(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の会議室で行われる会議の進行内容をそれぞれ取得する複数の端末と、
前記複数の端末により取得された前記複数の会議の進行内容をサマライズ化した情報に基づいて類似性のある会議を抽出するサーバーと、
前記サーバーにより抽出された類似性のある会議の進行内容を印刷する画像形成装置と、を備え、
前記サーバーは、前記抽出した類似性のある会議の進行内容を前記画像形成装置で印刷することを前記端末に報知し、
前記画像形成装置は、前記類似性のある会議の出席者が当該画像形成装置に来たことを示す確認情報に基づいて前記類似性のある会議の進行内容を印刷する
ことを特徴とする会議システム。
【請求項２】
前記端末は、前記会議の進行内容をサマライズ化し、当該サマライズ化した情報を前記サーバーに送信する
ことを特徴とする請求項１に記載の会議システム。
【請求項３】
前記サーバーは、前記会議の進行内容をサマライズ化する
ことを特徴とする請求項１に記載の会議システム。
【請求項４】
前記サーバーは、前記抽出した複数の会議の開始時刻の時間差と終了時刻の時間差が第１の時間差以内の場合、前記複数の会議の進行内容のサマライズ化後に類似性のある会議があることを前記端末に報知する
ことを特徴とする請求項１に記載の会議システム。
【請求項５】
前記サーバーは、前記抽出した複数の会議の開始時刻の時間差が第１の時間差を超え、かつ当該会議の終了時刻の時間差が第１の時間差以内の場合であって、前記複数の会議のサマライズ化が可能なタイミングにおいて先に終了予定の会議の終了時刻まで第２の時間以上ある場合、前記タイミングでの前記会議の進行内容のサマライズ化後に類似性のある会議があることを前記端末に報知する
ことを特徴とする請求項１に記載の会議システム。
【請求項６】
前記サーバーは、前記抽出した複数の会議の開始時刻の時間差または終了時刻の時間差が第１の時間差を超える場合であって、前記複数の会議のサマライズ化が可能なタイミングにおいて先に終了予定の会議の終了時刻まで第２の時間未満であるかまたは先に終了予定の会議が終了している場合、前記タイミングでの後の会議の進行内容のサマライズ化後に類似性のある会議があることを前記端末に報知する
ことを特徴とする請求項１に記載の会議システム
【請求項７】
前記サーバーは、進行中の会議と、既に終了している会議との間に類似性があると判断した場合、前記進行中の会議のサマライズ化後に類似性のある会議があることを前記進行中の会議の会議室の前記端末および前記既に終了している会議の出席者の前記端末に報知する
ことを特徴とする請求項１に記載の会議システム。
【請求項８】
前記画像形成装置は、前記確認情報を入力するための入力部を有する
ことを特徴とする請求項１から７の何れか一項に記載の会議システム。
【請求項９】
前記画像形成装置は、前記サーバーにより抽出された前記類似性のある複数の会議分の部数を印刷する
ことを特徴とする請求項１から８の何れか一項に記載の会議システム。
【請求項１０】
前記画像形成装置は、前記サーバーにより抽出された前記類似性のある複数の会議分の進行内容を１枚の用紙に印刷する
ことを特徴とする請求項１から８の何れか一項に記載の会議システム。
【請求項１１】
前記端末は、前記会議の参加者が所有する端末または前記会議室に設置される端末である
ことを特徴とする請求項１から１０の何れか一項に記載の会議システム。
【請求項１２】
前記端末は、前記類似性のある会議の進行内容を前記画像形成装置で受け取るか否かを入力するための入力部を有する
ことを特徴とする請求項１１に記載の会議システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複数の端末とサーバーと画像形成装置とを備えた会議システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
一般に、オフィス内では日々多くの会議が行われている。これらの会議の中には、進行内容が重複していたり、進行内容が類似していたりする場合がある。この場合において、重複、類似している会議を組み合わせて開催することができれば、会議の効率化や相乗効果を図ることができる、と考えられる。
