(57)【要約】【課題】機材の修理担当者による報告書作成業務を支援するとともに、営業窓口担当者や代理店等への修理結果の連絡の迅速化を図る。【解決手段】機材の修理業務の結果を報告する報告書２３の作成を支援するために、入力を要求する項目１１を表示して報告書作成作業を支援する報告書作成支援手段１３と、報告書中に顧客の手書き署名を入力する手段１５と、報告書作成支援手段１３により報告書が作成されたとき、機材の修理依頼元から依頼を受けて機材の修理業務を担当する修理担当部門に対して、その修理業務の取り次ぎを行った取り次ぎ先で、当該報告書２３を、任意の端末装置３０を用いてネットワーク２０を介して閲覧可能な状態にする手段とを備えた。【選択図】        図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
機材の修理業務の結果を報告する報告書の作成を支援するために、入力を要求する項目を表示して報告書作成作業を支援する報告書作成支援手段と、
前記報告書中に顧客の手書き署名を入力する手段と、
前記報告書作成支援手段により報告書が作成されたとき、前記機材の修理依頼元から依頼を受けて前記機材の修理業務を担当する修理担当部門に対して、その修理業務の取り次ぎを行った取り次ぎ先で、当該報告書を、任意の端末装置を用いてネットワークを介して閲覧可能な状態にする手段とを備えたことを特徴とする修理完了報告端末装置。
【請求項２】
請求項１に記載の修理完了報告端末装置において、
顧客の手書き署名を入力する手段は、前記報告書のデータと前記署名のデータとを切り分けて分離することが困難なデータに変換処理して保存するとともに、前記署名のデータは独立して再利用不可能な状態に削除処理することを特徴とする修理完了報告端末装置。
【請求項３】
請求項１に記載の修理完了報告端末装置において、
この報告書作成支援手段は、それぞれ異なる内容の、複数種類の修理報告文のリストを、ディスプレイ上で選択可能な状態に表示する手段と、
選択された修理報告文を含む報告書を生成する手段を備えたことを特徴とする修理完了報告端末装置。
【請求項４】
請求項１に記載の修理完了報告端末装置において、
修理完了報告書中に、修理作業時に収集された顧客情報を含める手段を設けたことを特徴とする修理完了報告端末装置。
【請求項５】
機材の修理業務の結果を報告する報告書の作成を支援するために、入力を要求する項目を表示して報告書作成作業を支援する報告書作成支援手段を有する端末装置と、
前記報告書中に顧客の手書き署名を入力する手段と、
前記端末装置から報告書を受信して、前記機材の修理依頼元から依頼を受けて前記機材の修理業務を担当する修理担当部門に対して、その修理業務の取り次ぎを行った取り次ぎ先で、当該報告書を、任意の端末装置を用いてネットワークを介して閲覧可能な状態に保持するサーバを備えたことを特徴とする修理完了報告システム。
【請求項６】
機材の修理業務の結果を報告する報告書の作成を支援するために、入力を要求する項目を表示して報告書作成作業を支援する報告書作成支援処理と、
前記報告書中に顧客の手書き署名を入力する処理と、
前記報告書作成支援手段により報告書が作成されたとき、前記機材の修理依頼元から依頼を受けて前記機材の修理業務を担当する修理担当部門に対して、その修理業務の取り次ぎを行った取り次ぎ先で、当該報告書を、任意の端末装置を用いてネットワークを介して閲覧可能な状態にする処理とを、
コンピュータに実行させることを特徴とする修理完了報告プログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、機材の修理業務の結果の報告書の作成を支援し、報告書をサーバ等に閲覧可能な状態で登録して、取り次ぎ先である窓口関係者や代理店等にその内容をリアルタイムで通知するための修理完了報告端末装置と修理完了報告システムと修理完了報告プログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
家庭電化製品や事務機器の故障に伴う修理サービス体制を整えることは、この種の製品をユーザに提供する製造元の重要な責任になっている。このサービス体制の良否は、製品の売れ行きにも重大な影響を及ぼす。そこで、ユーザに最適なサービスを迅速に提供するために、ネットワークを利用した出張修理の受け付けシステム等が紹介されている（特許文献１）。
