(57)【要約】【課題】各利用者による加筆を許容しつつ、各利用者の編集内容を改変させることなく文書を伝達できる文書処理システムを提供する。【解決手段】少なくとも１つのレイヤを含んでなる文書ファイルを各利用者ごとに設けられた利用者側装置１を用いて回覧するための文書処理システムであって、利用者側装置１が、当該回覧対象の文書ファイルを受信して表示し、書き込みの指示を受けると、文書ファイル内に新規のレイヤを生成し、書き込まれた文書要素を当該生成したレイヤに格納し、当該レイヤに格納された文書要素の閲覧又は編集に関連する属性を設定する文書処理システムである。【選択図】　　　　図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
少なくとも１つのレイヤを含んでなる文書ファイルを各利用者ごとに設けられた利用者側装置を用いて回覧するための文書処理システムであって、
前記利用者側装置は、当該回覧対象の文書ファイルに書き込みをする際に、新規のレイヤを生成する手段と、
書き込まれた文書要素を当該生成したレイヤに格納する手段と、
レイヤごとに、各レイヤに格納された文書要素の閲覧又は編集に関連する属性を設定する手段と、
を含むことを特徴とする文書処理システム。
【請求項２】
請求項１に記載の文書処理システムにおいて、
前記各レイヤに設定される属性は、編集の禁止を意味する属性であることを特徴とする文書処理システム。
【請求項３】
少なくとも１つのレイヤを含んでなる文書ファイルに対して書き込みをする際の文書処理方法であって、
前記文書ファイル内に、新規のレイヤを生成する工程と、
書き込まれた文書要素を当該生成したレイヤに格納するとともに、当該生成したレイヤについて、前記格納した文書要素の閲覧又は編集に関連する属性を設定する工程と、
を含むことを特徴とする文書処理方法。
【請求項４】
少なくとも１つのレイヤを含んでなる文書ファイルに対して書き込みを行う機能を有してなる文書処理プログラムであって、
前記文書ファイル内に、新規のレイヤを生成する工程と、
書き込まれた文書要素を当該生成したレイヤに格納するとともに、当該生成したレイヤについて、前記格納した文書要素の閲覧又は編集に関連する属性を設定する工程と、
を含むことを特徴とする文書処理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、指示書のように回覧される文書を処理する文書処理システムに係り、特にその改竄防止に関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、多くの企業が指示書などの書面を電子的に作成して関係者に回覧するシステムを導入している。かかるシステムでは、指示書の原紙を紙媒体で作成し、これをスキャナで読み取って電子化し、電子化して得られた画像データを電子メールなどで関係者に送信するなどの手順により、遠隔地の関係者にも迅速かつ効率的に文書を伝達できる利点がある。
【０００３】
具体的に、従来の文書回覧システムは、図５に示すように、利用者ごとに設けられた複数の利用者側装置１を含んでなり、各利用者側装置１は、ネットワークを介して相互に接続されている。利用者側装置１は、文書を作成・閲覧するためのワードプロセッサ（以下、「ワープロ」と略称する）と、他の利用者側装置１へ文書を送信し、また他の利用者側装置１から文書を受信するための電子メールソフトウエアとを実行する。
【０００４】
