(57)【要約】【課題】電子文書とその電子文書に対応した非電子的文書とを統合して管理するような場合に、電子文書を基にして非電子的文書の格納場所に関する鍵情報を得ることができ、非電子的文書の入手の利便性を高めるようにした電子文書処理システムを提供する。【解決手段】電子文書処理システムの鍵情報記憶手段は、電子文書を一意に識別できる文書識別子と、該電子文書に対応する非電子的文書の格納場所に関する鍵情報を対応付けて記憶し、受付手段は、指定された電子文書に対応する非電子的文書の格納場所に関する鍵情報の取得の要求を受け付け、鍵情報検出手段は、前記受付手段によって受け付けられた要求に応じて、前記鍵情報記憶手段に記憶された該当する鍵情報を検出する。【選択図】図１
2008160507.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
コンピュータに、
電子文書を一意に識別できる文書識別子と、該電子文書に対応する非電子的文書の格納場所に関する鍵情報を対応付けて記憶部に記憶させるように制御する鍵情報記憶制御機能と、
指定された電子文書に対応する非電子的文書の格納場所に関する鍵情報の取得の要求を受け付ける受付機能と、
前記受付機能によって受け付けられた要求に応じて、前記記憶部に記憶された該当する鍵情報を検出する鍵情報検出機能
を実現させることを特徴とする電子文書処理プログラム。
【請求項２】
前記電子文書にはアクセス権が設定されており、
前記鍵情報検出機能は、前記受付機能によって受け付けられた要求を行った要求元に対して、前記電子文書のアクセス権がない場合には、鍵情報を出力しないように制御する
ことを特徴とする請求項１に記載の電子文書処理プログラム。
【請求項３】
前記電子文書にはアクセス権が設定されており、
前記鍵情報検出機能は、前記受付機能によって受け付けられた要求を行った要求元に対して、前記電子文書のアクセス権がある場合には、鍵情報を出力するように制御する
ことを特徴とする請求項１または２に記載の電子文書処理プログラム。
【請求項４】
前記記憶部は、さらに前記非電子的文書の格納場所を記憶しており、
前記受付機能に対して要求を行った要求元に、非電子的文書の格納場所を通知する通知機能
をさらに実現させることを特徴とする請求項１から３のいずれか一項に記載の電子文書処理プログラム。
【請求項５】
請求項１に記載の電子文書処理プログラムを読み込んだ第１のコンピュータと通信手段によって接続された第２のコンピュータに、
前記第１のコンピュータに対して、鍵情報の取得の要求を送信する要求送信機能と、
前記要求送信機能によって送信された要求に対応する鍵情報を受信する鍵情報受信機能と、
前記鍵情報受信機能によって受信された鍵情報を、持ち運び可能な記録媒体に記録する媒体記録機能
を実現させることを特徴とする鍵情報記録プログラム。
【請求項６】
電子文書を一意に識別できる文書識別子と、該電子文書に対応する非電子的文書の格納場所に関する鍵情報を対応付けて記憶する鍵情報記憶手段と、
指定された電子文書に対応する非電子的文書の格納場所に関する鍵情報の取得の要求を受け付ける受付手段と、
前記受付手段によって受け付けられた要求に応じて、前記鍵情報記憶手段に記憶された該当する鍵情報を検出する鍵情報検出手段
を具備することを特徴とする電子文書処理システム。
【請求項７】
請求項６に記載の電子文書処理システムと通信する通信手段と、
前記電子文書処理システムに対して、鍵情報の取得の要求を送信する要求送信手段と、
前記要求送信手段によって送信された要求に対応する鍵情報を受信する鍵情報受信手段と、
前記鍵情報受信手段によって受信された鍵情報を、持ち運び可能な記録媒体に記録する媒体記録手段
を具備することを特徴とする鍵情報記録システム。
【請求項８】
請求項６に記載の電子文書処理システムと、
請求項７に記載の鍵情報記録システムと、
特定の鍵情報に基づいて解錠可能なように施錠する施錠手段と、
記録媒体を読み込む媒体読込手段と、
前記媒体読込手段により記録媒体から読み取った鍵情報が前記特定の鍵情報に合致した場合に、前記施錠手段による施錠を解錠する解錠手段
を備えた非電子的文書の格納装置
を具備することを特徴とする文書格納システム。
【請求項９】
コンピュータに、
電子文書を一意に識別できる文書識別子と、該電子文書にアクセスするための鍵情報を対応付けて記憶部に記憶させるように制御する鍵情報記憶制御機能と、
指定された電子文書に対応する鍵情報の取得の要求を受け付ける受付機能と、
前記受付機能によって受け付けられた要求に応じて、前記記憶部に記憶された該当する鍵情報を検出する鍵情報検出機能
を実現させることを特徴とする電子文書処理プログラム。
【請求項１０】
電子文書を一意に識別できる文書識別子と、該電子文書にアクセスするための鍵情報を対応付けて記憶する鍵情報記憶手段と、
指定された電子文書に対応する鍵情報の取得の要求を受け付ける受付手段と、
前記受付手段によって受け付けられた要求に応じて、前記鍵情報記憶手段に記憶された該当する鍵情報を検出する鍵情報検出手段
を具備することを特徴とする電子文書処理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子文書処理プログラム、鍵情報記録プログラム、電子文書処理システム、鍵情報記録システムおよび文書格納システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
