(57)【要約】【課題】利用者が窓口にて受付処理を行ってから順番が巡って来るまでの待ち時間を有効活用して頂く事を目的とした窓口受付システム【解決手段】受付係または利用者が窓口端末を操作することにより、予約番号、予約認証番号、送信先電子メールアドレスが文字とバーコードでプリントアウトされるチケット発行と発行されたチケット記載のメールアドレスに送信された送信元メールアドレスを受付管理データベースに登録し、待ち順が来た場合に送信元メールアドレスに自動返信するシステム。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
予約番号、予約認証番号、送信先電子メールアドレスを文字と2次元バーコードでチケットにプリントアウトし、待ち順が所定順番前に来た場合に送信元メールアドレスに自動返信し所定時間内にその受信確認の有無を検出し待ち順の調整をする機能を有する窓口端末装置と、前記チケットに記載のメールアドレスに予約番号、予約認証番号を送信する携帯電話等の無線送信装置と、無線送信装置から送信された送信元メールアドレスを登録し呼び出し順の管理及び2次元バーコードによる消し込み機能を有する予約管理データベースと、メールの送受信を行うメールサーバーを有することを特徴とする受付順番管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は病院、店舗、遊技場等の受付順番管理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来の例えば病院窓口の受付順番の手順は、利用者が窓口に行き、チケットを取得し順番が呼ばれるまで、病院内にて待つものである。
最近の総合病院等の複数の診療科目を持つ病院では、窓口の受付業務を効率化させるために病院受付システムが用いられている。従来の病院受付システムでは、診察は、病院内に設置された診察受付端末を利用して行われる。患者は診察を受ける際に、病院の受付窓口に診察券を提出すると共に、受付職員に希望する診療科目を通知する。次に、受付職員は、診察券に記載されている患者の識別情報を参照し、診察受付端末で患者の識別情報及び診療科目を入力する。診察受付端末は、入力を受け付けた順に、診察待ち患者の識別情報を各診療科の記憶装置に登録し、各診療科では、記憶装置に登録された順に患者の診察の呼出しを行う。
【０００３】
従来の病院診察受付では、受付けを行うためには、患者は病院に直接赴き、診察券を提出しなければならない。ここで、診察待ちの他の患者が多数いる場合には、患者は病院で長時間待たなければならないという問題がある。また、院内が混雑している時には、順番を待つ場所が無いという状況に陥ったり、駐車場が順番待ちの利用者で埋まってしまうという問題も生じる。
更に、患者は、病院に赴かないと診察待ち患者の人数を知ることが出来ない。一方、受付職員は、診察受付端末での入力作業が大きな作業負担になるという問題もある。患者の待ち時間を短くするためには、電話での受付けを行っている病院もあるが、入力作業による受付職員の作業負担を減らすことは出来ない。
【０００４】
上記問題に対して、特許文献１は、インターネットを介して受付けに先立つ予約を行う病院受付システムを提案している。同病院受付システムは、患者が所持するパーソナルコンピュータ又は携帯電話などの患者端末と、病院の受付サーバとから構成され、これら患者端末及び受付サーバとをインターネットで接続する。患者は、患者端末を用いて病院端末が提供するホームページにアクセスし、診察券に記載されている自己の識別情報や希望する診察時刻等を送信する。患者端末からの送信を受け付けた受付サーバは、担当医の空き時間を調べて予約の可否を判断し、その結果を患者端末に通知するものである。
【特許文献１】特開２００１−３２５３５５号公報
【特許文献２】特開２００５−３３９３０９号公報
【特許文献３】特開２００６−１２０６７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら特許文献１で紹介の上記技術は、担当医の空き時間を調べて予約の可否を判断し、その結果を患者端末に通知する等煩雑で複雑なものであった。
本発明は、このような問題を解決する事が可能な簡便な窓口受付システムを実現する事を課題とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
以上の課題を解決するため、本発明の受付順番管理装置は、図１に記載のように、予約番号、予約認証番号、送信先電子メールアドレスを文字と2次元バーコードでチケットにプリントアウトする窓口端末装置６と、前記チケットに記載のメールアドレスに予約番号、予約認証番号を送信する携帯電話１等の情報端末と、情報端末から送信された送信元メールアドレスを登録し呼び出し順の管理及び2次元バーコードによる消し込み機能を有する予約管理データベース有し、待ち順が所定順番前に来た場合に送信元メールアドレスに自動返信し所定時間内にその受信確認の有無を検出し待ち順の調整をするメールサーバー５とを有することを特徴とする受付順番管理装置である。
