(57)【要約】【課題】データが有するデータ属性に応じて記憶先を振り分けて記憶することにより、記憶したデータの再利用が容易であり、データ属性に応じてデータの記憶管理を効率良く行うことができるデータ処理装置を提供する。【解決手段】記憶手段１３は、第１記憶部３、第２記憶部４、データ振り分け手段として機能するメモリコントローラ５を備える。第１記憶部３は、データ処理手段２の各部（スキャナ部６、ＦＡＸ部７、ネットワーク処理部８、プリンタ部９）において出力（出力処理）をされたデータを一時的に記憶する。第２記憶部４は、データが有するデータ属性に対応して区分された記憶領域を備え、出力（出力処理）をされたデータの内、所定の条件を満たすデータを記憶する。メモリコントローラ５は、データ属性に応じてデータを第１記憶部３又は第２記憶部４のいずれかへ振り分けるものとする。【選択図】        図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
異なるデータ属性を有する複数のデータに対してデータ属性に対応した形態による出力処理を行い、該出力処理を行った前記データを記憶する記憶手段を備えるデータ処理装置において、
前記記憶手段は、前記データを記憶する第１記憶部と、
前記データ属性に対応して区分された記憶領域に対応するデータを記憶する第２記憶部と、
前記データをデータ属性に応じて第１記憶部又は第２記憶部のいずれかに振り分けるデータ振り分け手段と
を備えることを特徴とするデータ処理装置。
【請求項２】
前記データ振り分け手段は、データ属性として親展設定をされたデータを第２記憶部に振り分けることを特徴とする請求項１記載のデータ処理装置。
【請求項３】
前記データに対し親展設定をするための親展設定手段と、
前記データに対し親展設定をする場合にデータのジョブ毎にデータの保存条件又は消去条件を設定するための条件設定手段と
を備えることを特徴とする請求項２記載のデータ処理装置。
【請求項４】
前記データの消去条件として日付を入力するための日付入力手段と、
該入力された日付に応当する日を検知するための暦検出手段と、
該入力された日付に応当する日が検知されたときに前記データを消去するデータ消去手段と
を備えることを特徴とする請求項３記載のデータ処理装置。
【請求項５】
前記データに対し親展設定をするための親展設定手段と、
前記データに対し親展設定をする場合に前記データの機密性又は重要性の程度に応じた判定レベルを入力するための判定レベル入力手段と
を備えることを特徴とする請求項２記載のデータ処理装置。
【請求項６】
前記判定レベルは複数に区分されており、該区分毎に前記データを消去するときの消去条件を設定するための消去条件設定手段と、
前記消去条件を満たした場合に、前記データの自動消去をするための自動消去手段と
を備えることを特徴とする請求項５記載のデータ処理装置。
【請求項７】
前記消去条件は、前記データの消去をするときの日付であることを特徴とする請求項６記載のデータ処理装置。
【請求項８】
前記消去条件は、親展設定該当者の所在位置状況であることを特徴とする請求項６記載のデータ処理装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、複写機、ファクシミリ、プリンタ等の機能を兼ね備えたデジタル複合機として実現されるデータ処理装置に関し、特に、データをその属性に応じた記憶先に振り分けて記憶する記憶手段を備えたデータ処理装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
プリンタなどのデータ処理装置において、プリントジョブ（データのプリントアウト）を終了しても、プリントアウトしたデータをデータ処理装置に内蔵した記憶装置にそのまま保存する構成のものが知られている。この構成によれば、一度プリントアウトしたデータ（画像データその他のデータ）を再入力せずに、必要に応じて複数回の出力することができる。
【０００３】
例えば、プリントジョブを実行して、出力をした後も装置内部に画像データを記憶しておき、外部機器からのプリントジョブの出力指示（プリント部数、後処理の有無など）に応じてプリントジョブを行うプリンタがある（例えば、特許文献１参照）。また、出力後の画像データを装置内部に記憶する機能を備えた画像形成装置がある（例えば、特許文献２、３参照）。
【０００４】
従来のデジタル複合機（以下、複合機）において、「親展プリント」機能を搭載したものがある。「親展プリント」機能とは、例えば、ネットワーク接続されたクライアント側から送られたプリントデータをすぐには出力することなく、パスワードと共に一時的に記憶しておき、その後の指示によりパスワード確認後にプリントデータをプリントジョブとしてプリントアウトするものである。
【０００５】
「親展プリント」機能の具体例として、例えば、親展受信した画像データの保存日数を設定できるようにすることで、受信者が受け取る前に画像データが自動消去されることを防止するファクシミリ装置がある（例えば、特許文献４参照）。
【０００６】
また、本出願人は、出力したデータを第１記憶手段に一時保存（記憶）した後、必要に応じてデータ属性毎にデータを分類して第２記憶手段に保存（記憶）できる記憶手段を備えることで、データを整理して記憶管理し、後で容易に検索して再利用できる情報出力装置（データ処理装置）を提案している（特願２００２−１０１５７０）。
【０００７】
【特許文献１】
特開平１１−１７５２９０号公報
【特許文献２】
特開平１１−２２５２５５号公報
【特許文献３】
特開平９−２８４５１８号公報
【特許文献４】
特開平４−１６７６７３号公報
【０００８】
【発明が解決しようとする課題】
特許文献１〜３に開示された従来例においては、出力されたデータ（画像データ）は、所定時間後に消去されるか、又は記憶されるとしても記憶された順に格納されるだけであり、多くの画像データが記憶された場合には、後に所望とする画像データを探し出すことが困難になるという問題がある。また、特許文献４に開示された従来例においては、親展データについて、利用者（ユーザー）が保存期限を日数で設定できるだけであり、親展データを機密性、重要性などのその他の基準、要求に基づいて処理することができないという問題がある。
【０００９】
本発明は、斯かる問題に鑑みてなされたものであり、画像データなどのデータを出力するだけでなく、これに加えて、データが有するデータ属性に応じて記憶先を振り分けて記憶することにより、記憶したデータの再利用が容易であり、データ属性に応じてデータの記憶管理を効率良く行うことができるデータ処理装置を提供することを目的とする。
【００１０】
また、本発明は、データ属性として親展設定をされたデータを第２記憶部に振り分けることにより、データの親展設定をした場合の利便性と安全性（セキュリティ）を向上したデータ処理装置を提供することを目的とする。
【００１１】
