(57)【要約】【課題】電子伝票を起票する場合にも、電子伝票を決済する場合にも使い勝手に優れ、かつ、作業能率を向上させることができる電子伝票決済システムを提供する。【解決手段】電子データ化される伝票を決済する電子伝票決済システムが提供される。このシステムでは、伝票上の必要項目へのデータ記入により起票される。この伝票は雛型として保存可能であるし、その起票時の形態で参照可能に保存される。また、伝票への記入データが保存され、この保存されている記入データを指示情報に基づいて呼び出して当該伝票に対する決済が電子的に実行される。【選択図】　図１２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子データ化される伝票を決済する電子伝票決済システムにおいて、
前記伝票上の必要項目へのデータ記入に応じて起票する起票手段と、この起票手段により起こされた伝票を雛型として保存可能な雛型保存手段と、前記起票手段により起こされた伝票をその起票時の形態で参照可能に保存する起票時伝票保存手段と、前記起票手段により起こされた伝票への記入データを保存するデータ保存手段と、このデータ保存手段に保存されている前記記入データを指示情報に基づいて呼び出して当該伝票に対する決済を電子的に実行可能にする決済手段とを備えたことを特徴とする電子伝票決済システム。
【請求項２】
請求項１に記載の電子伝票決済システムにおいて、
前記起票手段により起こされる伝票は、当該伝票のフォーマットを予め電子的に保存している伝票フォーマット保存手段から読み出したフォーマットの伝票か、又は、前記雛型保存手段に保存されている雛型としての伝票であることを特徴とする電子伝票決済システム。
【請求項３】
請求項２に記載の電子伝票決済システムにおいて、
前記伝票フォーマット保存手段は、ユーザが所望のフォーマットで伝票を設計する度に、その設計した伝票のフォーマットを保存する手段であることを特徴とする電子伝票決済システム。
【請求項４】
請求項１〜３の何れか一項に記載の電子伝票決済システムにおいて、
前記起票時伝票保存手段に保存されている伝票をその起票時の形態で参照可能な起票時伝票参照手段を更に備えたことを特徴とする電子伝票決済システム。
【請求項５】
請求項１〜４の何れか一項に記載の電子伝票決済システムにおいて、
前記起票手段により起こされる伝票に添付書類が在るときには、当該添付書類を電子データ化して保存可能な添付書類保存手段を更に備え、
前記決済手段は、前記添付種類保存手段に保存されている添付資料を参照可能な資料参照手段と、過去の伝票を参照可能な過去伝票参照手段とのうち、少なくとも一つの手段を有することを特徴とする電子伝票決済システム。
【請求項６】
電子データ化される伝票を決済する電子伝票決済システムに搭載されるサーバ装置において、
前記伝票のフォーマットを電子的に保存する伝票フォーマット保存手段と、前記伝票上の必要項目へのデータ記入により起こされた伝票を雛型として保存する雛型保存手段と、前記伝票をその起票時の形態で参照可能に保存する起票時伝票保存手段と、前記伝票への記入データを保存するデータ保存手段とを備えたことを特徴とするサーバ装置。
【請求項７】
電子データ化される伝票を決済する電子伝票決済システムに搭載される端末装置において、
前記伝票上の必要項目へのデータ記入により起票する起票手段と、この起票手段により起こされた伝票を雛型として保存するように指令する雛型保存指令手段と、前記起票手段により起こされた伝票をその起票時の形態で参照可能に保存するように指令する起票時伝票保存指令手段と、この起票時伝票保存指令手段の指令により保存されている伝票を読み出して参照可能な参照手段と、前記起票手段により起こされた伝票への記入データを保存するように指令するデータ保存指令手段とを備えたことを特徴とする端末装置。
【請求項８】
請求項７に記載の端末装置において、
前記起票手段により起こされる伝票は、当該伝票のフォーマットを予め電子的に保存している保存手段から読み出したフォーマットの伝票か、又は、前記雛型保存指令手段の指令により保存されている雛型としての伝票であることを特徴とする端末装置。
【請求項９】
請求項７又は８に記載の端末装置において、
前記データ保存手段に保存されている前記記入データを指示情報に基づいて呼び出して当該伝票に対する決済を電子的に実行可能にする決済手段を更に備えたことを特徴とする端末装置。
【請求項１０】
請求項９に記載の端末装置において、
前記起票手段により起こされる伝票に添付書類が在るときには、当該添付書類を電子データ化して保存するように指令する添付書類保存指令手段を更に備えたことを特徴とする端末装置。
