(57)【要約】【課題】　訪問の日程の変更を希望する顧客の手続の不便を解消でき、さらにガス販売会社の手間とコストを軽減できる日程受付システムを提供する。【解決手段】　自動的に顧客の訪問日が決定され（Ｓ１）、投函されたチラシなどで顧客に通知（Ｓ２）される。訪問予定日に都合がつかないとき（Ｓ３）、指定されたホームページにＩＤ入力して（Ｓ５）アクセスする。ＩＤを入力することで顧客を担当する営業拠点の訪問可能日が顧客に自動的に提示され（Ｓ７）、顧客はその中から希望する日を選択し入力する（Ｓ９）。顧客は、日程受付システムから確認のメールを受取り（Ｓ１１，Ｓ１３）、日付変更の要求が受付けられたことを確認する。さらに、顧客の訪問希望日に訪問可能な担当者に対して訪問業務が振分けられる（Ｓ１５，Ｓ１７）。担当者が訪問可能な場合、担当者の携帯端末で管理されている訪問予定日が自動的に更新される（Ｓ１９）。【選択図】　　　　図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
　通信回線を介して顧客と通信を行なう通信部と、
　担当者の業務管理を行なう余力管理データサーバと、
　前記余力管理データサーバに含まれる余力管理データに基づいて、作業可能日一覧を作成する作成手段と、
　前記顧客から作業予定日の変更の要求があるときに、前記作成手段によって作成された前記作業可能日一覧を前記顧客に提示する提示手段と、
　前記通信部において、前記顧客から前記作業予定日の変更の要求を受付け、前記作業予定日を変更する作業日変更手段とを備える、日程受付システム。
【請求項２】
　前記提示手段は、前記顧客の顧客ＩＤが認証され、前記通信部において前記顧客との通信が確立されたときに、前記作業可能日一覧を前記顧客に提示する、請求項１に記載の日程受付システム。
【請求項３】
　前記顧客の作業予定日を予め決定し、記憶しておく記憶手段をさらに備える、請求項１または２に記載の日程受付システム。
【請求項４】
　前記余力管理データは、担当者のスケジュールに応じて、作業予定日ごとに時間別に作業可能な担当者の人数に応じて設定された作業可能枠を備え、
　前記作成手段は、前記作業可能枠の数を反映した前記作業可能日一覧を作成し、
　前記作業日変更手段は、前記作業可能枠に、前記顧客の前記作業予定日の変更の要求を受付ける、請求項１〜３のいずれかに記載の日程受付システム。
【請求項５】
　前記作業可能枠を顧客に割当てて、前記作業予定日を決定する作業日決定手段をさらに備え、
　前記記憶手段は、前記作業日決定手段により決定された作業予定日を記憶する、請求項３または４に記載の日程受付システム。
【請求項６】
　担当者のスケジュール管理を含む業務支援のための携帯端末をさらに備え、
　前記作業日変更手段によって変更された作業日に作業可能な担当者を抽出する抽出手段と、
　前記抽出手段によって抽出された担当者の前記携帯端末に、業務命令を送信する送信手段とをさらに備える、請求項１〜５のいずれかに記載の日程受付システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
　この発明は日程受付システムに関し、特にインターネットを利用して訪問予定日の顧客の要望を受付け、要求に応じて訪問日の変更を行なう日程受付システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
　ガス販売業者には、法令により、すべての顧客に対して３年に１度、定期保安巡回を行なうことが義務づけられており、毎年約２１０万世帯の顧客に対して定期保安巡回を行なっている。
【０００３】
　定期保安巡回の訪問予定日は、予定日の３〜５日前に、チラシの投函または郵送により顧客に通知される。
【０００４】
　上述のチラシを受取った顧客の中には、都合のつかない場合もあり、変更を希望する顧客も多く含まれる。その場合、訪問日の変更を希望する顧客は、チラシに記載してある連絡先に、記載してある時間内に直接電話をかけて申出、受付担当者と日程の調整を行なっている。
