(57)【要約】【課題】  通信トラフィックを減少させること。【解決手段】  ＭＦＰは、データを受け付けるデータ受付手段（Ｓ０２）と、受け付けられたデータの送信先の電子メールアドレスを受け付ける送信先受付手段（Ｓ０４）と、データをＨＤＤに格納する格納手段（Ｓ１０，Ｓ１３）と、データが格納されたＨＤＤにおけるボックス識別情報を含む電子メールアドレスを送信先の電子メールアドレス宛に送信する送信手段（Ｓ１４）と、を備える。【選択図】        図１０
2008235977.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
データを受け付けるデータ受付手段と、
受け付けられた前記データの送信先を受け付ける送信先受付手段と、
前記データを記憶装置に格納する格納手段と、
前記データが格納された前記記憶装置における位置情報を前記送信先に送信する送信手段と、を備えた情報処理装置。
【請求項２】
前記記憶装置は、複数の記憶領域を含み、
受け付けられた前記送信先のユーザに複数の前記記憶領域の少なくとも１つが個人領域として割り当てられているか否かを判断する判断手段と、
前記格納手段は、前記判断手段において前記個人領域が割り当てられていると判断された場合、該個人領域に前記データを格納する既存領域格納手段と、
前記判断手段において前記記録領域が割り当てられていないと判断された場合、新たな記録領域を生成し、生成された前記新たな記録領域に前記データを格納する新規領域格納手段と、を含む、請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記新規領域格納手段は、パスワードを生成するパスワード生成手段と、
生成された前記パスワードが入力されることを条件にアクセス可能に前記新たな記録領域を設定する設定手段と、を含み、
前記送信手段は、前記位置情報とともに前記パスワードを送信する、請求項２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記新規領域格納手段は、前記送信先受付手段により複数の送信先が受け付けられた場合、受け付けられた複数の前記送信先のユーザのうち前記個人領域の割り当てられていないユーザ毎に前記新たな記録領域を生成する、請求項２に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記新規領域格納手段は、前記データ受付手段により複数のデータが受け付けられた場合、受け付けられた複数の前記データ毎に前記新たな記録領域を生成する、請求項２に記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記新規領域格納手段は、ユーザから指示を受け付けることを条件に、前記新たな記憶領域を生成する、請求項２に記載の情報処理装置。
【請求項７】
前記記憶装置は、複数の記憶領域を含み、
受け付けられた前記送信先のユーザに複数の前記記憶領域の少なくとも１つが個人領域として割り当てられているか否かを判断する判断手段と、
前記格納手段は、前記判断手段において前記個人領域が割り当てられていると判断された場合、該個人領域に前記データを格納する既存領域格納手段と、
前記判断手段において前記記録領域が割り当てられていないと判断された場合、複数の記憶領域のうち任意のユーザがアクセス可能な共有領域に前記データを格納する共有領域格納手段と、を含む、請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項８】
前記共有領域格納手段は、前記送信先受付手段により複数の送信先が受け付けられた場合、受け付けられた複数の前記送信先のユーザのうち前記個人領域の割り当てられていないユーザ毎に前記共有領域内に複数のデータ格納領域を生成し、生成した複数の前記データ格納領域それぞれに前記データを格納する、請求項７に記載の情報処理装置。
【請求項９】
前記共有領域格納手段は、前記データ受付手段により複数のデータが受け付けられた場合、受け付けられた複数の前記データ毎に前記共有領域内に複数のデータ格納領域を生成し、生成した複数の前記データ格納領域に複数の前記データをそれぞれ格納する、請求項８に記載の情報処理装置。
【請求項１０】
データを受け付けるデータ受付手段と、
受け付けられた前記データの送信先を受け付ける送信先受付手段と、
受け付けられた前記送信先のユーザに前記記憶装置が有する複数の記憶領域の少なくとも１つが個人領域として割り当てられているか否かを判断する判断手段と、
前記判断手段において前記個人領域が割り当てられていると判断された場合、該個人領域に前記データを格納する既存領域格納手段と、
前記判断手段において前記個人領域が割り当てられていると判断された場合、前記データが格納された前記記憶装置における位置情報を前記送信先に送信し、前記判断手段において前記記録領域が割り当てられていないと判断された場合、前記データを前記送信先に送信する送信手段と、を備えた情報処理装置。
【請求項１１】
データを受け付けるステップと、
受け付けられた前記データの送信先を受け付けるステップと、
前記データを記憶装置に格納するステップと、
前記データが格納された前記記憶装置における位置情報を前記送信先に送信するステップと、を含むデータ送信方法。
【請求項１２】
データを受け付けるステップと、
受け付けられた前記データの送信先を受け付けるステップと、
受け付けられた前記送信先のユーザに前記記憶装置が有する複数の記憶領域の少なくとも１つが個人領域として割り当てられているか否かを判断するステップと、
前記判断するステップにおいて前記個人領域が割り当てられていると判断された場合、該個人領域に前記データを格納するステップと、
前記判断するステップにおいて前記個人領域が割り当てられていると判断された場合、前記データが格納された前記記憶装置における位置情報を前記送信先に送信するステップと、
前記判断するステップにおいて前記記録領域が割り当てられていないと判断された場合、前記データを前記送信先に送信するステップと、を含むデータ送信方法。
【請求項１３】
データを受け付けるステップと、
受け付けられた前記データの送信先を受け付けるステップと、
前記データを記憶装置に格納するステップと、
前記データが格納された前記記憶装置における位置情報を前記送信先に送信するステップと、をコンピュータに実行させるデータ送信プログラム。
【請求項１４】
データを受け付けるステップと、
受け付けられた前記データの送信先を受け付けるステップと、
受け付けられた前記送信先のユーザに前記記憶装置が有する複数の記憶領域の少なくとも１つが個人領域として割り当てられているか否かを判断するステップと、
前記判断するステップにおいて前記個人領域が割り当てられていると判断された場合、該個人領域に前記データを格納するステップと、
前記判断するステップにおいて前記個人領域が割り当てられていると判断された場合、前記データが格納された前記記憶装置における位置情報を前記送信先に送信するステップと、
