(57)【要約】【課題】電子文書と紙文書を対応づけて管理するとともに、紙文書の保管場所を容易に認識させ、かつ、比較的使用する可能性の高い紙文書から比較的使用する可能性の低い紙文書への管理形態の移行にも対応可能とする。【解決手段】電子文書及び紙文書を管理する文書管理装置１０であって、紙文書に対応する電子文書を紙文書が保存されているフォルダに対応して記憶する電子文書記憶部１０ｄと、比較的使用頻度が高い紙文書の管理場所を記憶する保管文書情報記憶部１０ａと、比較的使用頻度が低い紙文書の管理場所を記憶する保存文書情報記憶部１０ｂとを有し、紙文書の検索にあたり、当該紙文書の管理場所をマップ表示し、かつ、紙文書の検索にあたり、保管期間情報をキーとして、保存文書情報記憶部への移行候補たる紙文書を抽出し、保存期間情報をキーとして、廃棄候補たる紙文書を抽出する文書管理装置。【選択図】      図２
2004227462.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子文書及び紙文書を管理する文書管理装置であって、
紙文書の管理場所を記憶する文書情報記憶部と、
前記紙文書に対応する電子文書を記憶する電子文書記憶部と、
前記紙文書を前記文書情報記憶部に登録するとともに、前記電子文書を前記電子文書記憶部に登録し、かつ、前記紙文書及び前記電子文書を検索する文書登録管理部とを有する
ことを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記電子文書記憶部が、前記電子文書を、前記紙文書が保存されているフォルダと一対一に対応する電子フォルダに記憶する
ことを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記文書登録管理部が、前記紙文書の検索にあたり、前記紙文書の管理場所をマップ表示する
ことを特徴とする請求項１又は２記載の文書管理装置。
【請求項４】
前記文書情報記憶部が、所定の保管期間内の紙文書の管理場所及び当該保管期間情報を記憶する保管文書情報記憶部と、前記所定の保管期間を超えた紙文書の管理場所及び保存期間情報を記憶する保存文書情報記憶部とを有し、
前記文書登録管理部が、前記紙文書の検索にあたり、前記保管期間情報をキーとして、前記保管文書情報記憶部から前記保存文書情報記憶部へ登録を移行する候補となる紙文書を抽出するとともに、前記保存期間情報をキーとして、前記保存文書情報記憶部から廃棄する候補となる紙文書を抽出する
ことを特徴とする請求項１〜３のいずれかに記載の文書管理装置。
【請求項５】
前記保存文書情報記憶部が、前記紙文書を有するフォルダを保存する保存箱の情報を備え、
前記文書登録管理部が、各保存箱に保存されたフォルダの最短保存終期、及びこの最短保存終期を有するフォルダの個数の当該保存箱における割合を表示することを特徴とする請求項４記載の文書管理装置。
【請求項６】
前記文書登録管理部が、前記文書情報記憶部へ紙文書の管理場所を記憶させるにあたり、管理場所の空き情報を表示する
ことを特徴とする請求項１〜５のいずれかに記載の文書管理装置。
【請求項７】
前記文書管理装置が、前記文書情報記憶部への紙文書の管理場所の記憶にあたり当該管理場所を示すラベルを印刷するラベル印刷部を有する
ことを特徴とする請求項１〜６のいずれかに記載の文書管理装置。
【請求項８】
電子文書及び紙文書を管理する文書管理装置による文書管理方法であって、
前記文書管理装置が、
前記紙文書の管理場所を記憶するとともに、前記紙文書に対応する電子文書が存在する場合には、この電子文書を、前記紙文書が保存されているフォルダと一対一に対応する電子フォルダに記憶する
ことを特徴とする文書管理方法。
【請求項９】
前記紙文書の検索にあたり、前記紙文書の管理場所をマップ表示する
ことを特徴とする請求項８記載の文書管理方法。
【請求項１０】
電子文書及び紙文書を文書管理装置に管理させる文書管理プログラムであって、
前記文書管理装置に、
前記紙文書の管理場所を記憶させるとともに、前記紙文書の検索にあたり、前記紙文書の管理場所をマップ表示させ、
前記紙文書が保存されているフォルダと一対一に対応する電子フォルダに記憶された前記紙文書に対応する電子文書へのアクセスリンクを表示させ、
このアクセスリンクが選択された場合に、前記電子文書を表示させる
ことを実行させるための文書管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子文書及び紙文書を管理する文書管理装置、文書管理方法及び文書管理プログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、コンピュータ関連技術の発展に伴い、文書を電子文書として作成し、これをコンピュータによって管理することが一般的に行われるようになってきている。そして、このような状況において、電子文書を効果的に管理するための様々な提案がなされている（例えば、特許文献１，特許文献２参照。）。
また、このようなペーパレス化の流れに伴って、既存の紙文書をスキャナーなどによって電子化し、これを紙文書とともに一元管理するシステムなども提案されている（例えば、特許文献３参照。）。
【０００３】
一方、紙文書には読みやすさや携帯しやすさなど、電子文書にはない優れた利点もあるため、紙文書が電子文書に完全に置き換わるまでにはまだ時間がかかると考えられ、現実的には、電子文書と紙文書が共に利用されることが一般的である。
このような状況において、電子文書の管理に加えて、紙文書の管理も可能としたシステムなども提案されている（例えば、特許文献４参照。）。
【０００４】
【特許文献１】
特開平７−１１０８０９号公報
【特許文献２】
特開２００１−１０１１６８号公報
【特許文献３】
特開平１１−１２０２０２号公報
【特許文献４】
特開平１１−１５８９９号公報
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、これらのような従来の文書管理システムには、以下のような問題があった。
まず、紙文書に対応する電子文書が存在する場合には、紙文書の検索時に、あわせて容易に表示可能であることが望ましいが、従来システムは、別個に検索する必要があった。
また、紙文書の保管場所を単に文字情報によって管理しても、実際には、その保管場所がどこに位置するのかを特定することが困難である場合が多く、利用者の誰でもが容易に、紙文書の保管場所を認識可能なものであるとは言えなかった。
さらに、紙文書を管理するにあたっては、比較的頻繁に利用する可能性のある紙文書については、取り出し易いキャビネット等に保管するとともに、利用する可能性の低い紙文書については、書庫や社外倉庫などに保存することが一般的に行われているが、これに対応して紙文書を十分に管理することを実現するものではなかった。
【０００６】
本発明は、上記の事情にかんがみなされたものであり、電子文書と紙文書を対応づけて管理するとともに、紙文書の保管場所を容易に認識可能とし、かつ、使用する可能性の高い紙文書から使用する可能性の低い紙文書への移行についても管理することの可能な文書管理装置、文書管理方法、及び文書管理プログラムの提供を目的とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するため、本発明の請求項１記載の文書管理装置は、電子文書及び紙文書を管理する文書管理装置であって、紙文書の管理場所を記憶する文書情報記憶部と、紙文書に対応する電子文書を記憶する電子文書記憶部と、紙文書を文書情報記憶部に登録するとともに、電子文書を電子文書記憶部に登録し、かつ、紙文書及び電子文書を検索する文書登録管理部とを有する構成としてある。
