(57)【要約】      （修正有）【課題】同一ファイルを使用して発注と受注を処理することにより、入力操作を簡略化し、かつ、決済を円滑に行うことができる電子情報管理提供システムを実現する。【解決手段】発注部門は、電話と電子メールを用いて、所定の電子ファイル形式で記入できるところのみ記入し関係部署に配信する。受注部門は、受注を確認した日時をその電子ファイルに記入し、発注部門がしたように、関係各部署に配信する。この様に、各部署がサーバーにその都度必要な情報を入力して、情報を配信・保管する。関係各部署は、保管された電子ファイルをいつも見ることができるから、取引の発生と処理が進んでいる過程を適時に知ることが可能となった。相手の作成した電子ファイルを使利用するから、入力作業も簡単となる。その上、公認会計士事務所等の第三者機関における帳簿作成業務の簡素化、取引データの信憑性を高める効果も与えることができる。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
発注の債務・債権と受注の債務・債権を互いに確認する手段に電話と電子メールを使い、予め決めておいた電子ファイル形式で、発注者か受注者のどちらか一方の作成した電子ファイル形式に必要な情報を書き入れ、互いの特別な連続番号と関係する担当者達の名と担当者達の電子メールアドレスを付し、これを互いにやったり、取ったりする事で、互いのコンピュータのサーバーにその実績の情報を記録し、蓄積する事により、債務・債権が互いに間違いなく完了した事を何時でも各自のサーバーより、その情報を出力し確認する事ができる受発注・納品受領確認システムであり、その同じデーターをその都度同時的に公認会計士事務所等の第三者機関のサーバーにも配信し、蓄積することでそのやりとりの証拠の信憑性をも担保する受発注・納品受領確認システムを特徴とする。また、公認会計士事務所等の第三者機関で帳簿を作成する事で、発注者と受注者は、それぞれ独自に同じ帳簿を作成する業務を省略できるようになる。
【請求項２】
前記の予め決めておいた電子ファイル形式とは、一般に使われているイクセル形式或いはＣＳＶ形式等のように互換性の高い形式を用いて作成した電子ファイル形式の事で、その会社独自の販売・仕入管理ソフトによる形式を用いた電子ファイル形式ではないものである。このように互換性の高いものを用いることにより、そのファイルにどこの担当者からでも、入力できるようにし、また出力できるようにしたものである。
【請求項３】
前記の電子ファイル形式の内容は、発注者側の発注会社名とＥメールアドレス・発注担当者名等の発注者側の現場担当者名とＥメールアドレスおよび受注会社名とＥメールアドレス・受注担当者と受注担当者名等の受注者側の現場担当者名とＥメールアドレスといった「情報の発信受信の基本情報」と受発注商品名・受発注数量・受発注単価・受発注金額といった「取引物件情報」と発注日時・発注番号・受注日時・受注番号・予定商品出荷日時・商品出荷実施日時・商品出荷番号・予定商品受領日時と商品受領実施日時・商品受領番号・予定請求日と実施日・予定領収日と実施日・予定支払日と実地日等といった「取引経過情報」三つの情報についての発注者・受注者双方の情報を含んだファイル形式の内容である。
【請求項４】
前記の一つ一つの特別な番号の付いたファイルは必ず担当者名と会社名と担当者Ｅメールアドレスと会社経理Ｅメールアドレスを付け、責任と義務の所在を各担当者レベルで常に明確となるようにし、その責任と義務が現金で決済終了されるまで互いに同じファイルを「同時」にやり取りする事で、その都度空欄となっている箇所を互いに「同時」的に記録していき、互いの責任と義務の所在がやり取りの時間の経過に伴い「同時」的に埋められていきその埋められた記録によって双方の責任と義務の履行が確認出来るようにしながら互いに保有する電子情報を蓄積する方法により完成させる電子ファイルを用いた電子情報提供システムである。
【請求項５】
前記のサーバーに記録蓄積される電子情報は、請求項４の一つ一つの互いにやり取りして蓄積した最小単位の電子情報のファイルを互いに保持するサーバーに同時的に同じ内容のデーターを蓄積する事により、商品名でも、担当者名でも金額でも、日付等で検索出来る電子データーとして保管された電子情報のデーターベースである。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、発注と受注の権利・義務を発注側と受注側の間で同じ電子ファイルをやり取りしながら、その電子ファイルを完成させていく事により、「発注・受注」による権利・義務の発生と遂行を明確にし、「現金等の決済」による権利・義務の終了までを明確にする電子情報管理提供システムとその方法である。
