(57)【要約】【課題】原本として保管された文書データと印刷された文書の内容の一致を、複雑な手間を必要とすることなく確認する。【解決手段】アドレス情報抽出部３２は、画像読取部３１により読み取られた画像データ中に含まれるアドレス情報を抽出する。文書データ取得部３３は、アドレス情報抽出部３２により抽出されたアドレス情報に基づいて、予め文書データ管理サーバ３０に格納されていた文書データを取得する。一致判定部３４は、文書データ取得部３３により取得された文書データと、画像読取部３１により読み取られた画像データとの内容が一致するか否かを判定する。【選択図】図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
印刷文書の画像データを読み取る画像読取手段と、
前記画像読取手段により読み取られた画像データ中に含まれる識別情報を抽出する抽出手段と、
前記抽出手段により抽出された識別情報に基づいて、予め格納されていた文書データを取得する文書データ取得手段と、
前記文書データ取得手段により取得された文書データと、前記画像読取手段により読み取られた画像データとが一致するか否かを判定する判定手段と、
を有する電子文書管理システム。
【請求項２】
新たな文書データの登録要求を受けた場合に、識別情報を取得する識別情報取得手段と、
前記識別情報取得手段により取得された識別情報を、登録しようとする文書データに付加する付加手段と、
前記付加手段により識別情報が付加された文書データを、識別情報と対応付けて格納する格納手段とをさらに有する請求項１記載の電子文書管理システム。
【請求項３】
前記文書データ取得手段により取得された文書データに対して電子印を押印する押印手段をさらに有する請求項１または２記載の電子文書管理システム。
【請求項４】
前記押印手段により電子印が押印された文書データに基づいた画像を出力する画像出力手段をさらに有する請求項３記載の電子文書管理システム。
【請求項５】
前記識別情報は、印刷された文書上で視認不可能な方法により文書データに付加されている請求項１から４のいずれか１項記載の電子文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子文書を管理するための電子文書管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、ネットワークシステムの発達に伴い、各種文書が電子データ化されて受け渡しされるようになっている。そのため、決済や承認を要する文書についても電子署名や電子印を用いた決済や承認が行われるようになっている。しかし、電子データは複製や改ざんが容易であるため、決済や承認された内容が事後に改ざんされてしまうような事態が発生しないようにする必要がある。
【０００３】
そのため、このような電子印を用いた電子文書管理システムにおいては、決済や承認を受けた内容の同一性を確保するために様々な方法が提案されている（例えば、特許文献１参照。）。
【０００４】
この特許文献１には、作成した文書データに原本ＩＤを付加して原本管理サーバに格納するとともに、この文書データに電子印を押印した印刷データにも原本ＩＤを付加し、印刷データに付加された原本ＩＤと文書データに付加された原本ＩＤとの一致を確認することにより電子文書の原本性を判別する電子文書システムが開示されている。このような電子文書システムによれば、印刷された文書に付加されている原本ＩＤを基に原本管理サーバにアクセスすることにより、原本である文書データの内容を確認することができる。
【０００５】
この従来の電子文書システムでは、原本ＩＤが付加された印刷データを端末装置間で送受信する場合に、端末装置は他の端末装置から受信した印刷データに付加された原本ＩＤと原本管理サーバに格納されている文書データの原本ＩＤとの一致を確認することにより、印刷データと原本となる文書データとが一致することを確認している。
【０００６】
そのため、実際に印刷された印刷文書の原本性を確認しようとした場合には、印刷された文書から原本ＩＤのような識別情報を読み取る必要がある。しかし、このような識別情報の情報量が多くなると、識別情報の読み取りに手間がかかり、印刷された文書のどの部分に識別情報が含まれているかを探さなければならず、場合によっては識別情報の判別ができない可能性もある。
【０００７】