具体的に本社からの指示書が支社にて加筆され、さらに当該加筆後の指示書が支店へ伝達される場合について説明する。本社内で指示書を発行する利用者は、利用者側装置１ａを利用し、ワープロによって指示書を作成し、これを電子メールソフトウエアを用いて、支社内の利用者側装置１ｂへ送信する。支社内の利用者は、利用者側装置１ｂ上で電子メールソフトウエアによって当該指示書を含んだ電子メールを受信し、これをワープロで閲覧し、必要があれば加筆して、当該加筆後の指示書を電子メールとして支店内の利用者側装置１ｃへ送信する。支店側の利用者は、利用者側装置１ｃを用いて加筆後の指示書を受信し、ワープロを用いて閲覧し、指示を受け取る。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記従来の文書を回覧するためのシステムでは、指示書が単なるワープロによって作成され、その内容が保護されていないので、途中で（上記の支社におけるように）加筆を行う場合に、当該加筆を行う利用者の意図するとしないとに関わらず、何らかの原因で、加筆前の文書の内容が改変される虞があった。そこで文書にその内容を証明するための情報（署名情報）を付加することが考えられる。しかし、このようにすると、回覧中の加筆ができなくなるという問題点がある。
【０００６】
本発明は上記実情に鑑みて為されたもので、回覧中の加筆を許容しつつ、各利用者の編集内容を改変させることなく文書を伝達できる文書処理システムを提供することを目的とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
上記従来例の問題点を解決するための本発明は、少なくとも１つのレイヤを含んでなる文書ファイルを各利用者ごとに設けられた利用者側装置を用いて回覧するための文書処理システムであって、前記利用者側装置は、当該回覧対象の文書ファイルに書き込みをする際に、新規のレイヤを生成する手段と、書き込まれた文書要素を当該生成したレイヤに格納する手段と、レイヤごとに、各レイヤに格納された文書要素の閲覧又は編集に関連する属性を設定する手段と、を含むことを特徴としている。
【０００８】
このように、各編集内容が個別のレイヤに含まれ、各レイヤごとに、その内容の閲覧又は編集に関連する属性が設定できるようにしたことで、回覧中の加筆を許容しつつ、各利用者の編集内容を改変させることなく、文書を伝達できる。
【０００９】
なお、前記各レイヤに設定される属性には、編集の禁止を意味する属性を含むことが好ましい。さらに、各レイヤの属性は、利用者ごとの閲覧許可、編集許可の設定を含むことも好ましい。
【００１０】
また、上記従来例の問題点を解決するための本発明は、少なくとも１つのレイヤを含んでなる文書ファイルに対して書き込みをする際の文書処理方法であって、前記文書ファイル内に、新規のレイヤを生成する工程と、書き込まれた文書要素を当該生成したレイヤに格納するとともに、当該生成したレイヤについて、前記格納した文書要素の閲覧又は編集に関連する属性を設定する工程と、を含むことを特徴としている。
【００１１】
さらに、上記従来例の問題点を解決するための本発明は、少なくとも１つのレイヤを含んでなる文書ファイルに対して書き込みを行う機能を有してなる文書処理プログラムであって、前記文書ファイル内に、新規のレイヤを生成する工程と、書き込まれた文書要素を当該生成したレイヤに格納するとともに、当該生成したレイヤについて、前記格納した文書要素の閲覧又は編集に関連する属性を設定する工程と、を含むことを特徴としている。
【００１２】
【発明の実施の形態】
本発明の実施の形態について図面を参照しながら説明する。本発明の実施の形態に係る文書処理システムは、図５に示した一般的な文書の回覧システムと同様の構成をとるものであるが、各利用者側装置１の動作が異なる。すなわち、本実施の形態に係る文書処理システムでは、利用者側装置１には、図１に示すように、制御部１１と、記憶部１２と、外部記憶部１３と、ハードディスク１４と、送受信部１５と、表示操作部１６とから基本的に構成され、これらの各部はバス接続されている。
【００１３】
制御部１１は、ハードディスク１４内に格納されている電子メールプログラムや、文書処理プログラムを実行する。この制御部１１の動作については後に詳しく述べる。記憶部１２は、制御部１１のワークメモリとして動作する。外部記憶部１３は、ＣＤ−ＲＯＭやＤＶＤ−ＲＯＭなどの記録媒体からプログラムやデータを読み込む。この読み込まれたプログラムなどは、例えば制御部１１によりハードディスク１４に格納される。
