(57)【要約】【課題】記憶領域を削減することができるアドレス帳機能を有する複合機及びその制御方法を提供する【解決手段】本発明の複合機は、メールサーバ４００と接続し該メールサーバ４００との交信を行うメールサーバ接続交信手段と、該メールサーバ４００の所定のメールボックス内の全メールの取得要求を行うメール取得要求手段（Ｓ３０１）と、該メール取得要求手段によって取得したメールが有する所定情報を検索しアドレス情報メールを抽出するアドレス情報メール検索抽出手段（Ｓ３０４、Ｓ３０５）と、該アドレス情報メールの本文の情報を所定の規則に基づいて表示を行うアドレス情報表示手段（Ｓ３０５）と、を有することを特徴とする。【選択図】図６
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
メールサーバと接続し該メールサーバとの交信を行うメールサーバ接続交信手段と、
該メールサーバの所定のメールボックス内の全メールの取得要求を行うメール取得要求手段と、
該メール取得要求手段によって取得したメールが有する所定情報を検索しアドレス情報メールを抽出するアドレス情報メール検索抽出手段と、
該アドレス情報メールの本文の情報を所定の規則に基づいて表示を行うアドレス情報表示手段と、を有することを特徴とする複合機。
【請求項２】
該所定情報を有する該アドレス情報メールを生成することを特徴とするアドレス情報メール生成手段を有することを特徴とする請求項１に記載の複合機。
【請求項３】
該アドレス情報メールの本文の情報をユーザー操作によって編集するアドレス情報メール編集手段を有することを特徴とする請求項１又は請求項２に記載の複合機。
【請求項４】
該アドレス情報メール検索抽出手段によって該アドレス情報メールが抽出されたとき該メールサーバに当該アドレス情報メールの削除要求を行うアドレス情報メール削除要求手段を有することを特徴とする請求項１乃至請求項３のいずれかに記載の複合機。
【請求項５】
該所定情報はメールのタイトルであることを特徴とする請求項１乃至請求項４のいずれかに記載の複合機。
【請求項６】
該所定情報はメールのヘッダーであることを特徴とする請求項１乃至請求項４のいずれかに記載の複合機。
【請求項７】
メールサーバと接続し該メールサーバとの交信を行うメールサーバ接続交信ステップと、
該メールサーバの所定のメールボックス内の全メールの取得要求を行うメール取得要求ステップと、
該メール取得要求ステップによって取得したメールが有する所定情報を検索しアドレス情報メールを抽出するアドレス情報メール検索抽出ステップと、
該アドレス情報メールの本文の情報を所定の規則に基づいて表示を行うアドレス情報表示ステップと、からなることを特徴とする複合機の制御方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、記録媒体に印刷を行うプリンタ機能、原稿の読み取りを行うスキャナ機能、さらにＦＡＸ文書の送受信を行うＦＡＸ機能を備える複合機及びこのような複合機の制御の方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
スキャナ及びプリンタを備えたデジタル複合機（以下、単に複合機という）と呼ばれる画像形成装置がある。このような複合機は、スキャナ部が画像を取り込むスキャナ機能、プリンタ部が印刷を行う印刷機能、及びスキャナ部が読み取った画像をプリンタ部で印刷するコピー機能、ＦＡＸ部がＦＡＸ文書を送受信するＦＡＸ機能などを備えている。
【０００３】
