(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
情報処理装置と接続される管理装置であって、
アポイントメントの依頼先のユーザのスケジュールを格納するスケジュール管理情報を記憶する記憶手段と、
前記情報処理装置から前記依頼先のユーザに対するアポイントメントの依頼を受信する受信手段と、
前記アポイントメントの依頼を前記スケジュール管理情報に格納する管理手段であって、前記アポイントメントの日時が、前記スケジュール管理情報に格納されているスケジュールと重複している場合、重複しているスケジュールと前記アポイントメントの依頼とを入れ替えるか否かを判断する管理手段と、
を有し、
前記管理手段は、
アポイントメントの依頼先のユーザ毎に、アポイントメントの依頼元のユーザと前記アポイントメントでのスケジュールの内容と前記アポイントメントに関する会議の開催場所との組み合わせに応じた優先度が設定されている優先度情報に基づいて、前記重複しているスケジュールと前記アポイントメントの依頼とを入れ替えるか否かを判断する、管理装置。
【請求項２】
前記管理手段は、重複しているスケジュールと前記アポイントメントの依頼とを入れ替えるか否かを判断できない場合、重複しているスケジュールと前記アポイントメントの依頼とを入れ替えるか否かを前記依頼先のユーザに問合せ、前記依頼先のユーザから入れ替えると指示を受けた場合に、重複しているスケジュールと前記アポイントメントの依頼とを入れ替える、請求項１に記載の管理装置。
【請求項３】
前記依頼先のユーザから重複しているスケジュールと前記アポイントメントの依頼とを入れ替えるとの指示を受けた場合に、前記アポイントメントの依頼元のユーザと、重複しているスケジュールの依頼元のユーザとを前記優先度情報に格納する学習手段、
を有する、請求項２に記載の管理装置。
【請求項４】
情報処理装置と接続される管理装置が実行する管理方法であって、
アポイントメントの依頼先のユーザのスケジュールを格納するスケジュール管理情報を記憶手段に記憶する記憶ステップと、
前記情報処理装置から前記依頼先のユーザに対するアポイントメントの依頼を受信する受信ステップと、
前記アポイントメントの依頼を前記スケジュール管理情報に格納する管理ステップであって、前記アポイントメントの日時が、前記スケジュール管理情報に格納されているスケジュールと重複している場合、重複しているスケジュールと前記アポイントメントの依頼とを入れ替えるか否かを判断する管理ステップと、
を有し、
前記管理ステップは、
アポイントメントの依頼先のユーザ毎に、アポイントメントの依頼元のユーザと前記アポイントメントでのスケジュールの内容と前記アポイントメントに関する会議の開催場所との組み合わせに応じた優先度が設定されている優先度情報に基づいて、前記重複しているスケジュールと前記アポイントメントの依頼とを入れ替えるか否かを判断する、管理方法。
【請求項５】
コンピュータを、請求項１乃至３のいずれか一項に記載の管理装置の各手段として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、管理装置、管理方法及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
企業では、スケジュール管理ソフトウェアを用いて、社員の業務管理やスケジュールの調整などのスケジュール管理を日常的に行っている。
【０００３】
例えば、アポイントメントの依頼を受けた社員は、現時点のスケジュールを参照することで対応可否を確認してメール等で回答したり、アポイントメントの内容をスケジュールに登録したりといった作業を行っている。
【０００４】
なお、スケジュール管理を実現する従来技術として例えば特許文献１に開示された技術がある。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開平０５−１４３５３９号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、営業担当社員や企業幹部などのように打合せを頻繁に行う社員の場合、営業中や打合せ中に顧客や自社社員からアポイントメントの依頼を受けることがある。この場合、社員は、迅速にスケジュールの空き時間を確認して打合せ日程調整を行うことができず、打ち合わせ機会を失することがある。なお、同様の問題は、企業内に関わらず日常生活においても一般に発生し得る。
【０００７】
開示の技術は上記に鑑みてなされたものであって、スケジュール調整を迅速に行うことが可能な技術を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
