(57)【要約】【課題】証券代行業務のような時期的に業務の集中度がばらつくような業務における要員の管理と配置を効率的に行い得るようにすると共に、要員確保を経済的に行って効率的な収益向上を図るようにした証券代行業務における要員管理システムを提供する。【解決手段】証券代行業務の業務区分別の業務標準シートデータと、前記業務区分別又はプロセス区分別のスキル別アロワンスデータとを格納したデータベースを有すると共に、ワーキングテーブルを有するメインコンピュータと、前記業務標準シートデータ及びスキル別アロワンスデータを入力するための前記メインコンピュータに接続された管理端末と、前記証券代行業務部門に設置され前記メインコンピュータに接続された端末機器とで成り、前記端末機器より前記業務区分別の予測事務件数を期日と共に入力し、前記データベースを基にして前記期日における事務量及び要員数を予測すると共に、予測結果を出力する。【選択図】　　図１６
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
証券代行業務の業務区分別の業務標準シートデータと、前記業務区分別又はプロセス区分別のスキル別アロワンスデータとを格納したデータベースを有すると共に、ワーキングテーブルを有するメインコンピュータと、前記業務標準シートデータ及びスキル別アロワンスデータを入力するための前記メインコンピュータに接続された管理端末と、前記証券代行業務部門に設置され前記メインコンピュータに接続された端末機器とで成り、前記端末機器より前記業務区分別の予測事務件数を期日と共に入力し、前記データベースを基にして前記期日における事務量及び要員数を予測すると共に、予測結果を出力するようになっていることを特徴とする証券代行業務における要員管理システム。
【請求項２】
前記業務標準シートデータには少なくと処理工程、処理変数、スキル、日程、時間が含まれている請求項１に記載の証券代行業務における要員管理システム。
【請求項３】
前記スキルが短期パート、長期パート、社員・担当、社員・役席に分類されている請求項２に記載の証券代行業務における要員管理システム。
【請求項４】
前記予測事務件数の入力時に仕掛が有る場合、仕掛件数を併せて入力するようになっている請求項１に記載の証券代行業務における要員管理システム。
【請求項５】
証券代行業務の業務区分別の業務標準シートデータと、前記業務区分別又はプロセス区分別のスキル別アロワンスデータとを格納したデータベースを有すると共に、ワーキングテーブルを有するメインコンピュータと、前記業務標準シートデータ及びスキル別アロワンスデータを入力するための前記メインコンピュータに接続された管理端末と、前記証券代行業務部門に設置され前記メインコンピュータに接続された端末機器とで成り、前記端末機器より前記業務区分別の予測事務件数を第１期日と共に入力し、前記データベースを基にして前記第１期日における事務量及び要員数を予測し、前記予測結果に対する修正事務件数を前記端末機器より前記業務区分別に第２期日と共に入力し、前記データベースを基にして前記第２期日における修正事務量及び修正要員数を予測するようになっていることを特徴とする証券代行業務における要員管理システム。
【請求項６】
証券代行業務の業務区分別の業務標準シートデータと、前記業務区分別又はプロセス区分別のスキル別アロワンスデータとを格納したデータベースを有すると共に、ワーキングテーブルを有するメインコンピュータと、前記業務標準シートデータ及びスキル別アロワンスデータを入力するための前記メインコンピュータに接続された管理端末と、前記証券代行業務部門に設置され前記メインコンピュータに接続された端末機器とで成り、前記端末機器より前記業務区分別の予測事務件数を第１期日と共に入力し、前記データベースを基にして前記第１期日における事務量及び要員数を予測し、前記予測結果に対する修正事務件数を前記端末機器より前記業務区分別に第２期日と共に入力し、前記データベースを基にして前記第２期日における修正事務量及び修正要員数を予測し、その後実績事務件数及びスキル別実績投入時間を入力し、前記業務区分名又はプロセス区分名を入力して演算し、実績事務量及び実績要員数と予測事務量及び予測要員数、実績と投入時間を出力するようになっていることを特徴とする証券代行業務における要員管理システム。
【請求項７】
前記スキルが短期パート、長期パート、社員・担当、社員・役席に分類されている請求項６に記載の証券代行業務における要員管理システム。
【請求項８】
前記予測事務件数及び修正事務件数の入力時に仕掛が有る場合、仕掛件数を入力するようになっている請求項６に記載の証券代行業務における要員管理システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、信託銀行等の証券代行業務における要員（スタッフ）の管理と配置を効率良く行い得るようにした証券代行業務における要員管理システムに関し、特に証券代行業務のように、業務やサービスに必要な要員数が時期や部門によって大きく変動する場合でも、その要員の調達と調整を予測や実績に基づいて効率的に行い得るようにした証券代行業務における要員管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
金融サービスの一種である証券代行業務は、株式を発行する会社（発行会社）に代わり、株式名義書換代理人として発行会社の株式に関する事務（株式事務）を処理する業務である。株式事務は発行会社が自己の存立基盤である株主、株式等を管理するために必要であるが、株式会社の規模が拡大するにつれて株式が公開され、極めて多数の株主（国内外）に所有されるようになるに従って、会社の株式事務は膨大な量になり、事務負担が大きくなってくる。そこで発行会社としては、会社の営業とは直接的に関係のない株式事務を、信用のある外部の機関（代行機関）に委託することができれば、より効率的な経営が可能となる。
【０００３】
このような発行会社のニーズを受け、証券代行業務が成立している。証券代行業務を行う企業は、信託銀行と代行業務専業会社である。証券代行業務機関の事務は大量の株券を対象とした人手集約的作業を強いられている。従って、その経営効率は要員管理（派遣社員の投入管理等）の巧拙に依存している。
【０００４】