企業内の活動は、ＩＴ（Ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ  Ｔｅｃｈｎｏｌｏｇｙ）の進歩により、主に電子文書によって業務プロセスの処理が進められるようになっている。
一方、企業活動の統制管理において、監査（内部監査または外部監査）は、その監査方針にしたがって、ある監査証跡に着目して調査を行う必要がある。その監査証跡としては、契約書、帳票等があるが、統制管理の観点から、これらの文書は紙文書で格納しなければならない場合も多い。
つまり、電子文書とその監査証跡となり得る紙文書とを対応させて管理することが求められている。
また、一般的な業務プロセスにおいても、電子文書とその電子文書に対応した紙文書とを統合して管理することが求められている。
【０００３】
これらに関連する技術として、例えば、特許文献１には、紙文書と電子文書とを統合的に取り扱うドキュメント管理システムにおいて、原本文書をネットワーク上で特定できるようにし、電子文書との総合管理を合理的に行うこと、特に重要度やアクセス権限等に応じた連携管理を行うことを課題とし、画像入力手段と、出力手段と、電子化文書作成手段と、データベース手段と、保管場所制御手段と、ＵＲＩ（Ｕｎｉｆｏｒｍ  Ｒｅｓｏｕｒｃｅ  Ｉｄｅｎｔｉｆｉｅｒ）添付手段と、セキュリティレベル設定手段と、アクセスレベル設定手段と、クライアント手段と、サーバ手段とを有することが開示されている。
【特許文献１】特開２００３−１５７２５１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
本発明は、電子文書とその電子文書に対応した非電子的文書とを統合して管理するような場合に、電子文書を基にして非電子的文書の格納場所に関する鍵情報を得ることができ、非電子的文書の入手の利便性を高めるようにした電子文書処理プログラム、鍵情報記録プログラム、電子文書処理システム、鍵情報記録システムおよび文書格納システムを提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
請求項１の発明は、コンピュータに、電子文書を一意に識別できる文書識別子と、該電子文書に対応する非電子的文書の格納場所に関する鍵情報を対応付けて記憶部に記憶させるように制御する鍵情報記憶制御機能と、指定された電子文書に対応する非電子的文書の格納場所に関する鍵情報の取得の要求を受け付ける受付機能と、前記受付機能によって受け付けられた要求に応じて、前記記憶部に記憶された該当する鍵情報を検出する鍵情報検出機能を実現させることを特徴とする。
【０００６】
請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記電子文書にはアクセス権が設定されており、前記鍵情報検出機能は、前記受付機能によって受け付けられた要求を行った要求元に対して、前記電子文書のアクセス権がない場合には、鍵情報を出力しないように制御することを特徴とする。
【０００７】
請求項３の発明は、請求項１または２の発明において、前記電子文書にはアクセス権が設定されており、前記鍵情報検出機能は、前記受付機能によって受け付けられた要求を行った要求元に対して、前記電子文書のアクセス権がある場合には、鍵情報を出力するように制御することを特徴とする。
【０００８】
請求項４の発明は、請求項１から３のいずれか一項の発明において、前記記憶部は、さらに前記非電子的文書の格納場所を記憶しており、前記受付機能に対して要求を行った要求元に、非電子的文書の格納場所を通知する通知機能をさらに実現させることを特徴とする。
【０００９】
請求項５の発明は、請求項１に記載の電子文書処理プログラムを読み込んだ第１のコンピュータと通信手段によって接続された第２のコンピュータに、前記第１のコンピュータに対して、鍵情報の取得の要求を送信する要求送信機能と、前記要求送信機能によって送信された要求に対応する鍵情報を受信する鍵情報受信機能と、前記鍵情報受信機能によって受信された鍵情報を、持ち運び可能な記録媒体に記録する媒体記録機能を実現させることを特徴とする。
【００１０】
請求項６の発明は、電子文書を一意に識別できる文書識別子と、該電子文書に対応する非電子的文書の格納場所に関する鍵情報を対応付けて記憶する鍵情報記憶手段と、指定された電子文書に対応する非電子的文書の格納場所に関する鍵情報の取得の要求を受け付ける受付手段と、前記受付手段によって受け付けられた要求に応じて、前記鍵情報記憶手段に記憶された該当する鍵情報を検出する鍵情報検出手段を具備することを特徴とする。
【００１１】
請求項７の発明は、請求項６に記載の電子文書処理システムと通信する通信手段と、前記電子文書処理システムに対して、鍵情報の取得の要求を送信する要求送信手段と、前記要求送信手段によって送信された要求に対応する鍵情報を受信する鍵情報受信手段と、前記鍵情報受信手段によって受信された鍵情報を、持ち運び可能な記録媒体に記録する媒体記録手段を具備することを特徴とする。
【００１２】
請求項８の発明は、請求項６に記載の電子文書処理システムと、請求項７に記載の鍵情報記録システムと、特定の鍵情報に基づいて解錠可能なように施錠する施錠手段と、記録媒体を読み込む媒体読込手段と、前記媒体読込手段により記録媒体から読み取った鍵情報が前記特定の鍵情報に合致した場合に、前記施錠手段による施錠を解錠する解錠手段を備えた非電子的文書の格納装置を具備することを特徴とする。
