(57)【要約】【課題】    文書に対する閲覧、編集、登録操作を特定のユーザに対するアクセス権を設定して管理し、設定したアクセス権に応じて文書をカスタマイズして提供すし、設定したアクセス権にて閲覧、編集可能な箇所をユーザが流用した文書の二次利用を可能にする。【解決手段】 文書管理装置１０は、文書ＤＢ１１１にて管理する文書４の特定箇所に対する特定のユーザのアクセス権を設定して特定箇所管理情報１１３に登録して管理し、ユーザ端末２０にて表示操作を行ったユーザが閲覧、更新可能な文書の領域を特定箇所管理情報１１３の登録内容に基づいて特定してユーザ配布用の文書データを作成してユーザ端末２０に送信する。特定箇所に対してアクセス権が設定されたユーザ専用の配布用データがユーザ専用文書５として作成されユーザ専用文書管理情報１１４に登録して管理されている場合、ユーザ専用文書５を読み取ってユーザ端末２０に送信する。【選択図】  図１
2008159001.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
コンピュータを、
記憶部に記憶された文書に対して該文書の特定箇所を指定したアクセス権を設定するアクセス権設定手段、
前記文書のアクセスに際して、前記アクセス権設定手段でアクセス権が設定された特定箇所に対するアクセスを該アクセス権に対応して選択的に許可するアクセス許可手段と
して機能させる文書管理プログラム。
【請求項２】
前記アクセス権設定手段は、
前記文書の特定箇所に対するアクセス権をユーザ毎に対応して設定し、
前記アクセス許可手段は、
前記文書の特定箇所のアクセスを前記ユーザ毎に対応して許可する請求項１記載の文書管理プログラム。
【請求項３】
前記アクセス権設定手段は、
前記文書の特定箇所に対するアクセス権をユーザグループ毎に対応して設定し、
前記アクセス許可手段は、
前記文書の特定箇所のアクセスを前記ユーザグループ毎に対応して許可する請求項１記載の文書管理プログラム。
【請求項４】
前記アクセス権設定手段により設定されるアクセス権は、
前記特定箇所の閲覧若しくは編集の少なくとも一方を行う権利を含む請求項１記載の文書管理プログラム。
【請求項５】
前記アクセス許可手段によるアクセスの許可に基づき、前記記憶部に記憶された文書から前記特定箇所を選択的に閲覧可能にした文書を作成する文書作成手段と、
前記文書作成手段で作成された文書を前記アクセス権設定手段で設定されたアクセス権に対応して閲覧させる閲覧手段と
を具備する請求項１記載の文書管理プログラム。
【請求項６】
前記アクセス許可手段によるアクセスの許可に基づき、前記記憶部に記憶された文書から前記特定箇所を選択的に編集可能にした文書を作成する文書作成手段と、
前記文書作成手段で作成された文書を前記アクセス権設定手段で設定されたアクセス権に対応して配布する配布手段と
を具備する請求項１記載の文書管理プログラム。
【請求項７】
コンピュータを、
文書を受け付ける文書受付手段、
前記文書受付手段で受け付けた文書に対して該文書の特定箇所を指定したアクセス権を設定するアクセス権設定手段、
前記文書受付手段で受け付けた文書の前記アクセス権設定手段でアクセス権が設定された特定箇所に対するアクセスを該アクセス権に対応して選択的に許可するアクセス許可手段、
前記アクセス許可手段によるアクセスの許可に基づき、前記文書受付手段で受け付けた文書から前記特定箇所の閲覧、編集を選択的に可能にした文書を作成する文書作成手段、
前記文書作成手段で作成された文書を前記アクセス権設定手段で設定されたアクセス権に関連付けて登録する文書登録手段と
して機能させる文書管理プログラム。
【請求項８】
文書を記憶する文書記憶手段と、
前記文書記憶手段で記憶された文書に対して該文書の特定箇所を指定したアクセス権を設定するアクセス権設定手段と、
前記文書記憶手段で記憶された文書のアクセスに際して、前記アクセス権設定手段でアクセス権が設定された特定箇所に対するアクセスを該アクセス権に対応して選択的に許可するアクセス許可手段と
を具備する文書管理装置。
