(57)【要約】【課題】利用者にとって都合の良い場所にあるファクシミリ装置からドキュメントを取得でき、印刷された際、印刷した利用者に関する情報を、ドキュメントを送信したファクシミリ装置へ通知する同報配信管理システムを提供する。【解決手段】プリンタサーバ装置３０は、送信側ファクシミリ装置５０から受信した宛先情報を含むドキュメントをプリンタサーバ装置３０の記憶部３２に記憶する。そして、プリンタサーバ装置３０は、受信側ファクシミリ装置７０から利用者情報が送信されると共に、ドキュメント送信要求がなされると、受信側ファクシミリ装置７０から送信された利用者情報が宛先情報に含まれているドキュメントを検索し、検索したドキュメントを受信側ファクシミリ装置７０へ送信する。そして受信側ファクシミリ装置７０でドキュメントが印刷された通知を受けると、送信側ファクシミリ装置５０へ印刷終了ログを送信する。【選択図】図５
2008118262.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
１又は複数の受信装置と、１又は複数の送信装置と、情報提供装置とが通信可能に接続されて構成され、前記送信装置から複数の利用者を宛先としてドキュメントを配信する同報配信を管理する同報配信管理システムの前記情報提供装置であって、
前記送信装置から送信され、属性情報に宛先情報を含む前記ドキュメントを受信する第１のドキュメント受信手段と、
前記ドキュメントを記憶する第１の記憶手段と、
前記受信装置から、利用者情報の送信と共になされるドキュメント送信要求に応じて、前記利用者情報が宛先情報に該当するドキュメントを検索し、送信対象のドキュメントを取得する送信対象ドキュメント取得手段と、
前記送信対象のドキュメントを前記受信装置へ送信する第１のドキュメント送信手段と、
前記受信装置において前記第１のドキュメント送信手段が送信したドキュメントの印刷処理が行われたことを意味する通知、前記利用者情報、及び、印刷済みのドキュメント情報を前記受信装置から受信する印刷終了通知受信手段と、
前記利用者情報及び前記印刷済みのドキュメント情報を含む印刷終了ログを生成する印刷終了ログ生成手段と、
前記印刷終了ログを前記印刷済みのドキュメントを送信した送信装置へ送信する印刷終了ログ送信手段と、を備えることを特徴とする情報提供装置。
【請求項２】
前記属性情報には、期限日時情報を含み、
前記送信対象のドキュメントが、当該ドキュメントの属性情報に含まれる前記期限日時情報を基にした所定の条件に該当する場合、前記ドキュメントが警告対象であることを示す警告情報を生成する警告情報生成手段をさらに備え、
前記第１のドキュメント送信手段は、前記警告情報を前記受信装置へ送信することを特徴とする請求項１に記載の情報提供装置。
【請求項３】
前記宛先情報が所定のグループ情報である場合、前記グループ情報を含む前記利用者情報の対応関係を定義した利用者情報管理リストから前記グループ情報に該当する利用者情報を取得し、前記ドキュメントに関する情報と前記グループ情報に該当する利用者情報と前記ドキュメントの印刷状況に関する情報との対応関係を定義した印刷状況管理リストに対して、前記利用者情報と前記ドキュメントに関する情報と印刷状況に関する情報との対応情報を登録する印刷状況管理情報登録手段と、
前記印刷終了通知受信手段が印刷終了通知を受信した場合、前記利用者情報と前記印刷済みのドキュメント情報とに該当する前記対応情報に対して、印刷状況に関する情報を更新する印刷状況管理情報更新手段と、
所定のタイミングで、ドキュメント単位に前記印刷状況管理リストを基に、前記ドキュメントに関する情報と前記ドキュメントの宛先である利用者に関する情報と前記利用者の前記ドキュメントの印刷状況を記した印刷状況ログを生成する印刷状況ログ生成手段と、
前記ドキュメントを送信した送信装置へ前記印刷状況ログを送信する印刷状況ログ送信手段をさらに備え、
前記第１の記憶手段は、前記利用者情報リストと前記印刷状況管理リストとを記憶することを特徴とする請求項１又は２に記載の情報提供装置。
【請求項４】
１又は複数の受信装置と、１又は複数の送信装置と、情報提供装置とが通信可能に接続されて構成され、前記送信装置から複数の利用者を宛先としてドキュメントを配信する同報配信を管理する同報配信管理システムであって、
前記送信装置は、
利用者の指示に従って、前記ドキュメントを形成するドキュメント形成手段と、
利用者の指示に従って、前記ドキュメントの宛先情報を前記ドキュメントの属性情報に登録する属性情報登録手段と、
前記ドキュメントを前記情報提供装置へ送信する第２のドキュメント送信手段と、
前記受信装置が前記ドキュメントを印刷した場合に前記情報提供装置が送信する印刷終了ログを受信する印刷終了ログ受信手段と、を備え、
前記情報提供装置は、
前記第２のドキュメント送信手段が送信した前記ドキュメントを受信する第１のドキュメント受信手段と、
前記ドキュメントを記憶する第１の記憶手段と、
前記受信装置から、利用者情報の送信と共になされるドキュメント送信要求に応じて、前記利用者情報が宛先情報に該当するドキュメントを検索し、送信対象のドキュメントを取得する送信対象ドキュメント取得手段と、
前記送信対象のドキュメントを受信装置へ送信する第１のドキュメント送信手段と、
前記受信装置において前記第１のドキュメント送信手段が送信したドキュメントの印刷処理が行われたことを意味する通知、前記利用者情報、及び、印刷済みのドキュメント情報を前記受信装置から受信する印刷終了通知受信手段と、
前記利用者情報及び前記印刷済みのドキュメント情報を含む前記印刷終了ログを生成する印刷終了ログ生成手段と、
前記印刷終了ログを前記印刷済みのドキュメントを送信した送信装置へ送信する印刷終了ログ送信手段と、を備え、
前記受信装置は、
利用者の情報である利用者情報を取得する利用者情報取得手段と、
前記利用者情報を送信すると共に、前記情報提供装置へドキュメント送信要求を行うドキュメント送信要求手段と、
前記情報提供装置が前記送信要求手段に応じて送信したドキュメントを取得する第２のドキュメント受信手段と、
前記第２のドキュメント受信手段が取得したドキュメントを記憶する第２の記憶手段と、
前記ドキュメントを印刷する印刷手段と、
前記印刷手段がドキュメントを印刷した場合に、印刷終了通知を送信する印刷終了通知を送信すると共に、前記受信装置の印刷時の利用者情報と印刷済みのドキュメント情報を送信する印刷終了通知送信手段と、を備えることを特徴とする同報配信システム。
【請求項５】
１又は複数の受信装置及び１又は複数の送信装置と通信可能に接続され、前記送信装置から複数の利用者を宛先としてドキュメントを配信する同報配信を管理する情報提供装置のコンピュータにより実行されるプログラムであって、
前記送信装置から送信され、属性情報に宛先情報を含む前記ドキュメントを受信する第１のドキュメント受信手段と、