【００１３】
請求項９の発明は、コンピュータに、電子文書を一意に識別できる文書識別子と、該電子文書にアクセスするための鍵情報を対応付けて記憶部に記憶させるように制御する鍵情報記憶制御機能と、指定された電子文書に対応する鍵情報の取得の要求を受け付ける受付機能と、前記受付機能によって受け付けられた要求に応じて、前記記憶部に記憶された該当する鍵情報を検出する鍵情報検出機能を実現させることを特徴とする。
【００１４】
請求項１０の発明は、電子文書を一意に識別できる文書識別子と、該電子文書にアクセスするための鍵情報を対応付けて記憶する鍵情報記憶手段と、指定された電子文書に対応する鍵情報の取得の要求を受け付ける受付手段と、前記受付手段によって受け付けられた要求に応じて、前記鍵情報記憶手段に記憶された該当する鍵情報を検出する鍵情報検出手段を具備することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１５】
請求項１記載の電子文書処理プログラムによれば、電子文書とその電子文書に対応した非電子的文書とを統合して管理するような場合に、電子文書を基にして非電子的文書の格納場所に関する鍵情報を得ることができ、本構成を有していない場合と比較して、非電子的文書の入手の利便性を高めることができる。
【００１６】
請求項２記載の電子文書処理プログラムによれば、鍵情報を入手する権利がない利用者に鍵情報を渡すことを防止できる。
【００１７】
請求項３記載の電子文書処理プログラムによれば、鍵情報を入手する権利をもつ利用者に鍵情報を渡すことができる。
【００１８】
請求項４記載の電子文書処理プログラムによれば、電子文書とその電子文書に対応した非電子的文書とを統合して管理するような場合に、本構成を有していない場合と比較して、非電子的文書を格納している格納場所を容易に知ることができる。
【００１９】
請求項５記載の鍵情報記録プログラムによれば、本構成を有していない場合と比較して、電子文書に対応する非電子的文書を入手するための鍵情報を記録した記録媒体を簡便に得ることができる。
【００２０】
請求項６記載の電子文書処理システムによれば、電子文書とその電子文書に対応した非電子的文書とを統合して管理するような場合に、電子文書を基にして非電子的文書の格納場所に関する鍵情報を得ることができ、本構成を有していない場合と比較して、非電子的文書の入手の利便性を高めることができる。
【００２１】
請求項７記載の鍵情報記録システムによれば、本構成を有していない場合と比較して、電子文書に対応する非電子的文書を入手するための鍵情報を記録した記録媒体を簡便に得ることができる。
【００２２】
請求項８記載の文書格納システムによれば、電子文書とその電子文書に対応した非電子的文書とを統合して管理するような場合に、非電子的文書を格納している格納場所の鍵情報を得ることができ、非電子的文書を格納している格納場所の錠に対応する鍵を記録媒体に記録し、非電子的文書を入手するための鍵情報を簡便に得ることができ、本構成を有していない場合と比較して、非電子的文書の入手の利便性を高めることができる。
【００２３】
請求項９記載の電子文書処理プログラムによれば、電子文書を基にし、その電子文書にアクセスするための鍵情報を得ることができ、本構成を有していない場合と比較して、電子文書のセキュリティ性を高めることができる。
【００２４】
請求項１０記載の電子文書処理システムによれば、電子文書を基にし、その電子文書にアクセスするための鍵情報を得ることができ、本構成を有していない場合と比較して、電子文書のセキュリティ性を高めることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２５】
以下、図面に基づき本発明の好適な各種の実施の形態を説明する。
図１は、本発明の第１の実施の形態の概念的なモジュール構成図の例を示している。
なお、モジュールとは、一般的に論理的に分離可能なソフトウェア、ハードウェア等の部品を指す。したがって、本実施の形態におけるモジュールはプログラムにおけるモジュールのことだけでなく、ハードウェア構成におけるモジュールも指す。それゆえ、本実施の形態は、プログラム、システムおよび方法の説明をも兼ねている。また、モジュールは機能にほぼ一対一に対応しているが、実装においては、１モジュールを１プログラムで構成してもよいし、複数モジュールを１プログラムで構成してもよく、逆に１モジュールを複数プログラムで構成してもよい。また、複数モジュールは１コンピュータによって実行されてもよいし、分散または並列環境におけるコンピュータによって１モジュールが複数コンピュータで実行されてもよい。また、以下、「接続」とは物理的な接続の他、論理的な接続（データの授受、指示等）を含む。
また、システムとは、複数のコンピュータ、ハードウェア、装置等がネットワーク等の通信手段で接続されて構成されるほか、１つのコンピュータ、ハードウェア、装置等によって実現される場合も含まれる。
【００２６】
