(57)【要約】【課題】従業員の出退勤時に、タイムカード機にＩＤカードを通すだけ簡単な作業で、計画外の残業や休日出勤などの届出を自動的に提出できる、かつ、遅刻や早退をした際に，届出を提出し忘れないように警告すると共に、届出の雛型を送付して届出を作成する手間を軽減する勤務管理システムを提供する。【解決手段】タイムカードなどの出退勤時刻を記録する装置で取得した従業員の出退勤時刻が、企業で決められた勤務ルールに応じて残業届や、休日出勤届などの申請を自動的に送付することで、従業員の届出作業を軽減する。また、遅刻届や欠勤届など、理由を報告すべき届出については、送付先、タイトル等を記入した届出の雛型を該当する従業員に送付することで、届出を忘れないように警告すると共に、届出の書類作成の手間を省く効果がある。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
従業員の勤務計画情報と勤務実績情報を管理する勤務管理システムにおいて、タイムカードやＩＤカードなどの従業員の出退勤時刻を記録するシステムにより取得した従業員の出退勤時刻を、勤務ルールデータベースに格納した従業員の勤務ルールにより、届出の提出が必要な勤務かどうかを判定するプログラム。
【請求項２】
前記判定結果に基づき、該当する勤務の届出もしくは届出の雛型を自動生成し、予め登録してある宛先に電子メールやワークフローを利用して送付するプログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、従業員の出退勤時刻を記録するシステムと、従業員の勤務時間を管理する勤務管理システムを利用した、勤務に関する届出の自動送付と、届出の雛型を生成する方式およびそのシステムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
勤務管理業務において、従業員の出退勤時刻から計算した勤務時間から給与を算出することが主な目的であるが、企業における勤務上のルールとして、予定外の時間外勤務や、遅刻などをした場合に上司や総務部門にしかるべき届出を提出する規則を設けている企業が多い。
【０００３】
従来の技術では、従業員の出退勤時刻をタイムカードやＩＤカードを用いて記録し、勤務管理システムで勤務時間を計算し、勤務時間をもとに給与計算し、従業員の銀行口座へ給与振込みを行うシステム（例：特開平５−２８３３７号公報）がある。
【０００４】
また、特開２００２−６３６１６号公報では、各々の従業員が勤務管理システムにログインし、自らの勤務実績を入力し申請済みの勤務計画とが食い違った場合は、不一致の警告を行うシステムについて開示している。
【０００５】
【特許文献１】
特開平５−２８３３７号公報
【特許文献２】
特開２００２−６３６１６号公報
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
上記従来の技術では、従業員の勤務に関する届出を送付する仕組みについては開示していない。
【０００７】
本発明の目的は、従業員の出退勤時刻を記録するシステムと、従業員の勤務計画と勤務実績の管理を行うシステムにおいて、従業員の勤務が、届出を行う必要がある勤務であった場合に、上司や総務部門など予め決められた相手に対して、自動的に届出を送付することにより、これまで、専用の届出用紙で記入・提出したり、端末装置を利用して作成・提出していた手間を省くことである。
【０００８】
さらに、他の目的は、従業員が理由などを記入する必要がある届出について、従業員名や時刻、宛先などについて予め記入した届出を自動的に作成し、メールやワークフローを利用して提出を促すことで、従業員が提出を忘れるのを防ぎ、届出作成の手間を省くことである。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成する為の一手段として、従業員の出退勤時刻を記録する出退勤時刻記録機と勤務計画と勤務実績の管理を行う勤務管理システムにおいて、予め作成しておいた勤務ルールに従い、勤務計画と勤務実績を比較判断する手段によって、自動的に勤務関係の届出を提出する方法を提案する。
【００１０】
また、上記手段によって、自動的に勤務関係の届出の雛型を作成する方法を提案する。
【００１１】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の一実施例について、図面で説明する。
【００１２】
図１で、本発明を適用する計算機システムの構成と、計算機で用いるプログラムやデータベースを説明する。
【００１３】
図１は、本発明を適用する計算機システムの例である。
【００１４】
図１の計算機システムは、従業員の出退勤時刻を記録する出退勤時刻記録機１０１と、勤務ルールの判定処理を行い、届出の申請処理を行う勤務ルール処理部１１２、
が動作し、
