(57)【要約】【課題】新しい手法で請求書発行のコスト低減が図れ、請求書の臨時発行も対応できる機能を備えた請求書発行システムを提供する。【解決手段】請求書発行装置１は、顧客ＤＢの情報と、取引ＤＢの情報とを基に、顧客毎の請求情報を作成し、これを通信ネットワーク２上で閲覧可能なウェブページに掲載する。また、請求書発行装置１は、顧客ＤＢの情報と、取引ＤＢの情報とを基に、所定の期間内に行われた取引に対する請求書を顧客毎に作成する。その際、関係会社である顧客についての請求書には、本来記載すべき請求内容の一部が記載され、また、対応する請求情報が記載されたウェブページを端末装置３で閲覧するために必要な情報が記載される。【選択図】図１
2008210144.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
顧客に関する顧客情報を記憶する顧客データベースと、
顧客との取引に関する取引情報を記憶する取引データベースと、
前記顧客データベースに記憶されている前記顧客情報と、前記取引データベースに記憶されている前記取引情報とを基に、顧客毎の請求情報を作成し、通信ネットワークを介して顧客端末に提供する請求情報提供手段と、
前記顧客データベースに記憶されている前記顧客情報と、前記取引データベースに記憶されている前記取引情報とを基に、所定の期間内に行われた取引に対する請求書を顧客毎に作成する請求書作成手段と、を備え、
前記顧客情報に含まれる情報が所定の条件に該当する場合、作成される請求書には、本来記載すべき請求内容の一部が記載される、
ことを特徴とする請求書発行システム。
【請求項２】
前記顧客情報に含まれる情報が所定の条件に該当する場合、作成される請求書には、前記請求情報提供手段から前記請求情報の提供を受けるために必要な情報が記載される、
ことを特徴とする請求項１に記載の請求書発行システム。
【請求項３】
前記顧客情報に含まれる情報が所定の条件に該当する場合、葉書による発送に対応した印刷媒体を使用して請求書が作成される、
ことを特徴とする請求項１又は２に記載の請求書発行システム。
【請求項４】
請求書の臨時発行要求を受け付ける手段と、
前記臨時発行要求が受け付けられた際、前記顧客データベースに記憶されている前記顧客情報と、前記取引データベースに記憶されている前記取引情報とを基に、当該臨時発行要求に係る取引についての請求書を作成すると共に、該請求書が発行済みであることを示すように、前記取引データベースに記憶されている当該顧客に対応する前記取引情報を更新する手段と、を更に備える、
ことを特徴とする請求項１乃至３の何れか１項に記載の請求書発行システム。
【請求項５】
顧客データベースに記憶されている顧客情報と、取引データベースに記憶されている取引情報とを基に、顧客毎の請求情報を作成し、通信ネットワークを介して顧客端末に提供する請求情報提供工程と、
前記顧客データベースに記憶されている前記顧客情報と、前記取引データベースに記憶されている前記取引情報とを基に、所定の期間内に行われた取引に対する請求書を顧客毎に作成する請求書作成工程と、を備え、
前記顧客情報に含まれる情報が所定の条件に該当する場合、作成される請求書には、本来記載すべき請求内容の一部が記載される、
ことを特徴とする請求書発行方法。
【請求項６】
前記顧客情報に含まれる情報が所定の条件に該当する場合、前記請求書作成工程で作成される請求書には、前記請求情報提供工程における前記請求情報の提供を受けるために必要な情報が記載される、
ことを特徴とする請求項５に記載の請求書発行方法。
【請求項７】
前記顧客情報に含まれる情報が所定の条件に該当する場合、葉書による発送に対応した印刷媒体を使用して請求書が作成される、
ことを特徴とする請求項５又は６に記載の請求書発行方法。
【請求項８】
請求書の臨時発行要求を受け付ける工程と、
前記臨時発行要求が受け付けられた際、前記顧客データベースに記憶されている前記顧客情報と、前記取引データベースに記憶されている前記取引情報とを基に、当該臨時発行要求に係る取引についての請求書を作成すると共に、該請求書が発行済みであることを示すように、前記取引データベースに記憶されている当該顧客に対応する前記取引情報を更新する工程と、を更に備える、
