(57)【要約】【課題】同報メールを送信する場合において、誤宛先送信の防止支援をし、情報漏洩のリスクを低減するメール誤送信防止支援装置を備えた情報処理装置を提供する。【解決手段】今回送信する同報メールの宛先と送信済メールの宛先との比較により、今回送信する同報メールの宛先に過去に送信したか否かを検索し、同一の同報メールの宛先が検出されない場合、表示部に宛先警告画面表示し、電子メールの誤送信防止を支援する情報処理装置。【選択図】図1
2008059044.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを経由して電子メールを送受信する情報処理装置であって、前記情報処理装置は、表示部と、メールの作成、送受信及び管理を行うメールソフトと、作成する同報メールから当該同報メールの宛先アドレス全体を一体として宛先アドレスを取得するアドレス取得手段と、送信済同報メールの宛先アドレスを記憶する送信済メール記憶部と、前記送信済メール記憶部から送信する同報メールの宛先アドレスを検索する宛先検索手段と、前記表示部に前記送信する同報メールの宛先アドレスの確認を必要とする旨を警告表示する宛先警告手段と、を有し、前記宛先検索手段の検索により同一の同報メールの宛先アドレスが検出されない場合、前記宛先警告手段により前記表示部に宛先警告表示する同報メール誤送信防止支援装置を備えたことを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
ネットワークを経由して電子メールを送受信する情報処理装置であって、前記情報処理装置は、表示部と、メールの作成、送受信及び管理を行うメールソフトと、作成する同報メールから宛先アドレスを取得するアドレス取得手段と、送信済メールの宛先アドレスを記憶する送信済メールの宛先アドレス記憶部と、前記送信済メールの宛先アドレス記憶部から送信する同報メールの宛先アドレスを検索する宛先検索手段と、前記表示部に確認を必要とする旨を警告表示する宛先確認警告手段と、を備え、送信するメールの宛先に、複数の所属が含まれている場合、前記宛先確認警告手段により前記表示部に宛先アドレス警告表示する同報メール誤送信防止支援装置を備えてことを特徴とする情報処理装置。
【請求項３】
請求項1又は２記載の情報処理装置において、前記端末の表示部に表示される宛先警告表示は、宛先アドレス中の各宛先のアドレスを所属毎に区別して表示することを特徴とする情報処理装置。
【請求項４】
請求項1、２又は３記載の情報処理装置において、前記送信済メール宛先記憶部の保存期間は一定期間とし、一定期間を経過した前記送信済メールの宛先アドレスの保存を解除することを特徴とする情報処理装置。
【請求項５】
請求項1、２、３又は４記載の情報処理装置において、前記宛先検索手段の検索対象期間は、一定期間とし、一定期間内のみの前記送信済みメールの宛先アドレスの検索をすることを特徴とする情報処理装置。
【請求項６】
請求項1、２、３、４又は５記載の情報処理装置において、前記情報処理装置は、パーソナルコンピュータ又は携帯端末からなることを特徴とする情報処理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置の電子メールシステムに関し、特に、電子メールを送信する場合において、同じ内容のメールを複数の宛先に一度に送信する同報メールの誤送信防止支援装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
電子メールを送信する場合、メールの宛先について、宛先アドレスの入力ミス、宛先アドレスの選択操作ミスや宛先アドレスの入力又は選択後の確認ミス等によって、誤ってしまうことがある。この誤りは、無駄なメール送信、迷惑なメールの送信、情報漏洩の原因になっている。特に、複数又は多数の宛先に送信する同報メールの場合の誤送信が問題となる。
従来の情報処理装置におけるメール送信の際の宛先指定誤りを防止する装置としては、例えば、特許公開公報「特開２００１−２３０８０２」に開示されている。
【０００３】
【特許文献１】特開２００１−２３０８０２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
