(57)【要約】【課題】必要に応じて記事の変更が可能な名刺を、最適化された印刷条件で、必要な枚数だけ手軽に入手する。【解決手段】端末装置１１を操作してサーバ１０から名刺印刷データを受信し、プリンタ１２で印刷をする。端末装置１１は、名刺の印刷要求を行うために使用される。サーバ１０は、この印刷要求を受け付けて、名刺の印刷データを生成する。管理者端末１３は、サーバ１０が編集して完成させた名刺印刷データを受け入れて、管理者によりその内容のチェックをするために使用される。印刷に使用するプリンタや印刷用紙の相違による印刷色等の狂いを防止するために、印刷データとともに印刷補正データが端末装置１１に送信される。【選択図】　　　　図１
2004046627.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
所定の管理情報を記憶したデータベースから抽出した情報を使用して、標準形式の名刺印刷イメージを生成する手段と、
予め用意した選択データを要求元に選択させて、前記名刺印刷イメージを編集する手段と、
編集後の印刷イメージから印刷データを生成して、要求元へ送信する手段とを備えたことを特徴とする名刺管理システム。
【請求項２】
請求項１に記載の名刺管理システムにおいて、
前記選択データは、所定の条件の下に前記所定の管理情報を記憶したデータベースから抽出したデータから成ることを特徴とする名刺管理システム。
【請求項３】
請求項１に記載の名刺管理システムにおいて、
前記選択データは、人事管理情報を記憶した人事データベースから抽出したデータから成ることを特徴とする名刺管理システム。
【請求項４】
請求項１に記載の名刺管理システムにおいて、
前記選択データは、要求元の指示により、データベースからから抽出した画像データから成ることを特徴とする名刺管理システム。
【請求項５】
請求項１に記載の名刺管理システムにおいて、
前記選択データは、要求元の業務の種類に応じて、商品広告データベースからから抽出した商品広告から成ることを特徴とする名刺管理システム。
【請求項６】
請求項１に記載の名刺管理システムにおいて、
前記選択データは、外国語翻訳文データベースから抽出した、名刺作成に必要な情報の外国語翻訳文から成ることを特徴とする名刺管理システム。
【請求項７】
請求項１に記載の名刺管理システムにおいて、
編集された前記印刷イメージを承認処理の対象とする手段を備えたことを特徴とする名刺管理システム。
【請求項８】
請求項１に記載の名刺管理システムにおいて、
前記印刷データを使用して名刺を印刷するプリンタで、標準的な印刷出力が得られるように、前記印刷データを前記プリンタ用に補正するための、印刷補正データを備えたことを特徴とする名刺管理システム。
【請求項９】
請求項８に記載の名刺管理システムにおいて、
要求元において名刺が印刷されるプリンタを認識する手段と、
該当するプリンタのための印刷補正データを選択する手段と、
前記印刷補正データにより、印刷データを補正してから、印刷要求元へ送信する手段を備えたことを特徴とする名刺管理システム。
【請求項１０】
請求項８に記載の名刺管理システムにおいて、
要求元において名刺が印刷されるプリンタを認識する手段と、
該当するプリンタのための印刷補正データを選択する手段と、
前記印刷データと共に、前記印刷補正データを、印刷要求元へ送信する手段を備えたことを特徴とする名刺管理システム。
【請求項１１】
請求項１に記載の名刺管理システムにおいて、
名刺を印刷するプリンタのための固有の印刷補正データを備えた要求元に対して、
前記印刷データを送信する手段を備えたことを特徴とする名刺管理システム。
【請求項１２】
受信した名刺印刷イメージを表示する手段と、
前記名刺印刷イメージ中の情報を編集するために、編集用の選択データを選択する手段と、
名刺を印刷するプリンタを印刷データ生成側へ通知する手段と、
完成した名刺イメージの印刷データとこの印刷データを前記プリンタ用に補正する印刷補正データを受信する手段と、
前記印刷データと前記印刷補正データを用いて名刺を印刷する制御を実行する手段を備えたことを特徴とする端末装置。
【請求項１３】
受信した名刺印刷イメージを表示する手段と、
前記名刺印刷イメージ中の情報を編集するために、編集用の選択データを選択する手段と、
完成した名刺イメージの印刷データを受信する手段と、
前記印刷データとこの印刷データを前記プリンタ用に補正する印刷補正データを用いて名刺を印刷する制御を実行する手段を備えたことを特徴とする端末装置。
【請求項１４】
所定の管理情報を記憶したデータベースから抽出した情報を使用して、標準形式の名刺印刷イメージを生成する処理と、
予め用意した選択データを要求元に選択させて、前記名刺印刷イメージを編集する処理と、
