(57)【要約】【課題】ユーザの利便性をより向上させることが可能なキーワード付与装置を提供すること。【解決手段】管理装置２００は、画像形成装置１００においてユーザの操作により読み取られた原稿の画像データを受信し、その画像の特徴量から画像検索に用いるべきキーワード候補を生成する（Ｋ２）。生成したキーワード候補を含むキーワード候補メールを作成し（Ｋ３）、上記ユーザが使用する端末３００からメール受信要求があると（Ｍ１）、当該キーワード候補メールを端末３００宛に送信する（Ｋ４）。上記ユーザは、端末３００においてキーワード候補メールを開き（Ｍ２）、記述されているキーワード候補を確認等できる。端末３００は、上記ユーザの指示により返信メールを作成し（Ｍ３）、管理装置２００宛に返信する（Ｍ４）。管理装置２００では、返信メールに記述されているキーワードを抽出し（Ｋ５）、これを上記画像と関連付けて記憶する（Ｋ６）。【選択図】  図５
2004185212.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ファイルにキーワードを付与するキーワード付与装置であって、
前記ファイルのデータの内容を解析し、その解析結果から当該ファイルに対するキーワード候補を生成するキーワード候補生成手段と、
前記キーワード候補生成手段が生成したキーワード候補を含み、宛先を、ネットワークを介して接続されている電子メール送受信機能を有する外部端末とした電子メールを作成する電子メール作成手段と、
前記電子メール作成手段が作成した電子メールを送信する電子メール送信手段と、
前記電子メールを送信した結果、前記外部端末から当該キーワード付与装置宛に送信された電子メールを受信する電子メール受信手段と、
前記電子メール受信手段が受信した電子メールから、当該電子メールに前記ファイルに付与すべきキーワードとして含まれているキーワードを抽出するキーワード抽出手段と、
を備えることを特徴とするキーワード付与装置。
【請求項２】
前記ファイルの内容をサムネイル表示するためのデータを生成するサムネイル生成手段を備え、
前記電子メール送信手段は、前記サムネイル生成手段が生成したデータを前記電子メールに添付して送信することを特徴とする請求項１に記載のキーワード付与装置。
【請求項３】
前記ファイルは、テキストデータもしくは画像データからなるファイルであることを特徴とする請求項１もしくは２に記載のキーワード付与装置。
【請求項４】
画像読み取り装置と、キーワード付与装置と、電子メールの送受信機能を有する外部端末とがネットワークを介して接続されてなり、
前記画像読み取り装置は、
原稿の画像を読み取って画像データを生成する読み取り手段と、
前記外部端末のメールアドレスを示すアドレス情報の入力を受け付ける受付手段と、
前記読み取り手段が生成した画像データと、前記受付手段が受け付けたアドレス情報を前記キーワード付与装置に送信する第１の送信手段と、を備え、
前記キーワード付与装置は、
前記第１の送信手段が送信した画像データとアドレス情報を受信する第１の受信手段と、
前記第１の受信手段が受信した画像データの内容を解析し、その解析結果から当該画像データからなるファイルに対するキーワード候補を生成するキーワード候補生成手段と、
前記キーワード候補生成手段が生成したキーワード候補を含み、宛先を前記アドレス情報に示されるメールアドレスとした電子メールを作成する電子メール作成手段と、
前記電子メール作成手段が作成した電子メールを送信する電子メール送信手段と、
前記電子メールを送信した結果、前記外部端末から当該キーワード付与装置宛に送信された電子メールを受信する電子メール受信手段と、
前記電子メール受信手段が受信した電子メールから、当該電子メールに前記ファイルに付与すべきキーワードとして含まれているキーワードを抽出するキーワード抽出手段と、
を備えることを特徴とするキーワード付与システム。
【請求項５】
ファイルにキーワードを付与するキーワード付与装置に、
前記ファイルのデータの内容を解析し、その解析結果から当該ファイルに対するキーワード候補を生成するキーワード候補生成処理と、
前記キーワード候補生成処理が生成したキーワード候補を含み、宛先を、ネットワークを介して接続されている電子メール送受信機能を有する外部端末とした電子メールを作成する電子メール作成処理と、
前記電子メール作成処理が作成した電子メールを送信する電子メール送信処理と、
前記電子メールを送信した結果、前記外部端末から前記キーワード付与装置宛に送信された電子メールを受信する電子メール受信処理と、
前記電子メール受信処理が受信した電子メールから、当該電子メールに前記ファイルに付与すべきキーワードとして含まれているキーワードを抽出するキーワード抽出処理と、
を含む処理を実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ファイルにキーワードを付与するキーワード付与装置、キーワード付与システムおよびプログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、スキャナ、ファイル管理サーバ、クライアント端末等をネットワーク接続し、スキャナで読み取られた文書などの原稿の画像をファイル管理サーバに保存しておき、クライアント端末等からその画像を検索等して利用するファイル管理システムが普及している。
【０００３】
このようなファイル管理システムでは、通常、検索効率を高めるため画像にキーワードを付与して管理することが行われている。画像にキーワードを付与する方法としては、画像を保存する際に、例えばユーザ自身が適当と考えるキーワードを画像管理サーバの操作部等から手動入力、登録するという第１の方法や、原稿が文書等の場合に、画像認識からその文書に最も多く含まれる文字列をキーワードとして抽出し、そのキーワードと関連するフォルダにその画像を保存するという第２の方法（例えば、特許文献１参照。）等が用いられている。
【０００４】
【特許文献１】
特開平９−２８２３２８号公報
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記従来のキーワード付与方法を用いたファイル管理システムでは、ユーザにとって利便性が悪いという問題がある。
