(57)【要約】【課題】グループ内の各ユーザが共有ファイルの状態を容易に把握できるようにする。【解決手段】通知情報管理データベースは、各ファイルの格納場所に関する情報と、各ファイルの通知先に関する情報を格納し、未読・既読管理データベースは、各ファイルが未読であるのか既読であるのかを表す未読・既読情報を格納し、通知リスト作成手段は、新たに作成されたファイルの通知先に関する情報及び新たに作成されたファイルの格納先を通知情報管理データベースに生成し、新たに作成されたファイルの未読既読情報を未読として、未読・既読管理データベースに生成し、通知リスト検索手段は、検索元端末に通知するべきファイルについて、未読・既読の状態及びファイル名を各ファイルの通知先に関する情報と未読・既読情報を基に検索し、検索元端末に検索結果を通知する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
通知リスト制御手段と、
通知情報管理データベースと、
未読・既読管理データベースと、
を備え、
前記通知情報管理データベースは、各ファイルの格納場所に関する情報と、各ファイルの通知先に関する情報とを格納し、
前記未読・既読管理データベースは、各ファイルが未読であるのか又は既読であるのかを表す未読・既読情報を格納し、
前記通知リスト制御手段は、通知リスト作成手段と、通知リスト検索手段を備え、
前記通知リスト作成手段は、新たに作成されたファイルの通知先に関する情報及び新たに作成されたファイルの格納先を前記通知情報管理データベースに生成し、前記新たに作成されたファイルの未読既読情報を未読として、前記未読・既読管理データベースに生成し、
前記通知リスト検索手段は、検索元端末に通知するべきファイルについて、未読・既読の状態及びファイル名を前記各ファイルの通知先に関する情報と前記未読・既読情報を基に検索し、前記検索元端末に検索結果を通知することを特徴とするファイル共有における通知管理装置。
【請求項２】
請求項１に記載のファイル共有における通知管理装置において、
前記通知リスト制御手段は、未読・既読更新手段を更に備え、該前記未読・既読更新手段は、通知先により読み出されたファイルの未読・既読状態を既読にすることを特徴とするファイル共有における通知管理装置。
【請求項３】
請求項１又は２に記載のファイル共有における通知管理装置において、
前記通知リスト制御手段は、通知リスト削除手段を更に備え、該通知リスト削除手段は、指定された通知先情報を削除することを特徴とするファイル共有における通知管理装置。
【請求項４】
ファイル共有における通知管理方法において、
通知リスト制御手段と、通知情報管理データベースと、未読・既読管理データベースとを用意し、
前記通知情報管理データベースには、各ファイルの格納場所に関する情報と、各ファイルの通知先に関する情報とを格納し、
前記未読・既読管理データベースには、各ファイルが未読であるのか又は既読であるのかを表す未読・既読情報を格納し、
前記通知リスト制御手段は、通知リスト作成手順と、通知リスト検索手順とを行い、
前記通知リスト作成手順では、新たに作成されたファイルの通知先に関する情報及び新たに作成されたファイルの格納先を前記通知情報管理データベースに生成し、前記新たに作成されたファイルの未読既読情報を未読として、前記未読・既読管理データベースに生成し、
前記通知リスト検索手順では、検索元端末に通知するべきファイルについて、未読・既読の状態及びファイル名を前記各ファイルの通知先に関する情報と前記未読・既読情報を基に検索し、前記検索元端末に検索結果を通知することを特徴とするファイル共有における通知管理方法。
【請求項５】
請求項４に記載のファイル共有における通知管理方法において、
前記通知リスト制御手段は、未読・既読更新手順を更に行い、該前記未読・既読更新手段では、通知先により読み出されたファイルの未読・既読状態を既読にすることを特徴とするファイル共有における通知管理方法。
【請求項６】
請求項４又は５に記載のファイル共有における通知管理方法において、
前記通知リスト制御手段は、通知リスト削除手順を更に行い、該通知リスト削除手順では、指定された通知先情報を削除することを特徴とするファイル共有における通知管理方法。
【請求項７】
コンピュータを請求項１乃至３の何れか１項に記載のファイル共有における通知管理装置として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ユーザ間でファイルを共有するファイル共有における通知管理装置、その方法及びそのプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来のファイル共有システムの一例として特開２００６−２６８７０４号公報（特許文献１）のように共有されたファイルをメールで通知する機能を備えたファイル共有システムがある。
【０００３】
この従来のファイル共有システムは図５に示すように、サーバＡＡと、メールサーバＢＢと、複数の利用者端末ＸＸ、ＹＹ及びＺＺとから構成されている。
【０００４】