【０００２】
【従来の技術】
今までは、発注者が発注伝票を作成し、これを電話やファックスや郵便で受注者に送付し発注していた。受注者は発注伝票を電話やファックスや郵便で受取り、受注伝票を作成し、これを発注者に電話やファックスや郵便で返送する事によりた受注し事を確認した。しかし、この方法では、共通の電子ファイルを使用していないため、発注者と受注者が双方で同じ内容の情報をコンピュータ等に新たに入力し紙媒体に出力するため、電子情報を何時も二重にコンピュータに入力し作成するという無駄をしていた。
【０００３】
また、発注者側・受注者側は、その受発注商品を発送したり受領したりする部署では、何時発送した何時受注したかの最新の情報を持っているが、関連する各部署にその情報が適時に配布されることが無かった。従って、受注者が何時物品発送したかが不明なため、発注者が物品発送日を電話などで受注者に確認する必要があった。また、受注者は本当に発注者に届いたか、また届いたのは何時なのか知りたい時は、電話などで物品受領日を確認する必要があった。この様に関連する各部署では、その取扱い処理についての予想ができず業務管理上の問題があった。
【０００４】
その後、受注者は、受領印の入った納品伝票を集計し請求書を作成してこれを発注者に送付して請求した。発注者はその請求書が納品伝票と一致している事を確かめた後、請求金額から送金手数料などを差し引いて送金してきた。しかし、この方法では、請求の締めの関係や送金手数料、品違いの返品情報等により発注者の情報と受注者の情報が微妙にずれ請求金額と入金金額が一致しない事が多く起きるため、機械的に債権金額や債務金額の消し込みが出来ず非常に労力が掛かった。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
この様に、従来のコンピュータ処理による受発注業務は、発注者と受注者で同じ内容の伝票を双方で二重に作成するという問題点があった。また、発注担当者と発注会社の経理担当者と発注会社の倉庫担当者の間も同時に同じ情報を保持出来なかったため、現場での製造工程予定、経理部での予想資金繰り、倉庫での予想変動在庫等を正確に作成する事が出来なかった。また、全く同じの情報を持っているはずの発注者と受注者が買掛金や売掛金の「同じ情報」を「同時」に共有していなかったため機械的に消し込みが出来ない問題があった。
【０００６】
本発明はかかる問題点に鑑みてなされたものであって、▲１▼受発注内容を電子情報にする為に二重に同じ情報を入力する手間を省き、▲２▼各関係者に「同時」的に担当者レベルで共有出来る情報管理方法により、より確かな業務予想や資金繰り予想を可能にし、▲３▼債権・債務の消し込みも機械的に出来るようにし、▲４▼また、公認会計士事務所等にも同時に電子データーを保管することにより証拠の信憑性を保証させ、▲５▼発注側と受注側でそれぞれ作成した買掛金帳簿・売掛金帳簿を第三者機関が作成することで二重作業を伝票と同様省力する事ができる事を目的とした。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
本発明の請求項１に係わる受発注・納品受領確認システムは、受発注・納品・決済等の発注者側・受注者側の互いの情報を取引の経過と共に互いに入力しあい、電子メールでやり取りしながらその経緯をすべて互いのコンピュータのデーターベースに蓄積させながら保管し、このデーターベースを使い、検索し集計させ決済業務まで、機械的にすべて終了出来るようにしたものである。
【０００８】
本発明の請求項１において、電話・ファックス等で発注者側が発注した場合、受注者側は、発注者側のコンピュータにも入力出来る一般的な形式、例えばイクセル形式やＣＳＶ形式を用いて予め受発注ファイルを作成しておき、この受発注ファイルを用いて、受発注の内容を入力し、受注者側のコンピュータにデーターベースとして入力すると同時に同じ内容の入力データーを電子メールで発注者側を含む関係部署にすべてに送付する。この様にする事により、発注者側は、発注内容を受注者が正しく受注した事を確認すると共に、このデーターを自分で入力作成する事なく、そのまま発注者側のコンピュータ入力データーとして使い、発注者側のコンピュータのデーターベースとして保持し、蓄積出来るのである。
【０００９】
受注者側は、受注した商品を出荷した時も、コンピュータのデーターベースより当該電子ファイルを取り出しそれに出荷日を新たに付け加え、関連部署全部に電子メールするのである。そうする事により、発注者側では、何時受注者側が商品を出荷したかが確認出来ると同時にこの電子データーも処理の日時の経過データーとして自動的に蓄積保管できる。
【００１０】