【請求項９】
文書を受け付ける文書受付手段と、
前記文書受付手段で受け付けた文書に対して該文書の特定箇所を指定したアクセス権を設定するアクセス権設定手段と、
前記文書受付手段で受け付けた文書の前記アクセス権設定手段にてアクセス権が設定された特定箇所に対するアクセスを該アクセス権に対応して選択的に許可するアクセス許可手段と、
前記アクセス許可手段によるアクセスの許可に基づき、前記文書受付手段で受け付けた文書から前記特定箇所の閲覧、編集を選択的に可能にした文書を作成する文書作成手段と、
前記文書作成手段で作成された文書を前記アクセス権設定手段で設定されたアクセス権に関連付けて登録する文書登録手段と
を具備する文書管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理プログラムおよび文書管理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
文書の特定の領域に対して、表示内容の出力をユーザに応じて制限する従来技術として、特許文献１に記載された「文書およびデータ管理システム装置」が開示されている。
【０００３】
この特許文献１の発明は、品質管理を実践するための文書及びデータを管理する手順を設定して、維持するために、作成、改定した文書データを、管理データにて決定される監査者および監査ルートに基づいて検印を行い、検印後に管理データにて検定される配布先に検印された文書を配布する。また、配布先においては、検印された文書を受領したことを示す情報を管理データに付加して管理し、さらに、管理データには、特定人以外の閲覧を制限する情報を付加する。
【０００４】
また、文書の特定の領域に対して、表示内容の出力をユーザに応じて制限する従来技術として、特許文献２に記載された「ワークフロー支援システム、ワークフロー支援方法、ワークフロー支援プログラムおよびそのプログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体」が開示されている。
【０００５】
この特許文献２の発明は、複数の作業者により閲覧・編集される電子文書に、各人の作業に必要な箇所をわかりやすく提示することを課題とし、ワークフロー内の各作業者により順次書き込みが行われる電子文書は、サーバにて公開、共有され、状態区分コードに応じて、文書内のどのセクションが表示されるかを設定して管理し、電子文書における表示領域、非表示領域を特定して表示制御を行う。
【０００６】
また、文書内容の特定の領域に対して、表示内容の出力をユーザに応じて制限する従来技術として、特許文献３に記載された「データ入力支援システムおよびデータ入力支援方法、並びにプログラム」が開示されている。
【０００７】
この特許文献３の発明は、シート状媒体の記載情報のうち、漏洩防止の必要がある部分について漏洩の防止または抑制を図りつつ記載情報に含まれる入力対象情報の入力作業を円滑に行うことができるデータ入力支援システムおよびデータ入力支援方法を提供することを課題とし、入力対象情報としてＯＣＲ処理にて認識ができなかった場合に、入力代行者に修正を促す際に、入力データに対するマスキング処理を行って入力修正操作に関連しない部分を隠蔽して送信する。
【特許文献１】特開平０８−１０１７８５号公報。
【特許文献２】特開２００３−１０８７２５号公報。
【特許文献３】特開２００５−２５３２３号公報。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
本発明は、データベースに登録した文書に対する閲覧、編集、登録操作を特定のユーザに対するアクセス権を設定して管理し、設定したアクセス権に応じて文書をカスタマイズして提供するとともに、設定したアクセス権にて閲覧、編集可能な箇所をユーザが流用することによる文書の二次利用が可能な文書管理プログラムおよび文書管理装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記課題を解決するために、請求項１の発明の文書管理プログラムは、コンピュータを、記憶部に記憶された文書に対して該文書の特定箇所を指定したアクセス権を設定するアクセス権設定手段、前記文書のアクセスに際して、前記アクセス権設定手段でアクセス権が設定された特定箇所に対するアクセスを該アクセス権に対応して選択的に許可するアクセス許可手段として機能させる。
