(57)【要約】【課題】既にステータスが付与された案件に倣って、ユーザが、案件に用いられた文書の特徴から、その案件にどのステータスを付与すべきかを考える手間を省く。【解決手段】第１取得部１１１は、文書管理装置４で管理される案件のそれぞれに付与されたステータスを、そのステータスが付与された案件を示す案件番号と対応付けて記憶する。第２取得部１１２は、正規の手順に沿って、文書の格納と、案件ごとのステータスの付与と、がなされている格納場所についての情報を取得する。受付部１１３は、案件の指定を受付ける。特定部１１４は、案件のそれぞれに付与されたステータスを特定する。抽出部１１５は、共通のステータスが付与された複数の案件のそれぞれに用いられた文書の共通の特徴を、そのステータスと対応付けて、特徴ＤＢ１２２に記憶する。付与部１１６は、特徴ＤＢ１２２を参照して、受付けた指定により示される案件に対してステータスを付与する。【選択図】図８
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
プロセッサを有し、前記プロセッサは、
案件ごとに、該案件に付与されたステータスを特定し、
共通のステータスが付与された複数の案件のそれぞれに用いられた文書の共通の特徴を、該ステータスと対応付けて記憶し、
或る案件で用いられた文書の特徴が、いずれかのステータスに対応付けて記憶された前記特徴と、予め決められた基準を超えて共通する場合に、該或る案件に該ステータスを付与する
情報処理装置。
【請求項２】
前記プロセッサは、
共通のステータスが付与された複数の案件のそれぞれに用いられた文書の、該案件に用いられた順序のうち、共通する順序を示す第１順序を、前記ステータスと対応付けて記憶し、
前記或る案件で用いられた全ての文書の、用いられた順序を示す第２順序が、いずれかのステータスに対応付けて記憶された第１順序と、前記基準を超えて共通する場合に、該或る案件に該ステータスを付与する
請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記プロセッサは、
前記第２順序が、記憶された１以上の第１順序の冒頭と、それぞれ予め決められた基準を超えて共通する場合に、該１以上の第１順序のそれぞれに基づいて推定される、該第２順序の次に用いられる文書をそれぞれ提示する
請求項２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記プロセッサは、
用いられた前記文書の名称により示される該文書の共通の特徴を、前記ステータスと対応付けて記憶する
請求項１から３のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記プロセッサは、
共通のステータスが付与された複数の案件のそれぞれに用いられた前記文書のうち、決められた割合の文書が有する共通の特徴を、該ステータスと対応付けて記憶する
請求項１から４のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項６】
通信可能に接続された複数の情報処理装置を有し、前記複数の情報処理装置のいずれかは、
案件ごとに、該案件に付与されたステータスを特定し、
共通のステータスが付与された複数の案件のそれぞれに用いられた文書の共通の特徴を、該ステータスと対応付けて記憶し、
或る案件で用いられた文書の特徴が、いずれかのステータスに対応付けて記憶された前記特徴と、予め決められた基準を超えて共通する場合に、該或る案件に該ステータスを付与する
情報処理システム。
【請求項７】
プロセッサを有するコンピュータに、
案件ごとに、該案件に付与されたステータスを特定するステップと、
共通のステータスが付与された複数の案件のそれぞれに用いられた文書の共通の特徴を、該ステータスと対応付けて記憶するステップと、
或る案件で用いられた文書の特徴が、いずれかのステータスに対応付けて記憶された前記特徴と、予め決められた基準を超えて共通する場合に、該或る案件に該ステータスを付与するステップと、
を実行させるプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置、情報処理システム、及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
ワークフローを自動生成する技術が開発されている。例えば、特許文献１は、ワークフローの自動生成及び文書差し戻し等の例外処理に伴うフローの動的変更に対応する業務支援システムを開示している。特許文献２は、文書に対する操作の履歴から、分岐を含むワークフローを生成する業務管理支援装置を開示している。特許文献３は、既に行われている業務に即した業務の手順を生成する情報処理装置を開示している。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開平１０―２７２０３号公報
【特許文献２】特開２０１０―１９１７０９号公報
【特許文献３】特開２０１０―１５７１８３号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
本発明は、既にステータスが付与された案件に倣って、ユーザが、案件に用いられた文書の特徴から、その案件にどのステータスを付与すべきかを考える手間を省くこと、を目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