【０００５】
　顧客からの申出を受けたオペレータは、顧客からの日程変更を受付、さらに社内に既存の社内業務システムに入力する。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
　しかしながら、訪問日の変更を希望する顧客は、チラシに記載してある連絡先に、記載してある時間内に直接電話をかけて申出る方法しかなく、顧客の中にはその方法に不便を感じる顧客も含まれるものと考えられる。
【０００７】
　また、訪問日の変更は、毎年、全顧客世帯の約１５％と推定されているため、担当者の日程変更作業および変更の電話を受付けるオペレータの応対など、ガス販売会社には多大な手間とコストが発生しているという問題がある。
【０００８】
　そこでこの発明においては、訪問の日程の変更を希望する顧客の、手続の不便を解消できる日程受付システムを提供することを第１の目的とする。
【０００９】
　さらにこの発明においては、ガス販売会社の手間とコストを軽減できる日程受付システムを提供することを第２の目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
　上記目的を達成するために、本発明のある局面に従うと、日程受付システムは、通信回線を介して顧客と通信を行なう通信部と、担当者の業務管理を行なう余力管理データサーバと、余力管理データサーバに含まれる余力管理データに基づいて、作業可能日一覧を作成する作成手段と、顧客から作業予定日の変更の要求があるときに、作成手段によって作成された作業可能日一覧を顧客に提示する提示手段と、通信部において、顧客から作業予定日の変更の要求を受付け、作業予定日を変更する作業日変更手段とを備える。
【００１１】
　また、上述の提示手段は、顧客の顧客ＩＤが認証され、通信部において顧客との通信が確立されたときに、作業可能日一覧を顧客に提示することが望ましい。
【００１２】
　また、日程受付システムは、顧客の作業予定日を予め決定し、記憶しておく記憶手段をさらに備えることが望ましい。
【００１３】
　また、上述の余力管理データは、担当者のスケジュールに応じて、作業予定日ごとに時間別に作業可能な担当者の人数に応じて設定された作業可能枠を備え、上述の作成手段は、作業可能枠の数を反映した作業可能日一覧を作成し、上述の作業日変更手段は、作業可能枠に、顧客の作業予定日の変更の要求を受付けることが望ましい。
【００１４】
　また、日程受付システムは、作業可能枠を、顧客に割当てて作業予定日を決定する作業日決定手段をさらに備え、上述の記憶手段は、作業日決定手段により決定された作業予定日を記憶することが望ましい。
【００１５】
　また、日程受付システムは、担当者のスケジュール管理を含む業務支援のための携帯端末をさらに備え、作業日変更手段によって変更された作業日に作業可能な担当者を抽出する抽出手段と、抽出手段によって抽出された担当者の携帯端末に、業務命令を送信する送信手段とをさらに備えることが望ましい。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１６】
　図１は、本発明の実施の形態における日程受付システムの構成を示す図である。図１に示される日程受付システムは、ガス販売会社の行なう、定期保安巡回の訪問日の決定および日程変更に用いられる。
【００１７】
　図１を参照して、日程受付システムは、顧客Ａからインターネット（これは他の通信回線でもよい）を介して通信を行なうゲートウエイサーバＢ、ファイアウォールＣ、ファイアウォールＣを通過して社内ＬＡＮでゲートウエイサーバＢと情報をやり取りする社内業務システムＤ、各地区ごとに設定されている営業拠点Ｅ、および営業拠点Ｅに所属している担当者が携帯している担当者携帯端末Ｆから構成される。
