(57)【要約】【課題】  本発明はドキュメント管理システムに関連しており、特に複数のドキュメントあるいは関連データを自動で転送するドキュメント管理システムに関連している。【解決手段】  本発明は、電子ドキュメントの保存に適したデータ記憶領域の選択工程および適用される選択手段、および複数の関連ドキュメントシステムのうちの少なくともひとつからの複数の電子ドキュメントの代表的な電子データを、選択されたデータ記憶領域に受信する工程および適用される受信手段から成る、あらかじめ選ばれたデータ記憶領域への電子ドキュメントを取り込む方法およびシステムに向けられる。【選択図】  図１
2004185600.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子ドキュメントの保存に適したデータ記憶領域の選択工程、および
少なくとも複数個の関連するドキュメントシステムからの複数個の電子ドキュメントの代表となる電子データを、選択されたデータ記憶領域へ受信する工程からなる、あらかじめ選ばれたデータ記憶領域への電子ドキュメント取り込み方法。
【請求項２】
関連するサーバに配置された個人収納部フォルダ、ネットワーク収納部フォルダおよび電子受信メールフォルダから成るグループから、あらかじめ選ばれたデータ記憶領域を選択する、請求項１に記載の電子ドキュメント取り込み方法。
【請求項３】
画像形成装置、電子メールサーバ、インターネットサーバおよびドキュメント管理システムから成るグループから、関連するドキュメントシステムを選択する、請求項１に記載の電子ドキュメント取り込み方法。
【請求項４】
画像形成装置が、スキャニング装置、ファクシミリ機、複写機および多機能周辺装置を有する、請求項３に記載の電子ドキュメント取り込み方法。
【請求項５】
データ記憶領域に関する選択された情報を持つ関連ユーザへの要求工程、および
要求工程の終了後、ユーザに選択されたデータ記憶領域を指定する、関連ユーザ選択データからの受信工程から成る、請求項１に記載の電子ドキュメント取り込み方法。
【請求項６】
選択された情報が、データ記憶領域位置、データ記憶領域名、アクセス権、データ記憶領域に関連したユーザー名、およびユーザー名パスワードのうち少なくとも１つを含む、請求項５に記載の電子ドキュメント取り込み方法。
【請求項７】
電子データを受信するただ１つの記憶領域を選択する工程の終了後、電子データを受信してから代替データ記憶領域をロックする工程を含む、請求項１に記載の電子ドキュメント取り込み方法。
【請求項８】
データ記憶領域がディレクトリ情報の代表的な電子データを受信する、請求項１に記載の電子ドキュメント取り込み方法。
【請求項９】
指定のデータ記憶領域を解除する工程を含み、指定のデータ記憶領域が解除されるまで、全ての電子ドキュメントが、選択されたデータ記憶領域に受信される、請求項１に記載の電子ドキュメント取り込み方法。
【請求項１０】
複数のデータ記憶領域が選択されており、各データ記憶領域が個々のユーザに関係していて、また、各データ記憶領域が、個々のユーザに関連した電子ドキュメントをすべて受信する、請求項１に記載の電子ドキュメント取り込み方法。
【請求項１１】
それぞれ個々のユーザの指定データ記憶領域を選択的に解除する工程を含み、個々のユーザに関連したすべての電子ドキュメントが、指定のデータ記憶装置が解除されるまで、そのような各々に関連し選択されたデータ記憶装置へ受信される、請求項１０に記載の電子ドキュメント取り込み方法。
【請求項１２】
各データ記憶領域が電子ドキュメントの保存に適した、複数のデータ記憶領域を定義するためのメモリと、
それについて複数から指定データ記憶領域を選ぶことに適した選択手段、および
少なくとも複数個の関連するドキュメントシステムからの複数個の電子ドキュメントの代表となる電子データを、選択されたデータ記憶領域へ受信するのに適した手段を含む、あらかじめ選ばれたデータ記憶領域に電子ドキュメントを取り込むためのシステム。
【請求項１３】
メモリおよび複数の各関連ドキュメントシステム間のデータ通信を提供するネットワークを備える請求項１２に記載の電子ドキュメントを取り込むためのシステム
【請求項１４】
関連サーバに配置された、個人の収納部フォルダ、ネットワーク収納部フォルダおよび電子受信メールフォルダから成るグループから、データ記憶領域をあらかじめ選ぶ、請求項１２に記載の電子ドキュメントを取り込むためのシステム。
【請求項１５】
画像形成装置、電子メールサーバ、インターネットサーバおよびドキュメント管理システムから成るグループから、関連するドキュメントシステムを選択する、請求項１２に記載の電子ドキュメントを取り込むためのシステム。
【請求項１６】
画像形成装置がスキャニング装置、ファクシミリ機、複写機および多機能周辺装置を含む、請求項１５に記載の電子ドキュメントを取り込むためのシステム。
【請求項１７】
