(57)【要約】【課題】ワークフロー処理の遅延を防止し、効率良く処理を行うことが可能なワークフローシステム及びワークフロー方法を提供する。【解決手段】本発明の実施の形態に係るワークフローシステムは、ワークフロー制御エンジン１１、事前審議制御エンジン１２、事前相談制御エンジン１３、ワークフローＤＢ１４、事前審議ＤＢ１５、事前相談ＤＢ１６を有している。このような構成において、ワークフロー申請書による実際の回議に入る前に、事前審議・相談者に、ワークフロー端末を介して申請書の内容に関して意見を入力してもらう。ワークフロー申請者は、この意見を参考にして、ワークフロー申請書を改訂することが可能である。【選択図】  図１
2004258954.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ワークフロー申請書を、所定のルートに沿って承認・決裁者に対して電子的に回覧し、承認・決裁の回議を行うワークフローシステムにおいて、
複数のワークフロー端末にネットワークを介して接続されたワークフローサーバが、
ワークフロー申請書を所定のルートに沿って回議するため前記ワークフローサーバを制御するワークフロー制御手段と、
前記回議に先立って、ワークフロー申請書の内容に関して、ワークフロー端末を介して意見を入力してもらう事前審議・相談を行うために、前記ワークフローサーバを制御する事前審議・相談制御手段と、
を備えたことを特徴とするワークフローシステム。
【請求項２】
前記ワークフローサーバは、前記回議の承認・決裁者及び前記事前審議・相談の審議・相談者に電子メールを送信するためのメールサーバに接続されていることを特徴とする請求項１記載のワークフローシステム。
【請求項３】
前記事前審議・相談制御手段は、審議者にワークフロー端末を介して当該ワークフロー申請書への賛成又は反対の立場を入力してもらい、それを集計するように前記ワークフローサーバを制御する事前審議制御手段を有することを特徴とする請求項１又は２記載のワークフローシステム。
【請求項４】
前記事前審議制御手段は、当該ワークフロー申請書に反対の意見を表明する審議者と前記ワークフロー申請者との間で、ワークフロー端末を介して１対１で意見交換する個人審議を開催可能に制御することを特徴とする請求項３記載のワークフローシステム。
【請求項５】
前記事前審議・相談制御手段は、相談者にワークフロー端末を介して当該ワークフロー申請書へのアドバイスを入力してもらうように前記ワークフローサーバを制御する事前相談制御手段を有することを特徴とする請求項１から４いずれか１項に記載のワークフローシステム。
【請求項６】
ワークフロー申請書を、所定のルートに沿って承認・決裁者に対して電子的に回覧し、承認・決裁の回議を行うワークフロー方法において、
ワークフロー申請者に、ワークフロー端末を介してワークフロー申請書を作成してもらう工程と、
前記ワークフロー申請書に関して、審議・相談者にワークフロー端末を介して意見を入力してもらう事前審議・相談を行う工程と、
前記審議・相談者からの意見を参考にして、前記ワークフロー申請者に前記ワークフロー申請書を改訂してもらう工程と、
前記改訂されたワークフロー申請書を回議する工程と、
を備えたことを特徴とするワークフロー方法。
【請求項７】
前記事前審議・相談を行う工程は、審議者に、ワークフロー端末を介して、当該ワークフロー申請書への賛成又は反対の立場を入力してもらう工程と、この入力結果をワークフローサーバが集計する工程と、を有することを特徴とする請求項６記載のワークフロー方法。
【請求項８】
前記事前審議・相談を行う工程は、反対の立場を表明する審議者とワークフロー申請者との間で、ワークフロー端末を介して、１対１で意見交換する個人審議を行う工程をさらに有することを特徴とする請求項７記載のワークフロー方法。
【請求項９】
前記事前審議・相談を行う工程は、相談者に、前記ワークフロー端末を介して、当該ワークフロー申請書へのアドバイスを入力してもらう工程を有することを特徴とする請求項６から８いずれか１項に記載のワークフロー方法。
【請求項１０】
ワークフロー申請書を所定のルートに沿って承認・決裁者に対して電子的に回覧し、承認・決裁の回議をコンピュータに実行させるワークフロープログラムにおいて、
ワークフロー申請者に、ワークフロー端末を介してワークフロー申請書を作成してもらうステップと、
前記ワークフロー申請書に関して、審議・相談者にワークフロー端末を介して意見を入力してもらう事前審議・相談を行うステップと、
前記審議・相談者からの意見を参考にして、前記ワークフロー申請者に前記ワークフロー申請書を改訂してもらうステップと、
前記改訂されたワークフロー申請書を回議するステップと、
