(57)【要約】【課題】  データが移動した場合、ユーザがデータの移動元を参照したときにデータが移動したことおよびデータの移動先を通知できるようにすることである。【解決手段】  フォルダＡに格納されている文書Ｂ302がフォルダＢに文書Ｂ304として移動されたとき、フォルダＡの文書Ｂ302が登録されていた位置に移動先通知探索用文書303を自動的に作成して登録し、移動先通知探索用文書303には移動文書の特徴を表す最小限の部分情報と移動元フォルダ名（フォルダＡ）と移動先を探索するために必要な移動先情報を持たせる。移動元の文書Ｂに対してアクセスがなされたときは、移動先通知探索用文書303の内容を読み出すことにより、文書Ｂの移動先を探索することができる。【選択図】        図３
2008097639.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
メールを送信・受信するためのユーザ情報を登録・管理・検索・表示し、登録されたユーザ情報はユーザのメールアドレスを含む属性情報からなる情報管理システムであって、
登録されたユーザ情報が移動され、該登録されたユーザ情報の属性情報中のメールアドレスが変更されたとき、該登録されたユーザ情報の移動前のメールアドレスと移動後のメールアドレスを含む属性情報からなる移動先通知・探索用ユーザ情報を作成して登録する手段と、
前記移動前のメールアドレスにメールが送信されたとき、該メールを前記移動先通知・探索用ユーザ情報で受信し、該移動先通知・探索用ユーザ情報中の変更後のメールアドレスを送信元にメールにより送信し、かつ受信したメールを変更後のメールアドレスに転送する転送手段を有することを特徴とする情報管理システム。
【請求項２】
請求項１記載の情報管理システムにおいて、
登録されたユーザ情報が２回以上移動されてる場合、前記転送手段は、移動前のメールアドレスに送信されたメールに対して、順次変更後のメールアドレスに該メールを繰り返し送信することにより最終的な移動先のメールアドレスに該メールを送信することを特徴とする情報管理システム。
【請求項３】
インターネットあるいはイントラネットのＵＲＬ情報を登録・管理・検索・表示し、登録されたＵＲＬ情報はＵＲＬを含む属性情報からなる情報管理システムであって、
ＵＲＬの移動のため移動先のＵＲＬが入力されたとき、移動元のＵＲＬから移動先のＵＲＬへの自動遷移処理をするプログラムに移動先のＵＲＬを書き込み、該書き込んだプログラムを移動元のＵＲＬに転送する転送手段と、
前記入力された移動先のＵＲＬを前記ＵＲＬ情報の属性情報として設定する設定手段を有し、ユーザにより移動元のＵＲＬにアクセスされたとき、前記プログラムはアクセスされた移動元のＵＲＬを移動先のＵＲＬに遷移することを特徴とする情報管理システム。
【請求項４】
請求項３記載の情報管理システムにおいて、
ＵＲＬが２回以上移動されてる場合、前記転送手段は、ＵＲＬの移動の度に、前記自動遷移処理をするプログラムへの移動先のＵＲＬの書き込みと書き込んだプログラムの移動元のＵＲＬへの転送を繰り返し行い、設定手段は、前記設定を繰り返し行い、
ユーザにより移動元のＵＲＬにアクセスされたとき、移動先のＵＲＬへの遷移を繰り返し行うことを特徴とする情報管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、コンピュータで利用するデータを登録・管理・検索・表示する情報管理システムに係り、特に、データを移動（またはデータの位置情報を変更）した場合、移動元から移動先を探索できる情報管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
現在、企業等でさまざまな形態の情報管理システムで電子化されたデータが蓄積・管理されており、種々の契機でデータが移動する。
例えば、文書管理システムでは、文書の管理体系において、文書がある分類から別の分類に移動したり、管理体系の構成変更に伴って分類自体の移動が発生する。
ユーザ情報管理システムでは、ユーザの転属に伴い、ユーザ情報がある部署から別の部署へ移動する。
インターネットやイントラネットでは、プロバイダの変更等の理由でホームページの存在位置を示すＵＲＬ（Uniform Resource Locator）があるアドレスから別のアドレスに移動が発生する。
また、データの移動は、システム内の移動だけに留まらず、システムを跨って移動したり、システムと分離して保管する記憶装置へ移動する場合がある。
一方、上記のような情報管理システムにおいてデータを移動すると、そのデータの位置情報を頼りにデータの検索・表示を行っていたユーザは、そのデータが移動されたのか、削除されたのかわからない。
また、データが移動されたと思っても移動先は推測で探す必要があり、簡単に見つからないという問題があった。
以上のような問題を解決する技術の例として、データが移動した場合、電子メールや電子掲示板を利用して、移動したデータの移動先をユーザに通知することが行われている。
また、インターネットやイントラネットでホームページのＵＲＬが移動した場合、移動元のＵＲＬのアドレスに移動先のＵＲＬのアドレスを表示するページや移動元を参照すると自動的に移動先のＵＲＬのアドレスに移動するページを作成しておくことが行われている。