開示の技術の管理装置は、情報処理装置と接続される管理装置であって、アポイントメントの依頼先のユーザのスケジュールを格納するスケジュール管理情報を記憶する記憶手段と、前記情報処理装置から前記依頼先のユーザに対するアポイントメントの依頼を受信する受信手段と、前記アポイントメントの依頼を前記スケジュール管理情報に格納する管理手段であって、前記アポイントメントの日時が、前記スケジュール管理情報に格納されているスケジュールと重複している場合、アポイントメントを優先すべきユーザを示す優先度情報に基づいて、重複しているスケジュールと前記アポイントメントの依頼とを入れ替えるか否かを判断する管理手段と、を有する。
【発明の効果】
【０００９】
開示の技術によれば、スケジュール調整を迅速に行うことが可能な技術が提供される。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】実施の形態に係るスケジュール管理システムの構成の一例を示す図である。
【図２】実施の形態に係る情報処理装置及びスケジュール管理装置の機能構成の一例を示す図である。
【図３】スケジュール管理情報の一例を示す図である。
【図４】優先度情報の一例を示す図である。
【図５】スケジュール更新処理及び学習処理の一例を示すシーケンス図である。
【図６】メール及び抽出されたアポイントメントの依頼内容の一例を示す図である。
【図７】補足依頼メールの一例を示す図である。
【図８】スケジュール更新処理及び学習処理の具体例を説明するための図である。
【図９】スケジュール自動更新処理の一例を示すシーケンス図である。
【図１０】緊急時におけるスケジュール自動更新処理の一例を示すシーケンス図である。
【発明を実施するための形態】
【００１１】
以下、図面を参照して本発明の実施の形態を説明する。なお、以下で説明する実施の形態は一例に過ぎず、本発明が適用される実施の形態は、以下の実施の形態に限られるわけではない。以下、本実施の形態に係るスケジュール管理システムを企業内におけるスケジュール管理に用いる場合を例に説明するが、本実施の形態に係るスケジュール管理システムは、企業内に関わらず一般ユーザがスケジュール管理を行う場合にも適用できる。
【００１２】
＜システム構成＞
図１は、実施の形態に係るスケジュール管理システムの構成の一例を示す図である。図１に示すように、実施の形態に係るスケジュール管理システムは、アポイントメントの依頼を行うユーザ（以下、「依頼元」又は「依頼元のユーザ」と呼ぶ）が用いるユーザ端末１０１〜Ｎと、情報処理装置２０と、スケジュール管理装置３０と、アポイントメントの依頼を受けるユーザ（以下、「依頼先」又は「依頼先のユーザ」と呼ぶ）が用いるユーザ端末４０１〜Ｎと、を有する。なお、以下の説明おいて、ユーザ端末１０１〜Ｎのうち任意のユーザ端末は「ユーザ端末１０」と表す。ユーザ端末４０１〜Ｎのうち任意のユーザ端末は「ユーザ端末４０」と表す。また、依頼元のユーザと依頼先のユーザとを特に区別しない場合は、単に「ユーザ」と表す。
【００１３】
情報処理装置２０は、ユーザ端末１０及びユーザ端末４０との間で送受信されるコミュニケーションに係るデータ（メール、チャット、音声通話等）の送受信を行う。情報処理装置２０は、例えば、メールサーバ、チャットサーバ又はＶｏＩＰサーバ等である。また、情報処理装置２０は、当該データにアポイントメントの依頼が含まれている場合、当該データからアポイントメントの依頼内容（依頼先、日時、場所等）を抽出し、スケジュール管理装置３０に送信する。
【００１４】
スケジュール管理装置３０は、依頼先のユーザのスケジュールの管理を行う。また、スケジュール管理装置３０は、情報処理装置２０から受信したアポイントメントの依頼内容に基づいてスケジュールを更新する。
【００１５】
＜機能構成＞
図２は、実施の形態に係る情報処理装置及びスケジュール管理装置の機能構成の一例を示す図である。
【００１６】
（情報処理装置）
図２（ａ）に示すように、情報処理装置２０は、通信部２１と、監視抽出部２２と、生成部２３とを有する。
【００１７】
通信部２１は、ネットワークを介してユーザ端末１０、ユーザ端末４０及びスケジュール管理装置３０と通信する。
【００１８】
監視抽出部２２は、ユーザ端末１０及びユーザ端末４０との間で送受信されるコミュニケーションに係るデータ（メール、チャット、音声通話等）に、アポイントメントの依頼が含まれているか否かを監視する。また監視抽出部２２は、当該データにアポイントメントの依頼が含まれている場合、当該データからアポイントメントの依頼内容を抽出し、通信部２１を介してスケジュール管理装置３０に送信する。
【００１９】
また、監視抽出部２２は、抽出したアポイントメントの依頼内容（依頼先、日時、場所等）に不足がある場合、依頼元のユーザに不足している依頼内容を問い合わせるために生成部２３にメール又はチャットの送信を指示する機能を有する。
【００２０】
