(57)【要約】【課題】全ての電子文書を圧縮して電子バインダ（アーカイブファイル）に格納した場合、電子文書を抽出するごとに伸長する必要があり、処理時間がかかるという問題点があった。【解決手段】本発明は、電子文書をアーカイブする際に、電子文書毎で圧縮または非圧縮を自動選択するものである。つまり、所定の基準に基づいて、各電子文書を圧縮状態で格納するべきか非圧縮状態で格納するべきか判断し、圧縮状態で格納するべきと判断された電子文書は圧縮状態で格納されるように制御し、非圧縮状態で格納するべきと判断された電子文書は非圧縮状態で格納されるように制御して、アーカイブファイルを生成する。【選択図】      図５
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の電子文書が格納されるアーカイブファイルを作成する情報処理方法であって、
所定の基準に基づいて、各電子文書を圧縮状態で格納するべきか非圧縮状態で格納するべきか判断する判断ステップと、
前記判断ステップにて圧縮状態で格納するべきと判断された電子文書は圧縮状態で格納されるように制御し、非圧縮状態で格納するべきと判断された電子文書は非圧縮状態で格納されるように制御して、前記アーカイブファイルを生成する生成ステップと、
を有することを特徴とする情報処理方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、複数の電子文書が圧縮して圧縮アーカイブファイルを生成する情報処理方法に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
近年、企業ではドキュメント管理システムを導入し、文書を電子化して再利用を推進しようとしている。初期のドキュメント管理システムは、紙の文書をスキャナで画像として取り込み、該画像を登録保存するようなものであったが、最近はパソコンで作られた電子文書が多くなり、それらの電子文書も登録保存できるようになってきた。また、最近では登録されている複数の電子文書から任意のページを抜き出して圧縮アーカイブし、バインダのように綴じて一つの電子文書（圧縮アーカイブファイル）のようにすることもできるようになっている。それを、ここでは電子バインダと呼ぶことにする。また綴じた電子バインダは開いて内部のファイルを編集したり、構成ファイルを変更することが可能である。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、従来の電子バインダでは、次のような問題点があった。
【０００４】
従来の電子バインダでは、圧縮された電子バインダの内容を取得する場合に、電子バインダ全体をメモリ上またはファイルとして取り出し伸長するという一連の作業を行う必要がある。しかしながらユーザが頻繁にアクセスするデータが電子バインダに含まれる場合、アクセスするその都度データを伸長しなければならない。そのため電子バインダに綴じられた電子文書の処理に非常に大きな時間が必要となるという問題があった。
【０００５】
また電子バインダを処理する際に、圧縮された電子文書を伸長するため、プログラムは主記憶装置あるいは補助記憶装置上に、多くの作業用メモリ領域をあらかじめ確保しておく必要があるという問題点があった。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
本発明は、上記の問題を解決するために成されたもので、電子文書をアーカイブする際に、電子文書毎で圧縮または非圧縮を自動選択した後、アーカイブを行う情報処理方法を提供することを目的としている。
【０００７】
上記課題を解決するために、本発明の情報処理方法は、複数の電子文書が格納されるアーカイブファイルを作成する情報処理方法であって、所定の基準に基づいて、各電子文書を圧縮状態で格納するべきか非圧縮状態で格納するべきか判断する判断ステップと、前記判断ステップにて圧縮状態で格納するべきと判断された電子文書は圧縮状態で格納されるように制御し、非圧縮状態で格納するべきと判断された電子文書は非圧縮状態で格納されるように制御して、前記アーカイブファイルを生成する生成ステップとを有する。
【０００８】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照して本発明の好適な実施形態を詳細に説明する。
【０００９】