すなわち、まず第１の方法では、画像保存の際に、いちいちキーワードをユーザ自身が手動入力する必要があり面倒である。これに対し、第２の方法では、自動的にキーワードが抽出されるため、手間が全くないように思われるが、実際には、ユーザが考えてもいないキーワードが画像に付与されて管理されてしまう場合があり、逆に検索効率が悪くなってしまうことがある。
【０００６】
それを回避しようとすれば、ユーザは、結局、別途、ファイル管理サーバの所まで出向き、キーワードの確認、修正等のための専用のアプリケーションを起動させ、修正等の作業を行わねばならず手間が全くなくなることにはならない。また、他の業務で忙しい場合等では、そのような面倒な作業は後回しにされて忘れられてしまうこともある。
【０００７】
本発明は、このような問題点に鑑みてなされたものであって、ユーザの利便性をより向上させることが可能なキーワード付与装置、キーワード付与システムおよびプログラムを提供することを目的とする。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するため、本発明に係るキーワード付与装置は、ファイルにキーワードを付与するキーワード付与装置であって、前記ファイルのデータの内容を解析し、その解析結果から当該ファイルに対するキーワード候補を生成するキーワード候補生成手段と、前記キーワード候補生成手段が生成したキーワード候補を含み、宛先を、ネットワークを介して接続されている電子メール送受信機能を有する外部端末とした電子メールを作成する電子メール作成手段と、前記電子メール作成手段が作成した電子メールを送信する電子メール送信手段と、前記電子メールを送信した結果、前記外部端末から当該キーワード付与装置宛に送信された電子メールを受信する電子メール受信手段と、前記電子メール受信手段が受信した電子メールから、当該電子メールに前記ファイルに付与すべきキーワードとして含まれているキーワードを抽出するキーワード抽出手段と、を備えることを特徴とする。
【０００９】
また、前記ファイルの内容をサムネイル表示するためのデータを生成するサムネイル生成手段を備え、前記電子メール送信手段は、前記サムネイル生成手段が生成したデータを前記電子メールに添付して送信することを特徴とする。
さらに、前記ファイルは、テキストデータもしくは画像データからなるファイルであることを特徴とする。
【００１０】
本発明に係るキーワード付与システムは、画像読み取り装置と、キーワード付与装置と、電子メールの送受信機能を有する外部端末とがネットワークを介して接続されてなり、前記画像読み取り装置は、原稿の画像を読み取って画像データを生成する読み取り手段と、前記外部端末のメールアドレスを示すアドレス情報の入力を受け付ける受付手段と、前記読み取り手段が生成した画像データと、前記受付手段が受け付けたアドレス情報を前記キーワード付与装置に送信する第１の送信手段と、を備え、前記キーワード付与装置は、前記第１の送信手段が送信した画像データとアドレス情報を受信する第１の受信手段と、前記第１の受信手段が受信した画像データの内容を解析し、その解析結果から当該画像データからなるファイルに対するキーワード候補を生成するキーワード候補生成手段と、前記キーワード候補生成手段が生成したキーワード候補を含み、宛先を前記アドレス情報に示されるメールアドレスとした電子メールを作成する電子メール作成手段と、前記電子メール作成手段が作成した電子メールを送信する電子メール送信手段と、前記電子メールを送信した結果、前記外部端末から当該キーワード付与装置宛に送信された電子メールを受信する電子メール受信手段と、前記電子メール受信手段が受信した電子メールから、当該電子メールに前記ファイルに付与すべきキーワードとして含まれているキーワードを抽出するキーワード抽出手段と、
を備えることを特徴とする。
【００１１】
本発明のプログラムは、ファイルにキーワードを付与するキーワード付与装置に、前記ファイルのデータの内容を解析し、その解析結果から当該ファイルに対するキーワード候補を生成するキーワード候補生成処理と、前記キーワード候補生成処理が生成したキーワード候補を含み、宛先を、ネットワークを介して接続されている電子メール送受信機能を有する外部端末とした電子メールを作成する電子メール作成処理と、前記電子メール作成処理が作成した電子メールを送信する電子メール送信処理と、前記電子メールを送信した結果、前記外部端末から前記コンピュータ宛に送信された電子メールを受信する電子メール受信処理と、前記電子メール受信処理が受信した電子メールから、当該電子メールに前記ファイルに付与すべきキーワードとして含まれているキーワードを抽出するキーワード抽出処理と、を含む処理を実行させることを特徴としている。
【００１２】
【発明の実施の形態】
以下、本発明に係るキーワード付与装置等の実施の形態について、図面を参照しながら説明する。
（１）システムの全体構成
図１は、本発明の実施の形態に係るキーワード付与装置を含むシステム１の全体構成を示す図である。
【００１３】
同図に示すように、システム１は、画像形成装置１００と、ファイル管理装置２００と、クライアント端末３００、４００・・等が、ネットワーク、ここではＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）１０を介してＴＣＰ／ＩＰ（Ｔｒａｎｓｍｉｓｓｉｏｎ  Ｃｏｎｔｒｏｌ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ／Ｉｎｔｅｒｎｅｔ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）を用いて接続されて構成され、互いに各種データのやりとりが可能になっている。
【００１４】
画像形成装置１００は、多機能デジタル複写機（Ｍｕｌｔｉｐｌｅ  Ｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）であり、セットされた原稿の画像を読み取って画像データを得るスキャン機能、その画像データに基づいて原稿画像をプリントするコピー機能、読み取った画像データをファイル管理装置２００に送信して保存、管理させる画像送信機能等の各種機能を有する。
【００１５】
ファイル管理装置２００は、画像形成装置１００で読み取られた原稿の画像データ等を受信して、受信した画像データ等からなるファイルそれぞれにキーワードを付与して保存、管理する機能を有する。また、クライアント端末３００等から画像等のキーワード検索の要求があると、そのキーワードに対応する画像等の検索を行い、その検索結果等を知らせる。さらに、メールサーバとしての機能を有しており、ＬＡＮ１０上におけるクライアント端末３００等が送信元となる、もしくはそれらを宛先とする電子メール（以下、「メール」という。）の送受信の管理も行う。