このような複合機においては、スキャナ部から読み取った画像や、ＦＡＸ部でＦＡＸ受信した画像をファイル化してメール送信する機能を有するものがある。例えば、特許文献１（特開２００４−８８６１２号公報）には、スキャナ及びコンピュータネットワークに接続されて使用されるスキャンメール送信装置であって、メールサーバ装置としての機能を有するとともに、操作者によって出された、送信先アドレスの指定を伴うスキャンメール送信指示を受け付ける指示受付手段と、この指示受付手段によって前記スキャンメール送信指示が受け付けられたときに、前記スキャナに原稿のイメージデータを生成させ、そのイメージデータに関する、前記操作者によって指定された前記送信先アドレスを宛先アドレスとした電子メールであるスキャンメールを作成・送信するスキャンメール送信手段と、自装置宛ての電子メールが送信されてくる度に、その電子メールが或るスキャンメールの配送が行えなかったことを示すエラーメールであるか否かを判断し、そうであった場合には、スキャンメールの配送が行えなかったことをそのスキャンメールの送信を指示したユーザーに通知するための通知処理を行うエラーメール対処手段とを、備えることを特徴とするスキャンメール送信装置（複合機）が開示されている。
【０００４】
さらに、このようなメール送信機能を有する複合機の中には、頻繁にメールを送付する先の宛先を登録しておくアドレス帳機能を有するものもある。このようなアドレス帳機能によれば、ユーザーは、ファイル化した画像をメール送信する際、あらかじめ登録されている宛先から選択を行うだけなので、メールアドレスをいちいち入力する手間を省くことができる。
【特許文献１】特開２００４−８８６１２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかし、上記のようなアドレス帳機能を有する複合機において、例えばユーザーごとにアドレス帳を持たせる場合、複合機に内蔵されるハードディスクドライブなどの内部記憶装置の記憶領域を大量に使用する、という問題があった。そして、このために、複合機のアドレス帳機能では、登録可能なアドレスの件数が限定されてしまう、という問題もあった。
【０００６】
また、一つのネットワークに複数のアドレス帳機能付き複合機が接続されるような状況もある。このようなとき、一人のユーザーがそれぞれの複合機で自分専用のアドレス帳を登録してしまうと、それぞれの複合機でその人のために記憶領域を消費してしまうこととなる。したがって、このような場合には、ネットワーク全体としてみると、リソースの無駄が発生してしまう、という問題がある。
【０００７】
そこで、これらの問題を解決するために、ＬＤＡＰ（Ｌｉｇｈｔｗｅｉｇｈｔ  Ｄｉｒｅｃｔｏｒｙ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）サーバ等で複合機のアドレス帳機能に係るアドレス情報を管理することが考えられる。しかしながら、ＬＤＡＰサーバに対応させるために、複合機内で多くのリソースを使用ししまったり、また、ネットワークの管理者がＬＤＡＰサーバを管理する手間が発生してしまったり、といった新たな課題が生じてしまう。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記のような問題に対処するために、本発明の複合機は、該メールサーバの所定のメールボックス内の全メールの取得要求を行うメール取得要求手段と、該メール取得要求手段によって取得したメールが有する所定情報を検索しアドレス情報メールを抽出するアドレス情報メール検索抽出手段と、該アドレス情報メールの本文の情報を所定の規則に基づいて表示を行うアドレス情報表示手段と、を有することを特徴とする。
【０００９】
また、本発明の複合機は、該所定情報を有する該アドレス情報メールを生成することを特徴とする。
【００１０】
また、本発明の複合機は、該アドレス情報メールの本文の情報をユーザー操作によって編集するアドレス情報メール編集手段を有することを特徴とする。
【００１１】
また、本発明の複合機は、該アドレス情報メール検索抽出手段によって該アドレス情報メールが抽出されたとき該メールサーバに当該アドレス情報メールの削除要求を行うアドレス情報メール削除要求手段を有することを特徴とする。
【００１２】
また、本発明の複合機は、該所定情報はメールのタイトルであることを特徴とする。
【００１３】
また、本発明の複合機は、該所定情報はメールのヘッダーであることを特徴とする。
【００１４】
