(57)【要約】【課題】電子フォーラム管理者の情報整理負担や各メンバの情報閲覧時の負担を軽減する。【解決手段】電子フォーラムのメンバは、重要度の高い電子メールを投稿する場合には予め定められた区分を指定する。そして、その電子メールをメーリングリストサーバ３１または登録サーバ１１に送信する。メーリングリストサーバ３１は、受信した電子メールを各メンバおよび登録サーバ１１に送信する。登録サーバ１１は、受信した電子メールを電子フォーラム管理サーバ１に転送する。制御部２は、受信した投稿データを指定された区分に対応させて管理する。また、制御部２は、メンバの端末４１からリスト要求コマンドを受信すると、各区分のタイトル一覧へのリンクが設定された電子メールを端末４１に送信する。メンバは、この電子メールから各区分毎のタイトル一覧を取得して情報を閲覧する。【選択図】　図１
2004102933.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子フォーラムのメンバが投稿した投稿データを管理する投稿データ管理システムであって、
受信した投稿データを、前記投稿データとともに受信した区分の情報に従って分類して記憶装置に格納する投稿データ格納手段と、
メンバの端末からの要求に応じて、受信した投稿データのリストを示すリスト画面を区分毎に前記端末に表示させるリスト画面提示手段と、
前記リストの中から選択された投稿データを前記端末に送信する投稿データ提示手段とを備えた
ことを特徴とする投稿データ管理システム。
【請求項２】
投稿データ格納手段は、電子メールによって投稿データを受信し、受信した投稿データを、電子メールに明示された区分に分類して記憶装置に格納する請求項１に記載の投稿データ管理システム。
【請求項３】
投稿データ格納手段は、電子メールのサブジェクトフィールドを参照して区分を判断する請求項２に記載の投稿データ管理システム。
【請求項４】
投稿データおよび区分の情報の入力を促す入力画面をメンバの端末に表示させる入力画面提示手段を備え、
投稿データ格納手段は、前記入力画面に入力された投稿データおよび区分の情報を前記端末から受信し、受信した投稿データを区分の情報に従って分類して記憶装置に格納する
請求項１から請求項３のうちのいずれか１項に記載の投稿データ管理システム。
【請求項５】
区分毎のリスト画面は、それぞれ別々のＵＲＬによって特定され、
リスト画面提示手段は、メンバの端末がＵＲＬを指定してリスト画面を要求した場合、指定されたＵＲＬに対応するリスト画面を前記端末に表示させる
請求項１から請求項４のうちのいずれか１項に記載の投稿データ管理システム。
【請求項６】
リスト画面提示手段は、各リスト画面へのリンクが設定された電子メールを要求するリスト要求コマンドを受信した場合、前記リスト要求コマンドの送信元の端末に、リスト画面へのリンクを個々の区分毎に設定した電子メールを返信する請求項１から請求項５のうちのいずれか１項に記載の投稿データ管理システム。
【請求項７】
特別の権限を有するメンバであるか否かをメンバ毎に示すユーザ情報を保持するユーザ情報保持手段を備え、
投稿データ格納手段は、投稿データとともに受信した区分の情報が前記権限を有するメンバだけに閲覧を許可する非公開区分を示す場合に、前記投稿データを非公開区分に分類して記憶装置に格納し、
リスト画面提示手段は、リスト要求コマンドを受信したときに、前記リスト要求コマンドの送信者が前記権限を有しているか否かをユーザ情報に基づいて判断し、前記権限を有している場合には、リスト画面へのリンクを各区分毎に設定した電子メールを返信し、前記権限を有していない場合には、リスト画面へのリンクを、非公開区分以外の各区分毎に設定した電子メールを返信する
請求項６に記載の投稿データ管理システム。
【請求項８】
メンバの権限をメンバ毎に示すユーザ情報を保持するユーザ情報保持手段を備え、
投稿データ格納手段は、区分の情報として区分毎に定められたプライオリティ情報を受信し、投稿データを前記プライオリティ情報に応じた区分に分類して記憶装置に格納し、
リスト画面提示手段は、リスト要求コマンドを受信したときに、前記リスト要求コマンドの送信者の権限をユーザ情報に基づいて判断し、前記リスト要求コマンドの送信者が閲覧権限を有する各区分毎にリスト画面へのリンクを設定した電子メールを返信する
請求項６に記載の投稿データ管理システム。
【請求項９】
一定期間毎に、前記一定期間内に受信した投稿データのリストを示す電子メールを管理者の端末に送信する最新データ通知手段を備え、
投稿データ提示手段は、前記リストの中から選択された投稿データを前記管理者の端末に送信する
請求項１から請求項８のうちのいずれか１項に記載の投稿データ管理システム。
【請求項１０】
電子フォーラムのメンバが投稿した投稿データを管理するための投稿データ管理プログラムであって、
コンピュータに、
受信した投稿データを、前記投稿データとともに受信した区分の情報に従って分類して記憶装置に格納する機能、
メンバの端末からの要求に応じて、受信した投稿データのリストを示すリスト画面を区分毎に前記端末に表示させる機能、および
前記リストの中から選択された投稿データを前記端末に送信する機能
を実現させるための投稿データ管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子フォーラムに投稿されたデータを管理する投稿データ管理システムおよび投稿データ管理プログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
コンピュータが普及したことにより、コンピュータを用いた情報伝達形態が広く利用されるようになった。そして、コンピュータや通信ネットワークを用いて特定の話題に関する情報交換を行う電子フォーラムも多く運営されている。例えば、企業は社員向けの電子フォーラムを運営し、業務上の情報の交換を社員に促すことが多い。
【０００３】
コンピュータを用いた情報伝達方法として、電子メールを用いる方法がある。特に電子フォーラムでは、メーリングリストサービスを提供する場合が多い。メーリングリストサービスでは、メーリングリストサーバに電子フォーラムの各メンバの電子メールアドレスが登録される。メーリングリストサーバは、あるメンバから電子メールを受信すると、その電子メールを各メンバに転送する。従って、電子フォーラムのメンバは、メーリングリストサーバに電子メールを送信すれば、他のメンバに情報を伝達することができる。
【０００４】
電子メールを用いれば情報を簡単に伝達できる。しかし、情報が氾濫して情報の管理負担が大きくなるという問題も生じる。このような問題を解決するため、ある主題に関する最初の電子メールを受信すると、その主題に対し管理番号を割り当て、管理番号毎に情報を管理する時系列情報管理装置が提案されている（例えば、特許文献１参照。）。この時系列情報管理装置では、管理番号を割り当てたときに、その管理番号を関係者に電子メールで通知する。関係者は、この主題に関連する情報を伝達しようとする場合、通知された管理番号を示した電子メールを時系列情報管理装置に送信する。時系列情報管理装置は、受信した電子メールを管理番号毎に管理し、また、受信時刻を記録する。時系列情報管理装置は、ユーザからデータ検索命令を受信すると、ユーザから入力されたキーワードに関連する管理番号を特定する。そして、その管理番号が付された各データを時系列に表示する。
【０００５】
また、受信した電子メールの管理負担を軽減させるために、複数のメールボックスを用意しておき、各電子メールを適切なメールボックスに格納するメールボックス管理方法が提案されている（例えば、特許文献２参照。）。このメールボックス管理方法では、受信した各電子メールを、その電子メールの付属情報（例えば、電子メールのタイトル、発信者または発信日時等）に応じたメールボックスに格納する。また、利用者がメールボックスを指定して、そのメールボックス内の削除等を指示した場合には、そのメールボックス内の電子メールを特定して指示されたコマンド（削除等）を実行する。