前記判断するステップにおいて前記記録領域が割り当てられていないと判断された場合、前記データを前記送信先に送信するステップと、をコンピュータに実行させるデータ送信プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、情報処理装置、データ送信方法およびデータ送信プログラムに関し、特に、データを効率的に送信することが可能な情報処理装置、データ送信方法およびデータ送信プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、情報を記録した紙を受け渡すのに代えて、電子データを受け渡すことが盛んに行われている。データの送受信に電子メールを用いれば、データを容易に所望の宛先のユーザに送信することができる。データを受信したユーザは、データをプリントすることにより、データを紙に記録することができる。しかしながら、電子メールでデータを送信する場合、１つのデータが送信先の相手の数だけ送信されるので、ネットワークの通信トラフィックが増加し、ネットワークの利用効率が低下するといった問題がある。さらに、送信先の相手は必ずしもそのデータを必要とするとは限らないので、不要なデータの送信が行われる場合があるといった問題がある。
【０００３】
特開２００３−２０８２８４号公報（特許文献１）には、データをプリンタに送信しておき、プリンタにパスワードを入力することでデータをプリントする技術が記載されている。しかしながら、特開２００３−２０８２８４号公報に記載の技術によれば、データをプリンタに少なくとも一度は送信しなければならず、ネットワークの通信トラフィックが増加するとの問題が残る。
【特許文献１】特開２００３−２０８２８４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
この発明は上述した問題点を解決するためになされたもので、この発明の目的の１つは、通信トラフィックを減少させることが可能な情報処理装置を提供することである。
【０００５】
この発明の他の目的は、通信トラフィックを減少させたデータ送信方法およびデータ送信プログラムを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
この発明は上述した目的を達成するためになされたもので、この発明のある局面によれば、情報処理装置は、データを受け付けるデータ受付手段と、受け付けられたデータの送信先を受け付ける送信先受付手段と、データを記憶装置に格納する格納手段と、データが格納された記憶装置における位置情報を送信先に送信する送信手段と、を備える。
【０００７】
この局面に従えば、データと送信先とが受け付けられると、データが記憶装置に格納され、データが格納された記憶装置における位置情報が送信先に送信される。このため、データそのものが送信されないので、送信するデータ量を少なくすることができる。その結果、通信トラフィックを減少させることが可能な情報処理装置を提供することができる。
【０００８】
好ましくは、記憶装置は、複数の記憶領域を含み、受け付けられた送信先のユーザに複数の記憶領域の少なくとも１つが個人領域として割り当てられているか否かを判断する判断手段と、格納手段は、判断手段において個人領域が割り当てられていると判断された場合、該個人領域にデータを格納する既存領域格納手段と、判断手段において記録領域が割り当てられていないと判断された場合、新たな記録領域を生成し、生成された新たな記録領域にデータを格納する新規領域格納手段と、を含む。
【０００９】
この局面に従えば、送信先のユーザに複数の記憶領域の少なくとも１つが個人領域として割り当てられているか否かが判断され、個人領域が割り当てられていると判断された場合、該個人領域にデータが格納され、記録領域が割り当てられていないと判断された場合、新たな記録領域にデータが格納される。
【００１０】
好ましくは、新規領域格納手段は、パスワードを生成するパスワード生成手段と、生成されたパスワードが入力されることを条件にアクセス可能に新たな記録領域を設定する設定手段と、を含み、送信手段は、位置情報とともにパスワードを送信する。
【００１１】
この局面に従えば、パスワードが生成され、パスワードが入力されることを条件にアクセス可能に新たな記録領域が設定され、位置情報とともにパスワードが送信される。このため、機密情報を含むデータの機密を保持することができる。
【００１２】
好ましくは、新規領域格納手段は、送信先受付手段により複数の送信先が受け付けられた場合、受け付けられた複数の送信先のユーザのうち個人領域の割り当てられていないユーザ毎に新たな記録領域を生成する。
【００１３】
この局面に従えば、複数の送信先が受け付けられた場合、複数の送信先のユーザのうち個人領域の割り当てられていないユーザ毎に新たな記録領域が生成される。このため、送信先のユーザごとに異なる位置にデータが記憶されるので、送信先のユーザごとにデータを管理することができる。
【００１４】
好ましくは、新規領域格納手段は、データ受付手段により複数のデータが受け付けられた場合、受け付けられた複数のデータ毎に新たな記録領域を生成する。
【００１５】
この局面に従えば、複数のデータが受け付けられた場合、複数のデータ毎に新たな記録領域が生成される。このため、複数のデータごとに異なる位置に記憶されるので、データを検索し易くすることができる。
【００１６】
好ましくは、新規領域格納手段は、ユーザから指示を受け付けることを条件に、新たな記憶領域を生成する。
【００１７】
好ましくは、記憶装置は、複数の記憶領域を含み、受け付けられた送信先のユーザに複数の記憶領域の少なくとも１つが個人領域として割り当てられているか否かを判断する判断手段と、格納手段は、判断手段において個人領域が割り当てられていると判断された場合、該個人領域にデータを格納する既存領域格納手段と、判断手段において記録領域が割り当てられていないと判断された場合、複数の記憶領域のうち任意のユーザがアクセス可能な共有領域にデータを格納する共有領域格納手段と、を含む。
【００１８】
好ましくは、共有領域格納手段は、送信先受付手段により複数の送信先が受け付けられた場合、受け付けられた複数の送信先のユーザのうち個人領域の割り当てられていないユーザ毎に共有領域内に複数のデータ格納領域を生成し、生成した複数のデータ格納領域それぞれにデータを格納する。
【００１９】
好ましくは、共有領域格納手段は、データ受付手段により複数のデータが受け付けられた場合、受け付けられた複数のデータ毎に共有領域内に複数のデータ格納領域を生成し、生成した複数のデータ格納領域に複数のデータをそれぞれ格納する。
【００２０】
この発明の他の局面によれば、情報処理装置は、データを受け付けるデータ受付手段と、受け付けられたデータの送信先を受け付ける送信先受付手段と、受け付けられた送信先のユーザに記憶装置が有する複数の記憶領域の少なくとも１つが個人領域として割り当てられているか否かを判断する判断手段と、判断手段において個人領域が割り当てられていると判断された場合、該個人領域にデータを格納する既存領域格納手段と、判断手段において個人領域が割り当てられていると判断された場合、データが格納された記憶装置における位置情報を送信先に送信し、判断手段において記録領域が割り当てられていないと判断された場合、データを送信先に送信する送信手段と、を備える。
【００２１】
この局面に従えば、データと送信先とが受け付けられると、送信先のユーザに記憶装置が有する複数の記憶領域の少なくとも１つが個人領域として割り当てられているか否かが判断され、個人領域が割り当てられていると判断された場合、該個人領域にデータが格納され、個人領域が割り当てられていると判断された場合、データが格納された記憶装置における位置情報を送信先に送信し、記録領域が割り当てられていないと判断された場合、データが送信先に送信される。このため、個人領域が割り当てられていれば、データそのものが送信されないので、送信するデータ量を少なくすることができる。その結果、通信トラフィックを減少させることが可能な情報処理装置を提供することができる。