また、本発明の複合機の制御方法は、メールサーバと接続し該メールサーバとの交信を行うメールサーバ接続交信ステップと、該メールサーバの所定のメールボックス内の全メールの取得要求を行うメール取得要求ステップと、該メール取得要求ステップによって取得したメールが有する所定情報を検索しアドレス情報メールを抽出するアドレス情報メール検索抽出ステップと、該アドレス情報メールの本文の情報を所定の規則に基づいて表示を行うアドレス情報表示ステップと、からなることを特徴とする。
【００１５】
本発明の複合機及び複合機の制御方法によれば、メールサーバに複合機のアドレス帳機能に係る情報をアドレス情報メールとして保存することで、複合機に内蔵されるハードディスクドライブなどの内部記憶装置の記憶領域を削減することができる。
【００１６】
また、一つのネットワークに複数のアドレス帳機能付き複合機が接続されるような場合でも、メールサーバに保存されるアドレス情報メールは、どの複合機からも参照可能となるので、リソースの無駄が発生しない。
【００１７】
また、本発明の複合機及び複合機の制御方法においては、通常のメールサーバを改変することなく用いることができるので、ネットワーク管理者に過大な負担がかかるということもない。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１８】
以下、本発明の実施の形態を図面を参照しつつ説明する。本実施形態においては画像形成装置として複合機を例にとり説明するが、本発明は複合機に限らず複写機単体としての画像形成装置やファクシミリ専用機などの画像形成装置にも適用可能なものである。
【００１９】
図１は本発明の実施の形態に係る複合機及びその周辺のシステム構成を示す図である。図１において、１０はＬＡＮ、ＷＡＮなどのネットワーク、２０は電話回線、１００は複合機、１１０は複合機の主制御を行う制御部、１２０はＦＡＸ文書の送受信を行うＦＡＸ部、１３０は記録媒体への印刷を行うプリンタ部、１４０は原稿の読み取りを行うスキャナ部、１５０はユーザーとのインターフェイスとなる操作パネル部、１６０はネットワークＩ／Ｆ、１７０はＵＳＢ  Ｉ／Ｆ、２００、２００’、２００’’はパーソナルコンピュータ、３００は外部機器、４００はメールサーバをそれぞれ示している。
【００２０】
図１に示される画像形成装置周辺のシステムでは、クライアントなどのパーソナルコンピュータ２００、２００’、２００’’と複合機１００とが、ネットワーク１０を介して接続される構成となっている。また、複合機１００のＦＡＸ部１２０が電話回線２０と、ＵＳＢ  Ｉ／Ｆ１７０が、携帯電話やデジタルカメラなどの外部機器３００と接続されるような構成とされている。
【００２１】
複合機１００は、情報処理装置からなる複合機本体の主制御を行う制御部１１０と、ユーザーの入力操作を受け付ける入出力装置である操作パネル部１５０と、原稿・画像をスキャンして読み込むスキャナ部１４０と、印刷用紙等に印刷を行うプリンタ部１３０と、ＦＡＸ送受信を行うＦＡＸ部１２０とを備える。つまり、複合機１００は、スキャナ機能、印刷機能、スキャナ機能と印刷機能を組み合わせたコピー機能及びＦＡＸ送受信機能を備えるものである。
【００２２】
複合機１００の情報処理機構は、いずれも例えば汎用的なコンピュータシステムにより構成され、個々の構成要素または機能は、例えば、記憶手段に書き込まれたコンピュータプログラムを実行することにより実現される。なお、このような記憶手段には一時的な読み書きを行う揮発性の記憶手段と、電源を落としてもその記憶内容を保持する不揮発性の記憶手段とがある。一般的に複合機のアドレス帳機能に用いられるのは、ハードディスクドライブなどの不揮発性の記憶装置であり、本発明においては、このようなハードディスクドライブなどの記憶装置の記憶領域を削減することができる。
【００２３】
スキャナ部１４０は、原稿を載置可能な不図示の原稿台とこれを読み取る光学系からなる。スキャナ部１４０の原稿台には、原稿台に載置した原稿のサイズを検知することができる原稿サイズ検知センサが設けられている。また、複合機に１００には、スキャナ部１４０に自動的に連続的に原稿を送致する構成であるＡＤＦ（Ａｕｔｏｍａｔｉｃ  Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  Ｆｅｅｄｅｒ）を設けるようにしておいてもよい。
【００２４】
