(57)【要約】【課題】容易に関連するファイルを特定することができる情報処理装置、情報処理プログラムおよび情報処理方法を提供する。【解決手段】テンプレートファイルのプロパティにそのテンプレートファイルのファイル名と、そのテンプレートファイルが記憶されている記憶アドレスとを付与し、ＬＡＮ５０を介して要求元へ送信する（Ｓ２）。作成ファイルのプロパティに元のテンプレートファイルの記憶アドレスが記憶されている場合は（Ｓ５：Ｙｅｓ）、その記憶アドレスに元のテンプレートファイルが存在するか否かを判断する（Ｓ６）。作成ファイルのプロパティに記憶された記憶アドレスに元のテンプレートファイルが存在する場合（Ｓ６：Ｙｅｓ）は、そのテンプレートファイルのプロパティに、記憶した作成ファイルの記憶アドレスと、その作成ファイルを送信した送信元と、その作成ファイルを受信した日時とを記憶する（Ｓ１０）。【選択図】図３
2008252677.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを介して外部装置と通信を行うネットワーク通信手段と、ファイルを記憶する記憶手段とを備え、その記憶手段に記憶されたファイルを前記ネットワーク通信手段により外部装置と送受する情報処理装置において、
前記記憶手段に記憶された第１ファイルの送信要求を前記外部装置から受信した場合、前記第１ファイルに関する識別情報を前記第１ファイルに付与して前記ネットワーク通信手段を介して送信するファイル送信手段と、
前記外部装置から前記ネットワーク通信手段を介して送信される第２ファイルを受信する受信手段と、
その受信手段により受信された第２ファイルに、前記第１ファイルに関する識別情報が付与されているかを判断する第１判断手段と、
その第１判断手段により、前記第２ファイルに、前記第１ファイルに関する識別情報が付与されていると判断された場合は、前記第１ファイルに、前記第２ファイルに関する識別情報を付与する識別情報付与手段とを備えていることを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記受信手段により受信された第２ファイルを前記記憶手段に記憶する記憶処理手段を備え、
前記識別情報付与手段は、前記第２ファイルに関する識別情報として、前記記憶処理手段により前記第２ファイルが記憶された記憶アドレスを付与することを特徴とする請求項１記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記ファイル送信手段は、前記第１ファイルに関する識別情報として、第１ファイルを記憶する記憶アドレスを前記第１ファイルに付与して送信し、
前記第１判断手段により、前記第２ファイルに前記第１ファイルを記憶する記憶アドレスが付与されていると判断した場合に、その付与された記憶アドレスに、その第１ファイルが記憶されているかを判断する第２判断手段を備え、
前記第２判断手段により、前記第１ファイルが記憶されていると判断した場合に、その第１ファイルに前記第２ファイルに関する識別情報を付与することを特徴とする請求項１又は２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記第２判断手段により、その記憶アドレスに前記第１ファイルが記憶されていないと判断した場合に、前記第２ファイルに付与されたその第１ファイルに関する識別情報を消去する消去手段を備えていることを特徴とする請求項３に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記ファイル送信手段は、第１ファイルに関する識別情報として、第１ファイルを記憶する記憶アドレスと、その第１ファイルのファイル名とを付与して送信し、
前記第２判断手段により、その記憶アドレスに前記第１ファイルが記憶されていないと判断したことを条件として、前記第１ファイルが記憶されている記憶アドレスをファイル名に基づいて検索する検索手段と、
第２ファイルに付与されたその第１ファイルに関する識別情報を、前記検索手段により検索された記憶アドレスに更新する更新手段とを備えていることを特徴とする請求項３に記載の情報処理装置。
【請求項６】
ネットワークを介して外部装置と通信を行うネットワーク通信手段と、ファイルを記憶する記憶手段とを備え、その記憶手段に記憶されたファイルを前記ネットワーク通信手段により外部装置と送受するコンピュータにおいて実行される情報処理プログラムであって、
前記記憶手段に記憶された第１ファイルの送信要求を前記外部装置から受信した場合、前記第１ファイルに関する識別情報を前記第１ファイルに付与して前記ネットワーク通信手段を介して送信するファイル送信ステップと、
前記外部装置から前記ネットワーク通信手段を介して送信される第２ファイルを受信する受信ステップと、
その受信ステップにより受信された第２ファイルに、前記第１ファイルに関する識別情報が付与されているかを判断する判断ステップと、
その判断ステップにより、前記第２ファイルに、前記第１ファイル関する識別情報が付与されていると判断された場合は、前記第１ファイルに、前記第２ファイルに関する識別情報を付与する識別情報付与ステップとをコンピュータに実行させることを特徴とする情報処理プログラム。
【請求項７】
