(57)【要約】【課題】複数のＦＡＸ受信装置に対する複数のＦＡＸ番号を１つの宛先として設定し、設定した宛先へ文書データを配信する文書配信システム、文書配信装置、プログラムおよびコンピュータ読み取り可能な記録媒体の提供する。【解決手段】文書配信サーバは、入力装置から文書データを受け取り、受け取った文書データに画像処理を施し、相手のＦＡＸ番号を宛先として登録し、内部に持つ宛先ルーティング機能より得られた宛先へ複数ＦＡＸ番号を１つ宛先として登録し、ネットワークにあるＦＡＸドライバ機能を有する通信装置を利用して、登録した宛先で、複数ユーザにＦＡＸ送信する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
入力装置、通信装置、文書配信サーバ、複数のＦＡＸ受信装置を含む文書配信システムであって、
前記文書配信サーバは、
前記複数のＦＡＸ受信装置に対する複数のＦＡＸ番号を１つの宛先として設定可能な設定手段と、
前記入力装置で画像処理された文書データを前記宛先へＦＡＸ配信するよう前記通信装置に指示する配信指示手段とを有することを特徴とする文書配信システム。
【請求項２】
前記文書配信サーバは、
前記宛先毎に送付状を設定、編集可能な第１の編集手段をさらに有することを特徴とする請求項１に記載の文書配信システム。
【請求項３】
前記入力装置は、
前記宛先毎に送付状を設定、編集可能な第２の編集手段をさらに有することを特徴とする請求項２に記載の文書配信システム。
【請求項４】
前記文書配信サーバは、
ＦＡＸ配信したジョブについて追跡を行うジョブ追跡手段と、
ＦＡＸ送信結果をメールで通知する通知手段とをさらに有することを特徴とする請求項３に記載の文書配信システム。
【請求項５】
前記文書配信サーバは、
ＦＡＸ配信が失敗した際に、原稿、送付状情報、配信者情報を含むＦＡＸ配信情報を保持する保持手段をさらに有することを特徴する請求項５に記載の文書配信システム。
【請求項６】
複数のＦＡＸ受信装置に対する複数のＦＡＸ番号を１つの宛先として設定可能な設定手段と、
前記宛先へ文書データをＦＡＸ配信するよう通信装置に指示する配信指示手段とを有することを特徴とする文書配信装置。
【請求項７】
前記宛先毎に送付状を設定、編集可能な編集手段と、
ＦＡＸ配信したジョブについて追跡を行うジョブ追跡手段と、
ＦＡＸ送信結果をメールで通知する通知手段と、
ＦＡＸ配信が失敗した際に、原稿、送付状情報、配信者情報を含むＦＡＸ配信情報を保持する保持手段とをさらに有することを特徴とする請求項６に記載の文書配信装置。
【請求項８】
複数のＦＡＸ受信装置に対する複数のＦＡＸ番号を１つの宛先として設定する設定処理をコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。
【請求項９】
前記宛先毎に送付状を設定、編集可能な編集処理をさらにコンピュータに実行させることを特徴とする請求項８に記載のプログラム。
【請求項１０】
ＦＡＸ配信したジョブについて追跡を行うジョブ追跡処理と、
ＦＡＸ送信結果をメールで通知する通知処理とをさらにコンピュータに実行させることを特徴とする請求項９に記載のプログラム。
【請求項１１】
ＦＡＸ配信が失敗した際に、原稿、送付状情報、配信者情報を含むＦＡＸ配信情報を保持する保持処理とをさらにコンピュータに実行させることを特徴とする請求項１０に記載のプログラム。
【請求項１２】
請求項８から１１のいずれか１項に記載のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書を配信、管理する文書配信システム、文書配信装置、プログラムおよびコンピュータ読み取り可能な記録媒体に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、コピー、印刷、ＦＡＸ送信やスキャンなどの複数の機能を有する複合機（ＭＦＰ：Ｍｕｌｔｉ  Ｆｕｎｃｔｉｏｎａｌ  Ｐｒｉｎｔｅｒ）が使用されている。
【０００３】
複合機は、大容量の記憶装置を備え、上記複数の機能で出力する文書を保存しておき、必要な時に文書を印刷したり、ホストコンピュータからの要求により、保存している文書をホストコンピュータに送信する文書配信機能を備えたものが知られている。
