(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを介して、情報端末および複数の機器の各々と接続可能な情報処理装置であって、
前記ネットワークを利用して実施する会議の識別情報ごとに、前記会議に参加したユーザと、前記ユーザが前記会議に参加した時刻を示す入室時刻情報と、前記ユーザが前記会議から退出した時刻を示す退室時刻情報とを対応付けた入退室情報を記憶する入退室情報記憶手段と、
前記会議に参加している前記情報端末から、前記機器に実行させる処理と、前記処理で扱うデータと、前記処理を実行する前記機器とを指定する指示情報を受け付ける受付手段と、
前記受付手段で受け付けた前記指示情報に基づき、前記指示情報で指定された前記機器に対して、前記指示情報で指定された前記データを用いて、前記指示情報で指定された前記処理の実行を命令するジョブを生成する生成手段と、
前記生成手段により生成された前記ジョブを、対象となる前記機器に実行させる制御を行う実行制御手段と、
前記ジョブの実行履歴として、前記データと、前記データの処理開始時刻及び処理終了時刻を含む処理時間情報と、を少なくとも対応付けた履歴情報を記憶する履歴情報記憶手段と、
前記履歴情報と、前記入退室情報とを用いて、前記履歴情報に含まれる前記データと前記ユーザとの組み合わせごとに、前記処理時間情報が示す時間に対する、前記入室時刻情報が示す時刻から前記退室時刻情報が示す時刻までの時間の割合を示す処理中滞在割合を算出する算出手段と、
算出した前記処理中滞在割合が閾値以上である１以上の前記ユーザを特定する特定手段と、
前記データごとに、特定された１以上の前記ユーザを対応付けたユーザ一覧を示す関連情報を生成する関連情報生成手段と、を備える、
情報処理装置。
【請求項２】
前記会議の識別情報ごとに、前記情報端末の識別情報と、前記ユーザのメールアドレスを示すアドレス情報と、前記ユーザを示すユーザ名とを少なくとも対応付けた接続者情報を記憶する接続者情報記憶手段と、
前記データおよび前記関連情報は、表示単位のサイズを示すページデータの集合を示すファイルであり、前記データの前記ファイルと、生成した前記関連情報の前記ファイルとを格納した、前記ファイルの集合を示すフォルダを前記データごとに生成するフォルダ生成手段と、
生成した１以上の前記フォルダを前記情報端末に送信する送信手段と、をさらに備え、
前記関連情報生成手段は、前記接続者情報を参照して、さらに前記ユーザに紐付く前記アドレス情報を対応付けた前記関連情報を生成し、
前記フォルダ生成手段が生成する１以上の前記フォルダは、前記フォルダを開封した場合に、格納された前記関連情報の前記ファイルに含まれる１以上の前記ユーザの前記アドレス情報を送信先とし、格納された前記データの前記ファイルを添付したメールを生成する、
請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記フォルダ生成手段は、前記データごとの前記関連情報を比較し、前記ユーザ一覧が一致する場合には、一致した複数の前記データの前記ファイルと、一致したうちの１つの前記関連情報の前記ファイルと、を前記フォルダに格納する、
請求項２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記フォルダ生成手段は、前記データごとの前記関連情報を参照し、前記ユーザごとに、前記ユーザに紐付いた１以上の前記データの前記ファイルと、該ユーザの前記アドレス情報だけを含む前記関連情報の前記ファイルと、をそれぞれの前記フォルダに格納する、
請求項２に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記処理は、前記データを表示する表示処理であり、
前記ユーザのメールアドレスを示すアドレス情報ごとに、前記会議の識別情報と、前記データと、前記データの特定情報とを対応付けた会議資料対応情報を記憶する会議資料記憶手段を、さらに備え、
前記履歴情報は、表示された前記データを前記会議資料記憶手段に蓄積した前記ユーザを示す蓄積情報と、該データが印刷された時に前記会議に参加していた前記ユーザを示す印刷情報と、をさらに含み、
前記特定手段は、
前記処理中滞在割合が閾値以上でない場合でも前記蓄積情報で示される前記ユーザを特定し、
前記処理中滞在割合が閾値以上でない場合でも前記印刷情報で示される前記ユーザを特定する、
請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記受付手段で、会議終了を指示する会議終了情報を受け付けた場合に、
前記算出手段で、前記処理中滞在割合を算出し、
前記特定手段で、１以上の前記ユーザを特定し、
前記関連情報生成手段で、前記関連情報を生成し、
前記フォルダ生成手段で、前記フォルダを生成し、
前記送信手段で、前記フォルダを前記情報端末に送信する、
請求項２に記載の情報処理装置。
【請求項７】
情報処理装置と、情報端末と、複数の機器とを含み、これらがネットワークを介して接続可能なシステムであって、
前記情報処理装置は、
前記ネットワークを利用して実施する会議の識別情報ごとに、前記会議に参加したユーザと、前記ユーザが前記会議に参加した時刻を示す入室時刻情報と、前記ユーザが前記会議から退出した時刻を示す退室時刻情報とを対応付けた入退室情報を記憶する入退室情報記憶手段と、
前記会議に参加している前記情報端末から、前記機器に実行させる処理と、前記処理で扱うデータと、前記処理を実行する前記機器とを指定する指示情報を受け付ける受付手段と、
前記受付手段で受け付けた前記指示情報に基づき、前記指示情報で指定された前記機器に対して、前記指示情報で指定された前記データを用いて、前記指示情報で指定された前記処理の実行を命令するジョブを生成する生成手段と、
前記生成手段により生成された前記ジョブを、対象となる前記機器に実行させる制御を行う実行制御手段と、
前記ジョブの実行履歴として、前記データと、前記データの処理開始時刻及び処理終了時刻を含む処理時間情報と、を少なくとも対応付けた履歴情報を記憶する履歴情報記憶手段と、
前記履歴情報と、前記入退室情報とを用いて、前記履歴情報に含まれる前記データと前記ユーザとの組み合わせごとに、前記処理時間情報が示す時間に対する、前記入室時刻情報が示す時刻から前記退室時刻情報が示す時刻までの時間の割合を示す処理中滞在割合を算出する算出手段と、
算出した前記処理中滞在割合が閾値以上である１以上の前記ユーザを特定する特定手段と、
前記データごとに、特定された１以上の前記ユーザを対応付けたユーザ一覧を示す関連情報を生成する関連情報生成手段と、
前記データおよび前記関連情報は、表示単位のサイズを示すページデータの集合を示すファイルであり、前記データの前記ファイルと、生成した前記関連情報の前記ファイルとを格納した、前記ファイルの集合を示すフォルダを前記データごとに生成するフォルダ生成手段と、
生成した１以上の前記フォルダを前記情報端末に送信する送信手段と、を備え、
前記情報端末は、
前記情報処理装置から受信した前記フォルダを受け付ける受付手段と、
前記フォルダに格納された前記関連情報の前記ファイルに含まれる１以上の前記ユーザを送信先とし、格納された前記データの前記ファイルを添付したメールを配信する配信手段と、を備える、
システム。
【請求項８】
前記情報処理装置は、
前記会議の識別情報ごとに、前記情報端末の識別情報と、前記ユーザのメールアドレスを示すアドレス情報と、前記ユーザを示すユーザ名とを少なくとも対応付けた接続者情報を記憶する接続者情報記憶手段を、さらに備え、
前記関連情報生成手段は、前記接続者情報を参照して、さらに前記ユーザに紐付く前記アドレス情報を対応付けた前記関連情報を生成し、
前記フォルダ生成手段が生成する１以上の前記フォルダは、前記フォルダを開封した場合に、格納された前記関連情報の前記ファイルに含まれる１以上の前記ユーザの前記アドレス情報を送信先とし、格納された前記データの前記ファイルを添付したメールを生成する、
請求項７に記載のシステム。
【請求項９】
ネットワークを介して、情報端末および複数の機器の各々と接続可能な情報処理装置の情報処理方法であって、
前記ネットワークを利用して実施する会議の識別情報ごとに、前記会議に参加したユーザと、前記ユーザが前記会議に参加した時刻を示す入室時刻情報と、前記ユーザが前記会議から退出した時刻を示す退室時刻情報とを対応付けた入退室情報を記憶する入退室情報記憶ステップと、
前記会議に参加している前記情報端末から、前記機器に実行させる処理と、前記処理で扱うデータと、前記処理を実行する前記機器とを指定する指示情報を受け付ける受付ステップと、
前記受付ステップで受け付けた前記指示情報に基づき、前記指示情報で指定された前記機器に対して、前記指示情報で指定された前記データを用いて、前記指示情報で指定された前記処理の実行を命令するジョブを生成する生成ステップと、
前記生成ステップにより生成された前記ジョブを、対象となる前記機器に実行させる制御を行う実行制御ステップと、
前記ジョブの実行履歴として、前記データと、前記データの処理開始時刻及び処理終了時刻を含む処理時間情報と、を少なくとも対応付けた履歴情報を記憶する履歴情報記憶ステップと、
前記履歴情報と、前記入退室情報とを用いて、前記履歴情報に含まれる前記データと前記ユーザとの組み合わせごとに、前記処理時間情報が示す時間に対する、前記入室時刻情報が示す時刻から前記退室時刻情報が示す時刻までの時間の割合を示す処理中滞在割合を算出する算出ステップと、
算出した前記処理中滞在割合が閾値以上である１以上の前記ユーザを特定する特定ステップと、
前記データごとに、特定された１以上の前記ユーザを対応付けたユーザ一覧を示す関連情報を生成する関連情報生成ステップと、を含む、
情報処理方法。
【請求項１０】
前記会議の識別情報ごとに、前記情報端末の識別情報と、前記ユーザのメールアドレスを示すアドレス情報と、前記ユーザを示すユーザ名とを少なくとも対応付けた接続者情報を記憶する接続者情報記憶ステップと、
前記データおよび前記関連情報は、表示単位のサイズを示すページデータの集合を示すファイルであり、前記データの前記ファイルと、生成した前記関連情報の前記ファイルとを格納した、前記ファイルの集合を示すフォルダを前記データごとに生成するフォルダ生成ステップと、
生成した１以上の前記フォルダを前記情報端末に送信する送信ステップと、をさらに備え、
前記関連情報生成ステップは、前記接続者情報を参照して、さらに前記ユーザに紐付く前記アドレス情報を対応付けた前記関連情報を生成し、
前記フォルダ生成ステップが生成する１以上の前記フォルダは、前記フォルダを開封した場合に、格納された前記関連情報の前記ファイルに含まれる１以上の前記ユーザの前記アドレス情報を送信先とし、格納された前記データの前記ファイルを添付したメールを生成する、
請求項９に記載の情報処理方法。
【請求項１１】
ネットワークを介して、情報端末および複数の機器の各々と接続可能な情報処理装置に、
