(57)【要約】【課題】ユーザの利用者情報や文書の使用状況に適した文書のデータ形式を文書管理システムが自動的に選択することによって、ユーザが、文書のデータ形式を意識することなく容易に文書を取得して操作することのできる文書管理システムを提供することを目的とする。【解決手段】端末情報、利用者情報、書誌情報、文書状態、および操作履歴などに基づいて、ユーザから要求された処理対象の文書のデータ形式を特定し、文書管理システムから適切なデータ形式の文書を取り出してユーザ端末に表示する。適切なデータ形式の文書が存在しない場合は、当該文書を適切なデータ形式に変換してからユーザ端末に表示する。これにより、ユーザは、文書管理システムに格納されている文書のデータ形式や、端末を意識することなく、処理を実行できる。【選択図】　図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書と文書のデータ形式を管理する文書管理システムであって、
利用者が文書を呼び出す端末に関する端末情報を記憶する端末情報記憶手段と、
利用者に関する利用者情報を記憶する利用者情報記憶手段と、
文書毎に、その文書の現在の使用状態を管理する文書状態管理テーブルと、
文書毎に、その文書のデータ形式を管理する文書形式管理テーブルと、
文書の操作履歴を管理する操作履歴管理テーブルと、
前記端末情報、利用者情報、文書の現在の使用状態、文書のデータ形式、および／または文書の操作履歴に基づいて、利用者と端末に応じた文書のデータ形式を特定する文書形式制御手段と
を備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
請求項１に記載の文書管理システムにおいて、
前記文書形式制御手段により特定されたデータ形式の文書データを、元になるデータ形式の文書データから変換して作成し、変換後の文書データを元の文書と同一の文書として管理する手段をさらに備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項３】
請求項１に記載の文書管理システムにおいて、
前記利用者情報は、各利用者の文書へのアクセス権限を規定する情報を含み、さらに
各文書について、その文書に対するアクセス権限を示す情報を記憶した書誌情報管理テーブルと、
前記利用者情報のアクセス権限を規定する情報と前記書誌情報管理テーブルのアクセス権限を示す情報に基づいて、利用者がアクセス要求した文書のデータ形式を特定する手段を備えたことを特徴とする文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ユーザによる文書の修正や公開などといった利用状況に応じて、当該ユーザの利用者情報などから文書のデータ形式を適切に特定して表示させることのできる文書管理システムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
近年、コンピュータやインターネットの普及により電子文書が頻繁に利用されるようになってきており、電子文書の作成、編集、検索、および閲覧といった一連の作業を支援する文書管理システムによって、電子文書を保管および管理することが多くなっている。
【０００３】
電子文書を作成するには、ソフトウェア各社が提供する文書作成、編集、および閲覧ソフトウェアを使用することが多い。例えば、Ａ社製のソフトウェアで作成された電子文書を閲覧、編集するには、一般的に当該電子文書はＡ社独自のデータ形式であることが多いため、Ａ社製のソフトウェアを搭載した端末が必要である。
【０００４】
電子文書のインターネットでの公開を考える場合、ＨＴＭＬ（Ｈｙｐｅｒ　Ｔｅｘｔ　Ｍａｒｋｕｐ　Ｌａｎｇｕａｇｅ）形式やＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ　Ｄｏｃｕｍｅｎｔ　Ｆｏｒｍａｔ）形式による表示が普及しているため、電子文書の閲覧用として、閲覧要求毎に文書のデータ形式を変換するか、夜間などの業務時間外や一定時間毎に電子文書のデータ形式を変換するなどの処理を行っている。
【０００５】
また、データベースに管理されているデータを、出力環境に適したデータ形式に変換して出力する画像処理システムとして、特開平１１−２３２１５５号に開示のシステムがある。さらに、処理ノードごとに使用するデータ形式を定めておき、当該作業を行う際にデータ形式を変換するワークフローシステムとして、特開２００１−２３６３２８号に開示のシステムがある。
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
前記の従来の文書管理システムでは、１つの文書の内容を複数のデータ形式でそれぞれ保管しているため、文書管理システムを利用する立場であるユーザは、使用している端末に搭載されたソフトウェアで閲覧できる文書のデータ形式を特定して文書を取得しなければならなかった。
【０００７】
また、利用者情報から決定される、文書管理システムが有するアクセス制御機能によって閲覧しか許されていないユーザに対しては、セキュリティの面を考慮して、編集不可能なデータ形式で文書を表示すべきであるが、ユーザが文書のデータ形式を選択しなければならないため、操作性が劣っていた。
【０００８】