図１は、本実施形態の電子バインダ（アーカイブファイル）と、その内部に綴じられた電子文書の概念図である。電子文書群１０１をアーカイブして、電子バインダ１０３が作成される。圧縮する際に用いられる圧縮方式には様々なものを用いることが可能であるが、本実施例で用いられる圧縮は、所定の可逆圧縮アルゴリズムを用いて行われるものとする。
【００１０】
図１で、ファイルヘッダー１０７には、電子バインダ自体の情報や作成日時などの情報が含まれる。圧縮情報テーブル１０８には、電子バインダ１０３に含まれる圧縮電子文書１０４に関する情報が含まれる。圧縮情報テーブル１０８には圧縮電子文書１０４が格納されている位置を示すアドレス情報が含まれ、このアドレスを参照して圧縮電子文書１０４にアクセスする。
【００１１】
電子バインダ１０３に綴じられた圧縮電子文書１０４を、アプリケーションで処理できる状態にするために、電子バインダ１０３から圧縮電子文書１０５を抽出する。圧縮電子文書１０５に圧縮時に用いられた圧縮形式に対応した伸長アルゴリズムを用いて伸長処理を行い、電子文書１０６を作成する。
【００１２】
（圧縮／非圧縮決定処理の第１の実施形態）
図２は、電子文書群を圧縮アーカイブする際に、各電子文書のアクセス頻度に基づいて、電子文書ごとに自動的に圧縮／非圧縮を決定し、圧縮処理等を行った上でアーカイブする処理を示したフローチャートである。
【００１３】
ステップ２０１では、電子文書番号ｉを０に初期化して、最初の電子文書から判定を開始する。
【００１４】
ステップ２０２で、Ｆｉｌｅ＿ｃｏｍｐはｉ番目の電子文書のアクセス頻度を全アクセス回数Ａｌｌ＿Ｆｉｌｅ＿ｆｒｅｑで割ったものであり、ファイル全体の中でファイルｉがどれくらいの割合でアクセスされているかが計算される。なお、Ａｌｌ＿Ｆｉｌｅ＿Ｆｒｅｑの値が一定の値に満たない場合は、統計的に意味を持たないため、Ｆｉｌｅ＿Ｃｏｍｐは全て１とする。
【００１５】
ステップ２０３で、Ｆｉｌｅ＿Ｃｏｍｐがある閾値ｔｈｒｅｓｈｏｌｄを超えるかどうかで、電子文書ｉが頻繁にアクセスされている電子文書であるか判定する。電子文書ｉが頻繁にアクセスされていると判断したならばステップ２０４に進む。電子文書ｉがあまりアクセスされていない電子文書であると判断したならば、ステップ２０６に進む。
【００１６】
ステップ２０４で、電子文書ｉの圧縮フラグの真偽によって、前記電子文書が既に圧縮されているかどうかを判定する。電子文書ｉが圧縮されている場合はステップ２０５に進み、圧縮時に用いられた所定の圧縮アルゴリズムに対応する伸長アルゴリズムを用いて伸長する。電子文書ｉが圧縮されていない場合はステップ２０８に進む。
【００１７】
ステップ２０６では、電子文書ｉの圧縮フラグの真偽によって、前記電子文書が既に圧縮されているかどうかを判定する。電子文書ｉが圧縮されていない場合はステップ２０７に進み、所定の圧縮アルゴリズムに従い圧縮する。電子文書ｉが圧縮されている場合はステップ２０８に進む。
【００１８】
ステップ２０８でｉをインクリメントして次の文書を処理対象にする。
【００１９】
ステップ２０９で、現在処理中の電子文書番号ｉと全ファイル数ｆｉｌｅｎｕｍとを比較することにより、全ての電子文書が判定し終わったかどうかを判断する。ｉがｆｉｌｅｎｕｍより小さい場合はステップ２０２に進み、次の電子文書の判定を行う。ｉがｆｉｌｅｎｕｍ以上で全ての電子文書の圧縮／非圧縮の判定が終わっていると判断した場合、ステップ２１０に進む。ステップ２１０では、全電子文書を対象としてアーカイブ処理（バインド処理）を行い、電子バインダを作成する。
【００２０】
（圧縮／非圧縮決定処理の第２の実施形態）
図３は、電子文書群を圧縮アーカイブする際に、各電子文書の拡張子を参考にして電子文書のフォーマットを判別し、ファイルフォーマット毎の特性に基づいて、電子文書ごとに自動的に圧縮／非圧縮を決定し、アーカイブする処理を示したフローチャートである。
【００２１】
ステップ３０１では、電子文書番号ｉを０に初期化して、最初の電子文書から判定を開始する。
【００２２】
ステップ３０２で、Ｆｉｌｅ＿ｃｏｍｐは電子文書ｉのフォーマット種類を表し、該Ｆｉｌｅ＿ｃｏｍｐが所定の形式のフォーマット（本実施形態ではテキストフォーマット）か否か判断する。電子文書によっては既に独自の形式で圧縮されているものもあり、そのような電子文書は再度圧縮しても圧縮効率が悪いので、電子文書ｉの種類が特定の種類のものであるかを判定しているのである。つまり、電子文書ｉが未だ圧縮されていない、または再度圧縮を行っても圧縮効率が高い種類の電子文書であるならばステップ３０５に進み、一方、電子文書ｉを圧縮しても圧縮効率が悪い種類の電子文書であるならば、ステップ３０３に進む。
