(57)【要約】【課題】電子媒体及び紙媒体の併用による文書管理上の不備を回避可能とする。【解決手段】必要に応じて新規作成又は改訂される最新版文書を文書登録部１３に登録し、最新版文書の印刷出力時を示す情報及び当該印刷物上に印字される文書が最新版文書であることが保証されない旨の所定の情報とともに、文書登録部１３において登録される当該最新版文書を印刷出力させる。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
必要に応じて新規作成又は改訂される文書最新版を登録し、外部の通信端末に対して前記最新版文書を公開する文書登録手段と、
前記最新版文書の印刷出力時を示す情報及び当該印刷物上に印字される文書が最新版文書であることが保証されない旨の所定の情報とともに、前記文書登録手段において登録される前記最新版文書を印刷出力手段にて印刷出力させる印刷制御手段とを有することを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記最新版文書の編集処理を行う編集手段を更に含むことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記編集手段は、予め定められた所定の一又は複数の通信端末からのアクセスによってのみ前記編集処理を実行することを特徴とする請求項２に記載の文書管理装置。
【請求項４】
前記編集手段は、前記通信端末から送信される前記通信端末の利用者の識別情報及びパスワードの少なくとも何れか一方を含む情報に基づいて、前記通信端末からのアクセスによる前記最新版文書の編集を許可することを特徴とする請求項３に記載の文書管理装置。
【請求項５】
前記編集手段により編集された文書が最新版文書として適切なものであることの承認処理を行う承認手段を更に含み、
前記承認手段は、前記承認処理を行う際には、前記文書を承認した担当者の肉筆サインのイメージデータを前記文書上に付与することを特徴とする請求項２に記載の文書管理装置。
【請求項６】
前記編集手段により前記最新版文書が新規作成又は改訂された場合に、所定の一又は複数の通信端末に対してその旨を通知する第１の通知手段を更に含むことを特徴とする請求項２記載の文書管理装置。
【請求項７】
前記所定の一又は複数の通信端末のうち、前記文書登録手段にアクセスし、新規作成又は改訂された前記最新版文書を確認した通信端末を記録する確認処理記録手段を更に含むことを特徴とする請求項６に記載の文書管理装置。
【請求項８】
前記最新版文書の発効日を設定する発効日設定手段を更に含み、
前記文書登録手段は、前記発効日設定手段にて設定された前記発効日に、旧文書から改訂後の文書に置き換えて登録することを特徴とする請求項２に記載の文書管理装置。
【請求項９】
前記文書登録手段は、前記旧文書から前記改訂後の文書に置き換えて登録する際には、前記旧文書を廃棄することを特徴とする請求項８に記載の文書管理装置。
【請求項１０】
前記文書登録手段では、前記最新版文書をＷｅｂページにて登録することを特徴とする請求項１〜９の何れか１項に記載の文書管理装置。
【請求項１１】
前記印刷制御手段は、予め定められた一又は複数の通信端末からの印刷要求に対しては、その印刷要求の内容に応じて、前記最新版文書の印刷出力時を示す情報及び前記所定の情報を印字せずに前記最新版文書を印刷出力させることを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項１２】
前記最新版文書の新規作成予定日又は改訂予定日を設定する予定日設定手段と、
前記予定日設定手段により設定された前記予定日を、所定の一又は複数の通信端末に対して通知する第２の通知手段とを更に含むことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項１３】
必要に応じて新規作成又は改訂される最新版文書を文書登録手段に登録し、前記最新版文書の印刷出力時を示す情報及び当該印刷物上に印字される文書が最新版文書であることが保証されない旨の所定の情報とともに、前記文書登録手段において登録される前記最新版文書を印刷出力させることを特徴とする文書管理方法。