さらに、このような従来のシステムでは、承認を受けようとする電子文書を電子データのまま受け渡しすることを前提としているため、印刷された文書を直接受け渡すような場合には、原本となる文書データと承認を受けようとする印刷原稿との内容の一致を確認することはできない。つまり、印刷データが実際の用紙上に印刷された状態でなんらかの改ざん、または変更がなされた場合には、たとえ原本ＩＤが一致した場合でも、印刷された文書と文書データとの間で内容が一致していないこととなる。もし、ある文書の承認をしようとする者は、原本ＩＤを基に原本管理サーバにアクセスして文書データの内容を確認し、印刷された文書と１文字毎に照らし合わせを行って内容の一致を確認するという多大な手間が必要となる。
【０００８】
【特許文献１】特開２００４−７０４１２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００９】
上述した従来の画像形成装置では、印刷された状態で文書の受け渡しが行われた場合、原本となる文書データと印刷文書との内容が一致していることを容易に確認することは難しいという問題点があった。
【００１０】
本発明の目的は、原本として保管された文書データと印刷された文書の内容の一致を、複雑な手間を必要とすることなく確認することができる電子文書管理システムを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
［電子文書管理システム］
上記目的を達成するために、本発明の電子文書管理システムは、印刷文書の画像データを読み取る画像読取手段と、
前記画像読取手段により読み取られた画像データ中に含まれる識別情報を抽出する抽出手段と、
前記抽出手段により抽出された識別情報に基づいて、予め格納されていた文書データを取得する文書データ取得手段と、
前記文書データ取得手段により取得された文書データと、前記画像読取手段により読み取られた画像データとが一致するか否かを判定する判定手段とを有する。
【００１２】
本発明では、ある印刷文書を受け取った承認者は、その印刷文書を画像読取手段に読み取らせるだけで、その印刷文書の原本として格納されている文書データを取得することができ、その文書データと印刷文書の内容の一致が自動的に判定される。従って、本発明によれば、原本として保管された文書データと印刷された文書の内容の一致を複雑な手間を必要とすることなく確認することが可能となる。
【００１３】
好ましくは、本発明の電子文書管理システムは、新たな文書データの登録要求を受けた場合に、識別情報を取得する識別情報取得手段と、
前記識別情報取得手段により取得された識別情報を、登録しようとする文書データに付加する付加手段と、
前記付加手段により識別情報が付加された文書データを、識別情報と対応付けて格納する格納手段とをさらに有する。
【００１４】
好ましくは、本発明の電子文書管理システムは、前記文書データ取得手段により取得された文書データに対して電子印を押印する押印手段をさらに有する。
【００１５】
好ましくは、本発明の電子文書管理システムは、前記押印手段により電子印が押印された文書データに基づいた画像を出力する画像出力手段をさらに有する。
【００１６】
好ましくは、本発明の電子文書管理システムでは、前記識別情報は、印刷された文書上で視認不可能な方法により文書データに付加されている。
【発明の効果】
【００１７】
以上説明したように、本発明によれば、原本として保管された文書データと印刷された文書の内容の一致を、複雑な手間を必要とすることなく確認することができるという効果を得ることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１８】
次に、本発明の実施の形態について図面を参照して詳細に説明する。図１は本発明の一実施形態の電子文書管理システムの構成を示すシステムである。
【００１９】
本実施形態の電子文書管理システムは、図１に示されるように、ネットワーク１４を介して接続された画像形成装置１０、端末装置２０および文書データ管理サーバ３０により構成されている。
【００２０】
端末装置２０は、印刷ジョブ等の印刷データを生成して、画像形成装置１０に対して送信する。画像形成装置１０は、端末装置２０から送信された印刷データを受け付けて、印刷データに応じた画像を印刷用紙上に出力する。例えば、画像形成装置１０の一例としては、複写機能、印刷機能、ファクシミリ機能を備えた複合機のような装置が考えられる。
【００２１】