生成部２３は、ユーザ端末１０に向けて送信するデータ（不足している依頼内容を問い合わせるメール／チャットメッセージ／音声ガイダンス、アポイントメントの依頼に対する応答メール／チャットメッセージ／音声ガイダンスなど）を生成し、通信部２１を介してユーザ端末１０に送信する機能を有する。
【００２１】
（スケジュール管理装置）
図２（ｂ）に示すように、スケジュール管理装置３０は、通信部３１と、管理部３２と、学習部３３と、応答指示部３４と、候補選定部３５と、記憶部３６とを有する。記憶部３６には、依頼先のユーザのスケジュールが格納されるスケジュール管理情報と、アポイントメントを優先すべきユーザを示す優先度情報とが格納される。
【００２２】
通信部３１は、ネットワークを介して情報処理装置２０及びユーザ端末４０と通信する。
【００２３】
管理部３２は、スケジュール管理情報を用いて、ユーザのスケジュールの管理を行う。また、管理部３２は、情報処理装置２０から受信したアポイントメントの依頼内容に基づいてスケジュールを更新する（アポイントメントの依頼内容をスケジュール管理情報に格納する）。また、管理部３２は、アポイントメントの日時がスケジュール管理情報に格納されているスケジュールと重複する場合、重複しているスケジュールとアポイントメントの依頼とを入れ替えるか否かを依頼先のユーザに問い合わせ、問い合わせ結果に応じて、重複しているスケジュールとアポイントメントの依頼とを入れ替えるか否かを判断するようにしてもよい。また、管理部３２は、アポイントメントの日時がスケジュール管理情報に格納されているスケジュールと重複する場合、優先度情報に基づいて、重複しているスケジュールとアポイントメントの依頼とを入れ替えるか否かを判断し、判断が出来ない場合に、重複しているスケジュールと前記アポイントメントの依頼とを入れ替えるか否かを依頼先のユーザに問い合わせるようにしてもよい。
【００２４】
なお、管理部３２は、Ｗｅｂサーバ機能を含み、ユーザ端末４０に対してスケジュール一覧を表示する画面を提供するようにしてもよい。
【００２５】
学習部３３は、アポイントメントの日時がスケジュール管理情報に格納されているスケジュールと重複する場合に、重複しているスケジュールとアポイントメントの依頼とを入れ替えるか否かを依頼先に問い合わせた結果を、優先度情報に格納することで学習する機能を有する。
【００２６】
応答指示部３４は、アポイントメントの依頼に対する応答メッセージを生成し、生成したメッセージを情報処理装置２０から依頼元のユーザ端末１０に送信させるために、通信部３１を介して情報処理装置２０に指示する。
【００２７】
候補選定部３５は、スケジュール管理情報から他のアポイントメントの日時の候補を選定する機能を有する。また、選定したアポイントメントの候補を、応答指示部３４に通知する。
【００２８】
図３は、スケジュール管理情報の一例を示す図である。スケジュール管理情報は、１つのレコードに１つのスケジュールが格納される。「依頼元」には、依頼元のユーザを一意に特定する情報（例えば、依頼元のユーザの会社名及びユーザ名）が格納される。「自動更新フラグ」は、スケジュール管理装置３０により追加又は更新されたスケジュールであることを示すフラグである。図３の例では、１０月１１日の１０：００〜１２：００のスケジュールは、Ｗ社のＹ氏からアポイントメントの依頼を受けてスケジュール管理装置３０により自動的に追加されたスケジュールであることを意味している。「自動更新フラグ」が付与されていないスケジュールは、ユーザにより追加されたスケジュールであることを意味する。なお、スケジュール管理情報は、ユーザごとに記憶部３６に格納されるようにしてもよいし、対象となるユーザを示すカラムを設けることで全てのユーザのスケジュールを１つのスケジュール管理情報で管理するようにしてもよい。
【００２９】
図４は、優先度情報の一例を示す図である。「依頼元」は、依頼元のユーザを一意に特定する情報が格納される。「入れ替え調整フラグ」は、アポイントメントの日時と、既に存在するスケジュールとが重複した場合に、アポイントメントを優先すべき（スケジュールを入れ替えるべき）ユーザ（依頼元）であるか否かを示すフラグである。図４の例では、「自社Ａ氏」、「自社Ｂ氏」、「Ｂ社Ｃ氏」及び「Ｂ社Ｄ氏」からのアポイントメントは、「Ｂ社Ｅ氏」及び「自社Ｆ氏」とのスケジュールよりも優先すべきであると判断される。なお、優先度情報のレコードは、学習部３３により行われる学習処理により適宜追加される。また、予めデフォルトのレコードが格納されていてもよい。
【００３０】
「優先度」は、「入れ替え対象フラグ」が設定されている依頼元からのアポイントメントと、「入れ替え対象フラグ」が設定されている依頼元とのスケジュールとが重複した場合に、アポイントメントを優先すべきか否かを判断する際に用いられる。図４の例では、例えば、優先度が１である「自社Ａ氏」及び「自社Ｂ氏」からのアポイントメントは、優先度が２である「Ｂ社Ｃ氏」との間で予定されているスケジュールよりも優先すべき（スケジュールを入れ替えるべき）であると判断される。なお、「入れ替え対象フラグ」が設定されていないレコードについては、「優先度」は不要のため「‐」が設定される。
