(57)【要約】      （修正有）【課題】盗み見を防止しながら秘密書類を保管できる書類管理セットを提供する。【解決手段】秘密書類を収容する保管用封筒と、保管用封筒のフラップ部を封止する複数の封緘シール４０が剥離台紙に並べられた封緘用シート３０とを備える。各封緘シール４０はフラップ部の開封により破断して形態が変化する脆弱製材料を含んで構成されており、保管用封筒にはフラップ部を開封して別の封緘シール４０により封止したことを記録可能な履歴欄が設けられている。さらに、封緘シール４０と封緘用シート３０には管理番号４１、３５が記載されていてどの番号の封緘シールを使用したかが容易に判る。【選択図】図４
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【実用新案登録請求の範囲】
【請求項１】
秘密情報を含む秘密書類を管理するための書類管理セットであって、前記秘密書類を収容する保管用封筒と、その保管用封筒のフラップ部を封止する複数の封緘シールが剥離台紙に並べられた封緘用シートとを備え、
前記各封緘シールは前記封緘シールによって封緘した前記フラップ部を開封することにより形態が変化する材料を含んで構成されており、前記保管用封筒には前記フラップ部を開封して別の封緘シールにより封止したことを記録可能な履歴欄が設けられている書類管理セット。
【請求項２】
前記封緘シールには管理用識別符号が付されている請求項１記載の書類管理セット。
【請求項３】
前記封緘用シートは、前記剥離台紙の上に粘着剤付きのシール用紙を積層して構成されると共に、前記シール用紙の所定部位を複数のループ状のスリットで切り離すことによりその内部がそれぞれ封緘シールとして前記剥離台紙から剥離可能とされた構成であり、前記シール用紙には前記ループ状のスリットで区分された各封緘シールとその封緘シールに対応した外側の部分とに同一の管理用識別符号が付されていることを特徴とする請求項１又は請求項２に記載の書類管理セット。
【請求項４】
前記封緘シールは、その封緘シールにより封止状態にある前記フラップ部を開くことにより前記フラップ部の紙エッジを介した剪断力により破断することでフラップ部の開封を許容する脆弱性材料から構成されている請求項１ないし請求項３のいずれか一項に記載の書類管理セット。
【請求項５】
前記封緘シールは、シール本体と粘着剤層との間に破断可能な表示膜を挟んで形成されると共に、前記粘着剤層は前記フラップ部に対する粘着力が部分的に異なる態様で形成されている請求項１又は請求項２に記載の書類管理セット。
【請求項６】
前記履歴欄には、開封又は封止が行われた年月日、それを行った担当者、秘密情報の利用目的を記録可能な記入欄が設けられている請求項１ないし請求項５のいずれか一項に記載の書類管理セット。
【請求項７】
剥離台紙の上に粘着剤付きのシール用紙を積層して構成されると共に、前記シール用紙の所定部位を複数のループ状のスリットで切り離すことによりその内部がそれぞれ封緘シールとして前記剥離台紙から剥離可能とされた構成であり、前記シール用紙は、前記封緘シールにより封止状態にある封筒のフラップ部を開くことによりそのフラップ部の紙エッジを介した剪断力により破断する脆弱性材料により構成され、前記シール用紙には前記ループ状のスリットで区分された各封緘シールとその封緘シールに対応した外側の部分とに同一の管理用識別符号が付されていることを特徴とする封緘用シート。
【考案の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本考案は、いわゆるマイナンバー等の個人情報が記載された書類を管理する書類管理セット及びそれに適する封緘シールに関する。
【背景技術】
【０００２】