【請求項１４】
請求項１３に記載の文書管理方法をコンピュータに実行させるためのプログラム。
【請求項１５】
請求項１４に記載のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、必要に応じて新規作成又は改訂される最新版文書を管理するための文書管理装置、文書管理方法、プログラム及び記録媒体に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
ＩＳＯ９００１は、ＩＳＯ（国際標準化機構）で１９８７年に制定された商品・サービスの品質に関するグローバルスタンダード規格である。独立した第３者機関（審査登録機関）は、このＩＳＯ９００１に基づいて、企業が確立した各種商品やサービスの品質保証体制が国際標準を満たした仕組みであるか否かについて審査し、判定する。
【０００３】
各社は、ＩＳＯ０９００１の例えば品質マネジメントシステム規格に適合することによって、顧客の要求事項を満たす製品を提供する能力を実証している。この品質マネジメント規格では、必要とされる文書の管理についても種々の規定がなされている。文書管理が確実になされることは、品質保証において重要な意味を持つ。例えば、顧客からの要望により製品の設計図に変更があった場合、最新の設計図が正確に製造現場に届いていなければ、その製品の設計に顧客の要望とのずれが生じる。また、最新の設計図が製造現場に届いていても、製造現場において旧設計図から最新の設計図に正しく差し換えられていない場合にも同様の事態が生じてしまう。
【０００４】
このように、正確な文書管理が実践されていない場合、顧客の満足を得ることができない。よって、各社は、ＩＳＯ９００１の要求事項を満たし得る文書管理体制を整えつつある。
【０００５】
ところで、紙媒体で文書管理を行うと、ＩＳＯ９００１が要求する文書だけでも相当な量となるため、極めて煩雑な処理となる。よって、電子媒体で文書管理が行える電子情報システムの構築が要請されている。これまでにも、文書管理のための電子情報システムを提供する製品が市販されている。具体的には、“ＰＲＯ  Ｄｏｃｕｍａｌ（富士通株式会社）”、“Ｎｏｖａ  ＭＡＮＡＧＥ（ＩＢＭ社）”、“ＩＳＯｌｕｔｉｏｎ（日本電気株式会社）”、“ＩＳＯ  ＢＲＡＩＮ（ＪＩＥＣ社）”及び“ＦｏｒｍＷＡＶＥ（ＩＢＭ社）”等が挙げられる。
【０００６】
【特許文献１】
特開２００２−１３２９０２号公報
【特許文献２】
特開平９−２１８８９８号公報
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
一方で、利便性の面から紙媒体と電子媒体双方による文書管理が求められている。しかしながら、例えば文書を印刷出力した場合、その印刷物の管理が十分になされていないため、既にその文書は改訂されているにも拘わらず、当該印刷物がそのまま使用されてしまうことがある。市販されている上記の電子情報システムにおいては、このような紙媒体による文書管理の問題点に考慮されていない。
【０００８】
よって、本発明の目的は、紙媒体と電子媒体双方による文書管理を可能とし、且つ上記紙媒体による文書管理に係る問題点を解決することができる文書管理装置、文書管理方法、プログラム及び記録媒体を提供することにある。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
斯かる目的を達成するために、本発明の文書管理装置は、必要に応じて新規作成又は改訂される文書最新版を登録し、外部の通信端末に対して前記最新版文書を公開する文書登録手段と、前記最新版文書の印刷出力時を示す情報及び当該印刷物上に印字される文書が最新版文書であることが保証されない旨の所定の情報とともに、前記文書登録手段において登録される前記最新版文書を印刷出力手段にて印刷出力させる印刷制御手段とを有することを特徴とする。
【００１０】
また、本発明の文書管理方法は、必要に応じて新規作成又は改訂される最新版文書を文書登録手段に登録し、前記最新版文書の印刷出力時を示す情報及び当該印刷物上に印字される文書が最新版文書であることが保証されない旨の所定の情報とともに、前記文書登録手段において登録される前記最新版文書を印刷出力させることを特徴とする。