【００１０】
また、請求項２の発明は、請求項１の発明の文書管理プログラムにおいて、前記アクセス権設定手段は、前記文書の特定箇所に対するアクセス権をユーザ毎に対応して設定し、前記アクセス許可手段は、前記文書の特定箇所のアクセスを前記ユーザ毎に対応して許可する。
【００１１】
また、請求項３の発明は、請求項１の発明の文書管理プログラムにおいて、前記アクセス権設定手段は、前記文書の特定箇所に対するアクセス権をユーザグループ毎に対応して設定し、前記アクセス許可手段は、前記文書の特定箇所のアクセスを前記ユーザグループ毎に対応して許可する。
【００１２】
また、請求項４の発明は、請求項１の発明の文書管理プログラムにおいて、前記アクセス権設定手段により設定されるアクセス権は、前記特定箇所の閲覧若しくは編集の少なくとも一方を行う権利を含む。
【００１３】
また、請求項５の発明は、請求項１の発明の文書管理プログラムにおいて、前記アクセス許可手段によるアクセスの許可に基づき、前記記憶部に記憶された文書から前記特定箇所を選択的に閲覧可能にした文書を作成する文書作成手段と、前記文書作成手段で作成された文書を前記アクセス権設定手段で設定されたアクセス権に対応して閲覧させる閲覧手段とを具備する。
【００１４】
また、請求項６の発明は、請求項１の発明の文書管理プログラムにおいて、前記アクセス許可手段によるアクセスの許可に基づき、前記記憶部に記憶された文書から前記特定箇所を選択的に編集可能にした文書を作成する文書作成手段と、前記文書作成手段で作成された文書を前記アクセス権設定手段で設定されたアクセス権に対応して配布する配布手段とを具備する。
【００１５】
また、請求項７の発明の文書管理プログラムは、コンピュータを、文書を受け付ける文書受付手段、前記文書受付手段で受け付けた文書に対して該文書の特定箇所を指定したアクセス権を設定するアクセス権設定手段、前記文書受付手段で受け付けた文書の前記アクセス権設定手段でアクセス権が設定された特定箇所に対するアクセスを該アクセス権に対応して選択的に許可するアクセス許可手段、前記アクセス許可手段によるアクセスの許可に基づき、前記文書受付手段で受け付けた文書から前記特定箇所の閲覧、編集を選択的に可能にした文書を作成する文書作成手段、前記文書作成手段で作成された文書を前記アクセス権設定手段で設定されたアクセス権に関連付けて登録する文書登録手段として機能させる。
【００１６】
また、請求項８の発明の文書管理装置は、文書を記憶する文書記憶手段と、前記文書記憶手段で記憶された文書に対して該文書の特定箇所を指定したアクセス権を設定するアクセス権設定手段と、前記文書記憶手段で記憶された文書のアクセスに際して、前記アクセス権設定手段でアクセス権が設定された特定箇所に対するアクセスを該アクセス権に対応して選択的に許可するアクセス許可手段とを具備する。
【００１７】
また、請求項９の発明の文書管理装置は、文書を受け付ける文書受付手段と、前記文書受付手段で受け付けられた文書に対して該文書の特定箇所を指定したアクセス権を設定するアクセス権設定手段と、前記文書受付手段で受け付けた文書の前記アクセス権設定手段にてアクセス権が設定された特定箇所に対するアクセスを該アクセス権に対応して選択的に許可するアクセス許可手段と、前記アクセス許可手段によるアクセスの許可に基づき、前記文書受付手段で受け付けた文書から前記特定箇所の閲覧、編集を選択的に可能にした文書を作成する文書作成手段と、前記文書作成手段で作成された文書を前記アクセス権設定手段で設定されたアクセス権に関連付けて登録する文書登録手段とを具備する。
【発明の効果】
【００１８】