ことを特徴とする請求項５乃至７の何れか１項に記載の請求書発行方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、取引先に請求書を発行するための請求書発行システム及び請求書発行方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
企業等においては、一つの取引毎に請求書を作成し、随時、顧客に発送するのではなく、所定期間内に行われた全取引についての請求書を顧客毎に作成し、定期的（例えば、毎月の所定日）に、葉書や封書にて一括して発送するのが一般的である。
【０００３】
このように、定期的に発送する方式であっても、多数の顧客と多数の取引を行う企業等においては、請求書の印刷枚数や発送数が多いので、印刷コストや郵送コストが嵩む。したがって、請求書の発行コストを低減させる手法の確立が望まれているのが実状である。例えば、特許文献１には、郵便物の割引サービスが効果的に適用されるように請求書等の郵送書類を発送することで、郵送コストの低減を図る技術が提案されている。
【０００４】
ところで、顧客数や取引数が多い企業等では、各顧客への取引情報を電子データ化して一括管理し、その取引情報を基に、自動的に請求書を作成するシステムを構築しているケースも少なくない。
【特許文献１】特開２００４−３０２４９７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、上記従来のシステムでは、定期的な請求書の自動作成は行えるものの、顧客から臨時に請求書の発行依頼があった場合の対策が講じられてなかった。したがって、この場合は、システムを介して請求書を作成することができず、作業者が手書きにより対応していた。また、その発行依頼の後から、いわゆる締日までに当該顧客と取引が行われた場合には、その分についても手書きで請求書を作成する必要があり、非常に手間がかかっていた。
【０００６】
本発明は、上記実状に鑑みてなされたものであり、新しい手法で請求書発行のコスト低減が図れる請求書発行システム及び請求書発行方法を提供することを目的とする。
【０００７】
また、本発明は、顧客から臨時に請求書の発行依頼があった場合でも対応できる機能を備えた請求書発行システム及び請求書発行方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明に係る請求書発行システムは、顧客に関する顧客情報を記憶する顧客データベースと、顧客との取引に関する取引情報を記憶する取引データベースと、前記顧客データベースに記憶されている前記顧客情報と、前記取引データベースに記憶されている前記取引情報とを基に、顧客毎の請求情報を作成し、通信ネットワークを介して顧客端末に提供する請求情報提供手段と、前記顧客データベースに記憶されている前記顧客情報と、前記取引データベースに記憶されている前記取引情報とを基に、所定の期間内に行われた取引に対する請求書を顧客毎に作成する請求書作成手段と、を備え、前記顧客情報に含まれる情報が所定の条件に該当する場合、作成される請求書には、本来記載すべき請求内容の一部が記載される、ことを特徴とする。
【０００９】
また、本発明に係る請求書発行方法は、顧客データベースに記憶されている顧客情報と、取引データベースに記憶されている取引情報とを基に、顧客毎の請求情報を作成し、通信ネットワークを介して顧客端末に提供する請求情報提供工程と、前記顧客データベースに記憶されている前記顧客情報と、前記取引データベースに記憶されている前記取引情報とを基に、所定の期間内に行われた取引に対する請求書を顧客毎に作成する請求書作成工程と、を備え、前記顧客情報に含まれる情報が所定の条件に該当する場合、作成される請求書には、本来記載すべき請求内容の一部が記載される、ことを特徴とする。
【００１０】
また、上記構成の請求書発行システム又は請求書発行方法において、前記顧客情報に含まれる情報が所定の条件に該当する場合、作成される請求書には、前記請求情報の提供を受けるために必要な情報が記載されるのが好ましい。
【００１１】
また、前記顧客情報に含まれる情報が所定の条件に該当する場合、葉書による発送に対応した印刷媒体を使用して請求書が作成されるのが好ましい。