【０００４】
さらに、複合機をサーバとネットワーク接続し、サーバとのデータ送受信によってネットワーク負荷の増大を抑えることができるようになっている。
【０００５】
また、上記機能のなかでも、スキャナ機能においては、スキャン画像の印刷及び再利用が可能なように、所定の保存先への保存を行っている。このように、入力機器により入力された文書及び画像などについては、ユーザが指定した保存先などへの保存及び管理を行うこともできる。
【０００６】
また、ＦＡＸ送信機能においては、ユーザが相手送信先を設定することによって、相手先へ入力機器により入力した文書及び画像などのＦＡＸ送信を行っている。
【０００７】
しかし、文書および画像などの保存及び管理に関して、ユーザ自身の操作による保存及び管理によるため、文書および画像が、いつ、どこで、誰から配信されたのかが特定できなかった。
【０００８】
また、従来のＦＡＸ送信機能においては、宛先が多い場合に、順次送信するには、長時間を要し、利用性が悪いという使用効率での問題があった。
【０００９】
上述した背景に関連する技術を次に開示する。
【００１０】
特許文献１では、配信サーバにより、ＦＡＸ受信デバイスに対して、メッセージの配信先情報を通知し、ＦＡＸ受信デバイス側で、受信したメッセージの配信情報を確認することのできる情報処理システムが提案されている。
【００１１】
特許文献２では、ネットワークに接続されたネットワークファクシミリ装置またはコンピュータＰＣが、添付ファイルを添付した電子メールを同報送信の依頼とともにメールサーバ装置に送信すると、メールサーバ装置が、予め設定されている複数の同報アドレスを展開して、公衆網に接続された複数のネットワークファクシミリ装置に電子メールを配信し、ネットワークファクシミリ装置が、公衆網の配信アドレスにファクシミリ送信することで、複数のネットワークファクシミリ装置を使用してほぼ同時に同報送信を行うことができる同報通信システム及び同報通信方式が提案されている。
【特許文献１】特開２００１−１０３０８９号公報
【特許文献２】特開２００３−１７４５３９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【００１２】
しかし、特許文献１に開示の技術では、複数のＦＡＸ受信装置に対する複数のＦＡＸ番号を１つの宛先として設定することに関しては、記載がない。また、これによる効果について示唆されていない。
【００１３】
また、特許文献２に開示の技術では、複数のＦＡＸ受信装置に対する複数のＦＡＸ番号を１つの宛先として設定し、設定した宛先に対して文書データを配信することに関しては、記載がない。また、これによる効果について示唆されていない。
【００１４】
そこで本発明は、複数のＦＡＸ受信装置に対する複数のＦＡＸ番号を１つの宛先として設定し、設定した宛先へ文書データを配信する文書配信システム、文書配信装置、プログラムおよびコンピュータ読み取り可能な記録媒体の提供を目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１５】
上記の目的を達成するため、請求項１に記載の発明は、入力装置、通信装置、文書配信サーバ、複数のＦＡＸ受信装置を含む文書配信システムであって、前記文書配信サーバは、前記複数のＦＡＸ受信装置に対する複数のＦＡＸ番号を１つの宛先として設定可能な設定手段と、前記入力装置で画像処理された文書データを前記宛先へＦＡＸ配信するよう前記通信装置に指示する配信指示手段とを有する文書配信システムであることを特徴とする。
【００１６】
請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の文書配信システムにおいて、前記文書配信サーバは、前記宛先毎に送付状を設定、編集可能な第１の編集手段をさらに有することを特徴とする。
【００１７】
請求項３に記載の発明は、請求項２に記載の文書配信システムにおいて、前記入力装置は、前記宛先毎に送付状を設定、編集可能な第２の編集手段をさらに有することを特徴とする。
【００１８】