本実施の形態は、電子文書に対応する非電子的文書を一元的に管理可能なシステムである。非電子的文書とは、電子文書に依拠した紙文書等、または逆にその電子文書の基となる紙文書等をいう。また、紙文書等には、例えば、紙の文書、マイクロフィルム、映像フィルム等が含まれ、物理的に格納可能なものであり、いわゆる原本のみならず、正本、謄本、抄本、写し等をも含む。電子文書には、テキスト情報、画像情報、動画像情報、音声情報等や、異なる種類の情報を含む電子情報（例えば、テキスト情報と画像情報を含む電子情報）が含まれる。そして、例えば、電子文書を印刷して非電子的文書を作成したり、非電子的文書をスキャナで読み取って電子文書を作成したりする。以下、非電子的文書として、紙文書が原本である場合を主に例示して説明する。
また、紙文書の格納装置としては、電子的な鍵情報によって施錠ができるものであり、例えば、キャビネット、戸棚、保存容器、整理箱、机の引出し、ロッカー、金庫、書庫、格納庫、倉庫、ビル等を含む。
また、アクセスとは、コンピュータで、記憶装置（メモリー等を含み、必ずしも該コンピュータ内にあるものとは限らない）に対してデータの読み込みまたは書き込みを行うことをいう。アクセス権とは、電子文書に対して、ユーザーが操作できる権利のことをいい、例えば、その電子文書に対して、書き込むことができる書込権（ライト権）、読み込むことができる読込権（リード権）等がある。ここでは、その電子文書に対してアクセス可能（表示権あり）であることをアクセス権があるという。
【００２７】
本実施の形態は、図１に示すように、受付モジュール１１０、鍵情報検出モジュール１２０、アクセス権確認モジュール１３０、通知モジュール１４０、画像入力モジュール１４５、鍵情報記憶モジュール１５０を有している原本入力・格納場所管理サーバー２１０と、鍵情報要求モジュール１６０、鍵情報受信モジュール１７０、リムーバブルメディアリーダーライター１８０を有しているクライアント２３０とが通信回線を介して接続されている。クライアント２３０内の各モジュールおよび原本入力・格納場所管理サーバー２１０内の各モジュールはそれぞれ接続されている。
【００２８】
受付モジュール１１０は、クライアント２３０の鍵情報要求モジュール１６０から送信された要求を受け付ける。その要求とは、指定された電子文書に対応する紙文書の格納場所に関する鍵情報の取得の要求である。
鍵情報検出モジュール１２０は、受付モジュール１１０によって受け付けられた要求に応じて、鍵情報記憶モジュール１５０に記憶された該当する鍵情報を検出する。また、受付モジュール１１０によって受け付けられた要求を行った要求元（ここでは、クライアント２３０またはクライアント２３０のユーザー等）に対して、前記電子文書のアクセス権がない場合には、鍵情報を出力しないように制御することもできる。受付モジュール１１０によって受け付けられた要求を行った要求元に、前記電子文書のアクセス権がある場合には、鍵情報を出力するように制御する。
【００２９】
アクセス権確認モジュール１３０は、受付モジュール１１０によって受け付けられた要求に応じて、その要求内の電子文書のアクセス権を確認する。その確認結果を鍵情報検出モジュール１２０に渡す。
通知モジュール１４０は、受付モジュール１１０に対して要求を行った要求元に対して、紙文書の格納場所に関する鍵情報を通知する。
画像入力モジュール１４５は、紙文書をスキャナ等で読み込んで、電子文書に変換する。
鍵情報記憶モジュール１５０は、電子文書を一意に識別できる文書識別子と、該電子文書に対応する紙文書の格納場所に関する鍵情報を対応付けて記憶する。さらに紙文書の格納場所の名称や所在等を記憶していてもよい。
【００３０】
鍵情報要求モジュール１６０は、原本入力・格納場所管理サーバー２１０の受付モジュール１１０に対して、鍵情報の取得の要求を送信する。その要求には、電子文書を一意に識別できる文書識別子（ファイル名等でもよい）が含まれる。鍵情報は、その電子文書に対応する紙文書の格納場所に関するものである。
鍵情報受信モジュール１７０は、原本入力・格納場所管理サーバー２１０の通知モジュール１４０によって送信された鍵情報を受信する。受信した鍵情報は、鍵情報要求モジュール１６０によって送信された要求に対応するものである。
リムーバブルメディアリーダーライター１８０は、鍵情報受信モジュール１７０によって受信された鍵情報を、リムーバブルメディアに記録する。ここで、リムーバブルメディアとは、持ち運び可能な記録媒体であり、例えば、ＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ  Ｓｅｒｉａｌ  Ｂｕｓ）トークン等がある。
【００３１】
図２を用いて、全体のシステムの構成例を説明する。
クライアント２３０、原本入力・格納場所管理サーバー２１０、文書管理サーバー２２０がそれぞれ通信回線２９０によって接続されている。
原本入力・格納場所管理サーバー２１０は、原本である紙文書のスキャン入力と、その原本格納場所のキーデータを管理するサーバーである。
原本入力・格納場所管理サーバー２１０内には、図２に示すように、スキャン入力部２１１、原本格納場所キーデータ２１２が接続されている。スキャン入力部２１１は、図１に示した画像入力モジュール１４５によって制御されるスキャナである。紙文書を読み込み、電子文書に変換する。その電子文書は、通信回線２９０を介して文書管理サーバー２２０に渡され、文書管理サーバー２２０内の図示していない電子文書データベースに蓄積される。原本格納場所キーデータ２１２は、図１に示した鍵情報記憶モジュール１５０内に記憶されており、その紙文書の格納場所を示すデータである。
