(57)【要約】【課題】決裁を要する申請に対して申請内容の不備を申請前の段階で修正し、申請処理における手間の増加を減らして申請を迅速に処理する。【解決手段】サーバ２と複数の端末３，４が相互に通信可能に接続されたネットワーク５を備え、端末は、申請を行う申請端末３、申請を処理する機能が階層化された複数階の申請処理端末４とを備え、サーバ２は、申請の申請情報を管理情報と共に記録する記録手段２ｂ、申請の申請情報及び管理情報の送受信と記録を管理する管理手段２ａとを備える。管理手段２ａは、申請処理端末４の処理機能に応じて申請を階層化して管理する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
サーバと複数の端末が相互に通信可能に接続されたネットワークを備え、
前記端末は、申請を行う申請端末と、申請を処理する機能が階層化された複数階の申請処理端末とを備え、
前記サーバは、前記申請の申請情報を管理情報と共に記録する記録手段と、前記端末及び前記記録手段との間において前記申請の申請情報及び管理情報の送受信と記録を管理する管理手段とを備え、
階層化された複数階の申請処理端末の内の下位を除く申請処理端末のみが決裁機能を備え、
前記管理手段は、当該下位の申請処理端末から送られた未決裁の申請を申請元の申請端末に戻すことを特徴とする、申請処理システム。
【請求項２】
前記管理手段は、前記申請を処理する申請処理端末を申請端末から設定させることを特徴とする、請求項１に記載の申請処理システム。
【請求項３】
前記複数階の申請処理端末の内、特定の階層の申請処理端末について申請処理を行う申請処理端末の設定を可能とし、他の階層の申請処理端末については不可とすることを特徴とする、請求項１又は２に記載の申請処理システム。
【請求項４】
前記下位の申請処理端末は、申請情報と共に付加情報を管理手段に送り、
管理手段は、申請情報及び付加情報を申請元の申請端末に送ることを特徴とする、請求項１乃至３の何れかに記載の申請処理システム。
【請求項５】
前記管理手段は、申請情報及び付加情報を中位及び上位の申請処理端末に送ることを特徴とする、請求項１乃至４の何れかに記載の申請処理システム。
【請求項６】
前記下位の申請処理端末は、申請情報の編集を可能とし、編集した申請情報を管理手段に送り、
前記管理手段は、編集後の申請情報を申請元の申請端末に送ることを特徴とする、請求項１乃至３の何れかに記載の申請処理システム。
【請求項７】
前記下位の申請処理端末は、申請情報の作成を可能とし、作成した申請情報を管理手段に送り、
前記管理手段は、前記申請情報を申請端末に送ると共に、当該申請端末の管理情報を付加し、当該申請を申請端末で作成した申請として記録手段に記録することを特徴とする、請求項１乃至３の何れかに記載の申請処理システム。
【請求項８】
階層化された複数階の申請処理端末の内の中位及び上位の申請処理端末は却下機能を備え、
前記管理手段は、中位又は上位の申請処理端末から送られた却下された申請を申請元の申請端末に送ることを特徴とする、請求項１乃至３の何れかに記載の申請処理システム。
【請求項９】
階層化された複数階の申請処理端末の内、中位の申請処理端末は確認機能を備え、上位の申請処理端末は承認権限を備え、
前記管理手段は、中位の全申請処理端末による確認と、少なくとも一つの上位の申請処理端末による承認とを条件として、記録手段に申請承認を記録することを特徴とする、請求項１乃至３の何れかに記載の申請処理システム。
【請求項１０】
前記申請端末は、階層化された複数階の申請処理端末の内の下位及び／又は中位の申請処理端末を選択することができ、
前記管理手段は、選択された申請処理端末、及び上位の申請処理端末に申請情報を送ることを特徴とする、請求項１乃至３の何れかに記載の申請処理システム。
【請求項１１】
サーバと複数の端末が相互に通信可能に接続されたネットワークを備え、
前記端末は、
申請を行う申請端末と、
申請前の仮申請を確認する仮申請確認端末と、
申請を確認する申請確認端末と、
申請を承認する申請承認端末とを備え、
前記サーバは、
申請及び仮申請の申請情報及び管理情報を記録する記録手段と、
前記端末及び前記記録手段との間において、申請及び仮申請の申請情報及び管理情報を管理する管理手段とを備え、
前記申請端末と仮申請確認端末とは、管理手段を介して申請情報の送受信による仮申請を行うことを特徴とする、申請処理システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、稟議申請業務を行う申請処理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、企業等の組織内において、決裁や意思決定は稟議書を書類形態で回すことにより管理する方法が一般的である。このような書類によって稟議書を回して申請業務を行う方法では、例えば、起案者は最新の社内規定書や組織図を参照して稟議書を起案しなければならないといった起案作業の繁雑さの問題や、稟議書のセキュリティを含む保管、管理の問題があり、また、稟議書の移動に時間がかかるため迅速な申請処理が難しいという問題もある。
【０００３】
このような問題に対して、コンピュータネットワークを用いることにより、起案作業の簡略化、ペーパーレス化、意思決定の迅速化、セキュリティの強化を図る決裁システムが、例えば、特許文献１に提案されている。
【０００４】
【特許文献１】
特開２００２−８２８３６（段落番号００１４）
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
上記の文献で提案されるシステムは、申請者が用いる起案者端末と承認者が用いる承認者端末とをコンピュータネットワークで接続し、起案者端末において申請者に決裁申請と承認ルートを入力させ、入力された決裁申請を同じく入力された承認ルートに基づいて承認者端末に配信し、承認者端末において決裁承認者に配信された決裁申請の決裁承認又は決裁却下の申請処理を行わせる構成としている。
