(57)【要約】      （修正有）【課題】紙媒体による文書と通信回線により配信可能な文書とを一元的に管理するとともに、情報の漏洩を起こりにくくする。【解決手段】文書識別データの入力を端末装置１が受け付けて送信するとともに、前記文書識別データ、該文書識別データにより示される文書の格納箇所データ、及び該文書が通信回線により配信可能な文書であるか否かを示す判別データとを対応付けて格納している文書管理装置２が、前記文書識別データを受信し、格納箇所データ及び判別データを検索して取得して、前記判別データが配信可能な文書でない場合には別設した格納箇所を認識させるべく出力する一方、前記媒体データが配信可能な文書であれば前記文書を格納する別設の格納箇所に向けて前記文書識別データを送信して、この格納箇所たる文書格納装置３が文書識別データを受信して取得し、文書を前記端末装置１に送信ないし紙媒体に出力するように構成した文書管理システムを用いる。【選択図】図７
2004246724.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書を識別する文書識別データの入力を受け付ける文書識別データ入力手段、及び受け付けた文書識別データを送信する文書識別データ送信手段とを少なくとも有する端末装置と、
前記文書識別データと該文書識別データにより示される文書の格納箇所を示す格納箇所データと該文書が通信回線により配信可能な文書であるか否かを示す判別データとを対応付けて格納する文書識別データ格納手段、端末装置から送信された文書識別データを受信する文書識別データ受信手段、前記文書識別データ受信手段が受け付けた文書識別データに対応付けられた格納箇所データ及び判別データを検索して取得する格納箇所検索手段、前記判別データが通信回線により配信可能な文書であることを示すものであるか否かを判定する配信可能判定手段、前記配信可能判定手段による判定結果が「真」である場合に前記通信回線により配信可能な文書を格納する別設の格納箇所に向けて前記文書識別データを送信する文書識別データ送信手段、及び前記配信可能判定手段による判定結果が「偽」である場合に前記格納箇所データにより識別され、別設する格納箇所を認識させるべく出力する格納箇所出力手段を少なくとも有する文書管理装置と、
前記格納箇所として用いられ、文書識別データと、該文書識別データにより識別される文書とを対応付けて格納する文書格納手段、前記文書管理装置から文書識別データを受信する文書識別データ受信手段、前記文書識別データに対応する文書を検索して取得する文書検索手段を少なくとも有する文書格納装置とを具備することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記文書管理装置が、前記端末装置から前記文書識別データの一部又は全部である検索キーを受信する検索キー受信手段、前記検索キー受信手段が受信した検索キーと一部又は全部が合致する文書識別データを前記文書識別データ格納手段から検索して取得する文書識別データ検索手段、及び前記文書識別データ検索手段が取得した文書識別データを前記端末装置に送信する検索結果送信手段をさらに有するとともに、
前記端末装置が、前記検索キーの入力を受け付ける検索キー入力手段と、前記検索キーを前記文書管理装置に送信する検索キー送信手段と、前記文書管理装置から文書識別データを受信する検索結果受信手段と、受信した文書識別データを出力する検索結果出力手段とをさらに有することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記端末装置が前記文書識別データの送信元を示す取得者識別データの少なくとも一部を送信する取得者識別データ送信手段を有するとともに、前記文書管理装置が、取得者識別データを格納する取得者識別データ格納手段、前記端末装置から取得者識別データを受信する取得者識別データ受信手段、及び取得者識別データ受信部が受信した取得者識別データが前記取得者識別データ格納手段に格納されているか否かを照合する照合手段をさらに有することを特徴とする請求項１又は２記載の文書管理システム。
【請求項４】
取得者識別データ格納手段に、前記送信元の属性を示す取得者属性データを前記取得者識別データと対応付けて格納しているとともに、前記文書識別データに文書を取得する条件を示す文書取得条件データを対応付けて格納していて、さらに前記文書管理装置が、前記取得者属性データが前記文書取得条件データの示す条件に合致しているか否かを判定する文書取得許可判定手段を有することを特徴とする請求項３記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記端末装置が携帯電話としての機能、及び電話番号を前記文書管理装置に送信する機能を有するとともに、前記取得者識別データに前記端末装置の電話番号を対応付けて前記取得者識別データ格納手段に格納していることを特徴とする請求項３又は４記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記文書格納装置が、前記文書検索手段が取得した文書を端末装置に送信する文書送信手段をさらに有するとともに、前記端末装置が、文書を受信する文書受信手段と、この文書受信手段が受信した文書を出力する文書出力手段と、受信して出力した文書を消去する文書消去手段とをさらに有することを特徴とする請求項１、２、３、４又は５記載の文書管理システム。
【請求項７】
前記文書格納装置が、前記文書検索手段が取得した文書を紙媒体に出力する文書印字手段をさらに有することを特徴とする請求項１、２、３、４又は５記載の文書管理システム。
【請求項８】
前記文書格納装置が、前記文書識別データにより識別される文書と一対一に対応するパスワードを生成するパスワード生成手段と、このパスワードを前記端末装置に送信するパスワード通知手段とを有することを特徴とする請求項１、２、３、４又は５記載記載の文書管理システム。
【請求項９】
前記パスワードの入力を受け付けるパスワード入力手段と、前記パスワードを文書管理装置に送信するパスワード送信手段とを有する第２の端末装置をさらに具備するとともに、前記文書管理装置がパスワードを受け付けるパスワード受信手段と、パスワードに対応付けられた文書識別データを取得するパスワード解読手段とを有することを特徴とする請求項８記載の文書管理システム。
【請求項１０】
端末装置が文書識別データの入力を受け付ける文書識別データ入力ステップと、受け付けた文書識別データを文書管理装置に送信する文書識別データ送信ステップと、文書管理装置が文書識別データを受信する文書識別データ受信ステップと、文書識別データにより識別される文書の格納箇所を示す格納箇所データ及び該文書が通信回線により配信可能な文書であるか否かを示す判別データを検索して取得する文書格納箇所検索ステップと、前記判別データが通信回線により配信可能な文書を示すか否かを判定する配信可能判定ステップと、前記配信可能判定ステップによる判定結果が「偽」である場合に格納箇所データにより識別され、別設する格納個所を認識させるために出力する格納箇所出力ステップと、前記配信可能判定ステップによる判定結果が「真」である場合に格納箇所データが示す別設の格納箇所たる文書格納装置に向けて文書識別データを送信する文書請求ステップと、この文書請求ステップを受けて前記文書格納装置が前記文書識別データに対応付けられて格納されている文書を検索して取得する文書取得ステップとを行うことを特徴とする文書管理方法。
【請求項１１】
前記文書識別データ入力ステップに先立ち、前記端末装置が前記文書識別データの一部又は全部である検索キーの入力を受け付ける検索キー入力ステップと、前記検索キーを前記文書管理装置に送信する検索キー送信ステップと、前記文書管理装置が、前記端末装置から前記文書識別データの一部又は全部である検索キーを受信する検索キー受信ステップと、前記検索キー受信ステップにおいて受信した検索キーと一部又は全部が合致する文書識別データを検索して取得する文書識別データ検索ステップと、前記文書識別データ検索ステップにおいて取得した文書識別データを前記端末装置に送信する検索結果送信ステップと、前記端末装置が前記文書管理装置から検索結果を受信する検索結果受信ステップと、検索結果を出力する検索結果出力ステップと行うことを特徴とする請求項１０記載の文書管理方法。
