(57)【要約】【課題】ツリー構造の中の適切なフォルダに文書を自動的に保存することを可能にするとともに、複数のフォルダに対応する内容を有する文書を、対応するフォルダにそれぞれ保存したのと同じ状態に管理して、該文書の編集に伴うフォルダ間の同一性を維持する。【解決手段】階層状の複数のフォルダに格納されている複数の文書の各々に対して特徴抽出処理を行い（３０４）、得られた各特徴情報をフォルダごとに合成して、各フォルダの特徴情報を作成する（３０３）。１つの文書に対して特徴抽出処理を行い（３０４）、得られた特徴情報と、前記作成された各フォルダの特徴情報との各類似度を算出し、算出された各類似度のうち所定の閾値以上である類似度を選択し、該選択された類似度に対応するフォルダに対して前記１つの文書のリンクを設定する（３０３）。【選択図】      図３
2004220347.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
処理対象の文書に特徴抽出処理を行って該文書の特徴を抽出する文書特徴抽出手段と、
分類されて複数のフォルダに格納されている複数の文書の各々に対して前記文書特徴抽出手段によって特徴抽出処理が行われた結果得られた各特徴情報を、フォルダごとに合成して、各フォルダの特徴情報を作成するフォルダ特徴作成手段と、
１つの文書に対して前記文書特徴抽出手段によって特徴抽出処理が行われた結果得られた特徴情報と、前記フォルダ特徴作成手段によって作成された各フォルダの特徴情報との各類似度を算出する算出手段と、
前記算出手段によって算出された各類似度のうち所定の閾値以上である類似度を選択し、該選択された類似度に対応するフォルダに対して前記１つの文書のリンクを設定するリンク設定手段と
を有することを特徴とする文書分類管理装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書分類管理装置に関し、特に、文書を複数のフォルダに分類して保持する文書サーバに含まれ、単一の文書へのリンクを複数のフォルダに自動的に設定することを可能にした文書分類管理装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
電子計算機の進歩と普及により、大量の文書情報が電子計算機上で処理されるようになってきた。電子化された文書情報は紙文書に比較して保存性、検索性などが優れているが、その反面、複製や引用が容易であり、また誰でもが容易に作成することが可能であるため、多量の文書情報が存在することになり、これを効率的に分類・整理することが求められている。
【０００３】
こうした要請に応える解決策の一つとして、階層状のツリー構造に配置された複数のフォルダに文書を保存する方式がある（例えば特許文献１、２参照）。この方式は、フォルダのツリー構造が使用者の使用目的に合致している場合には非常に直感的で分かりやすく、したがって文書の保存先フォルダの決定が容易であり、また保存された文書も探し出し易いという利点を有している。
【０００４】
【特許文献１】
特開２０００−１４０２２０号公報
【特許文献２】
特開２０００−０１０９９６号公報
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記従来の保存方式において、複合的な内容を有する文書を階層状のツリー構造のフォルダに保存しようとしたとき、該文書が複数のフォルダ（例えば第１及び第２のフォルダ）に対応するということがあり得る。こうした場合に、第１のフォルダに保存したのでは、後刻の第２のフォルダから該文書を取り出すことができないという問題がある。なお、こうした場合に、対応する複数のフォルダに同一の文書を保存することも考えられるが、この場合、該文書を編集したときの同一性の維持が困難であるという問題がある。
【０００６】
また、多数の新たな文書の作成や新しい分野に属する文書の作成に伴い、過去に作成されたフォルダのツリー構造では対応しきれず、フォルダのツリー構造を変更したいという要請が発生するのは必然である。しかし、上記従来の保存方式においては、一旦作成された階層状のフォルダのツリー構造を、使用者のニーズの変遷に合わせて動的に変更していくことは、旧ツリー構造で既に分類されて保存されている文書を新たなツリー構造に合わせて人手によって分類する作業が必要となるので、事実上、不可能に近いという問題もある。
【０００７】