【００１４】
ハードディスク１４は、制御部１１により実行される種々のプログラムを保持している。また、このハードディスク１４は、制御部１１の処理に供されるファイルが保持されている。送受信部１５は、ネットワークに接続されており、制御部１１から入力される指示により電子メールをネットワークを介して送信し、また、ネットワークを介して到来する電子メールを受信して制御部１１に出力する。
【００１５】
表示操作部１６は、ディスプレイ等の表示部と、キーボード・マウスなどの操作部とを有し、制御部１１から入力される指示に従って、ディスプレイ上に情報を表示し、操作部にて行われる利用者の指示内容を制御部１１に伝達している。
【００１６】
ここで、制御部１１の処理について述べる。制御部１１は利用者の識別子（ユーザ名など）とログインパスワードとを管理しており、これらを用いて利用者を認証する。また、制御部１１は、電子メールプログラムを実行し、送受信部１５を介して受信した電子メールをハードディスク１４に蓄積する。また、この電子メールに文書ファイルが添付されている場合には、利用者から表示操作部１６を介して入力される操作に応じて文書ファイルを抽出し、ハードディスク１４に格納する。さらに、制御部１１は、文書ファイルを電子メールに添付し、当該電子メールを送受信部１５を介して所定の利用者側装置１へ送信する。
【００１７】
さらに、この制御部１１は、ハードディスク１４に格納された文書ファイルについて文書処理を実行する。ここで文書ファイルは、図２に示すように、文書要素が複数のレイヤＬ１〜Ｌｎとして保持されている。文書ファイルには、各レイヤを管理するレイヤ管理テーブルＴが含まれており、このレイヤ管理テーブルＴは図３に示すように、各レイヤＬ１〜Ｌｎの各々に、そのレイヤの表示許可属性Ｐｒ及び編集許可属性Ｐｗが関連づけられている。ここで、表示許可属性Ｐｒは関連するレイヤを閲覧できる利用者の識別子であり、編集許可属性Ｐｗは、例えば編集可能状態とするためのパスワードである。
【００１８】
制御部１１によって実行される文書処理プログラムは、ワープロと同様の文書要素作成、編集機能と、表示機能と、レイヤ管理機能とを備えている。制御部１１は、利用者からハードディスク１４に格納されている文書ファイルを開く指示を受けると、この文書処理プログラムに従って、指示された文書ファイルの内容を表示する。
【００１９】
この際、制御部１１は、文書ファイルのレイヤ管理テーブルＴを参照し、各レイヤに含まれている文書要素を順次重ね合わせて表示する。具体的に、表示の際には、図４に示すように、認証時に取得した利用者の識別子を参照し（Ｓ１）、記憶部１２に保持しておく。そしてレイヤＬ１を処理対象として選択し（Ｓ２）、処理対象レイヤの表示許可属性Ｐｒを、レイヤ管理テーブルＴから読み出して（Ｓ３）、記憶部１２に保持されている利用者の識別子が、表示許可属性Ｐｒに含まれているか否かを調べる（Ｓ４）。ここで、利用者の識別子が表示許可属性Ｐｒに含まれていれば（Ｙｅｓならば）、その処理対象レイヤを現在表示中の画面に重ね合わせて表示し（Ｓ５）、次のレイヤがあるか否かを調べ（Ｓ６）、次のレイヤがあれば（Ｙｅｓならば）、当該次のレイヤを処理対象として選択して（Ｓ７）、処理Ｓ３に戻って処理を続ける。また、処理Ｓ６において、次のレイヤがなければ（Ｎｏならば）、処理を終了する。また、処理Ｓ４において、利用者の識別子が表示許可属性Ｐｒに含まれていなければ（Ｎｏならば）、処理Ｓ６に移行する。これにより利用者の識別子と、各レイヤの表示許可属性Ｐｒとが参照され、利用者が閲覧可能として設定されていないレイヤを表示しないように制御される。なお、ここでは、利用者の識別子を用いているが、利用者をグループ別に管理しているときには、当該グループの識別子を用いてもよい。さらにここでは閲覧可能になっている利用者を属性として設定しているが、閲覧を禁止する利用者を属性として設定してもよい。この場合には、処理Ｓ４における判断において禁止されていないときに表示するように処理を変更する。
