(57)【要約】【課題】本願発明は、自動仕入れ照合システムにおいて、決算前に、違算の存在を確認することを可能とする。【解決手段】本願発明に係る自動仕入れ照合システムは、記憶手段１と、照合手段２とを備え、記憶手段１は、発注に関するデータと、納品に関するデータとを保持し、決算に際し照合手段２が上記両データを照合する、コンピュータを用いたものであり、次の構成を採る。即ち、この自動仕入れ照合システムは、上記照合手段２とは別の前照合手段３を備えると共に、期間管理部４を備える。そして、期間管理部４は、当該前照合手段３に、照合手段２が行う照合前に、上記両データの照合を行わせるものである。このように、照合手段２が行う照合前に、前照合手段３が、前照合を行うものであるため、決算前に、違算の存在を確認することができる。【選択図】          図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
記憶手段と、照合手段とを備え、記憶手段は、発注に関するデータと、納品に関するデータとを保持し、決算に際し照合手段が上記両データを照合する、コンピュータを用いた、自動仕入れ照合システムにおいて、
上記照合手段とは別の前照合手段を備えると共に、期間管理部を備え、
期間管理部は、当該前照合手段に、照合手段が行う照合前に、照合手段による決算期間よりも短いサイクルで、上記両データの照合を行わせるものであることを特徴とする自動仕入れ照合システム。
【請求項２】
記憶手段と、照合手段とを備え、記憶手段が、納品の発注者の支払い案内データを格納する支払い案内データ格納部と、納品の受注者の請求確定データを格納する請求確定データ格納部とを保持し、照合手段が、上記両格納部を参照して、決算期間の支払い案内データと請求確定データとの照合を行うものである、コンピュータを用いた、自動仕入れ照合システムにおいて、
上記照合手段とは別の前照合手段を備えると共に、期間管理部を備え、
上記記憶手段は、上記両データ格納部の他に、受注者の納品確定データを格納する納品確定データ格納部と、発注者の受領検品データを格納する受領検品データ格納部とを保持し、
期間管理部は、照合手段が行う照合前に、決算期間よりも短いサイクルで、上記の前照合手段に、納品確定データ格納部と受領検品データ格納部とを参照し、決算期間中の納品確定データと受領検品データとを照合させるものであることを特徴とする自動仕入れ照合システム。
【請求項３】
上記の照合手段は、月単位の決算の照合を行うものであり、上記の期間管理部は、前照合手段に、日単位で納品確定データと受領検品データの照合を行わせるものであることを特徴とする請求項１又は２に記載の自動仕入れ照合システム。
【請求項４】
コンピュータに導入することによって構築される、記憶手段と、照合手段とを備え、記憶手段が、納品の発注者の支払い案内データを格納する支払い案内データ格納部と、納品の受注者の請求確定データを格納する請求確定データ格納部とを保持し、照合手段が、上記両格納部を参照して、決算期間の支払い案内データと請求確定データとの照合を行うものである、自動仕入れ照合プログラムにおいて、
上記照合手段とは別の前照合手段を備えると共に、期間管理部を備え、
上記記憶手段は、上記両データ格納部の他に、受注者の納品確定データを格納する納品確定データ格納部と、発注者の受領検品データを格納する受領検品データ格納部とを保持し、
期間管理部は、照合手段が行う照合前に、決算期間よりも短いサイクルで、上記の前照合手段に、納品確定データ格納部と受領検品データ格納部とを参照し、決算期間中の納品確定データと受領検品データとを照合させるものであることを特徴とする自動仕入れ照合プログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本願発明は、自動仕入れ照合システム及びそのプログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来の決算の際の、仕入れの照合処理を自動化する手段として、特許文献１に示す納品伝票自動仕分け装置が提案されている。
【０００３】
この装置は、納品数と、納品伝票に記録されている納品予定数とを参照し、その照合結果をもとに納品伝票を完納伝票と欠品伝票とに仕分けする作業の自動化を図り、検品業務に要する労力の軽減及び仕分けミスの防止を図り得ろうとするものである。
【０００４】
【特許文献１】
特開平７−１４１４２３号公報
【０００５】
しかし、月次の決算において、照合結果に食い違いが生じた場合、そのような違算を決算時に一時に解消する手間を強いられる点については、このような装置の登場以前と変わらず、特に発注側にとって非常な負担となっていた。一方納品側にとっても、いちいちそのような発注者からの照合の問い合わせに応答するのは、面倒なものである。