【請求項１２】
前記端末装置から前記書類管理装置に取得者識別データを送信する取得者識別データ送信ステップと、前記書類管理装置が前記端末装置から取得者識別データを受信する取得者識別データ受信ステップと、取得者識別データ受信ステップにおいて受信した取得者識別データが文書管理装置内に格納されているか否かを照合する照合ステップとを前記格納箇所出力ステップ又は前記文書請求ステップに先立ち行うことを特徴とする請求項１０又は１１記載の文書管理方法。
【請求項１３】
予め前記取得者識別データと対応付けて格納された取得者属性データが前記文書識別データに文書を取得する条件を示す文書取得条件データの示す条件に合致しているか否かを判定する文書取得許可判定ステップを前記格納箇所出力ステップ又は前記文書請求ステップに先立ち前記文書管理装置が行うことを特徴とする請求項１２記載の文書管理方法。
【請求項１４】
文書格納装置が、前記文書取得ステップにより取得した文書を端末装置に送信する文書送信ステップと、端末装置が送信された文書を出力する文書出力ステップと、送信された文書を消去する文書消去ステップとを行うことを特徴とする請求項１０、１１、１２又は１３記載の文書管理方法。
【請求項１５】
文書格納装置が、前記文書取得ステップにより取得した文書を紙媒体に出力する文書印字ステップを行うことを特徴とする請求項１０、１１、１２又は１３記載の文書管理方法。
【請求項１６】
前記文書識別データにより識別される文書と一対一に対応するパスワードを生成するパスワード生成ステップと、このパスワードを前記端末装置に送信するパスワード通知ステップとを行うことを特徴とする請求項１０、１１、１２又は１３記載の文書管理方法。
【請求項１７】
端末装置が前記パスワードの入力を受け付けるパスワード入力ステップと、前記パスワードを文書管理装置に送信するパスワード送信ステップと、前記文書管理装置がパスワードを受け付けるパスワード受付ステップと、パスワードに対応付けられた文書識別データを取得するパスワード解読ステップとを行うことを特徴とする請求項１６記載の文書管理方法。
【請求項１８】
文書を識別する文書識別データ、該文書識別データにより示される文書の格納箇所を示す格納箇所データ、及び該文書が通信回線により配信可能な文書であるか否かを示す判別データを対応付けて格納する文書識別データ格納手段と、端末装置が受け付けて送信した文書識別データを受信する文書識別データ受信手段と、前記文書識別データ受信手段が受け付けた文書識別データに対応付けられた格納箇所データ及び判別データを検索して取得する格納箇所検索手段と、前記判別データが通信回線により配信可能な文書であることを示すものであるか否かを判定する配信可能判定手段と、前記配信可能判定手段による判定結果が「真」である場合に前記通信回線により配信可能な文書を格納する別設の格納箇所に向けて前記文書識別データを送信する文書識別データ送信手段と、前記配信可能判定手段による判定結果が「偽」である場合に前記格納箇所データにより識別され、別設する格納箇所を認識させるために出力する格納箇所出力手段とを具備してなることを特徴とする文書管理装置。
【請求項１９】
受け付けた文書識別データを文書管理装置に送信する文書識別データ送信ステップと、文書管理装置が文書識別データを受信する文書識別データ受信ステップと、文書識別データにより識別される文書の格納箇所を示す格納箇所データ及び該文書が通信回線により配信可能な文書であるか否かを示す判別データを検索して取得する文書格納箇所検索ステップと、前記判別データが通信回線により配信可能な文書を示すか否かを判定する配信可能判定ステップと、前記配信可能判定ステップによる判定結果が「偽」である場合に格納箇所データにより識別される別設する格納個所を認識させるために出力する格納箇所出力ステップと、前記配信可能判定ステップによる判定結果が「真」である場合に格納箇所データが示す格納箇所たる別設の文書格納装置に向けて文書識別データを送信する文書請求ステップとを行うことを特徴とする文書管理方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書の種別、所在等を示す情報を管理する文書管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、地方自治体や企業等の合併が数多く行われてきているが、その際、合併前のそれぞれの地方自治体や企業等により管理されてきた文書を一元的に管理する必要が生じる。また、その他の場合においても、管理する文書の量の増大に伴い、文書に関する情報を効果的に管理する必要が生じる場合もあり得る。
【０００３】
文書を管理する方法としては、紙媒体による文書の場合、その多くはファイル内に保存されることから、例えば文書の内容を示すラベルを印字してファイルに貼付する際に、印字内容を印字装置に接続したパソコン等に格納し、文書に関する情報を管理する方法が考えられている。（例えば特許文献１参照。）
【０００４】
【特許文献１】
特開２０００−３３５１６３号公報
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
ところが、近年は、電子化され、通信回線により配信可能な態様の文書もまた増加しているが、このような文書は、作成者により直接サーバコンピュータ等に転送され、前記サーバコンピュータ等に備えた外部記憶装置に通信回線により配信可能の文書として格納して保管されることがある。すなわち、通信回線により配信可能な文書とその他の文書、例えば紙媒体による文書等とは、保管の形態が異なる場合がある。従って、媒体及び保管の形態が異なる文書を一元的に管理する手段が求められている。
【０００６】
さらに、通信回線により配信可能な文書を外部に保管する場合、文書を格納する文書格納装置に不法にアクセスされて情報が漏洩するおそれがある。
【０００７】
本発明は、以上に述べた課題を解決し、媒体及び保管の形態が異なる文書の一元的管理と情報漏洩に対する安全性の向上を図るべく構成したものである。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
すなわち本発明に係る文書管理システムは、文書を識別する文書識別データの入力を受け付ける文書識別データ入力手段、及び受け付けた文書識別データを送信する文書識別データ送信手段とを少なくとも有する端末装置と、前記文書識別データと該文書識別データにより示される文書の格納箇所を示す格納箇所データと該文書が通信回線により配信可能な文書であるか否かを示す判別データとを対応付けて格納する文書識別データ格納手段、端末装置から送信された文書識別データを受信する文書識別データ受信手段、前記文書識別データ受信手段が受け付けた文書識別データに対応付けられた格納箇所データ及び判別データを検索して取得する格納箇所検索手段、前記判別データが通信回線により配信可能な文書であることを示すものであるか否かを判定する配信可能判定手段、前記配信可能判定手段による判定結果が「真」である場合に前記通信回線により配信可能な文書を格納する別設の格納箇所に向けて前記文書識別データを送信する文書識別データ送信手段、及び前記配信可能判定手段による判定結果が「偽」である場合に前記格納箇所データにより識別され、別設する格納箇所を認識させるべく出力する格納箇所出力手段を少なくとも有する文書管理装置と、前記格納箇所として用いられ、文書識別データと、該文書識別データにより識別される文書とを対応付けて格納する文書格納手段、前記文書管理装置から文書識別データを受信する文書識別データ受信手段、前記文書識別データに対応する文書を検索して取得する文書検索手段を少なくとも有する文書格納装置とを具備することを特徴とする。
