(57)【要約】【課題】電子メールの受信などの確認において、容易に受信の確認をすることができる電子メール通信システムを提供する。【解決手段】電子メール機能を備えた複数のアクセス端末１と、ホストサーバー２とがインターネットを通じて相互に通信可能とされる。ホストサーバー２は、メッセージ５のＵＲＬを示したメール３をアクセス端末１に送信する。アクセス端末１がそのＵＲＬにアクセスすることでメッセージ５を閲覧する。ホストサーバー２は、アクセス端末１からのアクセスを検出して、メッセージ５内においてアクセスの有無を報知する。送信側アクセス端末１は、報知内容により受信側アクセス端末１がメッセージ５を閲覧したかの確認ができる。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メール機能を備えた複数のアクセス端末と、ホストサーバーとが相互に通信可能とされ、ホストサーバーは、アクセス端末から入力されたメール情報に基づいてメッセージを作成するメッセージ作成手段と、前記メッセージにアクセスするための位置情報を明記したメールを作成するメール作成手段と、前記メッセージを伝達すべきアクセス端末に前記メールを送信するメール送信手段と、前記メールを受信したアクセス端末から前記メッセージへのアクセスの有無を検出する検出手段と、アクセス端末からアクセスがあったとき、該アクセス端末によって前記メッセージが閲覧されたことを前記メッセージ内において報知する報知手段とを備えたことを特徴とする電子メール通信システム。
【請求項２】
電子メール機能を備えた複数のアクセス端末と、ホストサーバーとが相互に通信可能とされ、ホストサーバーは、アクセス端末から入力されたメール情報に基づいてメッセージを作成するメッセージ作成手段と、前記メッセージにアクセスするための位置情報を明記したメールを作成するメール作成手段と、前記メール情報を入力した送信側アクセス端末を含むアクセス端末に、前記メールを送信するメール送信手段と、前記メールを受信したアクセス端末から前記メッセージへのアクセスの有無を検出する検出手段と、アクセス端末からアクセスがあったとき、該アクセス端末によって前記メッセージが閲覧されたことを前記メッセージ内において報知する報知手段とを備え、前記送信側アクセス端末は、前記メッセージにアクセスして、報知内容を確認することを特徴とする電子メール通信システム。
【請求項３】
メッセージには、メールを送信すべきアクセス端末がリストアップされ、前記報知手段は、アクセスしてきたアクセス端末とアクセスしてこないアクセス端末との表示を異ならせることを特徴とする請求項１または２に記載の電子メール通信システム。
【請求項４】
ホストサーバーは、メッセージを伝達可能とするアクセス端末を予め設定する設定手段を備え、アクセス端末は、設定されたアクセス端末の中からメッセージを伝達したいアクセス端末を指定することを特徴とする請求項１〜３のいずれかに記載の電子メール通信システム。
【請求項５】
電子メール機能を備えた複数のアクセス端末と相互に通信可能とされた電子メール通信システムのホストサーバーであって、アクセス端末から入力されたメール情報に基づいてメッセージを作成するメッセージ作成手段と、前記メッセージにアクセスするための位置情報を明記したメールを作成するメール作成手段と、前記メッセージを伝達すべきアクセス端末に前記メールを送信するメール送信手段と、前記メールを受信したアクセス端末から前記メッセージへのアクセスの有無を検出する検出手段と、アクセス端末からアクセスがあったとき、該アクセス端末によって前記メッセージが閲覧されたことを前記メッセージ内において報知する報知手段とを備えたことを特徴とするホストサーバー。
【請求項６】
電子メール機能を備えた複数のアクセス端末と相互に通信可能とされた電子メール通信システムのホストサーバーであって、アクセス端末から入力されたメール情報に基づいてメッセージを作成するメッセージ作成手段と、前記メッセージにアクセスするための位置情報を明記したメールを作成するメール作成手段と、前記メール情報を入力した送信側アクセス端末を含むアクセス端末に、前記メールを送信するメール送信手段と、前記メールを受信したアクセス端末から前記メッセージへのアクセスの有無を検出する検出手段と、アクセス端末からアクセスがあったとき、該アクセス端末によって前記メッセージが閲覧されたことを前記メッセージ内において報知する報知手段とを備え、前記送信側アクセス端末は、前記メッセージにアクセスして、報知内容を確認することを特徴とするホストサーバー。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、１以上の宛先に対する電子メールの受信状況を確認することができる電子メール通信システムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
