(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
一または複数の文書が読み取られることにより生成された第１の画像データを取得する第１の取得部と、
前記文書を識別するための文書識別情報と、前記文書におけるページの順番を示す順番情報とを、前記第１の画像データから読み取る読取部と、
前記文書のページに対応付けられた当該情報処理装置における第２の画像データの保存場所と、当該ページの前記順番情報とを対応付けた第１の対応情報、を記憶する記憶部と、
前記第１の画像データの前記文書識別情報に基づいて、同一文書から生成された前記第１の画像データを特定し、前記第１の画像データの前記順番情報に基づいて、前記特定された第１の画像データに欠落したページがあるか否かを判断する文書情報照合部と、
前記第１の画像データの欠落したページに対応する前記第２の画像データを、前記第１の画像データの前記順番情報に基づいて前記第１の対応情報から特定した前記第２の画像データの保存場所から取得する第２の取得部と、
取得された前記第１の画像データおよび前記第２の画像データから、文書データを生成する生成部と、
を備えた情報処理装置。
【請求項２】
前記文書識別情報は、
前記文書に対応する文書の種別を示す文書種別を含み、
前記第１の対応情報は、
前記第２の画像データに対応する前記文書種別を、前記第２の画像データの保存場所と前記順番情報とに、さらに対応付け、
前記第２の取得部は、
前記第１の画像データの前記文書種別および前記順番情報に基づいて前記第２の画像データの保存場所を特定する、
請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記記憶部は、
前記生成部により前記第１の画像データおよび前記第２の画像データに基づく前記文書データが生成された場合に、前記第１の画像データの前記文書識別情報と、前記第２の画像データの前記順番情報と、前記第１の画像データの保存場所とを対応付けた第２の対応情報、をさらに記憶し、
前記第２の取得部は、
前記第１の取得部により取得された前記第１の画像データが、前記第２の対応情報に登録された前記文書識別情報および前記順番情報に対応する場合に、前記第２の対応情報に登録された第１の画像データの保存場所から前記第１の画像データを取得し、
前記生成部は、
前記第１の取得部により取得された前記第１の画像データと、前記第２の取得部により取得された前記第１の画像データから、前記文書データを生成する、
請求項１または２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記生成部により生成された前記文書データを所定の宛先に配信する配信部、をさらに備え、
前記生成部は、取得された前記第１の画像データおよび前記第２の画像データの前記順番情報が示すページの順番に基づいて、前記第１の画像データおよび前記第２の画像データを含む前記文書データを、前記文書識別情報ごとに生成する、
請求項１から請求項３のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記情報処理装置は、前記第１の画像データから前記第２の画像データを生成する第２の画像データ生成部、をさらに備え、
前記読取部は、前記第１の画像データに手書きされた情報が含まれるか否かを検出し、
前記第２の画像データ生成部は、前記第１の画像データのうち、前記手書きされた情報を含まない画像データを、前記第２の画像データとする、
請求項１から請求項４のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記読取部は、前記第１の画像データに対してＯＣＲ（Optical  Character  Reader）処理を行うことにより、前記順番情報を取得する、
請求項１から請求項５のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項７】
前記情報処理装置は、前記第１の画像データの処理においてエラーが発生した場合に、所定の通知対象者に前記エラーを通知する通知部、をさらに備える、
請求項１から請求項６のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項８】
前記読取部は、前記第１の画像データから、前記文書の一または複数の関係者を識別するための個人識別情報を読み取り、
前記通知部は、前記読取部に読み取られた前記個人識別情報に基づいて識別された一または複数の関係者を、前記通知対象者とする、
請求項７に記載の情報処理装置。
【請求項９】
前記情報処理装置は、前記情報処理装置にログインした利用者を一意に識別するための利用者識別情報を取得する認証部をさらに備え、
前記通知部は、前記利用者識別情報に基づいて特定された利用者を、前記通知対象者とする、
請求項７に記載の情報処理装置。
【請求項１０】
前記情報処理装置は、前記情報処理装置から受信した利用者のログイン情報に基づいて、前記利用者の認証を実行して認証結果を前記情報処理装置に返信する外部認証サーバと、ネットワークで接続され、
前記通知部は、前記外部認証サーバから返信された認証結果に基づいて識別された利用者を、前記通知対象者とする、
請求項７に記載の情報処理装置。
【請求項１１】
画像データを生成する画像形成装置と、前記画像データに対してワークフロー情報に定義された一連の処理を実行する文書管理装置とを備える情報処理システムであって、
１以上の文書が読み取られることにより生成された第１の画像データを取得する第１の取得部と、
前記文書を識別するための文書識別情報と、前記文書におけるページの順番を示す順番情報とを、前記第１の画像データから読み取る読取部と、
前記文書のページに対応付けられた前記文書管理装置における第２の画像データの保存場所と、当該ページの前記順番情報とを対応付けた第１の対応情報、を記憶する記憶部と、
前記第１の画像データの前記文書識別情報に基づいて、同一文書から生成された前記第１の画像データを特定し、前記第１の画像データの前記順番情報に基づいて、前記特定された第１の画像データに欠落したページがあるか否かを判断する文書情報照合部と、
前記第１の画像データの欠落したページに対応する前記第２の画像データを、前記第１の画像データの前記順番情報に基づいて前記第１の対応情報から特定した前記第２の画像データの保存場所から取得する第２の取得部と、
取得された前記第１の画像データおよび前記第２の画像データに基づき、文書データを生成する生成部と、
を備える、情報処理システム。
【請求項１２】
文書のページに対応付けられた情報処理システムにおける第２の画像データの保存場所と、当該ページの前記文書における順番を示す順番情報とを対応付けた第１の対応情報、を記憶する記憶部を有し、ワークフローを実行するための１以上のプログラムを搭載し、前記ワークフローの実行要求を受け付ける前記情報処理システム、で実行する情報処理方法であって、
１以上の前記文書が読み取られることにより生成された第１の画像データを取得する第１の取得工程と、
前記文書を識別するための文書識別情報と、前記順番情報とを、前記第１の画像データから読み取る読取工程と、
前記第１の画像データの前記文書識別情報に基づいて、同一文書から生成された前記第１の画像データを特定し、前記第１の画像データの前記順番情報に基づいて、前記特定された第１の画像データに欠落したページがあるか否かを判断する文書情報照合工程と、
前記第１の画像データの欠落したページに対応する前記第２の画像データを、前記第１の画像データの前記順番情報に基づいて前記第１の対応情報から特定した前記第２の画像データの保存場所から取得する第２の取得工程と、
取得された前記第１の画像データおよび前記第２の画像データに基づき、文書データを生成する生成工程と、
を含む情報処理方法。
【請求項１３】
文書のページに対応付けられたコンピュータにおける第２の画像データの保存場所と、当該ページの前記文書における順番を示す順番情報とを対応付けた第１の対応情報、を記憶する記憶部を有する前記コンピュータに実行させるためのプログラムであって、
１以上の前記文書が読み取られることにより生成された第１の画像データを取得する第１の取得ステップと、
前記文書を識別するための文書識別情報と、前記順番情報とを、前記第１の画像データから読み取る読取ステップと、
前記第１の画像データの前記文書識別情報に基づいて、同一文書から生成された前記第１の画像データを特定し、前記第１の画像データの前記順番情報に基づいて、前記特定された第１の画像データに欠落したページがあるか否かを判断する文書情報照合ステップと、
前記第１の画像データの欠落したページに対応する前記第２の画像データを、前記第１の画像データの前記順番情報に基づいて前記第１の対応情報から特定した前記第２の画像データの保存場所から取得する第２の取得ステップと、
取得された前記第１の画像データおよび前記第２の画像データに基づき、文書データを生成する生成ステップと、
を前記コンピュータに実行させるためのコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置、情報処理システム、情報処理方法およびコンピュータプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、紙文書をスキャンすることができる機能を有する複合機と、スキャンした画像データに対してＰＤＦ形式への変換やＯＣＲ（Optical  Character  Reader）処理等の文書の加工処理をすることができるサーバ等の装置によって、オフィス等で使用される紙文書の電子化が行われていた。
【０００３】
また、このような複合機とサーバ等によって構成された情報処理システムは、文書の加工処理と、加工した文書のアップロード先を組み合わせて定義したワークフローによって、電子化した文書のデータの保存や管理をすることができる。
【０００４】
電子化した文書を効率よく管理する技術の例として、特許文献１には、医療サービスにおける同意書の管理をするシステムにおいて、複数の文書データのフォーマットをデータベースに保存し、文書の発行時に医療従者が利用することができる技術、および、発行した同意書をスキャナ装置で読み取ることで電子化し、対象の患者の識別情報と関連付けて保存や管理をする技術が開示されている。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、このような情報処理システムでは、利用者が複合機を用いて紙文書を電子化する際にスキャンした文書にページの欠落が発生すると、当該文書が登録されないことで、エラーが生じ、ワークフロー等の業務上の処理が止まってしまう場合があった。
【０００６】
このような場合に、従来の情報処理システムでは、利用者は欠落したページを探し、スキャンして登録しなければ次の処理を行うことができず、業務が停止することがあるという問題があった。また、当該ページが見つからない場合は、利用者は文書全体を再度作成し直す必要があり、手作業が多く発生するという問題があった。
【０００７】
このように従来の技術では、業務上の処理が停止したり、手作業が多く発生したりすることから、業務の効率化が図れていないという問題があった。
【０００８】
