(57)【要約】【課題】複製文書を含む多数の文書中から所望の文書を操作履歴情報に基づいて検索できるようにする。【解決手段】複製要求を受けたとき、複製元の文書に対する操作履歴を複製先の文書のデータと対応付けて記憶する。たとえば、文書処理装置３ａ_1での印刷処理時の印刷設定情報と文書ＩＤを対応付けてサーバに送り、操作履歴ファイルF1_3a として保存する（Ｓ２０４〜Ｓ２０９）。文書が可搬性記憶媒体７に複製されると、文書ＩＤをサーバに送り、別の操作履歴ファイルF1_7として複製する（Ｓ２１０〜Ｓ２１９）。可搬性記憶媒体７から文書が他方の文書処理装置３ａ_Nに複製されると、文書ＩＤをサーバに送り、別の操作履歴ファイルF1_3b として複製する（Ｓ２３０〜Ｓ２３９）。文書処理装置３ａ_Nでの印刷処理時の印刷設定情報と文書ＩＤを対応付けてサーバに送り、操作履歴ファイルF1_3b に追記する（Ｓ２７８，Ｓ２７９）。【選択図】図８
2008059233.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書の複製要求を受けたとき、複製元の文書に対する操作の履歴を複製先の文書のデータと対応付けて所定の記憶媒体に記憶させる複製管理部と、
前記記憶媒体に記憶された操作の履歴の中から指定された検索条件を満たす操作履歴を検索することで、複数の文書の中から所望の内容を含む文書を検索する検索部と
を備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記文書のデータの電子ファイルを記憶する記憶媒体と、前記操作の履歴の電子ファイルを記憶する記憶媒体とを、それぞれ別に備える
ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記文書に基づく画像を所定の出力媒体に出力する画像出力部と、
前記操作の履歴が前記画像出力部での出力処理に関わる出力設定情報を含むときには、前記検索部により検索された処理対象の文書に対応する前記出力設定情報に基づいて、当該文書の出力処理の条件を設定する設定部と
を備えたことを特徴とする請求項１または２に記載の文書管理システム。
【請求項４】
文書の複製要求を受けたとき、複製元の文書に対する操作の履歴を複製先の文書のデータと対応付けて所定の記憶媒体に記憶させる複製管理部と、
前記記憶媒体に記憶された操作履歴の中から指定された検索条件を満たす操作履歴を検索することで、複数の文書の中から所望の内容を含む文書を検索する検索部と
を備えたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項５】
前記複製管理部は、前記文書のデータと前記操作の履歴とを、それぞれ別の電子ファイルにして前記所定の記憶媒体に記憶させる
ことを特徴とする請求項４に記載の文書管理装置。
【請求項６】
前記複製管理部は、前記文書のデータと前記操作の履歴とを、１つの電子ファイルにして前記所定の記憶媒体に記憶させる
ことを特徴とする請求項４に記載の文書管理装置。
【請求項７】
前記文書に基づく画像を所定の出力媒体に出力する出力装置での出力処理に関わる出力設定情報が前記操作の履歴に含まれているときには、前記検索部により検索された処理対象の文書に対応する前記出力設定情報に基づいて、当該文書の出力処理の条件を設定する設定部
を備えたことを特徴とする請求項４〜６のうちの何れか１項に記載の文書管理装置。
【請求項８】
文書の複製要求を受けたとき、複製元の文書に対する操作の履歴を複製先の文書のデータと対応付けて所定の記憶媒体に記憶させる複製管理部と、
前記記憶媒体に記憶された操作履歴の中から指定された検索条件を満たす操作履歴を検索することで、複数の文書の中から所望の内容を含む文書を検索する検索部と
して電子計算機を機能させることを特徴とするプログラム。
【請求項９】
さらに、前記文書に基づく画像を所定の出力媒体に出力する出力装置での出力処理に関わる出力設定情報が前記操作の履歴に含まれているときには、前記検索部により検索された処理対象の文書に対応する前記出力設定情報に基づいて、当該文書の出力処理の条件を設定する設定部と
して電子計算機を機能させることを特徴とする請求項８に記載のプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システム、操作履歴管理装置や文書検索装置や出力設定管理装置の機能をなす文書管理装置、およびプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
所定の記憶媒体に保存されている多数の文書（電子ファイル／文書データ）の中から、所望の文書を迅速あるいは適切に検索するための方法として、古くは、登録時に付与したタイトルやキーワードなどの属性を指定して検索する手法や、リンクされた文書も辿って文書内の全文を検索するフルテキスト検索や、文書の内容の特徴をデータ化してその類似度を用いて検索する文書概念検索などの手法があった。
【０００３】
また、最近では、文書に対する操作履歴から指定された時間や操作ユーザなどの検索条件を満たす文書を検出することで検索の効率化を図るようにした、文書に対する操作の履歴を検索に利用する仕組みが提案されている（たとえば特許文献１，２を参照）。
【０００４】
【特許文献１】特開２０００−１６３４３９号公報
【特許文献２】特開２００４−１９２２２１号公報
【０００５】
たとえば、特許文献１に記載の仕組みでは、文書ファイルに対する操作履歴を文書検索に利用する際に、たとえば操作ユーザ、操作日時、および操作種類などで検索対象を絞り込んだ上で、さらに、フルテキスト検索などのような所望の内容を含む文書ファイルの検索（いわゆるコンテンツ検索）を実行するようにしている。
【０００６】
また、特許文献２に記載の仕組みでは、操作履歴の一例として、文書が印刷された際の印刷に関わる印刷実績情報を検索に利用するようにしている。具体的には、文書が印刷された際に印刷に関わる印刷実績情報を記憶しておき、印刷実績情報の一部を指定することで、印刷実績情報を利用した文書検索を行なうようにしている。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
本発明は、複製された同一あるいは類似（複製後に編集されたことに起因する）の文書が存在する場合でも、それら複製文書を含む多数の文書中から所望の文書を操作履歴情報に基づいて検索することのできる仕組みを提供することを目的とする。また、さらに好ましくは、探索した文書について、出力設定を容易にできる仕組みを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
請求項１に記載の発明は、文書の複製要求を受けたとき、複製元の文書に対する操作の履歴を複製先の文書のデータと対応付けて所定の記憶媒体に記憶させる複製管理部と、記憶媒体に記憶された操作の履歴の中から指定された検索条件を満たす操作履歴を検索することで複数の文書の中から所望の内容を含む文書を検索する検索部とを備えたことを特徴とする文書管理システムである。
【０００９】
請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の発明においてさらに、文書のデータの電子ファイルを記憶する記憶媒体と操作の履歴の電子ファイルを記憶する記憶媒体とをそれぞれ別に備えることを特徴とする。
【００１０】
請求項３に記載の発明は、請求項１，２に記載の発明においてさらに、文書に基づく画像を所定の出力媒体に出力する画像出力部と、操作の履歴が画像出力部での出力処理に関わる出力設定情報を含むときには、検索部により検索された処理対象の文書に対応する出力設定情報に基づいて、文書の出力処理の条件を設定する設定部とを備えたことを特徴とする。
【００１１】
請求項４に記載の発明は、文書の複製要求を受けたとき、複製元の文書に対する操作の履歴を複製先の文書のデータと対応付けて所定の記憶媒体に記憶させる複製管理部と、記憶媒体に記憶された操作履歴の中から指定された検索条件を満たす操作履歴を検索することで複数の文書の中から所望の内容を含む文書を検索する検索部とを備えたことを特徴とする文書管理装置である。
【００１２】
請求項５に記載の発明は、請求項４に記載の発明においてさらに、複製管理部は、文書のデータと操作の履歴とをそれぞれ別の電子ファイルにして所定の記憶媒体に記憶させることを特徴とする。
【００１３】
請求項６に記載の発明は、請求項４に記載の発明においてさらに、複製管理部は、文書のデータと操作の履歴とを１つの電子ファイルにして所定の記憶媒体に記憶させることを特徴とする。
【００１４】
請求項７に記載の発明は、請求項４〜６に記載の発明においてさらに、文書に基づく画像を所定の出力媒体に出力する出力装置での出力処理に関わる出力設定情報が操作の履歴に含まれているときには、検索部により検索された処理対象の文書に対応する出力設定情報に基づいて、文書の出力処理の条件を設定する設定部を備えたことを特徴とする。
【００１５】
請求項８に記載の発明は、文書の複製要求を受けたとき、複製元の文書に対する操作の履歴を複製先の文書のデータと対応付けて所定の記憶媒体に記憶させる複製管理部と、記憶媒体に記憶された操作履歴の中から指定された検索条件を満たす操作履歴を検索することで、複数の文書の中から所望の内容を含む文書を検索する検索部として電子計算機を機能させることを特徴とするプログラムである。
【００１６】
請求項９に記載の発明は、請求項８に記載の発明においてさらに、文書に基づく画像を所定の出力媒体に出力する出力装置での出力処理に関わる出力設定情報が操作の履歴に含まれているときには、検索部により検索された処理対象の文書に対応する出力設定情報に基づいて、文書の出力処理の条件を設定する設定部として電子計算機を機能させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１７】
請求項１に記載の発明によれば、文書が複製後に、複製元や複製先で文書に対する操作がなされた場合であっても、それぞれの文書に対応して個別に操作の履歴を記録することができ、その結果、複数の文書の中から、複製元や複製先の文書を、操作の履歴を検索条件として検索しても不都合なく見つけ出すことができる文書管理システムを構築できる。
【００１８】
請求項２に記載の発明によれば、文書のデータの電子ファイルを記憶する記憶媒体の記憶容量に制限されることなく、操作の履歴の電子ファイルをそれ用の記憶媒体に記憶することができる。すなわち、操作の履歴の保存容量の制限が緩和される。また、付加的効果として、操作の履歴を一元管理できる。
【００１９】
請求項３に記載の発明によれば、検索された処理対象の文書を出力する際に、履歴として保存されている過去の出力設定を利用することで、今回の文書の出力処理の設定が容易となる。
【００２０】
請求項４に記載の発明によれば、文書が複製後に、複製元や複製先で文書に対する操作がなされた場合であっても、それぞれの文書に対応して個別に操作の履歴を記録することができ、その結果、複数の文書の中から、複製元や複製先の文書を、操作の履歴を検索条件として検索しても、不都合なく見つけ出すことができる文書管理装置を構築できる。
【００２１】
請求項５に記載の発明によれば、文書データの保存と操作履歴の保存とを別々に管理できるようになる。
【００２２】
付加的な効果として、文書データの保存先如何に関わらず、操作履歴の保存先を自由に選択することも可能になる。その一例として、文書のデータの電子ファイルを記憶する記憶媒体の記憶容量の状況つまり文書データの保存先の残容量と、保存可能な記憶媒体が複数あるか否かとを勘案して、効率的な保存先を自由に選択することができる。同一媒体への保存と別の媒体（複数ある場合）への保存とを適宜柔軟に選択し得る利点が得られるのである。
【００２３】
たとえば、文書データの保存先の残容量が十分であれば、両者の取扱いが簡易になるように、文書と履歴とを別々のファイルにして両者を対応付けて同じ記憶媒体に保存することができる。
【００２４】
一方、文書データの保存先の残容量が不十分である場合に、別の保存先を選択可能な場合には、操作履歴を文書データの保存先とは異なる保存先に保存することができる。この場合、文書のデータの電子ファイルを記憶する記憶媒体の記憶容量に制限されることなく、操作の履歴の電子ファイルを記憶できる利点が得られる。操作の履歴の保存容量の制限が緩和されるのである。また、その付加的な効果として、複数の文書データに関して、纏めて、各操作履歴を一括して文書データ用の保存先と異なる保存先に保存することもできる。操作履歴を一元管理できるようにもなるのである。
【００２５】
請求項６に記載の発明によれば、文書データの保存と操作履歴の保存を一体的に管理することができる。付加的な効果として、操作履歴の保存先が、自動的に文書データの保存先と同じになるので、操作履歴の保存先として、文書データの保存先とは別の保存先を用意する必要がなくなる。一例として、操作の履歴を一元管理する装置が不要になり、システムコストを低減できる。
【００２６】
請求項７に記載の発明によれば、検索された処理対象の文書を出力する際に、履歴として保存されてる過去の出力設定を利用することで、今回の文書の出力処理の設定が容易となる。
