(57)【要約】      （修正有）【課題】電子メールの文面を手掛かりにせずとも、作業の流れの抽出を図るワークフロー生成システムを提供する。【解決手段】ワークフロー生成システムにおいて、ユーザーがＭＦＰ１０００を用いてスキャン作業を行い、スキャン画像データが得られると、ワークフロー生成サーバー２０００は、当該画像データと類似性を有する画像データが、複数の送信済みメッセージに添付された画像データの中に存在するかどうかを判定する。類似性を有する画像データが存在する場合、スキャン作業を含む一連の作業の流れを示すワークフローデータを生成してワークフロー登録サーバー３０００に登録する。【選択図】図１
2022003431.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ユーザーによりなされる業務のワークフローを示すワークフローデータを生成するワークフロー生成システムであって、
ユーザーが所定の作業を行うことで画像データが生成されると、当該画像データと類似性を有する画像データが、複数の送信済みメッセージに添付された画像データの中に存在するかどうかを判定する判定手段と、
前記類似性を有する画像データが存在する場合、類似性を有する画像データを添付していたメッセージの文面に基づき前記所定の作業の次になすべき次順位の作業を定めて、前記所定の作業と、当該次順位の作業とを含む、一連の流れを示すワークフローデータを生成する生成手段と
を備えることを特徴とするワークフロー生成システム。
【請求項２】
前記判定手段は、前記所定の業務を行うことで生成された画像データ、及び、送信済みメッセージに添付された画像データのそれぞれから特徴点領域を抽出し、双方の画像データから抽出された特徴点領域が位置的に対応しているかどうかの判定を行い、
前記類似性を有する画像データとは、抽出された特徴点領域が、前記所定の業務を行うことで生成された画像データと位置的に対応する画像データである
ことを特徴とする請求項１に記載のワークフロー生成システム。
【請求項３】
前記生成手段によるワークフローデータの生成は、画像データと類似性を有する画像データが、所定数以上存在する場合になされる
ことを特徴とする請求項１又は２に記載のワークフロー生成システム。
【請求項４】
更に、前記所定の作業を行ったユーザーの端末との通信を行い、当該通信を通じて、前記ワークフローデータに示される一連の作業をユーザーに提示する提示手段と、
ワークフローデータを登録するかどうかの選択をユーザーから受け付ける受付手段とを備え、
前記生成手段は、前記提示手段による提示に対し、ユーザーが肯定的な操作を行った場合、前記ワークフローデータに示される一連の作業の流れを、定型的な作業の流れとして、ワークフローデータのデータベースに登録する
ことを特徴とする請求項１〜３の何れかに記載のワークフロー生成システム。
【請求項５】
前記提示手段は、ワークフローデータに示される一連の作業の流れと共に、所定の業務により生成された画像データをユーザーに提示する
ことを特徴とする請求項４に記載のワークフロー生成システム。
【請求項６】
前記提示手段は、ワークフローデータに示される一連の作業の流れと共に、前記生成された画像データと類似性を有する画像データを添付していたメッセージの送信先、本文、タイトルをユーザーに提示する
ことを特徴とする請求項５に記載のワークフロー生成システム。
【請求項７】
前記ワークフローデータは、前記所定の作業及び前記次順位の作業を示す第１フローデータと、これらの作業に後続する１以上の作業を示す第２フローデータとをマージしたものである
ことを特徴とする請求項１〜６の何れかに記載のワークフロー生成システム。
【請求項８】
前記第１フローデータと、第２フローデータとのマージは、前記類似性を有する画像データを添付した送信済みメッセージの文面と、前記他の送信済みメッセージの文面とが共通性を有することを要件としてなされる
ことを特徴とする請求項７に記載のワークフロー生成システム。
【請求項９】
前記文面の共通性判断の対比対象となる文面とは、メッセージの受信者、送信先、本文、タイトルである
ことを特徴とする請求項８に記載のワークフロー生成システム。
【請求項１０】
更に、第２フローデータ、及び、第１フローデータとのマージにより得られたワークフローデータをユーザーに提示する提示手段と、
前記ワークフローデータを登録するかどうかの選択をユーザーから受け付ける受付手段とを備え、
前記生成手段は、前記提示手段による提示に対し、ユーザーが肯定的な操作を行った場合、前記ワークフローデータに示される一連の作業の流れを、定型的な作業の流れとして、ワークフローデータのデータベースに登録する
ことを特徴とする請求項７〜９の何れかに記載のワークフロー生成システム。
【請求項１１】
前記所定の作業とは、原稿読取装置を用いた原稿スキャン、又は、原稿読取装置を用いた原稿スキャンを伴う作業であり、前記画像データは、原稿スキャンで読み取られたスキャン画像データである
ことを特徴とする請求項１〜１０の何れかに記載のワークフロー生成システム。
【請求項１２】
原稿読取装置により送信されたメッセージであって、前記スキャン画像データを添付したものを受信すること、又は、
ユーザーが共用する共用装置若しくはユーザーが使用する端末におけるストレージであって、スキャン画像データの保管場所として原稿読取装置により設定されたものをアクセスすることで、前記スキャン画像データを得る
ことを特徴とする請求項１１に記載のワークフロー生成システム。
【請求項１３】
前記所定の作業は、機器を用いて撮影を行う作業、又は、機器による撮影を伴った作業であり、
前記画像データは、前記撮影で得られた撮影画像データである
ことを特徴とする請求項１〜９の何れかに記載のワークフロー生成システム。
【請求項１４】
データベースに登録されたワークフローデータの閲覧又は使用がユーザーから要求された場合、当該ユーザーのユーザー認証を行い、
認証されたユーザーが、ワークフローデータを登録したユーザーかどうかを判定して、認証されたユーザーが、ワークフローデータを登録したユーザーであれば、当該ユーザーに、ワークフローデータの閲覧又は使用を行わせ、
認証されたユーザーが、ワークフローデータを登録したユーザーでなければ、当該ユーザーに、ワークフローデータの閲覧又は使用を行わせない
ことを特徴とする請求項１〜１３の何れかに記載のワークフロー生成システム。
【請求項１５】
ユーザーによりなされる業務のワークフローを示すワークフローデータを生成する処理をコンピュータに実行させるワークフロー生成プログラムであって、
ユーザーが所定の作業を行うことで画像データが生成されると、当該画像データと類似性を有する画像データが、複数の送信済みメッセージに添付された画像データの中に存在するかどうかを判定する判定ステップと、
前記類似性を有する画像データが存在する場合、類似性を有する画像データを添付していたメッセージの文面に基づき前記所定の作業の次になすべき次順位の作業を定めて、前記所定の作業と、当該次順位の作業とを含む、一連の流れを示すワークフローデータを生成する生成ステップと
をコンピュータに実行させることを特徴とするワークフロー生成プログラム。
【請求項１６】
前記判定ステップは、前記所定の業務を行うことで生成された画像データ、及び、送信済みメッセージに添付された画像データのそれぞれから特徴点領域を抽出し、双方の画像データから抽出された特徴点領域が位置的に対応しているかどうかの判定をコンピュータに行わせ、
前記類似性を有する画像データとは、抽出された特徴点領域が、前記所定の業務を行うことで生成された画像データと位置的に対応する画像データである
ことを特徴とする請求項１５に記載のワークフロー生成プログラム。
【請求項１７】
前記生成ステップによるワークフローデータの生成は、画像データと類似性を有する画像データが、所定数以上存在する場合になされる
ことを特徴とする請求項１５又は１６に記載のワークフロー生成プログラム。
【請求項１８】
更に、前記所定の作業を行ったユーザーの端末との通信を行い、当該通信を通じて、前記ワークフローデータに示される一連の作業をユーザーに提示する提示ステップと、
ワークフローデータを登録するかどうかの選択をユーザーから受け付ける受付ステップとをコンピュータに実行させ、
前記生成ステップは、前記提示ステップによる提示に対し、ユーザーが肯定的な操作を行った場合、前記ワークフローデータに示される一連の作業の流れを、定型的な作業の流れとして、ワークフローデータのデータベースに登録する
ことを特徴とする請求項１５〜１７の何れかに記載のワークフロー生成プログラム。
【請求項１９】
前記提示ステップは、ワークフローデータに示される一連の作業の流れと共に、所定の業務により生成された画像データをユーザーに提示する
ことを特徴とする請求項１８に記載のワークフロー生成プログラム。
【請求項２０】
前記提示ステップは、ワークフローデータに示される一連の作業の流れと共に、前記生成された画像データと類似性を有する画像データを添付していたメッセージの送信先、本文、タイトルをユーザーに提示する
