(57)【要約】【課題】  この発明はドキュメント管理システムに関連しており、特にデータ記憶領域中の少なくとも１つのドキュメントについて実行される選択される操作を自動化するためのドキュメント管理システムに関連する。【解決手段】  本発明は、電子ドキュメントに対して予め選択された操作を自動的に実行する方法およびシステムに向けられる。方法およびシステムは、少なくとも１つの電子ドキュメントを、複数のユーザによりアクセス可能なデータ記憶領域に受信するのに適した工程および手段を含み、データ記憶領域に受信されたいかなるドキュメントによっても自動的に実行される少なくとも１つの予め選択された操作を、データ記憶領域に関連付け、およびデータ記憶領域へ受信されたそれぞれの電子ドキュメントについて予め選択された操作を実行する。【選択図】  図１
2004222235.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数のユーザがアクセス可能なデータ記憶領域に、少なくとも１つの電子ドキュメントを受信する工程と、
前記データ記憶領域に受信されたいかなる前記電子ドキュメントによって自動的に実行される少なくとも１つの予め選択された操作を前記データ記憶領域に関連付ける工程と、
前記データ記憶領域に受信されたそれぞれの前記電子ドキュメントに対して予め選択された前記操作を実行する工程と、
を含む前記電子ドキュメントに対して予め選択された前記操作を自動的に実行する方法。
【請求項２】
少なくとも１つの予め選択された前記操作が前記データ記憶領域中のいかなる前記電子ドキュメントも選択された送付先にコピーし、前記データ記憶領域中のいかなる前記電子ドキュメントも選択された送付先へ転送し、前記データ記憶領域中のいかなる前記電子ドキュメントも第１の選択されたファイルフォーマットから選択された第２のファイルフォーマットに変換し、前記データ記憶領域中のいかなる画像フォーマットドキュメントも画像フォーマットからテキストフォーマットに変換するために光学文字認識を実行し前記データ記憶領域中の任意のドキュメント内のメタデータ領域に任意の値を割り当て、および予め選択された前記操作を前記電子ドキュメントに対して実行するために前記データ記憶領域内のいかなるドキュメントも必ず関連する基準を識別することを含む請求項１に記載の方法。
【請求項３】
送付先に関する選択された情報を関連ユーザへ入力するように表示するプロンプト工程と、
前記プロンプト工程の終了後に、選択された送付先を指定する選択データを関連ユーザから受信する受信工程と、
からなる少なくとも１つの予め選択された前記操作が、選択された前記送付先に前記データ記憶領域中の少なくとも１つのドキュメントをコピーし選択された前記送付先へ前記データ記憶領域中のドキュメントを転送することを含む請求項２に記載の方法。
【請求項４】
画像生成装置、電子メールサーバ、インターネットサーバおよびドキュメント管理レポジトリから成るグループから指定の送付先が選択される請求項３に記載の方法。
【請求項５】
第１および第２のファイルフォーマットに関して選択された情報を関連ユーザへ入力するように表示するプロンプト工程と、
前記プロンプト工程の終了後に、選択されたファイルフォーマットを指定する選択データを関連ユーザから受信する受信工程と、
を含む少なくとも１つの予め選択された操作が、前記データ記憶領域中のドキュメントを第１の選択されたファイルフォーマットから第２の選択されたファイルフォーマットに変換することを含む請求項２に記載の方法。
【請求項６】
指定のファイルフォーマットがＰＯＳＴＳＣＲＩＰＴ（登録商標）形式、ＰＤＦ形式、テキスト形式、ＴＩＦＦ形式、ＪＰＧ形式およびビットマップ形式を含む請求項５に記載の方法。
【請求項７】
メタデータ値に関して選択された情報の関連ユーザへ入力するように表示するプロンプト工程と、
前記プロンプト工程の終了後にメタデータ値を指定する選択データを関連ユーザから受信する受信工程と、
を含む前記データ記憶領域中の任意のドキュメント内のメタデータ領域に任意の値を割り当て、少なくとも１つの予め選択された操作が前記データ記憶領域中のドキュメント内のメタデータフィールドに値を割り当てることを含む請求項２に記載の方法。
【請求項８】
ある基準に関して選択された情報の関連ユーザへ入力するように表示するプロンプト工程と、
前記プロンプト工程の終了後に基準を指定する選択データを関連ユーザから受信する受信工程と、
を含む少なくとも１つの予め選択された操作がドキュメントに対して予め選択された操作を実行するために前記データ記憶領域中のいかなるドキュメントとも関連する基準を識別することを含む請求項２に記載の方法。
【請求項９】
少なくとも１つの電子ドキュメントを受信するデータ記憶領域に関する選択された情報のユーザへ入力するように表示するプロンプト工程と、
前記プロンプト工程の終了後にユーザに選択されたデータ記憶領域を指定する選択データを関連ユーザから受信する受信工程と、
を含む請求項１に記載の方法。
【請求項１０】
指定の前記データ記憶領域を解除する工程を含み、指定データ記憶領域が解除されるまで選択された前記データ記憶領域中の全ての電子ドキュメントに対し少なくとも１つの予め選択された操作が実行される請求項９に記載の方法。
【請求項１１】
少なくとも１つの予め選択された前記操作が実行できるかどうか決定する工程と、
肯定的な判定に基づきメモリデバイスに少なくとも１つの予め選択された前記操作を記憶する工程と、
否定的な判定に基づき少なくとも１つの予め選択された前記操作を修正するように関連ユーザにプロンプトする工程と、
を含む請求項１に記載の方法。
【請求項１２】
複数の予め選択された前記操作が前記データ記憶領域に関連付けられ、予め選択された前記操作が前記データ記憶領域に関連する順に実施される請求項１に記載の方法。
【請求項１３】
少なくとも１つの電子ドキュメントが複数の各データ記憶領域に受信され、少なくとも１つの予め選択された操作が各データ記憶領域に関連し、および各データ記憶装置に関連する少なくとも１つの予め選択された操作が関連データ記憶領域内の各ドキュメントに対して実行される請求項１に記載の方法。