また、本発明は、親展設定において、データのジョブ毎にデータの保存条件、消去条件を設定できることにより、データの記憶管理（保存、消去などの記憶管理）をきめ細かく行うことができる利便性を向上したデータ処理装置を提供することを目的とする。
【００１２】
また、本発明は、親展設定において、消去条件としての日付を設定し、当該日付となったときに記憶されたデータを消去することにより、例えば、データのファイル名称の入力などと同時に消去条件としての日付を入力することで、該当日付となったときにデータを自動的に消去することができるデータ処理装置を提供することを目的とする。
【００１３】
また、本発明は、データの親展設定において、同時に機密性又は重要性の程度を表す判定レベルを入力することにより、機密性、重要性の程度を直接確認しながら親展設定での機密性、重要性の判定レベルを入力することができるデータ処理装置を提供することを目的とする。
【００１４】
また、本発明は、機密性又は重要性の程度を表す判定レベルを複数に区分して区分に応じた消去条件を設定し、消去条件を満たした場合には自動消去することにより、機密性、重要性に関連したデータの記憶管理をきめ細かく行うと共に確実な消去をすることができるデータ処理装置を提供することを目的とする。
【００１５】
また、本発明は、機密性又は重要性の程度を表す判定レベルに対応する消去条件を、データの消去をするときの日付とすることにより、利用者が意図して入力した日程に基づいた確実な消去ができるデータ処理装置を提供することを目的とする。
【００１６】
また、本発明は、機密性又は重要性の程度を表す判定レベルに対応する消去条件を、親展設定該当者の所在位置状況とすることにより、消去条件の設定が簡単で、利便性の高いデータ処理装置を提供することを目的とする。
【００１７】
【課題を解決するための手段】
本発明に係るデータ処理装置は、異なるデータ属性を有する複数のデータに対してデータ属性に対応した形態による出力処理を行い、該出力処理を行った前記データを記憶する記憶手段を備えるデータ処理装置において、前記記憶手段は、前記データを記憶する第１記憶部と、前記データ属性に対応して区分された記憶領域に対応するデータを記憶する第２記憶部と、前記データをデータ属性に応じて第１記憶部又は第２記憶部のいずれかに振り分けるデータ振り分け手段とを備えることを特徴とする。
【００１８】
本発明に係るデータ処理装置においては、前記データ振り分け手段は、データ属性として親展設定をされたデータを第２記憶部に振り分けることを特徴とする。
【００１９】
本発明に係るデータ処理装置においては、前記データに対し親展設定をするための親展設定手段と、前記データに対し親展設定をする場合にデータのジョブ毎にデータの保存条件又は消去条件を設定するための条件設定手段とを備えることを特徴とする。
【００２０】
本発明に係るデータ処理装置においては、前記データの消去条件として日付を入力するための日付入力手段と、該入力された日付に応当する日を検知するための暦検出手段と、該入力された日付に応当する日が検知されたときに前記データを消去するデータ消去手段とを備えることを特徴とする。
【００２１】
本発明に係るデータ処理装置においては、前記データに対し親展設定をするための親展設定手段と、前記データに対し親展設定をする場合に前記データの機密性又は重要性の程度に応じた判定レベルを入力するための判定レベル入力手段とを備えることを特徴とする。
【００２２】
本発明に係るデータ処理装置においては、前記判定レベルは複数に区分されており、該区分毎に前記データを消去するときの消去条件を設定するための消去条件設定手段と、前記消去条件を満たした場合に、前記データの自動消去をするための自動消去手段とを備えることを特徴とする。
【００２３】
本発明に係るデータ処理装置においては、前記消去条件は、前記データの消去をするときの日付であることを特徴とする。
【００２４】
本発明に係るデータ処理装置においては、前記消去条件は、親展設定該当者の所在位置状況であることを特徴とする。
【００２５】
本発明にあっては、データ属性に基づいて記憶先を振り分けることにより、特定のデータ属性を有するデータを他のデータ属性を有するデータとは記憶先を区別して記憶することができ、記憶手段を有効に利用できると共に、データ属性に応じた記憶管理が可能となり、記憶したデータの再利用が容易になる。また、当初から記憶先を振り分けることにより、例えば第１記憶部にすべてのデータを一旦記憶した後、特定のデータ属性を有するデータを第２記憶部に移動させる場合に比較して、移動が不要となりデータの記憶管理の効率を向上できる。
【００２６】
本発明にあっては、親展設定がされたデータ（親展データ）を第２記憶部に振り分けて、親展データを第２記憶部に直接記憶保存することにより、親展設定の機能を確実に実行でき、不特定多数からの無制限の操作を防止できる。つまり、不特定多数の利用者が使用可能な第１記憶部には記憶されることが無く、不特定多数の利用者による使用を確実に排除でき、無制限な操作を防止するので、親展設定の機能を確実、安全に実行できる。したがって、親展設定をした特定のデータの記憶管理を一層効果的に行うことができる。つまり、親展データについては当初から第２記憶部に記憶することから、外部からのアクセスを制限することが可能になり、セキュリティレベルを格段に向上させたデータの記憶が可能になる。
【００２７】
本発明にあっては、親展設定をする場合に、データのジョブ毎にデータの保存条件又は消去条件を設定することにより、データの記憶管理、親展設定の管理をきめ細かに、また、一層効率的に行うことができ、また、多様な条件設定が可能となり、データ処理装置としての利便性をさらに向上できる。
【００２８】
本発明にあっては、親展設定をする場合に、消去条件として日付を入力することにより機能性、操作性のよい親展設定ができる。例えば、ジョブのファイル名称に日付を並行して入力付加することにより、日付を意図して確実に入力できるので、消去日の設定を別途行う必要がなく、消去日を誤る虞が減少する。また、当該日付時にデータの自動消去をするので、消去日を改めて入力する必要が無く、利用者の利便性が向上する。
【００２９】
本発明にあっては、親展設定をするための親展設定手段に加えて、親展設定をする場合に機密性又は重要性の程度に応じた判定レベルを入力するための判定レベル入力手段を備えることとしたので、親展設定に関連して機密性又は重要性の程度に応じた判定レベルを設定できるから、利便性のよい親展設定ができる。また、機密性、重要性の程度を直接確認できる形態で親展設定ができ、誤操作などを防止でき、親展機能の利便性を向上できる。
【００３０】
本発明にあっては、判定レベルを複数に区分し、各区分毎にデータの消去条件を設定し、消去条件を満たした場合に、データの自動消去をすることとしたので、機密性又は重要性を複数の基準に区分して設定できる。つまりきめ細かい機密性、重要性の設定ができ、一層親展設定の利便性を向上することができる。また、判定レベルに応じた複数の区分毎に消去条件を設定することとしたので、機密性、重要性の設定基準を共通化、客観化でき、利用者間の基準のばらつきを事前に防止できる。さらに、消去条件を満たした場合に自動消去することから、より確実な親展設定におけるデータ保存管理（データ記憶管理）ができる。
