(57)【要約】【課題】電子メールに連係して発信された電話の通信履歴と内容とを電子メールのログ管理で一元管理出来る電子メールシステム、情報端末及びログ管理方法を提供する。【解決手段】情報端末１は、受信した電子メールの発信元アドレスを抽出してアドレスブックＢと照合して取得した電話番号で電話インタフェース６を介して電話機４から電子メールの返信として送信履歴を保存して電話を発信する。そして、電話機４から入力される音声信号の符号化音声信号にファイル名をつけて、その返信する電子メールの添付ファイルと見なして保存した電子メールのログ管理を行う。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ＩＰ網を介して電子メールをログ管理して送受信する情報端末と、電話網に接続され前記情報端末に連接する電話機とを備え、前記情報端末から前記電話機の発信制御される電子メールシステムにおいて、
前記情報端末と前記電話機との間で電話の発信の制御に係わる情報と音声信号とを入出力する電話インタフェースと、
前記電話インタフェース手段を介して前記入出力する音声信号を符号化音声信号に変換する音声符号化手段と、記憶手段と、電子メールアドレスとそのメールアドレス利用者が用いる電話番号とが照合出来るリストのアドレスブックが前記記憶手段に記憶され、受信した電子メールに電話で応答するコマンドが入力された場合、その電子メールの送信元のメールアドレスを抽出して前記アドレスブックと照合することによりその抽出された発信元のメールアドレスに対応する電話番号を取得し、その取得した電話番号を前記電話インタフェース手段を介して前記電話機に出力して電話を発信し、前記電話インタフェース手段を介して入力する前記発信した電話の音声信号を前記音声符号化手段により符号化音声信号に変換し、前記発信した電話を前記受信した電子メールの返信の電子メールと見なした送信履歴と共にその電話の符号化音声信号を前記返信の電子メールの添付ファイルにして前記記憶手段へ送信ログとして保存するログ管理手段とを備える情報端末
とを具備することを特徴とする電子メールシステム。
【請求項２】
ＩＰ網を介して電子メールをログ管理して送受信する情報端末と、電話網に接続され前記情報端末に連接する電話機とを備え、前記情報端末から前記電話機の発信制御される電子メールシステムにおいて、
前記情報端末と前記電話機との間で電話の発信の制御に係わる情報と音声信号とを入出力する電話インタフェースと、
前記電話インタフェース手段を介して前記入出力する音声信号を符号化音声信号に変換する音声符号化手段と、前記符号化音声信号をテキスト情報に変換するテキスト変換手段と、記憶手段と、電子メールアドレスとそのメールアドレス利用者が用いる電話番号とが照合出来るリストのアドレスブックが前記記憶手段に記憶され、受信した電子メールに電話で応答するコマンドが入力された場合、その電子メールの送信元のメールアドレスを抽出して前記アドレスブックと照合することによりその抽出された発信元のメールアドレスに対応する電話番号を取得し、その取得した電話番号を前記電話インタフェース手段を介して前記電話機に出力して電話を発信し、前記電話インタフェース手段を介して入力する前記発信した電話の音声信号を前記音声符号化手段と前記テキスト変換手段によりテキスト情報に変換し、前記発信した電話を前記受信した電子メールの返信の電子メールと見なした送信履歴と共にそのテキスト情報を前記返信の電子メールの添付ファイルにして前記記憶手段へ送信ログとして保存するログ管理手段とを備える情報端末
とを具備することを特徴とする電子メールシステム。
【請求項３】
前記添付ファイルの形式は予め設定され、
音声記録と設定された場合、前記符号化音声ファイルが添付ファイルにされ、
音声記録と設定されない場合、前記音声のテキスト情報が添付ファイルにされることを特徴とする請求項２記載の電子メールシステム。
【請求項４】
前記送信ログは、予め添付ファイルの保存をするか、又はしないかの設定が行われることを特徴とする請求項１、又は２記載の電子メールシステム。
【請求項５】
前記添付ファイルのファイルサイズが、予め前記符号化音声の記録時間、又は前記テキスト情報の長さによって設定されることを特徴とする請求項１、又は２記載の電子メールシステム。
【請求項６】
前記ログ管理手段は、
前記添付ファイルの保存を行わない設定が行われた場合であっても前記発信した電話中に前記添付ファイルを保存するコマンドが入力された場合、その電話の前記符号化音声信号又は前記テキスト情報を添付ファイルにして保存することを特徴とする請求項４記載の電子メールシステム。
【請求項７】
前記添付ファイルは、前記保存するコマンドが入力された場合、その入力タイミングから予め設定された時間に遡るか、又はその電話の開始時点からの音声信号が前記変換されて保存されることを特徴とする請求項６記載の電子メールシステム。
【請求項８】
ＩＰ網を介して電子メールをログ管理して送受信する情報端末と、電話網に接続され前記情報端末に連接する電話機とを備え、前記情報端末から前記電話機の発信制御される電子メールシステムにおいて、
前記ＩＰ網を介して前記情報端末と接続されるサーバ手段に保存され、電子メールアドレスとその利用者が用いる電話番号とが照合出来るリストのアドレスブックと、
前記情報端末と前記電話機との間で電話の発信の制御に係わる情報と音声信号とを入出力する電話インタフェースと、