編集後の印刷イメージから印刷データを生成して、要求元へ送信する処理とを、コンピュータに実行させる名刺管理用コンピュータプログラム。
【請求項１５】
請求項１３に記載の名刺管理用コンピュータプログラムにおいて、
前記印刷データを使用して名刺を印刷するプリンタで、標準的な印刷出力が得られるように、前記印刷データを前記プリンタ用に補正するための、印刷補正データを用意して、
要求元において名刺が印刷されるプリンタを認識する処理と、
該当するプリンタのための印刷補正データを選択する処理と、
前記印刷データと共に、前記印刷補正データを、印刷要求元へ送信する処理とを、コンピュータに実行させる名刺管理用コンピュータプログラム。
【請求項１６】
所定の管理情報を記憶したデータベースから抽出した情報を使用して、標準形式の名刺印刷イメージを生成し、
予め用意した選択データを要求元に選択させて、前記名刺印刷イメージを編集し、
編集後の印刷イメージから印刷データを生成して、要求元へ送信することを特徴とする名刺管理方法。
【請求項１７】
請求項１３に記載の名刺管理方法において、
前記印刷データを使用して名刺を印刷するプリンタで、標準的な印刷出力が得られるように、前記印刷データを前記プリンタ用に補正するための、印刷補正データを用意して、
要求元において名刺が印刷されるプリンタを認識し、
該当するプリンタのための印刷補正データを選択して、
前記印刷データと共に、前記印刷補正データを、印刷要求元へ送信することを特徴とする名刺管理方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、企業等で名刺を新たに発行する場合に利用される名刺管理システムと端末装置と名刺管理用コンピュータプログラムと名刺管理方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
業務用の名刺には、社名や住所氏名、電話番号等の他に、所属部門や役職名などを併記している。さらに、ロゴやキャッチフレーズなどを含める場合がある。名刺は対外的に企業の性格を印象付ける役割を持つため、従業員に発行する名刺のデザインやレイアウトは詳細に厳密に規定し管理される。例えば、ロゴは名刺の左上に所定の大きさで所定の色で表示しなければならないとか、企業名を表示する文字の字体や色とロゴの組み合わせは３種類のうちいずれかしか認めないといったように具体的に細かく規定するようにしている。従業員から名刺発行の要求があれば、上記の規定に従って自動的に一定のデザインの名刺が発行される。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
ところで、上記のような従来の技術には、次のような解決すべき課題があった。
しかしながら、対外的な業務で、立場や関係の異なるさまざまな相手先と接する立場にある者は、接する相手先に応じて所属部門や役職名の表示を変えたいことがある。例えば、東京事業所長と研究開発部長を兼任している場合に、事業所で主催する催しには東京事業所長という役職名の名刺を使用し、国際的な学会に参加する場合には研究開発部長という役職名の名刺を使用する方がよい。また、営業担当者は接する顧客に応じて、それぞれ臨機応変にキャッチフレーズや販売促進用の商品を表示した名刺を使いたいことがある。名刺に印刷する電話番号も、代表番号を使いたいときと直通番号を使いたいときや携帯電話の番号を使いたいときがある。この場合に、規定に従って印刷されて支給される名刺のみでは、円滑な業務の遂行が図れない。また、常に一括して１００枚単位で印刷をしても無駄になる場合がある。
本発明は以上の点に着目してなされたもので、厳密な規定に従って作成されるものであっても、必要に応じて記事の変更が可能な名刺を必要な枚数だけ手軽に入手できる名刺管理システムと端末装置と名刺管理用コンピュータプログラムと名刺管理方法を提供することを目的とする。
【０００４】
【課題を解決するための手段】
本発明は次の構成により上記の課題を解決する。
〈構成１〉
所定の管理情報を記憶したデータベースから抽出した情報を使用して、標準形式の名刺印刷イメージを生成する手段と、予め用意した選択データを要求元に選択させて、上記名刺印刷イメージを編集する手段と、編集後の印刷イメージから印刷データを生成して、要求元へ送信する手段とを備えたことを特徴とする名刺管理システム。
【０００５】
所定の管理情報とは、名刺の印刷を要求する要求元に関する情報であって、名刺に含まれるべき情報を管理するもののことで、名刺作成に必要な情報の全部でも一部でも構わない。管理情報の形式や管理の目的は任意である。データベースの形式や用途も任意である。標準形式の名刺印刷イメージは、名刺の要求元のために作成される名刺のうちの、標準形式のものである。標準形式は、全ての要求元に共通のものである必要はない。選択データは、上記印刷イメージ中の情報を置き換えるかあるいは印刷イメージ中に追加できる情報である。編集処理で選択データを選択する作業は要求元が行なう。置き換えや追加ができない情報が含まれていても構わない。選択以外の方法で置き換えや追加のできる情報が含まれていて構わない。印刷データを生成して要求元へ送信すれば、要求元の端末装置で印刷制御をし、任意のプリンタで名刺を印刷できる。