本発明はこのような問題点に鑑みてなされたものであって、階層状のツリー構造の中の適切なフォルダに文書を自動的に保存することを可能にするとともに、複数のフォルダに対応する内容を有する文書を、対応する複数のフォルダにそれぞれ保存したのと同じ状態に管理して、該文書の編集に伴うフォルダ間の同一性を維持し、また対応するフォルダのいずれからも検索することを可能にした文書分類保管装置を提供することを目的とする。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、本発明によれば、処理対象の文書に特徴抽出処理を行って該文書の特徴を抽出する文書特徴抽出手段と、分類されて複数のフォルダに格納されている複数の文書の各々に対して前記文書特徴抽出手段によって特徴抽出処理が行われた結果得られた各特徴情報を、フォルダごとに合成して、各フォルダの特徴情報を作成するフォルダ特徴作成手段と、１つの文書に対して前記文書特徴抽出手段によって特徴抽出処理が行われた結果得られた特徴情報と、前記フォルダ特徴作成手段によって作成された各フォルダの特徴情報との各類似度を算出する算出手段と、前記算出手段によって算出された各類似度のうち所定の閾値以上である類似度を選択し、該選択された類似度に対応するフォルダに対して前記１つの文書のリンクを設定するリンク設定手段とを有することを特徴とする文書分類管理装置が提供される。
【０００９】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態を、図面を参照して説明する。
【００１０】
［第１の実施の形態］
図１は、本発明に係る文書分類保管装置を含むネットワークシステムの第１の実施の形態の基本構成を示すブロック図である。
【００１１】
同図において、１０１ａ，１０１ｂは情報クライアントである。情報クライアント１０１ａ，１０１ｂは、使用者が文書を作成、編集、閲覧するために使用するコンピュータである。なおここでは、２つの情報クライアントを図示するが、情報クライアントは１つでも、３つ以上であってもよく、以下の説明では、総称して「情報クライアント１０１」ということにする。
【００１２】
１０２は文書サーバであり、情報クライアント１０１が作成し、ネットワーク１０３を介して送信された文書データを、指定された名称や属性と共に格納するコンピュータである。また文書サーバ１０２、情報クライアント１０１からの要求に応じて、格納している文書を取り出し、ネットワーク１０３を介して情報クライアント１０１に送信する。文書サーバ１０２は、本発明に係る文書分類保管装置を含むが、この文書分類保管装置については、図３〜図６を参照して後述する。文書サーバ１０２はこれ以外にも、検索手段、印刷手段、使用者を識別する認証手段、他の文書サーバとの連携手段、文書の形式を変換する変換手段などを有する場合が考えられるが、本実施の形態では説明を割愛する。
【００１３】
図２は、情報クライアント１０１の基本構成を示すブロック図である。
【００１４】
２０１は対話部であり、使用者からの文書の編集操作等を受け付けるものである。対話部２０１は、コンピュータのキーボード、マウス、タッチパネル、ジョイスティック、ペン、タブレット等といった各種入力装置と、ビットマップディスプレイなどの表示装置と、コンピュータ上の基本操作システム（オペレーティングシステム）とによって構成される機能であり、各種入力装置を経由して使用者の指示を受け付け、表示装置を経由して情報を使用者に提示する。
【００１５】
２０２は制御部であり、文書の生成、保存、取得を実行する文書処理プログラムで構成される。例えばワードプロセッサソフトウエアと、文書サーバ１０２へのアクセスを実施するクライアントソフトとの組み合わせの形態もあれば、単独のワードプロセッサソフトウエアが文書サーバ１０２へのアクセスも合わせて実施するという形態もあり得る。
【００１６】
２０３は通信部であり、制御部２０２からの指示に基づき、文書サーバ１０２を含むネットワーク１０３上で接続可能な各種のコンピュータに対して通信を実施する。
【００１７】
図３は、本発明に係る文書分類保管装置を含む文書サーバ１０２の機能構成を示すブロック図である。
【００１８】
３０１は文書情報保持部である。文書の実体である内容情報や該文書の属性情報を保持するためのものであり、情報クライアント１０１の制御部２０２より通信部２０３を経由して送信されてきた文書を保存する。あるいは逆に情報クライアント１０１の制御部２０２より通信部２０３を経由して送信されてきた文書取得要求に応答して、要求のあった文書を情報クライアント１０１に送信する。