前記ドキュメントを記憶する第１の記憶手段と、
前記受信装置から、利用者情報の送信と共になされるドキュメント送信要求に応じて、前記利用者情報が宛先情報に該当するドキュメントを検索し、送信対象のドキュメントを取得する送信対象ドキュメント取得手段と、
前記送信対象のドキュメントを前記受信装置へ送信する第１のドキュメント送信手段と、
前記受信装置において前記第１のドキュメント送信手段が送信したドキュメントの印刷処理が行われたことを意味する通知、前記利用者情報、及び、印刷済みのドキュメント情報を前記受信装置から受信する印刷終了通知受信手段と、
前記利用者情報及び前記印刷済みのドキュメント情報を含む印刷終了ログを生成する印刷終了ログ生成手段と、
前記印刷終了ログを前記印刷済みのドキュメントを送信した送信装置へ送信する印刷終了ログ送信手段、として前記コンピュータを機能させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ドキュメントの同報配信を管理する同報配信管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、ファクシミリ装置では、複数の送信先へ同時に配信する（以下、「同報配信」という）場合には、同報する宛先に対応する複数の送信先ファクシミリ番号を、テンキーやワンタッチキーにより指定する。また、所定のワンタッチキーに対応させて複数の同報宛先の組み合わせを登録しておき、このキーの操作により、ワンタッチで同報通信を行う構成も知られている。
【０００３】
また、予め同報宛先の組み合わせを登録しておく別の構成としては、特定のサブアドレスにより指定された場合、受信した画像情報を登録された同報宛先に同報送信するような構成も知られている。
【０００４】
そして、文書を送信する利用者が、回覧先、回覧順序などの配布形態をサーバに対して指定すると、サーバが回覧先の端末へ順次送信するシステムが知られている（例えば、特許文献１参照）。
【０００５】
しかし、上記のシステムの端末装置にファクシミリ装置を適用した場合、画像データ等のドキュメントを配布する際、そのドキュメントは、サーバにおいて送信先として定義されているファクシミリ装置へ送信されることになる。よって、当該ファクシミリ装置が故障している、又は、当該ファクシミリ装置で印刷処理が集中していると、送信されたドキュメントを利用者が取得しづらくなるという問題が生じていた。
【０００６】
また、ファクシミリ装置という特性上、一旦ファクシミリ装置でドキュメントが印刷されてしまうと、当該ドキュメントをどの利用者が取得したのか確認できないという問題が生じていた。
【０００７】
【特許文献１】特開平６−１０４９２１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
本発明は、以上の点を鑑みてなされたものであり、利用者にとって都合の良い場所にあるファクシミリ装置からドキュメントを取得できるとともに、印刷された際、印刷した利用者に関する情報をドキュメントを送信したファクシミリ装置へ通知することができる同報配信管理システムを提供することを課題にする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明の１つの観点では、１又は複数の受信装置と、１又は複数の送信装置と、情報提供装置とが通信可能に接続されて構成され、前記送信装置から複数の利用者を宛先としてドキュメントを配信する同報配信を管理する同報配信管理システムの前記情報提供装置であって、前記送信装置から送信され、属性情報に宛先情報を含む前記ドキュメントを受信する第１のドキュメント受信手段と、前記ドキュメントを記憶する第１の記憶手段と、前記受信装置から、利用者情報の送信と共になされるドキュメント送信要求に応じて、前記利用者情報が宛先情報に該当するドキュメントを検索し、送信対象のドキュメントを取得する送信対象ドキュメント取得手段と、前記送信対象のドキュメントを前記受信装置へ送信する第１のドキュメント送信手段と、前記受信装置において前記第１のドキュメント送信手段が送信したドキュメントの印刷処理が行われたことを意味する通知、前記利用者情報、及び、印刷済みのドキュメント情報を前記受信装置から受信する印刷終了通知受信手段と、前記利用者情報及び前記印刷済みのドキュメント情報を含む印刷終了ログを生成する印刷終了ログ生成手段と、前記印刷終了ログを前記印刷済みのドキュメントを送信した送信装置へ送信する印刷終了ログ送信手段、を備える。
【００１０】
上記のように構成された情報提供装置は、同報配信を管理する装置である。情報提供装置としては、例えば、汎用コンピュータ、サーバなど種々のコンピュータが挙げられる。また、ドキュメントの属性情報には、当該ドキュメントの送付先を意味する宛先情報やドキュメントの期限日時等が登録される。なお、宛先情報には、各利用者に関する情報である利用者情報やグループ情報（例えば、役職や所属等）がある。
【００１１】
具体的に、所定の送信装置が宛先情報を属性情報に含むドキュメントを情報提供装置へ送信すると、情報提供装置は、当該ドキュメントを記憶する。そして、所定の受信装置から当該受信装置を利用している利用者に関する利用者情報の送信と共に、ドキュメントの送信要求を受信すると、情報提供装置は、当該利用者情報が宛先情報に該当するドキュメントを検索し、検索したドキュメントを送信要求した受信装置へ送信する。そして、情報提供装置は、当該ドキュメントが印刷されたことを意味する印刷終了通知を受信すると、ドキュメントを情報提供装置へ送信した送信装置に対して、印刷終了ログを送信する。
【００１２】
これによれば、送信装置が情報提供装置へドキュメントを送信しておき、受信装置から送信要求がなされたタイミングで、送信要求したドキュメントを受信装置へ送信するようになされているため、利用者は、通信接続されている任意の受信装置からドキュメントを印刷することができる。また、ドキュメントを送信した送信装置では、印刷終了ログを受信し、当該印刷終了ログを表示することにより、送信装置の利用者は、どの利用者がドキュメントを印刷したかを確認することができる。
【００１３】
上記受信装置の一態様では、前記属性情報には、期限日時情報を含み、前記送信対象のドキュメントが、当該ドキュメントの属性情報に含まれる前記期限日時情報を基にした所定の条件に該当する場合、前記ドキュメントが警告対象であることを示す警告情報を生成する警告情報生成手段をさらに備え、前記第１のドキュメント送信手段は、前記警告情報を前記受信装置へ送信する。これによれば、警告情報を生成し、この警告情報をドキュメントと共に受信装置へ送信することにより、受信装置において、当該警告情報に応じて、メッセージを表示することにより、受信装置の利用者に対して、至急に印刷又は表示する必要があるドキュメントがあることを認識させることができる。