【０００８】
文書管理装置をこのような構成にすれば、紙文書と電子文書を対応付けて管理することができる。このため、従来は、紙文書と電子文書が、このような対応関係を有するものであっても、これらは別個に管理され、検索されるものであったが、本発明によれば、紙文書の検索にあたり、電子文書への容易なアクセスを可能とすることができる。
なお、「登録する」とは、文書情報記憶部又は電子文書記憶部に対して、データを整理した状態で記憶させることを意味している。
【０００９】
本発明の請求項２記載の文書管理装置は、電子文書記憶部が、電子文書を、紙文書が保存されているフォルダと一対一に対応する電子フォルダに記憶する構成としてある。
文書管理装置をこのような構成にすれば、紙文書に対応する電子文書を、紙文書の管理体系における現物のフォルダと同一名称を有する電子フォルダに保存することができるため、電子文書をよりわかりやすく管理することが可能となる。
【００１０】
本発明の請求項３記載の文書管理装置は、文書登録管理部が、紙文書の検索にあたり、紙文書の管理場所をマップ表示する構成としてある。
文書管理装置をこのような構成にすれば、この文書管理装置に記憶させた紙文書の保管場所や保存場所等の管理場所を、一目で把握可能とすることができる。
このため、本発明の文書管理装置の利用者（以下、単に利用者と称する場合がある。）が、紙文書を保管等しているキャビネットやラックの存在場所を知らない場合でも、他人の助けを借りることなく、自分で紙文書を保管したり、取り出したりすることが可能となる。
【００１１】
本発明の請求項４記載の文書管理装置は、文書情報記憶部が、所定の保管期間内の紙文書の管理場所及び当該保管期間情報を記憶する保管文書情報記憶部と、所定の保管期間を超えた紙文書の管理場所及び保存期間情報を記憶する保存文書情報記憶部とを有し、文書登録管理部が、紙文書の検索にあたり、保管期間情報をキーとして、保管文書情報記憶部から保存文書情報記憶部へ登録を移行する候補となる紙文書を抽出するとともに、保存期間情報をキーとして、保存文書情報記憶部から廃棄する候補となる紙文書を抽出する構成としてある。
【００１２】
文書管理装置をこのような構成にすれば、紙文書を現実の管理形態に合わせて、柔軟に管理することが可能となる。
紙文書は、一般に、比較的頻繁に使用されるものについては、キャビネットなどに取り出しやすい形式で保管され、あまり使用される可能性のないものについては、段ボール箱などに入れた上で、書庫や社外倉庫等に保存される。さらに、所定の保存期間を経た紙文書については、廃棄処分される。
その判断基準として、あらかじめ各紙文書に対し、頻繁に使用されると想定される期間として保管期間を、使用の可能性は低いが保存しておくべき期間として保存期間を設定し、所定のタイミングで、これらの期間を過ぎた紙文書を検索することにより、紙文書の管理形態の移行を容易に行うことが可能となる。
【００１３】
従来は、キャビネットに保管されている紙文書を書庫に移動させる必要に迫られた場合や、空きスペース等の問題から古い紙文書を廃棄すべき場合には、どの紙文書を移動又は廃棄すべきかという判断を行うこと自体が非常に煩雑な作業であり、実質上効果的に行うことが困難ものであった。
しかしながら、本発明によれば、移動対象や廃棄対象となる紙文書を容易に検索することができるため、その判断が容易になるとともに、最適な移動や廃棄を実現することも可能となる。
なお、本明細書において、「保管」とは、紙文書をキャビネットなどの取り出しやすい場所において管理することを意味し、「保存」とは、紙文書を書庫や社外倉庫等の保存用スペースにおいて管理することを意味している。
【００１４】
本発明の請求項５記載の文書管理装置は、保存文書情報記憶部が、紙文書を有するフォルダを保存する保存箱の情報を備え、文書登録管理部が、各保存箱に保存されたフォルダの最短保存終期、及びこの最短保存終期を有するフォルダの個数の当該保存箱における割合を表示する構成としてある。
【００１５】
文書管理装置をこのような構成にすれば、例えば、書庫に保存している保存箱を、社外倉庫に移動させるかどうかを判断するにあたり、各保存箱に存在するフォルダの最短の保存終期や、その最短の保存終期を有するフォルダ数の保存箱における割合を参照することができる。
そして、書庫が一杯になった場合などには、保存終期が迫っているフォルダを多く有する保存箱を優先的に社外倉庫へ移動させるといったことを、容易に行うことが可能となる。
【００１６】
本発明の請求項６記載の文書管理装置は、文書登録管理部が、文書情報記憶部へ紙文書の管理場所を記憶させるにあたり、管理場所の空き情報を表示する構成としてある。
文書管理装置をこのような構成にすれば、例えば、紙文書をキャビネットに保管する場合に、どのキャビネットに空きスペースがあるかを参照した上で、空いている場所に紙文書を保管することができる。
このため、実際にキャビネットに行き、空きスペースを探し回ることなく、容易にキャビネットの空きスペースを見つけて、紙文書を保管することが可能となる。
また、紙文書を書庫等に保存する場合にも、同様にラックの空きスペースを参照するようにすることができる。
なお、この空き情報は、任意の基準で設定することができる。例えば、紙文書を有するフォルダを保存箱に入れて、書庫に保存する場合、各保存箱における空きスペースを表示するようにすることなどもできる。
【００１７】
本発明の請求項７記載の文書管理装置は、文書管理装置が、文書情報記憶部への紙文書の管理場所の記憶にあたり当該管理場所を示すラベルを印刷するラベル印刷部を有する構成としてある。
文書管理装置をこのような構成にすれば、紙文書の管理作業をより容易化することができる。
すなわち、紙文書をキャビネットに保管する場合には、その紙文書を入れるフォルダに、フォルダ名を記載して、見つけ出しやすくする必要がある。また、ラックに保存する場合にも、保存箱を識別可能とする必要がある。
このため、紙文書を保管や保存する際に、フォルダ名のラベルや保存箱のアドレスラベル等を作成する必要があるが、本発明によれば、紙文書を保管又は保存登録する際に、自動的にそのラベルを印刷することができるため、利用者の作業負荷を一層低減することが可能となる。
【００１８】
本発明の請求項８記載の文書管理方法は、電子文書及び紙文書を管理する文書管理装置による文書管理方法であって、文書管理装置が、紙文書の管理場所を記憶するとともに、紙文書に対応する電子文書が存在する場合には、この電子文書を、紙文書が保存されているフォルダと一対一に対応する電子フォルダに記憶する方法としてある。
【００１９】
文書管理方法をこのような方法にすれば、紙文書に対応する電子文書を、紙文書の管理体系における現物のフォルダと同一名称を有する電子フォルダに保存することができる。
このため、電子文書をより容易に管理することが可能となる。
【００２０】
本発明の請求項９記載の文書管理方法は、紙文書の検索にあたり、紙文書の管理場所をマップ表示する方法としてある。
文書管理方法をこのような方法にすれば、紙文書の管理場所を一目で把握可能とすることができる。
このため、誰もが自分で、紙文書の管理場所を見つけ出し、これを取り出すことなどが可能となる。
【００２１】
本発明の請求項１０記載の文書管理プログラムは、電子文書及び紙文書を文書管理装置に管理させる文書管理プログラムであって、文書管理装置に、紙文書の管理場所を記憶させるとともに、紙文書の検索にあたり、紙文書の管理場所をマップ表示させ、紙文書が保存されているフォルダと一対一に対応する電子フォルダに記憶された紙文書に対応する電子文書へのアクセスリンクを表示させ、このアクセスリンクが選択された場合に、電子文書を表示させる構成としてある。
