(57)【要約】【課題】ＩＳＯの構築・維持に必要な文書管理を迅速、かつ効率的に行うための仕組みを提供するもので、コンサルティング品質の平準化、時間と場所を問わないコンサルティングの実現、顧客とコンサルタントの協働作業を可能にすることができる。【解決手段】利用企業は、システムから、サンプルのＩＳＯ管理文書を選択し、このサンプルをなぞりながら、大枠となるＩＳＯ管理文書を作成してサーバーに保存し、サーバーよりＩＳＯ管理文書をローカル端末の特定の場所に自動で保存後、保存文書を特定のフォルダより自動で呼び出しサーバーを経由してコンサルタントにＩＳＯ管理文書としての適合性を確認し、コンサルタントは、利用企業が作成した文書をサーバーよりローカル端末の特定の場所に自動で保存後、ＩＳＯ管理文書として適合性を得られるよう加筆修正を加えて、加筆修正版の文書を特定のフォルダより自動で呼び出しサーバーを経由して利用企業に文書を提示する、以上のプロセスの繰り返しでＩＳＯ管理文書を生成する。【選択図】      なし【特許請求の範囲】
【請求項１】
利用企業は、ＩＳＯ管理文書の半自動生成手段として、サンプル選択手段とフローチャートと文書の半自動生成手段とにより、システムから、サンプルのＩＳＯ管理文書を選択し、このサンプルをなぞりながら、大枠となるＩＳＯ管理文書を作成してサーバーに保存し、
サーバーよりＩＳＯ管理文書をローカル端末の特定の場所に自動で保存後、保存文書を特定のフォルダより自動で呼び出しサーバーを経由してコンサルタントにＩＳＯ管理文書としての適合性を確認し、
コンサルタントは、利用企業が作成した文書をサーバーよりローカル端末の特定の場所に自動で保存後、ＩＳＯ管理文書として適合性を得られるよう加筆修正を加えて、加筆修正版の文書を特定のフォルダより自動で呼び出しサーバーを経由して利用企業に文書を提示する、以上のプロセスの繰り返しでＩＳＯ管理文書を生成することを特徴とするＩＳＯ管理文書の作成・支援システム。
【請求項２】
前記ＩＳＯ管理文書の半自動生成手段のサンプル選択手段は、利用企業は提示されているサンプルから自社のビジネスプロセスと取得範囲にふさわしい工程を選択し、工程を選択した時点で予め設定された手順書作成に必要なサンプルドキュメント類がサーバー上に自動生成されることを特徴とする請求項１記載のＩＳＯ管理文書の作成・支援システム。
【請求項３】
前記ＩＳＯ管理文書の半自動生成手段のフローチャートと文書の半自動生成手段は、選択された工程に基づき、サンプルが表示され、利用企業は、このサンプルをお手本としてなぞりながら、自社のビジネスプロセスに適合する形で、加除修正を加えた後、サーバーに保存し、保存時点でフローチャートと付属する文書がサーバー上に自動生成されることを特徴とする請求項１または請求項２記載のＩＳＯ管理文書の作成・支援システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、インターネット等の情報通信網を通じて国際標準化機構（ＩＳＯ：Ｉｎｔｅｒｎａｔｉｏｎａｌ  Ｏｒｇａｎｉｚａｔｉｏｎ  ｆｏｒ  Ｓｔａｎｄａｒｄｉｚａｔｉｏｎ）が制定するＩＳＯ９０００シリーズやＩＳＯ１４０００シリーズ等の構築・維持に必要な文書管理を迅速、かつ効率的に行うための仕組みを提供するＩＳＯ管理文書の作成・支援システムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
現今の企業活動において、ＩＳＯ品質管理システムの構築が不可欠となっている。企業がＩＳＯ品質管理システムを構築しようとする場合、短期間で、かつ最少のコストで当該システムを構築することが重要な事項となっている。
【０００３】
従来、ＩＳＯ品質管理システムを構築する場合、企業自らが数多くの参考書等で情報を収集するか外部の取得支援コンサルタントと契約するかの方法をとっている。かかる取得支援コンサルタントの個人的ノウハウにより、取得希望企業（顧客）の現場でＩＳＯ管理文書（手順書）を作成する形式が一般的であり、ＩＳＯ品質管理システムの文書化が終わった後に、文書チェックを通してシステムのチェックを行っている。