特に、月次ベースで行われる決算において、決算日からかなり以前の記録、例えば決算日の二十日も前の仕入れの記録の照合を行う必要が生じた場合など、そのときの状況の正確な把握は困難である。
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
そこで、本願発明は、決算の際の照合処理に先立ち、短期サイクルで、前照合を行うことを可能として、上記課題の解決を図った。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
本願第１の発明に係る自動仕入れ照合システムは、記憶手段１と、照合手段２とを備え、記憶手段１は、発注に関するデータと、納品に関するデータとを保持し、決算に際し照合手段２が上記両データを照合する、コンピュータを用いたものであり、次の構成を採る。
即ち、この自動仕入れ照合システムは、上記照合手段２とは別の前照合手段３を備えると共に、期間管理部４を備える。期間管理部４は、当該前照合手段３に、照合手段２が行う照合前に、照合手段２による決算期間よりも短いサイクルで、上記両データの照合を行わせるものである。
【０００８】
本願第２の発明に係る自動仕入れ照合システムは、記憶手段１と、照合手段２とを備え、記憶手段１が、納品の発注者の支払い案内データを格納する支払い案内データ格納部と、納品の受注者の請求確定データを格納する請求確定データ格納部とを保持し、照合手段２が、上記両格納部を参照して、決算期間の支払い案内データと請求確定データとの照合を行う、コンピュータを用いたものについて、次の構成を採る。
即ち、この自動仕入れ照合システムは、上記照合手段２とは別の前照合手段３を備えると共に、期間管理部４を備える。上記記憶手段１が、上記両データ格納部の他に、受注者の納品確定データを格納する納品確定データ格納部と、発注者の受領検品データを格納する受領検品データ格納部とを保持する。期間管理部４は、照合手段２が行う照合前に、決算期間よりも短いサイクルで、上記の前照合手段３に、納品確定データ格納部と受領検品データ格納部とを参照し、決算期間中の納品確定データと受領検品データとを照合させるものである。
【０００９】
本願発明第３の発明に係る自動仕入れ照合システムでは、上記本願第１又は第２の発明に係る自動仕入れ照合システムにあって、上記の照合手段１は、月単位の決算の照合を行うものであり、上記の期間管理部４は、前照合手段３に、日単位で納品確定データと受領検品データの照合を行わせるものであることを特徴とする。
【００１０】
本願発明第４の発明に係る自動仕入れ照合プログラムでは、コンピュータに導入することによって構築される、記憶手段と、照合手段とを備え、記憶手段が、納品の発注者の支払い案内データを格納する支払い案内データ格納部と、納品の受注者の請求確定データを格納する請求確定データ格納部とを保持し、照合手段が、上記両格納部を参照して、決算期間の支払い案内データと請求確定データとの照合を行うものについて、次の構成を採る。
即ち、上記照合手段とは別の前照合手段を備えると共に、期間管理部を備える。上記記憶手段は、上記両データ格納部の他に、受注者の納品確定データを格納する納品確定データ格納部と、発注者の受領検品データを格納する受領検品データ格納部とを保持する。期間管理部は、照合手段が行う照合前に、決算期間よりも短いサイクルで、上記の前照合手段に、納品確定データ格納部と受領検品データ格納部とを参照し、決算期間中の納品確定データと受領検品データとを照合させるものである。
【００１１】
上記手段を採る本願第１〜４の発明にあっては、照合手段が行う照合前に、前照合手段が、前照合を行うものであるため、決算前に、違算の存在を確認することができる。特に、決算の照合に対して前照合は短いサイクルで行われるのであるため、違算を確認した時点で、システム利用者（発注者や受注者）は、前照合の１サイクルを超える過去の仕入れ状況の確認を、強いられない。
即ち、このように、決算時の照合に先立ち、短期サイクルで前照合を行うものであるため、決算前に複数回の照合を行うことができ、決算時の照合に至るまでに、違算の発生状況を短期に把握することができる。
特に、本願第２の発明では、照合手段２が決算の際に照合の対象とするデータと異なり、前照合手段３は、発注や納品に伴い逐次発生するデータを照合の対象とするものであるため、決算時の照合に比して短期のスパンで（決算対象期間のような１ヶ月分のデータの蓄積がなくても）、照合が可能である。
【００１２】
とりわけ、本願第３の発明にあっては、月次ベースの決算時の照合に先立ち、日次ベースで、事前に照合を行うものであるため、決算時の照合に至るまでに、違算の発生状況を日次ベースで把握することができる。特に、人手による従来の商習慣において、このような日次ベースで照合するという考えは実現不可能であり、そのような発想自体皆無であったが、本願発明は、コンピュータの発展に則して、このような従来にないシステムの構築を実現したものである。
