(57)【要約】【課題】文書タイプ情報の入力作業の省力化を図ると共に、蓄積される文書情報の傾向に合せて柔軟に分類することが可能な文書管理システムを提供することを目的とするものである。【解決手段】ＯＣＲ２によりテキストデータ化された新文書情報からキーワード抽出部２０でキーワードを抽出して、記憶装置７内の文書情報ＤＢから既存文書情報の抽出キーワードを読み出して両者を比較し、一致するキーワード数の多い既存文書情報の文書タイプ情報を新文書情報の文書タイプとして設定する。【選択図】        図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
入力された文書情報より文書特定情報を抽出する抽出手段と、抽出された文書特定情報を記憶する特定情報記憶手段と、記憶された既存文書情報から生成された文書タイプを判別するための判別情報を記憶する判別情報記憶手段と、新たに入力された新文書情報の文書特定情報と判別情報記憶手段から読み出した判別情報とに基づき新文書情報の文書タイプ情報を設定する文書タイプ判別手段とを備えていることを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記抽出手段は、前記文書特定情報として文書情報よりキーワードを抽出し、前記判別情報記憶手段は、前記判別情報として既存文書情報毎の抽出キーワードを記憶しており、前記文書タイプ判別手段は、新文書情報の抽出キーワードと既存文書情報毎の抽出キーワードとを比較して文書タイプ情報を設定することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記抽出手段は、前記文書特定情報として文書情報より重要文データを抽出し、前記判別情報記憶手段は、前記判別情報として既存文書情報から生成された文書タイプ毎の文書タイプ特定情報を記憶しており、前記文書タイプ判別手段は、新文書情報の重要文データと文書タイプ毎の文書タイプ特定情報とを比較して文書タイプ情報を設定することを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記抽出手段は、前記文書特定情報として文書情報よりキーワードを抽出し、前記判別情報記憶手段は、前記判別情報として既存文書情報から生成された文書タイプ毎の単語帳データとして記憶しており、前記文書タイプ判別手段は、新文書情報の抽出キーワードと文書タイプ毎の単語帳データとを比較して文書タイプ情報を設定することを特徴とする請求項１から３のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記判別情報記憶手段は、複数種類の判別情報を記憶しており、前記文書タイプ判別手段が文書タイプを判別する際に用いる判別情報の優先順位を設定する手段を備えていることを特徴とする請求項１から４のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項６】
新文書情報に対して、前記文書タイプ判別手段により設定された文書タイプ情報に基づき同一タイプの既存文書情報に関する付加情報と同一の付加情報を設定する手段を備えていることを特徴とする請求項１から５のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項７】
文書情報を管理するためにコンピュータを、
新た入力された新文書情報からキーワードを抽出する手段、
記憶された既存文書情報からキーワードを読み出す手段、
新文書情報の抽出キーワードと既存文書情報のキーワードとを比較する手段、及び
比較結果に基づいて既存文書の文書タイプ情報を新文書情報の文書タイプ情報として設定する手段、
として機能させるための文書管理プログラム。
【請求項８】
文書情報を管理するためにコンピュータを、
新た入力された新文書情報からキーワード及び重要文データを抽出する手段、
記憶された既存文書情報からキーワードを読み出す手段、
新文書情報の抽出キーワードと既存文書情報のキーワードとを比較する手段、
記憶された文書タイプ毎の文書タイプ特定情報を読み出す手段、
前記重要文データと前記文書タイプ特定情報とを比較する手段、及び
比較結果に基づいて既存文書の文書タイプ情報を新文書情報の文書タイプ情報として設定する手段、
として機能させるための文書管理プログラム。
【請求項９】