請求項４に記載の発明は、請求項３に記載の文書配信システムにおいて、前記文書配信サーバは、ＦＡＸ配信したジョブについて追跡を行うジョブ追跡手段と、ＦＡＸ送信結果をメールで通知する通知手段とをさらに有することを特徴とする。
【００１９】
請求項５に記載の発明は、請求項４に記載の文書配信システムにおいて、前記文書配信サーバは、ＦＡＸ配信が失敗した際に、原稿、送付状情報、配信者情報を含むＦＡＸ配信情報を保持する保持手段をさらに有することを特徴する。
【００２０】
請求項６に記載の発明は、複数のＦＡＸ受信装置に対する複数のＦＡＸ番号を１つの宛先として設定可能な設定手段と、前記宛先へ文書データをＦＡＸ配信するよう通信装置に指示する配信指示手段とを有する文書配信装置であることを特徴とする。
【００２１】
請求項７に記載の発明は、請求項６に記載の文書配信装置において、前記宛先毎に送付状を設定、編集可能な編集手段と、ＦＡＸ配信したジョブについて追跡を行うジョブ追跡手段と、ＦＡＸ送信結果をメールで通知する通知手段と、ＦＡＸ配信が失敗した際に、原稿、送付状情報、配信者情報を含むＦＡＸ配信情報を保持する保持手段とをさらに有することを特徴とする。
【００２２】
請求項８に記載の発明は、複数のＦＡＸ受信装置に対する複数のＦＡＸ番号を１つの宛先として設定する設定処理をコンピュータに実行させるプログラムであることを特徴とする。
【００２３】
請求項９に記載の発明は、請求項８に記載のプログラムにおいて、前記宛先毎に送付状を設定、編集可能な編集処理をさらにコンピュータに実行させることを特徴とする。
【００２４】
請求項１０に記載の発明は、請求項９に記載のプログラムにおいて、ＦＡＸ配信したジョブについて追跡を行うジョブ追跡処理と、ＦＡＸ送信結果をメールで通知する通知処理とをさらにコンピュータに実行させることを特徴とする。
【００２５】
請求項１１に記載の発明は、請求項１０に記載のプログラムにおいて、ＦＡＸ配信が失敗した際に、原稿、送付状情報、配信者情報を含むＦＡＸ配信情報を保持する保持処理とをさらにコンピュータに実行させることを特徴とする。
【００２６】
請求項１２に記載の発明は、請求項８から１１のいずれか１項に記載のプログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体であることを特徴とする。
【発明の効果】
【００２７】
本発明によれば、複数ＦＡＸ番号を１つの宛先として設定することにより、文書データを一回操作で複数ユーザにＦＡＸ送信できる文書配信システム、文書配信装置、プログラムおよびコンピュータ読み取り可能な記録媒体の提供を可能とする。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２８】
本発明に係る文書配信システムにおいて、好適な実施の態様について説明する。以下に示す態様は、一例であって、これに限定されることはなく、趣旨を逸脱しない範囲内において、また、当業者が容易に発想できる範囲内において、変形実施可能とする。
以下に示す態様においては、好適な一例として、入力装置は、ＭＦＰ（複合機）として用いる。
以下に示す態様においては、好適な一例として、予めＰＣに配信ソフトをインストールして文書配信サーバとして用いる。
以下に示す態様においては、好適な一例として、通信装置は、予めＰＣにＦＡＸドライバをインストールし、複数のＦＡＸ受信装置を駆動する機器としているが、ＦＡＸドライバ機能を有する機器であれば、どの様な機器であっても構わない。
【００２９】
本発明に係る文書配信システムの第１の態様は、以下の目的を有する。
入力装置から文書データを受け取り、受け取った文書データに画像処理を施し、ネットワークにあるＦＡＸドライバを利用して、相手のＦＡＸ番号を宛先として登録し、内部に持つ宛先ルーティング機能より得られた宛先へＦＡＸ配信する文書配信サーバを有する文書配信システムにおいて、複数ＦＡＸ番号を１つ宛先として登録することにより、一回操作で、複数ユーザにＦＡＸ送信できることを目的とする。
上記目的を有する文書配信システムは、以下の構成を有する。
