(57)【要約】【課題】文書グループ内の文書と類似している文書が、別の文書グループに登録された場合でも、類似文書の存在を知ることができる仕組みを提供する。【解決手段】文書管理サーバ１０は、文書グループごとに文書を登録する手段と、新たに登録された登録文書と当該登録文書よりも以前に登録された全ての登録済み文書のうち、登録文書に類似する登録済み文書の類似文書情報に登録文書を特定する情報を記録するとともに、登録済み文書に類似する登録文書の類似文書情報に登録済み文書を特定する情報を記録する手段と、全ての登録済み文書のうち、いずれかの文書を利用する利用者端末に、利用する文書が所属する文書グループ内の全ての文書の類似文書情報を送信する手段とを備え、利用者端末３０は、文書利用者が指定した文書の管理情報を文書管理サーバから取得する手段と、取得した管理情報に含まれる類似文書情報を表示する手段とを備える。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書グループごとに文書を登録する文書登録手段と、
前記文書登録手段によって新たに登録された登録文書と当該登録文書よりも以前に前記文書登録手段によって登録された全ての登録済み文書のうち、前記登録文書に類似する前記登録済み文書の類似文書情報に前記登録文書を特定する情報を記録するとともに、前記登録済み文書に類似する前記登録文書の類似文書情報に前記登録済み文書を特定する情報を記録する類似文書情報記録手段と、
前記全ての登録済み文書のうち、いずれかの文書を利用する利用者端末に、前記利用する文書が所属する文書グループ内の全ての文書の類似文書情報を送信する類似文書情報送信手段と
を備えることを特徴とする文書管理サーバ。
【請求項２】
文書を管理する文書管理サーバと文書を利用する文書利用者によって操作される利用者端末とを有する文書管理システムであって、
前記文書管理サーバは、文書グループごとに文書を登録する文書登録手段と、前記文書登録手段によって新たに登録された登録文書と当該登録文書よりも以前に前記文書登録手段によって登録された全ての登録済み文書のうち、前記登録文書に類似する前記登録済み文書の類似文書情報に前記登録文書を特定する情報を記録するとともに、前記登録済み文書に類似する前記登録文書の類似文書情報に前記登録済み文書を特定する情報を記録する類似文書情報記録手段と、前記全ての登録済み文書のうち、いずれかの文書を利用する利用者端末に、前記利用する文書が所属する文書グループ内の全ての文書の類似文書情報を送信する類似文書情報送信手段とを備え、
前記利用者端末は、文書利用者が指定した文書の管理情報を前記文書管理サーバから取得する取得手段と、前記取得手段で取得された前記管理情報に含まれる類似文書情報を表示する表示手段とを備える
ことを特徴とする文書管理システム。
【請求項３】
前記文書登録手段によって登録される文書の要約を作成する要約作成手段と、
前記登録文書の要約と前記登録済み文書の要約を比較することにより、前記登録文書と前記登録済み文書の類似度を判定する類似度判定手段と
を備えることを特徴とする請求項２記載の文書管理システム。
【請求項４】
コンピュータを、
文書グループごとに文書を登録する文書登録手段と、
前記文書登録手段によって新たに登録された登録文書と当該登録文書よりも以前に前記文書登録手段によって登録された全ての登録済み文書のうち、前記登録文書に類似する前記登録済み文書の類似文書情報に前記登録文書を特定する情報を記録するとともに、前記登録済み文書に類似する前記登録文書の類似文書情報に前記登録済み文書を特定する情報を記録する類似文書情報記録手段と、
前記全ての登録済み文書のうち、いずれかの文書を利用する利用者端末に、前記利用する文書が所属する文書グループ内の全ての文書の類似文書情報を送信する類似文書情報送信手段
