(57)【要約】【課題】周知徹底内容が真に徹底されたかを確実に確認する。【解決手段】周知徹底依頼者は利用者端末１から、依頼者と徹底範囲を含む周知徹底関連情報，周知徹底内容，周知徹底確認問題および周知徹底確認問題正解から成る周知徹底事項を周知徹底管理サーバー２へ送信する。周知徹底管理サーバーは、これらの情報を周知徹底内容データベースに格納する。そして、周知徹底関連情報における徹底範囲で指定された情報により組織構成データベースおよび組織体構成員データベースを参照して周知徹底対象者リストをまとめる。次いで、周知徹底対象者リストの周知徹底対象者の利用者端末へＷｅｂ画面を通して周知徹底内容と周知徹底確認問題を送信する。周知徹底対象者はＷｅｂ画面を通して周知徹底内容を参照し、周知徹底確認問題に解答して周知徹底管理サーバーへ送信する。周知徹底管理サーバーは、送信されてくる解答を正解と照合する。【選択図】        図１
2004185163.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
組織体における重要な連絡事項の周知徹底を図る周知徹底依頼者が端末から周知徹底内容，徹底範囲，確認テスト問題および正解をサーバーに登録すると、該サーバーは、ネットワークを経由して、前記徹底範囲で指定される組織体構成員の端末へ前記周知徹底内容を送信するとともに、当該組織体構成員に対して前記端末上で前記周知徹底内容を問う前記確認テスト問題を課し、解答が返信されると正解と照合することによって合否を判定することを特徴とする周知徹底事項管理システム。
【請求項２】
組織体の構成員によって操作される利用者端末と周知徹底管理サーバーとがインターネットで接続可能な周知徹底事項管理システムであって、
前記利用者端末は、組織体における重要な連絡事項の周知徹底を図る周知徹底依頼者が、依頼者と徹底範囲を含む周知徹底関連情報，周知徹底内容，周知徹底確認問題および周知徹底確認問題正解を含む周知徹底事項を前記周知徹底管理サーバーへ送信する目的で、また周知徹底対象者が周知徹底内容を参照したり周知徹底確認問題に解答して前記周知徹底管理サーバーへ送信する目的でそれぞれ使用され、
前記周知徹底管理サーバーは、
組織体の構成情報を格納している組織構成データベースと、
前記組織体構成員の個人情報を格納している組織体構成員データベースと、
前記利用者端末から送信されてくる前記周知徹底事項を格納する周知徹底内容データベースと、
前記周知徹底関連情報における徹底範囲で指定された情報により前記組織構成データベースおよび前記組織体構成員データベースを参照してまとめられた周知徹底対象者リストと、
前記周知徹底依頼者からの前記周知徹底事項を前記周知徹底内容データベースに登録する機能，前記周知徹底対象者リストにある周知徹底対象者の利用者端末へＷｅｂ画面を通して周知徹底内容と周知徹底確認問題を送信する機能および前記送信されてくる解答を正解と照合することにより周知徹底内容が周知徹底されたかを確認する処理装置とで構成されることを特徴とする周知徹底事項管理システム。
【請求項３】
前記周知徹底対象者リストは、周知徹底対象者毎に完了フラグを有し、前記解答と正解の照合により合格点が得られた場合には周知徹底完了表示されることを特徴とする請求項２に記載の周知徹底事項管理システム。
【請求項４】
組織体の構成員によって操作される利用者端末とインターネットで接続可能な周知徹底管理サーバーを構成するコンピュータに、
組織構成データベースに組織体の構成情報を格納する機能と、
組織体構成員データベースに組織体構成員の個人情報を格納する機能と、
組織体における重要な連絡事項の周知徹底を図る周知徹底依頼者の利用者端末から送信されてくる、依頼者と徹底範囲を含む周知徹底関連情報，周知徹底内容，周知徹底確認問題および周知徹底確認問題正解を含む周知徹底事項を周知徹底内容データベースに格納する機能と、
前記周知徹底関連情報における徹底範囲で指定された情報により前記組織構成データベースおよび前記組織体構成員データベースを参照して周知徹底対象者リストをまとめる機能と、
