(57)【要約】【課題】文書管理装置において、回覧後の文書の取り扱いが不十分だった。【解決手段】文書ファイル格納部１１０は回覧される文書ファイルを格納する。処理部２５０は文書ファイルの削除要求を検出する。削除要求が検出された場合、処理部２５０は、削除指示のタイプごとに予め設定されている削除前処理を実行し、その後文書ファイルを文書ファイル格納部１１０から削除する。これにより、文書ファイルを削除する前に必要に応じてその文書ファイルを保管できる。【選択図】        図２
2004227431.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の回覧対象者に回覧される文書ファイルを記憶する第１格納手段と、
前記文書ファイルを削除する前に前記文書ファイルに対して実行する処理内容を、削除前処理として定める設定データを記憶する第２格納手段と、
前記文書ファイルの削除指示を受け付けた場合、前記削除前処理を前記文書ファイルに対して実行した後、前記文書ファイルを前記第１格納手段から削除する処理手段と、を備えることを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記設定データは、複数の削除指示のタイプごとに、前記削除前処理の内容を設定しており、
前記処理手段は、受け付けた前記削除指示のタイプに基づいて、前記設定データの内容を参照し、その内容の前記削除前処理を実行することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記削除指示のタイプは、閲覧有効期限の到来した文書ファイルに対する削除指示、ユーザによる手動削除指示、または全回覧対象者の閲覧が完了した文書ファイルに対する削除指示のいずれかを含むことを特徴とする請求項２に記載の文書管理装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は文書管理技術に関し、とくに予め決められた回覧経路に基づいて文書を回覧するための技術に関する。
【０００２】
【従来の技術】
ネットワーク技術の発達にともない、コンピュータ、プリンタ、ＦＡＸなどの情報機器がネットワークに接続されるようになってきた。ネットワーク化は、例えば社内、ビル内などの限られた範囲のローカルエリアネットワーク（以下、単に「ＬＡＮ」という）に限られず、地球全体規模のネットワークいわゆるワイドエリアネットワーク（以下、単に「ＷＡＮ」という）にまで拡大している。こうしたインフラストラクチャーの整備が進むにつれて、例えばビジネスシーンにおいても電子メール、ＦＴＰ（Ｆｉｌｅ  Ｔｒａｎｓｆｅｒ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）、ウェブページなどが広範に活用されるようになった。
【０００３】
電子的な文書は、情報機器の限られた記憶領域に記憶されるため、一般に不要となった文書は削除される。このため、本来保存すべき重要な文書が誤って削除されるのを防止できることが望ましい。電子メールに関して言えば、例えば文書を削除する前に、削除対象文書の一覧をユーザに提示し、一覧に含まれる文書を削除する前に保存等の処理を別途行うべき旨の指示を当該ユーザから受け付ける技術が提案されている（例えば、特許文献１参照。）。
【０００４】
【特許文献１】
特開２００２−１８５５３３号公報
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
一方、ネットワーク技術がビジネスに活用されることで、実際の業務体系も徐々に変わりつつある。その一例として、ワークフローシステムの導入があげられる。このシステムは、伝票、帳票、稟議書などの紙ベースの回覧文書を関係者に順次回覧して行っていた従来の業務を、電子的に各担当者のコンピュータに送信することで業務の効率化を図るものである。
【０００６】
このようなシステムにおいても、記憶領域が有限であることから、例えば回覧の終了した文書は自動または手動で削除できることが望ましい。その一方で、このようなシステムで回覧される文書は、まさに業務に直結した重要な文書であることも多い。このため、文書を削除しなくてはならない一方で、業務上重要な文書については、何らかの形態で別途保管しておくニーズも存在すると考えられる。
