(57)【要約】【課題】議事進行者の端末操作に同期した情報を会議出席者の端末にリアルタイムで反映させることができる端末会議システムを提供する。【解決手段】会議資料１８及び会議出席者情報２０等を含んだ会議情報を登録する登録手段２２と、登録された会議出席者の認証を行う認証手段２４と、認証された会議出席者の端末に会議情報を配信して表示する配信表示手段２６とを備え、配信表示手段には、会議出席者の中から議事進行者を選択する進行者選択機構２８と、議事進行者によって操作された端末からの会議資料に関する情報を取得する情報取得機構３０と、議事進行者の端末操作に同期して会議資料に関する情報を議事進行者以外の会議出席者の端末上に反映させる情報反映機構３２とが設けられている。【選択図】    図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを介して相互に接続された複数の端末上で会議を行うための端末会議システムにおいて、
少なくとも、会議資料と会議出席者情報とを含む会議情報を登録する登録手段と、
前記登録手段によって登録された会議出席者の認証を行う認証手段と、
前記認証手段によって認証された会議出席者の端末に会議情報を配信して表示する配信表示手段とを備えていることを特徴とする端末会議システム。
【請求項２】
前記認証手段は、その会議への出席を希望する出席希望者がアクセス権を有するか否かを判断するセキュリティ機能を有することを特徴とする請求項１に記載の端末会議システム。
【請求項３】
前記配信表示手段は、前記登録手段によって登録された会議出席者の中から、その会議の議事進行を行うための議事進行者を選択する進行者選択機構と、前記進行者選択機構で選択された議事進行者によって操作された端末からの会議資料に関する情報を取得する情報取得機構と、前記情報取得機構によって取得した会議資料に関する情報を、議事進行者の端末操作に同期して議事進行者以外の会議出席者の端末上に反映させる情報反映機構とを有することを特徴とする請求項１又は２に記載の端末会議システム。
【請求項４】
前記会議資料は、少なくとも文字情報、画像情報、音声情報を含んだ電子ファイル情報で構成されていることを特徴とする請求項１〜３のいずれかに記載の端末会議システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ネットワークを介して相互に接続された複数の端末上で会議を行うための端末会議システムに関し、特に、議事進行者の端末操作に同期した情報を他の会議出席者の端末にリアルタイムで反映させる技術に関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、例えばＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）やイントラネット、インターネット等の各種ネットワークが普及するなか、ネットワークを介して相互に接続された複数の端末（パソコン）を利用して、多人数で同一の情報（文字、画像、音声等の電子ファイル）を見ながら各種の会議を行う端末会議システムが構築されるようになった。
このような端末会議システムでは、議事進行者が自己の端末上に表示した情報に沿って議事を進める間、他の会議出席者は、議事進行に合わせて各人が端末を操作することによって、議事進行に対応したリアルタイムな情報を取得できるようになっている。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上述したような端末会議システムには、議事進行者の端末操作に同期した情報を会議出席者の端末にリアルタイムで反映させるような構成が施されていないため、会議出席者は、現在の議事進行状況に合った情報を取得する場合、議事進行の把握と同時に自己の端末の操作といった煩雑な作業を強いられた。このため、端末操作によっては議事進行とは無関係の情報を誤って開いてしまったり、或いは、端末操作に不慣れな会議出席者では、議事進行状況に合わせた情報の取得が追い付かず会議の内容が分からなくなってしまうことがあった。本発明は、このような問題を解決するために成されており、その目的は、議事進行者の端末操作に同期した情報を会議出席者の端末にリアルタイムで反映させることができる端末会議システムを提供することにある。
【０００４】
【課題を解決するための手段】