【００３１】
本発明にあっては、判定レベルに対応する消去条件を、データの消去をするときの日付とするので、利用者が意図して入力した日程に基づいた確実な消去ができる。
【００３２】
本発明にあっては、判定レベルに対応する消去条件を、親展該当者の所在位置状況とすることで、親展設定の消去条件の設定が簡単で誤操作の虞がなく、利便性の高いデータ処理装置とできる。
【００３３】
【発明の実施の形態】
以下、本発明をその実施の形態を示す図面に基づいて説明する。
図１は本発明に係るデータ処理装置の概略ブロック構成を示すブロック図である。データ処理装置１は、相互に異なる種類のデータ属性を有する複数のデータに対し、その形態に対応した出力（例えばプリントアウト、ＦＡＸ送信など）を行う。なお、データとしては画像データの他に、各種情報に関する各種データを対象とすることができる。データが画像データの場合には画像処理装置１ということもできるが、以下原則として単にデータ処理装置１のようにいう。データ処理装置１は、例えば複写機、ファクシミリ装置（以下、ＦＡＸという）、プリンタなどの機能を兼ね備えたデジタル複合機（以下、複合機という）に備えられるものであり、相互に異なる種々の形態（種々のデータ属性）の複数のデータの入力及び出力を行う。データ処理装置１は、データ処理手段２、操作パネル１２、記憶手段１３を主要構成として備える。
【００３４】
データ処理手段２は、相互に異なる形態のデータ属性を有するデータの入力及び出力を行うスキャナ部６、ＦＡＸ部７、ネットワーク処理部８、プリンタ部９を備える。スキャナ部６は、例えば複写したいデータを電子的に露光走査して読み取る。ＦＡＸ部７は、ＦＡＸ受信部（不図示）及びＦＡＸ送信部（不図示）を備え、それぞれＦＡＸ受信及びＦＡＸ送信を行う。ＦＡＸ受信部は、相手先からＦＡＸ受信したデータを出力処理し、プリンタ部９の画像形成部（不図示）からデータを記録媒体（印字記録用紙など）に受信情報として出力（記録媒体への記録）を行う。また、ＦＡＸ受信部において受信したデータは、ネットワーク処理部８を介して外部のパーソナルコンピュータ（以下、ＰＣという）などに対しても出力できる。ＦＡＸ送信部では、スキャナ部６で読み取られたデータを宛先として指定された送信先に対して出力（ＦＡＸ送信）する。プリンタ部９は、ＦＡＸ受信したデータの出力以外にも、外部のＰＣからネットワーク処理部８を介してプリント指示を受けたデータの出力、スキャナ部６で読み取ったデータの出力などを行う。つまり、データ処理手段２では、複数種類の異なる形態のデータ（異なるデータ属性を有する複数のデータ）に対して、出力されるデータの形態に応じた種々の出力処理（データ属性に対応した形態による出力処理）が行われる。
【００３５】
例えば、データ処理装置１を備えた複合機が複写機として動作する場合は、先ず原稿などがデータ処理手段２のスキャナ部６でデータ（画像データ）として読み取られ、読み取られたデータは適宜色補正などのデータ処理（画像処理）が施された後、プリンタ部９から出力される。データ処理装置１を備えた複合機がＦＡＸとして動作する場合は、ＦＡＸ送信時には、スキャナ部６で読み取られたデータは、ＦＡＸ部７で送信のためのデータ処理が施され送信先へ出力（ＦＡＸ送信）される。また、ＦＡＸ受信時にはＦＡＸ部７でＦＡＸ受信のためのデータ処理が施され、プリンタ部９から出力される。データ処理装置１を備えた複合機がネットワークスキャナとして動作する場合は、スキャナ部６で読み取られたデータは、ネットワーク処理部８を介して送信先のＰＣなどへ出力（送信処理）される。また、ネットワーク接続されたＰＣから送信されてきたデータは、ネットワーク処理部８を介して入力され、プリンタ部８から出力される。
【００３６】
記憶手段１３は、第１記憶部３、第２記憶部４、データ振り分け手段として機能するメモリコントローラ５を備える。第１記憶部３は、データ処理手段２の各部（スキャナ部６、ＦＡＸ部７、ネットワーク処理部８、プリンタ部９）において出力（出力処理）をされたデータを一時的に記憶する。第２記憶部４は、データが有するデータ属性に対応して区分された記憶領域を備え、出力（出力処理）をされたデータの内、所定の条件を満たすデータを記憶する。メモリコントローラ５は、データ属性に応じてデータを第１記憶部３又は第２記憶部４のいずれかへ振り分ける。つまり、特定のデータ属性を有するデータは第１記憶部３で記憶されることなく直接第２記憶部４へ振り分けられる。この際、特定のデータ属性を有するデータはメモリコントローラ５を経由して第２記憶部４へ送られる構成としているが、特定のアドレスなどを設定することにより、メモリコントローラ５を経由しないで、第２記憶部４へ直接送られるようにしてもよい。
【００３７】
特定のデータ属性としては、例えば親展設定とすることが複合機としての機能上の効果が大きく望ましい。特定のデータ属性以外のデータ属性を有するデータに関しては第１記憶部３へ振り分ける構成とする。特定のデータ属性として親展設定した場合には、出力（プリントアウト）などの操作するときに、パスワード要求をし、パスワードの一致を確認後に装置の操作を可能とし、不特定多数の者が操作できない形態にすることができる。
【００３８】
特定のデータ属性としては、親展設定に限らず、その他の属性を設定することができる。例えば、初めから利用者Ａだけが利用することがわかっている容量の大きいデータを、第２記憶部４に設けた利用者Ａの個人フォルダに記憶すれば、その分第１記憶部３の記憶容量を節約できる。また、会社Ｂから定期的に送られてくるＦＡＸ受信データなどを第２記憶部４に設けた会社Ｂ用の専用フォルダに記憶すれば、後の操作で第１記憶部３から探して整理する必要がない。
【００３９】
また、第１記憶部３に一時的に記憶されたデータは、メモリコントローラ５の機能により適宜整理され、データ属性に対応して区分された第２記憶部４内の記憶領域に必要に応じて適宜移動される構成としてある。つまり、メモリコントローラ５は、第１記憶部３に一時的に記憶されたデータを第２記憶部４へ移動するか否かの判定を行い、必要に応じて第１記憶部３から第２記憶部４へのデータの転送制御を行う。また、メモリコントローラ５は、出力されたデータを、データのジョブ毎に第２記憶部４へ記憶させるか否かの判定をする手段を備える。第１記憶部３又は第２記憶部４に記憶されたデータは、プリントミスや出力部数設定不足などにより、再度データを出力したい場合に、操作パネル１２、ネットワーク接続されたＰＣなどからの指示に基づいて、第１記憶部３又は第２記憶部４からデータ処理手段２へ送られる。
【００４０】
