(57)【要約】【課題】電子文書への処理を自動的に行う方法およびシステムを提供する。【解決手段】電子文書にコンピュータソフトウェアアプリケーションを介してアクセスする（１１０）。利用可能なワークフローの一覧がユーザにディスプレイされる（１１５）。電子文書のワークフローを選択する（１２０）。ワークフローは一つまたは複数の処理を電子文書に対して実行する（１２５）。文書が特定の規則に合致するものでなく、エラーを含み、またはワークフローで実行することができない場合には、通知を発する（１３０）。【選択図】図１
2008021315.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子文書に対してワークフローを実行するためのシステムであって、
電子文書アクセスモジュールと、
複数の処理を備える対応するワークフローを実行するように構成された一つまたは複数のワークフロー実行モジュールと、を備え、
前記電子文書アクセスモジュールが、ネイティブ形式の電子文書にアクセスし、ユーザに一つまたは複数のワークフロー実行モジュールの表示をディスプレイし、該ユーザによるワークフロー実行モジュールの選択を受取り、選択されたワークフロー実行モジュールにネイティブ形式の前記電子文書を送り、
前記選択されたワークフロー実行モジュールが電子文書に対し前記ワークフローを実行する
システム。
【請求項２】
前記選択されたワークフロー実行モジュールが、特定の処理が前記ワークフローの一部として実行されたという通知を発する、請求項１に記載のシステム。
【請求項３】
前記複数の処理が、
前記電子文書が規則に合致しているか否か判定することと、
前記電子文書の形式が適切であるか否か判定することと、
画像解像度が一つまたは複数の定義されたパラメータを満たしているか否か判定することと、
画像内のカラーが一つまたは複数の定義されたパラメータを満たしているか否か判定することと、
前記電子文書について出力画像に特定の順序付けを与えることと、
前記電子文書について出力画像の配列を決定することと、
前記電子文書内の一つまたは複数のフォントを置き換えることと、及び
前記電子文書を校正すること
のうちの一つまたは複数を備える、請求項１に記載のシステム。
【請求項４】
前記選択されたワークフロー実行モジュールが前記電子文書のネイティブ形式に基づいてワークフローエージェントを選択する、請求項１に記載のシステム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
文書処理を実行するための方法およびシステムに関する。特に、電子文書への処理を自動的に行う方法およびシステムに関する。
【背景技術】
【０００２】
電子文書（ドキュメント）は、仕事や家庭環境においてユビキタスである。ワード文書ファイル、画像、表計算、電子メール等が一般に情報を記録したり、表示したり転送したりするのに使用されている。
【０００３】
従来のネットワーク環境では、電子文書の印刷は、文書作成に使用したアプリケーションにおいて利用可能なプリンタドライバの一覧からプリンタドライバを選択することによって行うことができる。文書は次いでそのプリンタドライバに対応するプリンタに送信されて、デジタルフロントエンド（ＤＦＥ）アプリケーションによって電子文書が印刷処理される。かかる印刷処理には、電子文書の前処理がなされていないという問題がある。
【０００４】
ワークフローは通常、文書作成のために構造化されたプロセスを提供するのに用いられる。ワークフローは、電子システムを使用してビジネスプロセスを管理してモニタリングするプロセスであり、それによって個人、装置および／または部署間の仕事の流れを画定したり追跡したりすることができる。ワークフローには仕事のプロセスについて処理上の次の点を含めることができる。すなわち、タスクがどのように構造化されているか、誰があるいは何がそのタスクを実行するか、それらの相対順序はどのようであるのか、それらはどのように同期して処理されるか、そのタスクをサポートするための情報はどのように流れているか、そしてタスクがどのように追跡されているかという点である。
【０００５】
特に、ワークフローはプロセスを通じて文書の動きを説明するのに使用することができる。ワークフローは、電子文書を承認し、認証し、修正しかつ／または電子文書に別の処理を行うのに使用するあらかじめ定めた複数の処理からなる。かかる処理には、ファイル変換、ファイル差込み、不足フォントの検出、画像解像度のチェック、エラー通知、印刷プレビュー、自動ジョブチケット作成、自動プロダクションチケット作成、面付け、ページ注釈、文書バーコード標識、ページの順序付け、アーカイブおよび／または印刷ルーティングを含めることができる。
【０００６】