【００１８】
　さらにゲートウエイサーバＢは、顧客Ａとの通信を行なう受付部Ｂ１、顧客から寄せられた各種要求の記録などの通信情報を管理する受付データサーバＢ２を含む。
【００１９】
　ファイアウォールＣは、通信プロトコルを変換するプロトコル変換部Ｃ１を含む。
【００２０】
　社内業務システムＤは、顧客Ａが入力したＩＤなどを照会する照会部Ｄ１と、顧客番号（お客さまＮｏ．）などの顧客情報、ガス販売会社で決定した訪問日、および顧客により変更された訪問日などを管理する顧客データサーバＤ２とを含む。
【００２１】
　営業拠点Ｅは、所属する担当者のスケジュールを基に作成された余力管理データファイルを管理する余力管理データサーバＥ２と、所属する担当者のスケジュールや余力管理データサーバＥ２を管理する管理部Ｅ１とを含む。
【００２２】
　担当者携帯端末Ｆは、携帯している担当者が社内ＬＡＮに接続することで、社内業務システムＤから、業務命令や社内連絡の受信、および業務報告の送信などを行なう機能を備える。さらに、担当者携帯端末Ｆは担当者の業務管理やスケジュール管理を行ない、営業拠点Ｅの管理サーバに送信する機能も備えてもよい。またこれらの送受信機能は、無線通信機能を用いるものであってもよい。
【００２３】
　なお、図１では、営業拠点Ｅは１つのみ社内業務システムＤに接続されているが、複数の営業拠点ｅ１〜ｅｎが社内業務システムＤに接続されていてもよい。また、担当者携帯端末Ｆも１つのみ営業拠点Ｅに接続されているが、複数の担当者携帯端末ｆ１〜ｆｍが営業拠点Ｅに接続されていてもよい。
【００２４】
　本発明の実施の形態においては、ガス販売会社がガス事業法に基づいて顧客に対して定期保安巡回を行なう際に、顧客の要望に応じて、予定した訪問日程の変更を受付ける、日程受付システムについて述べる。
【００２５】
　日程受付システムが行なう日程変更の処理の流れを、図２のフローチャートに示す。
【００２６】
　図２を参照して、はじめに、顧客Ａに対する定期保安巡回の訪問日をガス会社で定める（Ｓ１）。ここで定められた訪問日は、社内業務システムＤの顧客データサーバＤ２に記憶される。
【００２７】
　ステップＳ１において行なう訪問日の決定の処理については、後に説明を行なう。
【００２８】
　続いて、ステップＳ１において決定した訪問日を、顧客Ａに通知する（Ｓ２）。
【００２９】
　ステップＳ２では、訪問予定日を３〜５日前にチラシの投函などで顧客Ａに通知する。また、電子メールにより通知してもよい。
【００３０】
　通知を受取った顧客Ａは、訪問予定日の都合を考慮し、予定日に訪問を受けることができるか否かを判断する（Ｓ３）。
【００３１】
　顧客Ａは、訪問日に都合がつく場合は（Ｓ３でＹｅｓ）、日程変更の必要はなく、予定日に定期保安巡回を受ける。
【００３２】
　訪問予定日に顧客Ａの都合が悪い場合は（Ｓ３でＮｏ）、携帯電話などの携帯通信端末やパーソナルコンピュータなどを用いて、ガス会社にインターネット経由で日程変更を要求する。日程変更要求を行なうためホームページのアドレスは、訪問予定日を顧客Ａに通知するチラシに記載しておくものとする。
【００３３】
　図３に、顧客Ａが日程変更要求を行なうための、インターネット上のホームページを示す。図３を参照して、日程変更を行なうために、顧客Ａは、まずＩＤの入力を行なう（Ｓ５）。入力するＩＤは顧客ごとにガス販売会社から割当てられている顧客番号である使用番号、その他住所、氏名などである。さらに、個人情報保護のため、ＩＤに加えて、投函されたチラシに記入されていた訪問予定日を入してもよい。また、顧客番号や訪問予定日にかえて、顧客の指紋、声紋、掌紋、納税者番号などで顧客の承認をすることも考えられる。
【００３４】
　これらの入力はインターネットを介して、日程受付システムのゲートウエイサーバＢの受付部Ｂ１で受信される。また、顧客Ａから日程変更の要求が行なわれた情報は、受付データサーバＢ２に保存される。
