(57)【要約】【課題】スケジューラーに入力されたスケジュールの内容に連動して自動的に不在案内が設定されるとともに、各スケジュールの不在終了日時以降の不在案内の解除忘れを防止する不在案内システムを提供する。【解決手段】不在案内システム１は、スケジュール管理サーバ７と電話交換機１１とから構成され、スケジュール管理サーバ７は、利用者の内線電話番号を取得する内線電話番号取得部１３と、利用者の不在予定情報に基づいて不在案内依頼信号を送信する不在案内依頼部１５とを備え、電話交換機１１は、不在案内依頼信号に含まれる内線電話番号、不在開始日時等を含んだ不在案内情報を記録する案内データベース９と、不在開始日時以降に外線電話に不在応答する不在案内部２０と、を備える。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
各利用者について、利用者ＩＤ、不在開始日時、及び、不在終了日時を少なくとも含んだ不在予定情報が登録されるスケジュール管理装置と、かかってきた電話をその着信先番号に該当する電話機に着信させる電話交換機とを備える電話の不在案内システムであって、
前記スケジュール管理装置は、
各利用者について利用者ＩＤと内線電話番号との対応関係を記録したデータベースを参照して、前記不在予定情報に含まれる利用者ＩＤに対応する内線電話番号を取得する内線電話番号取得部と、
前記不在予定情報に基づいて、前記取得した内線電話番号と、前記不在開始日時とを少なくとも含んだ不在案内依頼信号を前記電話交換機に送信する不在案内依頼部とを備え、
前記電話交換機は、
前記不在案内依頼信号に含まれる内線電話番号と不在開始日時とを含んだ不在案内情報を記録する案内データベースと、
前記案内データベースに記録された不在案内情報に含まれる内線電話番号及び不在開始日時に基づいて、当該不在開始日時以降に、当該内線電話番号又はこれに対応するダイヤルイン番号宛に電話がかかってきた場合に、当該電話に対して不在案内を行う不在案内部と、を備えることを特徴とする不在案内システム。
【請求項２】
前記スケジュール管理装置は、利用者が利用者端末にて入力した不在予定情報を受信し、該不在予定情報をスケジュールデータベースに記録するスケジュール情報記録部を更に備えることを特徴とする請求項１に記載の不在案内システム。
【請求項３】
前記不在案内部は、外線電話がかかってきた場合に、前記案内データベースを参照して、その着信先ダイヤルイン番号に対応する前記内線番号を含み、かつ、前記不在開始日時を経過した前記不在案内情報が記録されているかどうかを判定し、該当する不在案内情報が記録されていれば、当該外線電話に対して不在案内を行い、該当する不在案内情報が記録されていなければ、当該内線電話番号の社内電話機に着信させることを特徴とする請求項１又は２に記載の不在案内システム。
【請求項４】
前記不在案内情報には、不在案内方法が、前記外線電話に対して不在事由を含む不在メッセージを流すこと、又は、前記外線電話に対して前記不在案内情報に含まれる転送先電話番号へ転送することの何れであるかを示す情報が含まれており、前記不在案内部は、当該情報が示す方法で不在案内を行うことを特徴とする請求項１又は３のいずれかに記載の不在案内システム。
【請求項５】
前記不在案内情報には、不在案内の未解除時の処理を指定する未解除時対応情報が含まれており、前記スケジュール管理装置は、電話交換機に対して前記不在案内の設定が解除されたかどうかを問い合わせ、解除されていない場合には、前記未解除時対応情報で指定された処理を行う案内解除確認部を更に備えることを特徴とする請求項１、３、４のいずれかに記載の不在案内システム。
【請求項６】
電話機の利用者が不在の場合に、当該電話機宛にかかってきた電話の発信元へ不在案内を行う不在案内システムであって、
各利用者について、利用者ＩＤ、不在開始日時、及び、不在終了日時を少なくとも含んだ不在予定情報が登録されるスケジュールデータベースと、
各利用者について利用者ＩＤと電話番号との対応関係を記録したデータベースを参照して、前記不在予定情報に含まれる利用者ＩＤに対応する内線電話番号を取得する電話番号取得部と、