【０００４】
ＩＳＯ品質管理システムの文書の内容には個々の企業独自のやり方が記述されており、その内容を文書化するのに費やす作業と時間は膨大であった。
【０００５】
そこで、ＩＳＯ品質管理システムを構築する場合に、コンピュータネットワーク上に公開された各業種別マニュアルをテンプレートとして活用し、これをベースに各企業自らがマニュアルを作成することで、マネジメントシステム構築の時間短縮と費用軽減が図られるものとして、下記特許文献１がある。
【０００６】
【特許文献１】
特開２００２−１９７２６２号公報（ＩＳＯ認証取得支援装置およびこれを用いたＩＳＯ認証取得支援方法）
【０００７】
これは、図９に示すように、インターネットサーバーとして好適に用いられるＩＳＯ認証取得支援装置として、ＩＳＯ認証取得プロセスを目標段階１、文章化段階２、実施段階３、記録段階４、経営者による見直し段階５の各段階に分類・集約し、各段階に対応して業種ごとに標準化されたマニュアルを共有文書化して蓄積するデータベースと、コンピュータネットワークを介してアクセスしたユーザへの相談支援手段６を具備し、さらに少なくとも文章化段階２においては、前記共有文書の提供手段と、提供した共有文書に基づくユーザ自らによるＩＳＯ文書の作成手段、実施段階３においては、作成されたＩＳＯ文書の管理手段、記録段階４においては、前記管理されたＩＳＯ文書から派生する記録管理手段、をそれぞれ具備させた。
【０００８】
前記ＩＳＯ認証取得支援装置を用いた効率的なＩＳＯ認証取得維持方法として、コンピュータネットワークを介して装置にアクセスしたユーザに対して、適宜必要に応じてコンピュータネットワーク上において相談支援を行いながら、文章化段階においては、データベースに記憶されている共有文書をテンプレートとして提供するステップと、ユーザ情報の入力により簡易マニュアル作成を促すステップを実行し、実施段階においては、ＩＳＯ文書を電子承認して発行するステップ、発行されたＩＳＯ文書を当該ユーザの顧客先に対して閲覧許可するステップ、発行されたＩＳＯ文書を検索可能とするステップ、発行されたＩＳＯ文書の改版申請状況を確認可能とするステップ、改版されたＩＳＯ文書を登録者へ配布するステップ、およびＩＳＯ文書の新旧版履歴を記録管理するステップの各ステップから必要なステップを選択実行し、記録段階においては、記録をデータベースに保管するステップと、一定期間保管した記録を廃棄するステップを実行する。
【０００９】
この特許文献１では、特にコンピュータネットワークとしてインターネットを用いるので、接続環境を整備することにより、地域的制限を受けることなく全世界的に装置等を利用することができるので、例えば現場事務所からの文書確認等に極めて便利である。
【００１０】
また、重要ステップである文書化段階、実施段階および記録段階において、全ての文書を社外のシステム運用者が装置側で集中管理し、必要な機能をＡＳＰサービスで提供することにより、ユーザ側のシステム管理コストが一切不要となるほか、認証審査や継続審査、更新審査時における不適合事項の削減が図られる利点が得られる。
【００１１】
そして、ユーザへの相談支援手段としてコンピュータネットワーク上で提供される指導員による専門コンサルティング・サポートは、ＩＳＯ認証審査だけでなく、継続審査や更新審査への対応策として極めて経済的かつ効果的である。
【００１２】
【発明が解決しようとする課題】
前記のように、ＩＳＯ品質管理システムの文書の内容には個々の企業独自のやり方が記述されており、その内容を文書化するのに費やす作業と時間は膨大であり、その簡易な方法が模索される。
【００１３】
また、前記ＩＳＯ品質管理システムを構築する場合、企業自らが数多くの参考書等で情報を収集するか外部の取得支援コンサルタントと契約するかの方法をとっている。コンサルティング方式は、利用企業（顧客）から見れば、▲１▼コンサルタントの個人的力量に左右され、▲２▼コンサルタントが赴いての現場作業主体のため取得時間がかかり、▲３▼ノウハウが小出しのため全体像を把握しづらい、といった問題につながる。
【００１４】