本発明は、ユーザの利用者情報や文書の使用状況に適した文書のデータ形式を文書管理システムが自動的に選択することによって、ユーザが文書のデータ形式を意識することなく容易に処理を行うことができるようにすることを目的とする。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
前記目的を達成するために、本発明では、文書と文書のデータ形式を管理する機能を備えた文書管理システムにおいて、利用者が文書を呼び出す端末に関する端末情報と、利用者に関する利用者情報と、文書の現在の使用状態と、文書のデータ形式と、文書の操作履歴とを記憶・管理する。また、これらの情報に基づいて、利用者と端末に応じた文書のデータ形式を特定する。これにより、ユーザは、文書管理システムに格納してある文書のデータ形式を意識することなく、文書に対する処理を実行させることができる。
【００１０】
さらに、特定されたデータ形式の文書データを、元になるデータ形式の文書データから変換して作成し、変換後の文書データを元の文書と同一の文書として管理するとよい。また、アクセス権限を管理し、アクセス権限が設定されている文書については、所定のアクセス権限がある利用者のみがアクセスできるように、データ形式を特定して端末に送るようにするとよい。
【００１１】
【発明の実施の形態】
以下、図面を用いて本発明の実施の形態を説明する。
【００１２】
図１は、本発明の一実施形態である文書管理システムの全体構成を示すブロック図である。この文書管理システムは、端末１とサーバ１０とを備える。
【００１３】
端末１は、ユーザからの入力をサーバ１０へ伝える入力手段と、その結果を表示する出力手段とを備える。入力手段は、例えばキーボードやマウスなどである。出力手段は、ディスプレイ装置などの表示装置である。端末１は、キーボードやマウスなどの入力手段によってユーザからの入力をサーバ１０に伝え、ディスプレイ装置などの出力手段によって文書を表示する。端末情報２は、その端末の存在する場所や、その端末が備えているソフトウェアについての情報などを示す。端末情報２の詳細は、図３で後述する。なお、図中では端末１を１台しか記載していないが、複数台あってもよい。
【００１４】
サーバ１０は、利用者情報３と、文書形式制御手段４と、文書状態管理テーブル５と、操作履歴管理テーブル６と、文書形式管理テーブル７と、文書データ形式作成手段８と、書誌情報管理テーブル９とを備える。文書形式制御手段４と文書データ形式作成手段８は、実際にはサーバ１０の上で動作するプログラムにより実現されている。また、各テーブル５，６，７，９は、各種の管理データを格納するテーブルであり、その詳細は図３〜図８で詳しく説明する。
【００１５】
図２は、本実施形態の文書管理システムが文書データ形式を特定する処理手順を示すフローチャートである。本処理は、ユーザが端末１から文書の表示などの操作の指示を出したとき、文書形式制御手段４が行う処理を示している。
【００１６】
まず、端末１の入力手段を介して、ユーザの処理要求として、文書の名称など文書を特定する情報を受け付ける（ステップ２０１）。当該文書を特定する情報から、書誌情報管理テーブル９（図５）を検索し、その文書の文書識別子を特定する（ステップ２０２）。なお、文書を特定する情報は、文書の名称に限らず文書を特定できるデータであれば何でもよい。また、端末情報２（図３）から、当該端末１の場所を特定する（ステップ２０３）。端末１の場所が社内であるか社外であるかを判別し（ステップ２０４）、社内であればステップ２０５へ遷移し、社外であればステップ２１２へ遷移する。
【００１７】
次に、当該文書について、書誌情報管理テーブル（図５）のアクセス権限リストと利用者情報３（図４）の職位を確認する（ステップ２０５）。アクセス権限リストと職位から、そのユーザがその文書を編集可能な権限を持っているかどうかを判別する（ステップ２０６）。編集可能であればステップ２０７へ遷移し、編集不可であればステップ２１２へ遷移する。
【００１８】
次に、文書状態管理テーブル（図６）を参照して、当該文書の状態（別のユーザによって編集中であるか否か）を確認する（ステップ２０７）。当該文書が編集中であればステップ２１２に遷移し、編集中でなければステップ２０９に遷移する。
【００１９】
そして、操作履歴管理テーブル（図８）を参照して、当該文書の操作内容を確認する（ステップ２０９）。当該文書の操作履歴のうち、編集が５割を超えているかどうかを判別する（ステップ２１０）。これは、履歴管理テーブル（図８）から当該文書の操作履歴をすべて抜き出し、編集と参照を含めたすべてのアクセスの回数に対する編集の回数の割合が５割を超えているかを判別するものである。５割を超えているときには編集可能なデータ形式を選択し（ステップ２１１）、超えていなければ編集不可のデータ形式を選択する（ステップ２１２）。ここでいうデータ形式の選択は、本システムで利用可能なすべてのデータ形式の中から、編集可能または編集不可能なデータ形式を決定する処理である。
【００２０】
その後、端末情報２（図３）のソフトウェア情報を参照して、その端末１で利用可能なデータ形式を特定する（ステップ２１３）。ステップ２１１または２１２で決定されたデータ形式で、かつステップ２１３で特定されたデータ形式が、文書形式管理テーブル（図７）の当該文書のデータ形式中に存在するかどうかを判別する（ステップ２１４）。存在する場合、当該文書のデータ形式は本文書管理システムに登録済みであるため、ステップ２１６へ遷移する。存在しない場合、ステップ２１５へ遷移し、文書データ形式作成手段８を用いて、当該端末１で表示可能なデータ形式に変換する。このようにして得られたデータ形式の文書を当該端末１へ送信し、これを表示し（ステップ２１６）、処理を終了する。