画像を電子化するための入力装置と、その電子化された画像を配信先へ配信を行う通信装置と、配信者や配信先宛先の情報を登録、管理できる配信管理ツール機能を有する文書配信サーバとを有する。
上記構成によれば、以下の効果を有する。
複数ＦＡＸ番号を１つ宛先を設定することにより、入力機器から貰った画像データを一回操作で複数ユーザにＦＡＸ送信できる。配信システムの使い便利さの向上が見込める。
【００３０】
本発明に係る文書配信システムの第２の態様は、以下の目的を有する。
入力装置から貰い文書データに画像処理を施して、ネットワークにあるＦＡＸドライバを利用して、相手のＦＡＸ番号を宛先として登録でき、内部に持つ宛先ルーティング機能より得られた宛先へＦＡＸ配信する文書配信サーバを有する文書配信システムにおいて、配信サーバの管理ツールを利用して、宛先ごと送付状を設定、編集できることを目的とする。
上記目的を有する文書配信システムは、以下の構成を有する。
画像を電子化するための入力装置と、その電子化された画像を配信先へ配信を行う通信装置と、配信先宛先の情報や、宛先ごと送付状を設定、編集、管理できる配信管理ツール機能を有する文書配信サーバとを有する。
上記構成によれば、以下の効果を有する。
宛先ごとに送信者情報や、宛先情報や、送信日付や、メッセージなど情報を送付状として設定、編集することにより、宛先を指定するだけで、設定した送付状情報を自動的に配信する文書に追加され、送信できる。また、配信システムの利便性の向上が見込める。
【００３１】
本発明に係る文書配信システムの第３の態様は、以下の目的を有する。
【００３２】
第２の態様に係る文書配信システムにおいて、入力装置と、配信管理ツールを通信することによって、入力装置のパネルで送付状情報を設定、編集でき、設定した送付状情報を配信管理ツールで保存、管理することができることを目的とする。
上記目的を有する文書配信システムは、以下の構成を有する。
画像を電子化、かつ、送付状を設定、編集できる入力装置と、その電子化された画像を配信先へ配信を行う通信装置と、入力機器で設定した送付状情報を保存、管理できる配信管理ツール機能を有する文書配信サーバとを有する。
上記構成によれば、以下の効果を有する。
入力装置のパネルで宛先の送付状情報を編集、設定できることにより、配信管理ツールと離れても、すぐ送付状情報を編集できる。文書配信システムの使い便利さの向上が見込める。
【００３３】
本発明に係る文書配信システムの第４の態様は、以下の目的を有する。
第３の態様に係る文書配信システムにおいて、ＦＡＸ配信したジョブについて追跡し、送信結果をメールで通知できることができることを目的とする。
上記目的を有する文書配信システムは、以下の構成を有する。
画像を電子化するための入力装置と、その電子化された画像を配信先へＦＡＸ配信を行い、配信結果を追跡できる機能と、配信先宛先の情報や、送信結果の通知先のメールアドレスを登録、管理できる配信管理ツール機能を有する文書配信サーバとを有する。
上記構成によれば、以下の効果を有する。
文書のＦＡＸ配信において、配信ジョブの追跡、送信結果を関連者に通知することにより、配信結果を把握することができ、確実相手に送信できる。配信システムの信頼性が上がることを見込める。
【００３４】
本発明に係る文書配信システムの第５の態様は、以下の目的を有する。
第４の態様に係る文書配信システムにおいて、ＦＡＸ配信失敗の場合、原稿や、送付状情報や、配信者情報などを指定されるところに保存しておくことができることを目的とする。
上記目的を有する文書配信システムは、以下の構成を有する。
画像を電子化するための入力装置と、その電子化された画像を配信先へＦＡＸ配信を行い、配信結果を追跡できる機能と、配信失敗の場合、原稿や、送付状情報や、配信者情報などを指定されるところに保存できる配信管理機能を有する文書配信サーバとを有する。
上記構成によれば、以下の効果を有する。
文書のＦＡＸ配信において、配信ジョブの追跡し、配信失敗の場合、自動的に設定された場所で原稿や、送付状情報や、配信者情報を保存、再発信ことができることにより、予測できない原因で配信ミスの発生可能性を最小限抑えることができ、配信システムの信頼性が上がることを見込める。
【００３５】
