(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
グループを構成する１以上の情報処理装置と、前記情報処理装置に提供するヘルプ情報群を管理する管理装置と、を含み、
前記情報処理装置は、
前記管理装置に対して、自装置の状態を表す管理情報を定期的に通知する定期通知手段と、
前記管理装置から提供されたヘルプ情報を記憶する記憶手段と、
ユーザから要求されたヘルプ情報が自装置の前記記憶手段内にない場合において、そのヘルプ情報が自装置の属する前記グループ内のいずれかの情報処理装置にある場合にはその情報処理装置からそのヘルプ情報を取得して提示し、そのヘルプ情報がそのグループ内のいずれの画像形成装置にもない場合には、前記管理装置からそのヘルプ情報を取得して提示する提示手段と、
を有し、
前記管理装置は、
前記情報処理装置の前記定期通知手段から通知された前記管理情報に基づき提供対象に判定したヘルプ情報を、その情報処理装置に提供するための制御を行うヘルプ制御手段、
を有し、
前記管理情報には、当該情報処理装置の前記記憶手段にどのヘルプ情報が記憶されているかを示す情報が含まれ、
前記ヘルプ制御手段は、前記グループ内の各情報処理装置から通知された前記管理情報から、前記グループ内の複数の情報処理装置に同じヘルプ情報が記憶されていることが分かった場合、同じヘルプ情報を持つ情報処理装置のうち１つを除いた残りの情報処理装置についてそのヘルプ情報を削除対象と判定する、
ことを特徴とする情報処理システム。
【請求項２】
前記ヘルプ制御手段は、前記定期通知手段から通知された前記管理情報に含まれる情報に基づき障害の予兆を検知し、予兆を検知した障害に対応するヘルプ情報を提供対象と判定する、ことを特徴とする請求項１に記載の情報処理システム。
【請求項３】
前記ヘルプ制御手段は、更に、前記情報処理装置の前記定期通知手段から通知された前記管理情報に基づき削除対象と判定したヘルプ情報を、その情報処理装置の前記記憶手段から削除するための制御を行う、ことを特徴とする請求項１又は２に記載の情報処理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
複合機（複写機、プリンタ、スキャナ等の機能を兼ね備えた装置）等の画像形成装置において、操作マニュアルや障害対処マニュアル等のヘルプ情報を電子化して記憶し、付属の画面に表示することが行われている。また近年、画像形成装置の高機能化に伴うヘルプ情報の増大や、ソフトウエアバージョンアップによる機能追加等に伴うヘルプ情報の追加や更新に対応するために、インターネット上のサーバから画像形成装置にヘルプ情報を提供することも行われている。
【０００３】
ヘルプ情報をサーバからインターネット経由でダウンロードするのにはある程度の時間がかかり、その間ユーザを待たせることになる。このような待ち時間を軽減するために、一度ダウンロードしたヘルプ情報を画像形成装置内の記憶装置に記憶しておき、同じヘルプ情報が要求された場合にはその記憶装置内の情報を表示することも行われている。また、過去に記憶したヘルプ情報を削除して記憶装置の空き容量を拡げることで、新たなヘルプ情報をサーバからダウンロード可能とすることも行われている。
【０００４】
例えば、特許文献１に開示された画像形成装置ヘルプシステムは、画像形成装置の表示・入力装置部から情報種別を指定したヘルプ要求が行われると、当該指定された種別に対応するヘルプデータを画像形成装置内のキャッシュメモリから読み出してタッチパネル付きＬＣＤに表示して提供し、キャッシュメモリに当該ヘルプデータが存在しないときには、ネットワークに接続されているヘルプサーバにヘルプデータの問合せを行って、ヘルプサーバから送信されてきたヘルプデータをキャッシュメモリに記憶するとともに、タッチパネル付きＬＣＤに表示する。画像形成装置は、キャッシュメモリの空き容量が所定容量以下になると、キャッシュメモリに記憶されているヘルプデータを所定の規則に従って消去する。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００４−２５２５１０号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
画像形成装置がネットワークを介してヘルプ管理装置から取得したヘルプ情報をキャッシュメモリに記憶して再利用する方式を用いれば、ヘルプ管理装置が画像形成装置からヘルプ情報の要求を受ける頻度が減り、ヘルプ管理装置の負荷を軽減できる。しかし、ヘルプ管理装置が例えばインターネットを介して膨大な数の画像形成装置に対してヘルプ情報を提供する場合を考えると、ヘルプ管理装置の更なる負荷軽減が望まれる。
【０００７】
本発明は、複数の情報処理装置がそれぞれ個別に管理装置から取得したヘルプ情報を記憶して再利用する方式よりも、各情報処理装置で共有するヘルプ情報を効率的に各画像処理装置に記憶させることができるようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
請求項１に係る発明は、グループを構成する１以上の情報処理装置と、前記情報処理装置に提供するヘルプ情報群を管理する管理装置と、を含み、前記情報処理装置は、前記管理装置に対して、自装置の状態を表す管理情報を定期的に通知する定期通知手段と、前記管理装置から提供されたヘルプ情報を記憶する記憶手段と、ユーザから要求されたヘルプ情報が自装置の前記記憶手段内にない場合において、そのヘルプ情報が自装置の属する前記グループ内のいずれかの情報処理装置にある場合にはその情報処理装置からそのヘルプ情報を取得して提示し、そのヘルプ情報がそのグループ内のいずれの画像形成装置にもない場合には、前記管理装置からそのヘルプ情報を取得して提示する提示手段と、を有し、前記管理装置は、前記情報処理装置の前記定期通知手段から通知された前記管理情報に基づき提供対象に判定したヘルプ情報を、その情報処理装置に提供するための制御を行うヘルプ制御手段、を有し、前記管理情報には、当該情報処理装置の前記記憶手段にどのヘルプ情報が記憶されているかを示す情報が含まれ、前記ヘルプ制御手段は、前記グループ内の各情報処理装置から通知された前記管理情報から、前記グループ内の複数の情報処理装置に同じヘルプ情報が記憶されていることが分かった場合、同じヘルプ情報を持つ情報処理装置のうち１つを除いた残りの情報処理装置についてそのヘルプ情報を削除対象と判定する、ことを特徴とする情報処理システムである。
【０００９】
請求項２に係る発明は、前記ヘルプ制御手段は、前記定期通知手段から通知された前記管理情報に含まれる情報に基づき障害の予兆を検知し、予兆を検知した障害に対応するヘルプ情報を提供対象と判定する、ことを特徴とする請求項１に記載の情報処理システムである。
【００１０】
請求項３に係る発明は、前記ヘルプ制御手段は、更に、前記情報処理装置の前記定期通知手段から通知された前記管理情報に基づき削除対象と判定したヘルプ情報を、その情報処理装置の前記記憶手段から削除するための制御を行う、ことを特徴とする請求項１又は２に記載の情報処理システムである。
【発明の効果】
【００１２】