【００２０】
また、制御部１１は、文書ファイルに追記する指示を受けると、新たなレイヤＬｎ＋１を作成して、レイヤ管理テーブルＴに当該新たなレイヤを登録し、文書要素の入力を受けて当該レイヤ内に保持する。ここで文書要素の入力は、通常のワープロと同様にして受け付けることとなるので詳細な説明を省略する。そして、当該新規のレイヤＬｎ＋１に対し、利用者から表示許可属性Ｐｒの設定を受けて、レイヤ管理テーブルＴ上の対応する表示許可属性Ｐｒを書き換える。さらに制御部１１は、当該新規レイヤＬｎ＋１の内容の編集を許可するためのパスワードの入力を受けて、編集許可属性ＰｗとしてレイヤＬｎ＋１に関連づけてレイヤ管理テーブルＴ上に登録する。
【００２１】
さらに、制御部１１は、文書ファイルのレイヤに含まれている文書要素を編集する指示（例えば既に表示されているレイヤをダブルクリックするなど）を受けると、当該編集指示が行われたレイヤがどのレイヤであるかを調べ、そのレイヤに対応する編集許可属性Ｐｗをレイヤ管理テーブルＴから読み出す。ここで、編集許可属性Ｐｗとしてパスワードが設定されているときには、利用者に対してパスワードを入力するように促す。そして設定されているパスワードと一致するパスワードが入力されたときに、レイヤ内の文書要素に対する編集を受け付ける。
【００２２】
この編集を受け付ける処理としては、例えば、レイヤ内の文書要素を記憶部１２に確保したバッファに読み込んでワープロと同様に編集させ、編集終了の指示を受けて、編集されたレイヤ内の文書要素をバッファ内の文書要素で上書きして行うことができる。
【００２３】
一方、設定されているパスワードと一致するパスワードが入力されないときには、編集を禁止し、レイヤ内の文書要素に対する編集を受け付けない。
【００２４】
従って、例えば追記を指示した利用者が、誤って異なるレイヤ上の文書要素を編集しようとしても、当該レイヤに関し、編集許可属性Ｐｗとしてパスワードが設定されているときには、制御部１１によりその編集が禁止制御される。
【００２５】
このように、各レイヤは、いわばそれぞれに編集・閲覧の許可に関する条件を設定できる「透明なシート」として扱われる。そして、各利用者は、追記したいときには、透明なシートを元の文書ファイルに重ね合わせて、当該透明なシート上に追記を行うことになり、元の文書ファイルの内容に改変が行われることがない。具体的に、本社にて作成された指示書が、支社を介して各支店へ回覧される場合について、本実施の形態に係る文書処理システムの動作を説明する。
【００２６】
本社側の利用者Ａは、例えば印鑑を押印した指示書をスキャナなどにて取り込む。本社側の利用者側装置１ａでは、文書ファイルが作成されるとともに、当該文書ファイル内にレイヤＬ１が作成され、スキャナにて読み込まれた文書要素が当該レイヤＬ１に保持される。ここで利用者Ａが、このレイヤＬ１に対してパスワードを設定すると、このパスワードがレイヤＬ１に対する編集許可属性Ｐｗとしてレイヤ管理テーブルＴに保持される。
【００２７】
そして利用者Ａが電子メールにて、この文書ファイルを支社側の利用者側装置１ｂに送信する。支社の利用者側装置１ｂでは、この文書ファイルが電子メールとして受信される。支社の利用者Ｂがこれを回覧すべく開く指示を行うと、文書ファイル内のレイヤＬ１に含まれている文書要素が表示される。ここで当該支社の利用者Ｂが追記の指示を行うと、新たなレイヤＬ２が作成され、このレイヤＬ２内の所定の位置（レイヤＬ１内の文書要素と重ならない位置に書き込みを行いたい場合は利用者Ｂがその位置を指定する）に文書要素の入力を行う。このとき、当該利用者Ｂが誤ってレイヤＬ１に触れても、レイヤＬ１には、パスワードが設定されているので、編集が禁止され、意図するとしないとに関わらず、当該支社の利用者はレイヤＬ１の内容を編集することはできない。そして、この追記した利用者ＢがレイヤＬ２に対してパスワードを設定する。
【００２８】
