(57)【要約】【課題】戸籍記載に関する届書の提出に際し、その届書により戸籍に異動が発生する他の自治体へ送達する情報を送信可能でかつ容易に取り込み可能な形に作成する戸籍情報処理システムを提供する。【解決手段】戸籍事務支援システムの届書情報入力画面に対応付ける書類イメージを取得するボタンを設け、届書情報入力画面及び取得したイメージと入力画面で取得した届書入力情報をキー項目やファイル名、または格納するディレクトリにより対応付けて格納する。格納した情報ファイル一式をその届書により戸籍に異動が発生する他の自治体に送達する。送達を受けた自治体は、送達された届書情報入力画面を開き、その画面から対応付けられたイメージを出力し、入力内容の確認を行なうのみで自システムへ登録処理ができる。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークで他自治体と接続された戸籍情報処理システムにおいて、戸籍記載に関する届書の入力処理に関し、書類イメージの取得機能及びイメージデータと届書入力情報を対応付ける機能を備え、戸籍記載に関する届書及び届書に関わる添付資料のイメージを取得し、届書情報の入力画面から該届書入力情報とイメージデータの対応付けを行ない、入力情報とイメージデータを格納することを特徴とする戸籍情報処理システム。
【請求項２】
ネットワークで他自治体と接続された戸籍情報処理システムにおいて、戸籍記載に関する届書の提出を受けた一の自治体で届書入力情報及び該情報と対応付けた届書イメージデータ及び届書に関わる添付資料イメージデータを情報ファイルとして作成し、届書入力情報からその届書により戸籍に異動が発生する一つ以上の他の自治体を特定し、前記異動が発生する自治体の数の情報ファイルを複製し、対象となる自治体宛に前記ネットワークを経由して前記情報ファイルを送達することを特徴とする戸籍情報処理システム。
【請求項３】
請求項２に記載の戸籍情報処理システムにおいて、上記届書入力情報から法務省で定めた標準仕様書に記載されている入力項目のみを抽出して送信用の届書入力情報ファイルとし、イメージデータと共に送達することを特徴とする戸籍情報処理システム。
【請求項４】
請求項２または記載の戸籍情報処理システムにおいて、電子的に届書送達確認書を作成して送付先自治体宛に送信し、送付先自治体で作成した届書送達確認書の返信を受信して、送達確認とすることを特徴とする戸籍情報処理システム。
【請求項５】
請求項２または３または４に記載の戸籍情報処理システムにおいて、他自治体へ情報ファイルを送信する時に、ネットワークで接続された自治体一覧から宛先を選択し、送信先が一覧に無い自治体の場合はその旨を表示し、送信可能な自治体にのみ前記情報ファイルを送信し、送信不可な自治体用に必要書類一式を印刷または記憶媒体に出力することを特徴とする戸籍情報処理システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、戸籍事務処理を支援する戸籍情報処理システムに関し、特にネットワークで接続された自治体において情報の送受信を行なう戸籍情報処理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、自治体において戸籍の電算化が認められると共に戸籍事務処理を支援するシステムが実現しているが、自治体間での情報の送受信は未だ実施されておらず、特に複数自治体の戸籍情報の変更を伴う届書関連情報は電子的な送受が望まれている。
【０００３】
現在戸籍事務支援システムを用いて届書関連の送達を支援する手段としては、職員が届書を見て送達するか否かを判断し、送達先自治体宛の届書送達確認書を電子的に作成し、印刷するのみであった。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
上記自治体間での情報の送受信を実現するため、全国の自治体をセキュアに接続する戸籍ネットワークが計画されている。しかしながら、各自治体に設置された戸籍事務支援システムはメーカによりデータやファイルの形式に若干の相違があり、また法律上入力情報ファイルの他に届書そのものや添付書類のイメージ画像も送付する必要があるので、入力した届書関連情報やイメージ画像ファイルをそのまま送信するだけでは戸籍事務支援システムへの取り込みが困難であった。
【０００５】
本発明の目的は、戸籍記載に関する届書の提出に際し、その届書により戸籍に異動が発生する他の自治体へ送達する情報を送信可能でかつ容易に取り込み可能な形に作成する戸籍情報処理システムを提供することにある。また本発明の他の目的は、情報を他の自治体へ送信する処理に際し、操作者がネットワークに接続済の自治体と未接続の自治体を意識することなく、送達処理を実施する戸籍情報処理システムを提供することにある。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