一方、コンサルタントから見れば、▲１▼コンサルティングのバラツキを生み、▲２▼顧客へ出向いての現場作業主体のため担当企業数が限られ、▲３▼コンサルタント主導のため顧客と協働作業できず過剰な負担がかかる、といった問題につながる。
【００１５】
なお、前記特許文献１は、データベースに各段階に対応して業種ごとに標準化されたマニュアルを共有文書化して蓄積するということであるが、例えば、ＩＳＯ９０００シリーズ品質管理システムの文書の内容には個々の企業独自のやり方が記述されており、その内容を文書化するのに費やす作業と時間は膨大であり、このような特許文献１に示されるマニュアルの標準化のみでは、十分な労力の軽減にはならない。
【００１６】
この発明の目的は前記従来例の不都合を解消し、手順書の汎用的なサンプルに基づく半自動生成と、ＷＯＲＤ形式へ変換した文書のローカルの特定のフォルダへの自動保存、文書完成までのコンサルティングのワークフローをサーバー上に構築し、コンサルティング品質の平準化、時間と場所を問わないコンサルティングの実現、顧客とコンサルタントの協働作業を可能にすることができるＩＳＯ管理文書の作成・支援システムを提供することにある。
【００１７】
【課題を解決するための手段】
前記目的を達成するため、請求項１記載のこの発明は、利用企業は、ＩＳＯ管理文書の半自動生成手段として、サンプル選択手段とフローチャートと文書の半自動生成手段とにより、システムから、サンプルのＩＳＯ管理文書を選択し、このサンプルをなぞりながら、大枠となるＩＳＯ管理文書を作成してサーバーに保存し、サーバーよりＩＳＯ管理文書をローカル端末の特定の場所に自動で保存後、保存文書を特定のフォルダより自動で呼び出しサーバーを経由してコンサルタントにＩＳＯ管理文書としての適合性を確認し、コンサルタントは、利用企業が作成した文書をサーバーよりローカル端末の特定の場所に自動で保存後、ＩＳＯ管理文書として適合性を得られるよう加筆修正を加えて、加筆修正版の文書を特定のフォルダより自動で呼び出しサーバーを経由して利用企業に文書を提示する、以上のプロセスの繰り返しでＩＳＯ管理文書を生成することを要旨とするものである。
【００１８】
請求項１記載のこの発明によれば、手順書の汎用的なサンプルに基づく半自動生成と、ＷＯＲＤ形式へ変換した文書のローカルの特定のフォルダへの自動保存、文書完成までのコンサルティングのワークフローをサーバー上に構築し、コンサルティング品質の平準化、時間と場所を問わないコンサルティングの実現、利用企業とコンサルタントの協働作業が可能となる。
【００１９】
請求項２記載のこの発明は、ＩＳＯ管理文書の半自動生成手段のサンプル選択手段は、利用企業は提示されているサンプルから自社のビジネスプロセスと取得範囲にふさわしい工程を選択し、工程を選択した時点で予め設定された手順書作成に必要なサンプルドキュメント類がサーバー上に自動生成されることを要旨とするものである。
【００２０】
請求項２記載のこの発明によれば、ＩＳＯ管理文書のサンプルの選択は、自社のビジネスプロセスと取得範囲にふさわしい工程を選択するだけで、この選択された工程に従った手順書作成に必要なサンプルドキュメント類がサーバー上に自動生成されるので、極めて簡単に行なうことができる。
【００２１】
請求項３記載のこの発明は、ＩＳＯ管理文書の半自動生成手段のフローチャートと文書の半自動生成手段は、選択された工程に基づき、サンプルが表示され、利用企業は、このサンプルをお手本としてなぞりながら、自社のビジネスプロセスに適合する形で、加除修正を加えた後、サーバーに保存し、保存時点でフローチャートと付属する文書がサーバー上に自動生成されることを要旨とするものである。
【００２２】
請求項３記載のこの発明によれば、選択された工程に基づき、サンプルが表示されるので、工程との関係でサンプルを見ながら、自社のビジネスプロセスに適合する形で、加除修正を加えることができ、非常に理解し易いものとなる。
【００２３】
【発明の実施の形態】
以下、図面についてこの発明の実施形態を詳細に説明する。図１はこの発明のＩＳＯ管理文書の作成・支援システムの概要を示す説明図、図２は同上システム運用方式の説明図で、図中７は顧客である利用企業、８はデーターセンター、９はコンサルタントである。
