(57)【要約】【課題】ＦＡＸ送信先への送信量を１通信にすることにより、効率的かつ経済的に処理を行えるようにする。【解決手段】帳票のＦＡＸデータ変換、送信を依頼された文書配信システム１は、帳票情報を文書ファイルとして依頼を受け付ける。帳票作成端末３は、送信先情報より送付状等の添付文書を作成し、受け付けたＦＡＸ送信する文書ファイルに作成した添付文書を付加する加工を行う。次に、加工後の文書ファイルをＦＡＸサーバ４の文書フォーマット（ＢＭＰ又はＴＩＦＦ）に変換した後、ＦＡＸサーバ４に対してＦＡＸ送信要求を行い、ＦＡＸサーバ４はサービス拠点８のＦＡＸ装置７にＦＡＸ送信を行う。サービス拠点８では、受信したＦＡＸ結果に基づいて顧客への訪問等サービス業務を実施する。文書配信システム１により送付状の付加等の業務フローを自動化することができる。【選択図】        図２
2004363708.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
コンピュータ等で構成されるＦＡＸ出力制御端末と、公衆通信回線網等に接続されるＦＡＸ出力装置とがＬＡＮ等に接続されてなる文書配信システムであって、
ＦＡＸ対象の画像情報を文書ファイル形式で蓄積する蓄積手段と、
蓄積した文書ファイルのうちのＦＡＸ送信する文書ファイルに送付状等の付加文書を添付して出力文書ファイルを作成する添付手段と、
出力文書ファイルをＦＡＸ用文書フォーマットに変換する変換手段と、
変換された出力文書ファイルを公衆通信回線網を介してＦＡＸ送信する送信手段とを有することを特徴とする文書配信システム。
【請求項２】
前記蓄積した文書ファイルを他の文書配信システムに転送する転送手段と、他の文書配信システムからの文書ファイルを受信し蓄積する蓄積手段とを有することを特徴とする請求項１記載の文書配信システム。
【請求項３】
前記他の文書配信システムの所在地情報テーブルと、この所在地情報テーブルを検索する検索手段とを有することを特徴とする請求項２記載の文書配信システム。
【請求項４】
同一送信先の文書ファイルを１つの文書ファイルとして加工する加工手段と、結合した文書ファイルを１通信でＦＡＸ送信する送信手段とを有することを特徴とする請求項１、２又は３記載の文書配信システム。
【請求項５】
蓄積した文書ファイルを他の文書配信システムに転送する手段と、他の文書配信システムからの文書ファイルを受信し蓄積する手段を有することを特徴とする請求項２記載の文書配信システム。
【請求項６】
第５項において、他の文書配信システムの所在地情報テーブルと、この所在地情報テーブルを検索する検索手段とを有することを特徴とする請求項５記載の文書配信システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、帳票等の文書ファイルを公衆回線網、ＬＡＮ等を介して自動的にＦＡＸ送信する文書配信システムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来より、帳票の出力をＦＡＸサーバにより行い、出力時に送信先に近いＦＡＸサーバを選択することにより、効率的なＦＡＸ送信を行うようにした自動ファクシミリ電送による帳票配信システムが提案されている（例えば、特許文献１）。
【０００３】
【特許文献１】
特開平１１−３３２７０３号公報
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら上記従来の帳票出力管理システムでは、ＦＡＸ送信を行う場合、同じ宛先であっても、別々の通信によりＦＡＸ送信されていた。さらに、ＦＡＸ送信において送付状は１通信単位で付加されていた。これらは、ＦＡＸ送信文書数が増加するに従い、ＦＡＸオペレータの負荷として増大し、また、公衆回線の回線数の増大、コストの増加の要因となるという問題があった。
【０００５】
本発明は上記の問題を解決するためのもので、ＦＡＸ送信先への送信量を１通信にすることにより、効率的かつ経済的に処理を行える帳票出力管理システムを提供することを目的としている。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
上記の目的を達成するために本発明による文書配信システムは、コンピュータ等で構成されるＦＡＸ出力制御端末と、公衆通信回線網等に接続されるＦＡＸ出力装置とがＬＡＮ等に接続されてなる文書配信システムであって、ＦＡＸ対象の画像情報を文書ファイル形式で蓄積する蓄積手段と、蓄積した文書ファイルのうちのＦＡＸ送信する文書ファイルに送付状等の付加文書を添付して出力文書ファイルを作成する添付手段と、出力文書ファイルをＦＡＸ用文書フォーマットに変換する変換手段と、変換された出力文書ファイルを公衆通信回線網を介してＦＡＸ送信する送信手段とを有することを特徴とするものである。
