(57)【要約】【課題】削除した情報において、再度参照されたくない情報のリストアを抑制可能な文書管理システムを提供すること。【解決手段】本発明は、DB1211を保存する電子文書DB装置1205と、BDB1213を保存する電子文書バックアップ用DB装置1209とを備えている。DMA1206は、電子文書DB装置1205に保存されているDB1211のうち削除されるべき電子文書1207が指示された場合に、DB1211から電子文書1207を削除する。また、DMA1206は、電子文書1207が指示された場合に、電子文書バックアップ用DB装置1209内に保存されているBDB1213のうち電子文書1207に対応する電子文書1214を電子文書バックアップ用DB装置1209から削除する。【選択図】図１２
2008257552.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子文書群を保存する保存装置と、
前記保存装置に保存されている電子文書群を取得して保存するバックアップ保存装置と、
前記保存装置に保存されている電子文書群のうち削除されるべき電子文書が指示された場合に、前記保存装置内の電子文書群から電子文書を削除する削除手段とを有する文書管理システムであって、
前記保存装置に保存されている電子文書群のうち削除されるべき電子文書が指示された場合に、当該指示された電子文書を前記保存装置から削除するとともに、前記バックアップ保存装置内に保存されている電子文書群のうち前記指示された電子文書に対応する電子文書が前記保存装置内に移動させられることがないように制御する制御手段を有することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記制御手段は、
前記電子文書群において、前記削除されるべきとして指示された電子文書の識別情報を登録する登録手段と、
前記登録手段で識別情報が登録されると、前記バックアップ保存装置から前記保存装置にリストアされることが無いことを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記制御手段は、
前記保存装置に保存されている電子文書群のうち削除されるべき電子文書が指示された場合に、前記バックアップ保存装置内に保存されている電子文書群のうち前記指示された電子文書に対応する電子文書を検索して削除することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項４】
電子文書群を保存する保存装置と、
前記保存装置に保存されている電子文書群を取得して保存するバックアップ保存装置と、
前記保存装置に保存されている電子文書群のうち削除されるべき電子文書が指示された場合に、前記保存装置内の電子文書群から電子文書を削除する削除手段とを有する文書管理システムの制御方法であって、
前記保存装置に保存されている電子文書群のうち削除されるべき電子文書が指示された場合に、当該指示された電子文書を前記保存装置から削除するとともに、前記バックアップ保存装置内に保存されている電子文書群のうち前記指示された電子文書に対応する電子文書が前記保存装置内に移動させられることがないように制御する制御工程を有することを特徴とする文書管理システムの制御方法。
【請求項５】
前記制御工程は、
前記電子文書群において、前記削除されるべきとして指示された電子文書の識別情報を登録する登録工程と、
前記登録工程で識別情報が登録されると、前記バックアップ保存装置から前記保存装置にリストアされることが無いことを特徴とする請求項４記載の文書管理システムの制御方法。
【請求項６】
前記制御工程は、
前記保存装置に保存されている電子文書群のうち削除されるべき電子文書が指示された場合に、前記バックアップ保存装置内に保存されている電子文書群のうち前記指示された電子文書に対応する電子文書を検索して削除することを特徴とする請求項４に記載の文書管理システムの制御方法。
【請求項７】
コンピュータを請求項１乃至３のいずれかに記載の手段として機能させるためのコンピュータプログラム。
【請求項８】
コンピュータにより読み出し可能なプログラムを格納した記憶媒体であって、請求項７記載のコンピュータプログラムを格納したことを特徴とする記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システムおよびその制御方法に関するものである。より詳細には、様々なアプリケーションにより作成される電子文書等をデータベース（DB）で管理し、DB装置に保存する、PC上で動作する電子文書管理システム（ドキュメントマネージメントアプリケーション：DMA）に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
本明細書において、「データベース（DB）」とは、データ（例えば、電子文書や、管理表など）の集合体を示す。このDBは、例えば、検索などの際に用いられる。なお、DBにたった一つのデータしか含まれていない場合も当然あるが、そのような場合には、DBがそのたった一つのデータを指すことになる。
【０００３】