前記不在予定情報について前記内線電話番号取得部が取得した電話番号と、当該不在予定情報に含まれる不在開始日時とに基づいて、当該不在開始日時以降に、当該電話番号に該当する電話機宛の電話がかかってきた場合に、当該電話に対して不在案内を行う不在案内部と、を備えることを特徴とする不在案内システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、会議や出張等で電話に出ることができない着信に対して、利用者が予め入力したスケジュールに対応する不在事由を案内する不在案内システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来より、会社内等において、会議や出張等で長時間にわたって社内電話に出ることができない場合には、社内電話の不在案内システムに登録して、不在時の着信に対して自動的に不在事由を案内し、あるいは、指定した番号へ転送している。例えば、不在時の着信に対して自動的に「おかけになった電話番号の方は只今会議中です」というアナウンスを流し、発信者に不在事由を案内している。
【０００３】
これとは別に、会議への出席、出張、休暇などの各自の不在予定を社内のスケジューラー（スケジュール管理システム）へ登録し、社内の他者が各自の不在予定を確認できるようにするのが一般的である。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、従来、スケジューラーと不在案内システムとが連動していないために、スケジューラーに不在予定を登録しても、不在案内システムへの不在案内の登録を忘れてしまうと、社内電話が固定電話の場合には、電話が鳴っても周りの者が電話に出ないかぎり発信者は本人の不在事由を知ることができず、また、社内電話がＰＨＳ等の移動電話の場合は、会議中に電話の呼び出し音が鳴ってしまうなどの問題点があった。
【０００５】
また、例えば会議のため、不在案内システムに不在案内の登録をした場合に、会議終了後に不在案内の解除を忘れてしまうと、発信者が何度電話しても上述したような会議中である旨のアナウンスが流れ、いつまでたっても連絡が取れない場合があるという問題点があった。
【０００６】
そこで、本発明は、上記の問題点を鑑みてなされたものであり、スケジューラーに入力された不在予定の内容に連動して自動的に不在案内が設定されるとともに、不在案内の解除を忘れるのを防止することが可能な不在案内システムを提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記問題を解決する本発明の不在案内システムは、各利用者について、利用者ＩＤ、不在開始日時、及び、不在終了日時を少なくとも含んだ不在予定情報が登録されるスケジュール管理装置と、かかってきた電話をその着信先番号に該当する電話機に着信させる電話交換機とを備える電話の不在案内システムであって、前記スケジュール管理装置は、各利用者について利用者ＩＤと内線電話番号との対応関係を記録したデータベースを参照して、前記不在予定情報に含まれる利用者ＩＤに対応する内線電話番号を取得する内線電話番号取得部と、前記不在予定情報に基づいて、前記取得した内線電話番号と、前記不在開始日時とを少なくとも含んだ不在案内依頼信号を前記電話交換機に送信する不在案内依頼部とを備え、前記電話交換機は、前記不在案内依頼信号に含まれる内線電話番号と不在開始日時とを含んだ不在案内情報を記録する案内データベースと、前記案内データベースに記録された不在案内情報に含まれる内線電話番号及び不在開始日時に基づいて、当該不在開始日時以降に、当該内線電話番号又はこれに対応するダイヤルイン番号宛に電話がかかってきた場合に、当該電話に対して不在案内を行う不在案内部と、を備えることを特徴とする（第１の発明）。
【０００８】
本発明による不在案内システムによれば、利用者ＩＤ、不在開始日時、不在終了日時等の不在予定情報を管理するスケジュール管理装置と、該スケジュール管理装置から送信される不在予定情報に基づいて外線電話に不在案内の音声メッセージを流す電話交換機とを備えるので、スケジュール管理装置に不在予定情報を登録するだけで、電話機の不在案内を設定することなく不在予定情報に対応した不在案内を行うことが可能となる。
【０００９】
第２の発明は、第１の発明において、前記スケジュール管理装置は、利用者が利用者端末にて入力した不在予定情報を受信し、該不在予定情報をスケジュールデータベースに記録するスケジュール情報記録部を更に備えることを特徴とする。
【００１０】
