(57)【要約】【課題】検索語の文書中における出現頻度による重要度の決定に比べて、検索機能で利用者の望む文書を提示する可能性を上げる。【解決手段】利用者が作成した文書の重要度に影響を与える重要度パラメーターを管理する利用者重要度パラメーター管理手段１４と、利用者が入力した文書データにその利用者の識別子を付加する文書データ入力手段１１と、文書データおよび利用者の識別子を格納する文書データ格納手段１２と、文書データの集合を登録した利用者の識別子とともに文書データ格納手段１２から目的とする文書を選び出す文書データ検索手段１３と、文書データを登録した利用者に対応する重要度パラメーターから重要度を計算する文書データ重要度計算手段１５と、利用者により選ばれた文書データの詳細を表示する文書データ参照手段１６とを備え、文書データを登録した利用者に応じて重要度の計算方法を変える機能を有する。【選択図】      図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
利用者の個々に識別子を割り当て、該利用者ごとにその利用者が作成した文書の重要度に影響を与える重要度パラメーターを管理する利用者重要度パラメーター管理手段と、
登録機能を利用する利用者により電子化された文書を入力する機構を備え、前記利用者が入力した文書データに該利用者の識別子を付加する文書データ入力手段と、
該文書データ入力手段から渡された文書データおよび前記利用者の識別子を格納する文書データ格納手段と、
検索機能を利用する利用者により目的とする文書を得るための検索条件を入力する機構を備え、入力された検索条件に合致する文書データの集合を登録した利用者の識別子とともに前記文書データ格納手段から目的とする文書を選び出す文書データ検索手段と、
文書データごとに、検索条件、文書データ、および前記利用者重要度パラメーター管理手段に基づいて得られる文書データを登録した利用者に対応する重要度パラメーターから重要度を計算する文書データ重要度計算手段と、
前記文書データ検索手段から得られた文書データを前記文書データ重要度計算手段により得られた重要度により並べ替えて利用者に提示し、その一覧から利用者により選ばれた文書データの詳細を表示する文書データ参照手段と、
を備え、
文書データを登録した利用者に応じて重要度の計算方法を変える機能を有することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
請求項１において、前記利用者重要度パラメーター管理手段は、前記文書データ入力手段で文書データが入力されるごとに、その文書データに付随する利用者に対応する重要度パラメーターを変化させることを特徴とする文書管理システム。
【請求項３】
請求項１において、前記利用者重要度パラメーター管理手段は、前記文書データ表示手段で文書データが選ばれるごとに、その文書データに付随する利用者に対応する重要度パラメーターを変化させることを特徴とする文書管理システム。
【請求項４】
請求項２において、重要度パラメーターに単位時間当たりの登録件数を用いることを特徴とする文書管理システム。
【請求項５】
請求項３において、重要度パラメーターに利用者ごとの、その利用者が作成した全文書に対する延べ参照回数を用いることを特徴とする文書管理システム。
【請求項６】
請求項１において、前記利用者重要度パラメーター管理手段がリレーショナルデータベースで構成されることを特徴とする文書管理システム。
【請求項７】
請求項１において、前記文書データ格納手段がリレーショナルデータベースで構成されることを特徴とする文書管理システム。
【請求項８】
請求項１において、前記文書データ検索手段が転置インデックスを用いて構成されることを特徴とする文書管理システム。
【請求項９】
請求項１乃至請求項８に記載の文書管理システムを動作させるコンピュータ読み取り可能なプログラムを記録した記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書管理システムに関し、特に多数の利用者が統一されない形式で文書を作成するような文書管理システムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
近年、紙の文書に取って代わって電子化された文書が企業や個人間の意思伝達手段や情報蓄積手段として主流になりつつある。電子文書は一般に文書管理システムと呼ばれる装置によって管理される。文書管理システムの主要な機能は、電子文書の蓄積を行うための機能（以下、登録機能）と、蓄積された大量の文書データから利用者の要求に合う文書を検索するための機能（以下、検索機能）である。
検索機能で利用者の望む可能性の高い文書を提示するために、利用者が指定した条件に合致する文書のそれぞれについて、ある基準にしたがって重要度を計算し、その重要度の大きい順に提示する方法（方式）がとられる。この方法において、既知の技術で多く使用されているのは検索条件になっている単語の文書中における出現頻度を用いるものである。