【００２７】
請求項８に記載の発明によれば、複数の文書の中から、複製元や複製先の文書を、操作の履歴を検索条件として検索しても不都合なく見つけ出すことができる仕組みを、コンピュータを用いて実現できる。
【００２８】
請求項９に記載の発明によれば、さらに、検索された処理対象の文書を出力する際に、履歴として保存されている過去の出力設定を利用することで今回の文書の出力処理の設定が容易となる仕組みを、コンピュータを用いて実現できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２９】
以下、図面を参照して本発明の実施形態について詳細に説明する。
【００３０】
＜＜第１実施形態＞＞
＜システム概要１＞
図１は、操作履歴情報管理機能や文書検索機能や出力設定管理機能を備えた文書管理システムの第１実施形態の概要を示したブロック図である。この第１実施形態の文書管理システム１は、操作履歴情報の管理を、文書処理装置にて文書ファイル（電子ファイルの一例）そのもので管理するようにした点に特徴を有する。ここで、「文書ファイルそのもので」とは、文書データと操作履歴情報とを、一体にして、１つの文書ファイルに保存して管理することを意味する。
【００３１】
図示のように、第１実施形態の文書管理システム１は、一方の文書管理システム１の一例である会社の文書管理システム１ａと、他方の文書管理システム１の一例である自宅の文書管理システム１ｂとで構成されている。
【００３２】
各文書管理システム１は、本システムで処理対象とされる文書の編集や印刷などのために利用するユーザ（文書利用者）によって使用されるローカル側端末あるいは利用者端末の一例である文書処理装置３と、文書を表示媒体や印刷用紙などの所定の出力媒体上に出力する画像出力装置８とが、通信手段あるいは情報の伝送路の一例である情報通信路９により相互接続されている。
【００３３】
文書処理装置３は、クライアント装置、すなわち利用者側の文書管理装置２の一例であり、各時点の操作情報OI（Operation Information ）を記録した操作履歴情報OH（Operation History ）を管理する操作履歴管理装置２ａや、操作履歴情報OHを利用した文書検索を行なう文書検索装置２ｂや、操作履歴情報OHの一例である出力設定履歴（印刷履歴情報）を利用した出力設定を行なう出力設定管理装置２ｃの機能を具備している。
【００３４】
文書処理装置３は、可搬性記憶媒体７が装着可能に構成されている。可搬性記憶媒体７としては、自由に持ち運び（ハンドリング）可能な記憶媒体であればよく、半導体メモリを利用したＵＳＢ（Universal Serial Bus）メモリや、光学もしくは磁気を記録や読出しに利用する円盤状の媒体を用いたものや、その他の記憶部材を用いたメモリが使用され、必ずしも半導体メモリを利用したものに限定されない。一般的に、可搬性記憶媒体７の記憶容量は、文書処理装置３に備えられる記憶媒体の記憶容量よりも遙かに少ない。
【００３５】
ただし、光学もしくは磁気を記録や読出しに利用する円盤状の媒体を利用するものでは、比較的大掛かりな記録・読取のための物理的な機構（いわゆるドライブユニット）が必要になるのに対して、半導体メモリを利用したものは、可搬性記憶媒体７を装着する接続端子（ポートやスロットと称する）を用意しておけばよく、記録・読取のためには事実上物理的な機構が不要で電気的な仕組みのみで対処できるので、小型の電子機器にも適用が容易である利点がある。
【００３６】
文書処理装置３は、一般文書、表、図面、写真、あるいは小冊子などの文書ファイルの表示出力指示や印刷出力指示を発する仕組みを具備している。なお、好ましくは、文書処理装置３には、一般文書、表、図面、写真、あるいは小冊子などの文書を生成する、あるいは取得済の文書を編集する仕組みを具備しているとよい。
【００３７】
加えて、詳細は後述するが、本実施形態特有の仕組みとして、文書処理装置３は、文書の検索要求時に、文書に対する操作履歴を検索に利用する機能を備えている。
【００３８】
画像出力装置８は、たとえば、ＣＲＴ（Cathode Ray Tube；陰極線管）やＬＣＤ（Liquid Crystal Display；液晶ディスプレイ）などの文書に基づく画像を所定の表示出力媒体上に出力可能な表示装置８２や、印刷装置（プリンタ）あるいは印刷装置とともに画像電送装置（ファクシミリ装置）や複写装置などの複数の装置機能を複合的に有する複合機（multi-function device ）などの文書に基づく画像を所定の印刷出力媒体上に出力可能な画像形成装置８４など、文書に基づく画像を所定の出力媒体上に形成可能なものである限り、何れの仕組みのものであってもよい。
【００３９】
情報通信路９は、有線および無線の何れの方式のものであってもよい。また、画像出力装置８との間を直接に接続する形態のものであってもよいし、ＬＡＮ(Local Area Network)やＷＡＮ（Wide Area Network ）などの通信網構成のものであってもよい。
【００４０】
たとえば、会社の文書管理システム１ａにおいては、表示装置８２は文書処理装置３のそれぞれに情報通信路９２で直接に接続する形態を採り、画像形成装置８４は、１台に対して、複数の文書処理装置３が利用可能にするべく、ＬＡＮやＷＡＮなどの通信網構成の情報通信路９４で接続して、ネットワークプリンタとして構成してもよい。
【００４１】
なお、図示した例では、便宜的に、Ｎ（Ｎは任意の正の整数）台の文書処理装置３（３ａ_1〜３ａ_N）とＮ台の表示装置８２（８２ａ_1〜８２ａ_N）、および１台の画像形成装置８４ａが会社の文書管理システム１ａに設けられ、１台の文書処理装置３ｂと１対（各１台の表示装置８２ｂおよび画像形成装置８４ｂ）の画像出力装置８が自宅の文書管理システム１ｂに設けられた状態を示しているが、これは一例であって、各々の設置台数は任意である。
【００４２】
また、図示した例では、一方の文書管理システム１ａと他方の文書管理システム１ｂとが非接続の状態で示しているが、これらがさらにネットワークで接続されたシステム構成であってもよい。
【００４３】
また、文書処理装置３と画像出力装置８（特に画像形成装置８４）とを一体にして構成することもできる。
【００４４】
第１実施形態の文書処理装置３は、一般文書、表、図面、写真、あるいは小冊子などの文書ファイルF0を取得する文書取得処理部３０と、文書取得処理部３０が取得した文書ファイルF0（詳しくは複製文書としての電子データ）を利用文書として記憶する利用文書記憶部３４とを有する。利用文書記憶部３４に使用される記憶装置としては、可搬性記憶媒体７よりも遙かに記憶容量の多い、たとえば、ハードディスク装置を用いるのが好適である。
【００４５】
また、文書処理装置３は、文書取得処理部３０が取得した文書ファイル０や利用文書記憶部３４に保存されている文書の中から、利用者により入力指定された文書に対する情報取得要求に応じて、所望の文書を探索して、探索した文書について、印刷プレビューまたは実際の印刷出力などの印刷に関わる出力要求を発する出力要求部３６とを有する。
【００４６】
なお、図示を割愛するが、画像出力装置８との間には、中継（インタフェース；Interface ）機能をなす中継部が設けられる。ここで、中継（インタフェース）機能とは、２つ以上の機器（第１実施形態の場合、文書処理装置３と画像出力装置８）を繋ぐ際の、データ転送速度やタイミング、手順などの規格に従った処理を実行する機能を意味する。
【００４７】
中継部３９は、表示装置８２との間の中継機能をなす表示中継部３９ａと、画像形成装置８４との間の中継機能をなす通信中継部３９ｂとを有する。
【００４８】
文書取得処理部３０は、たとえば、文書ファイルF0を生成する専用のハードウェア機能部を設ける、あるいは、文書ファイルF0を生成するアプリケーションソフトウェアが組み込まれた構成を採ることで、自身にて文書を作成することができるものであってもよい。
【００４９】
また、文書取得処理部３０は、他の文書処理装置３にて生成された文書ファイルF0を取り込む（いわゆる複製を行なう）機能を具備した複製管理部３２を有している。
【００５０】
文書取得処理部３０に一般文書や図形などの文書データを生成するためのアプリケーションプログラムを組み込む場合、文書処理装置３には、そのアプリケーションプログラムを動作させるための仕組みとして、電子計算機に準じた仕組みを採る。一例として、文書処理装置３には、装置全体を制御する中央制御部を設け、中央制御部に装置全体を制御するソフトウェアである基本ソフト（ＯＳ；オペレーティング・システム）を組み込む。
【００５１】
これにより、文書処理装置３は、プログラムに基づいてソフトウェア的に文書を作成する機能を実現するようになる。もちろん、文書を作成する機能だけでなく、複製管理部３２や出力要求部３６の機能をもソフトウェアで実現する仕組みを採用することもできるようになる。
【００５２】
すなわち、各種の機能部を構成するためのプログラムを格納したフレキシブルディスクやＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disc Read Only Memory ）などの可搬型のコンピュータ読取り可能な記憶媒体からプログラムを読み出して図示しないハードディスク装置などにインストールさせておき、ハードディスク装置からプログラムを読み出して図示しないＣＰＵが後述する処理手順を実行することにより、各機能をソフトウェア的に実現することができる。
【００５３】
なお、プログラムは、コンピュータ読取り可能な記憶媒体に格納されて提供されてもよいし、有線あるいは無線による通信手段を介して配信されてもよい。また、これらのプログラムや当該プログラムを格納した記憶媒体は、既存のシステムやアプリケーションプログラムをバージョンアップするものとして提供されてもよい。あるいは、各機能部分をソフトウェア的に実現するパッチファイルあるいは付加モジュール、あるいは、一部の拡張機能に対応したオプションプログラム（いわゆるアドインソフトやアドオンソフト）として提供されてもよい。
【００５４】
また、複製管理部３２における、他の文書処理装置３（過去における自身の文書処理装置３も含む）にて生成された文書の取込み（複製）は、文書（の電子データ）が記憶された可搬型の記憶媒体（記録媒体とも称される；以下可搬性記憶媒体と称する）７の記憶情報を読み取ることで取得して利用文書記憶部３４に保存するようにしてもよいし、他の文書処理装置３から文書（の電子データ）を情報通信路９４を介して取得して利用文書記憶部３４に保存するようにしてもよい。
【００５５】
このようなシステム構成では、可搬性記憶媒体７は自由に持ち運び可能であるから、たとえば、会社の文書管理システム１ａの何れかの文書処理装置３にて文書ファイルF0を作成・編集し印刷出力処理を実行した後に、処理済みの文書ファイルF0を可搬性記憶媒体７に保存（複製）し、自宅の文書管理システム１ｂの文書処理装置３（の利用文書記憶部３４；図示を割愛）に保存（複製）してから、編集前に印刷出力処理を実行することや、あるいは、編集後に印刷出力処理を実行することがなされる。
【００５６】
また、会社の文書管理システム１ａ内においても、一方の文書処理装置３にて文書ファイルF0を作成・編集し印刷出力処理を実行した後に、処理済みの文書ファイルF0を他方の文書処理装置３（の利用文書記憶部３４）に保存（複製）してから、編集前に印刷出力処理を実行することや、あるいは、編集後に印刷出力処理を実行することがなされる。
【００５７】
ここで、文書管理システム１で取り扱う文書（文書ファイルF0）に関しては、少なくとも、各時点の操作情報OIを記録した操作履歴情報OH、たとえば印刷設定に関する操作履歴情報（印刷履歴情報）を、ファイル属性として持つようにする。
【００５８】
複製管理部３２は、処理対象文書（文書ファイルF0）を利用文書記憶部３４に複製して保存する際は、たとえば、印刷用文書を複製する場合、対応している印刷履歴情報も複製して、文書データと対応付けて（第１実施形態では事実上一体的に）保存するようにする。
【００５９】
また、利用文書記憶部３４に保存している文書を、他の文書処理装置３（の利用文書記憶部３４）や可搬性記憶媒体７に保存する際には、文書本体のデータ（文書データＤ）だけでなく、対応する操作履歴情報OH（本例では印刷履歴情報）も対応付けて保存するようにする。
【００６０】
要するに、本実施形態では、文書を複製して利用する際には、文書データＤだけでなく、操作履歴情報OH（本例では印刷履歴情報）も複製して利用するのである。
【００６１】
通常、文書ファイルF0には、文書データＤの他に、属性情報（いわゆるプロパティ）も対応付けて、同一ファイル内に保存しておくことができるので、その属性情報の一部に、操作履歴情報OHも含めるようにすれば、文書ファイルF0を複製するとき、自動的に操作履歴情報OHも複製されるようになる。
【００６２】
複製時に、同一ファイル名の文書ファイルF0が存在するときには、文書データＤだけでなく、操作履歴情報OHを含む属性情報も、上書きする。複製直後には、文書データＤと、その文書データＤに対する操作履歴情報OHの完全対応（完全一致）を採るのである。なお、ここでは文書ファイルF0の中身の一致が問題であり、ファイル名の一致は不問である。
