(57)【要約】【課題】文書を作成する場合，多くの情報の中から情報を取捨選択し，作成する文書の規則，使用目的，対象読者に応じた文書を作成する必要がある。即ち，作成する文書の種類によって，記載内容の公開範囲，記載内容のレベル，表現方法（ですます調，である調など），用語，フォーマット（ポイントシステム，スタイルなど）などを変更している。このため，非常に似ている内容について記載している文書を複数作成しているため作成効率が悪い。また，作成する文書ごとに文書管理する必要がある。【解決手段】上記課題を解決するために，本発明は、性格および使用目的の異なる複数文書を作成する場合に必要となる情報を一元管理するようにした。作成したい文書の性格および使用目的に合わせて，一元管理している情報から必要な情報を抽出し，複数の文書を作成するようにした。【選択図】　図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書のスタイルを定義しているスタイル定義ファイル，本文を作成するために必要な情報を格納している情報データベース（オブジェクトの集まり），文書の記載項目を定義した記載項目定義ファイル，用語辞書および表現辞書を接続している装置であって，作成したい文書の情報を入力するための入力部，前記入力部から入力された情報を基に，スタイル定義ファイルから必要な文書スタイルを抽出するための抽出部と，用語辞書から必要な用語を抽出するための抽出部と，表現辞書から必要な表現を抽出するための抽出部と，情報データベースから必要な本文情報を抽出するための抽出部と，前記入力部から入力された情報および，それぞれ抽出部から抽出した情報を格納しておくための入出力情報格納部，作成したい文書を出力するための出力部を備えたことを特徴とする複数文書作成装置。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は，作成したい文書情報を基に，性格および使用目的の異なる複数文書を作成・管理する方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来の複数文書作成装置は，一つの文書に複数の書式情報を記憶させることによって各種形式の文書を一括して管理するものがある（例えば、特許文献１参照。）。
【０００３】
また，異なる構造パターンの文書を１つの構造のデータベースで一元管理することができると共に，新たな構成パターンを管理する必要が生じた場合にも，データベース構造やプログラムの変更の必要がない文書データ管理システムもある（例えば、特許文献２参照。）。
【０００４】
【特許文献１】
特開平５−２０３１０号公報（第２−３頁、第２図）
【特許文献２】
特開平２００１−２０９６３６号公報（第２−４頁、第４図）
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
特許文献１に記載の従来技術は，一つの文書中で複数書式（例えばＡ４サイズ縦文書データとＢ４サイズ横文書データ）を管理する複数文書作成装置である。また，特許文献２に記載の従来技術は，異なる文書構造の複数文書を処理するための方式である。特許文献１および特許文献２共に，ある多くの情報の中から，情報を取捨選択し文書の性格や用途の異なる複数の文書を作成する方法の点について配慮がされておらず，対象読者，文書の種類に応じて，表現方法（ですます調，である調など），書式（ポイントシステム，スタイルなど）などを変更して，文書ごとに複数文書を作成しなければならないという問題があった。
【０００６】
本発明の目的は，性格および使用目的の異なる複数文書を作成する場合に必要となる情報を一元管理し，その一元管理している情報から必要情報を抽出することによって，文書の性格および使用目的に合わせて，複数の文書を作成することである。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために，本発明は次に示すシステムを提供したことに特長がある。
【０００８】
性格および使用目的の異なる複数文書を作成する場合に必要となる情報（情報ＤＢ（記載情報），文書書式（スタイル情報），表現辞書，用語辞書，記載項目）を一元管理するようにした。
【０００９】
作成したい文書の性格および使用目的に合わせて，一元管理している情報から必要な情報（情報ＤＢ（本文記載情報），文書書式（スタイル情報），表現辞書，用語辞書，記載項目）を抽出し，複数の文書を作成するようにした。
【００１０】
【発明の実施の形態】
以下，本発明の一実施例について図面で説明する。