【００１３】
【発明の実施の形態】
以下、図面に基づき本願発明の実施の形態について説明する。
図１乃至図１２へ、本願発明に係るシステムの一実施の形態を示す。図１は、本システムの構成を示す説明図である。図２は、納品発注者と、納品受注者と、本システムＳの関係を示す説明図である。
【００１４】
１．システムの概要
このシステムＳは、納品発注者（以下発注者Ｘ）と、仕入先即ち納品受注者（以下受注者Ｙ）との間の仕入れ照合の処理をコンピュータを用いて自動化したシステムにおいて、月次ベース（１ヶ月単位）で行われる決算時の照合即ち決算ごとの照合と共に、当該決算の際の照合に先立って、決算に必要な或いは決算の元となる、逐次蓄積されるデータを、日次ベース（１日単位）といった決算期間より短期ベースで照合し、決算に先立ち、違算の発生を確認するものである。このように、本システムは、短期ベースで、早期に違算を検出することにより、違算の発生原因の究明も決算前に行え、決算処理の円滑を実現する。
【００１５】
２．システム構成
図１に示す通り、この自動仕入れ照合システムは、コンピュータを用いて構築され、記憶手段１と、照合手段２と、前照合手段３と、期間管理部４と、通知手段５と、表示手段６と、発注データ受付手段ｕ１と、出荷予定データ受付手段ｕ２と、納品確定データ受付手段ｕ３と、受領検品データ受付手段ｕ４と、請求確定データ受付手段ｕ５と、支払い案内データ受付手段ｕ６とを備える。
記憶手段１は、受注者Ｘの発注データを格納する発注データ格納部ｆ１と、受注者Ｙからの出荷予定データを格納する出荷予定データ格納部ｆ２と、受注者Ｙの納品確定データを格納する納品確定データ格納部ｆ３と、発注者Ｘの受領検品データを格納する受領検品データ格納部ｆ４と、納品の受注者の請求確定データを格納する請求確定データ格納部ｆ５と、発注者Ｘの支払い案内データを格納する支払い案内データ格納部ｆ６と、照合結果格納部ｆ７とを保持する。
【００１６】
発注データ受付手段ｕ１は、発注者Ｘからの受注者Ｙへの発注データを受け付け、記憶手段１の発注データ格納部ｆ１へ格納する。
出荷予定データ受付手段ｕ２は、受注者Ｙから発注者Ｘへの出荷予定データを受け付け、記憶手段１の出荷予定データ格納部ｆ２へ格納する。
納品確定データ受付手段ｕ３は、受注者Ｙからの受注確定データを受け付け、記憶手段１の納品確定データ格納部ｆ３へ格納する。
受領検品データ受付手段ｕ４は、発注者Ｘからの受領検品データを受け付け、記憶手段１の受領検品データ格納部ｆ４へ格納する。
請求確定データ受付手段ｕ５とは、受注者Ｙからの請求確定データを受け付け、請求確定データ格納部ｆ５へ格納する。
支払い案内データ受付手段ｕ６は、発注者Ｘの支払い案内データを受け付け、支払い案内データ格納部ｆ６へ格納する。
【００１７】
照合手段２は、支払い案内データ格納部ｆ６と請求確定データ格納部ｆ５とを参照して、上記支払い案内データと請求確定データの照合を、決算ベースで（決算の対象となる期間全体について）行うものである。
期間管理部４は、照合手段２が行う照合前に、上記の前照合手段３に、納品確定データ格納部ｆ３と受領検品データ格納部ｆ４とを参照し、決算の対象となる期間中の納品確定データと受領検品データとを照合させる（以下、この照合を、必要に応じて前照合という）。期間管理部４は、前照合手段３に、納品確定データと受領検品データの当該前照合を、照合手段２の決算期間よりも短いサイクルで行わせる。即ち、上記の期間管理部４は、照合手段２が行う決算の際の照合に先立ち、前照合手段３が行う上記の照合を、前照合として前照合手段３にさせると共に、当該前照合を、日次ベース等の決算ベースよりも短い期間について前照合手段３に行わせるものである。
具体的には、上記の照合手段１は、月単位の決算の照合を行うものであり、上記の期間管理部４は、前照合手段３に、日単位で納品確定データと受領検品データの照合を行わせる。
上記の通知手段４は、前照合手段３の照合の結果、発見した違算を、発注者又は受注者或いはシステム運用者に、電子メールなどのネットワークを利用した通信手段にて、通知するものである。
【００１８】
３．ハードウエア構成
このシステムは、システムを実現するソフトウエア（システムソフトウエア）が導入されたコンピュータを用いて実現される（以下、ソフトウエアを単にソフトと呼ぶ）。
コンピュータには、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）やＵＮＩＸ（登録商標）に代表されるＯＳ（オペレーティング・システム）が導入されたものを用い、上記管理プログラムは、当該ＯＳ上にてその機能を奏する。