また、本明細書において、「データベース（DB）装置」 とは、DBを保存するための保存装置である。
【０００４】
こうしたDBを作成する技術は古くから様々存在し、DB装置内のDBをバックアップしてBDBを作成する技術も知られている。なお、これ以降、DBをバックアップして作成されたデータの集合体をバックアップデータベース(BDB)と呼ぶことにする。
【０００５】
ところで、こうしたDB装置内のDBには様々な機密電子文書が含まれている。そのため、個人情報保護法との関係で、必要に応じて、DB装置内のDBから機密電子文書を手動で削除しなくてはいけない。
さらに、機密電子文書を完全に削除するためには、その機密電子文書をBDBからも手動で削除する必要があり、以下の面倒な三つの作業を、機密電子文書を含むBDBすべてに対して手動で行う必要があった。
【０００６】
（１）BDBのリストア（バックアップ用DB装置に保存されたBDBを、使用中のDB装置内に移すこと）を手動で行う。なお、移されたBDBは、使用中のDB装置内では、DBとして取り扱われる。  
（２）使用中のDB装置内のDBに含まれる機密電子文書を手動で削除する。  
（３）DB装置内のDBを手動でバックアップして、バックアップ用DB装置にBDBを作成する。
【０００７】
この（１）、（２）、（３）の作業を説明するために、図２を用いて、さらに詳細に説明する。  
まず、図２の見方について説明する。  
DMA202はPC201上で動作し、DB装置203にDBを保存しているものとする。さらに、このPC201上で動作するDMAは、複数のバックアップ用DB装置にバックアップデータベース（BDB）204、205を作成しているものとする。さらに可運搬型記憶媒体の読み取り/記憶装置でCDなどのリムーバブルメディアにもBDBを保存しているものとする。
【０００８】
こうした状況化で、バックアップ用DB装置内のBDB内の機密電子文書を完全に削除するためには、  
［１］まず、BDB204をリストアする。これにより、バックアップ用DB装置内のBDBが、DB装置203内のDBに移ることになる。なお、移されたBDBは、使用中のDB装置内では、DBとして取り扱われる。  
［２］続いて、使用中のDB装置203内のDBのうち、このDBに含まれる機密電子文書を手動で削除する。  
［３］その後、機密電子文書が含まれなくなったDBを、バックアップ用DB装置204に移して、BDB204を作り直す。  
こうした作業を、BDB205や、CD206に存在するBDBに対しても同様の処理を行う必要がある。
【０００９】
【特許文献１】特開２００２−８２８２１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【００１０】
しかし、これには多くの時間と手間が必要である。
【００１１】
特許文献１には、電子書庫において、バックアップを行っても、原本性を損なうことなく電子文書を管理することが開示されている。しかしながら、BDBから所定の情報を再度参照されることを抑制するための技術は開示されていない。
【００１２】
本発明は、このような問題を鑑みてなされたもので、その目的とするところは、削除した情報において、再度参照されたくない情報のリストアがされないようにすることのできる文書管理システムおよびその制御方法を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１３】
本発明の文書管理システムは、以下の構成を有する。  
即ち、電子文書群を保存する保存装置と、前記保存装置に保存されている電子文書群を取得して保存するバックアップ保存装置と、前記保存装置に保存されている電子文書群のうち削除されるべき電子文書が指示された場合に、前記保存装置内の電子文書群から電子文書を削除する削除手段とを有する文書管理システムであって、前記保存装置に保存されている電子文書群のうち削除されるべき電子文書が指示された場合に、当該指示された電子文書を前記保存装置から削除するとともに、前記バックアップ保存装置内に保存されている電子文書群のうち前記指示された電子文書に対応する電子文書が前記保存装置内に移動させられることがないように制御する制御手段を有する。
【００１４】
また、本発明の文書管理システムを制御する方法は、以下の構成を有する。  
即ち、電子文書群を保存する保存装置と、前記保存装置に保存されている電子文書群を取得して保存するバックアップ保存装置と、前記保存装置に保存されている電子文書群のうち削除されるべき電子文書が指示された場合に、前記保存装置内の電子文書群から電子文書を削除する削除手段とを有する文書管理システムの制御方法であって、前記保存装置に保存されている電子文書群のうち削除されるべき電子文書が指示された場合に、当該指示された電子文書を前記保存装置から削除するとともに、前記バックアップ保存装置内に保存されている電子文書群のうち前記指示された電子文書に対応する電子文書が前記保存装置内に移動させられることがないように制御する制御工程を有する。
【発明の効果】
【００１５】