前述の従来の情報処理装置におけるメール送信の際の宛先指定誤りを防止する装置は、同報メールを主眼としたものではないため、同報メール送信の場合における対応が十分とはいいがたい問題が有る。
本発明の目的は、同報メールを送信する場合において、誤宛先送信の防止支援をし、情報漏洩のリスクを低減するメール誤送信防止支援装置を備えた情報処理装置を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上記の課題を解決するために、本願の請求項１記載の発明は、ネットワークを経由して電子メールを送受信する情報処理装置であって、前記情報処理装置は、表示部と、メールの作成、送受信及び管理を行うメールソフトと、作成する同報メールから当該同報メールの宛先アドレス全体を一体として宛先アドレスを取得するアドレス取得手段と、送信済同報メールの宛先アドレスを記憶する送信済メール記憶部と、前記送信済メール記憶部から送信する同報メールの宛先アドレスを検索する宛先検索手段と、前記表示部に前記送信する同報メールの宛先アドレスの確認を必要とする旨を警告表示する宛先警告手段と、を有し、
前記宛先検索手段の検索により同一の同報メールの宛先アドレスが検出されない場合、前記宛先警告手段により前記表示部に宛先警告表示する同報メール誤送信防止支援装置を備えたことを特徴とする。
【０００６】
また、本願の請求項２記載の発明は、ネットワークを経由して電子メールを送受信する情報処理装置であって、前記情報処理装置は、表示部と、メールの作成、送受信及び管理を行うメールソフトと、作成する同報メールから宛先アドレスを取得するアドレス取得手段と、送信済メールの宛先アドレスを記憶する送信済メールの宛先アドレス記憶部と、前記送信済メールの宛先アドレス記憶部から送信する同報メールの宛先アドレスを検索する宛先検索手段と、前記表示部に確認を必要とする旨を警告表示する宛先確認警告手段と、を備え、送信するメールの宛先に複数の所属が含まれている場合、前記宛先確認警告手段により前記表示部に宛先アドレス警告表示する同報メール誤送信防止支援装置を備えてことを特徴とする。
【０００７】
また、本願の請求項３記載の発明は、
請求項1又は２記載の情報処理装置において、前記端末の表示部に表示される宛先警告表示は、宛先アドレス中の各宛先のアドレスを所属毎に区別して表示することを特徴とする。
【０００８】
また、本願の請求項４記載の発明は、
請求項1、２又は３記載の情報処理装置において、前記送信済メール宛先記憶部の保存期間は一定期間とし、一定期間を経過した前記送信済メールの宛先アドレスの保存を解除することを特徴とする。
【０００９】
また、本願の請求項５記載の発明は、
請求項1、２、３、又は４記載の情報処理装置において、前記宛先検索手段の検索対象期間は、一定期間とし、一定期間内のみの前記送信済みメールの宛先アドレスの検索をすることを特徴とする。
【００１０】
また、本願の請求項６記載の発明は、
請求項1、２、３、４又は５記載の情報処理装置において、前記情報処理装置は、パーソナルコンピュータ又は携帯端末からなることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１１】
上述したごとく、本発明によれば、電子メールの送信の際、同じ内容のメールを複数の宛先に一度に送信する同報メールを送信する場合、選択した複数の宛先の中から操作ミスや確認ミスなどによる誤宛先送信の防止支援をし、情報漏洩のリスクを低減するメール誤送信防止支援装置を備えた情報処理装置を提供することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下、本発明の実施の形態について図面に基づいて説明する。
図１は、本発明の一実施例である同報メール誤送信防止支援装置を備えた情報処理装置を含む電子メールシステムの概略構成図である。
【００１３】
図１において、１００は情報処理装置で、ネットワーク１１０を経由して電子メールを送受信する端末としての機能を有し、例えば、パーソナルコンピュータ（パソコン）又は携帯端末から成っている。
この情報処理装置１００は、液晶ディスプレイ（ＬＣＤ）からなる表示部を備えている。