【００６３】
なお、操作履歴情報を文書データの属性情報（プロパティ）に含めるのは、文書を複製する際に、文書データだけでなく、それに対応する操作履歴情報も複製するための一例であって、その限りにおいては、別の手法を採ってもよい。
【００６４】
たとえば、文書ファイルF0としては、従前のように、操作履歴情報を含まない属性情報が添付された文書データとし、操作履歴情報OHを、その文書ファイルF0とは別のファイル（操作履歴ファイルF1）にしてもよい。つまり、処理対象文書と操作履歴情報OHを分離する仕組みを採ることができる。この仕組みを利用して、操作履歴ファイルF1を、文書処理装置３ではなく、別の装置（サーバ装置）で管理するようにしたのが、後述の第２実施形態である。
【００６５】
処理対象文書（文書ファイルF0）と操作履歴情報OHを分離する仕組みを採る場合、文書ファイルF0と操作履歴ファイルF1との対応をとるための識別子（ＩＤ；Identification）を両者に付しておき、複製管理部３２は、文書ファイルF0を複製するときには、その識別子を参照して、必ず、対応する操作履歴ファイルF1も複製するようにする（詳細は第２実施形態を参照）。
【００６６】
出力要求部３６は、操作履歴情報OH（の全部または一部）を検索条件として文書を検索する文書検索部３６０と、検索範囲の多数の文書中から利用者が希望する文書を、操作履歴の一例である印刷履歴に基づいて検索する操作履歴検索部３６２と、印刷出力処理用の各種の出力設定を利用者から受け付け、また出力設定の登録を行なう出力設定ツールの一例である出力条件処理部３７０と、文書の管理情報や印刷設定情報やその他の情報を、図示を割愛した所定の表示媒体上で提示する文書情報提示処理部３８０とを有している。
【００６７】
操作履歴検索部３６２は、利用者が指定した検索条件を元にして、自装置内の利用文書記憶部３４や、可搬性記憶媒体７や、他の文書処理装置３の利用文書記憶部３４の文書記憶領域の印刷履歴情報を含んだ文書を検索し、検索結果を、文書情報提示処理部３８０に渡す。
【００６８】
出力条件処理部３７０は、出力設定（特に印刷設定に関するもの）を確定して画像出力装置８に対して設定する出力条件設定部３７２と、画像出力装置８に対して設定した出力設定および利用者によるその印刷設定に関してのコメントを今回の出力設定情報として登録する操作履歴記録部の一例である出力条件登録部３７４とを具備している。
【００６９】
出力条件登録部３７４は、文書処理装置３にて出力処理（本例では印刷プレビューや実際の印刷出力処理）を実行したとき、出力条件設定部３７２や画像出力装置８から、出力設定（本例では印刷設定）の情報を取得し、操作履歴情報OH（本例では印刷履歴情報）として、出力対象文書の文書本体のデータと対応付けて（第１実施形態では事実上一体的に）保存するようにする。
【００７０】
出力条件登録部３７４は、印刷履歴情報として、文書を印刷する際の情報、たとえば、印刷時刻やユーザ（印刷者）の他、機種、用紙サイズ、カラーモード、割付出力の態様、両面／片面の区別、出力トレイの情報などの各種の印刷属性設定値を含むようにする。
【００７１】
なお、割付出力とは、出力用紙の１面を複数の割付領域に分け、複数ページ（同一ページでもよいし異ページでもよい）の画像のそれぞれを、所定の割付領域に配置して出力する機能を意味する。
【００７２】
文書情報提示処理部３８０は、文書検索部３６０による検索結果に基づく処理対象候補の文書の情報を所定の提示手段にて提示する処理対象文書情報提示部３８２と、操作履歴検索部３６２により探索された処理対象文書に対応する各種の操作履歴情報OHを所定の提示手段にて提示する出力設定提示部３８４とを具備している。
【００７３】
たとえば、処理対象文書情報提示部３８２は、操作履歴検索部３６２からの検索結果を元に、印刷履歴情報を含んだ印刷用文書リストを表示する。また、処理対象文書情報提示部３８２は、利用者が選択した印刷文書の情報を、印刷属性設定部として機能する出力条件設定部３７２に渡す。
【００７４】
なお、処理対象文書情報提示部３８２は、操作履歴情報OH（本例では印刷履歴情報）をキーにして、処理対象候補の文書を分類したり、ソートしたりしてから表示してもよい。もちろん、操作履歴情報OHが対応付けられていない文書、たとえば初めて印刷される文書の情報を表示することもできる。
【００７５】
出力条件設定部３７２は、新規に印刷設定を画像出力装置８の画像形成装置８４などに設定することもできるし、過去の印刷設定を利用する際には、出力設定提示部３８４により提示された印刷履歴情報に基づく印刷設定情報の中から何れかを選択して使用可能にもなっている。
【００７６】
後者の場合、出力条件設定部３７２は、操作履歴検索部３６２と協働して、利用者より指定された印刷履歴の検索条件に基づいて文書を検索して出力対象の文書を見つけ出し、見つけ出した文書に対応付けられている印刷設定（検索結果に基づく該当の印刷属性）を今回の文書の出力処理の条件に設定する。このとき、該当の印刷設定（印刷属性）をそのまま利用してもよいし、あるいは必要に応じて印刷属性を変更して利用するようにしてもよい。
【００７７】
文書取得処理部３０は、利用したい文書について、ユーザ操作により、自装置で生成する、あるいは、他の文書処理装置３からダウンロードする、または可搬性記憶媒体７から読み取ることで、文書を取得し、取得した文書を利用文書記憶部３４に保存する。取得される文書は複製である。つまり、利用文書記憶部３４は、複製文書記憶部として機能するのである。
【００７８】
文書利用者は、基本的に利用文書記憶部３４に格納した利用文書（複製文書）を利用する。このため、たとえば、図示を割愛するが、文書処理装置３には、ユーザからの指示に応じて利用文書記憶部３４に保存された文書に所定の処理を施す文書処理部が設けられる。所定の処理とは、文書の表示や印刷など、文書を利用した処理である。実際には、文書は種々のアプリケーションによって利用され得るが、本実施形態では、文書の利用目的など詳細なことまで言及しないため、これらのアプリケーションに実現される処理を総括して文書処理と称する。
【００７９】
文書情報提示処理部３８０は、文書の属性情報や文書検索部３６０が取得した検索結果である検索条件に該当した文書の情報や印刷設定情報を受け取り、この受け取った文書のリストや文書の属性情報や印刷設定情報やその他の情報を、所定の条件に従って利用者に提示する。これらの提示に当たっては、表示装置８２上の画面で提示してもよいし、画像形成装置８４を利用して、出力用紙に印刷してもよい。
【００８０】
たとえば、印刷履歴をベースとする検索条件に対応して複数の文書が操作履歴検索部３６２によって取得されていたときには、操作履歴検索部３６２は、それら複数の文書情報の全てを文書情報提示処理部３８０の処理対象文書情報提示部３８２に通知することで、処理対象文書情報提示部３８２において、それら全ての文書情報を一覧表示する。
【００８１】
あるいは、操作履歴検索部３６２は、文書処理装置３と接続されているプリンタなどの画像形成装置８４、つまり利用者側で利用可能な画像形成装置８４と同じ機種やメーカーの印刷設定情報に該当する文書のみを抽出して処理対象文書情報提示部３８２に通知するようにしてもよい。この抽出した文書情報のみを処理対象文書情報提示部３８２に通知することで、処理対象文書情報提示部３８２において、利用者側で利用可能な画像形成装置８４と同じ機種やメーカーでの印刷履歴に該当する文書情報のみを一覧表示する。
【００８２】
これらの場合、出力条件設定部３７２では、先ず、一覧表示された検索条件に該当する文書の全ての中から選択された文書をベースとしてさらに文書編集や印刷設定を実行することになる。
【００８３】
この際には、検索対象範囲が、自装置の利用文書記憶部３４に保存されている文書でないものを含む場合に、他の文書処理装置３の利用文書記憶部３４に保存されている文書や可搬性記憶媒体７に保存されている文書が処理対象文書として選択された場合、選択された文書を、先ず、利用文書記憶部３４に複製してから、次の処理（文書編集や印刷処理）を実行するようにする。
【００８４】
これは、本実施形態では、複製された同一あるいは類似（複製後に編集されたことに起因する）の文書が存在する場合でも、それら複製文書を含む多数の文書中から所望の文書を確実に検索することのできる仕組みや、探索した文書について、適正な出力設定にて出力処理を実行することのできる仕組みを実現するためである。
【００８５】
もちろん、他の文書処理装置３の利用文書記憶部３４に保存されている文書や可搬性記憶媒体７に保存されている文書が処理対象文書として選択された場合に、そのまま直接に文書操作を実行してもよいが、その場合には、本実施形態が考慮している、複製を起因とした検索処理や出力設定の問題が生じない。
【００８６】
一方、印刷設定に当たっては、出力条件設定部３７２は、選択された処理対象文書に対応して複数の印刷設定情報が登録されていたときには、操作履歴検索部３６２は、それら複数の印刷設定情報の全てを出力設定提示部３８４に通知することで、出力設定提示部３８４において、それら全ての印刷設定情報を一覧表示する。この場合、出力条件設定部３７２では、処理対象文書に該当する一覧表示された全ての印刷設定情報の中から何れかを選択して、この選択した印刷設定情報をベースとして印刷設定を画像形成装置８４に設定することになる。
【００８７】
あるいは、操作履歴検索部３６２は、文書処理装置３と接続されているプリンタなどの画像形成装置８４、つまり利用者側で利用可能な画像形成装置８４と同じ機種やメーカーの印刷設定情報のみを抽出してもよい。この抽出した印刷設定情報のみを出力設定提示部３８４に通知することで、出力設定提示部３８４において、利用者側で利用可能な画像形成装置８４と同じ機種やメーカーの印刷設定情報のみを一覧表示する。
【００８８】
この場合、出力条件設定部３７２では、一覧表示された処理対象文書に該当し、かつ利用者側で利用可能な画像形成装置８４と同じ機種やメーカーの印刷設定情報の中から利用者により選択された何れかの印刷設定情報をベースとして印刷設定を画像形成装置８４に設定することになる。
【００８９】
あるいは、操作履歴検索部３６２は、利用者側で利用可能な画像形成装置８４の機種に合った印刷設定情報のみを自動的に抽出してもよい。この抽出した印刷設定情報のみを出力設定提示部３８４と出力条件設定部３７２に通知することで、出力設定提示部３８４において、利用者側で利用可能な画像形成装置８４に合致した印刷設定情報のみが表示され、かつ出力条件設定部３７２では、それのみをベースとして印刷設定を画像形成装置８４に設定することになる。
【００９０】
ここで、「選択した印刷設定情報をベースとして」とは、選択した印刷設定情報をそのまま利用する場合と、必要に応じてさらに変更してから使用する場合の双方を含む意味である。
【００９１】
＜処理手順１＞
図２〜図４は、第１実施形態の文書管理システム１における文書に対する操作（一例として印刷操作）の処理を説明する図である。ここで、図２は、処理手順の一例を示したフローチャートであり、図３および図４は、処理過程における文書ファイルF0（文書データＤと操作履歴情報OH）の状態を説明する図である。
【００９２】
ここでは一事例として、会社の文書処理装置３ａで作成・編集・印刷した文書（詳しくは、その文書ファイルF0）を可搬性記憶媒体７に保存し、自宅に持ち帰って、文書処理装置３ｂに装着して、可搬性記憶媒体７から読み出して編集・印刷した文書を、さらに、会社に持参して、文書処理装置３ａで、再度、印刷する場合で説明する。
【００９３】
この場合、同一ファイル名の文書ファイルF0が、会社および自宅の各文書処理装置３（の利用文書記憶部３４）と可搬性記憶媒体７に存在することになる（それぞれに参照子_3a ，_3b ，_7を付して示す）。よって、その文書ファイルF0のそれぞれに操作履歴情報（本例では特に印刷履歴情報）が登録されていることになる。
【００９４】
たとえば、図１に示したシステム構成では、文書処理装置３と画像形成装置８４が接続されており、文書処理装置３にＵＳＢメモリに代表される可搬性記憶媒体７を接続し、その可搬性記憶媒体７内に蓄積されている文書を画像形成装置８４において印刷することができるプリントシステムが構築される。
【００９５】
利用者は、文書処理装置３に可搬性記憶媒体７を接続することで、文書処理装置３に接続されている表示装置８２の画面に、可搬性記憶媒体７内の文書がリスト表示され、印刷を希望する文書をリストから選択後、用紙サイズ・カラーモード・割付出力・両面／片面の指定・トレイ指定などの印刷属性を設定し、文書処理装置３に接続されている画像形成装置８４において印刷する。
【００９６】
ここで、近年、可搬性記憶媒体７の記憶容量は増大しており、多量の文書を蓄積することができるようになっている。可搬性記憶媒体７に存在する文書が多量になるにつれ、文書管理システムにおいて印刷を希望する文書を探し出すために、文書名や文書作成日時などの情報から検索するという方法では、利用者の要求を満たさなくなってくる。たとえば、電子データの場合、複製・更新が容易であるため過去のデータが残されている場合や、目的の微細な違いによって数種類の微細な違いしかない文書が存在する場合に似たような文書タイトルが並んでいる場合である。