【００２４】
データーセンター８は、通常のインターネット１０で利用企業７やコンサルタント９と接続され、プロバイダーとして、ＷＷＷサーバー１１、Ｆ／Ｗ（ファイアウォール）１２、ルーター１３、認証サーバー１４、メールサーバー１５、集線装置であるハブ１６を有し、さらに、コンサルデータベース（ＤＢ）１７のハードデスクを有する。
【００２５】
一方、利用企業７では、Ｆ／Ｗ１２、ルーター１３があり、図示の例でパソコン（パーソナルコンピュータ）１９が端末としてラン（ＬＡＮ）で複数接続されているが、これに限定されるものでなく、端末の形態もランによらない単独型や、ノートパソコンなどの携帯型など様々である。図中、１８は前記パソコン１９が有する、または、利用企業７が設置するサーバーでの特定のフォルダである。
【００２６】
同様に、コンサルタント９でも同様にパソコン１９と特定のフォルダ２０がある。
【００２７】
このようにデーターセンター８は、各種の情報処理を実行する情報処理装置、インターネット等の通信網との間で通信を制御する通信制御装置、その他の情報処理機能を備え、全体として所謂サーバーを構成している。
【００２８】
図１に示すようにこの発明の流れは下記の通りである。
〈利用企業７とデーターセンター８〉
ｉ）利用企業７ではＩＳＯ管理文書をデーターセンター８のコンサルデータベース（ＤＢ）１７から提示されるサンプルを利用しながら半自動生成
ｉｉ）生成された文書を特定のフォルダ１８へ保存（ダウンロード）
ｉｉｉ）ＷＯＲＤ形式の文書を特定のフォルダ１８からデーターセンター８のコンサルデータベース（ＤＢ）１７へ送信（アップロード）
〈データーセンター８とコンサルタント９〉
ｉｖ）利用企業７がアップロードしたＷＯＲＤファイルを特定のフォルダ２０へ保存（ダウンロード）
ｖ）添削した文書を特定のフォルダ２０から送信（アップロード）
【００２９】
これをさらに詳細に説明する。
▲１▼  利用企業７は、取得範囲にふさわしくお手本となるサンプルのＩＳＯ管理文書を選択し、このサンプルをなぞりながら、大枠を作成する。
【００３０】
前記▲１▼のＩＳＯ管理文書をサンプルを利用しながら半自動生成する工程は、サンプル選択手段とフローチャートと文書の半自動生成手段とからなるＩＳＯ管理文書の半自動生成手段によるものである。
【００３１】
図３はこのうちのサンプル選択手段を示すもので、利用企業７は、提示されているサンプルから自社のビジネスプロセスと取得範囲にふさわしい工程を選択する。
【００３２】
工程を選択した時点で予め設定された手順書作成に必要なサンプルドキュメント類がサーバー上に自動生成される。
【００３３】
図４は「フローチャートと文書の半自動生成手段」を示すもので、選択された工程に基づき、サンプルが表示され、利用企業７は、このサンプルをお手本としてなぞりながら、自社のビジネスプロセスに適合する形で、加除修正を加えた後、サーバーに保存する。
【００３４】
保存時点でフローチャートと付属するテキスト文書がサーバー上に自動生成される。
【００３５】
▲２▼  作成した手順書をローカルにダウンロードする。手順書データは自動でＷＯＲＤ形式に変換され、自動でローカルの特定のフォルダ１８に保存される。
【００３６】
前記▲２▼では、図５に示すように、クライアント端末（利用企業７、コンサルタント９）から要求があったとしてサーバー上に保存された手順書データをＩＳＯ管理文書として体裁の整ったＷＯＲＤ形式の文書に変換し、顧客の端末の特定のフォルダに名称をつけて自動的に保存する。
【００３７】
▲３▼  利用企業７は、ローカルで編集を行い作成した手順書をアップロードする。このアップロードはローカルの特定のフォルダ１８自動的にファイルを呼び出しアップロードされる。
【００３８】
▲４▼  アップロードされた手順書を担当のコンサルティングがダウンロードする。ダウンロードは自動でローカルの特定のフォルダ２０に保存される。
【００３９】