【０００７】
本発明は上記課題を鑑みてなされたものであり、その目的は、文書回覧システムにおける、利便的な文書管理技術を実現する文書管理装置の提供にある。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
本発明のある態様は、文書管理装置である。この装置は、複数の回覧対象者に回覧される文書ファイルを記憶する第１格納手段と、前記文書ファイルを削除する前に前記文書ファイルに対して実行する処理内容を削除前処理として定める設定データを記憶する第２格納手段と、前記文書ファイルの削除指示を受け付けた場合、前記削除前処理を前記文書ファイルに対して実行した後、前記文書ファイルを前記第１格納手段から削除する処理手段とを備える。これにより、文書ファイルが削除される前に、その文書ファイルに対して所定の処理を実行できる。例えば、第１格納手段から削除する前に、他の記録媒体や紙媒体上などに文書ファイルを別途保存もしくは印刷しておくことにより、文書管理装置から削除された後も文書ファイルの保管が可能となる。第１格納手段と第２格納手段は別のハードウエアであってもよく、同一のハードウエアにおける別領域に構成されてもよい。
【０００９】
「文書ファイル」は、当該文書管理装置により管理される回覧文書であり、例えば文字列、画像、音声などを含むデジタルデータである。実際のシステムでは、このデジタルデータが回覧対象者のコンピュータ（以下、単に「クライアント」という）に送信され、クライアント側で解析され表示または音声として出力される。このように「回覧文書」とは、従来の紙ベースの文書を単に画像ファイルにしたものだけでなく、所定のアプリケーションで生成されたファイルや音声ファイルなどのデジタルデータも含むものである。
【００１０】
「削除前処理」は、文書ファイルを削除する前に実行される処理であり、第１格納手段とは異なる記録媒体への文書ファイルの保存、指定された宛先への電子メールによる送信、紙媒体での保管を可能にするためのプリンタによる印刷、回覧対象者などへのファクシミリ送信などを含むものである。電子メールやファクシミリの送信先は、回覧対象者に限らず、これらの文書を管理するものであってもよい。削除前処理の内容は、文書管理装置の管理・運用を行う責任者（以下、単に「装置管理者」という）により装置ごとに設定されてもよい。
【００１１】
前記設定データは、複数の削除指示のタイプごとに、前記削除前処理の内容を設定しており、前記処理手段は、受け付けた前記削除指示のタイプに基づいて、前記設定データの内容を参照し、その内容の前記削除前処理を実行してもよい。
【００１２】
前記削除指示のタイプは、閲覧有効期限の到来した文書ファイルに対する削除指示、ユーザによる手動削除指示、または全回覧対象者の閲覧が完了した文書ファイルに対する削除指示のいずれかを含んでもよい。「閲覧有効期限」とは、回覧対象者による閲覧を可能とする期限であり、以下、閲覧有効期限の経過した文書ファイルを「期限切れ文書」という。「手動削除指示」とは、ユーザが、クライアントまたは文書管理装置に設けられた操作パネルを介して文書ファイルを積極的に削除する指示を意味する。なお、期限切れ文書の削除や手動削除による文書ファイルの削除以外の文書ファイルの削除を、以下「標準削除」と呼ぶ。例えば回覧対象者全ての閲覧が完了した文書ファイルの削除は標準削除に含まれるものとする。ここでいう「ユーザ」とは、文書ファイルの回覧に係る責任者（以下、単に「回覧責任者」という）である。また、装置管理者もここでいうユーザに含まれてもよい。
【００１３】
なお、以上の構成要素の任意の組合せ、本発明の表現を方法、装置、システム、記録媒体、コンピュータプログラムなどの間で変換したものもまた、本発明の態様として有効である。
【００１４】
【発明の実施の形態】