【００２３】
ステップ３０３では、電子文書ｉの圧縮フラグの真偽によって、前記電子文書が既に圧縮されているかどうかを判定する。電子文書ｉが圧縮されている場合はステップ３０４に進み、圧縮時に用いられた所定の圧縮アルゴリズムに対応する伸長アルゴリズムを用いて伸長する。電子文書ｉが圧縮されていない場合はステップ３０７に進む。
【００２４】
ステップ３０５では、電子文書ｉの圧縮フラグの真偽によって、前記電子文書が既に圧縮されているかどうかを判定する。電子文書ｉが圧縮されている場合はステップ３０６に進み、所定の圧縮アルゴリズムに従い圧縮する。電子文書ｉが圧縮されていない場合はステップ３０７に進む。
【００２５】
ステップ３０７では、ｉをインクリメントする。
【００２６】
ステップ３０８で、現在処理中の電子文書番号ｉと全ファイル数ｆｉｌｅｎｕｍとを比較することにより、全ての電子文書が判定し終わったかどうかを判断する。ｉがｆｉｌｅｎｕｍより小さい場合はステップ３０２に進み、次の電子文書の判定を行う。ｉがｆｉｌｅｎｕｍ以上になり、全ての電子文書の圧縮／非圧縮判定が終わったと判断するとステップ３０９に進む。
【００２７】
ステップ３０９では、全電子文書を対象としてアーカイブ処理（バインド処理）を行い、電子バインダを作成する。
【００２８】
（圧縮／非圧縮決定処理の第３の実施形態）
図４は、電子文書群を圧縮アーカイブする際に、各圧縮電子文書の圧縮率に基づいて、電子文書ごとに自動的に圧縮／非圧縮を決定した上でアーカイブする処理を示したフローチャートである。
【００２９】
ステップ４０１では、電子文書番号ｉを０に初期化して、最初の電子文書から判定を開始する。
【００３０】
ステップ４０２で、電子文書ｉの圧縮フラグの真偽によって、前記電子文書が既に圧縮されているかどうかを判定する。電子文書ｉが圧縮されていないと判断した場合はステップ４０３に進み、所定の圧縮アルゴリズムに従い圧縮する。電子文書ｉが圧縮されていると判断した場合はステップ４０４に進む。
【００３１】
ステップ４０４で、Ｆｉｌｅ＿ｃｏｍｐは電子文書ｉの圧縮後のサイズを圧縮前の電子文書ｉのサイズで割ったものであり、電子文書ｉの圧縮率を計算する。この値が低ければ低いほど圧縮率が高い圧縮電子文書である。
【００３２】
ステップ４０５で、Ｆｉｌｅ＿ｃｏｍｐがある閾値ｔｈｒｅｓｈｏｌｄを超えたかどうか判断し、超えれば、電子文書ｉは圧縮率が低い文書であると判定してステップ４０６に進む。逆に圧縮率が高い電子文書であるならば、ステップ４０７に進む。
【００３３】
ステップ４０６では、電子文書ｉに関して、圧縮してもあまり圧縮されないと判断し、圧縮前のオリジナルの電子文書をアーカイブするファイルと設定し、ステップ４０８に進む。
【００３４】
ステップ４０７では、電子文書ｉに関して、圧縮効率がよい電子文書と判断し、圧縮後の電子文書をアーカイブするファイルと設定し、ステップ４０８に進む。
【００３５】
ステップ４０８では、ｉをインクリメントする。ステップ４０９では、現在処理中の電子文書番号ｉと全ファイル数ｆｉｌｅｎｕｍとを比較することにより、全ての電子文書が判定し終わったかどうかを判断する。ｉがｆｉｌｅｎｕｍより小さい場合はステップ４０２に進み、次の電子文書の判定を行う。ｉがｆｉｌｅｎｕｍ以上と判断した場合は、全ての電子文書の圧縮／非圧縮の判定が終わったと判断し、ステップ４１０に進む。
【００３６】
ステップ４１０では、ステップ４０６で選択された電子文書（非圧縮文書）またはステップ４０７で選択された電子文書（圧縮文書）を用いて、全電子文書をアーカイブ処理（バインド処理）して電子バインダを作成する。
【００３７】
（圧縮／非圧縮決定処理の概念）
図５は本発明の手法を用いて、電子文書群をアーカイブする（図２のステップ２１０、図３のステップ３０９、図４のステップ４１０）際に、電子文書５０１を圧縮した圧縮電子文書５０２と非圧縮の電子文書５０７を混在させてアーカイブ（バインド）して電子バインダ５０３を作成する処理と、電子バインダ５０３から圧縮電子文書５０５と非圧縮電子文書５０９を抽出する処理を示した概念図である。
【００３８】