【０００３】
【特許文献１】
特開特開２００２−２６９２６４号公報
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
ところで、上記のような従来の技術には、次のような解決すべき課題があった。
事務機器等の販売代理店が機材をユーザに販売したとき、その機材に発生した保守管理上の問題や技術的な問題等は、営業窓口担当者や代理店が対応する。例えば、機材のユーザから代理店に対して機材の修理依頼があると、代理店は、機器の製造元の修理担当部門に対して、その旨を伝える。修理担当部門から訪問スケジュール等の回答を得ると、修理訪問日時をユーザに伝える。修理担当部門は、該当する日時にユーザを訪問して修理サービスを行う。これで修理が無事完了すればよいが、例えば、修理担当者の訪問が予定時刻より遅れたり、あるいは修理が終了後にさらに機材に不具合が生じたりしたとき、ユーザから代理店に電話がかかっても、いったん修理担当者に問い合わせをしないと適切な対応ができないことがある。また、一般には、修理担当者は帰社後に修理結果の報告書を作成するが、報告書の提出が遅いと、営業窓口担当者や代理店が修理結果を把握するまで時間がかかってしまう。
本発明は、以上の点に着目してなされたもので、機材の修理担当者による報告書作成業務を支援するとともに、営業窓口担当者や代理店等への修理結果の連絡の迅速化を図った修理完了報告端末装置と修理完了報告システムと修理完了報告プログラムを提供することを目的とする。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
本発明は次の構成により上記の課題を解決する。
〈構成１〉
機材の修理業務の結果を報告する報告書の作成を支援するために、入力を要求する項目を表示して報告書作成作業を支援する報告書作成支援手段と、上記報告書中に顧客の手書き署名を入力する手段と、上記報告書作成支援手段により報告書が作成されたとき、上記機材の修理依頼元から依頼を受けて上記機材の修理業務を担当する修理担当部門に対して、その修理業務の取り次ぎを行った取り次ぎ先で、当該報告書を、任意の端末装置を用いてネットワークを介して閲覧可能な状態にする手段とを備えたことを特徴とする修理完了報告端末装置。
【０００６】
機材の修理業務の結果を報告するための報告書の作成を支援するとともに、報告書をサーバ等に閲覧可能な状態で登録して、取り次ぎ先である窓口関係者や代理店等にその内容をリアルタイムで通知する。これにより、修理依頼元から取り次ぎ先への問い合わせ等に迅速的確に対応できる。報告書作成支援手段は入力を要求する項目を表示して報告書作成作業を支援する。入力を要求する項目は、表題で表示しても、具体的な入力項目で表示してもよい。簡単な項目表示により入力作業が効率化される。機材の修理依頼元は機材の管理者や所有者である。取り次ぎ先は、修理依頼のあった旨を、修理業務を担当する修理担当部門に対して伝達する。取り次ぎ先は例えば、代理店である。この代理店が、修理業務の結果を報告する報告書を閲覧できるようにする。閲覧可能な状態にする方法は、任意である。直接報告書をサーバにアップロードしてもよいし、報告書データを送信してサーバにアップロードを要求してもよい。閲覧できるのは、報告書の全部でも一部でも構わない。取り次ぎ先には端末装置があって、ネットワークを介して報告書を閲覧できる。端末装置の種類は任意である。なお、取り次ぎ先が修理依頼元から依頼を受ける方法や取り次ぎ方法は任意である。  機材修理の依頼者は、ペン入力等によって、修理結果報告書上に署名を入力する。この署名は、イメージデータとしてそのまま報告書に含められる。従来は、修理完了確認のために伝票にサインを求めていたが、修理完了報告の報告書中に署名の記入を求めることで、伝票管理を不要にすることができる。顧客の手書き署名は、感圧型や磁気感知型の既存のペン入力アプリケーションで実現できる。顧客から修理報告の内容の承認を受けるためのものである。
【０００７】
〈構成２〉
構成１に記載の修理完了報告端末装置において、顧客の手書き署名を入力する手段は、上記報告書のデータと上記署名のデータとを切り分けて分離することが困難なデータに変換処理して保存するとともに、上記署名のデータは独立して再利用不可能な状態に削除処理することを特徴とする修理完了報告端末装置。