記憶手段に記憶された第１ファイルの送信要求を受けた場合に、前記第１ファイルに関する識別情報を付与した第１ファイルを要求元に送信するステップと、
第２ファイルを受信するステップと、
前記第２ファイルに、前記第１ファイルに関する識別情報が付与されているかを判断するステップと、
前記第２ファイルに、前記第１ファイルに関する識別情報が付与されていると判断した場合に、前記第１ファイルに、前記第２ファイルに関する識別情報を付与するステップとを実行することを特徴とする情報処理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置、情報処理プログラムおよび情報処理方法に関し、特に容易に関連するファイルを特定することができる情報処理装置、情報処理プログラムおよび情報処理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
文書などのドキュメントが記憶されたファイルを記憶するファイルサーバにおいて、端末によりドキュメントに特徴付け（アンダーラインや文字の色やサイズの変更）が行われるとオリジナルのドキュメントが破壊されるので、元のドキュメントは、変更せずに、使用者毎に、特徴付けを行った情報を付加情報として記憶し、参照される場合には、その付加情報に基づいて特徴付けを行って表示する技術が知られている（特許文献１）。
【特許文献１】特開平６−３０１６１０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら、特許文献１に記載された技術では、ドキュメントに対する特徴付けが記憶されるだけであるので、例えば、元のドキュメントが、ネットワークを介してダウンロードされ、編集などされてアップロードされた際に、それらのドキュメントが互いに関連するドキュメントであることがわからなかった。そのため、ダウンロードされたドキュメントに基づいてアップロードされたドキュメントなどの関連するドキュメントを特定したり、アップロードしたドキュメントに基づいて、そのドキュメントの元のドキュメントを特定することが困難であった。
【０００４】
本発明は、上記問題点を解決するためになされたものであり、容易に関連するファイルを特定することができる情報処理装置、情報処理プログラムおよび情報処理方法を提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
この目的を達成するために、本発明の請求項１記載の情報処理装置は、ネットワークを介して外部装置と通信を行うネットワーク通信手段と、ファイルを記憶する記憶手段とを備え、その記憶手段に記憶されたファイルを前記ネットワーク通信手段により外部装置と送受するものであり、前記記憶手段に記憶された第１ファイルの送信要求を前記外部装置から受信した場合、前記第１ファイルに関する識別情報を前記第１ファイルに付与して前記ネットワーク通信手段を介して送信するファイル送信手段と、前記外部装置から前記ネットワーク通信手段を介して送信される第２ファイルを受信する受信手段と、その受信手段により受信された第２ファイルに、前記第１ファイルに関する識別情報が付与されているかを判断する第１判断手段と、その第１判断手段により、前記第２ファイルに、前記第１ファイルに関する識別情報が付与されていると判断された場合は、前記第１ファイルに、前記第２ファイルに関する識別情報を付与する識別情報付与手段とを備えている。
【０００６】
請求項２記載の情報処理装置は、請求項１記載の情報処理装置において、前記受信手段により受信された第２ファイルを前記記憶手段に記憶する記憶処理手段を備え、前記識別情報付与手段は、前記第２ファイルに関する識別情報として、前記記憶処理手段により前記第２ファイルが記憶された記憶アドレスを付与する。
【０００７】
請求項３記載の情報処理装置は、請求項１又は２に記載の情報処理装置において、前記ファイル送信手段は、前記第１ファイルに関する識別情報として、第１ファイルを記憶する記憶アドレスを前記第１ファイルに付与して送信し、前記第１判断手段により、前記第２ファイルに前記第１ファイルを記憶する記憶アドレスが付与されていると判断した場合に、その付与された記憶アドレスに、その第１ファイルが記憶されているかを判断する第２判断手段を備え、前記第２判断手段により、前記第１ファイルが記憶されていると判断した場合に、その第１ファイルに前記第２ファイルに関する識別情報を付与する。
【０００８】
請求項４記載の情報処理装置は、請求項３に記載の情報処理装置において、前記第２判断手段により、その記憶アドレスに前記第１ファイルが記憶されていないと判断した場合に、前記第２ファイルに付与されたその第１ファイルに関する識別情報を消去する消去手段を備えている。
【０００９】
請求項５記載の情報処理装置は、請求項３に記載の情報処理装置において、前記ファイル送信手段は、第１ファイルに関する識別情報として、第１ファイルを記憶する記憶アドレスと、第１ファイルのファイル名とを付与して送信し、前記第２判断手段により、その記憶アドレスに前記第１ファイルが記憶されていないと判断したことを条件として、前記第１ファイルが記憶されている記憶アドレスをファイル名に基づいて検索する検索手段と、第２ファイルに付与されたその第１ファイルに関する識別情報を、前記検索手段により検索された記憶アドレスに更新する更新手段とを備えている。
