(57)【要約】【課題】アーカイブ用端末装置に保存（アーカイブ）した電子メールに添付された画データの管理の容易化を図るインターネットファクシミリ装置を提供すること。【解決手段】送受信した画データ２７を電子メール２３によって所定の宛先へ送信することにより、前記画データ２７のアーカイブを行うインターネットファクシミリ装置１において、前記画データ２７に関する情報を通信管理記録２０から抽出し、前記電子メール２３のメールヘッダ内のサブジェクト欄に、抽出した前記情報を所定の順序で記載するインターネットファクシミリ装置１。【選択図】　　　図３
2004040600.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
送受信した画データを電子メールによって所定の宛先へ送信することにより、前記画データのアーカイブを行うインターネットファクシミリ装置において、前記画データに関する情報を通信管理記録から抽出し、前記電子メールのメールヘッダ内の特定の項目に、抽出した前記情報を所定の順序で記載することを特徴とするインターネットファクシミリ装置。
【請求項２】
前記特定の項目は、サブジェクトであることを特徴とする請求項１記載のインターネットファクシミリ装置。
【請求項３】
前記画データに関する情報には、通信順序を示す情報が含まれることを特徴とする請求項１記載のインターネットファクシミリ装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、インターネットファクシミリ装置に関し、特に、送受信した画データを電子メールに添付してアーカイブ用端末装置に送信することにより保存（アーカイブ）を行うインターネットファクシミリ装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
インターネットファクシミリ装置は、組み込み型の装置であり、通常、大容量の記憶装置を備えていないので、送受信済み電子メール等の保存すべき情報は、電子メール受信可能な端末装置（以下「アーカイブ用端末装置」という。）へ電子メールにより送信され、そのアーカイブ用端末装置において保存される。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、アーカイブ用端末装置において、メーラ（電子メール送受信用クライアント・ソフト）の送受信電子メール履歴表示機能等により表示される電子メールの送受信履歴情報は、蓄積された電子メールに添付された画データが実際に前記インターネットファクシミリ装置等において送受信された際の通信履歴を表示するものではなく、アーカイブ用端末装置がインターネットファクシミリ装置等から受信した電子メールの受信履歴を表示するものである。したがって、アーカイブした電子メールに含まれる画データに関する履歴情報の管理を行うことが困難であった。
【０００４】
本発明は、かかる課題に鑑みてなされたものであり、アーカイブした電子メールに添付された画データの管理の容易化を図るインターネットファクシミリ装置を提供することを目的とする。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、請求項１記載のインターネットファクシミリ装置は、送受信した画データを電子メールによって所定の宛先へ送信することにより、前記画データのアーカイブを行うインターネットファクシミリ装置において、前記画データに関する情報を通信管理記録から抽出し、前記電子メールのメールヘッダ内の特定の項目に、抽出した前記情報を所定の順序で記載することを特徴としている。
【０００６】
請求項２記載のインターネットファクシミリ装置は、請求項１記載のインターネットファクシミリ装置において、前記特定の項目は、サブジェクトであることを特徴としている。
【０００７】
請求項３記載のインターネットファクシミリ装置は、請求項１記載のインターネットファクシミリ装置において、前記画データに関する情報には、通信順序を示す情報が含まれることを特徴としている。
【０００８】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態に係るインターネットファクシミリ装置について図面に基づき説明する。図１にインターネットファクシミリ装置１の構成例を示す。すなわち、インターネットファクシミリ装置１は、ＣＰＵ（中央処理装置）２、ＲＯＭ（リードオンリーメモリ）３、ＲＡＭ（ランダムアクセスメモリ）４、コーデック５、モデム６、ＮＣＵ（ネットワークコントロールユニット）７、読取部８、記録部９、操作部１０及びＬＡＮＩ／Ｆ１１を備えたものであって、各装置２乃至１１は、通信可能にバス１２によって接続されている。
