(57)【要約】【課題】保存帳票の電子化に伴う負担を軽減することが可能な保存帳票検索システムを提供すること。【解決手段】保存帳票を電子化した帳票電子ファイルを蓄積する帳票電子ファイル蓄積手段と、ネットワークを介して接続された検索端末から、検索する帳票を指示する検索指示データを送信させ、受信した検索指示データに基づいて蓄積された前記帳票電子ファイルから当該帳票を検索する検索制御部１０２と、検索された前記帳票を印刷させる印刷データのサイズが所定の制限範囲内である場合には、前記ネットワークを介して印刷データを送信し、印刷データのサイズが所定の制限範囲を超えている場合にはローカル接続された印刷手段に印刷データを出力する出力制御部１０３と、を備えた。【選択図】　図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
保存帳票を電子化した帳票電子ファイルを蓄積する帳票電子ファイル蓄積手段と、
ネットワークを介して接続された検索端末から、検索する帳票を指示する検索指示データを送信させ、受信した検索指示データに基づいて蓄積された前記帳票電子ファイルから当該帳票を検索する検索制御手段と、
検索された前記帳票を印刷させる印刷データのサイズが所定の制限範囲内である場合には、前記ネットワークを介して印刷データを送信し、印刷データのサイズが所定の制限範囲を超えている場合には、ローカル接続された印刷手段に印刷データを出力する出力制御手段と
を備えたことを特徴とする保存帳票検索システム。
【請求項２】
請求項１に記載の保存帳票検索システムにおいて、
前記出力制御手段は、
印刷データのサイズが制限範囲を超えている旨の通知を行う通知手段と、
前記通知に基づいて前記印刷手段における印刷の依頼を前記検索端末から送信させる印刷依頼手段と、を備え、
この出力制御手段は、前記印刷依頼手段による依頼を受信した場合には、前記印刷手段に印刷データを出力するものである
ことを特徴とする保存帳票検索システム。
【請求項３】
保存帳票を電子化した帳票電子ファイルを蓄積する帳票電子ファイル蓄積手段と、
ネットワークを介して接続された検索端末から、検索する帳票を指示する検索指示データを送信させ、受信した検索指示データに基づいて蓄積された前記帳票電子ファイルから当該帳票を検索する検索制御手段と、
帳票電子ファイル蓄積手段から検索された帳票ファイルを、前記ネットワークを介して前記検索端末に出力する出力制御手段と、
指示された前記帳票が前記帳票電子ファイル蓄積手段に蓄積されていない帳票である場合には、当該指示された帳票の検索を依頼する依頼データを前記検索端末から送信させ、受信した依頼データを管理端末に表示させる依頼制御手段と
を備えたことを特徴とする保存帳票検索システム。
【請求項４】
請求項３に記載の保存帳票検索システムにおいて、
前記依頼制御手段は、前記指示された帳票が前記帳票電子ファイル蓄積手段に蓄積されていない帳票である旨の通知を行う通知手段をさらに備え、
この依頼制御手段は、前記通知に基づいて当該指示された帳票の検索を依頼する依頼データを前記検索端末から送信させるものである
ことを特徴とする保存帳票検索システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子化された保存帳票を検索して閲覧するための保存帳票検索システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
例えば、証券会社においては、取引などを記録しておくために様々な帳票を作成する必要がある。そして、帳票の中には法律で保存年限が定められているものもあるので、証券会社では膨大な量の帳票を保存して、必要に応じて閲覧できるようにしておかなければならない。
【０００３】
従来は、これらの帳票は紙によって管理されていたが、近年の電子ファイリング技術の向上や、法律でも帳票の電子化が認められるようになったことを背景として、電子帳票を作成して管理するシステムが多数提案されてきた（たとえば、特許文献１参照。）。
【０００４】
【特許文献１】
