(57)【要約】      （修正有）【課題】最新の情報をオペレータが知ることができるようにした文書更新情報配信方式を提供すること。【解決手段】登録した時の日付及び時間を登録文書に関連付ける登録文書属性情報登録手段と、文書管理システムに登録されている文書を更新した時に、更新した時の日付及び時間を求めて更新する文書に関連付けられている登録文書属性情報を求めた日付及び時間を元に更新する登録文書属性情報更新手段と、文書を参照する時に、参照した時の日付及び時間を求めて参照文書と参照日及び参照時間に関連付ける参照情報更新手段と、クライアントから文書管理サーバに接続したときに、前記登録文書属性情報と参照情報を元に更新された文書が存在するかどうか判定する更新文書存在判定手段と、前記更新文書存在判定手段により存在すると判定された時に、文書管理サーバからクライアントへ更新された文書に関する情報を通知する更新文書情報通知手段を有する。【選択図】      図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数のクライアントが文書管理サーバに接続する文書管理システムにおいて、文書登録時に、登録した時の日付及び時間を求めて登録日及び登録時間を登録文書に関連付ける登録文書属性情報登録手段と、文書管理システムに登録されている文書を更新した時に、更新した時の日付及び時間を求めて更新する文書に関連付けられている登録文書属性情報を求めた日付及び時間を元に更新する登録文書属性情報更新手段と、文書を参照する時に、参照した時の日付及び時間を求めて参照文書と参照日及び参照時間に関連付ける参照情報更新手段と、クライアントから文書管理サーバに接続したときに、前記登録文書属性情報と参照情報を元に更新された文書が存在するかどうか判定する更新文書存在判定手段と、前記更新文書存在判定手段により存在すると判定された時に、文書管理サーバからクライアントへ更新された文書に関する情報を通知する更新文書情報通知手段を有することを特徴とする文書管理システムにおける文書更新情報配信方式。
【請求項２】
前記参照情報更新手段において、参照情報の保存期間を設け、前記保存期間を過ぎている参照情報が存在した場合には、該当する参照情報を削除する参照情報削除手段を更に含むことを特徴とする請求項１記載の文書更新情報配信方式。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、既存の文書を再利用することを可能にする文書管理システムにおける更新された文書に関する情報をオペレータに提示する文書更新情報配信方式に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
近年、パーソナルコンピュータ等による文書の電子化が進んでおり、これら電子化された文書を一元的に管理する文書管理システムが注目を集めている。文書管理システムにおいては、オペレータが作成或は更新する文書をデータベースへ登録して、複数のオペレータが同じデータベースを参照して同一文書を閲覧することにより情報の共有化が可能となっている。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、従来の文書管理システムにおいては、各オペレータが閲覧したドキュメントが更新されたかどうか確認するためには、オペレータが文書管理システムへログインして文書にアクセスして確認しなければならなかった。文書管理システムに格納される文書は、更新が随時行われるためにオペレータが文書管理システムへログインして必要な文書にアクセスしなかった場合には、最新の情報を知ることができないという問題がある。
【０００４】
