(57)【要約】【課題】人事異動による名刺データの更新に連動して、自動的に、最適な手段で、過去の名刺交換相手先に対して、名刺の内容の変更を通知する。を提供する。【解決手段】名刺を配布する相手先を登録した相手先リスト２２を記憶する手段と、上記相手先に配布した名刺の名刺記載事項を含む名刺データに改訂があったとき、更新された名刺データを取得する手段３２と、上記名刺データから、上記相手先に配布するべき名刺の名刺記載事項を抽出する手段３３と、上記相手先に配布するべき名刺の名刺編集パタンを選択する手段３４と、上記名刺記載事項と上記名刺編集パタンとを使用して上記相手先に応じた名刺送信データを生成する手段３５と、上記相手先に対して、上記名刺送信データを送信する手段３６とを備えた。【選択図】        図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
名刺を配布する相手先を登録した相手先リストを記憶する手段と、
前記相手先に配布した名刺の名刺記載事項を含む名刺データに改訂があったとき、更新された名刺データを取得する手段と、
前記名刺データから、前記相手先に配布するべき名刺の名刺記載事項を抽出する手段と、
前記相手先に配布するべき名刺の名刺編集パタンを選択する手段と、
前記名刺記載事項と前記名刺編集パタンとを使用して前記相手先に応じた名刺送信データを生成する手段と、
前記相手先に対して、前記名刺送信データを送信する手段とを備えたことを特徴とする名刺管理システム。
【請求項２】
請求項１に記載の名刺管理システムにおいて、
前記相手先に応じた名刺送信データは、相手方の住所録管理用アプリケーションにより、住所録を自動的に更新できる形式のデータであることを特徴とする名刺管理システム。
【請求項３】
請求項１に記載の名刺管理システムにおいて、
前記名刺送信データは、前記相手先において、当該相手先に配布するべき名刺をそのまま印刷できる印刷データであることを特徴とする名刺管理システム。
【請求項４】
名刺を配布する相手先を登録した相手先リストを記憶する手段と、
前記相手先に配布した名刺の名刺記載事項を含む名刺データに改訂があったとき、更新された名刺データを取得する手段と、
前記名刺データから、前記相手先に配布するべき名刺の名刺記載事項を抽出する手段と、
前記相手先に配布するべき名刺の名刺編集パタンを選択する手段と、
前記名刺記載事項と前記名刺編集パタンとを使用して前記相手先に応じた名刺印刷データを生成する手段と、
前記名刺印刷データを、ウェブサーバにアップロードする手段と、
前記登録した相手先に、前記ウェブサーバの名刺印刷用ウェブページのネットワークアドレスを通知することを特徴とする名刺管理システム。
【請求項５】
請求項４に記載の名刺管理システムにおいて、
前記ウェブサーバは、前記名刺印刷用ウェブページを、該当する相手先のみが閲覧可能な状態に保持することを特徴とする名刺管理システム。
【請求項６】
請求項１乃至４のいずれかに記載の名刺管理システムにおいて、
名刺管理の対象者と名刺交換をした相手先と、両者の関係とを含む名刺交換データベースと、
前記相手先の所属するグループが同一の者を抽出したリストに、それぞれ前記両者の関係を表示したものを、前記グループとの関係解析資料として出力する手段を備えたことを特徴とする名刺管理システム。
【請求項７】
名刺を配布する相手先を登録した相手先リストを記憶する処理と、
前記相手先に配布した名刺の名刺記載事項を含む名刺データに改訂があったとき、更新された名刺データを取得する処理と、
前記名刺データから、前記相手先に配布するべき名刺の名刺記載事項を抽出する処理と、
前記相手先に配布するべき名刺の名刺編集パタンを選択する処理と、
前記名刺記載事項と前記名刺編集パタンとを使用して前記相手先に応じた名刺送信データを生成する処理と、
前記相手先に対して、前記名刺送信データを送信する処理とを、
コンピュータに実行させることを特徴とする名刺管理プログラム。
【請求項８】
名刺を配布する相手先を登録した相手先リストを記憶する処理と、
前記相手先に配布した名刺の名刺記載事項を含む名刺データに改訂があったとき、更新された名刺データを取得する処理と、