たとえばある単語がひとつの文書に多く現れていれば重要度を上げ、その単語が多くの文書に現れていれば逆に重要度を下げるように計算式を設定する。しかし、単語の出現頻度のみによる重要度の計算では必ずしも利用者の望む文書が上位に来るとは限らないという課題がある。この課題を解決するためにさまざまな試みがなされている。
【０００３】
特開２０００−１８１９２３公報「情報検索装置及びその方法、コンピュータ可読メモリ」では、検索条件になっている単語自体に重要度を設定し、その重要度に応じて検索結果の文書に対する重要度を決定する。また、特許第３１０８０１５号公報「ハイパーテキスト検索装置」では、ハイパーテキストによって参照構造が表現されている文書群に対して、ほかの文書からハイパーテキストによって参照される頻度が多いほど文書の重要度を上げることでこの課題に対処しようとしている。
また特開２０００−１８１９２３公報「情報検索装置及びその方法、コンピュータ可読メモリ」では、検索条件になっている単語自体に重要度を設定し、その重要度に応じて検索結果の文書に対する重要度を決定する。また、特許第３１０８０１５号公報「ハイパーテキスト検索装置」では、ある文書がほかの文書中のハイパーテキストにより参照される頻度に応じて、その文書の重要度を変化させる。この技術はハイパーテキストで構成される文書群にのみ適用可能である。
翻って登録機能を考えると、たとえば管理職や秘書により登録される文書データは優先度の高いものが多く、作成する文書がよく参照される利用者が作成する文書は有用性が高いものが多いなど、利用者の立場や技量によって作成される文書データの有用性や優先度が決まることが多い。したがって、作成した利用者によって重要度を増減することは利用者が望む文書を上位に提示する可能性を高めるといえる。
さらに、文書データを登録する利用者を識別する情報は、文書管理システムの利用を開始するときにアクセス権管理のために使用されることが多く、利用者が特に意識することなく文書データに付与することができるという利点もある。
【特許文献１】特開２０００−１８１９２３公報
【特許文献２】特許第３１０８０１５号公報
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
従来技術においては、文書を作成した利用者に応じた重要度の違いについて何ら言及されていない。
本発明では、形式が統一されない電子文書が蓄積される文書管理システムにおいて、文書データを登録した利用者ごとに重要度の計算方法を変えることで、検索語の文書中における出現頻度による重要度の決定に比べて、検索機能で利用者の望む文書を提示する可能性を上げることを目的とする。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、請求項１記載の発明は、利用者の個々に識別子を割り当て、利用者ごとにその利用者が作成した文書の重要度に影響を与える重要度パラメーターを管理する利用者重要度パラメーター管理手段と、登録機能を利用する利用者により電子化された文書を入力する機構を備え、利用者が入力した文書データにその利用者の識別子を付加する文書データ入力手段と、文書データ入力手段から渡された文書データおよび利用者の識別子を格納する文書データ格納手段と、検索機能を利用する利用者により目的とする文書を得るための検索条件を入力する機構を備え、入力された検索条件に合致する文書データの集合を登録した利用者の識別子とともに文書データ格納手段から目的とする文書を選び出す文書データ検索手段と、文書データごとに、検索条件、文書データ、および利用者重要度パラメーター管理手段から得られるその文書データを登録した利用者に対応する重要度パラメーター、から重要度を計算する文書データ重要度計算手段と、文書データ検索手段から得られた文書データを文書データ重要度計算手段により得られた重要度により並べ替えて利用者に提示し、その一覧から利用者により選ばれた文書データの詳細を表示する文書データ参照手段とを備え、文書データを登録した利用者に応じて重要度の計算方法を変える機能を有する文書管理システムを最も主要な特徴とする。
請求項２記載の発明は、請求項１において、利用者重要度パラメーター管理手段は、文書データ入力手段で文書データが入力されるごとに、その文書データに付随する利用者に対応する重要度パラメーターを変化させる文書管理システムを主要な特徴とする。
請求項３記載の発明は、請求項１において、利用者重要度パラメーター管理手段は、文書データ表示手段で文書データが選ばれるごとに、その文書データに付随する利用者に対応する重要度パラメーターを変化させる文書管理システムを主要な特徴とする。
【０００６】
請求項４記載の発明は、請求項２において、重要度パラメーターに単位時間当たりの登録件数を用いる文書管理システムを主要な特徴とする。
請求項５記載の発明は、請求項３において、重要度パラメーターに利用者ごとの、その利用者が作成した全文書に対する延べ参照回数を用いる文書管理システムを主要な特徴とする。
請求項６記載の発明は、請求項１において、利用者重要度パラメーター管理手段がリレーショナルデータベースで構成される文書管理システムを主要な特徴とする。
請求項７記載の発明は、請求項１において、文書データ格納手段がリレーショナルデータベースで構成される文書管理システムを主要な特徴とする。