【００１９】
３０２はディレクトリ情報保持部であり、文書情報保持部３０１に格納されている文書を参照するための参照情報を提供する部分である。すなわち、情報クライアント１０１において使用者が作成した文書の内容情報や属性情報は、文書情報保持部３０１に収容されるが、それらの文書情報保持部３０１に格納されている文書は、階層状のツリー構造に配置したフォルダのいずれかに分類されて格納される（実際に文書の実体がメモリに収容されるのではない）。こうした文書のフォルダへの格納情報や、フォルダのツリー構造がディレクトリ情報保持部３０２に収容される。
【００２０】
また、ディレクトリ情報保持部３０２が保存する参照情報は、文書情報保持部３０１において保持されている単一の文書を、複数のフォルダに対応付けることが可能である。すなわち、使用者から文書がある１つのフォルダに保存されたとき、該文書が対応する他のフォルダにも該文書からのリンクを作成することが可能となっている。なお、リンクは文書だけではなくフォルダからフォルダに対して作成するようにしてもよい。
【００２１】
ディレクトリ情報保持部３０２が保持する参照情報（フォルダのツリー構造情報、各フォルダのリンクを含めた格納文書情報）を情報クライアント１０１の制御部２０２へ提供することで、使用者は情報クライアント１０１における制御部２０２から、所望の文書を容易に読み出すことができる。
【００２２】
３０４は特徴情報抽出処理部であり、指定された文書の内容情報を解析し、当該文書の特徴情報を作成する処理を実行する。具体的には、文書を構成する単語を抽出して特徴情報とする。
【００２３】
３０３は分類処理部であり、ディレクトリ情報保持部３０２が保持する参照情報と、文書情報保持部３０１が保持する文書の内容情報及び属性情報とを用いてて、文書への適切なリンクをフォルダに自動的に設定して参照情報を更新し、ディレクトリ情報保持部３０２に格納するようにする。すなわち、特徴情報抽出処理部３０４を用いることで各文書の特徴情報を抽出し、これらの特徴情報を基にフォルダの特徴情報を合成する。一方、新しい文書に対して特徴情報抽出処理部３０４によって特徴情報の抽出処理を行わせ、得られた特徴情報を各フォルダの特徴情報と比較して、類似性の高いフォルダを検出する。そして、これらの検出されたフォルダに上記新しい文書のリンクを設定する。
【００２４】
図４は、本発明に係る文書分類保管装置で実行される文書分類保管処理の手順を示すフローチャートである。
【００２５】
ステップＳ４０１では、文書サーバ１０２の文書情報保持部３０１に保持されている各文書の特徴を抽出し、それらをフォルダごとに合成していくことで、フォルダの特徴情報を作成する。本フォルダ特徴作成処理は、ステップＳ４０２の文書リンク作成処理に必要な情報を作成するための処理であり、必ず先行して行われなければならない。
【００２６】
ステップＳ４０２では、文書サーバ１０２の文書情報保持部３０１に新しく保持された１つの文書に対して特徴情報の抽出処理を実施し、得られた特徴情報を、ステップＳ４０１において作成された各フォルダの特徴情報と比較して、類似性の高いフォルダを検出し、当該文書へのリンクを該検出されたフォルダに設定して、新しい参照情報としてディレクトリ情報保持部３０２に保持する。
【００２７】
図５は、図４のステップＳ４０１のフォルダ特徴作成処理の詳しい手順を示すフローチャートである。
【００２８】
ステップＳ５０１では、文書サーバ１０２の文書情報保持部３０１に分類されて保存されている各文書に対して、分類処理部３０３が特徴情報抽出処理部３０４に指示を出すことによって特徴情報の抽出処理が行われる。
【００２９】
ステップＳ５０２では、ステップＳ５０１で抽出され各文書の特徴情報を基にして、フォルダごとに、フォルダに収容されている各文書の特徴情報を合成し、得られた特徴情報を該フォルダの特徴情報とする。上記特徴情報の合成は、各文書の特徴情報を積算することによって行う。
【００３０】
ステップＳ５０３では、処理対象のフォルダに未処理の文書が存在していないことを確認する。すなわち、文書サーバ１０２におけるディレクトリ情報保持部３０２より取得できる、処理対象フォルダに格納された全ての文書に対して特徴抽出処理が終了したか否かを判別し、まだ当該フォルダに未処理の文書が存在した場合は、ステップＳ５０１に戻って処理を繰り返す。当該フォルダにある全ての文書に対して処理が終了している場合は、ステップＳ５０４に進む。
