(57)【要約】【構成】ワークフロー文書に対する不在転送先や、電子回覧に対するスキップの可否を記憶し、これに従って不在時の処理を定める。また不在設定の他に、クライアントの電源断、未処理文書が蓄積しているなどにより、ユーザーの不在を検出する。電子回覧でスキップ回数が上限回数に達すると、スキップを行わずに閲覧されるのを待つ、あるいは未閲覧のままで回覧を終了するなどの処理を行う。【効果】ユーザーが不在でも、ワークフローや回覧を円滑に行える。【選択図】    図４
2004227286.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ワークフロー文書や電子回覧文書からなる処理対象文書への処理権限を、複数のユーザーの間で順次移動させるようにした文書管理システムにおいて、
ユーザーの不在中に処理権限が割り当てられた際の処理権限の移動先を設定自在にして、不在中のユーザーに処理権限が割り当てられた際に、前記設定に従って処理権限を移動させるための不在処理手段を設けたことを特徴とする、文書管理システム。
【請求項２】
前記不在処理を行ったことを、ログファイルに記憶自在にしたことを特徴とする、請求項１の文書管理システム。
【請求項３】
前記不在処理の可否をユーザー毎に設定自在にしたことを特徴とする、請求項１または２の文書管理システム。
【請求項４】
前記不在処理の可否を、処理対象文書毎に設定自在にしたことを特徴とする、請求項１〜３のいずれかの文書管理システム。
【請求項５】
前記不在処理の回数をユーザー毎に記憶するようにしたことを特徴とする、請求項１〜４のいずれかの文書管理システム。
【請求項６】
処理対象文書が電子回覧文書で、前記回数が所定値を越えるユーザーを回覧対象から外して、該電子回覧文書の回覧を終了自在にしたことを特徴とする、請求項５の文書管理システム。
【請求項７】
前記不在処理の回数を処理対象文書毎に記憶自在にしたことを特徴とする、請求項１〜６のいずれかの文書管理システム。
【請求項８】
処理対象文書が電子回覧文書で、前記処理対象文書毎の不在処理の回数が所定値を越えた際に、該電子回覧文書の回覧を終了自在にしたことを特徴とする、請求項７の文書管理システム。
【請求項９】
不在中のユーザーを、処理対象文書の処理権限の移動ルートから除外するように、支援するための手段を設けたことを特徴とする、請求項１〜８のいずれかの文書管理システム。
【請求項１０】
ワークフロー文書や電子回覧文書からなる処理対象文書への処理権限を、複数のユーザーの間で順次移動させるようにした文書管理システム用のプログラムにおいて、
ユーザーの不在中に処理権限が割り当てられた際の処理権限の移動先を設定自在にして、不在中のユーザーに処理権限が割り当てられた際に、前記設定に従って処理権限を移動させるための不在処理命令を設けたことを特徴とする、文書管理システム用のプログラム。
【請求項１１】
処理権限の移動先が不在転送先であることを特徴とする、請求項１０の文書管理システム用のプログラム。
【請求項１２】
処理対象文書が電子回覧文書で、処理権限の移動先が次の回覧先であることを特徴とする、請求項１０の文書管理システム用のプログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の利用分野】
この発明は文書管理システムに関し、特にワークフローや電子回覧に関する。
【０００２】
【従来技術】
【０００３】
【特許文献１】特開平８−４６６３７号公報
【０００４】
文書管理装置を用いて、ワークフローや電子回覧などの処理を行うことが知られている。またこのような処理では、処理の途中である程度の柔軟性が必要で、例えば特許文献１は、電子回覧の途中で受信者を追加したり、受信者のメッセージを受け付けて記録したりすることを開示している。
【０００５】
ところでワークフローの処理の途中や、回覧順序の指定がある電子回覧の途中で、ワークフローを処理すべきユーザーや、閲覧すべきユーザーが不在の場合、処理が止まってしまう。このようなことがあると、ワークフローや電子回覧を進めることができず、大きな問題となる。
【０００６】
【発明の課題】
この発明の基本的課題は、ワークフロー文書を処理し、あるいは電子回覧文書を閲覧すべきユーザーが不在でも、これらの文書の処理が停止してしまわないようにすることにある（請求項１〜１２）。
請求項２の発明での追加の課題は、不在処理によって処理対象文書の処理系かが不明確にならないようにすることにある。