【００３２】
文書管理サーバー２２０は、原本入力・格納場所管理サーバー２１０によって渡された電子文書を管理するサーバー（ＤＭＳ：Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ  Ｓｙｓｔｅｍ）である。
文書管理サーバー２２０内では、電子文書２２１が電子文書データベースによって管理される。原本入力・格納場所管理サーバー２１０より渡された電子文書（つまり、スキャン入力部２１１によって読み込まれた電子文書）は、画像データである。
【００３３】
クライアント２３０は、文書管理サーバー２２０に蓄積された電子文書の閲覧を行い、必要であれば、原本入力・格納場所管理サーバー２１０が管理している原本格納場所キーデータ２１２を原本格納場所キーデータ記憶デバイス２３１にダウンロードするクライアントである。
クライアント２３０は、原本格納場所キーデータ記憶デバイス２３１へ原本格納場所キーデータ２１２を書き込むことができるライター（リムーバブルメディアリーダーライター１８０）を有している。
また、ユーザーが、原本格納場所キーデータ記憶デバイス２３１を持ち運び、電子文書に対応する原本文書（紙文書）の格納場所である原本格納場所２４０で、原本格納場所キーデータ記憶デバイス２３１を用いて、電子ロックによる施錠を解錠する。そして、その原本格納場所２４０から原本文書２４１を取り出す。
【００３４】
次に、図３を用いて、第１の実施の形態の作用・働き（動作）の一例を説明する。
ステップＳ３０１では、ユーザーの操作によって、原本である紙文書（原本文書２４１）をスキャンし、電子化した文書（電子文書２２１）を文書管理サーバー２２０に登録するとともに、その紙文書の格納場所を電子文書２２１の属性として設定する。
ステップＳ３０２では、スキャンした原本文書２４１は、引き出しや部屋にあるキャビネットなど、電子ロックのかかる原本格納場所２４０に格納する。
【００３５】
ステップＳ３０３では、ユーザーはクライアント２３０を用いて、文書管理サーバー２２０に設定したアクセス権に基づいて、電子化した文書（電子文書２２１）にアクセスすることが可能であり、必要であれば、「原本取り出し」操作を行うことにより、手元にあるクライアント２３０に接続したＵＳＢトークンなどの可搬性のデバイス（原本格納場所キーデータ記憶デバイス２３１）に、原本格納場所２４０から紙文書を取り出すための「キー情報」をダウンロードできる。
ステップＳ３０４では、ユーザーは、原本格納場所キーデータ記憶デバイス２３１を使って原本格納場所２４０の電子ロックを解錠することができる。
【００３６】
ステップＳ３０５では、ユーザーは、原本格納場所キーデータ記憶デバイス２３１に格納されたキー情報をもって、原本文書２４１を入手することができる。これによって、電子文書２２１を用いた紙文書の入手可能性のコントロールを実現できる。
ステップＳ３０６では、時間の経過とともに、原本格納場所２４０（部屋にあるキャビネット等）から倉庫３０２などに原本文書２４１を移動する際には、セキュリティ設定ごとに電子ロックを設定した保管箱３０１に原本文書２４１を格納する。
ステップＳ３０７では、文書管理サーバー２２０からの「原本取り出し」により倉庫３０２から搬送された原本文書２４１の保管箱３０１を解錠するためには、同様に前述のＵＳＢトークンを使用する。
【００３７】
図４に示したフローチャートを用いて、電子文書２２１の閲覧、紙文書の取り出しの処理例を説明する。
ステップＳ４０１では、ユーザーのキーワード等を用いた検索操作によって、クライアント２３０から文書管理サーバー２２０内の電子文書２２１を検索する。
ステップＳ４０２では、ステップＳ４０１での検索対象である電子文書２２１が文書管理サーバー２２０に登録されているならばステップＳ４０３へ進み、なければ本処理を終了する（ステップＳ４０８）。
ステップＳ４０３では、検索された電子文書２２１に対して、ユーザーが表示権をもっているならばステップＳ４０４へ進み、なければ本処理を終了する（ステップＳ４０８）。
なお、ステップＳ４０２、ステップＳ４０３の処理は、文書管理サーバー２２０で行われる。
【００３８】
ステップＳ４０４では、検索結果の電子文書２２１を文書管理サーバー２２０からクライアント２３０へ送付し、クライアント２３０でユーザーに対して表示する。
ステップＳ４０５では、ユーザーが原本文書２４１の参照を必要とするのであれば、ユーザーはクライアント２３０を用いて原本取り出しの操作を行う。この操作に伴って、クライアント２３０は、その電子文書２２１に対応する紙文書の原本格納場所キーデータ２１２の取得を要求する。
ステップＳ４０６では、原本入力・格納場所管理サーバー２１０は、指定された電子文書２２１のアクセス権を確認して、該当する原本格納場所キーデータ２１２があれば、クライアント２３０へ送付する。クライアント２３０は、原本格納場所キーデータ２１２をダウンロードする。
ステップＳ４０７では、ダウンロードした原本格納場所キーデータ２１２を原本格納場所キーデータ記憶デバイス２３１に格納する。ユーザーは、この原本格納場所キーデータ記憶デバイス２３１を原本格納場所２４０に持参し、原本格納場所２４０を解錠して原本文書２４１を取り出す。
【００３９】