前記名刺データから、前記相手先に配布するべき名刺の名刺記載事項を抽出する処理と、
前記相手先に配布するべき名刺の名刺編集パタンを選択する処理と、
前記名刺記載事項と名刺編集パタンとを使用した前記相手先に応じた名刺印刷データを生成する処理と、
前記名刺印刷データを、ウェブサーバにアップロードする処理と、
前記登録した相手先に前記ウェブサーバの名刺印刷用ウェブページのネットワークアドレスを通知する処理を、
コンピュータに実行させることを特徴とする名刺管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、人事異動等の名刺記載事項の変更があったときに、名刺交換をした相手先に自動的にその旨を通知することができる名刺管理システムと名刺管理プログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
企業において、営業その他の対外折衝で、名刺交換をすることがほぼ日常的に行われている。名刺交換をした後は、その名刺をファイリングしたり、名刺データをコンピュータに入力して、その後検索して利用できるようにしている。名刺はこうした目的で使用されることから、人事異動などがあるとただちにその内容を反映したのものを印刷して携帯しなければならない。こうした目的から、例えば、名刺データの管理サービスを専門的に行うシステムも紹介されている（特許文献１）。
【０００３】
【特許文献１】
特開平０８−２４９３８８号公報
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
ところで、上記のような従来の技術には、次のような解決すべき課題があった。
人事異動があったときに、過去に名刺交換をした相手先にそのつど改めて名刺交換を依頼できるとは限らない。また、人事異動のときは、挨拶状を発送することはあるが、名刺まで発送することは、営業等の特別な目的がない限り、作業が煩雑になることから、あまりなされていない。
本発明は、以上の点に着目してなされたもので、人事異動による名刺データの更新に連動して、自動的に、最適な手段で、過去の名刺交換相手先に対して、名刺の内容の変更を通知することができる名刺管理システムと名刺管理プログラムを提供することを目的とする。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
本発明は次の構成により上記の課題を解決する。
〈構成１〉
名刺を配布する相手先を登録した相手先リストを記憶する手段と、上記相手先に配布した名刺の名刺記載事項を含む名刺データに改訂があったとき、更新された名刺データを取得する手段と、上記名刺データから、上記相手先に配布するべき名刺の名刺記載事項を抽出する手段と、上記相手先に配布するべき名刺の名刺編集パタンを選択する手段と、上記名刺記載事項と上記名刺編集パタンとを使用して上記相手先に応じた名刺送信データを生成する手段と、上記相手先に対して、上記名刺送信データを送信する手段とを備えたことを特徴とする名刺管理システム。
【０００６】
名刺交換をしたとき等には、名刺を配布する相手先を登録した相手先リストにその内容を登録しておく。人事異動等により名刺記載事項に変更があり、名刺データの改訂があったときは、登録しておいた相手方に名刺データを送信する。必要な相手方にだけ送信するために、名刺を配布する相手先は予めコンピュータに登録しておくものとする。登録方法は任意である。相手先に配布するべき名刺記載事項を抽出して相手先に配布するべき名刺編集パタンを選択する。名刺管理の対象者のために用意された名刺編集パタンが一種類であっても構わない。複数の名刺編集パタンが用意されていれば、そのいずれかを選択する。名刺送信データの形式は任意である。相手先でそのまま印刷できるものでもよいし、データベースに登録できるものでもよい。送信方法は任意である。電子メールやファクシミリ等が適する。
【０００７】
〈構成２〉
構成１に記載の名刺管理システムにおいて、上記相手先に応じた名刺送信データは、相手方の住所録管理用アプリケーションにより、住所録を自動的に更新できる形式のデータであることを特徴とする名刺管理システム。
【０００８】
