(57)【要約】【課題】多種類の報告様式を必要とする業務の報告集計作業を極めて効率的に行うことができるＷｅｂ報告集計装置および方法を提供する。【解決手段】表計算ソフトがインストールされた複数の端末装置１１−１、１１−２、１１−３…１１−Ｎと、これらの端末装置が接続されたネットワーク１８と、このネットワークに接続された配信集計サーバ１５とを備え、この配信集計サーバ１５は、さらに、報告業務管理ユニット２５と、データ集計ユニット２７と、データベース３０とを備え、前記報告業務管理ユニット２５は、報告用エリア３６および集計用制御エリア３５からなる複数の報告様式を予め登録し、前記複数の端末装置１１−１、１１−２、１１−３…１１−Ｎでは、前記報告業務管理ユニット２５に登録された複数の報告様式にアクセスして、必要な報告様式をダウンロードし、この報告様式内の前記報告用エリア３６に報告すべきデータを入力した後、アップロードする。【選択図】　　図１
2004145686.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
表計算ソフトがインストールされた複数の端末装置と、これらの端末装置が接続されたネットワークと、このネットワークに接続された配信集計サーバとを備え、この配信集計サーバは、さらに、報告業務管理ユニットと、データ集計ユニットとを備え、前記報告業務管理ユニットは、報告用エリアおよび集計用制御エリアからなる複数の報告様式を予め登録し、前記複数の端末装置では、前記報告業務管理ユニットに登録された複数の報告様式にアクセスして、必要な報告様式をダウンロードし、この報告様式内の前記報告用エリアに報告すべきデータを入力した後、アップロードすることを特徴とするＷｅｂ報告集計装置。
【請求項２】
前記報告様式における報告用エリアは、報告項目名が表示された表形式の入力画面であり、前記集計用制御エリアは、前記各報告項目名に対応付けられた前記報告用エリア内のセル番地を指定する制御情報が設定されていることを特徴とする請求項１記載のＷｅｂ報告集計装置。
【請求項３】
前記集計用制御エリアには、さらに、前記報告用エリア内の前記セル番地に入力されるデータが文字データの場合には、その文字数が制御情報として設定されていることを特徴とする請求項２記載のＷｅｂ報告集計装置。
【請求項４】
前記集計サーバはさらにデータベースを備え、前記報告業務管理ユニットは、前記端末装置にアップロードされた報告様式を受信し、この報告様式の前記集計用制御エリアに設定された制御情報に従って前記報告用エリアに入力された報告情報を読み出して、前記データベースに格納することを特徴とする請求項２または３記載のＷｅｂ報告集計装置。
【請求項５】
前記報告業務管理ユニットは、前記報告様式の前記集計用制御エリアに設定された制御情報により、報告元の操作上の誤りを検出することを特徴とする請求項４記載のＷｅｂ報告集計装置。
【請求項６】
前記データ集計ユニットは、前記データベースに格納された報告情報を読み出して、一覧形式の集計表あるいは串刺し形式の集計表を作成することを特徴とする請求項４記載のＷｅｂ報告集計装置。
【請求項７】
前記配信集計サーバは、前記報告様式の登録の際に、さらに、前記報告様式毎に報告を求める報告元情報および報告期限を登録し、その報告元情報に基づき、報告元からの報告の有無を監視し、報告のない報告元に対して督促メールを送信する報告監視・督促メール送信ユニットを設けたことを特徴とする請求項１記載のＷｅｂ報告集計装置。
【請求項８】
前記配信集計サーバは、さらに、集計担当者が報告元からアップロードされた報告ファイルの内容を修正、あるいは、報告元に代わって報告ファイルを登録することを特徴とする請求項７記載のＷｅｂ報告集計装置。
【請求項９】
前記配信集計サーバは、さらに、あらかじめ取りまとめ局と傘下の局を登録しておくことにより、取りまとめ局が、ある集計業務に対して、集計担当者と同様に、傘下の局のデータを集計できることを特徴とする請求項６記載のＷｅｂ報告集計装置。
【請求項１０】
前記配信集計サーバは、さらに、差込配信ユニットを備え、文書処理ソフトで作成した文書元ファイルに、表計算ソフトで作成した宛先・差込データファイルのデータを差し込んで、差込文書ファイルを作成し、そのファイルを添付ファイルとして、前記メールサーバにより、宛先・差込データファイルのアドレスにメールを一斉送信することを特徴とする請求項１記載のＷｅｂ報告集計装置。
【請求項１１】