なお、第１記憶部３は、通常第２記憶部に比べて記憶容量を小さくでき、その場合には、第１記憶部３に記憶されたデータは古いものから順次消去されるように新しいデータを上書きして記憶するようにしてもよい。また、一定時間経過後に自動的に消去されるようにしてもよい。他方、第２記憶部４に記憶されたデータは、自動的に消去されないように構成する。第２記憶部４の空き領域が無くなった場合には、操作パネル１２の表示部１０にエラー表示などをすることにより、利用者へ通知し、不要と判断できるデータを削除したり、記憶容量を増やすなどして、新たに空き領域を確保、又は追加する。第２記憶部４におけるデータ属性に対応して区分された記憶領域として、フォルダ形式の形態にすることができる。メモリコントローラ５は、第１記憶部３に記憶されているデータを第２記憶部４の該当するフォルダへ整理して記憶することができる。
【００４１】
操作パネル１２は、表示部１０と操作部１１を備える。表示部１０は、データ処理装置１の動作状態などを表示するものであり、液晶表示装置などで構成される。操作部１１は、表示部１０の情報に基づいて、データ処理装置１を操作するための操作パネル１２に設けられた各種のボタン、表示部１０の表示面に設けられた透明タッチパネルなどにより構成される。なお、表示面の具体的な形態などは後述する。操作部１１により、利用者は外部からデータ処理装置１を操作することができる。操作部１１からの指示は、第１記憶部３、第２記憶部４、メモリコントローラ５へ送られる。操作部１１から第１記憶部３への指示１２ａ、操作部１１から第２記憶部４への指示１２ｂ、操作部１１からメモリコントローラ５への指示１２ｃの経路を概念的に線図で示す。
【００４２】
図２は本発明に係るデータ処理装置を備えた複合機の概略、及び第１記憶部の概略を示す説明図である。複合機２０は、複写機として動作する他に、通信手段であるインターフェース（ＦＡＸ部７）を介して相手先ＦＡＸ２１、相手先インターネットＦＡＸ２２、ＰＣ−ＦＡＸ送信用のＰＣ２３と接続され（経路２１Ｌ、２２Ｌ、２３Ｌ）、ＦＡＸ送信、ＦＡＸ受信などを行う。また、異なるインターフェース（ネットワーク処理部８）を介してＰＣ２４と接続され（経路２４Ｌ）、ＰＣ２４からのプリント指示に基づいて、送信されてきたデータをプリントアウトする。スキャナ部６で読み取り入力されたデータは適宜必要な処理をされ、データとして出力される。
【００４３】
データ処理装置は、特定のデータ属性を有するデータを除いて、出力処理をしたデータを第１記憶部３に記憶し（６ａ、７ａ、８ａ）、特定のデータ属性を有するデータは第２記憶部４に記憶する（６ｂ、７ｂ、８ｂ）。また、操作部からの指示に従い、第１記憶部３に記憶したデータの一部を第２記憶部４に移動して記憶管理を行う。第１記憶部３は、例えば処理内容（ジョブ）に応じた記憶用のフォルダを備えている。例えば、コピー（複写）処理フォルダ３１、プリンタ処理フォルダ３２、ＦＡＸ送信処理フォルダ３３、ＦＡＸ受信処理フォルダ３４、ＰＣ向け読み取り（Ｓｃａｎ  ｔｏ  ＰＣ）処理フォルダ３５、Ｅメール向け読み取り（Ｓｃａｎ  ｔｏ  Ｅ−ｍａｉｌ）処理フォルダ３６、インターネットＦＡＸ送信処理フォルダ３７、インターネットＦＡＸ受信処理フォルダ３８、ＰＣ−ＦＡＸ送信処理フォルダ３９などである。第１記憶部３では処理内容による区分はしないで、単に時系列に蓄積する形態とする場合もある。この場合でも処理時期を複数に分割することなどが可能である。
【００４４】
第１記憶部３に記憶したデータは適宜整理して、第２記憶部４へ移動（経路３ａ）することができる。操作パネル１２からの指示（１２ａ、１２ｂ）により移動させてもよいし、適宜のプログラムを予め組み込んで、例えば一定の期間毎に移動させてもよい。第２記憶部４は、第１記憶部３に比較してより厳密に記憶領域の区分をしていることなどから長期に保管するデータの記憶、特定のデータ属性を有するデータの記憶をするのに適している。第１記憶部３、第２記憶部４に記憶されたデータは適宜読み出しが可能であり、データが再度必要になった場合には読み出して出力することができる。また、第２記憶部４はデータ属性に基いたより厳密な記憶領域（例えばフォルダ形式）に区分していることから、所望のデータの検索が容易で、データの再出力を短時間で効率的にすることができる。
【００４５】
図３は図２の複合機での第２記憶部の機能の概略を説明するための説明図である。図２と同一の箇所は同一符号を付して詳細な説明は省略する。第２記憶部４は、データ属性に対応して区分された記憶領域に対応させてデータを記憶する。記憶領域は例えばフォルダ形式を利用することができる。記憶領域はデータ属性として出力処理の種別を採用したフォルダ群４ｎと特定のデータ属性を対象とするフォルダ群４ｓとに区分される。フォルダ群４ｎに記憶されるデータは、通常、経路３ａを介して第１記憶部３から移動することができる。また、特定のフォルダについては必要に応じて適宜、最初から第２記憶部４へ記憶される形態にしてもよい。フォルダ群４ｓには、特定のデータ属性として、親展設定をしたデータ（親展データ）の場合を例示する。親展データは、情報処理手段２で出力／送信処理をなされた後、データ振り分け手段としてのメモリコントローラ５に送られ、直接第２記憶部４に保存され、第１記憶部３に保存されることはない。
【００４６】
出力処理の種別（ジョブ種別）によるフォルダ群４ｎとしては、例えば、コピー（複写）処理フォルダ４１、プリンタ処理フォルダ４２、ＦＡＸ送信処理フォルダ４３、ＦＡＸ受信処理フォルダ４４、ＰＣ向け読み取り（Ｓｃａｎ  ｔｏ  ＰＣ）処理フォルダ４５などを設けることができる。例えば、コピー（複写）処理フォルダ４１は、複写出力をしたデータを記憶し、プリンタ処理フォルダ４２は、プリントアウトをしたデータを記憶し、ＦＡＸ送信処理フォルダ４３は、ＦＡＸ送信（２１Ｌ）をしたデータを記憶し、ＦＡＸ受信処理フォルダ４４は、ＦＡＸ受信（２１Ｌ）をしたデータを記憶し、ＰＣ向け読み取り（Ｓｃａｎ  ｔｏＰＣ）処理フォルダ４５は、ＰＣ向け読み取り（Ｓｃａｎ  ｔｏ  ＰＣ）をしてデータをＰＣ２４へ取り込んだ場合のデータを記憶する。また、特定のデータ属性を対象とするフォルダ群４ｓ（ここでは親展フォルダ４ｓとする）としては個人毎に設定した個人親展フォルダ４ｓ１、４ｓ２、４ｓ３を設けることができる。例えば、個人親展フォルダ４ｓ１はユーザー１のための親展フォルダ（ユーザー１親展フォルダ）、個人親展フォルダ４ｓ２はユーザー２親展フォルダ、個人親展フォルダ４ｓ３はユーザー３親展フォルダとすることができる。
【００４７】
親展データは、上述したとおり、出力処理をされた後も第１記憶部３へは記憶されず、メモリコントローラ５を介して直接第２記憶部４へ送られて記憶される。第２記憶部４には親展データ用の個人親展フォルダ４ｓ１、４ｓ２、４ｓ３が設けられているから、親展データのみを記憶する個人親展フォルダ４ｓ１、４ｓ２、４ｓ３の内の該当するものへ適宜記憶される。個人親展フォルダ４ｓ１、４ｓ２、４ｓ３は利用者が予め複合機に設定しておくことができる。
親展フォルダ４ｓの利用に際しては、操作パネル１２から利用者認証（ユーザー認証）１２ｓのためにパスワードの入力をする必要がある。所定のパスワードの入力がされた場合に親展フォルダ４ｓ中の個人親展フォルダ４ｓ１、４ｓ２、４ｓ３のいずれか該当するものが利用可能となる。
【００４８】