特開２００２―２０７８７７号公報。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、ネットワークを介してユーザの端末から電子化した帳票を検索させ、検索された帳票ファイルをユーザ側へ送信するような場合に、そのファイルのサイズが非常に大きな帳票であれば、ネットワークに負荷がかかってしまうという問題が生じる。
【０００６】
また、過去に紙で作成された帳票をすべて電子データに変換することは、かえってコストがかかってしまう。そのため、電子データとして蓄積している帳票と、紙として保存している帳票が混在しているのが現状である。しかしながら、紙として保存されている帳票は、電子ファイルとして検索することができないので人手によって帳票を探索する必要がある。また、このような紙の帳票の探索を依頼する側も、帳票探索を指示する依頼書を記入してファックスで探索担当部署に送付するといった手間が生じていた。
【０００７】
このように、保存帳票の量が膨大な場合には、電子ファイルの保管や伝送において、ネットワークへの負荷や、探索作業の負担といった問題があった。
【０００８】
本発明は、上述した課題を解決するためになされたものであり、保存帳票の電子化に伴う負担を軽減することが可能な保存帳票検索システムを提供することを目的としている。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
上述した課題を解決するために、本発明にかかる保存帳票検索システムの構成は、保存帳票を電子化した帳票電子ファイルを蓄積する帳票電子ファイル蓄積手段と、ネットワークを介して接続された検索端末から、検索する帳票を指示する検索指示データを送信させ、受信した検索指示データに基づいて蓄積された前記帳票電子ファイルから当該帳票を検索する検索制御手段と、検索された前記帳票を印刷させる印刷データのサイズが所定の制限範囲内である場合には、前記ネットワークを介して印刷データを送信し、印刷データのサイズが所定の制限範囲を超えている場合にはローカル接続された印刷手段に印刷データを出力する出力制御手段と、を備えたことを特徴とする。
【００１０】
この構成によれば、制限を越えた場合には印刷データをネットワークに送信せずに、ローカル接続された印刷手段に出力するので、ネットワークへの負荷を最小限に抑えることができる。
【００１１】
また、本発明にかかる保存帳票検索システムの他の構成は、保存帳票を電子化した帳票電子ファイルを蓄積する帳票電子ファイル蓄積手段と、ネットワークを介して接続された検索端末から、検索する帳票を指示する検索指示データを送信させ、受信した検索指示データに基づいて蓄積された前記帳票電子ファイルから当該帳票を検索する検索制御手段と、帳票電子ファイル蓄積手段から検索された帳票ファイルを、前記ネットワークを介して前記検索端末に出力する出力制御手段と、指示された前記帳票が前記帳票電子ファイル蓄積手段に蓄積されていない帳票である場合には、当該指示された帳票の検索を依頼する依頼データを前記検索端末から送信させ、受信した依頼データを管理端末に表示させる依頼制御手段と、を備えたことを特徴とする。
【００１２】
この構成によれば、指示された前記帳票が前記帳票電子ファイル蓄積手段に蓄積されていない帳票である場合には、検索依頼情報を入力することができるので、紙で保存されている帳票の検索を依頼する者の事務負担を軽減することができる。
【００１３】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照しながら、本発明の実施の形態について説明する。
【００１４】
［１．実施形態の概要］
まず、図１を参照しながら、本実施形態の概要について説明する。
この図に示すように、本実施形態では、保存帳票の管理は帳票管理部署１において行っており、営業店２においては必要に応じて電子化された保存帳票を検索端末２１０で検索して閲覧できるようになっている。
【００１５】
ただし、すべての保存帳票が電子化されている訳ではなく、一部の帳票は電子化されずに紙の帳票として保管されている。本実施形態では、帳票の電子化を開始する以前の帳票は紙で保存しており、紙の保存帳票を電子ファイル蓄積期間外帳票１０として、帳票の問合せがあった場合には紙での閲覧をさせるようにしている。
【００１６】
