(57)【要約】【課題】従業員に確実にメッセージを伝達することのできる勤怠管理システムにおけるメッセージ伝達方式を提供する。【解決手段】従業員毎に出勤時刻及び退勤時刻を記録してその勤怠を管理する勤怠管理コンピュータ１を備えた勤怠管理システムにおけるメッセージ伝達装置であって、前記勤怠管理コンピュータ１は、従業員名を選択可能に表示すると共に前記従業員に対するメッセージを表示する表示装置２、並びに従業員名、各従業員毎に予め指定した利用可能言語情報及び従業員毎に伝達すべきメッセージを格納した勤怠管理データベース８を備え、前記勤怠管理コンピュータ１は表示装置に表示した従業員名が選択操作されたとき、選択された従業員に伝達すべきメッセージを前記予め指定した使用言語で表示する。【選択図】　　　　図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
従業員毎に出勤時刻及び退勤時刻を記録してその勤怠を管理する勤怠管理コンピュータを備えた勤怠管理システムにおけるメッセージ伝達装置であって、
前記勤怠管理コンピュータは、従業員名を選択可能に表示すると共に前記従業員に対するメッセージを表示する表示装置、並びに従業員名、各従業員毎に予め指定した利用可能言語情報及び従業員毎に伝達すべきメッセージを格納した勤怠管理データベースを備え、
前記勤怠管理コンピュータは表示装置に表示した従業員名が選択操作されたとき、選択された従業員に伝達すべきメッセージを前記予め指定した使用言語で表示することを特徴とする勤怠管理システムにおけるメッセージ伝達方式。
【請求項２】
請求項１の記載において、
前記勤怠管理コンピュータは前記表示装置にメッセージを表示したとき、メッセージ確認ボタンを表示して、メッセージの伝達確認を要求する旨のメッセージを表示することを特徴とする勤怠管理システムにおけるメッセージ伝達方式。
【請求項３】
請求項２の記載において、
前記メッセージの伝達確認を要求する旨のメッセージに対する応答があるまで次の処理を保留することを特徴とする勤怠管理システムにおけるメッセージ伝達方式。
【請求項４】
従業員毎に出勤時刻及び退勤時刻を記録してその勤怠を管理する勤怠管理コンピュータを備えた勤怠管理システムにおけるメッセージ伝達装置であって、
前記勤怠管理コンピュータは、従業員名を選択可能に表示すると共に前記従業員に対するメッセージを表示する表示装置、並びに従業員名及び従業員毎に伝達すべきメッセージを格納した勤怠管理データベースを備え、
前記勤怠管理コンピュータは表示装置に表示した従業員名が選択操作されたとき、選択された従業員に伝達すべきメッセージを表示することを特徴とする勤怠管理システムにおけるメッセージ伝達方式。
【請求項５】
請求項４の記載において、
前記勤怠管理コンピュータは、前記表示装置に使用可能な言語情報を選択可能に表示し、選択された言語情報にしたがって前記メッセージを翻訳して表示装置に表示することを特徴とする勤怠管理システムにおけるメッセージ伝達方式。
【請求項６】
請求項１ないし請求項５の何れか１の記載において、
前記勤怠管理コンピュータは個人認証手段を備え、該手段により従業員名を認識することを特徴とする勤怠管理システムにおけるメッセージ伝達方式。
【請求項７】
請求項１ないし請求項６の何れか１の記載において、
前記メッセージを音声で出力することを特徴とする勤怠管理システムにおけるメッセージ伝達方式。
【請求項８】
請求項１ないし請求項６の何れか１の記載において、頻繁に使用するメッセージを蓄積するライブラリを備えたことを特徴とする勤怠管理システムにおけるメッセージ伝達方式。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は勤怠管理システムにおけるメッセージ伝達方式に係り、特に従業員の出勤、退勤等を管理する勤怠管理システムにおけるメッセージ伝達方式に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、従業員の勤怠状況は、タイムレコーダを用いて、各従業員毎に割り当てられたタイムカードに出勤時刻及び退勤時刻を打刻することによって管理している。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
