(57)【要約】【課題】ホテルの既存システムに容易に接続でき、かつセールスマンの認証や権限のチェック、セールスのための宴会コンテンツの提供、更に、ホテル側の宴会コントローラによる承認、などの問題を解決した宴会セールス支援システムにある。【解決手段】宴会セールス支援システム１は、セールマンが使用する携帯端末１０と、携帯端末１０をインターネット４０を通じて接続し、ホテルシステムから予約台帳データ及び宴会メニューデータを入手して、前記携帯端末１０に要求のデータを送付する端末制御サーバ２０と、端末制御サーバ２０をイントラネット５０を通じて接続し、ホテルで開かれる宴会の予約台帳ファイル及び宴会メニューファイル並びに予約承認要求に対する審査基準を有するホテルサーバ３０と、を含む。【選択図】      図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
宴会やパーティの受注活動を客先で行うセールスマンを支援する宴会セールス支援システムにおいて、
セールスマンが顧客との折衝に利用する携帯端末と、
前記携帯端末からのアクセスを認証し、ホテルが備える予約台帳データ及び宴会メニューデータを入手して、前記携帯端末に送付する端末制御サーバと、
前記端末制御サーバをホテル内のイントラネットを介して接続し、宴会に関わる業務処理をするホテルサーバと、
を備えることを特徴とする宴会システム支援システム。
【請求項２】
前記携帯端末は、
表示部，入力部，出力部を備え、
前記端末制御サーバから、入力操作画面と、予約データと、宴会メニューデータと、を入手して表示するウェブブラウザと、
顧客との折衝結果に基づいて、宴会の予算見積もりする予約業務部と、
を備えることを特徴とする請求項１記載の宴会セールス支援システム。
【請求項３】
前記端末制御サーバは、
前記携帯端末をインターネットを通じて接続するインターネット接続部と、
前記携帯端末からのアクセスを識別して、接続を確立する端末管理部と、
前記ホテルサーバから入手する予約台帳データと、
前記ホテルサーバから入手する宴会メニューデータと、
前記予約台帳データ及び宴会メニューデータを管理するデータ管理部と、
前記端末制御サーバ自身をホテルサーバにイントラネットを通じて接続し、前記端末制御部及びデータ管理部を通じて、データを受け渡す内部ネット接続部と、
を備えることを特徴とする請求項１記載の宴会支援システム。
【請求項４】
前記ホテルサーバは、
ホテル内のイントラネットを接続する内部ネット接続部と、
宴会業務を統制する宴会業務部と、
セールスマンからの予約承認要求に対して、承認基準に基づいて審査する予約審査部と、
宴会の予約台帳ファイルと、
宴会プラン作成に要するデータからなる宴会メニューファイルと、
を備えることを特徴とする請求項１記載の宴会支援システム
【請求項５】
前記承認基準は、
担当セールマンの識別及び契約権限と、利用会場及び売り上げ予定金額を含む宴会プランと、予約日時及び予約状況と、によって定まる基準であることを特徴とする請求項４記載の宴会セールス支援システム。
【請求項６】
前記予約台帳データは、
予約のない日時及び会場を示す予約空きデータと、予約済みの日時及び会場並びに宴会名を示す予約済みデータと、を含むことを特徴とする請求項３記載の宴会セールス支援システム。
【請求項７】
前記宴会メニューデータは、
宴会形式と、会場設営と、料理と、飲み物と、余興と、司会と、予算別の宴会モデルと、の項目を含むことを特徴とする請求項３記載の宴会セールス支援システム。
【請求項８】
前記端末制御サーバは、
セールスマンがアクセスして、予約状況を参照する、あるいは予約見込みを登録する予約掲示板を前記データ管理部に備えることを特徴とする請求項１記載の宴会セールス支援システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、ホテルを会場にした宴会のセールスを支援するシステムに関し、特に、セールスマンが客先で携帯端末によって宴会のセールスを支援する情報を提供し、既存のホテルサーバに容易に接続できる宴会セールス支援システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
ホテルを会場にした宴会は、代理店で予約することは通常しないで、ホテル側に直接申し込むのが普通である。さもないと、予約状況が正確につかめないことによるオーバブッキングや繁忙期など不都合な予約をとってしまうなど、ホテル側に不適切な予約を避けるためである。