【０００６】
〈構成２〉
構成１に記載の名刺管理システムにおいて、上記選択データは、所定の条件の下に上記所定の管理情報を記憶したデータベースから抽出したデータから成ることを特徴とする名刺管理システム。
【０００７】
選択データは、所定の管理情報から抽出される。所定の条件とは、要求元の業務の種類や資格のようなもので、選択可能なデータの範囲を定めるために使用される。この選択データを所定の条件下で生成することで、規定外の名刺の作成を防止する。
【０００８】
〈構成３〉
構成１に記載の名刺管理システムにおいて、上記選択データは、人事管理情報を記憶した人事データベースから抽出したデータから成ることを特徴とする名刺管理システム。
【０００９】
人事管理情報とは、企業において従業員の役職や電話番号等の業務用の名刺作成に必要な情報を記録したものである。この人事データベースを利用することで、職制に適合した名刺が自動的に作成できる。
【００１０】
〈構成４〉
構成１に記載の名刺管理システムにおいて、上記選択データは、要求元の指示により、データベースからから抽出した画像データから成ることを特徴とする名刺管理システム。
【００１１】
データベースの内容は任意である。要求元の指示により名刺に印刷するために適する各種のマーク等をこのデータベースに記憶させておく。画像データには、ロゴやキャッチフレーズ等各種のものを含めることができる。
【００１２】
〈構成５〉
構成１に記載の名刺管理システムにおいて、上記選択データは、要求元の業務の種類に応じて、商品広告データベースからから抽出した商品広告から成ることを特徴とする名刺管理システム。
【００１３】
商品広告データベースは、名刺に印刷する商品広告用の任意の文字や図形を集めたものである。名刺編集作業を誤り無く確実に支援するために、要求元の必要とする商品の商品広告のみを選択対象に抽出するようにした。
【００１４】
〈構成６〉
構成１に記載の名刺管理システムにおいて、上記選択データは、外国語翻訳文データベースから抽出した、名刺作成に必要な情報の外国語翻訳文から成ることを特徴とする名刺管理システム。
【００１５】
外国語翻訳文データベースは、名刺に含まれる情報の外国語翻訳文を集めたものである。社名や部署名、役職名等の外国語への翻訳形式を統一し、間違い無く名刺を作成することができる。
【００１６】
〈構成７〉
構成１に記載の名刺管理システムにおいて、編集された上記印刷イメージを承認処理の対象とする手段を備えたことを特徴とする名刺管理システム。
【００１７】
承認処理とは、管理者により編集された名刺印刷イメージの内容をチェックする処理である。名刺イメージの編集を自由にまかせる一方で、自動的に承認処理の対象にすることで、名刺発行管理が確実にできる。
【００１８】
〈構成８〉
構成１に記載の名刺管理システムにおいて、上記印刷データを使用して名刺を印刷するプリンタで、標準的な印刷出力が得られるように、上記印刷データを上記プリンタ用に補正するための、印刷補正データを備えたことを特徴とする名刺管理システム。
【００１９】
名刺を印刷するプリンタは任意である。印刷データは標準的なプリンタによる印刷出力を想定して生成される。標準的なプリンタと異なるプリンタで印刷をする場合は当該プリンタ用に印刷データを補正するための印刷補正データを用意する。
【００２０】
〈構成９〉
構成８に記載の名刺管理システムにおいて、要求元において名刺が印刷されるプリンタを認識する手段と、該当するプリンタのための印刷補正データを選択する手段と、上記印刷補正データにより、印刷データを補正してから、印刷要求元へ送信する手段を備えたことを特徴とする名刺管理システム。
【００２１】
名刺を印刷するプリンタは、印刷要求元からの情報により認識する。認識方法は自由である。印刷データを補正してから送信するので、要求元の使用するプリンタで、基準を満たし最適化をした名刺の印刷ができる。
【００２２】
〈構成１０〉
構成８に記載の名刺管理システムにおいて、要求元において名刺が印刷されるプリンタを認識する手段と、該当するプリンタのための印刷補正データを選択する手段と、上記印刷データと共に、上記印刷補正データを、印刷要求元へ送信する手段を備えたことを特徴とする名刺管理システム。
【００２３】
要求元に対して印刷データとともに印刷補正データを送信することで、要求元において、印刷の最適化ができる。プリンタの印刷条件を直接制御して補正する必要があり、印刷データの補正だけでは完全な補正ができないような場合に有効である。