【００３１】
ステップＳ５０４は、フォルダの特徴情報を決定する処理が、文書サーバ１０２におけるディレクトリ情報保持部３０２より取得できる全てのフォルダに対して実施されたことを確認する。まだ未処理のフォルダが存在すれば、ステップＳ５０１に戻る。
【００３２】
このようにしてフォルダ特徴作成処理が実施され、最終的に、文書サーバ１０２におけるディレクトリ情報保持部３０２より取得できる全てのフォルダに対して、それらの特徴情報の生成が完了する。
【００３３】
図６は、図４のステップＳ４０２の文書リンク生成処理の詳しい手順を示すフローチャートである。
【００３４】
ステップＳ６０１では、文書サーバ１０２の文書情報保持部３０１に新しく保持された１つの文書に対して、特徴情報抽出処理部３０４が特徴情報の抽出処理を実施して、特徴情報を抽出する。なお、このステップＳ６０１での特徴情報の抽出処理は、文書サーバ１０２の文書情報保持部３０１に保持されている各文書に対して行われるケースもあり得る。
【００３５】
ステップＳ６０２では、分類処理部３０３が、ステップＳ６０１で抽出された特徴情報を、図５におけるフォルダ特徴作成処理において作成された各フォルダの特徴情報と比較し、処理対象の文書の特徴情報と類似した特徴情報をもつフォルダが存在するか否かを判定する。類似の判定は、処理対象の文書の特徴情報と各フォルダの特徴情報との類似度を算出し、得られた類似度が所定の閾値に達しているか否かを判定し、所定の閾値に達しているフォルダが存在する場合には（複数のフォルダが存在し得る）、ステップＳ６０３に進み、一方、所定の閾値に達しているフォルダが存在しない場合には、ステップＳ６０４に進む。なお、上記の所定の閾値は、予め設定された一定値であっても、また算出される各類似度の平均値に応じて決まる値であってもよい。
【００３６】
ステップＳ６０３では、分類処理部３０３が、処理対象の文書へのリンクを、ステップＳ６０２で類似度が所定の閾値に達していると判定されたフォルダに生成する。このようにして更新された参照情報を、ディレクトリ情報保持部３０２に保存する。
【００３７】
ステップＳ６０４では、処理対象となる全ての文書に対して、ステップＳ６０１〜Ｓ６０３の処理が実施されたか否かを判定する。全ての文書に対して処理が完了していれば、本文書リンク生成処理を終了し、まだ完了していない文書が存在する場合にはステップＳ６０１へ戻る。
【００３８】
このようにして文書リンク生成処理が実行され、最終的に、文書サーバ１０２における文書情報保持部３０１に新たに保持された文書は勿論、文書情報保持部３０１に保持されたすべての文書において、所定の閾値以上の類似度がある複数のフォルダに対してリンクが設定される。
【００３９】
なお、図６に示す文書リンク生成処理（図４のステップＳ４０２）は、１つの文書が新たに外部から入力されたとき実行されてもよいし、また、所定の時間間隔ごと、文書情報保持部３０１から各文書が順に取り出され、該各文書に対して実行されるようにしてもよい。
【００４０】
［その他の実施の形態］
上記実施の形態における図４においては、ステップＳ４０１のフォルダ特徴作成処理とステップＳ４０２の文書リンク生成処理とが直列に１対１の対応で実行されるが、これに代わって、ステップＳ４０１のフォルダ特徴作成処理の１回の実行に対して、ステップＳ４０２の文書リンク生成処理を複数回繰り返して実行するようにしてもよい。例えば、１日に１回、決められた時刻にステップＳ４０１のフォルダ特徴作成処理が実行され、その日のうちに、文書が新たに文書情報保持部３０１に保存される都度、ステップＳ４０２の文書リンク生成処理が実行されるようにしてもよい。
【００４１】
また上記実施の形態において、図６のステップＳ６０２では、所定の閾値以上の類似度をもつフォルダが無制限な数だけ検出され得るが、これに代わって、所定の閾値以上の類似度をもつフォルダを、類似度の高い順に所定数だけ検出するようにしてもよい。
【００４２】
また上記実施の形態において、図５のステップＳ５０１からステップＳ５０３までの処理で、フォルダの特徴情報を合成する際に、フォルダに存在する全ての文書の特徴情報を合成することで、当該フォルダの特徴情報としているが、これに代わって、所定のデータサイズを上回る文書や所定の期間内に更新された文書などといった条件を満たす文書のみの特徴情報をもって、フォルダの特徴情報を合成するようにしてもよい。すなわち、フォルダに多数の文書が存在する場合においては、上記のような条件によってフォルダの特徴情報抽出のために使用する文書の数を制限するようにする。
