(57)【要約】【課題】電子文書の回覧状況の多様性に対応し、効率的な回覧をおこなう。【解決手段】複数のユーザの端末がネットワークを介して接続された文書回覧システムにおいて、文書回覧サーバは、電子文書の回覧者がその電子文書の回覧対象ユーザの回覧順序と回覧条件を含む回覧情報を入力すると、それに基づき回覧順序を設定する。そして、回覧管理情報に従って回覧先の端末にその電子文書の回覧を通知する。回覧先からの応答の状況と回覧条件に基づいて回覧管理情報を変更して回覧順序を変更可能である回覧先から応答があると回覧管理情報を更新して次の回覧先の端末にその電子文書の回覧を通知する。これを最後の回覧先まで繰り返す。または、別のシステムでは、回覧先の各端末が、順次、電子文書、および、回覧順序と回覧条件を含む回覧管理情報を受け取って、文書回覧を制御する。【選択図】図６
2004102483.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数のユーザの端末にネットワークを介して接続され、電子文書を複数のユーザヘ回覧するシステムにおいて、
電子文書の回覧者がその電子文書の回覧対象ユーザの回覧順序と回覧条件を含む回覧情報を入力する回覧条件入力手段と、
回覧条件入力手段により入力された回覧情報に基づいて電子文書の回覧順序を設定する回覧順序設定手段と、
電子文書、および、回覧順序と回覧条件を含む回覧管理情報を記憶する記憶手段と、
電子文書の回覧をネットワークを介して通知する通信手段と、
回覧管理情報に従って回覧先の端末に通信手段によりその電子文書の回覧を通知し、回覧先からの応答の状況と回覧条件に基づいて回覧管理情報を変更して回覧順序を変更可能であり、回覧先から応答があると回覧管理情報を更新して次の回覧先の端末にその電子文書の回覧を通知し、これを最後の回覧先まで繰り返す回覧制御手段と
からなる文書回覧サーバ装置。
【請求項２】
複数のユーザの端末がネットワークを介して接続されたシステムにおいて、
電子文書の回覧者がその電子文書の回覧対象ユーザの回覧順序と回覧条件を含む回覧情報を入力する回覧条件入力手段と、
回覧条件入力手段により入力された回覧情報に基づいて電子文書の回覧順序を設定する回覧順序設定手段と、
電子文書、および、回覧順序と回覧条件を含む回覧管理情報を記憶する記憶手段と、
電子文書の回覧をネットワークを介して通知する通信手段と、
回覧管理情報に従って回覧先の端末に通信手段によりその電子文書の回覧を通知し、回覧先からの応答の状況と回覧条件に基づいて回覧管理情報を変更して回覧順序を変更し、回覧先から応答があると回覧管理情報を更新し、最後の回覧先でなければ、次の回覧先の端末に、その電子文書と、回覧先からの応答に応じて更新された回覧管理情報とを送信する回覧制御手段と
を備える文書回覧装置。
【請求項３】
複数のユーザの端末にネットワークを介して接続され、電子文書を複数のユーザヘ回覧するシステムにおいて、
電子文書の回覧者がその電子文書の回覧対象ユーザの回覧順序と回覧条件を含む回覧情報を入力するステップと、
入力された回覧情報に基づいて電子文書の回覧順序を設定するステップと、
電子文書、および、回覧順序と回覧条件を含む回覧管理情報を記憶手段に記憶するステップと、
回覧管理情報に従って回覧先の端末にその電子文書の回覧を通知し、回覧先からの応答の状況と回覧条件に基づいて回覧管理情報を変更して回覧順序を変更可能であり、回覧先から応答があると回覧管理情報を更新して次の回覧先の端末にその電子文書の回覧を通知し、これを最後の回覧先まで繰り返すステップと
からなり、コンピュータにより実行されるプログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ネットワーク内で文書の回覧に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