請求項１の発明の文書管理プログラムによれば、記憶部に記憶された文書に対して指定したアクセス権をアクセス権設定手段にて設定し、アクセス権設定手段でアクセス権が設定された特定箇所に対するアクセスを該アクセス権に対応してアクセス許可手段にて選択的に許可するように機能させることができる。
【００１９】
また、請求項２の発明によれば、請求項１の発明の文書管理プログラムにおいて、アクセス権設定手段は、文書の特定箇所に対するアクセス権をユーザ毎に対応して設定し、アクセス許可手段は、文書の特定箇所のアクセスをユーザ毎に対応して許可するように機能させることができる。
【００２０】
また、請求項３の発明によれば、請求項１の発明の文書管理プログラムにおいて、アクセス権設定手段は、文書の特定箇所に対するアクセス権をユーザグループ毎に対応して設定し、アクセス許可手段は、文書の特定箇所のアクセスをユーザグループ毎に対応して許可するように機能させることができる。
【００２１】
また、請求項４の発明によれば、請求項１の発明の文書管理プログラムにおいて、アクセス権設定手段は、特定箇所の閲覧若しくは編集の少なくとも一方を行う権利を含むアクセス権を設定するように機能させることができる。
【００２２】
また、請求項５の発明によれば、請求項１の発明の文書管理プログラムにおいて、アクセス許可手段によるアクセスの許可に基づき、アクセス許可手段によるアクセスの許可に基づき記憶部に記憶された文書から特定箇所を選択的に閲覧可能にした文書を作成する文書作成手段と、文書作成手段で作成された文書をアクセス権設定手段で設定されたアクセス権に対応して閲覧させるように機能させることができる。
【００２３】
また、請求項６の発明によれば、請求項１の発明の文書管理プログラムにおいて、アクセス許可手段によるアクセスの許可に基づき、記憶部に記憶された文書から特定箇所を選択的に編集可能にした文書を文書作成手段にて作成し、文書作成手段で作成した文書をアクセス権設定手段で設定されたアクセス権に対応して配布手段にて配布するように機能させることができる。
【００２４】
また、請求項７の発明の文書管理プログラムによれば、文書受付手段にて文書を受け付け、文書受付手段で受け付けた文書に対して該文書の特定箇所を指定したアクセス権をアクセス権設定手段にて設定し、文書入力手段で入力された文書のアクセス権設定手段でアクセス権が設定された特定箇所に対するアクセスを、アクセス許可手段により該アクセス権に対応して選択的に許可し、アクセス許可手段によるアクセスの許可に基づき、文書受付手段で受け付けた文書から特定箇所の閲覧、編集を選択的に可能にした文書を文書作成手段にて作成し、文書作成手段で作成した文書をアクセス権設定手段で設定したアクセス権に関連付けて文書登録手段にて登録することができる。
【００２５】
また、請求項８の発明の文書管理装置によれば、記憶手段に文書を記憶し、記憶した文書に対して該文書の特定箇所を指定したアクセス権をアクセス権設定手段にて設定し、アクセス権設定手段で設定された文書の特定箇所を指定したアクセス権を、アクセス権設定手段に設定し、アクセス権設定手段でアクセス権が設定された特定箇所に対するアクセスを、アクセス許可手段により該アクセス権に対応して選択的に許可することができる。
【００２６】
また、請求項９の発明の文書管理装置によれば、文書を文書受付手段にて受付け、文書受付手段で受付された文書に対して該文書の特定箇所を指定したアクセス権をアクセス権設定手段にて設定し、文書受付手段にて受け付けられた文書のアクセスを、アクセス許可手段にて該アクセス権に対応して選択的に許可し、アクセス許可手段によるアクセスの許可に基づき、文書受付手段で受付された文書から特定箇所の閲覧、編集を選択的に可能にした文書を文書作成手段にて作成し、文書作成手段で作成した文書をアクセス権設定手段で設定されたアクセス権に関連付けて文書登録手段により登録することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２７】
本発明の実施例について添付図面を参照しながら説明する。
【００２８】