ことを特徴とする請求項１９に記載のワークフロー生成プログラム。
【請求項２１】
前記ワークフローデータは、前記所定の作業及び前記次順位の作業を示す第１フローデータと、これらの作業に後続する１以上の作業を示す第２フローデータとをマージしたものである
ことを特徴とする請求項１５〜２０の何れかに記載のワークフロー生成プログラム。
【請求項２２】
前記第１フローデータと、第２フローデータとのマージは、前記類似性を有する画像データを添付した送信済みメッセージの文面と、前記他の送信済みメッセージの文面とが共通性を有することを要件としてなされる
ことを特徴とする請求項２１に記載のワークフロー生成プログラム。
【請求項２３】
前記文面の共通性判断の対比対象となる文面とは、メッセージの受信者、送信先、本文、タイトルである
ことを特徴とする請求項２２に記載のワークフロー生成プログラム。
【請求項２４】
更に、第２フローデータ、及び、第１フローデータとのマージにより得られたワークフローデータをユーザーに提示する提示ステップと、
前記ワークフローデータを登録するかどうかの選択をユーザーから受け付ける受付ステップとを備え、
前記生成ステップは、前記提示ステップによる提示に対し、ユーザーが肯定的な操作を行った場合、前記ワークフローデータに示される一連の作業の流れを、定型的な作業の流れとして、ワークフローデータのデータベースに登録する
ことを特徴とする請求項２１〜２３の何れかに記載のワークフロー生成プログラム。
【請求項２５】
前記所定の作業とは、原稿読取装置を用いた原稿スキャン、又は、原稿読取装置を用いた原稿スキャンを伴う作業であり、前記画像データは、原稿スキャンで読み取られたスキャン画像データである
ことを特徴とする請求項１５〜２４の何れかに記載のワークフロー生成プログラム。
【請求項２６】
原稿読取装置により送信されたメッセージであって、前記スキャン画像データを添付したものを受信すること、又は、ユーザーが共用する共用装置若しくはユーザーが使用する端末におけるストレージであって、スキャン画像データの保管場所として原稿読取装置により設定されたものをアクセスすることで、前記スキャン画像データを得る
ことを特徴とする請求項２５に記載のワークフロー生成プログラム。
【請求項２７】
前記所定の作業は、機器を用いて撮影を行う作業、又は、機器による撮影を伴った作業であり、
前記画像データは、前記撮影で得られた撮影画像データである
ことを特徴とする請求項１５〜２３の何れかに記載のワークフロー生成プログラム。
【請求項２８】
データベースに登録されたワークフローデータの閲覧又は使用がユーザーから要求された場合、当該ユーザーのユーザー認証を行い、
認証されたユーザーが、ワークフローデータを登録したユーザーかどうかを判定して、認証されたユーザーが、ワークフローデータを登録したユーザーであれば、当該ユーザーに、ワークフローデータの閲覧又は使用を行わせ、
認証されたユーザーが、ワークフローデータを登録したユーザーでなければ、当該ユーザーに、ワークフローデータの閲覧又は使用を行わせない
ことを特徴とする請求項１５〜２７の何れかに記載のワークフロー生成プログラム。
【請求項２９】
ユーザーによりなされる業務のワークフローを示すワークフローデータを生成するワークフロー生成装置であって、
ユーザーが所定の作業を行うことで画像データが生成されると、当該画像データと類似性を有する画像データが、複数の送信済みメッセージに添付された画像データの中に存在するかどうかを判定する判定手段と、
前記類似性を有する画像データが存在する場合、類似性を有する画像データを添付していたメッセージの文面に基づき前記所定の作業の次になすべき次順位の作業を定めて、前記所定の作業と、当該次順位の作業とを含む、一連の流れを示すワークフローデータを生成する生成手段と
を備えることを特徴とするワークフロー生成装置。
【請求項３０】
ユーザーによりなされる業務のワークフローを示すワークフローデータを生成するワークフロー生成方法であって、
ユーザーが所定の作業を行うことで画像データが生成されると、当該画像データと類似性を有する画像データが、複数の送信済みメッセージに添付された画像データの中に存在するかどうかを判定する判定ステップと、
前記類似性を有する画像データが存在する場合、類似性を有する画像データを添付していたメッセージの文面に基づき前記所定の作業の次になすべき次順位の作業を定めて、前記所定の作業と、当該次順位の作業とを含む、一連の流れを示すワークフローデータを生成する生成ステップと
を含むことを特徴とするワークフロー生成方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本開示は、通信メッセージを取り込んで、ワークフローテーブルを自動的に生成するワークフロー生成システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
ワークフロー生成システムは、職場の担当者間で送受信されるメッセージを取り込み、そうして取り込まれたメッセージの文面から、定型的な作業の流れを抽出して、当該作業の流れを示すデータ（ワークフローデータ）を生成するシステムである。ワークフローデータの生成を通じて事業所等でなされる定型的な作業の流れを可視化するので、ワークフロー生成システムが定期的にワークフローデータの生成を行えば、人事異動等により担当者の交代が発生した場合での作業の引き継ぎがスムーズになる。また業務マニュアルの作成等に手間を払わなくとも、人材の流動が激しい職場環境での業務を円滑に進行させることができる。
【０００３】
従来のワークフロー生成システムとしては、例えば特許文献１に記載されたものがある。特許文献１に記載されたワークフロー生成システムは、ユーザーによって予め選択されたメッセージの件名や受取人欄、差出人欄から、作業項目や関係者を示す文字列を抽出し、上記のワークフローモデルを自動的に生成する。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２０００−４０１０４号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
ところで、事業所等でなされる一連の作業には、スキャンにより読み取られた画像データ、カメラやスマートフォン等で撮影された画像データの存在を前提にして進行しているものが存在する。しかし従来のワークフロー生成システムは文字列の同一性から、ワークフローを生成するもので、画像データがどのようにして得られたかという画像データ生成の経緯を明らかにしておらず、従業者がなすべき作業の流れが充分に可視化されていない。
【０００６】
人事異動等によりある担当者が他の担当者の業務を引き継ぐことになった場合、定型的に実行すべき作業として、ワークフローデータを参照したとしても、ワークフローデータには、スキャン画像の取得や撮影画像の取得工程が明示されていないので、担当者は、画像データの存在を欠いたまま、作業を進めようとしてしまう。その結果として、作業の抜け等が発生してしまうという問題がある。
【０００７】
原稿読取装置には読み取った原稿のスキャン画像データをメールに添付して送信するという機能（スキャンＴｏメール機能）があるが、このメールの文面を用いたとしても、画像取得の経緯をワークフローに表すことはできない。スキャンＴｏメール機能で送信されるメールの文面は画像読取装置により機械的に生成されるもので、ユーザー同志が意思疎通を図るメール文面との間に関連性を見出せないからである。  
【０００８】
本開示の目的は、メッセージの文面を手掛かりにせずとも、作業の流れの抽出を図るワークフロー生成システムを提供する。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記課題は、ユーザーによりなされる業務のワークフローを示すワークフローデータを生成するワークフロー生成システムであって、ユーザーが所定の作業を行うことで画像データが生成されると、当該画像データと類似性を有する画像データが 、複数の送信済みメッセージに添付された画像データの中に存在するかどうかを判定する判定手段と、前記類似性を有する画像データが存在する場合、類似性を有する画像データを添付していたメッセージの文面に基づき前記所定の作業の次になすべき次順位の作業を定めて、前記所定の作業と、当該次順位の作業とを含む、一連の流れを示すワークフローデータを生成する生成手段とを備えることを特徴とするワークフロー生成システムにより解決される。
【００１０】
前記判定手段は、前記所定の業務を行うことで生成された画像データ、及び、送信済みメッセージに添付された画像データのそれぞれから特徴点領域を抽出し、双方の画像データから抽出された特徴点領域が位置的に対応しているかどうかの判定を行い、前記類似性を有する画像データとは、抽出された特徴点領域が、前記所定の業務を行うことで生成された画像データと位置的に対応する画像データであるとしてもよい。
