(57)【要約】【課題】従来の事務処理フロー管理システムは、担当者個人をベースにしていることや、複雑なフローをあらかじめフローチャートの形式で定義する必要があり、また、各プロセスの業務負荷を集計することができないことから一般的な事務の合理化を図る目的で利用することは難しかった。そこで、この発明では、一般的な事務の合理化に資する事務処理フロー管理システムを構築することを課題とする。【解決手段】単純で直線的な事務処理フローの積み重ねによって複雑な事務処理フローを再現することを可能にするほか、予めフロー内の各プロセスの業務負荷を定義しておき、各担当者が作業したプロセス作業履歴を基に各プロセスの作業回数を算出して業務負荷と掛け合わせて集計することにより、各プロセスの業務負荷を算出し、以って事務合理化の優先順位付けを容易にする。【選択図】　　　　　図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
単純で直線的な事務処理フローの積み重ねによって複雑な事務処理フローを再現することを特徴とする事務処理フロー管理システム。
【請求項２】
ユーザが自由に事務処理フロー内の各プロセスの名称ならびに各プロセスで入力する項目を変更できることを特徴とする請求項１記載の事務処理フロー管理システム。
【請求項３】
ユーザが事務処理フロー内の各プロセスの名称を変更した場合でも、参照関係を保持することを特徴とする請求項１記載の事務処理フロー管理システム。
【請求項４】
請求項１記載の事務処理フロー管理システムに入力されたデータを元に、個々の担当者が各プロセスを処理した件数を自動的に集計し、事前に設定した各プロセスのウエイトを加味して個々の担当者の業務貢献度を自動的に計算することを特徴とする業務貢献度集計システム。
【請求項５】
請求項１記載の単純で直線的な事務処理フローの積み重ねによって再現した複雑な事務処理フローを、分岐を含むフローチャートとして出力することを特徴とするフローチャート作成システム。
【請求項６】
請求項１記載の単純で直線的な事務処理フローの積み重ねによって再現した複雑な事務処理フローを、自動的にマニュアル（印刷物ならびにオンラインで参照可能な電子マニュアル）として出力するマニュアル作成システム。
【請求項７】
請求項１記載の事務処理フロー管理システムに入力されたデータを元に、事前に設定した各プロセスの業務稼動率を加味して各プロセスごとの業務稼動負荷を自動的に集計することを特徴とする業務負荷集計システム。
【請求項８】
請求項７記載の業務負荷集計システムによって集められたデータを元に、自動的に事務合理化の方策について案を作成することを特徴とするコンサルティングシステム。
【請求項９】
事務処理フローの各プロセスの業務割当を、個人ではなくグループ単位で設定できることを特徴とする請求項１記載の事務処理フロー管理システム。
【請求項１０】
請求項９記載のグループ単位の業務割当設定において、個々の担当者に所属部署・職位などの複数の属性を設定し、それらの属性の組み合わせによって業務割当を行うことができることを特徴とする請求項１記載の事務処理フロー管理システム。
【請求項１１】
請求項１０記載の業務割当に使用される属性によって、システム内のデータの閲覧権限を制限できることを特徴とする請求項１記載の事務処理フロー管理システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、複数の担当者が関与する一連の流れを持った事務処理を、ネットワークを介して接続された端末間の情報伝達によって実現する事務処理フロー管理システムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来の技術を図６に示す。
従来の事務処理フロー管理システムは、それまで書類によって行われていた稟議決裁手続の電子化を図る目的で構築されており、担当者の個人名を元に特定の案件について順次決裁して次の担当者に送るシステムとなっていた。
また、基本的に決裁システムであることから、決裁権限のない非役職者の集団が事務処理をする際に利用することが考えられておらず、グループへの業務付与や、権限による閲覧可能性の制限という機能を持っていなかった。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、担当者個人をベースにしていることや、複雑なフローも最初にすべて定義しなくては利用できないこと、各プロセスの業務負荷を集計することが難しいことから、一般的な事務の合理化を図る目的で利用することは難しかった。