【００２２】
文書管理プログラムをこのような構成にすれば、文書管理装置に、紙文書と電子文書を対応付けて管理させることができる。このため、従来は、紙文書と電子文書が、このような対応関係を有するものであっても、これらは別個に管理され、検索されるものであったが、本発明によれば、紙文書の検索にあたり、電子文書へのアクセスを容易に行わせることが可能となる。
なお、「アクセスリンク」とは、選択押下することによって、対応する別画面を開くことのできる、テキストやラベル等のオブジェクトを意味するものとして用いている。
【００２３】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施形態につき、図面を参照して説明する。
まず、本発明の実施形態における文書管理装置の概要及び構成について、図１〜図７を参照して説明する。図１は、本実施形態の文書管理装置の運用形態を示す図であり、図２は、本実施形態の文書管理装置の構成を示すブロック図である。図３〜図７は、それぞれこの文書管理装置におけるマップ表示画面を示す図、保管文書情報編集画面を示す図、保管文書情報表示画面を示す図、保存候補検索結果表示画面を示す図、及び空きスペース表示画面を示す図である。
【００２４】
はじめに、本実施形態の文書管理装置による主要処理を、図１を用いて概説する。
同図に示すように本発明の文書管理装置は、電子文書と紙文書を対応付けて、共に管理することのできるものである。
電子文書は、文書管理装置における電子フォルダに登録され、これに対応する紙文書は、キャビネットに保管される。このとき、紙文書を保管するための現物のフォルダと、電子文書を記憶するための電子フォルダを、同一名称とすることなどによって、対応付けて管理される。
そして、キャビネットに保管された文書に関する情報、例えば、保管場所情報や、各種分類情報、文書担当者名や保管期間情報等は、保管文書情報として文書管理装置に登録される。
【００２５】
キャビネットに保管された紙文書は、所定の保管期間の後に、保存箱に箱詰めされ、書庫に移動される。このとき、文書管理装置において保管文書情報として管理されている上記紙文書についての情報も、仮想的に箱詰めし、保存箱名称付加等の加工を施して、保存文書情報として文書管理装置に登録される。
これらの登録された保管文書や保存文書についての情報は、検索可能であるとともに、変更、削除することもできる。また、これらの処理を行うに際し、その保管場所、又は保存場所をマップ表示させることもできる。
そして、書庫に保存された紙文書は、所定の保存期間の経過の後に廃棄される。この廃棄に伴い、電子文書や保存文書情報についても廃棄処理を行うようにすることができる。
【００２６】
なお、電子文書又は紙文書の一方しか存在しない文書については、これら一方のみが管理され、他方についての情報は表示されないこととなる。ただし、後に他方の情報が作成された場合、これらを追加登録することによって、電子文書及び紙文書の両方を管理することができる。
【００２７】
次に、本実施形態の文書管理装置の構成について、図２に示すブロック図を参照して説明する。
［文書管理装置１０］
図２に示すように、本実施形態の文書管理装置１０は、保管文書情報記憶部１０ａ、保存文書情報記憶部１０ｂ、マップ記憶部１０ｃ、電子文書記憶部１０ｄ、文書登録管理部１０ｅ、認証部１０ｆ、使用状況記憶部１０ｇ、及びラベル印刷部１０ｈを有している。
【００２８】
［保管文書情報記憶部１０ａ］
保管文書情報記憶部１０ａは、キャビネットに保管される文書に関する情報を所定の分類基準にもとづいて記憶する。その分類基準（データ構造）としては、例えば、保管場所の情報としての課記号、キャビネット番号、棚番号、フォルダボックス番号と、所定の分類項目や、フォルダ名、文書担当者名、保管期間情報、保存期間情報等とすることができる。
また、この保管文書情報記憶部１０ａの情報は、文書登録管理部１０ｅにより検索されるとともに、追加登録や変更、削除等が行われる。
さらに、この保管文書情報記憶部１０ａに、管理者や、文書担当者の電子メールアドレスなどの情報も保有させるようにすることも好ましい。
【００２９】
［保存文書情報記憶部１０ｂ］
保存文書情報記憶部１０ｂは、管理状態が、保管から保存に移行した文書、すなわち、キャビネットから書庫へ移動された書類を管理する。
そのデータ構造は、例えば、保存移行日付，ラック記号，棚番号，保存箱名称，保存箱アドレス，課記号，その他所定の分類項目，フォルダ名，保存終期，更新日，社外倉庫番号，保存状態等とすることができる。
この保存文書情報記憶部１０ｂも、保管文書情報記憶部１０ａと同様に、文書登録管理部１０ｅにより検索され、追加登録や変更、削除等が行われる。
なお、保存箱に関する情報である、保存箱名称，保存箱アドレス等を、上記保存文書情報と別テーブルにて管理することが好ましい。
【００３０】
［マップ記憶部１０ｃ］
マップ記憶部１０ｃは、文書を管理するためのキャビネット及び書庫のマップを記憶するものである。
このマップ記憶部１０ｃに格納された情報にもとづいて、保管文書情報記憶部１０ａ又は保存文書情報記憶部１０ｂの検索や追加登録、変更等にあたり、対応するキャビネットや書庫のマップを、文書登録管理部１０ｅにより表示することができる。図３は、このマップ表示の例を示す図である。
マップ記憶部１０ｃのデータ構造としては、例えば、キャビネット番号、マップのイメージファイル（又は、マップのイメージファイルのアドレス）や、ラック番号、マップのイメージファイルなどとすることができる。
また、社外倉庫についても、キャビネットや書庫と同様に、マップ表示可能とすることが好ましい。
【００３１】
［電子文書記憶部１０ｄ］
電子文書記憶部１０ｄは、電子文書を記憶する。このとき、電子文書は、保管文書情報の分類基準にもとづき作成された電子フォルダに格納される。この電子フォルダは、上記分類基準における所定の分類項目を、そのディレクトリ構成に有するものとして作成される。
例えば、その分類項目として、「分類１」，「分類２」，「分類３」があり、フォルダ名が、「ＯＡ機器」である場合、電子文書記憶部１０ｄに作成されるフォルダは、「Ｃ：￥分類１￥分類２￥分類３￥ＯＡ機器」などと作成することができる。
【００３２】
［文書登録管理部１０ｅ］
＜１．保管文書情報の登録＞
文書登録管理部１０ｅは、保管文書情報記憶部１０ａに対して、キャビネットへ保管する紙文書情報の登録を行う。
この登録に際し、文書登録管理部１０ｅは、図４に示すような保存文書情報編集画面を表示する。そして、文書登録管理部１０ｅは、利用者がこの保存文書情報編集画面を用いて入力した保管文書情報を、保管文書情報記憶部１０ａに格納する。
【００３３】
この保管文書情報の登録は、保管文書情報が大量にあるような場合には、図４に示すような保管文書情報編集画面を用いることなく、バッチ処理にて行うようにすることも可能である。
例えば、表計算ソフトウェアなどを用いて、図４に示すような項目について保管文書情報を文書管理装置１０に入力し、文書登録管理部１０ｅにより保管文書情報記憶部１０ａへ格納するようにすることができる。
【００３４】
＜２．保管文書情報の検索＞
また、文書登録管理部１０ｅは、この保管登録された紙文書情報の検索を行う。この検索は、図４に示す各項目等を検索キーに設定し得る検索画面を用いて、行うようにすることができる。
そして、文書登録管理部１０ｅは、検索結果として、例えば、図５に示すような保管文書情報表示画面を表示する。
【００３５】
＜３．保管文書情報の編集＞