【００１１】
前記生成手段によるワークフローデータの生成は、画像データと類似性を有する画像データが、所定数以上 存在する場合になされるとしてもよい。
【００１２】
更に、前記所定の作業を行ったユーザーの端末との通信を行い、当該通信を通じて、前記ワークフローデータに示される一連の作業をユーザーに提示する提示手段と、ワークフローデータを登録するかどうかの選択をユーザーから受け付ける受付手段とを備え、
前記生成手段は、前記提示手段による提示に対し、ユーザーが肯定的な操作を行った場合、前記ワークフローデータに示される一連の作業の流れを、定型的な作業の流れとして、ワークフローデータのデータベースに登録してもよい。
【００１３】
前記提示手段は、ワークフローデータに示される一連の作業の流れと共に、所定の業務により生成された画像データをユーザーに提示してもよい。
【００１４】
前記提示手段は、ワークフローデータに示される一連の作業の流れと共に、前記生成された画像データと類似性を有する画像データを添付していたメッセージの送信先、本文、タイトルをユーザーに提示してもよい。 
【００１５】
前記ワークフローデータは、前記所定の作業及び前記次順位の作業を示す第１フローデータと、これらの作業に後続する１以上の作業を示す第２フローデータとをマージしたものでもよい。
【００１６】
前記第１フローデータと、第２フローデータとのマージは、前記類似性を有する画像データを添付した送信済みメッセージの文面と、前記他の送信済みメッセージの文面とが共通性を有することを要件としてなされてもよい。
【００１７】
前記文面の共通性判断の対比対象となる文面とは、メッセージの受信者、送信先、本文、タイトルとしてもよい。
【００１８】
更に、第２フローデータ、及び、第１フローデータとのマージにより得られたワークフローデータをユーザーに提示する提示手段と、前記ワークフローデータを登録するかどうかの選択をユーザーから受け付ける受付手段とを備え、前記生成手段は、前記提示手段による提示に対し、ユーザーが肯定的な操作を行った場合、前記ワークフローデータに示される一連の作業の流れを、定型的な作業の流れとして、ワークフローデータのデータベースに登録してもよい。
【００１９】
前記所定の作業とは、原稿読取装置を用いた原稿スキャン、又は、原稿読取装置を用いた原稿スキャンを伴う作業であり、前記画像データは、原稿スキャンで読み取られたスキャン画像データであってもよい。
【００２０】
原稿読取装置により送信されたメッセージであって、前記スキャン画像データを添付したものを受信すること、又は、ユーザーが共用する共用装置若しくはユーザーが使用する端末におけるストレージであって、スキャン画像データの保管場所として原稿読取装置により設定されたものをアクセスすることで、前記スキャン画像データを得てもよい。
【００２１】
前記所定の作業は、機器を用いて撮影を行う作業、又は、機器による撮影を伴った作業であり、前記画像データは、前記撮影で得られた撮影画像データとしてもよい。
【００２２】
また課題は、ユーザーによりなされる業務のワークフローを示すワークフローデータを生成する処理をコンピュータに実行させるワークフロー生成プログラムであって、ユーザーが所定の作業を行うことで画像データが生成されると、当該画像データと類似性を有する画像データが、複数の送信済みメッセージに添付された画像データの中に存在するかどうかを判定する判定ステップと、前記類似性を有する画像データが存在する場合、類似性を有する画像データを添付していたメッセージの文面に基づき前記所定の作業の次になすべき次順位の作業を定めて、前記所定の作業と、当該次順位の作業とを含む、一連の流れを示すワークフローデータを生成する生成ステップとをコンピュータに実行させることを特徴とするワークフロー生成プログラムによっても解決される。
【００２３】
前記判定ステップは、前記所定の業務を行うことで生成された画像データ、及び、送信済みメッセージに添付された画像データのそれぞれから特徴点領域を抽出し、双方の画像データから抽出された特徴点領域が位置的に対応しているかどうかの判定をコンピュータに行わせ、前記類似性を有する画像データとは、抽出された特徴点領域が、前記所定の業務を行うことで生成された画像データと位置的に対応する画像データとしてもよい。
【００２４】
前記生成ステップによるワークフローデータの生成は、画像データと類似性を有する画像データが、所定数以上存在する場合になされるとしてもよい。
【００２５】
更に、前記所定の作業を行ったユーザーの端末との通信を行い、当該通信を通じて、前記ワークフローデータに示される一連の作業をユーザーに提示する提示ステップと、ワークフローデータを登録するかどうかの選択をユーザーから受け付ける受付ステップとをコンピュータに実行させ、前記生成ステップは、前記提示手段による提示に対し、ユーザーが肯定的な操作を行った場合、前記ワークフローデータに示される一連の作業の流れを、定型的な作業の流れとして、ワークフローデータのデータベースに登録するとしてもよい。
【００２６】
前記提示ステップは、ワークフローデータに示される一連の作業の流れと共に、所定の業務により生成された画像データをユーザーに提示してもよい。
【００２７】
前記提示ステップは、ワークフローデータに示される一連の作業の流れと共に、前記生成された画像データと類似性を有する画像データを添付していたメッセージの送信先、本文、タイトルをユーザーに提示してもよい。
【００２８】
前記ワークフローデータは、前記所定の作業及び前記次順位の作業を示す第１フローデータと、これらの作業に後続する１以上の作業を示す第２フローデータとをマージしたものとしてもよい。
【００２９】
前記第１フローデータと、第２フローデータとのマージは、前記類似性を有する画像データを添付した送信済みメッセージの文面と、前記他の送信済みメッセージの文面とが共通性を有することを要件にしてなされてもよい。
【００３０】
前記文面の共通性判断の対比対象となる文面とは、メッセージの受信者、送信先、本文、タイトルであるとしてもよい。
【００３１】
更に、第２フローデータ、及び、第１フローデータとのマージにより得られたワークフローデータをユーザーに提示する提示ステップと、前記ワークフローデータを登録するかどうかの選択をユーザーから受け付ける受付ステップとを備え、前記生成ステップは、前記提示手段による提示に対し、ユーザーが肯定的な操作を行った場合、前記ワークフローデータに示される一連の作業の流れを、定型的な作業の流れとして、ワークフローデータのデータベースに登録してもよい。
【００３２】
前記所定の作業とは、原稿読取装置を用いた原稿スキャン、又は、原稿読取装置を用いた原稿スキャンを伴う作業であり、前記画像データは、原稿スキャンで読み取られたスキャン画像データであるとしてもよい。
【００３３】
原稿読取装置により送信されたメッセージであって、前記スキャン画像データを添付したものを受信すること、又は、ユーザーが共用する共用装置若しくはユーザーが使用する端末におけるストレージであって、スキャン画像データの保管場所として原稿読取装置により設定されたものをアクセスすることで、前記スキャン画像データを得てもよい。
【００３４】
前記所定の作業は、機器を用いて撮影を行う作業、又は、機器による撮影を伴った作業であり、前記画像データは、前記撮影で得られた撮影画像データとしてもよい。
上記課題は、ユーザーによりなされる業務のワークフローを示すワークフローデータを生成するワークフロー生成装置であって、ユーザーが所定の作業を行うことで画像データが生成されると、当該画像データと類似性を有する画像データが、複数の送信済みメッセージに添付された画像データの中に存在するかどうかを判定する判定手段と、前記類似性を有する画像データが存在する場合、類似性を有する画像データを添付していたメッセージの文面に基づき前記所定の作業の次になすべき次順位の作業を定めて、前記所定の作業と、当該次順位の作業とを含む、一連の流れを示すワークフローデータを生成する生成手段とを備えることを特徴とするワークフロー生成装置によっても解決される。
【００３５】
上記課題は、ユーザーによりなされる業務のワークフローを示すワークフローデータを生成するワークフロー生成方法であって、ユーザーが所定の作業を行うことで画像データが生成されると、当該画像データと類似性を有する画像データが、複数の送信済みメッセージに添付された画像データの中に存在するかどうかを判定する判定ステップと、前記類似性を有する画像データが存在する場合、類似性を有する画像データを添付していたメッセージの文面に基づき前記所定の作業の次になすべき次順位の作業を定めて、前記所定の作業と、当該次順位の作業とを含む、一連の流れを示すワークフローデータを生成する生成ステップとを含むことを特徴とするワークフロー生成方法によっても解決される。
【発明の効果】
【００３６】