データ記憶領域に関する選択された情報を持つ関連ユーザへの要求に適用される手段、および
ユーザへの要求後、ユーザ選択のデータ記憶領域を指定する、関連ユーザの選択データからの受信に適した手段を含む、請求項１２に記載の電子ドキュメントを取り込むためのシステム。
【請求項１８】
選択された情報が、データ記憶領域位置、データ記憶領域名、アクセス権、データ記憶領域に関連したユーザー名、およびユーザー名パスワードのうち少なくとも１つを含む、請求項１７に記載の電子ドキュメントを取り込むためのシステム。
【請求項１９】
電子データを受信するただ１つの記憶領域を選択する工程の終了後、電子データを受信してから代替データ記憶領域をロックする手段を含む、請求項１２に記載の電子ドキュメントを取り込むためのシステム。
【請求項２０】
データ記憶領域がディレクトリ情報の代表的な電子データを受信する、請求項１２に記載の電子ドキュメントを取り込むためのシステム。
【請求項２１】
指定のデータ記憶領域の解除に適した解除手段から成り、解除手段が起動されるまで、全ての電子ドキュメントが選択されたデータ記憶領域へ受信される、請求項１２に記載の電子ドキュメントを取り込むためのシステム。
【請求項２２】
各々が個々のユーザに関連した複数の選択データ記憶領域を指定するのに適した手段、および
それぞれ個々のユーザに関連する選択されたデータ記憶領域の中で、それぞれ個々のユーザに関連する電子ドキュメントを受信するのに適した手段を含む、請求項１２に記載の電子ドキュメントを取り込むためのシステム。
【請求項２３】
それぞれ個々のユーザの指定データ記憶領域を、選択的に解除することに適した解除手段で、それぞれ個々のユーザに関連する全ての電子ドキュメントが、個々のユーザに関連する解除手段の起動まで個々のユーザに関連する選択されたデータ記録装置に受信される、請求項２２に記載の電子ドキュメントを取り込むためのシステム。
【請求項２４】
電子ドキュメントの保存に適したデータ記憶領域の選択工程、および
複数の関連ドキュメントシステムの少なくとも１つから、複数の電子ドキュメントの代表的な電子データを、選択されたデータ記憶領域に受信する工程を含む、あらかじめ選ばれたデータ記憶領域に電子ドキュメントを取り込む為の、コンピュータにより実施される方法。
【請求項２５】
データ記憶領域に関する選択された情報を持つ関連ユーザへの要求工程、および
要求工程の終了の後に、ユーザが選択したデータ記憶領域を指定する関連ユーザ選択データからの受信工程を含む、請求項２４に記載の、コンピュータにより実施される方法。
【請求項２６】
ひとつの記憶領域のみが電子データを受信するものを選択する工程終了後、電子データを受信してから代替データ記憶領域をロックする工程を含む、請求項２４に記載のコンピュータにより実行される方法。
【請求項２７】
指定のデータ記憶領域を解除する工程を含み、指定のデータ記憶領域が解除されるまで、全ての電子ドキュメントが、選択されたデータ記憶領域に受信される、請求項２４に記載のコンピュータにより実行される方法。
【請求項２８】
複数のデータ記憶領域が選択されており、各データ記憶領域が個々のユーザに関連しており、また、各データ記憶領域が、個々のユーザに関連した電子ドキュメントをすべて受信する、請求項２４に記載のコンピュータにより実施される方法。
【請求項２９】
それぞれ個々のユーザの指定データ記憶領域を選択的に解除する工程を含み、個々のユーザ関連の全ての電子ドキュメントが、指定データ記録装置を解除するまで、そのような各々に関連し選択されたデータ記憶装置へ受信される、請求項２８に記載のコンピュータにより実施される方法。
【請求項３０】
各記憶領域が電子ドキュメントの保存に適した複数のデータ記憶領域を、そこに定義づけするのに適したメモリと、
その複数から指定のデータ記憶領域を選ぶことに適した選択手段、および
少なくとも複数個の関連するドキュメントシステムからの複数個の電子ドキュメントの代表となる電子データを、選択されたデータ記憶領域に受信するのに適した手段を含む、あらかじめ選ばれたデータ記憶領域への電子ドキュメント取り込み指示のコンピュータ読取り可能な媒体。
【請求項３１】
データ記憶領域に関する選択された情報を持つ関連ユーザへの要求に適用される手段、および
ユーザへの要求後、ユーザ選択のデータ記憶領域を指定する、関連ユーザの選択データからの受信に適した手段を含む、請求項３０に記載のコンピュータ読取り可能な媒体。
【請求項３２】
電子データを受信するただ１つの記憶領域を選択する工程の終了後、電子データを受信してから代替データ記憶領域をロックする手段を含む、請求項３０に記載のコンピュータ読取り可能な媒体。
【請求項３３】
指定のデータ記憶領域の解除に適した解除手段から成り、解除手段が起動されるまで、全ての電子ドキュメントが選択されたデータ記憶領域へ受信される、請求項３０に記載のコンピュータ読取り可能な媒体。
【請求項３４】
