(57)【要約】【課題】ファイルの現在の状態を正確に把握することを可能とするファイル管理方法を提供することを目的とする。【解決手段】ユーザ端末とネットワークを介して接続されるファイル管理用サーバは、ユーザ端末からファイルＩＤ及びユーザＩＤを含むファイルの貸出し依頼情報を受信し、ファイルＩＤに対応するファイルの現状データを確認し、現状データがファイルＩＤに対応するファイルが保管されていることを示す場合には現状データをファイルＩＤに対応するファイルが貸出し予定であることを示すデータに変更し、ファイルＩＤに対応するファイルに対してユーザＩＤに対応するユーザへの貸出し処理が終了した場合には現状データをファイルＩＤに対応するファイルが貸出されたことを示すデータに変更することを特徴する。【選択図】      図１
2004185317.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ユーザ端末とネットワークを介して接続されるファイル管理用サーバを有するファイル管理システムにおけるファイル管理方法おいて、前記ファイル管理用サーバは、
ユーザ端末から、ファイルＩＤ及びユーザＩＤを含むファイルの貸出し依頼情報を受信し、
前記ファイルＩＤに対応するファイルの現状データを確認し、
前記現状データが前記ファイルＩＤに対応するファイルが保管されていることを示す場合には、前記現状データを前記ファイルＩＤに対応するファイルが貸出し予定であることを示すデータに変更し、
前記ファイルＩＤに対応するファイルに対して前記ユーザＩＤに対応するユーザへの貸出し処理が終了した場合には、前記現状データを前記ファイルＩＤに対応するファイルが貸出されたことを示すデータに変更することを特徴するファイル管理方法。
【請求項２】
ユーザ端末とネットワークを介して接続されるファイル管理用サーバを有するファイル管理システムにおけるファイル管理方法おいて、前記ファイル管理用サーバは、
ユーザ端末から、ファイルＩＤ及びユーザＩＤを含むファイルの貸出し依頼情報を受信し、
前記ファイルＩＤに対応するファイルの現状データを確認し、
前記現状データが前記ファイルＩＤに対応するファイルが貸出されていることを示す場合には、借受予約入力を可能とし、
前記ユーザＩＤに対応するユーザを借受予約者として登録することを特徴とするファイル管理方法。
【請求項３】
ファイルＩＤが付帯したファイルの保管場所ＩＤが付帯した保管場所への保管を管理するファイル管理システムにおけるファイル管理方法おいて、前記ファイル管理用サーバは、
ファイルＩＤデータ及び前記ファイルＩＤデータに対応した保管場所ＩＤデータを記憶し、
前記ファイルを保管場所に保管する際に、前記ファイルからファイルＩＤデータの入力及び前記保管場所から保管場所ＩＤデータの入力を行い、
予め記憶されている前記ファイルＩＤデータ及び前記保管場所ＩＤデータと、前記ファイルを保管場所に保管する際に入力された前記ファイルＩＤデータ及び前記保管場所ＩＤデータを比較し、
予め記憶されている前記ファイルＩＤデータ及び前記保管場所ＩＤデータと、前記ファイルを保管場所に保管する際に入力された前記ファイルＩＤデータ及び前記保管場所ＩＤデータが異なっている場合に警告を発することを特徴とするファイル管理方法。
【請求項４】
ファイルＩＤが付帯したファイルの保管場所ＩＤが付帯した保管場所への保管を管理するファイル管理用サーバと、前記ファイル管理用サーバとデータの送受信可能に接続されている移動可能なデータ入力装置を有するファイル管理システムにおけるファイル管理方法おいて、
前記データ入力装置は、ファイルに対応するファイルＩＤデータを入力して前記ファイル管理用サーバに送信し、前記ファイルを保管場所に保管する際に前記保管場所から保管場所ＩＤデータを入力して前記ファイル管理用サーバに送信し、
前記ファイル管理用サーバは、受信した前記ファイルＩＤデータと前記保管場所ＩＤデータとを結びつけて記憶することによって、前記ファイルの保管場所を管理することを特徴とするファイル管理方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ファイル管理システムに関し、特にファイルの現状を正確に把握するためのファイル管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、ファイル管理は、ファイルが作成された場合には、ファイル管理者がファイルにファイルＩＤを付与してファイル保管場所に保管し、借り手によってファイルが貸し出される場合には、ファイル管理者がファイル保管場所からファイルを取出して借り手にファイルを手渡していた。また、借り手からファイルが返却される場合には、ファイル管理者がファイルを受け取りファイル保管場所にファイルを戻していた。さらに、ファイルを管理するために、ファイルＩＤを用い、ファイルの保管場所及びファイルの貸出し先等をパーソナルコンピュータ（以下「ＰＣ」と言う）によって管理していた（例えば、特許文献１参照）。