【０００３】
上述した問題に対処するために、例えば、特許文献１には、会議等のイベントの開催日程、出席対象ユーザーの情報等を管理テーブルで管理し、これらの情報を対象ユーザーに配信する画像形成装置が記載されている。この画像形成装置によれば、会議等のイベントに関連する会議資料等のイベントデータを対象ユーザー宛に適時に提供することができる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２０１１−０３５５６３号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、上記特許文献１に記載の従来における画像形成装置等では以下のような問題がある。すなわち、会議の開催場所や表題等の情報を取得できたとしても、重複、類似している会議を組み合わせて開催するというきっかけがないので、お互い知らない社員同士が自発的に複数の会議を組み合わせて開催することは難しいという問題があった。
【０００６】
そこで、本発明は、上記課題を解決するものであり、進行内容が類似している複数の会議を組み合わせて開催することが可能な会議システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明に係る会議システムは、複数の会議室で行われる会議の進行内容をそれぞれ取得する複数の端末と、前記複数の端末により取得された前記複数の会議の進行内容をサマライズ化した情報に基づいて類似性のある会議を抽出するサーバーと、前記サーバーにより抽出された類似性のある会議の進行内容を印刷する画像形成装置と、を備え、前記サーバーは、前記抽出した類似性のある会議の進行内容を前記画像形成装置で印刷することを前記端末に報知し、前記画像形成装置は、前記類似性のある会議の出席者が当該画像形成装置に来たことを示す確認情報に基づいて前記類似性のある会議の進行内容を印刷するものである。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、類似性のある会議がある場合に画像形成装置の設置場所に会議参加者を集合させるので、類似する会議を組み合わせて開催したり、類似する会議に参加したりすることができる。これにより、会議の効率化および相乗効果を図ることができる。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】本発明の一実施の形態に係る会議システムの構成例を示す図である。
【図２】会議システム端末の機能構成例を示すブロック図である。
【図３】サーバーの機能構成例を示すブロック図である。
【図４】画像形成装置の機能構成例を示すブロック図である。
【図５】類似性のある会議のサマライズ化および類似性の通知タイミング例を示す図である（その１）。
【図６】類似性のある会議のサマライズ化および類似性の通知タイミング例を示す図である（その２）。
【図７】類似性のある会議のサマライズ化および類似性の通知タイミング例を示す図である（その３）。
【図８】類似性のある会議のサマライズ化および類似性の通知タイミング例を示す図である（その４）。
【図９】会議システムの動作の一例を示すフローチャートである。
【図１０】会議システム端末の表示部に表示される類似する会議への参加を促す画面の一例を示す図である。
【図１１】画像形成装置の操作表示部に表示されるサマライズ情報の受け取りを承認した会議出席者が画像形成装置前に来たか否かを確認する画面の一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１０】
以下に添付図面を参照しながら、本発明の好適な実施の形態について詳細に説明する。
【００１１】
［会議システム１００の構成例］  
図１は、本発明に係る会議システム１００の構成の一例を示している。図１に示すように、会議システム１００は、会議システム端末２００，３００と、サーバー４００と、画像形成装置５００とを備えている。会議システム端末２００，３００とサーバー４００と画像形成装置５００とは、ネットワーク６００を介して互いに接続されている。ネットワーク６００は、例えばＬＡＮ（Local Area Network）や、インターネット、移動体通信ネットワーク等により構成することができる。また、ネットワーク６００は、有線で構成しても良いし、無線で構成しても良い。
