(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
ユーザの情報を埋め込み出力する情報出力装置であって、
前記ユーザの情報を埋め込むための１以上の文書を選択可能に表示する表示部と、
前記表示部に選択可能に表示された前記１以上の文書の選択を受け付ける入力受付部と、
前記ユーザの情報を取得するために前記情報出力装置がネットワークに接続されていない場合に、前記ユーザの情報が記録された記録媒体から該ユーザの情報を読み取る読取部と、
前記１以上の文書それぞれの文書データを、該文書それぞれに埋め込むユーザの情報の種類および該ユーザの情報を埋め込む領域と関連付けて記憶する記憶部と、
前記読取部により読み取られた前記ユーザの情報のうち前記１以上の文書の文書データと関連付けて記憶されたユーザの情報の種類に対応するユーザの情報それぞれを、前記１以上の文書の文書データと関連付けて記憶された領域それぞれに埋め込む埋込処理部と、
前記ユーザの情報が埋め込まれた前記１以上の文書を出力する出力部と
を含む、情報出力装置。
【請求項２】
前記記録媒体は、画像が印刷された紙媒体であり、
前記情報出力装置は、前記読取部により読み取られた前記画像から前記ユーザの情報を抽出する解析部をさらに含む、請求項１に記載の情報出力装置。
【請求項３】
前記入力受付部は、前記文書に埋め込んだ前記ユーザの情報に対する修正要求を受け付け、
前記情報出力装置は、前記修正要求に従って、前記文書に埋め込んだ前記ユーザの情報を修正する修正処理部をさらに含む、請求項１または２に記載の情報出力装置。
【請求項４】
前記修正処理部は、前記ユーザからの要求を受けて、修正後の前記ユーザの情報を使用して画像を作成し、前記出力部に対して、作成した前記画像を印刷するように指示する、請求項３に記載の情報出力装置。
【請求項５】
前記修正後のユーザの情報を符号化する符号化部をさらに含み、
前記修正処理部は、前記符号化部により符号化された前記修正後のユーザの情報を使用して前記画像を作成する、請求項４に記載の情報出力装置。
【請求項６】
前記記録媒体に記録される前記ユーザの情報は符号化されており、
前記入力受付部は、符号化された前記ユーザの情報を復号するための情報の入力を受け付け、
前記読取部により読み取られた符号化された前記ユーザの情報を、前記入力受付部で受け付けた前記情報に基づき復号する復号部をさらに含む、請求項１〜５のいずれか１項に記載の情報出力装置。
【請求項７】
ユーザの情報を埋め込み出力する処理をコンピュータに実行させるためのプログラムであって、前記コンピュータは、前記ユーザの情報を埋め込むための１以上の文書それぞれの文書データを、該文書それぞれに埋め込むユーザの情報の種類および該ユーザの情報を埋め込む領域と関連付けて記憶する記憶部を有し、
前記１以上の文書を選択可能に表示するステップと、
選択可能に表示された前記１以上の文書の選択を受け付けるステップと、
前記ユーザの情報を取得するために前記コンピュータがネットワークに接続されていない場合に、前記ユーザの情報が記録された記録媒体から該ユーザの情報を読み取るステップと、
読み取られた前記ユーザの情報のうち前記１以上の文書の文書データと関連付けて記憶されたユーザの情報の種類に対応するユーザの情報それぞれを、前記１以上の文書の文書データと関連付けて記憶された領域それぞれに埋め込むステップと、
前記ユーザの情報が埋め込まれた前記１以上の文書を出力するステップとを実行させる、プログラム。
【請求項８】
前記記録媒体は、画像が印刷された紙媒体であり、
前記読み取るステップで読み取られた前記画像から前記ユーザの情報を抽出するステップをさらに実行させる、請求項７に記載のプログラム。
【請求項９】
前記文書に埋め込んだ前記ユーザの情報に対する修正要求を受け付けるステップと、
前記修正要求に従って、前記文書に埋め込んだ前記ユーザの情報を修正するステップをさらに実行させる、請求項７または８に記載のプログラム。
【請求項１０】
前記ユーザからの要求を受けて、修正後の前記ユーザの情報を使用して目視では読み取り不可の画像を作成するステップと、作成した前記画像を印刷するステップとを実行させる、請求項９に記載のプログラム。
【請求項１１】
前記修正後のユーザの情報を符号化するステップをさらに実行させ、
前記作成するステップでは、前記符号化するステップで符号化された前記修正後のユーザの情報を使用して前記画像を作成する、請求項１０に記載のプログラム。
【請求項１２】
前記記録媒体に記録される前記ユーザの情報は符号化されており、
前記読み取るステップで読み取られた符号化された前記ユーザの情報を復号するステップをさらに実行させる、請求項７〜１１のいずれか１項に記載のプログラム。
【請求項１３】
情報処理装置と画像形成装置とを含み、ユーザの情報を埋め込み出力する情報出力システムであって、
前記情報処理装置が、
前記ユーザの情報を埋め込むための１以上の文書を選択可能に表示する表示部と、
前記表示部に選択可能に表示された前記１以上の文書の選択を受け付ける入力受付部と、
前記１以上の文書それぞれの文書データを、該文書それぞれに埋め込むユーザの情報の種類および該ユーザの情報を埋め込む領域と関連付けて記憶する記憶部と、
前記ユーザの情報を選択された前記１以上の文書の決められた領域に埋め込む埋込処理部とを含み、
前記画像形成装置が、
前記ユーザの情報を取得するために前記情報出力システムがネットワークに接続されていない場合に、前記ユーザの情報が記録された記録媒体から該ユーザの情報を読み取る読取部と、
前記ユーザの情報が埋め込まれた前記１以上の文書を出力する出力部とを含み、
前記埋込処理部は、前記読取部により読み取られた前記ユーザの情報のうち前記１以上の文書の文書データと関連付けて記憶されたユーザの情報の種類に対応するユーザの情報それぞれを、前記１以上の文書の文書データと関連付けて記憶された領域それぞれに埋め込む、情報出力システム。
【請求項１４】
請求項１３に記載の情報出力システムに用いられる情報処理装置であって、
ユーザの情報を埋め込むための１以上の文書を選択可能に表示する表示部と、
前記表示部に選択可能に表示された前記１以上の文書の選択を受け付ける入力受付部と、
前記１以上の文書それぞれの文書データを、該文書それぞれに埋め込むユーザの情報の種類および該ユーザの情報を埋め込む領域と関連付けて記憶する記憶部と、
前記ユーザの情報を取得するために前記情報出力システムがネットワークに接続されていない場合に、前記ユーザの情報が記録された記録媒体から画像形成装置の読取部が読み取った該ユーザの情報のうち前記１以上の文書の文書データと関連付けて記憶されたユーザの情報の種類に対応するユーザの情報それぞれを、前記１以上の文書の文書データと関連付けて記憶された領域それぞれに埋め込む埋込処理部とを含み、
前記埋込処理部は、前記画像形成装置の出力部に対して前記ユーザの情報が埋め込まれた前記１以上の文書を出力するように指示する、情報処理装置。
【請求項１５】
