(57)【要約】【課題】複数ドキュメントを１つの文書として扱う場合、ページ付与や目次作成を手作業で行っていた。また、文書修正は各エディタに依存しており、１つの修正履歴文書として管理できなかった。このことは作業効率の低下を招くだけではなく不当文書を作りこむ要因となっていた。【解決手段】本発明は、以下の手段によって異なる形式の複数文書をひとつの文書とみなして管理することを可能とする。まず、統一データ形式変換部１において入力対象ファイル４を変換して統一形式ファイル５を生成する。この統一形式ファイル５に対して編集部２にて目次の生成等を行う。本文修正の場合は、統一データ形式変換部１において文書管理データ６を基にして修正箇所に対応する元の文書を特定し、そのファイル記述子と関連付けられたエディタを起動させる。そして修正履歴管理部３において差分情報を蓄積・管理する。【選択図】　図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
異なる形式や書式を持つ複数のファイルを一括して取り扱う場合、その変換元ファイルの各文書情報を保持しつつ統一形式に変換する手段と、その統一形式文書に対して１つの文書としての通しページ番号を付与する手段と、その統一形式文書の文書情報を編集する手段を有することを特徴とする文書情報管理。
【請求項２】
前記変換した文書に対して修正要求があった場合、修正該当箇所に対する変換前のファイルを特定する手段と、そのファイルと関連付けられたエディタを起動する手段と、修正後に統一形式へ再変換する手段を有することを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記変換した文書に対して修正が行われた場合、修正前の統一形式文書と修正後の統一形式文書との差分情報を蓄積し管理する手段を有することを特徴とする請求項１記載の複数文書統合管理装置。
【請求項４】
異なる形式や書式を持つ複数のファイルを一括して取り扱う場合、その変換元ファイルの各文書情報を保持しつつ統一形式に変換し、その統一形式文書に対して１つの文書としての通しページ番号を付与し、その統一形式文書の文書情報を編集することを特徴とする文書管理方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、書式または形式が異なる複数ファイルを１つの文書として管理する文書管理技術に関する。
【０００２】
【従来の技術】
一般的なワードプロセッサ等においては、テキストデータ・表形式シートなどの異なる文書形式のデータを１つの文書として管理することはできない。この問題を解決するために、書式または形式が異なる複数文書を１つの文書として管理する文書処理装置が提案されている。特開平７−９８６９９には、シート番号、シートの横長さ・縦長さ、ページ書式、シートの種類などのシート情報を管理する機能を持つ文書処理装置を用いる方法が開示されている。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
複数種類のドキュメントをひとつの文書として扱う場合、書式が違ったりテキストファイルや表形式シートなどが混在する文書だったりすると、ページの付与や目次作成は手作業で行うしかない。また、文書の修正履歴は各ドキュメント編集ツールに依存しており、ひとつの文書として管理することはできない。このように、従来は書式の違うドキュメントや形式が異なるドキュメントをそれぞれ別々に手作業で管理を行っていたため、作業効率の低下を招くだけではなく、不当文書を作りこむ要因となっていた。特開平７−９８６９９においては全体を１つの文書とみなして扱うことはできるが、このような問題を解決することはできない。
【０００４】
本発明の目的は、文書の書式が異なるドキュメントや形式が異なるドキュメントをひとつの文書として、目次・索引の作成、ヘッダ・フッタの付与、修正履歴の一括編集・管理を可能とすることにより、文書管理における多大な負担を軽減することにある。また、複数の文書に対し、それぞれの形態を意識することなく、ページ番号付与や印刷等が容易にできるようにすることを目的とする。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
本発明は上記目的を達成するために、異なる形式や書式を持つ複数ファイルを統一形式に変換する統一データ形式変換機能、統一形式となった文書に対して簡単な編集を行う編集機能、文書に対する差分情報を蓄積・管理する修正履歴管理機能を備えたものである。
本発明では、以下の手段によってデータ形式が異なる複数の文書をひとつの文書とみなして利用し管理することを可能とする。さらに、修正履歴情報を利用することによって、各世代の文書を取り出すことを可能とする。
【０００６】
まず、統一データ形式変換部において各種形式の入力対象ファイルを統一形式に変換して統一形式ファイルを生成する。これにより、形式の異なるデータをすべて同一の形式で参照することを可能とする。この統一形式ファイルに対し、編集部にてヘッダ・フッタの付与、及び、目次・索引の生成などの簡単な編集を行う。本文への修正が発生する場合は、統一データ形式変換部において文書管理データをもとにして統一データの該当箇所に対応する元の文書を特定し、そのファイル記述子と関連付けられたエディタを呼び出す。さらに、修正履歴管理部において以前との差分情報を蓄積・管理する。修正後、編集部において再度ファイルを変換して修正後の統一形式ファイルを生成する。