本発明により、既に削除された情報のうち再度参照されたくない情報のリストアがされなくなる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１６】
以下、図面を参照して本発明の実施形態を詳細に説明する。なお、以下で説明する図面で、同一機能を有するものは同一符号を付け、その繰り返しの説明は省略する。  
第１の実施形態として、DB装置内のDBに含まれる（情報保護フラグがONの）電子文書がユーザにより削除された場合に、その電子文書がバックアップ用DB装置内のBDBから戻せないように制御する動作を開示する。
【００１７】
これにより、DB装置内のDBに含まれる重要な電子文書が削除された場合には、その重要な電子文書の使用をできなくすることができる。
【００１８】
（第１の実施形態）  
図１は、本実施形態を実現するためのコンピュータ装置（PC）100のハードウエア構成を説明する図である。101はROMであり、DMAや後述される処理などの制御プログラム（コンピュータプログラム）などを格納しており、通常、不揮発性メモリが使用される。102はRAMであり、ＣＰＵの処理動作中のデータや入力データなどを一時的に格納することができ、通常揮発性メモリが使用される。103はCPUであり、種々の演算、制御、判別などの処理動作を実行する。
【００１９】
104は外部からデータ等を入力するための装置であり、入出力装置FDD、USB機器、などがこれにあたる。105はLANインタフェースで、ネットワーク経由でHDD等の外部記憶装置106などの一般的な記憶装置、Webサーバー、メールサーバー等にコンピュータを接続する事ができる。107は表示用ディスプレイであり、108は所定の指令あるいはデータなどを入力する入力操作部であり、キーボード、マウス機器がこれにあたる。109はCD、外付けハードディスク等の可搬型メディア110に書き込み/読み取りを行う為の機器で、LANインタフェース105の様にネットワーク経由で接続する場合もある。111は主記憶装置で、通常ハードディスクドライブが使用され、LANインタフェース105の様にネットワーク経由で接続する場合もある。
【００２０】
PC100の表示画面上には、PC100上で動作する文書管理アプリケーション（DMA）300が、そのDMA300が管理しているDB装置308内のDBを図３の上半分のように表示する。図３では、このＤＢには、電子文書Ａ301、電子文書Ｂ302、電子文書Ｃ303、電子文書Ｄ304が含まれる。
さらに、このDB装置308は、各電子文書のID（識別情報）や情報保護フラグも格納している。
【００２１】
こうした環境下で、PC１００のオペレータが電子文書C302をマウスで右クリックすると、表示用ディスプレイ107にプルダウンメニュー305が表示される。該プルダウンメニュー305から、「開く」、「コピー」、「印刷」、「削除」、「削除（リストア禁止）」、「情報保護設定」の操作をユーザは選択できる。
【００２２】
＜「情報保護設定」及び「情報保護フラグ」について＞  
ある電子文書に対してユーザから「情報保護設定」指示が行われると、DMA300は、DB307の管理表上で、当該ある電子文書の情報保護フラグを１（ON）に設定する。なお、各電子文書の情報保護フラグはデフォルトでは０（OFF）となっている。
【００２３】
図９は、この情報保護フラグをONに設定する処理を詳細に説明するためのフローチャートである。  
S901では、ある電子文書の上にマウスカーソルが合わされマウス右クリックが押下され、さらにプルダウンメニューの「情報保護設定」が選択されると、DMA300は、その電子文書に対する情報保護設定の指示を受け付ける。
【００２４】
S902では、DMA300は、情報保護設定の指示のあった電子文書に対応する電子文書ID（DB307の管理表の電子文書ID）の情報保護フラグを“0”→“１”に設定変更する。
【００２５】
＜「管理表」について＞  
本実施形態において、「管理表」とは、DB上で各電子文書の「電子文書ID」と、「情報保護フラグ＝その電子文書のリストアを禁止するか否かを示す情報」とを関連付けて管理するためのデータである。
【００２６】
本実施形態では、後述するように、DB307の管理表上で情報保護フラグが０の電子文書（通常の電子文書）に対して「削除」の指示がユーザからされた場合に、その電子文書がDMA300によって通常通りに削除される。しかし、DMA300は、当該電子文書をバックアップ用ＤＢ装置からＤＢ装置308に戻すことができないように制御することは無い。
【００２７】
一方、情報保護フラグが１の電子文書に対して「削除」の指示がされた場合には、DMA300は、この電子文書をＤＢ装置308から削除するだけでなく、以下のことも行う。すなわち、DMA300は、上記削除に加えて、当該電子文書をバックアップ用ＤＢ装置からＤＢ装置308に戻すことができないように制御することになる。
【００２８】
＜「削除履歴管理表」について＞  
こうした制御を行うための具体的な構成の説明のため、図４を用いて削除履歴管理表について説明する。  
「削除履歴管理表」とは、情報保護フラグが１である電子文書のID（識別情報）を管理するための表である。
【００２９】