【発明の効果】
【０００７】
このようにした本発明によれば、利用者は窓口端末装置６から発行の前記チケットを見てそれに記載のメールアドレスに予約番号、予約認証番号を自分が保有する携帯電話或いは携帯情報端末からメールサーバー５に送信して呼び出し希望登録させ、待ち順が近くなった場合にメールサーバー５から情報端末１に呼び出しを受ける事ができる。また窓口近くの待合室等に設置のディスプレイに待順表示することもできる。
また、病院では順番による呼び出しの為、待ち時間を明確に予測出来ない場合でも運用する事が可能であり、待合室や駐車場混雑の緩和という効果が得られる。
また発行した2次元バーコード７を読み取る事で、上記操作にて受け付けた情報から作業の終了した利用者を容易に終了登録する事が出来る為、操作ミスを防ぐ事が可能となる。
また、一度窓口にて受付をするという従来の流れに沿った手順で受付業務が行える為、比較的簡単に導入でき、予約の乱発を防止する事も可能となる。
また、受付チケットを取得し順番を待つという手順を取っているため、携帯電話や携帯端末等の操作に不慣れな利用者やお年寄りの方でも従来通りの受付手順で順番を待つことができ、機器の操作に長けた利用者しかサービスを受けることができないと言う事態を避ける事も可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００８】
本発明の受付順番管理装置は、次の実施例で紹介する病院の窓口受付システムの他に、カー用品店等の一般店舗で利用した場合、ボーリング等の一般サービス業で利用した場合も同様にアレンジして利用することができる。
【実施例１】
【０００９】
以下、図面を参照して本発明の受付順番管理装置を病院の窓口受付に適用した実施例を説明するが、本例は、カー用品店等の一般店舗で利用する場合、ボーリング等の一般サービス業で利用する場合も容易に適用することができる。
図１は本発明の実施例を示す受付順番管理装置の構成図である。
図１において１は利用者が保有する携帯電話、２は利用者が受付窓口にて取得するチケット、３はインターネット、４はチケット印刷用の伝票プリンタ、５はメールの送受信を行うメールサーバー、６は受付登録・取り消し・順番調整などの予約管理を行う受付窓口に設置された窓口端末装置、７は受付チケット発行時に対で発行される内部管理用チケット、８は窓口端末に備えられたバーコードリーダー、９は待ち順を表示する為の案内用ディスプレイである。
【００１０】
窓口にて受付を行った際に、６の受付端末をオペレータまたは利用者が操作することで４のチケット印刷用伝票プリンタより受付メールアドレスと受付番号および受付情報を特定する為の識別子としての認証番号を文字および2次元バーコードに変換したものが印刷された利用者用チケット２が発行されると同時に窓口受付内部の管理用チケット７も同時に発行される。
またこの、受付情報をデータベースに登録し、最新の待ち順を待合用モニター９に表示する機能も有している。
【００１１】
病院外で診察順が来るのを待ちたい利用者は上記手順にて発行された利用者用チケットに記載のメールアドレスに認証番号及び氏名等の情報を送信する事で自分の待ち順が近くなった場合に携帯電話に呼び出しのメールを受け取る登録ができる。
この、メール作成に関しては利用者用チケット２に、２次元バーコードに変換された形で印刷されている為、この２次元バーコードを携帯電話のバーコード読取機能を利用し読み取る事で入力作業の簡素化を図る事が出来る上、従来通り病院内の待合室にて順番待ちをしたい利用者は上記メール送信の作業は行わず、そのまま受付チケットとして所持し、番号が呼ばれるのを待合室にて待つことも出来る。
【００１２】
窓口端末装置ではメールサーバーに対して新着メールが無いか定期的にチェックを行っており、新着メールがあった場合新着メールの認証番号とデータベースの受付情報にある認証番号をチェックし、同一であった場合には該当受付情報に結びつくメールアドレスが登録されていないかをチェックし、結びつく物が無い場合には受信したメールアドレスを連絡先メールアドレスとしてデータベースに登録する。
【００１３】
診察が終了すると、窓口端末６より該当受付番号のデータを選択し受付終了ボタンを押すか、または、内部管理用チケット７を窓口端末６に備えられたバーコードリーダー８にて読み込む事でデータベース上の該当受付情報が消し込まれ、各順番が繰り上がり、以降の順番待ちをしている利用者に対して自動的に呼び出しメールが送信され、最新の待ち順を待合用モニター９に表示する。
【００１４】