請求項１に係る発明によれば、複数の情報処理装置がそれぞれ個別に管理装置から取得したヘルプ情報を記憶して再利用する方式よりも、各情報処理装置で共有するヘルプ情報を効率的に各画像処理装置に記憶させることができる。更に、同じヘルプ情報をグループ内の複数の情報処理装置に記憶させることによる記憶手段の容量の圧迫を避けることができる。
【００１３】
請求項２に係る発明によれば、情報処理装置において近々発生する可能性が高い障害についてのヘルプ情報を前もってその情報処理装置に記憶させておくことができる。
【００１４】
請求項３に係る発明によれば、情報処理装置にとって不要なヘルプ情報を管理装置側で判定し、削除することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１６】
【図１】実施形態のシステム構成の一例を示す図である。
【図２】管理装置の構成の例を示す図である。
【図３】管理装置が持つグループ管理情報の例を示す図である。
【図４】管理装置が持つヘルプ管理情報の例を示す図である。
【図５】画像形成装置の構成の例を示す図である。
【図６】画像形成装置が持つグループ情報の例を示す図である。
【図７】画像形成装置が持つヘルプ管理情報の例を示す図である。
【図８】ユーザからヘルプ項目の表示指示を受けた画像形成装置が実行する処理手順の例を示す図である。
【図９】定期通知及びヘルプ更新のタイミングが到来した際に画像形成装置が実行する処理手順の例を示す図である。
【図１０】画像形成装置から定期通知を受け取った際に管理装置が実行する処理手順の例を示す図である。
【図１１】図１０の手順のＳ５０の詳細な処理手順の例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１７】
図１を参照して、本発明の一実施形態のシステム構成を説明する。図示のように、本実施形態のシステムは、インターネット３００に接続された１以上のヘルプグループ１０と、管理装置２００とを含む。
【００１８】
ヘルプグループ１０は、同じヘルプ情報が利用可能な複数の画像形成装置１００からなるグループである。ここで、ある画像形成装置１００について「ヘルプ情報が利用可能」とは、そのヘルプ情報が、その画像形成装置１００についてのヘルプ情報として適切であることである。画像形成装置１００のヘルプ情報には、例えばその画像形成装置１００が持つ個々の機能の使用方法の説明記事や、起こり得る様々なエラー（障害）それぞれについての対処方法の説明記事などのように、多数の記事（以下、個々のヘルプ記事のことを「ヘルプ項目」と呼ぶ）が含まれる。複数の画像形成装置１００が「同じヘルプ情報が利用可能」とは、それら多数のヘルプ項目のすべてがそれら複数の画像形成装置１００すべてに利用可能である場合（例えばそれら複数の画像形成装置１００が同一の機種又は系統）が典型的であるが、これに限られるわけではない。例えば、ヘルプグループ１０がＡ，Ｂ，Ｃの３つの画像形成装置１００からなり、画像形成装置ＡとＢがヘルプ項目ａとｂを利用可能であり、画像形成装置ＢとＣがヘルプ項目ｂとｃを利用可能である場合も、複数の画像形成装置１００が「同じヘルプ情報が利用可能」であるという概念に含まれる。
【００１９】
１つのヘルプグループ１０に属する複数の画像形成装置１００は、ローカルエリアネットワークやイントラネット等の同一のローカルネットワーク１２に接続されており、相互に通信可能となっている。ユーザは、ＰＣ（パーソナルコンピュータ）１４からローカルネットワーク１２を介して画像形成装置１００に印刷指示を行う。ローカルネットワーク１２は、ファイアウォール等のゲートウェイ１６を介してインターネット３００に接続されている。また、ローカルネットワーク１２上に、ヘルプグループ１０に属さない画像形成装置１００が存在してもよい。
【００２０】
画像形成装置１００は、例えば、プリンタ、スキャナ、コピー機、ファクシミリ装置、またはこれらのうちの１以上を兼ね備える複合機である。図５に例示するように、画像形成装置１００は、印刷のためのプリント機構１３０と、原稿の光学的読み取りのためのスキャン機構１４０とを備えており、これらの機構を用いることで印刷、スキャン、コピー等の処理を行う。ただしこれは一例に過ぎず、印刷のみ、スキャンのみといった単機能の画像形成装置にも本実施形態の手法は適用可能である。画像形成装置１００は、ゲートウェイ１６又は携帯電話網等を介してインターネット３００に接続されている。
【００２１】
管理装置２００は、画像形成装置１００に対してヘルプ情報を提供する。ヘルプ情報の「提供」は、画像形成装置１００からの要求がなくても管理装置２００が能動的に提供するプッシュ（Push）方式の提供であってもよいし、ＨＴＴＰ（HyperText Transfer Protocol）リクエスト等の画像形成装置１００からの要求に応じて提供するというプル（Pull）方式の提供であってもよい。画像形成装置１００等が設置されたネットワーク等の環境に適した方式を用いればよい。管理装置２００は、画像形成装置１００の使用状態やヘルプ情報の利用状況等を表す管理情報や、画像形成装置１００で生じたエラーに関する情報等を画像形成装置１００から取得する。そして、それら取得した情報に従い、その画像形成装置１００にとって有益である可能性が高いヘルプ情報を特定し、特定したヘルプ情報をその画像形成装置１００に提供する。なお、提供するヘルプ情報を特定するために管理装置２００が用いる、画像形成装置１００の管理情報やエラー情報等の情報は、遠隔保守のためにサーバが画像形成装置１００から取得する情報と共通するものが多い。そこで、遠隔保守を行うサーバが、ヘルプ情報を提供する本実施形態の管理装置２００の機能を併せ持つようにしてもよい。
【００２２】
以下、管理装置２００及び画像形成装置１００について更に詳しく説明する。
【００２３】
図２に示すように、管理装置２００は、ヘルプＤＢ（データベース）２１０、定期通知処理部２２０、エラー通知処理部２３０、提供ヘルプ管理部２４０、ヘルプ提供部２５０、グループ管理情報記憶部２６０を有する。
【００２４】
ヘルプＤＢ２１０は、ヘルプ情報を保持するデータベースである。ヘルプＤＢ２１０には、多数のヘルプ項目が記憶されている。個々のヘルプ項目は、それぞれ、その項目を一意に識別するヘルプＩＤと、その項目についてのヘルプ情報の内容であるヘルプ内容とを含んでいる。ヘルプ内容は、当該ヘルプ項目の話題に対応するヘルプ記事の内容であり、例えば、画像形成装置１００のある特定の操作についての操作方法の説明や、特定のエラーに対する対処方法の説明等である。
【００２５】
またヘルプＤＢ２１０には、そのヘルプグループ１０が利用可能なヘルプ項目群の目次を表す目次情報や、個々のヘルプ項目を検索するための検索インデックス情報等を含んでいてもよい。目次に含まれる個々の見出しには、その見出しに対応するヘルプ項目がリンクされており、見出しを選択することでヘルプ項目を呼び出すことができる。また、検索インデックス情報を用いることで、ユーザが入力したキーワードに該当するヘルプ項目を検索することもできる。管理装置２００が複数の機種の画像形成装置１００に対応する場合、ヘルプＤＢ２１０には、機種毎に、その機種に対応するヘルプの目次情報やヘルプ項目群が格納される。
【００２６】