前記電話インタフェース手段を介して前記入出力する音声信号を符号化音声信号に変換する音声符号化手段と、記憶手段と、受信した電子メールに電話で応答するコマンドが入力された場合、その電子メールの送信元のメールアドレスを抽出して前記サーバへアクセスし前記アドレスブックを照合してその抽出された発信元のメールアドレスに対応する電話番号を検索して取得し、その取得した電話番号を前記電話インタフェース手段を介して前記電話機に出力して電話を発信し、
前記電話インタフェース手段を介して入力する前記発信した電話の音声信号を前記音声符号化手段により符号化音声信号に変換し、前記発信した電話を前記受信した電子メールの返信の電子メールと見なした送信履歴と共にその電話の符号化音声信号を前記返信の電子メールの添付ファイルにして前記記憶手段へ送信ログとして保存するログ管理手段とを備える情報端末
とを具備することを特徴とする電子メールシステム。
【請求項９】
ＩＰ網を介して電子メールをログ管理して送受信する情報端末と、電話網に接続され前記情報端末に連接する電話機とを備え、前記情報端末から前記電話機の発信制御される電子メールシステムにおいて、
前記ＩＰ網を介して前記情報端末と接続されるサーバ手段に保存され、電子メールアドレスとその利用者利用者が用いる電話番号とが照合出来るリストの第１のアドレスブックと、
前記情報端末と前記電話機との間で電話の発信の制御に係わる情報と音声信号とを入出力する電話インタフェースと、
前記電話インタフェース手段を介して前記入出力する音声信号を符号化音声信号に変換する音声符号化手段と、記憶手段と、受信した電子メールに電話で応答するコマンドが入力された場合、その電子メールの送信元のメールアドレスを抽出してその抽出されたメールアドレスを前記記憶手段に予め記憶された電子メールアドレスとその利用者が用いる電話番号に対応する電話番号とが照合可能な第２のアドレスブックで照合し、当該メールアドレスに対応する電話番号が取得出来た場合、その取得した電話番号を前記電話インタフェース手段を介して前記電話機に出力して電話を発信し、前記第２のアドレスブックから当該電子メールアドレスに対応する電話番号が取得出来ない場合、前記サーバへアクセスし前記第１のアドレスブックからその抽出された発信元のメールアドレスに対応する電話番号を取得し、その取得した電話番号を前記電話インタフェース手段を介して前記電話機に出力して電話を発信し、前記電話インタフェース手段を介して入力する前記発信した電話の音声信号を前記音声符号化手段により符号化音声信号に変換し、前記発信した電話を前記受信した電子メールの返信の電子メールと見なした送信履歴と共にその電話の符号化音声信号を前記返信の電子メールの添付ファイルにして前記記憶手段へ送信ログとして保存するログ管理手段とを備える情報端末
とを具備することを特徴とする電子メールシステム。
【請求項１０】
前記符号化音声信号をテキスト変換したテキスト情報は、前記添付ファイルにされる代わりに、前記返信メールの本文に書込記憶されることを特徴とする請求項２の電子メールシステム。
【請求項１１】
ＩＰ網を介して電子メールをログ管理して送受信する情報端末と、電話網に接続され前記情報端末に連接する電話機と、前記情報端末と前記電話機との間で電話の発信の制御に係わる情報と音声信号とを入出力する電話インタフェースとを備え、前記情報端末から前記電話機の発信制御される電子メールシステムの情報端末において、
前記電話インタフェース手段を介して前記入出力する音声信号を符号化音声信号に変換する音声符号化手段と、
記憶手段と、
電子メールアドレスとそのメールアドレスの利用者が用いる電話番号を照合出来るリストのアドレスブックが前記記憶手段に記憶され、受信した電子メールに電話で応答するコマンドが入力された場合、その電子メールの送信元のメールアドレスを抽出して前記アドレスブックと照合することによりその抽出されたメールアドレスに対応する電話番号を取得し、その取得した電話番号を前記電話インタフェース手段を介して前記電話機に出力して電話を発信し、前記電話インタフェース手段を介して入力する前記発信した電話の音声信号を前記音声符号化手段により符号化音声信号に変換し、前記発信した電話を前記受信した電子メールの返信の電子メールと見なした送信履歴と共にその電話の符号化音声信号を前記返信の電子メールの添付ファイルにして前記記憶手段へ送信ログとして保存するログ管理手段とを
具備することを特徴とする電子メールシステムの情報端末。
【請求項１２】
ＩＰ網を介して電子メールをログ管理して送受信する情報端末と、電話網に接続され前記情報端末に連接する電話機と、前記情報端末と前記電話機との間で電話の発信の制御に係わる情報と音声信号とを入出力する電話インタフェースとを備え、前記情報端末から前記電話機の発信制御される電子メールシステムの情報端末において、
前記電話インタフェース手段を介して前記入出力する音声信号を符号化音声信号に変換する音声符号化手段と、
前記符号化音声信号をテキスト情報に変換するテキスト変換手段と、
記憶手段と、