前記周知徹底対象者リストの周知徹底対象者の利用者端末へへＷｅｂ画面を通して周知徹底内容と周知徹底確認問題を送信する機能と、
前記送信されてくる解答を正解と照合することにより周知徹底内容が周知徹底されたかを確認する機能とを実行させることを特徴とする周知徹底事項管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、企業，団体，機関等の組織体における重要な連絡事項の周知徹底を図るための周知徹底事項管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
企業，団体，機関等の組織体における重要な連絡事項は、いうまでもなく徹底されるべきである。特に、企業においては、トップからの周知徹底事項が徹底されないときは、情報伝達不足・遅延による企業としての即応性を欠き、その結果、多大の機会損失を被ることになる場合がある。しかし、企業規模が大きくなればなるほど、往々にして下部へ周知徹底されるまでには時間がかかり、場合によっては下部まで全く伝わっていないケースも少なくない。
【０００３】
従来、この種の問題をシステム的に解決するための一つの技術は、各種の会議、図面、試作品等に発見された不具合点や問題点を、指摘部署からネットワークを介してデータベースに登録し、データベースサーバーが回答部署もしくは対策部署に指摘内容を通知・送付し、回答希望日までに回答がない場合には自動的に督促し、回答が得られると指摘部署に通知・送付することにより、回答遅れを防止し不具合点や問題点を迅速かつ確実に解決するようにしている（例えば、特許文献１参照）。
【０００４】
【特許文献１】
特開２００２−２１５８８４（第１−第４頁、図１）
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上述した従来技術では、指摘した不具合点や問題点に対する回答を引き出すためのフォローシステムであって、通知・送付した事項そのものに対して、直接に周知徹底されたかどうかを確認する手段を提供するものではない。
【０００６】
そこで、本発明の目的は、周知徹底内容が真に徹底されたかを確実に確認できる周知徹底事項管理システムを提供することにある。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
本発明の周知徹底事項管理システムは、組織体における重要な連絡事項の周知徹底を図る周知徹底依頼者が端末（図１の例えば１−１）から周知徹底内容，徹底範囲，確認テスト問題および正解をサーバー（図１の２）に登録すると、サーバーは、ネットワーク（図１の３）を経由して、徹底範囲で指定される組織体構成員の端末（図１の１−１以外）へ周知徹底内容を送信するとともに、当該組織体構成員に対して端末上で周知徹底内容を問う確認テスト問題を課し、解答が返信されると正解と照合することによって合否を判定することを特徴とするものである。
【０００８】
より詳しくは、本発明の周知徹底事項管理システムは、組織体の構成員によって操作される利用者端末（図１の１−１〜１−Ｎ）と周知徹底管理サーバー（図１の２）とがインターネット（図１の３）で接続可能な周知徹底事項管理システムであって、利用者端末は、組織体における重要な連絡事項の周知徹底を図る周知徹底依頼者が、依頼者と徹底範囲を含む周知徹底関連情報，周知徹底内容，周知徹底確認問題および周知徹底確認問題正解から成る周知徹底事項を周知徹底管理サーバーへ送信する目的で、また周知徹底対象者が周知徹底内容を参照したり周知徹底確認問題に解答して周知徹底管理サーバーへ送信する目的でそれぞれ使用され、周知徹底管理サーバーは、組織体の構成情報を格納している組織構成データベース（図２の２２）と、組織体構成員の個人情報を格納している組織体構成員データベース（図２の２３）と、利用者端末から送信されてくる周知徹底事項を格納する周知徹底内容データベース（図２の２４）と、周知徹底関連情報における徹底範囲で指定された情報により組織構成データベースおよび組織体構成員データベースを参照してまとめられた周知徹底対象者リスト（図２の２５）と、周知徹底依頼者からの周知徹底事項を周知徹底内容データベースに登録する機能，周知徹底対象者リストにある周知徹底対象者の利用者端末へＷｅｂ画面を通して周知徹底内容と周知徹底確認問題を送信する機能および送信されてくる解答を正解と照合することにより周知徹底内容が周知徹底されたかを確認する処理装置とで構成されることを特徴とする。