【０００６】
また、電子フォーラムの各メンバが情報を投稿し、その情報を共有できるようにしたサービスも提供されている。例えば、フロムシードットコム株式会社は、「フルフルコミュニケータ」という名称のサービスを提供している（非特許文献１〜４参照。）。「フルフルコミュニケータ」では、電子フォーラムの各メンバの投稿を電子掲示板で受け付ける。電子フォーラムの管理者は、投稿された各情報を確認し、重要な情報を整理して保管する。具体的には、重要な情報を保管するためのフォルダを作成し、そのフォルダの中に重要な情報を保管する（非特許文献２参照。）。各メンバは、端末からフルフルコミュニケータのサーバにアクセスし、投稿された各情報を閲覧することができる。また、各メンバは、フォルダ内に保管された情報を、重要な情報として識別することができる。
【０００７】
フルフルコミュニケータのサーバは、各メンバの端末から閲覧要求を受け付けると、そのメンバに対してユーザＩＤおよびパスワードの送信を促す。そして、ユーザＩＤおよびパスワードによる認証に成功したならば、情報の閲覧を許可する。その後、メンバは、端末を用いて電子掲示板を閲覧したり、フォルダを指定してフォルダ内の情報を閲覧する。
【０００８】
フルフルコミュニケータのユーザインタフェース画面の例は公開されている（非特許文献５〜８参照。）。非特許文献５は、認証に成功したときに表示される画面の例を示す。非特許文献５における「インタネット研究会」、「インタネット研究会　書庫」というアイコンは、それぞれ非特許文献６，７に示す画面を呼び出すためのアイコンである。非特許文献６は、各投稿の一覧表示の例を示す。非特許文献７は、フォルダまたはフォルダ内に保管された情報を呼び出したときの画面の例を示す。ただし、非特許文献７では、フォルダ内に情報が保管されていない場合の例を示しているので、フォルダ内の情報の一覧は表示されていない。メンバは、一覧表示されたタイトルをマウスクリックすることで、投稿された情報を閲覧することができる（非特許文献８参照。）
【０００９】
【特許文献１】
特開２００２−１３２８０１号公報（第４−７頁、第１−６図）
【００１０】
【特許文献２】
特開平６−２５０９５０号公報（第４−５頁、第８頁、第１−６図、第２０図）
【００１１】
【非特許文献１】
“フルフルオフィス−Ｐａｇｅ．１−”、［ｏｎｌｉｎｅ］、フロムシードットコム株式会社、［平成１４年８月３０日検索］、インターネット＜ＵＲＬ：ｈｔｔｐ：／／２１０．２２６．２４０．１８３／ｆｒｏｍ−ｃ／ｆｕｒｕｆｕｒｕ／フルフルパンフレット＿ｆｉｇ００１．ｈｔｍ＞
【００１２】
【非特許文献２】
“フルフルオフィス−Ｐａｇｅ．２−”、［ｏｎｌｉｎｅ］、フロムシードットコム株式会社、［平成１４年８月３０日検索］、インターネット＜ＵＲＬ：ｈｔｔｐ：／／２１０．２２６．２４０．１８３／ｆｒｏｍ−ｃ／ｆｕｒｕｆｕｒｕ／フルフルパンフレット＿ｆｉｇ００２．ｈｔｍ＞
【００１３】
【非特許文献３】
“フルフルオフィス−Ｐａｇｅ．３−”、［ｏｎｌｉｎｅ］、フロムシードットコム株式会社、［平成１４年８月３０日検索］、インターネット＜ＵＲＬ：ｈｔｔｐ：／／２１０．２２６．２４０．１８３／ｆｒｏｍ−ｃ／ｆｕｒｕｆｕｒｕ／フルフルパンフレット＿ｆｉｇ００３．ｈｔｍ＞
【００１４】
【非特許文献４】
“フルフルオフィス−Ｐａｇｅ．４−”、［ｏｎｌｉｎｅ］、フロムシードットコム株式会社、［平成１４年８月３０日検索］、インターネット＜ＵＲＬ：ｈｔｔｐ：／／２１０．２２６．２４０．１８３／ｆｒｏｍ−ｃ／ｆｕｒｕｆｕｒｕ／フルフルパンフレット＿ｆｉｇ００４．ｈｔｍ＞
【００１５】
【非特許文献５】
［ｏｎｌｉｎｅ］、フロムシードットコム株式会社、［平成１４年９月５日検索］、インターネット＜ＵＲＬ：ｈｔｔｐ：／／ｗｗｗ．ｆｒｏｍ−ｃ．ｃｏｍ／ｄｅｍｏ／　＞
【００１６】
【非特許文献６】
［ｏｎｌｉｎｅ］、フロムシードットコム株式会社、［平成１４年９月５日検索］、インターネット＜ＵＲＬ：ｈｔｔｐ：／／２１０．２２６．２４０．１８３／ｃｇｉ−ｂｉｎ／ｇｗ１／ｆｏｒｕｍ／ｌｉｓｔ＿ｎｅｘｔ．ｐｌ？ｃｏｎｆ＝／ｃｇｉ−ｂｉｎ／ｇｗ１／ｃｏｎｆ＿ｄｅｍｏ．ｐｌ＆ｉｄ＝ｄｅｍｏ＆ｕ＿ｉｄ＝ｄｅｍｏ＆ｆｏｒｕｍｉｄ＝ｄｅｍｏ＿ｉｎｔｅｒ＆Ｆ＿ＤＥＳＩＧＮ＝　＞
【００１７】
【非特許文献７】
［ｏｎｌｉｎｅ］、フロムシードットコム株式会社、［平成１４年９月５日検索］、インターネット＜ＵＲＬ：ｈｔｔｐ：／／２１０．２２６．２４０．１８３／ｃｇｉ−ｂｉｎ／ｇｗ１／ｆｏｒｕｍ／ｌｉｓｔ＿ｎｅｘｔ．ｐｌ？ｃｏｎｆ＝／ｃｇｉ−ｂｉｎ／ｇｗ１／ｃｏｎｆ＿ｄｅｍｏ．ｐｌ＆ｉｄ＝ｄｅｍｏ＆ｕ＿ｉｄ＝ｄｅｍｏ＆ｓｙｏｋｏ＿ｓｗ＝ｓｙｏｋｏ＆ｆｏｒｕｍｉｄ＝ｄｅｍｏ＿ｉｎｔｅｒ＿ｓ＆Ｆ＿ＤＥＳＩＧＮ＝＞
【００１８】
【非特許文献８】
［ｏｎｌｉｎｅ］、フロムシードットコム株式会社、［平成１４年９月５日検索］、インターネット＜ＵＲＬ：ｈｔｔｐ：／／２１０．２２６．２４０．１８３／ｃｇｉ−ｂｉｎ／ｇｗ１／ｆｏｒｕｍ／ｄｅｔａｉｌ＿ｄｉｓｐｌａｙ．ｐｌ？ｃｏｎｆ＝／ｃｇｉ−ｂｉｎ／ｇｗ１／ｃｏｎｆ＿ｄｅｍｏ．ｐｌ＆ｐｉｄ＝５１５＆ｆｏｒｕｍｉｄ＝ｄｅｍｏ＿ｉｎｔｅｒ＆Ｆ＿ＤＥＳＩＧＮ＝＆ｉｄ＝ｄｅｍｏ＆ｕ＿ｉｄ＝ｄｅｍｏ＆ｓｙｏｋｏ＿ｓｗ＝＞
【００１９】
【発明が解決しようとする課題】
「フルフルコミュニケータ」では、管理者が投稿された情報を確認し、重要な情報をフォルダに格納することによって投稿された情報を整理している。しかし、管理者が忙しく、投稿された情報の確認やフォルダへの格納等を行えない場合もある。また、管理者以外の電子フォーラムのメンバにも情報の整理作業を行う時間的余裕はないことが一般的である。従って、管理者が情報を整理できないと、各メンバの投稿した情報が単に蓄積されていくだけになってしまう。すると、メンバにとっては、重要な情報とそうでない情報との識別が困難になってしまう。
【００２０】
また、各メンバは、情報を閲覧する際にユーザＩＤおよびパスワードを入力しなければならない。情報閲覧の度にユーザＩＤやパスワードを入力することは、各メンバの負担となる。
【００２１】
また、電子フォーラムの各メンバは、一部のメンバだけに情報を公開したいと考えることもあり得る。そのため、特定の情報については、一部のメンバだけが閲覧できるようにすることが好ましい。
【００２２】
そこで、本発明は、電子フォーラム管理者の情報整理負担や各メンバの情報閲覧時の負担を軽減することを目的とする。また、各メンバが権限に応じてデータを閲覧できるようにすることを目的とする。
【００２３】
【課題を解決するための手段】
本発明による投稿データ管理システムは、電子フォーラムのメンバが投稿した投稿データを管理する投稿データ管理システムであって、受信した投稿データを、その投稿データとともに受信した区分の情報に従って分類して記憶装置に格納する投稿データ格納手段と、メンバの端末からの要求に応じて、受信した投稿データのリストを示すリスト画面を区分毎に端末に表示させるリスト画面提示手段と、そのリストの中から選択された投稿データを端末に送信する投稿データ提示手段とを備えたことを特徴とする。
【００２４】
投稿データ格納手段は、例えば、電子メールによって投稿データを受信し、受信した投稿データを、電子メールに明示された区分に分類して記憶装置に格納する。
【００２５】
投稿データ格納手段は、例えば、電子メールのサブジェクトフィールドを参照して区分を判断する。
【００２６】
