(57)【要約】【課題】通信環境の変化などに伴って求められる能力に変化が生じたときにシステム構成を大幅に変更することなく柔軟に対応可能なものとする。【解決手段】外部システムからの要求に応じて文書データに対する処理を行う文書蓄積部６やコンテンツデータ加工部７などの個別の処理手段と、この個別の処理手段に所要の処理を実行させる処理実行部５と、文書データの処理方法を指定する処理指定情報を含むデータを外部システムから受信する通信部３と、処理実行部から切り離されて設けられ、通信部での受信データを解析してその中の処理指定情報に基づいて処理実行部での処理コマンドを特定するデータ解析部４とを備え、このデータ解析部で特定された処理コマンドに基づいて処理実行部が個別の処理手段に処理の実行を指示する。特に通信部が、汎用的なデータ定義を用いて外部システムと通信を行う。【選択図】　　図１
2004021371.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
外部システムからの要求に応じて文書データに対する処理を行う個別の処理手段と、この個別の処理手段に所要の処理を実行させる処理実行手段と、文書データの処理方法を指定する処理指定情報を含むデータを外部システムから受信する通信手段と、前記処理実行手段から切り離されて設けられ、前記通信手段での受信データを解析してその中の前記処理指定情報に基づいて前記処理実行手段での処理コマンドを特定する受信データ解析手段とを備え、この受信データ解析手段で特定された処理コマンドに基づいて前記処理実行手段が前記個別の処理手段に処理の実行を指示することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
外部システムからの要求に応じて文書データに対する一連の処理の組み合わせからなるワークフローに係る処理を行う個別の処理手段と、この個別の処理手段に所要の処理を実行させる処理実行手段と、前記ワークフローを指定する処理指定情報を含むデータを外部システムから受信する通信手段と、前記処理指定情報で指定されたワークフローを構成する一連の処理の情報を予め格納するワークフロー情報格納手段とを備え、このワークフロー情報格納手段に基づいて前記処理実行手段が前記ワークフローを構成する一連の処理の実行を前記個別の処理手段に指示することを特徴とする文書管理システム。
【請求項３】
前記処理実行手段が、前記通信手段で受信した前記処理指定情報を含むイメージデータ形式の受信データを画像処理して前記処理指定情報を取得することを特徴とする請求項１若しくは請求項２に記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記処理指定情報が、バーコードに格納されたことを特徴とする請求項３に記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記通信手段が、汎用的なデータ定義を用いて前記外部システムと通信を行うことを特徴とする請求項１若しくは請求項２に記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記個別の処理手段が、イメージデータからなる文書データ内の文字領域に対する文字認識処理により取得した文字情報を用いて前記通信手段と同一のデータ定義を用いて文書データを加工する文書データ加工手段、並びにこの文書データ加工手段で加工済みの文書データを蓄積する文書蓄積手段であることを特徴とする請求項５に記載の文書管理システム。
【請求項７】
前記個別の処理手段が、前記処理実行手段での処理の実行状況に関する情報を蓄積する実行ログ蓄積手段であることを特徴とする請求項１若しくは請求項２に記載の文書管理システム。
【請求項８】
前記個別の処理手段が、外部システムに文書データを送信する通信手段、１ファイル内に複数ページのイメージデータを有する文書データを蓄積する文書蓄積手段、並びに前記外部システムに文書データを送信する際に、前記文書蓄積手段から取り出した文書データをページごとに別のファイルに分割処理するファイル分割処理手段であることを特徴とする請求項１若しくは請求項２に記載の文書管理システム。
【請求項９】
階層ディレクトリ構造を有するファイルシステムと、文書データが複数のディレクトリに均等に分散して保存されるようにディレクトリを管理するディレクトリ管理手段と、保存された文書データを特定するパスに関する情報を当該文書データの識別情報に対応させて格納するパス情報格納手段とを備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項１０】