前記ネットワークを利用して実施する会議の識別情報ごとに、前記会議に参加したユーザと、前記ユーザが前記会議に参加した時刻を示す入室時刻情報と、前記ユーザが前記会議から退出した時刻を示す退室時刻情報とを対応付けた入退室情報を記憶する入退室情報記憶ステップと、
前記会議に参加している前記情報端末から、前記機器に実行させる処理と、前記処理で扱うデータと、前記処理を実行する前記機器とを指定する指示情報を受け付ける受付ステップと、
前記受付ステップで受け付けた前記指示情報に基づき、前記指示情報で指定された前記機器に対して、前記指示情報で指定された前記データを用いて、前記指示情報で指定された前記処理の実行を命令するジョブを生成する生成ステップと、
前記生成ステップにより生成された前記ジョブを、対象となる前記機器に実行させる制御を行う実行制御ステップと、
前記ジョブの実行履歴として、前記データと、前記データの処理開始時刻及び処理終了時刻を含む処理時間情報と、を少なくとも対応付けた履歴情報を記憶する履歴情報記憶ステップと、
前記履歴情報と、前記入退室情報とを用いて、前記履歴情報に含まれる前記データと前記ユーザとの組み合わせごとに、前記処理時間情報が示す時間に対する、前記入室時刻情報が示す時刻から前記退室時刻情報が示す時刻までの時間の割合を示す処理中滞在割合を算出する算出ステップと、
算出した前記処理中滞在割合が閾値以上である１以上の前記ユーザを特定する特定ステップと、
前記データごとに、特定された１以上の前記ユーザを対応付けたユーザ一覧を示す関連情報を生成する関連情報生成ステップと、
を実行させるためのプログラム。
【請求項１２】
前記会議の識別情報ごとに、前記情報端末の識別情報と、前記ユーザのメールアドレスを示すアドレス情報と、前記ユーザを示すユーザ名とを少なくとも対応付けた接続者情報を記憶する接続者情報記憶ステップと、
前記データおよび前記関連情報は、表示単位のサイズを示すページデータの集合を示すファイルであり、前記データの前記ファイルと、生成した前記関連情報の前記ファイルとを格納した、前記ファイルの集合を示すフォルダを前記データごとに生成するフォルダ生成ステップと、
生成した１以上の前記フォルダを前記情報端末に送信する送信ステップと、をさらに含み、
前記関連情報生成ステップは、前記接続者情報を参照して、さらに前記ユーザに紐付く前記アドレス情報を対応付けた前記関連情報を生成し、
前記フォルダ生成ステップが生成する１以上の前記フォルダは、前記フォルダを開封した場合に、格納された前記関連情報の前記ファイルに含まれる１以上の前記ユーザの前記アドレス情報を送信先とし、格納された前記データの前記ファイルを添付したメールを生成する、
請求項１１に記載のプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置、システム、情報処理方法およびプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、近傍空間内にあるオフィス機器(プロジェクタ、ＭＦＰ／ＬＰ、インテリジェンスホワイトボード等)と、会議参加者が所有するユーザ端末(ＰＣ、スマートフォン、タブレット等)とをネットワークで接続した会議システムが知られている。このような会議システムでは、会議中は会議参加者のユーザ端末で会議資料を共有し、セキュリティの観点から会議終了後に会議システムが会議資料を削除し、その後は会議主催者だけが会議資料の閲覧・編集を行える技術が知られている。
【０００３】
例えば特許文献１には、会議に用いる電子化された会議資料の格納や参照など、会議資料の利用の便宜を図ることができる会議資料管理装置が開示されている。特許文献１に記載の会議資料管理装置は、日時を入力指定するだけで、ユーザがその日時に参加していた会議に関連した会議資料の格納先を特定することができるものである。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
セキュリティの観点から会議終了時に会議資料が削除され、その後には会議主催者だけが会議資料にアクセスできる従来の会議システムでは、会議終了後に会議参加者に対して関連する資料を配布したい場合、会議資料と会議参加者を対応付けることができず、会議参加者に関連する会議資料を容易に配布することができない、という問題があった。
【０００５】
特許文献１に開示されている会議資料管理装置は、日時から参加者に関連する会議資料の格納先を特定することはできるが、会議終了後に会議参加者に対して関連する会議資料を容易に配布することはできない。
【０００６】
本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、会議資料と会議参加者を対応付けることができ、会議終了後に会議資料に関連する会議参加者に対して容易に会議資料の配付を行うことができる情報処理装置、システム、情報処理方法およびプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明は、ネットワークを介して、情報端末および複数の機器の各々と接続可能な情報処理装置であって、前記ネットワークを利用して実施する会議の識別情報ごとに、前記会議に参加したユーザと、前記ユーザが前記会議に参加した時刻を示す入室時刻情報と、前記ユーザが前記会議から退出した時刻を示す退室時刻情報とを対応付けた入退室情報を記憶する入退室情報記憶手段と、前記会議に参加している前記情報端末から、前記機器に実行させる処理と、前記処理で扱うデータと、前記処理を実行する前記機器とを指定する指示情報を受け付ける受付手段と、前記受付手段で受け付けた前記指示情報に基づき、前記指示情報で指定された前記機器に対して、前記指示情報で指定された前記データを用いて、前記指示情報で指定された前記処理の実行を命令するジョブを生成する生成手段と、前記生成手段により生成された前記ジョブを、対象となる前記機器に実行させる制御を行う実行制御手段と、前記ジョブの実行履歴として、前記データと、前記データの処理開始時刻及び処理終了時刻を含む処理時間情報と、を少なくとも対応付けた履歴情報を記憶する履歴情報記憶手段と、前記履歴情報と、前記入退室情報とを用いて、前記履歴情報に含まれる前記データと前記ユーザとの組み合わせごとに、前記処理時間情報が示す時間に対する、前記入室時刻情報が示す時刻から前記退室時刻情報が示す時刻までの時間の割合を示す処理中滞在割合を算出する算出手段と、算出した前記処理中滞在割合が閾値以上である１以上の前記ユーザを特定する特定手段と、前記データごとに、特定された１以上の前記ユーザを対応付けたユーザ一覧を示す関連情報を生成する関連情報生成手段と、を備える。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、会議終了後に会議資料に関連する会議参加者に対して容易に会議資料の配付を行うことができる、という有利な効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】図１は、システムの構成の一例を示す図である。
【図２】図２は、情報端末のハードウェア構成の一例を示す図である。
【図３】図３は、情報端末が有する機能の一例を示す図である。
【図４】図４は、クライアントアプリケーションが有する機能の一例を示す図である。
【図５】図５は、情報処理サーバのハードウェア構成の一例を示す図である。
【図６】図６は、情報処理サーバが有する機能の一例を示す図である。
【図７】図７は、履歴情報の一例を示す図である。
【図８】図８は、システムの動作手順の一例を示すシーケンス図である。
【図９】図９は、履歴情報の一例を示す図である。
【図１０】図１０は、履歴情報の一例を示す図である。
【図１１】図１１は、履歴情報の一例を示す図である。
【図１２】図１２は、システムの動作手順の一例を示すシーケンス図である。
【図１３】図１３は、履歴情報の一例を示す図である。
【図１４】図１４は、履歴情報の一例を示す図である。
【図１５】図１５は、履歴情報の一例を示す図である。
【図１６】図１６は、接続者情報の一例を示す図である。
【図１７】図１７は、入退室情報の一例を示す図である。
【図１８】図１８は、入退室情報の生成処理の一例を示すフローチャートである。
【図１９】図１９は、ユーザの会議参加時間と画像ファイルの表示時間との関係の一例を示す概念図である。
【図２０】図２０は、画像ファイルごとに、全てのユーザについて該画像ファイルを表示中に会議に参加していた時間の割合の一例を示す図である。
【図２１】図２１は、画像ファイルごとに、全てのユーザについて該画像ファイルを表示中に会議に参加していた時間の割合の一例を示す図である。
【図２２】図２２は、画像ファイルごとに、全てのユーザについて該画像ファイルを表示中に会議に参加していた時間の割合の一例を示す図である。
【図２３】図２３は、画像ファイルごとに、ユーザのデータ表示中滞在割合と、蓄積情報と、印刷情報とを対応付けた対応情報の一例を示す図である。
【図２４】図２４は、関連情報の一例を示す図である。
【図２５】図２５は、関連情報の一例を示す図である。
【図２６】図２６は、フォルダ生成部が生成するフォルダのデータ構造の一例を示す図である。
【図２７】図２７は、フォルダを開封した場合に情報端末に表示されるＵＩ画面の一例を示す図である。
【図２８】図２８は、関連情報とフォルダの生成処理の一例を示すフローチャートである。
【図２９】図２９は、ステップＳ４３〜ステップＳ４６の詳細な処理フローの一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１０】
以下、添付図面を参照しながら、本発明に係る情報処理装置、システム、情報処理方法およびプログラムの実施形態を詳細に説明する。
【００１１】
図１は、本実施形態のシステム１００の構成の一例を示す図である。本実施形態のシステム１００は、論理的に閉じた環境のネットワーク会議システムとして構築されている。図１に示すように、システム１００は、情報処理サーバ１０、仲介機２０、情報端末３０、プロジェクタ４０、電子黒板５０、ＭＦＰ６０を備える。情報処理サーバ１０、仲介機２０、プロジェクタ４０、電子黒板５０、ＭＦＰ６０は会議用ネットワーク７０（以下、単に「ネットワーク７０」と称する）を介して接続されている。仲介機２０は例えばアクセスポイントであり、仲介機２０が発する電波の届く範囲を「結界」と称する場合がある。仲介機２０は、Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標）やＷｉＦｉ（登録商標）などの無線通信技術を利用して、結界に存在する情報端末３０（会議参加者が利用する情報端末３０）をネットワーク７０に接続するための仲介手段である。
【００１２】