【０００６】
このシステムでは、申請者が起案した申請書はそのまま承認者に送られ、承認者により申請書の申請内容が検討され、承認者が有する権限に応じた処理が行われる。承認者は、申請書の記載に記載事項の漏れや記載内容等に不備がある場合にはその申請を却下し、承認等の決裁処理を行うことなく書き直しをさせるために申請者に再起案を指示する等の処理を行う。
【０００７】
そのため、記載内容を修正すれば有効となり得る申請が、単に記載内容が不備であるために却下されるといった問題がある。また、記載内容の不備を正すために申請を却下して申請の書き直しを行う処理ルートでは、決裁承認者にとって再度申請書類を検討しなればならないとう手間が発生し、また、申請起案者にとっても軽微な記載上の不備や、検討不足等による記載内容の不備から申請処理者に対して再度申請を行わなければならないという手間が生じることになる。
【０００８】
そのため、申請者及び申請処理者は共に、記載内容の不備の他、単なる記載上の形式上の問題であっても、同じ内容の申請について再度申請したり検討を行わなければならず、申請処理が遅延する要因となる。
【０００９】
また、申請者は、申請内容や記載事項について記載内容をより充実させるために、承認者以外の者に事前に相談を行うことが有効と考えられる場合がある。このような場合、申請処理システムとは別の系統を利用して、相談者との間で個人的なメモやメールを交換する必要がある。そのため、申請と相談とはそれぞれ別のシステムや系統を用いることになるため、迅速な申請処理が望めないことにもなる。
【００１０】
また、申請に関する情報の管理が別システムで行われるため、情報の一元的な管理が難しくなる他、相談内容については何ら管理されない可能性もあり、情報管理の点からも適切とはいえない。
【００１１】
本発明は、前記した課題を解決して、決裁を要する申請に対して申請内容の不備による問題を解決することを目的とし、より詳細には、申請処理における手間の増加を減らして申請を迅速に処理することを目的とする。また、申請に関わる情報を一元的に管理することを目的とする。
【００１２】
【課題を解決するための手段】
本発明の申請処理システムは、申請者から申請された申請内容を本申請前に確認することにより、申請内容の不備による問題を解決し、書き直し等によって申請処理を複数回行うことによる申請処理の手間の増加や処理の遅延を解消する。
また、申請内容の確認を本申請と同じシステムで管理することにより、申請に関わる情報の一元的管理を行うものである。
【００１３】
本発明の第１の態様は、サーバと複数の端末が相互に通信可能に接続されたネットワークを備えた構成により実現する。
【００１４】
端末は、申請を行う申請端末と、申請を処理する機能が階層化された複数階の申請処理端末とを備え、また、サーバは、申請の申請情報を管理情報と共に記録する記録手段と、端末及び記録手段との間において申請の申請情報及び管理情報の送受信と記録を管理する管理手段とを備える。
【００１５】
管理手段は、申請処理端末の決裁に関わる機能に応じて、申請を階層化して管理する。例えば、申請に対して承認，否認の処理を行う決裁に関わる権限について、この決裁権限により申請を決裁することができる機能を備える申請処理端末と、この決裁権限を持たず申請を決裁することができない機能を備える申請処理端末といったように、申請処理端末をその機能で階層化する。
【００１６】
決裁権限が設定されず決裁機能を持たない申請処理端末は、申請内容を決裁することなく検討のみを行い、申請端末にコメント等を送る。また、決裁権限が設定され決裁機能を持つ申請処理端末は、申請内容について確認や承認等の決裁処理を行う。これにより、申請者から申請された申請内容は、決裁機能を持つ申請処理手段により本申請を行う前に、決裁機能を持たない申請処理手段により仮申請を行って確認を行い、申請内容の不備を修正した後に、決裁機能を持つ申請処理手段に本申請を行う。これにより、決裁が行われる申請処理の段階では、申請内容は、仮申請により検討が加えられているため、記載内容の不備により申請処理が滞るといった事態を防ぐことができる。
【００１７】
管理手段は、決裁機能を持たない申請処理端末による検討結果、及び決裁機能を持つ申請処理端末による確認結果、承認結果を階層化して管理する。
【００１８】
例えば、管理手段は、検討の機能を備える申請処理端末の処理に関わらず、確認や承認の機能を備える申請処理端末の処理を管理する。また、管理手段は、確認の機能を備える申請処理端末の確認を条件として、承認の機能を備える申請処理端末の承認処理を管理するなど、管理手段の決裁管理を、申請処理端末の機能に応じて階層化して管理する。
【００１９】
例えば、管理手段は、確認の機能を備える申請処理端末について関連する全ての申請処理端末の確認を条件として、承認の機能を備える申請処理端末からの承認を設定し、確認の機能を備える申請処理端末について一つでも確認が得られない場合には、承認の機能を備える申請処理端末から承認が得られたとしても承認を設定しないといった承認管理を行う。
【００２０】
決裁権限が設定され決裁機能を持つ申請処理端末はネットワークに複数設けることができる。この複数の申請処理端末の内でどの申請処理端末により申請を処理させるかは、任意に設定することができる。申請端末は、このネットワークに接続される複数の申請処理端末の内で、何れの申請処理端末に対して申請処理を行わせるかを、申請端末毎に設定することができる。管理手段は、申請端末に対して何れの申請処理端末に申請処理を行わせるかを設定させることができる。
【００２１】
また、複数階の申請処理端末の内、特定の階層の申請処理端末について申請処理を行う申請処理端末の設定を可能とし、他の階層の申請処理端末については不可とすることもできる。これにより、例えば、最終的な決裁を行う権限を持つ上位階層の申請処理端末については申請端末による選択を不可とするが、申請内容の相談や確認を行う下位あるいは中位の階層の申請処理端末については申請端末による選択を可とすることにより、確認者や相談者の自由度を高め、申請者の希望に応じて定めることができる。