なお、上記の問題を解決する技術の例について記載した文献は見当たらない。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
上記の従来技術において、データが移動したことおよびデータの移動先を電子メールを利用して通知する方法は、メールが通知されないユーザはデータが移動したことおよびデータの移動先を知ることができない、データの移動先を確認するために必ずメールを読まなければならない、データが移動する度にメールが送られてきて煩わしい、データの移動先を忘れないために通知メールを常に記憶または保存しておかなければならないという問題がある。
また、電子掲示板を利用して通知する方法は、掲示板を確認しないユーザはデータが移動したことおよびデータの移動先を知ることができない、データの移動先を確認するためには必ず掲示板を見なければならないという問題がある。
さらに、ホームページの移動元のＵＲＬに移動先のＵＲＬを表示するページを作成して通知する方法は、ホームページ管理者によってページが作成されないかぎりユーザはホームぺージのＵＲＬの移動先を知ることができないという問題がある。
本発明の目的は、データが移動した場合、ユーザがデータの移動元を参照したときにデータが移動したことおよびデータの移動先を通知できるようにすることにある。
本発明の他の目的は、データが移動した場合、ユーザがデータの移動元から移動先を探索できるようにすることにある。
【課題を解決するための手段】
【０００４】
コンピュータを利用して電子的に作成されたデータを登録・管理・検索・表示する情報管理システムであり、登録されたデータにはデータの登録位置情報を含むデータ属性情報を付与しておく。
登録されたデータが移動されて、このデータのデータ属性情報中の登録位置情報が変更されると、この登録されたデータの移動前の登録位置情報と移動後の登録位置情報を含むデータ属性情報を作成して付与した移動先通知・探索用データを作成して登録する。そして、上記の登録されたデータが移動前の登録位置情報によって読み出し要求された場合には、上記の移動先通知・探索用データを読み出し、この移動先通知・探索用データのデータ属性情報中の変更後の登録位置情報を用いて上記の登録されたデータを探索するようにしている。
また、メールを送信・受信するためのユーザ情報を登録・管理・検索・表示するメール管理システムであり、登録されたユーザ情報にはユーザのメールアドレスを含む属性情報を付与しておく。
登録されたユーザ情報が移動されて、このユーザ情報の属性情報中のメールアドレスが変更されると、この登録されたユーザ情報の移動前のメールアドレスと移動後のメールアドレスを含む属性情報を作成して付与した移動先通知・探索用ユーザ情報を作成して登録する。そして、上記の移動前のメールアドレスにメールが送信された場合には、このメールを上記の移動先通知・探索用ユーザ情報で受信し、この移動先通知・探索用ユーザ情報中の変更後のメールアドレスを送信元にメールにより送信し、かつ受信したメールを変更後のメールアドレスに転送するようにしている。
また、インターネットあるいはイントラネットのＵＲＬ情報を登録・管理・検索・表示するＵＲＬ情報管理システムであり、登録されたＵＲＬ情報はＵＲＬを含む属性情報からなっている。
ＵＲＬの移動のため移動先のＵＲＬが入力された場合には、移動元のＵＲＬから移動先のＵＲＬへの自動遷移処理をするプログラムに移動先のＵＲＬを書き込み、この書き込んだプログラムを移動元のＵＲＬに転送する。
そして、入力された移動先のＵＲＬを上記のＵＲＬ情報の属性情報として設定し、ユーザにより移動元のＵＲＬにアクセスがされたとき、上記のプログラムはアクセスされた移動元のＵＲＬを移動先のＵＲＬに遷移するようにしている。
【発明の効果】
【０００５】
本発明によれば、登録されたデータが他の登録位置に移動した場合に、データの移動の有無およびデータの移動先を容易に確認できるという効果がある。
また、メールアドレスが他のメールアドレスに変更された場合に、メールの送り手のユーザに変更後のメールアドレスを通知するメールを返信し、かつ、送信されてきたメールを変更後のメールアドレスに自動的に転送することができるという効果がある。
また、ＵＲＬが移動された場合に、ユーザにより移動元のＵＲＬにアクセスされたとき、そのアクセスを移動先のＵＲＬに容易に切り替えられる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００６】
以下、本発明の一実施例を図面により詳細に説明する。
図１は、本発明が動作する文書管理システムの基本的な構成例であり、文書管理システム100、記憶装置101、操作端末102から構成される。
文書管理システム100はシステム全体を制御するシステム制御部103、
データベース104に格納したデータ（文書および文書の管理体系であるフォルダ）を管理するデータ管理部105、
データの検索を行なうデータ検索処理部106、
データの属性情報の入出力処理を行なうデータ入出力処理部107、