近年、会社や学校などにおいて電子メールシステムが普及している。図７に示すように、送信側のパソコン１１においてメール１２が作成される。メール１２は、メールサーバー１３に送信され、さらに宛先に応じたメールサーバー１３に送信される。受信側のパソコン１４は、メールサーバー１３にアクセスすることにより、ここに保存されたメール１２を受信する。このとき、メール１２の受信の確認は、返信メールを利用するか、電話で確認する必要がある。このように、メール受信の確認は非常に手間がかかり面倒である。
【０００３】
そこで、メール受信の確認として、件名と本文内容をウェブサーバーに保存し、その保存されたＵＲＬアドレスを受信者に送信する。受信者は、受信したＵＲＬアドレスにアクセスすると本文内容が閲覧できる。このとき、ウェブサーバーが受信者に本文内容を送信した時間を保存する。その保存データを送信者がウェブサーバーにアクセスすることで、受信者が閲覧したか否かの確認ができる（例えば、特許文献１参照）。
【０００４】
【特許文献１】特開２００２−０７７２２４号公報（段落０００８〜段落００１０、図１）
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
ところで、特許文献１では、送信者が受信者の受信状況を確認するためには、ウェブサーバーにアクセスして、受信者と送信日付を検索する必要がある。このような受信確認では、送信者側に時間と手間がかかる。特に、複数の宛先に同時にメールを送信した場合には顕著である。さらに、受信確認をしたい本文内容を取り違えて確認してしまうおそれがある。
【０００６】
そこで、本発明は、検索するといった手間をかけずに簡単にメール受信を確認することが可能な電子メール通信システムを提供することを目的としている。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
上記の目的を解決するために、本発明は、電子メール機能を備えた複数のアクセス端末と、ホストサーバーとが相互に通信可能とされ、ホストサーバーは、アクセス端末から入力されたメール情報に基づくメッセージを作成するメッセージ作成手段と、前記メッセージにアクセスするための位置情報を明記したメールを作成するメール作成手段と、前記メッセージを伝達すべきアクセス端末に前記メールを送信するメール送信手段と、前記メールを受信したアクセス端末から前記メッセージへのアクセスの有無を検出する検出手段と、アクセス端末からアクセスがあったとき、該アクセス端末によって前記メッセージが閲覧されたことを前記メッセージ内において報知する報知手段とを備えたことを特徴とする。
【０００８】
この構成によると、メッセージを伝達する送信側アクセス端末は、ホストサーバーにアクセスし、伝言内容と宛先といったメール情報を入力する。ホストサーバーは、その伝言内容と宛先とを含むメッセージを作成し、作成されたメッセージにアクセスするためのＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ  Ｒｅｓｏｕｒｃｅ  Ｌｏｃａｔｏｒ）を明記したメールを作成し、宛先に対応したアクセス端末にメールを送信する。受信側アクセス端末は、前記メールのＵＲＬにアクセスしてメッセージを閲覧する。このとき、ホストサーバーは、受信側アクセス端末がアクセスしてきたか否かを検出する。すなわち、受信側アクセス端末がＵＲＬにアクセスしたことにより、受信側アクセス端末がメッセージを閲覧したと認定する。ホストサーバーは、アクセスを検出したとき、メッセージの一部を変更する。これによって、受信状況が報知される。そして、メッセージにアクセスしたアクセス端末は、どのアクセス端末がメール情報を受信したのか確認することができる。
【０００９】
また、ホストサーバーは、メール情報を入力した送信側アクセス端末を含むアクセス端末、すなわち、受信側アクセス端末だけでなく送信側アクセス端末にも前記メールを送信するとよい。送信側アクセス端末は、受信したメールにしたがって前記メッセージにアクセスすれば、報知内容を確認できる。したがって、送信側アクセス端末は、容易にメール情報の受信状況を確認することができる。
【００１０】
メッセージには、メールを送信すべきアクセス端末がリストアップされている。そこで、前記報知手段は、メッセージにアクセスしてきたアクセス端末とアクセスしてこないアクセス端末との表示を異ならせる。メッセージ内において、入力されたメール情報に関係するすべてのアクセス端末がリストアップされているので、メッセージを閲覧する行為によって受信状況がすぐにわかる。
【００１１】
さらに、ホストサーバーは、メッセージを伝達可能とするアクセス端末を予め設定する設定手段を備えている。そのため、アクセス端末は、設定されたアクセス端末の中からメッセージを伝達したいアクセス端末を指定する。すなわち、メール情報の入力時に、受信側アクセス端末が指定される。指定されたアクセス端末は、メッセージ内にリストアップされることになる。さらには、送信側アクセス端末もリストアップするようにしてもよい。
