(57)【要約】【課題】電子承認装置において使用する、承認対象電子文書の確認必要性を判定するための電子文書確認必要性判定方法を得ること。【解決手段】本発明にかかる電子文書確認必要性判定方法は、承認対象電子文書の中の特定の判定対象電子文書が既読であるかどうかを判定するための既読情報を既読情報記憶部から読み出す既読情報読み出しステップ（Ｓ１）と、既読情報に基づいて判定対象電子文書が既読かどうかを判定する既読判定ステップ（Ｓ２）と、判定対象電子文書の更新日時情報をファイル情報記憶部から読み出す更新日時情報読み出しステップ（Ｓ３）と、既読判定ステップにおける既読判定結果と、既読情報と、更新日時情報とに基づいて、判定対象電子文書の内容を再確認する必要があるかどうか判定する再確認必要性判定ステップ（Ｓ４）と、を含み、すべての承認対象電子文書について判定結果が得られるまで、各ステップを繰り返し実行する。【選択図】        図６
2008097441.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子承認システムを構成し、複数の電子文書が承認対象として指定された電子承認申請について承認または差し戻しを行うことが可能な電子承認装置において、一旦差し戻した少なくとも１つの承認対象電子文書が修正され、再度承認申請を受けた場合に、当該修正後の文書を含む前記複数の承認対象電子文書の内容確認の必要性を判定するための電子文書確認必要性判定方法であって、
既読情報管理部が、前記承認対象電子文書の中の特定の判定対象電子文書が既読であるかどうかを判定するための既読情報を既読情報記憶部から読み出す既読情報読み出しステップと、
既読情報管理部が、前記既読情報読み出しステップにおいて読み出した既読情報に基づいて前記判定対象電子文書が既読であるかどうかを判定する既読判定ステップと、
既読情報管理部が、前記判定対象電子文書の更新日時情報をファイル情報記憶部から読み出す更新日時情報読み出しステップと、
既読情報管理部が、前記既読判定ステップにおける既読判定結果と、前記既読情報読み出しステップにおいて読み出した既読情報と、前記更新日時情報読み出しステップにおいて読み出した更新日時情報とに基づいて、前記判定対象電子文書の内容を再確認する必要があるかどうか判定する再確認必要性判定ステップと、
を含み、
すべての承認対象電子文書について判定結果が得られるまで、前記各ステップを繰り返し実行することを特徴とする電子文書確認必要性判定方法。
【請求項２】
前記既読判定ステップでは、前記既読情報の中に既読日時情報が含まれている場合、前記判定対象電子文書が既読であると判定することを特徴とする請求項１に記載の電子文書確認必要性判定方法。
【請求項３】
前記更新日時情報読み出しステップでは、前記既読判定ステップにおいて前記判定対象電子文書が既読であると判定された場合に、当該判定対象電子文書の更新日時情報をファイル情報記憶部から読み出すことを特徴とする請求項１または２に記載の電子文書確認必要性判定方法。
【請求項４】
前記再確認必要性判定ステップでは、前記既読判定結果が「前記判定対象電子文書が未読である」ことを示す場合、前記判定対象電子文書の内容確認が必要であると判定し、さらに、前記既読判定結果が「前記判定対象電子文書が既読である」ことを示す場合に、前記既読情報に含まれている既読日時情報が示す既読日時と前記更新日時情報が示す更新日時を比較し、当該既読日時が当該更新日時よりも前の場合に、前記判定対象電子文書の内容確認が必要であると判定することを特徴とする請求項１、２または３に記載の電子文書確認必要性判定方法。
【請求項５】
電子承認システムを構成し、複数の電子文書が承認対象として指定された電子承認申請について承認または差し戻しを行うことが可能な電子承認装置において、一旦差し戻した少なくとも１つの承認対象電子文書が修正され、再度承認申請を受けた場合に、当該修正後の文書を含む前記複数の承認対象電子文書の内容確認の必要性を判定する電子文書確認必要性判定装置であって、
前記承認対象電子文書の中の特定の判定対象電子文書が既読であるかどうかを判定するための既読情報を格納する既読情報記憶手段と、
前記既読情報記憶手段に格納された既読情報に基づいて前記判定対象電子文書が既読であるかどうかを判定する既読判定手段と、
前記判定対象電子文書の更新日時情報を含んだファイル情報を格納するファイル情報記憶手段と、
前記既読判定手段による既読判定結果と、前記既読情報と、前記ファイル情報記憶手段に格納された更新日時情報とに基づいて、前記判定対象電子文書の内容を再確認する必要があるかどうか判定する再確認必要性判定手段と、
を備え、
すべての承認対象電子文書について判定結果が得られるまで、前記既読判定手段および前記再確認必要性判定手段が処理を繰り返し実行することを特徴とする電子文書確認必要性判定装置。
【請求項６】
前記既読判定手段は、前記既読情報の中に既読日時情報が含まれている場合に、前記判定対象電子文書が既読であると判定することを特徴とする請求項５に記載の電子文書確認必要性判定装置。
【請求項７】
前記再確認必要性判定手段は、前記既読判定手段による既読判定結果が「前記判定対象電子文書が未読である」ことを示す場合、前記判定対象電子文書の内容確認が必要であると判定し、さらに、前記既読判定手段による既読判定結果が「前記判定対象電子文書が既読である」ことを示す場合に、前記既読情報に含まれている既読日時情報が示す既読日時と前記更新日時情報が示す更新日時を比較し、当該既読日時が当該更新日時よりも前の場合に、前記判定対象電子文書の内容確認が必要であると判定することを特徴とする請求項５または６に記載の電子文書確認必要性判定装置。
【請求項８】