本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、紙文書を電子化して登録する情報処理システムにおいて、紙文書のページが欠落していることを原因とする登録エラーの発生頻度を抑制して、業務の効率化を図ることができる情報処理装置、情報処理システム、情報処理方法およびコンピュータプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明における情報処理装置は、一または複数の文書が読み取られることにより生成された第１の画像データを取得する第１の取得部と、文書を識別するための文書識別情報と、文書におけるページの順番を示す順番情報とを、第１の画像データから読み取る読取部と、文書のページに対応付けられた当該情報処理装置における第２の画像データの保存場所と、当該ページの順番情報とを対応付けた第１の対応情報、を記憶する記憶部と、第１の画像データの文書識別情報に基づいて、同一文書から生成された第１の画像データを特定し、第１の画像データの順番情報に基づいて、特定された第１の画像データに欠落したページがあるか否かを判断する文書情報照合部と、第１の画像データの欠落したページに対応する第２の画像データを、第１の画像データの順番情報に基づいて第１の対応情報から特定した第２の画像データの保存場所から取得する第２の取得部と、取得された第１の画像データおよび第２の画像データから、文書データを生成する生成部と、を備える。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によれば、紙文書のページが欠落していることを原因とする登録エラーの発生頻度を抑制して、業務の効率化を図ることができるという効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【００１１】
【図１】図１は、実施形態における情報処理システムの概要構成の一例を示す図である。
【図２】図２は、実施形態における文書管理サーバのハードウェア構成の一例を示す図である。
【図３】図３は、実施形態におけるＭＦＰのハードウェア構成の一例を示す図である。
【図４】図４は、実施形態におけるＭＦＰと文書管理サーバの機能ブロック図である。
【図５】図５は、実施形態におけるスキャン対象の紙文書の一例を示す図である。
【図６】図６は、実施形態における文書識別情報バーコードが示すデータの構成の一例を示す図である。
【図７】図７は、実施形態におけるページ識別情報バーコードが示すデータの構成の一例を示す図である。
【図８】図８は、実施形態におけるテンプレートページの一例を示す図である。
【図９】図９は、実施形態におけるテンプレート情報の構成の一例を示す図である。
【図１０】図１０は、実施形態における文書登録管理情報の構成の一例を示す図である。
【図１１】図１１は、実施形態におけるスキャン画像情報の構成の一例を示す図である。
【図１２】図１２は、実施形態における文書電子化処理の手順の一例を示すフローチャートである。
【図１３】図１３は、実施形態における新規文書の登録処理の手順の一例を示す図である。
【図１４】図１４は、実施形態における文書電子化処理に含まれる、文書登録処理の手順の一例を示すフローチャートである。
【図１５】図１５は、実施形態における文書登録処理に含まれる、新規文書の登録処理の手順の一例を示すフローチャートである。
【図１６】図１６は、実施形態における文書登録処理に含まれる、登録失敗文書の再登録処理の手順の一例を示すフローチャートである。
【図１７】図１７は、実施形態における文書登録処理に含まれる、仮登録文書の再登録処理の手順の一例を示すフローチャートである。
【図１８】図１８は、変形例２における情報処理システムの概要構成の一例を示す図である。
【図１９】図１９は、変形例２におけるＭＦＰと文書管理サーバの機能ブロック図である。
【発明を実施するための形態】
【００１２】
以下に添付図面を参照して、情報処理装置、情報処理システム、情報処理方法およびコンピュータプログラムの実施形態を詳細に説明する。
【００１３】
（実施形態）
図１は、本実施形態にかかる情報処理システム１０の概要構成の一例を示す図である。図１に示すように、情報処理システム１０は、少なくとも一つのＭＦＰ（複合機：Multi‐Function  Peripheral）２０と、文書管理サーバ３０と、各種処理サーバ４０、管理者端末５０とを備える。
【００１４】
各種処理サーバ４０のそれぞれは、文書を電子化したファイルの蓄積、転送、メール配信等の処理を行う装置である。本実施形態では一例として、各種処理サーバ４０は、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）の共有フォルダを管理し、ファイルを蓄積するファイルサーバ４０−１、ファイルの転送処理を行うＦＴＰ（File  Transfer  Protocol）サーバ４０−２、ファイルの管理を行うＷｅｂＤＡＶ（Web-based  Distributed  Authoring  and  Versioning）サーバ４０−３、電子メールの送信を行うメールサーバ４０−４によって構成される。この他に、各種処理サーバ４０は、例えばファイルの管理をするサーバとしてＳｈａｒｅＰｏｉｎｔサーバ等を備えてもよい。
【００１５】
情報処理システム１０を構成する各装置は、図１に示した台数に限られるものではなく、それぞれ複数台存在しても良い。また、各装置は、ＬＡＮ（Local  Area  Network）やインターネット等のネットワークに接続し、相互に通信が可能である。各装置間の通信は、無線通信又は有線通信の何れであっても良い。
【００１６】
なお、これらの各種処理サーバ４０の機能は、クラウドサービス、ＡＳＰ（Application  Service  Provider）などのような各種サービスによって提供されても良い。また、各サーバの機能をさらに複数のサーバに分散して実現する構成を採用しても良い。
【００１７】
ＭＦＰ２０は、用紙の表面をスキャンして画像データを生成する。ＭＦＰ２０は、生成した画像データを、ネットワークを介して文書管理サーバ３０へと送信する。本実施形態のＭＦＰ２０は、コピー機能、プリンタ機能、スキャナ機能およびファクシミリ機能のうち少なくとも２つの機能を有する複合機であるが、これに限らず、スキャナ装置等を採用することができる。
【００１８】
文書管理サーバ３０は、ＭＦＰ２０により生成された画像データを入力する。文書管理サーバ３０は、一連の処理を定義するワークフローに従って、入力した画像データに対して一連の処理を実行する。
【００１９】
ここで、ワークフローとは、ＰＤＦ変換やＯＣＲ処理等の文書の加工処理と、加工したデータのアップロード先を組み合わせて、複数の処理の手順を定義したものである。ＭＦＰ２０および文書管理サーバ３０は、ワークフローに従って処理を実行することにより、取り込んだ画像データを指定されたフォルダに自動で送信したり、自動でメール送信したりすることができる。
【００２０】
ＭＦＰ２０は本実施形態における画像形成装置の一例である。また、文書管理サーバ３０は、本実施形態における文書管理装置の一例である。
【００２１】
また、ＭＦＰ２０と文書管理サーバ３０は一体的に構成されても良く、ＭＦＰ２０および文書管理サーバ３０は、本実施形態における情報処理装置の一例である。本実施形態においてＭＦＰ２０が実現する機能の内、スキャナ機能以外の機能は、文書管理サーバ３０が実現しても良い。また、本実施形態において文書管理サーバ３０が実現する機能は、ＭＦＰ２０が実現しても良い。
【００２２】
本実施形態では、ＭＦＰ２０および文書管理サーバ３０が加工処理等を行う画像データの一例として、医療現場において電子カルテシステム（不図示）から出力された紙文書を読み取った画像データを用いている。しかしながら、情報処理システム１０が対象とする分野は医療現場に限定されず、他の分野においても適用可能である。
【００２３】
管理者端末５０は、管理者により使用される情報処理装置である。管理者端末５０は、例えば、デスクトップ型コンピュータ、ノート型コンピュータ、スマートフォン、タブレット端末および携帯電話機等である。管理者端末５０は、情報入力機能、通信機能および表示機能等を有する。管理者端末５０は、ネットワークを介して文書管理サーバ３０にアクセスして、管理者の操作に応じてワークフロー情報を生成する。また、管理者端末５０は、ネットワークを介して、ＭＦＰ２０および各種処理サーバ４０にアクセスして、管理者の操作に応じて設定等をする。
【００２４】
次に、文書管理サーバ３０のハードウェア構成について説明をする。図２は、本実施形態における文書管理サーバのハードウェア構成の一例を示す図である。
【００２５】
図２に示すように、文書管理サーバ３０は、ＣＰＵ（Central  Processing  Unit）１０１と、ＲＯＭ（Read  Only  Memory）１０２と、ＲＡＭ（Random  Access  Memory）１０３と、ＨＤＤ（Hard  Disk  Drive）１０４と、通信デバイス１０５とを有するコンピュータである。ＣＰＵ１０１、ＲＯＭ１０２、ＲＡＭ１０３、ＨＤＤ１０４、および、通信デバイス１０５は、バスにより接続されている。
【００２６】
ＣＰＵ１０１は、ＨＤＤ１０４に記憶されたプログラムをＲＡＭ１０３に展開して実行し、各部品を制御してデータの入出力や、データの加工を行う。
【００２７】
ＲＯＭ１０２は不揮発性の記憶媒体である。ＲＯＭ１０２には、ＢＩＯＳ（Basic  Input／Output  System）およびブートストラップローダをＨＤＤ１０４からＲＡＭ１０３に読み出すスタートプログラムが記憶されている。ブートストラップローダは、ＯＳ（Operating  System）をＨＤＤ１０４からＲＡＭ１０３に読み出す。
【００２８】
ＲＡＭ１０３は、読み書き可能な記憶媒体であれば良く、例えばＳＲＡＭ（Static  Random  Access  Memory）やＤＲＡＭ（Dynamic  Random  Access  Memory）等を採用することができる。
【００２９】
ＨＤＤ１０４は、不揮発性の記憶媒体である。ＨＤＤ１０４は、ＳＳＤ（Solid  State  Drive）等に置き換えても良い。ＨＤＤ１０４は、ＯＳおよびデバイスドライバを記憶している。
【００３０】
通信デバイス１０５は、他の機器と通信を行う装置である。通信デバイス１０５は、例えばＬＡＮに接続して、ＭＦＰ２０や各種処理サーバ４０とネットワークを介して相互に通信を行う。
【００３１】
なお、各種処理サーバ４０および管理者端末５０のハードウェアも、文書管理サーバ３０と同様の構成である。
【００３２】
次に、ＭＦＰ２０のハードウェア構成について説明をする。図３は、本実施形態における複合機のハードウェア構成の一例を示す図である。
【００３３】
ＭＦＰ２０は、一例として、コントローラ１１０と、オペレーションパネル１２５と、ファクシミリコントロールユニット（ＦＣＵ）１２６と、撮像部１２７と、印刷部１２８とを有する。
【００３４】
コントローラ１１０は、ＣＰＵ１１１と、ＡＳＩＣ１１２（Application  Specific  Integrated  Circuit）と、ＮＢ１１３（ノースブリッジ）と、ＳＢ１１４（サウスブリッジ）と、ＭＥＭ−Ｐ１１５（システムメモリ）と、ＭＥＭ−Ｃ１１６（ローカルメモリ）と、ＨＤＤ１１７と、メモリカードスロット１１８と、ＮＩＣ１１９（ネットワークインタフェースコントローラ）と、ＵＳＢ（Universal  Serial  Bus）デバイス１２０と、ＩＥＥＥ１３９４デバイス１２１と、セントロニクスデバイス１２２とを有する。
【００３５】
ＣＰＵ１１１は、種々の情報処理を実行するためのＩＣであり、ＯＳまたはプラットホーム上で、アプリケーションをプロセス単位で並列的に実行する。ＡＳＩＣ１１２は、画像処理用の半導体デバイスである。ＮＢ１１３は、ＣＰＵ１１１とＡＳＩＣ１１２とを接続するためのブリッジである。ＳＢ１１４は、ＮＢ１１３と周辺機器等とを接続するためのブリッジである。ＡＳＩＣ１１２とＮＢ１１３とは、例えばＡＧＰ（Accelerated  Graphics  Port）を介して接続されている。
【００３６】
ＭＥＭ−Ｐ１１５は、ＮＢ１１３に接続されたメモリである。ＭＥＭ−Ｃ１１６は、ＡＳＩＣ１１２に接続されたメモリである。ＨＤＤ１１７は、ＡＳＩＣ１１２に接続されたストレージであり、画像データ蓄積、文書データ蓄積、プログラム蓄積、フォントデータ蓄積およびフォームデータ蓄積等を行うために使用される。
【００３７】
ＨＤＤ１１７には、種々のアプリケーションプログラム（コピープログラム、スキャナプログラム、プリンタプログラム、ファックスプログラム等）が記憶されている。また、ＨＤＤ１１７には、各種のプラグインプログラムが記憶されている。