【０００９】
本発明では、組織体の構成員によって操作される利用者端末とインターネットで接続可能な周知徹底管理サーバーに、組織構成データベース，組織体構成員データベースをよび周知徹底内容データベースを備えている。組織構成データベースは組織体の構成情報、組織体構成員データベースは組織体構成員の個人情報を格納している。
【００１０】
組織体における重要な連絡事項の周知徹底を図る周知徹底依頼者は利用者端末から、依頼者と徹底範囲を含む周知徹底関連情報，周知徹底内容，周知徹底確認問題および周知徹底確認問題正解から成る周知徹底事項を周知徹底管理サーバーへ送信する。周知徹底管理サーバーは、これらの情報を周知徹底内容データベースに格納する。そして、周知徹底関連情報における徹底範囲で指定された情報により組織構成データベースおよび組織体構成員データベースを参照して周知徹底対象者リストをまとめる。
【００１１】
次いで、周知徹底対象者リストの周知徹底対象者の利用者端末へＷｅｂ画面を通して周知徹底内容と周知徹底確認問題を送信する。周知徹底対象者はＷｅｂ画面を通して周知徹底内容を参照し、周知徹底確認問題に解答して周知徹底管理サーバーへ送信する。周知徹底管理サーバーは、送信されてくる解答を正解と照合することにより周知徹底内容が周知徹底されたかを確認する。
【００１２】
以上のように、本発明は、例えば、日本全国あるいは全世界に展開する比較的規模の大きな企業におけるトップ方針等の周知徹底事項をインターネット経由にて短時間で確実に周知徹底させるシステムを提供するものである。インターネットを媒介とするため短時間で周知徹底事項を伝達できるのは勿論、周知徹底対象者に周知徹底内容を問う問題を自動的に課するという独自の手法により、周知徹底されたかを確実に確認できるようになる。
【００１３】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態について図面を参照しながら説明する。
【００１４】
【実施例の構成】
図１は本発明の周知徹底事項管理システムの一実施例を示す構成図である。この周知徹底事項の管理システムは、図１に示すとおり、Ｎ個の利用者端末１−１，１−２・・・・１−Ｎと、周知徹底管理サーバー２により構成され、各々はインターネット３を介して接続されている。
【００１５】
利用者端末１−１〜１−Ｎはパソコン等の情報処理装置であり、組織体における重要な連絡事項の周知徹底を図る周知徹底依頼者がインターネット３を経由して周知徹底事項を登録したり、あるいは周知徹底対象者が周知徹底事項を参照する目的で使用される端末である。
【００１６】
周知徹底管理サーバー２は、図２に示すように処理装置２１と、３つのデータベースである組織構成ＤＢ２２，社員ＤＢ２３および周知徹底内容ＤＢ２４と、これら３つのデータベースを基に作成される周知徹底対象者リスト２５で構成されている。
【００１７】
処理装置２１はパソコン等の情報処理装置であり、周知徹底依頼者からの周知徹底事項を登録する機能，被周知徹底者へＷｅｂ画面を通して周知徹底内容と周知徹底確認問題を送信する機能および周知徹底されたかを確認し周知徹底状況レポートを作成する機能を有する。
【００１８】
組織構成ＤＢ２２は企業組織の構成情報を格納するデータベースであり、組織レベルでの周知徹底範囲を設定するのに使用される。組織構成ＤＢ２２の一例を図３に示す。この組織構成ＤＢ２２は、部門コード，部門名称，組織順次番号，部門の住所コードと住所および部門長の社員コードから成る。