▲５▼  ダウンロードした手順書に添削を加え、添削済みの手順書をコンサルＤＢにアップロードする。アップロードはローカルの特定のフォルダ２０から自動的にファイルを呼び出し処理される。
【００４０】
図６は前記アップロードを示すもので、利用企業７の端末（コンサルタント９の端末）から要求があった時点でサーバー上に保存された利用企業７がアップロードしたＷＯＲＤ形式の文書をコンサルタント９の端末の特定のフォルダ２０に名称をつけて自動的に保存する。
【００４１】
▲６▼  添削済みの手順書を顧客がダウンロードして、添削指導に基づいて修正を行う。
【００４２】
▲１▼〜▲６▼の流れはワークフロー形式であり、前過程の承認がなければ先に進めない仕組みになっている。
【００４３】
なお、前記利用企業７やコンサルタント９の特定のフォルダ１８、２０の自動保存を行なう行為は、データーセンター８に対しては文書をサーバーにアップロードするという要求を行うことになり、要求を行った各端末の特定のフォルダ１８、２０よりＷＯＲＤ形式の文書ファイルを自動で抽出してデーターセンター８のサーバーに図７に示すように自動送信を行い、自動でアップロードする。
【００４４】
図８は、利用企業７におけるワークフローの仕組みを示すもので、工程選択時点では何も表示されないが、作業が進む毎に項目が表示される。
具体的には、
１．  ＩＳＯ管理文書番号決定時点で（作成ボタン）
２．フローチャート作成時点で（保存ボタン）
３．  ＷＯＲＤ形式での保存時点で（申請ボタン）
４．コンサルタント９への申請時点で（承認待ちボタン）
５．コンサルタントからの返信時点で（開くボタン）
６．手順書完成時点で  （○２００３／０１／１６の表示ボタン）
の各種アイコンと時点の日付が表示される。
【００４５】
【発明の効果】
以上述べたようにこの発明のＩＳＯ管理文書の作成・支援システムは、手順書の汎用的なサンプルに基づく半自動生成と、ＷＯＲＤ形式へ変換した文書のローカルの特定のフォルダへの自動保存、文書完成までのコンサルティングのワークフローをサーバー上に構築し、コンサルティング品質の平準化、時間と場所を問わないコンサルティングの実現、顧客とコンサルタントの協働作業を可能にすることができるものである。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明のＩＳＯ管理文書の作成・支援システムの概要を示す説明図である。
【図２】この発明のＩＳＯ管理文書の作成・支援システムの運用方式の説明図である。
【図３】サンプル選択手段の説明図である。
【図４】フローチャートと文書の半自動生成手段の説明図である。
【図５】利用企業側の自動保存とＷＯＲＤ形式への変換を示す説明図である。
【図６】コンサルタント側の自動保存を示す説明図である。
【図７】自動送信を示す説明図である。
【図８】利用企業側のワークフローの仕組みを示す説明図である。
【図９】従来例を示す説明図である。
【符号の説明】
１…目標段階                        ２…文章化段階
３…実施段階                        ４…記録段階
５…見直し段階                      ６…相談支援手段
７…利用企業                        ８…データーセンター
９…コンサルタント                  １０…インターネット
１１…ＷＷＷサーバー                １２…Ｆ／Ｗ
１３…ルーター                      １４…認証サーバー
１５…メールサーバー                １６…ハブ
１７…コンサルデータベース（ＤＢ）  １８…特定のフォルダ
１９…パソコン                      ２０…特定のフォルダ
【図１】
2004303146.tif 000002
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
2004303146.tif 000009
【図９】
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