文書情報を管理するためにコンピュータを、
新た入力された新文書情報からキーワード及び重要文データを抽出する手段、
記憶された既存文書情報からキーワードを読み出す手段、
新文書情報の抽出キーワードと既存文書情報のキーワードとを比較する手段、
記憶された文書タイプ毎の文書タイプ特定情報を読み出す手段、
前記重要文データと前記文書タイプ特定情報とを比較する手段、
記憶された文書タイプ毎の単語帳データを読み出す手段、
新文書情報の抽出キーワードと文書タイプ毎の単語帳データとを比較する手段、及び
比較結果に基づいて既存文書の文書タイプ情報を新文書情報の文書タイプ情報として設定する手段、
として機能させるための文書管理プログラム。
【請求項１０】
既存文書の付加情報を新文書情報の付加情報として文書タイプ情報とともに設定する請求項７から９のいずれかに記載の文書管理プログラム。
【請求項１１】
請求項７から１０のいずれかに記載の文書管理プログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子化された文書情報を整理保存するための文書管理システム及び文書管理プログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年の社会の情報化の進展に伴い、様々な文書が多量にやり取りされるようになってきており、こうした様々な文書を効率的に整理保存するための文書管理システムが求められている。文書管理システムでは、ネットワークシステムを通して電子化された文書情報を蓄積したり、紙出力された文書をＯＣＲ処理して電子化された文書情報として蓄積しており、電子情報として文書情報を蓄積することで多量の文書を保存することが可能となっている。しかしながら、蓄積された多量の文書情報からいかに効率的に必要な文書情報を抽出するかが問題となる。
【０００３】
蓄積された文書情報には、文書名、登録日、作成者等の書誌情報が付加されるのが一般的であるが、こうした書誌情報だけでは情報のばらつきが大きく、効率よく検索できない。そこで、予め文書情報を分類する文書タイプを決めておき、それに従って文書情報を分類しておき、検索する際にはその分類を基に文書情報を検索すると、より効率的に絞り込めることができる。しかしながら、文書情報を蓄積する際に文書タイプに関する情報をいちいち入力することは手間がかかり、また、入力ミスの可能性もある。
【０００４】
そのため、蓄積された文書情報を自動的に分類する方法が提案されている。例えば、特許文献１には、電子文書が持つ文字属性及び画像属性を分析して文書プロフィールを構築し、その文書プロフィールに基づいて既存のディレクトリの中に分類されて格納される点が記載されている。また、特許文献２には、文書をメディア変換により書式付き文書に変換して、書式付き文書より内容的特徴及び体裁的特徴の抽出を行い、これらの特徴から各カテゴリの内容的特徴及び体裁的特徴を決定し、分類対象の文書から抽出した内容的特徴及び体裁的特徴と比較することで分類する点が記載されている。また、特許文献３には、あらかじめ１以上のキーワードを登録しておき、対象となる文書を単位記事に分割して単位記事中に登録されたキーワードが含まれるか照合し、キーワードが含まれる記事をキーワード単位に設けられた所定の記事格納領域に整理保存する文書処理装置が記載されている。
【０００５】
【特許文献１】
特開２０００−１１２９９３号公報
【特許文献２】
特開２０００−２６８０４０号公報
【特許文献３】
特開２００１−１０９７７２号公報
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
上述したような、自動的に文書情報を分類する方法は、人手による入力が不要になる点でメリットはあるものの、分類を特定するための情報について予め決めておき、その特定情報により文書情報を分類しているため、最初に特定情報がどのように決められるかによって以後の文書情報の検索が効率よく行われるかが決まってくる。しかしながら、文書情報の検索ニーズは、時間の経過と共に変化していくものであり、それを最初から分類に反映させることは困難であるため、分類を見直していくことが必要となるが、上述した従来技術ではこうした問題点への対応が十分なされているとはいえない。
【０００７】
