(57)【要約】【課題】ワークフロー処理の滞留を効果的に防止できるワークフローシステム及び処理方法を提供する。【解決手段】本発明の実施の形態に係るワークフローシステムは、ワークフロー制御手段１１、連絡先テーブル生成手段１２、滞留検知手段１３、音声データ生成手段１４、通信制御手段１５、連絡先ＤＢ１６、ワークフローＤＢ１７、音声テキスト雛形ＤＢ１８を備えたワークフローサーバ１０を有している。このような構成において、所定のタイミングで滞留検知手段がワークフロー処理の滞留を検知し、滞っている場合には、通信制御手段１５を介して、次の承認・決算者に電話をかけて音声を聞かせてワークフロー処理を促す。次の承認・決算者は、電話機５０からワークフロー処理を行うことができる。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ワークを所定のルートに沿って電子的に回覧して承認・決裁のワークフロー処理を行うワークフローシステムにおいて、
承認・決裁者の所定の時刻における連絡先情報を格納しておく連絡先記憶手段と、
次の承認・決裁者によるワークフロー処理が所定の滞留期限を超過しているか否かの滞留確認を行う滞留検知手段と、
次の承認・決裁者に前記ワークフロー処理してもらうための音声データを生成する音声データ生成手段と、
次の承認・決裁者に電話をかけて前記音声データを聞かせ、前記ワークフロー処理を実行してもらうために、公衆回線網を介して電話機との通信を行う通信制御手段と、
を備えたことを特徴とするワークフローシステム。
【請求項２】
前記滞留検知手段は、所定の指定時間間隔で滞留確認を行うことを特徴とする請求項１記載のワークフローシステム。
【請求項３】
前記滞留検知手段は、前の承認・決裁者によるワークフロー処理が実行された時に、滞留確認を行うことを特徴とする請求項１又は２記載のワークフローシステム。
【請求項４】
前記連絡先記憶手段は、承認・決裁者の所定の時刻における連絡先電話番号及び連絡可否の情報を保持することを特徴とする請求項１乃至３いずれか１項に記載のワークフローシステム
【請求項５】
前記連絡先記憶手段は、承認・決裁者の通常の連絡先を格納するデフォルト連絡先テーブルと、この通常の連絡先を変更するための変更連絡先テーブルとを備えていることを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載のワークフローシステム。
【請求項６】
前記連絡先記憶手段は、他の管理システムと接続されており、他の管理システムから承認・決裁者の連絡先情報を得ることを特徴とする請求項１乃至請求項５のいずれか１項に記載のワークフローシステム。
【請求項７】
ワークを所定のルートに従って電子的に回覧して承認・決裁のワークフロー処理を行うワークフロー処理方法において、
次の承認・決裁者によるワークフロー処理が所定の滞留期限を超過しているか否かの滞留確認を行う滞留検知工程と、
次の承認・決裁者の現在の連絡先の情報を確認する連絡先確認工程と、
次の承認・決裁者に前記ワークフロー処理を実行してもらうために電話で聞かせる音声データを生成する音声データ生成工程と、
次の承認・決裁者に電話をかけ、前記音声データを聞かせる電話発信工程と、
電話機を介して次の承認・決裁者にワークフロー処理を行ってもらう処理工程と、
を備えたことを特徴とするワークフロー処理方法。
【請求項８】
前記滞留検知工程は、所定の指定時間間隔で実行されることを特徴とする請求項７記載のワークフロー処理方法。
【請求項９】
前記連絡先確認工程は、次の承認・決裁者の現在の連絡先電話番号及び連絡可否を確認する工程であることを特徴とする請求項７又は８記載のワークフロー処理方法。
【請求項１０】
前記連絡先確認工程は、他の管理システムから次の承認・決裁者の現在の連絡先の情報を得ることを特徴とする請求項７乃至９のいずれか１項に記載のワークフロー処理方法。
【請求項１１】
ワークを所定のルートに従って電子的に回覧して承認・決裁のワークフロー処理をコンピュータに実行させるワークフロー処理プログラムにおいて、
次の承認・決裁者によるワークフロー処理が所定の滞留期限を超過しているか否かの滞留確認を行うステップと、
次の承認・決裁者の現在の連絡先の情報を確認するステップと、
次の承認・決裁者に前記ワークフロー処理を実行してもらうために電話で聞かせる音声データを生成するステップと、
次の承認・決裁者に電話をかけ、前記音声データを聞かせるステップと、
電話機を介して次の承認・決裁者にワークフロー処理を行ってもらうステップと、
をコンピュータに実行させることを特徴とするワークフロー処理プログラム。
【請求項１２】
前記滞留確認を行うステップは、所定の指定時間間隔で実行されるステップであることを特徴とする請求項１１記載のワークフロー処理プログラム。
【請求項１３】
前記連絡先の情報を確認するステップは、次の承認・決裁者の現在の連絡先電話番号及び連絡可否を確認するステップであることを特徴とする請求項１１又は１２記載のワークフロー処理プログラム。
【請求項１４】
前記連絡先を確認するステップは、他の管理システムから次の承認・決裁者の現在の連絡先の情報を得ることを特徴とする請求項１１乃至１３のいずれか１項に記載のワークフロー処理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【発明の属する技術分野】
本発明は、出張申請、経費申請、購買等の稟議書や回覧書等のワークを、予め定められたルートに沿って電子的に回覧させ、承認・決済等を電子的に行うワークフローシステムに関する。
【従来の技術】
ワークフローシステムとは、回覧される文書及び回覧の順序や条件等の情報が格納されたワークフローサーバと、複数のワークフロー端末とから構成され、担当者間を流れる伝票や文書等を電子化し、作業が連携する順番と条件に従って、次の担当者のコンピュータ（ワークフロー端末）に送り込むシステムである。
そして、従来のワークフローシステムとして、回覧されてきた担当者に確実に承認・決済等の処理を実行してもらい、ワークフローの滞留を防止するために、下記特許文献１や特許文献２に開示されたワークフローシステムが知られている。
特許文献１には、外出先などのワークフロー端末としてのパソコン等が無い環境であっても、公衆回線を介して、電話機をシステム内のワークフローサーバに接続し、電話機を介してワークフローの処理を可能としたワークフローシステムが開示されている。
また、特許文献２には、電子メールシステムと組み合わせることで、ある担当者のところでワークの滞留期限（例えば１日）を超えると、処理を催促する電子メールをその担当者に送付するよう構成された電子稟議システムが開示されている。
【特許文献１】
特開平９−１１４７５４号公報
【特許文献２】
特開平１１−２３２３５７号公報
【発明が解決しようとする課題】
しかし、従来のワークフローシステムでは、まだ回覧の滞留に対する対策が充分でない。
上記特許文献１に開示されているワークフローシステムでは、電話や電子メール等で、本人にワークフローの処理が滞留している旨を連絡しない限り、わざわざ電話機からワークフローサーバにアクセスしてワークフロー処理を行うことは稀であると考えられる。わざわざアクセスして滞留のチェックを行うような人は、外出前にパソコン等のワークフロー端末からアクセスしてワークフロー処理を行うであろうし、逆に普段から滞留させる人は、わざわざ外出先から電話機でアクセスするとは考え難いからである。
