅｔｓ），ＸＳＬＴ等）によってＸＭＬ形式のデータに変換してから、端末上に表示出力するように制御される。
【００４４】
このように、当該文書作成管理システムの自動変換機能としては、ＨＴＭＬの他にも、上述したＸＭＬやＸＨＴＭＬなどのデータ形式へ変換できるように構成されている。
さらに、当該文書作成管理システムは、印刷業者へ印刷発注を配信する元となる版下データを表わす文書ファイル（ＰＤＦ）を有する。
尚、携帯端末用の記述言語としてのＣＨＴＭＬ（Ｃｏｍｐａｃｔ  ＨＴＭＬ）を同様にサポートしても勿論よい。
【００４５】
データベースシステム５０は、例えば”ＧＡＭＥＤＩＯＳ”などに準拠したＳＧＭＬ形式の文書を蓄積するメインＤＢ管理システムとしてのＤＢファイルを中心として、上記製品の副作用に関する情報を保持する副作用データベース（副作用ＤＢ）と、禁忌、効能効果およびその他の情報をそれぞれに記録保持するＤＢ（即ち、効能・効果ＤＢ、禁忌ＤＢ、その他の情報ＤＢ等）がアクセス可能に構成されている。
【００４６】
また、前述のサブシステム４０に副作用サブシステム”Ｃｌｉｎｉｃａｌ  Ｗｏｒｋｓ”システム（ＣＯＭＰＡＱ社製の医薬開発支援ソリューション）、詳しくは、”Ｃｌｉｎｉｃａｌ  Ｗｏｒｋｓ４／ＰＩＳ”と称するものを採用し、薬品の副作用情報などを更新管理し蓄積する上記データベース５０を成す副作用ＤＢの逐次更新を行なえるように実施される。
このようなサブシステム４０等との連携により、システム化された業務をより一層効率化することができる。サブシステム４０は、医療用薬品添付文書および改訂連絡の版下を自動作成するシステムであり、添付文書および改訂連絡作成に必要な期間、コスト削減に貢献する。またサブシステム４０は、厚生労働省報告（ＳＧＭＬ）、社内外ホームページ・コンテンツ（ＨＴＭＬ）、配布用文書ファイル、版下ファイルを自動作成できるという仕様を有している。
【００４７】
また、改訂完了のステップで、自動的にサブシステム４０へ改訂情報を書き込む。これによってサブシステム４０への二重入力を防ぎ、改訂情報を一元管理できるように設定されている。
つまり、Ｃｌｉｎｉｃａｌ  Ｗｏｒｋｓサブシステム４０への更新情報フィードバック（添付文書記載副作用のマスターデータベースとして添付文書毎、版毎の副作用コード（ＭｅｄＤＲＡ／ＬＬＴ）メンテナンス機能を実現でき、また、マスター情報をＣｌｉｎｉｃａｌ  Ｗｏｒｋｓサブシステム４０の症例情報評価機能から参照）することで、添付文書の副作用関連情報を一元化できるようになっている。
【００４８】
図５には、本実施形態の文書作成管理システムにおける文書改訂作業とその際の情報の流れをシステムデータフローで示している。
前述したＣｌｉｎｉｃａｌ  Ｗｏｒｋｓサブシステム４０によって副作用などの最新情報が検索されると添付文書の改訂が必要とのるので、当該文書作成管理システムは改訂情報が発生すると、改訂モード（後述参照）に移行して、Ｃｌｉｎｉｃａｌ  Ｗｏｒｋｓサブシステム４０を管理するサーバ（図１参照）を介して、当該Ｃｌｉｎｉｃａｌ  ＷｏｒｋｓＤＢファイル４０のアクセスによって得た副作用の既知／未知情報を基にデータベースシステム５０内の副作用ＤＢを更新するように設定されている。
すなわち、当該管理システムは全体として次のような各機能もサポートする。
・  改訂理由に関わる各種資料管理機能：  添付文書改訂に関わった参考文献、議事録および厚生労働省との交換資料など関連ドキュメントを管理する。
・  検索機能：  添付文書名、構成要素名、指定文字列またはステータスによる検索機能を提供する。
・  情報伝達先リスト生成機能：  情報の緊急度と製品種別によりシステムが伝達先をリストし、伝達もれを防止する。
・  日英文書の対応付け機能：  作成した日本版文書に英語版文書を対応付けて管理する。