図４はスキャナとして動作する複合機での親展データを保存する方法の実行過程の状況を示す説明図である。同図（ａ）は、データの親展設定を行うためにユーザー認証を行う場合における操作パネルでの入力画面の例を示している。また、（ｂ）は（ａ）においてユーザー認証がなされた場合に表示される入力画面の例で、データが保存されるフォルダ（保存先）とファイル名などが入力された状態を示している。なお、この場合に対象とするデータは、複合機がスキャナとして機能する場合は、スキャナ部６で読み取ったデータなどである。
【００４９】
図４（ａ）において、操作パネル１２には、「親展保存」ボタン１２ｅが表示されており、「親展保存」ボタン１２ｅを押すと、「ユーザー認証」画面１２ｄの「ユーザー名」設定ボタン１２ｆと「ユーザーＩＤ」設定ボタン１２ｇが表示される。この表示状態で、「ユーザー名」設定ボタン１２ｆを押すと、操作パネル１２にソフトキーボードが表示され、ユーザー名の入力が可能となる。また「ユーザーＩＤ」設定ボタン１２ｇを押すと、入力部（不図示）が有効となり、テンキーなどでユーザーＩＤの入力が可能となる。ユーザー名とユーザーＩＤを入力した後、「ＯＫ」ボタン１２ｈを押せば、入力されたユーザー名とユーザーＩＤが事前に登録されているものと合致した場合にのみ親展保存が可能となり、操作パネル１２の表示画面は、（ｂ）に示す「親展保存設定」画面１５ａに移行する。
【００５０】
「親展保存設定」画面１５ａでは、認証されたユーザー（例えばユーザー１）の「個人親展フォルダ」（ユーザー１親展フォルダ）が保存先１５ｂとして指定されている。なお、通常は、認証された時点で該当するユーザーの個人親展フォルダを自動的に読み出して保存先１５ｂとして表示する形態にしておく。「ファイル名」設定ボタン１５ｃを押すと、ファイル名を入力できるようにソフトキーボードが表示される。また、「機密性」設定ボタン１５ｄを押すと、ユーザーの希望に応じた機密性の機密レベルが選択できる画面が表示される。「機密性」設定ボタン１５ｄについては別途後述する。「パスワード」設定ボタン１５ｅを押すと、入力部が有効となり、テンキーなどで数値などの入力が可能となる。パスワードなどの設定入力を終了した後、「ＯＫ」ボタン１５ｆを押すと、出力処理（出力、送信など）と適宜同期させて第２記憶部４の親展フォルダ４ｓにデータ（親展データ）が保存記憶される。この際、データは直接第２記憶部４の親展フォルダ４ｓに保存されるため、第１記憶部３には保存されない。これにより、親展フォルダ４ｓに保存された親展データは不特定多数の使用者に一切見られることなく親展保存の管理（親展記憶管理）ができる。
【００５１】
「ユーザー認証」画面１２ｄ及び「親展保存設定」画面１５ａなどが親展設定手段として機能し、また、「親展保存設定」画面１５ａなどがデータの保存条件及び消去条件を設定するための条件設定手段として機能する。これは、複合機がスキャナ以外の他の機能を果たす場合にも同様に適用できるものである。
【００５２】
図５はＰＣからプリント指示を受けた複合機での親展データを保存する方法の実行過程の状況を示す説明図である。すなわち、ＰＣ２４が、あるデータについて、経路２４Ｌなどのネットワークを介して接続されたデジタル複合機にプリント指示を行う場合に、ＰＣ２４におけるプリンタドライバ画面１６ａにおいて、親展設定を行っていることを示す説明図である。スキャナ部６で読み取ったデータの親展設定を行う場合（図４）と同様に、プリンタドライバ画面１６ａで、「親展」チェックボックス１６ｂにチェックをいれると、ユーザー認証画面１６ｃが表示される。ユーザー認証画面１６ｃには、「ユーザー名」設定ボタン１６ｄと「ユーザーＩＤ」設定ボタン１６ｅが表示される。この表示状態で、「ユーザー名」設定ボタン１６ｄを押すと、ＰＣ２４からのユーザー名の入力が可能となる。ここでは、ユーザー名として例えばユーザー１を入力した状態を示す。また「ユーザーＩＤ」設定ボタン１６ｅを押すと、ＰＣ２４からユーザーＩＤの入力が可能となる。ユーザー名とユーザーＩＤを入力した後、「ＯＫ」ボタン１６ｆを押せば、入力されたユーザー名とユーザーＩＤが事前に登録されているものと合致した場合にのみ親展設定が可能となり複合機での親展保存（親展記憶）がされる。
【００５３】
スキャナによる親展設定の場合と同様に、プリンタドライバ画面１６ａにおいて、「ユーザー名」設定ボタン１６ｇ、「ファイル名」設定ボタン１６ｈ、「機密性」設定ボタン１６ｉ、「パスワード」ボタン設定１６ｊ、「保存先」ボタン１６ｋなどの各項目の設定入力を行い、「ＯＫ」ボタン１６ｍ「ＯＫ」ボタンを押すことにより、出力処理と同時に第２記憶部４の親展フォルダ４ｓにデータ（親展データ）が記憶保存される。ここでは、プリンタドライバ画面１６ａなどが親展設定手段、データの保存条件、消去条件を設定するための条件設定手段として機能する。
【００５４】
なお、セキュリティを強化する観点から、親展設定に併せて同時に自動消去の設定をする構成としてもよい。例えば、会議が終了すれば不必要になる会議資料、複写禁止として配布する会議資料のようなものは、親展設定時にファイル名の中に例えば「会議資料＿２００２０９０９」（例えば、図４（ａ）の１５ｄ、図５の１６ｈなど参照）等の形態で日付を同時に入力しておく。つまり、「ファイル名」設定ボタン１６ｈを日付入力手段として機能させる。日付入力手段は適宜他の方法により設けることも可能である。日付入力手段により設定された日付に応当する日付を検知する暦検出手段を設ける。暦検出手段は例えば、複合機本体に内蔵される実時間時計などを用いて適宜設定することができる。暦検出手段が当該応当日を検知した場合には、当該データを消去するデータ消去手段を設けておく。
【００５５】
これら処理の実行は複合機本体が備える制御部（不図示）において適宜ソフトウエア処理をすることにより、実現することができるので、別途これら処理のためのハードウエア構成を設ける必要はない。他の（機能実現）手段においても同様にして実現することができる。
【００５６】
図６は第２記憶部の親展フォルダへのアクセス方法の実行過程の状況を示す説明図である。同図（ａ）は、親展フォルダへのアクセスモードにおいてユーザー認証を行うときの操作パネルでの入力画面の例を示している。また、（ｂ）は（ａ）で表示された操作パネル１２において、ユーザー認証がなされた結果表示される親展フォルダ表示画面の例を示す。
【００５７】
図６（ａ）において、操作パネル１２には、「親展呼出」ボタン１２ｉが表示されており、「親展呼出」ボタン１２ｉを押すと、「ユーザー認証」画面１２ｄの「ユーザー名」設定ボタン１２ｆと「ユーザーＩＤ」設定ボタン１２ｇが表示される。この表示状態で、「ユーザー名」設定ボタン１２ｆを押すと、操作パネル１２にソフトキーボードが表示され、ユーザー名の入力が可能となる。また「ユーザーＩＤ」設定ボタン１２ｇを押すと、入力部（不図示）が有効となり、テンキーなどでユーザーＩＤの入力が可能となる。ユーザー名とユーザーＩＤを入力した後、「ＯＫ」ボタン１２ｈを押せば、入力されたユーザー名とユーザーＩＤが事前に登録されているものと合致した場合にのみ親展保存が可能となり、操作パネル１２の表示画面は、（ｂ）の「親展フォルダ表示」画面１８ａに移行する。