さらに、文書登録管理部１０ｅは、図５に示す「編集項目」データにおける各項目、すなわち「修正」，「追加」，「削除」を選択することによって、それぞれ対応する処理を実行することができる。
すなわち、文書登録管理部１０ｅは、「修正」が選択押下された場合、例えば、図４に示すような保管文書情報編集画面であって、保管文書情報の表示されたものを開き、保管文書情報の修正入力を受けるとともに、この修正入力された保管文書情報を保管文書情報記憶部１０ａにおける対応する保管文書情報に更新する。
また、「追加」が選択押下された場合、「修正」の場合と同様の保管文書情報編集画面を表示するとともに、修正入力された保管文書情報を保管文書情報記憶部１０ａに対して追加登録するようにすることができる。
さらに、「削除」が選択押下された場合は、そのデータを保管文書情報記憶部１０ａから削除するようにすることができる。
【００３６】
＜４．保存文書情報の登録＞
また、文書登録管理部１０ｅは、保管文書情報記憶部１０ａから保存対象となる紙文書情報を抽出して、これにもとづき保存文書情報を作成して保存文書情報記憶部１０ｂに登録する。
その方法としては、例えば、以下のような方法を行うようにすることができる。
まず、「保管終期」をキーとして、所定の保管終期、例えば２００２年に達している紙文書情報を検索する。このようにして表示された画面の例を図６に示す。
【００３７】
利用者は、この画面を参照して、書庫に保存する紙文書を有するフォルダを選択し、そのレコードにおける「編集項目」の「保存」を押下することによって、保存対象となる紙文書を特定する。
これに対して、文書登録管理部１０ｅは、利用者に対し、特定された紙文書を保存するための保存箱に関する情報、例えば、保存箱の名称の入力を促し、入力された保存箱名称とともに、上述したような保存文書情報を保管文書情報にもとづき作成して、保存文書情報記憶部１０ｂに登録する。
なお、保管終期に達しているにも拘わらず、保存対象としない紙文書については、保管期間情報及び保存期間情報を新たなものに設定し直しておくことが好ましい。この場合は、図６の「編集項目」における「修正」を選択押下することによって行うようにすることができる。
【００３８】
＜５．保存文書情報の検索・編集＞
保存文書情報の検索及び編集については、保管文書情報に対する場合と同様に、保存文書情報検索用の画面や保存文書情報編集用の画面を用いることによって、文書登録管理部１０ｅが、保存文書情報記憶部１０ｂに対して実行することができる。
【００３９】
＜６．電子文書の検索＞
また、文書登録管理部１０ｅは、図５の「電子文書」の各データが選択押下された場合、対応する電子フォルダにおける電子文書の一覧を表示し、さらにこの一覧から電子文書が選択された場合に、その電子文書を表示するアプリケーションを起動して、電子文書を開くようにすることができる。
【００４０】
なお、電子文書の登録、及び編集は、本実施形態における文書管理プログラムが起動していなくとも行うことができる。
すなわち、任意のアプリケーションにて作成された電子文書は、その保存の際に、既に作成されている適切な電子フォルダに保存すればよい。また、その編集も、その電子文書を作成したアプリケーションにより本実施形態の文書管理プログラムとは別個に行うことができる。
【００４１】
＜７．マップ表示＞
加えて、文書登録管理部１０ｅは、図５に示す「保管場所」の各データが選択押下された場合、これに対応する保管場所を図３に示すようにマップ表示する。
すなわち、利用者は、保管登録された紙文書の保管場所を、文字情報のみならず、マップにより視覚的に認識することが可能となる。
このマップ表示において、文書登録管理部１０ｅは、選択押下された「保管場所」に対応するマップをマップ記憶部１０ｃから抽出する。また、このマップにおいて、該当するキャビネットを点滅させるようにすることも好ましい。
さらに、このマップ表示として、図３のような平面的なマップを表示するほか、立体的なマップを表示するようにしてもよい。
【００４２】
＜８．認証実行指示＞
また、文書登録管理部１０ｅは、上記の検索や、修正、追加、削除等の処理の実行権限を判定するために、認証部１０ｆに対して、認証の実行を指示する。
この認証タイミングは、文書管理装置１０の運用などに併せて任意のものとすることができる。例えば、文書管理装置１０の利用開始時に、利用者ＩＤ及びパスワードの入力を受けて、これらにもとづき認証部１０ｆにより認証を実行し、その利用者ＩＤごとに、使用することのできる文書管理装置１０の機能を設定するようにすることができる。
例えば、特定の利用者ＩＤに対してのみ、図５における「編集項目」を表示するようにして、それ以外の利用者に対しては、保管文書情報の参照のみを可能とすることができる。
【００４３】
＜９．管理場所使用状況表示＞
また、文書登録管理部１０ｅは、利用者に対して、キャビネットや書庫等の使用状況を提供するようにすることもできる。
このとき、例えば、使用中のキャビネットの棚と空いているキャビネットの棚を区別して表示するようにすることができる。また、使用中のラックの棚と未使用のラックの棚を区別して表示するようにすることもできる。図７は、このラックの空きスペースを表示する画面の例を示している。
【００４４】
さらに、これらの空きスペース表示において、より詳細な内容を表示するようにすることもできる。例えば、キャビネットにおけるファイルボックスや、ラックにおける保存箱の使用状況、さらには、ファイルボックス内の空きスペースや、保存箱内の空きスペース情報を管理して表示するようにすることも可能である。
このファイルボックス内や保存箱内の空きスペース管理は、例えば、紙文書のページ数や重量にもとづいて、空きスペースの割合を算出すること等によって行うことができる。また、保存箱に除き穴を設けたり、一部透明とすることによって、現物に対して視覚的にも把握可能とすることも好ましい。さらに、この視覚情報を電気的に文書管理装置１０に取り込んで、保存箱の空きスペースの割合を算出するようにしてもよい。
これらの使用状況情報は、文書登録管理部１０ｅにより、後述の使用状況記憶部１０ｇに格納される。
【００４５】
＜１０．紙文書使用状況表示＞
さらに、文書登録管理部１０ｅにより、保管又は保存されている紙文書の使用状況を表示させることも好ましい。
この場合、例えば、キャビネット又は書庫への文書の入出庫を受付などにおいて管理し、登録されている文書の出庫を行う場合には、その受付において、文書管理装置１０にその文書について使用中であるという登録を行うようにし、返却された場合に、使用中でないという登録を行うようにすることができる。
この受付における文書管理装置１０への文書使用状況の登録は、例えば、受付に文書管理装置１０とＬＡＮ回線やインターネット回線等を介して接続された受付端末を設置し、この受付端末から、文書管理装置１０にアクセスして、行うようにすることができる。
【００４６】
これらの使用中であるか否かという情報については、保管文書情報記憶部１０ａ、保存文書情報記憶部１０ｂにおいて管理されるデータに使用中フラグを設けることによって行うようにすることができる。
また、このような文書の使用状況について、その文書の一部の使用状況を登録することにより、一部の使用状況の管理を行うようにすることもできる。
さらに、保管文書情報記憶部１０ａや保存文書情報記憶部１０ｂに紙文書の使用回数を蓄積することにより、この使用回数にもとづいて、保管から保存への移行対象の検索や、保存から廃棄への移行対象の検索を行うようにすることもできる。
【００４７】
なお、同様に、電子文書に対するアクセス回数を、電子文書ごとに蓄積するテーブルなどを電子文書記憶部１０ｄに保有させることもできる。そして、この情報にもとづいて、所定の使用頻度以上の電子文書については、例えば、社内で共用している掲示板などに登録し、所定の使用頻度以下の電子文書については、削除するようにすることもできる。