平成２８年１月から、社会保障、税、災害対策の分野で効率的に個人情報を管理すべくいわゆるマイナンバー社会保障・税番号制度が導入されることになっている。マイナンバー（個人番号）は住民票を有する全ての人に付与され、年金、雇用保険、医療保険の手続き、福祉の給付、確定申告なとの税の手続きにおいて、申請時に提示が求められる。このため、民間企業や団体等において、従業員の健康保険や厚生年金の加入手続きを行ったり、従業員の給料から源泉徴収して税金を納めたりするために、本人や扶養家族のマイナンバーを収集し、管理する必要がある。
【０００３】
そのための個人情報書類の取り扱いセットが下記特許文献において提案されている。この取り扱いセットは、従業員が本人及び扶養家族の個人番号を記入するための複数の欄を設けた複写式の「個人番号台帳兼届出書」と、会社が個人番号を収集する目的及び収集について同意したことを確認するための複写式の「確認書」と、会社の担当者が収集した「個人番号台帳兼届出書」、「確認書」及び免許証等の本人確認書類のコピー等を封入して保管する「保管パック」を含む。
【０００４】
会社は従業員に「個人番号台帳兼届出書」及び「確認書」を配布し、従業員はそれらに所要事項を記入して本人確認書類と共に提出し、会社の担当者はそれらを「保管パック」に収容して保管することになる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】実用新案登録第３１９９２０８号
【考案の概要】
【考案が解決しようとする課題】
【０００６】
ところで、マイナンバー制度で扱われるマイナンバーが万が一漏洩すると、他人によるなりすまし等の懸念があるため、マイナンバーを含む特定個人情報の漏洩は確実に阻止されねばならない。
【０００７】
このため、マイナンバーを収集した会社では、取り扱い担当者を限定すると共にその保管・取り扱いには厳格なルールを定めて漏洩防止に努めることとなっている。
【０００８】
しかしながら、上記の取り扱いセットでは、マイナンバーの収集に伴って集められたマイナンバー通知カードや本人確認書類のコピーは保管パックに収容されてバインダーに綴じて保管されるが、そのバインダーの管理状況によっては、保管パック内の書類を盗み見られる危険はあり、万が一そのような盗み見があってもその事実の発見は容易でないから、盗み見に対する抑止力は不十分である。なお、保管パックを封緘シールでシールすることも考えられるが、一般の封緘シールでは剥離後にこっそりと再封止することも可能なものがあり、やはり十分ではない。
【０００９】
また、マイナンバーは社会保険庁や税務署への報告のために、その取り扱い担当者が随時、関連書類を参照する必要があるから、単に厳重に封緘するのみでも使い勝手が悪くなる。
【００１０】
本考案は上記のような事情に基づいて完成されたものであって、収集した秘密情報を含む書類を盗み見を防止しながら保管することができる書類管理セット又はそれに適した封緘シールを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
本考案の書類管理セットは、秘密情報を含む秘密書類を管理するためのものであって、前記秘密書類を収容する保管用封筒と、その保管用封筒のフラップ部を封止する複数の封緘シールが剥離台紙に並べられた封緘用シートとを備え、前記各封緘シールは前記フラップ部の開封により形態が変化する材料を含んで構成されており、前記保管用封筒には前記フラップ部を開封して別の封緘シールにより封止したことを記録可能な開封履歴欄が設けられているところに特徴を有する。
【００１２】
この構成によると、秘密書類を保管用封筒に入れてそのフラップ部を閉じ、その上から封緘シールを貼り付ければ、第三者による盗み見を抑止できる。仮に、第三者が保管用封筒を開封した場合には、封緘シールはフラップ部の開封により形態が変化する材料を含んで構成されていて開封履歴が残るため、不正開封への抑止力となり、また不正開封を早期に見つけて対策をとることができる。
【００１３】