説明の便宜上、図１では、１台の情報端末３０が例示されているが、これに限らず、仲介機２０を介してネットワーク７０に接続される情報端末３０の台数は任意である。また、図１の例では、システム１００に含まれる機器として、プロジェクタ４０、電子黒板５０、ＭＦＰ６０を例に挙げているが、これに限らず、システム１００に含まれる機器の種類や数は任意に変更可能である。要するに、システム１００は、情報処理サーバ１０から受け付けたデータの処理を実行する１以上の機器を含む形態であればよい。
【００１３】
まず、情報端末３０の構成を説明する。図２は、情報端末３０のハードウェア構成の一例を示す図である。情報端末３０は、例えばスマートフォンやタブレットなどの可搬型の多機能デバイス（スマートデバイス）で構成される。図２に示すように、情報端末３０は、ＣＰＵ(Central  Processing  Unit)２０１、ＲＡＭ(Random  Access  Memory)２０２、ＲＯＭ(Read  Only  Memory)２０３、ＨＤＤ(Hard  Disk  Drive)２０４、機器Ｉ／Ｆ２０５、ネットワークＩ／Ｆ２２１、近距離通信Ｉ／Ｆ２２２を有し、これらはシステムバス２０９で互いに接続されている。また、機器Ｉ／Ｆ２０５には、表示部２０６および操作部２０７が接続されている。
【００１４】
ＣＰＵ２０１は演算手段であり、情報端末３０全体の動作を統括的に制御する。ＲＡＭ２０２は、情報の高速な読み書きが可能な揮発性の記憶媒体であり、ＣＰＵ２０１が情報を処理する際の作業領域として用いられる。ＲＯＭ２０３は、読み出し専用の不揮発性の記憶媒体であり、ファームウェア等のプログラムが格納されている。ＨＤＤ２０４は、情報の読み書きが可能な不揮発性の記憶媒体であり、ＯＳ(Operating  System)や各種の制御プログラム、アプリケーション・プログラム等が格納される。
【００１５】
機器Ｉ／Ｆ２０５は、表示部２０６および操作部２０７の各々をシステムバス２０９に接続するためのインタフェースである。表示部２０６は、各種の情報を表示するための視覚的ユーザーインタフェースであり、例えばＬＣＤ(Liquid  Crystal  Display)などで構成される。操作部２０７は、キーボードやマウス等、ユーザが情報端末３０に対して各種の情報を入力するためのユーザーインタフェースである。ネットワークＩ／Ｆ２２１は、情報端末３０がネットワーク７０を介して他の機器と通信を行うためのインタフェースであり、Ｅｔｈｅｒｎｅｔ（登録商標）等のインタフェースが用いられる。近距離通信Ｉ／Ｆ２２２は、情報端末３０が仲介機２０と無線通信を行うためのインタフェースであり、Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標）、ＷｉＦｉ（Wireless  Fidelity（登録商標））等のインタフェースが用いられる。近距離通信Ｉ／Ｆ２２２が仲介機２０と無線接続することにより、情報端末３０がネットワーク７０に接続できる。
【００１６】
図３は、情報端末３０が有する機能（情報端末３０のＣＰＵ２０１によって実行される機能）の一例を示す図である。説明の便宜上、図３では、本実施形態に関する機能を主に例示しているが、情報端末３０が有する機能は、これらに限られるものではない。図３に示すように、情報端末３０は、ネットワーク制御部２１１、操作制御部２１２、表示制御部２１３、近距離通信制御部２１４、クライアントアプリケーション２１５を有する。ネットワーク制御部２１１は、ネットワークＩ／Ｆ２２１を介して他の機器との通信を制御する。例えばネットワーク制御部２１１は、ネットワークＩ／Ｆ２２１を介して入力される情報を取得すると共に、他の機器に対して送信すべき情報を、ネットワークＩ／Ｆ２２１を介して送信する。操作制御部２１２は、操作部２０７を介して入力された操作信号を取得し、クライアントアプリケーション２１５等の情報端末３０において動作するモジュールに入力する。操作制御部２１２は、ユーザによる操作を受け付ける機能を有していると考えることもできる。表示制御部２１３は、クライアントアプリケーション２１５のＧＵＩ(Graphical  User  Interface)等、情報端末３０に関する各種の情報を表示部２０６に表示する制御を行う。近距離通信制御部２１４は、近距離通信Ｉ／Ｆ２２２を介して他の機器との通信を制御する。例えば近距離通信制御部２１４は、近距離通信Ｉ／Ｆ２２２を介して入力される情報を取得すると共に、他の機器に対して送信すべき情報を、近距離通信Ｉ／Ｆ２２２を介して送信する。
【００１７】
クライアントアプリケーション２１５は、情報端末３０において各種の機能を提供するソフトウェアモジュールであり、夫々の機能に対応したソフトウェア・プログラムによって構成される。本実施形態に係る会議システムを利用するための専用アプリケーションもクライアントアプリケーション２１５に含まれる。
【００１８】
図４は、クライアントアプリケーション２１５により提供される機能の一例を示す図である。説明の便宜上、図４の例では、本実施形態に係る機能のみを例示しているが、クライアントアプリケーション２１５により提供される機能はこれに限られるものではない。図４に示すように、クライアントアプリケーション２１５は、コマンド指示発行部３０１、受付部３０２、配信部３０３を有する。
【００１９】
コマンド指示発行部３０１は、システム１００内の何れかの機器に対して所定の処理を実行させるための命令を示すジョブの実行を指示するコマンド指示を発行する。この例では、コマンド指示発行部３０１は、ユーザの指示に応じてコマンド指示を生成し、その生成したコマンド指示を情報処理サーバ１０へ送信する。コマンド指示は、「指示情報」の一例であり、機器に実行させる処理と、該処理で扱うデータと、該処理を実行する機器とを少なくとも指定する情報である。この例では、各機器の処理で扱われるデータ（この例では会議資料の画像データ）は、情報処理サーバ１０に格納されており、上記コマンド指示は、情報処理サーバ１０内のデータの格納場所を特定可能な情報（この例では文書・画像ファイルパス）を指定することになる。
【００２０】
コマンド指示を受信した情報処理サーバ１０は、その受信したコマンド指示に基づいてジョブを生成する。そして、該生成したジョブを対象機器に送信してジョブを実行させるとともに、ジョブの実行履歴（履歴情報）を記録する。情報処理サーバ１０の具体的な内容については後述する。また、従来と同様に、クライアントアプリケーション２１５は、会議の開始時間や終了時間等の作成／編集を行う機能や、会議への参加／退出の要求、会議開催の要求、会議終了の通知などの会議に関する情報（会議情報）を生成し、情報処理サーバ１０へ送信する機能も有している。
【００２１】
受付部３０２は、「受付手段」の一態様であり、情報処理サーバ１０から受信した、データのファイル及び、該データに紐付けられた１以上のユーザを示す関連情報のファイルを格納したフォルダを受け付ける。すなわち、受付部３０２は、ユーザに配信するデータのファイル（会議資料のファイル）と、該データ（会議資料）を配信するユーザの一覧情報のファイル（関連情報のファイル）とが格納された、データ（会議資料）ごとのフォルダ（メールフォルダ）を受け付ける。
【００２２】
配信部３０３は、「配信手段」の一態様であり、受け付けたフォルダ（メールフォルダ）に格納された関連情報のファイルに含まれる１以上のユーザを送信先とし、フォルダ（メールフォルダ）に格納された１以上のデータのファイルを添付したメールを配信する。すなわち、関連情報は、データ（会議資料）を配信するユーザの一覧情報（配信リスト）であり、配信部３０３は、配信リストのユーザに対して、データ（会議資料）を添付したメールを配信する。
【００２３】
以上に説明した情報端末３０が有する機能は、ＣＰＵ２０１がＲＯＭ２０３等に格納されたプログラムを実行することにより実現されるが、これに限らず、例えば上述の情報端末３０が有する機能のうちの少なくとも一部が専用のハードウェア回路で構成されてもよい。
【００２４】
次に、情報処理サーバ１０の構成を説明する。情報処理サーバ１０は、「情報処理装置」の一態様であり、会議全体の管理、データの管理（保存や削除等）、機器（プロジェクタ４０、電子黒板５０、ＭＦＰ６０等）への出力制御などを行う。図５は、情報処理サーバ１０のハードウェア構成の一例を示す図である。図５に示すように、情報処理サーバ１０は、ＣＰＵ(Central  Processing  Unit)１０１、ＲＡＭ(Random  Access  Memory)１０２、ＲＯＭ(Read  Only  Memory)１０３、ＨＤＤ(Hard  Disk  Drive)１０４、機器Ｉ／Ｆ１０５、ネットワークＩ／Ｆ１０８を有し、これらはシステムバス１０９で互いに接続されている。また、機器Ｉ／Ｆ１０５には、表示部１０６および操作部１０７が接続されている。
【００２５】
ＣＰＵ１０１は演算手段であり、情報処理サーバ１０全体の動作を統括的に制御する。ＲＡＭ１０２は、情報の高速な読み書きが可能な揮発性の記憶媒体であり、ＣＰＵ１０１が情報を処理する際の作業領域として用いられる。ＲＯＭ１０３は、読み出し専用の不揮発性の記憶媒体であり、ファームウェア等のプログラムが格納されている。ＨＤＤ１０４は、情報の読み書きが可能な不揮発性の記憶媒体であり、ＯＳ(Operating  System)や各種の制御プログラム、アプリケーション・プログラム等が格納される。
【００２６】
機器Ｉ／Ｆ１０５は、表示部１０６および操作部１０７の各々をシステムバス１０９に接続するためのインタフェースである。表示部１０６は、各種の情報を表示するための視覚的ユーザーインタフェースであり、例えばＬＣＤ(Liquid  Crystal  Display)などで構成される。操作部１０７は、キーボードやマウス等、ユーザが情報処理サーバ１０に対して各種の情報を入力するためのユーザーインタフェースである。ネットワークＩ／Ｆ１０８は、情報処理サーバ１０をネットワーク７０に接続するためのインタフェースである。
【００２７】
このようなハードウェア構成において、ＲＯＭ１０３に格納されたプログラムや、ＨＤＤ１０４または図示しない光学ディスク等の記憶媒体からＲＡＭ１０２にロードされたプログラムに従ってＣＰＵ１０１が演算を行うことにより、ソフトウェア制御部が構成される。このようにして構成されたソフトウェア制御部と、ハードウェアとの組み合わせによって、本実施形態の情報処理サーバ１０の機能を実現する機能ブロックが構成される。
【００２８】
図６は、情報処理サーバ１０が有する機能の一例を示す図である。説明の便宜上、図６では、本実施形態に関する機能を主に例示しているが、情報処理サーバ１０が有する機能は、これらに限られるものではない。図６に示すように、情報処理サーバ１０は、受付部１１１、生成部１１２、会議資料記憶部１１３、実行制御部１１４、履歴情報記録部１１５、履歴情報記憶部１１６、接続情報管理部１１７、接続者情報記憶部１１８、入退室情報記録部１１９、入退室情報記憶部１２０、算出部１２１、特定部１２２、関連情報生成部１２３、フォルダ生成部１２４、送信部１２５を有する。
【００２９】