表計算ソフトがインストールされた複数の端末装置と、これらの端末装置が接続されたネットワークと、このネットワークに接続された配信集計サーバとを備え、報告用エリアおよび集計用制御エリアからなる複数の報告様式を予め配信集計サーバに登録するステップと、このステップにより複数の報告様式が登録された前記配信集計サーバに、ネットワークを介して複数の端末装置からアクセスするステップと、このステップにより前記配信集計サーバに登録された複数の報告様式にアクセスし、必要な報告様式をダウンロードするステップと、このステップによりダウンロードされた報告様式の前記報告用エリアに報告すべき報告情報を入力するステップと、このステップにより報告情報が入力された報告様式をアップロードするステップとを備えたことを特徴とするＷｅｂ報告集計方法。
【請求項１２】
前記報告様式における報告用エリアは、報告項目名が表形式に配置された入力画面であり、前記集計用制御エリアは、前記各報告項目名に対応する前記報告用エリア内のセル番地を指定する制御情報が設定されていることを特徴とする請求項１１記載のＷｅｂ報告集計方法。
【請求項１３】
前記集計用制御エリアには、さらに、前記報告用エリア内の前記セル番地に入力されるデータが文字データの場合には、その文字数が制御情報として設定されていることを特徴とする請求項１２記載のＷｅｂ報告集計方法。
【請求項１４】
前記集計サーバはさらにデータベースを備え、前記端末装置にアップロードされた報告様式を受信し、この報告様式の前記集計用制御エリアに設定された制御情報に従って前記報告用エリアに入力された報告情報を読み出して、前記データベースに格納するステップをさらに備えたことを特徴とする請求項１２記載のＷｅｂ報告集計方法。
【請求項１５】
前記報告様式の前記集計用制御エリアに設定された制御情報により、報告元の操作上の誤りを検出するステップをさらに備えたことを特徴とする請求項１４記載のＷｅｂ報告集計方法。
【請求項１６】
前記データベースに格納された報告情報を読み出して、一覧形式の集計表あるいは串刺し形式の集計表を作成するステップをさらに備えたことを特徴とする請求項１４記載のＷｅｂ報告集計方法。
【請求項１７】
前記報告様式の登録の際に、さらに、前記報告様式毎に報告を求める報告元情報および報告期限を登録するステップを備え、その前記報告元情報に基づき、報告元からの報告の有無を監視し、報告のない報告元に対して督促メールを送信するステップをさらに備えたことを特徴とする請求項１１記載のＷｅｂ報告集計方法。
【請求項１８】
前記報告元からアップロードされた報告ファイルをダウンロードして、データを修正した後、アップロードすることにより、データを訂正するステップと、未報告の報告元に代わって報告ファイルをアップロードして代理で報告するステップを備えたことを特徴とする請求項１４記載のＷｅｂ報告集計方法。
【請求項１９】
予め取りまとめ局と傘下の局を登録しておくことにより、取りまとめ局が、ある集計業務に対して、傘下の局のデータを集計するステップできることをさらに備えたことを特徴とする請求項１６記載のＷｅｂ報告集計方法。
【請求項２０】
文書処理ソフトで作成した文書元ファイルに、表計算ソフトで作成した宛先・差込データファイルのデータを差し込んで、差込文書ファイルを作成するステップと、このステップにより作成された前記差込文書ファイルを添付ファイルとして、メールサーバにより、宛先・差込データファイルのアドレスにメールを一斉送信するステップとを、さらに備えたことを特徴とする請求項１１記載のＷｅｂ報告集計方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ネットワークを利用して送られてくる多数の報告者からの報告書を自動的に集計するＷｅｂ報告集計装置および方法に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来インターネットのホームページにおける掲示板機能を利用して、複数の端末から各種のデータを送信し、これを中央のサーバにより自動的に集計するシステムは知られている。また、従来　メールを使って、多数の配信先に、一斉に文書を配信することは一般に行われている。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
従来の自動集計システムにおいては、各端末から送信すべきデータを含む報告書の種類は比較的限られているため、自動集計も容易である。しかしながら、報告書の種類あるいは様式が多くなると、それらの報告書を自動集計するには、報告書の種類ごとに集計用のソフトを作成する必要があり、取り扱える報告書の種類には限度があった。
【０００４】
したがって、本発明は、このような従来の課題を解決するためになされたもので、報告書の種類あるいは様式が異なっていても報告様式の作成方法が容易であり、また、報告内容の自動集計もソフトの新規作成あるいは改変等の作業を要することなく、容易に行うことが可能なＷｅｂ報告集計装置およびその方法を提供することを目的とする。
【０００５】
