(57)【要約】【課題】電子的な文書回覧システムにおいて、文書の決裁者が、決裁権限を委譲した時、権限委譲が行われたことを、関係者が認識でき、かつ、処理依頼を適切な決裁者に通知できる電子文書回覧システムを提供する。【解決手段】電子的に文書を稟議決裁するシステムでは、予め、電子文書を回覧する決裁経路を設定する。電子文書の作成者が、文書作成後、承認や決裁を依頼する回覧者または決裁者を一人選択する（ステップＳ２）。選択した人が、権限委譲前の決裁者かどうか判断する（ステップＳ３）。権限委譲前の決裁者である場合は、権限委譲前の決裁者であることを示す識別表示、例えば、“専決”という識別表示を、前記権限委譲前の決裁者名とともに、決裁経路に設定する（ステップＳ４）。後で行う処理のため、権限委譲のあった文書であることがわかるよう“専決案件フラグ”を設定する（ステップＳ５）。【選択図】　　　　図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
グループウェアが稼働するサーバおよび複数のクライアントＰＣ、電子稟議決裁文書を保存管理するための文書保存管理装置、および、紙への出力を行う印刷装置から構成され、それらがネットワークに接続されるシステム上で、前記グループウェアにより作成される電子稟議決裁文書を、前記グループウェアを用いて、前記クライアントＰＣを操作する文書の作成者、文書の承認を行なう回覧者、および、文書の決裁を行なう決裁者に、電子的に回覧し、電子的な稟議決裁処理を行う電子文書回覧システムであって、前記グループウェアに含まれる電子メールを用いて、前記回覧者や前記決裁者に、前記電子稟議決裁文書に設定した稟議決裁経路順に、前記稟議決裁文書を回覧する電子文書回覧システムにおいて、前記決裁者の権限委譲があった時、前記電子稟議決裁文書の前記稟議決裁経路に、権限委譲後の決裁者、および、権限委譲前の決裁者であることを示す識別表示を付した該権限委譲前の決裁者を設定できることを特徴とする電子文書回覧システム。
【請求項２】
決裁者の権限委譲があった時、前記電子稟議決裁文書の決裁欄に、権限委譲のあった文書であることを示す識別表示を設定することを特徴とする請求項１記載の電子文書回覧システム。
【請求項３】
決裁者の権限委譲があった時、前記文書保存管理装置内の文書管理台帳に、権限委譲のあった文書には、権限委譲のあったことを示す識別表示を設定することを特徴とする請求項１または２記載の電子文書回覧システム。
【請求項４】
決裁者の権限委譲があった時、前記電子稟議決裁文書の承認又は決裁を依頼する電子メールに、権限委譲した旨の文言を記入することを特徴とする請求項１ないし３のいずれか１に記載の電子文書回覧システム。
【請求項５】
前記権限委譲前の決裁者に、決裁を依頼する電子メールを送信しないことを特徴とする請求項４記載の電子文書回覧システム。
【請求項６】
前記権限委譲後の決裁者が、前記電子稟議決裁文書の決裁を行った旨を、前記権限委譲前の決裁者に通知するための電子メールを作成し、送信することを特徴とする請求項５記載の電子文書回覧システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子文書回覧システム、より詳細には、文書の決裁者が権限委譲により、他の決裁者に替わった時、権限委譲が行われたことを関係者が認識でき、また、権限委譲後の処理依頼を適切な決裁者に通知できる電子文書回覧システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、電子メールを含むグループウェア環境の普及により、文書の作成者により作成された電子文書が、ネットワークを介して電子的に回覧され、電子的な稟議決裁処理が行われるようになった。
【０００３】
図１５は、このような電子的な稟議決裁処理に用いられる電子文書回覧システムの一般的なシステム構成図で、図中、１はグループウェアサーバ、２から６はクライアントＰＣ、７は文書保存管理装置、８は出力装置、９はそれらの機器が接続されるネットワークである。
【０００４】
図１６は、電子文書の電子回覧フローで、クライアントＰＣ２から６が、それぞれ、電子稟議決裁文書の作成者、承認を行う回覧者、決裁権限を持った決裁者等に提供されている。また、前記電子稟議決裁文書を、順次回覧し、承認や決裁を受けるため、次の回覧者や決裁者への通知が、電子メールにより行われることを示している。処理を依頼する電子メールの通知は、前記作成者が、各文書内に設定した稟議決裁経路に従い、それぞれの回覧者や決裁者の処理終了後、順次次の回覧者や決裁者に送信される。
【０００５】