をコンピュータに実行させることを特徴とするワークフロープログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、出張申請、経費申請、購買等の稟議書や回覧書等のワークを、予め定められたルートに沿って電子的に回覧させ、承認・決裁等を電子的に行うワークフローシステムに関し、特にワークフロー申請を行うにあたって、その支援をするワークフローシステムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
ワークフローシステムとは、回覧される文書及び回覧の順序や条件等の情報が格納されたワークフローサーバ１０と、複数のワークフロー端末とから構成され、担当者間を流れる伝票や文書等を電子化し、作業が連携する順番と条件に従って、次の担当者のワークフロー端末（パソコン等）に送り込み、電子的に承認・決裁を行うシステムである。
【０００３】
ところで、ワークフローシステムを構築して、電子的に承認・決裁を行えるようなシステムを構築しても、実際には、承認・決裁者から申請者が呼び出され、その内容についての説明を求められたり、前もって承認・決裁者を口頭で説得しなければ（根回し）、承認・決裁の処理をしてもらえないといった問題があった。これは、ワークの内容が複雑であるために、いきなり電子的にワークが回覧されてきても、即座に判断できないといった事情もある。
【０００４】
このような問題を解決するワークフローシステムとして、従来、下記特許文献１に開示されたものが知られている。
このワークフローシステムは、ネットワークを介した電子会議システムとワークフローシステムとを連携させ、回覧者間でリアルタイムでの会議を可能にし、ワークの内容についての口頭説明や、口頭による説得を可能にしたものである。
【０００５】
例えば、承認・決裁者が、承認・決裁をするにあたって申請者の説明を聞きたい場合には、申請者との電子会議を開催することができる。また、そのワークが属する分野における有識者の意見を聞きたい場合には、その有識者との電子会議を開催することが可能である。
【０００６】
【特許文献１】
特開平１０−１７１８７８号公報
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、上記システムにおいて、承認・決裁者がいざ電子会議を開催しようとしても、その相手がワークフロー端末に向かい、電子会議に参加できる状態でなければ、電子会議を開催することができず、ワークフローが滞ってしまう。このような事態は、電子会議を行いたい相手が増えるに従って顕著になる。
【０００８】
また、例えば、申請者と承認・決裁者が電子会議を行った結果、申請したワークの内容を変更することになった場合には、修正版を作成した後に、再度ワークフローを最初からやり直す必要があり、処理が著しく遅延してしまう。
本発明は、このような課題に鑑みてなされたものであり、ワークフロー処理の遅延を防止し、効率良く処理を行うことが可能なワークフローシステムを提供することを目的とする。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するために、本発明に係るワークフローシステムは、ワークフロー申請書を、所定のルートに沿って承認・決裁者に対して電子的に回覧し、承認・決裁の回議を行うワークフローシステムにおいて、複数のワークフロー端末にネットワークを介して接続されたワークフローサーバが、ワークフロー申請書を所定のルートに沿って回議するため前記ワークフローサーバを制御するワークフロー制御手段と、前記回議に先立って、ワークフロー申請書の内容に関して、ワークフロー端末を介して意見を入力してもらう事前審議・相談を行うために、前記ワークフローサーバを制御する事前審議・相談制御手段と、を備えたことを特徴とする。
【００１０】
また、本発明に係るワークフロー方法は、ワークフロー申請書を、所定のルートに沿って承認・決裁者に対して電子的に回覧し、承認・決裁の回議を行うワークフロー方法において、ワークフロー申請者に、ワークフロー端末を介してワークフロー申請書を作成してもらう工程と、前記ワークフロー申請書に関して、審議・相談者にワークフロー端末を介して意見を入力してもらう事前審議・相談を行う工程と、前記審議・相談者からの意見を参考にして、前記ワークフロー申請者に前記ワークフロー申請書を改訂してもらう工程と、前記改訂されたワークフロー申請書を回議する工程と、を備えたことを特徴とする。
【００１１】