データの移動処理と移動先通知・探索用データの作成処理を行なうデータ移動処理部108、
移動したデータの特徴を示す最小限の属性情報を作成する最小限データ作成部109、
移動したデータの探索に必要な移動先情報を作成する移動先情報作成部110、
移動先通知・探索用データを参照して移動先を探索する移動先探索処理部111で構成される。
保存データ用記憶装置112は使用頻度の少ないデータやバックアップデータを保存データ113として格納する装置である。
また、文書管理システム100が２つ以上存在する場合はネットワーク114を介して連携できる。
【０００７】
図２は、本発明が動作する文書管理システムで扱う文書の管理体系の一例である。
フォルダ200は文書201の管理単位であり、フォルダ200の階層構造により文書201を階層化した体系で管理する。
文書201は種々の契機で属するフォルダ200を移動する。
【０００８】
図３は、本発明が動作する文書管理システムで文書を移動する場合の遷移図の一例である。
「文書Ｂ」302を「フォルダＡ」300から「フォルダＢ」301に移動すると、移動元の「フォルダＡ」300の下に、移動した文書と同じ文書名で移動先通知・探索用文書「文書Ｂ」303を作成する。
移動先通知・探索用文書は文書が移動したことを示す目印となる。
また、移動先通知・探索用文書から移動した文書を探索することができる。
【０００９】
図４は、本発明が動作する文書管理システムで扱う文書の属性400の一例である。
属性は属性名401と属性値402から成り、文書の属性400にはデータ種別403、文書名404、作成者名405、作成日時406、更新日時407、ファイル名408、ファイルサイズ409、所属フォルダ名410がある。
【００１０】
図５は、本発明が動作する文書管理システムで扱う移動先通知・探索用文書の属性500の一例である。
移動先通知・探索用文書の属性500にはここでは文書の最小限の属性として、データ種別501、文書名502、作成者名503、所属フォルダ名504、移動先属性として移動先種別505、移動先識別名506、移動先フォルダ名507、移動日時508を定義している。
【００１１】
図６は、本発明が動作する文書管理システムでフォルダを移動する場合の遷移図の一例である。
「フォルダＢ」602を「フォルダＡ」600の下から「フォルダＤ」601の下に移動すると、移動元の「フォルダＡ」600の下に、移動したフォルダと同じフォルダ名で移動先通知・探索用フォルダ「フォルダＢ」604を作成する。
移動先通知・探索用フォルダはフォルダが移動したことを示す目印となる。
また、移動先通知・探索用フォルダから移動したフォルダを探索することができる。
【００１２】
図７は、本発明が動作する文書管理システムで扱うフォルダの属性700の一例を示したものである。
フォルダの属性700にはデータ種別701、フォルダ名702、作成者名703、作成日時704、更新日時705、親フォルダ名706がある。
【００１３】
図８は、本発明が動作する文書管理システムで扱う移動先通知・探索用フォルダの属性800の一例を示したものである。
移動先通知・探索用フォルダの属性800にはここではフォルダの最小限の属性として、データ種別801、フォルダ名802、作成者名803、親フォルダ名804と、移動先属性として移動先種別805、移動先識別名806、移動先親フォルダ名807、移動日時808を定義している。
【００１４】
図９は、図３において「文書Ｂ」302を「フォルダＡ」300から「フォルダＢ」301に移動する場合の「フォルダＡ」300に属する文書一覧の画面例900である。
画面中には文書一覧を表示する対象のフォルダ名901、文書を移動するときに移動先通知（移動先通知・探索用文書の作成）を行なうかどうかを設定した移動モード902を表示する。
また、「フォルダＡ」300に属する文書および移動先通知・探索用文書の属性情報903を一覧で表示し、一覧において文書と移動先通知・探索用文書を視覚的に識別するため、文書には文書アイコン906、移動先通知・探索用文書には移動先通知・探索用文書アイコン907を表示する。
画面メニューには、操作メニュー904と表示メニュー905がある。
操作メニュー904には、文書について「属性表示」と「所属フォルダの移動」と「削除」、移動先通知・探索用文書について「属性表示」と「移動先の探索」と「削除」がある。
更に「一覧表示のクローズ」がある。
また、表示メニュー905には、「表示属性の選択」と「表示順序の並べ替え」がある。
【００１５】
図１０は、移動先通知・探索用文書を含む文書一覧の画面例1000である。
画面中の文書一覧1001において移動先通知・探索用文書の属性の移動先種別1002には移動先として、自サーバ、他サーバ、記憶媒体があり、移動先識別名1003には移動先がサーバの場合はサーバ名、移動先が記憶媒体の場合は媒体番号を表示する。
【００１６】
図１１は、図６において「フォルダＢ」602を「フォルダＡ」600の下から「フォルダＤ」601の下に移動する場合の「フォルダＡ」600の下のフォルダ一覧の画面例1100である。
