(57)【要約】【課題】出力が禁じられた画像データを出力する場合に前記画像データに関する情報を出力する画像データに付加することにより、画像データの管理を行い、情報漏洩を防ぐことができる画像処理装置、画像形成装置、画像処理方法、画像処理プログラム及び記録媒体を提供する。【解決手段】ＭＦＰ１は、クライアントＰＣ４から画像データを受信し、かかる画像データに、出力禁止属性が付与されている場合には、出力禁止であるという情報と、ページを特定する情報であるページＩＤを付加する画像形成を行う。付加情報は地紋印刷が望ましいが、バーコードやＲＦＩＤ埋め込みでもよい。画像形成が完了すると、ページＩＤを含んだ画像形成完了通知を文書管理装置２に通知する。【選択図】図１１
2008252613.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
画像データに含まれる情報から出力可否に関連する情報を抽出する情報抽出手段と、
前記情報抽出手段により抽出された情報に基づき、前記画像データの出力可否を判断する出力可否判断手段と、
出力否であるが、所定の許可データが入力されているために出力することが可能と前記出力可否判断手段が判断した場合に、前記所定の許可データを抽出し、保存する所定情報抽出保存手段と、
前記所定の許可データに含まれる情報を、出力する画像データに付加する情報付加手段と、を備えることを特徴とする画像処理装置。
【請求項２】
前記所定の許可データは、前記出力する画像データもしくは前記画像データの破棄予定日、スキャン予定日、出力を承認する承認者を特定する情報、操作者を特定する情報、配布先を特定する情報、管理者を特定する情報のうち、いずれか少なくとも１以上の情報が含まれることを特徴とする請求項１記載の画像処理装置。
【請求項３】
前記出力可否判断手段は、前記出力を承認する承認者からの許可通知を受信した場合に、出力を可能と判断することを特徴とする請求項２記載の画像処理装置。
【請求項４】
前記情報付加手段は、さらに出力実行者情報を付加することを特徴とする請求項１から３のいずれか１項記載の画像処理装置。
【請求項５】
請求項１から４のいずれか１項記載の画像処理装置と、
前記付加手段により情報が付加された画像データを形成する画像形成手段と、を備えることを特徴とする画像形成装置。
【請求項６】
前記画像形成手段により、前記出力可となった画像データの画像形成を行った場合に、画像形成がなされた旨を外部機器に通知する通知手段を備えることを特徴とする請求項５記載の画像形成装置。
【請求項７】
前記外部機器は、文書管理装置であることを特徴とする請求項６記載の画像形成装置。
【請求項８】
画像データに含まれる情報から出力可否に関連する情報を抽出する情報抽出工程と、
前記情報抽出工程により抽出された情報に基づき、前記画像データの出力可否を判断する出力可否判断工程と、
出力否であるが、所定の許可データが入力されているために出力することが可能と前記出力可否判断工程が判断した場合に、前記所定の許可データを抽出し、保存する所定情報抽出保存工程と、
前記所定の許可データに含まれる情報を、出力する画像データに付加する情報付加工程と、を備えることを特徴とする画像処理方法。
【請求項９】
画像データに含まれる情報から出力可否に関連する情報を抽出する情報抽出処理と、
前記情報抽出処理により抽出された情報に基づき、前記画像データの出力可否を判断する出力可否判断処理と、
出力否であるが、所定の許可データが入力されているために出力することが可能と前記出力可否判断処理が判断した場合に、前記所定の許可データを抽出し、保存する所定情報抽出保存処理と、
前記所定の許可データに含まれる情報を、出力する画像データに付加する情報付加処理と、をコンピュータに実行させることを特徴とする画像処理プログラム。
【請求項１０】