従来、ワークフロー処理は、ページ記述言語（ＰＤＬ）として知られている特定のフォーマットの電子文書にのみ実行することができた。通常、ユーザは電子文書をＰＤＬ、例えば、ＰＳ（ＰｏｓｔＳｃｒｉｐｔ）、ＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ  Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  Ｆｏｒｍａｔ）、ＰＣＬ（Ｐｒｉｎｔｅｒ  Ｃｏｍｍａｎｄ  Ｌａｎｇｕａｇｅ）等に変換していた。ついで、ユーザはＰＤＬ形式の文書をワークフロー処理に送っていた。
【０００７】
かかる文書処理の各ステップを手動で開始するのは、退屈な作業であり、時間もかかる。例えば、ユーザは、ワークフローの実行を希望すると、従来はＰＤＦ文書を作成し、第一のアプリケーションを使用してＰＤＦ文書を既知の場所に保存する。ユーザは次いで第二のアプリケーションを開始して、ＰＤＦ文書の保存場所を参照できるようにし、ＰＤＦ文書を選択し、選択した文書を、ワークフローを使用して処理し、処理済の文書をプリンタに送っていた。
【０００８】
ワークフロー処理には、出力前検証（ｐｒｅ−ｆｌｉｇｈｔｉｎｇ、プリフライト）、面付け、順序付け等の作業を含めることができる。出力前検証は、電子文書を分析し、それが一つ以上の規則に合致しているかどうか判定する。例えば、出力前検証には、電子文書にエラーがないことを認証すること、および／または電子文書にエラーがある場合にはそれを通知すること、電子文書の形式をチェックすること、および／または画像解像度、画像カラースペースおよび／または画像カラープロファイルが定義されているパラメータを満たしていることを検証することによって画像形式を検証することが含まれる。出力前検証はまた、特定の条件が電子文書に存在するか否か判定し、それを結果に基づいて特定のワークフローエージェントに転送することによって、電子文書をフィルタリングしルーティングするのに使用することができる。文書が特定のルールに合致していない場合、たとえば電子メールやポップアップウィンドウを介して警告をユーザに送信し、かつ／またはワークフローを完了前に一時中断することもできる。
【０００９】
面付け（ｉｍｐｏｓｉｔｉｏｎ）は、文書用の出力イメージに特定の配列を与える方法である。例えば、２ページからなる電子文書を、雑誌印刷などでは一枚の紙の片面に印刷する（すなわち、“ｓｉｇｎａｔｕｒｅ”面付け、２面付け）。別の例では、同じページを一枚の紙に２回印刷するようにすることもできる（すわなち“ｔｗｏ  ｕｐ  ｆｏｒ  ｔｗｏ”面付け、２丁付け）。他の面付けもまた実行することができる。
【００１０】
順序付け（ｏｒｄｅｒｉｎｇ）は電子文書のページが印刷される順序を表すものである。例えば、雑誌を作成する場合、２ページを一枚の紙の片面に印刷する。最上面（すなわち、表紙）についてはページが表表紙と裏表紙に対応する。後続のページは左側のページのページ番号が１ずつ増えていくのに対し、右側のページのページ番号は１ずつ減っていき、ページが正しく順番付けされて作成される。他の順序付けもまた適用できる。
【００１１】
また、自動ジョブチケット作成ならびに自動プロダクションチケット作成も実行することができる。自動ジョブチケット作成は、ワークフローに送られる電子文書に特定の印刷特徴を付与するのに用いられる。たとえば、特定のワークフローに送った全ての電子文書を特定のプリンタに出力し、特定の回数印刷する処理等である。自動プロダクションチケット作成は、電子文書の材料の請求書を作成するのに使用される。
【００１２】
フォント置換、文書校正等を含めて、他の機能もまた電子文書のワークフローの一部として実行することができる。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【００１３】
近年、ワークフローエージェントは電子文書をＰＤＬ以外の形式（すなわち、ネイティブ形式）で受取ることができるようになっている。しかしながら、ネイティブ形式を受取る従来型のワークフローエージェントでも依然ユーザに対しネイティブ形式での保存と、ワークフローエージェントが閲覧するフォルダへの送信、ワークフローエージェントへの直接送信、またはワークフローによる処理を開始するための何らかの動作とを要求する。かかるファイル操作はユーザにとってあまりにも時間がかかる操作である。
【００１４】
そこで必要なのは、電子文書をネイティブアプリケーションからワークフローに自動的に送るためのシステムおよび方法である。
【００１５】
また、ネイティブ形式の電子文書に対して文書処理を自動的に実行するためのシステムおよび方法も必要も求められている。
【課題を解決するための手段】
【００１６】
本発明の実施形態は上述の課題の一つ以上を解決するためのものである。
【００１７】