具体的には、削除履歴管理表には、情報保護フラグが１である電子文書の「電子文書ID」、「削除日」、「削除者」などの情報が含まれている。
【００３０】
「電子文書ID」はDMA内で電子文書に付与されたユニークな番号、「削除日」は電子文書が削除された日時、「削除者」は削除を指示したオペレータのログインIDが記録される。
【００３１】
＜電子文書の削除がユーザから指示された場合の処理の流れ＞  
図５は、図３と同様のDMAにおいて、電子文書の削除がユーザから指示された場合の処理の流れを説明した図である。図５に示すDMA５０６は、図３に示すDMA３００と同一である。また、図５に示すDB装置５０５は、図３に示すDB装置３０８と同一である。
【００３２】
図５において、電子文書DB装置505は、電子文書群（電子文書の集合体）としてのDBを保存する保存装置であり、電子文書507を含むDB511を保存している。電子文書バックアップ用DB装置509は、電子文書507のバックアップデータである電子文書514を含むBDB513を保存するバックアップ保存装置である。この電子文書バックアップ用DB装置509は、電子文書DB装置505に保存されているDB511をバックアップとして取得し、BDB513として保存する。電子文書バックアップ用DB装置508は、電子文書DB装置505に保存されたDB511とは別のDBのバックアップであるBDB512を保存している。削除履歴管理表DB装置503は、削除履歴管理表501を保存している。削除履歴管理表バックアップ用DB装置504は、削除履歴管理表DB装置503に保存されている削除履歴管理表501をバックアップとして取得し、バックアップ削除履歴管理表として保存している。
【００３３】
オペレータによって電子文書の「削除」が指示されると、その削除指示を受付けたDMA506はDB511において電子文書507に情報保護フラグ１が設定されているか否かを確認する。情報保護フラグ１が設定されていれば、DMA506は、電子文書DB装置511から電子文書507を削除し、削除履歴管理表501に電子文書IDと削除日、削除者を登録する。すなわち、保存装置内のDBから削除すべき電子文書を削除する。
【００３４】
この＜電子文書の削除がユーザから指示された場合の処理の流れ＞についての具体的な処理の流れを、図８のフローチャートを用いて説明する。  
S801では、オペレータにより電子文書の「削除」の指示があると、DMA506がその指示（DB511のうちの削除されるべき電子文書の指示）を受け付ける。
【００３５】
S802では、DMA506は、DB511の管理表を参照し、指示された電子文書の情報保護フラグがONに設定されているか確認する。設定があれば、DMA506はS803に進む。設定が無ければ、DMA506はS805に進む。
【００３６】
S803では、DMA506は、削除履歴管理表501に、「削除」の指示がされた電子文書の電子文書ID、削除日、削除者を登録する。
【００３７】
次いで、DMA506は、削除履歴管理表501に登録が完了したかどうか判定し（S804）、登録できていなければS803の処理を再度行う。登録できていれば、DMA506は、S805に進む。S805では、DMA506は、電子文書DB装置505におけるDB511内の電子文書の削除を行い処理を終了する。
【００３８】
本実施形態では、削除履歴管理表501は、電子文書を保存するDB装置と同じDB装置に保存しても良い。上述のように電子文書を保存するDB装置とは異なるDB装置である削除履歴管理表DB装置503で管理することにより、DB、DB装置が破損した場合、削除履歴管理表501を復元することができる。このようなDB、DB装置の破損に備え、可能な限り最新のデータに戻せる様、電子文書DB装置505におけるバックアップより高い頻度でバックアップすることが好ましい。この削除履歴管理表501は暗号化することが可能で、悪意のある操作によって電子文書が取り出される事を防ぐ事ができる。
【００３９】
これとは別に電子文書の集合体であるDB505もDB装置に保存することができ、PCやDBの破損、PCシステムの入れ替え、特定日時の複数のバージョンのDBを長期保存等の目的でDB装置にBDBとして作成することができる。さらに、BDBはCD515などの可搬型記憶媒体読み取り/記憶装置510を使用して保存することができる。
【００４０】
＜電子文書のリストアが指示された場合の処理の流れ＞  
図６はPC502で動作するDMA506において電子文書バックアップ用DB装置508、509にバックアップされたBDB512、513やCD515からリストアする際の処理の流れを説明した図である。  
管理者によってリストアが指示されると、DMA506は電子文書バックアップ用ＤＢ装置508、509やCD515が挿入された可搬型記憶媒体読み取り/記憶装置510に接続する。次いで、DMA506は、リストア対象の電子文書の電子文書IDを収集し、削除履歴管理表501の電子文書IDと照合する。
【００４１】
照合の結果、一致していない電子文書のみリストア処理を継続するように制御する。即ち、一致していない電子文書のみ、電子文書バックアップ用ＤＢ装置508、509やCD515が挿入された可搬型記憶媒体読み取り/記憶装置510から、DB装置505に移す。