ところで、近年、各企業において外国人従業員（国語を十分理解できない従業員）が急増し、また、これら外国人従業員の使用する言語もまちまちである。このため、前記出勤時刻及び退勤時刻をタイムカードに打刻する打刻式のタイムレコーダあるいは該打刻式のタイムレコーダをコンピュータ化した勤怠管理システムでは、これら従業員のそれぞれに前記タイムレコーダの正しい使用方法等を説明する手間が増加し、また、タイムレコーダの誤操作に伴うデータ修正作業も増大する。
【０００４】
また、前記外国人従業員に連絡事項を伝達する場合、通常は前記従業員の母国語等で記載したメモを作成して交付しなければならない。前記メモを直接交付することのできない場合、例えば前記従業員が夜勤を行うような場合には、例えば従業員の母国語で記載したメモを前記タイムカードに貼付して通知しなければならない。
【０００５】
しかし、このような処理を行う場合においても、前記メモの作成には手間を要し、更に連絡事項が前記従業員に確実に伝達されたことを確認することは困難である。
【０００６】
本発明はこれらの問題点に鑑みてなされたもので、従業員に確実にメッセージを伝達することのできる勤怠管理システムにおけるメッセージ伝達方式を提供する。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
本発明は、上記の課題を解決するために次のような手段を採用した。
【０００８】
従業員毎に出勤時刻及び退勤時刻を記録してその勤怠を管理する勤怠管理コンピュータを備えた勤怠管理システムにおけるメッセージ伝達装置であって、前記勤怠管理コンピュータは、従業員名を選択可能に表示すると共に前記従業員に対するメッセージを表示する表示装置、並びに従業員名、各従業員毎に予め指定した利用可能言語情報及び従業員毎に伝達すべきメッセージを格納した勤怠管理データベースを備え、前記勤怠管理コンピュータは表示装置に表示した従業員名が選択操作されたとき、選択された従業員に伝達すべきメッセージを前記予め指定した使用言語で表示する。
【０００９】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施形態を添付図面を参照しながら説明する。図１は、本発明の実施形態にかかる勤怠管理コンピュータを説明する図である。図において、１は勤怠管理コンピュータ、２はタッチパネルディスプレイ等の入力装置を備えた操作表示装置、３は操作表示装置２の操作表示部、４は前記従業員が保持するＩＤカードを読み取るＩＤカードリーダ、５は従業員の指紋を読み取る指紋リーダ、６は従業員が音声入力を行うためのマイク、９は表示装置２，ＩＣカードリーダ４，指紋リーダ５、マイク６等の操作の確認音あるいは所要の音声出力を行うためのスピーカである。７はコンピュータ１に搭載された勤怠管理プログラム、８は勤怠管理プログラムが使用する勤怠管理情報データベースである。
【００１０】
勤怠管理コンピュータ１には、前述のように勤怠管理システムを動作させるための勤怠管理プログラム７及び勤怠管理情報データベース８がインストールされている。操作表示装置２に対する入力は、操作表示部３に搭載されたタッチパネル部分に触れることにより行う。操作表示部３には後述する各種の情報画面を表示し、従業員はこれらの画面に触れることにより、所要の入力操作を行うことができる。例えば、授業員は操作表示部３に表示された自己の氏名に触れることにより、自己を選択することができる。
【００１１】
勤怠管理コンピュータ１による個人認証に際しては、前述のように、操作表示部３に表示された自己の氏名に触れることにより、自己を選択した後、例えばＩＤカードリーダ４によりＩＤカードを読込む方法。あるいは指紋リーダ５により指紋を読込む方法。あるいはマイク６により自己の音声を入力する方法の何れかにより行うことができる。また、操作中の確認音や音声案内等の音声出力はスピーカ９により行う。
【００１２】