【００１６】
クライアント端末３００は、メール送受信機能等を有するパーソナルコンピュータ（ＰＣ）からなる端末装置であり、ユーザＡが使用している。クライアント端末４００・・は、クライアント端末３００と基本的に同様の機能を有する装置である。
以下、各装置について詳しく説明するが、クライアント端末３００等はそれぞれが同じものなので、ここでは３００の構成を説明し、その他の４００等については、その説明を省略する。
【００１７】
（２）機能構成
図２は、システム１における画像形成装置１００、ファイル管理装置２００およびクライアント端末３００の機能構成を示すブロック図である。
（２−１）画像形成装置１００
同図に示すように、画像形成装置１００は、主な構成要素として、制御部１０１、スキャナ部１０２、プリンタ部１０３、操作パネル１０４および通信インターフェース（Ｉ／Ｆ）部１０５を備えている。
【００１８】
通信Ｉ／Ｆ部１０５は、ＬＡＮカード、ＬＡＮボードといったＬＡＮ１０に接続するためのインターフェースである。
スキャナ部１０２は、セットされた原稿の画像を読み取って画像データを得る公知の装置である。また、プリンタ部１０３は、公知の電子写真方式により、スキャナ部１０２で読み取られた原稿の画像データ等に基づいて画像を用紙にプリント（印刷）する装置である。
【００１９】
操作パネル１０４は、ここでは図示を省略しているが、コピースタートボタンやコピー枚数設定用のテンキーなどの他、表面にタッチパネルが積層された液晶表示部が設けられている。また、制御部１０１の指示により、ユーザが、画像送信等の動作モードを選択するためのモード選択画面（不図示）等を表示させる。ユーザは、この液晶表示部に表示された画面における所定のボタンを押下（タッチ）することにより、画像送信等を選択、実行等することができる。
【００２０】
制御部１０１は、主としてＣＰＵにより構成され、内蔵しているＲＯＭ（不図示）から必要なプログラムを読み出して、操作パネル１０４の液晶表示部にモード選択画面等を表示させると共に、その入力情報を受信し、また各部の動作タイミングを統一的に制御し、円滑なコピー等の動作を実現させる。
また、制御部１０１は、ユーザにより画像送信が選択されると、画像送信処理を実行する。ここでは、ユーザが使用するクライアント端末のメールアドレスの入力受付画面（不図示）を上記液晶表示部に表示させる。当該ユーザによりメールアドレスが入力されると（以下、ユーザＡが自身のクライアント端末３００のメールアドレスを入力した場合を例に説明する。）、スキャナ部１０２に指示して、セットされている原稿の画像を読み取らせ、読み取った画像データに、上記メールアドレスを示す情報（アドレス情報）を含むヘッダ部を付加して、通信Ｉ／Ｆ部１０５を介してファイル管理装置２００宛に送信する。
【００２１】
（２−２）ファイル管理装置２００
ファイル管理装置２００は、主な構成要素として、通信Ｉ／Ｆ部２０１、キーワード付与装置としてのキーワード付与部２０２、ファイル管理部２０３、記憶部２０４および管理テーブル２０５を備える。
通信Ｉ／Ｆ部２０１は、上記通信Ｉ／Ｆ部１０５と同様の、ＬＡＮカード、ＬＡＮボードといったＬＡＮ１０に接続するためのインターフェースである。
【００２２】
記憶部２０４は、ハードディスク等の不揮発性メモリからなる。
管理テーブル２０５は、ＥＥＰＲＯＭ等の不揮発性メモリからなり、図３に示すように、画像ＩＤ欄、アドレス欄およびキーワード欄が設けられている。各欄へのデータの書き込みは、キーワード付与部２０２により行われる。
キーワード付与部２０２は、画像データ受信部２１１、画像特徴量抽出部２１２、キーワード候補生成部２１３、メール作成部２１４、サムネイル画像生成部２１５、メール送受信部２１６およびキーワード抽出部２１７を備え、後述するキーワード付与処理を行って画像にキーワードを付与する。
【００２３】
画像データ受信部２１１は、画像形成装置１００から送信されてくる画像データを受信すると、その画像データのファイルを作成し、記憶部２０４の所定の記憶領域に保存させる。また、その画像を識別するための画像ＩＤ（ここでは、図３に示すように、４桁の数値）を生成し、生成した画像ＩＤと、画像データを保存させた領域のアドレスとを関係付けて、管理テーブル２０５の画像ＩＤ欄とアドレス欄にそれぞれ書き込む。
【００２４】
さらに、受信した画像データのヘッダ部に含まれているメールアドレス（クライアント端末３００のメールアドレス）を示す文字列のデータを抽出して、抽出したデータをメール作成部２１４に送信する。
画像特徴量抽出部２１２は、画像ＩＤが生成されると、当該画像ＩＤを参照し上記画像データを記憶部２０４から読み出して、その画像の特徴量、例えばエッジ情報、色情報、テクスチャ情報等を抽出し、抽出した特徴量を示す情報（特徴量情報）をキーワード候補生成部２１３に送信する。
【００２５】
キーワード候補生成部２１３は、画像特徴量抽出部２１２から送信されてくる特徴量情報を受信すると、その特徴量から当該画像の検索に用いる際のキーワード候補を少なくとも一つ作成する。キーワード候補の生成方法としては、例えば登録対象となると想定される種々の画像について、各画像のテクスチャ情報等の特徴量と、その特徴量に対応するキーワード候補とを対応付けたテーブルを予め用意しておき、抽出した特徴量と関係するキーワード候補を当該テーブルを参照して読み出すことにより行う。なお、画像の特徴量の抽出およびキーワード候補の作成方法は、上記した方法に限られず、他の方法、例えば特開平１１−６６３１０号公報、特開平１１−９６３６８号公報、特開平１０−３２０４０１号公報等に記載されている方法を用いることができる。
【００２６】
キーワード候補生成部２１３は、生成したキーワード候補を示す情報（キーワード候補情報）をメール作成部２１４に送信する。
メール作成部２１４は、キーワード候補生成部２１３から送信されてくるキーワード候補情報を受信すると、そのキーワード候補情報に示されるキーワードがボディ部に文字列として記述されるメール（以下、「キーワード候補メール」という。）を作成する。
【００２７】