文書データ管理サーバ３０は、原本となる文書データを、指定されたアドレス毎に格納して管理している。
【００２２】
次に、本実施形態の画像形成装置１０のハードウェア構成を図２に示す。
【００２３】
画像形成装置１０は、図２に示されるように、ＣＰＵ１８、メモリ１９、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）等の記憶装置２２、ネットワーク１４を介して端末装置２０や文書データ管理サーバ３０等の外部装置との間でデータの送信及び受信を行う通信インタフェース（ＩＦ）２４、タッチパネル又は液晶ディスプレイ並びにキーボードを含むユーザインタフェース（ＵＩ）装置２６、スキャナ２７、印刷エンジン２８を有する。これらの構成要素は、制御バス１６を介して互いに接続されている。
【００２４】
ＣＰＵ１８は、メモリ１９または記憶装置２２に格納された電子文書管理プログラムに基づいて所定の処理を実行して、画像形成装置１０の動作を制御する。
【００２５】
図３は、上記の電子文書管理プログラムが実行されることにより実現される画像形成装置１０の機能構成を示すブロック図である。
【００２６】
本実施形態の画像形成装置１０は、図３に示されるように、画像読取部３１と、アドレス情報抽出部３２と、文書データ取得部３３と、一致判定部３４と、アドレス情報付加部３５と、アドレス情報取得部３６と、データ送受信部３７と、認証部３８と、押印部３９と、印刷制御部４０と、画像出力部４１とを備えている。
【００２７】
画像読取部３１は、印刷文書を読み取ることにより画像データをスキャンデータとして得る。
【００２８】
アドレス情報抽出部３２は、画像読取部３１により読み取られた画像データ中に含まれるアドレス情報を抽出する。
【００２９】
文書データ取得部３３は、アドレス情報抽出部３２により抽出されたアドレス情報に基づいて、予め文書データ管理サーバ３０に格納されていた文書データを取得する。
【００３０】
一致判定部３４は、文書データ取得部３３により取得された文書データと、画像読取部３１により読み取られた画像データとの内容が一致するか否かを判定する。
【００３１】
アドレス情報取得部３６は、新たな文書データの登録要求を受けた場合に、文書データ管理サーバ３０からアドレス情報を取得する。
【００３２】
アドレス情報付加部３５は、アドレス情報取得部３６により取得されたアドレス情報を、印刷された文書上で視認不可能な方法により登録しようとする文書データに付加する。
【００３３】
アドレス情報付加部３５がアドレス情報を文書データに付加する具体的な方法としては、例えば、ドットパターンを用いた電子透かしによりアドレス情報を文書データ中に付加するような方法が考えられる。
【００３４】
また、グリフコードを用いてアドレス情報を文書データに付加するようにしてもよい。グリフコードとは、２種類の小さな斜線、すなわち右上がりの斜線「／」（スラッシュ）と左上がりの斜線「＼」（バックスラッシュ）とによって、２進数の「０」及び「１」を表すようにした符号であり、１つの斜線で１ビットの情報を表すようにしたものである。
【００３５】
データ送受信部３７は、文書データ管理サーバ３０、端末装置２０との間でネットワーク１４を介してデータの送受信を行う。
【００３６】
認証部３８は、パスワードやＩＤ番号による認証、ＩＣカード等による認証、指紋等の生体情報による認証等を行って、承認を行おうとするユーザが正当な権限を有する承認者であることの認証を行う。
【００３７】
押印部３９は、認証部３８により正当な権限を有する承認者であると認証された場合、文書データ取得部３３により取得された文書データに対して電子印を押印する。
【００３８】
印刷制御部４０は、押印部３９により電子印が押印された後の文書データを画像出力部４１に対して印刷するよう制御を行う。画像出力部４１は、印刷制御部４０からの指示に基づいて画像を形成して出力する。
【００３９】
次に、本実施形態の電子文書管理システムの動作について図面を参照して詳細に説明する。
【００４０】
先ず、ユーザが所有している文書データ（電子ドキュメント）を文書データ管理サーバ３０に原本として格納する場合の処理を図４のフローチャートを参照して説明する。
【００４１】