前記ファイルシステムに文書データを格納する際に、前記パスに対応したファイル名を付与したデータファイルを作成することを特徴とする請求項９に記載の文書管理システム。
【請求項１１】
前記ファイルシステムは、０００から９９９までの３桁の数字からなる名称を付与してディレクトリが形成されることを特徴とする請求項９若しくは請求項１０に記載の文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、大量の文書データを蓄積し、外部システムからの要求に応じて文書データに対して所要の処理を行う文書管理システムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
この種の文書管理システムでは、外部システムとの間での文書データや内部の動作を指示する情報に係るデータの受け渡しが、ソケット通信などによる専用のインタフェイスを用いて行われることが一般的である。また、文書を蓄積するファイルシステムでは、蓄積される文書を論理的に分類してその分類構造に合わせてディレクトリが作成され、文書データを格納するディレクトリを外部システム側から指定する方式が採用されている。さらに、文書の回覧により決裁書類に対して合議を受ける場合のように一連の処理を所定のワークフローにしたがって実行させると作業の効率化を図ることができるが、このようなワークフローを実行させるプログラムは、従来、ワークフローシステム内部には、経路設定の機能と、外部のアプリケーションまたはツールとのインターフェースを持ち、アプリケーションの制御に関しては外部システム側に設けられている。こうすることでアプリケーションやデータ管理を外部に依存することでシステム的に軽く構築することができる。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
ところが、前記のような文書管理システムでは、外部システムとの間でのデータの受け渡しに関する取り決めに冗長度がなく、外部システムに文書管理システム専用の通信手段を設ける必要があり、しかも通信に用いるデータ形式が制限されるため、機能拡張に伴う変更に柔軟に対応することができない不都合が生じる。また、論理的な分類構造でディレクトリが作成されたファイルシステムでは、文書データが一部のディレクトリに偏って蓄積されるため、文書量の増大に伴ってアクセススピードが著しく低下する難点があり、規模の拡大に伴ってディレクトリ構造を変更する大幅な手直しが必要になる不都合が生じる。しかも外部システム側でディレクトリを管理する従来の手法では、近年の文書量の急増に伴って外部システム側の負担が過大になり、十分な対応が困難である。さらに、ワークフローを実行させるプログラムを外部システム側に設けると、プログラムを有しない外部システムではワークフローの指示ができないため、利用可能な外部システムが制限される不都合を有している。
【０００４】
本発明は、このような従来技術の問題点を解消するべく案出されたものであり、その第１の目的は、通信環境の変化や文書量の増大などに伴って求められる能力に変化が生じたときにシステム構成を大幅に変更することなく柔軟に対応することができる文書管理システムを提供することにあり、第２の目的は、不特定の外部システムからワークフローを実行させることができるように構成された文書管理システムを提供することにある。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
このような目的を果たすために、本発明においては、外部システムからの要求に応じて文書データに対する処理を行う個別の処理手段と、この個別の処理手段に所要の処理を実行させる処理実行手段と、文書データの処理方法を指定する処理指定情報を含むデータを外部システムから受信する通信手段と、処理実行手段から切り離されて設けられ、通信手段での受信データを解析してその中の処理指定情報に基づいて処理実行手段での処理コマンドを特定する受信データ解析手段とを備え、この受信データ解析手段で特定された処理コマンドに基づいて処理実行手段が個別の処理手段に処理の実行を指示するものとした。これによると、求められる能力に変化が生じたときにシステム構成を大幅に変更することなく柔軟に対応することができる。