【０００３】
【特許文献１】
特開昭６１−２８７６０５号公報（第１頁右下欄及び第２頁左上欄）
しかしながら、ファイル管理者がファイルを受け取ってからファイルの保管場所にファイルを戻す間は、適切に管理がなされていなかった。例えば、ＰＣ上のデータにおいて、ファイル管理者がファイルを受取った時点で、ファイルの保管が完了されたものとすると、ファイル管理者がファイルを受取った後ファイルがファイル保管場所に戻されるまでの間にファイルが紛失した場合、紛失していることがＰＣ上のデータに現れないという不都合があった。また、ＰＣ上のデータにおいて、ファイル管理者がファイルを受取った時点で、ファイルの保管が完了されたものとすると、ファイル管理者がファイルを受取った後ファイルがファイル保管場所に戻されるまでの間にファイルが紛失した場合、ファイル管理者がファイルを受取った後ファイル保管場所に戻されるまでの間にファイルを紛失したのか、誤って異なった場所にファイルを戻してしまったのか分からなくなるという不都合があった。さらに、ファイル管理者がファイルをファイル保管場所に戻す際に、一旦間違った場所にファイルを戻してしまうと、ＰＣ上のデータではファイルの保管は完了されていると見なされているにもかかわらず、ファイルが発見できないという不都合があった。
【０００４】
また、同様に、ファイル管理者がファイルを取出してからファイルを借り手に手渡すまでの間も、適切に管理がなされていなかった。
【０００５】
さらに、ファイル管理者がファイルを受け取ってからファイルの保管場所にファイルを戻す間、及びファイル管理者がファイルを取出してからファイルを借り手に手渡すまでの間に、他の借り手がファイルを利用したいと考える場合に適切な処理がなされていなかった。
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
そこで、本発明は、ファイルの現在の状態を正確に把握することを可能とするファイル管理システムを提供することを目的とする。
【０００７】
また、本発明は、ファイルの貸出時及び返却時におけるファイルの紛失を防止することを可能とするファイル管理システムを提供することを目的とする。
【０００８】
さらに、本発明は、ファイルをファイル保管場所に戻す際に、誤った場所にファイルを戻すことを防止することを可能とするファイル管理システムを提供することを目的とする。
【０００９】
さらに、本発明は、ファイルの保管場所を簡単且つ安全に決定することが可能なファイル管理システムを提供することを目的とする。
【００１０】
【課題を解決するための手段】
上記の目的を達成するために、本発明に係るファイル管理システムでは、ユーザ端末とネットワークを介して接続されるファイル管理用サーバは、ユーザ端末からファイルＩＤ及びユーザＩＤを含むファイルの貸出し依頼情報を受信し、ファイルＩＤに対応するファイルの現状データを確認し、現状データがファイルＩＤに対応するファイルが保管されていることを示す場合には現状データをファイルＩＤに対応するファイルが貸出し予定であることを示すデータに変更し、ファイルＩＤに対応するファイルに対してユーザＩＤに対応するユーザへの貸出し処理が終了した場合には現状データをファイルＩＤに対応するファイルが貸出されたことを示すデータに変更することを特徴する。ファイルの貸出し依頼があった状況から、貸出し依頼の処理が行われるまでの中間の状態を管理できるようにしたものである。
【００１１】
また上記の目的を達成するために、本発明に係るファイル管理システムでは、ユーザ端末とネットワークを介して接続されるファイル管理用サーバは、ユーザ端末からファイルＩＤ及びユーザＩＤを含むファイルの貸出し依頼情報を受信し、ファイルＩＤに対応するファイルの現状データを確認し、現状データがファイルＩＤに対応するファイルが貸出されたことを示す場合には借受予約入力を可能とし、ユーザＩＤに対応するユーザを借受予約者として登録することを特徴とする。貸出し依頼のあったファイルが、既に貸出されている場合に、借受予約ができるようにしたものである。
【００１２】