本発明の一の目的は、届書本体の入力情報と届書本体及び関連書類のイメージ入力情報を対応付けることによって実現する。
【０００７】
第一の発明の手段は以下の通りである。戸籍事務支援システムの届書情報入力画面に対応付ける書類イメージを取得するボタンを設け、届書情報入力画面及び取得したイメージと入力画面で取得した届書入力情報をキー項目やファイル名、または格納するディレクトリにより対応付けて格納する。格納した情報ファイル一式をその届書により戸籍に異動が発生する他の自治体に送達する。送達を受けた自治体は、送達された届書情報入力画面を開き、その画面から対応付けられたイメージを出力し、入力内容の確認を行なうのみで自システムへ登録処理ができる。
【０００８】
本発明の他の目的は、戸籍ネットワーク上に管理サーバを設け、全自治体をネットワーク接続・非接続に分類し、接続自治体の場合はその送信先アドレスを備えた宛先データベースを設けることにより実現する。
【０００９】
第二の発明の手段は以下の通りである。第一の発明により作成した情報ファイルを戸籍ネットワーク経由でその届書により戸籍に異動が発生する他の自治体へ送信する。その届書により戸籍に異動が発生する他の自治体がどこであるかは届書入力情報を解析して特定する。一方本発明の届書情報入力画面に、戸籍ネットワーク上に設けた管理サーバの宛先データベースから取得した宛先一覧を設定し、上記特定した自治体に該当する宛先を検索し、送信先アドレスにより自動送信する。この時、情報送達が必要な他の自治体が複数あるときは、上記情報ファイル一式を複製して送信する。また、送信先の自治体システムのデータ形式が大きく異なる場合は、届書入力情報から法務省で定めた標準仕様書に記載されている入力項目のみを抽出して送信用の届書入力情報とし、イメージファイルと対応付けて送信しても良い。このデータ形式に関する情報も宛先データベースの情報として備えれば良い。
【００１０】
また、届書情報の送達については届書送達確認書が必要であるが、これも電子的に作成し、上記情報ファイルと共に送信し、送達先の受領確認を得て返信してもらうことにしても良い。
【００１１】
一方、宛先が非接続の自治体である場合は、届書情報入力画面にその旨のメッセージ表示をして手作業での送達を促す。手作業での送達に必要な情報を印刷または記憶媒体に出力するボタンを設け、ボタン押下により送達に必要な書類等を出力させ、業務の簡略化を図る。
【００１２】
【発明の実施の形態】
以下添付図面に基づいて、本発明の実施の形態を詳細に説明する。
【００１３】
図１は本実施の形態に係る戸籍情報処理システムの構成図である。自治体甲１２Ａと自治体乙１２Ｂがネットワーク１１で繋がっている。入力端末１３Ａで、戸籍記載に関する届書の入力を行なう。スキャナ１４Ａで、戸籍記載に関する添付資料をイメージ登録する。戸籍情報処理システム全体が戸籍情報処理システム１５Ａである。一括格納手段１５１Ａは、届書入力情報とイメージデータの対応付けを行なう手段である。届書送達手段１５２Ａは、届書を送達する対象の自治体へネットワーク１１を経由して届書入力情報とイメージデータを送達する手段である。必要情報抽出手段１５３Ａは、届書入力情報から法務省で定められた標準仕様書に記載されている入力項目のみを抽出する手段である。届書送達確認書返信手段１５４Ｂは、届書関連の送達を受けた自治体が送達確認の意志を送達元自治体へ電子的に返信する手段である。ネットワーク通信判断手段１５５Ａは、届書関連の送達先がネットワーク接続可能か否かを判断し、接続可能な自治体のみに届書関連のファイルを送達し、送信不可の場合は自治体用に必要書類一式を印刷または記憶媒体に出力する手段である。戸籍データベース１６Ａは、戸籍情報情報処理システム等で使用するデータベースの集りである。送達データベース１６１Ａは、届書関連を送達する対象自治体の情報が格納されているデータベースである。届書データベース１６２Ａは、届書関連の情報が格納されているデータベースである。届書データベース１６２Ｂは、自治体乙１２Ｂで格納した届書関連情報及び自治体甲１２Ａから送達を受けた届書関連情報が格納されているデータベースである。入力端末１３Ｂで、自治体甲１２Ａから送達された届書関連情報を確認できる。管理サーバ１７で、ネットワーク接続に関する各自治体の情報を管理している。自治体情報データベース１７１は、ネットワーク接続に関する各自治体の情報が格納されているデータベースである。自治体情報データベース１６３Ａ・自治体情報データベース１６３Ｂは、自治体情報データベース１７１のデータが複写されたものである。
【００１４】
