(57)【要約】【課題】回覧対象者が増えるほど、閲覧状況を確認する作業が煩雑になる。【解決手段】文書ファイル格納部１１０は、入力部１０２から受け付けた文書ファイルを保持する。提供部４００は、文書ファイル格納部１１０から文書ファイルを読み込み、回覧状況格納部１０８に保持されている情報に基づいて、回覧対象者に対してその文書ファイルを提供する。設定部３００は、回覧対象者の中から特定の回覧対象者を特定対象者として設定する。閲覧管理部６００は、特定対象者の閲覧状況をクライアント１４に提供する。これにより、閲覧状況の確認作業が繁雑になることを回避できる。【選択図】        図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書ファイルの回覧経路に含まれる複数の回覧対象者の中から、特定の回覧対象者を特定対象者として設定する手段と、
前記文書ファイルを前記回覧経路に基づいて回覧対象者ごとに提供する手段と、
前記特定対象者による前記文書ファイルの閲覧状況を優先的に提示する提示手段と、
を備えることを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記提示手段は、前記文書ファイルの責任者および前記特定対象者の少なくとも一方の要求に応じて、前記特定対象者による前記文書ファイルの閲覧状況を提示することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
文書ファイルの回覧経路に含まれる複数の回覧対象者の中から、特定の回覧対象者を特定対象者として設定する手段と、
前記文書ファイルを前記回覧経路に基づいて回覧対象者ごとに提供する手段と、
前記文書ファイルが予め設定された期間内に閲覧されたか否かを、前記回覧対象者ごとに判定する手段と、
前記期間内に前記文書ファイルを閲覧していない前記特定対象者に対して、優先して前記文書ファイルの閲覧を促す手段と、
を備えることを特徴とする文書管理装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は文書管理技術に関し、とくに予め決められた回覧経路に基づいて文書を回覧するための技術に関する。
【０００２】
【従来の技術】
ネットワーク技術の発達にともない、コンピュータ、プリンタ、ＦＡＸなどの情報機器がネットワークに接続されるようになってきた。ネットワーク化は、例えば社内、ビル内などの限られた範囲のローカルエリアネットワーク（以下、単に「ＬＡＮ」という）に限られず、地球全体規模のネットワークいわゆるワイドエリアネットワーク（以下、単に「ＷＡＮ」という）にまで拡大している。こうしたインフラストラクチャーの整備が進むにつれて、例えばビジネスシーンにおいても電子メール、ＦＴＰ（File Transfer Protocol）、ウェブページなどが広範に活用されるようになった。
【０００３】
ネットワーク技術がビジネスに活用されることで、実際の業務体系も徐々に変わりつつある。その一つに、ワークフローシステムの導入があげられる。このシステムは、伝票、帳票、稟議書などの紙ベースの回覧文書を関係者に順次回覧して行っていた従来の業務を、電子的に各担当者のコンピュータに送信することで業務の効率化を図るものである。回覧の順序は、回覧経路として回覧文書ごとに定義され、システムは、その回覧経路に基づいて回覧対象者宛に回覧文書を送信する。また、このシステムは、例えば現在までに誰が閲覧したかなどの回覧文書ごとの閲覧状況を提供する。さらに、全ての回覧対象者について閲覧期限を設定し、その期限までに何らかの応答が無ければ催促をすることができる（特許文献１）。
【０００４】
【特許文献１】
特開平６−１０４９２１号公報
【発明が解決しようとする課題】
実際の運用において、回覧に係る責任者（以下、単に「回覧責任者」という）が、回覧経路に含まれる全ての回覧対象者の閲覧状況を把握する必要はなく、一部の回覧対象者の閲覧状況だけで必要十分なことが多い。そのため、前述したシステムでは、回覧責任者が全回覧対象者の閲覧状況の中から、必要な回覧対象者の閲覧状況を探し出す必要がある。この作業は、回覧対象者の数が多くなるほど煩雑になり、例えば見間違いや、確認にかかる時間の増加などにつながる。