請求項９記載の画像処理プログラムを記録したコンピュータ読取り可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、画像処理装置、画像形成装置、画像処理方法、画像処理プログラム及び記録媒体に関し、出力禁止画像データを出力した場合に所定の対応を行う画像処理装置、画像形成装置、画像処理方法、画像処理プログラム及び記録媒体に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来から、画像データをスキャンし、又は画像データをデータ化した画像データを受信し、画像形成を行う画像形成装置が普及している。画像データの様々な用途に応じて、画像データから管理情報を読取る技術も提案されている。例えば、画像を読取った際、ページによって複写/配信の可否やその他諸々の制御を柔軟に行う技術（特許文献１参照）、文書の管理ポリシーに従い、どのページを誰が複写可能か等を柔軟に設定する技術（特許文献２参照）、複写抑制情報が埋め込まれた文書でも許可された場合には高品位の複写を可能とする技術（特許文献３参照）が提案されている。その他、印刷文書にページ識別情報を埋め込み、印刷、複写、破棄のタイミングで印刷文書の存在状態を把握する印刷文書に埋め込まれた情報を読取り、その情報に従って印刷文書の複写や電子保存/配信の可否制御を行う技術がある。
【０００３】
ここで、複写等の出力が禁止された画像データであっても出力を行いたい状況がある。例えば、原本が小さくて拡大したい、顧客に1部だけコピーを渡しておきたい等である。そこで特定の許可/権限を持ったユーザに対しては出力を許可するといった仕組みが考案されている。
【特許文献１】特開２００５−１５１１４９号公報
【特許文献２】特開２００５−０３８３７１号公報
【特許文献３】特開２００６−１６６１３９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、上記のように出力否の画像データについて出力を許可された場合、例外的な出力許可という特別な権限を与えられたユーザであれば必ず出力した文書等の管理が適切に行えるかというと、そこにはなんら保証は無い。したがって、このようにして特例により出力された画像データにより情報漏洩につながる可能性がある。また、管理の必要な状況を特定することや、適切な管理を利用者に知らせることが重要である。
【０００５】
本発明はこのような状況に鑑みてなされたものであり、出力が禁じられた画像データを出力する場合に、画像データの管理や情報漏洩を防ぐために、前記画像データに関する情報を出力する画像データに付加することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
請求項１記載の発明は、画像データに含まれる情報から出力可否に関連する情報を抽出する情報抽出手段と、前記情報抽出手段により抽出された情報に基づき、前記画像データの出力可否を判断する出力可否判断手段と、出力否であるが、所定の許可データが入力されているために出力することが可能と前記出力可否判断手段が判断した場合に、前記所定の許可データを抽出し、保存する所定情報抽出保存手段と、前記所定の許可データに含まれる情報を、出力する画像データに付加する情報付加手段と、を備えることを特徴とする画像処理装置である。
【０００７】
請求項２記載の発明は、請求項１記載の画像処理装置において、前記所定の許可データは、前記出力する画像データもしくは前記画像データの破棄予定日、スキャン予定日、出力を承認する承認者を特定する情報、操作者を特定する情報、配布先を特定する情報、管理者を特定する情報のうち、いずれか少なくとも１以上の情報が含まれることを特徴とする
【０００８】
請求項３記載の発明は、請求項２記載の画像処理装置において、前記出力可否判断手段は、前記出力を承認する承認者からの許可通知を受信した場合に、出力を可能と判断することを特徴とする。
【０００９】
請求項４記載の発明は、請求項１から３のいずれか１項記載の画像処理装置において、前記情報付加手段は、さらに出力実行者情報を付加することを特徴とする。
【００１０】
請求項５記載の発明は、請求項１から４のいずれか１項記載の画像処理装置と、前記付加手段により情報が付加された画像データを形成する画像形成手段と、を備えることを特徴とする画像形成装置である。
【００１１】
請求項６記載の発明は、請求項５記載の画像形成装置において、前記画像形成手段により、前記出力可となった画像データの画像形成を行った場合に、画像形成がなされた旨を外部機器に通知する通知手段を備えることを特徴とする。
【００１２】
請求項７記載の発明は、請求項６記載の画像形成装置において、前記外部機器は、文書管理装置であることを特徴とする。
【００１３】