本発明の請求項１に係る情報処理装置は、プロセッサを有し、前記プロセッサは、案件ごとに、該案件に付与されたステータスを特定し、共通のステータスが付与された複数の案件のそれぞれに用いられた文書の共通の特徴を、該ステータスと対応付けて記憶し、或る案件で用いられた文書の特徴が、いずれかのステータスに対応付けて記憶された前記特徴と、予め決められた基準を超えて共通する場合に、該或る案件に該ステータスを付与する情報処理装置である。
【０００６】
本発明の請求項２に係る情報処理装置は、請求項１に記載の態様において、前記プロセッサは、共通のステータスが付与された複数の案件のそれぞれに用いられた文書の、該案件に用いられた順序のうち、共通する順序を示す第１順序を、前記ステータスと対応付けて記憶し、前記或る案件で用いられた全ての文書の、用いられた順序を示す第２順序が、いずれかのステータスに対応付けて記憶された第１順序と、前記基準を超えて共通する場合に、該或る案件に該ステータスを付与する情報処理装置である。
【０００７】
本発明の請求項３に係る情報処理装置は、請求項２に記載の態様において、前記プロセッサは、前記第２順序が、記憶された１以上の第１順序の冒頭と、それぞれ予め決められた基準を超えて共通する場合に、該１以上の第１順序のそれぞれに基づいて推定される、該第２順序の次に用いられる文書をそれぞれ提示する情報処理装置である。
【０００８】
本発明の請求項４に係る情報処理装置は、請求項１から３のいずれか１項に記載の態様において、前記プロセッサは、用いられた前記文書の名称により示される該文書の共通の特徴を、前記ステータスと対応付けて記憶する情報処理装置である。
【０００９】
本発明の請求項５に係る情報処理装置は、請求項１から４のいずれか１項に記載の態様において、前記プロセッサは、共通のステータスが付与された複数の案件のそれぞれに用いられた前記文書のうち、決められた割合の文書が有する共通の特徴を、該ステータスと対応付けて記憶する情報処理装置である。
【００１０】
本発明の請求項６に係る情報処理システムは、通信可能に接続された複数の情報処理装置を有し、前記複数の情報処理装置のいずれかは、案件ごとに、該案件に付与されたステータスを特定し、共通のステータスが付与された複数の案件のそれぞれに用いられた文書の共通の特徴を、該ステータスと対応付けて記憶し、或る案件で用いられた文書の特徴が、いずれかのステータスに対応付けて記憶された前記特徴と、予め決められた基準を超えて共通する場合に、該或る案件に該ステータスを付与する情報処理システムである。
【００１１】
本発明の請求項７に係るプログラムは、プロセッサを有するコンピュータに、案件ごとに、該案件に付与されたステータスを特定するステップと、共通のステータスが付与された複数の案件のそれぞれに用いられた文書の共通の特徴を、該ステータスと対応付けて記憶するステップと、或る案件で用いられた文書の特徴が、いずれかのステータスに対応付けて記憶された前記特徴と、予め決められた基準を超えて共通する場合に、該或る案件に該ステータスを付与するステップと、を実行させるプログラムである。
【発明の効果】
【００１２】
請求項１、６、７に係る発明によれば、ユーザは、案件に用いられた文書の特徴から、その案件にどのステータスを付与すべきかを考えなくてよい。
請求項２に係る発明によれば、ユーザは、案件に用いられた文書の順序から、その案件にどのステータスを付与すべきかを考えなくてよい。
請求項３に係る発明によれば、ユーザは、案件に用いられた文書の順序から、その案件において、次にどの文書が用いられるべきかを考えなくてよい。
請求項４に係る発明によれば、案件に用いられる文書の特徴は、それら文書の名称により定まる。
請求項５に係る発明によれば、案件に用いられた文書の特徴は、決められた割合に応じた例外が許容される。
【図面の簡単な説明】
【００１３】
【図１】情報処理システム９の全体構成の例を示す図。
【図２】文書管理装置４の構成の例を示す図。
【図３】文書ＤＢ４２１の構成の例を示す図。
【図４】情報処理装置１の構成の例を示す図。
【図５】ステータスＤＢ１２１の例を示す図。
【図６】特徴ＤＢ１２２の例を示す図。
【図７】端末２の構成の例を示す図。
【図８】情報処理装置１の機能的構成の例を示す図。
【図９】文書の特徴を抽出する動作の流れの例を示すフロー図。
【図１０】文書の共通の特徴を説明する概略図。
【図１１】案件にステータスを付与する動作の流れの例を示すフロー図。
【図１２】この変形例における文書管理装置４の構成を示す図。
【図１３】テンプレートＤＢ４２２の例を示す図。
【図１４】文書ＤＢ４２１ａの例を示す図。
【発明を実施するための形態】
【００１４】
＜実施形態＞
＜情報処理システムの構成＞
図１は、情報処理システム９の全体構成の例を示す図である。図１に示す情報処理システム９は、ユーザの操作を監視するとともに、ユーザが使用する文書を管理するシステムである。情報処理システム９は、図１に示す通り、情報処理装置１、端末２、通信回線３、及び文書管理装置４を有する。
【００１５】
情報処理装置１は、正規の手順に沿って、案件に用いられた文書の特徴をその案件ごとに抽出し、それらの案件に付与されたステータスに基づいて、この手順を特定する装置である。情報処理装置１は、例えばコンピュータである。
【００１６】
端末２は、情報処理システム９のユーザがそれぞれ操作する端末装置であり、例えば、スマートフォン、パーソナルコンピュータ等である。
【００１７】
文書管理装置４は、文書をその文書が用いられる案件ごとに格納する装置である。文書管理装置４は、例えば、コンピュータである。
【００１８】