【００１４】
上記受信装置の一態様では、前記宛先情報が所定のグループ情報である場合、前記グループ情報を含む前記利用者情報の対応関係を定義した利用者情報管理リストから前記グループ情報に該当する利用者情報を取得し、前記ドキュメントに関する情報と前記グループ情報に該当する利用者情報と前記ドキュメントの印刷状況に関する情報との対応関係を定義した印刷状況管理リストに対して、前記利用者情報と前記ドキュメントに関する情報と印刷状況に関する情報との対応情報を登録する印刷状況管理情報登録手段と、前記印刷終了通知受信手段が印刷終了通知を受信した場合、前記利用者情報と前記印刷済みのドキュメント情報とに該当する前記対応情報に対して、印刷状況に関する情報を更新する印刷状況管理情報更新手段と、所定のタイミングで、ドキュメント単位に前記印刷状況管理リストを基に、前記ドキュメントに関する情報と前記ドキュメントの宛先である利用者に関する情報と前記利用者の前記ドキュメントの印刷状況を記した印刷状況ログを生成する印刷状況ログ生成手段と、前記ドキュメントを送信した送信装置へ前記印刷状況ログを送信する印刷状況ログ送信手段をさらに備え、前記第１の記憶手段は、前記利用者情報リストと前記印刷状況管理リストとを記憶する。これによれば、送信装置を使用している利用者は、印刷状況ログを参照することにより、当該ドキュメントの宛先となる利用者が印刷しているか否かを容易に判別することができる。
【００１５】
本発明の別の観点では、１又は複数の受信装置と、１又は複数の送信装置と、情報提供装置とが通信可能に接続されて構成され、前記送信装置から複数の利用者を宛先としてドキュメントを配信する同報配信を管理する同報配信管理システムであって、前記送信装置は、利用者の指示に従って、前記ドキュメントを形成するドキュメント形成手段と、利用者の指示に従って、前記ドキュメントの宛先情報を前記ドキュメントの属性情報に登録する属性情報登録手段と、前記ドキュメントを前記情報提供装置へ送信する第２のドキュメント送信手段と、前記受信装置が前記ドキュメントを印刷した場合に前記情報提供装置が送信する印刷終了ログを受信する印刷終了ログ受信手段と、を備え、前記情報提供装置は、前記第２のドキュメント送信手段が送信した前記ドキュメントを受信する第１のドキュメント受信手段と、前記ドキュメントを記憶する第１の記憶手段と、前記受信装置から、利用者情報の送信と共になされるドキュメント送信要求に応じて、前記利用者情報が宛先情報に該当するドキュメントを検索し、送信対象のドキュメントを取得する送信対象ドキュメント取得手段と、前記送信対象のドキュメントを受信装置へ送信する第１のドキュメント送信手段と、前記受信装置において前記第１のドキュメント送信手段が送信したドキュメントの印刷処理が行われたことを意味する通知、前記利用者情報、及び、印刷済みのドキュメント情報を前記受信装置から受信する印刷終了通知受信手段と、前記利用者情報及び前記印刷済みのドキュメント情報を含む前記印刷終了ログを生成する印刷終了ログ生成手段と、前記印刷終了ログを前記印刷済みのドキュメントを送信した送信装置へ送信する印刷終了ログ送信手段と、を備え、前記受信装置は、利用者の情報である利用者情報を取得する利用者情報取得手段と、前記利用者情報を送信すると共に、前記情報提供装置へドキュメント送信要求を行うドキュメント送信要求手段と、前記情報提供装置が前記送信要求手段に応じて送信したドキュメントを取得する第２のドキュメント受信手段と、前記第２のドキュメント受信手段が取得したドキュメントを記憶する第２の記憶手段と、前記ドキュメントを印刷する印刷手段と、前記印刷手段がドキュメントを印刷した場合に、印刷終了通知を送信する印刷終了通知を送信すると共に、前記受信装置の印刷時の利用者情報と印刷済みのドキュメント情報を送信する印刷終了通知送信手段と、を備える。
【００１６】
上記のように構成された送信装置は、送信装置の利用者の操作に応じて、送信対象のドキュメントの属性情報に宛先情報を登録し、情報提供装置に対して当該ドキュメントを送信する。
【００１７】
送信装置が宛先情報を属性情報に含むドキュメントを情報提供装置へ送信すると、情報提供装置は、当該ドキュメントを記憶する。そして、所定の受信装置から当該受信装置を利用している利用者に関する利用者情報の送信と共に、ドキュメントの送信要求を受信すると、情報提供装置は、当該利用者情報が宛先情報に該当するドキュメントを検索し、検索したドキュメントを送信要求した受信装置へ送信する。受信装置は、情報提供装置から送信されたドキュメントを受信し、当該ドキュメントを記憶する。
【００１８】
受信装置は、受信装置の利用者の操作に応じて、情報提供装置から送信されたドキュメントを印刷すると、印刷終了通知を情報提供装置へ送信する。情報提供装置は、印刷終了通知を受信すると、ドキュメントを送信した送信装置へ、印刷したドキュメントに関する情報と印刷した利用者情報を含む印刷終了ログを送信する。
【００１９】
これによれば、送信装置が情報提供装置へドキュメントを送信しておき、受信装置から送信要求がなされたタイミングで、送信要求したドキュメントを受信装置へ送信するようになされているため、利用者は、通信接続されている任意の受信装置からドキュメントを印刷することができる。また、ドキュメントを送信した送信装置では、印刷終了ログを受信し、当該印刷終了ログを表示することにより、送信装置の利用者は、どの利用者がドキュメントを印刷したかを確認することができる。
【００２０】
本発明の別の観点では、１又は複数の受信装置及び１又は複数の送信装置と通信可能に接続され、前記送信装置から複数の利用者を宛先としてドキュメントを配信する同報配信を管理する情報提供装置のコンピュータにより実行されるプログラムであって、前記送信装置から送信され、属性情報に宛先情報を含む前記ドキュメントを受信する第１のドキュメント受信手段と、前記ドキュメントを記憶する第１の記憶手段と、前記受信装置から、利用者情報の送信と共になされるドキュメント送信要求に応じて、前記利用者情報が宛先情報に該当するドキュメントを検索し、送信対象のドキュメントを取得する送信対象ドキュメント取得手段と、前記送信対象のドキュメントを前記受信装置へ送信する第１のドキュメント送信手段と、前記受信装置において前記第１のドキュメント送信手段が送信したドキュメントの印刷処理が行われたことを意味する通知、前記利用者情報、及び、印刷済みのドキュメント情報を前記受信装置から受信する印刷終了通知受信手段と、前記利用者情報及び前記印刷済みのドキュメント情報を含む印刷終了ログを生成する印刷終了ログ生成手段と、前記印刷終了ログを前記印刷済みのドキュメントを送信した送信装置へ送信する印刷終了ログ送信手段、として前記コンピュータを機能させる。
【００２１】