また、商品を入庫した時に発注者側のコンピュータのデーターベースより当該電子ファイルを取り出しそれに入荷日を新たに付け加え、関連部署に電子メールする。そして、関連部署では、入荷が行われた事を確認すると共に、各自のコンピュータに当該電子ファイル情報を使い各部署のコンピュータのデーターベースに新情報を付け加え蓄積することが出来る。
【００１１】
このシステムの良い所は、仮に発注者側が非常にものぐさであり、入力作成業務を全くしなくても、受注者側だけで、電話による確認により、本来発注者側で入力すべきところを代行して互いのデーターベースを完成させていける事も可能なところである。
【００１２】
また、見積書作成の段階から、このシステムを使うと金額だけでなく将来予想受注日時の管理まで出来るため、各社・各部署で将来の時間的な計画ができ、何を先に製造すべきか、何を先に調達すべきかの計画でき、製造設備や、資金の効率的な運用が可能となる。
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照して本発明の実施の形態について詳細に説明する。
【００１３】
まず図１に基づき、本実施形態に係わる受発注管理システムについて簡単に説明する。図１は、本実施形態に係わる担当者・関連部署等の同時配信先とデーター保管装置であるサーバーの所在を表している。
【００１４】
今、発注担当者から電話で受注担当者に注文をしたとすると、受注担当者はその注文をあらかじめ決められた図２の電子ファイルに注文データーを入力し、これを電子メールで、発注担当者及び各関連部署に同時配信する。
【００１５】
同時配信された発注担当者及び各関連部署のものは、その電子ファイルを単に自分のサーバーに保管蓄積しておくだけでよい。そうすることにより、必要に応じデーターを検索し出力して見られるからである。
【００１６】
受注会社倉庫では、送られたデーターを検索し出力してみたうえで、出荷手続きをとり、納品伝票を作成し、商品に添付し、商品の送付を行うと同時に、前述のデーターが入っている図２の電子ファイルに出荷実施日時を新たなデーターとして付け加え、発注担当者及び各関連部署に電子メールを使い同時配信する。同時配信を受けた各部署は、自分のサーバーにその電子データーを蓄積保管する。そうすることにより、発注者側の生産計画や在庫計画がより正確に実行できるのである。
【００１７】
発注会社倉庫では、商品が到着し納品書と商品の内容をチェックし、納品書に受領印を押して返還する。また、先ほどの図２の電子ファイルの実施入荷日を新たなデーターとして付け加え、発注担当者及び各関連部署に電子メールを使って同時配信する。これらは、発注者・受注者双方の経理にも同時に同じ内容のデーターが届いているわけであるから、双方の経理部署は、発注者側は、支払い計画をたて、受注者側は入金計画を立てることになる。
【００１８】
発注者側が送金手数料などを差し引き、送金支払いしたとき、支払い精算日と値引き等の金額を新たなデーターとして付け加え発注担当者及び各関連部署に電子メールとインターネットによって同時配信する。このようにすることにより、全く同じデーターを同時的に受注者側の経理も持っている為に債権の機械的な消し込みが可能となるわけである。
【００１９】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、▲１▼発注者側と受注者側で全く同じ内容の書類を発注書・受注書として二重に作成していたが、これを発注者または受注者どちらか一方が作成すればよくなる。また、▲２▼取引処理が行われた時点、時点で各担当者が、その情報を刻一刻と同時配信するため、他の部署の生産計画や在庫計画など諸々の計画の実行がよりスムーズに行われるようになる。そして、▲３▼同じ内容を常に同時的に保持しているため、債権・債務の消し込みが機械的にできるようになる。その上、▲４▼データーは、第三者機関にも保管されるため、データーの信憑性も高くなる効果も生じ、第三者をして証明してもらえ、金融機関から融資して貰うときにも使えるようになる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施形態に係わる電子ファイルのデーター入力や保管・蓄積のサーバーの所在を説明するための図である。
【図２】本発明の実施形態に係わる電子ファイルの内容を説明するための図である。
【符号の説明】１・・・コンピュータ入力キーボード  ２・・・コンピュータのサーバー
【図１】
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【図２】
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