まず、ユーザが端末装置２０を操作して、新たに登録しようとする文書データを画像形成装置１０に送信し、画像形成装置１０に対して電子文書の格納を指示する（ステップＳ１０１）。すると、文書データ管理サーバ３０への格納指示を受けた画像形成装置１０では、アドレス情報取得部３６は、文書データ管理サーバ３０から新たなアドレス情報を取得する（ステップＳ１０２）。そして、アドレス情報付加部３５は、アドレス情報取得部３６により取得されたアドレス情報を文書データに付加し（ステップＳ１０３）、アドレス情報が付加された文書データを文書データ管理サーバ３０に格納する（ステップＳ１０４）。
【００４２】
次に、アドレス情報が付加された文書データを印刷するか否かをユーザに示し（ステップＳ１０５）、ユーザが印刷することを選択した場合には、印刷制御部４０は、アドレス情報が付加された文書データを画像出力部４１により印刷して処理を終了する（ステップＳ１０６）。
【００４３】
なお、上記の説明では、端末装置２０から文書データを画像形成装置１０に送信して文書データ管理サーバ３０に格納する場合について説明しているが、画像形成装置１０の画像読取部３１により読み取られた文書データを文書データ管理サーバ３０に格納することも可能である。
【００４４】
次に、印刷文書を受け取った承認者が、この印刷文書を承認する際の基本的な処理を図５のフローチャートを参照して説明する。
【００４５】
まず、承認者は、受け取った印刷文書を画像読取部３１によりスキャンさせ画像データに変換する（ステップＳ２０１）。画像読取部３１により読み取られたスキャンデータは、アドレス情報抽出部３２において解析されてアドレス情報の抽出が行われ（ステップＳ２０２）、アドレス情報が含まれているか否かが判定される（ステップＳ２０３）。ステップＳ２０３においてアドレス情報が含まれていないと判定された場合、処理は終了する。
【００４６】
ステップＳ２０３においてアドレス情報が含まれていると判定された場合、文書データ取得部３３は、アドレス情報抽出部３２により抽出されたアドレス情報をデータ送受信部３７を介して文書データ管理サーバ３０に送信し、このアドレス情報に対応して格納されている文書データを文書データ管理サーバ３０から取得する（ステップＳ２０４）。
【００４７】
そして、文書データ取得部３３により取得された文書データの承認を行うか否かが承認者であるユーザに提示され（ステップＳ２０５）、承認が行われない場合には処理は終了する。承認が行われる場合には、承認者の認証が認証部３８により行われた後（ステップＳ２０６）押印部３９により文書データに電子印が押され（ステップＳ２０７）、電子印が押された文書データはデータ送受信部３７により文書データ管理サーバ３０に送信されて格納される（ステップＳ２０８）。
【００４８】
次に、印刷文書を受け取った承認者が、この印刷文書を承認する際の詳細な処理を図６のフローチャートを参照して説明する。図６に示すフローチャートは、図５に示したフローチャートに対して、文書データ管理サーバ３０から取得した文書データと画像読取部３１により読み取られたスキャンデータとが一致するか否かを判定する処理を追加したものである。
【００４９】
まず、承認者は、受け取った印刷文書を画像読取部３１によりスキャンさせ画像データに変換する（ステップＳ３０１）。画像読取部３１により読み取られたスキャンデータは、アドレス情報抽出部３２において解析されてアドレス情報の抽出が行われ（ステップＳ３０２）、アドレス情報が含まれているか否かが判定される（ステップＳ３０３）。ステップ３３０３においてアドレス情報が含まれていると判定された場合、文書データ取得部３３は、アドレス情報抽出部３２により抽出されたアドレス情報をデータ送受信部３７を介して文書データ管理サーバ３０に送信し、このアドレス情報に対応して格納されている文書データを文書データ管理サーバ３０から取得する（ステップＳ３０４）。
【００５０】
すると、一致判定部３４は、文書データ取得部３３により取得された文書データと、画像読取部３１により読み取られたスキャンデータとの内容が一致するか否かを判定する（ステップＳ３０６）。ステップＳ３０６において、文書データ取得部３３により取得された文書データと、画像読取部３１により読み取られたスキャンデータとの内容が一致すると判定された場合、文書データの承認を行うか否かが承認者であるユーザに提示され（ステップＳ３０７）、承認が行われない場合には処理は終了する。承認が行われる場合には、承認者の認証が認証部３８により行われた後（ステップＳ３０８）、押印部３９により文書データに電子印が押され（ステップＳ３０９）、電子印が押された文書データは画像出力部４１により印刷される。そして、電子印が押された文書データは、データ送受信部３７により文書データ管理サーバ３０に送信されて格納される（ステップＳ３１１）。