上述した態様で実施を行う実施例について以下に詳細に説明する。なお、以下に説明する実施例は、好適な実施の一例であって、趣旨を逸脱しない範囲内において、また、当業者が容易に発想する範囲内において、構成、動作、作用を変形実施可能とする。
以下に示す実施例においては、好適な一例として、入力装置は、ＭＦＰ（複合機）として用いる。
以下に示す実施例においては、好適な一例として、予めＰＣに配信ソフトをインストールして文書配信サーバとして用いる。
以下に示す実施例においては、好適な一例として、通信装置は、予めＰＣにＦＡＸドライバをインストールし、複数のＦＡＸ受信装置を駆動しているが、ＦＡＸドライバ機能を有する機器であれば、どの様な機器であっても構わない。
【実施例１】
【００３６】
第１の態様に係る文書配信システムにおいて、実施を行う実施例について図１を用いて説明する。
図１は、実施例１に係る文書配信システムの構成を示す図である。
【００３７】
図１に示すように、本実施例に係る文書配信システムの構成は、ネットワーク上に分散した入力装置と、指定されたＦＡＸ番号を有するＦＡＸ受信装置に対してＦＡＸ送信可能なＦＡＸドライバ機能を有する装置と、ユーザ情報を受け取りその電子化された画像を自動的にＦＡＸドライバへ配信を行う配信システムと、宛先にＦＡＸ番号を設定、管理できる配信管理ツールを有する文書配信サーバとを有する。
【００３８】
上述した構成は、一例として、入力装置をＭＦＰ、文書管理ツールや、文書配信システムをＰＣ上で動作する配信サーバソフトを有する装置を配信サーバ、ＦＡＸドライバは、ＰＣ上で動作するドライバソフト、ＦＡＸドライバ駆動するＦＡＸは、配信サーバと繋ぐＦＡＸ機器として、詳細を以下に述べる。
【００３９】
本実施例に係る文書配信システムは、次の動作を行う。
【００４０】
[前準備]
（１）まず、ユーザは、文書配信ソフトをインストールし、文書を送受信することが可能なＰＣに、ＦＡＸドライバをインストールしておく。
【００４１】
（２）次に、ユーザは、文書配信サーバを利用し、文書管理ツールからＦＡＸドライバと回線を選択しておく。
【００４２】
（３）さらに、ユーザは、文書配信サーバを利用し、文書管理ツールの宛先設定テーブル（設定手段、設定処理）から１つ宛先に複数ＦＡＸ番号を設定しておく。
【００４３】
[実配信動作]
【００４４】
（１）まずユーザは、紙文書をＭＦＰ上に置き、スキャナ機能を選択する。
【００４５】
（２）次に、ＭＦＰのオペレーションパネル上に[前準備]の（３）で作成した宛先がＭＦＰのオペレーションパネル上に表示される。
【００４６】
（３）ユーザは、宛先を選択して、スキャンボタンを押す。
【００４７】
（４）ＭＦＰは、スキャンを開始する。
【００４８】
（５）ＭＦＰによるスキャン完了後、ＭＦＰは、連携している文書配信サーバへ電子化されたデータと、配信宛先情報を送る。
【００４９】
（６）文書配信サーバは、ＭＦＰからの配信宛先情報を受け取り、[前準備]（２）で設定したＦＡＸドライバと、ＦＡＸ番号とに従って、通信装置に対して、配信指示手段で送信命令を行う。
【００５０】
（７）通信装置は、複数ＦＡＸ番号により、複数のＦＡＸ受信装置に対して電子化された文書データと、配信宛先情報とを送信する。
【００５１】
本実施例によれば、複数ＦＡＸ番号を１つ宛先を設定することにより、入力機器から貰った画像データを一回操作で複数ユーザにＦＡＸ送信できる。文書配信システムの使い便利さの向上が見込める。
【実施例２】
【００５２】
第２の態様に係る文書配信システムおいて、実施を行う実施例について図２を用いて説明する。
図２は、実施例２に係る文書配信システムの構成を含む図である。
【００５３】
図２に示すように、本実施例に係る文書配信システムの構成は、ネットワーク上に分散した入力装置と、指定されたＦＡＸ番号にＦＡＸ送信できるＦＡＸドライバと、ユーザ情報を受け取り、その電子化された画像を自動的にＦＡＸドライバへ配信を行う文書配信ソフトと、宛先にＦＡＸ番号を設定、送付状を設定、編集できる配信管理ツール機能とを有する文書配信サーバとを有する。
【００５４】