オフィス内のネットワークにおいて、文書回覧機能を備えたシステムが提供されている。文書を回覧する際には、回覧対象の複数のユーザについて回覧経路を定義し、文書を自動的に順番に回覧する。回覧には、電子メールなどが用いられる。ここで、文書の効率的な回覧のために、種々の提案がなされている。たとえば、回覧中のステータスを検知して、回覧期限をすぎていると、督促を行い（たとえば特許文献１参照）、また、処理期限の調整を行う。また、部署ごとに回覧制御属性を変更する（特許文献２参照）。また、回覧前に回覧対象のユーザの状況を検知し、回覧文書の所持数の多いユーザについては、その状態を考慮した回覧順序を設定する（特許文献３参照）。また、ネットワークでは、掲示板などによっても情報の配信が可能である。掲示板を使用したシステムでは、情報を伝えたいユーザ全員に一斉通知を行い、通知を受けたユーザが操作して掲示板を見る。
【０００３】
【特許文献１】
特開平６−６２０４８号公報
【特許文献２】
特開平９−８１６５０号公報
【特許文献３】
特開平９−４４４３０号公報
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
回覧順序の設定において、回覧対象となるユーザ全員が対象になる。このため、回覧対象となるユーザが増えた場合、回覧順序を設定するのに時間がかかるようになるという問題が発生する。回覧システムの本質である順序制御を維持しつつ、効率的な回覧を行うことは難しい。また、掲示板を使用したシステムでは、一斉通知を受けた個々のユーザが操作して掲示板を見ることになるため、情報を見るユーザの順序を制御することは難しい。特に、ユーザの回覧順序を制御できない掲示板では、回覧データに一定手順による処理をユーザに行わせることは難しい。したがって、多様な回覧状況に対応して順序制御の下で文書を効率的に回覧できることが望まれる。
【０００５】
この発明の目的は、回覧状況の多様性に対応し、効率的な文書回覧を行うことである。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
本発明に係る文書回覧サーバ装置は、複数のユーザの端末にネットワークを介して接続され、電子文書を複数のユーザヘ回覧するシステムにおいて、電子文書の回覧者がその電子文書の回覧対象ユーザの回覧順序と回覧条件を含む回覧情報を入力する回覧条件入力手段と、回覧条件入力手段により入力された回覧情報に基づいて電子文書の回覧順序を設定する回覧順序設定手段と、電子文書、および、回覧順序と回覧条件を含む回覧管理情報を記憶する記憶手段と、電子文書の回覧をネットワークを介して通知する通信手段と、回覧管理情報に従って回覧先の端末に通信手段によりその電子文書の回覧を通知し、回覧先からの応答の状況と回覧条件に基づいて回覧管理情報を変更して回覧順序を変更可能であり、回覧先から応答があると回覧管理情報を更新して次の回覧先の端末にその電子文書の回覧を通知し、これを最後の回覧先まで繰り返す回覧制御手段とからなる。回覧順序は、たとえば、回覧先ユーザとその優先度を基に設定できる。同じ優先度のユーザのグループ内では、回覧状況に応じて回覧順序を動的に変更できるようにしてもよい。回覧条件は、たとえば回覧滞り時間である。設定された回覧滞り時間を越えると同じグループ内の別のユーザに回覧を先に行うように回覧管理情報を変更してもよい。また、回覧条件は、制限時間であり、その制限時間までは、所定の回覧先を越えて回覧を進めないように設定できる。
【０００７】