次に、図２〜図６に示すチャートにより本発明の実施例１におけるシステムフローを詳細に説明する。
図２は、本発明の実施例１における予約のシステムフローチャートであり、図３は、本発明の実施例１における新着メールチェックのシステムフローチャートであり、図４は、本発明の実施例１における院内モニターへの順番表示のシステムフローチャートであり、図５は、本発明の実施例１における予約受付から携帯電話への順番案内までのシステムフローチャートであり、図６は、本発明の実施例１における受付終了後の呼出メール送信のシステムフローチャートである。
【００１５】
図２において本システムの窓口受付システム100を起動すると、新着メールチェック部101で新着メールの存在チェックと、利用者向け順番表示部102で利用者用案内画面の表示処理を行う。
その後、予約ボタンクリックチェック部103と予約受付部104と予約終了ボタンクリックチェック部105とバーコード読取チェック部107と予約終了確認部106、システム終了ボタンクリックチェック部108、終了部109は、窓口端末装置６の予約ボタン、予約終了ボタン、システム終了ボタンの受付、バーコードの読み取り、及び一定周期で新着メールのチェックを行う待機動作に入る。
【００１６】
図２において新着メールチェック部101で新着メールの存在チェックを行う処理についての詳細な流れを図３に示す。
本システム起動時または任意に設定した時間が経過すると本システムの新着メールチェック部101が作動し、新着メール確認部110でメールサーバーへ新着メールが到着していないか問い合わせを行い、新着メールが到着していた場合、新着メールにある発行済みの予約番号を見てデータベースに該当データが存在するかチェックを行う。
予約番号がデータベースに無い場合は、終了部117で終了し、存在する場合は、認証番号確認部111で次のチェックに進み、図５の処理フローにて発行された認証番号と受信したメールの認証番号が同じであるかのチェックを行う。
認証番号確認部111では認証番号が違う場合、受信メールは破棄され、受付拒否判断部113を介して受付拒否返信部114から利用者に再送信を即すメールを送信する設定が有効になっていた場合には利用者にメールの再送信を即すメールを自動送信する。
認証番号が同じである場合、既登録判断部112で次のチェックに進み、該当データのメールアドレスが空であるかチェックを行う。
既にメールアドレスが登録されている場合、二重登録データとして破棄され、受付拒否判断部113を介して受付拒否返信部114から利用者に再送信を即すメールを送信する設定が有効になっていた場合には利用者にメールの再送信を即すメールを自動送信する。
メールアドレスが登録されていない場合、新規登録部115は、受信したメールのメール送信元アドレスを連絡先メールアドレスとしてデータベースに登録し、利用者に対して受付を完了したという旨を伝えるメールを受付完了返信部116より自動返信する。
一方、受付順番管理装置の新着メール確認部110が空メールを受信すると、仮予約発行処理を行い空メール送信者に対して、認証番号を含んだメールを自動返信し、仮予約情報をデータベースに登録する。
利用者は返信された認証番号を含むメールに対して必要事項（氏名等）を入力し、返信する。
新着メール確認部110が返信メールを受信すると、データベースに存在する、仮予約情報とのマッチングを行い、仮予約情報と一致した場合には本予約情報としてデータベースに登録し、返信のメール送信元アドレスに受付完了メールを返信する。
【００１７】
図２において利用者向け順番表示部102で利用者向けの待ち順を表示する処理についての詳細な流れを図４に示す。
利用者向け待ち順表示に表示する人数および表示する時間間隔はあらかじめ本システムを利用する病院側で設定する事が可能であり、本システムは設定された人数分待ち人数が蓄積された場合に初めて待ち順の案内が指定した時間間隔で表示される。
本システム起動時または新規予約データ受付時または受付終了時または任意に設定した時間が経過すると利用者向け順番表示部102が作動し、待ち人数チェック部118で現在の待ち人数が予め設定された待ち人数以上であるかをチェックする。
待ち人数が予め設定された待ち人数以上であった場合、スクロール件数チェック部119にて待ち順を表示する場合に画面スクロール処理が必要か否かを判別する。
スクロール処理をしなければ画面に表示しきれない場合にはスクロール用リスト作成部120によりスクロール用リストが生成される。
その後、待ち順表示部121より、待ち順を表示する為の案内用ディスプレイ９に待ち順が表示される。
設定した待ち順に満たない場合、広告表示判定部122により広告を表示する設定になっているかを判定し、広告を表示する設定になっていた場合には広告データ読み取り部123より広告表示用データを読み込み、広告表示部124によって待ち順を表示する為の案内用ディスプレイ９に広告画面が表示される。