図１は、実施の形態に係る文書管理システム１０の構成図である。文書管理装置１００は、ＬＡＮ１６を介して接続された第１クライアント１４ａおよび第２クライアント１４ｂなどの複数の端末（以下、単に「クライアント１４」という）に、予め設定された回覧経路に基づいて文書ファイルを提供する。本実施の形態において、文書管理装置１００は、例えばＦＡＸ機能、スキャナ機能、プリンタ機能、プリンタサーバ機能、ＦＡＸサーバ機能、コピー機能などを有する装置、もしくは複数の機能を有するＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ  Ｆｕｎｃｔｉｏｎａｌ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）などに組み込まれてもよいし、単独の装置であってもよい。文書管理装置１００は、こうした機能を利用して、例えばネットワーク１２やＬＡＮ１６を介して文書ファイルを取得したり、スキャナ機能を利用して直接文書ファイルを取得したりする。文書管理装置１００は何らかの機能を利用して文書ファイルを取得すればよい。
【００１５】
図２は、図１の文書管理装置１００の内部構成図である。文書管理装置１００の各構成要素は、任意のコンピュータのＣＰＵ、メモリ、メモリにロードされた本図の構成要素を実現するプログラム、そのプログラムを格納するハードディスクなどの記憶ユニット、ネットワーク接続用インターフェースを中心にハードウエアとソフトウエアの任意の組合せによって実現されるが、その実現方法、装置にはいろいろな変形例があることは、当業者には理解されるところである。以下説明する各図は、ハードウエア単位の構成ではなく、機能単位のブロックを示している。
【００１６】
入力部１０２は、例えばファクシミリ機能、スキャナ機能、電子メール受信機能、ファイルサーバ機能などのいずれかの機能を用いて回覧すべき文書ファイルを受け付ける。入力部１０２は、受け付けた文書ファイルを、その文書ファイルの提供元を特定する情報（以下、単に「提供元情報」という）とともに格納処理部２００に出力する。提供元情報は例えば、ファクシミリ画像の発信元電話番号、電子メールの送信元アドレス、ＦＴＰで文書ファイルを受け付けたときの送信元のＩＰアドレス、スキャナにより取り込んだ文書ファイルであることを示す情報などである。
【００１７】
経路情報格納部１０４は、複数の回覧対象者ごとに回覧順序を定めた回覧経路（以下、単に「経路情報」という）をその識別情報（以下、単に「経路ＩＤ」という）に対応付けて保持する。経路選択情報格納部１０６は、文書ファイルの提供元情報に基づいて回覧経路を選択するための情報（以下、単に「経路選択情報」という）を保持し、例えば提供元情報と経路ＩＤとを対応付けて保持する。格納処理部２００は、経路選択情報格納部１０６を参照して、入力部１０２から供給された提供元情報に対応付けられた経路ＩＤを特定し、経路ＩＤに対応付けられた経路情報を経路情報格納部１０４から読み込む。そして、格納処理部２００は、その経路情報に基づいて入力部１０２から供給された文書ファイル毎に個別の回覧経路（以下、単に「個別経路情報」という）を初期値として作成する。その後、格納処理部２００は、文書ファイルを文書ファイル格納部１１０に格納し、その文書ファイルに対応付けて個別経路情報を回覧状況格納部１０８に格納する。
【００１８】
提供部４００は、回覧状況格納部１０８に保持されている個別経路情報に基づいて、回覧対象者に文書ファイルを順次提供する。このように、提供元情報に基づいて格納処理部２００が個別経路情報を生成することで、例えば得意先からＦＡＸ画像として届いた注文書を、予め登録した回覧経路で自動的に回覧させることができる。本実施の形態において、提供部４００はウェブページを提供するサーバとしての機能（以下、単に「ウェブサーバ機能」という）を有し、文書ファイルを、例えばＨＴＭＬ（Ｈｙｐｅｒ  Ｔｅｘｔ  Ｍａｒｋｕｐ  Ｌａｎｇｕａｇｅ）形式でクライアント１４に提供する。ウェブサーバ機能を使い文書ファイルを擬似的に回覧できるように、回覧対象者毎に文書ファイルへのアクセス権が設定されており、提供部４００は、アクセス権を有する回覧対象者が操作するクライアント１４に対して文書ファイルを提供する。このアクセス権は、回覧状況格納部１０８に個別経路情報とともに保持されており、回覧対象者が文書ファイルを閲覧もしくは所定の作業を完了した場合に、次の回覧対象者へアクセス権が移動される。本実施の形態において、アクセス権の移動処理は、後述する処理部２５０が、管理部５００からの指示に基づいて行う。
【００１９】