【請求項１１】
請求項１０に記載の端末装置において、
前記決済手段は、前記添付書類保存指令手段の指令により保存されている、決済対象の伝票にその起票時に添付した添付資料を参照するための処理を行う資料参照処理手段と、過去に起こされた伝票を参照するための処理を行う過去伝票参照処理手段とのうち、少なくとも一つの手段を有することを特徴とする端末装置。
【請求項１２】
電子データ化される伝票を決済する電子伝票決済システムに搭載されるコンピュータにインストールされるプログラムであって、
前記コンピュータを、前記伝票上の必要項目へのデータ記入により起票する起票手段と、この起票手段により起こされた伝票を雛型として保存可能な雛型保存手段と、前記起票手段により起こされた伝票をその起票時の形態で参照可能に保存する起票時伝票保存手段と、前記起票手段により起こされた伝票への記入データを保存するデータ保存手段と、このデータ保存手段に保存されている前記記入データを指示情報に基づいて呼び出して当該伝票に対する決済を電子的に実行可能にする決済手段として機能させるプログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子データ化された伝票（電子伝票）を決済する電子伝票決済システムに係り、とくに、この電子伝票決済システムを利用してユーザが起票及び決済をするときの作業の容易化、能率向上などに関する。
【０００２】
【従来の技術】
企業等にあっては、社内で発生する各種の伝票をいかに能率良くかつスピーディに決済するかについて大きな関心を持っている。この一環として、昨今、省資源化からの要請とも相俟って、ペーパーレス化が可能な決済システムが採用され始めている。
【０００３】
この決済を行うシステムの一例としては、社内のイントラネットを介して通信可能に結んだ複数の端末の間で、庶務、に総務など関係する伝票を決済する仕組みがある。この場合、社員が自分の端末を用いて電子的に起票すると、この電子伝票に記入された各項目のデータ（記入データ）がイントラネット・サーバに保管される。管理者は、適宜な時期に自分の端末からサーバにアクセスして未決済の電子伝票の記入データを所定のフォーマットで読み出し、その伝票を承認するか否かについての入力処理を行う。これにより、サーバに保管されている伝票には決済情報が付され、電子決済が行われる。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上述した決済システムにあっては、その使い勝手や作業能率の面で物足りないという指摘がなされていた。
【０００５】
例えば、社員が新たに伝票を起こすときには、伝票の所定のフォーマットを予め自分の端末にダウンロードしておくか又はサーバに保管されている伝票の所定のフォーマットを自分の端末に呼び出して、その画面から必要事項を記入するようになっている。常に所定のフォーマットの電子伝票を呼び出して必要事項を記入するので、使い勝手が良くない。
【０００６】
また、定期的に出張する社員がその出張に要した経費を請求するような事態を想定すると、この社員は、出張目的や使用する交通機関は毎回同じで、日付が異なる程度の殆ど同じ内容の情報を毎回、記入しなければならない。これにより、起票に伴う作業能率が低く、時間や労力を軽減したいとする要望があった。
【０００７】
さらに、上述のように記入されてサーバに保存されている電子伝票を決済するときに、かかる伝票内容を承認するか非承認にするかの判断が必要になるが、この判断を助ける資料、例えば過去の同種の伝票や領収書などの添付資料は、別の手段を介して参照しなければならない。すなわち、オンラインで決済処理をする管理者にとっても、必ずしも使い易いものではなく、また作業能率も良くなかった。
【０００８】
本発明は、このような従来の決済システムに関わる問題を改善するためになされたもので、従業員などが電子伝票を起票する場合にも、また管理者が電子伝票を決済する場合にも使い勝手に優れ、かつ、作業能率を向上させることができる電子伝票決済システムを提供することを、その目的とする。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するため、本発明の１つの態様によれば、電子データ化される伝票を決済する電子伝票決済システムにおいて、前記伝票上の必要項目へのデータ記入に応じて起票する起票手段と、この起票手段により起こされた伝票を雛型として保存可能な雛型保存手段と、前記起票手段により起こされた伝票をその起票時の形態で参照可能に保存する起票時伝票保存手段と、前記起票手段により起こされた伝票への記入データを保存するデータ保存手段と、このデータ保存手段に保存されている前記記入データを指示情報に基づいて呼び出して当該伝票に対する決済を電子的に実行可能にする決済手段とを備えたことを特徴とする。