また、本発明に係るワークフロープログラムは、ワークフロー申請書を所定のルートに沿って承認・決裁者に対して電子的に回覧し、承認・決裁の回議をコンピュータに実行させるワークフロープログラムにおいて、ワークフロー申請者に、ワークフロー端末を介してワークフロー申請書を作成してもらうステップと、前記ワークフロー申請書に関して、審議・相談者にワークフロー端末を介して意見を入力してもらう事前審議・相談を行うステップと、前記審議・相談者からの意見を参考にして、前記ワークフロー申請者に前記ワークフロー申請書を改訂してもらうステップと、前記改訂されたワークフロー申請書を回議するステップと、をコンピュータに実行させることを特徴とする。
【００１２】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照しながら本発明の実施の形態について説明する。
図１は、本実施の形態に係るワークフローシステム１の概略構成を示す図である。図１に示すように、ワークフローシステム１は、ワークフローサーバ１０と複数のワークフロー端末２０−１、２０−２、２０−３、…、から構成され、これらはネットワーク３０を介して接続されている。ワークフローサーバ１０は、ワークフロー制御エンジン１１、ワークフローデータベース（以下、「データベース」を「ＤＢ」とする）、事前審議制御エンジン１２、事前審議ＤＢ１５、事前相談制御エンジン１３、事前相談ＤＢ１６から構成される。また、ワークフローサーバ１０は、メールサーバ４０と接続されており、メールサーバ４０を制御して、所定の内容のメールを所定のタイミングで送信可能に構成されている。
【００１３】
ワークフロー制御エンジン１１は、ワークフロー処理を行う際にワークフローサーバ１０を制御するための制御手段であり、ワークフローＤＢ１４、事前審議ＤＢ１５及び事前相談ＤＢ１６と連携しながら制御を行う。ワークフローＤＢ１４には、ワークフロー処理を行うのに必要な情報、例えば、ワークフロー申請書のフォーマット、ワークフロー申請者及び承認・決裁者の氏名及び回議順序等の情報が格納されている。また、ワークフローＤＢ１４には、ワークフロー処理において、申請者がワークフロー端末２０を介して入力する情報が格納される。
【００１４】
事前審議制御エンジン１２は、ワークフロー申請者が、後述する事前審議を行う際にワークフローサーバ１０を制御するための制御手段であり、ワークフローＤＢ１４及び事前審議ＤＢ１５と連携しながら制御を行う。事前審議ＤＢ１５には、事前審議に必要な情報、例えば、事前審議画面のフォーマット等の情報が格納されていると共に、事前審議及び後述する個別協議において、申請者及び審議者がワークフロー端末２０を介して入力する情報が格納される。
【００１５】
事前相談制御エンジン１３は、ワークフロー申請者が、後述する事前相談を行う際にワークフローサーバ１０を制御するための制御手段であり、ワークフローＤＢ１４及び事前相談ＤＢ１６と連携しながら制御を行う。事前相談ＤＢ１６には、事前相談に必要な情報、例えば、事前相談画面のフォーマット等の情報が格納されていると共に、事前相談において、申請者及び審議者がワークフロー端末２０を介して入力する情報が格納される。
【００１６】
このような構成を有する本実施の形態に係るワークフローシステム１は、申請者が、ワークフローを申請するにあたって、実際の「回議」に入る前に、「事前相談」や「事前審議」を前もって実施し、その結果を反映させた申請文書により回議を行えるように構成されている。これにより、回議がスムーズに進み、ワークフロー処理の遅延を防止することが可能となる。
【００１７】
このワークフローシステム１の機能は、ワークフローサーバ１０やワークフロー端末２０にこれらの機能を実現するためのプログラムをインストールすることで実現される。このプログラムの配布は、記録媒体を経由して行われても良く、ネットワークを介して行われても良い。
【００１８】
まず、事前相談、事前審議及び回議の全体的な処理の概念について説明する。図２は、本実施の形態に係るワークフローシステムによる事前相談、事前審議及び回議の全体的な処理の概念を説明するためのフローチャートである。
【００１９】
ステップ１０（以下、「ステップ」を「Ｓ」とする）において、ワークフロー申請者が、ワークフロー端末２０を介して、件名、申請者名及び内容を記したワークフロー申請書を作成する。入力されたワークフロー申請書の情報は、ワークフローＤＢ１４内に格納される。また、これまでに入力されたワークフロー申請書の一覧が、ワークフローＤＢ１４内に格納されているので、ワークフロー制御エンジン１１により、申請書一覧に当該ワークフロー申請書を追加する改訂が行われる。
【００２０】