【００３５】
　顧客Ａの入力情報は、ファイアウォールＣのプロトコル変換部Ｃ１にて通信プロトコルを変換されて社内ＬＡＮを経由して社内業務システムＤの照会部Ｄ１に送られる。照会部Ｄ１では、顧客Ａの入力情報と顧客データサーバＤ２に管理されている顧客データとが照合され、顧客Ａの本人確認が行なわれる。
【００３６】
　図４は、顧客データサーバＤ２に管理されている顧客データファイルを示す図である。図４を参照して、顧客データサーバＤ２では、顧客Ａのお客さまＮｏ．や住所、メールアドレス、電話番号、前回訪問日などの個人情報が、顧客ごとに顧客データファイルとして管理されている。
【００３７】
　社内業務システムＤの照会部Ｄ１は、ステップＳ５で入力された顧客Ａの情報を顧客データファイルと照合し、顧客Ａの顧客番号より顧客Ａの定期保安巡回を担当する営業拠点Ｅを抽出して、営業拠点Ｅに顧客Ａからの日程変更要求を伝える。なお、営業拠点Ｅは、顧客Ａによって、図３に示された入力画面より入力されてもよい。また、営業拠点の入力の方法は、文字で入力する方法や、提示された複数の営業拠点から営業拠点Ｅを選択する方法であってもよい。
【００３８】
　営業拠点Ｅでは、所属する担当者のスケジュールを基に、余力管理ファイルが作成され、余力管理データサーバＥ２で管理されている。
【００３９】
　図５に、営業拠点Ｅの余力管理データサーバＥ２で管理されている余力管理ファイルを示す。余力管理ファイルでは、定期保安巡回の訪問日ごとに、訪問時間帯をＡＭ（９時〜１２時）、ＰＭ１（１３時〜１５時）、ＰＭ２（１５時〜１７時）およびＥＶＥ（１７時以降）の４時間帯に分け、各時間帯に、定期保安巡回の訪問を行なうことが可能な担当者数に応じて、訪問可能枠を設定する。この余力管理ファイルを参照して、空いている訪問可能枠の数に応じて、営業拠点Ｅは、顧客の訪問の予定を入れることができる。余力管理ファイルは、担当者のスケジュールを基に営業拠点Ｅの管理者によって作成される仕組みであってもよい。また、担当者携帯端末Ｆから入力された担当者ごとのスケジュールを管理した、営業拠点Ｅの管理サーバにある既存のスケジュール管理システムなどに連動して、自動的に作成される仕組みであってもよい。
【００４０】
　さらに、上述の余力管理ファイルを基にして、訪問可能日一覧を作成する。訪問可能日一覧は、訪問予定日ごとに、訪問可能枠に空きがあるか否かのみを示すもので、その日のその時間帯にその営業拠点から定期保安巡回の訪問ができるか否かを示すものである。訪問可能日一覧は、営業拠点Ｅの管理者が、上述の余力管理ファイルを基にして作成してもよいし、余力管理ファイルに連動して自動的に作成されてもよい。
【００４１】
　社内業務システムＤから営業拠点Ｅに顧客Ａからの日程変更要求が伝えられると、営業拠点Ｅの管理部Ｅ１は、上述の訪問可能日一覧を社内業務システムＤを経由して、ホームページ上で顧客Ａに提示する（Ｓ７）。図６に、ホームページ上で顧客Ａに提示された訪問可能日一覧を示す。図６を参照して、ホームページ上では、各日ごとに、空いている訪問可能枠があれば○、訪問可能枠が空いていなければ×で顧客Ａに提示される。
【００４２】
　ステップＳ７において提示された、図６に示された訪問可能日一覧で、顧客Ａは、訪問可能枠の空いている日の中から訪問を希望する日を選択する（Ｓ９）。本実施の形態では、訪問可能日一覧上の○印をクリックすると選択される。
【００４３】
　訪問可能日一覧から選択する方法によって、顧客Ａも、希望する日に変更することができ、ガス販売会社も訪問可能な日に顧客Ａの変更要求を受付けることができる。
【００４４】
　ステップＳ９にて、顧客Ａが訪問希望日を選択し送信すると、社内業務システムＤにて確認され、確認メールが顧客Ａに送信される（Ｓ１１）。この確認メールは、予め定型文が社内業務システムＤに用意されており、ステップＳ９の選択結果を受信すると、自動的に顧客に送信されるものである。