【００４３】
また上記実施の形態において、図５のステップＳ５０１からステップＳ５０３までの処理で、フォルダの特徴情報を生成する際に、フォルダに存在する文書の特徴情報を合成することで、当該フォルダの特徴情報としているが、当該フォルダに下位階層のフォルダが含まれている場合、その下位階層のフォルダに含まれている文書の特徴情報も、上位階層のフォルダの特徴情報の合成に使用するようにしてもよい。なお、この場合に、何層までの下位階層のフォルダに対して上記の処理を実施するかをあらかじめ設定しておくようにしてもよい。
【００４４】
また、本発明は複数の機器（例えばホストコンピュータ、インタフェース機器など）から構成されるシステムに適用しても、一つの装置に適用してもよい。すなわち、本発明に係る文書分類保管装置を情報サーバ１０２内に設ける他、情報クライアント１０１内に設けても、また情報サーバ１０２、情報クライアント１０１以外の装置に設けるようにしてもよい。
【００４５】
また、本発明の目的は、前述した実施の形態の機能を実現するソフトウエアのプログラムコードを記録した媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読みだし実行することによっても達成される。この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施の形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することとなる。
【００４６】
プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えばフロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭなどを用いることができる。また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施の形態の機能が実現されるだけではなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティング装置）などが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって実施の形態の機能が実現される場合も含まれる。
【００４７】
さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれたあと、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施の形態の機能が実現される場合も含まれる。
【００４８】
本発明を上記記憶媒体に適用する場合には、その記憶媒体には先に説明したフローチャートに対応する処理を実行するプログラムコードを格納することになる。
【００４９】
以上のように、本発明の各種の実施の形態を示して説明したが、以下に本発明の実施態様の例を列挙する。
【００５０】
〔実施態様１〕  処理対象の文書に特徴抽出処理を行って該文書の特徴を抽出する文書特徴抽出手段と、
分類されて複数のフォルダに格納されている複数の文書の各々に対して前記文書特徴抽出手段によって特徴抽出処理が行われた結果得られた各特徴情報を、フォルダごとに合成して、各フォルダの特徴情報を作成するフォルダ特徴作成手段と、
１つの文書に対して前記文書特徴抽出手段によって特徴抽出処理が行われた結果得られた特徴情報と、前記フォルダ特徴作成手段によって作成された各フォルダの特徴情報との各類似度を算出する算出手段と、
前記算出手段によって算出された各類似度のうち所定の閾値以上である類似度を選択し、該選択された類似度に対応するフォルダに対して前記１つの文書のリンクを設定するリンク設定手段と
を有することを特徴とする文書分類管理装置。
【００５１】
〔実施態様２〕  階層状に分類された複数の文書を、分類に応じた複数のフォルダに格納して保持する文書保持手段と、
前記複数のフォルダの階層分類情報と、該複数のフォルダに格納されている文書情報とからなる参照情報を保持する参照情報保持手段とを更に有し、
