(57)【要約】【課題】保存している処理後のドキュメントデータに関する内容確認等や検索を容易に行うことができるドキュメント処理システム及びドキュメント処理装置を提供する。【解決手段】複合機２で処理されたラスタ形式のドキュメントデータが、ネットワーク１を介して管理サーバ３に与えられ、その管理サーバ３にて、ドキュメントデータ中に含まれる文字データがテキストデータとして画像認識処理により抽出され、その抽出されたテキストデータの少なくとも一部が、ドキュメントデータが保存されるＰＤＦファイルに、そのプロパティーデータ（タイトル、表題、コメント等）等として付与される。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークにより接続された複合機とデータ管理装置とを備え、
前記複合機は、その複合機で処理した又は処理対象のラスタ形式のドキュメントデータを前記ネットワークを介して前記データ管理装置に送出し、
前記データ管理装置は、受け取った前記ドキュメントデータを所定のファイル形式で保存するとともに、そのドキュメントデータに対して、そのドキュメントデータ中の文字データをテキストデータとして抽出する画像認識処理を施し、それによって得られた前記テキストデータの少なくとも一部を、前記ドキュメントデータを保存したファイルに付与することを特徴とするドキュメント処理システム。
【請求項２】
請求項１に記載のドキュメント処理システムにおいて、
前記データ管理装置は、保存している前記ファイルに付与されている前記テキストデータのリストを作成することを特徴とするドキュメント処理システム。
【請求項３】
請求項１又は請求項２に記載のドキュメント処理システムにおいて、
前記データ管理装置は、保存している前記ファイルに付与されている前記テキストデータのうちから、与えられた条件に適合するものを抽出して出力することを特徴とするドキュメント処理システム。
【請求項４】
請求項１ないし請求項３のいずれかに記載のドキュメント処理システムにおいて、
前記データ管理装置は、前記複合機から与えられた情報に基づき、各ユーザにより前記複合機で行われた処理に関する履歴データを作成することを特徴とするドキュメント処理装置。
【請求項５】
請求項１ないし請求項４のいずれかに記載のドキュメント処理システムにおいて、
前記複合機は、処理対象のキュメントデータを、処理を実行する前に前記ネットワークを介して前記データ管理装置に送出し、
前記データ管理装置は、前記ドキュメントデータから抽出した前記テキストデータに、予め登録されたチェック対象の文字列が含まれているか否かを判定し、前記チェック対象の文字列が含まれている場合には、前記複合機に対して前記ネットワークを介して所定の通知を行うことを特徴とするドキュメント処理システム。
【請求項６】
ドキュメントデータに対して処理の処理を行うドキュメント処理装置であって、
前記ドキュメントデータに対して処理を行うドキュメント処理部と、
前記ドキュメントデータを所定のファイル形式で保存するとともに、そのドキュメントデータに対して、そのドキュメントデータ中の文字データをテキストデータとして抽出する画像認識処理を施し、それによって得られた前記テキストデータの少なくとも一部を、前記ドキュメントデータを保存したファイルに付与するデータ管理部と、を備えることを特徴とするドキュメント処理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ドキュメント処理システム及びドキュメント処理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来技術として、複合機にて印刷した印刷内容等をサーバに保存してジョブ履歴を管理するものがある（特許文献１）。
【特許文献１】特開２００６−２５２２９９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら、上述の従来技術では、印刷等を行った画像の内容を保存するのみであるため、保存している印刷内容等を確認するためには保存されている画像ファイルを開いて内容を確認する必要があり、保存データの内容の確認や検索が行いにくい。
【０００４】
そこで、本発明の解決すべき課題は、保存している処理後のドキュメントデータに関する内容確認等や検索を容易に行うことができるドキュメント処理システム及びドキュメント処理装置を提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上記の課題を解決するため、請求項１の発明では、ネットワークにより接続された複合機とデータ管理装置とを備え、前記複合機は、その複合機で処理した又は処理対象のラスタ形式のドキュメントデータを前記ネットワークを介して前記データ管理装置に送出し、前記データ管理装置は、受け取った前記ドキュメントデータを所定のファイル形式で保存するとともに、そのドキュメントデータに対して、そのドキュメントデータ中の文字データをテキストデータとして抽出する画像認識処理を施し、それによって得られた前記テキストデータの少なくとも一部を、前記ドキュメントデータを保存したファイルに付与する。