電子メールアドレスとそのメールアドレス利用者が用いる電話番号とが照合出来るリストのアドレスブックが前記記憶手段に記憶され、受信した電子メールに電話で応答するコマンドが入力された場合、その電子メールの送信元のメールアドレスを抽出して前記アドレスブックと照合することによりその抽出された発信元のメールアドレスに対応する電話番号を取得し、その取得した電話番号を前記電話インタフェース手段を介して前記電話機に出力して電話を発信し、前記電話インタフェース手段を介して入力する前記発信した電話の音声信号を前記音声符号化手段と前記テキスト変換手段によりテキスト情報に変換し、前記発信した電話を前記受信した電子メールの返信の電子メールと見なした送信履歴と共にそのテキスト情報を前記返信の電子メールの添付ファイルにして前記記憶手段へ送信ログとして保存するログ管理手段とを
具備することを特徴とする電子メールシステムの情報端末。
【請求項１３】
前記保存される添付ファイルの形式は予め設定され、
音声記録と設定された場合、前記符号化音声ファイルが添付ファイルにされ、
音声記録と設定されない場合、前記音声のテキスト情報が添付ファイルにされることを特徴とする請求項１２記載の電子メールシステムの情報端末。
【請求項１４】
前記送信ログは、予め添付ファイルの保存をするか、又はしないかの設定が行われることを特徴とする請求項１２、又は１３記載の電子メールシステムの情報端末。
【請求項１５】
前記添付ファイルのファイルサイズは、予め前記符号化音声信号の記録時間、又は前記テキスト情報の長さによって設定されることを特徴とする請求項１１、又は１２記載の電子メールシステムの情報端末。
【請求項１６】
前記ログ管理手段は、
予め前記発信する電話の電子メールのログに添付ファイルの保存を行わない設定が行われた場合であっても前記発信した電話中に前記添付ファイルを保存するコマンドが入力された場合、その電話の前記符号化音声信号又は前記テキスト情報を添付ファイルにして保存することを特徴とする請求項１４記載の電子メールシステムの情報端末。
【請求項１７】
前記添付ファイルは、
前記保存するコマンドが入力された場合、その入力タイミングから予め設定された時間に遡るか、又はその電話の開始時点からの音声信号が前記変換されて保存されることを特徴とする請求項１６記載の電子メールシステムの情報端末。
【請求項１８】
前記符号化音声信号をテキスト変換したテキスト情報は、前記添付ファイルにされる代わりに、前記返信メールの本文に書込記憶されることを特徴とする請求項２の電子メールシステム。
【請求項１９】
ＩＰ網を介して電子メールをログ管理して送受信する情報端末と、電話網に接続され前記情報端末に連接する電話機とを備え、前記情報端末から前記電話機の発信制御される電子メールシステムのログ管理方法において、
前記情報端末は、
電子メールアドレスとそのメールアドレス利用者が用いる電話番号とが照合出来るリストのアドレスブックを記憶手段に記憶してＩＰ網を介して電子メールを受信し、
受信した電子メールに電話で応答するコマンドが入力された場合、
その電子メールの送信元のメールアドレスを抽出して前記アドレスブックと照合することによりその抽出された発信元のメールアドレスに対応する電話番号を取得し、その取得された電話番号を前記電話インタフェースを介して前記電話機に出力して電話を発信すると共に前記発信した電話の音声を前記電話インタフェース手段を介して入力して符号化音声信号に変換し、
前記発信した電話を前記受信した電子メールの返信の電子メールとする送信履歴とし、前記符号化音声信号をファイル化して前記返信の電子メールの添付ファイルとした送信ログとして保存する
ことを特徴とする電子メールシステムのログ管理方法。
【請求項２０】
ＩＰ網を介して電子メールをログ管理して送受信する情報端末と、電話網に接続され前記情報端末に連接する電話機とを備え、前記情報端末から前記電話機の発信制御される電子メールシステムのログ管理方法において、
前記情報端末は、
電子メールアドレスとそのメールアドレス利用者が用いる電話番号とが照合出来るリストのアドレスブックを記憶手段に記憶してＩＰ網を介して電子メールを受信し、
受信した電子メールに電話で応答するコマンドが入力された場合、
その電子メールの送信元のメールアドレスを抽出して前記アドレスブックと照合することによりその抽出された発信元のメールアドレスに対応する電話番号を取得し、その取得した電話番号を前記電話インタフェースを介して前記電話機に出力して電話を発信すると共に前記発信した電話の音声を前記電話インタフェース手段を介して入力して符号化音声信号に変換し、更にその符号化音声信号を音声認識してテキスト変換を行ったテキスト情報を生成し、
前記発信した電話を前記受信した電子メールの返信の電子メールとする送信履歴として記録し、前記テキスト情報をファイル化して前記返信の電子メールの添付ファイルとした送信ログとして保存する
ことを特徴とする電子メールシステムのログ管理方法。
【請求項２１】
ＩＰ網を介して電子メールをログ管理して送受信する情報端末と、電話網に接続され前記情報端末に連接する電話機と、前記ＩＰ網に接続されるサーバ手段に保存された電子メールアドレスとそのメールアドレス利用者が用いる電話番号とが照合出来るリストのアドレスブックとを備え、前記情報端末から前記電話機の発信制御される電子メールシステムのログ管理方法において、
前記情報端末は、
前記ＩＰ網を介して受信した電子メールに電話で応答するコマンドが入力された場合、
