(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
紙の文書に記録された情報を当該文書をスキャンすることにより画像化した文書画像を画像データとして含む文書ファイルを管理する文書管理装置であって、
前記文書ファイルに含まれる前記文書画像の解像度を記述した画像情報ファイルを出力する画像情報出力処理を行う画像情報出力部と、
前記文書ファイルにタイムスタンプを付与し、前記タイムスタンプが付与された前記文書ファイルを第１のデータ記録部に記録するタイムスタンプ付与処理を行うタイムスタンプ付与部と、
前記タイムスタンプが付与された後に前記文書ファイルが変更されていないことを検証する文書検証処理を行う文書検証部と、
前記画像情報出力処理、前記タイムスタンプ付与処理および前記文書検証処理にそれぞれ対応する複数の項目が配列されたメニューを表示装置に表示し、前記複数の項目のうちのいずれかが指定されたときに当該指定された項目に対応する処理を前記画像情報出力部、前記タイムスタンプ付与部または前記文書検証部に実行させる処理選択部とを備え、
前記画像情報出力部は、前記文書ファイルの１ページに含まれる画像のうち最大のサイズを有する画像を前記文書画像として検出することを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記第１のデータ記録部における前記文書ファイルの所在を示す所在情報を記述した所在情報ファイルを出力する所在情報出力処理を行う所在情報出力部を備え、
前記処理選択部は、前記画像情報出力処理、前記タイムスタンプ付与処理、前記文書検証処理および前記所在情報出力処理にそれぞれ対応する複数の項目が配列されたメニューを表示装置に表示し、前記複数の項目のうちのいずれかが指定されたときに当該指定された項目に対応する処理を前記画像情報出力部、前記タイムスタンプ付与部、前記文書検証部または前記所在情報出力部に実行させることを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。  
【請求項３】
前記画像情報出力部は、前記文書ファイルの１ページに含まれる画像のうち最大のサイズを有する画像の解像度を前記文書画像の解像度として前記画像情報ファイルに記述することを特徴とする請求項１または２に記載の文書管理装置。
【請求項４】
前記画像情報出力部は、複数のページを有する前記文書ファイルのそれぞれのページについて、１ページに含まれる画像のうち最大のサイズを有する画像をページごとに検出し、当該検出した複数の画像のうち最小の解像度を有する画像を選択し、当該選択した画像の解像度を当該文書ファイルの文書画像の解像度として前記画像情報ファイルに記述することを特徴とする請求項１または２に記載の文書管理装置。
【請求項５】
利用者の指定に従って、第２のデータ記録部に記録された前記文書ファイルのうち前記画像情報出力処理または前記タイムスタンプ付与処理の実行の対象となる文書ファイルを選択し、または前記第１のデータ記録部に記録された前記文書ファイルのうち前記文書検証処理の実行の対象となる文書ファイルを選択するファイル選択部を備え、
前記ファイル選択部は、利用者が単一の前記文書ファイルを指定した場合には、当該指定された単一の文書ファイルを選択し、利用者が複数の前記文書ファイルを指定した場合には、当該指定された複数の文書ファイルを一括選択し、利用者が第１のフォルダを指定した場合には、当該指定された第１のフォルダ内に含まれるすべての前記文書ファイルを一括選択し、利用者が第１のフォルダを指定し、当該指定された第１のフォルダ内に当該第１のフォルダに対して下位のフォルダである第２のフォルダが含まれている場合には、当該指定された第１のフォルダ内に含まれるすべての前記文書ファイルおよび当該第２のフォルダ内に含まれるすべての前記文書ファイルを一括選択することを特徴とする請求項１ないし４のいずれかに記載の文書管理装置。
【請求項６】
前記タイムスタンプ付与部は、前記ファイル選択部により一括選択された複数の前記文書ファイルのそれぞれに対して前記タイムスタンプを付与し、当該タイムスタンプが付与された複数の文書ファイルを前記第１のデータ記録部に記録する際に、前記第２のデータ記録部において、前記一括選択された複数の文書ファイルが記録されている複数のフォルダにより形成されたフォルダ構造と同一のフォルダ構造を形成する複数のフォルダを前記第１のデータ記録部に生成し、当該第１のデータ記録部に生成された当該複数のフォルダに、前記タイムスタンプが付与された複数の文書ファイルを記録することを特徴とする請求項５に記載の文書管理装置。
【請求項７】
それぞれ異なる複数のパスワードをパスワード記録部に記録し、前記画像情報出力処理、前記タイムスタンプ付与処理または前記文書検証処理の実行の対象となる前記文書ファイルに設定されたパスワードと一致するパスワードを前記パスワード記録部から選択し、当該選択されたパスワードを適用して前記画像情報出力処理、前記タイムスタンプ付与処理または前記文書検証処理の実行の対象となる前記文書ファイルの利用制限を解除する利用制限解除部を備えていることを特徴とする請求項１ないし６のいずれかに記載の文書管理装置。
【請求項８】
前記タイムスタンプ付与部は、前記文書ファイルにタイムスタンプを付与した直後に当該タイムスタンプを検証する付与時検証処理を行い、
前記タイムスタンプ付与部は、利用者の指定に従い、当該付与時検証処理として、時刻認証局の証明書および証明書パスに含まれる他の証明書の失効確認、時刻認証局の証明書の検証、証明書パスに含まれる他の証明書の検証、並びに前記文書ファイルに付与されたタイムスタンプの検証を含む第１の付与時検証処理と、前記第１の付与時検証処理から時刻認証局の証明書および証明書パスに含まれる他の証明書の失効確認を除いた第２の付与時検証処理と、前記第１の付与時検証処理から時刻認証局の証明書および証明書パスに含まれる他の証明書の失効確認、時刻認証局の証明書の検証、並びに証明書パスに含まれる他の証明書の検証を除いた第３の付与時検証処理とのうちのいずれかを選択することを特徴とする請求項１ないし７のいずれかに記載の文書管理装置。
【請求項９】
コンピュータを請求項１ないし８のいずれかに記載の文書管理装置として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、紙の文書を電子化した文書ファイルを管理する文書管理装置およびプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
例えば、税務、決算、会社、医療に関する帳票および書類等の文書の中には、保存が法律等により義務付けられているものがある。このような文書の保存方法として、法律等により、かつては紙の文書の保存しか許容されていなかったが、近年では、一部の文書につき、紙の文書を電子化した文書ファイルの保存が許容されている。例えば、電子帳簿保存法は、国税に関する所定の帳票および書類の電子化保存を許容している。
【０００３】
しかし、紙の文書と比較して、デジタル情報である文書ファイルは改ざんが容易である。このため、保存された文書ファイルの真実性を証明する手段が重要である。そこで、保存する文書ファイルにはタイムスタンプを付与することが法律等により要求されている。
【０００４】
また、紙の文書はそこに記録された情報を肉眼で直接読み取ることができるのに対し、文書ファイルはそこに記録された情報を肉眼で読み取るためには、文書ファイルに含まれる情報をディスプレイ等の表示装置に表示しなければならない。そこで、保存された文書ファイルの可視性を確保する手段、すなわち、保存された文書ファイルに含まれる情報を表示装置に表示して肉眼で明確に読取可能であることを保証する手段が重要である。そこで、保存する文書ファイルに画像データとして含まれる文書画像の解像度等を所定値以上とすべきことが法律等により要求されている。
【０００５】
利用者が、このような要求に応じつつ、上述したような帳票および書類等の紙の文書を電子化して文書ファイルとして保存する際には、まず、スキャナにおける画像読取の解像度等を上記所定値以上に設定し、紙の文書をスキャナで読み取って文書ファイルを生成し、次に、生成した文書ファイルにタイムスタンプを付与し、タイムスタンプを付与した文書ファイルを例えばハードディスク等の記録装置に記録する。
【０００６】
下記の特許文献１には、利用者が文書ファイルにタイムスタンプを付与する際に利用することが可能なシステムが記載されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００７】
【特許文献１】特開２００９−２１２５５９号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
ところで、上述した法律等の要求に応じつつ、紙の文書を電子化して文書ファイルを保存するには、文書画像の解像度等の設定、およびタイムスタンプの付与を行わなければならず、作業が複雑であり、手間がかかる。特に、多数の文書ファイルを保存する場合には、このような作業を何度も繰り返さなければならず、保存作業の負担が大きくなる。
【０００９】
また、文書ファイルを保存した後に、当該文書ファイルが上述した法律等の要求する条件を充たしているか否かを検証することがある。検証作業として、具体的には、保存された文書ファイル中の文書画像の解像度等の確認、保存された文書ファイルの改ざんの有無の調査、および保存された文書ファイルに付与されたタイムスタンプに関する証明書の有効性の確認等を行う。これらの作業は煩雑であり、検証すべき文書ファイルが多数ある場合には、検証作業の負担が大きくなる。
【００１０】
本発明は例えば上述したような問題に鑑みなされたものであり、本発明の課題は、法律等の要求に応じつつ文書ファイルを保存する作業、および保存した文書ファイルの検証作業の負担を軽減することができる文書管理装置およびプログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