【００１０】
このように、一度起票した電子伝票を雛型（必要な項目にはデータが記入されている）として保存可能であるので、次回の似た内容の伝票を起こすときに、かかる雛型を用いることで、既に記入されている項目のデータをそのまま利用可能であり、日付などの異なる項目のみについて訂正入力を行えばよい。これにより、起票時の作業能率が大幅に向上する。一方、起票に関わる電子伝票の記入データは保存され、例えばオンラインに拠る電子的な決済に処される。
【００１１】
また、上述した構成において、好適には、前記起票手段により起こされる伝票は、当該伝票のフォーマットを予め電子的に保存している伝票フォーマット保存手段から読み出したフォーマットの伝票か、又は、前記雛型保存手段に保存されている雛型としての伝票であることである。このように、起票時に使用する伝票のフォーマットを、白紙のフォーマット（データは記入されていない）又は雛型（データは記入されている。必要項目のに訂正入力を行う）を選択することができる。
【００１２】
さらに、好適には、前記伝票フォーマット保存手段は、ユーザが所望のフォーマットで伝票を設計する度に、その設計した伝票のフォーマットを保存する手段である。このように、ユーザは所望のフォーマットを保存できるので、そのフォーマットを用いて能率良く起票できるとともに、業務の中で生じる多種多様な内容の伝票の起票及び決済にも容易に対処できる。
【００１３】
また、前記起票時伝票保存手段に保存されている伝票をその起票時の形態で参照可能な起票時伝票参照手段を更に備えるようにしてもよい。これにより、起票時の形態（姿）のままの伝票（ハードコピー）を参照でき、決済の判断に役立てることができる。
【００１４】
また別の好適な構成として、前記起票手段により起こされる伝票に添付書類が在るときには、当該添付書類を電子データ化して保存可能な添付書類保存手段を更に備え、前記決済手段は、前記添付種類保存手段に保存されている添付資料を参照可能な資料参照手段と、過去の伝票を参照可能な過去伝票参照手段とのうち、少なくとも一つの手段を有することもできる。このように、電子伝票に領収書などの添付書類を添付でき、かつ、それを必要時に参照できるとともに、過去の伝票（例えば決済案件に関わる同種の過去の伝票）を参照できる。これにより、決済時に必要な承認・非承認の判断の的確化及び迅速化を図ることができる。結局、決済を行う管理者の作業能率が向上し、使い勝手も良くなる。
【００１５】
本発明に係る別の態様によれば、電子データ化される伝票を決済する電子伝票決済システムに搭載されるサーバ装置において、前記伝票のフォーマットを電子的に保存する伝票フォーマット保存手段と、前記伝票上の必要項目へのデータ記入により起こされた伝票を雛型として保存する雛型保存手段と、前記伝票をその起票時の形態で参照可能に保存する起票時伝票保存手段と、前記伝票への記入データを保存するデータ保存手段とを備えたことを特徴とする。
【００１６】
また、本発明に係る更に別の態様によれば、電子データ化される伝票を決済する電子伝票決済システムに搭載される端末装置において、前記伝票上の必要項目へのデータ記入により起票する起票手段と、この起票手段により起こされた伝票を雛型として保存するように指令する雛型保存指令手段と、前記起票手段により起こされた伝票をその起票時の形態で参照可能に保存するように指令する起票時伝票保存指令手段と、この起票時伝票保存指令手段の指令により保存されている伝票を読み出して参照可能な参照手段と、前記起票手段により起こされた伝票への記入データを保存するように指令するデータ保存指令手段とを備えたことを特徴とする。
【００１７】
例えば、好適には、前記起票手段により起こされる伝票は、当該伝票のフォーマットを予め電子的に保存している保存手段から読み出したフォーマットの伝票か、又は、前記雛型保存指令手段の指令により保存されている雛型としての伝票である。さらに、好適には、前記データ保存手段に保存されている前記記入データを指示情報に基づいて呼び出して当該伝票に対する決済を電子的に実行可能にする決済手段を更に備える。さらに、前記起票手段により起こされる伝票に添付書類が在るときには、当該添付書類を電子データ化して保存するように指令する添付書類保存指令手段を更に備えることも好適である。