として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理サーバ、文書管理システム及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、コンピュータ・ネットワークの普及により、電子文書（以下、単に「文書」と記す）を取り扱う機会が多くなっている。文書管理サーバに文書を登録して知識を共有する文書管理システムにおいて、システムの利用者にとっては、「自分が登録した文書に関する情報に関する良い情報をできるだけ多く知ることができる」「登録されている文書数が多い」ことが重要である。
【０００３】
そこで、特許文献１には、登録文書と登録済み文書との内容を比較し、内容が類似している登録済み文書の登録者の端末に当該登録済み文書と関連する関連情報を通知する文書情報管理方法に関する技術が記載されている。
【０００４】
また、特許文献２には、文書グループとして利用する文書に関する情報を知るための技術として、文書グループとして利用する文書の最新の状況を、文書の利用者間で共有することにより、文書の活用を図る文書の属性管理の仕組みが提案されている。
【０００５】
【特許文献１】特開２００３−１５０６０２号公報
【特許文献２】特開２００４−１１０６９２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
本発明は、文書グループ内の文書と類似している文書が、別の文書グループに登録された場合でも、類似文書の存在を知ることができる仕組みを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
請求項１に記載の発明は、文書グループごとに文書を登録する文書登録手段と、前記文書登録手段によって新たに登録された登録文書と当該登録文書よりも以前に前記文書登録手段によって登録された全ての登録済み文書のうち、前記登録文書に類似する前記登録済み文書の類似文書情報に前記登録文書を特定する情報を記録するとともに、前記登録済み文書に類似する前記登録文書の類似文書情報に前記登録済み文書を特定する情報を記録する類似文書情報記録手段と、前記全ての登録済み文書のうち、いずれかの文書を利用する利用者端末に、前記利用する文書が所属する文書グループ内の全ての文書の類似文書情報を送信する類似文書情報送信手段とを備えることを特徴とする文書管理サーバである。
【０００８】
請求項２に記載の発明は、文書を管理する文書管理サーバと文書を利用する文書利用者によって操作される利用者端末とを有する文書管理システムであって、前記文書管理サーバは、文書グループごとに文書を登録する文書登録手段と、前記文書登録手段によって新たに登録された登録文書と当該登録文書よりも以前に前記文書登録手段によって登録された全ての登録済み文書のうち、前記登録文書に類似する前記登録済み文書の類似文書情報に前記登録文書を特定する情報を記録するとともに、前記登録済み文書に類似する前記登録文書の類似文書情報に前記登録済み文書を特定する情報を記録する類似文書情報記録手段と、前記全ての登録済み文書のうち、いずれかの文書を利用する利用者端末に、前記利用する文書が所属する文書グループ内の全ての文書の類似文書情報を送信する類似文書情報送信手段とを備え、前記利用者端末は、文書利用者が指定した文書の管理情報を前記文書管理サーバから取得する取得手段と、前記取得手段で取得された前記管理情報に含まれる類似文書情報を表示する表示手段とを備えることを特徴とする文書管理システムである。
【０００９】
請求項３に記載の発明は、請求項２記載の文書管理システムにおいて、前記文書登録手段によって登録される文書の要約を作成する要約作成手段と、前記登録文書の要約と前記登録済み文書の要約を比較することにより、前記登録文書と前記登録済み文書の類似度を判定する類似度判定手段とを備えることを特徴とするものである。
【００１０】