図２は本実施例の処理全体のフローチャートである。届書情報入力処理２１で、戸籍記載に関する届書につき、届書情報を入力する画面から入力し、届書に関わる添付資料をイメージ登録する。届書情報入力処理２１は後述する第一発明に関連する。審査２２で、届書情報の入力画面で入力した内容の審査（日付の大小関係、法令チェック等）を行なう。届書送達判断２３で、どの自治体に届書関連を送達するかを決定する。決定した情報が送達データベース１６１Ａに登録される。この処理は後述する第二発明に関連する。処分決定２４で、提出された届書関連に対し受付終了処理を行なう。ここで受領番号が付番される。同時に仮戸籍が作成される。この時点では本戸籍は作成されない。移記２６で、新しい戸籍を編製する際に必要な情報（例：出生事項等）を、前に属していた戸籍から新戸籍へ移す。移記２６については、移記必要事項・不必要事項が存在する。戸籍法施行規則第３４条・３７条に詳細が記載されているが、本明細書では省略する。決裁２６で戸籍が編製される。決裁２６後、届書送達確認書が作成される。この届書送達確認書は後述する第二発明に関連する。送達処理２７で、届書関連の送達処理を行なう。
［第一発明：届書入力情報とイメージの関連付け］
本発明の第一の目的とする処理は、届書入力処理２１である。一般市民等から提出された届書関連を参考に入力端末１３Ａから届書入力画面へ必要情報を入力する。入力情報は届書データベース１６２Ａへ登録される。図３が具体的な届書入力画面３である。
【００１５】
一般市民等から提出された届書関連をスキャナ１４Ａから読み込みイメージ化する。「届書か関連」ボタン３１押下後、図４のイメージ読込画面へ遷移し、届書関連をスキャナからイメージ登録する。実際にイメージ登録された届書が図５である。イメ−ジ登録された情報も届書データベース１６２Ａに登録される。図１２で届書データベース１６２Ａのデータ構造を表している。受領番号１２０１、氏名（夫）１２０２、その他１２０３が届書入力画面３で入力した情報が格納されている。イメージ１２０４で届書入力情報に対するイメージのフォルダ名が登録され、サーバのイメージフォルダに本フォルダ名で格納される。以上が第一発明の説明である。
［第二発明：ネットワーク通信可・不可自治体を考慮した届書入力情報・届書関連の送達方法］
本発明の第二の目的とする処理は、送達処理２７の処理である。図６に送達処理２７を細分化したフローを示す。
【００１６】
送達要自治体存在確認６０１で、提出された届書関連を送達するべき自治体が存在するか否かを送達データベース１６１Ａを参照しチェックする。存在しない場合処理を終了する。
【００１７】
送達要自治体抽出６０２で、届書関連送達対象の自治体を抽出する。
【００１８】
自治体情報データベースマッチング６０３で、上記で抽出した自治体が届書関連送達情報をネットワーク通信で送達できるか否かを判断する。もちろん判断する根拠となるデータの存在が必要である。そのデータが自治体情報データベース１７１である。図７に自治体情報データベースのデータ構造を示す。
【００１９】
自治体情報データベース１７１のデータ構造を説明する。自治体コード７１は、各自治体コードである。自治体名７２は、自治体コード７１に対応した自治体名である。出生届７３は、各種届書のうち、出生届についてネットワーク通信で届書関連送達可能であるか否かを表す。ＳＥによる通信テスト等で、ネットワーク通信が可能と判断された場合、管理サーバの管理元へ連絡し、管理元で自治体情報データベース１７１の更新を行なう。婚姻届７４、転籍届７５、就籍届７６も出生届７３と同様である。（戸籍に関する届書は３０種類以上あるが、本明細書では省略する。）ネットワークアドレス７７は、各自治体のネットワーク通信先アドレスを表す。電子メールアドレス７８は、各自治体の電子メールアドレスを表す。
【００２０】
自治体情報データベース１７１の情報は、管理サーバ１７で一元管理する。自治体情報データベース１７１は自治体情報データベースマッチング６０３でネットワーク通信送達できるか否かの判断根拠となるデータと定義したが、判断の度に管理サーバにアクセスすると、全国自治体からアクセスが集中し、回線のパンクするおそれがあるため、各自治体に自治体情報データベース１７１と同じデータベースの自治体情報データベース１６３Ａを配置し、一定単位期間毎に管理サーバ１７から各自治体へ自治体情報データベース更新処理を行なう。それにより集中アクセスを防ぐ。
【００２１】
ただし、上記の方法を適用すると自治体同士の直接的なネットワーク通信となり、ネットワーク構成が複雑となる。そのため、届書関連送達情報を必ず管理サーバを経由するという方法もある。この方法を採用すると上記の構成よりネットワーク構成が簡易化され、各自治体に自治体管理データベースを設置する必要はない。
【００２２】
自治体情報データベースマッチング６０３で、出生届６３〜就籍６６から送達対象の届書種別を検索し、送達要自治体抽出６０２で抽出した自治体に届書関連をネットワーク通信で送達できるか否かを判断する。送達できる場合、自治体情報データベース１６３Ａから通信先自治体のインターネットアドレス７７、電子メールアドレス７８を取得する。