フォルダ一覧の画面は文書一覧の画面900のとほぼ同じ形式で、画面中にはフォルダ一覧を表示する対象のフォルダ名1101、フォルダを移動するときに移動先通知（移動先通知・探索用フォルダの作成）を行なうかどうかを設定した移動モード1102を表示する。
また、「フォルダＡ」600の下に属するフォルダおよび移動先通知・探索用フォルダの属性情報1103を一覧で表示し、一覧においてフォルダと移動先通知・探索用フォルダを視覚的に識別するため、フォルダにはフォルダアイコン1106、移動先通知・探索用フォルダには移動先通知・探索用フォルダアイコン1107を表示する。
画面メニューには、操作メニュー1104と表示メニュー1105がある。
操作メニュー1104には、フォルダについて「属性表示」と「親フォルダの移動」と「削除」、移動先通知・探索用フォルダについて「属性表示」と「移動先の探索」と「削除」がある。
更に「一覧表示のクローズ」がある。
また、表示メニュー1105には、「表示属性の選択」と「表示順序の並べ替え」がある。
【００１７】
図１２は、移動先通知・探索用フォルダを含むフォルダ一覧の画面例1200である。
画面中のフォルダ一覧1201において移動先通知・探索用フォルダの属性の移動先種別1202には移動先として、自サーバ、他サーバ、記憶媒体があり、移動先識別名1203には移動先がサーバの場合はサーバ名、移動先が記憶媒体の場合は媒体番号を表示する。
【００１８】
図１３は、本発明が動作する文書管理システムにおける文書の移動処理の流れを示すフローチャート1300である。
図１４は、本発明が動作する文書管理システムにおける移動した文書の探索処理の流れを示すフローチャート1400である。
図１５は、本発明が動作する文書管理システムにおけるフォルダの移動処理の流れを示すフローチャート1500である。
図１６は、本発明が動作する文書管理システムにおける移動したフォルダの探索処理の流れを示すフローチャート1600である。
【００１９】
次に、図１３から図１６までのフローチャートに基づいて、文書管理システム100における移動文書および移動フォルダの探索方法の実施例について説明する。  文書管理システム100ではユーザが文書を移動する際、図３に示したように、移動元のフォルダの下に移動先通知・探索用文書を作成することができる。
ユーザがある特定の文書を検索した場合、その文書が移動されていても、移動した文書の代わりに移動先通知・探索用文書を検索できることで、ユーザは文書が移動したことを確認することができる。
移動先通知・探索用文書を作成するかどうかは移動モード902で予め設定しておくことができ、作成する場合は移動モード902に「移動先通知あり」、作成しない場合は移動モード902に「移動先通知なし」を設定する。
ユーザが文書一覧画面900の一覧から文書を指定して操作メニュー904の「所属フォルダの移動」を実行すると(1300)、
移動モード902の設定(1301)が「移動先通知あり」の場合、データ移動処理部108がユーザが指定した文書の移動先情報を取得し(1302)、これを元に移動元のフォルダの下に移動先通知・探索用文書を作成して(1303)、文書の移動処理を実行する(1304)。
移動モード902の設定(1301)が「移動先通知なし」の場合には、文書の移動処理を実行する(1304)。
ユーザは移動先として自サーバだけでなく、他サーバや記憶媒体も指定できる。
移動先通知・探索用文書の属性値は最小限データ作成部109と移動先情報作成部110が設定する。
また、移動先通知・探索用文書は図９および図１０で示したようにフォルダに属する文書一覧で移動していない文書といっしょに表示する。
【００２０】
更にユーザは移動先通知・探索用文書を元に、移動した文書の移動先を探索して移動した文書そのものを参照することができる。
ユーザが文書一覧画面900の一覧から移動先通知・探索用文書を指定して操作メニュー904の「移動先の探索」を実行すると(1400)、
移動先探索処理部111が移動先通知・探索用文書の属性情報を取得して(1401)、移動先種別(1402)が自サーバの場合は自サーバに対して移動先のフォルダを探索(1403)、移動先種別(1402)が他サーバの場合は移動先識別名のサーバ名に対応するサーバに対して移動先のフォルダを探索(1404)、移動先種別(1402)が記憶媒体の場合はユーザに移動先識別名の媒体番号に対応する記憶媒体の挿入を要求し(1405)、媒体番号が一致(1406)した記憶媒体に対して移動先のフォルダを探索(1407)する。
移動先のフォルダ(1408)が見つからない場合はその旨をユーザに通知し(1409)、移動先のフォルダが見つかった場合はそのフォルダに移動した文書があるかどうかチェックする(1410)。
移動した文書が見つからない場合はその旨をユーザに通知し(1411)、見つかった文書が移動先通知・探索用文書(1412)の場合は移動した文書そのものが見つかるまで探索処理を繰り返す。
つまり、同一文書が２回以上移動している場合でも見つかるまで追跡を行なうことができる。
移動した文書そのものが見つかった場合はその文書を参照することができる(1413)。