【００１９】
社員ＤＢ２３は企業社員の個人情報を格納するデータベースであり、「課長以上へ周知徹底する」など、個人レベルでの周知徹底範囲を設定するのに使用される。社員ＤＢ２３の一例を図４に示す。この社員ＤＢ２３は、部門コード単位に、社員のコード，氏名，生年月日，入社年月日，職位レベルおよびメールアドレスを格納している。
【００２０】
周知徹底内容ＤＢ２４は、周知徹底依頼者により作成される、主として、▲１▼周知徹底関連情報（依頼者・徹底範囲・徹底期限・督促周期・レポート周期等），▲２▼周知徹底内容，▲３▼周知徹底確認問題および▲４▼周知徹底確認問題正解を格納する。
【００２１】
▲１▼周知徹底関連情報の“徹底範囲”として以下の項目、あるいはこれらの項目の任意組合せが指定可能である。任意組合せを指定した場合は、それらはＡＮＤ条件で処理される。
【００２２】
１）住所コードによる地域指定
２）部門コードによる部門指定、或いは組織順次番号による組織範囲指定
３）職位レベルによる職位指定（部長以上／部長／課長／主任／担当／全員）
“督促周期”は、この周期により未周知者へＥメールによる督促が自動的に行われる。また、“レポート周期”は、周知徹底状況レポートが自動生成され、周知徹底依頼者と対象部門長宛にＥメールにて送信される周期である。
【００２３】
周知徹底内容ＤＢ２４の内容例を図５に示す。この周知徹底内容ＤＢ２４には、周知徹底内容として新開発製品の発売開始に関する事項、周知徹底確認問題として新製品名，キャンペーン期間および売上拡大目標、周知徹底確認問題正解と配点・合格点がそれぞれ格納されている。
【００２４】
周知徹底対象者リスト２５は、周知徹底関連情報における“徹底範囲”で指定された情報にしたがって、組織構成ＤＢ２２および社員ＤＢ２３が参照されることにより周知徹底対象者が決定され、まとめられた周知徹底対象者のリストである。尚、周知徹底対象者リスト２５には２値情報である“完了フラグ”情報が付加されることにより、未周知者が判別される。
【００２５】
周知徹底対象者リスト２５の一例を図６に示す。この周知徹底対象者リスト２５では、部門コード，社員コード，氏名，職位レベル，メールアドレスおよび完了フラグが記載されている。
【００２６】
【実施例の動作】
次に、以上のように構成された本実施例の動作について、図７のフローチャートおよび図８の画面イメージ図をも参照して説明する。なお、図７において付した＊は、周知徹底対象者の利用者端末１における処理であることを示す。
【００２７】
周知徹底依頼者は、例えば利用者端末１−１において周知徹底事項と関連情報を入力する（図７のステップＳ１）。入力はＷｅｂ画面から下記▲１▼〜▲４▼の情報について行う。
【００２８】
▲１▼周知徹底関連情報
１）周知徹底依頼者の所属部門コードおよび社員番号
２）周知徹底範囲
これは、どこの誰に周知徹底するのか、その範囲を指定するものである。指定可能な項目としては、部門の住所コードによる地域指定、部門コードによる部門指定、組織順次番号による部門範囲指定（Ｆｒｏｍ：Ｔｏで部門を範囲で指定する）、職位レベルによる職位指定等を選定できる。“周知徹底範囲”としての指定内容により、全社的な周知徹底を図ると同時に、ごく一部の限られた部門内の周知徹底を図ることもできる。
【００２９】
３）周知徹底期限
これは、いつからいつまでに周知徹底するかの日付をＦｒｏｍ−Ｔｏ形式で指定するものである。
【００３０】
４）督促周期
未周知者への督促周期を日数で指定する。督促は、この周期で周知徹底期限が到来するまで行われる。
【００３１】
５）レポート周期
周知徹底状況レポートの報告周期を日数で指定する。ここで指定された周期で周知徹底状況レポートが自動作成され、周知徹底依頼者および周知徹底対象部門の部門長宛にＥメールにて自動送付される。
【００３２】
▲２▼周知徹底内容
周知徹底を図るべき組織体における重要な連絡事項のコア文書である。
【００３３】
▲３▼周知徹底確認問題