従来、例えば信託銀行における証券代行業務では、株主名簿の管理事務、株式の名義書換事務、株主総会事務、配当金関係事務、増資等の臨時事務等があり、一般的には図５１に示すように縦割り的な業務区分に分離された証券代行業務の形態をとっている。即ち、証券代行業務は一般的には書換、買取、転換、未払、諸届、実質株主管理の６部門（業務）に分かれている。書換、買取、転換、未払、諸届の部門にはそれぞれ「問合せ、用紙請求」係り（プロセス）が設けられ、書換、買取、転換、未払、諸届、実質株主管理の部門にはそれぞれ「メール仕分け」係り（プロセス）、「受付」係り（プロセス）、「整備審査」係り（プロセス）が設けられている。また、全ての部門共通に１つの「スキャン」係り（プロセス）、「パンチ入力」係り（プロセス）、「ＷＦ」係り（プロセス）が設けられている。スキャンは株券等の読取りを行う業務であり、パンチ入力はコンピュータ等へキーボード等でデータを入力する業務であり、ＷＦは”ｗｏｒｋｉｎｇ　ｆｌｏｗ”を意味し、照合の業務である。更に各部門毎に「エラー調査」係り（プロセス）が配置され、書換部門には「証印」係り（プロセス）、「株券発行」係り（プロセス）、「最終チェック」係り（プロセス）、「発送」係り（プロセス）があり、買取部門には「支払」係り（プロセス）が設けられている。また、転換部門には「株券発行」係り（プロセス）、「支払」係り（プロセス）、「発送」係り（プロセス）があり、未払部門には「支払」係り（プロセス）がり、諸届部門には「最終チェック」係り（プロセス）及び「完了案内発送」係り（プロセス）が設けられている。
【０００５】
証券代行業務は上述のような縦割り的な組織となっており、プロセス単位の集計を行っていないため、要員の確保に関しても、各部門からの要求に沿って総務部門ないしは人事部門が、長年の経験と勘に基づいて派遣社員や正社員を手配・調達したり、移動配置するようになっている。
【０００６】
要員の予測に関しては、例えば業務Ａの○年×月の要員を予測する場合、担当部門では、（１）前年同月の扱い件数、投入人数を把握し、（２）今回は前年に対し件数がどう変わるかの伸び率を想定し、（３）上記（１）の人数に伸び率を乗算して要員を予測するようにしている。こうして予測された要員数を総務部門若しくは人事部門に要望として報告若しくは申請し、総務部門若しくは人事部門では全体予算からの要員枠と調整の上、投入人数を決めていた。しかしながら、前年の投入人数がその時の件数に対して妥当な人数かどうかの根拠が乏しく、業務Ａがａ１，ａ２など幾つかの種類の業務で構成され、各業務を処理する時間が異なる場合、各業務の件数を単純に合計しても全体の業務量とは必ずしも比例しないといった問題がある。また、業務Ａの件数は○月内でも日々変動するが、月の中での平均的な件数を前提とした要員予測になってしまうという問題がある。つまり、日別要員予測ではなく、月の平均的要員予測となってしまうのである。
【０００７】
一方、要員の実績管理に関しては、従来から業務組織別に日別の実績件数、投入人数、時間外などを把握して管理していたが、業務組織別に投入された要員数、時間が妥当かどうかの検証が充分行われていないと共に、業務別の実績件数とその業務への投入時間とを対比した効率的な検討が充分行われていなかった。
【０００８】
【発明が解決しようとする課題】
上述のように証券代行業務では、従来各部門別に業務が明確に分離されており、各部門が問合せ、用紙請求、メール仕分け、受付、整備審査、エラー調査等のプロセスを縦割りで行うようになっているので、スキャン等の一部を除いて部門間で互換性がなく、企業活動や経済的な観点から非効率的な面がある。また、各部門毎に多忙な時期が異なり、例えば実質株主管理部門では株主総会前後の５月から６月までが特に忙しく、配当金に関係する部門では総会後に特に忙しくなるといった傾向が生じる。しかも、各部門では月単位に、最も忙しい時期に合せた要員の確保をしているのが実情である。
【０００９】
しかし、対応課題を仔細にみると、部門間でピークの時期は少しずつのずれがあり、必ずしも全体が同時期にピークを迎える訳ではないにも拘わらず、部門間の縦割り運営が、互換性の確率を妨げているという実態がある。更に、これまでの経験的なアプローチでは、各部門に受け入れられる合理的な資源配分論理を確立することが難しいという問題があった。
【００１０】
このため、証券代行業務を行う信託銀行等の企業においては派遣社員で要員を調整すると共に、その手配に労力を要し、それでも各部門の閑職期に要員がだぶついてしまう問題があり、企業経営や収益性の面から要員の合理的な根拠に基づく効率的な確保が強く望まれている。
【００１１】
本発明は上述のような事情に鑑みてなされたものであり、本発明の目的は、時期的に業務の集中度がばらついたり、スキルの程度によって業務の効率が大きく左右されるような証券代行業務における要員の管理と配置を効率的に行い得るようにすると共に、プロセス管理によって業務間の流動化を図り、要員確保を経済的に行って効率的な収益の向上を図るようにした証券代行業務における要員管理システムを提供することにある。
【００１２】
【課題を解決するための手段】
本発明は証券代行業務における要員管理システムに関し、本発明の上記目的は、証券代行業務の業務区分別の業務標準シートデータと、前記業務区分別又はプロセス区分別のスキル別アロワンスデータとを格納したデータベースを有すると共に、ワーキングテーブルを有するメインコンピュータと、前記業務標準シートデータ及びスキル別アロワンスデータを入力するための前記メインコンピュータに接続された管理端末と、前記証券代行業務部門に設置され前記メインコンピュータに接続された端末機器とで成り、前記端末機器より前記業務区分別の予測事務件数を期日と共に入力し、前記データベースを基にして前記期日における事務量及び要員数を予測すると共に、予測結果を出力することによって達成される。
【００１３】
前記業務標準シートデータには少なくと処理工程、処理変数、スキル、日程、時間が含まれていることにより、或いは前記スキルが短期パート、長期パート、社員・担当、社員・役席に分類されていることにより、或いは前記予測事務件数の入力時に仕掛が有る場合、仕掛件数を併せて入力することによって、上記本発明の目的は、より効果的に達成される。
【００１４】