・  国際能書、海外版添付文書の管理機能：  国際能書、海外版添付文書を版単位に管理する。これは、日本語添付文書への反映の判定に利用できる。
【００４９】
続いて図６〜図８に、本実施形態に係わる文書作成管理システム（文書作成管理方法）における処理の推移を遷移図とフローチャートで示して説明する。
図６には、この文書作成管理システムを適用した業務の全体の運用形態を遷移図で概略的に示す。
担当者の運用手続き（オペレーション）に対して、当該管理システムは概ね次のような動作（（１．０）〜（９．０））を行なう。
まずログイン（１．０）にて、ユーザ認証を行なう。
国際能書管理（２．０）にて、新規入手した国際能書のＤＢへの格納／取出しや、管理データの登録を行なう。
添付文書改訂（３．０）にて、添付文書案件、購買関連業務に必要な管理データおよび、添付文書に記載される要素データの管理を行なう。
組版部要素登録（４．０）にて、添付文書関連ファイルの構成要素のうち、自動組版の対象とする「使用上の注意」の要素をシステム登録する。
関連ファイル入出力（５．０）にて、当該システムより生成された各添付文書関連ファイルをＤＢへ格納／取出しを行なう。
米国添付文書管理（６．０）にて、新規入手した米国添付文書のＤＢへの格納／取出しや管理データの登録を行なう。
固定部要素登録（７．０）にて、添付文書関連ファイルの構成要素のうち、固定ブロックとして取り扱う「使用上の注意」以外の要素をシステム登録する。
帳票作成（８．０）にて、当該システム管理データをもとに各種の出力帳票を作成する。
関連ファイル自動生成（９．０）にて、外部エンティティとして記載されている添付文書関連ファイルを生成する。
【００５０】
一方、このインターネットには資材部や医薬情報部のほかにも接続した端末機器が多数存在し、それらの中には厚生労働省のＨＰを有するサーバ（Ｗｅｂ端末）や、版下を印刷発注しようとする対象である業者のＨＰを有するサーバ（Ｗｅｂ端末）がある。その他にも、一般の個人や会社がアクセス可能なサーバ（Ｗｅｂ端末）が接続されている。但しその接続を介する文書は通常ＸＭＬ形式であることにより、当該システムにおいても、文書はＸＭＬ形式に変換してからネット上に公開するようにＸＭＬ専用のＤＢを備えている。
【００５１】
このように本実施形態の文書作成管理システムは、添付文書を管理する為のサーバと、一般クライアントの端末機器と、副作用に関する情報を保持する副作用ＤＢなどを所定のネットワーク（インターネット）で相互接続し、端末機器上でクライアントが新しい文書と従来の文書とを対比解析して訂正できるようにする管理システムであると云える。
【００５２】
ここで詳しく、ファイル形式に注目して説明する。当該管理システムは、ＳＧＭＬという文書形式（ＳＧＭＬ，ｗｏｒｄ等）で入っているこれらの文書を、例えば、社内向けホームページダウンロード用の形式（ｗｏｒｄ）、厚生労働省提出用の「ＳＧＭＬインスタンス」形式（ＳＧＭＬ：ｓｇｍｌ）や社外向けホームページダウンロード用のＨＴＭＬという文書形式（ＨＴＭＬ：ｈｔｍｌ）、或いはまた、もう１つの社内向けホームページダウンロード用のテキスト形式（ＴＥＸＴ：ｔｅｘｔ）および社外向けホームページ及び版下用のＰＤＦという文書形式（ＰＤＦ）に、自動的に変換できるソフトウエアを新たに備えている。そして、インターネットを利用して、例えばこの例の場合、印刷の為の組版や、社外向けホームページ、社内向けホームページ、或いは厚生労働省提出用の各ファイル形式の文書にそれぞれ迅速に変換できるような（添付）文書作成管理システムとしてここに構築されるものである。
【００５３】
上述した当該文書作成管理システムが提供している仕様をここで列挙すると、
・  添付文書の作成の為の”ＭＳ−Ｗｏｒｄ”のテンプレートを提供する。