【００２２】
階層化された複数階の申請処理端末の内の下位を除く申請処理端末のみが決裁権限を備え、管理手段はこの下位の申請処理端末から送られた未決裁の申請を申請元の申請端末に戻すことにより申請内容の確認を行う。
【００２３】
このとき、下位の申請処理端末は申請情報と共にコメント等の付加情報を管理手段に送り、管理手段は申請情報及び付加情報を申請元の申請端末に送るようにしてもよく、この付加情報により申請内容の修正を申請者に指示することもできる。管理手段は、申請情報と下位の申請処理端末から送られた付加情報を、中位及び／又は上位の申請処理端末に送る。
【００２４】
また、下位の申請処理端末は申請情報の編集を可能とし、編集した申請情報を管理手段に送り、管理手段は編集後の申請情報を申請元の申請端末に送る。これにより、申請者は自身が作成した申請内容について、単にコメントによる内容検討に加えて、編集者による編集を行うこともできる。
【００２５】
また、下位の申請処理端末は申請情報の作成を可能とし、作成した申請情報を管理手段に送り、管理手段は申請情報を申請端末に送ると共にその申請端末の管理情報を付加し、その申請を申請端末で作成した申請として記録手段に記録する。これにより、申請者は、申請処理者に申請を代わりに作成してもらい、その申請に申請者自身を表すの管理情報を付加することにより、申請者自身が作成した申請として管理することができる。
【００２６】
また、階層化された複数階の申請処理端末の内の中位及び上位の申請処理端末に却下の機能を持たせることができ、管理手段は、中位又は上位の申請処理端末により却下された申請を申請元の申請端末に戻す。却下機能を持たない下位の申請処理端末は申請内容の検討のみを行い、申請を却下することはできない。
【００２７】
また、階層化された複数階の申請処理端末の内、中位の申請処理端末に確認機能を持たせ、上位の申請処理端末に承認機能を持たせる。確認機能は、申請内容を単に検討するものではなく決裁処理の一部を形成する。申請の決裁は、確認処理の後に承認処理を経ることにより完了する。ここで、確認を行う複数の申請処理端末が設定されている場合には、全ての申請処理端末により確認がそろって初めて承認が行われるよう階層化して設定することができる。
【００２８】
管理手段は、中位の選択された全申請処理端末から送られた確認の申請と、少なくとも一つの上位の申請処理端末から送られた承認の申請とを条件として、この条件が満たされてはじめて決裁が完了したものとし、記録手段に申請承認を記録する。
【００２９】
申請端末は、階層化された複数階の申請処理端末の内の下位及び／又は中位の申請処理端末を選択することができ、管理手段は、選択された申請処理端末、及び階層化された複数階の申請処理端末の上位の申請処理端末に申請情報を送る。
【００３０】
本発明の第２の態様は、申請者が行う申請を、決裁処理を含まない仮申請と決裁処理を含む申請とに階層化し、申請処理端末をこの仮申請を処理する申請処理端末と、申請を処理する申請処理端末とに階層化する。管理手段は、これら階層化された申請処理端末が行った処理を階層化して管理する。なお、ここで、申請は、仮申請に対する本申請に相当するものである。
【００３１】
第２の態様は、サーバと複数の端末が相互に通信可能に接続されたネットワークを備えた構成において、端末は、申請を行う申請端末と、申請前の仮申請を確認する仮申請確認端末と、申請を確認する確認端末と、申請を承認する承認端末とを備える。
【００３２】
また、サーバは、申請及び仮申請の申請情報及び管理情報を記録する記録手段と、端末及び前記記録手段との間において、申請及び仮申請の申請情報及び管理情報を管理する管理手段とを備える。申請端末と仮申請確認端末とは、管理手段を介して申請情報の送受信による仮申請を行う。
【００３３】
これにより、決裁を伴う申請（本申請）を行う前に仮申請を行い、この仮申請で申請内容を申請者以外の者による検討を加えることにより、記載内容の不備を解消することができる。
【００３４】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態について、図を用いて詳細に説明する。
【００３５】
図１は本発明の申請処理システムの構成を説明するための概略図である。
【００３６】
申請処理システム１は、ネットワーク５を介してサーバ２と複数の端末が相互に通信可能に接続されて構成され、申請と、この申請に伴う確認、承認等の決裁や、申請内容の検討等を行う。
【００３７】
なお、以下では、申請確認では確認と却下の処理を行い、申請承認では承認と却下と否認の処理を行うものとする。ここで、確認の処理は確認者段階における申請容認であり、承認の処理は承認者段階における申請容認であり、通常の申請処理では、確認が行われた後に承認が行われて最終的に申請が容認されるものとしている。また、却下された申請は申請者に差し戻され、再度申請を行うことができるが、否認された申請は再度の申請は許されず、そのまま廃案とされるものとしている。
【００３８】
したがって、確認者の段階は中間的な申請処理を行うのに対して、承認者の段階は最終的な申請処理を行うことになる。なお、確認、承認、却下、及び否認の用語及びその内容については上記の例に限らず、適用する申請処理システムに応じて任意に定めることができる。
【００３９】
端末は、申請を行う申請端末３と、申請を処理する機能が階層化された複数階の申請処理端末４を備える。申請端末３は、申請者が申請内容を起案し、サーバ２を介して申請処理端末４に申請処理を依頼する端末である。申請端末３で起案された申請は、申請処理端末４において申請処理され、確認、承認、否認等の決裁処理や、申請内容の検討等の処理が行われ、処理結果は申請端末３に戻されると共にサーバ２で管理される。申請処理は、申請処理を行う者の決裁権限に応じて階層化され、申請処理端末４には決裁権限に応じた申請処理の機能が設定される。なお、図１では、一つの申請端末３のみを示しているが、ネットワークには複数の申請端末を接続される。