【００１１】
また、本発明のプログラムは、上記文書管理方法をコンピュータに実行させることを特徴とする。更に、本発明のコンピュータ読み取り可能な記録媒体は、上記プログラムを記録したことを特徴とする。
【００１２】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の好適な実施形態を、添付図面を参照しながら詳細に説明する。
図１は、本発明の一実施形態に係る文書管理システムの構成を概略的に示した図である。図１に示すように、本実施形態に係る文書管理システムは、本発明の一実施形態における文書管理装置１、文書管理を行う管理部門の担当者（文書作成者）が文書の新規作成、改訂等を行うためのクライアントＰＣ２、同じく管理部門の担当者（承認者）が新規作成、改訂がなされた最新版文書の承認を行うためのクライアントＰＣ３、及び、製造部門の担当者が最新版文書を参照するためのクライアントＰＣ４によって構成され、それぞれの装置がインターネットを介して接続されている。ここでいう文書とは、製品の設計図、命令書、契約書等の顧客との取引に係わる文書のことをいう。
【００１３】
文書管理装置１は、図１に示されるように、通信処理部１１、制御部１２及び文書登録部１３を備えており、また、制御部１２は、その特徴的な機能構成として、印刷制御手段１２１、編集手段１２２、承認手段１２３、発効日設定手段１２４及び通知手段１２５を有する。
【００１４】
通信処理部１１は、ＴＣＰ／ＩＰ等の通信プロトコルによりインターネットを介して外部装置とのデータ通信を行う。制御部１２は、本文書管理装置１の動作の全体制御を行うとともに、印刷制御手段１２１、編集手段１２２、承認手段１２３、発効日設定手段１２４及び通知手段１２５を本実施形態の特徴的な機能構成として備える。文書登録部１３は、編集手段１２２によって新規作成或いは改訂された最新版文書（図１中では、文書Ａ、文書Ｂ、文書Ｃ、・・・）を登録する。
【００１５】
印刷制御手段１２１は、インターネットを介して或いは直接接続されるプリンタに対して文書情報を送信し、印刷出力させる手段である。編集手段１２２は、文書の編集を行う手段であり、編集手段１２２によって新規作成又は改訂された文書が文書登録部１３において登録される。承認手段１２３は、編集手段１２２により新規作成又は改訂され、文書登録部１３において登録される文書が最新版文書として正式なものであることを承認処理する手段である。発効日設定手段１２４は、編集手段１２２によって編集された文書が最新版文書としての効力を持つ日を設定する手段である。通知手段１２５は、最新版文書が新規作成又は改訂された場合に、最新版文書を参照する必要のある例えば製造部門の担当者宛にその旨を通知する手段である。
【００１６】
次に、本実施形態に係る文書管理システムの動作について説明する。
図２及び図３は、本実施形態に係る文書管理システムの動作を示したフローチャートである。先ず、文書新規作成時における動作について図２を参照しながら説明する。
【００１７】
先ず、管理部門の文書作成者は、クライアントＰＣ２から文書管理装置１にアクセスすることによって、文書の格納先となるデータベース（文書登録部）を選択するための画面（図４）をクライアントＰＣ２上に表示させる。図１では、文書登録部１３を１つのみ示しているが、文書管理装置１内においては文書登録部であるデータベースが複数備えられているものとする。続いて、文書作成者は、図５に示す画面上において、名前、所属する社内グループ名及び作成年月日を入力し、対象文書の新規作成作業を行う（ステップＳ２１）。尚、文書の編集作業は、所定の限られた者によってのみ行われるべきものであるため、文書の編集処理のための文書管理装置１へのアクセス権限は、予め定められたクライアントＰＣ２のみに付与しなければならない。
【００１８】
上記の文書管理装置１へのアクセス権限を制限するための一手法として、文書作成者が自らのＩＤ情報及びパスワードをクライアントＰＣ２上で入力し、クライアントＰＣ２から文書管理装置１にＩＤ情報及びパスワードを送信し、文書管理装置１側で認証が得られた場合にクライアントＰＣ２に対してアクセス権限を付与することが考えられる。
