(57)【要約】【課題】個別受注生産品の仕様が決まった段階で予め定められたプロセスに従って見積書と仕様書を作成する文書作成装置および文書作成方法を提供する。【解決手段】受注生産品の仕様が記録された仕様情報１１が入力されると、基本構成作成部２は基本構成表データベース６に記録された受注生産品の基本構成を読み込み、受注生産品の製品構成を作成し、あわせて部品毎の説明文書と単価情報を部品マスタデータベース７とドキュメントデータベース８から読み込む。見積書作成部３は、製品構成等と見積書雛型データベース９に記録された見積書の雛型から見積書を作成し、また、仕様書作成部４は、製品構成等と仕様書雛型データベース１０に記録された仕様書の雛型から仕様書を作成する。【選択図】　　　図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
受注生産品の基本構成情報を記録した基本構成データベースと、
前記受注生産品を構成可能な部品毎に説明文書と単価情報を記録した部品情報データベースと、
見積書および仕様書の雛型を記録した雛型データベースと、
前記受注生産品の構成部品を記録した仕様情報を読み込み、前記仕様情報と前記基本構成データベースに記録された前記基本構成情報とから前記受注生産品の製品構成情報を作成する製品構成情報作成手段と、
前記製品構成情報と、前記部品情報データベースに記録された前記単価情報と、前記雛型データベースに記録された前記見積書の雛型とを用いて見積書を作成する見積書作成手段と、
前記製品構成情報と、前記部品情報データベースに記録された前記説明文書と、前記雛型データベースに記録された前記仕様書の雛型とを用いて仕様書を作成する仕様書作成手段と、
を備えることを特徴とする文書作成装置。
【請求項２】
前記仕様情報、前記基本構成情報、および前記受注生産品の製品構成情報はマークアップ言語で記述されることを特徴とする請求項１に記載の文書作成装置。
【請求項３】
受注生産品の構成部品を記録した仕様情報を読み込む工程と、
受注生産品の基本構成情報が記録されたデータベースから受注生産品の基本構成情報を抽出し、前記仕様情報と前記基本構成情報とから前記受注生産品の製品構成情報を作成する製品構成情報作成工程と、
前記受注生産品を構成可能な部品毎に単価情報が記録されたデータベースから、当該受注生産品を構成する部品毎の単価を抽出する工程と、
前記製品構成情報と前記単価と前記見積書の雛型とを用いて見積書を作成する見積書作成工程と、
前記受注生産品を構成可能な部品毎に説明文書が記録されたデータベースから、当該受注生産品を構成する部品毎の説明文書を抽出する工程と、
前記製品構成情報と前記説明文書と前記仕様書の雛型とを用いて仕様書を作成する仕様書作成工程と、
を有することを特徴とする文書作成方法。
【請求項４】
前記仕様情報、前記基本構成情報、および前記受注生産品の製品構成情報はマークアップ言語で記述されることを特徴とする請求項３に記載の文書作成方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、個別受注生産品の仕様が決まった段階で予め定められたプロセスに従って見積書と仕様書を作成する文書作成装置および文書作成方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、個別受注生産品を製造している企業においては、見積書は、顧客の要求仕様項目に沿って見積項目を設定し、それぞれに個別に積算し、その積算値を見積金額として作成されており、表計算ソフト等によって金額計算の自動化は行われている。
【０００３】
また、見積仕様書や納入仕様書は、顧客の要求仕様項目に沿って見積仕様、または納入仕様を設定し、個別に記述されており、ワープロ等を用いることによって文書を流用することは行われている。
【０００４】
また、製品構成表は、顧客の要求仕様項目に沿って設計仕様を検討し、個別に機能単位をまとめ、それを細分化することによって作成されている。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、従来の各書類の作成方法では、下記のような問題点があった。
【０００６】
まず、見積書を作成する際には、案件毎に個別に検討するため、書類作成に多大な時間を要していた。また、過去に類似の要求仕様があっても流用度は低くかった。