ここで支社内の別の利用者Ｃが電子検印を押印する必要がある場合には、追記した利用者は同じ支社内の当該検印を押印する利用者に対して電子メールにて文書ファイルを送信する。この文書ファイルには、追記の結果がレイヤＬ２として含まれている。押印する利用者Ｃは、自己の印影を作成するために、別のレイヤＬ３を作成して当該レイヤＬ３上に押印を行う。そしてここで押印した利用者ＣがレイヤＬ３にパスワードを設定する。そして、当該押印した利用者Ｃは、押印後の文書ファイルを電子メールにて支店側へ送信する。こうして支店側の利用者Ｄは、レイヤＬ１，Ｌ２，Ｌ３が含まれた文書ファイルを受信し、各レイヤを重ね合わせ合成した結果を利用者側装置１ｄに表示させ、これを閲覧する。
【００２９】
本実施の形態によれば、加筆された文書要素は各レイヤに保持され、さらにレイヤごとに設定される編集許可属性Ｐｗによって改竄から保護される。このため、文書データの回覧中の加筆を許容でき、かつ各利用者の編集内容を改変させることなく文書を伝達できる。
【００３０】
また、ここまでの説明では、表示許可属性Ｐｒは、閲覧可能な利用者の識別子であるものとしていたが、表示許可属性Ｐｒを編集許可属性Ｐｗと同様にパスワード（表示用パスワード）としておき、この表示用パスワードを閲覧可能な利用者が公開している公開鍵で暗号化して電子メールに含め、文書ファイルとともに送信してもよい。ここで、公開鍵は、ネットワーク上にある公開鍵サーバなどから取得でき、かかる技術は、一般的な公開鍵暗号方式として広く知られているので、その詳細な説明を省略する。
【００３１】
この場合には、設定された表示用パスワードと同じパスワードが入力されるまで、当該表示許可属性Ｐｒの設定されたレイヤは表示されない。そして、閲覧可能として指定された利用者の公開鍵で暗号化された表示用パスワードが電子メールに含まれているので、当該指定された利用者は、自己の持つ秘密鍵で暗号化された表示用パスワードを復号化して表示用パスワードを知ることができ、この表示用パスワードを入力して当該レイヤを表示させ、閲覧できるようになる。なお、この暗号化された表示用パスワードも別のレイヤに記述して、文書ファイルに含めておくことができ、管理が容易になる。
【００３２】
なお、ここまでの説明では、各レイヤの属性をレイヤ管理テーブルＴ上に保持する場合を例として説明したが、各レイヤの属性は、レイヤ自体に保持させてもよい。さらに、ここではレイヤの属性として表示許可に関する属性と編集許可に関する属性とを例示したが、これらに限られず、例えば表示色など、表示の態様に関する属性を含んでもよい。
【００３３】
【発明の効果】
少なくとも１つのレイヤを含んでなる文書ファイルを各利用者ごとに設けられた利用者側装置を用いて回覧するための文書処理システムであって、利用者側装置が、当該回覧対象の文書ファイルに書き込みをする際に、新規のレイヤを生成し、書き込まれた文書要素を当該生成したレイヤに格納し、当該レイヤに格納された文書要素の閲覧又は編集に関連する属性を設定する文書処理システムとしているので、各利用者による加筆を許容しつつ、各利用者の編集内容を改変させることなく文書を伝達できる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態に係る文書処理システムの利用者側装置の構成ブロック図である。
【図２】文書ファイルの内容の一例を表す説明図である。
【図３】レイヤ管理テーブルの一例を表す説明図である。
【図４】利用者側装置での処理の一例を表すフローチャート図である。
【図５】文書処理システムの一例を表す構成ブロック図である。
【符号の説明】
１　利用者側装置、１１　制御部、１２　記憶部、１３　外部記憶部、１４　ハードディスク、１５　送受信部、１６　表示操作部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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