本発明に係る文書回覧装置は、複数のユーザの端末がネットワークを介して接続されたシステムにおいて、電子文書の回覧者がその電子文書の回覧対象ユーザの回覧順序と回覧条件を含む回覧情報を入力する回覧条件入力手段と、回覧条件入力手段により入力された回覧情報に基づいて電子文書の回覧順序を設定する回覧順序設定手段と、電子文書、および、回覧順序と回覧条件を含む回覧管理情報を記憶する記憶手段と、電子文書の回覧をネットワークを介して通知する通信手段と、回覧管理情報に従って回覧先の端末に通信手段によりその電子文書の回覧を通知し、回覧先からの応答の状況と回覧条件に基づいて回覧管理情報を変更して回覧順序を変更し、回覧先から応答があると回覧管理情報を更新し、最後の回覧先でなければ、次の回覧先の端末に、その電子文書と、回覧先からの応答に応じて更新された回覧管理情報とを送信する回覧制御手段とを備える。
【０００８】
本発明に係るコンピュータにより実行される文書回覧プログラムは、複数のユーザの端末にネットワークを介して接続され、電子文書を複数のユーザヘ回覧するシステムにおいて、電子文書の回覧者がその電子文書の回覧対象ユーザの回覧順序と回覧条件を含む回覧情報を入力するステップと、入力された回覧情報に基づいて電子文書の回覧順序を設定するステップと、電子文書、および、回覧順序と回覧条件を含む回覧管理情報を記憶手段に記憶するステップと、回覧管理情報に従って回覧先の端末にその電子文書の回覧を通知し、回覧先からの応答の状況と回覧条件に基づいて回覧管理情報を変更して回覧順序を変更可能であり、回覧先から応答があると回覧管理情報を更新して次の回覧先の端末にその電子文書の回覧を通知し、これを最後の回覧先まで繰り返すステップとからなる。
【０００９】
【発明の実施の形態】
以下、添付の図面を参照して発明の実施の形態を説明する。
図１は、発明の第１の実施の形態の文書回覧システムを示す。
図１は、オフィスのネットワークにおけるサーバ・クライアント型の文書回覧システムを示す。ネットワーク１０には、複数の端末（ＰＣなど）１２の他、多機能複合機（ＭＦＰ）１４、文書回覧を行う文書回覧サーバ１６、メールサーバ１８、グループウェアサーバ２０などが接続されている。端末１２、多機能複合機１４、文書回覧サーバ１６などは、いずれも、電子メールの送信や受信が行えるメールシステムを備え、メール受信が可能である。文書回覧サーバ１６の代わりに、文書管理サーバ（図示しない）が、文書回覧サーバ機能を含んでいてもよい。また、多機能複合機１４などの他の装置が文書回覧サーバ機能を備えていてもよい。
【００１０】
文書回覧サーバ１６は、通常のコンピュータと同様の構成を備える。すなわち、全体の制御を行うＣＰＵ１００、ＲＯＭ１０２、ＲＡＭ１０４、プログラム、データなどを記憶する記憶装置（ハードディスクドライブ１０６や、フレキシブルディスク、ＣＤ、ＤＶＤなどの記憶媒体のドライブ１０８）、画面を備えるモニタ装置１１０、キーボードなどの入力装置１１２、及び、ネットワーク１０へ送受信を行う通信装置１１４を備える。文書回覧プログラムやメールソフトがたとえばハードディスクに記憶されている。
【００１１】
なお、端末１２であるＰＣも同様な構成を備えるが、説明の重複を避けるため説明を省略する。端末１２にはウェブブラウザやメールソフトが記憶される。
【００１２】
回覧を指示するユーザは、その端末１２からウェブブラウザによりウェブサーバを介して表示される画面を介して文書回覧サーバ１６の文書回覧プログラムにアクセスして、端末１２で作成した文書データや、多機能複合機１４などから取り込んだ文書データについて回覧配信を設定する。ここで、ユーザは、回覧を行う前に回覧順序と回覧制御条件を含む回覧条件を設定する。文書回覧プログラムは、ユーザからの指示に基づいて、回覧文書および回覧条件を記憶装置に保持し、設定された回覧順序（回覧経路）に従って文書データ（電子文書）を電子メールにより回覧先（端末１２のユーザ）ヘ回覧する。回覧先の端末１２のユーザは、電子メールにより回覧を知らされると、文書回覧プログラムにアクセスして、サーバに保存されている回覧文書を回覧する。文書回覧サーバ１６は、回覧状況などを含む回覧管理情報を、回覧先のユーザからの回覧文書へのアクセスを基に更新していく。なお、このシステムでは、回覧文書自体には他の回覧先の情報を含めていないが、含めることが望ましい場合には含めるようにしてもよい。