また、本発明は証券代行業務における要員管理システムに関し、本発明の上記目的は、証券代行業務の業務区分別の業務標準シートデータと、前記業務区分別又はプロセス区分別のスキル別アロワンスデータとを格納したデータベースを有すると共に、ワーキングテーブルを有するメインコンピュータと、前記業務標準シートデータ及びスキル別アロワンスデータを入力するための前記メインコンピュータに接続された管理端末と、前記証券代行業務部門に設置され前記メインコンピュータに接続された端末機器とで成り、前記端末機器より前記業務区分別の予測事務件数を第１期日と共に入力し、前記データベースを基にして前記第１期日における事務量及び要員数を予測し、前記予測結果に対する修正事務件数を前記端末機器より前記業務区分別に第２期日と共に入力し、前記データベースを基にして前記第２期日における修正事務量及び修正要員数を予測することによって達成される。
【００１５】
更に、本発明は証券代行業務における要員管理システムに関し、本発明の上記目的は、証券代行業務の業務区分別の業務標準シートデータと、前記業務区分別又はプロセス区分別のスキル別アロワンスデータとを格納したデータベースを有すると共に、ワーキングテーブルを有するメインコンピュータと、前記業務標準シートデータ及びスキル別アロワンスデータを入力するための前記メインコンピュータに接続された管理端末と、前記証券代行業務部門に設置され前記メインコンピュータに接続された端末機器とで成り、前記端末機器より前記業務区分別の予測事務件数を第１期日と共に入力し、前記データベースを基にして前記第１期日における事務量及び要員数を予測し、前記予測結果に対する修正事務件数を前記端末機器より前記業務区分別に第２期日と共に入力し、前記データベースを基にして前記第２期日における修正事務量及び修正要員数を予測し、その後実績事務件数及びスキル別実績投入時間を入力し、前記業務区分名又はプロセス区分名を入力して演算し、実績事務量及び実績要員数と予測事務量及び予測要員数、実績と投入時間を出力することによって達成される。
【００１６】
前記スキルが短期パート、長期パート、社員・担当、社員・役席に分類されていることにより、或いは前記予測事務件数及び修正事務件数の入力時に仕掛が有る場合、仕掛件数を入力することによって、上記本発明の目的は、より効果的に達成される。
【００１７】
【発明の実施の形態】
本発明は、証券代行業務における将来の業務拡大と競争激化という認識に立ち、より効率的な企業運営を目指すために、新しくデザインした業務標準シートに基づいた要員管理を行う。即ち、各業務を中小の単位に区分された作業内容、スキル要件、標準処理時間に還元し、組織的に人的資源の投入量を予め想定した処理量に応じてコントロールすることによって、従来ブラックボックス化されていた要員算定に明確な根拠を与え、システムのパラメータにより計算される理論時間と実投入時間の比較を行うことによって、労働力の遊びの部分が炙り出され、結果として効率的な企業運営を実現化するものである。また、最小作業単位まで分解したプロセスを同一種類毎に束ね、一定規模に集積されたものが現実の組織を構成し、誰でもできる作業への還元と部門間の互換性確保により、今まで以上の効率性向上を期待できる。更に、当日処理件数に対する必要要員の算定に加え、当日完結しない手続きを以降複数日に跨って管理する仕掛処理機能を有しているので、突発的で甚大な数量の業務受託にも確実に対応可能である。
【００１８】
本発明は、証券代行業務の業務の種類、処理件数に応じた事務量（時間）、要員数（人数）を算定する標準要員算定機能と、業務に求められるスキル区分別（例えば短期パート、長期パート、社員・担当、社員・役席、合計）に要員数を算定するスキル区分別要員算定機能と、予測した事務量・要員数と実績投入時間・要員数を対比する実績評価機能と、仕掛及び残量を加味した業務量・要員数の試算を行うシミュレーション機能とを有している。
【００１９】
以下に、本発明の実施の形態を、図面を参照して説明する。
【００２０】
図１は本発明の基本概念をブロック図で示しており、予測値（事務件数）１を本発明システム（コンピュータシステム）１００に入力することによって、所定の演算式に基づく予測演算が実行され、その予測結果（事務件数）１０１が出力される。また、実際の業務に基づく実測値２も、業務開始後は並行して本発明システム１００に入力され、予測結果１０１と実測値２の比較１０２が行われると共に、比較１０２に基づく分析３が管理者等によって実行される。上記予測結果１０１及び分析結果３が要員の調達と調整４に利用され、更に改善事項５を考慮してフィードバックし、次の予測値１に反映する。上記動作を繰り返すことによって、より確実で正確な要員の確保が可能となると共に、要員確保の上での合理的な根拠を与えることができる。
【００２１】
なお、図１における実線はシステム上の電子情報の流れを示し、破線は管理者等のメンタルプロセスを示している。
【００２２】
図２は本発明のハードウェア構成例を示しており、メインコンピュータ１１０に管理本部のオペレータが操作する管理端末１５０及びプリンタ１６０が接続されており、メインコンピュータ１１０には、証券代行業務を行う各グループ（業務部門）毎に配置された端末機器としてのパソコン（ＰＣ）＃１、＃２、…、＃ｎが接続されている。なお、プリンタはパソコン＃１〜＃ｎに個別に接続されていても良い。
【００２３】
このような構成において、管理端末１５０からはシステム運営に必要なデータのみを入力し、パソコン＃１、＃２、…、＃ｎから予測件数データ等を入力してメインコンピュータ１１０で予測等の演算を行い、パソコン＃１、＃２、…、＃ｎにおいて、各部門における要員確保の支援データを得るようになっている。
【００２４】
図３は上記システムの詳細構成例を示しており、本部等に設置されるメインコンピュータ１１０は、演算処理を実行する演算処理部１２０と、本発明で使用する基準データを格納しているデータベース１４０と、演算処理のワーキングテーブルとして機能するワーキングテーブル１３０と、各業務部門に設置されているパソコン＃１〜＃ｎとの接続を行うインタフェース１１１とで構成されている。メインコンピュータ１１０の演算処理部１２０には管理端末１５０及びプリンタ１６０が接続され、管理端末１５０はデータを入力するキーボードやマウス等の入力装置１５１と、データ表示や操作案内のための表示装置１５２とで構成されている。
【００２５】