【請求項１４】
複数のデータ記憶領域を定義づけるのに適したメモリで、各データ記憶領域が電子ドキュメントの保存に適したメモリと、
少なくとも１つの電子ドキュメントを複数のユーザによりアクセス可能なデータ記憶領域に受信するのに適した手段と、
データ記憶領域に受信されたいかなるドキュメントによっても自動的に実行される少なくとも１つの予め選択された操作をデータ記憶領域に関連付けるのに適した手段と、および
データ記憶領域に受信された各電子ドキュメントに対して予め選択された操作を実行するのに適した手段と、
を含むドキュメントに対して自動的に予め選択された操作を実行するためのシステム。
【請求項１５】
予め選択された前記操作をドキュメントに対し実行するために少なくとも１つの予め選択された前記操作が、前記データ記憶領域内の前記ドキュメントを選択された送付先にコピーし、前記データ記憶領域内の前記ドキュメントを選択された送付先に転送し、前記データ記憶領域内の前記ドキュメントを第１の選択ファイルフォーマットから選択された第２のファイルフォーマットに変換し、画像フォーマットドキュメントをテキストに変換するために前記データ記憶領域中のあらゆる画像フォーマットドキュメントに対して光学文字認識を実行し、前記データ記憶領域中のあらゆるドキュメント内のメタデータフィールドに任意の値をアサインし、また前記データ記憶領域内のあらゆる前記ドキュメントに必ず関連する基準を識別する請求項１４に記載のシステム。
【請求項１６】
送付先に関して選択された情報を関連ユーザへ入力するようにプロンプトすることに適した手段と、
前記プロンプト後に選択した送付先を指定する選択データを関連ユーザから受信することに適した手段と、
を含む少なくとも１つの予め選択された前記操作が選択された送付先に前記ドキュメントをコピーし、前記選択された送付先に前記ドキュメントを転送することを少なくとも含む請求項１５に記載のシステム。
【請求項１７】
画像生成装置、電子メールサーバ、インターネットサーバおよびドキュメント管理システムから成るグループから指定送付先が選択される請求項１６に記載のシステム。
【請求項１８】
前記第１および前記第２のファイルフォーマットに関する選択された情報を関連ユーザへ入力するようにプロンプトすることに適した手段と、
前記プロンプト後に選択したファイルフォーマットを指定する選択データを前記関連ユーザから受信することに適した手段と、
を含む少なくとも１つの予め選択された前記操作が前記データ記憶領域中の前記ドキュメントを前記第１の選択されたファイルフォーマットから前記第２の選択されたファイルフォーマットに変換する請求項１５に記載のシステム。
【請求項１９】
指定のファイルフォーマットがＰＯＳＴＳＣＲＩＰＴ（登録商標）形式、ＰＤＦ形式、テキスト形式、ＴＩＦＦ形式、ＪＰＧ形式およびビットマップ形式を含む請求項１８に記載のシステム。
【請求項２０】
メタデータ値に関する選択された情報の関連ユーザへ入力するようにプロンプトするプロンプト工程と、
前記プロンプト工程の終了後、前記メタデータ値を指定する選択データを関連ユーザから受信する受信工程と、
を含む少なくとも１つの予め選択された前記操作が前記データ記憶領域中の前記ドキュメント内の前記メタデータフィールドに値をアサインする請求項１４に記載のシステム。
【請求項２１】
ある基準に関して選択された情報の関連ユーザへ入力するようにプロンプトするプロンプト工程と、
前記プロンプト工程の終了後に基準を指定する選択データを前記関連ユーザから受信する受信工程と、
を含む少なくとも１つの予め選択された前記操作が前記ドキュメントに対して予め選択された前記操作を実行するために前記データ記憶領域中のいかなるドキュメントとも関連する基準を識別する請求項１４に記載のシステム。
【請求項２２】
少なくとも１つの電子ドキュメントを受信する前記データ記憶領域に関する選択された情報のユーザへ入力するようにプロンプトすることに適した手段と、
前記プロンプト後、選択された前記データ記憶領域を指定する選択データを前記関連ユーザから受信することに適した手段と、
を含む請求項１４に記載のシステム。
【請求項２３】
指定された前記データ記憶領域を解除する工程を含み、指定された前記データ記憶領域が解除されるまで選択された前記データ記憶領域中の全ての電子ドキュメントに対し少なくとも１つの予め選択された前記操作が実行される請求項２２に記載のシステム。
【請求項２４】
少なくとも１つの予め選択された前記操作が実行可能かどうか判定することに適した手段と、
肯定的な判定に基づき、メモリデバイスに少なくとも１つの予め選択された前記操作を記憶することに適した手段と、
否定的な判定に基づき、少なくとも１つの予め選択された前記操作を修正するように関連ユーザに入力するようにプロンプトすることに適した手段と、を含む請求項１４に記載のシステム。
【請求項２５】
複数の予め選択された前記操作を前記データ記憶領域と関連付けるをすることに適した手段を含み、予め選択された前記操作が前記データ記憶領域に関連する順に実施される請求項１４に記載のシステム。
【請求項２６】
複数のデータ記憶領域を定義付けすることに適したメモリで、各データ記憶領域が電子ドキュメントを保存することに適したメモリと、
複数のユーザによりアクセス可能な複数の各データ記憶領域に少なくとも１つの前記電子ドキュメントを受信することに適した手段と、
関連するデータ記憶領域に受信されたいかなるドキュメントによっても自動的に実行される少なくとも１つの予め選択された操作を前記各データ記憶領域に関連付けすることに適した手段と、
関連する前記データ記憶領域に受信された各前記電子ドキュメントに対して予め選択された前記操作を実行することに適した手段と、
を含む電子ドキュメントに対して自動的に予め選択された操作を実行するシステム。
【請求項２７】
複数のユーザによりアクセス可能なデータ記憶領域に少なくとも１つの電子データを受信する工程と、
