(57)【要約】【課題】従業者が取引者等と取り交わした約束の内容と履行期限を記したメモを作成する面倒を軽減すると同時に、メモの記載内容を一瞥で読み取れるようにし、更に、労を要することなく各メモを約束履行期限の日付別に整理して保管することができ、各メモに記載された約束内容が期限内に履行されたか否かを確実且つ容易にチェックできる業務管理システムを提供する。【解決手段】約束者が受約者と約束を取り交わした旨を宣言する文中に約束者名、受約者名、約束内容、約束履行期限の記入欄２〜５を組み込んだフォーマット文Ｆが印刷された色違いのメモ用紙１ａ〜１ｄからなる複写式メモ用紙１と、１か月間の日付欄にその日付と符合する約束履行期限の日付が記入されたメモ用紙１ａ〜１ｄのうちの一枚を差し入れて保管する日別ポケットが設けられた月間カレンダー表とで構成されている。【選択図】図３
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【実用新案登録請求の範囲】
【請求項１】
約束者である従業者が受約者である管理者や取引先乃至顧客と取り交わした約束の内容及び履行期限を記入する複写式メモ用紙と、該メモ用紙に記入された約束の履行期限を管理するカレンダー表とからなる業務管理システムであって、前記複写式メモ用紙が、約束者が受約者と約束を取り交わした旨を宣言する文中に約束者名、受約者名、約束内容及び約束履行期限の記入欄を組み込んだフォーマット文が印刷された少なくとも三枚複写の色違いのメモ用紙からなり、前記カレンダー表が、１日から３１日までの１か月間の日付欄に、該日付欄の各日付と符合する約束履行期限の日付が記入された前記メモ用紙の一枚を差し入れて保管する日別ポケットが設けられた月間カレンダー表からなることを特徴とする業務管理システム。
【請求項２】
前記複写式メモ用紙が、ノーカーボン式もしくはバックカーボン式による四枚複写の色違いのメモ用紙からなる請求項１記載の業務管理システム。
【請求項３】
前記メモ用紙に、「デッドラインメモ」の文字からなる題字が印刷されている請求項１又は２記載の業務管理システム。
【請求項４】
前記メモ用紙に、約定日乃至メモの作成日を記入する日付記入欄が設けられている請求項１、２又は３記載の業務管理システム。
【請求項５】
前記月間カレンダー表に、各月ごとに当月を表示する月表示パネルに差し替えて月表示を更新する月表示欄が設けられると共に、該月表示欄に表示された月の翌月以降に到来する約束履行期限の日付が記入された前記メモ用紙の一枚をその約束履行期限が到来する月別に保管する月別ポケットが設けられている請求項１、２、３又は４記載の業務管理システム。
【請求項６】
約束者が受約者と約束を取り交わした旨を宣言する文中に約束者名、受約者名、約束内容及び約束履行期限の記入欄を組み込んだフォーマット文が印刷されている少なくとも三枚複写の色違いのメモ用紙からなる複写式メモ用紙。
【考案の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本考案は、従業者が行う各種社内業務の管理や、従業者が対外的に行う商品や工事の受注業務等の管理に好適な業務管理システムと、当該システムに用いる複写式メモ用紙に関する。
【背景技術】
【０００２】
従業者を業務上指導・監督する立場にある管理者は、各従業者が行う個々の業務の内容を的確に把握して、それら業務の遂行状況や成果等を随時チェックしたり、従業者に自らの業務目標を立案させて積極的な業務遂行を促すなどの業務管理を行う必要があり、特に、従業者が対外的に行う商品や工事等の受注業務に関しては、発注者の取引先乃至顧客と約束した納期を徒過して会社の信用が損なわれることがないように、従業者の業務管理を徹底する必要がある。
【０００３】
そこで、本願出願人は、出願人会社の従業者に、個々の業務に関して直属上司等の管理者や取引先乃至顧客と取り交わした約束の内容及び履行期限を書き記した業務メモを作成させて、その写しを管理者が保管することとしたが、このメモの作成に用いる市販の複写式メモ用紙は、特許文献１に記載のものと同様、二枚複写の無地用紙からなるため、従業者は、メモの全文を手書きしなければならないという面倒があると同時に、必要事項を書き洩らすおそれがあり、また、メモの書き方・文脈等が従業者によってまちまちに異なるものとなるから、管理者は、各メモの記載内容を一瞥で瞬時に読み取ることが困難であるという問題があった。
【０００４】