例えば、利用者の多い住所録管理用アプリケーションの場合には、そのアプリケーション固有の形式の名刺送信データを届けてもよい。また、名刺送信データは、例えば、汎用性のある、ＣＳＶ形式のデータでもよい。相手方も自動的に名刺データを更新できる利点がある。
【０００９】
〈構成３〉
構成１に記載の名刺管理システムにおいて、上記名刺送信データは、上記相手先において、当該相手先に配布するべき名刺をそのまま印刷できる印刷データであることを特徴とする名刺管理システム。
【００１０】
名刺印刷データは、通常の名刺をそのまま印刷できるデータである。相手方に名刺プリンタ等があれば、この方法が適する。即ち、相手方に、名刺の印刷にそのまま使用できる名刺印刷データを送信する。送信するデータは、ネットワークプリンタで印刷できる形式のデータでもよいし、汎用性のあるアプリケーションで読み取り、印刷を実行できるような、文書データであってもよい。
【００１１】
〈構成４〉
名刺を配布する相手先を登録した相手先リストを記憶する手段と、上記相手先に配布した名刺の名刺記載事項を含む名刺データに改訂があったとき、更新された名刺データを取得する手段と、上記名刺データから、上記相手先に配布するべき名刺の名刺記載事項を抽出する手段と、上記相手先に配布するべき名刺の名刺編集パタンを選択する手段と、上記名刺記載事項と上記名刺編集パタンとを使用して上記相手先に応じた名刺印刷データを生成する手段と、上記名刺印刷データを、ウェブサーバにアップロードする手段と、上記登録した相手先に、上記ウェブサーバの名刺印刷用ウェブページのネットワークアドレスを通知することを特徴とする名刺管理システム。
【００１２】
ウェブサーバに名刺印刷データアップロードして、相手方に閲覧をさせる。ブラウザでそのまま印刷させることもできる。この場合には、アップロードをした名刺印刷用ウェブページの、ＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ  Ｒｅｓｏｕｒｃｅ  Ｌｏｃａｔｏｒ）等のネットワークアドレスを、相手方に通知する。通知方法は任意である。電子メールでもファクシミリでもよい。
【００１３】
〈構成５〉
構成４に記載の名刺管理システムにおいて、上記ウェブサーバは、上記名刺印刷用ウェブページを、該当する相手先のみが閲覧可能な状態に保持することを特徴とする名刺管理システム。
【００１４】
名刺印刷用ウェブページは第三者による目的外の使用を排除するために、所定の認証処理等により、該当する相手先のみが閲覧可能な状態に保持する。
【００１５】
〈構成６〉
構成１乃至４のいずれかに記載の名刺管理システムにおいて、名刺管理の対象者と名刺交換をした相手先と、両者の関係とを含む名刺交換データベースと、上記相手先の所属するグループが同一の者を抽出したリストに、それぞれ上記両者の関係を表示したものを、上記グループとの関係解析資料として出力する手段を備えたことを特徴とする名刺管理システム。
【００１６】
名刺交換の対象者は、例えば、自社の社員である。名刺交換をした相手先は、例えば、自社業務に関係する客先とか業者とかである。
相手先の所属するグループというのは、企業とか部門とか団体といったものをいう。自社の社員と特定の団体の所属員との関係が明確になった名刺交換データベースを利用すると、当該段階と自社の関係を解析できる。当該団体等に対する営業、折衝、交渉等の、窓口の選択等を最適化できる。
【００１７】
〈構成７〉
名刺を配布する相手先を登録した相手先リストを記憶する処理と、上記相手先に配布した名刺の名刺記載事項を含む名刺データに改訂があったとき、更新された名刺データを取得する処理と、上記名刺データから、上記相手先に配布するべき名刺の名刺記載事項を抽出する処理と、上記相手先に配布するべき名刺の名刺編集パタンを選択する処理と、上記名刺記載事項と上記名刺編集パタンとを使用して上記相手先に応じた名刺送信データを生成する処理と、上記相手先に対して、上記名刺送信データを送信する処理とを、コンピュータに実行させることを特徴とする名刺管理プログラム。
【００１８】
構成１のシステムを実現するためのコンピュータプログラムの発明である。
【００１９】
〈構成８〉