そこで、本発明は、文書タイプ情報の入力作業の省力化を図ると共に、蓄積される文書情報の傾向に合せて柔軟に分類することが可能な文書管理システムを提供することを目的とするものである。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
本発明に係る文書管理システムは、入力された文書情報より文書特定情報を抽出する抽出手段と、抽出された文書特定情報を記憶する特定情報記憶手段と、記憶された既存文書情報から生成された文書タイプを判別するための判別情報を記憶する判別情報記憶手段と、新たに入力された新文書情報の文書特定情報と判別情報記憶手段から読み出した判別情報とに基づき新文書情報の文書タイプ情報を設定する文書タイプ判別手段とを備えていることを特徴とする。さらに、前記抽出手段は、文書特定情報として文書情報よりキーワードを抽出し、前記判別情報記憶手段は、判別情報として既存文書情報毎の抽出キーワードを記憶しており、前記文書タイプ判別手段は、新文書情報の抽出キーワードと既存文書情報毎の抽出キーワードとを比較して文書タイプ情報を設定することを特徴とする。さらに、前記抽出手段は、文書特定情報として文書情報より重要文データを抽出し、前記判別情報記憶手段は、判別情報として既存文書情報から生成された文書タイプ毎の文書タイプ特定情報を記憶しており、前記文書タイプ判別手段は、新文書情報の重要文データと文書タイプ毎の文書タイプ特定情報とを比較して文書タイプ情報を設定することを特徴とする。さらに、前記抽出手段は、文書特定情報として文書情報よりキーワードを抽出し、前記判別情報記憶手段は、判別情報として既存文書情報から生成された文書タイプ毎の単語帳データとして記憶しており、前記文書タイプ判別手段は、新文書情報の抽出キーワードと文書タイプ毎の単語帳データとを比較して文書タイプ情報を設定することを特徴とする。さらに、前記判別情報記憶手段は、複数種類の判別情報を記憶しており、前記文書タイプ判別手段が文書タイプを判別する際に用いる判別情報の優先順位を設定する手段を備えていることを特徴とする。さらに、新文書情報に対して、前記文書タイプ判別手段により設定された文書タイプ情報に基づき同一タイプの既存文書情報に関する付加情報と同一の付加情報を設定する手段を備えていることを特徴とする。
【０００９】
また、本発明に係る文書管理プログラムは、文書情報を管理するためにコンピュータを、新た入力された新文書情報からキーワードを抽出する手段、記憶された既存文書情報からキーワードを読み出す手段、新文書情報の抽出キーワードと既存文書情報のキーワードとを比較する手段、及び比較結果に基づいて既存文書の文書タイプ情報を新文書情報の文書タイプ情報として設定する手段、として機能させることを特徴とする。
【００１０】
また、別の文書管理プログラムは、文書情報を管理するためにコンピュータを、新た入力された新文書情報からキーワード及び重要文データを抽出する手段、記憶された既存文書情報からキーワードを読み出す手段、新文書情報の抽出キーワードと既存文書情報のキーワードとを比較する手段、記憶された文書タイプ毎の文書タイプ特定情報を読み出す手段、前記重要文データと前記文書タイプ特定情報とを比較する手段、及び比較結果に基づいて既存文書の文書タイプ情報を新文書情報の文書タイプ情報として設定する手段、として機能させることを特徴とする。
【００１１】
また、別の文書管理プログラムは、文書情報を管理するためにコンピュータを、新た入力された新文書情報からキーワード及び重要文データを抽出する手段、記憶された既存文書情報からキーワードを読み出す手段、新文書情報の抽出キーワードと既存文書情報のキーワードとを比較する手段、記憶された文書タイプ毎の文書タイプ特定情報を読み出す手段、前記重要文データと前記文書タイプ特定情報とを比較する手段、記憶された文書タイプ毎の単語帳データを読み出す手段、新文書情報の抽出キーワードと文書タイプ毎の単語帳データとを比較する手段、及び比較結果に基づいて既存文書の文書タイプ情報を新文書情報の文書タイプ情報として設定する手段、として機能させることを特徴とする。さらに、前記文書管理プログラムは、既存文書の付加情報を新文書情報の付加情報として文書タイプ情報とともに設定する。
【００１２】
また、本発明に係る記録媒体は、前記文書管理プログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体からなる。
【００１３】