さらに上記の目的を達成するために、本発明に係るファイル管理システムでは、ファイルＩＤが付帯したファイルの保管場所ＩＤが付帯した保管場所への保管を管理するファイル管理用サーバは、ファイルＩＤデータ及びファイルＩＤデータに対応した保管場所ＩＤデータを記憶し、ファイルを保管場所に保管する際にファイルからファイルＩＤデータの入力及び保管場所から保管場所ＩＤデータの入力を行い、予め記憶されているファイルＩＤデータ及び保管場所ＩＤデータとファイルを保管場所に保管する際に入力されたファイルＩＤデータ及び保管場所ＩＤデータを比較し、予め記憶されているファイルＩＤデータ及び保管場所ＩＤデータとファイルを保管場所に保管する際に入力されたファイルＩＤデータ及び保管場所ＩＤデータが異なっている場合に警告を発することを特徴とする。間違った場所にファイルが保管されないように警告を発するようにしたものである。
【００１３】
さらに上記の目的を達成するために、本発明に係るファイル管理システムでは、ファイルＩＤが付帯したファイルの保管場所ＩＤが付帯した保管場所への保管を管理するファイル管理用サーバとファイル管理用サーバとデータの送受信可能に接続されている移動可能なデータ入力装置を有し、
データ入力装置は、ファイルに対応するファイルＩＤデータを入力してファイル管理用サーバに送信し、ファイルを保管場所に保管する際に保管場所から保管場所ＩＤデータを入力してファイル管理用サーバに送信し、
ファイル管理用サーバは、受信したファイルＩＤデータと保管場所ＩＤデータとを結びつけて記憶することによって、ファイルの保管場所を管理することを特徴とする。ファイルの保管場所を予め特定することなく、開いているスペースのどこにでも安全にファイルを保管することを可能としたものである。
【００１４】
【発明の実施の形態】
図１は、本発明のファイル管理方法に係るシステムの基本構成を説明するための概略図である。ＬＡＮ、インターネット等のクローズ及びオープンのネットワーク１０に、ファイル管理用サーバ２０、借り手端末３０が、相互にデータを送受信可能に接続されている。また、ファイル管理用サーバ２０及び借り手端末３０には、ファイル又は書架に添付されたバーコードを読取るためのハンディー・ターミナル（以下「ＨＴ」と言う）２２及び３２が、それぞれ付属している。なお、図１では、１つの借り手端末３０しか記載されていないが、借り手端末の数は単なる一例であって、図１に示される個数に限定されるものではない。
【００１５】
ＨＴ２２又は３２は、バーコード読取取り口を有しており、バーコード読取り口を利用してバーコードを読取り、内蔵又は別体の光通信ユニットを利用して、読取ったバーコードを管理用サーバ２０及び借り手端末３０へ無線で送信する。また、ＨＴ２２又は３２は、数字キー及び又は各種入力キー及び、簡易表示画面を有している。また、ＨＴ２２は、ファイルに添付されているバーコードを読取るファイル読取りモードと、書架１２０の棚（保管場所）に付帯した保管場所ＩＤを読取る保管場所読取りモードを有しており、さらに、ファイル読取りモードは、ファイルを書架へ保管する場合の保管モードとファイルを書架から取出す場合の貸出しモードの２種類のモードに区別される。ＨＴ２２におけるモードの切替えは、ＨＴ２２に付属している数字キー及び又は各種入力キーによって行われる。ＨＴ２２の３種類のモード情報は、読取ったバーコード情報とともに管理用サーバ２０へ送信される。本実施形態では、デンソー株式会社のＢＨＴ−４０００を、ＨＴ２２及び３２として利用しているが、この機種に限られることなく、各種バーコート・スキャナーを利用することもできる。
【００１６】
ファイル管理用サーバ２０及び借り手端末３０は、少なくとも、ＣＰＵ等から構成される制御部、各種データの送受信を行うための送受信部、ディスプレイ等の表示部、メモリや各種記録媒体等から構成される記憶部、キーボード及びマウス等から構成される入力操作部、プリンタ等から構成される出力部を有している。また、前述した記憶部にはファイル管理用サーバ２０及び借り手端末３０における各種処理を行うためのプログラムが記憶され、特にファイル管理用サーバ２０の記憶部には後述するファイル管理データベースが（以下「ファイル管理ＤＢ」と言う）が構築されている。
【００１７】
新規作成されたファイル１００は、図２に記載されるファイル新規作成フローに従って書架１２０に保管される。また、借り手から借り手端末３０を利用して貸出依頼があったファイル１００は、図７に記載されるファイル貸出フローに従って、管理者により書架１２０から借り手へ貸出される。さらに、使用済みのファイル１００は、借り手から一時保管場所１４０に返却され、その後図８に記載されるファイル返却フローに従って、管理者によって書架１２０へ保管される。