【００５８】
「親展フォルダ表示」画面１８ａでは、認証されたユーザー（例えばユーザー１）の「親展フォルダ」（ユーザー１親展フォルダ１８ｂ）が表示される。ユーザー１親展フォルダ１８ｂは親展データを例えばジョブ毎にリスト表示する形態としている。ジョブの例としては、コピー（複写）、プリンタ、ＦＡＸ送信、ＦＡＸ受信、ＰＣ向け読み取り（Ｓｃａｎ  ｔｏ  ＰＣ）などがあり、それぞれにインデックスが付与される。例えば、コピー（複写）インデックス１８ｃ、プリンタインデックス１８ｄ、ＦＡＸ送信インデックス１８ｅ、ＦＡＸ受信インデックス１８ｆ、ＰＣ向け読み取り（Ｓｃａｎ  ｔｏ  ＰＣ）インデックス１８ｇを図示している。選択されたデータは適宜反転表示（１８ｉ）などにより認識できる形態にしておき、選択対象のデータをアップダウンボタン１８ｈで選択する。選択後適宜パスワード入力画面を表示して、パスワードが正しく入力された場合（例えば、親展データ保存時に設定したパスワードの再入力）にデータを呼び出す操作を可能とすることで親展データの保存、呼出を信頼性良く行うことができる。
【００５９】
図７は機密性のレベル設定方法の実行過程での状況を示す説明図である。親展データの「機密性」の程度に応じた判定レベルを設けて親展設定時に併せて機密性のレベル（機密性の程度）を指定することによりそのレベルを満たした場合に自動消去する自動消去の設定をするものである。同図（ａ）は、親展設定手段として、またデータの保存条件／消去条件を設定するための条件設定手段として操作パネル１２に表示された「親展保存設定」画面１５ａを示す。「親展保存設定」画面１５ａの構成は図４（ａ）と同様であり詳細な説明は省略する。「機密性」設定ボタン１５ｄには、あらかじめ設定されている機密性のレベルが表示されている。ここでは例えば標準値（標準）として、「レベル１：消去日時指定」が設定され反転表示されている場合を示している。この反転表示された状態で「機密性」設定ボタン１５ｄを押すと、操作パネル１２の表示画面は、（ｂ）に示す「機密性設定」画面１５ｇに移行する。
【００６０】
なお、機密性の程度に応じた判定レベルとしては、例えば「レベル０：消去日時指定なし」、「レベル１：消去日時指定」、「レベル２：退社後消去」、「レベル３：退室後消去」、「レベル４：操作終了後消去」などと区分されている。レベル０は特別に消去日時を指定せず、ユーザーの自発的な操作に応じて消去するというものである。レベル１は消去日時を指定して消去する設定である。設定ボタンを押すと日時入力部が有効となり、テンキーなどで日時を入力することができる。レベル２はユーザーが退社したことを検知し、退社したとみなした場合に消去する設定である。また、レベル３は同様にユーザーが退室したと検知して、退室したとみなした場合に消去する設定である。このレベル２とレベル３の各検知方法は後述する。レベル４はユーザーが複合機（データ処理装置）のそばにいない、または一定時間操作がないなど、ユーザーの操作が終了したとみなした場合に消去する設定である。各レベルにおける消去条件は適宜操作パネル１２からの入力により適宜設定（又は選択）できる。この消去条件を入力して設定する際の画面などが消去条件設定手段に相当する。
【００６１】
同図（ｂ）の「機密性設定」画面１５ｇには、「レベル０選択」ボタン１５ｈ、「レベル１選択」ボタン１５ｉ、「レベル２選択」ボタン１５ｋ、「レベル３選択」ボタン１５ｍ、「レベル４選択」ボタン１５ｎが表示されている。また、「レベル１」を選択した場合に、指定する日時を入力するための「指定日時」設定ボタン１５ｊも表示される。レベル０〜レベル４は機密性の程度に応じて複数に区分された判定レベルに対応し、これらのレベルのいずれかを選択して入力するボタン（１５ｈ、１５ｉ、１５ｋ、１５ｍ、１５ｎ）及び「機密性設定」画面１５ｇは、判定レベル入力手段として機能する。「機密性設定」画面１５ｇでは現在選択されている「レベル１選択」ボタン１５ｉが反転表示されるなどして明示されている。この反転表示された状態で「指定日時」設定ボタン１５ｊを押すことにより、日時入力が可能となる。ここでは「２００２／０９／０９  １３：００」が入力された状態を示す。「指定日時」設定ボタン１５ｊは、機密性の各区分に対応する消去条件としてデータの消去をするときの日付とする場合における消去条件設定手段の例である。また、判定レベル入力手段は併せてデータを消去するときの消去条件を設定するための消去条件設定手段としての機能も果たしている。消去条件は例示したものに限らず操作パネル１２からの適宜の入力により、設定することができる構成としておく。また、これらの消去条件を満たした場合にデータの自動消去を行う自動消去手段も別途設けておく。
【００６２】
「機密性設定」画面１５ｇでは、機密性の判定レベルの区分と関連付けて消去条件が設定されているが、機密性に代えて、あるいは機密性と共に別途重要性を設定することも可能である。重要性の程度に応じた判定レベルを入力するための判定レベル入力手段、重要性の程度を設定したデータを消去するときの消去条件を設定する消去条件設定手段、消去条件を設定して、消去条件を満たした場合に自動消去する自動消去手段などの構成は機密性設定の場合と同様に構成することができる。また、この際の消去条件として、親展設定該当者の所在位置状況を設定してもよい。
【００６３】
同図（ａ）の「親展保存設定」画面１５ａで、「機密性」設定ボタン１５ｄに表示されている「レベル１」などの表現では分かりにくい場合に、各レベルに応じて「社外秘」、「部外秘」などという重要性の程度を直接的に示した表現にすることもできる。重要性の程度を表す区分として例えば、「社外秘」、「部外秘」、「極秘」といった判定レベルを設け、この判定レベルに応じた保存期間（消去期間つまり消去条件）の設定を別途行う構成とする。例えば、「社外秘」が選ばれた場合、操作から１週間後に消去するといった保存条件／消去条件の設定をしておく。この場合には、ユーザーが「社外秘」を選択したときに「１週間後に消去されます。」という警告メッセージを出して設定内容を知らせるようにしてもよい。
【００６４】
図８はデータの親展保存方法の例を説明するフローチャートである。最初にユーザー認証を行う（ステップＳ１）。ここではユーザー認証のためにユーザー名とユーザーＩＤの入力が要求される。ユーザー名とユーザーＩＤが入力されたら、入力されたユーザーＩＤと既に登録されているユーザーＩＤとを照合してＩＤが合致するか否かを判定する（ステップＳ２）。ＩＤが合致した場合（ステップＳ２：ＹＥＳ）は、ステップＳ３へ進み、合致しない場合（ステップＳ２：ＮＯ）は、終了（リターン）して次のユーザー認証が行われるまで待機する。ステップＳ３では保存条件／消去条件（例えば機密性レベル）を設定する。通常、ここでの保存条件、消去条件は予め定めた標準値に設定し、ステップＳ４に進む。ステップＳ４ではファイル名の設定（入力）とパスワードの設定（入力）を行う。両者とも入力された時点でステップＳ５に進む。