また、従来の文書配信の方法として、郵送とメールがある。配布先毎に一部の個所が異なる文書を文書処理ソフトの差込印刷機能を使って印刷し、それを手作業で封筒に入れて郵送する方法では、用紙を印刷して封筒に詰める作業に人手と時間がかかり、到着までに１〜２日かかってしまう欠点があった。また、メールを使って配信する方法では、本文の他に配信先別のデータ（一覧表など）を添付して送っていたため、本来の配信先以外のデータも見られてしまうという欠点があった。本発明は、こうような従来の課題を解決するためになされたもので、差込印刷の機能とメール配信を配信集計サーバの中で処理する方法を提供することを目的とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
本発明のＷｅｂ報告集計装置は、表計算ソフトがインストールされた複数の端末装置と、これらの端末装置が接続されたネットワークと、このネットワークに接続された配信集計サーバとを備え、この配信集計サーバは、さらに、報告業務管理ユニットと、データ集計ユニットとを備え、前記報告業務管理ユニットは、報告用エリアおよび集計用制御エリアからなる複数の報告様式及びその報告様式毎に報告元情報と報告期限を予め登録し、前記複数の端末装置では、前記報告業務管理ユニットに登録された複数の報告様式にアクセスして、必要な報告様式をダウンロードし、この報告様式内の前記報告用エリアに報告すべきデータを入力した後、アップロードすることを特徴とするものである。
【０００７】
また、本発明のＷｅｂ報告集計装置においては、前記報告様式における報告用エリアは、報告項目名が表示された表形式の入力画面であり、前記集計用制御エリアは、前記各報告項目名に対する前記報告用エリア内のセル番地を指定する制御情報が設定されていることを特徴とするものである。
【０００８】
さらに、本発明のＷｅｂ報告集計装置においては、前記集計用制御エリアには、さらに、前記報告用エリア内の前記セル番地に入力されるデータが文字データの場合には、その文字数が制御情報として設定されていることを特徴とするものである。
【０００９】
さらに、本発明のＷｅｂ報告集計装置においては、さらにデータベースを備え、前記報告業務管理ユニットは、前記端末装置にアップロードされた報告様式を受信し、この報告様式の前記集計用制御エリアに設定された制御情報に従って前記報告用エリアに入力された報告情報を読み出して、前記データベースに格納することを特徴とするものである。
【００１０】
さらに、本発明のＷｅｂ報告集計装置においては、前記報告業務管理ユニットは、前記報告様式の前記集計用制御エリアに設定された制御情報により、報告元の操作上の誤りを検出することを特徴とするものである。
【００１１】
さらに、本発明のＷｅｂ報告集計装置においては、前記データ集計ユニットは、前記データベースに格納された報告情報を読み出して、一覧形式の集計表あるいは串刺し形式の集計表を作成することを特徴とするものである。
【００１２】
さらに、本発明のＷｅｂ報告集計装置においては、前記配信集計サーバは、前記報告様式の登録の際に、さらに、前記報告様式毎に報告を求める報告元情報および報告期限を登録し、その報告元情報に基づき、報告元からの報告の有無を監視し、報告のない報告元に対して督促メールを送信する報告監視・督促メール送信ユニットを設けたことを特徴とするものである。
【００１３】
さらに、本発明のＷｅｂ報告集計装置においては、前記配信集計サーバは、さらに、集計担当者が報告元からアップロードされた報告ファイルの内容を修正、あるいは、報告元に代わって報告ファイルを登録することを特徴とするものである。
【００１４】
さらに、本発明のＷｅｂ報告集計装置においては、前記配信集計サーバは、さらに、あらかじめ取りまとめ局と傘下の局を登録しておくことにより、取りまとめ局が、ある集計業務に対して、集計担当者と同様に、傘下の局のデータを集計できることを特徴とするものである。
【００１５】
さらに、本発明のＷｅｂ報告集計装置においては、前記配信集計サーバは、さらに、差込配信ユニットを備え、文書処理ソフトで作成した文書元ファイルに、表計算ソフトで作成した宛先・差込データファイルのデータを差し込んで、差込文書ファイルを作成し、そのファイルを添付ファイルとして、前記メールサーバにより、宛先・差込データファイルのアドレスにメールを一斉送信することを特徴とするものである。
【００１６】
本発明のＷｅｂ報告集計方法は、表形式の入力画面が表示された報告用エリアおよびこの報告用エリアの入力方法を指定する制御情報を設定した集計用制御エリアからなる複数の報告様式及びその報告様式毎に報告元情報と報告期限を予め配信集計サーバに登録するステップと、このステップにより複数の報告様式が登録された前記配信集計サーバに、ネットワークを介して複数の端末装置からアクセスするステップと、このステップにより前記配信集計サーバ登録された複数の報告様式にアクセスし、必要な報告様式をダウンロードするステップと、このステップによりダウンロードされた報告様式の前記報告用エリアに報告すべき報告情報を入力するステップと、このステップにより報告情報が入力された報告様式をアップロードするステップとを備えたことを特徴とするものである。