通信回線３は、情報処理装置１、端末２、及び文書管理装置４を通信可能に接続する回線である。通信回線３は、例えばＬＡＮ（Local Area Network）のほか、ＷＡＮ（Wide Area Network）であってもよいし、インターネットであってもよいし、これらの組合せであってもよい。また、通信回線３は、公衆交換通信網（ＰＳＴＮ：Public Switched Telephone Networks）やサービス統合デジタル網（ＩＳＤＮ：Integrated Services Digital Network）等を含むものでもよい。また、通信回線３は、例えば他の通信回線等を介して、企業資源計画（ＥＲＰ：Enterprise Resource Planning）を実現するサーバ装置等と、情報処理装置１と、を通信可能に接続してもよい。
【００１９】
なお、情報処理システム９における情報処理装置１、端末２、通信回線３、及び文書管理装置４の、それぞれの数は図１に示したものに限られない。例えば、情報処理装置１、及び文書管理装置４は、それぞれ複数台の装置が機能を分担するクラスタシステムにより構成されてもよい。
【００２０】
＜文書管理装置の構成＞
図２は、文書管理装置４の構成の例を示す図である。図２に示す文書管理装置４は、プロセッサ４１、メモリ４２、及びインタフェース４３を有する。つまり、この文書管理装置４は、メモリとプロセッサとを有する文書管理装置の例である。これらの構成は、例えばバスで、互いに通信可能に接続されている。
【００２１】
プロセッサ４１は、メモリ４２に記憶されているプログラムを読出して実行することにより文書管理装置４の各部を制御する。プロセッサ４１は、例えばＣＰＵ（Central Processing Unit）である。
【００２２】
インタフェース４３は、有線又は無線により通信回線３を介して、文書管理装置４を端末２、及び情報処理装置１に通信可能に接続する通信回路である。
【００２３】
メモリ４２は、プロセッサ４１に読み込まれるオペレーティングシステム、各種のプログラム、データ等を記憶する記憶手段である。メモリ４２は、ＲＡＭ（Random Access Memory）やＲＯＭ（Read Only Memory）を有する。なお、メモリ４２は、ソリッドステートドライブ、ハードディスクドライブ等を有してもよい。また、メモリ４２は、文書ＤＢ４２１を記憶する。
【００２４】
図３は、文書ＤＢ４２１の構成の例を示す図である。文書管理装置４は、メモリ４２において文書ＤＢ４２１として、図３に示す階層構造のファイルシステムを記憶している。このファイルシステムは、複数のノードが親子関係を有することで階層構造をなすものであり、各ノードはファイルか、ファイルを含むディレクトリを表している。ディレクトリは、さらにディレクトリを含んでもよい。
【００２５】
例えば、図３に示すディレクトリ「／」は、このファイルシステムの根幹となるディレクトリであり、ルートディレクトリと呼ばれる。この「／」は、「ｒｏｏｔ」という名のディレクトリを含む。さらに、この「ｒｏｏｔ」には、「１」、「２」、「３」、「４」、「５」、及び「６」という名称のディレクトリを含む。これら「ｒｏｏｔ」の下に設けられたディレクトリは、「ｒｏｏｔ」で取り扱う案件に用いる文書を格納するディレクトリであり、それぞれ案件に振られた番号（案件番号という）に応じた名称が付けられている。
【００２６】
例えば、図３に示すファイルシステムにおいて、案件番号「１」が示す案件は、ディレクトリ「１」が対応付けられており、このディレクトリには、「見積依頼書１月１日」、「発注書１月２日」、及び「納品書１月３日」という名称の３つの文書が格納されている。これは、この案件が、これらの文書を用いたからである。
【００２７】
＜情報処理装置の構成＞
図４は、情報処理装置１の構成の例を示す図である。図４に示す情報処理装置１は、プロセッサ１１、メモリ１２、及びインタフェース１３を有する。つまり、この情報処理装置１は、メモリとプロセッサとを有する情報処理装置の例である。これらの構成は、例えばバスで、互いに通信可能に接続されている。
【００２８】
プロセッサ１１は、メモリ１２に記憶されているプログラムを読出して実行することにより情報処理装置１の各部を制御する。プロセッサ１１は、例えばＣＰＵである。
【００２９】
インタフェース１３は、有線又は無線により通信回線３を介して、情報処理装置１を端末２及び文書管理装置４に通信可能に接続する通信回路である。
【００３０】
メモリ１２は、プロセッサ１１に読み込まれるオペレーティングシステム、各種のプログラム、データ等を記憶する記憶手段である。メモリ１２は、ＲＡＭやＲＯＭを有する。なお、メモリ１２は、ソリッドステートドライブ、ハードディスクドライブ等を有してもよい。また、メモリ１２は、ステータスＤＢ１２１、及び特徴ＤＢ１２２を記憶する。
【００３１】
図５は、ステータスＤＢ１２１の例を示す図である。図５に示すステータスＤＢ１２１は、例えばＥＲＰを実現する図示しないサーバ装置等から取得した、ステータスの情報を記憶するデータベースである。図５に示すステータスＤＢ１２１は、格納場所リスト１２１１、及びステータス表１２１２を有する。
【００３２】
図５に示すステータスＤＢ１２１において、格納場所リスト１２１１は、文書管理装置４のメモリ４２に記憶されている文書ＤＢ４２１において、用いた文書を案件ごとに格納するディレクトリ、すなわち、格納場所を示す文字列等の情報を列挙したリストである。
【００３３】