【００６５】
ステップＳ５では操作内容（の種別）が判定される。保存条件／消去条件を変更する操作の場合はステップＳ６に進む。条件変更に際して、適宜設定されたプログラムに従って、保存条件、消去条件が適宜の表示画面に提示される。提示された保存条件、消去条件から所望の保存条件、消去条件を適宜選択すれば、変更作業は終了しステップＳ５に戻る。また、ファイル名の設定とパスワードの設定に入力ミス（既登録との不一致など）があればエラーとしてステップＳ４へリターンし、再度ファイル名の設定とパスワードの設定を求める。ステップＳ５ですべての条件入力が適切に終了し、既述の「ＯＫ」ボタン（例えば、図４（ｂ）の「ＯＫ」ボタン１５ｆ）が押された場合はステップＳ７に進み、保存処理（記憶処理）がなされて、親展保存（親展記憶）は終了する。
【００６６】
図９は親展データの自動消去方法の例を説明するフローチャートである。ステップＳ１１では、一定時間ごとに親展データの状態を検索する処理（親展データのループ）をスタートし、ステップＳ１２に進む。ステップＳ１２では、親展データの保存（条件）／消去条件（機密性レベル）を検索する。保存／消去条件が「消去設定なし」である場合は、ステップＳ１８へ進んで親展データのループを終了する。
【００６７】
保存／消去条件が「操作終了後消去」である場合は、ステップＳ１３に進んでユーザーが近傍にいるかどうかを判定する。近傍にいると判定した場合（ステップＳ１３：ＹＥＳ）は、ステップＳ１８に進んでループを終了する。近傍にいないと判定した場合（ステップＳ１３：ＮＯ）は、ステップＳ１７に進んで親展データの消去処理を行い、処理終了後にステップＳ１８へ進んで親展データのループを終了する。なお、近傍にいるかどうかの判定に関連する検知方法については、種々の方法が採用可能である。例えば、本発明に係るデータ処理装置が搭載されている複合機と携帯端末との相互間で無線通信機能を設け、データ処理装置が所定距離内の携帯端末の識別情報（ユーザーＩＤ）を検出することにより、近傍での所在の有無を検出することが可能になる。このような検出機能としてはＰＨＳ電話機と基地局との間で行われる識別情報（ＰＨＳ電話機の電話番号）の検出機能などを適宜転用することができる。
【００６８】
保存／消去条件が「退室後消去」である場合は、ステップＳ１４に進んでユーザーが在室しているかどうかを判定する。在室していると検知した場合（ステップＳ１４：ＹＥＳ）は、ステップＳ１８に進んで親展データのループを終了する。在室していないと検知した場合（ステップＳ１４：ＮＯ）は、ステップＳ１７へ進んで親展データの消去処理を行い、処理終了後にステップＳ１８へ進んで親展データのループを終了する。なお、ユーザーが在室しているかどうかの検知方法については、図１０、図１１においてさらに説明する。
【００６９】
さらに、保存／消去条件が「退社後消去」である場合は、ステップＳ１５に進んでユーザーが退社しているかどうかを判定する。ここでは退社の検出をＰＣが稼動しているか否かにより判定することとしている。つまり、当該データの親展設定をしたユーザーが所有（運用）するＰＣが停止していれば当該ユーザーは退社したものとみなす。当該ＰＣが稼動していないと判定した場合（ステップＳ１５：ＮＯ）は、ステップＳ１７へ進んで親展データの消去処理を行い、処理終了後にステップＳ１８へ進んで親展データのループを終了する。当該ＰＣが稼動していると判定した場合（ステップＳ１５：ＹＥＳ）は、ステップＳ１８へ進んで親展データのループを終了する。なお、ネットワークに接続された各機器が稼動しているか否かの判定は、適宜の時間毎にネットワーク上の管理ＰＣから稼動状況検知信号を各機器に送出し、返信信号の有無を検知することにより比較的容易に実行できる。
【００７０】
保存／消去条件が「消去日付指定」である場合は、ステップＳ１６に進んで期限内か否かを判定する。期限切れであると判定した場合（ステップＳ１６：ＮＯ）は、ステップＳ１７に進んで親展データの消去処理を行い、処理終了後にステップＳ１８へ進んで親展データのループを終了する。期限内であると判定した場合（ステップＳ１６：ＹＥＳ）は、ステップＳ１８に進んで親展データのループを終了する。すべての親展データに対して親展データのループ（親展データの状態を検索する処理）を行い、すべての親展データの検索と処理が終了すれば、親展データ自動消去の処理は終了する。なお、例えばステップＳ１７などでの消去処理は、判定レベル毎に設定された消去条件を満たした場合に、データの自動消去を行う自動消去手段に相当する。
【００７１】
図１０は部屋の内外でユーザーの通過を検出する方法を説明する説明図である。本発明に係るデータ処理装置を搭載している複合機が設置されている部屋の出入り口５２に対応させて、室外に検出手段５０、室内に検出手段５１をそれぞれ設置する。検出手段５０、５１は接近してきたユーザーが保持している携帯端末の識別情報（ユーザーＩＤ）を無線通信機能により検出することができる構成としておくので、携帯端末を保持したユーザーが、いつどの場所を通過したかを検出することができる。複合機が設置された部屋の出入り口５２のすぐ近くの外側を通過したかどうかの検出を「通過検出１」、部屋の出入り口５２のすぐ近くの内側を通過したかどうかの検出を「通過検出２」として、それぞれを検出した場合にはその検出結果を例えば管理機能を備えた複合機に送る。「通過検出１」「通過検出２」を受けた複合機において、例えば、午前１０時００分１５秒に室内の通過検出２で検出されたユーザーＩＤが午前１０時００分１８秒に室外の通過検出１でも検出されたと判定された場合、そのユーザーは退室したとみなされる。なお、検出手段５０、５１に持たせる無線通信機能の例としてはＰＨＳ電話機の機能がある。ＰＨＳ電話機は、自機の電話番号（識別情報）を送信して基地局に位置を知らせる機能を備えている。ＰＨＳ電話機のこのような機能をユーザーが保持している携帯端末に適宜持たせることにより、基地局としての検出手段５０、５１は携帯端末からのユーザーＩＤを適宜受信してユーザーの接近を極めて正確（例えば１メートルまでの接近と２メートルまでの接近の差を検出できる）に検出できる。
【００７２】
図１１は図１０の検出方法を用いてユーザーの在室状況を検知する方法の例を説明するフローチャートである。同図（ａ）はユーザーの入室を検知する方法のフローを示し、（ｂ）はユーザーの退室を検知する方法のフローを示す。（ａ）において、室内の検知手段５１での通過検出２によりユーザーＩＤを検出する（ステップＳ３１）。該当ユーザーＩＤ（例えば、複合機において管理する対象として予め登録してあるユーザーＩＤ）が検出された場合（ステップＳ３２：ＹＥＳ）は、次のステップに進んで、該当ユーザーが通過（通過検出２）したことを記録（ユーザーＩＤ記録）する（ステップＳ３３）。この記録は例えば検知手段５１から複合機に適宜の情報を送り、複合機で集中管理する形態とすれば、検知手段５１は記録手段などが不要となるので簡易型の装置とすることができる。該当ユーザーＩＤが検出されない場合（ステップＳ３２：ＮＯ）は、フローの最初（ステップＳ３１）に戻り、次の検出開始まで待機する。