本発明は、文書管理システムにおいて、オペレータが文書管理システムへログインする際に今まで閲覧した文書が更新されていた場合に、更新された文書に関する情報をオペレータに通知することにより、最新の情報をオペレータが知ることができるようにした文書更新情報配信方式を提供することを目的とする。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、本発明に係る文書管理システムにおける文書更新情報配信方式は、文書登録時に、登録した時の日付及び時間を求めて登録日及び登録時間を登録文書に関連付ける登録文書属性情報登録手段と、文書管理システムに登録されている文書を更新した時に、更新した時の日付及び時間を求めて更新する文書に関連付けられている登録文書属性情報を求めた日付及び時間を元に更新する登録文書属性情報更新手段と、文書を参照する時に、参照情報の保存期間を設け、前記保存期間を過ぎている参照情報が存在した場合には、該当する参照情報を削除する参照情報削除手段と、参照した時の日付及び時間を求めて参照文書と参照日及び参照時間に関連付ける参照情報更新手段と、クライアントから文書管理サーバに接続したときに、前記登録文書属性情報及び参照情報を元に更新された文書が存在するかどうか判定する更新文書存在判定手段と、前記更新文書存在判定手段により存在すると判定された時に、文書管理サーバからクライアントへ更新された文書に関する情報を通知する更新文書情報通知手段とを有し、オペレータがクライアントから文書管理サーバへ接続したときに、今まで参照していた文書が更新されていた場合には、更新された文書に関する情報を通知することを可能としたものである。
【０００６】
【発明の実施の形態】
以下に本発明の実施の形態を添付図面に基づいて説明する。
【０００７】
図１は本発明が適用される文書管理システムのシステム構成を示しており、この図において、文書管理サーバ１０１が複数のクライアント１０２にローカルエリアネットワーク１０３を介して接続されている。このシステムにおいて、オペレータはクライアント１０２から文書管理サーバ１０１に対して、文書登録、文書検索、文書閲覧を行う。
【０００８】
図２は文書管理サーバ１０１の構成を示すブロック図である。
【０００９】
システム全体を制御する中央処理装置２０１、各種データを記憶する記憶装置２０２、オペレータにより操作され各種コマンドやデータを入力するためのキーボード２０３、マウス２０４およびＣＲＴや液晶等で構成され文書データや図形データ等を表示する表示装置２０５、ローカルエリアネットワークに接続するためのネットワークインターフェース２０６を備える。
【００１０】
記憶装置２０２には、登録文書属性情報４０、登録文書情報５０、ユーザ管理情報６０、ユーザ参照情報７０が記憶される。登録文書属性情報４０及び登録文書情報５０は、オペレータが文書管理システムへ登録した文書及び文書の属性を記憶するものである。ユーザ管理情報６０及びユーザ参照情報７０は、文書管理システムに登録されているオペレータの情報を記憶するものである。詳細に関しては、図４〜図７を参照して後に説明する。
【００１１】
図３はクライアント１０２の構成を示すブロック図である。
【００１２】
システム全体を制御する中央処理装置２０１、各種データを記憶する記憶装置２０２、オペレータにより操作され各種コマンドやデータを入力するためのキーボード２０３、マウス２０４及びＣＲＴや液晶等で構成され文書データや図形データ等を表示する表示装置２０５、ローカルエリアネットワークに接続するためのネットワークインターフェース２０６を備える。
【００１３】
図４は文書管理サーバ１０１の記憶装置２０２に記憶される登録文書属性情報の記憶領域を示す説明図である。
【００１４】
登録文書属性情報は、登録文書の文書ＩＤを格納する文書ＩＤフィールド４０１、登録文書のタイトルが格納される文書タイトルフィールド４０２、登録文書を作成したオペレータの名前が格納される作成者フィールド４０３、登録文書の作成した日付が格納される作成日フィールド４０４、登録文書を作成した時間が格納される作成時間フィールド４０５、登録文書を更新した日付が格納される更新日フィールド４０６、登録文書を更新した時間が格納される更新時間フィールド４０７から構成される。文書ＩＤフィールド４０１に格納される値は、文書管理システムに登録される文書を特定するための一意な値である。
【００１５】
図５は文書管理サーバ１０１の記憶装置２０２に記憶される登録文書情報の記憶領域を示す説明図である。
【００１６】
登録文書情報は、登録文書の文書ＩＤを格納する文書ＩＤフィールド５０１、登録する文書本体を格納する登録文書フィールドから構成される。登録文書属性情報と登録文書情報は１対１に対応しており、文書ＩＤにより関連付けられる。