【０００３】
インターネットで宴会予約する場合、宴会の主催者が会場提供者に宴会やパーティの会場やサービスの情報を直接要求し、該情報に基づいて、会場提供者と打ち合わせて予約を契約する例がある。宴会の予約を、代理店がとる、あるいはセールスマンが客先でとることは、齟齬を防ぐため、なされていない。（例えば特許文献１参照）。
【０００４】
更に、携帯電話からの受発注業務を行う場合、業務要求に対してウェブ画面を提示し、利用者を認証して、セキュリティを確保した上で、業務データ処理システムを提供する例がある。この例では、処理権限をユーザ毎に設定してセキュリティを確保し、入力画面を介した入力データをチェックして、不正を防護した上で、データベースを直接参照更新することがなされている。この業務を、携帯端末による宴会予約に当てはめると、同様な不正防護策が必須になる（例えば、特許文献２参照）。
【０００５】
【特許文献１】
特開２００１−２９７２４０号公報（図１及び段落番号０００９，００１０）
【特許文献２】
特開２００２−２４７４０号公報（図９，図１０及び段落番号００６５乃至００８８）
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
現在でもホテル外からアクセスしてホテルの宴会システムを利用し、宴会セールスを行っているが、次のような問題があった。
【０００７】
第一の問題は、宴会には宴会場のコントローラーがいて、必ずしも宴会場が空いている状態でも予約を取りたくない事情がある場合がある。ホテル内で、コントローラの承認の下で、予約を取るのであれば、コントローラのチェックが有効に作用するが、ホテル外から宴会システムにアクセスして予約する場合、コントローラのチェックから漏れることがある。そのため、外部からの宴会システムの直接操作を許さずに、一々、電話確認やメール等でコントローラの承認を得ることを行うという、非効率な運用になっている。
【０００８】
第二の問題は、セールスマンがとる宴会の予約は、見込みで複数の会場を押さえたり、引き合いの段階での予約があり、そのまま、ホテルの宴会システムに登録できない。したがって、セールスマンの見込み外れで、他に、宴会場をとられてしまったり、キャンセルすることを忘れる、空いた日程や会場を埋めきれない等の問題が発生している。
【０００９】
第三の問題は、多くのホテルで、既にホテルシステムが導入され、該システムの宴会システムが稼動している。このシステムにセールスマンから携帯端末を通じて宴会システムに直接アクセスさせることは、セキュリティや予約承認の問題を解決する必要があり、既存システムの大幅な改修が必要になる。
【００１０】
この発明の目的は、セールスマンが宴会セールスをする際に、セールスマンの認証や契約権限のチェック、セールスのための宴会コンテンツの提供、更に、ホテル側の宴会コントローラの承認、などの問題を解決した宴会セールス支援システムにある。
【００１１】
更に、他の目的は、セールマンが携帯端末からアクセスできる、既存のホテルシステムに容易に接続できる、宴会セールス支援システムにある。
【００１２】
更に、他の目的は、セールス支援に有効な、宴会コンテンツや予算見積もり手段の提供の他に、掲示板を設けて、セールスマンの予約見込みを登録する、あるいは予約状況を参照可能にする、などセールマン相互の連携に有効なシステムの提供にある。
【００１３】
【課題を解決するための手段】
そのため、この発明の、宴会やパーティの受注活動を客先で行うセールスマンを支援する宴会セールス支援システムにおいて、セールスマンが顧客との折衝に利用する携帯端末と、前記携帯端末からのアクセスを認証し、ホテルが備える予約台帳データ及び宴会メニューデータを入手して、前記携帯端末に送付する端末制御サーバと、前記端末制御サーバをホテル内のイントラネットを介して接続し、宴会に関わる業務処理をするホテルサーバと、を備えることを特徴とする。
【００１４】
更に、前記携帯端末は、表示部，入力部，出力部を備え、前記端末制御サーバから、入力操作画面と、予約データと、宴会メニューデータと、を入手して表示するウェブブラウザと、顧客との折衝結果に基づいて、宴会の予算見積もりする予約業務部と、を備えることを特徴とする。
【００１５】
更に、前記端末制御サーバは、前記携帯端末をインターネットを通じて接続するインターネット接続部と、前記携帯端末からのアクセスを識別して、接続を確立する端末管理部と、前記ホテルサーバから入手する予約台帳データと、前記ホテルサーバから入手する宴会メニューデータと、前記予約台帳データ及び宴会メニューデータを管理するデータ管理部と、前記端末制御サーバ自身をホテルサーバにイントラネットを通じて接続し、前記端末制御部及びデータ管理部を通じて、データを受け渡す内部ネット接続部と、を備えることを特徴とする。