【０００７】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の第１〜第６の実施の形態を図面と共に説明する。尚、第１〜第６の実施の形態は、請求項１〜６の発明に関連している。また、配信される文書を帳票とした場合を示す。
図１は本発明の各実施の形態で用いられる文書配信システムの構成図、図２はシステムの構成例を示す。
【０００８】
図１において、本実施の形態による文書配信システム１は、ＬＡＮ等２に接続される、文書配信システム１において、３は帳票作成機能、帳票管理機能を提供する出力制御端末としての帳票作成端末で、ＦＡＸ対象の画像情報を文書ファイル形式で蓄積する蓄積手段を有する。４は帳票をＦＡＸ送信する機能を提供するＦＡＸ出力装置としてのＦＡＸサーバで、公衆回線網６を介して接続される複数のファクシミリ装置（以下、ＦＡＸ装置という）７とＦＡＸ通信する。５は印刷出力を行うプリンタである。
【０００９】
この文書配信システム１を適用する通信システムの構成例について図２を用いて説明する。
図２において、複数の文書配信システム１が設けられ、各文書配信システム１は、顧客に送付するサービス結果レポート等の帳票を、ＦＡＸによりその顧客が属するサービス拠点８に設けられたＦＡＸ装置７に送付する。
サービス拠点８はＦＡＸ装置７の顧客に対する帳票出力状況を把握し、サービス拠点８のサービスマンは顧客を訪問する必要が発生する。
【００１０】
図３は本発明の第１の実施の形態による動作を示すフローチャートである。
図１、図２、図３において、ＦＡＸ送信先情報を含み文書ファイルの出力要求があると（ステップＳ１）、ＦＡＸ送信先（サービス拠点８）の設定で指定された文書配信システム１に対して帳票のＦＡＸデータ変換、送信依頼が行われる。依頼された文書配信システム１では、帳票情報を文書ファイルとして依頼を受け付ける。帳票作成端末３では、送信先情報より送付状等の添付文書を作成し、受け付けたＦＡＸ送信する文書ファイルに対して作成した添付文書を付加する加工を行う（ステップＳ２）。
【００１１】
次に、加工後の文書ファイルをＦＡＸサーバ４の文書フォーマット（ＢＭＰ又はＴＩＦＦ）に変換した後（ステップＳ３）、ＦＡＸ送信要求を行い（ステップＳ４）、ＦＡＸサーバ４はサービス拠点８のＦＡＸ装置７にＦＡＸ送信を行う（ステップＳ５）。また、ＦＡＸ送信結果を格納する（ステップＳ６）。サービス拠点８では、受信したＦＡＸ結果に基づいて顧客への訪問等サービス業務を実施する。
【００１２】
このように、文書配信システム１によりオペレータの手を介さずに、送付状の付加等の業務フローを自動化することにより、業務の効率向上が可能となる。
【００１３】
エラー！  参照元が見つかりません。図４は本発明の第２の実施の形態による動作を示すフローチャートである。このフローチャートは、図３のステップＳ１の次にステップＳ７、Ｓ８を追加したものである。
文書配信システム１は、出力要求に応じてＦＡＸ送信先（サービス拠点８）の設定で指定されたシステムが自システムであるかを判断し（ステップＳ７）、自システムでない場合は、指定された文書配信システムに対して送信先情報、文書ファイルの転送を実施する（ステップＳ８）。
【００１４】
ステップＳ７で自システムであった場合は、図３の場合と同様にして、送信先情報より送付状等添付文書を作成し、受け付けたＦＡＸ送信する文書ファイルに作成した添付文書を付加する加工を行い、加工後の文書ファイルをＦＡＸサーバ４の文書フォーマット（ＢＭＰまたはＴＩＦＦ）に変換し、サービス拠点８のＦＡＸ装置７に対してＦＡＸ送信を行う。サービス拠点８では、受信したＦＡＸ結果により、顧客への訪問等サービス業務を実施する（ステップＳ２〜Ｓ６）。
【００１５】
一方、前記転送を受信した文書配信システムでは、転送された文書ファイルを蓄積し、上記と同様にステップＳ２〜Ｓ６の送信処理を行う。
【００１６】
このように、文書配信システムにより、オペレータの手を介さず送付状の付加等業務フローを自動化することにより、業務の効率向上が可能となり、また、ＦＡＸ送信を行う文書配信システムを指定することにより、通信資源の有効活用ができる。
【００１７】
図５は本発明の第３の実施の形態による動作を示すフローチャートである。このフローチャートは、図４のステップＳ１とＳ７の間にステップＳ９を追加したものである。