【００２４】
〈構成１１〉
構成１に記載の名刺管理システムにおいて、名刺を印刷するプリンタのための固有の印刷補正データを備えた要求元に対して、上記印刷データを送信する手段を備えたことを特徴とする名刺管理システム。
【００２５】
名刺を印刷するプリンタのための固有の印刷補正データを受信側で備えていることを確認して、印刷データを送信する。固有の印刷補正データとは、名刺印刷用のフォントや色補正のためのデータである。名刺印刷専用のものでもよいし、他の用途があってもよい。固有の印刷補正データを備えているかどうかの確認処理は、要求元との通信の過程で行えばよい。
【００２６】
〈構成１２〉
受信した名刺印刷イメージを表示する手段と、上記名刺印刷イメージ中の情報を編集するために、編集用の選択データを選択する手段と、名刺を印刷するプリンタを印刷データ生成側へ通知する手段と、完成した名刺イメージの印刷データとこの印刷データを上記プリンタ用に補正する印刷補正データを受信する手段と、上記印刷データと上記印刷補正データを用いて名刺を印刷する制御を実行する手段を備えたことを特徴とする端末装置。
【００２７】
名刺印刷イメージは、印刷データ生成側の装置から送信される。選択データを選択する手段は、選択した結果を印刷データ生成側に通知する。選択方法や選択結果の通知方法は任意である。名刺を印刷するプリンタを印刷データ生成側へ通知する方法は任意である。プリンタ名を直接通知してもよいし、端末装置名を通知して専用のプリンタ名を間接的に通知してもよい。印刷データと前記印刷補正データを用いて名刺を印刷する制御を実行する手段は、プリンタドライバ等である。名刺印刷専用のアプリケーションプログラムでもよいし、汎用的なアプリケーションプログラムでもよい。
【００２８】
〈構成１３〉
受信した名刺印刷イメージを表示する手段と、上記名刺印刷イメージ中の情報を編集するために、編集用の選択データを選択する手段と、完成した名刺イメージの印刷データを受信する手段と、上記印刷データとこの印刷データを上記プリンタ用に補正する印刷補正データを用いて名刺を印刷する制御を実行する手段を備えたことを特徴とする端末装置。
【００２９】
印刷データをそのプリンタ用に補正する印刷補正データは、予め記憶装置等に記憶させておく。名刺印刷専用のものでもよいし、汎用的なものでもよい。
【００３０】
〈構成１４〉
所定の管理情報を記憶したデータベースから抽出した情報を使用して、標準形式の名刺印刷イメージを生成する処理と、予め用意した選択データを要求元に選択させて、上記名刺印刷イメージを編集する処理と、編集後の印刷イメージから印刷データを生成して、要求元へ送信する処理とを、コンピュータに実行させる名刺管理用コンピュータプログラム。
【００３１】
構成１の処理を実行するコンピュータプログラムの発明である。
【００３２】
〈構成１５〉
構成１３に記載の名刺管理用コンピュータプログラムにおいて、上記印刷データを使用して名刺を印刷するプリンタで、標準的な印刷出力が得られるように、上記印刷データを上記プリンタ用に補正するための、印刷補正データを用意して、要求元において名刺が印刷されるプリンタを認識する処理と、該当するプリンタのための印刷補正データを選択する処理と、上記印刷データと共に、上記印刷補正データを、印刷要求元へ送信する処理とを、コンピュータに実行させる名刺管理用コンピュータプログラム。
【００３３】
構成９の処理を実行するコンピュータプログラムの発明である。
【００３４】
〈構成１６〉
所定の管理情報を記憶したデータベースから抽出した情報を使用して、標準形式の名刺印刷イメージを生成し、予め用意した選択データを要求元に選択させて、上記名刺印刷イメージを編集し、編集後の印刷イメージから印刷データを生成して、要求元へ送信することを特徴とする名刺管理方法。
【００３５】
構成１の処理を実行する名刺管理方法の発明である。
【００３６】
〈構成１７〉
構成１３に記載の名刺管理方法において、上記印刷データを使用して名刺を印刷するプリンタで、標準的な印刷出力が得られるように、上記印刷データを上記プリンタ用に補正するための、印刷補正データを用意して、要求元において名刺が印刷されるプリンタを認識し、該当するプリンタのための印刷補正データを選択して、上記印刷データと共に、上記印刷補正データを、印刷要求元へ送信することを特徴とする名刺管理方法。
【００３７】
構成９の処理を実行する名刺管理方法の発明である。
【００３８】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態を具体例を用いて説明する。
〔システムの構成〕
図１は、本発明の名刺管理システムの具体例を示すブロック図である。
