(57)【要約】      （修正有）【課題】更新後の文書を印刷させてもよい特定のユーザには、そのユーザが古いバージョンの原稿データをコピーしようとした場合に、更新後の新バージョンの原稿データを印刷できるようにし、上記特定のユーザ以外のユーザが古いバージョンの原稿データをコピーしようとした場合には、更新後の新バージョンの原稿データを印刷できないようにすることができる画像形成装置を提供する。【解決手段】文書保存処理手段は、今回保存しようとする文書の文書識別情報と、更新元文書特定情報がユーザによって入力された場合に特定される更新元文書の文書識別番号と、被許可ユーザのユーザＩＤと、を含む文書管理データを記憶装置内の文書管理テーブルに記憶させる手段を備えている。【選択図】図３
2008252180.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
原稿データを読み取って文書データとして記憶装置に保存させる文書保存処理手段、記憶装置に保存されている文書を印刷させる保存文書印刷処理手段および原稿データを読み取って印刷する複写処理手段を備えた画像形成装置において、
文書保存処理手段は、
原稿データを読み取る手段、
読み取った原稿画像に文書識別情報を付加したデータを、文書データとして保存させる手段、
今回保存しようとする文書の更新元の文書が記憶装置に記憶されている場合に、更新元の文書を特定するための情報をユーザに入力させるための手段、
今回保存しようとする文書の印刷を許可するユーザを被許可ユーザとして特定するための情報をユーザに入力させるための手段、ならびに
今回保存しようとする文書の文書識別情報と、更新元文書特定情報がユーザによって入力された場合に特定される更新元文書の文書識別番号と、被許可ユーザのユーザＩＤと、を含む文書管理データを記憶装置内の文書管理テーブルに記憶させる手段を備えており、  複写処理手段は、
ユーザにユーザＩＤを入力させるＩＤ入力手段、
原稿データを読み取る読取手段、
読み取った原稿データから文書識別情報を抽出するための抽出手段、
抽出手段によって文書識別情報が抽出されたときには、抽出された文書識別情報を更新元の文書識別情報として持つ文書管理データが文書管理テーブルに存在しているか否かを判別する判別手段、
抽出された文書識別情報を更新元の文書識別情報として持つ文書管理データが存在していると判別された場合には、文書管理テーブルに基づいて、読み取った原稿データの新バーションの文書のうち、文書管理データに今回入力されたユーザＩＤが被許可ユーザとして含まれている文書の中で最も新しいバージョンの文書を検索する検索手段、
検索手段によって上記検索対象の文書が見つけられた場合には、見つけられた新バージョンの文書を印刷するか否かをユーザに選択させる選択手段、
検索手段によって見つけられた新バージョンの文書をユーザが印刷することを選択した場合には、当該新バージョンの文書を記憶装置から読み出して印刷する手段、ならびに
抽出手段によって文書識別情報が抽出されなかったとき、抽出された文書識別情報を更新元の文書識別情報として持つ文書管理データが存在していると判別されなかったとき、検索手段によって上記検索対象の文書が見つけられなかったとき、または検索手段によって見つけられた新バージョンの文書をユーザが印刷することを選択しなかったときには、読取手段によって読み取られた原稿データを印刷させる手段を備えていることを特徴とする画像形成装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、画像形成装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
読み取った文書データをＨＤＤに保存する機能およびＨＤＤ内の文書データのうちからユーザに所望の文書データを選択させることにより、選択された文書を印刷させる機能を備えた画像形成装置が既に開発されている。
【０００３】