【００１９】
新規作成された文書は文書管理装置１に対して送信され、続く承認フローに移行する（ステップＳ２２）。本実施形態の承認フローでは、２人の承認者による２段階の承認処理がなされるものとする。承認者１、２は、クライアントＰＣ３を操作することにより文書管理装置１から新規作成された文書情報を取得し、文書内容を確認する。承認者１、２は、新規作成された文書が最新版文書として適切なものであると承認する際には、クライアントＰＣ３上において図５の画面上で自らの氏名を選択することによりその承認を行う。
【００２０】
図６の画面上において、承認者が選択されると、その選択情報はクライアントＰＣ３から文書管理装置１に送信され、文書管理装置１では、承認日情報及び当該承認者の肉筆サインのイメージデータ等を承認手段１２３によって最新版文書情報に付加する。このように、肉筆サインのイメージデータを最新版文書情報に付加することによって、この認証処理に対する第３者からの信頼感をさらに高めることができる。
【００２１】
承認者１，２の承認を得た後、文書作成者がその最新版文書について更に編集を行いたい場合には（ステップＳ２５）、再度、文書管理装置から当該最新版文書情報をクライアントＰＣ２で取得し、編集作業を行う。再編集された文書情報は、同様にクライアントＰＣ２から文書管理装置１に送信される。そして同様に、承認者の操作によって文書管理装置１から当該再編集後の文書情報がクライアントＰＣ３にダウンロードされ、承認者はクライアントＰＣ３の画面上で承認作業を行い、承認を得た当該再編集後の文書情報には承認手段１２３により肉筆サインのイメージデータ等が付加される。
【００２２】
承認手段１２３により最終的な承認が得られた最新版文書情報は文書登録部１３に登録されるとともに（ステップＳ２６）、当該最新版文書情報を参照する必要がある製造部門の担当者宛に文書の新規作成があったことを知らせる旨の通知が通知手段１２５によってなされる。この通知の宛先は、事前に登録されていてもよい。
【００２３】
また、上記通知のあったクライアントＰＣ４において当該最新版文書に対するリンク機能を備えても良い。この場合、例えば、その通知情報に当該最新版文書情報のＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ  Ｒｅｓｏｕｒｃｅ  Ｌｏｃａｔｏｒ）等を付加することによって、クライアントＣ上においてそのＵＲＬを選択入力し、当該最新版文書情報に容易にリンクすることが可能となる。
【００２４】
また、一旦、当該最新版文書情報にリンクした後は、以降、その文書情報に対して容易にアクセスできるように、例えばクライアントＰＣ４のデスクトップ上にショートカットを自動的に作成する機能を備えても良い。さらに、文書管理装置１は、当該最新版文書情報に対してクライアントＰＣ４からのアクセスがあった場合、クライアントＰＣ４の担当者がその最新版文書を確認したものとしてクライアントＰＣ４の識別情報を記録する。管理部門では、文書管理装置１にアクセスし、クライアントＰＣ４の識別情報を参照することによって、最新版文書を確認した担当者が誰であるかを把握することが可能となる。従って、もし最新版文書の内容を確認する必要のある担当者のうち、未だ最新版文書の内容を確認していない担当者が存在する場合には、管理部門はその担当者に対して当該最新版文書の内容を確認することを促すことができる。
【００２５】
続いて、文書登録部１は、当該最新版文書を例えば文書Ａとして登録する。このとき、改訂前の文書Ａは削除される。文書登録部１３に登録された最新版文書は、各クライアントＰＣ２，ＰＣ３，ＰＣ４，・・・からのアクセスにより自由に閲覧可能となる。閲覧画面の一例を図７に示す。尚、一般に、管理部門は顧客との協議によって最新版文書の発効日を決定している。新規作成された文書を妄りに公開すると、最新版文書の発効日前に使用されてしまうことがあるため、管理部門は予め発効日設定手段１２４を用いて文書管理装置に発効日を設定する。