前記リンク設定手段は、前記参照情報保持手段に保持される参照情報を更新することを特徴とする実施態様１に記載の文書分類管理装置。
【００５２】
〔実施態様３〕  前記リンク設定手段によって更新された参照情報を、文書作成編集装置に送信する送信手段を更に有することを特徴とする実施態様２に記載の文書分類管理装置。
【００５３】
〔実施態様４〕  前記１つの文書は、前記分類されて複数のフォルダに格納されている複数の文書のうちの１つ、または新たに外部から入力された文書であることを特徴とする実施態様１に記載の文書分類管理装置。
【００５４】
〔実施態様５〕  前記フォルダ特徴作成手段は、分類されて複数のフォルダに格納されている複数の文書の全部または一部に対して前記文書特徴抽出手段によって特徴抽出処理が行われた結果得られた各特徴情報をフォルダごとに合成して、各フォルダの特徴情報を作成することを特徴とする実施態様１に記載の文書分類管理装置。
【００５５】
〔実施態様６〕  前記文書特徴抽出手段は、処理対象の文書に含まれる単語を基に該文書の特徴を抽出することを特徴とする実施態様１に記載の文書分類管理装置。
【００５６】
〔実施態様７〕  前記所定の閾値は、予め設定された一定値、または前記算出手段によって算出された各類似度の平均値に応じて決まる値であることを特徴とする実施態様１に記載の文書分類管理装置。
【００５７】
〔実施態様８〕  前記算出手段及び前記リンク設定手段が、前記１つの文書が新たに外部から入力されたときに実行される、または所定の時間間隔ごと、前記分類された複数のフォルダから各文書が順に取り出され、該各文書に対して、前記１つの文書として前記算出手段及び前記リンク設定手段による処理が実行されることを特徴とする実施態様１に記載の文書分類管理装置。
【００５８】
〔実施態様９〕  処理対象の文書に特徴抽出処理を行って該文書の特徴を抽出する文書特徴抽出ステップと、
分類されて複数のフォルダに格納されている複数の文書の各々に対して前記文書特徴抽出ステップによって特徴抽出処理が行われた結果得られた各特徴情報を、フォルダごとに合成して、各フォルダの特徴情報を作成するフォルダ特徴作成ステップと、
１つの文書に対して前記文書特徴抽出ステップによって特徴抽出処理が行われた結果得られた特徴情報と、前記フォルダ特徴作成ステップによって作成された各フォルダの特徴情報との各類似度を算出する算出ステップと、
前記算出ステップによって算出された各類似度のうち所定の閾値以上である類似度を選択し、該選択された類似度に対応するフォルダに対して前記１つの文書のリンクを設定するリンク設定ステップと
を有することを特徴とする文書分類管理方法。
【００５９】
〔実施態様１０〕  階層状に分類された複数の文書を、分類に応じた複数のフォルダに格納する文書格納ステップと、
前記複数のフォルダの階層分類情報と、該複数のフォルダに格納されている文書情報とからなる参照情報を記憶装置に格納する参照情報格納ステップとを更に有し、
前記リンク設定ステップは、前記参照情報格納ステップによって前記記憶装置に格納された参照情報を更新することを特徴とする実施態様９に記載の文書分類管理方法。
【００６０】
〔実施態様１１〕  前記リンク設定ステップによって更新された参照情報を、文書作成編集装置に送信する送信ステップを更に有することを特徴とする実施態様１０に記載の文書分類管理方法。
【００６１】
〔実施態様１２〕  前記１つの文書は、前記分類されて複数のフォルダに格納されている複数の文書のうちの１つ、または新たに外部から入力された文書であることを特徴とする実施態様９に記載の文書分類管理方法。
【００６２】
〔実施態様１３〕  前記フォルダ特徴作成ステップは、分類されて複数のフォルダに格納されている複数の文書の全部または一部に対して前記文書特徴抽出ステップにおいて特徴抽出処理が行われた結果得られた各特徴情報をフォルダごとに合成して、各フォルダの特徴情報を作成することを特徴とする実施態様９に記載の文書分類管理方法。
【００６３】
〔実施態様１４〕  前記文書特徴抽出ステップは、処理対象の文書に含まれる単語を基に該文書の特徴を抽出することを特徴とする実施態様９に記載の文書分類管理方法。
【００６４】
〔実施態様１５〕  前記所定の閾値は、予め設定された一定値、または前記算出ステップによって算出された各類似度の平均値に応じて決まる値であることを特徴とする実施態様９に記載の文書分類管理方法。
【００６５】