特開２０００−１１５４２２号公報には、更新状態（バージョン）が異なる複数の文書データを互いに関連付けて保存するとともに、ユーザがコピーしようとした原稿データが保存されている更新状態が異なる複数の文書のうちの古いバージョンの文書である場合には、スキャナで読み取った原稿データが最新バージョンの原稿データではない旨の警告表示を行なうとともに、最新バージョンの原稿データを印刷するか否かをユーザに問い合わせ、ユーザが最新バージョンの原稿データの印刷を選択した場合には、最新バーションの原稿データを印刷するといった画像形成装置が開示されている。ただし、ユーザがコピーしようとした原稿は、画像形成装置に保存されている文書データが印刷出力されたものであり、保存時に当該文書データに付けられた識別番号が所定位置に印刷されている原稿である。
【０００４】
特開２０００−１１５４２２号公報に開示されている画像形成装置では、古いバージョンの文書をコピーしようとしたユーザが誰であっても、その最新バージョンの原稿データが保存されている場合には、その最新バージョンの原稿データの印刷が可能となる。
【０００５】
ところで、ＨＤＤに保存した更新後の新バージョンの文書を特定のユーザ以外には見せたくない（印刷させたくない）が、更新後の文書を見せてもよい（印刷させてもよい）特定のユーザには、そのユーザが古いバージョンの原稿データをコピーしようとした場合に、ＨＤＤに保存しているその新バージョンの原稿データを印刷できるようにさせたい場合がある。
【特許文献１】特開２０００−１１５４２２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
この発明は、更新後の文書を印刷させてもよい特定のユーザには、そのユーザが古いバージョンの原稿データをコピーしようとした場合に、更新後の新バージョンの原稿データを印刷できるようにし、上記特定のユーザ以外のユーザが古いバージョンの原稿データをコピーしようとした場合には、更新後の新バージョンの原稿データを印刷できないようにすることができる画像形成装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
この発明は、原稿データを読み取って文書データとして記憶装置に保存させる文書保存処理手段、記憶装置に保存されている文書を印刷させる保存文書印刷処理手段および原稿データを読み取って印刷する複写処理手段を備えた画像形成装置において、
文書保存処理手段は、原稿データを読み取る手段、読み取った原稿画像に文書識別情報を付加したデータを、文書データとして保存させる手段、今回保存しようとする文書の更新元の文書が記憶装置に記憶されている場合に、更新元の文書を特定するための情報をユーザに入力させるための手段、今回保存しようとする文書の印刷を許可するユーザを被許可ユーザとして特定するための情報をユーザに入力させるための手段、ならびに今回保存しようとする文書の文書識別情報と、更新元文書特定情報がユーザによって入力された場合に特定される更新元文書の文書識別番号と、被許可ユーザのユーザＩＤと、を含む文書管理データを記憶装置内の文書管理テーブルに記憶させる手段を備えており、
複写処理手段は、ユーザにユーザＩＤを入力させるＩＤ入力手段、原稿データを読み取る読取手段、読み取った原稿データから文書識別情報を抽出するための抽出手段、抽出手段によって文書識別情報が抽出されたときには、抽出された文書識別情報を更新元の文書識別情報として持つ文書管理データが文書管理テーブルに存在しているか否かを判別する判別手段、抽出された文書識別情報を更新元の文書識別情報として持つ文書管理データが存在していると判別された場合には、文書管理テーブルに基づいて、読み取った原稿データの新バーションの文書のうち、文書管理データに今回入力されたユーザＩＤが被許可ユーザとして含まれている文書の中で最も新しいバージョンの文書を検索する検索手段、検索手段によって上記検索対象の文書が見つけられた場合には、見つけられた新バージョンの文書を印刷するか否かをユーザに選択させる選択手段、検索手段によって見つけられた新バージョンの文書をユーザが印刷することを選択した場合には、当該新バージョンの文書を記憶装置から読み出して印刷する手段、ならびに抽出手段によって文書識別情報が抽出されなかったとき、抽出された文書識別情報を更新元の文書識別情報として持つ文書管理データが存在していると判別されなかったとき、検索手段によって上記検索対象の文書が見つけられなかったとき、または検索手段によって見つけられた新バージョンの文書をユーザが印刷することを選択しなかったときには、読取手段によって読み取られた原稿データを印刷させる手段を備えていることを特徴とする。