しかし、回覧する回覧者や決裁者が不在であったり、回覧する文書の種類が異なったりすると、文書の回覧が滞り、時間的なロスが発生し、効率の悪い電子文書回覧システムとなってしまうことがある。
【０００６】
特開平１０−２３２９０１号公報には、決裁者以外の回覧者への回覧とは独立に、決裁者へ回覧する手段を採用し、回覧者不在時の時間的なロスを低減した電子文書回覧方法が開示されている。
【０００７】
また、特開２００２−２４４９９号公報には、文書の種類により、順次に回覧する経路とするか、同時に回覧する経路とするか、選択可能とする手段を採用し、効率の良い回覧経路を選択できる電子文書回覧装置が開示されている。
【０００８】
【発明が解決しようとする課題】
決裁者が出張等で不在になり、すぐに決裁できない場合、代理の決裁者に決裁の権限を委譲し、決裁の遅れを防止することは、通常の企業で良く用いられる方法である。しかし、現在用いられている電子文書回覧システムでは、文書の決裁権限が委譲されたかどうか、決裁文書の決裁の権限委譲が誰から誰に行なわれたのかわからない、権限委譲前の決裁者に不要な決裁依頼が通知される、どれだけの権限委譲がどの文書に対して行われたのかわからない等の問題が発生する。しかし、前記２つの従来技術は、これらの問題の解決手段を示していない。
【０００９】
本発明は、電子文書回覧システムにおいて、電子稟議決裁文書の決裁者が権限委譲により、代理の決裁者に移った時、権限委譲前後の決裁者が誰であったかがわかるようにすると同時に、権限委譲のあったことがわかるようにするという課題を解決することを目的とする。
【００１０】
また、本発明は、前記権限委譲前の決裁者への決裁依頼の通知を抑止し、さらに、前記権限委譲後の決裁者により決裁が行われたことを、前記権限委譲前の決裁者に通知するという課題を解決することを目的とする。
【００１１】
【課題を解決するための手段】
請求項１の発明は、グループウェアが稼働するサーバおよび複数のクライアントＰＣ、電子稟議決裁文書を保存管理するための文書保存管理装置、および、紙への出力を行う印刷装置から構成され、それらがネットワークに接続されるシステム上で、前記グループウェアにより作成される電子稟議決裁文書を、前記グループウェアを用いて、前記クライアントＰＣを操作する文書の作成者、文書の承認を行なう回覧者、および、文書の決裁を行なう決裁者に、電子的に回覧し、電子的な稟議決裁処理を行う電子文書回覧システムであって、前記グループウェアに含まれる電子メールを用いて、前記回覧者や前記決裁者に、前記電子稟議決裁文書に設定した稟議決裁経路順に、前記稟議決裁文書を回覧する電子文書回覧システムにおいて、前記決裁者の権限委譲があった時、前記電子稟議決裁文書の前記稟議決裁経路に、権限委譲後の決裁者、および、権限委譲前の決裁者であることを示す識別表示を付した該権限委譲前の決裁者を設定できることを特徴とする。
【００１２】
請求項２の発明は、請求項１の発明において、決裁者の権限委譲があった時、前記電子稟議決裁文書の決裁欄に、権限委譲のあった文書であることを示す識別表示を設定することを特徴とする。
【００１３】
請求項３の発明は、請求項１または請求項２の発明において、決裁者の権限委譲があった時、前記文書保存管理装置内の文書管理台帳に、権限委譲のあった文書には、権限委譲のあったことを示す識別表示を設定することを特徴とする。
【００１４】
請求項４の発明は、請求項１ないし請求項３のいずれか１の発明において、決裁者の権限委譲があった時、前記電子稟議決裁文書の承認または決裁を依頼する電子メールに、権限委譲した旨の文言を記入することを特徴とする。
【００１５】
請求項５の発明は、請求項４の発明において、前記権限委譲前の決裁者に、決済を依頼する電子メールを送信しないことを特徴とする。
【００１６】
請求項６の発明は、請求項５の発明において、権限委譲後の決裁者が、前記電子稟議決裁文書の決裁を行った旨を、前記権限委譲前の決裁者に通知するための電子メールを作成し、送信することを特徴とする。
【００１７】
【発明の実施の形態】
図１は、本発明の一実施例を説明するための電子文書のフォーマット構成図で、電子稟議決裁文書１０は、文書番号、件名等の書誌情報１１、承認や決裁を行った承認者や決裁者を示す決裁欄１２、文書の作成者が、文書を回覧する回覧者および決裁者を設定する決裁経路設定欄１３、電子文書実体１５を添付する添付欄１４より構成されている。前記決裁経路設定欄１３内に示される追加ボタンおよび削除ボタンを操作（クリック）すると、後述するユーザ選択ダイアログが表示される。該ユーザ選択ダイアログで、回覧者や決裁者を追加したり、削除することが出来、操作結果が前記決裁経路設定欄１３に表示される。
【００１８】