前記データ記憶領域に受信されたいかなるドキュメントによっても自動的に実行される少なくとも１つの予め選択された操作を前記データ記憶領域に関連付ける工程と、および
前記データ記憶領域に受信された各前記電子ドキュメントに対して予め選択された前記操作を実行する工程と、
を含む電子ドキュメントに対して予め選択された操作を自動的に実行するためにコンピュータによる実行方法。
【請求項２８】
少なくとも１つの予め選択された前記操作が前記データ記憶領域中のいかなるドキュメントも選択された送付先にコピーし、前記データ記憶領域中のいかなるドキュメントも選択された送付先へ転送し、前記データ記憶領域中のいかなるドキュメントも第１の選択されたファイルフォーマットから選択された第２のファイルフォーマットに変換し、前記データ記憶領域中のいかなる画像フォーマットドキュメントにも画像フォーマットからテキストに変換するために光学文字認識を実行し、前記データ記憶領域中の任意のドキュメント内のメタデータ領域に任意の値を割り当て、および予め選択された前記操作をドキュメントに対して実行するために前記データ記憶領域内のいかなるドキュメントも必ず関連する基準を識別する請求項２７に記載のコンピュータによる実行方法。
【請求項２９】
少なくとも１つの予め選択された前記操作が実行可能であるか決定する工程と、
肯定的な判定に基づいて、メモリデバイスに少なくとも１つの予め選択された前記操作を記憶する工程と、
否定的な判定に基づいて少なくとも１つの予め選択された前記操作を修正するように関連ユーザに入力するようにプロンプトする工程と、
を含む請求項２７に記載のコンピュータによる実行方法。
【請求項３０】
複数の予め選択された前記操作が前記データ記憶領域に関連付けられ、予め選択された前記操作が前記データ記憶領域に関連する順に実施される請求項２７に記載のコンピュータによる実行方法。
【請求項３１】
少なくとも１つの電子ドキュメントが複数の前記各データ記憶領域に受信され、少なくとも１つの予め選択された前記操作が前記各データ記憶領域に関連し、および前記各データ記憶装置に関連する少なくとも１つの予め選択された前記操作が関連データ記憶領域内に受信された各ドキュメントに対して実行される請求項２７に記載のコンピュータによる実行方法。
【請求項３２】
各記憶領域が電子ドキュメントの保存に適した複数のデータ記憶領域を定義付けすることに適したメモリと、
少なくとも１つの電子ドキュメントを複数のユーザによりアクセス可能なデータ記憶領域に受信することに適した手段と、
前記データ記憶領域に受信されたいかなるドキュメントによっても自動的に実行される少なくとも１つの予め選択された操作を前記データ記憶領域に関連付けすることに適した手段と、
前記データ記憶領域に受信された前記各電子ドキュメントに対して、予め選択された前記操作を実行することに適した手段と、
を含む電子ドキュメントに対して自動的に予め選択された操作を実行させる操作のコンピュータ読取り可能な媒体。
【請求項３３】
少なくとも１つの予め選択された前記操作が前記データ記憶領域中のいかなるドキュメントも選択された送付先にコピーし、前記データ記憶領域中のいかなるドキュメントも選択された送付先へ転送し、前記データ記憶領域中のいかなるドキュメントも第１の選択されたファイルフォーマットから選択された第２のファイルフォーマットに変換し、前記データ記憶領域中のいかなる画像フォーマットドキュメントにも画像フォーマットからテキストに変換するために光学文字認識を実行し、前記データ記憶領域中の任意のドキュメント内のメタデータ領域に任意の値を割り当て、および予め選択された前記操作をドキュメントに対して実行するために、前記データ記憶領域内のいかなるドキュメントも必ず関連する基準を識別する請求項３２に記載のコンピュータにより読取可能な媒体。
【請求項３４】
少なくとも１つの予め選択された前記操作が実行可能かどうか判定することに適した手段と、
肯定的な判定に基づき、メモリデバイスに少なくとも１つの予め選択された前記操作を記憶することに適した手段、
少なくとも１つの予め選択された操作を修正するように関連ユーザに入力するようにプロンプトすることに適した手段と、
を含む請求項３２に記載のコンピュータ読取り可能な媒体。
【請求項３５】
複数の予め選択された前記操作を前記データ記憶領域と関連付けすることに適した手段とを含み、予め選択された前記操作が前記データ記憶領域に関連する順に実施される請求項３２に記載のコンピュータにより読取可能な媒体。
【請求項３６】
複数のデータ記憶領域を定義付けすることに適し、各データ記憶領域が電子ドキュメントの保存に適したメモリと、
複数のユーザによりアクセス可能な複数の前記各データ記憶領域に少なくとも１つの電子ドキュメントを受信することに適した手段と、
関連するデータ記憶領域に受信されたいかなるドキュメントによっても自動的に実行される少なくとも１つの予め選択された操作を前記各データ記憶領域に関連付けすることに適した手段と、
関連する前記データ記憶領域に受信された前記各電子ドキュメントに対して予め選択された操作を実行することに適した手段と、
を含む電子ドキュメントに対して自動的に予め選択された操作を実行させる操作のコンピュータ読取り可能な媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明はドキュメント管理システムに関連しており、特にデータ記憶領域中の少なくとも１つのドキュメントについて実行される選択された操作を自動化するためのドキュメント管理システムに関連する。
【背景技術】
【０００２】
本願優先権主張の基礎に当たる米国特許出願第１０／２６９，６４８号は、２００２年４月１９日提出の「規則に基づく自動ドキュメント管理システム」と題された未決の米国特許出願第１０／１２５，８５６号の一部継続出願である。
【０００３】