また、上記特許文献２に開示されているワークフローシステムでは、そもそも稟議書や出張許可の権限を持つ上長は、電子メールの受信件数が非常に多く、ワークフロー処理依頼の電子メールは、見過ごされてしまう可能性が高い。また、出張等で不在の場合には、電子メールを見て貰えない可能性も高い。
本発明は、このような課題に鑑みてなされたものであり、ワークフロー処理の滞留を効果的に防止できるワークフローシステム、ワークフロー処理方法及びワークフロー処理プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するために、本発明に係るワークフローシステムは、ワークを所定のルートに沿って電子的に回覧して承認・決裁のワークフロー処理を行うワークフローシステムにおいて、承認・決裁者の所定の時刻における連絡先情報を格納しておく連絡先記憶手段と、次の承認・決裁者によるワークフロー処理が所定の滞留期限を超過しているか否かの滞留確認を行う滞留検知手段と、次の承認・決裁者に前記ワークフロー処理してもらうための音声データを生成する音声データ生成手段と、次の承認・決裁者に電話をかけて前記音声データを聞かせ、前記ワークフロー処理を実行してもらうために、公衆回線網を介して電話機との通信を行う通信制御手段と、を備えたことを特徴とする
また、本発明に係るワークフロー処理方法は、ワークを所定のルートに従って電子的に回覧して承認・決裁のワークフロー処理を行うワークフロー処理方法において、次の承認・決裁者によるワークフロー処理が所定の滞留期限を超過しているか否かの滞留確認を行う滞留検知工程と、次の承認・決裁者の現在の連絡先の情報を確認する連絡先確認工程と、次の承認・決裁者に電話で聞かせ、前記ワークワークフロー処理を実行してもらうための音声データを生成する音声データ生成工程と、次の承認・決裁者に電話をかけ、前記音声データを聞かせる電話発信工程と、電話機を介して次の承認・決裁者にワークフロー処理を行ってもらう処理工程と、を備えたことを特徴とする。
また、本発明に係るワークフロー処理プログラムは、ワークを所定のルートに従って電子的に回覧して承認・決裁のワークフロー処理をコンピュータに実行させるワークフロー処理プログラムにおいて、次の承認・決裁者によるワークフロー処理が所定の滞留期限を超過しているか否かの滞留確認を行うステップと、次の承認・決裁者の現在の連絡先の情報を確認するステップと、次の承認・決裁者に前記ワークフロー処理を実行してもらうために電話で聞かせる音声データを生成するステップと、次の承認・決裁者に電話をかけ、前記音声データを聞かせるステップと、電話機を介して次の承認・決裁者にワークフロー処理を行ってもらうステップと、をコンピュータに実行させることを特徴とする。
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照しながら本発明の実施の形態について説明する。
図１は、本実施の形態に係るワークフローシステム１の概略構成を示す図である。図１に示すように、ワークフローシステム１は、ワークフローサーバ１０と、ＬＡＮ等のネットワーク２０と、ネットワーク２０を介してワークフローサーバ１０と接続された複数のワークフロー端末３０とから構成される。また、ワークフローシステム１は、電話回線網４０を介して、ワークフロー端末として機能する電話機５０と接続可能に構成されている。
ワークフローサーバ１０は、ワークフロー制御手段１１、連絡先テーブル生成手段１２、滞留検知手段１３、音声データ生成手段１４、通信制御手段１５、連絡先データベース（以下、「データベース」を「ＤＢ」とする）１６、ワークフローＤＢ１７及び音声テキスト雛形ＤＢ１８とを含んで構成されている。
このワークフローシステム１の機能は、ワークフローサーバ１０やワークフロー端末１０にこれらの機能を実現するためのプログラムをインストールすることで実現される。このプログラムの配布は、記録媒体を経由して行われても良く、ネットワークを介して行われても良い。
図２乃至図４を参照して、連絡先ＤＢ１６の内容について説明する。連絡先ＤＢは、デフォルト連絡先テーブル１６１、変更連絡先テーブル１６２及び連絡先テーブル１６３を含んでいる。
図２は、デフォルト連絡先テーブル１６１の内容を示す図である。デフォルト連絡先テーブルに１６１は、ユーザＩＤ毎に、通常の休日及び営業日における所在、連絡先電話番号及び連絡可否の情報が格納されている。
図３は、変更連絡先テーブル１６２の内容を示す図である。変更連絡先テーブル１６２には、出張等の都合により、特定の日付・時間帯のデフォルトの連絡先を変更したい場合に、承認・決裁者によって入力された情報が格納されている。このように、変更連絡先テーブル１６２は、デフォルト連絡先テーブル１６１の中で、変更したい時間帯についてのみ作成すれば良い。本実施の形態では、ユーザＩＤ「ＡＢＣＤＥＦ」の者には、２００２年１２月２日に出張が入っており、デフォルトの連絡先を変更する必要があるため、図３に示す変更連絡先テーブル１６２を作成している。
図４は、連絡先テーブル１６３の内容を示す図である。連絡先テーブル１６３は、デフォルト連絡先テーブル１６１及び変更連絡先テーブルの情報から連絡先テーブル生成手段１２によって作成されるテーブルである。具体的には、デフォルト連絡先テーブル１６１の情報から、ある日付・時間帯の暫定的な連絡先テーブルを作成し、続いて、この暫定的な連絡先テーブルと変更連絡先テーブル１６２とで時間帯が重なっている部分を、変更連絡テーブル１６２のレコードで上書きすることで作成する。よって、連絡先テーブル１６３は、ユーザＩＤ毎の最終的な連絡先情報を持つテーブルであり、連絡先テーブル１６３を参照することで、ユーザＩＤ毎に、現在の連絡先電話番号と、連絡可否を知ることができる。
図２に示すように、休日におけるユーザＩＤ「ＡＢＣＤＥＦ」が付与された者の通常の所在は、一日中（０：００〜２４：００）「自宅」であり、通常の連絡先電話番号も一日中「１２３４５６７８９０」である。また、通常の連絡可否については、０：００〜９：００及び２０：００〜２４：００の間は「否」であるが、９：００〜２０：００の間は「可」である。
また、営業日におけるユーザＩＤ「ＡＢＣＤＥＦ」が付与された者の通常の所在は、０：００〜９：００及び２２：００〜２４：００の間は「自宅」、９：００〜２２：００の間は「会社」となっている。通常の連絡先電話番号は、自宅にいる０：００〜９：００及び２２：００〜２４：００の間は、「１２３４５６７８９０」であり、会社にいる９：００〜２２：００の間は、「５６７８９０１２３４」となっている。また、通常の連絡可否については、自宅にいる０：００〜５：００、６：００〜９：００及び２２：００〜２４：００の間は「否」であるが、自宅にいる５：００〜６：００と会社にいる９：００〜２２：００の間は「可」となっている。
図３に示すように、営業日の５：００〜６：００は、デフォルトでは、連絡可否が「可」であるが、この日は出張であるため、「否」に変更している。８：００〜１１：００の間は、所在「出張・移動中」で、連絡先電話番号「９８７６５４３２１０」で、連絡可否「可」と変更している。１１：００〜１３：００の間は、所在「出張・自社」で、連絡先電話番号「３４５６７８９０１２」で、連絡可否「可」と変更している。１３：００〜１６：００の間は、所在「出張・客先」で、連絡先電話番号「９８７６５４３２１０」で、連絡可否「否」と変更している。１６：００〜１７：００の間は、所在「出張・自社」で、連絡先電話番号「３４５６７８９０１２」で、連絡可否「可」と変更している。１７：００〜２０：００の間は、所在「出張・移動中」で、連絡先電話番号「９８７６５４３２１０」で、連絡可否「可」と変更している。２０：００〜２２：００の間も、デフォルトでは、所在が会社で連絡可となっているが、この日については、所在「自宅」で、連絡先電話番号「１２３４５６７８９０」で、連絡可否「否」に変更している。また、翌日１２月３日の５：００〜６：００の間についても、連絡可否を「否」に変更している。
