(57)【要約】【課題】電子メールによる情報共有を行う情報共有サーバ及び情報共有プログラムを提供することを目的とする。【解決手段】情報共有サーバに固有又は特定のユーザと同一の電子メールアカウントが割り当てられた情報共有サーバであって、情報共有サーバは、情報共有サーバに割り当てられた電子メールアカウントに対する電子メールを電子メールサーバから取得し、電子メールデータベースに格納する電子メール取得手段と、格納した電子メールから予め定められた共有対象となる情報の項目を抽出し、電子メールと関連づけて抽出した項目を所定項目データベースに格納する所定項目抽出手段と、ユーザが利用するユーザ端末から検索条件を受信し、所定項目データベースに格納している共有化している情報を検索し、ユーザ端末に送信する検索手段を有する情報共有サーバである。【選択図】　図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
情報共有サーバに固有又は特定のユーザと同一の電子メールアカウントが割り当てられた情報共有サーバであって、
前記情報共有サーバは、
情報共有サーバに割り当てられた電子メールアカウントに対する電子メールを電子メールサーバから取得し、電子メールデータベースに格納する電子メール取得手段と、
電子メールから抽出された項目を前記電子メールと関連づけて格納している所定項目データベースと、
前記格納した電子メールから予め定められた共有対象となる情報の項目を抽出し抽出した項目を、前記電子メールと関連づけて前記所定項目データベースに格納する所定項目抽出手段と、
ユーザが利用するユーザ端末から検索条件を受信し、前記所定項目データベースに格納している共有化している情報を検索し、前記ユーザ端末に送信する検索手段を
有することを特徴とする情報共有サーバ。
【請求項２】
前記所定項目抽出手段は、
前記予め定められた共有対象となる情報の項目として、前記電子メールの送信先、送信元、送受信日付、件名、本文の少なくとも一以上を抽出し、前記電子メールと関連づけて電子メール情報データベースに格納する電子メール情報抽出手段を
有することを特徴とする請求項１に記載の情報共有サーバ。
【請求項３】
前記所定項目抽出手段は、
前記予め定められた共有対象となる情報の項目として、前記電子メールに含まれているＵＲＬを抽出し、前記電子メールと関連づけてＵＲＬ情報データベースに格納するＵＲＬ情報抽出手段を
有することを特徴とする請求項１又は請求項２に記載の情報共有サーバ。
【請求項４】
前記所定項目抽出手段は、
前記予め定められた共有対象となる情報の項目として、前記電子メールに添付されている添付ファイルを抽出し、前記電子メールと関連づけて添付ファイルデータベースに格納する添付ファイル抽出手段を
有することを特徴とする請求項１から請求項３のいずれかに記載の情報共有サーバ。
【請求項５】
前記所定項目抽出手段は、
前記予め定められた共有対象となる情報の項目として、前記電子メールに含まれている日時、電話番号、郵便番号、住所、会社名、電子メールアドレスの少なくとも一以上を抽出し、前記電子メールと関連づけて属性情報データベースに格納する属性情報抽出手段を
有することを特徴とする請求項１から請求項４のいずれかに記載の情報共有サーバ。
【請求項６】
前記検索手段は、
前記ユーザ端末から検索条件を受信し、前記所定項目データベースに格納している共有化している情報を検索し、前記ユーザ端末に送信する
ことを特徴とする請求項１から請求項５のいずれかに記載の情報共有サーバ。
【請求項７】
前記検索手段は、
前記ユーザ端末から電子メールによって検索要求を受信し、前記受信した電子メールの件名に記載された指示命令から何の検索を行うかを判断し、前記電子メールの本文に記載された指示命令と検索条件とに基づいて、前記所定項目データベースに格納している共有化している情報を検索し、検索結果を前記ユーザ端末に電子メールで送信する
ことを特徴とする請求項１から請求項６のいずれかに記載の情報共有サーバ。
【請求項８】
情報共有サーバに固有又は特定のユーザと同一の電子メールアカウントが割り当てられたコンピュータを機能させる為の情報共有プログラムであって、
前記情報共有プログラムは、
情報共有サーバに割り当てられた電子メールアカウントに対する電子メールを電子メールサーバから取得し、電子メールデータベースに格納する電子メール取得手段と、
電子メールから抽出された項目を前記電子メールと関連づけて格納している所定項目データベースと、
前記格納した電子メールから予め定められた共有対象となる情報の項目を抽出し抽出した項目を、前記電子メールと関連づけて前記所定項目データベースに格納する所定項目抽出手段と、
ユーザが利用するユーザ端末から検索条件を受信し、前記所定項目データベースに格納している共有化している情報を検索し、前記ユーザ端末に送信する検索手段を
有することを特徴とする情報共有プログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子メールによる情報共有を行う情報共有サーバ及び情報共有プログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、情報の共有化を企業経営等に結びつけようとするナレッジデータベースの技術が注目を浴びている。しかし従来のナレッジデータベースは、予め定められたフォーマットでユーザに入力を要求する為に、ユーザは入力を面倒がり、その入力を回避しがちであり、結局の所、データの入力があまり行われていないのが現状である。