名刺を配布する相手先を登録した相手先リストを記憶する処理と、上記相手先に配布した名刺の名刺記載事項を含む名刺データに改訂があったとき、更新された名刺データを取得する処理と、上記名刺データから、上記相手先に配布するべき名刺の名刺記載事項を抽出する処理と、上記相手先に配布するべき名刺の名刺編集パタンを選択する処理と、上記名刺記載事項と名刺編集パタンとを使用した上記相手先に応じた名刺印刷データを生成する処理と、上記名刺印刷データを、ウェブサーバにアップロードする処理と、上記登録した相手先に上記ウェブサーバの名刺印刷用ウェブページのネットワークアドレスを通知する処理を、コンピュータに実行させることを特徴とする名刺管理プログラム。
【００２０】
構成４のシステムを実現するためのコンピュータプログラムの発明である。
【００２１】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態を具体例を用いて説明する。
図１は、名刺管理システムの具体例を示すブロック図である。
図１のネットワーク１には、名刺管理を行うコンピュータ１０と名刺印刷データの閲覧に利用されるサーバ１１と名刺印刷データを送る相手方の端末装置１２とが接続されている。コンピュータ１０には、記憶装置２０と演算処理装置３０が設けられている。記憶装置２０には、名刺データベース２１、名刺配布相手先リスト２２、名刺記載事項情報２３、及び名刺編集パタン情報２４が記憶されている。
【００２２】
また、演算処理装置３０には、名刺データベース管理手段３１、更新名刺データ取得手段３２、名刺記載事項抽出手段３３、名刺編集パタン選択手段３４、編集手段３５、及び、データ送信手段３６が設けられている。なお、これらの手段はいずれもコンピュータ１０において所定の処理を実行するコンピュータプログラムからなる。サーバ１１の記憶装置１５には、後で説明する形式の名刺印刷データ１６がアップロードされるようになっている。端末装置１２は、記憶装置４１と住所録管理手段４３、ブラウザ４４、プリンタ４５などを備えている。記憶装置４１には、住所録４２が記憶されている。
【００２３】
図２は、コンピュータの記憶装置に記憶された名刺データベースなどの具体的な内容を示す説明図である。
名刺データベース２１は、例えば、ある企業の従業員の氏名や従業員コード、所属、電話番号、ファクシミリ番号、役職などを含むものである。所属が複数あれば、その数だけ所属が記録される。電話番号やファクシミリ番号も必要な数だけ記録される。役職が複数あれば、役職についても必要な数だけ記録される。この名刺データベース２１は、該当する従業員の名刺を作成するために必要な全ての情報を含むように構成されている。名刺データベース２１に含まれるある従業員の名刺を交換する相手先に関する情報を示したのが名刺配布相手先リスト２２である。これは、該当する従業員が名刺交換をし、さらに、その従業員が人事異動などによって役職変更になったような場合に、その結果を通知するべき相手先をリストアップしている。
【００２４】
従って、名刺交換をしてもこうした情報の送信が不用な相手先は除外される。各相手先については、人事異動に関する情報を送信するためのメールアドレスが記録されている。さらに、相手先に応じた名刺記載事項や名刺編集パタンが相手先の名前に対応して記憶されている。名刺記載事項情報２３は、例えば、名刺データベース２１のどの項目を名刺に印刷するか、という選択番号をリストアップしたものでよい。名刺編集パタン情報２４は、名刺の具体的なデザインを示す。これは、従業員の所属によって一時的に特定されることもあるし、相手先によって変えても構わない。名刺記載事項の内容によっても、名刺編集パタンが区別される場合があってよい。
【００２５】
図１に示される名刺データベース管理手段３１は、名刺データベース２１の内容を追加したり、削除したりする管理を行う手段である。名刺データベース２１の内容が更新されると、その旨の通知が更新名刺データ取得手段３２に伝えられる。更新名刺データ取得手段３２は、変更、その他の改定があったとき、更新された名刺データを名刺データベース２１から取得して、編集手段３５に渡す機能を持つ。名刺記載事項抽出手段３３は、編集の対象となっている従業員の名刺配布相手先リスト２２を参照する。