電子文書５０１は、前記の基準より圧縮された状態でアーカイブされるべきであると判定された電子文書である。所定の圧縮アルゴリズムに従って圧縮されて圧縮電子文書５０２が作成される。また電子文書５０７は前記の基準により圧縮するべきでないと判定された電子文書である。これらの圧縮／非圧縮が混在した電子文書群をアーカイブして電子バインダ５０３を作成する。アーカイブ時に各電子文書に関する情報（各電子文書の位置を示すアドレス情報やサイズ情報、圧縮の有無を示す情報など）が電子バインダ５０３の圧縮情報テーブルに記録される。
【００３９】
電子バインダ５０３内の圧縮電子文書５０４および非圧縮電子文書５０８をアプリケーションで処理するため、圧縮電子文書５０５および非圧縮電子文書５０９を抽出する。圧縮電子文書５０５は圧縮時に用いられた圧縮アルゴリズムに対応した伸長アルゴリズムに従って伸長処理を行い、電子文書５０６を作成する。ここでは非圧縮電子文書５０８を処理する際に一度非圧縮電子文書５０９を抽出しているが、アプリケーションが圧縮情報テーブルを参照して直接非圧縮電子文書５０８の先頭アドレスを参照して処理を行うことも可能である。
【００４０】
以上説明した本発明の実施形態の文書管理システムに適用可能な情報処理装置を示すと、図６のようになる。
【００４１】
図６は本発明の文書管理システムに適用可能な情報処理装置の構成を示すブロック図である。
【００４２】
図６において、ＣＰＵ６０２はメインバス６０７を介して情報処理装置６０１全体の制御を実行するとともに、情報処理装置６０１の外部に接続される入力装置６１１（例えば、イメージスキャナ、記憶装置、ネットワーク回線を介して接続される他の情報処理装置、電話回線を介して接続されるファクシミリ等）を入力Ｉ／Ｆ（インタフェース）６０５を介して制御する。また、情報処理装置６０１の外部に接続される出力装置６１２（例えば、プリンタ、モニタ、ネットワーク回線を介して接続される他の情報処理装置、電話回線を介して接続されるファクシミリ等）を出力Ｉ／Ｆ６０６を介して制御する。また、ＣＰＵ６０２は、ＫＢＤＩ／Ｆ（キーボードインタフェース）６０８を介して入力部（例えば、キーボード６１３やポインティングデバイス６１４やペン６１５）から入力された指示に従って、画像の入力、画像処理、色変換処理、画像の出力制御等の一連の処理を実行する。更に、入力装置６１１より入力された画像データや、キーボード６１３やポインティングデバイス６１４やペン６１５を用いて作成された画像データを表示する表示部６１０をビデオＩ／Ｆ（インタフェース）６０９を介して制御する。
【００４３】
ＲＯＭ６０３は、ＣＰＵ６０２の各種制御を実行する各種制御プログラムを記憶している。ＲＡＭ６０４は、ＣＰＵ６０２によりＯＳや本発明を実現するための制御プログラムを含むその他の制御プログラムがロードされ実行されるためのメモリ領域であり、制御プログラムを実行するために用いられる各種作業領域、一時待避領域として機能する。また、入力装置６１１より入力された画像データや、キーボード６１３やポインティングデバイス６１４やペン６１５を用いて作成された画像データを、一旦、保持するＶＲＡＭ（不図示）が構成されている。
【００４４】
尚、本発明は、複数の機器（例えばホストコンピュータ、インタフェース機器、リーダ、プリンタなど）から構成されるシステムに適用しても、一つの機器からなる装置（例えば、複写機、ファクシミリ装置など）に適用してもよい。
【００４５】
また、本発明の目的は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読出し実行することによっても、達成されることは言うまでもない。
【００４６】
この場合、記憶媒体から読出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【００４７】
プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フロッピディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭなどを用いることができる。
【００４８】
また、コンピュータが読出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）などが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００４９】