世界中の企業は、情報がビジネスにとって不可欠であることを認識している。そのため、全ての企業情報を、構造化あるいは非構造化した書式に取り込み、管理し、そして有意義にまた効率的に作動させるということを保証することには、相当な価値がある。ドキュメント管理および内容管理ソリューションは、組織に非体系的なデータの使用を最大限に支援することにより、それらの企業知識の使用を最大限に促進する。非体系的なデータとは、テキストファイル、電子メール、ドキュメント、マルチメディアなどに格納された情報である。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
ドキュメント管理システムは、生成される全ての非体系的なデータを含む、統合化したレポジトリ、あるいはライブラリを作る能力を備える。有力なサーチおよび検索ツールは、この情報の使用と共同作業を、全企業にわたって容易に可能にする。これらのツールは多くの場合、セキュリティとバージョン管理の機能を備える。しかし過去において、大量の紙文書の格納および検索は厄介な作業であった。本ドキュメント管理システムは、電子ドキュメントシステムと並んで、手作業のドキュメントファイリングシステムの構造が直面したいくつかの問題点を解決する。これらのシステムは、安全な文書記憶および検索システム中の、コンピュータで生成した画像ドキュメントおよび紙文書の両方を組み合わせる方法を備える。
【０００５】
ドキュメント管理システムは、記憶空間の解放手段、紙文書複写および配布コストを縮小する手段を備える。多くの場合、容易な修正、新バージョンの生成、注釈およびドキュメント共有を促進する一方、ドキュメント追加、およびドキュメント管理システムへの情報のインデクシング方法を備える。ドキュメント管理システムの中で最も重要なアスペクトの１つは、間違いファイルあるいは紛失したファイルを探す時間の浪費を排除する能力である。いくつかのドキュメント管理システムでは、ユーザが単独の場所に多様な型のドキュメントを保存すること、例えば関連するクライアントの電子メールおよびＷｏｒｄ文書を同一のフォルダの中に保存することが可能である。更に、ドキュメント管理システムはスキャンされた、またコンピュータで生成した重要なビジネス文書をすべてバックアップする能力を備え、スキャンしたドキュメント上で全文検索ができるように光学文字認識（ＯＣＲ）技術を内蔵する。
【０００６】
一般のオペレーティングシステム（ＯＳ）プラットフォーム（例えばＭｉｃｒｏｓｏｆｔ（登録商標）Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ファミリー）において、ユーザは統合ＯＳファイル管理システム（例えばＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）エクスプローラ）を使用して、ローカルのファイルシステムをナビゲートする。このツールの使用を通して、ドキュメントは様々な方法で例えば、移動、コピー、削除など処理される。多くのコンピュータユーザは統合ファイル管理システムの使用に慣れており、従って別のファイル管理ツールに切り替えたがらない。第三のベンダーからのドキュメント管理システムは、通常質の向上を図ったファイル管理システムを備える。
【０００７】
さらに、ドキュメント管理システムの利点は、それらが共同作業を容易にするということである。そのような方法のひとつはドキュメント配布機能を備えており、その結果、一人のユーザは他のユーザ、装置またはシステムに対し、容易にドキュメントの共有、送信ができる。ドキュメント管理システムのドキュメント配布機能は、通常ドキュメント管理システム中の各ドキュメントに適切な配布機能を手動で選ぶようにユーザに呼びかける。しかし、ドキュメント配布機能にデータ記憶領域中の複数のドキュメントについて実行される選択された操作を自動化する能力があることが望ましい。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明により、改善されたドキュメント配布機能を備えたドキュメント管理システムが提供される。
【０００９】
さらに本発明により、データ記憶領域中の少なくとも１つのドキュメント上で実行される、選択された操作を自動化する能力を備えたドキュメント管理システムが提供される。
【００１０】
さらに、本発明により、電子ドキュメント上で予め選択された操作を自動的に実行する方法が提供され、それは、複数のユーザによりアクセス可能なデータ記憶領域に、少なくとも１つの電子データを受信する工程と、データ記憶領域へ受信されたどのドキュメントによっても自動的に実行されるような少なくとも１つの予め選択された操作をデータ記憶領域に関連づける工程、およびデータ記憶領域へ受信されたそれぞれの電子ドキュメントについて予め選択された操作を実行する工程からなる。
【００１１】
さらに、本発明により、予め選択された操作を電子データに自動で実行するシステムが提供され、それは、各データ記憶領域が電子ドキュメントの保存するための複数のデータ記憶領域を定義づけるのに適したメモリと、少なくとも１つの電子ドキュメントを複数のユーザによりアクセス可能なデータ記憶領域に受信するのに適した手段と、データ記憶領域に受信されたいかなるドキュメントによっても自動的に実行されるような少なくとも１つの予め選択された操作をデータ記憶領域に関連付けるのに適した手段、およびデータ記憶領域に受信された各電子ドキュメントに対して予め選択された操作を実行するのに適した手段からなる。
【００１２】
本発明のドキュメント管理システムのメリットは、改善されたドキュメント配布機能、およびデータ記憶領域内の少なくとも１つのドキュメントについて、選択された操作を自動で実行する能力を含むがそれに制限されない。これらおよび他のメリット、解釈、および、特徴は明細書を読み、理解した上で当業者により理解される。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
