(57)【要約】【課題】スタンドアロン型の第２種電子ファイリング装置をＬＡＮによって接続された複数のコンピュータから共通に利用する。【解決手段】ドキュメント５に登録符号６を割り当てると共に、その表題７及び少なくとも１個のキーワード８を抽出して、これら登録符号、表題及びキーワードを有するグループを１個のレコードとし、各レコードを第１種電子ファイルに変換して検索ファイルを作成してサーバーに蓄積し、一方、ドキュメントをスキャニングによって第２種電子ファイルに変換し、各第２種電子ファイルを第２種電子ファイリング装置のメモリー内に蓄積し、ＬＡＮによって接続されたコンピュータの夫々から、検索機能を利用して求めるドキュメントの検索ファイルを読み出し、これに記録された登録符号６を元に、第２種電子ファイリング装置において求める第２種電子ファイルを捜し出す。【選択図】　図３
2004110656.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ドキュメント毎に、そのドキュメントを他のドキュメントと区別するための登録符号を割り当てると共に、ドキュメントの表題及び少なくとも１個のキーワードを抽出して、これら登録符号、表題及びキーワードを有するグループを１個のレコードとし、各レコードを一定の書式で第１種電子ファイルに変換して検索ファイルを作成し、この検索ファイルをＬＡＮによって相互に接続されたコンピュータ群のサーバーのメモリに蓄積し、一方、ドキュメントをスキャニングによって第２種電子ファイルに変換し、各第２種電子ファイルを、第２種電子ファイルのファイリング装置、或いは第２種電子ファイル管理ソフトをインストールしたコンピュータのメモリ内に作成され、ドキュメントの登録符号の夫々に対応するディレクトリに蓄積し、ＬＡＮによって相互に接続されたコンピュータの夫々から、第１種電子ファイル管理ソフトの検索機能を用いて、必要なキーワードを元に対応する検索ファイルを読みだし、コンピュータのモニターに少なくとも検索ファイルに記録されたドキュメントの登録符号及び表題を表示し、表示された表題により求めるドキュメントの登録符号を割り出し、その登録符号を元に、第２種電子ファイルのファイリング装置、或いは第２種電子ファイル管理ソフトをインストールしたコンピュータが設置されている場所に赴いて、求めるドキュメントを記録した第２種電子ファイルを捜し出すことを特徴とする電子ファイリング方法。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、電子ファイリング方法に係り、特に、ドキュメントの蓄積形式の異なる２種類の電子ファイルを合理的に管理できる電子ファイリング方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
通常、所謂電子ファイルと称されるものは２種に大別される。その一つは例えばワープロ（ワードプロセッサー）の出力ファイルのようなコード化された電子ファイルで、以下これを第１種電子ファイルと称することにする。
【０００３】
他の一つは、書類、図面、写真等（以下ドキュメントという）をスキャナーで取り込んで点の集りとしての画像として蓄積するもので、以下これを第２種電子ファイルと称することにする。
【０００４】
上記第１種電子ファイルは、近年、所謂ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ　Ａｒｅａ　Ｎｅｔｗｏｒｋ：以下ＬＡＮという）と称されるオフィス、学校等の限られたエリア内にある複数のコンピュータを相互接続したものにおいて、その作成、送受信、及び蓄積などを有機的に行うアプリケーション（例えばロータスノーツ：登録商標：以下第１種電子ファイル管理ソフトという）によって総合的に管理することが容易であり、多用されて資源としての書類用の紙の節約に役立っている。
【０００５】