【０００３】
この問題点を回避する為には、ユーザに特定のフォーマットでの入力を要求しないシステムが必要となる。つまり、ユーザには特別なフォーマットの入力を要求せずに、ユーザが日常的に行っている作業から情報を入力させることが出来れば、データの蓄積が効率的に行われることとなる。
【０００４】
ユーザは近年のネットワーク技術の発展に伴って、業務やプライベートでも電子メールの使用を頻繁に行っている。その為、電子メールの内容を保存し整理をしておけば、ユーザの得た情報に基づいた有効なナレッジデータベースを構築することが可能であることが知られるようになった。その代表的な一例が特開２００２−４４１２４号公報に開示されている。このようにユーザの電子メールを逐次記録して保存をしておけば、後にそれに含まれている情報から様々な情報を抽出することも可能となる。
【０００５】
【特許文献１】
特開２００２−４４１２４号公報
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
上記公報に開示されている発明は、電子メールサーバとは別の電子メールサーバ（電子メール管理システム）を設けることによって、電子メールの複数ユーザ間での閲覧や記録の管理を実現している。
【０００７】
通常の電子メールソフトウェアを使用した場合では、個々のユーザが使用するユーザ端末でしか、電子メールの送受信の記録が残らず、他のユーザ端末からそれを閲覧する為には、その電子メールを転送してもらう等の余分な手間が発生する。それを回避する為にこの公報開示の発明では、電子メールサーバの他に、電子メール管理システムで電子メールの記録を保存しておく構成となっているのである。
【０００８】
しかし、上記のようなシステム構成とした場合、既存の電子メールサーバに別の新しい電子メールサーバ（電子メール管理システム）を付加することとなる為に、電子メールサーバの多重構成となる。従って、システム管理が複雑且つ煩雑となる。更には、この多重構成を構築する為には、現実には電子メールサーバの改造等が必要となる問題点もある。
【０００９】
更に、上記公報に開示されている発明では、ユーザの全ての電子メールが電子メール管理システムを経由することとなるので、電子メール管理システムにシステムダウン等の何らかの障害が発生している場合には、ユーザの電子メールの送受信そのものが行えなくなる問題点もある。又更に、全ての電子メールが電子メール管理システムに格納されることから、共有したくない電子メールや企業秘密等の第三者に閲覧されたら困る内容を含む電子メールまでをもが全て共有されてしまうこととなる。
【００１０】
加えて、上記公報に開示されている発明では、カテゴリ毎による電子メールの分類であって、単なるフィルタリング処理にしか過ぎず、電子メールの送受信から自動的に情報を抽出しているわけではない。
【００１１】
【課題を解決するための手段】
そこで本発明者は、上記問題点に鑑み、既存の電子メールサーバに何らの手を加えることもなく電子メールによる情報の共有化が図れる情報共有サーバを発明した。即ち、第一の解決方法として、電子メールに記載された情報の共有を行う情報共有サーバに固有の電子メールアカウントを電子メールサーバ内に作成することによって、共有したい電子メールの送受信には当該情報共有サーバの電子メールアカウントを指定することによって、上記の様々な問題点を解決した。本発明では、情報共有サーバをユーザ端末と同列として取り扱うこととなり、電子メールサーバには何らの手も加える必要がない。又、情報共有サーバを経由して電子メールを送受信しているわけではないので、仮に情報共有サーバに何らかの障害が発生しても、電子メールサーバが正常に稼働していればユーザ端末に於ける電子メールの送受信に何らの影響を及ぼさない。更に共有したくない電子メールは、その送信先に情報共有サーバの電子メールアカウントを指定しなければ良いだけなので、共有する電子メール、共有しない電子メールの取捨選択が容易に可能となる。
【００１２】
第二の解決方法としては、情報共有サーバの固有の電子メールアカウントを作成するのではなく、特定のユーザの電子メールアカウントを情報共有サーバに割り当てることによっても良い。例えばユーザＡの電子メールアカウントが「ａ＠ｘｘｘ．ｃｏｍ」であった場合、情報共有サーバにも電子メールアカウントとして「ａ＠ｘｘｘ．ｃｏｍ」を割り当てる。これによって、電子メールサーバは、ユーザＡ宛の電子メールは全て情報共有サーバにも送信することとなり、共有することが可能となる。又ユーザＡがユーザ端末から電子メールを送信し、その電子メールを共有することを希望する場合には、その送信先に本来の送信先に加えて、自らの電子メールアドレス「ａ＠ｘｘｘ．ｃｏｍ」を付加すれば、自動的に情報共有サーバにも送信されることとなるので、共有することが可能となる。
【００１３】
請求項１の発明は、
