(57)【要約】【課題】集中管理サーバで管理されているファイルの有効利用を図ることができるファイル管理装置、ファイル管理方法、ファイル管理プログラム及び、ファイル管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能なプログラム格納媒体を提供すること。【解決手段】編集端末によって編集されると共に集中管理サーバによって集中的に管理される、ファイルを管理するファイル管理装置１であって、集中管理サーバが管理しているファイルが編集されたか否かを監視する監視手段５３，５５と、ファイルが更新されたことを検出した場合に更新されたファイルを取得する取得手段５１と、取得されたファイルからテキストデータを抽出すると共に、テキストデータを検索キーとしてファイルを管理する管理手段４９とを設ける。【選択図】        図３
2004178217.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
編集端末によって編集されると共に集中管理サーバによって集中的に管理される、ファイルを管理するファイル管理装置であって、
前記集中管理サーバが管理している前記ファイルが編集されたか否かを監視する監視手段と、
前記ファイルが更新されたことを検出した場合に更新された前記ファイルを取得する取得手段と、
取得された前記ファイルからテキストデータを抽出すると共に、前記テキストデータを検索キーとして前記ファイルを管理する管理手段と
を備えることを特徴とするファイル管理装置。
【請求項２】
前記管理手段は、前記ファイルが編集されたことを知らせるべき相手先端末を管理しており、前記ファイルが編集されたことが検出された場合に、予め設定された前記相手先端末にその旨を知らせる構成であることを特徴とする請求項１に記載のファイル管理装置。
【請求項３】
前記監視手段は、任意に設定された一定間隔毎に、前記集中管理サーバで管理されている前記ファイルが編集されたか否かを監視する構成であることを特徴とする請求項１に記載のファイル管理装置。
【請求項４】
前記監視手段は、前記集中管理サーバで管理されている前記ファイルのみならず、前記ファイルをツリー形式で格納するフォルダ単位で前記ファイルを監視する構成であることを特徴とする請求項１に記載のファイル管理装置。
【請求項５】
前記監視手段は、前記ファイルが更新されたことを監視する構成であることを特徴とする請求項１に記載のファイル管理装置。
【請求項６】
前記監視手段は、前記ファイルが新規作成されたことを監視する構成であることを特徴とする請求項１に記載のファイル管理装置。
【請求項７】
前記管理手段では、管理している前記ファイルに含まれるテキストデータを前記検索キーに基づいて検索し、該当する前記ファイルを提供する構成であることを特徴とする請求項１に記載のファイル管理装置。
【請求項８】
前記管理手段では、前記ファイルの版数を管理しており、提供して編集された前記ファイルに関する編集前の旧ファイルを管理する構成であることを特徴とする請求項７に記載のファイル管理装置。
【請求項９】
編集端末によって編集されると共に集中管理サーバによって集中的に管理される、ファイルを管理するファイル管理方法であって、
前記集中管理サーバが管理している前記ファイルが編集されたか否かを監視する監視ステップと、
前記ファイルが更新されたことを検出した場合に更新された前記ファイルを取得する取得ステップと、
取得された前記ファイルからテキストデータを抽出すると共に、前記テキストデータを検索キーとして前記ファイルを管理する管理ステップと
を有することを特徴とするファイル管理方法。
【請求項１０】
編集端末によって編集されると共に集中管理サーバによって集中的に管理される、ファイルを管理する機能を発揮させるファイル管理プログラムであって、
前記集中管理サーバが管理している前記ファイルが編集されたか否かを監視する監視手段と、
前記ファイルが更新されたことを検出した場合に更新された前記ファイルを取得する取得手段と、
取得された前記ファイルからテキストデータを抽出すると共に、前記テキストデータを検索キーとして前記ファイルを管理する管理手段と
して機能させることを特徴とするファイル管理プログラム。
【請求項１１】
編集端末によって編集されると共に集中管理サーバによって集中的に管理される、ファイルを管理する機能を発揮させるファイル管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能なプログラム格納媒体であって、
前記集中管理サーバが管理している前記ファイルが編集されたか否かを監視する監視手段と、
前記ファイルが更新されたことを検出した場合に更新された前記ファイルを取得する取得手段と、
取得された前記ファイルからテキストデータを抽出すると共に、前記テキストデータを検索キーとして前記ファイルを管理する管理手段と
して機能を発揮させるファイル管理プログラムを記録したことを特徴とするコンピュータ読み取り可能なプログラム格納媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、編集端末によって編集されると共に集中管理サーバによって集中的に管理される、ファイルを管理するファイル管理装置、ファイル管理方法、ファイル管理プログラム及び、ファイル管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能なプログラム格納媒体に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
近年の情報産業の発達によってクライアント／サーバ構成による文書データの一元管理がなされており、この文書データは、例えばワードプロセッサーによって作成されたファイルである。このファイルは、上記サーバの一例としてのファイルサーバによって集中管理されていることが多い。このファイルサーバは、クライアントによって編集されるファイルを一元管理する機能を有する。
【０００３】