【０００６】
また、請求項２の発明では、請求項１の発明に係るドキュメント処理システムにおいて、前記データ管理装置は、保存している前記ファイルに付与されている前記テキストデータのリストを作成する。
【０００７】
また、請求項３の発明では、請求項１又は請求項２の発明に係るドキュメント処理システムにおいて、前記データ管理装置は、保存している前記ファイルに付与されている前記テキストデータのうちから、与えられた条件に適合するものを抽出して出力する。
【０００８】
また、請求項４の発明では、請求項１ないし請求項３のいずれかの発明に係るドキュメント処理システムにおいて、前記データ管理装置は、前記複合機から与えられた情報に基づき、各ユーザにより前記複合機で行われた処理に関する履歴データを作成する。
【０００９】
また、請求項５の発明では、請求項１ないし請求項４のいずれかの発明に係るドキュメント処理システムにおいて、前記複合機は、処理対象のキュメントデータを、処理を実行する前に前記ネットワークを介して前記データ管理装置に送出し、前記データ管理装置は、前記ドキュメントデータから抽出した前記テキストデータに、予め登録されたチェック対象の文字列が含まれているか否かを判定し、前記チェック対象の文字列が含まれている場合には、前記複合機に対して前記ネットワークを介して所定の通知を行う。
【００１０】
また、請求項６の発明では、ドキュメントデータに対して処理の処理を行うドキュメント処理装置であって、前記ドキュメントデータに対して処理を行うドキュメント処理部と、前記ドキュメントデータを所定のファイル形式で保存するとともに、そのドキュメントデータに対して、そのドキュメントデータ中の文字データをテキストデータとして抽出する画像認識処理を施し、それによって得られた前記テキストデータの少なくとも一部を、前記ドキュメントデータを保存したファイルに付与するデータ管理部とを備える。
【発明の効果】
【００１１】
請求項１に記載の発明によれば、複合機で処理されたラスタ形式のドキュメントデータがネットワークを介してデータ管理装置に与えられ、そのデータ管理装置にて、ドキュメントデータ中に含まれる文字データがテキストデータとして画像認識処理により抽出され、その抽出されたテキストデータの少なくとも一部が、ドキュメントデータが保存されるファイルに付与されるようになっている。それ故、そのドキュメントデータの保存ファイルに付与されたテキストデータを利用することにより、保存している処理後のドキュメントデータに関する内容確認等や検索を容易に行うことができる。
【００１２】
また、高い演算処理能力が要求される文字データ抽出のための画像認識処理、及び大容量の記憶容量が要求される処理後のドキュメントデータの保存等を複合機の外部に設置されたデータ管理装置にて行う構成であるため、このデータ管理装置をサーバ等を用いてシステムを構成することにより、複合機の設備負担等を軽減しつつ、簡易な設備でシステムを構成できる。
【００１３】
請求項２に記載の発明によれば、データ管理装置によって、保存しているファイルに付与されているテキストデータのリストが作成されるため、そのリストを利用することにより、保存されているドキュメントデータの内容確認や検索等がより容易になる。
【００１４】
請求項３に記載の発明によれば、データ管理装置によって、保存しているファイルに付与されているテキストデータのうちから、与えられた条件に適合するものが抽出されて出力されるため、保存されているドキュメントデータのうちから所望のドキュメントデータを見つけ出す場合や、ドキュメントデータの分類を行う場合等に便利である。
【００１５】
請求項４に記載の発明によれば、データ管理装置によって、複合機から与えられた情報に基づいて、各ユーザにより複合機で行われた処理に関する履歴データが作成されため、各ユーザの処理履歴を容易に把握できる。
【００１６】