請求項４に記載の発明は、コンピュータを、文書グループごとに文書を登録する文書登録手段と、前記文書登録手段によって新たに登録された登録文書と当該登録文書よりも以前に前記文書登録手段によって登録された全ての登録済み文書のうち、前記登録文書に類似する前記登録済み文書の類似文書情報に前記登録文書を特定する情報を記録するとともに、前記登録済み文書に類似する前記登録文書の類似文書情報に前記登録済み文書を特定する情報を記録する類似文書情報記録手段と、前記全ての登録済み文書のうち、いずれかの文書を利用する利用者端末に、前記利用する文書が所属する文書グループ内の全ての文書の類似文書情報を送信する類似文書情報送信手段として機能させるためのプログラムである。
【発明の効果】
【００１１】
請求項１に記載の発明によれば、文書グループ内の文書と類似している文書が、別の文書グループに登録された場合でも、類似文書の存在を知ることができる。
【００１２】
請求項２に記載の発明によれば、文書グループ内の文書と類似している文書が、別の文書グループに登録されたシステムにおいても、類似文書の存在を知ることができる。
【００１３】
請求項３に記載の発明によれば、登録文書と登録済み文書の類似度を、それぞれの文書の要約を比較して判定することにより、文書の類似度判定を効率的に行なうことができる。
【００１４】
請求項４に記載の発明によれば、互いに類似する登録文書と登録済み文書の双方に、それぞれの文書を特定する情報を類似文書情報として記録しておき、利用者端末で文書を利用する際に、利用する文書が所属する文書グループ内の全ての文書の類似文書情報を、利用者端末に送信するようにコンピュータを機能させるものとしたので、文書グループ内の文書と類似している文書が、別の文書グループに登録された場合でも、類似文書の存在を知ることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
以下、本発明の具体的な実施の形態について図面を参照しつつ詳細に説明する。
【００１６】
図１は本発明の実施形態に係る文書管理システムの構成例を示すブロック図である。図示した文書管理システム１は、本システムで取り扱う文書とこれに関連する情報を集中管理する文書管理サーバ１０と、本システムで管理の対象となる文書を作成し提供する文書提供者によって操作される提供者端末２０と、文書提供者によって提供された文書を参照、印刷などのために利用する文書利用者によって操作される利用者端末３０とが、ＬＡＮ(Local Area Network)などの通信網１により相互に通信可能に接続されている。
【００１７】
なお、図示したシステム構成例では、便宜的に、１台の提供者端末２０と１台の利用者端末３０を示しているが、これは一例であって、それぞれの端末の設置台数は任意である。また、文書管理サーバ１０に関しても、１台に限らず、複数台を設置することが可能である。
【００１８】
また、本実施形態では、クライアント装置となる端末装置を、便宜的に、文書提供者が操作する提供者端末２０と、文書利用者が操作する利用者端末３０に分けて図示し、また説明するが、文書提供者は自ら作成した文書の利用者になり得る一方、他の文書提供者が作成した文書の利用者にもなり得るため、１台のクライアント装置が、提供者端末２０にも利用者端末３０にもなり得る。
【００１９】
〈文書管理サーバの構成〉
文書管理サーバ１０は、文書管理部１１、データベース管理部１２、文書データベース１３、管理ログファイル保存部１４及び類似度判定部１５を有している。文書管理部１１は、提供者端末２０によって登録された文書とこれに関連する情報の管理を行なうものである。データベース管理部１２は、文書データベース１３への文書の登録処理、利用者端末３０からの要求に応じた文書のダウンロード処理などを行なうものである。
【００２０】