ドキュメント管理システムは、できれば既存のＯＳファイル構造に組み込まれたフォルダを介して、ドキュメント管理レポジトリへのアクセスを提供することが好ましい。本発明は、ユーザがＭｉｃｒｏｓｏｆｔ  Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）のＯＳからドキュメント管理機能にアクセスすることを可能にすると記述されているが、当業者により認識されるように、Ｕｎｉｘ（登録商標）、Ｌｉｎｕｘ（登録商標）、Ｍａｃｉｎｔｏｓｈ（登録商標）あるいは他のＯＳのといった、いかなるＯＳとも相互に作用できるよう適切に設計されている。１つの実施例において、ドキュメント管理プラットフォーム１０２（以下ＤＭＰという）は、インターネット・エクスプローラまたはネットスケープのようなブラウザを介して、ネットワークベースのドキュメントへのアクセスを提供する。現在の好ましい実施例において、ＤＭＰ１０２によって管理されたドキュメントレポジトリ２００は、インターネット・エクスプローラのウィンドウ内のフォルダあるいはデータ記憶領域として表わされる。当業者により認識されるように、ユーザが適切なアクセス権を持つ限り、ＤＭＰ１０２はユーザがレポジトリフォルダあるいはデータ記憶領域上で操作を実行することを可能にすることが好ましい。
【実施例】
【００１４】
図１は、本発明を実行するためのネットワーク環境の実例である。システムは、パケット交換のＴＣＰ／ＩＰベースのグローバルな通信網のように、好ましい実施例が提供されるＬＡＮまたはＷＡＮの環境の例となるデータ伝送ネットワーク１００を含む。当業者によって認識されるような、イーサネット（登録商標）、トークン・リング（登録商標）、基準８０２．１１（ｂ）のような無数の従来のデータ伝送機構、あるいは有線または無線のデータ通信機構により例証されるようにネットワーク１００はいかなるネットワークにも適していてフィジカル層とトランスポート層で好ましく構成される。
【００１５】
データ伝送ネットワーク１００へドキュメント管理プラットフォーム（ＤＭＰ）１０２は接続されている。現在の好ましい実施例において、ＤＭＰ１０２は、できれば、インストール、設定、およびサポートが簡単な、クローズされたボックスサーバから成るハードウェアコンポーネント、およびソフトウェアを備えたプラグアンドプレイ装置であることが好ましい。そのハードウェア、ソフトウェアについては、以下に詳しく記述される。ＤＭＰ１０２は、ネットワーク１００に連結する少なくとも１つのコンピュータ１０４、少なくとも１つの画像生成装置１０８および、または、少なくとも１つのサーバ１０６にサポートを提供するのに適切である。それはドキュメント管理機能を備えた適切なドキュメント配布ソリューションである。
【００１６】
ＤＭＰ１０２は既存のファクシミリ、プリントおよび電子メールサーバを適切に置き換え、あるいは補足し、ビジネス文書を送信し、追跡し、格納するより効率的な方法を提示する。ＤＭＰ１０２は、クライアント／サーバシステムであることが望ましい。それは、単独のおよび共同の企業ワークグループ（そのような環境に制限されていないが）で適切に実施され、生産力を増加させるため、およびドキュメント通信をより単純で、より信頼できるようにすることによりコストを縮小するために設計される。ＤＭＰ１０２は、ユーザが多様なワークグループ間のドキュメントを共有し、また共同の仕事を実施できる機能を適切に提供する。さらに、コンピュータ１０４はデータ伝送ネットワーク１００に接続されている。コンピュータ１０４は、ＷｉｎｄｏｗｓＮＴ（登録商標）、Ｗｉｎｄｏｗｓ２０００（登録商標）、ＷｉｎｄｏｗｓＸＰ（登録商標）、Ｕｎｉｘ（登録商標）、Ｌｉｎｕｘ（登録商標）、Ｍａｃｉｎｔｏｓｈ（登録商標）あるいは他のオペレーティングシステム上で稼動するサーバかクライアントのいずれかである。さらに、当業者により認識されるように、コンピュータ１０４はシッククライアントか、シンクライアントである。例えばＬＡＮ環境は、ＤＭＰ１０２は、ブラウザベースのシンクライアントからのサービスを提供する。開示されたＤＭＰ構造は、シッククライアントのドライバベースのコンピュータ１０４用に、およびシンクライアントのブラウザベースのコンピュータ１０４用に適切に適応している。
【００１７】
少なくとも１つの画像生成装置１０８は、データ伝送ネットワーク１００に接続される。画像生成装置は、プリンタ、ファクシミリ、スキャニング装置、複写機、多機能周辺装置（ＭＦＰ）、あるいは他の周辺機器のような機器である。画像生成装置１０８は、当業者によって認識されるように、いかなるネットワークに接続された画像生成装置にも適している。画像生成装置１０８は、当業者によって認識されるように、画像生成装置の適切な操作を保証し、必要なハードウェアおよびソフトウェアを備えた十分に機能的なサーバの役割を果たす内部デバイスコントローラを備えていることが好ましい。さらに、画像生成装置１０８は当業者によってよく知られているハードディスクおよびＲＡＭのような内部記憶装置を含むことが好ましい。
【００１８】
サーバ１０６も、任意でデータ伝送ネットワーク１００に接続される。画像生成装置１０８とＤＭＰ１０２の両方が適切にサーバ機能を持つので、補足サーバは本発明を実行するのには必要ない。しかし、企業ネットワークが単一のサーバしか持たないという事はほとんどなく、多くの場合、異なる作業を実行するために設定された２つ以上のサーバがある。サーバ１０６は、適切な操作を保証する、必要なハードウェアおよびソフトウェアを備えた、任意の完全に機能的なサーバである。サーバ１０６は、選択的なクエリサポート、選択的なデータアクセス、データアーカイブおよび同種のものについて設定されたデータベースサーバであり、また電子メールサーバ、アプリケーションサーバあるいはネットワークを介して機能を実行するよう設定された任意のサーバである。
【００１９】