【００２２】
この発明のさらに他の局面によれば、データ送信方法は、データを受け付けるステップと、受け付けられたデータの送信先を受け付けるステップと、データを記憶装置に格納するステップと、データが格納された記憶装置における位置情報を送信先に送信するステップと、を含む。
【００２３】
この局面に従えば、通信トラフィックを減少させたデータ送信方法を提供することができる。
【００２４】
この発明のさらに他の局面に従えば、データ送信方法は、データを受け付けるステップと、受け付けられたデータの送信先を受け付けるステップと、受け付けられた送信先のユーザに記憶装置が有する複数の記憶領域の少なくとも１つが個人領域として割り当てられているか否かを判断するステップと、判断するステップにおいて個人領域が割り当てられていると判断された場合、該個人領域にデータを格納するステップと、判断するステップにおいて個人領域が割り当てられていると判断された場合、データが格納された記憶装置における位置情報を送信先に送信するステップと、判断するステップにおいて記録領域が割り当てられていないと判断された場合、データを送信先に送信するステップと、を含む。
【００２５】
この局面に従えば、通信トラフィックを減少させたデータ送信方法を提供することができる。
【００２６】
この発明のさらに他の局面によれば、データ送信プログラムは、データを受け付けるステップと、受け付けられたデータの送信先を受け付けるステップと、データを記憶装置に格納するステップと、データが格納された記憶装置における位置情報を送信先に送信するステップと、をコンピュータに実行させる。
【００２７】
この局面に従えば、通信トラフィックを減少させたデータ送信プログラムを提供することができる。
【００２８】
この発明のさらに他の局面によれば、データ送信プログラムは、データを受け付けるステップと、受け付けられたデータの送信先を受け付けるステップと、受け付けられた送信先のユーザに記憶装置が有する複数の記憶領域の少なくとも１つが個人領域として割り当てられているか否かを判断するステップと、判断するステップにおいて個人領域が割り当てられていると判断された場合、該個人領域にデータを格納するステップと、判断するステップにおいて個人領域が割り当てられていると判断された場合、データが格納された記憶装置における位置情報を送信先に送信するステップと、判断するステップにおいて記録領域が割り当てられていないと判断された場合、データを送信先に送信するステップと、をコンピュータに実行させる。
【００２９】
この局面に従えば、通信トラフィックを減少させたデータ送信プログラムを提供することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３０】
以下、本発明の実施の形態について図面を参照して説明する。以下の説明では同一の部品には同一の符号を付してある。それらの名称および機能も同じである。したがってそれらについての詳細な説明は繰返さない。
【００３１】
図１は、本発明の実施の形態の１つにおける情報処理システムの全体概要を示す図である。図１を参照して、情報処理システム１は、ＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ  Ｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｅｒｉｆｅｒａｌ）１００と、ＰＣ２００，２００Ａ，２００Ｂとがネットワーク２に接続されて構成される。ネットワーク２は、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）であり、有線または無線を問わない。またネットワーク２は、ＬＡＮに限らず、ワイドエリアネットワーク（ＷＡＮ）、公衆交換電話網（ＰＳＴＮ）、またはインターネットであってもよい。ＭＦＰ１は、複写機能、スキャナ機能、ファクシミリ送受信機能、プリント機能、データ記憶機能を備える。ＭＦＰ１００は、ネットワーク２を介して接続されたＰＣ２００，２００Ａ，２００Ｂと通信が可能であり、ＰＣ２００，２００Ａ，２００Ｂ各々が送信するプリントジョブに従って処理を実行する。プリントジョブは、プリント枚数などの画像形成条件とプリントデータとを含む。たとえば、ＰＣ２００，２００Ａ，２００Ｂのいずれかが、プリントジョブを送信すれば、ＭＦＰ１００は、プリントジョブの画像形成条件に従って、プリントデータを画像形成する。なお、以下の説明では、特に言及しない限り、ＭＦＰ１００が、ＰＣ２００から送信されるプリントジョブを受信して、プリントジョブに含まれるプリントデータを画像形成条件に従って画像形成する場合を説明する。
【００３２】
図２は、本実施の形態におけるＭＦＰのハードウェア構成の一例を示すブロック図である。図２を参照して、ＭＦＰ１は、情報処理部１０１と、ファクシミリ部２７と、通信制御部２８と、自動原稿搬送装置（ＡＤＦ）２１と、画像読取部２２と、画像処理部２３と、画像形成部２４と、給紙部２５と、後処理部２６とを含む。情報処理部１０１は、中央演算装置（ＣＰＵ）１１１と、ＣＰＵ１１１の作業領域として使用されるＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）１１２と、データを不揮発的に記憶するためのハードディスクドライブ（ＨＤＤ）１１３と、表示部１１４と、操作部１１５と、データ通信制御部１１６と、データ入出力部１１７とを含む。
【００３３】
ＣＰＵ１１１は、データ入出力部１１７、データ通信制御部１１６、操作部１１５、表示部１１４、ＨＤＤ１１３およびＲＡＭ１１２とそれぞれ接続され、情報処理部１０１の全体を制御する。また、ＣＰＵ１１１は、ファクシミリ部２７、通信制御部２８、ＡＤＦ２１、画像読取部２２、画像処理部２３、画像形成部２４、給紙部２５および後処理部２６と接続され、ＭＦＰ１の全体を制御する。
【００３４】
表示部１１４は、液晶表示装置（ＬＣＤ）、有機ＥＬＤ（Ｅｌｅｃｔｒｏ  Ｌｕｍｉｎｅｓｃｅｎｃｅ  Ｄｉｓｐｌａｙ）等の表示装置であり、ユーザに対する指示メニューや取得した画像データに関する情報等を表示する。操作部１１５は、複数のキーを備え、キーに対応するユーザの操作による各種の指示、文字、数字などのデータの入力を受付ける。操作部１１５は、表示部１１４上に設けられたタッチパネルをさらに含む。表示部１１４と操作部１１５とで、操作パネルが構成される。
【００３５】
データ通信制御部１１６は、データ入出力部１１７と接続される。データ通信制御部１１６は、ＣＰＵ１１１からの指示に従って、データ入出力部１１７を制御して、データ入出力部１１７に接続された外部の機器との間でデータを送受信する。データ入出力部１１７は、ＴＣＰ（Ｔｒａｎｓｍｉｓｓｉｏｎ  Ｃｏｎｔｒｏｌ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）またはＵＤＰ（Ｕｓｅｒ  Ｄａｔａｇｒａｍ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）等の通信プロトコルで通信するためのインターフェースであるＬＡＮ端子１１８、シリアル通信インターフェース端子１１９を有する。