本実施の形態においては、件名が、「Ｗｅｂ系・汎用モジュールの研究開発」、申請者が、「日本  太郎」、内容が、「Ｗｅｂ系システム開発において、現在、顧客毎に個別にプログラム開発を行っているが、各顧客で共通する処理も多い。しかしながら、それを個別開発しているため、生産性の低下、品質低下を招いている。そのような汎用処理について、今般研究開発費を使って、モジュール化して、整備したい。」となっている。
【００２１】
次に、申請者は、Ｓ１１において、事前審議、事前相談又は回議の選択を行う。図３に、Ｓ１１の選択を行う際に、申請者のワークフロー端末２０の画面に表示される内容を示す。図３に示すように、画面には申請書の内容と共に、「事前相談」、「事前審議」、「回議」のアイコンが表示されており、申請者が、何れかのアイコンをクリックすることで、その処理を選択することができる。
【００２２】
ここで、判断が簡単な申請内容、例えば、旅費精算等であれば、そのまま回議を行っても問題ない。よって、申請者は「回議」のアイコンをクリックし、事前審議・事前相談を行わないで、Ｓ１５の回議に進むことも可能である。
【００２３】
一方、申請内容が複雑であり、そのまま回議を行っても承認・決裁者による判断が困難であると判断した場合には、申請者は、「事前審議」又は「事前相談」のアイコンをクリックし、Ｓ１２の事前審議の処理、又はＳ１３の事前相談の処理へと進む。
【００２４】
ここで、事前審議とは、当該申請内容に関わる分野の権威者や有識者に審議者になってもらい、回議に先立って、当該申請内容を審議してもらうことをいう。また、事前相談とは、当該申請内容に関わる分野の権威者や有識者に相談者になってもらい、当該申請内容に関してアドバイスをもらうことをいう。
【００２５】
Ｓ１２又はＳ１３の処理が終了すると、Ｓ１４に進み、事前審議又は事前相談の内容を踏まえて、申請者がワークフロー申請書を修正する。そして、Ｓ１５に進み、修正された申請書により、実際の回議を行う。ここで修正された申請書の内容により、ワークフローＤＢ１４内に格納されている当該ワークフロー申請書の情報が更新される。
【００２６】
なお、図２のフローチャートでは、申請者が選択した事前審議又は事前相談の何れか一方を一回のみ行うようになっているが、もちろん事前審議及び事前相談の双方を行うようにしても良い。また、事前審議又は事前相談を行った後に、異なる審議者・相談者を選択する等して、再度、事前審議又は事前相談を行うようにしても良い。さらに、ワークフロー申請書は、事前審議あるいは事前相談の過程において修正可能に構成しても良い。
【００２７】
続いて、Ｓ１２の事前審議の処理の内容について、詳細に説明する。図４は、本実施の形態に係る事前審議の処理の内容を説明するためのフローチャートである。
【００２８】
上述したように、申請者が「事前審議」のアイコンをクリックすることで、事前審議が開始される（Ｓ２０）。続いて、Ｓ２１において、申請者が審議形式の選択を行う。図５は、審議形式の選択を行う際に、申請者のワークフロー端末２０の画面に表示される内容を示す図である。
【００２９】
まず、申請者は、審議の決議方法を決定する。図５に示すように、「多数決」、「権威者判定」、「全員賛成」の中から選択する。本実施の形態では、「多数決」が選択されている。
【００３０】
なお、この決議方法による結果は、もちろん当該ワークフローに対する最終的な決定ではない。あくまでも、最終的な決定は回議によって決められる。よって、事前審議による決議の結果が否であったとしても、申請者が回議を通せると判断した場合、例えば、審議者からの意見を申請書に若干反映させれば回議を通せると判断した場合には、申請書を改訂して、図２のＳ１５の回議に進めば良い。但し、通常は、事前審議の結果が否であれば、回議を通る可能性も低い思われるため、申請者は事前審議の結果を踏まえて改訂した申請書により、再度、事前審議・事前相談を行うのが良いと考えられる。
【００３１】
次に、申請者は、審議者の表示を「実名」とするか、又は「匿名」とするかを決定する。「実名」を選択した場合には、その後の、事前審議や回議において、審議者の意見が、実名入りで他の審議者や承認・決裁者に対して表示されることになる。一方、「匿名」を選択した場合には、審議者の氏名は他の審議者や承認・決裁者に対して表示されず、匿名性を保つことができる。本実施の形態では、「匿名」が選択されている。このため、審議者は、申請者が同じ派閥だから、同じ出身大学だから、同じ郷里だから、といった社内のしがらみにとらわれることなく、当該申請書の内容について自由に意見を述べることができる。
【００３２】
次に、申請者は、審議期限を決定する。この事前審議の期限は、当該ワークフロー処理の期限を考慮して決定すれば良い。本実施の形態では、２００３年１月３１日となっている。
【００３３】