情報共有サーバに固有又は特定のユーザと同一の電子メールアカウントが割り当てられた情報共有サーバであって、前記情報共有サーバは、情報共有サーバに割り当てられた電子メールアカウントに対する電子メールを電子メールサーバから取得し、電子メールデータベースに格納する電子メール取得手段と、電子メールから抽出された項目を前記電子メールと関連づけて格納している所定項目データベースと、前記格納した電子メールから予め定められた共有対象となる情報の項目を抽出し抽出した項目を、前記電子メールと関連づけて前記所定項目データベースに格納する所定項目抽出手段と、ユーザが利用するユーザ端末から検索条件を受信し、前記所定項目データベースに格納している共有化している情報を検索し、前記ユーザ端末に送信する検索手段を有する情報共有サーバである。
【００１４】
請求項２の発明は、
前記所定項目抽出手段は、前記予め定められた共有対象となる情報の項目として、前記電子メールの送信先、送信元、送受信日付、件名、本文の少なくとも一以上を抽出し、前記電子メールと関連づけて電子メール情報データベースに格納する電子メール情報抽出手段を有する情報共有サーバである。
【００１５】
請求項３の発明は、
前記所定項目抽出手段は、前記予め定められた共有対象となる情報の項目として、前記電子メールに含まれているＵＲＬを抽出し、前記電子メールと関連づけてＵＲＬ情報データベースに格納するＵＲＬ情報抽出手段を有する情報共有サーバである。
【００１６】
請求項４の発明は、
前記所定項目抽出手段は、前記予め定められた共有対象となる情報の項目として、前記電子メールに添付されている添付ファイルを抽出し、前記電子メールと関連づけて添付ファイルデータベースに格納する添付ファイル抽出手段を有する情報共有サーバである。
【００１７】
請求項５の発明は、
前記所定項目抽出手段は、前記予め定められた共有対象となる情報の項目として、前記電子メールに含まれている日時、電話番号、郵便番号、住所、会社名、電子メールアドレスの少なくとも一以上を抽出し、前記電子メールと関連づけて属性情報データベースに格納する属性情報抽出手段を有する情報共有サーバである。
【００１８】
請求項６の発明は、
前記検索手段は、前記ユーザ端末から検索条件を受信し、前記所定項目データベースに格納している共有化している情報を検索し、前記ユーザ端末に送信する情報共有サーバである。
【００１９】
請求項７の発明は、
前記検索手段は、前記ユーザ端末から電子メールによって検索要求を受信し、前記受信した電子メールの件名に記載された指示命令から何の検索を行うかを判断し、前記電子メールの本文に記載された指示命令と検索条件とに基づいて、前記所定項目データベースに格納している共有化している情報を検索し、検索結果を前記ユーザ端末に電子メールで送信する情報共有サーバである。
【００２０】
請求項８の発明は、
情報共有サーバに固有又は特定のユーザと同一の電子メールアカウントが割り当てられたコンピュータを機能させる為の情報共有プログラムであって、前記情報共有プログラムは、情報共有サーバに割り当てられた電子メールアカウントに対する電子メールを電子メールサーバから取得し、電子メールデータベースに格納する電子メール取得手段と、電子メールから抽出された項目を前記電子メールと関連づけて格納している所定項目データベースと、前記格納した電子メールから予め定められた共有対象となる情報の項目を抽出し抽出した項目を、前記電子メールと関連づけて前記所定項目データベースに格納する所定項目抽出手段と、ユーザが利用するユーザ端末から検索条件を受信し、前記所定項目データベースに格納している共有化している情報を検索し、前記ユーザ端末に送信する検索手段を有する情報共有プログラムである。
【００２１】
請求項１から請求項８の発明によって、情報共有サーバに固有又は特定のユーザと同一の電子メールアカウントを割り当てることによって、既存の電子メールサーバに何らの手を加えることなく、電子メールによる情報の共有化が可能となる。又、情報共有サーバを経由して電子メールを送受信しているわけではないので、仮に情報共有サーバに何らかの障害が発生しても、電子メールサーバさえ正常に稼働していれば、ユーザ端末での電子メール送受信は可能である。更に共有したくない電子メールは、その送信先に情報共有サーバの電子メールアカウントを指定しなければ良いだけなので、共有を希望する／希望しない電子メールの取捨選択が容易に可能となる。
【００２２】
【発明の実施の形態】
本発明のシステム構成の一例を図１及び図２のシステム構成図に示す。図１のシステム構成図は、インターネット４に接続した電子メールサーバ２と本発明の情報共有サーバ１とユーザが利用する少なくとも一以上のユーザ端末３とのシステム構成を示した図である。図２のシステム構成図は、情報共有サーバ１について詳細なシステム構成を示したシステム構成図である。
【００２３】
電子メールサーバ２は、インターネット４やＬＡＮ１８を介してユーザ端末３から電子メールの送信、受信を行わせる為の公知の電子メールサーバ２である。
【００２４】
ユーザ端末３は、ユーザが利用するコンピュータ端末である。ここでユーザ端末３には、パーソナルコンピュータの他にも、ネットワーク機能を有する携帯電話、ＰＨＳ、ＰＤＡ等も含むものとする。
【００２５】
情報共有サーバ１は、電子メールサーバ２で送受信した電子メールを取得し格納するサーバである。電子メールサーバ２は、電子メール取得手段５と所定項目抽出手段６と検索手段７と電子メールデータベース８と所定項目データベース９とを有している。
【００２６】