【００１３】
この文書回覧システムでは、回覧先のユーザからの回覧文書へのアクセスを基に回覧中のステータスの取得が可能であるので、時間などの回覧制御条件により回覧順序の動的な変更が可能である。ここでは、回覧制御条件として、各ユーザでの回覧文書の滞留時間の上限を設定できるものとし、回覧の滞留が発生した場合は、予め定められた条件に従って回覧順序を変更する。たとえば、同じ優先度の複数の回覧先ユーザの中で未回覧のユーザを先に回覧する。こうして、順序制御を維持しつつ、効率的な回覧を実現する。
【００１４】
このシステムでは、回覧順序の設定において、回覧先について優先度を設定できる。回覧対象として、回覧対象ユーザ名と優先度を設定すると、設定された優先度毎にグループ分けすることにより、全体の回覧順序が優先度によって設定できる。優先度を設定してグループ分けを行うことにより、回覧順序を２段階で考えることができるようになる。最初に全体の回覧順序を優先度に基づきグループ毎に設定する。全体の回覧順序は、優先度によって決定される（優先度の高いグループから低いグループヘ送信する）。次に、グループ内でユーザの回覧順序を設定する。グループ内での回覧順序は、送信者が設定可能であるが、効率的な回覧のために回覧状況に応じて変更可能である。これにより、文書回覧の順序制御と効率的な回覧を実現する。
【００１５】
具体的な例を挙げて説明すると、１つの例では、７人のユーザに回覧を行うとき、最初に回覧先のユーザとその優先度を設定する。この時、優先度は最高位１〜最低位４の４段階で設定するものとする。７人のユーザＡ〜Ｇの優先度をそれぞれ、
Ａ＝１、Ｂ＝２、Ｃ＝２、Ｄ＝３、Ｅ＝４、Ｆ＝４、Ｇ＝４
と設定した場合、優先度毎のグループ分けは次のようになる。
優先度１：　ユーザＡ
優先度２：　ユーザＢ、ユーザＣ
優先度３：　ユーザＤ
優先度４：　ユーザＥ、ユーザＦ、ユーザＧ
また、グループ内に複数のユーザがいる優先度２、４のそれぞれのグループ内での回覧順序は、次の通り設定される。
優先度２：　Ｃ　→　Ｂ
優先度４：　Ｅ　→　Ｇ　→　Ｆ
この場合の回覧順序を、（Ａ），（Ｃ，Ｂ），（Ｄ），（Ｅ，Ｇ，Ｆ）と定義する。
【００１６】
さらに、回覧条件として、各ユーザでの滞留時間の上限と、各グループでの回覧最終期限を設定できる。
【００１７】
この状態で回覧を行うが、各ユーザでの滞留時間が上限を越えると、滞留が発生したと判断する。以下の３通りの滞留が発生した時の対処方法は下記のとおりとなる。
（１）ユーザＥで滞留が発生した場合
同じグループ内の回覧状況を確認する。この時、未回覧のユーザＧ、Ｆがいるので、回覧順序が早いユーザＧに回覧をまわす。
（２）ユーザＤで滞留が発生した場合
同じグループ内には未回覧のユーザがいないため、ユーザＤの回覧が終わるまで、この状態のまま待つ。
（３）時間制限を設け、ある日時を過ぎるまでは、優先度３以下には配信しないという設定の場合、設定された日時を過ぎるまでは、（Ａ）、（Ｃ，Ｂ）のユーザまでしか回覧されず、これらのユーザの回覧が終了した場合は、Ｂのところで保留される。設定時間を過ぎればユーザＤに配信される。また、設定された日時を過ぎるまで、（Ａ）、（Ｃ，Ｂ）のユーザに未回覧のユーザがいても、次にユーザＤに回覧するようにしてもよい。
【００１８】
図３は、回覧システムにおける文書回覧処理のフローチャートである。まず、ステップＳ１において、回覧者による回覧先とその優先度の設定を入力する。次に、ステップＳ２では、優先度情報を含む回覧情報を基に回覧順序を設定する。ステップＳ３で、設定された回覧順序で回覧処理を行う。設定した全てのユーザに回覧されると、処理を終了する。
【００１９】
