(57)【要約】【課題】プレゼンテーション原稿はその性格上、重要な情報が必要最小限にまとめられている。そのため結論を導き出すに至ったより詳細で具体的な情報を知りたくなることがある。そこで結論やまたは複数の情報をまとめて作成した表などと、その結論や表を作成するために参照した資料やデータの間にリンクを張ることで、瞬時にそれらを提示させることができるようにする。【解決手段】電子化された情報に属性情報を付与する手段と、その付与された属性情報を格納しておく手段と、一方、電子化されたドキュメントを表示する手段と、そのドキュメント内の内容各々が作成されるとき元になった情報の属性情報を格納する手段と、その属性情報を元に情報を検索してくる手段を併せ持つことにより、作成元となる資料やデータとその生産物であるドキュメントの間にリンクを張り、詳細な情報を容易に検索してくることを可能にした情報検索手段。【選択図】        図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子化された情報が格納されたとき、その電子化された情報に属性情報を付与する手段と、その付与された属性情報を格納しておく手段と、一方、電子化されたドキュメントを表示する手段と、そのドキュメント内の内容各々が作成されるとき元になった情報の属性情報を格納する手段と、その属性情報を元に情報を検索してくる手段を併せ持つことにより、作成元となる資料やデータとその生産物であるドキュメントの間にリンクを張り、表示されている電子化されたドキュメントを作成するときの元となったより詳細な情報を容易に検索してくることを可能とすることを特徴とする情報検索手段。
【請求項２】
請求項１の手段においてドキュメント作成にあたって使用した情報と、その情報を用いて作成したドキュメント間だけのやりとりだけでなく、ドキュメント作成に用いた情報が他のドキュメントで使われていたならば、その別のドキュメントや、その別のドキュメントに更に異なる別の情報が組み込まれていたら、その情報まで検索してくることを特徴とする情報収集手段。
【請求項３】
請求項２の手段により、リンクを張られ、検索されたドキュメント作成時の元となる資料や更に他のドキュメントなどを見やすく表示することを特徴とする情報検索手段。
【請求項４】
請求項１または請求項２の手段により、検索された資料や他のドキュメント、そのドキュメントを作成する際に使用した資料を用途に合わせて好きなように編集することができることを特徴とする情報検索手段。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、例えばプレゼンテーションなどを行っているとき、そのプレゼンテーションの内容に関してより詳細な情報を求められたとき、すぐにその詳細な情報を示せることを可能にする手段である。プレゼンテーションはその性格上、重要なことが必要最小限にまとめられている。しかし、発表を聴く者にとっては、興味のあることに関してはより具体的な数字が知りたくなったり、また、プレゼンテーションの内容に関して疑問をもったときになど、そのプレゼンテーションを作成するにあたって使用したデータや資料などの根拠となるものを見たくなるものである。更に、発表者にとっても、プレゼンテーション発表原稿作成時に、同じデータを用いて作成された他のプレゼンテーション原稿を参照することにより、別の観点でまとめられた原稿も参照することが可能になり、プレゼンテーションの内容をよりすぐれたものにすることが可能となる。
【０００２】
【従来の技術】
プレゼンテーションの原稿は、重要な情報が必要最小限にまとめられていることが多い。そのため、より具体的な数字や、詳細な資料について質問を受けたりすることが多い。発表者は、あらかじめ想定される質問に備えて、プレゼンテーション原稿とは別にそれらの資料を用意しておく必要がある。しかしよほど上手にそのデータを管理していなければ要求されたときにとっさに示すことは難しいし、最悪、提示できないことさえある。
【０００３】
また、それらの資料を原稿内に盛り込んでおくと、プレゼンテーションの内容が非常にボリュームのあるときには、ドキュメント作成の元になる資料やデータもそれ以上にボリュームのあるものになり、「このデータはこのページのこの部分を作成するときに使用した」ということをとても人間では管理しきれるものではなくなってしまう。このような状況では、とてもスムーズな発表は望めず、大事なプレゼンテーションで失敗を招くことにつながり、ひいては、大きなビジネスチャンスを失うことになってしまう。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