ＤＭＰ１０２はできればドキュメント配布モジュール（ＤＤＭ）１１２およびドキュメント管理モジュール（ＤＭＭ）１１４を含むことが望ましい。ＤＭＰ１０２はこれらの特定モジュールに制限されておらず、また適切に装置管理用の追加モジュールから成るということに注目すべきである。ＤＭＭ１１４の主な機能は、主要ドキュメントレポジトリにドキュメントを格納し、ドキュメントの修正、ドキュメント編集中の共同作業、および格納されたドキュメントの調査、確認に対するユーザ能力を促進することである。ＤＤＭ１１２の主な機能は、画像生成装置１０８、サーバ１０６、コンピュータ１０４、ドキュメントレポジトリ２００などのような目的の送付先へジョブを送るルートを決めることである。
【００２０】
ＤＭＰ１０２は、さらにその中で適切に維持される少なくとも１つのドキュメントレポジトリ２００あるいはデータ記憶領域を備えた内部記憶装置から成る。ＤＭＰ１０２は、ネットワークインターフェイス１１６を介してデータ伝送ネットワーク１００と接続することが望ましい。このように、ＤＭＰ１０２、サーバ１０６、コンピュータ１０４、および少なくとも１つの画像生成装置１０８は、共有の通信内にある。
【００２１】
コンピュータ１０４は、ＤＭＰ１０２に対する汎用インターフェースを備えたシッククライアント、あるいはシンクライアントを適切に表示する。コンピュータ１０４は、選択された装置へドキュメントを配布するためにＤＤＭ１１２と接続する。ＤＤＭ１１２は、配布用にＤＤＭ１１２へ転送されたドキュメントのステータスをコンピュータ１０４に適切に報告する。
【００２２】
ユーザがＤＭＰ１０２の記憶装置１１０に格納されていることが好ましい主要レポジトリからのドキュメントを速く格納して検索することを可能にするために、ＤＭＭ  １１４は、ＤＤＭ１１２およびそのコンポーネントと作動するが、データ伝送ネットワーク１００と通信して任意の記憶装置上に適切に格納される。レポジトリ２００はユーザのドキュメント共有を可能にし、多様なワークグループ間の共同作業を処理する。レポジトリに格納されたドキュメントにアクセスするために、ＤＭＰ１０２のユーザはコンピュータ１０４からブラウザベースのグラフィカルユーザインターフェース（ＧＵＩ）を利用することが好ましい。ＤＭＰ１０２は、ＨＴＴＰプロトコルを使用しブラウザを介して、シンクライアントからアクセス可能な内部ウェブサーバを通して、従来のブラウザ、例えばＭｉｃｒｏｓｏｆｔＩｎｔｅｒｎｅｔＥｘｐｌｏｒｅｒ（登録商標）、Ｎｅｔｓｃａｐｅ（登録商標）Ｎａｖｉｇａｔｏｒ等のサポートを提供することが好ましい。ＷｅｂＤＡＶ（Ｗｅｂ  Ｄｉｓｔｒｉｂｕｔｅｄ  Ａｕｔｈｏｒｉｎｇ  ａｎｄ  Ｖｅｒｓｉｏｎｉｎｇ）クライアントは、ＨＴＴＰとＷｅｂＤＡＶのプロトコルを利用してウェブサーバと適切に通信する。ＷｅｂＤＡＶは、ウェブサイトの編集、およびメタデータの取り扱いをサポートするように設計された２方向のプロトコルである。
【００２３】
ＤＭＭ１１４が、ファクシミリまたはスキャニング装置等から画像の形式でドキュメントを受信する場合、それは、保存のためにレポジトリ２００への画像のルートを適切に決定する。画像もプリンタのような出力デバイスにルーティングするために、ＤＤＭ  １１２へ転送することができる。さらに、画像ファイルもネットワークを介して遠隔装置の他のドキュメント管理システム（ＯＤＭＰ）およびＯＤＭＡ対応品に適切にルートされることが好ましい。電子メール装置を介して受信されたドキュメントは、テキストあるいは添付ファイルとして適切に処理され、ＤＭＭ１１４へ転送される。画像および処理された電子メールドキュメントはどちらもプリンタ、レポジトリ２００、およびＯＤＭＰ、またはＤＤＭ１１２を介して他の出力デバイスへのルートを決めることができる。
【００２４】
図２は、本発明によるレポジトリ２００の階層的フォルダ・ツリー構造である。レポジトリ２００は、複数個のファイルフォルダまたはデータ記憶領域で適切に構成される。ユーザはレポジトリ２００を通してブラウズすることができ、適切なユーザ・インターフェース（当業者により認識されるように、グラフィカルユーザインターフェース（ＧＵＩ）であることが望ましい）を介してファイルフォルダとドキュメントにアクセスする。許可されたユーザは、新しいファイルフォルダおよびドキュメントの作成により適切に階層的ツリーを作成する事ができる。各ファイルフォルダはファイルの子フォルダおよびドキュメントの両方を適切に含んでいる。ユーザには、個人フォルダ２０２およびグループフォルダ２０４の２つのタイプのファイルフォルダが提供される。個人フォルダ２０２はフォルダ所有者のアクセスだけを許可する。フォルダ所有者は、そこに含まれる対象物に対し全ての権利を持っている。管理者がユーザアカウントを作成する時、個人フォルダ２０２は適切に作成される。このファイルフォルダにアサインされたグループに属するユーザは、グループフォルダ２０４を見ることができる。ユーザがグループフォルダ２０４に含まれる対象物に実行することができる操作はそれぞれのグループから継承したアクセス権に制限されている。
【００２５】
１つの実施例においても、本発明のドキュメント管理システム（ＤＭＰ）１０２は、着信するスキャンされたイメージデータ、ファクシミリ、印刷データ、および同種のものを記録するために、インボックスレポジトリか記憶エリアを含んでいる。そのような記憶装置領域は、各ユーザあるいはグループの個人的な記憶エリアであるか、あるいは共用記憶装置領域である。スキャン画像、ファクシミリ、印刷データおよび同種のものはユーザによって提供されるパラメータに基づいた記憶エリアに記録される。
【００２６】