ファイルサーバは、例えばＭｉｃｒｏｓｏｆｔ社製Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ＸＰのようなオペレーティングシステムによって管理されているフォルダによって管理されている。このフォルダには、クライアントによって編集されるファイルが格納されており、このフォルダは、例えばツリー階層構造によって管理されている下位のフォルダが、上位のフォルダに従属する構成となっている。これら上位フォルダ及び下位フォルダは、それぞれ上記ファイルを格納する機能を有する。
【０００４】
このようなファイルサーバでは、クライアントによって編集されるファイルを集中管理することで、各クライアントが編集するファイルを一元管理することができる特徴を有する（例えば特許文献１参照。）。
【０００５】
【特許文献１】
特開２００１−３１２４２２号公報（第１図）
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
ところが、このようなファイルサーバでは、ファイルを一元管理することができる特徴を有するものの、各ファイルの内容を参照するには、そのファイルに対応したアプリケーションソフトを立ち上げてファイルの内容を参照する必要があった。つまり、各ファイルは、ワードプロセッサーのようなアプリケーションソフトによって開かれるまでその内容を把握することができず、逐一開かなければ他のクライアントによって有効に利用することができない問題点があった。
【０００７】
そこで本発明は上記課題を解決し、集中管理サーバで管理されているファイルの有効利用を図ることができるファイル管理装置、ファイル管理方法、ファイル管理プログラム及び、ファイル管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能なプログラム格納媒体を提供することを目的としている。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
上記目的は、請求項１の発明にあっては、編集端末によって編集されると共に集中管理サーバによって集中的に管理される、ファイルを管理するファイル管理装置であって、前記集中管理サーバが管理している前記ファイルが編集されたか否かを監視する監視手段と、前記ファイルが更新されたことを検出した場合に更新された前記ファイルを取得する取得手段と、取得された前記ファイルからテキストデータを抽出すると共に、前記テキストデータを検索キーとして前記ファイルを管理する管理手段とを備えることを特徴とするファイル管理装置により、達成される。
【０００９】
請求項１の構成によれば、集中管理サーバでは、編集端末によって編集されるファイルを集中管理している。このファイルは、集中管理サーバにおいて編集されたか否かが監視されており、編集されるとそのファイルが取得される。取得されたファイルからはテキストデータが抽出されると共に、このテキストデータを検索キーとしてファイルが管理される。従って、ファイルの置き場所としての集中管理サーバで管理されていたファイルは、集中管理サーバでは有効に利用されなかったものの、テキストデータを検索キーとしてファイルが検索可能となり、有効に利用されるようになる。
【００１０】
請求項２の発明は、請求項１の構成において、前記管理手段は、前記ファイルが編集されたことを知らせるべき相手先端末を管理しており、前記ファイルが編集されたことが検出された場合に、予め設定された前記相手先端末にその旨を知らせる構成であることを特徴とする。
請求項２の構成によれば、相手先端末は、ファイルが編集されたことを認識することができる。従って、相手先端末は、ファイルが編集されるや否や直ちに、編集されたファイルの内容を把握することができる。
【００１１】
請求項３の発明は、請求項１の構成において、前記監視手段は、任意に設定された一定間隔毎に、前記集中管理サーバで管理されている前記ファイルが編集されたか否かを監視する構成であることを特徴とする。
請求項３の構成によれば、相手先端末は、意図せず一定間隔毎に、自動的にファイルが編集されたかどうかを認識することができる。
【００１２】
請求項４の発明は、請求項１の構成において、前記監視手段は、前記集中管理サーバで管理されている前記ファイルのみならず、前記ファイルをツリー形式で格納するフォルダ単位で前記ファイルを監視する構成であることを特徴とする。請求項４の構成によれば、各ファイル単位のみならず、ツリー形式で格納するフォルダ単位でファイルの編集をも監視し、編集があるとファイルを取得することができる。
【００１３】
請求項５の発明は、請求項１の構成において、前記監視手段は、前記ファイルが更新されたことを監視する構成であることを特徴とする。
請求項５の構成によれば、ファイルが更新されると、そのファイルを集中管理サーバから取得することができる。
【００１４】
請求項６の発明は、請求項１の構成において、前記監視手段は、前記ファイルが新規作成されたことを監視する構成であることを特徴とする。
請求項６の構成によれば、ファイルが新規作成されると、そのファイルを集中管理サーバから取得することができる。
【００１５】
請求項７の発明は、請求項１の構成において、前記管理手段では、管理している前記ファイルに含まれるテキストデータを前記検索キーに基づいて検索し、該当する前記ファイルを提供する構成であることを特徴とする。
請求項７の構成によれば、提供先は、検索キーに基づいて検索したファイルの有効利用を図ることができる。
【００１６】
請求項８の発明は、請求項７の構成において、前記管理手段では、前記ファイルの版数を管理しており、提供して編集された前記ファイルに関する編集前の旧ファイルを管理する構成であることを特徴とする。
請求項８の構成によれば、誤ってファイルを編集した場合であっても、編集前の旧ファイルに戻すことができる。
【００１７】