・  “ＭＳ−Ｗｏｒｄ”のスタイルと、厚生労働省の医薬品情報提供システムに対応するＳＧＭＬインスタンスを関連付けた変換定義ファイルを提供する。
・  太字や上付き文字などの文字修飾をタグに対応させる定義テーブルを提供する。
・  業界特有の特殊文字（キャラクタ）を対応させる定義テーブルを提供する。
【００５４】
続いて、当該文書作成管理システムが備える各機能によってどのように運用実施されるかを列挙する。
（１）  関連ファイルの自動作成および自動配信を行なえるようにネット接続の設定を次のように行なう。すなわち、添付文書は、厚生労働省へ、社外向けホームページ（以下ＨＰと略称）へ、社内向けＨＰへ、海外関係会社へそれぞれ配信可能に設定する。
改訂連絡文書は、社外向けＨＰ、社内向けＨＰおよび、版下用として配信可能に設定する。
尚、新旧比較表を作成し（厚生労働省との相談用に参照する）。
【００５５】
（２）  版下作成作業のシステム化の為、エディタ１２と自動組版機能により、版下作成作業でのユーザ（オペレータ）への負荷を大幅に低減するため、次のように運用実施する。
▲１▼  添付文書および改訂連絡文書の社内システムによる作成を行なう。ＤＢ管理サーバの情報を基に自動組版機能によって、ＭＳ−Ｗｏｒｄ上でレイアウトの微調整を行なったうえで、プラグインソフトウエアとしての”Ａｄｏｂｅ  Ａｃｒｏｂａｔ”を介してＰＤＦファイルを出力することにより版下を作成する。
尚、適用するＭＳ−Ｗｏｒｄのバージョンについては、レイアウトの調整機能を重視する故に、特にここでは”Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ  Ｗｏｒｄ  ２０００”を採用している。
▲２▼  組版情報をデータ化する。例えばレイアウト情報（添付文書、書式、外字、イメージ（例えば、構造式、剤形図、ロゴ、グラフ、バーコード、絵）など）。
また、レイアウト情報（テンプレート）は組版レイアウトロジックで保持する。よって、自動組版機能により添付文書毎のテンプレートは不要となる。
【００５６】
（３）  情報のデータベース化（一元化）の為には、ＤＴＰ（Ｄｅｓｋ  Ｔｏｐ  Ｐｕｂｌｉｓｈｉｎｇ）機能と連携したデータベースを次のように構築する。
▲１▼  データの版管理（改訂履歴管理）を行なう。このとき、ＤＴＰとリンクしたデータベースシステム５０により、文字、図形情報および書式情報と改訂履歴情報を総合的に一元管理する機能を実現する。文字入力ワークステーション（端末機器）とも連携して改訂履歴情報を管理できる。
▲２▼  共通文言の同時修正（文書内の各項目のグループ化）ができる。
▲３▼  日本語版と英語版との一対一で対応する。
【００５７】
（４）  文書管理の為、次のような文書管理情報をデータベース内に保持する。  ・  添付文書（日本語版、英語版）：  前述の如くに運用する。
・  海外版添付文書：  海外版添付文書機能では、海外版添付文書（ＰＤＦファイル）を海外関係会社改訂日、社内入手日、背景等の管理ファイルを基にして版管理する。
・  国際能書：  国際能書、海外関係会社改訂日、社内入手日、背景等の管理データを英語版国際能書、日本語版国際能書とともに版管理する。
そして、担当者は端末機器から当該データベースをアクセスし、変更項目毎に日本の添付文書への反映要否の判定機能、および判定結果に対する上長の確認機能をサポートする。
【００５８】
（５）  社内チェックプロセス等の進捗管理の電子化を図る。
進捗管理画面にて、改訂作業各ステップでの日付、担当者等の情報を入力する。進捗状況の画面表示、および帳票出力により各改訂作業の進捗程度が一覧で確認できる。即ち、業務実施の確実化できる。
【００５９】
具体的に、当該文書作成管理システムの動作制御について、図７〜図１２を参照しながら説明する。
