(57)【要約】【課題】電子データの保存位置とその印刷物の保管先との関連を容易に管理することができる印刷された電子データの保存位置情報の管理システムの提供を目的とする。【解決手段】端末と、電子データの保存位置と前記電子データの印刷物の保管先との関連を管理する印刷された電子データの保存位置情報の管理装置とを有する印刷された電子データの保存位置情報の管理システムであって、前記端末は、前記電子データの保存位置を識別する第一の識別情報と前記保管場所を識別する第二の識別情報とが入力される情報入力手段を有し、前記管理装置は、前記第一の識別情報と前記第二の識別情報との関連付けを管理する関連付け管理手段と、前記端末に入力された前記第一の識別情報と前記第二の識別情報との関連付けを前記関連付け管理手段に登録する関連付け登録手段とを有することにより上記課題を解決する。【選択図】　　　　図３
2004110273.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
端末と、電子データの保存位置と前記電子データの印刷物の保管先との関連を管理する印刷された電子データの保存位置情報の管理装置とを有する印刷された電子データの保存位置情報の管理システムであって、
前記端末は、前記電子データの保存位置を識別する第一の識別情報と前記保管場所を識別する第二の識別情報とが入力される情報入力手段を有し、
前記管理装置は、前記第一の識別情報と前記第二の識別情報との関連付けを管理する関連付け管理手段と、
前記端末に入力された前記第一の識別情報と前記第二の識別情報との関連付けを前記関連付け管理手段に登録する関連付け登録手段とを有することを特徴とする印刷された電子データの保存位置情報の管理システム。
【請求項２】
前記第一の識別情報と前記第二の識別情報とは、前記電子データの印刷時に前記情報入力手段に入力されることを特徴とする請求項１記載の印刷された電子データの保存位置情報の管理システム。
【請求項３】
電子データと前記電子データの印刷物の保管場所との関連を管理する印刷された電子データの保存位置情報の管理装置であって、
前記電子データの保存位置を識別する第一の識別情報と前記保管場所を識別する第二の識別情報とが入力される情報入力手段と、
前記第一の識別情報と前記第二の識別情報との関連付けを管理する関連付け管理手段と、
前記情報入力手段に入力された前記第一の識別情報と前記第二の識別情報との関連付けを前記関連付け管理手段に登録する関連付け登録手段とを有することを特徴とする印刷された電子データの保存位置情報の管理装置。
【請求項４】
端末と、電子データの保存位置と前記電子データの印刷物の保管先との関連付けを管理する関連付け管理手段を有する印刷された電子データの保存位置情報の管理装置とによる印刷された電子データの保存位置情報の管理方法であって、
前記端末は、前記電子データの保存位置を識別する第一の識別情報と前記保管場所を識別する第二の識別情報とが入力される情報入力手順を有し、
前記管理装置は、前記端末に入力された前記第一の識別情報と前記第二の識別情報との関連付けを前記関連付け管理手段に登録する関連付け登録手順を有することを特徴とする印刷された電子データの保存位置情報の管理方法。
【請求項５】
前記第一の識別情報と前記第二の識別情報とは、前記電子データの印刷時に前記情報入力手順において入力されることを特徴とする請求項４記載の印刷された電子データの保存位置情報の管理方法。
【請求項６】
電子データの保存位置を識別する第一の識別情報と前記電子データの印刷物の保管場所を識別する第二の識別情報とが入力される情報入力手順と、
前記情報入力手順においてに入力された前記第一の識別情報と前記第二の識別情報との関連付けを前記電子データの保存位置と前記印刷物の保管先との関連付けを管理する関連付け管理手段に登録する関連付け登録手順とをコンピュータに実行させるための印刷された電子データの保存位置情報の管理プログラム。
【請求項７】
電子データの保存位置を識別する第一の識別情報と前記電子データの印刷物の保管場所を識別する第二の識別情報とが入力される情報入力手順と、