投稿データおよび区分の情報の入力を促す入力画面をメンバの端末に表示させる入力画面提示手段を備え、投稿データ格納手段は、入力画面に入力された投稿データおよび区分の情報を端末から受信し、受信した投稿データを区分の情報に従って分類して記憶装置に格納してもよい。
【００２７】
例えば、区分毎のリスト画面は、それぞれ別々のＵＲＬによって特定され、リスト画面提示手段は、メンバの端末がＵＲＬを指定してリスト画面を要求した場合、指定されたＵＲＬに対応するリスト画面を端末に表示させる。そのような構成によれば、メンバは、ＵＲＬを指定するだけで所望のリスト画面を閲覧することができる。
【００２８】
リスト画面提示手段は、各リスト画面へのリンクが設定された電子メールを要求するリスト要求コマンドを受信した場合、リスト要求コマンドの送信元の端末に、リスト画面へのリンクを個々の区分毎に設定した電子メールを返信することが好ましい。そのような構成によれば、メンバは、返信された電子メールのリンク設定部をマウスクリックすれば、リスト画面を閲覧することができる。
【００２９】
特別の権限を有するメンバであるか否かをメンバ毎に示すユーザ情報を保持するユーザ情報保持手段を備え、投稿データ格納手段は、投稿データとともに受信した区分の情報が権限を有するメンバだけに閲覧を許可する非公開区分を示す場合に、投稿データを非公開区分に分類して記憶装置に格納し、リスト画面提示手段は、リスト要求コマンドを受信したときに、リスト要求コマンドの送信者が権限を有しているか否かをユーザ情報に基づいて判断し、権限を有している場合には、リスト画面へのリンクを各区分毎に設定した電子メールを返信し、権限を有していない場合には、リスト画面へのリンクを、非公開区分以外の各区分毎に設定した電子メールを返信することが好ましい。そのような構成によれば、特定の投稿データについては、一部のメンバだけが閲覧できるようにすることができる。
【００３０】
メンバの権限をメンバ毎に示すユーザ情報を保持するユーザ情報保持手段を備え、投稿データ格納手段は、区分の情報として区分毎に定められたプライオリティ情報を受信し、投稿データをプライオリティ情報に応じた区分に分類して記憶装置に格納し、リスト画面提示手段は、リスト要求コマンドを受信したときに、リスト要求コマンドの送信者の権限をユーザ情報に基づいて判断し、リスト要求コマンドの送信者が閲覧権限を有する各区分毎にリスト画面へのリンクを設定した電子メールを返信する構成であってもよい。
【００３１】
一定期間毎に、その一定期間内に受信した投稿データのリストを示す電子メールを管理者の端末に送信する最新データ通知手段を備え、投稿データ提示手段は、そのリストの中から選択された投稿データを管理者の端末に送信する構成であってもよい。そのような構成によれば、管理者は、定期的に投稿データを確認することができる。
【００３２】
また、本発明による投稿データ管理プログラムは、電子フォーラムのメンバが投稿した投稿データを管理するための投稿データ管理プログラムであって、コンピュータに、受信した投稿データを、その投稿データとともに受信した区分の情報に従って分類して記憶装置に格納する機能、メンバの端末からの要求に応じて、受信した投稿データのリストを示すリスト画面を区分毎に端末に表示させる機能、およびそのリストの中から選択された投稿データを端末に送信する機能を実現させることを特徴とする。
【００３３】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態を図面を参照して説明する。ここでは、一企業内で、バイオテクノロジー（以下、バイオと記す。）関連業務を担当する社員が電子フォーラムのメンバとなっている場合を例に説明する。図１は、本発明による投稿データ管理システムの実施の一形態を示すブロック図である。本実施の形態の投稿データ管理システムは、電子フォーラム管理サーバ１と、登録サーバ１１と、メーリングリストサーバ（以下、ＭＬサーバと記す。）３１とを備える。電子フォーラム管理サーバ１と登録サーバ１１とＭＬサーバ３１とは、通信ネットワーク５１を介して接続される。また、通信ネットワーク５１には、電子フォーラムのメンバが使用する端末４１も接続される。図１に示す各装置は、通信ネットワーク５１を介して情報を送受信する。通信ネットワーク５１は、例えば、ＬＡＮ、ＷＡＮ、インターネット等である。
【００３４】
各端末４１は、電子フォーラムのメンバが電子メールの送受信を行ったり、電子フォーラム管理サーバ１に登録された情報を閲覧するために使用する情報処理装置である。各端末４１には、メーラ（電子メールソフトウェア）およびブラウザが搭載されている。ただし、端末４１には、投稿データ管理システムが採用する各種規約に従うメーラが搭載される。例えば、投稿データ管理システムがＲＦＣ（Ｒｅｑｕｅｓｔ　ｆｏｒ　Ｃｏｍｍｅｎｔｓ）２８２２，ＲＦＣ２０４５〜ＲＦＣ２０４９等の規約を採用するのであれば、端末４１にはその規約に従うメーラが搭載される。これらのＲＦＣには、ＳＭＴＰ（Ｓｉｍｐｌｅ　Ｍａｉｌ　Ｔｒａｎｓｆｅｒ　Ｐｒｏｔｏｃｏｌ　）やＰＯＰ（Ｐｏｓｔ　Ｏｆｆｉｃｅ　Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）３の規約などが含まれている。
【００３５】
なお、ＲＦＣ２８２２，ＲＦＣ２０４５〜ＲＦＣ２０４９に従うメーラとしては、Ｂｅｃｋｙ、ＡＬ−Ｍａｉｌ、あるいはアップルコンピュータ社（Ａｐｐｌｅ　Ｃｏｍｐｕｔｅｒ，Ｉｎｃ）のコンピュータ用のメーラ等がある。Ｂｅｃｋｙ，ＡＬ−Ｍａｉｌはメーラの名称である。また、「Ｌｏｔｕｓ　Ｎｏｔｅｓ（登録商標）」等の製品のメールクライアント機能を利用する場合、本文に英語だけでなく日本語の記載が含まれていると、本文のエンコードがＢａｓｅ６４によって行われる。この場合であっても、ＲＦＣ２８２２，ＲＦＣ２０４５〜ＲＦＣ２０４９に従う。従って、端末４１では、「Ｌｏｔｕｓ　Ｎｏｔｅｓ」等のメールクライアント機能を利用して電子メールを送受信してもよい。
【００３６】
ＭＬサーバ３１には、予めバイオ関連業務の電子フォーラムのメンバの電子メールアドレスが登録される。そして、メーリングリスト用の電子メールアドレスを送信先とする電子メールを端末４１から受信すると、電子フォーラムの各メンバにその電子メールを転送する。また、登録サーバ１１にも、電子フォーラムのメンバと同様に電子メールアドレスが割り当てられる。登録サーバ１１に割り当てられた電子メールアドレスも、電子フォーラムのメンバの電子メールアドレスとしてＭＬサーバ３１に登録される。従って、ＭＬサーバ３１は、あるメンバの端末から電子メールを受信すると、電子フォーラムのメンバの端末４１だけでなく、登録サーバ１１にも電子メールを転送する。
【００３７】
登録サーバ１１は、ＭＬサーバ３１から電子メールを受信すると、その電子メールを電子フォーラム管理サーバ１に転送する。また、各端末４１は、登録サーバ１１の電子メールアドレスを送信先として電子メールを送信する場合もある。この場合も、登録サーバ１１は、受信した電子メールを電子フォーラム管理サーバ１に転送する。この場合、端末４１が送信する電子メールが各メンバに転送されることはない。
【００３８】
電子フォーラム管理サーバ１は、登録サーバ１１から電子メールを受信すると、その電子メールに記載された情報や電子メールに添付されたファイルを投稿データとして記憶する。また、電子フォーラム管理サーバ１は、重要度の高い電子メールを分類する区分を予め定めておく。そして、電子メールにおいて区分が指定されている場合には、その区分と対応付けて投稿データを記憶する。なお、メンバは、区分を指定するときには、その区分を所定の欄（例えば、タイトルの記載欄であるサブジェクトフィールド）に記載する。
【００３９】