【００１２】
また、請求書の臨時発行要求を受け付ける手段（工程）と、前記臨時発行要求が受け付けられた際、前記顧客データベースに記憶されている前記顧客情報と、前記取引データベースに記憶されている前記取引情報とを基に、当該臨時発行要求に係る取引についての請求書を作成すると共に、該請求書が発行済みであることを示すように、前記取引データベースに記憶されている当該顧客に対応する前記取引情報を更新する手段（工程）と、を更に備える構成にしてもよい。
【発明の効果】
【００１３】
以上の如く、本発明によれば、請求書の発行に係るコストの低減化が図れる。また、臨時に請求書を発行できる機能も備えているので、作業者の負担を軽減できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
以下、本発明に係る請求書発行システムの一実施形態について図面を参照して説明する。
【００１５】
図１に示すように、本実施形態に係る請求書発行システムは、請求書発行装置１と、通信ネットワーク２と、顧客端末３と、から構成される。
【００１６】
請求書発行装置１は、企業等における請求書の発行業務を行う部門等に設置され、請求書の発行と、請求書を発行するためのデータの管理とを行う。請求書発行装置１は、管理装置１０と、印刷装置１１とを備える。管理装置１０は、請求書の発行に関する各種データの管理を行い、また、インクジェット方式やレーザ方式等のプリンタである印刷装置１１を使用して請求書の作成を行う。さらに、管理装置１０は、ウェブサーバとしての機能も有し、通信ネットワーク２を介して、顧客端末３に当該顧客に対応する請求情報（請求内容に関するデータ）の提供も行う。
【００１７】
通信ネットワーク２は、例えば、ＴＣＰ／ＩＰ（Transmission Control Protocol/Internet Protocol）等の所定の通信プロトコルに基づいて情報伝達を行う通信ネットワーク であり、本実施形態では「インターネット」である。
【００１８】
顧客端末３は、パーソナルコンピュータ等の汎用コンピュータ装置から構成されるものとし、通信ネットワーク２に接続可能な構成を有しているものとする。また、顧客端末３には、インターネット上のウェブページを閲覧するためのプログラム(ブラウザ)がインストールされており、通信ネットワーク２を介して管理装置１０にアクセスすることができる構成となっている。
【００１９】
管理装置１０は、図２に示すように、本体１００と、入力装置１０１と、表示装置１０２と、から構成される。本体１００は、制御部１１０と、通信制御部１２０と、入力制御部１３０と、表示制御部１４０と、印刷制御部１５０と、プログラム格納部１６０と、記憶部１７０と、を備える。
【００２０】
制御部１１０は、例えば、ＣＰＵやワークエリアとなる所定の記憶装置（ＲＡＭ等）から構成され、当該管理装置１０の各機能部を制御すると共に、プログラム格納部１６０に格納されている所定の動作プログラムに基づいて後述する各処理を実行する。
【００２１】
通信制御部１２０は、例えば、ルータ等の所定の通信装置から構成され、管理装置１０と通信ネットワーク２とを接続し、顧客端末３との通信を行う。
【００２２】
入力制御部１３０は、例えば、キーボードやポインティング・デバイス等の所定の入力装置１０１を接続し、オペレータにより入力装置１０１から入力された操作指令等を制御部１１０に伝達する。
【００２３】
表示制御部１４０は、ＣＲＴや液晶等のディスプレイ装置である表示装置１０２を接続し、制御部１１０の処理結果等を必要に応じて表示装置１０２に出力する。
【００２４】
印刷制御部１５０は、管理装置１０と印刷装置１１とを接続し、制御部１１０からの制御信号等に従って、印刷装置１１を制御する。
【００２５】
プログラム格納部１６０は、例えば、ハードディスク装置やＲＯＭ等の所定の記憶装置から構成され、制御部１１０が実行する種々の動作プログラムを格納する。これらの動作プログラムには、管理装置１０の基本動作を司る任意のＯＳ（オペレーティングシステム）や、ＯＳと協働して後述する各処理を実現するための各種動作プログラムが含まれている。後述する管理装置１０による各処理は、制御部１１０がこれらの動作プログラムを実行することで実現される。