上記プログラムをコンピュータにより実行することにより、上述の情報提供装置を実現することができる。
【発明の効果】
【００２２】
本発明によれば、ドキュメントを情報提供装置へ格納し、受信装置から当該情報提供装置へドキュメント送信要求を行うことにより、利用者にとって都合の良い場所にある受信装置からドキュメントを取得でき、さらに、受信装置においてドキュメントが印刷された際、印刷されたドキュメントに関する情報と印刷した利用者に関する情報を含むログ情報を送信装置へ送信することにより、送信装置の利用者は、当該ログ情報を視認すれば、どの利用者によって印刷されたかを確認できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２３】
以下、図面を参照して本発明の好適な実施の形態について説明する。
【００２４】
本発明は、所定の送信装置によって同報送信されたドキュメントを記憶している情報提供装置から、任意の受信装置が利用者の操作に応じて当該ドキュメントを取得することにより、同報送信されたドキュメントを当該情報提供装置とネットワーク上で接続されている任意の受信装置から取得可能とするものである。
【００２５】
本実施形態において、同報配信管理システムの概要を図１に示す。なお、本実施形態では、情報提供装置は、プリンタサーバ装置３０であり、受信装置は、受信側ファクシミリ装置７０−１〜７０−Ｎであり、送信装置は、送信側ファクシミリ装置５０−１〜５０−Ｎであるものとする。また、本実施形態におけるドキュメントとは、各種形式のドキュメントのことを意味する。また、ドキュメントは、各種属性情報を保持する。属性情報には、ドキュメントの作成者名、作成日時、宛先情報等がある。
【００２６】
送信側ファクシミリ装置５０−１〜５０−Ｎ、受信側ファクシミリ装置７０−１〜７０−Ｎ及びプリンタサーバ装置３０は、ネットワーク２０を介してドキュメントを送受信することができる。なお、ネットワーク２０は、電話通信網を含む。
【００２７】
［送信側ファクシミリ装置の説明］
送信側ファクシミリ装置５０（例えば、送信側ファクシミリ装置５０−１）は、表示部５２、入力部５３、記憶部５４、ＩＣカードリーダライタ５５、ドキュメント形成部５６、認証部５７、属性情報生成部５９、通信部６０を有しており、各部は、制御部５１により制御される。
【００２８】
表示部５２は、操作状況や記憶しているドキュメントに関する情報等を表示する。具体的には、ＬＣＤ（Liquid Crystal Display）等である。入力部５３は、利用者がメニュー等の選択・決定や、送信対象のドキュメントの基となる画像の読取を行う手段である。具体的には、タッチパネルや、各種操作キーや、カラースキャナ等である。記憶部５４は、各種プログラム等を記憶する。具体的には、ハードディスク等である。ＩＣカードリーダライタ５５は、利用者によって近づけられた非接触ＩＣカード３と通信を行うための通信インタフェースである。
【００２９】
ドキュメント形成部５６は、利用者の入力部５３（例えば、スキャナ等）の操作に従い、文書、地図、写真等を読み込み、読み込んだ内容を画像とすることにより、送信対象のドキュメントを生成する。
【００３０】
認証部５７は、ＩＣカードリーダライタ５５に非接触ＩＣカード３が近づけられると、非接触ＩＣカード３に記憶されている認証情報に基づいて、非接触ＩＣカード３を所持する利用者が送信側ファクシミリ装置５０を使用する権限を有する正当利用者か否か、つまり、利用者を認証するか否かを判定する認証判定処理を行う。具体的には、認証部５７は、先ず、非接触ＩＣカード３と相互認証を行い、非接触ＩＣカード３が正当なものか否かを判定する。認証部５７は、非接触ＩＣカード３の正当性を確認した後、非接触ＩＣカード３から、利用者を識別する情報である利用者ＩＤを読み出し、利用者が送信側ファクシミリ装置５０を使用する権限を有するか否か判定する。つまり、認証部５７は、送信側ファクシミリ装置５０の記憶部５４又はネットワーク２０に接続されているシステム管理サーバ（図示しない。）に記憶されている正当利用者の利用者ＩＤのリストに、非接触ＩＣカード３から読み出した利用者ＩＤが含まれているか否かに基づいて判定を行う。正当利用者ではないと判定した場合には、送信側ファクシミリ装置５０は、スクリーンロック状態など、利用者が使用できない閉塞状態を維持する。正当利用者と判定した場合には、送信側ファクシミリ装置５０は、閉塞状態を解除し、利用者が使用可能な状態にする。
【００３１】
属性情報生成部５９は、利用者が入力部２３を介して指定した宛先情報や期限情報をドキュメントの属性情報に登録する。これにより、当該ドキュメントを受け取ったプリンタサーバ装置３０が当該属性情報を参照すれば、プリンタサーバ装置３０が当該ドキュメントについてどの利用者に送信許可すべきか否か判別することができる。
【００３２】
ここで、宛先情報とは、当該ドキュメントを利用できる利用者について、利用者情報を基に定めた条件であり、具体例として、「役職が本部長」や「所属が開発部」等がある。また、利用者情報とは、利用者を識別する情報である利用者ＩＤや所属情報を含む情報である。
【００３３】
通信部６０は、ネットワーク２０に接続しており、ドキュメント等を送信するための通信インタフェースであって、ネットワーク２０を介した他のプリンタサーバ装置３０と受信側ファクシミリ装置７０−１〜７０−Ｎとの通信を可能としている。
【００３４】
［非接触ＩＣカードの説明］
情報記憶媒体である非接触ＩＣカード３は、例えば、図２乃至図４に示すように、カード基材３０及び３１の内部に非接触ＩＣタグ８が内蔵された構成を有している。非接触ＩＣタグ８は、例えば、非接触データキャリアやＲＦＩＤとも呼ばれ、図４に示すように、プラスチック等の基材８１にコイルパターンからなる送受信部８８が形成されている。非接触ＩＣタグ８は、コイルと容量素子とにより共振回路を形成して一定周波数の電波を受信及び送信する。また、他の方式として、リーダライタからの搬送波の電磁誘導により電力伝送及びデータ伝送を行うようにしてもよい。一般的には、１３５ｋＨｚ（中波）、１３．５６ＭＨｚ、２．４５ＧＨｚ（マイクロ波）の周波数帯が使用される。
【００３５】
図示した例の場合、コイルパターンからなる送受信部８８は、導通部材８４により基材８１の裏面でジャンピング回路を形成し、コイル接続端子８８ＣによりＩＣチップ８２の裏面のバンプに接続している。ＩＣチップ８２には、ＣＰＵである制御部８９と、メモリである記憶部９０とが備えられている。
【００３６】
図示した例では、容量素子はＩＣチップ８２に内蔵されている。このような非接触ＩＣタグ８は、樹脂基材にラミネートしたアルミ箔等の金属箔をフォトエッチングやレジスト印刷後にエッチングすることによりコイルパターンを形成し、ＩＣチップ８２を装着し、保護用の被覆を設けることにより形成される。その大きさも３０ｍｍ×３０ｍｍ程度以下のサイズとすることができる。