ここでは、電子メールの区分として、「報告」、「提案」、「対応／交渉」、「非公開」という区分が定められているものとする。「報告」は、上司への報告を含む電子メールが分類される区分である。「提案」は、業務上の提案事項を含む電子メールが分類される区分である。「対応／交渉」は、顧客情報を含む電子メールが分類される区分である。「非公開」は、非公開情報（例えば人事や金銭に関する情報）を含む電子メールが分類される区分である。以下の説明では、この区分を「書庫」と記す。
【００４０】
また、電子フォーラム管理サーバ１は、記憶した電子メールの一覧情報を提示するリスト画面を各端末４１に提供する。この画面は書庫毎に作成される。例えば、「報告」書庫のリスト画面では、「報告」という書庫に対応付けられて記憶された電子メールの一覧情報が提示される。また、電子フォーラム管理サーバ１は、「非公開」書庫の電子メールを除く全ての電子メールの一覧情報を提示するリスト画面も提供する。この画面を「全体画面」と記すことにする。
【００４１】
図２（ａ）は、全体画面の例を示す。また、図２（ｂ）〜（ｅ）は、それぞれ各書庫のリスト画面の例を示す。図２に示すように、「報告」、「提案」および「対応／交渉」のリスト画面で表示される電子メールのリストは、全体画面でも表示される。また、全体画面は、「非公開」書庫の電子メールを除く全ての電子メールを表示するので、書庫が指定されなかった電子メールも全体画面の一覧に含まれる。例えば、「研究公募ネタ」というタイトルの電子メールは、書庫が指定されずに送信されたとする。その結果、「研究公募ネタ」は、各書庫のリスト画面では表示されないが、全体画面では表示される。また、「研究成果報告　その１」というタイトルの電子メールでは、書庫として「報告」が指定されて送信されたとする。その結果、「研究成果報告　その１」は、「報告」書庫のリスト画面および全体画面で表示される。また、「Ｈ１５年度　予算案」というタイトルの電子メールは、書庫して「非公開」が指定されたとする。この場合、「Ｈ１５年度　予算案」は、「非公開」書庫の画面で表示されるが、全体画面では表示されない。
【００４２】
電子フォーラムのメンバは、各書庫のリスト画面や全体画面から所望の情報を探して、情報を閲覧していく。例えば、端末４１においてメンバが全体画面の「研究成果報告　その１」をマウスクリックしたとする。すると、電子フォーラム管理サーバ１は、端末４１からその電子メールの閲覧要求を受け付け、「研究成果報告　その１」に記載された情報を送信する。端末４１は電子フォーラム管理サーバ１から受信した情報を表示し、メンバに閲覧させる。ただし、「非公開」書庫の投稿データは、メンバのうち、特別の権限を有する者のみが閲覧できる。
【００４３】
なお、書庫として「非公開」が指定された電子メールは、メーリングリストとして各メンバに配信されてはならない。そこで、各メンバは、例えば、書庫を指定する場合に登録サーバ１１の電子メールアドレスを送信先として送信し、書庫を指定しない場合にメーリングリスト用の電子メールアドレスを送信先として送信する。この結果、書庫が指定された電子メールは、メーリングリストの登録メンバに配信されないので、非公開の情報は各メンバに送信されずに電子フォーラム管理サーバ１に登録される。一方、書庫が指定されない電子メールは、各メンバに配信された上で、電子フォーラム管理サーバ１に登録される。
【００４４】
ここでは、書庫を指定する場合と指定しない場合とで、電子メールの送信先を変える場合を説明したが、「非公開」以外の書庫が指定された電子メールは各メンバに配信されてもよい。従って、「非公開」以外の書庫を指定するときには、メンバは、メーリングリスト用の電子メールアドレスを送信先としてもよい。
【００４５】
次に、各装置の構成について説明する。
電子フォーラム管理サーバ１において、制御部２は、記憶装置４が記憶する投稿データ管理プログラム５に従って動作する。投稿データ管理プログラム５は、受信した電子メールを書庫の指定に従って記憶したり、端末４１からの要求に応じて情報を送信する等の本実施の形態に示す処理を制御部２に実行させるプログラムである。ネットワークインタフェース部３は、通信ネットワーク５１を介して他の装置と情報を送受信する。
【００４６】
記憶装置４は、電子フォーラムの各メンバが送信した電子メールのデータ（例えば、電子メールの本文、タイトルや添付ファイル等）を投稿データ６として記憶する。電子フォーラム管理サーバ１は、管理データベース７によって投稿データ６を管理する。図３は、管理データベース７のデータ構造の説明図である。図３に示すように、管理データベース７には、電子メール毎に、その電子メールで指定された書庫の情報、電子メールの本文およびタイトルの格納領域情報および添付ファイルの格納領域情報が含まれる。以下、電子メールの本文およびタイトルをテキスト情報と記す。また、格納領域情報は、例えば、格納されたテキスト情報や添付ファイルのファイル名およびディレクトリを示す情報である。
【００４７】
制御部２は、登録サーバ１１から電子メールを受信すると、電子メールのサブジェクトフィールドを参照して、投稿タイプを判断する。制御部２は、書庫の指定がされていない場合、投稿タイプ０と判断する。投稿タイプ０は、全体画面で電子メールのタイトルを表示するが、書庫のリスト画面では表示しないことを意味する。制御部２は、「非公開」以外の書庫が指定されている場合、投稿タイプ１と判断する。投稿タイプ１は、指定された書庫のリスト画面と全体画面の双方で電子メールのタイトルを表示することを意味する。制御部２は、書庫として「非公開」が指定されている場合、投稿タイプ２と判断する。投稿タイプ２は、「非公開」書庫のリスト画面のみでタイトルを表示することを意味する。
【００４８】
なお、制御部２は、後述するリスト要求コマンドを明示した電子メールに対しては、投稿タイプ３と判断する。
【００４９】
制御部２は、受信した電子メールの投稿タイプが０である場合、その電子メールのテキスト情報および添付ファイルを記憶装置４に格納する。そして、テキスト情報および添付ファイルの格納領域情報を管理データベース７に登録する。また、その格納領域情報とともに登録する書庫情報は、例えば「なし」とする。
【００５０】
投稿タイプが１である場合、制御部２は投稿タイプ０の場合と同様に、テキスト情報や添付ファイルを記憶装置４に格納し、格納領域情報を管理テーブル７に登録する。また、その格納領域情報とともに、指定された書庫の情報も登録する。
【００５１】
受信した電子メールの投稿タイプが２である場合、制御部２は、ユーザ情報８を用いて、その電子メールを登録するか否かを判断する。図４は、ユーザ情報８の例を示す説明図である。ユーザ情報８は、電子フォーラムの各メンバの電子メールアドレスと、そのメンバの権限を示す情報とを含む。図４に示す例では、「＊」は、「非公開」書庫の電子メールを閲覧できないメンバ（以下、一般メンバと記す。）を表している。「＊＊」は、「非公開」も含む各書庫の電子メールを閲覧できる特別の権限を有するメンバ（以下、特別メンバと記す。）を表している。投稿タイプが２の場合、制御部２は、その電子メールの発信者のメールアドレスとユーザ情報８とを照合し、発信者が一般メンバであれば、そのメンバに対して登録を拒否する旨を電子メールで通知する。発信者が特別メンバであれば、電子メールのテキスト情報や添付ファイルを格納し、格納領域情報を管理テーブル７に登録する。また、指定された書庫の情報として「非公開」を登録する。
【００５２】
電子メールには、テキスト情報が記載されずにファイルだけが添付される場合がある。逆に、テキスト情報が記載されファイルが添付されない場合もある。制御部２は、ファイルが添付されていない場合、ファイルの格納領域情報を管理データベース７に登録しなくてもよい。テキスト情報の記載がない場合も同様である。