ユーザの情報を埋め込む処理をコンピュータに実行させるためのプログラムであって、前記コンピュータは、前記ユーザの情報を埋め込むための１以上の文書それぞれの文書データを、該文書それぞれに埋め込むユーザの情報の種類および該ユーザの情報を埋め込む領域と関連付けて記憶する記憶部を有し、
前記１以上の文書を選択可能に表示するステップと、
選択可能に表示された前記１以上の文書の選択を受け付けるステップと、
前記ユーザの情報を取得するために前記コンピュータがネットワークに接続されていない場合に、前記ユーザの情報が記録された記録媒体から画像形成装置の読取部が読み取った該ユーザの情報のうち前記１以上の文書の文書データと関連付けて記憶されたユーザの情報の種類に対応するユーザの情報それぞれを、前記１以上の文書の文書データと関連付けて記憶された領域それぞれに埋め込むステップと、
前記画像形成装置の出力部に対して前記ユーザの情報が埋め込まれた前記１以上の文書を出力するように指示するステップとを実行させる、プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ユーザの情報を埋め込み出力する情報出力装置、情報出力システム、情報出力システムに用いられる情報処理装置およびその処理をコンピュータに実行させるためのプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
申請書等の定型文書（フォーム）にユーザの情報を記入し、紙で提出するという業務形態は、数多く存在する。この作業は、手書きで行う必要があるため、手間がかかり、書き間違いが発生することも多い。
【０００３】
そこで、記入用紙を読み取り、記入すべき個人情報とその入力領域の情報をサーバに保存し、そのサーバ上で管理された個人情報を取得して、該当する入力領域に合成して印刷する技術が提案されている（例えば、特許文献１参照）。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、ネットワークから隔離された環境では、サーバと通信を行うことができないため、そのサーバ上で管理される個人情報を取得することができないという問題があった。
【０００５】
このため、ネットワークから隔離された環境でもユーザの情報を取得し、選択された文書にユーザの情報を埋め込み出力することができる装置等の提供が望まれていた。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明は、上記課題に鑑み、ユーザの情報を埋め込み出力する情報出力装置であって、ユーザの情報を埋め込むための１以上の文書の選択を受け付ける入力受付部と、ユーザの情報を取得するために、情報出力装置がネットワークに接続されているか否かを判断する判断部と、判断部によりネットワークに接続されていないと判断された場合に、ユーザの情報が記録された記録媒体から該ユーザの情報を読み取る読取部と、読取部により読み取られたユーザの情報を選択された１以上の文書の決められた領域に埋め込む埋込処理部と、ユーザの情報が埋め込まれた１以上の文書を出力する出力部とを含む、情報出力装置が提供される。
【発明の効果】
【０００７】
本発明によれば、ネットワークから隔離された環境でもユーザの情報を取得し、選択された文書にユーザの情報を埋め込み出力することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【０００８】
【図１】本実施形態の情報出力装置および情報出力システムが適用されるネットワークシステムの概略構成を示した図。
【図２】情報出力装置のハードウェア構成を例示した図。
【図３】情報出力システムのハードウェア構成を例示した図。
【図４】情報出力装置としてのMFPのソフトウェア構成を例示した図。
【図５】MFPの機能構成の一例を示したブロック図。
【図６】図５に示すMFPが行う全体の処理の流れを示したフローチャート。
【図７】MFPの操作パネルに表示される画面を例示した図。
【図８】情報を埋め込む雛形としてのフォームを例示した図。
【図９】フォームを構成する情報を例示した図。
【図１０】ユーザの情報を例示した図。
【図１１】サーバと個人情報カードを選択する画面を例示した図。
【図１２】MFPの機能構成の別の例を示したブロック図。
【図１３】ユーザの情報が記録される記録媒体としての個人情報カードを例示した図。
【図１４】ユーザの情報を埋め込む処理の流れを示したフローチャート。
【図１５】図１２に示すMFPが行う全体の処理の流れを示したシーケンス図。
【図１６】図１２に示すMFPにより出力された出力物を例示した図。
【図１７】図１２に示すMFPが行う全体の処理の流れを示したシーケンス図。
【図１８】MFPの操作パネルに表示される別の画面を例示した図。
【図１９】MFPの機能構成のさらに別の例を示したブロック図。
【図２０】MFPの操作パネルに修正処理で表示される画面を例示した図。
【図２１】図１９に示すMFPが行う修正処理の流れを示したフローチャート。
【発明を実施するための形態】
【０００９】
図１は、本実施形態の情報出力システムが適用されるネットワークシステムの概略構成を示した図である。ネットワークシステムは、インターネット等のネットワーク１０に接続されるサーバ１１と各事業所等の互いに離れたエリアに設置される情報出力システムもしくは情報出力装置またはその両方とにより構成される。図１では、互いに離れた４つのエリアA〜Dが示され、エリアAのシステムがネットワーク１０に接続され、３つのエリアB〜Dのシステムおよび装置がネットワーク１０から隔離されている。すなわち、３つのエリアB〜Dのシステムおよび装置は、ネットワーク１０に接続することができない環境に構築および設置されている。ネットワーク１０に接続することができない環境としては、通信インフラが整備されていない地域や場所、セキュリティ上外部との通信が遮断される必要のある場所（金融機関の建物や公的機関の建物、人事情報を扱う部署・組織が在籍する場所等）を挙げることができる。また、通信インフラが整備されていても、メンテナンス中等でその通信インフラを利用できない場合も、これに該当する。
【００１０】
サーバ１１は、ネットワーク１０に接続された機器と通信を行い、該機器に対して必要な情報等を提供する。必要な情報としては、例えばユーザの情報を挙げることができ、ユーザの情報としては、ユーザ名、ユーザID、性別、住所、電話番号、勤務先名、勤務先住所、役職、所属グループ名等を挙げることができる。
【００１１】
各エリアには、情報出力システムまたは情報出力装置が設置される。情報出力システムは、例えば情報処理装置と画像形成装置とから構成され、情報出力装置は、例えば上記の情報処理装置の機能を備えた画像形成装置とされる。画像形成装置は、プリンタ、スキャナ装置、ファックス装置、コピー機、これらの機能を実装したMFP(Multi-Function Peripheral)等とすることができる。なお、情報出力システムは、画像形成装置に代えて、プロジェクタ等の情報を投影する投影装置、電子黒板等の情報を表示する表示装置であってもよい。情報処理装置は、MFP１２にケーブル等で接続される専用の操作パネル装置、スマートフォン、PDA(Personal Digital Assistant)、タブレット端末等とすることができる。以下、画像形成装置をMFP１２とし、情報処理装置を操作パネル装置１３とし、情報処理装置の機能を備えた画像形成装置をMFP１４として説明する。