本発明のシステムでは、端末装置１１を操作してサーバ１０から名刺印刷データを受信し、プリンタ１２で印刷をする。このために、図のようなネットワーク１を利用する。サーバ１０は、ネットワーク１に接続されている。ネットワーク１は、インターネットやイントラネット（ＬＡＮ、ＷＡＮ）、電話回線網、などの各種の任意の情報通信用ネットワークである。有線ネットワークでも無線ネットワークでも構わない。ネットワーク１には、多数の端末装置１１とプリンタ１２が接続されている。端末装置１１は、パーソナルコンピュータ、モバイルコンピュータ、その他、情報処理機能と通信機能を持つ端末である。さらに、このネットワーク１には、管理者端末１３が接続されている。端末装置１１は、名刺の印刷要求を行うために使用される。サーバ１０は、この印刷要求を受け付けて、名刺の印刷データを生成する機能を持つ。
【００３９】
管理者端末１３は、サーバ１０が編集して完成させた名刺印刷データを受け入れて、管理者によりその内容のチェックをするために使用される。すなわち、このシステムでは管理者の承認を受けた印刷データが、名刺印刷に利用される。管理者には、システム管理者の他に、名刺印刷要求をする者の上司のような決裁権限保有者も含まれる。システム管理者と決済権限保有者の両方の承認があったときに名刺印刷を許可するようにしてもよいし、いずれか一方の承認があれば名刺印刷を許可するようにしてもよい。決済権限保有者が名刺印刷要求をする者の上司の場合には、最寄りの端末が端末装置１１のこともある。故に、端末装置１１は、名刺の印刷を要求する者と決裁権限保有者の双方が操作する端末としてもよい。端末装置１１や管理者端末１３は事業所のどこに配置されていてもよいし、別個に設けられる必要もない。プリンタ１２は、端末装置１１で印刷を要求するのに便利な場所に配置される。名刺印刷専用のプリンタでもよいし、名刺印刷用紙をセットできる一般のカラープリンタなどでもよい。
【００４０】
サーバ１０には、記憶装置２０、内部メモリ３０、データ抽出手段５、編集手段６、印刷データ処理手段７、及び承認処理手段８が設けられている。記憶装置２０には、印刷要求画面２１、人事データベース２２、外国語翻訳文データベース２３、商品広告データベース２４、名刺デザインデータ２５、印刷補正データ２６、などのデータが記憶されている。内部メモリ３０には、後で説明するコンピュータプログラムによって生成された基礎データ３１、条件データ３２、選択データリスト３４、などが記憶される。データ抽出手段５と編集手段６と印刷データ処理手段７と承認処理手段８とは、いずれも、サーバ１０のコンピュータが実行するコンピュータプログラムからなる
【００４１】
［使用データ］
記憶装置２０に記憶されたデータはシステムの構築時に用意される。
印刷要求画面２１は、端末装置１１で希望する名刺の印刷データを要求するときに操作する画面で、後で図２を用いて詳細に説明する。人事データベース２２は、企業の従業員の所属や氏名その他の人事管理に必要な情報を整理して補完したデータベースである。名刺作成専用のものを準備してもよいが、企業で従来から使用されている人事管理用のデータベースをそのまま使用すればよい。外国語翻訳文データベース２３は、社名、所属名、役職名、氏名、住所、電話やファクシミリ番号等の外国語翻訳文を、印刷形式やフォント等の指定まで含めた情報である。
【００４２】
商品広告データベース２４は、名刺上に印刷できる商品広告を集めたものである。商品の広告は文字のみのものから、商品の写真を含む任意の形式のものでよい。使用するフォントや色等の情報も含む。名刺デザインデータ２５は、テンプレートのようなデータで、例えば、業務の種類に応じて２種類以上設けられていてもよい。例えば、社名や住所氏名の文字フォントの種類とサイズや色、印刷位置などの情報を含める。部分変更が可能な場合にはその変更可能範囲を示す情報を含める。ロゴを配置できる場合には、ロゴのサイズや印刷位置などの情報を含める。なお、ここでは商品広告データベース２４を例示したが、名刺印刷要求元の指示により名刺に印刷するために適する各種のマーク等の画像データを記憶させたデータベースを用意しても良い。画像データとしては、商品イメージだけでなくキャラクタや装飾文字を使ったキャッチフレーズ等が挙げられる。
【００４３】
印刷補正データ２６は、印刷に使用するプリンタや印刷用紙の相違による印刷色等の狂いを防止するためのデータである。印刷データとともに印刷要求元に送信される。サーバ側では、標準的なプリンタと印刷用紙を指定して、規定どおりの印刷が可能な文字フォントの種類とサイズや色、印刷位置などの条件を設定しておく。これを標準設定とする。印刷補正データ２６は、例えば、標準設定で社名のフォントの色が青に指定されている時、使用されるプリンタのインクの青が少し薄い時は濃い青になるように色指定情報を補正する内容のデータである。
【００４４】
サーバ１０の内部メモリ３０に記憶されたデータは、名刺印刷要求に伴う処理を実行中に生成される。