【００５３】
テキスト情報に、電子メールの送信日時や送信元の情報を含めてもよい。そして、投稿データの内容を示す画面で、タイトルや本文だけでなく、送信日時や送信元等を表示してもよい。
【００５４】
制御部２は、図２（ａ）〜（ｅ）に例示するような各画面の情報を送信する場合、表示される各タイトルに、電子メールの内容を示す画面とのリンクを設定しておく。そして、個々のタイトルがマウスクリック等されたならば、内容を示す画面を端末４１に送信する。
【００５５】
また、全体画面や各書庫のリスト画面には、ＵＲＬを定めておく。メンバの操作に従い、端末４１がＵＲＬを指定して各画面を要求した場合、制御部２はそのＵＲＬによって特定される全体画面やリスト画面の情報を端末４１に送信する。
【００５６】
また、制御部２は、各書庫のリスト画面へのリンクが設定された電子メールを要求するリスト要求コマンド（以下、ＬＩＳＴコマンドと記す。）を受け付ける。各リスト画面へのリンクが設定された電子メールの例を図５に例示する。制御部２は、ＬＩＳＴコマンドを受信すると、図５に例示する電子メールを返信する。図５に示すリンク設定部１０１〜１０４は、それぞれ「報告」、「提案」、「対応／交渉」、「非公開」のリスト画面のＵＲＬと関連付けられ、各リスト画面へのリンクが設定されている。ただし、一般メンバに送信される電子メールには、リンク設定部１０４は含まれない。
【００５７】
端末４１において、図５に示すリンク設定部１０１〜１０３がマウスクリック等されると、端末４１は「報告」、「提案」または「対応／交渉」のリスト画面を要求する。リンク設定部１０４がマウスクリック等されると、端末４１は「非公開」のリスト画面を要求する。制御部２は、端末４１からの要求に応じて図２（ｂ）〜（ｅ）に例示する画面を端末４１に送信する。
【００５８】
ＭＬサーバ３１において、制御部３２は、記憶装置３４が記憶するメーリングリスト配信プログラム３５に従って動作する。メーリングリスト配信プログラム３５は、各端末４１から受信した電子メールをメーリングリストの参加者（すなわち電子フォーラムのメンバ）に送信する処理を制御部３２に実行させるプログラムである。ネットワークインタフェース部３３は、通信ネットワーク５１を介して他の装置と情報を送受信する。
【００５９】
また、記憶装置３５は、電子フォーラムの各メンバの電子メールアドレス情報３６を記憶する。制御部３２は、メーリングリスト用の電子メールアドレスを送信先とする電子メールを受信する。そして、電子メールアドレス情報３６を用いて、その電子メールを各メンバに送信する。電子メールアドレス情報３６には、登録サーバ１１に割り当てられた電子メールアドレスも含まれる。
【００６０】
登録サーバ１１において、制御部１２は、記憶装置１１が記憶する転送プログラムに従って、各端末４１やＭＬサーバ３１から受信した電子メールを電子フォーラム管理サーバ１に転送する。ネットワークインタフェース部１３は、通信ネットワーク５１を介して他の装置と情報を送受信する。
【００６１】
本実施の形態において、投稿データ格納手段、リスト画面提示手段、投稿データ提示手段および入力画面提示手段は、電子フォーラム管理サーバ１の制御部２およびネットワークインタフェース部３によって実現される。ユーザ情報保持手段は、記憶装置４によって実現される。また、記憶装置４は、コンピュータに、受信した投稿データを、その投稿データとともに受信した区分の情報に従って分類して記憶装置に格納する機能、メンバの端末からの要求に応じて、受信した投稿データのリストを示すリスト画面を区分毎に端末に表示させる機能、およびそのリストの中から選択された投稿データを端末に送信する機能を実現させるための投稿データ管理プログラムを記憶する。
【００６２】
次に動作について説明する。
図６は、電子フォーラムのメンバが電子メールで情報を投稿した場合の処理経過の例を示す流れ図である。図６では、ＭＬサーバ３１によって各メンバに電子メールを配信した上で、電子フォーラム管理サーバ１に投稿内容を登録する場合の例を示す。ＭＬサーバ３１は、バイオ関連業務電子フォーラムのメーリングリスト用電子メールアドレスとして「ｂｉｏｃｏｍｍ＠ａｂｃ．ｃｏ．ｊｐ　」というアドレスを用いるものとする。また、登録サーバ１１には、「ｂｉｏｃｏｍ１＠ａｂｃ．ｃｏ．ｊｐ　」という電子メールアドレスが割り当てられているとする。
【００６３】
端末４１は電子フォーラムのメンバの操作に従って、メーリングリスト用の電子メールアドレス「ｂｉｏｃｏｍｍ＠ａｂｃ．ｃｏ．ｊｐ　」を送信先として電子メールを送信する（ステップＳ７１）。ステップＳ７１において、メンバは、書庫を指定する場合、電子メールのサブジェクトフィールドに所定の書式で書庫を明示する。例えば、タイトルを記載した後に、「＜＜ＬＩＢ　ＮＰ書庫名＞＞」という書式で書庫を明示する。この場合、メンバは「報告」書庫を指定するのであれば、タイトルの後に「＜＜ＬＩＢ　ＮＰ報告＞＞」と記載すればよい。また、書庫を指定しない場合には、サブジェクトフィールドにタイトルのみを記載すればよい。ただし、メーリングリスト用の電子メールアドレスを送信先とする場合、メンバは、「非公開」書庫を指定しない。
【００６４】
ＭＬサーバ３１は、「ｂｉｏｃｏｍｍ＠ａｂｃ．ｃｏ．ｊｐ　」を送信先とする電子メールを受信する。すると、制御部３２は、予め記憶している電子メールアドレス情報３６を参照して、受信した電子メールををバイオ関連業務電子フォーラムのメンバに転送する（ステップＳ７２）。電子メールアドレス情報３６には、登録サーバ１１に割り当てられている電子メールアドレス「ｂｉｏｃｏｍ１＠ａｂｃ．ｃｏ．ｊｐ　」も含まれる。従って、制御部３２は、ステップＳ７２において、各メンバと同様に登録サーバ１１に対しても電子メールを送信する。なお、制御部３２は、ステップＳ７１で電子メールを送信したメンバの電子メールアドレスを送信元とする。
【００６５】
登録サーバ１１の制御部１２は、「ｂｉｏｃｏｍ１＠ａｂｃ．ｃｏ．ｊｐ　」宛の電子メールを受信すると、電子フォーラム管理サーバ１にその電子メールを送信する（ステップＳ７３）。制御部１２は、ステップＳ７１で電子メールを送信したメンバの電子メールアドレスを送信元とし、サブジェクトフィールドの「＜＜ＬＩＢ　ＮＰ書庫名＞＞」といった記載の部分に変更を加えることなくそのまま転送する。
【００６６】
電子フォーラム管理サーバ１の制御部２は、登録サーバ１１から電子メールを受信すると、サブジェクトフィールドを参照して投稿タイプを判断する（ステップＳ７４）。そして、その投稿タイプに応じて電子メールのテキスト情報や添付ファイルを投稿データ６として記憶装置４に格納する（ステップＳ７５）。
【００６７】
制御部２は、受信した電子メールのサブジェクトフィールドにタイトルのみが記載されているならば、電子メールの投稿タイプを０と判断する（ステップＳ７４）。そして、テキスト情報や添付ファイルを記憶装置４に格納し、各格納領域情報を管理データベース７に登録する（ステップＳ７５）。ただし、書庫情報は「なし」として登録する。
【００６８】
また、制御部２は、受信した電子メールのサブジェクトフィールドに＜＜ＬＩＢ　ＮＰ報告＞＞、＜＜ＬＩＢ　ＮＰ提案＞＞または＜＜ＬＩＢ　ＮＰ対応／交渉＞＞という記載があれば、投稿タイプを１と判断する（ステップＳ７４）。そして、投稿タイプ０の場合と同様に、記憶装置４への投稿データの格納および管理データベース７への登録を行う（ステップＳ７５）。ただし、投稿タイプ１の場合、書庫情報として、指定された書庫を管理データベース７に登録する。
【００６９】
次に、各メンバに電子メールを配信せずに、電子フォーラム管理サーバ１に投稿データを登録する場合について説明する。「非公開」書庫を指定するとき、メンバはこの方法で投稿する。
【００７０】