【００１２】
会議システム端末２００は、第１の会議室Ａに設置されるプロジェクタや、第１の会議室Ａの会議に参加する会議出席者が所持しているパーソナルコンピュータやスマートフォン、タブレットコンピュータ等である。会議システム端末２００は、会議の進行内容をデータ化すると共に、データ化した会議の進行内容をサマライズ化する。なお、サマライズ化とは、会議の進行内容のまとめ、要約を意味している。また、会議システム端末２００は、他に類似する会議が開催されていることを第１の会議室Ａの会議出席者に知らせたり、類似する会議のサマライズ情報を画像形成装置５００まで受け取りに行くかを選択させたりする。なお、会議システム端末３００については、会議システム端末２００と略同一の構成であるため、詳細な説明については省略する。
【００１３】
サーバー４００は、例えばオフィス内や外部のクラウド上に設置され、会議システム端末２００，３００から送信される複数の会議のサマライズ情報に基づいて会議同士の類似性を判断し、会議システム端末２００，３００等に他に類似する会議が現在開催されていることを通知等する。なお、会議の類似性は、会議の進行内容中で使用されているワードの一致割合や会議資料等に基づいて判断できる。また、これ以外にも、公知の技術を採用することができる。
【００１４】
画像形成装置５００は、電子写真方式の複写機であり、オフィス内に設置されている。画像形成装置５００は、会議システム端末２００，３００から送信される印刷ジョブに基づいて印刷処理を行ったり、類似する会議の会議出席者同士が画像形成装置５００の前に集合（合流）した際に類似する会議のサマライズ情報を用紙に印刷したりする。
【００１５】
［会議システム端末２００のブロック構成例］  
図２は、会議システム端末２００の機能構成の一例を示すブロック図である。図２に示すように、会議システム端末２００は、制御部２１０と、記憶部２２０と、通信部２３０と、表示部２４０と、操作部２５０と、マイクロフォン２６０とを備えている。制御部２１０、記憶部２２０、通信部２３０、表示部２４０、操作部２５０およびマイクロフォン２６０のそれぞれは、バス２９０を介して互いに接続されている。
【００１６】
制御部２１０は、端末全体の動作を制御するものであり、ＣＰＵ（Central Processing Unit）２１２とＲＯＭ（Read Only Memory）２１４とＲＡＭ（Random Access Memory）２１６とを有している。ＣＰＵ２１２は、ＲＯＭ２１４や記憶部２２０等から読み出した端末動作を制御するためのプログラムやＯＳ、アプリケーション等をＲＡＭ２１６上に展開して所定の動作を実行する。また、ＣＰＵ２１２は、音声認識機能やサマライズ機能を備えており、後述するマイクロフォン２６０で生成された第１の会議室Ａの進行内容（会話）の音声データをサマライズ化してサマライズ情報を作成する。
【００１７】
記憶部２２０は、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）や不揮発性メモリ等から構成され、会議の進行内容の音声データや、この音声データをサマライズ化したサマライズ情報等のデータを記憶する。
【００１８】
通信部２３０は、ＮＩＣ（Network Interface Card）やモデム等で構成され、ネットワーク６００を介して接続されているサーバー４００や画像形成装置５００との間でデータ通信を行う。例えば、通信部２３０は、会議のサマライズ情報をサーバー４００に送信したり、進行内容が類似する会議情報をサーバー４００から受信したりする。
【００１９】
表示部２４０は、例えばＬＣＤ（Liquid Crystal Display）等で構成され、サーバー４００から送信される会議情報に基づいて、類似性のある会議が開催されていることを会議出席者に知らせるための画面をプリンタドライバ等を介して表示する。
【００２０】
操作部２５０は、キーボードやマウス等の入力装置から構成され、類似性のある会議のサマライズ情報を画像形成装置５００まで受け取りに行くか否かを示す入力情報や、印刷指示情報等を受け付ける。