【００１２】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施形態を図面に基づいて説明する。図１に示すように、本実施形態の電子メール通信システムは、複数のアクセス端末１と、アクセス端末１から入力されたメール情報を管理して、各アクセス端末１にメール情報を送信するホストサーバー２とから構成され、アクセス端末１とホストサーバー２とは相互に通信可能とされる。すなわち、本電子メール通信システムでは、各アクセス端末１同士がホストサーバー２を通じて１対１あるいは１対多の電子メールの送受信を行う。ここで、メールを送るアクセス端末１を送信側アクセス端末として、メールを得るアクセス端末１を受信側アクセス端末とする。
【００１３】
ホストサーバー２は、ＷＷＷシステムにおけるウェブサーバーであり、アクセス端末１の要求に応じてプログラムを実行し、その結果をアクセス端末１に送信する。すなわち、ホストサーバー２は、アクセス端末１からメール情報入力の要求があったとき、所定の入力フォーム４をアクセス端末１に送信する機能と、入力フォーム４に入力されたメール情報に基づいてメッセージ５を作成する機能と、メッセージ５にアクセスするための位置情報であるＵＲＬを示したメール３をアクセス端末１に送信する機能とを有する。
【００１４】
所定の入力フォーム４は、図２に示すように、題名欄、本文欄、宛先欄を備えたウェブページである。そして、入力されるメール情報は、宛先、伝言内容である。伝言内容には、題名と本文が含まれる。宛先欄には、予め設定されたアクセス端末１の名称が一覧で表示されている。この中から送信したいアクセス端末１を選択することにより、メール３の宛先が指定される。ここで、ホストサーバー２は、メッセージ５を伝達可能とするアクセス端末１を予め設定する機能を有する。設定するに際して、図３に示すような登録フォーム６が用いられる。登録フォーム６は、アクセス端末１のメールアドレス、名称、パスワードを記入する欄を備えている。この登録は、管理者に設定されたアクセス端末１からの入力によって行われる。管理者の権限として、他のアクセス端末１の登録、パスワードの変更、メッセージの閲覧が行える。なお、複数のアクセス端末１のうち１つのアクセス端末１が管理者となる。
【００１５】
メッセージ５は、図４に示すように、メール情報及びメール情報が入力された日時を含むウェブページである。メッセージ５における宛先欄には、入力時に指定された１あるいは２以上の受信側アクセス端末１の名称と送信側アクセス端末１の名称とが表示される。メール情報は、ホストサーバー２内の記憶装置あるいはファイルサーバーに保存される。
【００１６】
ホストサーバー２が作成するメール３では、図５に示すように、送信側アクセス端末１の名称を示した文章およびメッセージ５にアクセスするための位置情報であるＵＲＬによってメール本文８が構成される。メール３に記載されるＵＲＬは、送信するアクセス端末１ごとに異なったＵＲＬとされる。このメール３は、入力時に指定された受信側アクセス端末１に送信されるとともに、メール情報を入力した送信側アクセス端末１にも送信される。なお、このメール３は、メールサーバー７を通じて送信する通常の電子メールである。
【００１７】
アクセス端末１は、ブラウザーおよびメールソフトを搭載した電子機器であり、例えばパソコン、情報携帯端末、携帯電話、セットアップボックスとされる。さらには、通信機能を備えたテレビなどの家電製品を利用することも可能である。アクセス端末１は、公衆回線網あるいはケーブルネットワークを介してホストサーバー２に通信可能に接続される。
【００１８】
そして、アクセス端末１は、ホストサーバー２にアクセスして、メール情報入力用の入力フォーム４を取得し、メール情報を入力する機能と、ホストサーバー２からメール３を受信する機能と、メール３に示されたＵＲＬにアクセスして、ホストサーバー２から受信したメッセージ５を表示する機能とを有する。
【００１９】
ホストサーバー２は、メール３を送信した後、ＵＲＬにしたがったアクセス端末１からのアクセスの有無を検出する機能と、その検出した結果に基づいてメッセージ５の一部を変更して、アクセス端末１からのアクセスに応じてメッセージ５を送信することによって報知する機能とを有する。アクセス端末１の検出方法としては、メール３に記載されたＵＲＬがアクセス端末１ごとで異なっているため、メール情報で指定された各アクセス端末１がＵＲＬへアクセスすることにより、どのアクセス端末１がアクセスしてきたのか識別することができる。ホストサーバー２は、アクセス端末１からのアクセスがあったことを検出することにより、アクセスのあったアクセス端末１に対するフラグ９を立てる。つまり、ホストサーバー２は、アクセス状況をフラグ９が立っているか否かで確認することができる。その確認結果に基づいて、図４に示すように、メッセージ５内に含まれる宛先欄に表記されている各アクセス端末１の名称のチェック欄に丸印などの印を表示する。例えば、アクセス端末１からのアクセスがあった場合は丸印を表示し、アクセスがない場合は横線を表示する。アクセス端末１からのアクセスがある度に、ホストサーバー２はメッセージ５内の表示を更新する。したがって、アクセスしてきたアクセス端末１は、更新されたメッセージ５を受信して表示する。