請求項５に記載の発明によれば、複合機にて処理が実行される前にドキュメントデータがネットワークを介してデータ管理装置に送られ、データ管理装置にて、ドキュメントデータに対する画像認識処理により抽出された文字データに予め登録されたチェック対象の文字列が含まれているか否かが判定され、チェック対象の文字列が含まれている場合には、所定の通知が複合機に対して行われる。それ故、複合機にて処理を実行する前に、ドキュメントデータの内容について処理との関連で問題がないか等を自動的に監視することができる。例えば、チェック対象の文字列として機密情報に関連する文字列等を予め登録しておくことにより、ドキュメントデータに登録文字列が含まれている場合には、複合機に処理を保留させたり、ユーザにその旨を通知したり、そのドキュメントデータに関するユーザの処理権限についての確認を求めたりすることができる。
【００１７】
請求項６に記載の発明によれば、処理されたラスタ形式のドキュメントデータに対して、そのドキュメントデータ中に含まれる文字データがテキストデータとして画像認識処理により抽出され、その抽出されたテキストデータの少なくとも一部が、ドキュメントデータが保存されるファイルに付与されるようになっている。それ故、そのドキュメントデータの保存ファイルに付与されたテキストデータを利用することにより、保存している処理後のドキュメントデータに関する内容確認等や検索を容易に行うことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１８】
図１は、本発明の一実施形態に係るドキュメント処理システムのブロック図である。このドキュメント処理システムは、図１に示すように、ネットワーク１を介して接続されたファクシミリ複合機（以下、単に「複合機」という）２と、データ管理装置としての管理サーバ３とを備えて構成されている。ネットワーク１は、ＬＡＮ（Local Area Network）等によって構成されており、パーソナルコンピュータ等によって構成される複数の端末装置４が接続されている。また、このネットワーク１には、ゲートウェイ等を介して外部の広域ネットワーク（例えば、インターネット）が接続されている。なお、本発明に係るドキュメント処理装置には複合機２が相当している。
【００１９】
複合機２は、図１に示すように、制御部１１と、該制御部１１にバス１２を介して接続されたプリンタ１３、スキャナ１４、表示部１５、操作部１６、記憶部１７、モデム１８、ＮＣＵ（Network Control Unit）１９及びネットワーク通信部２０を備えている。このような複合機２の機能には、プリンタ機能、ファクシミリ機能（インターネットファクシミリ機能を含む）、コピー機能、及びスキャナ機能等が含まれている。スキャナ機能としては、スキャンしたドキュメントデータを所定の保存先（例えば、ネットワーク１内の所定の共有フォルダ等）に保存する機能（いわゆるスキャン・トゥ・フォルダ又はスキャン・トゥ・ＦＴＰ（File Transfer Protocol）等）が含まれている。
【００２０】
制御部１１は、この複合機２の制御を統括するものであり、ＣＰＵ等を備えて構成されている。プリンタ１３は、例えば電子写真方式のプリンタ装置であり、スキャナ１４によって読み取られたドキュメントデータ、ファクシミリ受信したドキュメントデータ、及びネットワーク１を介して端末装置５から与えられたドキュメントデータ等を記録紙等に印刷する。スキャナ１４は、原稿の読み取りを行うものであり、ファクシミリ送信時の原稿の読み取りや、コピー機能及びスキャナ機能使用時の原稿の読み取り等に用いられる。
【００２１】
表示部１５は、液晶表示装置等によって構成され、この複合機２の操作情報等の表示に用いられる。操作部１６は、複数の操作ボタンやタッチパネル等によって構成され、この複合機２の操作に用いられる。
【００２２】
記憶部１７は、ＲＯＭ、ＲＡＭ等の記憶装置を備えて構成されている。ＲＯＭには、制御部１１が実行する制御プログラム等が記憶されている。ＲＡＭには、外部処理装置から送信されたドキュメントデータ、ファクシミリ機能使用時にＮＣＵ１９を介して送受信されたファクシミリの送受信画像データ、コピー機能やスキャナ機能使用時に読み取られたドキュメントデータ、及び複合機２の設定や保守管理等に関するデータ等が含まれている。
【００２３】
モデム１８は、ファクシミリ通信が可能なファクシミリモデムから構成されている。また、モデム１８は、ＮＣＵ１９と直接接続されている。ＮＣＵ１９は、アナログの公衆電話回線網（ＰＳＴＮ）２２との回線の閉結及び開放の動作を行うハードウェアであり、必要に応じてモデム１８を公衆電話回線網２２と接続する。なお、ＩＳＤＮ用インターフェースを備えることによって、デジタル回線網（ＩＳＤＮ）に接続するようにしてもよい。
【００２４】