図４は、回覧先設定（図３、Ｓ１）のフローチャートである。まず、ステップＳ１１で、回覧者による優先度のレベル階層の設定を受け取る。たとえば、優先度で指定したいグループが３つの場合、優先度のレベル階層の数は３になる。次に、ステップＳ１２で、回覧者による、回覧先と、その回覧先の優先度として、先に決めた優先度レベル内の値のいずれかの設定を受け取る。ステップＳ１３で、全ての回覧先に設定が完了したか否かを判断し、完了していなければ、ステップＳ１２に戻り、未設定の回覧先の優先度設定を行う。全ての回覧先に対して回覧順序の設定が完了すれば処理を終了する。
【００２０】
図５は、回覧順序設定（図３、Ｓ２）のフローチャートである。ステップＳ２１で、設定された優先度毎に回覧先のグループ分けを行う。次に、ステップＳ２２で、優先度毎に分けたグループ内での回覧順序を回覧者から受け取る。ステップＳ２３で、全てのグループの設定が完了したか否かを判断し、設定が完了していない場合はステップＳ２２に戻り、回覧順序が未設定のグループの回覧順序の設定を行う。全てのグループの回覧順序の設定が完了すれば、処理を終了する。
【００２１】
図６は、回覧処理（図２、Ｓ３）のフローチャートである。ステップＳ１，Ｓ２で設定された回覧順序で回覧を開始する。ステップ３１で、回覧順序に従って回覧先に回覧を通知する。ステップＳ３２で、回覧中のデータのステータスを取得し、次にステップＳ３３で、回覧先から応答があったか否かを判断する。応答があれば、ステップＳ３４で、回覧管理情報を更新する。そして、ステップＳ３５で、全ての回覧先にデータが回覧されたかを判断し、された場合は回覧処理を終了する。回覧が完了していない場合は、ステップＳ３１に戻り、回覧処理を継続する。また、ステップＳ３３で、回覧先からの応答がなかったと判断した場合は、ステップＳ３６に進み、回覧中のデータのステータスと回覧条件を基に、回覧に滞留が発生しているかを判断する。滞留している場合は、ステップＳ３８に進む。そうでない場合は、ステップＳ３７に進み、回覧作成時に設定した時間などによる回覧条件を満たしているかを判断する。満たしている場合は、ステップＳ３８に進む。ここで、時間などの回覧条件設定がある場合は、事前に条件を満たした場合の回覧順序変更方法が定義されているので、その方法に従った回覧順序の変更処理を行う。たとえば、滞留による回覧順序変更の場合、同じ優先度のグループ内でまだ回覧されていないユーザを検索し、該当するユーザがいた場合、そのユーザの回覧順序を今のユーザの先にして、回覧データを送付する。該当するユーザがいない場合、滞留しているユーザが回覧を見るまでそのままの状態で待つ。そして、ステップＳ３１に戻る。一方、ステップＳ３７で、時間などの回覧条件を満たしていないと判断された場合は、ステップＳ３５に進み、全ての回覧先にデータが回覧されたかを判断し、そうであれば回覧処理を終了する。回覧が完了していない場合は、ステップＳ３１に戻り、回覧処理を継続する。
【００２２】
次に、回覧管理の状況を別の例を用いて説明する。ここでは、回覧条件は、以下のとおりである。
（１）回覧順序
優先度１：　ユーザＡ、ユーザＢ、ユーザＣ
優先度２：　ユーザＤ、ユーザＥ、ユーザＦ
優先度３：　ユーザＧ、ユーザＨ
（前述の記述法では、（Ａ，Ｂ，Ｃ），（Ｄ，Ｅ，Ｆ），（Ｇ，Ｈ）である。）
（２）回覧制御条件
ユーザでの滞留時間の上限が２４時間
（３）回覧有効期限
２００２／０８／３１
【００２３】
回覧管理情報は、たとえば以下の項目からなる。回覧管理情報に設定された値は回覧の状況に応じて変更される。ここでは、回覧文書を最初のユーザＡに送信する前の初期設定を示す。
（１）回覧状況
回覧先ユーザ：未送信
回覧状況：未確認
滞留時間：０時間
（２）回覧済ユーザ
なし
（３）回覧順序変更履歴
なし
【００２４】
図７に回覧の状況を示す。