従業員の勤務ルールを格納する勤務ルールデータベース１１３、
従業員の勤務計画を格納する勤務計画データベース１１４、
従業員の勤務実績を格納する勤務実績データベース１１５、
勤務計画と勤務実績の管理を行う勤務管理処理部１１６、
が格納された計算機１１１と、
届出の申請を処理する為のメール処理部１３２が動作する計算機１３１と、
ワークフロー処理部１４２が動作する計算機１４１と、
従業員が届出の作成、送付を行うための電子メールクライアント１５２とワークフロークライアント１５３が動作する計算機１５１を含む。
【００１５】
上述の計算機は、ネットワーク１２１により、相互にデータのやり取りができるように接続されている。また、上記計算機はそれぞれ複数台存在して処理を分散させても良いし、全て、もしくは一部のプログラムやデータベースが同じ計算機上で動作していてもよい。
【００１６】
また、勤務ルール処理部１１２、勤務管理処理部１１６、メール処理部１３２、ワークフロー処理部１４２、電子メールクライアント１５２、ワークフロークライアント１５３は、それぞれ計算機上で実行するプログラムである。
【００１７】
データベースやプログラムは、必要に応じて計算機の記録部または計算機で読み取り可能な記録装置に格納され、各プログラムは計算機の処理部によって実行される。
【００１８】
出退勤時刻記録機１０１は、従業員の出退勤時刻を記録する装置である。例えば、従業員が従業員番号の記録されたＩＤカードを入れることで、従業員番号とその時刻を記録するものである。
【００１９】
また、上記出退勤時刻記録機は、従業員を特定する情報と出退勤を行った時刻が記録できる装置であればよい。
【００２０】
また、記録した情報を勤務ルール処理部１１２に送信する手段を備えているものとする。
【００２１】
勤務管理処理部１１６は、従業員の勤務時間を管理するシステムであり、従業員の勤務計画情報を勤務計画データベース１１４、勤務実績情報を勤務実績データベース１１５に格納する。上記の勤務管理処理部は勤務計画情報を取得する手段については端末からの手入力や、データファイルからのバッチ処理による取り込み等方法など、方法は問わない。
【００２２】
勤務ルール処理部１１２は、出退勤時刻記録機１０１から取得した従業員の出退勤時刻と、勤務計画データベース１１４に記録された従業員の勤務計画情報、勤務実績データベース１１５に記録された従業員の勤務実績情報を取得し、勤務実績を記録し、勤務ルール処理部を呼び出す。このフローについては図５で示す。
【００２３】
勤務ルールデータベース１１３は従業員の出退勤時刻と勤務計画から、提出すべき届出があるかどうかの判定条件を格納しているデータベースである。この詳細は、図２に示す。
【００２４】
勤務計画データベース１１４は従業員の勤務計画を格納しているデータベースである。この詳細は、図３に示す。
【００２５】
勤務実績データベース１１５は従業員の勤務実績を格納しているデータベースである。この詳細は、図４に示す。
【００２６】
メール処理部１３２、ワークフロー処理部１４２は、勤務ルール処理部１１２において、勤務に関する届出の申請の処理を行うものである。電子申請の処理が稼動すれば別のプログラムであってもよい。
【００２７】
電子メールクライアント１５２とワークフロークライアント１５３は、メール処理部１３２、ワークフロー処理部１４２から送付された届出を従業員が受信したり、自動生成された雛型を修正して別途送信を行うためのプログラムである。
【００２８】
上記クライアントは、電子申請された届出を受信・送信の処理が稼動すれば別のプログラムであってもよい。
【００２９】
図２は勤務ルール処理部１１２が利用する勤務ルールデータベースに格納された勤務ルールの一例である。
【００３０】
ここで勤務ルールとは、企業において、届出を必要とするような勤務の条件のことである。例えば、計画外の残業を行い残業届を提出したり、遅刻をしたために遅刻届を提出しなくてはいけない場合の条件である。
【００３１】
勤務ルールデータベース４００は、ルールＩＤに対して、勤務ルール情報を持つデータの形式を取る。
【００３２】
ルールＩＤ４０１の項には、勤務ルールを特定するＩＤを格納する。
【００３３】
図２では、データの一例として、ルールＩＤ：Ａとして、残業届の提出条件を４０６（ａ）、ルールＩＤ：Ｂとして、休日出勤届の提出条件４０６（ｂ）を示している。
【００３４】
ルール名４０２の項には、勤務ルール名を格納する。図２の４０６（ａ）では、ルールＩＤ：Ａを「残業届」という勤務ルール名とした例を示している。
【００３５】
判定条件４０３の項には、上記勤務ルールに該当するかどうかの判定条件を記述する。この判定条件には、出退勤時刻記録機から取得する情報、勤務計画データベースから取得する情報、勤務実績データベースから取得できる情報もしくは、上記以外から取得した情報を利用する。図２の４０６（ａ）では、退勤時刻が１７：００より後かつその他勤務計画に残業がない場合にルールＩＤ：Ａの勤務ルール「残業届」に該当する例を示している。