【０００８】
署名のデータは独立して再利用不可能なように報告書のデータと合成する一方で、署名のデータを削除する。これにより、署名入りの報告書の作成と保存が容易になる。
【０００９】
〈構成３〉
構成１に記載の修理完了報告端末装置において、この報告書作成支援手段は、それぞれ異なる内容の、複数種類の修理報告文のリストを、ディスプレイ上で選択可能な状態に表示する手段と、選択された修理報告文を含む報告書を生成する手段を備えたことを特徴とする修理完了報告端末装置。
【００１０】
修理報告文は、修理依頼の内容から予め予測できる。故に、該当する可能性のある複数種類の修理報告文を用意しておき、修理完了後は、そのリストから選択するようにすれば、迅速に報告書が完成する。
【００１１】
〈構成４〉
構成１に記載の修理完了報告端末装置において、修理完了報告書中に、修理作業時に収集された顧客情報を含める手段を設けたことを特徴とする修理完了報告端末装置。
【００１２】
修理作業時に顧客との対話から、例えば、機材の買い換えを検討しているといった重要な営業情報を得ることがある。この重要な営業情報を、修理完了報告書中に含めるように予め報告書の形式を決めておく。この報告書は、営業部門や代理店等の取り次ぎ先が閲覧できるから、有効な情報伝達手段になる。
【００１３】
〈構成５〉
機材の修理業務の結果を報告する報告書の作成を支援するために、入力を要求する項目を表示して報告書作成作業を支援する報告書作成支援手段を有する端末装置と、上記報告書中に顧客の手書き署名を入力する手段と、上記端末装置から報告書を受信して、上記機材の修理依頼元から依頼を受けて上記機材の修理業務を担当する修理担当部門に対して、その修理業務の取り次ぎを行った取り次ぎ先で、当該報告書を、任意の端末装置を用いてネットワークを介して閲覧可能な状態に保持するサーバを備えたことを特徴とする修理完了報告システム。
【００１４】
構成１の端末装置から報告書を受信して、ネットワークを通じて閲覧可能にするサーバを備えたシステムの発明である。サーバは、修理担当部門にあってもよいし、営業部門等の管理部門にあってもよい。
【００１５】
〈構成６〉
機材の修理業務の結果を報告する報告書の作成を支援するために、入力を要求する項目を表示して報告書作成作業を支援する報告書作成支援処理と、上記報告書中に顧客の手書き署名を入力する処理と、上記報告書作成支援手段により報告書が作成されたとき、上記機材の修理依頼元から依頼を受けて上記機材の修理業務を担当する修理担当部門に対して、その修理業務の取り次ぎを行った取り次ぎ先で、当該報告書を、任意の端末装置を用いてネットワークを介して閲覧可能な状態にする処理とを、コンピュータに実行させることを特徴とする修理完了報告プログラム。
【００１６】
構成１の端末装置にインストールするコンピュータプログラムの発明である。
【００１７】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態を具体例を用いて説明する。
図１は、修理完了報告システムの具体例を示すブロック図である。
このシステムでは、修理依頼先に機材の修理のために訪問する修理担当者が、端末装置１を利用して、修理完了報告書を作成する。端末装置１は、例えば、ＰＤＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｄｉｇｉｔａｌ  Ａｓｓｉｓｔａｎｃｅ；個人用の携帯情報端末）である。端末装置１のディスプレイ２は、例えば、タッチパネル方式、あるいは、磁気感知方式の手書き文字入力インタフェースを備えている。ペン３は、この入力操作などに利用される。この端末装置１で修理完了報告書５を作成するために、図の１点鎖線に示すような演算処理機能が付与されている。記憶装置１０には、修理項目１１や修理結果報告文１２などのデータが記憶されている。
【００１８】