ステータス表１２１２は、格納場所リスト１２１１に列挙された格納場所ごとに１つずつ対応付けて設けられる表である。ステータス表１２１２は、対応する格納場所に設けられたディレクトリがそれぞれ示す案件番号と、その案件番号で示される案件に付与されたステータスの情報と、を対応付けて記憶する。
【００３４】
図６は、特徴ＤＢ１２２の例を示す図である。特徴ＤＢ１２２は、ステータスごとに、そのステータスが付与された案件に用いられた文書の特徴を記憶するデータベースである。図６に示す特徴ＤＢ１２２は、格納場所リスト１２２１と、特徴表１２２２と、を有する。
【００３５】
格納場所リスト１２２１は、図５に示すステータスＤＢ１２１における格納場所リスト１２１１と共通の内容を有するリストである。この格納場所リスト１２２１に列挙された格納場所には、それぞれ特徴表１２２２が１つずつ対応付けられている。この特徴表１２２２は、対応する格納場所に格納される案件で用いられる文書の特徴と、その案件に付されるステータスと、を対応付けて記憶する表である。
【００３６】
例えば、図６に示す特徴表１２２２は、文書管理装置４の文書ＤＢ４２１で示される階層構造のファイルシステムにおいて、「ｒｏｏｔ」という名称の格納場所で管理される案件に付されるステータスと、その案件で用いた文書の特徴と、の関係を示す表である。そして、この特徴表１２２２は、例えば、ステータス「正常完了」が付される案件に用いられる文書と、「見積依頼書」→「発注書」→「納品書」という特徴と、を対応付けている。これは、「ｒｏｏｔ」の下で管理され、ステータス「正常完了」が付される案件では、最初に「見積依頼書」という文字列を含む名称の文書が用いられ、次に「発注書」という文字列を含む名称の文書が用いられ、最後に「納品書」という文字列を含む名称の文書が用いられる、という特徴があることを示している。
【００３７】
つまり、この特徴ＤＢ１２２に記憶するプロセッサ１１は、案件ごとに用いられた文書の名称により示される、これら文書の共通の特徴を、ステータスと対応付けて記憶するプロセッサの例である。
【００３８】
＜端末の構成＞
図７は、端末２の構成の例を示す図である。図７に示す端末２は、プロセッサ２１、メモリ２２、インタフェース２３、操作部２４、及び表示部２５を有する。これらの構成は、例えばバスで、互いに通信可能に接続されている。
【００３９】
プロセッサ２１は、メモリ２２に記憶されているプログラムを読出して実行することにより端末２の各部を制御する。プロセッサ２１は、例えばＣＰＵである。
【００４０】
インタフェース２３は、有線又は無線により通信回線３を介して、端末２と情報処理装置１、及び文書管理装置４とを通信可能に接続する通信回路である。
【００４１】
操作部２４は、各種の指示をするための操作ボタン、キーボード、タッチパネル、マウス等の操作子を備えており、操作を受付けてその操作内容に応じた信号をプロセッサ２１に送る。
【００４２】
表示部２５は、液晶ディスプレイ等の表示画面を有しており、プロセッサ２１の制御の下、画像を表示する。表示画面の上には、操作部２４の透明のタッチパネルが重ねて配置されてもよい。
【００４３】
メモリ２２は、プロセッサ２１に読み込まれるオペレーティングシステム、各種のプログラム、データ等を記憶する記憶手段である。メモリ２２は、ＲＡＭやＲＯＭを有する。なお、メモリ２２は、ソリッドステートドライブ、ハードディスクドライブ等を有してもよい。
【００４４】
＜情報処理装置の機能的構成＞
図８は、情報処理装置１の機能的構成の例を示す図である。情報処理装置１のプロセッサ１１は、メモリ１２に記憶されたプログラムを実行することにより、第１取得部１１１、第２取得部１１２、受付部１１３、特定部１１４、抽出部１１５、付与部１１６、及び提示部１１７として機能する。
【００４５】
第１取得部１１１は、インタフェース１３を介して、文書管理装置４で管理されている案件のそれぞれに付与されたステータスの情報を、例えば、上述したＥＲＰを実現するサーバ装置や、ユーザの入力操作を受付けた端末２等から取得する。第１取得部１１１は、取得したステータスを、そのステータスが付与された案件を示す案件番号と対応付けてステータスＤＢ１２１に記憶する。
【００４６】
第２取得部１１２は、インタフェース１３を介して、文書管理装置４から、既に決められた正規の手順に沿って、文書の格納と、案件ごとのステータスの付与と、がなされている格納場所についての情報を取得する。
【００４７】
受付部１１３は、インタフェース１３を介して、端末２から、案件の指定を受付ける。この指定された案件（或る案件、ともいう）は、少なくとも１以上の文書が用いられており、今までに用いた文書の格納先や、次に用いるべき文書、内容が確定したときに付されるべきステータス等のいずれかが不明のものである。
【００４８】
特定部１１４は、ステータスＤＢ１２１を参照して、上述した正規の手順に沿って取り扱われた案件のそれぞれに付与されたステータスを特定する。
【００４９】
抽出部１１５は、第２取得部１１２が取得した情報と、特定部１１４が特定したステータスと、に基づいて、共通のステータスが付与された複数の案件のそれぞれに用いられた文書の共通の特徴を、そのステータスと対応付けて、特徴ＤＢ１２２に記憶する。
【００５０】
付与部１１６は、特徴ＤＢ１２２を参照して、受付部１１３が受付けた指定により示される案件に対して、付与すべきステータスが特定される場合に、そのステータスを付与する。図８に示す付与部１１６は、ステータスＤＢ１２１に、指定された案件と対応付けて上述したステータスを記憶することにより、この案件にこのステータスを付与する。また、この付与部１１６は、インタフェース１３を介して、上述した案件に上述したステータスを付与したことを端末２に通知する。