【００４０】
申請処理端末４は、決裁権限に応じた申請処理の機能により複数階に階層化される。図１では、下位、中位、上位の３段階に階層化された例を示し、下位から上位に向かって順に、仮申請確認端末４Ａ（４Ａａ，４Ａｂ）、申請確認端末４Ｂ（４Ｂａ，４Ｂｂ）、申請承認端末４Ｃ（４Ｃａ，４Ｃｂ）が設けられ、それぞれネットワーク５を介してサーバ２に接続される。各階層は複数の端末を備えることができ、申請者は、後述するように、複数の端末から仮申請あるいは申請する端末を選択することもできる。
【００４１】
各申請処理端末４は、申請処理に関して、設定された決裁権限に応じて階層化された機能を備える。例えば、下位の申請処理端末である仮申請端末４Ａは、決裁処理に対して権限を持たない者が処理を行う端末であり、申請に対して決裁を行う機能を持たず、申請内容を閲覧したり、メッセージや修正事項を付加情報として付け加え、サーバ２を介して申請端末３に戻す。申請端末３は、仮申請端末４Ａから戻された付加情報を参照することにより、申請内容を再検討することができる。
【００４２】
従って、申請端末３から仮申請確認端末４Ａへの申請内容は下書きに対応し、申請端末３から仮申請確認端末４Ａへの申請動作は決裁を求める申請ではなく、単に申請内容を検討するための仮申請に当たるものである。
【００４３】
また、中位の申請処理端末である申請確認端末４Ｂは、決裁処理に対して確認権限を持つが、最終的な承認権限を持たない者が処理を行う端末であり、申請に対して承認を行う機能を持たず、申請内容を確認したり、メッセージや修正事項を付加情報として付け加え、サーバ２で申請確認を管理させると共に申請端末３に通知する。申請端末３は、申請確認端末４Ｂからの通知により、申請に対する確認結果を知ると共に、付加情報を参照することができる。
【００４４】
また、上位の申請処理端末である申請承認端末４Ｃは、決裁処理に対して最終的な承認権限を持つ者が処理を行う端末であり、申請に対して承認を行う機能を持ち、申請内容を承認、否認、却下等の処理を行う。なお、メッセージや修正事項を付加情報として付け加えることもできる。申請承認端末４Ｃは、サーバ２において申請承認を管理させると共に申請端末３に通知する。申請端末３は、申請承認端末４Ｂからの通知により、申請に対する承認結果を知ると共に、付加情報を参照することができる。
【００４５】
この申請確認端末４Ｂと申請承認端末４Ｃとの間は、申請処理上の機能において階層化することができる。例えば、申請処理において、確認が終了した後に最終的な承認を行うことにより決裁が行われる場合には、申請確認端末４Ｂは確認権限者が行う確認処理機能を備え、申請承認端末４Ｃは承認者が行う承認処理機能を備える。各申請確認端末４Ｂが備える機能による処理結果としては、例えば確認や却下があり、また、申請承認端末４Ｃが備える機能による処理結果としては、例えば承認，否認，あるいは却下がある。階層化により、申請承認端末４Ｃによる処理の一部は申請確認端末４Ｂの処理結果に基づいて行われる。例えば、申請確認端末４Ｂで却下された申請については処理を行わず、また、申請確認端末４Ｂの確認に基づいて承認を行う。
【００４６】
サーバ２は、申請の申請情報を管理情報と共に記録する記録手段２ｂと、端末３，４との間において申請情報や管理情報を送受信したり、記録手段２ｂとの間において申請情報や管理情報の記録を管理する管理手段２ａとを備える。
【００４７】
管理手段２ａは、申請申請端末４が備える階層化された処理機能に応じて申請を階層化して管理する。例えば、申請承認端末４Ｃによる承認は、申請確認端末４Ｂによる確認を条件として行うように設定することができる他、申請承認端末４Ｃにより申請承認された後は、申請確認端末４Ｂが却下を行うことができないように設定することができる。管理手段２ａによるこれらの管理は、申請確認端末４Ｂや申請承認端末４Ｃによる処理結果のデータに基づいて論理演算等により行うことができる。
【００４８】
ここで、管理手段２ａが管理する情報の内で、申請情報は主に申請内容に関わる情報であり、また、管理情報は申請を管理するための書誌情報や申請の進み具合に関する情報である。これらの申請情報や管理情報は申請端末や申請処理端末において、入力手段（図示していない）からの入力、あるいは端末での処理結果に基づいて設定することができる。
【００４９】
次に、本発明の申請処理システムが行う申請処理例について図２のフローチャートを用いて説明する。
【００５０】
申請者は、申請端末において稟議書に入力して申請を作成する。このとき、添付ファイルがある場合には追加することもできる。また、複数の申請確認者の中から申請の確認を得る申請確認者を設定することもできる（ステップＳ１）。
【００５１】
作成した申請は、確認者に申請（本申請）を行う前に、申請内容のチェックを受けることができる。この申請内容のチェックは、下書き段階の申請内容を第３者の検討により記載内容の漏れ等のチェックを行うものであり、本申請前の仮申請として仮申請確認者により行われる。この仮申請確認者も前記した申請確認者と同様に、申請端末から設定することができる。仮申請確認者は、仮申請確認端末においてメッセージを付加する他、申請内容を編集することもできる（ステップＳ２）。
【００５２】
申請者は、仮申請確認者がチェックした申請内容を受け取った後、申請（本申請）を行う。この申請（本申請）は、確認者による確認と、承認者による承認の２段階を含み、確認が得た後、承認を得ることで申請の決裁が行われる。
【００５３】
はじめに、ステップＳ３〜ステップＳ５により、確認の申請処理を行う。ここで、確認者が設定されている場合には（ステップＳ３）、その設定された確認者に申請が送られ、確認あるいは却下の処理が行われる。なお、確認の申請処理は、複数の確認者により行うことができる。なお、このとき、確認者は、メッセージを付加する他、確認者の追加や削除などの設定変更を行うこともできる（ステップＳ４）。