図７には、その文書作成管理システムのメインルーチンとしての動作手順の概要をフローチャートで表わし、図８には、サブルーチン「版下用の電子ファイル作成」の動作手順の概要をフローチャートで表わしている。
【００６０】
また図９〜図１２には、入力モードにおける画面とその操作手順が示されており、新規の案文作成に関連するテンプレート（対象の項目）入力エディタ画面（編集用専用ワープロの画面）からの変化がわかる。図９が初期画面としての「テンプレート入力画面」であり、図１０が妥当性チェックの結果表示である。更に、図１１が結果表示からテンプレート入力画面へ戻る処を表わし、図１２が添付文書（ＳＧＭＬインスタンス）の自動生成例を表わしている。
【００６１】
実際のオペレーションにおいて、テンプレートを使った入力画面の変化の概要を、図９〜図１２に示す端末機器の画面イメージに沿って説明する。
上述した図７の如くこの文書作成管理システムが起動（ＳＴＡＲＴ）されると、まず最初に前処理として当該システムの初期化を行ない、運用モードの選択入力をオペレータに促す（Ｓ１０）。オペレータの選択入力した運用モードの種類を判定する（Ｓ２０）。詳しくは、文書を新規入力作業する為の新規作成モードか、文書の確認修正作業を行なう為の修正モードか、文書の改訂に伴う内容の更新を行なう為の改訂モードかの何れかを判定して、それぞれ後述するＳ３０、Ｓ５０又はＳ７０へ分岐する。
【００６２】
文書の新規作成モードの場合はＳ３０に分岐し、後で詳述するサブルーチン「版下用の電子ファイルを作成」を実行した後（Ｓ３０）、新規作成された版下用の電子ファイルを指定した新規発注を印刷業者へ発信する（Ｓ４０）。
文書の修正モードの場合はＳ５０に分岐して、依頼された修正項目の再入力をオペレータに促して（Ｓ５０）、再入力された内容を含む修正依頼を業者へ発信する（Ｓ６０）。
文書の改訂モードの場合はＳ７０に分岐し、依頼された改訂項目の再入力をオペレータに促して（Ｓ７０）、再入力された内容を含む改訂印刷を前述同様にその印刷業者へ発信する（Ｓ８０）。
【００６３】
また図８の如く、上記サブルーチン「版下用の電子ファイル作成」（Ｓ３０）は文書作成の新規入力を基本とする制御手順を規定するものであるが、修正項目や改訂項目の入力にも一部共通する手順を含んでいる。
“ＭＳ−Ｗｏｒｄ”が起動され、予め設定された図９に示すような入力用テンプレートを表示して、各入力項目の空欄に文字入力するようにオペレータに促す。その入力がなされると、当該管理システムの自動組版エンジン１０は、所定の変換定義ファイルや変換定義テーブルを参照しながら、必要に応じた所定のファイル形式への変換を行ないながら、その入力内容を一旦受け付ける（Ｓ３１）。
【００６４】
続いてその入力内容の妥当性チェックが図１０に示す画面表示と同時に行なわれる（Ｓ３２）。そして、その入力内容が妥当であると認定されるまで、簡易パース的な編集作業（即ち、パーサ（文書の文法構造を分析するソフトウエア）による作業動作）を繰り返す。つまり、妥当性のチェック結果の画面と文書の編集画面とが図１１のように表示され、処理の推移に従って編集位置にカーソルが矢印の示す如く進む。詳しくはジャンプボタンがクリックされると、当該編集位置にジャンプするように設定されている。
【００６５】
対応するデータベースを参照しながら、編集領域に一連の文書として組み立てられていく。図１２の表示画面のように各種のタグが適宜加えられて編集され、自動作成される。もしエラーが無ければ、例えばＳＧＭＬファイル形式などで変換され保存されて、一連の添付文書が完成する（Ｓ３３）。
その後、ＳＧＭＬファイル形式のＤＢファイルへＳＧＭＬインスタンスとして書き込まれて保存される。同様に、ＰＤＦ形式のＤＢファイルへも書き込まれて、これは版下用文書として保存される（Ｓ３４）。このＰＤＦ形式のファイル作成の際には、例えばプラグインソフトウエアとしての”Ａｃｒｏｂａｔ−Ｄｉｓｔｉｌｌｅｒ”を利用してもよい。