その電子メールの送信元のメールアドレスを抽出し、前記サーバ手段にアクセスして前記アドレスブックとその抽出された発信元のメールアドレスを照合してそのメールアドレスに対応する電話番号を取得し、その電話番号の情報を前記電話インタフェースを介して前記電話機に出力して電話を発信すると共に前記発信した電話の音声を前記電話インタフェース手段を介して入力して符号化音声信号に変換し、又は、更にその符号化音声信号を音声認識してテキスト変換を行ったテキスト情報を生成し、
前記発信した電話を前記受信した電子メールの返信の電子メールとする送信履歴として記録すると共に、前記符号化音声信号か又は、前記テキスト情報をファイル化して前記返信の電子メールの添付ファイルとした送信ログとして保存する
ことを特徴とする電子メールシステムのログ管理方法。
【請求項２２】
ＩＰ網を介して電子メールをログ管理して送受信する情報端末と、電話網に接続され前記情報端末に連接する電話機と、前記ＩＰ網に接続されるサーバ手段に保存された電子メールアドレスとそのメールアドレス利用者が用いる電話番号とが照合出来るリストの第１のアドレスブックとを備え、前記情報端末から前記電話機の発信制御される電子メールシステムのログ管理方法において、
前記情報端末は、
電子メールアドレスとそのメールアドレス利用者が用いる電話番号とが照合出来る第２のリストの第２のアドレスブックを記憶手段に記憶して前記ＩＰ網を介して受信した電子メールに電話で応答するコマンドが入力された場合、
その電子メールの送信元のメールアドレスを抽出して前記第２のアドレスブックと照合することによりその抽出された発信元のメールアドレスに対応する電話番号を見つけて取得した場合、その電話番号を前記電話インタフェースを介して前記電話機に出力して電話を発信し、
前記対応する電話番号が見つからない場合、前記サーバ手段にアクセスしてその抽出されたメールアドレスを前記第１のアドレスブックと照合することによりそのメールアドレスに対応する電話番号を取得し、その取得した電話番号を前記電話インタフェースを介して前記電話機に出力して電話を発信し、
前記発信した電話の音声を前記電話インタフェース手段を介して入力して符号化音声信号に変換し、又は、更にその符号化音声信号を音声認識してテキスト変換を行ったテキスト情報を生成し、
前記発信した電話を前記受信した電子メールの返信の電子メールとする送信履歴として記録すると共に、前記符号化音声信号か又は、前記テキスト情報をファイル化して前記返信の電子メールの添付ファイルとした送信ログとして保存する
ことを特徴とする電子メールシステムのログ管理方法。
【請求項２３】
前記保存される添付ファイルの形式は予め設定され、
音声記録と設定された場合、前記符号化音声ファイルが添付ファイルにされ、
音声記録と設定されない場合、前記音声のテキスト情報が添付ファイルにされることを特徴とする請求項１９〜２２何れか１つに記載の電子メールシステムのログ管理方法。
【請求項２４】
前記送信ログは、予め添付ファイルの保存をするか、又はしないかの設定が行われることを特徴とする請求項１９〜２２何れか１つに記載の電子メールシステムのログ管理方法。
【請求項２５】
前記添付ファイルのファイルサイズは、予め前記符号化音声信号の記録時間、又は前記テキスト情報の長さによって設定されることを特徴とする請求項１９〜２２何れか１つに記載の電子メールシステムのログ管理方法。
【請求項２６】
前記符号化音声信号をテキスト変換したテキスト情報は、前記添付ファイルにされる代わりに、前記返信メールの本文に書込記憶されることを特徴とする請求項２０〜２２のいずれか１つに記載の電子メールシステムのログ管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子メールに連係して電話を発信する電子メールシステム、情報端末及びそのログ管理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
情報端末がインターネットを利用して受信した電子メールの発信元のアドレスから電話番号を自動的に検索してその情報端末に連接した電話機から電話を発信し、その発信を行った履歴を表示する情報表示システムがある（例えば、特許文献１。）。
【０００３】
この情報表示システムは、電子メールから自動的に電話が発信出来、かつ電話相手先が記録されるものの、電話で応答した内容は記録されず電子メールをベースにした通信、情報交換が行われたかの通信内容を読出して確認できない、言い換えれば電子メールに係わって発信された電話処理を電子メールのログ管理で一元管理出来ない問題が有った。
【特許文献１】国際公開ＷＯ０１／０３５２２９号公報  （第２７頁、第３図）
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
従来の電子メールに連係して電話で発信されたた内容は記録されず、電子メールに係わる電話処理を一元管理出来ない不備がある問題が有った。
【０００５】