各々が個々のユーザに関連した複数の選択データ記憶領域を指定するのに適した手段、および
それぞれ個々のユーザに関連する選択されたデータ記憶領域の中で、それぞれ個々のユーザに関連する電子ドキュメントを受信するのに適した手段を含む、請求項３０に記載のコンピュータ読取り可能な媒体。
【請求項３５】
それぞれ個々のユーザの指定データ記憶領域を、選択的に解除することに適した解除手段で、それぞれ個々のユーザに関連する全ての電子ドキュメントが、個々のユーザに関連する解除手段の起動まで個々のユーザに関連する選択されたデータ記録装置に受信される、請求項３４に記載のコンピュータ読取り可能な媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明はドキュメント管理システムに関連しており、とりわけ、複数のドキュメントあるいは関連データを自動転送するドキュメント管理システムに関連している。
【背景技術】
【０００２】
本願優先権主張の基礎に当たる米国特許出願第１０／２６９，５７２号は、２００２年４月１９日提出の「規則に基づく自動ドキュメント管理システム」と題された未決の米国特許出願第１０／１２５，８５６号の一部継続出願である。
【０００３】
世界中の企業は、情報がビジネスにとって不可欠であることを認識している。そのため、全ての企業情報を、構造化あるいは非構造化した書式に取り込み、管理し、そして有意義にまた効率的に作動させるということを保証することには、相当な価値がある。ドキュメント管理および内容管理ソリューションは、構造が非体系的なデータを最大限に使用することを促進することにより、それらの企業知識の使用を最大化することを支援する。非体系的なデータとは、テキストファイル、電子メール、ドキュメント、マルチメディアなどに格納された情報である。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
ドキュメント管理システムは、生成される全ての非体系的なデータを含む、統合化した収納部、あるいはライブラリを作る能力を備える。有力なサーチおよび検索ツールは、この情報の使用と共同作業を、全企業にわたって容易に可能にする。これらのツールは多くの場合、セキュリティとバージョン管理の機能を備える。しかし過去において、大量の紙文書の格納および検索は厄介な作業であった。本ドキュメント管理システムは、電子ドキュメントシステムと並んで、手作業のドキュメントファイリングシステムの構造が直面した問題点のうちのいくつかを解決する。これらのシステムは、安全な文書格納域および検索システム中の、コンピュータで生成した画像ドキュメントおよび紙文書の両方を組み合わせる方法を備える。
【０００５】
ドキュメント管理システムは、記憶空間の解放手段、紙文書複写および配布コストを縮小する手段を備える。多くの場合、容易な修正、新バージョンの生成、注釈およびドキュメント共有を促進する一方、ドキュメント追加、およびドキュメント管理システムへの情報のインデクシングの方法を備える。ドキュメント管理システムの中で最も重要なアスペクトの１つは、間違いファイルによる時間の浪費、あるいは紛失したファイルを探す手間を排除する能力である。
【０００６】
いくつかのドキュメント管理システムでは、単独の場所でユーザが多様な型のドキュメントを保存することが可能である（つまり関連するクライアントの電子メールおよび文書を同一のフォルダの中に保存すること）。更に、ドキュメント管理システムは、スキャンされた、またコンピュータで生成した重要なビジネス文書をすべてバックアップする能力を備え、スキャンしたドキュメント上で全文検索が実行されるように、光学文字認識（「ＯＣＲ」）技術を内蔵する。
【０００７】
一般のオペレーティングシステム（「ＯＳ」）プラットフォーム（例えばＭｉｃｒｏｓｏｆｔ  Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ファミリー）において、ユーザは統合ＯＳファイル管理システム（例えばＷｉｎｄｏｗｓ  Ｅｘｐｌｏｒｅｒ）を使用して、ローカルのファイルシステムをナビゲートする。このツールの使用を通して、ドキュメントは例えば、移動、コピー、削除など様々な方法で処理される。多くのコンピュータユーザは統合ファイル管理システムの使用に慣れており、従って別のファイル管理ツールに、切り替えたがらない。第三者ベンダーからのドキュメント管理システムは、通常質の向上を図ったファイル管理システムを備える。
さらに、ドキュメント管理システムの利点は、それらが共同作業を容易にするということである。
【０００８】
そのような方法のひとつはドキュメント配信機能を備えており、その結果、一人のユーザは他のユーザ、装置またはシステムに対し、容易にドキュメントの共有、送信ができる。ドキュメント管理システムのドキュメント配信機能は、通常、ドキュメント管理システム中の各ドキュメントに適切な配布機能を手動で選ぶように、ユーザに呼びかける。しかし、ドキュメント配信機能に、複数個のドキュメントを、選択されたデータ記憶領域に自動で転送する能力があれば望ましい。