【００３１】
なお、図４に示す優先度情報の「依頼元」に代えて（又は加えて）、「スケジュール内容」が格納されていてもよい。管理部３２は、スケジュール内容（例えば、打ち合わせの重要度等）や、依頼元及びスケジュール内容の両方に基づいてアポイントメントを優先すべきか否かの判断を行うことが可能になる。また、図４に示す優先度情報の「依頼元」に代えて（又は加えて）、「会議場所」が格納されていてもよい。管理部３２は、会議場所（例えば、自社会議室よりも顧客の拠点を優先する等）や、依頼元及び会議場所に基づいてアポイントメントを優先すべきか否かの判断を行うことが可能になる。また、優先度情報には複数の項目（「依頼元」、「スケジュール内容」、「会議場所」など）を設定しておき、どの項目に基づいてアポイントメントを優先すべきか否かの判断を行うのかをユーザごと（依頼先のユーザごと）に切替えられるようにしてもよい。
【００３２】
＜システムの動作例＞
次に、本実施の形態における制御システムの動作例を説明する。なお、以下の説明において、情報処理装置２０はメールサーバである前提で説明するが、本実施の形態は、メールサーバに限らず適用することができる。
【００３３】
（スケジュール更新処理及び学習処理）
図５は、スケジュール更新処理及び学習処理の一例を示すシーケンス図である。図５の例では、スケジュール管理装置３０は、アポイントメントを受けた場合、依頼先のユーザにスケジュールを更新しても良いか否かの問い合わせを行い、スケジュールを更新してもよいとの指示を受けた場合にスケジュールを更新するように動作する。
【００３４】
ステップＳ１０１で、ユーザ端末１０は、アポイントメントの依頼を含むメールを情報処理装置２０に送信する。
【００３５】
ステップＳ１０２で、情報処理装置２０の監視抽出部２２は、ユーザ端末１０から受信したメールにアポイントメントの依頼が含まれているかを監視する。監視抽出部２２は、メールにアポイントメントの依頼が含まれている場合、メールからアポイントメントの依頼内容を抽出する。ここで、図を用いてステップＳ１０１及びステップＳ１０２の処理手順の具体例を説明する。
【００３６】
図６は、メール及び抽出されたアポイントメントの依頼内容の一例を示す図である。例えば図６（ａ１）に示すようなメールをユーザ端末１０から受信すると、監視抽出部２２は、メール本文の意味解析を行うことでアポイントメントの依頼内容を抽出する。抽出されたアポイントメントの依頼内容の例を図６（ｂ）に示す。
【００３７】
例えば、監視抽出部２２は、メール本文に「様」の文字列が存在する場合、「様」の前の人名をアポイントメントの依頼先のユーザ名であると判断してもよい。また、「様」の文字列の次の行のうち、「です」の前の人名をアポイントメントの依頼元のユーザ名であると判断してもよい。人名の前に「・・会社、・・社」等の文字列が無い場合、監視抽出部２２は、依頼先又は依頼元は自社のユーザであると判断してもよい。
【００３８】
また、監視抽出部２２は、メール本文のＸ月Ｙ日、Ｘ／Ｙ等の文字列を、アポイントメントの日付であると判断してもよい。また、監視抽出部２２は、アポイントメントの開始時間及び終了時間を、「〜」又は「から」で結合された時間のうち、「〜」又は「から」の手前の時間を開始時間、「〜」又は「から」の後の時間を終了時間と判断してもよい。また、監視抽出部２２は、「分」の記載が無い場合は、「００分」であるとみなすようにしてもよい。また、監視抽出部２２は、「ビル」、「営業所」、「会議室」、「打ち合わせコーナー」等の文字列が含まれる単語を会議場所と判断してもよい。また、監視抽出部２２は、「ＸＸの件」、「ＹＹ案件」、「打合せ」、「会議」、「訪問」等の文字列をスケジュール内容と判断してもよい。以上説明した例に限られず、意味解析にはどのような処理手順が用いられてもよい。
【００３９】
なお、図６（ａ２）に示すように、予め定められたフォーマットで記載されたメールがユーザ端末１０から送信されるようにしてもよい。予め定められたフォーマットが用いられることで、情報処理装置２０の監視抽出部２２は、メール本文の意味解析を行うことなく、アポイントメントの依頼内容を抽出することができる。図５に戻り説明を続ける。
【００４０】
ステップＳ１０３で、情報処理装置２０の監視抽出部２２は、メールにアポイントメントの依頼内容が十分に記載されていない場合、アポイントメントの依頼元のユーザに対して情報の補足を促すために、補足依頼メールの送信を生成部２３に指示する。生成部２３は、補足依頼メールをユーザ端末１０に送信する。