〔実施態様１６〕  前記算出ステップ及び前記リンク設定ステップが、前記１つの文書が新たに外部から入力されたときに実行される、または所定の時間間隔ごと、前記分類された複数のフォルダから各文書が順に取り出され、該各文書に対して、前記１つの文書として前記算出ステップ及び前記リンク設定ステップによる処理が実行されることを特徴とする実施態様９に記載の文書分類管理方法。
【００６６】
〔実施態様１７〕  処理対象の文書に特徴抽出処理を行って該文書の特徴を抽出する文書特徴抽出ステップと、
分類されて複数のフォルダに格納されている複数の文書の各々に対して前記文書特徴抽出ステップによって特徴抽出処理が行われた結果得られた各特徴情報を、フォルダごとに合成して、各フォルダの特徴情報を作成するフォルダ特徴作成ステップと、
１つの文書に対して前記文書特徴抽出ステップによって特徴抽出処理が行われた結果得られた特徴情報と、前記フォルダ特徴作成ステップによって作成された各フォルダの特徴情報との各類似度を算出する算出ステップと、
前記算出ステップによって算出された各類似度のうち所定の閾値以上である類似度を選択し、該選択された類似度に対応するフォルダに対して前記１つの文書のリンクを設定するリンク設定ステップと
を有することを特徴とする、コンピュータに実行させるためのプログラム。
【００６７】
〔実施態様１８〕  階層状に分類された複数の文書を、分類に応じた複数のフォルダに格納する文書格納ステップと、
前記複数のフォルダの階層分類情報と、該複数のフォルダに格納されている文書情報とからなる参照情報を記憶装置に格納する参照情報格納ステップとを更に有し、
前記リンク設定ステップは、前記参照情報格納ステップによって前記記憶装置に格納された参照情報を更新することを特徴とする実施態様１７に記載のプログラム。
【００６８】
〔実施態様１９〕  前記リンク設定ステップによって更新された参照情報を、文書作成編集装置に送信する送信ステップを更に有することを特徴とする実施態様１８に記載のプログラム。
【００６９】
〔実施態様２０〕  前記１つの文書は、前記分類されて複数のフォルダに格納されている複数の文書のうちの１つ、または新たに外部から入力された文書であることを特徴とする実施態様１７に記載のプログラム。
【００７０】
〔実施態様２１〕  前記フォルダ特徴作成ステップは、分類されて複数のフォルダに格納されている複数の文書の全部または一部に対して前記文書特徴抽出ステップにおいて特徴抽出処理が行われた結果得られた各特徴情報をフォルダごとに合成して、各フォルダの特徴情報を作成することを特徴とする実施態様１７に記載のプログラム。
【００７１】
〔実施態様２２〕  前記文書特徴抽出ステップは、処理対象の文書に含まれる単語を基に該文書の特徴を抽出することを特徴とする実施態様１７に記載のプログラム。
【００７２】
〔実施態様２３〕  前記所定の閾値は、予め設定された一定値、または前記算出ステップによって算出された各類似度の平均値に応じて決まる値であることを特徴とする実施態様１７に記載のプログラム。
【００７３】
〔実施態様２４〕  前記算出ステップ及び前記リンク設定ステップが、前記１つの文書が新たに外部から入力されたときに実行される、または所定の時間間隔ごと、前記分類された複数のフォルダから各文書が順に取り出され、該各文書に対して、前記１つの文書として前記算出ステップ及び前記リンク設定ステップによる処理が実行されることを特徴とする実施態様１７に記載のプログラム。
【００７４】
〔実施態様２５〕  処理対象の文書に特徴抽出処理を行って該文書の特徴を抽出する文書特徴抽出ステップと、
分類されて複数のフォルダに格納されている複数の文書の各々に対して前記文書特徴抽出ステップによって特徴抽出処理が行われた結果得られた各特徴情報を、フォルダごとに合成して、各フォルダの特徴情報を作成するフォルダ特徴作成ステップと、
１つの文書に対して前記文書特徴抽出ステップによって特徴抽出処理が行われた結果得られた特徴情報と、前記フォルダ特徴作成ステップによって作成された各フォルダの特徴情報との各類似度を算出する算出ステップと、
前記算出ステップによって算出された各類似度のうち所定の閾値以上である類似度を選択し、該選択された類似度に対応するフォルダに対して前記１つの文書のリンクを設定するリンク設定ステップと
をプログラムとして記憶した、コンピュータにより読み出し可能な記憶媒体。
【００７５】