【００２６】
そして、その従業員と相手先に応じた名刺記載事項を名刺記載事項情報２３のパタンから選択する機能を持つ。この結果も編集手段３５に渡される。名刺編集パタン選択手段３４は、名刺記載事項抽出手段３３と同様の手順で、名刺配布相手先リスト２２と名刺編集パタン情報２４とを参照して、適切な名刺編集パタンを選び、編集手段３５に渡す機能を持つ。編集手段３５は、名刺記載事項と名刺編集パタンとを利用して名刺に必要な情報を編集する機能を持つ。その編集結果は、後で説明するように、データベースなどで転送されるデータ形式にしたり、あるいは、ファクシミリで送信する形式にしたり、電子メールで印刷用のデータをそのまま送信する、といった形式に編集する機能を持つ。データ送信手段３６は、編集手段３５の編集結果に応じて、適切な送信手段を選択し、端末装置１２に送信する、といった機能を持つ。
【００２７】
サーバ１１にアップロードされた名刺印刷データ１６は、編集手段３５が生成したものである。端末装置１２の記憶装置４１に記憶された住所録４２は、端末装置１２を利用する相手先が名刺管理のために使用するデータベースである。住所録管理手段４３は、住所録の登録や更新、削除などの処理を実行するアプリケーションプログラムである。ブラウザ４４は、ネットワーク１を通じて名刺印刷データ１６などを閲覧する機能を持つ。プリンタ４５は、閲覧した名刺印刷データ１６を印刷したり、あるいは送信された名刺印刷データ１６を印刷する、といった機能を持つ。
【００２８】
図３は、上記名刺管理システムの具体的な動作パタンを示す説明図である。
上記の名刺管理システムは、相手先に応じて様々なパタンで動作するとよい。もちろん、いずれか一つのパタンでのみ、動作するようなシステム構成にしてもよい。この図３では、可能性のある動作パタンをできる限り紹介する。まず、コンピュータ１０の側では、名刺データベース２１から取り出された名刺データ２５を使用して、名刺送信データ１７を生成することができる。この名刺送信データ１７は、例えば、ＣＳＶ形式のデータである。
【００２９】
この名刺送信データ１７は、電子メールにより相手先に送信され、相手方のアプリケーションプログラムを利用して、住所録４２に登録される。これによって、相手方の住所録４２が自動的に更新される。これが、第１のパタンＰ１である。また、第２のパタンＰ２では、名刺送信データ１７を通常のレター形式にし、ファクシミリで送信する。相手方のファクシミリ受信機４７により例えば、人事異動などの内容などが通知される。相手方は、これを使用して、住所録４２などを更新する。もちろん、ファクシミリでなく、電子メールなどで送信しても構わない。
【００３０】
また、別のパタンでは、名刺データ２５から名刺印刷データ１６を生成する。名刺印刷データ１６は、基本的にそのまま印刷をすると、名刺が作成できるようなデータである。これをパタンＰ３では、電子メールで相手方に送信する。相手方は、そのデータを受信し、プリンタ４５でプリントをする。なお、このデータは、相手方も使用している汎用性の高いアプリケーションプログラムで読み取れるデータファイルであることが好ましい。そのデータファイルを相手方の端末装置１２で開き、印刷処理を実行すれば、そのまま名刺が印刷できる。これによって、自動的に新たに名刺交換をした、という効果がある。このように相手方に名刺を印刷させる方法としては、相手方のネットワークプリンタにそのネットワークプリンタで印刷できる印刷データを直接送信する、といった方法もある。
【００３１】
また、相手方にデータを送信する変わりに、相手方がブラウザを用いて閲覧することができるサーバに名刺印刷データをアップロードする。ウェブページ１８は、ＨＴＭＬ形式のデータファイルである。ここには、名刺印刷イメージがそのまま表示される。相手方の端末装置１２のブラウザによってそれを表示し、プリンタ４５で名刺を直接プリントすればよい。また、相手方に住所録更新用のデータを送信するためにやはりサーバを利用する方法がある。これは、ウェブページ１９のようにＸＭＬ形式のデータにするとよい。
【００３２】