定期通知処理部２２０は、画像形成装置１００の定期通知部１１２から定期的に通知されてくる画像形成装置１００の管理情報を処理することで、その通知の時点でその画像形成装置１００にとって必要性が高いヘルプ項目群を判定する。また、定期通知処理部２２０は、取得した管理情報に基づき、画像形成装置１００に保持されているヘルプ項目の中で、その画像形成装置１００にとって必要性が低いものを判定する機能を有していてもよい。
【００２７】
例えば、定期通知処理部２２０は、画像形成装置１００からの管理情報に含まれるその画像形成装置１００が保持しているヘルプ項目やその参照回数の情報に基づき、その画像形成装置１００に対して必要性が高いヘルプ項目や低いヘルプ項目を特定してもよい。例えば、画像形成装置１００から受け取った管理情報から、優先度が高い（例えば優先度がある閾値以上）ヘルプ情報がその画像形成装置１００に記憶されていないことが分かった場合、そのヘルプ情報がその画像形成装置１００にとって必要性が高いと判定する。また例えば、画像形成装置１００が保持しているヘルプ項目の中で参照回数が少ないヘルプ項目（例えば画像形成装置１００が取得してから所定の期間が経過したにもかかわらず、参照回数があらかじめ定められた閾値以下であるヘルプ項目）を、その画像形成装置１００にとって必要性が低いと判定する。
【００２８】
また定期通知処理部２２０は、通知された管理情報の各項目の値に従い、例えば画像形成装置１００において近い将来に生じる可能性が高いエラー等のイベントを判定し、その判定結果に基づいてその画像形成装置１００に必要なヘルプ項目を判定してもよい。例えば、トナー切れ、紙詰まり、感光体ドラム交換時期到来等、画像形成装置１００に生じるエラー等のイベントの予兆を判定する技術が従来利用されているが、定期通知処理部２２０はそのような予兆判定技術を用いることで発生可能性の高いイベントを判定すればよい。この判定は、そのとき通知された管理情報だけでなく、過去に通知された管理情報を考慮に入れて行ってもよい。そして、定期通知処理部２２０は、画像形成装置１００で近い将来に発生する可能性が高いと判定した各イベントに対応するヘルプ項目を、その時点でその画像形成装置１００にとって必要性が高いヘルプ項目と判定すればよい。イベントとヘルプ項目との対応関係はあらかじめ管理装置２００内のデータベースに登録されており、定期通知処理部２２０は、このデータベースを参照して、近い将来に発生する可能性が高いと判定した各イベントに対応するヘルプ項目を特定する。
【００２９】
そして、定期通知処理部２２０は、画像形成装置１００にとって必要性が高いと判定したヘルプ項目群のデータを含んだヘルプ項目追加指示、及び（その画像形成装置１００が保持しているものの）必要性が低いと判定したヘルプ項目群を特定する情報（例えばそれら各ヘルプ項目のヘルプＩＤ）を含んだヘルプ項目削除指示、その画像形成装置１００の識別情報（装置ＩＤと呼ぶ）に対応付けて、提供ヘルプ管理部２４０に登録する。登録された情報は、その画像形成装置１００が保持（キャッシュ）するヘルプ情報に関する次回の更新情報となる。この更新情報の生成及び登録の処理は、個々の画像形成装置１００についてそれぞれ行われる。
【００３０】
エラー通知処理部２３０は、画像形成装置１００のエラー通知部１１４から通知されたエラー情報に基づき、そのエラー情報が示すエラーに対する対処方法を表すヘルプ項目を特定する。そして、特定したヘルプ項目のデータを、その画像形成装置１００の装置ＩＤに対応付けて、提供ヘルプ管理部２４０に登録する。
【００３１】
提供ヘルプ管理部２４０は、各画像形成装置１００に提供するヘルプ項目の更新情報を管理する機能モジュールである。提供ヘルプ管理部２４０は、画像形成装置１００について定期通知処理部２２０が生成した更新情報、エラー通知処理部２３０がその画像形成装置１００について特定したヘルプ項目のデータを、その画像形成装置１００の装置ＩＤに対応付けて保持する。
【００３２】
ヘルプ提供部２５０は、画像形成装置１００のヘルプ取得部１１６からヘルプ取得要求を受け取り、これに応じて画像形成装置１００にヘルプ項目を送信する。まず１つの例として、ヘルプ提供部２５０は、取得したいヘルプＩＤを指定したヘルプ取得要求を受け取ると、そのヘルプＩＤに対応するヘルプ項目をヘルプＤＢ２１０から読み出し、その画像形成装置１００に返信する。また、画像形成装置１００から更新情報の取得要求を受けた場合は、ヘルプ提供部２５０は、提供ヘルプ管理部２４０内にその画像形成装置１００の装置ＩＤに対応づけて保持されている更新情報をその画像形成装置１００に提供する。更新情報には、その画像形成装置１００に追加して記憶させるヘルプ項目のデータや、その画像形成装置１００内のヘルプ項目の削除指示等が含まれる。画像形成装置１００への更新情報の送信が成功した場合、ヘルプ提供部２５０は、提供ヘルプ管理部２４０からその更新情報を削除する。またヘルプ提供部２５０は、画像形成装置１００からヘルプ取得要求があった場合、その画像形成装置１００の装置ＩＤに対応付けて、エラー通知処理部２３０が求めたヘルプ項目のデータが提供ヘルプ管理部２４０に登録されていれば、そのヘルプ項目をその画像形成装置１００に応答する。
【００３３】
なお、図示は省略したが、管理装置２００は、画像形成装置１００のユーザからの電話やチャット等での問い合わせに応答するオペレータ（人間）のためのユーザインタフェース（ＵＩ）機能を有している。このＵＩ機能は、管理装置２００に付属する表示装置や管理装置２００にアクセス可能なネットワーク上のコンピュータを介して、オペレータに提供される。オペレータは、ユーザからの問合せに答えると共に、そのＵＩ機能を用いることで、その問合せに対して役立つヘルプ項目をその画像形成装置１００の装置ＩＤに対応付けて提供ヘルプ管理部２４０に登録する。登録されたヘルプ項目は、その画像形成装置１００からヘルプ取得要求が到来した際に、ヘルプ提供部２５０により画像形成装置１００に送信される。
【００３４】
また、画像形成装置１００を制御するソフトウエアのバージョンアップ等により画像形成装置１００に機能が追加されると、その機能についてのヘルプ項目がヘルプＤＢ２１０に追加される。そして、これに伴って、その画像形成装置１００に対応するヘルプの目次情報や検索インデックス情報が、追加されたヘルプ項目を反映したものへと更新されることになる。このような更新が行われた場合、更新後の目次情報や検索インデックス情報が、該当する機種の各画像形成装置１００の装置ＩＤに対応付けて提供ヘルプ管理部２４０に登録される。その後、画像形成装置１００からヘルプ取得要求が到来した際、その画像形成装置１００の装置ＩＤに対応付けて目次情報等が登録されている場合は、その登録された目次情報等を画像形成装置１００に送信する。
【００３５】
グループ管理情報記憶部２６０は、各ヘルプグループ１０の管理情報を記憶する。グループ管理情報記憶部２６０に記憶される管理情報には、グループ管理情報とヘルプ管理情報が含まれる。
【００３６】