【０００９】
このようなものであれば、文書識別データと格納箇所データと判別データとを対応付けて文書管理装置内の文書識別子格納手段に格納しているので、文書識別データの様式を統一することにより通信回線により配信可能な文書とそれ以外の文書、一例として紙媒体による文書とを一元的に管理できる。さらに、通信回線により配信可能な文書を格納する文書格納装置を前記文書管理装置と別設しているので、文書管理装置には文書を識別するのに必要最低限の情報、例えば文書のタイトルや通し番号等のみを格納するようにできる。従って、この文書管理装置の管理を行う者が前記文書格納装置に格納された文書を取得する者と異なる者であっても文書管理装置には文書そのものは格納していないので情報の漏洩を防止しやすくできる。
【００１０】
前記文書管理装置が、前記端末装置から前記文書識別データの一部又は全部である検索キーを受信する検索キー受信手段、前記検索キー受信手段が受信した検索キーと一部又は全部が合致する文書識別データを前記文書識別データ格納手段から検索して取得する文書識別データ検索手段、及び前記文書識別データ検索手段が取得した文書識別データを前記端末装置に送信する検索結果送信手段をさらに有するとともに、前記端末装置が、前記検索キーの入力を受け付ける検索キー入力手段と、前記検索キーを前記文書管理装置に送信する検索キー送信手段と、前記文書管理装置から文書識別データを受信する検索結果受信手段と、受信した文書識別データを出力する検索結果出力手段とをさらに有するものが挙げられる。このようなものであれば、端末装置に入力された検索キーに従い文書管理装置が検索キーと一部又は全部が合致する文書識別データを取得し前記端末装置に送信して、端末装置に文書識別データが出力されるので、出力された文書識別データから改めて求める文書を示す文書識別データを端末装置に入力するようにできる。
【００１１】
特定の者、例えば文書管理を委託する組織の職員等のみが文書を取得できるようにするための態様の一例として、前記端末装置が前記文書識別データの送信元を示す取得者識別データの少なくとも一部を送信する取得者識別データ送信手段を有するとともに、前記文書管理装置が、取得者識別データを格納する取得者識別データ格納手段、前記端末装置から取得者識別データを受信する取得者識別データ受信手段、及び取得者識別データ受信部が受信した取得者識別データが前記取得者識別データ格納手段に格納されているか否かを照合する照合手段をさらに有するものが挙げられる。
【００１２】
さらに、予め登録したもののうち、特定の属性を有するもののみが文書を取得できるようにするための態様の一例として、取得者識別データ格納手段に、前記送信元の属性を示す取得者属性データを前記取得者識別データと対応付けて格納しているとともに、前記文書識別データに文書を取得する条件を示す文書取得条件データを対応付けて格納していて、さらに前記文書管理装置が、前記取得者属性データが前記文書取得条件データの示す条件に合致しているか否かを判定する文書取得許可判定手段を有するものが挙げられる。
【００１３】
オフィスから離れた場所において文書を取得できるようにする態様の一例として、前記端末装置が携帯電話としての機能、及び電話番号を前記文書管理装置に送信する機能を有するとともに、前記取得者識別データに前記端末装置の電話番号を対応付けて前記取得者識別データ格納手段に格納しているものが挙げられる。このようなものであれば、携帯電話の電話番号により取得者の認証を行えるからである。
【００１４】
通信回線により配信可能な文書をすばやく入手できるようにするとともに、情報の漏洩を起こりにくくするための態様として、前記文書格納装置が、前記文書検索手段が取得した文書を端末装置に送信する文書送信手段をさらに有するとともに、前記端末装置が、文書を受信する文書受信手段と、この文書受信手段が受信した文書を出力する文書出力手段と、受信して出力した文書を消去する文書消去手段とをさらに有するものが挙げられる。このようなものであれば、文書消去手段が作用することにより、端末装置には文書が残らないようにでき、従って外部者が端末装置を操作しても文書にはアクセスできないようにできるからである。
【００１５】
さらに、情報の漏洩を起こりにくくするための他の態様として、前記文書格納装置が、前記文書検索手段が取得した文書を紙媒体に出力する文書印字手段をさらに有するものが挙げられる。このようなものであれば、文書を紙媒体に出力してから文書を請求した者に発送するようにできるので、端末装置側にははじめから文書が存在しないようにでき、従って外部者が端末装置を操作しても文書にはアクセスできないようにできるからである。なお、紙媒体に出力する文書は、文字以外の図形を含むものであってもよい。
【００１６】
端末装置が携帯電話である場合等、端末装置が文書を出力する機能を有しない場合に好適な態様として、前記文書格納装置が、前記文書識別データにより識別される文書と一対一に対応するパスワードを生成するパスワード生成手段と、このパスワードを前記端末装置に送信するパスワード通知手段とを有するものが挙げられる。このようなものであれば、パスワードと文書とが一対一に対応するので、パスワードを他の端末装置から文書管理装置ないし文書格納装置に送信して改めて文書を取得できるからである。
【００１７】
パスワードに対応する文書を取得するための具体的な態様の一例として、前記パスワードを受け付けるパスワード入力手段と、前記パスワードを文書管理装置に送信するパスワード送信手段とを有する第２の端末装置をさらに具備するとともに、前記文書管理装置がパスワードを受け付けるパスワード受信手段と、パスワードに対応付けられた文書識別データを取得するパスワード解読手段とを有するものが挙げられる。
【００１８】
また、本発明の最も主要な効果を得るべく用いられる文書管理装置として、文書を識別する文書識別データ、該文書識別データにより示される文書の格納箇所を示す格納箇所データ、及び該文書が通信回線により配信可能な文書であるか否かを示す判別データを対応付けて格納する文書識別データ格納手段と、端末装置が受け付けて送信した文書識別データを受信する文書識別データ受信手段と、前記文書識別データ受信手段が受け付けた文書識別データに対応付けられた格納箇所データ及び判別データを検索して取得する格納箇所検索手段と、前記判別データが通信回線により配信可能な文書であることを示すものであるか否かを判定する配信可能判定手段と、前記配信可能判定手段による判定結果が「真」である場合に前記通信回線により配信可能な文書を格納する別設の格納箇所に向けて前記文書識別データを送信する文書識別データ送信手段と、前記配信可能判定手段による判定結果が「偽」である場合に前記格納箇所データにより識別され、別設するする格納箇所を認識させるために出力する格納箇所出力手段とを具備してなることを特徴とするものが挙げられる。
【００１９】
このようなものであれば、文書識別データと格納箇所データと判別データとを対応付けて文書管理装置内の文書識別子格納手段に格納しているので、文書識別データの様式を統一することにより通信回線により配信可能な文書とそれ以外の文書、一例として紙媒体による文書とを一元的に管理できる。さらに、通信回線により配信可能な文書を格納する格納箇所は前記文書管理装置と別設である、すなわち別体であるので、文書管理装置には文書を識別するのに必要最低限の情報、例えば文書のタイトルや通し番号等のみを格納するようにできる。従って、この文書管理装置の管理を行う者が前記格納箇所に格納された文書を取得する者と異なる者であっても、文書格納装置には文書そのものは格納していないので情報の漏洩を防止しやすくできる。
【００２０】