【００２６】
記憶部１７０は、例えば、ＲＡＭやハードディスク装置等の記憶装置等から構成され、顧客データベース（顧客ＤＢ）と、取引データベース（取引ＤＢ）とを格納する。
【００２７】
顧客ＤＢは、顧客に関する情報（顧客情報）が記録されているデータベースである。顧客情報は、図３に示すように、顧客コード、顧客名、住所、関係区分、パスワード及びＵＲＬからなるデータ項目を備えている。「顧客コード」には、データ管理上、顧客を一意に識別するために割り振られた数桁のコード（数値やアルファベット等で構成される。）がテキストデータで格納される。「顧客名」には、顧客の正式名称を示すテキストデータが格納される。「住所」には、請求書の発送先の住所を示すテキストデータが格納される。「関係区分」には、顧客との関係を示す情報（例えば、２桁の数値で構成されるコード）が、テキストデータ又はバイナリデータで格納される。本実施形態では、「関係区分」には、当該顧客が関係会社に該当しない場合に“００”が格納され、関係会社である場合は“０１”が格納される。
【００２８】
「パスワード」には、当該顧客に対応する請求情報を記載するウェブページにアクセスするためのパスワード（数値やアルファベット等で構成される数桁のコード）がテキストデータで格納される。「ＵＲＬ」には、当該ウェブページのＵＲＬ（Uniform Resource Locator）がテキストデータで格納される。
【００２９】
取引ＤＢは、請求期間内（例えば、前回の締日の翌日から今回の締日までの期間）に行われた顧客との取引に関する情報（取引情報）が記録されているデータベースである。取引情報は、図４に示すように、顧客コード、定期発行状況、合計金額、支払期日及び取引明細情報（１〜ｎ）からなるデータ項目を備えている。
【００３０】
「定期発行状況」には、当該取引情報に係る請求書が定期発行（本実施形態では、毎月の所定日における請求書の一括発行を意味する。）済みであるか否かを示すデータが格納される。本実施形態では、未発行の場合は、“００”が、発行済みである場合は、“０１”が格納される。「合計金額」には、今回（例えば、今月分等）、顧客に請求する金額の合計（例えば、円単位）を示すデータが格納される。「支払期日」には、顧客に対して要求する当該請求に対する支払い期限（月・日）を示すデータが格納される。「定期発行状況」、「合計金額」及び「支払期日」のデータ格納形式は、テキストであってもバイナリであってもよい。
【００３１】
取引明細情報は、取引内容を詳細に示す情報であり、取引毎（即ち、伝票毎）に区分されて（１〜ｎ）データが格納される。取引明細情報は、伝票Ｎｏ．、臨時発行状況、取引日、商品名、数量、単価、金額及び消費税からなるデータ項目を備えている。
【００３２】
「伝票Ｎｏ．」には、伝票毎に割り振られたユニークな番号を示すデータが格納される。「臨時発行状況」には、当該伝票に係る請求書が臨時発行（定期発行以外の請求書の発行を意味する。）済みであるか否かを示すデータが格納される。本実施形態では、未発行の場合は、“００”が、発行済みである場合は、“０１”が格納される。「取引日」には、購入等（注文も含む。以下同じ。）された月・日を示すデータが格納される。「商品名」には、購入等された商品等（提供されたサービスも含む。以下同じ。）の名称や型番を示すテキストデータが格納される。「数量」には、購入等された商品等の数量を示すデータが格納される。「単価」には、商品等の税抜き単価を円単位で示すデータが格納される。「金額」には、「数量」の格納データが示す数と「単価」の格納データが示す金額との乗算値を示すデータが格納される。「消費税」には、「金額」の格納データが示す金額の消費税分の金額を示すデータが格納される。「伝票Ｎｏ．」、「臨時発行状況」、「取引日」、「数量」、「単価」、「金額」及び「消費税」のデータ格納形式は、テキストであってもバイナリであってもよい。
【００３３】
「合計金額」の格納データは、各取引明細情報における請求金額（即ち、「金額」＋「消費税」）を合算した金額を示すが、「臨時発行状況」が“発行済み”を示す取引明細情報の請求金額は加算されないものとする。例えば、全ての取引明細情報における「臨時発行状況」が“発行済み”を示す場合は、「合計金額」は“０”円を示すことになる。