なお、広告表示にはあらかじめ登録した案内や広告を利用者向け待ち順表示画面に表示することができ、待ち順を表示していない場合にも利用者向け待ち順表示ディスプレイを有効に活用することができる。
【００１８】
図２において予約受付部104で新規受付を行う処理についての詳細な流れを図５に示す。
図２において予約ボタンクリックチェック部103で予約ボタンが押されたことを確認すると図５に示すように、予約管理部126で、予約管理を行う窓口端末６にあるデータベース131の予約データを参照し、現在の最終予約番号を取得後、最終予約番号に１を加算した番号を予約番号として内部に保持する。
その後、認証番号生成部127にて乱数より認証番号を生成し、二次元バーコード生成部128にて予約番号と認証番号及び受付メールアドレスを元に２次元バーコードを生成し、利用者用チケット印刷司令部129と内部管理用チケット印刷司令部130により利用者用チケットと内部管理用チケットを印刷し、この情報をデータベース131に登録する。
データベース131への登録完了後、受付情報表示更新部132により窓口端末６の受付情報画面を更新し、利用者向け順番表示部102により利用者が見ている予約状況表示画面の情報を更新して終了部133により待機状態に戻る。
【００１９】
図２において予約終了部106で予約の終了を行う処理についての詳細な流れを図６に示す。
図２において予約終了ボタンクリックチェック部105で予約終了ボタンが押されたことを確認するか、または、バーコード読み取り部107でバーコードの読み取りを確認すると図６に示すように、終了情報登録部134が該当情報の削除フラグを立て、受付データベースに終了情報を登録する。
その後、順次メール送信部135に進み、メール送信順データベース136よりメール案内を送信する基準となる順位を取り出し、該当順位の受付データを受付データベース137より取得し、受付情報判定部138にて該当受付データが存在するかを確認、存在する場合にはメールアドレスチェック部139により該当データにメールアドレスが登録されているかをチェックし、メールアドレスが登録されている場合には案内メール送信部140より順番を案内するメールを送信するという動作をメール送信順データベース136のデータが無くなるまで繰り返す。
次に、予約超過者チェック判定部142にて予約超過者チェックを行う設定になっているかを判定し、チェックする設定になっている場合には予約超過者チェック部143に進み受付データベース144より順次受付当データを取得後、超過基準人数チェック部145により取得データよりも後に登録されたデータで削除フラグの立っているデータ件数が事前に設定した件数以上存在するかをチェックし、事前に設定した件数以上のデータが存在した場合には呼び出しメール送信済みチェック部146により該当メールアドレスへの呼び出しメールが送信済みかをチェックする。
呼び出し済みであった場合には予約破棄メール送信部147より予約破棄を知らせるメールが送信される。
この動作を受付データ全件に順次行い、終了すると、受付情報表示更新部149により窓口端末６の受付情報画面を更新した後、利用者向け順番表示部102により待ち順を表示する為の案内用ディスプレイ９に最新の待ち順が表示される。
【産業上の利用可能性】
【００２０】
以上の説明で明らかなように本発明の窓口受付システムは、病院での窓口受付システム、カー用品店等の一般店舗の窓口受付システム、ボーリング場などの一般サービス業などでの窓口受付システム等に広く適用することができ、各種産業における窓口受付業務に多大な利便性をもたらすものである。
【図面の簡単な説明】
【００２１】
【図１】本発明の受付順番管理装置の実施例を示すシステム構成図である。
【図２】本発明の受付順番管理装置の実施例における予約のシステムフローチャートである。
【図３】本発明の受付順番管理装置の実施例における新着メールチェックのシステムフローチャートである。
【図４】本発明の受付順番管理装置の実施例における院内モニターへの順番表示のシステムフローチャートである。
【図５】本発明の受付順番管理装置の実施例における予約受付から院内モニターへの順番表示までのシステムフローチャートである。
【図６】本発明の受付順番管理装置の実施例における予約受付から携帯電話への順番案内までのシステムフローチャートである。
【符号の説明】
【００２２】
１  携帯電話
２  利用者用チケット
３  インターネット
４  プリンタ
５  メールサーバー
６  窓口端末装置
７  管理用チケット
８  バーコードリーダー
９  モニター
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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