【００１８】
さらに、好適には、前記決済手段は、前記添付書類保存指令手段の指令により保存されている、決済対象の伝票にその起票時に添付した添付資料を参照するための処理を行う資料参照処理手段と、過去に起こされた伝票を参照するための処理を行う過去伝票参照処理手段とのうち、少なくとも一つの手段を有する。
【００１９】
さらに、本発明に係る別の態様として、電子データ化される伝票を決済する電子伝票決済システムに搭載されるコンピュータにインストールされるプログラムであって、前記コンピュータを、前記伝票上の必要項目へのデータ記入により起票する起票手段と、この起票手段により起こされた伝票を雛型として保存可能な雛型保存手段と、前記起票手段により起こされた伝票をその起票時の形態で参照可能に保存する起票時伝票保存手段と、前記起票手段により起こされた伝票への記入データを保存するデータ保存手段と、このデータ保存手段に保存されている前記記入データを指示情報に基づいて呼び出して当該伝票に対する決済を電子的に実行可能にする決済手段として機能させるプログラムが提供される。
【００２０】
【発明の実施の形態】
以下、本発明に係る１つの実施の形態を図１〜１２に基づき説明する。
【００２１】
図１に、この実施形態に係る電子伝票決済システム１０の概要構成を機能的なブロックとして示す。
【００２２】
この電子伝票決済システム１０は、一例として、同一構内に敷設されたイントラネット（Ｉｎｔｒａｎｅｔ）１１と、このイントラネット１１に接続されたイントラネット・サーバ（以下、サーバ装置と呼ぶ）１２及び端末装置１４〜１６とを備え、サーバ・アンド・クライアントシステムを成している。サーバ装置１２にはデータベース１３が備えられている。
【００２３】
この電子伝票決済システム１０は、企業などの組織体において発生する総務、庶務、経理などの業務に関わる伝票を電子データとして起こし（起票）、この伝票の電子データを保管し、管理者からオンラインで決済を受けるシステムである。このため、電子データとして起こされる（記入される）伝票を電子伝票とも呼ぶ。この電子伝票は勿論、必要なときには印刷して紙の伝票とすることもできる。
【００２４】
サーバ装置１２は、必要に応じてデータベース１３との間でデータの書込み・読取りを行なうと共に、イントラネット１１を経由して後述するクライアントとしての端末装置１４〜１６との間で所定の通信プロトコルにしたがってデータ通信を行なうことができるように構成されている。
【００２５】
具体的には、このサーバ装置１２は、図２に示すように、ＭＯＤＥＭなどを備え且つイントラネット１１との間において通信機能を担うインターフェース１２Ａを備え、このインターフェース１２ＡにＣＰＵ１２Ｂ、ＲＡＭ１２Ｃ、ＲＯＭ１２Ｄ、及び読出／書込回路（Ｒ／Ｗ）１２Ｅがバス１２Ｆにより相互に接続された構成を有する。なお、図示しないが、サーバ装置１２には入力器及び表示器も設けられている。
【００２６】
ＣＰＵ１２Ｂは、ＲＯＭ１２Ｄに予め格納されている各種のプログラムを読み出し、そのプログラムに既述されている手順に従って処理を実行する。このプログラムには、後述する如く、伝票を電子データとして設計する作業、伝票を電子データに書き起こす起票作業、及び管理者によるオンライン上での伝票決済（電子決済）の作業などの各種の作業に対応して、データベース１３との間にデータの受渡しを行うためのプログラムが含まれる。
【００２７】
ＲＡＭ１２Ｃは、ＣＰＵ１２Ｂが各種の演算を行うときにデータを一時的に保管する機能を有する。読出／書込回路（Ｒ／Ｗ）１２Ｅは、ＣＰＵ１２Ｂから指令を受け、その内容及び必要なアドレスを解読し、そのアドレスに応じて、データベース３からデータを読み出し、又は、データベース３にデータを書き込む機能を有する。
【００２８】
データベース１３は例えばハードディスクやオプティカルディスクなどのメモリ装置で構成される。本実施形態にあっては、このデータベース１３は、読み出し及び書き込むデータの属性に応じて第１〜第５のメモリ領域Ｍ１〜Ｍ５に分割されている。第１のメモリ領域Ｍ１は電子伝票のデータ記入前のフォーマットを、第２のメモリ領域Ｍ２は電子伝票のデータ記入後の雛型を、第３のメモリ領域Ｍ３は電子伝票の起票時の形態そのものを、第４のメモリ領域Ｍ４は起票した電子伝票への記入データを、そして、第５のメモリ領域Ｍ５は電子伝票に添付した書類をそれぞれデジタルデータとして格納するように設定されている。
【００２９】