【００４１】
図７は、補足依頼メールの一例を示す図である。図７（ａ）の例では、メールにアポイントメントの終了時間及び会議場所が記載されていないため、図７（ｂ）に示すように、監視抽出部２２は、一部の項目を抽出することができない。この場合、生成部２３は、例えば図７（ｃ）に示すような補足依頼メールをユーザ端末１０に送信する。図５に戻り説明を続ける。
【００４２】
ステップＳ１０４で、情報処理装置２０の監視抽出部２２は、抽出したアポイントメントの依頼内容を含むメッセージをスケジュール管理装置３０に送信する。
【００４３】
ステップＳ１０５で、スケジュール管理装置３０の管理部３２は、アポイントメントの依頼内容に含まれる「依頼先」に対応するユーザのスケジュール管理情報を参照し、アポイントメントの日時と重複するスケジュールが存在するか否かを確認する。
【００４４】
ステップＳ１０６で、スケジュール管理装置３０の管理部３２は、アポイントメントの日時と重複するスケジュールが存在しない場合、依頼先のユーザ端末１０に、アポイントメントの依頼内容とスケジュールが重複していないことを示す情報とを含む確認依頼メッセージを送信する。
【００４５】
一方、スケジュール管理装置３０の管理部３２は、アポイントメントの日時と重複するスケジュールが存在する場合、依頼先のユーザ端末４０に、アポイントメントの依頼内容とスケジュールが重複していることを示す情報とを含む確認依頼メッセージを送信する。
【００４６】
ステップＳ１０７で、ユーザ端末４０は、アポイントメントの依頼内容とスケジュールが重複していないことを示す情報とを含む確認依頼メッセージを受信した場合、ユーザ端末４０自身の画面にアポイントメントの依頼内容を表示すると共に、依頼先のユーザから、アポイントメントをスケジュールに追加しても良いか否かの指示を受け付ける。
【００４７】
また、ユーザ端末４０は、アポイントメントの依頼内容とスケジュールが重複していることを示す情報とを含む確認依頼メッセージを受信した場合、ユーザ端末４０自身の画面にアポイントメントの依頼内容を表示すると共に、依頼先のユーザから、スケジュールの入替えを行うのか否かの指示を受け付ける。また、スケジュールの入替えを行ってもよいとの指示を受けた場合、ユーザ端末４０は、既に存在するスケジュールの移動先（移動先の日時）に関する指示を受け付けるようにする。
【００４８】
ステップＳ１０８で、ユーザ端末４０は、ステップＳ１０７の処理手順で依頼先のユーザから受け付けた各種指示を含む確認結果通知メッセージをスケジュール管理装置３０に通知する。
【００４９】
ステップＳ１０９で、スケジュール管理装置３０の学習部３３は、スケジュールが重複している場合で、かつ、依頼先のユーザからスケジュールの入替えを行ってもよいとの指示を受けた場合、スケジュールの入替え前後の依頼元のユーザを優先度情報に追加する処理を行う。
【００５０】
ステップＳ１１０で、スケジュール管理装置３０の管理部３２は、アポイントメントの日時と重複するスケジュールが存在しない場合で、かつ、アポイントメントをスケジュールに追加しても良いとの指示を依頼先のユーザから受けた場合、アポイントメントの依頼内容をスケジュール管理情報に追加する。
【００５１】
また、スケジュール管理装置３０の管理部３２は、アポイントメントの日時と重複するスケジュールが存在する場合で、かつ、スケジュールの入替えを行ってもよいとの指示を依頼先のユーザから受けた場合、既に存在するスケジュールを依頼先のユーザから指示された移動先の日時に移動させると共に、アポイントメントの依頼内容をスケジュール管理情報に追加する。
【００５２】
また、スケジュール管理装置３０の管理部３２は、依頼先のユーザからアポイントメントをスケジュールに追加しないとの指示を受けた場合、アポイントメントの依頼内容をスケジュール管理情報に追加せずに、ステップＳ１１１の処理手順に進む。
【００５３】
ステップＳ１１１で、スケジュール管理装置３０の応答指示部３４は、情報処理装置２０に応答指示メッセージを送信する。応答指示メッセージには、アポイントメントの依頼内容をスケジュールに追加したか否かを示す情報が含まれる。
【００５４】
ステップＳ１１２で、情報処理装置２０の生成部２３は、アポイントメントの依頼をスケジュールに追加したか否かを示す情報に従って応答メールの文言を生成し、依頼元のユーザ端末１０に送信する。応答メールの文言は、例えば、アポイントメントを正常に受け付けたことを示す文言や、スケジュールが重複しているため別日程の候補の連絡を促す文言であってもよい。
【００５５】
なお、以上説明したスケジュール更新処理及び学習処理の変形例として、スケジュール管理装置３０の管理部３２は、ステップＳ１０５の処理手順でアポイントメントの日時と重複するスケジュールが存在しないことを確認した場合、依頼先のユーザへの問い合わせを行わずに（すなわち、ステップＳ１０６乃至ステップＳ１０９の処理手順を省略）、ステップＳ１１０の処理手順でアポイントメントの依頼内容をスケジュール管理情報に追加するようにしてもよい。