上記目的は、請求項９の発明にあっては、編集端末によって編集されると共に集中管理サーバによって集中的に管理される、ファイルを管理するファイル管理方法であって、前記集中管理サーバが管理している前記ファイルが編集されたか否かを監視する監視ステップと、前記ファイルが更新されたことを検出した場合に更新された前記ファイルを取得する取得ステップと、取得された前記ファイルからテキストデータを抽出すると共に、前記テキストデータを検索キーとして前記ファイルを管理する管理ステップとを有することを特徴とするファイル管理方法により、達成される。
【００１８】
請求項９の構成によれば、集中管理サーバでは、編集端末によって編集されるファイルを集中管理している。このファイルは、集中管理サーバにおいて編集されたか否かが監視されており、編集されるとそのファイルが取得される。取得されたファイルからはテキストデータが抽出されると共に、このテキストデータを検索キーとしてファイルが管理される。従って、ファイルの置き場所としての集中管理サーバで管理されていたファイルは、集中管理サーバでは有効に利用されなかったものの、テキストデータを検索キーとしてファイルが検索可能となり、有効に利用されるようになる。
【００１９】
上記目的は、請求項１０の発明にあっては、編集端末によって編集されると共に集中管理サーバによって集中的に管理される、ファイルを管理する機能を発揮させるファイル管理プログラムであって、前記集中管理サーバが管理している前記ファイルが編集されたか否かを監視する監視手段と、前記ファイルが更新されたことを検出した場合に更新された前記ファイルを取得する取得手段と、取得された前記ファイルからテキストデータを抽出すると共に、前記テキストデータを検索キーとして前記ファイルを管理する管理手段として機能させることを特徴とするファイル管理プログラムにより、達成される。
【００２０】
請求項１０の構成によれば、集中管理サーバでは、編集端末によって編集されるファイルを集中管理している。このファイルは、集中管理サーバにおいて編集されたか否かが監視されており、編集されるとそのファイルが取得される。取得されたファイルからはテキストデータが抽出されると共に、このテキストデータを検索キーとしてファイルが管理される。従って、ファイルの置き場所としての集中管理サーバで管理されていたファイルは、集中管理サーバでは有効に利用されなかったものの、テキストデータを検索キーとしてファイルが検索可能となり、有効に利用されるようになる。
【００２１】
上記目的は、請求項１１の発明にあっては、編集端末によって編集されると共に集中管理サーバによって集中的に管理される、ファイルを管理する機能を発揮させるファイル管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能なプログラム格納媒体であって、前記集中管理サーバが管理している前記ファイルが編集されたか否かを監視する監視手段と、前記ファイルが更新されたことを検出した場合に更新された前記ファイルを取得する取得手段と、取得された前記ファイルからテキストデータを抽出すると共に、前記テキストデータを検索キーとして前記ファイルを管理する管理手段として機能を発揮させるファイル管理プログラムを記録したことを特徴とするコンピュータ読み取り可能なプログラム格納媒体により、達成される。
【００２２】
請求項１１の構成によれば、集中管理サーバでは、編集端末によって編集されるファイルを集中管理している。このファイルは、集中管理サーバにおいて編集されたか否かが監視されており、編集されるとそのファイルが取得される。取得されたファイルからはテキストデータが抽出されると共に、このテキストデータを検索キーとしてファイルが管理される。従って、ファイルの置き場所としての集中管理サーバで管理されていたファイルは、集中管理サーバでは有効に利用されなかったものの、テキストデータを検索キーとしてファイルが検索可能となり、有効に利用されるようになる。
【００２３】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の好適な実施の形態を添付図面に基づいて詳細に説明する。
なお、以下に述べる実施の形態は、本発明の好適な具体例であるから、技術的に好ましい種々の限定が付されているが、本発明の範囲は、以下の説明において特に本発明を限定する旨の記載がない限り、これらの形態に限られるものではない。
【００２４】
＜第１実施形態＞
図１は、本発明の好ましい実施形態としてのファイル管理装置が適用されたファイル管理システム１の構成例を示すシステム構成図である。
ファイル管理システム１は、ネットワーク１１にファイルサーバ３、ファイル管理サーバ５、編集クライアント９が接続された構成となっている。このネットワーク１１は、例えばＴＣＰ／ＩＰ（Ｔｒａｎｓｍｉｓｓｉｏｎ  Ｃｏｎｔｒｏｌ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ／Ｉｎｔｅｒｎｅｔ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）をプロトコルとするデータ通信を行うネットワークである。
【００２５】
編集クライアント９には、例えばオペレーティングシステムが動作しており、そのオペレーティングシステム上ではワードプロセッサーのようなアプリケーションソフトウェアが動作している。このアプリケーションソフトウェアは、編集するファイルをファイルサーバ３に格納させ、ファイルサーバ３に格納されたファイルを編集するように構成されている。
【００２６】
このファイルサーバ３では、所定のオペレーティングシステムが動作しており、ファイルをフォルダ単位に格納し、このフォルダをツリー階層構造によって管理するように構成されている。つまり、ファイルサーバ３は、編集クライアント９が編集するファイルを集中管理しており、他の編集クライアント９が編集する他のファイルも集中管理するように構成されている。このファイルとしては、例えばワードプロセッサーによって編集される文書データや、写真等の画像データである。
【００２７】