また、演算処理部１２０にはデータベース１４０が接続されており、データベース１４０は業務区分別の業務標準シートデータ１４１と、業務区分別又はプロセス区分別の各スキル当りのアロワンスを与えるアロワンスデータ１５２とを保持すると共に、業務区分マスタ１４３、事務項目１マスタ１４４、事務項目２マスタ１４５、プロセス区分マスタ１４６、スキル区分マスタ１４７を有している。更に、演算処理部１２０にはワーキングテーブル１３０が接続されており、ワーキングテーブル１３０は確定予測件数を蓄積して格納する予測件数テーブル１３１と、予測件数及び実績件数を蓄積して格納する予測実績件数テーブル１３２と、実績件数を蓄積して格納する実績件数テーブル１３３と、仕掛件数を業務別に蓄積して格納する仕掛件数テーブル１３４と、業務区分単位の合計投入時間を蓄積して格納する投入時間テーブル（全体）１３５と、業務区分単位の明細投入時間を保有する投入時間テーブル（明細）１３６と、プロセス区分単位の合計投入時間を蓄積して格納するプロセス投入時間テーブル（全体）１３７と、プロセス区分単位の明細投入時間を蓄積して格納するプロセス投入時間テーブル（明細）１３８とを具備している。
【００２６】
演算処理部１２０は図４に示す構成となっており、全体の制御を行う制御部１２１にデータベース１４０及びワーキングテーブル１３０が接続されており、更に管理端末１５０の入力装置１５１及び表示装置１５２が接続され、プリンタ１６０、インタフェース１１１が接続されている。また、制御部１２１には仕掛判定部１２２、予測演算部１２３、予測修正演算部１２４、プロセス名演算部１２５、業務名演算部１２６、人件費演算部１２５、投入単価演算部１２６が接続されている。パソコン＃１〜＃ｎからのデータはワーキングテーブル１３０にのみ入力され、パソコン＃１〜＃ｎからはデータベース１４０の内容を変更できないようになっている。
【００２７】
本発明では図５に示すように、証券代行業務を業務毎に書換、店頭、保管、株券、新券発行、買取、未払、帳票、諸届、名簿、総務等に分けており、これら事務項目を全て項目１（中分類）及び項目２（小分類）に分けている。例えば業務「書換」について、項目１は名義書換、株券交換、株券不所持申出、不所持交付請求、特殊、手数料に分かれており、項目２は、項目１の名義書換及び株券交換が直送、本支店等となっており、項目１の株券不所持申出及び不所持交付請求が直送、本支店等となっており、項目１の特殊が相続、株券付諸届、自己株式消却店頭、外国人制限株となっており、項目１の手数料が原票起票及び手数料集計となっている。業務「未払」について、項目１は期間経過分支払、資金管理、振込不能、未払確定、再発行、報告、手数料に分かれており、項目２は、項目１の期間経過分支払が郵送受付営業店支払分、相続、再振込となっており、項目１の資金管理が預り資金管理となっており、項目１の振込不能が受付・発送、資金返却となっており、項目１の未払確定が受付・入力（通知書）、受付・入力（領収書）、未払確定、支払報告書となっており、項目１の再発行が期間経過後となっており、項目１の報告が月次報告、未払原簿作成、残高証明書・手作成となっており、項目１の手数料が手数料となっている。業務項目を項目１及び２に分ける理由は、データ処理の容易化を図るためである。
【００２８】
また、本発明では、業務項目に対して横断的な作業となるプロセスを受付、整備審査、スキャナ、ＯＣＲ、ワークフロー（照合）、新券発行、株券、最終チェック、発送、資金管理、調査、株主管理等に分けているが、図５ではその一部を示している。更に技量若しくはレベルを示すスキルとして、本発明では短期パート、長期パート、社員・担当、社員・役席の４種に分けており、各スキル別に事務量や要員数を予測するようになっている。なお、スキルの区分については、更に初心者、初級者、中級者、上級者等の区分を付加することも可能である。
【００２９】
図６は、本発明で使用する業務標準シートを業務「買取」（中分類の項目１「買取」、小分類の項目２「本支店」）について示しており、本例では「買取」業務は区分１〜区分５３に分類され、各区分について処理工程１、処理工程２、処理変数、スキル、日程、時間、プロセス、備考が定義されている。このような業務標準シートが各業務項目「書換」、「店頭」、「保管」、「株券」等について全て定義され、かかる業務標準シートを見ながら管理端末１５０の入力装置１５１からデータ入力する。業務標準シートのデータを入力装置１５１から入力すると、入力されたデータが業務区分マスタ１４３、事務項目１マスタ１４４、事務項目２マスタ１４５、プロセス区分マスタ１４６及びスキル区分マスタ１４７に登録される。業務区分マスタ１４３の例は図７に示すようになっており、事務項目１マスタ１４４の例は図８に示すようになっており、事務項目２マスタ１４５の例は図９に示すようになっており、プロセス区分マスタ１４６の例は図１０に示すようになっており、スキル区分マスタ１４７はの例は図１１に示すようになっている。図１１のスキル区分マスタ１４７では、短期パート（コード１１）、長期パート（コード１２）、社員・担当（コード２２）、社員・役席（コード２３）の時間単価、残業単価、基準時間を示しており、要員数の計算やコスト計算に利用するようになっている。各マスタ１４３〜１４７に登録されたデータは項目別に再整理され、図１２、図１３に示すような業務標準シートデータ１４１としてデータベース１４０に登録される。
【００３０】
本発明では、データベース１４０に格納されている業務標準シートデータ１４１を計算システムの骨格としており、業務の流れに沿って（例えば受付→処理→発送）作成されている。項目１及び項目２についてそれぞれプロセスをコード（例えば“０２２”、“０９０”）で表示しているので、各業務に跨るプロセス単位での集計が可能となっている。同一の作業工程には同種の作業、スキルの共通項が多いことに鑑みてプロセス区分を設定しておくことで、業務標準シートを変えることなく必要データを組織単位で抽出することができる。従来は全て業務区分のみでの集計であるため、組織変更がある度に業務標準シートを再作成しなければ必要情報を抽出できなかったが、本発明によればかかる不都合は解消される。
【００３１】
業務標準シートデータ１４１における「処理工程１」欄は処理内容を示す一般的な業務用語であり、「処理工程２」欄は分かり易くするために業界用語的な言い換えをしている。「処理変数」は係数データ（件数）を意味しており、同一の記号には同一の数値が適用され、各区分における係数値入力の簡素化を図っている。また、「スキル」欄の「１１」は派遣社員の短期パートを、「１２」は派遣社員の長期パートを、「２２」は社員の担当を、「２３」は社員の役席をそれぞれ示している。「日程」は当該処理工程に要する日数を示しており、例えば日程「１」はその日程が１日目に発生することを示し、日程「２」はその処理が２日目に発生することを示している。また、「時間（秒）」は１件当りの要処理時間を秒単位で示しており、「Ｙ」は予測件数を入力することが可能なことを、「Ｆ」は実績件数を入力することが可能なことを、「Ｓ」は仕掛件数を入力することが可能なことをそれぞれ示しており、入力可能項目とする場合は、それぞれにフラグ「１」を設定してシステム認識するようになっている。このようなフラグが立っている項目のみが演算処理部１２０の制御部１２１を介してパソコン＃１〜＃ｎに送信され、パソコン＃１〜＃ｎの表示部に各項目が表示され、表示部に表示された画面に従って入力部よりデータを入力するようになっている。