【００５１】
提示部１１７は、付与部１１６によって上述した案件に付与すべきステータスが特定されない場合、その案件で次に用いられる文書の情報を推定し、インタフェース１３を介して端末２又は文書管理装置４に提示する。
【００５２】
＜情報処理装置の動作＞
情報処理装置１は、文書の特徴を抽出する動作、及び案件にステータスを付与する動作、をそれぞれ行う。以下、各動作の流れをフロー図により説明する。
【００５３】
＜文書の特徴を抽出する動作＞
図９は、文書の特徴を抽出する動作の流れの例を示すフロー図である。情報処理装置１のプロセッサ１１は、ステータスＤＢ１２１を参照して、文書管理装置４において管理されている案件のそれぞれに対し、正規の手順に沿って既に付与されたステータスを特定する（ステップＳ１０１）。
【００５４】
案件のそれぞれに付与されたステータスを特定すると、プロセッサ１１は、共通のステータスが付与された複数の案件のそれぞれに用いられた文書の共通の特徴を抽出する（ステップＳ１０２）。そして、プロセッサ１１は、抽出した特徴を特徴ＤＢ１２２に記憶する（ステップＳ１０３）。
【００５５】
つまり、この「文書の特徴を抽出する動作」を実行するプロセッサ１１は、案件ごとに、その案件に付与されたステータスを特定し、共通のステータスが付与された複数の案件のそれぞれに用いられた文書の共通の特徴を、そのステータスと対応付けて記憶するプロセッサの例である。
【００５６】
図１０は、文書の共通の特徴を説明する概略図である。図６に示す特徴ＤＢ１２２を記憶するとき、情報処理装置１のプロセッサ１１は、図１０に示す有向グラフにより、正規の手順に沿って案件に付与されるステータスと、その案件に用いられた文書の順序（第１順序ともいう）と、の関係を特定する。
【００５７】
例えば、図１０に示す通り、ステータス「正常完了」が付与された案件には、「見積依頼書」、「発注書」、「納品書」という文字列が含まれた名称の文書が、この順序で用いられている。また、ステータス「見積失注」が付与された案件には、「見積依頼書」、「わび状」という文字列が含まれた名称の文書が、この順序で用いられている。また、ステータス「欠品キャンセル」が付与された案件には、「見積依頼書」、「発注書」、「欠品キャンセルのお願い」という文字列が含まれた名称の文書が、この順序で用いられている。
【００５８】
この図１０に示す有向グラフ等により、プロセッサ１１は、共通のステータスが付与される１以上の案件で用いられる文書の特徴を、そのステータスごとにワークフローとして記憶することで、上述した正規の手順を把握する。これにより、例えば、プロセッサ１１は、この正規の手順に沿って処理が行われる場合、「見積依頼書」という文字列が含まれた名称の文書が用いられた段階で、次に用いられる文書は、「発注書」、又は「わび状」という文字列が含まれた名称の文書であることを特定する。
【００５９】
また、プロセッサ１１は、「見積依頼書」、「発注書」の順序で、これらの文字列が含まれた名称の文書が用いられたとき、次に用いられる文書は、「納品書」、又は「欠品キャンセルのお願い」という文字列が含まれた名称の文書であることを特定する。
【００６０】
特に、上述した例でプロセッサ１１は、共通のステータスが付与された案件のそれぞれにおいて文書が用いられた順序により、その文書の共通の特徴を特定する。したがって、このプロセッサ１１は、共通のステータスが付与された複数の案件のそれぞれに用いられた文書の、案件に用いられた順序のうち、共通する順序を示す第１順序を、ステータスと対応付けて記憶するプロセッサの例である。なお、プロセッサ１１は、文書が用いられた順序以外を指標として、文書の共通の特徴を特定してもよい。例えば、プロセッサ１１は、文書の種類の数、文書が初めに作成された日時、修正された日時、修正された回数、完成した日時、編集期間等に基づいて、案件に用いられた文書の特徴を特定してもよい。
【００６１】
＜案件にステータスを付与する動作＞
図１１は、案件にステータスを付与する動作の流れの例を示すフロー図である。プロセッサ１１は、インタフェース１３を介して端末２から、案件の指定を受付け（ステップＳ２０１）、受付けた指定が示す案件、つまり、或る案件で用いられた文書の特徴を特定する（ステップＳ２０２）。
【００６２】
プロセッサ１１は、取得した或る案件における文書の特徴と、特徴ＤＢ１２２に記憶された、正規の手順に沿って格納された文書の特徴と、を比較し（ステップＳ２０３）、この「或る案件」に対して付与すべきステータスが特定されるか否かを判断する（ステップＳ２０４）。
【００６３】
例えば、図６に示す特徴ＤＢ１２２を記憶する場合、プロセッサ１１は、文書の特徴を、その文書が用いられた順序により特定する。すなわち、このプロセッサ１１は、図６に示す特徴ＤＢ１２２により、共通のステータスが付与された複数の案件のそれぞれに文書が用いられた順序を第１順序として、そのステータスと対応付ける。また、プロセッサ１１は、受付けた指定により示される案件に用いられた文書の順序を第２順序として特定する。そして、第１順序と、第２順序とを比較し、これらが予め決められた基準を超えて共通するか否かを判断する。
【００６４】
比較の結果、第２順序が、第１順序と上述した基準を超えて共通する、と判断する場合、プロセッサ１１は、付与すべきステータスが特定される、と判断する。一方、第２順序が、第１順序と上述した基準を超えて共通しない、と判断する場合、プロセッサ１１は、付与すべきステータスが特定されない、と判断する。
【００６５】