なお、本発明において、「文書」には、文字のみでなく、画像や音声等文字以外の要素を含み得る。「文書識別データの入力を受け付ける」とは、文書識別データ自体の入力を受け付けるだけでなく、文書識別データの一覧を出力しておいて、出力された一覧からの選択入力を受け付ける態様も含む概念である。また、「出力する」とは、紙媒体に印刷することや、画像出力手段上に画像として出力することを含む概念である。さらに、「文書を消去する」とは、端末装置内の内部メモリや外部記憶装置など、文書を記憶し得る手段内から文書を示すデータをすべて消去又は文書と無関係な他のデータにより置き換えることや、インターネットサービスプロバイダ等に備えた他のサーバ装置等を経由して端末装置に送信されたものであれば前記他のサーバ装置等からも文書を示すデータをすべて消去又は文書と無関係な他のデータにより置き換えることを含む概念である。
【００２１】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の第１実施形態を、図面を参照して説明する。
【００２２】
本実施形態に係る文書管理システムＳ１は、図１に示すように、文書管理を委託するユーザＰ１側に備えた端末装置１と、文書管理の委託を受けた文書管理者Ｐ２側に備えた文書管理装置２と、文書の保管を行う文書保管者Ｐ３側に備えた倉庫Ｇと、同じく文書の保管を行う文書保管者Ｐ３側に備えた文書格納装置３とを具備するとともに、前記端末装置１、文書管理装置２、及び文書格納装置３をインターネットや専用回線等の通信回線Ｎを介して接続している。前記文書管理装置２は、文書を識別する文書識別データ、該文書が通信回線により配信可能な文書であるか否かを示す判別データ、及び該文書の格納箇所を示す格納箇所データを対応付けて格納する文書識別データ格納手段２０１を有するものである。また、通信回線により配信可能な文書以外の文書を保管するものである。文書格納装置３は、通信回線により配信可能な文書を格納しておく格納場所であって、文書を格納する文書格納手段３０１を有するものである。そして、前記文書管理装置２とは別体である。
【００２３】
これら端末装置１、文書管理装置２、倉庫Ｇ、及び文書格納装置３の間の情報の流れを前記図１を参照して以下に述べる。前記端末装置１は、文書識別データの入力を受け付け前記文書管理装置２に送信するとともに、この文書識別データの送信元であるユーザＰ１を示す取得者識別データを送信する。前記文書管理装置２は、この文書識別データを受信し、前記文書識別データに対応付けられて前記文書識別データ格納手段に格納されている判別データが通信回線Ｎにより配信可能な文書を示すものであれば、前記文書識別データ及び前記取得者識別データを前記文書格納装置３に送信して、前記文書格納装置３は前記文書識別データに対応付けて格納している文書を紙媒体に出力する。そして、文書保管者Ｐ３が、前記文書をユーザＰ１に送付する。一方、前記判別データが通信回線Ｎにより配信可能な文書を示すものでなければ、前記文書識別データに対応付けられて前記文書識別データ格納手段に格納されている格納箇所データが示す格納個所を認識させるべく出力を行うとともに、前記取得者識別データを出力する。そして、文書管理者Ｐ２は、前記格納箇所データが示す格納箇所である前記倉庫Ｇを管理する前記文書保管者Ｐ３に前記文書識別データ及び前記取得者識別データを通知し、文書保管者Ｐ３側でこの文書識別データに対応する文書を倉庫Ｇから取り出して前記取得者識別データが示すユーザＰ１に送付する。
【００２４】
ここで、前記文書識別データは、それぞれの文書に固有のものであってかつ同一の形式を有し、本実施形態では、図２に示すように、文書ごとに付された番号を示す番号データ、文書の題名を示す題名データ、文書作成者を示す作成者データ、及び作成年月日を示す生年月日データを含む。前記判別データは、上述したように該文書が通信回線により配信可能な文書であるか否かを示すものであり、本実施形態では通信回線により配信可能な文書を示す「１」、その他の文書を示す「０」の２値をとる。前記格納箇所データは、上述したようにこの格納箇所データに対応する文書の格納箇所を示し、本実施形態では通信回線により配信可能な文書の格納箇所である前記文書格納装置３を示す「サーバ」、またはそれ以外の文書の格納箇所である倉庫Ｇを示す「倉庫」の２値をとる。さらに、本実施形態ではこれら文書識別データ、判別データ、及び格納箇所データは、文書を取得する条件を示す文書取得条件データとも対応付けられ、文書識別レコードとして格納されている。前記文書取得条件データは、本実施形態では文書を取得できる者の所属組織をしめす所属組織データ、及び文書を取得できる者の所属組織内での階級を示す階級データを含む。前記階級データは、本実施形態では、上位から順に「Ｓ」、「Ａ」、「Ｂ」、「Ｃ」の４値をとる。
【００２５】
また、本実施形態では、ユーザＰ１を示すデータである前記取得者識別データは、送信元の属性を示す取得者属性データと対応付けられて、取得者識別レコードとして文書管理装置２に備えた取得者識別データ格納手段２０８に格納されている。前記取得者識別データは、図３に示すように、ユーザＰ１の氏名を示す氏名データ、及び前記書類識別データの送信元の端末装置を示す端末装置情報を含む。一方、前記取得者属性データは、本実施形態では対応する取得者識別データが示す者の所属組織をしめす所属組織データ、及び対応する取得者識別データが示す者の所属組織内での階級を示す階級データを含む。前記階級データは、本実施形態では、上位から順に「Ｓ」、「Ａ」、「Ｂ」、「Ｃ」の４値をとる。そして、前記取得者属性データ中の所属組織データが前記文書取得条件データ中の所属組織データと同一であるか、又は前記取得者属性データ中の階級データが前記文書取得条件データ中の階級データと同一、ないしより上位である場合にのみ文書を取得できるようにしている。
【００２６】
次に、前記端末装置１、文書管理装置２、及び文書格納装置３の構成を示す。
【００２７】
前記端末装置は、図４に示すように、ＣＰＵ１ａ、内部メモリ１ｂ、外部記憶装置１ｃ、入力装置１ｄ、画像表示装置１ｅ、印字装置１ｆ、モデム等の通信インタフェース１ｇ等を具備し、一般的なパーソナルコンピュータとしての機能を有する。
【００２８】
前記文書管理装置は、図５に示すように、ＣＰＵ２ａ、内部メモリ２ｂ、外部記憶装置２ｃ、入力装置２ｄ、画像表示装置２ｅ、モデム等の通信インタフェース２ｆ等を具備し、一般的なサーバコンピュータとしての機能を有する。
【００２９】
前記文書格納装置は、図６に示すように、ＣＰＵ３ａ、内部メモリ３ｂ、外部記憶装置３ｃ、入力装置３ｄ、画像表示装置３ｅ、印字装置３ｆ、モデム等の通信インタフェース３ｇ等を具備し、一般的なサーバコンピュータとしての機能を有する。
【００３０】
次に、この文書管理システムＳ１の端末装置１、文書管理装置２、及び文書格納装置３の動作機能について機能ブロック図である図７を参照して説明する。
【００３１】
端末装置１は、内部メモリ１ｂ等の所定領域に格納されたプログラムによりＣＰＵ等１ａが作動し、入力手段１０１、送信手段１０２、受信手段１０３、及び検索結果出力手段１０４として機能する。
【００３２】
前記入力手段１０１は、前記入力装置１ｄ等を用いて構成され、前記文書識別データ、前記取得者識別データ、及び前記検索キーの入力を受け付ける機能を有する。すなわち、請求項中の文書識別データ入力手段、及び検索キー入力手段として機能する。
【００３３】
前記送信手段１０２は、前記通信インタフェース１ｇ等を用いて構成され、前記文書識別データ、取得者識別データ、及び検索キーを送信する機能を有する。すなわち、請求項中の文書識別データ送信手段、取得者識別データ送信手段、及び検索キー送信手段として機能する。
【００３４】
前記受信手段１０３は、前記通信インタフェース１ｇ等を用いて構成され、前記文書管理装置２から文書識別データを受信する機能、及び前記文書格納装置から文書を受信する。すなわち、請求項中の検索結果受信手段及び文書受信手段として機能する。
【００３５】
前記検索結果出力手段１０４は、前記画像表示装置１ｅ等を用いて構成され、前記受信手段１０３が受信した文書識別データを出力する。
【００３６】