図１は本発明における複数文書作成装置の構成を示したものである。本実施例では，作成する文書の情報を入力するための作成文書情報入力部１０１，後述の情報データベース（情報ＤＢ）３００から作成文書情報入力部１０１に指定された内容を基に，必要な情報を抽出するための本文情報抽出部１０２，後述のスタイル定義ファイル４００から作成する文書で使用するスタイル定義ファイルを抽出するためのスタイル定義ファイル抽出部１０３，後述の用語辞書６００から作成する文書で使用する用語を抽出するための用語抽出部１０４，後述の表現辞書５００から作成する文書で使用する表現を抽出するための表現抽出部１０５，目的の文書を出力するための出力部１０６，作成文書情報入力部１０１から入力する情報，本文情報抽出部１０２によって抽出された情報，スタイル定義ファイル抽出部１０３によって抽出された情報，用語抽出部１０４によって抽出された情報，表現抽出部１０５によって抽出された情報を格納するための入出力情報格納部２００，複数の文書を作成するために必要な本文情報（製品の概要・詳細情報や製品の機能情報など）を格納した情報データベース（情報ＤＢ）３００，作成する文書のスタイルを定義したファイルを格納しているスタイル定義ファイル４００，作成する文書ごとに使用する表現を定義している表現辞書５００，作成する文書ごとに使用する用語を定義している用語辞書６００，作成する文書ごとに記載する項目を定義している記載項目定義ファイル７００から構成されている。出力部１０６から出力された結果は，文書１　７０１，文書２　７０２，文書ｎ
７０３として出力される。
【００１１】
図２は本発明における作成文書情報入力部１０１で使用する入力画面８００の構成の例を示したものである。作成したい文書の属性である，製品の種類，文書の種類（使用目的），スタイル情報，使用する表現情報，使用する用語情報などを指定する。作成文書情報入力画面８００では，複数の文書の情報を指定できる。
【００１２】
本実施例では，文書１　８１０，文書２　８２０，文書３　８３０の３文書の情報が指定されている。文書３　８３０の文書情報は省略されている。文書１　８１０には，製品の種類８１１，作成したい文書の種別８１２，スタイル情報８１３，表現情報８１４，用語情報８１５から構成されており，それぞれのプルダウンメニューから選択する例を示している。
【００１３】
文書２　８２０も同様に，製品の種類８２１，作成したい文書の種別８２２，スタイル情報８２３，表現情報８２４，用語情報８２５から構成されており，それぞれのプルダウンメニューから選択する例を示している。本実施例では，ゴシック体で記載されている項目がそれぞれ選択指定された内容である。
【００１４】
図３は本発明におけるスタイル定義ファイル４００の構成を示したものである。スタイル定義ファイル４００とは，作成したい文書の用紙サイズ，組版，文字フォントなどの情報を定義したものである。作成する文書の種類ごとにスタイル定義ファイル４００に情報を定義しておく。本実施例では，スタイル定義ファイル４００の情報として，スタイル１（社内文書用）９００，スタイル２（社外文書用）９１０，スタイルｎ（販社文書用）９２０が定義されている。また，本実施例では，スタイル定義ファイルに定義されている項目は，用紙サイズ９０１，組版９０２，文字フォント９０３，その他の情報９０４から構成されている。
【００１５】
図４は本発明における用語辞書６００の構成内容を示したものである。作成する文書の種類によって使用する用語が異なることがある。用語辞書６００には，作成する文書ごとに使用する用語を用語辞書６００作成時に定義しておく。本実施例では，用語辞書６００として社内用用語９３０，社外用用語９４０，Ｘ社用用語９５０が定義されている。用語９３１は，文書ごとに定義された用語の例である。
【００１６】
図５は本発明における表現辞書５００の構成内容を示したものである。作成する文書の種類によって使用する表現が異なることがある。表現辞書５００には，作成する文書ごとに使用する表現を表現辞書５００作成時に定義しておく。本実施例では，「です・ます調」用語一覧９６０，「である調」用語一覧９７０が定義されている。９６１は，文書ごとに定義された「です・ます調」および「である調」の表現例である。
【００１７】
図６は本発明における文書記載項目定義ファイル７００である。作成する文書の種類によって記載項目が異なることがある。文書記載項目定義ファイル７００には，作成する文書の種類ごとの記載内容を定義しておく。本実施例では，入門用マニュアル（文書の種類）９８０，特長（記載項目）９８１，特長の概要（記載項目）９８２，特長の詳細（記載項目）９８３，機能（記載項目）９８４，機能の概要（記載項目）９８５，機能の詳細（記載項目）９８６，その他の情報９８７，他社情報（記載項目）９８８，他社情報の概要（記載項目）９８９，他社情報の詳細（記載項目）９９０，専門用マニュアル（文書の種類）１０００，拡販文書用（文書の種類）１０１０から構成されている。また，文書の種類ごとに記載すべき項目が定義されている。