請求項３，４の発明での追加の課題は、処理対象文書の処理でのユーザー毎の位置づけや、処理対象文書の重要性を、不在処理に反映できるようにすることにある。
請求項５〜８の発明での追加の課題は、ユーザーの不在が続いているために、処理対象文書がいつまでも処理が終了しなくなることを防止できるようにすることにある。
請求項９の発明での追加の課題は、不在中のユーザーがいる場合に、処理対象文書の処理権限の移動ルートの変更などを容易にすることにある。
請求項１１の発明での追加の課題は、ワークフロー文書を処理する際に、ユーザーが不在でも代理者等によってワークフロー文書が処理されるようにすることにある。
請求項１２の発明での追加の課題は、電子回覧文書を処理する際に、不在のユーザーを飛ばして回覧を続けられるようにすることにある。
【０００７】
【発明の構成】
この発明は、ワークフロー文書や電子回覧文書からなる処理対象文書への処理権限を、複数のユーザーの間で順次移動させるようにした文書管理システムにおいて、ユーザーの不在中に処理権限が割り当てられた際の処理権限の移動先を設定自在にして、不在中のユーザーに処理権限が割り当てられた際に、前記設定に従って処理権限を移動させるための不在処理手段を設けたことを特徴とする（請求項１）。処理権限の移動先は、ワークフローの場合、ユーザーや管理者が設定した不在転送先などであり、電子回覧の場合、次の回覧順序のユーザーなどである。
【０００８】
好ましくは、前記不在処理を行ったことをログファイルに記憶自在にし（請求項２）、特に好ましくは、不在処理を行ったことをログファイルに記憶するか否かを設定自在にする。
【０００９】
また好ましくは、前記不在処理の可否をユーザー毎に設定自在にする（請求項３）。
好ましくは、前記不在処理の可否を、処理対象文書毎に設定自在にする（請求項４）。
【００１０】
好ましくは、前記不在処理の回数をユーザー毎に記憶する（請求項５）。
また好ましくは、処理対象文書が電子回覧文書で、前記回数が所定値を越えるユーザーを回覧対象から外して、該電子回覧文書の回覧を終了自在にする（請求項６）。
【００１１】
好ましくは、前記不在処理の回数を処理対象文書毎に記憶自在にする（請求項７）。
また好ましくは、処理対象文書が電子回覧文書で、前記処理対象文書毎の不在処理の回数が所定値を越えた際に、該電子回覧文書の回覧を終了自在にする（請求項８）。
【００１２】
好ましくは、不在中のユーザーを、処理対象文書の処理権限の移動ルートから除外するように、支援するための手段を設ける（請求項９）。例えば、処理対象文書の処理開始時に、不在中のユーザーが処理権限の移動ルートに含まれることを出力する手段を設けて、移動ルートの変更などを容易にする。
また好ましくは、ユーザーが行った不在設定の他に、ユーザーの端末との通信状況やユーザーの処理対象文書への処理状況などから、不在であることを検出するための手段を設ける。
【００１３】
またこの発明は、ワークフロー文書や電子回覧文書からなる処理対象文書への処理権限を、複数のユーザーの間で順次移動させるようにした文書管理システム用のプログラムにおいて、ユーザーの不在中に処理権限が割り当てられた際の処理権限の移動先を設定自在にして、不在中のユーザーに処理権限が割り当てられた際に、前記設定に従って処理権限を移動させるための不在処理命令を設けたことを特徴とする（請求項１０）。
【００１４】
好ましくは、処理権限の移動先として不在転送先を記憶し、不在転送先でワークフロー文書などの処理などが行えるようにする（請求項１１）。
また好ましくは、処理対象文書が電子回覧文書で、処理権限の移動先を次の回覧先として、不在中のユーザーを飛ばして（スキップして）回覧を続けられるようにする（請求項１２）。
【００１５】
【発明の作用と効果】
この発明では、不在中のユーザーに処理権限を割り当てて、処理対象文書の処理を停滞させるのではなく、処理権限を代理のユーザーや次の順序のユーザーなどに移動させる。このためユーザーが不在でも、処理対象文書の処理が停止しない（請求項１，１０）。なおこの明細書では、不在を原因とする処理権限の移動を、不在処理と呼ぶ。
【００１６】
請求項２の発明では、不在処理を行ったことをログファイルに記憶自在にするので、不在処理を行っても、処理対象文書がどのように処理されたのかの経過が、曖昧にならない。
【００１７】
請求項３の発明では、不在処理の可否をユーザー毎に設定できるので、ユーザーの重要性などに応じて、不在処理の可否を円滑に設定できる。