【００１７】
また、本発明のＷｅｂ報告集計方法においては、前記報告様式における報告用エリアは、報告項目名が表示された表形式の入力画面であり、前記集計用制御エリアは、前記各報告項目名に対する前記報告用エリア内のセル番地を指定する制御情報が設定されていることを特徴とするものである。
【００１８】
さらに、本発明のＷｅｂ報告集計方法においては、前記集計用制御エリアには、さらに、前記報告用エリア内の前記セル番地に入力されるデータが文字データの場合には、その文字数が制御情報として設定されていることを特徴とするものである。
【００１９】
さらに、本発明のＷｅｂ報告集計方法においては、前記集計サーバはさらにデータベースを備え、前記端末装置からアップロードされた報告様式を受信し、この報告様式の前記集計用制御エリアに設定された制御情報に従って前記報告用エリアに入力された報告情報を読み出して、前記データベースに格納するステップをさらに備えたことを特徴とするものである。
【００２０】
さらに、本発明のＷｅｂ報告集計装置においては、前記報告様式の前記集計用制御エリアに設定された制御情報により、報告元の操作上の誤りを検出するステップをさらに備えたことを特徴とするものである。
【００２１】
さらに、本発明のＷｅｂ報告集計方法においては、前記データベースに格納された報告情報を読み出して、一覧形式の集計表あるいは串刺し形式の集計表を作成するステップをさらに備えたことを特徴とするものである。
【００２２】
さらに、本発明のＷｅｂ報告集計方法においては、前記配信集計サーバは、前記報告様式の登録の際に、さらに、前記報告様式毎に報告を求める報告元情報および報告期限を登録するステップを備え、その報告元情報に基づき、報告元からの報告の有無を監視し、報告のない報告元に対して督促メールを送信するステップをさらに備えたことを特徴とするものである。
【００２３】
さらに、本発明のＷｅｂ報告集計方法においては、前記報告元からアップロードされた報告ファイルをダウンロードして、データを修正した後、アップロードすることにより、データを訂正するステップと、未報告の報告元に代わって報告ファイルをアップロードして代理で報告するステップを備えたことを特徴とするものである。
【００２４】
さらに、本発明のＷｅｂ報告集計方法においては、予め取りまとめ局と傘下の局を登録しておくことにより、取りまとめ局が、ある集計業務に対して、傘下の局のデータを集計するステップできることをさらに備えたことを特徴とするものである。
【００２５】
さらに、本発明のＷｅｂ報告集計方法においては、文書処理ソフトで作成した文書元ファイルに、表計算ソフトで作成した宛先・差込データファイルのデータを差し込んで、差込文書ファイルを作成するステップと、このステップにより作成された前記差込文書ファイルを添付ファイルとして、メールサーバにより、宛先・差込データファイルのアドレスにメールを一斉送信するステップとを、さらに備えたことを特徴とするものである。
【００２６】
【発明の実施の形態】
以下本発明をたとえば、郵便局の業務に適用した実施形態につき図面を参照して詳細に説明する。図１は本発明によるＷｅｂ報告集計装置の全体構成を示すブロック図である。複数の端末１１−１、１１−２、１１−３…１１−Ｎは、例えばそれぞれ各地区の郵便局に設置されている。これらの端末には、例えばエクセル（登録商標）のような表計算ソフトおよびワード（登録商標）のような文章処理ソフト、そしてインターネットエクスプローラ（登録商標）のようなインターネットブラウザおよびメールソフトがインストールされている。他方、上記各地区に配置された郵便局を統括する郵政局内には、局内自動集計システム１２が設置されている。この局内自動集計システム１２は、局内ＬＡＮ配線１３にそれぞれ並列に接続されたメールサーバ１４、配信集計サーバ１５、および、局内の各係に設置されたＬＡＮ端末１６−１、１６−２…１６−Ｍにより構成されている。これらのＬＡＮ端末１６−１、１６−２…１６−Ｍも端末１１−１、１１−２、１１−３…１１−Ｎと同様に、表計算ソフト、文章処理ソフトおよびインターネットブラウザ、メールソフトがインストールされたパーソナルコンピュータ（ＰＣ）により構成されている。局内ＬＡＮ配線１３はルータ１７を介して専用回線である郵政ネットワーク１８に接続されている。この郵政ネットワーク１８には、複数の端末１１−１、１１−２、１１−３…１１−Ｎも接続されている。メールサーバ１４は、郵政局と統括する各郵便局間で情報交換を行うために設けられているが、本装置（システム）では配信集計サーバが検出したエラー情報を集計担当者及び報告元に通知する（例えば、報告様式をアップロードしたときに報告様式の不一致を検出した場合、報告元に対してメールで通知する）ために、また差込配信ユニットからメールを配信するために設けられている。しかし、統括する郵便局数が比較的少ない小規模なシステムにおいては、この機能を配信集計サーバ１５に持たせてメールサーバ１４を省略してもよい。