【００３７】
非接触ＩＣタグ８に使用する樹脂基材８１としては、ＰＥＴやポリプロピレン、ポリエチレン、ポリスチレン、ナイロン等の各種材料を使用することができる。なお、基材は紙であってもよい。基材の厚みは１５〜３００μｍとすることができるが、強度、加工作業性、コスト等の点から２０〜１００μｍがより好ましい。金属箔としては銅箔やアルミ箔あるいは鉄箔を使用できるが、コスト、加工性からアルミ箔が好ましく、その厚みは６〜５０μｍ程度が好ましい。
【００３８】
これらの非接触ＩＣタグ８に記録した情報の読み取りや情報の書き込みは、ＩＣカードリーダライタ９から非接触ＩＣタグ８に対して共振する呼び出し信号を発信し、数ｃｍから数十ｃｍの距離で非接触ＩＣタグ８からの応答信号を読み取ることにより行われる。これにより、非接触ＩＣタグ８のＩＣチップ８２の記憶部であるメモリに記録された情報を読み取ったり、情報を書き込んだりすることができる。また、ＩＣチップ８２の記憶部であるメモリには、本人であることを認証するためのＩＤ情報（識別情報）等が予め登録されている。
【００３９】
［プリンタサーバと受信側ファクシミリ装置の説明］
次に、図５に示すプリンタサーバ装置３０と受信側ファクシミリ装置７０に関するブロック図を参照し、プリンタサーバ装置３０と受信側ファクシミリ装置７０について詳細に説明する。
【００４０】
プリンタサーバ装置３０は、記憶部３２、通信部３３、印刷状況管理リスト登録部３４、ドキュメント検索部３５、印刷状況管理リスト更新部３６、印刷終了ログ生成部３７、印刷状況ログ生成部３８、警告情報生成部３９を有しており、各部は、制御部３１により制御される。
【００４１】
記憶部３２は、ドキュメント、印刷状況管理リスト１００、利用者の識別情報やグループ等の利用者情報を管理する利用者情報管理リスト１０１及び各種プログラム等を記憶する。具体的には、ハードディスク等である。
【００４２】
ここで、印刷状況管理リスト１００とは、図６に示すように、各ドキュメントを一意に識別するために設定されるドキュメントＩＤやドキュメントの保存先等を含む「ドキュメント情報」と、ドキュメントの宛先である利用者に関する利用者ＩＤや所属や役職等を含む「利用者情報」と、印刷状況（印刷処理を行ったか否かを示す情報）や印刷日時等を含む「印刷状況に関する情報」とが関連付けられたリストである。
【００４３】
印刷状況管理リスト１００を参照することにより、各ドキュメントの送信対象となる利用者の判別ができ、また、ドキュメントを印刷していない利用者を把握することもできる。
【００４４】
また、利用者情報管理リスト１０１は、図７に示すように、利用者ＩＤやグループ情報（例えば、所属や役職等）等が関連付けられたリストである。これにより、各利用者に関する情報を種々の検索条件（例えば、役職が「本部長」である利用者等）で取得することができる。なお、印刷状況管理リスト１００及び利用者情報管理リスト１０１は、データベース内で定義されるテーブルの形式やテキスト形式等種々の形式で保持される。
【００４５】
通信部３３は、受信側ファクシミリ７０や送信側ファクシミリ装置５０と、ドキュメント等を授受する。
【００４６】
印刷状況管理リスト登録部３４は、送信側ファクシミリ装置５０から受信したドキュメントに関する情報と、送信対象となる利用者情報と印刷状況に関する情報とを関連付けた対応情報を印刷状況管理リスト１００に登録する。
【００４７】
具体的には、印刷状況管理リスト登録部３４は、ドキュメントを受信した後、ドキュメントの属性情報に含まれる送信先情報にグループ情報（例えば、所属や役職等）が含まれている場合、当該グループ情報を検索キーとして利用者情報管理リスト１０１を検索し、送信対象となる利用者に関する情報を取得する。そして、送信側ファクシミリ装置５０から受信したドキュメントに関する「ドキュメント情報」、利用者情報管理リスト１０１から検索した「利用者情報」及び「印刷状況に関する情報」を含む対応情報を印刷状況管理リスト１００に登録する。なお、登録時は、「印刷状況に関する情報」の「印刷状況」は、印刷処理がなされていないため、「×」となる。
【００４８】
このようにグループ情報が指定された場合に、当該グループ情報に該当する利用者情報を利用者情報管理リスト１０１から取得する。これにより、送信側ファクシミリ装置５０の利用者は、指定するグループ情報に該当する各利用者を意識することなく、宛先を指定できる。
【００４９】
ドキュメント検索部３５は、受信側ファクシミリ装置７０から、受信側ファクシミリ装置７０を利用している利用者情報の送信と共にドキュメント取得要求がなされると、当該利用者情報が送信対象であるドキュメントを検索する。
【００５０】
具体的には、利用者情報に含まれる利用者ＩＤを検索キーとして、印刷状況管理リスト１００を検索し、該当するドキュメントを取得する。
【００５１】
なお、利用者情報の各情報を検索キーとしてドキュメントの属性情報に含まれる宛先情報を検索してもよい。例えば、利用者情報が利用者ＩＤ：「０００１５」、利用者名：「田中太郎」、所属：「第２開発本部」、役職：「本部長」である際に、「宛先情報が、利用者ＩＤ＝０００１５又は利用者名＝田中太郎又は所属＝第２開発本部又は役職＝本部長である」を検索条件として、ドキュメントを検索する。
【００５２】
この場合、各ドキュメントの宛先情報に、利用者ＩＤが指定されていても、所属等のグループ情報が指定されていても、ドキュメントの検索を行うことができる。
【００５３】
印刷状況管理リスト更新部３６は、印刷処理を行った受信側ファクシミリ装置７０から印刷終了通知を受信した後に、印刷対象の「ドキュメント情報」と印刷処理を行った「利用者情報」に合致する「印刷状況に関する情報」を更新する。具体的には、「印刷状況」を「×」から「○」へ変更したり、「印刷日時」に印刷処理を行った印刷日時を登録したりする。
【００５４】
印刷終了ログ生成部３７は、印刷処理を行った受信側ファクシミリ装置７０から印刷終了通知を受信した後に、印刷処理対象のドキュメントをプリンタサーバ装置３０へ送信した送信側ファクシミリ装置５０に対して、受信側ファクシミリ装置７０で印刷処理が行われた旨を記載した印刷終了ログを送信する。
【００５５】
この印刷終了ログには、印刷対象のドキュメントに関する情報、印刷処理を行った受信側ファクシミリ装置７０の利用者に関する利用者情報（例えば、利用者名称等）、印刷処理日時、及び、印刷処理を行った受信側ファクシミリ装置７０に関する情報を含む。
【００５６】
これにより、送信側ファクシミリ装置５０で、当該印刷終了ログを表示することにより、送信側ファクシミリ装置５０を利用している利用者が、印刷処理を行った受信側ファクシミリ装置７０に関する情報や当該受信側ファクシミリ装置７０の利用者に関する情報等を確認できる。