請求項５、６または７に記載の電子文書確認必要性判定装置を含み、前記再確認必要性判定手段による判定結果を表示部へ表示させてユーザへ通知することを特徴とする電子承認装置。
【請求項９】
請求項８に記載の電子承認装置を複数含み、当該複数の電子承認装置を、ネットワークを介して相互に接続することを特徴とする電子承認システム。
【請求項１０】
請求項１〜４のいずれか１つに記載の電子文書確認必要性判定方法をコンピュータに実行させることを特徴とする電子文書確認必要性判定プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子承認システムを構成する電子承認装置に関するものであり、特に、電子承認装置おいて、複数の電子文書を承認対象とした電子承認申請を受けた場合であって、かつ当該複数の電子文書の中に既読の電子文書が含まれている場合に、それぞれの電子文書について内容確認を行う必要があるかどうかを判定する電子文書確認必要性判定方法、電子文書確認必要性判定装置、電子承認装置、電子承認システムおよび電子文書確認必要性判定プログラムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
近年、業務の効率化，ペーパーレス化，を図るなどの理由から、各社員が作成した電子文書について、イントラネットなどに接続された端末を利用して関係者が閲覧可能とし、内容について問題がなければ閲覧を行った端末で承認を行う、といった電子承認システムを採用する企業が増加している。
【０００３】
このような電子承認システムに関する従来技術として下記特許文献１に記載の技術が存在する。下記特許文献１によれば、電子文書が作成されると、その電子文書の目的，種別などに応じて予め定められた順序で、承認を行う各担当者が電子文書の確認および承認を行う。また、差し戻す必要がある（修正すべき不備項目がある）と判断した場合には、修正すべき項目についてのコメントなどを付与して担当者（承認できない項目の入力担当者（文責者））へ差し戻す。このとき電子承認システムでは、承認担当者が指摘した不備項目から差し戻す相手先を判断して電子文書の差し戻しを行う。これにより、不備項目を発見した担当者は、当該不備項目の該当文責者が誰であるかを考慮せずに差し戻しを行うことができる。また、文責者は、差し戻された電子文書に付与されたコメントから不備内容についての情報を容易に取得できる。
【０００４】
【特許文献１】特開平９−３４９４８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、上記特許文献１に記載の技術では、一旦差し戻された電子文書が更新された後、差し戻しを行った承認担当者などが更新後の電子文書を再度確認する場合、確認者は確認する電子文書（更新後の電子文書）が一旦差し戻されたものなのか、それとも新規に確認を行うものなのかが分からない。また、会計事務所などの業務においては、１つのクライアントに対して複数の電子文書（たとえば試算表、精算表、元帳）を同時に作成し、同時に複数作成された電子文書を一まとめにしたものを１つの案件として確認および承認することが多い。そのため、たとえば、差し戻しを行った案件の一部の電子文書にのみ不備項目が存在する場合、不備項目が修正され、再度承認依頼を受けた場合に、どの電子文書が修正後のものなのかを判別できないと、確認者は全ての電子文書を再度確認することとなり非効率的である。
【０００６】
なお、修正者が修正を行った電子文書のコメントを付与して再度承認依頼を行うことによりどの電子文書が修正されたものであるかを通知可能であるが、修正者の手作業によるものであるため、間違った内容を通知する可能性がある，修正者毎に通知内容（コメントの記載フォーマット）が異なる可能性がある，コメント自体が付与されない可能性がある，などの問題がある。
【０００７】
また、会計事務所などで使用されている財務・税務アプリケーションでは、財務や税務に関する各データを一元的に管理し、各種電子文書を生成する際には一元管理されているデータ（会計データ）を利用する。すなわち、承認依頼を行った電子文書に不備項目が見つかり差し戻された場合、実際には不備のある会計データを修正するため、不備のあった会計データを利用して生成された電子文書のすべてが更新されることとなる。このような場合、更新者が更新後の電子文書についての情報（コメント）を付与して再度確認（承認）依頼を行うのは非常に面倒であり、また通知漏れも起こりやすい。
【０００８】
本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、たとえば複数の電子文書を一まとめにした確認依頼（承認申請）を受けた場合に、複数の電子文書それぞれについて、確認が必要かどうか（更新された電子文書であるかどうか）を判定し、その判定結果を確認者（承認申請を受けた者）へ通知することにより、確認する必要のない電子文書を確認してしまうという無駄な作業の発生を防止して業務の効率化を図る電子承認装置を実現するための電子文書確認必要性判定方法を得ることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明にかかる電子文書確認必要性判定方法は、電子承認システムを構成し、複数の電子文書が承認対象として指定された電子承認申請について承認または差し戻しを行うことが可能な電子承認装置において、一旦差し戻した少なくとも１つの承認対象電子文書が修正され、再度承認申請を受けた場合に、当該修正後の文書を含む前記複数の承認対象電子文書の内容確認の必要性を判定するための電子文書確認必要性判定方法であって、既読情報管理部が、前記承認対象電子文書の中の特定の判定対象電子文書が既読であるかどうかを判定するための既読情報を既読情報記憶部から読み出す既読情報読み出しステップと、既読情報管理部が、前記既読情報読み出しステップにおいて読み出した既読情報に基づいて前記判定対象電子文書が既読であるかどうかを判定する既読判定ステップと、既読情報管理部が、前記判定対象電子文書の更新日時情報をファイル情報記憶部から読み出す更新日時情報読み出しステップと、既読情報管理部が、前記既読判定ステップにおける既読判定結果と、前記既読情報読み出しステップにおいて読み出した既読情報と、前記更新日時情報読み出しステップにおいて読み出した更新日時情報とに基づいて、前記判定対象電子文書の内容を再確認する必要があるかどうか判定する再確認必要性判定ステップと、を含み、すべての承認対象電子文書について判定結果が得られるまで、前記各ステップを繰り返し実行することを特徴とする。