文書データベース１３は、文書やその文書に関連する情報をデータベース化して保存するものである。更に詳述すると、文書データベース１３は、提供者端末２０から登録要求を受けた文書をデータベース化して記憶するとともに、その文書に関連する情報（版管理情報、要約、類似文書情報など）を文書と対応付けてデータベース化して記憶するものである。管理ログファイル保存部１４は、文書データベース１３に登録されている文書の利用状況等を保存するものである。類似度判定部１５は、提供者端末２０からの登録要求を受けて文書管理サーバ１０に文書を登録した場合に、その登録文書の要約とそれ以前に登録（文書データベース１３に記憶）されている登録済み文書の要約の内容を比較することにより、登録文書と登録済み文書の類似度（文書の関連性）を判定するものである。
【００２１】
文書管理サーバ１０が備える文書管理部１１、データベース管理部１２及び類似度判定部１３の各機能的な手段に関しては、ＣＰＵ(Central Processing Unit)、ＲＯＭ(Read-Only Memory)、ＲＡＭ(Random Access Memory)、ハードディスク(Hard Disk Drive)等のコンピュータ・ハードウェア資源を用いてソフトウェア的に実現することも可能であり、またそのためのプログラムやこのプログラムを格納した記録媒体を発明として抽出することも可能である。
【００２２】
〈提供者端末の構成〉
提供者端末２０は、新規登録処理部２１、改版登録処理部２２、文書状態設定処理部２３、利用状況監視部２４及び登録文書要約作成部２５を有している。
【００２３】
新規登録処理部２１は、本システムで管理対象とする文書を新規に作成して文書管理サーバー１０に新規文書の登録要求を行なうものである。あるいは、既存文書を新規文書として登録要求を行なってもよい。改版登録処理部２２は、作成した文書を更新することで文書を改版し、この改版した文書を最新版として文書管理サーバー１０に改版文書の登録要求を行なうものである。あるいは、新規に作成した文書を改版文書（新版）として登録要求を行なってもよい。文書の新規作成及び編集（改版）には、汎用的な文書作成ソフトウェアを利用することができる。
【００２４】
文書状態設定処理部２３は、作成又は改版した文書の利用の可否（有効／無効）等の利用状態などを設定するものである。利用状況監視部２４は、文書提供者が提供した文書に対する利用状況を文書管理サーバー１０に記録させ、また、その記録した内容を取得するものである。
【００２５】
登録文書要約作成部２５は、新規登録処理部２１や改版登録処理部２２によって文書管理サーバ１０に登録要求される文書の要約を作成するものである。文書要約の作成方法は、文書フォーマットに応じた汎用的な全文検索用のインデックス作成ソフトウエアを利用する。例えば、文書フォーマットがDocuWorks,Word,PDF(Portable Document Format)の場合は、既にIFilterと呼ばれる、文書ファイルから本文テキスト及び文書名や更新日などの情報を抽出するためのインデックスサービス用のテキスト抽出コンポーネントが存在するため、これを利用すればよい。
【００２６】
ここで、新規登録処理部２１で作成される文書や改版登録処理部２２で改版される文書には、例えば、第１版、第２版など昇順の連番が版情報として付与される。通常、新規登録処理部２１で新規に作成された文書の版情報は第１版となり、改版登録処理部２２で文書を改版するたびに文書の版情報が第２版、第３版、…と更新される。ただし、元の文書が文書Ａであれば、この文書Ａを何度改版しても、版情報が異なるだけで、文書Ａであることに変わりはない。
【００２７】
また、新規登録処理部２１及び改版登録処理部２２は、それぞれに作成又は改版した文書に対して文書識別情報を付与するとともに、文書管理サーバ１０に文書の登録を要求するときに、その文書の版情報と要約も併せて送信する。文書識別情報は、文書ファイルのヘッダ領域あるいは独自の領域に埋め込まれる。文書識別情報は、文書の版情報が異なっても、同じ版系列に所属する文書であることが識別できる情報であれば、どのような情報であってもよい。例えば、文書識別情報を「文書ＩＤ＋版番」などのように所定の規則に基づいて生成する。改版登録処理部２２が作成する改版文書は、同じ文書（例えば、文書Ａ）であるが、異なる文書識別情報が付与される。