【００１０】
請求項６に記載の情報処理プログラムは、ネットワークを介して外部装置と通信を行うネットワーク通信手段と、ファイルを記憶する記憶手段とを備え、その記憶手段に記憶されたファイルを前記ネットワーク通信手段により外部装置と送受するコンピュータにおいて実行されるものであって、前記記憶手段に記憶された第１ファイルの送信要求を前記外部装置から受信した場合、前記第１ファイルに関する識別情報を前記第１ファイルに付与して前記ネットワーク通信手段を介して送信するファイル送信ステップと、前記外部装置から前記ネットワーク通信手段を介して送信される第２ファイルを受信する受信ステップと、その受信ステップにより受信された第２ファイルに、前記第１ファイルに関する識別情報が付与されているかを判断する判断ステップと、その判断ステップにより、前記第２ファイルに、前記第１ファイル関する識別情報が付与されていると判断された場合は、前記第１ファイルに、前記第２ファイルに関する識別情報を付与する識別情報付与ステップとをコンピュータに実行させる。
【００１１】
請求項７記載の情報処理方法は、記憶手段に記憶された第１ファイルの送信要求を受けた場合に、前記第１ファイルに関する識別情報を付与した第１ファイルを要求元に送信するステップと、第２ファイルを受信するステップと、前記第２ファイルに、前記第１ファイルに関する識別情報が付与されているかを判断するステップと、前記第２ファイルに、前記第１ファイルに関する識別情報が付与されていると判断した場合に、前記第１ファイルに、前記第２ファイルに関する識別情報を付与するステップとを実行する。
【発明の効果】
【００１２】
請求項１記載の情報処理装置によれば、記憶手段に記憶された第１ファイルの送信要求を外部装置から受信した場合、その第１ファイルに関する識別情報が第１ファイルに付与されてファイル送信手段により送信される。外部装置から送信される第２ファイルが受信手段により受信されると、その受信された第２ファイルに第１ファイルに関する識別情報が付与されているかが第１判断手段により判断され、第２ファイルに第１ファイルに関する識別情報が付与されていると判断された場合は、第１ファイルに第２ファイルに関する識別情報が識別情報付与手段により付与される。よって、第１ファイルに付与されている識別情報を参照することにより、第１ファイルに関連するファイルである第２ファイルを容易に特定することができるという効果がある。また、第２ファイルに付与された第１ファイルの識別情報を参照することにより、第２ファイルに関連する第１ファイルを容易に特定することができる。
【００１３】
請求項２記載の情報処理装置によれば、請求項１記載の情報処理装置の奏する効果に加え、受信手段により受信された第２ファイルを記憶手段に記憶する記憶処理手段を備え、第２ファイルに関する識別情報として、記憶処理手段により第２ファイルが記憶された記憶アドレスが識別情報付与手段により付与されるので、第１ファイルに付与された第２ファイルの記憶アドレスを参照することにより、容易に第１ファイルに基づいて作成された第２ファイルを特定し、その第２ファイルにアクセスすることができるという効果がある。
【００１４】
請求項３記載の情報処理装置によれば、請求項１又は２に記載の情報処理装置の奏する効果に加え、ファイル送信手段は、第１ファイルに関する識別情報として、第１ファイルを記憶する記憶アドレスを第１ファイルに付与して送信し、第１判断手段により、第２ファイルに第１ファイルを記憶する記憶アドレスが付与されていると判断された場合に、その付与された記憶アドレスに、その第１ファイルが記憶されているかを判断する第２判断手段を備え、第２判断手段により、第１ファイルが記憶されていると判断された場合に、その第１ファイルに第２ファイルに関する識別情報が付与される。よって、第２ファイルに付与された第１ファイルの記憶アドレスを参照することにより、容易に元のファイルである第１ファイルを特定し、第１ファイルにアクセスすることができるという効果がある。また、第１ファイルに第２ファイルに関する識別情報が付与されるため、第１ファイルから第２ファイルを容易に特定できる。
【００１５】
請求項４記載の情報処理装置によれば、請求項３に記載の情報処理装置の奏する効果に加え、第２ファイルに付与された記憶アドレスに第１ファイルが記憶されていないと第２判断手段により判断された場合に、第２ファイルに付与されたその第１ファイルに関する識別情報が消去手段により消去される。よって、第２ファイルの元となった第１ファイルが存在しないにもかかわらず、その識別情報が第２ファイルに付与されたままのため、誤った識別情報をもとに第１ファイルが特定されることを防止することができるという効果がある。
【００１６】
請求項５記載の情報処理装置によれば、請求項３に記載の情報処理装置の奏する効果に加え、第１ファイルには、第１ファイルに関する識別情報として、第１ファイルを記憶する記憶アドレスと、その第１ファイルのファイル名とが付与されて送信され、第２判断手段により、その記憶アドレスに第１ファイルが記憶されていないと判断された場合は、検索手段により第１ファイルが記憶されている記憶アドレスが、ファイル名に基づいて検索される。そして、更新手段により、第２ファイルに付与された第１ファイルに関する識別情報が、検索手段により検索された記憶アドレスに更新される。よって、第１ファイルを外部装置に送信した後に、第１ファイルの記憶アドレスが変更された場合であっても、第２ファイルには、第１ファイルの正しい記憶アドレスが付与され、その記憶アドレスに基づいて容易に第１ファイルを特定することができるという効果がある。