文書管理装置１は、設定された発効日となって初めて、新規作成された最新版文書を公開可能な状態で文書管理部１３に登録する。これにより、例えば製造部門のクライアントＰＣ４から文書管理装置１にアクセスがあっても、発効日前には旧文書が公開されることになる。
【００２６】
続いて、文書登録部１３に登録される文書を短時間ある作業に用いたい場合等には、その最新版文書を印刷出力させることが可能である。但し、文書登録部１３に登録される文書は、上記のように常に最新版であることが担保された文書であるが、一旦印刷出力された場合、その印刷物が正しく管理されなければ、例えば、その印刷物に記録される文書は既に旧文書であるにも拘わらず、最新版の文書として扱われる等の虞がある。従って、印刷制御手段１２１は、文書登録部１３に登録される文書を印刷出力させる際には、その印刷物に記録される文書は最新版管理対象から外れ、当該文書につき最新版であることが保証されない旨の例えば“Ｕｎｃｏｎｔｒｏｌｌｅｄ  Ｃｏｐｙ”が印刷物上に印字されるように制御する。また、印刷年月日も同印刷物上に印字するように制御する。これにより、“ＵｎｃｏｎｔｒｏｌｌｅｄＣｏｐｙ”の印刷物の使用者は、その使用時において印刷年月日と文書登録部内に登録される文書の改訂日とを見比べ、印刷年月日より改訂日の方が先の日付となっていた場合には、当該印刷物に記録されている情報は最新版文書ではないことを把握することができる。
【００２７】
ところで、大多数の企業では、ＩＳＯ９００１の取得時には紙ベースで本審査を受けている。これは、ＩＳＯの審査登録機関が画面上で書類の審査を行うことに不都合が多いことに考慮したためである。よって、限られたユーザ、例えば文書管理を行う管理部門のみからの印刷要求に対しては、その印刷要求の内容に応じて、“Ｕｎｃｏｎｔｒｏｌｌｅｄ  Ｃｏｐｙ”及び印刷年月日を印字せず、最新版文書を印刷出力させ、この印刷物をＩＳＯ９００１の取得時に使用することができる。尚、限られたユーザのみ上記の印刷制御を実行するための手法としては、例えば、管理部門の者（文書作成者、承認者）のＩＤ番号及びパスワードの受付によって上記印刷制御の権限を付与することもできる。
【００２８】
また、管理部門のクライアントＰＣ２，ＰＣ３から文書管理装置１に対して最新版文書の新規作成予定日を事前に設定し、予め定められたユーザ、例えば製造部門の担当者宛に文書管理装置１から最新版文書の新規作成予定日を通知し、製造部門側に最新版文書の改訂について注意を促すように構成してもよい。さらに、文書登録部１３においては最新版文書をＷｅｂページにて格納することが好ましい。これにより、クライアントＰＣ２〜ＰＣ４では、通常のＷｅｂブラウザによって閲覧することができる。
【００２９】
次に、文書改訂時における動作について図３を参照しながら説明する。
先ず、管理部門の文書作成者は、クライアントＰＣ２から文書管理装置１にアクセスすることによって、図８に示す編集対象の文書を選択するための画面をクライアントＰＣ２上に表示させ、編集対象文書を選択する（ステップＳ３１）。
図８では、文書登録部に既に登録されている文書（文書Ａ（ＡＡ品質マニュアル），文書Ｂ（ＢＢ品質マニュアル），文書Ｃ（ＣＣ品質マニュアル），・・・）から編集対象の文書を選択する例を示している。
【００３０】
続いて、文書作成者は、図８に示す画面上において、名前、所属する社内グループ名及び作成年月日を入力し、対象文書の改訂作業を行う（ステップＳ３２）。改訂された文書は文書管理装置１に対して送信され、続く承認フローに移行する（ステップＳ３３）。そして、承認者１、２がそれぞれクライアントＰＣ３（この場合、クライアントＰＣ３は承認者１、２用に２台存在する）を操作することにより文書管理装置１から改訂後の文書情報を取得し、文書の改訂内容を確認する。承認者１、２は、改訂された文書が最新版文書として正式なものであると承認する際には、クライアントＰＣ３上において図６の画面上で自らの氏名を選択することによりその承認を行う（ステップＳ３４、ステップＳ３５）。
【００３１】