【００５６】
ここで、アポイントメントの日時が既に登録されているスケジュールと重複しており、依頼先のユーザからスケジュールの入替えが指示された場合に行われるスケジュール更新処理及び学習処理について具体例を説明する。
【００５７】
まず、自社Ｚ（自社のユーザＺ）から自社Ａ（自社のユーザＡ）に対して、図６に示すアポイントメントの依頼を受けたと仮定する。また、自社Ａのスケジュール管理情報には、図３に示すレコードが格納されていると仮定する。
【００５８】
ここで、自社Ｚからのアポイントメントの日時は１０月１２日の１１時００分〜１２時００分であるが、当該時間帯には、既に自社ＸとＡ案件に関する打合せを行うとのスケジュールが存在している。
【００５９】
この場合、スケジュール管理装置３０の管理部３２は、アポイントメントの日時と、既に存在するスケジュールとが重複することを検出し（Ｓ１０５）、自社Ａのユーザ端末４０にその旨を通知する（Ｓ１０６）。自社Ａは、スケジュールの入替えを許可すると共に、既に存在するスケジュール（自社ＸとのＡ案件に関する打合せ）を１０月１２日の１４時００分〜１５時００分に移動させるとの指示を行う（Ｓ１０７）。ユーザ端末４０は、受け付けた指示内容をスケジュール管理装置３０に送信する（Ｓ１０８）。
【００６０】
スケジュール管理装置３０の学習部３３は、自社Ｚからのアポイントメントは、自社Ｘのスケジュールよりも優先されるべきであることを学習するため、優先度情報に、自社Ｚと自社Ｘとを追加すると共に、自社Ｚの入替え調整フラグに「○」を付与する（Ｓ１０９）。図８（ａ）は、自社Ｚと自社Ｘとが追加された優先度情報の具体例を示している。
【００６１】
スケジュール管理装置３０の管理部３２は、自社ＸとＡ案件に関する打合せを行うとのスケジュールを１０月１２日の１４時００分〜１５時００分に移動させると共に、自社Ｚからのアポイントメントの依頼内容を１０月１２日の１１時００分〜１２時００分のスケジュールとして追加する（Ｓ１１０）。図８（ｂ）は、更新されたスケジュール管理情報の具体例を示している。
【００６２】
（スケジュール自動更新処理）
図９は、スケジュール自動更新処理の一例を示すシーケンス図である。図９の例では、図５の例と異なり、スケジュール管理装置３０は、アポイントメントを受けた場合、依頼先のユーザにスケジュールを更新しても良いか否かの問い合わせを行わずにスケジュールを更新するように動作する。また、アポイントメントの日時が既に登録されているスケジュールと重複する場合、優先度情報を用いて自動的にスケジュールの入替え処理を行う。
【００６３】
ステップＳ２０１乃至ステップＳ２０４の処理手順は、それぞれ図５のステップＳ１０１乃至ステップＳ１０４の処理手順と同一であるため説明は省略する。
【００６４】
ステップＳ２０５で、スケジュール管理装置３０の管理部３２は、アポイントメントの依頼内容に含まれる「依頼先」に対応するユーザのスケジュール管理情報を参照し、アポイントメントの日時と重複するスケジュールが存在しているか否かを確認する。なお、アポイントメントの日時と重複するスケジュールが存在する場合はステップＳ２０６の処理手順に進み、アポイントメントの日時と重複するスケジュールが存在しない場合は、ステップＳ２１１の処理手順に進む。
【００６５】
ステップＳ２０６で、スケジュール管理装置３０の管理部３２は、優先度情報に基づいて、スケジュールの入替えを自動で行うのか否かを判断する。以下、管理部３２が行う判断処理の具体例を説明する。
【００６６】
具体例１．アポイントメントの依頼元とアポイントメントの日時と重複するスケジュールの依頼元とが優先度情報に含まれており、かつ、アポイントメントの依頼元の「入替え調整フラグ」のみに「○」が付与されている場合、スケジュールの入替えを自動で行うと判断する。一方、重複するスケジュールの依頼元の「入替え調整フラグ」のみに「○」が付与されている場合、スケジュールの入替えを自動で行わないと判断する。
【００６７】
具体例２．アポイントメントの依頼元とアポイントメントの日時と重複するスケジュールの依頼元とが優先度情報に含まれており、かつ、両方の依頼元の「入替え調整フラグ」に「○」が付与されている場合、アポイントメントの依頼元の「優先度」が、重複するスケジュールの依頼元の「優先度」よりも高い場合にスケジュールの入替えを自動で行うと判断する。一方、重複するスケジュールの依頼元の「優先度」が、アポイントメントの依頼元の「優先度」よりも低い（又は同一）の場合、スケジュールの入替えを自動で行わないと判断する。
【００６８】