【００３６】
ＬＡＮ端子１１８に、ネットワーク２に接続するためのＬＡＮケーブルが接続される場合、データ通信制御部１１６は、データ入出力部１１７を制御してＬＡＮ端子１１８を介して接続されたＰＣ２００，２００Ａ，２００Ｂと通信する。
【００３７】
シリアル通信インターフェース端子１１９に機器が接続された場合、データ通信制御部１１６は、データ入出力部１１７を制御して、接続された機器との間で通信してデータを入出力する。シリアル通信インターフェース端子１１９には、フラッシュメモリを内蔵したメモリカード１１９Ａが接続可能である。メモリカード１１９Ａには、後述するデータ送信プログラムが記憶されており、ＣＰＵ１１１は、データ通信制御部１１６を制御して、メモリカード１１９Ａからデータ送信プログラムを読出し、読み出したデータ送信プログラムをＲＡＭ１１２に記憶し、実行する。
【００３８】
なお、データ送信プログラムを記憶する記録媒体としては、メモリカード１１９Ａに限られず、フレキシブルディスク、カセットテープ、光ディスク（ＣＤ−ＲＯＭ（Ｃｏｍｐａｃｔ  Ｄｉｓｃ−Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）／ＭＯ（Ｍａｇｎｅｔｉｃ  Ｏｐｔｉｃａｌ  Ｄｉｓｃ／ＭＤ（Ｍｉｎｉ  Ｄｉｓｃ）／ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ  Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ  Ｄｉｓｃ））、ＩＣカード（メモリカードを含む）、光カード、マスクＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ（Ｅｒａｓａｂｌｅ  Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ  ＲＯＭ）、ＥＥＰＲＯＭ（Ｅｌｅｃｔｒｏｎｉｃａｌｌｙ  ＥＰＲＯＭ）などの半導体メモリ等の固定的にプログラムを担持する媒体でもよい。さらに、ＣＰＵ１１１がネットワーク２に接続されたコンピュータ、例えばＰＣ２００からデータ送信プログラムをダウンロードしてＨＤＤ１１３に記憶する、または、ＰＣ２００がデータ送信プログラムをＨＤＤ１１３に書込みするようにして、ＨＤＤ１１３に記憶されたデータ送信プログラムをＲＡＭ１１２にロードしてＣＰＵ１１１で実行するようにしてもよい。ここでいうプログラムは、ＣＰＵ１１１により直接実行可能なプログラムだけでなく、ソースプログラム形式のプログラム、圧縮処理されたプログラム、暗号化されたプログラム等を含む。
【００３９】
ファクシミリ部２７は、ＰＳＴＮ１３に接続され、ＰＳＴＮ１３にファクシミリデータを送信する、またはＰＳＴＮ１３からファクシミリデータを受信する。ファクシミリ部２７は、受信したファクシミリデータを、ＨＤＤ１１３に記憶するとともに、画像形成部２４でプリント可能なプリントデータに変換して、画像形成部２４に出力する。これにより、画像形成部２４は、ファクシミリ部２７により受信されたファクシミリデータを記録シートにプリントする。また、ファクシミリ部２７は、ＨＤＤ１１３に記憶されたデータをファクシミリデータに変換して、ＰＳＴＮ１３に接続されたファクシミリに送信する。
【００４０】
ＨＤＤ１１３は、複数の記憶領域を含む。複数の記憶領域それぞれを、ここではボックスという。ボックスは、個人ボックスと共有ボックスとを含む。個人ボックスは、ＭＦＰ１００を使用するユーザとして登録された複数のユーザ個々に割り当てられる記憶領域である。個人ボックスおよび共有ボックスは、パスワードが関連付けられており、パスワードが入力されることを条件にアクセスが可能な記憶領域である。個人ボックスは、ＭＦＰ１００において、その個人ボックスが割り当てられたユーザ以外のユーザからのアクセスについて何らかの制限を課すようにされる点で、共有ボックスと異なる。共有ボックスは、パスワードが関連付けられない場合があり、その場合には、いずれのユーザでも制限なしにアクセスが可能である。ＨＤＤ１１３には、ユーザ毎に割り当てられるボックスを管理するためにボックス管理テーブルを記憶している。
【００４１】
図３は、ボックス管理テーブルの一例を示す図である。ボックス管理テーブルは、ユーザ識別情報と、認証情報としてのパスワードと、ボックス識別情報とからなるボックス管理レコード含む。なお、ユーザに関する付随情報を含むようにしてもよい。付随情報は、そのユーザの顔を撮影して得られる顔画像データなど、そのユーザに関連する情報である。認証情報は、ログイン時のユーザの認証に用いられる情報であり、ここでは、パスワードを用いている。顔画像データを認証情報に用いることも可能である。認証情報は、生体認証が用いられる場合には、指紋、声紋、虹彩、静脈パターンなどが用いられる。ボックス識別情報は、ボックスを識別するための情報である。
【００４２】
図４は、ＭＦＰ１００が備えるＣＰＵ１１１の機能の概要を示す機能ブロック図である。図４を参照して、ＭＦＰ１００のＣＰＵ１１１は、ユーザを認証するためのユーザ認証部５１と、送信する対象となる送信ファイルを選択するための送信ファイル選択部５３と、送信先を指定するための送信先指定部５５と、ＨＤＤ１１３が備えるボックスを管理するためのボックス管理部５７と、電子メールを作成するための電子メール作成部５９と、電子メールを送信するための送信部６１と、を含む。
【００４３】
ユーザ認証部５１は、ＭＦＰ１００を操作するユーザを認証する。ユーザ認証部５１は、表示部１１４にログイン画面を表示し、ログイン画面に従ってユーザが操作部１１５に入力するユーザ識別情報とパスワードとを受け付ける。そして、ユーザ認証部５１は、操作部１１５から受け付けたユーザ認証情報とパスワードとが、予めＨＤＤ１１３に記憶されたユーザ識別情報とパスワードとに一致すれば、ユーザを認証し、一致しなければ認証しない。ユーザ認証部５１は、ユーザ認証結果をボックス管理部５７に出力する。
【００４４】
図５は、初期画面を表示する操作パネルの平面図である。図５を参照して、操作パネルは、表示部１１４と、操作部１１５とを含む。表示部１１４は、初期画面を表示する。操作部１１５は、認証の文字が表されたボタンを有し、ユーザがこのボタンを押下すると、表示部１１４は、初期画面に代えてログイン画面を表示する。図６は、ログイン画面を表示する操作パネルの平面図である。図６を参照して、ログイン画面は、ユーザ名を入力する領域と、パスワードを入力する領域と、キーを表示する領域とを含む。ここでは、ユーザ識別情報にユーザ名を用いている。ユーザが、ユーザ名およびパスワードを入力すると、ユーザ認証部５１が認証する。
【００４５】
図４に戻って、送信ファイル選択部５３は、ユーザにより選択されたファイルを特定する。送信ファイル選択部５３は、データのファイル名の一覧を表示部１１４に表示し、ユーザが表示されたファイル名の少なくとも１つを選択する指示を操作部１１５に入力すると、選択されたファイル名を取得し、そのファイル名をボックス管理部５７に出力する。
【００４６】
図７（Ａ）は、ファイル選択画面を表示する操作パネルの平面図である。図７（Ａ）を参照して、ファイル選択画面は、データのファイル名と、ファイルサイズとを表示する。ここでは、ファイル名としてファイルＡ〜ファイルＥが表示されている例を示している。図７（Ｂ）は、ファイル名を選択した後のファイル選択画面を示す図である。図７（Ｂ）を参照して、選択されたファイル名を反転表示した表示態様で表示される。なお、図では反転表示をハッチングで示している。ここでは、ファイルＡ、ファイルＢおよびファイルＣのファイル名が選択された場合を例に示している。