【００１０】
つぎの発明にかかる電子文書必要性判定方法において、前記既読判定ステップでは、前記既読情報の中に既読日時情報が含まれている場合、前記判定対象電子文書が既読であると判定することを特徴とする。
【００１１】
つぎの発明にかかる電子文書必要性判定方法において、前記更新日時情報読み出しステップでは、前記既読判定ステップにおいて前記判定対象電子文書が既読であると判定された場合に、当該判定対象電子文書の更新日時情報をファイル情報記憶部から読み出すことを特徴とする。
【００１２】
つぎの発明にかかる電子文書必要性判定方法において、前記再確認必要性判定ステップでは、前記既読判定結果が「前記判定対象電子文書が未読である」ことを示す場合、前記判定対象電子文書の内容確認が必要であると判定し、さらに、前記既読判定結果が「前記判定対象電子文書が既読である」ことを示す場合に、前記既読情報に含まれている既読日時情報が示す既読日時と前記更新日時情報が示す更新日時を比較し、当該既読日時が当該更新日時よりも前の場合に、前記判定対象電子文書の内容確認が必要であると判定することを特徴とする。
【００１３】
つぎの発明にかかる電子文書確認必要性判定装置は、電子承認システムを構成し、複数の電子文書が承認対象として指定された電子承認申請について承認または差し戻しを行うことが可能な電子承認装置において、一旦差し戻した少なくとも１つの承認対象電子文書が修正され、再度承認申請を受けた場合に、当該修正後の文書を含む前記複数の承認対象電子文書の内容確認の必要性を判定する電子文書確認必要性判定装置であって、前記承認対象電子文書の中の特定の判定対象電子文書が既読であるかどうかを判定するための既読情報を格納する既読情報記憶手段と、前記既読情報記憶手段に格納された既読情報に基づいて前記判定対象電子文書が既読であるかどうかを判定する既読判定手段と、前記判定対象電子文書の更新日時情報を含んだファイル情報を格納するファイル情報記憶手段と、前記既読判定手段による既読判定結果と、前記既読情報と、前記ファイル情報記憶手段に格納された更新日時情報とに基づいて、前記判定対象電子文書の内容を再確認する必要があるかどうか判定する再確認必要性判定手段と、を備え、すべての承認対象電子文書について判定結果が得られるまで、前記既読判定手段および前記再確認必要性判定手段が処理を繰り返し実行することを特徴とする。
【００１４】
つぎの発明にかかる電子文書確認必要性判定装置において、前記既読判定手段は、前記既読情報の中に既読日時情報が含まれている場合に、前記判定対象電子文書が既読であると判定することを特徴とする。
【００１５】
つぎの発明にかかる電子文書確認必要性判定装置において、前記再確認必要性判定手段は、前記既読判定手段による既読判定結果が「前記判定対象電子文書が未読である」ことを示す場合、前記判定対象電子文書の内容確認が必要であると判定し、さらに、前記既読判定手段による既読判定結果が「前記判定対象電子文書が既読である」ことを示す場合に、前記既読情報に含まれている既読日時情報が示す既読日時と前記更新日時情報が示す更新日時を比較し、当該既読日時が当該更新日時よりも前の場合に、前記判定対象電子文書の内容確認が必要であると判定することを特徴とする。
【００１６】
つぎの発明にかかる電子承認装置は、前記いずれかの電子文書確認必要性判定装置を含み、前記再確認必要性判定手段による判定結果を表示部へ表示させてユーザへ通知することを特徴とする。
【００１７】
つぎの発明にかかる電子承認システムは、前記電子承認装置を複数含み、当該複数の電子承認装置を、ネットワークを介して相互に接続することを特徴とする。
【００１８】
つぎの発明にかかる電子文書確認必要性判定プログラムは、前記いずれかの電子文書確認必要性判定方法をコンピュータに実行させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１９】
本発明にかかる電子文書確認必要性判定方法は、電子承認対象の電子文書について、本当に確認する必要があるかどうかを判定し、その結果を確認者に対して通知することとしたので、確認者は、一旦差し戻した電子承認申請を再度受けた場合などに、どの電子文書が更新され、再確認が必要であるかを容易に認識することができる、という効果を奏する。
【００２０】
また、各承認対象電子文書についての確認必要性の判定は、判定を行う対象の電子文書を確認者が以前に確認したことがあるかどうか（確認履歴）、および判定対象の電子文書の更新日時に基づいて行うこととしたので、たとえば、確認者が特定の電子文書について一旦確認を行った後、何らかの理由により確認済みの電子文書が修正（更新）されてから再度電子承認申請を受けた場合には、一旦確認を行った電子文書（確認後に更新された電子文書）についても再確認が必要と判定されるので、更新された電子文書の再確認を確認者が忘れる、というような不都合を防止することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２１】
