(57)【要約】【課題】添付ファイル付き電子情報を送受信する場合のシステム全体における添付ファイルによるデータ占有量を低減することが可能な添付ファイル管理システム等を提供すること。【解決手段】ＰＣ２０間の電子メールの送受信を仲介する通信部１９０と、保管データ１２４等を記憶する記憶部１２０と、ＰＣ２０によって送信された電子メールにファイルが含まれているかどうかを判定し、ファイルが含まれている場合、記憶部１２０に当該ファイルが存在するかどうかを判定し、当該ファイルが存在しない場合には当該ファイルを記憶部１２０に記憶するとともに保管データ１２４を更新するファイル管理部１１０と、ＰＣ２０によって送信された電子情報にファイルが含まれている場合、保管データ１２４に基づき、アクセス用情報を生成するサーバー側の情報生成部１３０とを設け、通信部１９０は、アクセス用情報を送信先のＰＣ２０へ向け送信する。【選択図】        図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の端末装置によって送受信される電子情報に添付される添付ファイルを管理する添付ファイル管理システムにおいて、
前記電子情報の送受信を仲介する仲介手段と、
複数のファイルと、当該ファイルの識別情報および記憶位置情報を示すサーバー側保管情報とを所定の記憶領域に記憶するサーバー側記憶手段と、
端末装置によって送信された電子情報にファイルが含まれているかどうかを判定し、ファイルが含まれている場合、前記サーバー側保管情報に基づき、前記記憶領域に当該ファイルが存在するかどうかを判定し、当該ファイルが存在しない場合には当該ファイルを前記記憶領域に記憶するとともに前記サーバー側保管情報を更新するファイル管理手段と、
前記端末装置によって送信された電子情報にファイルが含まれている場合、前記サーバー側保管情報に基づき、前記記憶領域に記憶された当該ファイルの記憶位置情報および当該ファイルの識別情報を含み、当該ファイルにアクセスするためのアクセス用情報を生成するサーバー側情報生成手段と、を含み、
前記仲介手段は、前記アクセス用情報を前記端末装置および他の少なくとも１台の端末装置の少なくとも一方へ向け送信することを特徴とする添付ファイル管理システム。
【請求項２】
複数の端末装置によって送受信される電子情報に添付される添付ファイルに関連した情報を管理する添付ファイル管理システムにおいて、
前記電子情報の送受信を仲介する仲介手段と、
端末装置によって送信された電子情報にファイルの記憶位置情報を含むファイル関連情報が含まれているかどうかを判定し、ファイル関連情報が含まれている場合、当該ファイル関連情報に基づき、所定の記憶領域に記憶されたサーバー側保管情報を更新するファイル管理手段と、
前記端末装置によって送信された電子情報に前記ファイル関連情報が含まれている場合、前記サーバー側保管情報に基づき、前記記憶領域に記憶された当該ファイルの記憶位置情報および当該ファイルの識別情報を含み、当該ファイルにアクセスするためのアクセス用情報を生成するサーバー側情報生成手段と、を含み、
前記仲介手段は、前記アクセス用情報を前記端末装置および他の少なくとも１台の端末装置の少なくとも一方へ向け送信することを特徴とする添付ファイル管理システム。
【請求項３】
請求項１、２のいずれかにおいて、
前記電子情報は、電子メールであって、
前記仲介手段は、前記アクセス用情報を当該電子メールの送信先の端末装置へ向け送信することを特徴とする添付ファイル管理システム。
【請求項４】
請求項１〜３のいずれかにおいて、
前記サーバー側保管情報は、ファイルの最終更新日時情報を含み、
前記ファイル管理手段は、一定期間ごとまたはユーザーの要求に応じて前記ファイル識別情報と、前記最終更新日時情報と、前記サーバー側保管情報とに基づき、ファイルの重複があるかどうかを判定し、ファイルの重複がある場合には、最終更新日時が最も新しいファイル以外の重複ファイルを削除することを特徴とする添付ファイル管理システム。
【請求項５】
請求項４において、
前記サーバー側情報生成手段は、ファイルの重複がある場合、ユーザーに対してファイルの整理を促すファイル整理用電子メールを生成し、
前記仲介手段は、前記ファイル整理用電子メールを送信元の端末装置へ向け送信することを特徴とする添付ファイル管理システム。
【請求項６】
請求項４、５のいずれかにおいて、
前記端末装置は、
ファイルの識別情報および記憶位置情報を含む電子情報を生成する端末側情報生成手段と、
電子情報を送受信する通信手段と、
複数の当該ファイルの識別情報および記憶位置情報を示す端末側保管情報を所定の記憶領域に記憶する端末側記憶手段と、
前記ファイルおよび前記端末側保管情報を更新する更新手段と、を含み、
前記サーバー側情報生成手段は、ファイルの重複がある場合、最終更新日時が最も新しいファイル以外の重複ファイルを削除するように、ファイル削除用情報を生成し、
前記仲介手段は、前記ファイル削除用情報を前記電子情報の送信元の端末装置へ向け送信し、
前記更新手段は、前記ファイル削除用電子情報に基づき、最終更新日時が最も新しいファイル以外の重複ファイルを削除し、前記端末側保管情報を更新することを特徴とする添付ファイル管理システム。
【請求項７】
請求項３〜６のいずれかにおいて、
前記ファイル管理手段は、前記端末装置ごとの前記記憶位置情報で示される記憶領域およびファイルの少なくとも一方へのアクセス権を管理し、前記端末装置によって送信された電子メールに基づき、送信先の端末装置がアクセス権を有しているかどうかを判定し、
前記仲介手段は、送信先の端末装置がアクセス権を有していない場合、前記アクセス用情報に代えて前記端末装置によって送信された電子メールを送信先の端末装置へ向け送信することを特徴とする添付ファイル管理システム。
【請求項８】
複数の端末装置によって送受信される電子情報に添付される添付ファイルを管理するためのプログラムであり、コンピュータにより読み取り可能なプログラムであって、
コンピュータを、
前記電子情報の送受信を仲介する仲介手段と、
複数のファイルと、当該ファイルの識別情報および記憶位置情報を示すサーバー側保管情報とを所定の記憶領域に記憶するサーバー側記憶手段と、