スキャナ部１４０によって読み取られた制御部１１０の不図示の記憶手段に一度取り込まれる。操作パネル部１５０などからの指定によって制御部１１０は、スキャナ部１４０で読み取られた原稿画像データを、そのまま、或いは設定された倍率でプリンタ部１３０から紙出力したり（複合機１００のコピー機能）、ＦＡＸ部１２０から電話回線を通じて送信したり（複合機１００のＦＡＸ機能）、ネットワークＩ／Ｆ１６０、ネットワーク１０を介して、パーソナルコンピュータ２００、２００’、２００’’に向けて送信したり（複合機１００のスキャナ機能）する。
【００２５】
プリンタ部１３０は、記録用紙上に画像を形成するものであり、レーザーやＬＥＤラインヘッドによって感光体上に潜像を形成する方式を採用した電子写真方式や、記録用紙上に直接インクを射出する方式を採用したインクジェット方式などの周知のハードウエア構成を用いることができる。制御部１１０は、操作パネル部１５０やパーソナルコンピュータ２００、２００’、２００’’或いは、携帯電話、デジタルカメラなどの外部機器３００からの指示に基づいて、プリンタ部１３０に所定の紙出力を行わせるものである。すなわち、プリンタ部１３０は、スキャナ部１４０によって読み取られた画像データやＦＡＸ部２１０で受信されたＦＡＸデータや、パーソナルコンピュータ２００、２００’、２００’’のアプリケーションソフトウエアからのデータや外部機器３００からの画像データなどを紙出力するものである。
【００２６】
ＦＡＸ部１２０は、電話回線２０と接続されていて、ＦＡＸの送受信を行うＦＡＸ送受信部（不図示）と、ＦＡＸ送受信部が送信するための送信データを一時記憶する送信バッファ及びＦＡＸ送受信部が受信した受信データを一時記憶する受信バッファを構成するためのＦＡＸ部メモリを備えている。
【００２７】
ＦＡＸ部１２０は、スキャナ部１４０が読み取った画像データを制御部１１０から受信すると、一旦ＦＡＸ部メモリ１２１に蓄積して、ＦＡＸ送信する。送信が完了すると、ＦＡＸ部１２０は、ＦＡＸ部メモリ１２１に蓄積されている送信済みデータを消去する。
【００２８】
また、ＦＡＸ部１２０は、電話回線２０からＦＡＸ送信されてきたデータを受信すると、その受信データを一旦格納する。そして、格納された受信データは、制御部１１０へ送られて、プリンタ部１３０で印刷される。ＦＡＸ部１２０は、複合機１００内の他の構成とは独立にＦＡＸ送受信を行う。つまり、ＦＡＸ部１２０は、複合機１００から送信データを受け付けると、複合機１００とは独立にＦＡＸ送信を行うし、電話回線２０からＦＡＸデータが送信されてくれば、それを受信する。
【００２９】
複合機１００のコピー機能は、ユーザーの操作パネル部１５０の操作によって制御部１１０に設定される。操作パネル部１５０からは、コピー機能に係るコピー倍率の設定、原稿画像サイズの設定、出力用紙のサイズの設定を行うことができ、制御部１１０はこれらの設定に基づいて、複合機１００のコピー機能を実行する。複合機１００のコピー機能は、スキャナ部１４０にて読み取った原稿の原稿画像データに、コピー倍率処理を施し、これをプリンタ部１３０で指定されたサイズの用紙に紙出力する。
【００３０】
操作パネル部１５０のハードウエアは、操作に係わる表示を行うＬＣＤからなる表示部と、指などによる押圧で入力が行えるタッチパネル部とから概略構成される。これらの表示部とタッチパネル部とは重ねて構成されており、ユーザーは表示部の表示を参照しつつ、指でタッチパネル部を操作することで複合機１００の各種設定を行うことができるようになっている。タッチパネル部による入力機構、表示部による表示機構の具体的な構成については、周知の技術を用いることができる。この操作パネル部１５０で行うことができるのは、複合機１００のＦＡＸ機能、プリンタ機能、コピー機能といった各種機能の選択、読み取った画像のプレビュー表示、読み取った画像の加工過程の画像のプレビュー表示、メール送信の設定、アドレス帳の編集などである。
【００３１】
メールサーバ４００は、電子メールを送受信するためのサーバソフトウェアがインストールされているサーバコンピュータである。本発明においては、電子メールを送受信するためのサーバソフトウェアとして、一般的に用いられているＰＯＰ／ＳＭＴＰやＩＭＡＰを何ら改変することなく用いることができる。