図１は、本発明の文書管理装置を配し、文書管理プログラムにて制御される文書管理システムの概要を示すシステム構成図である。
【００２９】
図１において、文書管理システム１００は、文書ＤＢ（データベース）１１１に文書４を登録して管理する文書管理装置１０、ユーザ端末２０、印刷装置３０、画像読取装置４０がネットワーク７を介してそれぞれ接続して構成される。
【００３０】
また、以下、実施例の説明において、文書とは、少なくともひとつの電子ファイルにて構成され、構造化された文書を示す。
【００３１】
「チェックアウト」とは、ユーザが編集可能な文書が、文書ＤＢ１１１から読み出してユーザ端末２０に配布されて、再度文書ＤＢ１１１に格納されるまでの間、他のユーザによる文書の閲覧以外の操作を禁止する文書の取り出し機能を示し、「チェックイン」とは、チェックアウトした文書の内容を編集するなどして更新して、再度、文書ＤＢ１１１に格納する機能を示す。
【００３２】
文書管理システム１００は、文書管理装置１０にてアクセスされる文書ＤＢ１１１に登録した文書４における特定の領域（以下、「特定箇所」と称する）に対して、ユーザ管理情報１１５に登録して管理される特定のユーザ、あるいは、特定のユーザグループ毎のアクセス権を設定し、設定した内容を特定箇所管理情報１１３に登録して管理する。
【００３３】
文書４に対する特定箇所の設定操作は、例えば、文書管理装置１０に対して管理者権限を有したユーザにてログインしたユーザ端末２０の表示部２１に表示される特定箇所設定画面２１２にて行う。
【００３４】
文書ＤＢ１１１に登録した文書４の表示、更新、登録は、ユーザ端末２０の表示部２１に表示される文書操作画面２１１の操作により行う。
【００３５】
文書管理装置１０は、文書ＤＢ１１１に登録された文書４をユーザ端末２０に配布する要求をネットワーク７を介して受信し、文書４の配布要求を行ったユーザ端末２０のログインユーザに設定されたアクセス権にて閲覧、編集可能な箇所を、特定箇所管理情報１１３に登録した設定に基づいて特定し、ユーザが閲覧、編集可能な箇所に基づいて配布用の文書データを作成してユーザ端末２０に出力するユーザ別の文書配布機能を有する。
【００３６】
また、ユーザ別の文書配布機能において、文書管理装置１０は、特定箇所を文書４に設定する際、特定箇所に対するアクセス権を設定したユーザ毎に、ユーザ専用文書５を作成し、特定箇所を設定した元文書と関連づけて文書ＤＢ１１１に登録して管理し、アクセス権を設定したユーザからの配布要求が行われた場合は、配布する文書４に対応するユーザ専用文書５を文書ＤＢ１１１から読み取ってユーザ端末２０に配布するユーザ専用文書５の配布機能を有する。
【００３７】
また、文書管理装置１０は、ユーザ端末２０に配布した文書４が更新された場合に、改版文書４１を別文書として登録することにより世代管理を行う改版登録機能、また、ユーザ端末２０に配布した文書４の内容を流用した別文書として文書ＤＢ１１１に新規に登録する文書４の新規登録機能を有する。
【００３８】
文書管理システム１００は、チェックアウトした文書４の識別情報（以下、文書ＩＤと称する）、文書４をチェックアウトしたユーザのアクセス権により編集可能な箇所、文書をチェックアウトしたユーザのユーザＩＤを含む情報をチェックアウト文書管理情報１１４に登録し、登録したデータを特定するための情報を埋め込んだ画像（例えば、二次元バーコード８２等の画像）を用紙の空き領域に印刷し、チェックアウト文書の内容を印刷したコメント記入シート８の印刷による文書のチェックアウト機能、チェックアウトした文書４の編集可能な箇所に対する変更内容を、コメント記入シート８に設けられたコメント記入欄８１にユーザが手書きにより記述し、コメント記入シート８の画像を画像読取装置４０にて読み取り、読取画像から抽出されるコメント記入欄８１に記述した更新内容にてチェックアウトした文書４の編集対象箇所の内容を更新して文書ＤＢ１１１に再度格納する文書のチェックイン機能を有する。
【００３９】