受付部１１１は、「受付手段」の一態様であり、情報端末３０から上述のコマンド指示を受け付ける。すなわち、会議に参加している情報端末３０から、機器に実行させる処理と、処理で扱うデータと、処理を実行する機器とを指定する指示情報（コマンド指示）を受け付ける。
【００３０】
生成部１１２は、「生成手段」の一態様であり、受付部１１１で受け付けたコマンド指示（指示情報）に基づき、該コマンド指示（指示情報）で指定された機器に対して、該コマンド指示（指示情報）で指定されたデータを用いて、該コマンド指示（指示情報）で指定された処理の実行を命令するジョブを生成する。例えばジョブの対象となる処理が、データを表示する表示処理である場合、処理対象のデータは、表示単位のサイズを示すページデータとなる。ここでは、表示処理として、データを投影対象物に投影する処理（プロジェクタ４０が実行する処理）や、データを電子黒板５０上に投影する処理（電子黒板５０が実行する処理）なども含まれる。会議資料記憶部１１３は、「会議資料記憶手段」の一態様であり、各機器の処理対象となるデータ（会議に用いられる会議資料の画像データ等）を記憶する。すなわち、会議資料記憶部１１３は、ユーザ（会議参加者）のメールアドレスを示すアドレス情報ごとに、会議の識別情報（会議ＩＤ）と、データ（会議に用いられる会議資料の画像データ等）と、データの特定情報（ファイルパス）とを対応付けた会議資料対応情報を記憶して管理する。
【００３１】
実行制御部１１４は、「実行制御手段」の一態様であり、生成部１１２により生成されたジョブを、対象となる機器（ジョブの元になるコマンド指示で指定された機器）に実行させる制御を行う。履歴情報記録部１１５は、実行制御部１１４により実行されたジョブの履歴（ジョブの実行履歴）を記録する。より具体的には、履歴情報記録部１１５は、ジョブの実行履歴として、データ（該ジョブに対応する処理の対象となるデータ）の表示開始時刻（処理開始時刻）及び表示終了時刻（処理終了時刻）を含む表示時間情報（処理時間情報）と、データを特定する特定情報と、情報端末３０を使用しているユーザを示すユーザ名と、処理（表示処理）と、を少なくとも対応付けた１以上の履歴情報を履歴情報記憶部１１６へ記録する。この例では、履歴情報記憶部１１６は、「履歴情報記憶手段」の一態様であり、ジョブの実行履歴として、データ（該ジョブに対応する処理の対象となるデータ）の表示（処理）開始時刻及び表示（処理）終了時刻を含む表示（処理）時間情報と、データを特定する特定情報と、情報端末３０を使用しているユーザを示すユーザ名と、処理（表示処理）と、を少なくとも対応付けた１以上の履歴情報を記憶する。
【００３２】
図７は、履歴情報記憶部１１６に記憶された履歴情報の一例を示す図である。図７の例では、９つの履歴情報を例示している。ここでは、各履歴情報は、履歴情報を識別する履歴ＩＤと、会議を識別する会議ＩＤと、コマンド指示を発行した情報端末３０のユーザ（操作者）を識別するユーザ名と、情報端末３０を識別する情報端末ＩＤと、処理で扱ったデータを特定する文書・画像ファイルパス（この例では会議資料記憶部１１３のうち該データが格納される位置を示す）と、機器情報と、該処理の内容を示す処理情報と、該処理を開始した処理開始時刻（実行した日時）と、該処理を終了した処理終了時刻と、該データの表示時間（この例では表示処理を実行した時間として、データを投影対象物に投影する処理（プロジェクタ４０が実行する処理）の実行時間や、データを電子黒板５０上に投影する処理（電子黒板５０が実行する処理）の実行時間）と、編集の有無を示す情報（この例では電子黒板５０に投影された画像に書き込みをした場合）と、印刷の有無を示す情報（この例ではプロジェクタ４０、電子黒板５０に投影した画像を印刷した場合）とを対応付けた情報である。
【００３３】
一例として、情報端末３０（コマンド指示発行部３０１）が、複数のページデータの集合を示すファイルをプロジェクタ４０（これに限らず、電子黒板５０でもよい）で投影する指示を受け付けた場合を例に挙げて、履歴情報の記録方法を説明する。図８に示すように、まず情報端末３０（コマンド指示発行部３０１）は、ユーザの指示に応じて、投影処理（表示処理の一例）と、上述のファイルおよび該ファイルの先頭のページデータの各々の文書・画像ファイルパスと、プロジェクタ４０と、を指定するコマンド指示を生成する（ステップＳ１）。そして、情報処理サーバ１０に対して、ステップＳ１で生成したコマンド指示を送信する（ステップＳ２）。このコマンド指示を受け付けた情報処理サーバ１０は、該コマンド指示で指定されたプロジェクタ４０に対して、該コマンド指示で指定された先頭のページデータを投影する投影処理の実行を命令するジョブを生成し（ステップＳ３）、その生成したジョブをプロジェクタ４０へ送信する（ステップＳ４）。そして、情報処理サーバ１０は、対応する履歴情報を生成して履歴情報記憶部１１６に記録する（ステップＳ５）。
【００３４】
このとき、履歴情報記憶部１１６には、図９に示すような２つの履歴情報が記憶される。第１段目の履歴情報は、ファイルの格納場所を示す文書・画像ファイルパス（「／ｓａｔｏｈ／Ｆｉｌｅ３．ｄｏｃ」）を含む履歴情報であり、第２段目の履歴情報は、該ファイルの先頭のページデータの格納場所を示す文書・画像ファイルパス（「／ｓａｔｏｈ／Ｆｉｌｅ３＿１．ｄｏｃ」）を含む履歴情報である。文書・画像ファイルパス以外の情報は同一である。なお、この段階では、処理開始時刻を示す情報のみが記載され、処理終了時刻を示す情報、表示時間を示す情報、編集の有無を示す情報、印刷の有無を示す情報には何も記載されない。表示時間を示す情報、編集の有無を示す情報、印刷の有無を示す情報の記載については後述する。
【００３５】
ここでは、情報端末３０のコマンド指示発行部３０１は、複数のページデータの集合を示すファイルを表示する指示を受け付けた場合、表示処理と、該表示処理を実行する機器とを指定し、かつ、該表示処理で扱うデータとして、該ファイルの先頭のページデータを指定するコマンド指示（第１の指示情報）を発行する。そして、情報処理サーバ１０の生成部１１２は、第１の指示情報で指定された機器（上記の例ではプロジェクタ４０）に対して、該第１の指示情報で指定されたファイルの先頭のページデータを表示する表示処理の実行を命令するジョブ（第１のジョブ）を生成する。そして、情報処理サーバ１０の履歴情報記憶部１１６は、上記第１のジョブに対応する履歴情報として、ファイルの先頭のページデータの表示開始時刻を示す処理開始時刻と、表示処理（ＰＪＳ投影）と、ファイルの先頭のページデータ「／ｓａｔｏｈ／Ｆｉｌｅ３＿１．ｄｏｃ」と、第１の指示情報により指定された機器情報（プロジェクタ）とを対応付けた履歴情報を記憶する。表示時間、編集の有無、印刷の有無を示す情報を記録する方法については、後述する。
【００３６】
図８に戻り、情報端末３０（コマンド指示発行部３０１）が、現在表示中（投影中）のページデータ（この例では先頭のページデータ）の次のページデータをプロジェクタ４０で投影する指示を受け付けた場合を例に挙げて、履歴情報の記録方法を説明する。
【００３７】
ステップＳ５の後、情報端末３０（コマンド指示発行部３０１）は、情報端末３０の画面上に表示された投影中のページデータのページめくりを行うための操作（ページ送りのボタンを押下する操作であってもよいし、画面に対するフリック等の操作であってもよい）を受け付けた場合、投影処理と、次のページデータの文書・画像ファイルパスと、プロジェクタ４０と、を指定するコマンド指示（第２のコマンド指示）を生成する（ステップＳ６）。そして、情報処理サーバ１０に対して、ステップＳ６で生成したコマンド指示を送信する（ステップＳ７）。このコマンド指示を受け付けた情報処理サーバ１０は、該コマンド指示で指定されたプロジェクタ４０に対して、該コマンド指示で指定されたページデータ（現在投影中のページデータの次のページデータ）を投影する投影処理の実行を命令するジョブを生成し（ステップＳ８）、その生成したジョブをプロジェクタ４０へ送信する（ステップＳ９）。そして、情報処理サーバ１０は、対応する履歴情報を生成して履歴情報記憶部１１６に記録する（ステップＳ１０）。
【００３８】
このとき、履歴情報記憶部１１６には、図１０に示される第３段目に示すような履歴情報が新たに記憶される。この例では、第３段目の履歴情報は、先頭のページデータの次のページデータ（２ページ目のページデータ）の格納場所を示す文書・画像ファイルパス（「／ｓａｔｏｈ／Ｆｉｌｅ３＿２．ｄｏｃ」）を含む履歴情報である。また、ここでは、データの表示時間は、該データに対応するジョブと、次の表示対象のデータに対応するジョブとの間隔で表されるので、２ページ目のページデータに対応するジョブの履歴情報が記録された時点で、１ページ目のページデータ（先頭のページデータ）の表示時間が確定する。図１０の例では、１ページ目のページデータに対応するジョブの処理開始時刻（実行日時）は「２０１５／６／１１  １１：０６：３０」であり、２ページ目のページデータに対応するジョブの処理開始時刻（実行日時）は「２０１５／６／１１  １１：１６：３０」であるので、１ページ目のページデータの処理終了時刻は「２０１５／６／１１  １１：１６：３０」となり、１ページ目のページデータの表示時間は、この間隔を表す「００：１０：００」として記録される（図１０参照）。
【００３９】
ここでは、情報端末３０のコマンド指示発行部３０１は、現在表示中のページデータの次のページデータを表示する指示を受け付けた場合、表示処理と、該表示処理を実行する機器とを指定し、かつ、該表示処理で扱うデータとして、該次のページデータを指定するコマンド指示（第２の指示情報）を発行する。そして、情報処理サーバ１０の生成部１１２は、第２の指示情報で指定された機器（上記の例ではプロジェクタ４０）に対して、第２の指示情報で指定されたページデータを表示する表示処理の実行を命令するジョブ（第２のジョブ）を生成する。そして、情報処理サーバ１０の履歴情報記憶部１１６は、第２のジョブに対応する履歴情報として、第２の指示情報で指定されたページデータ（次のページデータ）の表示開始時刻を示す処理開始時刻と、表示処理（ＰＪＳ投影）と、第２の指示情報で指定されたページデータ「／ｓａｔｏｈ／Ｆｉｌｅ３＿２．ｄｏｃ」と、第２の指示情報により指定された機器情報（プロジェクタ）とを対応付けた履歴情報を記憶する。この際に、１ページ目のページデータの処理終了時刻「２０１５／６／１１  １１：１６：３０」と、１ページ目のページデータの表示時間「００：１０：００」とを併せて記憶する。
【００４０】