【００２３】
届書入力情報・イメージ自動送達６０６で、届書入力情報、イメージを上記で取得したインターネットアドレス先の相手システムへ送達し、届書データベース１６２Ｂへ自動反映させる。
【００２４】
届書送達確認書メール自動送信６０７で、上記で取得した電子メールアドレス先の相手自治体へ届書送達確認書をメールで自動送信する。
【００２５】
先の自治体情報データベースマッチング６０３で送達できないと判断した場合、ネットワーク通信不可一覧へ追加６０８で、ネットワーク通信不可自治体のリストへ追加する。
【００２６】
ネットワーク通信不可自治体存在６０９で、上記で作成したリストを参照する。リストに自治体が存在しない場合は処理を終了する。
【００２７】
上記でリストに自治体が存在した場合は、ネットワーク通信不可一覧表示６１０でネットワーク通信不可自治体一覧を画面表示する。その画面を図８で表す。
【００２８】
送達用書類出力６１１で、郵送処理に必要な全書類（届書関連・届書送達確認等）を出力する。「届書送達用書類出力」ボタン８１押下により全書類が出力される。
【００２９】
届書送達確認書送信先の自治体は、メールで受信されたことを確認できる。それを図９のメールボックス９で表す。主題９１で、主題に『届書送達確認［送達番号１３９９８０２０８ＸＸＸ］：東京都Ａ市』と表示される。送達番号の内訳は［５桁（自治体コード）＋２桁（西暦下２桁）＋２桁（月）＋３桁（送達元での自動採番）］である。下３桁の自動採番方法は、送達元で届書関連を送達した順の番号である。
【００３０】
届書関連の送達を受けた自治体は戸籍システムからも参照できる。参照画面は図１０で、入力端末１３Ｂから、他自治体からの届書関連送達一覧画面１０によって送達を受けた状況を確認できる。送達番号１００１と主題９１でリンク付けができる。届書種別１００２で、どの届書につき一目で確認できる。
【００３１】
他自治体から送達された届書入力情報が確認できる。届書送達一覧画面１０から概届書関連を選択し、「届書選択」ボタン１００３を押下すると、図１１で表されるように届書関連の送達元で入力した情報が反映された状態の届書入力画面が表示される。さらに「届書関連」ボタン１１０１を押下すると、図５と同様なイメージが表示される。
【００３２】
届書入力情報及びイメージを確認後、メール返信することが届書送達確認書の返信となる。以上が送達処理の一連の流れである。
【００３３】
届書送達確認書をメール送信しない方法もある。その場合は送達された届書入力情報、イメージ確認後、自治体乙１２Ｂから自治体甲１２Ａの送達データベース１６１Ａを更新する。
【００３４】
【発明の効果】
以上のように、本発明の戸籍情報処理システムを用いた届書処理方法によれば、届書入力情報と、現状は紙で管理している届書関連情報をシステムで対応づけて管理することができ、そのまま他の自治体へ送達情報として送信することが可能となる。
【００３５】
また、本発明の戸籍情報処理システムを用いた送達処理方法によれば、戸籍ネットワークに接続している自治体に対しては届書関連の情報を電子的に送付することが可能となり、郵送に係る手作業が省け、また送達先自治体でも容易に情報の登録が可能となる。また、戸籍ネットワークに接続していない自治体に対しても、ボタン一つで関係書類が発行できることにより、手作業の軽減を図れる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本実施の形態に係る戸籍情報処理システムの構成図である。
【図２】本実施例の処理全体のフローチャートである。
【図３】届書入力画面（婚姻届）である。
【図４】届書・添付資料のスキャナからのイメージ取込み画面である。
【図５】実際に取込まれた届書のイメージである。
【図６】第二発明の処理内容のフローチャートである。
【図７】ネットワーク通信情報が格納されている自治体情報データベースと、そのデータ構造である。
【図８】ネットワーク通信不可の自治体一覧表示画面である。
【図９】届書送達確認書を受信した自治体のメールボックス画面である。
【図１０】他自治体からの届書関連送達一覧画面である。
【図１１】入力済みの届書入力画面（婚姻届）である。
【図１２】届書関連情報が格納されている届書データベースと、そのデータ構造である。
【符号の説明】
１１…ネットワーク、１２Ａ…自治体甲、１２Ｂ…自治体乙、１３Ａ・１３Ｂ…入力端末、１４Ａ…スキャナ、１５Ａ…戸籍情報処理システム、１６Ａ…戸籍データベース、１７…管理サーバ。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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