付与すべきステータスが特定される、と判断する場合（ステップＳ２０４；ＹＥＳ）、プロセッサ１１は、そのステータスを特定し、上述した「或る案件」に付与する（ステップＳ２０５）。例えば、プロセッサ１１は、ステータスＤＢ１２１に、上述した「或る案件」の案件番号と、特定したステータスと、を対応付けて記憶することにより、この「或る案件」にステータスを付与する。また、プロセッサ１１は、案件にステータスを付与したことを端末２に通知する。
【００６６】
例えば、受付けた指定により示される、或る案件に「見積依頼書２月１日」、「発注書２月２日」、及び「納品書２月３日」という名称の３つの文書が、この順序で用いられている、という情報を文書管理装置４から取得すると、プロセッサ１１は、この順序を、上述した案件で用いられた全ての文書の用いられた順序を示す第２順序として特定する。
【００６７】
この第２順序は、１つ目の文書が「見積依頼書」という文字列を含み、２つ目の文書が「発注書」という文字列を含み、３つ目の文書が「納品書」という文字列を含む、という特徴を有する。この特徴を有する順序（つまり、第１順序）は、図６に示す特徴ＤＢ１２２の特徴表１２２２に１つだけあり、これにはステータスとして「正常完了」が対応付けられている。つまり、特定したこの第２順序に対応するステータスはこの「正常完了」に特定される。
【００６８】
なお、プロセッサ１１は、上述した或る案件の第２順序が、記憶された第１順序と完全に共通する場合に、この第１順序に対応付けて記憶されたステータスを、この或る案件に付与するが、完全に共通しなくても、このステータスを付与してもよい。例えば、プロセッサ１１は、第２順序が、第１順序と、予め決められた基準を超えて共通する場合に、第１順序に対応付けて記憶されたステータスを、上述した或る案件に付与してもよい。
【００６９】
つまり、このプロセッサ１１は、或る案件で用いられた文書の特徴が、いずれかのステータスに対応付けて記憶された特徴と、予め決められた基準を超えて共通する場合に、或る案件にこのステータスを付与するプロセッサの例である。
【００７０】
特に、このプロセッサ１１は、案件で用いられた文書の特徴として、用いられた順序を特定する。つまり、このプロセッサ１１は、或る案件で用いられた全ての文書の、用いられた順序を示す第２順序が、いずれかのステータスに対応付けて記憶された第１順序と、予め決められた基準を超えて共通する場合に、或る案件にこのステータスを付与するプロセッサの例である。
【００７１】
この構成によれば、情報処理装置１は、例えば、正規の手順に沿って、案件ごとに、用いられた文書が格納され、ステータスが付与されたファイルシステムを手本として、ステータスと文書の特徴とを対応付けて記憶する。そして、情報処理装置１は、付与すべきステータスが不明の、指定された案件に対し、その案件で用いられた文書の特徴を特定し、その特徴を上述した記憶内容と比較して付与すべきステータスが特定されると、その案件にそのステータスを付与する。
【００７２】
一方、付与すべきステータスが特定されない、と判断する場合（ステップＳ２０４；ＮＯ）、プロセッサ１１は、上述した「或る案件」において、次に用いられる文書を推定し（ステップＳ２０６）、推定したその文書を端末２又は文書管理装置４に提示する（ステップＳ２０７）。
【００７３】
例えば、受付けた指定により示される案件に「見積依頼書２月１日」、及び「発注書２月２日」という名称の２つの文書が、この順序で用いられている、という情報を文書管理装置４から取得すると、プロセッサ１１は、この順序を、上述した案件で用いられる文書の特徴の一つである第２順序として特定する。
【００７４】
この第２順序は、１つ目の文書が「見積依頼書」という文字列を含み、２つ目の文書が「発注書」という文字列を含む、という特徴を有する。この特徴を冒頭に有する第１順序は、図６に示す特徴ＤＢ１２２の特徴表１２２２に２つあり、そのそれぞれにはステータスとして「正常完了」及び「欠品キャンセル」が対応付けられている。つまり、特定したこの第２順序に対応するステータスは２つあるため、１つに特定されない。
【００７５】
そこで、プロセッサ１１は、次に用いられる文書を推定する。指定された案件にステータス「正常完了」が付与される場合、次に用いられる文書は「納品書」という文字列を名称に含む文書である。また、指定された案件にステータス「欠品キャンセル」が付与される場合、次に用いられる文書は「欠品キャンセルのお願い」という文字列を名称に含む文書である。したがって、プロセッサ１１は、次に用いられる文書として、これら２つの文書を候補として推定し、端末２に提示する。これら２つの文書が提示された端末２は、例えば、これらをユーザに表示して、いずれか１つの文書を選択する操作をユーザから受付ける。
【００７６】
つまり、この「案件にステータスを付与する動作」を実行するプロセッサ１１は、第２順序が、記憶された１以上の第１順序の冒頭と、それぞれ予め決められた基準を超えて共通する場合に、この１以上の第１順序のそれぞれに基づいて推定される、第２順序の次に用いられる文書をそれぞれ提示するプロセッサの例である。
【００７７】
この構成によれば、情報処理装置１は、指定された案件で用いられた文書の特徴を特定し、その特徴を上述した特徴ＤＢ１２２の記憶内容と比較して付与すべきステータスが特定されない場合に、その案件に次に用いられる文書の候補を提示する。
【００７８】