本発明の第１の態様は、電子文書に対してワークフローを実行するためのシステムであって、電子文書アクセスモジュールと、複数の処理を備える対応するワークフローを実行するように構成された一つまたは複数のワークフロー実行モジュールと、を備え、前記電子文書アクセスモジュールが、ネイティブ形式の電子文書にアクセスし、ユーザに一つまたは複数のワークフロー実行モジュールの表示をディスプレイし、該ユーザによるワークフロー実行モジュールの選択を受取り、選択されたワークフロー実行モジュールにネイティブ形式の前記電子文書を送り、前記選択されたワークフロー実行モジュールが電子文書に対し前記ワークフローを実行する。
【００１８】
また、一実施形態において、電子文書に対しワークフローを実行する方法は、コンピュータアプリケーションを使用して電子文書にアクセスするステップと、コンピュータアプリケーション内で選択用に一つまたは複数のワークフローのそれぞれの表示をディスプレイするステップと、ワークフローの選択を受取るステップと、電子文書に対して複数の処理を含む選択されたワークフローを実行するステップとを具備してもよい。
【００１９】
一実施形態において、電子文書に対しワークフローを実行するシステムは、プロセッサと、該プロセッサと接続しているプロセッサ読取可能記憶媒体と、該プロセッサと接続している通信インターフェースとを含んでもよい。プロセッサ読取可能記憶媒体は、電子文書に対しワークフローを実行する方法を実行するための一つまたは複数のプログラム命令を含んでもよい。また該方法はコンピュータアプリケーションを使用して電子文書にアクセスするステップと、コンピュータアプリケーション内で選択用に一つまたは複数のワークフローをディスプレイするステップと、ワークフローの選択を受取るステップと、電子文書に対して複数の処理を含む選択されたワークフローを実行するステップとを含んでもよい。
【００２０】
一実施形態において、電子文書に対しワークフローを実行するシステムは、電子文書アクセスモジュールと、一つまたは複数のワークフロー実行モジュールを含んでもよい。各ワークフロー実行モジュールは、対応するワークフローを実行するように構成してもよい。各ワークフローは複数の処理を含んでもよい。電子文書アクセスモジュールは、ネイティブ形式の電子文書にアクセスし、ユーザに対し、一つまたは複数のワークフロー選択モジュールの表示をディスプレイし、ユーザからのワークフロー実行モジュールの選択を受取り、ネイティブ形式の電子文書を選択されたワークフロー実行モジュールに送信してもよい。選択されたワークフロー実行モジュールは次いで電子文書に対しワークフローを実行してもよい。
【００２１】
本発明の態様、特長および利点は以下の説明と添付の図面で明らかになろう。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２２】
図１は、一実施形態による、電子文書をワークフロー処理するプロセスの一例を示すフローチャートである。図１に示すように、ユーザはまず電子文書を選択することができる（１０５）。電子文書には例えば、文書処理ファイル、画像ファイル、表計算、電子メールメッセージおよび／またはテキストファイルを含めることができるが、これらに限定されない。
【００２３】
一実施形態において、電子文書にコンピュータソフトウェアアプリケーションを介してアクセスすることができる（１１０）。コンピュータソフトウェアアプリケーションは該文書の少なくとも一部に対し、またはその一部を使用して処理を実行することができる。例えば、コンピュータソフトウェアアプリケーションには、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ  Ｗｏｒｄ（登録商標）、Ａｄｏｂｅ  Ａｃｒｏｂａｔ（登録商標）やその他多数のプログラムが含まれるが、これらは一例であってこれらに限定されない。
【００２４】
コンピュータソフトウェアアプリケーションは、ユーザの要求によりワークフローの一つまたは複数の表示をディスプレイすることができる（１１５）。例えば、ユーザは、ワークフローを使用した文書のワークフロー処理を望むと、キー列を入力し、メニューアイテムの選択等を行ってもよい。ユーザがかかる処理を行う時、利用可能なワークフローの一覧がユーザにディスプレイされる（１１５）。一実施形態において、利用可能なプリンタやワークフローの一覧を同時にユーザにディスプレイしてもよい。この利用可能なワークフローの一覧には、各ワークフローについてテキストまたは画像による表示を含むことができ、ディスプレイされた表示をユーザが区別できるようになっている。一実施形態において、ワークフローを、ワークフローによる処理の説明で表示してもよい。別の実施形態では、ワークフローを、ワークフローで実行される処理の図式で表示してもよい。また他の実施形態では、ワークフローを、ユーザが指定したワークフローの説明で表示してもよい。ワークフローをディスプレイするおよび／またはディスプレイを開始するさらなる方法および／または他の方法については、本明細書に基づき当業者には明らかであろう。