【００２８】
提供者端末２０が備える新規登録処理部２１、改版登録処理部２２、文書状態設定処理部２３、利用状況監視部２４及び登録文書要求処理部２５の各機能的な手段に関しては、上述したコンピュータ・ハードウェア資源を用いてソフトウェア的に実現することも可能である。
【００２９】
〈利用者端末の構成〉
利用者端末３０は、文書取得処理部３１、利用文書保存部３２、管理情報取得処理部３３、管理情報表示処理部３４及び印刷処理部３５を有している。
【００３０】
文書取得処理部３１は、文書利用者の操作（入力指示）にしたがって文書管理サーバ１０から文書をダウンロードする、あるいは提供者端末３から送信されてくる文書を受信することにより、文書を取得するものである。利用文書保存部３２は、文書取得処理部３１が取得した文書を利用文書として保存するものである。文書利用者は、基本的に利用文書保存部３２に保存した文書を利用することになる。
【００３１】
管理情報取得処理部３３は、利用文書保存部３２に保存されている文書の中から、文書利用者が入力指定した文書の管理情報を、当該文書を管理する文書管理サーバ１０から取得するものである。管理情報表示処理部３４は、管理情報取得処理部３３が取得した文書の管理情報を表示するものである。管理情報取得処理部３３が取得する文書の管理情報には、版管理情報と類似文書情報が含まれ、これに対応して管理情報表示処理部３４は、版管理情報を表示する版管理情報表示部３４Ａと類似文書情報を表示する類似文書情報表示部３４Ｂとを有している。印刷処理部３５は、文書取得処理部３１が取得した文書を、プリンタなどの画像形成装置から印刷出力するものである。
【００３２】
利用者端末３０が備える文書取得処理部３１、管理情報取得処理部３３、管理情報表示処理部３４及び印刷処理部３５の各機能的な手段に関しては、上述したコンピュータ・ハードウェア資源を用いてソフトウェア的に実現することも可能である。
【００３３】
〈文書データベースのデータ構造について〉
本実施形態における文書データベース１３には、各々の文書と、版系列情報と版情報からなる版管理情報と、各々の文書の要約など、文書とこれに関連する情報が、互いに対応付けて記憶される。版系列情報は、各々の文書を版系列で分けてグループ化するための情報であって、一つの版系列情報が一つの文書グループを構成するものとなる。版系列情報は、提供者端末２０で新規に作成された文書の登録要求を受け付けるたびに文書管理サーバ１０で生成される固有の情報であって、例えば、その版系列に所属する文書の名称（文書名）が付与される。
【００３４】
版系列情報には、同一の版系列（文書グループ）に所属する文書の各版情報が、文書の登録順に直列に接続される。版情報は、提供者端末２０で文書を作成又は改版するたびに付与される、文書の版を識別する情報（版情報ＩＤ）であって、各々の文書と１：１の関係で対応付けて（関連付けて）登録されるものである。文書管理部１２は、版管理情報を用いて各々の文書の版管理を行なう。換言すると、文書管理部１２は、提供者端末２０から文書と版情報が送られてくると、データベース管理部１２に前述したデータ構造にしたがい、文書と版情報を関連付けて文書データベース１３に登録させ、各文書の版管理を行なう。
【００３５】
なお、本実施形態においては、文書管理サーバ１０が管理する文書の格納場所を、文書管理サーバ１０内の文書データベース１３としているが、これに限らず、文書を文書管理サーバ１０とは別の場所（例えば、データベースサーバなど）に格納し、この文書格納場所情報を文書管理サーバ１０に登録して、当該文書格納場所情報を参照に文書管理サーバ１０が既存文書を取り出す構成としてもよい。
【００３６】
続いて、文書提供者が提供者端末２０を操作して作成した文書を文書管理サーバ１０に登録する際の処理手順について説明する。文書登録処理は、提供者端末２０と文書管理サーバ１０の協調動作によって行なわれるものである。
【００３７】