また、外部システムからの要求に応じて文書データに対する一連の処理の組み合わせからなるワークフローに係る処理を行う個別の処理手段と、この個別の処理手段に所要の処理を実行させる処理実行手段と、ワークフローを指定する処理指定情報を含むデータを外部システムから受信する通信手段と、処理指定情報で指定されたワークフローを構成する一連の処理の情報を予め格納するワークフロー情報格納手段とを備え、このワークフロー情報格納手段に基づいて処理実行手段がワークフローを構成する一連の処理の実行を個別の処理手段に指示するものとした。これによると、不特定の外部システムからワークフローを実行させることができる。さらに、階層ディレクトリ構造を有するファイルシステムと、文書データが複数のディレクトリに均等に分散して保存されるようにディレクトリを管理するディレクトリ管理手段と、保存された文書データを特定するパスに関する情報を当該文書データの識別情報に対応させて格納するパス情報格納手段とを備えたものとした。これによると、求められる能力に変化が生じたときにシステム構成を大幅に変更することなく柔軟に対応することができる。
【０００６】
【発明の実施の形態】
本発明の第１の実施の態様に係る文書管理システムは、外部システムからの要求に応じて文書データに対する処理を行う個別の処理手段と、この個別の処理手段に所要の処理を実行させる処理実行手段と、文書データの処理方法を指定する処理指定情報を含むデータを外部システムから受信する通信手段と、処理実行手段から切り離されて設けられ、通信手段での受信データを解析してその中の処理指定情報に基づいて処理実行手段での処理コマンドを特定する受信データ解析手段とを備え、この受信データ解析手段で特定された処理コマンドに基づいて処理実行手段が個別の処理手段に処理の実行を指示するものである。これによると、処理実行手段以降の内部構成に煩わされることなく通信手段の通信方法を適宜に変更することができる。この場合、通信方法に変更があれば、その変更に応じて処理実行手段と整合するように受信データ解析手段に変更を加えれば良い。また、処理実行手段では文書データの蓄積・送信用データの作成・文書データの加工などの個別の処理は行われず、各々の処理に特化した処理手段を互いに独立して設け、処理実行手段による指示に応じて個別の処理手段に所定の処理を行わせる構成とすると、機能拡張に対する柔軟性をより一層高めることができる。
【０００７】
本発明の第２の実施の態様に係る文書管理システムは、外部システムからの要求に応じて文書データに対する一連の処理の組み合わせからなるワークフローに係る処理を行う個別の処理手段と、この個別の処理手段に所要の処理を実行させる処理実行手段と、ワークフローを指定する処理指定情報を含むデータを外部システムから受信する通信手段と、処理指定情報で指定されたワークフローを構成する一連の処理の情報を予め格納するワークフロー情報格納手段とを備え、このワークフロー情報格納手段に基づいて処理実行手段がワークフローを構成する一連の処理の実行を個別の処理手段に指示するものである。これによると、外部システムで処理指定情報を入力するだけで一連の処理を実行させることができ、不特定の外部システムからワークフローを実行させることができる。また、ワークフロー情報格納手段の格納情報を更新することで機能拡張に柔軟に対応することができる。この場合、個々の処理をサブルーチン化しておけば良い。
【０００８】
本発明の第３の実施の態様に係る文書管理システムは、前記第１若しくは第２の実施の態様に係る構成において、処理実行手段が、通信手段で受信した処理指定情報を含むイメージデータ形式の受信データを画像処理して処理指定情報を取得するものである。これによると、ファクシミリ装置やネットワークスキャナなどのように送信する情報がイメージデータに制限された外部システムでも処理方法を指定することができる。
【０００９】
本発明の第４の実施の態様に係る文書管理システムは、前記第３の実施の態様に係る構成において、処理指定情報が、バーコードに格納されたものである。これによると、画像処理による処理指定情報の取得が容易になる。この場合、認識精度を高める上で２次元バーコードが望ましい。
【００１０】
本発明の第５の実施の態様に係る文書管理システムは、前記第１若しくは第２の実施の態様に係る構成において、通信手段が、汎用的なデータ定義を用いて外部システムと通信を行うものである。これによると、外部システムとの間のデータの受け渡しに関する制約が少なく、機能拡張に対する柔軟性をより一層高めることができる。この場合、汎用的なデータ定義としてはＸＭＬ（ｅＸｔｅｎｓｉｂｌｅ　Ｍａｒｋｕｐ　Ｌａｎｇｕａｇｅ）が好適であり、ＸＳＬ（ｅＸｔｅｎｓｉｂｌｅ　Ｓｔｙｌｅｓｈｅｅｔ　Ｌａｎｇｕａｇｅ）によるスタイルシートで表示形式を指定することができる。さらにサムネイル表示を可能とすると良く、これにより外部システムで文書データを見易く表示させることができる。これは外部システムが携帯型の情報機器である場合に効果的である。