【００４８】
［認証部１０ｆ］
認証部１０ｆは、本実施形態の文書管理装置１０において、利用者や使用コンピュータについての認証を実行し、その利用制限を行う。
このとき、例えば、所定の部署の利用者ＩＤや所定の部署におけるコンピュータの識別ＩＤなどに対してのみ、保管文書情報の編集等を許可し、それ以外の部署の利用者ＩＤやコンピュータの識別ＩＤに対しては、編集等を不許可とするなどの処理を行うことができる。
また、同様にして、特定の利用者やコンピュータに対してのみ、編集を実行するためのボタン等を表示したり、あるいは使用可能としたりすることによって、これらに対してのみ各種登録情報の編集を可能とすることもできる。
この認証方法の基準は、運用形態に応じて任意に設定することができ、また、その処理方法は、ＩＤとパスワードを用いる従来の方法等を用いることができる。
【００４９】
［使用状況記憶部１０ｇ］
使用状況記憶部１０ｇは、上述のようにキャビネットやラックについての使用状況を管理する記憶部である。
そのデータ構造は、管理するレベルに応じて異なるものとすることができるが、例えば、ラックの棚単位で使用状況を管理する場合には、ラック番号、棚番号１，棚番号２，・・・，棚番号ｎ等として、棚番号ごとに使用中、空き、なし等のフラグを設定するようにすることができる。
また、マップ記憶部１０ｃに、上記使用状況を表示するための二次元又は三次元のマップを格納し、文書登録管理部１０ｅにより、使用状況記憶部１０ｇからの使用状況情報を付加して表示可能とすることも好ましい。
【００５０】
［ラベル印刷部１０ｈ］
ラベル印刷部１０ｈは、フォルダやフォルダボックス、保存箱等に添付するラベルの印刷データを作成して、これを印刷機へ送信する。
このラベル印刷部１０ｈによる処理は、例えば、文書登録管理部１０ｅにより保管文書情報記憶部１０ａ又は保存文書情報記憶部１０ｂへ文書情報の登録や変更が行われた場合に、文書登録管理部１０ｅからの要求に応じて、保管文書情報記憶部１０ａ又は保存文書情報記憶部１０ｂの登録情報にもとづいて自動的に行うようにすることができる。
また、必要に応じて、利用者の要求入力に応じて、随時保管文書情報記憶部１０ａ又は保存文書情報記憶部１０ｂの登録情報にもとづいて上記ラベルを作成する機能をもたせることも好ましい。
【００５１】
なお、本実施形態の文書管理装置１０は、図示しないが、上記以外の構成、例えば、文書登録管理部１０ｅに入力される情報を入力するためのキーボードやマウス等の入力部や、表示データを表示するためのディスプレイなどの表示部を有している。また、他のコンピュータや印刷装置との情報の送受信を行う送受信部なども有している。これらについては、従来公知の任意のものを用いることができる。
【００５２】
次に、本実施形態の文書管理装置における処理手順について、図３に示すマップ表示画面、図４に示す保管文書情報編集画面、図５に示す保管文書情報表示画面、図６に示す保存候補検索結果表示画面、図７に示す空きスペース表示画面、及び図８〜図１３を参照して説明する。
図８は、本実施形態の文書管理装置におけるキャビネットへの文書の保管処理手順を示すフローチャートである。図９は、同装置におけるキャビネットに保管されている紙文書情報の検索及び編集処理手順を示すフローチャートである。図１０は、同装置におけるキャビネットに保管されているフォルダの書庫への保存処理手順を示すフローチャートである。図１１は、同装置における保存箱の社外倉庫への出入庫支援処理手順を示すフローチャートである。図１２は、同装置における保存文書情報表示画面を示す図である。図１３は、同装置における保存箱の削除処理手順を示すフローチャートである。
各フローチャートにおいて、点線で表示されている部分は、利用者等によって手作業にて行われる部分であり、本実施形態の文書管理装置１０における機能に関連する手作業を明示するものである。
【００５３】
［キャビネットへの文書の保管処理手順］
まず、図８を参照して、キャビネットへの紙文書の保管処理手順について説明する。
はじめに、利用者による要求入力をトリガーとして、文書登録管理部１０ｅは、図４に示すような保管文書情報編集画面を表示する（ステップ１０）。
各処理手順における最初の画面は、本発明の文書管理プログラムの起動後に表示される初期画面から、利用者による画面選択入力を受けて、必要な場合には、複数の他の画面表示を経て、表示することができる。
そして、文書登録管理部１０ｅは、利用者により当該保管文書情報編集画面を利用して入力された保管文書情報を、保管文書情報記憶部１０ａへ格納することにより登録する（ステップ１１）。
【００５４】
また、文書登録管理部１０ｅは、この登録を行うとともに、電子文書記憶部１０ｄに対して、電子文書を整理して格納するための電子フォルダを、対応する保管文書情報にもとづき作成する（ステップ１２）。
さらに、文書登録管理部１０ｅは、保管文書情報にもとづいて、ラベル印刷用ファイルを作成し（ステップ１３）、これをラベル印刷部１０ｈへ出力してラベル印刷を指示する。
ラベル印刷部１０ｈは、キャビネット等に貼付するためのラベルの印刷を実行する（ステップ１４）。
【００５５】
このようにして、紙文書をキャビネットに保管するにあたり、本実施形態の文書管理装置１０に上述のような登録を行うことによって、紙文書を管理するための情報が、保管文書情報記憶部１０ａに作成されるのみならず、この紙文書に対応する電子文書を保存するための、紙文書を保存する現物のフォルダに対応する電子フォルダを自動的に生成することができる。
さらに、この現物フォルダや、これを格納するためのファイルボックスに貼付するためのラベルを併せて自動的に印刷させることができる。
【００５６】
そして、この紙文書に対応する電子文書が既に作成されている場合には、これを上記電子フォルダに移動させることによって、また、この紙文書に対応する電子文書を新たに作成する場合には、その電子文書を文書管理装置１０に格納する際に、当該電子フォルダを選択して格納することによって、紙文書と電子文書を対応付けて管理することが可能となる（ステップ１５）。
そして、紙文書を実際のキャビネットにおける所定の場所に保管する（ステップ１６）。
なお、ステップ１１の保管文書情報の登録に先立って、キャビネットの空きスペースを表示する画面を参照可能とするようにすることも好ましい。
この場合、例えば、図４の保管文書情報編集画面に、キャビネットの空きスペース確認ボタンを設けて、この確認ボタンの押下に対し、図７の空きスペース表示画面において、ラックをキャビネットに置き換えた画面などを表示するようにすることができる。
【００５７】
［保管文書情報の検索・編集処理手順］
次に、キャビネットに保管されている紙文書情報の検索及び編集処理手順について、図９を参照して説明する。
まず、文書登録管理部１０ｅは、図示しないが、保管文書情報記憶部１０ａに登録された保管文書情報における各項目等を検索キーとする保管文書情報検索画面を表示する（ステップ３０）。この検索キーとして、例えば、管理場所，分類１〜３，フォルダ名，文書担当者名，保管終期等を設けるほか、キーワード等によるフリー検索などを設けることが好ましい。もちろん、その他にも、表示件数や表示順等、従来公知の様々な条件を設定可能とすることが可能である。
文書登録管理部１０ｅは、この検索キーにもとづいて、保管文書情報記憶部１０ａから対象となる保管文書情報を抽出して（ステップ３１）、図５に示す保管文書情報表示画面のように一覧表示する（ステップ３２）。
【００５８】