図２は提供者端末２０の文書登録要求処理の手順を示すフローチャートである。まず、新規登録処理部２１で作成した文書、又は改版登録処理部２２で改版した文書を文書管理サーバ１０に登録するにあたっては、登録の対象となる文書の要約を登録文書要約作成部２５で作成する（ステップＳ１１）。
【００３８】
次に、新規登録処理部２１で作成した文書、又は改版登録処理部２２で改版した文書とともに、当該文書に付与した版情報と上記ステップＳ１１で作成した要約を、新規登録処理部２１又は改版登録処理部２２が、例えば文書登録を要求するメッセージとともに文書管理サーバ１０に送信する（ステップＳ１２）。
【００３９】
図３は文書管理サーバ１０の文書登録処理の手順を示すフローチャートである。まず、文書管理部１１は、提供者端末２０から文書の登録要求を受けると、データベース管理部１２に文書の登録を実行させる（ステップＳ２１）。データベース管理部１２は、提供者端末２０から送信された文書とこれに関連する情報（版情報、要約）を、文書データベース１３に登録する。このとき、提供者端末２０から送信された文書が新規に作成された文書（版情報が第１版の文書）であれば、新たな版系列情報を生成して、新規作成文書の版情報を登録するとともに、その版情報に対応付けて新規作成文書の要約を登録する。また、提供者端末２０から送信された文書が改版文書（版情報が第２版以降の文書）であれば、既存の版系列情報に改版文書の版情報を追加で登録するとともに、その版情報に対応付けて改版文書の要約を登録する。
【００４０】
次に、データベース管理部１２は、今回の文書登録処理に際して、類似確認する登録済みの文書があるかどうかを確認する（ステップＳ２２）。具体的には、今回の文書登録処理で新たに登録する文書（登録文書）に対して、それ以前（今回の文書登録処理よりも前）に文書データベース１３に登録された全ての文書（登録済み文書）の中で、類似確認を終えていない文書が、文書データベース１３に存在するかどうかを確認する。類似確認すべき登録済み文書が存在しない場合は、そのまま処理を終える。
【００４１】
また、類似確認すべき登録済み文書が存在した場合は、登録文書の要約と登録済み文書の要約を類似度判定部１５で比較し、この比較結果に基づいて、登録文書が登録済み文書に類似しているかどうかを判定する（ステップＳ２３）。そして、類似度判定部１５で判定した類似度が、予め設定された基準類似度（閾値）よりも低い場合は「類似していない」と判断して上記ステップＳ２２に戻り、基準類似度以上の場合は「類似している」と判断して、ステップＳ２４、Ｓ２５の処理を行なってから上記ステップＳ２２に戻る。
【００４２】
ステップＳ２４においては、文書データベース１３が保持する類似文書管理テーブルに、上記ステップＳ２３の類似確認で登録文書と類似していると判断された登録済み文書の版情報ＩＤに対応付けて、当該登録文書の版情報ＩＤを、登録済み文書の類似文書ＩＤとして記録（登録）する。また、ステップＳ２５においては、文書データベース１３が保持する類似文書管理テーブルに、上記ステップＳ２３の類似確認で登録済み文書と類似していると判断された登録文書の版情報ＩＤに対応付けて、当該登録済み文書の版情報ＩＤを、登録文書の類似文書ＩＤとして記録（登録）する。類似文書ＩＤは、類似文書となる登録文書や登録済み文書を一意に特定（識別）できる情報であれば、版情報ＩＤ以外の情報（例えば、文書識別情報など）であってもよい。
【００４３】
以上の処理により、例えば、版系列情報Ａに所属する版情報Ａ−１，Ａ−２に対応する２つの文書Ａ−１，Ａ−２と、版系列情報Ｂに所属する版情報Ｂ−１，Ｂ−２に対応する２つの文書Ｂ−１，Ｂ−２と、版系列情報Ｃに所属する版情報Ｃ−１に対応する１つの文書Ｃ−１が、それぞれ登録済みの文書として文書データベース１３に登録されている状況で、利用者端末２０から文書管理サーバ１０に、版情報Ａ−３が付与された改版文書Ａ−３が登録された場合は、この登録文書Ａ−３の要約と、当該登録文書Ａ−３と版系列情報（文書グループ）が異なる各々（全て）の登録済み文書Ｂ−１，Ｂ−２，Ｃ−１の要約とを類似度判定部１５で順に比較して、それぞれの類似度を判定し、この判定結果に基づいて、類似文書ＩＤを類似文書管理テーブルに記録（登録）することになる。