図２は、前記操作表示部３に表示する画面（初期画面）の例を示す図である。図に示すように従業員は、自己が登録されている部署を表す部署選択ボタン２５を押下する。勤怠管理コンピュータ１は、部署選択ボタン２５を押下すると押下した部署に登録されている従業員の氏名を氏名選択ボタン２１に表示する。また、共通メッセージ表示エリア２３には従業員に共通に伝達すべきメッセージを表示する。このとき、共通メッセージ言語切換えボタン２４を操作することにより、該操作に応じた言語（外国語）メッセージに切り替えて表示することができる。なお、前記外国語のメッセージは、予めライブラリに蓄積しておくことにより、あるいはその都度翻訳して表示することができる。
【００１３】
図３は、前記操作表示部３に表示する画面（個人メッセージ表示画面）の例を示す図である。個人メッセージ表示画面は、前記操作表示部３あるいははＩＣカードリーダ４等を操作して個人認証に成功した従業員に対して表示する。図に示すように、出勤・退勤等の打刻の適否を確認するための打刻確認ボタン３１、個人メッセージ表示エリア３３に表示したメッセージの内容を確認して保存あるいは確認して消去するためのメッセージ確認ボタン３２を備える。なお、個人メッセージ表示エリア３３に表示する言語は、従業員の希望する言語（例えば従業員登録時登録した言語）で表示することができる。なお、前記メッセージの伝達確認を要求する旨のメッセージに対する応答があるまで次の処理を保留するように設定しておくと、より確実にメッセージを伝達することができる。
【００１４】
図４は、勤怠管理システムにおいて使用する従業員情報テーブルについて説明する図である。従業員情報テーブル４０は、勤怠管理情報データベース８に登録されており、該テーブル４０にはデータベース内で共有管理しているＩＤ、従業員番号、部署名、氏名、パスワード、使用言語の言語種が登録されている。
【００１５】
図５は、勤怠管理システムにおいて使用する打刻情報テーブルについて説明する図である。打刻情報テーブル５０は、勤怠管理情報データベース８に登録されており、該テーブル５０にはデータベース内で共有管理しているＩＤ、打刻日付（日付）、出勤時刻（出勤）、退勤時刻（退勤）、外出時刻（外出）、帰社時刻（帰社）を従業員が打刻した時に登録する。なお、未登録時刻は９９：９９と表示している。
【００１６】
図６は、勤怠管理システムにおいて使用するメッセージテーブルについて説明する図である。メッセージテーブル６０は、勤怠管理情報データベース８に登録されており、テーブル６０にはデータベース内で共有管理しているＩＤ（共通メッセージはＩＤを０としている）、メッセージ内容、使用言語種が登録されている。
【００１７】
次に、勤怠管理システムの各種処理について説明する。
【００１８】
図７は、初期画面の表示処理を説明する図である。まず、ステップＳ１において、プログラムを起動すと、ステップＳ２において勤怠管理情報データベース８の従業員情報テーブル４０からＩＤ、従業員番号、氏名、部署名、パスワード、言語種を読込み、ステップＳ３においてメッセージテーブル６０から共通メッセージ（ＩＤ：０）を読込み、部署名、従業員名および共通メッセージを操作表示部３に表示し、この状態で待機する。
【００１９】
図８は、出社、退社、外出、帰社時等における打刻および個人メッセージの表示処理について説明する図である。まず、ステップＳ１００において、従業員の個人認証を行う（詳細は後述する）。認証結果が不正（認証不可）の場合の場合は、ステップＳ１０１において初期画面に戻る。前記認証結果が正（認証可）の場合、あるいはパスワードが登録されていない場合は、ステップＳ１０において、前記従業員宛のセージ（個人宛メッセージ）の有無を勤怠管理情報データベース８のメッセージテーブルから検索する。
【００２０】
ステップＳ１１において個人宛メッセージを検索できた場合はステップＳ１２に進み、そうでない場合はステップＳ１６に進む。ステップＳ１２において個人宛メッセージを操作表示部３に表示する。ステップＳ１３において、従業員は前記メッセージを確認後、メッセージの削除または保存ボタンを押下する。ステップＳ１４において、メッセージ削除ボタンが押下されたか否かを判別し、押下された場合は、ステップＳ１５に進み、そうでない場合はステップＳ１６に進む。ステップＳ１５において勤怠管理情報データベース８のメッセージテーブルから個人宛メッセージを削除する。