前記情報入力手順において入力された前記第一の識別情報と前記第二の識別情報との関連付けを前記電子データの保存位置と前記印刷物の保管先との関連付けを管理する関連付け管理手段に登録する関連付け登録手順とをコンピュータに実行させるための印刷された電子データの保存位置情報の管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子データの保存位置と前記電子データの印刷物の保管先との関連を管理する印刷された電子データの保存位置情報の管理システム、印刷された電子データの保存位置情報の管理装置、印刷された電子データの保存位置情報の管理方法、印刷された電子データの保存位置情報の管理プログラム及び記録媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
最近では文書の保管先として電子媒体を利用することにより、文書を電子的に保存することが広く普及している。文書を電子的に保存する利点として、文書を半永久的に使用できる、キャビネット等のスペースを節約することができる等が挙げられる。
【０００３】
但し、これは必ずしも文書を紙として保管することが不要となったことを意味するものではない。文書を実際に利用する際は紙に印刷して利用することが多く、利用頻度の高い文書については紙に印刷してバインダ等にファイリングしておく方がむしろ便利である。従って、全ての文書を電子的に保存するのは現実的ではなく、実際には紙に印刷したものも併せて保管するのが一般的である。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、電子的に保存している文書を印刷して保管すると、同一の内容を有する文書が電子媒体と紙という異なる媒体により二重に存在することになり管理が煩雑になる。これは、電子媒体上の保存構成が必ずしも紙がファイリングしてあるバインダ等による保管構成と一致するわけではないことも管理を煩雑にさせる大きな要因であるが、紙がその大きさや厚さ、重さといった物理特性から逃れられないこと等を考慮すると、むしろ保管構成は一致しないことが通常である。そのためバインダにファイリングされている文書の電子データの保存位置が分からなくなってしまうという問題がある。
【０００５】
本発明は、上記の点に鑑みてなされたものであって、電子データの保存位置とその印刷物の保管先との関連を容易に管理することができる印刷された電子データの保存位置情報の管理システム、印刷された電子データの保存位置情報の管理装置、印刷された電子データの保存位置情報の管理方法、印刷された電子データの保存位置情報の管理プログラム及び記録媒体の提供を目的とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
そこで上記課題を解決するため、本発明は、端末と、電子データの保存位置と前記電子データの印刷物の保管先との関連を管理する印刷された電子データの保存位置情報の管理装置とを有する印刷された電子データの保存位置情報の管理システムであって、前記端末は、前記電子データの保存位置を識別する第一の識別情報と前記保管場所を識別する第二の識別情報とが入力される情報入力手段を有し、前記管理装置は、前記第一の識別情報と前記第二の識別情報との関連付けを管理する関連付け管理手段と、前記端末に入力された前記第一の識別情報と前記第二の識別情報との関連付けを前記関連付け管理手段に登録する関連付け登録手段とを有することを特徴とする。
【０００７】
このような印刷された電子データの保存位置情報の管理システムでは、電子データの保存位置と、その印刷物の保管先とのそれぞれの識別情報を関連付けて管理するため、電子データの保存位置とその印刷物の保管先との関連を容易に管理することができる。
【０００８】
また、本発明は、前記第一の識別情報と前記第二の識別情報とは、前記電子データの印刷時に前記情報入力手段に入力されることを特徴とする。
【０００９】
このような印刷された電子データの保存位置情報の管理システムでは、電子データの印刷時に関連付けの対象とする電子データとその印刷物の保管先との関連を入力することができるため、電子データの保存位置とその印刷物の保管先との関連を容易に登録することができる。
【００１０】
また上記課題を解決するため、本発明は、上記印刷された電子データの保存位置情報の管理システムにおける、電子データの保存位置情報の管理装置又は電子データの保存位置情報の管理方法としてもよく、更に上記電子データの保存位置情報の管理システムに実行させるプログラム及びそのプログラムを記録した記録媒体としてもよい。
【００１１】
【発明の実施の形態】
以下、図面に基づいて本発明の実施の形態を説明する。
【００１２】