本発明による不在案内システムによれば、スケジュール管理装置は、利用者が利用者端末にて入力した不在予定情報を受信し、該不在案内情報をスケジュールデータベースに記録するスケジュール情報記録部を更に備えるので、利用者が随時スケジュールを入力することが可能となる。また、スケジュールの変更が生じた際に利用者が直接変更することができ、より正確にスケジュール情報を管理することが可能となる。
【００１１】
第３の発明は、第１又は第２の発明において、前記不在案内部は、外線電話がかかってきた場合に、前記案内データベースを参照して、その着信先ダイヤルイン番号に対応する前記内線番号を含み、かつ、前記不在開始日時を経過した前記不在案内情報が記録されているかどうかを判定し、該当する不在案内情報が記録されていれば、当該外線電話に対して不在案内を行い、該当する不在案内情報が記録されていなければ、当該内線電話番号の社内電話機に着信させることを特徴とする。
【００１２】
本発明による不在案内システムによれば、不在案内部は、不在案内情報が記録されている内線番号への電話に対しては不在案内を行い、一方、不在案内情報が記録されていない内線番号への電話に対してはそのまま着信させるために、不在者への外線電話にのみ不在案内を行うことが可能となる。
【００１３】
第４の発明は、第１又は第３の発明において、前記不在案内情報には、不在案内方法が、前記外線電話に対して不在事由を含む不在メッセージを流すこと、又は、前記外線電話に対して前記不在案内情報に含まれる転送先電話番号へ転送することの何れであるかを示す情報が含まれており、前記不在案内部は、当該情報が示す方法で不在案内を行うことを特徴とする。
【００１４】
本発明による不在案内システムによれば、不在案内情報に、外線電話に対して不在事由を含む不在メッセージを流すか、又は、転送先電話番号へ転送するかの情報が含まれているために、利用者は不在中にかかってくる外線電話に対して都合の良いいずれかの方法を選択することが可能となる。
【００１５】
第５の発明は、第１、第３、第４のいずれかの発明において、前記不在案内情報には、不在案内の未解除時の処理を指定する未解除時対応情報が含まれており、前記スケジュール管理装置は、電話交換機に対して前記不在案内の設定が解除されたかどうかを問い合わせ、解除されていない場合には、前記未解除時対応情報で指定された処理を行う案内解除確認部を更に備えることを特徴とする。
【００１６】
本発明による不在案内システムによれば、電話交換機に対して不在案内の設定が解除されたかどうかを問い合わせる案内解除確認部を備え、未解除時対応情報で指定された処理を行うために、不在応答の設定解除を忘れることが無い。
【００１７】
第６の発明の不在案内システムは、電話機の利用者が不在の場合に、当該電話機宛にかかってきた電話の発信元へ不在案内を行う不在案内システムであって、各利用者について、利用者ＩＤ、不在開始日時、及び、不在終了日時を少なくとも含んだ不在予定情報が登録されるスケジュールデータベースと、各利用者について利用者ＩＤと電話番号との対応関係を記録したデータベースを参照して、前記不在予定情報に含まれる利用者ＩＤに対応する内線電話番号を取得する電話番号取得部と、前記不在予定情報について前記内線電話番号取得部が取得した電話番号と、当該不在予定情報に含まれる不在開始日時とに基づいて、当該不在開始日時以降に、当該電話番号に該当する電話機宛の電話がかかってきた場合に、当該電話に対して不在案内を行う不在案内部と、を備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１８】
本発明による不在案内システムによれば、スケジューラーに入力されたスケジュールの内容に連動して自動的に不在案内が電話機に設定される。また、スケジュールの不在終了日時以降の不在案内の解除忘れを防止することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１９】
以下、本発明が会社の社内電話における不在案内システムとして適用された場合の実施形態について説明するが、会社に限らず、役所、学校、その他の各種組織内の電話にも適用できることはいうまでもない。
【００２０】
図１は、本発明の実施形態に係る不在案内システム１の構成図である。図１に示すように、不在案内システム１は、社内電話の電話交換機１１と、スケジュール管理装置であるスケジュール管理サーバ７とを備えている。
【００２１】