【００１８】
最初に、図２を用いて、ファイル新規作成フローについて説明する。
【００１９】
管理者は、管理用サーバ２０にコード入力を行う（ステップ２０１）。コードは、ファイルの新規作成に対応して予め定められたものであって、数字及びアルファベットの組み合わせ等であっても良いし、又は特定の入力ボタンと対応していても良い。
【００２０】
次に、管理用サーバ２０は、コード入力に応じて、ファイル新規作成画面をディスプレイ上に表示する（ステップ２０２）。ファイル新規作成画面の一例を図６（ａ）に示す。
【００２１】
次に、管理者は、ファイル保管モードにセットされたＨＴ２２を用いて、ファイル１００に予め付帯されているバーコード１０１を読取り（ステップ２０３）、ファイル新規作成画面図６（ａ）の６０１に、バーコードに対応したファイルＩＤが表示される。本実施形態では、ファイルＩＤは英数字を組み合わせたものであるが、それに限られるものではない。また、ファイルＩＤは、ＨＴ２２によらず、管理者が管理用サーバ２０の入力操作部を用いて入力しても良い。
【００２２】
ＨＴ２２を用いて、ファイル１００に予め付帯されているファイルＩＤが読取られる状況を図３に示す。図３では、ＨＴ２２で読取ったデータは、無線で管理用サーバ２０へ送信されるが、有線によって送信されるようにしても良い。
【００２３】
次に、管理者が、当初ロケーションデータを管理用サーバ２０の入力操作を利用して入力すると（ステップ２０４）、ファイル新規作成画面図６（ａ）の６０２に表示される。当初ロケーションデータ（保管場所ＩＤ）は、ステップ２０３でファイルＩＤが入力されたファイル１００が、最初に収められる書架１２０における保管場所を示すデータである。
【００２４】
次に、管理者は、ファイル新規作成画面６（ａ）で、所定のデータが入力されたことの確認を行い、間違いが無い場合には、登録ボタン６０３をクリックして、データの登録を行う（ステップ２０５）。入力に誤りがある場合には、キャンセルボタン６０４をクリック後、入力をやり直す。
【００２５】
登録されたデータは、ファイル管理ＤＢに記憶される。ファイル管理ＤＢの一例を図４に示す。ファイル管理ＤＢは、ファイルＩＤデータ４０１、現状データ４０２、保管場所データ４０３、借り手データ４０４、借受予約データ４０５及び借受予約者データ４０６等から構成されている。なお、図４に示すファイル管理ＤＢは、一例であってこれに限られるもではない。
【００２６】
次に、管理用サーバ２０は、出力部から、ファイルＩＤ及び当初ロケーションデータが記載されたファイルラベルをプリントアウトする（ステップ２０５）。管理者は、プリントアウトされたファイルラベルを、ファイル１００に添付する。
【００２７】
次に、ファイル１００は、ファイルラベルに記載された当初ロケーションデータに対応する保管場所に移動され、ファイル保管モードにセットされたＨＴ２２によって再度ファイルＩＤを示すバーコード１０１が読取られ（ステップ２０７）、その後保管場所読取りモードにセットされたＨＴ２２によって、当初ロケーションに対応する書架の特定の棚５０２を示すバーコード５０１が読取られる（ステップ２０８）。図５に、ＨＴ２２によって、バーコード１０１及び５０１が読取られる状況を図５に示す。
【００２８】
なお、ＨＴ２２によって、読取られたファイルＩＤと当初ロケーションデータは、管理用サーバ２０に送信され、既にファイル管理ＤＢに登録されているファイルＩＤデータ４０１と保管場所データ４０２と合致するか否かが判断される（ステップ２０９）。合致しない場合には、保管しようとしていた書架の棚５０２が間違っていることとなるため、ＨＴ２２の表示画面に警告表示を行うようなデータが管理用サーバ２０からＨＴ２２に送信される（ステップ２１０）。このような警告によって、誤った場所にファイルが保管されることを防止するという効果がある。警告表示がなされた後は、再度バーコードの読取りが行われる。
【００２９】
保管しようとしていた書架の棚５０２が間違っていない場合には、警告表示は行われず、管理用サーバ２０は、ファイル管理ＤＢの現状データ４０２を「寄託」に設定し（ステップ２１１）、一連のファイル新規作成フローの手順を終了する。また、「寄託」は、ファイルが書架に保管されている状態を示している。なお、ファイルは、管理者によって棚５０２に保管される。
【００３０】
次に、図７を用いて、ファイル貸出しフローについて説明する。