【００９７】
そこで、本実施形態では、文書検索手法として、文書に対する操作の履歴を検索に利用する仕組みを採用する。もちろん、操作履歴を検索に利用するものであればよく、さらに、別の検索条件を適用してもよい。たとえば、操作ユーザ、操作日時、および操作種類などで検索対象を絞り込んだ上で、さらにコンテンツ検索を実行するようにしてもよい。
【００９８】
さらに、本実施形態では、文書の複製使用を考慮した仕組みを採る。その仕組みは、図１についての説明から分かるように、文書の複製時には、文書データＤだけでなく、操作履歴を含む文書の属性情報も複製する点に特徴を有するのである。換言すれば、文書が複製・編集された場合であっても、正確な操作履歴情報（本例では印刷履歴情報）を引き継ぐのである。
【００９９】
文書処理装置３で作成した文書を印刷するために可搬性記憶媒体７にコピーするなど、複数の文書処理装置３や複数の可搬性記憶媒体７の間で文書のコピー・編集が頻繁に行なわれる際、複製された時点で同じ文書であった複製元の文書の印刷履歴情報を複製先の文書にも引き継ぐことで、複製後の操作履歴情報を、複製元の文書と複製先の文書とで別にするのである。
【０１００】
複製後に、複製先の文書に対する操作（たとえば編集操作や印刷操作）があれば、複製先の文書にのみ対応付けてその操作情報を登録（具体的には追記）するようにする。もちろん、複製後に、複製元の文書に対する操作（たとえば編集操作や印刷操作）があれば、複製元の文書にのみ対応付けてその操作情報を登録（具体的には追記）するようにする。以下、具体的に説明する。
【０１０１】
先ず、利用者は、会社の文書管理システム１ａにて、文書処理装置３により、文書を作成あるいは所定の手法で取得した後（Ｓ１００）、必要に応じて編集し（Ｓ１０２）、その後に、画像形成装置８４にて印刷処理を実行する（Ｓ１０４）。この時点の文書データＤを、文書データＤ_3a1とする。
【０１０２】
この際、出力条件登録部３７４は、その印刷処理実行時の印刷設定の情報（操作情報OI_3a1）、たとえば、印刷時刻や利用者（印刷者）の他、機種、用紙サイズ、カラーモード、割付出力の態様、両面／片面の区別、出力トレイの情報などの各種の印刷属性設定値を、文書データの属性情報として保存する（Ｓ１０９；操作履歴登録処理）。この操作情報OI_3a1の登録は、第１実施形態では、文書データに添付される属性情報（いわゆるプロパティ）の一部として記録することで対応を採る。この時点での操作履歴情報OH_3a は、操作情報OI_3a1のみが登録された状態であるものとする。
【０１０３】
この後、利用者は、別の文書処理装置３（ここでは自宅の文書管理システム１ｂの文書処理装置３）で作業を継続する。このため、利用者は、会社の文書管理システム１ａの文書処理装置３（詳しくは利用文書記憶部３４）に保存されている文書ファイルF0_3a （操作情報OI_3a1を含む）を、可搬性記憶媒体７に同一ファイル名で複製する（Ｓ１１４）。なお、ここでは、同一ファイル名で複製することにしているが、このことは必須ではなく、別のファイル名にしてもよい。この複製された文書ファイルF0を文書ファイルF0_7（文書データＤ_7＝Ｄ_3a1，操作履歴情報OH_7＝OH_3a1を含む）とする。
【０１０４】
利用者は、複製された文書ファイルF0_7（＝F0_3a ）やその他の電子データファイルが記憶されている可搬性記憶媒体７を、自宅の文書管理システム１ｂの文書処理装置３に装着する（Ｓ１２０）。
【０１０５】
利用者は、多数のファイルデータが記憶されている可搬性記憶媒体７から、処理対象の文書ファイルF0_7（＝F0_3a ）を見つけ出すべく、文書検索部３６０に文書検索を指示する。本実施形態では、操作履歴情報OH_7と対応するものを検索条件にする。たとえば、利用者は、印刷時刻やユーザ（印刷者）、機種、用紙サイズ、カラーモード、割付出力の態様、両面／片面の区別、出力トレイなどの全部または一部を指定する（Ｓ１２２）。
【０１０６】
操作履歴検索部３６２は、利用者より指定された印刷履歴に関する情報を検索条件として、検索範囲の各文書ファイルに対応付けられている各操作履歴情報OH_7を検索することで、可搬性記憶媒体７から該当のファイルを探索し（Ｓ１２６）、探索結果を処理対象文書情報提示部３８２に通知する（Ｓ１２８）。
【０１０７】
たとえば、操作履歴検索部３６２は、複数の文書を検索条件に合致するものとして探索したときには、それら複数の文書情報の全てを文書情報提示処理部３８０の処理対象文書情報提示部３８２に通知する。処理対象文書情報提示部３８２は、それら全ての文書情報を表示装置８２にて一覧表示する。
【０１０８】
利用者は、一覧表示の中から該当の文書ファイルF0_7を見つけ出し、その文書ファイルF0_7の複製を指示する（Ｓ１３０）。この複製指示を受け付けた複製管理部３２は、可搬性記憶媒体７から文書ファイルF0_3a を利用文書記憶部３４に複製して同一ファイル名で文書ファイルF0_3b （文書データＤ_3b1＝Ｄ_7，操作履歴情報OH_3b ＝OH_7を含む）として保存する（Ｓ１３９；操作履歴複製処理）。なお、ここでは、同一ファイル名で保存することにしているが、このことは必須ではなく、別のファイル名にしてもよい。
【０１０９】
この時点では、文書ファイルF0_3a ，F0_3b ，F0_7が、会社や自宅の各文書処理装置３（の利用文書記憶部３４）や可搬性記憶媒体７に存在することになるが、図４に示すように、ファイル名がどうであるかに拘わらず、各文書ファイルF0_3a ，F0_3b ，F0_7のそれぞれは、文書データＤ_3a1，Ｄ_3b1，Ｄ_7および操作履歴情報OH_3a （OH_3a1のみが登録），OH_3b ，OH_7の各中身が完全に同一である。
【０１１０】
次に、利用者は、利用文書記憶部３４に複製して保存した文書ファイルF0_3b を処理対象として編集や印刷を指示する。たとえば、編集操作を実行すると（Ｓ１４４−ＹＥＳ）、文書データＤ_3b1の中身が変更され文書データＤ_3b2となる（Ｓ１４６）。
【０１１１】
この時点では、図４に示すように、ファイル名がどうであるかに拘わらず、各文書ファイルF0_3a ，F0_3b ，F0_7のそれぞれは、文書データＤ_3a1＝Ｄ_7≠Ｄ_3b2、操作履歴情報OH_3a ＝OH_3b ＝OH_7となる。つまり、操作履歴情報OH_3a ，OH_3b ，OH_7の中身が完全に同一であるのに対して、文書データＤ_3a1，Ｄ_7の中身は完全に同一であるが文書データＤ_3b2の中身とは異なる。
【０１１２】
この後、利用者は、未編集または編集後の文書ファイルF0_3b に対して印刷出力指示を発する。この文書の印刷処理を実行する際、出力条件設定部３７２は、文書ファイルF0_3b の属性情報として設定されている印刷履歴（つまり過去）の印刷設定情報を利用するか否かを利用者に問い合せ、利用しない場合には新規に各種の設定を受け付ける。
【０１１３】
一方、登録済の印刷設定情報を利用する場合には、文書ファイルF0_3b の属性情報から操作履歴情報OH_3b を抽出し、そのまま画像形成装置８４に設定する（つまりそのまま再利用する）か、あるいは登録済の印刷設定情報をベースに必要な修正をしてから画像形成装置８４に設定する（つまり一部を再利用する）。何れにしても、文書の属性に格納された印刷設定情報を使って今回の印刷を指示するのである。
【０１１４】
たとえば、文書処理装置３は、登録済の印刷設定情報を利用するためのメニューを選択可能な共有設定画面を提示する（Ｓ１５０）。利用者は、印刷設定情報の再利用を希望する場合、この共有設定画面にて、「印刷設定を利用」を選択する。つまり、利用者は、印刷設定情報の再利用を文書処理装置３に指示するのである。
【０１１５】
出力条件設定部３７２は、「印刷設定を利用」の選択を受け付けると、登録済の印刷設定情報を使用するための画面を提示する。このとき、文書の属性に格納された印刷が上手くいった結果のデータ（操作履歴情報OH_3b ）を使って印刷を指示できるようにする。
【０１１６】
一般的に、画像形成装置を操作して、図面、写真、あるいはパンフレットなどの文書を印刷出力する際には、設定すべき条件（印刷パラメータ）は、数が多く複雑な場合があり、所望する条件で出力処理を実施するのが困難なことも起こり得る。そこで、この解決手法の一例として、一度上手く印刷できたときの印刷設定を所定の記憶媒体に保存しておき、今回の出力処理に対応する過去の印刷設定を検索し、過去に設定された印刷設定を利用することで、今回の印刷設定の設定を容易にするのである。
【０１１７】
ここで、「今回の出力処理に対応する過去の印刷設定」とは、「今回の出力処理内容と完全に一致する（換言すれば該当する）過去の印刷設定」のみを意味するものではない。たとえば、「今回の出力処理内容と似通っている過去の印刷設定」を含んでいてもよいし、似通っているとは言えないものであってもよいのである。何れにしても、「今回の出力処理」の設定に利用可能な「過去の印刷設定」は全て「今回の出力処理に対応する過去の印刷設定」に該当する。
【０１１８】
たとえば、複数（Ｎとする）ページを１枚の用紙に纏めて出力する機能がある場合において、ユーザが今回望む出力処理（すなわち「今回の出力処理」）が「Ｎ＝２かつ両面」であり、履歴すなわち過去の印刷設定には「Ｎ＝２かつ片面」しかない場合を想定する。「Ｎ＝２かつ両面」と「Ｎ＝２かつ片面」とでは、「Ｎ＝２」の部分は完全に一致しており、「両面」と「片面」とが異なるだけであるので、全体としては、「今回の出力処理内容」と「過去の印刷設定」とが似通っている状態である。
【０１１９】
このとき、ユーザの操作は、履歴にある「Ｎ＝２かつ片面」をベースとして、「片面」の設定を「両面」に変更するのみでよく、「Ｎ＝２」の部分は変更しなくて済むため、「今回の出力処理と完全に一致する過去の印刷設定が存在しない場合でも、「今回の文書の出力処理の設定が容易」となる。
【０１２０】
また、「今回の出力処理」が「Ｎ＝２かつ両面」であり、履歴には「Ｎ＝４かつ片面」しかない場合を想定する。「Ｎ＝２かつ両面」と「Ｎ＝４かつ片面」とでは、「Ｎ＝２」と「Ｎ＝４」の部分も、また、「両面」と「片面」も異なるので、全体としては、「今回の出力処理内容」と「過去の印刷設定」とが似通っている状態と言えないかも知れないが、複数ページの設定と両面／片面の設定を「今回の出力処理」の設定に利用可能な状態である。
【０１２１】
このとき、ユーザの操作は、履歴にある「Ｎ＝４かつ片面」をベースとして、「Ｎ＝４」を「Ｎ＝２」に変更し、「片面」の設定を「両面」に変更すればよく、印刷メニューを辿ってこれらの設定する操作を割愛することができるため、「今回の出力処理と完全に一致する過去の印刷設定が存在しない場合でも、「今回の文書の出力処理の設定が容易」となる。
【０１２２】
たとえば、出力条件設定部３７２は、出力設定提示部３８４との協働処理により、印刷対象文書の属性に設定されている操作履歴情報OH_3b から、該当する印刷設定情報を抽出する。たとえば、出力条件設定部３７２は、先ず、印刷対象文書に設定されている登録済の印刷設定情報の検索を操作履歴検索部３６２に指示する（Ｓ１５２）。この検索指示を受けた操作履歴検索部３６２は、操作履歴情報OH_3b から、該当のものを検索して、検索結果を出力条件設定部３７２に返す（Ｓ１５４）。
【０１２３】
ここで、印刷対象文書に検索条件に該当するものが複数登録されている場合、出力条件設定部３７２は、印刷設定情報の一覧リストを作成する（Ｓ１５６）。なお、この一覧リストの作成は操作履歴検索部３６２側で行ない、作成した一覧リストを出力設定提示部３８４に渡すようにしてもよい。
【０１２４】
出力設定提示部３８４は、印刷設定選択画面にて、印刷設定情報の一覧リストを、名前や説明（コメント）などの付加情報、および、出力対象である画像形成装置８４の機種情報とともに利用者に提示する（Ｓ１５８）。印刷設定選択画面では印刷設定情報のリストが表示されるので、利用者は、提示された中から希望するものを選択する（Ｓ１６０）。
【０１２５】
なお、一覧リストの提示の際には、印刷対象文書に該当するもの全てを提示することに限らず、所定の条件に従ってさらに絞り込んで提示してもよい。たとえば、該当利用者の印刷設定情報のみを検索してリストにして提示してもよい。また、利用者の使用する文書処理装置３で利用可能な画像形成装置８４と同じ機種の画像形成装置の印刷設定情報のみを検索してリストにして提示してもよい。また、利用者の文書処理装置３で利用可能な画像形成装置８４と同じメーカーの画像形成装置の印刷設定情報のみを検索してリストにして提示してもよい。何れの場合も、利用者は、提示された中から希望するものを選択する。出力条件設定部３７２は、そこから選択された該当の印刷履歴情報から印刷属性を設定する。または、利用者の文書処理装置３で利用可能な画像形成装置８４の機種に合った印刷設定情報の１つを自動的に選択するようにしてもよい。
【０１２６】
次に、出力条件設定部３７２は、印刷設定選択画面にて選択された印刷設定情報をそのまま適用してよいか、変更するかを利用者に問い合せる（Ｓ１６２）。設定変更が希望されたときには、出力条件設定部３７２は、印刷実行前に印刷設定値（印刷パラメータ）の変更を受け付ける（Ｓ１６２−ＹＥＳ，Ｓ１６４）。