この変更連絡先テーブル１６２は、デフォルトの連絡先から変更がある都度、ユーザがワークフロー端末３０を操作して入力することで作成すれば良い。
図４に示すように、ユーザＩＤ「ＡＢＣＤＥＦ」の者の１２月２日の連絡先は、０：００〜８：００の間は、所在「自宅」、連絡先電話番号「１２３４５６７８９０」、連絡可否「否」であり、８：００〜１１：００の間は、所在「出張・移動中」、連絡先電話番号「９８７６５４３２１０」、連絡可否「可」であり、１１：００〜１３：００の間は、所在「出張・自社」、連絡先電話番号「３４５６７８９０１２」、連絡可否「否」であり、１３：００〜１６：００の間は、所在「出張・客先」、連絡先電話番号「９８７６５４３２１０」、連絡可否「否」であり、１６：００〜１７：００の間は、所在「出張・自社」、連絡先電話番号「３４５６７８９０１２」、連絡可否「可」であり、１７：００〜２０：００の間は、所在「出張・移動中」、連絡先電話番号「９８７６５４３２１０」、連絡可否「可」であり、２０：００〜２４：００の間は、所在「自宅」、連絡先電話番号「１２３４５６７８９０」、連絡可否「否」となっている。
また、ユーザＩＤ「ＡＢＣＤＥＦ」の者の１２月３日の連絡先は、０：００〜９：００の間は、所在「自宅」、連絡先電話番号「１２３４５６７８９０」、連絡可否「否」であり、９：００〜２２：００の間は、所在「社内」、連絡先電話番号「５６７８９０１２３４」、連絡可否「可」であり、２２：００〜２４：００の間は、所在「自宅」、連絡先電話番号「１２３４５６７８９０」、連絡可否「否」となっている。
この連絡先テーブル１６３の作成タイミングについては、バッチ処理により、前日の夜間に自動で作成するようにすれば良い。また、当日になってから急遽変更があった場合には、その変更をワークフロー端末３０からユーザに入力してもらって、連絡先テーブル１６３に直接反映させるようにすれば良い。
次に、ワークフローＤＢ１７には、ワークフローの処理順序や、処理タイミング、ワークフロー種別及び申請者に応じた承認・決裁者の氏名・ユーザＩＤと承認・決裁の順序、申請書のフォーマット情報、滞留確認を行う指定時間間隔等、輪ワークフロー処理に必要な種々の情報が格納されている。
次に、音声テキスト雛形ＤＢ１８には、決裁者に電話した際に読み上げる音声の固定テキストが格納されている。図５は、音声テキスト雛形ＤＢ内のテキストの内容を示している。図５に示すように、「固定テキスト１」と「固定テキスト３」は、すべてのワークフロー種別に共通の内容であるが、「固定テキスト２」は、ワークフローの種別によりその内容が異なっている。図５には、例として、「稟議系」、「交通費系」、「購買系」、「依頼系」の４つのワークフロー種別の「固定テキスト２」の内容を示している。音声データ生成手段１４は、ワークフロー申請時に申請者から入力される申請者名、金額、理由等の情報を図中の＜＞内に当て嵌め、音声テキストを作成する。
続いて、本実施の形態に係るワークフローシステム１による滞留対策の処理の流れについて説明する。ワークフローが滞っているか否か確認する、いわゆる滞留確認が行われるタイミングとしては、最初のワークフローの申請がなされた時、前の承認・決裁者により承認・決裁の処理が行われた時、前回の承認・決裁処理が行われた時から予め設定された指定時間間隔が経過した時、の３つのタイミングが考えられる。
まず、最初のワークフローの申請がなされた時の滞留対策の処理の流れについて、図６を参照して説明する。図６は、ワークフローの申請がなされた時のワークフローシステム１の処理の流れを説明するためのフローチャートである。
ステップ１（以下、「Ｓ１１」とする）において、申請者がワークフロー端末３０によりワークフローシステム１に対して申請の入力を行うと、Ｓ１２において、申請者により入力された情報及びワークフローＤＢ１７内の情報を用いて、ワークフロー制御手段１１が電子申請書を作成する。例えば、交通費系のワークフローの申請がなされた場合には、申請者により交通費、移動経路、目的及び処理期限等の情報が入力されるので、ワークフローＤＢ１７内のフォーマットにしたがって、定型の交通費系の電子申請書が作成される。また、ワークフロー種別及び申請者に応じた承認・決裁者とその承認・決裁順序がワークフローＤＢ１７内に格納されており、その情報にしたがって、この申請書の承認順序も決定される。
図７に、交通費系の電子申請書の一例を示す。図７に示すように、申請書名：「交通費精算」、申請者（ユーザＩＤ）：「総研太郎（ＡＢＣＤＥＦ）」、金額：「２６０円」、移動経路：「三軒茶屋から半蔵門」、理由：「顧客訪問」、承認者１（ユーザＩＤ）：「課長  佐藤二郎（ＥＦＧＨＩＪ）」、承認者２（ユーザＩＤ）：「部長  小川三郎（ＳＴＵＶＷＸ）」の項目が掲載された電子申請書が作成される。
続いて、Ｓ１３において、滞留検知手段１３により、ワークフローの処理が滞っているか否かの滞留確認が行われる。まず、申請者により入力されたそのワークフローの処理期限やワークフロー種別により予め定められている滞留期限（例えば１日）等から、次の承認・決裁者の滞留期限を設定し、その滞留期限を過ぎているか否かを確認する。
最初のワークフローの申請がされた時点であっても、申請者により処理期限が明日に設定されている場合には、次の承認・決裁者の滞留期限を既に過ぎているものと設定するようにすれば、滞留検知手段１３により、そのワークフローが滞っていると判断される。
Ｓ１３において、滞留していないと判断されれば、そのまま処理は終了し、従来のワークフローシステムと同様の通常の処理が行われる。逆に、滞留していると判断された場合には、Ｓ１４に進み、承認・決裁者に電話するための音声テキストが作成される。
Ｓ１４における音声テキストの作成は、音声データ生成手段１４により、音声テキスト雛形ＤＢ１８の情報を用いて作成される。
例えば、上述した交通費系のワークフロー申請の場合、申請者が入力した、申請書名：「交通費精算」、申請者名：「総研太郎」、理由：「顧客訪問」、移動経路：「三軒茶屋から半蔵門」、「金額：２６０円」を、音声テキスト雛形ＤＢ１８に格納されている交通費系の固定テキスト１乃至３に当て嵌めることで、音声テキストを生成する。
この場合、「起案者は、総研太郎です。対象文書は、交通費精算です。理由は顧客訪問、移動経路は三軒茶屋から半蔵門です。金額は、２６０円です。承認するなら１を、保留するなら２を、却下するなら９を押して下さい。」との音声テキストが作成される。
また、依頼系のワークフロー申請の場合の例としては、申請者が入力した、申請者名：「総研次郎」、対象文書：「アカウント登録依頼」、理由：「中途採用２名を行った為」を、依頼系の固定テキスト１乃至３に当て嵌めることで、音声テキストを作成する。この場合、「起案者は、総研次郎です。対象文書は、アカウント登録依頼です。理由は中途採用２名を行った為です。承認するなら１を、保留するなら２を、却下するなら９を押して下さい。」との音声テキストが作成される。
続いて、Ｓ１５に進み、通信制御手段１５により、滞留している次の承認者に電話をかけ、Ｓ１４で作成した音声テキストを電子音声で流して聞かせる。この際に、通信制御手段１５は、連絡先テーブル１６３を参照し、現在の時刻の連絡先電話番号及び連絡可否を確認して電話をかける。この時、次の承認・決裁者の連絡可否が「否」の場合には、電話をかけないでそのまま終了させ、例えば１５分後等の次の滞留確認のタイミングで、再度、本処理を行えば良い。また、電話をかけても、次の承認者が電話に出ないときには、音声テキストを聞かせることができず、次のステップに進めないため、そのまま終了させれば良い。