請求項８記載の発明は、画像データに含まれる情報から出力可否に関連する情報を抽出する情報抽出工程と、前記情報抽出工程により抽出された情報に基づき、前記画像データの出力可否を判断する出力可否判断工程と、出力否であるが、所定の許可データが入力されているために出力することが可能と前記出力可否判断工程が判断した場合に、前記所定の許可データを抽出し、保存する所定情報抽出保存工程と、前記所定の許可データに含まれる情報を、出力する画像データに付加する情報付加工程と、を備えることを特徴とする画像処理方法である。
【００１４】
請求項９記載の発明は、画像データに含まれる情報から出力可否に関連する情報を抽出する情報抽出処理と、前記情報抽出処理により抽出された情報に基づき、前記画像データの出力可否を判断する出力可否判断処理と、出力否であるが、所定の許可データが入力されているために出力することが可能と前記出力可否判断処理が判断した場合に、前記所定の許可データを抽出し、保存する所定情報抽出保存処理と、前記所定の許可データに含まれる情報を、出力する画像データに付加する情報付加処理と、をコンピュータに実行させることを特徴とする画像処理プログラムである。
【００１５】
請求項１０記載の発明は、請求項９記載の画像処理プログラムを記録したコンピュータ読取り可能な記録媒体である。
【発明の効果】
【００１６】
本発明によれば、出力が禁じられた画像データを出力する場合に、画像データの管理や情報漏洩を防ぐために、前記画像データに関する情報を出力する画像データに付加することが出来る。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１７】
以下に、本発明の実施形態について図面を用いて詳細に説明する。なお、以下に述べる実施の形態は、本発明の好適な実施の形態であるから、技術的に好ましい種々の限定が付されているが、本発明の範囲は、以下の説明において特に本発明を限定する旨の記載がない限り、これらの態様に限られるものではない。また、下記の実施形態では、画像形成装置の一例としてＭＦＰ（Multi Function Printer）１を用いる。
【００１８】
図１は、本発明の実施形態に係るＭＦＰ１とその周辺の外部機器の全体図である。本実施形態では、周辺の外部機器として、文書管理装置２、メールサーバ３、クライアントＰＣ４、承認者用ＰＣ５、シュレッダ６が、ネットワークを介して接続されている。
【００１９】
図２に、本実施形態に係るＭＦＰ１の概略構成図を示す。ＭＦＰ１は、少なくとも画像スキャナ、プリンタ、コピー機能を搭載した複合機である。また、ユーザインタフェースとして操作パネル７、スキャナエンジン８、印刷エンジン９、ネットワークサービスとしてＷＥＢサーバ、メール送信機能、ユーザ認証機能を備えているものとする。また、これら機能を実現する為に、少なくともＣＰＵ１１、ＲＡＭ１３、ＲＯＭ１４、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）１５、ネットワークインタフェース１２から構成されるコントローラ１０を備えており、ＣＰＵ１１によりファームウェアが実行され、各機能の制御が行われる。
【００２０】
ＨＤＤ１５には宛先表を登録することが可能であり、宛先名と電子メールを対応付けたデータを保存可能であるものとする。具体的には、出力許可入力については、ＷＥＢサーバの提供するＷＥＢインタフェースから出力許可データの入力を受け付け、内部に保存し、出力時に参照する形式で実現し、出力許可依頼については操作パネルからの操作により電子メールを発行することにより実現している。
【００２１】
図３に、本発明の実施形態に係る文書管理装置２の概略構成図を示す。文書管理装置２は、ＰＣ上で動作するアプリケーションにより実現することも可能である。少なくともＣＰＵ１６、ＲＡＭ１７、ＨＤＤ１８、ネットワークインタフェース１９、時計２０を備えており、ＨＤＤ１８にインストールされた文書管理アプリケーション２１がＣＰＵ１６により実行可能である。本発明の特徴である文書管理は、かかる文書管理アプリケーション２１により行われる。
【００２２】
クライアントＰＣ４は、電子文書として作成された画像データを、ＭＦＰ１で出力する際に、クライアントＰＣ４が備えるプリンタドライバ（図示せず）の設定により、出力許可に関する情報を付与することができる。すなわち、出力を許可しない設定にして印刷を行うと、プリンタドライバにより生成される画像データに、出力を許可しない旨の情報が付与される。
【００２３】