【００１６】
更に、前記ホテルサーバは、ホテル内のイントラネットを接続する内部ネット接続部と、宴会業務を統制する宴会業務部と、セールスマンからの予約承認要求に対して、承認基準に基づいて審査する予約審査部と、宴会の予約台帳ファイルと、宴会プラン作成に要するデータからなる宴会メニューファイルと、を備えることを特徴とする。
【００１７】
更に、前記承認基準は、担当セールマンの識別及び契約権限と、利用会場及び売り上げ予定金額を含む宴会プランと、予約日時及び予約状況と、によって定まる基準であることを特徴とする。
【００１８】
更に、前記予約台帳データは、予約のない日時及び会場を示す予約空きデータと、予約済みの日時及び会場並びに宴会名を示す予約済みデータと、を含むことを特徴とする。
【００１９】
更に、前記宴会メニューデータは、宴会形式と、会場設営と、料理と、飲み物と、余興と、司会と、予算別の宴会モデルと、の項目を含むことを特徴とする。
【００２０】
更に、前記端末制御サーバは、セールスマンがアクセスして、予約状況を参照する、あるいは予約見込みを登録する予約掲示板を前記データ管理部に備えることを特徴とする。
【００２１】
【発明の実施の形態】
この発明の実施の形態について図面を参照して説明する。図１を参照すると、宴会セールス支援システム１は、セールスマンが客先で使用する携帯端末１０と、携帯端末１０をインターネット４０を介して接続し、既存のホテルシステムのイントラネット５０に接続する端末制御サーバ２０と、ホテルシステムを搭載するホテルサーバ３０と、を備える。
【００２２】
図２を参照すると、携帯端末１０は、顧客に予約空き情報や宴会メニューを提示し、入力データをモニタする表示部１１と、キーボードやマウスでなる入力部１２と、宴会予約内容や予算見積もりをプリント出力する出力部１３と、インターネット４０を通じて端末制御サーバ２０から入力操作画面やファイル情報を入手するウェブブラウザ１４と、宴会予約に必要な予算見積もりをする予約業務部１５と、を備える。
【００２３】
図３を参照すると、端末制御サーバ２０は、インターネット４０に接続するインターネット接続部２１と、携帯端末１０からのアクセスに対して、セールマンを認証し、セールス権限をチェックする端末管理部２２と、ホテルサーバ３０から送付された宴会日程の予約台帳データ２３と、ホテルが提供する料金情報を含む宴会メニューデータ２４と、予約台帳データ２３及び宴会メニューデータ２４をセールス権限に基づいて、参照更新するデータ管理部２５と、ホテルサーバ３０にイントラネット５０を介して接続する内部ネット接続部２６と、を備える。
【００２４】
図４を参照すると、ホテルサーバ３０は、既存のホテルシステムが備えるイントラネットを接続する内部ネット接続部３１と、宴会業務を処理する宴会業務処理部３２と、予約業務を統制する予約審査部３３と、宴会予約を登録する予約台帳ファイル３４と、宴会に提供するサービスのデータを保持する宴会メニューファイル３５と、を備える。
【００２５】
次に、この実施の形態の動作について、図２，図３，図４を援用し、図５を参照して説明する。ホテルサーバ３０は、最新の予約台帳ファイル３４及び宴会メニューファイル３５から担当セールマンに関わる予約台帳データ２４及び宴会メニューデータ２５を、定期的に端末制御サーバ２０にダウンロードする（図５のステップ５０１）。端末制御サーバ２０は、該データを保持する（ステップ５０２）。
【００２６】
携帯端末１０は、セールスマンが客先で商談をする際に、端末制御サーバ２０にダイヤルし、ＩＤ及びパスワードを入力して接続要求する（ステップ５０３）。端末制御サーバ２０は、セールマンのＩＤ及びパスワードを端末管理部２２でチェックし、接続を確立する（ステップ５０４）。セールスマンは、商談の進展によって、予約台帳データ２３及び宴会メニューデータ２４を、日程あるいは会場又は宴会メニューの項目を指定して要求する（ステップ５０５）。端末制御サーバ２０は、要求の予約データあるいは宴会メニューデータを送信する（ステップ５０６）。予約データは、図６（ｂ）に例示する予約台帳データ２４の予約空きデータ、あるいは予約済みデータから、該当の日程あるいは会場のデータを送る。宴会メニューデータ２５の項目は、図６（ａ）に例示する宴会メニューデータ２５に含まれる宴会形式，会場設営，料理，飲み物，余興，司会などの項目の他に、宴会規模を例示する宴会モデルがある。