【００３８】
メモリカードスロット１１８は、ＳＢ１１４に接続され、メモリカード１２４をセット（挿入）するために使用される。メモリカード１２４は、ＵＳＢメモリ等のフラッシュメモリであり、プログラムを配布するために使用される。また、プログラムは、所定のサーバからＭＦＰ２０にダウンロードすることで配布することもできる。
【００３９】
ＮＩＣ１１９は、ネットワーク等を介してＭＡＣアドレス等を使用したデータ通信を行うためのコントローラである。ＵＳＢデバイス１２０は、ＵＳＢ規格に準拠したシリアルポートを提供するためのデバイスである。ＩＥＥＥ１３９４デバイス１２１は、ＩＥＥＥ１３９４規格に準拠したシリアルポートを提供するためのデバイスである。セントロニクスデバイス１２２は、セントロニクス仕様に準拠したパラレルポートを提供するためのデバイスである。ＮＩＣ１１９と、ＵＳＢデバイス１２０と、ＩＥＥＥ１３９４デバイス１２１と、セントロニクスデバイス１２２とは、ＰＣＩ（Peripheral  Component  Interconnect）バスを介してＮＢ１１３およびＳＢ１１４に接続されている。
【００４０】
オペレーションパネル１２５は、ユーザがＭＦＰ２０に入力を行うためのハードウェア（操作部）であるとともに、ＭＦＰ２０がメニュー画面を表示するハードウェア（表示部）である。オペレーションパネル１２５は、ＡＳＩＣ１１２に接続されている。ＦＣＵ１２６と撮像部１２７と印刷部１２８とは、ＰＣＩバスを介してＡＳＩＣ１１２に接続されている。
【００４１】
撮像部１２７は、コンタクトガラスに載置された原稿を光学的に走査することでスキャンし、その反射光をＡ／Ｄ変換して画像処理を施し、カラーまたはモノクロの画像データを生成する。
【００４２】
印刷部１２８は、例えばタンデム型の感光ドラムを有し、画像データまたはＰＤＬ（Page  Description  Language）データに基づきレーザビームを変調し感光ドラムを走査して潜像を形成する。そして、印刷部１２８は、潜像にトナーを付着して現像した１ページ毎の画像を用紙に熱と圧力で転写する。印刷部１２８は、このような電子写真方式のプロッタに限られず、液滴を吐出して画像を形成するインクジェット型のプロッタエンジンでも良い。
【００４３】
ＦＣＵ１２６は、ＮＩＣ１１９を介してネットワークに接続し、例えばＴ．３７，Ｔ．３８の規格に対応した通信手順または公衆通信網に接続し例えばＧ３、Ｇ４規格に対応した通信手順に従い画像データの送受信を行う。また、ＦＣＵ１２６は、ＭＦＰ２０の電源がＯＦＦのときに画像データを受信しても、印刷部１２８を起動して画像データを用紙に印刷することができる。
【００４４】
ＭＦＰ２０は、この他に、利用者がかざしたＩＣカードから利用者の識別情報を読み取ることができるＩＣカードリーダを備えても良い。
【００４５】
次に、本実施形態におけるＭＦＰ２０と文書管理サーバ３０の機能の詳細について説明をする。図４は、本実施形態におけるＭＦＰ２０と文書管理サーバ３０の機能ブロック図である。
【００４６】
図４に示すように、ＭＦＰ２０は、表示制御部２０１と、ユーザ認証部２０２と、スキャン制御部２０３と、バーコード読取部２０４と、データ処理制御部２１０と、通信部２２０とを備える。
【００４７】
表示制御部２０１は、オペレーションパネル１２５を制御する。表示制御部２０１は、オペレーションパネル１２５に表示する画面を制御すると共に、ユーザがオペレーションパネル１２５を介して入力したデータを取得する。
【００４８】
ユーザ認証部２０２は、利用者がオペレーションパネル１２５から入力したログイン情報を取得し、文書管理サーバ３０が保持するユーザ情報３５２と照合する。ログイン情報は、ＭＦＰ２０にログインした利用者を一意に識別することができる利用者識別情報を含む。当該識別情報によって識別される利用者が、ユーザ情報３５２に登録済みであれば、ユーザ認証部２０２は、利用者に対し、ＭＦＰ２０の利用を許可する。なお、ＭＦＰ２０がユーザ情報３５２を備える構成を採用しても良い。
【００４９】
また、ＭＦＰ２０がＩＣカードリーダを備える場合は、ユーザ認証部２０２はＩＣカードから取得したログイン情報に基づいて、利用者に対し、ＭＦＰ２０の利用を許可するか否かを判断しても良い。
【００５０】
スキャン制御部２０３は、撮像部１２７を制御する。また、スキャン制御部２０３は、撮像部１２７が一または複数の文書を読み取ることで生成された画像データを取得する。スキャン制御部２０３は、本実施形態における第１の取得部の一例である。スキャン制御部２０３が取得した、紙文書をスキャンすることで生成された画像データは、以下でスキャン画像と呼ぶ。スキャン画像は、本実施形態における第１の画像データの一例である。
【００５１】
バーコード読取部２０４は、撮像部１２７が読み取った画像から、バーコードを検出し、そのバーコードが保持する情報を取得する。
【００５２】
ここで、本実施形態におけるスキャン対象の文書について説明する。図５は、本実施形態におけるスキャン対象の紙文書の一例を示す図である。
【００５３】
図５に示すように、当該紙文書は３枚のページで構成された手術同意書（符号５００〜５０２）である。各ページの左下と右上に、２種類のバーコード（符号６００、符号６０１〜６０３）が印刷されている。
【００５４】
各ページの左下のバーコード（符号６００）は３ページ全てに共通し、この手術同意書の文書識別情報を示している。このバーコードを文書識別情報バーコード６００という。
【００５５】
文書識別情報とは、各文書を一意に識別することができる文書ＩＤと、その文書ＩＤをもつ文書の属性情報を含む。文書ＩＤに紐づく属性情報としては、少なくとも文書種別ＩＤを含む。その他に、属性情報は患者ＩＤ、出力元、出力日時、バージョン番号等を含んでも良い。
【００５６】
ここで、文書種別とは、文書を分類する種別のことをいう。例えば、文書種別としては、手術同意書、入院同意書等がある。文書種別ＩＤは、各文書種別を一意に識別することができる。
【００５７】
また、患者ＩＤとは、患者を一意に識別することができる識別情報であり、文書識別情報に含まれる場合は、当該紙文書が発行された患者を示す。
【００５８】
出力元とは、当該紙文書を出力した診療科を示す識別情報である。
【００５９】
出力日時とは、当該紙文書が印刷された日時を示す。
【００６０】
バージョン番号とは、当該紙文書のフォーマットのバージョンの番号のことをいう。例えば、同じ「手術同意書」でもその書式や記載内容のフォーマットは更新される場合があるので、バージョン番号は、当該紙文書が、いずれのバージョンを印刷したものであるかを示す。なお、紙文書の基となるフォーマットは、紙文書の印刷を行う電子カルテシステムで管理される。
【００６１】
文書識別情報バーコード６００は、当該バーコードが印刷された紙文書の文書識別情報を示す。図６は、本実施形態における文書識別情報バーコード６００が示すデータの構成の一例を示す図である。
【００６２】
図６に示すように、文書識別情報バーコード６００は、図５に示す手術同意書の文書識別情報として、文書ＩＤ、患者ＩＤ、文書種別ＩＤ、出力元、出力日時、バージョン番号等を含む。
【００６３】
患者ＩＤ、文書種別ＩＤ、出力元、出力日時、バージョン番号は、本実施形態における文書の属性情報の一例であり、文書識別情報は、これらの全てを含む必要はない。また、文書識別情報は、これら以外の情報を、さらに含んでも良い。
【００６４】
図５に戻り、手術同意書の各ページの右上のバーコード（符号６０１〜６０３）はそれぞれ、各ページのページ識別情報を示している。このバーコードをページ識別情報バーコード６０１〜６０３という。
【００６５】
ここで、ページ識別情報とは、単一の文書を構成する１ページごとに付与された識別情報であり、当該ページを含む文書の総ページ数と、当該ページが文書中の何ページ目であるかを示す。すなわち、ページ識別情報とは、各文書におけるページの順番を示すものである。ページ識別情報、およびその中に含まれるページ番号は、本実施形態における順番情報の一例である。
【００６６】
ページ識別情報バーコード６０１〜６０３は、当該バーコードが印刷された各ページのページ識別情報を示す。図７は、図５に示す手術同意書の１ページ目に印刷されたページ識別情報バーコード６０１が示すデータの構成の一例を示す図である。
【００６７】
図７に示すように、ページ識別情報バーコード６０１は、手術同意書の総ページ数と、ページ識別情報バーコード６０１が印刷されたページが手術同意書の１ページ目であることを示すページ番号とを含む。
【００６８】
図４に戻り、バーコード読取部２０４は、例えば、スキャンされた画像データに対して左上から右下へ走査し、１つ目はページ識別情報バーコード６０１、２つ目は文書識別情報バーコード６００というように、バーコードの検出順で各識別情報を特定して情報を抽出しても良いし、各識別情報を読み取る位置の座標値を設定しておき、その座標値に基づいて各識別情報を抽出しても良い。
【００６９】
バーコード読取部２０４は、文書識別情報バーコード６００またはページ識別情報バーコード６０１〜６０３を読み取ることができない場合は、データ処理制御部２１０にバーコード検出のエラーを送出し、データ処理制御部２１０は、通信部２２０を介して文書管理サーバ３０に当該エラーを通知する。
【００７０】
ここで、文書識別情報バーコード６００とページ識別情報バーコード６０１〜６０３の形態は、図５で示したものに限らない。例えば、１つのバーコードとして文書に印字され、その１つのバーコードから抽出された情報を、桁数で区切って、文書識別情報とページ識別情報を特定しても良い。なお、文書識別情報バーコード６００およびページ識別情報バーコード６０１〜６０３は、ＱＲコード（登録商標）等の２次元バーコードでも良い。
【００７１】
また、文書識別情報とページ識別情報は、文書に文字として印字されていても良い。その場合は、文書管理サーバ３０のＯＣＲ読取部３０３が、その文字を読み取って各識別情報を取得する構成を採用しても良い。バーコード読取部２０４とＯＣＲ読取部３０３は、本実施形態における読取部の一例である。バーコード読取部２０４とＯＣＲ読取部３０３の配置は、図４に示した構成に限らず、ＭＦＰ２０と文書管理サーバ３０のどちらに含まれる構成を採用しても良い。
【００７２】
図４に示すＭＦＰ２０のデータ処理制御部２１０は、プログラムを実行してデータ処理をするとともにＭＦＰ２０全体を制御する。また、データ処理制御部２１０は、文書管理サーバ３０のワークフロー制御部３１０から制御を受け、ワークフローに基づいた処理を各機能２０１〜２０４に実行させる。
【００７３】
本実施形態においてデータ処理制御部２１０は、スキャン制御部２０３が取得した画像データであるスキャン画像と、バーコード読取部２０４が取得した文書識別情報およびページ識別情報とを一意に対応付ける処理を行う。
【００７４】
通信部２２０は、ネットワークを介して文書管理サーバ３０や管理者端末５０と接続し、データの送受信を行う。データ処理制御部２１０は、通信部２２０を介して、文書管理サーバ３０に、対応付けをしたスキャン画像、文書識別情報およびページ識別情報と、ＭＦＰ２０にログインしてスキャン処理を実行したユーザの認証情報とを、送信する。
【００７５】
次に、文書管理サーバ３０のソフトウェア構成について説明する。図４に示すように、文書管理サーバ３０は、通信部３２０と、第１の記憶部３５０と、第２の記憶部３６０と、ワークフロー制御部３１０と、ワークフローに基づいて処理を実行する各種の処理部３０１〜３０７とを備える。
【００７６】
通信部３２０は、ＭＦＰ２０の通信部２２０から送信されたデータを受信する。
【００７７】
第１の記憶部３５０はＨＤＤ１０４に対応する。図４に示すように、第１の記憶部３５０には、ワークフロー情報３５１、ユーザ情報３５２、テンプレート情報３５３、文書登録管理情報３５４が保存されている。
【００７８】