この第１種電子ファイルは、コード化された文章から成り立っているので、ワープロの機能の一つであるキーワードによる全文検索が可能であるからキーワードの切出しが不要であり、かつデータとしての容量が小さいので、ファイルの送受信及び検索が容易である、という利点がある。
【０００６】
一方、第２種電子ファイルは、あらゆる情報をスキャナーで取り込んで画像として記録するので、ワープロで１字１字入力する必要が無く、情報の採取が高速であり、かつドキュメントの種類を問わずに採取が可能であるから記録手段として万能である。
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、例えば文字からなるドキュメントでも画像として記録するので、第１種電子ファイルのようなキーワードによる全文検索が不可能であり、通常、スキャナーによって取り込まれた画像に別個キーワードを付し、これを元に目的の画像を捜し出す機能を必要とする。
【０００８】
その為、現在のところ第２種電子ファイルの蓄積及び検索を行う装置は、例えばヒットファイルやトスファイル（両方とも登録商標）等システムとして如何しても画像の蓄積を必要とする目的に販売、使用されているが、非常に高価である。
【０００９】
その為、第２種電子ファイルのファイリング装置の普及は遅れており、かつ、そのファイリング装置は所謂スタンドアロン型であって、ＬＡＮのように複数のコンピュータを一つのデータベースに接続することができない、という不都合がある。
【００１０】
ちなみに、スキャニングによる画像の取り込み、表示、蓄積、ドキュメントとしての画像へのキーワードの割り当て、或いはキーワードによる目的の画像の検索等を行うアプリケーションソフト（以下第２種電子ファイル管理ソフト）も種々提案されているが、安価なものは実用にならず、実用に耐え得るものは高価であって、これをＬＡＮによって接続された複数のコンピュータにインストールする場合、通常、その第２種電子ファイル管理ソフトの値段にコンピュータの台数を掛けた初期コストを必要とする。
【００１１】
一方、従来第２種電子ファイルを扱うファイリング装置が無くても事務が滞らなかったことからも分かる通り、第２種電子ファイルのファイリング装置、或いは第２種電子ファイル管理ソフトは、あれば非常に便利であるが、一般の事務においてはワープロやコピーなど他の事務機と比較して使用頻度が格段に低く、一般に、ＬＡＮによって接続された複数のパソコンの１台１台に第２種電子ファイル管理機能を割り当てる必要はない。
【００１２】
そこで、この発明は、１台或いは少ない台数のスタンドアロン型の第２種電子ファイリング装置、又は、第２種電子ファイル管理ソフトをインストールしたコンピュータを、ＬＡＮを利用して複数のコンピュータによって共通に利用できるようにし、上記した不都合を解消できる電子ファイリング方法を提案することを目的としている。
【００１３】
【課題を解決するための手段】
上記の目的を達成するため、この発明は、ドキュメント毎に、そのドキュメントを他のドキュメントと区別するための登録符号を割り当てると共に、ドキュメントの表題及び少なくとも１個のキーワードを抽出して、これら登録符号、表題及びキーワードを有するグループを１個のレコードとし、各レコードを一定の書式で第１種電子ファイルに変換して検索ファイルを作成し、この検索ファイルをＬＡＮによって相互に接続されたコンピュータ群のサーバーのメモリに蓄積し、一方、ドキュメントをスキャニングによって第２種電子ファイルに変換し、各第２種電子ファイルを、第２種電子ファイルのファイリング装置、或いは第２種電子ファイル管理ソフトをインストールしたコンピュータのメモリ内に作成され、ドキュメントの登録符号の夫々に対応するディレクトリに蓄積し、ＬＡＮによって相互に接続されたコンピュータの夫々から、第１種電子ファイル管理ソフトの検索機能を用いて、必要なキーワードを元に対応する検索ファイルを読みだし、コンピュータのモニターに少なくとも検索ファイルに記録されたドキュメントの登録符号及び表題を表示し、表示された表題により求めるドキュメントの登録符号を割り出し、その登録符号を元に、第２種電子ファイルのファイリング装置、或いは第２種電子ファイル管理ソフトをインストールしたコンピュータが設置されている場所に赴いて、求めるドキュメントを記録した第２種電子ファイルを捜し出すことを特徴とする。