設定部３００は、回覧責任者からの指示に基づいて経路情報および経路選択情報を生成し、それぞれ経路情報格納部１０４ならびに経路選択情報格納部１０６に格納する。また、設定部３００は、格納処理部２００により生成された個別経路情報を回覧責任者からの指示に基づいて更新する。設定部３００はさらに回覧責任者からの指示に基づいて文書ファイルの閲覧有効期限をさだめてもよい。これにより、回覧責任者は個別経路情報を自由にカスタマイズできる。この設定作業のために、設定部３００は、例えば回覧責任者のクライアント１４に設定用画面を表示させ、その画面を介して種々の設定を受け付けてもよいし、文書管理装置１００に設けられた操作パネル等を介して種々の設定を受け付けてもよい。
【００２０】
管理部５００は、文書ファイル毎に回覧状況を管理する。検出部５０２は、提供部４００により提供された文書ファイルを検出し、閲覧管理部６００および期限管理部７００に出力する。閲覧管理部６００は、その文書ファイル毎に各回覧対象者の閲覧状況を管理する。期限管理部７００は、文書ファイル毎に各回覧対象者の閲覧期限等の期限に係る管理をする。また、期限管理部７００は、文書ファイルの閲覧有効期限の定められている文書ファイルについては、その文書ファイルの閲覧有効期限に係る管理をする。管理部５００は、閲覧管理部６００や期限管理部７００からの指示に基づいて、回覧対象者全員が閲覧し終わった文書ファイルや期限切れ文書の削除を処理部２５０に指示する。通知部５０４は、閲覧管理部６００または期限管理部７００からの指示に基づいて、指定された宛先へ通知を行う。処理部２５０は、管理部５００の指示に応じて例えば、文書ファイル格納部１１０から文書ファイルの削除、印刷処理、文書ファイルの他メディアへの保存、通知、回覧状況の変更、アクセス権の移動などの処理を行う。
【００２１】
図３（ａ）は、図１のクライアント１４に表示される新着文書一覧画面１５０の一例を示す図である。この新着文書一覧画面１５０は、例えばユーザが文書管理装置１００にログインしたときに最初に表示される。これにより、ユーザが新着の文書ファイルを見落とすことを防止できる。件名欄１５２には、文書ファイルのタイトルが表示される。文書属性欄１５４には、文書ファイルの属性とその属性に対応付けられたアイコン１６０が表示される。ここで、「属性」とは、文書ファイルの種類、緊急度や重要度、その他文書ファイルを特徴づける任意の情報をしめす。差出人欄１５６には、その文書ファイルの差出人の情報が表示される。到着日欄１５８には、その文書ファイルが到着した日時が表示される。この他、回覧責任者の情報や、文書ファイルのデータ量、文書ファイルが閲覧可能になってからの期間、文書ファイルに閲覧有効期限が設定されている場合はその期限などが表示されてもよい。
【００２２】
図３（ｂ）は、新着文書一覧画面１５０の件名欄１５２にあるいずれかの文書ファイルを選択したときに表示される文書表示画面１７０の一例を示す図である。回覧文書領域１７２には、回覧すべき文書が表示される。処理メニュー１７４は、表示中の文書ファイルに対する処理を指示するためのコンポーネントである。例えば、次の回覧対象者への転送、回覧文書の印刷、回覧文書の保存などを文書管理装置１００に対して指示することができる。これらの指示内容が、図２の処理部２５０によって処理される。メモ記入領域１７６は、回覧文書に対するコメントを記入するための領域であり、例えば、回覧文書が編集可能に設定されている場合に書き込み可能になる。完了ボタン１７８は、処理メニュー１７４で選択した処理メニューの実行を指示するためのボタンである。例えば、次の回覧対象者へ回覧を進める場合、ユーザは、処理メニュー１７４で「回覧」を選択し完了ボタン１７８を押下する。
【００２３】
なお、提供部４００は、文書ファイルの内容が、例えば稟議などを必要としない社内の一般的な連絡事項などである場合は、回覧対象者全員に対して同時に文書ファイルを提供してもよく、前記閲覧有効期限の設定は特にそのような文書ファイルの管理に有効である。この場合、回覧責任者は設定部３００を通じて回覧対象者全員に対して同時にアクセス権が付与されるよう個別経路情報をカスタマイズすればよく、また、管理部５００における閲覧状況の管理やアクセス権移動の指示などは行われない。
【００２４】