承認者用ＰＣ５は、出力を許可しない文書を特例的に出力許可する場合に、出力許可判断を行う人物が操作するＰＣである。メールサーバ３に接続してメールを読むことができるメーラと、ＷＥＢサーバに接続してＷＥＢページをブラウズできるＷＥＢブラウザが搭載されているものとする。これは、後述するように本実施形態で許可依頼通知を電子メール、許可データの送信をＷＥＢサーバにより行う構成としたためである。
【００２４】
なお、独自或いはその他既存のメッセージ交換プログラムや、独自或いはその他既存のサーバにより実現してもよい。
【００２５】
メールサーバ３は、ＭＦＰ１からの出力許可依頼通知や、文書管理装置２からの破棄/スキャン期限通知などを電子メールで通信するためのメールサーバである。
【００２６】
シュレッダ６は、文書を破棄するシュレッダ装置である。破棄する前に文書をスキャンし、ページを特定する情報（ページＩＤ）を抽出し、破棄通知と共に文書管理装置に送信することも可能である。なお、ページＩＤについては後述する。
【００２７】
次に、本発明の実施形態に係る文書管理装置２の、画像データ形成時、出力画像形成時、画像データ破棄時、画像データスキャン時、破棄期限超過時、画像データスキャン期限超過時の動作処理について図を用いて説明する。
【００２８】
〔画像データ形成時〕
ＭＦＰ１において画像形成する場合について説明する。文書管理装置２は、ＭＦＰ１からページＩＤ（ページ固有の識別子）発行要求を受けると（図４  ステップＳ１）、ページＩＤを採番し（ステップＳ２）、ＭＦＰ１にページＩＤを送信する（ステップＳ３）。これにより同一システム内のＭＦＰ１で処理された画像データは、識別可能なＩＤが割り振られることになる。
【００２９】
その後、文書管理装置２は、画像形成が完了したＭＦＰ１から、画像形成完了の通知を受け（図５  ステップＳ５）、かかる通知に含まれるページＩＤに基づき、該当する画像データが存在する状態であるとしてＨＤＤ１８に情報を保存する（ステップＳ６）。
【００３０】
〔出力画像形成時〕
画像データ形成時と同様に出力が実行される前にＭＦＰ１からページＩＤ発行要求をうけ、ページＩＤを採番し、ＭＦＰ１に通知する。
【００３１】
その後、ＭＦＰ１で印刷が完了すると、ＭＦＰ１から画像形成完了通知を受ける（図６  ステップＳ７）。このとき画像形成完了通知には、破棄予定日、スキャン予定日、管理責任者（メールアドレス）情報が含まれている場合があり、それら情報があった場合には、抽出して、ページＩＤに関連付けてＨＤＤ１８に保存する（ステップＳ８〜Ｓ１３）。なお、スキャン予定日には、スキャン開始予定日と完了までの日数が含まれているものとする。
【００３２】
〔画像データ破棄時〕
シュレッダ６にて画像データが破棄されると、シュレッダ６からページ破棄通知が通知される（図７  ステップＳ１５）。このページ破棄通知にはページＩＤが含まれており、どのページが破棄されたかＨＤＤ１８内のデータを検索する（ステップＳ１６）。該当ページを見つけると、ページＩＤに関連付けられた情報の状態を、「破棄済み」として更新し、破棄日時とともにＨＤＤ１８に保存する（ステップＳ１７）。
【００３３】
〔画像データスキャン時〕
画像データが保管されていることを確認するために行う画像データスキャンについて説明する。ページＩＤを含む画像データをＭＦＰ１にスキャンさせると、ＭＦＰ１からスキャン通知が発行される（図８  ステップＳ２０）。このスキャン通知にはページＩＤが含まれており、どのページがスキャンされたのか判別することが可能である。文書管理装置２は、ページＩＤを用いて該当ページ情報の検索を行う（ステップＳ２１）。検索により見つけた該当ページに、スキャン予定日があるか否か判断し（ステップＳ２２）、ある場合は（ステップＳ２２／Ｙｅｓ）、現在日時を取得する（ステップＳ２３）。上記スキャン予定日と、現在日時を比較し、スキャン通知を受け取った日時（ステップ２３で取得した現在日時）が該当するページＩＤのスキャン開始予定日以降である場合には（ステップＳ２４／Ｙｅｓ）、該当するページＩＤに関連付けられた情報として「スキャン済み」として状態を更新し、ＨＤＤ１８に保存する（ステップＳ２５）。
【００３４】
〔破棄期限超過時〕
文書管理アプリケーション２１は、所定時間間隔でＨＤＤ１８に保存している各ページの状態の監視を行う。具体的には、チェック時期がくると（図９  ステップ２６／Ｙｅｓ）、未チェックページについて（ステップＳ２７／Ｙｅｓ）ページ情報を取得する（ステップＳ２８）。チェック日時である現在日時を取得する（ステップＳ２９）。ステップＳ２８で取得したページ情報に含まれている「破棄期限」と、監視した日時（ステップＳ２９で取得した現在日時）を比較し、破棄予定日を過ぎているか否か判断する（ステップＳ３０）。