このような構成を有する従来のシステムはつぎのように動作する。すなわち、利用者端末ＸＸからファイルを登録する際にあらかじめ、または同時にメールアドレスなどのあて先情報を登録する。その情報を元にメール送信装置１１０はあて先情報を元にメールサーバＢＢに対し、ファイルが登録された旨と共に通知する。同時に共有ファイル送受信装置１２０はファイルを格納する。通知を受信したユーザ端末ＹＹはファイルサーバＡＡにログインし該当ファイルを要求する。
【０００５】
しかしながら、このような従来のファイル共有システムでは情報を閲覧、管理するのは通知を受け取った人にゆだねられており、通知発信者から見ると受信者が閲覧したのか、最新の情報を見ているのかの判断がつかない。また、受信者側が通知メールを紛失した場合、受信者はファイルの格納場所を知ることができなくなり、再度通知者に問い合わせるなどの非効率な作業が発生する。
【０００６】
また、上記のようなものを解決するために特開２００２−３７３１１０号公報（特許文献２）のようなワークフロー機能を実装し、通知の閲覧状況、回答記入状況などを記入できるようにし、通知者側が状況を把握できるようなファイル共有システムも存在する。しかしながら、このようなファイル共有システムにおいてもごく限られた期間内で閲覧、回答が行われたかを管理するにとどまっており、改版による旧版削除などに対応するように長期的に発信者が情報をコントロールするということができない。
【特許文献１】特開２００６−２６８７０４号公報
【特許文献２】特開２００２−３７３１１０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
現在ファイルサーバやグループウェアなどのファイル共有システムを用いてファイル共有が行われている。文書を共有したことを知らせるためには、登録した場所のＵＲＬをメールに添付したり、メールに文書を添付したり、口頭で伝えたりしていた。しかし、この従来の方法では後からその文書が必要となった場合に元のメールを検索したり、作成者に聞いたりしているため作業の効率が悪かった。
【０００８】
そこで、本発明は、グループ内の各ユーザが共有ファイルの状態を容易に把握することを可能とするファイル共有における通知管理装置、その方法及びそのプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明によれば、通知リスト制御手段と、通知情報管理データベースと、未読・既読管理データベースと、を備え、前記通知情報管理データベースは、各ファイルの格納場所に関する情報と、各ファイルの通知先に関する情報とを格納し、前記未読・既読管理データベースは、各ファイルが未読であるのか又は既読であるのかを表す未読・既読情報を格納し、前記通知リスト制御手段は、通知リスト作成手段と、通知リスト検索手段を備え、前記通知リスト作成手段は、新たに作成されたファイルの通知先に関する情報及び新たに作成されたファイルの格納先を前記通知情報管理データベースに生成し、前記新たに作成されたファイルの未読既読情報を未読として、前記未読・既読管理データベースに生成し、前記通知リスト検索手段は、検索元端末に通知するべきファイルについて、未読・既読の状態及びファイル名を前記各ファイルの通知先に関する情報と前記未読・既読情報を基に検索し、前記検索元端末に検索結果を通知することを特徴とするファイル共有における通知管理装置が提供される。
【００１０】
上記のファイル共有における通知管理装置において、前記通知リスト制御手段は、未読・既読更新手段を更に備え、該前記未読・既読更新手段は、通知先により読み出されたファイルの未読・既読状態を既読にするようにしてもよい。
【００１１】
上記のファイル共有における通知管理装置において、前記通知リスト制御手段は、通知リスト削除手段を更に備え、該通知リスト削除手段は、指定された通知先情報を削除するようにしてもよい。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によれば、グループ内の各ユーザが共有ファイルの状態を容易に把握することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
本発明は、ネットワークに接続された端末上でファイルを共有する際に、どのファイルを誰が誰に通知し、誰が閲覧し、不要となった情報の通知情報を通知者が削除することにより的確なファイル共有情報の管理を行うことを特徴とする。
【００１４】
以下、図面を参照して本発明を実施するための最良の形態について詳細に説明する。
【００１５】
図１を参照すると、本実施形態は、ファイル共有サーバＡと、複数の利用者端末Ｘ、Ｙ及びＺとを備える。サーバＡ、利用者端末Ｘ、Ｙ及びＺはプログラム制御により動作し、インターネット等のネットワーク１００を介して相互に接続されている。
【００１６】
サーバＡは、インターネット上に設置されているワークステーション・サーバ等の情報処理装置であり、通知リスト制御装置１０と、共有ファイル送信装置２０と、共有ファイル３０と、通知情報管理ＤＢ４０と、未読・既読管理ＤＢ５０を備える。通知リスト制御装置は、通知リスト作成手段１１と、通知リスト検索手段１２と、通知リスト削除手段１３と、未読・既読更新手段１４とを備える。