請求項４の発明では、不在処理の可否を処理対象文書毎に設定できるので、処理対象文書の内容などに応じて、不在処理の可否を円滑に設定できる。
【００１８】
請求項５の発明では、不在処理の回数をユーザー毎にカウントできるので、不在のユーザーを検出できる。
このため、不在が続くユーザーを飛ばして、電子回覧を終了させることができる（請求項６）。
また不在が続くユーザーに対しては、不在処理によって処理権限を移動させるのを停止して、そのユーザーに対して処理権限を留め置くことができ、代理ユーザーでは処理できないような場合にも対応できる。
【００１９】
請求項７の発明では、不在処理の回数を処理対象文書毎にカウントできるので、不在処理の状況を文書毎に検出できる。
そしてこのため、不在処理が続く文書に対しては、文書の重要度に応じて電子回覧の終了などの処置ができる（請求項８）。
【００２０】
請求項９の発明では、不在設定がされているユーザーや、不在と見なされるユーザー（不在が検出されたユーザー）がいると、処理対象文書のワークフロー開始時や電子回覧の開始時などに、不在のユーザーが処理権限の移動ルートに含まれている旨などを出力して、不在のユーザーの選択を禁止したり、処理権限の移動ルートを変更するなどの処理を容易にする。
【００２１】
請求項１１の発明では、不在処理として不在転送先に処理権限を移動する。これはワークフロー文書の不在処理などに適しており、不在転送先として代理のユーザーを記憶しておくと、不在中のユーザーに代わって代理のユーザーが処理できる。また不在転送先として、通常とは異なるアドレス、例えば出先でのユーザーのアドレスを記憶しておくと、出先でもワークフロー文書などを処理できる。
【００２２】
請求項１２の発明では、電子回覧文書での不在処理として、次の順序のユーザーに処理権限を移動する。このようにすると、所定の順序で回覧すべき電子回覧文書に対して、不在中のユーザーをスキップして回覧を続けることができる。
【００２３】
【実施例】
図１〜図７に、実施例を示す。これらの図において、２は文書管理装置で、ＬＡＮなどのネットワーク４を介して、パーソナルコンピュータなどからなるクライアント６と接続されている。なおクライアント６はユーザーの端末である。文書管理装置２には、Ｇ３ファクシミリ処理部８とインターネットファクシミリ処理部１０とが設けられ、Ｇ３ファクシミリやインターネットファクシミリの送受信ができるようにしてある。１２はコピー処理部で、１４は原稿画像を読み取るためのスキャナで、１６はプリンタである。このように文書管理装置２は、ファクシミリ機能を中心とする、コピー，スキャナ，プリンタの複合機である。
【００２４】
文書管理装置２にはワークフロー処理部１８を設け、ワークフローの処理ができるようにしてある。また回覧処理部２０を設け、電子回覧文書の電子回覧が行えるようにしてある。ワークフローでは文書の処理に所定の順序があり、電子回覧では、所定の順序で回覧するものと回覧順序を特に問題にしないものとがあり、ここでは回覧に順序がある場合の不在処理を説明する。２２はＨＴＴＰサーバで、文書管理装置２のＷＥＢページなどをクライアント６に対して提供するためのものである。２４はデータベースで、ワークフロー対象の文書や電子回覧文書などの他に、ファクシミリの送受信文書やスキャンした文書などを記憶するためのものである。
【００２５】
不在処理部２６は、ワークフローや電子回覧に参加しているユーザーが不在の場合に、ワークフロー文書の不在転送や次の回覧先へのスキップなどの不在処理を行うためのものである。不在処理部２６のサブシステムとして、以下のものがある。ユーザー情報処理部２８は、不在処理に関するユーザー毎の情報を処理すると共に記憶する。文書情報処理部３０は、不在処理に関するワークフロー対象文書毎の情報を処理すると共に記憶する。回覧情報処理部３２は、電子回覧文書の文書毎の不在処理に関する情報を処理すると共に記憶する。不在検出部３４は、ユーザーがクライアント６から行った不在設定を受け付けて記憶すると共に、ユーザーが不在と見なされる状況を検出する。論理処理部３６は、これらの処理部２８〜３４からの情報に基づき、具体的な不在処理を行う。
【００２６】
文書管理装置２には、これ以外にプログラム・メモリ３８を設け、必要なプログラムを記憶し、特に不在処理に必要なプログラムを記憶する。実施例では、ワークフロー文書や電子回覧部の記憶から不在処理までを、文書管理装置２で処理するが、これらを複数の装置に分散させて処理しても良い。その場合、文書管理装置ではなく文書管理システムとなる。