【００１７】
請求項６に記載の情報処理プログラムによれば、記憶手段に記憶された第１ファイルの送信要求を外部装置から受信した場合、第１ファイルに関する識別情報が第１ファイルに付与されてネットワーク通信手段を介して送信ステップにより送信される。外部装置からネットワーク通信手段を介して送信される第２ファイルが受信ステップにより受信されると、その受信された第２ファイルに、第１ファイルに関する識別情報が付与されているかが判断ステップにより判断される。第２ファイルに、第１ファイル関する識別情報が付与されていると判断された場合は、第１ファイルに、第２ファイルに関する識別情報が識別情報付与ステップにより付与される。よって、第１ファイルに付与されている識別情報を参照することにより、第１ファイルに基づいて作成、または編集された第２ファイルを容易に特定することができるという効果がある。また、第２ファイルに付与された第１ファイルの識別情報を参照することにより、第２ファイルに関連する第１ファイルを容易に特定することができる。
【００１８】
請求項７記載の情報処理方法によれば、記憶手段に記憶された第１ファイルの送信要求を受けた場合に、第１ファイルに関する識別情報を付与した第１ファイルが要求元に送信される。次に、第２ファイルが受信されると、その第２ファイルに記第１ファイルに関する識別情報が付与されているかが判断され、第２ファイルに、第１ファイルに関する識別情報が付与されていると判断された場合に、第１ファイルに、第２ファイルに関する識別情報が付与される。よって、第１ファイルに付与されている識別情報を参照することにより、第１ファイルに関連するファイルを容易に特定することができるという効果がある。また、第２ファイルに付与された第１ファイルの識別情報を参照することにより、第２ファイルに関連する第１ファイルを容易に特定することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１９】
以下、本発明の好ましい実施例について、添付図面を参照して説明する。図１は、本発明の実施形態におけるネットワークであるＬＡＮ（Local  Area  Network）５０に接続された複合機（以下、「ＭＦＰ（Multi  Function  Peripheral）」称す）１と、パーソナルコンピュータ（以下、「ＰＣ」と称す）２０との電気的構成を示すブロック図である。
【００２０】
ＭＦＰ１は、全体の動作を制御するＣＰＵ２と、そのＣＰＵ２により実行される各種処理に必要なデータやプログラム等を一時的に記憶するためのメモリであるＲＡＭ３と、ＣＰＵ２により実行される各種制御プログラムや固定値データを記憶するＲＯＭ４と、操作部９と、各種設定を記憶し書き換え可能で不揮発性のフラッシュメモリ１０と、ＰＣ２０等と接続するＬＡＮ５０に接続するためのＬＡＮインターフェース部（以下、「ＬＡＮＩ／Ｆ」と称する）であるＬＡＮＩ／Ｆ５と、プリンタ部６と、スキャナ部７と、ファクシミリ部１１とを主に備えている。このうち、ＣＰＵ２と、ＲＡＭ３と、ＲＯＭ４と、プリンタ部６と、スキャナ部７と、操作部９と、ＬＡＮＩ／Ｆ５と、ファクシミリ部１１とは、バスにより相互に接続されている。
【００２１】
ＣＰＵ２は、ＲＯＭ４に記憶された各種制御プログラムを実行するプロセッサであり、ＲＯＭ４には、ＭＦＰ１が各種機能を実行するための制御プログラムを記憶する制御プログラムメモリ４ａが設けられている。制御プログラムメモリ４ａに記憶される各種制御プログラムのうち、ファイルの処理を行うファイル処理を示すフローチャートを図３に示す。ＲＡＭ３は、ＣＰＵ２が各種制御プログラムを実行する際、変数などを一時記憶するワークエリア等を有するランダムにアクセスできるメモリである。
【００２２】
操作部９は、操作パネルに複数のスイッチや表示器を備えるものであり、使用者がスイッチを操作することによりＭＦＰ１に指示を行うことができる。スイッチとしては、コピー機能、スキャナ機能、ファクシミリ機能などの各種の機能を選択するモード選択キーや、数値や文字を入力することができるテンキーなどが備えられている。
【００２３】
フラッシュメモリ１０は、テンプレートメモリ１０ａと、ファイルメモリ１０ｂとを備えている。テンプレートメモリ１０ａと、ファイルメモリ１０ｂとについては、図２を参照して後述するが、テンプレートメモリ１０ａには、申し込み用紙やアンケートなどのよく使用される書式が記憶され、ファイルメモリ１０ｂには、ＰＣ２０から送信されたファイルが格納される。
【００２４】
ＬＡＮＩ／Ｆ５は、ネットワークであるＬＡＮ５０のインターフェースである。このＬＡＮＩ／Ｆ５を介してＬＡＮ５０に接続されたＰＣ２０に送信することができる。プリンタ部６は、ＣＰＵ２からの指示に基づいて、所定の給紙位置（非図示）にセットされた記録紙への印刷を行うものである。スキャナ部７は、ＣＰＵ２からの指示に基づいて、所定の読取位置（非図示）にセットされた原稿から画像の読み取りを行うと共に、この画像のイメージデータを生成するものである。
【００２５】