次に、申請者は、審議者を選択する。この場合、図５に示すように、審議者を、「権威者」、「有識者」、「オブザーバー」に分けて選択する。「権威者」としては、当該申請内容に関わる分野において、影響力を有する者を選択すれば良い。「有識者」としては、当該申請内容に関わる分野に関して多くの知識を有する専門家を選択すれば良い。また、オブザーバーとしては、権威者及び有識者以外の者で、申請者が参考意見を聞いてみたい者を選択すれば良い。
【００３４】
審議形式の選択にあたって、ワークフロー端末２０を介して申請者が入力するこれらの情報は、事前審議ＤＢ１５内に格納される。
【００３５】
続いて、審議形式の選択（Ｓ２１）を終了した申請者が、「審議開始」のアイコンをクリックすると、事前審議が開始される。次に、Ｓ２２では、事前審議制御エンジン１２が、事前審議の依頼が来ている旨を知らせるメールを、審議者全員に配信するように、メールサーバ４０を制御する。
【００３６】
本実施の形態におけるメールの文面は、「日本太郎さんから、事前審議の依頼がきています。意見を書き込んでください。」となる。また、このメールには、ワークフローＤＢ１４内の当該申請書の内容や、事前審議ＤＢ１５内の事前審議フォーマットへのリンクが張られており、審議者が申請内容を参照しながら事前審議を行うことができるようになっている。
【００３７】
図６は、Ｓ２３において、審議者が事前審議を行う際にワークフロー端末２０の画面に表示される内容である。この表示画面は、既に有識者Ａによる事前審議が終了し、有識者Ｂが事前審議を行う際の画面である。本実施の形態では、「匿名」により、事前審議・事前相談が行われるため、審議者が、「有識者Ａ」、「有識者Ｂ」として表示されている。
【００３８】
また、後述するように、審議者が入力する意見等は、事前審議ＤＢ１５に格納されているので、有識者Ｂは、既に事前審議の終了している有識者Ａの意見を参照しながら、当該ワークに対する事前審議を行うことが可能となる。また、事前審議の画面の右上には、これまでの事前審議による、賛成、反対の総数が表示されるので、これも参照することができる。図６に示すように、有識者Ａは申請内容に賛成であり、「基本的には賛成です。しかし、汎用モジュールといっても、各自のとられ方がまちまちなので、それをまず分類すべきだと思います。例えば、ログイン、ＤＢアクセス、メッセージ出力のように。」の意見を２００３年１月１５日に記入したことが分かる。
【００３９】
Ｓ２３の入力にあたって、有識者Ｂは、「賛成」、「反対」、「保留」の何れかを選択すると共に、意見をその日付と共に記入する。本実施の形態では、有識者Ｂは、申請内容に反対であり、「過去にも、このような試みがありましたが、成功したことがありません、例えば、ＤＢアクセスといっても、業務によって、多数のＤＢを複雑なＳＱＬ文でアクセスする場合もあり、もっと単純な業務もあります。それらを同じ汎用モジュールで行うことは無理があります。」の意見を２００３年１月１７日に記入している。
【００４０】
入力を終えた有識者Ｂが画面上の「登録」をクリックすると、入力した内容が事前審議ＤＢ１５内に格納される。
【００４１】
次に、Ｓ２４において、事前審議制御エンジン１２がメールサーバ４０を制御することで、申請者に対して、有識者Ｂが事前審議の入力を行った旨のメールが送信される。そして、メールを受け取った申請者は、メールのリンクから有識者Ｂが入力した内容を確認する。図７は、Ｓ２４において、事前審議の内容を確認する際に、申請者のワークフロー端末２０に表示される画面の内容を示す図である。既に、有識者Ａ，Ｂの二人による入力が完了しているので、この二人が書き込んだ内容が、画面上に表示される。
【００４２】
ここで、有識者Ｂが「反対」意見を出しているため、図７の有識者Ｂの欄に、「個別協議」のアイコンが表示されている。個別協議は、反対意見を表明している審議者に対してのみ行うことができる。個別協議に進むことで、さらに１対１で意見のやり取りを行うことができる。よって、賛成意見及び保留（棄権）を表明している審議者の欄には、個別協議のアイコンは表示されない。
【００４３】
なお、本実施の形態において、図４のＳ２３〜Ｓ２７の処理は、審議者別にＳ２３の入力を行う度に行われるようになっている。Ｓ２８では、Ｓ２１で選択した審議者全員が事前審議を行ったか否か、及び事前審議の期限が経過していないか否かをチェックし、全員の事前審議が終わるか、又は事前審議の期限が経過した場合には、Ｓ２９に進み、事前審議を終了する。
【００４４】
Ｓ２９では、事前審議の結果が集計され、申請者及び審議者に、その結果を知らせるメールを配信する。例えば、「“Ｗｅｂ系・汎用モジュールの研究開発”の事前審議結果は、以下の通りです。ご協力ありがとうございました。事前審議結果：可決。決議方法：多数決（賛成：５、反対：２、保留（棄権）：３）」といったメールが配信される。また、当該申請書が事前審議済みであることが、ワークフローＤＢ１４内に格納されているワークフロー申請書一覧に記録される。