【００４４】
また、類似度判定において、例えば、図４に示すように、版系列情報Ａに所属する登録文書Ａ−３の要約と版系列情報Ｂに所属する登録済み文書Ｂ−２の要約が類似していると判定された場合は、類似文書管理テーブルにおいて、図５に示すように、「Ｂ−２」の版情報ＩＤに関連付けて「Ａ−３」の版情報ＩＤが類似文書ＩＤとして登録される一方、「Ａ−３」の版情報ＩＤに関連付けて「Ｂ−２」の版情報ＩＤが類似文書ＩＤとして登録されることになる。
【００４５】
図６は文書利用者が利用者端末３０を操作して文書を利用する際の処理手順を示すフローチャートである。まず、文書取得処理部３１が文書管理サーバ１０又は提供者端末２０から取得して利用文書保存部３２に保存してある文書のファイルを開く操作を文書利用者が行なうと、管理情報取得処理部３３は、文書利用者が操作によって入力指定した文書の管理情報を文書管理サーバ１０から取得する（ステップＳ３１）。このとき、文書管理サーバ１０から利用者端末３０に送信される文書の管理情報には、版管理情報と類似文書情報とが含まれる。
【００４６】
次に、管理情報表示処理部３４は、管理情報取得処理部３３が取得した文書の管理情報に含まれる版管理情報と類似文書情報を、それぞれに対応する版管理情報表示部３４Ａと類似文書情報表示部３４Ｂで表示する（ステップＳ３２）。
【００４７】
図７は文書管理サーバ１０の管理情報送信処理の手順を示すフローチャートである。まず、文書管理部１１は、利用者端末３０の管理情報取得処理部３３から管理情報の取得要求を受けると、この取得要求で管理情報の取得対象に指定された文書（以下、「取得対象文書」とも記す）の版情報ＩＤに関連付けて類似文書管理テーブルに類似文書ＩＤが登録されている場合は、この類似文書ＩＤを類似文書ＩＤリストに登録する（ステップＳ４１）。ただし、取得対象文書の版情報ＩＤに関連する類似文書ＩＤが類似文書管理テーブルに登録されていない場合は、類似文書ＩＤリストへの登録を行なわない。
【００４８】
次に、文書管理部１１は、取得対象文書が所属する版系列情報に、取得対象文書とは別の文書（版情報が異なる文書）が存在するかどうかを確認し（ステップＳ４２）、存在する場合は、その文書の版情報ＩＤに関連付けて類似文書管理テーブルに登録されている類似文書ＩＤを取得し（ステップＳ４３）、当該取得した類似文書ＩＤを上記類似文書ＩＤリストに追加で登録する（ステップＳ４４）。ただし、類似文書管理テーブルにおいて、取得対象文書と同一の版系列情報に所属する文書の版情報ＩＤに、類似文書ＩＤが関連付けて登録されていない場合は、類似文書ＩＤリストへの登録を行なわない。また、上記ステップＳ４２でＮｏと判定した場合、文書管理部１１は、類似文書ＩＤリストを含む管理情報を要求元の利用者端末３０に送信する（ステップＳ４５）。
【００４９】
以上の処理により、取得対象文書と同一の版系列情報に所属する全ての文書に関して、各々の文書の版情報ＩＤに関連付けて類似文書管理テーブルに登録されている全ての類似文書ＩＤが、取得対象文書の類似文書ＩＤリストに登録されることになる。例えば、文書データベース１３において版系列情報Ｂに版情報Ｂ−１と版情報Ｂ−２が登録された状況で、管理情報の取得対象となる文書が「Ｂ−１」の版情報ＩＤで特定される文書Ｂ−１であった場合は、「Ｂ−１」の版情報ＩＤに関連付けて類似文書管理テーブルに登録されている類似文書ＩＤと、「Ｂ−２」の版情報ＩＤに関連付けて類似文書管理テーブルに登録されている類似文書ＩＤを、それぞれ類似文書ＩＤリストに登録し、この類似文書ＩＤリストを含む管理情報を利用者端末３０に送信することになる。
【００５０】