文書管理装置２は、内部メモリ等２ｂの所定領域に格納されたプログラムによりＣＰＵ２ａ等が作動し、機能ブロック図を示すように、文書識別データ格納手段２０１、受信手段２０２、格納箇所検索手段２０３、配信可能判定手段２０４、文書識別データ送信手段２０５、格納箇所出力手段２０６、文書識別データ検索手段２０７、取得者識別データ格納手段２０８、照合手段２０９、文書取得許可判定手段２１０、及び検索結果送信手段２１１として機能する。
【００３７】
文書識別データ格納手段２０１は、外部記憶装置２ｃの所定領域等に構成され、上述したように、前記文書識別データと、該文書識別データにより示される文書の格納箇所を示す格納箇所データと、該文書が通信回線により配信可能な文書であるか否かを示す判別データとを対応付けて、文書識別レコードとして格納している。文書識別レコードの格納態様を図８に示す。
【００３８】
受信手段２０２は、通信インタフェース２ｆ等を用いて構成され、端末装置から送信された文書識別データ、取得者識別データ、及び検索キーを受信する。すなわち、請求項中の文書識別データ受信手段、取得者識別データ受信手段、及び検索キー受信手段として機能する。
【００３９】
格納箇所検索手段２０３は、前記受信手段２０２が受け付けた文書識別データをキーとしてこの文書識別データを含む文書識別レコードを検索して取得する。すなわち、この文書識別レコードにより、上述したように文書識別データと格納箇所データと判別データとが対応付けられているので、この格納箇所検索手段は、前記文書識別データに対応する格納箇所データ及び判別データを検索して取得する機能を有する。
【００４０】
配信可能判定手段２０４は、前記判別データが示す文書が通信回線により配信可能な文書であることを示すものであるか否かを判定する。
【００４１】
文書識別データ送信手段２０５は、前記配信可能判定手段２０４による判定結果が「真」である場合に通信回線により配信可能な文書を格納する文書格納装置３に向けて前記文書識別データ及び取得者識別データを送信する。
【００４２】
格納箇所出力手段２０６は、画像表示手段２ｅなどを用いて構成され、前記配信可能判定手段による判定結果が「偽」である場合に前記格納箇所データにより識別される格納箇所、及び取得者識別データを認識させるために出力を行う。
【００４３】
文書識別データ検索手段２０７は、前記受信手段２０２が受信した検索キーと一部又は全部が合致する文書識別データを前記文書識別データ格納手段から検索して取得する。
【００４４】
取得者識別データ格納手段２０８は、外部記憶装置２ｃの所定領域等に構成され、上述したように文書の取得を許可されたものを示すデータである取得者識別データを含む取得者識別レコードを格納している。取得者識別レコードの格納態様を図９に示す。
【００４５】
照合手段２０９は、受信手段２０２が受信した取得者識別データを含む取得者識別レコードが前記取得者識別データ格納手段２０８に格納されているか否かを照合する。
【００４６】
文書取得許可判定手段２１０は、前記取得者属性データが前記文書取得条件データの示す条件に合致しているか否かを照合して、判定結果が「真」である場合には「１」、「偽」である場合には「０」の２値をとる文書取得可能識別子を生成して前記文書取得条件データに対応する文書識別データに対応付ける。
【００４７】
検索結果送信手段２１１は、通信インタフェース２ｆ等を用いて構成され、前記文書識別データ検索手段が取得したものであって、「１」の値をとる文書取得可能識別子に対応する文書識別データを前記端末装置１に送信する。
【００４８】
文書格納装置３は、内部メモリ等３ｂの所定領域に格納されたプログラムによりＣＰＵ等が作動し、文書格納手段３０１、文書識別データ受信手段３０２、文書検索手段３０３、及び文書印字手段３０４として機能する。
【００４９】
文書格納手段３０１は、外部記憶装置３ｃの所定領域に構成され、通信回線Ｎにより配信可能な文書を、前記文書識別データと対応付けて格納している。文書及び文書識別データの格納態様を図１０に示す。
【００５０】
文書識別データ受信手段手段３０２は、通信インタフェース３ｇ等を用いて構成され、文書管理装置２から文書識別データ及び取得者識別データを受信する。
【００５１】
文書検索手段３０３は、前記文書識別データ受信手段３０２が受信した文書識別データに対応付けられた文書を前記文書格納手段３０１から検索して取得する。
【００５２】
文書印字手段３０４は、印字装置３ｆ等を用いて構成され、前記文書検索手段３０３が取得した文書を紙媒体に出力する。
【００５３】
本実施形態に係る文書管理システムＳ１を用いて、所望の文書を検索して取得する流れを以下に示す。
【００５４】
まず、端末装置１が、ユーザＰ１による検索キーの入力を受け付けるとともに（ＳＴ１０１、検索キー入力ステップ）、取得者識別データの入力を受け付け（ＳＴ１０２）、次いで受け付けた検索キー及び取得者識別データを文書管理装置２に送信する（ＳＴ１０３、検索キー送信ステップ）。ここまでの流れを図１１に示す。
【００５５】
次いで、図１２に示すように、文書管理装置２は、端末装置１からの検索キー及び取得者識別データを受信し（ＳＴ２０１、検索キー受信ステップ）、受信した取得者識別データを含む取得者識別レコードが取得者識別データ格納手段に格納されているか否かを照合する（ＳＴ２０２、照合ステップ）。前記照合の結果が「偽」であるならば文書の取得が不可能である旨を示すエラー文を前記端末装置に送信する（ＳＴ２０７）。一方、前記照合の結果が「真」であるならば、受け付けた検索キーを含む文書識別データをさらに含む文書識別レコードを検索して取得する（ＳＴ２０３、文書識別データ検索ステップ）。続けて、受信した取得者識別データを含む取得者識別レコード中の属性データと文書識別データ中の文書取得条件データとを照合し、文書取得可能識別子を生成して前記文書取得レコードとそれぞれ対応付ける（ＳＴ２０４、文書取得許可判定ステップ）。そして、対応する文書取得可能識別子が「１」である文書取得レコードがあるか否かを判定し（ＳＴ２０５）、もしあれば前記文書取得レコード中の文書識別データを前記端末装置１に送信する（ＳＴ２０６、検索結果送信ステップ）。一方、対応する文書取得可能識別子が「１」である文書取得レコードがなければ、文書の取得が不可能である旨を示すエラー文を前記端末装置１に送信する（ＳＴ２０７）。
【００５６】
それから、図１３に示すように、前記端末装置１は、文書管理装置から送信された文書識別データを受信して（ＳＴ３０１、検索結果受信ステップ）、受信した文書識別データを出力する（ＳＴ３０２、検索結果出力ステップ）。そして、図１４に示すように、所望の文書に対応する文書識別データの入力を受け付けて（ＳＴ４０１、文書識別データ入力ステップ）、受け付けた文書識別データを送信する（ＳＴ４０２、文書識別データ送信ステップ）。なお、前記文書識別データ入力ステップにおいて、本実施形態では、文書識別データ自体の入力を受け付けるだけでなく、前記検索結果出力ステップにおいて出力された文書識別データからの選択入力も受け付けるようにしている。
【００５７】
前記文書管理装置は、図１５に示すように、端末装置から送信された文書識別データを受信し（ＳＴ５０１、文書識別データ受信ステップ）、受信した文書識別データをキーとしてこの文書識別データを含む文書識別レコードを取得し、さらにこの文書識別レコード中の判別データ及び格納箇所データを取得する（ＳＴ５０２、文書格納箇所検索ステップ）。次いで、判別データが通信回線により配信可能な文書であることを示すか否かを判定し（ＳＴ５０３、配信可能判定ステップ）、前記配信可能判定ステップによる判定結果が「偽」である場合には格納箇所データ及び取得者識別データが示す格納個所及び取得者を認識させるべく出力を行う（ＳＴ５０４、格納箇所出力ステップ）。その後、前記格納箇所データが示す倉庫Ｇに文書識別データが示す文書の発送が依頼され、取得者識別データに基き倉庫Ｇを管理する文書保管者Ｐ３により文書がユーザＰ１に送付される。一方、前記配信可能判定ステップによる判定結果が「真」である場合には、格納箇所データが示す前記文書格納装置３に文書識別データ及び取得者識別データを送信する（ＳＴ５０５、文書請求ステップ）。さらに、図１６に示すように、文書格納装置３がこの文書識別データ及び取得者識別データを受信して（ＳＴ６０１）、受信した文書識別データに対応付けられて格納されている文書を検索して取得し（ＳＴ６０２、文書取得ステップ）、取得した文書を紙媒体に出力する（ＳＴ６０３、文書印字ステップ）。出力された文書は、紙媒体のまま取得者識別データに基き文書保管者Ｐ３からユーザＰ１に送付される。