（ａ）文書回覧サーバ１６からユーザＡの端末１２に回覧通知が送信されると、通知直後の回覧管理情報は、たとえば以下のようになる。
（１）回覧状況
回覧先ユーザ：ユーザＡ
回覧状況：未確認
滞留時間：０時間
（２）回覧済ユーザ
なし
（３）回覧順序変更履歴
なし
【００２５】
（ｂ）ユーザＡが、たとえば回覧通知から５時間後に文書回覧サーバ１６にアクセスした場合、回覧管理情報は、たとえば以下のようになる。
（１）回覧状況
回覧先ユーザ：ユーザＡ
回覧状況：確認済
滞留時間：５時間
（２）回覧済ユーザ
ユーザＡ
（３）回覧順序変更履歴
なし
【００２６】
（ｃ）ここで、回覧状況が「確認済」になったので、文書回覧サーバからユーザＢに回覧通知が送信される。このときの回覧管理情報は、たとえば回覧通知から３時間後の場合、以下のようになる。
（１）回覧状況
回覧先ユーザ：ユーザＢ
回覧状況：未確認
滞留時間：３時間
（２）回覧済ユーザ
ユーザＡ
（３）回覧順序変更履歴
なし
【００２７】
（ｄ）ユーザＢが、回覧通知を受信して２４時間以内にサーバ上にある回覧データのアクセスを行わない場合、このときの回覧管理情報は以下のようになる。（１）回覧状況
回覧先ユーザ：ユーザＢ
回覧状況：未確認
滞留時間：２４時間
（２）回覧済ユーザ
ユーザＡ
（３）回覧順序変更履歴
なし
【００２８】
（ｅ）ここで、文書管理プログラムは回覧順序を変更し、ユーザＣに回覧通知が送信される。このときの回覧管理情報は以下のようになる。なお、回覧順序が変更されユーザＣに回覧通知が送信された後にユーザＢがサーバ上にある回覧データにアクセスを行った場合、サーバ側は回覧先ユーザと回覧済ユーザに登録されていないユーザからのアクセスは拒否する。
（１）回覧状況
回覧先ユーザ：ユーザＣ
回覧状況：未確認
滞留時間：０時間
（２）回覧済ユーザ
ユーザＡ
（３）回覧順序変更履歴
優先度１：　ユーザＡ、ユーザＣ、ユーザＢ
優先度２：　ユーザＤ、ユーザＥ、ユーザＦ
優先度３：　ユーザＧ、ユーザＨ
【００２９】
（ｆ）ユーザＣが、たとえば回覧通知から１時間後にサーバにアクセスした場合、回覧管理情報は、たとえば以下のようになる。
（１）回覧状況
回覧先ユーザ：ユーザＣ
回覧状況：確認済
滞留時間：１時間
（２）回覧済ユーザ
ユーザＡ、ユーザＣ
（３）回覧順序変更履歴
優先度１：　ユーザＡ、ユーザＣ、ユーザＢ
優先度２：　ユーザＤ、ユーザＥ、ユーザＦ
優先度３：　ユーザＧ、ユーザＨ
【００３０】
次にユーザＢに対し回覧が通知される。以下同様に回覧が続けられる。このようにして、回覧対象の全てのユーザが回覧を終了すると、文書回覧サーバ１６は、この回覧に関する処理を終了する。回覧文書データは回覧有効期限まで文書回覧サーバ１６上で保存されていて、この期限内であれば回覧対象者は何度でも回覧データを確認できる。
【００３１】
図８は、発明の第２の実施の形態であるオフィスのネットワークにおけるサーバレスの文書回覧システムを示す。このシステムでは、ネットワーク環境に接続されている複数の端末１２の間で回覧が続けられる。ここで、各端末１２には、観覧順序、回覧制御条件の回覧条件設定を保持し、回覧状況などの回覧管理情報を管理するアプリケーションがインストールされている。回覧制御は、回覧を送信した端末（一番最近に回覧をチェックした端末）が行うが、送信先の端末で回覧がチェックされた時点で、回覧制御を担当する端末の移動が行われる。
【００３２】
各端末１２での文書回覧用のアプリケーションが、図３〜図６に示したプログラムと異なるのは、図９に示す回覧処理（図２、Ｓ３）のフローチャートである。ステップＳ３５で、全ての回覧先にデータが回覧されたかを判断し、回覧が完了していない場合は、次の回覧先に回覧文書と回覧情報とを送信する（Ｓ３９）。これにより回覧の制御は、送信先の端末に移される。
【００３３】