一方、端末装置１４〜１６のそれぞれは、本実施形態では汎用のパーソナルコンピュータ（ＰＣ）として構成される。具体的には、端末装置１４〜１６のそれぞれは、図３に示すように、ＭＯＤＥＭなどを備え且つイントラネット１１との間において通信機能を担うインターフェース１４Ａを備え、このインターフェース１４ＡにＣＰＵ１４Ｂ、ＲＡＭ１４Ｃ、ＲＯＭ１４Ｄ、表示器１４Ｅ、入力器１４Ｆ、及びスキャナ１４Ｇがバス１４Ｈにより相互に接続された構成を有する。
【００３０】
ＣＰＵ１４Ｂは、ＲＯＭ１４Ｄに予め格納されている各種のプログラムを読み出し、そのプログラムに既述されている手順に従って処理を実行する。このプログラムには、後述する如く、伝票を電子データとして設計する作業、伝票を電子データに書き起こす起票作業、及び管理者によるオンライン上での伝票決済（電子決済）の作業などの各種の作業に伴う処理を、サーバ装置１２（データベース１３）との間でデータの受渡しを行いながら実行するプログラムが含まれる。
【００３１】
具体的には、端末装置１４〜１６それぞれのＲＯＭ１４Ｄには、図４に示す伝票設計処理のプログラム、図５，６に示す起票処理のプログラム、及び、図７，８に示す電子決済処理のプログラムを含む各種のプログラムを統合した統合プログラムがアプリケーションソフトとして予めインストールされる。
【００３２】
本実施形態にあっては、従業員は端末装置１４，１５を占有的に使用し、管理者や端末装置１６を占有的に使用する。このため、端末装置１４〜１６を起動させるときに認証処理を行い、この認証処理に伴って識別される職責情報に応じて、統合プログラムのうちの所定のプログラムによる処理が禁止される。これにより、従業員が自分の端末装置１４（１５）を起動させたときに動作させることができるプログラムは、伝票設計処理及び起票処理に限定される。これに対し、管理者は電子決済処理のプログラムをも動作させることができる。
【００３３】
端末装置１４〜１６それぞれにおいて、ＲＡＭ１４Ｃは、ＣＰＵ１４Ｂが各種の演算を行うときにデータを一時的に保管する機能を有する。表示器１４Ｅ及び入力器１４Ｆは従業員又は管理者により使用されるマンマシン・インターフェースを成す。スキャナ１４Ｇは、後述するように、起票時に添付書類がある場合、この添付書類の図面データとして読み込ませるために使用される。
【００３４】
続いて、図４〜８に示す各種の処理を説明する。
【００３５】
（伝票設計）
図４は、電子伝票の設計ための処理を示す。利用者（従業員、管理者）は電子伝票を新たに設計したいときは、端末装置１４〜１６上で、この伝票設計のプログラムを起動させる。利用者は、米国Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ社製の表計算ソフトである「Ｅｘｃｅｌ」やハイパーテキスト既述言語であるＨＴＭＬ（Ｈｙｐｅｒ　Ｔｅｘｔ　Ｍａｒｋｕｐ　Ｌａｎｇｕａｇｅ）を設計ツールとして用いて、所望のフォームの電子伝票を設計する（ステップＳ１）。
【００３６】
例えば、通勤交通費請求のための伝票が従来、全ての交通機関に対応すべく汎用性を持たせんがため複雑なフォームになっていたものを、ある利用者が新幹線通勤専用のシンプルな通勤交通費請求の伝票を設計したとする場合にも簡単に対処できる。新幹線の停車駅名は比較的少ないので、これらの駅名を例えばプルダウンメニューで選択できるようにも設計できる。
【００３７】
これにより、多様な種類やフォームの要求に簡単に応えることができ、しかも、特別なプログラム開発は不要になる。
【００３８】
このように表示された電子伝票のフォーマットは、サーバ装置１２に送られてデータベース１３の第１のメモリ領域Ｍ１に保存される（ステップＳ２；図２参照）。この第１のメモリ領域Ｍ１に保存されている電子伝票のフォーマットは、クライアントである端末装置１４（〜１６）の要求に応じて随時、選択及び呼出できる。これにより、先の例で言えば、通勤交通費請求用の汎用型の電子伝票のほかに、新幹線通勤専用の電子伝票のフォーマットがデータベース１３に保存される。
【００３９】
なお、このように設計する電子伝票のフォーマットは設計又は保存の前に、総務や経理などの関係部署の承認を得ておくことが望ましい。
【００４０】
（起票処理）
次に、利用者（従業員及び管理者）が端末装置１４〜１６上で行う起票処理を図５，６に基づいて説明する。
【００４１】
利用者は、自分の端末装置１４（〜１６）においてこの起票処理のプログラムを起動させて、起票作業を指令する（ステップＳ１１）。起票する場合には、例えば図９に示すように表示されるメニュー画面（図９は一部のメニューを示す）から起票伝票の種類を指定する（ステップＳ１２）。これに応じて、端末装置１４（〜１６）は雛型を用いた起票作業か否かを利用者に問い合わせてくるので、利用者はＹＥＳ又はＮＯの回答を行う（ステップＳ１３）。