なお、文書と移動先通知・探索用文書の識別はデータ種別の属性値で判定する。  また、上記の移動した文書の探索処理において、文書の移動先のフォルダが移動先通知・探索用フォルダの場合は移動先のフォルダそのものが見つかるまで移動先のフォルダの探索処理を繰り返す。
移動先通知用フォルダとフォルダの識別も文書と同じようにデータ種別の属性値で判定する。
【００２１】
また、文書管理システム100ではユーザがフォルダを移動する際、図６に示したように、移動元の親フォルダの下に移動先通知・探索用フォルダを作成することができる。
ユーザがある特定のフォルダを検索した場合、そのフォルダが移動されていても、移動したフォルダの代わりに移動先通知・探索用フォルダを検索できることで、ユーザはフォルダが移動したことを確認することができる。
また、フォルダの移動および移動したフォルダの探索方法は、それぞれ文書の移動および移動した文書の探索方法のしくみと同様である。
移動先通知・探索用フォルダを作成するかどうかは移動モード1102で予め設定しておくことができ、作成する場合は移動モード1102に「移動先通知あり」、作成しない場合は移動モード1102に「移動先通知なし」を設定する。
【００２２】
ユーザがフォルダ一覧画面1100の一覧からフォルダを指定して操作メニュー1104の「親フォルダの移動」を実行すると(1500)、移動モード1102の設定(1501)が「移動先通知あり」の場合、データ移動処理部108がユーザが指定したフォルダの移動先情報を取得し(1502)、これを元に移動元の親フォルダの下に移動先通知・探索用フォルダを作成して(1503)、フォルダの移動処理を実行する(1504)。
移動モード1102の設定(1501)が「移動先通知なし」の場合には、フォルダの移動処理を実行する(1504)。
文書の場合と同じくユーザは移動先として自サーバだけでなく、他サーバや記憶媒体も指定できる。
移動先通知・探索用フォルダの属性値は最小限データ作成部109と移動先情報作成部110が設定する。
また、移動先通知・探索用フォルダは図１１および図１２で示したようにフォルダ一覧で移動していないフォルダといっしょに表示する。
【００２３】
更に文書の場合と同じようにユーザは移動先通知・探索用フォルダを元に、移動したフォルダの移動先を探索して移動したフォルダそのものを参照することができる。
ユーザがフォルダ一覧画面1100の一覧から移動先通知・探索用フォルダを指定して操作メニュー1104の「移動先の探索」を実行すると(1600)、移動先探索処理部111が移動先通知・探索用フォルダの属性情報を取得して(1601)、移動先種別(1602)が自サーバの場合は自サーバに対して移動先の親フォルダを探索(1603)、移動先種別(1602)が他サーバの場合は移動先識別名のサーバ名に対応するサーバに対して移動先の親フォルダを探索(1604)、移動先種別(1602)が記憶媒体の場合はユーザに移動先識別名の媒体番号に対応する記憶媒体の挿入を要求し(1605)、媒体番号が一致(1606)した記憶媒体に対して移動先の親フォルダを探索(1607)する。
移動先の親フォルダ(1608)が見つからない場合はその旨をユーザに通知し(1609)、移動先の親フォルダが見つかった場合はその親フォルダに移動したフォルダがあるかどうかチェックする(1610)。
移動したフォルダが見つからない場合はその旨をユーザに通知し(1611)、見つかったフォルダが移動先通知・探索用フォルダ(1612)の場合は移動したフォルダそのものが見つかるまで探索処理を繰り返す。
つまり、同一フォルダが２回以上移動している場合でも見つかるまで追跡を行なうことができる。
移動したフォルダそのものが見つかった場合はそのフォルダを参照することができる(1613)。
【００２４】
本実施例によれば、登録されたデータが他の登録位置に移動した場合、移動したデータの代わりとしてそのデータの移動元の登録位置にそのデータの特徴を表す最小限の部分情報と移動先の登録位置情報を持つ移動先通知・探索用データが自動的に作成（または、そのデータが移動先登録位置情報を付加した移動先通知・探索用データに自動的に置換）されるため、ユーザはデータが移動した後でも上記の最小限の部分情報の範囲内で移動前と同じ検索条件でそのデータ（実際に検索されるのは移動先通知・探索用データ）を検索でき、かつ、ユーザは単に検索したデータが移動先通知・探索用データかどうかを認知するだけでデータの移動の有無およびデータの移動先を確認できるという効果がある。
【００２５】
次に、本発明のもう一つの一実施例を図面により詳細に説明する。
図１７は、本発明が動作するメール管理システムの基本的な構成例であり、メール管理システム1700、記憶装置1701、操作端末1702から構成される。
メール管理システム1700はシステム全体を制御するシステム制御部1703、
システムを利用するユーザ情報データベース1704を管理するユーザ情報管理部1705、
メールデータベース1706に格納したメールを管理するメール管理部1707、
メールやユーザ情報の入出力を行なうデータ入出力処理部1708、
ユーザ情報の移動処理、移動先通知・探索用ユーザ情報の作成処理を行なうユーザ情報移動処理部1709、