【００１２】
エリアA〜Cには、MFP１２と操作パネル装置１３とから構成された情報出力システムが設置され、エリアDには、情報出力装置としてのMFP１４が設置されている。また、エリアB、Dには、各ユーザが所持する各ユーザの情報が記録された記録媒体としての個人情報カード１５が示され、エリアCには、記録媒体としてのICチップが搭載された通信端末１６が示されている。通信端末１６は、ICカード、携帯電話、スマートフォン、PDA、タブレット端末等とすることができる。
【００１３】
操作パネル装置１３は、ユーザが入力操作を行うための操作パネルを備え、入力された情報、MFP１２に対する指示や要求等をMFP１２に出力し、MFP１２に所定の処理を実行させる。また、操作パネル装置１３は、MFP１２が実行する処理の状況やエラー等を表示し、ユーザに通知する。MFP１２は、操作パネル装置１３からの指示や要求等により、画像の読み取り、印刷、データの記憶（保存）、他の機器との通信等を行う。MFP１４は、操作パネルを備えた装置で、操作パネル装置１３とMFP１２とが行う全ての処理を実行することが可能とされている。
【００１４】
例えば、エリアBにいるユーザは、操作パネル装置１３を使用し、MFP１２に対して印刷や画像の読み取りを指示し、その指示を受けてMFP１２が印刷や画像の読み取りを実行する。MFP１２は、申請書等の定型文書をフォームとして複数保持し、ユーザが操作パネル装置１３を使用して選択すると、ユーザの情報を選択されたフォームに埋め込んで出力することができるように構成されている。
【００１５】
エリアAのように、MFP１２がネットワーク１０に接続されている場合、MFP１２は、サーバ１１に接続し、サーバ１１からユーザの情報を取得し、そのユーザの情報を選択されたフォームに埋め込み、印刷して出力することができる。しかしながら、エリアB〜Dは、ネットワーク１０から隔離された環境にあるため、サーバ１１からユーザの情報を取得することができない。そこで、エリアB〜Dでは、個人情報カード１５や通信端末１６からユーザの情報を取得するように構成されている。
【００１６】
MFP１２、１４は、スキャナ機能を有し、そのスキャナ機能を使用して個人情報カード１５からユーザの情報を読み取る。MFP１２は、無線通信機能を有し、その無線通信機能を使用し、通信端末１６からユーザの情報を取得する。MFP１２、１４は、取得したユーザの情報を、該ユーザにより選択されたフォームの決められた領域に埋め込み、印刷して出力する。なお、操作パネル装置１３にカメラを搭載し、カメラで個人情報カード１５からユーザ情報を読み取るように構成してもよい。また、カメラは、操作パネル装置１３およびMFP１２とは別体に構成され、ユーザ情報を読み取る読み取り装置としてMFP１２に接続されるように構成してもよい。
【００１７】
上記の処理を実行可能な情報出力装置および情報出力システムのハードウェア構成を、図２および図３に例示する。図２は、情報出力装置としてのMFP１４のハードウェア構成で、図３は、MFP１２と操作パネル装置１３とから構成される情報出力システムのハードウェア構成である。MFP１４は、本体部２０と操作部３０とから構成され、本体部２０は、図３に示すMFP１２に対応するものであり、操作部３０は、図３に示す操作パネル装置１３に対応するものである。このため、図２に示す装置と図３に示すシステムでは構成する要素が同じものである。したがって、ここでは、図２に示すハードウェア構成についてのみ説明する。
【００１８】
本体部２０は、コピー機能、スキャナ機能、ファックス機能、プリンタ機能等の各種の機能を備え、専用の通信路４０により操作部３０と接続される。なお、通信路４０は、例えばUSB(Universal Serial Bus)規格のものを使用することができるが、その他の規格のものであってもよい。また、通信路４０は、有線に限られるものではなく、無線であってもよい。
【００１９】
本体部２０は、操作部３０で受け付けた操作に応じた動作を実行する。また、本体部２０は、操作部３０以外のPCとも通信が可能であり、PC等の外部装置から受信した指示に応じた動作を実行することも可能である。
【００２０】
本体部２０は、ハードウェアとして、CPU(Central Processing Unit)２１と、ROM(Read Only Memory)２２と、RAM(Random Access Memory)２３と、HDD(Hard Disk Drive)２４と、通信I/F２５と、接続I/F２６と、エンジン部２７とを備え、これらが互いにバス２８により接続されている。CPU２１は、本体部２０の動作を統括的に制御する。CPU２１は、RAM２３をワークエリア（作業領域）として使用し、ROM２２またはHDD２４等に格納されたプログラムを実行することで、本体部２０全体の動作を制御し、上記の機能を実現する。
【００２１】
通信I/F２５は、ネットワーク１０と接続するためのインタフェースで、接続I/F２６は、通信路４０を介して操作部３０と通信を行うためのインタフェースである。
【００２２】
エンジン部２７は、コピー機能、スキャナ機能、ファックス機能、プリンタ機能等を実現するための、汎用的な情報処理および通信以外の処理を行う。エンジン部２７は、原稿の画像を読み取り、画像データとして出力するスキャナ、用紙等のシート材への印刷を行うプロッタ、ファックス通信を行うファックス部等を備えている。エンジン部２７は、これら以外に、印刷済みシート材を仕分けるフィニッシャ、原稿を自動供給するADF(Auto Document Feeder)等の特定のオプションを備えることができる。
【００２３】
操作部３０は、ハードウェアとして、CPU３１と、ROM３２と、RAM３３と、フラッシュメモリ３４と、通信I/F３５と、接続I/F３６と、操作パネル３７と、外部接続I/F３８とを備えている。これも同様に、これらはバス３９により互いに接続されている。
【００２４】
CPU３１は、操作部３０の動作を統括的に制御する。CPU３１は、RAM３３を作業領域として使用し、ROM３２またはフラッシュメモリ３４等に格納されたプログラムを実行することで、操作部３０全体の動作を制御する。また、CPU３１は、そのプログラムを実行することで、ユーザから受け付けた入力に応じた情報（画像）の表示等の各種機能を実現する。
【００２５】
通信I/F３５は、ネットワーク１０と接続するためのインタフェースで、接続I/F３６は、通信路４０を介して本体部２０と通信を行うためのインタフェースである。
【００２６】
操作部３０は、ユーザの操作に応じた各種の入力を受け付けるとともに、各種の情報を表示する。例えば、入力により受け付けた操作に応じた情報、本体部２０の動作状況を示す情報、設定状態等を示す情報等である。
【００２７】