電話交換機１１は、社内電話について不在案内の設定がされた場合に、指定された不在案内メッセージを流したり、あるいは、指定された電話番号へ電話を転送したりする機能を有する既存の電話交換機であるが、本実施形態では、スケジュール管理サーバ７と連携し、スケジュール管理サーバ７への登録情報に基づいて、不在案内を行う機能を有する。
【００２２】
スケジュール管理サーバ７は、各利用者の不在予定情報が格納されるスケジュールデータベース５と、各利用者の不在予定情報をスケジュールデータベース５に記録するスケジュール情報記録部６と、ユーザーデータベース３を参照して利用者ＩＤに対応する内線電話番号を取得する内線電話番号取得部１３と、不在予定情報に基づいて、不在案内を行うために必要な所定の情報を電話交換機１１に送信する不在案内依頼部１５と、不在予定情報に基づいて、不在案内の設定が解除されたかどうかを確認し、解除されていない場合に所定の処理を行う案内解除確認部１６とを備えている。
【００２３】
また、スケジュール管理サーバ７は、ユーザーデータベース３を参照可能とされている。図２は、ユーザーデータベース３に格納され利用者情報のデータ構成を示す図である。図２に示すように、ユーザーデータベース３には、各利用者（社員）について利用者ＩＤ、内線電話番号、電子メールアドレス等の利用者情報が記録されている。
【００２４】
一方、図３は、スケジュールデータベース５に格納される不在予定情報のデータ構成を示す図である。図３に示すように、スケジュールデータベース５に格納される不在予定情報には、各不在予定情報に固有のスケジュールＩＤ、利用者ＩＤ、不在開始日時、不在終了日時、不在事由、不在案内方法、未解除時対応情報等が含まれている。
【００２５】
このうち、不在案内方法は、不在中に電話がかかってきた場合に、不在事由を知らせる不在メッセージを流すか、指定した電話番号に電話を転送するかを指定するものである。電話を転送する場合には、スケジュール情報には、さらに、転送先電話番号が含まれることになる。
【００２６】
また、未解除時対応情報は、不在終了日時を経過しても不在案内の登録が解除されていない場合の処理方法を示すものであり、この処理方法としては、利用者の社内電話機２３へ電話をかける、利用者へ警告メールを送信する、利用者のパソコンに警告画面を表示する、強制的に不在案内を解除する等がある。
【００２７】
再び図１を参照して説明すると、スケジュール情報記録部６は、スケジュール管理サーバ７に社内ＬＡＮ等を介して接続された各利用者端末２１（典型的には各社員が操作するパーソナルコンピュータ）から、不在予定情報を受信し、受信した不在予定情報をスケジュールデータベース５に記録する。
【００２８】
内線電話番号取得部１３は、スケジュールデータベース５に記録された不在予定情報に基づき、ユーザーデータベース３を参照して、不在予定情報に含まれる利用者ＩＤに該当する内線電話番号を取得する。
【００２９】
不在案内依頼部１５は、スケジュールデータベース５に記録された不在予定情報のうち、スケジュールＩＤと不在案内を行うのに必要な情報、つまり、不在開始日時、及び、不在時の電話応答方法が不在メッセージである場合には不在事由又は不在時の電話応答方法が電話転送である場合には転送先電話番号と、内線電話番号取得部１３が取得した内線電話番号とを含んだ不在案内依頼信号を電話交換機１１に対して送信する。
【００３０】
なお、不在案内依頼部１５は、スケジュールデータベース５に記録される不在予定情報が削除された場合は、該当する不在案内情報のスケジュールＩＤを含んだ削除依頼信号を電話交換機１１に送信する。また、スケジュールデータベース５に記録された不在予定情報が変更された場合は、該当する不在案内情報のスケジュールＩＤと変更内容とを含んだ変更依頼信号を電話交換機１１に送信する。
【００３１】
案内解除確認部１６は、各不在予定情報の不在終了日時が経過したときに、電話交換機１１に対して、該当する内線電話番号について不在案内の設定が解除されたかどうかを問い合わせ、解除されていない場合には、後に詳細に説明するように、不在予定情報に含まれる未解除時対応情報に基づいて利用者への警報等の所定の処理を行う。
【００３２】
一方、電話交換機１１は、電話交換部１８、不在案内登録部１９、スケジュール連携登録部１７、案内データベース９、及び不在案内部２０を備えている。
【００３３】
電話交換部１８は、電話交換機としての通常の機能（各社内電話についてダイヤルイン番号と内線番号との対応表を備え、外線電話がかかってきた場合にその着信先ダイヤルイン番号に対応する内線番号の電話機に着信させる機能）を実現する。