ネットワーク通信部２０は、ネットワーク１を介したデータ通信を担っている。より詳細には、ネットワーク通信部２０には、ＳＭＴＰ（Simple Mail Transfer Protocol）、ＰＯＰ（Post Office Protocol）、ＳＭＢ（Server Message Block）、ＨＴＴＰ（Hyper Text Transfer Protocol）等を取り扱うための機能が備えられている。ネットワーク通信部２０の具体的な機能としては、電子メールの送受、電子メールに画像データを添付して送受するインターネットファクシミリの送受、及び、ＬＡＮ又はインターネットを介したデータの送受等が含まれている。
【００２５】
また、管理サーバ３には、制御部３１、表示部３２、操作部３３、ネットワーク通信部３４及び記憶部３５等が備えられている。
【００２６】
制御部３１は、管理サーバ３の制御を統括するものであり、ＣＰＵ等を備えて構成されている。表示部３２は、液晶表示装置等によって構成され、管理サーバ３の操作情報や処理結果等の表示に用いられる。操作部３３は、複数の操作ボタン等で構成され、管理サーバ３の操作に用いられる。ネットワーク通信部３４には、複合機２のネットワーク通信部２０と略同様な通信機能が備えられ、この管理サーバ３と複合機２等の他のネットワーク機器との間で種々のデータ通信が行われるようになっている。記憶部３５は、半導体メモリ、ハードディスク装置等を備えて構成されている。記憶部３５の記憶内容としては、管理サーバ３で実行される各種の処理ソフトウェア、処理プログラムによる処理結果、管理サーバ３の設定や保守管理等に関するデータ等が含まれている。
【００２７】
このような構成の管理サーバ３には、複合機２で行われたドキュメント処理の履歴を管理するための常駐ソフトウェアがインストールされている。また、この管理サーバ３には、図２に示すように、処理後のドキュメントデータを保存するため共有フォルダＦＵが登録されたユーザごとに設けられている。その各共有フォルダＦＵには、複合機２で行われる処理の種類ごとにフォルダＦＵａ〜ＦＵｅが１つずつ設けられ、ユーザ及び処理の種類に応じてドキュメントデータの保存フォルダが決定されるようになっている。
【００２８】
図２に示す構成では、ユーザ毎に設けられる各共有フォルダＦＵには、プリント処理に対応したフォルダＦＵａ、スキャン処理に対応したフォルダＦＵｂ、コピー処理に対応したフォルダＦＵｃ、ファクシミリ送信処理に対応したフォルダＦＵｄ、及びファクシミリ受信処理に対応したフォルダＦＵｅが設けられている。その各フォルダＦＵａ〜ＦＵｅには、処理後のドキュメントデータが含まれたファイルＤｆが含まれている。ファイルＤＦのファイル名には、例えばその処理が行われた日時を示す日付情報（２００６年９月９日１１時１２分３４秒等）が付与される。
【００２９】
また、このような共有フォルダＦＵの作成は、例えば次のようにして行われる。すなわち、複合機２に新たなユーザが登録されると、そのユーザ情報がＣＳＶ（Comma Separated Values）等のデータ形式で複合機２から管理サーバ３に与えられ、そのユーザ情報に基づいて新たなユーザのための共有フォルダＦＵが管理サーバ３により作成される。
【００３０】
複合機２は、プリント、スキャン、コピー、ファクシミリ送信又はファクシミリ受信を行うと、いわゆるＳＭＢ送信（又はＦＴＰ送信）により、その処理したラスタ形式のドキュメントデータを、その処理を要求した（又はその処理に対応する）ユーザに対応する管理サーバ３内の共有フォルダＦＵ内におけるその処理に対応したフォルダＦＵａ〜ＦＵｅにネットワーク１を介して保存する。
【００３１】
このとき、ドキュメントデータは、ＴＩＦＦ（Tagged Image File Format）、ＪＰＥＧ（Joint Photographic Experts Group）又はＰＤＦ（Portable Document Format）形式で複合機２から管理サーバ３に与えられる。
【００３２】
また、複合機２による処理に関連するユーザの識別については、例えば、端末装置４から与えられたジョブ（プリント、ＰＣファクシミリ送信）については、ジョブに伴って端末装置４から与えられる端末装置４のホスト名又はＩＰアドレス等に基づいて対応するユーザが識別される。また、複合機２にて直接受け付けた処理（コピー、スキャン、ファクシミリ送信）の場合には、ユーザにログイン操作等を要求し、操作部１５等を介してユーザ情報を入力させるようにすればよい。ファクシミリ受信の場合は、ファクシミリの宛先情報等に基づいて対応するユーザが判別可能である場合には、複合機２による判別が行われる。
【００３３】