【０００７】
また、見積仕様書や納入仕様書を作成する際には、文書単位での流用は可能であるが、流用することによって記載内容に漏れが発生したり、不備が発生したりする可能性があった。また、製品の構成表を作成する際には、機能単位のまとめ方や細分化の方法に明確なルールが無かったため、記述する項目等は個人に委ねられており、統一することは難しかった。
【０００８】
本発明は上記事情に鑑み、予め書類を作成するための書式や文書構成等のルールを設定しておき、個別の製品仕様書を元に見積書と仕様書を自動的に作成する文書作成装置および文書作成方法を提供することを目的とする。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、請求項１に記載の発明である文書作成装置は、受注生産品の基本構成情報を記録した基本構成データベースと、前記受注生産品を構成可能な部品毎に説明文書と単価情報を記録した部品情報データベースと、見積書および仕様書の雛型を記録した雛型データベースと、前記受注生産品の構成部品を記録した仕様情報を読み込み、前記仕様情報と前記基本構成データベースに記録された前記基本構成情報とから前記受注生産品の製品構成情報を作成する製品構成情報作成手段と、前記製品構成情報と、前記部品情報データベースに記録された前記単価情報と、前記雛型データベースに記録された前記見積書の雛型とを用いて見積書を作成する見積書作成手段と、前記製品構成情報と、前記部品情報データベースに記録された前記説明文書と、前記雛型データベースに記録された前記仕様書の雛型とを用いて仕様書を作成する仕様書作成手段とを備えることを特徴とする。
【００１０】
請求項１の発明によれば、受注生産品の製品構成情報が自動的に作成され、その製品構成情報を基に受注生産品を構成する部品の単価、および説明文書が抽出され、それらの情報と各雛型を用いることによって見積書および仕様書が作成されるので、仕様書作成工数、および見積書作成工数の削減と書類の品質の向上、見積精度の向上を図ることができる。
【００１１】
また、請求項２に記載の発明である文書作成装置は、請求項１に記載の文書作成装置であって、前記仕様情報、前記基本構成情報、および前記受注生産品の製品構成情報はマークアップ言語で記述されることを特徴とする。
【００１２】
請求項２の発明によれば、各情報をマークアップ言語で記述することによって、情報に汎用性を持たせることができる。
【００１３】
また、請求項３に記載の発明である文書作成方法は、受注生産品の構成部品を記録した仕様情報を読み込む工程と、受注生産品の基本構成情報が記録されたデータベースから受注生産品の基本構成情報を抽出し、前記仕様情報と前記基本構成情報とから前記受注生産品の製品構成情報を作成する製品構成情報作成工程と、前記受注生産品を構成可能な部品毎に単価情報が記録されたデータベースから、当該受注生産品を構成する部品毎の単価を抽出する工程と、前記製品構成情報と前記単価と前記見積書の雛型とを用いて見積書を作成する見積書作成工程と、前記受注生産品を構成可能な部品毎に説明文書が記録されたデータベースから、当該受注生産品を構成する部品毎の説明文書を抽出する工程と、前記製品構成情報と前記説明文書と前記仕様書の雛型とを用いて仕様書を作成する仕様書作成工程とを有することを特徴とする。
【００１４】
請求項３の発明によれば、受注生産品の製品構成情報が自動的に作成され、その製品構成情報を基に受注生産品を構成する部品の単価、および説明文書が抽出され、それらの情報と各雛型を用いることによって見積書および仕様書が作成されるので、仕様書作成工数、および見積書作成工数の削減と書類の品質の向上、見積精度の向上を図ることができる。
【００１５】
また、請求項４に記載の発明である文書作成方法は、請求項３に記載の文書作成方法であって、前記仕様情報、前記基本構成情報、および前記受注生産品の製品構成情報はマークアップ言語で記述されることを特徴とする。
【００１６】
請求項４の発明によれば、各情報をマークアップ言語で記述することによって、情報に汎用性を持たせることができる。
【００１７】
【発明の実施の形態】
本発明の実施形態を、図１〜図１１に基づいて説明する。
【００１８】
文書作成装置１は、図１に示すように、製品構成作成部２、見積書作成部３、仕様書作成部４、ファイル管理部５、基本構成表データベース６、部品マスタデータベース７、ドキュメントデータベース８、見積書雛型データベース９、仕様書雛型データベース１０を備える。