【００３４】
不在案内登録部１９は、社内電話機２３からの内線電話による不在案内依頼に応じて、案内データベース９に不在案内情報（詳細は後述する）を記録するものであり、これも、従前の電話交換機が備える通常の不在案内機能を実現する。具体的には、社内電話機２３において、不在案内の内容に応じて予め定められた番号（例えば、会議中の場合は１００番）にかけると、これに応じて不在案内登録部１９が案内データベース９に不在案内情報を記録する。
【００３５】
一方、スケジュール連携登録部１７は、スケジュール管理サーバ７からの不在案内依頼信号に応じて、案内データベース９に不在案内情報を記録する。
【００３６】
図４は、案内データベース９に格納される不在案内情報のデータ構成を示す図である。図４に示すように、不在案内情報には、不在予定情報のスケジュールＩＤと、不在案内の対象となる内線電話番号と、不在開始日時と、不在時の電話応答方法が不在メッセージである場合には不在事由又は不在時の電話応答方法が電話転送である場合には転送先電話番号とが含まれている。
【００３７】
なお、不在案内登録部１９は、スケジュール管理サーバ７から削除依頼信号又は変更依頼信号が送信されてくると、それらの信号に含まれるスケジュールＩＤに該当する不在案内情報を削除又は変更する。
【００３８】
再び図１を参照して説明すると、不在案内部２０は、案内データベース９を参照して、不在案内の処理を行う。具体的には、公衆電話網２７を介して外線電話がかかってきた場合に、案内データベース９を参照して、外線電話のダイヤルイン番号に対応する内線番号を含み、かつ、不在開始日時を経過した不在案内情報が記録されているかどうかを判定する。その結果、記録されていれば当該外線電話に対して、不在案内情報に含まれる不在案内方法に従って不在案内を行う。すなわち、不在案内方法が不在メッセージであれば、当該外線電話に応答して不在事由を含む不在メッセージを流し、又、不在案内方法が電話転送であれば、転送先電話番号の電話機に着信させる。一方、該当する内線電話番号を含む不在案内情報が記録されていなければ、通常通り、当該内線電話番号の社内電話機２３に着信させる。
【００３９】
以下、不在案内システム１において、利用者が不在予定情報を登録してから不在案内が行われるまでの処理の一例について図５に示すフローチャートを参照して説明する。  
先ず、図５のステップＳ１において、利用者が利用者端末２１からスケジュール管理サーバ７にアクセスして利用者ＩＤ及びパスワードを入力することにおりスケジューラーにログインし、不在予定入力画面に不在予定情報を入力する。
【００４０】
図６は、不在予定入力画面の一例を示す図である。図６に示すように、不在予定入力画面には、不在開始日時、不在終了日時、不在事由、不在案内方法、不在案内方法が転送の場合の転送先電話番号、未解除時対応情報等の入力欄が含まれている。
【００４１】
不在事由の項目については、例えば、「会議」、「出張」、「休暇」、「離席」が予め設定されており、いずれかを選択入力できるようになっている。また、不在案内方法の項目については、例えば、「不在案内」、「転送」が予め設定されており、いずれかを選択入力できるようになっている。後述するように、不在中に電話がかかってきた場合に、「不在案内」が選択されていれば不在事由の項目で選択した内容の不在事由を示すメッセージが自動的に応答し、「転送」が選択されていると転送先電話番号欄に入力された電話番号へ電話が転送されることになる。
【００４２】
さらに、未解除時対応情報の項目については、例えば、「不在終了日時に電話機へ連絡」、「不在終了日時に電子メールを送付」、「不在終了日時に利用者端末２１へ警告画面を表示」、「不在終了日時に自動的に不在案内を解除」が予め設定されており、いずれかを選択入力できるようになっている。
【００４３】
これらの不在予定情報は、スケジュール情報記録部６によりスケジュールデータベース５に記録される。
【００４４】
次に、ステップＳ２において、スケジュール管理サーバ７の内線電話番号取得部１３が、スケジュールデータベース５に記録された各不在予定情報について、ユーザーデータベース３を参照して、不在予定情報に含まれる利用者ＩＤに対応する内線電話番号を取得する。
【００４５】