【００５１】
ステップＳ３０６において、文書データ取得部３３により取得された文書データと、画像読取部３１により読み取られたスキャンデータとの内容が一致しないと判定された場合、スキャンデータを文書データ管理サーバ３０に新たに格納するか否かがユーザに提示され（ステップＳ３１２）、格納する場合には、スキャンデータに対して新たに取得したアドレス情報を付加して文書データ管理サーバ３０に格納する（ステップＳ３１３）。
【００５２】
ステップＳ３１２において、スキャンデータを文書データ管理サーバ３０に格納しないことが選択された場合、またはステップＳ３１３においてスキャンデータに新たなアドレス情報を付加して文書データ管理サーバ３０に格納された場合、スキャンデータの承認を行うか否かが承認者であるユーザに提示される（ステップＳ３０７）。
【００５３】
また、ステップＳ３０３においてスキャンデータにアドレス情報が含まれていないと判定された場合、スキャンデータを文書データ管理サーバ３０に新たに格納するか否かがユーザに提示され（ステップＳ３１４）、格納する場合には、スキャンデータに対して新たに取得したアドレス情報を付加して文書データ管理サーバ３０に格納する（ステップＳ３１３）。スキャンデータを文書データ管理サーバ３０に格納しない場合には、処理は終了する。
【００５４】
上記の図５、図６を参照して説明した処理では、承認者が１つの印刷文書を受け取って承認を行う場合のものであったが、このような方法により複数の印刷文書の承認を行おうとした場合、各印刷文書毎に本人確認のための認証を受けなければならなくなる。そのため、１回の認証処理により複数の印刷文書の承認を行う場合の処理を図７のフローチャートを参照して説明する。
【００５５】
まず、承認者は、自分が正当な権限を有する承認者であることの認証を行う（ステップＳ４０１）。次に、承認者は、受け取った印刷文書を画像読取部３１によりスキャンさせ画像データに変換する（ステップＳ４０２）。画像読取部３１により読み取られたスキャンデータは、アドレス情報抽出部３２において解析されてアドレス情報の抽出が行われ（ステップＳ４０３）、アドレス情報が含まれているか否かが判定される（ステップＳ４０４）。
【００５６】
ステップＳ４０４においてアドレス情報が含まれていると判定された場合、文書データ取得部３３は、アドレス情報抽出部３２により抽出されたアドレス情報をデータ送受信部３７を介して文書データ管理サーバ３０に送信し、このアドレス情報に対応して格納されている文書データを文書データ管理サーバ３０から取得する（ステップＳ４０５）。
【００５７】
そして、押印部３９により文書データに電子印が押され（ステップＳ４０６）、電子印が押された文書データはデータ送受信部３７により文書データ管理サーバ３０に送信されて格納される（ステップＳ４０７）。
ステップＳ４０７の処理が終了した後、またはステップＳ２０３においてアドレス情報が含まれていないと判定された場合、残りの文書があるか否かが判定され（ステップＳ４０８）、残りの文書がない場合には処理は終了し、残りの文書がある場合にはステップＳ４０２の処理に戻って同様の処理が繰り返される。
【００５８】
図５、図６に示したフローチャートでは、各文書ごとに承認者の認証を行う必要があったが、図７に示すフローチャートでは、認証を１度だけ行えば良いので効率化が図られる。
【００５９】
本実施形態の電子文書管理システムでは、ある文書の承認を受けたい者は、画像読取部３１によりその文書を読み取らせ、読み取られたスキャンデータをアドレス情報を付加した後に文書データとして文書データ管理サーバ３０に登録する。そして、アドレス情報が付加された文書データを画像出力部４１により印刷して、承認者に印刷文書を提出する。印刷文書を受け取った承認者は、アドレス情報が含まれた印刷文書をスキャナ等の画像読取部３１により読み取らせることにより、印刷文書の原本が格納されている文書データ管理サーバ３０のアドレス情報を取得することができる。ここで、アドレス情報はスキャンデータから自動的に抽出されるため、人間が視認可能な情報である必要なく、ユーザが直接入力するものでもないため、アドレス情報が複雑な情報であってもユーザに煩雑な処理を要求することはない。