図４（ａ）は、文書ファイルの削除に係るデータを設定するための画面の一例を示す図である。文書ファイルの削除に係るデータは、文書ファイルを文書ファイル格納部１１０から削除する前に、文書ファイルに対して実行する削除前処理の内容を設定するものである。以下、このデータを「設定データ」といい、削除対象となる文書ファイルを「削除文書」という。この画面は装置管理者のクライアント１４の表示装置に表示される。他の例では、この画面は文書管理装置１００に設けられた表示装置に表示されてもよい。
【００２５】
「削除文書の保存」は、標準削除に先立って実行される削除前処理を設定するための項目を示す。削除前処理実行選択欄２８２は、標準削除を行うに先立ち削除前処理を実行するか否かを選択するためのコンポーネントであり、例えばラジオボックスコンポーネントが利用される。削除前処理は、削除文書の削除前にその削除文書に対して実行する処理であり、この例では、削除文書を「保存する」もしくは「保存しない」ことを、装置管理者が選択できるようになっている。この例では、「保存する」が選択されており、削除前処理を実行することが指定されている。削除前処理選択欄２８４は、削除前処理実行選択欄２８２において「保存する」が選択されていた場合にどのような削除前処理を行うかを指定するためのコンポーネントである。この例では「アーカイブに保存」、「メール送信」、「ＦＡＸ送信」及び「プリント出力」の四つから選択可能になっている。この削除前処理選択欄２８４における削除前処理の選択は、後述する期限切れ文書の削除や手動削除に先立つ削除前処理に関しても有効である。
【００２６】
装置管理者は、削除前処理選択欄２８４からひとつ又は複数のチェックボックスを選択して削除前処理の内容を決定することができる。宛先入力欄２８６は削除前処理として文書ファイルのメール送信やファクシミリ送信を行う場合の宛先を入力するための領域である。この例では、削除前処理の内容としてメール送信及びＦＡＸ送信が設定され、それぞれの宛先が書き込まれている。
【００２７】
「有効期限付き文書の自動削除」は、期限切れ文書の削除処理についての設定を行うための項目である。期限切れ文書削除選択欄２８８は、閲覧有効期限の到来した文書を自動削除するか否かを選択するためのコンポーネントである。この例では、自動削除を「しない」または「する」のいずれかを選択できるようになっている。期限切れ文書削除時処理選択欄２９０は、期限切れ文書削除選択欄２８８で期限切れ文書の自動削除を「する」ことが選択されている場合に、当該文書に対して、削除前処理を実行するか否かを選択するためのコンポーネントである。この例では、削除文書の保存を、「する」または「しない」のいずれかを指定できるようになっている。期限切れ文書削除時処理選択欄２９０で「する」が選択された場合、削除前処理は、削除前処理選択欄２８４で選択された内容にしたがって、実行される。
【００２８】
「手動削除時の文書保存」は、ユーザがクライアント１４等を介して文書ファイルを手動で積極的に削除する指示を出した場合の削除前処理に係る設定をするための項目である。手動削除時処理選択欄２９２は、削除前処理の実行モードについての設定を行うためのコンポーネントである。この例では、手動削除時の文書保存を「しない」、「する」もしくは「都度選択」の三つのモードからいずれか一つを選択可能な構成となっている。この例で「しない」が選択された場合は、削除前処理は行われず、「する」が選択された場合は削除前処理選択欄２８４で選択された内容にしたがって削除前処理が実行される。また「都度選択」が選択されている場合は、削除指示を出したユーザに対して、図４（ｂ）に示す削除前処理実行問合せ画面９００が表示され、削除前処理を実行するか否かの問合せが都度行われる。図４（ｂ）では、ユーザは、削除対象となっている文書ファイルの保存を「する」もしくは「しない」のいずれか一つのボタンを押下することで、削除前処理の実行の有無を決定することが可能となっている。
【００２９】