次に、ステップＳ３において、スケジュール管理サーバ７の不在案内依頼部１５が、内線電話番号取得部１３により取得した内線電話番号、及び、スケジュールデータベース５に記録された各不在予定情報のうち、不在開始日時、不在事由、不在案内方法、未解除時対応情報、及び、不在案内方法が転送である場合には、転送先電話番号を含んだ不在案内依頼信号を電話交換機１１に対して送信する。
【００４６】
次に、ステップＳ４において、電話交換機１１のスケジュール連携登録部１７が、スケジュール管理サーバ７からの不在案内依頼信号に含まれる不在案内情報を案内データベース９に記録する。
【００４７】
次に、ステップＳ５において、電話交換部１８に社外電話機２５から公衆電話網２７を介して外線電話がかかってきた場合に、電話交換機１１の不在案内部２０が、案内データベース９を参照して、当該外線電話の着信先ダイヤルイン番号に対応する内線番号を含み、かつ、不在開始日時を経過した不在案内情報が記録されているかどうかを判定する。その結果、該当する不在案内情報が記録されていれば、次に、ステップＳ６において、当該不在案内情報の不在案内方法が不在案内であるか転送であるかを判定し、不在案内であれば、ステップＳ７において、当該外線電話に着信応答し、不在案内方法に基づいて不在事由を含む不在メッセージ、例えば、「おかけになった電話番号の方は只今会議中です」を流す。一方、不在案内方法が転送であれば、ステップＳ８において、転送先電話番号の電話機に着信させる。
【００４８】
一方、ステップＳ５において該当する内線電話番号を含む不在案内情報が記録されていなければ、ステップＳ９において、通常通り、当該内線電話番号の社内電話に着信させる。
【００４９】
次に、不在案内を解除する場合の処理について説明する。この解除処理としては次の（１）〜（３）の方法が考えられる。
【００５０】
（１）利用者端末２１（図１）からスケジュール管理サーバ７へアクセスしてスケジューラーにログインし、不在解除情報を入力する。具体的には、スケジューラーにログインされた場合に表示される不在予定入力画面（図６）の不在案内解除ボタンを選択する。
【００５１】
すると、案内解除確認部１６（図１）は、不在案内解除情報に利用者ＩＤを対応づけた不在案内解除依頼をスケジュール連携登録部１７に送信し、スケジュール連携登録部１７は、案内解除確認部１６からの不在案内解除依頼に応じて、不在案内解除依頼に含まれる利用者ＩＤに対応する不在案内情報を案内データベース９から削除する。
【００５２】
（２）社内電話機２３からの内線電話による不在案内解除依頼に応じて、不在案内登録部１９が案内データベース９の内線電話番号に対応する不在案内情報を削除する。具体的には、社内電話機２３において不在案内解除依頼に対応して予め定められた番号（例えば、２００番）にかけると、これに応じて不在案内登録部１９が案内データベース９から、その発信元電話番号に該当する不在案内情報を削除する。
【００５３】
（３）社内電話機２３からの発信があった場合は、自動的に電話交換部１８から不在案内登録部１９へ不在案内解除依頼が送信され、不在案内登録部１９が案内データベース９の内線電話番号に対応する不在案内情報を削除する。
【００５４】
次に、不在終了日時が経過しても、不在案内が解除されていない場合の処理について図７のフローチャートを参照して説明する。  
ステップＳ１１において、案内解除確認部１６は、スケジュールデータベース５に記録された各不在予定情報について不在終了日時が経過したときに、電話交換機１１の案内データベース９に対して、該当する内線電話番号について不在案内の設定が解除されたかどうかを問い合わせる。その結果、既に不在案内が解除されている場合は、不在案内を終了する。
【００５５】
一方、不在案内が解除されていない場合には、ステップＳ１２において、案内解除確認部１６が、スケジュールデータベース５にアクセスし、不在予定情報に含まれる未解除時対応情報を確認し、未解除時対応情報が「不在終了日時に自動的に不在案内を解除」の場合は、ステップＳ１３において、案内データベース９に記録された該当する不在案内情報を削除し、不在案内を終了する。
【００５６】
また、未解除時対応情報が「不在終了日時に電話機へ連絡」の場合は、ステップＳ１４において、案内解除確認部１６がユーザーデータベース３にアクセスして、内線電話番号を取得し、該当する内線電話番号の社内電話に電話をかける。
【００５７】