【００２７】
図２に、ワークフローの場合を例に、処理対象の文書に対する処理権限の制御アルゴリズムを示す。文書管理装置のＨＴＴＰサーバがクライアントから処理対象文書のＵＲＬを受信すると（ステップ１）、その文書に対してそのユーザーに処理権限があるかどうかを認証し（ステップ２）、処理権限がない場合、ステップ３でエラーを通知する。処理権限がある場合、処理対象文書を例えばＨＴＭＬ文書などの形態で送信する（ステップ４）。
【００２８】
ステップ４を実行すると、１人のユーザーが処理権限を行使済みとなるので、次のユーザーに対する処理権限の制御に移行する。ステップ５で、次のユーザーが不在転送の設定を行っているかどうかをチェックする。不在転送の設定がなされていない場合、次のユーザーの文書として処理権限を移動し（ステップ６）、該当するクライアントに対してワークフロー対象の文書があることを通知する。
【００２９】
不在転送設定がなされている場合、不在転送先のユーザーに処理権限を移し（ステップ７）、該当するクライアントに対してワークフロー文書があることを通知する。なお不在転送先としては、代理のユーザーの端末（クライアント）のアドレスや、出先などの通常とは異なる端末のアドレスを指定できるようにしておく。
【００３０】
図２では、ワークフロー文書に対する不在転送設定を説明した。電子回覧であって、回覧に順序がある場合、不在転送に代えて、回覧順序が次のユーザーに処理権限をスキップし、不在中のユーザーには追って処理権限を戻すようにする。例えばユーザーＡ，Ｂ，Ｃの順で電子回覧を行う場合、ユーザーＢが不在設定をしていると、ユーザーＢを省略してユーザーＣに電子回覧文書を閲覧させ、その後に、ユーザーＢに処理権限を戻して閲覧させるのである。
【００３１】
図３に、不在転送や不在によるスキップなどを行った際の、ログファイルでの処理を示す。不在転送や不在によるスキップなどを行った場合に、ログファイルに記録するか否かを、管理者などが文書管理装置に対して設定できるようにする。またログファイルは文書管理装置のデータベース内などに記録するものとする。ステップ１１で不在転送や電子回覧のスキップなどを行った場合、ステップ１２で、これらの不在処理をログファイルに記録するか否かの設定をチェックし、記録するとの設定の場合、ログファイルにその旨を記録する。このようにすると、ハードディスクなどの大容量の記憶装置を持たない文書管理装置で、不在処理をログファイルに記録せずにメモリを節減するか、ログファイルに記録するかをユーザーが選択できる。
【００３２】
図４に不在処理部２６の構成を示す。ユーザー情報処理部２８に対して、クライアントは不在処理の可否などの設定ができる。なお不在処理は、ワークフローの場合、不在転送を意味し、電子回覧の場合、スキップを意味する。またユーザーは、不在転送先のアドレスを入力し、不在処理の上限回数や、不在処理の回数が上限値に達した際の処理などを入力できる。上限値に達した際の処理としては、例えば不在のため未閲覧の電子回覧文書に対して回覧を終了させる、あるいはその逆に、処理権限を未閲覧のユーザーに固定して閲覧を待つ、文書管理装置２の管理者などに通知し、適宜の処置がとれるようにする、などがある。文書情報処理部３０は、ワークフロー文書に対する不在転送の可否を文書毎に記憶する。回覧情報処理部３２は、電子回覧文書毎に、不在時のスキップの可否、並びにスキップの上限回数と上限に達した際の処理とを記憶する。上限に達した際の処理としては、閲覧していないユーザーがあっても回覧を終了する、あるいはその逆に、閲覧を終了していないユーザーのところに処理権限を留め置き、それ以上スキップしない、管理者に通知するなどである。
【００３３】
不在検出部３４は、クライアントからの不在設定を受け付ける。なお図４では不在転送先と不在設定とを別個に入力するようにしているが、これらを同時に入力するようにしても良い。不在検出部３４は、不在設定がされていないユーザーで、不在と見なすべきものを検出する。このために用いる徴候には、クライアントとの通信ができない（ログオフ）や、処理権限を割り当てた後、処理されていない未処理のワークフロー文書や電子回覧文書が所定件数以上ある、さらにワークフロー文書や電子回覧文書の処理権限を渡してからの未処理の時間が所定時間以上に達している、などがある。不在検出部３４は、不在設定がされたもしくは不在と見なされるユーザーのリストを、論理処理部３６へと入力する。また論理処理部３６に対して、不在処理をログファイルに記憶することの要否が入力される。