このような目的を達成するために、本発明は、ネットワークを介して相互に接続された複数の端末（クライアント端末６ａ，６ｂ…６ｎ）上で会議を行うための端末会議システム２において、少なくとも、会議資料１８と会議出席者情報２０とを含む会議情報を登録する登録手段２２と、登録手段によって登録された会議出席者の認証を行う認証手段２４と、認証手段によって認証された会議出席者の端末に会議情報を配信して表示する配信表示手段２６とを備えており、認証手段は、その会議への出席を希望する出席希望者がアクセス権を有するか否かを判断するセキュリティ機能を有する。
この発明によれば、出席希望者が会議へのアクセス権を有するか否かの認証が事前に行われ、認証された会議出席者の端末にのみ会議情報が配信される。
【０００５】
また、配信表示手段は、登録手段によって登録された会議出席者の中から、その会議の議事進行を行うための議事進行者を選択する進行者選択機構２８と、進行者選択機構で選択された議事進行者によって操作された端末からの会議資料に関する情報を取得する情報取得機構３０と、情報取得機構によって取得した会議資料に関する情報を、議事進行者の端末操作に同期して議事進行者以外の会議出席者の端末上に反映させる情報反映機構３２とを有する。
この発明によれば、議事進行者の端末操作に同期して、会議資料に関する情報が議事進行者以外の会議出席者の端末上にリアルタイムで表示される。
更に、会議資料を少なくとも文字情報、画像情報、音声情報を含んだ電子ファイル情報で構成したことによって、グラフィカルな会議が行われる。
【０００６】
【発明の実施の形態】
図１には、本発明の端末会議システムの基本原理が示されている。
図１（ａ）に示すように、この基本原理の端末会議システム２は、ネットワークを介して相互に接続された複数の端末で会議を行うことができるように構成されている。基本原理のネットワークとしては、例えばオフィスのワンフロアやオフィスビル全体の端末を接続したような範囲限定のネットワーク（ＬＡＮ）を想定しており、このようなネットワークには、１組の端末会議システムサーバ４と複数の端末即ちクライアント端末６ａ，６ｂ…６ｎ上とがＬＡＮケーブル８を介して相互に接続されている。ＬＡＮケーブル８としては、ネットワークエリアの大きさに応じて、例えば１０ＢＡＳＥ−５、１０ＢＡＳＥ−Ｔ等のケーブルラインを適用すれば良い。
【０００７】
この基本原理に適用する端末会議システムサーバ４は、例えばハードディスク４ａとサーバ端末４ｂとから構成されており、かかる端末会議システムサーバ４及び複数のクライアント端末６ａ，６ｂ…６ｎには、夫々異なるＩＰアドレスが割りふられている。このＩＰアドレスによってネットワーク内における端末会議システムサーバ４及び複数のクライアント端末６ａ，６ｂ…６ｎの所在や識別が可能となる。また、端末会議システムサーバ４及び複数のクライアント端末６ａ，６ｂ…６ｎは、その拡張スロット（図示しない）に夫々ＬＡＮボード１０がセットされており、このＬＡＮボード１０を介してＬＡＮケーブル８に接続されている。なお、ノート型端末６ｎには、ＬＡＮカード１２をセットすれば良い。ＬＡＮボード１０及びＬＡＮカード１２は、モデムとしての機能を有する。
【０００８】
また、このような端末会議システムサーバ４を構築するために、オペレーティングシステム（ＯＳ）、プログラム言語、プロトコルを設定する必要がある。ＯＳとしては、例えばマイクロソフト社のＷｉｎｄｏｗｓ９８／２０００（登録商標）やアップル社のＭａｃＯＳを適用することができる。プログラム言語としては、例えばＨＴＭＬやＶｉｓｕａｌ  Ｂａｓｉｃ、Ｃ言語等を適用して端末会議システムサーバ（後述する登録手段２２、認証手段２４、配信表示手段２６、進行者選択機構２８、情報取得機構３０、情報反映機構３２）の動作プログラムの設定を行えば良い。そしてプロトコルとしては、その代表的なＴＣＰ／ＩＰを適用することができる。
【０００９】
図１（ｂ）に示すように、端末会議システムサーバ４のハードディスク４ａには、例えば、会議名１４、会議開催日時１６、会議資料１８、会議出席者情報２０等を含んだ会議情報が登録されており、会議情報は、サーバ端末４ｂに構築された登録手段２２によって登録することができる。このように会議名別、会議開催日時別、会議資料別、会議出席者別に分類して会議情報を管理することによって、会議情報を一元管理できるようになっている。即ち、目的に応じて任意の会議情報を個々に検索することが可能であると共に、各会議情報は相互にリンクされているため、例えば会議開催日時１６を個別に検索した場合でも、その会議開催日時１６にリンクした他の会議情報（会議名１４、会議資料１８、会議出席者情報２０）を簡単に検索することができる。ここで、会議資料とは、例えばエクセル表やワード文書等の文字情報、ＨＴＭＬ文書等の画像情報（動画、静止画）のほか音声情報等、比較的容量の大きな電子ファイル情報が含まれるため、ハードディスク４ａは比較的大容量のものを適用することが好ましい。また、図１（ｂ）に示した会議資料の種類は一例であり、必要に応じて増減変更することができる。例えば会議場所や会議目的等の情報を増加することができる。