管理サーバ３は、各共有フォルダＦＵの状態を監視しており、各共有フォルダＦＵ内のフォルダＦＵａ〜ＦＵｅのいずれかにドキュメントデータが保存されると、そのドキュメントデータを必要に応じて所定のファイル形式（本実施形態では、ＰＤＦ形式）に変換して同一のフォルダＦＵａ〜ＦＵｅ内に保存する。また、管理サーバ３は、その保存処理とともに、そのドキュメントデータに含まれる文字データを画像認識処理（文字認識処理）によりテキストデータとして抽出し、その抽出したテキストデータの少なくとも一部をそのドキュメントデータの保存ファイルＤＦに付与する。なお、本実施形態では、管理サーバ３によりファイルＤＦが保存されると、複合機２により保存されたもとのファイルは削除されるようなっているが、変形例としてもとのファイルをそのまま残すようにしてもよい。
【００３４】
画像認識により抽出したテキストデータをドキュメントデータの保存ファイルに如何に付与するかについては、例えば次のような具体例が挙げられる。例えば、図３に例示するように、抽出したテキストデータに基づいて、ファイルのプロパティーデータに含まれるタイトル、表題、コメントを自動生成して付与させる構成（なお、作成者欄には対応する共有フォルダのユーザ情報（対応する共有フォルダ名等）が用いられ、カテゴリには処理の種別情報（対応するフォルダ名等）が付与される）、あるいは、抽出したテキストデータを透明テキストしてＰＤＦファイルＤＦに付与させる構成等が採用される。
【００３５】
図４は、このドキュメント処理システムにより処理後のドキュメントデータが保存される際の処理動作を示すフローチャートである。図４に示すように、ステップＳ１で複合機２によるドキュメント処理（プリント、スキャン、コピー、ファクシミリ送信又はファクシミリ受信）が行われると、ステップＳ２に進む。
【００３６】
ステップＳ２では、複合機２により、上記の如く、処理後のラスタ形式のドキュメントデータが、その処理を要求した（又はその処理に対応する）ユーザに対応する管理サーバ３内の共有フォルダＦＵ内におけるその処理に対応したフォルダＦＵａ〜ＦＵｅにネットワーク１を介して保存される。
【００３７】
続くステップＳ３では、管理サーバ３により、上記の如く、共有フォルダＦＵ内のフォルダＦＵａ〜ＦＵｅに保存されたドキュメントデータが、必要に応じて所定のファイル形式（本実施形態では、ＰＤＦ形式）に変換されて保存されるとともに、そのドキュメントデータに対する画像認識処理が施されてドキュメントデータ中の文字データがテキストデータとして抽出され、その抽出されたテキストデータの少なくとも一部がそのドキュメントデータの保存ファイルＤＦに付与される。
【００３８】
このように、複合機２で処理されたラスタ形式のドキュメントデータがネットワーク１を介して管理サーバ３に与えられ、その管理サーバ３にて、ドキュメントデータ中に含まれる文字データがテキストデータとして画像認識処理により抽出され、その抽出されたテキストデータの少なくとも一部が、ドキュメントデータが保存されるファイルＤＦに付与されるようになっているため、そのドキュメントデータの保存ファイルＤＦに付与されたテキストデータを利用することにより、保存している処理後のドキュメントデータに関する内容確認等や検索を容易に行うことができるようになっている。
【００３９】
また、高い演算処理能力が要求される文字データ抽出のための画像認識処理、及び大容量の記憶容量が要求される処理後のドキュメントデータの保存等を複合機２の外部に設置された管理サーバ３にて行う構成であり、複合機２の設備負担等を軽減しつつ、簡易な設備でシステムを構成できるようになっている。
【００４０】
また、本実施形態では、管理サーバ３にはさらに次のような機能が備えられている。
【００４１】
その第１の機能として、ユーザ又はフォルダを指定して文書出力要求を入力すると、そのユーザに関連するフォルダ内又は指定されたフォルダ内に保存されたファイルＤＦに付与されたテキストデータがリスト化されて出力（表示等）されるようになっている。この文書出力要求は、管理サーバ３の操作部３３を直接操作することにより、あるいは、ネットワーク１を介して端末装置４又は複合機２から入力することができる。
【００４２】
このような文書出力機能により得られるリストを利用することにより、保存されているドキュメントデータの内容確認や検索等がより容易になる。
【００４３】
また、第２の機能として、タイトル、表題、作成者、カテゴリ、コメント、作成日時等に関する検索条件を与えて検索要求を入力すると、その検索条件に適合するファイルＤＦ又はそのファイルＤＦに付与されたテキストデータが保存された全ファイルＤＦの中から検索されてリスト化されて出力（表示等）されるようになっている。この検索要求についても、操作部３３等を介してサーバ３に直接入力してもよく、端末装置４等を介して入力してもよい。
【００４４】
このような検索機能は、保存されているドキュメントデータのうちから所望のドキュメントデータを見つけ出す場合や、ドキュメントデータの分類を行う場合等に便利である。
【００４５】