移動したユーザ情報の最小限の情報を作成する最小限データ作成部1710、
移動したユーザ情報の移動先情報を作成する移動先データ作成部1711、
移動先通知・探索用ユーザ情報を参照してユーザ情報の移動先のメールアドレスにメールを転送するメール自動転送処理部1712、
ユーザ情報の移動先のメールアドレスを通知するメール宛先通知処理部1713で構成される。
また、メール管理システム1700が２つ以上の場合はネットワーク1714を介して連携する。
【００２６】
図１８は、本発明が動作するメール管理システムで扱うユーザ情報1800の一例である。
ユーザ情報1800は属性名1801と属性値1802から成り、属性にはデータ種別1803、ユーザＩＤ1804、ユーザ名1805、事業所名1806、部署名1807、分掌1808、電話番号1809、メールアドレス1810がある。
【００２７】
図１９は、本発明が動作するメール管理システムで扱う移動先通知・探索用ユーザ情報1900の一例である。
移動先通知・探索用ユーザ情報の属性には、ユーザ情報の最小限の属性としてデータ種別1901、ユーザＩＤ1902、ユーザ名1903、部署名1904、メールアドレス1905、移動先属性として移動先事業所名1906、移動先部署名1907、移動先メールアドレス1908がある。
【００２８】
図２０は、移動先通知・探索用ユーザ情報を含むユーザ一覧の画面例2000である。
ユーザ情報管理部ではユーザ情報または移動先通知・探索用ユーザ情報の属性を条件として検索できる。
画面中にはユーザ情報一覧を表示する属性条件2001（ここでは部署名が情報管理部の条件で検索して一覧表示）、ユーザ情報を移動するときに移動先通知（移動先通知・探索用ユーザ情報の作成）を行なうかどうかを設定した移動モード2002を表示する。
また、ユーザ情報データベース1704に含まれるユーザ情報および移動先通知・探索用ユーザ情報2003を一覧で表示し、一覧においてユーザ情報と移動先通知・探索用ユーザ情報を視覚的に識別するため、ユーザ情報にはユーザアイコン2004、移動先通知・探索用ユーザ情報には移動先通知・探索用ユーザアイコン2005を表示する。
画面メニューには、操作メニュー2006と表示メニュー2007がある。
操作メニュー2006には、ユーザ情報について「属性表示」と「所属の移動」と「削除」、移動先通知・探索用ユーザ情報について「属性表示」と「メール自動転送の設定」と「削除」がある。
更に「一覧表示のクローズ」がある。
また、表示メニュー2007には、「表示属性の選択」と「表示順序の並べ替え」がある。
【００２９】
図２１は、本発明が動作するメール管理システムにおけるユーザ情報の移動処理の流れを示すフローチャート2100である。
図２２は、本発明が動作するメール管理システムにおけるメールの自動転送処理の流れを示すフローチャート2200である。
次に、図２１および図２２のフローチャートに基づいて、メール管理システム1700における移動先通知・探索用ユーザの探索方法の実施例について説明する。
メール管理システム1700では所属する事業所や部署を移動するユーザのユーザ情報を移動（移動元のユーザ情報を削除して、移動先に新しいユーザ情報を作成）する際、移動先通知・探索用ユーザ情報を作成することができる。
ユーザがある特定のユーザ情報を検索した場合、そのユーザ情報が移動されていても、移動したユーザ情報の代わりに移動先通知・探索用ユーザ情報を検索できることで、ユーザはユーザ情報に対応するユーザの所属が移動したことを確認することができる。
移動先通知・探索用ユーザ情報を作成するかどうかは移動モード2002で予め設定しておくことができ、作成する場合は移動モード2002に「移動先通知あり」、作成しない場合は移動モード2002に「移動先通知なし」を設定する。
【００３０】
例えば、図２１のフローチャートで示すように、ユーザがユーザ情報一覧画面2000からあるユーザ情報を選択して「所属の移動」を実行すると(2100)、移動モード2002の設定(2101)が「移動先通知あり」の場合、ユーザ情報移動処理部1709が移動するユーザ情報の移動先情報を取得または入力し(2102)、これを元に移動先通知・探索用ユーザ情報を作成して(2103)、ユーザ情報移動処理を実行する(2104)。
移動モード2002の設定(2101)が「移動先通知なし」の場合には、ユーザ情報移動処理を実行する(2104)。
移動先通知・探索用ユーザ情報の属性値は最小限データ作成部1710と移動先データ作成部1711が設定する。
また、移動先通知・探索用ユーザ情報は図２０で示したようにユーザ情報一覧で移動していないユーザ情報といっしょに表示する。
【００３１】
更に移動先通知・探索用ユーザ情報は移動したユーザ情報の代わりにメールを受信し、移動したユーザ情報の新しいメールアドレスにメールを自動転送し、移動したユーザ情報の新しいメールアドレスをメール送信者に通知する。
メールの自動転送をするかどうかの設定はユーザ情報一覧画面2000の一覧から移動先通知・探索用ユーザ情報を指定して操作メニュー2006の「メール自動転送の設定」を実行して変更することができる。