図１は、本発明の実施の形態における文書管理システムの構成例を示す図である。図１の文書管理システム１は、文書管理サーバ１０と端末２０ａ、２０ｂ及び２０ｃ等（以下、まとめて「端末２０」という。）と、プリンタ３０とが、例えばＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ　Ａｒｅａ　Ｎｅｔｗｏｒｋ）等のネットワーク３０を介して接続されている。
【００１３】
端末２０は、ユーザが文書データの作成等に利用する端末であり、作成された文書データが保存されている。端末２０は、ユーザからの入力に基づいて文書データの印刷を行うとともに、文書データのファイルシステム上での位置情報（以下、「文書データの位置情報」という。）と、紙として印刷された文書（以下、「実文書」という。）の保管先であるバインダ、キャビネット等の保管先情報との関連付け、及びその管理を文書管理サーバ１０に対し要求する。また、端末２０は、文書管理サーバ１０で管理されている文書データの位置情報と、実文書の保管先情報との関連情報（以下、「文書関連情報」という。）の表示や編集のためのユーザインタフェースをユーザに対し提供する。
【００１４】
文書管理サーバ１０は、端末２０からの上述した要求に応じて、文書関連情報を生成し、管理する。また、文書管理サーバ１０は端末２０からの要求に応じて、文書関連情報の検索や、更新等の処理も行う。
【００１５】
プリンタ３０は、端末２０からの要求に応じて文書データを実文書として印刷する。
【００１６】
次に、文書管理サーバ１０のハードウェア構成例について説明する。図２は、本発明の実施の形態における文書管理サーバのハードウェア構成例を示す図である。図２の文書管理サーバ１０は、それぞれバスＢで相互に接続されているドライブ装置１００と、記憶媒体１０１と、補助記憶装置１０２と、メモリ装置１０３と、演算処理装置１０４と、インタフェース装置１０５とを有するように構成される。
【００１７】
インタフェース装置１０５は、例えばモデム、ルータ等で構成され、図２のネットワーク４０に接続するために用いられる。
【００１８】
文書管理サーバ１０が利用する文書管理サーバプログラムは、ＣＤ―ＲＯＭ等の記憶媒体１０１によって提供される。文書管理サーバプログラムを記録した記憶媒体１０１は、ドライブ装置１００にセットされ、文書管理サーバプログラムが記憶媒体１０１からドライブ装置１００を介して補助記憶装置１０２にインストールされる。
【００１９】
補助記憶装置１０２は、インストールされた文書管理サーバプログラムを格納すると共に、文書管理サーバプログラムの処理に必要なファイルやデータ等を格納する。
【００２０】
メモリ装置１０３は、文書管理サーバ１０の起動時等、文書管理サーバプログラムの起動指示があった場合に、補助記憶装置１０２から文書管理サーバプログラムを読み出して格納する。演算処理装置１０４は、メモリ装置１０３に格納された文書管理サーバプログラムに従って文書管理サーバ１０に係る機能を実行する。
【００２１】
なお、端末２０のハードウェア構成については、図２の文書管理サーバ１０とほぼ同様なので詳しい説明は省略するが、端末２０には文書管理サーバプログラムではなく、文書管理クライアントプログラムがインストールされる。また端末２０は、ユーザが文書管理システム１を操作するためのＧＵＩを表示する表示装置、ユーザからの入力を受け付けるための入力装置等を更に有している。
【００２２】
なお、文書管理サーバ１０において、端末２０と同様に文書管理システム１への入力等を行いたい場合は、文書管理サーバ１０に表示装置、入力装置等を設置すればよい。
【００２３】
次に、文書管理システム１の機能構成例について説明する。図３は、本発明の実施の形態における文書管理システムの機能構成例を示す図である。図３において文書管理サーバ１０は、関連情報登録・更新手段１１及び関連情報検索手段１２等から構成される。
【００２４】
関連情報登録・更新手段１１は、端末２０から送信された文書データ２５の位置情報及び実文書３１の保管先情報等に基づいて、文書関連情報１３の生成、更新を行う。
【００２５】
関連情報検索手段１２は、端末２０からの要求に基づいて文書関連情報１３に対する検索処理を実行し、検索した情報を端末２０に送信する。
【００２６】
なお、文書関連情報１３は、上述したように文書データの位置情報と実文書の保管先情報との関連情報であるが、本実施の形態においてはファイルシステム上におけるフォルダ及びファイルを利用して実装する例について説明する。
【００２７】