【００１７】
図６は文書管理サーバ１０１の記憶装置２０２に記憶されるユーザ管理情報の記憶領域を示す説明図である。
【００１８】
ユーザ管理情報は、文書管理システムにユーザ登録しているオペレータのユーザＩＤを格納するユーザＩＤフィールド６０１、登録ユーザのログイン名を表すユーザ名を格納するユーザ名フィールド６０２、登録ユーザのパスワードを格納するパスワードフィールド６０３、参照情報の保存期間を格納する参照情報保存期間フィールド６０４、参照情報の最大数を格納する参照情報最大数フィールド６０５から構成される。ユーザＩＤフィールド６０１に格納される値は、文書管理システムにユーザ登録されているオペレータを特定するための一意な値である。
【００１９】
図７は文書管理サーバ１０１の記憶装置２０２に記憶されるユーザ参照情報の記憶領域を示す説明図である。
【００２０】
文書管理システムにユーザ登録しているオペレータのユーザＩＤを格納するユーザＩＤフィールド７０１、ユーザ参照情報に格納されている参照情報の個数を格納する参照情報個数フィールド７０２、オペレータが閲覧した文書の文書ＩＤ、参照日付、参照時間を格納する参照情報フィールド７０３から構成される。参照情報フィールド７０３は、閲覧した文書の文書ＩＤを格納する文書ＩＤフィールド７０４、閲覧した日付を格納する参照日付フィールド７０５、文書を閲覧した時間を格納する参照時間フィールド７０６から構成される。ユーザ管理情報とユーザ参照情報は１対１に対応しており、ユーザＩＤにより関連付けられる。
【００２１】
次に、図面を参照して文書管理システムの動作について説明する。
【００２２】
＜文書管理システムの文書登録＞
オペレータがクライアント１０２上で登録したい文書及び文書タイトルを指定して文書管理システムで提供されている文書登録機能を実行すると、ローカルエリアネットワーク１０３を介して文書管理サーバ１０１へ登録する文書本体と文書タイトルが転送されて、文書管理サーバ１０１上で文書登録処理が実行される。
【００２３】
図８を参照しながら文書管理サーバ１０１における文書登録処理を説明する。
【００２４】
先ず、クライアント１０２から文書管理サーバ１０１に接続しているオペレータのユーザＩＤを元に文書管理サーバ１０１の記憶装置２０２に記憶されているユーザ管理情報から接続しているオペレータのユーザ名を取得する（Ｓ８０１）。現在の日付及び時間を取得する（Ｓ８０２）。文書管理サーバ１０１の記憶装置２０２に記憶されている登録文書属性情報４０から未使用の文書ＩＤを求める（Ｓ８０３）。
【００２５】
本実施の形態で記載する文書管理システムでは、文書ＩＤは１から始まる連番で文書ＩＤを割り当てていく。Ｓ８０１，Ｓ８０２，Ｓ８０３により求めていた情報を元に文書管理サーバ１０１の記憶装置２０２に記憶されている登録文書属性情報４０を更新する（Ｓ８０４）。尚、更新する場合には、登録文書属性情報４０の更新日フィールド４０６及び更新時間フィールド４０７には無効なフィールドであるということを表す値を格納する。次に、オペレータが指定した登録文書本体とＳ８０３で求めた文書ＩＤを元に文書管理サーバ１０１の記憶装置２０２に記憶されている登録文書情報５０を更新する（Ｓ８０５）。
【００２６】
＜文書管理システムの文書更新登録＞
オペレータがクライアント１０２上で文書管理サーバから登録済み文書を取得して、文書の修正を行う。登録済み文書を取得する場合には、文書本体と対応する文書ＩＤが対となって文書管理サーバ１０１からクライアント１０２へ転送される。次に、更新した文書、文書タイトル、文書ＩＤを指定して文書管理システムで提供されている文書更新登録機能を実行すると、ローカルエリアネットワーク１０３を介して文書管理サーバ１０１へ登録する文書本体、文書タイトル、文書ＩＤが転送され、文書管理サーバ１０１上で文書更新登録処理が実行される。
【００２７】
図９を参照しながら文書管理サーバ１０１における文書更新登録処理を説明する。
【００２８】