【００３１】
最初に、借り手が、借り手端末３０から、ユーザＩＤ入力及びコード入力を行う（ステップ７０１）。ＩＤは、予め借り手毎に付与されており、コードはファイル貸出しの依頼に応じた数字及び／又はアルファベット等である。
【００３２】
次に、借り手端末３０は、コード入力に応じて、ファイル貸出し画面を、ディスプレイ上に表示する（ステップ７０２）。ファイル貸出し画面の一例を図６（ｂ）に示す。ファイル貸出し画面は一例であって、これに限られるものでは無い。
【００３３】
次に、借り手は、借り手端末３０の入力操作部を用いて、借りたいファイルのファイルＩＤを入力する（ステップ７０３）。入力されたファイルＩＤは、ファイル貸出し画面の一例を図６（ｂ）の６０５へ表示される。
【００３４】
次に、表示されたファイルＩＤに間違いが無い場合には、借り手は依頼ボタン６０６をクリックする。クリックに応じて、借り手端末３０は、ユーザＩＤ及びファイルＩＤを管理用サーバ２０へ送信し、管理用サーバ２０では、受信したファイルＩＤを用いて、ファイル管理ＤＢを参照し、ファイルＩＤ対応するファイルの現状データ４０２を確認する（ステップ７０４）。確認された現状データは、管理用サーバ２０から借り手端末３０へ送信され、ファイル貸出し画面図６（ｂ）の６０７に表示される。
【００３５】
現状データ４０２が、「寄託」の場合、即ち借り手が借りたいファイルが書架に保管されている場合、管理用サーバ２０は、ファイル管理ＤＢの借り手データ４０４に、ステップ７０４で受信したユーザＩＤを登録し（ステップ７０５）、現状データ４０２を「貸出し設定」に変更する（ステップ７０６）。「貸出し設定」は、借り手によって該当ファイルが貸出し予定であることを示している。
【００３６】
次に、管理用サーバ２０は、少なくとも、該当するファイルのファイルＩＤデータ４０１、保管場所データ４０３及び借り手データ４０４（及びユーザＩＤに対応する氏名）が記載された貸出しファイルリストを出力部からプリント出力する（ステップ７０７）。なお。プリント出力は、一件毎に行っても良いし、複数の案件を一度に行っても良い。
【００３７】
貸出しファイルリストを受取った管理者は、記載されている保管場所に行き、該当するファイルを取出して、ファイルに添付されているバーコードをファイル貸出しモードにセットされたＨＴ２２によって読取る（ステップ７０８）。
【００３８】
ＨＴ２２によって読取られたファイルＩＤは、管理用サーバ２０へ送信され、管理用サーバ２０は、ファイル管理ＤＢの現状データ４０２を「貸出し中」に変更する（ステップ７０９）。「貸出し中」とは、ファイルが保管場所から取出され、借り手側に移動した状況であることを示している。ファイルはその後、管理者によって借り手に貸出される。管理用サーバ２０は、その後借り手端末３０にデータを送信し、該当するファイルの貸出し依頼が受理された旨の表示を行うことが好ましい。
【００３９】
ステップ７０４で、現状データ４０２が、「貸出し設定」及び「返却中」の場合、即ちファイルが書架に完全に保管されていない場合、管理用サーバ２０は借り手用端末３０にデータを送信して、貸出しが直ぐには行えない旨の警告表示を行う（ステップ７１０）。警告表示は、ファイル貸出し画面（ｂ）の６０７に、「貸出し設定」及び「返却中」、さらには「貸出し不可」等を表示することにより行うことが好ましい。なお、現状データ４０２が、「返却中」の場合については、後述する図８の説明の箇所にて詳述する。
【００４０】
また、ステップ７０４で、現状データ４０２が、「貸出し中」の場合、即ちファイルが保管場所から取出され、既に他の借り手側に移動した状況である場合、管理用サーバ２０は、ファイル管理ＤＢの借り手データ４０４を借り手端末３０に送信し、借り手端末３０はそのデータを受信して、ディスプレイ上に表示する。表示は、ファイル貸出し画面（ｂ）の６０７に、「貸出し中」及び借り手データ４０４、さらには借り手データ４０４に対応する現在の借り手の氏名を表示することが好ましい。
【００４１】
次に、管理用サーバ２０は所定のデータを借り手端末３０に送信し、借り手端末３０はデータの受信を受けて、借受予約画面をそのディスプレイ上に表示する（ステップ７１２）。借受予約設定とは、ファイルが書架に戻ってきた場合に、自動的に借り手にファイルが渡るように予め予約を行うことを言う。借受予約画面の一例を図６（ｃ）に示す。
【００４２】
次に、借受予約を行いたい借り手は、借受予約画面に、ファイルＩＤ及び自己のユーザＩＤを入力することによって、借受予約の設定を行う（ステップ７１３）。ファイルＩＤ及びユーザＩＤは、自動的に表示されるようにしても良い。