グループ管理情報の例を図３に示す。この例では、グループ管理情報には、ヘルプグループ１０ごとに、そのヘルプグループの一意な識別情報であるグループＩＤに対応付けて、ヘルプグループ１０の名称（「グループ名」）と、そのヘルプグループ１０に属する各画像形成装置１００の装置名（「デバイス」）、シリアル番号、及び当該画像形成装置１００が保持（キャッシュ）しているヘルプ項目のＩＤのリスト、が含まれる。シリアル番号は、その画像形成装置１００の製造元が付与した一意な通し番号であり、その画像形成装置１００の識別情報として用いられる。
【００３７】
図４は、グループ管理情報記憶部２６０に記憶されたヘルプ管理情報の例である。例示したヘルプ管理情報には、ヘルプグループのグループＩＤに対応付けて、そのヘルプグループ内の画像形成装置１００群に保持（キャッシュ）されている個々のヘルプ項目の情報が含まれている。これら個々のヘルプ項目の情報には、それぞれ、そのヘルプ項目のヘルプＩＤ、そのヘルプグループ（内のいずれかの画像形成装置１００）がそのヘルプ項目を管理装置２００から取得した取得日（そのヘルプ項目のバージョン情報が付随していてもよい）、そのヘルプ項目がそのヘルプグループ内で参照された回数、そのヘルプ項目の最新バーションの作成日、そのヘルプ項目の優先度、等が含まれる。ヘルプ項目の優先度は、ヘルプ情報を管理している管理者等がヘルプ項目の重要度に応じて割り当てる。図示例では、優先度の値が小さいほど、より重要なヘルプ項目であることを示す。例えば、優先度が「３」であるヘルプＩＤ「００１」のヘルプ項目よりも、優先度が「１」であるヘルプＩＤ「００２」のヘルプ項目の方がより優先されるべき重要なヘルプである。
【００３８】
次に、画像形成装置１００について詳しく説明する。
【００３９】
図５に示すように、画像形成装置１００は、制御部１１０、プリント機構１３０及びスキャン機構１４０を有する。
【００４０】
プリント機構１３０は、媒体に対してインクやトナーにより画像を印刷するための機械的な機構である。スキャン機構１４０は、原稿を光学的に読み取って電気的な画像信号を生成する機構である。
【００４１】
制御部１１０は、画像形成装置１００の制御を行う情報処理装置である。制御部１１０は、プリント機構１３０やスキャン機構１４０の制御、タッチパネル等の入出力装置を用いたＵＩ（ユーザインタフェース）処理等のための各種の機能を備えているが、図には特にヘルプ情報の管理に関連する機能（定期通知部１１２〜ヘルプ管理情報保持部１２８）を示している。
【００４２】
定期通知部１１２は、画像形成装置１００の管理情報を、１日に１回や１週間に１回等のように定期的に、管理装置２００に通知する。通知される管理情報は、画像形成装置１００の管理に用いられる、画像形成装置１００の使用状態等を表す情報である。管理情報は、画像形成装置１００又はこれに装着された消耗品（トナーカートリッジ等）や交換部品（感光体ドラム等）のこれまでの使用履歴や現在の状態等を表す１以上の情報項目の集まりである。管理情報には、例えば、課金メーター情報（例えば白黒やカラー等の項目毎の印刷枚数を表すカウンタ値）、サービス毎の動作カウンタの情報、消耗品情報（トナーの残量等）、定期交換部品の利用頻度情報（例えば感光体ドラムの使用量等）、故障履歴情報、プリント機構１３０の動作情報、等の項目が含まれる。これらの情報項目は、遠隔保守のために画像形成装置１００が保守センターに定期的に通知する情報と同様の項目でよい。また、定期通知部１１２が管理装置２００に通知する管理情報には、後述するヘルプ管理情報保持部１２８が保持するヘルプ管理情報や、ヘルプキャッシュ１２０の空き容量の情報が含まれていてもよい。なお、詳細は後述するが、そのヘルプ管理情報には、例えば、当該画像形成装置１００が保持しているヘルプ項目のヘルプＩＤや取得日、参照回数の情報が含まれる。
【００４３】
エラー通知部１１４は、画像形成装置１００で発生したエラーに関する情報（エラー情報）を管理装置２００に通知する。このエラー情報には、例えば、発生したエラーの種類を一意に識別するエラーコードが含まれる。また、エラー情報には、そのエラーの内容についての更に詳しい情報が含まれていてもよい。エラー通知部１１４が管理装置２００に送るエラー情報は、遠隔保守のために画像形成装置１００が保守センターに通知するエラー情報と同様のものでよい。エラー通知部１１４から管理装置２００へのエラー情報の通知は、エラーが発生した場合に自動的に実行してもよいし、発生したエラーに対するヘルプ情報の取得指示をユーザから受けたことをトリガとして実行してもよい。
【００４４】
ヘルプ取得部１１６は、管理装置２００等からヘルプ項目を取得する。ヘルプ取得部１１６の動作モードには、ユーザから明示的に指定されたヘルプ項目を取得する個別取得モードと、画像形成装置１００にエラーが発生していない場合の定期的にヘルプを取得する際のモードである定期モードと、エラーが発生している場合のモードであるエラー時モードがある。
【００４５】
個別取得モードでは、例えばヘルプの目次や検索結果からユーザが選択したヘルプ項目を管理装置２００から取得する。ただし、自分のヘルプキャッシュ１２０や、同じヘルプグループ１０内の他の画像形成装置１００のヘルプキャッシュ１２０に記憶されているヘルプ項目については、管理装置２００からは取得せず、それらヘルプキャッシュ１２０内のヘルプ項目を用いる。
【００４６】
定期モードでは、ヘルプ取得部１１６は、定期通知部１１２の定期的な通知に応じて管理装置２００が求めたヘルプ項目の情報、を取得する。定期モードでのヘルプ取得処理は、例えば定期通知部１１２の通知と同じ頻度で行う。一つの例では、定期通知部１１２が定期的な通知を行うタイミングからあらかじめ定められた時間だけ後のタイミングで、ヘルプ取得部１１６が管理装置２００からヘルプ項目を取得する。具体的な例では、定期通知部１１２は平日毎日午前９時に管理装置２００に通知を行うようスケジュール設定され、ヘルプ取得部１１６はその１５分後、すなわち平日毎日午前９時１５分に管理装置２００にポーリングを行ってヘルプ項目群を取得するようスケジュール設定されている、などである。定期通知部１１２の通知とこれに応じたヘルプ取得部１１６のヘルプ取得との時間差は、定期的に通知される情報に基づき管理装置２００がその画像形成装置１００にとって適切なヘルプ項目を特定するのに必要な時間を考慮して定めればよい。
【００４７】
エラー時モードでは、ヘルプ取得部１１６は、エラー通知部１１４からのエラー情報の通知に応じて管理装置２００が求めたヘルプ項目を取得する。画像形成装置１００でエラーが発生し、これに応じてエラー通知部１１４が管理装置２００に対してエラー情報を通知すると、ヘルプ取得部１１６は定期モードからエラー時モードに切り替わる。そして、エラー時モードにおいてエラーに対応するヘルプ項目を管理装置２００から取得すると、エラー時モードは解除される。
【００４８】
ヘルプ情報のポーリング間隔は、定期モードでは定期通知部１１２の通知の間隔に対応した長い間隔（例えば１日）であるのに対し、エラー時モードでは、そのエラー情報に対応するヘルプ項目をなるべく早く取得するために、例えば１分ごと等のように短い間隔に設定されている。
【００４９】
ヘルプ取得部１１６が取得したヘルプ項目は、キャッシュ管理部１１８に渡される。また、取得されたヘルプ項目がヘルプＵＩ部１２２からの指示に応じたものである場合、そのヘルプ項目はヘルプＵＩ部１２２にも渡される。
【００５０】