本発明は、上記問題を解決するためになされたもので、電子メールに連係して発信された電話の通信履歴と内容とを電子メールのログ管理で一元管理出来る電子メールシステム及び電子メールのログ管理方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記目的を達成するために、本発明の電子メールシステムは、ＩＰ網を介して電子メールをログ管理して送受信する情報端末と、電話網に接続され前記情報端末に連接する電話機とを備え、前記情報端末から前記電話機の発信制御される電子メールシステムにおいて、前記情報端末と前記電話機との間で電話の発信の制御に係わる情報と音声信号とを入出力する電話インタフェースと、前記電話インタフェース手段を介して前記入出力する音声信号を符号化音声信号に変換する音声符号化手段と、記憶手段と、電子メールアドレスとそのメールアドレス利用者が用いる電話番号とが照合出来るリストのアドレスブックが前記記憶手段に記憶され、受信した電子メールに電話で応答するコマンドが入力された場合、その電子メールの送信元のメールアドレスを抽出して前記アドレスブックと照合することによりその抽出された発信元のメールアドレスに対応する電話番号を取得し、その取得した電話番号を前記電話インタフェース手段を介して前記電話機に出力して電話を発信し、前記電話インタフェース手段を介して入力する前記発信した電話の音声信号を前記音声符号化手段により符号化音声信号に変換し、前記発信した電話を前記受信した電子メールの返信の電子メールと見なした送信履歴と共にその電話の符号化音声信号を前記返信の電子メールの添付ファイルにして前記記憶手段へ送信ログとして保存するログ管理手段とを備える情報端末とを具備することを特徴とする。
【０００７】
又本発明の電子メールシステムの情報端末は、ＩＰ網を介して電子メールをログ管理して送受信する情報端末と、電話網に接続され前記情報端末に連接する電話機と、前記情報端末と前記電話機との間で電話の発信の制御に係わる情報と音声信号とを入出力する電話インタフェースとを備え、前記情報端末から前記電話機の発信制御される電子メールシステムの情報端末において、前記電話インタフェース手段を介して前記入出力する音声信号を符号化音声信号に変換する音声符号化手段と、記憶手段と、電子メールアドレスとそのメールアドレスの利用者が用いる電話番号を照合出来るリストのアドレスブックが前記記憶手段に記憶され、受信した電子メールに電話で応答するコマンドが入力された場合、その電子メールの送信元のメールアドレスを抽出して前記アドレスブックと照合することによりその抽出されたメールアドレスに対応する電話番号を取得し、その取得した電話番号を前記電話インタフェース手段を介して前記電話機に出力して電話を発信し、前記電話インタフェース手段を介して入力する前記発信した電話の音声信号を前記音声符号化手段により符号化音声信号に変換し、前記発信した電話を前記受信した電子メールの返信の電子メールと見なした送信履歴と共にその電話の符号化音声信号を前記返信の電子メールの添付ファイルにして前記記憶手段へ送信ログとして保存するログ管理手段とを具備することを特徴とする。
【０００８】
また更に、本発明の電子メールシステムのログ管理方法は、ＩＰ網を介して電子メールをログ管理して送受信する情報端末と、電話網に接続され前記情報端末に連接する電話機とを備え、前記情報端末から前記電話機の発信制御される電子メールシステムのログ管理方法において、前記情報端末は、電子メールアドレスとそのメールアドレス利用者が用いる電話番号とが照合出来るリストのアドレスブックを記憶手段に記憶してＩＰ網を介して電子メールを受信し、受信した電子メールに電話で応答するコマンドが入力された場合、その電子メールの送信元のメールアドレスを抽出して前記アドレスブックと照合することによりその抽出された発信元のメールアドレスに対応する電話番号を取得し、その取得された電話番号を前記電話インタフェースを介して前記電話機に出力して電話を発信すると共に前記発信した電話の音声を前記電話インタフェース手段を介して入力して符号化音声信号に変換し、前記発信した電話を前記受信した電子メールの返信の電子メールとする送信履歴とし、前記符号化音声信号をファイル化して前記返信の電子メールの添付ファイルとした送信ログとして保存することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によれば、電子メールに連係して発信された電話の通信履歴と内容とを電子メールのログ管理で一元管理出来る電子メールシステム、情報端末及び電子メールのログ管理方法を提供することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
以下、図面を参照して本発明の実施例を説明する。
【実施例１】
【００１１】
図１は、本発明の実施例１に係わる電子メールシステムの動作を説明する系統図である。  
図１において、電子メールシステムは、情報端末１Ａ、１Ｂ…（以下、複数の情報端末に共通な事項を説明する場合、情報端末１と省略する。）、メールサーバ２、電話網３、情報端末１Ａ、１Ｂ…とそれぞれに対になる電話機４Ａ、４Ｂ…（以下、複数の電話機に共通な事項を説明する場合、電話機４と省略する。）、情報端末１とメールサーバ２の間を接続するインターネット（ＩＰ）網５、情報端末１Ａ、１Ｂ…と電話機４Ａ、４Ｂ…それぞれの間を接続する各電話インタフェース６とを備えている。
【００１２】
なお、電話がＩＰ電話システムによって構成される場合、電話網３がＩＰ網５で置き換えられ、電話網３の電話交換機（図示せず）は、ＩＰ網５に備えられるＩＰ・ＰＢＸ又は、電話サーバ等（図示せず）に置き換えられるが、ここでは、説明の利便上電話網３を用いるシステムで電子メールシステムの動作を説明する。
【００１３】
図２は、情報端末１の機能構成を説明するブロック図である。  