以下に、本発明にかかる電子文書確認必要性判定方法の実施例を図面に基づいて詳細に説明する。なお、この実施例によりこの発明が限定されるものではない。
【実施例】
【００２２】
図１は、本発明にかかる電子文書確認必要性判定方法を実現するための電子文書確認必要性判定装置としての機能を備え、本発明にかかる電子文書確認必要性判定プログラムを実行可能な計算機システムの構成例を示す図である。この計算機システムは、制御部１と記憶部２と表示部３と入力部４と通信部５とを備える。
【００２３】
図１において、制御部１は、本発明にかかる電子文書確認必要性判定プログラムを実行する。記憶部２は、ＲＡＭ，ＲＯＭなどの各種メモリを含み、上記制御部１が実行すべきプログラム，処理の過程で得られた必要なデータ，などを記憶する。表示部３は、ＣＲＴ，ＬＣＤ（液晶表示パネル）などで構成され、計算機システムのユーザに対して各種画面を表示する。入力部４は、たとえばキーボード４１やマウス４２などで構成され、計算機システムのユーザが、各種情報の入力を行うために使用する。また、この計算機システムは、通信部６を介して通信ネットワークと接続することにより通信ネットワークに接続された他の計算機システムとの間で各種情報のやりとりを行う。
【００２４】
ここで、本発明にかかる電子文書確認必要性判定プログラムが実行可能な状態になるまでの計算機システムの動作例について説明する。上述した構成をとる計算機システムには、たとえば、ＣＤ−ＲＯＭドライブユニット（図示せず）にセットされたＣＤ−ＲＯＭから、電子文書確認必要性判定プログラムがディスクユニット（図示せず）にインストールされる。そして、電子文書確認必要性判定プログラムの実行時に、ディスクユニットから読み出された電子文書確認必要性判定プログラムが記憶部２の所定の場所に格納される。この状態で、制御部１は、記憶部２に格納されたプログラムに従って、電子文書確認必要性判定処理を実行する。
【００２５】
なお、本発明においては、ＣＤ−ＲＯＭを記録媒体として、上記電子承認処理を記述したプログラムを提供しているが、これに限らず、計算機システムの構成、提供するプログラムの容量などに応じて、たとえば、フロッピー（登録商標）ディスクなどの磁気ディスク，光磁気ディスク，磁気テープなどの記録媒体を用いることも可能である。また、電子メール，インターネットなどの伝送媒体により提供されたプログラムを用いることとしてもよい。
【００２６】
また、図２は、本発明にかかる電子文書確認必要性判定装置を含んだ電子承認装置の構成例を示す図であり、上述した計算機システム（制御部１，記憶部２，表示部３，入力部４，通信部５）により実現される。そして、制御部１は、全体制御部１０とファイル情報管理部１１と既読情報管理部１２と承認情報管理部１３と依頼情報管理部１４とを含む構成となっている。
【００２７】
全体制御部１０は、入力部４から取得したユーザからの指示情報などに従い、ファイル情報管理部１１、既読情報管理部１２、承認情報管理部１３および依頼情報管理部１４の各部に対して、動作指示を行う。なお、ファイル情報管理部１１、既読情報管理部１２、承認情報管理部１３および依頼情報管理部１４の詳細動作については後述する。
【００２８】
また、記憶部２は、自身の特定の領域内に、各種電子文書を格納するためのデータベース２０と、データベース２０に格納されている電子文書のファイル情報（各電子文書の名称，格納場所の情報，など）を格納するためのファイル情報記憶部２１と、データベース２０に格納されている電子文書の中の特定の電子文書について、それが承認者により確認された事があるかどうかなどの情報（既読情報）を格納するための既読情報記憶部２２と、各承認依頼案件ついての承認状況などの情報を格納するための承認情報記憶部２３と、各承認依頼案件ついて承認依頼元（依頼者），承認依頼先（被依頼者）などの情報を格納するための依頼情報記憶部２４と、を含む。また、図示していないが、記憶部２は、上述した制御部１の各部が各処理を行う際に使用するワーク用メモリ領域を含み、制御部１の各部は、必要に応じてワーク用メモリ領域の全部または一部を使用して後述する処理を実行する。
【００２９】
なお、データベース２０やファイル情報記憶部２１は、説明の簡便のため一つの装置内に構成されるように図示したが、これに限定する趣旨ではなく、たとえばネットワークを介して接続された他の装置内に構成されていても構わない。
【００３０】
ここで、電子承認装置の制御部１を構成するファイル情報管理部１１、既読情報管理部１２、承認情報管理部１３および依頼情報管理部１４の動作を簡単に説明する。ファイル情報管理部１１は、全体制御部１０の指示に従い、ファイル情報記憶部２１に対するファイル情報（電子承認申請対象の電子文書についての情報）の格納，読み出しなどを行う。既読判定手段および再確認必要性判定手段としての動作を行う既読情報管理部１２は、全体制御部１０の指示に従い、既読情報記憶部２２に対する既読情報（電子承認申請対象の電子文書についての既読情報）の格納，読み出しなどを行う。また、全体制御部１０から指定された電子文書について、その内容をユーザが既に確認済みであるかどうかを、ファイル情報および既読情報に基づいて判定し、判定結果を全体制御部１０へ通知する。承認情報管理部１３は、全体制御部１０の指示に従い、承認情報記憶部２３に対する承認情報（電子承認の申請，審査，承認がユーザにより行われたかどうかを示す情報）の格納，読み出しなどを行う。依頼情報管理部１４は、全体制御部１０の指示に従い、依頼情報記憶部２４に対する依頼情報（電子承認申請の依頼元，依頼先，関係者を示す情報）の格納，読み出しなどを行う。