正規の担当者が秘密情報の利用のため保管用封筒を開封した後には、封緘用シートから別の封緘シールを剥がし取って保管用封筒を再封止すればよい。その際に、保管用封筒の開封履歴欄に再封止の作業記録を記録することとしておけば、万が一第三者が正規の封緘シールを利用して保管用封筒を再封止した場合でも、その発見が容易になる。
【００１４】
封緘シールに管理用識別符号を付しておき、開封履歴欄にその管理用識別符号も記載するようにすると、多数の封緘シールを使用した場合でも保管用封筒の開封履歴を容易に辿ることができるようになる。
【００１５】
また、封緘用シートを、剥離台紙の上に粘着剤付きのシール用紙を積層した構成とし、前記シール用紙の所定部位を複数のループ状のスリットで切り離すことによりその内部がそれぞれ封緘シールとして前記剥離台紙から剥離可能とした上で、シール用紙を、封緘シールにより封止状態にある封筒のフラップ部を開くことによりそのフラップ部の紙エッジを介した剪断力により破断する脆弱性材料により構成し、シール用紙にはループ状スリットで区分された各封緘シールとその封緘シールに対応した外側の部分とに同一の管理用識別符号を付した構成とすると、封緘シールを封緘用シートから引き剥がした場合に、各封緘シールと封緘用シート側との双方に同一の管理用識別符号が付されているから、封緘用シートを見るだけで、正規のどの封緘シールが使用されたかを確認することができ、封緘シールの使用履歴のチェックに役立つ。
【考案の効果】
【００１６】
本考案によれば、秘密書類を盗み見を防止しながら保管することができ、またそのような用途に適する封緘シールを提供できる。
【図面の簡単な説明】
【００１７】
【図１】本考案の一実施形態の保管用封筒を示す平面図
【図２】保管用封筒の裏面図
【図３】封緘用シートの断面図
【図４】封緘用シートの平面図
【図５】１枚の封緘シールを剥がし取った状態の封緘用シートの拡大平面図
【図６】保管用封筒を封緘した状態の拡大斜視図
【図７】保管用封筒を開封した状態の拡大斜視図
【図８】保管用封筒を再封止した状態の拡大斜視図
【図９】本考案の他の実施形態にかかる封緘シールを構成する第１積層体の断面図
【図１０】同じく第２積層体の断面図
【図１１】同じく両積層体を積層した状態の断面図
【図１２】同じくスリットを入れた封緘用シートの断面図
【図１３】同じく封緘用シートから封緘シールを剥がし取る状態の断面図
【図１４】同じく封緘シールを保管用封筒に貼った状態を示す断面図
【図１５】同じく保管用封筒の開封時を示す平面図
【考案を実施するための形態】
【００１８】
本考案の一実施形態を図面によって説明する。
本実施形態の書類管理セットは、例えば会社ないしその他の事業組織が従業員の個人番号（マイナンバー）を身元確認書類のコピーと共に収集した場合に、秘密情報が記載されたそれらの秘密書類を安全に管理するために利用される。
【００１９】
この管理セットは、上記の秘密書類を収容可能な保管用封筒１０（図１及び図２参照）と、複数の封緘シール２０を備える封緘用シート３０（図３及び図４参照）とからなる。
【００２０】
保管用封筒１０は、例えばＡ４サイズの紙を折り畳むことなく収容可能なサイズの紙製であって、上部開口を開閉するフラップ部１１を備え、そのフラップ部１１を上にして表を向けた場合の左側縁部に一対の二穴バインダー用の綴じ孔１２が形成されている。
【００２１】
表側には上縁部に横一列に社員番号の記入欄１３Ａと、氏名の記入欄１３Ｂとが設けられ、「マイナンバー  個人番号保管袋」との表題が印刷されている。この表題の下には、この保管用封筒１０に関連する作業を記録するための履歴欄１４が設けられている。
【００２２】