画像データの取得を伴う所定の作業と、当該所定の作業の次になすべき次順位の作業とを含む一連の流れを示すワークフローデータが生成されるので、作業の抜け、欠落がなくなる。担当者の交代があった場合の作業の引き継ぎがスムーズになされるので、人材の流動が激しい職場環境において、各担当者が円滑に作業を進めることができる。
【図面の簡単な説明】
【００３７】
【図１】本開示の実施形態にかかるワークフロー生成システムの構成を示す。
【図２】ワークフロー生成サーバー２０００の内部構成を示す。
【図３】画像系ＷＦ生成プログラム１３２が、ＣＰＵ１０４に実行させる処理手順を示すフローチャートである。
【図４】図４（ａ）は、スキャンＴｏメールに添付されて送信される画像データ１０１Ｐの一例を示す。図４（ｂ）は、スキャン画像データと類似性を有するとして判定された添付画像１０８Ａ、１０８Ｂを示す。
【図５】図５（ａ）は、添付画像１０１Ｐ、１０８Ａから抽出される特徴点を示す。図５（ｂ）は、画像データ１０８Ａ、１０８Ｂを添付した電子メールの文面の一例を示す。図５（ｃ）は、スキャンタスク１００４Ｔから、請求書申請タスク１０１１Ｃへの流れを示すワークフローデータ１０１１Ｗの一例である。
【図６】タスク１００４Ｔ、タスク１０１１Ｃを含むワークフローデータ１０１１Ｗを提示する際に端末１０１１に表示されるダイアログ画面１０１１Ｄの一例を示す。
【図７】メールの代理送信の要否を問うダイアログ１０１２Ｄの一例を示す。
【図８】ＭＦＰ１０００、端末１０１１間でなされる通信シーケンスの一例を示す。
【図９】登録されたワークフローの申請の作業で、送信されるべき電子メールの内容と、当該電子メールに添付して送信すべき画像データのサンプルとを含むダイアログの一例を示す。
【図１０】文面系メール分類プログラムに従い、ＣＰＵ１０４が行うべきワークフローマージ手順を記載したフローチャートである。
【図１１】図１１（ａ）は、同じグループに分類される電子メール１３２Ａ，１３２Ｂ、１３２Ｃを示す。図１１（ｂ）は、電子メール１３２Ａ、１３２Ｂ、１３２Ｃから生成されたワークフローデータ１０１３Ｗを示し、図１１（ｃ）は、マージがなされたワークフローデータ１０１３Ｍを示す。
【図１２】マージの可否をユーザーに問うダイアログ画面の一例を示す。
【図１３】電子メールの文面をタスクに変換するＡＩ部の内部構成を示す。
【図１４】図１４（ａ）〜（ｃ）は、単語ベクトル作成フェーズｆ１、文章学習フェーズｆ２、タスク判定フェーズｆ３の過程を示す。
【発明を実施するための形態】
【００３８】
以下、図面を参照しながら、本開示にかかるワークフロー生成システムの実施形態について説明する。
【００３９】
［１］システム構成
ワークフロー生成システムの構成を図１に示す。図１に示すように、ワークフロー生成システムは、ＭＦＰ１０００、構内ネットワーク１０１０、端末１０１１、１０１２、１０１３、１０１４、共用サーバー１０１５、ワークフロー生成サーバー２０００、ワークフロー登録サーバー３０００により構成される。
【００４０】
（１−１）ＭＦＰ１０００
ＭＦＰ（Multi Function Peripheral）１０００は、ユーザーが準備した原稿紙面を光学的に読み取り、画像データを得る原稿読取装置である。読み取られた画像データの転送方法には、ＳＭＢ（Server Message Block）等のファイル転送プロトコルにより送信する第１の方法、ＭＦＰ１０００がスキャン画像データを電子メールに添付してスキャンＴｏメール機能により送信する第２の方法がある。
【００４１】
第１の方法によるスキャン画像データの転送では、ＭＦＰ１０００のタッチパネルディスプレイ１００１を通じて、スキャン画像データを保管すべき保管場所の選択をユーザーから受け付ける。ここでの保管場所は端末１０１１〜１０１４のストレージ１０１１Ｓ〜１０１４Ｓ、又は、共用サーバー１０１５のストレージ１０１５Ｓにおける特定のディレクトリであり、ＭＦＰ１０００に事前登録されたファイルパスを用いて指定される。何れかの保管場所が選択されれば、ＭＦＰ１０００は、保管場所となるファイルパスのストレージに直接アクセスして、スキャン画像データを転送する。
【００４２】
第２の方法では、構内ネットワーク１０１０の外部であって、公衆回線網４０００に接続されたメールサーバー４００１を経由したスキャン画像データの送受信を行う。具体的にいうと、ＭＦＰ１０００にインストールされたメーラーアプリケーションが、所定の通信ポート（一般に２５番ポートと呼ばれる）を通じてＳＭＴＰ（Simple Mail Transfer Protocol）によりメールサーバー４００１にスキャン画像データを添付した電子メール（スキャンＴｏメール）を送信する。
【００４３】
メールサーバー４００１は、ＰＯＰ３（Post Office Protocol）サーバーであるメールボックス４００１Ｂを含む。スキャンＴｏメールの宛先は端末１０１１〜１０１４であり、ＭＦＰ１０００と同じネットワークドメインに存在するので、スキャンＴｏメールは、メールボックス４００１Ｂのうち、受取人に割り当てられている格納領域に格納される。
【００４４】
（１−２）端末１０１１、１０１２、１０１３、１０１４
端末１０１１、１０１２、１０１３、１０１４は、パーソナルコンピュータ、タブレット等の情報機器であり、事業所の従業員のそれぞれに割り当てられる。ストレージ１０１１Ｓ〜１０１４Ｓには、オペレーティングシステム（ＯＳ）と、当該ＯＳ上で動作するメーラーアプリケーション、ワークフロー生成サービスのクライアントアプリケーションがインストールされていて、これらのアプリケーションには、各ユーザーのアカウントが設定されている。ユーザーは、メーラーアプリケーションを起動して、端末１０１１〜１０１４はＰＯＰ３サーバーをアクセスすることで、自身を受取人とするスキャンＴｏメールをＰＯＰ３サーバーであるメールボックス４００１Ｂの格納領域から受信することができる。また、ワークフロー生成サービスのクライアントアプリケーションを起動して、ワークフロー生成サーバー２０００や、ワークフロー登録サーバー３０００とオンライン処理を行うことで、自身が行うべき作業に関するワークフローについて、情報提供を受けることができる。
【００４５】
（１−３）スキャン画像データの保管場所
端末１０１１〜１０１４のストレージ１０１１Ｓ〜１０１４Ｓ、共用サーバー１０１５のストレージ１０１５Ｓは、第１の方法で送信されたスキャン画像データの保存場所として設定される。ここでのスキャン画像データは、押印がなされた用紙済み用紙をＭＦＰ１０００で読み込むことで得られた画像データであり、ＯＳで動作するアプリケーションが認識可能なファイル形式（例えば、ＰＤＦ形式、ＪＰＥＧ形式、ＴＩＦＦ形式，ＰＮＧ形式）に変換される。
【００４６】
［２］ワークフロー生成サーバー２０００
（２−１）ワークフロー生成サーバー２０００の構成
図２に、ワークフロー生成サーバー２０００の内部構成を示す。図２に示すように、ワークフロー生成サーバー２０００は、ハードウェア要素として、組込メディアであるＨＤＤ１０１と、ＨＤＤ１０１からのブートストラップを実行させるためのブートＲＯＭ１０２と、ＨＤＤ１０１から読み出されたプログラムを格納するＲＡＭ１０３と、ＲＡＭ１０３に読み出されたプログラムを構成する命令コードをフェッチし、デコードして、実行するＣＰＵ１０４と、不揮発メモリ１０５と、構内ネットワーク１０１０との物理的な接続を規定するＬＡＮインターフェイスカード１０６と、公衆回線網４０００との物理的な接続を規定する外部通信アダプタ１０７とを含む。
【００４７】
（２−２）インストールされているプログラム
ＨＤＤ１０１には、基盤プログラムであるオペレーティングシステム（ＯＳ）１３１と、当該ＯＳ１３１のアプリケーションである画像系ワークフロー（ＷＦ）生成プログラム１３２とがインストールされている。画像系ＷＦ生成プログラム１３２は、画像データの取得を基点とした一連の作業の流れを示すワークフローデータ（以下、画像系ワークフロー）を生成するアプリケーションプログラムである。尚、従来技術で述べたように、メッセージの文面から明らかにされた作業の流れを示すワークフローデータを文面系ワークフローデータと呼び、画像系ワークフローと明確に区別する。画像系ＷＦ生成プログラム１３２はＣＰＵ１０４によってＯＳ１３１が起動された後、ＲＡＭ１０３にロードされ、ＣＰＵ１０４による実行に供される。画像系ＷＦ生成プログラム１３２は常駐プログラムであり、サーバーが起動されている間、ＲＡＭ１０３上で動作を継続する。
【００４８】
［３］ワークフロー生成手順
画像系ＷＦ生成プログラム１３２が、ＣＰＵ１０４に実行させる処理手順は図３のフローチャートに示す通りである。本フローチャートの変数ｕは、ＭＦＰ１０００によって新たにスキャンされたスキャン画像データを示す変数であり、変数Ｔは、送信済み電子メールに添付された画像データの総数を示す。変数ｖは、送信済み電子メールに添付されたＴ本の画像データのそれぞれを示す変数であり、１からＴまでの範囲で変化する。
【００４９】
（３−１）メール送信、及び、画像格納の監視