【００５４】
設定された確認者について全員が「確認済」の処理を行った場合には（ステップＳ５）、次の承認者による申請処理に進む。なお、ステップＳ３において、確認者が設定されていない場合には、確認者による申請処理を行うことなく承認者による申請処理に進む。
【００５５】
承認者は、確認済みの申請について承認、否認、あるいは却下の処理を行う。
なお、このとき、承認者は、メッセージを付加する他、添付資料に追加や削除、あるいは閲覧対象者の追加や削除などの設定変更を行うこともできる（ステップＳ６）。
【００５６】
承認者による承認が得られた場合には（ステップＳ７）、承認済稟議として記録される。このとき、メッセージを付加する他、添付資料に追加や削除、あるいは閲覧対象者の追加や削除などの設定変更を行うこともでき、また、その後の実行報告を追加して記録したり、検索を行うこともできる（ステップＳ８）。
【００５７】
なお、前記ステップＳ５において、設定されている確認者全員の「確認済」の処理が得られない場合、及び前記ステップＳ７において、承認者により却下された場合には、ステップＳ１に戻る。また、承認者により否認された場合には、否認済稟議として記録される（ステップＳ９）。このとき、メッセージを付加する他、添付資料の追加や削除、あるいは閲覧対象者の追加や削除などの設定変更を行うことができる。
【００５８】
以下、仮申請の処理について図３の構成ブロック図及び図４の関係図を用いて説明し、仮申請後に行う申請（本申請）の処理について図５の構成ブロック図及び図６の関係図を用いて説明する。なお、図３と図４、及び図５と図６では、共通する処理について同じ番号を付している。
【００５９】
仮申請は、申請者が仮申請確認者に申請内容の検討を依頼し、仮申請確認者からその検討結果を得ることにより、申請の記載内容の漏れや不備を解消する。この検討結果において、仮申請確認者は仮申請確認端末が備えるメッセージ機能を用いてコメントを付加したり、編集機能を用いて申請内容を編集することもできる。また、この編集機能を用いることにより、申請者は仮申請確認者に代筆を行わせることもできる。
【００６０】
申請者は、申請端末３からサーバにアクセスし、作成する申請書の種類を選択してサーバ２に申請書のフォーマットを要求する（１）。サーバ２は、記録手段２ｂ内に申請書フォーマットを予め用意しておき、申請端末３からの要求に応じて選択された申請書フォーマットを抽出して申請端末３に送信する（２）。申請端末３は、サーバ２から受信した申請書フォーマット（３）を用いて申請内容を記述する（４）。
【００６１】
この申請内容の確認を依頼する仮申請確認者を選択する。仮申請確認者は、サーバに予め定められているリストから選択するようにしてもよい（５）。作成した申請内容を下書きとして保存し（６）、この申請内容をサーバ２に送る。サーバ２は、申請端末から送られた仮申請を記録手段２ｂに記録する。この記録において、申請内容を含む申請情報と共に、この申請の管理に用いる管理情報を付加して記録する。管理情報としては、例えば、管理番号、申請書の種類、対象者、添付資料、進捗状況等とすることができる（７）。
【００６２】
サーバ２は、これらの申請情報及び管理情報を仮申請として、選択された仮申請確認者の仮申請確認端末４Ａに通知する（８）。仮申請確認端末４Ａは、サーバ２から送られた仮申請を受信し（９）、申請情報や管理情報を参考にして、申請の記載内容を検討し、必要が有ればメッセージ機能を用いてコメントを記述して申請情報内に記録する共に（１０）、仮申請の確認を行う。この仮申請の確認は、例えば仮申請の確認用に設けたデータ領域に確認を設定することで行うことができる（１１）。
【００６３】
仮申請確認者は、仮申請確認端末４Ａから確認した仮申請をサーバ２に送り、サーバ２はこの仮申請のデータを記録する。このデータ記録は、前記（７）において記録した仮申請の記録を更新することにより行うことができる（１２）。サーバ２は、仮申請の検討結果を申請元の申請端末３に通知し、申請端末３はこの仮申請確認者により検討された仮申請を受信する。申請者は、仮申請確認者によりコメントや修正事項が付加されている場合には、これらのコメントや修正事項を参照して申請内容の修正等を行う。この申請元の申請端末３への通知は、管理情報内に記録される申請者のデータに基づいて行うことができ、また、通知するデータは、申請の申請情報及び管理情報の全データとすることも、仮申請の確認とコメント情報等の選択された情報のみとすることもできる（１３，１４）。
【００６４】
なお、申請者が仮申請確認者に申請の作成を依頼する場合、サーバ中の管理手段において、申請者のデータ領域に、実際に申請を作成した仮申請確認者ではなく、申請の作成を依頼した者を入力することにより、申請の代筆を行うことができる。
【００６５】
仮申請の後、申請（本申請）を行い、申請確認者による確認や申請承認者による承認等の申請処理を行う。
【００６６】
以下、申請の処理について図５の構成ブロック図及び図６の関係図を用いて説明する。なお、以下では、仮申請を行わずに直接に申請（本申請）を行う例について示しているが、仮申請の後に申請（本申請）を行うこともできる。この仮申請の後に申請（本申請）を行う場合には、前記した仮申請が終了した後、以下の（２６）で示される申請を開始する。
【００６７】
申請は、申請者が申請確認者に申請の確認を依頼すると共に、申請承認者に申請の承認を依頼し、申請確認者による確認と申請承認者による承認の申請業務を経ることにより申請が承認される。なお、この申請業務において、申請確認者や申請承認者は申請確認端末や申請承認端末が備えるメッセージ機能を用いてコメントを付加したり、機能を用いて申請内容を調整することもできる。
【００６８】