図４は、文書関連情報の構成例を示す図である。なお、図４の文書関連情報１３の構成例は、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）のファイルシステム上に構築した例を示している。文書関連情報１３は、実文書３１の保管先であるバインダ５０と同じ名前のフォルダを有しており、そのフォルダ内に文書データ２５のショートカットファイルを格納することにより、文書データ２５の位置情報と実文書３１の保管先であるバインダ５０とを関連付けている。従って図４は、バインダ−１という名前のバインダ５０に、４つの実文書３１がファイリングされており、それぞれの文書データ２５のパス名（位置情報）は、「Ｔｏｋｙｏ／Ｍｉｎａｔｏｋｕ／Ｉｎｆｏ．ｔｘｔ」、「Ｋａｎａｇａｗａ／Ｙｏｋｏｈａｍａ／ｉｎｆｏ．ｔｘｔ」等である場合の文書関連情報１３の状態を示している。また、それぞれのショートカットファイルには、対応する文書データ２５の印刷年月日や印刷した後の実文書３１のページ数等の情報が付加され管理される。
【００２８】
なお、図４において文書データ２５のパス名は、
＜マシン名＞／＜フォルダ名＞／＜ファイル名＞
というように、マシン名とフォルダ名とファイル名とを「／」（スラッシュ）で区切って記載している。従って、例えば「Ｔｏｋｙｏ／Ｍｉｎａｔｏｋｕ／Ｉｎｆｏ．ｔｘｔ」は、「Ｔｏｋｙｏ」というマシン名を有する端末の、「Ｍｉｎａｔｏｋｕ」というフォルダ下に「Ｉｎｆｏ．ｔｘｔ」というファイル名で保存されているファイルであることを示している。
【００２９】
なお、フォルダやショートカットファイルにより関連付けを行う必要はなく、例えば一つのファイル内で関連付けを定義した記述をしておいてもよい。
【００３０】
一方、端末２０は、印刷手段２１、情報入力手段２２、情報参照手段２３及び情報編集手段２４等から構成され、ファイルシステム上に文書データ２５をファイルとして管理している。
【００３１】
印刷手段２１は、文書データ２５をプリンタ３０が処理可能な印刷データに変換し、プリンタ３０に実文書３１として印刷させるものであり、一般には文書データ２５を生成したワープロソフト等が該当する。印刷された実文書３１はバインダ５０にファイリングされ管理される。
【００３２】
情報入力手段２２は、ユーザから文書データ２５に対する実文書３１の保管先情報の入力を受け付け、入力された保管先情報及び文書データ２５の位置情報と共にそれらの関連付け及び管理の要求を文書管理サーバ１０に送信する。
【００３３】
情報参照手段２３は、文書管理サーバ１０に対し文書関連情報１３からの所定の情報の検索要求を送信し、検索要求に対して文書管理サーバ１０から送信された情報を表示する。
【００３４】
情報編集手段２４は、ユーザからの入力に基づいて文書関連情報１３の更新要求を文書管理サーバ１０に送信する。
【００３５】
以下、図３の文書管理システム１の処理手順について説明する。図５は、文書関連情報を登録する際の処理を説明するためのフローチャートを示す。
【００３６】
ステップＳ１０において、端末２０の印刷手段２１は、ユーザからの印刷要求及び文書関連情報１３の登録要求に基づいて文書データ２５をプリンタ３０により実文書３１として印刷する。なお、ここで印刷された実文書３１は、ユーザによってバインダ５０にファイリングされる。
【００３７】
ここで、ユーザからの入力は、例えば図６に示すように行うことができる。図６は、文書データの印刷要求等の入力例を示す図である。図６示すように、文書データ２５のアイコン２５１を右クリックすることにより表示されるコンテキストメニュー２５２に、文書管理クライアントプログラムを起動するメニューアイテム２５３（「印刷後にバインダに保存」）を登録しておけば、ユーザはメニューアイテム２５３を選択することにより文書管理クライアントプログラムを起動することができる。起動された文書管理クライアントプログラムは、右クリックされた文書データ２５（ｉｎｆｏ．ｔｘｔ）を処理対象として、その印刷を印刷手段２１に要求する。
【００３８】
ステップＳ１０に続いてステップＳ２０に進み、端末２０の情報入力手段２２は、実文書３１の保管先の情報を登録するための画面を表示する。
【００３９】
図７は、保管先情報登録画面の例を示す図である。図７の保管先情報登録画面は、パス名表示領域２１１と、実文書保管先入力領域２１２と、ページ数入力領域２１３と、メモ入力領域２１４と、登録済み保管先表示領域２１５と、ＯＫボタン２１６と、キャンセルボタン２１７とから構成される。
【００４０】
パス名表示領域２１１には、印刷対象となっている文書データ２５のパス名が、