図３のステップＳ１０１〜Ｓ１０２では、これらのストレージやメールボックスを周期的にアクセスすることで、新たなスキャン画像データの生成の有無を監視する。具体的にいうと、ステップＳ１０１は、ＰＯＰ３サーバーであるメールボックス１００４Ｂのユーザー毎の格納領域に、画像が添付されたメールが格納されたかどうかの判定であり、ステップＳ１０２は、ＭＦＰ１０００において、スキャン画像データの宛先として登録されているストレージに、スキャン画像データが格納されたかどうかの判定である。
【００５０】
画像を添付したメールがメールボックス４００１Ｂの何れかの格納領域に新たに格納された場合、ステップＳ１０１がYesになり、ステップＳ１０３に移行する。ステップＳ１０３では、メールの差出人が、ＭＦＰ１０００かどうかを判定する。ＭＦＰ１０００を差出人とする電子メールとはスキャンＴｏメールのことである。スキャンＴｏメールがメールボックス４００１Ｂに格納された場合、ステップＳ１０３がYesになり、ステップＳ１１１に移行する。
【００５１】
端末１０１１〜１０１４のストレージ１０１１Ｓ〜１０１４Ｓ、共用サーバー１０１５のストレージ１０１５Ｓの何れかに、スキャン画像データが格納された場合も、ステップＳ１０２がYesになり、ステップＳ１１１に移行する。
【００５２】
ステップＳ１１１では、スキャンＴｏメールに添付されていた画像データのファイル名、又は、保管場所に保管されたスキャン画像データのファイル名を保管履歴テーブルに記載する（ステップＳ１１１）。図４（ａ）に示す画像データ１０１ＰがスキャンＴｏメールに添付されて送信されたとする。この場合、ステップＳ１１１により、ＭＦＰ１０００により付与されたファイル名（ＳＫＭ１００００８０３．ＰＤＦ）が保管履歴テーブル１０１Ｔに記述される。その後、ステップＳ１１２〜Ｓ１１６からなるループに移行する。
【００５３】
尚、画像データを添付しているものの、ＭＦＰ１０００を差出人としていない電子メールは、単に画像データを添付した電子メールであるからステップＳ１０３がNoになる。この場合、電子メールと、これに添付されていた画像ファイルとをＨＤＤ１０１の別々の領域に保存し（ステップＳ１０４）、図４（ｂ）に示すように添付画像ファイルのファイル名を、送信メールの件名、宛先、本文に対応付けて画像送信情報テーブル１０８Ｔに記述する（ステップＳ１０５）。これらのステップＳ１０４、Ｓ１０５の処理により、ＨＤＤ１０１には、メールサーバー４００１のメールボックス４００１Ｂに蓄積されていた送信済みメールと、添付されていた画像データとが格納される。
【００５４】
（３−３）類似画像のサーチ
ステップＳ１１２〜Ｓ１１６からなるループでは、変数ｖを１に初期化し（ステップＳ１１２）、続くステップＳ１１３では、スキャン画像データと、送信済み電子メールに添付された添付画像データとを対比する。この類似性の有無の判定は、テンプレートマッチングの技法によるもので、以下のｉ）〜ｉｉｉ）の過程からなる。
【００５５】
i）スキャン画像データ、添付画像データの各々に特徴抽出フィルタを適用して特徴点を抽出する。
【００５６】
ii）各特徴点の近傍をテンプレートマッチングで比較して特徴点間の対応の候補を得る。
【００５７】
iii）特徴点間の対応の中から、最小メジアン法のランダム投票により、幾何学的拘束条件を満たすものを選ぶ。幾何学的拘束条件としては射影変換によるもの、エピ極線方程式によるもの等がある。２つの特徴点に、平行移動、回転、拡大、歪みの関係が認められる場合、これら２つの特徴点は幾何学的拘束条件を満たす。
【００５８】
ｉ）の特徴抽出フィルタにより、スキャン画像データｕからＮ個の特徴点が、電子メールに添付された添付画像データからＭ個の特徴点がそれぞれ抽出されたとする。スキャン画像データｕにおけるＮ個の特徴点Ｐを中心とするｎ×ｎ個の輝度値の集まりをＴＰ（Ｉ，Ｊ）とし、画像データｖにおけるＭ個の特徴点Ｑを中心とするｎ×ｎ個の輝度値の集まりをＴＱ（Ｉ，Ｊ）とした場合、スキャン画像データｕと、添付画像データｖとの間の類似度は、以下の数１の式の計算により算出される。
【００５９】
【数１】
2022003431.tif 000003
【００６０】
ＭＦＰ１０００のスキャンＴｏメールに添付して送信されたスキャン画像データが図４（ａ）に示す画像データ１０１Ｐであり、これは表計算アプリケーションで作成して印刷された８月分の請求書に、会社印等を押印してＭＦＰ１０００のスキャナー１００４で読み取った押印済み原稿である。これらの画像にｉ）の特徴抽出フィルタを施すと、画像中の絵柄を大きく表す部分の画素が抽出される。具体的にいうと、図５（ａ）に示すスキャン画像データ１０１Ｐの表を構成する罫線の交点３０１〜３０７の画素、添付画像データ１０８Ｂの表を構成する罫線の交点４０１〜４０７の画素が特徴点として検出される。これらの交点は、請求書の形状を大きく表すからである。
図４（ｂ）に示す添付画像１０８Ａ，１０８Ｂは６月分、７月分の請求書であり、枠の配置が同一なので、ｉｉ）における、数１の類似度が大きく算出され、またｉｉｉ）における幾何学的拘束条件を満たす。逆に特徴点間の対応が幾何学的拘束条件を満たさない場合、同じ形状の表を幾何学変換したものとはいえず、スキャン画像データ、添付画像データは類似性を有しないとする。
【００６１】
スキャン画像データと、添付画像データとがiii）の幾何学的拘束要件を満たす場合、スキャン画像データ、類似画像データにおけるそれらの特徴点同志を重ね合わせて、双方の差分がどれだけ存在するかを検出する。スキャン画像データ、添付画像データを重ね合わせて、差分が存在する場合、これらの画像データは、定型的なひな形に必要な項目を記入することで作成された画像データであると、推察される。こうした画像データは、事業所等の職場で、一連の作業をなすと考えられ、スキャン画像データｕ、添付画像データｖは類似性を有するものとする。
【００６２】
尚、特徴点を重ね合わせた結果、差異が一切ない場合、スキャン画像データｕ、添付画像データｖの組み合わせは、類似性判定から除外する。特徴点以外の箇所が同一となる添付画像データは、スキャン画像データのコピーであり、そうしたコピーは業務の一部をなすものではなく、ワークフローをなさないと考えられるからである。
【００６３】
ステップＳ１１４では、以上の過程により、スキャン画像データｕと、添付画像データｖとに類似性があるかどうかを判定する。スキャン画像データｕと、添付画像データｖとに類似性がある場合（ステップＳ１１４でＹＥＳ）、スキャン画像ｕの類似画像として、添付画像ファイルｖを保管履歴テーブル１０１Ｔに記載する（ステップＳ１１５）。これにより、図４（ａ）に示すように、添付画像１０８Ａ，１０８Ｂのファイル名である２０２０年７月度請求書．ＰＤＦ、２０２０年６月度請求書．ＰＤＦが保管履歴テーブル１０１Ｔに記述される。
【００６４】
ステップＳ１１６の継続条件が満たすかどうかを判定する。ステップＳ１１６のループ継続条件とは、変数ｖが添付画像データの総数Ｔを下回るというものであり、当該条件が満たされる限り、新たなスキャン画像ｕと、添付画像ファイルｖとの対比が繰り返される。変数ｖがＴ以上になると、ループ継続条件が満たされなくなり、ステップＳ１１６がＮＯになって、類似性をもつ添付画像ファイルは所定数以上発見されたかどうかの判定を行う（ステップＳ１２１）。ここでの所定数は、業務の反復継続性が認められる画像データの枚数であり、本実施形態では、「２」であるものとする。類似性をもつ添付画像ファイルの発見数が所定数を下回る場合、ステップＳ１２１がＮＯになり、ステップＳ１０１〜Ｓ１０２のループに戻る。
【００６５】
（３−４）ワークフローデータの生成
内容が類似する画像データが、所定数以上存在する場合、業務の反復継続性が認められるとして、ステップＳ１２２以降の処理を行う。ステップＳ１２２において、類似性をもつ添付画像ファイルを添付した送信メールからワークフローデータを生成する。
【００６６】
ワークフローデータは、作業内容を表すノード（タスクと呼ばれる）を、リンクで連結したデータ構造を有する。はじめに、「スキャン」という作業内容を示すタスクを生成するのと共に、類似性を有する画像データを添付した電子メールの文面をタスクに変換する。画像データ１０８Ａ、１０８Ｂを添付した電子メールの文面は、図５（ｂ）に示す通りであり、ニュアンスの違いはあるものの、何れも請求書を申請する内容になっている。これらの文面を変換することで、タスク１０１１Ｃの「請求書申請」という作業内容が特定されている（電子メールの文面をタスクに変換する変換処理の詳細は後述する）。
【００６７】
こうした変換の後、ＸＭＬプロセス記述言語（ＸＰＤＬ）を用いて、１のタスクから次のタスクへの流れを記述する。
【００６８】
これにより、図５（ｃ）に示すように、スキャンを表すタスク１００４Ｔ、タスク１０１１Ｃをリンク１０１１Ｌで結び、タスク１００４Ｔから、請求書申請タスク１０１１Ｃへの流れを示すワークフローデータ１０１１Ｗを生成する。  
【００６９】