端末装置によって送信された電子情報にファイルが含まれているかどうかを判定し、ファイルが含まれている場合、前記サーバー側保管情報に基づき、前記記憶領域に当該ファイルが存在するかどうかを判定し、当該ファイルが存在しない場合には当該ファイルを前記記憶領域に記憶するとともに前記サーバー側保管情報を更新するファイル管理手段と、
前記端末装置によって送信された電子情報にファイルが含まれている場合、前記サーバー側保管情報に基づき、前記記憶領域に記憶された当該ファイルの記憶位置情報および当該ファイルの識別情報を含み、当該ファイルにアクセスするためのアクセス用情報を生成するサーバー側情報生成手段として機能させ、
前記仲介手段は、前記アクセス用情報を前記端末装置および他の少なくとも１台の端末装置の少なくとも一方へ向け送信することを特徴とするプログラム。
【請求項９】
電子情報に添付される添付ファイルに関連した情報を管理するためのプログラムであり、コンピュータにより読み取り可能なプログラムであって、
コンピュータを、
前記電子情報の送受信を仲介する仲介手段と、
端末装置によって送信された電子情報にファイルの記憶位置情報を含むファイル関連情報が含まれているかどうかを判定し、ファイル関連情報が含まれている場合、当該ファイル関連情報に基づき、所定の記憶領域に記憶されたサーバー側保管情報を更新するファイル管理手段と、
前記端末装置によって送信された電子情報に前記ファイル関連情報が含まれている場合、前記サーバー側保管情報に基づき、前記記憶領域に記憶された当該ファイルの記憶位置情報および当該ファイルの識別情報を含み、当該ファイルにアクセスするためのアクセス用情報を生成するサーバー側情報生成手段として機能させ、
前記仲介手段は、前記アクセス用情報を前記端末装置および他の少なくとも１台の端末装置の少なくとも一方へ向け送信することを特徴とするプログラム。
【請求項１０】
コンピュータにより読み取り可能な情報記憶媒体であって、
請求項８、９のいずれかに記載のプログラムを記憶したことを特徴とする情報記憶媒体。
【請求項１１】
複数の端末装置によって送受信される電子情報に添付される添付ファイルに関連した情報を管理する添付ファイル管理方法において、
送信元の端末装置は、サーバーへ向け電子情報を送信し、
前記サーバーは、
端末装置によって送信された電子情報にファイルが含まれているかどうかを判定し、ファイルが含まれている場合、所定の記憶領域に当該ファイルが存在するかどうかを判定し、当該ファイルが存在しない場合には当該ファイルと、当該ファイルの識別情報および記憶位置情報を示すサーバー側保管情報とを所定の記憶領域に記憶し、
前記端末装置によって送信された電子情報にファイルが含まれている場合、前記サーバー側保管情報に基づき、前記記憶領域に記憶された当該ファイルの記憶位置情報および当該ファイルの識別情報を含み、当該ファイルにアクセスするためのアクセス用情報を生成し、
前記アクセス用情報を前記端末装置および他の少なくとも１台の端末装置の少なくとも一方へ向け送信することを特徴とする添付ファイル管理方法。
【請求項１２】
複数の端末装置によって送受信される電子情報に添付される添付ファイルに関連した情報を管理する添付ファイル管理方法において、
送信元の端末装置は、サーバーへ向け電子情報を送信し、
前記サーバーは、
端末装置によって送信された電子情報にファイルの記憶位置情報を含むファイル関連情報が含まれているかどうかを判定し、
ファイル関連情報が含まれている場合、当該ファイル関連情報に基づき、所定の記憶領域に記憶されたサーバー側保管情報を更新するとともに、当該サーバー側保管情報に基づき、前記記憶領域に記憶された当該ファイルの記憶位置情報および当該ファイルの識別情報を含み、当該ファイルにアクセスするためのアクセス用情報を生成し、
当該アクセス用情報を前記端末装置および他の少なくとも１台の端末装置の少なくとも一方へ向け送信することを特徴とする添付ファイル管理方法。
【請求項１３】
請求項１１、１２のいずれかにおいて、
前記電子情報は、電子メールであって、
前記サーバーは、前記アクセス用情報を当該電子メールの送信先の端末装置へ向け送信することを特徴とする添付ファイル管理方法。
【請求項１４】
請求項１１〜１３のいずれかにおいて、
前記サーバー側保管情報は、ファイルの最終更新日時情報を含み、
前記サーバーは、一定期間ごとまたはユーザーの要求に応じて前記ファイル識別情報と、前記サーバー側保管情報とに基づき、ファイルの重複があるかどうかを判定し、ファイルの重複がある場合には、重複ファイルを削除することを特徴とする添付ファイル管理方法。
【請求項１５】
請求項１４において、
前記サーバーは、
ファイルの重複がある場合、ユーザーに対してファイルの整理を促すファイル整理用情報を生成し、
前記ファイル整理用情報を前記電子情報の送信元の端末装置へ向け送信することを特徴とする添付ファイル管理方法。
【請求項１６】
請求項１４、１５のいずれかにおいて、
前記端末装置は、
複数のファイルと、当該ファイルの識別情報および記憶位置情報を示す端末側保管情報とを所定の記憶領域に記憶し、
前記ファイルおよび前記端末側保管情報を更新する更新手段と、
前記ファイルの識別情報および当該ファイルの記憶位置情報を含む電子情報を生成し、
前記サーバーは、
ファイルの重複がある場合、重複ファイルを削除するように、ファイル削除用電子メールを生成し、
当該ファイル削除用電子メールを送信元の端末装置へ向け送信し、
前記端末装置は、
前記ファイル削除用電子メールに基づき、重複ファイルを削除し、前記端末側保管情報を更新することを特徴とする添付ファイル管理方法。
【請求項１７】
請求項１３〜１６のいずれかにおいて、
前記サーバーは、
前記端末装置ごとの前記記憶位置情報で示される記憶領域およびファイルの少なくとも一方へのアクセス権を管理し、前記端末装置によって送信された電子メールに基づき、送信先の端末装置がアクセス権を有しているかどうかを判定し、送信先の端末装置がアクセス権を有していない場合、前記アクセス用情報に代えて前記端末装置によって送信された電子メールを送信先の端末装置へ向け送信することを特徴とする添付ファイル管理方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子情報の添付ファイル管理システム、プログラム、情報記憶媒体および添付ファイル管理方法に関する。