【００３１】
以上のような電子文書確認必要性判定装置を含んだ電子承認装置を使用して電子承認申請を行う手順について簡単に説明する。電子承認の依頼元担当者は、承認申請の対象となる電子文書を予め作成しておく。なお、電子文書の作成は、電子承認プログラムとは異なる特定のアプリケーションソフトウエアを使用して行う。そして電子承認依頼を行う担当者は、本発明にかかる電子文書確認必要性判定装置を含んだ電子承認装置にログインし、承認申請の対象電子文書の指定、電子承認を依頼する相手先（依頼先）の指定、などの必要な操作を行うことにより依頼先担当者である上長などに対して電子承認申請を行う。電子承認申請を受けた依頼先担当者は、承認申請の対象電子文書を精査し、電子文書に不備が見つからなければ承認する。一方、不備が見つかった場合、必要に応じてその不備内容についてのコメントなどを付与して電子承認申請を依頼元担当者へ差し戻す。差し戻しを受けた依頼元担当者は、不備を修正後、再度電子承認申請を行う。このような処理を承認申請の対象電子文書に含まれる全ての不備が解消されるまで依頼元担当者および依頼先担当者が繰り返し実行する。
【００３２】
つづいて、本発明にかかる電子文書確認必要性判定装置を含んだ電子承認装置のユーザが、上記データベース２０に格納された特定の電子文書について、その内容の確認（電子承認）を他のユーザに対して依頼する場合の電子承認装置の動作（初期承認依頼動作）を説明する。
【００３３】
なお、実際の動作においては、まず依頼者が電子承認プログラムを起動し、電子承認装置に対するログインなどを行うことにより電子承認プログラムを使用可能な状態とする必要があるが、ここでは、電子承認プログラムが正常に起動され使用可能な状態となっているものとして説明を行う。
【００３４】
また、以下の説明においては、データベース２０に格納されている電子データの形式がＰＤＦの場合について説明するが、他の形式であっても構わない。データベース２０へ格納される電子データは、会計事務所などで使用される財務アプリケーションソフトウエアにより電子帳表として生成される。財務アプリケーションソフトウエアを使用して電子データ（電子帳表）を作成する手順は既に広く知られているため、その説明は省略する。
【００３５】
電子承認プログラムが起動すると、全体制御部１０は、電子承認依頼を行うための情報入力初期画面（図３−１参照）を表示部３へ表示させる。情報入力初期画面が表示された状態において、ユーザ（承認依頼者）は入力部４を使用して必要項目（“件名”，“依頼元”，“依頼先”，“関係者”，“コメント”など）の入力を行う。入力する項目の選択は、たとえば入力部４（マウス４２）の操作により情報入力初期画面上のマウスポインタ（図示せず）を移動させて行う。なお、“依頼元”はログイン中のユーザであるから必ずしも入力させる必要はない。入力させないような構成とする場合は、所定の表示位置へログイン中のユーザ名を最初から表示させておく。
【００３６】
また承認依頼者は、承認申請を行う電子帳表を選択する。具体例を示すと、承認依頼者は、まず図３−１の情報入力初期画面の中段付近に配置された“帳表追加”を選択（“帳表追加”ボタンをクリック）して電子帳表選択メニューを起動する。さらに詳しくは、“帳表追加”ボタンがクリックされると、全体制御部１０は、データベース２０へアクセスし、格納されている電子帳表のファイル情報を取得する。ここでいうファイル情報とは、電子帳表名の情報，更新日時情報，格納場所の情報，などである。電子帳表のファイル情報を取得すると、全体制御部１０は、電子帳表の選択画面を表示部３へ表示させる。この電子帳表の選択画面では、たとえばデータベース２０へ格納されている電子帳表の一覧を表示させる。承認依頼者は、電子帳表の選択画面を確認しながら入力部４のキーボード４１またはマウス４２を使用して電子帳表を選択する。なお、選択する電子帳表は一つに限らず、複数選択することが可能である。
【００３７】
承認依頼者により電子帳表が選択され、電子帳表選択メニューが終了すると、全体制御部１０は、選択された電子帳表のファイル情報をファイル情報管理部１１へ渡す。ファイル情報管理部１１は受け取ったファイル情報をファイル情報記憶部２１へ格納する。また、全体制御部１０は、表示部３へ、図３−２に例示したような内容を表示させる。図３−２は、電子承認プログラムが起動後、承認依頼者が上述した「必要項目の入力」および「電子帳表の選択」を行った場合の表示部３への表示内容の一例を示している。図３−２は、承認依頼者（ログイン中の担当者Ａ）が担当者Ｂに対して、３つの電子帳表（給与支払報告書・源泉徴収票-2005.pdf，試算表-2005.pdf，貸借対照表-2005.pdf）についての承認依頼を行う場合の画面表示の一例を示している。なお、承認依頼者の印（丸で囲まれた“担当者Ａ”の表示）は“申請”ボタンをクリックすることにより付与（表示）させることが可能である。
【００３８】
上述した「必要項目の入力」および「電子帳表の選択」を行った後、承認依頼者が“終了”ボタンをクリックすることにより電子承認の依頼操作が完了となる。電子承認の依頼が完了すると、承認依頼者が使用している電子承認装置の通信部５は、依頼先ユーザ（図３−２の例では担当者Ｂ）が使用する電子承認装置（電子承認プログラムがインストールされた計算機システム）に対して電子承認申請情報を送信する。電子承認申請情報には、件名情報，依頼元ユーザ（図３−２の例では担当者Ａ）情報を含んだ依頼情報（電子承認申請の依頼元，依頼先，関係者を示す情報），電子承認申請の対象電子帳表のファイル情報である識別情報（たとえば電子帳表の名称，格納場所，更新日時），コメント，承認情報（電子承認の申請，審査，承認がユーザにより行われたかどうかを示す情報），など、依頼元ユーザが電子承認装置に対して入力等を行った内容についての情報が含まれる。電子承認申請情報は全体制御部１０により生成される。また、電子承認申請情報に含まれる各種情報は、ファイル情報記憶部２１などに記憶されている情報を、ファイル情報管理部１１などを介して取得する。または記憶部２に含まれるワーク用メモリ領域から取得する。