基礎データ３１は、名刺文面の作成上必要な最小限のデータである。データ抽出手段５が人事データベース等から抽出した、社名、所属名、役職名、氏名、住所、電話やファクシミリ番号等が含まれる。条件データ３２は、名刺デザインの選択や編集可能範囲を決定するために必要な情報である。例えば、従業員、準社員、管理者、販売促進担当、外国関連業務担当といった役割区分や権限を示す情報である。これは、データ抽出手段５が人事データベース中から抽出する。なお、臨時雇用社員の場合には印刷要求画面により本人が入力するようにしてもよい。
【００４５】
選択データリスト３４は、役職名や所属事業所なるいは電話番号が複数あるような場合に、名刺に印刷するものを選択させるためのリストである。このリストに含まれない事項は名刺に印刷することができない。これによって、印刷範囲を制限し、規定外の名刺の作成を防止する。また、例えば、企業の業務が多岐にわたる場合に、営業担当の業務の種類に応じて、名刺に印刷できる商品広告の種類を限定するように、商品広告データベースから商品広告を抽出する。これにより、編集作業が容易になる。この選択データリスト３４は編集手段が人事データベース２２や商品広告データベース２４と条件データ３２を参照しながら生成する。
【００４６】
［コンピュータプログラム］
サーバ１０上で実行されるコンピュータプログラムは、それぞれ次の様な機能を持つ。
データ抽出手段５は、端末装置１１で入力された従業員コードをキーにして人事データベース２２を検索し、上記基礎データ３１と条件データ３２を抽出する機能を持つ。編集手段６は、上記条件データ３２を参照して、適切な名刺デザインデータ２５を選択して、上記基礎データ３１を使用した名刺文面を生成してディスプレイに表示する機能を持つ。また、名刺の編集要求があった時は、条件データ３２を参照して、上記選択データリスト３４を生成し、ドロップダウンリストボックス等を用いて印刷要求画面に表示する機能を持つ。
【００４７】
印刷データ処理手段７は、編集手段６が編集した名刺を、プリンタ１２で印刷できるような印刷データに変換する機能を持つ。さらに、この印刷データを印刷制御データ２６とともに、図１に示したネットワーク１を通じて端末装置１１に転送する機能を持つ。承認処理手段８は、印刷データ処理手段７が印刷データを端末装置１１に転送する前に、予め管理者端末１３または決裁者端末１１に印刷データを転送し、承認を受ける処理を実行する機能を持つ。管理者端末１３に印刷データを送信した後、管理者端末１３または決裁者端末１１から承認したという通知が来ると、印刷データ処理手段７に該当する印刷データの送信許可を与える。
【００４８】
［印刷要求画面］
図２は、印刷要求画面の説明図で、（ａ）が印刷開始状態の画面、（ｂ）が編集状態の画面である。
これらの画面は、例えば、サーバ１０の記憶装置に記憶されたウェブページからなり、ｈｔｔｐプロトコル（Ｈｙｐｅｒ　Ｔｅｘｔ　Ｔｒａｎｓｆｅｒ　Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）により端末装置に転送されて表示される。図の（ａ）に示すように、印刷開始状態の画面４０の表題部４１には名刺印刷といったタイトルが表示されている。テキストボックス４２には、要求者の従業員番号を入力する。また、ドロップダウンリスト４３は、要求者が名刺印刷に使用するプリンタを選択するためのものである。要求者がログインを行った時、要求者の使用する端末装置をサーバ側で認識する。サーバ側では、各端末装置の最寄りの名刺印刷用プリンタに関する情報を登録しておく。これがドロップダウンリスト４３に表示される。いずれかのプリンタを選択して、スタートボタン４４をクリックすると、編集状態の画面４５が表示される。
【００４９】
図の（ｂ）に示した編集状態の画面４５には、名刺の印刷イメージ４６と編集ボタン４７と承認要求ボタン４８と印刷ボタン４９が設けられている。図１に示したデータ抽出手段５は、要求者の従業員番号をキーにして、人事データベース２２を検索し、基礎データ３１と条件データ３２を抽出し、名刺デザインデータ２５を利用して、名刺の印刷イメージ４６を表示する。編集ボタン４７がクリックされると、この印刷イメージ４６の内容変更のための作業が開始される。
【００５０】
編集作業時に名刺の印刷イメージの各部がクリックされると、該当部分のデータ選択のために、ドロップダウンリスト５１がポップアップする。そのリストのうちの一つを選択すると、該当する部分の変更ができる。また、承認要求ボタン４８がクリックされると、承認処理手段８が動作し、管理者による名刺発行のための承認処理が行われる。承認処理が完了すると、印刷ボタン４９がアクティブになる。印刷ボタン４９をクリックすると、印刷データが端末装置に送信されて、プリンタドライバが起動して、指定したプリンタによる名刺印刷が可能になる。