移動先通知・探索用ユーザ情報がメールの自動転送を行なう設定となっている場合(2200)、メール管理システム1700はメールを受信すると、受信メールの送信先メールアドレス(2201)に対応するユーザ情報の検索を行なう(2202)。
ユーザ情報(2203)が見つからない場合はメール宛先通知処理部1713がメール送信者にメール送信先が見つからない旨を通知するメールを送信する(2204)。
ユーザ情報が見つかった場合は、移動先通知・探索用ユーザ情報かどうかチェックし(2205)、移動していないユーザ情報の場合は受信メールをそのまま送信する(2206)。
移動先通知・探索用ユーザ情報の場合はメール自動転送処理部1712が移動先メールアドレスに受信メールを転送し(2207)、メール宛先通知処理部1713がメール送信者に受信メールを移動先メールアドレスに転送した旨のメールを送信する(2208)。
なお、メールの転送先でメールを受信するユーザ情報が移動先通知・探索用ユーザ情報の場合は上記の処理が繰り返される。
つまり、同一ユーザ情報が２回以上移動している場合でもメールを最終的な移動先に自動転送することができる。
なお、ユーザ情報と移動先通知・探索用ユーザ情報の識別はデータ種別の属性値で判定する。
【００３２】
本実施例によれば、移動先通知・探索用ユーザ情報が移動前と移動後のメールアドレスを備えることにより、メールの送り手のユーザに変更後のメールアドレスを通知するメールを返信し、かつ、送信されてきたメールを変更後のメールアドレスに自動的に転送することができるという効果がある。
【００３３】
最後に、本発明の更にもうひとつの一実施例を図面により詳細に説明する。
図２３は、本発明が動作するインターネットやイントラネットのホームページのＵＲＬ情報管理システムの基本的な構成例であり、ＵＲＬ情報管理システム2300、記憶装置2301、操作端末2302から構成される。
ＵＲＬ情報管理システム2300はシステム全体を制御するシステム制御部2303、
ＵＲＬ情報データベース2304を管理するＵＲＬ情報管理部2305、
ＵＲＬ情報に関する入出力を行なうデータ入出力処理部2306、
ＵＲＬの移動に伴うＵＲＬ情報の更新処理を行なうＵＲＬ情報移動処理部2307、
移動したＵＲＬについて移動元のＵＲＬを参照したときに移動先のＵＲＬへ自動遷移するための設定を行なう自動遷移設定部2308で構成される。
【００３４】
図２４は、本発明が動作するＵＲＬ情報管理システムで扱うＵＲＬ情報2400の一例である。
ＵＲＬ情報2400は属性名2401と属性値2402から成り、属性には管理ＩＤ2403、ＵＲＬ2404、ホームページ名2405、管理者名2406、管理者のメールアドレス2407、移動フラグ2408、移動先ＵＲＬ2409がある。
移動フラグ2408は初期値（ＵＲＬが移動していない状態）が0で、移動したＵＲＬには1を設定する。
【００３５】
図２５は、ＵＲＬ情報一覧の画面例2500である。
画面中にはＵＲＬ情報データベース2304に含まれるＵＲＬ情報2501を一覧で表示し、一覧において移動していないＵＲＬ情報と移動したＵＲＬ情報を視覚的に識別するため、移動していないＵＲＬ情報には未移動ＵＲＬアイコン2502、移動したＵＲＬ情報には移動ＵＲＬアイコン2503を表示する。
画面メニューには、操作メニュー2504と表示メニュー2505がある。
操作メニュー2504には、ＵＲＬ情報について「属性表示」と「ＵＲＬの移動」と「削除」と「一覧表示のクローズ」がある。
また、表示メニュー2505には、「表示属性の選択」と「表示順序の並べ替え」がある。
【００３６】
図２６は、本発明が動作するＵＲＬ情報管理システムにおけるＵＲＬ情報の移動処理の流れを示すフローチャート2600である。
ＵＲＬ情報管理システム2300ではＵＲＬを移動する際、移動元のＵＲＬに移動先ＵＲＬへ自動遷移するプログラムを設定し、かつ移動元のＵＲＬ情報に移動先ＵＲＬの情報を設定することができる。
ＵＲＬを移動する操作によって移動先のＵＲＬに自動遷移するプログラムを自動的に設定できるため、インターネットやイントラネットの利用者は移動したＵＲＬを見失うことなく追跡することができる。
例えばユーザがＵＲＬ情報情報一覧画面2500からあるＵＲＬ情報を選択して「ＵＲＬの移動」を実行すると(2600)、
データ入出力処理部2306がユーザに移動先のＵＲＬ情報の入力を促し、入力されるとＵＲＬ情報移動処理部2307が入力された移動先ＵＲＬの情報を取得し(2601)、自動遷移設定部2308に入力された移動先ＵＲＬの情報を元に移動先ＵＲＬの値を書き込むと移動先ＵＲＬへ自動遷移するプログラムに対して移動先ＵＲＬの値の書き込み要求を行なう(2602)。
自動遷移プログラムに移動先ＵＲＬが書き込まれると、情報移動処理部2307がそのプログラムを移動元のＵＲＬのメインページとしてアクセスされるファイル名称で上書きで転送する(2603)。
また、情報移動処理部2307は移動元のＵＲＬ情報の移動先ＵＲＬ属性に移動先ＵＲＬの値を設定し、移動フラグに1を設定する(2604)。
なお、ＵＲＬ情報一覧画面2500のＵＲＬ情報一覧2501において、移動フラグが0のＵＲＬ情報については未移動ＵＲＬアイコン2502、移動フラグが1のＵＲＬ情報については移動ＵＲＬアイコン2503を表示する。