続いて、Ｓ１６に進めば、次の承認者が、読み上げられた音声テキストにしたがってボタンを押して承認・決裁の処理を実行することで、その承認者についてのワークフロー処理が完了する。
次に、前の承認・決裁者により承認・決裁の処理が行われた時の滞留対策の処理の流れについて、図８を参照して説明する。図８は、前の承認・決裁者により承認・決裁の処理が行われた時のワークフローシステム１の処理の流れを説明するためのフローチャートである。
まず、Ｓ２１において、前の承認・決裁者のワークフロー処理が行われる。もちろん、この承認・決裁は、ワークフロー端末３０から行われても良いし、電話機５０を介して行われても良く、どちらであっても以後の処理は同じである。
続いて、Ｓ２２において、ワークフロー制御手段１１がワークフローＤＢ１７内の承認・決裁の順序の情報等を参照して、次の承認・決裁者を特定する。そして、Ｓ２３に進み、滞留検知手段１３が、そのワークフローに対する次の承認・決裁者の処理が滞っているか否かを、上述したＳ１３と同様にして確認する。
滞っていると判断した場合には、Ｓ２４に進み、上述したＳ１４〜Ｓ１６と同様に、音声テキスト作成（Ｓ２４）、電話発信（Ｓ２５）、承認・決裁処理（Ｓ２６）の処理を行う。また、滞っていないと判断した場合には、そのまま処理を終了し、次の滞留確認が行われるタイミングを待つ。
次に、前回の承認・決裁処理から予め設定された指定時間間隔が経過した時の滞留対策の処理の流れについて、図９を参照して説明する。図９は、前回の承認・決裁処理から予め設定された指定時間間隔が経過した時のワークフローシステム１の処理の流れを説明するためのフローチャートである。この指定時間間隔は、ワークフローＤＢ１７内に格納されており、例えば、１５分間隔で行われる。
まず、Ｓ３１において、前回の滞留確認の処理が行われた時から、１５分の指定時間間隔が経過しているか否かを確認する。経過していない場合には、そのまま処理を終了する。経過していた場合には、Ｓ３２に進み、上述したＳ１３及びＳ２３と同様にして滞留確認を行う。
ワークフロー処理が滞っていない場合には、そのまま処理を終了するが、滞っていると判断された場合には、Ｓ３３へと進み、上述したＳ１４〜Ｓ１６及びＳ２４〜Ｓ２６と同様に、音声テキスト作成（Ｓ３３）、電話発信（Ｓ３４）、承認・決裁処理（Ｓ３５）の処理を行う。
以上、説明したように、本実施の形態によれば、所定のタイミングでワークフローの滞留確認を行い、滞っている場合には、次の承認・決裁者に電話をかけ、さらに、その承認・決裁者が電話機を介して承認・決裁の処理を行えるので、ワークフローの滞留を確実に防ぐことの可能なワークフローシステム１を提供することができる。
また、デフォルトの連絡先テーブル１６１や変更連絡先テーブル１６２を承認者等が各自設定することで、自分に都合の良い時間帯にワークフローの承認処理等を行うことができる。例えば、本実施の形態にあるように、未承認・未決済のワークフローを、早朝５：００〜６：００の間に自宅で処理を行うように設定することも可能である。このような設定が可能であれば、多忙な経営幹部が、ワークフローにまつわる処理を自宅で出勤前に行い、勤務時間中は経営課題の解決等の主要な業務に専念することができる。なお、複雑な決済案件等は、一般的には事前に上席者へ説明した後にワークフローシステム１に回されると考えられるので、本実施の形態のように、電話の音声により処理を行うシステムであっても決済は可能であると考えられる。
また、本実施の形態のように、出張中であっても、顧客先を訪問している最中には、連絡可否を「否」と設定し、移動中は連絡可否を「可」と設定しておけば、空き時間を有効利用したワークフロー処理が可能となる。
また、本実施の形態に係るワークフローシステム１を使用すれば、社内で執務中の時間帯に、常時ワークフロー端末３０を立ち上げておく必要をなくすことも可能である。すなわち、ワークフロー処理において自分が承認者・決裁者となっているワークフローが滞留していれば、ワークフローサーバ１０から電話がかかってくるので、その時に操作が容易なワークフロー端末３０を立ち上げて、承認・決済処理を行えば良いからである。
以上、本実施の形態について詳細に説明したが、本発明はこれに限られることなく、本発明の主旨を逸脱しない範囲内で、種々の変更が可能である。
例えば、本実施の形態に係るワークフローシステムをスケジュール管理システム、勤怠管理システムや出張申請システム等の管理システムと連携するように構成しても良い。他の管理システムと連携すれば、本人が、直接変更先テーブルに入力する手間等を省くことができる。すなわち、会議中や出張で客先訪問中等の電話がかかってくるのを防止したい時間帯に関して、自動的に連絡先変更テーブルにその情報をコピーするように構成しておけば、本人が直接連絡先変更テーブルに入力する手間を省くことが出来ると共に、入力し忘れて電話がかかってくるといった自体を防ぐこともできる。
また、社内の人間だけでなく、他社の社員も本ワークフローシステムの対象に含めることが可能である。例えば、本ワークフローシステムにおいて、出張申請の最終承認が得られた際に、旅行会社の担当者にチケット手配の依頼の電話をかけるように構成すれば、迅速にチケットの入手が可能になる。正式な依頼書は、別途、自動又は手動でＦＡＸ送信するようにすれば良い。
【発明の効果】
以上詳細に説明したように、本発明によれば、ワークフローの滞留を防止できると共に、個人の時間を有効に利用可能なワークフローシステム及びワークフロー処理方法を提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態に係るワークフローシステムの概略構成を示す図である。
【図２】本発明の実施の形態にデフォルト連絡先テーブルの内容を示す図である。
【図３】本発明の実施の形態に係る変更連絡先テーブルの内容を示す図である。
【図４】本発明の実施の形態に係る連絡先テーブルの内容を示す図である。
【図５】本発明の実施の形態に係る音声テキスト雛形ＤＢの内容を示す図である。
【図６】本発明の実施の形態に係るワークフローシステムの処理の流れを説明するためのフローチャートである。
【図７】本発明の実施の形態に係る電子申請書の内容を示す図である。
【図８】本発明の実施の形態に係るワークフローシステムの処理の流れを説明するためのフローチャートである。
【図９】本発明の実施の形態に係るワークフローシステムの処理を流れを説明するためのフローチャートである。
【符号の説明】
１      ワークフローシステム
１０    ワークフローサーバ
１１    ワークフロー制御手段
１２    連絡先テーブル生成手段
１３    滞留検知手段
１４    音声データ生成手段
１５    通信制御手段
１６    連絡先ＤＢ
１７    ワークフローＤＢ
１８    音声テキスト雛形ＤＢ
２０    ネットワーク
３０    ワークフロー端末
４０    電話回線網
５０    電話機
【図１】
2004220529.tif 000003
【図２】
2004220529.tif 000004
【図３】
2004220529.tif 000005
【図４】
2004220529.tif 000006
【図５】
2004220529.tif 000007
【図６】
2004220529.tif 000008
【図７】
2004220529.tif 000009
【図８】
2004220529.tif 000010
【図９】