【００３９】
つづいて、電子承認の依頼を受けた（電子承認申請情報を受信した）場合の電子承認装置の動作について説明する。ここでは、一例として、上述した図３−２の内容に基づいた電子承認申請情報を受信した場合の動作について説明する。すなわち、確認者である担当者Ｂが、依頼元の担当者Ａから件名が「○○スポーツ  給与支払い報告書・源泉徴収票-2005」かつ承認対象電子帳表が「○○スポーツ  給与支払い報告書・源泉徴収票-2005.pdf，試算表-2005.pdf，貸借対象表-2005.pdf」である電子承認申請情報を受信した場合の動作について説明する。
【００４０】
通信部５が電子承認申請情報を受信した場合、全体制御部１０は、制御部１を構成する各部へ指示を行うなどして、受信した情報を記憶部２内部の所定の領域へ格納する。たとえば、全体制御部１０は、受信情報に含まれるファイル情報をファイル情報管理部１１へ渡し、ファイル情報管理部１１は、受け取ったファイル情報をファイル情報記憶部２１へ格納する。承認情報，依頼情報などについても同様である。なお、受信データの中のファイル情報に電子帳表の名称，格納場所のみが含まれ、その更新日時情報が含まれていない場合、全体制御部１０は、電子帳表の格納場所から更新日時情報を取得し、それも一緒にファイル情報管理部１１へ渡す。このとき、電子帳表を格納しているデータベースが自装置内ではなく別の場所に存在するのであれば、全体制御部１０は、通信部５を介してそのデータベースへアクセスし、更新日時情報を取得する。
【００４１】
また、全体制御部１０は、電子承認申請情報を受信した（電子承認申請を受け取った）旨を示す内容を表示部３へ表示させることによりユーザへ通知する。その後、入力部４を介してユーザによる所定の電子承認申請内容確認操作を受け付けると、全体制御部１０は図４に例示したような電子承認申請一覧画面を表示部３へ表示させる。なお、ユーザへの通知および確認操作受付を行ってから電子承認申請一覧画面を表示させるのではなく、通信部５が電子承認申請情報を受信した時点で自動的に電子承認申請一覧画面を表示させるようにしてもよい。
【００４２】
電子承認申請一覧画面が表示部３へ表示された状態において、担当者Ｂ（確認者）が選択した電子承認申請（件名）の情報を入力部４から取得すると、全体制御部１０は、取得した情報に対応した電子承認申請確認画面を表示部３へ表示させる。電子承認申請確認画面は、たとえば図５−１のような内容となる。この電子承認申請確認画面は、図３−２に示した「電子承認依頼を行うための情報入力画面」と同じ表示フォーマットであり、“件名”，“依頼元”，“承認対象電子帳表一覧”などを表示する。承認対象電子帳表の一覧表示では、各電子帳表の確認状況（各電子帳表の確認必要性の判定結果）を併せて表示する。なお、通信部５が電子承認申請情報を受信した場合に、ユーザの操作などに伴い電子承認申請一覧画面（図４参照）を一旦表示させるのではなく、直ちに電子承認申請確認画面（図５−１参照）を表示させるようにしてもよい。
【００４３】
ここで、各電子帳表の確認状況を併せて表示する理由について説明する。たとえば会計事務所の業務においては、決算期などに複数種類の財務電子帳表を作成し、クライアントに対して提出する必要がある。そのため、図５−１に示した例のように、担当者が上長などに対して複数の電子帳表をまとめて一つの案件として承認申請する場合が多い。このように複数の電子帳表をまとめて承認申請した場合、その中の電子帳表の一部に不備が見つかれば、すべての電子帳表が担当者（承認依頼者）に差し戻される。そして、差し戻しを受けた承認依頼者は、不備を修正し、再度承認申請を行う。このとき、承認申請の対象電子帳表には、前回不備が見つかり新しいものに差し替えられた（更新された）電子帳表と、前回不備が見つからず前回と全く同じ電子帳表とが混在することとなる。確認者側から見れば更新されていない電子帳表を再度確認するのは非効率的である。
【００４４】
以上のような状況を考慮して、本発明にかかる電子文書確認必要性判定装置は、電子承認申請の対象電子帳表についての確認者（電子承認申請を受けた者）の過去の確認状況，対象電子帳表の更新日時情報などに基づいて、各電子帳表の確認状況（確認必要性）を判定することとした。なお、各電子帳表の確認必要性を判定する方法の詳細については後述する。そして、承認対象電子帳表の一覧表示において各電子帳表の確認状況を併せて表示するようにしている。このようにすることで、一旦差し戻された後に再度承認申請された場合に、確認者は、更新された電子帳表および前回確認していない電子帳表がどれであるかを容易に認識することができる。たとえば、一旦差し戻された電子承認申請の対象電子帳表が更新され、再度電子承認申請を受けた場合の電子承認申請確認画面表示は、図５−２に示したようなものとなる。図５−２は、“給与支払報告書・源泉徴収票-2005.pdf”に前回の確認で不備が見つかり、その他の電子帳表は前回確認済みである場合の電子承認申請確認画面表示例である。
【００４５】
電子承認申請確認画面を表示している状態の動作説明に戻り、図５−１に例示したような電子承認申請確認画面に一覧表示されている電子帳表の詳細を確認する場合、担当者Ｂは、入力部４を使用して確認を行いたい電子帳表を選択して（電子帳表名をクリックするなどして）、さらに“表示”ボタンをクリックすることにより選択した電子帳表が表示される。具体的には、まず全体制御部１０は、選択された電子帳表の格納場所についての情報を記憶部２から取得する。つぎに、取得した情報が示す格納場所から電子帳表を取得し、その内容を表示部３へ表示させる。なお、電子帳表の表示は、そのファイル形式に対応したアプリケーションを起動させて行う。