【００３２】
次に、本発明の実施の形態に係る複合機１００におけるメール送信機能について説明する。複合機１００におけるメール送信機能は、スキャナ部１４０で読み取った画像や、ＦＡＸ部１２０でＦＡＸ受信した画像をファイル化してメール送信するものである。このようなメール送信機能を実現するためには、特許文献１などに記載された周知の技術を用いることができる。
【００３３】
さらに本発明の実施の形態に係る複合機１００には、上記のようなメール送信機能に伴うアドレス帳機能を有するものである。このようなアドレス帳機能は、頻繁にメールを送付する先の宛先を登録しておくものであり、電子メールに係るソフトウエア一般の技術を用いて実現することができる。
【００３４】
次に、本発明の実施の形態に係る複合機におけるアドレス帳の登録について説明する。図２は本発明の実施の形態に係る複合機におけるアドレス帳の新規登録のステップを示す図であり、図３は本発明の実施の形態に係る複合機がアドレス帳の管理に用いるアドレス情報メールを示す図である。
【００３５】
本発明の実施の形態に係る複合機１００においては、アドレス帳の情報をメールサーバ４００に置くようにするものであり、そのために複合機１００はアドレス帳の管理のためのアドレス情報メールを作成する。
【００３６】
図２で示すアドレス帳の新規登録のステップは、概略、このようなアドレス情報メール作成及びアドレス情報メールのメールサーバ４００への送信からなるものである。
【００３７】
図２において、ステップＳ１００においてアドレス帳の新規登録のフローが開始されると、次にステップＳ１０１において、アドレス帳を新規に登録しようとしているユーザーは、ユーザー名情報を操作パネル部１５０のハードウエアから入力する。以後、新たなユーザー名として「Ｈｉｒａｎｏ  Ｃｈｉｈｉｒｏ」を入力する例で説明する。
【００３８】
ステップＳ１０２においては、アドレス帳の管理のためのアドレス情報メールを置くべき指定メールボックスに係る情報を入力する。ここでは、そのような指定メールボックスに係る情報として「ａｂｃ＠ｂｓｗ０７２．ｈｒｏ．ｅｐｓｏｎ．ｃｏ．ｊｐ」を入力するものとする。
【００３９】
次にステップＳ１０３において、アドレス帳に登録する宛先などの情報を入力する。こここでは、そのような宛先として「氏名：特許  太郎、メールアドレス：tokkyo.taro@jpo.go.jp」、「氏名：実用  次郎、メールアドレス：j24-jiro@jpo.go.jp」、「氏名：商標  花子、メールアドレス：hanako-s@jpo.go.jp」、「氏名：意匠  三朗、メールアドレス：i-saburo@jpo.go.jp」を入力するものと仮定する。
【００４０】
ステップＳ１０４においては、ステップＳ１０１乃至ステップＳ１０３において入力された情報に基づいてアドレス情報メールの作成が行われる。ここで、このようなアドレス情報メールのタイトルには、例えば、「ＭＦＰ  Ａｄｄｒｅｓｓ  Ｉｎｆｏ」を必ず付けるものとする。アドレス情報メールのタイトルは必ずしもこれに限らず、適当な文字列のものを用いることができるが、本実施形態においてはこのようなタイトルを用いるものとする。
【００４１】
図３は、ステップＳ１０４において複合機１００によって自動生成されるアドレス情報メールが示されている。図３に示すように、アドレス情報メールのタイトルとして「ＭＦＰ  Ａｄｄｒｅｓｓ  Ｉｎｆｏ」が付与されている。また、図３に示すように当該メールには、ステップＳ１０１乃至ステップＳ１０３での入力内容が反映されるものとなる。
【００４２】
アドレス帳に登録する宛先情報は、アドレス情報メールの本文として記述され、例えば図３に示すように、氏名、カンマ、メールアドレス、改行のような決まった形式にて記述される。
【００４３】
次に、アドレス帳新規登録における複合機１００とメールサーバ４００とのやりとりについて説明する。図４は本発明の実施の形態に係る複合機におけるアドレス帳新規登録シーケンスを示す図である。
【００４４】