【００３４】
論理処理部３６は、処理部２８〜３２，並びに不在検出部３４からの不在検出情報などを条件データとし、不在処理の要否とその内容とを決定する。ワークフローの場合、基本的な不在処理は不在転送を行うことであるが、不在処理が非とされているユーザーや、不在転送が非とされているワークフローに対しては、不在転送は行われない。また電子回覧文書に対する基本的な不在処理は、次のユーザーへ処理権限をスキップすることであるが、これも不在処理が非とされているユーザーやスキップが非とされている回覧文書に対しては行われない。
【００３５】
論理処理部３６はユーザー毎に、あるいはワークフロー文書や電子回覧文書毎に、不在処理が行われた回数をカウントする。そしてこの回数が所定値に達すると、ユーザー情報処理部２８や回覧情報処理部３２に入力済みの、上限時の処理に従い処理を行う。この処理としては、閲覧していないユーザーを残したまま電子回覧を終了する、あるいはその逆に、閲覧をしていないユーザーに電子回覧の処理権限を固定するなどがある。また補助的な処理として、文書管理装置の管理者に対し、その旨の通知を行うなどがある。
【００３６】
ワークフローの場合、不在処理が非で、あるいは不在転送先が未入力で、不在とされた場合、管理者やそのワークフローでの前の担当者などに通知する。これによってワークフローが停止してしまうことを防止する。またワークフローの開始時や電子回覧の開始時などには、処理に参加するユーザーのリストが形成される。リストされたユーザーの中に不在のユーザーが存在する場合、論理処理部３６は「ユーザー○○が不在です」などのコメントを管理者などに通知する。これによって管理者は、ワークフローや電子回覧のルートを変更するなどの処置をとることができる。
【００３７】
不在処理をログに記録する場合、例えば、不在処理を行ったユーザー名と不在転送の場合の不在転送先、該当する文書名、不在処理を行った日時などを記録する。
【００３８】
図５〜図７に、不在処理に関するテーブルを示す。図５のユーザー情報テーブル４０は、ユーザー情報処理部などに記憶されるテーブルで、ユーザー毎に、不在転送の可否と不在転送先並びに不在転送の回数、不在処理回数が上限値に達した際の処理、を記憶する。なお電子回覧の場合、不在転送に代えて前記のようにスキップを行えば良い。図６の文書情報テーブル４２では、ワークフロー文書に対して不在転送の可否と、そのワークフロー中での不在転送の回数とを記憶する。図７の回覧情報テーブル４４では、電子回覧文書毎に、電子回覧の順序と閲覧の日時、並びにスキップの有無とを記録する。これ以外に例えば、スキップの上限回数と上限時の処理とを記憶する。
【図面の簡単な説明】
【図１】実施例の文書管理システムの構成を示すブロック図
【図２】実施例での、ワークフロー文書や回覧文書への、処理権限の制御アルゴリズムを示すフローチャート
【図３】実施例での、ログファイルへの不在処理の記録アルゴリズムを示すフローチャート
【図４】実施例での不在処理部の構成を示すブロック図
【図５】実施例での、不在処理に関するユーザー情報を記憶するテーブルを示す図
【図６】実施例での、不在転送に関する文書情報を記憶するテーブルを示す図
【図７】実施例での、不在時のスキップに関する回覧情報を記憶するテーブルを示す図
【符号の説明】
２      文書管理装置
４      ネットワーク
６      クライアント
８      Ｇ３ファクシミリ処理部
１０    インターネットファクシミリ処理部
１２    コピー処理部
１４    スキャナ
１６    プリンタ
１８    ワークフロー処理部
２０    回覧処理部
２２    ＨＴＴＰサーバ
２４    データベース
２６    不在処理部
２８    ユーザー情報処理部
３０    文書情報処理部
３２    回覧情報処理部
３４    不在検出部
３６    論理処理部
３８    プログラム・メモリ
４０    ユーザー情報テーブル
４２    文書情報テーブル
４４    回覧情報テーブル
【図１】
2004227286.tif 000003
【図２】
2004227286.tif 000004
【図３】
2004227286.tif 000005
【図４】
2004227286.tif 000006
【図５】
2004227286.tif 000007
【図６】
2004227286.tif 000008
【図７】
2004227286.tif 000009