【００１４】
【実施例】
以下、この発明の一実施例を図面を参照して説明する。
図１は所謂クライアントサーバー型のＬＡＮの構成を示し、図１において符号１はＬＡＮによって相互に接続されたコンピュータを、符号２はサーバーを、同３は共有プリンタを、同４はデータベースを夫々示し、このデータベース４の本質はメモリ装置であって、通常はサーバーに内蔵されていることは周知である。
【００１５】
なお、図１の各コンピュータ１は、第１種電子ファイル管理ソフトの検索機能を用いて、データベース４内の第１種電子ファイルを全文検索により任意に取り出すことが出来るようになっており、このようなＬＡＮの構成は周知であるから、更に詳細な説明は省略する。
【００１６】
本発明方法においては、図２及び図３に示すように、ドキュメント５毎に、そのドキュメントを他のドキュメントと区別するための登録符号６を割り当てると共に、ドキュメントの表題７及び少なくとも１個のキーワード８を抽出して、これら登録符号６、表題７及びキーワード８を有する情報グループを１個のレコード９とする。
【００１７】
図示の実施例において、図３の一番上に記載されたドキュメントについて更に詳細に説明すれば、登録符号００００００９１のドキュメントの表題は「酸性紙の劣化防止進まず、決め手を欠く書物の保存」であり、キーワードは、マイクロフィルム、ＣＤ−ＲＯＭ、書物、保存、劣化、であり、各キーワード間及び登録符号と表題の間には＊（アスタリスク）を置き、表題とキーワード群の間は＠（アトマーク）で区切るものとする。
【００１８】
そして、登録符号００００００９１の一のレコード９と、その次の登録符号００００００９２の他のレコードと９の区切りは↓（リターン記号）となっているが、このリターン記号は図３には表わされていない。
【００１９】
なお、図３に示すレコードの記録方法は、本出願人の他の発明による第２種電子ファイル管理ソフトにおける登録符号、表題及びキーワードの入力方法を本出願における入力方法として例示したものである。
【００２０】
そして、上記本出願人が開発した第２種電子ファイル管理ソフトにおいては、５０レコード（ドキュメント５０件分）毎に１つの入力用ファイル（以下単に入力ファイルという）として、登録符号、表題及びキーワードの入力を５０件毎にバッチ処理をする。
【００２１】
つまり、本出願人の第２種電子ファイル管理ソフトは、その検索機能を有するアプリケーション部分に入力ファイル毎にこれらをデータとして送り込み、ドキュメント検索時、これらのデータにより求めるドキュメントを捜し出すように構成されている。
【００２２】
本出願による電子ファイリング方法においては、本出願人の第２種電子ファイル管理ソフトへのインプットに用いたと同じ入力ファイルをその侭利用することができ、この入力ファイルに記録された各レコードを一定の書式で第１種電子ファイルに変換して検索ファイルを作成する。
【００２３】
各レコード９の一定の書式での第１種電子ファイルへの変換は、簡単な変換ソフトを用いて自動的に行うことができる。
【００２４】
なお、上記一定の書式とは、従来実用されている第１種電子ファイル管理ソフトにおける例えばモニターでの表示態様を言い、モニターに表示された画面のどの部分に文書番号が、どの部分に表題が表示されるかということで、第１種電子ファイル管理ソフト毎に異なるものであるが、キーワード群は本文部分に所定の記号で仕切って記録するものとする。
【００２５】
通常、第１種電子ファイル管理ソフトにおいては、一の文書を他の文書と区別するため各文書（第１種電子ファイル）に文書番号が付されているが、この文書番号を使用者が自由に設定できるときには、ドキュメントの登録符号を文書番号として入力する。
【００２６】
或いは、文書番号が文書作成順に自動的に割り当てられ、文書番号としてドキュメントの登録符号を割り当てることができない第１種電子ファイル管理ソフトにおいては、本文部分にキーワード群と共に登録符号も記録しておく。
