(57)【要約】【課題】納品に対する製品発注元及び発注先における代金の支払い処理から重複する作業を除き、双方の支払い処理の工数を削減することが可能な購買管理システムを提供する。【解決手段】本発明の購買管理システムは、発注及び納品の履歴データが記憶されるデータベース５と、入力される発注した製品の単価，数量及び納期期日を、発注番号に対応してデータベース５に記憶させる発注処理部１と、入力される納品した製品の単価，数量及び納入日を、発注番号に対応してデータベース５へ記憶する納品処理部２と、所定の支払い対象期間に含まれる納入日に対応する製品を、データベース５から抽出し、抽出された製品の各支払い金額を発注先の企業毎に積算して、合計支払い金額を求め、支払い明細書を生成する明細書作成部３とを具備する。【選択図】　　　図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
発注及び納品の履歴データを、企業毎の発注／納品テーブルとして記憶するデータベースと、
入力される発注した製品の単価，数量及び納期期日を、発注番号に対応して前記データベースに記憶させる発注処理部と、
入力される納品した製品の単価，数量及び納入日を、発注番号に対応して前記データベースへ記憶させる納品処理部と、
所定の支払い対象期間に含まれる前記納入日に対応する製品を、前記データベースから抽出し、抽出された製品の各支払い金額を発注先の企業毎に積算して、合計支払い金額を求め、支払い明細書を生成する明細書作成部と
を具備することを特徴とする購買管理システム。
【請求項２】
前記明細書作成部の作成した支払い明細書を、対応する発注先にファックス送信し、前記データベースの対応する発注先の発注／納品テーブルにファックスを送信したことを示す送信フラグを立てるＦＡＸ送信部を具備することを特徴とする請求項１記載の購買管理システム。
【請求項３】
前記納品処理部が、納入された製品の発注番号に対応する所定の領域に、納品されたことを示す納品フラグを立てることを特徴とする請求項１または請求項２に記載の購買管理システム。
【請求項４】
前記納品処理部が納品時に記入される製品の数量及び納期期日を、発注時の数量のデータ，内部タイマにより比較し、数量の入力間違い及び納入日の管理を行うことを特徴とする請求項１から請求項３のいずれかに記載の購買管理システム。
【請求項５】
入力される発注した製品の単価，数量及び納期期日を、発注番号に対応して前記データベースに記憶させる発注処理過程と、
入力される製品の単価，数量及び納入日を、発注番号に対応して前記データベースへ記憶する納品処理過程と、
所定の支払い対象期間に含まれる前記納入日に対応する製品を、前記データベースから抽出し、抽出された製品の各支払い金額を発注先の企業毎に積算して、合計支払い金額を求め、支払い明細書を生成する明細書作成過程と
を有することを特徴とする購買管理方法。
【請求項６】
前記請求項１から請求項４のいずれかに記載の購買管理システムにおいて動作するプログラムであり、
入力される発注した製品の単価，数量及び納期期日を、発注番号に対応して前記データベースに記憶させる発注処理と、
入力される製品の単価，数量及び納入日を、発注番号に対応して前記データベースへ記憶する納品処理と、
所定の支払い対象期間に含まれる前記納入日に対応する製品を、前記データベースから抽出し、抽出された製品の各支払い金額を発注先の企業毎に積算して、合計支払い金額を求め、支払い明細書を生成する明細書作成処理と
を有することを特徴とする購買管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、外部企業に発注して製品を納入し、製品の代価を支払う購買処理を管理する購買処理システムに係わるものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来、購買処理の作業としては、製造部などから要求される製品を、外部の企業に購買発注し、発注した製品が所定の期日までに納品されるように、発注先からの納品管理がある。
また、購買処理の作業としては、発注先から所定の期日（例えば、月末等）に送られてくる請求書に対する支払い処理がある。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
従来の支払い処理は、所定の支払期日の前に、発注先から納品した製品に対する請求書が来るため、購買部が各発注先からの請求書に基づいて、発注伝票と合致しているか否かの判定を行った後に、各発注先に対して支払いを行う。
しかしながら、納品される場合の納品書に納品された製品の金額が記載されており、納品されたことを記録する納品管理において、納品された製品とその支払い金額とが記録される。