【０００５】
本発明は上記課題に鑑みてなされたものであり、その目的は、利便的な閲覧状況の管理技術、選択的に閲覧状況を確認するための技術、回覧対象者ごとに個別の管理内容を設定するための技術、閲覧状況を確認する画面をシンプルにする技術の提供にある。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
本発明のある態様は、文書管理装置である。この装置は、文書ファイルの回覧経路に含まれる複数の回覧対象者の中から、特定の回覧対象者を特定対象者として設定する手段と、文書ファイルを回覧経路に基づいて回覧対象者ごとに提供する手段と、特定対象者による文書ファイルの閲覧状況を優先的に提示する提示手段とを備える。これにより、特定対象者の閲覧状況を他の回覧対象者と区別して提示することができる。
【０００７】
「文書ファイル」は、回覧文書であり、例えば文字列、画像、音声などを含むデジタルデータである。実際のシステムでは、このデジタルデータが回覧対象者のコンピュータ（以下、単に「クライアント」という）に送信され、クライアント側で解析され表示または音声として出力される。このように「回覧文書」とは、従来の紙ベースの文書を単に画像ファイルにしたものだけでなく、所定のアプリケーションで生成されたファイルや音声ファイルなどのデジタルデータも含むものである。
【０００８】
提示手段は、文書ファイルの責任者および特定対象者の少なくとも一方の要求に応じて、特定対象者による文書ファイルの閲覧状況を提示してもよい。
【０００９】
本発明の別の態様も、文書管理装置である。この装置は、文書ファイルの回覧経路に含まれる複数の回覧対象者の中から、特定の回覧対象者を特定対象者として設定する手段と、文書ファイルを回覧経路に基づいて回覧対象者ごとに提供する手段と、文書ファイルが予め設定された期間内に閲覧されたか否かを、回覧対象者ごとに判定する手段と、その期間内に文書ファイルを閲覧していない特定対象者に対して、優先して文書ファイルの閲覧を促す手段とを備える。これにより、例えば、最初に特定対象者に閲覧を促す内容の電子メールを送信し、後から他の回覧対象者に同様の電子メールを送信するなど、特定対象者への通知を優先することができる。また、当該装置は、特定対象者のみ文書ファイルの閲覧を促してもよい。
【００１０】
なお、以上の構成要素の任意の組合せ、本発明の表現を方法、装置、システム、記録媒体、コンピュータプログラムなどの間で変換したものもまた、本発明の態様として有効である。
【００１１】
【発明の実施の形態】
図１は、実施の形態に係る文書管理システム１０の構成図である。文書管理装置１００は、ＬＡＮ１６を介して接続された第１クライアント１４ａおよび第２クライアント１４ｂなどの複数の端末（以下、単に「クライアント１４」という）に、予め設定された回覧経路に基づいて文書ファイルを提供する。本実施の形態において、文書管理装置１００は、例えばＦＡＸ機能、スキャナ機能、プリンタ機能、プリンタサーバ機能、ＦＡＸサーバ機能、コピー機能などを有する装置、もしくは複数の機能を有するＭＦＰなどに組み込まれてもよいし、単独の装置であってもよい。文書管理装置１００は、こうした機能を利用して、例えばネットワーク１２やＬＡＮ１６を介して文書ファイルを取得したり、スキャナ機能を利用して直接文書ファイルを取得したりする。文書管理装置１００は何らかの機能を利用して文書ファイルを取得すればよい。
【００１２】
図２は、図１の文書管理装置１００の内部構成図である。文書管理装置１００の各構成要素は、任意のコンピュータのＣＰＵ、メモリ、メモリにロードされた本図の構成要素を実現するプログラム、そのプログラムを格納するハードディスクなどの記憶ユニット、ネットワーク接続用インターフェースを中心にハードウエアとソフトウエアの任意の組み合わせによって実現されるが、その実現方法、装置にはいろいろな変形例があることは、当業者には理解されるところである。以下説明する各図は、ハードウエア単位の構成ではなく、機能単位のブロックを示している。