電子メール取得手段５は、情報共有サーバ１に割り当てられた電子メールアカウントに対する電子メールを電子メールサーバ２から取得し、電子メールデータベース８に格納する手段である。電子メール取得手段５が、電子メールを取得するには、予め情報共有サーバ１の固有の電子メールアカウントを電子メールサーバ２内に作成しておき、当該電子メールアカウント（電子メールアドレス）に対して送信された電子メールを電子メール取得手段５が定期的又は不定期に電子メールサーバ２から取得することによって実現できる。この場合には情報共有サーバ１固有の電子メールアカウントを所有することとなるので、情報共有サーバ１に格納し共有することを希望する電子メールは、ユーザがユーザ端末３から電子メールを送信する際、又は相手方がユーザに対して電子メールを送信する際に送信先又は送信元として予め設定しておく必要がある。つまり、ユーザ端末３と同様に情報共有サーバ１にも固有の電子メールアカウントを割り当てることによって、その電子メールアカウントに送信された電子メールを共有することが可能となり、又ユーザが送信する電子メールの共有を希望する場合には、情報共有サーバ１の電子メールアカウントを指定すれば共有することが可能となる。
【００２７】
更に送信先又は送信元として情報共有サーバ１の電子メールアカウントを設定するのが困難又は面倒な場合には、電子メールサーバ２に情報共有サーバ１の電子メールアカウントをエイリアス（ａｌｉａｓ）として設定することによって、情報共有サーバ１の電子メールアカウントを電子メールの送信先又は送信元に含めなくても良いようにしても良い。
【００２８】
又電子メール取得手段５は、情報共有サーバ１に固有の電子メールアカウントを割り当てずに、ユーザの電子メールアカウントを割り当てても良い。この場合には上記と同様に電子メール取得手段５が、情報共有サーバ１に割り当てられた電子メールアドレス宛の電子メールを取得することとなる。電子メールサーバ２から情報共有サーバ１が電子メールを取得する場合には、当該電子メールのコピーを取得することが好適である。当該電子メールを電子メールサーバ２に残しておかないと、情報共有サーバ１に割り当てられた電子メールアカウントと同一の電子メールアカウントを割り当てられたユーザが、その電子メールを閲覧することが出来なくなるからである。
【００２９】
所定項目抽出手段６は、電子メールデータベース８に格納した電子メールから予め定められた所定項目（共有の対象となる情報の項目）を抽出し、抽出した項目を、当該電子メールと関連づけて所定項目データベース９に格納する手段である（即ち共有の対象となる情報を格納する）。この際に抽出する予め定められた項目として、当該電子メールの送信先、送信元、送受信日付、件名、本文を抽出する電子メール情報抽出手段１０と、電子メールに含まれているＵＲＬを抽出するＵＲＬ情報抽出手段１１と、電子メールに添付されている添付ファイルを抽出する添付ファイル抽出手段１２と、電子メールに含まれている日時、電話番号、郵便番号、住所、会社名、電子メールアドレスを抽出する属性情報抽出手段１３とを有していることが好適である。又各手段は、抽出した項目と電子メールとを関連づけて、電子メール情報データベース１４、ＵＲＬ情報データベース１５、添付ファイルデータベース１６、属性情報データベース１７に格納する。以上のような各手段を設けた場合には、共有の対象となる情報として、当該電子メールの送信先、送信元、送受信日付、件名、本文、電子メールに含まれているＵＲＬ、添付ファイル、電子メールに含まれている日時、電話番号、郵便番号、住所、会社名、電子メールアドレスを共有することが可能となる。このような情報を共有することによって、例えばある企業の担当者の変更が為された場合に、後任者は前任者がどのようなやりとりを企業との間で行っていたのかを把握することが可能となる。
【００３０】
電子メール情報抽出手段１０が電子メールから所定項目を抽出するには、電子メールの送信先や送信元、送受信日付、件名、本文を、各々電子メールの所定欄から抽出すれば良い。例えば送信元を抽出するには「ＦＲＯＭアドレス」から抽出すれば良いし、送信先を抽出するには「ＴＯアドレス」から抽出すれば良いし、送受信日付は「Ｄａｔｅ」から抽出すればよいし、件名は「Ｓｕｂｊｅｃｔ」から抽出すれば良い。
【００３１】
ＵＲＬ情報抽出手段１１が電子メールから所定項目を抽出するには、電子メールの本文に含まれており、「ｈｔｔｐ：／／」や「ｈｔｔｐｓ：／／」等から始まり英数字又は記号が続く一文を抽出すればよい。
【００３２】
添付ファイル抽出手段１２が電子メールから所定項目を抽出するには、電子メールに添付されているファイルを抽出すればよい。
【００３３】
又属性情報抽出手段１３が電子メールから所定項目を抽出するには、電子メールの本文から日時、電話番号、郵便番号、住所、会社名、電子メールアドレスを抽出する。例えば日時を抽出するには、「年」「月」「日」「時」「分」「秒」「午前」「午後」「ＸＸ：ＹＹ」とのような日時を示す一文を抽出すれば良く、電話番号を抽出するには、数字が連続しており途中に「−」が少なくとも２以上含まれている一文を抽出すれば良く、郵便番号は数字が３つ連続しておりその後「−」があり更に数字が４つ連続しているもの抽出し、住所は、先頭が漢字で始まり途中に「都道府県市町村郡」等の住所表記に使用される文字を含む一文を抽出し、会社名は「株式会社」「有限会社」「合資会社」「財団法人」「社団法人」「医療法人」「社会福祉法人」等の組織形態を示す語を含む一文を抽出し、電子メールアドレスは「＠」を含む英数字からなる一文を抽出すればよい。日時を抽出した場合には、情報共有サーバ１からユーザ端末３に対して、当該日時が近づいた場合にそれを知らせる電子メールを送信する等のアラーム機能を付加することも出来る。