【００１８】
図７は本発明における本文情報の内容を示したものである。本文情報は，情報ＤＢ３００に格納されており，文書記載項目定義ファイル７００に定義された特長（概要）９８２のような単位（オブジェクト）で管理されている。本実施例では，製品Ａの「特長」オブジェクト１０２０，製品Ａの「特長」オブジェクトのオブジェクト属性１０２１，製品Ａの「特長」オブジェクトの内容（概要）１０２２，製品Ａの「特長」オブジェクトのオブジェクト属性１０２３，製品Ａの「特長」オブジェクトの内容（詳細）１０２４から構成されている。
【００１９】
１０３０は製品Ａの「他社情報」オブジェクト，１０４０は製品ｎのオブジェクト例である。作成する文書に，どのオブジェクトが使用されるかどうかは，記載項目定義ファイル７００のどの定義を使用するかによって決められる。また，それぞれのオブジェクトの記載内容をどのような記載レベル，表現方法，用語を使用するかについては，本文情報作成時にオブジェクト属性１０２１に定義しておく。表現方法，用語は，それぞれ作成文書属性８００で指定された内容に従って，表現辞書５００，用語辞書６００を使用して表現抽出部１０４，用語抽出部１０５によって変換される。
【００２０】
スタイル定義ファイル４００に定義されているスタイル１　９００などに定義されている文字フォント９０３の対象となる「タイトル」や「本文」については，「章タイトル」，「節タイトル」のように，オブジェクト中で定義されている。
【００２１】
図８は本発明における複数文書作成装置の処理方法のフローチャートを示したものである。文書１　８１０の文書情報を用いて説明する。本発明による処理の中で，まず作成文書情報入力部１０１が作成文書属性８００によって文書情報の入力を受け取る（ステップ１１０１）。作成文書属性８００の内容に基づいて，本文情報抽出部１０２が文書から情報ＤＢ３００を検索し必要な情報を抽出する（ステップ１１０２）。
【００２２】
スタイル定義ファイル抽出部１０３が，スタイル情報８１３を基にスタイル定義ファイル４００を検索しスタイル反映する（ステップ１１０３）。用語抽出部１０４が用語情報８１５を基に用語辞書６００を検索し用語を変換する（ステップ１１０４）。表現抽出部１０５が表現情報８１４を基に表現辞書５００を検索し表現を変更する（ステップ１１０５）。出力部１０６が結果を出力する（ステップ１１０６）。作成する文書が他にもあるかどうかを判定する（ステップ１１０７）。作成する文書が他にあれば，ステップ１１０１に戻る。作成する文書が他になければ，終了する。
【００２３】
図９は本発明における本文情報抽出部１０２の処理のフローチャートを示したものである。文書１　８１０の文書情報を用いて説明する。本発明による処理の中で，まず作成したい文書の種類として，製品の種類８１１および文書の種別８１２に指定された内容を受け取る（ステップ１２０１）。
【００２４】
文書の種別８１２の内容に基づいて，記載項目定義ファイル７００から記載すべき項目の情報を取得し，その結果と製品の種類８１１の内容に基づいて，情報ＤＢ３００を検索し必要な情報を抽出する（ステップ１２０２）。抽出した情報は，入出力情報格納部２００に格納する（ステップ１２０３）。
【００２５】
図１０は本発明におけるスタイル定義ファイル抽出部１０３の処理のフローチャートを示したものである。文書１　８１０の文書情報を用いて説明する。本発明による処理の中で，まず作成したい文書のスタイル情報としてスタイル情報８１３に指定された内容を受け取る（ステップ１３０１）。スタイル情報８１３の内容に基づいてスタイル定義ファイル４００を検索しスタイル情報を抽出する（ステップ１３０２）。
【００２６】
抽出したスタイル情報に従って，ステップ１２０３で格納した情報のスタイルを変更する（ステップ１３０３）。変更結果を入出力情報格納部２００に格納する（ステップ１３０４）。
【００２７】
図１１は本発明における用語辞書抽出部１０４の処理のフローチャートを示したものである。文書１　８１０の文書情報を用いて説明する。本発明による処理の中で，まず作成したい文書で使用する用語情報として用語情報８１５に指定された内容を受け取る（ステップ１４０１）。用語情報８１５の内容に基づいて用語辞書６００を検索し用語情報を抽出する（ステップ１４０２）。抽出した用語情報に従って，ステップ１３０４で格納した情報の用語を変更する（ステップ１４０３）。変更結果を入出力情報格納部２００に格納する（ステップ１４０４）。
【００２８】
図１２は本発明における表現辞書抽出部１０５の処理のフローチャートを示したものである。文書１　８１０の文書情報を用いて説明する。本発明による処理の中で，まず作成したい文書の表現情報として表現情報８１４に指定された内容を受け取る（ステップ１５０１）。表現情報８１４の内容に基づいて表現辞書６００を検索し表現情報を抽出する（ステップ１５０２）。抽出した用語情報に従って，ステップ１４０４で格納した情報の用語に変更する（ステップ１５０３）。変更結果を入出力情報格納部２００を格納する（ステップ１５０４）。