【０００９】
前記ＣＰＵ２は、所定のプログラムに従って、このインターネットファクシミリ装置１を構成する各部を制御する。
【００１０】
前記ＲＯＭ３は、ＣＰＵ２によりこのインターネットファクシミリ装置１の各部の動作が制御されるための各種プログラムを記憶している。
【００１１】
前記ＲＡＭ４には、登録されたファクシミリ番号やメールアドレス、後述する通信管理記録ファイル２０等が格納されている。また、ＲＡＭ４は、一時的に蓄積される送受信画データや諸データの記憶部としても機能する。
【００１２】
前記コーデック５は、画データを送信のためにＭＨ、ＭＲ、ＭＭＲ方式等により符号化し、受信した画データを復号する。また、コンピュータで一般的に使用される画像フォーマットであるＴＩＦＦ（Ｔａｇｇｅｄ　Ｉｍａｇｅ　Ｆｉｌｅ　Ｆｏｒｍａｔ）形式にも対応して画データを符号化、復号する。
【００１３】
前記モデム６は、例えばＩＴＵ−Ｔ（国際電気通信連合）の勧告Ｖ．３４規格又はこれと同様のものに従った送受信データの変調及び復調を行う。
【００１４】
前記ＮＣＵ７は、電話回線を制御して電話をかけたり、切ったりする回線網制御装置であり、ＰＳＴＮ（公衆交換電話網）１３に接続されている。
【００１５】
前記読取部８は、原稿の画像データを読み取って、白黒２値化した画データ等を出力する。
【００１６】
前記記録部９は、例えば電子写真方式のものからなり、受信した画データ等を記録紙上に記録する。
【００１７】
前記操作部１０は、このインターネットファクシミリ装置１の状態に関する情報、各種操作指示画面等を表示するディスプレイ１０ａ、ファクシミリ番号等を入力するためのテンキー、原稿の読取り動作の開始を行うためのスタートキー、ディスプレイ１０ａ内の反転表示の移動などを行うためのカーソルキー等から構成される操作キー１０ｂを具備している。オペレータによる各種操作、設定等は、この操作部１０から行われる。
【００１８】
前記ＬＡＮＩ／Ｆ１１は、ＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）１４とのインターフェイスを備えており、このＬＡＮ１４とインターネットファクシミリ装置１とを通信可能に接続している。
【００１９】
上記構成を備えるインターネットファクシミリ装置１は、画データを電子メールに添付して送受信するインターネットファクシミリ通信機能のほか、Ｇ３ファクシミリ通信機能を有している。インターネットファクシミリ装置１は、これらの通信機能により、メールサーバ１５、ルータ１６等を通じて他のインターネットファクシミリ装置（不図示）と電子メールを相互に送受信したり、ＰＳＴＮ１３を通じて他のＧ３ファクシミリ装置（不図示）とファクシミリ画データの送受信を行う。また、ＬＡＮ１４には、例えばメーラが組み込まれた電子メール受信可能なＰＣ（パーソナルコンピュータ）等からなるアーカイブ用端末装置１８が設置されており、インターネットファクシミリ装置１は、このアーカイブ用端末装置１８に対して送受信済みファクシミリ画データ及びインターネットファクシミリ画データを電子メールにて送信し、アーカイブするように設定されている。
【００２０】
また、インターネットファクシミリ装置１のＲＡＭ３の所定領域には、図２に示すような、ファクシミリ受信管理記憶ファイル２０Ａ、ファクシミリ送信管理記録ファイル２０Ｂ、インターネットファクシミリ受信管理記録ファイル２０Ｃ、インターネットファクシミリ送信管理記録ファイル２０Ｄが形成されている。各通信管理記録ファイル２０は、通信順序を示す通信番号を格納する「番号」欄、通信相手の電話番号又はメールアドレスを格納する「相手先」欄、通信開始日時を格納する「通信日時」欄、送信又は受信した部門コード（例えば社内の各部署に割り当てられた部門コード等）を格納する「部門」欄、送受信した原稿のページ数を格納する「ページ数」欄、通信結果を格納する「結果」欄、及び諸情報を格納する「備考」欄からなる。ただし、ファクシミリ通信管理記録ファイル２０Ａ、２０Ｂにあっては、上記欄に加えて更に、通信時間を格納する「通信時間」欄が設けられている。
【００２１】