【００３４】
検索手段７は、ユーザ端末３から検索条件と検索要求とを受信し、所定項目データベース９に格納している共有化している情報を検索し、ユーザ端末３に送信する手段である。
【００３５】
電子メールデータベース８は、電子メール取得手段５で取得した電子メールを格納しているデータベースである。
【００３６】
所定項目データベース９は、電子メールデータベース８に格納した電子メールから所定項目抽出手段６が抽出した所定項目を、当該電子メールと関連づけて格納しているデータベースである。上記のように所定項目抽出手段６に、電子メール情報抽出手段１０とＵＲＬ情報抽出手段１１と添付ファイル抽出手段１２と属性情報抽出手段１３とを設けた場合には、各々の情報を格納する為の電子メール情報データベース１４とＵＲＬ情報データベース１５と添付ファイルデータベース１６と属性情報データベース１７とを、所定項目データベース９が有していることが好適である。
【００３７】
電子メール情報は、電子メールから抽出した、当該電子メールの送信先や送信元、送受信日付、件名、本文を当該電子メールと関連づけて格納しているデータベースである。
【００３８】
ＵＲＬ情報データベース１５は、電子メールから抽出した、当該電子メールに含まれているＵＲＬを当該電子メールと関連づけて格納しているデータベースである。
【００３９】
添付ファイルデータベース１６は、当該電子メールが添付している添付ファイルを当該電子メールと関連づけて格納しているデータベースである。
【００４０】
属性情報データベース１７は、当該電子メールに含まれている日時、電話番号、郵便番号、住所、会社名、電子メールアドレスを当該電子メールと関連づけて格納しているデータベースである。
【００４１】
次に本発明のプロセスの流れの一例を図３のフローチャート図及び図１、図２のシステム構成図とを用いて詳細に説明する。
【００４２】
情報共有サーバ１を用いて電子メールの共有を行うことを希望する場合には、まず情報共有サーバ１に電子メールアカウントを割り当てることが必要である（Ｓ１００）。情報共有サーバ１に割り当てる電子メールアカウントは、情報共有サーバ１に固有の新規の電子メールアカウントであっても良いし、共有対象となるユーザの電子メールアカウントであっても良い。
【００４３】
情報共有サーバ１に固有の新規の電子メールアカウントを割り当てたときには、共有する電子メールの送信の際に、情報共有サーバ１の電子メールアカウントを送信先に含めて電子メールの送信を行うことによって、情報共有サーバ１で電子メールの格納を行うことが可能となる。又共有対象となるユーザと同一の電子メールアカウントを割り当てた場合には、そのユーザ宛に送信される電子メールを共有することが出来る。
【００４４】
Ｓ１００に於いて情報共有サーバ１の電子メールアカウントの割り当ての終了後、電子メールの送信を行う者（情報共有サーバ１を有する組織のユーザであっても良いし、外部組織の者であっても良い）は、ユーザに対して電子メールを送信する際に、送信先として当該ユーザの他に、情報共有サーバ１の電子メールアカウントもその送信先として含めて送信する。ここで送信された電子メールは、電子メールサーバ２で受信をする（Ｓ１１０）。
【００４５】
情報共有サーバ１の電子メール取得手段５やユーザ端末３は定期的又は不定期に電子メールサーバ２に電子メールの有無のチェックを問い合わせているので、電子メールが自らに割り当てられた電子メールアカウントに到着していれば、当該電子メールを情報共有サーバ１、ユーザ端末３で取得する（Ｓ１２０）。ここで、情報共有サーバ１に固有の電子メールアカウントが割り当てられている場合には、情報共有サーバ１の電子メール取得手段５は、自らに割り当てられた電子メールアカウントに対して電子メールの有無の問い合わせを行い、ユーザと同一の電子メールアカウントを割り当てられている場合には、情報共有サーバ１の電子メール取得手段５は、その電子メールアカウントに対して電子メールの有無の問い合わせを行うこととなる。
【００４６】
電子メール取得手段５で電子メールを受信すると、それを電子メールデータベース８に格納し、所定項目抽出手段６が電子メールデータベース８に格納した電子メールから予め定められた所定項目（共有の対象となる情報の項目）を抽出し（Ｓ１３０）、抽出した項目を当該電子メールと関連づけて所定項目データベース９に格納する（即ち共有の対象となる情報を格納する）（Ｓ１４０）。この際に抽出する予め定められた所定項目として、当該電子メールの送信先、送信元、送受信日付、件名、本文を電子メール情報抽出手段１０で抽出し、電子メールに含まれているＵＲＬをＵＲＬ情報抽出手段１１で抽出し、電子メールに添付されている添付ファイルを添付ファイル抽出手段１２で抽出し、電子メールに含まれている日時、電話番号、郵便番号、住所、会社名、電子メールアドレスを属性情報抽出手段１３で抽出することが好適である。
【００４７】
又各手段は、電子メール情報データベース１４、ＵＲＬ情報データベース１５、添付ファイルデータベース１６、属性情報データベース１７に格納する。以上のように所定項目を抽出する場合には、共有の対象となる情報として、当該電子メールの送信先、送信元、送受信日付、件名、本文、電子メールに含まれているＵＲＬ、添付ファイル、電子メールに含まれている日時、電話番号、郵便番号、住所、会社名、電子メールアドレスを共有することが可能となる。