図５を用いて、第１の実施の形態で使用するデータの例を説明する。
図５（Ａ）は、文書管理サーバー２２０で管理する電子文書２２１の属性を記憶するための文書属性テーブル５１０の例である。文書属性テーブル５１０は、電子文書２２１毎に設定されており、属性名欄５１１、属性値欄５１２があり、属性名として「文書名」（文書識別子として利用できる）、その電子文書２２１に対応する紙文書を格納している「原本格納場所」等がある。
【００４０】
図５（Ｂ）は、文書管理サーバー２２０で管理する電子文書２２１のアクセス権を記憶するための文書アクセス権テーブル５２０の例である。文書アクセス権テーブル５２０は、電子文書２２１毎に設定されており、ユーザー欄５２１、文書表示権欄５２２、文書変更権欄５２３がある。ユーザー欄５２１には、ユーザーを一意に識別できるユーザー名（ユーザーＩＤ）を記憶し、文書表示権欄５２２には、その電子文書２２１の表示を許可するか否かを記憶し、文書変更権欄５２３には、その電子文書２２１の編集を許可するか否かを記憶する。
文書管理サーバー２２０は、文書アクセス権テーブル５２０を用いて、電子文書２２１のアクセスをコントロールする。そして、原本入力・格納場所管理サーバー２１０は、この「文書表示権」の許可に連動して、原本格納場所キーデータ２１２のダウンロードを許可する。
【００４１】
図５（Ｃ）は、原本入力・格納場所管理サーバー２１０で管理する原本格納場所キーデータ２１２を記憶するための原本格納場所キーデータテーブル５３０である。原本格納場所キーデータテーブル５３０は、文書ＩＤ欄５３１、格納場所欄５３２、キーデータ欄５３３がある。文書ＩＤ欄５３１は、その電子文書２２１（または紙文書）を一意に識別できる文書ＩＤを記憶し、格納場所欄５３２は、その電子文書２２１に対応する紙文書の格納場所を記憶し、キーデータ欄５３３はその格納場所にかけられている電子ロックの施錠を解錠するためのキーデータを記憶する。
なお、キーデータは、電子ロックを解錠するためのキーデータそのものでもよいし、そのキーデータを生成するための種データでもよい。種データである場合は、原本入力・格納場所管理サーバー２１０またはクライアント２３０がその種データを基にして、キーデータを生成する。
また、セキュリティレベルを向上させるために、有効期限、有効回数がある。有効期限と有効回数は、キーデータを格納デバイスにダウンロードするたびに決定するものであり、例えば、ダウンロードした日から３日以内を有効期限とするとか、動的に生成するものである。有効期限、有効回数は、原本格納場所キーデータ記憶デバイス２３１または原本格納場所２４０の電子ロック内に記憶する。有効期限の利用は、その有効期限を過ぎると電子ロックを解錠できなくするというものである。また、有効回数の利用は、そのキーデータが使用される毎に回数をカウントダウンし、０になった時点でそのキーデータでは電子ロックを解錠できなくするというものである。
なお、原本格納場所キーデータテーブル５３０に、有効期限、有効回数をそれぞれ記憶できるような欄を設けるようにしてもよい。さらに、有効期限、有効回数を原本格納場所キーデータテーブル５３０以外の他のテーブルに記憶するようにしてもよい。
【００４２】
前記実施の形態においては、原本入力・格納場所管理サーバー２１０と文書管理サーバー２２０とを別個独立なシステムとして示したが、原本入力・格納場所管理サーバー２１０と文書管理サーバー２２０とが一体となったシステムであってもよい。
なお、前記実施の形態においては、電子文書２２１のアクセス権として、表示権があった場合に、紙文書の格納場所を解錠するキーデータをダウンロードできるようにしているが、原本取り出し権という新たなアクセス権を設けてもよい。
ユーザーが、紙文書の格納場所を迷ったり間違えたりしなくなるように、紙文書をスキャンした際に、その電子文書２２１のアクセスコントロールに基づいて、紙文書の格納場所（例えば、ＡキャビネットのＢファイル）を文書管理サーバー２２０からユーザーに提示するようにしてもよい。
原本格納場所キーデータ記憶デバイス２３１によって例えばキャビネット全体が解錠されるのではなく、アクセスの許された紙文書、あるいは、その紙文書を綴じたファイル等だけが、自動的にキャビネットから排出されるようにしてもよい。
紙文書、電子文書２２１は、複数ページで構成されていてもよい。
文書属性テーブル５１０、文書アクセス権テーブル５２０、原本格納場所キーデータテーブル５３０は、データ構造としてテーブル構造を示したが、これに限定されることなく、リンク構造等のデータ構造であってもよい。
【００４３】
第２の実施の形態は、電子文書２２１にアクセスするための鍵情報を管理可能なシステム例である。
第１の実施の形態は、電子文書２２１に対応する紙文書の格納場所に関する鍵情報を対応付けて記憶し、その鍵情報を用いて格納場所の電子ロックを解錠するものであるが、第２の実施の形態では、その鍵情報を電子文書２２１にアクセスするための鍵情報としたものである。なお、第１の実施の形態と同種の部位には同一符号を付し重複した説明を省略する。
【００４４】
つまり、鍵情報記憶モジュール１５０は、電子文書２２１を一意に識別できる文書識別子と、該電子文書２２１にアクセスするための鍵情報を対応付けて記憶する。
受付モジュール１１０は、指定された電子文書２２１に対応する鍵情報の取得の要求を受け付ける。