帳票管理部署１では、保存帳票検索システム１００を用いて帳票電子ファイル１０１を営業店２から検索させるサービスを行っており、保存帳票検索システム１００の運用を管理する管理端末１１０と、電子帳票を必要に応じて印刷するためにローカル接続された高速プリンタ１２０とを備えている。
【００１７】
一方、営業店２には、保存帳票検索システム１００にアクセスして検索を行う端末である検索端末２１０および、検索した結果の帳票を印刷するためのプリンタ２２０が備えられている。これら営業店２に備えられた機器と保存帳票検索システム１００とは、社内ネットワーク３００によって接続されている。
【００１８】
［２．保存帳票検索システムの構成］
図２は、前記保存帳票検索システム１００の構成を示す機能ブロック図である。
【００１９】
この図に示すように、保存帳票検索システム１００は、帳票電子ファイル１０１の検索機能を制御する検索制御部１０２と、検索結果を出力する際の出力形態や出力先を制御する出力制御部１０３と、検索結果に基づいて営業店２から帳票管理部署１に対して帳票問合せ・返却依頼を行う際の処理を制御する依頼制御部１０４と、依頼状況をログとして記録するログデータ格納部１０５とを備えている。
【００２０】
なお、帳票問合せ・返却依頼とは、営業店２において検索した帳票が電子ファイル蓄積期間外帳票１０に含まれるものであった場合に、紙で保存されている帳票を営業店２に返却等するよう帳票管理部署１に依頼することをいう。
【００２１】
［３．処理フロー］
上述した各制御部の動作について、図３に示した処理フローおよび、図４から図６に示した画面例を参照しながら、より詳しく説明する。
【００２２】
（１）検索
まず、営業店２において検索端末２１０から帳票検索指示を入力し、保存帳票検索システム１００に送信する（Ｓ１）。
【００２３】
図４は、帳票検索指示を入力する際の帳票検索画面の例を示す図である。この画面は、保存帳票検索システム１００の検索制御部１０２の機能によって検索端末２１０のディスプレイに表示されるものである。この画面において問合せ帳票を特定する情報や検索対象期間などの検索条件を入力して検索ボタンを押下すると、入力された検索条件が保存帳票検索システム１００に送信されるようになっている。
【００２４】
（２）出力
図３に示す保存帳票検索システム１００の検索制御部１０２は、送信された検索指示に基づいて帳票電子ファイル１０１から問合せ帳票を検索する。ここで問合せ帳票が電子ファイルとしての蓄積期間内のものであると判定すると（Ｓ２；Ｙｅｓ）、出力制御部１０３がステップＳ１において送信された回答方法情報に基づいて帳票電子ファイル１０１から検索したファイルの出力形態を判定する（Ｓ３）。
【００２５】
図４の例では、検索結果の回答を出力する方法として、「イメージ閲覧」あるいは「印刷」を選択できるようになっている。「イメージ閲覧」が選択された場合には、出力制御部１０３は、検索端末２１０のディスプレイに帳票をイメージで表示させるための処理を行う（図３のＳ４）。
【００２６】
一方、図４の検索画面で「印刷」が選択された場合には、出力制御部１０３は、検索された帳票のサイズが営業店２に設置したプリンタ２２０で出力させてよい制限範囲内であるかを判定する（Ｓ５）。制限範囲内と判定した場合には（Ｓ５；Ｙｅｓ）、印刷データをプリンタ２２０に送信して（Ｓ６）、営業店２に設置したプリンタ２２０から検索された帳票を印刷させるための処理を行う。
【００２７】
これに対して、検索された帳票のサイズが制限範囲外であった場合には（Ｓ５；Ｎｏ）、帳票管理部署１に設置している高速プリンタ１２０において検索結果の帳票を印刷し（Ｓ７）、紙に記録した状態の帳票の検索指示を行った営業店２に送付する（Ｓ８）。
【００２８】
このように、検索された帳票電子ファイルのサイズによって、営業店２に設置したプリンタ２２０での出力を制限する理由は、保存帳票検索システム１００からプリンタ２２０に大量のデータを送信すると、社内ネットワーク３００への負荷が大きくなってしまい、他のデータ送信に支障をきたす恐れがあるためである。制限するサイズとしては、たとえば１回に印刷できるページ数を１００ページとするなど、ネットワークのデータ伝送能力と帳票ファイルのサイズとに応じて適切な制限を設定すればよい。