そうして、ワークフローデータが生成されると、ワークフローの登録可否を問うダイアログ画面をユーザーに提示して、当該ワークフローの登録するか否かの操作をユーザーから受け付ける。ワークフローの登録可否を問うダイアログ画面の一例を図６に示す。図６のダイアログ画面１０１１Ｄは、タスク１００４Ｔ、タスク１０１１Ｃを含むワークフローデータ１０１１Ｗを提示するのと共に、肯定的な選択を受け付けるためのＧＵＩ部品１０１１Ｙ、否定的な選択を受け付けるためのＧＵＩ部品１０１１Ｎを含む。
【００７０】
ステップＳ１２３は、ワークフローの登録を肯定する操作がなされかどうかの判定である。ＧＵＩ部品１０１１Ｎの押下によりワークフローの登録が否定された場合、ステップＳ１０１〜Ｓ１０３のループに戻る。ＧＵＩ部品１０１１Ｙの押下によりワークフローの登録が肯定された場合、生成されたワークフローモデルを、図１に示すワークフロー登録サーバー３０００に登録する（ステップＳ１２４）。
【００７１】
（３−５）メール代理送信
ステップＳ１２５において、メールの代理送信の要否を問うダイアログを端末１０１１に表示させる。メールの代理送信の要否を問うダイアログ１０１２Ｄの一例を図７に示す。図７のダイアログ１０１２Ｄは、登録したワークフローに基づき送信されるメールの文面１０１１Ｍと、ユーザーが保管した画像データ１０１Ｐとを含み、肯定的な選択を受け付けるためのＧＵＩ部品１０１１Ｙ、否定的な選択を受け付けるためのＧＵＩ部品１０１１Ｎを含む。ステップＳ１２６は、電子メールの代理送信を肯定する操作がなされかどうかの判定である。ＧＵＩ部品１０１１Ｎの押下により電子メールの代理送信が否定された場合（ステップＳ１２６でＮＯ）、ステップＳ１０１〜Ｓ１０３のループに戻る。
【００７２】
ＧＵＩ部品１０１１Ｙの押下により電子メールの代理送信が肯定された場合（ステップＳ１２６でＹＥＳ）、メールの代理送信の要否を問うダイアログで提示された電子メールを送信する（ステップＳ１２７）。こうした電子メールが自動的に送信されるので、ユーザーは、電子メールを作成して画像データを添付し、送信する手間を省くことができる。
【００７３】
（３−６）通信シーケンス
ワークフロー生成サーバー２０００が上記フローチャートの処理を行った結果、ＭＦＰ１０００、端末１０１１間でなされる通信シーケンスは図８に示すものとなる。
【００７４】
ユーザーがＭＦＰ１０００の自動原稿フィーダー１００６（図１参照）に原稿を載置して、スキャンを開始すると（１．）、ＭＦＰ１０００から端末１０１１へのスキャンＴｏメールの送信（２．）、端末１０１１によるスキャンＴｏメールの受信及びスキャン画像データの保存（３．）が順次実行される。スキャンＴｏメールの送信により、ステップＳ１０１がＹＥＳになり、端末１０１１に対して送信されたスキャンＴｏメールは、端末１０１１と、メールサーバー４００１との通信路に介在するワークフロー生成サーバーにより取得される（４．）。
【００７５】
スキャンＴｏメールが、ワークフロー生成サーバー２０００によって取得されると、ステップＳ１１１〜Ｓ１１６を実行する。これにより、取得したスキャン画像データと類似する画像データのサーチがなされ（５．）、類似性を有する画像データが取得される（６．）。これに基づきワークフローが生成される。
【００７６】
続いて、ステップＳ１２２によりワークフローを含むダイアログをユーザーに提示する。これにより、ワークフローの確認を求めるダイアログが端末１０１１に送信される（７．）、当該ダイアログに対するユーザーによる応答を端末１０１１から受け取り（８．）、この端末１０１１Ｌからの応答受信を契機にして、ワークフローの登録要求をワークフロー登録サーバー３０００に送信し（９．）、当該登録要求に対する応答を受信する（１０．）。
【００７７】
最後に、ステップＳ１２４の処理を行う。登録されたワークフローに基づき、ステップＳ１２５でワークフロー生成サーバー２０００が電子メールを代行する旨のダイアログの送信を行い（１１．）、かかるダイアログについて肯定的なレスポンスが端末１０１１から送信されると（１２．）、ステップＳ１２７においてスキャン画像データを添付した電子メールの送信を実行する（１３．）。ＭＦＰ１０００によるスキャンの実行を契機に、ワークフローの登録、請求書を添付した電子メールの自動送信がなされるので、ユーザーによる手間を大きく軽減することができる。
【００７８】
（３−７）ワークフロー登録サーバー３０００
ワークフロー登録サーバー３０００は、ワークフロー生成サーバー２０００により生成されたワークフローデータのデータベースを有していて、登録されているワークフローデータを、ユーザーによる利用に供する。具体的にいうと、ユーザーが登録済みワークフローを呼び出す操作を行えば、データベースを構成するワークフローデータの一覧表示を含むダイアログを作成して、ユーザーの端末に表示させる。一覧表示されたワークフローデータの中で、図５（ｃ）に示したワークフローデータ１０１１Ｗが選択されると、図９に示すダイアログ３０００Ｄを作成して、ユーザーの端末に表示させる。図９のダイアログ３０００Ｄは、登録されたワークフローの申請の作業で、送信すべき電子メールの内容と、当該電子メールに添付して送信すべき画像データのサンプルとを含む。送信すべき電子メールの内容は、先月に送信した電子メールの文面のうち、非定型となる文字列部分を変更した電子メールの内容（図９の例において８月分と記載していたところを、９月分に変更したもの）を提示している。
【００７９】
また、スキャン画像のサンプルとしては、前回取得したものと同じものを提示する。ユーザーがかかるダイアログを見てＭＦＰ１０００に出向き、原稿のスキャンを実行すると、ワークフロー生成サーバー２０００は、スキャンにより得られたスキャン画像データを取得して、取得したスキャン画像データを、ダイアログに示した電子メールに添付して送信する。
【００８０】
ダイアログを通じて送信すべき電子メールの文面と、スキャンすべき原稿とが併せてユーザーに提示されるので、作業の抜けがなくなる。また、図９に示すダイアログ提示に応じて原稿のスキャンを行えば、スキャンに応じてスキャン画像データを添付した電子メールの送信が実行されるので、ユーザーがなすべき作業が大きく簡略化される。
【００８１】
［４］まとめ
以上のように本実施形態によれば、スキャン画像データの取得を伴う原稿スキャン作業と、類似性を有する画像データを添付した電子メールに対応する請求書申請作業とを含む一連の作業の流れを示すワークフローデータが生成されるので、原稿スキャン作業が基点になって、作業の流れが進行していることが明らかになる。
【００８２】
請求書に関する一連の作業は、原稿スキャンを基点としていることが一目で理解できるので、作業の抜け、欠落がなくなり、業務マニュアルを作成しなくても、新旧の担当者間の業務引き継ぎが容易になる。また、担当者間で慣習になっている、独特のルールがワークフローデータに表現されるので、当該ワークフローを見ることで、そうした独特のルールによる作業を抜けなく実行することができる。
【００８３】
担当者の交代があった場合の作業の引き継ぎがスムーズになされるので、人材の流動が激しい職場環境において、各担当者が円滑に作業を進めることができる。
【００８４】
［５］第２実施形態
第１実施形態では、ＭＦＰ１０００を用いて読み取られたスキャン画像データと、電子メールに添付された画像データとの類似性を手掛かりにしてワークフローを生成した。これに対し第２実施形態では、送信済み電子メールの文面からワークフローを生成して、当該ワークフローと、画像データとの類似性を手掛かりにして生成されたワークフローとのマージを実現する。こうしたマージを実行するため、第２実施形態ではＨＤＤ１０１に文面系ＷＦ生成プログラムがインストールされる。
【００８５】
文面系ＷＦ生成プログラムは、電子メールの文面の類似性に基づきワークフローの生成対象となる電子メールを分類する。そして、生成されたワークフローデータを、画像データの類似性に基づくワークフローデータとマージする。
【００８６】
文面系メール分類プログラムに従い、ＣＰＵ１０４が行うべき手順（ワークフローマージ手順）を記載したのが、図１０のフローチャートである。
【００８７】
図１０では、ステップＳ２０１のループで所定の監視周期が経過するのを待ち、経過すると（ステップＳ２０１でＹＥＳ）、メールサーバー４００１のメールボックス４００１Ｂに格納された電子メールをＨＤＤ１０１に書き込む（ステップＳ２０２）。書き込まれた電子メールの単語分布に従い、各電子メールを、１以上のグループの何れかにグループ化する（ステップＳ２０３）。
【００８８】
以下、電子メールのグループ化の過程を説明する。
【００８９】
メール文面に含まれる各単語の出現頻度（Term Frequency:以下、tf値という）と、各単語の逆文書頻度（Inverse Document Frequency:以下、idf値という）とを算出し、tf値と、idf値との組（tf-idf）を一個のメールの文面の単語分布とする。こうして算出された各メールの単語分布に基づき、メールのグループ化を行う。