【００４８】
電子メールを情報共有サーバ１に格納後、ユーザが情報共有サーバ１に格納している電子メールの検索・閲覧を希望する場合には、ユーザ端末３から検索条件と検索要求とを検索手段７で受信し（Ｓ１５０）、所定項目データベース９に格納している共有化する情報を検索し（Ｓ１６０）、その検索結果をユーザ端末３に送信すれば良い（Ｓ１７０）。
【００４９】
上記に示した所定項目として、電子メールの送信先、送信元、送受信日付、件名、本文、電子メールに含まれているＵＲＬ、添付ファイル、電子メールに含まれている日時、電話番号、郵便番号、住所、会社名、電子メールアドレスとする場合を更に詳細説明する。検索を希望する場合にユーザは、ユーザ端末３から情報共有サーバ１の検索手段７にアクセスし、検索手段７は、ユーザ端末３に対してトップページ画面を送信する。トップページ画面の一例を図４に示す。
【００５０】
ユーザは、トップページ画面から検索する項目を指定する。まず属性に関する情報（電子メールに含まれている日時、電話番号、郵便番号、住所、会社名、電子メールアドレス）を選択したとする。すると検索手段７は、検索条件を入力する為の属性情報検索画面をユーザ端末３に送信し、ユーザは属性情報検索画面から検索条件の入力を行う。図５に属性情報検索画面の一例を示す。ここでは検索条件として「電話番号」として設定する（即ち電子メールに含まれる電話番号を一覧表示する）。
【００５１】
検索手段７は、ユーザ端末３から検索条件として「電話番号」を受信したので、属性情報データベース１７から、電子メールに含まれている電話番号を抽出し、更にその電話番号が含まれている電子メールを電子メールデータベース８から抽出する。この抽出した結果を、属性情報検索結果画面としてユーザ端末３に送信する。図６に属性情報検索結果画面の一例を示す。この結果を閲覧することによって、ユーザは電話番号を把握することが出来、更にその電話番号が含まれている電子メールの内容をも閲覧することが可能となる。
【００５２】
又図５に示した属性情報検索画面に於いて、より詳細な条件で検索を行いたい場合には「詳細検索」を選択することによって、検索手段７は、詳細に検索条件を設定することが出来る属性情報詳細検索画面をユーザ端末３に送信する。図７に属性情報詳細検索画面の一例を示す。ユーザは上記と同様に検索条件を設定する。ここでは検索条件として、電子メール本文に「経営」が含まれており、２００２年８月１日から２００２年８月１０日迄に送受信された電子メールであって、更に送信者の電子メールアカウントのドメインが「○○○．ｎｅ．ｊｐ」を設定する。
【００５３】
検索手段７は、ユーザ端末３から検索条件を受信し、属性情報データベース１７から、受信した検索条件に該当する情報を抽出し、更にその情報が含まれている電子メールを電子メールデータベース８から抽出する。この抽出した結果を、属性情報検索結果画面としてユーザ端末３に送信する。図８に上記の検索条件に於ける属性情報検索結果画面の一例を示す。
【００５４】
又ユーザが電子メールに含まれているＵＲＬを検索したい場合には、図４のトップページ画面から、「ＵＲＬに関する情報」を選択すると、検索手段７は、検索条件を入力する為のＵＲＬ情報検索画面をユーザ端末３に送信し、ユーザはＵＲＬ情報検索画面から検索条件の入力を行う。図９にＵＲＬ情報検索画面の一例を示す。ここでは検索条件を設定せずに、一覧表示を選択したとする（即ち電子メールに含まれているＵＲＬを一覧表示する）。
【００５５】
検索手段７は、ユーザ端末３からＵＲＬの一覧表示を受信したので、ＵＲＬ情報データベース１５から、電子メールに含まれているＵＲＬを抽出し、更にそのＵＲＬが含まれている電子メールを電子メールデータベース８から抽出する。この抽出した結果を、ＵＲＬ情報検索結果画面としてユーザ端末３に送信する。図１０にＵＲＬ情報検索結果画面の一例を示す。この結果を閲覧することによって、ユーザはＵＲＬを把握することが出来、更にそのＵＲＬが含まれている電子メールの内容をも閲覧することが可能となる。
【００５６】
又図９に示したＵＲＬ情報検索画面に於いて、より詳細な条件で検索を行いたい場合には「詳細検索」を選択することによって、検索手段７は、詳細に検索条件を設定することが出来るＵＲＬ情報詳細検索画面をユーザ端末３に送信する。図１１にＵＲＬ情報詳細検索画面の一例を示す。ユーザは上記と同様に検索条件を設定する。ここでは検索条件として、電子メール本文に「転職」が含まれており、２００２年８月１日から２００２年８月１０日迄に送受信された電子メールであって、更に送信者の電子メールアカウントのドメインが「○○○．ｎｅ．ｊｐ」を設定する。
【００５７】
検索手段７は、ユーザ端末３から検索条件を受信し、ＵＲＬ情報データベース１５から、受信した検索条件に該当する電子メールに含まれるＵＲＬを抽出し、更にそのＵＲＬが含まれている電子メールを電子メールデータベース８から抽出する。この抽出した結果を、ＵＲＬ情報検索結果画面としてユーザ端末３に送信する。図１２に上記の検索条件に於けるＵＲＬ情報検索結果画面の一例を示す。
【００５８】