このため、従来の支払い処理は、納品時と支払い時との２回に渡り、納品された製品と金額との対応を取ることになる。
【０００４】
また、従来の支払い処理は、発注元において、各発注先からそれぞれの仕様に基づいた支払い請求書が来るため、担当者が製品と製品の金額とのデータをコンピュータの端末から入力するとき、異なった仕様の請求書から製品名及びその金額を読み取る必要があり、多大な労力を必要とし、同一部分に製品名や金額が書かれていないため、見間違いなどによる入力ミスの発生する可能性が高いという欠点がある。
【０００５】
さらに、従来の支払い処理は、各発注先が一度納品書に記入したことを、再度支払い請求書として構成し直して、発注元へ送るために、製品及びその金額との確認を２度重複して行うこととなり、無駄な作業を行うことによるコストの上昇の発生、及び納品書から支払い請求書を作成するときに、入力忘れや重複入力等の入力ミスが発生する確率が高くなる欠点がある。
【０００６】
本発明はこのような背景の下になされたもので、納品に対する製品発注元及び発注先における代金の支払い処理から重複する作業を除き、双方の支払い処理の工数を削減することが可能な購買管理システムを提供する事にある。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
本発明の購買管理システムは、発注及び納品の履歴データを、企業毎の発注／納品テーブルとして記憶するデータベースと、入力される発注した製品の単価，数量及び納期期日を、発注番号に対応して前記データベースに記憶させる発注処理部と、入力される納品した製品の単価，数量及び納入日を、発注番号に対応して前記データベースへ記憶させる納品処理部と、所定の支払い対象期間に含まれる前記納入日に対応する製品を、前記データベースから抽出し、抽出された製品の各支払い金額を発注先の企業毎に積算して、合計支払い金額を求め、支払い明細書を生成する明細書作成部とを具備することを特徴とする。
これにより、本発明の購買管理システムは、納品処理部が納品した時点において入力される製品とこの製品の代金とをデータベースへ記憶させ、明細書作成部が支払い期日、または支払い期日の所定の日数前に、各発注先毎に納品された製品の合計金額を演算するため、発注先が納品時に納品書を作成し、発注元が納品書に記載された製品とこの製品の金額とをデータベースに入力する処理のみで、支払いに必要な発注先に対する支払い明細書を、発注元が作成することが可能なため、各発注先において納品書から請求書を作成する工数が削減され、かつ発注元において請求書から製品及び金額を読み出し、データベースへの入力を行う工数が削減され、全体の作業コストを低減することができる。
【０００８】
本発明の購買管理システムは、前記明細書作成部の作成した支払い明細書を、対応する発注先にファックス送信し、前記データベースの対応する発注先の発注／納品テーブルにファックスを送信したことを示す送信フラグを立てるＦＡＸ送信部を具備することを特徴とする。
これにより、本発明の購買管理システムは、ＦＡＸ送信部が所定の日時（支払い期日、または支払い期日の所定の日数前）に、支払い明細書をファックスにより送信するため、支払い明細書が発注元から各発注先へ所定の日時に届けられることとなり、支払い期日発注元及び各発注先が支払い期日を考慮する必要が無くなり、発注先から支払期日に遅れて発注元へ請求書が届き、支払いができなくなる期日間違いが無くなる。
また、本発明の購買管理システムは、明細書作成部が送信フラグを検出することにより、納品された後の支払い明細書のＦＡＸを送信したか否かの判定を行うことができ、支払い明細書を重複して送信することを防止できる。
【０００９】
本発明の購買管理システムは、前記納品処理部が、納入された製品の発注番号に対応する所定の領域に、納品されたことを示す納品フラグを立てることを特徴とする。
これにより、本発明の購買管理システムは、納品フラグが立っているか否かを判定することにより、納品完了の有無を検出することができ、納品がされていない製品の納期を確認し、この製品が納期を過ぎても納品されていない場合、担当者に通知するため端末の表示画面にアラーム出力を出させるとともに、ＦＡＸ送信部により督促のＦＡＸを送信することで納品の確認処理が行え、納品管理の工数を削減することができる。
【００１０】
本発明の購買管理システムは、前記納品処理部が納品時に記入される製品の数量及び納入日を、発注時の数量のデータ，内部タイマにより比較し、数量の入力間違い及び納入日の管理を行うことを特徴とする。