【０００９】
本発明により、改善されたドキュメント配信機能を備えたドキュメント管理システムが提供される。
さらに、本発明により、少なくとも１つのデータ記憶領域に、複数個のドキュメントを自動で転送する能力を備えたドキュメント管理システムが提供される。
さらにその上、本発明により、あらかじめ選択されているデータ記憶領域への電子ドキュメントの取り込み方法が提供され、それは以下の工程から成る。
電子ドキュメントの保存に適したデータ記憶領域の選択工程、および
少なくとも複数個の関連するドキュメントシステムからの複数個の電子ドキュメントの代表となる電子データを、選択されたデータ記憶領域に受信する工程。
さらにその上、本発明により、電子データをあらかじめ選ばれたデータ記憶領域に取り込むシステムが提供され、それは以下を含む。
複数個のデータ記憶領域をそこに定義することに適したメモリ、電子ドキュメントの保存に適した個々のデータ記憶領域と、
その複数個から指定のデータ記憶領域の選択に適した選択手段、および
少なくとも複数個の関連するドキュメントシステムからの複数個の電子ドキュメントの代表となる電子データを、選択されたデータ記憶領域に受信するのに適した手段。
本発明のドキュメント管理システムのメリットは、改善されたドキュメント配信機能、および複数個のドキュメントを少なくとも１つの選択されたデータ記憶領域複に自動で転送する能力を含むが、それに限定されない。これらおよび他のメリット、アスペクト、および、特徴は、明細書を読み、理解したうえで、当業者により理解される。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
ドキュメント管理システムは、できれば既存のＯＳファイル構造に組み込まれたフォルダを介して、ドキュメント管理収納部へのアクセスを提供することが好ましい。本発明は、ユーザがＭｉｃｒｏｓｏｆｔ  Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ＯＳからドキュメント管理機能にアクセスすることを可能にすると記述されているが、当業者により認識されるように、Ｕｎｉｘ（登録商標）、Ｌｉｎｕｘ（登録商標）、ＭａｃＯＳ（登録商標）あるいは他のＯＳのといった、いかなるＯＳとも相互に作用できるよう適切に設計されている。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
１つの実施例において、ドキュメント管理プラットフォーム（「ＤＭＰ」）は、Ｉｎｔｅｒｎｅｔ  Ｅｘｐｌｏｒｅｒ（登録商標）またはネットスケープのようなブラウザを介して、ネットワークベースのドキュメントへのアクセスを提供する。現在の好ましい実施例において、ＤＭＰによって管理されたドキュメント収納部は、Ｉｎｔｅｒｎｅｔ  Ｅｘｐｌｏｒｅｒウィンドウ内のフォルダかデータ記憶領域として表わされる。当業者により認識されるように、ユーザが適切なアクセス権を持つ限り、ＤＭＰは、ユーザが、収納部フォルダあるいはデータ記憶領域上で操作を実行することを可能にすることが好ましい。
【実施例】
【００１２】
図１は、本発明を実行するためのネットワーク環境の実例である。システムは、パケット交換のＴＣＰ／ＩＰベースのグローバルな通信網のように、好ましい実施例が提供されるＬＡＮまたはＷＡＮの環境の例証となるデータ伝送ネットワーク１００から成る。当業者によって認識されるような、イーサネット（登録商標）、トークン・リング（登録商標）、８０２．１１（ｂ）のような、無数の従来のデータ伝送機構、あるいは有線または無線のデータ通信機構により例証されるように、データ伝送ネットワーク１００はいかなるネットワークにも適していて、フィジカル層とトランスポート層で好ましく構成される。
【００１３】
データ伝送ネットワーク１００への連結はドキュメント管理プラットフォーム１０２である（「ＤＭＰ」）。現在好ましい実施例において、ＤＭＰ１０２は、できれば、インストール、設定、およびサポートが簡単な、密閉したボックスサーバから成るハードウェアコンポーネント、およびソフトウェアを備えたプラグアンドプレイ装置であることが好ましい。ハードウェア、ソフトウェアについては、以下に詳しく記述される。ＤＭＰ１０２は、データ伝送ネットワーク１００に連結する、少なくとも１つのコンピュータ１０４、少なくとも１つの画像形成装置１０８および／または少なくとも１つのサーバ１０６にサポートを提供するのに適切である。それはドキュメント管理機能を備えた適切なドキュメント配信ソリューションである。
【００１４】