申請者は、申請端末３からサーバにアクセスし、作成する申請書の種類を選択してサーバ２に申請書のフォーマットを要求する（２１）。サーバ２は、記録手段２ｂ内に申請書フォーマットを予め用意しておき、申請端末３からの要求に応じて選択された申請書フォーマットを抽出して申請端末３に送信する（２２）。
申請端末３は、サーバ２から受信した申請書フォーマット（２３）を用いて申請内容を記述する（２４）。
【００６９】
この申請内容の確認を依頼する申請確認者を選択することができる。このとき、申請承認者については、申請端末での選択を可能とするよう設定することも、あるいは、申請端末での選択を不可に設定することもできる。この選択は、サーバに予め定めリストを用意しておき、このリストから選択するようにしてもよい（２５）。作成した申請内容を保存し、この申請内容をサーバ２に送る（２６）。上記した（２１）〜（２６）の工程は、前記で示した仮申請における工程（１）〜（６）とほぼ同様とすることができる。
【００７０】
サーバ２は、申請端末から送られた申請を記録手段２ｂに記録する。この記録において、申請内容を含む申請情報と共に、この申請の管理に用いる管理情報を付加して記録する。管理情報としては、仮申請と同様に、管理番号、申請書の種類、対象者、添付資料、進捗状況等とすることができる（２７）。
【００７１】
サーバ２は、これらの申請情報及び管理情報を申請として、選択された申請確認者の申請確認端末４Ｂに通知する（２８）。申請確認端末４Ｂは、サーバ２から送られた申請を受信し（２９）、申請情報や管理情報を参考にして、申請の記載内容を検討し、必要があればメッセージ機能を用いてコメントを記述して申請情報内に記録する共に（３０）、申請の確認処理を行う（３１）。この申請の確認は、例えば申請の確認用に設けたデータ領域に確認済を設定することで行うことができる。
【００７２】
また、サーバ２は、前記申請確認者の申請確認端末４Ｂと共に、前記申請情報及び管理情報を申請として、申請承認者の申請確認端末４Ｃに通知する。申請確認端末４Ｃが選択可に設定されている場合には、選択された申請確認端末４Ｃに通知する（２８）。申請承認端末４Ｃは、サーバ２から送られた申請を受信し（３２）、申請情報や管理情報を参考にして、申請の記載内容を検討し、必要があればメッセージ機能を用いてコメントの記述や、編集機能を用いて申請内容を調整して申請情報内に記録する共に（３３）、申請の承認処理を行う（３４）。この申請の承認は、例えば申請の承認用に設けたデータ領域に承認済を設定することで行うことができる。
【００７３】
前記（３１）において申請確認端末４Ｂが申請を却下した場合には、サーバ２の管理手段２ａはこの却下情報に基づいて、当該申請が却下されたことを記録すると共に（３５）、申請元の申請端末３に申請却下を通知し（３６）、申請端末３は却下された申請を受信する（３７）。
【００７４】
また、前記（３４）において申請承認端末４Ｃが申請を却下した場合においても、サーバ２の管理手段２ａはこの申請承認端末４Ｃによる却下情報に基づいて、当該申請が却下されたことを記録すると共に（３５）、申請元の申請端末３に却下を通知する（３６）。
【００７５】
上記申請却下において、何れの申請処理端末（申請確認端末、申請承認端末）で却下処理を行ったかの情報を申請端末３に送ることにより、申請者は却下処理を行った申請確認者あるいは申請承認者を確認することもできる（３７）。また、申請承認端末において否認された場合には（３４）、否認された申請を記録手段２ｂに記録し（４２）、申請元の申請端末３に申請が否認されたことを通知する（４３）。申請端末３は、申請が否認されたことを受信する（４４）。
【００７６】
一方、申請確認端末において確認がされた場合には（３１）、サーバ２の管理手段２ａは、選択されている申請確認端末について却下していないかの判定を行う（３８）。管理手段２ａは、前記（３８）において選択されている申請確認端末の全てにおいて申請確認がなされている場合において、申請承認端末において承認がされた場合には（３４）、申請を承認し記録手段２ｂに記録し（３９）、申請元の申請端末３に申請が承認されたことを通知する（４０）。申請端末３は、申請が承認されたことを受信する（４１）。
【００７７】
図７は、申請情報及び管理情報のデータ構成の一例を示している。この例では、申請情報は、申請内容及びその申請の件名の他、申請による効果や関連する取引データを加えて申請内容を補充することができる。また、仮申請確認者や確認者が記述したコメントを付加してもよい。
【００７８】
管理情報は、前記した管理番号、申請書の種類、対象者、添付資料、進捗状況等とすることができる。申請書の種類は、例えば、申請が計画段階であるか実行段階であるかの業務段階の表示や、極秘，至急等の申請の重要性の表示として用いることができる。対象者としては、例えば申請者、選択した仮申請確認者、選択した申請確認者、申請承認者、閲覧者等がある。
【００７９】
申請者は、例えば申請端末からサーバに申請要求あるいは仮申請要求を行った際、申請端末から送られたデータを用いて設定することができる。また、仮申請確認者や申請確認者は、申請時等において申請者が申請端末から設定する他、申請確認者や申請承認者が申請確認端末や申請承認端末から追加や削除により設定することもできる。また、閲覧者は、申請承認者が申請承認端末において追加あるいは削除することができる。
【００８０】
なお、申請承認者については予め設定しておき、申請端末、仮申請確認端末、申請確認端末、あるいは申請承認端末等の申請処理端末から設定できないようにすることもできる。
【００８１】
進捗状況は、当該申請の申請業務の進み具合を表す情報であり、例えば、申請内容が仮申請確認者において検討中である状態を表す「下書き」、申請内容が申請確認者において確認処理中である状態を表す「確認待」、申請内容が申請確認者で確認され、申請承認者において承認処理中である状態を表す「確認済」、申請内容が申請承認者において承認された状態を表す「承認済」、申請内容が申請承認者において条件付きで承認された状態を表す「条件付承認済」、申請内容が申請確認者あるいは申請承認者において却下された状態を表す「却下」、申請内容が申請承認者において否認された状態を表す「否認済」、申請内容が申請承認者において承認されて実行された状態を表す「承認／実行」等がある。