【００１０】
また、端末会議システムサーバ４のサーバ端末４ｂには、登録手段２２によって登録された会議出席者情報２０について認証を行う認証手段２４と、認証手段２４によって認証された複数の会議出席者のクライアント端末６ａ，６ｂ…６ｎに会議情報を配信して表示する配信表示手段２６とが設けられている。
認証手段２４には、セキュリティ機能がプログラムされており、会議への出席を希望する出席希望者がクライアント端末（例えば参照符号６ｂのクライアント端末）にログインした際に、入力されたログイン名とパスワードに基づいて、ハードディスク４ａに管理されている会議出席者情報２０を検索し、その出席希望者がアクセスできる権利（アクセス権）を有するか否か判断する。そして、アクセス権を有する会議出席者情報２０を認証する。これにより不正な会議出席者２０のネットワーク（端末会議システム２）への侵入を事前に防止することができる。
【００１１】
配信表示手段２６は、文字情報、画像情報（動画、静止画）、音声情報等から成る会議情報をＬＡＮケーブル８を介して各クライアント端末６ａ，６ｂ…６ｎに配信し、そのモニタＭ上に表示する。この配信表示手段２６には、ハードディスク４ａに登録された会議出席者情報２０の中から、その会議の議事進行を行うための議事進行者を選択する進行者選択機構２８と、進行者選択機構２８によって選択された議事進行者が操作するクライアント端末（例えば参照符号６ａのクライアント端末）からの会議資料に関する情報を取得する情報取得機構３０と、情報取得機構３０によって取得した会議資料に関する情報を、議事進行者の端末操作に同期して議事進行者以外の会議出席者のクライアント端末６ｂ…６ｎ上に反映させる情報反映機構３２とが設けられている。
【００１２】
進行者選択機構２８によって議事進行者を選択するプログラムとしては、例えば各月毎に会議を開く予定がある場合、複数の会議出席者情報２０の中から１人ずつ各月の議事進行者を予め登録しておく方法を採用することができる。この場合、その月の当番の会議出席者がクライアント端末６ａにログインした際、進行者選択機構２８から当該会議出席者のクライアント端末６ａに対して所定の通知がされるようにしても良い。また、会議開催日にログインした複数の会議出席者が、各クライアント端末６ａ，６ｂ…６ｎを操作して議事進行者を選択しても良い。
【００１３】
情報取得機構３０が取得する会議資料に関する情報は、議事進行者が自己のクライアント端末を操作した際の会議資料の表示位置や種類を示す情報である。即ち、「どのファイルの何ページ目を開いているのか？」といった情報である。例えば、会議資料となるエクセル表やワード文書等の文字情報、ＨＴＭＬ文書等の画像情報（動画、静止画）毎に、またページ番号や画像毎に異なる認識番号（ＩＤ）を付す。この場合、情報取得機構３０は、会議中これらのＩＤを常時監視し続け、その変化情報を取得して情報反映機構３２に出力する。具体的には、現時点の会議において議事進行者のクライアント端末（例えば参照符号６ａのクライアント端末）上に会議資料の第２ページ目が表示されている場合、議事の進行に伴い議事進行者が端末操作して第３ページ目に切り換えたとき（例えば、議事進行者が画面をスクロールして会議資料の第３ページ目を表示したとき）、ページＩＤが変化したことを示す情報が情報取得機構３０に取り込まれる。
【００１４】