また、この情報処理装置１００は、メールソフト１０１、アドレス取得手段１０２、宛先検出手段１０３、宛先警告手段１０４を有し、送信するために作成する同報メール１０５の宛先アドレス１０６及びメール本文１０７を保持している。
【００１４】
更に、この情報処理装置１００は、送信を完了した同報メール１０５の宛先アドレス１０６を記憶する送信済メール記憶部１０８を備えている。
メールソフト１０１は、電子メールの作成、送受信及び管理を行うメールソフトウエアである。
アドレス取得手段１０２は、これから送信する同報メール１０５の宛先アドレス１０６からその宛先アドレス１０６全体を一体として（一セットとして）アドレスを取得するものである。
宛先検出手段１０３は、送信済メール記憶部１０８からこれから送信する同報メールの宛先アドレスを検索するものである。
宛先警告手段１０４は、前記表示部にこれから送信する同報メールの宛先アドレスの確認を必要と促す旨を警告表示するものである。
【００１５】
また、宛先検出手段１０３の宛先アドレスの検索により同一の同報メールの宛先アドレスが検出されない場合や送信するメールの宛先に複数の所属が含まれている場合は、宛先警告手段１０４により前記表示部に宛先アドレス警告表示をする。この警告表示は、宛先アドレス中の各あて先のアドレスを所属ごとに区別して表示する。
宛先検出手段１０３の検索対象期間は、使用頻度に応じて一定期間とし、一定期間のみの送信済メールの宛先アドレスの検索をすることができる。
送信済メール記憶部１０８の保存期間は、使用頻度に応じて一定期間とし、一定期間を経過した送信済メールの宛先アドレスの記憶保存を解除することができる。
【００１６】
図２は、本発明の一実施例である同報メール誤送信防止支援装置を備えた情報処理装置のフローチャートである。
２０１は宛先のアドレス取得手段１０２を起動するステップ、２０２は宛先アドレス１０６を取得するステップ、２０３は宛先検索手段１０３を起動するステップ、２０４は送信済メーリ記憶部１０８から宛先アドレスを取得するステップ、２０５は宛先警告手段１０４を起動するステップ、２０６は宛先誤り警告表示をするステップ、２０７はこれから送信するメールの宛先を修正する場合又は修正しない場合の分岐ステップ、２０８は宛先修正画面を表示するステップ、２０９はメールを送信するステップである。
【００１７】
図３は、本発明の一実施例である同報メール誤送信防止支援装置を備えた情報処理装置の第１の警告表示画面である。
この第３図は、宛先検索手段１０３によって、同一の同報メールの宛先（複数のアドレス全体として又は１組（セット）として同じアドレスが検出されない場合の警告表示画面で、宛先アドレス中の各宛先のアドレスを所属毎の２箇所毎に区別して表示している。
即ち、過去に同一の同報メールの宛先に送信したことが無い場合の警告表示画面である。
３０１は情報処理装置１００の表示部に表示され画面であって、これから送信しようとする同報メールの宛先アドレスの確認を必要とすることを促す警告表示画面、３０２は宛先修正ボタン、３０３はメール送信ボタンである。
【００１８】
図４は、本発明の一実施例である同報メール誤送信防止支援装置を備えた情報処理装置の第２の警告表示画面である。
この第４図は、宛先検索手段１０３によって、同一の同報メールの宛先（複数のアドレス全体として又は１組（セット）として同じアドレスが検出されない場合の警告表示画面で、宛先アドレス中の各宛先のアドレスを所属毎の３箇所毎に区別して表示している。即ち、過去に同一の同報メールの宛先に送信したことが無い場合の警告表示画面である。
４０１は情報処理装置１００の表示部に表示され画面であって、これから送信しようとする同報メールの宛先アドレスの確認を必要とすることを促す警告表示画面、４０２は宛先修正ボタン、４０３はメール送信ボタンである。
【００１９】
図５は、本発明の一実施例である同報メール誤送信防止支援装置を備えた情報処理装置の第３の警告表示画面である。
この図５は、送信するメールの宛先に複数の所属が含まれている場合、宛先警告手段１０４により情報処理装置１００の表示部に表示され画面である。
５０１は情報処理装置１００の表示部に表示され画面であって、これから送信しようとする同報メールの宛先アドレスの確認を必要とすることを促す警告表示画面、５０２は宛先修正ボタン、５０３はメール送信ボタンである。
【００２０】
次に図１から５を用いて、より具体的に説明する。