【発明の効果】
【０００８】
この発明によれば、更新後の文書を印刷させてもよい特定のユーザには、そのユーザが古いバージョンの原稿データをコピーしようとした場合に、更新後の新バージョンの原稿データを印刷できるようにし、上記特定のユーザ以外のユーザが古いバージョンの原稿データをコピーしようとした場合には、更新後の新バージョンの原稿データを印刷できないようにすることができるようになる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
以下、図面を参照して、本発明の実施例について説明する。
【実施例１】
【００１０】
図１は、複合機の構成を示している。
【００１１】
複合機１００は、図示しないＣＰＵ、ＲＯＭおよびＲＡＭを含む制御部１０を備えている。制御部１０には、スキャナ部１１、操作パネル１２、画像形成部１３、不揮発性メモリ１４およびＨＤＤ１５が接続されている。操作パネル１２は、タッチパネル付の表示器およびスタートキー等の各種キーを含んでいる。
【００１２】
この複合機１００は、複写機能の他、ＨＤＤに文書データを保存したり、ＨＤＤ内に保存された文書データを印刷させたりする機能を備えている。
【００１３】
不揮発性メモリ１４には、この複合機を使用できるユーザを管理するためのユーザ管理テーブルが設けられている。
【００１４】
図２は、ユーザ管理テーブルの一例を示している。
【００１５】
ユーザ管理テーブルには、この複合機を使用できる各ユーザ毎に、ユーザＩＤ（ユーザ番号）、ユーザ名およびパスワードが記憶される。ユーザ名としては、氏名またはニックネームなが用いられる。
【００１６】
ＨＤＤ１５には、ＨＤＤ１５に保存された画像（以下、文書という）を管理するための文書管理テーブルが設けられている。
【００１７】
図３は、文書管理テーブルの一例を示している。
【００１８】
文書管理テーブルには、ＨＤＤ１５に保存された文書毎に文書管理データが記憶される。文書管理データは、文書番号（文書識別情報）、更新元文書番号（更新元文書識別情報）、当該文書を保存したユーザのＩＤ（保存ユーザＩＤ）、当該文書の印刷が許可されているユーザのＩＤ（被許可ユーザＩＤ）および保存場所（図示略）を含んでいる。
【００１９】
図４は、文書をＨＤＤに保存する際の複合機１００の動作を示している。
【００２０】
ユーザは、機能モードを文書保存モードに設定するとともに、新規登録または更新登録のいずれかを設定する（ステップＳ１）。また、ユーザは、自己のユーザＩＤを入力する（ステップＳ２）。この後、認証処理を行う（ステップＳ３）。この認証処理は、ユーザにパスワードを入力させ、入力されたパスワードが上記ステップＳ２で入力されたユーザＩＤに対応するパスワード（ユーザ管理テーブルから特定される）と一致するか否かを判別することによって行なわれる。ユーザによって入力されたパスワードが上記ステップＳ２で入力されたユーザＩＤに対応するパスワードと一致する場合にのみ、処理が続行される。
【００２１】
認証処理の後に、ユーザがスタートキーを押し下げると（ステップＳ４）、原稿データを読み取る（ステップＳ５）。次に、上記ステップＳ１において新規登録または更新登録のいずれが設定されているかを判別する（ステップＳ６）。
【００２２】
更新登録が設定されている場合には、更新元の文書を特定するための処理（更新元文書特定処理）を行う（ステップＳ７）。更新元文書特定処理では、まず、ＨＤＤ１５に保存されている文書のうち、ステップＳ２で入力されたユーザＩＤと同じユーザＩＤを持つ文書を文書管理テーブルを用いて特定し、特定した各文書の１頁目のデータを操作パネル１２の表示器にリスト表示する。そして、表示された文書リストからユーザに更新元の文書を選択させる。ユーザによって更新元の文書が選択されると、選択された更新元の文書の文書番号を特定する。