鍵情報検出モジュール１２０は、受付モジュール１１０によって受け付けられた要求に応じて、鍵情報記憶モジュール１５０に記憶された該当する鍵情報を検出する。
【００４５】
次に、第２の実施の形態での処理、つまり電子文書２２１を開くための「キー情報」をダウンロードし、持ち運び可能な記録媒体、例えばＵＳＢトークンに格納する処理を説明する。
（１）文書管理サーバー２２０に格納した電子文書２２１（この場合は、画像入力モジュール１４５によってスキャンした画像である電子文書２２１だけでなく、文書作成アプリケーション等によって生成されたテキストを主にした電子文書２２１であってもよい。）を「暗号化ダウンロード」する。「暗号化ダウンロード」とは、文書管理サーバー２２０が電子文書２２１をクライアント２３０に転送する場合に、その電子文書２２１を暗号化したうえで転送することである。また、その暗号化文書はキー情報によって復号可能である。暗号化電子文書を送付した後に、キー情報をクライアント２３０に送付する。
（２）クライアント２３０は、文書管理サーバー２２０から送付されてきた暗号化電子文書を通常のファイルとしてディスク上にダウンロードする。そして、暗号化電子文書にアクセスするためのキー情報をＵＳＢトークンなどに記憶させる。
（３）暗号化された電子文書２２１は、ＵＳＢトークンなどに格納されたキー情報があってはじめて開くことができる。つまり、暗号化電子文書をコピーされたり、暗号化電子文書を格納したＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）を盗まれたりしても、ＵＳＢトークン内のキー情報とセットでなければ、その暗号化文書を復号して文書を開くことができない。
【００４６】
なお、第２の実施の形態において、アクセス権として、詳細なアクセスコントロールを行うために、電子文書２２１の複製を許可するか否かを定めるコピー権、電子文書２２１の印刷を許可するか否かを定める印刷権などのアクセス権を設けるようにしてもよい。電子文書２２１に対してある処理を行おうとした場合に、その行為を行うための鍵情報を記録媒体に記憶しているか否かを確認して、鍵情報を有している場合は、その処理を行えるようにする。例えば、電子文書２２１をコピーしようとする場合に、ＵＳＢトークンなどに記憶されている鍵情報を確認して、そのコピーをするようにしてもよい。
【００４７】
図６を参照して、第１および第２の実施の形態を実現するためのハードウェア構成例について説明する。図６に示す構成は、例えばパーソナルコンピュータ（ＰＣ）などによって構成され、スキャナ等のデータ読み取り部６１７と、プリンタなどのデータ出力部６１８を備えたハードウェアの構成例を示している。
【００４８】
ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）６０１は、上述の実施の形態において説明した各種のモジュール、すなわち、鍵情報検出モジュール１２０、アクセス権確認モジュール１３０等の各モジュールの実行シーケンスを記述したコンピュータ・プログラムに従った処理を実行する制御部である。
【００４９】
ＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）６０２は、ＣＰＵ６０１が使用するプログラムや演算パラメータ等を格納する。ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）６０３は、ＣＰＵ６０１の実行において使用するプログラムや、その実行において適宜変化するパラメータ等を格納する。これらはＣＰＵバスなどから構成されるホストバス６０４により相互に接続されている。
【００５０】
ホストバス６０４は、ブリッジ６０５を介して、例えばＰＣＩ（Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ  Ｃｏｍｐｏｎｅｎｔ  Ｉｎｔｅｒｃｏｎｎｅｃｔ／Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）バスなどの外部バス６０６に接続されている。
【００５１】
キーボード６０８、マウス等のポインティングデバイス６０９は、操作者により操作される入力デバイスである。ディスプレイ６１０は、例えば液晶表示装置またはＣＲＴ（Ｃａｔｈｏｄｅ  Ｒａｙ  Ｔｕｂｅ）などから成り、各種情報をテキストやイメージ情報として表示する。
【００５２】
ＨＤＤ（Ｈａｒｄ  Ｄｉｓｋ  Ｄｒｉｖｅ）６１１は、ハードディスクを内蔵し、ハードディスクを駆動し、ＣＰＵ６０１によって実行するプログラムや情報を記録または再生させる。ハードディスクは、電子文書２２１やキー情報などが格納される。さらに、その他の各種のデータ処理プログラム等、各種コンピュータ・プログラムが格納される。
【００５３】
ドライブ６１２は、装着されている磁気ディスク、光ディスク、光磁気ディスク、または半導体メモリ等のリムーバブル記録媒体６１３に記録されているデータまたはプログラムを読み出して、そのデータまたはプログラムを、インタフェース６０７、外部バス６０６、ブリッジ６０５、およびホストバス６０４を介して接続されているＲＡＭ６０３に供給する。リムーバブル記録媒体６１３も、ハードディスクと同様のデータ記録領域として利用可能である。
【００５４】