上記課題を解決するために、本発明の文書管理装置は、紙の文書に記録された情報を当該文書をスキャンすることにより画像化した文書画像を画像データとして含む文書ファイルを管理する文書管理装置であって、前記文書ファイルに含まれる前記文書画像の解像度を記述した画像情報ファイルを出力する画像情報出力処理を行う画像情報出力部と、前記文書ファイルにタイムスタンプを付与し、前記タイムスタンプが付与された前記文書ファイルを第１のデータ記録部に記録するタイムスタンプ付与処理を行うタイムスタンプ付与部と、前記タイムスタンプが付与された後に前記文書ファイルが変更されていないことを検証する文書検証処理を行う文書検証部と、前記画像情報出力処理、前記タイムスタンプ付与処理および前記文書検証処理にそれぞれ対応する複数の項目が配列されたメニューを表示装置に表示し、前記複数の項目のうちのいずれかが指定されたときに当該指定された項目に対応する処理を前記画像情報出力部、前記タイムスタンプ付与部または前記文書検証部に実行させる処理選択部とを備え、前記画像情報出力部は、前記文書ファイルの１ページに含まれる画像のうち最大のサイズを有する画像を前記文書画像として検出することを特徴とする。
【００１２】
本発明のこの態様によれば、利用者は、メニューに配列された項目を指定するだけで、文書ファイルの保存管理に関する作業を容易に行うことができる。具体的には、利用者は、メニュー中の画像情報出力処理に対応する項目を指定することにより、これから保存しようとしている文書ファイル、または、既に保存されている文書ファイルに含まれる文書画像の解像度等を記述した画像情報ファイルを取得することができる。利用者は、この画像情報ファイルを用いて、文書ファイルに含まれる文書画像の解像度が、法律等の要求を充たしていることを容易に確認することができる。また、利用者は、メニュー中のタイムスタンプ付与処理に対応する項目を指定することにより、文書ファイルにタイムスタンプを付与する作業を容易に行うことができる。また、利用者は、メニュー中の文書検証処理に対応する項目を指定することにより、文書ファイルの改ざんの有無を容易に検証することができる。
また、画像情報出力部は、文書ファイルの１ページに含まれる画像のうち最大のサイズを有する画像を前記文書画像として検出するので、文書ファイルの１ページに、紙の文書をスキャンすることにより画像化した文書画像の他に、当該文書画像のサムネイル画像や、当該文書ファイルに付与されたタイムスタンプの印影画像等が含まれている場合でも、文書画像を正しく特定することができる。
【００１３】
また、上述した本発明の文書管理装置において、前記第１のデータ記録部における前記文書ファイルの所在を示す所在情報を記述した所在情報ファイルを出力する所在情報出力処理を行う所在情報出力部を備え、前記処理選択部は、前記画像情報出力処理、前記タイムスタンプ付与処理、前記文書検証処理および前記所在情報出力処理にそれぞれ対応する複数の項目が配列されたメニューを表示装置に表示し、前記複数の項目のうちのいずれかが指定されたときに当該指定された項目に対応する処理を前記画像情報出力部、前記タイムスタンプ付与部、前記文書検証部または前記所在情報出力部に実行させることが好ましい。
【００１４】
本発明のこの態様によれば、利用者は、メニュー中の所在情報出力処理に対応する項目を指定することにより、所在情報ファイルを容易に取得することができる。所在情報ファイルには、第１のデータ記録部における文書ファイルの所在を示す所在情報が記述されているので、利用者は、所在情報ファイルを用いて、データ記録部に保存された文書ファイルの検索を容易に行うことができる。
【００１５】
また、上述した本発明の文書管理装置において、前記画像情報出力部は、前記文書ファイルの１ページに含まれる画像のうち最大のサイズを有する画像の解像度を前記文書画像の解像度として前記画像情報ファイルに記述することが好ましい。
【００１６】
本発明のこの態様によれば、画像情報出力部は、文書ファイルの１ページに、紙の文書をスキャンすることにより画像化した文書画像の他に、当該文書画像のサムネイル画像や、当該文書ファイルに付与されたタイムスタンプの印影画像等が含まれている場合でも、文書画像の解像度を正確に認識して画像情報ファイルに記述することができる。したがって、利用者は、画像情報ファイルを用いて、文書ファイルが画像の解像度に関する法律等の要求を充たしているか否かを正しく検証することができる。
【００１７】
また、上述した本発明の文書管理装置において、前記画像情報出力部は、複数のページを有する前記文書ファイルのそれぞれのページについて、１ページに含まれる画像のうち最大のサイズを有する画像をページごとに検出し、当該検出した複数の画像のうち最小の解像度を有する画像を選択し、当該選択した画像の解像度を当該文書ファイルの文書画像の解像度として前記画像情報ファイルに記述する構成としてもよい。
【００１８】
本発明のこの態様によれば、利用者は、複数ページを有する文書ファイルのそれぞれのページに含まれる文書画像のすべてにつき、それらの解像度が法律等の要求する解像度の下限値以上であることを、画像情報ファイルを用いて正確かつ容易に確認することができる。
【００１９】
また、上述した本発明の文書管理装置において、利用者の指定に従って、第２のデータ記録部に記録された前記文書ファイルのうち前記画像情報出力処理または前記タイムスタンプ付与処理の実行の対象となる文書ファイルを選択し、または前記第１のデータ記録部に記録された前記文書ファイルのうち前記文書検証処理の実行の対象となる文書ファイルを選択するファイル選択部を備え、前記ファイル選択部は、利用者が単一の前記文書ファイルを指定した場合には、当該指定された単一の文書ファイルを選択し、利用者が複数の前記文書ファイルを指定した場合には、当該指定された複数の文書ファイルを一括選択し、利用者が第１のフォルダを指定した場合には、当該指定された第１のフォルダ内に含まれるすべての前記文書ファイルを一括選択し、利用者が第１のフォルダを指定し、当該指定された第１のフォルダ内に当該第１のフォルダに対して下位のフォルダである第２のフォルダが含まれている場合には、当該指定された第１のフォルダ内に含まれるすべての前記文書ファイルおよび当該第２のフォルダ内に含まれるすべての前記文書ファイルを一括選択することが好ましい。
【００２０】
本発明のこの態様によれば、利用者は、画像情報出力処理、タイムスタンプ付与処理または文書検証処理の対象とすべき文書ファイルを容易に指定することができる。具体的には、画像情報出力処理、タイムスタンプ付与処理または文書検証処理の対象とすべき文書ファイルが複数ある場合には、利用者は、それら複数の文書ファイルを単一のフォルダに収容して、そのフォルダを指定するだけで、画像情報出力処理、タイムスタンプ付与処理または文書検証処理の対象とすべき複数の文書ファイルを容易に指定することができる。また、画像情報出力処理、タイムスタンプ付与処理または文書検証処理の対象とすべき文書ファイルが、複数階層を有するフォルダ構造（ツリー構造）を形成する複数のフォルダに分散して収容されている場合でも、そのフォルダ構造における最上位のフォルダを指定するだけで、そのフォルダ構造を形成する複数のフォルダに分散して収容された複数の文書ファイルを容易かつ確実に指定することができる。したがって、多数の文書ファイルの保存作業または検証作業の負担を軽減することができる。
【００２１】
また、上述した本発明の文書管理装置において、前記タイムスタンプ付与部は、前記ファイル選択部により一括選択された複数の前記文書ファイルのそれぞれに対して前記タイムスタンプを付与し、当該タイムスタンプが付与された複数の文書ファイルを前記第１のデータ記録部に記録する際に、前記第２のデータ記録部において、前記一括選択された複数の文書ファイルが記録されている複数のフォルダにより形成されたフォルダ構造と同一のフォルダ構造を形成する複数のフォルダを前記第１のデータ記録部に生成し、当該第１のデータ記録部に生成された当該複数のフォルダに、前記タイムスタンプが付与された複数の文書ファイルを記録することが好ましい。
【００２２】
本発明のこの態様によれば、タイムスタンプが付与される前の複数の文書ファイルが記録されている複数のフォルダのフォルダ構造と、タイムスタンプが付与された後の複数の文書ファイルが記録される複数のフォルダのフォルダ構造とが同一となるので、利用者は、タイムスタンプが付与される前の文書ファイルとタイムスタンプが付与された後の文書ファイルとの対応関係を容易に把握することができ、タイムスタンプが付与された後の所望の文書ファイルを容易に探し出すことができる。
【００２３】
また、上述した本発明の文書管理装置において、それぞれ異なる複数のパスワードをパスワード記録部に記録し、前記画像情報出力処理、前記タイムスタンプ付与処理または前記文書検証処理の実行の対象となる前記文書ファイルに設定されたパスワードと一致するパスワードを前記パスワード記録部から選択し、当該選択されたパスワードを適用して前記画像情報出力処理、前記タイムスタンプ付与処理または前記文書検証処理の実行の対象となる前記文書ファイルの利用制限を解除する利用制限解除部を備えていることが好ましい。
【００２４】
本発明のこの態様によれば、パスワードを用いた利用制限が設定された文書ファイルが複数あり、それら複数の文書ファイルに用いられているパスワードがそれぞれ異なり、そのような複数の文書ファイルに対して文書管理装置が、画像情報出力処理、タイムスタンプ付与処理または文書検証処理を行う場合でも、文書管理装置は、パスワード記録部に記録された複数のパスワードを用いて、当該複数の文書ファイルに設定された利用制限を解除することができ、当該複数の文書ファイルに対して画像情報出力処理、タイムスタンプ付与処理または文書検証処理を行うことができる。したがって、利用者は、文書ファイルに設定された利用制限を意識することなく、文書ファイルの保存作業または検証作業を円滑に行うことができる。
【００２５】