【００６６】
なお、一旦保存された後であっても、既存のパーサ等を利用すれば添付文書の最終チェックは可能である。
また、例示のＳＧＭＬファイル形式以外の文書にも上述同様にして変換され、所望するファイル形式（例えばＨＴＭＬ、ＸＭＬおよびＸＨＴＭＬ等）の文書となる。
【００６７】
先に参照した図９〜図１２のように移行する画面展開の結果、当該文書作成管理システムの入力操作によっては、次のような作用と効果が得られる。即ち、
・  担当者であるオペレータは、難しいＳＧＭＬの知識を必要としない。
・  ＭＳ−Ｗｏｒｄのテンプレート表の空欄に文字を入力するだけで、例えば図１２に示す如くの「ＳＧＭＬインスタンス」を自動生成できる。
・  上付き文字等の修飾タグも、ＭＳ−Ｗｏｒｄの編集機能がそのまま変換してくれる。即ち、印刷物と同様のレイアウト処理が可能で、ＳＧＭＬと印刷物間でのデータ運用が可能になる。
・  正しい位置での文字入力を自動検証できる。
・  所定のデータ修飾が完了すれば、自動で印刷レイアウト組版し、そのままインターネットを介して印刷会社（業者）に発注が可能となる。
【００６８】
なお、図１３（ａ）にはデータ形式の変換処理に係わるファイルやテーブルを示し、図１３（ｂ）には妥当性チェック項目の例を示す。ここでは一例としてＳＧＭＬ変換処理及び妥当性チェックについて説明する。
変換処理自体は図１３（ａ）に例示の如く、例えばＷＯＲＤ文書をＳＧＭＬなどのデータ形式の異なる文書に変換する為の所定のアルゴリズムに従って各種テーブルの参照に基づき実行される。ここではＳＧＭＬ変換の場合について例示する。
【００６９】
クライアントによる文書入力が行われると、自動組版エンジン１０を構成するコンバータ／パース１１は、自動的にその文書の構造を解析し変換する為、変換定義ファイル３０を読み出して、これから変換しようとする一連の文書のデータ形式の定義について参照し特定する。
【００７０】
また、実体参照テーブルを参照して、入力文書を運用実体に即した文字列に変換する。
同時に、文字属性関連付けテーブルを参照して、その文書内の文字列の属性をそのデータ属性とを関連付けながら、目的とするデータ形式の文字列に変換していく。尚、このようなＳＧＭＬ変換のほか、ＸＭＬ変換／ＨＴＭＬ変換／ＸＨＴＭＬ変換なども同様に行なうものとする。
【００７１】
また、個々の入力された項目に関する妥当性チェックも図１３（ｂ）に例示の項目ごとに行ない、もし不当な項目上の入力エラーがあれば、該当するエラーメッセージを表示して当該クライアントに注意を促すようになっている。
【００７２】
このようにして、クライアント自体の運用実体に即した文書を含む例えばＳＧＭＬ形式の文書データが生成される。
【００７３】
なお、ＸＭＬ変換／ＨＴＭＬ変換において、特にＨＴＭＬ形式データをＸＭＬ形式のデータに変換するに際しては、ＸＭＬ変換・表示ツール群（ＸＭＬコンバータ，ＣＳＳ）、ＸＳＬＴ，ＸＭＬパーサ，ＤＯＭ等を利用してよい。また、インターネットのｈｔｔｐの送受信機能を利用すれば、そのままの形式でサーバへ送ってから、そのサーバ側の豊富なツールを駆使して所望の形式に変換してもよい。その他、変換する言語の種類によってサポートされるサブセットツールを利用して変換してもよい。
【００７４】