キャッシュ管理部１１８は、ヘルプキャッシュ１２０を管理する。より詳しくは、キャッシュ管理部１１８は、ヘルプ取得部１１６が取得したヘルプ項目をヘルプキャッシュ１２０に格納する処理や、空き容量を拡げるためにヘルプキャッシュ１２０からヘルプ項目を削除する処理を行う。
【００５１】
ヘルプキャッシュ１２０は、ヘルプ項目を記憶する記憶手段である。ヘルプキャッシュ１２０には、管理装置２００等から取得したヘルプ項目群、目次情報、検索インデックス情報等が記憶される。
【００５２】
ヘルプＵＩ部１２２は、ユーザにヘルプ情報を表示又は印刷するためのＵＩ処理を行う。例えばヘルプＵＩ部１２２は、ヘルプの目次情報を画像形成装置１００の画面に表示する。表示された目次の中からユーザが詳細情報を見たい項目の見出しを選択すると、ヘルプＵＩ部１２２は、選択された見出しに対応するヘルプ項目をヘルプキャッシュ１２０から探す。目的のヘルプ項目がヘルプキャッシュ１２０内から見つかった場合は、そのヘルプ項目のヘルプ内容を画面に表示等する。見つからなかった場合は、同じヘルプグループ１０内の他の画像形成装置１００に対し、そのヘルプ項目を持っているかどうかを問い合わせる。そのヘルプ項目を保持している画像形成装置１００がそのヘルプグループ１０内にあれば、その問合せに応じてそのヘルプ項目が要求元の画像形成装置１００に提供される。提供されたヘルプ項目を取得したヘルプＵＩ部１２２は、そのヘルプ項目を画面に表示する。ヘルプＵＩ部１２２は、ユーザの指示に応じて、ヘルプ内容を画面表示する代わりに、又はこれに加えて、ヘルプ内容を印刷出力してもよい。
【００５３】
またヘルプＵＩ部１２２は、画像形成装置１００にてエラーが生じた場合に、そのエラーに関するヘルプ項目を画面表示する。ヘルプＵＩ部１２２は、生じたエラーのエラーコードに対応するヘルプ項目がヘルプキャッシュ１２０内にあれば、そのヘルプ項目を表示する。そのヘルプコードがヘルプキャッシュ１２０内になければ、上述のユーザから指示されたヘルプ項目を表示する場合と同様、まず同じヘルプグループ１０内の他のいずれかの画像形成装置１００に該当のヘルプ項目があればその画像形成装置１００からそのヘルプ項目を取得して表示する。なければ管理装置２００からそのエラーコードに対応するヘルプ項目を取得して表示する。この表示は、ユーザの確認を経ずに自動的に行ってもよいし、ユーザに表示の要否を問い合わせ、表示が必要との回答があった場合に表示するようにしてもよい。
【００５４】
問合せ応答部１２４は、同じヘルプグループ１０内の他の画像形成装置１００からのヘルプ項目の問合せに対する応答を行う。この応答では、問合せ対象のヘルプ項目が自機のヘルプキャッシュ１２０内にあれば、そのヘルプ項目を提供する。
【００５５】
グループ情報保持部１２６は、ヘルプグループ１０内の他の画像形成装置１００との通信の際に参照するグループ情報を保持している。図６にグループ情報の一例を示す。図６の例では、グループ情報には、当該ヘルプグループ１０に属する画像形成装置１００毎に、その画像形成装置１００の装置名（「デバイス」）、ＩＰアドレス、シリアル番号が含まれる。このうち装置名及びシリアル番号は、図３を参照して説明したものと同様のものである。ＩＰアドレスは、ローカルネットワーク１２を介した通信の際に用いられるアドレスであり、プライベートアドレスでもよい。
【００５６】
画像形成装置１００は、新たなヘルプ項目をヘルプキャッシュ１２０に格納したり、ヘルプキャッシュ１２０の容量不足解消等のためにヘルプキャッシュ１２０内のヘルプ項目を削除したりした場合には、その都度、該当するヘルプ項目のヘルプＩＤを管理装置２００に通知してもよい。この場合、管理装置２００は、その通知に従い、グループ管理情報記憶部２６０に保持しているグループ管理情報（図３参照）における、当該画像形成装置１００の「キャッシュしているヘルプ項目」のリストを更新する。
【００５７】
ヘルプ管理情報保持部１２８は、ヘルプキャッシュ１２０に記憶されている各ヘルプ項目の管理情報を保持する。ヘルプ管理情報保持部１２８が持つ管理情報の例を図７に示す。この例のヘルプ管理情報は、ヘルプキャッシュ１２０に記憶されているヘルプ項目ごとに、そのヘルプ項目のヘルプＩＤ、取得日、及び参照回数の情報を含んでいる。取得日は、当該画像形成装置１００がそのヘルプ項目を取得してキャッシュした日である。取得日から、そのヘルプ項目のバージョンが特定できる。この例では、ヘルプ情報は、ヘルプ項目ごとにその記事内容が更新され、ヘルプ項目毎にバージョン管理がなされているものとする。取得日の代わりに、又は取得日に加えて、そのヘルプ項目のバージョン情報を記憶してもよい。参照回数は、そのヘルプ項目がユーザから参照された回数である。ヘルプグループ内の複数の画像形成装置１００が同じヘルプ項目を重複して保持することを想定する場合には、参照回数として計数するのは、当該画像形成装置１００での参照に限定してもよい。また、記憶容量の節約等のために、ヘルプグループ内の複数の画像形成装置１００が同じヘルプ項目を重複して保持することがないように制御する場合には、ヘルプ管理情報保持部１２８が保持する参照回数の値は、ヘルプグループ内での参照回数の合計とする。取得日及び参照回数は、例えば、ヘルプキャッシュ１２０の空き容量が十分でなくなった場合に、ヘルプキャッシュ１２０から削除するヘルプ項目を決定するために用いられる。削除するヘルプ項目は、例えばＬＲＵ（Least Recently Used）のような公知のキャッシュアルゴリズムを用いて選択すればよい。また、このヘルプ管理情報は、例えば定期通知の際に、管理装置２００に通知される。
【００５８】
以上の例では、ヘルプ管理情報保持部１２８内のヘルプ管理情報を定期通知部１１２による定期通知の際に管理装置２００に通知するとしたが、この代わりに、又はこれに加えて、そのヘルプ管理情報に変化が生じた場合にそのヘルプ管理情報を管理装置２００に通知してもよい。例えば、ユーザがヘルプ項目を参照することでそのヘルプ項目の参照回数が増加した場合、ヘルプキャッシュ１２０内のヘルプ項目を削除した場合、又は同じヘルプグループ内の他の画像形成装置１００から取得したヘルプ項目をヘルプキャッシュ１２０に格納した場合等にヘルプ管理情報が変化するので、そのような場合に、変化後のヘルプ管理情報を管理装置２００に通知する。
【００５９】
次に、図８を参照して、画像形成装置１００のヘルプＵＩ部１２２及びヘルプ取得部１１６が行う、個別取得モードにおける処理手順を例示する。
【００６０】
この処理手順は、ユーザが画像形成装置１００の操作部（例えばタッチパネルに表示されたＵＩ画面）内のヘルプボタンを押下すると、開始される。この場合、まずヘルプＵＩ部１２２が、ヘルプ目次を画面に表示する（Ｓ１０）。ヘルプ目次は、例えばヘルプ項目毎の見出しがあらかじめ定められた順序で配列されたものであり、個々の見出しに対してヘルプＩＤの情報が埋め込まれている。表示するヘルプ目次は、例えば、ヘルプグループ１０内の画像形成装置１００群にキャッシュされているヘルプ項目群の見出しを「よく参照されるヘルプ」等と題して冒頭に配置したものであってもよい。このヘルプ目次の情報は、管理装置２００が作成し、各画像形成装置１００に提供する。
【００６１】