また、上述した本発明の文書管理装置において、前記タイムスタンプ付与部は、前記文書ファイルにタイムスタンプを付与した直後に当該タイムスタンプを検証する付与時検証処理を行い、前記タイムスタンプ付与部は、利用者の指定に従い、当該付与時検証処理として、時刻認証局の証明書および証明書パスに含まれる他の証明書の失効確認、時刻認証局の証明書の検証、証明書パスに含まれる他の証明書の検証、並びに前記文書ファイルに付与されたタイムスタンプの検証を含む第１の付与時検証処理と、前記第１の付与時検証処理から時刻認証局の証明書および証明書パスに含まれる他の証明書の失効確認を除いた第２の付与時検証処理と、前記第１の付与時検証処理から時刻認証局の証明書および証明書パスに含まれる他の証明書の失効確認、時刻認証局の証明書の検証、並びに証明書パスに含まれる他の証明書の検証を除いた第３の付与時検証処理とのうちのいずれかを選択することが好ましい。
【００２６】
本発明のこの態様によれば、利用者は、文書ファイルにタイムスタンプが付与された直後に、当該タイムスタンプに対し、時間をかけて詳細な検証を徹底的に行うか、時間をかけずに最小限の検証を効率良く行うか、その中間程度の検証を行うか等を任意に選択することができる。このように、利用者は、タイムスタンプの信頼性と作業効率とのバランスを種々の事情に応じて適宜選択することができる。
【００２７】
上記課題を解決するために、本発明のプログラムは、コンピュータを上述した本発明の文書管理装置として機能させるものである。
【００２８】
本発明のこの態様によれば、利用者は、プログラムをコンピュータに読み込ませ、実行させることにより、法律等の要求に応じつつ文書ファイルを保存する作業、および保存した文書ファイルの検証作業を容易に行うことができる。
【発明の効果】
【００２９】
本発明によれば、法律等の要求に応じつつ文書ファイルを保存する作業、および保存した文書ファイルの検証作業の負担を軽減することができる。
【図面の簡単な説明】
【００３０】
【図１】本発明の実施形態による文書管理装置を含む文書管理システムを示すブロック図である。
【図２】本発明の実施形態による文書管理装置の構成を示すブロック図である。
【図３】本発明の実施形態による文書管理装置におけるメニュー表示および処理選択に関する処理を示すフローチャートである。
【図４】本発明の実施形態による文書管理装置におけるメニューを示す説明図である。
【図５】本発明の実施形態による文書管理装置における文書ファイルの選択態様を示す説明図である。
【図６】本発明の実施形態による文書管理装置における画像情報出力処理を示すフローチャートである。
【図７】本発明の実施形態による文書管理装置における画像情報ファイルの内容を示す説明図である。
【図８】本発明の実施形態による文書管理装置におけるタイムスタンプ付与処理を示すフローチャートである。
【図９】本発明の実施形態による文書管理装置における入力者情報設定の確認表示を示す説明図である。
【図１０】本発明の実施形態による文書管理装置における所在情報出力処理を示すフローチャートである。
【図１１】本発明の実施形態による文書管理装置における所在情報ファイルの内容を示す説明図である。
【図１２】本発明の実施形態による文書管理装置における文書検証処理を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００３１】
（文書管理システム）
図１は本発明の実施形態による文書管理装置を含む文書管理システムを示している。図１において、文書管理システム１は、紙の文書を電子化して保存管理するシステムである。具体的には、文書管理システム１によれば、紙の文書をスキャンすることにより文書ファイルを生成し、当該生成した文書ファイルにタイムスタンプを付与し、当該タイムスタンプが付与された文書ファイルを、例えばハードディスク等の記録装置に記録して保存管理することができる。
【００３２】
文書管理システム１は、スキャナ２、および本発明の実施形態による文書管理装置３を備えている。スキャナ２は、紙の文書をスキャンすることにより文書ファイルを生成する画像読取装置である。文書管理システム１には、スキャナ２に代えてまたは加えて、紙の文書をスキャンすることにより文書ファイルを生成する機能を有する複合機４を設けてもよい。文書管理装置３は、文書ファイルにタイムスタンプを付与し、当該タイムスタンプが付与された文書ファイルを記録装置に記録して保存管理する装置である。文書管理装置３は例えばパーソナルコンピュータである。なお、文書管理装置３として、スマートフォンやＰＤＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｄｉｇｉｔａｌ  Ａｓｓｉｓｔａｎｔ）等の携帯端末を用いてもよい。文書管理装置３、スキャナ２および複合機４は例えばＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）５により相互に通信可能に接続されている。
【００３３】
また、文書管理装置３は、ＬＡＮ５およびインターネット６を介してタイムスタンプサーバ７と相互に通信可能に接続されている。タイムスタンプサーバ７は、時刻認証局に設置され、利用者からの要求に応じ、タイムスタンプを発行する機能を有している。タイムスタンプ（タイムスタンプトークン）は、タイムスタンプの付与の対象である文書ファイルのハッシュ値に時刻情報と認証情報等を付加したものである。
【００３４】
（文書ファイル）
文書ファイルは例えばＰＤＦ（Ｐｏｔａｂｌｅ  Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  Ｆｏｒｍａｔ）ファイルである。文書ファイルには、紙の文書に記録された情報を画像化した文書画像が画像データとして含まれている。文書画像は紙の文書の１ページの全体を写し取った画像である。文書画像は、例えばＪＰＥＧ方式等により圧縮された画像データとして文書ファイルに含まれている。
【００３５】
１ページの紙の文書をスキャンすることにより生成された文書ファイルには、当該１ページに記録された情報を画像化した１つの文書画像が含まれている。また、複数ページの紙の文書をスキャンすることにより生成された文書ファイルには、当該複数ページにそれぞれ記録された情報をページごとに画像化した複数の文書画像が含まれている。また、文書ファイルには、各文書画像のサムネイル画像が含まれている場合がある。また、文書ファイルにタイムスタンプが付与された場合には、文書ファイルにはタイムスタンプの印影画像が含まれる場合がある。
【００３６】
（文書管理装置）
図２は文書管理装置３の構成を示している。図２に示すように、文書管理装置３は、ＣＰＵ（中央処理装置）２１と、例えばハードディスク等の記録装置２２と、スキャナ２、複合機４またはタイムスタンプサーバ７と文書管理装置３との間の通信を制御する通信回路２３と、文字等を入力するキーボード２４と、ポインティングデバイスとしてのマウス２５と、液晶ディスプレイ等の表示装置２６とを備えている。
【００３７】
ＣＰＵ２１は、コンピュータを文書管理装置３として機能させるためのプログラムを読み取って実行することで、画像情報出力部３１、タイムスタンプ付与部３２、所在情報出力部３３、文書検証部３４、環境設定部３５、処理選択部３６、ファイル選択部３７および利用制限解除部３８として機能する。
【００３８】
画像情報出力部３１は、文書ファイルに含まれる文書画像の解像度および階調等を記述した画像情報ファイルを出力する画像情報出力処理を行う。
【００３９】
タイムスタンプ付与部３２は、文書ファイルにタイムスタンプを付与し、タイムスタンプが付与された文書ファイルを記録装置２２に記録するタイムスタンプ付与処理を行う。
【００４０】
所在情報出力部３３は、記録装置２２における文書ファイルの所在を示す所在情報を記述した所在情報ファイルを出力する所在情報出力処理を行う。
【００４１】
文書検証部３４は、タイムスタンプが付与された後に文書ファイルが変更されていないことを検証する文書検証処理を行う。
【００４２】
環境設定部３５は環境設定処理を行う。例えば、環境設定部３５は、タイムスタンプサーバ７と文書管理装置３との間の通信に関する設定、タイムスタンプ付与に関する設定、入力者情報に関する設定、文書検証結果の項目に関する設定、各処理の実行履歴に関する設定、文書ファイルの利用制限を解除するパスワードに関する設定等を行う。
【００４３】
処理選択部３６は、画像情報出力処理、タイムスタンプ付与処理、所在情報出力処理、文書検証処理および環境設定処理にそれぞれ対応する項目を配列したメニューを形成し、当該メニューを表示装置２６の画面に表示する。また、処理選択部３６は、利用者がメニュー中のいずれかの項目を指定したときに、当該項目に対応する処理を選択し、当該選択した処理を、当該処理を担う部分、すなわち、画像情報出力部３１、タイムスタンプ付与部３２、所在情報出力部３３、文書検証部３４または環境設定部３５に実行させる。
【００４４】
ファイル選択部３７は、利用者の指定に従って、画像情報出力処理、タイムスタンプ付与処理、所在情報出力処理、または文書検証処理の対象となる文書ファイルを選択する処理を行う。
【００４５】
利用制限解除部３８は、画像情報出力処理、タイムスタンプ付与処理、または文書検証処理の対象となる文書ファイルに、パスワードを用いた利用制限が設定されている場合に、その利用制限を解除する処理を行う。
【００４６】
例えば、文書管理装置３がオペレーティングシステムとしてウインドウズ（登録商標）を採用し、インターネットエクスプローラ（登録商標）がインストールされている場合には、画像情報出力部３１、タイムスタンプ付与部３２、所在情報出力部３３、文書検証部３４、環境設定部３５、処理選択部３６、ファイル選択部３７、および利用制限解除部３８は、インターネットエクスプローラのプラグインとして実現することができる。
【００４７】