図４は、キーワード候補メールのメッセージの内容例を示す模式図である。
同図に示すように、メールのメッセージは、ＩＥＴＦ（Ｉｎｔｅｒｎｅｔ  Ｅｎｇｉｎｅｅｒｉｎｇ  ＴａｓｋＦｏｒｃｅ）のメールのメッセージに関する標準のＲＦＣ（Ｒｅｑｕｅｓｔ  Ｆｏｒ  Ｃｏｍｍｅｎｔｓ）の規定により、ヘッダ部とボディ部に分けられており、ヘッダ部には、宛先などの情報が、ボディ部にはキーワード候補等が記述される。
【００２８】
ヘッダ部の「ｆｒｏｍ」フィールドには、ファイル管理装置２００のメールアドレスが記述され、「Ｔｏ」フィールドには、画像データ受信部２１１から受信したアドレス情報に示されるアドレス、ここではクライアント端末３００のメールアドレスが記述される。また、「Ｓｕｂｊｅｃｔ」フィールドには、キーワード候補メールであることを示す内容（ここでは、Ｋｅｙｗｏｒｄ  ｃａｎｄｉｄａｃｙ  ｍａｉｌ  ）が記述される。
【００２９】
一方、ボディ部は、説明欄２４１とキーワード候補欄２４２からなり、説明欄２４１には、キーワード候補が記述されたメールである旨をユーザに示すための、予め決められた説明文を示す文字列が記述される。また、キーワード候補欄２４２には、上記生成された画像ＩＤと、作成されたキーワード候補、ここでは複数の候補を示す文字列がそれぞれ記述される。
【００３０】
図２に戻って、サムネイル画像生成部２１５は、上記画像ＩＤを参照して上記画像データを記憶部２０４から読み出し、読み出した画像データから、その画像をサムネイル表示させるためのサムネイル画像のデータを公知の方法により生成し、生成したデータをメール作成部２１４に送信する。
メール作成部２１４は、上記サムネイル画像のデータが上記キーワード候補メールの添付ファイルのデータとなるように、これらを関連付けて記憶部２０４内に設けられた、いわゆるメールボックスとして機能する記憶領域内の、当該キーワード候補メールの宛先（クライアント端末３００）に対応して割り当てられた領域部分に一旦保存させる。
【００３１】
メール送受信部２１６は、通信Ｉ／Ｆ部２０１を介して、クライアント端末３００等へのメールの送受信を行う。メール送受信には、公知のＳＭＴＰ  （Ｓｉｍｐｌｅ  Ｍａｉｌ  Ｔｒａｎｓｆｅｒ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）およびＰＯＰ３（Ｐｏｓｔ  Ｏｆｆｉｃｅ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ  ３）が用いられる。メール送受信部２１６は、例えばクライアント端末３００からメールの受信要求を受け付けると、上記メールボックス内に保存されているキーワード候補メールに上記サムネイル画像のデータを添付ファイルとして添付したものをクライアント端末３００に送信する。
【００３２】
キーワード抽出部２１７は、キーワード候補メールを送信した結果、クライアント端末３００からファイル管理装置２００宛に返信されたメール（返信メール：後述）に記述されているキーワード（ユーザが上記画像に付与すべきキーワードとして選択したもの）を示す文字列を抽出し、抽出したキーワードを上記画像に付与すべきキーワードとして、管理テーブル２０５のキーワード欄に書き込む。キーワード抽出部２１７の具体例については後述する。
【００３３】
ファイル管理部２０３は、画像ファイル等の保存、管理制御を行うと共に、クライアント端末３００等からキーワード検索の要求があると、上記管理テーブル２０５を参照し、キーワードから検索対象となっている画像等を検索して、その検索結果を要求元に送信する。
（２−３）クライアント端末３００
クライアント端末３００は、主な構成要素として、制御部３０１、通信Ｉ／Ｆ部３０２、メール送受信部３０３、メール編集部３０４、返信メール作成部３０５、ディスプレイ３０６、操作部３０７および記憶部３０８を備えている。
【００３４】
通信Ｉ／Ｆ部３０２は、上記通信Ｉ／Ｆ部１０５等と同様の、ＬＡＮカード、ＬＡＮボードといったＬＡＮ１０に接続するためのインターフェースである。
メール送受信部３０３、メール編集部３０４、返信メール作成部３０５は、いわゆるメーラー（例えば、Ｏｕｔｌｏｏｋ  Ｅｘｐｒｅｓｓ：米マイクロソフトの登録商標）における公知のメール送受信、メール編集、返信メール作成等と同機能を実現する。
【００３５】
メール送受信部３０３は、通信Ｉ／Ｆ部３０２を介して、ファイル管理装置２００等との間で、上記ＳＭＴＰおよびＰＯＰ３を用いてメールの送受信を行う。
記憶部３０８は、ハードディスク等の不揮発性メモリからなり、受信したメール等のデータを保存する。
メール編集部３０４は、メールの内容を表示させるための画面（例えば、Ｏｕｔｌｏｏｋ  Ｅｘｐｒｅｓｓであれば、「受信トレイ」画面に相当）を表示させ、ユーザＡからの、キーワード候補メールを開く旨の指示を受け付ける。当該指示を操作部３０７のキーボード等を介して受け付けると、キーワード候補メールのデータを記憶部３０８から読み出して、その内容をディスプレイ３０６上に表示させる。また、添付ファイルを開く旨の指示を受け付けると、その添付ファイルに含まれるサムネイル画像のデータを読み出してサムネイル画像をディスプレイ３０６上に表示させる。ユーザＡは、サムネイル画像を見ることにより、表示されているキーワード候補がどの原稿の画像に対し生成されたものであるかを確認することができる。
【００３６】
返信メール作成部３０５は、ユーザＡからの、キーワード候補メールに対するメッセージ返信の指示を受け付けると（例えば、「返信」ボタンが押下されると）、返答（Ｒｅｐｌｙ）メッセージを作成する。
返答メッセージは、具体的には、例えば「Ｆｒｏｍ」「Ｔｏ」フィールドの内容がキーワード候補メールの逆になる。ここでは「Ｆｒｏｍ」フィールドにクライアント端末３００のメールアドレスが記述され、「Ｔｏ」フィールドにファイル管理装置２００のメールアドレスが記述される。また、「Ｓｕｂｊｅｃｔ」フィールドの内容は、キーワード候補メールの当該フィールドに記述されていた内容の頭に「Ｒｅ：」が加えられたもの（ここでは、「Ｒｅ：Ｋｅｙｗｏｒｄ  ｃａｎｄｉｄａｃｙ  ｍａｉｌ」）になる。また、ボディ部には、キーワード候補メールのボディ部の内容がそのまま記述される。
【００３７】