以上説明したように、本実施形態の文書作成管理システムは、インターネット（ＮＥＴ）及びデータベース（ＤＢ）を用いて、複数のクライアントとの情報交換や電子取引などに用いる文書を取り扱う。ここでは特に、製品に添付する添付文書を作成する為には、主に次の各ステップから構成されていると云える。すなわち、新しい内容の添付文書の入力を促す文書入力ステップと、当該データベースから既存の内容の文書（既存文書）を読み込むステップと、所定のファイル形式に基づき、上記添付文書を当該インターネット上で共有できる記述言語に逐次変換する文書変換ステップと、変換された添付文書および、当該データベース内の利用可能な既存文書（リソース）を取り込んで編集する文書編集ステップと、仮出力された文書（校正刷り：ゲラ）を校正する文書校正ステップと、作成された上記文書ファイルを、当該インターネットを介して所定のクライアントへ配信する文書配信ステップと、を有する添付文書作成の管理の方法を提供している。
【００７５】
ここで、当該管理システムで実現する事項（業務実施確実化、システム連携、セキュリティ）から見た当該システムの概要について列挙する。
まず、当該管理システムによる作業短縮化に寄与する機能としては次のものが挙げられる。
・  添付情報改訂を案件管理する。（即ち、添付文書情報と改訂履歴を一元管理し、案件の発生から完了までの改訂作業の経過情報を管理する）。
・  添付文書作成の自動化：（即ち、レビュー用ドラフト文書（Ｗｏｒｄ）の自動作成により省力化する）。コンテンツ分のレイアウトにて、「最適化ロジック」による自動組版機能により版下の微調整作業を最小限にし、版下作成作業の大幅な省力化を実現する。
そのため例えば、自動組版後の微調整作業は、”ＭＳ−Ｗｏｒｄ”上で行ない、各コンテンツデータは専用のエディタ１２で編集する。これによりユーザ側では特別なスキルは不要となる。
【００７６】
・  Ｗｅｂ公開用添付文書および履歴情報（改訂理由等）の自動生成を行ない、印刷期間を待たずに最新の添付文書情報を現場（閲覧・編集する部署）に提供できる。
・  データの履歴管理は、文書のブロック単位で行なう。
・  コンテンツを格納蓄積するデータベースは各構成要素をリンクさせた形態で構築する。これにより共通の文言は同時修正される。
・  各構成要素のリンク情報を使用した検索機能の実装により効率化できる。
【００７７】
次に、図１４〜図１７には、文書の改訂に関連する画面変化を示しており、改訂モードにおける画面とその操作手順がわかる。
図１４が改訂内容の追加／修正の画面であり、図１５は改訂済み文書と改訂連絡の画面である。また図１６が改訂作業結果の出力画面であり、図１７は改訂案件の状況確認画面である。
【００７８】
文書の改訂モードの場合（図７のＳ７０）、オペレータが改訂項目を入力すると、図１４に例示の如く、案件Ｎｏに基づいて「改訂」を必要とする添付文書を確定した後、その対象となる添付文書の改訂対象ブロックに、新規要素となる内容の追加または、既存要素の内容修正を行なう。この時、改訂年月日が更新される。またこの時、図１５の如く改訂済みの添付文書データと共に、改訂連絡データを所定のファイル形式で出力する。
【００７９】
つまり、添付文書項目定義の画面で、各ブロックに文書要素を追加する（図１６の▲１▼参照）。また、添付文書作成の画面で、定義済みの添付文書および改訂連絡を始めとする連絡文書を各ファイル形式で出力する（図１６の▲２▼参照）。
さらに当該管理システムでは、添付文書の改訂案件を、図１７の如くの添付文書改訂案件一覧表にて確認表示できるように設定されている。
【００８０】
このように本実施形態によれば、まず、簡単操作によって文書のＳＧＭＬ化が可能となる。即ち、必要条件に対応した文書（ＳＧＭＬインスタンス）を簡単操作で作成できる。
簡単操作によって自動組版ができる。即ち、条件に基づきＳＧＭＬ形式で作成する労力の軽減と自動化ができる。
【００８１】
ＳＧＭＬや自動変換によってＨＴＭＬ、ＸＭＬ又はＸＨＴＭＬへ簡単に変換すること。即ち、従来言語で記述されたデジタル情報を新しいＸＭＬ等へ変換できる。
さらに、文書をＸＭＬ等のＤＢにて効率的に管理すること。即ち、ＤＢによる管理で、効率的な管理と情報流通を可能にする。
【００８２】