先ず、本発明の実施例に関する図を参照しながら説明する。
図１中、１００は電子メール端末として用いる情報処理装置で、この情報端末１１０には、メールソフト１０１、今回送信する同報メール１０５から宛先アドレス１０６を取得するアドレス取得手段１０２、この宛先アドレス取得手段１０２が取得した宛先アドレスの全部から構成される宛先の組合せを送信済みメール記憶部１０８から検索する宛先検索手段１０３、この宛先検索手段１０３により同一の同報メールのアドレスが検出されない場合又は複数の所属にわたる送信済みメールの宛先の組合せが取得された場合、今回送信する同胞メールが過去に送信したことが無い旨又は複数の所属(組織)に向け送信されることを警告し、今回設定した同胞メールの宛先の修正を促すなどの警告をする宛先警告表示する宛先警告手段１０４を備えている。
【００２１】
次に本実施例の動作について図２を参照しながら説明する。
メールソフト１０１は、電子メールを送信しようとするユーザからメールの送信指示を受けた際に宛先アドレス取得手段１０２を起動し(ステップ２０１)、これから送信する同報メール１０５の宛先アドレス１０６を取得する（ステップ２０２）。
次に、宛先検索手段１０３を起動し（ステップ２０３）、アドレス取得手段１０２が取得した宛先アドレスの全部から構成される宛先の組み合わせを送信済みメール記憶部１０８から検索する（ステップ２０４）。
【００２２】
次に、宛先検索手段１０３により複数の所属の送信済みメールの宛先が取得された場合又は同一の同報メールの宛先アドレスが検出されない場合、宛先警告手段１０４を起動し(ステップ２０５)、今回送信する同報メール１０６が複数の所属(組織)に向け発信されることを警告し、今回設定した電子メールの宛先の修正を促すなど警告する（ステップ２０６）。ユーザが宛先アドレス１０６を修正することを選択した場合（ステップ２０７）、宛先修正画面を表示する（ステップ２０８）。宛先を修正しない場合又は宛先の修正が終了した場合の後、メールを送信する（ステップ２０９）。
【００２３】
更に、本発明を具体的に示した実施例により説明する。
ここでは、所属が同じ顧客（client）１のメールアドレスを次のとおりとし、
aaaaa@client1.co.jp
bbbbb@client1.co.jp
ccccc@client1.co.jp
ddddd@client1.co.jp
顧客１とは所属を異にする顧客２のメールアドレスを次のとおりとし、
xxxxx@client2.co.jp
yyyyy@client2.co.jp
zzzzz@client2.co.jp
今回送信する電子メールの宛先１０６に顧客1と顧客2のアドレスを設定し、過去に顧客１、顧客２のそれぞれ別に電子メールを送信しており、送信済メール記憶部１０９に保存されていたとする。
【００２４】
電子メールを送信するに際し、メールソフト１０１は宛先のアドレス取得手段１０２を起動し、宛先アドレスとして顧客１、顧客２のアドレスを取得する。次に、宛先検索手段１０３を起動し、宛先アドレス取得手段１０２が取得した顧客１、顧客２のアドレスの全部から構成される宛先の組み合わせを送信済みメール記憶部１０９から検索し、結果、過去に顧客１、顧客２それぞれ別に送信した電子メールを取得する。次に、宛先警告手段１０４を起動し、宛先検索手段１０３により取得した送信済みメールの宛先組み合わせのせそれぞれが意味を持ったグループ(組織)で構成されていることを前提として、宛先アドレスが誤っていた場合情報漏えいの可能性があると考えられるため、警告画面３０１を情報処理装置１００の表示部に表示する。ユーザが宛先を修正する場合は宛先修正ボタン３０２を押下し宛先修正画面で宛先を修正し、宛先を修正しない場合はメール送信ボタン３０３を押下しメールを送信する。
【００２５】
次に、所属が自社スタッフのメールアドレスを次のとおりとし、
≡ 11111@staff.co.jp
≡ 22222@staff.co.jp
≡ 33333@staff.co.jp
今回送信する同報メールの宛先１０６に顧客１、顧客２及び自社スタッフのアドレスを設定し、過去に顧客１と自社スタッフ、顧客２と自社スタッフの組み合わせでそれぞれ別に電子メールを送信しており、送信済みメール記憶部１０８に保存されていたとする。
【００２６】