図４（ａ）の都度選択時削除前処理選択欄２９４は、図４（ｂ）でユーザが「する」を選んだ場合に、削除前処理選択欄２８４で指定された削除前処理の内容を利用するか否かを指定するためのコンポーネントである。この例では、保存方法の都度選択を「する」もしくは「しない」のいずれか一方を選択できるようになっている。ここで「しない」が選択されている場合、削除前処理選択欄２８４で選択された内容にしたがって削除前処理が実行される。「する」が選択されている場合は、ユーザに対して図４（ｃ）のような削除前処理内容設定画面９５０を表示する。ユーザは、削除前処理内容設定画面９５０において所望の削除前処理を示すチェックボックスを選択することにより削除前処理の内容をその都度選択する。この例では「アーカイブに保存」が選択されている。装置管理者は上記のような文書管理装置１００の文書削除に係る設定を終えた後、登録ボタン２９６を押下して、設定を完了する。
【００３０】
図５は、図２の処理部２５０の内部構成図である。受付部２５２は管理部５００やクライアント１４からの文書ファイルに対する処理要求を受け付ける。検出部２５４は処理要求の中から文書ファイルの削除に係る指示を検出し、削除指示を削除前処理部８００に送る。削除指示以外の処理要求は処理実行部２５６へと転送される。削除前処理部８００は、検出部２５４から文書ファイルの削除指示を受け付け、設定データ格納部２５８に格納されている設定データを参照して、削除前処理の実行の有無及びその内容を決定し、処理実行部２５６に指示する。
削除前処理部８００は、削除前処理の実行が不要な場合そのまま文書ファイル格納部１１０から削除指示の対象となっている文書ファイルを削除する。また、削除前処理の実行が必要な場合には、処理実行部２５６において当該削除前処理が実行されたのを確認した後、削除前処理部８００は、文書ファイル格納部１１０から削除対象の文書ファイルを削除する。処理実行部２５６は、検出部２５４から転送された指示もしくは削除前処理部８００から受け取った指示に基づいて、処理要求の対象となっている文書ファイルを文書ファイル格納部１１０から読み出し、アーカイブ１２０への保存、メーラー１３０による電子メール送信、ファクシミリ装置１３２によるファクシミリ送信、プリンタ１３４での印刷等の処理を実行する。これらの処理により、文書管理装置１００は、文書ファイル格納部１１０から削除する文書ファイルを、その削除前に別の媒体に保管することが可能となる。ここで、アーカイブ１２０は、ハードウエア的に文書ファイル格納部１１０とは異なるものであることが好ましいが、両者はそれぞれ同一のハードウエアにおける別の領域に構成されてもよい。また、処理実行部２５６は、文書ファイルを圧縮してアーカイブ１２０に格納してもよいし、圧縮せずにアーカイブ１２０に格納してもよい。
【００３１】
図６は図５の削除前処理部８００の内部構成図である。削除指示タイプ判定部８１０は検出部２５４が検出した文書ファイルの削除指示のタイプを判定する。
削除指示タイプ判定部８１０は、例えば、文書ファイルの回覧状況や閲覧有効期限などから削除指示のタイプを判定すればよく、手動削除指示である場合はクライアント１４等からその旨の通知を受けてもよい。削除指示のタイプが標準削除に係る指示である場合、削除指示タイプ判定部８１０は標準削除処理部８２０に文書ファイルの削除指示を送る。標準削除処理部８２０は設定データ格納部２５８に格納された、削除前処理に関する設定データを参照し、削除前処理を行う設定になっている場合は、指定された削除前処理を実行することを処理実行部２５６に指示する。削除前処理の実行を指示した後、削除前処理の実行がなされ、処理が完了したことを確認すると、標準削除処理部８２０は、文書ファイル格納部１１０から文書ファイルを削除する。削除前処理を行うことが指定されていなければそのまま文書ファイル格納部１１０の文書ファイルを削除する。
【００３２】
削除指示タイプ判定部８１０は、削除指示のタイプが期限切れ文書に対する削除指示である場合、期限経過文書削除処理部８３０に削除指示を送る。処理部８３０は設定データ格納部２５８に格納された設定データを参照する。図４（ａ）の期限切れ文書削除選択欄２８８において、期限切れ文書の削除を「しない」ことが選択されている場合、期限経過文書削除処理部８３０は文書ファイルを文書ファイル格納部１１０から削除しない。期限切れ文書の削除を「する」場合には、図４（ａ）の期限切れ文書削除時処理選択欄２９０による設定を参照する。選択欄２９０で削除文書の保存を「しない」ことが指定されている場合には、文書ファイル格納部１１０から文書ファイルを削除する。「する」ことが指定されている場合には、処理実行部２５６に削除前処理選択欄２８４で選択されている削除前処理の実行を指示する。この後、期限経過文書削除処理部８３０は、削除前処理の実行がなされ、処理が完了したことを確認すると、文書ファイル格納部１１０から文書ファイルを削除する。