図８を参照して、１つの例を説明すると、回覧配信を希望する送信元のユーザＡが端末１２で回覧条件と回覧制御条件を設定するが、その内容は、たとえば以下のとおりである。
（１）回覧順序
優先度１：　ユーザＢ、ユーザＣ、ユーザＤ
優先度２：　ユーザＥ、ユーザＦ
（２）回覧制御条件
ユーザでの滞留時間の上限が１２時間
（３）回覧有効期限
２００２／０８／３１
【００３４】
回覧管理情報は、たとえば以下のとおりである。
（１）回覧状況
回覧先ユーザ：未送信
送信元ユーザ：未送信
回覧状況：未確認
滞留時間：０時間
（２）回覧済ユーザ
なし
（３）回覧順序変更履歴
なし
【００３５】
（ａ）まず、ユーザＡからユーザＢに回覧データが送信される。このとき回覧を制御している端末はユーザＡであり、回覧管理情報は、以下のようになる。
（１）回覧状況
回覧先ユーザ：ユーザＢ
送信元ユーザ：ユーザＡ
回覧状況：未確認
滞留時間：０時間
（２）回覧済ユーザ
なし
（３）回覧順序変更履歴
なし
【００３６】
（ｂ）いまユーザＢが回覧データを受信して１２時間以内に回覧データをチェックせず、ユーザＡの回覧確認済情報が送られない場合、回覧制御端末（ユーザＡ）では回覧順序の変更が行われ、ユーザＣに回覧データが送信される。この場合、ユーザＢに送られた回覧データは回覧制御条件と滞留時間から未回覧と判断され、回覧データの通知をユーザに行わずにデータが削除される．このときの回覧管理情報は、ユーザＢが回覧データを受信して１２時間を経過した直後では以下のとおりである。
（１）回覧状況
回覧先ユーザ：ユーザＢ
送信元ユーザ：ユーザＡ
回覧状況：未確認
滞留時間：１２時間
（２）回覧済ユーザ
なし
（３）回覧順序変更履歴
なし
【００３７】
（ｂ）回覧順序の変更が行われ、ユーザＣに回覧データが送信された直後では、回覧管理情報は、以下のとおりである。
（１）回覧状況
回覧先ユーザ：ユーザＣ
送信元ユーザ：ユーザＡ
回覧状況：未確認
滞留時間：０時間
（２）回覧済ユーザ
なし
（３）回覧順序変更履歴
優先度１：　ユーザＣ、ユーザＤ、ユーザＢ
優先度２：　ユーザＥ、ユーザＦ
【００３８】
（ｃ）ユーザＣが、たとえば回覧デ−タ受信から５時間後に回覧データのチェックを行うと、この操作により回覧制御端末がユーザＣに移動する。ユーザＣは、回覧状況の送信元ユーザに登録されているユーザＡに回覧確認済通知を送信する。ユーザＡは、回覧確認済通知を受け取ると、この回覧に関する処理を終了する。なお、回覧データは回覧有効期限まで保存されていて、この期限内であれば何度でもこのデータを確認できる。このときの回覧管理情報は、回覧順序の変更が行われ、ユーザＣに回覧データが送信された直後では以下のとおりである。
（１）回覧状況
回覧先ユーザ：ユーザＣ
送信元ユーザ：ユーザＡ
回覧状況：確認済
滞留時間：５時間
（２）回覧済ユーザ
ユーザＣ
（３）回覧順序変更履歴
優先度１：　ユーザＣ、ユーザＤ、ユーザＢ
優先度２：　ユーザＥ、ユーザＦ
【００３９】
（ｄ）次に、ユーザＣの端末１２からユーザＤの端末１２に回覧データが送信される。このときの回覧制御端末はユーザＣであり、ユーザＤへ回覧データを送信した直後の回覧管理情報は以下のとおりである。
（１）回覧状況
回覧先ユーザ：ユーザＤ
送信元ユーザ：ユーザＣ
回覧状況：未確認
滞留時間：０時間
（２）回覧済ユーザ
ユーザＣ
（３）回覧順序変更履歴
優先度１：　ユーザＣ、ユーザＤ、ユーザＢ
優先度２：　ユーザＥ、ユーザＦ
【００４０】
（ｅ）ユーザＤが、たとえば回覧デ−タ受信から１０時間後に回覧データのチェックを行うと、この操作により回覧制御端末がユーザＤに移動する。ユーザＤは、回覧状況の送信元ユーザに登録されているユーザＣに回覧確認済通知を送信する。ユーザＣは、回覧確認済通知を受け取ると、この回覧に関する処理を終了する。なお、回覧データは回覧有効期限まで保存されていて、この期限内であれば何度でもこのデータを確認できる。このときの回覧管理情報は、回覧順序の変更が行われ、ユーザＤが回覧データをチェックした直後では以下のとおりである。