これにより、本発明の購買管理システムは、各製品毎に、発注時に入力した製品の数量と、納品時の製品の数量とを確認するため、支払い明細書に記載する際の、製品の支払い金額の間違いの発生を防止し、かつ、内部タイマの日時と、発注時に入力された納入期日とを比較して納期の管理を行うことにより、担当者の支払い明細書の金額の確認，及び製品の納品の確認における工数を削減することができ、支払い処理のコストを削減することが可能となる。
【００１１】
本発明の購買管理方法は、入力される発注した製品の単価，数量及び納期期日を、発注番号に対応して前記データベースに記憶させる発注処理過程と、入力される製品の単価，数量及び納入日を、発注番号に対応して前記データベースへ記憶する納品処理過程と、所定の支払い対象期間に含まれる前記納入日に対応する製品を、前記データベースから抽出し、抽出された製品の各支払い金額を発注先の企業毎に積算して、合計支払い金額を求め、支払い明細書を生成する明細書作成過程とを有することを特徴とする。
【００１２】
本発明の購買管理プログラムは、上記記載の購買管理システムにおいて動作するプログラムであり、入力される発注した製品の単価，数量及び納期期日を、発注番号に対応して前記データベースに記憶させる発注処理と、入力される製品の単価，数量及び納入日を、発注番号に対応して前記データベースへ記憶する納品処理と、所定の支払い対象期間に含まれる前記納入日に対応する製品を、前記データベースから抽出し、抽出された製品の各支払い金額を発注先の企業毎に積算して、合計支払い金額を求め、支払い明細書を生成する明細書作成処理とを有することを特徴とする。
【００１３】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照して本発明の実施形態について説明する。図１は本発明の一実施形態による購買管理システムの構成例を示すブロック図である。
この図において、購買管理システムは、発注元に設置されるシステムであり、製品の発注先に対する発注処理を行う発注処理部１と、発注先からの製品の納品処理を行う納品処理部２と、発注先毎に納品された製品の合計支払代金を演算し、支払い明細書を作成する明細書作成部３と、この支払い明細書を各発注元にファックス送信するＦＡＸ送信部４と、製品の発注及び納品の履歴データを、発注／納品テーブルとして各発注先の企業毎に記憶するデータベース５とを有している。
【００１４】
発注処理部１は、製品の発注時の発注処理において、担当者が発注伝票に記載された品目コード，数量，納期期日を、図示しない端末から入力することにより、連番による発注番号を生成し、購買管理システムの内部タイマ（図示しない）により日付を検出して発注日（発注伝票の生成された日）とし、この発注番号に対応させて、上記品目コード，数量，上記発注日，納期期日の各データをデータベース５に書き込む。
納品処理部２は、製品の納品時の納品処理において、担当者が納品書に記載された発注番号，品目コード，数量，単価，単価に数量を乗じた合計金額，納入日を、図示しない端末から入力することにより、納品書番号を連番で生成し、発注番号に対応させて、上記納品書番号，品目コード（製品名に対応したコード），数量，単価，合計金額，納入日の各データをデータベース５に書き込むとともに、データベース５の対応する発注番号の所定の領域に納入されたことを示す納品フラグを立てる。
【００１５】
また、納品処理部２は、納品時に記入される製品の数量と、発注時の数量とのデータを比較し、発注及び納品の数量が一致するか否か、さらに、製品の納入日と内部タイマの示す日時とのデータを比較し、納期期日にある納期を満足しているか否かの判定を行う。
明細書作成部３は、所定の支払い対象期間（例えば、一ヶ月）に含まれる納入日に対応する製品を、データベース５から抽出し、抽出された製品の各支払い金額である合計金額を発注先の企業毎に積算し、上記所定の対象期間における合計支払い金額を求め、また、この合計金額に対応する消費税を演算して、この消費税を各製品毎に演算し、上記所定の対象期間において積算して合計消費税を求める。
【００１６】
また、明細書作成部３は、データベース５の各企業毎の合計支払金額を演算した後、各企業の納品実績に基づいて支払う、図２に示すフォーマットの支払い明細書を作成する。
この支払い明細書の各項目としては、書類の種別として支払い明細書であり、いつ発行されたものか（または支払い対象期間を示す日時）、及びその書類番号が記載された書類情報と、購買部門の住所，電話番号及びＦＡＸ番号をが記載された購買部門（発注元）情報と、企業の住所，企業名，担当部署，担当者，企業を示す取引コードが記載された仕入れ先（発注先）情報と、「品目コード，購買発注番号，納品書番号，納入日（検収日），数量，単価，支払い金額，消費税」の各データ項目に対応した各製品のデータが記載された領域と、支払い金額を積算した合計支払い金額，消費税を積算した合計消費税が記載された合計データ項目と、この支払い明細書の内容に対するコメントが記載された備考とがある。