以上が本実施形態に係る情報処理システム９の情報処理装置１の動作である。この情報処理システム９により、ユーザは、案件に用いられた文書の特徴から、その案件にどのステータスを付与すべきかを考える手間を省くことができる。また、ユーザは、付与すべきステータスが特定されない段階の案件を指定した場合、その案件に次に用いられる文書の候補を選ぶことができる。
【００７９】
＜変形例＞
以上が実施形態の説明であるが、この実施形態の内容は以下のように変形し得る。また、以下の変形例は、互いに組合されてもよい。
【００８０】
＜１＞
上述した実施形態において、情報処理装置１は、ＣＰＵで構成されるプロセッサ１１を有していたが、情報処理装置１を制御する制御手段は他の構成であってもよい。例えば、情報処理装置１は、ＣＰＵ以外にも各種のプロセッサ等を有してもよい。
【００８１】
ここでプロセッサとは広義的なプロセッサを指し、汎用的なプロセッサ（例えば上述したＣＰＵ等）や、専用のプロセッサ（例えばＧＰＵ： Graphics Processing Unit、ＡＳＩＣ： Application Specific Integrated Circuit、ＦＰＧＡ： Field Programmable Gate Array、プログラマブル論理デバイス、等）を含むものである。
【００８２】
＜２＞
上述した実施形態におけるプロセッサの動作は、１つのプロセッサによって成すのみでなく、物理的に離れた位置に存在する複数のプロセッサが協働して成すものであってもよい。
【００８３】
また、プロセッサの各動作の順序は、上述した実施形態において記載した順序のみに限定されるものではなく、適宜変更されてもよい。
【００８４】
＜３＞
上述した実施形態において、情報処理装置１は、文書管理装置４と別の装置であったが、文書管理装置４の機能を兼ねて実現してもよい。この場合、情報処理装置１のメモリ１２は、文書ＤＢ４２１に相当するデータベースを記憶すればよい。
【００８５】
また、情報処理装置１は、端末２の機能を有してもよい。この場合、情報処理装置１は、端末２における操作部２４、及び表示部２５に相当する構成を有してもよい。
【００８６】
＜４＞
上述した実施形態において、プロセッサ１１は、特徴ＤＢ１２２に、正規の手順に沿って案件ごとに格納された文書の特徴を、その文書の名称により特定していたが、他の指標に基づいて文書の特徴を特定してもよい。例えば、プロセッサ１１は、案件ごとに用いられた文書のデータそのものや、文書のメタデータに基づいて、その文書の特徴を特定してもよい。
【００８７】
図１２は、この変形例における文書管理装置４の構成を示す図である。図１２に示す文書管理装置４は、メモリ４２に、文書ＤＢ４２１に代えて、文書ＤＢ４２１ａを記憶する点、及び、テンプレートＤＢ４２２を記憶する点が、上述した実施形態における文書管理装置４と異なる。
【００８８】
図１３は、テンプレートＤＢ４２２の例を示す図である。図１３に示すテンプレートＤＢ４２２は、テンプレートＩＤ、テンプレート名、及びテンプレートデータの各項目を対応付けて記憶する。テンプレートとは、文書の雛形であり、例えば、予め決められた共通の目的で作成される文書群の、共通する部分を定義したデータを含む。テンプレートは、文書を作成する際に、その文書の種類に応じてテンプレートＤＢ４２２から選択され、読出されて、その文書の骨格の形成に利用される。
【００８９】
テンプレートＤＢ４２２において、テンプレートＩＤは、テンプレートを識別する識別情報である。テンプレート名は、テンプレートの名称である。テンプレートデータは、テンプレートの内容そのものを示すデータである。
【００９０】
図１４は、文書ＤＢ４２１ａの例を示す図である。図１４に示す文書ＤＢ４２１ａは、階層構造のファイルシステムであり、「ｒｏｏｔ」という名称のディレクトリの下に、それぞれ案件番号に応じた名称のディレクトリが設けられている。これらのディレクトリの下には、対応する案件番号で示される案件に用いられた文書の、ファイル名（すなわち、文書の名称）、メタデータ、及びコンテンツデータがそれぞれ記憶されている。
【００９１】
このコンテンツデータは、文書の内容そのものを示す情報である。また、このメタデータとは、文書の内容以外の情報、例えば、その属性等を示すデータである。図１４に示すメタデータは、テンプレートＩＤと、格納日と、を含む。テンプレートＩＤは、上述したテンプレートＤＢ４２２に記述されるテンプレートＩＤと共通のものである。格納日は、文書が格納された日時の情報である。
【００９２】
例えば、プロセッサ１１は、上述した第２取得部１１２として、文書管理装置４に対し、既に決められた正規の手順に沿って、文書の格納と、案件ごとのステータスの付与と、がなされている格納場所についての情報を要求すると、文書管理装置４は、これに応じて文書ＤＢ４２１ａの、指定された格納場所の下に案件ごとに格納された文書のファイル名、メタデータ、及びコンテンツデータの少なくともいずれかの情報を提供する。第２取得部１１２は、要求に応じて提供されたこれらの情報を取得する。
【００９３】
このとき、例えば、案件番号「１」に対応するディレクトリ「１」には、ファイル名「Ｆ０１」、「Ｆ０２」、及び「Ｆ０３」を有する文書がこの順序で格納されている。これらのファイル名には、文書の種類を示す文字列等は含まれていないため、異なる案件に格納された文書に共通する特徴は認められない。そこで、プロセッサ１１は、例えば、ファイルのメタデータのうち、テンプレートＩＤから、文書の特徴を特定する。
【００９４】