ファイル管理サーバ５は、詳細は後述するが概略を説明すると、ファイルサーバ３によって管理されているファイルを監視する機能を有する。尚、監視対象は、図示のような１台のファイルサーバ３のみならず、複数台存在していても良いことはいうまでもない。また、このファイル管理サーバ５は、ファイルサーバ３によって管理されているファイルが編集されると編集されたことを検出する機能を有する。そして、ファイル管理サーバ５は、この編集されたファイルを取得する機能を有する。ファイル管理サーバ５がこのファイルを取得すると、このファイルからはテキストデータが抽出され、このテキストデータを検索キーとしてファイル全体を管理する機能を有する。このファイルは、例えば画像データとしてファイル管理サーバ５において管理される。
【００２８】
図２は、図１のファイル管理サーバ５の構成例を示すハードウェア構成図である。なお、ファイルサーバ３及び編集クライアント９はそれぞれ処理速度や記憶容量の違いを除いて、ファイル管理サーバ５とほぼ同様の構成であるので、説明を省略する。
ファイル管理サーバ５は、概略的にはＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）２１、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）２３、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）２５、ハードディスク２７、インターフェース２８、表示部２９及び操作部３１がバス３３に接続された構成となっている。
【００２９】
ＣＰＵ２１は、中央演算処理装置であり、ＲＡＭ２３を作業領域としてファイル管理プログラム１９の動作を制御している。このＲＡＭ２３は、ＣＰＵ２１が利用する作業領域としての書き換え可能な揮発性の情報記録媒体である。ＲＯＭ２５は、例えばＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ  Ｉｎｐｕｔ  Ｏｕｔｐｕｔ  Ｓｙｓｔｅｍ）を記録している読み出し専用の情報記録媒体である。尚、このＲＯＭ２５は、読み出し専用の情報記録媒体の代わりに、書き換え可能な不揮発性の情報記録媒体であっても良いことはいうまでもない。
【００３０】
ハードディスク２７は、後述する抽出ファイルのようなデータを格納可能な大容量の情報記録媒体である。インターフェース２８は、例えばネットワークに接続するためのインターフェースカードを有する。表示部２９は、液晶ディスプレイ（ＬＣＤ：Ｌｉｑｕｉｄ  Ｃｒｙｓｔａｌ  Ｄｉｓｐｌａｙ）やＥＬ（Ｅｌｅｃｔｒｏ  Ｌｕｍｉｎｅｓｃｅｎｃｅ）を用いた表示装置である。操作部３１は、マウスやキーボードのような操作手段である。
【００３１】
図３は、図１のファイル管理サーバ５のソフトウェア構成例を示す図である。
ファイル管理サーバ５では、通信処理モジュール４１、監視モジュール５３、監視条件管理テーブル５５、編集ファイル取得モジュール５１、監視条件設定モジュール５７、抽出モジュール４９、抽出ファイル４７、検索モジュール４３及びファイル管理テーブル４５を有する。
【００３２】
通信処理モジュール４１は、ファイル管理サーバ５の外部のコンピュータとデータ通信を行う際に通信を制御する機能を有する。監視条件管理テーブル５５は、監視条件を管理する機能を有する。この監視条件としては、監視先フォルダ、監視先ファイル名、監視先ファイル種類、色彩、通知先アドレス、ＩＤ（ＩＤｅｎｔｉｆｉｃａｔｉｏｎ）及びパスワードを示している。つまり、監視条件管理テーブル５５は、監視対象であるファイルが編集されたことを知らせるべき相手先の一例としての相手先端末等を管理している。
【００３３】
また、監視モジュール５３は、監視条件管理テーブル５５が管理している監視条件を読み込んでこの監視条件に従って、図１のファイルサーバ３において集中管理されているファイルを監視する機能を有する。この監視モジュール５３は、例えば一定時間ごとに監視を行うようにタイマー処理が行われている。監視モジュール５３は、例えば意図した時に或いは、任意に設定しうる時刻に監視を行うようにしても良いことはいうまでもない。この監視間隔は、例えば上述の監視条件管理テーブル５５によって管理されている。
【００３４】
監視モジュール５３は、ファイルサーバ３によって管理されているファイルが編集されると、編集トリガーを編集ファイル取得モジュール５１に対して与える。この監視モジュール５３は、ファイルが編集されたことが検出された場合に、予め設定された相手先端末にその旨を知らせる機能を有する。
【００３５】
尚、監視条件管理テーブル５５によって管理されている監視条件は、監視条件設定モジュール５７によって設定が変更される構成としても良いことはいうまでもない。編集ファイル取得モジュール５１は、監視モジュール５３からの編集トリガーに基づいて、編集のあったファイルを取得するように通信処理モジュール４１を制御する。通信処理モジュール４１は、図１のファイルサーバ３から上記編集のあったファイルを取得し、図３の編集ファイル取得モジュール５１に引き渡す。
【００３６】
この編集ファイル取得モジュール５１は、引き渡されたファイルを抽出モジュール４９に引き渡す。この抽出モジュール４９は、引き渡されたファイルからテキストデータを抽出する機能を有する。また、この抽出モジュール４９は、引き渡されたファイルからテキストデータを抽出し、このファイルを抽出ファイル４７として管理する機能を有する。この抽出ファイル４７は、例えば画像データ化された画像ファイルである。
【００３７】
抽出したテキストデータと抽出ファイル４７との対応は、ファイル管理テーブル４５によって関連づけて管理されている。つまり、このファイル管理テーブル４５は、例えば検索キー、ファイル名（抽出ファイル４７の名前）、フォルダ名、親フォルダ名、旧ファイル名及び版数を管理している。ここで、旧ファイルとは、抽出ファイル４７を編集用として提供した場合に編集前のファイルとして管理されているファイルである。ここで管理している抽出ファイル４７は、例えば図１の編集クライアント９に提供されるようにしても良い。
【００３８】