図４において、ステップＳ２００で、複合機１００に対して、ユーザーによるアドレス帳新規登録要求操作が操作パネル部１５０からなされると、ユーザーはステップＳ２０１で入力操作を行うように促される。このステップＳ２０１は、先ほどのステップＳ１０１乃至ステップＳ１０３に対応するものである。次に複合機１００は、ステップＳ２０２において、ユーザー入力操作に基づくアドレス情報メールの作成を行う。このステップＳ２０２は、ステップＳ１０４に相当する。次に、ステップＳ２０３で複合機１００はメールサーバ４００に対して、作成したアドレス情報メールを指定のメールボックスに送信する。このステップＳ２０３は先のステップ１０５に対応している。アドレス帳の新規登録は以上のようなステップで完了する。すなわち、メールサーバ４００においては、指定のメールボックスにアドレス情報メールを受信するだけで済む。このように本発明においてはメールサーバ４００に何の改変を施すことなく、複合機１００のアドレス帳情報を登録することができるわけである。
【００４５】
図５はメールサーバ４００におけるメールボックスのデータ構成を示す図である。当該図は、メールサーバ４００における様々なメールボックスと、それらのメールボックスに保存されているメール（タイトルのみ）を示している。図示するように「ａｂｃ＠ｂｓｗ０７２．ｈｒｏ．ｅｐｓｏｎ．ｃｏ．ｊｐ」のメールボックスには、種々のメールに混じってタイトル「ＭＦＰ  Ａｄｄｒｅｓｓ  Ｉｎｆｏ」が保存されている。
【００４６】
次に、以上のような状態でメールサーバ４００のメールボックスに保存されているアドレス帳の情報を複合機１００で参照する方法について説明する。図６は、本発明の実施の形態に係る複合機におけるアドレス帳呼び出しシーケンスを示す図である。図６においては、先に登録したユーザー名のアドレス帳の情報を呼び出す例で説明する。
【００４７】
ステップＳ３００において、ユーザーによってアドレス帳情報の呼び出し操作が操作パネル部１５０でなされると、ステップＳ３０１において、複合機１００はメールサーバ４００に対して、メールボックス「ａｂｃ＠ｂｓｗ０７２．ｈｒｏ．ｅｐｓｏｎ．ｃｏ．ｊｐ」内の全メールの取得要求を行う。これに応じて、メールサーバ４００は複合機１００に対して「ａｂｃ＠ｂｓｗ０７２．ｈｒｏ．ｅｐｓｏｎ．ｃｏ．ｊｐ」内の全メールを送信する。
【００４８】
なお、ステップＳ３０１におけるメールサーバ４００への処理要求及びステップＳ３０２における送信処理は、メールサーバが通常有している機能の範囲で行えるものであり、本発明においては既存のメールサーバに何の改変を要するものではない。
【００４９】
ステップＳ３０３において複合機１００は、受信した全メールの中からアドレス情報メールを探し出す。このときに利用されるのが、メールのタイトル情報であり、全メールのタイトルの中から「ＭＦＰ  Ａｄｄｒｅｓｓ  Ｉｎｆｏ」の文字列を有するものを検索する。
【００５０】
ステップＳ３０４は、このような検索が成功して「ＭＦＰ  Ａｄｄｒｅｓｓ  Ｉｎｆｏ」のタイトルを有するアドレス情報メール（図３に示すメール）の抽出に成功した状態を示している。
ステップＳ３０５において複合機１００の制御部１１０は、抽出したアドレス情報メールに基づいて操作パネル部１５０の表示データを作成する。すなわち、図３に示すアドレス情報メールから、ユーザー名「Ｈｉｒａｎｏ  Ｃｈｉｈｉｒｏ」を、またアドレス帳登録情報である「氏名：特許  太郎、メールアドレス：tokkyo.taro@jpo.go.jp」、「氏名：実用  次郎、メールアドレス：j24-jiro@jpo.go.jp」、「氏名：商標  花子、メールアドレス：hanako-s@jpo.go.jp」、「氏名：意匠  三朗、メールアドレス：i-saburo@jpo.go.jp」を抽出して、操作パネル部１５０のハードウエアに表示する。このような操作パネル部１５０のハードウエアにおけるアドレス帳の表示例の一つを図７に示す。
【００５１】
操作パネル部１５０での表示データの抽出処理は、アドレス情報メールの規定の記述から規定の情報を得るような手順を用いればよく、従来周知の適当な技術を適宜用いればよい。
【００５２】