図２において情報端末１は、パーソナルコンピュータの様な情報端末であり、それぞれが内部バスで接続されているＣＰＵ１１、ＣＰＵ１１が制御するプログラムのソフトウェアや、電子メールのアドレスブックＢのデータを記憶する記憶装置１２、キーボードやマウス等の入力手段１３、及びディスプレイ等の出力手段１４、ＩＰ網５との間で情報を送受信する通信インタフェース１５と、音声処理部１６、ＵＳＢ、もしくはシリアルインタフェースのような入出力（Ｉ／Ｏ）インタフェース１７とを備えている。Ｉ／Ｏインタフェース１７は、通信インタフェース１５として機能するものであっても良いが、ここでは説明上別のインタフェース手段として扱う。
【００１４】
アドレスブックＢは、電子メールを利用して通信を行う企業や個人の相手、通信候補等の名前、電子メールアドレス電話番号等を照合して検索出来るデータベースである。メーリングソフトＰ１に付属するか、又はメーリングソフトＰ１にリンクしてアクセス可能になっているものである。
【００１５】
情報端末１は、電子メールを管理するメーリングソフトＰ１、また電話機４との間で電話インタフェース６を介して入出力される電話音声の符号化音声信号のファイル管理を行う音声管理ソフトＰ２、および符号化音声信号の音声認識を行い音声のテキスト変換を行うテキスト変換ソフトＰ３がＣＰＵ１１によって制御される。
【００１６】
メーリングソフトＰ１は、一般のメーリングソフトと同様に、通信インタフェース１５を介して電子メールの送信と受信、送信メール文作成と受信メール文表示、送信および受信メールの添付ファイル処理、送信および受信メールをリストするログ管理を行う。そして、本発明の実施例に係わるメーリングソフトＰ１は、一般的なメーリングソフトが行う管理機能に加え、情報端末１に接続される電話インタフェース６を介して入出力される電話情報に基づいて情報端末１が送受する電子メールのリストへ電子メールに係わって発信した電話を電子メール発信と見なしてその発信記録を残す。そして、発信した電話の会話に関する情報を電子メール、又は電子メールに添付ファイルにした送信ログを記録、保存して管理するものである。
【００１７】
電話インタフェース６は、情報端末１の内部バスに直接、又はＩ／Ｏインタフェース１７を介して接続され、音声信号、電話機のオン・オフフック情報、ダイヤル信号の様なＮＣＵ（Ｎｅｔｗｏｒｋ  Ｃｏｎｔｒｏｌ  Ｕｎｉｔ）情報等を情報端末１と電話機４との間で入出力するインタフェースを行う。
【００１８】
ここでは、電話機４のアナログ音声信号が電話インタフェース６を介して情報端末１にも入力され、情報端末１の音声処理部１６と音声管理ソフトＰ２で符号化処理始め音声信号処理が行われる場合を例に電子メールシステムの動作を説明する。情報端末１へ電話機４から符号化デジタル信号が入力されるか、電話インタフェース６で符号化されて入力される場合も、この情報端末１での処理に準じて処理がなされるので、その場合の動作処理を容易に類推できるため詳細説明は省略する。
【００１９】
図３は、本発明の実施例１に係わる電子メールシステムのログ管理の処理手順を説明するフローチャートである。  
以下、図１〜図３を参照して実施例１の電子メールシステムのログ管理の処理手順を説明する。
【００２０】
さて、今、情報端末１Ａのオペレータは、メーリングソフトＰ１を起動すると、ＩＰ網５を介して受信された受信メールは受信フォルダに保存、およびディスプレイに表示される（図３のステップｓ１）。オペレータは、電子メールを読み電話連絡を取りたい場合、電話発信を設定するためのコマンドとして出力手段１４のディスプレイに表示された当該メールの発信元のメールアドレス、例えば、「１２３＠ａｂｃｘｙｚ．ｏｒｇ」を入力手段１３のマウスによって例えば、電話発信を指定するアドレス指定として右クリックする（ステップｓ２）。
【００２１】
発信元のメールアドレスの読み取りは、メーリングソフトの発信元アドレスがアドレス欄として独立表示されているものでは、その欄上のアドレス表示をポインタ指定すれば、ＣＰＵ１１にそのアドレスが判読され、抽出される。また、詳細説明を省略するが、本文中にＵＲＬアドレス「１２３＠ａｂｃｘｙｚ．ｏｒｇ」が表示されている場合にその表示部分をポインタで指定すれば、そのＵＲＬアドレスをＣＰＵ１１が判読して抽出する等の既存のアドレス情報読み出しの技術を用いれば良い。
【００２２】
ＣＰＵ１１は、この発信元アドレスが右クリックされたことによる電話発信のコマンドを検出すると、電話応答するためにメーリングソフトＰ１のデータ、もしくはメーリングソフトＰ１に連係して記憶装置１２に記憶されたアドレスブックＢを参照する。アドレスブックＢは、メールアドレス、そのメールアドレスの利用者の電話番号、氏名等が対応して照合可能なリストにされている。
【００２３】
ＣＰＵ１１は、この抽出された「１２３＠ａｂｃｘｙｚ．ｏｒｇ」に対応する電話番号ここでは「０３−ＯＯＯＯ―ＸＸＸＸ」を、アドレスブックＢと照合することによって取得してディスプレイに表示する（ステップｓ３）。
【００２４】
オペレータは、この表示された電話番号で良いと判断した場合、ディスプレイに表示される「ＯＫ」表示をマウスポインタでクリックするか、又は「ＥＮＴＥＲ」キーを押す（ステップｓ４）。ＣＰＵ１１は、発信コマンドと当該電話番号をＩ／Ｏインタフェース１７を介して電話インタフェース６へ出力する（ステップｓ５）。なお、アドレスブックＢに幾つかの電話番号候補が表示される場合は、マウスポインタでそのうち何れか１つをクリックして発信先として選択すればよい。