【００１９】
具体的には、コンピュータは、ＣＰＵなどの演算装置と、メモリやハードディスク等の記憶装置（内部記憶装置及び外部記憶装置）と、ディスプレイやプリンタなどの表示装置と、キーボードやマウスに代表される入力装置と、ネットワークに接続するためのモデムに代表される通信装置とを備える。
各装置については、１台のコンピュータが備え或いは１台のコンピュータに付設されたものとしてもよいが、インターネットやＬＡＮ（ローカルエリア・ネットワーク）などのネットワークにて接続された複数のコンピュータによって実現されるものであっても実施可能である。
【００２０】
本願発明に係るシステムは、ＡＳＰ（アプリケーション・サービス・プロバイダ）として、インターネットに代表される広域ネットワークに接続されたコンピュータ上に構築され、利用者（発注者Ｘ及び受注者Ｙ）によって、当該ネットワークに接続された他のコンピュータから利用されるものとして実施するのが好ましい。ここでは、この形態に則して、説明する。
但し、インターネット上において、発注者Ｘと受注者Ｙの双方が、本システムを構成するサーバ上に、決算の照合に関するデータのみならず、仕入れ（発注・受注）に関する全てのデータを置くものとして、実施することが可能である。この場合において、発注者Ｘ又は受注者Ｙが、例えば、自社の発注若しくは受注のデータを見る際、当該サーバ上のデータをｗｅｂを利用して参照することができる。
ここでは、ＡＳＰとして本システムを利用する場合を例に採って説明する。
【００２１】
記憶手段１は、上記の記憶装置とシステムソフトとて構築される。照合手段２は、上記の演算装置と記憶装置とシステムソフトとにて構築される。上記の前照合手段３は、上記の演算装置と記憶装置とシステムソフトとにて構築される。期間管理部４は、上記の演算装置と記憶装置とシステムソフトとにて構築される。
通知手段５は、上記の通信装置と、演算装置と、システムソフトとにて構築される。表示手段６は、上記の表示装置と、システムソフトとにて構築される。発注データ受付手段ｕ１、出荷予定データ受付手段ｕ２、納品確定データ受付手段ｕ３、受領検品データ受付手段ｕ４、請求確定データ受付手段ｕ５、及び、支払い案内データ受付手段ｕ６の夫々は、上記の通信装置と、演算装置と、記憶装置と、システムソフトとにて構築される。
【００２２】
４．システムの運用
以下、図１及び図２を用いて、システムの運用例について説明する。
発注者Ｘ及び受注者Ｙは、何れもインターネットなどのネットワークを介して本システムＳに接続されている。尚、以下に説明するシステムＳの動作については、全てシステムＳが自動的に行うものであり、人手を介さない（発注者Ｘ及び受注者Ｙにおいては、各データの作成や変更に際して、入力装置よるオペレータの入力作業を伴う）。
先ず、システム周辺（システムＳ以外の構成）について、説明すると、図１に示す通り、発注者Ｘは、発注データ記録部ｘ１、入荷予定データ記録部ｘ２、及び、受領検品データ記録部ｘ３を備え、受注者Ｙは、受注データ記録部ｙ１、出荷予定データ記録部ｙ２、及び、納品確定データ記録部ｙ３を備える。
【００２３】
次に、システムＳの運用について、説明する。
発注者Ｘは、仕入れの予定が生じた際に、仕入先（受注者Ｙ）に発注するための、発注データｄ１を作成する（図２）。発注データｄ１は、例えば図５に示すように、発注対象に関する情報と共に、当該発注と他の発注とを識別する発注番号（Ｎｏ．９の発注Ｎｏ．）を発注識別子として備える。この発注データｄ１は、発注者Ｘの必要に応じて、発注データ記録部ｘ１に記録される。そして、この発注データｄ１は、発注者Ｘから、システムＳへ、ファイル転送（ＦＴＰ）などの送信手段によって、送信される。システムＳは、発注データ受付手段ｕ１にて、発注データｄ１を受け付ける。システムＳは、受け付けた発注データｄ１を、記憶手段１の発注データ格納部ｆ１へ格納すると共に、通知手段５により、受注者Ｙへファイル転送（ＦＴＰ）など送信手段にて送信する。
【００２４】
システムＳより発注データｄ１を受けた受注者Ｙは、必要に応じて当該発注データｄ２を受注データ記録部ｙ１へ記録する。受注者Ｙは、当該発注データｄ２の受信により、発注があったことを認識する（但し、発注者Ｘから直接受注者Ｙへ、ファイル転送や電子メール、或いは電話やファクシミリ、郵便にて、発注を行うものとしても実施可能である）。