次に、上記構成及び機能を有するインターネットファクシミリ装置１がファクシミリ又はインターネットファクシミリにより送受信した画データを電子メールにてアーカイブ用端末装置１８へ送信して保存する際の動作を図３に示すフローチャートに基づき説明する。なお、このフローチャートに基づき説明するインターネットファクシミリ装置１が実行する動作は、ＲＯＭ４に記憶されている制御プログラムに基づきＣＰＵ２の発行する命令に従って実行される。
【００２２】
インターネットファクシミリ装置１がファクシミリ又はインターネットファクシミリにより画データを送受信すると（Ｓ１）、送信又は受信した画データをＲＡＭ３に格納し（Ｓ２）、ＲＡＭ３の所定領域に形成している当該通信に係る通信管理記録ファイル２０Ａ乃至２０Ｄの何れかを更新する（Ｓ３）。
【００２３】
次いで、図４に示すように、前記Ｓ３の更新により通信管理記録ファイル２０Ａ乃至２０Ｄに追加された新規レコード２１に格納されている、履歴情報のうち、「番号」欄、「相手先」欄及び「結果」欄に格納された情報を抽出する。そして見出し情報２２としての「ＦＡＸ送信」（更新された通信管理記録ファイル２０がファクシミリ送信管理記録ファイル２０Ｂである場合）に続けて、「番号」欄、「相手先」欄、「結果」欄に格納された情報の順番に、各欄から抽出した情報をアーカイブ用電子メール２３のメールヘッダの「Ｓｕｂｊｅｃｔ：」欄に、通信概略情報２４を示すサブジェクトとして、記載する（Ｓ４）。なお、前記Ｓ３で更新された通信管理記録ファイル２０がファクシミリ受信管理記録ファイル２０Ａである場合は、前記見出し情報２２として「ＦＡＸ受信」が、インターネットファクシミリ受信管理記録ファイル２０Ｃである場合は、前記見出し情報２２として「ＩＦＡＸ受信」が、インターネットファクシミリ送信管理記録ファイル２０Ｄである場合は、前記見出し情報２２として「ＩＦＡＸ送信」が記載される。
【００２４】
次いで、前記Ｓ１で行った通信の種別を示す情報として、前記Ｓ１でファクシミリ送信を行った場合は、「メモリ送信」又は「スキャナ送信」を、ファクシミリ受信を行った場合は「ファクシミリ受信」を、インターネットファクシミリ送信を行った場合は「インターネットファクシミリ送信」を、インターネットファクシミリ受信を行った場合は「インターネットファクシミリ受信」を、先頭に「種別」を付して通信種別情報２５としてアーカイブ用電子メール２３の本文に記載する（Ｓ５）。そして、前記新規レコード２１に格納されている履歴情報全てを抽出し、抽出した各情報の先頭に各情報が格納されていた通信管理記録ファイル２０のインデックス情報２６を付した情報を前記通信種別情報２５の次行移行に記載する（Ｓ６）。
【００２５】
そして最後に、前記Ｓ２でＲＡＭ３に格納した送受信済み画データ２７を取り出してアーカイブ用電子メール２３に添付し（Ｓ７）、予め設定されたアーカイブ用端末装置１８のメールアドレスを「Ｔｏ：」欄（不図示）に記載して送信する（Ｓ８）。
【００２６】
図５は、上記のようにしてインターネットファクシミリ装置１から送信されたアーカイブ用電子メール２３が多数蓄積されたアーカイブ用端末装置１８において、メーラの送受信電子メール履歴表示機能により表示された受信済み電子メールの履歴例を示した図である。該機能により受信した電子メールのメールヘッダに記載された情報が上欄に表示され、その中で選択された電子メールの本文に記載された内容が下欄に表示されている。したがって、「送信者」欄には、メールヘッダの「Ｆｒｏｍ：」欄に記載された情報が、「件名」欄には、メールヘッダの「Ｓｕｂｊｅｃｔ：」欄に記載された情報が記載されている。
【００２７】
一方、前記一連の動作（Ｓ１乃至Ｓ８）により該アーカイブ用端末装置１８に対して送信されたアーカイブ用電子メール２３のメールヘッダの「Ｓｕｂｊｅｃｔ：」欄には、前述したように、先頭から順に通信種別情報２５、通信番号、相手先情報（電話番号又はメールアドレス）、通信結果が記載されているので、送受信電子メール履歴表示機能により表示された電子メールの履歴例においても、同順序で表示される。
【００２８】
したがって、アーカイブ用端末装置１８においてオペレータは、「送信者」欄、「件名」欄を基準に表示された履歴情報をソートする（並び替える）ことで、インターネットファクシミリ装置１から送信されてきた電子メールをその他の端末装置から受信した電子メールと別個に連続して表示させることができ、更に連続して表示された中で、通信種別ごと、日時順に表示させることができる。このことによって、アーカイブ用端末装置１８において、インターネットファクシミリ装置１から送られてきたアーカイブ用電子メール２３の管理の容易化が図られる。