ここでのグループ化は、メールの全体集合をXとし、この全体集合Xにおいて、以下の１．〜５．の過程を繰り返して、互いに素となる部分集合Xcを形成することでなされる。
【００９０】
１．全体集合Ｘをランダムにｋ個に分割し、部分集合を得る。
【００９１】
２．ｘi＝|Ｘi|Σｘ∈ＸiＸの計算を行い、部分集合の重心（セントロイド）ｘiを得る。
【００９２】
３．何れかの部分集合に属するメールｘと、セントロイドｘiとの類似度を算出する。
【００９３】
４．類似度が最小になるよう、２以上の部分集合間で要素となるメールを入れ替える。
【００９４】
５．２．〜４．の過程を繰り返して、各部分集合に帰属するメールに変動がなくなるか、又は、反復回数が最大数になった場合、部分集合は互いに素になったとみなす。
【００９５】
３．の類似度としては、tf-idfの内積計算で得られる値（コサイン類似度）を用いる。各メール文面の単語分布として算出されたtf-idfはベクトルなので、内積計算が可能であり、内積計算の計算結果は2つの文面間の類似度を示すことが知られている。そこで、本実施形態では、任意のメールxと、セントロイドxiとの間で、tf-idfの内積計算を実行し、各メールの文面が、どれだけ類似しているかを示す類似度を算出する。
【００９６】
他のメールの一部、全部を引用することで、文面が互いに類似する２以上のメールは、こうしたグループ化により同じ部分集合に分類される。同じ部分集合に分類される２以上のメールは、業務の該否は不明であるものの、複数の関係者間で一連の業務を進行させていると考えられる。文面が類似していて、何等のプロセスを進行させる２以上のメールの集まりをプロセスグループ（以下、グループと省略する）と呼ぶ。こうして作成されたグループを以降の処理に供する。以上の過程を経て、グループ化された電子メールの文面をタスクに変換する（ステップＳ２０４）。
【００９７】
続いて、グループ化された複数メールで得られた複数タスクが、一連の作業の流れを示すかどうかを判定する（ステップＳ２０５）。一連の作業の流れを示す場合（ステップＳ２０５でＹＥＳ）、変換で得られたタスクから文面系ワークフローデータを生成する（ステップＳ２０６）。図１１（ａ）に示す３つの電子メール１３２Ｂ、１３２Ｃは、電子メール１３２Ａの本文を引用していて、引用部分をふくむので同一のグループにグループ化される。これらのそれぞれの電子メールの本文がタスクに変換されることで、図１１（ｂ）に示すワークフローデータ１０１３Ｗが得られる。
【００９８】
画像の類似性に基づくワークフロー生成の対象とされる電子メールの中には、重ねて、文面の類似性に基づくワークフロー生成の対象とされるものがある。そこで、スキャン画像データｕと類似する画像データを添付したとして送信された電子メールＶは、グループ化された電子メールの何れかであるかどうかを判定する（ステップＳ２０７）。
【００９９】
グループ化された電子メールの何れかである場合（ステップＳ２０７でＹＥＳ）、当該電子メールを、画像データの類似性に基づき生成された画像系のワークフローデータと、文面の類似性に基づき生成されたワークフローデータとの共通項として、これらのワークフローをマージする（ステップＳ２０８）。図１１（ａ）の電子メール１３２Ａ、１３２Ｂ、１３２Ｃから生成されたワークフローデータ１０１３Ｗのうち申請タスク１０１１Ｔは、ワークフローデータ１０１１Ｗの構成要素の１つであり、申請タスク１０１１Ｔは、ワークフローデータ１０１１Ｗと、ワークフローデータ１０１３Ｗとの共通項になっている。そこで、申請タスク１０１１Ｔを共通項として、ワークフローデータ１０１１Ｗと、ワークフローデータ１０１３Ｗとをマージする。このマージにより、スキャンタスク１００４Ｔ、申請タスク１０１１Ｔ、所属長承認タスク１０１２Ｔ、経理受理タスク１０１３Ｔからなるワークフローデータ１０１３Ｍが得られる。
【０１００】
そして、文面の類似性に基づき生成されたワークフローデータ、及び、マージがなされたワークフローデータを含むダイアログを、ユーザーに提示する（ステップＳ２０９）。
【０１０１】
図１１（ｂ）は、電子メール１３２Ａ、１３２Ｂ、１３２Ｃから生成されたワークフローデータ１０１３Ｗを示し、図１１（ｃ）は、マージがなされたワークフローデータ１０１３Ｍを示す。図１２は、マージの可否をユーザーに問うダイアログの一例を示す。本図のダイアログ１０１３Ｄでは、申請タスク１０１１Ｔを共通項としてマージしたワークフローとして、スキャンタスク１００４Ｔ、申請タスク１０１１Ｔ、所属長承認タスク１０１２Ｔ、経理受理タスク１０１３Ｔからなるワークフローデータ１０１３Ｍが提示される。また、図１１のダイアログは、肯定的な選択を受け付けるためのＧＵＩ部品１０１１Ｙ、否定的な選択を受け付けるためのＧＵＩ部品１０１１Ｎを含む。
【０１０２】
ステップＳ２１０は、電子メールの代理送信を肯定する操作がなされかどうかの判定である。提示されたダイアログに対し、ユーザーが肯定的な操作を行えば（ステップＳ２１０でＹＥＳ）、このマージされたワークフローを登録する（ステップＳ２１１）。
マージされたワークフローデータがワークフロー登録サーバー３０００に登録された後は、マージされたワークフローデータをユーザーが選択した際、マージされたワークフローデータに示されるタスクのそれぞれを自動的に行えるよう、電子メールの代理送信を行う。具体的にいうと、所属長承認を行う旨のダイアログ、経理受理を行う旨のダイアログをメール送信を行ったユーザーの端末に表示させる。かかるダイアログに対しユーザーが肯定的な操作を行えば、所属長承認を行う旨の電子メール、経理受理を行う旨の電子メールの送信を行う。ダイアログに対する操作のみで、スキャンから請求書申請、所属長承認、経理受理が順次実行される。
【０１０３】
［６］第３実施形態
第３実施形態では、画像系ワークフロー生成プログラム、文面系ワークフロー生成プログラムによるワークフロー生成にＡＩ部を用いる。
図１３は、電子メールの文面をタスクに変換するＡＩ部の内部構成を示す。ＡＩ部は、ＲＮＮ（Recurrent Neural Network）１１６を含み、学習制御部１１８が一般入手可能なメールデータベースや公共文書を用いてＲＮＮ１１６の事前学習を行い、ＲＮＮに重み係数のマトリックスを設定する。そして、画像系ＷＦ生成プログラム１３２、文面系ＷＦ生成プログラムによりメールが選択されると、選択された電子メールの文面を、タスクに変換する。
【０１０４】
ＲＮＮ１１６の事前学習は、単語ベクトル作成フェーズｆ１、文章学習フェーズｆ２からなり、単語ベクトル作成フェーズｆ１では、文節分解部１１７Ａが、電子メールの文面を、文節である形態素に分解し、形態素を単語ベクトルに変換する。
【０１０５】
文章学習フェーズｆ２では、単語ベクトル登録の対象となる文面をユーザーに提示して、当該文面がタスクを包含しているかどうかの判断を仰ぐ。そして当該判断によるタスクの分類結果に対応付けて、文面の形態素解析で得られた単語の単語ベクトルを、文面における順序で、ＬＳＴＭ１６１〜１６０ｎのそれぞれに設定する。
【０１０６】
タスク判定フェーズｆ３では、単語の単語ベクトルを、文面における順序で、ＬＳＴＭ１６１〜１６０ｎのそれぞれに設定する。
【０１０７】
ＬＳＴＭ１６１〜１６０ｎによる多段演算を、ＬＳＴＭ１６１〜１６０ｎに実行させる。そして、ＲＮＮ１１６の最終段である、ＬＳＴＭ１６０ｎの出力語の単語ベクトルが、学習制御部１１８により抽出された複数タスクのうち、どれに対応するかを判定して、当該出力語に対応するタスクを変換結果として出力する。こうして出力されるタスクを用いて、ワークフローデータを生成する。
【０１０８】
図１４（ａ）〜（ｃ）は、単語ベクトル作成フェーズｆ１、文章学習フェーズｆ２、タスク判定フェーズｆ３の過程を示す。図１４（ａ）では、業務に関係がない「きのうはくもり」なる文面が、単語ベクトル作成フェーズｆ１により単語ベクトルＶ１１に変換されている。図１４（ｂ）においても、業務に関係がない「今日は晴れ」なる文面が単語ベクトルＶ１３に変換されている。文章学習フェーズｆ２において、この単語ベクトルＶ１３が、「タスクを含まない」旨を指定すると、単語ベクトルＶ１１、Ｖ１３をタスクから除外する内容の重み係数がＲＮＮ１１６に設定される。
【０１０９】
図１４（ｃ）のメール文面「明日は晴れ」は、図１４（ｂ）のメール文面と意味的に類似しているから、「明日は晴れ」が単語ベクトルＶ１２に変換されると、タスク判定フェーズｆ３において、当該単語ベクトルは、「タスクを包含しない」との判定結果を下す。
【０１１０】
逆に、単語ベクトル作成フェーズｆ１において、「今月、請求額は添付の通りです」という文面を単語ベクトルに変換しておき、また、「今月分の請求書です」という文面を単語ベクトルに変換しておく。これらの文面は、図５（ｂ）に示した電子メール１３２Ａ、１３２Ｄの文面と意味的に似通ったものであり、「請求書申請」なるタスクを含む旨を指定しておく。すると、電子メール１３２Ａ、１３２Ｄの文面はタスク判定フェーズｆ３において、「請求書申請」なるタスクに変換されることになる。事前学習がなされたＲＮＮを用いて、個々の電子メールの文面をタスクに変換するので、話し言葉で書かれた様々な文面から、適切なタスクを抽出することができる。これにより、生成されるワークフローの品位を高めることができる。