【００３２】
一方、データベース１４０に格納されるアロワンスデータ１４２は図１４及び図１５に示すような内容になっており、図１４は業務区分０１「書換」〜業務区分１９「メール」についてスキル別（短期パート、長期パート、社員・担当、社員・役席）アロワンスの設定例を示している。例えばアロワンスが“１．２０”は、入力事務件数が“１０”の場合に“１２”として計算することを意味している。これらアロワンスは、業務標準シート（図６参照）では、作業そのものにかかる必要処理時間を設定値としていることから、例えばパソコンの立ち上がり時間、文房具の準備、整理時間、作業書類を作業者へ配布する時間などのシステムに反映されていない時間を調整するものである。また、図１５はプロセス区分０１「受付」〜プロセス区分１５「株主サービス」についてのスキル別（短期パート、長期パート、社員・担当、社員・役席）のアロワンスの設定例（ただし、本例では空欄）を示している。アロワンスデータ１４２は、管理端末１５０の入力装置１５１から入力されて設定される。
【００３３】
図１６は本発明システム１００の入力データと出力データとの関係を示しており、事務件数（予測）、事務件数（予測修正）、事務件数（実績）、スキル別の投入時間（実績）が、入力装置１５１から入力データとして本発明システム１００に入力される。つまり、予測のための事務件数、実測値としての事務件数、スキル別の実処理時間がそれぞれ入力装置１５１より制御部１２１に入力される。本発明システム１００では、入力された事務件数（予測、実績）及びスキル別の投入時間に基づいて、データベース１４０で保有している業務標準シートデータ１４１（処理工程、処理変数（係数）、スキル、日程、時間、プロセスコード、仕掛の発生有無）及びアロワンスデータ１４２を参照して、後述するような演算処理を実行する。本発明システム１００で演算処理された結果は、スキル別（社員・スタッフ）の日別必要事務量、要員数（予測）としてパソコン＃１〜＃ｎの表示部に表示されると共にプリンタ１６０で印字出力され、要員の調達や調整の決定に利用される。また、スキル別（社員・スタッフ）の日別必要事務量、要員数（予測修正）が表示部に表示されると共にプリンタ１６０で印字出力され、要員の部門間の調整データとして利用される。更に、スキル別（社員・スタッフ）の日別必要事務量、要員数（実績）が表示部に表示されると共にプリンタ１６０で印字出力され、予測と実績の対比分析資料として利用される。なお、図１６における「業務標準」は、例えば図６に示す業務標準シートに対応している。
【００３４】
本発明システム１００の演算処理部１２０では下記（１）式及び（２）式に基づいて、パソコン＃１〜＃ｎからの入力に従って事務量及び要員数（人数）を計算する。なお、（１）式の「必要処理時間」は、業務標準シート（図６参照）に設定されている「時間」であり、（２）式の「基準時間」は、アロワンスデータ１４２（図１４、図１５参照）として設定されているスキル別の「基準時間」である。
【００３５】
事務量＝件数（処理変数）×必要処理時間　　…（１）
要員数（人数）＝事務量／基準時間　　　　　…（２）
一方、図６の業務標準シートのデータを管理端末１５０から本発明システム１００に入力すると、図１２及び図１３に示すような業務標準シートデータ１４１になる。即ち、業務標準シートに従って入力装置１５１よりデータを入力すると、一旦各マスタ１４３〜１４７に分類されて登録された後にデータが整理され、システム内で管理する図１２及び図１３に示すようなフォーマットの業務標準シートデータ１４１となる。本例はいずれも業務区分「未払い」の「期間経過分支払」に関するもので、細目の工程（０１〜２４）毎にプロセス区分、スキルの種別、日程、時間（秒）、実績入力、予測入力、単価算出件数、仕掛を記入するようになっており、更に処理変数▲１▼〜▲５▼の参照細目と係数を入力する。処理変数▲１▼〜▲５▼は加減算で演算を容易にするために項をまとめるものであり、「実績入力」、「予測入力」、「単価算出件数」及び「仕掛」はフラグを示している。なお、図１２と図１３とでは、事務項目２のみが相違している。
【００３６】
上述のような構成において、本発明の動作を図１７及び図１８のフローチャートを参照して説明する。
【００３７】
先ずパソコン＃１〜＃ｎの入力部より予測すべき年月日と対象業務名を入力し（ステップＳ１）、更に予測のための事務件数を入力する（ステップＳ２）。事務件数の入力は、例えば業務「未払・諸届」を示す図１９のメニュー画面において事務項目１の“期間経過分支払”をクリックし、これによって表示される図２０の画面において西暦と対象月を入力して“ファイル”の“開く”を指示することによって図２１の入力画面となる。この入力画面で対象となる年月（日）を入力すると共に、対象事務部門別の日別予測件数を入力する。なお、図２１の初期画面の件数は全て前年実績データを表示している。
【００３８】
その後、仕掛判定部１２２で当該業務に仕掛が有るか否かを判定し（ステップＳ３）、仕掛が有る場合には、図２２の画面に従って仕掛件数を入力する（ステップＳ４）。仕掛件数の入力後若しくは仕掛がない場合には、制御部１２１がデータ入力の確定か否かを判定し（ステップＳ５）、確定の場合には確定入力とする（ステップＳ６）。ステップＳ４における仕掛件数の入力データは仕掛件数テーブル１３４に登録され、ステップＳ６における確定入力データは予測件数テーブル１３１に登録され、確定されていないデータは予測実績件数テーブル１３２に登録される。
【００３９】
仕掛の処理を画面例で説明すると、先ず図２３の予測件数画面で、事務項目２の「郵送受付」の「仕掛」欄に表示されている“＊”をクリックすると図２４の画面となる。図２４の画面でカーソルで指示されている３日の「領収証点検　郵送処理件数」の数値“６２１”を、３日の処理件数に基づいて“８４２　”とすると図２５の画面となる。そして、図２５の画面で、確定を指示すると図２６の確定画面となる。