【００４３】
次に、借受予約画面の表示に問題が無い場合には、借り手は登録ボタン６１０をクリックして借受予約の登録を行い（ステップ７１４）、ファイル貸出しフローを終了する。
【００４４】
次に、借り手端末３０は、ファイルＩＤ及びユーザＩＤを管理用サーバ２０へ送信し、管理用サーバ２０はこれらのデータを受信して、ファイル管理ＤＢに登録する。これにより、ファイル管理ＤＢの借受予約データ４０５が「あり」に変更され、借受予約者データ４０６に、借受予約を行いたい借り手のユーザＩＤが登録される。
【００４５】
このようにして、借り手が貸出したいファイルの現状データ４０２が、「寄託」の場合、「貸出し設定」の場合、「貸出し中」の場合、及び「返却中」の場合に応じて、ファイルの管理をすることが可能となった。
【００４６】
次に、図８を用いて、ファイル返却フローについて説明する。ファイル返却フローは、借り手に貸出されていたファイルが返却されてきた場合に行われる作業フローである。
【００４７】
最初に、管理者が、管理用サーバ２０でコード入力を行う（ステップ８０１）。コードはファイル返却に応じた数字及び／又はアルファベット等である。
【００４８】
次に、管理用サーバ２０は、コード入力に応じて、ファイル返却画面を、管理用サーバ２０のディスプレイに表示する（ステップ８０２）。ファイル返却画面の一例を図６（ｄ）に示す。
【００４９】
次に、管理者は、管理用サーバ２０に付属するＨＴ２２を用いて、ファイルに付帯されているバーコードを読取る（ステップ８０３）。読取られたバーコードに対応するファイルＩＤが、ファイル返却画面の６１２に表示されることが好ましい。
【００５０】
次に、管理用サーバ２０は、読取られたファイルＩＤを用いて、ファイル管理用ＤＢを参照し、借受予約データ４０５の設定がなされているか否かを確認する（ステップ８０４）。借受予約がある場合には、借受予約者のユーザＩＤがファイル返却画面の６１３に表示されるようにすることが好ましい。また、借受予約者にファイルをそのまま貸出す場合には、貸出しボタン６１４をクリックし、借受予約が無くファイルを返却する場合には、返却ボタン６１５をクリックすることが好ましい。さらに、貸出しボタン６１４のクリックに応じてステップ８０６〜８０９は進行し、返却ボタン６１５のクリックに応じてステップ８１０〜８１７が進行するようにすることが好ましい。
【００５１】
借受予約者にファイルをそのまま貸出す場合、管理用サーバ２０は、ファイル管理ＤＢの借り手データ４０４に借受予約者データ４０６の内容を登録し、借受予約者データ４０６の内容を削除する（ステップ８０５）。
【００５２】
次に、管理用サーバ２０は、現状データ４０２を「貸出し設定」に変更する（ステップ８０６）。「貸出し設定」は、借り手によって該当ファイルが貸出し予定であることを示している。
【００５３】
次に、管理用サーバ２０は、少なくとも、該当するファイルのファイルＩＤデータ４０１、保管場所データ４０３及び借り手データ４０４（及びユーザＩＤに対応する氏名）が記載された貸出しファイルリストを出力部からプリント出力する（ステップ８０７）。なお。プリント出力は、一件毎に行っても良いし、複数の案件を一度に行っても良い。
【００５４】
次に、返却ファイルリストを受取った管理者は、該当するファイルを取出して、ファイルに付帯されているバーコードをファイル貸出しモードにセットされたＨＴ２２によって読取る（ステップ８０８）。
【００５５】
ＨＴ２２によって読取られたファイルＩＤは、管理用サーバ２０へ送信され、管理用サーバ２０は、ファイル管理ＤＢの現状データ４０２を「貸出し中」に変更する（ステップ８０９）。その後、管理者は、該等ファイルを借受予約者に貸出す。
【００５６】
借受予約が無くファイルを返却する場合には、管理用サーバ２０は、ファイル管理ＤＢの現状データ４０２を「返却中」に変更し（ステップ８１０）、少なくとも、該当するファイルのファイルＩＤデータ４０１及び保管場所データ４０３が記載された返却ファイルリストを出力部からプリント出力する（ステップ８１１）。なお。プリント出力は、一件毎に行っても良いし、複数の案件を一度に行っても良い。
【００５７】
貸出しファイルリストを受取った管理者は、記載されている保管場所に行き、ファイル保管モードにセットされたＨＴ２２によって再度ファイルＩＤを示すバーコード１０１を読取り（ステップ８１２）、その後保管場所読取りモードにセットしたＨＴ２２によって、保管場所に対応する書架の特定の棚を示すバーコード５０１を読取る（ステップ８１３）。