【００４７】
図４に戻って、送信先指定部５５は、表示部１１４に送信先指定画面を表示し、送信先指定画面に従ってユーザが操作部１１５に入力する送信先を受け付ける。ここでは、表示部１１４にＨＤＤ１１３に予め記憶されたアドレス帳のユーザ識別情報を表示し、ユーザが少なくとも１つのユーザ識別情報を操作部１１５に指定することにより、送信先指定部５５が、指定されたユーザ識別情報と、アドレス帳によりそのユーザ識別情報と対応付けられた電子メールアドレスとを送信先として受け付ける。送信先指定部５５は、操作部１１５から受け付けた送信先としてのユーザ識別情報をボックス管理部５７に出力し、電子メールアドレスを電子メール作成部５９に出力する。
【００４８】
図８は、アドレス帳の一例を示す図である。アドレス帳は、ＨＤＤ１１３に予め記憶されている。図８を参照して、アドレス帳は、ユーザ識別情報と電子メールアドレスとを関連付けた複数のレコードを含む。ここでは、ユーザ識別情報としてユーザ名を用いており、「デービッド」、「ジュリー」、「デッド」、「マイケル」および「スーザン」の５人のユーザのレコードを含む例を示している。
【００４９】
送信先指定部５５は、図７（Ａ）または図７（Ｂ）に示した、ファイル選択画面に含まれる送信先入力の文字が表されたボタンが指示されると、表示部１１４に送信先指定画面を表示する。図９（Ａ）は、送信先指定画面の一例を示す第１の図である。図９（Ａ）を参照して、送信先指定画面は、送信先としてアドレス帳のすべてのレコードのユーザ識別情報が表示される。ユーザが表示部１１４に表示されたユーザ識別情報のいずれかを選択する指示を操作部１１５に入力すれば、選択されたユーザ識別情報が選択される。図９（Ｂ）は、ユーザ名が「デービッド」と「マイケル」とが選択された例を示している。
【００５０】
図４に戻って、ボックス管理部５７は、送信ファイル選択部５３から送信する対象として指定されたデータのファイル名が入力され、送信先指定部５５から送信先としてユーザ識別情報が入力される。ボックス管理部５７は、パスワード生成部６３と、ボックス生成部６５と、データ格納部６７と、を含む。
【００５１】
データ格納部６７は、送信ファイル選択部５３から入力されるファイル名で特定されるデータを、ＨＤＤ１１３のボックスに格納する。データ格納部６７が格納するボックスは、送信先指定部５５から入力されるユーザ識別情報で特定されるユーザにボックスが割り当てられている場合にはそのボックスであるが、割り当てられていない場合には、ボックス生成部６５が新たに生成したボックスである。
【００５２】
データ格納部６７は、ボックス管理テーブルを参照し、ユーザ識別情報で特定されるユーザにボックスが割り当てられていれば、そのボックスにデータを格納する。データ格納部６７は、ユーザ識別情報で特定されるユーザにボックスが割り当てられていなければ、ボックス生成部６５にボックスの生成を依頼し、ボックス生成部６５により生成されたボックスにデータを格納する。データ格納部６７は、ボックスにデータを格納すると、電子メールの生成指示を電子メール作成部５９に出力する。電子メールの生成指示は、ボックス生成部６５により新たに生成されたボックスにデータが格納される場合、データを格納したボックスのボックス識別情報と、そのボックスに関連付けられたパスワードとを含む。
【００５３】
ボックス生成部６５は、データ格納部６７からボックスの生成を依頼されると、ＨＤＤ１１３に新たなボックスを生成する。ボックス生成部６５は、ボックスを生成する際、パスワード生成部６３にパスワードの生成を依頼する。パスワード生成部６３は、ボックス生成部６５によりパスワードの生成を依頼されると、パスワードを生成し、生成したパスワードをボックス生成部６５に出力する。ボックス生成部６５は、パスワード生成部６３により生成されたパスワードを、新たに生成するボックスに関連付ける。ボックス管理部５７は、ボックス生成部６５により生成されたボックスへのアクセスを、そのボックスに関連付けられたパスワードが操作部１１５に入力されることを条件に許可する。
【００５４】
電子メール作成部５９は、送信先指定部５５から電子メールアドレスが入力される。また、電子メール作成部５９は、ボックス管理部５７から電子メールの送信指示、または、電子メールの作成指示と、ボックス識別情報と、パスワードとが入力される。電子メール作成部５９は、送信先指定部５５から入力される電子メールアドレス宛の電子メールを生成し、生成した電子メールを送信部６１に出力する。電子メールの本文には、データがボックスに記憶されたことを通知するメッセージを含む。電子メール作成部５９は、ボックス管理部５７から電子メールの送信指示に加えてボックス識別情報とパスワードとが入力される場合、ボックス識別情報とパスワードとを含む電子メールを作成する。電子メールの送信元には、ＭＦＰ１００に割り当てられた電子メールアドレスが設定される。
【００５５】
送信部６１は、電子メール作成部５９から電子メールが入力されると、その電子メールを電子メールサーバに送信する。具体的には、データ入出力部１１７に電子メールを出力し、データ通信制御部１１６に電子メールをＬＡＮ端子１１８から送信させる。送信先は、ネットワーク２に接続された電子メールサーバである。これにより、送信先に指定されたユーザの電子メールアドレス宛に電子メールが送信されるので、ユーザは、電子メールを見ればボックスにデータが記憶されたことを知ることができる。
【００５６】
電子メールは、ボックスにデータが記憶されたことを通知するメッセージ、またはそのメッセージに加えてボックス識別情報およびパスワードを含む。電子メールを受信したユーザは、電子メールの送信元の電子メールアドレスからＭＦＰ１００を特定することができ、そのＭＦＰ１００に個人ボックスが割り当てられていれば、その個人ボックスに記憶されたデータにアクセスすることができる。ＭＦＰ１００に個人ボックスが割り当てられていないユーザに対する電子メールには、ボックス識別情報と、パスワードとが含まれるので、ＭＦＰ１００のボックス識別情報で特定されるボックスにデータが記憶されたことを知ることができ、ＭＦＰ１００に電子メールに含まれるパスワードを入力することにより、データにアクセスすることができる。
【００５７】
ユーザがＭＦＰ１００を操作して、データにアクセスし、プリントアウトするなどすれば、データそのものがネットワーク２を介して送信されないので、ネットワーク２の通信トラフィックが増加するのを防止することができる。
【００５８】
図１０は、データ送信処理の流れの一例を示すフローチャートである。データ送信処理は、ＭＦＰ１００のＣＰＵ１１１がデータ送信プログラムを実行することにより、ＣＰＵ１１１により実行される処理である。ＣＰＵ１１１は、送信データの指定を受け付けたか否かを判断する（ステップＳ０１）。送信データの指定を受け付けるまで待機状態となり（ステップＳ０１でＮＯ）、送信データの指定を受け付けたならば処理をステップＳ０２に進める。ユーザが操作部１１５にファイル名の指定を入力したか否かを判断する。従って、データ送信処理は、送信データの指定を受け付けることを条件に実行される処理である。ステップＳ０２においては、送信データを取得する。具体的には、ユーザが操作部１１５に入力したファイル名を取得する。複数の送信データが指定された場合には、複数の送信データそれぞれのファイル名を取得する。