【０００２】
【背景技術】
一般に、ネットワークに接続された複数のＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）等の端末装置間で同一ファイルが重複して記憶されたり、同一ファイルの送受信によってネットワークのトラフィックを圧迫する場合がある。
【０００３】
このような問題を解決するため、例えば、特許文献１等に記載されているように、いわゆるクライアントサーバーシステムにおいて、ファイルを管理する種々のファイル管理方法が提案されている。
【０００４】
例えば、特許文献１では、ローカルコンピュータにおいてファイルを削除し、センタコンピュータ側でのみ保管しておける分散ファイルの同期方式を提供するために、ファイルの状態変化を、サーバーとクライアントに拡張ファイル管理テーブルを設けて管理している。
【０００５】
【特許文献１】
特開平１０−６３５５７号公報
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、ＰＣ等のＨＤＤ等の記憶領域にファイルのそのままの形で記憶されるのではなく、テキストデータとファイルとが一体化されたオブジェクトの形で記憶される場合には一般的なファイル管理方法をそのまま適用することはできない。
【０００７】
具体的には、例えば、会社内で添付ファイル付きの電子メールを送受信する場合、当該添付ファイルは、メールサーバー、送信者のＰＣおよび受信者のＰＣにメールオブジェクトの形で記憶される上、送信者のＰＣにファイルの形で残ってしまう。
【０００８】
特に、同報通信で多くの相手に対して添付ファイル付きの電子メールを送信する場合、添付ファイルのサイズが大きいほどネットワークのトラフィックの圧迫、記憶領域の圧迫がより顕著となる。
【０００９】
また、受信者は、受信した電子メールの添付ファイルを自分のＰＣの別の記憶領域に名前を付けて保存する場合があり、このような場合にはさらに記憶領域を圧迫してしまう。
【００１０】
本発明は、上記の課題に鑑みなされたものであり、その目的は、添付ファイル付き電子情報を送受信する場合のシステム全体における添付ファイルによるデータ占有量を低減することが可能な添付ファイル管理システム、プログラム、情報記憶媒体および添付ファイル管理方法を提供することにある。
【００１１】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するため、本発明に係る添付ファイル管理システムは、複数の端末装置によって送受信される電子情報に添付される添付ファイルを管理する添付ファイル管理システムにおいて、
前記電子情報の送受信を仲介する仲介手段と、
複数のファイルと、当該ファイルの識別情報および記憶位置情報を示すサーバー側保管情報とを所定の記憶領域に記憶するサーバー側記憶手段と、
端末装置によって送信された電子情報にファイルが含まれているかどうかを判定し、ファイルが含まれている場合、前記サーバー側保管情報に基づき、前記記憶領域に当該ファイルが存在するかどうかを判定し、当該ファイルが存在しない場合には当該ファイルを前記記憶領域に記憶するとともに前記サーバー側保管情報を更新するファイル管理手段と、
前記端末装置によって送信された電子情報にファイルが含まれている場合、前記サーバー側保管情報に基づき、前記記憶領域に記憶された当該ファイルの記憶位置情報および当該ファイルの識別情報を含み、当該ファイルにアクセスするためのアクセス用情報を生成するサーバー側情報生成手段と、
を含み、
前記仲介手段は、前記アクセス用情報を前記端末装置および他の少なくとも１台の端末装置の少なくとも一方へ向け送信することを特徴とする。
【００１２】
また、本発明に係るプログラムは、複数の端末装置によって送受信される電子情報に添付される添付ファイルを管理するためのプログラムであり、コンピュータにより読み取り可能なプログラムであって、
コンピュータを、
前記電子情報の送受信を仲介する仲介手段と、
複数のファイルと、当該ファイルの識別情報および記憶位置情報を示すサーバー側保管情報とを所定の記憶領域に記憶するサーバー側記憶手段と、
端末装置によって送信された電子情報にファイルが含まれているかどうかを判定し、ファイルが含まれている場合、前記サーバー側保管情報に基づき、前記記憶領域に当該ファイルが存在するかどうかを判定し、当該ファイルが存在しない場合には当該ファイルを前記記憶領域に記憶するとともに前記サーバー側保管情報を更新するファイル管理手段と、
前記端末装置によって送信された電子情報にファイルが含まれている場合、前記サーバー側保管情報に基づき、前記記憶領域に記憶された当該ファイルの記憶位置情報および当該ファイルの識別情報を含み、当該ファイルにアクセスするためのアクセス用情報を生成するサーバー側情報生成手段として機能させ、
前記仲介手段は、前記アクセス用情報を前記端末装置および他の少なくとも１台の端末装置の少なくとも一方へ向け送信することを特徴とする。
【００１３】
また、本発明に係る情報記憶媒体は、コンピュータにより読み取り可能な情報記憶媒体であって、上記プログラムを記憶したことを特徴とする。
【００１４】
また、本発明に係る添付ファイル管理方法は、複数の端末装置によって送受信される電子情報に添付される添付ファイルに関連した情報を管理する添付ファイル管理方法において、
送信元の端末装置は、サーバーへ向け電子情報を送信し、
前記サーバーは、
端末装置によって送信された電子情報にファイルが含まれているかどうかを判定し、ファイルが含まれている場合、所定の記憶領域に当該ファイルが存在するかどうかを判定し、当該ファイルが存在しない場合には当該ファイルと、当該ファイルの識別情報および記憶位置情報を示すサーバー側保管情報とを所定の記憶領域に記憶し、