【００２７】
図２は図１の配信集計サーバ１５の構成を示す機能ブロック図である。配信集計サーバ１５は、図１のメールサーバ１４との間でメールの送受信を制御するメール送受信制御ユニット２１、配信集計サーバ１５全体を制御するためのメインプログラムユニット２２、図１の端末１１あるいはＬＡＮ端末１６からアクセス可能なホームページユニット２３を含んでいる。
【００２８】
配信集計サーバ１５は、また、ユーザ管理ユニット２４、報告業務管理ユニット２５、報告監視・督促メール送信ユニット２６、データ集計ユニット２７、差込配信ユニット２８を含んでいる。ユーザ管理ユニット２４は、ユーザ管理あるいはログオンユーザのチェックを行う。報告業務管理ユニット２５は報告業務の登録・削除、報告データのデータベースへの格納を行う。報告監視・督促メール送信ユニット２６は、報告対象郵便局からの報告の到着・未着を管理するとともに、報告期限までに報告のない郵便局に督促メールを送信する。データ集計ユニット２７は、各郵便局からの報告データを所定の形式で集計する。そして差込配信ユニット２８は、表計算ソフトによるデータを文書処理ソフトによる文書に差し込んで配信データを作成し、それを添付ファイルにして配信対象郵便局にメールを送信する。
【００２９】
配信集計サーバ１５は、さらに、各郵便局からなるユーザ情報を登録するユーザテーブル２９、各郵便局からの報告データを格納するためのデータベース３０、表計算ソフトであるＥＸＣＥＬ３１および文書処理ソフトであるＷＯＲＤ３２を備えている。ユーザテーブル２９は、報告業務管理ユニット２５、報告監視・督促メール送信ユニット２６、データ集計ユニット２７および差込配信ユニット２８における処理において参照される。データベース３０はたとえばＳＱＬ　ＳｅｒｖｅｒあるいはＯＲＡＣＬＥ（商品名）等の、高速大容量の汎用データベースである。
【００３０】
図３は本発明のＷｅｂ報告集計装置に用いられる報告様式の作成方法を説明する図である。この報告様式は、報告すべきデータを入力するための入力フォーマットであり、表計算ソフトであるＥＸＣＥＬの入力シートを用いて作成される。この入力シートは、Ａ〜Ｃ列までの集計用制御エリア３５とＤ列以降の報告用エリア３６の２つのエリアから構成されている。報告用エリア３６には、各種の報告書の一例として販売収入報告書の様式が表示されている。この「販売収入報告書」様式は、各郵便局が扱っている５種類の商品「商品１」〜「商品５」と各商品毎の単価、数量、販売額（円）、目標額（円）および販売額と目標額との差額が一覧表示可能に作成されている。この実施形態の説明においては、各商品についてのデータのうち、特定のデータ、例えば、販売額（円）、目標額（円）および差額のみを報告する場合について述べるが、本発明はこれに限られるものではなく、必要に応じて全てのデータを報告することができることはいうまでもない。
【００３１】
入力シートの集計用制御エリア３５には、この報告書から収集すべき情報が予め設定されている。すなわち、集計用制御エリア３５のＡ列には、収集すべき項目名が集計用見出しとして各行毎に列挙され、Ｂ列には各項目に該当するデータが入力されたセル番地が列挙されている。すなわち、Ａ列１行には商品１の目標額の項目名「商品１−目標額」が表示され、Ｂ列１行にはこの目標額データが入力されるセル番地が「＝Ｉ１２」と表示されている。このセル番地はまた、集計したい参照セル番地でもある。次に、Ａ列２行には商品１の販売額の項目名「商品１−販売額」が表示され、Ｂ列２行にはこの販売額データが入力される参照セル番地が「＝Ｈ１２」と表示されている。そして、Ａ列３行には商品１の差額の項目名「商品１−差額」が表示され、Ｂ列３行にはこの差額データが入力される参照セル番地が「＝Ｊ１２」と表示されている。
【００３２】
商品２についても全く同様に、４〜６行のＡ、Ｂ列に項目名と参照セル番地が表示されている。商品３〜５についても７行以下の３列毎に同様な項目名と参照セル番地が表示されている。
【００３３】