又ユーザが電子メール自体に関する情報（電子メールの送信先、送信元、送受信日付、件名、本文）を検索したい場合には、図４のトップページ画面から、「電子メールに関する情報」を選択すると、検索手段７は、検索条件を入力する為の電子メール情報検索画面をユーザ端末３に送信し、ユーザは電子メール情報検索画面から検索条件の入力を行う。図１３に電子メール情報検索画面の一例を示す。ここでは検索条件を設定せずに、一覧表示を選択したとする（即ち情報共有サーバ１で格納している電子メールの送信先、送信元、送受信日付、件名を一覧表示する）。
【００５９】
検索手段７は、ユーザ端末３から電子メールの一覧表示の検索要求を受信したので、電子メール情報データベース１４から、電子メールに含まれている送信先、送信元、送受信日付、件名を抽出し、更にそれらが含まれている電子メールを電子メールデータベース８から抽出する。この抽出した結果を、電子メール情報検索結果画面としてユーザ端末３に送信する。図１４に電子メール情報検索結果画面の一例を示す。この結果を閲覧することによって、ユーザはどのような電子メールが送受信されているのか、誰に送信しているのか、誰から受信しているのか、いつ送受信しているのか等を把握することが出来、更にそれらが含まれている電子メールの内容をも閲覧することが可能となる。
【００６０】
又図１３に示した電子メール情報検索画面に於いて、より詳細な条件で検索を行いたい場合には「詳細検索」を選択することによって、検索手段７は、詳細に検索条件を設定することが出来る電子メール情報詳細検索画面をユーザ端末３に送信する。図１５に電子メール情報詳細検索画面の一例を示す。ユーザは上記と同様に検索条件を設定する。ここでは検索条件として、電子メール本文に「夏休み」が含まれており、２００２年８月１日から２００２年８月１０日迄に送受信された電子メールであって、更に送信者の電子メールアカウントのドメインが「○○○．ｎｅ．ｊｐ」を設定する。
【００６１】
検索手段７は、ユーザ端末３から検索条件を受信し、電子メール情報データベース１４から、受信した検索条件に該当する電子メールに含まれる送信先、送信元、送受信日付、件名を抽出し、更にそれらが含まれている電子メールを電子メールデータベース８から抽出する。この抽出した結果を、電子メール情報検索結果画面としてユーザ端末３に送信する。図１６に上記の検索条件に於ける電子メール情報検索結果画面の一例を示す。
【００６２】
又ユーザが電子メールに添付された添付ファイルを検索したい場合には、図４のトップページ画面から、「添付ファイル」を選択すると、検索手段７は、検索条件を入力する為の添付ファイル検索画面をユーザ端末３に送信し、ユーザは添付ファイル検索画面から検索条件の入力を行う。図１７に添付ファイル検索画面の一例を示す。ここでは検索条件を設定せずに、一覧表示を選択したとする（即ち情報共有サーバ１で格納している電子メールに添付された添付ファイルを一覧表示する）。
【００６３】
検索手段７は、ユーザ端末３から添付ファイルの一覧表示の検索要求を受信したので、添付ファイルデータベース１６から添付ファイルを抽出し、更にそれを添付している電子メールを電子メールデータベース８から抽出する。この抽出した結果を、添付ファイル検索結果画面としてユーザ端末３に送信する。図１８に添付ファイル検索結果画面の一例を示す。この結果を閲覧することによって、ユーザはどのような添付ファイルが送受信されているのかを把握することが出来、更にそれらが含まれている電子メールの内容をも閲覧することが可能となる。
【００６４】
又図１７に示した添付ファイル検索画面に於いて、より詳細な条件で検索を行いたい場合には「詳細検索」を選択することによって、検索手段７は、詳細に検索条件を設定することが出来る添付ファイル詳細検索画面をユーザ端末３に送信する。図１９に添付ファイル詳細検索画面の一例を示す。ユーザは上記と同様に検索条件を設定する。ここでは検索条件として、電子メール本文に「見積もり」が含まれており、２００２年８月１日から２００２年８月１０日迄に送受信された電子メールであって、更に送信者の電子メールアカウントのドメインが「○○○．ｎｅ．ｊｐ」を設定する。
【００６５】
検索手段７は、ユーザ端末３から検索条件を受信し、添付ファイルデータベース１６から、受信した検索条件に該当する添付ファイルを抽出し、更にそれを添付している電子メールを電子メールデータベース８から抽出する。この抽出した結果を、添付ファイル検索結果画面としてユーザ端末３に送信する。図２０に上記の検索条件に於ける添付ファイル検索結果画面の一例を示す。
【００６６】
尚、上記実施例では、ウェブブラウザによる検索の場合を説明したが、電子メールによる検索要求の送信及び受信が行えても良い。検索要求の際には、例えば電子メールの件名に何の検索を行うかの予め定められた指示命令（例えば、電子メール情報を抽出する場合には「ＭＡＩＬ」、ＵＲＬ情報を抽出する場合には「ＧＢＭ」、添付ファイル情報を抽出するには「ＦＩＬＥ」、属性情報を抽出するには「ＹＰ」）を記入し、更に電子メール本文に「ＧＥＴ　○○○」（○○○には検索条件、例えば「セミナー」）を入力し、ユーザ端末３から情報共有サーバ１に割り当てられた電子メールアカウントに送信する。図２１に検索要求電子メールの一例を示す。図２１の例では、「セミナー」という検索条件を含む属性情報の抽出を行う場合を示している。尚、件名及び本文に記載する指示命令は、上記に固定されることなく、任意に設定可能である。
【００６７】