次に、メールサーバ４００のメールボックスに保存されているアドレス帳の情報を複合機１００で更新する方法について説明する。図８は、本発明の実施の形態に係る複合機におけるアドレス帳更新シーケンスを示す図である。図８においては、先に登録したユーザー名のアドレス帳の情報を呼び出して更新する例で説明する。
【００５３】
ステップＳ４００において、ユーザーによってアドレス帳情報の更新要求操作が操作パネル部１５０でなされると、ステップＳ４０１において、複合機１００はメールサーバ４００に対して、メールボックス「ａｂｃ＠ｂｓｗ０７２．ｈｒｏ．ｅｐｓｏｎ．ｃｏ．ｊｐ」内の全メールの取得要求を行う。これに応じて、メールサーバ４００は複合機１００に対して「ａｂｃ＠ｂｓｗ０７２．ｈｒｏ．ｅｐｓｏｎ．ｃｏ．ｊｐ」内の全メールを送信する。
【００５４】
なお、ステップＳ４０１におけるメールサーバ４００への処理要求及びステップＳ４０２における送信処理は、メールサーバが通常有している機能の範囲で行えるものであり、本発明においては既存のメールサーバに何の改変を要するものではない。
【００５５】
ステップＳ４０３において複合機１００は、受信した全メールの中からアドレス情報メールを探し出す。このときに利用されるのが、メールのタイトル情報であり、全メールのタイトルの中から「ＭＦＰ  Ａｄｄｒｅｓｓ  Ｉｎｆｏ」の文字列を有するものを検索する。
【００５６】
ステップＳ４０４は、このような検索が成功して「ＭＦＰ  Ａｄｄｒｅｓｓ  Ｉｎｆｏ」のタイトルを有するアドレス情報メール（図３に示すメール）の抽出に成功した状態を示している。複合機１００の制御部１１０は、アドレス情報メールに基づいて操作パネル部１５０の表示データを作成する。
【００５７】
ステップＳ４０４でアドレス情報メールの受領を確認した複合機１００は、次にステップＳ４０５でメールサーバ４００に対してメール削除要求を行う。このようなアドレス情報メール削除要求を行う目的は、第１には、メールサーバ４００のメールボックス内に複数のアドレス情報メールに係るデータを置かないようにすることで、メールサーバ４００の容量を削減するためである。また、第２には、後述するように複数の複合機で、一つのアドレス帳を共有するような利用方法の際に、重複してアドレス情報メールを更新してしまうというような事態を避けるためである。
【００５８】
このステップＳ４０５におけるメールサーバ４００へのメール削除要求をメールサーバが処理することは、メールサーバが通常有している機能の範囲で行えるものであり、本発明においては既存のメールサーバに何の改変を要するものではない。
【００５９】
ステップＳ４０６においては、複合機１００は、アドレス情報メールから、ユーザー名「Ｈｉｒａｎｏ  Ｃｈｉｈｉｒｏ」を、またアドレス帳登録情報である「氏名：特許  太郎、メールアドレス：tokkyo.taro@jpo.go.jp」、「氏名：実用  次郎、メールアドレス：j24-jiro@jpo.go.jp」、「氏名：商標  花子、メールアドレス：hanako-s@jpo.go.jp」、「氏名：意匠  三朗、メールアドレス：i-saburo@jpo.go.jp」を抽出して、操作パネル部１５０のハードウエアに表示する。
【００６０】
ステップ４０７は、操作パネル部１５０のハードウエアに表示されたアドレス帳の情報をユーザー操作によって更新するステップである。このようなアドレス帳の情報更新操作のためのユーザーインターフェイスは周知の方法を適宜採用し得る。
【００６１】
ユーザー操作による更新ステップが完了したことが複合機１００に入力されると、ステップＳ４０８では、更新情報に基づいた新たなアドレス情報メールが作成される。
【００６２】
次に、ステップＳ４０９で複合機１００はメールサーバ４００に対して、作成したアドレス情報メールを指定のメールボックスに送信する。アドレス帳の更新登録は以上のようなステップで完了する。
【００６３】