【００５７】
また、送信側ファクシミリ装置５０に印刷終了ログが到達していないということは、受信側ファクシミリ装置７０が印刷処理を行っていないことを意味するため、受信側ファクシミリ装置７０を介して印刷処理を行っていない利用者を特定することができる。
【００５８】
印刷状況ログ生成部３８は、印刷状況管理リスト１００を基にドキュメントの印刷状況を記した印刷状況ログを生成する。この印刷状況ログには、ドキュメントの宛先情報に該当する利用者に関する利用者情報、及び、当該利用者が当該ドキュメントを印刷したか否かを示す印刷状況が含まれる。
【００５９】
また、この印刷状況ログは、所定のタイミング（例えば、送信側ファクシミリ装置５０がプリンタサーバ装置３０へドキュメントを送信してから１週間後やドキュメント印刷期限３日前等）で通信部３３を介して送信側ファクシミリ装置５０へ送信される。
【００６０】
警告情報生成部３９は、ドキュメントの属性情報に含まれる期限情報とドキュメントを送信する日を比較することにより、受信側ファクシミリ装置７０へ送信するドキュメントを警告対象であるか否か判定し、警告対象と判断した場合、警告対象であることを示す警告情報を生成する。ここで、警告対象であるとは、ドキュメントの属性情報に含まれる期限情報の期限に近づいていることを示す。
【００６１】
受信側ファクシミリ装置７０は、表示部７２、入力部７３、記憶部７４、印刷部７５、ＩＣカードリーダライタ７６、通信部７７、利用者情報取得部７８、ドキュメント取得要求部７９、ドキュメント取得部９０、警告メッセージ表示制御部９１、認証部９２を有しており、各部は、制御部７１により制御される。
【００６２】
通信部７７は、プリンタサーバ装置３０とドキュメント等を授受する。入力部７３は、利用者がメニュー等の選択・決定を行う手段である。具体例として、タッチパネルや各種操作キー等がある。記憶部７４は、各種プログラムや取得したドキュメントを記憶する。
【００６３】
利用者情報取得部７８は、ＩＣカードリーダライタ７６を介して非接触ＩＣカード３に記憶されている利用者情報等を読み取る。これにより、受信側ファクシミリ装置７０を利用している利用者に関する情報を取得することができる。
【００６４】
ドキュメント取得要求部７９は、利用者情報取得部７８が取得した利用者情報をプリンタサーバ装置３０へ送信すると共に、ドキュメントの取得要求を行う。
【００６５】
ドキュメント取得部９０は、ドキュメント取得要求部７９が行ったドキュメント取得要求に応じてプリンタサーバ装置３０が送信したドキュメント及び警告情報を取得し、記憶部７４に記憶する。
【００６６】
警告メッセージ表示制御部９１は、ドキュメント取得部９０が取得したドキュメントに対して警告情報がある場合、当該警告情報を表示部７２へ表示する。
【００６７】
印刷部７５は、利用者の入力部７３に対する操作に応じて、ドキュメント取得部９０が取得したドキュメントを印刷する。具体的には、プロッタ等である。
【００６８】
認証部９２は、ＩＣカードリーダライタ７６に非接触ＩＣカード３が近づけられると、非接触ＩＣカード３に記憶されている認証情報に基づいて、非接触ＩＣカード３を所持する利用者が受信側ファクシミリ装置７０を使用する権限を有する正当利用者か否か、つまり、利用者を認証するか否かを判定する認証判定処理を行う。
【００６９】
以上の構成を有する本実施形態においては、プリンタサーバ装置３０が情報提供装置として機能し、受信側ファクシミリ装置７０が受信装置として機能し、送信側ファクシミリ装置５０が送信装置として機能する。プリンタサーバ装置３０における通信部３３が第１のドキュメント受信手段、第１のドキュメント送信手段、印刷終了通知受信手段、印刷終了ログ送信手段、及び印刷状況ログ送信手段として機能し、プリンタサーバ装置３０における記憶部３２が第１の記憶手段として機能し、ドキュメント検索部３５が送信対象ドキュメント取得手段として機能する。警告情報生成部３９が警告情報生成手段として機能し、印刷状況管理リスト登録部３４が印刷状況管理情報登録手段として機能し、印刷状況管理リスト更新部３６が印刷状況管理情報更新手段として機能する。印刷終了ログ生成部３７が印刷終了ログ生成手段として機能し、印刷状況ログ生成部３８が印刷状況ログ生成手段として機能し、ドキュメント形成部５６がドキュメント形成手段として機能する。属性情報生成部５９が属性情報登録手段として機能し、送信側ファクシミリ装置５０における通信部６０が第２のドキュメント送信手段及び印刷終了ログ受信手段として機能し、利用者情報取得部７８が利用者情報取得手段として機能する。ドキュメント取得要求部７９がドキュメント送信要求手段として機能し、受信側ファクシミリ装置７０における通信部７７が第２のドキュメント受信手段及び印刷終了通知送信手段として機能し、受信側ファクシミリ装置７０における記憶部７４が第２の記憶手段として機能し、印刷部７５が印刷手段として機能する。
【００７０】
［ドキュメント受信処理］
次に、本実施形態におけるドキュメント受信処理について、図８を参照して説明する。図８は、ドキュメント受信処理のフローチャートである。
【００７１】
ドキュメント受信処理とは、送信側ファクシミリ装置５０（例えば、送信側ファクシミリ装置５０−１）から送信されたドキュメントをプリンタサーバ装置３０が記憶すると共に、当該ドキュメントに関する管理情報を登録する処理である。
【００７２】
送信側ファクシミリ装置５０において、利用者は、送信側ファクシミリ装置５０を使用するため、利用者が所持している非接触ＩＣカード３をＩＣカードリーダライタ５５へ近づける。非接触ＩＣカード３が近づけられると、認証部５７は、非接触ＩＣカード３に記憶されている利用者情報を基に、認証判定処理を行う（ステップＳ１）。
【００７３】
認証判定処理を行った結果、利用者を正当な利用者と認定した場合には（ステップＳ２；Ｙｅｓ）、送信側ファクシミリ装置５０は、閉塞状態を解除し、利用者が操作可能な状態となる（ステップＳ３）。
【００７４】
利用者の操作に応じて、ドキュメント形成部５６は、入力部５３（例えば、スキャナ等）が文書、地図、写真等を読み込み、読み込んだ内容を画像とすることにより、送信対象のドキュメントを生成する。（ステップＳ４）。
【００７５】
上記ドキュメントが生成された後、属性情報生成部５９は、利用者が入力部５３（例えば、操作キー等）を操作することにより指定された宛先情報（例えば、「所属が開発部である利用者」等）や期限情報を上記ドキュメントの属性情報に登録する（ステップＳ５）。
【００７６】
利用者による入力部５３の操作を介して、ドキュメントの送信指示がなされたことを、送信側ファクシミリ装置５０が検知すると、送信側ファクシミリ装置５０は、通信部６０を介してプリンタサーバ装置３０へ上記ドキュメントを送信する（ステップＳ６）。
【００７７】