先ず、クライアント１０２から文書管理サーバ１０１に接続しているオペレータのユーザＩＤを元に文書管理サーバ１０１の記憶装置２０２に記憶されているユーザ管理情報から接続しているオペレータのユーザ名を取得する（Ｓ９０１）。現在の日付及び時間を取得する（Ｓ９０２）。クライアント１０２から通知された文書ＩＤを元に変更する登録文書属性情報４０を求める（Ｓ９０３）。Ｓ９０１，Ｓ９０２，Ｓ９０３により求めていた情報を元に登録文書管理サーバ１０１の記憶装置２０２に記憶されている登録文書属性情報４０を更新する（Ｓ９０４）。
【００２９】
尚、登録文書属性情報４０の更新日フィールド４０６及び更新時間フィールド４０７にはＳ９０２で求めた日付及び時間を格納する。次に、クライアント１０２から通知された文書ＩＤを元に変更する登録文書情報を求める（Ｓ９０５）。オペレータが指定した登録文書本体を元に文書管理サーバ１０１の記憶装置２０２に記憶されている登録文書情報５０を更新する（Ｓ９０６）。
【００３０】
＜文書管理システムの文書閲覧＞
オペレータがクライアント１０２上で文書管理サーバから登録済み文書を取得して文書の閲覧を行う。登録済み文書を取得する場合には、文書本体と対応する文書ＩＤが対となって文書管理サーバ１０１からクライアント１０２へローカルエリアネットワーク１０３を介して転送される。
【００３１】
図１０を参照しながら文書管理サーバ１０１における文書閲覧処理を説明する。
【００３２】
先ず、クライアント１０２から文書管理サーバ１０１に接続しているオペレータのユーザＩＤを元に文書管理サーバ１０１の記憶装置２０２に記憶されているユーザ管理情報６０及びユーザ参照情報７０から該当するユーザ管理情報６０とユーザ参照情報７０を求める（Ｓ１００１）。現在の日付及び時間を取得する（Ｓ１００２）。Ｓ１００１で求めたユーザ管理情報６０の参照情報保存期間６０４を過ぎている参照情報７０３が存在するかどうか判定する（Ｓ１００３）。
【００３３】
前記判定により存在すると判定された場合には、参照情報保存期間６０４を過ぎている参照情報７０３を削除する（Ｓ１００４）。クライアント１０２より送られてきた文書ＩＤが、Ｓ１００１で求めたユーザ参照情報７０の参照情報７０３に存在するかどうか判定する（Ｓ１００５）。前記判定により存在すると判定された場合には、Ｓ１００２により求めた日付及び時間を元に文書管理サーバ１０１の記憶装置２０２に記憶されているユーザ参照情報７０を更新する（Ｓ１００６）。
【００３４】
Ｓ１００２の判定において存在しないと判定された場合には、クライアント１０２より送られてきた文書ＩＤとＳ１００２で求めた日付及び時間を元に文書管理サーバ１０１の記憶装置２０２に記憶されているユーザ参照情報７０の参照情報７０３を追加して参照情報個数７０２をカウントアップする（Ｓ１００７）。
【００３５】
＜文書管理システムへのログイン＞
オペレータがクライアント１０２上でオペレータに対して割り当てられているユーザ名及びパスワードを指定して文書管理システムで提供されているログイン機能を実行すると、ローカルエリアネットワーク１０３を介して文書管理システムへログイン名及びパスワードが転送される。文書管理サーバ１０１上でログイン処理が行われて、文書管理サーバ１０１の記憶装置１０２に記憶されているユーザ参照情報７０を元に更新された文書が存在するか判定する。存在する場合には、更新された文書に関する情報が文書管理サーバ１０１からクライアント１０２へ転送されて、前記情報がクライアント１０２の表示装置２０５上に図１２に示す画面が表示される。
【００３６】
図１１を参照しながら文書管理サーバ１０１におけるログイン処理を説明する。
【００３７】
先ず、クライアント１０２から転送されてきたユーザ名及びパスワードを元にログインしようとしているオペレータのユーザ管理情報６０のユーザＩＤ６０１を求める（Ｓ１１０１）。Ｓ１１０１で求めたユーザＩＤ６０１を元に文書管理サーバ１０１の記憶装置１０２に記憶されているユーザ参照情報７０を求める（Ｓ１１０２）。Ｓ１１０２で求めたユーザ参照情報中の参照情報７０３と文書管理サーバ１０１の記憶装置１０２に記憶されている登録文書属性情報により更新された文書が存在するかどうか判定する（Ｓ１１０３）。
【００３８】