そこで、この発明では、一般的な事務の合理化に資する事務処理フロー管理システムを構築することを課題とする。
【０００４】
【課題を解決するための手段】
以上の課題を解決するために、請求項１の発明は、単純で直線的な事務処理フローの積み重ねによって複雑な事務処理フローを再現することを特徴とする事務処理フロー管理システムである。
【０００５】
請求項２の発明は、ユーザが自由に事務処理フロー内の各プロセスの名称ならびに各プロセスで入力する項目を変更できることを特徴とする請求項１記載の事務処理フロー管理システムである。
【０００６】
請求項３の発明は、ユーザが事務処理フロー内の各プロセスの名称を変更した場合でも、参照関係を保持することを特徴とする請求項１記載の事務処理フロー管理システムである。
【０００７】
請求項４の発明は、請求項１記載の事務処理フロー管理システムに入力されたデータを元に、個々の担当者が各プロセスを処理した件数を自動的に集計し、事前に設定した各プロセスのウエイトを加味して個々の担当者の業務貢献度を自動的に計算することを特徴とする業務貢献度集計システムである。
【０００８】
請求項５の発明は、請求項１記載の単純で直線的な事務処理フローの積み重ねによって再現した複雑な事務処理フローを、分岐を含むフローチャートとして出力することを特徴とするフローチャート作成システムである。
【０００９】
請求項６の発明は、請求項１記載の単純で直線的な事務処理フローの積み重ねによって再現した複雑な事務処理フローを、自動的にマニュアル（印刷物ならびにオンラインで参照可能な電子マニュアル）として出力するマニュアル作成システムである。
【００１０】
請求項７の発明は、請求項１記載の事務処理フロー管理システムに入力されたデータを元に、事前に設定した各プロセスの業務稼動率を加味して各プロセスごとの業務稼動負荷を自動的に集計することを特徴とする業務負荷集計システムである。
【００１１】
請求項８の発明は、請求項７記載の業務負荷集計システムによって集められたデータを元に、自動的に事務合理化の方策について案を作成することを特徴とするコンサルティングシステムである。
【００１２】
請求項９の発明は、事務処理フローの各プロセスの業務割当を、個人ではなくグループ単位で設定できることを特徴とする請求項１記載の事務処理フロー管理システムである。
【００１３】
請求項１０の発明は、請求項９記載のグループ単位の業務割当設定において、個々の担当者に所属部署・職位などの複数の属性を設定し、それらの属性の組み合わせによって自由に業務割当を行うことができることを特徴とする請求項１記載の事務処理フロー管理システムである。
【００１４】
請求項１１は、請求項１０記載の業務割当に使用される属性によって、システム内のデータの閲覧権限を制限できることを特徴とする請求項１記載の事務処理フロー管理システムである。
【００１５】
【発明の実施の形態】
この発明の一実施形態を、図１に示す。
事務処理フロー管理サーバ１０には、作業データベース１１、業務定義データベース１２、プロセス定義データベース１３、担当者データベース１４、担当者属性データベース１５が格納されている。
【００１６】
図２に業務定義データベース入力画面イメージを示す。業務定義データベース１２には、図３で示されるデータが格納されている。「分岐元」データ３１ならびに「合流先」データ３２を個別に指定することにより、単純な直線的フローの入力のみによって、複雑な分岐を持ったフローを再現することが可能になる。
また、業務定義データベース入力画面において、業務内の各プロセス名を順次入力していくことで、自動的に各プロセスのデータを生成することができる。
【００１７】
図３にプロセス定義データベース入力画面イメージを示す。プロセス定義データベース入力画面は、図２の業務定義データベース入力画面から「プロセスの詳細」ボタン３３を押すことによって簡単に入ることができる。
プロセス定義において、担当グループに関しては、担当者属性データベース１５に格納された属性の自由な組み合わせで担当グループを定義できることとする。これによって、担当者個人ではなくグループ単位への業務割当が可能となる。また、グループの定義も、複数の属性の自由な組み合わせによることが可能になる。
【００１８】