【００５１】
［基礎データ、選択データ］
図３は、名刺の印刷のためのデータの具体例を示す説明図である。
図の（ａ）に示すように、人事データベース２２から印刷要求者の基礎データ３１を抽出し、同時に名刺デザインデータ２５を参照して、各項目の印刷制御データが生成される。すなわち、企業名や名前を印刷するためのフォントの種類やサイズ、ロゴを印刷するためのイメージサイズ、それぞれの文字の色、名刺上の印刷位置などの情報が取得される。さらに、名刺の裏側に英文表示をする場合には、図３（ｂ）に示すように、企業名や所属名などの英訳文が抽出される。この部分は、外国語翻訳文データベース２３を利用して生成される。
【００５２】
図３（ｂ）の右側は、編集手段６が生成した選択データリスト３４の例である。例えば、所属する事業所が２箇所以上ある場合や役職が２種類以上ある場合、連絡先になる電話番号が２種類以上ある場合などには、人事データから抽出された複数の選択データがリストアップされる。印刷要求者は、これらのデータ中からいずれかを自由に選択することができる。広告を印刷する場合には、印刷可能な広告のイメージやイラストなどが選択データに含められる。この選択データリスト３４が、図２の（ｂ）に示すドロップダウンリスト５１に表示される。
【００５３】
［印刷補正データ］
図４は、印刷補正データの説明図である。
企業の名刺は、デザインやレイアウトのみならず、ロゴの大きさや色あい、文字の字体や色が厳密に規定されている。名刺の印刷データは全てサーバで作成されるが、印刷は、印刷を要求した端末の最寄りのプリンタで行なうほうが便利である。しかしながら、プリンタによっては色合いが微妙に異なり、規定された基準を満たさないケースも発生する。そこで、この図に示すような印刷補正データ２６を用意する。印刷データを該当するプリンタ用に補正すれば済む場合もある。しかし、プリンタ側で、そのプリンタ固有の印刷条件を直接制御しないと補正できないことがある。この場合に本発明は特に有効である。
【００５４】
図の印刷補正データ２６は、端末の識別番号と、その端末の最寄りのプリンタの識別番号と、そのプリンタで印刷をした場合に、レイアウトとフォントと色合いを補正して標準的な印刷出力が得られるようにするデータが含まれている。例えば、そのプリンタでは標準のフォントが印刷できないときは、最も近い形状のフォントを使用するように指定する。このとき、バランス上レイアウトの変更が必要になると、印刷補正データ２６にレイアウト補正のための情報を含める。また、そのプリンタでプリセットされた用紙では標準の色合いがでないときは、インクの種類や用紙の種類に応じた色補正データを用意しておく。なお、名刺が白黒の文字のみを含むものであれば白黒プリンタを対象に含めて構わない。このときも、フォントデータの違いからくるデザインの狂いを補正する印刷補正データを使用できる。
【００５５】
印刷補正データ２６は、印刷データとともにが端末装置１１に送信される。端末装置１１では、プリンタドライバが起動して、印刷データと印刷補正データを受け入れ、印刷条件を補正した後に印刷を実行する。これにより、任意のプリンタで、規定による基準を満たし最適化をした名刺の印刷ができる。なお、例えば、印刷データの色補正等の処理のみで最適化ができる場合は、サーバ側で補正処理済みの印刷データを端末装置に送信すれば足りる。また、標準的なプリンタと各プリンタとの差異は当初から判明しているから、名刺を印刷するプリンタ側に、印刷補正データを当初から記憶させておくようにしてもよい。
【００５６】
なお、端末に転送した印刷データは、承認済みのものだから、上記のような補正以外には、一切改竄できないようにすることが好ましい。この目的のためには、印刷に必要な一切の情報をサーバ側で生成することが好ましい。また、改竄防止のために、専用のプリンタドライバを使用し、改竄されたデータの印刷を拒絶する機能をもたせることが好ましい。
【００５７】
［広告の編集処理］
名刺に商品の広告を含めて印刷する場合には、図２の（ｂ）で示したようなドロップダウンリスト５１を使用して、いずれかの商品を選択させる。選択データは、最新の商品広告データベース２４を参照して生成する。営業担当者が客先を訪問する前に、その客先に購入を勧める製品の広告入りの名刺を作成する場合に適する。なお、新商品の展示会で商品紹介をする営業担当者のような場合には、その新商品の広告入りの名刺が好ましい。未発表の商品をみだりに名刺に印刷することは許されないから、特別の条件を満たす者のみに対して、印刷を許可する手段が必要になる。編集手段６は、条件データ３２を参照しながらこの判断をするとよい。この番段の結果、選択データ中に未発表の商品広告を含める。これにより、例えば、販売を中止した商品の広告を誤って印刷してしまうといったことも防止できる。広告以外に、事業所の地図を印刷する場合も同様である。
【００５８】