受注者Ｙは、発注データｄ１の内容に、少なくとも、出荷予定時期などの出荷に関し必要な情報と、共に、他の受注データと識別することが可能な受注識別子として伝票番号（図６に示すＮｏ．１１）を付加し、出荷予定データｄ２を作成する。出荷予定データｄ２は、当該伝票番号と発注データｄ１作成時に付けられた上記発注番号にて特定することができる。受注者Ｙは、必要に応じて、当該出荷予定データｄ２を出荷予定データ記録部ｙ２へ記録する。そして、受注者Ｙは、当該出荷予定データｄ２をシステムＳへファイル転送などにて送信する。システムＳは、当該出荷予定データｄ２を、出荷予定受付手段ｕ２にて受け付け、出荷予定データ格納部ｆ２へ格納すると共に、発注者Ｘへ当該出荷予定データｄ２をファイル転送などにて送信する。出荷予定データｄ２を受け取った発注者Ｘは、出荷予定データｄ２を入荷予定データとして、受注者Ｙの出荷の予定を知ることができる。発注者Ｘは、必要に応じて、入荷予定データとして出荷予定データｄ２を入荷予定データ記録部ｘ２へ記録する。
【００２５】
受注者Ｙは、出荷予定データｄ２から納品に必要な情報を抽出し、実際の受注品（納品対象物ｍ）の発送時に必要な情報を確認し、納品確定データｄ３を作成する（図７）。このとき、数量の変更があった場合、単価の変更があった場合或いは単価の変更があった場合、夫々正しい内容に訂正をして、納品確定データｄ３を作成する。納品確定データｄ３は、納品対象物の発送に伴って、受注者ＹからシステムＳへ、ファイル転送などにて送信される（インターネットを通じて、システムＳへ直接ｗｅｂ入力するものとしても実施可能である）。受注者Ｙは、納品確定データｄ３を納品伝票Ｄとして印刷し、受注品（納品対象物ｍ）に添付して、発注者Ｘへ、当該受注品（納品対象物ｍ）の発送を行う（図２）。このように、納品確定データｄ３は、納品対象物の発送の確定のデータであって納品の確定のデータではない。
発注者Ｘにおいて、到着した納品対象物ｍの検品により、入荷予定データ記録部ｘ２を参照し、納品対象物ｍと対応する入荷予定データに、納品日、納品場所などのデータを確認し、必要な訂正を行って、受領検品データｄ４を作成する（図８）。受領検品データｄ４は、発注者Ｘから、システムＳへファイル転送などにて送信される（インターネットを通じて、システムＳへ直接ｗｅｂ入力するものとしても実施可能である）。
【００２６】
システムＳの納品確定データ受付手段ｕ３は、受注者Ｙからの上記納品確定データｄ３を受け付け、納品確定データ格納部ｆ３へ格納する。
システムＳの受領検品データ受付手段ｕ４は、受注者Ｙからの上記納品確定データｄ３を受け付け、受領検品データ格納部ｆ４へ格納する。
【００２７】
期間管理部４は、タイマーと照合指令部とを備える。タイマーは、前照合時間即ち毎日定刻に、照合指令部に照合時刻になったことを知らせる。タイマーの定刻の検知により、照合指令部が前照合手段３に照合ｈを行わせる。前照合手段３は、検索部ｋと、照合部とを備える。
即ち、期間管理部４は、毎日定刻に、上記の納品確定データ格納部ｆ３と受領検品データ格納部ｆ４とを前照合手段３に参照させ、当日に受けた納品確定データｄ３と、当該納品データｄ３と対応する受領検品データｄ４とを確認させる（両格納部ｆ３，ｆ４を検索部ｋに検索させ、前照合部に前照合ｈさせる）。システムＳは、前照合手段３の前照合ｈの結果から照合結果データｄ５（図９）を作成し、照合結果格納部ｆ７へ格納する。
【００２８】
前照合手段３の前照合の結果、データに不備がない場合、データに不備なしのフラグ（ＯＫフラグ／不備がないことを示す識別子）を立てる。
そして、前照合手段３の前照合の結果、データに不備がある場合、通知手段５が、電子メールの送信などにて、発注者Ｘと受注者Ｙの双方に、不備の通知ｔを行う（図１）。
発注者Ｘ又は受注者Ｙの何れか不備の原因を有する者が、不備を解消した場合、その者が、解消したデータをシステムに送信する。具体的には、発注者Ｘの受領検品データｄ４に不備があった場合に、発注者Ｘが正しい受領検品データｄ４を作成して、再度受領検品データファイルｆ４に送信し、不備あるデータを当該正しい受領検品データｄ４で上書きする（置き換える）。同様に、受注者Ｙの納品確定データｄ３に不備があった場合に、受注者Ｙ３が正しい納品確定データｄ３を作成して、再度納品確定データファイルｆ３に送信し、不備あるデータを当該正しい納品確定データｄ３で上書きする（置き換える）。
【００２９】
前照合ｈにおいて、前照合手段３は、未（前）照合のデータである前日のデータと共に、少なくとも、過去に不備ありと判定されたデータの照合を行う。
具体的には、次回の決算まで累積される（次回決算の対象となる期間の）、納品確定データｄ３と受領検品データｄ４の未照合又は不備ありとされたデータの全てについて、前照合手段３は、毎日定刻に前照合ｈを行う。そして、前照合ｈにて不備ありとされたデータは、不備なしとのフラグが付されるまで、翌日前照合ｈの対象とされる。不備なしのフラグが付されていないデータについては、不備なしのフラグが付されるまで、通知手段５は、前照合ｈ毎に、発注者Ｘと受注者Ｙとに電子メールを送信する。従って、継続して不備が解消しないデータについては、前照合ｈ毎に、通知手段５により、その旨の電子メールが送られる。不備が解消すれば、通知手段５は、電子メールの送信を行わない。