【００４５】
ここで、本実施の形態では、有識者Ｂが反対意見を表明しているため、有識者Ｂに関してＳ２５からＳ２６に進む。そして、申請者が、有識者Ｂの反対意見を読んで説得を決意し、「個別協議」のアイコンをクリックした場合には、Ｓ２７に進む。逆に、有識者Ｂを説得しない場合には、Ｓ２６において、申請者が図７に示す「登録」のアイコンをクリックすることで、Ｓ２８に進み、有識者Ｂに関して事前審議が終了する。
【００４６】
次に、Ｓ２７における個別協議の処理の内容について、詳細に説明する。図８は、個別協議の内容を表す画面であり、申請者及び有識者Ｂのワークフロー端末２０画面に表示されるものである。個別協議において、申請者及び有識者Ｂが書き込んだ意見は、事前審議ＤＢ１５内に格納される。
【００４７】
図８において、各意見の右端に、「表示：可○  否●」とあるのは、書き込んだ内容を個別協議の相手以外に公表するか否かを示す表示であり、その意見を書き込んだ者が決定する。「否」とした意見については、個別協議の相手以外に見られることはないが、「可」とした意見は、他の審議者や、後に行われる回議での承認・決裁者に、参考情報として公開される。
【００４８】
本実施の形態に係る個別協議においては、まず、申請者が、表示「否」として、「Ｂさんの考えももっともですが、そうなると、生産性向上や品質向上はなかなか進展しません。何か、よい解決策は無いでしょうか。」と書き込んでいる。よって、この意見は、申請者及び有識者Ｂ以外の者に公表されることはない。
【００４９】
続いて、これに対する回答として、有識者Ｂが、表示「否」として、「例えば、ＤＢアクセスが重い業務と軽い業務用に、汎用モジュールを２種類用意するということでしょうか。私の担当した業務では、過去にそのようなことをやったことがあります。」と書き込んでいる。この意見も、申請者及び有識者Ｂ以外の者に公表されることはない。
【００５０】
そして、申請者が、表示「可」として、「それでは、同一機能であっても、対象業務の軽重や複雑度によって、汎用モジュールに差異がある場合、汎用モジュールを複数用意することを原案に盛り込みたいと思います。」と書き込んでいる。最後に、有識者Ｂが、表示「可」として、「その方向であれば、問題無いと思います。」と回答し、結論を「賛成」に変更している。この２つの意見は、他の審議者や回議の承認・決裁者に、参考情報として公開される。
【００５１】
このように、申請書の内容に対して「反対」の回答をした審議者と個別協議を行うことで、その審議者を「賛成」の立場に変更してもらうことが可能である。さらに、反対意見の審議者を説得する段階で、申請書をどのように改訂すれば良いかの情報を得ることもできる。
【００５２】
次に、Ｓ１３の事前相談の処理の内容について、詳細に説明する。図９は、本実施の形態に係る事前相談の処理の内容を説明するためのフローチャートである。
【００５３】
事前相談は、図２のＳ１１において、申請者が図３の「事前相談」のアイコンをクリックすることで開始される（Ｓ３０）。続いて、Ｓ３１において、申請者が相談形式の選択を行う。図１０は、相談形式の選択を行う際に、申請者のワークフロー端末２０の画面に表示される内容を示す図である。
【００５４】
事前審議の場合と同様に、まず、申請者は、相談者の表示を「実名」とするか、又は「匿名」とするかを決定する。「実名」を選択した場合には、その後の事前相談や回議において、相談者の意見が、実名入りで他の相談者や承認・決裁者に対して表示されることになる。一方、「匿名」を選択した場合には、相談者の氏名は他の相談者や承認・決裁者に対して表示されず、匿名性を保つことができる。本実施の形態では、「匿名」が選択されている。
【００５５】
次に、申請者は、相談期限を決定する。事前相談の期限は、当該ワークフロー処理の期限を考慮して決定すれば良い。本実施の形態では、２００３年１月３１日となっている。続いて、申請者は、相談者を選択する。この選択は、上述した事前審議の場合と同様である。相談形式の選択にあたって、ワークフロー端末２０を介して申請者が入力するこれらの情報は、事前相談ＤＢ１６内に格納される。
【００５６】
続いて、申請者が、図１０の「事前相談開始」のアイコンをクリックすると、事前相談が開始される。事前相談が開始されると、Ｓ３２において、事前相談制御エンジン１３が、事前相談の開始を知らせるメールを相談者全員に送信するようメールサーバ４０を制御する。メールの本文は、例えば、「日本太郎さんから、事前相談の依頼が来ています。意見を書き込んで下さい。」といった内容になる。