また、記録装置２２には、タイムスタンプが付与される前の文書ファイルが記録される。利用者は、スキャナ２または複合機４により紙の文書をスキャンすることにより文書ファイルを生成し、当該生成した文書ファイルを記録装置２２に記録することができる。また、利用者は受信した電子メールに添付された文書ファイルを記録装置２２に記録することができる。また、利用者はウェブページからダウンロードした文書ファイルを記録装置２２に記録することができる。また、記録装置２２には、後述するように、タイムスタンプが付与された後の文書ファイルが記録される。また、記録装置２２には、後述するように、文書ファイルに設定されているパスワードが記録される。なお、記録装置２２は、第１のデータ記録部、第２のデータ記録部およびパスワード記録部の具体例である。
【００４８】
（メニュー表示と処理の選択）
図３は文書管理装置３の処理選択部３６によるメニュー表示および処理の選択に関する処理を示している。文書管理装置３の電源がオンにされ、文書管理装置３においてオペレーションシステムが起動した後、利用者は、マウス２５を操作することにより、文書管理装置３の記録装置２２に記録された文書ファイルを指定することができるようになる。図３に示す処理において、処理選択部３６は、まず、利用者により文書ファイルが指定され、かつ、メニューを表示する指示が入力されたか否かを判断する（ステップＳ１）。本実施形態において、メニューの表示は、オペレーティングシステムのコンテキストメニューの機能を利用して行われる。利用者は、文書ファイルを保存管理する作業を行うとき、まず、マウス２５を操作して、保存管理すべき文書ファイルが記録されているフォルダを開き、フォルダ内の所望の文書ファイルのアイコン上にマウスポインタを移動させ、マウス２５を右クリックする。利用者は例えばこのような操作を行うことで、文書ファイルを指定すると共に、メニューを表示する指示を入力することができる。
【００４９】
なお、利用者は、記録装置２２に記録された文書ファイル以外にも、文書管理装置３に接続された外部メモリ装置（例えばＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ  Ｓｅｒｉａｌ  Ｂｕｓ）メモリ等）に記録された文書ファイルや、文書管理装置３に設けられた光ディスクドライブに挿入された光ディスクに記録された文書ファイル等を指定することができる。
【００５０】
このようにして利用者により文書ファイルが指定され、かつ、右クリックによりメニューを表示する指示が入力されたときには（ステップＳ１：ＹＥＳ）、次に、文書管理装置３のファイル選択部３７が、利用者により指定された文書ファイルを選択し（ステップＳ２）、続いて、処理選択部３６がメニューを形成し、当該形成したメニューを表示装置２６の画面に表示する（ステップＳ３）。
【００５１】
ここで、図４は、処理選択部３６により形成されたメニューを示している。処理選択部３６はメインメニュー４１およびサブメニュー４２を形成し、これらを表示装置２６の画面に表示する。具体的には、利用者が保存管理すべき所望の文書ファイルのアイコン上にマウスポインタＰを移動させ、マウス２５を右クリックしたとき、処理選択部３６は、図４（１）に示すように、メインメニュー４１を形成し、これを表示装置２６の画面に表示する。メインメニュー４１には、文書ファイルの保存管理を行う処理の全体に対応する項目として、「文書ファイル保存管理」が表示される。
【００５２】
続いて、図４（１）に示す状態で、利用者がマウスポインタＰをメインメニュー中の「文書ファイル保存管理」という項目上に移動させると、処理選択部３６は、図４（２）に示すように、サブメニュー４２を形成し、これを表示装置２６の画面に表示する。サブメニュー４２には、文書ファイルの保存管理を行う個々の処理、すなわち、画像情報出力処理、タイムスタンプ付与処理、所在情報出力処理、文書検証処理および環境設定処理にそれぞれ対応する項目として、「画像情報出力」、「タイムスタンプ付与」、「所在情報出力」、「文書検証」および「環境設定」が表示される。
【００５３】
このようにメニューを表示した後、処理選択部３６は、利用者によりサブメニュー４２に表示されたいずれかの項目が指定されたか否かを判断する（図３中のステップＳ４）。利用者は、文書ファイルの保存管理に関する個々の処理を文書管理装置３に実行させるとき、図４（２）に示すようにサブメニュー４２が表示された状態において、マウスポインタＰをサブメニュー中のいずれかの項目上に移動させ、左クリックすることにより、その項目を指定する。
【００５４】
利用者によりサブメニュー４２に表示されたいずれかの項目が指定されたとき（ステップＳ４：ＹＥＳ）、処理選択部３６は、画像情報出力処理、タイムスタンプ付与処理、所在情報出力処理、文書検証処理および環境設定処理のうち、利用者により指定された項目に対応する処理を、当該処理を担う部分、すなわち、画像情報出力部３１、タイムスタンプ付与部３２、所在情報出力部３３、文書検証部３４または環境設定部３５に実行させる（ステップＳ５ないしＳ９）。
【００５５】
このように、利用者は、マウス２５を右クリックするだけで、メニューを表示させることができ、続いて、マウス２５を左クリックするだけで、画像情報出力処理、タイムスタンプ付与処理、所在情報出力処理、文書検証処理、または環境設定処理を容易に実行させることができる。
【００５６】
また、図４（２）に示すように、サブメニュー４２には、「画像情報出力」、「タイムスタンプ付与」、「所在情報出力」、「文書検証」、および「環境設定」の項目が、上から下に向けてこの順序で配列されている。サブメニュー４２におけるこれら項目の順序は、利用者が文書ファイルの保存管理を行う際の作業順序と一致している。すなわち、利用者が文書ファイルの保存管理を行う際には、まず、画像情報出力処理を実行し、画像情報出力処理により生成される画像情報ファイルを見て、文書ファイルに含まれる文書画像の解像度および階調が、上述した法律等の要求を充たしているか否かを確認する作業を行う。次に、タイムスタンプ付与処理を実行し、文書ファイルにタイムスタンプを付与する作業を行う。次に、所在情報出力処理を実行し、タイムスタンプが付与された文書ファイルが記録（保存）された場所、すなわち、記録装置２２における文書ファイルの所在を記述した所在情報ファイルを出力する作業を行う。その後、文書検証処理を実行し、タイムスタンプが付与された後に文書ファイルが変更されていないことを検証する作業を行う。サブメニュー４２における「画像情報出力」、「タイムスタンプ付与」、「所在情報出力」、および「文書検証」の項目の順序は、このような作業順序と一致している。これにより、利用者は、文書ファイルの保存管理作業を行うに当たり、文書管理装置３に実行させるべき処理を容易に指定することができ、文書ファイルの保存管理作業を円滑に行うことができる。
【００５７】
また、各文書ファイルにつき、画像情報出力処理、タイムスタンプ付与処理、所在情報出力処理および文書検証処理の実行の履歴を記録装置２２に記録しておき、指定された文書ファイルについてサブメニュー４２を表示する際には、サブメニュー４２において、既に実行が済んでいる処理の項目をグレーアウト表示にしてもよい。これにより、利用者は、既に実行が済んでいる処理を繰り返して実行してしまうことを回避することができ、文書ファイルの保存管理を無駄なく迅速に行うことができる。
【００５８】
また、利用者が文書ファイル（例えばＰＤＦファイル）以外のファイル、すなわち、文書管理装置３の処理の対象とすることができないファイルを指定して、右クリックをした場合には、サブメニュー４２に「環境設定」の項目のみを表示するようにしてもよい。これにより、利用者が画像情報出力処理、タイムスタンプ付与処理、所在情報出力処理または文書検証処理の対象とすることができないファイルに対して誤って画像情報出力処理、タイムスタンプ付与処理、所在情報出力処理または文書検証処理を実行させてしまうことを防止することができ、文書管理装置３の誤動作をなくすことができる。
【００５９】
（ファイルの選択）
図５は、ファイル選択部３７による文書ファイルの選択の態様を示している。上述したように、利用者は、文書ファイルを保存管理する作業を行うとき、処理の対象とする所望の文書ファイルをマウス２５で指定してから、マウス２５を右クリックする。これに応じ、ファイル選択部３７は、利用者により指定された文書ファイルを選択する（図３中のステップＳ２参照）。ファイル選択部３７は、文書ファイルの選択に関し、次のような機能を有している。
【００６０】
すなわち、図５（１）に示すように、利用者が単一の文書ファイルＤａを指定した場合には、ファイル選択部３７は当該指定された単一の文書ファイルＤａを選択する。また、図５（２）に示すように、利用者が複数の文書ファイルＤｂ、ＤｃおよびＤｄを指定した場合には、ファイル選択部３７は、当該指定された複数の文書ファイルＤｂ、ＤｃおよびＤｄを一括選択する。また、図５（３）に示すように、利用者がフォルダＦ１を指定した場合には、ファイル選択部３７は、当該指定されたフォルダＦ１内に含まれるすべての文書ファイルＤｅ、ＤｆおよびＤｇを一括選択する。また、図５（４）に示すように、利用者がフォルダＦ２を指定し、当該指定されたフォルダＦ２内に当該フォルダＦ２に対して下位のフォルダＦ３が含まれている場合には、ファイル選択部３７は、当該指定されたフォルダＦ２内に含まれるすべての文書ファイルＤｈおよびＤｊ、並びに当該指定されたフォルダＦ２内に含まれる下位のフォルダＦ３に含まれるすべての文書ファイルＤｋ、ＤｌおよびＤｍを一括選択する。また、図５（５）に示すように、利用者がフォルダＦ４を指定し、当該指定されたフォルダＦ４内に当該フォルダＦ４に対して複数の下位のフォルダＦ５、Ｆ６が複数含まれている場合には、ファイル選択部３７は、当該指定されたフォルダＦ４内に含まれるすべての文書ファイルＤｎおよびＤｐ、並びに当該指定されたフォルダＦ４内に含まれる複数の下位のフォルダＦ５、Ｆ６にそれぞれ含まれるすべての文書ファイルＤｑ、Ｄｒ、ＤｓおよびＤｔを一括選択する。また、図５（６）に示すように、利用者がフォルダＦ７を指定し、当該指定されたフォルダＦ７内に当該フォルダＦ７に対して下位のフォルダＦ８が含まれ、さらに、当該下位のフォルダＦ８内にさらに下位のフォルダＦ９が含まれている場合には、ファイル選択部３７は、当該指定されたフォルダＦ７内に含まれるすべての文書ファイルＤｕないしＤｖ、当該指定されたフォルダＦ７内に含まれる下位のフォルダＦ８に含まれるすべての文書ファイルＤｗおよびＤｘ、並びに当該下位のフォルダＦ８内に含まれるさらなる下位のフォルダＦ９に含まれるすべての文書ファイルＤｙおよびＤｚを一括選択する。