〔実施態様２６〕  階層状に分類された複数の文書を、分類に応じた複数のフォルダに格納する文書格納ステップと、
前記複数のフォルダの階層分類情報と、該複数のフォルダに格納されている文書情報とからなる参照情報を記憶装置に格納する参照情報格納ステップとを更に有し、
前記リンク設定ステップは、前記参照情報格納ステップによって前記記憶装置に格納された参照情報を更新することを特徴とする実施態様２５に記載の記憶媒体。
【００７６】
〔実施態様２７〕  前記リンク設定ステップによって更新された参照情報を、文書作成編集装置に送信する送信ステップを更に有することを特徴とする実施態様２６に記載の記憶媒体。
【００７７】
〔実施態様２８〕  前記１つの文書は、前記分類されて複数のフォルダに格納されている複数の文書のうちの１つ、または新たに外部から入力された文書であることを特徴とする実施態様２５に記載の記憶媒体。
【００７８】
〔実施態様２９〕  前記フォルダ特徴作成ステップは、分類されて複数のフォルダに格納されている複数の文書の全部または一部に対して前記文書特徴抽出ステップにおいて特徴抽出処理が行われた結果得られた各特徴情報をフォルダごとに合成して、各フォルダの特徴情報を作成することを特徴とする実施態様２５に記載の記憶媒体。
【００７９】
〔実施態様３０〕  前記文書特徴抽出ステップは、処理対象の文書に含まれる単語を基に該文書の特徴を抽出することを特徴とする実施態様２５に記載の記憶媒体。
【００８０】
〔実施態様３１〕  前記所定の閾値は、予め設定された一定値、または前記算出ステップによって算出された各類似度の平均値に応じて決まる値であることを特徴とする実施態様２５に記載の記憶媒体。
【００８１】
〔実施態様３２〕  前記算出ステップ及び前記リンク設定ステップが、前記１つの文書が新たに外部から入力されたときに実行される、または所定の時間間隔ごと、前記分類された複数のフォルダから各文書が順に取り出され、該各文書に対して、前記１つの文書として前記算出ステップ及び前記リンク設定ステップによる処理が実行されることを特徴とする実施態様２５に記載の記憶媒体。
【００８２】
【発明の効果】
以上詳述したように本発明によれば、分類されて複数のフォルダに格納されている複数の文書の各々に対して特徴抽出処理が行われた結果得られた各特徴情報を、フォルダごとに合成して、各フォルダの特徴情報を作成する。一方、１つの文書に対して特徴抽出処理が行われた結果得られた特徴情報と、前記作成された各フォルダの特徴情報との各類似度を算出し、算出された各類似度のうち所定の閾値以上である類似度を選択し、該選択された類似度に対応するフォルダに対して前記１つの文書のリンクを設定する。
【００８３】
これにより、階層状のツリー構造の中の適切なフォルダに文書を自動的に保存することを可能にするとともに、複数のフォルダに対応する内容を有する文書を、対応する複数のフォルダにそれぞれ保存したのと同じ状態に管理して、該文書の編集に伴うフォルダ間の同一性を維持し、また対応するフォルダのいずれからも検索することができるようになる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明に係る文書分類保管装置を含むネットワークシステムの第１の実施の形態の基本構成を示すブロック図である。
【図２】情報クライアントの基本構成を示すブロック図である。
【図３】本発明に係る文書分類保管装置を含む文書サーバの機能構成を示すブロック図である。
【図４】本発明に係る文書分類保管装置で実行される文書分類保管処理の手順を示すフローチャートである。
【図５】図４のステップＳ４０１のフォルダ特徴作成処理の詳しい手順を示すフローチャートである。
【図６】図４のステップＳ４０２の文書リンク生成処理の詳しい手順を示すフローチャートである。
【符号の説明】
１０１ａ，１０１ｂ  情報クライアント
１０２  文書サーバ（文書分類管理装置、送信手段）
１０３  ネットワーク
３０１  文書情報保持部（文書保持手段）
３０２  ディレクトリ情報保持部（参照情報保持手段）
３０３  分類処理部（フォルダ特徴作成手段、算出手段、リンク設定手段）
３０４  特徴情報抽出処理部（文書特徴抽出手段）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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