【００５８】
なお、ＨＴ２２によって、読取られたファイルＩＤと保管場所データは、管理用サーバ２０に送信され、既にファイル管理ＤＢに登録されているファイルＩＤデータ４０１と保管場所データ４０２と合致するか否かが判断される（ステップ８１４）。合致しない場合には、保管しようとしていた書架の棚が間違っていることとなるため、ＨＴ２２の表示画面に警告表示を行うようなデータが管理用サーバ２０からＨＴ２２に送信される（ステップ８１５）。このような警告によって、誤った場所にファイルが保管されることを防止するという効果がある。警告表示がなされた後は、再度バーコードの読取りが行われる。
【００５９】
保管場所が間違っていない場合には、警告表示は行われず、管理用サーバ２０は、ファイル管理ＤＢの現状データ４０２を「寄託」に設定し（ステップ８１６）、一連のファイル新規作成フローの手順を終了する。また、「寄託」は、ファイルが書架に保管されている状態を示している。なお、ファイルは、管理者によって該当保管場所に保管される。
【００６０】
このような作業フローに従い、ファイルがファイル図２に示すファイル新規作成フロー時に定めされた書架の所定の位置に正確に返却されることとなる。
【００６１】
図９を用いて、他のファイル新規作成フローについて説明する。
【００６２】
図９のフローと図２のフローとの相違点は、図９のフローでは、予め当初ロケーションを定めることをせず、適当な棚を決めてファイルを保管しようとする時点で、該当するファイルの保管場所の登録を行う点である。即ち、図２における、当初ロケーションの入力ステップ（２０３）が図９のフローには無く、その代わりにＨＴ２２によるロケーション（保管場所ＩＤ）の読取入力（ステップ９０７）の後に、ロケーションの登録（ステップ９０８）を有している。ロケーションの登録ステップは、ＨＴ２２の特定のボタンを利用して行っても良いし、同じ書架の棚を示すバーコードを２回読取るようにして行っても良い。ロケーションの登録ステップにより、初めてファイル管理ＤＢの保管場所データ４０３が登録される。
【００６３】
図９のフローのよれば、最初にファイルＩＤの読取り及び登録のみを行い、実際にファイルを書架の棚に保管する時点で、ファイルの保管場所を入力及び登録するので、最初から当初ロケーションを定める必要が無く、当初ロケーションに対応する書架の場所を探す必要が無いので、効果的に作業を進めることができる。特に、管理するファイルが多くなり（例えば数万件以上）、書架のスペースが広くなってしまった場合に効果がある。
【００６４】
次に、図１０を用いて、図９のフローの対応した他のファイル返却フローについて説明する。
【００６５】
最初に、借り手が、自己の借り手端末３０において、コード入力を行う（ステップ１００１）。コードはファイル返却に応じた数字及び／又はアルファベット等である。
【００６６】
次に、借り手端末３０は、コード入力に応じて、借り手用ファイル返却画面を、借り手端末３０のディスプレイに表示する（ステップ１００２）。ファイル返却画面の一例を図１１に示す。
【００６７】
次に、借り手は、借り手端末３０に付属するＨＴ３２を用いて、ファイルに付帯されているバーコードを読取る（ステップ１００３）。読取られたバーコードに対応するファイルＩＤが、借り手用ファイル返却画面の１１０１に表示されることが好ましい。
【００６８】
次に、借り手は、借り手用ファイル返却画面で、所定のデータが入力されたことの確認を行い、間違いが無い場合には、登録ボタン１１０３をクリックして、データの登録を行う（ステップ１００４）。入力に誤りがある場合には、キャンセルボタン１１０４をクリック後、入力をやり直す。
【００６９】
次に、借り手端末３０は、登録ボタン１１０３のクリックに応じてデータを管理用サーバ２０へ送信し、管理用サーバ２０はデータの受信に応じて、ファイル管理ＤＢの現状データ４０２を「返却中」に変更する。
【００７０】
以上のステップ１００１〜１００５が借り手側の作業フローであって、その後借り手は、返却するファイルをファイル一時保管場所（図１の１４０参照）に返却する。管理者は、ファイル一時保管場所から、ファイルを書架に移動しファイルの返却作業を続行する。
【００７１】
管理者は、ファイル保管モードにセットされたＨＴ２２によってファイルＩＤを示すバーコード１０１を読取る（ステップ１００６）。
【００７２】
次に、ＨＴ２２は読取られたファイルＩＤデータを管理用サーバ２０に送信し、管理用サーバ２０は、読取られたファイルＩＤを用いて、ファイル管理用ＤＢを参照し、借受予約データ４０５の設定がなされているか否かを確認する（ステップ１００７）。