【００６１】
このように、複数の文書ファイルが、複数階層を有するフォルダ構造（ツリー構造）を形成する複数のフォルダに分散して収容されている場合において、利用者が、当該フォルダ構造を形成する複数のフォルダのうちの最上位のフォルダを指定した場合には、ファイル選択部３７は、当該フォルダ構造を形成する複数のフォルダに収容されているすべての文書ファイルを一括選択する。これにより、利用者は、フォルダをワンクリックで指定するだけで、そのフォルダ以下に形成されたフォルダ構造を意識することなく、そのフォルダ以下に存するすべての文書ファイルを、画像情報出力処理、タイムスタンプ付与処理、所在情報出力処理、または文書検証処理の対象とすることができる。したがって、利用者は、多数の文書ファイルの文書管理を効率よく行うことができる。
【００６２】
（画像情報出力処理）
図６は文書管理装置３の画像情報出力部３１による画像情報出力処理を示している。利用者により、保存管理すべき文書ファイルが指定され、マウス２５の右クリックによりメニューが表示され、メニュー中の「画像情報出力」が指定されたとき、処理選択部３６は、画像情報出力部３１に画像情報出力処理を実行させる（図３参照）。画像情報出力処理とは、上述したように、文書ファイルに含まれる文書画像の解像度および階調等を記述した画像情報ファイルを出力する処理である。
【００６３】
図６に示す画像情報出力処理において、まず、画像情報出力部３１は、利用者により指定された文書ファイルのうちの１つの文書ファイルを画像情報出力処理の対象として選択する（ステップＳ２１）。なお、利用者が画像情報出力処理の対象として指定する文書ファイルは、通常、タイムスタンプ付与前の文書ファイルである。もっとも、利用者は、画像情報出力処理の対象としてタイムスタンプ付与後の文書ファイルを選択することもできる。
【００６４】
続いて、当該選択された文書ファイルに利用制限が設定されている場合には、文書管理装置３の利用制限解除部３８が、パスワードを適用して、当該文書ファイルの利用制限を解除する（ステップＳ２２）。
【００６５】
ここで、文書ファイル（例えばＰＤＦファイル）には利用制限を設定することができる。具体的には、文書ファイルには、正しいパスワードを入力しなければ、当該文書ファイルを開いて中身を見ることができないように設定することができる。パスワードは文書ファイルの作成者が任意に設定することができる。
【００６６】
文書管理装置３は、このような文書ファイルの利用制限を自動的に解除する機能を備えている。具体的には、文書管理装置３は、利用者が入力したパスワードを記録装置２２に記録する機能を備えている。利用者は、環境設定処理において、文書ファイルに設定したパスワードを事前に文書管理装置３に入力しておくことができる。文書管理装置３は、利用者が事前に入力したパスワードを記録装置２２に記録し保持する。そして、画像情報出力処理、タイムスタンプ付与処理または文書検証処理の対象となる文書ファイルに利用制限が設定されている場合には、文書管理装置３の利用制限解除部３８が、記録装置２２に記録保持されたパスワードを適用して、当該文書ファイルの利用制限を自動的に解除する。また、文書管理装置３は、それぞれ異なる複数のパスワードを記録保持することができる。これにより、画像情報出力処理、タイムスタンプ付与処理または文書検証処理の対象となる複数の文書ファイルにそれぞれ異なるパスワードが設定されている場合でも、文書管理装置３の利用制限解除部３８は、各文書ファイルに設定されたパスワードと合致するパスワードを、記録装置２２に記録保持された複数のパスワードの中から選択し、当該選択したパスワードを適用して各文書ファイルの利用制限を解除することができる。このような、文書管理装置３における、文書ファイルの利用制限を自動的に解除する機能によれば、利用者は、文書ファイルに利用制限が設定されることを意識することなく、画像出力処理、タイムスタンプ付与処理または文書検証処理を実行させることができ、文書ファイルの保存管理作業を円滑に行うことができる。また、文書管理装置３は、環境設定処理により、複数のパスワードが記述されたパスワードリストファイルを文書管理装置３に入力することで、複数のパスワードを一括して記録装置２２に記録する機能を備えている。この機能によれば、利用者は、複数のパスワードを容易に文書管理装置３に入力して記録保持させることができる。
【００６７】
さて、図６中のステップＳ２１で選択された文書ファイルに利用制限が設定されている場合には、ステップＳ２２で、利用制限解除部３８が当該文書ファイルの利用制限を解除してからステップＳ２３へ進む。一方、ステップＳ２１で選択された文書ファイルに利用制限が設定されていない場合には、ステップＳ２１からステップＳ２２をスキップしてステップＳ２３へ進む。
【００６８】
続いて、ステップＳ２３において、画像情報出力部３１は、当該文書ファイルの１ページを選択する。続いて、画像情報出力部３１は、当該選択した１ページ内において最大のサイズを有する画像を選択する（ステップＳ２４）。ここで、１ページ内において最大のサイズを有する画像は文書画像である。すなわち、上述したように、文書ファイルは、紙の文書をスキャンすることにより生成されたものであり、文書ファイルには、紙の文書のそれぞれのページに記録された情報を画像化した文書画像が含まれている。各文書画像は、紙の文書のページの全体を写し取った画像であり、文書ファイルに含まれる画像の中で最も大きいサイズを有する。文書ファイルには、文書画像の他に、文書画像のサムネイル画像が含まれている場合があり、また、タイムスタンプ付与後の文書ファイルにはタイムスタンプの印影画像が含まれている場合がある。文書画像のサイズは、文書画像のサムネイル画像およびタイムスタンプの印影画像のいずれのサイズよりも大きい。したがって、文書ファイルの１ページ内において最大のサイズを有する画像を選択することにより、当該ページの文書画像を選択することができる。
【００６９】
例えば、文書ファイルがＰＤＦファイルである場合には、文書ファイルに含まれるそれぞれの画像の縦、横それぞれの画素数（ピクセル数）がメタデータとして文書ファイルに含まれている。画像情報出力部３１は、それらメタデータに基づいて、当該１ページ内において縦×横の画素数が最大の画像を特定し、当該画像を最大のサイズを有する画像、すなわち文書画像として選択する。
【００７０】
続いて、画像情報出力部３１は、ステップＳ２４で選択した文書画像の解像度を検出する（ステップＳ２５）。例えば、画像情報出力部３１は、ステップＳ２４で選択した文書画像の縦の画素数を当該文書画像が含まれるページの縦の長さで割ることにより、当該文書画像の解像度を算出する。なお、ステップＳ２４で選択した文書画像の横の画素数を当該文書画像が含まれるページの横の長さで割ることにより、当該文書画像の解像度を算出してもよい。また、文書ファイルの各ページのページサイズ（縦、横それぞれの長さ）は、文書ファイルにメタデータとして含まれているので、画像情報出力部３１は、当該メタデータに基づいて、ページの縦、横のそれぞれの長さを認識することができる。
【００７１】
また、ステップＳ２５において文書画像の解像度を検出する際に、当該文書画像の縦の画素数を当該文書画像が含まれるページの縦の長さで割ることにより算出した値と、当該文書画像の横の画素数を当該文書画像が含まれるページの横の長さで割ることにより算出した値とを比較し、これら２つの値の差が所定範囲内であるか否かを判断し、この判断結果に基づいて当該文書画像に異常がないか否かを確認してもよい。そして、上記２つの値の差が所定範囲内であり、当該文書画像に異常がない場合には、画像情報出力処理を続行し、一方、上記２つの値の差が所定範囲内でなく、当該文書画像に異常がある場合には、画像情報出力処理を中断し、エラーメッセージを表示装置２６の画面に表示をしてもよい。
【００７２】
続いて、画像情報出力部３１は、ステップＳ２４で選択した文書画像の色空間および階調を検出する（ステップＳ２６）。文書ファイルに含まれるそれぞれの画像の色空間および階調は、メタデータとして当該文書ファイルに含まれている。画像情報出力部３１は、それらメタデータに基づいて、文書画像の色空間および階調を認識することができる。
【００７３】
続いて、画像情報出力部３１は、ステップＳ２１で選択した文書ファイルが複数のページを有している場合には、処理をステップＳ２３へ戻し（ステップＳ２７：ＮＯ）、ステップＳ２３で前回と異なるページを選択し、当該選択したページについて、ステップＳ２４ないしＳ２６の処理を実行する。
【００７４】
そして、ステップＳ２１で選択した文書ファイルのすべてのページについてステップＳ２４ないしＳ２６の処理を終了したとき（ステップＳ２７：ＹＥＳ）、画像情報出力部３１は、ステップＳ２１で選択した文書ファイルのそれぞれのページに含まれる文書画像の解像度をそれぞれ比較し、当該文書ファイルのページの中から、最小の解像度を有する文書画像を含むページを特定する（ステップＳ２８）。
【００７５】
続いて、画像情報出力部３１は、ステップＳ２１で選択した文書ファイルのそれぞれのページに含まれる文書画像の階調をそれぞれ比較し、当該文書ファイルのページの中から、最小の階調を有する文書画像を含むページを特定する（ステップＳ２９）。
【００７６】