履歴欄１４には、横一列に「年月日」「担当者」「利用種別」「開封履歴」及び「シール番号」の表題が記載され、それらの各表題下に空欄となった記入欄が複数段設けられている。なお、利用種別の欄には、第１欄に「取得」の文字が、第２欄以降に「削除」、「追加」及び「その他」の文字が印刷されていて、○印等のチェック記号で選択できるようにされている。保管用封筒１０の裏側には、「担当者以外開封厳禁」の文字と共に、この保管用封筒１０を管理する担当部署名を記入する担当部署記入欄１５が設けられている。
【００２３】
一方、封緘用シート３０は次の通りの構成である。
本実施形態の封緘用シート３０は例えば２００mm×２９７mmの大きさで、図３に示すように、後述するシール用紙３１と、このシール用紙３１に塗布した粘着剤層３２と、その粘着剤層３２に重ねた剥離台紙３３とからなる三層構造である。粘着剤層３２及び剥離台紙３３は、一般的な粘着シールに利用される周知の材料である。シール用紙３１は、例えば塩化ビニル樹脂に無機材料の微粉末等を混合してフィルム状にしたものであり、比較的容易に破れる脆弱性材料である。
【００２４】
シール用紙３１には粘着剤層３２と共に、図４に示すように矩形のループ状をなす複数のスリット３４が、例えば横３列縦７段に形成され、その各スリット３４の内部をそれぞれ個別の小片となる封緘シール４０として剥ぎ取ることができる。
【００２５】
各封緘シール４０内には、例えば「業務担当以外開封厳禁」の文字と共に、管理用識別符号として「００００１」から始まる連番のシール側管理番号４１が印刷されている。一方、シール用紙３１のうち、各スリット３４により区分された外側の領域であって各封緘シール４０の横側に対応する領域には、上記のシール側管理番号４１と同一の数字である台紙側管理番号３５が付され、その下に、「日付」「利用者」「備考」と印刷されていた、それぞれ対応する（同一の管理番号の）封緘シール４０を封緘用シート３０から引き剥がした時の日付と、その作業を行った作業者名と、その他の記録事項を記入できるようになっている。なお、３６はバインダー用の２穴を形成するときのための中心目印である。
【００２６】
次に、本実施形態に係る書類管理セットの使用方法について述べる。
従業員から会社に、従業員本人及びその扶養家族の特定個人番号が記載されたマイナンバー通知カード又はマイナンバーカードのコピーと、運転免許証等のコピーとが提出されたものとする。
【００２７】
これらのコピー（書類）は個人情報を含むから、厳格に管理されねばならない。そこで、会社の所定の担当者は、それらの書類をまず保管用封筒１０に収容し、そのフラップ部１１を閉じて、封緘用シート３０から引き剥がした一枚の封緘シール４０によって封緘する（図５参照）。この際、封緘用シート３０に多数備えられている封緘シール４０のうち、例えば管理番号が一番若い「００００１」のものを使用し、シール用紙３１のうち「００００１」の管理番号の下の日付記入欄３６にその作業を行った日付と、利用者欄３７にその作業を行った人の署名又は認め印を押印しておく（図６参照）。
【００２８】
一方、保管用封筒１０の履歴欄１４の各欄にも、上記の初回の秘密書類の封緘作業を行った日付、担当者名、マイナンバーの利用種別（初回の場合には、取得）、及び封緘シール４０の管理番号を記入しておく。なお、初回の場合には、開封履歴の欄には記入を要さない。
【００２９】
この状態で、この保管用封筒１０を他の従業者のものと併せてバインダーに綴じて所定のロッカー等に保管しておくことになる。このように保管用封筒１０が封緘シール４０によって封緘された状態で保管されるので、内部の秘密書類が盗み見られることを防止することができる。仮に、担当者以外の者が保管用封筒１０のフラップ部１１を無理矢理開封しようとした場合には、封緘シール４０は脆弱性材料によって形成されているから、フラップ部１１の紙エッジが封緘シール４０の裏側を押し上げるようになり、その紙エッジを介した剪断力により封緘シール４０は容易に二分され、すなわち封緘シール４０の形態が変化してしまうから、開封があったことは容易に確認できるようになる（図７参照）。このため、不正な開封に対する抑止力が作用し、万が一、不正開封が行われた場合にはそれを察知して不正な漏洩に対する対策を講ずることができる。