【００５８】
本実施形態に係る書類管理システムＳ１は、以上に述べたように、文書管理装置２の文書識別データ格納手段２０１に、前記文書識別データと、該文書識別データにより示される文書の格納箇所を示す格納箇所データと、該文書が通信回線により配信可能な文書であるか否かを示す判別データとを対応付けて文書識別レコードとして格納しているとともに、格納箇所データが示す格納箇所に向けて文書を送付又は送信する指示を発するようにしているので、通信回線により配信可能な文書とそれ以外の文書とを一元的に管理できる。また、文書そのものは文書格納装置２自体でなく、別設する文書格納装置３及び倉庫Ｇに格納しているので、文書管理者Ｐ２がユーザＰ１と別の者であっても情報の漏洩を起こりにくくできる。
【００５９】
また、端末装置１で検索キーの入力を受け付けて文書管理装置２に送信するとともに、検索キーと一部又は全部が合致する文書識別データを文書管理装置２が検索して端末装置１に送信するので、所望の文書を取得しやすくなる。
【００６０】
さらに、端末装置１が入力を受け付けて送信した取得者識別データを含む取得者識別レコードが取得者識別データ格納手段２０８に格納されているか否かを照合手段２０９により照合するようにしているので、文書管理を委託する組織の職員等、特定の者のみが文書を取得できるようにすることができる。
【００６１】
加えて、取得者識別レコード中の取得者属性データが文書識別レコード中の文書取得条件データの示す条件に合致しているか否かを文書取得許可判定手段２１０により照合して文書取得可能識別子を生成するようにしているので、前記組織内における階級に応じて文書にアクセスする権限に差を設けることもできる。
【００６２】
一方、文書格納装置３が文書を紙媒体に出力するようにしているので、取得者識別データに基き紙媒体に出力された文書を発送するようにすることで、端末装置１には文書が存在しないようにできる。従って、端末装置１からは文書自体にはアクセスできないので、文書が誤って無関係な者に送信されるなどして文書中の情報が漏洩することを起こりにくくできる。
【００６３】
次に、本発明の第２実施形態について以下に述べるが、上述した第１実施形態に対応する部位等には同一の名称及び符号を付している。
【００６４】
本実施形態に係る文書管理システムＳ２は、図１７に示すように、文書管理を委託するユーザＰ１側に備えられ、携帯電話としての機能を有する第１の端末装置４と、同じく文書管理を委託するユーザＰ１側に備えられ、前記第１の端末装置４とは別体に設けられている第２の端末装置５と、文書管理の委託を受けた文書管理者Ｐ２側に備えられる文書管理装置２と、文書を保管する文書保管者Ｐ３側に備えられる倉庫Ｇと、同じく文書を保管する文書保管者Ｐ３側に備えられる文書格納装置３とを具備する。前記文書管理装置２は、文書を識別する文書識別データ、該文書が通信回線により配信可能な文書であるか否かを示す判別データ、及び該文書の格納箇所を示す格納箇所データを対応付けて格納する文書識別データ格納手段２０１を有する。倉庫Ｇは、通信回線により配信可能な文書以外の文書を保管する。文書格納装置３は、通信回線により配信可能な文書を格納しておく格納場所であって、文書を格納する文書格納手段３０１を有する。また、この文書格納装置３と前記文書管理装置２とは別設している。そして、前記第１の端末装置４、第２の端末装置５、文書管理装置２、及び文書格納装置３をインターネットや専用回線等の通信回線Ｎを介して接続している。
【００６５】
これら第１の端末装置４、第２の端末装置５、文書管理装置２、倉庫Ｇ、及び文書格納装置３間における情報の流れを図１７を参照して以下に述べる。前記第１の端末装置４は、ユーザＰ１による文書識別データの入力を受け付け前記文書管理装置２に送信するとともに、この文書識別データの送信元を示す取得者識別データを送信する。前記文書管理装置２は、この文書識別データを受信し、前記判別データが通信回線Ｎにより配信可能な文書を示すものでなければ、前記文書識別データに対応付けられて前記文書識別データ格納手段２０１に格納されている格納箇所データ及び前記取得者識別データを認識させるべく出力を行う。そして、文書管理装置２の管理を行う文書管理者Ｐ２は、前記格納箇所データが示す格納箇所である前記倉庫Ｇを管理する文書保管者Ｐ３に前記文書識別データ及び前記取得者識別データを通知し、文書保管者Ｐ３側でこの文書識別データに対応する文書を前記取得者識別データが示す者に送付する。一方、前記文書識別データに対応付けられて前記文書識別データ格納手段２０１に格納されている判別データが通信回線Ｎにより配信可能な文書を示すものであれば、前記文書識別データ及び前記取得者識別データを前記文書格納装置３に送信して、前記文書格納装置３は前記文書識別データに対応付けて格納している文書と一対一に対応するパスワードを送信して、前記取得者識別データが示す前記端末装置１に送信する。それから、前記第２の端末装置５がパスワードの入力を受け付けて文書管理装置２に送信し、文書管理装置２がパスワードを受信してパスワードと一対一に対応する文書を示す文書識別データを取得する。そして、前記文書識別データ及び前記取得者識別データを前記文書格納装置３に送信して、前記文書格納装置３は前記文書識別データに対応付けて格納している文書、及びこの文書を消去する文書消去プログラムを前記取得者識別データが示す前記第２の端末装置５に送信する。また、本実施形態では、前記第２の端末装置５は、文書を受信し出力した後、前記文書消去プログラムを実行してこの文書を消去する。
【００６６】
前記文書識別データ及び取得者識別データは、いずれも上述した第１実施形態におけるものと同様であるので詳細な説明は省略する。但し、本実施形態では第１の端末装置を示す端末装置データは携帯電話としての電話番号であり、電話番号は端末に固有のものなので第１の端末装置４から文書管理装置２にはこの端末装置データのみが送信され、端末装置データをキーとして取得者識別データが取得されるようにしている。
【００６７】
次に、前記第１の端末装置４、第２の端末装置５、文書管理装置２、及び文書格納装置３の構成を示す。
【００６８】
前記第１の端末装置４は、図１８に示すように、ＣＰＵ４ａ、内部メモリ４ｂ、入力装置４ｃ、画像表示装置４ｄ、通信インタフェース４ｅ等を具備し、一般的なインターネット接続機能付き携帯電話としての機能を有する。
【００６９】
前記第２の端末装置は、図１９に示すように、ＣＰＵ５ａ、内部メモリ５ｂ、外部記憶装置５ｃ、入力装置５ｄ、画像表示装置５ｅ、印字装置５ｆ、モデム等の通信インタフェース５ｇ等を具備し、一般的なパーソナルコンピュータとしての機能を有する。
【００７０】
前記文書管理装置２及び前記文書格納装置３は、いずれも第１実施形態に用いたものと同様の構成を有するので、詳細な説明は省略する。
【００７１】
次に、前記第１の端末装置４、第２の端末装置、文書管理装置、及び文書格納装置の動作機能について、機能ブロック図である図２０を参照して説明する。
【００７２】
第１の端末装置は、内部メモリ４ｂ等の所定領域に格納されたプログラムによりＣＰＵ４ａ等が作動し、入力手段４０１、送信手段４０２、受信手段４０３、検索結果出力手段４０４、及びパスワード出力手段４０５として機能する。
【００７３】