【００４２】
一方、削除履歴管理表の電子文書IDとリストア対象の電子文書IDとが一致した場合は、DMA506は、リストア処理を行わないように制御する。このように本実施形態では、バックアップ保存装置内に保存されているBDBのうちリストア禁止の制御がされた電子文書が保存装置内に移動されることがないように制御される。
【００４３】
この処理について、図１０を用いて詳細に説明する。  
S1001では、管理者によってBDB又はCDからのリストアが指示されると、DMA506は、上記リストアの指示を受ける。S1002では、電子文書バックアップ用DB装置508、509内のBDB512、513,又はCD515内のBDBから電子文書ID一覧を取り出す。
【００４４】
S1003では、DMA506は、削除履歴管理表501から以前に登録された電子文書IDを取り出す。
【００４５】
S1004では、DMA506は、S1002で取り出した電子文書IDとS1003で取り出した電子文書IDとを照合する。照合の際には電子文書IDの少ないテーブルから電子文書IDを取り出し、多い方のテーブルと比較することによって比較の高速化を図る。
【００４６】
S1005では、DMA506は、S1004における比較の結果から電子文書IDが一致しない電子文書のみをリストアし処理を終了する。
【００４７】
なお、削除履歴管理表の電子文書IDとリストア対象の電子文書IDとが一致した電子文書は、リストア拒否を明示するためにアイコンをグレーアウトして表示するまたは、表示しない、のいずれかを切り替えることが可能である。このような切り替えは、管理者、オペレータがあらかじめ設定することができる。
【００４８】
このように、本実施形態では、リストア時にBDB内の電子文書の電子文書IDと、削除履歴管理表内の電子文書IDとを比較し照合を行い、該照合結果に応じてリストア処理の許可か否かの判断を行っている。よって、再度参照したくない電子文書のリストアを抑制することができる。なお、上記削除履歴管理表への電子文書IDの登録は、再度参照されたくないと指示された電子文書をリストア対象から自動的に外す機能を果たす。この登録はオペレータや管理者の所望に応じて行えるので、再度参照したい場合としたくない場合とを適宜選択することができる。
【００４９】
＜オペレータによって電子文書の「削除（リストア禁止）」が指示された場合の処理の流れ＞  
オペレータによって電子文書の「削除（リストア禁止）」が指示されると、その削除指示を受付けたＤＭＡ506は電子文書507に情報保護フラグ１を設定した上で、電子文書DB装置511から電子文書507を削除する。そして、DMA506は、削除履歴管理表501に当該電子文書ＩＤと削除日、削除者を登録する。この削除（リストア禁止）についてさらに詳細に説明する。
【００５０】
オペレータが電子文書C302を機密電子文書として削除するために電子文書Ｃ302に対して「削除（リストア禁止）」を指定する。当該指定を受付けたDMA300は、DB307内の電子文書の電子文書ID（00000002）の情報保護フラグ“１”を管理表上で設定する。すなわち、DMA300は、削除が指示された電子文書302の少なくとも電子文書IDを削除履歴管理表に登録する。このように、情報保護フラグ”１”が設定されることで、電子文書Ｃ302は、バックアップ用ＤＢ装置からＤＢ装置308に戻すことができなくなる。さらに、ＤＭＡ300は、ＤＢ装置308内の電子文書Ｃ302の削除を行う。この「削除（リストア禁止）」により、「情報保護設定」と「削除動作」とを一括して行える。
【００５１】
なお、本実施形態では、削除履歴管理表に登録されるのは、全ての電子文書の電子文書IDを登録するのではなく、リストアを禁止する設定がされた上で削除された特殊な電子文書の電子文書IDである。このように、特殊な電子文書の電子文書IDだけを削除履歴管理表に登録するため、削除履歴管理表のデータ量は少なくてすむことになる。
【００５２】
なお、「削除（リストア禁止）」のメニューと「情報保護設定」のメニューとは、ＰＣにログインしたオペレータの権限が強い場合（オペレータが管理者権限を持つ場合）にのみ表示される。そのため、ＰＣにログインしたオペレータの権限が弱い場合（オペレータが一般権限を持つ場合）には表示されない。
【００５３】
なお、「削除（リストア禁止）」のメニューと「情報保護設定」のメニューは、権限の弱いオペレータが使えないようになっていればよいため、単に表示だけするのは構わない。
【００５４】
（第２の実施形態）  
第１の実施形態では、DB装置内のDBに含まれる（情報保護フラグがONの）電子文書がユーザにより削除された場合に、その電子文書がバックアップ用DB装置内のBDBから戻せないように制御する動作を開示した。
【００５５】
これにより、DB装置内のDBに含まれる重要な電子文書が削除された場合には、その重要な電子文書の使用をできなくすることを実現した。
【００５６】