メモリカード部８は、各種メモリカード４０を着脱自在に装着可能なスロットを備え、そのスロットに装着されたメモリカード４０に記憶されているデータを読み出したり、所望のデータを書き込むことができるものである。メモリカード４０は、書き換えができると共に電源が遮断された場合でも記憶を保持するフラッシュメモリにより構成され、各社から種々のタイプのもの（例えば、ＳＤカードやｘＤカード）が提供されている。
【００２６】
ファクシミリ部１１は、図示しない電話回線網を介して相手側装置とファクシミリデータを送受するものであり、受信されたファクシミリデータに基づいて生成されたイメージデータは、プリンタ部６によって記録紙に印刷される。
【００２７】
次に、ＰＣ２０について説明する。ＰＣ２０は、ＣＰＵ２１と、そのＣＰＵ２１により実行される各種処理に必要なデータやプログラム等を一時的に記憶するためのメモリであるＲＡＭ２２と、ＣＰＵ２１により実行される各種の制御プログラムや固定値データを記憶するＲＯＭ２３と、各種プログラムや各種設定を記憶し書き換え可能で不揮発性のメモリであるハードディスク２４と、各種機能を設定するための複数の操作入力キーを有するキーボードとマウスから構成される操作部２７と、各種情報を表示する液晶ディスプレイにより構成される表示器２５と、ＬＡＮ５０に接続するためのＬＡＮインターフェースであるＬＡＮＩ／Ｆ２６とを備えている。
【００２８】
ハードディスク２４には、ＯＳ（Operating  System）を記憶するＯＳメモリ２４ａと、アプリケーションプログラム（以下、「アプリケーション」と略す）を記憶するアプリケーションメモリ２４ｂとが設けられている。ＯＳメモリ２４ａに記憶されるＯＳは、ＰＣ２０の基本的な処理を行う一般的なものであり、アプリケーションメモリ２４ｂに記憶されるアプリケーションは、ＰＣ２０にインストールされてＯＳ上で動作するプログラムであり、後述する図４に示すフローチャートは、このプログラムにより実行される処理を示すものである。
【００２９】
次に、図２を参照してフラッシュメモリ１０のテンプレートメモリ１０ａに記憶されるテンプレートファイルと、ファイルメモリ１０ｂに記憶されるファイルについて説明する。図２は、フラッシュメモリ１０に記憶されるファイルと、送信されるファイルとを示す模式図である。テンプレートファイルは、申し込み用紙やファクシミリ送信用表紙などのよく使用される定型の文章や用紙を記憶するものであって、ＭＦＰ１にネットワークを介して要求があるＰＣに対して、そのコピーがファイルとして送信される。この時、ファイルのプロパティには、ＭＦＰ１におけるテンプレートファイルが記憶されている記憶アドレス（ＵＲＬまたはディレクトリ）が記憶される。
【００３０】
ＰＣ２０では、そのファイルをダウンロード（受信）して、そのコピーに基づいて文書等を作成または編集し、その文書等を印刷などを行うとともに、作成した文書等を後に利用できるように、ＭＦＰ１に、そのファイルを作成ファイルとしてアップロード（送信）する。ＭＦＰ１は、アップロードされた作成ファイルをファイルメモリ１０ｂの所定のアドレスに記憶するとともに、その作成ファイルのプロパティに記憶されたアドレスが、ＭＦＰ１が記憶しているテンプレートファイルの記憶アドレスと一致するか否かを判断し、一致する場合には、そのテンプレートファイルと、その新たに受信した作成ファイルとにリンクを張る。ここでリンクを張るとは、関連するファイルに即座にアクセスすることができるように、関連するファイルの記憶アドレスをファイルのプロパティなどに記憶することである。具体的には、テンプレートファイルのプロパティには、作成ファイルを記憶した記憶アドレスを記憶し、作成ファイルのプロパティには、テンプレートファイルの記憶アドレスを記憶する。
【００３１】
図２（ａ）は、フラッシュメモリ１０を示すものであり、テンプレートメモリ１０ａには、第１テンプレートが記憶アドレスＡ１に、第２テンプレートが記憶アドレスＡ２に、第３テンプレートが記憶アドレスＡ３にそれぞれ記憶される。ファイルメモリ１０ｂには、ＰＣ２０などからアップロードされた第１作成ファイルが記憶アドレスＢ１に、第２作成ファイルが記憶アドレスＢ２に、第３作成ファイルが記憶アドレスＢ３にそれぞれ記憶される。
【００３２】
各テンプレートファイルは、プロパティとテンプレートの内容であるテンプレートデータとにより構成される。各テンプレートファイルのプロパティには、そのテンプレートに基づいて作成された作成ファイルの記憶アドレス、送信元、受信日時が付加情報として記憶される。図２（ａ）には、代表として第１テンプレートファイルのプロパティを示す。第１作成ファイルと第ｎ作成ファイルとが、第１テンプレートに基づいて作成された作成ファイルである。
【００３３】
第１作成ファイルについての付加情報として、第１作成ファイルが記憶される記憶アドレスＢ１と、作成ファイルを送信した送信元ＸＸＸ（送信したＰＣ２０のＩＰアドレスでもよいし、送信者を特定できる場合には、その送信者の氏名でもよい）と、その作成ファイルを受信した日時ＸＸとが記憶され、第ｎファイルについての付加情報として、第ｎ作成ファイルが記憶される記憶アドレスＢｎと、作成ファイルを送信した送信元ＸＸＸと、その作成ファイルを受信した日時ＸＸとが記憶される。
【００３４】