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【手続補正書】
【提出日】平成15年1月24日(2003.1.24)
【手続補正１】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】全文
【補正方法】変更
【補正の内容】
【特許請求の範囲】
【請求項１】ワークを所定のルートに沿って電子的に回覧して承認・決裁のワークフロー処理を行うワークフローシステムにおいて、
承認・決裁者の所定の時刻における連絡先情報を格納しておく連絡先記憶手段と、
次の承認・決裁者によるワークフロー処理が所定の滞留期限を超過しているか否かの滞留確認を行う滞留検知手段と、
次の承認・決裁者に前記ワークフロー処理してもらうための音声データを生成する音声データ生成手段と、
次の承認・決裁者に電話をかけて前記音声データを聞かせ、前記ワークフロー処理を実行してもらうために、公衆回線網を介して電話機との通信を行う通信制御手段と、
を備えたことを特徴とするワークフローシステム。
【請求項２】前記滞留検知手段は、所定の指定時間間隔で滞留確認を行うことを特徴とする請求項１記載のワークフローシステム。
【請求項３】前記滞留検知手段は、前の承認・決裁者によるワークフロー処理が実行された時に、滞留確認を行うことを特徴とする請求項１又は２記載のワークフローシステム。
【請求項４】前記連絡先記憶手段は、承認・決裁者の所定の時刻における連絡先電話番号及び連絡可否の情報を保持することを特徴とする請求項１乃至３いずれか１項に記載のワークフローシステム
【請求項５】前記連絡先記憶手段は、承認・決裁者の通常の連絡先を格納するデフォルト連絡先テーブルと、この通常の連絡先を変更するための変更連絡先テーブルとを備えていることを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載のワークフローシステム。
【請求項６】前記連絡先記憶手段は、他の管理システムと接続されており、他の管理システムから承認・決裁者の連絡先情報を得ることを特徴とする請求項１乃至請求項５のいずれか１項に記載のワークフローシステム。
【請求項７】ワークを所定のルートに従って電子的に回覧して承認・決裁のワークフロー処理を行うワークフロー処理方法において、
次の承認・決裁者によるワークフロー処理が所定の滞留期限を超過しているか否かの滞留確認を行う滞留検知工程と、
次の承認・決裁者の現在の連絡先の情報を確認する連絡先確認工程と、
次の承認・決裁者に前記ワークフロー処理を実行してもらうために電話で聞かせる音声データを生成する音声データ生成工程と、
次の承認・決裁者に電話をかけ、前記音声データを聞かせる電話発信工程と、
電話機を介して次の承認・決裁者にワークフロー処理を行ってもらう処理工程と、
を備えたことを特徴とするワークフロー処理方法。
【請求項８】前記滞留検知工程は、所定の指定時間間隔で実行されることを特徴とする請求項７記載のワークフロー処理方法。
【請求項９】前記連絡先確認工程は、次の承認・決裁者の現在の連絡先電話番号及び連絡可否を確認する工程であることを特徴とする請求項７又は８記載のワークフロー処理方法。
【請求項１０】前記連絡先確認工程は、他の管理システムから次の承認・決裁者の現在の連絡先の情報を得ることを特徴とする請求項７乃至９のいずれか１項に記載のワークフロー処理方法。
【請求項１１】ワークを所定のルートに従って電子的に回覧して承認・決裁のワークフロー処理をコンピュータに実行させるワークフロー処理プログラムにおいて、
次の承認・決裁者によるワークフロー処理が所定の滞留期限を超過しているか否かの滞留確認を行うステップと、
次の承認・決裁者の現在の連絡先の情報を確認するステップと、
次の承認・決裁者に前記ワークフロー処理を実行してもらうために電話で聞かせる音声データを生成するステップと、
次の承認・決裁者に電話をかけ、前記音声データを聞かせるステップと、
電話機を介して次の承認・決裁者にワークフロー処理を行ってもらうステップと、
をコンピュータに実行させることを特徴とするワークフロー処理プログラム。
【請求項１２】前記滞留確認を行うステップは、所定の指定時間間隔で実行されるステップであることを特徴とする請求項１１記載のワークフロー処理プログラム。
【請求項１３】前記連絡先の情報を確認するステップは、次の承認・決裁者の現在の連絡先電話番号及び連絡可否を確認するステップであることを特徴とする請求項１１又は１２記載のワークフロー処理プログラム。
【請求項１４】前記連絡先を確認するステップは、他の管理システムから次の承認・決裁者の現在の連絡先の情報を得ることを特徴とする請求項１１乃至１３のいずれか１項に記載のワークフロー処理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、出張申請、経費申請、購買等の稟議書や回覧書等のワークを、予め定められたルートに沿って電子的に回覧させ、承認・決済等を電子的に行うワークフローシステムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
ワークフローシステムとは、回覧される文書及び回覧の順序や条件等の情報が格納されたワークフローサーバと、複数のワークフロー端末とから構成され、担当者間を流れる伝票や文書等を電子化し、作業が連携する順番と条件に従って、次の担当者のコンピュータ（ワークフロー端末）に送り込むシステムである。
【０００３】
そして、従来のワークフローシステムとして、回覧されてきた担当者に確実に承認・決済等の処理を実行してもらい、ワークフローの滞留を防止するために、下記特許文献１や特許文献２に開示されたワークフローシステムが知られている。
【０００４】
特許文献１には、外出先などのワークフロー端末としてのパソコン等が無い環境であっても、公衆回線を介して、電話機をシステム内のワークフローサーバに接続し、電話機を介してワークフローの処理を可能としたワークフローシステムが開示されている。
【０００５】
また、特許文献２には、電子メールシステムと組み合わせることで、ある担当者のところでワークの滞留期限（例えば１日）を超えると、処理を催促する電子メールをその担当者に送付するよう構成された電子稟議システムが開示されている。
【０００６】
【特許文献１】
特開平９−１１４７５４号公報
【０００７】
【特許文献２】
特開平１１−２３２３５７号公報
【０００８】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、従来のワークフローシステムでは、まだ回覧の滞留に対する対策が充分でない。
【０００９】
上記特許文献１に開示されているワークフローシステムでは、電話や電子メール等で、本人にワークフローの処理が滞留している旨を連絡しない限り、わざわざ電話機からワークフローサーバにアクセスしてワークフロー処理を行うことは稀であると考えられる。わざわざアクセスして滞留のチェックを行うような人は、外出前にパソコン等のワークフロー端末からアクセスしてワークフロー処理を行うであろうし、逆に普段から滞留させる人は、わざわざ外出先から電話機でアクセスするとは考え難いからである。
【００１０】
また、上記特許文献２に開示されているワークフローシステムでは、そもそも稟議書や出張許可の権限を持つ上長は、電子メールの受信件数が非常に多く、ワークフロー処理依頼の電子メールは、見過ごされてしまう可能性が高い。また、出張等で不在の場合には、電子メールを見て貰えない可能性も高い。
【００１１】