またヘルプＵＩ部１２２は、上述したヘルプ目次の他に、検索キーの入力欄を画面表示してもよい。そして、その入力欄にユーザが入力した検索キーに該当するヘルプ項目を、検索インデックス情報を用いて検索し、検索結果として得られた１つ乃至複数のヘルプ項目の見出しを画面表示する（Ｓ１０）。
【００６２】
次にヘルプＵＩ部１２２は、画面表示されたヘルプ目次又は検索結果の中から、ユーザの選択を受け付ける（Ｓ１２）。ヘルプＵＩ部１２２は、選択されたヘルプ項目（すなわち選択された見出しに対応付けられたヘルプＩＤに対応するヘルプ項目）が自機のヘルプキャッシュ１２０にあるかどうかを調べ（Ｓ１４）、あればそのヘルプ項目を読み出して画面表示する（Ｓ２４）。
【００６３】
ユーザが選択したヘルプ項目が自機のヘルプキャッシュ１２０内にない場合、ヘルプＵＩ部１２２は、ヘルプグループ１０内の他の各画像形成装置１００に対してそのヘルプ項目をキャッシュしているかどうかを問い合わせる（Ｓ１６）。問合せの結果、そのヘルプ項目を保持している画像形成装置１００があれば、その画像形成装置１００から自機にそのヘルプ項目が送信される。ヘルプＵＩ部１２２は、ヘルプグループ１０内の他機からそのヘルプ項目が取得できたか否かを判定し（Ｓ１８）、取得できた場合は、そのヘルプ項目を画面に表示する（Ｓ２４）。
【００６４】
Ｓ１８でヘルプグループ１０内のいずれの画像形成装置１００からもそのヘルプ項目を取得できなかった場合、ヘルプ取得部１１６によりそのヘルプ項目を管理装置２００から取得し（Ｓ２０）、ヘルプキャッシュ１２０に格納する（Ｓ２２）。このとき、ヘルプ管理情報保持部１２８に対して、そのヘルプ項目のヘルプＩＤや取得日等を記録する。そして、ヘルプＵＩ部１２２は、そのヘルプ項目を画面に表示する（Ｓ２４）。
【００６５】
この例では、ヘルプ項目をヘルプグループ１０内の他機から取得した場合（Ｓ１８がＹｅｓ）には、そのヘルプ項目を自機内にキャッシュしなかった。これは、ヘルプグループ１０内で同じヘルプ項目を重複してキャッシュしない場合の例である。この方式では、ヘルプグループ１０内の画像形成装置１００群のヘルプ情報に関する記憶容量が少なくて済む。なお、この場合、他機からの問合せに応じてヘルプ項目を提供した画像形成装置１００は、ヘルプ管理情報保持部１２８におけるそのヘルプ項目の参照回数（図７参照）９を１増加させる。
【００６６】
別の例として、ヘルプグループ１０内の他機から取得したヘルプ項目を自機内のヘルプキャッシュ１２０にキャッシュしてもよい。この場合、その他機と自機とが同じヘルプ項目を重複して保持してもよいし、その他機からはそのヘルプ項目を削除してもよい。そのヘルプ項目をその他機と自機とで重複保持する場合には、自機は、他機から取得したヘルプ項目についての管理情報をヘルプ管理情報保持部１２８に登録し、Ｓ２４の表示のあと、そのヘルプ項目の参照回数を１増加させる。また、そのヘルプ項目をその他機から削除する場合には、そのヘルプ項目についての管理情報（図７参照）もその他機から自機に移転する。そして、自機はその管理情報をヘルプ管理情報保持部１２８に登録し、参照回数を更新する。
【００６７】
図８の例では、選択されたヘルプ項目が自機内にない場合、Ｓ１６でヘルプグループ内の他の各画像形成装置１００にそのヘルプ項目を持っていないか問い合わせた。これに対する別の例として、同じヘルプグループ内の他の画像形成装置１００がどのヘルプ項目を保持しているかを示すリスト情報を管理装置２００から各画像形成装置１００に提供してもよい。この例では、画像形成装置１００は、Ｓ１６では、同じヘルプグループ内の各画像形成装置１００に問合せを行う代わりに、そのヘルプ項目を保持しているとそのリスト情報に示されている画像形成装置１００のみにその問合せを行い、そのヘルプ項目を入手する。この例では、管理装置２００は、例えば、定期通知などでヘルプグループ内の各画像形成装置１００から当該画像形成装置１００のヘルプ管理情報を受け取る都度、そのヘルプグループについての上記リスト情報をそのヘルプ管理通知の情報を反映して更新する。そして、更新後のリスト情報をそのヘルプグループ内の各画像形成装置１００に提供する。
【００６８】
次に、図９を参照して、画像形成装置１００の定期通知部１１２及びヘルプ取得部１１６が行う、定期モードにおける処理手順の例を説明する。
【００６９】
この手順では、設定された条件（例えば「平日の朝９時と夕方６時」など）に応じて決まる更新タイミングが到来すると、定期通知部１１２が、自機１００の管理情報（課金メーター情報、サービス毎の動作カウンタの情報、消耗品の残量情報、ヘルプ管理情報（図７参照）等）を管理装置２００に通知する（Ｓ３０）。管理装置２００は、その画像形成装置１００から取得した管理情報に基づき、その画像形成装置１００にとって必要性が高いヘルプ項目群や必要性が低いヘルプ項目群を求め、その画像形成装置１００についてのヘルプの更新情報を生成する。Ｓ３０の通知の後、例えばある一定時間が経過すると、ヘルプ取得部１１６が、管理装置２００にアクセスし、ヘルプの更新情報を取得する（Ｓ３２）。そして、ヘルプ取得部１１６は、受け取った更新情報に従い、ヘルプキャッシュ１２０に保持されるヘルプ項目群を更新する（Ｓ３４）。例えば、定期通知に応じて必要性が高いと判定されたヘルプ項目をヘルプキャッシュ１２０に追加したり、必要性が低いと判定されてヘルプ項目をヘルプキャッシュ１２０から削除したりする。また、ヘルプキャッシュ１２０内の既存のヘルプ項目に対する新バージョンのヘルプ項目がその更新情報に含まれている場合には、ヘルプキャッシュ１２０内のそのヘルプ項目を新バージョンへと更新する。またＳ３４では、ヘルプキャッシュ１２０内のヘルプ項目群の更新に応じて、ヘルプ管理情報保持部１２８内の管理情報を更新する。例えば、新たにヘルプキャッシュ１２０に格納したヘルプ項目の管理情報をヘルプ管理情報保持部１２８に登録し、ヘルプキャッシュ１２０から削除したヘルプ項目の管理情報をヘルプ管理情報保持部１２８から削除する。また、ヘルプキャッシュ１２０内のヘルプ項目を新バージョンに更新した場合には、ヘルプ管理情報保持部１２８内の当該ヘルプ項目についての取得日の情報をその更新の日付に変更する。あるいは、ヘルプ管理情報保持部１２８に更新日という項目を加え、この項目にその更新の日付を登録してもよい。
【００７０】
なお、画像形成装置１００から管理装置２００に定期的に通知する管理情報に、当該画像形成装置１００における、最近の各機能の使用頻度の情報（これは画像形成装置１００自体が記録しておく）を含めてもよい。管理装置２００は、受け取った各機能の使用頻度の情報に従い、使用頻度が多い（例えばあらかじめ定めた閾値より多い）機能があれば、その機能に関連するヘルプ項目を、その通知に応じてその画像形成装置１００に提供するヘルプ項目の１つとして更新情報に加えてもよい。
【００７１】
次に、図１０を参照して、画像形成装置１００から定期通知を受けた際の管理装置２００の処理の例を説明する。
【００７２】
管理装置２００の定期通知処理部２２０は、画像形成装置１００の定期通知部１１２から定期通知を受け取ると、その定期通知に含まれる情報に基づいて、その画像形成装置１００のヘルプ項目群についての更新情報を生成する（Ｓ５０）。この更新情報には、その画像形成装置１００に新たに保持させるべきヘルプ項目、削除すべきヘルプ項目、保持されているヘルプ項目についての更新データ等が含まれる。このＳ５０の処理の具体例を、図１１を参照して説明する。