返信メール作成部３０５は、作成した返答メッセージをディスプレイ３０６に表示させる。ユーザＡは、当該表示画面から、ボディ部に記述されているキーワード候補の内、自身がキーワードとしてその画像に付与したい（登録したい）候補を選択することができる。後述のように、ここで選択されたキーワードが上記画像に対するキーワードとしてファイル管理装置２００に登録されることになる。
【００３８】
例えば、図４の内容で、キーワード候補１‘特許関係資料’をキーワードとしたい場合には、返信メール作成画面において、操作部３０７のキーボード等を用いて、キーワード候補２‘画像処理’以降の文字列を全て削除し、‘特許関係資料’だけを残せば良い。また、複数個残すこともできる。さらに、キーワードとしたい候補が存在しない場合には、ユーザ自身が希望するキーワードを手動入力する（書き換える）こともできる。その場合、表示されている全てのキーワード候補を削除し、キーワードとしたい文字列を、当該文字列が記号‘  ’で挟まれるようにキーボード等を用いて書き換えれば良い。
【００３９】
返信メール作成部３０５は、ユーザＡからの、返答メッセージの送信指示を受け付けると（返答メッセージ表示画面において、「送信」ボタンが押下されると）、入力終了と判断し、入力された内容を含む返信メール（サムネイル画像のデータは添付されない。）をメール送受信部３０３、通信Ｉ／Ｆ部３０２を介してファイル管理装置２００に送信（返信）する。
【００４０】
ファイル管理装置２００では、メール送受信部２１６が、受信したメールのヘッダ部を参照し、「Ｆｒｏｍ」フィールドにクライアント端末３００のメールアドレスが記述されており、「Ｓｕｂｊｅｃｔ」フィールドに「Ｒｅ：Ｋｅｙｗｏｒｄ  ｃａｎｄｉｄａｃｙ  ｍａｉｌ」が記述されていると、当該受信メールが、上記キーワード候補メールの送信の結果として、クライアント端末３００から当該ファイル管理装置２００宛に送信された返信メールであると判断し、そのデータをキーワード抽出部２１７に送信する。
【００４１】
キーワード抽出部２１７では、当該メールのボディ部に記述されている画像ＩＤとキーワードを抽出する。この画像ＩＤとキーワードの抽出は、ここでは、ボディ部に記述された文字列の内、記号「  」で挟まれた文字列を画像ＩＤと認識し、記号‘  ’で挟まれた文字列をキーワードと認識することで行う。そして、抽出したキーワードを管理テーブル２０５のキーワード欄の、上記抽出した画像ＩＤに対応する部分に書き込む。これにより、画像ＩＤと、画像データの保存先アドレスと、ユーザによる確認、選択済みのキーワードとが関連付けられて記憶され、すなわち上記画像にキーワードが付与されたことになる。
【００４２】
なお、上記では、キーワード等を特定するための記号として‘  ’を用いたが、画像ＩＤとキーワードとを認識できるものであれば上記のものに限定されず、例えば／、￥等の記号を用いることもできる。また、キーワードの前後に記号を配置する構成に限られず、例えばキーワード、画像ＩＤが記述されている各行の端部に所定の異なる記号を配置するようにし、各記号が配置されている行に記述されている文字列をキーワード、画像ＩＤとして認識する構成等とすることもできる。すなわち、キーワード、画像ＩＤと、これらを他の文字列と区別するための記号との関係を予め取り決めしておき、クライアント端末３００側では、その取り決めに従って返答メッセージを作成し、ファイル管理装置２００側では、その取り決めに従ってキーワード、画像ＩＤとなる文字列を抽出すれば良い。
【００４３】
（３）システム１の全体処理の内容
図５は、システム１における全体処理の内容を説明するための図である。
同図に示すように、画像形成装置１００は、ユーザＡの原稿の画像を読み取り（Ｃ１）、読み取った原稿の画像データをファイル管理装置２００に送信する（Ｃ２）。
【００４４】
ファイル管理装置２００は、受信した画像データをファイルに保存し（Ｋ１）、当該画像の特徴量から当該画像の検索に用いる際のキーワード候補を生成し（Ｋ２）、生成したキーワード候補を含み、宛先をクライアント端末３００としたキーワード候補メールを作成する（Ｋ３）。
クライアント端末３００は、ユーザＡの指示により、ファイル管理装置２００に対し、自身宛のメール受信を要求する（Ｍ１）。
【００４５】
ファイル管理装置２００は、当該要求を受信すると、キーワード候補メールをクライアント端末３００に送信する（Ｋ４）。
クライアント端末３００は、ユーザＡによるキーワード候補メールの表示指示を受け付けると、その内容をディスプレイに表示する（Ｍ２）。これにより、ユーザＡは、自身が画像形成装置１００で読み取らせた画像に対し、ファイル管理装置２００において自動生成されたキーワード候補を目視により確認することができる。
【００４６】
クライアント端末３００は、ユーザＡによる、キーワード候補メールに対する返信メール作成の指示を受けると、返信メールを作成し（Ｍ３）、ユーザＡからのキーワードの選択入力等を受け付け、当該返信メールの送信指示があると、これをファイル管理装置２００宛に送信する（Ｍ４）。
ファイル管理装置２００は、返信メールを受信すると、そのメールに含まれているキーワードを抽出し（Ｋ５）、これを上記画像と関連付けて保存（すなわち、上記画像に付与し）、管理する（Ｋ６）。
【００４７】
これにより、ユーザＡは、ファイル管理装置２００で自動生成されたキーワードを、ユーザＡ自身のクライアント端末３００において、業務等でも頻繁に使用するメールの送受信処理の中で、自身が都合の良い時に確認等することができるようになる。
（４）画像形成装置１００の処理内容
図６は、画像形成装置１００における画像送信処理の内容を示すフローチャートである。
【００４８】
同図に示すように、画像形成装置１００は、ユーザにより画像送信が選択されると、まずユーザが使用するクライアント端末のメールアドレスの入力受付画面を表示させ、その入力を受付ける（ステップＳ１１）。ユーザＡによりメールアドレスが入力されると、セットされている原稿の画像を読み取り（ステップＳ１２）、読み取った画像データに、受け付けたメールアドレスを示すアドレス情報を含むヘッド部を付加して、ファイル管理装置２００に送信して（ステップＳ１３）、当該処理を終了する。
【００４９】
（５）ファイル管理装置２００の処理内容
図７は、ファイル管理装置２００のキーワード付与部２０２におけるキーワード付与処理の内容を示すフローチャートである。
同図に示すように、キーワード付与部２０２は、画像形成装置１００からの画像データを受信したか否かを判断する（ステップＳ２１）。
【００５０】