【００８２】
上記進捗状況の各状態は、各申請処理端末で行われた申請処理に応じて設定される。なお、上記各状態は一例であり、他の状態を用いて設定することもできる。また、図示するデータ構成は一例であり、データ項目の付加，削除は必要に応じて行うことができる
【００８３】
また、対象者と共に確認、承認のデータ項目を設け、仮申請確認者、申請確認者、申請承認者が行った、確認，却下、否認等の処理結果を記録するようにしてもよい。
【００８４】
サーバの管理手段は、これらの申請情報や管理情報を記録すると共に、管理情報を判断条件として、申請処理端末への通知等の申請処理を行う。例えば、前記図２に示すフローチャートのステップＳ２において、管理情報中の対象者に仮申請確認者が設定されている場合には、仮申請内容を設定された仮申請確認者に送る申請処理を行う。また、ステップＳ３において、管理情報中の対象者に申請確認者が設定されている場合には、申請内容を設定された申請確認者に送り、ステップＳ５において、選択した申請確認者の全員について「確認済」の状態であることを条件として次の申請承認端末に申請を送信する。
【００８５】
次に、申請情報及び確認情報の各申請業務段階での状態について、図８〜１０を用いて説明する。図８は、この例における申請者、仮申請確認者、申請確認者、申請承認者の構成を示し、図９，１０は申請業務段階での申請情報と確認情報の例を示している。
【００８６】
ここでは、図８に示すように、申請者Ｆは、申請確認者Ａ，Ｂと仮申請確認者Ｃを予め選択しておき、仮申請確認者Ｃに仮申請を行うことで下書きに当たる仮申請内容の検討を依頼し、仮申請の後に申請確認者Ａ，Ｂ及び申請承認者Ｘに申請を行って、申請内容の確認及び承認を依頼することにより、申請処理を行うものとする。
【００８７】
図９（ａ）は、申請者Ｆが選択した申請フォーマットに記述することにより下書きを作成したときの申請情報及び管理情報の一例である。ここで、対象者には申請者である申請者Ｆが記録されている。図９（ｂ）は、申請者が仮申請確認者Ｃを選択した状態を示している。
【００８８】
図９（ｂ）の状態で申請端末からサーバに送られると、サーバの管理手段は、対象者に設定される仮申請確認者Ｃの端末にこのデータを送信し、送信された仮申請確認者Ｃは申請内容を検討し、管理手段に送る。このとき、図９（ｃ）に示すように、進捗状況に例えば「下書き確認済」を設定することで、仮申請処理が終了したことを表示することができる。また、コメントが有れば申請情報中のコメントの領域に記録することもできる。
【００８９】
図９（ｄ）は、仮申請の後、申請確認者Ａ，Ｂを選択して、申請（本申請）を行った状態を示しており、対象者に申請確認者Ａ，Ｂが記録され、進捗状況には「確認待」が設定され、申請確認者による確認が未処理であることが確認できる。
【００９０】
図１０（ｅ）は、申請確認者Ａ，Ｂにより確認が済み、さらに申請承認者Ｘによる承認が済んだ状態のデータ例を示している。対象者には申請確認者Ａ，Ｂに加えて承認者Ｘが記録され、進捗状況には申請確認者Ａ，Ｂによる「確認済」と申請承認者Ｘによる「承認済」が設定され、申請確認者及び申請承認者による確認と承認が処理済みであることが確認できる。
【００９１】
また、図１０（ｆ）は、申請確認者Ａにより確認が行われたものの、申請確認者Ｂにより却下された状態のデータ例を示している。進捗状況には申請確認者Ａによる「確認済」と、申請確認者Ｂによる「却下」が設定される。
【００９２】
また、図１０（ｇ）は、申請確認者Ａ，Ｂにより確認が済み、申請承認者Ｘにより否認された状態のデータ例を示している。進捗状況には申請確認者Ａ，Ｂによる「確認済」と申請承認者Ｘによる「否認済」が設定される。なお、上記申請情報及び管理情報は一例であり、他のデータ構成としてもよい。
【００９３】
次に、本発明により申請業務の各段階での表示画面例について図１１〜図１６を用いて説明する。
【００９４】
図１１は、申請書類を作成する際のメニュー選択画面例である。この画面例は、申請端末での画面であり、共通の申請フォーマットと各営業所に応じて予め設定した申請フォーマットから、所望の申請フォーマットを選択することができる。申請フォーマットを選択することにより、申請端末はサーバから選択した申請フォーマットのデータをダウンロードし、申請内容等を記述することで申請書を作成することができる。
【００９５】
図１２は、仮申請時の画面例である。申請情報として、件名、内容、費用対効果等が記述され、仮申請確認者Ｃを指定した状態を示している。
【００９６】
申請者Ｆは、仮申請のボタンを押すことにより、この画面をサーバに送って仮申請を行う。サーバは、送られた仮申請を指定されている仮申請確認者Ｃの仮申請端末に送る。仮申請確認者Ｃへの送信は仮申請時のみとし、申請を行った後では、仮申請確認者Ｃは申請内容を確認することはできないように設定する。また、仮申請確認者Ｃを設定した場合であっても、申請のボタンを押して申請を行った場合に、仮申請の処理はスキップされて本申請が行われる。また、表示画面上の仮申請保存用のボタンを押した場合には、仮申請端末に一時的に保存される。
【００９７】
図１３は、申請確認者の選択画面例であり、図１２中の確認者の追加／削除のボタンを押すことにより表示される。申請確認者の選択は、人員確認表の一覧表から選ぶ他に、社員番号等の識別番号等を入力することにより行うことができる。この申請確認者の選択画面で選択した申請確認者は、図１２中の確認者部分に設定される。また、図１２中の仮申請確認者の指定においても、図１３に示す選択画面と同様の画面を用いて選択して設定することができる。
【００９８】