【００１３】
入力部１０２は、例えばファクシミリ機能、スキャナ機能、電子メール受信機能、ファイルサーバ機能などのいずれかの機能を用いて回覧すべき文書ファイルを受け付ける。入力部１０２は、受け付けた文書ファイルを、その文書ファイルの提供元を特定する情報（以下、単に「提供元情報」という）とともに格納処理部２００に出力する。提供元情報は例えば、ファクシミリ画像の発信元電話番号、電子メールの送信元アドレス、ＦＴＰで文書ファイルを受け付けたときの送信元のＩＰアドレス、スキャナにより取り込んだ文書ファイルであることを示す情報などである。
【００１４】
経路情報格納部１０４は、複数の回覧対象者ごとに回覧順序を定めた回覧経路（以下、単に「経路情報」という）をその識別情報（以下、単に「経路ＩＤ」という）に対応付けて保持する。経路選択情報格納部１０６は、文書ファイルの提供元情報に基づいて回覧経路を選択するための情報（以下、単に「経路選択情報」という）を保持し、例えば提供元情報と経路ＩＤとを対応付けて保持する。格納処理部２００は、経路選択情報格納部１０６を参照して、入力部１０２から供給された提供元情報に対応付けられた経路ＩＤを特定し、経路ＩＤに対応付けられた経路情報を経路情報格納部１０４から読み込む。そして、格納処理部２００は、その経路情報に基づいて入力部１０２から供給された文書ファイル毎に個別の回覧経路（以下、単に「個別経路情報」という）を初期値として作成する。その後、格納処理部２００は、文書ファイルを文書ファイル格納部１１０に格納し、その文書ファイルに対応付けて個別経路情報を回覧状況格納部１０８に格納する。
【００１５】
提供部４００は、回覧状況格納部１０８に保持されている個別経路情報に基づいて、回覧対象者に文書ファイルを順次提供する。このように、提供元情報に基づいて格納処理部２００が個別経路情報を生成することで、例えば得意先からＦＡＸ画像として届いた注文書を、予め登録した回覧経路で自動的に回覧させることができる。本実施の形態において、提供部４００はウェブページを提供するサーバとしての機能（以下、単に「ウェブサーバ機能」という）を有し、文書ファイルを、例えばＨＴＭＬ（Hyper Text Markup Language）形式でクライアント１４に提供する。ウェブサーバ機能を使い文書ファイルを擬似的に回覧できるように、回覧対象者毎に文書ファイルへのアクセス権が設定されており、提供部４００は、アクセス権を有する回覧対象者が操作するクライアント１４に対して文書ファイルを提供する。このアクセス権は、回覧状況格納部１０８に個別経路情報とともに保持されており、回覧対象者が文書ファイルを閲覧もしくは所定の作業を完了した場合に、次の回覧対象者へアクセス権が移動される。本実施の形態において、アクセス権の移動処理は、後述する処理部２５０が、管理部５００からの指示に基づいて行う。
【００１６】
設定部３００は、回覧責任者からの指示に基づいて経路情報および経路選択情報を生成し、それぞれ経路情報格納部１０４ならびに経路選択情報格納部１０６に格納する。また、設定部３００は、格納処理部２００により生成された個別経路情報を回覧責任者からの指示に基づいて更新する。これにより、回覧責任者は個別経路情報を自由にカスタマイズできる。この設定作業のために、設定部３００は、例えば回覧責任者のクライアント１４に設定用画面を表示させ、その画面を介して種々の設定を受け付けてもよいし、文書管理装置１００に設けられた操作パネル等を介して種々の設定を受け付けてもよい。
【００１７】