【０１２７】
この後、出力条件設定部３７２は、確定された印刷設定情報に従って、文書表示アプリケーションや印刷アプリケーション（プリンタドライバ）にパラメータ（印刷条件）を設定する（Ｓ１６６）。画像形成装置８４は、設定された印刷設定情報に従って印刷を実行する（Ｓ１６８）。
【０１２８】
たとえば、出力条件設定部３７２は、印刷設定選択画面において、「印刷プレビュー」ボタンがクリックされると、文書を表示しているアプリケーションの機能に従って印刷プレビューを表示する。また、「印刷実行」ボタンがクリックされると、選択された印刷設定情報に従って画像形成装置８４に対して所定の印刷設定を行なう。これにより、利用者が選択した設定で印刷が実行される。また、「設定を文書に反映」ボタンがクリックされると（あるいは印刷出力処理が完了すると自動的に）、現在文書を開いているアプリケーションの状態に対して印刷設定を反映する。印刷や設定値の詳細の確認は、このダイアログを閉じて、アプリケーションの機能から行なう。
【０１２９】
また、印刷設定値を変更していたときに（Ｓ１６２−ＹＥＳ，Ｓ１６４）、変更したパラメータによって印刷した結果の情報を、印刷出力処理後の文書にも反映させるべく、前述の印刷設定情報登録処理と同様にして印刷設定を登録する。
【０１３０】
何れにしても、印刷プレビューを含む印刷に関わる操作をしたときには、出力条件登録部３７４は、その操作を示す操作情報OI_3b1を登録する。具体的には、本例では、文書ファイルF0_3b の文書データＤ_3b1（またはＤ_3b2）の属性情報として設定して、その文書ファイルF0_3b を保存することになるので、文書ファイルF0_3b の操作履歴情報OH_3b に操作情報OI_3b1を書き加えて（追加して）保存し直すのである（Ｓ１７９；操作履歴更新処理）。
【０１３１】
この時点では、図３や図４に示すように、ファイル名がどうであるかに拘わらず、各文書ファイルF0_3a ，F0_3b ，F0_7のそれぞれは、文書編集がなされていないときには（Ｓ１４４−ＮＯ）、文書データＤ_3a1＝Ｄ_7＝Ｄ_3b1、操作履歴情報OH_3a ＝OH_7≠OH_3b となる。つまり、文書データＤ_3a1，Ｄ_3b1，Ｄ_7の中身が完全に同一であるのに対して、操作履歴情報OH_3a ，F1_7の中身は完全に同一であるが操作履歴情報OH_3b の中身とは異なる。また、文書編集がなされていたときには（Ｓ１４４−ＹＥＳ，Ｓ１４６）、文書データＤ_3a1＝Ｄ_7≠Ｄ_3b2、操作履歴情報OH_3a ＝OH_7≠OH_3b となる。つまり、文書データＤ_3a1，Ｄ_7の中身は完全に同一であるが文書データＤ_3b2の中身とは異なるし、操作履歴情報OH_3a ，OH_7の中身は完全に同一であるが操作履歴情報OH_3b の中身とは異なる。
【０１３２】
何れにしても、本実施形態では、印刷時刻が操作履歴情報OHに登録されるので、印刷設定値が変更されているか否かに拘わらず、印刷処理後には、必ず、操作履歴情報OHの中身が変更されるのである。
【０１３３】
この時点で、会社の文書管理システム１ａの文書処理装置３で文書ファイルF0_3a の検索を操作履歴情報OH_3a に基づいて実行する場合、操作情報OI_3a1を検索対象として検索処理を実行する。また、自宅の文書管理システム１ｂの文書処理装置３で文書ファイルF0_3b の検索を操作履歴情報OH_3b に基づいて実行する場合、操作情報OI_3a1と操作情報OI_3b1とを検索対象として検索処理を実行する。なお、可搬性記憶媒体７に保存されている文書ファイルF0_7の検索を操作履歴情報OHに基づいて実行する場合、文書ファイルF0_7の操作履歴情報OH_7（＝OH_3a ）を検索対象として検索処理を実行する。
【０１３４】
また、会社の文書管理システム１ａ側でも文書が編集された場合には、前述の説明から理解されるように、図４に示すように、ファイル名がどうであるかに拘わらず、また、印刷処理が実行されるか否かに拘わらず、各文書ファイルF0_3a ，F0_3b ，F0_7のそれぞれは、少なくとも、文書データＤ_3a2≠Ｄ_7となる（Ｓ１８４）。この場合、会社の文書管理システム１ａの文書処理装置３で文書ファイルF0の検索を操作履歴情報OH_3a に基づいて実行する場合、文書ファイルF0_3a の操作履歴情報OH_3a1を検索対象として検索処理を実行する。
【０１３５】
もちろん、その後に印刷出力処理がなされると（Ｓ１８８）、操作履歴情報OH_3a は、操作情報OI_3a2が追加される（Ｓ１８９）。この場合、会社の文書管理システム１ａの文書処理装置３で文書ファイルF0の検索を操作履歴情報OH_3a に基づいて実行する場合、操作情報OI_3a1と操作情報OI_3a2とを検索対象として検索処理を実行する。
【０１３６】
この後、別の文書処理装置３（ここでは会社の文書管理システム１ａの文書処理装置３）で作業を継続する場合、利用者は、先ず、自宅の文書管理システム１ｂの文書処理装置３（詳しくは利用文書記憶部３４）に保存されている文書ファイルF0_3b （操作履歴情報OH_3b を含む）を、可搬性記憶媒体７に複製し（Ｓ１９９）、この後、前述のステップＳＳ１３０〜Ｓ１３２のようにして、会社の文書管理システム１ａの利用文書記憶部３４に複製する。
【０１３７】
このように、第１実施形態の仕組みでは、図３や図４から分かるように、複写元と複写先の文書の文書識別子（本例では文書ファイル名）が同一であるか否かに関わらず、文書ファイルF0の複製時点で、確実に、文書データＤだけでなく操作履歴情報OH（本例では印刷履歴情報）も引き継いでいる。
【０１３８】
複製後に、何れか一方（本例では文書ファイルF0_3b）の文書が編集された場合、各文書ファイルF0は、その中身（特に文書データＤ）が異なる文書となるが、それぞれには、操作履歴情報OHが独立して設定されているので、ある文書に対して操作があると、対応する文書ファイルF0の操作履歴情報OHにのみ操作情報OIを追記していくので、異なる文書間で、操作履歴情報OHを同一に扱うことは起きない。検索条件の元になる操作履歴情報OHは、必ず、検索対象の文書について正しいものとなり、検索処理は、必ず、検索対象の文書に適合した操作履歴情報OH（個々の操作情報OI）が使用されることになる。
【０１３９】
＜＜第２実施形態＞＞
＜システム概要２＞
図５および図６は、操作履歴情報管理機能や文書検索機能や出力設定管理機能を備えた文書管理システムの第２実施形態の概要を示したブロック図である。ここで、図５は、システム構成の典型例を示し、図６は、その変形例を示す。
【０１４０】
この第２実施形態の文書管理システム１は、操作履歴情報OHの管理を、文書処理装置３とは独立に設けられた役務提供装置の一例であるサーバ装置にて行なうようにした点に特徴を有する。
【０１４１】
なお、文書管理サーバ５と接続されていない文書処理装置３（たとえば自宅の文書管理システム１ｂの文書処理装置３ｂ）にて処理を実行する際には、前述の第１実施形態と同様に、操作履歴情報の管理を、文書処理装置にて、文書ファイルF0そのもので管理することにする。
【０１４２】
図示のように、第２実施形態の文書管理システム１は、会社の文書管理システム１ａは、文書処理装置３と画像形成装置８４の他に、本システムで取り扱う文書の操作履歴情報を管理するリモート側端末の一例である文書管理サーバ５が、ＬＡＮなどの通信網９ｂにより相互接続されている。会社の文書管理システム１ａ内には、異なる機種の２台の画像形成装置８４ａ_1，８４ａ_2が備えられている。
【０１４３】
文書管理サーバ５は、管理者側の文書管理装置２の一例であり、本実施形態では、操作履歴情報OHの一例として印刷操作時の情報（印刷設定情報）を履歴として持つようにしており、文書管理サーバ５は、操作履歴管理装置２ａや出力設定管理装置２ｃの機能を具備している。
【０１４４】
なお、複数ユーザにより文書を利用できるようにするために、文書管理用の文書管理サーバ５を設置して、文書を文書管理サーバ５にて集中管理させるようにシステムを構築することができる。文書の作成者は、新規作成した文書や編集した文書を文書管理サーバ５に登録しておくことで、複数ユーザに対する文書利用を効率的するのである。加えて、前述のように、操作履歴情報OHには、出力設定情報（印刷設定情報）も含まれているので、出力設定情報も共有可能な構成となる。
【０１４５】
つまり、複数ユーザにより文書や操作履歴情報を共用できるようにするために、文書管理用の文書管理サーバ５をシステムに設置して、文書や操作履歴情報を文書管理サーバ５にて集中管理させるように、サーバ・クライアント方式のシステムを構築するのである。
【０１４６】
そして、複数ユーザに対して文書利用を効率的に行なわせることができるように、文書の作成者は、文書処理装置３にて新規作成した文書を、文書管理サーバ５に登録しておくようにする。もちろん、その作成者自身が使用するために、利用文書記憶部３４に保存しておいてもよい。この際、文書管理サーバ５で文書を管理するための文書ＩＤ（Identification）を、管理対象である文書のファイル中にも格納し、また、文書ＩＤに基づき、該当する文書に対応した操作履歴情報OHを文書管理サーバ５上で管理する構成とする。
【０１４７】
また、文書処理装置３を利用することで、文書の表示、印刷、編集などの文書に対する処理を行なうアプリケーションと連携動作し、文書ファイル中に格納された文書ＩＤに基づいて、文書管理サーバ５との間で対応する文書の操作履歴情報OHの更新や取得を行なうように構成する。
【０１４８】
また、第２実施形態特有の仕組みとして、文書の印刷処理時には、操作履歴情報OHに含まれる印刷設定情報を再利用できるようにする。この際、操作履歴情報OHに含まれる印刷設定情報をそのまま使用して印刷処理を実行してもよいし、必要に応じて、パラメータを変更してから印刷処理を実行してもよい。
【０１４９】
なお、本実施形態では、自己が作成した文書を、自己が使用する文書処理装置３に搭載の文書を保存する機能を持った利用文書記憶部３４に保存することを前提に説明するが、他の文書処理装置３に搭載の記憶媒体（利用文書記憶部３４）や、データベースサーバとして機能する文書管理サーバ５に搭載の記憶媒体を、共有ディスク装置として利用して保存するようにしてもよい。また、情報通信路９を介して文書ファイルF0を取得して複製することに限らず、可搬性記憶媒体７を介して複製するようにしてもよい。
【０１５０】
以下、第１実施形態との相違点を中心に説明する。
【０１５１】
第２実施形態の文書処理装置３の文書取得処理部３０は、文書の文書データＤ（その文書の操作履歴情報OHを除く属性情報を含んでいてもよい）を文書ファイルF0として利用文書記憶部３４に保存するとともに、その文書の操作履歴情報OHを別の操作履歴ファイルF1にして文書管理サーバ５に保存させる。この際には、文書ファイルF0と操作履歴ファイルF1との対応をとるための識別子を両者に付しておく。この識別子は、文書ファイル名を利用してもよいし、専用の識別子（文書ＩＤ）を使用するようにしてもよい。本実施形態では、後者を採用することにする。
【０１５２】
また、第２実施形態の複製管理部３２は、文書ファイルF0の複製を利用文書記憶部３４に保存する際に、その文書ファイルF0の情報（識別子ＦID）を文書管理サーバ５に通知する。
【０１５３】
なお、本実施形態の構成では、文書処理装置３の操作履歴検索部３６２にて、所定の条件に合致する印刷設定情報を抽出するようにしているが、文書検索部３６０を文書処理装置３に備えていることは必須ではなく、文書管理システム１の何れかの箇所に、同様の機能部が設けられていればよい。たとえば、後述するシステムの変形例のようにすることで、文書管理サーバ５側で、操作履歴（本例では印刷履歴）に基づく検索で、所定の条件に合致する印刷設定情報を抽出（検索）して文書処理装置３の出力設定提示部３８４や出力条件設定部３７２に検索結果を返すようにしてもよい。出力条件処理部３７０も文書管理サーバ５側に設ける場合には、探索結果のみを文書情報提示処理部３８０に返すようにすればよい。
【０１５４】
＜文書管理サーバ＞
文書管理サーバ５は、本システムで扱う文書に関する全般の管理を実行する文書管理部５１と、文書の登録および削除などを行なうデータベース管理部５２と、文書の印刷設定履歴を含む操作履歴情報OHの登録、更新、削除、検索などの出力設定に関する管理を行なう操作履歴情報管理部５５とを有している。
【０１５５】
また、文書管理サーバ５は、文書処理装置３から送られてくる要求に応じて該当する文書や操作履歴情報OHを当該文書処理装置３へ送信する通知処理部の一例である情報提供部５６と、文書やその文書に関連する情報（本例では操作履歴情報OH）をデータベース（ＤＢ：Database）化して保存する文書データベース６０とを有する。文書データベース６０に使用される記憶装置としては、可搬性記憶媒体７よりも遙かに記憶容量の多い、たとえば、ハードディスク装置を用いるのが好適である。
【０１５６】
文書データベース６０は、文書処理装置３で作成・編集された文書の電子データ（文書ファイルF0）を共有文書としてデータベース化して記憶する共有文書データベース６２と、その文書の属性情報の一例である操作履歴情報OHを文書と対応付けてデータベース化して記憶する操作履歴情報データベース６４とを有している。