また、上記図３の検索モジュール４３は、例えば図１の編集クライアント９からの検索要求に応じて動作し、所定の検索キーに基づいて図３のファイル管理テーブル４５を検索する機能を有する。そして、検索モジュール４３は、ファイル管理テーブルから、少なくともこの検索キーに対応するファイル名を取得し、対応する抽出ファイル４７を取得する機能を有する。さらに検索モジュール４３は、取得した抽出ファイル４７を、通信処理モジュール４１を制御して検索要求のあった図１の編集クライアント９に引き渡す機能を有する。
【００３９】
図４は、図１のファイルサーバ３によって管理されているフォルダの構成例を示す図であり、図５は、図１のファイル管理サーバ５によって管理されているファイル棚の構成例を示す図である。
図４に示すフォルダ構成は、フォルダＡＡＡ及びフォルダＢＢＢがルートフォルダに従属されており、フォルダＣＣＣ及びフォルダＥＥＥがフォルダＢＢＢに従属する構成となっている。またフォルダＤＤＤは、フォルダＣＣＣに従属する構成となっている。図１のファイルサーバ３では、図４のこれらのフォルダＡＡＡ等によってファイルをそれぞれ格納させ、ツリー階層構造のフォルダ構成によってファイルを管理するように構成されている。
【００４０】
一方、図５に示すファイル棚では、図４に示すフォルダ構成とほぼ同様な階層構造を有する。図５に示すファイル棚では、図１のファイル管理サーバ５の設定に応じた構成によって、図４に示すツリー階層構造のフォルダの一部をファイル棚として管理するようにしても良い。つまり、図５のファイル棚は、設定によって図４のあるフォルダの下層とほぼ同様な階層構造を示すようになっている。
【００４１】
図６，図７，図８は、それぞれ図３の監視条件管理テーブル５５が管理する監視条件を変更する画面の一例を示す図である。尚、図６，図７，図８は、それぞれ図３の監視条件設定モジュール５７の機能の動作によって制御されている。
まず、図７に示す監視フォルダ設定画面では、例えば監視フォルダ／登録先、監視対象、監視情報及び送信先情報を設定することができるように構成されている。
【００４２】
監視フォルダ／登録先欄は、図１のファイル管理サーバ５が監視するファイルサーバ３の監視先としての監視フォルダ及びファイル管理サーバ５での登録先を表している。この登録先欄では、ファイルの種類を示す文章グループ等を設定できる構成となっている。また、監視対象欄では、図１において監視対象となるファイルサーバ３のファイルを設定するための欄である。
【００４３】
また、監視情報欄では、監視している際の監視ログを出力する先としての監視ログ出力先、監視間隔、監視開始時刻、タイムアウト時間を設定することができるように構成されている。そして、送信先情報欄では、例えばＳＭＴＰサーバ及び送信者アドレスを設定することができるように構成されている。この送信先情報欄では、予め設定されたファイルサーバ３におけるファイル等が編集されたことを通知すべき送信先が属するＳＭＴＰサーバ及び送信者の電子メールアドレスを設定することができるように構成されている。
【００４４】
上記監視フォルダ登録先欄では、追加ボタン７１を押すと、図７に示す監視フォルダ／登録先設定画面が表示される。この監視フォルダ／登録先設定画面では、監視先情報欄、登録先情報欄、サーバ接続情報欄及び処理結果通知設定を行うことができるように構成されている。監視先情報欄では、図１のファイルサーバ３における監視先のフォルダを設定することができるように構成されている。
【００４５】
また登録先情報欄では、監視先となるファイルの種類としての文書グループ及びその文書の機密レベルを設定することができるように構成されている。尚、ファイル棚登録チェックボックス及び添付ファイル登録チェックボックスをチェックすることで、それぞれ上記ファイル棚に登録するか否かや、添付ファイルを登録するか否かを設定することができるように構成されている。
【００４６】
サーバ接続情報欄では、ユーザＩＤ及びパスワードを設定することができるように構成されている。このサーバ接続情報は、図１のファイル管理サーバ５からファイルサーバ３にアクセスする際にファイルサーバ３における認証を受けるための情報を表している。
【００４７】
また、処理結果通知設定欄では、図１のファイルサーバ３において編集されたファイルが存在することを通知するか否か或いは、どのような場合に通知するかに関する情報を設定することができるように構成されている。図示の例では、処理結果通知設定欄では、通知しない、常に通知する、正常時のみ通知する或いは異常時のみ通知することを設定することができるように構成されている。また、通知者アドレスとして、編集されたファイルが存在したことを通知する通知先としての通知者アドレスを設定することができるように構成されている。
【００４８】
図６に示す監視対象欄の追加ボタン７３を押すと、図８に示す監視対象の設定画面が表示される。この監視対象の設定画面では、文書情報を設定することができる。この文書情報ではその文書情報（抽出ファイルに関する情報）の拡張子及び色彩区分を設定することができるように構成されている。この拡張子欄では、抽出ファイルを、その抽出ファイル名の一部として付されたファイル名の拡張子を設定することができるように構成されている。また、色彩区分欄では、その文書に色彩が含まれている場合、例えばカラー或いは白黒であるかを設定することができるように構成されている。
【００４９】
図１のファイル管理システム１は以上のような構成であり、次に図１〜図８を参照しつつその動作例としてのファイル管理方法の一例について説明する。
図９〜図１３は、図１のファイル管理システム１の動作例としてのファイル管理方法の一例を示すフローチャートである。尚、図９は、このファイル管理方法の概要を示しており、図１０〜図１３は、それぞれ詳細な処理の一例を示すフローチャートを示している。
【００５０】