管理部５００は、文書ファイル毎に回覧状況を管理する。検出部５０２は、提供部４００により提供された文書ファイルを検出し、閲覧管理部６００および期限管理部７００に出力する。閲覧管理部６００は、その文書ファイル毎に各回覧対象者の閲覧状況を管理する。期限管理部７００は、文書ファイル毎に各回覧対象者の閲覧期限等の期限に係る管理をする。通知部５０４は、閲覧管理部６００または期限管理部７００からの指示に基づいて、指定された宛先へ通知を行う。処理部２５０は、管理部５００の指示に応じて例えば、印刷処理、文書ファイルの他メディアへの保存、通知、文書ファイル格納部１１０から文書ファイルの削除、回覧状況の変更、アクセス権の移動などの処理を行う。
【００１８】
図３（ａ）は、図１のクライアント１４に表示される新着文書一覧画面１５０の一例を示す図である。この新着文書一覧画面１５０は、例えばユーザが文書管理装置１００にログインしたときに最初に表示される。これにより、ユーザが新着の文書ファイルを見落とすことを防止できる。件名欄１５２には、文書ファイルのタイトルが表示される。文書属性欄１５４には、文書ファイルの属性とその属性に対応付けられたアイコン１６０が表示される。ここで、「属性」とは、文書ファイルの種類、緊急度や重要度、その他文書ファイルを特徴づける任意の情報をしめす。差出人欄１５６には、その文書ファイルの差出人の情報が表示される。到着日欄１５８には、その文書ファイルが到着した日時が表示される。この他、回覧責任者の情報や、文書ファイルのデータ量、文書ファイルが閲覧可能になってからの期間などが表示されてもよい。
【００１９】
図３（ｂ）は、新着文書一覧画面１５０の件名欄１５２にあるいずれかの文書ファイルを選択したときに表示される文書表示画面１７０の一例を示す図である。回覧文書領域１７２には、回覧すべき文書が表示される。処理メニュー１７４は、表示中の文書ファイルに対する処理を指示するためのコンポーネントである。例えば、次の回覧対象者への転送、回覧文書の印刷、回覧文書の保存などを文書管理装置１００に対して指示することができる。これらの指示内容が、図２の処理部２５０によって処理される。メモ記入領域１７６は、回覧文書に対するコメントを記入するための領域であり、例えば、回覧文書が編集可能に設定されている場合に書き込み可能になる。完了ボタン１７８は、処理メニュー１７４で選択した処理メニューの実行を指示するためのボタンである。例えば、次の回覧対象者へ回覧を進める場合、ユーザは、処理メニュー１７４で「回覧」を選択し完了ボタン１７８を押下する。
【００２０】
図４（ａ）は、設定画面３５０の一例を示す図である。この設定画面３５０の初期値は図２の格納処理部２００により設定される。回覧責任者は、初期値のままで回覧を開始してもよいし、設定画面３５０を利用して所望の設定に変更してもよい。タイトル入力欄３５２は、回覧時のタイトルを入力するための領域である。責任者入力欄３５４は、回覧責任者の例えば氏名、識別情報などを入力するための領域である。有効期限入力欄３５６は、文書ファイルの有効期限を設定するための領域である。処理メニュー３５８は、有効期限に到達した場合に、文書管理装置１００がその文書ファイルに対して行う処理を指定するためのコンポーネントである。例えば、その処理内容として、アーカイブに保存、印刷、削除などがある。
【００２１】
設定項目一覧３６０は、個別経路情報であり回覧対象者毎に回覧時の順番などを設定するための領域である。文書ファイルは、回覧順序欄３６２に定められている順番で、対応する対象者欄３６４に示された回覧対象者に提供される。状況通知欄３６６は、閲覧状況を確認する必要があるか否かを指定するための領域である。本図では、チェックボックスにより確認の要否を指定するようになっており、「ｔａｎａｋａ」、「ｍｕｒａｔａ」、「ｓａｔｏ」について閲覧状況を確認することが指定されている。このように指定された回覧対象者を、以下「特定対象者」という。
【００２２】
図４（ｂ）は、閲覧状況を確認するための状況確認画面３９０の一例を示す図である。閲覧状況一覧３９２は対象者欄３９４と状況欄３９６とを有する。この閲覧状況一覧３９２には、「ｔａｎａｋａ」、「ｍｕｒａｔａ」、「ｓａｔｏ」について、それぞれの閲覧状況が表示されており、図４（ａ）で閲覧状況を確認しないことが指定されている「ｙａｍａｍｏｔｏ」に関する閲覧状況は表示されていない。このように、特定対象者についてだけ閲覧状況を表示させることで、回覧責任者の確認作業を容易にできる。また、状況確認画面３９０をシンプルにできる。他の例では、状況確認画面３９０に、全ての回覧対象者の閲覧状況の表示を指示するためのボタンや、任意の回覧対象者を検索して、その閲覧状況を表示するためのコンポーネントが設けられていてもよい。