【００１１】
本発明の第６の実施の態様に係る文書管理システムは、前記第５の実施の態様に係る構成において、個別の処理手段が、イメージデータからなる文書データ内の文字領域に対する文字認識処理により取得した文字情報を用いて通信手段と同一のデータ定義を用いて文書データを加工する文書データ加工手段、並びにこの文書データ加工手段で加工済みの文書データを蓄積する文書蓄積手段であるものである。これによると、外部システムから閲覧などの文書処理の指示を受けた際に迅速に対応することができ、特に送信データ量を小さくすることができることから送信に要する時間を短縮することができる。この場合、データ定義にＸＭＬを用いると良い。
【００１２】
本発明の第７の実施の態様に係る文書管理システムは、前記第１若しくは第２の実施の態様に係る構成において、個別の処理手段が、処理実行手段での処理の実行状況に関する情報を蓄積する実行ログ蓄積手段であるものである。これによると、有用な処理に課金する場合に、その利用料の徴収が容易になる。
【００１３】
本発明の第８の実施の態様に係る文書管理システムは、前記第１若しくは第２の実施の態様に係る構成において、個別の処理手段が、外部システムに文書データを送信する通信手段、１ファイル内に複数ページのイメージデータを有する文書データを蓄積する文書蓄積手段、並びに外部システムに文書データを送信する際に、文書蓄積手段から取り出した文書データをページごとに別のファイルに分割処理するファイル分割処理手段であるものである。これによると、ＴＩＦＦなどのファイル形式による文書データを外部システムで閲覧する際に、所要のページのみを迅速に画面表示させることができる。
【００１４】
本発明の第９の実施の態様に係る文書管理システムは、階層ディレクトリ構造を有するファイルシステムと、文書データが複数のディレクトリに均等に分散して保存されるようにディレクトリを管理するディレクトリ管理手段と、保存された文書データを特定するパスに関する情報を当該文書データの識別情報に対応させて格納するパス情報格納手段とを備えたものである。これによると、外部システムに依存しないデータ管理が可能になると共に、想定される文書量に応じてディレクトリの階層構造を余裕をもって定めておけば、文書量の増大に伴ってディレクトリを順次追加することで、システムを変更することなく規模の拡大に対応することができる。さらに、文書の論理的な分類とは関係なく文書データが多数のディレクトリに分散して蓄積されるため、アクセススピードの低下を抑えることができる。
【００１５】
本発明の第１０の実施の態様に係る文書管理システムは、前記第９の実施の態様に係る構成において、ファイルシステムに文書データを格納する際に、パスに対応したファイル名を付与したデータファイルを作成するものである。これによると、障害で管理パスが不明になった場合でも、管理ファイル名から管理パスが判明するため、復旧が可能である。
【００１６】
本発明の第１１の実施の態様に係る文書管理システムは、前記第９若しくは第１０の実施の態様に係る構成において、ファイルシステムが、０００から９９９までの３桁の数字からなる名称を付与してディレクトリが形成されるものである。これによると、人が理解しやすくなるため、障害復旧時の作業が容易になる。
【００１７】
以下、本発明の実施の形態について、図面を参照して詳細に説明する。
【００１８】
図１は、本発明による文書管理システムの概略構成を示すブロック図である。この文書管理システムは、ＰＣ１やファクシミリ装置２からなる外部システムとの間でデータを遣り取りする通信部３と、この通信部３での受信データを解析するデータ解析部４と、このデータ解析部４での解析結果に基づいて所要の処理の実行を指示する処理実行部５と、外部システムから入手した文書データを蓄積する文書蓄積部６と、文書データを加工するコンテンツデータ加工部７と、外部システムに配信する配信データを作成する配信データ作成部８及び拡張配信データ作成部９と、処理実行部５での処理の実行状況に関する情報を蓄積する実行ログ蓄積部１０とを有している。
【００１９】