本発明のドキュメント管理システム（ＤＭＰ）１０２は、ユーザにデータ記憶領域中の少なくとも１つのドキュメントに実行される選択された操作の自動化を可能にする。そのような操作を実行するために、ユーザはどの操作が実行されるべきか選択する。ユーザは、実行される１つ以上の操作を選択あるいは定義する能力を備える。その後、ユーザは、ファイルかスクリプト中に選択された操作を保存する機会を与えられる。スクリプトは選択された操作の配列である。その後、ユーザは選択されたデータ記憶領域にスクリプトを関連付ける。ユーザは当該技術において既知である任意の適切な方法でデータ記憶領域に関する選択された情報を提供することにより、適切なデータ記憶領域を識別する。そのような情報は、データ記憶領域場所、データ記憶領域名、アクセス権、データ記憶領域に関連するユーザ名、およびユーザ名パスワードを含むがそれに制限されない。ユーザはシステムユーザあるいはゲストアカウントのいずれかである。その後、ユーザによって提供される情報は確認され、もしそうであれば、ユーザはその後、データ記憶領域内のドキュメントについて選択された操作を実行することを認められる。一旦データ記憶領域が選択されれば、データ記憶領域内に収容されたドキュメントは、関連するスクリプト中に指定された操作に従って自動的に処理される。各ユーザは、データ記憶領域と関連する１つのスクリプトのみを選択できることが好ましい。１つ以上のデータ記憶領域が１つのスクリプトと関連していることが好ましい。操作がデータ記憶領域と関連する順番に対応して操作が実行されることが好ましい。スクリプトは、当該技術において既知の、あらゆる方法によって、編集、リネーム、削除、およびユーザ間での共有が可能である。
【００２７】
好ましくは、データ記憶領域は、個人フォルダ、グループフォルダおよび電子インボックスから選ばれることが好ましい。
【００２８】
記憶領域中のドキュメントについて実行し得る選択された操作は、データ記憶領域内のいかなるドキュメントも選択された送付先にコピーし（Ｃｏｐｙ  Ｔｏ）、データ記憶領域内のいかなるドキュメントも選択された送付先に転送し（Ｍｏｖｅ  Ｔｏ）、データ記憶領域内のいかなるドキュメントも第１の選択ファイルフォーマットから選択された第２のファイルフォーマットに変換し（Ｃｏｎｖｅｒｔ  Ｔｏ）、データ記憶領域内のいかなる画像フォーマットドキュメントも画像フォーマットドキュメントからテキストに変換するために光学文字認識（ＯＣＲ）し、また選択された操作をドキュメントに実行するためにデータ記憶領域内のあらゆるドキュメントに必ず関連する基準を識別する（Ｆｉｌｔｅｒ  Ｂｙ）が、それに制限されるものでない。
【００２９】
Ｃｏｐｙ  Ｔｏ操作は、選択されたデータ記憶領域中で受信されたドキュメントを、ユーザによって識別された特定の送付先にコピーする。送付先を識別するために、ユーザは、当該技術において既知のあらゆる適切な方法で特定の送付先に関する選択された情報を提供する。適切な送付先は、画像生成装置、電子メールサーバ、インターネットサーバおよびドキュメント管理レポジトリを含むが、それに制限されるものでない。送付先に関する選択された情報は、ドキュメント管理システム（ＤＭＰ）１０２中のルーティング概要記録に格納される。
【００３０】
Ｍｏｖｅ  Ｔｏ操作は、選択されたデータ記憶領域中で受信したドキュメントが特定の送付先に移動あるいは転送されることを除き、Ｃｏｐｙ  Ｔｏ操作と同様である。送付先を識別するために、ユーザは、特定の送付先に関する選択された情報を当該技術において既知のあらゆる適切な方法で提供する。適切な送付先は、画像生成装置、電子メールサーバ、インターネットサーバおよびドキュメント管理レポジトリを含むが、それに制限されるものでない。送付先に関する選択された情報は、ドキュメント管理システム中のルーティング概要記録に格納される。
【００３１】
Ｃｏｎｖｅｒｔ  Ｔｏ操作において、選択されたデータ記憶領域へ受信されたドキュメントは、第１の選択されたファイルフォーマットから第２の選択されたファイルフォーマットに変換される。適切なフォーマットを選択するために、ユーザは、フォーマットに関する情報を当該技術において既知のあらゆる適切な方法で提供する。ドキュメントは、ＰＯＳＴＳＣＲＩＰＴ（登録商標）（以下ＰＳとする。）からＰＤＦ、ＰＤＦからＰＳに、ＰＳからｔｘｔに、ＰＤＦからｔｘｔに、ＰＳからＴＩＦＦに、ＰＳからＪＰＧに、およびＰＳからＢＭＰに変換か可能である。いかなるディジタルグラフィカルな保存フォーマットをも含む他のタイプのドキュメント変換は、当業者によって認識されるように適切に利用される。
【００３２】
ＯＣＲ操作は、選択されたデータ記憶領域に受信された画像フォーマットドキュメントからテキストを抽出し、そのようなドキュメントに対して光学文字認識を実行し、それらをテキストに変換する。適切な画像フォーマットは、ＰＮＧ、ＪＰＧ、ＢＭＰおよびＴＩＦＦを含むが、それに制限されるものでない。
【００３３】
セットメタデータ操作において、データ記憶領域中のドキュメント内のメタデータ領域には任意の値がアサインされる。メタデータ領域に対する値を選択するために、ユーザは選択された情報を当該技術において既知のあらゆる適切な方法で提供する。メタデータ情報はドキュメント管理レポジトリにあるファイルに格納される。
【００３４】
Ｆｉｌｔｅｒ  Ｂｙ操作において、一定の基準が識別され、および、データ記憶領域中のドキュメントは、操作がドキュメントに対して実行されるために、そのような基準を満たさなければならない。例えば、ユーザは、電子メールドキュメントのみがドキュメントに対して実行される操作を選択しているのだということを明記することができる。ユーザは選択された基準を当該技術において既知のあらゆる適切な方法で提供する。
【００３５】
１つの実施例において、ドキュメント管理システム１０２は、選択された操作が今後データ記憶領域中のドキュメントについて実行されないように、指定のデータ記憶領域を解除することに適した手段をも含んでいる。ユーザが指定のドキュメント領域を解除するまで、選択された操作はすべて指定のドキュメント記憶領域に受信されたドキュメントについて実行される。このポイントでは、ユーザは処理を中止するか、あるいは選択した操作を実行する別のデータ記憶領域を選択することができる。
【００３６】
別の実施例において、ドキュメント管理システム１０２は、選択された操作あるいはスクリプトが実施できるかどうか決定することに適した手段を含んでいる。判定が肯定的な場合、選択された操作は任意の適切なメモリデバイスに格納される。判定が否定的な場合、ユーザはスクリプトを編集するか改訂するようにプロンプトされる。その後、修正されたスクリプトは、選択された操作が実施できるかどうか決定するために調査される。