【０００７】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施例を図面に基づいて詳細に説明する。図１は、本発明における一実施例である複数文書統合管理装置の全体構成を示すものである。入力対象ファイル４は、複数個あってもかまわないし、テキストファイル・表形式シートなど形式が異なっていてもかまわない。
【０００８】
図１の統一データ形式変換部１において各種形式の文書を元のファイルの文書情報を保持しつつ統一の形式に変換し、統一形式ファイル５を生成する。この変換方法には、印刷処理にて一般に利用されているページ記述言語を用いる方法が知られているが、本発明では方式の種別を問わない。変換後、統一形式ファイル５の各ページに対して先頭１ページ目からの通しページ番号を付ける。さらに、統一データ形式変換部１では、この変換時に入力対象となる元ファイルそれぞれが保持しているページ設定に関する文書情報を用いて、文書管理データ６を作成する。
【０００９】
図２は、統一データ形式変換部１において変換して生成された統一形式ファイル５の内容の一例である。ここでは、図１において４つの異なる形式のファイルＡ．ｄｄｄ、Ｂ．ｘｘｘ、Ｃ．ｔｔｔ、Ｄ．ｒｒｒを入力対象とした場合に生成された統一形式ファイルＡＢＣＤの内容を示した。この変換によって、書式や形式の異なるデータをすべて同一の形式で参照することが可能となる。また、用紙の向き、余白の距離などの文書情報は各変換元ファイルの設定のまま保持されている。
【００１０】
また、図３は統一データ形式変換部１においてファイル変換時に生成された文書管理データ６の一例である。図２と同様に、図１において４つの異なる形式のファイルを入力対象とした場合の例を示した。文書管理データ６では、ワードプロセッサ用ファイル・表形式シート・テキストファイルなどの文書種別、及び、用紙サイズ・用紙の向き・縦書きと横書きの区別・ページ数・左右上下各余白やヘッダ／フッダの用紙端からの距離・表をページ分割する際にページ番号を付与する順序を示す方向などの文書情報を保持しておく。このとき、統一形式ファイル５の通しページ番号を用いて、元のファイル名と統一データ内の該当位置とを対応付けておく。
【００１１】
図１の編集部２では、統一形式となった文書に対して文書情報の編集作業を行う。文書情報の編集作業とは、ヘッダ付与、フッダ付与、目次生成、及び索引生成といった簡単な編集のことを指す。これらの編集処理の順序は問わない。また、各処理内容が他の編集内容に依存しないため、使用者はこれらの編集処理のうち必要な処理だけを選択して（ステップ４０、５０、６０、及び７０）実施することができる。
【００１２】
図４はヘッダ付与処理に関するフローチャート図である。装置使用者によってヘッダ付与が指示された場合、編集部２はヘッダへ付与すべき内容を装置使用者に指定させ、その指定された内容をヘッダ用文字列として設定（ステップ４１）する。この次に、編集部２は文書管理データ６の元ファイルごとのヘッダ付与位置を読み込んで、統一形式ファイル５の各ページへ設定されたヘッダ内容を付与（ステップ４２）する。
【００１３】
図５はフッダ付与処理に関するフローチャート図である。装置使用者によってフッダ付与が指示された場合、編集部２はフッダへ付与すべき内容を装置使用者に指定させ、その指定された内容をフッダ用文字列として設定（ステップ５１）する。フッダとしてページ番号が指定された場合には、先ほど付けた統一形式ファイル５の通しページ番号を利用することができる。この次に、編集部２は文書管理データ６の元ファイルごとのフッダ付与位置を読み込んで、統一形式ファイル５の各ページへ設定されたフッダ内容を付与（ステップ５２）する。
【００１４】
図６は目次生成処理に関するフローチャート図である。装置使用者によって目次生成が指示された場合、編集部２はまず、文書管理データ６の先頭にある元ファイルに関する目次データの内容をチェック（ステップ６１）する。図３に目次に関するデータの一例を示す。例えば、ファイルＡ．ｄｄｄの１ページ目１行目は見出しレベル１、１ページ目２行目は見出しレベル２、２ページ目５行目は見出しレベル２・・・といった内容である。ここで、チェック対象とした元ファイルに対して必要な目次データがすべて揃っているかチェック（ステップ６２）する。
【００１５】
もし、目次データが文書管理データ６内に存在しなかった場合、または、文書管理データ６内にある目次データだけではデータが足りないと装置使用者が判断した場合には、その元ファイル内に存在する目次として登録すべき行をすべて装置使用者に指定させ、文書管理データ６のファイルに登録（ステップ６３）する。文書管理データ６内にチェックすべき元ファイルがまだ残っているかを判断（ステップ６４）し、文書管理データ６に存在するすべての元ファイルに対してこのチェックを実施（ステップ６５）する。すべてのチェックが終了したら、統一形式ファイル５の通しページ番号と文書管理データ６内の目次データとを対応付けて、統一形式ファイル５としての目次を生成（ステップ６６）する。生成した目次は統一形式ファイル５内に保存する。
【００１６】
図７は索引生成処理に関するフローチャート図である。装置使用者によって索引生成が指示された場合、編集部２はまず、文書管理データ６の先頭にある元ファイルに関する索引データの内容をチェック（ステップ７１）する。索引に関するデータの一例を図３に示す。例えば、文字列「特許」はファイルＡ．ｄｄｄの１ページ目と２ページ目に、文字列「明細書」はファイルＡ．ｄｄｄの２ページ目に・・・といった内容である。ここで、チェック対象とした元ファイルに対して必要な索引データがすべて揃っているかチェック（ステップ７２）する。