まず、図９のステップＳＴ１０では、図１のファイル管理サーバ５がファイルサーバ３を監視する際の監視条件の設定を行う。次に図９のステップＳＴ２０では、図１のファイル管理サーバ５がファイルサーバ３の特定のファイル或いはフォルダの監視処理を行う。次に図９のステップＳＴ３０では、図１の編集クライアント９によって編集されたファイルをファイル管理サーバ５が取得し、ファイル管理サーバ５がこの編集されたファイルの登録処理を行う。次に図９のステップＳＴ４０では、図１のファイル管理サーバ５に、編集されたファイルが存在していることを特定のものに通知するための処理を行う。尚、このファイル管理方法ではステップＳＴ４０の処理を省略しても良いことはいうまでもない。
【００５１】
次に図９のステップＳＴ５０では、図１のファイル管理サーバ５に登録されたファイルの内容を検索するための処理を行う。具体的には、この検索処理は、例えば編集クライアント９を操作する操作者が所定のテキストデータで表される検索キーに基づいて、ある事項に関係する抽出ファイルを探す場合に検索する処理である。このような検索処理を行うことができると、ファイル管理サーバ５は、所定の検索キーに該当するファイルを編集クライアント９に提供することができる。つまり、ファイルサーバ３で管理されていたファイルは、集中管理されているのみで所定の検索キーに基づいて検索が行われず、ファイルの有効利用が図れないが、このファイル管理サーバ５では、所定の検索キーによって該当するファイルを検索することができるようになる。
【００５２】
従って、ファイル管理サーバ５によって登録されたファイルは、検索キーによって検索されることで有効に利用されるようになる。つまりファイルサーバ３に編集クライアント９から登録された各ファイルは、各ファイルに対応したワードプロセッサ等のアプリケーションソフトウェアを起動しなければファイルの内容を把握することは容易ではないが、ファイル管理サーバ５では、各ファイルを所定の検索キーで分類して管理することができるように構成されている。
【００５３】
まず、図１０に示す監視条件設定開始ステップＳＴ１１では、図３の監視条件設定モジュール５７が起動される。この監視条件設定モジュール５７は、上述のように監視条件管理テーブル５５が管理する監視条件の設定を変更することができるように構成されている。
【００５４】
次に図１０のステップＳＴ１２では、図６に示す監視フォルダ／登録先欄或いは監視対象欄に監視フォルダ或いは監視対象としてのファイル名を設定することで、監視する監視対象がフォルダ単位であるかファイル単位であるかを設定する。フォルダ単位で監視する場合には図１０のステップＳＴ１３に進みファイル単位で監視する場合にはステップＳＴ１４に進む。
【００５５】
具体的には、図６に示す監視フォルダ／登録先欄に設定を行う。次に図１０のステップＳＴ１５に進み、この監視するフォルダに格納された特定の種類のファイルのみを監視するか否かを判断する。特定の種類のファイルのみを監視しない場合にはステップＳＴ１８に進み監視条件設定を完了する。一方、特定種類のファイルのみを監視する場合には、ステップＳＴ１６に進む。
【００５６】
上記ステップＳＴ１２においてファイル単位で監視する場合には、ステップＳＴ１４に進む。このステップＳＴ１４では、図１のファイル管理サーバ５が監視する監視先が特定のファイルであるか否かを判断する。特定のファイルのみを監視する場合にはステップＳＴ１７に進み、特定のファイルのみを監視しない場合にはステップＳＴ１６に進む。このステップＳＴ１６では、監視するファイルの種類を指定する。具体的には、図６に示す監視フォルダ設定画面における監視対象欄にファイル名或いはファイルの種類を指定する。図１０のステップＳＴ１６においてファイルの種類の指定が終了すると上述のステップＳＴ１８に進み、監視条件の設定が完了する。
【００５７】
一方ステップＳＴ１４において特定のファイルのみを監視する場合には、ステップＳＴ１７に進む。このステップＳＴ１７では監視ファイルの指定を行う。具体的には図６に示す監視対象欄に監視ファイルを指定する。図１０のステップＳＴ１７で監視ファイルが指定されると上述のステップＳＴ１８に進み監視条件の設定が完了する。このように設定された監視条件は、図３に示す監視条件設定モジュール５７が監視条件管理テーブル５５に登録することで反映される。このように登録された監視条件は、監視モジュール５３が監視処理を行う際に参照される。
【００５８】
図１１に示すステップＳＴ２１では、監視処理が開始される。具体的には図３に示す監視モジュール５３が監視条件管理テーブル５５に設定された監視条件に基づいて図１に示すファイルサーバ３のファイルを監視する処理を行う。
次に図１１のステップＳＴ２２では監視時刻となったか否かが判断される。監視時刻でない場合にはステップＳＴ２２で監視時刻まで待ち、監視時刻となった場合にはステップＳＴ２３に進む。具体的には、図３に示す監視モジュール５３が例えば監視時刻となったかどうかを判断し、監視時刻となったことが判明すると図１に示すファイルサーバ３での接続処理を開始する。
【００５９】
次に図１１のステップＳＴ２４では、図１のファイルサーバ３によって認証が行われる。具体的には図３の監視モジュール５３が監視条件管理テーブル５５によって管理されているＩＤ及びパスワードを読み出し、ファイルサーバ３に引き渡すことで認証が行われる。図１１のステップＳＴ２４で認証がなされない場合にはステップＳＴ２５に進みファイルサーバ３によって接続が切断され、ステップＳＴ２４において認証がなされるとステップＳＴ２６に進む。このステップＳＴ２６では、図３の監視モジュール５３によって監視処理がなされる。具体的には監視モジュール５３は監視条件管理テーブル５５に設定された監視条件としての監視先フォルダ等に基づいて図１のファイルサーバ３の所定のフォルダ等のファイルを監視する。
【００６０】
次に図１１のステップＳＴ２７では、図３の監視モジュール５３が監視先としてのファイル等に編集がなされているか否かを判断する。編集がされていない場合にはステップＳＴ２２に戻り、編集がされている場合にはステップＳＴ２８に進む。このようにして監視処理が終了する（ＳＴ２８）。尚、図３の監視モジュール５３が監視を行うタイミングとしては、上述のようにタイマー処理によって一定間隔毎に行う代わりに、例えばシステムの起動、外部処理装置の接続、処理開始の直接の指示などを行った場合に監視処理を行うようにしても良いことはいうまでもない。