つまりインターネット上で本発明の当該管理システムを利用することで、複数種類の文書形式（業界文書規格）にそれぞれ適合するように各文書形式が迅速に自動変換され編集・校正できる。その結果、各クライアントのブラウザ端末における相違のない適合文書形式にて電子取引ができるようになる。
【００８３】
以上のように実施することで、当該管理システムを運用するクライアントは、
（案件発生）：レビュー  →  案文決定  →  印刷発注  →  印刷完了：（案件完了）
部内作業  ―→  版下修正  ―→  印刷  ―→  ＭＲによる配布
よって、従来の作業に比べて短縮化が図れると共に、異なる業界間においても電子取引の拡大化が図れる。
【００８４】
Ｗｅｂ公開用添付文書の新規作成のほか、改訂を含む文書履歴情報（改訂理由等）を自動生成できるようになる。そして、日々刻々、変化する関連情報（医薬情報）を即座に添付文書の内容に反映させることができる。
【００８５】
その他、当該管理システムのメリットとして、次のようなセキュリティ及び進捗管理の向上が挙げられる。
・  マルチユーザサポートを提供する為、次の如くセキュリティ強化を図る。ログイン時のユーザ認証（ログイン認証）を行なう。業務の各ステップ毎に上長が確認入力を行なうことで、確認者（上長）承認する。当該ステップまでのデータをロック（データロック）する（例えば、文書の最小構成単位でデータアクセスを排他制御する）ことで、取り扱うデータのセキュリティを確実に実行する。
【００８６】
・  業務実施の確実化の為には、業務の社内チェックプロセスの電子化を図る。そして、進捗管理情報ファイルを基にした進捗状況表示機能により、処理のもれ等を防止することができる。
【００８７】
（変形例）
上述の実施形態は次のように変形実施してもよい。例えば、
添付文書はその他にも、例えばカタログ、取扱い説明書あるいは注意事項説明書などでも同様に適用してよい。
【００８８】
（その他の変形例）
尚、例示した実施形態では、医薬分野を一例としたが、本発明はそれ以外の分野にも同様に適用できることは勿論である。
また、運用される業界も製薬会社に限らず、種々の業界の事情に合わせて変形実施してもよい。
参考としては、出版社と印刷会社間における「オンデマンド出版」および絶版本や復刻本の扱い方法などが、同類の適用例として考えられる。
このほかにも、本発明の要旨を逸脱しない範囲で種々の変形実施が可能である。
【００８９】
以上、実施形態に基づき説明したが、本明細書中には次の発明が含まれる。
（ａ）  社内ＬＡＮやインターネット等のネットワークに接続して通信可能な端末機器（ワークステーション）と、このワークステーションからアクセス可能なデータベースと、上記ワークステーションで利用される新しい内容の（添付）文書の入力を促す文書入力機能を有するワードプロセッサと、上記データベースから既存の内容の文書（既存文書）を読み込み、上記入力された文書を所定のファイル形式に基づき、当該インターネット上で共有できる記述言語に逐次変換する文書変換（コンバータ）と、上記変換された文書を所定の形式の文書ファイル形式に編集するエディタと、当該インターネットを介して入手したその他の最新情報を参照可能に管理蓄積するサブシステム（サブコンピュータ：副作用情報管理システム）と、を具備することを特徴とする文書作成管理システムを提供できる。
【００９０】
（ｂ）  上記データベースは、ＳＧＭＬという文書形式のＤＢファイルと、製品に関する種々の情報を関連付けて格納管理するＤＢファイルと、から構成されることを特徴とする（ａ）に記載の文書作成管理システムを提供できる。
（ｃ）  上記コンバータは、ＳＧＭＬ、好ましくはＸＭＬを始めとする最新の記述言語の文書形式に変換することを特徴とする（ａ）又は（ｂ）の何れかに記載の文書作成管理システムを提供できる。
【００９１】