ワークフロー情報３５１は、予め登録された少なくとも１つのワークフローの定義情報が登録されたデータである。ここで、ワークフローの定義情報とは、ワークフローに含まれるそれぞれの処理の内容および実行順序を定義した情報のことをいう。ワークフローの定義情報は、コンピュータにより解釈が可能なデータ形式、例えばＸＭＬ（Extensible  Markup  Language）等により記述される。
【００７９】
ワークフローの定義情報は、管理者が、管理者端末５０を使用してワークフロー情報３５１に設定する。また、文書管理サーバ３０が、ワークフローの定義情報を他のシステムから取得してワークフロー情報３５１に登録しても良い。
【００８０】
ユーザ情報３５２は、情報処理システム１０の利用者を一意に識別する利用者識別情報が登録されたデータである。本実施形態においては各利用者が紙文書をスキャンするためにＭＦＰ２０にログインすることができるか否かは、ユーザ情報３５２に登録されている。
【００８１】
また、実際にスキャンの作業を行う事務の担当者だけではなく、情報処理システム１０の管理対象である文書に関係する関係者も、利用者としてユーザ情報３５２に登録される。例えば、本実施形態では手術同意書に署名をした患者の担当医師や看護師等を識別する情報も、ユーザ情報３５２に登録される。ユーザ情報３５２は、単一のテーブルで構成されても良いし、複数のテーブルを組み合わせて構成されても良い。
【００８２】
ユーザ情報３５２は、利用者識別情報ごとに、利用者の連絡先の情報、例えばメールアドレスを保持している。
【００８３】
テンプレート情報３５３は、テンプレートページの保存場所を示すテーブルである。
【００８４】
ここで、テンプレートページとは、各文書種別の文書に含まれるページを定型化した画像データである。本実施形態においては、テンプレートページはＴＩＦＦ（Tag  Image  File  Format）形式の画像ファイルであるが、ファイル形式はこれに限定されない。
【００８５】
図８は、本実施形態におけるテンプレートページの一例を示す図である。図８に示すテンプレートページ７００は、文書種別は手術同意書、ページ番号は「０００１」である。
【００８６】
テンプレートページは、スキャンした紙文書に欠落したページがあった場合に、その欠落した文書のページを補完する。テンプレートページは、本実施形態における第２の画像データの一例である。
【００８７】
例えば、図５に示す手術同意書を印刷した紙文書の例においては、１ページ目および２ページ目に記載された病院からの説明は、文書種別が「手術同意書」であれば、どの患者に対して発行された紙文書にも同様の記載が印刷されている。一方、３ページ目は、患者の署名と、その署名を行った年月日、その患者の担当医の署名等を含むため、発行された紙の手術同意書ごとに記載が異なる。
【００８８】
このような紙文書の登録処理をする際に、１ページ目と２ページ目は、同一の文書種別の文書と共通しているため、紙文書のページが欠落している場合であっても、テンプレートページによって補完可能である。
【００８９】
例えば、事務の担当者が患者から回収した紙の手術同意書の１ページ目を紛失した場合、当該手術同意書をスキャンしたスキャン画像は、１ページ目が欠落している。このような場合に、文書管理サーバ３０は、図８に示すテンプレートページ７００をスキャン画像の１ページ目の代わりに挿入することで、スキャン画像の欠落ページを補完する。
【００９０】
このような場合において、テンプレート情報３５３は、文書種別が「手術同意書」でページ番号が「０００１」のテンプレートページの保存場所を検索するために使用される。
【００９１】
図９は、実施形態におけるテンプレート情報３５３の構成の一例を示す図である。テンプレート情報３５３は、少なくとも文書種別ＩＤと、ページ番号と、保存場所とを含む。
【００９２】
ここで、保存場所とは、テンプレートページが保存されているフォルダ等、および、そのフォルダ内のテンプレートページである画像ファイルを特定するパスのことをいう。そのため、保存場所は、テンプレートページごとに一意になる。
【００９３】
本実施形態では、テンプレートページは、１ページ分ごとの画像ファイルとして、ファイルサーバ４０−１に保存されている。テンプレート情報３５３には、その画像ファイルへのファイルパスが、保存場所として登録される。あるいは、テンプレートページは文書管理サーバ３０の第１の記憶部３５０内に保存されても良い。
【００９４】
テンプレート情報３５３は、テンプレートページの保存場所を特定するために、文書種別ＩＤと、ページ番号と保存場所を対応付けて登録している。例えば、図９では、文書種別が「輸血同意書」であり、かつ、その輸血同意書中の「１ページ目」に対応するテンプレートページのファイルパスである保存場所を、特定することができる。テンプレート情報３５３は、本実施形態における第１の対応情報の一例である。
【００９５】
なお、図９ではテンプレート情報３５３は文書種別ＩＤに対応する文書種別の名称を示す項目「文書種別」を有するが、各レコードの文書種別を特定できれば良いので、文書種別の名称は、テンプレート情報３５３に必須ではない。
【００９６】
また、図９に示すように、テンプレート情報３５３は、テンプレートページの出力元、バージョン番号、登録日時を、さらに保持しても良い。
【００９７】
ここで、テンプレート情報３５３における出力元とは、当該テンプレートページが、どの診療科を出力元とする紙文書に対応するものであるかを示す。例えば、診療科ごとに文書の発行に使用している電子カルテシステムが異なる場合は、発行される紙文書の記載も診療科ごとに異なることがある。そのような場合に、スキャン画像の文書識別情報に登録された出力元に対応したテンプレートページを用意することによって、複数の診療科が発行した文書に対応することができる。
【００９８】
例えば、図９に示すように、同じ「手術同意書」でも、異なる出力元「０１」と「０２」でそれぞれ異なる記載の文書を出力している場合、テンプレート情報３５３は、出力元ごとに異なるテンプレートページを保持しても良い。
【００９９】
また、テンプレート情報３５３におけるバージョン番号は、当該テンプレートページが、当該文書種別の文書のどのバージョンに対応しているかを示す。例えば、図９に示すように、手術同意書のフォーマットが変更された場合、テンプレート情報３５３は、古いバージョンの手術同意書に対応するバージョン番号「１」のテンプレートページと、新しいバージョンの手術同意書に対応するバージョン番号「２」のテンプレートページの両方を、保持しても良い。
【０１００】
また、テンプレート情報３５３における登録日時は、テンプレートページがテンプレート情報３５３に登録された日時を示す。例えば、手術同意書のフォーマットが１０月１日に変更され、これに伴って、テンプレート情報３５３に新たなテンプレートページが追加される。このような場合に、９月３０日に出力された紙文書が１０月１日以降に電子化されるのであれば、スキャン画像の文書識別情報に登録された出力日時より登録日時が前のテンプレートページのうち、最も新しいものを欠落ページの補完のために使用するとしても良い。
【０１０１】
図４に戻り、文書登録管理情報３５４は、文書管理サーバ３０がスキャン画像を編集して、登録処理を行った際に、登録失敗、または仮登録となった文書が、文書ＩＤ毎に登録されたテーブルである。
【０１０２】
図１０は、本実施形態における文書登録管理情報３５４の構成の一例を示す図である。図１０に示すように、文書登録管理情報３５４は、文書ＩＤ毎に１レコードで、文書の属性情報を対応付けて保持する。
【０１０３】
文書登録管理情報３５４に登録される文書の属性情報は、少なくとも、文書種別ＩＤと、登録状態と、欠落ページ番号と、保存場所を含む。
【０１０４】
ここで、登録状態とは、文書管理サーバ３０における文書登録処理において、当該文書ＩＤに対応するスキャン画像の処理結果を示している。本実施形態では、登録状態には、本登録、仮登録、登録失敗の３種類がある。
【０１０５】
ここで、本登録とは、処理対象のスキャン画像に欠落ページがなく、正常に登録処理が行われたことをいう。
【０１０６】
また、仮登録とは、処理対象のスキャン画像に欠落ページが検出されたが、テンプレートページによって補完することができたという処理結果を示す。
【０１０７】
一方、登録状態が登録失敗であるというのは、処理対象のスキャン画像に欠落ページが検出され、その欠落ページをテンプレートページで補完することができなかったという処理結果を示す。なお、１つの文書ＩＤのスキャン画像を構成する複数のページが欠落している場合は、その全てのページを補完することができなければ、その文書ＩＤに対応するスキャン画像は登録失敗となる。
【０１０８】
文書登録管理情報３５４は、上記の登録状態のうち、仮登録または登録失敗となった文書を登録し、後に再登録の処理を行う際に使用される。
【０１０９】
本実施形態においては、本登録となった文書の情報は、文書登録管理情報３５４では管理しないが、登録状態が本登録となった文書の管理も、文書登録管理情報３５４が行う構成を採用しても良い。
【０１１０】
ここで、欠落ページ番号とは、取り込まれたスキャン画像に欠落していたページのページ番号である。図１０に示す例では、文書ＩＤ「０００１１００２」のスキャン画像は、１ページ目が欠落していたため、欠落ページ番号に「０００１」と登録されている。一方、文書ＩＤ「０００５１００８」のスキャン画像は、１ページ目と３ページ目が欠落していたため、欠落ページ番号に「０００１，０００３」と登録されている。ここで、スキャン画像が仮登録となった場合には、欠落ページ番号は、スキャン画像の補完に用いられたテンプレートページのページ番号と等しくなる。欠落ページ番号も、ページ識別情報、ページ番号と同様に、本実施形態における順番情報の一例である。
【０１１１】
また、文書登録管理情報３５４における保存場所とは、仮登録または登録失敗となったスキャン画像が保存されるフォルダ等を示す。図９で説明したテンプレート情報３５３の保存場所がファイルパスを示していたのに対して、文書登録管理情報３５４は、スキャン画像をページ単位ではなく、同一の文書ＩＤに紐づく複数のページ分のスキャン画像を１レコードで管理するため、文書登録管理情報３５４の保存場所は、スキャン画像が保存されたフォルダのパスを示す。後述の再登録処理において、同一の文書ＩＤに紐づくスキャン画像をまとめて処理をすることから、このような構成が採用されている。
【０１１２】
その他に、文書登録管理情報３５４に登録される文書の属性情報は、患者ＩＤ、出力元、出力日時、バージョン番号、登録日時等を含んでも良い。
【０１１３】
ここで、文書登録管理情報３５４における患者ＩＤ、出力元、出力日時、バージョン番号とは、スキャン画像の文書識別情報に含まれていた患者ＩＤ、出力元、出力日時である。
【０１１４】
ここで、文書登録管理情報３５４における登録日時とは、文書管理サーバ３０が当該文書ＩＤのスキャン画像に対して、前回の登録処理を行った年月日と時間を示す。
【０１１５】
図４に戻り、第２の記憶部３６０は、ＲＡＭ１０３に対応する。図４に示すように、第２の記憶部３６０には、スキャン画像情報３６１が保存されている。
【０１１６】
スキャン画像情報３６１は、登録対象のスキャン画像の文書識別情報およびページ識別情報を、登録処理が行われている間、一時的に保存するためのテーブルである。スキャン画像情報３６１には、ＭＦＰ２０から送られたスキャン画像の文書識別情報およびページ識別情報が、１ページ分のスキャン画像ごとに、対応付けられて登録されている。
【０１１７】
図１１は、本実施形態におけるスキャン画像情報３６１の構成の一例を示す図である。図１１に示すように、スキャン画像情報３６１は、所定の保存場所に保存された各スキャン画像のファイルパスに対して、そのスキャン画像に対応するページ識別情報と文書識別情報とを同一のレコードで保持している。スキャン画像の画像データの保存場所は、第２の記憶部３６０内に限定されず、例えば、第１の記憶部３５０であっても良い。
【０１１８】