【００３４】
顧客ＤＢ、取引ＤＢに記録される情報（顧客情報、取引情報）は、オペレータによる入力や通信ネットワーク２を介しての更新データの取得等により、常に最新の状態に維持されるように管理されている。また、取引ＤＢについては、後述する請求書の発行処理の際にも更新が行われる。
【００３５】
次に、請求書発行装置１の管理装置１０で実行される請求情報提供処理について説明する。管理装置１０の制御部１１０は、顧客ＤＢに記録されている顧客情報と、取引ＤＢに記録されている取引情報とを基に、顧客毎の請求情報を作成し、顧客毎に用意されたウェブページ（顧客情報の「ＵＲＬ」が示すＵＲＬで特定される）に記載する。その際、「臨時発行状況」が“発行済み”を示す取引明細情報の内容は、当該請求情報に含めないものとする。また、取引情報が存在しない場合、定期発行済みである場合、「合計金額」が“０”円を示している場合には、請求情報を作成せず、代わりに、“現在、お取引についての情報はございません”等のメッセージを当該ウェブページに記載する。制御部１１０は、顧客ＤＢ及び取引ＤＢを常時監視し、各ＤＢの構成レコードについて、追加・削除や更新がされると、必要に応じて、対応するウェブページの更新を行う。
【００３６】
上記各ウェブページには、アクセス制限が付されている。管理装置１０は、通信ネットワーク２（本実施形態では、インターネット）上に公開するウェブサイト（上記各ウェブページで構成される）のトップページ（ホームページ）に図５に示すようなログイン画面を設けている。このトップページに顧客端末３からアクセスがあり、図５のログイン画面に示す顧客コード入力フィールド５０及びパスワード入力フィールド５１に入力が行われ、ログインボタンが押下されると、管理装置１０の制御部１１０は、顧客ＤＢの顧客情報を参照して、顧客の認証を行う。そして、正しい顧客コード及びパスワードが入力された場合のみ、当該顧客に対応するウェブページの閲覧を許可する。図６にウェブページに表示される請求情報の一例を示す。
【００３７】
次に、請求書の定期発行の際に実行される請求書発行装置１の処理（定期発行処理）について、図７のフローチャートに沿って説明する。定期発行処理は、定期的（例えば、毎月の決められた日時）に行われる。先ず、管理装置１０の制御部１１０は、記憶部１７０に格納されている顧客ＤＢから１件分の顧客情報を取り出す（ステップＳ７０１）。制御部１１０は、顧客ＤＢの先頭レコードから順番に１件ずつ顧客情報を取得し、以下の処理を行う。全ての顧客情報を取り出して処理した場合（ステップＳ７０２でＹＥＳ）は、本処理を終了する。
【００３８】
次に、制御部１１０は、取得した顧客情報に含まれる顧客コードをキーにして、取引ＤＢを検索し、該当する取引情報を取得する（ステップＳ７０３）。該当する取引情報（のレコード）が存在しない場合、定期発行済みである場合、又は「合計金額」が“０”円を示している場合（ステップＳ７０４でＹＥＳ）は、ステップＳ７０１に戻り、上記処理を繰り返す。
【００３９】
一方、ステップＳ７０４でＮＯの場合は、制御部１１０は、請求書の記載内容となる請求書情報を作成する（ステップＳ７０５）。その際、先ず、制御部１１０は、顧客情報の「関係区分」をチェックする。その結果、当該顧客が関係会社でない（即ち、“００”が設定されている）場合は、通常請求書仕様に従って請求書情報を作成する。本実施形態でいう通常請求書仕様の請求書には、ウェブページに記載される上記請求情報（図６参照）と同様に、請求期間内における全ての取引についての取引明細情報の内容が反映される。但し、請求情報と同様に、「臨時発行状況」が“発行済み”を示す取引明細情報の内容は除外される。
【００４０】
一方、当該顧客が関係会社である（即ち、“０１”が設定されている）場合は、制御部１１０は、特殊請求書仕様に従って請求書情報を作成する。本実施形態でいう特殊請求書仕様の請求書には、通常請求書仕様の請求書に記載される請求内容の一部が記載される。具体的には、全ての取引についての詳細情報は記載されず、請求内容としては、請求金額の合計についてのみ記載される。
【００４１】