本発明は、このような課題に鑑みてなされたものであり、ワークフロー処理の滞留を効果的に防止できるワークフローシステム、ワークフロー処理方法及びワークフロー処理プログラムを提供することを目的とする。
【００１２】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するために、本発明に係るワークフローシステムは、ワークを所定のルートに沿って電子的に回覧して承認・決裁のワークフロー処理を行うワークフローシステムにおいて、承認・決裁者の所定の時刻における連絡先情報を格納しておく連絡先記憶手段と、次の承認・決裁者によるワークフロー処理が所定の滞留期限を超過しているか否かの滞留確認を行う滞留検知手段と、次の承認・決裁者に前記ワークフロー処理してもらうための音声データを生成する音声データ生成手段と、次の承認・決裁者に電話をかけて前記音声データを聞かせ、前記ワークフロー処理を実行してもらうために、公衆回線網を介して電話機との通信を行う通信制御手段と、を備えたことを特徴とする
【００１３】
また、本発明に係るワークフロー処理方法は、ワークを所定のルートに従って電子的に回覧して承認・決裁のワークフロー処理を行うワークフロー処理方法において、次の承認・決裁者によるワークフロー処理が所定の滞留期限を超過しているか否かの滞留確認を行う滞留検知工程と、次の承認・決裁者の現在の連絡先の情報を確認する連絡先確認工程と、次の承認・決裁者に電話で聞かせ、前記ワークワークフロー処理を実行してもらうための音声データを生成する音声データ生成工程と、次の承認・決裁者に電話をかけ、前記音声データを聞かせる電話発信工程と、電話機を介して次の承認・決裁者にワークフロー処理を行ってもらう処理工程と、を備えたことを特徴とする。
【００１４】
また、本発明に係るワークフロー処理プログラムは、ワークを所定のルートに従って電子的に回覧して承認・決裁のワークフロー処理をコンピュータに実行させるワークフロー処理プログラムにおいて、次の承認・決裁者によるワークフロー処理が所定の滞留期限を超過しているか否かの滞留確認を行うステップと、次の承認・決裁者の現在の連絡先の情報を確認するステップと、次の承認・決裁者に前記ワークフロー処理を実行してもらうために電話で聞かせる音声データを生成するステップと、次の承認・決裁者に電話をかけ、前記音声データを聞かせるステップと、電話機を介して次の承認・決裁者にワークフロー処理を行ってもらうステップと、をコンピュータに実行させることを特徴とする。
【００１５】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照しながら本発明の実施の形態について説明する。
図１は、本実施の形態に係るワークフローシステム１の概略構成を示す図である。図１に示すように、ワークフローシステム１は、ワークフローサーバ１０と、ＬＡＮ等のネットワーク２０と、ネットワーク２０を介してワークフローサーバ１０と接続された複数のワークフロー端末３０とから構成される。また、ワークフローシステム１は、電話回線網４０を介して、ワークフロー端末として機能する電話機５０と接続可能に構成されている。
【００１６】
ワークフローサーバ１０は、ワークフロー制御手段１１、連絡先テーブル生成手段１２、滞留検知手段１３、音声データ生成手段１４、通信制御手段１５、連絡先データベース（以下、「データベース」を「ＤＢ」とする）１６、ワークフローＤＢ１７及び音声テキスト雛形ＤＢ１８とを含んで構成されている。
【００１７】
このワークフローシステム１の機能は、ワークフローサーバ１０やワークフロー端末１０にこれらの機能を実現するためのプログラムをインストールすることで実現される。このプログラムの配布は、記録媒体を経由して行われても良く、ネットワークを介して行われても良い。
【００１８】
図２乃至図４を参照して、連絡先ＤＢ１６の内容について説明する。連絡先ＤＢは、デフォルト連絡先テーブル１６１、変更連絡先テーブル１６２及び連絡先テーブル１６３を含んでいる。
【００１９】
図２は、デフォルト連絡先テーブル１６１の内容を示す図である。デフォルト連絡先テーブルに１６１は、ユーザＩＤ毎に、通常の休日及び営業日における所在、連絡先電話番号及び連絡可否の情報が格納されている。
【００２０】
図３は、変更連絡先テーブル１６２の内容を示す図である。変更連絡先テーブル１６２には、出張等の都合により、特定の日付・時間帯のデフォルトの連絡先を変更したい場合に、承認・決裁者によって入力された情報が格納されている。このように、変更連絡先テーブル１６２は、デフォルト連絡先テーブル１６１の中で、変更したい時間帯についてのみ作成すれば良い。本実施の形態では、ユーザＩＤ「ＡＢＣＤＥＦ」の者には、２００２年１２月２日に出張が入っており、デフォルトの連絡先を変更する必要があるため、図３に示す変更連絡先テーブル１６２を作成している。
【００２１】
図４は、連絡先テーブル１６３の内容を示す図である。連絡先テーブル１６３は、デフォルト連絡先テーブル１６１及び変更連絡先テーブルの情報から連絡先テーブル生成手段１２によって作成されるテーブルである。具体的には、デフォルト連絡先テーブル１６１の情報から、ある日付・時間帯の暫定的な連絡先テーブルを作成し、続いて、この暫定的な連絡先テーブルと変更連絡先テーブル１６２とで時間帯が重なっている部分を、変更連絡テーブル１６２のレコードで上書きすることで作成する。よって、連絡先テーブル１６３は、ユーザＩＤ毎の最終的な連絡先情報を持つテーブルであり、連絡先テーブル１６３を参照することで、ユーザＩＤ毎に、現在の連絡先電話番号と、連絡可否を知ることができる。
【００２２】
図２に示すように、休日におけるユーザＩＤ「ＡＢＣＤＥＦ」が付与された者の通常の所在は、一日中（０：００〜２４：００）「自宅」であり、通常の連絡先電話番号も一日中「１２３４５６７８９０」である。また、通常の連絡可否については、０：００〜９：００及び２０：００〜２４：００の間は「否」であるが、９：００〜２０：００の間は「可」である。
【００２３】
また、営業日におけるユーザＩＤ「ＡＢＣＤＥＦ」が付与された者の通常の所在は、０：００〜９：００及び２２：００〜２４：００の間は「自宅」、９：００〜２２：００の間は「会社」となっている。通常の連絡先電話番号は、自宅にいる０：００〜９：００及び２２：００〜２４：００の間は、「１２３４５６７８９０」であり、会社にいる９：００〜２２：００の間は、「５６７８９０１２３４」となっている。また、通常の連絡可否については、自宅にいる０：００〜５：００、６：００〜９：００及び２２：００〜２４：００の間は「否」であるが、自宅にいる５：００〜６：００と会社にいる９：００〜２２：００の間は「可」となっている。
【００２４】
図３に示すように、営業日の５：００〜６：００は、デフォルトでは、連絡可否が「可」であるが、この日は出張であるため、「否」に変更している。８：００〜１１：００の間は、所在「出張・移動中」で、連絡先電話番号「９８７６５４３２１０」で、連絡可否「可」と変更している。１１：００〜１３：００の間は、所在「出張・自社」で、連絡先電話番号「３４５６７８９０１２」で、連絡可否「可」と変更している。１３：００〜１６：００の間は、所在「出張・客先」で、連絡先電話番号「９８７６５４３２１０」で、連絡可否「否」と変更している。１６：００〜１７：００の間は、所在「出張・自社」で、連絡先電話番号「３４５６７８９０１２」で、連絡可否「可」と変更している。１７：００〜２０：００の間は、所在「出張・移動中」で、連絡先電話番号「９８７６５４３２１０」で、連絡可否「可」と変更している。２０：００〜２２：００の間も、デフォルトでは、所在が会社で連絡可となっているが、この日については、所在「自宅」で、連絡先電話番号「１２３４５６７８９０」で、連絡可否「否」に変更している。また、翌日１２月３日の５：００〜６：００の間についても、連絡可否を「否」に変更している。