対して、第２の実施形態では、DB装置内のDBに含まれる（情報保護フラグがONの）電子文書がユーザにより削除された場合に、その電子文書をバックアップ用DB装置内のBDBからも削除する動作を開示する。
【００５７】
これにより、第２の実施形態でも第１の実施形態と同じように、DB装置内のDBに含まれる重要な電子文書が削除された場合には、その重要な電子文書の使用をできなくすることを実現できる。
【００５８】
なお、第２の実施形態の方法では、バックアップ用DB装置内のBDBからも重要な電子文書を削除するため、重要な電子文書が完全に削除され、セキュリティが第１の実施形態よりも高いという効果がある。
【００５９】
反面、DB装置内から削除された電子文書と同じ電子文書をBDBから削除するために、その電子文書をBDBから検索するのに非常に時間がかかるという欠点がある。また、電子文書を削除するために、一々、全てのCDをセットしなくてはいけないという欠点もある。さらに、CDがCD-Rのように編集禁止なメディアである場合には、第２の実施形態では重要な電子文書の保護を実現できないという欠点がある。こうした第２の実施形態の欠点は、逆にいうと、第２の実施形態の利点である。
【００６０】
図１１ではDMA1100のPC100上の操作画面と、DB装置1108内のDB1107での電子文書、ID，情報保護フラグ、のデータの持ち方を説明している。DMA1100では複数の電子文書（電子文書Ａ1101、電子文書Ｂ1102、電子文書Ｃ1103、電子文書Ｄ1104）を管理、編集することができる。
【００６１】
オペレータが電子文書C1102をマウスで右クリックすると、表示用ディスプレイ107にプルダウンメニュー1105が表示される。該プルダウンメニュー1105から、「開く」、「コピー」、「印刷」、「削除」、「削除（リストア禁止）」、「削除（BDBデータも削除）」、「情報保護設定等」の操作を選択できる。
【００６２】
「情報保護設定」のメニューはオペレータがPC100にログインした時点の権限の強さによって表示/非表示、表示/グレーアウトなどを切り替えることができる。さらに、「情報保護設定」と「削除動作」を一括して行える「削除（リストア禁止）」、「削除（BDBデータの削除）」についても同様の切り替えを行うことができる。
【００６３】
オペレータが電子文書C1102を機密電子文書として管理するため、「削除（BDBデータも削除）」を指定する。この指定により、DMA1100はDB装置1108内のDB1107の電子文書1102に対応するID：00000002の管理表の情報保護フラグ“１”を設定する。
【００６４】
以降、電子文書C1102は機密電子文書として扱われる。そして、電子文書C1102がDB装置1108内のDB1107から削除された場合、DMA1100は、読み取り/書き換え可能な電子文書バックアアップ用DB装置内のBDBを検索し、ID：00000002の電子文書があれば該BDBから削除を行う。読み取り/書き換えできないCDに保存されているBDBにID：00000002の電子文書があれば、第1の実施形態と同様に電子文書C1120を読み出すことができなくなる。
【００６５】
図１４はPC1202で動作するDMA1206において電子文書の削除履歴管理表、バックアップについての一覧の流れを説明した図である。  
図１４において、電子文書DB装置1205は、電子文書1207を含むDB1211を保存している。電子文書バックアップ用DB装置1209は、電子文書1207のバックアップデータである電子文書1214を含むBDB1213を保存している。電子文書バックアップ用DB装置1208は、電子文書DB装置1205に保存されたDB1211とは別のDBのバックアップであるBDB1212を保存している。削除履歴管理表DB装置1203は、削除履歴管理表1201を保存している。削除履歴管理表バックアップ用DB装置1204は、削除履歴管理表DB装置1203に保存されている削除履歴管理表1201をバックアップとして取得し、バックアップ削除履歴管理表として保存している。
【００６６】
オペレータによって電子文書の「削除（BDBデータも削除）」が指示されると、その削除指示を受付けたDMA1206はDB1211において電子文書1207に情報保護フラグ1が設定されているか否かを確認する。情報保護フラグ１が設定されていれば、DMA1206は、電子文書DB装置1211から電子文書1207を削除し、削除履歴管理表1201に電子文書IDと削除日、削除者を登録する。なお、情報保護フラグが０の場合であっても、以下に示すBDBからの削除は行われる。
【００６７】
次に、DMA1206は、接続可能な電子文書バックアップ用DB装置内のBDBを検索し、読み取り/書き換え可能な場合、指定された電子文書IDの電子文書をBDBから削除する。その際、BDBの探索パフォーマンスを向上させるため、削除する電子文書の作成日を削除履歴管理表に記載し、作成日以前にDB装置にバックアップしたBDBは検索から外す様に設定する事も可能である。
【００６８】