図１４は、仮申請が終了した後の申請の作成画面例であり、申請者Ｆの申請端末に表示される。
【００９９】
この作成画面の履歴には、申請者Ｆが仮申請した履歴、及び選択した仮申請確認者Ａにより仮申請確認が行われた履歴が示され、メッセージ履歴には、申請者Ｆと仮申請確認者Ａのコメントは示されている。申請者Ｆは、仮申請確認者Ａのコメント等を参照して申請内容を完成させ、必要事項を入力・記述した後に申請のボタンを押すことで申請処理が行われる。なお、必要事項に未入力の部分がある場合には、画面上あるいは音声で注意を喚起させる表示を行うようにしてもよい。
【０１００】
図１５は、申請を確認する画面例であり、申請確認者の申請確認端末に表示される。申請確認者は、申請内容について問題がない場合には確認のボタンを押し、申請内容について問題がある場合には却下のボタンを押すことにより、申請処理を行う。このとき、確認コメントの部分にコメントを記述することもできる。この確認コメントは履歴に記録され、後に確認することができる。
【０１０１】
また、他の申請確認者や閲覧者に申請について相談したい場合には、新規メッセージ作成においてメッセージを作成して、申請確認者や閲覧者に送ることもできる。
【０１０２】
図１６は、申請を承認して決裁を行う画面例であり、申請承認者の申請承認端末に表示される。申請承認者は、申請内容を承認する場合には承認のボタンを押し、申請を否認する場合には否認のボタンを押し、申請を条件付きで承認する場合には条件付承認のボタンを押し、申請を申請者に差し戻す場合には、却下のボタンを押すことにより、申請処理を行う。このとき、決裁コメントの部分にコメントを記述することもできる。この決裁コメントは履歴に記録され、後に確認することができる。
【０１０３】
また、他の申請確認者や閲覧者に申請について相談したい場合には、新規メッセージ作成においてメッセージを作成して、申請確認者や閲覧者に送ることもできる。
【０１０４】
また、閲覧対象者の追加／削除のボタンを押すことにより、申請内容を閲覧させることができる。
【０１０５】
本発明の実施形態によれば、申請内容を本申請の前の段階でチェックし、記載の漏れ等を未然に防ぐことができ、これにより申請業務の流れを円滑にすることができる。特に、申請確認や申請承認といった決裁に関わる申請処理において、記載ミス等による処理の滞りを低減させることができる。
【０１０６】
本発明の実施形態によれば、仮申請確認を行う者や申請確認を行う者を任意に設定することができ、例えば申請内容に応じた確認者を選択して、申請内容のチェックの効率化を図ることができる。
【０１０７】
本発明の実施形態によれば、同一の申請について、申請情報と管理情報とを共通化することにより、仮申請、本申請等の各申請段階で一括して管理することができる。
【０１０８】
本発明の実施形態によれば、仮申請確認、申請確認、申請承認等の各申請処理の段階において、確認者や承認者のコメントを付加することにより、申請者は申請内容についての評価を得ることができ、申請内容の修正に役立てることができる。
【０１０９】
本発明の実施形態によれば、閲覧者を設定することにより、申請内容の確認や参照に役立てることができる。
【０１１０】
【発明の効果】本発明の申請処理システムによれば、決裁を要する申請に対して申請内容の不備を申請前の段階で修正することができ、申請処理における手間の増加を減らして申請を迅速に処理することができる。また、申請に関わる情報を一元的に管理することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の申請処理システムの構成を説明するための概略図である。
【図２】本発明の申請処理システムが行う申請処理例のフローチャートである。
【図３】本発明の仮申請の処理を説明するための構成ブロック図である。
【図４】本発明の仮申請の処理を説明するための関係図である。
【図５】本発明の申請の処理を説明するための構成ブロック図である。
【図６】本発明の申請の処理を説明するための関係図である。
【図７】本発明の申請情報及び管理情報のデータ構成の一例を示す図である。
【図８】本発明において、申請者、仮申請確認者、申請確認者、申請承認者の構成を示す図である。
【図９】本発明の申請業務段階での申請情報と確認情報の例を示す図である。
【図１０】本発明の申請業務段階での申請情報と確認情報の例を示す図である。
【図１１】本発明の申請書類を作成する際のメニュー選択画面例である。
【図１２】本発明の仮申請時の画面例である。
【図１３】本発明の申請確認者の選択画面例である。
【図１４】本発明の仮申請が終了した後の申請の作成画面例である。
【図１５】本発明の申請を確認する画面例である。
【図１６】本発明の申請を決裁する画面例である。
【符号の説明】
１  申請処理システム
２  サーバ
２ａ  管理手段
２ｂ  記録手段
３  申請端末
４  申請処理端末
４Ａ  仮申請確認端末
４Ｂ  申請確認端末
４Ｃ  申請承認端末
５  ネットワーク
【図１】
2004341796.tif 000003
【図２】
2004341796.tif 000004
【図３】
2004341796.tif 000005
【図４】
2004341796.tif 000006
【図５】
2004341796.tif 000007
【図６】
2004341796.tif 000008
【図７】
2004341796.tif 000009
【図８】
2004341796.tif 000010
【図９】
2004341796.tif 000011
【図１０】
2004341796.tif 000012
【図１１】
2004341796.tif 000013
【図１２】
2004341796.tif 000014
【図１３】
2004341796.tif 000015
【図１４】
2004341796.tif 000016
【図１５】
2004341796.tif 000017
【図１６】
2004341796.tif 000018