【００５９】
ステップＳ０３においては、送信先の指定を受け付けたか否かを判断する。送信先の指定を受け付けるまで待機状態となり、送信先の指定を受け付けたならば処理をステップＳ０４に進める。ここでは、送信先は、アドレス帳に含まれるレコードのユーザ識別情報（ユーザ名）である。ステップＳ０４においては、送信先情報を取得する。送信先情報は、送信先として指定されたユーザに割り当てられた電子メールアドレスである。次のステップＳ０５においては、送信先が指定されたか否かを判断する。複数の送信先が指定される場合には、処理をステップＳ０４に戻し、次に指定された送信先のユーザの電子メールアドレスを取得する。送信先の指定が終了すれば処理をステップＳ０６に進める。
【００６０】
ステップＳ０６においては、変数Ｎに送信先の数を設定し、処理をステップＳ０７に進める。ステップＳ０７においては、変数ｎに「０」を設定し、処理をステップＳ０８に進める。変数ｎは、処理対象とする送信先を特定するための値である。ステップＳ０８〜ステップＳ１２までの処理を送信先ごとに実行するためである。
【００６１】
ステップＳ０８においては、変数ｎを「１」増加した値に更新し、処理をステップＳ０９に進める。そして、送信先として指定されたユーザのうちｎ番目のユーザに個人ボックスが割り当てられているか否かを判断する（ステップＳ０９）。ボックス管理テーブルを参照し、ｎ番目のユーザのユーザ識別情報を含むボックス管理レコードが存在するか否かを判断する。そのようなボックス管理レコードが存在すれば、そのボックス管理レコードを特定し、処理をステップＳ１０に進めるが、存在しなければ処理をステップＳ１３に進める。
【００６２】
ステップＳ１０においては、特定されたボックス管理レコードに含まれるボックス識別情報で特定される個人ボックスに、ステップＳ０２で取得されたファイル名のデータを格納する。次のステップＳ１１においては、電子メールを生成し、処理をステップＳ１２に進める。生成する電子メールは、送信先として指定されたユーザのうちｎ番目のユーザに割り当てられた電子メールアドレスを宛先とし、ＭＦＰ１００の電子メールアドレスを送信元とし、個人ボックスにデータが格納されたことを示すメッセージを含む。なお、格納されたデータのファイル名を電子メールに含めるようにしてもよい。さらに、データの送信を指示したユーザのユーザ識別情報を含めるようにしてもよい。
【００６３】
一方、ステップＳ１３においては、未登録ユーザ送信処理を実行し、処理をステップＳ１２に進める。未登録ユーザ送信処理については後述するが、ＭＦＰ１００において送信先として指定されたユーザのうちｎ番目のユーザに個人ボックスが割り当てられていない場合に実行される処理であり、データをボックスに格納するとともに、ｎ番目のユーザに割り当てられた電子メールアドレス宛に、データを格納したことを知らせる電子メールを生成する処理である。
【００６４】
ステップＳ１２においては、変数ｎが変数Ｎと等しいか否かを判断し、等しくなければ処理をステップＳ０８に戻し、等しければ処理をステップＳ１４に進める。ステップＳ１４においては、ステップＳ１１およびステップＳ１３において生成された電子メールを送信し、処理を終了する。
【００６５】
図１１は、未登録ユーザ送信処理の流れの一例を示す第１のフローチャートである。未登録ユーザ送信処理は、図１０のステップＳ１３において実行される処理である。図１３を参照して、ＣＰＵ１１１は、パスワードを生成する（ステップＳ２１）。パスワードは、ＣＰＵ１１１が任意に定める。そして、ＨＤＤ１１３に新たな共有ボックスを生成する。この際、生成した共有ボックスを識別するためのボックス識別情報を付与し、ボックス管理テーブルにボックス管理レコードを追加する。ボックス管理レコードは、ボックス識別情報と、ステップＳ２１で生成したパスワードとを含む。換言すれば、ステップＳ２１で生成されたパスワードが入力されることを条件にアクセス可能な共有ボックスを生成する。この共有ボックスに代えて、送信先として指定されたユーザのみにアクセスを許可する個人ボックスを生成するようにしてもよい。
【００６６】
次のステップＳ２３においては、ステップＳ２２で生成されたボックスに、図１０のステップＳ０２で取得された送信データを格納し、処理をステップＳ２４に進める。ステップＳ２４においては、電子メールを生成し、処理をデータ送信処理に戻す。生成する電子メールは、図１０のステップＳ０４において送信先として指定されたユーザのうちｎ番目のユーザに割り当てられた電子メールアドレスを宛先とし、ＭＦＰ１００の電子メールアドレスを送信元とし、ステップＳ２２で生成された共有ボックスのボックス識別情報と、ステップＳ２１で生成されたパスワードと、共有ボックスにデータが格納されたことを示すメッセージと、を含む。なお、格納されたデータのファイル名を電子メールに含めるようにしてもよい。さらに、データの送信を指示したユーザのユーザ識別情報を含めるようにしてもよい。
【００６７】
以上説明したように、本実施の形態におけるＭＦＰ１００は、データを送信する指示を受け付けると、送信先として指定されたユーザに個人ボックスが割り当てられていれば、その個人ボックスにデータを格納し、データが個人ボックスに格納されたことを示す電子メールを生成し、送信する。また、送信先として指定されたユーザに個人ボックスが割り当てられていなければ、新たな共有ボックスを生成し、その共有ボックスにデータを格納し、データが共有ボックスに格納されたことを示す電子メールを生成し、送信する。このため、データそのものを送信しないので、ネットワーク２の通信トラフィックが増加するのを防止することができる。
【００６８】
＜第１の変形例＞
上述した実施の形態においては、ＭＦＰ１００に個人ボックスが割り当てられていないユーザにデータを送信する指示が入力された場合、自動的に共有ボックスを生成するようにしたが、データの送信を指示したユーザにより共有ボックスを生成する指示が入力されることを条件に、共有ボックスを生成するようにしてもよい。
【００６９】
図１２は、未登録ユーザ送信処理の流れの一例を示す第２のフローチャートである。図１２を参照して、図１１に示した未登録ユーザ送信処理と異なる点は、ステップＳ２１とステップＳ２２との間にステップＳ２１Ａが追加された点、およびステップＳ２５が追加された点である。その他の処理は、図１１に示した未登録ユーザ送信処理と同じなので、ここでは説明を繰り返さない。
【００７０】
ステップＳ２１Ａにおいては、ボックス生成指示を受け付けたか否かを判断する。具体的には、共有ボックスを生成するか否かを問い合わせるメッセージを表示部１１４に表示し、共有ボックスを生成する指示が操作部１１５に入力されたか否かを判断する。ボックス生成指示を受け付けたならば処理をステップＳ２２に進めるが、そうでなければ処理をステップＳ２５に進める。ステップＳ２５においては、エラー処理を実行し、処理をデータ送信処理に戻す。エラー処理は、たとえば、ｎ番目のユーザに対して、データが送信されないことを示すメッセージを表示部１１４に表示する。
【００７１】
第１の変形例における未登録ユーザ送信処理は、共有ボックスを生成することをユーザに知らせるので、ユーザはＨＤＤ１１３の記憶領域に共有ボックスが生成されたことを知ることができる。このため、生成された共有ボックスがいつまでも存在しないように後に削除する等の操作をユーザに促すことができる。