【００２１】
ステップＳ１６において、打刻確認ボタン３１を表示する。ステップＳ１７において従業員は打刻確認ボタン３を操作する（出勤、退勤が正しければ「はい」を押し、正しくない場合は「いいえ」を押す）。ステップＳ１８において、ステップＳ１７で「はい」が押下されたか否かを判別し、押下された場合はステップＳ２０に進み、そうでない場合はステップＳ１９に進む。
【００２２】
ステップＳ１９において、後述する外出、帰社、修正、実績確認（後述）を行う。ステップＳ２０において、出勤、退勤時刻を勤怠管理情報データベース８の打刻情報テーブルへの登録と確認用の音声出力をした後、ステップＳ３に戻る。ステップＳ３において、勤怠管理情報データベースのメッセージテーブルから共通メッセージ（ＩＤ：０）を読込み、ステップＳ４において初期画面を表示して次の従業員の操作を待機する。
【００２３】
図９は、使用言語の切り替え操作を説明する図である。前記ステップＳ４において初期画面が表示されている。次いで、ステップＳ２において初期画面における共通メッセージ言語切換えボタン２４を押下し、ステップＳ２２において、共通メッセージに使用する言語を切換えて表示する。
【００２４】
図１０は、終了操作を説明する図である。前記ステップＳ４において初期画面が表示されている。この状態において終了ボタン２６を操作すると処理は終了する（ステップＳ２３）。
【００２５】
図１１は、個人認証処理（パスワード）（図８におけるステップＳ１００）を説明する図である。ステップＳ１１０において、従業員は図２に示す初期画面に表示した自分の氏名を選択する。ステップＳ１１１において前記選択した氏名に対するパスワードが勤怠管理情報データベース８の従業員情報テーブル４０に登録されているか否かを判別し、登録されている場合はステップＳ１１２に進み、そうでない場合は処理を終了する。ステップＳ１１２において、パスワードの入力画面を表示する。ステップＳ１１３において従業員はパスワードを入力し、ステップＳ１１４においてパスワードの確認を行う。
【００２６】
図１２は、個人認証処理（ＩＤカード）（図８におけるステップＳ１００）を説明する図である。ステップＳ１１５において、従業員は自己のＩＤカードをカードリーダ４に読込ませる。ステップＳ１１６において、読み取ったＩＤ情報（従業員番号）と勤怠管理情報データベース８の従業員情報テーブル４０の従業員番号を比較確認して個人を認識する。
【００２７】
図１３は、個人認証処理（指紋）（図８におけるステップＳ１００）を説明する図である。ステップＳ１１７において、自己の登録している指の指紋を指紋読取機に読込ませる。ステップＳ１１８で、指紋情報から得た従業員番号と勤怠管理情報データベース８の従業員情報テーブル４０の従業員番号を比較確認して個人を認識する。
【００２８】
図１４は、個人認証処理（音声）（図８におけるステップＳ１００）を説明する図である。ステップＳ１１９において、自己の登録している声をマイクに入力する。ステップＳ１２０において、音声情報から得た従業員番号と勤怠管理情報データベース８の従業員情報テーブル４０の従業員番号を比較確認して個人を認識する。
【００２９】
図１５は、図８に示すステップＳ１７ないしステップＳ２０の詳細（打刻修正処理）を説明する図である。
【００３０】
ステップＳ２６において、従業員はその目的に応じて、操作表示部３に表示した「出勤」、「退勤」、「外出」、「帰社」、「実績表示」のボタンの何れかを押下する。ステップＳ２６において「出勤」を押下した場合、ステップＳ２７においてこれを判別し、ステップＳ２８において、勤怠管理情報データベース８の打刻情報テーブル５０に「出勤」を登録し、確認用音声を出力する。
【００３１】
ステップＳ２６において「退勤」を押下した場合、ステップＳ２９においてこれを判別し、ステップＳ３０において勤怠管理情報データベース８の打刻情報テーブル５０に退勤として登録し、確認用音声を出力する。
【００３２】