ＤＭＰ１０２は既存のファクシミリ、プリントおよび電子メールサーバを適切に置き換え、あるいは補足し、ビジネス文書を送信し、追跡し、格納するより効率的な方法を提示することが好ましい。ＤＭＰ１０２は、クライアント／サーバシステムであることが望ましい。それは、単独の、および共同の企業ワークグループ（そのような環境に制限されていないが）で適切に実施され、生産力を増加させるため、およびドキュメント通信をより単純で、より信頼できるようにすることによりコストを縮小するために設計される。ＤＭＰ１０２は、ユーザが多様なワークグループ間のドキュメントを共有し、また共同の仕事を実施できる機能を適切に提供する。さらに、コンピュータ１０４はデータ伝送ネットワーク１００に関連している。コンピュータ１０４は、ＷｉｎｄｏｗｓＮＴ（登録商標）、Ｗｉｎｄｏｗｓ２０００（登録商標）、ＷｉｎｄｏｗｓＸＰ（登録商標）、Ｕｎｉｘ（登録商標）、Ｌｉｎｕｘ（登録商標）、マッキントッシュあるいは他オペレーティングシステム上で稼動するサーバかクライアントのいずれかである。さらに、当業者により認識されるように、コンピュータ１０４はシッククライアントか、シンクライアントである。例えばＬＡＮ環境は、ＤＭＰ１０２は、ブラウザベースの「シン」クライアントからのサービスを提供する。開示されたＤＭＰ構造は、「シッククライアントの」ドライバベースのコンピュータ１０４用に、および「シンクライアントの」ブラウザベースのコンピュータ１０４用に適切に適応している。
【００１５】
少なくとも１つの画像形成装置１０８は、データ伝送ネットワーク１００に接続される。画像形成装置１０８は、プリンタ、ファクシミリ、スキャニング装置、複写機、多機能周辺装置（「ＭＦＰ」）、あるいは他の周辺機器のような機器である。画像形成装置１０８は、当業者によって認識されるように、いかなるネットワークに接続された画像形成装置にも適している。画像形成装置１０８は、当業者によって認識されるように、画像形成装置の適切な操作を保証する、必要なハードウェアおよびソフトウェアを備えた十分に機能的なサーバの役割を果たす内部デバイスコントローラを持っていることが好ましい。さらに、画像形成装置１０８は内部記憶装置（当業者によって認識されるようなハードディスクおよびＲＡＭ）を含むことが好ましい。
【００１６】
サーバ１０６も、任意でデータ伝送ネットワーク１００に接続される。画像形成装置１０８とＤＭＰ１０２の両方が適切にサーバ機能を持つので、補足サーバは本発明を実行するのには必要ない。しかし、企業ネットワークが単一のサーバしか持たないという事は滅多になく、多くの場合、異なる作業を実行するために設定された２つを越えるサーバがある。サーバ１０６は、適切な操作を保証する、必要なハードウェアおよびソフトウェアを備えた、任意の完全に機能的なサーバである。サーバ１０６は、選択的なクエリサポート、選択的なデータアクセス、データアーカイビングおよび同種のものについて設定されたデータベースサーバであり、また電子メールサーバ、アプリケーションサーバあるいはネットワークを介して機能を実行するよう設定された任意のサーバである。
【００１７】
ＤＭＰ１０２はできればドキュメント配信モジュール（「ＤＤＭ」）１１２およびドキュメント管理モジュール（「ＤＭＭ」）１１４を含むことが望ましい。ＤＭＰ１０２がこれらの特定モジュールに制限されておらず、また適切に装置管理用の追加モジュールから成るということに注目すべきである。ＤＭＭ１１４の主な機能は、主要ドキュメント収納部にドキュメントを格納し、ドキュメントの修正、ドキュメント編集中の共同作業、および格納されたドキュメントの調査、確認に対するユーザ能力を促進することである。ＤＤＭ  １１２の主な機能は、画像形成装置、サーバ、コンピュータ、ドキュメント収納部などのような、目的の送付先へジョブをルートすることである。
【００１８】
ＤＭＰ１０２は、さらにその中で適切に維持される少なくとも１つのドキュメント収納部あるいはデータ記憶領域を備えた内部記憶装置から成る。ＤＭＰ１０２は、ネットワークインターフェイス１１６を介してデータ伝送ネットワーク１００と接続することが望ましい。このように、ＤＭＰ１０２、サーバ１０６、コンピュータ１０４および少なくとも１つの画像形成装置１０８は、共有通信機関内にある。
【００１９】
コンピュータ１０４は、ＤＭＰ１０２に対する汎用インターフェースを備えたシッククライアント、あるいはシンクライアントを適切に表示する。コンピュータ１０４は、選択された装置へドキュメントを配布するためにＤＤＭ１１２と接続する。ＤＤＭ１１２は、配布用にＤＤＭ１１２へ転送されたドキュメントのステータスを、コンピュータ１０４に、適切に報告する。
【００２０】