文書４に特定箇所を設定する際の操作手順は、特定箇所を設定する文書４の選択操作、選択した文書４における特定箇所の指定操作、指定した特定箇所にアクセス権を設定するユーザの選択、指定したユーザに対して特定箇所に設定するアクセス権の種別設定操作を順に行う。
【００４０】
特定箇所に対するアクセス権を設定するユーザは、ユーザ管理情報１１５に登録されたユーザ（ユーザグループ）を選択して設定する。
【００４１】
特定箇所として指定可能な領域の範囲は、文書単位、ページ単位、ページ内のオブジェクト（文書における図形領域、イメージ領域、テキスト領域）単位、オブジェクト内における特定の領域のいずれかを選択して指定することができる。
【００４２】
特に、特定箇所を設定する文書が、テキストデータにて表示される領域、あるいは、文字認識可能なイメージ領域を有する場合、文書における所定のキーワードを指定し、キーワードに一致する文字の外接矩形領域のみを特定箇所として指定することも可能である。  ユーザに対して設定される特定箇所に対するアクセス権の種類には、特定箇所に対する全ての閲覧、更新、削除操作を許可する「フルアクセス」、特定箇所に対するユーザの閲覧、更新を許可する「閲覧、更新可」、特定箇所に対する閲覧のみを許可する「閲覧のみ可」、特定箇所の閲覧を禁止する「閲覧不可」がある。
【００４３】
また、特定箇所の設定により閲覧不可のアクセス権が設定された文書を配布する場合、閲覧不可のアクセス権が設定された特定箇所を塗りつぶしあるいは非表示にして情報を隠ぺいしてユーザ端末に文書を配布する。
【００４４】
文書４の全体に対してフルアクセス可能なアクセス権が設定されたユーザは、文書ＤＢ１１１から読み出して配布された文書４を編集して文書を更新する、あるいは、配布された文書４の内容を流用した別文書を新規登録する以外に、文書４が世代管理されている場合、改版文書４を文書ＤＢ１１１に登録することも可能である。
【００４５】
次に、図１に示した文書管理装置１０、ユーザ端末２０の機能構成の一例を図２のブロック図に示して説明する。
【００４６】
文書管理装置１０は、文書管理装置制御部１２、文書管理装置記憶部１１を有し、文書管理装記憶部１１は、文書ＤＢ１１１、特定箇所管理情報１１３、ユーザ管理情報１１５、チェックアウト文書管理情報１１４、ユーザ専用文書管理情報１１２を有し、文書管理装置制御部１２は、特定箇所管理部１２２、文書管理部１２３、ユーザ管理部１２１、文書管理装置通信制御部１２４を有して構成される。
【００４７】
文書管理部１２３は、ユーザ端末２０のログインユーザによる文書の操作を文書管理装置通信制御部１２４を介して受信して検出し、文書４の新規登録、文書４の配布、配布した文書４をユーザの編集内容にて更新して文書ＤＢ１１１に格納するといった文書の更新、登録処理を行う。
【００４８】
また、特定箇所管理部１２２にて特定箇所が設定された文書４のチェックアウト、チェックアウトした文書４のチェックイン状況を、チェックアウト文書管理情報１１４に記録して監視し、チェックアウト中の文書４に対しては、チェックアウトしたユーザ以外のユーザ操作による閲覧以外の操作を禁止するアクセス制御を行う。
【００４９】
ユーザ管理部１２１は、文書管理装置１０にて管理される文書ＤＢ１１１にアクセス可能なユーザのユーザＩＤ、ユーザ認証を行うための認証用データをユーザ管理情報１１５に登録して管理し、文書ＤＢ１１１に登録した文書４に対するユーザ端末２０のログインユーザに対するユーザ認証を行うとともに、文書ＤＢ１１１へのアクセスが発生する度に、アクセスしたユーザ端末２０のログインユーザの特定を行い特定したログインユーザのユーザＩＤを文書管理部１２３に通知する。
【００５０】
特定箇所管理部１２２は、文書４の特定箇所に対する閲覧、更新を特定のユーザに対して禁止あるいは許可する特定箇所に関する情報を、特定箇所を設定した文書４の文書ＩＤと関連付けて特定箇所管理情報１１３に登録して管理する。
【００５１】
また、特定箇所管理部１２２は、文書管理部１２３から通知される文書ＩＤ、ユーザＩＤに対応する特定箇所の登録データが特定箇所管理情報１１３に登録されている登録データを特定箇所管理情報１１３から読み取り、登録データに記録された特定箇所の位置情報と、特定箇所に対して設定されたユーザのアクセス権の種別を文書管理部１２３に通知する。