具体例３．アポイントメントの依頼元とアポイントメントの日時と重複するスケジュールの依頼元とが優先度情報に含まれているが、両方の依頼元の「入替え調整フラグ」に「○」が付与されていない場合、スケジュールの入替えを自動で行わないと判断する。
【００６９】
具体例４．アポイントメントの依頼元とアポイントメントの日時と重複するスケジュールの依頼元とが優先度情報に含まれていない場合、及び、片方の依頼元のみが優先度情報に含まれている場合、スケジュールの入替えを自動で行わないと判断する。
【００７０】
スケジュール管理装置３０の管理部３２は、スケジュールの入替えを自動で行わないと判断した場合、更にステップＳ２０７乃至ステップＳ２０９の処理手順を行うことで、スケジュールの入替えを行うのか否かについて依頼先のユーザの指示を受け付けるようにしてもよい。ステップＳ２０７乃至ステップＳ２０９の処理手順は、それぞれ図５のステップＳ１０６乃至ステップＳ１０８の処理手順と同一でもよい。また、依頼先のユーザからスケジュールの入替えを行うとの指示を受けた場合、学習部３３は、スケジュールの入替え前後の依頼元のユーザを優先度情報に追加するようにしてもよい（Ｓ２１０）。
【００７１】
ステップＳ２１１で、スケジュール管理装置３０の管理部３２は、アポイントメントの日時と重複するスケジュールが存在しない場合、アポイントメントの依頼内容をスケジュール管理情報に追加する。
【００７２】
また、スケジュール管理装置３０の管理部３２は、ステップＳ２０６の処理手順でスケジュールの入替えを自動で行うと判断した場合、スケジュールが入っていない日時を任意に選択し、既に存在するスケジュールを当該選択した日時に移動させると共に、アポイントメントの依頼内容をスケジュール管理情報に追加する。
【００７３】
また、スケジュール管理装置３０の管理部３２は、ステップＳ２０６の処理手順でスケジュールの入替えを自動で行わないと判断した場合で、依頼先のユーザからスケジュールの入替えを行ってもよいとの指示を受けた場合、既に存在するスケジュールを依頼先のユーザから指示された移動先の日時に移動させると共に、アポイントメントの内容をスケジュール管理情報に追加する。一方、アポイントメントをスケジュールに追加しないとの指示を受けた場合、スケジュール管理装置３０の管理部３２は、アポイントメントの依頼内容をスケジュール管理情報に追加せずにステップＳ２１２の処理手順に進む。
【００７４】
ステップＳ２１２及びステップＳ２１３の処理手順は、それぞれ図５のステップＳ１１１及びステップＳ１１２と同一であるため説明は省略する。
【００７５】
ステップＳ２１４で、スケジュール管理装置３０の管理部３２は、ステップＳ２１１の処理手順でスケジュールの入替えを自動で行った場合、スケジュールの入替えを自動で行ったこと、及び、既に存在するスケジュールを移動させた日時を依頼先のユーザに通知する。
【００７６】
なお、以上説明したスケジュール自動更新処理は、特定のユーザのみに対して適用されるようにしてもよい。例えば、スケジュール管理装置３０の管理部３２は、アポイントメントの依頼先が予め登録された特定のユーザ（例えば、頻繁にアポイントメントを受ける営業担当社員や企業幹部などを想定）である場合に限り図９の処理手順を適用し、当該特定のユーザ以外である場合は図５の処理手順を適用するようにしてもよい。
【００７７】
（緊急時におけるスケジュール自動更新処理）
図１０は、緊急時におけるスケジュール自動更新処理の一例を示すシーケンス図である。例えば打合せや会議の直前に、依頼元のユーザから打ち合わせを遅らせて欲しい等の依頼メールを受けた場合、スケジュール管理装置３０は、その旨を依頼先のユーザに通知すると共に、スケジュールを自動的に更新するように動作する。
【００７８】
ステップＳ３０１で、ユーザ端末１０は、緊急連絡メールを情報処理装置２０に送信する。
【００７９】
ステップＳ３０２で、情報処理装置２０の監視抽出部２２は、メール本文に「遅延」、「緊急」、「トラブル」、「遅れます」等の文字列が含まれている場合、緊急連絡メールを受信したと判断する。なお、監視抽出部２２は、緊急連絡メールに少なくともスケジュールを一意に特定するための情報（「依頼先」、「依頼元」、「日付」、「開始時間」及び「終了時間」）が含まれているかを確認し、一部の情報が欠落している場合は、アポイントメントの依頼元のユーザに対して情報の補足を促すために、補足依頼メールをユーザ端末１０に送信するようにしてもよい（Ｓ３０３）。緊急連絡メールに少なくともスケジュールを一意に特定するための情報が含まれていないと、スケジュール管理装置３０は、どのスケジュールに対する緊急連絡なのか判断できないためである。
【００８０】
ステップＳ３０４で、情報処理装置２０の監視抽出部２２は、スケジュールを一意に特定するための情報を含む緊急連絡通知メッセージをスケジュール管理装置３０に送信する。
【００８１】