また、スキャン画像情報３６１は、ＭＦＰ２０にログインしてスキャン処理を実行したユーザの認証情報を、さらに保持しても良い。
【０１１９】
本実施形態において、第１の記憶部３５０および第２の記憶部３６０は、記憶部の一例である。
【０１２０】
図４に戻り、ワークフロー制御部３１０は、ワークフロー情報３５１に登録されたワークフローの定義情報に基づいて、文書管理サーバ３０の各種の処理部３０１〜３０７、およびＭＦＰ２０のデータ処理制御部２１０の制御を行う。各ワークフローは、予め管理者が設定した基準に基づいて開始されても良いし、利用者が実行することで開始しても良い。本実施形態における文書の電子化処理のワークフローは、例えば、利用者がＭＦＰ２０のオペレーションパネル１２５に表示された処理のメニューから、文書の電子化処理を選択することで開始する。
【０１２１】
文書管理サーバ３０は、ワークフローに基づいて処理を実行する各種の処理部として、文書情報照合部３０１、文書編集部３０２、ＯＣＲ読取部３０３、ＰＤＦ変換部３０４、ファイル配信部３０５、メール配信部３０６、テンプレート生成部３０７を備える。
【０１２２】
文書情報照合部３０１は、スキャン画像の文書識別情報に基づいて、同一文書から生成されたスキャン画像を特定し、スキャン画像のページ識別情報に基づいて、その特定された同一文書のスキャン画像に欠落したページがあるか否かを判断する。例えば、スキャン画像情報３６１に登録されたデータの中に、ページ識別情報「０００２  ０００３」に紐づくスキャン画像と、「０００３  ０００３」に紐づくスキャン画像はあるが、ページ識別情報「０００１  ０００３」に紐づくスキャン画像がない場合、総ページ数が３ページの文書のうち、１ページ目が欠落していることが検出できる。
【０１２３】
また、文書情報照合部３０１は、スキャン画像情報３６１に登録された文書の文書ＩＤが、文書登録管理情報３５４に登録されている登録状態が登録失敗または仮登録である文書の文書ＩＤのいずれかと、一致するか否かを照合する。
【０１２４】
ここで、スキャン画像情報３６１に登録された文書の文書ＩＤが、文書登録管理情報３５４に、登録失敗として登録されていれば、そのスキャン画像は、以前の処理で登録失敗となった文書を再登録するために、読み込まれたものである。
【０１２５】
また、スキャン画像情報３６１に登録された文書の文書ＩＤが、文書登録管理情報３５４に、仮登録として登録されていれば、そのスキャン画像は、以前の処理で仮登録となった文書を再登録するために、読み込まれたものである。
【０１２６】
一方、スキャン画像情報３６１に登録された文書の文書ＩＤが文書登録管理情報３５４に登録されていなければ、そのスキャン画像は新規に登録されるものである。
【０１２７】
文書編集部３０２は、スキャン画像情報３６１に登録されたスキャン画像を文書ＩＤごとに分割して編集する。例えば、文書編集部３０２は、同一文書ＩＤのスキャン画像を、各スキャン画像に対応するページ番号に基づいてソートする処理を行う。
【０１２８】
また、文書編集部３０２は、文書情報照合部３０１が検出したスキャン画像の欠落ページを、テンプレートページで補完する処理を行う。具体的には、文書編集部３０２は、スキャン画像の文書識別情報とページ識別情報に基づいてテンプレート情報３５３からテンプレートページの保存場所を特定し、特定した保存場所からスキャン画像の欠落したページに対応するテンプレートページを取得し、取得したテンプレートページで欠落したページを補完する。文書編集部３０２は、本実施形態における第２の取得部の一例である。
【０１２９】
文書編集部３０２は、登録失敗文書および仮登録文書の再登録処理においては、以前の登録処理で保存したスキャン画像に対して、今回の登録処理で取り込まれた文書ＩＤが同一のスキャン画像を追加してページの欠落を解消する。
【０１３０】
すなわち、文書編集部３０２は、スキャン制御部２０３が取得したスキャン画像が、文書登録管理情報３５４に登録された文書の文書ＩＤおよび欠落ページ番号に対応する場合に、文書登録管理情報３５４に登録された保存場所から、以前の処理で読み込まれたスキャン画像を取得する。その後、文書編集部３０２は、スキャン制御部２０３が取得したスキャン画像と、以前の処理で読み込まれたスキャン画像とを、ページ番号に基づいて、ソートをする。
【０１３１】
さらに、文書編集部３０２は、編集したスキャン画像をＰＤＦ変換部３０４に渡す。ＰＤＦ変換部３０４でのＰＤＦ変換の処理が終了後に、文書編集部３０２は、ＰＤＦファイルの基となった変換前のスキャン画像のデータを削除し、スキャン画像情報３６１から、当該スキャン画像に対応するレコードを削除する。
【０１３２】
また、編集処理を行ったスキャン画像に欠落ページがあった場合は、文書登録管理情報３５４に、登録状態を仮登録、または登録失敗にして、文書ＩＤ毎に欠落ページの番号と属性情報を登録する。対象のスキャン画像が、既に仮登録や登録失敗のステータスで文書登録管理情報３５４に登録されている場合は、文書登録管理情報３５４の欠落ページや登録日時の情報を上書きして更新する。また、再登録時に前回までの処理で欠落していたページに対応するスキャン画像が新たに取り込まれた場合は、文書編集部３０２は、その文書に対応するレコードを、文書登録管理情報３５４から削除する。
【０１３３】
ＯＣＲ読取部３０３は、スキャン画像に対してＯＣＲ処理を行うことにより、データを取得する。例えば、ページ識別情報バーコード６０１〜６０３が印刷されない紙文書を登録する場合、ＯＣＲ読取部３０３は、スキャン画像から、ページ識別情報に相当する、文書の総ページ数と、各ページのページ番号を読み取る。また、ＯＣＲ読取部３０３は、各文書に記載された患者や医師の氏名の読み取りや、各ページに署名等の手書き文字が存在するか否かを検出することもできる。
【０１３４】
ＰＤＦ変換部３０４は、文書編集部３０２が編集した一または複数のスキャン画像を、文書ＩＤごとに単一のＰＤＦファイルに変換する。なお、複数のスキャン画像を１つのＰＤＦファイルに変換する場合には、複数ページによって構成されるマルチページ形式のＰＤＦファイルに変換する。
【０１３５】
また、文書編集部３０２がスキャン画像の欠落ページをテンプレートページで補完した場合は、ＰＤＦ変換部３０４は、スキャン画像およびテンプレートページから、単一のＰＤＦファイルを生成する。
【０１３６】
登録失敗文書および仮登録文書の再登録処理においては、ＰＤＦ変換部３０４は、文書編集部３０２がページ番号に基づいてソートをした、スキャン制御部２０３が取得したスキャン画像と、文書編集部３０２により保存場所から取得されたスキャン画像とを、文書編集部３０２から受け取り、それらの画像から、文書ＩＤごとに単一のＰＤＦファイルを生成する。
【０１３７】
ＰＤＦファイルは本実施形態における文書データの一例であり、コンピュータで加工可能であれば、他のファイル形式を採用しても良い。ＰＤＦ変換部３０４は、本実施形態における生成部の一例である。
【０１３８】
ファイル配信部３０５は、ＰＤＦ変換部３０４が生成したＰＤＦファイルを、所定の保存場所に配信する。ファイル配信部３０５は、本実施形態における配信部の一例である。具体的には、ファイル配信部３０５は、文書管理サーバ３０の所定の場所にＰＤＦファイルを格納し、ＦＴＰサーバ４０−２、またはＷｅｂＤＡＶサーバ４０−３のファイル転送の機能を利用して、ファイルサーバ４０−１内の所定のフォルダに転送する。
【０１３９】
また、ファイル配信部３０５は、ＰＤＦファイルの配信前に、転送先のファイルサーバ４０−１内のフォルダを参照し、２重配信のチェック処理を行う。すなわち、転送先のフォルダに、転送予定のＰＤＦファイルと重複するＰＤＦファイルが存在することを検出した場合は、ファイル配信部３０５は、重複するＰＤＦファイルの管理情報を取得する。
【０１４０】
２重配信をチェックする方法としては、例えば、ＰＤＦ変換部３０４が、ＰＤＦファイルを生成する際に、文書ＩＤと登録状態を含むファイル名を付与しておいても良い。この場合、ファイル配信部３０５が、転送先フォルダに格納されたファイルに同一の文書ＩＤを含む文書ファイルが存在するか否かを、ファイル名から検出することができる。また、ファイル名に登録日時や、紙文書の電子化を行った利用者の識別情報を登録ユーザ情報として含めておくことで、ファイル配信部３０５が、重複するＰＤＦファイルの管理情報を取得することができる。
【０１４１】
その他の方法として、ファイルサーバ４０−１がＰＤＦファイルの管理情報を保持し、ファイル配信部３０５が、ファイルサーバ４０−１のファイル管理情報を参照して重複するＰＤＦファイルの存在確認および管理情報の取得をしても良い。
【０１４２】
ただし、登録状態が仮登録のＰＤＦファイルを、後の処理で登録状態が本登録のＰＤＦファイルよって置き換えることは通常の処理であるので、ファイル配信部３０５は、このような場合は重複とは判断しない。
【０１４３】
メール配信部３０６は、ＭＦＰ２０または文書管理サーバ３０が行う紙文書の電子化の処理においてエラーが発生した場合に、メールサーバ４０−４を介して所定の通知対象者にメールを配信してエラーを通知する。メール配信部３０６は、通知対象者のメールアドレスをユーザ情報３５２から取得して、メールの送信の宛先として用いる。
【０１４４】
メール配信部３０６がエラーを通知する通知対象者は、ＭＦＰ２０を使用して紙文書のスキャンを実行したことをユーザ認証部２０２が識別した利用者の他、スキャンされた文書の関係者を含めても良い。例えば、スキャンされた文書が手術同意書であれば、その手術同意書に署名をした患者の担当医師や看護師等の関係者にエラーを通知しても良い。
【０１４５】
このような関係者は、メール配信部３０６が、スキャン画像情報３６１に保存された文書識別情報に含まれる患者ＩＤを用いて、ユーザ情報３５２を検索することで取得することができる。または、ＯＣＲ読取部３０３が各文書に記載された患者や医師の氏名の文字を読み取り、それをメール配信部３０６が取得して、ユーザ情報３５２を検索することでも関係者のメールアドレスを特定することができる。文書識別情報に含まれる患者ＩＤや、文書に記載された患者や医師の氏名は、本実施形態における関係者を識別するための個人識別情報の一例である。
【０１４６】
メール配信部３０６がエラーを通知する場合として、例えば、前述の２重配信のチェックの結果、ファイル配信部３０５によって重複する文書ファイルが検出された場合、メール配信部３０６は、前述の通知対象者に、ファイル配信部３０５が検出した重複する文書ファイルの管理情報を通知する。その他に、文書編集部３０２が行った登録処理の結果が、登録失敗となった場合や、ＭＦＰ２０のバーコード読取部２０４が、正常に文書識別情報またはページ識別情報を読み取ることができない場合等に、メール配信部３０６はエラーを通知する。
【０１４７】
メール配信部３０６は、本実施形態における通知部の一例であり、エラーの通知方法はメールの配信に限らない。例えば、ＭＦＰ２０のオペレーションパネル１２５にエラー内容を表示して利用者に通知しても良いし、各通知対象者が使用するコンピュータ端末の画面上に表示してエラーを通知する構成を採用しても良い。また、前述の通知対象者は一例であり、文書種別や、検出されたエラーの種類によって通知対象を変更する構成を採用しても良い。
【０１４８】
前述の文書編集部３０２が、欠落ページの保存に用いるテンプレートページは、予め生成されてテンプレート情報３５３に登録されている必要がある。テンプレートページは管理者が管理者端末５０より画像データを入力して作成しても良いが、本実施形態の文書管理サーバ３０においては、見本となる紙文書をスキャンした画像から、テンプレートページを生成することができる。
【０１４９】
テンプレート生成部３０７は、テンプレートページをスキャン画像から生成し、所定の保存場所に保存する。テンプレート生成部３０７は、テンプレートページを生成した場合には、テンプレート情報３５３に生成したテンプレートの情報を登録する。テンプレート生成部３０７は、本実施形態における第２の画像データ生成部の一例である。