ステップＳ２６において「外出」を押下した場合、ステップＳ３１においてこれを判別し、ステップＳ３２で行先を入力する。ステップＳ３３において帰社時刻を登録する場合は、ステップＳ３４に進み、ここで帰社時刻を入力後、ステップＳ３５において勤怠管理情報データベース８の打刻情報テーブル５０に「外出」を登録する。
【００３３】
ステップＳ２６において「帰社」を押下した場合、ステップＳ３６においてこれを判別し、ステップＳ３７において勤怠管理情報データベース８の打刻情報テーブル５０に「帰社」を登録する。
【００３４】
ステップＳ３８において、勤怠管理情報データベース８の打刻情報テーブル５０から打刻実績（勤務実績）の読込みを行い、読み込んだ打刻実績をステップＳ３９において表示する。ステップＳ４０において、前記打刻実績の表示画面を閉じる場合（ＥＸＩＴ）は図１のステップＳ３に戻る。閉じない場合はステップＳ４１に進む。ステップＳ４１において、前月の実績を見るか否かを判別し、見る場合はステップＳ４２において、勤怠管理情報データベース８の打刻情報テーブル５０から前月の打刻実績を読込み、表示する。ステップＳ４３において、打刻値を修正する場合は打刻修正値を入力する。ステップＳ４４において、前記入力した打刻修正値を勤怠管理情報データベース８の打刻情報テーブル５０に更新登録して、図１のステップＳ３に戻る。
【００３５】
図１６は、管理者が行う従業員登録について説明する図である。ステップＳ５１においてプログラムを起動して、図示しない管理者用の表示部に「新規」、「更新」、「削除」の各ボタンを表示し、管理者はその目的に応じて前記何れかのボタンを選択する。
【００３６】
ステップＳ５２において「削除」を押下した場合は、ステップＳ５３でこれを判別し、ステップＳ５４において勤怠管理情報データベース８の従業員情報テーブル４０から、登録従業員のデータを削除する。
【００３７】
ステップＳ５２において「変更」を押下した場合は、ステップＳ５５でこれを判別し、ステップＳ５６において勤怠管理情報データベース８の従業員情報テーブル４０から、既存の従業員のデータを読み込んで、ステップＳ５７においてこれを表示する。なお、入力データの蓄積されていない新規の状態では何も入力データの無い状態で表示する。ステップＳ５８において従業員番号、部署名、氏名、言語種を入力する。なお、使用システム構成によっては、パスワード入力やＩＤカード、指紋、音声等の情報の入力を要求してもよい。
【００３８】
ステップＳ５９において、従業員データを登録するか否かを判別する。登録する場合はステップＳ６０に進み、そうでない場合はステップＳ５７に進む。ステップＳ６０において、前記入力データを勤怠管理情報データベース８の従業員情報テーブル４０に登録する。ステップＳ６１において、勤怠管理情報データベース８の従業員情報テーブル４０への登録処理を終了するかの確認画面を表示し、ステップＳ６２において終了するか否かを確認する。ステップＳ６３において、終了しない場合はステップＳ５２に戻り、終了する場合はプログラムを終了する。
【００３９】
図１７は、管理者等が行うメッセージ登録について説明する図である。ステップＳ７１において勤怠管理プログラム７を起動する。ステップＳ７２において既に入力済みのメッセージを勤怠管理情報データベース８のメッセージテーブル６０から検索し、ステップＳ７３において例えば図示しない管理者用の表示部に一覧表示する。ステップＳ７４において、表示画面にメッセージの「新規作成」、「変更」、「削除」、及び処理の「終了」ボタンを表示する。前記管理者はその何れかを選択して入力する。
【００４０】
ステップＳ７４において「終了」を選択した場合は、ステップＳ７５でこれを判別し、処理を終了する。
【００４１】
ステップＳ７４において「削除」を選択した場合は、ステップＳ７６でこれを判別し、ステップＳ７７で削除する。
【００４２】
ステップＳ７４において「変更」を選択した場合は、ステップＳ７８でこれを判別し、ステップＳ７９においてメッセージを勤怠管理情報データベース８のメッセージテーブル６０から読込みステップＳ８０において表示する。
【００４３】