＜マシン名＞／＜フォルダ名＞／＜ファイル名＞
というように、マシン名とフォルダ名とファイル名とが「／」（スラッシュ）で区切られて表示されている。従って、パス名表示領域２１１より、印刷対象となっている文書データは、「Ｋｙｏｔｏ」というマシン名を有する端末の、「Ｓａｋｙｏｕｋｕ」というフォルダ下に「Ｉｎｆｏ．ｔｘｔ」というファイル名で保存されているファイルであることが分かる。
【００４１】
実文書保管先入力領域２１２は、実文書３１の保管先であるバインダ５０を識別するための名前を入力するための領域である。
【００４２】
ページ数入力領域２１３は、実文書３１のページ数を入力するための領域である。メモ入力領域２１４は、保存しておきたいメモ情報を入力するための領域である。
【００４３】
登録済み保管先表示領域２１５には、本フローチャートにおける処理を実行することにより、文書管理サーバ１０に既に登録されている保管先の名前の一覧が表示されている。即ち、情報入力手段２２は、保管先情報登録画面２１０を表示する際に、文書管理サーバ１０の関連情報検索手段１２に対して登録済みの保管先の一覧の検索を要求し、要求に対して返信された情報を登録済み保管先表示領域２１５に表示させている。なお、ユーザは、登録済み保管先表示領域２１５に表示されている保管先の名前をダブルクリックすることによって、実文書保管先入力領域２１２にその保管先の名前を入力することができる。
【００４４】
ＯＫボタン２１６は登録を開始する際にクリックするボタンであり、キャンセルボタンは処理を中止する際にクリックするボタンである。
【００４５】
ステップＳ２０に続いてステップＳ３０に進み、情報入力手段２２は、図７の保管先情報登録画面２１０において実文書３１の保管先についての情報の入力を受け付ける。例えば、実文書３１を保管するバインダ５０の名前が「バインダＡ」である場合は、実文書保管先領域２１２に「バインダＡ」と入力され、ＯＫボタン２１６がクリックされる。
【００４６】
ステップＳ３０に続いてステップＳ４０に進み、情報入力手段２２は、実文書保管先入力領域２１２にバインダ５０の名前が入力されているかどうかを判断する。バインダ５０の名前が入力されていない場合は登録処理をすることができないため処理を終了し、入力されている場合はステップＳ５０に進む。
【００４７】
ステップＳ５０において、処理の制御は端末２０から文書管理サーバ１０に移る。即ち、端末２０の情報入力手段２２は、保管先情報登録画面２１０に入力された情報であるバインダ５０の名前及び実文書３１のページ数等と、文書データ２５のパス名、印刷年月日等と共に、これらの情報の登録を文書管理サーバ１０に要求する。情報の登録要求を受信した文書管理サーバ１０の関連情報登録・更新手段１１は、指定されたバインダ５０は文書関連情報１３として既に登録済みかどうか、即ち指定されたバインダ５０と同じ名前のフォルダが有るかどうかを判断する。既にバインダ５０が登録済みの場合はステップＳ７０に進み、まだ登録されていない場合はステップＳ６０に進む。
【００４８】
ステップＳ６０において関連情報登録・更新手段１１は、バインダ５０に対応するフォルダを図７の実文書保管先入力領域２１２に入力された名前で生成する。
【００４９】
ステップＳ７０において関連情報登録・更新手段１１は、ステップＳ６０で生成したフォルダ、あるいは既にフォルダが存在した場合はそのフォルダ下に文書データ２５のショートカットファイルを印刷年月日、ページ数、メモ情報等を付加して生成し、処理を完了する。
【００５０】
上述した処理により、文書データ２５の位置情報と実文書３１の保管先情報（バインダ５０）との関連付けが文書関連情報１３において管理されたことになる。
【００５１】
次に、例えばユーザが手元にあるバインダ５０にファイリングされている実文書３１の文書データ２５はどこに保存されているのか、即ち文書データ２５の位置情報を端末２０において確認する際の文書管理システム１の処理について説明する。図８は、保管先の情報を参照する際の処理を説明するためのフローチャートである。
【００５２】
ステップＳ１００において、端末１０の情報参照手段２３は、図９に示す保管先名入力画面２３０を表示して、ユーザに対し情報を参照したい保管先の名前の入力を促す。
【００５３】
図９は、保管先名入力画面の例を示す図である。図９の保管先名入力画面２３０は、保管先名入力領域２３１と、ＯＫボタン２３２と、キャンセルボタン２３３とから構成される。
【００５４】