【００２０】
メール受信確認動作の流れを図６に基づいて説明する。先ず、送信側アクセス端末１からホストサーバー２にアクセスし、登録フォーム６を取得して、送信可能なアクセス端末１を登録しておく。その後、メッセージ５を伝達すべき事態が生じたとき、送信側アクセス端末１は、ホストサーバー２にアクセスして入力フォーム４を取得する。入力フォーム４に伝言内容を記入し、宛先欄の名称を選択して、宛先を指定することによりメール情報を作成し、ホストサーバー２に送信する。次に、ホストサーバー２は、送信側アクセス端末１から入力されたメール情報を基にメッセージ５を作成し、ウェブページとして保存する。選択された受信側アクセス端末１と送信側アクセス端末１に、メッセージ５のＵＲＬを記載したメール３を各アクセス端末１のメールサーバー６を介して送信する。そして、メール３を受信したアクセス端末１は、ＵＲＬにアクセスする。このとき、ホストサーバー２は、アクセス端末１からのアクセス状況を検出しており、アクセスがあったとき、該当するアクセス端末１のチェック欄に丸印を付ける。アクセスのないアクセス端末１のチェック欄は横線のままである。このように、リストアップされたアクセス端末１の受信の有無を表示したメッセージ５が、アクセスしてきたアクセス端末１において表示される。したがって、送信側アクセス端末１は、メッセージ５にアクセスすることにより受信側アクセス端末１が伝言内容を含んだメッセージ５を閲覧したか否かの確認をすることができる。そのため、複数のアクセス端末１に同時にメッセージ５を伝達する場合、１つのメッセージ５によって各アクセス端末１の受信状況を報知でき、個別に受信確認する必要がなくなる。
【００２１】
なお、上記の実施形態においては、インターネットを介して通信しているが、アクセス端末１とホストサーバー２とが専用線によって接続されたネットワーク、例えば社内などの小規模地域でのネットワークであるＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）にも適用することが可能である。
【００２２】
また、上記実施形態では、メールの受信確認でリストアップされたアクセス端末のチェック欄に印を付ける方法を採用しているが、表示色の変化や音などを鳴らすなどの方法も考えられる。また、アクセス端末から任意でメッセージにアクセスしてメッセージの受信確認を行っているが、アクセス端末が定期的にメッセージにアクセスをして受信確認できるように設定することも可能である。また、ホストサーバーが、ＵＲＬを記載したメールを送信した後、一定時間経過後に、送信側アクセス端末にアクセス端末からのアクセスの有無の検出結果の連絡を行うことも可能である。なお、この連絡方法としてはメールなどがある。さらに、データの大きい添付ファイルがある場合、そのデータをホストサーバーにアップロードする。そして、アクセス端末に送信するメールに添付ファイルにアクセスするためのＵＲＬを示しておく。各自がホストサーバーにアクセスして、そこからダウンロードすることで回線の負担を減らすことができ、快適なネットワーク環境を保つことが可能となる。
【００２３】
【発明の効果】
以上の説明から明らかな通り、本発明によれば、ホストサーバーにおいて、アクセス端末から入力されたメール情報に基づくメッセージを一元的に管理することにより、メール情報を受信したアクセス端末の有無をメッセージから確認することができる。そのため、複数のアクセス端末にメール情報を伝達したときであっても、メッセージ内に各アクセス端末の受信状況が示されるので、一目瞭然に受信の有無を確認できる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明による実施形態の電子メール通信システムの全体構成図
【図２】入力フォームを示す図
【図３】登録フォームを示す図
【図４】メッセージを示す図
【図５】ＵＲＬ通知を示す図
【図６】メール受信確認のフローチャート
【図７】従来の電子メール通信システムの全体構成図
【符号の説明】
１  アクセス端末
２  ホストサーバー
３  電子メール
４  入力フォーム
５  メッセージ
６  登録フォーム
７  メールサーバー
８  メール本文
９  フラグ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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