端末４１は電子フォーラムのメンバの操作に従って、登録サーバ１１の電子メールアドレス「ｂｉｏｃｏｍ１＠ａｂｃ．ｃｏ．ｊｐ　」を送信先として電子メールを送信する。メンバは、ステップＳ７１と同様に、書庫を指定するときには、電子メールのサブジェクトフィールドに所定の書式で書庫を明示する。「非公開」書庫を指定するのであれば、タイトルの後に「＜＜ＬＩＢ　ＮＰ非公開＞＞」と記載すればよい。なお、端末４１から登録サーバ１１に電子メールを送信するときに、他の書庫を指定してもよい。
【００７１】
登録サーバ１１は、ＭＬサーバ３１を介さずに、この電子メールを受信する。以後の動作は、ステップＳ７３〜Ｓ７５と同様である。ただし、電子フォーラム管理サーバ１の制御部２は、ステップＳ７４において、サブジェクトフィールドに＜＜ＬＩＢ　ＮＰ非公開＞＞という記載があれば、投稿タイプを２と判断する。この場合、制御部２は、送信者の電子メールアドレスとユーザ情報８とを参照して、送信者が特別メンバか一般メンバかを確認する。送信者が特別メンバであれば、制御部２は、電子メールのテキスト情報や添付ファイルを記憶装置４に格納し、格納領域情報を管理データベース７に登録する（ステップＳ７５）。ただし、投稿タイプ２の場合、書庫情報として「非公開」を登録する。また、送信者が一般メンバであるならば、制御部２は、そのメンバに対して登録を拒否する旨を電子メールで通知する。
【００７２】
ここでは、メンバが「非公開」を指定して電子メールを送信する場合を示したが、「非公開」を指定せずに「ｂｉｏｃｏｍ１＠ａｂｃ．ｃｏ．ｊｐ　」宛に電子メールを送信してもよい。ただし、その電子メールは、各メンバに配信されない。
【００７３】
また、ここでは、電子フォーラム管理サーバ１が登録サーバ１１から電子メールを受信する場合を説明したが、電子フォーラム管理サーバ１が端末４１から直接データの登録を受け付けてもよい。この場合、電子フォーラム管理サーバ１は、端末４１からの要求に応じて、投稿データの入力画面情報を端末４１に送信する。入力画面には、タイトルや本文の入力欄、添付ファイルの指定欄および送信ボタンが設けられる。端末４１は、この入力画面を表示し、メンバに入力を促す。メンバは、入力画面にタイトル、本文等を入力する。書庫を指定する場合には、タイトルの入力欄において所定の書式で書庫を指定すればよい。また、ファイルを添付する場合には、入力画面においてその添付ファイルを指定する。メンバは投稿データの入力後、送信ボタンをマウスクリックする。すると、端末４１は、入力されたタイトルおよび本文に指定されたファイルを添付して電子フォーラム管理サーバ４１に送信する。
【００７４】
このとき、端末４１は、例えば、本文、タイトルおよび添付ファイル等を電子メールとして送信しても、電子メール以外の形態で送信してもよい。なお、電子メール以外の形態で送信する場合には、入力画面上に送信者の電子メール入力欄を設けて、送信者の電子メールアドレスの情報も電子フォーラム管理サーバ１に送信されるようにする。
【００７５】
入力画面に入力された情報を受信した電子フォーラム管理サーバ１は、タイトルを参照して投稿タイプを判断する。そして、投稿タイプに応じて、タイトルや本文をテキスト情報として記憶装置４に格納する。また、添付ファイルも記憶装置４に格納する。投稿タイプの判断および記憶装置４へのデータの格納は、ステップＳ７４，Ｓ７５と同様に行えばよい。
【００７６】
次に、電子フォーラム管理サーバ１に格納された投稿データを各メンバが閲覧する際の動作について説明する。端末４１は電子フォーラムのメンバの操作に従って、ＬＩＳＴコマンドを明示した電子メールを送信する。この電子メールの送信先は、登録サーバ１１に割り当てられた電子メールアドレス「ｂｉｏｃｏｍ１＠ａｂｃ．ｃｏ．ｊｐ　」とする。ＬＩＳＴコマンドの明示は、サブジェクトフィールドに所定の文字列を記載することによって行う。例えば、「＜＜ＣＭＤ　ＬＩＳＴ＞＞」と記載する。登録サーバ１１は、「ｂｉｏｃｏｍ１＠ａｂｃ．ｃｏ．ｊｐ　」宛の電子メールを受信すると、ステップＳ７３の場合と同様に、受信した電子メールを電子フォーラム管理サーバ１に送信する。登録サーバ１１は、電子フォーラム管理サーバ１に電子メールを転送する際、電子メールを送信したメンバの電子メールアドレスを送信元とする。
【００７７】
電子フォーラム管理サーバ１の制御部２は、登録サーバ１１から電子メールを受信すると、サブジェクトフィールドを参照して投稿タイプを判断する。サブジェクトフィールドに「＜＜ＣＭＤ　ＬＩＳＴ＞＞」と記載されていれば、投稿タイプ３と判断する。投稿タイプ３と判断した場合、送信元の電子メールアドレスおよびユーザ情報８を参照して、ＬＩＳＴコマンドの送信者が、特別メンバであるのか、一般メンバであるのかを判断した後、各リスト画面へのリンクを設定した電子メール（図５参照。）をメンバに返信する。ただし、ＬＩＳＴコマンドの送信者が一般メンバであるならば、リンク設定部１０１〜１０３のみを含む電子メールを返信する。「非公開」という記載があってもよいが、その記載と図２（ｅ）に例示する画面とのリンクは設定しない。一方、特別メンバに対しては、リンク設定部１０１〜１０４を含む電子メールを返信する。
【００７８】
また、送信者の電子メールアドレスがユーザ情報８に含まれていなければ、制御部２は、その送信者を第三者と判断し、ＬＩＳＴコマンドに対して応答しない。
【００７９】
図５に例示する電子メールを受信したメンバは、所望の書庫のリンク設定部をマウスクリックして、書庫を指定する。端末４１は、指定された書庫のリスト画面を電子フォーラム管理サーバ１に要求する。ただし、一般メンバに送信された電子メールでは、「非公開」の表示にリンクが設定されてない。従って、一般メンバは、「非公開」書庫のリスト画面を要求できない。
【００８０】
電子フォーラム管理サーバ１の制御部２は、指定されたリスト画面の情報を端末４１に送信する。制御部２は、管理データベース７を参照し、指定された書庫に対応する電子メールのタイトルを記憶装置４から抽出する。例えば、「報告」書庫が指定された場合、「報告」に対応するテキスト情報の格納領域情報を用いてタイトルを抽出する。制御部２は、抽出した各タイトルを含み、各タイトルの表示部にテキスト情報へのリンクを設定した画面の情報（リスト画面の情報）を端末４１に送信する。端末４１は、リスト画面の情報を受信し、リスト画面をメンバに示してタイトルの選択を促す。以下、制御部２が端末４１からの要求に応じて図２（ｂ）に例示するリスト画面の情報を送信した場合を例に説明する。
【００８１】
メンバは、リスト画面上に表示された各タイトルの中から、閲覧したい情報のタイトルをマウスクリックする。このタイトルにはテキスト情報へのリンクが設定されている。従って、端末４１は、マウスクリックされたタイトルに対応するテキスト情報を電子フォーラム管理サーバ１に情報を要求する。例えば、端末４１に図２（ｂ）に示すリスト画面で「研究成果報告　その１」がマウスクリックされたとする。この場合、端末４１は、「研究成果報告　その１」のテキスト情報を要求する。
【００８２】
電子フォーラム管理サーバ１の制御部２は、要求されたテキスト情報を記憶装置４から読み出し、そのテキスト情報を表示する画面情報を端末４１に送信する。図７はテキスト情報の表示画面の例を示す。テキスト情報以外に添付ファイルが存在する場合、制御部２は、その添付ファイルへのリンク設定部１１１を画面情報に含める。端末４１は、画面情報を受信し、図７に例示する画面を表示する。メンバが、添付ファイルへのリンク設定部１１１をマウスクリックした場合、端末４１は、電子フォーラム管理サーバ１に添付ファイルを要求する。制御部２は、指定された添付ファイルを記憶装置４から読み出し、添付ファイルを端末４１に送信する。端末４１は、その添付ファイルを表示する。
【００８３】