【００２１】
マイクロフォン２６０は、第１の会議室Ａ内での会議の進行内容等に関する会話を電気信号の音声データに変換し、変換した音声データを制御部２１０に供給する。
【００２２】
［サーバー４００のブロック構成例］  
図３は、サーバー４００の機能構成の一例を示すブロック図である。図３に示すように、サーバー４００は、制御部４１０と、記憶部４２０と、通信部４３０とを備えている。制御部４１０、記憶部４２０および通信部４３０のそれぞれは、バス４９０を介して互いに接続されている。
【００２３】
制御部４１０は、装置全体の動作を制御するものであり、ＣＰＵ４１２とＲＯＭ４１４とＲＡＭ４１６とを有している。ＣＰＵ４１２は、ＲＯＭ４１４や記憶部４２０から読み出したＯＳプログラムをベースとし、その上でミドルウェアやアプリケーションプログラムを実行する。
【００２４】
記憶部４２０は、ＨＤＤや不揮発性メモリ等で構成され、各部を制御するプログラムや、会議システム端末２００，３００や画像形成装置５００との接続設定や中継等を行うプログラム等を記憶する。
【００２５】
通信部４３０は、ＮＩＣやモデム等で構成され、ネットワーク６００に接続されている会議システム端末２００，３００や画像形成装置５００との間でデータ通信を行う。例えば、通信部４３０は、会議システム端末２００，３００から各会議のサマライズ情報を受信したり、類似性のある会議への参加を促す会議情報を会議システム端末２００，３００に送信したりする。
【００２６】
［画像形成装置５００のブロック構成例］  
図４は、画像形成装置５００の機能構成の一例を示すブロック図である。図４に示すように、画像形成装置５００は、制御部５１０と、記憶部５２０と、通信部５３０と、操作表示部（操作パネル）５４０と、画像形成部５５０とを備えている。制御部５１０、記憶部５２０、通信部５３０、操作表示部５４０および画像形成部５５０のそれぞれは、バス５９０を介して互いに接続されている。
【００２７】
制御部５１０は、装置全体の動作を制御するものであり、ＣＰＵ５１２とＲＯＭ５１４とＲＡＭ５１６とを有している。ＣＰＵ５１２は、ＲＯＭ５１４や記憶部５２０等から読み出した印刷制御プログラム等をＲＡＭ５１６上に展開して所定の画像形成動作を実行する。
【００２８】
記憶部５２０は、ＨＤＤ等で構成され、印刷制御プログラムや、印刷ジョブ、印刷ジョブから生成した印刷データ、類似する会議のサマライズ情報等を記憶する。
【００２９】
通信部５３０は、ＮＩＣやモデム等で構成され、ネットワーク６００に接続されている会議システム端末２００，３００やサーバー４００との間でデータ通信を行う。例えば、通信部５３０は、サーバー４００から類似性のある会議のサマライズ情報を受信したり、会議システム端末２００，３００から印刷ジョブを受信したりする。
【００３０】
操作表示部５４０は、表示装置と入力装置とが組み合わされたタッチパネルと、その周辺部に設けられた複数の操作ボタンとから構成されている。操作表示部５４０は、類似する会議のサマライズ情報の受け取りを承諾した会議出席者が画像形成装置５００の前まで来たことを確認する確認画面を表示したり、この確認画面において会議出席者が画像形成装置５００の前まで来たことを示す承認情報（入力情報）を受け付けたりする。
【００３１】
画像形成部５５０は、会議システム端末２００，３００やサーバー４００から送信される印刷データに基づいて、帯電装置により帯電させた感光体ドラム上に露光装置によりレーザー光を照射して静電潜像を形成し、現像装置により静電潜像を現像してトナー像を形成した後、中間転写ベルトを介して用紙にトナー像を転写する。また、画像形成部５５０は、類似する会議のサマライズ情報の受け取りを承諾した会議出席者の全員の認証が確認された場合に、類似する会議のサマライズ情報を印刷する。
【００３２】
［類似性のある会議のサマライズ化および類似性の通知タイミング例］  
図５は、類似性のある会議の進行内容のサマライズ化および類似性の通知タイミングの一例を示している（その１）。図５に示すように、第１の会議室Ａでの会議は、時刻ｔ１（以下、開始時刻ｔ１という）に開始し、時刻ｔ４（以下、終了時刻という）に終了する。第２の会議室Ｂでの会議は、時刻ｔ２（以下、開始時刻ｔ２という）に開始し、時刻ｔ５（以下、終了時刻ｔ５という）に終了する。