通信部３には、インターネットを介してユーザ端末としてのＰＣとの間で所要のデータ通信を行うインターネット通信部１１と、ＰＳＴＮを介してユーザ端末としてのファクシミリ装置からファクシミリデータを受け取るファクシミリ通信部１２とを備えている。インターネット通信部１１は、汎用的なデータ定義、特にここではＸＭＬでデータの受け渡しが行われる。
【００２０】
この文書管理システムでは、外部システムから文書データの他にその処理方法を指定する処理指定情報が送られ、この処理指定情報に指定された処理方法にしたがって処理実行部５で所要の処理が実行される。データ解析部（受信データ解析手段）４は、処理実行部５から切り離されて設けられ、通信部３での受信データを解析してその中の処理指定情報に基づいて処理実行部５での内部処理コマンドを特定するものである。
【００２１】
図２は、図１に示した文書管理システムに蓄積された文書データを外部システムで閲覧する際の処理の概要を示している。外部システムのユーザ端末であるＰＣ１から、文書蓄積部６に蓄積された文書の閲覧を指示する処理指定情報、並びに外部システムでの文書の識別情報（文書ＩＤ）を格納した処理指定用ＸＭＬデータが送信され、処理実行部５にて外部システムでの文書の識別情報に基づいて文書蓄積部６に蓄積された文書を特定して取り出す処理が実行される。ここでは文書の識別情報（文書ＩＤ）が、通常の業務処理などで利用されるユーザ汎用データベース１３に登録されている。ユーザ汎用データベース１３はユーザが任意に作成するデータベースである。
【００２２】
文書データを外部システムに送信する際には、配信データ作成部８において外部システムとの間の通信方式に適合する所定のデータ形式で送信用文書データが作成される。また外部システムから要求があると、その要求に応じて拡張配信データ作成部９において別のデータ形式で送信用文書データが作成される。ここでは、配信データ作成部８でＸＭＬで記述された送信用文書データが作成され、拡張配信データ作成部９でサムネイル表示を可能とするＸＭＬで記述された送信用文書データが作成される。
【００２３】
コンテンツデータ加工部（ファイル分割処理手段）７では、外部システムに文書データを送信する際に、送信対象となる文書データが１ファイル内に複数ページのイメージデータからなるものである場合には、文書データを文書蓄積部６から取り出してページごとに別のファイルに分割処理するファイル分割処理が行われる。このファイル分割処理は、外部システムからイメージデータ形式での文書データの配布を要求された場合に行われる。
【００２４】
図３は、図２に示した文書閲覧処理の手順を示すフロー図である。まず、外部システムのユーザ端末のブラウザにおいて所定のＵＲＬにアクセスし、図４に示す画面にて閲覧する文書の格納キャビネットを指定する操作が行われると、そのキャビネットに対応するユーザ汎用データベースにアクセスしてその管理構造（図５参照）を取得し（ステップ１０１）、ユーザ端末にてユーザ汎用データベースの管理構造が反映された検索画面が図６に示すようにブラウザにより表示される（ステップ１０２）。ここでユーザが所要の検索項目に対応するキーワードを入力して検索を実行すると（ステップ１０３）、図５のユーザ汎用データベースのレコードを検索して検索項目の一致した文書の文書ＩＤを取得する（ステップ１０４）。そして文書ＩＤを埋め込んだ処理指定用ＸＭＬデータが作成され（ステップ１０５）、その処理指定ＸＭＬデータが文書管理システムに送信される（ステップ１０６）。
【００２５】
次に、文書管理システムにおいて処理指定用ＸＭＬデータが通信部３に受信されると、そのＸＭＬデータがデータ解析部４で解析され（ステップ１０７）、文書ＩＤ（ここでは文書ＩＤは０００１）を取得する（ステップ１０８）。処理実行部５は、ここで外部システム上の文書ＩＤに基づいて本文書管理システムの文書蓄積部６内で文書を特定する情報、例えば管理パス（文書格納アドレス）を獲得する。そして文書蓄積部６のファイルシステムにアクセスして文書データを読み出す（ステップ１０９）。ついで配信データ作成部８が、図７に示すような文書データを格納した文書表示用ＸＭＬデータ（返送用ＸＭＬデータ）（対応のスタイルシートを含む）を作成して外部システムに送信する（ステップ１１０）。すると図８に示すように外部システムのユーザ端末のブラウザ上に文書が表示される。上述の説明では一つの文書ＩＤからすぐに該当の１文書が表示される場合について説明したが、複数の文書ＩＤを受けて該当文書のリストをいったん表示し、その中から所望の文書を選択させるようにしても良い。