前記端末装置によって送信された電子情報にファイルが含まれている場合、前記サーバー側保管情報に基づき、前記記憶領域に記憶された当該ファイルの記憶位置情報および当該ファイルの識別情報を含み、当該ファイルにアクセスするためのアクセス用情報を生成し、
前記アクセス用情報を前記端末装置および他の少なくとも１台の端末装置の少なくとも一方へ向け送信することを特徴とする。
【００１５】
本発明によれば、端末装置は、添付ファイル付き電子情報を受信するのではなく、添付ファイルにアクセスするためのアクセス用情報を受信する。
【００１６】
アクセス用情報には添付ファイルが含まれていないため、電子情報を受信した端末装置の記憶領域のアクセス用情報による占有量は少ない。
【００１７】
したがって、本発明によれば、添付ファイル管理システム等は、添付ファイル付き電子情報を送受信する場合のシステム全体における添付ファイルによるデータ占有量を低減することができる。
【００１８】
なお、前記電子情報としては、例えば、電子メール、電子掲示板への投稿情報等が該当する。
【００１９】
また、本発明に係る添付ファイル管理システムは、複数の端末装置によって送受信される電子情報に添付される添付ファイルに関連した情報を管理する添付ファイル管理システムにおいて、
前記電子情報の送受信を仲介する仲介手段と、
端末装置によって送信された電子情報にファイルの記憶位置情報を含むファイル関連情報が含まれているかどうかを判定し、ファイル関連情報が含まれている場合、当該ファイル関連情報に基づき、所定の記憶領域に記憶されたサーバー側保管情報を更新するファイル管理手段と、
前記端末装置によって送信された電子情報に前記ファイル関連情報が含まれている場合、前記サーバー側保管情報に基づき、前記記憶領域に記憶された当該ファイルの記憶位置情報および当該ファイルの識別情報を含み、当該ファイルにアクセスするためのアクセス用情報を生成するサーバー側情報生成手段と、
を含み、
前記仲介手段は、前記アクセス用情報を前記端末装置および他の少なくとも１台の端末装置の少なくとも一方へ向け送信することを特徴とする。
【００２０】
また、本発明に係るプログラムは、電子情報に添付される添付ファイルに関連した情報を管理するためのプログラムであり、コンピュータにより読み取り可能なプログラムであって、
コンピュータを、
前記電子情報の送受信を仲介する仲介手段と、
端末装置によって送信された電子情報にファイルの記憶位置情報を含むファイル関連情報が含まれているかどうかを判定し、ファイル関連情報が含まれている場合、当該ファイル関連情報に基づき、所定の記憶領域に記憶されたサーバー側保管情報を更新するファイル管理手段と、
前記端末装置によって送信された電子情報に前記ファイル関連情報が含まれている場合、前記サーバー側保管情報に基づき、前記記憶領域に記憶された当該ファイルの記憶位置情報および当該ファイルの識別情報を含み、当該ファイルにアクセスするためのアクセス用情報を生成するサーバー側情報生成手段として機能させ、
前記仲介手段は、前記アクセス用情報を前記端末装置および他の少なくとも１台の端末装置の少なくとも一方へ向け送信することを特徴とする。
【００２１】
また、本発明に係る情報記憶媒体は、コンピュータにより読み取り可能な情報記憶媒体であって、上記プログラムを記憶したことを特徴とする。
【００２２】
また、本発明に係る添付ファイル管理方法は、複数の端末装置によって送受信される電子情報に添付される添付ファイルに関連した情報を管理する添付ファイル管理方法において、
送信元の端末装置は、サーバーへ向け電子情報を送信し、
前記サーバーは、
端末装置によって送信された電子情報にファイルの記憶位置情報を含むファイル関連情報が含まれているかどうかを判定し、
ファイル関連情報が含まれている場合、当該ファイル関連情報に基づき、所定の記憶領域に記憶されたサーバー側保管情報を更新するとともに、当該サーバー側保管情報に基づき、前記記憶領域に記憶された当該ファイルの記憶位置情報および当該ファイルの識別情報を含み、当該ファイルにアクセスするためのアクセス用情報を生成し、
当該アクセス用情報を前記端末装置および他の少なくとも１台の端末装置の少なくとも一方へ向け送信することを特徴とする。
【００２３】
本発明によれば、端末装置は、添付ファイル付き電子情報を受信するのではなく、添付ファイルにアクセスするためのアクセス用情報を受信する。
【００２４】
アクセス用情報には添付ファイルが含まれていないため、電子情報を受信した端末装置の記憶領域のアクセス用情報による占有量は少ない。
【００２５】
したがって、本発明によれば、添付ファイル管理システム等は、添付ファイル付き電子情報を送受信する場合のシステム全体における添付ファイルによるデータ占有量を低減することができる。
【００２６】
したがって、本発明によれば、添付ファイル管理システム等は、添付ファイル付き電子情報を送受信する場合のシステム全体における添付ファイルによるデータ占有量を低減することができる。
【００２７】
また、本発明によれば、添付ファイル管理システム等は、サーバーにファイルを記憶しないため、サーバーでファイルを管理する場合と比べ、システム全体における添付ファイルによるデータ占有量をより低減することができる。
【００２８】
また、前記添付ファイル管理システム、前記プログラムおよび前記情報記憶媒体において、前記電子情報は、電子メールであって、
前記仲介手段は、前記アクセス用情報を当該電子メールの送信先の端末装置へ向け送信してもよい。
【００２９】
また、前記添付ファイル管理方法において、前記電子情報は、電子メールであって、
前記サーバーは、前記アクセス用情報を当該電子メールの送信先の端末装置へ向け送信してもよい。
【００３０】
これによれば、添付ファイル管理システム等は、電子メールの添付ファイルによるデータ占有量を低減することができる。
【００３１】
特に、電子メールの場合、多数の端末装置へ向け添付ファイル付き電子メールが送信される場合があるため、本発明によるデータ占有量の低減の効果はより顕著なものとなる。
【００３２】