【００２３】
更新元文書特定処理が終了すると、被許可ユーザの設定処理を行う（ステップＳ８）。被許可ユーザの設定処理では、被許可ユーザの設定画面を操作パネル１２の表示器に表示する。被許可ユーザの設定画面には、自己を含む全てのユーザを許可する第１ボタンと、自己のみを許可する第２ボタンと、自己および自己以外の特定のユーザを許可する第３ボタンとが表示される。第１ボタンがユーザによって押下げられた場合には、被許可ユーザとして、全てのユーザを意味する”ＡＬＬ”を特定する。第２ボタンがユーザによって押下げられた場合には、被許可ユーザとしてステップＳ２で入力された自己のユーザＩＤを特定する。
【００２４】
第３ボタンが選択された場合には、ユーザ管理テーブルから自己以外のユーザ名のリストを操作パネル１２の表示器に表示して、印刷を許可するユーザを選択させる。この場合、複数のユーザ名を選択することが可能である。そして、選択された自己以外のユーザのユーザＩＤとステップＳ２で入力された自己のユーザＩＤとを、被許可ユーザとして特定する。
【００２５】
被許可ユーザの設定処理が終了すると、文書管理データの登録処理を行う（ステップＳ９）。文書管理データの登録処理では、今回読み取られた原稿データの文書番号を決定し、決定した文書番号と、上記ステップＳ７で特定した更新元文書の文書番号と、ステップＳ２で入力されたユーザＩＤ（保存ユーザＩＤ）と、上記ステップＳ８で特定した被許可ユーザのユーザＩＤとを、文書管理テーブル（図３参照）に記憶させる。
【００２６】
この後、図５に示すように、今回読み取った原稿データの各ページデータ２００の右上の余白部に当該原稿データに与えられた文書番号２１０を付加して、ＨＤＤ１５に保存する（ステップＳ１２）。なお、原稿データをＨＤＤ１５に保存した後に、当該文書の保存場所を文書管理テーブル（図３参照）に記憶させる。
【００２７】
上記ステップＳ６において、新規登録が設定されていると判別した場合には、被許可ユーザの設定処理を行う（ステップＳ１０）。被許可ユーザの設定処理は、上記ステップＳ８で説明した被許可ユーザの設定処理と同じである。被許可ユーザの設定処理が終了すると、文書管理データの登録処理を行う（ステップＳ１１）。文書管理データの登録処理では、今回読み取られた原稿データの文書番号を決定し、決定した文書番号と、ステップＳ２で入力されたユーザＩＤ（保存ユーザＩＤ）と、上記ステップＳ１０で特定した被許可ユーザのユーザＩＤとを、文書管理テーブル（図３参照）に記憶させる。この場合には、更新元の文書番号は登録されない。
【００２８】
この後、図５に示すように、今回読み取られた原稿データの各ページデータ２００の右上の余白部に当該原稿データに与えられた文書番号２１０を付加して、ＨＤＤ１５に保存する（ステップＳ１２）。なお、原稿データをＨＤＤ１５に保存した後に、当該文書の保存場所を文書管理テーブル（図３参照）に記憶させる。
【００２９】
図３の例では、文書番号”１”の文書データは、新規登録された文書データであり、被許可ユーザとして”ＡＬＬ”が設定されている。文書番号”３”の文書データは、文書番号”１”で示される文書データを更新した新バージョンの文書であり、被許可ユーザとして”Ｕ１，Ｕ２”が設定されている。文書番号”５”の文書データは、文書番号”３”で示される文書データを更新した新バージョンの文書であり、被許可ユーザとして自己のみ”Ｕ１”が設定されている。つまり、文書番号”１”の文書の新しいバージョンの文書として、２つの文書（文書番号”３”、”５”）が保存されている。文書番号”１”の最新バーションの文書は、文書番号”５”の文書となる。
【００３０】
図６は、保存している文書を印刷する際の複合機１００の動作を示している。
【００３１】