【００６１】
次に図１２に示すステップＳＴ３１では、図１のファイル管理サーバ５によって登録処理が開始される。次に図１のステップＳＴ３２では、図１のファイル管理サーバ５が、ファイルサーバ３における編集されたファイルの取得を行う。具体的には図３に示す編集ファイル取得モジュール５１が通信処理モジュール４１を制御し、図１に示すファイルサーバ３から変更のあったファイルを取得する。編集ファイル取得モジュール５１が取得したファイルが、抽出モジュール４９に引き渡される。
【００６２】
次に図１２のステップＳＴ３３ではファイル解析処理が行われる。具体的には、ファイルの拡張子でファイルの種類を判断している。次にステップＳＴ３４では、抽出モジュール４９が、取得したファイルにテキストデータが含まれているか否かを判断する。テキストデータが含まれていない場合には、ステップＳＴ３６に進む。このステップＳＴ３６では、ファイルが例えばテキストデータを含む画像データである場合には、このテキストデータをＯＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ  Ｃｈａｒａｃｔｅｒ  Ｒｅａｄｅｒ）処理によってテキストデータを読み取り、ステップＳＴ３７に進む。一方、ステップＳＴ３４にてテキストデータが含まれている場合にはステップＳＴ３５に進む。このステップＳＴ３５では、図３の抽出モジュール４９がファイルに含まれるテキストデータを抽出し、図１２のステップＳＴ３７に進む。
【００６３】
このステップＳＴ３７では、抽出或いはＯＣＲ処理したテキストデータを検索キーとして図３のファイル管理テーブル４５に登録する。一方、検索キーが登録されたファイルは、抽出モジュール４９によって例えば抽出ファイル４７とされる。尚、抽出モジュール４９がファイルを抽出ファイル４７に変換する代わりに、ファイルそのままを抽出するようにしても良いことはいうまでもない（ＳＴ３８）。
【００６４】
そして、ステップＳＴ３９では、図３の抽出モジュール４９が抽出ファイル４７を管理している図５に示すファイル棚の位置を、図３のファイル管理テーブル４５に登録する。そして抽出モジュール４９は、この抽出ファイル４７を登録したファイル棚の位置を示す親のファイル棚名を、ファイル管理テーブル４５に登録する。
【００６５】
次に図１２のステップＳＴ４０では、ファイル管理テーブル４５に登録されたファイルを公開する。尚、図３のファイル管理テーブル４５では、上述のようなレコード以外にも、抽出ファイル４７を変更した場合の版数を管理していても良い。また、このファイル管理テーブル４５は、このように版数によって管理されている旧版数の旧ファイル名を管理するようにしても良いことはいうまでもない。旧ファイル自体は、例えば図５の改組構造のファイル棚の内の所定のファイル棚で管理している。
【００６６】
このように旧ファイルをファイル管理テーブル４５によって管理すると、公開された抽出ファイル４７が誤って編集された場合に、元の旧ファイルに戻すことができる。このようにして図１のファイル管理サーバは、ファイルサーバ３において編集されたファイルを、検索キーを付加した抽出ファイル４７として管理することができる。しかも、この抽出ファイル４７は、所定の検索キーが付されているので、後述するように検索キーによって内容を検索することができるように構成されている。この検索処理は、次のように構成されている。
【００６７】
図１３に示すステップＳＴ５１では、まず検索処理が開始される。次にステップＳＴ５２では、図１の編集クライアント９がネットワーク１１を介してファイル管理サーバ５に接続開始処理を行う。
【００６８】
次に図１３のステップＳＴ５３では、図１のファイル管理サーバ５によって編集クライアント９の認証処理が行われる。認証が行われない場合にはステップＳＴ５４に進みファイル管理サーバ５が編集クライアント９からの接続を切断する。一方、ファイル管理サーバ５によって編集クライアント９が認証されると、編集クライアント９がファイル管理サーバ５に接続する。
【００６９】
次に図１３のステップ５５では、検索処理を開始する。具体的には、編集クライアント９の操作者が所定の検索キーに基づいてファイル管理サーバ５に登録されている抽出ファイル４７の検索開始を行う。すると、図３に示す検索モジュール４３が通信処理モジュール４１を制御し、編集クライアント９からの検索要求を受ける。そして、この検索モジュール４３は、指定された検索キーに基づいてファイル管理テーブル４５を検索する。上述のようにこのファイル管理テーブル４５には、検索キーに対応した抽出ファイル４７についてのファイル棚の位置を示すファイル棚名が登録されている。
【００７０】
従って、図１３のステップＳＴ５６では、図３の検索モジュール４３がその検索キーに基づいてファイル管理テーブル４５のレコードがヒットしたか否かが判断される。この検索キーに基づいてレコードがヒットしない場合には、図１３のステップＳＴ５７に進みこのステップＳＴ５７ではエラーメッセージが表示される。このエラーメッセージとしては例えば、検索元としての編集クライアント９に対して該当する抽出ファイル４７が存在しない旨の表示を行うメッセージを表示することである。
【００７１】
一方ステップＳＴ５６でレコードがヒットした場合にはステップＳＴ５８に進み、図３の検索モジュール４３は、ファイル管理テーブル４５において検索キーに該当する抽出ファイル４７のファイル棚の位置を取得し、実際の抽出ファイル４７を取得する。そして、この検索モジュール４３は、通信処理モジュール４１を制御し、図１に示す検索元としての編集クライアント９に対して該当する抽出ファイル４７を提供する機能を有する。
【００７２】
以上説明したように、本発明の実施形態によれば、ファイルサーバ３によって集中管理されているファイルの有効利用を図ることができる。つまり、ファイル管理サーバ５は、ファイルサーバ３によって管理されているファイルからそのファイルに含まれるテキストデータを抽出しそのテキストデータを検索キーとして付加した抽出ファイル４７を管理することができる。従って、編集クライアント９は、従来ファイルサーバ３において管理されていた中身の分からないファイルについてファイル管理サーバ５にアクセスすることで、その中身の分からないファイルを所定の検索キーによって検索することができる。