【００２７】
このようにすれば、第１種電子ファイル管理ソフトの検索機能を用いて指定したキーワードしに応じて、当該キーワード（群）を含む第１種電子ファイルの目次（少なくとも文書番号と表題を文書番号順に表示したもの）がコンピュータのモニターに表示される。
【００２８】
なお、本出願人の第２種電子ファイル管理ソフトの入力ファイルを利用すれば、これに記録された複数のレコード群を纏めて第１種電子ファイルに変換して検索ファイル群を作成することができ、これらを第１種電子ファイル管理ソフトに定められている所定の入力形式により、ＬＡＮによって相互に接続されたコンピュータ群のサーバーのメモリに蓄積する。
【００２９】
この場合、サーバーのメモリー内に専用のデータベースの領域を設定し、ここに検索ファイル群を蓄積するとよい。
【００３０】
なお、本発明を実施するにあたっては、上記のように例えば５０件分のレコードを纏めた入力ファイルを作成する必要は無く、ドキュメント毎に、第１種電子ファイルの書式に従って、直接検索ファイルを作成してもよい。
【００３１】
一方、図２に示すように、各ドキュメントをスキャナーによって第２種電子ファイルに変換し、各第２種電子ファイルを、第２種電子ファイルのファイリング装置、或いは第２種電子ファイル管理ソフトをインストールしたコンピュータ１０のメモリ内に作成され、ドキュメントの登録符号の夫々に対応するディレクトリに蓄積する。
【００３２】
ここに、コンピュータ１０のメモリとは、内蔵されたハードディスク、又は付属の読みだし装置付のＭＯ（光磁気ディスク）、同ＣＤ（コンパクトディスク）或いは同ＤＶＤ（デジタル多用途ディスク）などの記憶装置をいうものとする。
【００３３】
そして、各メモリのルートディレクトリに第２種電子ファイル専用のディレクトリ、例えば＜ＤＯＣＩＧ＞を作り、このディレクトリ＜ＤＯＣＩＧ＞内に各第２種電子ファイルに割り当てられた登録符号、例えば（００００００９１：図３参照）に対応するディレクトリ＜００００００９１＞を作成し、このディレクトリ内に登録符号００００００９１の第２種電子ファイルを蓄積する。
【００３４】
ちなみに、前記本出願人が開発した第２種電子ファイル管理ソフトにおいては、整数ＭとＮ（Ｍ＜Ｎ）を指定すれば、ディレクトリ＜ＤＯＣＩＧ＞内に登録符号に対応するディレクトリ＜Ｍ＞〜＜Ｎ＞を自動的に作成することができる。
【００３５】
そして、第２種電子ファイル管理ソフトにおいては、通常、画像読みだしモードにおいてディレクトリ＜Ｄ＞を指定すれば、登録符号Ｄに対応するドキュメントの画像をモニターに呼出すことができ、必要があれば印刷することもできる。
【００３６】
なお、図２は本出願人が開発した第２種電子ファイル管理システムの構成を示し、同図において符号１００は例えばワープロであり、このワープロ１００により各ドキュメント５の登録符号６、表題７及びキーワード８、８を図３に示すように記録し、そのコード化されたレコード９、９をテキストデータとしてコンピュータ１０に供給する。
【００３７】
或いは、ワープロ１００によって図３に示すように記録されたレコード群をプリントアウトしてレコード表１２を作成し、これをスキャナー１１及びＯＣＲソフトによってコード化し、その結果をテキストデータとしてコンピュータ１０に供給するが、これらの構成は本発明と関係が無いので、更に詳細な説明は省略する。
【００３８】
上記のように構成されたこの発明による電子ファイリング方法においては、必要なドキュメントを検索するとき、その登録符号が予め分かっているときには、直接第２種電子ファイリング装置が設置されている場所に赴いて、その登録符号に対応するディレクトリを指定することにより求めるドキュメントを読み出すことができる。
【００３９】
一方、求めるドキュメントの登録番号が分からないとき、或いは複数あるとき、又は求めるドキュメントが第２種電子ファイリング装置内に有るか無いか分からないとき、ＬＡＮによって接続されたコンピュータ１においてその検索機能を使用して求める検索ファイルの有無を調べる。