【００４２】
雛型を用いた起票とは、一度、起票して申請した伝票そのもの（伝票の必要項目に伝票データは記入されている）を参考にする手法で、記載内容が似ているときに特に有効であり、利用者の記入作業を省力化できる。
【００４３】
ステップＳ１３の問い合わせに対して、雛型を用いようとする場合には、利用者はＹＥＳの回答を返すが、既存のフォーマット（白紙フォーマット）から新規に起票したい場合には利用者はＮＯの回答を返す（ステップＳ１４，Ｓ１５）。
【００４４】
これに応じて、雛型を用いる場合、サーバ装置１２に過去の雛型を特定する情報を送り、サーバ装置１２の第２のメモリ領域Ｍ２にアクセスさせる。これにより、第２のメモリ領域Ｍ２から所望の過去の雛型が読み出され、端末装置１４（〜１６）に送信されて表示される（ステップＳ１４，Ｓ１６，Ｓ１７）。
【００４５】
一方、雛型を用いず、標準の白紙フォーマットを用いる場合、サーバ装置１２に所望の伝票フォーマットを特定する情報を送り、サーバ装置１２の第１のメモリ領域Ｍ１にアクセスさせる。これにより、第１のメモリ領域Ｍ１から所望の伝票フォーマットが読み出され、端末装置１４（〜１６）に送信されて表示される（ステップＳ１５，Ｓ１６，Ｓ１７）。
【００４６】
次いで、利用者は、このように表示された雛型又は白紙伝票を用いて、起票、すなわち電子伝票への記入（入力）を行う（ステップＳ１８（Ｓ１８Ａ））。白紙フォーマットの場合、例えば図１０に示す如く画面表示されるから（通勤交通費請求の場合）、利用者はこの伝票上の必要項目にデータを記入する。一方、雛型の場合、例えば図１０に示した通勤交通費請求用の白紙の記入画面のうち、必要項目には既にデータが記入されているので（図１０では図示せず）、この必要項目のうちの更に所望の項目についてのみ、新規なデータに変更記入すればよい。
【００４７】
このステップＳ１８で行う記入処理作業全体の途中で、随時、過去の伝票の参照（ステップＳ１８Ｂ）及び添付書類データ読込（ステップＳ１８Ｃ）を任意の順番で実行できるようになっている。過去伝票の参照及び同種伝票の参照の処理は、利用者の記入作業の迅速化及び確実化を図るものである。利用者は適宜に過去伝票や同種伝票を参照することで記入内容を容易に思い出したり又は確認でき、また誤入力を避けることもできる。一方、添付書類は、伝票への記載内容を補完したり証明するための書類であり、例えば出張宿泊時に宿泊先から発行される領収書などがこれに該当する。
【００４８】
上述したように、これらの参照及び入力の処理（ステップＳ１８Ｂ〜１８Ｃ）は、伝票入力作業（ステップＳ１８Ａ）の前後又はその途中で随時実施することができる。図５、６に示すフローチャートの例では、過去伝票の参照及び同種伝票の参照を行いながら、伝票記入作業を行い、その後に更に添付書類をスキャナ１４Ｇから入力するようになっている。
【００４９】
なお、ステップＳ１８Ｂの処理は、利用者の参照有無の判断、参照要時の伝票の指定、及びサーバ装置１２との間における指定伝票の送信依頼及び受信の処理をそれぞれ含む。これに伴い、サーバ装置１２はデータベース１３から指定伝票に関わるデータを読み出し、これを端末装置１４（〜１６）に送信する（ステップＳ１９）。また、ステップＳ１８Ｃの処理にあっては、利用者による添付書類有無の判断及び添付書類の入力・保存の処理をそれぞれ含む。
【００５０】
このように電子伝票の記入が終わると（ステップＳ２０）、端末装置１４（〜１６）は利用者との間で、いま記入した伝票を雛型として保存するか否かについてインターラクティブに判断する（ステップＳ２１）。この雛型の保存は、上述したように雛型を起票時に使用可能にするための処理である。この判断がＹＥＳ、すなわち雛型を保存する場合、端末装置１４（〜１６）は、記入された伝票を雛型データとしてサーバ装置に送信し（ステップＳ２２）、サーバ装置はこの雛型データをデータベース１３の第２のメモリ領域Ｍ２に追加保存する（ステップＳ２３）。
【００５１】
次いで、端末装置１４（〜１６）は、いま記入された伝票を、その記入された形態のまま姿で（写真の如く）保存すべく、そのハードコピーデータをサーバ装置１２に送信する（ステップＳ２４）。これに応じて、サーバ装置１２はその伝票のハードコピーデータを受信し、これをデータベース１３の第３のメモリ領域Ｍ３に起票時伝票（ハードコピー）として保存する（ステップＳ２５）。
【００５２】