図８に戻り、情報端末３０（コマンド指示発行部３０１）が、現在表示中（投影中）のファイルと異なるファイルを表示する指示を受け付けた場合、情報端末３０（コマンド指示発行部３０１）は、ユーザの指示に応じて、投影処理と、ファイルおよび該ファイルの先頭のページデータの各々の文書・画像ファイルパスと、プロジェクタ４０と、を指定するコマンド指示を生成する（ステップＳ１１）。そして、情報処理サーバ１０に対して、ステップＳ１１で生成したコマンド指示を送信する（ステップＳ１２）。このコマンド指示を受け付けた情報処理サーバ１０は、該コマンド指示で指定されたプロジェクタ４０に対して、該コマンド指示で指定された先頭のページデータを投影する投影処理の実行を命令するジョブを生成し（ステップＳ１３）、その生成したジョブをプロジェクタ４０へ送信する（ステップＳ１４）。そして、情報処理サーバ１０は、対応する履歴情報を生成して履歴情報記憶部１１６に記録する（ステップＳ１５）。
【００４１】
すなわち、情報端末３０のコマンド指示発行部３０１は、異なるファイルを表示する指示を受け付けた場合、表示処理と、該表示処理を実行する機器とを指定し、かつ、該表示処理で扱うデータとして、該ファイルの先頭のページデータを指定するコマンド指示（第３の指示情報）を発行する。そして、情報処理サーバ１０の生成部１１２は、第３の指示情報で指定された機器（上記の例ではプロジェクタ４０）に対して、該第３の指示情報で指定されたファイルの先頭のページデータを表示する表示処理の実行を命令するジョブ（第３のジョブ）を生成する。そして、情報処理サーバ１０の履歴情報記憶部１１６は、上記第３のジョブに対応する履歴情報として、ファイルの先頭のページデータの表示開始時刻を示す処理開始時刻と、表示処理と、ファイルの先頭のページデータと、第３の指示情報により指定された機器とを対応付けた履歴情報を記憶する。
【００４２】
このとき、履歴情報記憶部１１６には、図１１に示される第４〜５段目に示すような２つの履歴情報が新たに記憶される。第４段目の履歴情報は、ファイルの格納場所を示す文書・画像ファイルパス（「／ｙａｍａｄａ／Ｆｉｌｅ４．ｐｐｔｘ」）を含む履歴情報であり、第５段目の履歴情報は、該ファイルの先頭のページデータの格納場所を示す文書・画像ファイルパス（「／ｙａｍａｄａ／Ｆｉｌｅ４＿１．ｐｐｔｘ」）を含む履歴情報である。また、ここでは、データの表示時間は、前のファイルのデータに対応するジョブと、次のファイルの表示対象のデータに対応するジョブとの間隔で表されるので、次のファイルの１ページ目のページデータに対応するジョブの履歴情報が記録された時点で、前のファイルの２ページ目のページデータ（前のファイルの最終のページデータ）の表示時間が確定する。図１１の例では、前のファイルの２ページ目のページデータに対応するジョブの処理開始時刻（実行日時）は「２０１５／６／１１  １１：１６：３０」であり、次のファイルの１ページ目のページデータに対応するジョブの実行日時は「２０１５／６／１１  １１：３０：００」であるので、前のファイルの２ページ目のページデータの処理終了時刻は「２０１５／６／１１  １１：３０：００」となり、前のファイルの２ページ目のページデータの表示時間は、この間隔を表す「００：１３：３０」として記録される（図１１参照）。さらに、前のファイル「Ｆｉｌｅ３．ｄｏｃ」の処理終了時刻も「２０１５／６／１１  １１：３０：００」となり、前のファイルの１〜２ページ目のページデータを表示した時間の合計表示時間は、「００：２３：３０」として記録される（図１１参照）。なお、この段階では、次のファイルの処理開始時刻を示す情報のみが記載され、処理終了時刻を示す情報、表示時間を示す情報、編集の有無を示す情報、印刷の有無を示す情報には何も記載されない。
【００４３】
また、別の例として、情報端末３０（コマンド指示発行部３０１）が、電子黒板５０に表示された（投影された）ページデータを保存する指示を受け付けた場合を例に挙げて、履歴情報の記録方法を説明する。図１２に示すように、まず情報端末３０（コマンド指示発行部３０１）は、ユーザの指示に応じて、電子黒板５０に表示されたページデータを保存する画像保存処理と、該ページデータの文書・画像ファイルパスと、電子黒板５０と、を指定するコマンド指示を生成する（ステップＳ２１）。そして、情報処理サーバ１０に対して、ステップＳ２１で生成したコマンド指示を送信する（ステップＳ２２）。このコマンド指示を受け付けた情報処理サーバ１０は、該コマンド指示で指定された電子黒板５０に対して、該コマンド指示で指定されたページデータを保存する画像保存処理の実行を命令するジョブを生成し（ステップＳ２３）、その生成したジョブを電子黒板５０へ送信する（ステップＳ２４）。そして、情報処理サーバ１０は、対応する履歴情報を生成して履歴情報記憶部１１６に記録する（ステップＳ２５）。
【００４４】
このとき、履歴情報記憶部１１６には、図１３に示すような履歴情報が記録される。この例では、情報処理サーバ１０は、情報端末３０から受け付けたコマンド指示により指定された処理が上述の画像保存処理である場合、該コマンド指示に基づくジョブに対応する履歴情報に含まれる編集の有無を示す編集情報として、データ（処理対象のデータ）に対する編集が行われたことを示す情報（図１３の例では「有」を示す情報）を記録する。
【００４５】
ここでは、情報端末３０のコマンド指示発行部３０１は、電子黒板５０に表示されたページデータを保存する指示を受け付けた場合、画像保存処理と、該画像保存処理で扱うページデータと、電子黒板５０とを指定するコマンド指示（第４の指示情報）を発行する。そして、情報処理サーバ１０の生成部１１２は、第４の指示情報で指定された電子黒板５０に対して、第４の指示情報で指定されたページデータを保存する画像保存処理の実行を命令するジョブ（第４のジョブ）を生成する。そして、情報処理サーバ１０の履歴情報記憶部１１６は、上記第４のジョブに対応する履歴情報として、第４の指示情報で指定されたページデータに対して編集が行われたことを示す編集情報と、画像保存処理と、第４の指示情報で指定されたページデータと、第４の指示情報により指定された機器情報（ホワイトボード）とを対応付けた履歴情報を記憶する。
【００４６】
また、例えば電子黒板５０は、表示中のデータに対する書き込みが行われた場合に、情報処理サーバ１０に対して、表示中のデータに対する書き込みが行われた旨を示す情報（「書き込み通知情報」と称する）を送信する形態であってもよい。情報処理サーバ１０（履歴情報記録部１１５）は、電子黒板５０から受信した書き込み通知情報に応じて、編集の有無を示す条件情報を設定することもできる。
【００４７】
例えば図１４に示すように、ファイル「Ｆｉｌｅ１」の１ページ目のページデータ（「／ｔａｎａｋａ／Ｆｉｌｅ１＿１．ｐｐｔｘ」という文書・画像ファイルパスで特定されるページデータ）から順に電子黒板５０に投影され、現在、３ページ目のページデータ（「／ｔａｎａｋａ／Ｆｉｌｅ１＿３．ｐｐｔｘ」という文書・画像ファイルパスで特定されるページデータ）が電子黒板５０に投影されている場合を想定する。このとき、情報処理サーバ１０（履歴情報記録部１１５）が、電子黒板５０から、３ページ目のページデータ（現在投影中のページデータ）に対する書き込みが行われた旨を示す書き込み通知情報を受信すると、図１５に示すように、３ページ目のページデータに対応する履歴情報に含まれる編集情報として、編集が行われたことを示す情報（「有」を示す情報）を設定（記録）することができる。つまり、この例では、画像保存処理の実行を命令するジョブが生成されていなくても、処理対象のデータに対する編集が行われたことを示す条件情報が設定される場合がある。
【００４８】
図６に戻って説明を続ける。接続情報管理部１１７は、ネットワーク７０に接続されている接続可能な他の機器と、その状態を監視し、利用できる機能を管理する。また、接続情報管理部１１７は、接続可能な他の機器と、その状態を監視し、利用できる機能を情報端末３０に通知する。また、接続情報管理部１１７は、情報端末３０からの接続機器情報（接続機器設定）に基づき、接続可能な他の機器との接続を制御する。接続情報管理部１１７は、例えば会議主催者が会議システムにログインして、会議ＩＤで識別される会議で使用する機器の初期設定に従って接続可能な機器との接続を制御する。具体的には、会議主催者が、会議室に設置されているプロジェクタ４０の他に、別のプロジェクタを持ち込む場合には会議システムに追加登録を行うことや、印刷すると課金される場合などでは、会議参加者が勝手に印刷できないようにＭＦＰ６０を使用しない設定とすることなどである。
【００４９】
また、接続情報管理部１１７は、会議ＩＤごとに、会議に参加する情報端末名称と、情報端末ＩＤと、情報端末３０を使用するユーザ名と、情報端末３０を使用しているユーザの認証に用いられる認証情報（この例ではユーザのメールアドレス）とを対応付けた接続者情報を接続者情報記憶部１１８へ記録して管理する。この例では、接続者情報記憶部１１８は、「接続者情報記憶手段」の一態様であり、会議ＩＤごとに、会議に参加する情報端末名称と、情報端末ＩＤと、情報端末３０を使用するユーザ名と、情報端末３０を使用しているユーザの認証に用いられる認証情報（この例ではユーザのメールアドレス）とを対応付けた接続者情報を記憶している。接続者情報として、予め会議主催者によって会議ＩＤと会議に参加する参加者（主催者も含む）情報とが登録されるので、接続者情報は会議の参加者リスト（参加者名簿）と考えることができる。この接続者情報（会議の参加者リスト）は、会議参加者が会議システムにログインする際のユーザの認証情報としても使用される。
【００５０】
図１６は、接続者情報記憶部１１８に記憶された接続者情報の一例を示す図である。図１６に示すように、接続者情報は、会議を識別する会議ＩＤと、情報端末３０の固有の機器名称を示す情報端末名称と、情報端末３０を識別する情報端末ＩＤと、情報端末３０を使用するユーザ名と、情報端末３０を使用しているユーザの認証に用いられる認証情報（この例ではユーザのメールアドレス）とを対応付けた情報である。
【００５１】
図６に戻って説明を続ける。入退室情報記録部１１９は、「入退室情報記憶手段」の一態様であり、ネットワーク７０を利用して実施する１以上の会議ごとに、会議を識別する識別情報（会議ＩＤ）と、複数のユーザが会議に参加（ログイン）した時刻を示す入室時刻情報と、複数のユーザが会議から退出（ログアウト）した時刻を示す退室時刻情報とを含む入退室情報を入退室情報記憶部１２０に記憶させる。すなわち、会議を識別する識別情報（会議ＩＤ）と、情報端末３０を使用しているユーザの認証に用いられる認証情報（この例ではユーザのメールアドレス）または情報端末３０を識別する識別情報（情報端末ＩＤ）を用いて、情報端末３０で会議への参加（会議システムにログイン）を受け付けた場合に、会議ＩＤと、情報端末３０の名称と、情報端末ＩＤと、会議に参加したことを示す入室情報と、会議に参加した時刻を示す入室時刻情報（日時）とを記録する。また、情報端末３０で会議から退出（会議システムからログアウト）を受け付けた場合に、会議ＩＤと、情報端末３０の名称と、情報端末ＩＤと、会議から退出したことを示す退室情報と、会議から退出した時刻を示す退室時刻情報（日時）とを記録する。なお、退出（ログアウト）の受け付けは、情報端末３０で会議システムからログアウトするだけでよい。つまり、会議システムにログインする際に、会議ＩＤと、情報端末ＩＤとが取得されているため、情報端末ＩＤに基づいて、情報端末ＩＤに紐付くユーザが会議から退出したことを特定することができるためである。