【００２５】
この変更連絡先テーブル１６２は、デフォルトの連絡先から変更がある都度、ユーザがワークフロー端末３０を操作して入力することで作成すれば良い。
【００２６】
図４に示すように、ユーザＩＤ「ＡＢＣＤＥＦ」の者の１２月２日の連絡先は、０：００〜８：００の間は、所在「自宅」、連絡先電話番号「１２３４５６７８９０」、連絡可否「否」であり、８：００〜１１：００の間は、所在「出張・移動中」、連絡先電話番号「９８７６５４３２１０」、連絡可否「可」であり、１１：００〜１３：００の間は、所在「出張・自社」、連絡先電話番号「３４５６７８９０１２」、連絡可否「否」であり、１３：００〜１６：００の間は、所在「出張・客先」、連絡先電話番号「９８７６５４３２１０」、連絡可否「否」であり、１６：００〜１７：００の間は、所在「出張・自社」、連絡先電話番号「３４５６７８９０１２」、連絡可否「可」であり、１７：００〜２０：００の間は、所在「出張・移動中」、連絡先電話番号「９８７６５４３２１０」、連絡可否「可」であり、２０：００〜２４：００の間は、所在「自宅」、連絡先電話番号「１２３４５６７８９０」、連絡可否「否」となっている。
【００２７】
また、ユーザＩＤ「ＡＢＣＤＥＦ」の者の１２月３日の連絡先は、０：００〜９：００の間は、所在「自宅」、連絡先電話番号「１２３４５６７８９０」、連絡可否「否」であり、９：００〜２２：００の間は、所在「社内」、連絡先電話番号「５６７８９０１２３４」、連絡可否「可」であり、２２：００〜２４：００の間は、所在「自宅」、連絡先電話番号「１２３４５６７８９０」、連絡可否「否」となっている。
【００２８】
この連絡先テーブル１６３の作成タイミングについては、バッチ処理により、前日の夜間に自動で作成するようにすれば良い。また、当日になってから急遽変更があった場合には、その変更をワークフロー端末３０からユーザに入力してもらって、連絡先テーブル１６３に直接反映させるようにすれば良い。
【００２９】
次に、ワークフローＤＢ１７には、ワークフローの処理順序や、処理タイミング、ワークフロー種別及び申請者に応じた承認・決裁者の氏名・ユーザＩＤと承認・決裁の順序、申請書のフォーマット情報、滞留確認を行う指定時間間隔等、輪ワークフロー処理に必要な種々の情報が格納されている。
【００３０】
次に、音声テキスト雛形ＤＢ１８には、決裁者に電話した際に読み上げる音声の固定テキストが格納されている。図５は、音声テキスト雛形ＤＢ内のテキストの内容を示している。図５に示すように、「固定テキスト１」と「固定テキスト３」は、すべてのワークフロー種別に共通の内容であるが、「固定テキスト２」は、ワークフローの種別によりその内容が異なっている。図５には、例として、「稟議系」、「交通費系」、「購買系」、「依頼系」の４つのワークフロー種別の「固定テキスト２」の内容を示している。音声データ生成手段１４は、ワークフロー申請時に申請者から入力される申請者名、金額、理由等の情報を図中の＜＞内に当て嵌め、音声テキストを作成する。
【００３１】
続いて、本実施の形態に係るワークフローシステム１による滞留対策の処理の流れについて説明する。ワークフローが滞っているか否か確認する、いわゆる滞留確認が行われるタイミングとしては、最初のワークフローの申請がなされた時、前の承認・決裁者により承認・決裁の処理が行われた時、前回の承認・決裁処理が行われた時から予め設定された指定時間間隔が経過した時、の３つのタイミングが考えられる。
【００３２】
まず、最初のワークフローの申請がなされた時の滞留対策の処理の流れについて、図６を参照して説明する。図６は、ワークフローの申請がなされた時のワークフローシステム１の処理の流れを説明するためのフローチャートである。
【００３３】
ステップ１（以下、「Ｓ１１」とする）において、申請者がワークフロー端末３０によりワークフローシステム１に対して申請の入力を行うと、Ｓ１２において、申請者により入力された情報及びワークフローＤＢ１７内の情報を用いて、ワークフロー制御手段１１が電子申請書を作成する。例えば、交通費系のワークフローの申請がなされた場合には、申請者により交通費、移動経路、目的及び処理期限等の情報が入力されるので、ワークフローＤＢ１７内のフォーマットにしたがって、定型の交通費系の電子申請書が作成される。また、ワークフロー種別及び申請者に応じた承認・決裁者とその承認・決裁順序がワークフローＤＢ１７内に格納されており、その情報にしたがって、この申請書の承認順序も決定される。
【００３４】
図７に、交通費系の電子申請書の一例を示す。図７に示すように、申請書名：「交通費精算」、申請者（ユーザＩＤ）：「総研太郎（ＡＢＣＤＥＦ）」、金額：「２６０円」、移動経路：「三軒茶屋から半蔵門」、理由：「顧客訪問」、承認者１（ユーザＩＤ）：「課長  佐藤二郎（ＥＦＧＨＩＪ）」、承認者２（ユーザＩＤ）：「部長  小川三郎（ＳＴＵＶＷＸ）」の項目が掲載された電子申請書が作成される。
【００３５】
続いて、Ｓ１３において、滞留検知手段１３により、ワークフローの処理が滞っているか否かの滞留確認が行われる。まず、申請者により入力されたそのワークフローの処理期限やワークフロー種別により予め定められている滞留期限（例えば１日）等から、次の承認・決裁者の滞留期限を設定し、その滞留期限を過ぎているか否かを確認する。
【００３６】
最初のワークフローの申請がされた時点であっても、申請者により処理期限が明日に設定されている場合には、次の承認・決裁者の滞留期限を既に過ぎているものと設定するようにすれば、滞留検知手段１３により、そのワークフローが滞っていると判断される。
【００３７】
Ｓ１３において、滞留していないと判断されれば、そのまま処理は終了し、従来のワークフローシステムと同様の通常の処理が行われる。逆に、滞留していると判断された場合には、Ｓ１４に進み、承認・決裁者に電話するための音声テキストが作成される。
【００３８】
Ｓ１４における音声テキストの作成は、音声データ生成手段１４により、音声テキスト雛形ＤＢ１８の情報を用いて作成される。
例えば、上述した交通費系のワークフロー申請の場合、申請者が入力した、申請書名：「交通費精算」、申請者名：「総研太郎」、理由：「顧客訪問」、移動経路：「三軒茶屋から半蔵門」、「金額：２６０円」を、音声テキスト雛形ＤＢ１８に格納されている交通費系の固定テキスト１乃至３に当て嵌めることで、音声テキストを生成する。
【００３９】
この場合、「起案者は、総研太郎です。対象文書は、交通費精算です。理由は顧客訪問、移動経路は三軒茶屋から半蔵門です。金額は、２６０円です。承認するなら１を、保留するなら２を、却下するなら９を押して下さい。」との音声テキストが作成される。
【００４０】
また、依頼系のワークフロー申請の場合の例としては、申請者が入力した、申請者名：「総研次郎」、対象文書：「アカウント登録依頼」、理由：「中途採用２名を行った為」を、依頼系の固定テキスト１乃至３に当て嵌めることで、音声テキストを作成する。この場合、「起案者は、総研次郎です。対象文書は、アカウント登録依頼です。理由は中途採用２名を行った為です。承認するなら１を、保留するなら２を、却下するなら９を押して下さい。」との音声テキストが作成される。
【００４１】