最後に、端末装置１４（〜１６）は、記入された伝票の内容、すなわち、伝票の各項目のデータ（記入データ）と、この伝票に添付されている添付書類のデータとをサーバ装置１２に送信する（ステップＳ２６）。そこで、サーバ装置１２はそれらの記入データ及び添付書類データを受信し、記入データをデータベース１３の第４のメモリ領域Ｍ４に保存するとともに、添付書類がある場合、その添付書類データを第５のメモリ領域Ｍ５に保存する（ステップＳ２７）。
【００５３】
（決済処理）
一方、管理者が操作する端末装置１６においては、オンラインで決済処理が行われる。この決済処理の概要を図７，８に示す。
【００５４】
端末装置１６は、管理者からの指令入力に基づき決済処理を実行するか否かを判断する（ステップＳ３１）。この判断でＹＥＳ、すなわち決済処理を行うと判断できたときには、管理者が入力する決済実行条件を受け付ける（ステップＳ３２）。この決済実行条件は、例えば、未決済の処理案件について「ＸＸ月ＸＸ日から○○月○○日」までの１週間など、期間的な条件でもよいし、従業員ＩＤを入力して従業員毎でもよいし、課コードを入力して課毎であってもよい。
【００５５】
この受付けに応答して、端末装置１６は決済実行条件に合致した電子伝票の記入データの送信依頼をサーバ装置１２に送信する。サーバ装置１２は決済実行条件に基づいてデータベース１３を検索し、その検索結果、すなわち検索された電子伝票の記入データを端末装置１６に伝送するので、端末装置１６は、この記入データを受信する（ステップＳ３３，Ｓ３４）。
【００５６】
この記入データを受信すると、端末装置１６は、この記入データを所定の決済画面フォーマットで表示器１４Ｅに表示する（ステップＳ３５）。この表示の一例を図１１に示す。
【００５７】
次いで、端末装置１６は、表示画面に表示された１つ又は複数の決済案件のうち、管理者の指定情報に基づき決済案件を特定し（ステップＳ３６）、この特定した決済案件について承認するか否かの決済を含む種々の処理に移行する（ステップＳ３７〜Ｓ３９）。
【００５８】
すなわち、かかる決済の前に又はその途中に、端末装置１６は、起票した伝票そのもの（ハードコピー）の参照を管理者が希望しているか否かについて、管理者からの指令に応じて判断し、希望している場合には、サーバ装置１２に参照依頼情報を送信してデータベース１３の第３のメモリ領域Ｍ３から起票時伝票を受信するとともに表示する（ステップＳ３７Ａ、Ｓ３７Ｂ）。これにより、管理者は決済する上で必要な起票伝票そのものを参照することができる。
【００５９】
また端末装置１６は、決済しようとする伝票に添付資料がある否かを判断し、この添付資料がある場合に、管理者がその参照を希望する場合には、サーバ装置１２に依頼情報を送信してデータベース１３の第５のメモリ領域Ｍ５から該当する添付資料を受信するとともに表示する（ステップＳ３７Ｃ、Ｓ３７Ｄ）。これにより、管理者は、添付資料がある場合には、これを参照することができる。
【００６０】
端末装置１６は、過去の伝票（例えば決済案件に関わる請求伝票を提出した従業員と同じグループで出張した他の出張者からの経費請求伝票や、本人の過去の出張時における経費請求伝票）の参照を管理者が希望しているか否かについて、管理者からの指令に応じて判断する。そして、かかる参照を管理者が希望している場合には、サーバ装置１２に依頼情報を送信してデータベース１３の第４のメモリ領域Ｍ４から該当する伝票を受信するとともに表示する（ステップＳ３７Ｅ、Ｓ３７Ｆ）。これにより、管理者は決済する上で必要な過去の同種の又は比較用の伝票を参照することができる。
【００６１】
次いで、端末装置１６は、管理者が伝票を決済（承認又は非承認）する上で何等かのコメントの付記を希望しているか否かについて、管理者からの操作情報に基づいて判断する。そして、コメントの付記が希望されている場合、そのコメントを受け付ける（ステップＳ３８）。
【００６２】
さらに、端末装置１６は、管理者からの操作情報に基づいて、かかる決済対象の案件に対して承認又は非承認の処理を行う（ステップＳ３９）。この承認又は非承認の処理、すなわち決済は、コメントの付記処理の前に行うように構成してもよい。
【００６３】
この決済が済むと、端末装置１６は、決済した伝票の記入データ（決済情報及び必要に応じて、コメントが付記されている）をサーバ装置１２に送り、そのデータベース１３の第４のメモリ領域Ｍ４にその記入データを保存する（ステップＳ４０、Ｓ４１）。
【００６４】
従業員は、自分の端末装置１４，１５からデータベース１３にアクセスして、決済状況及び決済結果を閲覧できる。
【００６５】