ユーザが主要収納部（これはＤＭＰ１０２の記憶装置１１１に格納されていることが好ましい）からのドキュメントを速く格納し検索することを可能にするために、ＤＭＭ１１４は、ＤＤＭ１１２およびそのコンポーネントと作動するが、データ伝送ネットワーク１００と通信して任意の記憶装置上に適切に格納される。収納部は、ユーザのドキュメント共有を可能にし、多様なワークグループ間の共同作業を処理する。収納部に格納されたドキュメントにアクセスするために、ＤＭＰ１０２のユーザは、コンピュータ１０４からブラウザベースのグラフィカルユーザインターフェース（ＧＵＩ）を利用することが好ましい。ＤＭＰ１０２は、好ましくは、ＨＴＴＰプロトコルを使用し、ブラウザを介してシンクライアントからアクセス可能な内部ウェブサーバを通して、従来のブラウザ（例えばＭｉｃｏｒｓｏｆｔ  Ｉｎｔｅｒｎｅｔ  Ｅｘｐｌｏｒｅｒ、ネットスケープ（登録商標）ナビゲーター）のサポートを提供する。ＷｅｂＤＡＶ（ウェブ分配されたオーサリングとバージョニング）クライアントは、ＨＴＴＰとＷｅｂＤＡＶのプロトコルを利用してウェブサーバと適切に通信する。ＷｅｂＤＡＶは、ウェブサイトの編集、およびｍｅｔａデータの取り扱いをサポートするように設計された２方向のプロトコルである。
【００２１】
ＤＭＭ１１４が、ファクシミリまたはスキャニング装置等から画像の形式でドキュメントを受信する場合、それは、保存のために収納部へ画像を適切にルートする。画像も、出力デバイス（例えばプリンタ）にルーティングするために、ＤＤＭ１１２へ転送することができる。さらに、画像ファイルも、ネットワークを介して遠隔装置の他のドキュメント管理システム（「ＯＤＭＰ」）および好ましくはＯＤＭＡ対応品に適切にルートされる。電子メール装置を介して受信されたドキュメントは、テキストあるいは添付ファイルとして適切に処理され、ＤＭＭ１１４へ転送される。画像および処理された電子メールドキュメントはどちらもプリンタ、収納部、およびＯＤＭＰ、またはＤＤＭ１１２を介して他の出力デバイスにルートすることができる。
【００２２】
図２は、本発明による収納部の階層的フォルダツリー構造である。収納部２００は、複数個のファイルフォルダまたはデータ記憶領域で適切に構成される。ユーザはファイルフォルダとドキュメントにアクセスするために収納部２００を介してブラウズすることができる。許可されたユーザは新しいファイルフォルダおよびドキュメントの作成により階層ツリーを作成することができる。各ファイルフォルダはファイルの子フォルダーおよびドキュメントの両方を適切に含んでいる。ユーザには、個人フォルダ２０２およびグループフォルダ２０４の、２つのタイプのファイルフォルダが提供される。個人フォルダ２０２はフォルダ所有者のアクセスだけを許可する。フォルダ所有者は、そこに含まれる対象物に対し、全ての権利を持っている。管理者がユーザアカウントを作成する時、個人フォルダ２０２は適切に作成される。このファイルフォルダにアサインされたグループに属するユーザは、グループフォルダ２０４を見ることができる。ユーザがグループフォルダ２０４に含まれる対象物に実行することができる操作は、それぞれのグループから継承したアクセス権に制限されている。
【００２３】
１つの実施例においても、本発明のドキュメント管理システムは、着信するスキャンされたイメージデータ、ファクシミリ、印刷データ、および同種のものを記録するために、受信メール収納部か記憶エリアを含んでいる。そのような記憶装置領域は、各ユーザあるいはグループの個人的な記憶エリアであるか、あるいは共用記憶装置領域である。スキャン画像、ファクシミリ、印刷データおよび同種のものは、ユーザによって提供されるパラメータに基づいた記憶エリアに記録される。
【００２４】
本発明のドキュメント管理システムは、ユーザが複数のドキュメントを、あるドキュメントシステムから少なくとも１つの収納部あるいはデータ記憶領域に同時に取り込むか移動させることを可能にする。ドキュメントを取り込む、あるいは移動させるために、ユーザは、ドキュメントを受信するための収納部かデータ記憶領域を選択する。ユーザは、その技術において既知である任意の方法で、データ記憶領域に関する選択された情報を提供することにより、適切なデータ記憶領域を識別する。そのような情報は、データ記憶領域場所、データ記憶領域名、アクセス権、データ記憶領域に関連するユーザ名、およびユーザー名パスワードを含むが、それに制限されない。ユーザはシステムユーザーあるいはゲストアカウントのいずれかである。その後、ユーザによって提供される情報が確認され、もしそうであれば、ユーザはその後、複数個のドキュメントをドキュメントシステムから、選択されたデータ記憶領域に転送するか移動させることを認められる。各ユーザは、１つのデータ記憶領域のみを選択できることが好ましい。
【００２５】
好ましくは、データ記憶領域は、個人フォルダ、グループフォルダおよび電子受信メールフォルダから選ばれる。好ましくは、ドキュメントおよびディレクトリツリー構造は、データ記憶領域に適切に取り込まれる。ディレクトリツリー構造がデータ記憶領域に受信される場合、それらのディレクトリに格納されたドキュメントだけがデータ記憶領域の中に取り込まれる。
【００２６】