前記入力手段４０１、受信手段４０２、及び検索結果出力手段４０４は、上述した第１実施形態における端末装置１の入力手段１０１、受信手段１０３、及び検索結果出力手段１０４と同様の機能を有するので、詳細な説明は省略する。
【００７４】
前記送信手段４０２は、上述した第１実施形態に述べた送信手段１０２が有する機能を備えているとともに、それ以外にパスワードを送信する機能、すなわち請求項中のパスワード送信手段としての機能を有する。
【００７５】
前記パスワード出力手段４０５は、画像表示装置４ｄ等を用いて構成され、前記文書格納装置３から送信されたパスワードを表示する。
【００７６】
第２の端末装置５は、内部メモリ５ｂ等の所定領域に格納されたプログラムによりＣＰＵ５ａ等が作動し、入力手段５０１、送信手段５０２、受信手段５０３、文書出力手段５０４、及び文書消去手段５０５として機能する。
【００７７】
前記入力手段５０１は、上述した第１実施形態に述べた端末装置１の入力手段１０１が有する機能を備えているとともに、それ以外にパスワードの入力を受け付ける機能、すなわち請求項中のパスワード入力手段としての機能を有する。
【００７８】
前記送信手段５０２は、上述した第１実施形態に述べた端末装置１の入力手段１０２が有する機能を備えているとともに、それ以外にパスワードを送信する機能、すなわち請求項中のパスワード送信手段としての機能を有する。
【００７９】
前記受信手段５０３は、上述した第１実施形態に述べた端末装置１の受信手段１０３と同様の機能を備えているとともに、それ以外に前記文書格納装置３から送信された文書及び文書消去プログラムを受信する機能を有する。
【００８０】
前記文書出力手段５０４は、上述した第１実施形態に述べた端末装置１の受信手段１０３と同様の構成及び機能を有するので、詳細な説明は省略する。
【００８１】
文書消去手段５０５は、前記受信手段５０３が受信した文書消去プログラムを実行し、前記文書出力手段５０４により出力された文書を消去する。具体的には、内部メモリ５ｂに存在する文書を消去するとともに、外部記憶装置５ｃに記憶された文書を他のデータに置き換えて消去する。さらに、インターネットサービスプロバイダ等に備えたサーバ装置を経由して受信した際に、経由先のサーバ装置に存在する文書を消去するよう信号を送信する。
【００８２】
前記文書管理装置２は、内部メモリ２ｂ等の所定領域に格納されたプログラムによりＣＰＵ２ａ等が作動し、文書識別データ格納手段２０１、受信手段２０２、格納箇所検索手段２０３、配信可能判定手段２０４、文書識別データ送信手段２０５、格納箇所出力手段２０６、文書識別データ検索手段２０７、取得者データ格納手段２０８、照合手段２０９、文書取得許可判定手段２１０、検索結果送信手段２１１、及びパスワード解読手段２１２として機能する。
【００８３】
前記文書識別データ格納手段２０１、受信手段２０２、格納箇所検索手段２０３、配信可能判定手段２０４、文書識別データ送信手段２０５、格納箇所出力手段２０６、文書識別データ検索手段２０７、取得者データ格納手段２０８、照合手段２０９、文書取得許可判定手段２１０、検索結果送信手段２１１は上述した第１実施形態における文書管理装置２におけるものと同様の機能を有するので、詳細な説明は省略する。但し、受信手段２０２は、第２の端末装置からパスワードを受信して受け付ける機能、すなわち請求項中のパスワード受信手段としての機能をも有する。また、照合手段２０９は、端末装置データをキーとして取得者識別情報を取得する機能をも備えている。
【００８４】
前記パスワード解読手段２１２は、前記受信手段２０２が受信したパスワードを解読し、パスワードと対応する文書を識別する文書識別データ、及びパスワードを取得したものを示す取得者識別データを生成する。
【００８５】
前記文書格納装置３は、内部メモリ３ｂ等の所定領域に格納されたプログラムによりＣＰＵ３ａ等が作動し、文書格納手段３０１、文書識別データ受信手段３０２、文書検索手段３０３、パスワード生成手段３０５、及び送信手段３０６として機能する。
【００８６】
前記文書格納手段３０１、文書識別データ受信手段３０２、文書検索手段３０３は、上述した第１実施形態における文書格納装置と同様の機能を有するので、詳細な説明は省略する。
【００８７】
前記パスワード生成手段３０５は、所定のアルゴリズムを用いて、文書識別データにより識別される文書と一対一に対応するパスワードを生成する。このパスワードは、具体的には文書識別データ及び取得者識別データを所定のアルゴリズムを用いて暗号化したものであり、上述したように文書管理装置２内のパスワード解読手段２１２により解読されるように構成している。
【００８８】
前記送信手段３０６は、前記文書検索手段３０３が取得した文書を、この文書を消去する文書消去プログラムとともに送信する機能を有する。また、前記パスワード生成手段３０５が生成したパスワードを送信する機能、すなわち請求項中のパスワード通知手段としての機能をも有する。
【００８９】
第１の端末装置４を用いた文書の検索から、パスワード取得までの流れを以下に述べる。
【００９０】
まず、上述した第１実施形態における検索キー入力ステップ（ＳＴ１０１）から文書取得ステップ（ＳＴ６０２）までを同様に行う。次いで、所望の文書が通信回線により配信可能な文書であれば、文書格納装置３が、文書識別データにより識別される文書と一対一に対応するパスワードを生成し（ＳＴ６５１、パスワード生成ステップ）、パスワードを第１の端末装置に送信する（ＳＴ６５２、パスワード通知ステップ）。なお、所望の文書が通信回線により配信可能な文書でない場合は、上述した第１実施形態と全く同様の流れに基いて文書が送付される。なお、文書格納装置３が文書識別データを受信する文書識別データ受信ステップ（ＳＴ６０１）から前記パスワード通知ステップ（ＳＴ６５２）までの流れを図２１に示す。そして、第１の端末装置４は、図２２に示すように、パスワードを受信して（ＳＴ７０１）、受信したパスワードを出力する（ＳＴ７０２）
次いで、第２の端末装置を用いて入力されたパスワードに基き第２の端末装置５が文書を受信し出力する流れを以下に述べる。
【００９１】
まず、図２３に示すように、第２の端末装置５が、パスワードの入力を受け付け（ＳＴ８０１、パスワード入力ステップ）、次いで、受け付けたパスワードを文書管理装置２に送信する（ＳＴ８０２、パスワード送信ステップ）。文書管理装置は、図２４に示すように、パスワードを受信して（ＳＴ５５１、パスワード受信ステップ）、受信したパスワードに対応付けられた文書識別データ及び取得者識別データを取得する（ＳＴ５５２、パスワード解読ステップ）。それから、文書管理装置２は上述した第１実施形態において述べた文書格納箇所検索ステップ（ＳＴ５０２）から格納箇所出力ステップ（ＳＴ５０４）又は文書請求ステップ（ＳＴ５０５）までを同様に行う。文書格納装置３は、図２５に示すように、文書識別データ及び取得者識別データを受信して（ＳＴ６０１）、受信した文書識別データに対応付けられて格納されている文書を検索して取得し（ＳＴ６０２、文書取得ステップ）、取得した文書を文書消去プログラムとともに、取得者識別データに基き第２の端末装置５に送信する（ＳＴ６８１、文書送信ステップ）。第２の端末装置５は、図２６に示すように、文書を受信して（ＳＴ９０１）、受信した文書を出力して（ＳＴ９０２、文書出力ステップ）、前記文書消去プログラムを実行することにより出力した文書を第２の端末装置から消去する（ＳＴ９０３、文書消去ステップ）。
【００９２】
本実施形態では、第１実施形態に述べた効果に加えて、文書格納装置３が文書に一対一対応するパスワードを生成して携帯電話である第１の端末装置４に送信するようにしているので、文書を出力する機能を持たない携帯電話からも文書の請求を行うことができる。
【００９３】
また、第２の端末装置５が、文書を文書格納装置３から受信するとともに、文書とともに受信した文書消去プログラムを実行して出力した文書を消去するので、文書をすばやく取得できる一方で、紙媒体や画面に出力した文書しか手元に残らず、第２の端末装置５を操作しても文書を得ることはできないので、情報の漏洩をさらに起こりにくくできる。