図４は数値以外に文字情報を含む報告書様式の作成方法を説明する図である。同図において図３と対応する部分には同一符号を付して詳細な説明は省略する。同図の報告用エリア３６に表示された報告書は、「８月度商品別売上データ」であり、商品１〜商品１０までの１０種類の商品について、売上、原価、利益率、合計データが一覧表示されるとともに、店名「信越支店」、担当者「山田」および状況「商品７の売上が大幅アップ」という文字情報が表示されている。図４は図３と同じく、ＥＸＣＥＬの入力シートであるが、同図では、数値データおよび文字情報が入力された状態を示している。
【００３４】
図４の集計用制御エリア３５には図３と同じく、この報告書様式の報告用エリアから収集すべき情報が予め設定されている。すなわち、集計用制御エリア３５のＡ列には、報告すべき項目名が集計用見出しとして各行毎に列挙されている。例えば、図示されるように、Ａ列各行には商品１〜商品１０までの売上および原価が「売上−商品１」「原価−商品１」のように、報告項目として固定表示設定されている。この例では、報告書中の利益率については報告対象から除外されている。Ａ列にはまた、文字情報を入力させるための項目「店名」「担当者」および「状況」も表示されている。
【００３５】
次に、Ｂ列各行には図３の場合と同様に、Ａ列に表示された各項目に対応する数値データが入力されるセル番地「＝Ｇ９」、「＝Ｇ１０」…が表示されているが、図４では、セル番地を表す記号の代わりに、報告様式中の報告用エリア３６においてこれらのセル番地に実際にインプットされたデータが表示されている。また、文字情報に対してもそれらを入力するセル番地が「＝Ｇ２１」、「＝Ｇ２２」、「＝Ｇ２３」と表示されるとともに、Ｃ列の対応する行には、各入力セルに入力可能な最大文字数が、たとえば、「２０」、「２０」、「２００」のように設定されている。図４では、同様に、入力された文字情報がそのまま表示されている。
【００３６】
図３および図４に示された報告様式は報告業務毎に作成され登録される。すなわち、報告様式は郵政局内の各係に所属する集計担当者によりＬＡＮ端末１６−１、１６−２…１６−Ｍを用いてエクセルファイルとして作成され、図２に示す配信集計サーバ１５内の報告業務管理ユニット２５に登録される。その際に、報告を求める郵便局（報告元）と報告期限がテーブルとしてデータベース３０に登録される。
【００３７】
登録された報告様式は、図１に示す各郵便局の端末１１−１、１１−２、１１−３…１１−Ｎから図２に示すホームページ２３にアクセスすることにより、報告様式一覧として参照できる。各郵便局では郵政局への業務報告を行う場合には、各端末を用いてホームページ２３にアクセスし、報告様式一覧から必要な報告様式を選択してダウンロードする。そしてその様式に示された各セルに報告すべき数値データあるいは文字情報を入力して報告ファイルを作成する。そしてこの報告ファイルをホームページにアップロードすることにより、郵政局の配信集計サーバ１５に送られる。配信集計サーバ１５ではこれを受信すると、報告業務管理ユニット２５は、報告様式における集計用制御エリア３５に表示された集計制御情報に従って報告データをデータベース３０に格納する。すなわち、報告業務管理ユニット２５は、まず、報告様式毎にデータベース３０内に各報告ファイルに含まれる報告項目に対応する数のデータを格納するデータフィールドと報告元郵便局を示すコードを格納するコードフィールドを含むデータベース領域を設定する。ここで、集計用制御エリア３５のＣ列に文字数が表示されている場合は、その文字数に対応するデータフィールドを確保する。そして報告業務管理ユニット２５は、受信した（各郵便局からアップロードされた）報告ファイルに対して、あらかじめ登録された様式と比較して誤りがないか否かをチェックする。報告業務管理ユニット２５は、報告様式に誤りがないと判断した場合は、報告様式の報告用エリア３６から、集計用制御エリア３５のＢ列により指定されたセル番地のデータを読み出し、これをデータベース領域の各報告項目欄に順次格納する。この場合、集計用制御エリア３５のＢ列にセル番地を示す記号の代わりに、入力データ自体が表示される場合には、報告用エリア３６から読み出すことなく、それらのデータを直接データベース領域の各報告項目欄に順次格納する。報告様式に誤りがあった場合は、報告元にその旨をメールで通知し、再度報告（アップロード）を催促する。
【００３８】
報告業務管理ユニット２５は、報告元郵便局から報告があるとデータベース３０の該当する報告元にデータが格納されるため、未報告の報告元を判別することができる。すなわち、報告元郵便局から報告があるとデータベース３０内のテーブルに、アップロードされたファイル、報告日時が書き込まれる。この報告状況は、集計担当者のＬＡＮ端末１６の画面に表示され、（配信集計サーバ１５の画面にも表示可能）あるいは、受信状況や未着リストをファイルとして取り出すこともできる。配信集計サーバ１５内の報告監視・督促メール送信ユニット２６は、報告対象郵便局からの報告の到着・未着を管理するとともに、報告期限までに報告のない郵便局に督促メールを自動送信する。なお、この場合、受信状況や未着リストのファイルを取り出し、督促の必要のない報告元をファイルから削除した後、このファイルに基づいて報告監視・督促メール送信ユニット２６により督促メールを送信することもできる。