【００７２】
＜第２の変形例＞
上述した未登録送信処理においては、送信先として指定されたユーザであって、個人ボックスが割り当てられていないユーザごとに共有ボックスを生成するようにした。そのようなユーザが複数指定されると、個人ボックスが割り当てられていないユーザの数だけの共有ボックスが生成される。第２の変形例における未登録送信処理においては、１つのデータ送信操作で、多くても１つの共有ボックスを生成する。
【００７３】
図１３は、未登録送信処理の流れの一例を示す第３のフローチャートである。図１３を参照して、共有ボックスが既に生成されているか否かを判断する（ステップＳ３１）。共有ボックスを生成済みであれば処理をステップＳ３６に進め、未だ生成していなければ処理をステップＳ３２に進める。ステップＳ３２においては、パスワードを生成し、次のステップＳ３３においては共有ボックスを生成する。この際、ボックス管理テーブルに１つのボックス管理レコードが追加される。
【００７４】
そして、生成された共有ボックスに、図１０のステップＳ０２で取得されたファイル名のデータを格納し（ステップＳ３４）、処理をステップＳ３５に進める。ステップＳ３５においては、電子メールを生成し、処理をデータ送信処理に戻す。生成する電子メールは、図１０のステップＳ０４において送信先として指定されたユーザのうちｎ番目のユーザに割り当てられた電子メールアドレスを宛先とし、ＭＦＰ１００の電子メールアドレスを送信元とし、ステップＳ３３で生成された共有ボックスのボックス識別情報と、ステップＳ３２で生成されたパスワードと、共有ボックスにデータが格納されたことを示すメッセージと、を含む。なお、格納されたデータのファイル名を電子メールに含めるようにしてもよい。さらに、データの送信を指示したユーザのユーザ識別情報を含めるようにしてもよい。
【００７５】
処理をステップＳ３６に進める場合、既に共有ボックスが生成され、その共有ボックスに送信データが格納され、さらに電子メールが生成されている。ステップＳ３６においては、既に生成されている電子メールの宛先に、図１０のステップＳ０４において送信先として指定されたユーザのうちでｎ番目のユーザに割り当てられた電子メールアドレスを追加し、処理をデータ送信処理に戻す。
【００７６】
第３の変形例における未登録ユーザ送信処理においては、ＭＦＰ１００は、送信先として指定されたユーザであって、個人ボックスが割り当てられていないユーザが複数であっても、新たな共有ボックスを１つのみ生成する。このため、生成される共有ボックスの数を少なくすることができるので、ＨＤＤ１１３に生成される共有ボックスの管理が容易となる。
【００７７】
＜第４の変形例＞
第３の変形例においては、１つの共有ボックスを生成するようにしたが、送信データごとに共有ボックスを生成するようにしてもよい。図１４は、未登録ユーザ送信処理の流れの一例を示す第４のフローチャートである。図１４を参照して、ＣＰＵ１１１は、送信データの１つを選択する（ステップＳ４１）。図１０のステップＳ０２で取得されたファイル名のうちから１つを選択する。そして、選択したデータに対応する共有ボックスが既に生成されているか否かを判断する（ステップＳ４２）。選択したデータに対応する共有ボックスを生成済みであれば処理をステップＳ４６に進め、未だ生成していなければ処理をステップＳ４３に進める。ステップＳ４３においては、パスワードを生成し、次のステップＳ４４においては共有ボックスを生成する。この際、ボックス管理テーブルに１つのボックス管理レコードが追加される。
【００７８】
そして、生成された共有ボックスに、図１０のステップＳ０２で取得されたファイル名のデータを格納し（ステップＳ４５）、処理をステップＳ４６に進める。ステップＳ４６においては、未処理の送信データが存在するか否かを判断し、未処理の送信データが存在すれば処理をステップＳ４１に戻し、存在しなければ処理をステップＳ４７に進める。したがって、送信データの数だけ共有ボックスが生成される。
【００７９】
ステップＳ４７においては、電子メールを生成し、処理をデータ送信処理に戻す。生成する電子メールは、図１０のステップＳ０４において送信先として指定されたユーザのうちｎ番目のユーザに割り当てられた電子メールアドレスを宛先とし、ＭＦＰ１００の電子メールアドレスを送信元とし、ステップＳ４４において送信データごとに生成された共有ボックスのボックス識別情報と、ステップＳ３２で生成されたパスワードと、共有ボックスにデータが格納されたことを示すメッセージと、を含む。電子メールは、送信データごとに生成された共有ボックスのボックス識別情報を含むので、送信データの数だけのボックス識別情報を含む。なお、格納されたデータのファイル名を電子メールに含めるようにしてもよい。さらに、データの送信を指示したユーザのユーザ識別情報を含めるようにしてもよい。
【００８０】
第４の変形例における未登録ユーザ送信処理においては、ＭＦＰ１００は、送信先として指定されたユーザであって、個人ボックスが割り当てられていないユーザが存在すれば、送信データごとに新たな共有ボックスを生成する。このため、生成される共有ボックスに送信データが１つ記憶されるので、送信データの閲覧が容易となる。
【００８１】
＜第５の変形例＞
第３の変形例においては、１つの共有ボックスを生成するようにしたが、１つの共有ボックスに送信先ごとにフォルダを生成するようにしてもよい。フォルダは、共有ボックスの記憶領域をさらに複数に分割した記憶領域であり、フォルダ名が付与される。図１５は、未登録ユーザ送信処理の流れの一例を示す第５のフローチャートである。図１５を参照して、ＣＰＵ１１１は、共有ボックスが既に生成されているか否かを判断する（ステップＳ５１）。共有ボックスが生成済みであれば処理をステップＳ５７に進め、未だ生成されていなければ処理をステップＳ５２に進める。ステップＳ５２においては、パスワードを生成し、次のステップＳ５３においては共有ボックスを生成する。この際、ボックス管理テーブルに１つのボックス管理レコードが追加される。
【００８２】
そして、生成された共有ボックスに、送信先として指定されたユーザのうちｎ番目（１番目）のユーザに対応するユーザ別フォルダを生成する（ステップＳ５４）。ユーザ別フォルダのフォルダ名は、ユーザ識別情報とするのが好ましい。そして、図１０のステップＳ０２で取得されたファイル名のデータを、生成したフォルダに格納し（ステップＳ５５）、処理をステップＳ５６に進める。
【００８３】
処理をステップＳ５７に進める場合、既に共有ボックスが生成され、さらに電子メールが生成されている。ステップＳ５７においては、既に生成済みの共有ボックスに、送信先として指定されたユーザのうちｎ番目（２番目以降）のユーザに対応するユーザ別フォルダを生成する。ユーザ別フォルダのフォルダ名は、ユーザ識別情報とするのが好ましい。そして、図１０のステップＳ０２で取得されたファイル名のデータを、生成したフォルダに格納する（ステップＳ５８）。次のステップＳ５９においては、既に生成されている電子メールの宛先に、図１０のステップＳ０４において送信先として指定されたユーザのうちでｎ番目のユーザに割り当てられた電子メールアドレスを追加し、処理をデータ送信処理に戻す。
【００８４】
＜第６の変形例＞