【０１５０】
この場合、患者の署名等の手書きされた文字が含まれるスキャン画像はテンプレートページにしてはいけないので、ＯＣＲ読取部３０３は、ＭＦＰ２０から受信したスキャン画像を読み取り、手書きされた情報が含まれるか否かを検出する処理を行う。または、予め、テンプレートページにしないページの番号を文書管理サーバ３０に登録し、そのページ番号に該当するスキャン画像をテンプレート作成処理から除いても良い。
【０１５１】
具体的には、テンプレートの生成を行う場合、ＭＦＰ２０の撮像部１２７はテンプレートページの基となる文書を読み取る。スキャン制御部２０３は、読み取られた文書のスキャン画像を取得する。ＯＣＲ読取部３０３は、スキャン画像を読み取り、手書きされた情報が含まれるか否かを検出する。テンプレート生成部３０７は、スキャン画像のうち、ＯＣＲ読取部３０３によって手書きされた情報が検出されなかったものを、テンプレートページとして保存する。
【０１５２】
次に、以上のように構成された本実施形態の文書の電子化処理について説明する。図１２は、本実施形態における文書の電子化処理の手順の一例を示すフローチャートである。
【０１５３】
このフローチャートの処理は、例えば利用者がＭＦＰ２０のオペレーションパネル１２５にログイン情報を入力することで開始する。
【０１５４】
最初のステップＳ１０１で、利用者がオペレーションパネル１２５に入力したログイン情報を、表示制御部２０１が取得する。ユーザ認証部２０２が、文書管理サーバ３０のユーザ情報３５２を参照し、取得したログイン情報に含まれる利用者の識別情報が、当該ＭＦＰ２０を使用可能な利用者として登録されているか否かを判断する。登録されていた場合は、ユーザ認証部２０２は当該利用者の利用を許可する。その後、利用者は、文書の電子化のワークフローをオペレーションパネル１２５に表示されたメニューから選択する。
【０１５５】
次のステップＳ１０２で、ＭＦＰ２０のスキャン制御部２０３は、撮像部１２７を制御して、利用者が原稿としてＭＦＰ２０に設置した紙文書をスキャンし、スキャン画像を生成する。ここで、図１３は、本実施形態におけるスキャンされた新規文書の登録処理の内容を説明する説明図である。ステップＳ１０２でスキャンされた原稿は、図１３に示すように、ページの順番が前後していたり、複数の文書種別の文書が含まれたりしていても良い。
【０１５６】
図１２に戻り、次のステップＳ１０３で、スキャン制御部２０３は、全ての原稿のスキャンが完了したかを判断し、完了していなければ（Ｓ１０３“Ｎｏ”）、ステップＳ１０２に戻る。
【０１５７】
全ての原稿のスキャンが完了した場合（Ｓ１０３“Ｙｅｓ”）、ステップＳ１０４で、バーコード読取部２０４は、原稿１ページ分ごとに生成されたスキャン画像に文書識別情報とページ識別情報の２種類のバーコードが存在するかを判断する。
【０１５８】
スキャン画像から、２種類のバーコードを読み取ることができなかった場合（Ｓ１０４“Ｎｏ”）、ステップＳ１０５で、バーコード読取部２０４は、データ処理制御部２１０にバーコード検出のエラーを送出する。メール配信部３０６は、当該エラーの検出を受けて、当該原稿のスキャンを行った利用者にメールを送信してエラーを通知する。
【０１５９】
メール配信部３０６がメールを送信するタイミングは、エラーが検出される毎に随時実施しても良いし、全てのスキャン画像に対するバーコード読取処理の終了後にまとめて行っても良い。
【０１６０】
スキャン画像から、２種類のバーコードを読み取ることができた場合（Ｓ１０４“Ｙｅｓ”）、ステップＳ１０６で、バーコード読取部２０４は、これらのバーコードから、文書識別情報、およびページ識別情報のデータを取得する。
【０１６１】
次のステップＳ１０７で、データ処理制御部２１０は、スキャン画像と、バーコード読取部２０４が読み取った文書識別情報およびページ識別情報とを、対応付ける。
【０１６２】
次のステップＳ１０８で、データ処理制御部２１０は、全てのスキャン画像についてバーコード読み取りの処理が完了したか否かを判断する。処理が完了していない場合（Ｓ１０８“Ｎｏ”）、データ処理制御部２１０はバーコード読取部２０４を制御し、ステップＳ１０４〜Ｓ１０７の処理を再度行う。
【０１６３】
全てのスキャン画像についてバーコード読み取りの処理が完了した場合（Ｓ１０８“Ｙｅｓ”）、次のステップＳ１０９で、データ処理制御部２１０は、スキャン画像と、文書識別情報と、ページ識別情報と、ユーザの認証情報とを、通信部２２０を介して文書管理サーバ３０に送信する。文書管理サーバ３０の通信部３２０はデータを受信する。ワークフロー制御部３１０の制御に基づいて、受信されたデータはスキャン画像情報３６１に保存される。
【０１６４】
次のステップＳ２００で、文書管理サーバ３０の各処理部が、各スキャン画像を文書識別情報の文書ＩＤごとに分割して、文書登録処理を実施する。ここで、図１３に示すように、複数の文書ＩＤの紙文書が混在する状態でスキャンされた場合でも、文書ＩＤごとの単位で、スキャン画像に対して文書登録処理が行われる。図１２に戻り、ステップＳ２００に含まれる各処理が終了すると、文書の電子化処理は終了する。
【０１６５】
次に、ステップＳ２００の文書登録処理の内容について説明する。図１４は、本実施形態における文書電子化処理に含まれる、文書登録処理の手順の一例を示すフローチャートである。
【０１６６】
最初のステップＳ２０１で、文書情報照合部３０１は、スキャン画像情報３６１に登録された文書の文書ＩＤが、文書登録管理情報３５４に登録されている登録状態が登録失敗の文書の文書ＩＤのいずれかと、一致するか否かを照合する。
【０１６７】
登録失敗の文書の文書ＩＤと一致した場合（Ｓ２０１“Ｙｅｓ”）、ステップＳ４００で、登録失敗文書の再登録処理が開始する。
【０１６８】
登録失敗の文書の文書ＩＤと一致しない場合（Ｓ２０１“Ｎｏ”）、ステップＳ２０２で、文書情報照合部３０１は、スキャン画像情報３６１に登録された文書の文書ＩＤが、文書登録管理情報３５４に登録されている登録状態が仮登録の文書の文書ＩＤのいずれかと、一致するか否かを照合する。
【０１６９】
仮登録の文書の文書ＩＤと一致した場合（Ｓ２０２“Ｙｅｓ”）、ステップＳ５００で、仮登録文書の再登録処理が開始する。
【０１７０】
仮登録の文書の文書ＩＤと一致しない場合（Ｓ２０２“Ｎｏ”）、ステップＳ３００で、新規文書の登録処理が開始する。
【０１７１】
図１４に示す処理の終了によって、ステップＳ２００の文書登録処理は終了し、図１２の文書の電子化処理のフローに戻る。
【０１７２】
次に、ステップＳ３００の新規文書の登録処理の内容について説明する。図１５は、本実施形態における新規文書の登録処理の手順の一例を示すフローチャートである。
【０１７３】
最初のステップＳ３０１で、文書情報照合部３０１が、スキャン画像に紐づくページ識別情報から、欠落ページの有無を判断する。
【０１７４】
欠落ページが検出されない場合（Ｓ３０１“Ｎｏ”）、ステップＳ３０２で、文書編集部３０２は、文書ＩＤが同一のスキャン画像を、各スキャン画像に対応するページ番号に基づいてソートする。ＰＤＦ変換部３０４は、文書編集部３０２がソートしたスキャン画像を、ＰＤＦ形式に変換し、単一のＰＤＦファイルを生成する。このステップＳ３０２の処理は、図１３に示す種別Ａ、および種別Ｃの文書の編集処理に相当する。
【０１７５】
図１５に戻り、ステップＳ３０３で、文書編集部３０２は、ＰＤＦ変換が終了したスキャン画像のデータを削除し、スキャン画像情報３６１から、対応するレコードを削除する。
【０１７６】
次に、ステップＳ３０４で、ファイル配信部３０５は、配信先フォルダに重複したファイルが存在するか否かを判断する。
【０１７７】
重複したファイルが存在しない場合（Ｓ３０４“Ｎｏ”）、ステップＳ３０５で、ファイル配信部３０５は、生成したＰＤＦファイルを、配信用フォルダに格納し、所定の配信先フォルダへの転送処理を行う。
【０１７８】
重複したファイルが存在する場合（Ｓ３０４“Ｙｅｓ”）、ステップＳ３０６で、ファイル配信部３０５は、重複したファイルの管理情報等のデータを取得する。
【０１７９】
ステップＳ３０７で、メール配信部３０６は、通知対象者に、エラー内容を記載したメールを送信する。この場合、メール配信部３０６は、エラー内容として、重複したファイルの管理情報等のデータを含める。
【０１８０】
一方、欠落ページが検出された場合（Ｓ３０１“Ｙｅｓ”）、ステップＳ３０８で、文書編集部３０２は、全ての欠落ページに対応するテンプレートページが存在するか否かを、テンプレート情報３５３を照会して判断する。
【０１８１】
全ての欠落ページに対応するテンプレートページが存在する場合（Ｓ３０８“Ｙｅｓ”）、ステップＳ３０９で、文書編集部３０２は、文書ＩＤが同一のスキャン画像を、各スキャン画像に対応するページ番号に基づいてソートし、欠落ページをテンプレートページの画像データで補完する。ＰＤＦ変換部３０４は、文書編集部３０２が編集したスキャン画像を、ＰＤＦ形式に変換し、単一のＰＤＦファイルを生成する。
【０１８２】
次のステップＳ３１０で、文書編集部３０２は、編集したスキャン画像を所定の保存場所に保存する。また、文書編集部３０２は、登録状態を仮登録として、当該スキャン画像の文書ＩＤと、欠落ページの番号等を、文書登録管理情報３５４に登録する。
【０１８３】
このステップＳ３０９、およびＳ３１０の処理は、図１３に示す種別Ｂの文書の編集処理に相当する。
【０１８４】
図１５に戻り、ステップＳ３１１で、文書編集部３０２は、スキャン画像情報３６１から、文書登録管理情報３５４に登録したスキャン画像に対応するレコードを、削除する。
【０１８５】
次のステップＳ３０４で文書情報照合部３０１が重複チェックの処理を実施する。
【０１８６】
重複ファイルが検出されなかった場合（Ｓ３０４“Ｎｏ”）、ステップＳ３０５で、ファイル配信部３０５は、ファイルの転送処理を行う。
【０１８７】
重複ファイルが検出された場合（Ｓ３０４“Ｙｅｓ”）、前述のステップＳ３０６〜Ｓ３０７の処理が行われる。
【０１８８】
一方、テンプレートページで補完することができない欠落ページがあった場合（Ｓ３０８“Ｎｏ”）、ステップＳ３１２で、文書編集部３０２は、スキャン画像を所定の保存場所に保存する。また、文書編集部３０２は、登録状態を登録失敗として、当該スキャン画像の文書ＩＤと、欠落ページの番号等を、文書登録管理情報３５４に登録する。
【０１８９】
次のステップＳ３１３で、文書編集部３０２は、スキャン画像情報３６１から、文書登録管理情報３５４に登録したスキャン画像に対応するレコードを、削除する。
【０１９０】
そして、ステップＳ３０７で、メール配信部３０６は、通知対象者に、エラー内容を記載したメールを送信する。この場合は、メール配信部３０６は、メールに記載するエラー内容として、当該文書の文書ＩＤ、欠落ページのページ番号等を含めても良い。
【０１９１】
図１５に示す処理の終了によって、ステップＳ３００の新規文書の登録処理は終了し、図１４の文書登録処理のフローに戻る。
【０１９２】
次に、ステップＳ４００の登録失敗文書の再登録処理の内容について説明する。図１６は、本実施形態における登録失敗文書の再登録処理の手順の一例を示すフローチャートである。当該処理の対象となるスキャン画像は、以前に登録処理の対象となり、その際に欠落ページが検出され、全ての欠落ページをテンプレートページで補完することができず、登録失敗となったものである。
【０１９３】
最初のステップＳ４０１で、文書編集部３０２は、全ての欠落ページ番号に対応するページが、今回取り込まれたスキャン画像に含まれるか否かを判断する。
【０１９４】
全ての欠落ページ番号に対応するページが、今回取り込まれたスキャン画像に含まれる場合（Ｓ４０１“Ｙｅｓ”）、ステップＳ４０２で、文書編集部３０２は、前回までの登録処理で保存したスキャン画像に、ページの欠落を解消するために今回の登録処理で取り込まれた文書ＩＤが同一のスキャン画像を追加し、ページ番号に基づいてソートする。ＰＤＦ変換部３０４は、文書編集部３０２がソートしたスキャン画像を、ＰＤＦ形式に変換し、単一のＰＤＦファイルを生成する。