【００２３】
図４（ａ）に戻り、状況確認欄３６８は、回覧状況の確認すなわち図４（ｂ）の画面を閲覧する権限を指定するための領域である。これも状況通知欄３６６と同様に、回覧責任者はチェックボックスのチェックの有無でその権限を指定することができる。閲覧期限欄３７０は、文書ファイルの閲覧が可能になってから、文書ファイルの閲覧を促すメッセージを通知するまでの時間を設定するための領域である。通知欄３７２は、閲覧を促すメッセージを通知するか否かを指定するための領域である。本実施の形態では、通知欄３７２のチェックボックスがチェックされている場合に、文書管理装置１００は閲覧を促すメッセージ（以下、単に「催促メッセージ」という）を回覧対象者に通知する。通知先入力欄３７４は、本人以外の通知先を入力するための領域である。他の例では、状況通知欄３６６のチェックボックスにチェックされた回覧対象者、すなわち特定対象者に対しては、初期値として催促メッセージを通知することが指定されてもよい。
【００２４】
状況確認者選択部３８０は、状況確認画面３９０を閲覧する権限を設定するためのコンポーネントである。本図では、「回覧責任者」、「回覧責任者と特定対象者」、「全ての回覧対象者」の３通りのうちいずれか一つを選択できるようになっている。この状況確認者選択部３８０における選択に連動して、状況確認欄３６８のチェックボックスがチェックされる。ユーザは、状況確認者選択部３８０のいずれかひとつを選択した後で、更にチェックボックスの操作を行うことができてもよい。これにより、ユーザによる設定作業を容易にすることができる。
【００２５】
図５は、図２の回覧状況格納部１０８が保持する個別経路情報のデータ構造の一例を示す図である。回覧状況格納部１０８は、このような個別経路情報を文書ファイル毎に保持する。順序欄８００は、回覧の順番を保持する。対象者欄８０２は、例えばユーザＩＤなどの回覧対象者を特定する情報を保持する。状態欄８０４は、閲覧状況を示す情報を保持する。表示対象者欄８０６は、閲覧状況を確認できるユーザを特定する情報を保持する。例えば、表示対象者欄８０６に「ｓａｉｔｏ」と保持されている場合、回覧責任者「ｓａｉｔｏ」だけが閲覧状況を確認できることを意味する。また、「ＯＦＦ」の場合、だれも閲覧状況を確認できない、すなわち図４（ｂ）の状況確認画面３９０に表示されないことを意味する。また、「ＯＮ」の場合、回覧責任者と特定対象者とが回覧状況を確認できることを意味する。
【００２６】
制限時間欄８０８は、催促メッセージを通知するまでの時間を保持する。通知フラグ欄８１０は、催促メッセージを通知するか否かを指定する情報を保持する。通知先欄８１２は、催促メッセージを回覧対象者以外にも通知する場合の宛先を保持する。例えば、特定対象者「ｓａｔｏ」が、アクセス権を得てから制限時間「３０分」を経過しても文書ファイルを閲覧しない場合、その旨が回覧責任者「ｓａｉｔｏ」と特定対象者「ｓａｔｏ」とに通知される。アクセス権欄８１４は、現在のアクセス権を指定する情報保持する。本図では、「１」がアクセス権ありを示し、「０」がアクセス権なしを示す。
【００２７】
図６は、図２の閲覧管理部６００の内部構成図である。受付部６０２は、クライアント１４から図４（ｂ）で示した状況確認画面３９０の提供要求を受け付ける。認証部６０４は、回覧状況格納部１０８を参照して、そのクライアント１４を操作するユーザの状況確認画面３９０の閲覧権限を確認する。権限がある場合に、抽出部６０６は特定対象者の閲覧状況を回覧状況格納部１０８から抽出し、提供処理部６０８に供給する。提供処理部６０８は、抽出された特定対象者の閲覧状況だけを表示した状況確認画面３９０をクライアント１４に提供する。これにより、状況確認画面３９０に必要な回覧対象者の閲覧状況だけを表示させることができる。また、抽出部６０６は、閲覧期限として設定された時刻を過ぎて文書ファイルを閲覧していない特定対象者を抽出し、提供処理部６０８に供給する。提供処理部６０８は、その特定対象者とそれ以外の通知先として指定された宛先に対して、催促メッセージを送信することを通知部５０４に指示する。