【００７３】
図１１の処理手順では、まず定期通知処理部２２０は、画像形成装置１００からの定期通知に含まれるヘルプ管理情報（図７参照）に基づき、その画像形成装置１００のヘルプキャッシュ１２０内に保持されているヘルプ項目を特定する。そして、ヘルプＤＢ２１０に登録されているヘルプ項目の中で、優先度があらかじめ定めた閾値以上であり、かつその画像形成装置１００が保持していないヘルプ項目群を特定し、特定したヘルプ項目群を、その画像形成装置１００に提供する予定の更新情報に追加する（Ｓ６０）。
【００７４】
なお、特定したヘルプ項目群の合計サイズがその画像形成装置１００のヘルプキャッシュ１２０の空き容量を超える場合は、ヘルプキャッシュ１２０内に保持されているヘルプ項目の中から例えば優先度が低い順に削除対象を選び、選んだ削除対象のヘルプ項目の合計容量がその超過分以上となるようにしてもよい。削除対象に選ぶヘルプ項目は、優先度が上記閾値以下のものに限定してもよい。Ｓ６０では、このようにして選んだ削除対象のヘルプ項目群についての削除指示も更新情報に追加する。
【００７５】
また定期通知処理部２２０は、画像形成装置１００からの定期通知に含まれるヘルプ管理情報（図７参照）に含まれるヘルプ項目の参照回数と、ヘルプＤＢ２１０に登録されているそのヘルプ項目の優先度とから、そのヘルプ項目の必要度合いを示す評価値を計算する。評価値の計算には、例えば、参照回数が多いほど評価値が高くなり、優先度が高いほど評価値が高くなる計算式を用いればよい。そしてその評価値（必要度）が閾値以下であるヘルプ項目を削除対象に選び、それら選択したヘルプ項目を削除する旨の指示を、その画像形成装置１００のための更新情報に追加する（Ｓ６２）。なお、必要性がある程度高いヘルプ項目であっても、取得されてから時間が余り経っていない場合には、参照回数は多くならない。そこで、Ｓ６２の閾値判定では、参照回数を取得日時からの経過時間で正規化（例えば除算）したり、経過時間が長くなるほど閾値を大きくしたりする等により、経過時間を考慮に入れた判定を行ってもよい。
【００７６】
また定期通知処理部２２０は、定期通知に含まれる情報から当該画像形成装置１００に生じる可能性が高い障害の予兆を判定し、予兆ありと判定した障害がある場合には、その障害に対応するヘルプ項目を、その画像形成装置１００用の更新情報に追加する（Ｓ６４）。
【００７７】
ここで、定期通知処理部２２０は、予兆がある障害についてのヘルプ項目については、更新情報に追加する際、ヘルプキャッシュ１２０から削除不可であることを示す情報を付加してもよい。画像形成装置１００のキャッシュ管理部１１８は、削除不可の情報が付加されたヘルプ項目については、ヘルプキャッシュ１２０の空き容量を増やす際にヘルプキャッシュ１２０から削除する対象に選ばない。またキャッシュ管理部１１８は、ＬＲＵ等のアルゴリズムにより、ヘルプキャッシュ１２０内のヘルプ項目のうちあまり参照されないまま時間が経過したものを削除するが、削除不可の情報が付加されたヘルプ項目についてはその条件に該当しても削除しない。
【００７８】
また定期通知処理部２２０は、定期通知中のヘルプ管理情報から、その画像形成装置１００が保持しているヘルプ項目とそのヘルプ項目の取得日（又はバージョン情報）を特定する。そして、特定した各ヘルプ項目についてヘルプＤＢ２１０からそのヘルプ項目の最新バージョンの作成日（又はバージョン情報）を調べることで、画像形成装置１００内のそのヘルプ項目が、ヘルプＤＢ２１０内の最新バージョンよりも古いバージョンかどうかを判定する。最新バージョンよりも古い場合は、その最新バージョンのデータを更新情報に追加する（Ｓ６６）。
【００７９】
Ｓ６０〜Ｓ６６は図１１に例示した順序に限らず、どのような順序で実行してもよい。
【００８０】
また、Ｓ６０及びＳ６２では、定期通知の送信元の画像形成装置１００について追加すべきヘルプ項目、及び削除すべきヘルプ項目を、その定期通知の情報と、グループ管理情報記憶部２６０内のその画像形成装置１００に関する情報から判定した。しかし、これは一例に過ぎない。この代わりに、その判定において、グループ管理情報記憶部２６０内の、その画像形成装置１００と同じヘルプグループ内の別の画像形成装置１００についての情報を利用してもよい。
【００８１】
例えば、Ｓ６０において、定期通知の送信元の画像形成装置１００は保持していないが優先度が閾値以上であるヘルプ項目が存在した場合でも、同じヘルプグループ内の他の画像形成装置１００がそのヘルプ項目を保持しているかどうかをグループ管理情報（図３参照）に基づき判定する。そのヘルプ項目が同じヘルプグループ内に保持されていれば、その画像形成装置１００に対する更新情報には、そのヘルプ項目の情報は追加しない。
【００８２】
別の例として、同じヘルプグループ内の複数の画像形成装置１００が同じヘルプ項目を保持していることが分かった場合、管理装置２００が、それら複数の画像形成装置１００のうち１つを除いた他の画像形成装置１００に対して、そのヘルプ項目の削除を指示してもよい。例えば、定期通知処理部２２０は、画像形成装置１００からの定期通知の情報から求めた画像形成装置１００が保持している各ヘルプ項目につき、そのヘルプ項目を同じヘルプグループ内の他の画像形成装置１００が保持しているかどうかを判定する。この判定は、グループ管理情報を参照して行えばよい。この判定により、同じヘルプ項目をグループ内の他の画像形成装置１００が保持していることが判明した場合、定期通知処理部２２０は、例えば定期通知の送信元の画像形成装置１００に対する更新情報に、そのヘルプ項目を削除する指示を追加する。
【００８３】
この例では、ヘルプグループ内で重複保持されているヘルプ項目を、定期通知を送ってきた画像形成装置１００に削除させたが、この代わりに、ヘルプグループ内の別の画像形成装置１００に削除させてよい。例えば、ヘルプグループ内のそのヘルプ項目を保持している画像形成装置１００のうち、そのヘルプ項目の参照回数が最高のものを除く各画像形成装置１００に対して、そのヘルプ項目の削除させる。これには、例えば、該当する各画像形成装置１００に対してそのヘルプ項目の削除指示を即座に送信してもよいし、それら各画像形成装置１００からの次の定期通知に応じて削除されるよう、それら各画像形成装置１００のための更新情報にそのヘルプ項目の削除指示を追加してもよい。また、この例のためには、グループ管理情報記憶部２６０には、ヘルプ項目についてのヘルプグループ内での参照回数の合計の代わりに、又はそれに加えて、そのグループ内の画像形成装置１００ごとの参照回数を記録しておく。
【００８４】