【００５２】
図１７は、入退室情報の一例を示す図である。図１７に示すように、入退室情報は、会議ＩＤと、情報端末名称と、情報端末ＩＤと、入退室情報（入室または退室）と、日時（入退室時刻）とを対応付けた情報である。図１７の例では、会議ＩＤ「１１１１」、情報端末名称「Ｔａｎａｋａ」、情報端末ＩＤ「０００１」、入退室情報「入室」、日時「２０１５／６／１１  ０９：５０：００」を示している。なお、図１７の例では、ユーザが使用する情報端末名称で入退室情報を管理しているが、これに限ることはなく、上述した接続者情報を参照して、情報端末名称または情報端末ＩＤを用いて特定することができる「ユーザ名」で入退室情報を管理してもよい。
【００５３】
図１８は、入退室情報の生成処理の一例を示すフローチャートである。入退室情報記録部１１９は、ユーザ（会議参加者、会議主催者も含む）が会議システムにログインしたか否かを判断する（ステップＳ３１）。すなわち、会議参加者は、会議ＩＤと、ユーザのアカウント（ユーザの認証情報、この例ではメールアドレス）または情報端末ＩＤとを用いて、会議システムにログインをする。この際に会議システムは、上述した接続者情報（参加者リスト）を参照して、会議ＩＤと、ユーザのメールアドレスまたは情報端末ＩＤが一致すれば、そのユーザに対して会議システムへのログイン（参加）を認証する。
【００５４】
ログインした場合（ステップＳ３１：Ｙｅｓ）、入退室情報記録部１１９は、ログインしたユーザの入退室情報を更新（入室）する（ステップＳ３２）。すなわち、図１７に示したように、会議ＩＤと、情報端末３０の名称（ユーザ）と、情報端末ＩＤと、会議に参加したことを示す入室情報と、会議に参加した時刻を示す入室時刻情報（日時）とを入退室情報記憶部１２０に記録して更新する。ログインしていない場合（ステップＳ３１：Ｎｏ）、入退室情報記録部１１９は、会議終了か否かを判断する（ステップＳ３３）。会議終了でない場合（ステップＳ３３：Ｎｏ）、ステップＳ３１に戻り、処理を継続する。
【００５５】
会議終了である場合（ステップＳ３３：Ｙｅｓ）、入退室情報記録部１１９は、入退室情報を更新（退室）する（ステップＳ３４）。すなわち、入退室情報記録部１１９は、会議システムにログインしている全てのユーザが会議から退出（ログアウト）した処理を行う。つまり、図１７に示したように、会議ＩＤと、情報端末３０の名称（ユーザ）と、情報端末ＩＤと、会議から退出したことを示す退室情報と、会議から退出した時刻を示す退室時刻情報（日時）とを入退室情報記憶部１２０に記録して更新する。
【００５６】
なお、図１８のフローチャートには示していないが、ユーザが会議の途中で会議から退出（ログアウト）した場合は、入退室情報記録部１１９は、ログアウトしたユーザの入退室情報を更新（退室）する。つまり、会議終了を受け付ける前にユーザが会議から退出（ログアウト）した場合には、図１８とは別の処理フローが実行される。そして、会議から退出（ログアウト）したユーザが、再度会議に参加した場合（ログインした場合）、図１８に示した処理フローが実行される。
【００５７】
図６に戻り、説明を続ける。算出部１２１は、「算出手段」の一態様であり、図７に示した履歴情報と、図１７に示した入退室情報とを用いて、履歴情報に含まれるデータとユーザとの組み合わせごとに、データの処理開始時刻及び処理終了時刻を含む処理時間情報が示す時間に対する、入室時刻情報が示す時刻から退室時刻情報が示す時刻までの時間の割合を示す処理中滞在割合を算出する。すなわち、会議の識別情報（会議ＩＤ）に紐付く全てのユーザと、１以上のデータ（アップロードされた全ての画像ファイル）との組み合わせごとに、データの処理時間情報（表示時間情報）から求められるデータを処理（表示）した時間の合計時間に対して、データを処理中（表示中）にユーザが会議に参加していた時間の割合を示す処理中滞在割合（データ表示中滞在割合）を算出する。より具体的には、全てのユーザと全ての画像ファイルとの組み合わせごとに、プロジェクタ４０や電子黒板５０に画像ファイルが投影されていた時間に、ユーザ（会議参加者）が会議に参加していた時間の割合を算出して百分率（％）で表す。つまり、アップロードされたデータ（画像ファイル）ごとに、その画像ファイルが投影されていた合計時間に対して、全てのユーザについて該画像ファイルが投影中に会議に参加していた時間の割合を算出する。
【００５８】
例えば、全てのユーザ（会議参加者）が、同じ会議室で会議を行っている場合を想定すると、プロジェクタ４０や電子黒板５０に画像ファイル（会議資料）が投影されていた時間と、それぞれのユーザが会議室に滞在（入室）していた時間と、が重複している割合（この例ではデータ表示中滞在割合または表示中滞在割合と表記する）を算出して、その割合を例えば百分率（％）で算出する。データ表示中滞在割合は、アップロードされ、かつ、会議中に投影（表示）された全ての会議資料（画像ファイル）に対して、全てのユーザについてそれぞれ算出される。つまり、会議資料（画像ファイル）はアップロードされたが、会議で表示されなかった会議資料（画像ファイル）については、データ表示中滞在割合は算出されないことになる。すなわち、算出部１２１は、アップロードされた全てのデータ（画像ファイル）について配布する必要があるか否かを判断する配布データ判断手段と捉えることもできる。
【００５９】
図１９は、ユーザの会議参加時間と画像ファイルの表示時間との関係の一例を示す概念図である。図１９の例では、「田中」は、０９：５０：００に会議に参加（入室）し、１２：００：００に会議から退出（退室）したことを示している。「佐藤」は、１０：００：１０に会議に参加（入室）し、１１：２８：００に会議から退出（退室）したことを示している。「高橋」は、１０：０２：２０に会議に参加（入室）し、１０：４０：００に会議から退出（退室）したことを示している。「佐々木」は、１０：０１：００に会議に参加（入室）し、１０：５８：００に会議から退出（退室）したことを示している。「山田」は、１０：５９：００に会議に参加（入室）し、１２：００：００に会議から退出（退室）したことを示している。「鈴木」は、１１：１５：００に会議に参加（入室）し、１２：００：００に会議から退出（退室）したことを示している。
【００６０】
また、Ｕｐｌｏａｄ（アップロード）を示す「黒丸」は、画像ファイルを会議システムに蓄積した時間（タイミング）を示し、その隣のバーチャート（横棒）は画像ファイルが投影（表示）されていた時間を示している。すなわち、Ｆｉｌｅ１．ｐｐｔｘ（田中）は、０９：５５：００にアップロードされ、１０：０２：００〜１０：４２：００の間に投影（表示）されたことを示している。Ｆｉｌｅ２．ｐｐｔｘ（田中）は、０９：５６：０５にアップロードされ、１０：４２：００〜１１：０６：３０の間に投影（表示）されたことを示している。Ｆｉｌｅ３．ｄｏｃ（佐藤）は、１１：００：００にアップロードされ、１１：０６：３０〜１１：３０：００の間に投影（表示）されたことを示している。Ｆｉｌｅ４．ｐｐｔｘ（山田）は、１１：０６：００にアップロードされ、１１：３０：００〜１１：４０：００の間に投影（表示）されたことを示している。
【００６１】
図１９に示した概念図から、「Ｆｉｌｅ１．ｐｐｔｘ（画像ファイル）」を投影中に会議に参加していたユーザは、「田中、佐藤、高橋、佐々木」と直感的に把握できる。「Ｆｉｌｅ２．ｐｐｔｘ（画像ファイル）」を投影中に会議に参加していたユーザは、「田中、佐藤、佐々木、山田」と直感的に把握できる。「Ｆｉｌｅ３．ｄｏｃ（画像ファイル）」を投影中に会議に参加していたユーザは、「田中、佐藤、山田、鈴木」と直感的に把握できる。「Ｆｉｌｅ４．ｐｐｔｘ（画像ファイル）」を投影中に会議に参加していたユーザは、「田中、山田、鈴木」と直感的に把握できる。
【００６２】
図２０〜図２２は、画像ファイルごとに、全てのユーザについて該画像ファイルを表示中に会議に参加していた時間の割合の一例を示す図である。図２０の例では、会議ＩＤ「１１１１」、表示データ「Ｆｉｌｅ１．ｐｐｔｘ」、表示時間「２０１５／６／１１  １０：０２：００−２０１５／６／１１  １０：４２：００」に対して、ユーザ名「田中」、会議滞在時間「２０１５／６／１１  ０９：５０：００−２０１５／６／１１  １２：００：００」、データ表示中滞在割合「１００％」を示している。このように、算出部１２１は、図７に示した履歴情報と、図１７に示した入退室情報とを用いて、画像データ「Ｆｉｌｅ１．ｐｐｔｘ」を表示していた時間の合計時間に対して、各ユーザのデータ表示中滞在割合を算出する。図２０の例では、「Ｆｉｌｅ１．ｐｐｔｘ」データ表示中滞在割合として、「田中：１００％」、「佐藤：１００％」、「高橋：９５％」、「佐々木：１００％」、「山田：０％」、「鈴木：０％」と算出される。
【００６３】
図２１の例では、会議ＩＤ「１１１１」、表示データ「Ｆｉｌｅ２．ｐｐｔｘ」、表示時間「２０１５／６／１１  １０：４２：００−２０１５／６／１１  １１：０６：３０」に対して、ユーザ名「田中」、会議滞在時間「２０１５／６／１１  ０９：５０：００−２０１５／６／１１  １２：００：００」、データ表示中滞在割合「１００％」を示している。図２１の例では、「Ｆｉｌｅ２．ｐｐｔｘ」データ表示中滞在割合として、「田中：１００％」、「佐藤：１００％」、「高橋：０％」、「佐々木：８９％」、「山田：６％」、「鈴木：０％」と算出される。
【００６４】
図２２の例は、表示データ「Ｆｉｌｅ２．ｐｐｔｘ」を、２回表示した場合を示している。図２２に示すように、算出部１２１は、同じファイルが複数回表示された場合でも、表示された時間の合計時間に対するユーザのデータ表示中滞在割合を算出する。図２２の例では、会議ＩＤ「１１１１」、表示データ「Ｆｉｌｅ２．ｐｐｔｘ」、表示時間「２０１５／６／１１  １０：０２：００−２０１５／６／１１  １０：４２：００」、表示時間「２０１５／６／１１  １１：２２：００−２０１５／６／１１  １１：２５：００」に対して、ユーザ名「田中」、会議滞在時間「２０１５／６／１１  ０９：５０：００−２０１５／６／１１  １２：００：００」、データ表示中滞在割合「１００％」を示している。図２２の例では、「Ｆｉｌｅ２．ｐｐｔｘ」データ表示中滞在割合として、「田中：１００％」、「佐藤：１００％」、「高橋：８８％」、「佐々木：９３％」、「山田：７％」、「鈴木：７％」と算出される。
【００６５】