文書配信システム１は、出力要求に応じてＦＡＸ送信先（サービス拠点）の設定で指定された送信情報を元に情報テーブルの検索を行い（ステップＳ９）、最適な文書配信システム１を選択し、その文書配信システム１に対して帳票のＦＡＸデータ変換、送信依頼を実施する。文書配信システム１は、指定されたシステムが自システムであるかを判断する（ステップＳ７）。
【００１８】
自システムである場合は、文書配信システム１は、送信先情報より送付状等添付文書を作成し、受け付けたＦＡＸ送信する文書ファイルに対して、作成した添付文書を付加する加工を行う。その後、文書配信システムは、加工後の文書ファイルをＦＡＸサーバに対する文書フォーマット（ＢＭＰまたはＴＩＦＦ）に変換し、サービス拠点ＦＡＸに対してＦＡＸ送信を行う（ステップＳ２〜Ｓ６）。サービス拠点では、受信したＦＡＸ結果により、顧客への訪問等サービス業務を実施する。
【００１９】
自システムでない場合は、指定された文書配信システムに対して送信先情報、文書ファイルの転送を実施する（ステップＳ８）。転送を受信した文書配信システムでは、ステップＳ２〜Ｓ６により文書ファイルを蓄積し、ＦＡＸ送信処理を行う。
【００２０】
このように、文書配信システム１により、オペレータの手を介さず送付状の付加等業務フローを自動化できるようにすることにより、業務の効率向上が可能となり、また、ＦＡＸ送信を行う文書配信システムを指定することにより、通信資源の有効活用ができる。
【００２１】
図６は本発明の第４の実施の形態による動作を示すフローチャートである。
蓄積されているＦＡＸ送信要求の送信開始要求があると（ステップＳ１１）、ＦＡＸ送信先（サービス拠点）の設定で指定された文書配信システム１に対して帳票のＦＡＸデータ変換、送信依頼を実施する。送信開始時に文書配信システム１は、ＦＡＸ層先（サービス拠点）単位でＦＡＸ送信要求を検索し、同一送信先毎に送信先をグルーピングする（ステップＳ１２）。次に、同一送信先グループで１つのＦＡＸ要求の文書ファイルを結合し、１つの文書ファイルへ加工する（ステップＳ１３）。
【００２２】
その後、文書配信システムの帳票作成端末３では、送信先情報より送付状等添付文書を作成し、１つのあて先への帳票情報を結合した文書ファイルに対して、作成した添付文書を付加する加工を行う（ステップＳ１４）。次に、加工後の文書ファイルをＦＡＸサーバの文書フォーマット（ＢＭＰ又はＴＩＦＦ）に変換した後、サービス拠点ＦＡＸに対してＦＡＸ送信を行い、送信結果を格納する（ステップＳ１５、Ｓ１６、Ｓ１７）。サービス拠点では、受信したＦＡＸ結果により、顧客への訪問等サービス業務を実施する。
【００２３】
このように、文書配信システムにより、オペレータの手を介さず、送付状の付加等業務フローを自動化できるようにする事により業務の効率向上が可能となり、また、ＦＡＸ送信を行う文書配信システムを指定することにより通信資源の有効活用ができる。
【００２４】
図７は本発明の第５の実施の形態による動作を示すフローチャートである。
出力要求があると（ステップＳ２１）、ＦＡＸ送信先（サービス拠点）の設定で指定された文書配信システム１に対して送信先情報、文書ファイルの転送を実施する（ステップＳ２２）。文書配信システム１は、指定されたシステムが自システムであるかを判断する（ステップＳ２３）。自システムであれば蓄積する（ステップＳ２４）。自システムでない場合は、指定された文書配信システムに対して送信先情報、文書ファイルの転送を実施する（ステップＳ２５）。
【００２５】
転送された文書配信システム１では、送信開始時に文書配信システム１は、グルーピングを行い、ＦＡＸ送信先（サービス拠点）単位でＦＡＸ送信要求を検索し、同一送信先のＦＡＸ要求の文書ファイルを１つの文書ファイルへ加工する。その後、送信先情報より送付状等添付文書を作成し、１つの送信先への帳票情報を結合した文書ファイルに対して、作成した添付文書を付加する加工を行う（ステップＳ１１〜Ｓ１４）。その後、文書配信システムは、加工後の文書ファイルをＦＡＸサーバに対する文書フォーマット（ＢＭＰ又はＴＩＦＦ）に変換し、送信要求発行によりサービス拠点ＦＡＸに対してＦＡＸ送信を行い、送信結果を格納する（ステップＳ１８〜Ｓ２０）。サービス拠点では、受信したＦＡＸ結果により、顧客への訪問等サービス業務を実施する。
【００２６】
このように、文書配信システム１により、オペレータの手を介さず送付状の付加等業務フローを自動化できるようにすることにより、業務の効率向上が可能となり、また、ＦＡＸ送信を行う文書配信システムを指定することにより、通信資源の有効活用ができる。
【００２７】