入力機器をＭＦＰ、文書管理ツールや、文書配信システムをＰＣ上で動作する配信サーバソフト、ＦＡＸドライバはＰＣ上で動作するドライバソフト、ＦＡＸドライバ駆動するＦＡＸは配信サーバと繋ぐＦＡＸ機器として、詳細を以下に述べる。
【００５５】
本実施例に係る文書配信システムは、次の動作を行う。
【００５６】
[前準備]
（１）まず、ユーザは、文書配信システムをインストールしているＰＣにＦＡＸドライバをインストールしておく。
【００５７】
（２）次に、ユーザは、文書配信サーバを利用し、文書管理ツールからＦＡＸドライバと回線を選択しておく。
【００５８】
（３）次に、ユーザは、文書配信サーバを利用し、文書管理ツールの宛先設定テーブル（設定手段、設定処理）から宛先にＦＡＸ番号を設定しておく。
【００５９】
（４）さらに、ユーザは、文書配信サーバを利用し、文書管理ツールの編集機能（第１の編集手段、第１の編集処理）で宛先ごとに送信者情報や、宛先情報や、送信日付や、メッセージなど情報を送付状として設定しておく。
【００６０】
[実配信動作]
【００６１】
（１）ユーザは、紙文書をＭＦＰ上に置き、スキャナ機能を選択する。
【００６２】
（２）ＭＦＰのオペレーションパネル上に[前準備]（３）で作成した宛先がＭＦＰのオペレーションパネル上に表示される。
【００６３】
（３）ユーザは、ＭＦＰのオペレーションパネルを操作し、宛先を選択して、スキャンボタンを押す。
【００６４】
（４）ＭＦＰは、スキャンを開始する。
【００６５】
（５）ＭＦＰは、スキャン完了後、連携している文書配信システムへ電子化されたデータと、送付状情報付きの配信宛先情報とを文書配信システムに送信する。
【００６６】
（６）文書配信サーバは、ＭＦＰから送信されてきた情報を受け取り、[前準備]（２）で設定したＦＡＸドライバ回線に従って、ＦＡＸドライバ機能を有する通信装置に送信を指示する。
【００６７】
（７）通信装置は、文書配信サーバによる送信指示に応じて、送付状付きでスキャンした文書データを宛先として登録されたＦＡＸ受信装置に対して送信する。
【００６８】
本実施例によれば、宛先ごとに送信者情報や、宛先情報や、送信日付や、メッセージなど情報を送付状として設定、編集することにより、宛先を指定するだけで、設定した送付状情報を自動的に配信する文書に追加され、送信できる。また、配信システムの使い便利さの向上が見込める。
【実施例３】
【００６９】
第３の態様に係る文書配信システムおいて、実施を行う実施例について図２を用いて説明する。
図２は、実施例３に係る文書配信システムの構成を含む図である。
【００７０】
図２に示すように、本実施例に係る文書配信システムの構成は、ネットワーク上に分散した宛先の送付状を編集できる入力装置と、指定されたＦＡＸ番号にＦＡＸ送信できるＦＡＸドライバと、ユーザ情報を受け取りその電子化された画像を自動的にＦＡＸドライバへ配信を行う文書配信機能と、宛先にＦＡＸ番号を設定、送付状を設定、編集できる配信管理ツール機能を有する文書配信サーバとを有する。
【００７１】
上述した構成を有する本実施例に係る文書配信システムは、一例として、送付状を編集できる入力装置をＭＦＰ、文書管理ツールや、文書配信システムをＰＣ上で動作する配信サーバソフト、ＦＡＸドライバは、ＰＣ上で動作するドライバソフト、ＦＡＸドライバ駆動するＦＡＸ受信装置は、配信サーバと繋ぐＦＡＸ機器として、詳細を以下に述べる。
【００７２】
本実施例に係る文書配信システムは、次の動作を行う。
【００７３】
[前準備]
（１）まず、ユーザは、文書配信システムをインストールしているＰＣにＦＡＸドライバをインストールしておく。
【００７４】
（２）次に、ユーザは、文書配信サーバを利用し、文書管理ツールからＦＡＸドライバと回線を選択しておく。
【００７５】
（３）次に、ユーザは、文書配信サーバを利用し、文書管理ツールの宛先設定テーブル（設定手段、設定処理）から宛先にＦＡＸ番号を設定しておく。
【００７６】
（４）さらに、ユーザは、文書配信サーバを利用し、文書管理ツールの編集機能（第１の編集手段、第１の編集処理）で宛先ごとに送信者情報や、宛先情報や、送信日付や、メッセージなど情報を送付状として設定しておく。
【００７７】
[実配信動作]
【００７８】