【００３９】
報告の集計に際しては、集計担当者は報告元に代わってデータを修正することができる。すなわち、集計担当者は報告元から送られてきたファイルを報告業務管理ユニット２５からダウンロードして、データを修正した後、その報告元に対してファイルをアップロードすることにより、報告元に代わってデータを修正することができる。
【００４０】
また、未報告の報告元については、報告元に代わってデータを記入したファイルをアップロードすることにより、代理報告ができる。あるいは、未報告の報告元については、予め未記入の報告様式を登録しておくことにより、上記データの修正と同様に、それをダウンロードして、データを入力し、アップロードすることで代理報告ができる。
【００４１】
配信集計サーバ１５に対して集計要求がなされ、あるいは予め設定した集計期限が到来すると、データ集計ユニット２７は、データベース３０内の各データベース領域に格納された各報告元郵便局の報告データを読み出し、図５に示すような一覧形式の集計報告ファイルを作成する。この一覧形式の集計報告ファイルは、表の第１列に報告元郵便局コードが表示され、表の第１行には報告項目名が表示されている。この報告項目名は、各報告元郵便局から送付された報告ファイルの集計用制御エリア３５に表示された報告項目が展開される。したがって、この項目名は報告様式毎に異なっている。
【００４２】
このようにして作成された、一覧形式の集計報告ファイルには、各報告元郵便局から送付された報告ファイルのデータが報告項目毎に展開され、一目で報告内容が把握できる。
【００４３】
データ集計ユニット２７は、また、データベース３０に格納された情報により、図６に示すような串刺し形式の集計報告ファイルを作成する。この串刺し形式の集計報告ファイルは、各報告元郵便局から送付された報告ファイルの報告用エリア３６に表示された報告様式と同じ様式であって、集計用制御エリアに設定されたセルに対して全報告元のデータが加算されるため、結果として合計欄には全報告元郵便局の集計結果が表示される。
【００４４】
次に、配信集計サーバ１５のユーザテーブル２９に取りまとめ局とその傘下の郵便局を予め登録しておくことにより、取りまとめ局が、ある集計業務に対して、集計担当者と同様に、システムに対して「集計」を要求し、取りまとめ局傘下の局のデータについて、上記集計結果（串刺形式と一覧形式の両方）を取り出すことができる。取りまとめ局が傘下の局のデータを集計してから、郵政局の集計担当者に報告する方法（Ａ）だと、集計担当者に全データが集まるのに時間がかかり、また、集計担当者が全データの集計結果を取り出した後に、各取りまとめ局分の集計結果を切り出して、取りまとめ局に配信する方法（Ｂ）だと、取りまとめ局がデータを入手するまでに時間がかかってしまう。本方法により、集計担当者も取りまとめ局も早期にデータを集計することができ、（Ａ）（Ｂ）いずれの方法よりも、効率よくデータの収集が可能である。
【００４５】
以上説明した本発明のＷｅｂ報告集計装置によれば、集計用制御エリア３５および報告用エリア３６からなる報告様式により、各報告元郵便局から業務報告を行い、配信集計サーバ１５では集計用制御エリア３５により指定されるセル番地の報告用エリア３６から報告データを読み出し、データベース３０の所定のデータベース領域に格納することにより、報告書の種類・様式が異なっていても、共通のデータベース制御プログラムにより、データベースへの格納および集計が可能となる。したがって、多種類の報告様式を必要とする業務の報告集計作業を極めて効率的に行うことができる。
【００４６】
図７は配信集計サーバ１５の差込配信ユニット２８の機能を説明するための図である。差込配信ユニット２８は同図（Ａ）に示す文書元ファイルに同図（Ｂ）に示すエクセルにより作成した宛先・差込データファイルのデータを差し込んで、同図（Ｃ）に示すようなワードによる差込文書ファイルを作成し、メールサーバ１４により、宛先・差込データファイルのアドレスに送信する。すなわち、図７（Ａ）に示す文書元ファイルは、ワードで作成した文書（各種通達や報告書等）のうち、あて先が表示される文章部分および商品名、数量等を記入する表部分に、あらかじめ決められた一意のコード文字が表示されている。また、同図（Ｂ）の宛先・差込データファイルには、縦方向に配信先メールアドレス「Ｕｓｅｒ０１」「Ｕｓｅｒ０２」…「Ｕｓｅｒ１０」が表示され、横方向に異なるコード文字「＆００１」「＆００２」「＃００２」「＆００３」「＃００３」が表示された表である。