【００３０】
一方、例えば従業員に関して扶養家族の追加・削除等の変更があった場合には、その従業員に関する保管用封筒１０に新たな書類を封入する必要がある。そのときには、担当者が封緘シール４０を破りながらフラップ部１１を開封し、追加書類を保管用封筒１０に収容した上で、別の新たな（例えば管理番号「０００２」の）封緘シール４０を封緘用シート３０から引き剥がしフラップ部１１に重ねて貼り付けて保管用封筒１０を封緘する（図８参照）。そして、封緘用シート３０の記入欄及び保管用封筒１０の履歴欄１４に、初回の封緘と同様に、作業日や作業者名、封緘シール４０の管理番号等を記入しておく。
【００３１】
このように保管用封筒１０の履歴欄１４に作業履歴と併せて封緘シール４０の管理番号を記載しておけば、保管用封筒１０の開封・封止の日付と開封者を時系列的に追跡することができる。また、封緘用シート３０側にも同様な記録が残っていて作業記録台帳として機能するから、これらの保管用封筒１０と封緘用シート３０とを別の場所に保管しておけば、不審な状況があったときに両者を突き合わせて正確に状況を把握することができる。
【００３２】
＜他の実施形態＞
本考案は上記記述及び図面によって説明した実施形態に限定されるものではなく、例えば次のような実施形態も本考案の技術的範囲に含まれる。
【００３３】
（１）上記実施形態では、封緘シール４０に管理用識別符号としての管理番号を付した構成を示したが、必ずしも管理用識別符号を付さなくてもよい。また、管理用識別符号は、本実施形態のように、連番でなくても、無秩序・無作為に決定した乱数等の番号或いは英数字等の他の符号を含んでもよい。
【００３４】
（２）また、上記実施形態において、封緘シール４０は脆弱性材料からなるシール用紙３１を使用することでフラップ部１１の開封によってその脆弱性材料が容易に破断して形態が変化するようにしたが、これに限らず、例えばVOIDシールと称される次のような構成の封緘シールを使用することもできる。すなわち、合成樹脂フィルムに例えば蒸着等により金属薄膜を表示膜として形成し、その上に例えば文字等のポジ版によって粘着剤を印刷することで粘着力を部分的に異ならせた形態としておく。かかる封緘シールを保管用封筒10のフラップ部１１に貼り付けて封緘すると、開封のためにその封緘シールを剥がすと、粘着力が強い文字部分は金属膜が合成樹脂フィルムから剥がれてフラップ部11側に残り、文字外の部分は封緘シール側に残るから、封緘シール自体の形態が開封により変化し（文字が抜けた状態となる）、開封履歴が残る。これにより、第1実施例の封緘シール４０と同様に、不正開封に対する抑止力が働く。
【００３５】
（３）または、封緘シールを、例えば特開２００９−１４８０３号公報に示されたように、次のように製造した構成とすることもできる。
まず、表示シート５１の裏面に粘着剤層５２を塗布し、この粘着剤層５２の上に剥離シート５３を重ね合わせることにより第１積層体５０を製造する（図９参照）。一方、例えば紙製のカバーシート６１の裏面に剥離可能かつ再接着不能な態様に例えば熱可塑性樹脂のフィルムからなる透光性樹脂層６２を積層した後、透光性樹脂層６２の裏面に粘着剤層６３を塗布し、この粘着剤層６３の上に剥離シート６４を重ね合わせることにより第２積層体６０を製造する（図１０）。なお、カバーシート６１と透光性樹脂層６２との積層は、例えば、カバーシート６１と熱可塑性を有する透光性樹脂層６２とを重ね合わせ、一定の熱をかけて両者を圧着ローラにより圧着することにより、剥離可能かつ再接着不能な態様の接着状態（擬似接着状態）とすることができる。
【００３６】
次に、第２積層体６０の最下層にある剥離シート６４を剥離することで、粘着剤層６３を露出させ、この第２積層体６０を、第１積層体５０の上面（すなわち、表示シート５１の上面）に積層して圧着することで最終積層体７０を得る（図１１参照）。