より具体的には、図１２において、DMA1206は、電子文書バックアップ用DB装置1208、1209、および可搬型記憶媒体読み取り/記憶装置1210に挿入されたCD1215を参照する。この参照により、DMA1207は、電子文書1207の電子文書IDと一致する電子文書を探索する。図１２では、BDB1213に電子文書1207のバックアップデータである電子文書1214（電子文書1207の電子文書IDと同一のIDを有する電子文書）が含まれている。従って、DMA1206は、IDを用いてこの電子文書1214をBDB1213から検索して削除する。
【００６９】
このように、本実施形態では、BDBデータを削除する指示に応じて、電子文書DB装置に加えて、電子文書バックアップ用DB装置からも、再度参照されたくない電子文書を自動的に削除することができる。
【００７０】
また、電子文書1207の電子文書IDと一致する電子文書がCD1215に存在する場合であっても、上述のように削除履歴管理表1201に電子文書1207の電子文書IDが登録されていれば、第1の実施形態と同様にリストアを禁止することができる。なお、本実施形態において、上記情報保護フラグが０に設定されている場合、DMA1206は、PC1202の表示部にエラーを表示し、削除（BDBデータも削除）に関する処理を中止しても良い。また、情報保護フラグの設定を確認した後に、DMA1206が一端処理を中断し、上記表示部に情報保護設定を選択させるウインドウを表示し、オペレータに情報保護設定を行わせるようにしても良い。このとき、オペレータに情報保護設定が設定された場合は、DMA1206は、上記中断を解き、電子文書DB装置1211から電子文書1207を削除し、削除履歴管理表1201に電子文書IDと削除日、削除者を登録するようにすれば良い。
【００７１】
本実施形態では、削除履歴管理表1201は電子文書とは異なるDB装置と同じDB装置に保存しても良い。上述のように電子文書を保存するDB装置とは異なるDB装置である削除履歴管理表DB装置1203で管理することにより、DB、DB装置が破損した場合、削除履歴管理表1201を復元することができる。このようなDB、DB装置の破損に備え、可能な限り最新のデータに戻せる様、DBより高い頻度で多くのバージョンをバックアップすることが好ましい。この削除履歴管理表1201は暗号化することが可能で、悪意のある操作によって電子文書が取り出される事を防ぐ事ができる。
【００７２】
これとは別に電子文書自体を保存するDB1205もDB装置で管理することができ、PCやDBの破損、PCシステムの入れ替え、特定日時の複数のバージョンのDBを長期保存等の目的でDB装置にBDBとして作成することができる。さらに、BDBはCD1215などの可搬型記憶媒体読み取り/記憶装置1210を使用して保存することができる。
【００７３】
このように本実施形態では、DMAは、電子文書DB装置に保存されているDBのうち削除されるべき電子文書が指示された場合に、電子文書DB装置内のDBから電子文書を削除する削除手段として機能することができる。
【００７４】
また、DMAは、電子文書DB装置に保存されているDBのうち削除されるべき電子文書が指示された場合に、該指示された電子文書を、電子文書DB装置に加えて、電子文書バックアップDB装置からも削除する。すなわち、DMAは、電子文書バックアップDB装置に保存されているBDBのうち指示された電子文書に対応する電子文書を電子文書バックアップDB装置から削除する第２の削除手段としても機能することができる。
【００７５】
図１３は図１２でのオペレータによる電子文書のBDBからの削除処理を説明するフローチャートを示す図である。  
S1301では、オペレータにより電子文書の削除指示があると、DMA1206がDB1211から電子文書のうち削除されるべき電子文書の指示を受ける。S1302では、DMA1206は、S1301にて受けた削除指示が「削除（BDBデータも削除）」であるか否かを判断する。「削除（BDBデータも削除）」ではない場合は、DMA1206は、S1303に進み、削除指示が「削除」または「削除（リストア禁止）」であるので、図８にて説明したS801〜S805を行う。
【００７６】
「削除（BDBデータも削除）」である場合は、DMA1206は、S1304に進み、DMA1206は、DB1211の管理表を参照し、指示された電子文書に情報保護フラグが設定されているか確認する（S1304）。設定が無ければ、DMA1206はS1305に進み、PC1202の表示部にエラー表示を行い本処理を終了する。
【００７７】
設定があれば、DMA1206はS1306に進み、削除すべき電子文書IDと同一のIDを有する電子文書を、電子文書バックアップ用DB装置1208、1209から探索し、該当する電子文書バックアップ用DB装置から削除する（S1306）。DMA1206は、BDBから該当する電子文書の削除が完了したか否かを判定し（S1307）、完了していない場合は、完了するまでS1306を行う。S1308では、DMA1206は、電子文書DB装置1205におけるDB1211内の電子文書の削除を行い処理を終了する
【００７８】
（第３の実施形態）  
図７は図３でのオペレータによる情報保護フラグの設定において、DBが暗号化されている時にのみ「情報保護設定」が可能な処理を説明したフローチャートを示す図である。  