【００１７】
ＦＡＸ送信部４は、明細書作成部３の作成した支払い明細書を、対応する発注先にファックス送信し、データベース５の対応する発注番号の所定の領域にファックスを送信したことを示す送信フラグを立てる。
データベース５には、図３に示すデータ構成の発注／納品テーブルが、各発注先の企業毎に設けられ、各発注及び納品における各データが記憶されている。
【００１８】
この、発注／納品テーブルは、各製品の発注番号（購買発注番号）に対応して、製品の品目コード，数量（個数），発注日，納期期日，納品書番号，製品の単価（円），発注した製品の合計金額（円），納入日，納品フラグ，送信フラグの各欄がある。
ここで、納品フラグは、発注番号毎に設けられており、納品されている場合「１」であり、納品されていない場合「０」である。
また、送信フラグは、発注／納品テーブル毎に設けられており、ファックス送信されている場合「１」であり、送信されていない場合「０」である。
【００１９】
次に、図１及び図４を参照し、一実施形態の動作例を説明する。図４は、一実施形態による購買管理システムの動作例を示すフローチャートである。
ステップＳ１において、購買部の担当者は、新たに発注した製品に対応して、上記購買管理システムの端末から品目コード，数量，納期期日を入力する（このとき納品フラグ及び送信フラグは「０」にセットされる）。
これにより、発注処理部１は、入力された品目コード，数量，納期期日を、内部で生成した発注番号対応させてデータベース５の対応する企業の発注／納品テーブルに記憶させるとともに、発注番号，品目コード，数量，発注日，納期期日が記載された発注伝票をファックスにより発注先の企業に送信する。
【００２０】
次に、ステップＳ２において、発注先の企業から、発注した製品が納入されると、購買の担当者は、購買管理システムの端末から、納品書に記載されている発注番号，品目コード，数量，単価，単価に数量を乗じた合計金額を入力する。
これにより、納品処理部２は、データベース５の対応する企業の発注／納品テーブルに、発注番号に対応させて単価，合計金額，納入日を書き込むとともに、納品フラグを「０」から「１」とする。
このとき、納品処理部２は、納品された数量と発注された数量とが一致しているか否か、また、購買管理システム内の内部タイマにより日付を検出して納入日とし、この納入日と納期期日とを比較して納期期日内に納品されているか否かの検出を行う。
【００２１】
次に、ステップＳ３において、納品処理部２は、データベース５において、各発注先の企業毎に、発注／納品テーブルを検索して、納品フラグが「０」である発注番号の製品を抽出する。
そして、納品処理部２は、納品フラグが「０」である発注番号の製品の納期期日と、内部タイマの日付とを比較して、納期期日が過ぎているか否かの検出を行う。
次に、ステップＳ４において、納品処理部２は、納期期日を過ぎても納品されていない製品を検出すると、この製品を発注した発注先の企業に、ＦＡＸ送信部４を介して、督促を示す督促書をファックス送信する。
【００２２】
次に、ステップＳ５において、明細書作成部３は、内部タイマの日付と、予め設定された支払い期日（または支払い期日の所定の日数まえの日付）とを比較し、支払い期日（例えば、月末や月初）となったか否かの判定を行う。
このとき、明細書作成部３は、支払い期日となったことを検出すると、送信フラグをリセット（「１」から「０」へ変更）し、処理をステップＳ６へ進め、一方支払い期日でないことを検出すると処理をステップＳ１へ戻す。
【００２３】
次に、ステップＳ６において、明細書作成部３は、データベース５から、各発注先の企業毎の発注／納品テーブルに基づき、図２に示す支払い明細書を生成する。
そして、明細書作成部３は、ＦＡＸ送信部４に対して、生成した支払い明細書を各発注先に対してファックス送信する制御信号を出力する。
これにより、ＦＡＸ送信部４は、各発注先に対して、対応する支払い明細書をファックス通信し、発注／納品テーブルの送信フラグを「０」から「１」に変更し、処理をステップＳ１へ戻す。
【００２４】