ネットワーク（インターネット）上でこの添付文書管理システムを利用することにより、逐次改訂される（例えば医薬）分野専門情報の迅速な配布を図り、改訂作業を改善して情報提供などの業務の効率化に寄与すると共に、緊急を要する最新情報を迅速かつ正確に取引相手（クライアント）側に提供する等の社会的な責任をも果たすことができる。
また、作成期間の短縮化ができる。例えば企業間における動的で双方向の電子取引（連絡、発注、受注、改訂など）が自動化でき、迅速で確実な取引が可能となる。
【００９２】
【発明の効果】
以上に説明したように本発明によれば、データベースとインターネット等のネットワークを利用し、この文書作成管理システム（装置及び方法）を日常業務に活用することで、製品に係わる会社（部署、担当等）の各端末における異なる複数種類の文書形式にそれぞれ適合するように、各文書の形式を迅速に変換可能な文書作成管理ができるシステムを提供することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】図１は、一実施形態として本発明の文書作成管理システムがネット上に構築された場合の概要を示すシステム構成図。
【図２】図２は、この文書作成管理システムにおける文書作成作業とその際の情報の流れを示すシステムデータフローチャート。
【図３】図３は、この文書作成管理システムの運用形態を示し、印刷物の版下作成から業者への発注およびその後の改訂作業までの流れを示す工程図。
【図４】図４は、当該管理システムの構成例と取り扱う文書を示すブロック構成図。
【図５】図５は、文書改訂作業とその際の情報の流れを示すシステムデータフローチャート。
【図６】図６は、当該管理システムを適用した業務の全体の運用形態を概略的に示す遷移図。
【図７】図７は、当該文書作成管理システムのメインルーチンとしての動作手順の概要を表わすフローチャート。
【図８】図８は、サブルーチン「版下用の電子ファイル作成」の動作手順の概要を表わすフローチャート。
【図９】図９は入力モード時のテンプレート画面を示す説明図。
【図１０】図１０は入力モード時の妥当性チェック画面を示す説明図。
【図１１】図１１は、入力モード時の妥当性チェック結果の画面を示す説明図。
【図１２】図１２は、入力モード時の自動生成された添付文書表示する画面の説明図。
【図１３】図１３（ａ），（ｂ）は変換処理と妥当性チェックの概要示し、
（ａ）は変換に係わるファイルやテーブルを示す説明図、
（ｂ）は妥当性チェック項目の例を示す一覧表。
【図１４】図１４は、改訂モード時の追加・修正内容を表示する画面の説明図。
【図１５】図１５は、改訂モード時の改訂済み内容と、その改訂連絡の内容を表示する画面の説明図。
【図１６】図１６は、改訂モード時の改訂済み内容とその改訂連絡の内容を同一画面に表示する画面の説明図。
【図１７】図１７は、一覧表示する改訂案件状況確認画面の説明図。
【符号の説明】
１０…自動組版エンジン（コンバータ／エディタ）、
１１…コンバータ／自動構造解析部（パース）、
１１ａ…ＲＴＦ変換部、
１１ｂ…ＤＴＤ関連付け部、
１１ｃ…ＳＧＭＬ／ＸＭＬ変換部、
１２…エディタ、
２０…文書ファイル（添付文書・連絡文書）、
３０…変換定義ファイル、
４０…サブシステム（Ｃｌｉｎｉｃａｌ  Ｗｏｒｋｓ）、
５０…データベースシステム（文書要素ＤＢシステム）、
６０…改訂履歴情報ファイル、
７０…進捗管理情報ファイル、
８０…妥当性チェック部。
Ｓ１０〜Ｓ８０…文書作成管理の処理手順（メインルーチン）、
Ｓ３１〜Ｓ３４…版下用電子ファイル作成手順（サブルーチン）。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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