続いて、画像情報出力部３１は、画像情報ファイルを生成し、当該画像情報ファイルに画像情報を記述する（ステップＳ３０）。画像情報には、（１）文書ファイルの所在、（２）文書ファイルに含まれる文書画像の最小の解像度、（３）最小の解像度を有する文書画像を含むページ、（４）文書ファイルに含まれる文書画像の色空間、（５）文書ファイルに含まれる文書画像の最小の階調、（６）最小の階調を有する文書画像を含むページ、および（７）文書ファイルのページサイズが含まれる。文書ファイルの所在とは、文書ファイルの記録場所であり、具体的には、文書ファイルのパス名である。文書ファイルに含まれる文書画像の最小の解像度はｄｐｉで記述される。文書ファイルに含まれる文書画像の解像度がすべて同じ場合には、最小の解像度を有する文書画像を含むページとして「ａｌｌ」と記述される。色空間には、ＲＧＢ、グレースケール等がある。文書ファイルに含まれる文書画像の階調がすべて同じ場合には、最小の階調を有する文書画像を含むページとして「ａｌｌ」と記述される。ページサイズは、文書ファイルの先頭ページのページサイズであり、ページの縦、横それぞれの長さがミリメートルの単位で記述される。
【００７７】
続いて、画像情報出力部３１は、画像情報出力処理の対象として複数の文書ファイルが選択されている場合には、処理をステップＳ２１へ戻し（ステップＳ３１：ＮＯ）、ステップＳ２１で、画像情報出力処理の対象として選択されている複数の文書ファイルのうち前回と異なる文書ファイルを選択し、当該選択した文書ファイルについて、ステップＳ２２ないしＳ３０の処理を実行する。このとき、画像情報出力部３１は、画像情報出力処理の対象として選択された複数の文書ファイルのうち、ステップＳ２１で最初に選択した文書ファイルについてステップＳ３０の処理を実行するときには、新たな画像情報ファイルを生成し、その画像情報ファイルに、選択した文書ファイルの画像情報を記述するが、それ以後に選択した文書ファイルについてステップＳ３０の処理を実行するときには、最初に選択した文書ファイルについてステップＳ３０の処理を実行したときに生成した画像情報ファイルに、選択した文書ファイルの画像情報を追加して記述する。
【００７８】
そして、画像情報出力処理の対象として選択されたすべての文書ファイルについてステップＳ２２ないしＳ３０の処理を終了したとき（ステップＳ３１：ＹＥＳ）、画像情報出力部３１は、画像情報ファイルの内容を表示装置２６の画面に表示する（ステップＳ３２）。図７は、画像情報ファイルの内容の一例を示している。図７に示す例では、画像情報ファイルはＣＳＶ（Ｃｏｍｍａ−Ｓｅｐａｒａｔｅｄ  Ｖａｌｕｅｓ）ファイルであり、画像情報ファイルには、各文書ファイルの画像情報がＣＳＶ形式により記述されている。
【００７９】
このような画像情報出力処理によれば、利用者は、各文書ファイルの画像情報が記述された画像情報ファイルに基づいて、各文書ファイルの可視性が確保されていることを容易に確認することができる。また、画像情報出力処理では、文書ファイルの１ページにおいて、最大のサイズを有する画像を文書画像として選択するので、サムネイル画像やタイムスタンプの印影画像といった文書ファイルに含まれる他の画像と文書画像とを確実に識別することができる。また、画像情報出力処理では、文書ファイルに含まれる文書画像の最小の解像度または階調が画像情報ファイルに記述されるので、文書ファイルに含まれる文書画像の解像度または階調がページごとに異なる場合でも、利用者は、画像情報ファイルに記述された文書画像の最小の解像度または階調が、例えば法律等が要求する文書画像の解像度または階調の下限値以上であることを確認することで、当該文書ファイルに含まれるすべての文書画像の解像度または階調が法律等の要求を充たしていることを容易に確認することができる。また、画像情報出力処理では、最小の解像度または階調を有する文書画像を含むページが画像情報ファイルに記述されるので、利用者は、例えば、文書画像の最小の解像度または階調が、法律等の要求する文書画像の解像度または階調の下限値未満である場合には、画像情報ファイルに基づいて、最小の解像度または階調を有する文書画像を含むページを直ちに確認することができ、文書ファイルの不備を迅速に是正することができる。
【００８０】
（タイムスタンプ付与処理）
図８は文書管理装置３のタイムスタンプ付与部３２によるタイムスタンプ付与処理を示している。利用者により、保存管理すべき文書ファイルが指定され、マウス２５の右クリックによりメニューが表示され、メニュー中の「タイムスタンプ付与」が指定されたとき、処理選択部３６は、タイムスタンプ付与部３２にタイムスタンプ付与処理を実行させる（図３参照）。タイムスタンプ付与処理とは、上述したように、文書ファイルにタイムスタンプを付与し、タイムスタンプが付与された文書ファイルを記録装置２２に記録（保存）する処理である。
【００８１】
図８に示すタイムスタンプ付与処理において、タイムスタンプ付与部３２は、まず、利用者により指定されたすべての文書ファイルについてタイムスタンプ付与処理を行うのにかかる時間を予測する。タイムスタンプ付与処理にかかる時間の予測は、タイムスタンプ付与処理の対象となる文書ファイルの数、当該文書ファイルのサイズの合計、タイムスタンプサーバとの標準的な通信時間等により行うことができる。なお、過去に行ったタイムスタンプ付与処理の実績（タイムスタンプ付与処理にかかった時間、および処理の対象となった文書ファイルの数等）を記録装置２２に記録しておき、この過去の実績を、タイムスタンプ付与処理にかかる時間の予測に用いてもよい。また、タイムスタンプ付与部３２は、利用者により指定された文書ファイルのタイムスタンプ付与後のサイズの合計を予測し、これらタイムスタンプ付与後の文書ファイルを記録装置２２に記録した場合に消費される記録装置２２における記録容量を予測する。そして、タイムスタンプ付与部３２は、タイムスタンプ付与処理にかかる時間と、タイムスタンプ付与後の文書ファイルを記録装置２２に記録した場合に消費される記録装置２２における記録容量を表示装置２６の画面に表示する（ステップＳ４１）。利用者は、表示装置２６の画面を見て、タイムスタンプ付与処理にかかる時間を確認することができる。これにより、時刻認証局がタイムスタンプの単位時間当たりの発行数を制限している場合には、利用者は、今回行うタイムスタンプ付与処理がその制限の範囲内であるか否かを確認することができる。また、利用者は、表示装置２６の画面を見て、タイムスタンプ付与後の文書ファイルを記録装置２２に記録した場合に消費される記録装置２２における記録容量を確認することができる。これにより、利用者は、今回行うタイムスタンプ付与処理の途中で、記録装置２２の記録容量に不足が生じないか否かを確認することができる。今回行うタイムスタンプ付与処理がタイムスタンプの単位時間当たりの発行数の制限を超えており、または、今回行うタイムスタンプ付与処理の途中で記録装置２２の記録容量に不足が生じる場合には、利用者は、タイムスタンプ付与処理をキャンセルすることができる。
【００８２】
続いて、タイムスタンプ付与部３２は、タイムスタンプ付与後の文書ファイルの記録装置２２における記録場所を設定する（ステップＳ４２）。具体的には、タイムスタンプ付与部３２は、タイムスタンプ付与後の文書ファイルの記録場所を指定するためのウィンドウ（フォーム）を表示装置２６の画面に表示する。そして、利用者は、そのウィンドウを用いてタイムスタンプ付与後の文書ファイルの記録場所を指定する。続いて、タイムスタンプ付与部３２は、利用者が指定した記録場所を、タイムスタンプ付与後の文書ファイルの記録場所として設定する。また、利用者が記録場所を指定しなかった場合には、タイムスタンプ付与部３２は、記録装置２２において予め設定された場所に、現在の年月日をフォルダ名として付したフォルダを生成し、そのフォルダを、タイムスタンプ付与後の文書ファイルの記録場所として設定する。
【００８３】
続いて、タイムスタンプ付与部３２は入力者情報を設定する（ステップＳ４３）。入力者情報とは、紙の文書をスキャンして文書ファイルを生成し、当該文書ファイルにタイムスタンプを付与して記録装置２２に記録する作業を行う者、またはその者の監督者を示す情報（例えばその者の名前）である。入力者情報は後述するステップＳ４６で文書ファイルに追加される。
【００８４】
具体的には、タイムスタンプ付与処理においては、入力者情報の設定について複数の設定方法が用意されている。例えば、入力者情報の設定方法として、（１）文書管理装置３を現在操作している利用者（ログインしている利用者）の情報を入力者情報として自動的に設定する方法、（２）文書管理装置３に事前に登録された利用者の情報を入力者情報として自動的に設定する方法、（３）タイムスタンプ付与処理の開始時（ステップＳ４３の処理が実行される時）に手動で利用者の情報を入力し、それを入力者情報として設定する方法が用意されている。利用者は、環境設定処理において、これらの設定方法の中から任意の設定方法を事前に指定することができる。また、利用者は、環境設定処理において、上記（２）の設定方法を指定する場合には、入力者情報として設定する利用者の情報を文書管理装置３に事前に登録することができる。
【００８５】
入力者情報の設定方法として、文書管理装置３を現在操作している利用者の情報を入力者情報として自動的に設定する方法が指定されている場合には、タイムスタンプ付与部３２は、文書管理装置３を現在操作している利用者の情報を入力者情報として文書ファイルに追加することを示すメッセージを表示装置２６の画面に表示し、利用者の確認を待つ。ここで、図９は、文書管理装置３を現在操作している利用者の情報を入力者情報として文書ファイルに追加することを示すメッセージが表示されたウィンドウ（フォーム）を示している。利用者がメッセージを確認し、当該ウィンドウ中のＯＫボタンをクリックすると、これに応じ、タイムスタンプ付与部３２は、文書管理装置３を現在操作している利用者の情報を入力者情報として設定し、処理をステップＳ４４へ進める。また、利用者は、当該ウィンドウ中のキャンセルボタンをクリックして、タイムスタンプ付与処理をキャンセルすることができる。このように、文書管理装置３を現在操作している利用者の情報を入力者情報として自動的に設定することにより、利用者が利用者の情報を手動で入力する手間を省くことができ、タイムスタンプの付与作業を円滑に行うことができる。
【００８６】