【００２１】
図３は、本実施形態の文書管理システムにおける端末情報２の例を示す。３０１は端末名であり、端末情報を一意に決定する識別子である。ここでは、端末名「ｔｅｒｍＡ」と「ｔｅｒｍＢ」を例示している。３０２は、端末の場所を特定する情報である。「社外」と「社内」を例示している。これは、例えばＩＰアドレスのようなもので実現すればよい。３０３は、端末に搭載されているソフトウェアの情報である。「ｓｏｆｔＡ」と「ｓｏｆｔＢ」を例示している。これにより、端末ｔｅｒｍＡでは、ｓｏｆｔＡの形式が利用可能であることが分かる。ソフトウェア情報３０３には複数のソフトに関する情報が記載できる。
【００２２】
図４は、本実施形態の文書管理システムにおける利用者情報３の例を示す。４０１はユーザ識別子で、ユーザを一意に決定する識別子である。ここでは、「ｕｓｒＡ」と「ｕｓｒＢ」を例示している。４０２はユーザ識別子に対するパスワードである。「ｐａｓｓＡ」と「ｐａｓｓＢ」を例示している。４０３はユーザに対する職位を示すものである。「Ａ」と「Ｂ」を例示している。この「Ａ」や「Ｂ」は、例えば「課長」や「部長」などである。
【００２３】
図５は、本実施形態の文書管理システムにおける書誌情報管理テーブル９の例を示す。５０１は文書を一意に特定する文書識別子である。ここでは、「Ａ００１」と「Ｂ００１」を例示している。５０２は文書の名称である。「ＤＯＣ−Ａ」と「ＤＯＣ−Ｂ」を例示している。５０３は文書の作成日である。「２００１０９０１」と「２００１０９０２」を例示している。「２００１０９０１」は、この文書が２００１年９月１日に作成されたことを示す。５０４は文書に対するアクセス権限のリストである。「Ａ」と「Ｂ」を例示している。これは職位に対応するものである。例えば、文書識別子Ａ００１の文書のアクセス権限リスト５０４には「Ａ」が記載されているので、職位Ａのユーザがこの文書を編集可能であることが分かる。本システムでは、文書の参照は制限されないものとしている。なお、アクセス権限リスト５０４には複数の職位を記載できる。
【００２４】
図６は、本実施形態の文書管理システムにおける文書状態管理テーブル５の例を示す。６０１は文書識別子である。６０２はその文書の状態である。「編集中」と「参照中」を例示している。「編集中」はその文書が現在何れかのユーザにより編集されていることを示し、「参照中」はその文書が現在何れかのユーザにより参照されていることを示す。
【００２５】
図７は、本実施形態の文書管理システムにおける文書形式管理テーブル７の例を示す。７０１は文書識別子である。７０２はその文書のデータ形式である。「ｆｏｒｍａｔＡ」と「ｆｏｒｍａｔＢ」を例示している。複数のデータ形式で文書が用意されているときは、複数のデータ形式を記載する。
【００２６】
図８は、本実施形態の文書管理システムにおける操作履歴管理テーブル６の例を示す。８０１は文書識別子である。８０２はその文書を操作したユーザ名である。「ｕｓｒＡ」と「ｕｓｒＢ」を例示している。８０３は操作内容の履歴である。「編集」と「参照」を例示している。８０４は操作した日時である。「２００１０９０１　１７：３０：４５」と「２００１０９０２　１７：３０：４５」を例示している。
【００２７】
なお、上記実施形態において、アクセス権限をさらに細かく分けるようにしてもよい。また、ステップ２１５でデータ形式を変換したときには、変換後のデータ形式の文書データを、変換元の文書と同一の文書として管理（すなわち、１つの文書が複数のデータ形式の文書データからなるものとして管理）するとよい。この場合は、図７の文書形式管理テーブル７の当該文書識別子７０１に対応するデータ形式７０２として、変換後のデータ形式を追加するものとする。
【００２８】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、文書管理システムがユーザの利用者情報や文書の使用状況を考慮してそのユーザに適した文書のデータ形式を自動的に選択するので、ユーザは、文書管理システムに管理・保管されている文書のデータ形式を意識する必要がなく、ユーザの利用状況に適した文書を取得して操作することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施形態である文書管理システムの全体構成を示すブロック図。
【図２】本実施形態の文書管理システムの文書形式制御手段の行う処理手順を示すフローチャート図。
【図３】本実施形態における端末情報の例を示す図。
【図４】本実施形態における利用者情報の例を示す図。
【図５】本実施形態における文書管理テーブルの例を示す図。
【図６】本実施形態における状態管理テーブルの例を示す図。
【図７】本実施形態における形式管理テーブルの例を示す図。
【図８】本実施形態における履歴管理テーブルの例を示す図。
【符号の説明】
１…端末、２…端末情報、３…利用者情報、４…文書形式制御手段、５…文書状態管理、６…操作履歴管理、７…文書形式管理、８…文書データ形式作成手段。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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