【０１９５】
次に、ステップＳ４０３で、文書編集部３０２は、ページの欠落が全て解消された当該文書ＩＤのレコードを、文書登録管理情報３５４から削除する。
【０１９６】
次に、ステップＳ４０４で、文書編集部３０２は、ＰＤＦ変換が終了したスキャン画像のデータを削除し、スキャン画像情報３６１から、対応するレコードを削除する。
【０１９７】
次に、ステップＳ４０５で、ファイル配信部３０５は、配信先フォルダに重複したファイルが存在するか否かを判断する。
【０１９８】
重複したファイルが存在しない場合（Ｓ４０５“Ｎｏ”）、ステップＳ４０６で、ファイル配信部３０５は、生成したＰＤＦファイルを、配信用フォルダに格納し、所定の配信先フォルダへの転送処理を行う。
【０１９９】
重複したファイルが存在する場合（Ｓ４０５“Ｙｅｓ”）、ステップＳ４０７で、ファイル配信部３０５は、重複したファイルの管理情報等のデータを取得する。
【０２００】
ステップＳ４０８で、メール配信部３０６は、通知対象者に、エラー内容を記載したメールを送信する。
【０２０１】
一方、今回読み込まれたスキャン画像では、解消しないページの欠落がある場合（Ｓ４０１“Ｎｏ”）、ステップＳ４０９で、文書編集部３０２は、スキャン画像に含まれない全ての欠落ページに対応するテンプレートページが存在するか否かを、テンプレート情報３５３を照会して判断する。
【０２０２】
スキャン画像に含まれない全ての欠落ページに対応するテンプレートページが存在する場合（Ｓ４０９“Ｙｅｓ”）、ステップＳ４１０で、文書編集部３０２は、前回までの登録処理で保存したスキャン画像に、ページの欠落を解消するために今回の登録処理で取り込まれた文書ＩＤが同一のスキャン画像を追加し、ページ番号に基づいてソートする。文書編集部３０２は、欠落ページをテンプレートページの画像データで補完する。ＰＤＦ変換部３０４は、文書編集部３０２が編集したスキャン画像を、ＰＤＦ形式に変換し、単一のＰＤＦファイルを生成する。
【０２０３】
ステップＳ４１１で、文書編集部３０２は、編集したスキャン画像を所定の保存場所に保存する。また、文書編集部３０２は、登録状態を仮登録として、当該スキャン画像の文書ＩＤと、欠落ページの番号等を、文書登録管理情報３５４に登録する。この場合、文書編集部３０２は、前回の登録処理の際に登録されたレコードを上書きして、文書登録管理情報３５４を更新する。
【０２０４】
例えば、前回の登録処理時に欠落ページ番号として１ページ目と２ページ目が登録されていた場合に、今回の再登録処理で１ページ目のスキャン画像が読み込まれたのであれば、欠落ページ番号を２ページ目のみとするように、文書編集部３０２は、文書登録管理情報３５４を上書きする。
【０２０５】
ステップＳ４１２で、文書編集部３０２は、スキャン画像情報３６１から、文書登録管理情報３５４に登録したスキャン画像に対応するレコードを、削除する。
【０２０６】
その後、ステップＳ４０５〜Ｓ４０８の処理が行われる。
【０２０７】
一方、スキャン画像に含まれず、テンプレートページで補完することもできない欠落ページがあった場合（Ｓ４０９“Ｎｏ”）、ステップＳ４１３で、文書編集部３０２は、スキャン画像を所定の保存場所に保存する。また、文書編集部３０２は、登録状態を登録失敗として、当該スキャン画像の文書ＩＤと、欠落ページの番号等を、文書登録管理情報３５４に登録する。この場合、文書編集部３０２は、前回の登録処理の際に登録されたレコードを上書きして、文書登録管理情報３５４を更新する。
【０２０８】
次のステップＳ４１４で、文書編集部３０２は、スキャン画像情報３６１から、文書登録管理情報３５４に登録したスキャン画像に対応するレコードを、削除する。
【０２０９】
次に、ステップＳ４０８で、メール配信部３０６は、通知対象者に、エラー内容を記載したメールを送信する。
【０２１０】
図１６に示す処理の終了によって、ステップＳ４００の登録失敗文書の再登録処理は終了し、図１４の文書登録処理のフローに戻る。
【０２１１】
次に、ステップＳ５００の仮登録文書の再登録処理の内容について説明する。図１７は、本実施形態における仮登録文書の再登録処理の手順の一例を示すフローチャートである。当該処理の対象となるスキャン画像は、以前に登録処理の対象となり、その際に欠落ページが検出され、テンプレートページで補完して仮登録されたものである。
【０２１２】
前提として、当該文書は、前回までの登録処理で、欠落ページをテンプレートページによって補完することが可能であった文書である。よって、図１７に示す処理では、当該文書は、新たに読み込まれたスキャン画像によってページの欠落が解消して本登録されるか、スキャン画像には全ての欠落ページは含まれず、再びテンプレートで補完して仮登録されるか、のいずれかの結果となる。
【０２１３】
最初のステップＳ５０１で、文書編集部３０２は、全ての欠落ページ番号に対応するページが、今回取り込まれたスキャン画像に含まれるか否かを判断する。
【０２１４】
全ての欠落ページ番号に対応するページが、今回取り込まれたスキャン画像に含まれる場合（Ｓ５０１“Ｙｅｓ”）、ステップＳ５０２で、文書編集部３０２は、前回の登録処理で保存したスキャン画像に、ページの欠落を解消するために今回の登録処理で取り込まれた文書ＩＤが同一のスキャン画像を追加し、ページ番号に基づいてソートする。ＰＤＦ変換部３０４は、文書編集部３０２がソートしたスキャン画像を、ＰＤＦ形式に変換し、単一のＰＤＦファイルを生成する。
【０２１５】
次に、ステップＳ５０３で、文書編集部３０２は、ページの欠落が全て解消された当該文書ＩＤのレコードを、文書登録管理情報３５４から削除する。
【０２１６】
次に、ステップＳ５０４で、文書編集部３０２は、ＰＤＦ変換が終了したスキャン画像のデータを削除し、スキャン画像情報３６１から、対応するレコードを削除する。
【０２１７】
次に、ステップＳ５０５で、ファイル配信部３０５は、生成したＰＤＦファイルを、配信用フォルダに格納し、所定の配信先フォルダへの転送処理を行う。この場合は、前回までの登録処理によって仮登録のファイルが生成されていることが前提であるため、ファイル配信部３０５は、２重配信チェックをせず、もし送信先のフォルダに重複するファイルがある場合は、今回の再登録処理で生成されたＰＤＦファイルで置き換える。ただし、１度仮登録を行った後は再登録をしないという業務の流れである場合等は、仮登録文書の再登録処理においてもファイル配信部３０５が２重配信チェックをする構成としても良い。
【０２１８】
一方、今回読み込まれたスキャン画像では、解消しないページの欠落がある場合（Ｓ５０１“Ｎｏ”）、ステップＳ５０６で、文書編集部３０２は、前回の登録処理で保存したスキャン画像に、ページの欠落を解消するために今回の登録処理で取り込まれた文書ＩＤが同一のスキャン画像を追加し、ページ番号に基づいてソートする。文書編集部３０２は、欠落ページをテンプレートページの画像データで補完する。ＰＤＦ変換部３０４は、文書編集部３０２が編集したスキャン画像を、ＰＤＦ形式に変換し、単一のＰＤＦファイルを生成する。
【０２１９】
次に、ステップＳ５０７で、文書編集部３０２は、編集したスキャン画像を所定の保存場所に保存する。また、文書編集部３０２は、登録状態を仮登録として、当該スキャン画像の文書ＩＤと、欠落ページの番号等を、文書登録管理情報３５４に登録する。この場合、文書編集部３０２は、前回の登録処理の際に登録されたレコードを上書きして、文書登録管理情報３５４を更新する。
【０２２０】
ステップＳ５０８で、文書編集部３０２は、スキャン画像情報３６１から、文書登録管理情報３５４に登録したスキャン画像に対応するレコードを、削除する。
【０２２１】
そして、ステップＳ５０５で、ファイル配信部３０５は、生成したＰＤＦファイルを、配信用フォルダに格納し、所定の配信先フォルダへの転送処理を行う。
【０２２２】
図１７に示す処理の終了によって、ステップＳ５００の仮登録文書の再登録処理は終了し、図１４の文書登録処理のフローに戻る。
【０２２３】
上記の処理の流れは、ワークフロー制御部３１０によって各処理部が制御されることによって実行される。
【０２２４】
このように本実施形態では、取得したスキャン画像から、バーコード読取部２０４が文書識別情報とページ識別情報を読み取ることにより、文書情報照合部３０１がページ識別情報に基づいて、スキャン画像に欠落ページがあるか否かを判断する。また、文書編集部３０２が、文書識別情報とページ識別情報に基づいて、テンプレート情報３５３を照会することにより、欠落ページに対応するテンプレートページを取得する。そのため、スキャン対象の紙文書に欠落したページがあっても、文書編集部３０２がテンプレートページによって欠落したページを補完して仮登録をする。これにより、本実施形態によれば、ページが欠落していることを原因とする登録エラーの発生頻度を抑制することができる。
【０２２５】
このため、本実施形態のＭＦＰ２０および文書管理サーバ３０によれば、仮登録の状態でＰＤＦファイルが配信されるので、利用者は後続の業務を行うことができ、業務上の処理が止まることを防止することができる。
【０２２６】
また、欠落ページがテンプレートページによって補完されるため、本実施形態によれば、利用者が欠落した紙文書のページを探したり、文書全体を再度作成し直したりという手作業を削減することができる。
【０２２７】
このように、本実施形態のＭＦＰ２０および文書管理サーバ３０によれば、業務上の処理が停止することの防止や、手作業の削減をすることができるため、業務を効率化することができる。
【０２２８】
さらに、本実施形態のテンプレート生成部３０７によれば、スキャン画像を用いて効率的にテンプレートページを生成することができる。また、その際、ＯＣＲ読取部３０３が、スキャン画像に手書きされた情報が含まれるか否かを検出することで、テンプレート生成部３０７は、スキャン画像のうち、手書きされた情報を含まないページのみをテンプレートページとすることができるので、署名等を含む置き換え不可能なページについて、誤ってテンプレートページを生成してしまうことを防止することができる。
【０２２９】
（変形例１）
上記の実施形態では、テンプレート情報３５３には、スキャン画像の欠落ページを補完可能なテンプレートページを検索するための情報が登録されていたが、変形例１では、テンプレート情報３５３は、欠落したとしてもテンプレートページによって補完してはいけないページのページ番号を、さらに保持する。
【０２３０】
本変形例における情報処理システム１０の概要構成、ＭＦＰ２０および文書管理サーバ３０のハードウェア構成は、図１〜図３で説明した構成と同様である。
【０２３１】
本変形例におけるテンプレート情報３５３は、患者のサインが記入されるページのように、欠落したとしてもテンプレートページによって補完してはいけないページのページ番号を、さらに保持する。補完してはいけないページは、文書種別ごとに異なり、各文書種別につき一または複数のページのページ番号を登録することができる。
【０２３２】
また、本変形例における文書編集部３０２は、スキャン画像の欠落ページを補完するためのテンプレートページの保存場所を検索する前に、テンプレート情報３５３から、当該スキャン画像に対応する文書種別における、補完してはいけないページのページ番号を取得する。そして、取得したページ番号に、当該スキャン画像の欠落ページのページ番号が含まれた場合、文書編集部３０２は、その欠落ページを補完しない。
【０２３３】
この場合、文書編集部３０２は、当該スキャン画像を登録失敗として文書登録管理情報３５４に登録する。
【０２３４】
なお、テンプレート情報３５３は、１つのテーブルで構成されても良いし、複数のテーブルを組み合わせて構成されても良い。
【０２３５】
また、本変形例のＭＦＰ２０と文書管理サーバ３０のその他の構成については、図４〜図１１を用いて説明した実施形態の構成と同様である。
【０２３６】