図６の画面上において、承認者が選択されると、その選択情報はクライアントＰＣ３から文書管理装置１に送信され、文書管理装置１では、承認日情報及び当該承認者の肉筆サインのイメージデータ等を承認手段１２３によって最新版文書情報に付加する。承認者１，２の承認を得た後、文書作成者がその最新版文書について更に編集を行いたい場合には（ステップＳ３６）、再度、文書管理装置１から当該最新版文書情報をクライアントＰＣ２で取得し、編集作業を行う。再編集された文書情報は、同様にクライアントＰＣ２から文書管理装置１に送信される。そして同様に、承認者の操作によって文書管理装置１から当該再編集後の文書情報がクライアントＰＣ３にダウンロードされ、承認者はクライアントＰＣ３の画面上で承認作業を行い、承認を得た当該再編集後の文書情報には承認手段１２３により肉筆サインのイメージデータ等が付加される。
【００３２】
承認手段１２３により最終的な承認が得られた最新版文書情報は文書登録部１３に登録されるとともに、当該最新版文書情報を参照する必要がある製造部門の担当者宛に文書の改訂があったことを知らせる旨の通知が通知手段１２５によってなされる。
【００３３】
また、上記通知のあったクライアントＰＣ４において当該改訂後の最新版文書に対するリンク機能を備えても良い。この場合、例えば、その通知情報に当該改訂後の文書のＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ  Ｒｅｓｏｕｒｃｅ  Ｌｏｃａｔｏｒ）等を付加することによって、クライアントＰＣ４上においてそのＵＲＬを選択入力し、当該改訂後の文書に容易にリンクすることが可能となる。
【００３４】
また、一旦、当該改訂後の最新版文書情報にリンクした後は、以降、その文書情報に対して容易にアクセスできるように、例えばクライアントＰＣ４のデスクトップ上にショートカットを自動的に作成する機能を備えても良い。さらに、文書管理装置１は、当該改訂後の文書情報に対してクライアントＰＣ４からのアクセスがあった場合、クライアントＰＣ４の担当者がその改訂内容を確認したものとしてクライアントＰＣ４の識別情報を記録する。管理部門では、文書管理装置１にアクセスし、クライアントＰＣ４の識別情報を参照することによって、改訂内容を確認した担当者が誰であるかを把握することが可能となる。従って、もしその改訂内容を確認する必要のある担当者のうち、未だ当該改訂内容を確認していない担当者が存在する場合には、管理部門はその担当者に対して当該改訂内容の確認を促すことができる。
【００３５】
続いて、文書登録部１は、当該改訂後の最新版文書を例えば文書Ａとして登録する（ステップＳ３７）。このとき、改訂前の文書Ａは削除される。文書登録部１３に登録された最新版文書は、各クライアントＰＣ２，ＰＣ３，ＰＣ４，・・・からのアクセスにより自由に閲覧可能となる。尚、一般に、管理部門は顧客との協議によって最新版文書の発効日を決定している。改訂された文書を妄りに公開すると、発効日前に誤って使用されることがあるため、管理部門は予め発効日設定手段１２４を用いて文書管理装置に発効日を設定する。文書管理装置１は、設定された発効日に改訂前の文書から改訂後の最新版文書に置き換えて（その際に、旧文書は文書登録部１３から削除される）、文書管理部１３に登録させることもできる。これにより、例えば製造部門のクライアントＰＣ４から文書管理装置１にアクセスがあっても、発効日前には旧文書が公開されることになる。
【００３６】
また、文書登録部１３に登録される文書を短時間ある作業に用いたい場合等には、その最新版文書を印刷出力させることが可能である。ここでも文書新規作成時の動作の説明と同じ理由により、印刷制御手段１２１は、当該文書につき最新版であることが保証されない旨の例えば“Ｕｎｃｏｎｔｒｏｌｌｅｄ  Ｃｏｐｙ”が印刷物上に印字されるように制御する。また、印刷年月日も同印刷物上に印字するように制御する。これにより、“Ｕｎｃｏｎｔｒｏｌｌｅｄ  Ｃｏｐｙ”の印刷物の使用者は、その使用時において印刷年月日と文書登録部１３内に登録される文書の改訂日とを見比べ、印刷年月日より改訂日の方が先の日付となっていた場合には、当該印刷物に記録されている情報は最新版文書ではないことを把握することができる。