【００３３】
第１の会議室Ａでの会議の開始時刻ｔ１と第２の会議室Ｂでの会議の開始時刻ｔ２とは略同一時刻であって、開始時刻ｔ１と開始時刻ｔ２との時間差ｄ１は予め設定された第１の時間差ｄｔｈ１以下である。また、第１の会議室Ａでの会議の終了時刻ｔ４と第２の会議室Ｂでの会議の終了時刻ｔ５とは略一時刻であって、終了時刻ｔ４と終了時刻ｔ５との時間差ｄ２も第１の時間差ｄｔｈ１以下である。第１の時間差ｄｔｈ１とは、その会議開催中において会議の進行内容のサマライズ化やその通知を行うのに必要な時間等を意味している。
【００３４】
このような条件の場合、第１および第２の会議室Ａ、Ｂの会議システム端末２００，３００は、両会議がある程度進行してサマライズ化が可能となったタイミングｔ３で、両会議の進行内容のサマライズ化を行う。ここで、サマライズ化が可能となったタイミングとは、例えば、各会議の報告予定者が報告を完了して参加者同士で議論を行う前である。また、サーバー４００は、これらの会議が類似している場合、会議システム端末２００，３００に対して類似する会議が開催されていることを知らせる会議情報を会議の開催中（タイミングｔ３後）に通知する。これにより、第１および第２の会議室Ａ、Ｂの会議出席者は、現在開催中の類似する会議のサマライズ情報を確認し、会議の続きを合同で実施するかどうかを検討できる。
【００３５】
図６は、類似性のある会議の進行内容のサマライズ化および類似性の通知タイミングの一例を示している（その２）。図６に示すように、第１の会議室Ａでの会議は、時刻ｔ６（以下、開始時刻ｔ６という）に開始し、時刻ｔ９（以下、終了時刻ｔ９という）に終了する。第２の会議室Ｂでの会議は、時刻ｔ７（以下、開始時刻ｔ７という）に開始し、時刻ｔ１０（以下、終了時刻ｔ１０という）に終了する。
【００３６】
第１の会議室Ａでの会議の開始時刻ｔ６と第２の会議室Ｂでの会議の開始時刻ｔ７との時間差ｄ３は予め設定された第１の時間差ｄｔｈ１を超えている。また、第１の会議室Ａでの会議の終了時刻ｔ９と第２の会議室Ｂでの会議の終了時刻ｔ１０との時間差ｄ４は第１の時間差ｄｔｈ１以下である。この場合、両会議の開始時刻に一定の時間差はあるが、両会議の重複時間は一定時間以上ある。
【００３７】
また、後に開始される第２の会議室Ｂでの会議の進行内容のサマライズ化が可能なタイミングｔ８は、先に終了予定の第１の会議室Ａでの終了時刻ｔ９（終了予定時刻）までの時間差ｄ５が、予め設定された第２の時間差ｄｔｈ２以上である。なお、第２の時間差ｄｔｈ２とは、会議のサマライズ化や類似性の会議の通知を行うことが可能な時間を意味している。
【００３８】
このような条件の場合、第１および第２の会議室Ａ、Ｂの会議システム端末２００，３００は、両会議がある程度進行してサマライズ化が可能となったタイミングｔ８で、両会議の進行内容のサマライズ化を行う。また、サーバー４００は、これらの会議が類似している場合、会議システム端末２００，３００に対して類似する会議が開催されていることを知らせる会議情報を会議の開催中（タイミングｔ８後）に通知する。これにより、第１および第２の会議室Ａ、Ｂの会議出席者は、現在開催中の会議のサマライズ情報を確認し、会議の続きを合同で実施するかどうかを検討できる。なお、会議の進行内容のサマライズ化は、同時ではなく、互いの会議のサマライズ化が可能となった時点で行っても良い。
【００３９】
図７は、類似性のある会議の進行内容のサマライズ化および類似性の通知タイミングの一例を示している（その３）。図７に示すように、第１の会議室Ａでの会議は、時刻ｔ１１（以下、開始時刻ｔ１１という）に開始し、時刻ｔ１３（以下、終了時刻ｔ１３という）に終了する。第２の会議室Ｂでの会議は、時刻ｔ１２（以下、開始時刻ｔ１２という）に開始し、時刻ｔ１５（以下、終了時刻ｔ１５という）に終了する。
【００４０】
第１の会議室Ａでの会議の開始時刻ｔ１１と第２の会議室Ｂでの会議の開始時刻ｔ１２との時間差ｄ６は予め設定された第１の時間差ｄｔｈ１を超えている。また、後に開始される第２の会議室Ｂでの会議の進行内容のサマライズ化が可能なタイミングｔ１４では、第１の会議室Ａでの会議が終了している。