【００３０】
システムＳは、月次ベースで行われる決算の対象となる請求確定データｄ６（図１０）を、納品確定データ格納部ｆ３に格納された納品確定データｄ３を元に作成し、請求確定データ格納部ｆ５へ格納する。
また、システムＳは、上記請求確定データｄ６と共に月次ベースで行われる決算の対象となる、支払案内データｄ７（図１１）を、受領検品データ格納部ｆ６に格納された受領検品データｄ４を元に作成し、支払データ格納部ｆ６へ格納する。
受注者Ｙは、表示手段６にて請求確定データ格納部ｆ５へ格納されている請求確定データｄ６を確認ｐ１する。請求確定データｄ６の内容に不備があれば、受注者Ｙは、正しい内容の請求確定データｄ６を作成してシステムＳへ送信する。
請求確定データ受付手段ｕ５は、訂正された当該請求確定データｄ６を受け付け、請求確定データ格納部ｆ５の訂正前の請求確定データｄ６を、当該訂正後の請求確定データｄ６にて上書きする（置き換える）。
発注者Ｘは、表示手段６にて支払案内データ格納部ｆ６へ格納されている支払案内データｄ７を確認ｐ２する。支払案内データｄ７の内容に不備があれば、発注者Ｘは、正しい内容の支払案内データｄ７を作成してシステムＳへ送信する。
支払案内データ受付手段ｕ６は、訂正された当該支払案内データｄ７を受け付け、支払案内データ格納部ｆ６の訂正前の支払案内データｄ７を、当該訂正後の支払案内データｄ７にて上書きする（置き換える）。
システムＳは、上記受注者Ｙ及び発注者Ｘの上記確認ｐ１，ｐ２（及び必要なデータの訂正）により、受注者Ｙ及び発注者Ｘの確認完了の連絡を、ｗｅｂ入力などによる通信手段にて受ける。
月次ベースの決算に際し、システムＳは、上記確認完了後の請求確定データ格納部ｆ５の請求確定データｄ６と、支払案内データ格納部ｆ６の支払案内データｄ７とにて照合Ｈを行う。
【００３１】
この実施の形態において、図１に示す通り、システムＳは、受付手段ｕ１，ｕ２を備え、その記憶手段１は、上記の格納部ｆ１，ｆ２を保持するものとしたが、この他、このような受付手段ｕ１，ｕ２及びｆ１，ｆ２は、備えないものとしても実施可能である。即ち、発注・受注時に発生するデータは取り込まないものとしても実施可能である。その場合、納品確定データ以前に生ずる発注・受注等のデータは、発注者Ｘ及び受注者Ｙとが直接やりとりするものとする。
【００３２】
５．前照合の詳細
次に、図３及び図４を用いて前照合ｈの流れの詳細について説明する。
図３へ示す通り、前照合ｈにおいて、起動ステップｓ０に続き、受領検品データ検索ステップｓ１、第１セットステップｓ２、納品確定データ検索ステップｓ３、第２セットステップｓ５、比較ステップｓ６、データセットステップｓ８、、第３セットステップｓ９の、及び残余データ確認ステップｓ１０の、各ステップが、システムＳにて順に遂行される。
【００３３】
上記ステップｓ０において、システムＳは、期間管理部４のタイマーにより、毎日、締め時刻に起動する。
上記ステップｓ１において、前照合手段３は、受領検品データ格納部ｆ４に格納された受領検品データｄ４を納品年月日で検索する。
上記のステップｓ２において、前照合手段３は、受領検品データｄ４について、当該の受領検品データｄ４の（前）照合日に処理日付（情報）をセット（付加）する。
上記ステップｓ３において、前照合手段３は、受領検品データｄ４のキー（企業コード、伝票番号、伝票発行Ｎｏ．、商品コード）を用いて、納品確定データ格納部ｆ３に格納されている納品確定データｄ３を検索する。
上記検索の結果、該当する納品確定データｄ３が、納品確定データ格納部ｆ３に存在すると、前照合手段３が判定（判定ｈ１）した場合、即ち、ステップｓ１で特定した受領検品データｄ４に対しこれと対応する納品確定データｄ３を発見した場合、ステップｓ５へ移行する。
該当する納品確定データｄ３が納品確定データ格納部ｆ３に存在しないと、前照合手段３が判定（判定ｈ１）した場合、第１通知ステップｓ４へ移行し、違算通知を登録された通知先にメールで配信する。即ち、通知手段５が、発注者Ｘと受注者Ｙの双方に、エラー内容（図１２）を電子メールｔにて送信する。そして、ステップｓ１に戻って、次の受領検品データｄ４の処理に移る。
【００３４】
ステップｓ３で該当する納品確定データｄ３が存在すると判定されて、ステップｓ５に移行した際、当該ステップｓ５において、前照合手段３は、この受領検品データｄ４について、当該受領検品データｄ４の照合日に、処理日付（情報）をセット（付加）する。
続くステップｓ６において、前照合手段３は、受領検品データｄ４と納品確定データｄ３双方の、数量、金額（情報）を比較する。