オペレータによりマウス右クリックが押下され、プルダウンメニューの「情報保護設定」が選択されると、DMA300は、情報保護設定に関する指示を受ける（S701）。次いで、DMA300は、DB装置308内の暗号化DBのみ情報保護設定可能かどうか判断し（S702）、設定が無ければS704に進む。設定があれば、DMA300は、S703に進む。S703では、DMA300は、DBが暗号化設定されているかどうか判断し、設定されていればＳ704に進む。S704では、DBの管理表の電子文書IDに対応する情報保護フラグを“0”→“１”に設定変更し処理を終了する。S703にて、設定されていなければ、そのまま処理を終了する。
【００７９】
（第４の実施形態）  
第１〜第３の実施形態では、削除履歴管理表にリストアを禁止する設定がされた電子文書に関するIDを登録している。この場合、上述のように、特殊な電子文書の電子文書IDだけを削除履歴管理表に登録するため、削除履歴管理表のデータ量を少なくすることができ、より好ましい形態である。しかしながら、本発明では、削除履歴管理表で管理されているＩＤと、バックアップＤＢ内のリストア対象となる電子文書のＩＤとが一致するか否かに応じてリストアを禁止するか否かを決定できれば良い。
【００８０】
よって、削除履歴管理表に、リストア禁止が設定された電子文書のＩＤだけでなく、リストア禁止設定がされていない、すなわちリストア許可設定された電子文書のＩＤ（例えば、情報保護フラグが０の電子文書のＩＤ）を登録するようにしても良い。すなわち、削除履歴管理表には、リストアを許可する設定がされた電子文書に関するIDを登録するようにしても良い。この場合は、リストアの指示を受けた電子文書のIDが削除履歴管理表に保存されたIDと一致する場合にリストアを行い、一致しない場合にリストアを禁止するようにすれば良い。よってこの場合も、削除履歴管理表に含まれる識別情報としての電子文書IDを用いて、リストアを禁止することなる。なおこの場合、削除履歴管理表は、リストア許可の対象である、削除された電子文書の電子文書IDを少なくとも有するテーブルである。
【００８１】
（その他の実施形態）  
前述した実施形態の機能を実現するように前述した実施形態の構成を動作させるプログラムを記憶媒体に記憶させ、該記憶媒体に記憶されたプログラムをコードとして読み出し、コンピュータにおいて実行する処理方法も上述の実施形態の範疇に含まれる。また、前述のプログラムが記憶された記憶媒体はもちろんそのコンピュータプログラム自体も上述の実施形態に含まれる。
【００８２】
かかる記憶媒体としてはたとえばフロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ―ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性メモリカード、ＲＯＭを用いることができる。
【００８３】
また前述の記憶媒体に記憶されたプログラム単体で処理を実行しているものに限らず、他のソフトウエア、拡張ボードの機能と共同して、ＯＳ上で動作し前述の実施形態の動作を実行するものも前述した実施形態の範疇に含まれる。
【図面の簡単な説明】
【００８４】
【図１】本発明の一実施形態に係るプログラムを実装するためのハードウエアの構成を説明する図である。
【図２】従来の、個人情報などのデータを完全に削除するための処理を説明する図ための図である。
【図３】本発明の一実施形態に係るドキュメントマネージメントアプリケーションの操作画面とデータベースを説明する図である。
【図４】本発明の一実施形態に係る削除履歴管理表を説明する図である。
【図５】本発明の一実施形態に係る電子文書の削除時の削除履歴管理表への登録とDBのバックアップを説明する図である。
【図６】本発明の一実施形態に係るDBのリストア時の電子文書毎の削除履歴管理表を用いた照合について説明する図である。
【図７】本発明の一実施形態に係る暗号化DBにのみ情報保護フラグの設定を可能にする処理を説明するフローチャートを示す図である。
【図８】本発明の一実施形態に係る電子文書の削除時の削除履歴管理表への登録とDBのバックアップの処理を説明するフローチャートを示す図である。
【図９】図３において情報保護フラグの設定の処理を説明するフローチャートを示す図である。
【図１０】図６においてバックアップDB（BDB）のリストアの処理を説明するフローチャートを示す図である。
【図１１】本発明の一実施形態に係るドキュメントマネージメントアプリケーションの操作画面とデータベースを説明する図である。
【図１２】本発明の一実施形態に係る電子文書の削除時の削除履歴管理表への登録とBDBのバックアップデータの削除を説明する図である。
【図１３】本発明の一実施形態に係る、図１２でのオペレータによる電子文書のBDBからの削除処理を説明するフローチャートを示す図である。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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