(57)【要約】【課題】本発明は、研究開発における基本計画書を一元管理し、開発依頼元と開発担当部門での管理、承認、閲覧作業をネットワーク上で可能とするテーマ管理システムを提供すること。【解決手段】テーマ管理システム用サーバにグループウエアを起動させ、開発依頼元、開発担当部門の各ＰＣとネットワーク接続している。そこで、開発担当部門のＰＣ上で基本計画書を作成し、その内容を依頼元へ公開、承認作業を行う。計画書の作成更新時には、あらかじめ期限を設けそれ以降の更新を不可とする機能や承認時にはその計画書を保存し、更に新規に修正用として同じ計画書を複製する機能を付加している。【選択図】　　　　図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
他部門から研究開発依頼を受けて、そのテーマの研究開発に関する目的、内容や日程などの基本計画書を作成、閲覧するテーマ管理システムにおいて、
テーマ毎の基本計画書を作成更新するテーマ基本計画作成手段と、
入力された基本計画書を記憶しておくデータ記憶手段と、
基本計画書を作成更新できないように期限を上記データ記憶手段に記憶するテーマ作成期限設定手段と、
基本計画書を作成更新する際、上記テーマ作成期限設定手段で設定された期限が過ぎていないかどうか判断し、過ぎている場合は作成更新できなくするテーマ作成判断手段とを有することを特徴とするテーマ管理システム。
【請求項２】
請求項１において、
他部門より公開された基本計画書を見て、その内容に対する承認を入力する承認確認手段と、
その承認情報を受けた場合、その承認情報とともに、その基本計画書を保存し、別に修正用としてテーマ基本計画書を自動複製するテーマ基本計画複製手段とを、有することを特徴とするテーマ管理システム。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、研究開発に関する基本計画書データの一元管理を実現し、開発依頼元と開発担当部門で、その内容についての管理、閲覧や承認作業をネットワークを通じて可能とする、テーマ管理システムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
例えば、生産技術部門のような開発担当部門では、年に数１００の依頼テーマを抱え、いくつもある開発担当室にそのテーマを振り分けている。また、開発依頼元の部門数も、製品開発部門から工場までと１００以上の部門に及ぶ開発依頼業務を行っている。
従来は、決められた期間に、開発依頼元からの研究開発テーマ依頼について、お互いの部門（開発依頼元と開発担当部門の各開発担当室）で開発作業に関する基本打ち合わせを行う。
【０００３】
それを開発担当部門の各開発担当室が、その基本内容について、１年間の基本計画書を作成し、その内容を上司が確認する。そして、開発担当部門の管理部門が一括窓口業務を行い、その書類を、その開発依頼元へと送付していた。
【０００４】
次に、開発依頼元では、送付された１年間の基本計画書を検討し、承認、または未承認の判断を行う。今までは、その結果を基本計画書に追記し、開発担当部門に返送したりしていた。
【０００５】
開発担当部門では、この返送された基本計画書を、年度毎にバインダーで管理・保管を行っていた。未承認の場合は、再度、基本計画書を修正し、上記と同じ業務手順により、承認が完了するまで行われていた。
【０００６】
この承認が完了するまでの手続きも、決められた時期までに行う必要があった。
【０００７】
そして承認を確認し、実際の研究開発作業が進められるが、途中で製品スペックの変更による仕様変更などにより、基本計画の内容を一部変更せざるを得ない場合に備え、半年後に、基本計画書の内容に変更がある場合は、見直し作業として、再度、基本計画書に追加修正を加え、更に開発依頼元へ承認、そして開発担当部門で保管する、という一連の業務を行っていた。
【０００８】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記従来例では、開発担当部門から開発依頼元への基本計画書のやり取りが紙ベースであり、その基本計画書での誤字や脱字を含め、訂正や修正にかなりの手間がかかる。
【０００９】
また、開発担当部門での基本計画書の確認の捺印し、その後の訂正は、再度捺印が必要になったり、上司が不在の場合は、再度捺印までの時間が余計にかかったりした。そこで、この捺印作業をやめ、作成できる期限を設けるように変更した。
【００１０】
また、窓口業務を行う開発担当部門の管理部門にとっても、開発依頼元へいくつかの基本計画書を一括で送りたいので、その集計作業にかなりの手間が必要であった。
【００１１】
さらに、このように訂正や修正があると、同じテーマで何枚もの基本計画書が存在し、どれが最新の基本計画書なのか、開発依頼元も開発担当部門も判断しずらかった。