本発明は、上記の従来の技術が持っていた問題を解決するものである。つまり、従来はプレゼンテーション時、発表内容に関してより具体的で詳細な情報の提示を求められたときに発表者がその情報を提示するためには、前もって入念な準備をしなければならなく、プレゼンテーション原稿を作成するのとは別の労力が必要とされたが、プレゼンテーション原稿内に作成時に用いた資料やデータの属性情報を盛り込み、それらとリンクを張ることで、その労力を排除することが可能になる。例えば、月例報告会などで、ある月のある製品の販売実績のプレゼンテーションを行うとする。Ａ製品、Ｂ製品、Ｃ製品それぞれの販売状況をグラフ化する。このグラフは、複数の販売地区の実績をまとめたものであるとする。
【０００５】
ここで、地区ごとの販売実績を質問されることは十分予想されるため、それぞれの地区の販売実績を別資料として用意しておく。販売地区の数が少ないときには、全地区の販売実績に関するデータを同じプレゼンテーション原稿の中に収めておくことや、用意しておくことも可能であるが、販売地区が多くなるとまた、容量が大きくなり同じプレゼンテーション原稿の中に収まらなくなり、そうすると別資料として持たざるを得なく、そうなると、更にその資料の管理は非常に煩雑なものになってしまう。
【０００６】
また、大きな労力を割いてそれぞれの資料を用意したところで、実際に使われるとは限らない。これは、労多くして功少なく、非常に無駄な労力を使っていることになる。この無駄な労力を排除する。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
本発明にかかる情報検索手段は以上のような課題を解決した次のようなものである。
【０００８】
本発明は、例えばプレゼンテーション原稿の中に存在する、種々のデータをまとめて導き出した結論、また、グラフや表からその元となった種々の情報を容易に検索してくることを可能にする方式に関するものである。
【０００９】
まず、結論を導き出したり、グラフや表を作成するときに元にした情報、それぞれが共通サーバなどに置かれたときに自動的に属性情報を付与する手段と、その付与した属性情報を格納しておく手段を例えばサーバ上にもっておく。何かドキュメントを作成しているときにその情報に対してアクセスしてきたら、ドキュメントへその情報の属性情報を格納することでドキュメントと元資料、データの間にリンクを張り、ドキュメントから要求があったときその作成の元になった情報を検索してきて、表示する手段を併せ持つことにより、元データとその生産物の対応を瞬時に提示することを可能にし、更に、同じプレゼンテーション原稿内に、その元データを含まないことにより、プレゼンテーション原稿自体を非常にライトなものにすることで発表環境を向上させることを可能にする。
【００１０】
［作用］
本発明にかかる情報検索手段によれば、あるデータを元に作成されたドキュメントから、作成に際して元になったそのデータへの検索を容易にすることにより、より具体的で詳細なデータを瞬時に得ることを可能にし、また、その元データを元に作成された他のドキュメントの検索も容易にすることにより、快適なプレゼンテーションの環境を提供するだけでなく、より内容の濃いプレゼンテーションを提供することを可能にする。
【００１１】
【発明の実施の形態】
以下、本発明に係わる一実施例について詳細に説明する。
【００１２】
図１は、本発明にかかる検索方式の概念図である。１０１は、データを置ける共有サーバなどを示し、１０２においてそのサーバにデータを置く。１０３において置かれたデータに対して属性情報を付与し、１０４でその付与された属性情報を格納しておく。一方、１０５は、ドキュメントを作成する環境を示している。１０６でドキュメント作成しているとき、サーバなどに置いてある別のデータを参照しに行ったかどうかを１０７で判定する。そこで、別のデータに参照しに行ったと判定されれば、１０８でその参照データの属性情報を収集してきて、１０９でその参照データの情報をドキュメント内の対応する場所に格納する。ドキュメント作成中は、この操作を繰り返し、１１０でドキュメント作成終了と判定されたら、この処理は終了する。
【００１３】
図２は、本発明の新語選定の時に使われる単語とその出現日の対応情報をもったＤＢの構造を示したものである。インターネットなどの情報をチェックし、既存のデータベースに存在しない単語が見つかったら２０１にその単語情報を、２０２にその単語がはじめて出現した日の情報が格納される。
【００１４】