【０１５７】
なお、本実施形態の文書データベース６０の構成では、各データベースを同じ文書管理サーバ５に配設しているが、これらの各データベースは、必ずしも同一のサーバコンピュータに設ける必要はなく、文書管理サーバ５の管理下において情報管理可能に構成さえすれば、異なるサーバコンピュータに配設してもよい。
【０１５８】
文書管理部５１は、文書利用者からの要求に応じて文書のダウンロードを行なう。
【０１５９】
データベース管理部５２は、文書登録時において文書処理装置３と協調動作することで、文書処理装置３から送られてくる新規作成文書や編集済文書の文書ファイルF0を共有文書データベース６２に登録し、また、その文書ファイルF0に対応する操作履歴情報OHを操作履歴情報データベース６４に登録する。
【０１６０】
また、データベース管理部５２は、文書利用時において複製管理部３２と協調動作することによって、文書処理装置３から送られてくる要求に応じて該当する文書を共有文書データベース６２から読み出して、その文書処理装置３へダウンロードする。
【０１６１】
操作履歴情報管理部５５は、印刷設定履歴を含む操作履歴情報OHを、文書処理装置３側での印刷出力処理時に使用された画像形成装置８４を特定する情報（機種情報）と対応付けて操作履歴情報データベース６４に登録する登録部５５ａと、登録済の操作履歴情報OHの中から、文書処理装置３側での今回の出力処理の対象となる文書に該当するものを検索して検索結果を文書処理装置３の出力条件設定部３７２に提示する検索部５５ｂの両機能部を具備している。なお、登録部５５ａは、登録機能だけでなく、更新する機能や削除する機能も備えている。
【０１６２】
＜システムの変形例について＞
なお、図５に示した文書処理装置３や文書管理サーバ５に備えられる各機能要素の配置態様は、典型例を示したものであり、システムの運用形態によっては、文書処理装置３に備えられている機能部の一部を文書管理サーバ５側に配置することもできる。
【０１６３】
ただし、変形態様を採る場合でも、利用者が文書操作時に文書処理装置３を使用するという観点では、最低でも、図６に示すように、文書処理装置３としては、出力設定提示部３８４を具備する文書情報提示処理部３８０を備えていることが必要である。
【０１６４】
また、前述のように、一般的には、文書管理サーバ５の共有文書データベース６２に保存されている文書をそのままの形態で使用するのではなく、自身に備えられている記憶媒体に複製して使用するので、図６に示すように、文書管理サーバ５が管理する文書を複製して保存する文書記憶部としての利用文書記憶部３４をも文書処理装置３に備えているのが好ましい。
【０１６５】
一方、処理対象文書や操作履歴情報OHの収集処理や必要なものの抽出（検索）処理と設定については、文書処理装置３側で行なうのか文書管理サーバ５側で行なうのかは、自由であると考えてよい。よって、文書検索部３６０や操作履歴検索部３６２や出力条件設定部３７２や出力条件登録部３７４は、文書処理装置３および文書管理サーバ５の何れに配置してもよいことになる。
【０１６６】
たとえば、図６に示すように、これらの全てを文書管理サーバ５に備えるようにしてもよい。文書検索部３６０を文書管理サーバ５に設ける場合、文書情報提示処理部３８０の処理対象文書情報提示部３８２との間での通信処理によって、利用者への文書情報の提示や、選択を受け付け、確定された文書を文書処理装置３に渡すようにすればよい。
【０１６７】
また、出力条件処理部３７０を文書管理サーバ５に設ける場合、文書情報提示処理部３８０の出力設定提示部３８４との間での通信処理によって、利用者への印刷設定情報の提示や印刷設定の設定あるいは登録の指示を受け付け、確定された印刷設定を画像形成装置８４に設定するようにすればよい。
【０１６８】
このような構成では、文書管理サーバ５は、操作履歴管理装置２ａや出力設定管理装置２ｃの他、文書検索装置２ｂの機能も持つことになる。
【０１６９】
＜操作履歴情報の収集について＞
第２実施形態の文書管理システム１においては、先ず、文書には、文書ＩＤ、文書名、作成日時などの一般的な属性情報を付加する。また、これらの文書の属性情報とは別に、文書に対する操作履歴を示す操作履歴情報OHを各文書に対応させて設定する。なお、文書管理サーバ５の文書データベース６０に保存されている文書を文書処理装置３の利用文書記憶部３４に複製して保存する際にも、文書ＩＤが引き継がれるようにする。
【０１７０】
文書管理サーバ５側の操作履歴情報管理部５５は、文書処理装置３側からの要求に応じて操作履歴情報OHを文書ファイルF0の文書ＩＤと対応付けて操作履歴情報データベース６４に登録する。
【０１７１】
また、文書管理サーバ５においては、文書処理装置３から情報取得要求が送られてくると、情報提供部５６は、その中に含まれている対象文書の文書ＩＤをキーにして操作履歴情報データベース６４を検索することによって対象文書に対応付けられている印刷設定情報を含む操作履歴情報OHを検索して、検索結果を要求発信元の文書処理装置３へ返信する。もちろん、操作履歴情報OHを利用した共有文書データベース６２に保存されている文書の検索要求にも応える。文書情報提示処理部３８０は、これらの結果を受けて、各種の情報を所定の条件に従って利用者に提示する。
【０１７２】
＜処理手順２＞
図７〜図９は、第２実施形態の文書管理システム１における文書に対する操作（一例として印刷操作）の処理を説明する図である。ここで、図７は、処理手順の一例を示したフローチャートであり、図８および図９は、処理過程における文書ファイルF0（文書データＤ）および操作履歴ファイルF1（操作履歴情報OH）の状態を説明する図である。また、図１０は、本実施形態を適用しない場合の図９に対する比較例を示す図である。
【０１７３】
ここでは、一事例として、会社の一方の文書処理装置３ａ（たとえば３ａ_1）で作成・編集・印刷した文書（詳しくは、その文書ファイルF0）を可搬性記憶媒体７に保存し、他方の文書処理装置３ａ（たとえば３ａ_N）に移動して装着し、可搬性記憶媒体７から読み出して編集・印刷した文書を、さらに、別の文書処理装置３ａ（たとえば一方の文書処理装置３ａ_1）に装着して、再度、印刷する場合で説明する。
【０１７４】
以下、第１実施形態との相違点を中心に説明する。なお、処理ステップ番号は２００番台で示し、１０番台と１番台については、第１実施形態と同様の処理ステップには、同様の番号を付して示す。
【０１７５】
先ず、利用者は、会社の文書管理システム１ａにて、文書処理装置３ａ_1により、文書を作成あるいは所定の手法で取得した後（Ｓ２００）、必要に応じて編集し（Ｓ２０２）、その後に、画像形成装置８４にて印刷処理を実行する（Ｓ２０４）。この際には、一方の画像形成装置８４ａ_1を使用するものとする。
【０１７６】
この際、文書取得処理部３０または複製管理部３２は、その処理対象の文書ファイルF0_3a （文書データＤ_3a1を含む）に文書ＩＤ_3a （たとえば００１）を付して利用文書記憶部３４に保存している（Ｓ２０６；利用文書登録処理）。また、出力条件登録部３７４は、その印刷処理実行時の印刷設定の情報（操作情報OI_3a1）と文書ＩＤ_3a を対応付けて文書管理サーバ５に送る（Ｓ２０８）。
【０１７７】
なお、文書ＩＤが、他の文書処理装置３や可搬性記憶媒体７との間で重複することがないように、文書管理サーバ５にて、文書ＩＤの発行を一括管理するようにしてもよい。この場合、先ず文書ＩＤの発行を文書管理サーバ５に要求すればよい。以下、同様である。
【０１７８】
文書管理サーバ５側では、操作履歴情報管理部５５は、文書処理装置３ａ_1から受け取った操作情報OI_3a1と文書ＩＤ_3a を操作履歴情報OH_3a に記述して操作履歴ファイルF1_3a として操作履歴情報データベース６４に登録する（Ｓ２０９；操作履歴登録処理）。
【０１７９】
この後、利用者は、別の文書処理装置３（ここでは会社の文書管理システム１ａの文書処理装置３ａ_N）で作業を継続するため、文書処理装置３ａ_N（詳しくは利用文書記憶部３４）に保存されている文書ファイルF0_3a を、可搬性記憶媒体７に別の文書ＩＤ_7（たとえば００２）を付して同一ファイル名で複製する。なお、ここでは、同一ファイル名で複製することにしているが、このことは必須ではなく、別のファイル名にしてもよい。
【０１８０】
ここでは、複製された文書ファイルF0を文書ファイルF0_7（文書データＤ_7＝Ｄ_3a1を含む）とする。この複製された文書ファイルF0_7には、その文書ＩＤ_7の他に、複製元の文書ＩＤ_3a や複製された時刻を属性情報として設定しておく。
【０１８１】
この複製処理は、複製管理部３２が管理するが、この際、複製先の文書処理装置３が、当該複製元の文書処理装置３ａ_1と同じシステム内に存在するものでない場合には（Ｓ２１２−ＮＯ）、第１実施形態と同様に、操作情報OIを記述した操作履歴情報OHを文書データＤの属性情報として、１つの文書ファイルF0_7として、可搬性記憶媒体７に複製する（（Ｓ２１４）。
【０１８２】
一方、複製先の文書処理装置３が、当該複製元の文書処理装置３ａ_1と同じシステム内に存在するものである場合には（Ｓ２１２−ＹＥＳ）、複製管理部３２は、先ず、文書データＤのみを文書ＩＤ_7と対応付けて文書ファイルF0_7として可搬性記憶媒体７に複製するとともに（Ｓ２１６）、その複製処理時の元の文書ファイルF0_3a の文書ＩＤ_3a と複製先の文書ファイルF0_7の文書ＩＤ_7を文書管理サーバ５に通知する（Ｓ２１８）。
【０１８３】
文書管理サーバ５側では、操作履歴情報管理部５５は、文書処理装置３から受け取った複製元の文書ＩＤ_3a に対応する操作履歴ファイルF1_3a を複製して別の操作履歴ファイルF1_7とし、複製先の文書ＩＤ_7と対応付けて、操作履歴情報データベース６４に登録する（Ｓ２１９；操作履歴複製処理）。
【０１８４】
利用者は、複製された文書ファイルF0_7（＝F0_3a ）やその他の電子データファイルが記憶されている可搬性記憶媒体７を、文書管理サーバ５が管理する同一システム内の他方の文書処理装置３ａ_Nに装着する（Ｓ２２０）。
【０１８５】
利用者は、多数のファイルデータが記憶されている可搬性記憶媒体７から、処理対象の文書ファイルF0_7（＝F0_3a ）を見つけ出すべく、文書検索部３６０に文書検索を指示し、文書ファイルF0_3a を見つけ出したら、その文書ファイルF0_3a の複製を指示する（Ｓ２２２〜Ｓ２３０；Ｓ１２２〜Ｓ１３０と概ね同様）。
【０１８６】
このとき、文書検索部３６０は、可搬性記憶媒体７に保存されている各文書ファイルF0に、操作履歴情報OHが文書データＤの属性情報として設定されていれば、第１実施形態と同様に、その操作履歴情報OH_7を検索することで、可搬性記憶媒体７から該当のファイルを検索するが（Ｓ２２４−ＹＥＳ，Ｓ２２６，Ｓ２２８）、操作履歴情報OHが文書データＤの属性情報として設定されていなければ、各文書ファイルF0の文書ＩＤを文書管理サーバ５に送り、文書管理サーバ５の検索部５５ｂと協働して、操作履歴情報データベース６４に保存されている当該文書ＩＤの操作履歴情報OH_7を検索することで、可搬性記憶媒体７から該当のファイルを検索する（Ｓ２２４−ＮＯ，Ｓ２２５，Ｓ２２６，Ｓ２２８）。
【０１８７】
複製指示を受け付けた複製管理部３２は、可搬性記憶媒体７から文書ファイルF0_7を利用文書記憶部３４に複製して、別の文書ＩＤ_3b （たとえば００３）を付して同一ファイル名で保存する（Ｓ２３２）。なお、ここでは、同一ファイル名で保存することにしているが、このことは必須ではなく、別のファイル名にしてもよい。
【０１８８】
ここでは、複製された文書ファイルF0を文書ファイルF0_3b （文書データＤ_3b1＝Ｄ_7を含む）とする。この複製された文書ファイルF0_3b には、その文書ＩＤ_3b の他に、複製元の文書ＩＤ_7や複製された時刻を属性情報として設定しておく。
【０１８９】
この複製処理は、複製管理部３２が管理するが、この際、複製管理部３２は、その複製処理時の元の文書ファイルF0_7の文書ＩＤ_7と複製先の文書ファイルF0_3b の文書ＩＤ_3b を文書管理サーバ５に通知する（Ｓ２３８）。
【０１９０】
文書管理サーバ５側では、操作履歴情報管理部５５は、文書処理装置３から受け取った複製元の文書ＩＤ_7に対応する操作履歴ファイルF1_7を複製して操作履歴ファイルF1_3b とし、複製先の文書ＩＤ_3b と対応付けて、操作履歴情報データベース６４に登録する（Ｓ２３９；操作履歴複製処理）。
【０１９１】
この時点では、文書ファイルF0_3a ，F0_3b ，F0_7が、会社の文書管理システム１ａ内の各文書処理装置３ａ_1，３ａ_N（の利用文書記憶部３４）や可搬性記憶媒体７に存在することになるが、図９に示すように、各文書ファイルF0_3a ，F0_3b ，F0_7のそれぞれは、文書データＤ_3a1，Ｄ_3b1，Ｄ_7の各中身が完全に同一であるし、操作履歴ファイルF1_3a ，F1_3b ，F1_7のそれぞれは、各中身が完全に同一である。
【０１９２】
次に、利用者は、利用文書記憶部３４に複製して保存した文書ファイルF0_3b を処理対象として編集や印刷を指示する。たとえば、編集操作を実行すると（Ｓ２４４−ＹＥＳ）、文書データＤ_3b1の中身が変更され文書データＤ_3b2となる（Ｓ２４６）。