更に、従業者の人数が多い場合は、管理者が保管するメモの枚数も多くなるから、管理者は、それらを約束の履行期限別に整理して保管する作業が面倒であると同時に、保管するメモに記載された約束の内容が期限内に履行されたか否かを逐一チェックする作業も非常に面倒であり、そのチェックを怠るおそれもあった。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】実開平７−４０１６８号公報
【考案の概要】
【考案が解決しようとする課題】
【０００６】
本考案は、従業者が管理者や取引者乃至顧客と取り交わした約束の内容や履行期限を書き記したメモを作成する面倒を大幅に軽減することができると同時に、そのメモの記載内容を一瞥で瞬時に読み取ることができ、また、各別の労を要することなく、各従業者が作成したメモを約束履行期限の日付別に整理して保管することができると同時に、それら各メモに記載された約束の内容が期限内に履行されたか否かを確実且つ容易にチェックすることができる業務管理システムを提供することを技術的課題としている。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記課題を解決するために、本考案は、約束者である従業者が受約者である管理者や取引先乃至顧客と取り交わした約束の内容及び履行期限を記入する複写式メモ用紙と、該メモ用紙に記入された約束の履行期限を管理するカレンダー表とからなる業務管理システムであって、前記複写式メモ用紙が、約束者が受約者と約束を取り交わした旨を宣言する文中に約束者名、受約者名、約束内容及び約束履行期限の記入欄を組み込んだフォーマット文が印刷された少なくとも三枚複写の色違いのメモ用紙からなり、前記カレンダー表が、１日から３１日までの１か月間の日付欄に、各日付欄の日付と符合する約束履行期限の日付が記入された前記メモ用紙の一枚を差し入れて保管する日別ポケットが設けられた月間カレンダー表からなることを特徴とする。
【考案の効果】
【０００８】
本考案の業務管理システムによれば、約束者が受約者と約束を取り交わした旨を宣言す文中に約束者名、受約者名、約束内容及び約束履行期限の記入欄を組み込んだフォーマット文が印刷された複写式メモ用紙を使用することにより、約束者である従業者が受約者である管理者や取引先乃至顧客と取り交わした約束の内容及び履行期限を記入したメモを作成する面倒が大幅に軽減されると同時に、約束者名や受約者名、約束内容、約束履行期限等の必要事項を書き洩らすおそれが解消されるという効果があり、更に、従業者が作成するメモは、どれも、その書き方・書式・文脈が一定となるから、管理者は、各メモの記載事項・記載内容を一瞥で瞬時に読み取ることができるという効果がある。
【０００９】
また、従業者が作成した各メモは、カレンダー表の日付欄に設けられた日別ポケット内に差し入れて約束履行期限の日付別に整理して保管され、その期限内に約束が履行されたか否かを随時チェックすることができるから、各メモを約束履行期限の日付別に整理して保管する面倒が軽減されると同時に、約束の履行期限を徒過するおそれが解消されるという効果がある。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】本考案の業務管理システムに用いる複写式メモ用紙の平面図
【図２】図１に示す複写式メモ用紙の実物写真
【図３】図１に示す複写式メモ用紙の記入済み色違い用紙の分離斜視図
【図４】本考案の業務管理システムに用いるカレンダー表の正面図
【考案を実施するための形態】
【００１１】
本考案に係る業務管理システムの実施形態は、約束者が受約者と約束を取り交わした旨を宣言する文中に約束者名の記入欄と、受約者名の記入欄と、約束内容の記入欄と、約束履行期限の記入欄とを組み込んだフォーマット文が印刷された少なくとも三枚複写の色違いのメモ用紙からなる複写式メモ用紙と、１日から３１日までの１か月間の日付欄に、各日付欄の日付と符合する約束履行期限の日付が記入された前記メモ用紙の一枚を差し入れて保管する日別ポケットが設けられた月間カレンダー表とで構成されている。
【００１２】
前記複写式メモ用紙は、例えば、ノーカーボン式もしくはバックカーボン式による四枚複写の色違いのメモ用紙からなり、当該メモ用紙には、「デッドラインメモ」の文字からなる題字が印刷されると共に、約定日乃至メモ作成日を記入する日付記入欄が設けられている。
【００１３】
前記カレンダー表には、各月ごとに当月を表示する月表示パネルに差し替えて月表示を更新する月表示欄が設けられると共に、その月表示欄に表示された月の翌月以降に到来する約束履行期限の日付が記入された前記メモ用紙の一枚をその約束履行期限が到来する月別に保管する月別ポケットが設けられている。