また、これらの処理のために報告書作成支援手段１３、修理作業支援手段１４、手書き署名入力手段１５、報告書送信手段１６、印刷制御手段１７、及び営業情報収集手段１８が設けられている。これらの手段は、いずれも端末装置１のコンピュータに所定の処理を実行させるコンピュータプログラムからなる。報告書作成支援手段１３は、生成完了報告書５の作成を支援するために後で説明するように入力を要求する項目を表示して報告書データを自動的に生成する機能を持つ。修理作業支援手段１４は、修理担当者が修理対象品から情報を収集し、修理マニュアルを表示しながら、故障箇所を探索したり、必要な修理部品を特定する、といった処理を実行する機能を持つ。その具体的な内容は、さらに後で詳細に説明する。
【００１９】
手書き署名入力手段１５は、修理完了報告書に対して修理依頼者の署名を入力して、保存する機能を持つ。署名は、ペン３を用いて行われる。報告書送信手段１６は、端末装置１で作成された修理完了報告書をネットワーク２０を通じてサーバ２１に送信する機能を持つ。サーバ２１の記憶装置２２には、こうして様々な修理担当者から送信された修理完了報告書２３が格納される。サーバ２１のアップロード処理手段２４は、端末装置１から受信された修理完了報告書２３の形式を確認して、インターネットを通じて閲覧可能な、いわゆる例えば、ＨＴＭＬ形式のデータファイルを生成し、記憶装置２２にアップロードする機能を持つ。これによって、取り次ぎ先の端末装置３０から修理完了報告書２３の内容を閲覧可能な状態になる。
【００２０】
取り次ぎ先というのは、機材の修理依頼元から修理の依頼を受け付けて、その修理業務を担当する修理担当部門に対して、修理業務の取り次ぎを行った部門である。例えば、修理受付窓口とか、営業部門とか、あるいは、代理店の担当部門といったものが取り次ぎ先になる。印刷制御手段１７は、端末装置１で作成した修理完了報告書５をプリンタ６を用いて印刷させる制御を行う機能を持つ。プリンタ６が印刷した報告書７は、修理依頼元に手渡される。なお、この報告書７には、ペン３を用いて修理依頼元の依頼者が書き込んだ署名が同時に印刷されている。
【００２１】
図２は、機材の修理業務の結果を報告する報告書作成画面の説明図である。
この画面８は、端末装置１（図１）のディスプレイに表示される。表示制御は、報告書作成支援手段１３（図１）が行う。画面８のチェックボックス３１は、修理が完了した場合、あるいは、修理を中止した場合の区別を入力するために利用される。テキストボックス３２は、顧客コードを入力する。参照ボタン３３は、顧客名から顧客コードを検索するためにデータベースなどを参照するボタンである。製品コードを入力するドロップダウンリスト３４は、該当する顧客に納めた製品の製品コードリストを表示する。その内、修理の対象となる製品コードをここで選択すればよい。テキストボックス３５には、保守契約の番号が表示される。顧客コードを決定すると、保守契約の番号は自動的に表示される。これによって、修理代が無料か、あるいは有料かなどが判断できる。ドロップダウンリスト３６は、修理日を入力する部分である。これは、修理完了報告書の画面８を表示させた時、自動的にその日の日付がデフォルトで表示される。報告書を翌日作成するような場合には、この部分を調整する。
【００２２】
修理の依頼を受け付けると、あらかじめ対象となる機材の故障状態などが連絡される。その内容に従って、修理項目が概略決定する。ドロップダウンリスト３７は、例えば、「印刷画像の乱れ」、「用紙の搬送不良」、「用紙が吸い込まない」といった各種の修理項目を選んで表示するためのものである。このドロップダウンリスト３７には、何種類でも修理項目を表示できる。また、ドロップダウンリスト３８は、修理結果を表示する部分である。修理項目が決まると、自ずから修理結果は、推測できる。従って、そのデータがリストアップされ、その中で実際に修理したものを指定する処理を行う。これで、修理の結果を示す報告書の主要な情報が確定する。ピクチャーボックス４０の部分は、顧客署名を入力する部分である。ここにペン３を用いて手書きで署名を入力すると、そのイメージデータが取得される。なお、例えば、この修理完了報告書の画面上で、自由に署名を手書き入力し、その署名データを内部に取り込んだ上でピクチャーボックス４０に表示することもできる。
【００２３】