（１）ユーザは、紙文書をＭＦＰ上に置き、スキャナ機能を選択する。
【００７９】
（２）ユーザは、ＭＦＰのオペレーションパネル上に[前準備]（３）で作成した宛先がＭＦＰのオペレーションパネル上に表示される。
【００８０】
（３）配信管理ツールで設定した送付状情報は、ＭＦＰのオペレーションパネルで表示され、ユーザは、ＭＦＰにインストールされている編集機能（第２の編集手段、第２の編集処理）で送付状情報を再編集して、スキャンボタンを押す。
【００８１】
（４）ＭＦＰは、スキャンを開始する。
【００８２】
（５）ＭＦＰは、スキャン完了後、電子化されたデータと、パネルで編集した送付状情報とを文書配信サーバに対して送信する。
【００８３】
（６）文書配信サーバは、（５）で編集した送付状情報を受け取り、パネルで編集した送付状情報を配信管理ツールが持っている古い送付状情報を上書きし、[前準備]（２）で設定したＦＡＸドライバ回線に従って、ＦＡＸドライバ機能を有する通信装置に対して送信を指示する。
【００８４】
（７）通信装置は、文書配信サーバからの送信要求に応じて、送付状付きでスキャンした文書データをＦＡＸ受信装置に対して送信する。
【００８５】
本実施例によれば、入力装置のパネルで宛先の送付状情報を編集、設定できることにより、配信管理ツールと離れても、すぐ送付状情報を編集できる。配信システムの使い便利さの向上が見込める。
【実施例４】
【００８６】
第４の態様に係る文書配信システムおいて、実施を行う実施例について図３を用いて説明する。
図３は、実施例４に係る文書配信システムの構成を含む図である。
【００８７】
図３に示すように、本実施例に係る文書配信システムの構成は、ネットワーク上に分散した入力装置と、指定されたＦＡＸ番号にＦＡＸ送信できるＦＡＸドライバ機能、ユーザ情報を受け取りその電子化された画像を自動的にＦＡＸドライバへ配信を行い、配信したＦＡＸジョブについて、定期的にジョブ結果を確認し、ジョブ結果をメールで送る文書配信機能、宛先、送付状情報や、ＦＡＸ送信結果の送り先になるメールアドレスを設定する配信管理ツール機能を有する文書配信サーバとを有する。
【００８８】
上述した構成を有する本実施例に係る文書配信システムは、一例として、入力装置をＭＦＰ、文書管理ツールや、文書配信機能をＰＣ上で動作する配信サーバソフト、ＦＡＸドライバは、ＰＣ上で動作するドライバソフト、ＦＡＸドライバ駆動するＦＡＸ受信装置は、文書配信サーバと繋ぐＦＡＸ機器として、詳細を以下に述べる。
【００８９】
本実施例に係る文書配信システムは、次の動作を行う。
[前準備]
（１）まず、ユーザは、文書配信機能をインストールしているＰＣにＦＡＸドライバをインストールしておく。
【００９０】
（２）次に、ユーザは、文書配信サーバを利用し、文書管理ツールからＦＡＸドライバと回線を選択しておく。
【００９１】
（３）ユーザは、文書配信サーバを利用し、文書管理ツールで宛先ごとに送信者情報や、宛先情報や、送信日付や、メッセージなど情報を送付状として設定しておく。
【００９２】
（４）ユーザは、文書配信サーバを利用し、文書管理ツールで宛先ごとに配信結果を送る先になるメールアドレスを設定しておく。
【００９３】
[実配信動作]
【００９４】
（１）ユーザは、紙文書をＭＦＰ上に置き、スキャナ機能を選択する。
【００９５】
（２）ＭＦＰのオペレーションパネル上に[前準備]（３）で作成した宛先がＭＦＰのオペレーションパネル上に表示される。
【００９６】
（３）ユーザは、宛先を選択し、スキャンボタンを押す。
【００９７】
（４）ＭＦＰは、スキャンを開始する。
【００９８】
（５）ＭＦＰのスキャン完了後、ＭＦＰは、電子化されたデータと、送付状情報とを文書配信サーバに送信する。
【００９９】
（６）文書配信サーバは、自装置にインストールされているジョブ追跡機能（ジョブ追跡手段、ジョブ追跡処理）を使用し、ＦＡＸドライバ機能を有する通信装置が、送信先のＦＡＸ受信装置に対して送信終了するまで定期的にＦＡＸ送信結果を調べる。
【０１００】
（７）文書配信サーバは、送信結果を出す次第、ユーザが文書配信管理ツールを利用して設定したＦＡＸ受信装置の宛先メールアドレスに対して通知手段で結果通知メールを送る。