ＭＦＰ１からＰＣ２０へダウンロードされるテンプレートファイルは、プロパティと、テンプレートデートとにより構成され、プロパティには、テンプレートファイルが記憶される記憶アドレスが記憶される。図２（ｂ）は、ダウンロードされる第１テンプレートファイルを示し、プロパティには、第１テンプレートファイルが記憶された記憶アドレスＡ１と、第１テンプレートファイルのファイル名（記憶アドレス以外の識別情報）とが記憶される。
【００３５】
ＰＣ２０によりダウンロードされたテンプレートに基づいて文書などが作成され、作成データが形成され、ＭＦＰ１にアップロードされる。図２（ｃ）は、アップロードされる第１作成ファイルを示し、プロパティには、ダウンロードされる際に記憶された第１テンプレートファイルの記憶アドレスが記憶され、テンプレートデータが作成データに変更されている。
【００３６】
ＭＦＰ１は、作成ファイルがアップロードされると、その作成ファイルを所定の記憶アドレスに記憶するとともに、その作成ファイルのプロパティに記憶された記憶アドレスを読み出し、その記憶アドレスに元のテンプレートファイルが存在するか否かを判断する。その記憶アドレスに元のテンプレートファイルが存在する場合は、そのテンプレートファイルのプロパティに、上述のように作成ファイルの付加情報を記憶するとともに、その作成ファイルのプロパティに、送信元と受信日時を記憶する。
【００３７】
一方、作成ファイルのプロパティに記憶された記憶アドレスに元のテンプレートファイルが存在しない場合は、第三者がそのテンプレートファイルを移動したか、消去したということであり、元のテンプレートファイルの検索を行う。この検索は、作成ファイルのプロパティに記憶された第１テンプレートファイルのファイル名に基づいて行われる。
【００３８】
検索を行った結果、元のテンプレートファイルが存在する場合は、作成ファイルのプロパティに記憶されたテンプレートファイルの記憶アドレスを検索により検出された記憶アドレスに更新する。検索の結果、元のテンプレートファイルが存在しなければ、作成ファイルのプロパティに記憶されたテンプレートファイルの記憶アドレスを消去する。
【００３９】
図２（ｄ）は、ファイルメモリ１０ｂに記憶された第１作成ファイルを示すもので、プロパティには、第１テンプレートファイルの記憶アドレスＡ１と、送信元と、受信日時とが記憶される。
【００４０】
このように、テンプレートファイルには、そのテンプレートファイルに基づいて作成された作成ファイルとのリンクが張られる（作成ファイルの記憶アドレスが書き込まれる）ので、テンプレートから容易に、そのテンプレートに基づいて作成された作成ファイルを特定することができ、その作成ファイルに容易にアクセスすることができる。また、作成ファイルにも同様に、基としたテンプレートファイルとリンクが張られるので、作成ファイルから容易に、基になったテンプレートファイルを特定でき、そのテンプレートファイルに容易にアクセスすることができる。また、付加情報として、送信元や受信日時がそれぞれのファイルのプロパティに記憶されるので、作成ファイルがだれにより、いつ作成されたかを知ることができ、効率よく検索することができる。
【００４１】
次に、図３を参照して、ＭＦＰ１により行われるファイル処理について説明する。図３は、ＭＦＰ１のＣＰＵ２により実行されるファイル処理を示すフローチャートである。このファイル処理では、まず、ＬＡＮ５０を介してテンプレートメモリ１０ａに記憶する複数のテンプレートのいずれかのテンプレートを送信するように要求する送信要求を受信したか否かを判断する（Ｓ１）。テンプレートの送信要求を受信した場合は（Ｓ１：Ｙｅｓ）、その要求されテンプレートのテンプレートファイルのプロパティにそのテンプレートファイルのファイル名と、そのテンプレートファイルが記憶されている記憶アドレスとを記憶し、ＬＡＮ５０を介して要求元へ送信する（Ｓ２）。Ｓ２の処理を終了した場合、または、テンプレートの送信要求を受信しない場合（Ｓ１：Ｎｏ）は、つぎに、ＬＡＮ５０を介して作成ファイルを受信したか否かを判断する（Ｓ３）。作成ファイルを受信した場合は（Ｓ３：Ｙｅｓ）、その受信した作成ファイルをファイルメモリ１０ｂの所定の記憶アドレスに記憶し（Ｓ４）、受信した作成ファイルのプロパティに元のテンプレートファイルの記憶アドレスが記憶されているか否かを判断する（Ｓ５）。作成ファイルのプロパティに元のテンプレートファイルの記憶アドレスが記憶されている場合は（Ｓ５：Ｙｅｓ）、その記憶アドレスに元のテンプレートファイルが存在するか否かを判断する（Ｓ６）。
【００４２】
元のテンプレートファイルが存在しない場合は（Ｓ６：Ｎｏ）、元のテンプレートファイルのファイル名に基づいてテンプレートメモリ１０ａ内の検索を行い（Ｓ７）、元のテンプレートファイルが存在するか否かを判断する（Ｓ８）。
【００４３】
元のテンプレートファイルが存在する場合は（Ｓ８：Ｙｅｓ）、作成ファイルのプロパティに記憶されたテンプレートファイルの記憶アドレスを、検索により検出された記憶アドレスに更新する（Ｓ９）。
【００４４】
Ｓ９の処理を終了した場合、または、Ｓ６の判断処理において、作成ファイルのプロパティに記憶された記憶アドレスに元のテンプレートファイルが存在する場合（Ｓ６：Ｙｅｓ）は、そのテンプレートファイルのプロパティに、記憶した作成ファイルの記憶アドレスと、その作成ファイルを送信した送信元と、その作成ファイルを受信した日時とを記憶する（Ｓ１０）。