【００２５】
一実施形態において、ワークフローを、プリンタドライバをプリンタドライバの一覧に追加するのと同じ方法で、利用可能なワークフロー一覧に追加してもよい。例えば、オペレーティングシステムスクリプトを実行して、識別子を特定のワークフローに関連付けて、アクセスするアプリケーションにワークフローへのパスを与えるようにしてもよい。利用可能なワークフローの一覧を生成する他の方法および／またはその一覧に追加する他の方法については、本明細書に基づいて当業者には明らかであろう。
【００２６】
次いで、電子文書のワークフローを選択することができる（１２０）。ワークフローの選択（１２０）は例えばドロップダウンメニュー、キー列入力、押しボタン操作、あるいは当業者に周知のコンピュータにおいてアイテムを選択する他の手段で行ってもよい。一実施形態において、ワークフローの選択（１２０）はそのコンピュータソフトウェアアプリケーション内で実行してもよい。
【００２７】
ワークフローは一つまたは複数の処理を電子文書に対して実行することができる（１２５）。たとえば、ワークフローの実行する処理（１２５）で、電子文書が一つまたは複数の規則に合致しているか、一つまたは複数のエラーを含むか、適当な形式であるか、適当なカラースキームであるか等を判定してもよい。ワークフローは、電子文書の一つまたは複数の特徴に基づいて電子文書をフィルタリングして、複数のワークフローエージェントの一つまたは複数にルーティングしてもよい。ワークフローはさらに、かつ／または別の方法で電子文書の出力イメージの形式設定を行ったり、順序付けしたりしてもよい。順序付けや形式設定の処理はワークフロー中の印刷プロセスの一部として実行してもよい。
【００２８】
一実施形態において、ワークフローには、たとえば電子文書のファイルタイプに基づいて特定のワークフローエージェントを選択することを含んでもよい。ワークフローエージェントは、一つまたは複数のワークフロー機能を実行するのに使用するソフトウェアプロセスであってもよい。さまざまなワークフローエージェントがさまざまなファイルおよび／またはさまざまな機器に存在し得る。ファイル特性に基づいてフローエージェントを指定する他の方法については、本明細書に基づき当業者には明らかであろう。
【００２９】
文書が特定の規則に合致するものでなく、エラーを含み、またはワークフローで実行することができない場合には、例えば電子メール、ポップアップウィンドウ、視覚的あるいは聴覚的な信号等を介して通知を発することができる（１３０）。他の方法および／またはさらなる方法として、通知を発して（１３０）、ステータス情報を提供し、ワークフローの一部として特定の処理が完了したことあるいは実行中であることを通知してもよい。
【００３０】
一実施形態において、電子文書で実行する処理を示すアイコンをグラフィカルユーザインターフェース（ＧＵＩ）でディスプレイしてもよい。例えば、ワークフローの処理ステップ、形式設定ステップおよび／または印刷ステップを示すアイコンをディスプレイしてもよい。
【００３１】
一実施形態において、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ  Ｗｏｒｄ（登録商標）文書に、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ  Ｗｏｒｄ（登録商標）（あるいは他の互換性のある文書処理アプリケーション）でアクセスしてもよい。ユーザは文書の印刷機能を選択するのと同じ方法でＭｉｃｒｏｓｏｆｔ  Ｗｏｒｄ（登録商標）アプリケーションからワークフローを選択する。そのワークフローはＭｉｃｒｏｓｏｆｔ  Ｗｏｒｄ（登録商標）文書に対し一つまたは複数の処理を実行してもよい。一実施形態において、一つまたは複数の処理をユーザが指定してもよい。
【００３２】
一実施形態において、ワークフローの選択は、オペレーティングシステムにおいてファイルブラウザのアプリケーションから直接行ってもよい。例えば、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ  Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）  Ｅｘｐｌｏｒｅｒのファイルブラウザにおいて、ユーザが電子文書を右クリックして、印刷／ワークフローオプションを選択し、そして電子文書を送るワークフローを選択してもよい。一実施形態において、利用可能なプリンタおよびワークフローの一覧をユーザに対してディスプレイしてもよい。ワークフローが選択されると、そのワークフローが次いで、上述のとおり電子文書に対して実行される。オペレーティングシステムのファイルブラウザからワークフローに電子文書を送るさらなる方法および／または他の方法については、本明細書に基づき当業者には明らかであろう。