【００１９】
製品構成作成部２は、個別受注生産品の仕様情報１１を受け取ると、基本構成表データベース６から該当する製品の基本構成情報を読み込み、仕様情報１１に応じた製品構成を作成する機能を有する。また、作成された製品構成に応じて部品毎の情報を部品マスタデータベース７から読み込み、さらに作成された製品構成に応じて部品毎の説明文をドキュメントデータベース８から読み込み、見積作成部、および仕様書作成部４に転送する機能を有する。
【００２０】
見積書作成部３は、見積書雛型データベース９から個別受注生産品の製品構成に応じた見積書の雛型を読み込み、製品構成作成部２から受信した製品構成から品目構成リストを作成し、品目構成リストから見積書を作成する機能を有する。
【００２１】
仕様書作成部４は、仕様書雛型データベース１０から個別受注生産品の構成に応じた仕様書の雛型を読み込み、製品構成作成部２から受信した製品構成と、各部品の説明文から仕様書を作成する機能を有する。
【００２２】
ファイル管理部５は、見積書作成部３、仕様書作成部４で作成された見積書と仕様書を所定の文書ファイル形式、またはプリンタ等の出力装置に出力する機能を有する。
【００２３】
基本構成表データベース６には、図２に示すように、個別受注生産品毎に製品の基本構成と、各構成部品の最低限必要な数量が記録されている。
【００２４】
部品マスタデータベース７には、図３に示すように、ユニット、規格、サイズ、区分、仕様値、部品コード、単価、ドキュメントの項目を有するデータテーブルが記録されている。このデータテーブルには、構成部品毎に“標準”、“オプション”、“特殊”の３種類の部品を登録可能であり、それぞれに部品の仕様値、部品コード、価格、および部品の説明文であるドキュメントファイルのファイル名が登録される。
【００２５】
ドキュメントファイルデータベースには、図４に示すような構成部品を説明する文書ファイルが構成部品毎に記録される。
【００２６】
仕様情報１１は、例えば図５に示すようなデータテーブルであって、構成部品毎に“標準”、“オプション”、“特殊”のいずれか、または複数が選択され、さらに、それぞれの数量が記録される。図５中、黒い四角が選択されている部品である。
【００２７】
見積書雛型データベース９には、図９に示すような見積書の基となるテンプレートファイルが保存され、他に定型の文書が保存される。
【００２８】
また、仕様書雛型データベース１０には、図１０に示すような仕様書の基となるテンプレートファイルが保存され、他に挨拶文等の定型の文書が保存される。
【００２９】
次に、図１〜図１０に基づいて、見積書と仕様書を作成する処理手順について説明する。
【００３０】
製品構成作成部２は、仕様情報１１を受信すると（ステップＳ０１）、基本構成表データベース６から該当する製品の基本構成情報を読み込み、仕様情報１１に応じた受注生産品の製品構成を作成する（ステップＳ０２）。例えば図５の仕様情報１１では、“ＭＥＭＯＲＹ”はオプションの仕様が選択されているので、図３の部品マスタデータベース７から“ＭＥＭＯＲＹ”のオプション仕様である部品コード、単価、およびドキュメントファイルのファイル名が抽出され、さらに、図２の製品の基本構成情報に基づいて図７の製品構成が作成される。この製品構成を作成するに際しては、仕様情報１１で選択されなかった構成部品で、その製品を構成するのに必須事項である部品については、自動的に“標準”の部品を選択するようにしても良い。
【００３１】
次に、各ドキュメントファイルをドキュメントファイルデータベースから読み込み、製品構成とドキュメントファイルを見積書作成部３および仕様書作成部４に転送する（ステップＳ０３）。
【００３２】
見積書作成部３は、製品構成を受信すると、見積書雛型データベース９から見積書のテンプレートファイルを読み込み、受信した製品構成を基に、図８に示すような製品を構成する部品の品目構成リストを一時ファイルとして作成し、さらに品目構成リストをテンプレートに挿入し、単価と数量から価格を算出し見積書を作成する（ステップＳ０４）。この時、製品構成に記載されている構成部品の他に、仕様にかかわらず当然用いられるであろう部品、例えば、マニュアル一式やネジ等の部品は、テンプレートファイルに予め記載されており、見積書作成部３は、基本構成に応じて適宜単価や数量を基にそれらの価格を算出してもよい。