操作パネル３７は、タッチパネル機能を搭載した液晶ディスプレイ(LCD)とすることができるが、これに限られるものではなく、タッチパネル機能を搭載した有機ELディスプレイであってもよい。また、操作パネル３７は、これに加えて、またはこれに代えて、ハードウェアキー等の操作部やランプ等の表示部を設けることも可能である。
【００２８】
外部接続I/F３８は、外部に接続されるハードウェアと接続するためのインタフェースである。外部に接続されるハードウェアとしては、USBメモリや外付けHDD等の記憶装置、音声入力装置、音声出力装置、プロジェクタ、電子黒板、デジタルカメラ等を挙げることができる。
【００２９】
図４を参照して、本体部２０と操作部３０とに実装されるソフトウェアについて説明する。本体部２０は、アプリケーション層５０と、サービス層５１と、OS(Operating System)層５２とを備える。これらの各層の実体は、ROM２２またはHDD２４等に格納されたプログラムであり、CPU２１により実行されて上記の各種機能が実現される。
【００３０】
アプリケーション層５０は、ハードウェア資源を動作させ、所定の機能を提供するためのアプリケーションを有する。例えば、コピー機能を提供するためのアプリケーションは、コピーアプリケーションであり、スキャナ機能を提供するためのアプリケーションは、スキャナアプリケーションである。
【００３１】
サービス層５１は、アプリケーション層５０とOS層５２との間に介在し、アプリケーションに対して、本体部２０が備えるハードウェア資源を利用するためのインタフェースを提供するソフトウェアを有する。具体的には、ハードウェア資源に対する動作要求を受け付け、その動作要求の調停を行う機能を提供するソフトウェアである。サービス層５１が受け付ける動作要求としては、スキャナによる読み取りやプロッタによる印刷等の要求を一例として挙げることができる。
【００３２】
なお、サービス層５１によるインタフェース機能は、本体部２０のアプリケーション層５０だけではなく、操作部３０が備える後述するアプリケーション層に対しても提供される。したがって、操作部３０のアプリケーション層も、サービス層５１のインタフェース機能を介して本体部２０のハードウェア資源、例えばエンジン部２７を利用した機能を実現することができる。
【００３３】
OS層５２は、本体部２０が備えるハードウェアを制御する基本機能を提供するための基本ソフトウェア（OS）を有する。サービス層５１は、アプリケーション層５０の各種のアプリケーションからのハードウェア資源の利用要求を、OS層５２が解釈可能なコマンドに変換し、OS層５２に渡す。OS層５２は、そのコマンドを受け取り実行して、ハードウェア資源に対して各種アプリケーションの要求に従った動作を実行させる。
【００３４】
操作部３０も、本体部２０と同様、アプリケーション層６０と、サービス層６１と、OS層６２とを備える。操作部３０が備えるアプリケーション層６０、サービス層６１、OS層６２も、本体部２０と同様の階層構造とされている。ただし、アプリケーション層６０が備えるアプリケーションは、本体部２０とは異なる。それは、提供する機能やサービス層６１が受け付け可能な動作要求の種類が本体部２０のそれとは異なるからである。
【００３５】
アプリケーション層６０のアプリケーションは、主として、本体部２０が備える機能に関する操作や表示を行うためのUI(User Interface)の機能を提供するためのソフトウェアである。なお、このアプリケーションは、操作部３０が備えるハードウェア資源を動作させて所定の機能を提供するためのソフトウェアであってもよい。
【００３６】
なお、アプリケーション層６０には、上記のUIの機能を提供するソフトウェアのほか、後述するユーザの情報を読み取り、フォームにその情報を埋め込み、印刷して出力する処理を実行させるためのアプリケーションも含まれる。
【００３７】
図２に示すハードウェア構成の場合に各装置に実装されるソフトウェアについて説明してきたが、図３に示すハードウェア構成でも同様である。すなわち、本体部２０と操作部３０は、別個に動作するため、別個にOSを実装し、本体部２０と操作部３０との通信は、共通の装置内のプロセス間通信ではなく、異なる装置間の通信として行われる。異なる装置間の通信としては、ユーザから受け付けた情報を本体部に伝達する動作（コマンド通信）や、本体部が操作部へイベントを通知する動作等が該当する。
【００３８】
操作部３０は、本体部２０に対してコマンド通信を行うことで、本体部２０が備える機能を使用することができる。また、操作部３０は、本体部２０から通知されたイベントを受け付け、本体部２０における動作の実行状況や本体部２０で設定された内容等を表示することができる。
【００３９】
操作部３０に対する電力供給は、本体部２０から通信路４０を経由して行われるため、操作部３０の電源制御は、本体部２０の電源制御とは独立に行うことができる。
【００４０】
図５を参照して、情報出力装置としてのMFP１４が有する機能について説明する。なお、MFP１２と操作パネル装置１３とから構成される情報出力システムが有する機能も同様である。MFP１４は、機能部として、入力受付部７０と、記憶部７１と、判断部７２と、読取部７３と、埋込処理部７４と、出力部７５とを含んで構成される。入力受付部７０、判断部７２、埋込処理部７４は、図２に示す操作部３０により実現される。
【００４１】
なお、記憶部７１は、操作部３０のRAM３３、フラッシュメモリ３４、本体部２０のRAM２３、HDD２４により実現される。記憶部７１以外の機能部は、CPU２１がHDD２４に格納されたプログラムを実行し、エンジン部２７を動作させることにより、CPU３１がフラッシュメモリ３４に格納されたプログラムを実行することにより実現される。
【００４２】
なお、これらの機能部の一部は、専用のハードウェア回路により実現されてもよい。また、上記では、別個のOSで互いに独立して動作するように説明したが、これに限られるものではなく、本体部２０と操作部３０は同じOSで動作する形態であってもよい。
【００４３】
また、上記の機能部を実現するためのプログラムは、インストール可能な形式または実行可能な形式のファイルである。このプログラムは、CD-ROM、フレキシブルディスク(FD)、CD-R、CD-RW、DVD(Digital Versatile Disk)、USBメモリ、SDカード等のコンピュータにより読み取り可能な記憶媒体に記憶して提供することができる。また、このプログラムは、ROM等の不揮発性の記憶媒体に予め組み込んで提供することも可能である。
【００４４】
入力受付部７０は、ユーザからの要求により、該ユーザの情報を埋め込むための複数のフォームを記憶部７１から取得し、操作パネル３７に表示させる等してユーザに提示する。入力受付部７０は、ユーザが提示した複数のフォームの中から１以上のフォームの選択を受け付ける。フォームは、申請書等のユーザの名前や住所等のユーザの情報が空欄の領域とされた定型文書である。すなわち、フォームは、文書に埋め込むユーザの情報の種類とそのユーザの情報を埋め込む領域とを関連付けたものである。記憶部７１は、上記の複数のフォームを記憶する。また、記憶部７１は、複数のフォームの一覧であるリストを保持する。