【００４５】
　顧客Ａは、日程受付システムより確認メールを受取り（Ｓ１３）、変更がシステムに受付られたことを確認する。
【００４６】
　さらにステップＳ１１にて顧客Ａの訪問希望日を確認した社内業務システムＤは、顧客Ａの訪問希望日に対応した業務依頼を営業拠点Ｅに送る。社内業務システムＤから業務依頼を受けた営業拠点Ｅは、所属する担当者のスケジュールに基づいて担当者に定期保安巡回業務を振分ける（Ｓ１５）。ステップＳ１５において定期保安巡回業務を振分ける処理は、営業拠点Ｅの管理者が行なってもよいし、管理部Ｅ１が、各担当者のスケジュール管理に基づいて訪問可能な担当者を抽出し、自動的に振分けを行なってもよい。
【００４７】
　管理部Ｅ１は、ステップＳ１５において定期保安巡回業務が振分けられた担当者の担当者携帯端末Ｆに、定期保安巡回業務の業務命令を送信する。
【００４８】
　業務命令を担当者携帯端末Ｆで受信した担当者は、顧客Ａを訪問することができない場合（Ｓ１７で不可能）、業務命令をそのまま営業拠点Ｅの管理者あるいは管理部Ｅ１に返送する。返送された営業拠点Ｅの管理者あるいは管理部Ｅ１は、適当な担当者を決定し、振分けを行なう。さらにこのとき、訪問可能な担当者に優先順位を予め割当てておき、自動的に優先順位の高い担当者から抽出して業務命令を送信する方法で、適当な担当者を決定してもよい。
【００４９】
　業務命令を受信した担当者は、顧客Ａを訪問することが可能なら業務命令を受理する（Ｓ１７で可能）。これによって、顧客Ａの定期保安巡回の訪問予定は、業務命令を受理した担当者の担当者携帯端末Ｆで管理されているスケジュールに自動的に登録され、顧客Ａの訪問予定日は、顧客Ａの希望する日程に更新される（Ｓ１９）。さらに、変更された訪問予定日の日程は、社内業務システムＤの顧客データサーバＤ２に登録される。
【００５０】
　日程受付システムは、上述の方法を用いて、定期保安巡回の訪問予定日の変更を行なう。
【００５１】
　さらに図７に、図２のステップＳ１において行なわれる、顧客Ａに対する訪問日の決定処理についてフローチャートを示す。
【００５２】
　図７を参照して、社内業務システムＤの照会部Ｄ１では、顧客データサーバＤ２に保存されている顧客データファイルを常に監視し、訪問時期となったか否かを判断する（Ｓ２１）。
【００５３】
　ステップＳ２１においては、図４に示された顧客データファイルの前回訪問日から、予め設定してある所定の期間が経過したか否かが判断される。また、転入の情報がある場合は、その情報に基づいて判断を行なってもよい。また、事故や異常発生などの情報がある場合は、その情報に基づいて判断を行なってもよい。また、前回訪問日に住所の情報を加えて、時期的な判断だけではなく、地理的な判断も複合的に行なってもよい。
【００５４】
　ステップＳ２１において顧客Ａの訪問時期が近づいていると判断されると（Ｓ２１でＹｅｓ）、社内業務システムＤの照会部Ｄ１は、顧客Ａの定期保安巡回を担当する営業拠点Ｅに対して通知を行なう。
【００５５】
　営業拠点Ｅの管理部Ｅ１では、余力管理データサーバＥ２に保存されている、図５に示された余力管理ファイルを読出す（Ｓ２３）。
【００５６】
　ステップＳ２３において読出された余力管理ファイルに基づいて、管理部Ｅ１は顧客Ａに対して定期保安巡回の訪問を行なう日を決定し、訪問可能な担当者を抽出する。
【００５７】
　訪問日の決定方法は、余力管理ファイルの訪問可能枠が、予め設定された数以上に空いている日の時間帯を、自動的に抽出する方法でもよいし、オペレータが手動で抽出する方法でもよい。
【００５８】
　訪問可能日が抽出されると、管理部Ｅ１は、所属する担当者のスケジュールに基づいて担当者に定期保安巡回業務を振分け（Ｓ２５）、業務命令を担当者携帯端末Ｆに送信する。
【００５９】
　さらにステップＳ２５で業務命令を担当者携帯端末Ｆで受信した担当者が訪問可能であるかの確認が行なわれ（Ｓ２７）、訪問する担当者が決定される。