【０１９３】
この時点では、図９に示すように、各文書ファイルF0_3a ，F0_3b ，F0_7のそれぞれは、文書データＤ_3a1＝Ｄ_7≠Ｄ_3b2となる。文書管理サーバ５側では、操作履歴ファイルF1に対する処理はなされないので、操作履歴ファイルF1_3a ＝F1_3b ＝F1_7である。つまり、文書管理サーバ５が管理している操作履歴ファイルF1_3a ，OH_3b ，OH_7の中身が完全に同一であるのに対して、文書データＤ_3a1，Ｄ_7の中身は完全に同一であるが文書データＤ_3b2の中身とは異なる。
【０１９４】
この後、未編集または編集後の文書ファイルF0_3b に対して印刷処理を実行する（Ｓ２５０〜Ｓ２６８）。この際には、文書処理装置３ａ_1で使用したものと異なる画像形成装置８４ａ_2を使用するものとする。
【０１９５】
出力条件登録部３７４は、印刷プレビューを含む印刷に関わる操作をしたときには、その操作を示す操作情報OI_3b1を登録する。第２実施形態では、操作履歴ファイルF1を文書管理サーバ５に登録するので、出力条件登録部３７４は、その印刷処理実行時の印刷設定の情報（操作情報OI_3b1）を文書ファイルF0_3b の文書ＩＤ_3b とともに文書管理サーバ５に送る（Ｓ２７８）。
【０１９６】
文書管理サーバ５側では、操作履歴情報管理部５５は、文書処理装置３から受け取った文書ＩＤ_3b と対応する操作履歴ファイルF1_3b を見つけ出し、文書処理装置３から受け取った操作情報OI_3b1を書き加えて（追加して）、操作履歴ファイルF1_3b として保存し直す（ファイル更新する）（Ｓ２７９；操作履歴更新処理）。
【０１９７】
この時点では、図８や図９に示すように、各文書ファイルF0_3a ，F0_3b ，F0_7のそれぞれは、文書編集がなされていないときには（Ｓ２４４−ＮＯ）、文書データＤ_3a1＝Ｄ_7＝Ｄ_3b1となるし、操作履歴情報OH_3a ＝OH_7≠OH_3b となる。つまり、文書データＤ_3a1，Ｄ_3b1，Ｄ_7の中身が完全に同一であるのに対して、操作履歴情報OH_3a ，OH_7の中身は完全に同一であるが操作履歴情報OH_3b の中身とは異なる。
【０１９８】
また、文書編集がなされていたときには（Ｓ２４４−ＹＥＳ，Ｓ２４６）、文書データＤ_3a1＝Ｄ_7≠Ｄ_3b2、操作履歴情報OH_3a ＝OH_7≠OH_3b2となる。つまり、文書データＤ_3a1，Ｄ_7の中身は完全に同一であるが文書データＤ_3b2の中身とは異なるし、操作履歴情報OH_3a ，OH_7の中身は完全に同一であるが操作履歴情報OH_3b の中身とは異なる。
【０１９９】
また、文書処理装置３ａ_1側でも文書が編集された場合には、前述の説明から理解されるように、図９に示すように、各文書ファイルF0_3a ，F0_3b ，F0_7のそれぞれは、少なくとも、文書データＤ_3a2≠Ｄ_7となる（Ｓ２８４）。もちろん、その後に印刷出力処理がなされると（Ｓ２８８）、操作履歴ファイルF1_3a は、操作情報OI_3a2が追加される（Ｓ２８９）。
【０２００】
この後、別の文書処理装置３（ここでは一方の文書処理装置３ａ_1）で作業を継続する場合、利用者は、先ず、現在使用している他方の文書処理装置３ａ_N（詳しくは利用文書記憶部３４）に保存されている文書ファイルF0_3b （操作履歴情報OH_3b を含む）を、可搬性記憶媒体７に複製し（Ｓ２９９）、この後、前述のステップＳＳ２３０〜Ｓ２３２のようにして、文書処理装置３ａ_1の利用文書記憶部３４に複製する。
【０２０１】
このときにも、図示を割愛するが、前述と同様に、文書管理サーバ５側では、操作履歴ファイルF1を複製して保存していく。この際、文書ファイルF0が別の文書ＩＤが付されて別ファイルとして保存（複製）されたときには、文書管理サーバ５側でも、その別の文書ＩＤと対応付けて別の操作履歴ファイルF1として保存（複製）する。一方、文書ファイルF0が上書き保存（複製）されたときには、文書管理サーバ５側でも、文書ＩＤをキーにして、対応する同じ操作履歴ファイルF1を見つけ出して、操作履歴ファイルF1を上書き保存（複製）する。
【０２０２】
何れにしても、第２実施形態では、文書データＤと操作履歴情報OHとを、文書ファイルF0と操作履歴ファイルF1として、別ファイルとして取り扱ってはいるが、第２実施形態においても、第１実施形態と同様に、印刷時刻が操作履歴情報OHに登録されるので、印刷設定値が変更されているか否かに拘わらず、印刷処理後には、必ず、操作履歴ファイルF1の中身が変更されるのである。
【０２０３】
また、図８や図９から分かるように、第１実施形態と同様に、複写元と複写先の文書の文書ＩＤが同一であるか否かに関わらず、文書ファイルF0の複製時点で、確実に、文書データＤだけでなく操作履歴情報OH（本例では印刷履歴情報）も引き継いでいる。
【０２０４】
複製後に、何れか一方（本例では文書ファイルF0_3b ）の文書が編集された場合、各文書ファイルF0は、その中身（特に文書データＤ）が異なる文書となるが、それぞれには、文書ファイルF0とは別の操作履歴ファイルF1にて操作履歴情報OHが独立して設定されているので、ある文書に対して操作があると、対応する操作履歴ファイルF1（つまり操作履歴情報OH）にのみ操作情報OIを追記していくので、異なる文書間で、操作履歴情報OHを同一に扱うことは起きない。よって、第２実施形態においても、検索条件の元になる操作履歴情報OHは、必ず、検索対象の文書について正しいものとなり、検索処理は、必ず、検索対象の文書に適合した操作履歴情報OHが使用されることになる。
【０２０５】
これに対して、本実施形態を適用せずに、文書ファイルF0の複製時点で、文書データＤだけを引き継いだときには、複製先の文書ファイルF0の文書データＤに対応する操作履歴情報OHが無い状態となるので、操作履歴情報OHを検索対象とした検索処理ができない。
【０２０６】
また、たとえば、比較例として、図１０に示すように、複製元と複製先の文書ファイルF0の文書ＩＤを同一にして操作履歴情報OHを引継ぐことが考えられるが、これでは、検索条件の元になる操作履歴情報OHが、複製元と複製先の文書ファイルF0とで共通に使用されるので、正しくない情報となってしまう。
【０２０７】
たとえば、複写後に、双方の文書が編集され印刷処理がなされた場合、異なる文書データＤの操作履歴情報OHを、同一の操作履歴ファイルF1で扱うことになる。何れかでの印刷処理の都度、同一の操作履歴ファイルF1に対して操作履歴情報OHを追記していくので、それぞれの文書データＤの検索条件の元になる操作履歴情報OHが正しくない情報となってしまうのである。
【０２０８】
たとえば、図１０において、会社の文書管理システム１ａの文書処理装置３ａ_1にて新規に文書を作成して（Ｓ３１０）、印刷出力処理がなされると（Ｓ３１２）、操作履歴情報OHに操作情報OI_3a1が新規に登録される（Ｓ３１４）。これを、別の文書処理装置３３ａ_Nの利用文書記憶部３４に複製した直後には（Ｓ３３０）、操作履歴情報OHは複製元と複製先の各文書データＤも同じであるから問題がないが、複製先で印刷出力処理がなされると（Ｓ３３２）、操作履歴情報OHに操作情報OI_3b1が追記される（Ｓ３３４）。
【０２０９】
この後、複製元である文書処理装置３ａ_1で編集後（文書データＤはＤ_3a1→Ｄ_3a2）に（Ｓ３５０）、印刷出力処理がなされると（Ｓ３５２）、操作履歴情報OHに操作情報OI_3a2が追記され（Ｓ３５４）、さらに、複製先である文書処理装置３ａ_Nで編集後（文書データＤはＤ_3b1→Ｄ_3b2）に（Ｓ３６０）、印刷出力処理がなされると（Ｓ３６２）、操作履歴情報OHに操作履歴情報OH_3b2が追記される（Ｓ３６４）。
【０２１０】
この時点で、複製元あるいは複製先の文書ファイルF0について操作履歴情報OHに基づき検索しようとすると、複製元と複製先の各文書データＤの中身が異なるにも拘わらず、同じ操作履歴ファイルF1を使うことになり、たとえば、操作情報OI_3a2は複製先の文書データＤ_3b2には不適合であるし、操作情報OI_3b2は複製元の文書データＤ_3a2には不適合である。
【０２１１】
＜電子計算機を利用した構成例＞
図１１は、文書処理装置３や文書管理サーバ５といった操作履歴情報管理機能や文書検索機能や出力設定管理機能を実行する文書管理装置２のハードウェア的な構成の一例を示す図である。文書処理装置３は、ハードウェア的には汎用的なパーソナルコンピュータ（パソコンと称する）で実現できる。また、文書管理サーバ５は、ハードウェア的には汎用的なサーバコンピュータで実現できる。
【０２１２】
つまり、本実施形態の文書処理装置３や文書管理サーバ５といった文書管理装置２は、各種の機能部の一部を、ハードウェア処理回路により構成することに限らず、その機能を実現するプログラムコードに基づき電子計算機（コンピュータ）と同様の仕組みを用いてソフトウェア的に実現することが可能である。
【０２１３】
電子計算機と同様の仕組みで、操作履歴情報管理機能や文書検索機能や出力設定管理機能（纏めて文書管理機能と称する）をソフトウェアにより実行する場合には、そのソフトウェアを構成する処理プログラムが、その処理プログラムを記憶したＣＤ−ＲＯＭやフィレキシブルディスクなどの記憶媒体（記録媒体）から、装置内部の記憶媒体（記憶媒体）にインストールされる。
【０２１４】
処理プログラムを記憶した記憶媒体は、コンピュータのハードウェア資源に備えられている読取装置に対して、プログラムの記述内容に応じて、磁気、光、電気などのエネルギの状態変化を引き起こして、それに対応する信号の形式で、読取装置にプログラムの記述内容を伝達できるものである。
【０２１５】
なお、文書管理機能をコンピュータに実行させるプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭなどの記憶媒体を通じて配布されることに限らず、ダウンロードサイトなどの他のサーバなどからインターネットなどのネットワーク（有線であるか無線であるかは問わない）を経由してプログラムをダウンロード（コンピュータに転送）して取得したり、あるいは更新したりしてもよい。コンピュータでは、そのようにして転送されてくるプログラムを受信し、内蔵するハードディスクなどの記憶媒体にインストールする。
【０２１６】
また、文書管理機能を実現するプログラムコードを記述したファイルとしてプログラムが提供されるが、この場合、一括のプログラムファイルとして提供されることに限らず、コンピュータで構成されるシステムのハードウェア構成に応じて、個別のプログラムモジュールとして提供されてもよい。
【０２１７】
たとえば、図１１に示すように、コンピュータシステムとして構成される文書管理装置２は、装置全体の動作を制御するシステム制御部１０２を装置本体２ａに備える。本実施形態において、システム制御部１０２は、文書管理処理機能を実現する文書管理制御部（本実施形態では特に操作履歴管理部や文書検索部や出力設定管理部）としての機能を持つ。
【０２１８】
システム制御部１０２は、具体的には、コントローラ部（制御部）１０４と、図示したハードディスク装置（ＨＤＤ）１１８あるいは光／磁気ディスク装置１１９や、図示を割愛した、フレキシブルディスク（ＦＤ）ドライブ、ＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disk ROM）ドライブ、半導体メモリコントローラなどの、所定の記憶媒体からデータを読み出したり記録したりするための記録・読取制御部１０６とを有する。
【０２１９】
また、本実施形態では、可搬性記憶媒体７を装着可能な装着手段としての装着ポート１９９を記録・読取制御部１０６に備えている。たとえば、可搬性記憶媒体７としてＵＳＢメモリを使用する場合、装着ポート１９９にはＵＳＢポートが設けられる。
【０２２０】
これに対応して、記録・読取制御部１０６は、装着ポート１９９に可搬性記憶媒体７が装着された状態で、可搬性記憶媒体７から文書ファイルF0や操作履歴ファイルF1を読み出し、あるいは文書ファイルF0や操作履歴ファイルF1を可搬性記憶媒体７に書き込む可搬性記憶媒体７用の読取書込部１０８を有している。
【０２２１】
なお、ハードディスク装置１１８や光／磁気ディスク装置１１９は、装置本体２ａ内ではなく、外部に情報蓄積装置２ｂとして設けるようにしてもよい。この態様は、特に、文書管理サーバ５を構成する場合に好適である。
【０２２２】
コントローラ部１０４は、ＣＰＵ１１２、読出専用の記憶部であるＲＯＭ１１３、随時書込みおよび読出しが可能であるとともに揮発性の記憶部の一例であるＲＡＭ１１５、および不揮発性の記憶部の一例であるＲＡＭ（ＮＶＲＡＭと記述する）１１６を有する。
【０２２３】
なお、上記において“揮発性の記憶部”とは、装置の電源がオフされた場合には、記憶内容を消滅してしまう形態の記憶部を意味する。一方、“不揮発性の記憶部”とは、装置のメイン電源がオフされた場合でも、記憶内容を保持し続ける形態の記憶部を意味する。記憶内容を保持し続けることができるものであればよく、半導体製のメモリ素子自体が不揮発性を有するものに限らず、バックアップ電源を備えることで、揮発性のメモリ素子を“不揮発性”を呈するように構成するものであってもよい。