【００４５】
判断部７２は、そのユーザの情報を取得するために、情報出力システムがネットワーク１０に接続されているか否かを判断する。情報出力システムがネットワーク１０に接続されているか否かは、ネットワーク１０に対して接続要求を送り、その接続要求に対して一定の時間内に応答が返ってくるか否か（応答の有無）により判断することができる。これは一例であるので、他の方法を使用して判断してもよい。判断部７２は、ネットワーク１０に接続されていない旨を操作パネル３７に表示するように指示し、ユーザにその旨を通知することができる。
【００４６】
読取部７３は、ユーザがその通知を受けて取り出した、該ユーザの情報が記録された記録媒体としての個人情報カード１５から該ユーザの情報を読み取る。ユーザの情報は、上述したユーザ名、ユーザID、性別、住所、電話番号等である。個人情報カード１５は、それらの情報が印刷された紙媒体である。
【００４７】
埋込処理部７４は、読取部７３により読み取られたユーザの情報を、入力受付部７０が受け付けた選択された１以上のフォームの決められた領域に埋め込む。フォームには、ユーザの情報を埋め込むための１以上の空欄の領域があり、各領域には、ユーザの情報を識別するための識別情報が付与されている。識別情報は、例えば氏名、ID、性別、住所、電話番号といった情報の分類を表すカテゴリである。個人情報カード１５から読み取られるユーザの情報も、カテゴリが関連付けられている。
【００４８】
このため、埋込処理部７４は、フォームに情報を埋め込む領域があるかを判断し、ある場合、その領域に付与されているカテゴリを取得し、そのカテゴリに一致するユーザの情報を、読み取ったユーザの情報の中から検索する。そして、埋込処理部７４は、検索されたユーザの情報を、その領域上に重ね合わせる等して、フォームに埋め込む。埋込処理部７４は、この処理を繰り返して、すべての領域にユーザの情報を埋め込み、出力するためのデータを生成する。
【００４９】
出力部７５は、ユーザの情報が埋め込まれた１以上のフォームを、印刷、ファックス送信、記憶装置への記憶等するために出力する。出力部７５は、ユーザからの指示で、一時的に記憶装置に記憶し、後に印刷して出力することができる。記憶装置は、本体部２０または操作部３０が備えるHDD２４やフラッシュメモリ３４のほか、外部記憶装置であるUSBメモリや外付けHDD等であってもよい。したがって、ユーザの情報が埋め込まれたフォームは、USBメモリ等を他のプリンタ等に接続し、当該他のプリンタで印刷して出力することも可能である。以下、出力を、特に説明がない限り、印刷として説明する。
【００５０】
図６を参照して、図５に示すMFP１４が行う処理について説明する。ユーザが操作パネル３７を操作し、フォームを選択し、フォームにユーザの情報を埋め込むか否かを指示することにより、ステップ６００からこの処理を開始する。この指示は、入力受付部７０が受け付けることができる。ステップ６０５では、入力受付部７０が受け付けた指示に基づき、フォームにユーザの情報を埋め込んで印刷するか否かを判断する。そうである場合、ステップ６１０へ進み、そうでない場合は、フォームのみの印刷であるため、ステップ６３０へ進む。この判断は、判断部７２が行うことができる。
【００５１】
ステップ６１０では、判断部７２が、MFP１４がネットワーク１０に接続しているか否かを判断する。判断方法は、上記の方法を採用することができる。MFP１４がネットワーク１０に接続していると判断した場合、ステップ６１５へ進み、接続していないと判断した場合は、ステップ６２０へ進む。ステップ６１５では、MFP１４がネットワーク１０に接続している場合、ネットワーク１０には、ユーザの情報を保持するサーバ１１が接続されているため、別途設けられる通信部により、サーバ１１と通信を行い、サーバ１１からユーザの情報を取得する。
【００５２】
このとき、ユーザに対してユーザID等の入力を求め、その入力された情報を検索キーワードとしてユーザの情報の取得要求に含めてサーバ１１に送信する。サーバ１１は、その検索キーワードに基づき、ユーザの情報を検索する。そして、サーバ１１は、検索結果をMFP１４に送信する。なお、サービスを利用する際に、ログインを行っている場合は、ユーザIDを含むログイン情報を使用して、ユーザにID等の入力を求めることなく、ユーザの情報を取得することができる。
【００５３】
ステップ６２０では、MFP１４がネットワーク１０に接続されていないため、読取部７３が、個人情報カード１５からユーザの情報を読み取り、取得する。この場合は、検索する必要がないため、ユーザID等の入力は求めない。ここでは、個人情報カード１５としているが、通信端末１６であってもよい。
【００５４】
ステップ６２５では、埋込処理部７４が上記のようにしてフォームの決められた領域にユーザの情報を埋め込む。ステップ６３０では、出力部７５が、ユーザの情報が埋め込まれたフォーム、あるいはユーザの情報が埋め込まれていないフォームを印刷する。この印刷が終了したところで、ステップ６３５へ進み、この処理を終了する。
【００５５】
なお、ステップ６０５とＳ６１０は、その順序でなくてもよく、ステップ６０５の判断をＳ６１０の後に行う場合、Ｓ６２０とＳ６２５の間で埋め込みを行うか否かを判断することができる。したがって、操作パネル３７に表示される画面は、図７（ｃ）の画面がなく、図７（ｂ）の画面から図７（ｄ）に「埋め込みなし」ボタンが追加された画面に直接移行することができる。ユーザは、その画面で「埋め込みなし」を押下するか否かにより、埋め込み処理を行うか否かを判断することができる。
【００５６】
この処理を実行する際に操作パネル３７に表示される画面を図７に示す。ユーザが、帳票の印刷を行いたい場合、図７（ａ）に示す帳票アプリケーションのアイコンをタップする等して選択し、起動させる。なお、帳票は、請求書や見積書等の業務に関連する文書である。
【００５７】
帳票アプリケーションが起動すると、図７（ｂ）に示すフォームを選択する画面が表示される。フォームは、例えば図８に示すようなものである。フォーム１は、カテゴリとしての「名前」の記載があり、その隣が空欄の領域とされ、その空欄の領域に、取得したユーザの情報を埋め込むことができるようになっている。また、その下には、カテゴリとしての「住所」の記載があり、その隣が空欄の領域とされ、その空欄の領域に、取得したユーザの情報を埋め込むことができるようになっている。フォーム２は、名前、性別、住所が、フォーム３は、ID、所属、名前が記載され、それぞれの隣の空欄の領域に、取得したユーザの情報を埋め込むことができるようになっている。
【００５８】
そのフォームを表示させるためのデータは、図９に示すような内容を含むものとされる。データは、フォームを識別するためのフォーム名と、フォームの画像と、カテゴリを表す文字の位置、フォント、サイズの情報とを含む。
【００５９】
ユーザの情報は、具体的には図１０に示す情報である。カテゴリは、名前、ID、生年月日、性別、住所、所属、電話番号等であり、値は、カテゴリに対応した値で、ユーザの氏名やユーザを一意に識別する番号等である。