請求項８記載の発明は、請求項１において、文書データ検索手段が転置インデックスを用いて構成される文書管理システムを主要な特徴とする。
請求項９記載の発明は、請求項１乃至請求項８に記載の文書管理システムを動作させるコンピュータ読み取り可能なプログラムを記録した記録媒体を最も主要な特徴とする。
【０００７】
【発明の実施の形態】
以下、図面により本発明の実施の形態を詳細に説明する。図１は本発明の第１の実施の形態に係る文書管理システムの構成図である。ユーザーの入力はクライアント１と呼ばれるＰＣ（パーソナルコンピュータ）上で行われ、その情報はＬＡＮを通して文書管理システムが動作するサーバー２に渡される。
クライアント１からサーバー２に送られる情報には、文書データ入力手段１１に渡される文書データおよびクライアント１を使用している利用者に対応する識別子、文書データ検索手段１３に渡される検索条件、文書データ参照手段１６に渡される表示対象の文書データを一覧から選ぶための情報（たとえば一覧中の何件目であるか）がある。
以下、サーバー２の各機能手段について説明する。まず、文書データ入力手段１１について説明する。図２は文書データ入力手段の動作フローチャートである。登録機能を利用する利用者は、文書データを登録する前に利用者に割り当てられている識別子をクライアント１に対して入力する。この入力は既知の認証処理に利用する目的で入力するものを流用してもよい。その後、電子化された文書データを入力し、文書データ入力手段１１に登録を指示する。すると文書データ入力手段１１は利用者の識別子と文書データをそれぞれ受け取り（Ｓ１、Ｓ２）、それらをひと組にして文書データ格納手段１２に渡す（Ｓ３）。
文書データ格納手段１２について説明する。文書データ格納手段１２は、文書データのほかに少なくとも登録した利用者の識別子を含む文書の属性情報を１つの単位（以下、文書情報）として管理する。図３は文書データ格納手段が保持する文書情報の例を表す図である。この例では文書情報は、文書ごとに一意に割り当てられた番号（文書番号）、文書データに利用者が指定した文書名、文書データのありかを示す文書パス、登録時に文書データとともに渡された利用者の識別子を属性値に持つリレーショナルデータベース上の表で保持される。
【０００８】
文書データ検索手段１３について説明する。文書データ検索手段１３は、利用者が入力する検索条件をクライアント１から受け取り、文書データ格納手段１２に保持されている文書データからその条件に合致するものを選び出す。これは既知のデータ検索方法によって実現可能である。文書データ検索手段１３に、転置インデックスなどの重要度を計算する機能を備えると後述の文書データ重要度計算手段１５で行う処理の一部を省略することができる。
利用者重要度パラメーター管理手段１４について説明する。利用者重要度パラメーター管理手段１４は、少なくとも利用者の識別子と利用者ごとの重要度パラメーターを含む利用者の属性情報を１つの単位（以下、利用者情報）として管理する。図４は利用者重要度パラメーター管理手段が保持する利用者情報の第１の例を表す図である。この例では利用者情報は、識別子、利用者の氏名、秘書や管理職などの違いを示す種別、利用者ごとにあらかじめ設定される数値（ポイント）を属性値に持つリレーショナルデータベース上の表で保持される。たとえばこれらの属性値のうち種別およびポイントを重要度パラメーターとして使用することができる。
文書データ重要度計算手段１５について説明する。文書データ重要度計算手段１５は、文書データごとに、検索条件、文書データ、文書データを登録した利用者に対応する重要度パラメーターを用いて重要度を計算する。たとえば検索条件に使用されている単語の文書中における出現頻度と全文書のうち、その単語が現れる文書の割合から計算される従来の重要度をＳとし、利用者の種別によって定まる固定のポイントと利用者ごとに設定されているポイントの合計をＰとしたとき、以下のようにして決定される数値を新たに重要度として用いることができる。
重要度＝Ｓ×Ｐ／（１＋Ｐ）
【０００９】
文書データ参照手段１６について説明する。文書データ参照手段１６は、文書データ検索手段１３により選び出され、文書データ重要度計算手段１５によりそれぞれに対して重要度が付与された文書データ一覧を取得し、これを重要度の値が大きい順にクライアント１に渡す。クライアント１ではたとえば画面上に１文書が１行になるように文書名を並べて画面上に表示する。利用者はクライアント１に対して一覧から文書を１つ選び、表示を指示する。クライアント１は利用者によって指定された文書を表す文書番号を文書データ参照手段１６に渡す。文書データ参照手段１６は文書番号を用いて文書データ格納手段１２から対応する文書データのすべてを取得し、クライアント１に渡し、クライアント１は利用者に文書データの詳細を提示する。
【００１０】
図５は本発明の第２の実施の形態に係る文書管理システムの構成図である。図１に示す第１の実施の形態との違いは、文書データ入力手段１１から利用者重要度パラメーター管理手段１４に向かうデータの流れがある点である。文書データ入力手段１１は、第１の実施の形態で述べた機能に加えて、重要度パラメーターに影響する情報を利用者重要度パラメーター管理手段１４に渡す機能を有する。たとえば登録した利用者の識別子と文書データが入力された時刻を渡すことが考えられる。