【００３５】
過ぎていた場合には（ステップＳ３０／Ｙｅｓ）、該当するページＩＤに関連する情報として保存されている管理者のメールアドレスに、期日を過ぎている旨の電子メールを発行するが、まずは既に期限過ぎ通知を送信済みであるか否か判断し（ステップＳ３１）、送信していなかった場合は（ステップＳ３１／Ｎｏ）、期限過ぎ通知を送信する（ステップＳ３４）。
【００３６】
送信していた場合は（ステップＳ３１／Ｙｅｓ）、前回の通知送信日時を取得し（ステップＳ３２）、現在日時と比較し、所定間隔が経過していた場合には（ステップＳ３３／Ｙｅｓ）再送信する（ステップＳ３４）。
【００３７】
文書管理装置２は、期限過ぎ通知を送信した場合は、送信したメールの種類とメール送信日時をページＩＤに関連する情報として保存する。
【００３８】
〔スキャン期限超過時〕
文書管理アプリケーション２１は、所定時間間隔でＨＤＤ１８に保存している各ページの状態の監視を行う。スキャン期限とは、画像データが保管されていることを確認するために行う画像データスキャンの期限である。具体的には、チェック時期がくると（図１０  ステップ３５／Ｙｅｓ）、未チェックページについて（ステップＳ３６／Ｙｅｓ）ページ情報を取得する（ステップＳ３７）。チェック日時である現在日時を取得する（ステップＳ３８）。ステップＳ３７で取得したページ情報に含まれている「スキャン完了予定日」（開始予定日＋完了までの日数）と、監視した日時（ステップＳ３８で取得した現在日時）を比較し、スキャン完了予定日を過ぎているか否か判断する（ステップＳ３９）。
【００３９】
スキャン完了予定日（開始予定日＋完了までの日数）を過ぎていた場合には（ステップＳ３０／Ｙｅｓ）、該当するページＩＤに関連する情報として保存されている管理者のメールアドレスに、期日を過ぎている旨の電子メールを発行するが、まずは既に期限過ぎ通知を送信済みであるか否か判断し（ステップＳ４０）、送信していなかった場合は（ステップＳ４０／Ｎｏ）、期限過ぎ通知を送信する（ステップＳ４３）。
【００４０】
送信していた場合は（ステップＳ４０／Ｙｅｓ）、前回の通知送信日時を取得し（ステップＳ４１）、現在日時と比較し、所定間隔が経過していた場合には（ステップＳ４２／Ｙｅｓ）再送信する（ステップＳ４３）。
【００４１】
文書管理装置２は、期限過ぎ通知を送信した場合は、送信したメールの種類とメール送信日時をページＩＤに関連する情報として保存する。
【００４２】
次に、ＭＦＰ１における画像データ形成時、出力画像形成時、画像データ破棄時、画像データスキャン時、破棄期限超過時、スキャン期限超過時の動作処理について図を用いて説明する。
【００４３】
〔画像データ形成時〕
ＭＦＰ１は、クライアントＰＣ４から画像データを受信する（図１１  ステップＳ４５）。かかる画像データに、出力禁止属性が付与されている場合には（ステップＳ４６／Ｙｅｓ）、出力禁止であるという情報と、ページを特定する情報を付加する必要があるため、まず文書管理装置２にページＩＤの要求を行う（ステップＳ４７）。ページを特定する情報とは、同一システム内で一意にページを特定できるようにするため、文書管理装置２にページＩＤ発行要求を発行することで取得する。
【００４４】
取得要求に対する応答を取得した場合は（ステップＳ４８／Ｙｅｓ）、画像データにページを特定する情報と供に出力禁止であるという情報を付加する画像形成を行う。付加情報は地紋印刷が望ましいが、バーコードやＲＦＩＤ埋め込みでもよい。画像形成が完了すると、ページＩＤを含んだ画像形成完了通知を文書管理装置２に通知する（ステップＳ５０）。
【００４５】
〔出力許可依頼時〕
本実施形態に係るＭＦＰ１から、出力許可依頼を承認者用ＰＣ５に送信することが可能である。図１２は、本実施形態に係るＭＦＰ１の操作パネル７の表示例を示す図である。ステップごとに操作パネル７に表示される内容が変化する。
【００４６】
ユーザは、ユーザ認証（ユーザ名とパスワード入力）を行い、ＭＦＰ１にログインする（図１２  Step:５２）。ＭＦＰ１の操作パネル７から押下可能な出力許可依頼ボタンを押下すると（Step:５３）、承認依頼先設定画面となり、宛先表から選択して承認依頼先を設定する（Step:５４）。次に、出力する画像データの管理者を設定する（Step:５５）。