また、前記添付ファイル管理システム、前記プログラムおよび前記情報記憶媒体において、前記サーバー側保管情報は、ファイルの最終更新日時情報を含み、前記ファイル管理手段は、一定期間ごとまたはユーザーの要求に応じて前記ファイル識別情報と、前記最終更新日時情報と、前記サーバー側保管情報とに基づき、ファイルの重複があるかどうかを判定し、ファイルの重複がある場合には、最終更新日時が最も新しいファイル以外の重複ファイルを削除してもよい。
【００３３】
また、前記添付ファイル管理方法において、前記サーバー側保管情報は、ファイルの最終更新日時情報を含み、
前記サーバーは、一定期間ごとまたはユーザーの要求に応じて前記ファイル識別情報と、前記サーバー側保管情報とに基づき、ファイルの重複があるかどうかを判定し、ファイルの重複がある場合には、重複ファイルを削除してもよい。
【００３４】
これによれば、添付ファイル管理システム等は、サーバー側保管情報に基づいて重複ファイルを削除することができるため、システム全体の重複ファイルによるデータ占有量をより低減することができる。
【００３５】
なお、ファイルの重複の判断基準としては、例えば、ファイル識別名が同一、ファイル識別名と当該ファイルの最終更新日時が同一といった判断基準を用いてもよい。
【００３６】
また、前記添付ファイル管理システム、前記プログラムおよび前記情報記憶媒体において、前記サーバー側情報生成手段は、ファイルの重複がある場合、ユーザーに対してファイルの整理を促すファイル整理用電子メールを生成し、
前記仲介手段は、前記ファイル整理用電子メールを送信元の端末装置へ向け送信してもよい。
【００３７】
また、前記添付ファイル管理方法において、前記サーバーは、
ファイルの重複がある場合、ユーザーに対してファイルの整理を促すファイル整理用情報を生成し、
前記ファイル整理用情報を前記電子情報の送信元の端末装置へ向け送信してもよい。
【００３８】
これによれば、ファイル管理システム等は、ユーザーの選択によって重複ファイルを整理することができるため、ユーザーの目的に適合したデータ占有量の低減を行うことができる。
【００３９】
また、前記添付ファイル管理システム、前記プログラムおよび前記情報記憶媒体において、前記端末装置は、
ファイルの識別情報および記憶位置情報を含む電子情報を生成する端末側情報生成手段と、
電子情報を送受信する通信手段と、
複数の当該ファイルの識別情報および記憶位置情報を示す端末側保管情報を所定の記憶領域に記憶する端末側記憶手段と、
前記ファイルおよび前記端末側保管情報を更新する更新手段と、を含み、
前記サーバー側情報生成手段は、ファイルの重複がある場合、最終更新日時が最も新しいファイル以外の重複ファイルを削除するように、ファイル削除用情報を生成し、
前記仲介手段は、前記ファイル削除用情報を前記電子情報の送信元の端末装置へ向け送信し、
前記更新手段は、前記ファイル削除用電子情報に基づき、最終更新日時が最も新しいファイル以外の重複ファイルを削除し、前記端末側保管情報を更新してもよい。
【００４０】
また、前記添付ファイル管理方法において、前記端末装置は、
複数のファイルと、当該ファイルの識別情報および記憶位置情報を示す端末側保管情報とを所定の記憶領域に記憶し、
前記ファイルおよび前記端末側保管情報を更新する更新手段と、
前記ファイルの識別情報および当該ファイルの記憶位置情報を含む電子情報を生成し、
前記サーバーは、
ファイルの重複がある場合、重複ファイルを削除するように、ファイル削除用電子メールを生成し、
当該ファイル削除用電子メールを送信元の端末装置へ向け送信し、
前記端末装置は、
前記ファイル削除用電子メールに基づき、重複ファイルを削除し、前記端末側保管情報を更新してもよい。
【００４１】
これによれば、添付ファイル管理システム等は、電子情報の送受信の有無に関わらず、重複ファイルを削除することにより、データ占有量をより低減することができる。
【００４２】
また、前記添付ファイル管理システム、前記プログラムおよび前記情報記憶媒体において、前記ファイル管理手段は、前記端末装置ごとの前記記憶位置情報で示される記憶領域およびファイルの少なくとも一方へのアクセス権を管理し、前記端末装置によって送信された電子メールに基づき、送信先の端末装置がアクセス権を有しているかどうかを判定し、
前記仲介手段は、送信先の端末装置がアクセス権を有していない場合、前記アクセス用情報に代えて前記端末装置によって送信された電子メールを送信先の端末装置へ向け送信してもよい。
【００４３】
また、前記添付ファイル管理方法において、前記サーバーは、
前記端末装置ごとの前記記憶位置情報で示される記憶領域およびファイルの少なくとも一方へのアクセス権を管理し、前記端末装置によって送信された電子メールに基づき、送信先の端末装置がアクセス権を有しているかどうかを判定し、送信先の端末装置がアクセス権を有していない場合、前記アクセス用情報に代えて前記端末装置によって送信された電子メールを送信先の端末装置へ向け送信してもよい。
【００４４】
これによれば、添付ファイル管理システム等は、アクセス権を考慮してアクセス用情報を適用するか電子メールを適用するかを判定することにより、よりセキュリティを高めた状態でデータの占有量の低減を行うことができる。
【００４５】
【発明の実施の形態】
以下、本発明を、添付ファイル管理システムに適用した場合を例に採り、図面を参照しつつ説明する。なお、以下に示す実施形態は、特許請求の範囲に記載された発明の内容を何ら限定するものではない。また、以下の実施形態に示す構成の全てが、特許請求の範囲に記載された発明の解決手段として必須であるとは限らない。
【００４６】
（実施例）
図１は、本実施形態の一例に係る添付ファイル管理システムの全体図である。
【００４７】
複数台の端末装置の一種であるＰＣ２０、２２がＬＡＮ３０を介して添付ファイル管理システムとして機能するサーバー１０と接続されている。なお、一般的にはＰＣ２０等の台数は３台以上であるが、説明の簡略化のため、ここでは２台のＰＣ２０、２２を示している。
【００４８】
例えば、ＰＣ２０がＰＣ２２へ向け電子情報の一種である電子メールを送信する場合、ＰＣ２０の画面には次に示すような画像が表示される。
【００４９】
図２は、本実施形態の一例に係る電子メール送信画像の一例を示す図である。
【００５０】