【００３３】
削除指示タイプ判定部８１０は、削除指示のタイプが手動削除指示である場合、手動削除処理部８４０に文書ファイルの削除指示を送る。手動削除処理部８４０は設定データ格納部２５８に格納された設定データを参照する。図４（ａ）の手動削除時処理選択欄２９２において「しない」が選択されている場合、手動削除処理部８４０はそのまま文書ファイル格納部１１０から文書ファイルを削除する。手動削除時処理選択欄２９２において「する」が選択されている場合、手動削除処理部８４０は図４（ａ）の削除前処理選択欄２８４において選択されている削除前処理の実行を処理実行部２５６に指示する。その後、手動削除処理部８４０は、削除前処理の実行がなされ、処理が完了したことを確認すると文書ファイルを文書ファイル格納部１１０から削除する。手動削除時処理選択欄２９２において「都度選択」が選択されている場合、図４（ｂ）のような削除前処理実行問い合わせ画面９００をユーザのクライアント１４等に表示してユーザに削除前処理の要否を問い合わせる。
【００３４】
図４（ｂ）において削除前処理を行うことが選択されなかった場合は、手動削除処理部８４０はそのまま文書ファイルを文書ファイル格納部１１０から削除する。図４（ｂ）において削除前処理を行うことが選択された場合、手動削除処理部８４０はさらに設定データ格納部２５８が記録する設定データを参照する。都度選択時削除前処理選択欄２９４で保存方法の都度選択を「しない」ことが選択されている場合には、削除前処理選択欄２８４で予め選択されている削除前処理の実行を処理実行部２５６に指示し、削除前処理の実行が確認された後文書ファイルを文書ファイル格納部１１０から削除する。都度選択時削除前処理選択欄２９４で「する」が選択されている場合、手動削除処理部８４０は図４（ｃ）に示した削除前処理内容設定画面９５０をユーザのクライアント１４等に表示して、ユーザに所望の削除前処理の内容を問い合わせる。手動削除処理部８４０は、その問い合わせの結果ユーザに指定された削除前処理の実行を処理実行部２５６に指示する。手動削除処理部８４０は、削除前処理の実行を確認し、処理が完了した後文書ファイルを文書ファイル格納部１１０から削除する。
【００３５】
図７は、図６の削除前処理部８００における処理のフローチャートの一例である。削除指示タイプ判定部８１０は削除指示のタイプの判定を行う（Ｓ１０）。
標準削除に係る削除指示である場合（Ｓ１０のａ）、標準削除処理部８２０が、設定データを参照して、削除指示の対象となっている文書ファイルの削除前処理の要否の判定を行う（Ｓ１２）。削除前処理を行うことが指定されている場合（Ｓ１２のＹ）、その設定データで指定された削除前処理の実行を処理実行部２５６に指示し（Ｓ１８）、その後削除指示の対象である文書ファイルを文書ファイル格納部１１０から削除する（Ｓ２０）。削除前処理の実行が指定されていない場合（Ｓ１２のＮ）、標準削除処理部８２０は、そのまま文書ファイルを削除する（Ｓ２０）。
【００３６】
Ｓ１０で、削除指示のタイプが期限切れ文書の削除指示である場合（Ｓ１０のｂ）、期限経過文書削除処理部８３０は、設定データ格納部２５８に記憶された設定データを参照し、期限切れ文書の削除を実行するか否かの判定を行う（Ｓ１４）。期限切れ文書の自動削除が指定されていない場合（Ｓ１４のＮ）、処理を終了する。期限切れ文書の自動削除が指定されている場合（Ｓ１４のＹ）、削除指示の対象となっている期限切れ文書の削除前処理の要否の判定を行う（Ｓ１６）。設定データにおいて削除前処理を行うことが指定されている場合（Ｓ１６のＹ）、予め指定された削除前処理の実行を処理実行部２５６に指示し（Ｓ１８）、その後期限切れ文書を文書ファイル格納部１１０から削除する（Ｓ２０）。削除前処理の実行が指定されていない場合（Ｓ１６のＮ）、削除指示の対象となっている期限切れ文書を文書ファイル格納部１１０から削除する（Ｓ２０）。
【００３７】