接続ポート６１４は、外部接続機器６１５を接続するポートであり、例えばＵＳＢ、ＩＥＥＥ１３９４等の接続部を持つ。接続ポート６１４は、インタフェース６０７、および外部バス６０６、ブリッジ６０５、ホストバス６０４等を介してＣＰＵ６０１等に接続されている。通信部６１６は、例えばネットワークインターフェースカード（ＮＩＣ）であり、ネットワークに接続され、外部とのデータ通信処理を実行する。データ読み取り部６１７は、例えばスキャナであり、ドキュメントの読み取り処理を実行する。データ出力部６１８は、例えばプリンタであり、ドキュメントデータの出力処理を実行する。
【００５５】
なお、図６に示すハードウェア構成は、１つの構成例を示すものであり、本実施の形態は、図６に示す構成に限らず、本実施の形態において説明したモジュールを実行可能な構成であればよい。例えば、一部のモジュールを専用のハードウェア（例えば特定用途向け集積回路（Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ  Ｓｐｅｃｉｆｉｃ  Ｉｎｔｅｇｒａｔｅｄ  Ｃｉｒｃｕｉｔ：ＡＳＩＣ）等）で構成してもよく、一部のモジュールは外部のシステム内にあり通信回線で接続しているような形態でもよく、さらに図６に示すシステムが複数互いに通信回線によって接続されていて互いに協調動作するようにしてもよい。また、複写機、ファックス、スキャナ、プリンタ、複合機（多機能複写機とも呼ばれ、スキャナ、プリンタ、複写機、ファックス等の機能を有している）などに組み込まれていてもよい。
【００５６】
なお、説明したプログラムについては、記録媒体に格納して提供してもよく、また、そのプログラムを通信手段によって提供してもよい。その場合、例えば、上記説明したプログラムについて、「プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体」の発明として捉えてもよい。
「プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、プログラムのインストール、実行、プログラムの流通などのために用いられる、プログラムが記録されたコンピュータで読み取り可能な記録媒体をいう。
なお、記録媒体としては、例えば、デジタル・バーサタイル・ディスク（ＤＶＤ）であって、ＤＶＤフォーラムで策定された規格である「ＤＶＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＡＭ等」、ＤＶＤ＋ＲＷで策定された規格である「ＤＶＤ＋Ｒ、ＤＶＤ＋ＲＷ等」、コンパクトディスク（ＣＤ）であって、読出し専用メモリ（ＣＤ−ＲＯＭ）、ＣＤレコーダブル（ＣＤ−Ｒ）、ＣＤリライタブル（ＣＤ−ＲＷ）等、光磁気ディスク（ＭＯ）、フレキシブルディスク（ＦＤ）、磁気テープ、ハードディスク、読出し専用メモリ（ＲＯＭ）、電気的消去および書換可能な読出し専用メモリ（ＥＥＰＲＯＭ）、フラッシュ・メモリ、ランダム・アクセス・メモリ（ＲＡＭ）等が含まれる。
そして、上記のプログラムまたはその一部は、上記記録媒体に記録して保存や流通等させてもよい。また、通信によって、例えば、ローカル・エリア・ネットワーク（ＬＡＮ）、メトロポリタン・エリア・ネットワーク（ＭＡＮ）、ワイド・エリア・ネットワーク（ＷＡＮ）、インターネット、イントラネット、エクストラネット等に用いられる有線ネットワーク、あるいは無線通信ネットワーク、さらにはこれらの組合せ等の伝送媒体を用いて伝送させてもよく、また、搬送波に乗せて搬送させてもよい。
さらに、上記のプログラムは、他のプログラムの一部分であってもよく、あるいは別個のプログラムと共に記録媒体に記録されていてもよい。また、複数の記録媒体に分割して
記録されていてもよい。また、圧縮や暗号化など、復元可能であればどのような態様で記録されていてもよい。
【図面の簡単な説明】
【００５７】
【図１】第１の実施の形態の構成例についての概念的なモジュール構成図である。
【図２】第１の実施の形態を含むシステムの構成例を説明するためのモジュール構成図である。
【図３】第１の実施の形態を含むシステムによる文書処理例を示す説明図である。
【図４】第１の実施の形態を含むシステムによる文書処理例を説明するフローチャートである。
【図５】第１の実施の形態にかかる文書属性テーブル、文書アクセス権テーブル、原本格納場所キーデータテーブルのデータ構造例を示す説明図である。
【図６】第１および第２の実施の形態を実現するコンピュータのハードウェア構成例を示すブロック図である。
【符号の説明】
【００５８】
１１０…受付モジュール
１２０…鍵情報検出モジュール
１３０…アクセス権確認モジュール
１４０…通知モジュール
１４５…画像入力モジュール
１５０…鍵情報記憶モジュール
１６０…鍵情報要求モジュール
１７０…鍵情報受信モジュール
１８０…リムーバブルメディアリーダーライター
２１０…原本入力・格納場所管理サーバー
２１１…スキャン入力部
２１２…原本格納場所キーデータ
２２０…文書管理サーバー
２２１…電子文書
２３０…クライアント
２３１…原本格納場所キーデータ記憶デバイス
２４０…原本格納場所
２４１…原本文書
２９０…通信回線
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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