また、工賃や輸送費等の金額も合わせて積算してもよい。
【００３３】
図９は見積書作成部３が作成する見積書の一例である。図９中央部、“Ｃａｓｅ”から“Ｍｏｕｓｅ”までの情報は品目構成リストを基にテンプレートに挿入される情報であり、“フラットケーブル”以降の情報は予めテンプレートに用意されている情報である。それぞれの数量と単価を基に合計金額を算出し、さらに消費税計算を行っている。
【００３４】
また、仕様書作成部４は、製品構成とドキュメントファイルを受信すると、仕様書雛型データベース１０から仕様書のテンプレートファイルと定型の文書を読み込み、受信した製品構成を基に、テンプレートファイルに定型の文書とドキュメントファイルの文書を挿入し、仕様書を作成する（ステップＳ０５）。
【００３５】
図１０は仕様書作成部４が作成する仕様書の一例である。文書先頭の挨拶文は予め用意されている定型の文書であり、仕様書雛型データベース１０から読み込まれテンプレートに挿入される。“１．基本仕様”には、図７の製品構成から製品に応じた所定の情報が抽出されテンプレートに挿入される。また、“２．詳細仕様”には、図７の製品構成から部品毎のドキュメントファイルが選択され、テンプレートに挿入される。
【００３６】
見積書作成部３、および仕様書作成部４は、見積書および仕様書を作成した後、ファイル管理部５に見積書および仕様書のデータを出力する。ファイル管理部５は、所定の文書ファイル、またはプリンタ等の出力装置に出力する（ステップＳ０６）。
【００３７】
このように、受注生産品の仕様情報１１が文書作成装置１に入力されると、自動的に見積書および仕様書が作成されるので、仕様書作成工数、および見積書作成工数の削減と書類の品質の向上、見積精度の向上を図ることができる。
【００３８】
なお、本実施形態においては、図２、図５、図７および図８に示す情報は、データテーブルを用いて示したが、本発明はこれに限定されるものではない。例えば、ＸＭＬ等のマークアップ言語を用いて記述することも可能である。図８の品目構成リストであれば、図１１に示すようなＸＭＬ文書として記述することも可能であり、また図７のツリー構造を記述することも可能である。
【００３９】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、受注生産品の仕様情報が入力されると、受注生産品の基本構成情報から製品構成情報が自動的に作成され、その製品構成情報を基に受注生産品を構成する部品の単価、および説明文書が抽出され、それらの情報と各雛型を用いることによって見積書および仕様書が作成されるので、仕様書作成工数、および見積書作成工数の削減と書類の品質の向上、見積精度の向上を図ることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】文書作成装置１の機能ブロック図である。
【図２】製品構成表データベースに記録されている受注生産品の製品構成を示すデータテーブルの一例である。
【図３】部品マスタデータベース７に記録されている受注生産品を構成可能な部品を登録したデータテーブルの一例である。
【図４】ドキュメントデータベース８に記録されている部品毎のドキュメント例である。
【図５】文書作成装置１に取り込まれる仕様情報１１の一例である。
【図６】文書作成装置１の処理手順を示すフローチャートである。
【図７】仕様情報１１から作成される受注生産品の基本構成を示すデータテーブルの一例である。
【図８】見積書が作成される段階で一時的に作成される品目構成リストの一例である。
【図９】本発明によって作成される見積書の一例である。
【図１０】本発明によって作成される仕様書の一例である。
【図１１】本発明で用いられるデータテーブルをＸＭＬで記述した場合の文書の一例である。
【符号の説明】
１　文書作成装置
２　製品構成作成部
３　見積書作成部
４　仕様書作成部
５　ファイル管理部
６　基本構成表データベース
７　部品マスタデータベース
８　ドキュメントデータベース
９　見積書雛型データベース
１０　仕様書雛型データベース
１１　仕様情報
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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