【００７３】
借受予約が無くファイルを返却する場合には、管理者は、保管場所読取りモードにセットされたＨＴ２２によって、保管場所に対応する書架の特定の棚を示すバーコード５０１を読取る（ステップ１００８）。なお、「借受予約が無い」事は、管理用サーバ２０からＨＴ２２へのデータによって、ＨＴ２２の表示画面に表示されることが好ましい。
【００７４】
次に、ロケーションの登録が行われる（ステップ１００９）。ロケーションの登録ステップは、ＨＴ２２の特定のボタンを利用して行っても良いし、同じ書架の棚を示すバーコードを２回読取るようにして行っても良い。ロケーションの登録ステップにより、初めてファイル管理ＤＢの保管場所データ４０３が登録される。実際にファイルを書架の棚に保管する時点で、ファイルの保管場所を入力及び登録するので、最初から当初ロケーションを定める必要が無く、書架の特定の場所を探す必要が無いので、効果的に作業を進めることができる。
【００７５】
借受予約者にファイルをそのまま貸出す場合、管理用サーバ２０は、ファイル管理ＤＢの借り手データ４０４に借受予約者データ４０６の内容を登録し、借受予約者データ４０６の内容を削除する（ステップ１０１１）。なお、「借受予約がある」事は、管理用サーバ２０からＨＴ２２へのデータによって、ＨＴ２２の表示画面に表示されることが好ましい。
【００７６】
次に、管理用サーバ２０は、少なくとも、該当するファイルのファイルＩＤデータ４０１及び借り手データ４０４（及びユーザＩＤに対応する氏名）が記載された貸出しファイルリストを出力部からプリント出力する（ステップ１０１２）。なお。プリント出力は、一件毎に行っても良いし、複数の案件を一度に行っても良い。
【００７７】
次に、管理用サーバ２０は、ファイル管理ＤＢの現状データ４０２を「貸出し中」に変更する（ステップ１０１３）。その後、管理者は、該等ファイルを借受予約者に貸出す。
【００７８】
以上のステップ１００６〜１０１４が借り手側の作業フローである。
【００７９】
【発明の効果】
このように、本発明に従ったファイル管理方法では、ファイルが「貸出し設定」の状態及び「返却中」の状態を管理しうるので、ファイルの現在の状態を正確に把握することを可能となる。したがって、ファイルの貸出時及び返却時におけるファイルの紛失を防止することを可能となる。
【００８０】
また、本発明に従ったファイル管理方法では、あらかじめ記憶されているファイルの保管場所データと今まさにファイルを保管しようとしている保管場所データを比較して、相互のデータが異なっている場合に警告を発するように構成されているので、ファイルをファイル保管場所に戻す際に、誤った場所にファイルを戻すことを防止することが可能となる。
【００８１】
さらに、本発明は、開いている場所にファイルを保管しても、正確にファイルの保管場所を管理することができるので、いちいち予め定められた場所を探す必要がなく、簡単にファイルの保管作業を行うことが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明に係わるファイル管理システムの概要を示すための図である。
【図２】ファイル新規作成フローを説明するための図である。
【図３】本発明に係るファイル管理システムにおける管理用サーバの一例を示す図である。
【図４】ファイル管理ＤＢの一例を示す図である。
【図５】本発明に係るファイル管理方法に従って、ファイルを書架に戻す場合の例を説明するための図である。
【図６】（ａ）はファイル新規作成画面の一例を示し、（ｂ）はファイル貸出し画面の一例を示し、（ｃ）は借受予約画面の一例を示し、（ｄ）はファイル返却画面の一例を示す図である。
【図７】ファイル貸出しフローを説明するための図である。
【図８】ファイル返却フローを説明するための図である。
【図９】他のファイル新規作成フローを説明するための図である。
【図１０】他のファイル返却フローを説明するための図である。
【図１１】借り手用ファイル返却画面の一例を示す図である。
【符号の説明】
１０…ネットワーク
２０…管理用サーバ
２２…管理用サーバ用ＨＴ
３０…借り手端末
３２…借り手端末用ＨＴ
１００…ファイル
１０１…バーコード
１０２…ファイルラベル
１２０…書架
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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