（１）回覧状況
回覧先ユーザ：ユーザＤ
送信元ユーザ：ユーザＣ
回覧状況：確認済
滞留時間：１０時間
（２）回覧済ユーザ
ユーザＣ、ユーザＤ
（３）回覧順序変更履歴
優先度１：　ユーザＣ、ユーザＤ、ユーザＢ
優先度２：　ユーザＥ、ユーザＦ
【００４１】
以下同様に処理が進められる。回覧順序の最後の端末（たとえばユーザＦ）が回覧データのチェックを行うと、回覧状況の送信元ユーザに登録されているユーザ（最終者の一人前のユーザ）に回覧確認済通知を送信する。その端末は、回覧確認済通知を受け取ると、この回覧に関する処理を終了する。なお、回覧データは回覧有効期限まで保存されていて、この期限内であれば何度でもこのデータを確認できる。
【００４２】
図１０は、発明の第３の実施の形態であるオフィスのネットワークにおけるグループウェアに追加された文書回覧システムを示す。このシステムでは、グループウェアに文書回覧プログラムが追加されるのみであり、新規の文書回覧アプリケーションなどのインストールを必要としない。文書回覧プログラムは、図３〜図６に示したのと同様である。グループウェアサーバ２０は、データの配送については、第１の実施の形態のサーバシステムと同じ動作をするが、回覧データの管理については、プログラムを組み込んだグループウェアの仕様に依存する。
【００４３】
【発明の効果】
複数のユーザの端末にネットワークを介して接続され、電子文書を複数のユーザヘ回覧するシステムにおいて、本発明に係る文書回覧サーバ装置は、回覧管理情報に従って回覧先の端末に通信手段によりその電子文書の回覧を通知し、回覧先からの応答の状況と回覧条件に基づいて回覧管理情報を変更して回覧順序を変更可能できるので、目的に合わせて回覧条件を設定することにより、回覧状況に応じて回覧順序を動的に変更でき、回覧を効率的に進行できる。また、たとえば回覧対象のユーザに優先度を設定し、優先度を用いて回覧順序を設定することで、希望する回覧順序を維持しつつ、効率的な回覧を実現できる。
【００４４】
複数のユーザの端末がネットワークを介して接続されたシステムにおいて、回覧先の端末が、回覧制御を順次担当する。回覧管理情報は、回覧先からの応答の状況と回覧条件に基づいて変更できるので、回覧状況に応じて回覧を効率的に進行できる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の情報処理装置のブロック図
【図２】文書回覧サーバのブロック図
【図３】文書回覧プログラムのメインフローチャート
【図４】優先度設定のフローチャート
【図５】回覧順序設定のフローチャート
【図６】回覧処理のフローチャート
【図７】文書回覧の１例を説明するための図
【図８】第２の実施の形態における文書回覧の１例を説明するための図
【図９】第２の実施の形態における回覧処理のフローチャート
【図１０】第３の実施の形態における文書回覧の１例を説明するための図
【符号の説明】
１０　ネットワーク、　　１２　端末、　　１６　文書回覧サーバ、　　２０グループウェアサーバ　２０、　　１００　ＣＰＵ、　　１０６　ハードディスクドライブ、　　１２０　通信装置。
【図１】
2004102483.tif 000003
【図２】
2004102483.tif 000004
【図３】
2004102483.tif 000005
【図４】
2004102483.tif 000006
【図５】
2004102483.tif 000007
【図６】
2004102483.tif 000008
【図７】
2004102483.tif 000009
【図８】
2004102483.tif 000010
【図９】
2004102483.tif 000011
【図１０】
2004102483.tif 000012