【００３６】
申請対象システム４０４の項には、勤務ルールに該当した場合に届出を申請する申請対象システムを記述する。図２の４０６（ａ）では、ルールＩＤ：Ａの勤務ルールに該当した場合ワークフローを利用して届出を申請する例を示している。
【００３７】
宛先４０５の項には、上記申請対象システムにおける届出申請の宛先を指定する。宛先は、上記申請対象システムで申請の送付の宛先として処理できる形式とする。図２の４０６（ａ）では、ルールＩＤ：Ａの勤務ルールに該当した場合、宛先を上司として届出を提出する例を示している。
【００３８】
申請内容４０６の項には、上記申請対象システムにおける届出申請の内容を記述する。
【００３９】
図２の４０６（ａ）では、ルールＩＤ：Ａの勤務ルールに該当した場合、申請内容を残業届ファイルとして、届出を提出する例を示している。この例では、申請内容としてファイル名を記述しているが、勤務ルール処理部１１２から読み取れる場所に格納されており、かつ、上記申請対象システムにおいて処理できる形式の情報であれば、格納の場所、形式についてはこの限りではない。
【００４０】
図３は勤務管理処理部１１６が利用する勤務計画データベースの一例である。
【００４１】
上記勤務計画データベースは各従業員の日付毎の勤務計画情報を格納するものである。
【００４２】
ここで、勤務計画情報とは、各従業員のある日付における出退勤時刻と、その他の残業や、休暇など通常でない勤務の計画データであり、企業の勤務管理において従業員の勤務計画を上司が把握しておく為などに利用される情報である。
【００４３】
勤務管理処理部の提供する機能によっては、以下に示す情報以外についても格納してもよい。
【００４４】
勤務計画データベース５００は、従業員と日付に対して、勤務計画の情報を持つデータの形式を取る。
【００４５】
従業員番号５０１の項には、従業員を特定する従業員番号を格納する。図３の５０６（ａ）では、従業員番号０１００１の従業員のデータを格納している例を示している。
【００４６】
日付５０２の項には、計画の対象となる日付を格納する。図３の５０６（ａ）では、従業員番号０１００１の従業員の２００３年２月１日の勤務計画データを格納している例を示している。
【００４７】
出勤時刻５０３の項には、上記５０１，５０２で特定される従業員、日付における出勤時刻の計画を格納する。図３の５０６（ａ）では、従業員番号０１００１の従業員の２００３年２月１日の勤務計画が出勤時間８：００である例を示している。
【００４８】
退勤時刻５０４の項には、上記５０１，５０２で特定される従業員、日付における退勤時刻の計画を格納する。図３の５０６（ａ）では、従業員番号０１００１の従業員の２００３年２月１日の勤務計画が退勤時間１７：００である例を示している。
【００４９】
その他勤務計画５０５の項には、計画時に予定されている通常外勤務を格納する。図３の５０６（ａ）では通常勤務、５０６（ｂ）では残業４時間の計画である例を示している。
【００５０】
図４は勤務管理処理部１１６が利用する勤務実績データベースの一例である。
【００５１】
上記勤務実績データベースは、従業員の勤務時間数や残業時間、遅刻等の通常外勤務などの勤務実績情報を格納するものであり、給与計算等に使用される情報が格納されている。
【００５２】
勤務管理処理部の提供する機能によっては、以下に示す情報に以外について格納してもよい。
【００５３】
勤務実績データベース６００は、従業員と日付に対して、勤務実績の情報を持つデータの形式を取る。
【００５４】
従業員番号６０１の項には、従業員を特定する従業員番号を格納する。図４の６０６（ａ）では、従業員番号０１００１の従業員のデータを格納している例を示している。
【００５５】
日付６０２の項には、実績の対象となる日付を格納する。図４の６０６（ａ）では、従業員番号０１００１の従業員の２００３年２月１日の勤務実績データを格納している例を示している。
【００５６】
出勤時刻６０３の項には、上記６０１、６０２で特定される従業員、日付における出勤時刻の実績を格納する。図４の６０６（ａ）では、従業員番号０１００１の従業員が２００３年２月１日に８：００に出勤した勤務実績の例を示している。
【００５７】
退勤時刻６０４の項には、上記６０１，６０２で特定される従業員、日付における退勤時刻の実績を格納する。図４の６０６（ａ）では、従業員番号０１００１の従業員が２００３年２月１日に２０：００に退勤した勤務実績の例を示している。
【００５８】
その他勤務実績６０５の項には、実際の勤務実績での通常外勤務情報を格納する。図４の６０６（ａ）では残業３時間、６０６（ｂ）では、残業４時間を行った勤務実績の例を示している。