つまり、図１４に示すディレクトリ「１」に格納されたファイル名「Ｆ０１」、「Ｆ０２」、及び「Ｆ０３」の文書は、ディレクトリ「２」に格納されたファイル名「Ｆ０４」、「Ｆ０５」、及び「Ｆ０６」の文書と、ファイル名に関して共通する点はない。しかし、これらはいずれも、それぞれテンプレートＩＤ「Ｔ１１」、「Ｔ１２」、及び「Ｔ１３」に対応付けられた文書である。したがって、この場合、プロセッサ１１は、例えば、文書のメタデータに含まれるテンプレートＩＤにより、文書が用いられ、又は格納された順序を、その案件における文書の特徴として特定する。
【００９５】
なお、或る案件が指定されたときに、このプロセッサ１１は、その或る案件に次に用いられる文書の候補を、その文書のテンプレートＩＤによって端末２に提示してもよい。この場合、端末２は、提示された候補を示すテンプレートＩＤのうちいずれかを選択するユーザの操作を受付け、受付けた操作によって選択されたテンプレートＩＤを文書管理装置４に通知する。文書管理装置４は、通知されたテンプレートＩＤで識別されるテンプレートに基づいて、文書を新規に作成し、ユーザによる編集の操作を端末２から受付ければよい。
【００９６】
＜５＞
上述した実施形態において、共通のステータスが付与された案件に用いられた文書の特徴は、完全に共通していたが、例外があってもよい。この場合、プロセッサ１１は、正規の手順に沿って、共通のステータスが付与された複数の案件のそれぞれに用いられた文書の特徴を特定し、それらの特徴のうち、決められた割合を超える特徴を特定すればよい。例えば、この割合が９８％である場合、共通のステータスが付与されながら、用いた文書が上述した特徴を有しない、例外的な案件が２％未満、存在し得る。
【００９７】
つまり、この場合のプロセッサ１１は、共通のステータスが付与された複数の案件のそれぞれに用いられた文書のうち、決められた割合の文書が有する共通の特徴を、そのステータスと対応付けて記憶するプロセッサの例である。
【００９８】
＜６＞
上述した実施形態で、情報処理システム９は、１つの情報処理装置１を有していたが、複数台の情報処理装置１を有し、これらにより機能を分担するクラスタシステムを実現する場合、いずれかの情報処理装置１が有するプロセッサ１１が、上述した第１取得部１１１、第２取得部１１２、受付部１１３、特定部１１４、抽出部１１５、付与部１１６、及び提示部１１７として機能してもよい。
【００９９】
この場合においてこの情報処理システム９は、通信可能に接続された複数の情報処理装置を有し、これら複数の情報処理装置のいずれかは、案件ごとに、その案件に付与されたステータスを特定し、共通のステータスが付与された複数の案件のそれぞれに用いられた文書の共通の特徴を、そのステータスと対応付けて記憶し、或る案件で用いられた文書の特徴が、いずれかのステータスに対応付けて記憶された特徴と、予め決められた基準を超えて共通する場合に、この或る案件にこのステータスを付与する情報処理システムの例である。
【０１００】
＜７＞
上述した実施形態において、情報処理装置１のプロセッサ１１によって実行されるプログラムは、プロセッサを有するコンピュータに、案件ごとに、この案件に付与されたステータスを特定するステップと、共通のステータスが付与された複数の案件のそれぞれに用いられた文書の共通の特徴を、このステータスと対応付けて記憶するステップと、或る案件で用いられた文書の特徴が、いずれかのステータスに対応付けて記憶された特徴と、予め決められた基準を超えて共通する場合に、この或る案件にこのステータスを付与するステップと、を実行させるプログラムの例である。
【０１０１】
このプログラムは、磁気テープ及び磁気ディスク等の磁気記録媒体、光ディスク等の光記録媒体、光磁気記録媒体、半導体メモリ等の、コンピュータ装置が読取り可能な記録媒体に記憶された状態で提供し得る。また、このプログラムは、インターネット等の通信回線経由でダウンロードされてもよい。
【符号の説明】
【０１０２】
１…情報処理装置、１１…プロセッサ、１１１…第１取得部、１１２…第２取得部、１１３…受付部、１１４…特定部、１１５…抽出部、１１６…付与部、１１７…提示部、１２…メモリ、１２１…ステータスＤＢ、１２１１…格納場所リスト、１２１２…ステータス表、１２２…特徴ＤＢ、１２２１…格納場所リスト、１２２２…特徴表、１３…インタフェース、２…端末、２１…プロセッサ、２２…メモリ、２３…インタフェース、２４…操作部、２５…表示部、３…通信回線、４…文書管理装置、４１…プロセッサ、４２…メモリ、４２１、４２１ａ…文書ＤＢ、４２２…テンプレートＤＢ、４３…インタフェース、９…情報処理システム。
【図１】
2022002031.tif 000003
【図２】
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【図３】
2022002031.tif 000005
【図４】
2022002031.tif 000006
【図５】
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【図６】
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【図７】
2022002031.tif 000009
【図８】
2022002031.tif 000010
【図９】
2022002031.tif 000011
【図１０】
2022002031.tif 000012
【図１１】
2022002031.tif 000013
【図１２】
2022002031.tif 000014
【図１３】
2022002031.tif 000015
【図１４】
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