画像データが受信されたことを判断すると（ステップＳ２１で「Ｙ」）、それを記憶部２０４に保存させる（ステップＳ２２）。その際、保存ファイル名に対応する画像ＩＤを生成し（ステップＳ２３）、当該画像ＩＤおよび画像ファイルを保存した領域のアドレスを管理テーブル２０５の画像ＩＤ欄等に書き込む（ステップＳ２４）。また、ヘッダ部に含まれているアドレス情報（メールアドレス）を抽出する（ステップＳ２５）。
【００５１】
そして、受信した画像の特徴量を抽出し（ステップＳ２６）、抽出した特徴量から当該画像のキーワード候補を生成する（ステップＳ２７）。続いて、上記画像のサムネイル画像のデータを生成する（ステップＳ２８）。
生成したキーワード候補と画像ＩＤをボディ部に含み、宛先を上記抽出したメールアドレスとしたメールであって、上記サムネイル画像のデータを添付ファイルとして添付したキーワード候補メールを作成し、これをメールボックスに一時保存して（ステップＳ２９）、ステップＳ３０に移る。
【００５２】
ステップＳ３０では、クライアント端末３００等からのメール受信要求を受け付けたことを判断すると、当該要求元に、メールボックスに保存しているメールを送信する（ステップＳ３１）。
ステップＳ３２では、キーワード候補メールを送信した結果、その送信先からファイル管理装置２００宛に送信された返信メールを受信したか否かを判断する。
【００５３】
返信メールの受信を判断すると（ステップＳ３２で「Ｙ」）、返信メールのボディ部に記述されているキーワードと画像ＩＤを示す文字列を抽出し（ステップＳ３３）、抽出したキーワードを、当該キーワードと画像ＩＤとが対応するように、管理テーブル２０５のキーワード欄に書き込む（ステップＳ３４）。
なお、ステップＳ２１で画像データを受信していないことを判断すると、ステップＳ３０に移る。また、ステップＳ３０で受信要求を受け付けていないことを判断すると、ステップＳ３２に移り、ステップＳ３２で返信メールを受信していないことを判断すると、ステップＳ２１に戻る。
【００５４】
（６）クライアント端末３００の処理内容
図８は、クライアント端末３００におけるキーワード候補メールの受信要求等の処理内容を示すフローチャートである。
同図に示すように、クライアント端末３００は、ユーザからの指示があると自身宛のメール受信要求をファイル管理装置２００に送信する（ステップＳ５１）。
【００５５】
クライアント端末３００は、その要求に応じて送信されてくるメールを受信し（ステップＳ５２）、そのデータを記憶部３０８に記憶する。ユーザＡからのメール表示指示があると（ステップＳ５３で「Ｙ」）、その内容をディスプレイ３０６に表示させる（ステップＳ５４）。
そして、キーワード候補メールの返信の指示があると（ステップＳ５５で「Ｙ」）、返答メッセージを作成し（ステップＳ５６）、作成したメッセージからなる返信メールをファイル管理装置２００宛に送信して（ステップＳ５７）、当該処理を終了する。
【００５６】
以上説明したように、本実施の形態では、ファイル管理装置２００は、自身が生成した画像検索のためのキーワード候補をメールに含めてクライアント端末に送信し、当該クライアント端末において当該メールに含まれているキーワード候補がユーザにより確認等された上で返信されると、その返信メールに含まれているキーワードを当該画像のキーワードとして付与する。これにより、ユーザは、自身の端末装置において、業務等で通常に使用するメール受信の作業を行えば、自動生成されたキーワード候補を確認等することができる。
【００５７】
したがって、従来のようにファイル管理装置のところまで出向き、当該装置において、普段使用することのない確認等のための専用アプリケーションソフトをいちいち立ち上げて確認等する作業を行う必要がない。
また、ユーザは、メール受信要求をすれば、自身宛の他の一般のメールと一緒にキーワード候補メールを確認できるので、従来のようにキーワード確認等という普段行わない作業のため、忙しい等の理由で後回して結局忘れてしまうといったことを防止でき、使い勝手が良くなる。さらに、メールを利用する構成のため、クライアント端末３００に既存のメーラーが備えられていれば本システム１を利用できる。したがって、当該システム１の利用に際し、クライアント端末３００に新たなソフトウエアをインストール等するといったことを行う必要がなく、ユーザ側に負担がかからない。
【００５８】
なお、本発明は、上記キーワード付与装置に限られず、上記したキーワード付与方法、当該方法をコンピュータにより実現するプログラムであるとしても良い。また、本発明に係るプログラムは、例えば磁気テープ、フレキシブルディスク等の磁気ディスク、ＤＶＤ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＭＯ、ＰＤなどの光記録媒体、Ｓｍａｒｔ  Ｍｅｄｉａ（登録商標）などのフラッシュメモリ系記録媒体等、コンピュータ読み取り可能な各種記録媒体に記録することが可能であり、当該記録媒体の形態で生産、譲渡等がなされる場合もあるし、プログラムの形態でインターネットを含む有線、無線の各種ネットワーク、放送、電気通信回線、衛星通信等を介して伝送、供給される場合もある。
【００５９】
また、本発明に係るプログラムは、上記に説明した処理をコンピュータに実行させるための全てのモジュールを含んでいる必要はなく、例えば通信プログラムやオペレーティングシステム（ＯＳ）に含まれるプログラムなど、別途情報処理装置にインストールすることができる各種汎用的なプログラムを利用して、本発明の各処理をコンピュータに実行させるようにしても良い。従って、上記した本発明の記録媒体に必ずしも上記全てのモジュールを記録している必要はないし、また必ずしも全てのモジュールを伝送する必要もない。さらに所定の処理を専用ハードウェアを利用して実行させるようにすることができる場合もある。
【００６０】
（７）変形例
以上、本発明を実施の形態に基づいて説明してきたが、本発明は、上述の実施の形態に限定されないのは勿論であり、以下のような変形例が考えられる。
（７−１）上記実施の形態では、キーワード候補メールにサムネイル画像のデータを添付するとしたが、本発明は、これに限定されずサムネイル画像のデータを添付しない構成とすることもできる。
【００６１】