ドキュメントシステムは、ドキュメント管理システム、画像形成装置、電子メールサーバおよびインターネットサーバである。例えば、１つの実施例において、ユーザは、そのようなデバイスのブラウズを可能にするため、またドキュメント選択を可能にするために適切に実行されるインターフェースを利用して、ローカルドライブあるいはネットワークハードドライブから複数のドキュメントを取り込む、あるいは移動する。これもアップロード操作と呼ばれる。インターフェースは、ユーザが送付先記憶エリアあるいはフォルダを指摘し、コピーの実行、あるいは送付先データ記憶領域かフォルダにドキュメントを配置する操作を移動させることを可能にする。
【００２７】
別の実施例においては、ユーザは、スキャニング装置、プリンタ、複写機、ファクシミリおよび多機能周辺装置のような画像形成装置からの入出力を取り込む。例えば、ユーザによってスキャンされた紙文書は画像フォーマットに変換され、ユーザの個人的な記憶装置、あるいは受信メールフォルダに格納される。ユーザは、自分の受信メールフォルダから、収納部内の特定のデータ記憶領域あるいはフォルダにドキュメントを移動させるオプションを持っている。
【００２８】
さらに別の実施例では、ユーザは、テキストおよび添付として電子メールからデータ捕獲する。電子メールを介して送信されたドキュメントは、ユーザ受信メールフォルダに格納される。ユーザは、受信メールフォルダから収納部内の特定のデータ記憶領域あるいはフォルダにドキュメントを移動させるオプションを持っている。
【００２９】
別の実施例において、ユーザは、インターネット上で処理されるサーバからのドキュメントあるいはファイルを取り込む。ＧＵＩは、ソースドキュメントおよび目的ファイルフォルダのＵＲＬを指定する機能を備える。その後、ＤＭＰ２０２は、特定のデータ記憶領域かフォルダ中に保存するための特定の文書のダウンロードを容易にする。
【００３０】
１つの実施例において、ドキュメント管理システムは、指定されるデータ記憶領域が、今後ドキュメントシステムからドキュメントまたはデータを受信しないように、所望のデータ記憶領域を解除することに適した手段をも含んでいる。ユーザが指定のドキュメント領域を解除するまで、電子ドキュメントおよびデータはすべて、ドキュメントシステムから、指定のドキュメント記憶領域に受信される。このポイントでは、ユーザは、ドキュメントまたはデータを受信するために別のデータ記憶領域の処理あるいは選択を停止してもよい。
【００３１】
１つの実施例において、ドキュメント管理システムは、指定のデータ記憶領域だけが特定のドキュメントシステムからドキュメントとデータを受信するような、代替のデータ記憶領域のロックに適した手段を含んでいる。
【００３２】
別の実施例において、ドキュメント管理システムは、上に論じられるように個々のユーザに関係している複数のデータ記憶領域、あるいはフォルダおよび各領域、あるいはフォルダを提供する。この実施例においては、複数のデータ記憶領域が選択される。その後、各選択されたデータ記憶領域あるいはフォルダは、ドキュメントシステムからその関連する個人ユーザのためのドキュメントあるいはデータを受信する。各ユーザは、１つのデータ記憶領域のみを選択できることが好ましい。１つの実施例において、ドキュメント管理システムは、指定されるデータ記憶領域が、今後ドキュメントシステムからドキュメントまたはデータを受信しないように、個々のユーザの所望のデータ記憶領域を解除することに適した手段をも含んでいる。指定されたドキュメント領域が解除されるまで、電子ドキュメントおよびデータはすべて、ドキュメントシステムから、個々のユーザに関連した指定ドキュメント記憶領域に受信される。
【００３３】
図３および図４は、複数のドキュメントを、本発明による少なくとも一つの選択データ記憶領域に移動する工程のフローチャートが図示される。フローは、ドキュメントが転送されることになっているデータ記憶領域かフォルダをユーザが選択するプロセスブロック３０２から始まる。その後、選択されたデータ記憶領域が個人データ記憶エリアかどうか決定がなされる決定ブロック３０４に進む。決定が肯定的な場合、ＤＭＭ上の選択されたデータ記憶領域に対応するシャドウシェアデータ記憶領域がサーバ上に作成される、プロセスブロック３０６に進む。決定が否定的な場合、サーバ上の選択されたデータ記憶領域に対応するシャドウシェアデータ記憶領域がサーバ上に作成される、プロセスブロック３０８に進む。
【００３４】
その後、そこでシャドウシェアデータ記憶領域が開かれるプロセスブロック３１０に進む。その後、シャドウデータ記憶領域が個人データ記憶領域かどうかの決定が、決定ブロック３１２でなされる。決定が否定的な場合、プロセスブロック３２０に進む。決定が肯定的な場合、データ記憶領域へのアクセスを獲得するためにユーザ名とパスワードを提供するようにユーザに要求する、プロセスブロック３１４に進む。
【００３５】