【００２９】
（３）蓄積期間外
ところで、ステップ２の判定において、検索指示された問合せ帳票が帳票電子ファイルとしての蓄積期間外であると判定した場合は（Ｓ２；Ｎｏ）、検索制御部１０２は検索端末２１０のディスプレイに図５に例示するような表示を行い、電子帳票蓄積期間外である旨を通知するとともに、帳票管理部署１への帳票問合せ・返却依頼を行うか否かを確認させる（Ｓ９）。
【００３０】
より具体的には、検索端末２１０において、図５に示す「はい」のボタンを押下すると、検索制御部１０２は図５に例示したような帳票問合せ・返却依頼書入力画面を表示させる。ここでは、ステップＳ１で検索指示した問合せ帳票や対象期間を特定する情報は、検索制御部１０２において保持しておくことによって、予め帳票問合せ・返却依頼書入力画面に表示させておくとよい。また、先に説明したように、蓄積期間外の帳票は紙で保存したものであるので、これをどのような方法で営業店２に回答するかについても図に例示したように選択できるようにするとよい。
【００３１】
検索端末２１０において、図５に示す帳票問合せ・返却依頼書入力画面に必要事項を入力して送信ボタンを押下すると、保存帳票検索システム１００に帳票返却依頼が送信される（図３のＳ１０）。依頼制御部１０４は、送信された帳票返却依頼に基づいて図６に例示するように、帳票問合せ・返却依頼書の内容をたとえば電子メールで送信するなどして管理端末１１０に表示させる（図３のＳ１１）。
【００３２】
帳票管理部署１では、この表示に基づいて電子ファイル蓄積期間外帳票１０の中から依頼された問合せ帳票の探索作業を行い（Ｓ１２）、探索した帳票を指定された回答方法に従って営業店２に送付する（Ｓ１３）。
【００３３】
このように、電子ファイル蓄積期間外帳票１０に含まれる保存帳票については、検索作業から連続的な操作として帳票問合せ・返却依頼を行えるようにしたので、すべての保存帳票について電子ファイル化されていないような場合であっても、営業店２の検索依頼にかかる手間を軽減することができるようになる。
【００３４】
［４．変形例］
なお、本発明は上述した実施形態に限定されるものではなく、発明の趣旨を変更しない範囲で、様々な変形が可能である。
【００３５】
たとえば、図３に示した処理フローのステップＳ５の判定において制限範囲外であった場合には、図７に示すような制限範囲を超えていることを通知するメッセージとともに、帳票管理部署１へ印刷依頼を行うか否か、あるいは条件を変更して再検索するかを確認するような構成にしてもよい。
【００３６】
このようにすれば、営業店２において検索範囲が不適切であった場合のチェック機能として用いることもでき、誤った検索に基づいて社内ネットワーク３００に不必要な負荷をかけてしまうといった問題も解決することができる。
【００３７】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、電子化された保存帳票を検索して閲覧するための保存帳票検索システムに関して、保存帳票の電子化に伴う負担を軽減することが可能な保存帳票検索システムを提供することができるようになる。
【図面の簡単な説明】
【図１】実施形態の概要を説明する図である。
【図２】保存帳票検索システムの構成を示す機能ブロック図である。
【図３】保存帳票検索システムを用いた処理フローを示す図である。
【図４】帳票検索画面の例を示す図である。
【図５】帳票問合せ・返却依頼書入力画面の例を示す図である。
【図６】帳票問合せ・返却依頼書表示画面の例を示す図である。
【図７】帳票印刷依頼書入力画面の例を示す図である。
【符号の説明】
１…帳票管理部署
２…営業店
１０…電子ファイル蓄積期間外帳票
１００…保存帳票検索システム
１０１…帳票電子ファイル
１０２…検索制御部
１０３…出力制御部
１０４…依頼制御部
１０５…ログデータ格納部
１１０…管理端末
１２０…高速プリンタ
２１０…検索端末
２２０…プリンタ
３００…社内ネットワーク
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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