例えば、画像形成装置１００において画像送信を行う際に、読み取った原稿の画像に、当該画像を識別するための識別番号を付け、その識別番号を液晶表示部に表示等の出力を行ってユーザに知らせる。また、当該識別番号を示す情報を、例えば画像データに付加するヘッダ部に含ませてファイル管理装置２００に送信する。ファイル管理装置２００では、受信した識別番号を当該画像の画像ＩＤとして用い、これをキーワード候補メールのボディ部に記述する。
【００６２】
このようにすれば、ユーザは、画像形成装置１００において、原稿の画像が読み取られた際にその画像の識別番号を知ることができ、クライアント端末においてキーワード候補メールに記述されている画像ＩＤ（上記識別番号）を見れば、どの画像に対するキーワード候補であるのかを知ることができる。識別番号としては、読み取り順の番号、読み取り時刻を示す数値等を用いることができる。なお、キーワード候補メールに画像ＩＤ、サムネイル画像を含めない構成としても良い。このようにしても、例えば、１枚の原稿画像だけを読み取らせる場合等においては、ユーザはキーワードメール候補に画像ＩＤ等が含まれていなくてもキーワード候補がどの画像のものであるのかを判断できる。
【００６３】
また、サムネイル画像に代えて、画像データそのものを添付ファイルとして送信する構成としても良い。送信するデータ量は多くなるが、サムネイル画像生成等の処理が不要になり、ファイル管理装置２００の構成を簡略化できる。
（７−２）上記実施の形態では、ファイル管理装置２００は、画像データの内容（画像の特徴量）に基づいてキーワード候補を生成するとしたが、キーワード候補を生成する方法は、これに限定されない。例えば、受信した画像データに公知のパターンマッチング等の文字認識処理を施し、認識された文字部分をテキストデータ化し、そのテキストデータの内容（テキスト情報）からキーワード候補を生成することもできる。
【００６４】
テキスト情報からキーワード候補を生成する方法は、公知の技術であり、例えば上記特開平９−２８２３２８号公報に開示されている方法を用いることができる。概略すると、予め登録してある複数のキーワードの内、上記文字部分に最も多く含まれているキーワードをキーワード候補とするものである。このように、テキストデータ、画像データ等からなるファイルのデータの内容に基づいてキーワード候補を生成することができる。
【００６５】
（７−３）上記実施の形態では、画像形成装置１００から画像送信を行う場合、ユーザは、操作パネル１０４に表示されるメールアドレスの入力受付画面で自身のクライアント端末のメールアドレスを入力するとしたが、これに限定されない。例えば、画像送信の後に、自身のものとは別の端末装置のところへ移動して使用するような場合にあっては、当該別の端末装置のメールアドレスを入力すれば良い。当該ユーザは、当該別の端末装置でキーワード候補メールを受信することができる。また、複数の端末装置のメールアドレス（宛先）を入力すれば、そのいずれかの端末装置においてキーワード候補メールを受信することも可能である。なお、画像形成装置１００に各ユーザのクライアント端末のメールアドレスを予め登録しておき、上記入力受付画面では、ユーザがその中から希望する宛先を選択するという構成をとれば、アドレス入力の手間を省くことができ便利である。
【００６６】
（７−４）上記実施の形態では、キーワード候補メールに記述されているキーワード候補がユーザの希望のものでなかった場合、当該ユーザは自身が希望するキーワードに書き換えることができ、その書き換えたキーワードがファイル管理装置２００において登録されるとしたが、例えば次のような構成にすることもできる。
【００６７】
すなわち、ファイル管理装置２００側において、返信メールから抽出したキーワードを画像に付与すべきキーワードとして良いか否かを問い合わせる旨のメール（問い合わせメール）を作成し、作成した問い合わせメールをクライアント端末側に送信する。クライアント端末側では、そのユーザが当該問い合わせメールを開き、良い旨、もしくは良くない旨が記述されたメール（例えば、当該問い合わせメールに対する返信メール）を作成し、これをファイル管理装置２００宛に送信する。ファイル管理装置２００側では、当該メール（上記問い合わせメールを送信した結果、クライアント端末側から送信されてくるメール）を受信し、そのメールに記述された良否の結果に基づいて付与すべきか否かを決めるものである。当該メールにキーワードとして良い旨が記述されている場合には、上記抽出したキーワードを付与すべきキーワードとし、良くない旨が記述されていた場合には、キーワード候補メールを再送するという構成をとることができる。
【００６８】
このようにすれば、例えばユーザがキーワードを他の画像のものと勘違いして書き換えてしまったような場合に、そのような間違ったキーワードが付与されることを防止でき便利になる。上記問い合わせの条件としては、例えば全てのキーワード候補が採用されなかった（新たなキーワードのみがユーザによって書き込まれていた）場合等が考えられる。
【００６９】
また、新たなキーワードのみが書き込まれていた場合であっても、例えばそのキーワードの文字列の内、画像特徴量から生成したキーワード候補の文字列中の文字が一つ（あるいは数個）でも入っている場合には、問い合わせを行わず、入っていない場合には、問い合わせを行う構成としても良い。ユーザが他の画像のものと勘違いしたような場合のキーワードと、生成されたキーワード候補では、その文字が異なると考えられ、そうであれば自動生成したキーワード中の文字が１個でも含まれていれば勘違いでないと想定できるからである。
【００７０】
（７−５）上記実施の形態では、画像形成装置１００とファイル管理装置２００が別体となっていたが、これらを一体化、例えば画像形成装置がファイル管理装置（キーワード付与部）を含む構成として、画像形成装置において上記キーワード候補生成等のキーワード付与処理を行うとしても良い。
また、ファイル管理装置２００がメールサーバを兼ねる構成となっていたが、この構成に限定されない。ファイル管理装置２００がメール送受信機能だけを有し、ＬＡＮ１０上に別のメールサーバを配置する構成とすることもできる。この場合、ファイル管理装置２００、クライアント端末３００等は、キーワード候補メール、返信メール等の各メールを当該メールサーバを介して送受信することになる。
【００７１】