【００３３】
一実施形態において、コンピュータソフトウェアアプリケーションを電子文書アクセスモジュールで実現してもよく、一つまたは複数のワークフローのそれぞれを、対応するワークフロー実行モジュールで実現してもよい。ユーザはネイティブ形式の電子文書に、電子文書アクセスモジュールを使用してアクセスすることができる。一実施形態において電子文書アクセスモジュールを使用してネイティブ形式の電子文書を見たり、修正したり保存してもよい。電子文書アクセスモジュールはさらに一つまたは複数のワークフロー実行モジュールの表示をユーザにディスプレイすることができる。一実施形態において、一つまたは複数のワークフロー実行モジュールの表示がユーザの要求に応じて行われるようにしてもよい。ユーザは、電子文書アクセスモジュールによりディスプレイされた表示の中からワークフロー実行モジュールを選択し、ネイティブ形式の電子文書を選択されたワークフロー実行モジュールに送ることができる。次いで、選択されたワークフロー実行モジュールが電子文書に対しそのワークフローを実行する。一実施形態において、選択されたワークフロー実行モジュールはその処理に関しユーザに一つまたは複数の通知を、処理が実行されている時や処理が完了した時と略同時に送ってもよい。一実施形態において、選択されたワークフロー実行モジュールはユーザに対し、電子文書のワークフロー実行中に起こるエラーに関する通知を送ってもよい。一実施形態において、選択されたワークフロー実行モジュールが電子文書のネイティブ形式に基づいてワークフローエージェントを選択してもよい。
【００３４】
図２は、一実施形態による、プログラム命令を含むあるいは実行するのに使用することができる内蔵ハードウェアの一例を示すブロック図である。図２を参照すると、バス２２８が、ハードウェアの他の図示されている構成要素を相互接続させる情報のハイウェイの役割を果たしている。ＣＰＵ２０２はシステムの中央処理装置であり、プログラムを実行するのに必要な論理演算や計算を実行する。ＲＯＭ（読み出し専用メモリ）２１８とＲＡＭ（ランダムアクセスメモリ）２２０はメモリデバイスの一例である。
【００３５】
ディスクコントローラ２０４は一つまたは複数のオプションのディスクドライブとシステムバス２２８とを仲介する。これらのディスクドライブは外付けまたは内蔵のＣＤ−ＲＯＭドライブ２０６、ハードドライブ２０８あるいはＤＶＤドライブ２１０でもよい。これらのさまざまなディスクドライブやディスクコントローラはオプションのデバイスである。
【００３６】
プログラム命令をＲＯＭ２１８および／またはＲＡＭ２２０に保存してもよい。任意選択で、プログラム命令を、ＵＳＢキーまたはディジタルディスクなどのコンピュータ可読の媒体、他の記録媒体、通信信号あるいは搬送波に保存してもよい。
【００３７】
オプションのディスプレイインターフェース２２２は、バス２２８からの情報をディスプレイ２２４に音声、画像または英数字でディスプレイすることができるようにしてもよい。外部デバイスとの通信はオプションでさまざまな通信ポート２２６を使用して行ってもよい。通信ポート２２６の一例として通信ネットワーク、例えばインターネットやイントラネットに取り付けてもよい。
【００３８】
コンピュータタイプの構成要素およびそれらの同等物に加えて、ハードウェアには、キーボード２１４などの入力デバイスや、リモートコントロール、ポインタおよび／またはジョイスティックなどの他の入力デバイス２１６からのデータを受け取るためのインターフェース２１２を含んでもよい。
【００３９】
マルチプロセッサシステムをオプションで使用して、本明細書で説明した処理の一つ、複数あるいは全てを実行してもよい。同様に、内蔵システムをオプションで使用して本明細書で説明した処理の一つ、複数あるいは全てを実行してもよい。
【００４０】
本明細書で使用する単数形、「一」および「一つの」は、一つであって複数ではないことが明記されている場合を除いて、複数への参照を含むものとする。また、本明細書で使用する“〜を備える”は「〜を含むが、〜に限定されるものではない」ことを意味する。
【図面の簡単な説明】
【００４１】
【図１】一実施形態による、電子文書をワークフロー処理するプロセスの一例を示すフローチャートである。
【図２】一実施形態による、プログラム命令を含むあるいは実行するのに使用し得る内蔵ハードウェアの一例を示すブロック図である。
【図１】
2008021315.tif 000003
【図２】
2008021315.tif 000004