上記のような構成を有することで、既存文書情報がどのように文書タイプ情報を設定されているかによって新文書情報の文書タイプ情報が自動的に決められていくため、入力作業の省力化が図られるとともに、次々と記憶される既存文書情報から生成される判別情報を基に文書タイプ情報が設定されるため、常に最新の傾向に合せて文書タイプ情報が設定されることになる。そして、既存の文書タイプに入らない文書情報が入力されるときには、人手により文書タイプを設定しておけば、以後の文書情報に対しては、既存文書情報の文書タイプ情報として記憶され、以後の文書情報に対しては自動的にその文書タイプ情報が設定されるようになるから、文書タイプ情報の設定をより柔軟性を持たせて行うことができる。
【００１４】
そして、新文書情報からキーワードを抽出し、判別情報として既存文書情報の抽出キーワードを用いることで、新文書情報と同一のキーワードを含む既存文書情報の文書タイプ情報を文書タイプ判別の際に用いることができる。
【００１５】
また、新文書情報から重要文データを抽出し、判別情報として、判別情報として既存文書情報から生成された文書タイプ毎の文書タイプ特定情報を用いることで、文書タイプの判別をより効率的に正確に行うことができる。
【００１６】
また、新文書情報からキーワードを抽出し、判別情報として既存文書情報から生成された文書タイプ毎の単語帳データを用いることで、より効率的に正確に行うことができる。  また、以上のような判別情報により文書判別を行う際にどの判別情報から順番に用いていくか優先順位を設定するようにすれば、文書タイプ情報の設定を利用者のニーズに合せて行うことができる。
【００１７】
また、新文書情報の同一タイプの既存文書情報に関する付加情報は、新文書情報の付加情報として採用できる場合が多いことから、そのまま新文書情報の付加情報として設定すれば、いちいち人手による入力作業を省力化することができる。
【００１８】
【発明の実施の形態】
以下、本発明に係る実施形態について詳しく説明する。図１は、本発明に係る文書管理システムについてその構成の概要を示したものである。システム本体１は、インターフェース１１を介してネットワークに接続されて、文書を作成する端末と文書情報等の情報の送受信を行う。また、インターフェース１２を介してＯＣＲ２及びプリンタ３等の周辺機器と接続されている。ＯＣＲ２からは文書からテキストデータが生成されてシステム本体１に送信される。
【００１９】
システム本体１は、必要なデータを入力するための入力装置５、情報を表示するディスプレイ６、文書情報等の情報を記憶する記憶装置７、情報処理を行う情報処理装置８、情報処理装置８で処理される情報を一時記憶するＲＡＭ９及び本発明に係る文書管理システムとして機能させるためのプログラム等を記憶するＲＯＭ１０を備えている。ＲＯＭ１０に記憶されたプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ、ＦＤ、ＭＯ等のコンピュータで読取可能な周知の記録媒体に記録されて必要に応じてコンピュータにインストールされる。
【００２０】
例えば、ＯＣＲ２において文書からテキストデータを生成して新しい文書情報がシステム本体１に送信されてくると、情報処理装置８は、いったんＲＡＭ９にその新文書情報を記憶し、キーワード抽出部２０において公知の方法により新文書情報からキーワード抽出が行われる。記憶装置７内には、既存文書に関する文書情報が記憶されており、これらの既存文書情報からキーワード抽出部２０においてキーワードを抽出して、キーワード比較部２２において新文書情報のキーワードと既存文書情報のキーワードが比較される。両者のキーワードの比較は、図２に示すように、記憶された既存文書情報１、２、・・・から抽出された「ネットワーク」、「技術」、・・・といったキーワードと新文書情報から抽出された「ネットワーク」、「方法」、・・・といったキーワードを比較する。そして、両者のキーワードの一致する数を文書タイプ判別部２５でチェックしていき、一致する数の多い既存文書情報の文書タイプ情報を読み出してその文書タイプ情報を新文書情報の文書タイプ情報として設定する。この場合一致する数の基準をどの程度のレベルにするかは、記憶される文書情報の類似性により適宜設定すればよい。例えば、類似性が高い場合は一致する数を多くして一致する既存文書の数を小さくすればよく、類似性が低い場合には、一致する数を小さくして一致する既存文書の数がある程度ヒットするようにする。