このとき情報反映機構３２は、情報取得機構３０によって取得した会議資料に関する情報即ちページＩＤの変化情報に同期して（議事進行者の端末操作に同期して）、議事進行者以外の会議出席者のクライアント端末上に表示する会議資料を切り換える。具体的には、現時点の会議において各会議出席者２０のクライアント端末６ｂ…６ｎ上に会議資料の第２ページ目が表示されている場合、議事の進行に伴い議事進行者が端末操作して第３ページ目に切り換えたとき（例えば、議事進行者が画面をスクロールして会議資料の第３ページ目を表示したとき）、情報取得機構からのページＩＤの変化情報に同期して、各会議出席者のクライアント端末６ｂ…６ｎ上に表示されている会議資料を第２ページ目から第３ページ目に切り換える（スクロールする）。この場合、例えば各クライアント端末６ａ，６ｂ…６ｎにビデオカメラ３４を接続すれば、お互いの顔を見ながらビジュアルでグラフィカルな会議を行うことが可能となる。なお、音声情報の送受信については、電話回線を使用することも可能である。
【００１５】
次に、上述した構成を有する基本原理の端末会議システム２の動作について説明する。
まず初期設定として、例えば、ある会議の会議管理者が会議開催前に、登録手段２２を介して端末会議システムサーバ４のハードディスク４ａに所定の会議名１４、会議開催日時１６、会議資料１８、会議出席者情報２０等から成る会議情報を登録する。この登録は少なくとも１回行われるが、その後は必要に応じて随時（会議中でも）行われる。
【００１６】
そして、会議開催当日までに（又は、会議中に）、その会議への出席を希望する複数の出席希望者は、各クライアント端末６ａ，６ｂ…６ｎにログインした際に、ログイン名とパスワードを入力し認証を受ける。この後、認証を受けた複数の会議出席者の中から議事進行者が選択され、この議事進行者は、自己のクライアント端末（例えば参照符号６ａのクライアント端末）を操作して、会議資料のダウンロード命令をサーバ端末４ｂに出力する。このとき、サーバ端末４ｂを介してハードディスク４ａ内の会議資料が検索され、該当する会議資料１８がダウンロードされる。同時に、他の会議出席者の各クライアント端末６ｂ…６ｎには、同一の会議資料１８が配信表示手段２６（情報反映機構３２）を介してダウンロードされる。
【００１７】
この状態において、議事進行者及び各会議出席者は、共に同一部分（ページ番号）の会議資料１８を確認することができる。そして、議事の進行に伴って議事進行者が端末操作し、画面をスクロールしてページを切り換えたとき、情報取得機構３０がこの変化情報を取得し情報反映機構３２に出力する。このとき情報反映機構３２は、情報取得機構３０から出力された会議資料１８に関する情報即ちページＩＤの変化情報に同期して、会議出席者のクライアント端末６ｂ…６ｎに表示する会議資料１８を切り換える。このような切り換え動作は、議事進行者の端末操作に同期してリアルタイムに行われる。
【００１８】
このような基本原理の端末会議システム２によれば、議事進行者の端末操作に同期した情報を複数の会議出席者の各クライアント端末にリアルタイムで反映させることができるため、会議出席者は端末操作を独自に行うこと無く、議事進行状況に沿った会議資料１８をリアルタイムに確認することができる。
【００１９】
図２には、上述した基本原理を適用したネットワーク（ＬＡＮ）の第１の実施の形態が示されている。この実施の形態は、オフィス内に端末会議システム２を構築した場合を想定している。なお、以下の説明では、上述した基本原理のＬＡＮと同一の構成には同一符号を付して、その説明を省略する。
図２に示すように、ＬＡＮケーブル８には、端末会議システムサーバ４と、２台のＨＵＢ（ハブ）３６を経由して夫々複数のクライアント端末６ａ〜６ｆが接続されている。端末会議システムサーバ４（サーバ端末４ｂ）には、プリンタ３８が接続されており、例えば会議で使用した会議資料１８（図１（ｂ）参照）をプリントアウトできるようになっている。また、ＬＡＮケーブル８には、信号の反射による信号同士の干渉を防ぐためのターミネータ４０が設けられていると共に、複数のトランシーバ４２が取り付けられており、端末会議システムサーバ４やハブは、各トランシーバ４２を介してＬＡＮケーブル８に接続されている。
【００２０】
このような構成によれば、クライアント端末が増えても、そのための端末用ケーブルを用意すること無く、例えばハブ３６のポートにツイストペアケーブルを差し込むだけで端末会議システム２の拡張が可能である。ただし、クライアント端末を増やすと、会議中にＬＡＮケーブル８に流れる送受信データ量も増える。これを解消するためには、容量が大きく長いデータ（例えば画像情報や音声情報など）を一定単位のパケットに分解して転送する伝送方法を適用すれば良い。この場合、個々のパケットは、送信先及び送信元やパケットの組立順番等を示す制御情報が入力されたヘッダと実際のデータとから構成されており、パケットとパケットの間に別の送受信同士の他のパケットを割り込ませることで、効率良く送受信データを流すことが可能となる。この結果、クライアント端末が増えても、上記伝送方法を適用することによって、会議中の送受信データを円滑に流すことが可能になり、議事進行者の端末操作に同期した情報を複数の会議出席者の各クライアント端末６ａ〜６ｆにリアルタイムで反映させることができる。