保管先名入力領域２３１は、情報を参照したい保管先の名前を入力するための領域である。　ＯＫボタン２３２、キャンセルボタン２３３は、それぞれ処理を継続するため、又は処理を中止するためのボタンである。
【００５５】
ステップＳ１００に続いてステップＳ１１０に進み、情報参照手段２３は、保管先入力画面２３０においてバインダ５０の名前の入力を受け付ける。例えば、「バインダＡ」の情報が参照される場合は「バインダＡ」と入力され、ＯＫボタン２３２がクリックされる。
【００５６】
ステップＳ１１０に続いてステップＳ１２０に進み、処理の制御は端末２０から文書管理サーバ１０に移る。即ち、端末２０の情報参照手段２３は、保管先名入力画面２３０にその名前が入力されたバインダＡの情報の検索要求を文書管理サーバ１０に送信する。検索要求を受信した文書管理サーバ１０の関連情報検索手段１２は、検索対象とされたバインダＡが文書関連情報１３に登録されているか、即ち、「バインダＡ」という名前のフォルダが存在するかどうかを判断する。フォルダが存在しない場合には、検索処理は継続できないため処理を終了し、存在する場合はステップＳ１３０に進む。
【００５７】
ステップＳ１３０において、関連情報検索手段１２は、「バインダＡ」という名前のフォルダ下にあるショートカットファイルについて、付加されている印刷年月日等の情報と、それぞれの文書データ２５のパス名とを取得して、端末２０に送信する。
【００５８】
ステップＳ１３０に続いてステップＳ１４０に進み、バインダ５０の情報を受信した端末２０の情報参照手段２３は、受信した情報を図１０に示される保管先情報参照画面に表示して処理を完了する。
【００５９】
図１０は、保管先情報参照画面の例を示す図である。図１０の保管先情報参照画面２３５は、文書データ一覧表示領域２３６と、メモ情報表示領域２３７と、ＯＫボタン２３８とから構成される。
【００６０】
文書データ一覧表示領域２３６には、バインダＡにファイリングされている実文書３１に対応する文書データ２５のパス名と、印刷年月日と、実文書データ３１のページ数が表示されている。メモ表示領域２３７には、図７のメモ入力領域２１４に入力されたメモ情報が表示される。
【００６１】
例えば、文書データ一覧表示領域２３６を確認することにより、バインダＡにファイリングされている実文書３１の文書データ２５は、「Ｋｙｏｔｏ」というマシン名の端末の「Ｓａｋｙｏｕｋｕ」というフォルダ下に「Ｉｎｆｏ．ｔｘｔ」という名前で格納されているファイルであることが分かる。従って、ユーザは、文書管理システム１において任意のバインダ５０にファイリングされている実文書３１の文書データ２５の位置情報を容易に確認することができる。
【００６２】
次に、実文書３１の保管先を変更した等により文書関連情報１３に管理されているバインダ５０の情報を編集したい場合の文書管理システム１の処理について説明する。
【００６３】
図１１は、保管先の情報を編集する際の処理を説明するためのフローチャートである。
【００６４】
ステップＳ２００からステップＳ２３０においては、図８において端末２０の情報参照手段２３が行っていた処理を端末２０の情報編集手段２４が実行することを除き、図８のステップＳ１００からステップＳ１３０までの処理と同じであるため説明は省略する。
【００６５】
ステップＳ２４０において、情報編集手段２４は、ステップＳ２１０においてその名前が入力されたバインダ５０に対する情報を図１２に示される保管先情報編集画面に表示する。図１２は、保管先情報編集画面の例を示す図である。図１２の保管先情報編集画面２４０は、保管先名編集領域２４１と、メモ編集領域２４２と、文書データ一覧領域２４３と、ＯＫボタン２４４と、キャンセルボタン２４５とから構成され、各領域には現在のバインダＡの状態が表示されている。
【００６６】
保管先名編集領域２４１は、バインダＡの名前を変更したい場合に、新たな名前を入力するための領域である。
【００６７】
メモ編集領域２４２は、メモ情報を更新したい場合に新たなメモ情報を入力するための領域である。
【００６８】
文書データ一覧領域２４３には、バインダＡにファイリングされている実文書３１に対応する文書データ２５の一覧が表示されている。文書データ一覧領域２４３において各セルを編集することにより、印刷年月日、ページ数等を変更することができ、任意の文書データ２５を選択しＤｅｌｅｔｅキーを押すことにより、選択した文書データ２５を文書データ一覧領域２４３から削除することができる。
【００６９】