図６は利用者重要度パラメーター管理手段が保持する利用者情報の第２の例を表す図である。この例では利用者が登録した文書の総数、平均登録間隔（単位は日）、最終登録時刻が重要度パラメーターとなる属性値である。利用者重要度パラメーター管理手段１４は、文書データ入力手段１１から渡される利用者の識別子から得られる利用者情報と文書データが入力された時刻から新しい利用者情報を計算し、更新する。更新前の登録文書数をＮ、平均登録間隔をＶ、最終登録時刻をＴとし、文書データ入力手段から渡された時刻をＴｎｅｗとすると、更新後の属性値は以下のように決められる。
登録文書数＝  Ｎ＋１
平均登録間隔＝  （Ｎ×Ｖ＋（Ｔｎｅｗ−Ｔ））／（Ｎ＋１）
最終登録時刻＝  Ｔｎｅｗ
第２の実施の形態における文書データ重要度計算手段１５では重要度はたとえば以下のように計算される。
単位時間あたりの登録件数（Ｕ）＝１／Ｖ
重要度＝  Ｓ×Ｕ／（１＋Ｕ）
【００１１】
図７は本発明の第３の実施の形態に係る文書管理システムの構成図である。図１に示す第１の実施の形態との違いは、文書データ参照手段１６から利用者重要度パラメーター管理手段１４に向かうデータの流れがある点である。文書データ参照手段１６は、第１の実施の形態で述べた機能に加えて、重要度パラメーターに影響する情報を利用者重要度パラメーター管理手段１４に渡す機能を有する。たとえば、クライアント１から文書データの詳細の参照が要求されるごとに参照された文書データを登録した利用者の識別子を渡すことが考えられる。
図８は利用者重要度パラメーター管理手段が保持する利用者情報の第３の例を表す図である。この例では作成した文書の被参照回数の合計が重要度パラメーターとなる属性値である。利用者重要度パラメーター管理手段１４は、文書データ参照手段１６から参照された文書を作成した利用者の識別子が渡されるごとに、その識別子に対応する利用者情報の被参照回数を１ずつ増加させる。
第３の実施の形態における文書データ重要度計算手段１５では重要度はたとえば以下のように計算される。ここで被参照回数をＲとする。
重要度＝  Ｓ×Ｒ／（１＋Ｒ）
【００１２】
【発明の効果】
以上説明したように、請求項１に記載の文書管理システムでは、登録機能の利用者の立場や技量などにより作成される文書データの有用性や優先度が異なる場合に、検索機能の利用者が作成者を特に意識した検索をしなくても利用者の違いによる有用性や優先度を加味した結果を得ることができ、目的とする文書を提示される可能性が高くなる。
請求項２に記載の文書管理システムでは、文書データを登録することを条件に、利用者による有用性や優先度の違いを自動的に修正することにより、利用者の登録状況の変化に応じて重要度を適切に変化させることができる。
請求項３に記載の文書管理システムでは、文書データが参照されることを条件に、利用者による有用性や優先度の違いを自動的に修正することにより、作成された文書の実際の有用度を重要度に反映させることができる。
請求項４に記載の文書管理システムでは、単位時間当たりの登録件数が多いことをもってその利用者により作成された文書の優先度が高くなったとみなせる場合に、自動的に利用者の重要度パラメーターを修正することができる。
請求項５に記載の文書管理システムでは、ある利用者により作成された文書が数多く参照されることをもってその利用者により作成された文書の有用性が高いとみなせる場合に、自動的に利用者の重要度パラメーターを修正することができる。
請求項６〜８に記載の文書管理システムでは、上記と同様の効果が得られる。請求項９に記載の記録媒体を用いると、本発明の文書管理システムを容易に動作させることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の第１の実施の形態に係る文書管理システムの構成図である。
【図２】文書データ入力手段の動作フローチャートである。
【図３】文書データ格納手段が保持する文書情報の例を表す図である。
【図４】利用者重要度パラメーター管理手段が保持する利用者情報の第１の例を表す図である。
【図５】本発明の第２の実施の形態に係る文書管理システムの構成図である。
【図６】利用者重要度パラメーター管理手段が保持する利用者情報の第２の例を表す図である。
【図７】本発明の第３の実施の形態に係る文書管理システムの構成図である。
【図８】利用者重要度パラメーター管理手段が保持する利用者情報の第３の例を表す図である。
【符号の説明】
１  クライアント
２  サーバー
１１  文書データ入力手段
１２  文書データ格納手段
１３  文書データ検索手段
１４  利用者重要度パラメーター管理手段
１５  文書データ重要度計算手段
１６  文書データ参照手段
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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