【００４６】
また、全体制御部１０は、表示させた電子帳表が担当者Ｂにより確認されたと判断した場合には、表示部３へ確認済である旨を示す表示を行う。具体的には、電子承認申請確認画面（図５−１参照）の電子帳表一覧表示において確認済みと判断した電子帳表の確認状況表示欄（“確認”欄）の表示を「未」から「済」へと変更する。同時に、全体制御部１０は、表示された電子帳表の識別情報、表示させた時点の日時情報および確認者の情報を既読情報管理部１２へ渡す。既読情報管理部１２は、受け取った識別情報、日時情報および確認者情報を関連付けて、既読情報として既読情報記憶部２２へ格納する。電子帳表が確認者（担当者Ｂ）により確認されたかどうかの判断は、たとえば電子帳表が正常に表示されたか否かで行う。この場合、実際には確認者が、電子帳表の内容すべてについての確認を完了していないにもかかわらず確認済みと判断してしまうため、問題となる可能性がある。そのため、必要に応じて確認者は、入力部４を使用して確認状況表示欄の表示を「済」から「未」へ変更できるようにする。変更操作は一般的なアプリケーションソフトウエアなどでも採用されているマウスの右クリックメニューなどにより行う。
【００４７】
担当者Ｂは、一覧表示された電子帳表（電子承認申請対象の電子帳表）すべてについて、その詳細確認を行い、不備が見つからなければ“審査”および“承認”の双方または一方の欄に自身の印を付与することにより承認を行い、“終了”ボタンをクリックして作業を終了する。
【００４８】
一方、担当者Ｂは、一覧表示された電子帳表の中に不備を見つけた場合には、“差戻”ボタンをクリックして依頼元（担当者Ａ）に対して電子承認申請を差し戻して作業を終了する。このとき、コメントを入力してから差し戻しを行ってもよい（“差戻”ボタンをクリックしてもよい）。差し戻しが行われると、確認者（担当者Ｂ）が使用している電子承認装置の通信部５は、依頼元ユーザ（担当者Ａ）が使用する電子承認装置に対して電子承認申請差し戻し情報を送信する。電子承認申請差し戻し情報には、件名情報，依頼先ユーザ（担当者Ｂ）情報，電子承認申請の対象電子帳表の識別情報（ファイル情報），コメント，処理状況についての情報，などが含まれる。また、電子承認申請差し戻し情報は、電子承認申請情報と同様に全体制御部１０により生成される。
【００４９】
なお、担当者Ｂが差し戻しを行った時点で確認されていない（内容表示が行われていない）電子帳表が存在する場合、全体制御部１０は、確認されていない電子帳表の識別情報および確認者情報のみを既読情報管理部１２へ渡す。既読情報管理部１２は、受け取った識別情報および確認者情報を関連付けて、既読情報（実際には未読の電子帳表を示す情報）として既読情報記憶部２２へ格納する。こうすることにより、同じ電子帳表についての再度の承認依頼を受けた場合に、既読情報管理部１２は、各電子帳表が既読であるか否かを判別することができる。すなわち、日時情報が関連付けられた識別情報に対応する電子帳表が既読（確認済み）のもの、日時情報が関連付けられていない識別情報に対応する電子帳表が未読のものであると判断する。また、既読情報には確認者情報が含まれているため、特定の電子帳表について、誰が確認済みで誰が未確認かを判別することができる。ただし、各電子帳表が既読であるか否かを判別するための方法をこれに限定するものではない。たとえば、既読情報管理部１２は、識別情報、確認者情報および既読か否かを示す情報を関連付けて、既読情報記憶部２２へ格納するようにして、格納している情報（既読か否かを示す情報）を用いて既読判断を行うようにしてもよい。
【００５０】
差し戻しを受けた依頼元ユーザ（担当者Ａ）は、所定のアプリケーションソフトウエアなどを使用して、発見された不備の修正および電子帳表生成を行った後、上述した初期承認依頼と同様の手順により担当者Ｂに対して再度承認依頼を行う。なお、差し戻された承認申請についての２回目以降の承認依頼手順では、前回の承認申請依頼時に選択された電子帳表を自動的に選択する。以降、必要に応じて、依頼元（担当者Ａ）と依頼先（担当者Ｂ）の間で同様のやりとりが行われ、電子承認申請対象の電子帳表すべてについての不備修正が完了すると（担当者Ｂが不備を発見できなくなると）担当者Ｂによる電子承認処理が完了となる。
【００５１】
つづいて、電子承認装置が電子承認申請情報を受信後、最初に電子承認申請確認画面（図５−１，５−２参照）を表示させる場合に、本発明にかかる電子文書確認必要性判定装置が電子承認申請の対象電子帳表の確認状況（確認必要性）を判定する動作を図６に基づいて説明する。図６は、電子承認申請対象電子帳表の確認必要性判定動作の一例を示すフローチャートである。
【００５２】
まず全体制御部１０は、既読情報管理部１２に対して、確認必要性判定対象の電子帳表の識別情報と確認者情報（上記受信した電子承認申請情報に含まれる識別情報および依頼先情報）を渡す。なお、ここでいう確認者とはログイン中のユーザ（担当者Ｂ）である。既読情報管理部１２は、全体制御部１０から受け取った識別情報の中の一つを選択し、選択した識別情報および確認者情報に対応する既読情報を既読情報記憶部２２から取得する（ステップＳ１）。つぎに、既読情報管理部１２は、ステップＳ１において取得した既読情報に基づいて、対応する電子帳表が既読か否かを判定する（ステップＳ２）。ステップＳ２において電子帳表が未読であると判定した場合（ステップＳ２，Ｎｏ）、判定対象の電子帳表は確認が必要なファイルであると判定し（ステップＳ６）、判定結果を全体制御部１０へ通知する。ここで、上記ステップＳ２において、既読情報管理部１２は、取得した既読情報に日時情報が含まれていない場合は“未読”、取得した既読情報に日時情報が含まれている場合には“既読”と判定する。なお、確認が必要と判定された電子帳表に対応する、電子承認申請確認画面の承認対象電子帳表一覧表示における確認状況表示欄の表示（図５−１，５−２参照）は「未」となる。