【０１１１】
［７］変形例
以上、本発明を実施の形態に基づいて説明してきたが本発明は上述の実施の形態に限定されないのは勿論であり以下の変形例が考えられる。
【０１１２】
（１）上記実施形態では、ＭＦＰ１０００のスキャンにより得られたスキャン画像データを対象としたワークフローデータを生成したがこれに限られない。スマートフォン、タブレット、カメラにより撮影された画像データを対象としたワークフローデータを生成してもよい。この場合、スマートフォン、タブレット、カメラにより領収書、レシート、工事過程が撮影され、画像データが得られると、電子メールに添付された画像データの中から、当該画像データと類似性を有する画像データと類似するものをサーチする。類似性をもつ電子メールが存在すると、領収書、レシート、工事過程を撮影する作業と、電子メールの文面から定まる作業とを含む一連の処理の流れを示すワークフローデータを生成する。こうしたワークフローデータを生成しておくことで、一連の作業の流れを開始するには、領収書、レシート、工事過程の撮影が必要になると理解することができる。
【０１１３】
（２）上記実施形態では、スキャンを基点とした作業の流れを示すワークフローデータを生成したがこれに限られない。スキャンを伴った主たる作業を基点とした作業の流れを示すワークフローデータを生成してもよい。ＭＦＰ１０００を用いた原稿のスキャンは、「請求書作成」、「費用請求」等の主たる作業に伴ってなされる付随的な作業である。
【０１１４】
スキャン画像データにおける文字列を自動認識することで、この主たる作業の作業項目を認識して、上記の主たる作業の内容を把握してもよい。また撮影から画像データを取得する場合も、撮影を伴う主たる業務を特定して、この主たる業務を基点としたワークフローを生成してもよい。
【０１１５】
（３）画像系ＷＦ生成プログラム１３２は、ワークフロー生成サーバー２０００に予めインストールされた、プリインストールタイプのアプリケーションとしたがこれに限らない。画像系ＷＦ生成プログラム１３２、文面系ＷＦ生成プログラムを可搬型記録媒体に記録して、ソフトウェアパッケージとして販売してもよいし、アプリケーション配信サーバーにアップロードして、アプリケーション配信サーバーによる配信に供してもよい。
【０１１６】
（４）メッセージの一例として、電子メールを例に挙げて説明を行ったがこれに限られない。テキストコードを主体としたメッセージであって、画像データが添付されるものであれば他のものであってもよい。マイクロソフト社のTeams（登録商標）やSlack（登録商標）などのビジネスチャットツールにおいて、ユーザー間の相互通信に用いられるテキスト文字列であってもよい。twitter（登録商標）、Facebook（登録商標）等のソーシャルネットワークサービスや電子掲示板（Bulletin Board System）において、投稿のために書き込まれるテキスト文字列であってもよい。これらのテキスト文字列には、画像データの添付が可能になっているからである。
【０１１７】
（５）ワークフロー生成サーバー２０００は、事業所の構内に設置されたコンピュータ機器により構成されるとしたが、クラウドサーバーとして構成してもよい。クラウドサーバーは、ＯＳと、画像系ＷＦ生成プログラム１３２、文面系ＷＦ生成プログラムとをインストールしており、端末から要求があると、ゲストＯＳを起動し、かかるゲストＯＳ上で画像系ＷＦ生成プログラム１３２、文面系ＷＦ生成プログラムを起動することで、上記実施形態に示した処理を行う。
【０１１８】
クラウドサーバーのように、社外の機器でワークフロー生成サーバー２０００を構成する場合、メールサーバー４００１と、ワークフロー生成サーバー２０００とを一体のクラウドサーバーで構成してもよい。上記実施形態に示したワークフロー生成サーバー２０００を、ＭＦＰ１０００と一体になった一体機として構成してもよい。
【０１１９】
（６）文面系ＷＦ生成プログラムによる電子メールのグループ化では、各メールの文面の類似度から、メールのグループ化を実行する方法としては、WORD2VECで生成されたベクトルや、CHAR2VEC（1単語、1文字をベクトルにする手法）で生成されたベクトルを算出して、これらのベクトル間距離の短さにより、グループ化を実行してもよい。また、CHARACTER LEVEL CNN（1文字ごとのASCIIコードをそのまま入力として用いる伝搬型ニューラルネットワーク）を用いて単語のベクトル化を行い、これらの単語のベクトル間距離の短さにより、メールのグループ化を実行してもよい。CHARACTER LEVEL CNNは、辞書データを持つ必要がなく、また計算時間も早いとのメリットが存在する。
【０１２０】
（７）文面サンプルを対象とした学習制御部１１８による学習は１行ごとのデータでもよいし、文章全体でもよい。
【０１２１】
（８）学習制御部１１８は、メールの署名の有無を判断して、その判断結果に従い、変換しようとするメール文面が、差出人の作業報告であるか否かの判断を実行してもよい。
【０１２２】
図１３のＬＳＴＭ１６１〜１６０ｎのそれぞれに、他のＬＳＴＭから取り込んだ出力を選択し、削除するためのゲート回路を設けてもよい。ＬＳＴＭ１６１〜１６０ｎの何れかにおいて、長期記憶された出力語を元に、出力語への変換のための演算を実行してもよい。これにより、文章のつながりを考慮した、文面変換を行うことができる。
【０１２３】
（９）図３のステップＳ１２１における所定数等，上記実施形態で示した数値例は、理解の容易化を図るための一例に過ぎない。職場規模に応じて増減させてよいことはいうまでもない。
【０１２４】
（１０）請求書発行を一例として説明を進めたがこれに限らない。複数人の稟議を必要とする業務であれば他のものでもよい。例えば、物品の廃棄や、会合開催の決定であってもよい。また、図１２のダイアログ１０１２Ｄにおいて、現在、表示されているワークフローのステータス表示を行ってもよい。ステータス表示は、対象となる書類が上司の承認待ちかどうかを示す。
【０１２５】
（１１）画像系ＷＦ生成プログラム１３２、文面系ＷＦ生成プログラムによるワークフロー生成は、WORKFLOW MANAGEMENT COALITIONの規則に従い、XPDL言語を用いて記述することが望ましい。しかし、これに限らず、他の規則に従い。他のコンピュータプログラミング言語を用いて生成してもよい。
【０１２６】
（１２）スキャン画像データと、添付画像データとに類似性が存在するかどうかの判定をテンプレートマッチングで実現したがこれに限られない。罫線によるフォーマットが共通していて、記入されている文字列が異なるような２つの文書の違いが発見できるものであれば画像処理や画像処理の他の手法を適用してもよい。
【０１２７】
（１３）ワークフロー登録サーバー３０００は、データベースに登録されたワークフローデータの閲覧又は使用がユーザーから要求された場合、端末１０１１〜１０１４を通じてユーザーのユーザー認証を行ってもよい。
【０１２８】
認証されたユーザーが、ワークフローデータを登録したユーザーかどうかを判定して、認証されたユーザーが、ワークフローデータを登録したユーザーであれば、当該ユーザーに、ワークフローデータの閲覧又は使用を行わせる。
【０１２９】
認証されたユーザーが、ワークフローデータを登録したユーザーでなければ、当該ユーザーに、ワークフローデータの閲覧又は使用を行わせない。こうすることで、ワークフロー登録サーバー３０００に登録されたワークフローデータは、登録を行った者のみに閲覧／使用され、ワークフローデータのセキュリティを維持することができる。
【産業上の利用可能性】
【０１３０】
本開示は、事業所等でなされている様々な作業の可視化を可能にするので、ＯＡ機器産業や、企業の業態調査を行う調査業、業務改善を提言するカウンセリング業等、様々な業種の産業分野で利用される可能性がある。
【符号の説明】
【０１３１】
１０１    ＨＤＤ
１０２    ブートＲＯＭ
１０３    ＲＡＭ
１０４    ＣＰＵ
１０５    不揮発メモリ
１０７    外部通信アダプタ
１１６    ＲＮＮ
１０００    ＭＦＰ
１００１    タッチパネルディスプレイ
１００４    スキャナー
１００６    自動原稿フィーダー
１０１０    構内ネットワーク
１０１１〜１０１４  端末
１０１１Ｓ〜１０１４Ｓ  ストレージ
１０１５    共用サーバー
１０１５Ｓ  ストレージ
２０００    ワークフロー生成サーバー
３０００    ワークフロー登録サーバー
４００１    メールサーバー
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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