【００２６】
次に、図８の画面上の表示形式変更ボタンを操作することでサムネイル表示の要求が可能であり、この表示変更の要求があれば（ステップ１１１）、図９（左フレーム部分）、図１０（右フレーム部分）に示すようなサムネイル表示が可能な文書表示用ＸＭＬデータ（対応のスタイルシートを含む）を作成して送信する（ステップ１１２）。これにより、図１１に示すように、外部システムのユーザ端末に文書がブラウザにより画面表示される（ステップ１１３）。図１１では、左フレームにサムネイル画像が表示され、複数ページの文書閲覧の際の利便性が向上する。なお、ここで画面表示される表示形式変更ボタンに関する記述については図７、図９、図１０に示したデータでは省略されている。また、ユーザによる事前の指示にしたがって、最初からサムネイル表示させる文書表示用ＸＭＬデータを送信するものとしても良い。
【００２７】
図１２は、図１に示した文書管理システムでのワークフローの処理の概要を示している。処理実行部５には、通信部３を介して外部システムから受け取った処理指定情報で指定されたワークフローを構成する一連の処理の情報を格納するジョブデータベース（ワークフロー情報格納手段）１４が設けられており、このジョブデータベース１４を参照してワークフローを実行するようになっている。ここでは、文書の回覧を行う場合のワークフローを例として説明する。文書の回覧を行うにあたって、まずＯＣＲ認識率を高めるために、イメージスキャナから読み取った文書データの傾きを修正する回転処理、読み取った文書データの汚れを除去するノイズ除去処理を行う。次に、文書を登録する際のキーワードとするためのテキストデータを抽出するＯＣＲ（文字認識）処理を行う。次に、予めこのジョブに割り付けられたあて先である複数のユーザに文書参照用のＵＲＬを記載した電子メールを配布するメール通知処理を行う。配布を受けたユーザからの確認通知メールを受け取るメール確認処理、並びに文書データを文書管理システムに登録する文書登録処理を行う。以上の合計６つの処理が続けて実行される。
【００２８】
この文書管理システムでは、前記のとおり外部システムから送られる処理指定用ＸＭＬデータで処理を指定することができるが、この他にファクシミリ装置を利用して処理方法を指示することができる。この場合、文書データの処理方法を指定する処理指定情報が格納された処理指定シートと共に文書原稿のデータがファクシミリ受信部１２にてイメージデータ形式で受信され、その受信データをデータ解析部（画像処理手段）４で画像処理して処理指定情報を取得し、この処理指定情報にしたがって指定の処理が処理実行部５で実行される。
【００２９】
図１３は、図１２に示したファクシミリ装置でワークフローを指示する際の処理の概要を示している。ここでは、ワークフローを指定する処理指定シート１５を作成するためのプログラムをＰＣ１６で起動し、ここで所要のワークフローを指定することで処理指定情報が格納された処理指定シート１５がプリンタ１７で印刷される。特にここでは処理指定情報が２次元バーコード１８で記録されている。処理指定シート１５は文書原稿１９の先頭に添付してファクシミリ装置２で読み込ませる。
【００３０】
図１４は、図１２に示したワークフローを文書管理システムに実行させるための処理の手順を示すフロー図である。まず文書管理システムのジョブデータベースに登録するデータを作成するためのプログラムをＰＣで起動させ、ワークフローの種類並びにそのワークフローを構成する個別の処理方法を指定し、ワークフローの識別情報とこれに対応する処理方法に関する情報を含む登録データを作成する（ステップ２０１）。そしてこの登録データを文書管理システムに送り、ジョブデータベースに登録する（ステップ２０２）。これにより、外部システムから送られる処理指定情報に基づいて一連の処理を組み合わせたワークフローの実行が可能な状態になる。
【００３１】
実際に文書管理システムにワークフローを実行させるには、まずＰＣで処理指定情報を格納した処理指定シートを作成してプリンタで印刷する（ステップ２０３）。そして処理指定シートを先頭に付けて文書原稿をファクシミリ装置で読み込んで送信する（ステップ２０４）。これにより文書管理システムでワークフローを構成する一連の処理が実行される（ステップ２０５）。
【００３２】