次に、利用者により、保管文書情報表示画面の「編集項目」における各項目が選択押下されると、文書登録管理部１０ｅは、それぞれに応じた処理を実行する（ステップ３３）。
すなわち、「削除」が選択された場合、文書登録管理部１０ｅは、保管文書情報記憶部１０ａから対応する保管文書情報を削除する。
また、「修正」又は「追加」が選択された場合、文書登録管理部１０ｅは、図４に示すような画面であって、対応する保管文書情報が出力されているものを表示し（ステップ３４）、利用者による修正入力を保管文書情報記憶部１０ａに更新する（ステップ３５）。
このとき、「修正」が選択押下された場合であれば、保管文書情報記憶部１０ａにおける対応する保管文書情報を変更して更新し、「追加」が選択押下された場合であれば、修正入力された保管文書情報を新たなデータとして保管文書情報記憶部１０ａに追加登録する。
【００５９】
なお、ステップ３２において、紙文書の保管場所を確認する場合には、図５の保管文書情報表示画面において、この紙文書に対応する「保管場所」を押下することによって、この紙文書が保管されているキャビネットの場所を示す図３のようなマップに表示するようにすることができる。
さらに、ステップ３２において、紙文書に対応する電子文書を確認する場合には、図５の保管文書情報表示画面において、この紙文書に対応する「電子文書」（アクセスリンク）を押下することによって、この紙文書のフォルダ名に対応する電子フォルダにおける電子文書の一覧を表示することができる。また、この一覧から電子文書を選択押下することによって、その電子文書に対応するアプリケーションを起動し、電子文書を開くことができる。
なお、電子文書が存在しない場合には、ゼロ件の電子文書の一覧を表示したり、ゼロ件であることを示すメッセージを表示するようにすることもできる。
【００６０】
［キャビネット保管文書の書庫への管理移行処理手順］
次に、図１０を参照して、キャビネットに保管されている紙文書の情報から、書庫へ移動させるべき紙文書の情報を抽出して、その管理を保管文書情報記憶部１０ａから保存文書情報記憶部１０ｂに移行させるための処理手順について説明する。
まず、文書登録管理部１０ｅが、保存候補の紙文書を検索するための保存候補検索画面を表示する（ステップ５０）。
そして、この保存候補検索画面を用いて利用者により入力された検索キーにもとづいて、文書登録管理部１０ｅが、保存文書情報記憶部１０ｂを検索する（ステップ５１）。
【００６１】
この検索キーは、保管終期のほか、対象を絞りこむための各種項目、例えば、保管場所や文書担当者名等を設定可能とすることができる。また、フリー検索やその他表示件数等を設定可能することも好ましい。
文書登録管理部１０ｅは、この検索結果を、図６に示すような保存候補検索結果表示画面に表示する（ステップ５２）。
次に、文書登録管理部１０ｅは、利用者による保存対象の選択入力にもとづいて、この保存対象を特定し（ステップ５３）、特定された保存対象について、仮想の箱詰め処理を実行する（ステップ５４）。
【００６２】
この利用者による保存対象の選択入力は、例えば、図６に示すように、保存対象である紙文書情報に対応する「編集項目」の「保存」を押下することによって行うようにすることができる。
そして、文書登録管理部１０ｅは、箱詰め処理において、特定された紙文書に対応する保管文書情報にもとづいて保存文書情報を作成し、これを保存文書情報記憶部１０ｂに登録する。
このとき、文書登録管理部１０ｅは、特定された紙文書のフォルダを保存する保存箱の名称などを入力すること等の可能な画面を表示し、利用者からの入力にもとづいて、各保存文書情報に保存箱名称などの属性情報をもたせるようにすることができる。
この保存箱名称の設定は、同一の保存箱に保存するためにまとめて特定された複数のフォルダについては、一括して行い得るようにすることが好ましい。
【００６３】
また、箱詰め処理に伴って、箱詰めした紙文書についての保管文書情報を、保管文書情報記憶部１０ａから削除するかどうかを選択可能とすることも好ましい。これは、例えば、上記の保存対象の選択入力にあたり、「編集項目」の「保存」を押下した際に、当該選択を行うことの可能なチェックボックスなどを設けた画面を表示し、これに対する入力にもとづいて、上記削除の可否を判定するようにすることができる。そして、削除を行う場合には、文書登録管理部１０ｅにより保管文書情報記憶部１０ａにおける対象となる保管文書情報を検索し、削除することができる。
さらに、箱詰めした紙文書についての保管文書情報を、文書登録管理部１０ｅにより、一律自動的に保管文書情報記憶部１０ａから削除するようにすることも可能である。
【００６４】
この箱詰め処理を実行すると、文書登録管理部１０ｅは、管理者が使用するコンピュータに対し、あるいは管理者のメールアドレスへ宛てて、ＬＡＮ回線やインターネット回線等を介して、保管文書が保存文書に移行することを連絡する通知（以降、保存移行通知と称する場合がある。）を送信する（ステップ５５）。
この保存移行通知に保有させる情報としては、例えば、保存箱，課記号、送信元のコンピュータの識別ＩＤ等とすることができる。
【００６５】
次に、保存移行通知を受け取った管理者が、当該保存箱を保存するための書庫における保存場所を示すアドレスを決定し、これを文書管理装置１０に入力する。
この保存箱のアドレス情報の入力は、管理者が使用するコンピュータからＬＡＮ回線やインターネット回線等を通じて、文書管理装置１０へ送信することによって行うようにすることもできる。
【００６６】
この保存箱のアドレス登録処理において、文書登録管理部１０ｅは、管理者に対して、アドレスを入力すべき保存箱情報を検索するための画面を表示するようにすることができる。そして、通知内容にもとづいて管理者により入力された保存箱名称などを検索キーとし、保存文書情報記憶部１０ｂから対象となる保存箱を抽出して、アドレス情報等を入力する画面を表示することにより、管理者からのアドレス情報等の入力を受けるようにすることができる。
このようにして、文書登録管理部１０ｅは、管理者からの入力にもとづいて、保存文書情報記憶部１０ｂに対して保存箱のアドレス情報等を登録する（ステップ５６）。この際に、保存箱名称や保存移行日等の保存箱についての属性情報の編集を可能とすることも好ましい。
【００６７】
なお、管理者が、その使用するコンピュータを用い、ＬＡＮ回線等を通じて文書管理装置１０にアクセスし、アドレス情報を登録する場合も同様にして、文書登録管理部１０ｅが、管理者に対して、アドレスを決定すべき保存箱情報を検索するための画面等を表示して行うようにすることができる。
また、保存箱のアドレスを決定するにあたり、文書登録管理部１０ｅは、図７に示すような空きスペース表示画面を表示することができる。
【００６８】
さらに、文書登録管理部１０ｅは、保存文書情報記憶部１０ｂへアドレス情報を登録するとともに、ラベル印刷部１０ｈに対して、その保存箱に貼付するためのアドレスラベルの印刷処理を指示する。
ラベル印刷部１０ｈは、保存文書情報記憶部１０ｂから文書登録管理部１０ｅを介して入力されたアドレスラベルを印刷する（ステップ５７）。
【００６９】
以上のようにして、文書管理装置１０において仮想的にフォルダの箱詰めが行われたことを、管理者は、電子メールなどによって知ることができ、保存箱の保存場所、すなわちアドレスを決定して、文書登録管理部１０ｅにより保存文書情報記憶部１０ｂへこのアドレス情報を登録するとともに、アドレスラベルを印刷することができる。
そして、利用者は、自分が登録した保存箱に対応するアドレスラベルを管理者から受け取って、これを保存箱に貼付し、対応する紙文書が含まれる現物フォルダを箱詰めして、書庫におけるそのアドレスに保存箱を移動する（ステップ５８）。