業務定義データベース入力と、プロセス定義データベース入力が完了すると、業務とプロセスに自動的にユニークなコード番号が割り振られ、システム内ではこのコード番号によって分岐に関する参照関係を保持する。従って、業務名ならびにプロセス名を変更した場合でも、参照関係に影響しない。
【００１９】
担当者の操作画面を図４ならびに図５に示す。
図４の一覧表示画面４０では、担当者データベース１４に格納された各担当者の属性に基づいて、現在所属グループに割り振られているプロセスが遷移された日時が古いものから一覧として表示される。この画面で、「自分が担当する」チェックボックス４２にチェックを入れることによって、該当業務をグループ内の他の人間が同時に処理することを防止できる。
このとき、複数の類似したプロセスを同時に処理できるよう、複数のチェックボックスを選択できるものとする。
【００２０】
「作業する」ボタン４３を押すことにより、図５の作業画面が現れる。
事務処理を行い、その結果を入力項目に入力して、「プロセス作業完了」ボタン４４を押すことにより、当該プロセスは完了する。
「直前の作業と同じ入力」ボタン４５を押すことにより、直前に行っていた作業と同じ内容を同じ入力項目に入力することが可能になり、一定の定型的な業務を効率よく進めることが可能になる。
【００２１】
プロセスが完了すると、システムはプロセスを完了させた担当者名、完了日時、各入力項目を作業データベース１１に保存する。さらに、自動的に業務定義データベースの次の位置にあるプロセスに業務を遷移させ、そのプロセスの担当グループに所属する担当者の作業一覧画面４１にプロセスを表示する。
【００２２】
各担当者について、作業データベース１１に保存されたデータをもとにどのプロセスをどれだけの数完了させたかが集計可能になる。この、完了させたプロセス数にプロセス定義データベース１３に格納されている当該プロセスの重要度を掛け合わせて合計すると、各担当者の業務貢献度を算出することが可能になる。
【００２３】
業務定義データベース１２に格納されている各業務のプロセスの流れを、分岐元・合流先プロセスのデータを元に参照関係を整理することで、自動的にフローチャートを作成することが可能になる。
【００２４】
業務定義データベース１２に格納されている各業務のプロセスの流れに従って、プロセス定義データベース１３に格納されている入力項目、ならびに各入力項目の導出方法を書き並べることで、自動的にマニュアルを作成することが可能になる。
【００２５】
作業データベース１１に格納された各プロセスの作業完了数を集計し、それにプロセス定義データベース１３に格納された各プロセスの稼動負荷を掛け合わせると、各プロセスの作業負荷を算出することが可能になる。
【００２６】
上記で算出した各プロセスの作業負荷と各プロセスの重要度を比較することにより、どのプロセスを見直すべきかの優先順位を決定するコンサルティング作業が可能になる。
【００２７】
業務貢献度算出画面、作業負荷算出画面、業務定義データベース入力画面、プロセス定義データベース入力画面、担当者データベース入力画面、担当者属性データベース入力画面については、担当者属性によって参照可能・不可能を設定できることとする。
【００２８】
【実施形態の効果】
上記の実施形態に基づいて、本発明が目的とする事務作業の電子化、各担当者の業務貢献度の算出、事務合理化のコンサルティングを実現可能である。
【００２９】
【他の実施形態】
上記の実施形態例ではサーバと端末によるシステム構成としたが、サーバのみに全てのプログラムを格納して端末は単なるアクセスクライアントとして機能させる方法、サーバと端末を一体化する方法が考えられる。
【００３０】
【発明の効果】
本発明によって、一般的な事務処理作業について、処理フローの整理と作業の電子化を行うと同時に、業務量の把握ならびに合理化のための優先順位付けに関するコンサルティングを行うことが可能になる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の全体概要を示す
【図２】業務定義画面を示す
【図３】プロセス定義画面を示す
【図４】作業画面（一覧）を示す
【図５】作業画面（個別プロセス）を示す
【図６】従来の技術を示す
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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