【００５９】
図５は勤務管理処理部１１６が従業員の出退勤した情報を取得し、勤務実績情報を勤務実績データベースに格納し、勤務ルールによる判定を行う勤務ルール処理部を呼び出すまでの流れ図を説明したものである。
【００６０】
出退勤時刻記録機１０１より、出退勤を行った従業員の従業員番号と、出退勤時刻を取得する（ステップ２０１）。
【００６１】
勤務計画データベース１１４より、上記ステップ２０１で取得した従業員番号に該当する勤務計画情報を取得する（ステップ２０２）。
【００６２】
勤務実績データベース１１５より、上記ステップ２０１で取得した従業員番号に該当する勤務実績情報を取得する（ステップ２０３）。
【００６３】
ステップ２０４では、２０１で取得した従業員の出退勤時刻の情報と２０２で取得した勤務実績から、勤務時間数や残業時間数など勤務管理上必要となる情報を算出し、勤務実績データベース１１５に格納する。
【００６４】
ステップ２０５では、２０１，２０２，２０３で取得した情報をもとに、勤務ルール処理部１１２の呼び出しを行う。処理の詳細については、図６の流れ図に示す。
【００６５】
図６は勤務ルール処理部１１２が、従業員の出退勤時刻から勤務ルールに該当するかの判定を行い、勤務ルールに該当した場合に届出申請を行う処理の流れ図である。
【００６６】
勤務ルールデータベースから、ルールＩＤと判定条件を取得する（ステップ３０１）。
【００６７】
従業員の勤務実績が、上記３０１で取得した判定条件に該当するかの判定処理を行う。上記判定条件に該当する場合は、以下３０３，３０４，３０５の届出申請処理に条件分岐する。上記判定条件に該当しない場合は３０６の判定処理に分岐する（ステップ３０２）。
【００６８】
以下では、勤務ルールが図２の４０６（ａ）、勤務計画が図３の５０６（ａ）、勤務実績が図４の６０６（ａ）だった場合を例にあげて説明する。
【００６９】
ルールＩＤ：Ａの勤務ルールの判定条件により判定すると、６０６（ａ）の退勤時刻の実績は２０：００であるので、「退勤時刻＞１７：００」に当てはまり、かつ、５０６（ａ）のその他勤務計画に残業が計画されていない為、「その他勤務計画に残業無し」の条件に当てはまる。ゆえに、勤務ルールＩＤ：Ａの勤務ルールに該当することになる。
【００７０】
勤務ルールデータベースから申請対象システムと宛先の情報を取得する（ステップ３０３）。
【００７１】
勤務ルールデータベースから申請内容を取得し、申請する届出の文面を生成する（ステップ３０４）。
【００７２】
送信元を対象の従業員として、上記３０３，３０４で取得した宛先と申請内容で、３０３で取得した申請対象システムに対し、申請処理を行う。申請処理は、メール処理部１３２やワークフロー処理部１４２などの送信／受信を行うプログラムに対して、上記宛先、送信元、申請内容の情報を渡し、申請処理を呼び出すことで行う（ステップ３０５）。
【００７３】
４０６（ａ）のルールＩＤ：Ａでは、ワークフローを利用して、該当する従業員の上司を宛先として、届出の内容を残業届ファイルとして、届出を送付する処理を呼び出す例を示している。
【００７４】
上記のステップ３０１，３０２，３０３，３０４，３０５の処理を全ての勤務ルールについて終了するまで繰り返す（ステップ３０６）。
【００７５】
【発明の効果】
本発明は、上述したように、従業員はタイムカードやＩＤカードなどを利用し出退勤時間の記録を行うだけで、勤務ルール処理部により届出が必要な勤務を行ったかを判定し、届出が必要であれば電子メールやワークフローを利用して、勤務に応じた届出を申請する、もしくは、届出の雛型を従業員に送付することで、従業員が届出を作成する手間を省くことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明を適用するシステムの一例である。
【図２】勤務ルールデータベースに格納される情報の一例である。
【図３】勤務計画データベースに格納される情報の一例である。
【図４】勤務実績データベースに格納される情報の一例である。
【図５】図１の本発明の処理の流れ図である。
【図６】図５の勤務ルールの判定と届出申請を行う処理の流れ図である。
【符号の説明】
１０１…出退勤時刻記録機、１１１…計算機、１１２…勤務ルール処理部、１１３…勤務ルールデータベース、１１４…勤務計画データベース、１１５…勤務実績データベース、１１６…勤務管理処理部、１２１…ネットワーク、１３１…計算機、１３２…メール処理部、１４１…計算機、１４２…ワークフロー処理部、１５１…計算機、１５２…電子メールクライアント、１５３…ワークフロークライアント。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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