続いて、最終積層体７０に、外方に張り出した摘み部７２を備えた角丸長方形を形作るようにしてループ状の切り離し用スリット８１を形成することで封緘シール７１を切り出し可能にする。この切り離し用スリット８１は、図１２に示すように、カバーシート６１から第１積層体５０の粘着剤層５２まで及ぶように（すなわち、剥離シート５３を残した状態で）形成する。
【００３７】
そして、封緘紙本体７１には、略角丸長方形の封緘紙本体７１を長辺方向に略二等分する位置に、封緘紙本体７１を短辺方向に沿って横断するようにして例えば３本の分断用スリット７２を並列させて形成する。なお、分断用スリット７２の深さについては、第１積層体５０の剥離シート５３から透光性樹脂層５２まで及ぶように（すなわち、カバーシート６１を残した状態で）当該分断用スリット７２を形成する（図１２参照）。さらに、各封緘紙本体７１毎に、略角丸長方形の封緘紙本体７１と、そこから張り出して略角丸長方形に形作られた摘み部７２との境界に相当する位置に、摘み部形成用スリット７３を形成する。なお、摘み部形成用スリット７３の深さについては、第１積層体５０の剥離シート５３から透光性樹脂層６２まで及ぶように（すなわち、カバーシート６１を残した状態で）当該摘み部形成用スリット４３を形成する（図１２参照）。このように各スリットを形成した最終積層体７０が、本考案の封緘用シートに相当する。
【００３８】
上記構成において、図１３に示すように、摘み部７２を指で摘んでカバーシート６１を捲り上げると、カバーシート６１と透光性樹脂層６２とが摘み部形成用スリット８３を形成した位置まで剥離され、封緘シール８０を切り離し可能になる。そして、図１４に示すように、粘着剤層５２を保管用封筒１０のフラップ部１１に、分断用スリット８２がフラップ部１１の端縁に重なるように位置合わせをして、封緘シール８０を保管用封筒１０のフラップ部１１と本体とに跨って貼れば、保管用封筒１０は封緘された状態となる。
【００３９】
そして、封緘シール８０によって封緘された保管用封筒１０を開封するには、摘み部７２を指で摘んで、引き上げる。すると、カバーシート６１が透光性樹脂層６２から剥がされ、図１５に示すように、透光性樹脂層６２を通して、表示シート５１に印刷された「ＯＰＥＮ」の表示が目視できるようになる。そして、一旦剥がしたカバーシート６１は透光性樹脂層６２に再接着不能であるから、開封された履歴が明確に残る。さらに、このように封緘シール８０からカバーシート６１を剥がすことにより、粘着剤層５２から透光性樹脂層６２に亘って設けられた分断用スリット８２が露出するから、その分断用スリット８２によりフラップ部１１に貼付された側と本体側に貼付された側とに分離され、フラップ部１１を開封できる。
【００４０】
このような構成であっても、封緘シール８０はフラップ部１１を開封することにより形態が変化するから、開封の履歴が確実に残り、不正開封に対する抑止力が作用すると共に、万が一、不正開封が行われた場合にはそれを察知して不正な漏洩に対する対策を講ずることができる。
【００４１】
（４）上記実施形態では、秘密書類としてマイナンバー通知書及び身元確認書類のコピーを例示したがこれに限られず、他の例えば秘密の技術的情報や財務的情報が記載された書類であってもよいことはもちろんである。
【符号の説明】
【００４２】
１０…保管用封筒
１１…フラップ部
１４…履歴欄
３０…封緘用シート
３１…シール用紙
３２…粘着剤層
３３…剥離台紙
３４…スリット
３５，４１…管理番号（管理用識別符号）
４０、８０…封緘シール
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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