上記比較の結果、上記の数量、金額が一致すると、前照合手段３が判断した場合、次のステップｓ８へ移行する。また、上記比較の結果、上記の数量、金額が一致しないと、前照合手段３が判断した場合、第２通知ステップｓ７へ移行する。第２通知ステップｓ７において、通知手段６は、違算通知を登録される通知先、即ち発注者Ｘと受注者Ｙの双方に、電子メールで、エラー内容（図１２）を配信する。そして、ステップｓ１に戻って、次の受領検品データｄ４の処理に移る。
ステップｓ６で数量、金額が一致すると判定されてステップＳ８に移行した際、当該ステップＳ８において、照合結果及び関連する情報（照合結果、納品数量、納品単価、検品数量、検品単価、違算数量、違算単価）を照合結果データｄ５にセットする。
続くステップｓ９において、納品確定データｄ３について、当該の納品確定データｄ３の照合日に処理日付（情報）をセットする。
以上で１つの受領検品データｄ４の前照合処理（当日の前照合処理）が完了する。そして、続くステップｓ１０において、前照合手段３は、他に前照合処理をすべき受領検品データｄ４が存在するか否かの判断Ｊを行う。その結果、存在しないと判断した場合、前照合処理を終了（ＥＮＤ）し、存在すると判断した場合、再び、ステップｓ１に戻って、残っている次の受領検品データｄ４の処理に移る。前照合処理において、処理すべき受領検品データｄ４がなくなるまで、上記のステップｓ１〜ステップｓ１０を繰り返す。
ステップｓ３で対応する納品確定データｄ３がないと判定された場合、或いはステップｓ６で数量等が一致しないと判定された場合において、翌日の前照合処理において、翌日の未照合のデータの前照合と共に、これらエラーの判定を受けたデータの前照合も行われる。発注者Ｘ又は受注者Ｙの行動により、上記エラーが解消しておれば、この翌日の前照合において、ＯＫフラグがデータに付され、以降、前照合の対象とはされない。エラーが解消しない場合、翌々日の未照合データと共に前照合処理が繰り返される。このように、エラーが解消しないデータについて、エラーが解消するまで、前照合の処理が繰り返される。
【００３５】
次に、図４を用いて、本システムＳの利用者（発注者Ｘ及び受注者Ｙ）における上記エラー発生時の行動について総括する。
通知手段５からの、メール受信後、利用者は、ｗｅｂ画面にて（照合結果格納部ｆ７）の照合結果データｄ５を参照し、照合結果を確認する（ステップｓ２０）。
受注者Ｙは、納品確定データｄ３を確認し、一方、発注者Ｘは、受領検品データｄ４を確認する（ステップｓ２１）。
そして、必要に応じて、受注者Ｙは、必要に応じて納品確定データｄ３を訂正し、また、必要に応じて、発注者Ｘは、受領検品データｄ４を訂正する（ステップｓ２２）。
このように、日々、前照合処理を行うことにより、違算の早期発見が容易になり、早期対応が可能となる。これにより、月次での請求・支払処理がより精密になる。
また、このように、本システムを利用することによって、上記受領検品データと納品確定データについて、夜間バッチにより、その照合処理をデイリー（日単位）に行うことができる。更に、納品確定データを受注者Ｙにおけば、リアルタイムで照合処理が可能となる。
【００３６】
尚、上記の実施の形態において、照合手段２は、納品の発注者の支払い案内データと納品の受注者の請求確定データとを照合し、前照合手段３は、受注者の納品確定データと発注者の受領検品データとを照合するものとした。このように、前照合手段３は、照合手段２と異なるデータの照合を行うものであってもよいが、同じデータを照合するものであっても実施可能である。
期間管理部４は、前照合手段３に、日次ベース（１日単位）で照合を行わせるものであったが、このような日次ベースの照合に限定するものではない。即ち、決算時の照合とは別に、決算期間よりも短いサイクルで照合を行うものであればよく、例えば、２日単位、３日単位或いは１週間単位で、前照合を行わせるものであっても実施可能である。
【００３７】
また、上記の実施の形態では、発注者Ｘと、受注者Ｙとが、夫々、データ記録部を備えるものとしたが、システムＳのみがこのようなデータ記録部（データ格納部）を備えるものとしても実施可能である。即ち、発注者Ｘと受注者Ｙとは、自社にデータ記録部を用意するのではなく、全てシステムが有する記憶手段に保持させるものとして、外部から参照するのみとしても実施可能である。
そのような参照に際して、インターネットを利用して、ｗｅｂで参照できるものとして実施することができる。
【００３８】
特に、発注者Ｘが備える、発注データ記録部ｘ１、入荷予定データ記録部ｘ２、及び、受領検品データ記録部ｘ３をシステムＳが備えるものとして実施することができる。この場合、発注者Ｘは、表示手段６にて、各記録部のデータを確認することができ、ｗｅｂ入力などの入力手段にて、当該各記録部にデータの入力を行うものとする。
上記において、記憶手段１が、当該発注データ記録部ｘ１、入荷予定データ記録部ｘ２、及び、受領検品データ記録部ｘ３を備えるものとすることができる。