【実施例】
【００１４】
本考案の実施例に係る業務管理システムは、図１乃至図３に示す複写式メモ用紙１と、図４に示すカレンダー表７とで構成されている。
【００１５】
複写式メモ用紙１は、ノーカーボン式による四枚複写の色違いのメモ用紙１ａ、１ｂ、１ｃ及び１ｄからなり、これらメモ用紙１ａ〜１ｄは、上から順に、水色、ピンク色、黄色及び白色の地色を呈する方形の紙片で形成されて、それらの上辺部がホットメルト型接着剤によって互いに切り離し可能に綴じられている。
【００１６】
そして、メモ用紙１ａ〜１ｄの表面には、上辺部側に「デッドラインメモ」の文字からなる題字Ｔが印刷されると共に、その下方に、約束者が受約者と約束を取り交わした旨を宣言する文中に約束者名の記入欄２と、受約者名の記入欄３と、約束履行期限の記入欄４と、約束内容の記入欄５とを組み込んだ「私 は 様に対して 年 月 日（ ） ： までに を約束します」なる文脈のフォーマット文Ｆが印刷され、更にその下方に、約定日乃至メモ作成日を記入する「 年 月 日（ ）」の印刷文字からなる日付記入欄６が設けられている。
【００１７】
カレンダー表７は、オフィス内の壁等に張り付けたり掛け止めることができる方形シートもしくは方形パネルからなる基体８の表面に、「デッドラインメモカレンダー」の文字からなる題字ｔが表示されると共に、各月ごとに当月を表示する月表示パネル（例えば当月の「８月」を表示する月表示パネル）９に差し替えて月表示を更新する額枠状の月表示欄１０と、１日から３１日までの１か月間の日付欄Ｄ１〜Ｄ３１とが設けられ、これら日付欄Ｄ１〜Ｄ３１に、各日付欄の日付と符合する約束履行期限の日付が記入されたメモ用紙１ａ〜１ｄのうちの一枚（例えば黄色のメモ用紙１ｃ）を差し入れて保管する日別ポケットＰ１〜Ｐ３１が設けられた月間カレンダー表からなり、日別ポケットＰ１〜Ｐ３１の後側には、月表示欄１０に表示された月の翌月以降（例えば翌月「９月」と翌々月「１０月」）に到来する約束履行期限の日付が記入された黄色のメモ用紙１ｃをその約束履行期限が到来する月別に保管する月別ポケットＭＰ１及びＭＰ２が設けられると共に、月替わりによって、記入欄３に記入された約束履行期限の日付が前月（例えば「７月」）の日付となった日別ポケットＰ１〜Ｐ３１内のメモ用紙１ｃを移し替えて一時的にストックする月別ポケットＭＰ３が設けられ、更に、当月以外の月表示パネル（例えば翌月の「９月」を表示する月表示パネル１１等）を差し入れてストックする額枠状ポケット１２が設けられている。
【００１８】
また、日別ポケットＰ１〜Ｐ３１と、月別ポケットＭＰ１、ＭＰ２及びＭＰ３は、例えば透明もしくは半透明のプラスチックシートで形成されており、日別ポケットＰ１〜Ｐ３１の表面には、夫々日付を表す「１」〜「３１」の数字が表示され、月別ポケットＭＰ１、ＭＰ２及びＭＰ３の表面には、夫々「翌月分」、「翌々月分」及び「前月分」の文字が表示されている。
【００１９】
そして、上記の如く構成されたカレンダー表７は、従業者が所属する部署のオフィス内の壁等に掲示して使用される。
【００２０】
しかして、例えば、住宅メーカーの従業者が、複写式メモ用紙１を用いて、住宅のリフォーム工事を発注する顧客に対し工事費の見積書を一定の期限内に提出することを約束したメモを作成するときは、図３の如く、四枚複写の複写式メモ用紙１に印刷されたフォーマット文Ｆの文中に組み込まれている約束者名の記入欄２、受約者名の記入欄３、約束履行期限の記入欄４及び約束内容の記入欄５に、夫々約束者である従業者の名前（「永井○○」）、受約者である顧客の名前（「山田○○」）、約束履行期限の日付（「２３」年「８」月「２２」日）・曜日（「月」）・時刻（「１１」：「００」）及び約束内容（「山田様邸リフォーム工事の御見積書を作成して、ご自宅にお届けすること」）を記入するだけで、「私  永井○○は  山田○○様に対して  ２３年８月２２日（月）１１：００までに  山田様邸リフォーム工事の御見積書を作成して、ご自宅にお届けすることを約束します」という一連の文章が完成するから、従業者は、メモを作成する面倒が大幅に軽減されると同時に、必要事項を書き洩らすおそれもない。
【００２１】
また、フォーマット文Ｆに従って書かれるメモは、どの従業者が書いても、その書き方・書式・文脈が一定であるから、管理者は、各メモの記載事項・記載内容を一瞥で瞬時に読み取ることができる。
【００２２】