第５の変形例においては、１つの共有ボックスに送信先ごとにフォルダを生成するようにしたが、送信データごとにフォルダを生成するようにしてもよい。図１６は、未登録ユーザ送信処理の流れの一例を示す第６のフローチャートである。図１６を参照して、ＣＰＵ１１１は、共有ボックスが既に生成されているか否かを判断する（ステップＳ６１）。共有ボックスが生成済みであれば処理をステップＳ６９に進め、未だ生成されていなければ処理をステップＳ６２に進める。ステップＳ６２においては、パスワードを生成し、次のステップＳ６３においては共有ボックスを生成する。この際、ボックス管理テーブルに１つのボックス管理レコードが追加される。
【００８５】
そして、送信データの１つを選択する（ステップＳ６４）。図１０のステップＳ０２で取得されたファイル名のうちから１つを選択する。そして、生成された共有ボックスに、選択された送信データに対応するデータ別フォルダを生成する（ステップＳ６５）。データ別フォルダのフォルダ名は、ファイル名とするのが好ましい。そして、生成されたデータ別フォルダに、ステップＳ６４において選択された送信データを格納し（ステップＳ６６）、処理をステップＳ６７に進める。ステップＳ６７においては、未処理の送信データが存在するか否かを判断し、未処理の送信データが存在すれば処理をステップＳ６４に戻し、存在しなければ処理をステップＳ６８に進める。
【００８６】
ステップＳ６８においては、電子メールを生成し、処理をデータ送信処理に戻す。生成する電子メールは、図１０のステップＳ０４において送信先として指定されたユーザのうちｎ番目（１番目）のユーザに割り当てられた電子メールアドレスを宛先とし、ＭＦＰ１００の電子メールアドレスを送信元とし、ステップＳ６３において生成された共有ボックスのボックス識別情報と、ステップＳ６２で生成されたパスワードと、共有ボックスにデータが格納されたことを示すメッセージと、を含む。電子メールは、生成された共有ボックスのボックス識別情報を含み、その共有ボックスは、送信データ別のフォルダを含む。なお、格納されたデータのファイル名を電子メールに含めるようにしてもよい。さらに、データの送信を指示したユーザのユーザ識別情報を含めるようにしてもよい。
【００８７】
処理をステップＳ６９に進める場合、既に共有ボックスが生成され、送信データ別のフォルダが生成され、そのフォルダにデータが格納され、さらに電子メールが生成されている。ステップＳ６９においては、既に生成されている電子メールの宛先に、図１０のステップＳ０４において送信先として指定されたユーザのうちでｎ番目（２番目以降）のユーザに割り当てられた電子メールアドレスを追加し、処理をデータ送信処理に戻す。
【００８８】
第６の変形例における未登録ユーザ送信処理においては、ＭＦＰ１００は、送信先として指定されたユーザであって、個人ボックスが割り当てられていないユーザが存在すれば、共有ボックスを生成し、その共有ボックスの送信データ別のフォルダに送信データを格納する。このため、生成される共有ボックスに送信データが、フォルダに分類されて記憶されるので、送信データの閲覧が容易となる。
【００８９】
＜第７の変形例＞
第７の変形例においては、ＭＦＰ１００は、送信先として指定されたユーザであって、個人ボックスが割り当てられていないユーザが存在すれば、そのユーザに対してのみ電子メールにデータを添付して送信する。図１７は、未登録ユーザ送信処理の流れの一例を示す第７のフローチャートである。図１７を参照して、変数ｎが「１」であるか否かを判断する（ステップＳ７１）。変数ｎが「１」ならば処理をステップＳ７２に進め、そうでなければ処理をステップＳ７３に進める。ステップＳ７２においては、図１０のステップＳ０４において送信先として指定されたユーザのうちｎ番目（１番目）のユーザに割り当てられた電子メールアドレスを宛先とし、ＭＦＰ１００の電子メールアドレスを送信元とし、図１０のステップＳ０２で取得されたファイル名のデータを添付した電子メールを生成し、処理をデータ送信処理に戻す。電子メールは、データの送信を指示したユーザのユーザ識別情報を含めるようにしてもよい。
【００９０】
処理をステップＳ７３に進める場合、既に電子メールが生成されている。ステップＳ７３においては、既に生成されている電子メールの宛先に、図１０のステップＳ０４において送信先として指定されたユーザのうちでｎ番目（２番目以降）のユーザに割り当てられた電子メールアドレスを追加し、処理をデータ送信処理に戻す。
【００９１】
第７の変形例においては、ＭＦＰ１００は、データを送信する指示を受け付けると、送信先として指定されたユーザに個人ボックスが割り当てられていれば、その個人ボックスにデータを格納し、データが個人ボックスに格納されたことを示す電子メールを生成し、送信する。このため、データそのものを送信しないので、ネットワーク２の通信トラフィックが増加するのを防止することができる。また、送信先として指定されたユーザに個人ボックスが割り当てられていなければ、送信データを添付した電子メールを生成し、送信する。
【００９２】
今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。
【図面の簡単な説明】
【００９３】
【図１】本発明の実施の形態の１つにおける情報処理システムの全体概要を示す図である。
【図２】本実施の形態におけるＭＦＰのハードウェア構成の一例を示すブロック図である。
【図３】ボックス管理テーブルの一例を示す図である。
【図４】ＭＦＰが備えるＣＰＵの機能の概要を示す機能ブロック図である。
【図５】初期画面を表示する操作パネルの平面図である。
【図６】ログイン画面を表示する操作パネルの平面図である。
【図７】ファイル選択画面を表示する操作パネルの平面図である。
【図８】アドレス帳の一例を示す図である。
【図９】送信先指定画面の一例を示す第１の図である。
【図１０】データ送信処理の流れの一例を示すフローチャートである。
【図１１】未登録ユーザ送信処理の流れの一例を示す第１のフローチャートである。
【図１２】未登録ユーザ送信処理の流れの一例を示す第２のフローチャートである。
【図１３】未登録ユーザ送信処理の流れの一例を示す第３のフローチャートである。
【図１４】未登録ユーザ送信処理の流れの一例を示す第４のフローチャートである。
【図１５】未登録ユーザ送信処理の流れの一例を示す第５のフローチャートである。
【図１６】未登録ユーザ送信処理の流れの一例を示す第６のフローチャートである。
【図１７】未登録ユーザ送信処理の流れの一例を示す第７のフローチャートである。
【符号の説明】
【００９４】
１  情報処理システム、２  ネットワーク、２１  ＡＤＦ、２２  画像読取部、２３  画像処理部、２４  画像形成部、２５  給紙部、２６  後処理部、２７  ファクシミリ部、２８  通信制御部、５１  ユーザ認証部、５３  送信ファイル選択部、５５  送信先指定部、５７  ボックス管理部、５９  電子メール作成部、６１  送信部、６３  パスワード生成部、６５  ボックス生成部、６７  データ格納部、１０１  情報処理部、１１１  ＣＰＵ、１１２  ＲＡＭ、１１３  ＨＤＤ、１１４  表示部、１１５  操作部、１１６  データ通信制御部、１１７  データ入出力部、１１９Ａ  メモリカード。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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