また、特殊請求書仕様の請求書には、当該顧客が、上記ウェブサイトにアクセスして対応する請求情報を得るための情報（アクセス情報）が記載される。本実施形態でいうアクセス情報には、管理装置１０が公開するウェブサイトのトップページのＵＲＬと、対応するウェブページを閲覧するためのログイン情報（即ち、顧客コード及びパスワード）が含まれる。制御部１１０は、顧客情報からＵＲＬ及びログイン情報を取得してアクセス情報を作成し、請求書情報に追加する。尚、アクセス情報をバーコードや二次元コード等で構成してもよい。
【００４２】
次に、制御部１１０は、請求書の発送様式を決定する（ステップＳ７０６）。本実施形態の発送様式には、２つ折りの圧着式葉書にて発送する“葉書”と、封書（例えば、長形３号等の定形封筒を使用する。）にて発送する“汎用”の２種類がある。また、圧着式葉書で発送される場合は、印刷媒体として印刷媒体Ｐ１が使用され、封書で発送される場合には、印刷媒体Ｐ２が使用される。
【００４３】
印刷媒体Ｐ１は、例えば、Ａ５判（即ち、通常葉書の略２倍）の大きさを有する、コピー用紙より厚手な上質紙等である。印刷媒体Ｐ１は、図８（ａ）に示すように、片面（Ａ面及びＢ面）に請求書情報が印刷される。印刷媒体Ｐ１のＡ面及び／又はＢ面の全領域又は一部の領域には、所定の加圧式接着剤の層が設けられている。したがって、図８（ｂ）の如くＡ面とＢ面を対向させるように、２つ折りにして、図示しない圧着機により圧着すれば、Ａ面とＢ面が接着する。このようにすれば、印刷媒体Ｐ１で構成された圧着式葉書を成形できる。
【００４４】
印刷媒体Ｐ２は、例えば、Ａ４判のコピー用紙であり、片面あるいは両面に請求書情報が印刷される。請求書情報が印刷された印刷媒体Ｐ２（即ち、請求書）は、３つ折り等されて長形３号等の定形封筒に入れられて発送される。その際、必要に応じて、一の封筒に複数枚からなる請求書が入れられる場合もある。
【００４５】
印刷装置１１は、印刷媒体Ｐ１がセットされる図示しない給紙トレイ１と、印刷媒体Ｐ２がセットされる図示しない給紙トレイ２とを備え、管理装置１０からの指示に従い自動的に印刷媒体の種類を切り替えられる構成となっている。
【００４６】
制御部１１０は、作成した請求書情報に基づいて、請求書の発送様式を決定する。本実施形態では、制御部１１０は、請求書情報の印刷上の表示サイズ（縦横サイズ）を求め、これと印刷媒体Ｐ１の印刷可能領域（図８（ａ）の点線で囲まれた領域）との比較を行い、その結果に従って“葉書”又は“汎用”の何れかを選択する。具体的には、印刷媒体Ｐ１の印刷可能領域内に収まるように請求情報を印刷できる場合には、“葉書”を選択し、印刷媒体Ｐ１の印刷可能領域を超えてしまう場合には、“汎用”を選択する。これにより、一の顧客に対する請求書情報の印刷に複数枚の印刷媒体Ｐ１が使用され、結果として、複数毎の圧着式葉書を封入した封書で当該顧客に発送するとった不都合を回避している。
【００４７】
ここで、特殊請求書仕様の請求書は記載量が少ないため、上記比較の結果、“葉書”が選択されるものと考えられるが、処理を容易とするため、特殊請求書仕様の場合（即ち、当該顧客が関係会社である場合）には、無条件で“葉書”が選択されるようにしてもよい。
【００４８】
発送様式を決定すると、制御部１１０は、作成した請求書情報及び給紙トレイを指定する信号を含む印刷制御信号を印刷装置１１に送信する。印刷装置１１は、指定された給紙トレイから印刷媒体を取り出し、請求書情報を印刷する（ステップＳ７０７）。以上のようにして、印刷された請求書の例を図９及び図１０に示す。図９は、通常請求書仕様で印刷媒体Ｐ２に請求書情報が印刷された様子を示し、図１０は、特殊請求書仕様で印刷媒体Ｐ１に請求書情報が印刷された様子を示す。
【００４９】
次に、制御部１１０は、取引ＤＢに記録されている当該顧客に対応する取引情報の更新を行う（ステップＳ７０８）。具体的には、当該取引情報の「定期発行状況」を“００”（即ち、未発行）から“０１”（即ち、発行済み）に変更する。そして、ステップＳ７０１に戻り、上記処理を繰り返し行う。
【００５０】
印刷装置１１より出力された請求書は、図示しない発送部に搬送される。かかる発送部にて、請求書は、発送様式が“葉書”の場合は、圧着機等により葉書形状に成形され、また、“汎用”の場合は、３つ折り等されて所定の封筒（例えば、長形３号等の定形封筒）に封入される。そして、宛名や別納・後納マーク等の印刷等が行われ、発送できる体裁に整えられる。