さらに、画像形成装置とファイル管理装置を用いる構成に限られず、画像形成装置における上記画像送信の処理と同様の処理を実行する画像読み取り装置と、上記キーワード付与部２０２と同様の処理を実行する装置（キーワード付与装置）と、クライアント端末３００等をネットワーク接続し、上記したような、画像にキーワードを付与する処理全体を実行するシステムをキーワード付与システムとして構成することもできる。なお、ネットワークとしては、上記ＬＡＮに限定されず、メールの送受信を行えるものであれば、例えばインターネット、ＷＡＮ等を用いることができる。
【００７２】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明のキーワード付与装置は、ファイルに対するキーワード候補を生成し、生成したキーワード候補を電子メールで外部端末に送信し、当該電子メールの送信の結果、前記外部端末から当該キーワード付与装置宛に送信された電子メールを受信して、当該電子メールに含まれている、前記ファイルに付与すべきキーワードを抽出する構成になっている。
【００７３】
これにより、ユーザは、自身の端末装置において、業務等で通常に使用する電子メール受信、返信の作業を行うだけで、キーワード付与装置側において自動生成されたキーワード候補を確認、修正等することができる。したがって、従来のように管理装置のところまで出向き、当該装置において、普段使用することのない確認等のための専用アプリケーションソフトをいちいち立ち上げて確認等の作業を行う必要がない。また、自身宛の他の一般の電子メールと一緒にキーワード候補メールを確認できるので、確認等の作業を忘れてしまうといったことを防止できる。
【００７４】
また、前記電子メールに、前記ファイルの内容をサムネイル表示するためのデータを添付して送信する構成とすれば、ユーザは、キーワード候補メールに含まれるキーワード候補がどのファイルに対するものであるのかをサムネイル画像により目視で確認でき便利になる。
さらに、前記ファイルを、テキストデータもしくは画像データからなるファイルとすれば、例えば画像読取装置で読み取られた画像データ等からなるファイルにキーワードを付与することが可能になる。
【００７５】
本発明のキーワード付与システムは、画像読み取り装置と、キーワード付与装置と、電子メールの送受信機能を有する外部端末とがネットワークを介して接続されてなり、前記画像読み取り装置は、画像データと、前記外部端末のメールアドレスを示すアドレス情報を前記キーワード付与装置に送信し、前記キーワード付与装置は、前記画像データからなるファイルに対するキーワード候補を生成し、生成したキーワード候補を含み、宛先を前記メールアドレスとした電子メールを当該宛先に送信し、その送信の結果、前記外部端末から当該キーワード付与装置宛に送信された電子メールを受信して、当該電子メールに含まれている、前記ファイルに付与すべきキーワードを抽出する構成になっている。
【００７６】
これにより、ユーザは、画像読み取り装置で原稿画像を読み取らせた後、自身の端末装置において、業務等で通常に使用する電子メール受信、返信の作業を行うだけで、キーワード付与装置側において自動生成されたキーワード候補を確認、修正等することができる。したがって、従来のように管理装置のところまで出向き、当該装置において、普段使用することのない確認等のための専用アプリケーションソフトをいちいち立ち上げて確認等の作業を行う必要がない。また、自身宛の他の一般の電子メールと一緒にキーワード候補メールを確認できるので、確認等の作業を忘れてしまうといったことを防止できる。
【００７７】
本発明のプログラムは、ファイルに対するキーワード候補を生成し、生成したキーワード候補を電子メールで外部端末に送信し、当該電子メールの送信の結果、前記外部端末から当該キーワード付与装置宛に送信された電子メールを受信して、当該電子メールに含まれている、前記ファイルに付与すべきキーワードを抽出する処理を含む処理をキーワード付与装置に実行させる。
【００７８】
これにより、ユーザは、自身の端末装置において、業務等で通常に使用する電子メール受信、返信の作業を行うだけで、キーワード付与装置側において自動生成されたキーワード候補を確認、修正等することができる。したがって、従来のように管理装置のところまで出向き、当該装置において、普段使用することのない確認等のための専用アプリケーションソフトをいちいち立ち上げて確認等の作業を行う必要がない。また、自身宛の他の一般の電子メールと一緒にキーワード候補メールを確認できるので、確認等の作業を忘れてしまうといったことを防止できる。
【図面の簡単な説明】
【図１】システム１の全体構成を示す図である。
【図２】システム１における画像形成装置１００、ファイル管理装置２００およびクライアント端末３００の機能構成を示すブロック図である。
【図３】管理テーブル２０５の内容を示す図である。
【図４】キーワード候補メールのメッセージの内容例を示す模式図である。
【図５】システム１における全体処理の内容を説明するための図である。
【図６】画像形成装置１００における画像送信処理の内容を示すフローチャートである。
【図７】ファイル管理装置２００のキーワード付与部２０２におけるキーワード付与処理の内容を示すフローチャートである。
【図８】クライアント端末３００におけるキーワード候補メールの受信要求等の処理内容を示すフローチャートである。
【符号の説明】
１    キーワード付与システム
１００    画像形成装置
１０１、３０１    制御部
１０２    スキャナ部
１０４    操作パネル
１０５、２０１、３０２    通信インターフェース部
２００    ファイル管理装置
２０２    キーワード付与部
２０４、３０８    記憶部
２０５    管理テーブル
２１１    画像データ受信部
２１２    画像特徴量抽出部
２１３    キーワード候補作成部
２１４    メール作成部
２１５    サムネイル画像生成部
２１６、３０３    メール送受信部
２１７    キーワード抽出部
３００、４００    クライアント端末
３０４    メール編集部
３０５    返信メール作成部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
2004185212.tif 000007
【図６】
2004185212.tif 000008
【図７】
2004185212.tif 000009
【図８】
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