ステップＳ７４において「新規」を選択した場合は、ステップＳ８０においてメッセージを未入力の状態で表示する。ステップＳ８１において、新規メッセージの入力を行う。入力した新規メッセージをライブラリ登録する場合はステップＳ８２，Ｓ８３においてライブラリ登録する（新規メッセージが頻繁に使用されるメッセージである場合はライブラリに登録しておくと好都合である）。また、勤怠管理情報データベース８のメッセージテーブル６０に登録した登録済ライブラリから読み込みを行う場合はステップＳ８４，８５において読み込みを行う。また、入力した新規メッセ時を翻訳する場合には、ステップＳ８６，Ｓ８７において、例えば勤怠管理コンピュータ１の翻訳機能を用いて翻訳する。ステップＳ８８において、入力が完了したか否かを判別し、完了した場合はステップＳ８９において処理結果を登録して処理を終了する。
【００４４】
本実施形態によれば、従業員は出勤あるいは退勤等の際に、勤怠管理コンピュータの操作表示部に表示された自己の氏名を選択し、あるいはＩＤカードリーダー４にＩＤカードを読込ませ、あるいは指紋リーダ５に指紋を読込ませ、あるいはマイク６に音声入力する等の手段により従業員情報を入力し、出勤時刻あるいは退勤時刻等を打刻することができる。
【００４５】
このとき、勤怠管理コンピュータは前記操作表示部に従業員に伝達すべきメッセージ（個人宛メッセージ）を、各従業員が予め登録した言語を用いて表示することができる。
【００４６】
また、全ての従業員に伝達すべき共通メッセージは、操作表示部３に表示されている言語種切換えボタンを操作することにより言語を切り替えて表示することができる。
【００４７】
従って、日本語に堪能でない外国人従業員がいる企業でも、予め各従業員毎に使用言語（母国語）を登録しておくことにより、出勤あるいは退勤時の打刻処理あるいは会社と前記従業員とのコミュニケーションをスムーズに行うことができる。また、個人別のメッセージは、本人が確認を行わないと次の処理である打刻を保留するように設定しておくと、より確実にメッセージを伝達することができる。また、従業員の認証は、操作表示部による入力、ＩＣカードの外、指紋、音声等の生体認証を選択できるるため構築するシステムに応じて柔軟に対応できる。
【００４８】
【発明の効果】
以上説明したように本発明によれば、従業員に確実にメッセージを伝達することのできる勤怠管理システムにおけるメッセージ伝達方式を提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施形態にかかる勤怠管理コンピュータを説明する図である。
【図２】操作表示部３に表示する画面（初期画面）の例を示す図である。
【図３】操作表示部３に表示する画面（個人メッセージ表示画面）の例を示す図である。
【図４】勤怠管理システムにおいて使用する従業員情報テーブルについて説明する図である。
【図５】勤怠管理システムにおいて使用する打刻情報テーブルについて説明する図である。
【図６】勤怠管理システムにおいて使用するメッセージテーブルについて説明する図である。
【図７】初期画面の表示処理を説明する図である。
【図８】出社、退社、外出、帰社時等における打刻および個人メッセージの表示処理について説明する図である。
【図９】使用言語の切り替え操作を説明する図である。
【図１０】終了操作を説明する図である。
【図１１】個人認証処理（パスワード）を説明する図である。
【図１２】個人認証処理（ＩＤカード）を説明する図である。
【図１３】個人認証処理（指紋）を説明する図である。
【図１４】個人認証処理（音声）を説明する図である。
【図１５】図３に示すステップＳ１７ないしステップＳ２０の詳細（打刻修正処理）を説明する図である。
【図１６】管理者が行う従業員登録について説明する図である。
【図１７】管理者等が行うメッセージ登録について説明する図である。
【符号の説明】
１　勤怠管理コンピュータ
２　操作表示装置
３　操作表示部
４　ＩＤカードリーダ
５　指紋リーダ
６　マイク
７　勤怠管理プログラム
８　勤怠管理情報データベース
９　スピーカ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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