図１５は、図１２に示したワークフロー処理の手順を示すフロー図である。まずファクシミリ装置からの送信データをファクシミリ受信部で受信すると（ステップ３０１）、先頭の処理指定シートのイメージデータを解析して処理指定情報を取得する（ステップ３０２）。具体的には、バーコード情報と処理指定情報（ジョブＩＤ）との対応情報を内部に備えており、それを参照することで処理指定情報を取得する。そして処理指定情報で指定されたワークフローを構成する一連の処理を特定する情報、つまり処理指定情報（ジョブＩＤ）とイメージデータファイル名を指定して処理実行部をコールする（ステップ３０３）。これにより前述したような回転処理（ステップ３０４）、ノイズ除去処理（ステップ３０５）、ＯＣＲ処理（ステップ３０６）、メール通知処理（ステップ３０７）、メール確認処理（ステップ３０８）、文書登録処理（ステップ３０９）が順次実行される。
【００３３】
図１６は、図１に示した文書管理システムでのデータ加工処理の状況を示している。コンテンツデータ加工部（文書データ加工手段）７では、文書蓄積部６に蓄積されたイメージデータからなる文書データ内の文字領域に対する文字認識処理により取得した文字情報を用いてＸＭＬで記述された文書データが作成される。このコンテンツデータ加工部７で作成されたＸＭＬ形式の文書データは、イメージデータ形式の文書データと共に文書蓄積部６に蓄積される。
【００３４】
図１７は、図１６に示したコンテンツデータ加工部での処理の概要を示している。コンテンツデータ加工部には、イメージデータからなる文書データ内の項目ごとの文字領域の配置パターンに関する情報を文書形式ごとに格納する文書パターンデータベース２０が設けられ、この文書パターンデータベース２０を参照して文書データ内の文字領域から文書形式を判別し、該当する文書形式にしたがって項目ごとの文字領域に対する文字認識処理により項目ごとの文字情報が抽出され、ＸＭＬ形式の文書データに格納され、文書蓄積部に蓄積される。これにより、文書データの内容を示す文字情報を精度良く抽出することができ、この文字認識処理で取得した項目ごとの文字情報を全文検索エンジンの索引情報として登録すれば、イメージデータからなる文書データの検索を容易に且つ高精度に行うことができる。
【００３５】
図１８は、図１７に示したデータ加工の処理の手順を示すフロー図である。まずイメージデータからなる文書データ内の文字が記載された領域を認識し、その領域の配置パターンから所定の文書形式のいずれに該当するかを判定し（ステップ４０１）、該当する文書形式の文字領域の配置パターンに基づいて文字認識処理の対象となる領域を設定し（ステップ４０２）、文字領域に対する文字認識処理により抽出された項目（エレメント）ごとのテキストデータからＸＭＬデータを作成し（ステップ４０３）、文書蓄積部に格納する（ステップ４０４）。
【００３６】
図１９は、図１に示した文書蓄積部での文書データ格納処理の概要を示している。文書蓄積部には、階層化された複数のディレクトリに分けて文書データを格納するファイルシステム２３と、文書データがディレクトリに均等に分散して格納されるようにディレクトリを管理するディレクトリ管理部（ディレクトリ管理手段）２４と、文書データが格納されたディレクトリを指定する管理パスに関する情報を当該文書データの識別情報に対応させて格納する管理パスデータベース（パス情報格納手段）２５とが設けられている。
【００３７】
この文書蓄積部では、管理パスに対応した管理ファイル名を付与したデータファイルを作成して文書データが格納されるようになっている。例えば管理パスが￥００１￥０００￥９９９で、元のファイル名が「Ｘ」で、データ形式がＴＩＦＦであれば、管理ファイル名は「００１．０００．９９９．Ｘ．ｔｉｆ」となる。ファイルシステム２３は、３階層の構造でディレクトリが作成されると共に、上位のディレクトリに対して下位ディレクトリが０００から９９９までの３桁の数字からなる名称を付与して設けられるようになっており、最大で１０億のディレクトリを設けることができる。このように管理することにより、文書データを多数のディレクトリに分散して蓄積することができるため、アクセススピードを低下させることがなく、また、障害発生等により管理パスが不明になった場合でもファイル名からパスが判明するため障害復旧が容易となる。
【００３８】
図２０は、図１９に示した文書データ格納の手順を示すフロー図である。まず格納するための文書データを文書蓄積部が受け取ると、ファイルシステムのディレクトリに文書データが均等に分散して格納されるように当該文書データを格納する管理パスを決定し（ステップ５０１）、その管理パスが存在しなければ新規に作成する（ステップ５０２）。そして受け取った文書データから前記の命名規約にしたがった管理ファイル名を付与したデータファイルを作成する（ステップ５０３）。