ステップＳ２４０に続いてステップＳ２５０に進み、情報編集手段２４は、保管先情報編集画面２４０において保管先情報の編集を受付、ＯＫボタン２４４がクリックされる。
【００７０】
ステップＳ２５０に続いてステップＳ２６０に進み、情報編集手段２４は、保管先情報編集画面２４０に入力された情報を伴って文書管理サーバ１０に対し文書関連情報１３の更新要求をおこなう。更新要求を受信した文書管理サーバ１０の関連情報登録・更新手段１１は、受信した情報に基づいて文書関連情報１３を更新し、処理を終了する。ここで、関連情報登録・更新手段１１は、保管先の名前が変更された場合、その保管先に対応するフォルダ名を変更する。また、印刷年月日及びページ数等が変更された場合は、対応する文書データ２５のショートカットファイルに付加されている情報を変更する。更に、文書データ一覧領域２４３において文書データ２５が削除された場合は、文書データ２５のショートカットファイルを保管先に対応するフォルダ内から削除する。
【００７１】
なお、上述した実施の形態においては、端末２０と文書管理サーバ１０というクライアント・サーバ型のシステムを例に説明したが、端末２０又は文書管理サーバ１０に、文書管理クライアントプログラム及び文書管理サーバプログラムをインストールすることにより、スタンドアロンのシステムとして文書管理システム１を利用してもよい。
【００７２】
上述したように、本発明の実施の形態におけるデータ管理システム１によれば、文書データ２５を実文書３１として印刷する際に、文書データ２５と実文書３１の保管先であるバインダ５０との関連付けを行うことができるため、文書データ２５の位置情報と実文書３１の保管先との関連付けを容易に行うことができる。
【００７３】
また、バインダ５０等の保管先に関連付けられた情報を参照することができるため、任意の保管先に保管されている実文書３１に対応する文書データ２５の位置情報を容易に確認することができる。
【００７４】
更に、バインダ５０等の保管先に関連付けられた情報の編集をすることができるため、実文書３１の保管先の変更等があった場合にも、文書管理システム１の整合性を保つことができる。
【００７５】
以上、本発明の好ましい実施例について詳述したが、本発明は係る特定の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された本発明の要旨の範囲内において、種々の変形・変更が可能である。
【００７６】
【発明の効果】
上述の如く、本発明によれば、電子データの保存位置と、その印刷物の保管先とのそれぞれの識別情報を関連付けて管理するため、電子データの保存位置とその印刷物の保管先との関連を容易に管理することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態における文書管理システムの構成例を示す図である。
【図２】本発明の実施の形態における文書管理サーバのハードウェア構成例を示す図である。
【図３】本発明の実施の形態における文書管理システムの機能構成例を示す図である。
【図４】文書関連情報の構成例の概念図である。
【図５】文書関連情報を登録する際の処理を説明するためのフローチャートである。
【図６】文書データの印刷要求等の入力例を示す図である。
【図７】保管先情報登録画面の例を示す図である。
【図８】保管先の情報を参照する際の処理を説明するためのフローチャートである。
【図９】保管先名入力画面の例を示す図である。
【図１０】保管先情報参照画面の例を示す図である。
【図１１】保管先の情報を編集する際の処理を説明するためのフローチャートである。
【図１２】保管先情報編集画面の例を示す図である。
【符号の説明】
１　　文書管理システム
１０　　文書管理サーバ
１１　　関連情報登録・更新手段
１２　　関連情報検索手段
１３　　文書関連情報
２０、２０ａ、２０ｂ、２０ｃ　　端末
２１　　印刷手段
２２　　情報入力手段
２３　　情報参照手段
２４　　情報編集手段
２５　　文書データ
３０　　プリンタ
３１　　実文書
４０　　ネットワーク
５０　　バインダ
１００　　ドライブ装置
１０１　　記憶媒体
１０２　　補助記憶装置
１０３　　メモリ装置
１０４　　演算処理装置
１０５　　インタフェース装置
Ｂ　　バス
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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