図２３は、画像ファイルごとに、ユーザのデータ表示中滞在割合と、蓄積情報と、印刷情報とを対応付けた対応情報の一例を示す図である。図２３の例では、会議ＩＤ「１１１１」、表示データ「Ｆｉｌｅ２．ｐｐｔｘ」、表示時間「２０１５／６／１１  １０：４２：００−２０１５／６／１１  １１：０６：３０」に対して、ユーザ名「田中」、会議滞在時間「２０１５／６／１１  ０９：５０：００−２０１５／６／１１  １２：００：００」、データ表示中滞在割合「１００％」、データ（画像ファイル）を会議資料記憶部１１３に蓄積したユーザを示す蓄積情報「有」、該データ（画像ファイル）が印刷された時に会議に参加していたユーザを示す印刷情報「有」を示している。なお、蓄積情報や印刷情報は、算出部１２１がデータ表示中滞在割合を算出する際に用いる履歴情報から取得することができる。図２３に示すように、蓄積情報「有」のユーザ名「田中」はデータをアップロードしたユーザであり、表示データ「Ｆｉｌｅ２．ｐｐｔｘ」と関連が深いユーザと判断することもできる。また印刷情報「有」のユーザ名「田中、佐藤、佐々木、山田」は表示されたデータを印刷した時に会議に参加していたユーザであり、表示データ「Ｆｉｌｅ２．ｐｐｔｘ」と関連が深いユーザと判断することもできる。図２３に示す対応情報を参照すれば、データ表示中滞在割合以外の判断要素を用いて、データ（画像ファイル）を配信するユーザを決定することも可能である。
【００６６】
図６に戻り、説明を続ける。特定部１２２は、「特定手段」の一態様であり、算出部１２１で算出した処理中滞在割合（データ表示中滞在割合）が閾値以上である１以上のユーザを特定する。すなわち、閾値を例えば、９０％と設定した場合、図２０の例では、特定部１２２は、ユーザ名「田中、佐藤、高橋、佐々木」を特定する。また、図２１の例では、特定部１２２は、ユーザ名「田中、佐藤」を特定する。また、図２２の例では、特定部１２２は、ユーザ名「田中、佐藤、佐々木」を特定する。なお、閾値は任意に設定できる。例えば、特定部１２２で、処理中滞在割合（データ表示中滞在割合）が０％以外のユーザを特定した場合には、データが投影（表示）された時に、少しでも会議に参加していたユーザを特定することになる。
【００６７】
また、特定部１２２は、データ表示中滞在割合が閾値以上でない場合でも、例えば蓄積情報で示されるユーザを特定することもできる。また、特定部１２２は、データ表示中滞在割合が閾値以上でない場合でも、例えば印刷情報で示されるユーザを特定することもできる。ここで、蓄積情報は、データ（画像ファイル）を会議資料記憶部１１３に蓄積（登録）したユーザを示し、印刷情報は、データ（画像ファイル）が印刷された時に会議に参加していたユーザを示す。よって、蓄積情報や印刷情報で示されるユーザは、データ表示中滞在割合が閾値より低い場合でも、表示されたデータ（画像ファイル）と関連が深いユーザと捉えることができる。
【００６８】
関連情報生成部１２３は、「関連情報生成手段」の一態様であり、データ（画像ファイル）ごとに、特定部１２２で特定した１以上のユーザ（該ユーザのメールアドレス（アカウント）を含む）を対応付けたユーザ一覧を示す関連情報を生成する。つまり、関連情報生成部１２３は、会議ＩＤと、表示されたデータと、データ表示中滞在割合が閾値以上のユーザ名（特定部１２２で特定した１以上のユーザ）と、該ユーザのメールアドレス（ユーザの認証情報、この例では会議システムにログインするためのアカウントを示す）とを対応付けたユーザ一覧情報を生成する。具体的には、図２０の例で、特定部１２２が例えば閾値９０％以上のユーザ名「田中、佐藤、高橋、佐々木」を特定した場合、関連情報生成部１２３は、表示データ「Ｆｉｌｅ１．ｐｐｔｘ」と、ユーザ名「田中、佐藤、高橋、佐々木」とを対応付けたユーザ一覧を示す関連情報を生成する。また図２２の例で、特定部１２２が例えば閾値９０％以上のユーザ名「田中、佐藤、佐々木」を特定した場合、関連情報生成部１２３は、表示データ「Ｆｉｌｅ２．ｐｐｔｘ」と、ユーザ名「田中、佐藤、佐々木」とを対応付けたユーザ一覧を示す関連情報を生成する。つまり、関連情報は、表示データ「Ｆｉｌｅ１．ｐｐｔｘ」を配布するユーザ一覧を示した配信リストであり、表示データ「Ｆｉｌｅ２．ｐｐｔｘ」を配布するユーザ一覧を示した配信リストであると捉えることができる。なお、ユーザのメールアドレス（アカウント）情報は、図１６に示した接続者情報を参照することで取得できる。
【００６９】
図２４及び図２５は、関連情報の一例を示す図である。図２４及び図２５に示すように、関連情報は、会議ＩＤと、表示されたデータと、データ表示中滞在割合が閾値以上のユーザ名と、該ユーザのメールアドレス（アカウント）とを対応付けた情報である。図２４の例は、会議ＩＤ「１１１１」、データ「Ｆｉｌｅ１．ｐｐｔｘ」に対して、ユーザ名：メールアドレス「田中：Ｔａｎａｋａ＠ａａａ．ｃｏ．ｊｐ」と、ユーザ名：メールアドレス「佐藤：Ｓａｔｏｈ＠ａａａ．ｃｏ．ｊｐ」と、ユーザ名：メールアドレス「高橋：Ｔａｋａｈａｓｈｉ＠ａａａ．ｃｏ．ｊｐ」と、ユーザ名：メールアドレス「佐々木：Ｓａｓａｋｉ＠ａａａ．ｃｏ．ｊｐ」とを対応付けた情報である。図２５の例は、会議ＩＤ「１１１１」、データ「Ｆｉｌｅ２．ｐｐｔｘ」に対して、ユーザ名：メールアドレス「田中：Ｔａｎａｋａ＠ａａａ．ｃｏ．ｊｐ」と、ユーザ名：メールアドレス「佐藤：Ｓａｔｏｈ＠ａａａ．ｃｏ．ｊｐ」と、ユーザ名：メールアドレス「佐々木：Ｓａｓａｋｉ＠ａａａ．ｃｏ．ｊｐ」とを対応付けた情報である。すなわち、関連情報は、会議資料（画像ファイル）を配信するユーザの一覧情報であり、会議資料（画像ファイル）の配信リストと捉えることができる。ここで、会議資料（画像ファイル）が１つの議案に紐付いている資料と捉えれば、関連情報は１つの議案ごとに会議資料（画像ファイル）を配信するユーザの配信リストと考えることができる。従って、関連情報（配信リスト）は、議案（会議資料（画像ファイル））ごとに生成される。
【００７０】
図６に戻り、説明を続ける。フォルダ生成部１２４は、「フォルダ生成手段」の一態様であり、関連情報生成部１２３で生成した関連情報に基づいて、１以上のデータのファイル（図２４の例では「Ｆｉｌｅ１．ｐｐｔｘ」）と、生成した関連情報のファイル（図２４に示した、「Ｆｉｌｅ１．ｐｐｔｘ」に関連するユーザの一覧情報のファイル）とを格納した、データそれぞれに対応するフォルダ（メールフォルダ）を生成する。すなわち、データのファイルと、データに紐付くユーザ名及び該ユーザのメールアドレスを一覧にしたファイル（配信リストのファイル）とを格納したフォルダ（メールフォルダ）をデータごとに生成する。なお、データおよび関連情報は、表示単位のサイズを示すページデータの集合を示すファイルであり、フォルダはファイルの集合を示す。ここで、フォルダ生成部１２４が生成するフォルダ（メールフォルダ）は、フォルダ（メールフォルダ）を開封した場合に、格納された関連情報のファイルに含まれる１以上のユーザのアドレス情報（メールアドレス）を送信先とし、同じフォルダ（メールフォルダ）に格納された１以上のデータのファイルを添付したメールを生成するフォルダである。すなわち、フォルダ（メールフォルダ）に格納された関連情報のファイルはメールの送信先アドレスが予め設定されていて、メールの送信を指示すると（この例ではフォルダ（メールフォルダ）を開封してメール送信を選択したことを示す）、メールアプリケーションを介して同じフォルダ（メールフォルダ）に格納された１以上のデータのファイル（画像ファイル）を添付したメールを送信するものである。
【００７１】
つまり、フォルダ生成部１２４が生成するフォルダ（メールフォルダ）は、フォルダ（メールフォルダ）に格納されている会議資料（画像ファイル）と、配信リスト（ユーザ一覧情報）のファイルとが関連付けられており、配信リストのメールアドレスに会議資料（画像ファイル）を添付してメール送信するフォルダ（メールフォルダ）である。例えば、フォルダ（メールフォルダ）に１つの会議資料（画像ファイル）と、関連情報（配信リスト）のファイルが格納されていた場合、配信リストのユーザのメールアドレスを送信先として、会議資料（画像ファイル）を添付したメールを配信する。また例えば、フォルダ（メールフォルダ）に複数の会議資料（画像ファイル）と、関連情報（配信リスト）のファイルが格納されていた場合、配信リストのユーザのメールアドレスを送信先として、複数の会議資料（画像ファイル）を添付したメールを配信する。なお、フォルダ（メールフォルダ）は、会議資料（画像ファイル）ごとに生成される。
【００７２】
図２６は、フォルダ生成部が生成するフォルダのデータ構造の一例を示す図である。図２６に示すように、フォルダ（メールフォルダ）には、例えば、図２４及び図２５に示した関連情報のユーザのメールアドレス一覧情報（この例では配信リスト）のファイルと、添付ファイル（この例では会議資料のファイル）と、メールに記載する本文（定型文）のファイルと、メールの件名（会議名＋日付）のファイルとが含まれている。なお、この例は一例であり、例えば本文（定型文）及びメールの件名（会議名＋日付）は１つのファイルに含ませることもできる。
【００７３】
図２７は、フォルダを開封した場合に情報端末に表示されるＵＩ画面の一例を示す図である。情報端末３０は、情報処理サーバ１０からフォルダ（メールフォルダ）を受信してフォルダ（メールフォルダ）を開封した場合、情報端末３０の表示部１０６には図２７に示すＵＩ画面が表示される。ＵＩ画面には、それぞれのファイルの内容を確認するためのアイコンとメールを送信するアイコンとが表示されるようになっている。ファイルの内容を確認するためのアイコンとして、例えば「配信リストを確認」、「添付ファイルを確認」、「送信内容作成／確認」のアイコンが含まれる。「配信リストを確認」アイコンは、フォルダに格納されている関連情報のファイルと紐付けられている。「添付ファイルを確認」アイコンはフォルダに格納されている会議資料（画像ファイル）のファイルと紐付けられている。「送信内容作成／確認」アイコンには、メールに記載する定型文（本文）が数種類（複数パターン）紐付けられていて、その中から定型文を選択できるようになっている。また、その定型文に加筆・修正ができると共に、任意の本文を作成することもできるようになっている。同様に、件名も任意に変更できるようになっている。この例では「メール送信」アイコンを押下することで、配信リストのメールアドレスを送信先として、同じフォルダ（メールフォルダ）に格納された会議資料（画像ファイル）のファイルを添付したメールを送信する。
【００７４】
また、フォルダ生成部１２４は、データ（画像ファイル）ごとの関連情報を比較し、関連情報のユーザ一覧が一致する場合には、一致したそれぞれのデータのファイルと、一致した関連情報のうちの１つのファイルと、をフォルダに格納する。すなわち、データ（画像ファイル）を配信するユーザ一覧が同一の場合、一致したそれぞれのデータのファイル（画像ファイル）と、一致した関連情報のうちの１つのファイル（ユーザ一覧情報のファイル）とをフォルダ（メールフォルダ）に格納すれば、フォルダ（メールフォルダ）を開封した場合に、格納された関連情報のファイル（ユーザ一覧情報のファイル）に含まれる１以上のユーザのアドレス情報（メールアドレス）を送信先とし、同じフォルダ（メールフォルダ）に格納された複数のデータのファイル（画像ファイル）を添付したメールを送信することができる。