【００５３】
一方、既読情報管理部１２は、ステップＳ２において電子帳表が既読であると判定した場合（ステップＳ２，Ｙｅｓ）、既読と判定した電子帳表の更新日時情報をファイル情報記憶部２１から取得する（ステップＳ３）。そして、上記ステップＳ１において取得した既読情報に含まれる日時情報（既読日時情報）と上記ステップＳ３において取得した更新日時情報を比較する（ステップＳ４）。更新日時情報の示す更新日時が既読日時情報の示す既読日時よりも前である場合（ステップＳ４，Ｙｅｓ）、判定対象の電子帳表は確認が不要なファイルであると判定し（ステップＳ５）、判定結果を全体制御部１０へ通知する。これに対して、更新日時が既読日時よりも後である場合（ステップＳ４，Ｎｏ）、判定対象の電子帳表は確認が必要なファイルであると判定し（ステップＳ６）、判定結果を全体制御部１０へ通知する。
【００５４】
電子文書確認必要性判定装置は、上記ステップＳ１〜Ｓ６の処理をすべての確認状況判定対象電子帳表（電子承認申請の対象電子帳表）に対して繰り返し実行することにより、すべて対象電子帳表についての確認必要性を判定する。
【００５５】
すべての確認必要性判定対象電子帳表について、確認必要性の判定が終了すると、全体制御部１０は、その内容を表示部３への表示内容（電子承認申請確認画面の承認対象電子帳表一覧表示における確認状況表示欄の表示）に反映させ、ユーザ（担当者Ｂ）に対して通知する。具体的には、確認が不要と判定された電子帳表に対応する確認状況表示欄の表示をたとえば「済」とし、一方、確認が必要と判定された電子帳表に対応する確認状況表示欄の表示をたとえば「未」とする（図５−２参照）。図５−２は、“試算表-2005.pdf”および“貸借対照表-2005.pdf”が確認不要と判定された場合の表示例を示したものである。
【００５６】
このように、本発明において、電子承認装置は、使用者（ログイン中のユーザ）に対する電子承認申請が存在する場合、承認対象の電子文書（電子帳表）それぞれについて、使用者が本当に確認する必要があるかどうかを判断し、その結果を使用者に対して通知することとした。これにより、使用者は、一旦差し戻した電子承認申請を再度受けた場合などに、どの電子文書が更新され、再確認が必要であるかを容易に判断することができ、業務の効率化を図れる。
【００５７】
また、各承認対象電子文書についての確認必要性の判断は、確認者である使用者が判断対象の電子文書をそれ以前に確認したことがあるか、および判断対象の電子文書の更新日時に基づいて行うこととした。これにより、たとえば、使用者が特定の電子文書について一旦確認を行った後、何らかの理由（他の確認者により不備が発見されたなどの理由）により確認済みの電子文書が修正（更新）され、再度電子承認申請を受けた場合に、更新された電子文書（一度確認が終了した後に更新された電子文書）の再確認を使用者が忘れる、というような不都合を防止することができる。
【産業上の利用可能性】
【００５８】
以上のように、本発明にかかる電子文書確認必要性判定方法は、たとえば、担当者が作成した電子文書について、その承認者がネットワークに接続された電子承認端末などを使用して承認する電子承認システムに有用であり、特に、複数の電子文書を一つの案件として承認申請された場合に、各電子文書についての確認の必要性を判定し、その結果を通知する機能を備えた電子承認端末に有用である。
【図面の簡単な説明】
【００５９】
【図１】本発明にかかる電子文書確認必要性判定方法を実現するための電子文書確認必要性判定装置としての機能を備え、本発明にかかる電子文書確認必要性判定プログラムを実行可能な計算機システムの構成例を示す図である。
【図２】本発明にかかる電子文書確認必要性判定装置を含んだ電子承認装置の構成例を示す図である。
【図３−１】電子承認依頼を行うための情報入力初期画面の一例を示す図である。
【図３−２】電子承認依頼を行うための情報入力画面の一例を示す図である。
【図４】電子承認申請一覧画面の一例を示す図である。
【図５−１】電子承認申請確認画面の一例を示す図である。
【図５−２】電子承認申請確認画面の一例を示す図である。
【図６】電子帳表の確認状況判定動作の一例を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００６０】
１  制御部
２  記憶部
３  表示部
４  入力部
５  通信部
１０  全体制御部
１１  ファイル情報管理部
１２  既読情報管理部
１３  承認情報管理部
１４  依頼情報管理部
２０  データベース
２１  ファイル情報記憶部
２２  既読情報記憶部
２３  承認情報記憶部
２４  依頼情報記憶部
４１  キーボード
４２  マウス
【図１】
2008097441.tif 000003
【図２】
2008097441.tif 000004
【図３−１】
2008097441.tif 000005
【図３−２】
2008097441.tif 000006
【図４】
2008097441.tif 000007
【図５−１】
2008097441.tif 000008
【図５−２】
2008097441.tif 000009
【図６】
2008097441.tif 000010