【００４０】
例えばＯＣＲ（パターン認識）用のソフトウエアに関する資料を捜すとき、ＬＡＮによって接続されたコンピュータを用いて、その第１種電子ファイル管理ソフトの検索モードにおいてキーワードＯＣＲとソフト或いはソフトウエアを入力する。
【００４１】
すると、求めるドキュメントに対応する検索ファイルにはキーワードＯＣＲとソフト或いはソフトウエアが記録されているから、全文検索によりキーワードＯＣＲとキーワードソフト、或いはソフトウエアが記録されている検索ファイルがモニター上に表示される。
【００４２】
ちなみに、通常キーワードによる情報検索においては、入力されたキーワードと記録されているキーワードの先頭一致によってキーワードの異同を検定するから、ソフトとソフトウエアをオアによって入力する必要はなく、ソフトを入力するのみでよい。
【００４３】
上記の操作により検索ファイルが出力されない場合には、求めるドキュメントが第２種電子ファイリング装置に記録されていないのだから、他をあたってみる。
【００４４】
上記の操作により、通常は複数の検索ファイルが読み出されるが、第１種電子ファイル管理ソフトにおいて検索ファイルの文書番号としてドキュメントの登録符号を入力することができる場合には、モニター上に登録符号と表題との組が目次のように例えば上下方向に列記されるから、その表題により求めるドキュメントを選定し、或いは仮に選定する。
【００４５】
そして、登録符号を手によりメモし、或いはモニターの画面をプリントアウトした後、これらの登録符号の表を持って第２種電子ファイリング装置が設置されている場所に赴き、第２種電子ファイリング装置の登録符号入力モードにおいて登録符号を順に入力し、読み出されたドキュメントの画像を見ながら求めるドキュメントを選定してこれを読み、或いは必要があればプリンターで内容を打出す。
【００４６】
上記第１種電子ファイル管理ソフトにおいて、複数の検索ファイルを読み出したとき目次に相当するものがモニター上に表示されないで、直接検索ファイルが読み出される場合には、その検索ファイルには登録符号と表題とが記録されているはずであるから、上記目次が表示される場合と同様に求めるドキュメントを選定し、或いは仮に選定する。
【００４７】
そしてこれを繰り返し、検索ファイル毎に求めるドキュメントの登録符号をメモし、或いは画面印刷をして、上記したと同様に第２種電子ファイリング装置が設置されている場所に赴いて求めるドキュメントを記録した第２種電子ファイルを捜し出す。
【００４８】
【発明の効果】
以上の説明から明らかなように、この発明は、既に使用している第１種電子ファイル管理ソフトを利用して第２種電子ファイルの検索を可能にするから、一般には使用頻度が少ない第２種電子ファイリング装置をスタンドアロン型として初期コストを低くしても、あたかもＬＡＮで接続したクライアントサーバー型の第２種ファイリング装置とほぼ同様に使用することができる。
【００４９】
同様の理由により、特に高価な第２種電子ファイリング装置を購入しなくても、スキャナーの管理ソフト及び第２種電子ファイルの読みだしソフトを組合わせることにより、第２種電子ファイリング装置とほぼ同じ機能を有するシステムを構成することができる、等種々の効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【図１】クライアントサーバー型のＬＡＮの構成の一例を示すブロック図。
【図２】第２種電子ファイリング装置の構成の一例を示すブロック図。
【図３】レコードの記載の一例を示す表の抄本。
【符号の説明】
１　コンピュータ
２　サーバー
３　共有プリンタ
４　データベース
５　ドキュメント
６　登録符号
７　表題
８　キーワード
９　レコード
１１　スキャナー
【図１】
2004110656.tif 000003
【図２】
2004110656.tif 000004
【図３】
2004110656.tif 000005