【００４７】
操作パネル７から依頼コメントを入力して、画像データをセットし送信ボタンを押下する（Step:５６）と、電子メールが送信される。送信ボタンが押下されてから、電子メール送信までの処理動作を図１３に示す。送信ボタンが押下されると（図１３  ステップＳ５７）、画像データがスキャンされページＩＤが抽出される。ページＩＤ（複数ページであれば複数）と供にユーザＩＤと出力許可依頼中である旨の情報を関連付けてＨＤＤ１５に保存する。
【００４８】
承認依頼先に送信される出力許可依頼メールには、依頼コメント、出力する画像データの管理者、ページＩＤ（複数ページであれば複数）、出力許可入力先ＵＲＬが記載される（ステップＳ５９）。出力許可入力先ＵＲＬとは、ＭＦＰ１に搭載されているＷＥＢサーバに用意されているＷＥＢサービスＵＲＬである。なお、文字列の入力には、操作パネル７のキーボードで実現してもよいし、キーボードのない操作パネル７では、タッチ画面に仮想キーボードを表示して入力させる方法でもよい。
【００４９】
〔出力許可発行時〕
出力許可の承認者が、承認者用ＰＣ５から出力許可依頼の電子メールを開き、電子メールに記載されているＵＲＬをＷＥＢブラウザで閲覧すると、出力許可承認入力画面となる（図１４参照）。図１４は、本実施形態に係る承認者用ＰＣ５が備えるＷＥＢブラウザに表示される出力許可承認入力画面の一例を示す図である。ＷＥＢ画面から、承認/非承認、画像データ管理方法、許可部数を選択し送信ボタンを押下すると（図１５  ステップＳ６０）、選択結果から抽出した許可データをＭＦＰ１に保存し（ステップＳ６１）、許可依頼者に結果が電子メールで通知される（ステップＳ６２）。
【００５０】
〔出力画像形成時〕
出力禁止画像データに対して出力実行操作がなされた場合（図１６  ステップＳ６３〜Ｓ６５／Ｙｅｓ）、許可データがあるか否か参照する（ステップＳ６６）。許可されていた場合には（ステップＳ６６／Ｙｅｓ）、許可された方法で出力が実行される。ページ毎に文書管理装置２にページＩＤ発行依頼を発行し、ページＩＤを取得する（ステップＳ６７、Ｓ６８）。画像形成の際には、画像データに付加された情報を画像処理により消去し（ステップＳ６９）、新たにページＩＤ、出力禁止情報、許可方法によっては管理者情報を付加し（ステップＳ７０〜Ｓ７２）、印刷を行う（ステップＳ７３）。印刷が完了すると、ページＩＤ、破棄予定日、スキャン予定日、管理責任者（メールアドレス）情報を含んだ画像形成完了通知を文書管理装置２に通知する（ステップＳ７４）。
【００５１】
〔画像データスキャン時〕
次に、出力した画像データが保管されていることを確認するために所定時期にスキャンを行う場合について説明する。スキャン対象の画像データをセットし、ＭＦＰ１にログインし（図１７  Step:８０）、操作パネル７から押下可能なスキャンボタンを押下し（Step:８１）、スキャン実行ボタンを押下する（Step:８２）。スキャン実行ボタンが押下されると（図１８  ステップＳ８５）、画像データをスキャンして（ステップＳ８６）ページＩＤを抽出し（ステップＳ８７）、ページＩＤを含んだスキャン通知を文書管理装置２に通知する（ステップＳ８８）。
【００５２】
以上、画像データ形成時、出力許可依頼時、出力許可発行時、出力画像形成時、画像データ破棄時、画像データスキャン時、破棄期限超過時、スキャン期限超過時について、ＭＦＰ１や文書管理装置２等での各処理を説明したが、以下シーケンスを示す各図を用いてこれらの装置間での動作処理について説明する。
【００５３】
〔画像データ形成時〕
画像データ形成時について、図１９を用いて説明する。クライアントＰＣ４から、画像データの出力指示を行い（図１９  Step:９０）、画像データをＭＦＰ１に送信する（Step:９１）。ＭＦＰ１は、文書管理装置２にページＩＤの要求を行い（Step:９２）、ページＩＤを取得する（Step:９３）。ＭＦＰ１は画像データの出力を行い（Step:９４）、画像形成を行ったことを文書管理装置２に通知する（Step:９５）。文書管理装置２は、ページ状態（該当するページが存在する状態である旨）を登録する。
【００５４】
〔出力許可依頼時〕
出力許可依頼時について図２０を用いて説明する。ＭＦＰ１は出力許可依頼実行の命令を受けると（Step:１００）、メールサーバ３に出力許可依頼メールを送信する（Step:１０１）。承認者は、承認者用ＰＣ５からメールサーバ３にアクセスし、出力許可依頼メールを閲覧する（Step:１０２）。