【００６０】
再び図７を参照して、ユーザは、表示された複数のフォームの中から印刷を希望するフォームを選択する。図７（ｂ）では、フォーム１とフォーム３の２つのフォームが選択されている。図７（ｂ）の画面で、「OK」ボタンを押下すると、図７（ｃ）に示すユーザの情報を埋め込むか否かを選択する画面が表示される。ユーザは、フォームのみを印刷したい場合、「埋め込みなし」ボタンを押下することで、フォームのみを印刷することができる。一方、ユーザは、ユーザの情報を埋め込んで印刷したい場合は、「OK」ボタンを押下する。
【００６１】
図７（ｄ）に示す画面は、ユーザが「OK」ボタンを押下した後に表示される画面である。ここでは、MFP１４がネットワーク１０に接続されていないため、個人情報カード１５からユーザの情報の読み取りを開始する画面を表示している。ユーザは、個人情報カード１５をMFP１４の読み取り装置に置き、図７（ｄ）に示す画面の「読み取り開始」ボタンを押下することで、個人情報カードからユーザの情報を読み取る処理が開始される。なお、「プレビュー」のチェックボックスにチェックを入れることで、印刷を実行する前に印刷結果をプレビューすることができる。
【００６２】
ユーザがプレビューのチェックボックスにチェックを入れた場合の画面を図７（ｅ）に示す。図７（ｅ）は、ユーザの情報を取得し、そのユーザの情報をフォーム１に埋め込んだところを示した画面である。ユーザは、このプレビュー画面に表示された内容で良い場合、「印刷」ボタンを押下し、印刷を実行する。一方、フォーム１に埋め込んだ名前、住所に修正が必要である場合は、「修正」ボタンを押下し、その内容を修正することができる。修正については後述する。
【００６３】
上記のように、MFP１４がネットワーク１０に接続しているかを自動で判断し、それに応じてサーバ１１から取得する処理または個人情報カード１５等から読み取る処理を行うことができるが、ユーザが判断してもよい。この場合、図７（ｃ）に示す画面で「OK」ボタンが押下された後、図１１に示す「サーバ」ボタンと「個人情報カード」ボタンとを表示させることができる。「サーバ」ボタンが押下された場合、IDを入力する画面を表示し、「個人情報カード」ボタンが押下された場合、図７（ｄ）に示す二次元コードの読み取り開始画面を表示することができる。
【００６４】
これにより、MFP１４がネットワーク１０に接続されていても、通信が渋滞し、サーバ１１に繋がりにくい等のネットワーク１０から隔離されているに等しい場合に、個人情報カード１５等からユーザの情報を取得することができる。
【００６５】
図１２は、MFP１４の機能構成の別の例を示した図である。MFP１４は、機能部として、入力受付部７０、記憶部７１、判断部７２、読取部７３、埋込処理部７４、出力部７５のほか、解析部７６をさらに備えることができる。入力受付部７０等については既に説明したので、解析部７６についてのみ説明する。解析部７６について説明する前に、個人情報カード１５について説明する。
【００６６】
個人情報カード１５は、ユーザの情報がカテゴリに対応して単に羅列したものであってもよいが、例えば、図１３に示すような、ユーザのID、氏名、二次元コード等の画像が記載されたものであってもよい。ここでは、これら３つの情報が記載されたものとしているが、これに限られるものではない。なお、図１３に示す二次元コードは、QRコード（登録商標）で、その内容は、図１０に示すような、名前、IDのほか、生年月日、性別、住所、所属、電話番号の情報を含むものである。
【００６７】
このような個人情報は、二次元コードのような目視では読み取り不可能なデータ形式に変換して印刷することで、セキュリティを確保することができる。ここでは、二次元コードとしてQRコード（登録商標）を例示したが、これに限定されるものではなく、カラーコード等であってもよい。また、二次元コードに限定されるものではなく、バーコード等の一次元コードであってもよい。
【００６８】
再び図１２を参照して、解析部７６は、二次元コード等の目視では読み取り不可能なデータ形式に変換された情報を解析し、ユーザの情報を抽出する処理を行う。解析部７６は、例えば読み取った二次元コードの歪みや傾き等を補正し、デコードすることにより文字列に変換することで、ユーザの情報を抽出する。解析部７６は、抽出したユーザの情報を埋込処理部７４に渡し、埋込処理部７４がフォームにユーザの情報を埋め込む処理を行う。
【００６９】
図１４を参照して、ユーザの情報を埋め込む処理について詳細に説明する。ステップ１４００からこの処理を開始し、ステップ１４０５では、解析部７６が、MFP１４のスキャン機能を使用して読み取った目視では読み取り不可能な画像、ここでは二次元コードを解析し、ユーザの情報を抽出する。ステップ１４１０では、埋込処理部７４が、ユーザが選択したフォーム内にユーザの情報を埋め込む領域があるかどうかを検索する。ある場合は、ステップ１４１５へ進み、ない場合は、ステップ１４３０へ進む。
【００７０】
ステップ１４１５では、埋込処理部７４は、フォームからその領域に付与されたカテゴリを取得する。ステップ１４２０では、埋込処理部７４は、抽出したユーザの情報に、そのカテゴリに対応する情報があるかどうかを検索する。ある場合は、ステップ１４２５へ進み、ない場合は、ステップ１４１０へ戻る。
【００７１】
ステップ１４２５では、フォーム内のその領域に検索された上記のカテゴリに対応するユーザの情報を重ね合わせ、その領域にその情報を埋め込む。埋め込み後、ステップ１４１０へ戻り、その他に埋め込む領域があるかを検索する。
【００７２】
ステップ１４１０でフォーム内に埋め込む領域がない場合、すなわち元々埋め込む領域がない場合や全ての領域がユーザの情報で埋め込まれた場合、ステップ１４３０へ進み、ユーザが選択したフォームが他にあるかを判断する。他のフォームがある場合、ステップ１４１０に戻り、ない場合は、ステップ１４３５へ進み、この処理を終了する。
【００７３】
ユーザの情報の埋め込み処理は以上であるが、このときの全体の処理は、図１５に示すようなものとなる。図１５では、MFP１４が本体部２０と操作部３０とから構成され、操作部３０に入力受付部７０、記憶部７１の一部である記憶部７１ａ、埋込処理部７４、解析部７６があるものとする。また、本体部２０に記憶部７１の残りの一部である記憶部７１ｂ、読取部７３、出力部７５があるものとする。また、別途、本体部２０と操作部３０とを接続するための接続I/F部７７、７８がそれぞれに設けられている。
【００７４】
入力受付部７０は、ユーザから処理を開始する指示を受け、埋込処理部７４にその指示を渡す(S1)。この例では、MFP１４がネットワーク１０に接続されていないものとし、その判断、サーバ１１からのユーザの情報の取得については図示しない。埋込処理部７４は、接続I/F部７７を介して本体部２０へフォームのリストを要求する(S2、S3)。本体部２０の接続I/F部７８は、記憶部７１ｂからリストを取得し(S4)、リストを送信することでその要求に対して応答する(S5)。埋込処理部７４は、接続I/F部７７からリストを取得し(S6)、入力受付部７０にフォームのリストを表示するように要求する(S7)。入力受付部７０は、表示部である操作パネル３７にそのリストを表示させ、ユーザにフォームの選択を促す。