図８は本発明の第６の実施の形態による動作を示すフローチャートである。この図８は図７のステップＳ２２に代えてステップＳ２６が実行される。
ＦＡＸ送信先（サービス拠点）の設定で指定された送信情報を元に情報テーブルの検索を行い、最適な文書配信システム１に対して帳票のＦＡＸデータ変換、送信依頼を実施する。そして図６と同様にして、送信開始時に文書配信システムは、ＦＡＸあて先（サービス拠点）単位でＦＡＸ送信要求を検索し、同一あて先のＦＡＸ要求の文書ファイルを１つの文書ファイルへ加工した後、送信先情報より送付状等添付文書を作成し、１送信先への帳票情報を結合した文書ファイルに対して、作成した添付文書を付加する加工を行う。その後、文書配信システムは、加工後の文書ファイルをＦＡＸサーバに対する文書フォーマット（ＢＭＰまたはＴＩＦＦ）に変換し、サービス拠点ＦＡＸに対してＦＡＸ送信を行う（ステップＳ１８〜Ｓ１４、Ｓ１８〜Ｓ２０）。
サービス拠点では、受信したＦＡＸ結果により、顧客への訪問等サービス業務を実施する。
【００２８】
このように、文書配信システム１により、オペレータの手を介さず、送付状の付加等業務フローを自動化できるようにすることにより、業務の効率向上が可能となり、また、ＦＡＸ送信を行う文書配信システムを指定することにより、通信資源の有効活用ができる。
【００２９】
【発明の効果】
請求項１の発明によれば、任意のファイル形式（Ｗｏｒｄ等）で作成された帳票等の文書ファイルを、文書配信システムにより自動的にＦＡＸ送信が可能であり、また、送付状等の付加文書の添付が可能であるため、従来のようにプリント出力後送付状を添付して手動でＦＡＸ送信する必要はなく、オペレータの負荷を軽くして業務効率を向上させることができる。
【００３０】
請求項２の発明によれば、任意のファイル形式で作成された帳票等の文書ファイルを、文書配信システムにより自動的にＦＡＸ送信が可能であり、また、任意の文書配信システムにネットワーク経由で転送し、その文書配信システムよりＦＡＸ送信できるため、オペレータの負荷の軽減及びＦＡＸ通信資源の有効運用、ＦＡＸ通信における通信費用の削減による業務効率を向上させることができる。
【００３１】
請求項３の発明によれば、任意のファイル形式で作成された帳票等の文書ファイルを、文書配信システムにより自動的にＦＡＸ送信が可能であり、また、所在地情報より最も最適な文書配信システムにネットワーク経由で転送し、その文書配信システムよりＦＡＸ送信できるため、ＦＡＸ通信資源の有効運用、ＦＡＸ通信における通信費用の削減による業務効率を向上させることができる。
【００３２】
請求項４の発明によれば、請求項１において送信するＦＡＸ送信画像情報を、送信宛先単位で結合し、１ＦＡＸ送信として送信するため、ＦＡＸ通信資源の有効運用、ＦＡＸ通信における通信費用の削減が可能となる。
【００３３】
請求項５の発明によれば、請求項２において送信するＦＡＸ送信画像情報を、送信宛先単位で結合し、１ＦＡＸ送信として送信するため、ＦＡＸ通信資源の有効運用、ＦＡＸ通信における通信費用の削減が可能となる。
【００３４】
請求項６の発明によれば、請求項５において送信するＦＡＸ送信画像情報を、送信宛先単位で結合し、１ＦＡＸ送信として送信するため、ＦＡＸ通信資源の有効運用、ＦＡＸ通信における通信費用の削減が可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態による文書配信システムの構成図である。
【図２】本発明の実施の形態による文書配信システムの使用状態の構成例を示す構成図である。
【図３】本発明の第１の実施の形態による動作を示すフローチャートである。
【図４】本発明の第２の実施の形態による動作を示すフローチャートである。
【図５】本発明の第３の実施の形態による動作を示すフローチャートである。
【図６】本発明の第４の実施の形態による動作を示すフローチャートである。
【図７】本発明の第５の実施の形態による動作を示すフローチャートである。
【図８】本発明の第６の実施の形態による動作を示すフローチャートである。
【符号の説明】
１  文書配信システム
２  公衆回線網、ＬＡＮ等
３  帳票作成端末
４  ＦＡＸサーバ
５  プリンタ
【図１】
2004363708.tif 000003
【図２】
2004363708.tif 000004
【図３】
2004363708.tif 000005
【図４】
2004363708.tif 000006
【図５】
2004363708.tif 000007
【図６】
2004363708.tif 000008
【図７】
2004363708.tif 000009
【図８】
2004363708.tif 000010