【００９４】
なお、本発明は以上に述べた実施の形態に限られない。
【００９５】
例えば、上述した実施形態における倉庫には、紙媒体による文書以外に、例えばマイクロフィルム化した文書を保管するようにしてもよいし、文書を記憶させたＣＤ−Ｒ等の電子記憶媒体を通信回線により配信可能でない状態で保管するようにしてもよい。また、文書格納装置及び／又は倉庫は、それぞれ複数設けるようにしてもよい。さらに、文書格納装置の管理を行う者と倉庫の管理を行う者とはそれぞれ別であってもよく、文書格納装置及び／又は倉庫を複数設ける場合は、それぞれの文書格納装置及び／又は倉庫をそれぞれ別の者が管理するようにしてもよい。
【００９６】
また、上述した第１実施形態において文書を文書消去プログラムとともに端末装置に送信し、端末装置が文書を出力してその後文書消去プログラムを引き続き実行するようにしてもよく、逆に上述した第２実施形態において文書格納装置に文書を紙媒体に出力する文書出力手段をさらに備えてこの文書出力手段により出力した紙媒体の文書を送付するようにして、文書格納装置から端末装置への文書の送信は行わないようにしてもよい。また、上述した第２実施形態における第１の端末装置が文書を印字出力する機能を備えているものであっても、文書をそのまま出力せずに文書に一対一に対応するパスワードを受信するように構成してもよい。
【００９７】
さらに、文書管理装置から文書識別データのすべてを端末装置に出力し、端末装置側において文書を検索するようにしてもよいし、検索キーに合致する文書識別データがただ１つである場合には、検索結果を端末装置に送信することなく直接配信可能判定ステップを行うようにしてもよい。
【００９８】
加えて、端末装置から送信された取得者識別データと取得者識別データ格納手段に格納された取得者識別データとの照合は、文書管理装置が文書識別データを受信した後に行うようにしてもよいし、文書を取得できる者を限定しなくてもよいのであれば照合自体を省略してもよい。また、組織内の階級などに応じて文書にアクセスできる権限に差を設けなくてもよければ、取得者属性データが文書取得条件データの示す条件に合致しているか否かの判定は行わなくともよい。
【００９９】
そして、上述した実施形態において、倉庫側にも文書識別データ及び取得者識別データを受信する文書請求受信手段と、前記文書請求受信手段が受信した文書識別データ及び取得者識別データを出力する文書請求通知手段とを備えた文書請求通知装置を備えて文書管理装置などと通信回線により接続し、文書請求手続を自動的に行うようにしてももちろんよい。この場合、格納箇所出力手段は格納箇所データが示す倉庫に備えた文書請求通知装置に文書識別データ及び取得者識別データを送信する機能を備えたものとする一方、文書請求ステップを、前記格納箇所出力手段が、格納箇所データの示す倉庫に備えた文書請求通知装置に文書識別データ及び取得者識別データを送信するものとするとよい。その際、前記文書請求ステップに引き続いて文書請求受信手段が文書識別データ及び取得者識別データを受信する文書請求受信ステップと、前記文書請求受信ステップにおいて受信した文書識別データ及び取得者識別データを文書請求通知手段が出力する文書請求通知とを行うようにするとなおよい。
【０１００】
さらに、文書管理装置が、文書識別データ中の作成年月日データに基き、作成年月日データが示す作成年月日から所定期間が経過した通信回線により配信可能な文書を示す文書識別データを自動的に消去する文書識別データ抹消部を具備するものであってもよい。また、文書識別データ抹消部は、作成年月日データが示す作成年月日から所定期間が経過した通信回線により配信可能な文書を表示してＣＤ−ＲＯＭ等の電子記憶媒体等への保存を促す文書消去警告信号を出力するようにし、さらに所定期間が経過したした時点で前記文書識別データを自動的に消去するような構成であってもよい。
【０１０１】
その他、本発明の趣旨を損ねない範囲で種々に変更してよい。
【０１０２】
【発明の効果】
本発明に係る文書管理システムは、文書管理装置に文書を識別するデータである文書識別データと文書の格納箇所をしめる格納箇所データと該文書が通信回線により配信可能な文書であるか否かを示す判別データとを対応付けて格納しているので、格納箇所が複数にわたる場合でも単一の文書管理装置に文書識別データを格納することにより文書を一元的に管理できる。また、通信回線により配信可能な文書を格納する文書格納装置を前記文書管理装置と別設しているので、情報の漏洩を起こりにくくできる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の第１実施形態に係る文書管理システムの概略図。
【図２】同実施形態で取り扱われる文書識別レコードの内容を示す図。
【図３】同実施形態で取り扱われる取得者識別レコードの内容を示す図。
【図４】同実施形態に係る端末装置の構成を示す概略図。
【図５】同実施形態に係る文書管理装置の構成を示す概略図。
【図６】同実施形態に係る文書格納装置の構成を示す概略図。
【図７】同実施形態に係る文書管理システムの機能ブロック図。
【図８】同実施形態に係る文書識別レコードの格納態様を示す概略図。
【図９】同実施形態に係る取得者識別レコードの格納態様を示す概略図。
【図１０】同実施形態に係る文書及び文書識別データの格納態様を示す概略図。
【図１１】同実施形態に係る端末装置が検索キーの入力を受け付けてから送信するまでの流れを示すフローチャート
【図１２】同実施形態に係る文書管理装置が検索キーを受信してから検索結果を送信するまでの流れを示すフローチャート
【図１３】同実施形態に係る端末装置が検索結果を受信してから出力するまでの流れを示すフローチャート
【図１４】同実施形態に係る端末装置が文書識別データの入力を受け付けてから送信するまでの流れを示すフローチャート
【図１５】同実施形態に係る文書管理装置が文書識別データを受信してから格納箇所データを認識させるべく出力を行い、又は文書識別データを文書格納装置へ送信するまでの流れを示すフローチャート
【図１６】同実施形態に係る文書格納装置が文書識別データを受信してから文書を出力するまでの流れを示すフローチャート
【図１７】本発明の第２実施形態に係る文書管理システムの概略図。
【図１８】同実施形態に係る第１の端末装置の構成を示す概略図。
【図１９】同実施形態に係る第２の端末装置の構成を示す概略図。
【図２０】同実施形態に係る文書管理システムの機能ブロック図。
【図２１】同実施形態に係る文書格納装置が文書識別データを受信してからパスワードを第１の端末装置に送信するまでの流れを示すフローチャート。
【図２２】同実施形態に係る第１の端末装置がパスワードを受信してからパスワードを出力するまでの流れを示すフローチャート。
【図２３】同実施形態に係る第２の端末装置がパスワードの入力を受け付けてからパスワードを送信するまでの流れを示すフローチャート。
【図２４】同実施形態に係る文書管理装置がパスワードを受信してから文書識別データを送信するまでの流れを示すフローチャート。
【図２５】同実施形態に係る文書格納装置が文書識別データを受信してから文書を第２の端末装置に送信するまでの流れを示すフローチャート
【図２６】同実施形態に係る第２の端末装置が文書を受信してから文書を消去するまでの流れを示すフローチャート
【符号の説明】
Ｓ…文書管理システム
１…端末装置
２…文書管理装置
３…文書格納装置
４…第１の端末装置（端末装置）
５…第２の端末装置（端末装置）
Ｇ…倉庫
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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【図２６】
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