【００２５】
また、ＣＰＵ１１は、受信メールへの返信としてメーリングソフトＰ１の送信フォルダに当該メールアドレス「１２３＠ａｂｃｘｙｚ．ｏｒｇ」を送信先のメールアドレスに、また電話番号をそのメールタイトル、又は、本文中に、例えば、ｒｅ：「０３−ＯＯＯＯ―ＸＸＸＸ」を通信日時と共に記録して保存する（ステップｓ６）。なお、このとき送信先のメールアドレスには、「１２３＠ａｂｃｘｙｚ．ｏｒｇ」の代わりに電話番号「０３−ＯＯＯＯ―ＸＸＸＸ」を記入するようにしても良い。
【００２６】
電話インタフェース６は、情報端末１からの発信コマンドを受信すると、電話機をオフフックして当該電話番号へダイヤルし（ステップｓ１２）、また、オフフック情報と共にモニタした電話機の送受話音声の信号を情報端末１へ出力する（ステップｓ１３）。
【００２７】
ＣＰＵ１１は、オフフック情報が入力されると同じく入力される音声信号を音声処理部１６が符号化し、符号化音声信号を生成する制御を行う（ステップｓ７）。
【００２８】
さて、実施例１の電子メールシステムでは、メーリングソフトＰ１は、電子メールの返信として発信した電話の音声信号の記録をどうするか、即ち、メーリングソフト２１の履歴管理（送信ログの管理）として、音声記録をするかしないかが予めデフォルト設定されている。そして、音声記録をする設定の場合（ステップｓ８がＹｅｓの場合。）、符号化音声信号のファイル化を開始し記憶装置１２へ順次記録する（ステップｓ９）。
【００２９】
このデフォルト設定は、メーリングソフトＰ１のインストール時、又は動作時の動作モード設定などにより、例えば、ディスプレイ上に「音声記録：する／しない」、又は、「音声記録／テキスト記録」の様な選択文字が表示され、その何れか一方の選択文字をマウスで指定するクリックによって行われる。
【００３０】
電話が終了し、電話機がオンフックされると電話インタフェース６は、オンフック情報を情報端末１へ向けて出力する（ステップｓ１４）。Ｉ／Ｏインタフェース１７を介してオンフック情報が入力されたＣＰＵ１１は、音声管理ソフトＰ２によりオンフック時に記憶装置１２に記録されている符号化音声信号をファイル化し、例えば、ファイル名「Ｖ＃５６７８９」とする。そして、受信メールに対して発信（返信）した電子メールの添付ファイルと見なして送信フォルダに保存して（ステップｓ１５）送信ログを作成する。
【００３１】
また、デフォルト設定に音声記録が設定されていない（ステップｓ８がＮｏ）場合は、ＣＰＵ１１は、テキスト変換ソフトＰ３によって符号化音声信号を音声認識処理してテキストファイルに変換する。
【００３２】
電話が終了し、電話機がオンフックされると電話インタフェース６は、オンフック情報を情報端末１へ出力する（ステップｓ１４）。ＣＰＵ１１は、テキスト変換されたファイルを、例えば、ファイル名「Ｔ＃５６７８９」とし、受信メールに対して送信（返信）した電子メールの添付ファイルと見なして送信フォルダに保存する（ステップｓ１５）。
【００３３】
実施例１の拡張例として、直接メール上に電話番号が記載されていれば、その電話番号を判読して直接電話を発信するようにしても良い。ＵＲＬアドレスは、メーリングソフトＰ１で自動的に読出し可能で有るが、電話番号の抽出、読取には例えば、次の様にすれば良い。電話番号の表示「０３−ＯＯＯＯ―ＸＸＸＸ」をマウスでドラッグし反転表示することにより電話番号であることを指定する。
【００３４】
そして例えば右クリックする等によりＣＰＵ１１が電話番号として抽出するようにする。この場合、図２のステップＳ２は、「表示メール上の電話番号アドレスを右クリックする」と読み替えれば良い。そしてステップＳ３の電話番号を検索する手順が省略される。
【００３５】
実施例１の、第２の拡張例として、会話記録として添付ファイルをつけるか、否かの指定が追加されたものがあっても良い。
【００３６】
図４は、実施例１の第２の拡張例の処理手順を示すフローチャートである。  
図４に表示された箇所以外は、図２と同様である。図４において、音声記録をするか否かと同様に会話記録、即ち添付ファイルが必要か否かのデフォルト設定の判断が行われている（ステップｓ８−１）。そして必要で有れば（ステップｓ８−１がＹｅｓ）、それ以降の処理は図２と同じである。反対に不要で有れば（ステップｓ８−１がＮｏ）、符号化音声信号のファイル化、テキストファイル化はいずれも行われず、その電話の発信記録のみが送信フォルダに書込保存した（ステップｓ８−２）送信ログが作成される。
【００３７】
第３の拡張例として、添付ファイルのファイルサイズを調整する、言い換えれば、音声記録をする場合に記録時間をデフォルトとして設定する様にしても良い。会話全部を記録する場合、内容を全部記憶する必要は無く、例えば会話冒頭１５秒のみ会話内容の亡備録として保存すれば記憶装置の要領を節約することが出来る。特に符号化音声信号を記録する場合、この時間限定は、メモリ容量の消費に効果が大きい。
【００３８】
また、音声ではなくテキストファイルを保存する場合も、オフフック後テキスト変換する時間を指定するか、または、変換文字数を指定するか等の設定をする様にしてファイルサイズを設定しても良い。なお、符号化音声信号変換したテキスト情報を添付ファイルではなく、返信する電子メールの本文に書込記入する様にしても良く、会話で数秒相当の短い文章にした場合、オペレータは一読して通信内容を確認出来るので操作性が更に改善される。