【００４１】
このような条件の場合、第１および第２の会議室Ａ、Ｂの会議システム端末２００，３００は、後発の第２の会議室Ｂでの会議の進行内容のサマライズ化が可能なタイミングｔ１４で、両会議の進行内容のサマライズ化を行う。なお、第１および第２の会議室Ａ，Ｂの会議システム端末２００では、会議のサマライズ化が可能となった時点で会議の進行内容のサマライズ化を行うようにしても良い。また、サーバー４００は、これらの会議が類似している場合、会議システム端末３００に対して類似する会議が開催されていることを知らせる会議情報を会議の開催中（タイミングｔ１４後）に通知する。また、サーバー４００は、開催済みの第１の会議室Ａの会議出席者に対して、会議出席者が所持する会議システム端末２００等に上述した会議情報を通知する。これにより、開催済みの第１の会議室Ａの会議出席者を、開催中の会議室Ｂの会議に呼び込むことや、次回の会議を合同で実施するかどうかを検討できる。
【００４２】
なお、後に開始される第２の会議室Ｂでの会議の進行内容のサマライズ化が可能なタイミングｔ１４において、先に終了予定の第１の会議室Ａでの終了時刻ｔ１３（終了予定時刻）までの時間差が、予め設定された第２の時間差ｄｔｈ２未満の場合にも、上述したタイミングで会議の進行内容のサマライズ化等を行うことができる。
【００４３】
図８は、類似性のある会議の進行内容のサマライズ化および類似性の通知タイミングの一例を示している（その４）。図８に示すように、第１の会議室Ａでの会議は、時刻ｔ１６（以下、開始時刻ｔ１６という）に開始し、時刻ｔ１７（以下、終了時刻ｔ１７という）に終了する。第２の会議室Ｂでの会議は、時刻ｔ１８（以下、開始時刻ｔ１８という）に開始し、時刻ｔ２０（以下、終了時刻ｔ２０という）に終了する。
【００４４】
このような条件の場合、第１および第２の会議室Ａ、Ｂの会議システム端末２００，３００は、進行中の第２の会議室Ｂでの会議後のサマライズ化が可能なタイミングｔ１９で、両会議の進行内容のサマライズ化を行う。なお、第１の会議室Ａの会議システム端末２００では、過去の会議の開催中のサマライズ化が可能となった時点で会議の進行内容のサマライズ化を行うようにしても良い。また、サーバー４００は、これらの会議が類似している場合、会議システム端末３００に対して類似する会議が開催されていることを知らせる会議情報を会議の開催中（タイミングｔ１９後）に通知する。また、サーバー４００は、開催済みの第１の会議室Ａの会議出席者に対して、会議出席者が所持する会議システム端末２００等に上述した会議情報を通知する。これにより、開催済みの第１の会議室Ａの会議出席者を、開催中の会議室Ｂの会議に呼び込むことや、次回の会議を合同で実施するかどうかを検討できる。
【００４５】
［会議システム１００の動作例］  
図９は、会議システム１００の動作の一例を示すフローチャートである。なお、以下では、第１および第２の会議室Ａ，Ｂでの会議についてメインで説明しているが、これに限定されるものではない。
【００４６】
図９に示すように、ステップＳ１００において、会議システム端末２００，３００は、会議の開始に伴い、会議の進行を監視すると共に、会議での報告者による進行（報告）内容をデータ化して音声データを生成する。
【００４７】
ステップＳ１１０において、会議システム端末２００，３００は、会議の進行内容のサマライズ化が可能か否かを判断する。例えば、報告者による報告が完了した時点でサマライズ化が可能であると判断する。会議システム端末２００，３００は、報告者による報告が終了していない場合、会議の進行内容のサマライズ化が可能でないと判断し、会議の進行を継続して監視する。一方、報告者による報告が終了したと判断した場合、会議の進行内容のサマライズ化が可能であると判断してステップＳ１２０に進む。
【００４８】
ステップＳ１２０において、会議システム端末２００，３００は、会議の進行内容に基づく音声データをサマライズ化することでサマライズ情報を作成し、作成したサマライズ情報をネットワーク６００を介してサーバー４００に送信する。これにより、サーバー４００には、各会議のサマライズ情報が集約される。
【００４９】