端末４１は、一度表示した画面のＵＲＬを記憶することができる。この機能は、ブラウザによって実現される。端末４１は、メンバからＵＲＬを記憶する旨の指示を受けた場合、表示した画面のＵＲＬを記憶する。端末４１は、記憶したＵＲＬを指定されると、再度そのＵＲＬの画面を電子フォーラム管理サーバ１に要求する。従って、各書庫のリスト画面を複数回閲覧する場合には、リスト画面のＵＲＬを端末４１に記憶させればよい。メンバは、端末４１に記憶させたＵＲＬを指定すれば、ＬＩＳＴコマンドを再送信しなくてもすぐに所望のリスト画面を再度閲覧できる。
【００８４】
また、メンバ自身が、一旦表示した画面のＵＲＬを覚えておき、そのＵＲＬを端末に４１入力することによって、端末４１から電子フォーラム管理サーバ１に再度同じ画面を要求することができる。
【００８５】
また、メンバは、書庫のリスト画面上で各タイトルを選択するのではなく、全体画面上で各タイトルを選択してもよい。端末４１は、全体画面のＵＲＬが入力されると、電子フォーラム管理サーバ１に全体画面を要求する。電子フォーラム管理サーバ１の制御部２は、管理データベース７を参照して、「非公開」書庫以外の各電子メールのタイトルを記憶装置４から抽出する。具体的には、「報告」、「提案」、「対応／交渉」および「なし」に対応するテキスト情報の格納領域情報を用いてタイトルを抽出する。制御部２は、抽出した各タイトルを含み、各タイトルの表示部にテキスト情報へのリンクを設定した全体画面の情報を端末４１に送信する。この情報を受信した端末４１は、図２（ａ）に例示する全体画面を表示する。全体画面上でタイトルがマウスクリックされた場合の動作は、リスト画面上でタイトルがマウスクリックされた場合と同様である。
【００８６】
なお、電子フォーラムの管理者は、電子メールの送信先に関する注意事項を予め各メンバに通知しておく。例えば、「非公開」書庫を指定した電子メールやＬＩＳＴコマンドを明示した電子メールを送信する場合には、登録サーバ１１に割り当てられた電子メールアドレス「ｂｉｏｃｏｍ１＠ａｂｃ．ｃｏ．ｊｐ　」に送信すべきことを通知しておく。また、全体画面のＵＲＬを予め各メンバに通知しておき、各メンバが全体画面にアクセスできるようにする。また、管理者は、全体画面やリスト画面等の各画面のＵＲＬを第三者に教えないように予めメンバに通知しておく。メンバは、電子フォーラムに属さない第三者にＵＲＬを口外しないことで投稿データの漏洩を防ぐ。
【００８７】
本発明によれば、各メンバが投稿時に指定した書庫と対応付けて投稿データを格納し、各書庫毎にリスト画面を提示することができる。従って、管理者が各データを閲覧して重要なデータを選別しなくても、各メンバは、書庫毎にまとめられた重要なデータの一覧を確認することができる。その結果、管理者の負担が軽減される。
【００８８】
また、電子フォーラムに属さない第三者は、ＬＩＳＴコマンドを送信しても、図７に例示する電子メールを受信することができない。さらに、各メンバは、各画面のＵＲＬを第三者に教えることはない。そのため、第三者は、投稿データを閲覧することができない。その結果、ユーザＩＤやパスワードによる認証を行わなくても、投稿データの漏洩を防止することができ、各メンバは投稿データを閲覧する度にユーザＩＤやパスワード入力する必要がなくなる。また、一旦閲覧した画面のＵＲＬを端末４１に記憶させれば、その画面の再表示をすぐに行えるので各メンバの負担も軽減される。
【００８９】
また、特定の情報（「非公開」書庫の情報）について、一部のメンバだけが閲覧できるように管理することが可能となる。
【００９０】
本実施の形態では四種類の書庫を用いる場合を示したが、書庫の数は四種類に限定されない。また、書庫の名称も「報告」、「提案」、「対応／交渉」および「非公開」に限定されない。
【００９１】
また、本発明の投稿データ管理システムは、複数の電子フォーラムの投稿データを管理してもよい。例えば、バイオ関連業務の電子フォーラムと併せて、他の電子フォーラムの投稿データを管理してもよい。この場合、メーリングリスト用の電子メールアドレスを電子フォーラム毎に用意し、ＭＬサーバ３１は、電子フォーラム毎に電子メールアドレス情報３６を管理すればよい。また、登録サーバ１１および電子フォーラム管理サーバ１には、電子フォーラム毎に電子メールアドレスを割り当てる。登録サーバ１１および電子フォーラム管理サーバ１は、電子メールを受信したときに、宛先となっている電子メールアドレスを確認してどの電子フォーラムの投稿データであるのかを判断すればよい。
【００９２】
図１では、投稿データ管理システムが電子フォーラム管理サーバ１と、登録サーバ１１と、ＭＬサーバ３１とを備える場合を示した。メンバが送信した電子メールをＭＬサーバ３１から電子フォーラム管理サーバ１に直接転送する構成であってもよい。あるいは、電子フォーラム管理サーバ１と、登録サーバ１１と、ＭＬサーバ３１とを一つの装置として実現してもよい。
【００９３】
また、各メンバが書庫を誤って指定する場合もある。電子フォーラムの管理者が投稿データの内容を確認して、書庫の指定に誤りがある場合、書庫を変更できるようにしてもよい。管理者が、投稿データの書庫を変更する場合の実施の形態について説明する。この場合、通信ネットワーク５１には、管理者端末も接続される。電子フォーラム管理サーバ１の制御部２は、一定期間毎（例えば一週間毎）に、その期間内に受信した各電子メールのタイトルの一覧情報を電子メールとして管理者端末に送信する。ただし、各タイトルには、その本文へのリンクを設定する。また、そのタイトルとともに指定された書庫の情報も表示する。
【００９４】
管理者端末は、タイトルをマウスクリックされると、電子フォーラム管理サーバ１に図７に例示する画面を要求する。電子フォーラム管理サーバ１は、管理者端末からの要求に応じて投稿データの表示画面情報を送信する。管理者は、この投稿データを確認し、書庫の指定が適切であるか否かを判断する。適切でなければ、管理者端末から電子フォーラム管理サーバ１に書庫の変更を指示する。電子フォーラム管理サーバ１は、管理者端末からの指示に応じて、管理データベース７の書庫の情報を更新する。また、管理者が管理者端末から投稿データの削除を指示し、電子フォーラム管理サーバ１がその指示に従って投稿データの削除および管理データベース７の更新を行ってもよい。各メンバが書庫の指定を誤る頻度は少ない。従って、管理者が書庫の指定を変更する場合であっても、管理者の負担は従来よりも軽減される。本実施の形態において、最新データ通知手段は、電子フォーラム管理サーバ１の制御部２およびネットワークインタフェース部３によって実現される。
【００９５】
また、上記の各実施の形態では、各メンバを一般メンバと特別メンバに分ける場合について説明したが、メンバの種別はこの二種類に限定されない。例えば、この二種類のメンバの他に「特別扱いメンバ」という種別を設けてもよい。特別扱いメンバは、メーリングリストとして配信される電子メールは不要であるが、全ての書庫を閲覧できるメンバである。「特別扱いメンバ」の種別を設ける場合、ＭＬサーバ３１の電子メールアドレス情報３６には特別扱いメンバの電子メールアドレスを含めない。そして、電子フォーラム管理サーバ１のユーザ情報８で、そのメンバが特別扱いメンバであることを定めておく。制御部２は、「非公開」を指定した電子メールを受信した場合、その電子メールの送信者が特別メンバまたは特別扱いメンバであれば投稿データの登録を認める。また、ＬＩＳＴコマンドを明示した電子メールを受信した場合、その電子メールの送信者が特別メンバまたは特別扱いメンバであれば図５に例示する電子メールを送信する。
【００９６】