【０２２４】
また、半導体製のメモリ素子により構成することに限らず、磁気ディスクや光ディスクなどの媒体を利用して構成してもよい。たとえば、ハードディスク装置１１８や光／磁気ディスク装置１１９を不揮発性の記憶部として利用できる。また、ＣＤ−ＲＯＭなどの記憶媒体から情報を読み出す構成を採ることでも不揮発性の記憶部として利用できる。
【０２２５】
また、コンピュータシステムと同様の仕組みで構成された文書管理装置２は、装置の操作指示を受け付けるなどのユーザインタフェースをなす機能部としての指示受付部１５２と、操作時のガイダンス画面（操作メニュー）や装置の動作状態や処理結果などの所定の情報をユーザに提示する表示出力部１５４と、各機能部との間のインタフェース機能をなすインタフェース部（ＩＦ部）１９０とを、装置本体２ａに有する。
【０２２６】
インタフェース部１９０としては、処理データ（文書データＤや操作履歴情報OHを含む）や制御データの転送経路であるシステムバス１９１の他、たとえば、操作パネル部１９２ａおよび操作キー部１９２ｂを具備したユーザインタフェース部１９２や、プロトコル制御を実行しネットワークとのインタフェース機能をなす通信インタフェース部１９４や、その他の外部デバイスとのインタフェース機能をなすデバイスインタフェース部を有する。
【０２２７】
通信インタフェース部１９４は、ＬＡＮやＷＡＮなどの有線形態のネットワークを制御するネットワークコントローラ１４２や、公衆回線網（たとえば電話回線）などを通じ、コンピュータ同士でデータをやり取りするときに利用するモデム１４４などの通信制御機能を持つ。なお、ネットワークは、有線形態のものに限らず、無線形態のネットワークであってもよく、この場合無線仕様のネットワークコントローラ１４６が設けられる。
【０２２８】
デバイスインタフェース部は、後述するように、各種のデバイス装置をコントロールする。
【０２２９】
指示受付部１５２としては、たとえば、ユーザインタフェース部１９２の操作キー部１９２ｂを利用することができる。あるいは、キーボード１５２ａやマウス１５２ｂなどを利用することもできる。
【０２３０】
ユーザインタフェース部１９２やキーボード１５２ａやマウス１５２ｂは、図示を割愛するが、キーボード１５２ａからのキー入力およびマウス１５２ｂといったポインティングデバイスからの入力を制御するそれぞれに応じたデバイスインタフェース部を介してシステムバス１９１に接続される。
【０２３１】
表示出力部１５４は、表示制御部と表示装置とを備える。表示装置としては、たとえば、ユーザインタフェース部１９２の操作パネル部１９２ａを利用することができる。あるいは、ＣＲＴ（Cathode Ray Tube；陰極線管）やＬＣＤ（Liquid Crystal Display；液晶）などでなるその他のディスプレイ部１５４ａを利用することもできる。
【０２３２】
また、文書管理装置２には、前述の各機能部の他にも、装置機能に応じた特有の機能部も設けられる。一例として、各種の記憶媒体（利用文書記憶部３４や共有文書データベース６２など）に保存する文書や、操作履歴情報データベース６４に保存する操作履歴情報OHのデータ量を少なくする機能を持つ場合であれば、文書データＤや操作履歴情報OHやその他のデータの圧縮伸張処理やデータ加工などの処理を実行するデータ処理部１８０が設けられる。
【０２３３】
また、文書管理装置２と画像出力装置（特に画像形成装置）とを一体にして構成することや、画像読取装置をも一体にして構成することもできる。たとえば、印刷出力機能や複写機能などを備えた画像形成装置を一体的に構築して複合機を構成し、この複合機が文書管理装置２の機能をも備えるようにする場合であれば、原稿画像を読み取る画像読取部１８２や、画像情報を印刷出力してユーザに提示する構成とするべく、画像読取部１８２が読み取った画像や通信インタフェース部１９４を介して取得した印刷データなどに基づき、所定の出力媒体（たとえば印刷用紙）に画像を出力する画像記録部（画像形成部）１８４を設けることもできる。
【０２３４】
画像読取部１８２や画像記録部１８４は、インタフェース部１９０をなすデバイスインタフェース部としてのスキャナインタフェース部１９６やプリンタインタフェース部１９７を介してシステムバス１９１に接続される。
【０２３５】
なお、これらの他にも、たとえば、音声情報を発するオーディオデバイス１８８が、音声信号の入出力を制御するオーディオインタフェース部１９８を介してシステムバス１９１に接続される。
【０２３６】
各種のデバイスは、それらに応じたアプリケーションプログラムとコントローラ部１０４による全体を制御するアプリケーションプログラム（オペレーティングシステム用のソフトウェアなど）との連携（協調動作）によって、文書生成や取得並びに保存やその文書に関連する属性情報やコンテキストの取得並びに保存といった文書管理処理に関わる各種のサービスを提供するように構築される。
【０２３７】
これら各デバイス用の各アプリケーションは、アプリケーションごとに、追加（インストール）、仕様変更（バージョンアップやバグ修正などの同一バージョン内での微小変更）、または削除（アンインストール）することができし、アプリケーションを構成するモジュールごとにも、追加、仕様変更、あるいは削除することができる。
【０２３８】
ＣＰＵ１１２は、システムバス１９１を介してシステム全体の制御を行なう。ＲＯＭ１１３は、ＣＰＵ１１２が使用する制御プログラムを含む各種固定データを格納する。ＲＡＭ１１５は、ＳＲＡＭ（Static Random Access Memory ）などで構成され、プログラム制御変数や各種処理のためのデータなどを格納し、また、所定のアプリケーションプログラムに従って演算して得たデータや外部から取得したデータなどを一時的に格納する領域を含んでおり、ＣＰＵ１１２がデータ処理などを行なう際に、ワークメモリなどの用途に使用される。
【０２３９】
ＮＶＲＡＭ１１６は、制御パラメータや処理されたデータなどを記憶しておくものであり、バックアップされる。特に、本実施形態の構成では、文書管理処理に関連する各種のデータを保存する機能をなすようになっている。
【０２４０】
また、ハードディスク装置１１８や光／磁気ディスク装置１１９は、フレキシブルディスク１０７ａやＣＤ−ＲＯＭ１０７ｂなどの可搬型の記憶媒体１０７から取り込んだ文書管理処理用のプログラムや各種のアプリケーションプログラム、あるいはフォントデータやユーザファイルといったユーザデータや制御管理データを保持したり、自装置で取得したデータや外部から取得したデータなどを大量に一時的に格納したりする領域を含んでおり、入出力インタフェース機能をなす記録・読取制御部１０６によりデータの読出しや書込みが制御される。
【０２４１】
このような構成により、所定の指令にて、文書管理機能を実行するプログラムが記憶されているＣＤ−ＲＯＭなどの読取可能な記憶媒体から、あるいは通信網を介して、ＲＡＭ１１５に文書管理プログラムがインストールされ、また指示受付部１５２を介した操作者による指令や所定の条件を契機とする自動処理にて文書管理プログラムが起動される。
【０２４２】
ＣＰＵ１１２は、この文書管理プログラムに従って前述の文書管理処理に伴う処理ステップを実行し、処理結果をＲＡＭ１１５やハードディスク装置１１８などの記憶装置に格納し、必要により操作パネル部、あるいはＣＲＴやＬＣＤなどの表示装置に情報提示出力する。文書管理処理を実行するプログラムが記録した記憶媒体を用いることにより、既存のシステムを変えることなく、文書管理処理を実行する文書管理装置２を汎用的に構築することができる。
【０２４３】
なお、このようなコンピュータを用いた構成に限らず、前述のように、各機能部の処理をなす専用のハードウェアの組合せにより、文書管理機能を実行することを可能とする文書管理装置２を構成することもできる。また、文書管理のための一連の処理はハードウェア、またはソフトウェアの一方のみで実行されることに限らず、両者の複合構成によって実行することも可能である。
【０２４４】
また、前述の文書管理処理（操作履歴情報管理処理や文書検索処理や出力設定管理処理）は、前述の記載に従って時系列に実行されるのみならず、処理を実行する装置の処理能力あるいは必要に応じて並列的にあるいは個別に実行されてもよい。
【産業上の利用可能性】
【０２４５】
以上、本発明について実施形態を用いて説明したが、本発明の技術的範囲は上記実施形態に記載の範囲には限定されない。発明の要旨を逸脱しない範囲で上記実施形態に多様な変更または改良を加えることができ、そのような変更または改良を加えた形態も本発明の技術的範囲に含まれる。
【０２４６】
また、上記の実施形態は、クレーム（請求項）にかかる発明を限定するものではなく、また実施形態の中で説明されている特徴の組合せの全てが発明の解決手段に必須であるとは限らない。前述した実施形態には種々の段階の発明が含まれており、開示される複数の構成要件における適宜の組合せにより種々の発明を抽出できる。実施形態に示される全構成要件から幾つかの構成要件が削除されても、効果が得られる限りにおいて、この幾つかの構成要件が削除された構成が発明として抽出され得る。
【０２４７】
たとえば、上記実施形態では、可搬性記憶媒体７を介在して文書データＤを一方の文書処理装置３から他方の文書処理装置３へと複製させる場合で、具体的な処理手順について説明したが、上記実施形態の説明は、可搬性記憶媒体７を介在せずに文書データＤを複製する場合でも、同様に適用できる。
【０２４８】
たとえば、第１実施形態および第２実施形態の何れも、会社の文書管理システム１ａ内の一方の文書処理装置３（たとえば３ａ_１）から、情報通信路９４を介して、文書ファイルF0を、他方の文書処理装置３（たとえば３ａ_N）に複製する場合に適用できる。
【０２４９】
また、上記実施形態では、操作履歴情報OHの一例としての印刷履歴情報に基づく文書検索について説明したが、印刷設定以外の操作情報を管理することで、各時点のその操作情報を記録した操作履歴情報に基づく文書検索を実行することもできる。何れにしても、文書の電子ファイルに対して行なわれた操作の履歴を検索や管理に利用することができるのである。
【０２５０】
たとえば、画像形成装置８４を、印刷装置（プリンタ）機能の他、画像読取装置（スキャナ）機能やファクシミリ機能など複数の機能を備えた複合機とすれば、画像読取操作やファクシミリデータの送受信操作を履歴として記録することで、それらの操作履歴情報に基づく文書検索ができる。
【図面の簡単な説明】
【０２５１】
【図１】文書管理システムの第１実施形態の概要を示したブロック図である。
【図２】第１実施形態の文書管理システムにおける文書に対する印刷操作時の処理手順の一例を示したフローチャートである。
【図３】第１実施形態の処理過程における文書ファイル（文書データと操作履歴情報）の状態を説明する図（その１）である。
【図４】第１実施形態の処理過程における文書ファイル（文書データと操作履歴情報）の状態を説明する図（その２）である。
【図５】文書管理システムの第２実施形態（典型例）の概要を示したブロック図である。
【図６】文書管理システムの第２実施形態（変形例）の概要を示したブロック図である。
【図７】第２実施形態の文書管理システムにおける文書に対する印刷操作時の処理手順の一例を示したフローチャートである。
【図８】第２実施形態の処理過程における文書ファイル（文書データ）と操作履歴ファイル（操作履歴情報）の状態を説明する図（その１）である。
【図９】第２実施形態の処理過程における文書ファイル（文書データ）と操作履歴ファイル（操作履歴情報）の状態を説明する図（その２）である。
【図１０】本実施形態を適用しない場合の図９に対する比較例を示す図である。
【図１１】文書管理装置のハードウェア的な構成の一例を示す図である。
【符号の説明】
【０２５２】
１…文書管理システム、２…文書管理装置、２ａ…操作履歴管理装置、２ｂ…文書検索装置、２ｃ…出力設定管理装置、３…文書処理装置、５…文書管理サーバ、３０…文書取得処理部、３２…複製管理部、３４…利用文書記憶部、３６…出力要求部、３６０…文書検索部、３６２…操作履歴検索部、３７０…出力条件処理部、３７２…出力条件設定部、３７４…出力条件登録部、３８０…文書情報提示処理部、３８２…処理対象文書情報提示部、３８４…出力設定提示部、５１…文書管理部、５２…データベース管理部、５５…操作履歴情報管理部、５５ａ…登録部、５５ｂ…検索部、５６…情報提供部、６０…文書データベース、６２…共有文書データベース、６４…操作履歴情報データベース、７…可搬性記憶媒体、８…画像出力装置、８２…表示装置、８４…画像形成装置、９，９２，９４…情報通信路
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
2008059233.tif 000009
【図８】
2008059233.tif 000010
【図９】
2008059233.tif 000011
【図１０】
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【図１１】
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