【００５７】
上記メールには、ワークフローＤＢ１４内の当該申請書の内容や、事前相談ＤＢ１６内の事前相談フォーマットへのリンクが張られており、相談者は、申請書の内容を参照しながら事前相談の入力を行うことができる（Ｓ３３）。ここで相談者が入力する意見は、事前相談ＤＢ１６内に格納される。
【００５８】
Ｓ３３における相談者の入力が終了すると、Ｓ３４において、事前相談制御エンジン１３がメールサーバ４０を制御することで、申請者に対して、相談者が事前相談の入力を行った旨のメールが送信される。そして、メールを受け取った申請者は、メールのリンクから、事前相談ＤＢ１６に格納されている相談者が入力した内容を確認する。
【００５９】
図１１は、Ｓ３４において、事前相談の内容を確認する際に、申請者のワークフロー端末２０に表示される画面の内容を示す図である。図１１は、既に、有識者Ａ，Ｂの二人による入力が完了している場合の画面であり、「件名」、「内容」及び有識者Ａ及びＢの「意見」が表示されている。
【００６０】
本実施の形態では、有識者Ａは、２００３年１月１７日付で、「基本的には賛成です。しかし、汎用モジュールといっても、各自のとられ方がまちまちなので、それをまず分類すべきだと思います。例えば、ログイン、ＤＢアクセス、メッセージ出力のように。」との意見を書き込んでいる。
【００６１】
また、有識者Ｂは、２００３年１月２０日付で、「過去にも、このような試みがありましたが、成功したことがありません。例えば、ＤＢアクセスといっても、業務によって、多数のＤＢを複雑なＳＱＬ文でアクセスする場合もあり、もっと単純な業務もあります。それらを同じ汎用モジュールで行うことは無理があります。」との意見を書き込んでいる。
【００６２】
Ｓ３５においては、Ｓ３１で選択した相談者全員が意見を入力し、申請者による確認が終了したか否か、及び事前相談の期限が経過していないか否かをチェックする。そして、全員の入力が終わるか、又は事前相談の期限が経過している場合には、Ｓ３６に進み、事前相談を終了する。この時、事前相談が終了した旨のメールを、相談者全員及び申請者に送信する。メールの内容は、例えば、「“Ｗｅｂ系・汎用モジュールの研究開発”の事前相談について、ご協力ありがとうございました。」となる。また、当該申請書が事前相談済みであることが、ワークフローＤＢ１４内のワークフロー申請書一覧に記録される。
【００６３】
次に、上述した事前審議（図２のＳ１２）、事前相談（図２のＳ１３）が終了した後の処理（図２のＳ１４及びＳ１５）について説明する。
【００６４】
Ｓ１４では、事前審議及び事前相談において、審議者や相談者からもらった意見を参考にして、申請書を修正する。本実施の形態では、有識者Ｂとの個別協議により、「汎用モジュールは、同一機能であっても、業務の軽重・複雑度によって処理に差異がある場合に、複数用意する」というアドバイスをもらっているので、このアドバイスを盛り込んだ申請書に修正することになる。
【００６５】
そして、Ｓ１５に進み、申請者は、修正した申請書により回議を行う。申請者が図３に示した「回議」のアイコンをクリックすることで、回議が開始される。回議での承認・決裁者及び回議の順序は、ワークフロー申請の内容に応じてワークフローＤＢ１４内に格納されている。よって、ワークフロー制御エンジン１１は、ワークフローＤＢ１４内の情報を参照し、所定の順序に従って当該申請書を回覧させ、回議を実行する。
【００６６】
図１２は、回議において、承認・決裁者のワークフロー端末２０の画面に表示される内容を示す図である。図に示すように、「内容」の第２段落には、事前審議及び事前相談の結果を踏まえて、修正された内容が補充されている。また、承認・決裁者の画面には、「添付ファイル」、「承認・決裁」、「審議内容参照」、「相談内容参照」、「個別協議内容参照」のアイコンが呈示されている。
【００６７】
「添付ファイル」のアイコンには、申請書の内容を補充するための添付資料ファイルへのリンクが張られている。申請者がこのアイコンをクリックすることで、申請書と共にワークフローＤＢ１４内に格納されている当該添付資料を参照することができる。「審議内容参照」のアイコンには、上述した事前審議の内容へのリンクが張られている。申請者がこのアイコンをクリックすることで、事前審議ＤＢ１５内に格納されている事前審議の内容を参照することができる。
【００６８】
また、「相談内容参照」のアイコンには、上述した事前相談の内容へのリンクが張られている。申請者がこのアイコンをクリックすることで、事前相談ＤＢ１６内に格納されている事前相談の内容を参照することができる。「個別協議内容参照」のアイコンには、上述した個別協議の内容へのリンクが張られている。申請者がこのアイコンをクリックすることで、事前審議ＤＢ１５内に格納されている個別協議の内容を参照することができる。なお、個別協議の内容のうち、参照できるのは、書き込んだ者が、表示「可」とした内容だけであり、表示「否」とした内容を参照することはできない。