【００４５】
一方、Ｓ８の判断処理において、検索を行った結果元のテンプレートファイルが存在しない場合は（Ｓ８：Ｎｏ）、作成ファイルのプロパティに記憶されたテンプレートファイルの記憶アドレスを消去する（Ｓ１１）。Ｓ１０またはＳ１１の処理を終了した場合、または、Ｓ５の判断処理において作成ファイルのプロパティにテンプレートファイルの記憶アドレスが記憶されていない場合（Ｓ５：Ｎｏ）は、作成ファイルのプロパティに、その作成ファイルを送信した送信元と、その作成ファイルを受信した日時とを記憶する（Ｓ１２）。
【００４６】
Ｓ１２の処理を終了した場合、または、Ｓ３の判断処理でファイルを受信していない場合は（Ｓ３：Ｎｏ）、次に、いずれかのファイルのプロパティの送信要求を受信したか否かを判断する（Ｓ１３）。この送信要求は、ＬＡＮ５０を介してテンプレートメモリ１０ａまたは作成ファイル１０ｂに記憶されたいずれかのファイルのプロパティの送信を要求するものであって、ＰＣ２０において、表示器２５に表示されたプロパティの送信を要求するアイコンがマウスによってクリックされるなどの操作により、送信される。
【００４７】
この送信要求を受信した場合は（Ｓ１３：Ｙｅｓ）、その要求されたファイルのプロパティに記憶された付加情報などをＬＡＮ５０を介して要求元に送信する（Ｓ１４）。ＰＣ２０は、この付加情報を受信すると、関連するファイルの記憶アドレスなどが表示されるので、その記憶アドレスに基づいて、容易に関連するファイルにアクセスすることができる。Ｓ１４の処理を終了した場合、または、送信要求を受信しない場合（Ｓ１３：Ｎｏ）は、その他の処理を行い（Ｓ１５）、Ｓ１の処理に戻る。その他の処理は、操作部９の操作を検出し、その検出された操作に応じた処理を実行することなどである。
【００４８】
次に、図４を参照して、ＰＣ２０により実行されるファイル処理について説明する。このファイル処理は、ハードディスク２４のアプリケーションメモリ２４ｂに記憶されたアプリケーションにプログラムされた処理であり、図４は、このファイル処理を示すフローチャートである。このファイル処理では、まず、ＰＣ２０の使用者が、操作部２７のキーボードやマウスを使用してＭＦＰ１が記憶しているテンプレートのいずれかを送信するように要求する送信要求操作を行ったか否かを判断する（Ｓ２１）。この操作は、例えば、ＰＣ２０において、アプリケーションを起動し、ＭＦＰ１にアクセスすると、ＭＦＰ１からテンプレートメモリ１０ａに記憶されているテンプレートのリストが送信され、ＰＣ２０の表示器２５に、そのリストが表示される。その表示されたリストのテンプレートのいずれかにカーソルを合わせることなどにより行われる。
【００４９】
使用者が送信要求操作を行ったと判断した場合は（Ｓ２１：Ｙｅｓ）、ＬＡＮＩ／Ｆ２６を介してＭＦＰ１に使用者により指定されたテンプレートの送信を要求する情報を送信する（Ｓ２２）。
【００５０】
Ｓ２２の処理を終了した場合、または、使用者が送信要求操作を行なっていないと判断した場合は（Ｓ２１：Ｎｏ）、ＭＦＰ１からＬＡＮＩ／Ｆ２６を介してテンプレートを受信したか否かを判断する（Ｓ２３）。テンプレートを受信した場合は（Ｓ２３：Ｙｅｓ）、使用者が操作部２７のキーボードやマウスを使用してテンプレートに基づいて編集などを行う。ＣＰＵ２１は、その操作に従って新たな作成ファイルを作成する（Ｓ２４）。
【００５１】
次に、使用者がその新たに作成された作成ファイルをＭＦＰ１に格納するように指示する操作を行ったか否かを判断する（Ｓ２５）。作成ファイルをＭＦＰ１に格納するように指示する操作を行ったと判断した場合は（Ｓ２５：Ｙｅｓ）、作成ファイルをＬＡＮＩ／Ｆ２６を介してＭＦＰ１へ送信する（Ｓ２６）。
【００５２】
Ｓ２６の処理を終了した場合、または、Ｓ２３の判断処理で、テンプレートを受信していない場合（Ｓ２３：Ｎｏ）、または、Ｓ２５の判断処理で、作成ファイルをＭＦＰ１に格納するように指示する操作を行っていないと判断した場合は（Ｓ２５：Ｎｏ）は、次に、ＭＦＰ１がテンプレートメモリ１０ａおよびファイルメモリ１０ｂに記憶しているファイルのいずれかのファイルのプロパティの送信を要求する操作を行ったか否かを判断する（Ｓ２７）。この操作は、例えば、テンプレートメモリ１０ａおよびファイルメモリ１０ｂに記憶されているテンプレートおよび作成ファイルのリストが表示され、その表示されたリストのいずれかにカーソルを合わせ、プロパティの送信を指示することなどにより行われる。
【００５３】
プロパティの送信要求が行われた場合は（Ｓ２７：Ｙｅｓ）、プロパティの送信を要求する情報をＬＡＮＩ／Ｆを介してＭＦＰ１に送信する（Ｓ２８）。Ｓ２８の処理を終了した場合、またはＳ２７の判断処理でプロパティの送信要求が行われない場合は（Ｓ２７：Ｎｏ）、次に、プロパティを受信したか否かを判断する（Ｓ２９）。プロパティを受信した場合は（Ｓ２９：Ｙｅｓ）、そのプロパティを表示する（Ｓ３０）。上述の通り、テンプレートのプロパティには、そのテンプレートに基づいて作成された作成ファイルの記憶アドレスと、送信元と、受信日時が記憶されているので、これらの情報が表示される。よって、使用者は、これらの情報に基づいて、いずれの作成ファイルを参照するかを判断し、参照すると判断したファイルに容易にアクセスすることができる。