【００３９】
なお、これらの拡張例は、独立したものではなく上述の拡張例の何れかを組み合わせたものであっても良いことは言うまでもない。例えば、この第２、第３の拡張例を組み合わせるものとして、添付ファイル不要と設定されている場合であっても、音声信号の音声符号化処理、又はテキスト変換が実行され、一時的に記憶装置１２へ記録保存されている様にする。
【００４０】
そして、電話での会話途中で、会話内容を急に記録したくなった場合、例えば、キーボードで「ＲＲ」の様な開始コマンドを入力すると、ＣＰＵ１１がその時点から、記憶装置１２に一時的に保存されている符号化音声を読み出して添付ファイルを保存する様に動作設定を変更するものであっても良い。この場合、「ＲＲ」の入力タイミング時点から添付ファイル化を開始するものでも良いし、当該電話の発信タイミングから添付ファイル化を開始するものでも良い。
【００４１】
更に、例えば、「ＲＲ」入力から遡って任意の時間長、例えば、遡って５秒の時点から１分間の添付ファイル化をする様にすれば、必要な情報のみ保存するので添付ファイル容量を節約することが出来る。また、この「ＲＲ」を入力して音声記録開始後、記録が不要になった時点で「ＲＥ」の様な終了コマンドを入れるまで添付ファイル化をするものにしても良い。
【００４２】
実施例１においては、電子メールの発信者宛に電話で応答した場合、その電話発信は受信した電子メールに対する返信の送信ログによって通信内容も記録された一元管理が可能になる。しかも、上記実施例では、情報処理端末１で処理が完結するので個人、又は小規模なオフィス等では、通信記録要のサーバを節約出来る効果もある。
【実施例２】
【００４３】
実施例２は、アドレスブックＢが図２に示される情報端末１ではなく、図１のメールサーバ２にも設けられ、拡張例を含めて基本的な構成と動作は以下に述べる以外、拡張例を含めて実施例１と同様である。
【００４４】
実施例２では、図示は省略するが、メールアドレスと、電話番号が対応してリスト化されたアドレスブックＢがメールサーバ２に備えられ、例えば、企業内で共有するアドレス情報を利用する。そしてメーリングソフトＰ１は、ＣＰＵ１１が電話発信のコマンドを検知した場合、通信インタフェース１５を介してメーリングサーバ上のアドレスブックＢを照合して電話番号を取得し、その取得した電話番号で電話を発信する。
【００４５】
実施例２では更に、アドレスブックＢを情報端末１のユーザが必要なアドレスデータを自分で編集して保存したローカルアドレスブックＢＬと、メールサーバ２に設けられる共有の大量のアドレスデータをデータベース化して保存するセンターアドレスブックＢＣの様に２つ設ける様にしても良い。
【００４６】
図５は、実施例２におけるアドレスブックを用いた電話番号検索の手順を説明するフローチャートである。  
図５は、図３のステップｓ３に相当する電話番号取得を行う場合の詳細手順を示している。オペレータがメールアドレスから電話番号取得を行う場合、電話発信のコマンド検出後、ＣＰＵ１１が最初は、ローカルアドレスブックＢＬを照合（図５のステップｓ３−１）して抽出したメールアドレスから電話番号を捜索し、見つからなければ（ステップｓ３−２がＮｏ）、ＩＰ網５を介してメールサーバ２に自動的にアクセス（ステップｓ３−３）してセンターアドレスブックＢＣを照合（ステップｓ３−４）して捜索する。
【００４７】
この方法では、メールアドレスと電話番号とのアドレス情報を効率よく、共同利用出来る効果がある一方、メールサーバ２へのアクセスが必要な時のみ行われるのでＩＰ網５（ネットワーク）への負荷を低減出来る。
【００４８】
以上、本発明の実施例による電子メールシステムでは、電子メールに係わって発信した電話の履歴の管理のみならず通信（会話）内容が添付ファイルとして保存され、情報端末のメーリングソフトのログ管理機能により、一元管理出来る。更に、添付ファイルの保存形式によっては発信した電話の内容を効率良く、また、必要な情報を保存読み出し出来る効果が発揮される。
【図面の簡単な説明】
【００４９】
【図１】本発明の実施例１に係わる電子メールシステムの構成を説明する系統図。
【図２】本発明の実施例１に係わる電子メールシステムの情報端末の機能構成を説明するブロック図。
【図３】本発明の実施例１に係わる電子メールシステムのログ管理の処理手順を説明するフローチャート。
【図４】実施例１の第２の拡張例の処理手順を示すフローチャート。
【図５】実施例２におけるメールサーバのアドレスブックを用いた電話番号取得の手順を説明するフローチャート。
【符号の説明】
【００５０】
１  情報端末（１Ａ、１Ｂ…）
１１  ＣＰＵ
１２  記憶装置
１３  入力手段
１４  出力手段
１５  通信インタフェース
１６  音声処理部
１７  入出力（Ｉ／Ｏ）インタフェース
２  メールサーバ
３  電話網
４  電話機（４Ａ、４Ｂ…）
５  インターネット（ＩＰ）網
６  電話インタフェース
Ｂ  アドレスブック
Ｐ１  メーリングソフト
Ｐ２  音声管理ソフト
Ｐ３  テキスト変換ソフト
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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