周知徹底されたか否かを確認するための確認問題である。確認問題の内容は自由に設定できるが、ここでは周知徹底事項のキーワードとなる語句の穴埋め問題を基本とする。
【００３４】
▲４▼周知徹底確認問題正解と配点・合格点
以上の入力された周知徹底事項と関連情報は、利用者端末１−１からインターネット３を介して周知徹底管理サーバー２へ送信される（ステップＳ１）。周知徹底管理サーバー２は、受信した周知徹底事項と関連情報を図５に示したように周知徹底内容ＤＢ２４へ格納する（ステップＳ２）。
【００３５】
次に、周知徹底管理サーバー２は、格納した周知徹底内容ＤＢ２４の情報から、組織構成ＤＢ２２および社員ＤＢ２３を参照して、周知徹底対象者リスト２５を自動生成する（ステップＳ３）。これを図５の例で具体的に説明する。この例では、徹底範囲としては、組織順次番号が００００１０：００００５０（００００１０から００００５０まで）、すなわち企画部〜総務部・第２課までと、職位レベルとして部長（Ｂ）と課長（Ｋ）が指定されている。
【００３６】
先ず、図３の組織構成ＤＢ２２の組織順次番号が参照され、対象部門コードが０１０００，０１１００，０２０００，０２１００および０２２００の５部門であることが判る。次に、図４の社員ＤＢ２３が参照され、前記５部門の部門コードを持ち、かつ職位レベルが“Ｂ”または“Ｋ”の社員が周知徹底の対象社員として抽出される。この結果、図６に示した周知徹底対象者リスト２５が完成する。このとき、周知徹底対象者リスト２５内の完了フラグは“０”に初期設定され未了を示している。
【００３７】
次に、周知徹底管理サーバー２は、周知徹底Ｗｅｂ画面を作成しインターネット３上にＷｅｂ掲載する（ステップＳ４）。この周知徹底Ｗｅｂ画面は、図８に示すように、周知徹底内容表示画面および周知徹底確認テスト画面の２画面から構成される。以上の事前準備がすべて完了後、周知徹底対象者リスト２５のメールアドレス宛に、「周知徹底事項有り」のＥメールがＷｅｂ掲載ＵＲＬと共に周知徹底対象者の利用者端末１−Ｘ（Ｘは２〜Ｎのいずれか）へ送付される（ステップＳ５）。
【００３８】
周知徹底対象者は、利用者端末１−Ｘにおいて、通知されたＥメール上のＵＲＬまたは企業ホームページに設定された周知徹底事項参照用リンク先から、図８のような周知徹底Ｗｅｂ画面上で周知徹底内容を参照する（ステップＳ６）。このとき、最初は周知徹底内容表示画面のみが参照できる。
【００３９】
周知徹底対象者は周知徹底内容表示画面上で周知徹底内容を確認後、「次へ」ボタンをクリックする。すると、周知徹底内容表示画面が消えて周知徹底確認テスト画面が現れるので、周知徹底確認テスト画面上で確認テストを受験する（ステップＳ７）。全問解答した後に「採点」ボタンをクリックする。このとき、全問が解答されていないと「採点」ボタンはクリックできないようになっている。
【００４０】
「採点」ボタンがクリックされると、周知徹底対象者による解答が周知徹底管理サーバー２に送信される（ステップＳ７）。周知徹底管理サーバー２は、解答を周知徹底内容ＤＢ２４の配点と照合して合否を判定する（ステップＳ８）。その結果、得点が周知徹底内容ＤＢ２４の合格点以上であれば（ステップＳ８でＹＥＳ）、周知徹底対象者リスト２５の完了フラグを“１”に更新する（ステップＳ９）。
【００４１】
一方、不合格の場合は（ステップＳ８でＮＯ）、再度、周知徹底Ｗｅｂ画面が表示され、合格するまで周知徹底内容確認（ステップＳ６）と確認テストの受験（ステップＳ７）が繰り返し行われる。なお、合格以前に確認テストを中断してしまった場合は、完了フラグの“１“への更新は行われない。
【００４２】
この間、周知徹底管理サーバー２は、周知徹底開始日から起算して督促周期毎に巡ってくる督促日かどうか判定する（ステップＳ１０）。督促日であれば（ステップＳ１０でＹＥＳ）、周知徹底対象者リスト２５を参照し、完了フラグが“０”の未周知者へＥメールによる回答の督促を行う（ステップＳ１１）。
【００４３】