ステップ１３０において、サーバー４００は、会議システム端末２００，３００から送信された現在開催中の各会議のサマライズ情報に基づいて複数の会議の中に類似性のある会議があるか否かを判断する。サーバー４００は、現在開催中の会議の中に類似性のある会議があると判断した場合、ステップＳ１４０に進む。ステップＳ１４０において、サーバー４００は、現在開催中の複数の会議の中から類似性のある会議を抽出する。なお、本例では、第１および第２の会議室Ａ，Ｂで開催されている会議の進行内容が類似しているものとする。また、会議の進行内容の類似には、進行内容の一部または全部が重複している場合も含まれる。
【００５０】
ステップＳ１５０において、サーバー４００は、抽出した類似性のある会議の第１および第２の会議室Ａ，Ｂに設けられた会議システム端末２００，３００に対して、現在類似している会議が開催中であることを示す類似会議情報をネットワーク６００を介して送信する。
【００５１】
ステップＳ１６０において、会議システム端末２００，３００は、類似性のある会議の情報を受信し、表示部２４０の画面に類似する会議への参加を促す情報を表示する。図１０は、会議システム端末２００の表示部２４０に表示される画面の一例を示している。図１０に示すように、表示部２４０の画面上には、（i）現在、類似する会議が開催されていること、（ii）類似性のある会議の進行内容のサマライズ情報が画像形成装置５００に出力されること、（iii）サマライズ情報を画像形成装置５００まで受け取り行くことが必要であることが表示される。さらに、表示部２４０の画面上には、サマライズ情報の受け取りを承諾する承諾ボタン２４２、サマライズ情報の受け取りを拒否する拒否ボタン２４４が表示される。なお、このとき、画面上に、類似する会議名、開催場所等の一覧を表示するようにしても良い。
【００５２】
図９に戻り、ステップＳ１７０において、会議システム端末２００，３００は、表示部２４０に表示されるサマライズ情報の受け取りを承諾する承諾ボタン２４２が会議出席者により選択されたか否かを判断する。会議システム端末２００，３００は、拒否ボタン２４４が選択された場合、類似する会議に参加する意思がないと判断し、一連の処理を終了する。一方、承諾ボタン２４２が選択された場合、類似する会議に参加する意思があると判断してステップＳ１８０に進む。
【００５３】
このとき、会議システム端末２００，３００は、承諾ボタン２４２の選択に基づく承諾情報をサーバー４００に送信する。サーバー４００は、受信した承諾情報に基づいて対応する送信元の会議のサマライズ情報や会議名等を画像形成装置５００に送信する。
【００５４】
ステップ１８０において、画像形成装置５００は、サーバー４００から送信される会議のサマライズ情報等を受信し、操作表示部５４０の画面上に類似する会議のサマライズ情報の受け取りを承諾した会議出席者の集合を確認するための確認画面等を表示する。
【００５５】
図１１は、画像形成装置５００の操作表示部５４０の画面上に表示される確認画面の一例を示している。図１１に示すように、操作表示部５４０の画面上には、類似する会議のうちサマライズ情報の受け取りを承認した会議名の一覧が表示される。会議出席者は、操作表示部５４０で自身が出席している会議名をタッチ操作し、ＯＫボタン２５４を選択する。
【００５６】
図９に戻り、ステップＳ１９０において、画像形成装置５００は、操作表示部５４０において会議出席者が画像形成装置５００の前に来て全員の認証が行われ、全員の認証情報が確認されたか否かを判断する。つまり、操作表示部５４０に表示される全ての会議名が選択されたか否かを判断する。画像形成装置５００は、全員の認証が行われていないと判断した場合、全員の認証が行われるまで待機する。このとき、タイマーを設定し、タイマーが経過した場合、承諾を選択した会議出席者が何等かの理由により画像形成装置５００の前に来られないと判断し、ステップＳ２００に進むようにしても良い。
【００５７】
一方、画像形成装置５００は、全員の認証が行われたと判断した場合、ステップＳ２００に進む。ステップＳ２００において、画像形成装置５００は、印刷設定を、サーバー４００により抽出された会議数および通知者数に合わせて設定する。
【００５８】