また、これらの各記録部ｘ１〜ｘ３を別途にシステムＳ（記憶手段１）に設けるのではなく、これらの記憶部ｘ１〜ｘ３の使用に代え、発注者Ｘは、直接、記憶手段１のデータ格納部ｆ１，ｆ２，ｆ４を利用するものとしても実施可能である。即ち、発注者Ｘは、発注データ格納部ｆ１に直接発注データｄ１を入力し、また、出荷予定データ格納部ｆ２を直接参照し、受領検品データ格納部ｆ４へ直接受領検品データｄ４を格納するものとして実施可能である。
この場合、受注者Ｙは、図１に示す通り、各記憶部ｙ１〜ｙ３を、システムＳに置くのではなく、自分で保持する。
但し、前述の通り、受注者Ｙの各データ記録部も、システムＳ（記憶手段１）に置くようにして、受注者Ｙにおいても発注者Ｘと同様のシステム運用を行うことができる。
【００３９】
上記の実施の形態において、月次ベースの決算の照合は、支払い案内データと、請求確定データを用いて行い、日次ベースの前照合には、受領検品データと、納品確定データとを用いて行うものとした。このように、上記４種のデータについて、決算の照合と、前照合とは、夫々異なるデータを用いて行うものに限定するものではなく、４種のデータのうちの２つのデータを用いて、夫々の照合を行うものとしても実施可能である。また、このように２つのデータを用いて、前照合と決算の照合を行う場合、４種のデータを用意せずに、２種のデータのみ用意して、前照合と決算の照合とを行うものとしても実施可能である。
【００４０】
最後に本願発明に係るシステムが取り扱う各データについて、総括する。
上述の納品確定データｄ３は、受注者Ｙにおいて、発送した商品（受注品）に関するデータである。例えば、納品確定データｄ３は、発送した受注品の、発注識別子（発注番号）、受注識別子（伝票番号）、商品識別子（商品コード）、単価、数量、発送日時についての情報を備える。
上述の受領検品データｄ４は、発注者Ｘ側において、少なくとも受領した商品（発注品）について個数等の確認が済んだことを示すデータである。例えば受領検品データｄ４は、受領した物品の、発注識別子（発注番号）、受注識別子（伝票番号）、商品識別子（商品コード）、単価、数量、受領日時についての情報を備える。
上述の請求確定データｄ３は、前照合済みの納品確定データｄ３の内容を基に作成されたデータである。具体的には、請求確定データｄ３は、少なくとも受注者Ｙにおいて受注品の対価を請求するのに必要な情報を備えたデータであり、例えば、請求確定データｄ３は、請求金額と、受注識別子（伝票番号）、商品識別子（商品コード）、単価、数量についての情報を備える。
上述の支払い案内データｄ７は、前照合済みの受領検品データｄ４の内容を基に作成されたデータである。具体的には、支払い案内データｄ７は、少なくとも支払い金額を特定するのに必要な情報を有するデータであり、例えば、支払い案内データｄ７は、支払い金額と、発注識別子（発注番号）、受注識別子（伝票番号）、商品識別子（商品コード）、単価、数量についての情報を備える。
【００４１】
【発明の効果】
本願の上記第１〜４の発明の実施によって、自動仕入れ照合システムにおいて、決算前、違算の存在を確認することを可能とした。特に、違算の原因発生から違算確認までの時間を、決算のスパンよりも短期に抑制し、その原因究明を行いやすいものとした。
従って、納品日ベースの正確な仕入れ入力を行え、且つ、取引先に対して、取引先自身で照合するための環境を提供し得たものである。
このように本願発明は、仕入れ照合業務の作業負担の軽減を実現し、また、納品時の際を早期発見して、原因究明及び訂正することを可能とし、更に、請求書による照合から支払案内による照合変更による作業負担を軽減した。
【図面の簡単な説明】
【図１】（Ａ）は本願発明に係るシステムの全体を示す説明図である。
【図２】上記システムと、発注者及び受注者との関係を示す説明図である。
【図３】上記システムの運用のフローを示す説明図である。
【図４】上記システムの利用者の行動のフローを示す説明図である。
【図５】発注データの説明図である。
【図６】入荷予定データの説明図である。
【図７】納品確定データの説明図である。
【図８】受領検品データの説明図である。
【図９】照合結果データの説明図である。
【図１０】（Ａ）及び（Ｂ）は、請求確定データの説明図である。
【図１１】（Ａ）及び（Ｂ）は、支払案内データの説明図である。
【図１２】通知手段よる通知の内容を示す説明図である。
【符号の説明】
１    記憶手段
２    照合手段
３    前照合手段
４    期間管理部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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