【００７０】
加えて、保管終期に到達した紙文書を、一律書庫に移動させる運用とする場合には、これらの紙文書については、分類番号や、紙文書のページ数情報等にもとづいて、自動的に保存箱への箱詰め処理を行って、保存箱情報の登録処理を実行するようにすることもできる。
そして、利用者や管理者に対して、この仮想の箱詰め処理が終了したことを連絡し、アドレスラベルの決定、ラベルの印刷、実際の紙文書が保有された現物フォルダの箱詰め、書庫への移動等を促すようにすることもできる。
【００７１】
また、ステップ５４のような仮想的箱詰め処理を行うに際し、既存の保存箱の空きスペースを表示して、この既存の保存箱に追加して箱詰めを行うようにすることができるとともに、上述のように、ステップ５６の保存箱のアドレス登録において、図７に示すような書庫の空きスペースを表示し、適切にアドレスの決定を行い得るようにすることもできる。
これらの空きスペース情報の表示は、上述したように使用状況記憶部１０ｇに記憶させ、これを参照することによって行うことができる。使用状況記憶部１０ｇの更新は、例えば、保存箱のアドレス登録の際に行うようにすることができる。また、上記箱詰め処理の際に行うようにすることも可能である。
【００７２】
なお、古い紙文書などで、キャビネットに保管されることなく、はじめから書庫などにおいて管理したい紙文書については、例えば、上記のステップ５６以降を実行することによって行うようにすることができる。
すなわち、ステップ５６において、管理者等の入力情報にもとづいて、文書登録管理部１０ｅにより保存文書情報記憶部１０ｂに対して保存箱のアドレスや保存箱名称等の保存箱情報を登録し、以降は、保管から移行した場合と同様に処理することによって、このような紙文書についても検索可能とすることができる。
また、この場合の保存箱情報の登録において、保存箱についての情報のみを登録した場合には、保存箱単位での検索が可能となり、保存箱において管理する現物フォルダの単位で登録した場合には、現物フォルダ単位での検索を可能とすることができる。
【００７３】
［保存箱の社外倉庫への出入庫支援処理手順］
次に、図１１及び図１２を参照して、保存箱を社外倉庫へ出庫するか否かなどの判断を支援する処理手順について説明する。
まず、文書登録管理部１０ｅは、保存文書情報を検索するための保存文書情報検索画面を表示する（ステップ７０）。
そして、管理者などにより入力された検索キーにもとづいて、文書登録管理部１０ｅは、保存文書情報記憶部１０ｂを検索する（ステップ７１）。
この保存文書情報検索画面における検索も、上述の各種検索画面と同様の方法で処理することができる。
【００７４】
次に、文書登録管理部１０ｅは、保存文書情報記憶部１０ｂから検索キーに対応する保存文書情報を抽出して表示する（ステップ７２）。
図１２は、この保存文書情報を表示する保存文書情報表示画面の例を示している。
同図においては、保存文書情報として、保管場所、箱名称、保存移行日、社外移行日、最短保存終期、件数割合、社外倉庫番号、保存状態が示されている。また、編集項目として、設定、追加、削除がそれぞれ表示されている。
ここで、最短保存終期は、その保存箱におけるフォルダの最短保存終期を表示するものであり、件数割合は、その最短保存終期を有するフォルダの保存箱における割合を表示するものである。また、表示されている保存文書情報は、最短保存終期にもとづいてソートされている。
【００７５】
保存文書情報表示画面をこのように表示することによって、管理者等は、どの保存箱を社外倉庫に移動するか、また、どの保存箱を社外倉庫から社内書庫へ移動するかなどを効率的に判断することが可能となる。
また、「保存場所」に表示されているデータを選択して押下することによって、保管文書情報表示画面において「保管場所」のデータを押下した場合と同様に、マップを表示させることができる。この場合、図３に示すマップ表示画面におけるキャビネットの代わりに、ラックについてのマップ情報が表示されることとなる。
【００７６】
管理者等が、この保存文書情報表示画面の情報にもとづいて実際に保存箱の移動を行う場合、対応するデータの「編集項目」における「設定」を選択入力して、社外移行日、社外倉庫番号、保存状態についての情報を入力して更新することにより、これらの情報を登録することができる（ステップ７３）。そして、この登録した内容にしたがって、保存箱を移動する（ステップ７４）。
また、「編集項目」における「削除」や「追加」を選択入力することによって、保存文書情報の削除や追加登録を行うようにすることもできる。これらの変更情報は、文書登録管理部１０ｅにより保存文書情報記憶部１０ｂへ更新される。
【００７７】
［保存箱の削除処理手順］
次に、図１３を参照して、保存箱の削除処理手順について説明する。
まず、文書登録管理部１０ｅは、図１１に示す処理手順における場合と同様の保存文書情報検索画面を表示し（ステップ９０）、管理者等により入力された所定の保存終期などを検索キーとして、廃棄対象となる保存箱の候補を検索し（ステップ９１）、これを図１２のような保存文書情報表示画面に表示する（ステップ９２）。
そして、文書登録管理部１０ｅは、管理者などによる「削除」の選択押下にもとづいて、対応する保存文書情報を保存文書情報記憶部１０ｂから削除する（ステップ９３）。
また、管理者等は、これに対応する保存箱を、書庫や社外倉庫から廃棄する（ステップ９４）。
【００７８】
なお、諸事情によって、その保存箱の廃棄を見合わせる場合には、最短保存終期を変更するようにすることが好ましい。
また、最短保存期間にもとづいて、一律に保存箱の廃棄を実行する場合には、文書登録管理部１０ｅに、自動的に対象となる保存文書情報についての削除処理を保存文書情報記憶部１０ｂに対して実行させるとともに、管理者などに対して、実際の保存箱の廃棄を促す電子メールなどを送信するようにすることもできる。
【００７９】
上記実施形態において、比較的使用頻度が高いと想定される紙文書をキャビネットに保管し、比較的使用頻度が低いと想定される紙文書を書庫に保存するものとしているが、もちろんこれに限定されるものではなく、キャビネットの他に本棚などを使用したり、書庫の代わりに倉庫などを使用してもよい。
【００８０】
以上説明したように、本実施形態の文書管理装置によれば、紙文書と電子文書を対応付けて管理することができる。このため、従来は、紙文書と電子文書が、対応関係を有するものであっても、これらは別個に管理されて検索されるものであったが、本発明によれば、紙文書の検索にあたり、電子文書への容易なアクセスを可能とすることができる。
また、文書管理装置に記憶させた紙文書の保管場所や、保存場所等の管理場所をマップ表示することができるため、一目で管理場所を把握可能とすることができ、誰もが自分で保管文書等を取り出したり、しまったりすることが可能となる。
【００８１】
さらに、紙文書を現実の管理形態に合わせて、比較的新しく頻繁に使用する可能性の高い紙文書と、比較的古く使用する可能性の少ない紙文書を区別して管理することができるのみならず、これらの移行処理をも効果的にサポートすることが可能となる。
加えて、キャビネットの棚や、書庫のラック等の空きスペースを表示することができるため、紙文書をキャビネットに保管し、又は書庫のラックに保存するにあたり、実際にキャビネットや書庫に行って、空きスペースを探し回ることなく、容易に空きスペースを見つけて、紙文書を保管又は保存することが可能となる。
【００８２】
また、保管文書情報及び保存文書情報の登録に際し、フォルダや保存箱等に貼付するラベルを自動的に印刷することができるため、利用者や管理者の作業負荷を一層低減することが可能となる。