電子メール送信画像が表示された状態で、ＰＣ２０のユーザーは、キーボード等を用いて「送付先」、「送付題名」、「送付メッセージ」を入力し、「送付実行」ボタン画像をクリックして電子メールを送信する。
【００５１】
なお、ファイルの記憶位置を示す「ファイルＰＡＴＨ」、「ファイル名称」については、電子メール送信画像が表示される前の添付ファイル選択画像が表示された状態で、ユーザーがファイルを選択することによって自動的に入力される。もちろん、ユーザーが「ファイルＰＡＴＨ」、「ファイル名称」を直接入力してもよい。
【００５２】
また、図２に示す電子メール送信画像は、専用のアプリケーションソフトウェアによる画像であるが、市販の電子メール用アプリケーションソフトウェアを用いてもよい。
【００５３】
サーバー１０は、メールサービス機能を有し、ＰＣ２０とＰＣ２２間での電子メールの送受信を仲介する。
【００５４】
「送付実行」ボタン画像がクリックされた場合、ＰＣ２０は、サーバー１０へ向け、「送付先」等の情報に加え、ファイルの記憶位置情報である「ファイルＰＡＴＨ」の情報やファイルの識別情報である「ファイル名称」の情報を含むファイル関連情報を含む電子メールを送信する。
【００５５】
サーバー１０は、ＰＣ２０によって送信された電子メールにファイル関連情報が含まれているかどうかを判定し、ファイル関連情報が含まれている場合、ファイルの記憶位置等を示すサーバー側保管情報を更新する。
【００５６】
そして、サーバー１０は、サーバー側保管情報に基づき、ファイルの記憶位置情報および当該ファイルの識別情報を含み、送信先のＰＣ２２が当該ファイルにアクセスするためのアクセス用情報を生成し、当該アクセス用情報をＰＣ２２へ向け送信する。
【００５７】
そして、ＰＣ２２は、当該アクセス用情報に基づき、ファイルの読み取り、ファイルへの書き込み等を行う。
【００５８】
これにより、ＰＣ２２へは従来のように電子メールの添付ファイルが送信されたり、送信元のＰＣ２０と送信先のＰＣ２２に重複してファイルが記憶されたりすることがなく、ＰＣ２２のユーザーは、電子メールに添付されたファイルを使用することができる。
【００５９】
したがって、システム全体の電子メールの添付ファイルによる記憶領域の占有量を低減することができる。
【００６０】
次に、このような機能を実現するためのサーバー１０とＰＣ２０の機能ブロックについて説明する。
【００６１】
図３は、本実施形態の一例に係るサーバー１０とＰＣ２０の機能ブロック図である。
【００６２】
サーバー１０は、ＰＣ２０によって送信された電子メールにファイル関連情報が含まれているかどうかを判定し、ファイル関連情報が含まれている場合、ファイルの記憶位置等を示す保管データ１２４を更新するファイル管理部１１０と、保管データ１２４等を記憶する記憶部１２０とを含んで構成されている。
【００６３】
また、サーバー１０は、保管データ１２４に基づき、ファイルの記憶位置情報および当該ファイルの識別情報を含み、送信先のＰＣ２２が当該ファイルにアクセスするためのアクセス用情報を生成するサーバー側情報生成手段として機能する情報生成部１３０と、当該アクセス用情報をＰＣ２２へ向け送信するとともにＰＣ２０間の電子情報の送受信を仲介する仲介手段として機能する通信部１９０とを含んで構成されている。
【００６４】
また、ＰＣ２０は、保管データ２２４等を更新する更新部２１０と、保管データ２２４等を記憶する記憶部２２０と、電子メールを生成する端末側情報生成手段である情報生成部２３０と、画像を生成する画像生成部２４０とを記憶している。
【００６５】
また、サーバー１０のファイル管理部１１０は、ファイル関連情報に含まれるファイルの記憶位置情報に基づき、当該ファイルの属性情報や保管データ２２４を参照して当該ファイルの最終更新日時を取得する。そして、ファイル管理部１１０は、取得した最終更新日時を、保管データ１２４の当該ファイルの箇所に書き込む。
【００６６】
なお、ＰＣ２０の情報生成部２３０がファイル関連情報に当該ファイルの最終更新日時を含めて電子メールを生成してもよい。
【００６７】
また、サーバー１０の記憶部１２０は、複数のファイルを有するファイルデータ１２２と、サーバー側保管情報の一種である保管データ１２４と、アクセスデータ１２６とを記憶している。また、ＰＣ２０の記憶部２２０は、ファイルデータ２２２と、端末側保管情報の一種である保管データ２２４とを記憶している。
【００６８】
ここで、これらのデータのデータ構造について説明する。
【００６９】
図４は、本実施形態の一例に係るＰＣ２０の保管データ２２４のデータ構造を示す模式図である。
【００７０】
図４に示すように、保管データ２２４の項目としては、例えば、「ファイル識別名」、ファイルの記憶位置（パス）を示す「記憶位置」、ファイル最終更新日時を示す「最終更新日時」等が該当する。保管データ２２４は、ファイルごとに「ファイル識別名」等を保持している。
【００７１】
具体的には、例えば、図２に示すファイル「ｃｏｄｅ＿ｍａｓｔ０．ＸＸＸ」の場合、保管データ２２４では、「ファイル識別名」が「ｃｏｄｅ＿ｍａｓｔ０．ＸＸＸ」、「記憶位置」が「ｃ：￥ｔｅｍｐ」、「最終更新日時」が「２００２／１２／１０  １０：１０：１０」となっている。
【００７２】
更新部２１０は、ファイルの記憶位置や内容に変更があった場合、保管データ２２４の「記憶位置」や「最終更新日時」を更新する。
【００７３】
次に、サーバー１０の保管データ１２４について説明する。
【００７４】
図５は、本実施形態の一例に係るサーバー１０の保管データ１２４のデータ構造を示す模式図である。
【００７５】
保管データ１２４のデータ構造は保管データ２２４のデータ構造と同様である。ただし、保管データ２２４の「記憶位置」がＰＣ２０の記憶位置を直接示しているのに対し、保管データ１２４の「記憶位置」はＰＣ２０のコンピュータ名も含めて記憶位置を示している。
【００７６】
具体的には、例えば、ＰＣ２０の保管データ２２４の「記憶位置」が「ｃ：￥ｔｅｍｐ」の場合、当該ファイルに対応する保管データ１２４の「記憶位置」は「￥￥ｃｏｍｐ０１￥ｃ＄￥ｔｅｍｐ￥」である。なお、ここで、「ｃｏｍｐ０１」はＰＣ２０のコンピュータ名であり、「￥」「＄」等を用いた表記方法は適用するＯＳ等によって異なる。