【００２１】
こうして新文書情報とキーワードが一致する既存文書情報を検索して文書タイプ判別部２５でこれらの文書タイプを読み出したときにすべて１つの文書タイプである場合にはそのまま新文書情報の文書タイプとして設定できるが、２以上の文書タイプが読み出された場合には１つの文書タイプに絞り込むための重み付けを行う必要がある。重み付けを行う手段としては、以下のようなものが挙げられる。
【００２２】
まず、重要文データに基づいて行うやり方がある。重要文データとは、文書構造からみて、文書タイプの特徴が顕著に表れる部分である、「見出し」や「固有単語・フレーズ」、主張文や疑問文等に相当する文を意味し、重要文データを解析することで文書タイプの絞込みを行う。具体的には、ＯＣＲ２で生成されたテキストデータから重要文抽出部２１で新文書情報に関する重要文データを抽出する。図３にその抽出例を示す。ここでは、「ネットワーク試験のご案内」に関する新文書情報が例として挙げられているが、「見出し」に関連する「ネットワーク試験のご案内」、「日時・・・」、「場所・・・」が重要文として抽出される。
【００２３】
そして、この例の場合には、文書タイプとして「試験案内」、「新聞記事」、「特許」が既に設定されており、それぞれの文書タイプに関して、「特定の見出し」、「固有単語・フレーズ」、「準固有単語・フレーズ」等の項目についてその特有の表現を示すデータが設定されており、主張文、疑問文、推定文の使用頻度からその文書タイプに一致する可能性に関するデータ（図３では３段階で示されている）が設定されている。こうした文書タイプを特定する情報は、記憶部７内の「文書構造ＤＢ」、「特定見出しＤＢ」及び「固有単語・フレーズＤＢ」に予め記憶しておく。こうした文書特定情報を基に、例えば、「試験」という固有単語があれば、「試験案内」の文書タイプの可能性が高いと判断し、「請求項」という見出しがあれば、「特許」という文書タイプの可能性が高いと判断できる。これらのＤＢに記憶される文書タイプ特定情報は、既存文書情報に基づいて予め設定してもよいし、既存文書情報が蓄積されるに従い適宜見直してもよい。
【００２４】
新文書情報から抽出された重要文データは、文書構造ＤＢに記憶された情報によりその文書構造が解析され、固有単語・フレーズとして「試験」が、準固有単語・フレーズとして「日時」「場所」が一致しており、主張文等がないことから、「試験案内」の文書タイプの可能性が高くなる。
【００２５】
次に、単語帳データに基づいて行うやり方がある。単語帳は、同一文書タイプの既存文書情報から抽出したキーワードを基にその文書タイプの特徴を表すキーワードを予め収集して生成する。生成された単語帳は、単語帳ＤＢ３４に記憶される。なお、必要であれば、人手により単語帳にキーワードを入力装置５から入力することもできる。図４に単語帳データの一例を示す。この例では、「特許」の文書タイプに関する単語帳として会社名が記憶されており、「新聞記事」の文書タイプに関する単語帳として新聞社名が記憶されている。
【００２６】
そして、新文書情報からの抽出キーワードと一致するキーワードが存在する単語帳を単語帳検索部２４において検索処理する。図４では、抽出キーワードである「理工」について単語帳を検索して同一のキーワードが存在する「特許」の文書タイプの単語帳がヒットする。したがって、「特許」の文書タイプの可能性が高くなる。
【００２７】
上述した「重要文」、「単語帳データ」以外にも新文書情報の「文書名」やその文書に関して作成された「メモ」を用いることもできる。「文書名」や「メモ」には、その文書の特徴が顕出すると考えられるからである。新文書情報の「文書名」やその文書に関して作成された「メモ」から抽出されたキーワードについて既存文書情報との一致をキーワード比較部２２で比較して文書タイプを判別する。
【００２８】
そして、「重要文」、「単語帳データ」、「文書名」及び「メモ」による重み付けをどうゆう順番で行うかは、どのような種類の文書情報を蓄積するかで適宜設定すればよい。
【００２９】
図５に、以上の処理フローの一例を示す。新文書情報として、紙原稿がＯＣＲにより読み込まれて（Ｓ１００）ＯＣＲ処理され（Ｓ１０１）、テキストデータが生成される。そして、公知の方法によりキーワードが抽出され（Ｓ１０２）、既存文書情報の抽出キーワードと比較されて同一キーワードの有無がチェックされる（Ｓ１０３）。比較した結果、同一キーワードが存在する既存文書情報がある場合には、その文書タイプ情報をチェックする（Ｓ１０４）。そして、２種類以上の文書タイプがある場合には、予め設定された重み付けの順番に従い、次の重み付け処理を行って（Ｓ１０５）、再度文書タイプ情報をチェックする。