ここに、名刺管理に必要なデータ、即ち、住所録４２を更新するために必要なデータを含めておく。相手方の端末装置１２でこのデータを閲覧し、住所録４２に取り込めばよい。パタンＰ４とパタンＰ５は、以上のようなものである。名刺データの送信方法には、この他、様々な方法が考えられるが、いずれの場合においても、それぞれ相手先に応じた編集が行われた名刺データを予め用意したリストに従って自動的に送信する。
【００３３】
上記のシステムによれば、例えば、営業関係者用の名刺と技術関係者用の名刺で、デザインを自由に選択できる。例えば、営業部長と技術部長を兼務しているような組織変更があった場合に、相手先が技術系の客先であれば、技術部長、営業を主体とする客先であれば、営業部長という肩書きで名刺データを送る。また、業務上の相手先とプライベートな相手先に対しては、それぞれ別々のフォームで名刺を編集して送ることができる。
【００３４】
なお、図１に示したサーバ１１は、名刺管理を行っているコンピュータ１０の側に設けられているものでもよいし、ネットワーク１上で、共同で使用できるようなサーバでもよい。また、名刺印刷データ１６は、相手方であって名刺交換をした相手その者にのみ閲覧を認めることが望ましい。これには、サーバ１１側で本人を認証するための管理が必要になる。従って、名刺印刷データ１６と共に、その名刺印刷データを閲覧することができる相手の名前をパスワードなどを同時に記憶させておくとよい。
【００３５】
図４は、名刺交換の相手先との関係に応じた処理を説明する説明図である。
名刺交換をしても組織変更などがあった場合には、相手方との連絡が不可能になる。改めて名刺交換をする機会ができないケースもある。そこで、上記のように、組織変更などがあった場合に自動的に名刺交換をした相手方に対し、名刺データを送信する。この名刺データは、自分と相手方との関係を考慮して行われる。即ち、名刺の編集データは、相手方との関係に応じて選択される。この相手方との関係を示す情報は、名刺データとして相手方と自分とのデータを登録しておくと様々な活用ができる。
【００３６】
図４のデータでは、従業員の氏名と相手先の氏名と相手先の企業名と従業員と相手先との関係などを示す構成になっている。これは、図１に示した名刺データベース２１に一体に含めてしまっても構わないが、ここでは、名刺交換データベースという名前を付けて、区別している。なお、相手先の部分には、相手先の氏名と共に相手先の役職、その他相手先に関する情報を含めて構わない。この相手先と従業員との関係を示す情報は、例えば、商品の納入先の担当者がこの相手先である、とか、この相手先は大学の先輩である、とか、業会団体でお互いに役員をし、よく知り合った仲である、といった内容になる。こうした情報により、名刺記載事項情報２３や名刺編集パタン情報２４が自ずから選択できる。従って、既に説明した処理でこの情報をそのまま利用することができる。
【００３７】
さらに、この図４のデータを利用すると例えば、特定の会社に対し、何らかの交渉を行う場合、その会社の名刺交換をした相手のリストを抽出する。このリストは相手先の役職順にソートする。これが、相手先との関係解析資料５１になる。その中で最も役職の高い人物をセレクトする。その人物と名刺交換をした自社の担当者との関係をチェックする。その関係から相手先とコンタクトをするのに適していると判断すると、その担当者を相手方との交渉の窓口にセレクトする。こうした要領で名刺データを利用することができる。
【００３８】
図５は、上記の名刺管理システムの具体的な動作を示すフローチャートである。
まず、ステップＳ１では、コンピュータ１０において、名刺データベース管理手段３１が名刺データの更新をし、その結果を更新名刺データ取得手段３２に伝えることによって更新検出処理が行われる。次のステップＳ２では、更新された名刺データが名刺データベース２１から取得される。ステップＳ３では、名刺配布相手先リスト２２を参照し、ステップＳ４でまず、一つの相手先を選択する。ステップＳ５では、名刺記載事項情報２３を参照し、ステップＳ６で名刺記載事項の抽出を行う。
【００３９】