【００２１】
また、図２に示すような端末会議システム２は、ルータ４４を介在させるだけで簡単に幹線ＬＡＮ４６に接続することができるため、この幹線ＬＡＮ４６に接続された他のネットワーク相互間（例えばオフィス内の他の部署やフロアのネットワーク相互間）の端末会議システム２として更に拡張することができる。
【００２２】
図３には、上述した基本原理を適用したネットワーク（ＬＡＮ）の第２の実施の形態が示されている。この実施の形態は、複数の端末会議システム２をインターネット４８を介して相互に連結した場合を想定している。なお、以下の説明では、上述した基本原理及び第１の実施の形態と同一の構成には、同一符号を付して、その説明を省略する。
図３に示すように、端末会議システム２は、ルータ４４を介在させるだけで簡単にインターネット接続が可能であり、これにより他のネットワークに接続された遠隔地のクライアント端末６ａ〜６ｆ同士を１つのバーチャルな会議室に列席させることが可能となる。ただし、インターネット４８を利用すると、会議へのアクセスは世界中から誰でも可能な状態となる。このため、会議出席者２０（図１（ｂ）参照）の特定も困難になる。ログイン時のログイン名とパスワード入力による認証だけでは、不正な会議出席者がネットワーク（端末会議システム２）へ侵入する可能性がある。
【００２３】
この場合、不正侵入を防ぐ方法としては、例えばファイアウォールを構築すれば良い。ファイアウォールは、通行許可を得たデータだけを通すようにルーティングテーブルを設定することが可能であり、設置場所としては、ルータの中や、或いは、インターネットへの接続経路上に別途で設置することができる。
本実施の形態では、その一例としてルータ４４の中にファイアウォールが構築されている。このような構成によれば、不正な会議出席者の侵入を防ぎながら世界規模の端末会議システム２の構築が可能となり、会議のグローバル化を図ることができる。
【００２４】
なお、上述した基本原理（図１）や第１及び第２の実施の形態（図２及び図３）は、端末会議システム２の一例であり、本発明を何等限定するものではない。
【００２５】
【発明の効果】
本発明によれば、登録手段により登録された会議出席者を認証手段を介して認証し、アクセス権のある会議出席者の端末に配信表示手段が会議情報を配信して表示するようにしたので、出席希望者が会議へのアクセス権を有するか否かの認証を事前に行うことが可能となり、認証された会議出席者の端末にのみ会議情報を確実に配信させることができる。
また、本発明によれば、進行者選択機構で選択された議事進行者によって操作された端末からの会議資料に関する情報を、議事進行者の端末操作に同期して、情報取得機構から情報反映機構を介して議事進行者以外の会議出席者の端末上に反映させるようにしたので、議事進行者の端末操作に同期した会議資料に関する情報を議事進行者以外の会議出席者の端末上にリアルタイムで表示することができる。
更に、会議資料を文字情報、画像情報、音声情報を含んだ電子ファイル情報で構成したことによって、グラフィカルな会議を実現することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】（ａ）は、本発明の基本原理に係る端末会議システムの構成を示す図、（ｂ）は、端末会議システムサーバの構成を示す図。
【図２】本発明の第１の実施の形態に係る端末会議システムの構成を示す図。
【図３】本発明の第２の実施の形態に係る端末会議システムの構成を示す図。
【符号の説明】
１８  会議資料
２０  会議出席者情報
２２  登録手段
２４  認証手段
２６  配信表示手段
２８  進行者選択機構
３０  情報取得機構
３２  情報反映機構
【図１】
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【図２】
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【図３】
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