【００５１】
次に、請求書の臨時発行の際に実行される請求書発行装置１の処理（臨時発行処理）について、図１１のフローチャートに沿って説明する。臨時発行処理は、顧客から請求書の発行依頼を受けた後、オペレータにより入力装置１０１から入力された指令に応答して開始される。先ず、管理装置１０の制御部１１０は、必要な情報をオペレータに入力させるための（換言すれば、臨時発行要求を受け付けるための）、図１２に示すような入力用画面を表示する（ステップＳ１１０１）。
【００５２】
そして、オペレータにより、請求書の発行先を特定する情報（図１２の例では、顧客コード）と、請求対象となる取引を特定する情報（図１２の例では、伝票Ｎｏ．）の入力が行われ、ＯＫボタンが押下されると、制御部１１０は、入力された顧客コードをキーにして、顧客ＤＢを検索し、該当する顧客情報を取り出す（ステップＳ１１０２）。
【００５３】
次に、制御部１１０は、取得した顧客情報に含まれる顧客コードをキーにして、取引ＤＢを検索し、該当する取引情報を取得する（ステップＳ１１０３）。該当する取引情報（のレコード）が存在しない場合、定期発行済みである場合、入力された伝票Ｎｏ．に対応する取引明細情報が存在しない場合、又は、入力された伝票Ｎｏ．に対応する取引明細情報の「臨時発行状況」が“発行済み”を示す場合（ステップＳ１１０４でＹＥＳ）は、エラーメッセージ（例えば、“該当する情報がありません”等）を表示制御部１４０を介して表示装置１０２に表示させ（ステップＳ１１０５）、本処理を終了する。
【００５４】
一方、ステップＳ１１０４でＮＯの場合には、制御部１１０は、請求書情報を作成する（ステップＳ１１０６）。その際の請求内容は、入力された伝票Ｎｏ．（即ち、指定された取引）に対応する取引明細情報に基づくものとなる。また、上記定期発行処理の場合と同様に、制御部１１０は、顧客情報の「関係区分」に応じて、通常請求書仕様に従った請求書情報又は特殊請求書仕様に従った請求書情報の何れか一方を作成する。そして、特殊請求書仕様の請求書には、上記ウェブサイトにアクセスして請求情報を閲覧するためのアクセス情報も追加する。
【００５５】
次に、制御部１１０は、定期発行処理の場合と同様の方法により、請求書の発送様式を決定する（ステップＳ１１０７）。そして、制御部１１０は、作成した請求書情報及び給紙トレイを指定する信号を含む印刷制御信号を印刷装置１１に送信する。印刷装置１１は、指定された給紙トレイから印刷媒体を取り出し、請求書情報を印刷する（ステップＳ１１０８）。
【００５６】
印刷装置１１より出力された請求書は、定期発行処理の場合と同様に、図示しない発送部に搬送され、発送できる体裁に整えられる。
【００５７】
次に、制御部１１０は、取引ＤＢに記録されている当該顧客に対応する取引情報の更新を行う（ステップＳ１１０９）。具体的には、指定された取引について、請求書が発行済みであること示すため、対応する取引明細情報の「臨時発送状況」を“００”（即ち、未発送）から“０１”（即ち、発送済み）に変更する。また、これに合わせて、「合計金額」の格納データも変更する（今回の請求金額分が差し引かれる。）。
【００５８】
尚、臨時発行要求の受け付けの際（例えば、図１２の入力用画面において）、複数の取引を指定できるようにしてもよい。また、取引の指定を省くこともできる。この場合、例えば、請求期間内における現時点までの全ての取引を対象にすればよい。
【００５９】
以上説明したように、本実施形態に係る請求書発行システムによれば、請求書の発行先である顧客との関係により、請求書に記載する請求内容についての情報量を変化させることができる。そして、少ない情報量の請求書（特殊請求書仕様の請求書）を受け取った顧客が、詳細な請求内容を確認できるように、当該顧客について請求情報を記載したウェブページを作成し、かかるウェブページへのアクセス情報を特殊請求書仕様の請求書に印刷する。このため、関係会社等の取引数が多く、本来ならば複数枚からなる請求書を封書にて発送する必要のある顧客に対して、１枚の葉書にて請求書を発送することができる。したがって、印刷コスト、郵送コスト等の請求書発行に係るコストの低減が図れる。