名刺記載事項抽出手段３３は、その結果を編集手段３５に渡す。ステップＳ７では、名刺編集パタン選択手段３４が名刺編集パタン情報２４を参照し、ステップＳ８で、該当する名刺編集パタンを選択し、編集手段３５に渡す。ステップＳ９で、編集手段が名刺の編集処理をし、ステップＳ１０で、データ送信手段３６がデータの送信をする。ステップＳ１１では、全ての相手先について処理が終了したかどうかを判断し、終了していなければ、ステップＳ３以下の処理を繰り返す。
【００４０】
図６は、上記の編集手段３５の、より具体的な動作を示すフローチャートである。
これは、編集手段３５が様々な機能を選択して、実行できる場合の例であるが、いずれかの機能のみを実行できる場合は、その部分だけの処理がなされる。まず、ステップＳ２１において、相手先のデータ受信形式を判定する。これは、例えば、名刺配布相手先リスト２２などに記録しておけばよい。ステップＳ２２で、相手先がＣＳＶ形式での受信と判断されると、ステップＳ２３において名刺送信データをデータ形式変換する。
【００４１】
そしてステップＳ２４において、電子メールに添付し、そのデータを送信する。ステップＳ２５で相手方がファクシミリ受信と判断されると、ステップＳ２６に進み、ＦＡＸイメージが生成される。そして、ステップＳ２７においてＦＡＸ送信が行われる。ステップＳ２８で、相手方がドキュメントを受信する形式であると判断すると、ステップＳ２９に進み、データファイルが生成される。このデータファイルがステップＳ３０において電子メールに添付され、相手方に送信される。
【００４２】
また、ステップＳ３１において、相手方がウェブ形式の受信であると判断すると、ステップＳ３２に進み、名刺印刷データ１６をウェブページに変換する。そして、ステップＳ３３で、サーバ１１にアップロードする。その後、ステップＳ３４において、相手方に対し、電子メールでＵＲＬを送信する。即ち、相手方に名刺変更の旨と変更された名刺印刷データを閲覧できるネットワーク上のアドレスを通知する。これにより、相手方は必要な名刺印刷データをダウンロードしたり、印刷したりすることが可能になる。
【００４３】
なお、上記のコンピュータプログラムは、それぞれ独立したプログラムモジュールを組み合わせて構成してもよいし、全体を一体化したプログラムにより構成してもよい。コンピュータプログラムにより制御される処理の全部または一部を同等の機能を備えるハードウエアで構成しても構わない。また、上記のコンピュータプログラムは、既存のアプリケーションプログラムに組み込んで使用してもよい。
【００４４】
上記のような本発明を実現するためのコンピュータプログラムは、例えばＣＤ−ＲＯＭのようなコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録して、任意の情報処理装置にインストールして利用することができる。また、ネットワークを通じて任意のコンピュータのメモリ中にダウンロードして利用することもできる。
【図面の簡単な説明】
【図１】名刺管理システムの具体例を示すブロック図。
【図２】名刺データベースなどの具体的な内容を示す説明図。
【図３】名刺管理システムの具体的な動作パタンを示す説明図。
【図４】名刺交換の相手先との関係に応じた処理を説明する説明図。
【図５】名刺管理システムの具体的な動作を示すフローチャート。
【図６】編集手段のより具体的な動作を示すフローチャート。
【符号の説明】
１  ネットワーク、  １０  コンピュータ、  １１  サーバ、  １２  相手方の端末装置、    １５  記憶装置、  １６  名刺印刷データ、  ２０  記憶装置、  ２１  名刺データベース、  ２２  名刺配布相手先リスト、  ２３  名刺記載事項情報、  ２４  名刺編集パタン情報、  ３０  演算処理装置、  ３１  名刺データベース管理手段、  ３２  更新名刺データ取得手段、  ３３  名刺記載事項抽出手段、  ３４  名刺編集パタン選択手段、  ３５  編集手段、  ３６  データ送信手段、  ４１  記憶装置、  ４２  住所録、  ４３  住所録管理手段、  ４４  ブラウザ、  ４５  プリンタ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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