続いて、Ｓ１５に進み、通信制御手段１５により、滞留している次の承認者に電話をかけ、Ｓ１４で作成した音声テキストを電子音声で流して聞かせる。この際に、通信制御手段１５は、連絡先テーブル１６３を参照し、現在の時刻の連絡先電話番号及び連絡可否を確認して電話をかける。この時、次の承認・決裁者の連絡可否が「否」の場合には、電話をかけないでそのまま終了させ、例えば１５分後等の次の滞留確認のタイミングで、再度、本処理を行えば良い。また、電話をかけても、次の承認者が電話に出ないときには、音声テキストを聞かせることができず、次のステップに進めないため、そのまま終了させれば良い。
【００４２】
続いて、Ｓ１６に進めば、次の承認者が、読み上げられた音声テキストにしたがってボタンを押して承認・決裁の処理を実行することで、その承認者についてのワークフロー処理が完了する。
【００４３】
次に、前の承認・決裁者により承認・決裁の処理が行われた時の滞留対策の処理の流れについて、図８を参照して説明する。図８は、前の承認・決裁者により承認・決裁の処理が行われた時のワークフローシステム１の処理の流れを説明するためのフローチャートである。
まず、Ｓ２１において、前の承認・決裁者のワークフロー処理が行われる。もちろん、この承認・決裁は、ワークフロー端末３０から行われても良いし、電話機５０を介して行われても良く、どちらであっても以後の処理は同じである。
【００４４】
続いて、Ｓ２２において、ワークフロー制御手段１１がワークフローＤＢ１７内の承認・決裁の順序の情報等を参照して、次の承認・決裁者を特定する。そして、Ｓ２３に進み、滞留検知手段１３が、そのワークフローに対する次の承認・決裁者の処理が滞っているか否かを、上述したＳ１３と同様にして確認する。
【００４５】
滞っていると判断した場合には、Ｓ２４に進み、上述したＳ１４〜Ｓ１６と同様に、音声テキスト作成（Ｓ２４）、電話発信（Ｓ２５）、承認・決裁処理（Ｓ２６）の処理を行う。また、滞っていないと判断した場合には、そのまま処理を終了し、次の滞留確認が行われるタイミングを待つ。
【００４６】
次に、前回の承認・決裁処理から予め設定された指定時間間隔が経過した時の滞留対策の処理の流れについて、図９を参照して説明する。図９は、前回の承認・決裁処理から予め設定された指定時間間隔が経過した時のワークフローシステム１の処理の流れを説明するためのフローチャートである。この指定時間間隔は、ワークフローＤＢ１７内に格納されており、例えば、１５分間隔で行われる。
【００４７】
まず、Ｓ３１において、前回の滞留確認の処理が行われた時から、１５分の指定時間間隔が経過しているか否かを確認する。経過していない場合には、そのまま処理を終了する。経過していた場合には、Ｓ３２に進み、上述したＳ１３及びＳ２３と同様にして滞留確認を行う。
【００４８】
ワークフロー処理が滞っていない場合には、そのまま処理を終了するが、滞っていると判断された場合には、Ｓ３３へと進み、上述したＳ１４〜Ｓ１６及びＳ２４〜Ｓ２６と同様に、音声テキスト作成（Ｓ３３）、電話発信（Ｓ３４）、承認・決裁処理（Ｓ３５）の処理を行う。
【００４９】
以上、説明したように、本実施の形態によれば、所定のタイミングでワークフローの滞留確認を行い、滞っている場合には、次の承認・決裁者に電話をかけ、さらに、その承認・決裁者が電話機を介して承認・決裁の処理を行えるので、ワークフローの滞留を確実に防ぐことの可能なワークフローシステム１を提供することができる。
【００５０】
また、デフォルトの連絡先テーブル１６１や変更連絡先テーブル１６２を承認者等が各自設定することで、自分に都合の良い時間帯にワークフローの承認処理等を行うことができる。例えば、本実施の形態にあるように、未承認・未決済のワークフローを、早朝５：００〜６：００の間に自宅で処理を行うように設定することも可能である。このような設定が可能であれば、多忙な経営幹部が、ワークフローにまつわる処理を自宅で出勤前に行い、勤務時間中は経営課題の解決等の主要な業務に専念することができる。なお、複雑な決済案件等は、一般的には事前に上席者へ説明した後にワークフローシステム１に回されると考えられるので、本実施の形態のように、電話の音声により処理を行うシステムであっても決済は可能であると考えられる。
【００５１】
また、本実施の形態のように、出張中であっても、顧客先を訪問している最中には、連絡可否を「否」と設定し、移動中は連絡可否を「可」と設定しておけば、空き時間を有効利用したワークフロー処理が可能となる。
【００５２】
また、本実施の形態に係るワークフローシステム１を使用すれば、社内で執務中の時間帯に、常時ワークフロー端末３０を立ち上げておく必要をなくすことも可能である。すなわち、ワークフロー処理において自分が承認者・決裁者となっているワークフローが滞留していれば、ワークフローサーバ１０から電話がかかってくるので、その時に操作が容易なワークフロー端末３０を立ち上げて、承認・決済処理を行えば良いからである。
【００５３】
以上、本実施の形態について詳細に説明したが、本発明はこれに限られることなく、本発明の主旨を逸脱しない範囲内で、種々の変更が可能である。
【００５４】
例えば、本実施の形態に係るワークフローシステムをスケジュール管理システム、勤怠管理システムや出張申請システム等の管理システムと連携するように構成しても良い。他の管理システムと連携すれば、本人が、直接変更先テーブルに入力する手間等を省くことができる。すなわち、会議中や出張で客先訪問中等の電話がかかってくるのを防止したい時間帯に関して、自動的に連絡先変更テーブルにその情報をコピーするように構成しておけば、本人が直接連絡先変更テーブルに入力する手間を省くことが出来ると共に、入力し忘れて電話がかかってくるといった自体を防ぐこともできる。
【００５５】
また、社内の人間だけでなく、他社の社員も本ワークフローシステムの対象に含めることが可能である。例えば、本ワークフローシステムにおいて、出張申請の最終承認が得られた際に、旅行会社の担当者にチケット手配の依頼の電話をかけるように構成すれば、迅速にチケットの入手が可能になる。正式な依頼書は、別途、自動又は手動でＦＡＸ送信するようにすれば良い。
【００５６】
【発明の効果】
以上詳細に説明したように、本発明によれば、ワークフローの滞留を防止できると共に、個人の時間を有効に利用可能なワークフローシステム及びワークフロー処理方法を提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態に係るワークフローシステムの概略構成を示す図である。
【図２】本発明の実施の形態にデフォルト連絡先テーブルの内容を示す図である。
【図３】本発明の実施の形態に係る変更連絡先テーブルの内容を示す図である。
【図４】本発明の実施の形態に係る連絡先テーブルの内容を示す図である。
【図５】本発明の実施の形態に係る音声テキスト雛形ＤＢの内容を示す図である。
【図６】本発明の実施の形態に係るワークフローシステムの処理の流れを説明するためのフローチャートである。
【図７】本発明の実施の形態に係る電子申請書の内容を示す図である。
【図８】本発明の実施の形態に係るワークフローシステムの処理の流れを説明するためのフローチャートである。
【図９】本発明の実施の形態に係るワークフローシステムの処理を流れを説明するためのフローチャートである。
【符号の説明】
１      ワークフローシステム
１０    ワークフローサーバ
１１    ワークフロー制御手段
１２    連絡先テーブル生成手段
１３    滞留検知手段
１４    音声データ生成手段
１５    通信制御手段
１６    連絡先ＤＢ
１７    ワークフローＤＢ
１８    音声テキスト雛形ＤＢ
２０    ネットワーク
３０    ワークフロー端末
４０    電話回線網
５０    電話機