情報共有サーバ１の検索手段７に於いて、検索要求電子メールを受信すると、電子メールデータベース８及び所定項目データベース９から等が検索条件に該当する項目とそれに関連づけられた電子メールとを抽出し、再度ユーザ端末に検索結果として送信する。図２２に検索結果電子メールの一例を示す。図２２の例では、「新証券税制セミナー」「０１２０−○○○−○○○」を含む電子メールが検索結果電子メールとしてユーザ端末に送信する。これを閲覧することで、属性情報を知ることが可能となる。
【００６８】
本発明に於ける各手段、データベースは、その機能が論理的に区別されているのみであって、物理上あるいは事実上は同一の領域を為していても良い。又データベースの代わりにデータファイルであっても良いことは言うまでもなく、データベースとの記載にはデータファイルをも含んでいる。
【００６９】
尚、本発明を実施するにあたり本実施態様の機能を実現するソフトウェアのプログラムを記録した記憶媒体をシステムに供給し、そのシステムのコンピュータが記憶媒体に格納されたプログラムを読み出し実行することによって実現されることは当然である。
【００７０】
この場合、記憶媒体から読み出されたプログラム自体が前記した実施態様の機能を実現することとなり、そのプログラムを記憶した記憶媒体は本発明を当然のことながら構成することになる。
【００７１】
プログラムを供給する為の記憶媒体としては、例えば磁気ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、磁気テープ、不揮発性のメモリカード等を使用することができる。
【００７２】
又、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、上述した実施態様の機能が実現されるだけではなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているオペレーティングシステムなどが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前記した実施態様の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００７３】
更に、記憶媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わる不揮発性あるいは揮発性の記憶手段に書き込まれた後、そのプログラムの指示に基づき、機能拡張ボードあるいは機能拡張ユニットに備わる演算処理装置などが実際の処理の一部あるいは全部を行い、その処理により前記した実施態様の機能が実現される場合も含まれることは当然である。
【００７４】
【発明の効果】
以上のように本発明によって、電子メールサーバには何らの手も加える必要がなく、電子メールに係る情報を共有することが可能となる。又、情報共有サーバを経由して電子メールを送受信しているわけではないので、仮に情報共有サーバに何らかの障害が発生しても、電子メールサーバが正常に稼働していればユーザ端末に於ける電子メールの送受信に何らの影響を及ぼさない。更に共有したくない電子メールは、その送信先に情報共有サーバの電子メールアカウントを指定しなければ良いだけなので、共有する電子メール、共有しない電子メールの取捨選択が容易に可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明のシステム構成の一例を示すシステム構成図である。
【図２】情報共有サーバのシステム構成の一例を示すシステム構成図である。
【図３】本発明のプロセスの流れの一例を示すフローチャート図である。
【図４】トップページ画面の一例である。
【図５】属性情報検索画面の一例である。
【図６】属性情報検索結果画面の一例である。
【図７】属性情報詳細検索画面の一例である。
【図８】属性情報検索結果画面の他の一例である。
【図９】ＵＲＬ情報検索画面の一例である。
【図１０】ＵＲＬ情報検索結果画面の一例である。
【図１１】ＵＲＬ情報詳細検索画面の一例である。
【図１２】ＵＲＬ情報検索結果画面の他の一例である。
【図１３】電子メール情報検索画面の一例である。
【図１４】電子メール情報検索結果画面の一例である。
【図１５】電子メール情報詳細検索画面の一例である。
【図１６】電子メール情報検索結果画面の他の一例である。
【図１７】添付ファイル検索画面の一例である。
【図１８】添付ファイル検索結果画面の一例である。
【図１９】添付ファイル詳細検索画面の一例である。
【図２０】添付ファイル検索結果画面の他の一例である。
【図２１】検索要求電子メールの一例である。
【図２２】検索結果電子メールの一例である。
【符号の説明】
１：情報共有サーバ
２：電子メールサーバ
３：ユーザ端末
４：インターネット
５：電子メール取得手段
６：所定項目抽出手段
７：検索手段
８：電子メールデータベース
９：所定項目データベース
１０：電子メール情報抽出手段
１１：ＵＲＬ情報抽出手段
１２：添付ファイル抽出手段
１３：属性情報抽出手段
１４：電子メール情報データベース
１５：ＵＲＬ情報データベース
１６：添付ファイルデータベース
１７：属性情報データベース
１８：ＬＡＮ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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