判定時には、参照情報７０３の文書ＩＤ７０４と登録文書属性情報４０の文書ＩＤ４０１が同一で、且つ、参照情報７０３の参照日付７０５及び参照時間７０６が登録文書属性情報４０の更新日４０６及び更新時間４０７より古い場合には更新された文書が存在すると判定する。Ｓ１１０３で更新された文書が存在すると判定された場合、文書管理サーバ１０１に接続してきたクライアント１０２へ該当する文書の文書ＩＤ、文書タイトル、更新日、更新時間を転送する（Ｓ１１０４）。
【００３９】
【発明の効果】
以上詳述したように、本発明によれば、オペレータがクライアントから文書管理サーバへ接続した時に、今までオペレータが参照していた文書が更新されたことが通知することが可能となり、オペレータが更新された文書があるかどうか確認するために、文書管理サーバへ接続して１文書ずつ確認することを必要としない。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明が適用される文書管理システムの構成図である。
【図２】文書管理システムの文書管理サーバの構成を示すブロック図である。
【図３】文書管理システムのクライアントの構成を示すブロック図である。
【図４】文書管理サーバの記憶装置に記憶される登録文書属性情報の記憶領域を示す説明図である。
【図５】文書管理サーバの記憶装置に記憶される登録文書情報の記憶領域を示す説明図である。
【図６】文書管理サーバの記憶装置に記憶されるユーザ管理情報の記憶領域を示す説明図である。
【図７】文書管理サーバの記憶装置に記憶されるユーザ参照情報の記憶領域を示す説明図である。
【図８】文書管理サーバにおける文書登録処理のフローチャートである。
【図９】文書管理サーバにおける文書更新登録処理のフローチャートである。
【図１０】文書管理サーバにおける文書閲覧処理のフローチャートである。
【図１１】文書管理サーバにおけるログイン処理のフローチャートである。
【図１２】オペレータが文書管理システムへログイン時に更新文書が存在した場合にクライアントの表示装置に表示する更新文書一覧画面の説明図である。
【符号の説明】
１０１  文書管理サーバ
１０２  クライアント
１０３  ローカルエリアネットワーク
２０１  中央処理装置
２０２  記憶装置
２０３  キーボード
２０４  マウス
２０５  表示装置
２０６  ネットワークインターフェース
４０    登録文書属性情報記憶領域
４０１  登録文書属性情報文書ＩＤフィードル
４０２  登録文書属性情報文書タイトルフィールド
４０３  登録文書属性情報作成者フィードル
４０４  登録文書属性情報作成日フィールド
４０５  登録文書属性情報作成時間フィールド
４０６  登録文書属性情報更新日フィールド
４０７  登録文書属性情報更新時間フィールド
５０    登録文書情報文書ＩＤフィールド
５０１  登録文書情報登録文書フィールド
６０    ユーザ管理情報
６０１  ユーザ管理情報ユーザＩＤフィールド
６０２  ユーザ管理情報ユーザ名フィールド
６０３  ユーザ管理情報パスワードフィールド
６０４  ユーザ管理情報参照情報保存期間フィールド
６０５  ユーザ管理情報参照情報最大数フィールド
７０    ユーザ参照情報
７０１  ユーザ参照情報ユーザＩＤフィールド
７０２  ユーザ参照情報参照情報個数フィールド
７０３  ユーザ参照情報参照情報フィールド
７０４  参照情報文書ＩＤフィールド
７０５  参照情報参照日付フィールド
７０６  参照情報参照時間フィールド
【図１】
2004246579.tif 000003
【図２】
2004246579.tif 000004
【図３】
2004246579.tif 000005
【図４】
2004246579.tif 000006
【図５】
2004246579.tif 000007
【図６】
2004246579.tif 000008
【図７】
2004246579.tif 000009
【図８】
2004246579.tif 000010
【図９】
2004246579.tif 000011
【図１０】
2004246579.tif 000012
【図１１】
2004246579.tif 000013
【図１２】
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