その際、上記図５に示す類似文書管理テーブルのように、「Ｂ−１」の版情報ＩＤには類似文書ＩＤが関連付けて登録されておらず、「Ｂ−２」の版情報ＩＤに「Ａ−３」の類似文書ＩＤが関連付けて登録されていた場合は、「Ａ−３」の類似文書ＩＤを類似文書ＩＤリストに登録し、この類似文書ＩＤリストを含む管理情報を送信することになる。また、図８に示す類似文書管理テーブルのように、「Ｂ−１」の版情報ＩＤに「Ｃ−２」の類似文書ＩＤが関連付けて登録され、「Ｂ−２」の版情報ＩＤに「Ａ−３」の類似文書ＩＤが関連付けて登録されていた場合は、「Ｃ−２」の類似文書ＩＤと「Ａ−３」の類似文書ＩＤを類似文書ＩＤリストに登録し、この類似文書ＩＤリストを含む管理情報を送信することになる。
【００５１】
図９は文書管理サーバ１０から送信された文書の管理情報を利用者端末３０の管理情報表示処理部３４で表示処理した表示結果の一例を示す図である。この表示例においては、版管理情報表示部３４Ａは、仕様書Ｂ−１に該当する文書の管理情報の一つとして、仕様書Ｂ−１の文書よりも新しい版の文書（仕様書Ｂ−２）が存在する旨を示すメッセージと、仕様書Ｂ−１の文書を利用する際の注意点として、仕様書Ｂの最新版の取得を文書利用者に促すメッセージを、版管理情報表示部３４Ａで表示している。版管理情報表示部３４Ａは、仕様書Ｂ−１の版が有効（利用可）であるか無効（利用不可）であるかを、版管理情報の一つとして表示してもよい。
【００５２】
また、類似文書情報表示部３４Ｂは、仕様書Ｂ−１に該当する文書の管理情報の一つとして、仕様書Ａの文書グループに所属する説明書Ａ−３の文書と、仕様書Ｃの文書グループに所属する仕様書Ｃ−２の文書が、仕様書Ｂ−１が所属する文書グループ（版系列）の文書に類似する文書として発見された旨を示すメッセージを、類似文書情報表示部３４Ｂで表示している。
【００５３】
なお、上記実施形態においては、提供者端末２０からの文書の登録要求に応じて、文書管理サーバ１０が文書データベース１３に文書を登録したときに、登録文書の要約と登録済み文書の要約との類似度を類似度判定部１５で判定し、この判定結果に基づいて、類似文書管理テーブルに類似文書ＩＤを登録するものとしたが、類似度の判定処理やこの判定結果に基づく類似文書情報（類似文書ＩＤ）の登録処理は、必ずしも文書の登録時に実施する必要はなく、例えばシステムのアイドルタイムや夜間などに実施してもよい。
【００５４】
また、上記実施形態においては、提供者端末２０が文書管理サーバ１０に文書を登録するときに、提供者端末２０の登録文書要約作成部２５で文書の要約を作成するものとしたが、文書の要約は、提供者端末２０が文書管理サーバ１０に文書を登録した後で、文書管理サーバ１０が行なうものとしてもよい。その場合は、提供者端末２０に代えて文書管理サーバ１０が文書要約の作成機能を有するものとなる。また、文書管理サーバ１０が登録文書の要約を作成するタイミングは、文書の登録時であってもよいし、システムのアイドルタイムや夜間などであってもよい。
【図面の簡単な説明】
【００５５】
【図１】本発明の実施形態に係る文書管理システムの構成例を示すブロック図である。
【図２】提供者端末の文書登録要求処理の手順を示すフローチャートである。
【図３】文書管理サーバの文書登録処理の手順を示すフローチャートである。
【図４】類似判定結果の一例を示す図である。
【図５】類似文書管理テーブルの第１の登録例を示す図である。
【図６】利用者端末の処理手順を示すフローチャートである。
【図７】文書管理サーバの管理情報送信処理の手順を示すフローチャートである。
【図８】類似文書管理テーブルの第２の登録例を示す図である。
【図９】利用者端末における管理情報の表示例を示す図である。
【符号の説明】
【００５６】
１０…文書管理サーバ、１５…類似度判定部、２０…提供者端末、登録文書要約作成部、３０…利用者端末、３３…管理情報取得処理部、３４…管理情報表示処理部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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