【００６９】
このように、承認・決裁者は、当該申請内容について、申請内容が固まっていく過程、どういう議論が積み重ねられてきたのか、権威者や有識者の意見、等の様々な情報を参照することが可能である。よって、従来のワークフローシステムのように、申請者を呼んで直接説明をしてもらう等の手間をかけることなく、充分に申請内容を理解した上で、承認・決裁を実行することが可能である。また、承認・決裁者が、審議者や相談者に入っている場合には、回議に先立って、その申請に賛成か、若しくは反対であっても、その者の反対意見が反映された申請内容に改訂されているケースがほとんどであり（いわゆる、根回し）、効率良く承認・決裁の処理を実行できる。
【００７０】
承認・決裁者が、当該申請について承認・決裁する際には、図１２に示す「承認・決裁」のアイコンをクリックすれば良い。また、何らかの事情により、当該申請を保留又は却下する場合には、「保留・却下」のアイコンをクリックすれば良い。
【００７１】
以上、本実施の形態について詳細に説明したが、本発明はこれに限られることなく、本発明の主旨を逸脱しない範囲内で、種々の変更が可能である。
【００７２】
例えば、本実施の形態における個別協議は、反対の意見を表明した審議者に対して、申請者が選択により行えるようにしたが、申請者との個別協議を審議者が希望した際に行えるようにしても良い。また、事前審議や事前相談の際に、審議者及び相談者は申請書の内容をメールのリンクから参照できるようにしているが、ワークフローＤＢ内に申請書の一覧情報を保持させておいて、この一覧表から当該申請書を参照するようにしても良い。
【００７３】
【発明の効果】
以上詳細に説明したように、本発明によれば、ワークフローの遅延を防止し、効率良く処理を行うことが可能なワークフローシステムを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態に係るワークフローシステムの概略構成を示す図である。
【図２】本発明の実施の形態に係るワークフローシステムによる事前審議、事前相談及び回議の全体的な処理の概念を説明するためのフローチャートである。
【図３】本発明の実施の形態に係る事前審議、事前相談及び回議の選択を行う際に、申請者に呈示される画面を説明するための図である。
【図４】本発明の実施の形態に係る事前審議を説明するためのフローチャートである。
【図５】本発明の実施の形態に係る事前審議の確認の際に、申請者に呈示される画面を説明するための図である。
【図６】本発明の実施の形態に係る事前審議の際に、審議者に呈示される画面を説明するための図である。
【図７】本発明の実施の形態に係る事前審議の際に、審議者に呈示される画面を説明するための図である。
【図８】本発明の実施の形態に係る個別協議の内容を説明するための図である。
【図９】本発明の実施の形態に係る事前相談を説明するためのフローチャートである。
【図１０】本発明の実施の形態に係る事前相談の際に、申請者に呈示される画面を説明するための図である。
【図１１】本発明の実施の形態に係る事前相談の際に、申請者に呈示される画面を説明するための図である。
【図１２】本発明の実施の形態に係る回議の際に、承認・決裁者に呈示される画面を説明するための図である。
【符号の説明】
１      ワークフローシステム
１０    ワークフローサーバ
１１    ワークフロー制御エンジン
１２    事前審議制御エンジン
１３    事前相談制御エンジン
１４    ワークフローＤＢ
１５    事前審議ＤＢ
１６    事前相談ＤＢ
２０    ワークフロー端末
３０    ネットワーク
４０    メールサーバ
【図１】
2004258954.tif 000003
【図２】
2004258954.tif 000004
【図３】
2004258954.tif 000005
【図４】
2004258954.tif 000006
【図５】
2004258954.tif 000007
【図６】
2004258954.tif 000008
【図７】
2004258954.tif 000009
【図８】
2004258954.tif 000010
【図９】
2004258954.tif 000011
【図１０】
2004258954.tif 000012
【図１１】
2004258954.tif 000013
【図１２】
2004258954.tif 000014