【００３７】
一方で、ＩＳＯ９００１の取得時に必要な印刷物に関しては（ステップＳ３８）、限られたユーザ、例えば文書管理を行う管理部門のみからの印刷要求に対しては、その印刷要求の内容に応じて、“Ｕｎｃｏｎｔｒｏｌｌｅｄ  Ｃｏｐｙ”及び印刷年月日を印字せず、最新版の文書を印刷出力させることができる。限られたユーザのみ上記の印刷制御を実行するための一手法として、例えば、管理部門の者（文書作成者、承認者）のＩＤ番号及びパスワードの受付によって上記印刷制御の権限を付与することができる。
【００３８】
また、管理部門のクライアントＰＣ２、クライアントＰＣ３から文書管理装置１に対して最新版文書の改訂予定日を事前に設定し、予め定められたユーザ、例えば製造部門の担当者宛に文書管理装置１から最新版文書の改訂予定日を通知し、製造部門側に最新版文書の改訂について注意を促すように構成してもよい。さらに、文書登録部１３においては最新版文書をＷｅｂページにて格納することが好ましい。これにより、クライアントＰＣ２〜クライアントＰＣ４では、通常のＷｅｂブラウザによって閲覧することができる。
【００３９】
また、本発明の目的は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても、達成されることは言うまでもない。
【００４０】
この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、プログラムコード自体及びそのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【００４１】
プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等を用いることができる。
【００４２】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（基本システム或いはオペレーティングシステム）などが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００４３】
さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
尚、本発明は、ＩＳＯ９００１にて規定される文書管理に限らず、一般の文書管理にも広く適用可能である。
【００４４】
【発明の効果】
本発明によれば、最新版文書の印刷出力時を示す情報及び印刷物上に印字される文書が最新版文書であることが保証されない旨の情報とともに、当該最新版文書を印刷出力させるように構成したので、例えば、既にその文書は改訂されているにも拘わらず、当該印刷物がそのまま使用されてしまう等の電子媒体及び紙媒体の併用による文書管理上の不備を回避することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施形態に係る文書管理システムの構成を概略的に示した図である。
【図２】本発明の一実施形態に係る文書管理システムの動作を示したフローチャートである。
【図３】本発明の一実施形態に係る文書管理システムの動作を示したフローチャートである。
【図４】本発明の一実施形態に係る文書管理システム上における画面表示例を示した図である。
【図５】本発明の一実施形態に係る文書管理システム上における画面表示例を示した図である。
【図６】本発明の一実施形態に係る文書管理システム上における画面表示例を示した図である。
【図７】本発明の一実施形態に係る文書管理システム上における画面表示例を示した図である。
【図８】本発明の一実施形態に係る文書管理システム上における画面表示例を示した図である。
【符号の説明】
１：文書管理装置
２、３、４：クライアントＰＣ
１１：通信処理部
１２：制御部
１３：文書登録部
１２１：印刷制御手段
１２２：編集手段
１２３：承認手段
１２４：発効日設定手段
１２５：通知手段
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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