【００７７】
上述したように、ファイル管理部１１０は、ファイルの最終更新日時の情報を取得して保管データ１２４に書き込む。
【００７８】
次に、アクセスデータ１２６のデータ構造について説明する。
【００７９】
図６は、本実施形態の一例に係るアクセスデータ１２６のデータ構造を示す模式図である。
【００８０】
アクセスデータ１２６は、アクセス権を管理するためのデータであり、ＰＣ２０等がアクセス可能な記憶領域の範囲を示すデータである。アクセスデータ１２６の項目としては、「コンピュータ名」、「ＩＰアドレス」、読み取り可能なＰＣ２０等のＩＰアドレスの範囲を示す「読み取り許可」、読み書き可能なＰＣ２０等のＩＰアドレスの範囲を示す「読み書き許可」等が該当する。
【００８１】
なお、本実施の形態では、ＰＣ２０等のそれぞれに対して固有のＩＰアドレスを割り当てているものと仮定する。
【００８２】
具体的には、例えば、ＰＣ２０の「コンピュータ名」は「ｃｏｍｐ０１」であり、「ＩＰアドレス」は「１９２．１６８．０．１」であり、「読み取り許可」は「１９２．１６８．０．１〜１９２．１６８．０．９９」、「読み書き許可」は「１９２．１６８．０．１〜１９２．１６８．０．１０」である。
【００８３】
また、例えば、ＰＣ２２の「コンピュータ名」は「ｃｏｍｐ０２」であり、「ＩＰアドレス」は「１９２．１６８．０．１１」であり、「読み取り許可」は「１９２．１６８．０．１〜１９２．１６８．０．９９」、「読み書き許可」は「１９２．１６８．０．１〜１９２．１６８．０．２０」である。
【００８４】
この場合、ＰＣ２２は、ＰＣ２０の記憶領域のデータを読み書きすることができるが、ＰＣ２０は、ＰＣ２２の記憶領域のデータを読み書きすることはできず、読み取り専用となる。
【００８５】
なお、ここでは、アクセスデータ１２６は、ＰＣ２０等の記憶領域ごとのアクセス権を示しているが、ファイル単位、ディレクトリ（フォルダ）単位のようにより小さな単位でアクセス権を示すようにアクセスデータ１２６を構成してもよい。
【００８６】
また、ファイル管理部１１０等の各部を実現するためのハードウェアとしては、例えば、ファイル管理部１１０、情報生成部１３０、２３０、更新部２１０としては、例えば、ＣＰＵ等、記憶部１２０、２２０としては、例えば、ＨＤＤ等、画像生成部２４０としては、例えば、画像生成回路等、通信部１９０、通信部２９０としては、例えば、ＬＡＮボード等を用いて実現できる。
【００８７】
また、サーバー１０は、情報記憶媒体１８０に記憶されたプログラムを読み取ることによってこれらの各部として機能することが可能であり、ＰＣ２０等は、情報記憶媒体２８０に記憶されたプログラムを読み取ることによってこれらの各部として機能することが可能である。
【００８８】
このような情報記憶媒体１８０、２８０としては、例えば、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ＨＤＤ等を適用でき、そのプログラムの読み取り方式は接触方式であっても、非接触方式であってもよい。
【００８９】
また、情報記憶媒体１８０、２８０に代えて、上述した各機能を実現するためのプログラム等を、伝送路を介してホスト装置等からダウンロードすることによって上述した各機能を実現することも可能である。
【００９０】
なお、他のＰＣ２２についてもＰＣ２０と同じ構造である。
【００９１】
次に、これらの各部を用いた電子メール送信処理の流れについて説明する。
【００９２】
図７は、本実施形態の一例に係る電子メール送信処理の流れを示すフローチャートである。
【００９３】
まず、送信元のＰＣ２０は、ファイルを更新した時点で端末側保管情報である保管データ２２４を更新する（ステップＳ１）。
【００９４】
そして、送信元のＰＣ２０は、サーバー１０を介して送信先のＰＣ２２へ向け電子メールを送信する（ステップＳ２）。
【００９５】
サーバー１０は、通信部１９０を用いて当該電子メールを受信し、ファイル管理部１１０を用いて当該電子メールにファイル関連情報が含まれているかどうかを判定する（ステップＳ３）。
【００９６】
そして、当該電子メールにファイル関連情報が含まれている場合、ファイル管理部１１０は、サーバー側保管情報である保管データ１２４を更新する（ステップＳ４）。
【００９７】
情報生成部１３０は、保管データ１２４に基づき、送信先のＰＣ２２が添付ファイルにアクセスするためのアクセス用情報を生成する（ステップＳ５）。
【００９８】
より具体的には、情報生成部１３０は、図５に示す保管データ１２４のうち、添付ファイルに対応する部分の記憶位置情報、識別情報および添付ファイル以外の電子メールのテキストデータを含むアクセス用情報を生成する。
【００９９】
例えば、上述した実施例の場合、アクセス用情報は、記憶位置情報として「￥￥ｃｏｍｐ０１￥ｃ＄￥ｔｅｍｐ￥」を含み、識別情報として「ｃｏｄｅ＿ｍａｓｔ０．ＸＸＸ」を含み、添付ファイル以外の電子メールのテキストデータを含む。このように、アクセス用情報は添付ファイルのデータそのものは含んでいない。
【０１００】
そして、通信部１９０は、電子メールにファイル関連情報が含まれている場合にはアクセス用情報を送信先のＰＣ２２へ向け送信する（ステップＳ６）。また、通信部１９０は、電子メールにファイル関連情報が含まれていない場合には送信元のＰＣ２０から送信された電子メールをそのまま送信先のＰＣ２２へ向け送信する（ステップＳ６）。
【０１０１】
なお、送信先のＰＣ２２は、アクセス用情報を参照することにより、添付ファイルが添付されていない場合であっても、アクセス権に応じて添付ファイルの読み取りや書き込みを行うことができる。
【０１０２】
以上のように、本実施形態によれば、送信先のＰＣ２２は、添付ファイル付き電子メールを受信するのではなく、添付ファイルにアクセスするためのアクセス用情報を受信する。
【０１０３】
上述したように、アクセス用情報には添付ファイルが含まれていないため、ＰＣ２２の記憶領域のアクセス用情報による占有量は少ない。
【０１０４】