これにより、本発明の購買管理システムは、納品処理部２が納品した時点において入力される製品とこの製品の単価及び合計金額とをデータベース５の対応する発注／納品テーブルへ記憶させ、明細書作成部３が支払い期日、または支払い期日の所定の日数前に、各発注先毎に納品された製品の合計金額を演算するため、発注先が納品時に納品書を作成し、発注元が納品書に記載された製品とこの製品の合計金額とをデータベース５に入力する処理のみで、支払いに必要な発注先に対する支払い明細書を、発注元が作成することが可能となり、各発注先において納品書から請求書を作成する工数が削減され、かつ発注元において支払い期日において、請求書から製品及び金額を読み出し、データベースへの入力を行う工数が削減され、全体の作業コストを低減することができる。
【００２５】
また、本発明の購買管理システムは、ＦＡＸ送信部４が支払い期日、または支払い期日の所定の日数前に、明細書作成部３が生成した支払い明細書をファックスにより送信するため、支払い明細書が発注元から各発注先へ支払い期日に届けられることとなり、発注元及び各発注先が支払い期日を考慮する必要が無くなり、発注先から支払期日に遅れて発注元へ請求書が届き、支払いができなくなる間違いを防止する効果がある。
【００２６】
次に、本発明の実施の形態によるコンピュータが実行するためのプログラムについて説明する。
図１における購買管理システムにおけるコンピュータシステムのＣＰＵが実行するためのプログラムは、本発明によるプログラムを構成する。
このプログラムを格納するための記録媒体としては、光磁気ディスク、光ディスク、半導体メモリ、磁気記録媒体等を用いることができ、これらをＲＯＭ、ＲＡＭ、ＣＤ−ＲＯＭ、フレキシブルディスク、メモリカード等に構成して用いてよい。
【００２７】
また上記記録媒体は、インターネット等のネットワークや電話回線等の通信回線を介してプログラムが送信された場合のサーバやクライアントとなるコンピュータシステム内部のＲＡＭ等の揮発性メモリのように、一定時間プログラムを保持するものも含まれる。
また上記プログラムは、このプログラムを記憶装置等に格納したコンピュータシステムから伝送媒体を介して、あるいは伝送媒体中の伝送波により他のコンピュータシステムに伝送されるものであってもよい。上記伝送媒体とは、インターネット等のネットワーク（通信網）や電話回線等の通信回線（通信線）のように情報を伝送する機能を有する媒体をいうものとする。
【００２８】
また、上記プログラムは、前述した機能の一部を実現するためであってもよい。さらに、前述した機能をコンピュータシステムに既に記録されているプログラムとの組み合わせで実現できるもの、いわゆる差分ファイル（差分プログラム）であってもよい。
【００２９】
従って、このプログラムを図１のシステム又は装置とは異なるシステム又は装置において用い、そのシステム又は装置のコンピュータがこのプログラムを実行することによっても、上記実施の形態で説明した機能及び効果と同等の機能及び効果を得ることができ、本発明の目的を達成することができる。
【００３０】
以上、本発明の一実施形態を図面を参照して詳述してきたが、具体的な構成はこの実施形態に限られるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲の設計変更等があっても本発明に含まれる。
【００３１】
【発明の効果】
本発明の購買管理システムによれば、納品処理部が納品した時点において入力される製品とこの製品の代金とをデータベースへ記憶させ、明細書作成部が支払い期日、または支払い期日の所定の日数前に、各発注先毎に納品された製品の合計金額を演算するため、発注先が納品時に納品書を作成し、発注元が納品書に記載された製品とこの製品の金額とをデータベースに入力する処理のみで、支払いに必要な発注先に対する支払い明細書を、発注元が作成することが可能となり、各発注先において納品書から請求書を作成する工数が削減され、かつ発注元において請求書から製品及び金額を読み出し、データベースへの入力を行う工数が削減され、全体の作業コストを低減することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施形態による購買管理システムの構成例を示すブロック図である。
【図２】図１の明細書作成部３の作成する支払い明細書の構成例を示す概念図である。
【図３】図１のデータベース５に記憶される発注先ごとの発注／納品テーブルの構成を示す概念図である。
【図４】本発明の一実施形態による購買管理システムの動作例を示すフローチャートである。
【符号の説明】
１…発注処理部、２…納品処理部、３…明細書作成部、４…ＦＡＸ（ファックス）送信部、５…データベース
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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