これにより、ドキュメントの属性情報に利用者が指定した利用可能者情報を含めることになるため、当該ドキュメントを受信したプリンタサーバ装置３０は、当該ドキュメントの属性情報を参照すれば、当該ドキュメントの送信時に、利用者の操作に応じて登録した、利用可能者情報を参照することができる。
【００７８】
送信側ファクシミリ装置５０からプリンタサーバ装置３０へドキュメントが送信されると、プリンタサーバ装置３０が、通信部３３を介して当該ドキュメントを受信し（ステップＳ１１）、当該ドキュメントを記憶部３２へ記憶する（ステップＳ１２）。
【００７９】
印刷状況管理リスト登録部３４は、ドキュメントの属性情報に含まれる宛先情報にグループ情報（例えば、所属や役職等）が含まれている場合、当該グループ情報を検索キーとして利用者情報管理リスト１０１を検索し、送信対象となる利用者に関する情報を取得する。そして、送信側ファクシミリ装置５０から受信したドキュメントに関する「ドキュメント情報」、宛先情報に該当する利用者に関する「利用者情報」及び「印刷状況に関する情報」を印刷状況管理リスト１００に登録する（ステップＳ１３）。
【００８０】
このように、利用者情報を基に印刷状況管理リスト１００を検索することにより、当該利用者宛てのドキュメント情報を取得することができる。
【００８１】
［ドキュメントの印刷処理］
次に、本実施形態におけるドキュメント印刷処理について、図９を参照して説明する。図９は、ドキュメント印刷処理のフローチャートである。
【００８２】
ドキュメント印刷処理とは、受信側ファクシミリ装置７０（例えば、受信側ファクシミリ装置７０−１）がプリンタサーバ装置３０へドキュメントの提供要求を行うことにより、プリンタサーバ装置３０からドキュメントを取得し、当該ドキュメントを印刷する処理である。
【００８３】
受信側ファクシミリ装置７０において、利用者は、受信側ファクシミリ装置７０を使用するため、利用者が所持している非接触ＩＣカード３をＩＣカードリーダライタ７６へ近づける。非接触ＩＣカード３が近づけられると、認証部９２は、非接触ＩＣカード３に記憶されている利用者情報を基に、認証判定処理を行う（ステップＳ４１）。
【００８４】
認証判定処理を行った結果、利用者を正当な利用者と認定した場合には（ステップＳ４１；Ｙｅｓ）、ドキュメント取得要求部７９は、プリンタサーバ装置３０に対して、利用者情報を送信すると共にドキュメント取得要求を行う（ステップＳ４２）。
【００８５】
プリンタサーバ装置３０が受信側ファクシミリ装置７０から利用者情報と共にドキュメント取得要求を受信すると（ステップＳ３１）、ドキュメント検索部３５は、受信した利用者情報に含まれる利用者ＩＤを検索キーとして印刷状況管理リスト１００を検索し、利用者が印刷可能であるドキュメントを取得する（ステップＳ３２）。
【００８６】
因みに、本実施の形態では、上記のように、検索条件として、「印刷状況」が「×」であるものとしている。
【００８７】
同報管理システムということにより、複数の利用者に対して同一ドキュメントを送付することになる。よって、ある利用者の取得要求により、印刷済みのドキュメントであっても、他の利用者が印刷済みでなければ、当該ドキュメントを削除すると不都合が生じるため、一定期間プリンタサーバ装置３０へ記憶しておく必要がある。しかし、このことは、利用者が受信側ファクシミリ装置７０を利用する度に印刷済みのドキュメント情報を取得することになり、運用上好ましくない。そこで、「印刷状況」が「×」であることをドキュメント取得条件として加えることで、利用者は、印刷を行っていないドキュメントのみを取得するようになされている。なお、「印刷状況」が「×」であることをドキュメント取得条件として加えずに、同一ドキュメントを複数回印刷できるようにしても良い。
【００８８】
ドキュメント検索部３５がドキュメントの検索を行った後、警告情報生成部３９は、受信側ファクシミリ装置７０へ送信するドキュメントが、警告対象になるか否か判定し、警告対象となると判定した場合、警告情報を生成する（ステップＳ３３）。具体的には、受信側ファクシミリ装置７０へ送信する日時と、ドキュメントの属性情報に含まれている期限情報とを比較し、比較した結果所定の条件（例えば、送信する日が期限日の３日前等）に合致する場合に、当該ドキュメントを警告対象とし、所定の警告情報を生成する。
【００８９】
警告情報生成が終了した後、プリンタサーバ装置３０は、ドキュメント検索部３５が検索したドキュメントと警告情報生成部３９が生成した警告情報とを、通信部３３を介して受信側ファクシミリ装置７０へ送信する（ステップＳ３４）。
【００９０】
受信側ファクシミリ装置７０において、ドキュメント取得部９０は、プリンタサーバ装置３０が送信したドキュメント及び警告情報を取得し、記憶部７４に記憶する（ステップＳ４３）。このように、任意の個所の受信側ファクシミリ装置７０でドキュメントを受信することができる。
【００９１】
そして、受信側ファクシミリ装置７０は、取得したドキュメントに関する情報を表示部７２へ表示する（ステップＳ４４）。
【００９２】
警告メッセージ表示制御部９１は、警告対象のドキュメントがあるか否か判別し、警告対象のドキュメントがある場合（ステップＳ４５；Ｙｅｓ）、警告メッセージを表示部７２へ表示する（ステップＳ４６）。これにより、早急に印刷・閲覧する必要があるドキュメントを利用者に対して認識させることができる。
【００９３】
利用者が入力部７３を操作することに応じて、印刷要求がなされたことを受信側ファクシミリ装置７０が検知すると（ステップＳ４７；Ｙｅｓ）、印刷部７５が印刷要求されたドキュメントを印刷する（ステップＳ４８）。
【００９４】
受信側ファクシミリ装置７０は、印刷部７５がドキュメントを印刷した後に、印刷処理終了通知を通信部７７を介してプリンタサーバ装置３０へ送信すると共に、印刷したドキュメントに関する情報や受信側ファクシミリ装置７０の利用者の利用者情報もプリンタサーバ装置３０へ送信する（ステップＳ４９）。
【００９５】
プリンタサーバ装置３０において、印刷処理の終了通知を通信部３３を介して受信すると（ステップＳ３５）、印刷状況管理リスト更新部３６は、印刷対象の「ドキュメント情報」と印刷処理を行った「利用者情報」に合致する「印刷状況に関する情報」を更新する（ステップＳ３６）。
【００９６】
そして、プリンタサーバ３０は、印刷終了ログ生成部３７が、ドキュメントを印刷した受信側ファクシミリ装置７０の利用者に関する利用者情報と印刷対象のドキュメントに関する情報とを含む印刷終了ログを生成した後に、当該印刷終了ログを送信側ファクシミリ装置５０へ送信する（ステップＳ３７）。
【００９７】
送信側ファクシミリ装置５０は、プリンタサーバ装置３０が送信した印刷終了ログを通信部６０を介して取得する（ステップＳ２１）。
【００９８】