【００５４】
また、作成ファイルのプロパティには、元になったテンプレートの記憶アドレスと、送信元と、受信日時が記憶されているので、その作成ファイルの送信元と、受信日時を知ることができるとともに、元になったテンプレートに容易にアクセスすることができる。
【００５５】
Ｓ３０の処理を終了した場合、または、Ｓ２９の判断処理で、プロパティを受信していない場合は（Ｓ２９：Ｎｏ）、その他の処理を行い（Ｓ３１）、Ｓ２１の処理に戻る。その他の処理としては、プロパティが表示されている場合に、ファイルの記憶アドレスが、マウスなどにより指定され、その記憶アドレスに記憶されているファイルの送信要求を行ったり、アプリケ−ションに設けられているその他の機能を行うことである。
【００５６】
以上、説明したように、ＭＦＰ１は、ＰＣ２０からテンプレートの送信要求を受信した場合は、テンプレートファイルのプロパティにテンプレートファイルを記憶する記憶アドレスを記憶してＰＣ２０に送信する。次に、ＭＦＰ１は、ＰＣ２０から作成ファイルを受信すると、その作成ファイルが所定の記憶アドレスに記憶され、その作成ファイルのプロパティに記憶された記憶アドレスに元のテンプレートファイルが記憶されているか否かを判断する。元のテンプレートファイルがその記憶アドレスに存在する場合は、その元のテンプレートファイルのプロパティに作成ファイルの記憶アドレスが記憶される。元のテンプレートファイルがその記憶アドレスに存在しない場合は、元のテンプレートファイルが検索され、元のテンプレートファイルが存在する場合は、そのテンプレートファイルのプロパティに記憶された作成ファイルの記憶アドレスが記憶されるとともに、その作成ファイルのプロパティに記憶されたテンプレートファイルの記憶アドレスが更新される。
【００５７】
従って、テンプレートファイルのプロパティを参照することにより、そのテンプレートファイルに基づいて作成された作成ファイルを容易に特定でき、その作成ファイルに容易にアクセスすることができる。また、作成ファイルのプロパティには、元のテンプレートファイルの記憶アドレスが記憶されるので、作成ファイルのプロパティを参照することにより、容易に元のテンプレートファイルを特定でき、そのテンプレートファイルに容易にアクセスすることができる。また、元のテンプレートファイルが存在しない場合は、作成ファイルに記憶されたテンプレートファイルの記憶アドレスが消去され、誤った元ファイルの記憶アドレスが作成ファイルに付与されたままになることを防止する。これにより、そのテンプレートファイルが存在しないにもかかわらず、作成ファイルから、誤ってテンプレートファイルにアクセスしようとすることを未然に防止することができる。
【００５８】
なお、各請求項に記載のファイル送信手段およびファイル送信ステップは、図３に記載のフローチャートのＳ２の処理が該当し、受信手段および受信ステップは、図３に記載のフローチャートのＳ３の処理が該当する。第１判断手段および判断ステップは、図３に記載のフローチャートのＳ５の処理が該当し、識別情報付与手段および識別情報付与ステップは、図３に記載のフローチャートのＳ１０の処理が該当し、記憶処理手段は、図３に記載のフローチャートのＳ４の処理が該当し、第２判断手段は、図３に記載のフローチャートのＳ６の処理が該当する。
【００５９】
以上実施形態に基づき本発明を説明したが、本発明は上記実施形態に何ら限定されるものでなく、本発明の趣旨を逸脱しない範囲内で種々の改良変形が可能であることは容易に推察できるものである。
【００６０】
例えば、上記実施形態では、複合機における処理について説明したが、汎用のコンピュータや、プリンタや、ファクシミリ装置などの単機能の装置における処理としてもよい。
【００６１】
また、上記実施形態では、ファイルのプロパティに、関連ファイルの記憶アドレスや、送信元や、受信日時などの付加情報を記憶するものとしたが、ファイルのヘッダなどの他の部分に記憶するようにしてもよい。
【図面の簡単な説明】
【００６２】
【図１】本発明の実施形態における複合機およびパーソナルコンピュータの電気的構成を示すブロック図である。
【図２】フラッシュメモリに記憶されるファイルおよび送信されるファイルを示す模式図である
【図３】複合機により実行されるファイル処理を示すフローチャートである。
【図４】パーソナルコンピュータにより実行されるファイル処理を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００６３】
１              複合機（情報処理装置）
２              ＣＰＵ
３              ＲＡＭ
４              ＲＯＭ
５              ＬＡＮＩ／Ｆ（ネットワーク通信手段）
１０            フラッシュメモリ（記憶手段）
１０ａ          テンプレートメモリ
１０ｂ          ファイルメモリ
２０            パーソナルコンピュータ（外部装置）
５０            ネットワーク（ＬＡＮ）
【図１】
2008252677.tif 000003
【図２】
2008252677.tif 000004
【図３】
2008252677.tif 000005
【図４】
2008252677.tif 000006