図２は、請求項１の発明を説明をするためのフローチャートで、同図は電子稟議決裁経路の設定の手順を示し、図３及び図４は対応する操作表示画面上の図である。まず、図３及び図４について説明する。図３（Ａ）は、前記ユーザ選択ダイアログを表示するための追加ボタンの位置を示している。図３（Ｂ）は、前記ユーザ選択ダイアログ２０で、左側のユーザ名一覧表から一人選択して、中央部分にある追加ボタン、削除ボタン、あるいは、権限委譲があったことを示す識別表示“専決”をもつ専決ボタンを押下（クリック）すると、前記選択結果が、右側の経路リストに示される。以下、各図中の識別表示“専決”は、権限委譲のあったことを示し、専決者あるいは専決ユーザは、権限委譲前の決裁者であることを示し、また、人名の前に“専決”が付される時は、権限委譲前の決裁者であることを示す。図３（Ｃ）は、専決ボタンにより、専決ユーザを、つまり、権限委譲前の決裁者を追加する場面である。図４（Ｄ）は、ユーザ選択が終了し、前記ユーザ選択ダイアログ２０を終了するために使用するＯＫボタンを示している。図４（Ｅ）は、ユーザ選択結果が、前記決裁経路設定欄１３に設定されたことを示している。
【００１９】
次に、図３及び図４に対応する手順を図２で説明する。ステップＳ１で、前記ユーザ選択ダイアログ２０を表示するため、前記決裁経路設定欄１３の追加ボタンを押下する。ステップＳ２で、回覧するユーザを選択する。ステップＳ３で選択したユーザが専決者、つまり、権限委譲前の決裁者かどうか判断し、専決者の場合は、ステップＳ４で識別表示“専決”を付加して選択したユーザ名を、前記決裁経路設定欄１３に設定し、ステップＳ５で、後で、権限委譲のあったことがわかるようにするためのフラグ、つまり、専決案件フラグを設定した後、ステップＳ６へ進む。ステップＳ３で、選択したユーザが、専決者でない場合は、ステップＳ８で、選択したユーザ名のみ前記決裁経路設定欄１３に設定する。ステップＳ６で、ユーザの選択が終了したかどうか判断する。まだ終了していない時は、ステップＳ２に戻る。終了していれば、ステップＳ７で、前記ユーザ選択ダイアログ２０を終了することにより、入力された稟議決裁経路を保存した後、処理が終了する。本実施例では、前記決裁経路設定欄１３の最終者を決裁者としているが、権限委譲があった場合、最終者は、権限委譲前の決裁者で、“専決”という識別表示を付加し、判別できるようにしている。この時、最終者の一つ前のユーザが権限委譲後の決裁者となる。
【００２０】
図５は、請求項２の発明を説明するためのフローチャートで、同図は、電子稟議決裁経路の設定手順を示し、図６は、対応する操作表示画面上の図である。図５の手順は、一部を除き、図２の手順と同じである。差があるのは、ステップＳ２４の処理が追加されていることである。ステップ２４で、決裁欄に、権限委譲の文書であったことを示す識別表示を設定する。本実施例では、識別表示“専決”を付加した権限委譲前の決裁者、つまり、専決者である選択ユーザ名を前記決裁欄に設定しており、図６（Ｂ）では、決裁経路設定欄１３と決裁欄１２に、専決者を設定したことが示されている。
【００２１】
図７は、請求項３の発明を説明するためのフローチャートで、同図は前記文書保存管理装置の中にある文書管理台帳に、権限委譲のあった識別表示を設定するフローチャートである。ステップＳ４０で、権限委譲があったかどうか、前記専決案件フラグをチェックし、フラグが有る場合は、ステップＳ４１で、前記文書管理台帳の該当文書の欄に、権限委譲のあったことを示す識別表示、つまり、“専決”という情報（識別表示）を設定して終了する。
【００２２】
図８は、図７に対応するデータベースと操作表示画面上の図である。電子稟議決裁文書１０の中にある承認依頼ボタンが押下された時、作成された電子稟議決裁文書が、前記文書保存管理装置内の文書管理データベース３０に保存される。さらに、前記文書保存管理装置内の文書台帳データベース３１に、前記電子稟議決裁文書１０の書誌情報１１が保存される。この時、前述した図７のフローチャートの処理が行なわれ、現在処理している電子稟議決裁文書が、権限委譲されている場合、文書台帳データベース３１内の前記文書管理台帳に、“専決”が設定される。文書管理台帳表示画面４０には、その例が示されており、例えば、文書番号“文書０３”の文書は、右側の対応する欄に“専決”と設定されている。
【００２３】
図９は、請求項４の発明を説明するためのフローチャートで、同図は、権限委譲のあることを、承認や決裁を依頼する電子メールに記入する手順を示すフローチャートであり、図１０は、図９に対応する操作表示画面上の図である。図１０（Ａ）において、文書の作成者が、承認や決裁を依頼するための承認依頼ボタンを押下すると、図９のステップＳ５０で、権限委譲があったかどうか、前記専決案件フラグによってチェックする。フラグが有ると、ステップ５１で、図１０（Ｂ）の電子メール表示画面５０の例に示すように、権限委譲のある案件である旨、つまり、“なお、本案件は専決対象です。”と記入され、図９のステップＳ５２で、電子メールが送信される。