ステップＳ３０５で、スケジュール管理装置３０の管理部３２は、スケジュールを一意に特定するための情報を含む緊急連絡通知メッセージを、依頼先のユーザのユーザ端末４０に送信する。ユーザ端末４０は、依頼先のユーザに緊急連絡メールを受けたことを通知する。
【００８２】
ステップＳ３０６で、スケジュール管理装置３０の管理部３２は、緊急連絡通知メッセージに含まれる「依頼先」に対応するユーザのスケジュール管理情報を参照し、当該緊急連絡通知メッセージに含まれる「開始時間」及び「終了時間」でスケジュールを更新する。なお、管理部３２は、スケジュールを後ろにずらすことが出来ない場合（具体的には、次のスケジュールと重複してしまう場合）は、「開始時間」のみを更新するようにしてもよい。
【００８３】
ステップＳ３０７で、スケジュール管理装置３０の応答指示部３４は、情報処理装置２０に応答指示メッセージを送信する。応答指示メッセージには、例えば、緊急連絡メールを正常に受け付けたことを示す情報が含まれる。
【００８４】
ステップＳ３０８で、情報処理装置２０の生成部２３は、応答メールの文言を生成し、依頼元のユーザ端末１０に送信する。応答メールの文言は、例えば、緊急連絡メールを正常に受け付けたことを示す文言であってもよい。
【００８５】
（スケジュール候補日の自動抽出処理）
以上説明した図５のステップＳ１１２の処理手順及び図９のステップＳ２１３の処理手順において、応答メールに、別日程の候補の連絡を促す文言を含める代わりにスケジュール候補日を含めるようにしてもよい。
【００８６】
このような処理を実現するため、図５のステップＳ１１０の処理手順及び図９のステップＳ２１１の処理手順において、アポイントメントをスケジュールに追加しないとの指示を依頼先のユーザから受けた場合、スケジュール管理装置３０の候補選定部３５は、スケジュール管理情報から候補となる日時（スケジュールが入っていない日時）を選択し、選択した日時を情報処理装置２０に通知するようにしてもよい。また、情報処理装置２０の生成部２３は、当該日時が記載されたメールを生成してユーザ端末１０に送信するようにしてもよい。
【００８７】
なお、候補選定部３５は、依頼元のユーザ、前後の時間のスケジュール、又は位置（会議場所、依頼元（又は依頼先）の会社の所在地など）等に基づいて、適切な候補日を選択するようにしてもよい。具体例として、例えば、候補選定部３５は、アポイントメントの依頼に含まれる会議場所と、アポイントメントの依頼先のユーザの会社の所在地との距離が離れている場合、依頼先のユーザが会議場所まで移動するための移動時間を考慮して候補となる日時を選択するようにしてもよい。また、候補選定部３５は、候補となる日時に加えて、会議場所の候補を自動的に選択するようにしてもよい。
【００８８】
＜実施形態の補足＞
図５のステップＳ１０６、Ｓ１０８、図９のステップＳ２０７、Ｓ２０９、図１０のステップＳ３０５の処理手順で送受信されるメッセージは、情報処理装置２０を介して送受信されてもよい。例えば、当該メッセージの送受信は、メール又はチャットを用いて行われてもよい。
【００８９】
スケジュール管理情報は、スケジュール管理装置３０とは異なる他の装置に記憶されていてもよい。この場合、スケジュール管理装置３０の管理部３２は、当該他の装置に記憶されているスケジュール管理情報を参照及び更新することで実施の形態に係る各種処理を実現する。
【００９０】
本発明は、上記の実施の形態に限定されることなく、特許請求の範囲内において、種々変更・応用が可能である。実施の形態で述べたシーケンスは、矛盾の無い限り順序を入れ替えてもよい。
【００９１】
以上、実施の形態に係るユーザ端末１０、情報処理装置２０、スケジュール管理装置３０及びユーザ端末４０が有する各機能部は、これらが備えるＣＰＵ及びメモリなどのハードウェア資源を用いて、ユーザ端末１０、情報処理装置２０、スケジュール管理装置３０及びユーザ端末４０の各々で実施される処理に対応するプログラムを実行することによって実現することが可能である。また、当該プログラムは、記憶媒体に格納することができる。
【００９２】
なお、実施の形態において、スケジュール管理装置は管理装置の一例である。通信部２１は受信手段の一例である。管理部３２は管理手段の一例である。学習部３３は学習手段の一例である。
【符号の説明】
【００９３】
１０  ユーザ端末
２０  情報処理装置
３０  スケジュール管理装置
４０  ユーザ端末
２１  通信部
２２  監視抽出部
２３  生成部
３１  通信部
３２  管理部
３３  学習部
３４  応答指示部
３５  候補選定部
３６  記憶部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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