【００２９】
図１３は本発明における出力結果を示したものである。出力結果１６００は，文書１　８１０に指定された内容に基づいて作成された例である。出力結果１７００は，文書２　８２０に指定された内容に基づいて作成された例である。図２，図３，図４，図５，図６，図７を用いて説明する。作成文書情報入力画面８００には，文書１　８１０と文書２　８２０の２種類の情報が指定されている（文書３　８３０以降には，文書情報が指定されていないものとする）。
【００３０】
まず，文書１　８１０には製品の種類８１１として，「製品Ａ」が指定されているので，情報ＤＢ３００に格納されている情報の中から，製品Ａに関する情報である，製品Ａの「特長」オブジェクト１０２０，製品Ａの「他社情報」オブジェクト１０３０，および省略されている情報が抽出される。文書の種別８１２には，「拡販文書用」が指定されているので，抽出された「製品Ａ」の情報に対して，記載項目定義ファイル７００に格納されている拡販文書用１０１０に定義された記載項目に対応する文書情報が抽出される。
【００３１】
スタイル情報８１３には，「スタイルｎ（販社文書用）」が指定されているので，スタイルｎ（販社文書用）９２０がスタイル定義ファイル４００から抽出され，「販社文書用」のスタイルに変更される。用語情報８１５には，「社内用」が指定されているので，「社内用」９３０が用語辞書６００から抽出され，「社内用」の用語に変更される。表現情報８１４には，「である調」が指定されている。本実施例では，文書作成用の表現として「である調」が指定されているため，表現は変更されない。この結果，出力結果１６００の文書が作成される。
【００３２】
同様に文書２　８２０には製品の種類８２１として，「製品Ａ」が指定されているので，情報ＤＢ３００に格納されている情報の中から，製品Ａに関する製品Ａの「特長」オブジェクト１０２０，製品Ａの「他社情報」オブジェクト１０３０，および省略されている情報が抽出される。文書の種別８２２には，「入門用マニュアル」が指定されているので，抽出された「製品Ａ」の情報に対して，記載項目定義ファイル７００に格納されている入門用マニュアル９８０に定義された記載項目に対応する文書情報が抽出される。スタイル情報８２３には，「スタイル２（社外文書用）」が指定されているので，スタイル２（社外文書用）９１０がスタイル定義ファイル４００から抽出され，「社外文書用」のスタイルに変更される。
【００３３】
用語情報８２５には，「社外用」が指定されているので，「社外用」９４０が用語辞書６００から抽出され，「社用」の用語に変更される。表現情報８２４には，「です・ます調」が指定されているので，「です・ます調」９６０が表現辞書５００から抽出され，「です・ます調」の用語に変更される。この結果，出力結果１７００の文書が作成される。
【００３４】
【発明の効果】
本発明によれば，性格および使用目的の異なる複数文書を作成する場合に必要となる情報を一元管理している。そのため，文書の性格および使用目的に合わせて，必要な情報をスタイル定義ファイル，用語辞書，表現辞書，情報データベースから必要な情報を抽出し作成することができるという効果がある。
【図面の簡単な説明】
【図１】文書の複数文書作成装置の構成図
【図２】作成文書情報入力部における入力画面の例
【図３】スタイル定義ファイルの構成図
【図４】用語辞書の構成図
【図５】表現辞書の構成図
【図６】文書の種類ごとの記載内容の例を示す図
【図７】文書情報の構成図
【図８】文書の複数文書作成装置の処理方法のフローチャートを示したものである。
【図９】図９は本発明における一実施例である文書情報の抽出処理のフローチャート
【図１０】スタイル定義ファイルの抽出処理のフローチャート
【図１１】用語辞書の抽出処理のフローチャート
【図１２】表現辞書の抽出処理のフローチャート
【図１３】出力結果の図
【符号の説明】
１０１　作成文書情報入力部
１０２　本文情報抽出部
１０３　スタイル定義ファイル抽出部
１０４　用語抽出部
１０５　表現抽出部
１０６　出力部
２００　入出力情報格納部
３００　情報データベース（ＤＢ）
４００　スタイル定義ファイル
５００　表現辞書
６００　用語辞書
７００　記載項目定義ファイル
７０１　文書１
７０２　文書２
７０３　文書３
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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