【００７５】
入力受付部７０は、フォームの選択を受け付け(S8)、埋込処理部７４は、その選択されたフォームを、接続I/F部７７を介して本体部２０に要求する(S9、S10)。本体部２０の接続I/F部７８は、記憶部７１ｂから要求されたフォームを取得し(S11)、そのフォームを送信してその要求に対して応答する(S12)。埋込処理部７４は、接続I/F部７７からフォームを取得する(S13)。入力受付部７０は、ユーザからの読み取り開始の指示を受け付け、埋込処理部７４にその指示を渡す(S14)。
【００７６】
埋込処理部７４は、その指示に従って、ユーザの情報の読み取りを本体部２０に対して要求する(S15、S16)。本体部２０の接続I/F部７８は、読取部７３に対してユーザの情報の読み取りを指示し(S17)、読取部７３が個人情報カード１５からユーザの情報を読み取り、接続I/F部７８に読み取り結果としてのスキャンデータを返す(S18)。接続I/F部７８は、応答としてそのスキャンデータを操作部３０に送信する(S19)。
【００７７】
操作部３０の接続I/F部７７は、スキャンデータを解析部７６に渡し(S20)、解析部７６がそのデータの解析を行い、ユーザの情報を抽出する(S21)。解析部７６は、記憶部７１ａに抽出したユーザの情報を保存し(S22)、解析が完了した旨を埋込処理部７４に通知する(S23)。埋込処理部７４は、記憶部７１ａに保存されたユーザの情報を取得し(S24)、先に取得したフォームにユーザの情報を埋め込む処理を行う(S25)。そして、埋込処理部７４は、ユーザの情報が埋め込まれたフォームを入力受付部７０に渡し、操作パネル３７に対してプレビュー表示させる(S26)。
【００７８】
入力受付部７０は、ユーザから印刷の指示を受け付け、埋込処理部７４に対して印刷を指示する(S27)。埋込処理部７４は、接続I/F部７７を介して本体部２０に対して印刷を指示する(S28、S29)。本体部２０の接続I/F部７８は、出力部７５に対して印刷を指示し(S30)、出力部７５がユーザの情報が埋め込まれたフォームを印刷して出力する。図１６に、出力部７５が印刷して出力した印刷物を印刷結果として示す。図１６では、図８に示したフォーム１、３の空欄の領域に、ユーザの氏名、住所、所属、IDの番号が埋め込まれている。
【００７９】
図１５は、ユーザの情報が埋め込まれたフォームを印刷する例を示したが、出力は、印刷だけには限らない。USBメモリ等の外部記憶装置等に出力し、記憶させる場合もあり得る。図１７は、外部記憶装置に記憶させる処理の流れを示したシーケンス図である。S1からS26までの処理は、図１５に示す処理と同じである。入力受付部７０は、ユーザからの外部記憶装置への記憶の指示を受け付け、埋込処理部７４に対して記憶を指示する(S27)。
【００８０】
埋込処理部７４は、接続I/F部７７を介して本体部２０に対して外部記憶装置への記憶を指示する(S28、S29)。本体部２０の接続I/F部７８は、出力部７５に対して外部記憶装置への記憶を指示し(S30)、出力部７５がユーザの情報が埋め込まれたフォームのデータを外部記憶装置へ出力し、記憶させる。このデータは、外部記憶装置に限らず、内部のHDD２４に記憶させることも可能である。また、出力部７５は、エンジン部２７に出力し、電話網を利用してファックス送信することも可能である。
【００８１】
なお、個人情報カード１５に含まれる二次元コードは、ユーザの情報をそのまま二次元コードに変換したものであってもよいし、符号化した後の情報を二次元コードに変換したものであってもよい。このように符号化した後の情報を二次元コードに変換したものを採用することで、よりセキュリティを向上させることができる。そのために、MFP１４は、機能部として、符号化部、復号部を備え、情報を符号化し、また、復号することができる。なお、符号化では、所定の暗号アルゴリズムを使用して暗号化処理を行うことができるが、暗号化し、それを復号できるものであれば、暗号アルゴリズムはこれまで知られたいかなるものでも使用することができる。
【００８２】
この場合、図７（ｄ）に示した画面で「読み取り開始」ボタンを押下した後、図１８に示す符号化した情報を復号するための情報、例えばパスワードの入力を求める画面を表示する。ユーザは、パスワードを入力し、「OK」ボタンを押下することで、復号してユーザの情報を取得し、図７（ｅ）に示すようなプレビュー画像を表示させることができる。
【００８３】
以上のように、埋込処理部７４で選択された各フォームに対してユーザの情報を埋め込み、プレビュー表示してユーザが確認することで、多くのフォームに対して手書きで記載する手間や書き損じをなくすことができる。これにより、効率的に必要な文書を得ることができる。なお、プレビュー表示は、任意であり、プレビュー表示を行うことなく、印刷を実行することも可能である。
【００８４】
個人情報カード１５やサーバ１１に登録されたユーザの情報は、住所、電話番号、所属が変わるたびに即座にカードを作成し、サーバ１１のデータを更新することができれば、プレビュー表示した際、内容を修正する必要はない。しかしながら、住所等が変わるたびにカードの作成やデータの更新を行うのは面倒であり、その作成や更新を忘れることもある。そこで、図７（ｅ）に示すような「修正」ボタンを設け、必要なときに、ユーザが内容の修正を行えるようにすることが望ましい。
【００８５】
図１９は、MFP１４のMFP１４の機能構成のさらに別の例を示した図である。MFP１４は、機能部として、入力受付部７０、記憶部７１、判断部７２、読取部７３、埋込処理部７４、出力部７５、解析部７６のほか、修正処理部７９、上記の符号化部８０および復号部８１をさらに備えている。入力受付部７０等については既に説明したので、修正処理部７９、符号化部８０、復号部８１についてのみ説明する。復号部８１は、解析部７６で解析され、抽出された符号化されたユーザの情報を復号し、符号化部８０は、入力受付部７０で受け付けたユーザの情報を符号化する。なお、符号化部８０、復号部８１は、必要に応じて設けることができる。
【００８６】
修正処理部７９は、入力受付部７０が受け付けた、ユーザからのユーザの情報の修正要求に従って、埋込処理部７４がフォームに埋め込んだユーザの情報を修正する処理を行う。すなわち、修正処理部７９は、ユーザが行った修正の修正内容に基づき、フォームに埋め込んだ対応するユーザの情報を反映させる処理を行う。
【００８７】
また、修正処理部７９は、MFP１４がネットワーク１０に接続されている場合、サーバ１１に登録されている該ユーザの情報も、修正したユーザの情報に更新する。さらに、修正処理部７９は、入力受付部７０がユーザから修正した内容で新たな個人情報カードを作成する要求を受け付けたとき、記憶部７１に記憶されている修正後のユーザの情報を取得し、目視では読み取り不可の画像である二次元コードを作成し、出力部７５に対してその印刷を指示する。