【０１０１】
本実施例によれば、文書のＦＡＸ配信において、配信ジョブの追跡、送信結果を関連者に通知することにより、配信結果を把握することができ、確実相手に送信できる。配信システムの信頼性が上がることを見込める。
【実施例５】
【０１０２】
第５の態様に係る文書配信システムおいて、実施を行う実施例について図３を用いて説明する。
図３は、実施例５に係る文書配信システムの構成を含む図である。
【０１０３】
図３に示すように、本実施例に係る文書配信システムの構成は、ネットワーク上に分散した入力装置と、指定されたＦＡＸ番号にＦＡＸ送信できるＦＡＸドライバ機能を有する通信装置と、ユーザ情報を受け取りその電子化された画像を自動的にＦＡＸドライバへ配信を行い、配信したＦＡＸジョブについて、定期的にジョブ結果を確認し、ジョブ結果をメールで送る機能と、宛先、送付状情報や、ＦＡＸ送信結果の送り先になるメールアドレスを設定する送信データを保存するＤＢを含む配信管理ツール機能を有する文書配信サーバとを有する。
【０１０４】
上述した構成を有する文書配信システムは、入力装置として、ＭＦＰ、文書管理ツールや、文書配信機能をＰＣ上で動作する配信ソフト、通信装置は、ＦＡＸドライバは、ＰＣ上で動作するドライバソフト、ＦＡＸドライバ駆動するＦＡＸは、文書配信サーバと繋ぐＦＡＸ機器として、詳細を以下に述べる。
【０１０５】
本実施例に係る文書配信システムは、次の動作を行う。
[前準備]
（１）まず、ユーザは、文書配信システムをインストールしているＰＣにＦＡＸドライバをインストールしておく。
【０１０６】
（２）次に、ユーザは、文書配信サーバを利用し、文書管理ツールからＦＡＸドライバと回線を選択しておく。
【０１０７】
（３）ユーザは、文書配信サーバを利用し、文書管理ツールで宛先ごとに送信者情報や、宛先情報や、送信日付や、メッセージなど情報を送付状として設定しておく。
【０１０８】
（４）ユーザは、文書配信サーバを利用し、文書管理ツールで宛先ごとに配信結果を送る先になるメールアドレスを設定しておく。
【０１０９】
（５）文書配信サーバは、送信失敗の場合、データを保存する保持手段としてのＤＢ（ここでトレイとする）を設定しておく。
【０１１０】
[実配信動作]
【０１１１】
（１）ユーザは、紙文書をＭＦＰ上に置き、スキャナ機能を選択する。
【０１１２】
（２）ＭＦＰのオペレーションパネル上に[前準備]（３）で作成した宛先がＭＦＰのオペレーションパネル上に表示される。
【０１１３】
（３）ユーザは、宛先を選択し、スキャンボタンを押す。
【０１１４】
（４）ＭＦＰは、スキャンを開始する。
【０１１５】
（５）ＭＦＰによるスキャン完了後、ＭＦＰは、電子化された文書データと、送付状情報とを文書配信サーバに対して送信する。
【０１１６】
（６）文書配信サーバは、ＦＡＸドライバ機能を有する通信装置が送信先のＦＡＸ受信装置に送信を終了するまで定期的にＦＡＸ送信結果を調べる。
【０１１７】
（７）文書配信サーバは、通知手段で送信結果を出す次第、ユーザが文書配信管理ツールで設定した宛先のメールアドレスを有するＦＡＸ受信装置に結果通知メールを送る。
【０１１８】
文書配信サーバは、ＦＡＸ送信失敗の場合、原稿データや、送信の情報など自動的にトレイ（保持手段）に転送して、保存しておく。
【０１１９】
本実施例によれば、文書のＦＡＸ配信において、配信ジョブの追跡を行い、配信失敗の場合、自動的に設定された場所で原稿や、送付状情報や、配信者情報を保存、再発信することができることにより、予測できない原因で配信ミスの発生可能性を最小限抑えることができ、配信システムの信頼性が上がることを見込める。
【図面の簡単な説明】
【０１２０】
【図１】第１の実施例に係る文書配信システムの構成を示す図である。
【図２】第２、第３の実施例に係る文書配信システムの構成を示す図である。
【図３】第４、第５の実施例に係る文書配信システムの構成を示す図である。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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