【００４０】
予測確定画面は図２７であり、左上部の“ファイル”の“確定”をクリックすることによって確認画面（図示せず）となり、ユーザーＩＤ、パスワードを入力することによって図２８の画面となり、確定したデータを再度開くと右上に“確定”が表示される。
【００４１】
これらデータ入力に対して、予測演算部１２３は下記（３）式及び（４）式に従って、スキル区分別に予測演算を行う（ステップＳ７）。基準時間及びアロワンスはデータベース１４０のアロワンスデータ１４２に格納されており、パソコン＃１〜＃ｎから事務件数を入力することによってメインコンピュータ１１０は事務量を予測することができる。
【００４２】
予測事務量＝入力事務件数×必要処理時間×アロワンス　　…（３）
予測要員数＝予測事務量／基準時間　　　　　　　　　　　…（４）
上記（３）式及び（４）式に基づく予測事務量及び予測要員数の演算をスキル別に行った予測結果を、パソコン＃１〜＃ｎから帳票出力指示を行った場合、図２９に示すような帳票として集計し、パソコン＃１〜＃ｎの表示部に表示すると共に、メインコンピュータ１１０を経てプリンタ１６０より印字出力する（ステップＳ８）。予測結果として、スキル区分別（短期パート、長期パート、社員・担当、役員・役席）の日別（２日〜３１日）に予測事務量と予測要員数が印字されている。このような予測表が、上記ステップＳ１で指定された業務毎に出力される。
【００４３】
上述のような予測結果の出力後、更に予測すべき年月日と対象業務名をパソコン＃１〜＃ｎから入力し（ステップＳ１０）、日時の経過に伴う予測事務件数の修正値を入力する（ステップＳ１１）。予測事務件数の修正値入力データは予測実績件数テーブル１３２に上書きされて登録され、年月日と対象業務名の入力は図２３に従ってパソコン＃１〜＃ｎで行われる。その後、当該業務に仕掛が有るか否かを仕掛判定部１２２で判定し（ステップＳ１２）、仕掛が有る場合には図２４及び図２５に従って仕掛件数修正値を入力する（ステップＳ１３）。この仕掛件数修正値の入力データは、仕掛件数テーブル１３４に上書きされて登録される。これらデータ入力に対して予測修正演算部１２４は前記（３）式及び（４）式に従って予測修正演算を行い（ステップＳ１４）、予測修正演算の結果を出力する（ステップＳ１５）。この場合の帳票も図２９と同様である。なお、仕掛件数修正後の予測件数入力画面は図２５となる。そして、上記動作を、実際の期日が到来するまで繰り返す（ステップＳ１６）。
【００４４】
上述のような予測修正を行い指定された当該年月日となると（ステップＳ１６）、事務件数の実績とスキル別の実績投入時間をパソコン＃１〜＃ｎから入力し（ステップＳ２０）、対象業務名又はプロセス名を選択する（ステップＳ２１〜２３）。実績件数入力のメニュー画面は図３０であり、このメニュー画面で例えば“期間経過分支払”をクリックすると図３１の日付入力画面となり、この日付入力画面で日付（年月日）を入力する。その後、図３２の件数入力画面で事務項目２に対する実績件数を順次入力する。
【００４５】
また、プロセス区分別の実績件数の入力は図３３のメニュー画面で“整備審査１”をクリックし、プロセス区分別の実績件数を入力する。更に業務区分別“未払・諸届”の投入時間を入力するが、先ず図３４のメニュー画面で例えば“未払・諸届”をクリックし、図３５の日付入力画面で日付（年月日）を入力し、その後に図３６の実績入力の初期画面でスキル別（短期パート、長期パート、社員担当、役員役席）の投入時間の内訳及び事務項目１（中分類）を入力する。
【００４６】
この場合、個人別投入時間は図３７に示すように、スキル別（短期パート、長期パート、社員担当、役員役席）の個人名で示している。この図３７及び図３８に示すようなスキル別要員表を作成する。スキル別要員表は要員管理システム用の合計時間をスキル別（短期パート、長期パート、社員担当、役員役席）の投入時間（所定、残業、応援受、応援出、正味）で示すと共に、期間経過、資金管理、振込不能、未払確定、再発行、報告、手数料の内訳で示している。その入力の結果、図３９に示すように各投入時間にシステムからの時間が反映される。この入力に対して、プロセス名演算部１２５又は業務名演算部１２６は標準事務量を下記（５）式に従って演算する（ステップＳ２４）。基準時間及びアロワンスは、データベース１４０のアロワンスデータ１４２に格納されている。
【００４７】
標準事務量＝実績件数×必要処理時間×アロワンス　　　…（５）
上記（５）式で求められた標準時間、予測の確定数及び使用された時間を示す投入時間表が、図４０に示すようにプリンタ１６０より出力される（ステップＳ２５）。スキル区分別（短期パート、長期パート、社員・担当、役員・役席）の日別（２日〜３１日）に予測確定値、標準件数、投入時間が印字出力されている。このような投入時間表が、上記ステップＳ２３で指定された業務毎に出力される。
【００４８】
更に、プロセス区分別の投入時間を図４１のメニュー画面で、プロセス区分の“整備審査１”をクリックすることによって入力する。そして、図４２に示す予測帳票をプリンタ１６０から出力すると共に、図４３に示す実績帳票を出力する。図４２において、“予測表・業務別”をクリックすると図４３に示すような予測結果が出力され、“事務項目別予測表”をクリックすると事務項目１の明細が出力され、“予測一覧表・業”をクリックすると業務区分別の明細が出力される。また、図４３において、“事務量実績表・業務別”をクリックすると図４０に示すような実績結果が出力され、“要員実績表・業”をクリックすると人数が出力され、“実績総括表・業”をクリックすると図４４に示すような事務項目１の明細が出力され、“実績一覧表・業”をクリックすると図４５に示すような業務区分別の明細が出力され、“事務件数分析表”をクリックすると件数の予測と実績の比較一覧が出力され、“業務標準明細表”をクリックすると最も細かい単位での明細が出力される。
【００４９】
図４４の事務量・要員総括表において、予測事務量は予測演算部１２３で前記（３）式に従って求め、標準事務量は前記（５）式に従って求め、投入事務量は図３６又図３９の投入時間入力画面で下記（６）式に従って求める。
【００５０】
投入事務量＝所定内＋所定外＋応援受−応援出　　　　　…（６）
また、予測差異事務量は“標準事務量−予測事務量”で求め、投入差異事務量は“投入事務量−標準事務量”で求める。