ユーザは、機能モードを保存文書印刷モードに設定する（ステップＳ２１）。また、ユーザは、自己のユーザＩＤを入力する（ステップＳ２２）。この後、認証処理を行う（ステップＳ２３）。この認証処理は、ユーザにパスワードを入力させ、入力されたパスワードが上記ステップＳ２で入力されたユーザＩＤに対応するパスワード（ユーザ管理テーブルから特定される）と一致するか否かを判別することによって行なわれる。ユーザによって入力されたパスワードが上記ステップＳ２２で入力されたユーザＩＤに対応するパスワードと一致する場合にのみ、処理が続行される。
【００３２】
認証処理が終了すると、印刷させたい文書をユーザに選択させるための印刷文書選択処理を行なう（ステップＳ２４）。印刷文書選択処理では、まず、ＨＤＤ１５に保存されている文書のうち、ステップＳ２２で入力されたユーザＩＤと同じユーザＩＤを持つ文書を文書管理テーブルを用いて特定し、特定した各文書の１頁目のデータを操作パネル１２の表示器にリスト表示する。そして、表示された文書リストからユーザに印刷させたい文書を選択させる。ユーザによって印刷させたい文書が選択されると、選択された文書の文書番号を特定する。
【００３３】
印刷文書選択処理が終了した後、ユーザがスタートキーを押し下げると（ステップＳ２５）、印刷文書選択処理によってユーザによって選択された文書を印刷する（ステップＳ２６）。そして、今回の処理を終了する。
【００３４】
図７は、原稿を複写する際の複合機１００の動作を示している。
【００３５】
ユーザは、機能モードを複写モードに設定する（ステップＳ３１）。また、ユーザは、自己のユーザＩＤを入力する（ステップＳ３２）。この後、認証処理を行う（ステップＳ３３）。この認証処理は、ユーザにパスワードを入力させ、入力されたパスワードが上記ステップＳ２で入力されたユーザＩＤに対応するパスワード（ユーザ管理テーブルから特定される）と一致するか否かを判別することによって行なわれる。ユーザによって入力されたパスワードが上記ステップＳ３２で入力されたユーザＩＤに対応するパスワードと一致する場合にのみ、処理が続行される。
【００３６】
認証処理の後に、ユーザがスタートキーを押し下げると（ステップＳ３４）、原稿データを読み取る（ステップＳ３５）。そして、読み取った原稿データから文書番号を抽出するための処理（文書番号抽出処理）を行なう（ステップＳ３６）。そして、文書番号を抽出できたか否かを判別する（ステップＳ３７）。文書番号を抽出できなかった場合には、今回読み取った原稿データを印刷する（ステップＳ３８）。そして、今回の処理を終了する。
【００３７】
上記ステップＳ３７において、文書番号を抽出できたと判別した場合には、つまり、ステップＳ３５でデータが読み取られた原稿はＨＤＤ１５に保存されていた文書データが印刷されたものである場合には、文書管理テーブル（図３参照）に基づいて、抽出した文書番号を更新元文書番号とする文書管理データが存在するか否かを判別する（ステップＳ３９）。抽出した文書番号を更新元文書番号とする文書管理データが存在しない場合には、今回読み取った原稿データを印刷する（ステップＳ３８）。そして、今回の処理を終了する。
【００３８】
上記ステップＳ３９において、抽出した文書番号を更新元文書番号とする文書管理データが存在すると判別した場合には、文書管理テーブルに基づいて、今回読み取った原稿データの最新バージョンの文書（文書番号）を検索し、検索した文書番号を文書番号Ｘとする（ステップＳ４０）。例えば、文書管理テーブルの内容が図３に示すような内容であるとし、抽出した文書番号が”１”である場合には、その次に新しいバージョンの文書番号として文書番号”３”が検索され、文書番号”３”の次に新しいバージョンの文書番号として文書番号”５”が検索されるので、最新バージョンの文書番号は”５”となる。
【００３９】
そして、文書番号Ｘに対して設定されている被許可ユーザの中に、ステップＳ３２で入力されたユーザＩＤが含まれているか否かを判別する（ステップＳ４１）。文書番号Ｘに対して設定されている被許可ユーザの中に、ステップＳ３２で入力されたユーザＩＤが含まれている場合には、今回読み取った原稿データより新しいバージョンの文書データが保存されている旨の警告表示を行なうとともに（ステップＳ４２）、新しいバージョンの中で印刷が許可されている文書データを印刷するか否かをユーザに選択させる（ステップＳ４３）。