【００６０】
そして、そのアドレス情報に対応した文書データを文書データ管理サーバ３０から取得して、画像読取部３１に読み取られたスキャンデータと比較することにより、原本である文書データと印刷文書の内容が一致するか否かが自動的に判定される。そのため、承認者は、受け取った印刷文書と、文書データ管理サーバ３０内に格納された文書データの内容が一致しているか否かを比較して確認する必要がない。
【００６１】
なお、本実施形態では、文書データ上にアドレス情報を付加する際に、電子透かしを用いて視認不可能なように付加方法を用いるようにしているので、文書上でのアドレス情報の付加位置に制約が無くなり、文書ごとのアドレス情報の付加位置の統一が図れる。そのため、画像読取部３１の文書読み取り、データ解析の高速化を図ることができる。さらに、印刷文書中のどの情報がアドレス情報であるのかが不明になるということも無くなる。さらに、印刷された場合に視認不可能なので、ドキュメント上の図や文章に干渉することも無い。
【００６２】
[変形例]
上記実施形態では、文書データを特定するための情報としてアドレス情報を用いた場合について説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、文書データを特定することができるＩＤ番号等の識別情報であればどのような情報を用いた場合でも同様に本発明を適用することができるものである。
【００６３】
また、上記実施形態では、印刷された文書上で視認が不可能な方法によりアドレス情報を文書データ上に付加する場合を用いて説明しているが、印刷された文書上において視認可能な方法によりアドレス情報を文書データ上に付加するようにしてもよい。例えば、バーコードのような１次元コードや、ＱＲ（Quick Response）コードのような２次元コード等の符号化コードを用いてアドレス情報を文書データ上に付加するようにしてもよい。ただし、このような場合には、アドレス情報を付加する位置を予め設定しておく等の制限が発生する。また、付加したアドレス情報と文書データの印刷内容が重なり干渉してしまった場合には、アドレス情報の読み取り精度が劣化する等の弊害が発生する可能性もある。
【図面の簡単な説明】
【００６４】
【図１】本発明の一実施形態の画像処理システムの構成を示すシステム図である。
【図２】本発明の一実施形態の電子文書管理システムのハードウェア構成を示すブロック図である。
【図３】本発明の一実施形態の電子文書管理システムの機能構成を示すブロック図である。
【図４】ユーザが所有している文書データ（電子ドキュメント）を文書データ管理サーバ３０に原本として格納する場合の処理を示すフローチャートである。
【図５】印刷文書を受け取った承認者が、この印刷文書を承認する際の基本的な処理を示すフローチャートである。
【図６】印刷文書を受け取った承認者が、この印刷文書を承認する際の詳細な処理を示すフローチャートである。
【図７】１回の認証処理により複数の印刷文書の承認を行う場合の処理を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００６５】
１０    画像形成装置
１４    ネットワーク
１６    制御バス
１８    ＣＰＵ
１９    メモリ
２０    端末装置
２２    記憶装置
２４    通信インタフェース（ＩＦ）
２６    ユーザインタフェース（ＵＩ）装置
２７    スキャナ
２８    印刷エンジン
３０    文書データ管理サーバ
３１    画像読取部
３２    アドレス情報抽出部
３３    文書データ取得部
３４    一致判定部
３５    アドレス情報付加部
３６    アドレス情報取得部
３７    データ送受信部
３８    認証部
３９    押印部
４０    印刷制御部
４１    画像出力部
Ｓ１０１〜Ｓ１０６    ステップ
Ｓ２０１〜Ｓ２０８    ステップ
Ｓ３０１〜Ｓ３１１    ステップ
Ｓ４０１〜Ｓ４０８    ステップ
【図１】
2008306650.tif 000003
【図２】
2008306650.tif 000004
【図３】
2008306650.tif 000005
【図４】
2008306650.tif 000006
【図５】
2008306650.tif 000007
【図６】
2008306650.tif 000008
【図７】
2008306650.tif 000009