【００８８】
この修正処理部７９を備えることで、各ユーザが保持しているユーザの情報を更新し、新たな読み取り用の個人情報カードを作成することが可能となる。
【００８９】
このときに操作パネル３７に表示される画面を図２０に示す。図２０（ａ）は、図７（ｅ）に示す画面と同じである。ユーザは、該ユーザの情報を修正したい場合、「修正」ボタンを押下する。すると、図２０（ｂ）に示す画面が表示される。すなわち、ユーザの情報を埋め込んだ部分が白黒反転され、ユーザの入力による修正が可能となる。ここでは、ユーザが修正可能になったことを容易に認識できるように表示を白黒反転しているが、これに限られるものではない。
【００９０】
ユーザは、入力ボタンや操作パネル３７に表示されるキーボード等を使用して修正を行い、入力受付部７０が修正するカテゴリおよび修正内容を受け付け、修正処理部７９にそれを渡す。修正処理部７９は、そのカテゴリおよび修正内容に基づき、埋め込んだユーザの情報を修正し、入力受付部７０に修正後の内容を表示するように指示する。
【００９１】
図２０（ｃ）は、修正後のフォームのプレビュー画像を表示した画面である。ユーザは、さらに必要がある場合には修正を行い、修正がなくなった時点で、「QR印刷」ボタンを押下し、図２０（ｄ）に示すQRコード（登録商標）を含む新たな個人情報カード１５を印刷して出力することができる。
【００９２】
図２１は、この修正処理部７９を含むMFP１４により実行される処理の流れを示したシーケンス図である。図２１には、図示しないが、図１５のS1からS24までの処理と同じ処理を行い、その後、先に取得したフォームにユーザの情報を埋め込む(S25)。そして、埋込処理部７４は、ユーザの情報が埋め込まれたフォームを入力受付部７０に渡し、プレビュー表示を要求する(S26)。入力受付部７０は、この要求を受けて、操作パネル３７にプレビュー表示させる。
【００９３】
入力受付部７０は、ユーザから埋め込んだユーザの情報の修正内容を受け付け、修正処理部７９にその修正内容を送信する(S27)。修正処理部７９は、その修正内容に従ってフォームに埋め込まれた対応するユーザの情報を修正し(S28)、記憶部７１ａに修正後のフォームおよびユーザの情報を保存する(S29)。修正処理部７９は、プレビュー表示に反映するように入力受付部７０に対して指示し(S30)、入力受付部７０は、操作パネル３７にその修正内容をプレビュー表示させる。
【００９４】
ユーザは、その内容で良い場合、修正情報の印刷を指示し(S31)、修正処理部７９は、その指示を受けて、記憶部７１ａから保存したユーザの情報を取得する(S32)。修正処理部７９は、取得したユーザの情報を変換し、二次元コードを作成する(S33)。修正処理部７９は、作成した二次元コードを含む個人情報カード１５の内容を印刷するように指示し(S34)、接続I/F部７７は、その指示を本体部２０へ送信する(S35)。本体部２０の接続I/F部７８は、その指示を受けて出力部７５に対して印刷を指示する(S36)。
【００９５】
ユーザは、更新した内容のフォームを印刷する指示を出し、入力受付部７０はその指示を受け付ける。入力受付部７０は、その指示を埋込処理部７４に送り(S37)、埋込処理部７４は、その指示を接続I/F部７７を介して本体部２０に送信する(S38、S39)。本体部２０の接続I/F部７８は、その指示を受け取り、出力部７５に対してフォームの印刷を指示し(S40)、出力部７５が更新されたユーザの情報が埋め込まれたフォームを印刷して出力する。
【００９６】
上記に説明した符号化部８０は、修正後のユーザの情報を符号化し、修正処理部７９が、その符号化された修正後のユーザの情報を使用して、二次元コードを作成することができる。このため、その後に読取部７３で読み取った際、解析部７６で解析した後、上記に説明した復号部８１で復号することができる。
【００９７】
なお、セキュリティをさらに向上させるため、修正後の符号化されたユーザ情報の符号化に用いるパスワードは、修正前のユーザ情報の符号化に用いるパスワードとは異なるパスワードを設定させるようにしてもよい。例えば、入力受付部７０は、図２０の「QR印刷」が押下された（すなわち図２１のS31）とき、図１８に示すようなパスワードの入力を促す画面を操作パネル装置１３に表示することができる。そして、入力されたパスワードが修正前のユーザ情報の符号化に用いるパスワードと一致したとき、入力受付部７０は、警告を表示して再度パスワードの入力を促す画面を操作パネル装置１３に表示することができる。
【００９８】
以上のように、情報出力装置、情報出力システム、また、情報出力システムに用いられる情報処理装置および画像形成装置を提供することで、ネットワークから隔離された環境でも、ユーザの情報を埋め込み出力することができる。そして、ユーザが出力する前に確認し、また、その埋め込んだユーザの情報を修正することができる。また、修正した内容で印刷することで、最新の情報を反映した個人情報カードを提供することができる。さらに、二次元コードを読み取り、ユーザの情報を抽出することで、セキュリティを向上させることができ、ユーザの情報を符号化することで、さらにセキュリティを高めることができる。
【００９９】
これまで本発明を、情報出力装置、情報出力システム、情報処理装置、画像形成装置およびプログラムとして上述した実施の形態をもって説明してきた。しかしながら、本発明は上述した実施の形態に限定されるものではなく、他の実施の形態、追加、変更、削除など、当業者が想到することができる範囲内で変更することができるものである。また、いずれの態様においても本発明の作用・効果を奏する限り、本発明の範囲に含まれるものである。したがって、情報出力方法や、上記のプログラムが記録された記録媒体や、そのプログラムを提供するサーバ装置等としても提供することができるものである。
【符号の説明】
【０１００】
１０…ネットワーク、１１…サーバ、１２…MFP、１３…操作パネル装置、１４…MFP、１５…個人情報カード、１６…通信端末、２０…本体部、２１…CPU、２２…ROM、２３…RAM、２４…HDD、２５…通信I/F、２６…接続I/F、２７…エンジン部、２８…バス、３０…操作部、３１…CPU、３２…ROM、３３…RAM、３４…フラッシュメモリ、３５…通信I/F、３６…接続I/F、３７…操作パネル、３８…外部接続I/F、３９…バス、４０…通信路、５０…アプリケーション層、５１…サービス層、５２…OS層、６０…アプリケーション層、６１…サービス層、６２…OS層、７０…入力受付部、７１、７１ａ、７１ｂ…記憶部、７２…判断部、７３…読取部、７４…埋込処理部、７５…出力部、７６…解析部、７７…接続I/F部、７８…接続I/F部、７９…修正処理部、８０…符号化部、８１…復号部
【先行技術文献】
【特許文献】
【０１０１】
【特許文献１】特開２０１４−２１１７８１号公報
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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