【００３９】
図２１は、図１に示した実行ログ蓄積部での処理の概要を示している。実行ログ蓄積部１０では、外部システムからの指示に基づいて処理実行部５で実行される処理の実行状況を記録した図２２に示すようなログデータが蓄積され、処理実行部５での処理回数をログデータの処理ＩＤを元に計数することができる。特に有料で提供される文書管理システム外の決済システムや情報検索システムなどを利用して処理実行部５で実行される処理に対しては、実行ログ蓄積部１０でのログデータに基づいて外部システムのユーザから利用回数に応じた利用料を徴収することができる。
【００４０】
【発明の効果】
このように本発明によれば、外部システムからの要求に応じて文書データに対して所要の処理を行う場合に、処理実行手段と切り離して受信データ解析手段を設けることで、処理実行手段以降の内部構成に煩わされることなく通信手段の通信方法を適宜に変更することができ、また文書データを蓄積するファイルシステムにおいて文書データが複数のディレクトリに均等に分散して格納されるようにディレクトリを管理することで、ディレクトリ構造を変更することなく文書量の増大に対応することができ、求められる能力に変化が生じたときでもシステム構成を大幅に変更することなく柔軟に対応することが可能になる。さらに、文書データに対する一連の処理の組み合わせからなるワークフローを実行させたい場合に、ワークフローに対応する一連の処理を文書管理システム側に予め登録しておくことで、不特定の外部システムからワークフローを実行させることが可能になる。このようにして本発明による文書管理システムでは、幅広い業務要求に対して柔軟に且つ高度に対応することが可能になり、寿命の長いシステムを構築することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明による文書管理システムの概略構成を示すブロック図
【図２】図１に示した文書管理システムに蓄積された文書データを外部システムで閲覧する際の処理の概要を示す図
【図３】図２に示した文書閲覧処理の手順を示すフロー図
【図４】ブラウザに表示される画面例を示す図
【図５】図２に示したユーザ汎用ＤＢのデータ例を示す図
【図６】ブラウザに表示される検索の画面例を示す図
【図７】文書表示用のＸＭＬデータのデータ例を示す図
【図８】ブラウザに文書が表示された例を示す図
【図９】文書表示用のＸＭＬデータ（左フレーム部分）のデータ例を示す図
【図１０】文書表示用のＸＭＬデータ（右フレーム部分）のデータ例を示す図
【図１１】ブラウザに文書がサムネイル表示された例を示す図
【図１２】図１に示した文書管理システムでのワークフローの処理の概要を示す図
【図１３】図１２に示したファクシミリ装置でワークフローを指示する際の処理の概要を示す図
【図１４】図１２に示したワークフローを文書管理システムに実行させるための処理の手順を示すフロー図
【図１５】図１２に示したワークフロー処理の手順を示すフロー図
【図１６】図１に示した文書管理システムでのデータ加工処理の状況を示す図
【図１７】図１６に示したコンテンツデータ加工部での処理の概要を示す図
【図１８】図１７に示したデータ加工の処理の手順を示すフロー図
【図１９】図１に示した文書蓄積部での文書データ格納処理の概要を示す図
【図２０】図１９に示した文書データ格納の手順を示すフロー図
【図２１】図１に示した実行ログ蓄積部での処理の概要を示す図
【図２２】図２１に示した実行ログ蓄積部のログデータの例を示す図
【符号の説明】
３　通信部（通信手段）
４　データ解析部（受信データ解析手段、画像処理手段）
５　処理実行部（処理実行手段）
６　文書蓄積部（文書蓄積手段）
７　コンテンツデータ加工部（文書データ加工手段、ファイル分割処理手段）
８　配信データ作成部
９　拡張配信データ作成部
１０　実行ログ蓄積部（実行ログ蓄積手段）
１４　ジョブデータベース（ワークフロー情報格納手段）
１５　処理指定シート
１８　２次元バーコード
１９　文書原稿
２０　文書パターンデータベース（パターン情報格納手段）
２３　ファイルシステム
２４　ディレクトリ管理部（ディレクトリ管理手段）
２５　管理パス情報格納部（パス情報格納手段）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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