【００１２】
また開発依頼元で管理していない場合などは、その基本内容について、再三の問い合わせも多く、その対応処理にも無駄な時間を費やしていた。
【００１３】
特に、このような開発依頼の管理業務は、各部門での予算との関連も深く、ある期日までに承認を済ませることが必須である。その期日を過ぎてからも、基本計画書の内容を勝手に変更したり、また承認を得てからも、事前の検討不足などにより基本計画書の内容変更を行ったり、あとで両者の間での責任問題などの混乱を招くこともあった。
【００１４】
【課題を解決するための手段】
前述の目的を達成するために、請求項１記載の発明では、他部門から研究開発依頼を受けて、そのテーマの研究開発に関する目的、内容や日程などの基本計画書を作成、閲覧するテーマ管理システムにおいて、テーマ毎の基本計画書を作成更新するテーマ基本計画作成手段と、入力された基本計画書を記憶しておくデータ記憶手段と、基本計画書を作成更新できないように期限を上記データ記憶手段に記憶するテーマ作成期限設定手段と、基本計画書を作成更新する際、上記テーマ作成期限設定手段で設定された期限が過ぎていないかどうか判断し、過ぎている場合は作成更新できなくするテーマ作成判断手段とを有することを特徴とするものである。
【００１５】
前述の目的を達成するために、請求項２記載の発明では、請求項１において、他部門より公開された基本計画書を見て、その内容に対する承認を入力する承認確認手段と、その承認情報を受けた場合、その承認情報とともに、その基本計画書を保存し、別に修正用としてテーマ基本計画書を自動複製するテーマ基本計画複製手段とを、有することを特徴とするものである。
【００１６】
【発明の実施の形態】
（第一の実施形態）
図１は、本発明の実施形態にあたるテーマ管理システムのシステム構成図である。１０のテーマ管理システム用のサーバと、１０１、１０２の開発担当部門のクライアント、また１０３の開発依頼元のクライアント、それぞれが１００のローカルエリアネットワーク（＝ＬＡＮ）で接続されている。
【００１７】
次に図２に、本実施形態での基本ブロック図を示す。１０はテーマ管理システム用サーバであって、１１は入出力インターフェース、１２はＣＰＵで、１３はデータ記憶部である。また、１０１や１０３のクライアント用コンピュータとは、ネットワークを介して通信可能である。
【００１８】
ここで、１０のテーマ管理システム用サーバには、文書管理機能、メール機能が充実したグループウェア、例えばロータスノーツを起動させ、文書の作成や更新、その履歴保存や履歴文書を含めた閲覧、ＣＲＴ等の表示装置への出力などの基本機能を行っている。クラインアントＰＣは、そのロータスノーツをインストールし、それを起動することにより、サーバの情報を閲覧することが可能になり、ＰＣ上で文書の作成・更新が可能となる。
【００１９】
１は、各クライアントで作成されたテーマの基本計画書を作成・保存するテーマ基本計画作成手段で、このデータは、１３のデータ記憶部に蓄積される。図４に、この基本計画書の入出力画面例を示します。
【００２０】
２は、１で作成更新された基本計画書の作成期限を設定するテーマ作成期限設定手段です。図５に、この作成期限設定を行う設定画面例を示します。この画面例にありますように、基本計画書には、一年を通して、＜新規＞と半年後に修正できるように＜見直し＞の２つの期限が設定でき、データ記憶部に記憶されます。また、この期限設定は、テーマ管理システムサーバの管理権限を持ったサーバ管理者のみ変更可能である。
【００２１】
３は、１で作成更新された基本計画書を２で設定された作成期限かどうかを判断するテーマ作成期限判断手段です。
【００２２】
更に、作成された基本計画書に対して、開発依頼元でその内容を判断し、承認しても良い場合、例えば、図４の画面上部にあるように、アクションボタン「承認」を押すことで、開発依頼元から、現在閲覧しているテーマへの承認情報（日時、承認者名）がサーバに送られます。４は、この承認情報を受け取る承認確認手段です。５は、４により受け取った情報を元に、承認されたテーマの基本計画書を保存し、更に保存した基本計画書と同じ内容の別文章を新たに作成するテーマ基本計画複製手段である。
【００２３】
図３に、本発明の実施形態にあたるテーマ基本計画書の作成・承認・複製についてのフローを示す。
【００２４】
まずステップ１０で、開発依頼元より、「ＢＰＲの推進」という開発テーマの依頼を受け、開発依頼元と開発担当部門の両者で、その基本打合せを行う。このテーマの基本計画書を＜新規＞に作成する場合について以下に説明する。
【００２５】
ステップ２０で、基本打合せの内容を元に、開発担当部門の開発担当者がグループウエアを起動し、テーマの基本計画書を作成する。図４に示すように、そのテーマの目的や技術課題などを記述し、文章の作成更新処理を行う。