【００７３】
ユーザーＩＤを記録した（ステップＳ３３）後、次のステップに進んで、通過検出１を参照して所定時間内の該当ユーザーＩＤ検索を行う（ステップＳ３４）。この検索はステップＳ３９での通過検出１の記録を参照することにより行うことができる（点線参照）。ユーザーＩＤが通過検出１に記録されている場合（ステップＳ３５：ＹＥＳ）は、ユーザーは室外から室内に移動したとみなし、ユーザー（ユーザーＩＤ）の入室を複合機へ通知（複合機での記憶）する（ステップＳ３６）。その後、フローの最初（ステップＳ３１）に戻り、次の検出開始まで待機する。ユーザーＩＤが通過検出１に記録されていない場合（ステップＳ３５：ＮＯ）は、同様にフローの最初に戻り、次の検出開始まで待機する。
【００７４】
同図（ｂ）は、（ａ）と比較して通過検出１及び通過検出２を逆にしている点が異なる。（ｂ）において、室外の検知手段５０での通過検出１によりユーザーＩＤを検出する（ステップＳ３７）。該当ユーザーＩＤが検出された場合（ステップＳ３８：ＹＥＳ）は、次のステップに進んで、該当ユーザーが通過（通過検出１）したことを記録（ユーザーＩＤ記録）する（ステップＳ３９）。該当ユーザーＩＤが検出されない場合（ステップＳ３８：ＮＯ）は、フローの最初（ステップＳ３７）に戻り、次の検出開始まで待機する。
【００７５】
ユーザーＩＤを記録した（ステップＳ３９）後、次のステップに進んで、通過検出２を参照して所定時間内の該当ユーザーＩＤ検索を行う（ステップＳ４０）。この検索はステップＳ３３での通過検出２の記録を参照することにより行うことができる（点線参照）。ユーザーＩＤが通過検出２に記録されている場合（ステップＳ４１：ＹＥＳ）は、ユーザーは室内から室外に移動したとみなし、ユーザー（ユーザーＩＤ）の退室を複合機へ通知（さらには、例えば自動消去手段への通知）する（ステップＳ４２）。その後、フローの最初（ステップＳ３７）に戻り、次の検出開始まで待機する。ユーザーＩＤが通過検出２に記録されていない場合（ステップＳ４１：ＮＯ）は、同様にフローの最初に戻り、次の検出開始まで待機する。以上のとおり、（ａ）における入室の検知と、（ｂ）における退室の検知により、在室状況を検知することができる、該当親展データのユーザーが退室したことが検知できる。
【００７６】
【発明の効果】
以上に詳述したとおり、本発明にあっては、画像データなどのデータを出力することに加えて、データ属性に応じて記憶先を振り分けて記憶しておくことにより、記憶したデータの再利用が容易となり、データの記憶管理を効率良く行うことができる。また、特定のデータ属性を有するデータを当初から区別して所望の記憶領域に記憶することから、特定のデータ属性を有するデータの移動が不要になりデータの記憶管理の効率を向上したデータ処理装置とすることができる。
【００７７】
本発明にあっては、親展設定をされたデータを第２記憶部に直接振り分けることにより、親展データについて利便性と安全性（セキュリティ）を向上したデータ処理装置とすることができる。
【００７８】
本発明にあっては、親展設定をするときにデータのジョブ毎にデータの保存条件、消去条件を設定するので、きめ細かいデータの記憶管理（保存、消去などの記憶管理）をより効率的に行うことができ、利便性を向上したデータ処理装置とすることができる。
【００７９】
本発明にあっては、親展設定において、消去条件としての日付を入力することで、該当日付となったときにデータを自動的に消去することができるので、消去日を改めて入力する必要が無く、利用者の利便性が向上したデータ処理装置とすることができる。
【００８０】
本発明にあっては、親展設定において、機密性又は重要性の程度に応じた判定レベルを選択して設定でき、利便性を向上したデータ処理装置とすることができる。また、機密性、重要性の程度を直接確認できる形態で親展設定ができ、親展設定での誤操作などを防止できるデータ処理装置とすることができる。
【００８１】
本発明にあっては、機密性又は重要性を複数の基準に区分して設定するので、きめ細かい機密性、重要性の設定ができ、一層親展設定の利便性を向上したデータ処理装置とすることができる。また、判定レベルに応じた複数の区分毎に消去条件を設定することとしたので、機密性、重要性の設定基準を共通化、客観化でき、利用者間の基準のばらつきを事前に防止したデータ処理装置とすることができる。さらに、消去条件を満たした場合に自動消去することから、親展設定におけるデータ保存管理（データ記憶管理）がより確実にできるデータ処理装置とすることができる。
【００８２】
本発明にあっては、親展設定において、判定レベルに対応する消去条件をデータ消去日の日付とするので、利用者が意図して入力した日程に基づいた確実な消去ができるデータ処理装置とすることができる。
【００８３】
本発明にあっては、判定レベルに対応する消去条件を、親展該当者の所在位置状況とするので、親展設定の消去条件の設定が簡単で誤操作の虞がなく、また、消去のための操作が不要な秘密保持の安全性と利便性の高いデータ処理装置とすることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明に係るデータ処理装置の概略ブロック構成を示すブロック図である。
【図２】本発明に係るデータ処理装置を備えた複合機の概略、及び第１記憶部の概略を示す説明図である。
【図３】図２の複合機での第２記憶部の機能の概略を説明するための説明図である。
【図４】スキャナとして動作する複合機での親展データを保存する方法の実行過程の状況を示す説明図である。
【図５】ＰＣからプリント指示を受けた複合機での親展データを保存する方法の実行過程の状況を示す説明図である。
【図６】第２記憶部の親展フォルダへのアクセス方法の実行過程の状況を示す説明図である。
【図７】機密性のレベル設定方法の実行過程での状況を示す説明図である。
【図８】データの親展保存方法の例を説明するフローチャートである。
【図９】親展データの自動消去方法の例を説明するフローチャートである。
【図１０】部屋の内外でユーザーの通過を検出する方法を説明する説明図である。
【図１１】図１０の検出方法を用いてユーザーの在室状況を検知する方法の例を説明するフローチャートである。
【符号の説明】
１  データ処理装置
２  データ処理手段
３  第１記憶部
４  第２記憶部
４ｎ、４ｓ  フォルダ群
５  メモリコントローラ
６  スキャナ部
７  ＦＡＸ部
８  ネットワーク処理部
９  プリンタ部
１０  表示部
１１  操作部
１２  操作パネル
１３  記憶手段
１５ａ  「親展保存設定」画面
１５ｇ  「機密性設定」画面
１６ｉ  「機密性」設定ボタン
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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