【００４０】
新しいバージョンの中で印刷が許可されている文書データを印刷することをユーザが選択しなかった場合には、今回読み取った原稿データを印刷する（ステップＳ３８）。そして、今回の処理を終了する。
【００４１】
上記ステップＳ４３において、新しいバージョンの中で印刷が許可されている文書データを印刷することをユーザが選択した場合には、文書番号Ｘの文書データをＨＤＤ１５から読み出して印刷する（ステップＳ４４）。そして、今回の処理を終了する。                
【００４２】
上記ステップＳ４１において、文書番号Ｘに対して設定されている被許可ユーザの中に、上記ステップＳ３２で入力されたユーザＩＤが含まれていないと判別した場合には、文書番号Ｘの文書より１つだけバージョンが古い文書番号を特定し、特定した文書番号をＸとする（ステップＳ４５）。
【００４３】
そして、文書番号Ｘが上記ステップＳ３６で抽出した文書番号であるか否かを判別する（ステップＳ４６）。文書番号Ｘが上記ステップＳ３６で抽出した文書番号である場合には、今回読み取った原稿データを印刷する（ステップＳ３８）。そして、今回の処理を終了する。
【００４４】
上記ステップＳ４６において、文書番号Ｘが上記ステップＳ３６で抽出した文書番号でない場合には、ステップＳ４１に戻る。
【００４５】
例えば、文書管理テーブルの内容が図３に示すような内容である場合において、文書番号１が付加された原稿をユーザＵ２が複写しようとした場合には、最新バージョンの文書番号として文書番号”５”が検索され、文書番号”５”の文書管理データに被許可ユーザとしてＵ２が登録されているか否かが判別される。文書番号”５”の文書管理データに被許可ユーザとしてＵ２が登録されていないため、最新バージョンの１つ前のバージョンの文書番号”３”の文書管理データに被許可ユーザとしてＵ２が登録されているか否かが判別される。文書番号”３”の文書管理データに被許可ユーザとしてＵ２が登録されているので、今回読み取った原稿データより新しいバージョンの文書データが保存されている旨の警告表示が行なわれるととともに、新しいバージョンの中で印刷が許可されている文書データを印刷するか否かをユーザに問い合わされる。そして、新しいバージョンの中で印刷が許可されている文書データを印刷することをユーザ（この場合にはＵ２）が選択した場合には、文書番号”３”の文書データがＨＤＤ１５から読み出されて印刷される。
【図面の簡単な説明】
【００４６】
【図１】複合機の構成を示すブロック図である。
【図２】ユーザ管理テーブルの一例を示す模式図である。
【図３】文書管理テーブルの一例を示す模式図である。
【図４】文書をＨＤＤに保存する際の複合機１００の動作を示すフローチャートである。
【図５】ＨＤＤに原稿データが保存される際に各ページの右上の余白部に当該原稿データに与えられた文書番号が付加されることを示す模式図である。
【図６】保存している文書を印刷する際の複合機１００の動作を示すフローチャートである。
【図７】原稿を複写する際の複合機１００の動作を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００４７】
１００  複合機
１０  制御部
１１  スキャナ部
１２  操作パネル
１３  画像形成部
１４  不揮発性メモリ
１５  ＨＤＤ
【図１】
2008252180.tif 000003
【図２】
2008252180.tif 000004
【図３】
2008252180.tif 000005
【図４】
2008252180.tif 000006
【図５】
2008252180.tif 000007
【図６】
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【図７】
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