なお、これまでアドレス情報メールのタイトルに「ＭＦＰ  Ａｄｄｒｅｓｓ  Ｉｎｆｏ」を付与する例について説明してきたが、「ＭＦＰ  Ａｄｄｒｅｓｓ  Ｉｎｆｏ  ｆｏｒ  Ｈｉｒａｎｏ  Ｃｈｉｈｉｒｏ」のように、ユーザー名を特定することが可能なタイトルを付与しておき、複合機１００においてアドレス情報メールの検索・抽出を行う際、ユーザー名まで含めたタイトル文字列で検索・抽出を行うように設定すれば、一つのメールボックスで複数のユーザーのアドレス帳を管理するように設定することもできる。
【００６４】
また、ここまで、複合機１００においてアドレス情報メールが検索・抽出を行うとき、対象とする文字列をメールのタイトルとして説明してきたが、本発明はこれに限らず、他のヘッダー情報に含まれる文字列に設定することもできる。
【００６５】
次に、以上のように構成された本発明の実施の形態に係る複合機を複数ネットワークに接続して、複数の複合機でアドレス帳を管理する場合について説明する。図９は本発明の実施の形態に係る複合機を複数ネットワークに接続される構成を示す図である。図９は、複数の複合機１００、１００’、１００’’が一つのメールサーバ４００にネットワーク１０上で接続されている状態を示している。複合機１００、１００’、１００’’のそれぞれには、これまで説明してきたようなメールサーバ４００を利用したアドレス帳管理機能が備えられているものとする。
【００６６】
以上のような場合には、本発明の複合機によれば、複合機１００から新規にアドレス帳を登録して、複合機１００’ ’で同一のアドレス帳を呼び出して参照するというような利用方法をおこなうことができる。すなわち、複合機１００側で、新規にアドレス情報メールを作成して、これをメールサーバ４００へ登録し、複合機１００’ ’からメールサーバ４００上の当該アドレス情報メールを取得するようにして利用すればよい。このような本発明の利用方法によれば、アドレス帳を複合機毎に登録することがないので、ネットワーク１０上のコンピュータ資源の無駄が生じない。
【００６７】
以上、本発明の複合機及び複合機の制御方法によれば、メールサーバに複合機のアドレス帳機能に係る情報をアドレス情報メールとして保存することで、複合機に内蔵されるハードディスクドライブなどの内部記憶装置の記憶領域を削減することができる。
【００６８】
また、一つのネットワークに複数のアドレス帳機能付き複合機が接続されるような場合でも、メールサーバに保存されるアドレス情報メールは、どの複合機からも参照可能となるので、リソースの無駄が発生しない。
【００６９】
また、本発明の複合機及び複合機の制御方法においては、通常のメールサーバを改変することなく用いることができるので、ネットワーク管理者に過大な負担がかかるということもない。
【図面の簡単な説明】
【００７０】
【図１】本発明の実施の形態に係る複合機及びその周辺のシステム構成を示す図である。
【図２】本発明の実施の形態に係る複合機におけるアドレス帳の新規登録のステップを示す図である。
【図３】本発明の実施の形態に係る複合機がアドレス帳の管理に用いるアドレス情報メールを示す図である。
【図４】本発明の実施の形態に係る複合機におけるアドレス帳新規登録シーケンスを示す図である。
【図５】メールサーバ４００におけるメールボックスのデータ構成を示す図である。
【図６】本発明の実施の形態に係る複合機におけるアドレス帳呼び出しシーケンスを示す図である。
【図７】操作パネル部のハードウエアにおけるアドレス帳の表示例を示す図である。
【図８】本発明の実施の形態に係る複合機におけるアドレス帳更新シーケンスを示す図である。
【図９】本発明の実施の形態に係る複合機を複数ネットワークに接続される構成を示す図である。
【符号の説明】
【００７１】
１０・・・ネットワーク、２０・・・電話回線、１００・・・複合機、１１０・・・制御部、１２０・・・ＦＡＸ部、１３０・・・プリンタ部、１４０・・・スキャナ部、１５０・・・操作パネル部、１６０・・・ネットワークＩ／Ｆ、１７０・・・ＵＳＢ  Ｉ／Ｆ、２００、２００’、２００’’ ・・・パーソナルコンピュータ、３００・・・外部機器、４００・・・メールサーバ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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