署名データの入力は、感圧型や磁気感知型の既存のペン入力アプリケーションを用いて実行できる。なお、修理完了報告書のデータ中に署名データを追加したデータファイルは、修理完了報告書のデータと署名データとを自由に分離できるため、署名を受けたという意味での証拠能力に欠ける。また、顧客の署名データが分離できる状態で持ち帰るのは、顧客との間の信頼関係を失う。プリンタで印刷したものに署名をもらって持ち帰ればよいが、一切をコンピュータ上で処理する場合に比べて文書管理の利便性が劣る。そこで、修理完了報告書のデータと署名データを合成して、切り分けて分離することが困難なデータ、例えば、１枚のビットマップデータにデータ変換処理してしまう。それを印刷して顧客に手渡す。ビットマップデータは保存しておき、修理完了報告書のデータ中に署名データを追加したデータファイルは再利用不可能なように削除処理してしまう。これで、信頼性があり、証拠能力もある署名の入った報告書を作成できる。以上の処理機能を手書き署名入力手段１５に付与しておくことが望ましい。
【００２４】
ボタン４１は、入力が終了した報告書をサーバにアップロードするためにデータ送信を行う機能を持つ。データ送信は、サーバに直接アップロード用のデータを送信する方法と、電子メールで送信する方法と、あるいは、ファクシミリで送信する方法などがある。ボタン４２は、この修理完了報告書を編集して、修理依頼者に手渡すための印刷を実行する機能を持つ。なお、この修理完了報告書には、例えば、アンケート作成用のボタン４５や、営業情報を入力するためのボックス４６や４７が設けられている。ボタン４５をクリックすると、図示しないアンケート作成画面が表示される。ここで、一般的に顧客に対し、例えば、修理担当者の対応や修理の結果に対する感想などを入力する処理を行う。さらに、新しい機種の買い換えを希望しているか、といった情報が得られた場合には、ボックス４６中に記入する。そして、修理担当者が持参したカタログを手渡した場合には、その旨も入力しておく。アンケートの結果やこの報告書のボックス４６などに記入された情報は、営業上重要な情報になる。
【００２５】
図３は、プリンタ６（図１）で印刷されたお客様用の修理完了報告書説明図である。
この報告書５０には、図２の画面８で入力したデータ５１と修理費用に関する記述５２が含められる。さらに、修理完了報告書８を依頼者に提示して、ピクチャーボックス４０に書き込まれた署名が署名表示欄５３に印刷されている。これを修理依頼者に手渡すことによって、修理完了報告の控となる。図１に示した端末装置１は、携帯用の小型のディスプレイ２を備えたもので、図３に示したような報告書のイメージ全体を表示するのは、難しい。従って、図２に示したようなデータ報告画面を順次表示させながら、各データを入力していく。しかしながら、端末装置１が例えば、Ｂ５判やＡ４判程度のサイズの画面を表示できれば、お客様用控と全く同じイメージの修理完了報告書を作成こともできる。
【００２６】
以上のように修理担当者は、報告書作成支援手段１３を利用して、極めて容易に短時間で必要十分な情報を入力した修理完了報告書を作成できる。さらに、これをサーバ２１に送信することで、瞬時に関係者、特に修理依頼者と修理担当部門との間で取り次ぎを行った取り次ぎ先に対し、修理状況をリアルタイムに伝達することができる。なお、上記の端末装置１には、さらに次のような機能を付与することが可能である。
【００２７】
図４は、端末装置１の詳細な機能を説明する説明図である。
図１に示した修理作業支援手段１４は、例えば、図４に示すように修理対象品情報収集手段６３、テストアプリケーション６４、修理マニュアル６５、修理部品リスト６６、及び、修理部品納期問合せ手段６７などを備えている。修理対象品情報収集手段６３は、よく知られたＳＮＭＰ手順によって修理の対象となった機材、例えば、図４に示すネットワークプリンタ６０からファームウェアのバージョンなど、様々な情報を取得する。テストアプリケーション６４は、修理完了後にネットワークプリンタ６０の動作を確認するために実行するコンピュータプログラムである。修理マニュアル６５は、様々なケースにおける修理方法を示す修理担当者向けのマニュアルである。
【００２８】