【００６０】
また、顧客から臨時に請求書の発行依頼があった場合も対応できる機能（臨時発行処理）を備えているので、この場合においても本システムを介して自動的に請求書が作成でき、作業者の負担が大幅に軽減される。
【００６１】
尚、本発明は、上記実施形態に限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲での種々の変更は勿論可能である。
【００６２】
例えば、特殊請求書仕様の請求書の発送先となる顧客は、関係会社のみならず、同族会社や協力会社等であってもよい。さらには、通常請求書仕様にするか、特殊請求書仕様にするかを顧客が自由に選択できるようにしてもよい。この場合、顧客ＤＢの顧客情報に、顧客の所望する仕様を示すデータが格納される項目を設け、定期発行処理、臨時発行処理の際、かかるデータに従って請求書を作成すればよい。
【００６３】
また、請求書情報を印刷する印刷媒体の種類に限定はなく、印刷媒体Ｐ１、Ｐ２以外の印刷媒体を使用して請求書を作成することも勿論可能である。また、それに合わせて、作成した請求書を様々な体裁の葉書（例えば、３つ折りの圧着式葉書や保護シール付の葉書等）や様々な大きさの封書にて発送することができる。
【００６４】
また、臨時発行処理が、顧客端末３から通信ネットワーク２を介して行われた発行要求（例えば、ウェブサイトや電子メールを使用する）に応答して開始される構成にしてもよい。
【００６５】
また、管理装置１０と、印刷装置１１とが、例えば、企業等の組織で構築されたネットワーク（イントラネット）や通信ネットワーク２等の所定のネットワークを介して接続される構成にしてもよい。
【００６６】
また、管理装置１０が必ずしもウェブサーバ機能を有する必要はなく、ウェブサーバ機能を有する別のコンピュータ（ウェブサーバ）を設け、これにより、ウェブページ閲覧サービスの提供（即ち、顧客端末３に対する請求情報の提供）を行ってもよい。この場合、かかるウェブサーバは、通信ネットワーク２に接続し、また、管理装置１０と上記所定のネットワークを介して接続される。
【図面の簡単な説明】
【００６７】
【図１】本発明の一実施形態に係る請求書発行システムの構成を示す図である。
【図２】図１の管理装置の構成を示すブロック図である。
【図３】顧客情報の構成を示す図である。
【図４】取引情報の構成を示す図である。
【図５】ウェブページを閲覧するためのログイン画面の一例を示す図である。
【図６】ウェブページに表示された請求情報の一例を示す図である。
【図７】定期発行処理の手順を示すフローチャートである。
【図８】印刷媒体Ｐ１を説明するための図である。
【図９】通常請求書仕様の請求書の一例を示す図である。
【図１０】特殊請求書仕様の請求書の一例を示す図である。
【図１１】臨時発行処理の手順を示すフローチャートである。
【図１２】臨時発行処理の際に表示される入力用画面の一例を示す図である。
【符号の説明】
【００６８】
１  請求書発行装置
２  通信ネットワーク
３  顧客端末
１０  管理装置
１１  印刷装置
５０  顧客コード入力フィールド
５１  パスワード入力フィールド
１００  本体
１０１  入力装置
１０２  表示装置
１１０  制御部
１２０  通信制御部
１３０  入力制御部
１４０  表示制御部
１５０  印刷制御部
１６０  プログラム格納部
１７０  記憶部
Ｐ１，Ｐ２  印刷媒体
【図１】
2008210144.tif 000003
【図２】
2008210144.tif 000004
【図３】
2008210144.tif 000005
【図４】
2008210144.tif 000006
【図６】
2008210144.tif 000007
【図７】
2008210144.tif 000008
【図８】
2008210144.tif 000009
【図９】
2008210144.tif 000010
【図１０】
2008210144.tif 000011
【図１１】
2008210144.tif 000012
【図５】
2008210144.tif 000013
【図１２】
2008210144.tif 000014