【００５１】
一方、予測要員数は予測演算部１２３で前記（４）式若しくは下記（７）式に従って求め、標準要員数は下記（８）式に従って求め、投入要員数は下記（９）式に従って求める。なお、（７）式は図４４にて使用される数式である。図４４では１ヶ月間の累計データが表わされてしまうため、分母に“データ保有日数”を持つことで１日当りの要員数を算出することができる。
【００５２】
予測要員数＝予測事務量÷（基準時間×データ保有日数）　…（７）
標準要員数＝標準事務量÷（基準時間×データ保有日数）　…（８）
投入要員数＝投入事務量÷（基準時間×データ保有日数）　…（９）
そして、予測差異要員数は“標準要員数−予測要員数”で求め、投入差異要員数は“投入要員数−標準要員数”で求める。また、人件費（千円）における予測人件費は人件費演算部１２５で下記（１０）式に従って求め、標準人件費は下記（１１）式に従って求め、投入人件費は下記（１２）式に従って求める。
【００５３】
予測人件費＝予測事務量×時間単価÷１０００　　…（１０）
標準人件費＝標準事務量×時間単価÷１０００　　…（１１）
投入人件費＝投入事務量×時間単価÷１０００　　…（１２）
更に、本発明では下記（１３）式に従って投入単価演算部１２６で投入単価を計算しており、これにより各事務作業別の経費率を明示することができ、今後の手数料設定やサービス内容の見直しに活用できると共に、投入単価自体の推移を参照することで、効率性の比較も可能となる。
【００５４】
投入単価＝投入事務量×時間単価÷実績件数　　　　　…（１３）
図４５の事務量・要員一覧表においても上述と同様に計算される。
【００５５】
以下に、本発明の応用例を説明する。
【００５６】
図４６は必要人員数の確定、調達を行うための月次作業を示しており、過去１年分の予測データを各業務部門毎に蓄積しておき（ステップＳ３０）、月次作業を行うときに蓄積されている予測データを入力し（ステップＳ３１）、前述した演算式で自動処理する（ステップＳ３２）。予測データの入力では予測件数入力で、前年実績件数を修正する。そして、各業務部門毎に出力の指示を行い（ステップＳ３３）、プリンタ１６０や表示装置１５２、パソコンの表示部に結果を出力し（ステップＳ３４）、その結果に基づいて企画部や総務部等とミーティングし（ステップＳ３５）、派遣スタッフ等の要請を人事部や総務部等に対して行う（ステップＳ３６）。
【００５７】
図４７は各業務毎の要員数の調整を行うための週次作業を示しており、データを各業務部門毎に入力し（ステップＳ４０）、データを自動処理する（ステップＳ４１）。この入力に際して、必要の都度修正予測件数を入力する。そして、各業務部門毎に出力を指示し（ステップＳ４２）、結果を出力し（ステップＳ４３）、その結果に基づいて企画部や総務部等と週次ミーティングし（ステップＳ４４）、各業務部門間で要員を移動させて部門間の要員の調整を行う（ステップＳ４５）。
【００５８】
また、図４８は実績と予測の比較、評価、分析を行うための日次作業を示しており、データ（実績件数、投入時間）を各業務部門毎に毎日入力し（ステップＳ５０）、データを自動処理する（ステップＳ５１）。そして、各部門毎に出力指示し（ステップＳ５２）、結果を出力し（ステップＳ５３）、その結果に基づいて企画部や総務部等とミーティングし、実績比較、評価、分析を行う（ステップＳ５４）。
【００５９】
【発明の効果】
本発明の要員管理システムによれば、証券代行業務全体若しくは各組織の業務量、要員について客観的な根拠を算出することができると共に、将来を見とおした業務量、要員の予測が可能である。また、ミスや不備による処理上の負担を顕在化し、対策検討に役立てることができ、投資判断の客観的なデータを提供することができる。
【００６０】
更に、業務量の変動をいつでも情報として把握できることから、その変動に応じた要員配置が随時可能となる。担当業務の移譲を検討する必要情報であり、例えば現在社員が担当している業務を、作業の細分化・マニュアル化等を講じることで、パートタイマーへ移譲していくことが可能、との判断をすることができる。また、スキル区分に対応した労働単価に時間を乗算することによって労働コストを求めることができ、労働コストの管理を行って経営上の指標とすることができる。
【００６１】
図４９は本発明の効果を示しており、点線が予測事務量であり、破線が演算された標準事務量である。これに対し、実線は実際の投入事務量であり、標準事務量に近似した数値となっている。また、本発明による計画作業時間と実績作業時間を６ヶ月で計測した結果、図５０に示すようなデータとなり、本発明による効果が顕著である。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の基本概念を示すブロック図である。
【図２】本発明のハードウェア構成例を示す図である。
【図３】本発明システムの構成例を示す機能ブロック図である。
【図４】演算処理部の詳細な構成例を示すブロック図である。
【図５】本発明による業務区分とプロセス区分の関係を示す図である。
【図６】業務標準シート（買取）の一例を示す部分図である。
【図７】業務区分マスタの一例を示す図である。
【図８】事務項目１マスタの一例を示す図である。
【図９】事務項目２マスタの一例を示す図である。
【図１０】プロセス区分マスタの一例を示す図である。
【図１１】スキル区分マスタの一例を示す図である。
【図１２】業務標準シートデータの一例（未払い）を示す図である。
【図１３】業務標準シートデータの一例（未払い）を示す図である。
【図１４】アロワンスデータ（業務別）の一例を示す図である。
【図１５】アロワンスデータ（プロセス別）の一例を示す図である。
【図１６】本発明システムの入力と出力の関係を示す図である。
【図１７】本発明の動作例を示すフローチャートの一部である。
【図１８】本発明の動作例を示すフローチャートの一部である。
【図１９】予測事務件数の入力を説明するための画面図である。
【図２０】予測事務件数の入力を説明するための画面図である。
【図２１】予測事務件数の入力を説明するための画面図である。
【図２２】仕掛の入力画面の一例を示す画面図である。
【図２３】仕掛件数修正前の予測件数入力画面図である。
【図２４】仕掛件数修正画面を開いた状況を示す画面図である。
【図２５】仕掛件数修正入力の画面図である。
【図２６】仕掛件数修正後の予測件数入力画面図である。
【図２７】予測確定画面の一例を示す図である。