なお、この情報に基づいて、修理項目１１や修理結果報告文１２をあらかじめ選択し、報告書作成を容易にすることができる。すなわち、修理項目を依頼内容から絞り込み、これに対する修理結果報告文のみをリストアップしておくことで、報告書作成時の項目選択作業が容易になる。修理部品リスト６６は、修理の際に交換される修理部品の製品コードなどを集めたものである。また、修理部品納期問合せ手段６７は、修理部品リスト６６で取得した部品コードを利用して、ネットワークを通じて部品供給元のサーバ６１などと接続し、その修理部品の納期を照会する機能を持つ。新製品紹介情報６８は、修理依頼者の興味のある新製品についてその詳細な仕様６２やカタログを表示したり、あるいはプリンタ６を用いて印刷する機能を持つ。
【００２９】
自動電子メール送信手段７１は、作成した修理完了報告書をＨＴＭＬ形式とし、これを電子メールに添付してサーバに送信する機能を持つ。比較的簡単なデータをサーバにアップロードする場合には、ネットワークを通じてサーバの該当するウェブページをアクセスし、処理することが考えられる。しかしながら、この実施例では、サーバの負荷を軽減し、さらに、比較的複雑な処理を実行することから、端末装置１側に修理完了報告書作成機能を持たせた。従って、端末装置１で作成した修理完了報告書をアップロードするための方法が必要になる。自動電子メール送信手段７１は、電子メールを用いて報告書を送信する。自動ＦＡＸ送信手段７２は、ファクシミリを用いて修理完了報告書を送信する。この場合には、サーバ側で、ＦＡＸイメージが受信される。サーバ側では、文字認識処理装置を利用し、受信したＦＡＸに記入された必要な文字を切り取って、認識し、データ化することが好ましい。なお、報告書のアップロードのみであれば、受信したＦＡＸイメージをそのままサーバにウェブページとしてアップロードすることもできる。
【００３０】
ＨＴＭＬ文書化処理手段７３は、作成した処理完了報告書をウェブページ化する機能を持つ。ウェブページ化した処理完了報告書を電子メールで送信してもよいし、例えば、ＦＴＰ（ファイル転送プロトコル）を利用してサーバの該当するフォルダに直接アップロードすることもできる。アンケート作成手段７４は、顧客と対話しながら必要な事項をアンケート結果として入力し、アンケート情報を生成する機能を持つ。このアンケートの結果、顧客が興味を持った製品については、新製品紹介情報６８によって情報提供をする。そして、さらに、その結果を特に営業本部などに報告したい場合、代理店などに報告したい場合には、図２に示したボックス４６に必要事項を記入する。こうして、例えば、ユーザが修理で満足している、とか、新たな機種の買い換えを検討している、といった情報を関連部署に伝えることができる。また、ユーザが興味を持っている製品についての情報を伝えることができる。
【００３１】
図５は、上記のシステムの具体的な動作を示すフローチャートである。
図５（ａ）は、報告書作成のためのデータを準備する処理のフローチャートである。
まず、ステップＳ１において、顧客コードを入力する。さらに、ステップＳ２で製品コードを入力する。なお、この処理は、図２に示した修理完了報告書をそのまま利用すればよい。さらに、修理依頼項目を入力する（ステップＳ３）。ここで、報告書作成支援手段１３は、修理マニュアル（ステップＳ４）を参照し、修理依頼項目に対応する修理項目１１や修理結果報告文１２などを抽出する（ステップＳ５）。これによりステップＳ６で修理報告文のリストを作成する。こうして、図２に示した修理完了報告書８をあらかじめ準備しておく。修理担当者は、こうして修理項目や修理結果の選択のみで修理完了報告書が作成できる状態になる。
【００３２】
図５（ｂ）は、実際に修理完了報告書を作成する場合の手順を示すフローチャートである。
まず、ステップＳ１１では、修理完了報告書の画面８を表示させる。この時、修理を自動的に取得する。さらに、ステップＳ１２で、修理報告文などの選択結果を取得する。その他の情報も合わせて取得することになる。ここで、修理依頼者に対する署名の入力を求め、ステップＳ１３で署名イメージを取得する。なお、このとき、データファイルをビットマップデータに変換して、署名データを削除する処理を同時に行うとよい。ステップＳ１４で、印刷ボタン４２がクリックされたかどうかを判断する。印刷が要求された場合には、ステップＳ１５に進み、プリンタ６を用いた印刷処理を実行する。さらに、送信ボタン４１がクリックされたかどうかを判断する。クリックされれば、ステップＳ１６から１７に進み、報告書をサーバに送信する処理を実行する。
【００３３】