そして、複写式メモ用紙１は、顧客と取り交わした上記約束の約定日（２３年８月１日（月））を日付記入欄６に記入した後、図３の如く四枚複写の色違いのメモ用紙１ａ〜１ｄを互いに切り離して、原本となる水色のメモ用紙１ａは、約束者本人の控えとして従業者が所持し、その写しとなる３枚のメモ用紙１ｂ〜１ｄのうち、ピンク色のメモ用紙１ｂは、従業者の業務を指導・監督する管理者がその手元に保管し、黄色のメモ用紙１ｃは、該用紙に記入された約束履行期限の日付（８月２２日）と符合するカレンダー表７の日付欄Ｄ２２に設けられた日別ポケットＰ２２内に差し入れて保管し、白色のメモ用紙１ｄは、受約者の控えとして顧客に手渡す。
【００２３】
これにより、従業者がメモを作成したメモ用紙は１ｃ、各従業者が所属する部署内の壁等に掲示されたカレンダー表７の日別ポケットＰ１〜Ｐ３１によって約束履行期限の日付別に整理して保管されることとなるから、その整理・保管の面倒が著しく軽減されると同時に、日別ポケットＰ１〜Ｐ３１内に保管中の各メモ用紙１ｃ、１ｃ…に記入されている約束が期限内に履行されたか否かのチェックをメモの作成者である従業者とその管理者のみならず所属部署内の誰もが日常的に行うことができるから、約束の履行期限を徒過するおそれが解消される。
【００２４】
なお、カレンダー表７の日別ポケットＰ１〜Ｐ３１内に保管中のメモ用紙１ｃに記載されている約束が期限内に履行されたときは、当該メモ用紙１ｃを日別ポケットＰ１〜Ｐ３１内から抜き取って、そのメモを作成した従業者が、所属部署内の朝礼等において、約束内容を期限内に履行したことを発表する。
【００２５】
そして、月替わりとなった時点において、カレンダー表７の日別ポケットＰ１〜Ｐ３１内に残存したメモ用紙１ｃがあるときは、そのメモ用紙１ｃを日別ポケットＰ１〜Ｐ３１内から抜き取って、「前月分」と表示された月別ポケットＭＰ３内へ移し替えて一時的にストックする。
【００２６】
また、月替わりには、月表示欄１０の月表示パネル９を差し替えると共に、「翌月分」と表示された月別ポケットＭＰ１内にまとめて保管されていたメモ用紙１ｃ、１ｃ…を、各メモ用紙１ｃに記載された約束履行期限の日付と符合する日別ポケットＰ１〜Ｐ３１内へ移し替え、更に、「翌々月分」と表示された月別ポケットＭＰ２内に保管されていたメモ用紙１ｃ、１ｃ…を、「翌月分」と表示された月別ポケットＭＰ１内へ移し替える。これにより、メモ用紙１ｃに記載された約束履行期限の日付が翌月あるいは翌々月のものであっても、その月別に整理して保管することができる。
【００２７】
なお、実施例の業務管理システムに用いる複写式メモ用紙１は、四枚複写の色違いのメモ用紙１ａ〜１ｄからなるものであるが、取引先や顧客に写しを渡さない社外秘の業務メモを作成する複写式メモ用紙は、三枚複写の色違いのメモ用紙からなるものであってもよい。
【産業上の利用可能性】
【００２８】
本考案は、従業者が行う受注業務等の管理を確実且つ容易に行えるようにするものである。
【符号の説明】
【００２９】
１…複写式メモ用紙
１ａ〜１ｄ…色違いのメモ用紙
２…約束者名の記入欄
３…受約者名の記入欄
４…約束履行期限の記入欄
５…約束内容の記入欄
６…日付記入欄
Ｔ…「デッドラインメモ」の題字
Ｆ…フォーマット文
７…カレンダー表
８…基体
ｔ…「デッドラインメモカレンダー」の題字
９…月表示パネル
１０…月表示欄
１１…月表示パネル
１２…額枠状ポケット
Ｄ１〜Ｄ３１…日付欄
Ｐ１〜Ｐ３１…日別ポケット
ＭＰ１〜ＭＰ３…月別ポケット
【図１】
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【図３】
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【図４】
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【図２】
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【手続補正書】
【提出日】平成23年10月21日(2011.10.21)
【手続補正１】
【補正対象書類名】実用新案登録請求の範囲
【補正対象項目名】請求項６
【補正方法】変更
【補正の内容】
【請求項６】
請求項１記載の業務管理システムに用いる複写式メモ用紙であって、約束者が受約者と約束を取り交わした旨を宣言する文中に約束者名、受約者名、約束内容及び約束履行期限の記入欄を組み込んだフォーマット文が印刷されている少なくとも三枚複写の色違いのメモ用紙からなる複写式メモ用紙。