これによれば、プリンタサーバ装置３０は、送信側ファクシミリ装置５０から受信した宛先情報を含むドキュメントをプリンタサーバ装置３０の記憶部３２に記憶する。そして、プリンタサーバ装置３０は、受信側ファクシミリ装置７０から利用者情報が送信されると共にドキュメント送信要求がなされると、受信側ファクシミリ装置７０から送信された利用者情報が宛先情報に含まれているドキュメントを検索し、検索したドキュメントを受信側ファクシミリ装置７０へ送信する。
【００９９】
このように、送信側ファクシミリ装置５０がプリンタサーバ装置３０へドキュメントを送信しておき、受信側ファクシミリ装置７０から送信要求がなされたタイミングで、送信要求したドキュメントを受信側ファクシミリ装置７０へ送信するようになされているため、利用者は、ネットワーク２０に接続されている任意の受信側ファクシミリ装置７０からドキュメントを印刷することができる。
【０１００】
なお、通常の同報通信の場合、送信装置が複数の受信装置へ同時にドキュメントを送信するため、同報通信を行うと、一時的に多大な通信負荷がかかってしまう。一方、本発明では、送信側ファクシミリ装置５０は、同報送信するドキュメントをプリンタサーバ３０にのみ送信し、各受信側ファクシミリ装置７０からドキュメント送信要求が行われたタイミングでプリンタサーバ３０が送信要求した受信側ファクシミリ装置７０へ送信要求に対応するドキュメントを送信する。故に通信負荷が分散され、一時的に多大な通信負荷がかかることを回避できる。
【０１０１】
また、プリンタサーバ装置３０は、受信側ファクシミリ装置７０からドキュメントの印刷終了通知を受信すると、ドキュメントを印刷した受信側ファクシミリ装置７０に関する情報と、当該受信側ファクシミリ装置７０を利用した利用者に関する利用者情報とを記載した印刷終了ログを送信側ファクシミリ装置５０へ送信する。
【０１０２】
このように、受信側ファクシミリ装置７０が印刷処理を行った情報に関する印刷終了ログを送信側ファクシミリ装置５０へ送信することにより、送信側ファクシミリ装置５０を使用してドキュメントを送信した利用者が当該印刷終了ログを参照すれば、送信したドキュメントが印刷処理されたことを確認することができる。
【０１０３】
そして、プリンタサーバ装置３０は、送信側ファクシミリ装置５０から送信されたドキュメントの属性情報に期限情報が登録されている場合、受信側ファクシミリ装置７０から利用者情報が送信されると共に、ドキュメント送信要求がなされると、受信側ファクシミリ装置７０から送信された利用者情報が宛先情報に含まれているドキュメントを検索し、検索したドキュメントの属性情報に含まれる期限情報と送信時の日時とを比較し、その比較結果に応じて警告情報を生成し、受信側ファクシミリ装置７０へ送信する。
【０１０４】
このように、警告情報を生成し、この警告情報をドキュメントと共に受信側ファクシミリ装置７０へ送信することにより、受信側ファクシミリ装置７０において、当該警告情報に応じて、メッセージを表示すれば、受信側ファクシミリ装置７０の利用者に対して、至急に印刷又は表示する必要があるドキュメントがあることを認識させることができる。
【０１０５】
［印刷状況管理リスト送信処理］
ドキュメント送信処理において、プリンタサーバ装置３０は、送信側ファクシミリ装置５０から送信されたドキュメントにグループ情報が含まれていると、グループ情報に該当する利用者情報を利用者情報管理リスト１０１から取得する。
【０１０６】
そして、プリンタサーバ装置３０は、取得した「利用者情報」と「ドキュメント情報」と「印刷状況に関する情報」の対応情報を印刷状況管理リスト１００へ追加する。
【０１０７】
プリンタサーバ装置３０は、受信側ファクシミリ装置７０から印刷処理終了通知がなされると、当該印刷を行った「利用者情報」と「ドキュメント情報」に該当する対応情報の「印刷状況に関する情報」を更新する。
【０１０８】
そして、所定のタイミング（例えば、期限日２日前など）で、印刷状況管理リスト１００からドキュメント毎に抽出した印刷状況ログを、ドキュメントを送信した送信側ファクシミリ装置５０へ送信する。
【０１０９】
これにより、送信側ファクシミリ装置５０を使用している利用者は、印刷状況ログを参照することにより、当該ドキュメントの宛先となる利用者が印刷しているか否かを容易に判別することができる。
【０１１０】
［他の実施形態］
本実施形態では、非接触ＩＣカード３を利用することとしているが、本発明はこれに限定されるものではなく、情報記憶媒体を装着した携帯電話を利用することとしてもよい。つまり、本発明では、入退室のアクセス制御として利用可能であれば任意の可般記憶媒体を適用することができる。
【０１１１】
また、本実施形態では、送信装置として、送信側ファクシミリ装置５０、受信装置として、受信側ファクシミリ装置７０とするようにした場合について述べたが、本発明は、これに限られず、これ以外の種々の装置、機器に適用することができる。例えば、受信装置及び送信装置としてプリンタを使用する等が考えられる。
【産業上の利用可能性】
【０１１２】
本発明は、同一ドキュメントを複数の利用者へ配布する同報通信を管理する管理システムとして利用することができる。
【図面の簡単な説明】
【０１１３】
【図１】同報配信管理システムの概要を説明する図である。
【図２】非接触ＩＣカードの平面図である。
【図３】図２のＡ−Ａ線による断面図である。
【図４】非接触ＩＣカードに内蔵されているＩＣタグの平面図である。
【図５】同報配信管理システムにおけるプリンタサーバ装置と受信側ファクシミリ装置に関するブロック図である。
【図６】印刷状況管理リストのデータ構造を模式的に示す図である。
【図７】利用者情報管理リストのデータ構造を模式的に示す図である。
【図８】同報配信管理システムにおけるドキュメント受信処理を示すフローチャートである。
【図９】同報配信管理システムにおけるドキュメントの印刷処理を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【０１１４】
３…非接触ＩＣカード
９…ＩＣカードリーダライタ
２０…ネットワーク
３０…プリンタサーバ装置
５０…送信側ファクシミリ装置
７０…受信側ファクシミリ装置
【図１】
2008118262.tif 000003
【図２】
2008118262.tif 000004
【図３】
2008118262.tif 000005
【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
2008118262.tif 000009
【図８】
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【図９】
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