【００２７】
セールスマンは、予約空きデータ及び宴会メニューを携帯端末１０の表示部１１に出力して顧客に画面提示しながら商談をする（ステップ５０７）。商談で、日程や宴会メニューが定まると、携帯端末１０の予約業務部１５は、予算見積もりを顧客に提示し、商談を進める（ステップ５０８）。商談が決まると、セールスマンは、宴会予約と承認要求を端末制御サーバ２０に送る。宴会会場は複数の候補を指定できる（ステップ５０９）。
【００２８】
端末制御サーバ２０の端末管理部２２は、セールスマンのＩＤや契約権限をチェックして、該承認要求をホテルサーバ３０に送付する（ステップ５１０）。ホテルサーバ３０は、承認要求を宴会業務処理部３２に渡し、予約審査部３３で審査する。審査項目は、図６（ｃ）に例示する審査基準３３１に含まれるセールスの担当者、予定売上額，使用宴会場，他の宴会の予約状況，予約日時を勘案して、コントローラが承認するか、あるいは予約内容の変更を指示する（ステップ５１１）。端末制御サーバ２０は、該指示を携帯端末１０に転送する（ステップ５１２）。セールスマンは、該指示に応じて、契約あるいは変更の折衝を行い、契約データを端末制御サーバ２０に送付する（ステップ５１３）。携帯端末１０の出力部１３は、契約データをプリント出力し，顧客に渡す（ステップ５１４）。端末制御サーバ２０は、契約データをホテルサーバ３０に転送する（ステップ５１５）。ホテルサーバ３０は、該予約データに基づいて、予約台帳ファイル３４を更新して予約台帳データを端末制御サーバ２０に送る（ステップ５１６）。端末制御サーバ２０は、予約台帳データ２３を該データで更新する（ステップ５１７）。
【００２９】
次に、この実施例の形態の端末制御サーバ２０に、予約台帳データ２３の掲示板２７を設けて、セールスマンが該掲示板を参照できるように、変更を施すことができる。該掲示板によって、予約見込みや進展状況が掲示されて、他のセールスマンがチェックできるので、セールスマンの相互連絡や予約状況把握に役立つことは明らかである。
【００３０】
【発明の効果】
この発明の効果は、既存のホテルサーバが備える宴会業務処理に容易に接続できることである。その理由は、端末制御サーバが、ホテルサーバのイントラネットに接続し、携帯端末による宴会セールスに必要な情報提供と、予約承認要求受理と、をするので、既存のホテルサーバの従来業務に影響を及ぼさないで、容易に接続できるからである。
【００３１】
更に、他の効果は、セールスマンが外部からホテルサーバにアクセスするとき、不正なアクセスを排除できることである。その理由は、端末制御サーバが、セールスマンのアクセスに対して、セールマンの認証及び契約権限をチェックするため、ホテルサーバに不正アクセスの侵入を防御するからである。
【００３２】
更に、他の効果は、重複した予約をとることや不適切な予約をとることを防ぐことができることである。その理由は、セールマンが予約を取る段階で、ホテルのコントローラの承認が必要な手順を設けて、コントローラーの指示が即座に予約契約に反映でき、宴会セールスに有効なチェックが働くからである。
【００３３】
更に、他の効果は、セールスマンが予約状況を把握して、商談を進め易い環境を提供していることである。その理由は、宴会セールスに必要な情報提供と、掲示板による予約状況の登録及び参照と、によって、各セールスマンのセールス状況を反映させて予約状況を管理できるからである。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明の実施の形態の構成を示す図である。
【図２】図１の携帯端末の構成を示す図である。
【図３】図１の端末制御サーバの構成を示す図である。
【図４】図１のホテルサーバの構成を示す図である。
【図５】この実施の形態の動作を示す図である。
【図６】分図（ａ）は宴会メニューデータの項目を、分図（ｂ）は予約台帳データの項目を、分図（ｃ）は審査基準の項目を、それぞれ例示する図である。
【符号の説明】
１    宴会セールス支援システム
１０    携帯端末
２０    端末制御サーバ
３０    ホテルサーバ
４０    インターネット
５０    イントラネット
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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