【００２８】
図７は、図６の閲覧管理部６００における処理のフローチャートの一例である。図６の受付部６０２は、状況確認画面３９０の提供要求を受け付ける（Ｓ１０）。図６の認証部６０４は、状況確認画面３９０を要求したユーザの認証を行う（Ｓ１２）。認証に失敗した場合（Ｓ１２のＮ）、処理を中止する。認証に成功した場合（Ｓ１２のＹ）、抽出部６０６は特定対象者の閲覧状況と、催促メッセージを送信すべき特定対象者とを抽出する（Ｓ１４）。そして、提供処理部６０８は、抽出した特定対象者の閲覧状況を表示するためのファイルをクライアント１４に提供し、催促メッセージの送信を通知部５０４に指示する（Ｓ１６）。
【００２９】
以上、本発明を実施の形態をもとに説明した。実施の形態は例示であり、それらの各構成要素や各処理プロセスの組合せにいろいろな変形例が可能なこと、またそうした変形例も本発明の範囲にあることは当業者に理解されるところである。
【００３０】
例えば第１の変形例として、図２の経路選択情報格納部１０６に予め文書ファイルの属性もしくは提供元情報と特定対象者とを対応付けて格納しておき、図２の格納処理部２００は、文書ファイルの属性もしくは提供元情報に基づいて、予め特定対象者が設定された個別経路情報を生成してもよい。
【００３１】
第２の変形例として、図６の提供処理部６０８は、特定対象者の閲覧状況とそれ以外の回覧対象者の閲覧状況とを区別してクライアント１４に表示させるようにしてもよい。区別して表示させる例として、提供処理部６０８は、画面の上方に特定対象者の閲覧状況を表示させ、その次に特定対象者以外の閲覧状況を表示させてもよい。また、特定対象者とそれ以外の回覧対象者とで色分けして閲覧状況を表示してもよい。このように、特定対象者の閲覧状況を優先的に表示することで、回覧責任者は、特定対象者の閲覧状況を容易に把握でき、さらに特定対象者以外の回覧対象者を含めた全体的な閲覧状況を把握できる。
【００３２】
【発明の効果】
本発明によれば、回覧対象者ごとの閲覧状況を選択的に確認できる。また、回覧対象者ごとに個別の管理内容を設定できる。さらに閲覧状況を確認する画面をシンプルにでき、利便的な閲覧状況の管理ができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本実施の形態に係る文書管理システムの構成図である。
【図２】図１の文書管理装置の内部構成図である。
【図３】図１のクライアントに表示される表示画面の一例を示す図である。
【図４】図１のクライアントに表示される設定画面の一例を示す図である。
【図５】図２の回覧状況格納部のデータ構造の一例を示す図である。
【図６】図２の閲覧管理部の内部構成図である。
【図７】図６の閲覧管理部における処理のフローチャートの一例である。
【符号の説明】
１０  文書管理システム、１０２  入力部、１０４  経路情報格納部、１０６経路選択情報格納部、１０８  回覧状況格納部、１１０  文書ファイル格納部、２００  格納処理部、３００  設定部、４００  提供部、５００  管理部、５０２  検出部、５０４  通知部、６００  閲覧管理部、６０６  抽出部、６０８  提供処理部、７００  期限管理部。
【図１】
2004206311.tif 000003
【図２】
2004206311.tif 000004
【図３】
2004206311.tif 000005
【図４】
2004206311.tif 000006
【図５】
2004206311.tif 000007
【図６】
2004206311.tif 000008
【図７】
2004206311.tif 000009