さらに、各保存箱に存在するフォルダの最短の保存終期や、その最短の保存終期を有するフォルダ数の保存箱における割合等を参照することができるため、書庫に保存している保存箱を、社外倉庫に移動させるかどうかの判断等を容易に行うことが可能となる。
【００８３】
上記の実施形態における保管文書情報又は保存文書情報の作成や、紙文書の管理場所のマップ表示等は、文書管理プログラムにより実行される。
この文書管理プログラムは、コンピュータの各構成要素に指令を送り、所定の処理、例えば、保管文書情報又は保存文書情報の作成処理や、紙文書の管理場所のマップ表示処理等を行わせる。
これによって、これらの処理は、文書管理プログラムとコンピュータとが協働した文書管理装置１０などにより実現される。
【００８４】
なお、文書管理プログラムは、コンピュータのＲＯＭやハードディスクに記憶させるほか、コンピュータ読み取り可能な記録媒体、たとえば、外部記憶装置及び可搬記録媒体等に格納することができる。
外部記憶装置とは、磁気ディスク等の記録媒体を内蔵し、例えば文書管理装置１０などに外部接続される記憶増設装置をいう。一方、可搬記録媒体とは、記録媒体駆動装置（ドライブ装置）に装着でき、かつ、持ち運び可能な記録媒体であって、たとえば、ＣＤ−ＲＯＭ、フレキシブルディスク、メモリカード、光磁気ディスク等をいう。
【００８５】
そして、記録媒体に記録されたプログラムは、コンピュータのＲＡＭにロードされて、ＣＰＵにより実行される。この実行により、上述した本実施形態の文書管理装置１０の機能が実現される。
さらに、コンピュータで文書管理プログラムをロードする場合、他のコンピュータで保有された文書管理プログラムを、通信回線を利用して自己の有するＲＡＭや外部記憶装置にダウンロードすることもできる。
このダウンロードされた文書管理プログラムも、ＣＰＵにより実行され、本実施形態の保管文書情報又は保存文書情報の作成処理や、紙文書の管理場所のマップ表示処理等を実現する。
【００８６】
なお、本発明は以上の実施形態に限定されるものではなく、本発明の範囲内において、種々の変更実施が可能であることは言うまでもない。
例えば、保管文書情報や保存文書情報の検索にあたり、マップを表示し、そのマップにおけるキャビネットやラックを選択押下することによって、そのキャビネットやラックに保管又は保存されているフォルダを一覧表示することにより、管理場所から紙文書の検索を可能とすることができる。
また、本実施形態においては紙文書をフォルダ単位で管理しているが、より小さい管理単位として、ドキュメント単位で管理するようにすることもできる。
さらに、図２のブロック図における各構成を、併合し又は分離することによって、各構成における機能をまとめたり、あるいは細分化したり、上述のフローチャートにおける各ステップの順番の変更や各画面の表示内容を変更するなど、本発明の文書管理装置の上記各機能を実現可能な範囲内において、適宜設計変更することが可能である。
【００８７】
【発明の効果】
以上のように、本発明によれば、紙文書と電子文書を対応付けて管理することができる。このため、従来は、紙文書と電子文書が、対応関係を有するものであっても、これらは別個に管理されて検索されるものであったが、本発明によれば、紙文書の検索にあたり、電子文書への容易なアクセスを可能とすることができる。
また、文書管理装置に記憶させた紙文書の保管場所や、保存場所等の管理場所をマップ表示することができるため、一目で管理場所を把握可能とすることができ、誰もが自分で保管文書等を取り出したり、しまったりすることが可能となる。
【００８８】
さらに、紙文書を現実の管理形態に合わせて、比較的新しく頻繁に使用する可能性の高い紙文書と、比較的古く使用する可能性の少ない紙文書を区別して管理することができるのみならず、これらの移行処理をも効果的にサポートすることが可能となる。
また、キャビネットの棚や、書庫のラック等の空きスペースを表示することができるため、紙文書をキャビネットに保管し、又は書庫のラックに保存するにあたり、実際にキャビネットや書庫に行って、空きスペースを探し回ることなく、容易に空きスペースを見つけて、紙文書を保管又は保存することが可能となる。
【００８９】
さらに、保管文書情報及び保存文書情報を登録に際し、フォルダや保存箱等に貼付するラベルを自動的に印刷することができるため、利用者や管理者の作業負荷を一層低減することが可能となる。
加えて、各保存箱に存在するフォルダの最短の保存終期や、その最短の保存終期を有するフォルダ数の保存箱における割合等を参照することができるため、書庫に保存している保存箱を、社外倉庫に移動させるかどうかの判断等を容易に行うことが可能となる。
【００９０】
また、文書管理プログラムは、コンピュータの各構成要素へ所定の指令を送ることにより、この保管文書情報又は保存文書情報の作成機能や、紙文書の管理場所のマップ表示機能等を実現させることができる。
これによって、これらの機能等は、文書管理プログラムとコンピュータとが協働した文書管理装置により実現可能である。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施形態の文書管理装置の運用形態を示す図である。
【図２】本発明の実施形態の文書管理装置の構成を示すブロック図である。
【図３】本発明の実施形態の文書管理装置におけるマップ表示画面を示す図である。
【図４】本発明の実施形態の文書管理装置における保管文書情報編集画面を示す図である。
【図５】本発明の実施形態の文書管理装置における保管文書情報表示画面を示す図である。
【図６】本発明の実施形態の文書管理装置における保存候補検索結果表示画面を示す図である。
【図７】本発明の実施形態の文書管理装置における空きスペース表示画面を示す図である。
【図８】本発明の実施形態の文書管理装置におけるキャビネットへの文書の保管処理手順を示すフローチャートである。
【図９】本発明の実施形態の文書管理装置におけるキャビネットに保管されている紙文書情報の検索及び編集処理手順を示すフローチャートである。
【図１０】本発明の実施形態の文書管理装置におけるキャビネットに保管されているフォルダの書庫への保存処理手順を示すフローチャートである。
【図１１】本発明の実施形態の文書管理装置における保存箱の社外倉庫への出入庫支援処理手順を示すフローチャートである。
【図１２】本発明の実施形態の文書管理装置における保存文書情報表示画面を示す図である。
【図１３】本発明の実施形態の文書管理装置における保存箱の削除処理手順を示すフローチャートである。
【符号の説明】
１０  文書管理装置
１０ａ  保管文書情報記憶部
１０ｂ  保存文書情報記憶部
１０ｃ  マップ記憶部
１０ｄ  電子文書記憶部
１０ｅ  文書登録管理部
１０ｆ  認証部
１０ｇ  使用状況記憶部
１０ｈ  ラベル印刷部
【図１】
2004227462.tif 000003
【図２】
2004227462.tif 000004
【図３】
2004227462.tif 000005
【図４】
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【図５】
2004227462.tif 000007
【図６】
2004227462.tif 000008
【図７】
2004227462.tif 000009
【図８】
2004227462.tif 000010
【図９】
2004227462.tif 000011
【図１０】
2004227462.tif 000012
【図１１】
2004227462.tif 000013
【図１２】
2004227462.tif 000014
【図１３】
2004227462.tif 000015