本変形例における文書電子化処理では、図１５に示す新規文書の登録処理のステップＳ３０８において、文書編集部３０２が、全ての欠落ページに対応するテンプレートページが存在するか否かをテンプレート情報３５３を照会して判断する前に、各欠落ページのページ番号が、補完してはいけないページのページ番号に含まれるか否かを、判断する。
【０２３７】
補完してはいけないページのページ番号に合致する欠落ページが１つでも存在する場合、当該スキャン画像はテンプレートページによる補完ができないため、ステップＳ３０８の結果は“Ｎｏ”となり、文書編集部３０２は、ステップＳ３１２の処理に進む。
【０２３８】
欠落ページの中に、補完してはいけないページが存在しない場合（Ｓ３０８“Ｙｅｓ”）、文書編集部３０２は、ステップＳ３０９の処理に進む。
【０２３９】
図１６に示す登録失敗文書の再登録処理のステップＳ４０９においても、文書編集部３０２は、各欠落ページのページ番号が、補完してはいけないページのページ番号に含まれるか否かを、判断し、補完してはいけないページ番号に合致する欠落ページがあれば（Ｓ４０９“Ｎｏ”）、ステップＳ４１３に進み、補完してはいけないページ番号に合致する欠落ページがなければ（Ｓ４０９“Ｙｅｓ”）、ステップＳ４１０に進む。
【０２４０】
また、図１７に示す仮登録文書の再登録処理のステップＳ５０１においても、文書編集部３０２は、各欠落ページのページ番号が、補完してはいけないページのページ番号に含まれるか否かを、判断し、補完してはいけないページ番号に合致する欠落ページがあれば（Ｓ５０１“Ｎｏ”）、ステップＳ５０６に進み、補完してはいけないページ番号に合致する欠落ページがなければ（Ｓ５０１“Ｙｅｓ”）、ステップＳ５０２に進む。
【０２４１】
本変形例におけるその他の処理の手順については、図１０〜図１７を用いて説明した実施形態における処理手順と同様である。
【０２４２】
このように、本変形例によれば、例えば、管理者が誤って、患者のサイン等が必要なページのテンプレートページを作成し、その保存場所をテンプレート情報３５３に登録してしまった場合でも、スキャン画像の欠落ページが補完してはいけないページが否かを、文書編集部３０２がテンプレート情報３５３を参照して確認するため、そのようなページをテンプレートページで補完することを防止することができる。
【０２４３】
すなわち、本変形例では、テンプレート情報３５３が補完してはいけないページのページ番号をさらに有し、文書編集部３０２が補完してはいけないページのページ番号に該当する欠落ページを補完しないことにより、業務上、登録失敗としてエラーが通知されるべきページの欠落が見落とされて処理が進行することを防止することができ、処理の正確性が向上する。
【０２４４】
（変形例２）
上記の実施形態では、ＭＦＰ２０のユーザ認証部２０２が、利用者がオペレーションパネル１２５から入力したログイン情報を、文書管理サーバ３０が保持するユーザ情報３５２と照合してユーザ認証を行っていたが、変形例２では、外部認証サーバ４０−５がユーザ認証を行う。
【０２４５】
図１８は、本変形例における情報処理システム１０の概要構成の一例を示す図である。図１８に示すように、本変形例の情報処理システム１０は、外部認証サーバ４０−５をさらに備える。ここで、本変形例の情報処理システム１０を構成するその他の装置は、図１において説明した実施形態の構成と同様である。
【０２４６】
外部認証サーバ４０−５は、利用者がオペレーションパネル１２５から入力したログイン情報を、ＭＦＰ２０から受信する。外部認証サーバ４０−５は、受信したログイン情報を基に利用者の認証を実行し、認証結果をＭＦＰ２０に返信する。
【０２４７】
外部認証サーバ４０−５は、ＭＦＰ２０にログイン可能な利用者の識別情報を有し、利用者が入力したログイン情報に基づいて、その利用者がＭＦＰ２０を利用することを許可するか否かを決定することができる。例えば、外部認証サーバ４０−５は、ＡｃｔｉｖｅＤｉｒｅｃｔｏｒｙサーバ、ＬＤＡＰ（Lightweight  Directory  Access  Protocol）サーバ等で実現されても良い。また、外部認証サーバ４０−５の機能は、クラウドサービス、ＡＳＰなどのような各種サービスによって提供されても良い。
【０２４８】
図１８に示すように、外部認証サーバ４０−５は、ＭＦＰ２０と、相互に通信可能なネットワークで接続している。外部認証サーバ４０−５は、利用者がＭＦＰ２０のオペレーションパネル１２５から入力したログイン情報を、ＭＦＰ２０から受信する。そして、外部認証サーバ４０−５は、受信したログイン情報に基づいて利用者の認証を実行して、その利用者がＭＦＰ２０を利用可能であるか否かを判断した認証結果を、ＭＦＰ２０に返信する。
【０２４９】
なお、外部認証サーバ４０−５のハードウェア構成は、図２で説明した文書管理サーバ３０の構成と同様である。
【０２５０】
図１９は、本変形例におけるＭＦＰ２０と文書管理サーバ３０の機能ブロック図である。図１９に示すように、本変形例におけるＭＦＰ２０は、外部認証サーバ認証部２３０を、さらに備える。
【０２５１】
外部認証サーバ認証部２３０は、外部認証サーバ４０−５が送信した認証結果を、データ処理制御部２１０の制御の下、通信部２２０を介して受け取ることにより、ＭＦＰ２０にログイン情報を入力した利用者の認証を行う。
【０２５２】
本変形例における利用者の認証の流れは、まず、ユーザ認証部２０２が、利用者がオペレーションパネル１２５から入力したログイン情報を取得し、データ処理制御部２１０の制御の下、通信部２２０を介して外部認証サーバ４０−５にログイン情報を送信する。次に、外部認証サーバ４０−５は受信したログイン情報に基づく認証結果をＭＦＰ２０に送信する。そして、外部認証サーバ認証部２３０は、認証結果に基づいて、利用者に対し、ＭＦＰ２０の利用を許可、あるいは拒絶する。
【０２５３】
また、外部認証サーバ認証部２３０は利用者の識別情報と共に利用者の連絡先、例えばメールアドレスを記憶するものとしても良い。この場合、外部認証サーバ認証部２３０は、認証結果と共に、利用者の識別情報とメールアドレスもＭＦＰ２０に送信する。
【０２５４】
この利用者の識別情報とメールアドレスは、ＭＦＰ２０から文書管理サーバ３０に送信される。送信された利用者の識別情報とメールアドレスは、文書管理サーバ３０のスキャン画像情報３６１に保存されても良いし、別途テーブルを分けて保存されても良い。
【０２５５】
本変形例のＭＦＰ２０と文書管理サーバ３０のその他の構成については、図４〜図１１を用いて説明した実施形態の構成と同様である。
【０２５６】
本変形例における文書電子化処理では、エラーが発生した際、メール配信部３０６は、外部認証サーバ４０−５から返信された認証結果に基づいて識別された利用者にメールを送信してエラーを通知する。
【０２５７】
例えば、図１２に示す文書電子化処理のステップＳ１０５において、バーコード読取エラーを通知する際、メール配信部３０６は、外部認証サーバ４０−５から返信された認証結果に基づいて識別された利用者にメールを送信する。
【０２５８】
また、図１５に示す新規文書の登録処理のステップＳ３０７において、ファイルの２重配信によるエラーを通知する際、またはページの欠落が補完できないことによるエラーを通知する際、メール配信部３０６は、外部認証サーバ４０−５から返信された認証結果に基づいて識別された利用者にメールを送信する。
【０２５９】
さらに、図１６に示す登録失敗文書の再登録処理のステップＳ４０８において、ファイルの２重配信によるエラーを通知する際、またはページの欠落が補完できないことによるエラーを通知する際、メール配信部３０６は、外部認証サーバ４０−５から返信された認証結果に基づいて識別された利用者にメールを送信する。
【０２６０】
本変形例におけるその他の処理の手順については、図１２〜図１７を用いて説明した実施形態における処理手順と同様である。
【０２６１】
このように本変形例によれば、外部の認証サーバ４０−５を利用して利用者の認証を行うため、利用者の処理実行権限に関する情報を一括して効率的に管理することが可能である。
【０２６２】
なお、実施形態および変形例のＭＦＰ２０および文書管理サーバ３０で実行される情報処理は、ＣＰＵで実行されるプログラムのモジュールでも良い。その場合、当該プログラムは、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルでＣＤ−ＲＯＭ、フレキシブルディスク（ＦＤ）、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ（Digital  Versatile  Disk）等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録されて提供されても良い。
【０２６３】
また、実施形態および変形例のＭＦＰ２０および文書管理サーバ３０で実行される情報処理プログラムを、インターネット等のネットワークに接続されたコンピュータ上に格納し、ネットワーク経由でダウンロードさせることにより提供するように構成しても良い。また、実施形態および変形例のＭＦＰ２０および文書管理サーバ３０で実行される情報処理プログラムを、インターネット等のネットワーク経由で提供または配布するように構成しても良い。
【０２６４】
また、実施形態および変形例の情報処理プログラムを、ＲＯＭ等に予め組み込んで提供するように構成してもよい。
【０２６５】
実施形態および変形例のＭＦＰ２０および文書管理サーバ３０で実行される情報処理プログラムは、上述した各部（記憶部、第１の取得部、第２の取得部、読取部、文書情報照合部、生成部）を含むモジュール構成となっており、実際のハードウェアとしてはＣＰＵ（プロセッサ）が上記記憶媒体から情報処理プログラムを読み出して実行することにより上記各部が主記憶装置上にロードされ、記憶部、第１の取得部、第２の取得部、読取部、文書情報照合部、生成部が主記憶装置上に生成されるようになっている。
【０２６６】
本発明の実施形態および変形例を説明したが、これらの実施形態は、例として提示したものであり、発明の範囲を限定することは意図していない。これら新規な実施形態は、その他の様々な形態で実施されることが可能であり、発明の要旨を逸脱しない範囲で、種々の省略、置き換え、変更を行うことができる。これら実施形態やその変形は、発明の範囲や要旨に含まれるとともに、特許請求の範囲に記載された発明とその均等の範囲に含まれる。
【符号の説明】
【０２６７】
１０  情報処理システム
２０  ＭＦＰ
２２  処理実行装置
３０  文書管理サーバ
４０−１  ファイルサーバ
４０−４  メールサーバ
４０−５  外部認証サーバ
５０  管理者端末
１２５  オペレーションパネル
１２７  撮像部
２０２  ユーザ認証部
２０３  スキャン制御部
２０４  バーコード読取部
２１０  データ処理制御部
３０１  文書情報照合部
３０２  文書編集部
３０３  ＯＲＣ読取部
３０４  ＰＤＦ変換部
３０５  ファイル配信部
３０６  メール配信部
３０７  テンプレート生成部
３１０  ワークフロー制御部
３５０  第１の記憶部
３５１  ワークフロー情報
３５２  ユーザ情報
３５３  テンプレート情報
３５４  文書登録管理情報
３６０  第２の記憶部
３６１  スキャン画像情報
６００  文書識別情報バーコード
６０１〜６０３  ページ識別情報バーコード
【先行技術文献】
【特許文献】
【０２６８】
【特許文献１】特開２０１０−２５０５９７号公報
【図１】
0006680023.tif 000002
【図２】
0006680023.tif 000003
【図３】
0006680023.tif 000004
【図４】
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【図５】
0006680023.tif 000006
【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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