【００５５】
〔出力許可発行時〕
出力許可発行時について図２１を用いて説明する。承認者用ＰＣ５で出力許可メールを閲覧する旨の命令があると（Step:１０５）、メールサーバにアクセスしメールを閲覧する（Step:１０６）。メールに記載されているＵＲＬをＷＥＢブラウザで閲覧すると、出力許可承認入力が画面となり、承認/非承認等を入力する。入力した内容がＭＦＰ１に送られ（Step:１０７）、ＭＦＰ１は許可データを生成保存する。
【００５６】
〔出力画像形成時〕
出力画像形成時について図２２を用いて説明する。ＭＦＰ１は、出力実行命令があったとき（Step:１１０）、許可データがあるか否か確認し、許可判定を行う（Step:１１１）。文書管理装置２にページＩＤの取得要求を通知し（Step:１１２）、ページＩＤを取得する（Step:１１３）。取得したページＩＤを付加する画像処理を行い、画像データを印刷する（Step:１１４）。その後、ＭＦＰ１は文書管理装置２に画像形成した旨の通知を行う（Step:１１５）。文書管理装置２は、ページ状態を登録する（Step:１１６）。
【００５７】
〔画像データ破棄時〕
画像データ破棄時について図２３を用いて説明する。シュレッダ６において破棄実行したとき（Step:１２０）、シュレッダ６は文書管理装置２に破棄通知を行う（Step:１２１）。文書管理装置２は、ページ状態の更新登録を行う。すなわち、破棄実行した旨を登録する（Step:１２２）。
【００５８】
〔画像データスキャン時〕
画像データの存在を確認するために画像データをスキャンする場合について図２４を用いて説明する。ＭＦＰ１においてスキャン実行したとき（Step:１２５）、ＭＦＰ１は文書管理装置２にスキャン通知を行う（Step:１２６）。文書管理装置２は、ページ状態の更新登録を行う。すなわち、スキャン実行した旨を登録する（Step:１２７）。
【００５９】
〔破棄期限超過時、スキャン期限超過時〕
破棄期限超過時、スキャン期限超過時について図２５を用いて説明する。文書管理装置２は、一定期間ごとに、破棄期限切れチェックを行い（Step:１２８）、破棄期限が切れていた場合は破棄期限切れメールをメールサーバに送信する（Step:１２９）。また、文書管理装置２は、一定期間ごとに、スキャン期限切れチェックを行い（Step:１３０）、スキャン期限が切れていた場合はスキャン期限切れメールをメールサーバに送信する（Step:１３１）。従って、破棄やスキャンの期限切れについては、クライアントＰＣ４からメールサーバにアクセスしメールを閲覧することで確認できる（Step:１３２）。
【００６０】
上記実施形態により、出力が禁じられた画像データに対しても、許可データにより出力が可能になり、その許可データに含まれる出力に関する責任者の情報及び、管理方法に関する情報を抽出し、出力する画像データに付加する処理を行うことが可能となる。
【００６１】
また、出力した画像データの状態を管理する文書管理装置に、管理方法に関する情報や出力されたことの情報、出力した画像データを特定する情報を送信できるため、上記出力が許可された場合、出力した画像データのトレースを可能にする、あるいは、出力した画像データを破棄すべき破棄期限を設けて出力した画像データを管理することも可能である。
【００６２】
また、文書管理装置２は、出力した画像データの生成情報、出力した画像データ破棄された文書を特定する情報、及び、スキャンされた文書を特定する情報を登録することが可能となるため、出力した画像データが所定の管理方法に従って破棄あるいは保管されているか否か確認可能となる。
【００６３】
また、画像スキャンによりスキャンした文書を特定する情報を、文書管理装置２に送信することにより、出力した画像データが管理者により確かに保管されていること、すなわち、実際にその出力した画像データの存在を確認することが可能となる。
【００６４】
また、特例的に出力許可された画像データを出力する際に、許可データに含まれる情報から出力した画像データの管理に関与する全員ないし一部の情報を出力した画像データに付加することで、出力した画像データからこれら人物を特定することが可能となる。
【００６５】
また、画像スキャナないし画像形成装置で、出力許可権限を持つ者に出力したい画像データを特定する情報をスキャンにより抽出し出力許可依頼データを作成して送信することにより、出力したい画像データの出力許可依頼を発行することが可能となる。