［英文編集処理等］
企業名はもとより、事業部名や部署名、あるいは、事業所の住所等の英文表記は、全社的に統一しておき、誤りの無いようにしたい。上記の例では人事データベース２２に英文表記を含めておくようにしたが、英文だけでなく各種の外国文の表記方法を収集した専用のデータベースを設けてもよい。名刺を手渡す相手に応じて、例えば中国語フランス語などの訳文を併記することもできる。
［承認処理］
上記の例では、ドロップダウンリストで選択可能な事項以外は名刺に含めることができないようにした。この場合、当初から選択を許容している事項のみだから、承認処理は省略しても構わない。また、内容の如何にかかわらず、名刺の新規発行時には承認処理を行なうという場合、承認端末に印刷データを送信するときに、標準形式のものに対して変更になった箇所を色分け表示等により区別する情報を送信するとよい。また、例えば、名刺の裏側の一定の領域に自由なメッセージを入力できるような部分を設けておき、その部分のみ承認を受けるといった方法も採用できる。
【００５９】
［印刷要求と印刷データの生成］
図５は、本発明のシステムにおけるサーバ１０の具体的な動作フローチャートである。
まず、ステップＳ１で、端末装置１１でログインすると、図２（ａ）に示した画面４０が端末装置１１のディスプレイに表示される。入力された従業員コードのデータは、データ抽出手段５が受け付けて、ステップＳ２で、人事データベース２２を参照する。ステップＳ３で基礎データを取得し、ステップＳ４で条件データを取得する。さらに、ステップＳ５で標準の名刺デザインデータ２５を選択し、基礎データや条件データを利用して名刺を編集し、端末装置１１に表示する。
【００６０】
図２（ｂ）に示した編集ボタン４７がクリックされると、ステップＳ７からステップＳ８に進む。編集手段６は、図３に示した選択データを生成する。ステップＳ９で、選択データの選択による編集処理が行なわれる。編集処理が終了すると、図２に示した承認要求ボタン４８がクリックされてステップＳ１０で承認処理が行なわれる。その後は承認待ち状態になる（ステップＳ１１）。承認が済むと、ステップＳ１２で印刷データ処理手段は、ステップＳ１で取得したプリンタの種類を示すデータに基づいて、該当する印刷補正データ２６を取得する。その後ステップＳ１３において、印刷データ処理手段７は、端末装置１１に対し、印刷補正データと印刷データとを送信し、処理を終了する。端末装置１１では、プリンタドライバが起動して、最寄りのプリンタ１２に印刷を実行させる。名刺印刷用のシートは、名刺を一括して８枚とか１０枚印刷する。印刷枚数は自由である。もちろん１枚単位で印刷するようにしても構わない。従って、必要なときに必要なデザインで無駄の無い名刺の印刷をすることが可能になる。
【００６１】
上記の装置にインストールされたコンピュータプログラムは、それぞれ独立したプログラムモジュールを組み合わせて構成してもよいし、全体を一体化したプログラムにより構成してもよい。コンピュータプログラムにより制御される処理の全部または一部を同等の機能を備えるハードウエアで構成しても構わない。また、上記のコンピュータプログラムは、既存のアプリケーションプログラムに組み込んで使用してもよい。上記のような本発明を実現するためのコンピュータプログラムは、例えばＣＤ−ＲＯＭのようなコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録して、任意の情報処理装置にインストールして利用することができる。また、ネットワークを通じて任意のコンピュータのメモリ中にダウンロードして利用することもできる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の名刺管理システムの具体例を示すブロック図である。
【図２】印刷要求画面の説明図で、（ａ）が印刷開始状態の画面、（ｂ）が編集状態の画面である。
【図３】名刺の印刷のためのデータの具体例を示す説明図である。
【図４】印刷補正データの説明図である。
【図５】本発明のシステムにおけるサーバ１０の具体的な動作フローチャートである。
【符号の説明】
１　ネットワーク
５　データ抽出手段
６　編集手段
７　印刷データ処理手段
８　承認処理手段
１０　サーバ
１１　端末装置
１２　プリンタ
１３　管理者端末
２０　記憶装置
２１　印刷要求画面
２２　人事データベース
２３　外国語翻訳文データベース
２４　承認広告データベース
２５　名刺デザインデータ
２６　印刷補正データ
３０　内部メモリ
３１　基礎データ
３２　条件データ
３４　選択データリスト
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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