【００３０】
こうして重み付け処理を行って、文書タイプ情報が１つに絞り込まれたら、その文書タイプ情報を新文書情報の文書タイプとして付加する（Ｓ１０６）。また、既存文書情報に付加されている文書名、単語帳及びメモ等の付加情報のうち必要なものを新文書情報として付加する（Ｓ１０７）。また、既存文書情報に対するアクセス権が設定されているか否かチェックし（Ｓ１０８）、設定されている場合には同一のアクセス権を付加する（Ｓ１０９）。さらに、既存文書情報に関連する関連文書が記憶されているか否かチェックし（Ｓ１１０）、記憶されている関連文書と同一の関連文書を付加する（Ｓ１１１）。
【００３１】
Ｓ１０３において同一のキーワードが存在しない場合には、その旨の表示処理を行い（Ｓ１１２）、人手により文書タイプ情報を入力する（Ｓ１１３）。
【００３２】
したがって、既存文書情報が少ない初期の段階には、人手による入力が必要となるが、既存文書情報が蓄積されるに従いシステムで文書タイプ情報が自動的に設定されるようになる。また、蓄積された既存文書情報に従い設定されるので、蓄積される文書情報の傾向が常に反映されて文書タイプ情報が設定される。
【００３３】
【発明の効果】
以上に説明したとおり、本発明は、既存文書情報がどのように文書タイプ情報を設定されているかによって新文書情報の文書タイプ情報が自動的に決められていくため、入力作業の省力化が図られるとともに、次々と記憶される既存文書情報から生成される判別情報を基に文書タイプ情報が設定されるため、常に最新の傾向に合せて文書タイプ情報が設定されることになる。そして、既存の文書タイプに入らない文書情報が入力されるときには、人手により文書タイプを設定しておけば、以後の文書情報に対しては、既存文書情報の文書タイプ情報として記憶され、以後の文書情報に対しては自動的にその文書タイプ情報が設定されるようになるから、文書タイプ情報の設定をより柔軟性を持たせて行うことができる。
【００３４】
そして、新文書情報からキーワードを抽出し、判別情報として既存文書情報の抽出キーワードを用いることで、新文書情報と同一のキーワードを含む既存文書情報の文書タイプ情報を文書タイプ判別の際に用いることができる。
【００３５】
また、新文書情報から重要文データを抽出し、判別情報として、判別情報として既存文書情報から生成された文書タイプ毎の文書タイプ特定情報を用いることで、文書タイプの判別をより効率的に正確に行うことができる。
【００３６】
また、新文書情報からキーワードを抽出し、判別情報として既存文書情報から生成された文書タイプ毎の単語帳データを用いることで、より効率的に正確に行うことができる。  また、以上のような判別情報により文書判別を行う際にどの判別情報から順番に用いていくか優先順位を設定するようにすれば、文書タイプ情報の設定を利用者のニーズに合せて行うことができる。
【００３７】
また、新文書情報の同一タイプの既存文書情報に関する付加情報は、新文書情報の付加情報として採用できる場合が多いことから、そのまま新文書情報の付加情報として設定すれば、いちいち人手による入力作業を省力化することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明に係る実施形態の装置構成のブロック図である。
【図２】本発明に係る実施形態におけるキーワード処理に関する説明図である。
【図３】本発明に係る実施形態における重要文処理に関する説明図である。
【図４】本発明に係る実施形態における単語帳処理に関する説明図である。
【図５】本発明に係る実施形態の処理フロー図である。
【符号の説明】
１・・・システム本体、２・・・ＯＣＲ、３・・・プリンタ、４・・・端末、５・・・入力装置、６・・・ディスプレイ、７・・・記憶装置、８・・・情報処理装置、９・・・ＲＡＭ、10・・・ＲＯＭ、11・・・インターフェース、12・・・インターフェース。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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