フォルダへのユーザの権利は、特定のユーザに提供されるアクセスのレベルに従って管理者が適切にアサインする。例えば、グループフォルダ中のドキュメントに対し、下位の読取専用アクセスに限定されているユーザであるにもかかわらず、個人フォルダ中の自分のドキュメントへのフルアクセスを与えられる。管理者は、いかなるユーザに、およびいかなるドキュメント場所への権利をも設定することができる。ネットワークログインと一致する単独のログインとして、あるいは個別のログインとしてユーザ名／パスワードログインを実施することができることに注意してほしい。したがって、ＤＭＰ１０２が個別のログイン手続きとしてユーザ名／パスワードをユーザに要求する場合、アクセスコードあるいはログインが有効かどうか決定する、決定ブロック３１６に進む。
決定ブロック３１６の否定的な判定は、ユーザが無効のログイン情報を入力したことを意味し、ユーザに再び有効なアクセスコードかログインを入力するように要求するプロセスブロック３１８に戻る。
【００３６】
決定ブロック３１６の肯定的な判定は、ユーザが有効なログインを入力したことを意味し、ユーザが収納部へのアクセスを提供されるプロセスブロック３２０に進む。
ユーザは、管理者によってアサインされた権利に従い、ユーザが提供するログイン情報に関連したアクセスを適切に与えられる。
【００３７】
その後、プロセスブロック３２２に進み、そこでユーザは複数のドキュメントをドキュメントシステムからシャドウシェアデータ記憶領域に移動あるいはコピーする。この時点で、あらかじめ決められた期間の後に、シャドウシェアデータ記憶領域からＤＭＭに設置された対応するデータ記憶領域にドキュメントを転送するプロセスブロック３２４に移行する。
【００３８】
その後、プロセスブロック３２６に移行し、データ記憶領域がドキュメントシステムからドキュメントを受信しないように、選択されたデータ記憶装置コンテナをユーザが解除する。データ記憶領域はいかなる時も解除し得る。この時点ではユーザは、３２８で示されるようにドキュメントを受信する、あるいプロセスを中断するために別のデータ記憶領域を選択してもよい。
【００３９】
ネットワーク装置上で作動すると記述されたシステムであるが、さらに、例えばＬｉｎｕｘ（および他のＵｎｉｘ（登録商標）のＯＳ）のような、他のオペレーティングシステム、およびアップルコンピューター（登録商標）のＯＳ上でそれが実行できることが認識されている。好ましい実施例は詳細に記述されたが、追加の請求項によって定義されるような、発明の精神および適用範囲から外れずに、多様な変更、置き換えおよび変更を行なうことができるということが理解されるべきである。本発明の原理を説明するために、ここに記述され、図示された細部、材料、および部分的なアレンジの多様な変更は、追加の請求項にも表示されているような、発明の原理および適用範囲内の分野の当業者によってなされてもよいということが認識される。
【図面の簡単な説明】
【００４０】
【図１】は、本発明を実施するためのネットワークシステムの例である。
【図２】は、ドキュメント管理システム中の収納部の階層ツリー構造である。
【図３】および
【図４】は、複数個のドキュメントを少なくとも１つのデータ記憶領域に自動で転送する対象発明の、全ブロック図である。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【外国語明細書】
１  Ｔｉｔｌｅ  ｏｆ  Ｉｎｖｅｎｔｉｏｎ    
ＤＯＣＵＭＥＮＴ  ＭＡＮＡＧＥＭＥＮＴ  ＳＹＳＴＥＭ  ＦＯＲ  ＴＲＡＮＳＦＥＲＲＩＮＧ  Ａ  ＰＬＵＲＡＬＩＴＹ  ＯＦ  ＤＯＣＵＭＥＮＴＳ
２  Ｄｅｔａｉｌｅｄ  Ｄｅｓｃｒｉｐｔｉｏｎ  ｏｆ  Ｉｎｖｅｎｔｉｏｎ  
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３  Ｂｒｉｅｆ  Ｄｅｓｃｒｉｐｔｉｏｎ  ｏｆ  Ｄｒａｗｉｎｇｓ  
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Ｃｌａｉｍｓ
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2004185600.tif 000025
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１  Ａｂｓｔｒａｃｔ    
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２  Ｒｅｐｒｅｓｅｎｔａｔｉｖｅ  Ｄｒａｗｉｎｇ      ＦＩＧ１
ＦＩＧ１
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ＦＩＧ２
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ＦＩＧ３
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