【００６６】
また、画像形成装置（ＭＦＰ）、シュレッダ、文書管理装置が、出力禁止された文書を特例的に出力する際に適切に連携して動作することにより、出力許可申請、出力許可及び出力した画像データ管理方法決定、出力、決定された管理方法による管理が履行されているか否かの確認、という一連の動作処理を行うことが可能となる。
【００６７】
なお、各図のフローチャートに示す処理を、ＣＰＵが実行するためのプログラムは本発明によるプログラムを構成する。このプログラムを記録する記録媒体としては、半導体記憶部や光学的及び／又は磁気的な記憶部等を用いることができる。このようなプログラム及び記録媒体を、前述した各実施形態とは異なる構成のシステム等で用い、そこのＣＰＵで上記プログラムを実行させることにより、本発明と実質的に同じ効果を得ることができる。
【００６８】
以上、本発明を好適な実施の形態に基づき具体的に説明したが、本発明は上記のものに限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で種々変更可能であることは言うまでもない。
【図面の簡単な説明】
【００６９】
【図１】本発明の実施形態に係るＭＦＰ１とその周辺の外部機器の全体図である。
【図２】本発明の実施形態に係るＭＦＰ１の概略構成図を示す。
【図３】本発明の実施形態に係る文書管理装置２の概略構成図を示す。
【図４】本発明の実施形態に係る動作処理を示すフローチャートである。
【図５】本発明の実施形態に係る動作処理を示すフローチャートである。
【図６】本発明の実施形態に係る動作処理を示すフローチャートである。
【図７】本発明の実施形態に係る動作処理を示すフローチャートである。
【図８】本発明の実施形態に係る動作処理を示すフローチャートである。
【図９】本発明の実施形態に係る動作処理を示すフローチャートである。
【図１０】本発明の実施形態に係る動作処理を示すフローチャートである。
【図１１】本発明の実施形態に係る動作処理を示すフローチャートである。
【図１２】本発明の実施形態に係るＭＦＰ１の操作パネル７の表示例を示す図である。
【図１３】本発明の実施形態に係る送信ボタン押下から電子メール送信までの動作処理を示すスローチャートである。
【図１４】本発明の実施形態に係る出力許可承認入力画面の一例を示す図である。
【図１５】本発明の実施形態に係る承認者用ＰＣ５から許可依頼者に承認の可否を電子メールで送信する動作処理を示すフローチャートである。
【図１６】本発明の実施形態に係るＭＦＰ１において、出力禁止の画像データに対して出力実行操作がなされた場合の動作処理を示すフローチャートである。
【図１７】本発明の実施形態に係るＭＦＰ１において、出力した画像データが保管されていることを確認するためにスキャンを行う場合の操作パネル７に表示される画面の一例を示す図である。
【図１８】図１７においてスキャンの実行ボタンを押下してからスキャン通知送信までの動作処理を示すフローチャートである。
【図１９】本発明の実施形態に係る画像データ形成時のシーケンスを示す図である。
【図２０】本発明の実施形態に係る出力許可依頼時のシーケンスを示す図である。
【図２１】本発明の実施形態に係る出力許可発行時のシーケンスを示す図である。
【図２２】本発明の実施形態に係る出力画像形成時のシーケンスを示す図である。
【図２３】本発明の実施形態に係る画像データ破棄時のシーケンスを示す図である。
【図２４】本発明の実施形態に係る画像データスキャン時のシーケンスを示す図である。
【図２５】本発明の実施形態に係る期限超過時のシーケンスを示す図である。
【符号の説明】
【００７０】
７    操作パネル
８    スキャナエンジン
９    印刷エンジン
１１、１６    ＣＰＵ
１３、１７    ＲＡＭ
１４    ＲＯＭ
１５、１８    ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）
１２    ネットワークインタフェース
１０    コントローラ１０
１９    ネットワークインタフェース
２０    時計
２１    文書管理アプリケーション
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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