また、第３の機能として、各ユーザの処理履歴管理機能が備えられている。この処理履歴管理機能では、全ユーザ又は各ユーザごとに処理履歴管理用の管理ファイルが所定のデータ形式（例えば、ＣＳＶ形式）で作成され、各ユーザの処理履歴が管理される。その処理履歴のとりまとめ（集計等）は、事前の設定により、例えば１日毎、１週間毎又は１月毎等に行われる。その管理ファイルは、所定の保存フォルダに保存されており、管理ファイルをネットワーク１を介して読み出したり、管理ファイルの内容を表示させたりできるようになっている。処理履歴の内容としては、処理の種別、ページ数、処理日時、宛名情報等が含まれる。
【００４６】
このような処理履歴管理機能により作成された管理ファイルを利用することにより、各ユーザの処理履歴を容易に把握できる。
【００４７】
また、第４の機能として、機密データチェック機能が備えられている。この機密データチェック機能が使用される場合には、複合機２から管理サーバ３へのドキュメントデータの送出は、処理の実行後ではなく処理の実行前に行われる必要がある。より詳細には、複合機２は、処理要求（例えば、プリント、コピー、スキャン又はファクシシミリ送信）を受け付けると、その処理対象のキュメントデータを、処理を実行する前にネットワーク１を介して管理サーバ３内のユーザ及び処理種別により特定されるフォルダＦＵａ〜ＦＵｅに保存し、処理を実行することなく待機する。そして、複合機２は、管理サーバ３からそのドキュメントデータが機密データに該当しない旨の通知を受けた場合には、処理を実行する一方、そのドキュメントデータが機密データに該当する旨の通知を受けた場合には、ユーザに対して機密管理用のパスワードの入力を要求し、適切なパスワードの入力があった場合にのみ処理を実行し、それ意外の場合（適切なパスワードの入力がない場合等）には処理を実行することなく中止する。
【００４８】
この場合の機密管理用のパスワードの入力は、ユーザが複合機２に対して直接操作を行っている場合には、操作部１６を介して行われ、ユーザのジョブがネットワーク１を介して与えられている場合には、そのジョブ要求元の端末装置４を介して行われる。なお、ここでは、ドキュメントデータが機密データである場合に、ユーザに機密管理用のパスワードの入力をユーザに求めるようにしたが、その変形例として、パスワードの入力を求めずに、機密データである旨を表示し、処理の継続の要否の確認をユーザに求めるようにしてもよい。
【００４９】
一方、管理サーバ３は、フォルダＦＵａ〜ＦＵｅに保存されたドキュメントデータから抽出したテキストデータに、予め登録された機密チェック対象の文字列が含まれているか否かを判定し、機密チェック対象の文字列が含まれている場合には、複合機２に対してネットワーク１を介して機密データである旨の通知を行い、機密チェック対象の文字列が含まれている場合には、複合機２に対してネットワーク１を介して機密データに該当しない旨の通知を行うようになっている。
【００５０】
このような機密データチェック機能により、複合機２より処理が実行される前に、ドキュメントデータが機密データか否かが自動的にチェックされるため、機密データの漏洩等を効果的に防止することができる。
【００５１】
なお、上述の実施形態では、複合機２にて行われた処理の履歴管理（処理後のドキュメントデータの保存、ドキュメントデータからの画像認識処理による文字データの抽出など）を管理サーバ３に行わせるようにしているが、そのような処理の履歴管理を複合機２に行わせるようにしてもよい。この場合、管理サーバ３は設けなくてもよい。
【００５２】
また、上述の実施形態では、データ管理装置として管理サーバ３を用いてシステムを構成したが、データ管理装置としてパーソナルコンピュータなどを用いてシステムを構成してもよい。
【図面の簡単な説明】
【００５３】
【図１】本発明の一実施形態に係るドキュメント処理システムの構成を示すブロック図である。
【図２】管理サーバに設けられるドキュメントデータ保存用の共有フォルダの構成を示す図である。
【図３】保存ファイルのプロパティーデータの構成例を示す図である。
【図４】図１のドキュメント処理システムにより処理後のドキュメントデータが保存される際の処理動作を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００５４】
１  ネットワーク
２  ファクシミリ複合機
３  管理サーバ
４  端末装置
【図１】
2008166958.tif 000003
【図２】
2008166958.tif 000004
【図３】
2008166958.tif 000005
【図４】
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