また、入力者情報の設定方法として、文書管理装置３に事前に登録された利用者の情報を入力者情報として自動的に設定する方法が指定されている場合には、タイムスタンプ付与部３２は、入力者情報の設定方法として、文書管理装置３を現在操作している利用者の情報を入力者情報として自動的に設定する方法が指定されている場合と同様の処理を行う。このように、文書管理装置３に事前に登録された利用者の情報を入力者情報として自動的に設定することにより、文書管理装置３の操作者が代行者である場合でも、文書ファイルの保存管理を行う利用者本人の入力者情報を設定することができる。
【００８７】
また、入力者情報の設定方法として、タイムスタンプ付与処理の開始時に手動で利用者の情報を入力してそれを入力者情報として設定する方法が指定されている場合には、タイムスタンプ付与部３２は、利用者の情報の手動入力するためのウィンドウ（フォーム）を表示装置２６の画面に表示する。そして、利用者はそのウィンドウを用いて利用者の情報を入力する。その後、タイムスタンプ付与部３２は、利用者により入力された情報を入力者情報として設定し、処理をステップＳ４４へ進める。このように、タイムスタンプ付与処理の開始時に手動で利用者の情報を入力してそれを入力者情報として設定することにより、入力者情報の設定を臨機応変に行うことができる。
【００８８】
続いて、タイムスタンプ付与部３２は、利用者により指定された文書ファイルのうちの１つの文書ファイルをタイムスタンプ付与処理の対象として選択する（図８中のステップＳ４４）。なお、利用者がタイムスタンプ付与処理の対象として指定する文書ファイルは、タイムスタンプ付与前の文書ファイルである。
【００８９】
続いて、当該選択された文書ファイルに利用制限が設定されている場合には、文書管理装置３の利用制限解除部３８が、パスワードを適用して、当該文書ファイルの利用制限を解除する（ステップＳ４５）。この処理は、画像情報出力処理における文書ファイルの利用制限解除の処理（図６中のステップＳ２２）と同じである。
【００９０】
続いて、タイムスタンプ付与部３２は、ステップＳ４３で設定された入力者情報を、ステップＳ４４で選択された文書ファイルに追加する（ステップＳ４６）。
【００９１】
続いて、タイムスタンプ付与部３２は、タイムスタンプを、ステップＳ４４で選択された文書ファイルに付与する（ステップＳ４７）。具体的には、タイムスタンプ付与部３２は、ステップＳ４４で選択された文書ファイルを複製する。そして、タイムスタンプ付与部３２は、複製した文書ファイルに必要に応じて印影画像を追加した上で、当該文書ファイルのハッシュ値を生成し、当該ハッシュ値を、タイムスタンプサーバ７へ送信する。タイムスタンプサーバ７は、文書管理装置３から送信されたハッシュ値を受信し、当該ハッシュ値に時刻情報と認証情報等を付加してタイムスタンプトークンを生成し、当該タイムスタンプトークンを文書管理装置３へ送信する。そして、タイムスタンプ付与部３２は、タイムスタンプサーバ７から送信されたタイムスタンプトークンを受信する。続いて、タイムスタンプ付与部３２は、当該受信したタイムスタンプトークンを、複製した文書ファイルに追加する。
【００９２】
続いて、タイムスタンプ付与部３２は、このようにしてタイムスタンプが付与された文書ファイルを記録装置２２に記録する（ステップＳ４８）。これにより、タイムスタンプが付与される前の文書ファイルとは別の文書ファイルであって、かつタイムスタンプが付与される前の文書ファイルと同一内容の文書ファイルにタイムスタンプが付与されたものが、記録装置２２に記録される。
【００９３】
続いて、タイムスタンプ付与部３２は、タイムスタンプ付与処理の対象として複数の文書ファイルが選択されている場合には、処理をステップＳ４４へ戻し（ステップＳ４９：ＮＯ）、ステップＳ４４で、タイムスタンプ付与処理の対象として選択されている複数の文書ファイルのうち前回と異なる文書ファイルを選択し、当該選択した文書ファイルについて、ステップＳ４５ないしＳ４８の処理を実行する。
【００９４】
このとき、タイムスタンプ付与部３２は、ステップＳ４８において、タイムスタンプ付与後の文書ファイルを記録装置２２に記録する際に、タイムスタンプ付与後の文書ファイルの名前として、タイムスタンプ付与前の文書ファイルの名前と同一の名前を付す。また、タイムスタンプ付与部３２は、ステップＳ４８において、記録装置２２において、タイムスタンプ付与後の文書ファイルを記録するフォルダのフォルダ構造として、タイムスタンプ付与前の文書ファイルが記録されているフォルダのフォルダ構造と同一のフォルダ構造を形成する。これにより、ステップＳ４２で利用者がタイムスタンプ付与後の文書ファイルを記録する記録場所を指定した場合には、記録装置２２において利用者が指定した記録場所に、タイムスタンプ付与前の文書ファイルが記録されているフォルダ構造と同一のフォルダ構造が形成され、そのフォルダ構造を形成するそれぞれのフォルダ内に、タイムスタンプ付与前の文書ファイルと同一の名前を有する、タイムスタンプ付与後の文書ファイルが記録される。これにより、利用者は、タイムスタンプ付与前の文書ファイルと、タイムスタンプ付与後の文書ファイルとの対応関係を容易に認識することができ、タイムスタンプ付与後の文書ファイルの管理を円滑に行うことができる。また、タイムスタンプ付与後の文書ファイルにタイムスタンプ付与前の文書ファイルと同一の名前が付されて、タイムスタンプ付与前の文書ファイルとは別の場所に記録されるので、タイムスタンプ付与後の文書ファイルに上書きされて他の文書ファイルが消えてしまうことを防止することができる。一方、ステップＳ４２で利用者がタイムスタンプ付与後の文書ファイルを記録する記録場所を指定しなかった場合には、記録装置２２において予め設定された場所に生成された、現在の年月日がフォルダ名として付されたフォルダ内に、タイムスタンプ付与前の文書ファイルが記録されているフォルダ構造と同一のフォルダ構造が形成され、そのフォルダ構造を形成するそれぞれのフォルダ内に、タイムスタンプ付与前の文書ファイルと同一の名前を有する、タイムスタンプ付与後の文書ファイルが記録される。タイムスタンプ付与後の文書ファイルが、現在の年月日が付与されたフォルダ名を有するフォルダ内に記録されるので、利用者は、フォルダにフォルダ名として付された年月日を手がかりにして、タイムスタンプ付与後の文書ファイルを容易に見つけ出すことができる。
【００９５】
タイムスタンプ付与処理の対象として選択されたすべての文書ファイルについてステップＳ４５ないしＳ４８の処理が終了した場合には（ステップＳ４９：ＹＥＳ）、続いて、タイムスタンプ付与部３２は、タイムスタンプ付与処理の対象として選択された文書ファイルに今回付与したタイムスタンプの検証（以下、このような検証を「付与時検証」という。）を行う（ステップＳ５０）。
【００９６】
ここで、タイムスタンプ付与処理においては、付与時検証処理として次の３通りの処理が用意されている。すなわち、（１）時刻認証局の証明書および証明書パスに含まれる他の証明書の失効確認、時刻認証局の証明書の検証、証明書パスに含まれる他の証明書の検証、並びに文書ファイルに付与されたタイムスタンプの検証を含む第１の付与時検証処理、（２）第１の付与時検証処理から時刻認証局の証明書および証明書パスに含まれる他の証明書の失効確認を除いた第２の付与時検証処理、および（３）第１の付与時検証処理から時刻認証局の証明書および証明書パスに含まれる他の証明書の失効確認、時刻認証局の証明書の検証、並びに証明書パスに含まれる他の証明書の検証を除いた第３の付与時検証処理が用意されている。第１の付与時検証処理は、上記３通りの付与時検証処理のうち最も厳格な検証であり、それゆえ、上記３通りの付与時検証処理のうち処理にかかる時間が最も長い。また、第２の付与時検証処理は、第１の付与時検証処理と比較して緩やかな検証であり、それゆえ第１の付与時検証処理と比較して処理にかかる時間が短い。第３の付与時検証処理は、上記３通りの付与時検証処理のうち最も緩やかな検証であり、それゆえ、上記３通りの付与時検証処理のうち処理にかかる時間が最も短い。利用者は、環境設定処理において、これら３通りの付与時検証処理のうちのいずれか１つを事前に指定しておくことができる。利用者は、タイムスタンプの信頼性の確保と作業効率とのバランスに応じて、このような３通りの付与時検証処理のうちのいずれかを選択することができる。
【００９７】
このようなタイムスタンプ付与処理によれば、タイムスタンプを文書ファイルに付与して文書ファイルの真実性を確保する作業を容易にかつ円滑に行うことができる。
【００９８】
（所在情報出力処理）
図１０は文書管理装置３の所在情報出力部３３による所在情報出力処理を示している。利用者により、保存管理すべき文書ファイルが指定され、マウス２５の右クリックによりメニューが表示され、メニュー中の「所在情報出力」が指定されたとき、処理選択部３６は、所在情報出力部３３に所在情報出力処理を実行させる（図３参照）。所在情報出力処理とは、上述したように、記録装置２２における文書ファイルの所在を示す所在情報を記述した所在情報ファイルを出力する処理である。
【００９９】
図１０に示す所在情報出力処理において、所在情報出力部３３は、まず、所在情報ファイルの記録装置２２における記録場所を設定する（ステップＳ６１）。具体的には、所在情報出力部３３は、所在情報ファイルの記録場所を指定するためのウィンドウ（フォーム）を表示装置２６の画面に表示し、利用者がそのウィンドウを用いて指定した記録場所を、所在情報ファイルの記録場所として設定する。また、利用者が記録場所を指定しなかった場合には、所在情報出力部３３は、記録装置２２において予め設定された場所に、現在の年月日をフォルダ名として付したフォルダを生成し、そのフォルダを、所在情報ファイルの記録場所として設定する。
【０１００】
続いて、所在情報出力部３３は、利用者により指定された文書ファイルのうちの１つの文書ファイルを所在情報出力処理の対象として選択する（ステップＳ６２）。なお、利用者が所在情報出力処理の対象として指定する文書ファイルは、通常、タイムスタンプ付与後の文書ファイルである。
【０１０１】
続いて、所在情報出力部３３は、ステップＳ６２で選択された文書ファイルの所在、すなわち当該文書ファイルの記録装置２２における記録場所、より具体的には、当該文書ファイルのパス名を記録装置２２から取得する（ステップＳ６３）。