電子メールを送信するに際し、メールトソフト１０１は宛先のアドレス取得手段１０２を起動し、宛先アドレスとして顧客１、顧客２、自社スタッフのアドレスを取得する。
次に、宛先検索手段１０２を起動し、アドレス取得手段１０２が取得した顧客１、顧客２、自社スタッフのアドレスの全部から構成される宛先の組み合わせを送信済メール記憶部１０８の宛先から検索し、結果、過去に顧客1と自社スタッフ、顧客2と自社スタッフの組み合わせでそれぞれ別に送信した電子メールを取得する。
【００２７】
次に、宛先警告手段１０４を起動し、宛先検索手段１０３により取得した送信済みメールの宛先組み合わせのせそれぞれが意味を持ったグループ(組織)で構成されていることを前提として、宛先アドレスが誤っていた場合情報漏えいの可能性があると考えられるため、警告画面４０１を情報処理装置１００の表示部に表示する。
この表示をする場合において、宛先警告手段１０４は、宛先検索手段１０３により取得した２つの送信済みメールの宛先の共通アドレス部分と差分アドレス部分を計算し、結果として顧客１、顧客２及び自社スタッフの三つの所属に分割して表示する。
【００２８】
次に、今回送信する電子メールの宛先アドレス１０７に顧客1と自社スタッフのアドレスを設定し、過去に顧客１と自社スタッフ、自社スタッフのみ組み合わせでそれぞれ別に電子メールを送信しており、送信済メール記憶部１０９に保存されていたとする。
電子メールを送信するに際し、メールソフト１０１はアドレス取得手段１０２を起動し、宛先アドレスとして顧客１、自社スタッフのアドレスを取得する。
【００２９】
次に、宛先検索手段１０３を起動し、アドレス取得手段１０２が取得した顧客1、自社スタッフのアドレスの全部又は一部から構成される宛先の組み合わせを送信済みメール記憶部１０９の宛先から検索し、結果、過去に顧客1と自社スタッフ、自社スタッフのみの組合せでそれぞれ別に送信した電子メールを取得する。
【００３０】
次に、宛先警告手段１０４を起動し、宛先検索手段１０３により取得した送信済みメールの宛先組み合わせのせそれぞれが意味を持った所属(組織)で構成されていることを前提として、宛先アドレスが誤っていた場合情報漏洩の可能性があると考えられるため、警告画面５０１を情報処理装置１００の表示部に表示する。
この表示をする場合において、宛先警告手段１０４は、宛先検索手段１０３により取得した２つの送信済みメールの宛先の共通アドレス部分と差分アドレス部分を計算し、結果として顧客１及び自社スタッフの二つの所属に分割して表示する。
【００３１】
このように、警告手段１０４により各警告画面を情報処理装置１００の表示部に表示することにより、同報メールの誤送信防止支援ができる。
【図面の簡単な説明】
【００３２】
【図１】本発明の実施例である情報処理装置を含む電子メールシステムの概略構成図。
【図２】本発明の実施例である情報処理装置のフローチャート。
【図３】本発明の実施例である情報処理装置の第１の警告表示画面。
【図４】本発明の実施例である情報処理装置の第２の警告表示画面。
【図５】本発明の実施例である情報処理装置の第３の警告表示画面。
【符号の説明】
【００３３】
１００：情報処理装置
１０１：メールソフト
１０２：アドレス取得手段
１０３：宛先検索手段
１０４：宛先警告手段
１０５：同報メール
１０６：宛先アドレス
１０７：メール本文
１０８：送信済メール記憶部
１１０：ネットワーク
２０１：アドレス取得手段の起動
２０２：宛先アドレスの取得
２０３：宛先検索手段の起動
２０４：送信済メール記憶部から宛先アドレスの取得
２０５：宛先警告手段の起動
２０６：宛先警告の表示
２０７：宛先修正するか否かの分岐
２０８：宛先修正画面の表示
２０９：メールの送信
３０１：第１の警告表示画面
３０２：宛先修正ボタン
３０３：メール送信ボタン
４０１：第２の警告表示画面
４０２：宛先修正ボタン
４０３：メール送信ボタン
５０１：第３の警告表示画面
５０２：宛先修正ボタン
５０３：メール送信ボタン
【図１】
2008059044.tif 000003
【図２】
2008059044.tif 000004
【図３】
2008059044.tif 000005
【図４】
2008059044.tif 000006
【図５】
2008059044.tif 000007