図６は、報告書の送信とその報告書を受信したサーバの処理を示す動作フローチャートである。
図６（ａ）は、端末装置１による報告書送信処理である。まず、ステップＳ２１において、電子メール送信文を生成する。これは、単に修理管理用報告書であることを識別する程度の情報が含まれていればよい。ステップＳ２２では、報告書のイメージデータを生成する。具体的には、図３に示したような、お客様用控の後に図２に示した画面８で入力した様々なデータを続けて記載したようなイメージデータが生成される。テキストデータを含むＨＴＭＬデータであってもよいが、修理依頼者の署名は、その後、書き換え処理ができないようなイメージデータであることが好ましい。従って、お客様用控のデータをここで生成しておく。そして、修理完了報告書のデータベースへ入力できるような形式のデータと、イメージデータの両方を報告書として添付し、電子メールでサーバに向けて送信する（ステップＳ２３）。
【００３４】
図６（ｂ）は、サーバがこの電子メールを受信した場合の処理動作フローチャートである。まず、ステップＳ３１でサーバが電子メールを受信すると、ステップＳ３２で、修理情報データを取得し、そのデータベースを更新する。ステップＳ３３では、報告書イメージデータを取り出し、これを保存する。この結果は、修理依頼者が修理完了の確認をした証拠として別に保存しておく。さらに、修理完了報告書に含まれた営業情報データを取得し、営業情報データベースを更新する（ステップＳ３４）。その後、ステップＳ３５で報告書をＨＴＭＬファイルに変換する。そして、ステップＳ３６で報告書をネットワークを通じて閲覧できるようにアップロードする。ステップＳ３７では、取り次ぎ先、すなわち、営業担当や代理店などが作成した修理依頼データを参照する。そして、ステップＳ３８において、修理完了報告書をアップロードした旨を関連部署へ通知する。この通知は電子メールやファクシミリ機などを用いればよい。なお、この時営業データがあれば、営業部門などへその情報を送信したり、あるいは、営業情報が含まれている旨を営業部門に通知するメールを発信するといった処理をするとよい。
【００３５】
なお、上記のコンピュータプログラムは、それぞれ独立したプログラムモジュールを組み合わせて構成してもよいし、全体を一体化したプログラムにより構成してもよい。コンピュータプログラムにより制御される処理の全部または一部を同等の機能を備えるハードウエアで構成しても構わない。また、上記のコンピュータプログラムは、既存のアプリケーションプログラムに組み込んで使用してもよい。上記のような本発明を実現するためのコンピュータプログラムは、例えばＣＤ−ＲＯＭのようなコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録して、任意の情報処理装置にインストールして利用することができる。また、ネットワークを通じて任意のコンピュータのメモリ中にダウンロードして利用することもできる。
【図面の簡単な説明】
【図１】修理完了報告システムの具体例を示すブロック図。
【図２】機材の修理業務の結果を報告する報告書作成画面の説明図。
【図３】プリンタで印刷されたお客様用の修理完了報告書説明図。
【図４】端末装置の詳細な機能を説明する説明図。
【図５】修理完了報告システムの具体的な動作を示すフローチャート。
【図６】報告書を送受信したサーバの処理を示す動作フローチャート。
【符号の説明】
１  端末装置、  ２  ディスプレイ、  ３  ペン、  ５  修理完了報告書の画面、  ６  プリンタ、  ７  修理完了報告書控、  １０  記憶装置、  １１  修理項目、  １２  修理結果報告文、  １３  報告書作成支援手段、  １４  修理作業支援手段、  １５  手書き署名入力手段、  １６  報告書送信手段、  １７印刷制御手段、  １８  営業情報収集手段、  ２０  ネットワーク、  ２１  サーバ、  ２２  記憶装置、  ２３  修理完了報告書、  ２４  アップロード処理手段、  ３０  取り次ぎ先の端末装置
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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