更に、記憶媒体から読出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００５０】
本発明を上記記憶媒体に適用する場合、その記憶媒体には、先に説明した図２、図３、図４に示すフローチャートに対応するプログラムコードが格納されることになる。
【００５１】
上述した実施形態に記載した本発明の特徴を、以下の実施態様として総括する。
【００５２】
（実施態様１）
複数の電子文書が格納されるアーカイブファイルを作成する情報処理方法であって、所定の基準に基づいて、各電子文書を圧縮状態で格納するべきか非圧縮状態で格納するべきか判断する判断ステップと、  前記判断ステップにて圧縮状態で格納するべきと判断された電子文書は圧縮状態で格納されるように制御し、非圧縮状態で格納するべきと判断された電子文書は非圧縮状態で格納されるように制御して、前記アーカイブファイルを生成する生成ステップと、を有することを特徴とする情報処理方法。
【００５３】
（実施態様２）
前記所定の基準は、各電子文書に対するアクセス頻度であることを特徴とする実施態様１に記載の情報処理方法。
【００５４】
（実施態様３）
前記所定の基準は、各電子文書のフォーマットであることを特徴とする実施態様１に記載の情報処理方法。
【００５５】
（実施態様４）
前記所定の基準は、各電子文書を圧縮した場合の圧縮率であることを特徴とする実施態様１に記載の情報処理方法。
【００５６】
（実施態様５）
更に、前記生成ステップで生成されたアーカイブファイルから、電子文書を抽出する抽出ステップを有することを特徴とする実施態様１に記載の情報処理方法。
【００５７】
（実施態様６）
前記アーカイブファイルは、格納されている各電子文書の位置情報を有するテーブルを含み、更に、該テーブルを用いて所望の電子文書のみを取得する取得ステップを有することを特徴とする実施態様１に記載の情報処理方法。
【００５８】
（実施態様７）
実施態様１乃至６のいずれかに記載の情報処理方法における各ステップを、コンピュータに実行させるためのコンピュータプログラム。
【００５９】
（実施態様８）
実施態様７に記載のコンピュータプログラムを格納した、コンピュータ読取可能な記憶媒体。
【００６０】
（実施態様９）
複数の電子文書が格納されるアーカイブファイルを作成する情報処理装置であって、所定の基準に基づいて、各電子文書を圧縮状態で格納するべきか非圧縮状態で格納するべきか判断する判断手段と、  前記判断手段にて圧縮状態で格納するべきと判断された電子文書は圧縮状態で格納されるように制御し、非圧縮状態で格納するべきと判断された電子文書は非圧縮状態で格納されるように制御して、前記アーカイブファイルを生成する生成手段と、を有することを特徴とする情報処理装置。
【００６１】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、電子文書群を電子バインダに綴じる際に所定の基準に基づいて圧縮／非圧縮の決定を行うので、伸長にかかる処理時間を短縮しつつもファイルサイズも小さくできる。
【００６２】
また電子バインダに綴じられた電子文書に対して不必要な圧縮伸長処理が行われないため、電子バインダに綴じられた電子文書の処理時間が短縮される。
【００６３】
また電子バインダに綴じられた電子文書を処理する際に、電子バインダ内の非圧縮電子文書に直接アクセスして処理が可能となるため、主記憶装置及び補助記憶装置上に確保される処理領域が節約される。
【図面の簡単な説明】
【図１】文書管理システムの概念図である。
【図２】本発明の一実施例である各電子文書のアクセス頻度に基づいた電子バインダの作成処理を示すフローチャートである。
【図３】本発明の一実施例である各電子文書のフォーマット毎の特性に基づいた電子バインダの作成処理を示すフローチャートである。
【図４】本発明の一実施例である各圧縮電子文書の圧縮率に基づいたアーカイブファイルの作成処理を示すフローチャートである。
【図５】本発明の電子バインダの内部構成例および圧縮アーカイブ処理、抽出伸長処理を示す図である。
【図６】本実施形態の文書管理システムに適用可能な情報処理装置の構成を示すブロック図である。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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