【０１０２】
続いて、所在情報出力部３３は、所在情報ファイルを生成し、当該生成した所在情報ファイルに、ステップＳ６３で取得した文書ファイルのパス名を所在情報として記述する（ステップＳ６４）。
【０１０３】
続いて、所在情報出力部３３は、所在情報出力処理の対象として複数の文書ファイルが選択されている場合には、処理をステップＳ６２へ戻し（ステップＳ６５：ＮＯ）、ステップＳ６２で、所在情報出力処理の対象として選択されている複数の文書ファイルのうち前回と異なる文書ファイルを選択し、当該選択した文書ファイルについて、ステップＳ６３およびＳ６４の処理を実行する。このとき、所在情報出力部３３は、所在情報出力処理の対象として選択された複数の文書ファイルのうち、ステップＳ６２で最初に選択した文書ファイルについてステップＳ６４の処理を実行するときには、新たな所在情報ファイルを生成し、その所在情報ファイルに、選択した文書ファイルの所在情報を記述するが、それ以後に選択した文書ファイルについてステップＳ６４の処理を実行するときには、最初に選択した文書ファイルについてステップＳ６４の処理を実行したときに生成した所在情報ファイルに、選択した文書ファイルの所在情報を追加して記述する。
【０１０４】
そして、所在情報出力処理の対象として選択されたすべての文書ファイルについてステップＳ６３およびＳ６４の処理を終了したとき（ステップＳ６５：ＹＥＳ）、所在情報出力部３３は、所在情報ファイルをステップＳ６１で設定された記録装置２２における記録場所に記録する（ステップＳ６６）。図１１は、入力情報ファイルの内容の一例を示している。図１１に示す例では、所在情報ファイルはＣＳＶファイルであり、所在情報ファイルには、各文書ファイルの所在情報（具体的にはパス名）がＣＳＶ形式により記述されている。
【０１０５】
このような所在情報出力処理によれば、利用者は、タイムスタンプ付与後の文書ファイルの記録装置２２における記録場所を記述した所在情報ファイルを得ることができ、この所在情報ファイルを利用して、文書ファイルの管理を容易に行うことができる。例えば、所在情報ファイルを文書ファイルの検索に利用することができる。
【０１０６】
（文書検証処理）
図１２は文書管理装置３の文書検証部３４による文書検証処理を示している。利用者により、保存管理すべき文書ファイルが指定され、マウス２５の右クリックによりメニューが表示され、メニュー中の「文書検証」が指定されたとき、処理選択部３６は、文書検証部３４に文書検証処理を実行させる（図３参照）。文書検証処理とは、上述したように、タイムスタンプが付与された後に文書ファイルが変更されていないことを検証する処理である。
【０１０７】
図１２に示す文書検証処理において、文書検証部３４は、まず、検証結果ファイルの記録装置２２における記録場所を設定する（ステップＳ７１）。検証結果ファイルとは、文書の検証結果等を記述したファイルである。検証結果ファイルの記録場所の設定方法は、上述した所在情報ファイルの記録場所の設定方法と同様である。
【０１０８】
続いて、文書検証部３４は、利用者により指定された文書ファイルのうちの１つの文書ファイルを文書検証処理の対象として選択する（ステップＳ７２）。なお、利用者が文書検証処理の対象として指定する文書ファイルは、タイムスタンプ付与後の文書ファイルである。
【０１０９】
続いて、当該選択された文書ファイルに利用制限が設定されている場合には、文書管理装置３の利用制限解除部３８が、パスワードを適用して、当該文書ファイルの利用制限を解除する（ステップＳ７３）。この処理は、画像情報出力処理における文書ファイルの利用制限解除の処理（図６中のステップＳ２２）と同じである。
【０１１０】
続いて、文書検証部３４は、ステップＳ６２で選択された文書ファイルが変更されていないことを検証する（ステップＳ７４）。
【０１１１】
続いて、文書検証部３４は、検証結果ファイルを生成し、当該生成した検証結果ファイルに、ステップＳ７４で行った検証結果を記述する（ステップＳ７５）。具体的には、ステップＳ７２で選択された文書ファイルが変更されていないことが確認できた場合には、「ＯＫ」と記述される。一方、ステップＳ７２で選択された文書ファイルが変更されていないことが確認できなかった場合には、その理由を示すエラーコードが記述される。また、検証結果ファイルには、このような検証結果に加え、入力者情報が記述される。さらに、検証結果ファイルには、例えば、文書ファイルの所在、文書ファイルのハッシュ値、文書ファイルに付与された最新のタイムスタンプ内のハッシュ値計算に利用したアルゴリズム、文書ファイルに付与された最新のタイムスタンプ日時、文書ファイルに含まれる文書画像の最小の解像度、最小の解像度を有する文書画像を含むページ、文書ファイルに含まれる文書画像の色空間、文書ファイルに含まれる文書画像の最小の階調、最小の階調を有する文書画像を含むページ、文書ファイルのページサイズ等が記述される。なお、利用者は、環境設定処理において、検証結果ファイルに記述される情報を制限することができる。例えば、利用者は、文書ファイルに含まれる文書画像の最小の解像度、最小の解像度を有する文書画像を含むページ、文書ファイルに含まれる文書画像の色空間、文書ファイルに含まれる文書画像の最小の階調、最小の階調を有する文書画像を含むページ、文書ファイルのページサイズ等を検証結果ファイルに記述されないように設定することができる。また、利用者は、入力者情報を検証結果ファイルに記述されないように設定することができる。
【０１１２】
続いて、文書検証部３４は、文書検証処理の対象として複数の文書ファイルが選択されている場合には、処理をステップＳ７２へ戻し（ステップＳ７６：ＮＯ）、ステップＳ７２で、文書検証処理の対象として選択されている複数の文書ファイルのうち前回と異なる文書ファイルを選択し、当該選択した文書ファイルについて、ステップＳ７３ないしＳ７５の処理を実行する。このとき、文書検証部３４は、文書検証処理の対象として選択された複数の文書ファイルのうち、ステップＳ７２で最初に選択した文書ファイルについてステップＳ７５の処理を実行するときには、新たな検証結果ファイルを生成し、その検証結果ファイルに、選択した文書ファイルの検証結果等を記述するが、それ以後に選択した文書ファイルについてステップＳ７５の処理を実行するときには、最初に選択した文書ファイルについてステップＳ７５の処理を実行したときに生成した検証結果ファイルに、選択した文書ファイルの検証結果等を追加して記述する。
【０１１３】
そして、文書検証処理の対象として選択されたすべての文書ファイルについてステップＳ７３ないしＳ７５の処理を終了したとき（ステップＳ７６：ＹＥＳ）、文書検証部３４は、検証結果ファイルをステップＳ７１で設定された記録装置２２における記録場所に記録する（ステップＳ７７）。検証結果ファイルはＣＳＶファイルであり、検証結果ファイルには、各文書ファイルの検証結果等がＣＳＶ形式により記述されている。
【０１１４】
このような文書検証処理によれば、利用者は、タイムスタンプ付与後の文書ファイルが記録装置２２に多数記録されている場合でも、それらの文書ファイルの検証を一括して行うことができる。また、利用者は、税務調査時等において、文書ファイルの検証結果等を調査官に素早く提示することができる。
【０１１５】
（環境設定処理）
利用者により、マウス２５の右クリックによりメニューが表示され、メニュー中の「環境設定」が指定されたとき、処理選択部３６は、環境設定部３５に環境設定処理を実行させる（図３参照）。これにより、利用者は、タイムスタンプ付与、文書検証等に関する種々の設定を行うことができる。具体的には、（１）タイムスタンプサーバ７と文書管理装置３との間の通信に関する設定、（２）文書ファイルに設定された利用制限を解除するのに用いられるパスワードの入力、（３）入力者情報の設定方法の指定、（４）タイムスタンプの付与時検証処理の指定、（５）検証結果項目の制限に関する設定、（６）タイムスタンプの印影に関する設定、（７）タイムスタンプ付与の履歴を記録するか否かの設定、（８）文書管理装置の動作履歴を記録するか否かの設定等を行うことができる。
【０１１６】
なお、文書ファイルはＰＤＦファイルに限定されない。また、処理選択部３６によるメニューの表示に、オペレーティングシステムのコンテキストメニューの機能を利用する方法を述べたが、他の方法でメニューを表示してもよい。また、画像情報ファイル、所在情報ファイルおよび検証結果ファイルがＣＳＶファイルである場合を例にあげたが、これらのファイルは他の形式のファイルでもよい。
【０１１７】
また、本発明は、請求の範囲および明細書全体から読み取ることのできる発明の要旨または思想に反しない範囲で適宜変更可能であり、そのような変更を伴う文書管理装置およびプログラムもまた本発明の技術思想に含まれる。
【産業上の利用可能性】
【０１１８】
本発明は、例えば電子帳簿保存法等の法律等の要件を充たしつつ、文書ファイルを記録装置等に保存し、または記録装置等に保存した文書ファイルが上記法律等の要件を充たしているか否かを検証するのに利用することができる。
【符号の説明】
【０１１９】
１  文書管理システム
２  スキャナ
３  文書管理装置
４  複合機
５  ＬＡＮ
６  インターネット
７  タイムスタンプサーバ
２１  ＣＰＵ
２２  記録装置
２３  通信回路
２４  キーボード
２５  マウス
２６  表示装置
３１  画像情報出力部
３２  タイムスタンプ付与部
３３  所在情報出力部
３４  文書検証部
３５  環境設定部
３６  処理選択部
３７  ファイル選択部
３８  利用制限解除部
４１  メインメニュー
４２  サブメニュー
Ｄａ〜Ｄｚ  文書ファイル
Ｆ１〜Ｆ９  フォルダ
Ｐ  マウスポインタ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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