【００６０】
　ステップＳ２５およびＳ２７において定期保安巡回業務を担当者に振分け、決定する処理は、図２のステップＳ１５およびＳ１７において行なわれる処理と同様であるため、ここでの説明は繰返さない。
【００６１】
　上述の処理で訪問日および担当者が決定されると、図２のステップＳ２で、顧客Ａに自動的に通知される。また、このようにして、顧客の都合に関わらず、予め定められた訪問日が社内業務システムＤの顧客データサーバＤ２に登録される。
【００６２】
　上述の日程受付システムを用いることで、前回の訪問日などに基づいて自動的に訪問日が決定されるため、ガス販売会社では、顧客１人１人の訪問日を選択する作業が削減される。
【００６３】
　また、事前に訪問日がガス販売会社側で決定され、顧客が都合の悪いときのみ変更が行なわれるため、ガス販売会社が訪問計画を迅速に立てることができるという効果がある。
【００６４】
　また、日程受付システムを用いることで、顧客は、訪問予定日の変更を行なう際、定められた時間内にガス販売会社に電話などにより日程変更を申出なければならないという手続の不便が解消される。また、電話などによる申出を煩わしいと感じる顧客の場合、その煩わしさを解消することもできる。
【００６５】
　さらに、ガス販売会社は、日程変更の電話連絡に応対する手間やコストを軽減できる。
【００６６】
　さらに、本実施の形態においては、上記の日程受付システムをガス販売会社が行なう定期保安巡回の訪問日の決定および日程変更に用いる場合を述べたが、電気会社や水道供給業務での同様の訪問や、宅配業務、在宅サービスなどの訪問日の決定および日程変更に用いてもよい。また、医院や講習などの予約の変更や、郵便配達の不在時の再配達日の指定などにも用いることができる。
【００６７】
　今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。
【図面の簡単な説明】
【００６８】
【図１】本発明の実施の形態における日程受付システムの構成を示す図である。
【図２】日程受付システムが行なう日程変更の処理の流れを示すフローチャートである。
【図３】顧客Ａが日程変更要求を行なうための、インターネット上のホームページを示す図である。
【図４】顧客データサーバＤ２に管理されている顧客データファイルを示す図である。
【図５】営業拠点Ｅの余力管理データサーバＥ２で管理されている余力管理ファイルを示す図である。
【図６】ホームページ上で顧客Ａに提示された訪問可能日一覧を示す図である。
【図７】図２のステップＳ１において行なわれる、顧客Ａに対する訪問日の決定処理を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００６９】
　Ａ　顧客、Ｂ　ゲートウエイサーバ、Ｂ１　受付部、Ｂ２　受付データサーバ、Ｃ　ファイアウォール、Ｃ１　プロトコル変換部、Ｄ　社内業務システム、Ｄ１　照会部、Ｄ２　顧客データサーバ、Ｅ　営業拠点、Ｅ１　管理部、Ｅ２　余力管理データサーバ、ｅ１〜ｅｎ　複数の営業拠点、Ｆ　担当者携帯端末、ｆ１〜ｆｍ　複数の担当者携帯端末。
【図１】
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【図２】
2004127320.tif 000004
【図３】
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【図４】
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【図５】
2004127320.tif 000007
【図６】
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【図７】
2004127320.tif 000009