【００７５】
また、フォルダ生成部１２４は、データごとの関連情報を参照し、ユーザごとに、ユーザに紐付いた１以上のデータのファイルと、該ユーザのアドレス情報だけを含む関連情報のファイルと、をフォルダに格納する。すなわち、一人のユーザに配信する複数のデータのファイルと、該ユーザのアドレス情報（メールアドレス）だけを含む関連情報のファイルとをフォルダに格納すれば、フォルダを開封した場合に、一人のユーザに対して複数のデータのファイルを添付したメールを送信することができる。従って、フォルダ生成部１２４は、会議に参加したユーザ（参加者）分のフォルダを生成する。なお、特定部１２２で特定されなかった、全てのデータのファイルに紐付かないユーザがいる場合には、そのユーザのフォルダは生成されないことになる。つまり、データを表示中に会議に参加（滞在）していないユーザには会議資料（画像ファイル）は配信されない。
【００７６】
送信部１２５は、「送信手段」の一態様であり、フォルダ生成部１２４で生成した１以上のフォルダを情報端末３０に送信する。
【００７７】
次に、関連情報の生成処理とフォルダの生成処理の流れについて説明する。図２８は、関連情報とフォルダの生成処理の一例を示すフローチャートである。情報処理サーバ１０の受付部１１１は、会議終了情報を受け付ける（ステップＳ４１）。次に、入退室情報記録部１１９は、会議ＩＤと、情報端末３０の名称と、情報端末ＩＤと、会議から退出したことを示す退室情報と、会議から退出した時刻を示す退室時刻情報（日時）とを入退室情報記憶部１２０に記録して更新する（ステップＳ４２）。
【００７８】
次に、算出部１２１は、履歴情報と入退室情報とを用いて、会議ＩＤに紐付く全てのユーザと、１以上のデータ（アップロードされた全ての画像ファイル）との組み合わせごとに、データの表示時間情報から求められるデータを表示した時間の合計時間に対して、データを表示中にユーザが会議に参加していた時間の割合を示すデータ表示中滞在割合を算出する（ステップＳ４３）。すなわち、データ表示中の各ユーザの滞在割合を算出する。
【００７９】
次に、特定部１２２は、算出部１２１で算出したデータ表示中滞在割合が予め設定した閾値以上である１以上のユーザを特定する（ステップＳ４４）。次に、関連情報生成部１２３は、データ（画像ファイル）ごとに、特定部１２２で特定した１以上のユーザを対応付けた関連情報（ユーザ一覧情報）を生成する（ステップＳ４５）。次に、フォルダ生成部１２４は、関連情報に基づいて、データごとに、１以上のデータのファイル（画像ファイル）と、生成した関連情報（ユーザ一覧情報）のファイルとを格納した、フォルダを生成する（ステップＳ４６）。次に、送信部１２５は、生成した１以上のフォルダを情報端末３０に送信する（ステップＳ４７）。
【００８０】
図２９は、図２８のステップＳ４３〜ステップＳ４６の詳細な処理フローの一例を示す図である。情報処理サーバ１０の算出部１２１は、データ（会議資料）が配信するデータか否かを判断する（ステップＳ５１）。配信するデータでない場合（ステップＳ５１：Ｎｏ）、ステップＳ５７に移行する。すなわち、図７に示した履歴情報を参照し、データ（会議資料）が会議で表示されたデータであるかを判断し、会議で表示されていないデータについてはユーザのデータ表示中滞在割合は算出しないことになる。つまり、算出部１２１は、アップロードされた全てのデータ（会議資料）について配布する必要があるか否かを判断する配布資料判断手段と捉えることもできる。データが配信するデータである場合（ステップＳ５１：Ｙｅｓ）、算出部１２１は、履歴情報と入退室情報とを用いて、配信するデータに対して、会議ＩＤに紐付く全てのユーザについて、データの表示時間情報から求められるデータを表示した時間の合計時間に対して、データを表示中にユーザが会議に参加していた時間の割合を示すデータ表示中滞在割合を算出する（ステップＳ５２）。すなわち、データ表示中の各ユーザの滞在割合を算出する。
【００８１】
次に、特定部１２２は、ユーザごとに、算出部１２１で算出したデータ表示中滞在割合が予め設定した閾値以上であるか否かを判断する（ステップＳ５３）。閾値以上でない場合（ステップＳ５３：Ｎｏ）、ステップＳ５５に移行する。閾値以上である場合（ステップＳ５３：Ｙｅｓ）、関連情報生成部１２３は、特定部１２２が特定した閾値以上のユーザをユーザ一覧情報（関連情報）に追加する（ステップＳ５４）。次に、特定部１２２は、全てのユーザのデータ表示中滞在割合を確認したか否かを判断する（ステップＳ５５）。全てのユーザを確認していない場合（ステップＳ５５：Ｎｏ）、ステップＳ５３に戻り、処理を継続する。
【００８２】
全てのユーザを確認した場合（ステップＳ５５：Ｙｅｓ）、フォルダ生成部１２４は、データ（会議資料）のファイルと、ユーザ一覧情報（関連情報）のファイルを格納したフォルダを生成する（ステップＳ５６）。次に、算出部１２１は、全てのデータを確認したか否かを判断する（ステップＳ５７）。全てのデータを確認していない場合（ステップＳ５７：Ｎｏ）、ステップＳ５１に戻り処理を継続する。全てのデータを確認した場合（ステップＳ５７：Ｙｅｓ）、処理を終了する。
【００８３】
なお、ステップＳ５３において、データ表示中滞在割合が予め設定した閾値以上であるか否かを判断しているが、これに限ることはなく、例えば上述したように、データが表示された時に少しでも会議に参加していたユーザにもデータ（会議資料）を配信したい場合には、０％以外のユーザを特定してもよいし、蓄積情報で示されるユーザを特定してもよいし、印刷情報で示されるユーザを特定してもよい。
【００８４】
以上に説明したように、本実施形態では、ジョブの実行履歴として、データ（該ジョブに対応する処理で扱うデータ、この例では会議資料の画像データ）の表示開始時刻、表示終了時刻、データの表示時間、データを特定する特定情報、情報端末３０を使用しているユーザを示すユーザ名と、処理と、を少なくとも対応付けた履歴情報を記憶する。また、会議ごとに、会議を識別する識別情報と、複数のユーザが会議に参加した時刻を示す入室時刻情報と、複数のユーザが会議から退出した時刻を示す退室時刻情報とを含む入退室情報を記憶する。そして、記憶した１以上の履歴情報と入退室情報を用いて、会議の識別情報に紐付く全てのユーザと１以上のデータとの組み合わせごとに、データの表示時間情報から求められるデータを表示した時間の合計時間に対して、データを表示中にユーザが会議に参加していた時間の割合を示すデータ表示中滞在割合を算出し、データ表示中滞在割合が閾値以上である１以上のユーザを特定し、データごとに、特定した１以上のユーザを対応付けたユーザ一覧を示す関連情報を生成する。そして、１以上のデータのファイル（画像ファイル）と、生成した関連情報（ユーザ一覧情報）のファイルとを格納した、フォルダ（メールフォルダ）を生成する。これにより、会議資料（画像ファイル）ごとに、１つのフォルダに会議資料（画像ファイル）と会議参加者を対応付けて格納することができ、会議終了後に会議資料に関連する会議参加者に対して容易に会議資料の配付を行うことができる。
【００８５】
以上、本発明に係る実施形態について説明したが、本発明は、上述の各実施形態そのままに限定されるものではなく、実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で構成要素を変形して具体化できる。また、上述の実施形態に開示されている複数の構成要素の適宜な組み合わせにより、種々の発明を形成できる。例えば、実施形態に示される全構成要素から幾つかの構成要素を削除してもよい。さらに、異なる実施形態および変形例にわたる構成要素を適宜組み合わせてもよい。
【００８６】
また、上述した実施形態のシステム１００（情報処理サーバ１０、情報端末３０）で実行されるプログラムは、インストール可能な形式または実行可能な形式のファイルでＣＤ−ＲＯＭ、フレキシブルディスク（ＦＤ）、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ（Digital  Versatile  Disk）、ＵＳＢ（Universal  Serial  Bus）等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録して提供するように構成してもよいし、インターネット等のネットワーク経由で提供または配布するように構成してもよい。また、各種プログラムを、ＲＯＭ等に予め組み込んで提供するように構成してもよい。
【符号の説明】
【００８７】
１０    情報処理サーバ
２０    仲介機
３０    情報端末
４０    プロジェクタ
５０    電子黒板
６０    ＭＦＰ
７０    ネットワーク
１００  システム
１０１  ＣＰＵ
１０２  ＲＡＭ
１０３  ＲＯＭ
１０４  ＨＤＤ
１０５  機器Ｉ／Ｆ
１０６  表示部
１０７  操作部
１０８  ネットワークＩ／Ｆ
１０９  システムバス
１１１  受付部
１１２  生成部
１１３  会議資料記憶部
１１４  実行制御部
１１５  履歴情報記録部
１１６  履歴情報記憶部
１１７  接続情報管理部
１１８  接続者情報記憶部
１１９  入退室情報記録部
１２０  入退室情報記憶部
１２１  算出部
１２２  特定部
１２３  関連情報生成部
１２４  フォルダ生成部
１２５  送信部
２０１  ＣＰＵ
２０２  ＲＡＭ
２０３  ＲＯＭ
２０４  ＨＤＤ
２０５  機器Ｉ／Ｆ
２０６  表示部
２０７  操作部
２０９  システムバス
２１１  ネットワーク制御部
２１２  操作制御部
２１３  表示制御部
２１４  近距離通信制御部
２１５  クライアントアプリケーション
２２１  ネットワークＩ／Ｆ
２２２  近距離通信Ｉ／Ｆ
３０１  コマンド指示発行部
３０２  受付部
３０３  配信部
【先行技術文献】
【特許文献】
【００８８】
【特許文献１】特許第５０４０２３８号公報
【図１】
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【図２】
0006728815.tif 000003
【図３】
0006728815.tif 000004
【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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【図２６】
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【図２７】
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【図２８】
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【図２９】
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