【００７３】
ところで本発明は上述した実施形態に限定されるものではない。例えば上記実施形態において図３の監視モジュール５３が監視するのは、ファイルサーバ３によって集中管理されてるファイルの編集の一例として更新或いは新規作成されたことを監視するようにしても良い。このようにファイルの更新或いは新規作成されたことを監視すると、更新或いは新規作成の度に予め設定された通知先にその旨通知することができると共に、これらの通知された通知先としての編集クライアント９から、ファイル管理サーバ５によって管理されている抽出ファイル４７を取得することができる。編集クライアント９は、更に抽出ファイル４７を編集することができる。また、このファイル管理サーバでは、図３に示すようにファイル管理テーブル４５によって旧ファイルや抽出ファイル４７やその版数を管理しているので、誤って抽出ファイル４７を編集してした場合に元の旧抽出ファイル４７に戻すことができる。
【００７４】
また、上記実施形態の各構成は、その一部を省略したり、上記とは異なるように任意に組み合わせることができる。例えば上記実施形態における各サーバは、他のサーバの機能を兼ねるようにして一部のサーバを省略したり、各サーバにおける複数の機能の一部を他の複数のサーバで分散して機能させるようにしても良いことはいうまでもない。
【００７５】
また、上述したファイル管理システム１を動作させるファイル管理プログラムをコンピュータにインストールしコンピュータによって実行可能な状態にするために用いられるプログラム格納媒体は、例えばフロッピー（登録商標）のようなフレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ（Ｃｏｍｐａｃｔ  Ｄｉｓｃ  Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ：登録商標）、ＣＤ−Ｒ（Ｃｏｍｐａｃｔ  Ｄｉｓｃ−Ｒｅｃｏｒｄａｂｌｅ）、ＣＤ−ＲＷ（Ｃｏｍｐａｃｔ  Ｄｉｓｃ−ＲｅＷｒｉｔｅｒｂｌｅ）、ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ  Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ  Ｄｉｓｃ：登録商標）などのパッケージメディアのみならず、プログラムが一時的もしくは永続的に格納される半導体メモリ、磁気ディスク、光ディスク或いは光磁気ディスクなどで実現しても良い。
【００７６】
これらプログラム格納媒体にファイル管理プログラムを格納する手段としては、ローカルエリアネットワーク、インターネット、イントラネット、デジタル衛星放送などの有線或いは無線通信媒体を利用して格納する他にも、ルーターやモデム等の各種通信インターフェースを介在させて格納するようにしてもよい。また、上記ファイル管理システム１は、少なくともその一部に、上記プログラム格納媒体のファイル管理プログラムを少なくとも読み取り、インストールすることができるドライブ装置を備えていても良い。
【００７７】
また、上記機能を発揮させるためのファイル管理プログラムは、単体の形態或いは、上記プログラム格納媒体に格納されている形態のみならず、インターネット等の各種通信手段を経由してデータ通信される形態であっても良いことはいうまでもない。尚、上述したシステムが実現する機能の少なくとも一部が、ソフトウェアのみならずハードウェアで構成されていても良いことはいうまでもない。
【００７８】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、集中管理サーバで管理されているファイルの有効利用を図ることができるファイル管理装置、ファイル管理方法、ファイル管理プログラム及び、ファイル管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能なプログラム格納媒体を提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の好ましい実施形態としてのファイル管理装置が適用されたファイル管理システムの構成例を示すシステム構成図である。
【図２】図１のファイル管理サーバの構成例を示すハードウェア構成図。
【図３】図１のファイル管理サーバのソフトウェアの構成例を示すソフトウェア構成図。
【図４】図１のファイルサーバによって管理されているフォルダのツリー階層構成例を示す図。
【図５】図１のファイル管理サーバで管理されているファイル棚のツリー階層構成例を示す図。
【図６】監視フォルダ設定画面の構成例を示す図。
【図７】監視フォルダ／登録先設定画面の一例を示す図。
【図８】監視対象の設定画面の一例を示す図。
【図９】ファイル管理システムの動作例を示すファイル管理方法の手順の一例を示すフローチャート。
【図１０】図９の監視条件設定処理の手順の一例を示すフローチャート。
【図１１】図９の監視処理の手順の一例を示すフローチャート。
【図１２】図９のファイル登録処理の手順の一例を示すフローチャート。
【図１３】図９の検索処理の手順の一例を示すフローチャート。
【符号の説明】
１・・・ファイル管理システム（ファイル管理装置）、９・・・編集クライアント（相手先端末）、１９・・・ファイル管理プログラム、４５・・・ファイル管理テーブル（管理手段）、４７・・・画像ファイル（編集ファイル）、４９・・・抽出モジュール（管理手段）、５１・・・編集ファイル取得モジュール（取得手段）、５３・・・監視モジュール（監視手段）、５５・・・監視条件管理テーブル（監視手段）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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