したがって、本実施形態によれば、サーバー１０は、添付ファイル付き電子情報を送受信する場合のシステム全体における添付ファイルによるデータ占有量を低減することができる。
【０１０５】
また、本実施形態によれば、サーバー１０にファイルを記憶しないため、サーバー１０とＰＣ２０とでファイルを重複して管理する場合と比べ、システム全体における添付ファイルによるデータ占有量をより低減することができる。
【０１０６】
また、本実施形態によれば、サーバー１０は、電子メールの添付ファイルによるデータ占有量を低減することができる。
【０１０７】
特に、電子メールの場合、多数のＰＣへ向け添付ファイル付き電子メールが送信される場合があるため、本実施形態によるデータ占有量の低減の効果はより顕著なものとなる。
【０１０８】
（変形例）
以上、本発明を適用した好適な実施の形態について説明してきたが、本発明の適用は上述した実施例に限定されない。
【０１０９】
例えば、上述した実施例では、サーバー１０とＰＣ２０の両方でファイルの管理を行ったが、サーバー１０だけで添付ファイルの管理を行ってもよい。
【０１１０】
この場合、情報生成部２３０がファイル関連情報を生成したり、ファイル管理部１１０がファイル関連情報を参照する必要はなく、ファイル管理部１１０が電子メールにファイルが含まれているかどうかを判定し、上述した処理を行えばよい。
【０１１１】
これによれば、上述した作用効果に加え、重複ファイルが多数存在することによってファイルの正式版がどれなのかわからなくなるといった事態の発生を抑制することができる。
【０１１２】
また、上述した実施例では、サーバー１０は、電子メールの送信時に重複ファイルの確認を行ったが、ファイル管理部１１０が、保管データ１２４の「最終更新日時」に基づき、ファイルの重複があるかどうかを判定し、一定時間間隔でＯＬＥ＿ＬＩＮＫ１重複ファイルの削除を行っＯＬＥ＿ＬＩＮＫ１たり、ユーザーの要求に応じて重複ファイルの削除を行ってもよい。
【０１１３】
これによれば、サーバー１０は、電子情報の送受信の有無に関わらず、重複ファイルを削除することにより、データ占有量をより低減することができる。
【０１１４】
なお、ファイル管理部１１０は、保管データ１２４だけでなく、ＰＣの保管データ２２４を参照して重複ファイルの有無の判定を行ってもよい。
【０１１５】
また、情報生成部１３０を、ファイルの重複がある場合に、ユーザーに対してファイルの整理を促すファイル整理用情報を生成するように構成し、通信部１９０を、当該ファイル整理用情報を送信先のＰＣへ向け送信するように構成してもよい。
【０１１６】
これによれば、ファイル管理システム等は、ユーザーの選択によって重複ファイルを整理することができるため、ユーザーの目的に適合したデータ占有量の低減を行うことができる。
【０１１７】
また、重複ファイルの削除の際に、情報生成部１３０は、ファイル整理用情報として、ユーザーに「ファイルを残す」、「改名する」、「別の場所に記憶する」、「既存ファイル削除後に新ファイルを保存」、「新ファイルは保管せず、既存ファイルを残す」、「既存ファイルを改名後、新ファイルを保存」、「新ファイルを改名後、新ファイルを保存」、「新ファイルを指定フォルダに保存」等を選択させる情報を生成してもよく、ユーザーへの重複ファイルがあることの警告を行う情報を生成してもよい。
【０１１８】
また、ファイルが重複しているにも関わらず、ユーザーが「ファイルを残す」を選択した場合、その理由、管理者、実行日時、保存期限等を入力させて記憶部１２０に記憶し、ＰＣがその理由等を参照できるようにしてもよい。また、この場合、データ占有量を低減するため、ファイル管理部１１０は、保存期限を超過したファイルを自動的に削除してもよい。
【０１１９】
また、情報生成部１３０を、上述したアクセスデータ１２６を用いて電子メールの送信先のＰＣがファイルへのアクセス権を有しているかどうかを判定するように構成し、通信部１９０を、アクセス権を有していると判定された場合にアクセス用情報を送信し、アクセス権を有していないと判定された場合に添付ファイル付きの電子メールをそのまま送信するように構成してもよい。
【０１２０】
これによれば、サーバー１０は、アクセス権を考慮してアクセス用情報を適用するか電子メールを適用するかを判定することにより、よりセキュリティを高めた状態でデータの占有量の低減を行うことができる。
【０１２１】
また、上述した実施例では、ＰＣ２０が電子メールの添付ファイルを送受信する場合を例に採り説明したが、電子メール以外にも、例えば、電子掲示板への投稿情報等の電子情報を送受信する場合に本発明を適用してもよい。
【０１２２】
また、上述した実施例では、添付ファイル管理システムを、サーバー１０を用いて実現したが、サーバー１０の機能を複数の装置に分散して実現してもよい。
【図面の簡単な説明】
【図１】本実施形態の一例に係る添付ファイル管理システムの全体図である。
【図２】本実施形態の一例に係る電子メール送信画像の一例を示す図である。
【図３】本実施形態の一例に係るサーバーとＰＣの機能ブロック図である。
【図４】本実施形態の一例に係るＰＣの保管データのデータ構造を示す模式図である。
【図５】本実施形態の一例に係るサーバーの保管データのデータ構造を示す模式図である。
【図６】本実施形態の一例に係るアクセスデータのデータ構造を示す模式図である。
【図７】本実施形態の一例に係る電子メール送信処理の流れを示すフローチャートである。
【符号の説明】
１０  サーバー（添付ファイル管理システム）、２０、２２  ＰＣ（添付ファイル管理システム）、１１０  ファイル管理部、１２０、２２０  記憶部、１２２ファイルデータ、１２４  保管データ（サーバー側保管データ）、１２６  アクセスデータ、１３０  情報生成部（サーバー側情報生成手段）、１８０、２８０  情報記憶媒体、１９０  通信部（仲介手段）、２１０  更新部、２２０  記憶部、２２４  端末側保管データ、２３０  情報生成部（端末側情報生成手段）、２９０  通信部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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