上記の各実施の形態では、メンバは、「非公開」書庫を閲覧できる者と閲覧できない者とに分けられる。権限に応じて閲覧できる情報の範囲を多段階に分けて設定してもよい。すなわち、一つの書庫のみを閲覧できる権限、二つの書庫のみを閲覧できる権限、三つの書庫を閲覧できる権限等のように様々な権限を定められるようにしてもよい。この場合の実施の形態について説明する。
【００９７】
本実施の形態では、書庫毎にプライオリティを定めておく。ここでは、プライオリティ１〜４の４種類の書庫を使用する場合を例に説明する。図８は、本実施の形態におけるユーザ情報８の例を示す説明図である。各メンバの権限は、四種類の権限に分けられる。すなわち、プライオリティ４の書庫のみを閲覧・指定できる権限、プライオリティ３，４の書庫を閲覧・指定できる権限、プライオリティ２〜４の書庫を閲覧・指定できる権限、プライオリティ１〜４の書庫を閲覧・指定できる権限である。各メンバは、電子フォーラムのメンバ資格を申請するときに、自らの役職に応じて権限を指定する。例えば、一般社員ならば、プライオリティ４の書庫のみを閲覧・指定できる権限を申請する。係長ならば、プライオリティ３，４の書庫を閲覧・指定できる権限を申請する。課長ならば、プライオリティ２〜４の書庫を閲覧・指定できる権限を申請する。部長ならば、プライオリティ１〜４の書庫を閲覧・指定できる権限を申請する。
【００９８】
電子フォーラム管理サーバ１は、申請された権限と申請者の電子メールアドレスとを対応付けて、ユーザ情報８に追加していく。なお、電子フォーラム管理サーバ１は、例えば、端末４１から通信ネットワーク５１を介して申請を受け付ける。
【００９９】
また、電子フォーラム管理サーバ１は、電子フォーラムのメンバの資格の申請を受け付けたならば、その者の電子メールアドレスをＭＬサーバ３１に送信し、電子メールアドレス情報３６に追加させる。
【０１００】
次に各メンバが、電子メールで投稿するときの動作について説明する。各メンバは、電子メールの送信時に書庫のプライオリティを指定する。メンバは、サブジェクトフィールドに所定の書式でプライオリティを記載すればよい。ただし、一般社員は、プライオリティ４のみを指定できる。係長は、プライオリティ３または４を指定できる。課長は、プライオリティ２〜４のいずれかを指定できる。部長は、プライオリティ１〜４のいずれかを指定できる。各メンバは、プライオリティを指定して、電子メールを送信する。ただし、プライオリティ１〜３を指定した場合には、登録サーバ１１に電子メールを送信する。プライオリティ４を指定した場合には、ＭＬサーバ３１と登録サーバ１１のどちらに送信してもよい。電子メールを受信したＭＬサーバ３１、登録サーバ１１の動作は、それぞれステップＳ７２，Ｓ７３の動作と同様である。
【０１０１】
電子フォーラム管理サーバ１の制御部２は、登録サーバ１１から電子メールを受信すると、指定されたプライオリティが適切であるか否かを判断する。すなわち、送信元の電子メールアドレスとユーザ情報８とを参照して、送信者が権限に応じたプライオリティを指定しているかを判断する。適切なプライオリティを指定しているならば、ステップＳ７５と同様に、電子メールのテキスト情報や添付ファイルを投稿データ６として記憶装置４に格納し、各格納領域情報を管理データベース７に登録する。ただし、書庫情報として、指定されたプライオリティを登録する。
【０１０２】
次に、投稿データの閲覧時の動作について説明する。本実施の形態では、メンバは、全体画面を用いずに、各書庫のリスト画面から所望の情報を選択していく。電子フォーラム管理サーバ１の制御部２は、端末４１からＬＩＳＴコマンドを明示した電子メールを受信すると、ユーザ情報８を参照して、その送信者の権限を確認する。そして、権限に応じた書庫のリスト画面へのリンクが設定された電子メールを端末４１に送信する。図９は、プライオリティ１〜４の書庫を閲覧する権限を持つメンバに送信する電子メールの例を示す。リンク設定部１２１〜１２４には、それぞれプライオリティ１〜４の書庫のリスト画面へのリンクが設定されている。図９に例示する電子メールを受信したメンバは、リンク設定部１２１〜１２４をマウスクリックしてリスト画面を取得し、所望の情報を選択する。なお、プライオリティ２〜４の書庫を閲覧する権限を持つメンバに対する電子メールでは、リンク設定部１２１を設けない。同様に、プライオリティ３，４の書庫を閲覧する権限を持つメンバに対する電子メールでは、リンク設定部１２１，１２２を設けない。また、プライオリティ４の書庫のみを閲覧する権限を持つメンバに対する電子メールでは、リンク設定部１２１〜１２３を設けない。
【０１０３】
端末４１は、リンク設定部１２１〜１２４がマウスクリックされると、指定された書庫のリスト画面を電子フォーラム管理サーバ１に要求する。電子フォーラム管理サーバ１の制御部２は、指定されたリスト画面の情報を端末４１に送信する。制御部２は、管理データベース７を参照し、指定された書庫に対応する電子メールのタイトルを記憶装置４から抽出する。例えば、プライオリティ１の書庫が指定された場合、「プライオリティ１」に対応するテキスト情報の格納領域情報を用いてタイトルを抽出する。制御部２は、抽出した各タイトルを含み、各タイトルの表示部にテキスト情報へのリンクを設定した画面の情報（リスト画面の情報）を端末４１に送信する。端末４１は、リスト画面の情報を受信し、リスト画面をメンバに示してタイトルの選択を促す。以降の動作は、既に説明した場合と同様である。
【０１０４】
この結果、権限に応じて閲覧できる情報の範囲を多段階に分けることができる。
【０１０５】
上記の各実施の形態では、書庫の指定をサブジェクトフィールドで行う場合を示したが、サブジェクトフィールド以外の入力欄で書庫を指定してもよい。例えば、メンバが電子メールの本文の第一行で書庫を指定し、電子フォーラム管理サーバ１が本文の第一行の記載によって、指定された書庫を判断してもよい。また、メンバが電子メールのヘッダで書庫を指定し、電子フォーラム管理サーバ１がヘッダを参照して指定された書庫を判断してもよい。
【０１０６】
【発明の効果】
本発明の投稿データ管理システムによれば、受信した投稿データを、その投稿データとともに受信した区分の情報に従って分類して記憶装置に格納する投稿データ格納手段と、メンバの端末からの要求に応じて、受信した投稿データのリストを示すリスト画面を区分毎に端末に表示させるリスト画面提示手段と、そのリストの中から選択された投稿データを端末に送信する投稿データ提示手段とを備えるので、メンバが送信した電子メールは、そのメンバが指定した区分に分類されて格納される。管理者が、電子メールを一つ一つ確認してデータを分類していく必要がないので、管理者の負担が軽減される。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の一形態を示すブロック図である。
【図２】全体画面と各書庫のリスト画面の例を示す説明図である。
【図３】管理データベースのデータ構造の説明図である。
【図４】ユーザ情報の例を示す説明図である。
【図５】各リスト画面へのリンクが設定された電子メールの例を示す説明図である。
【図６】投稿データ管理システムの処理経過の例を示す説明図である。
【図７】テキスト情報の表示画面の例を示す説明図である。
【図８】ユーザ情報の例を示す説明図である。
【図９】各リスト画面へのリンクが設定された電子メールの例を示す説明図である。
【符号の説明】
１　電子フォーラム管理サーバ
２　制御部
４　記憶装置
５　投稿データ管理プログラム
６　投稿データ
７　管理データベース
８　ユーザ情報
１１　登録サーバ
３１　メーリングリストサーバ
４１　端末
５１　通信ネットワーク
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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