ステップＳ２１０において、画像形成装置５００は、全員の認証情報の受け付けを確認すると、設定された印刷設定に基づいて類似性のある会議のサマライズ情報を用紙に印刷する。このとき、類似する全ての会議のサマライズ情報を１枚の用紙に印刷するようにしても良い（抽出会議数  ｉｎ  １）。
【００５９】
これに対し、ステップ１３０において、サーバー４００は、現在開催中の会議の中に類似する会議がないと判断した場合、ステップＳ２２０に進む。ステップＳ２２０において、サーバー４００は、過去開催済みの会議の中に類似する会議があるか否かを判断する。サーバー４００は、過去開催済みの会議の中に類似性のある会議がないと判断した場合、一連の処理を終了する。
【００６０】
一方、サーバー４００は、過去開催済みの会議の中に類似性のある会議があると判断した場合、ステップＳ２３０に進む。サーバー４００は、ステップＳ２３０において過去開催済みの会議の中から類似する会議を抽出し、ステップＳ２４０において抽出した類似する現在開催中および過去開催済みの会議の会議室に設けられた会議システム端末に類似する会議があることを示す類似会議情報をネットワーク６００を介して送信する。ステップＳ２４０が終了したら、ステップＳ１６０に進み、上述したステップＳ１６０〜Ｓ２１０までの処理を実行する。
【００６１】
以上説明したように、本実施の形態によれば、会議出席者に対して、類似性のある会議が存在すること、およびこの会議に興味がある場合には画像形成装置５００の前に集合することを通知するので、画像形成装置５００の設置場所でお互い知らない社員同士が会うきっかけを作ることができる。これにより、画像形成装置５００に集まった社員同士が、類似する会議の印刷されたサマライズ情報をお互いに確認しあうことで、それぞれの会議を組み合わせて開催するかどうか判断することができる。その結果、会議を組み合わせられる場合には、会議の効率化および相乗効果を図ることができる。
【００６２】
なお、本発明を実施の形態を用いて説明したが、本発明の技術的範囲は、上述した実施の形態に記載の範囲には限定されない。本発明の趣旨を逸脱しない範囲で、上述した実施の形態に、多様な変更または改良を加えることが可能である。例えば、上述した実施の形態では、会議システム端末２００，３００が会議の進行内容のサマライズ化を行ったが、これに限定されることはなく、サーバー４００側で会議の進行内容のサマライズ化を行うようにしても良い。
【００６３】
また、上述した実施の形態では、会議システム端末２００，３００に対する類似性のある会議の通知を表示部２４０の画面等で行っていたが、これに限定されることはない。例えば、会議室に設置されている会議システム端末２００，３００から音声で伝えたり、画像をスクリーンに映し出して伝えるようにしても良い。
【００６４】
また、上述した実施の形態では、画像形成装置５００の前に会議出席者が集合したか否かを操作表示部５４０により行ったが、これに限定されることはない。例えば、画像形成装置５００の認証機能を用いた方法を用いても良い。認証機能では、認証カードなどをかざすことで個人を特定し、会議システム上の会議出席者と照合することで、抽出した会議の出席者かどうかを判別することができる。
【００６５】
また、上述した実施の形態では、各会議の進行内容をサマライズ化した後に会議の類似性を判断するようにしたが、これに限定されることはない。例えば、会議の報告の内容をサマライズ化せずにそのまま用いて類似性を判断するようにしても良い。
【００６６】
さらに、上述した実施の形態では、画像形成装置５００において類似する会議のサマライズ情報を用紙に印刷するようにしたが、これに限定されることはない。例えば、操作表示部５４０の画面上での会議出席者の全員の認証が完了したら、画面を切り替えて類似する会議のサマライズ情報を表示するようにしても良い。
【符号の説明】
【００６７】
１００  会議システム
２００，３００  会議システム端末
２４０  表示部
２５０  操作部（入力部）
４００  サーバー
５００  画像形成装置
５４０  操作表示部（入力部）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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