以降、ユーザが移動したＵＲＬの移動元のＵＲＬにアクセスすると、自動遷移プログラムが実行されて、ユーザがアクセスするＵＲＬが自動的に移動先に遷移する。
なお、同一ホームページのＵＲＬが２回以上移動している場合でも、移動するごとに常に直近の移動元のＵＲＬには移動先のＵＲＬに自動遷移するプログラムが設定されていくため、ユーザは各移動元の自動遷移プログラムによってＵＲＬを繰り返し辿っていくことによって、最終的な移動先のＵＲＬに自動遷移することができる。
【図面の簡単な説明】
【００３７】
【図１】本発明の一実施例である文書管理システムのシステム構成図である。
【図２】図１の文書管理システムで扱う文書のフォルダによる管理体系の一例を示す図である。
【図３】図１の文書管理システムで扱う文書を移動する場合の遷移の一例を示す図である。
【図４】図１の文書管理システムで扱う文書の属性の一例を示す図である。
【図５】図１の文書管理システムで扱う移動先通知・探索用文書の属性の一例を示す図である。
【図６】図１の文書管理システムで扱うフォルダを移動する場合の遷移の一例を示す図である。
【図７】図１の文書管理システムで扱うフォルダの属性の一例を示す図である。
【図８】図１の文書管理システムで扱う移動先通知・探索用フォルダの属性の一例を示す図である。
【図９】図３に示す文書の移動の一例に対応した文書一覧の画面の一例を示す図である。
【図１０】図１の文書管理システムにおける移動先通知・探索用文書を含む文書一覧の画面の一例を示す図である。
【図１１】図６に示すフォルダの移動の一例に対応したフォルダ一覧の画面の一例を示す図である。
【図１２】図１の文書管理システムにおける移動先通知・探索用フォルダを含むフォルダ一覧の画面の一例を示す図である。
【図１３】図１の文書管理システムにおける文書の移動処理の流れを示すフローチャートである。
【図１４】図１の文書管理システムにおける移動した文書の探索処理の流れを示すフローチャートである。
【図１５】図１の文書管理システムにおけるフォルダの移動処理の流れを示すフローチャートである。
【図１６】図１の文書管理システムにおける移動したフォルダの探索処理の流れを示すフローチャートである。
【図１７】本発明の一実施例であるメール管理システムのシステム構成図である。
【図１８】図１７のメール管理システムで扱うユーザ情報の属性の一例を示す図である。
【図１９】図１７のメール管理システムで扱う移動先通知・探索用ユーザ情報の属性の一例を示す図である。
【図２０】図１７のメール管理システムにおける移動先通知・探索用ユーザ情報を含むユーザ情報一覧の画面の一例を示す図である。
【図２１】図１７のメール管理システムにおけるユーザ情報の移動処理の流れを示すフローチャートである。
【図２２】図１７のメール管理システムにおける移動したユーザ情報に対するメールの自動転送処理の流れを示すフローチャートである。
【図２３】本発明の一実施例であるＵＲＬ情報管理システムのシステム構成図である。
【図２４】図２３のＵＲＬ情報管理システムで扱うＵＲＬ情報の属性の一例を示す図である。
【図２５】図２３のＵＲＬ情報管理システムにおけるＵＲＬ情報一覧の画面の一例を示す図である。
【図２６】図２３のＵＲＬ情報管理システムにおけるＵＲＬ情報の移動処理の流れを示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００３８】
１００  文書管理システム
１０１  記憶装置
１０２  操作端末
１０３  システム制御部
１０４  データベース
１０５  データ管理部
１０６  データ検索処理部
１０７  データ入出力処理部
１０８  データ移動処理部
１０９  最小限データ作成部
１１０  移動先情報作成部
１１１  移動先探索処理部
１１２  保存データ用記憶装置
１１３  保存データ
１１４  ネットワーク
１７００  メール管理システム
１７０１  記憶装置
１７０２  操作端末
１７０３  システム制御部
１７０４  ユーザ情報データベース
１７０５  ユーザ情報管理部
１７０６  メールデータベース
１７０７  メール管理部
１７０８  データ入出力処理部
１７０９  ユーザ情報移動処理部
１７１０  最小限データ作成部
１７１１  移動先データ作成部
１７１２  メール自動転送処理部
１７１３  メール宛先通知処理部
１７１４  ネットワーク
２３００  ＵＲＬ情報管理システム
２３０１  記憶装置
２３０２  操作端末
２３０３  システム制御部
２３０４  ＵＲＬ情報データベース
２３０５  ＵＲＬ情報管理部
２３０６  データ入出力処理部
２３０７  ＵＲＬ情報移動処理部
２３０８  自動遷移設定部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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【図２６】
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