【００２４】
図１１は、請求項５の発明を説明するためのフローチャートで、同図は、権限委譲前の決裁者への依頼の電子メールを抑止する手順を示すフローチャートである。図１２は、図１１に対応する操作表示画面上の図である。各回覧者や決裁者が承認や決裁のため、図１２内の承認ボタンを押下すると、決裁欄１２に処理履歴が設定された後、図１１の処理が行われる。ステップＳ６０で、次の回覧者または決裁者が有るかチェックし、なければ終了する。有ればステップＳ６１に進み、次に承認または決裁を依頼する回覧者や決裁者が、決裁経路の最終者かどうかチェックする。最終者でない場合は、ステップＳ６３で、次の回覧者または決裁者に、依頼の電子メールが送信される。最終者の場合は、ステップＳ６２で、権限委譲があるかどうか、前記専決案件フラグでチェックし、専決案件フラグ有りの場合は、最終者が権限委譲前の決裁者であり、ステップＳ６３の電子メールの送信は行なわず終了する。
【００２５】
図１３は、請求項６の発明を説明するためのフローチャートで、同図は、権限委譲後の決裁者が決裁を行った時に、権限委譲前の決裁者に、決裁が行われたことを通知するための電子メールを作成し送信するフローチャートであり、図１４は、図１３に対応する操作表示画面上の図である。図１３に示すフローチャートは図１１に示すフローチャートとほぼ同じで、相違点は、決裁者が権限委譲後の人である場合、追加されたステップＳ７４で、図１４（Ｂ）の電子メール表示画面５０の例に示される電子メールが作成され、決裁経路の最終者、つまり、権限委譲前の決裁者に、前記電子メールが送信されることである。
【００２６】
【発明の効果】
請求項１ないし請求項４の発明によれば、稟議決裁されている文書に対する決裁権限が、誰から誰に権限委譲されているか、作成者以外の人にも容易に判断可能となる。これにより、作成者が設定した稟議決裁経路全体の確認ができ、その正当性の判断が可能となる。
【００２７】
請求項５の発明によれば、稟議決裁経路に設定された権限委譲前の決裁者に、不要な審議決裁処理依頼が通知されない。
【００２８】
請求項６の発明によれば、権限委譲前の決裁者が、自分が決裁処理を行った文書と権限委譲により決裁処理が行われた文書を明確に把握することができる。これにより、誤った権限委譲が行われていないかどうかの確認が容易に可能となり、また、誤った権限委譲により決裁された文書の傾向を分析することにより、決裁システムの見直しが可能になる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施例を説明するための電子文書のフォーマット構成図である。
【図２】請求項１の発明を説明するためのフローチャートである。
【図３】請求項１の発明を説明するための操作表示画面上の図である。
【図４】請求項１の発明を説明するための操作表示画面上の図である。
【図５】請求項２の発明を説明するためのフローチャートである。
【図６】請求項２の発明を説明するための操作表示画面上の図である。
【図７】請求項３の発明を説明するためのフローチャートである。
【図８】請求項３の発明を説明するためのデータベースと操作表示画面上の図である。
【図９】請求項４の発明を説明するためのフローチャートである。
【図１０】請求項４の発明を説明するための操作表示画面上の図である。
【図１１】請求項５の発明を説明するためのフローチャートである。
【図１２】請求項５の発明を説明するための操作表示画面上の図である。
【図１３】請求項６の発明を説明するためのフローチャートである。
【図１４】請求項６の発明を説明するための操作表示画面上の図である。
【図１５】電子文書回覧システムの一般的なシステム構成図である。
【図１６】電子文書の電子回覧フローを示す図である。
【符号の説明】
１…グループウェアサーバ、２〜６…クライアントＰＣ、７…文書保存管理装置、８…出力装置、９…ネットワーク、１０…電子稟議決裁文書、１１…書誌情報、１２…決裁欄、１３…決裁経路設定欄、１４…添付欄、１５…電子文書実体、２０…ユーザ選択ダイアログ、３０…文書管理データベース、３１…文書台帳データベース、４０…文書管理台帳表示画面、５０…電子メール表示画面。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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