【００１７】
利用者端末Ｘ、Ｙ及びＺは、パーソナルコンピュータ等の情報処理装置であり、サーバＡが提供しているデータ入力画面にアクセスし、利用者の操作により、ファイル情報、通知情報を、ネットワーク１００を介してサーバＡに送信する機能を備えている。
【００１８】
次に、図１〜図４を参照して本実施形態の動作について詳細に説明する。
【００１９】
まず、ファイル登録者は、利用者端末Ｘより、通知リスト制御装置１０にアクセスしファイルを登録する（図２のステップＡ１）。次に、これに応答して、通知リスト制御装置１０は、通知情報管理ＤＢ４０に通知リストを作成する（ステップＡ２）。さらに、未読・既読管理ＤＢ５０に未読・既読情報を作成する（ステップＡ３）。具体的には２００６年１１月１日にＡＡというファイルをＸＸＸさんがｙｙｙさんに対して共有すると図３のような通知リストが作成されるなどが考えられる。
【００２０】
次に、ファイル閲覧者は、利用者端末Ｙより、通知リスト制御装置１０にアクセスする（ステップＡ４）。これに応答して、通知リスト制御装置１０は、通知情報管理ＤＢ４０からファイル閲覧者に該当する通知リストを検索する（ステップＡ５）。さらに、未読・既読管理ＤＢ５０に未読・既読情報を検索する（ステップＡ６）。これに応答して未読、既読管理ＤＢ５０は検索結果を回答する。（ステップＡ７）。これに応答して通知情報管理ＤＢ４０は検索結果を回答する。（ステップＡ８）。これに応答して通知リスト制御装置１０はファイル閲覧者への通知一覧を回答する。（ステップＡ９）。具体的には、上記で述べたＸＸＸさんからの通知リストはｙｙｙさんがログインすると図４のように表示される。ここで、第三者が利用者端末Ｚから通知を検索することもできる。例えば上司が自分の部下へ来た通知を検索するということも可能となる。また、このファイルを見た人はこういうファイルもみているといったようなレコメンド情報を扱うようなものに発展させることも可能である。
【００２１】
次に、ファイル閲覧者は、利用者端末Ｙより、通知リスト制御装置１０に必要なファイルを要求する（ステップＡ１０）。これに応答して、通知リスト制御装置１０は、共有ファイル送信手段にファイルを要求する（ステップＡ１１）。これに応答して、共有ファイル送信手段はファイルを送信する（ステップＡ１２）。利用者端末Ｙはこれを表示する（ステップＡ１３）。さらに、通知リスト制御装置１０は未読・既読管理ＤＢ５０に既読情報を登録する（ステップＡ１４）。
【００２２】
次に、ファイル登録者は、利用者端末Ｘより、通知リスト制御装置１０にアクセスしファイルを削除する（ステップＡ１５）。次に、これに応答して、通知リスト制御装置１０は、通知情報管理ＤＢ４０に通知リストを削除する（ステップＡ１６）。さらに、未読・既読管理ＤＢ５０に未読・既読情報を削除する（ステップＡ１７）。ここで、通知リストは未読の状態であっても削除できる。例えば、誤って通知したときに取り消したいというときに通知リスト削除手段を使うことができる。
【００２３】
第１の効果は、ファイルの格納場所を通知する際に外部のツールを使う必要がなく一元的に管理できることにある。
【００２４】
その理由は、通知リスト制御装置内の通知リスト作成手段により通知を行えるようにしたためである。
【００２５】
第２の効果は、古い通知情報を通知者が削除できることにある。
【００２６】
その理由は、通知リスト制御装置内の通知リスト削除手段により通知者が古い通知情報を削除できるようにしたためである。
【００２７】
第３の効果は、ファイルの格納場所を通知する際に受け取り手が確認したかどうかを把握できることにある。
【００２８】
その理由は、未読・既読管理ＤＢ及び通知リスト制御装置内の未読・既読情報更新手段により未読・既読情報を管理できるようにしたためである。
【産業上の利用可能性】
【００２９】
本発明は、ファイルや文書を管理している一般企業、官公庁、金融機関などで利用することができる。
【図面の簡単な説明】
【００３０】
【図１】本発明の実施形態によるファイル共有における通知管理装置を含むシステムの構成を示すブロック図である。
【図２】本発明の実施形態によるファイル共有における通知管理装置を含むシステムの動作を示すシーケンス図である。
【図３】本発明の実施形態による通知リストの例を示す図である。
【図４】本発明の実施形態による通知リストの他の例を示す図である。
【図５】従来例によるファイル共有における通知管理装置を含むシステムの構成を示すブロック図である。
【符号の説明】
【００３１】
１０  通知リスト制御装置
１１  通知リスト作成手段
１２  通知リスト検索手段
１３  通知リスト削除手段
１４  未読・既読更新手段
２０  共有ファイル送受信装置
３０  共有ファイル
４０  通知情報管理データベース
５０  未読・既読管理データベース
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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