【００３７】
別の実施例において、ドキュメント管理システム１０２は、複数のデータ記憶領域を備える。この実施例において、少なくとも１つのドキュメントが各データ記憶領域に受信される。少なくとも１つの操作は各データ記憶領域に関連し、また各データ記憶領域に関連した少なくとも１つの操作は関連するデータ記憶領域に受信された各ドキュメントについて実行される。
【００３８】
図３は、本発明に記載の選択されたデータ記憶領域中に受信されたドキュメントについて少なくとも１つの選択された操作を実行する工程のフローチャートが図示される。フローは、ユーザがデータ記憶領域中のドキュメントについて実行する少なくとも１つの操作を選択するプロセスブロック３０２から始まる。
【００３９】
その後、フローは選択された操作が実行可能であるか判定がなされる決定ブロック３０４に進む。判定が否定的な場合、ユーザはプロセスブロック３０６に示されるように、スクリプト修正をプロンプトされる。修正されたスクリプトについても、選択された操作が実行可能かどうか分析される。オリジナルスクリプトあるいは修正されたスクリプトが有効であると判定された場合、スクリプトにユーザが選択した操作を保存するプロセスブロック３０８に続く。
【００４０】
その後、スクリプトが関連するデータ記憶領域を選択するプロセスブロック３１０に進む。ユーザがデータ記憶領域へのアクセスを現在許可されていない場合、ＤＭＰ  １０２はアクセス権を獲得するためにユーザー名とパスワードを提供するようにユーザにプロンプトする。フォルダへのユーザの権利は、特定のユーザに提供されるアクセスのレベルに従って管理者が適切にアサインする。
【００４１】
その後、ユーザがデータ記憶領域中のドキュメントについて選択された操作を実行したいのか判定がなされる決定ブロック３１２に続く。判定が否定的な場合、ユーザがレポジトリ２００へのアクセスを維持するプロセスブロック３１０に戻る。
【００４２】
決定ブロック３１２での判定が肯定的な場合、データ記憶領域中のドキュメントについて選択された操作の実行をユーザが試みていることを意味する。この時点で、選択された操作がデータ記憶領域中のドキュメントに対して実行されるプロセスブロック３１４に移行する。
【００４３】
その後、操作が成功裡に実行されたか判定がなされる決定ブロック３１６に進む。判定が否定的な場合、プロセスブロック３１８で示されるように、ユーザに通知される。この時点では、ユーザは、スクリプトの修正あるいはプロセスの中断といったような、いくつかのオプション（示されない）を選ぶことができる。判定が肯定的な場合、選択された操作がもはやドキュメント記憶領域中のドキュメントに対して実行されないようにユーザが選択されたデータ記憶装置コンテナを解除するプロセスブロック３２０に進む。データ記憶領域は、いかなる時も解除し得る。この時点でユーザは、３２２に示されるように、ドキュメントを受信するのに別のデータ記憶領域を選択するか、プロセスを中断することができる。
【００４４】
ネットワーク装置上で作動すると記述されたシステムであるが、さらに、例えばＬｉｎｕｘ（登録商標）（および他のＵｎｉｘ（登録商標）のＯＳ）のような、他のオペレーティングシステム、およびＡｐｐｌｅ  Ｃｏｍｐｕｔｅｒ（登録商標）のＯＳ上でそれが実行できることが認識されている。好ましい実施例は詳細に記述されたが、追加のクレームによって定義されるような発明の精神および適用範囲から外れずに、多様な変更、置換および変更を行なうことができるということが理解されるべきである。本発明の原理を説明するために、ここに記述され、図示された細部、材料、および部分的なアレンジの多様な変更は、追加のクレームにも表示されているような発明の原理および適用範囲内の分野の当業者によってなされてもよいということが認識される。
【図面の簡単な説明】
【００４５】
【図１】本発明を実施するためのネットワークシステムの例である。
【図２】ドキュメント管理システム中のレポジトリの階層ツリー構造である。
【図３】複数個のドキュメントを少なくとも１つのデータ記憶領域に自動で転送する本発明の手順を示すフローチャートである。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【外国語明細書】
１  Ｔｉｔｌｅ  ｏｆ  Ｉｎｖｅｎｔｉｏｎ    
ＤＯＣＵＭＥＮＴ  ＭＡＮＡＧＥＭＥＮＴ  ＳＹＳＴＥＭ  ＦＯＲ  ＡＵＴＯＭＡＴＩＮＧ  ＯＰＥＲＡＴＩＯＮＳ  ＰＥＲＦＯＲＭＥＤ  ＯＮ  ＤＯＣＵＭＥＮＴＳ  ＩＮ  ＤＡＴＡ  ＳＴＯＲＡＧＥ  ＡＲＥＡＳ
２  Ｄｅｔａｉｌｅｄ  Ｄｅｓｃｒｉｐｔｉｏｎ  ｏｆ  Ｉｎｖｅｎｔｉｏｎ  
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３  Ｂｒｉｅｆ  Ｄｅｓｃｒｉｐｔｉｏｎ  ｏｆ  Ｄｒａｗｉｎｇｓ  
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Ｃｌａｉｍｓ
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2004222235.tif 000026
2004222235.tif 000027
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１  Ａｂｓｔｒａｃｔ    
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２  Ｒｅｐｒｅｓｅｎｔａｔｉｖｅ  Ｄｒａｗｉｎｇ      ＦＩＧ１
ＦＩＧ１
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ＦＩＧ２
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ＦＩＧ３
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