【００１７】
もし、索引データが文書管理データ６内に存在しなかった場合、または、文書管理データ６内にある索引データだけではデータが足りないと装置使用者が判断した場合には、その元ファイル内に存在する索引として登録すべき文字列をすべて装置使用者に指定させ、文書管理データ６のファイルに登録（ステップ７３）する。文書管理データ６内にチェックすべき元ファイルがまだ残っているかを判断（ステップ７４）し、文書管理データ６に存在するすべての元ファイルに対してこのチェックを実施（ステップ７５）する。すべてのチェックが終了したら、統一形式ファイル５の通しページ番号と文書管理データ６内の索引データとを対応付けて、統一形式ファイル５としての索引を生成（ステップ７６）する。生成した索引は統一形式ファイル５内に保存する。
【００１８】
本文への修正が発生する場合の処理の流れを図８に示す。まず、装置使用者が統一形式ファイル５の修正箇所を指定（ステップ８０）する。統一データ形式変換部１において、文書管理データ６をもとにして統一形式ファイル５の該当箇所に対応する元のファイル名を検索して特定（ステップ８１）する。ここで修正対象となる元ファイルのファイル拡張子を調べて（ステップ８２）、ファイル拡張子をキーにして元ファイルと関連付けられたエディタを呼び出し、修正作業を行う。一般に、ファイル拡張子とファイルエディタの関連付けは各マシンにおいて設定されている。例えば、修正箇所の元ファイルがワードプロセッサ用拡張子を有していた場合、関連付けられているワードプロセッサのプログラムを起動（ステップ８３）させる。ファイルの修正後、ワードプロセッサ上でファイルを保存（ステップ８４）しておく。
【００１９】
修正箇所の元ファイルが表形式シート用拡張子を有していた場合、関連付けられている表計算用のプログラムを起動（ステップ８５）させる。ファイルの修正後、表計算用プログラム上でファイルを保存（ステップ８６）しておく。修正箇所の元ファイルがテキストエディタ用拡張子を有していた場合、関連付けられているテキストエディタを起動（ステップ８７）させる。ファイルの修正後、テキストエディタ上でファイルを保存（ステップ８８）しておく。もしファイル拡張子とエディタが関連付けられていなかった場合、装置使用者がその場で起動すべきエディタを決定する。統一データ形式変換部１はこのエディタを起動（ステップ８９）させる。該当箇所の修正後、その指定エディタ上でファイルを保存（ステップ９０）しておく。他にもまだ修正箇所が残っているかをチェック（ステップ９１）して、もし残っていればステップ８０から９１までと同様に修正処理を行う。
【００２０】
すべての修正が完了したら、今回の修正内容を修正履歴管理部３において修正履歴データ７として蓄積してこれをファイルとして保管（ステップ９２）する。そして、統一データ形式変換部１において、修正後のファイルを統一形式ファイル５へ変換する処理を行う（ステップ９３）。必要であれば、図４から図７で示した処理の流れに基づいて、ここで変換した統一形式ファイル５に対して編集部２においてヘッダ・フッダの付与や目次・索引の生成を行うことができる。
【００２１】
上述の実施の形態においては、統一文書の編集内容としてヘッダ、フッダの付与、１つの文書としての通しページ番号、目次、索引の生成を例にとったが、本発明を他の各編集作業へ利用することもできる。例えば、脚注、図表番号、クロスリファレンスなどの文書情報編集にも応用することが可能である。
【００２２】
以上の実施例により、文書の書式が異なるドキュメントや形式が異なるドキュメントをひとつの文書として変換し、まとめて目次、索引の作成、ヘッダ、フッタの付与、修正履歴などを編集・管理することによって、文書管理における多大な負担を軽減する。修正履歴情報を利用することにより、各世代の文書を取り出すことができる。また、複数の文書に対し、それぞれの形態を意識することなく、１つの文書としての通しページ番号付与や印刷等が容易にできるようになる。
【００２３】
【発明の効果】
文書の書式が異なるドキュメントや形式が異なるドキュメントをひとつの文書として変換し、まとめて目次、索引の作成、ヘッダ、フッタの付与、修正履歴などを編集・管理することによって、文書管理における負担を軽減することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施例である複数文書統合管理装置の全体構成を示す図である。
【図２】統一形式ファイルの内容の一例を示す図である。
【図３】文書管理データの一例を示す図である。
【図４】編集部におけるヘッダ付与処理の流れを示すフローチャート図である。
【図５】編集部におけるフッダ付与処理の流れを示すフローチャート図である。
【図６】編集部における目次生成処理の流れを示すフローチャート図である。
【図７】編集部における索引生成処理の流れを示すフローチャート図である。
【図８】統一形式ファイルの内容を修正する場合の処理の流れを示すフローチャート図である。
【符号の説明】
１：統一データ形式変換部
２：編集部
３：修正履歴管理部
４：入力対象ファイル
５：統一形式ファイル
６：文書管理データ
７：修正履歴データ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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