【図２８】予測確定画面の一例を示す図である。
【図２９】予測結果の一例を示す図である。
【図３０】実績件数入力のメニュー画面例を示す画面図である。
【図３１】実績件数入力の日付入力画面例を示す画面図である。
【図３２】実績件数入力の件数入力画面例を示す画面図である。
【図３３】プロセス区分別の実績件数入力のメニュー画面例を示す画面図である。
【図３４】業務区分別の実績件数入力のメニュー画面例を示す画面図である。
【図３５】業務区分別の実績件数入力の日付入力画面例を示す画面図である。
【図３６】業務区分別の実績件数入力の初期画面例を示す画面図である。
【図３７】スキル別個人の投入時間の明細例を示す図である。
【図３８】スキル別要員表の一例を示す図である。
【図３９】業務区分別実績件数入力の入力データの一例を示す画面図である。
【図４０】標準時間、予測の確定数及び実績時間を示す投入時間表の一例を示す図である。
【図４１】プロセス区分別の投入時間入力のメニュー画面例を示す画面図である。
【図４２】予測帳票の一例を示す画面図である。
【図４３】実績帳票の一例を示す画面図である。
【図４４】事務量・要員総括表の一例を示す図である。
【図４５】事務量・要員一覧表の一例を示す図である。
【図４６】月次作業の動作例を示すフローチャートである。
【図４７】週次作業の動作例を示すフローチャートである。
【図４８】日次作業の動作例を示すフローチャートである。
【図４９】本発明の効果を示すタイムチャートである。
【図５０】本発明の効果を示すデータ図である。
【図５１】従来の証券代行業務の一例を説明するための模式図である。
【符号の説明】
１　　　　　　予測値
２　　　　　　実測値
３　　　　　　分析
４　　　　　　要員の調達と調整
５　　　　　　改善事項
１００　　　　本発明システム（コンピュータシステム）
１１０　　　　メインコンピュータ
１１１　　　　インタフェース
１２０　　　　演算処理部
１２１　　　　制御部
１２２　　　　仕掛判定部
１２３　　　　予測演算部
１３０　　　　ワーキングテーブル
１３１　　　　予測件数テーブル
１３２　　　　予測実績件数テーブル
１３３　　　　実績件数テーブル
１３４　　　　仕掛件数テーブル
１３５　　　　投入時間テーブル（全体）
１３６　　　　投入時間テーブル（明細）
１３７　　　　プロセス投入時間テーブル（全体）
１３８　　　　プロセス投入時間テーブル（明細）
１４０　　　　データベース
１４１　　　　業務標準シートデータ
１４２　　　　アロワンスデータ
１５０　　　　管理端末
１６０　　　　プリンタ
【図１】
2004127265.tif 000003
【図２】
2004127265.tif 000004
【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
2004127265.tif 000009
【図８】
2004127265.tif 000010
【図９】
2004127265.tif 000011
【図１０】
2004127265.tif 000012
【図１１】
2004127265.tif 000013
【図１２】
2004127265.tif 000014
【図１３】
2004127265.tif 000015
【図１４】
2004127265.tif 000016
【図１５】
2004127265.tif 000017
【図１６】
2004127265.tif 000018
【図１７】
2004127265.tif 000019
【図１８】
2004127265.tif 000020
【図１９】
2004127265.tif 000021
【図２０】
2004127265.tif 000022
【図２１】
2004127265.tif 000023
【図２２】
2004127265.tif 000024
【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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【図２６】
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【図２７】
2004127265.tif 000029
【図２８】
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【図２９】
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【図３０】
2004127265.tif 000032
【図３１】
2004127265.tif 000033
【図３２】
2004127265.tif 000034
【図３３】
2004127265.tif 000035
【図３４】
2004127265.tif 000036
【図３５】
2004127265.tif 000037
【図３６】
2004127265.tif 000038
【図３７】
2004127265.tif 000039
【図３８】
2004127265.tif 000040
【図３９】
2004127265.tif 000041
【図４０】
2004127265.tif 000042
【図４１】
2004127265.tif 000043
【図４２】
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【図４３】
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【図４４】
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【図４５】
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【図４６】
2004127265.tif 000048
【図４７】
2004127265.tif 000049
【図４８】
2004127265.tif 000050
【図４９】
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【図５０】
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【図５１】
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