督促日でない場合（ステップＳ１０でＮＯ）、または督促メール送信後には、周知徹底管理サーバー２は、レポート周期のチエックを行い、レポート送付日か否かを判定する（ステップＳ１２）。レポート送付日であれば（ステップＳ１２でＹＥＳ）、先ず、周知徹底対象者リスト２５を編集して、未完了者数・完了者数・完了率等の集計数字および未周知者名簿の詳細レポートを部門毎に作成する（ステップＳ１３）。
【００４４】
次に、組織構成ＤＢ２２から対象部門の部門長の社員コードが検索されると同時に周知徹底依頼者の社員コードが周知徹底内容ＤＢ２４より検索する。そして、検索した社員コードをキーとして、社員ＤＢ２３から該当者のメールアドレスを検索し、送付先メールアドレスを得て周知徹底状況レポートをそのメールアドレス宛に送信する（ステップＳ１３）。周知徹底状況レポートを受け取った部門長は自部門の未周知者への督促を図る。
【００４５】
以上の周知徹底フェーズは徹底期限満了まで、または対象者全員の周知徹底が完了するまで行われる。周知徹底Ｗｅｂ画面が参照される（ステップＳ６）毎に、周知徹底管理サーバー２は、以下の全員完了チエック処理と徹底期限満了チエック処理を行う。
【００４６】
先ず、全員完了チエック処理では周知徹底対象者リスト２５の完了フラグに未完了がないかサーチし、未完了がなくすべて完了した場合は（ステップＳ１４でＹＥＳ）、依頼者と部門長宛に全員完了レポートのＥメールを送出する（ステップＳ１５）。
【００４７】
一方、未周知者がいる場合は（ステップＳ１４でＮＯ），徹底期限満了チエック処理に入る。周知徹底内容ＤＢ２４で指定された期限に達したか否か日付をチエックし、満了期限に達していた場合は（ステップＳ１６でＹＥＳ）、前述のレポート送付日である場合と同一の処理を起動し、依頼者と部門長宛に未完了終結レポートをＥメールで送出する（ステップＳ１７）。満了期限に達していない場合は（ステップＳ１６でＮＯ）、次の周知徹底Ｗｅｂ画面が参照される（ステップＳ６）まで“待ち”状態で待機する。
【００４８】
以上に説明した周知徹底事項管理方法は、周知徹底管理サーバー２を構成するコンピュータにおいてプログラムを実行することによって行うことができる。そのプログラムはコンピュータを制御し、図７に示した処理と同様な処理を行わせる。
【００４９】
【発明の効果】
本発明によれば、周知徹底内容を送信した後に、周知徹底対象者に対して、その内容を問う確認テストを自動的に課する構成を採用したため、周知徹底事項等が真に徹底されたかを確実に確認できるようになるという効果が得られる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の周知徹底事項管理システムの一実施例を示す構成図
【図２】図１に示した実施例における周知徹底管理サーバー２１の構成図
【図３】図１に示した実施例における組織構成ＤＢ２２の内容例を示す図
【図４】図１に示した実施例における社員ＤＢ２３の内容例を示す図
【図５】図１に示した実施例における周知徹底内容ＤＢ２４の内容例を示す図
【図６】図１に示した実施例における周知徹底対象者リスト２５の内容例を示す図
【図７】図１に示した実施例の動作を示すフローチャート
【図８】図１に示した実施例における周知徹底Ｗｅｂ画面イメージの一例を示す図
【符号の説明】
１        利用者端末
２        周知徹底管理サーバー
３        インターネット
２１      処理装置
２２      組織構成ＤＢ
２３      社員ＤＢ
２４      周知徹底内容ＤＢ
２５      周知徹底対象者ＤＢ
【図１】
2004185163.tif 000003
【図２】
2004185163.tif 000004
【図３】
2004185163.tif 000005
【図４】
2004185163.tif 000006
【図５】
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【図６】
2004185163.tif 000008
【図７】
2004185163.tif 000009
【図８】
2004185163.tif 000010