【００２９】
また、表示される「件名」から、アーカイブした電子メールに添付された原稿（画データ）の通信相手を特定することができ、「日時」欄からは、実際に当該原稿が送受信された日時に近い日時を特定することができる。更にまた、図示するように、履歴レコードをカーソル２８により選択することにより、当該履歴レコードに係るアーカイブ用電子メール２３の本文を下欄に表示させることにより、より仔細な履歴情報を把握することができる。したがって、前記インターネットファクシミリ装置１を利用すれば、アーカイブ用端末装置１８において蓄積される電子メールに添付された原稿（画データ）の再利用の容易化が図られる。
【００３０】
なお、上記説明したインターネットファクシミリ装置１は、送受信を行う度に、アーカイブ用電子メール２３を生成し送信するものであるが、生成したアーカイブ電子メール２３を蓄積し、蓄積したアーカイブ用電子メール２３の総データ量が所定データ量に達した時にまとめてアーカイブ用端末装置１８へ送信するようにしてもよい。具体的には、図６のフローチャートに示すように、前記Ｓ７で、アーカイブ用電子メール２３を生成した後、生成した電子メールをＲＡＭ３に一旦蓄積し（Ｓ５１）、蓄積している電子メール（添付画データを含む）のデータ量を算出し（Ｓ５２）、算出したデータ量が所定値以上である場合に（Ｓ５３）、蓄積している全てのアーカイブ用電子メール２３をアーカイブ用端末装置１８に対して送信する（Ｓ５４）。
【００３１】
該インターネットファクシミリ装置によれば、該装置からのアーカイブ用電子メールを蓄積するアーカイブ用端末装置１８においては、メーラの送受信電子メール履歴表示機能により「日時」欄（図５参照）に表示される日時と、アーカイブ用電子メール２３に添付された画データの実際の送受信日時との差が大きくなる。そこで該問題を解消するために、前記通信順序を示す情報と、通信管理記録ファイル２０の「番号」欄に格納されている通信番号の代わりに、通信管理記録ファイル２０の「通信日時」欄に格納されている通信日時情報を抽出し、これをアーカイブ用電子メールの「Ｓｕｂｊｅｃｔ：」欄に記載するようにしてもよい。
【００３２】
【発明の効果】
請求項１記載のインターネットファクシミリ装置によれば、アーカイブ先へ送信した電子メールに添付された画データの管理の容易化が図られる。また、本インターネットファクシミリ装置の通信管理記録を外部の端末装置で管理することも可能である。
【００３３】
請求項２記載のインターネットファクシミリ装置によれば、送信される電子メールのサブジェクトには、画データに関する情報が記載されるので、アーカイブ用端末装置等において、保存されている電子メールを電子メール履歴表示機能により表示させれば、画データに関する情報が一見にして把握することができるので、更なる管理の容易化が図られる。
【００３４】
請求項３記載のインターネットファクシミリ装置によれば、アーカイブ用端末装置に送信される電子メールに記載される画データに関する情報には、通信順序を示す情報が含まれているので、アーカイブされている電子メールを時系列でソート処理できるという利点がある。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態に係るインターネットファクシミリ装置と、該装置が設置されたＬＡＮの構成例を示した図である。
【図２】インターネットファクシミリ装置がＲＡＭに形成する通信管理記録ファイルの内容の例を示した図である。
【図３】本発明の実施の形態に係るインターネットファクシミリ装置が送受信画データのアーカイブを行う際の動作を示したフローチャートである。
【図４】アーカイブ用電子メールを生成する際の説明図である。
【図５】アーカイブ用端末装置において表示される通信履歴の例を示した図である。
【図６】本発明の実施の形態に係るインターネットファクシミリ装置が送受信画データのアーカイブを行う際の動作の変形例を示したフローチャートである。
【符号の説明】
１　インターネットファクシミリ装置
２　ＣＰＵ
３　ＲＡＭ
４　ＲＯＭ
１５　メールサーバ
１８　アーカイブ用端末装置
２０、２０Ａ乃至２０Ｄ　通信管理記録ファイル
２３　アーカイブ用電子メール（電子メール）
２７　画データ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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