【００２６】
次に、ステップ３０で、文章の作成更新処理を行った場合、３のテーマ作成判断手段にて、２のテーマ作成期限設定手段で設定された期限データと、現在の日時を比較し、チェックが行われる。本例では、図５にあるように、基本計画書（新規）の作成期限が「９９／０９／３０」までと設定されている。ここで、保存した日が「９９／０９／３０」以前であればステップ４０へ進み、文章の保存処理が完了する。それ以外であれば、保存が不可能であり、修正前までの文章が最新のものとなる。但し、どうしても文章を更新したい場合は、一時的に２のテーマ作成期限手段で、その期限を変更することで、文書更新が可能となる。
【００２７】
次に、ステップ５０として、作成した文章のチェックを作成した担当者の上司が行う。従来は、このチェック確認として捺印をしていたが、例えば、運用ルール化して、事前に新規依頼されたテーマは、いつまでにチェックをし、それ以降は変更できないよう期限を設けるようにした。現状として、この通達のチェック期限と２のテーマ作成期限設定手段での設定日時を同じにしている。
【００２８】
次に、ステップ６０で、上司が基本計画書の内容を検討して問題がある場合は、再度、開発担当者にその旨を伝え、ステップ２０より行う。問題がない場合は、そのままでよい。
【００２９】
そして、ステップ７０で、テーマ作成期限が過ぎたら、サーバ管理者により、グループウエアの基本機能にあるように、文章の公開／非公開設定のセキュリティを変更し、開発依頼元でも基本計画書を閲覧できるようにする。そして、メール等を使用し、開発依頼元に計画書公開のお知らせを行う。これを受けて各開発依頼元では、各自のＰＣ上で、グループウエアを起動させ、依頼した基本計画書の内容検討を行う。その結果に問題がなければ、図４の画面例にあるように、各文書にある「承認」ボタンを押す。このとき、承認情報として、承認日時と承認者名（グループウエアの基本情報として取り出せる）がサーバに送信される。
【００３０】
次に、ステップ８０で、ステップ７０で送られた承認情報を、４の承認確認手段でチェックし、承認可の場合、５のテーマ基本計画複製手段により、承認された基本計画書を保存する。そして承認完了がわかるように、例えば「承認」ボタンの文字を「承認済み」と変更させておく。更に今後の見直し用のために、新しく基本計画書を自動作成（文書更新）する。このようにして、承認された計画書を残すことが可能となる。
【００３１】
図６の本実施形態のテーマ基本計画書一覧表　閲覧画面例を使って更に簡単に機能説明をします。これには、開発依頼元の管理課で依頼されたテーマ一覧を閲覧している。例えば、画面中央に（Ｚ１９３）「ＢＰＲの推進」というテーマ名があり、その下に基本計画書、その下に一段右にずれて、基本計画書＜更新＞がある。各行に、情報として作成日や作成者、更新日や更新者がわかる。任意の行を選択すれば、図４のように基本計画書の内容が閲覧可能である。
【００３２】
このように同じテーマでも、いくつかの基本計画書が存在する。テーマ名のすぐ下の基本計画書が、開発依頼元で承認されたときに保存された文章で、その下側の基本計画書が自動作成された文章となり、見直し用に使用されている。
【００３３】
【発明の効果】
本発明によれば、従来、紙ベースで行われていた依頼業務を電子化し、作成期限を設けることで、複数存在して基本計画書も、最新の基本計画書ひとつで済み、管理業務の低減となった。また、開発依頼元からの承認作業もネットワークを通して行われ、承認作業効率の大幅な向上、更に、承認確定後、その情報を元に自動で文章更新がされることで、あとから内容の変更等あった場合のトラブル回避が容易になった。これらにより、テーマ開発における依頼元と開発担当部門の両者におけるテーマ運営業務の作業性向上となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の基本構成を示す構成図である。
【図２】本発明のシステムを示す基本ブロック図である
【図３】実施形態でのテーマ基本計画書　作成・承認・複製処理フローである。
【図４】実施形態でのテーマ基本計画書　入出力画面例である。
【図５】実施形態でのテーマ作成期限　設定画面例である。
【図６】実施形態でのテーマ基本計画書一覧表　閲覧画面例である。
【符号の説明】
１　テーマ基本計画作成手段
２　テーマ作成期限設定手段
３　テーマ作成期限判断手段
４　承認確認手段
５　テーマ基本計画複製手段
１０　テーマ管理システム用サーバ
１１　入出力インターフェース
１２　ＣＰＵ
１３　データ記憶部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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