また、未解除時対応情報が「不在終了日時に電子メールを送付」の場合は、ステップＳ１５において、案内解除確認部１６がユーザーデータベース３にアクセスして、内線番号に対応するメールアドレスを取得し、そのメールアドレスへ電話の不在案内が未解除である旨の警告メールを送信する。
【００５８】
また、未解除時対応情報が「不在終了日時に利用者端末へ警告を表示」の場合は、ステップＳ１６において、該当する不在予定情報に含まれる利用者ＩＤに対応するスケジューラー画面に警告メッセージを表示させる。
【００５９】
以上のような不在案内が未解除である旨の警告を受けた利用者は、上述した（１）〜（３）のいずれかの方法で不在案内を解除することができる。
【００６０】
以上説明したように、本実施形態の不在案内システム１によれば、利用者ＩＤ、不在開始日時、不在終了日時等の不在予定情報を管理するスケジュール管理サーバ７と、該スケジュール管理サーバ７から送信される不在予定情報に基づいて電話の不在案内を行う電話交換機１１とが連携することで、不在予定情報を登録すると、この不在予定情報に対応した不在案内を行うことができる。これにより不在案内の設定を忘れるのを防止できる。
【００６１】
また、電話交換機１１に対して不在案内の設定が解除されたかどうかを問い合わせる案内解除確認部１６を備えることで、不在終了日時を過ぎても不在応答の設定が解除されていない場合は、利用者に警告が行われるので、不在応答の設定を解除するのを忘れることも防止できる。
【００６２】
また、利用者が入力した不在予定情報に基づいて不在案内が設定されるので、利用者が不在案内の設定入力を行う手間が省ける。
【００６３】
なお、上記実施形態では、スケジュール管理サーバ７の不在案内依頼部１５が、スケジュールデータベース５に格納された各不在予定情報について電話交換機１１に不在案内の依頼を行って、それに基づいて電話交換機１１のスケジュール連携登録部１７が不在開始日時を含む不在案内情報を案内データベース９に記録し、不在案内部２０は、案内データベース９に記録された不在案内情報のうち不在開始日時を経過した不在案内情報について不在案内を行うものとしたが、本発明はこれに限らず、不在案内依頼部１５は、不在予定情報のうち不在開始日時を経過したものについてのみ電話交換機１１に不在案内の依頼を行い、不在案内部２０は、案内データベース９に記録された全ての不在案内情報に基づいて不在案内を行うこととしてもよい。
【００６４】
また、上記実施形態では、外線電話に対して不在案内を行う場合について説明したが、これに限らず、内線電話に対しても、着信先内線番号を含む不在案内情報が案内データベース９に記録されている場合に、上記実施形態と同様にして不在案内を行えることはいうまでもない。
【００６５】
さらに、上記実施形態では、不在案内の解除を、利用者の内線電話番号に基づいて行うものとしたが、同じ利用者が複数の不在予定に基づいて複数の不在案内情報を設定した場合に、各不在予定について個別に対応できるように、各不在案内情報に固有のスケジュールＩＤに基づいて不在案内を解除するようにしてもよい。
【図面の簡単な説明】
【００６６】
【図１】本発明の実施形態に係る不在案内システムの構成図である。
【図２】ユーザーデータベースに格納される利用者情報のデータ構成を示す図である。
【図３】スケジュールデータベースに格納される不在予定情報のデータ構成を示す図である。
【図４】案内データベースに格納される不在案内情報のデータ構成を示す図である。
【図５】利用者の不在時に着信があった場合における不在案内の設定方法及び応答の一例を示すフロー図である。
【図６】スケジュール情報を入力するスケジューラーの入力画面の一例を示す図である。
【図７】不在案内の未解除時の警告手順を示すフロー図である。
【符号の説明】
【００６７】
１  不在案内システム
３  ユーザーデータベース
５  スケジュールデータベース
６  スケジュール情報記録部
７  スケジュール管理サーバ
９  案内データベース
１１  電話交換機
１３  内線電話番号取得部
１５  不在案内依頼部
１６  案内解除確認部
１７  スケジュール連携登録部
１８  電話交換部
１９  不在案内登録部
２０  不在案内部
２１  利用者端末
２３  社内電話機
２５  社外電話
２７  公衆電話網
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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