再びＳ１０に戻り、削除指示のタイプが手動削除指示である場合（Ｓ１０のｃ）、手動削除処理部８４０は、設定データを参照して、手動削除時の削除前処理の実行モードを判定する（Ｓ２２）。手動削除に先立ち削除前処理を実行することが指定されている場合（Ｓ２２のａ）、予め指定された削除前処理の実行を処理実行部２５６に指示し（Ｓ１８）、その後文書ファイル格納部１１０から文書ファイルを削除する（Ｓ２０）。手動削除に先立つ削除前処理を行わないことが指定されている場合（Ｓ２２のｂ）、手動削除処理部８４０は、文書ファイル格納部１１０から文書ファイルを削除する（Ｓ２０）。
【００３８】
削除前処理を行うか否かを都度選択することが指定されている場合（Ｓ２２のｃ）、ユーザに対し図４（ｂ）に示した削除前処理実行問い合わせ画面９００を表示する（Ｓ２４）。ユーザがここで削除前処理を実行しないことを選択した場合（Ｓ２６のＮ）、手動削除処理部８４０は文書ファイルを文書ファイル格納部１１０から削除する（Ｓ２０）。ユーザが削除前処理の実行を選択した場合（Ｓ２６のＹ）、手動削除処理部８４０はさらに設定データを参照して、図４（ａ）の都度選択時削除前処理選択欄２９４において、削除前処理の内容を都度選択することが指定されているか否かを判定する（Ｓ２８）。削除前処理の内容を都度選択する設定になっていない場合（Ｓ２８のＮ）、予め指定されている削除前処理の実行を処理実行部２５６に指示し（Ｓ１８）、その後文書ファイルを文書ファイル格納部１１０から削除する（Ｓ２０）。削除前処理の内容を都度選択する設定になっている場合（Ｓ２８のＹ）、図４（ｃ）に示した削除前処理内容設定画面９５０をユーザに対し表示する（Ｓ３０）。手動削除処理部８４０は、ユーザが削除前処理内容設定画面で選択した削除前処理の実行を処理実行部２５６に指示し（Ｓ３２）、その後文書ファイルを文書ファイル格納部１１０から削除する（Ｓ２０）。
【００３９】
以上、本発明を実施の形態をもとに説明した。実施の形態は例示であり、それらの各構成要素や各処理プロセスの組合せにいろいろな変形例が可能なこと、またそうした変形例も本発明の範囲にあることは当業者に理解されるところである。
【００４０】
【発明の効果】
本発明によれば、文書管理装置から文書ファイルを削除する前に、その文書ファイルに対して予め設定した削除前処理を実行することにより、別途その文書ファイルを保管することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本実施の形態に係る文書管理システムの構成図である。
【図２】図１の文書管理装置の内部構成図である。
【図３】図３（ａ）と図３（ｂ）は、図１のクライアントに表示される表示画面の一例を示す図である。
【図４】図４（ａ）は、文書ファイルの削除に係る設定を行うための画面の一例を示す図である。図４（ｂ）と図４（ｃ）は、削除処理の内容に係る選択を行うための画面の一例を示す図である。
【図５】図２の処理部の内部構成図である。
【図６】図５の削除前処理部の内部構成図である。
【図７】図６の削除前処理部における処理のフローチャートの一例を示す図である。
【符号の説明】
１０  文書管理システム、１０２  入力部、１０４  経路情報格納部、１０６経路選択情報格納部、１０８  回覧状況格納部、１１０  文書ファイル格納部、１２０  アーカイブ、１３０  メーラー、１３２  ファクシミリ装置、１３４プリンタ、２００  格納処理部、２５０  処理部、２５２  受付部、２５４  検出部、２５６  処理実行部、２５８  設定データ格納部、３００  設定部、４００  提供部、５００  管理部、５０２  検出部、５０４  通知部、６００  閲覧管理部、７００  期限管理部、８００  削除前処理部、８１０  削除指示タイプ判定部、８２０  標準削除処理部、８３０  期限経過文書削除処理部、８４０
手動削除処理部。
【図１】
2004227431.tif 000003
【図２】
2004227431.tif 000004
【図３】
2004227431.tif 000005
【図４】
2004227431.tif 000006
【図５】
2004227431.tif 000007
【図６】
2004227431.tif 000008
【図７】
2004227431.tif 000009