以上のように、本実施形態に係る電子伝票決済システムによれば、電子伝票の設計、起票、及び決済までを一環して処理することができる。この処理の流れを図１２に例示する。
【００６６】
まず、利用者は特別なプログラム開発をしなくても、日常良く使われるせＥｘｃｅｌやＨＴＭＬといった設計ツールを用いて簡単に所望のフォーマットで電子伝票を設計でき、それをサーバ装置１２に保存できる。これにより、利用者が所望する多様な形態の伝票に簡単に対処できる。
【００６７】
起票時には、過去に起こした伝票を雛型として用いるか、白紙の標準フォーマットの伝票に必要事項を記入する。このとき、いま記入しようとしている伝票と同種の伝票や過去の伝票を参照できるし、領収書などの添付書類があれば、これを伝票に添付できる。
【００６８】
起票が終わると、その伝票のデータ（記入データ）が保存されることは勿論、起票時の伝票の形態がそのままの姿で保存される。また、添付書類もサーバ装置１２に保存される。一方で、起こした伝票は雛型として登録することもできるので、将来の同種伝票の記入にも備えることができる。
【００６９】
一方、決済時には、指定条件に沿って記入データがサーバ装置１２から呼び出されて所定のフォーマットで表示されるので、管理者は表示された個々の案件に沿って承認又は非承認の入力を行えばよい。この決済時に、必要であれば、添付書類や起票時のままの形態（姿）の伝票を参照できる。また、過去伝票として、過去の同種の伝票（例えば同じ会社からの過去の月々の請求伝票）を参照して見比べ、決済の判断に役立てることができる。決済する案件にはコメントを付すこともできる。
【００７０】
このように、伝票設計が容易であって、起票から決済までの作業をスムーズ・確実に行うことができ、省力化され且つ使い勝手が良く、ネットワーク化された電子伝票決済システムを提供することができる。
【００７１】
またなお、本発明は上述した実施形態の構成に限定されるものではなく、当業者であれば、特許請求の範囲に記載の要旨の範囲内で更に適宜に変更及び変形して実施することもできる。
【００７２】
例えば、前述した実施形態にあっては、複数の端末装置及びサーバ装置がイントラネットを介して相互にデータ通信可能なシステムにおいて電子伝票決済を行うものであったが、イントラネットに代えて又はそれと組み合わせて、インターネット、専用回線、及び／又は、公衆回線を用いるようにしてもよい。さらに、前述した電子伝票決済システムで扱う伝票内容は同一企業内の総務、庶務、経理などの関連の伝票であるとして説明したが、各端末装置を異なる企業間に置いて、企業間でやりとりするビジネス関連の伝票であってもよく、その場合にも、管理企業は同様にオンラインで決済を行うことができる。
【００７３】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、従業員などが電子伝票を起票する場合にも、また管理者が電子伝票を決済する場合にも使い勝手に優れ、かつ、作業能率を向上させることができる電子伝票決済システム、このシステムに組み込まれるサーバ装置及び端末装置、並びに、そのシステムにインストールされるプログラムを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の１つの実施形態に係る電子伝票決済システムの概要を説明するブロック図。
【図２】実施形態で用いる端末装置の概略構成を示す機能ブロック図。
【図３】実施形態で用いるサーバ装置の概略構成を示す機能ブロック図。
【図４】伝票設計の概要を示すフローチャート。
【図５】図６と共に、起票処理の概要を示すフローチャート。
【図６】図５と共に、起票処理の概要を示すフローチャート。
【図７】図８と共に、決済処理の概要を示すフローチャート。
【図８】図７と共に、決済処理の概要を示すフローチャート。
【図９】端末装置に表示される伝票起票のメニュー画面の一部を示す図。
【図１０】起票画面の一例を示す画面図。
【図１１】決済画面の一例を示す画面図。
【図１２】実施形態で実行される起票から決済までの処理の流れの一例を説明する図。
【符号の説明】
１０　電子伝票決済システム
１１　イントラネット
１２　サーバ装置
１２Ｂ　ＣＰＵ
１２Ｄ　ＲＯＭ
１２Ｅ　読出／書込回路
１３　データベース
１４〜１６　端末装置
１４Ｂ　ＣＰＵ
１４Ｄ　ＲＯＭ
１４Ｅ　表示器
１４Ｆ　入力器
１４Ｇ　スキャナ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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