コード文字「＆００１」が表示された列には、各メールアドレスに対応するあて先が漢字等の文字で表示されている。コード文字「＆００２」「＆００３」が表示された列には、商品名が、また、コード文字「＃００２」「＃００３」が表示された列には、数量が表示されている。差込配信ユニット２８は、この宛先・差込データファイルに記載されたあて先毎に、文書元ファイルのコード文字が表示された部分に、このデータファイルを参照して同じコード文字が付された文字情報および数値データを挿入し、図７（Ｃ）に示すような報告文書を作成する。なお、コード文字「＃００２」「＃００３」に対応するデータの差し込みに際しては、図７（Ｃ）に示すよう数値データの千の桁にカンマ「，」を自動的に付される。なお、上記実施形態ではコード文字として、＆ｘｘｘ、＃ｘｘｘを使用したが、これらに制限されるものではなく、＆＆ｘｘｘ、＃ｘｘｘ＃なども可能である。
【００４７】
なお、宛先・差込データファイルのアドレス欄に直接メールアドレスを入力する方法について説明したが、配信先のコードや名称を入力して、別のテーブルからメールアドレスを参照する方法も可能である。
【００４８】
本発明は上記の実施形態に限定されるものではなく、本発明の範囲内で種々の変形が可能である。例えば、上記の実施形態では、郵便局とこれを統括する郵政局間での報告業務の集計について説明したが、他の報告者および集計者間の業務にも適用されることは言うまでもない。
【００４９】
また、上記の実施形態では、郵便局と郵政局を専用の郵政ネットワークを使用する例について説明したが、報告内容によっては一般のインターネットを利用することができる。
【００５０】
さらに、上記の実施形態では、エクセル（登録商標）およびワード（登録商標）を用いる例を示したが、これらに限らず、他の表計算ソフトおよび文章処理ソフトを利用してもよい。
【００５１】
【発明の効果】
上述したように、本発明によるＷｅｂ報告集計装置および方法によれば、集計用制御エリア３５および報告用エリア３６からなる報告様式により、各報告元郵便局から業務報告を行い、配信集計サーバ１５では集計用制御エリア３５により指定されるセル番地の報告用エリア３６から報告データを読み出し、データベース３０の所定のデータベース領域に格納することにより、報告書の種類・様式が異なっていても、共通のデータベース制御プログラムにより、データベースへの格納および集計が可能となる。したがって、多種類の報告様式を必要とする業務の報告集計作業を極めて効率的に行うことができる。また、データを蓄積することができるので、後から過去の報告データを閲覧することが可能となる。従来は報告データを集計担当者が個人単位あるいは係単位で管理していたものが、システム的に一元管理することができ、集計した後の管理業務等も効率的に行うことが可能となる。
【００５２】
また、差込配信機能により、多数の配信先に対して、配信先毎に一部データが違う文書を間違いなく、短時間に配信することができ、文書の配信作業を極めて効率的に行うことができる。また、配信履歴をシステムに蓄積することが容易にできるため、いつどこにどのような資料を配布したか、後から調査することも可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明による報告書自動集計装置の全体構成を示すブロック図である。
【図２】図１の配信集計サーバ１５の構成を示す機能ブロック図である。
【図３】本発明のＷｅｂ報告集計装置に用いられる報告様式の作成方法を説明する図である。
【図４】本発明のＷｅｂ報告集計装置に用いられる、数値以外に文字情報を含む報告書様式の作成方法を説明する図である。
【図５】本発明のＷｅｂ報告集計装置に用いられる一覧形式の集計報告ファイルを示す図である。
【図６】本発明のＷｅｂ報告集計装置に用いられる串刺し形式の集計報告ファイルを示す図である。
【図７】本発明のＷｅｂ報告集計装置に用いられる配信集計サーバ１５の差込配信ユニット２８の機能を説明するための図である。
【符号の説明】
１１　端末
１２　自動集計システム
１３　局内ＬＡＮ配線
１４　メールサーバ
１５　配信集計サーバ
１６　ＬＡＮ端末
１７　ルータ
１８　郵政ネットワーク
２１　メール送受信制御ユニット
２２　メインプログラムユニット
２３　ホームページユニット
２４　ユーザ管理ユニット
２５　報告業務管理ユニット
２６　報告監視・督促メール送信ユニット
２７　データ集計ユニット
２８　差込配信ユニット
２９　ユーザテーブル
３０　データベース
３１　ＥＸＣＥＬ
３２　ＷＯＲＤ
３５　集計用制御エリア
３６　報告用エリア
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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