図３は、本発明に参照資料などとして使われる情報がサーバなどに置かれたときの説明図である。３０１で、処理開始。３０２で、まず、キー入力をチェックし、ドキュメント作成に必要なキー入力が行われたどうかを判定する。ドキュメント作成に必要なキー入力であれば３０３へ行きドキュメントを作成し、そうでなければ３０４へ分岐する。３０４でそのキー入力がドキュメント作成終了キーであるならば、３０８へ行き処理を終了する。そうでなければ、３０５へ分岐しそのキー入力が例えばサーバなどに置いてある他の情報を参照するためのものであるかを判断し、そうであれば３０６へ行く。３０６では、その参照データの属性情報を取得し、３０７でその取得した属性情報を作成中のドキュメント内の対応する個所に格納する。３０５で他の情報を参照するためのキー入力でなかったのならば、３０８へ行き処理を終了する。
【００１５】
図４は、本発明にかかる具体的なドキュメント作成時の様子を示した図である。「製品別販売実績」に関するプレゼンテーション原稿を作成するとする。４０１で処理が開始され、４０２で入力されたキー情報を判定する。プレゼンテーション原稿作成に用いるキー入力であれば、４０３でプレゼンテーション原稿を作成する。入力キーが、資料作成に関係のないものであれば４０４へ分岐し、プレゼン原稿終了キーであるかを判定する。終了キーの入力ならば、そこで４０８へ行き処理は終了する。ここで「九州地区の販売実績」を見るためにサーバへアクセスしたとする。このキー入力は、プレゼンテーション原稿作成のためのキー入力でないので４０２から４０５へ分岐し、４０６へ行く。ここで、「九州地区の販売実績表」に格納されていた属性情報を取得し、４０７で、作成中のプレゼンテーション原稿の中にその属性情報を格納し、４０８で処理を終了する。
【００１６】
図５は、作成した実際のプレゼンテーション原稿から、作成に際して用いた具体的な情報を検索した結果を表示した様子を示した図である。プレゼンテーション原稿５０１にある棒グラフは、「製品別の販売実績」をまとめあげた表である。この表を作成するとき、５０２の「九州地区販売実績表」５０３「関西地区販売実績表」５０４「関東地区販売実績表」を用いて作成したとする。今、プレゼンテーションをしているとき「製品Ａの売上が一番だが、地区ごとの売上実績はどうなっているか」という質問がきた。そこで、５０１の製品Ａの棒グラフをクリックすると、このグラフを作成するときに参照した５０２「九州地区販売実績表」５０３「関西地区販売実績表」５０４「関東地区販売実績表」が表示されたときの図である。
【００１７】
【発明の効果】
以上説明したように本発明によれば、従来の情報検索手段の課題を解決して、結論や表を作成するために参照した資料やデータの間にリンクを張ることで、瞬時にそれらを提示させることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明にかかる検索方式の概念図
【図２】本発明に参照資料などとして使われる情報がサーバなどに置かれたときの説明図
【図３】本発明に参照資料などとして使われる情報がサーバなどに置かれたときの説明図
【図４】本発明にかかる具体的なドキュメント作成時の様子を示した図
【図５】作成した実際のプレゼンテーション原稿から、作成に際して用いた具体的な情報を検索した結果を表示した様子を示した図
【符号の説明】
１０１…サーバなど
１０２…情報取得部
１０３…属性情報付与部
１０４…属性情報格納部
１０５…ドキュメントなどの作成環境
１０６…ドキュメント作成部
１０７…他データ参照したか判定部
１０８…他データの属性収集部
１０９…他データの属性情報格納部
１１０…ドキュメント作成終了判定部
２０１…処理開始部
２０２…データ判定部
２０３…データ属性情報付与部
２０４…データ属性情報格納部
２０５…処理終了部
３０１…処理開始部
３０２…キー入力判定部
３０３…ドキュメント作成部
３０４…ドキュメント作成終了キー判定部
３０５…別データ参照のためのキー入力かどうかの判定部
３０６…参照した別データの属性情報を取得
３０７…参照した別データの属性情報を作成中ドキュメントの中に格納。
３０８…処理終了
４０１…処理開始
４０２…入力キー判定部
４０３…プレゼンテーション原稿作成
４０４…プレゼンテーション原稿作成終了キー判定部
４０５…別データ参照のためのキー入力か
４０６…「九州地区の販売実績表」に格納されていた属性情報取得
４０７…その属性情報を作成中の原稿内の「製品別販売実績表」に格納
４０８…処理終了
５０１…プレゼンテーション原稿内の「製品別販売実績表」
５０２…上記棒グラフ作成時に参照した「九州地区の販売実績」円グラフ
５０３…上記棒グラフ作成時に参照した「関西地区の販売実績」円グラフ
５０４…上記棒グラフ作成時に参照した「関東地区の販売実績」円グラフ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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