また、Ｓ６４でも、ヘルプグループ内の他の画像形成装置１００の情報を利用することができる。例えば、定期通知元の画像形成装置１００に予兆ありと判定した障害に対応するヘルプ項目と同じヘルプ項目を、同じヘルプグループ内の他の画像形成装置１００が保持している場合、１つの例では、定期通知処理部２２０は、定期通知元の画像形成装置１００のための更新情報にはそのヘルプ項目を追加しない。その画像形成装置１００は、同じヘルプグループ内の他の画像形成装置１００からそのヘルプ項目を入手できるからである。別の例では、定期通知処理部２２０は、その定期通知元の画像形成装置１００のための更新情報にそのヘルプ項目を追加すると共に、同じヘルプグループ内でそのヘルプ項目を保持している他の画像形成装置１００に対して、そのヘルプ項目の削除を指示する。なお、これらはいずれもヘルプグループ内で同じヘルプ項目が複数の画像形成装置１００に重複して保持されないようにする場合の例であり、重複保持を認める場合には、単に定期通知元の画像形成装置１００のための更新情報に、そのヘルプ項目を追加すればよい。
【００８５】
なお、Ｓ５０では、画像形成装置１００から受け取った定期通知の情報に基づき、上で説明した更新情報の生成処理の他に、グループ管理情報記憶部２６０内のグループ管理情報（図３参照）やヘルプ管理情報（図４参照）の更新を行う。これには、まず画像形成装置１００からの定期通知に含まれる装置のシリアル番号等から、グループ管理情報記憶部２６０内のグループ管理情報を参照して、その画像形成装置１００が属するヘルプグループを特定する。そして、例えば、定期通知に含まれるヘルプ管理情報にはその画像形成装置１００にその定期通知の時点で保持されているヘルプ項目のＩＤ群が含まれるので、グループ管理情報内のその画像形成装置１００の「キャッシュしているヘルプ項目」欄の情報を、それらヘルプＩＤ群に書き換える。また、定期通知の情報には、各ヘルプ項目の参照回数の情報も含まれるので、それら個々のヘルプ項目の参照回数をヘルプ管理情報（図４参照）内の、当該画像形成装置１００が属するヘルプグループ内の当該ヘルプ項目の参照回数に反映させる。例えば、画像形成装置１００の定期通知部１１２が前回の定期通知から今回の定期通知までの期間における参照回数を通知するよう構成されているのであれば、Ｓ５０では、この参照回数を、グループ管理情報記憶部２６０内のヘルプ管理情報の当該グループ内の当該ヘルプ項目の参照回数に加算すればよい。
【００８６】
図１０の手順の説明に戻ると、Ｓ５０の後、定期通知処理部２２０は、生成した更新情報をその画像形成装置１００の装置ＩＤと対応付けて提供ヘルプ管理部２４０に登録する（Ｓ５２）。
【００８７】
その後、定期通知処理部２２０は、その画像形成装置１００から更新情報の取得要求が来るのを待つ。画像形成装置１００から更新情報の取得要求が到来すると、ヘルプ提供部２５０は、その取得要求に含まれる装置ＩＤ（その画像形成装置１００のＩＤ）に対応する更新情報を提供ヘルプ管理部２４０から取り出し、その画像形成装置１００に送信する（Ｓ５４）。
【００８８】
そして定期通知処理部２２０は、グループ管理情報記憶部２６０内のグループ管理情報及びヘルプ管理情報を更新する（Ｓ５６）。例えば、画像形成装置１００に送信した更新情報に、追加するヘルプ項目が含まれる場合には、グループ管理情報（図３参照）内のその画像形成装置１００のエントリ中の「キャッシュしているヘルプ項目」の欄に、そのヘルプ項目のヘルプＩＤを追加すると共に、ヘルプ管理情報（図４参照）内の当該グループの当該ヘルプＩＤに対応する「取得日」の欄に対してその送信の日付を記録する。また更新情報に、削除するヘルプ項目のヘルプＩＤが含まれる場合には、その「キャッシュしているヘルプ項目」の欄からそのヘルプＩＤを削除する。また、更新情報に、ヘルプ項目の更新版のデータが含まれる場合には、ヘルプ管理情報内の当該グループの当該ヘルプＩＤに対応する「取得日」の欄の日付をその送信の日付に更新する。
【００８９】
以上、図５及び図６を参照して、画像形成装置１００からの定期通知に対する定期通知処理部２２０の処理手順を説明した。
【００９０】
なお、以上に説明した処理手順では、作成した更新情報をいったん提供ヘルプ管理部２４０に登録し、画像形成装置１００がその更新情報を取得しに来るのを待ったが、これは一例に過ぎない。別の例として、例えば、定期通知に基づいて更新情報を作成すると、その更新情報をその定期通知の送信元の画像形成装置１００に対して返信するようにしてもよい。
【００９１】
以上の例では、管理装置２００は、画像形成装置１００からの定期通知に応じてヘルプ項目の情報を提供したが、これに加えて別の情報をその画像形成装置１００に提供してもよい。提供する情報には、画像形成装置１００の各種の設定の変更を指示する情報を含んだファイル、画像形成装置１００のファームウエアの更新ファイル、画像形成装置１００のユーザに通知したい情報（この情報は画像形成装置１００の画面に表示される）等が含まれ得る。
【００９２】
以上に例示した画像形成装置１００の制御部１１０、及び管理装置２００は、汎用のコンピュータに当該装置の各機能モジュールの処理を表すプログラムを実行させることにより実現される。ここで、コンピュータは、例えば、ハードウエアとして、ＣＰＵ等のマイクロプロセッサ、ランダムアクセスメモリ（ＲＡＭ）およびリードオンリメモリ（ＲＯＭ）等のメモリ（一次記憶）、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）を制御するＨＤＤコントローラ、各種Ｉ／Ｏ（入出力）インタフェース、ローカルエリアネットワークなどのネットワークとの接続のための制御を行うネットワークインタフェース等が、たとえばバスを介して接続された回路構成を有する。また、そのバスに対し、例えばＩ／Ｏインタフェース経由で、ＣＤやＤＶＤなどの可搬型ディスク記録媒体に対する読み取り及び／又は書き込みのためのディスクドライブ、フラッシュメモリなどの各種規格の可搬型の不揮発性記録媒体に対する読み取り及び／又は書き込みのためのメモリリーダライタ、などが接続されてもよい。上に例示した各機能モジュールの処理内容が記述されたプログラムがＣＤやＤＶＤ等の記録媒体を経由して、又はネットワーク等の通信手段経由で、ハードディスクドライブ等の固定記憶装置に保存され、コンピュータにインストールされる。固定記憶装置に記憶されたプログラムがＲＡＭに読み出されＣＰＵ等のマイクロプロセッサにより実行されることにより、上に例示した機能モジュール群が実現される。
【００９３】
以上では画像形成装置１００を例にとって説明したが、本実施形態の制御は、ヘルプ情報を提示する機能を持つ情報処理装置一般に適用可能である。
【符号の説明】
【００９４】
１０  ヘルプグループ、１２  ローカルネットワーク、１４  ＰＣ、１６  ゲートウェイ、１００  画像形成装置、１１０  制御部、１１２  定期通知部、１１４  エラー通知部、１１６  ヘルプ取得部、１１８  キャッシュ管理部、１２０  ヘルプキャッシュ、１２２  ヘルプＵＩ部、１２４  問合せ応答部、１２６  グループ情報保持部、１２８  ヘルプ管理情報保持部、１３０  プリント機構、１４０  スキャン機構、２００  管理装置、２１０  ヘルプＤＢ、２２０  定期通知処理部、２３０  エラー通知処理部、２４０  提供ヘルプ管理部、２５０  ヘルプ提供部、２６０  グループ管理情報記憶部、３００  インターネット。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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