【００５２】
特定箇所管理情報１１３は、例えば、図４に示すように、特定箇所を設定した文書４を文書ＤＢ１１１にて特定するための「文書ＩＤ」、特定箇所の登録データを特定箇所管理情報１１３にて特定するための「特定箇所識別ＮＯ」、特定箇所として文書内の領域を特定するための位置情報を示す「設定箇所」、特定箇所にアクセス権を設定したユーザ、ユーザグループを示す「ユーザ／ユーザグループ」、特定箇所に設定されたアクセス権の種類を示す「アクセス権」、特定箇所にアクセス権を設定したユーザに対してユーザ専用文書５が作成されているか否かを示す情報を記録する「ユーザ専用文書」をそれぞれ記録した表形式のデータであり、特定箇所管理部１２２にて管理される。
【００５３】
「文書ＩＤ」には、特定箇所が設定された文書を文書ＤＢ１１１にて特定するための文書ＩＤが記録される。
【００５４】
「特定箇所識別ＮＯ」には、登録した特定箇所の登録データを同一文書内にて特定して識別するために、特定箇所の登録時に付与される識別情報が記録される。
【００５５】
「設定箇所」として指定可能な領域の種類としては、例えば、図３（Ａ）に示すような操作画面により、特定箇所の指定対象範囲（文書全体、ページ単位での指定、ページ内のオブジェクト（図形描画領域、テキスト領域、イメージ領域）内の領域）を選択して指定することが可能となる。
【００５６】
設定箇所の設定対象領域が文書４におけるテキスト領域の一部である場合、ページ番号、行番号、開始文字位置、終了文字位置を示す情報にて特定箇所の位置情報を記録する。  また、設定箇所の設定対象領域がイメージ画像である場合、文書ＤＢ１１１に登録して管理されているイメージ画像が記録されたファイルの識別情報が記録され、さらに、特定箇所の設定対象領域がイメージ画像の一部の場合は、イメージ画像における座標データが記録される。
【００５７】
また、特定箇所として、ユーザが指定した特定の文字列の箇所を隠ぺいする場合、例えば、図３の（Ｂ）に示す操作画面などから、文字を含むテキスト領域を指定するとともに隠ぺいする文字列を入力して指定する。
【００５８】
「ユーザ／ユーザグループ」には、例えば、図３（Ｃ）に示す操作画面にて選択されるユーザあるいはユーザグループの識別情報が、ユーザ管理情報１１５に登録して管理されるユーザＩＤ、あるいは、ユーザグループのグループＩＤにて記録される。
【００５９】
「アクセス権」には、例えば、図３（Ｄ）に示す操作画面によって選択された、アクセス権の種別として、特定箇所に対する文書４の閲覧を禁止する「閲覧不可」、特定箇所に対する文書内容の閲覧のみを許可する「閲覧のみ可」、特定箇所に対する文書内容の閲覧及び編集を共に許可する「閲覧、編集可」、文書全体に対する閲覧、編集が可能であり、文書に対する特定箇所の設定操作を許可する「フルアクセス」のいずれかのアクセス権を示す情報が記録される。
【００６０】
「ユーザ専用文書」には、特定箇所の設定処理によってユーザ配布用にカスタマイズされたユーザ専用文書５が文書ＤＢ１１に登録され、ユーザ専用文書管理情報１１２に登録して管理されている場合は「有り」、そうでない場合は、「無し」を記録する。
【００６１】
ユーザ専用文書管理情報１１２は、例えば、図５に示すように、特定箇所を設定した文書４の文書ＩＤ、特定箇所管理情報１１３にて特定箇所に対するアクセス権が設定されたユーザのユーザＩＤ、作成したユーザ専用文書５を文書ＤＢ１１１にて特定するためのユーザ専用文書５の文書ＩＤ、を記録したデータであり、特定箇所管理部１２２にて管理される。
【００６２】
チェックアウト文書管理情報１１４は、例えば、図６に示すように、チェックアウト文書管理情報１１４の登録データを識別して管理するための識別番号を記録する「インデックス」、チェックアウトした文書の文書ＩＤを記録する「チェックアウト文書識別情報」、文書をチェックアウトしたユーザのユーザＩＤを記録する「チェックアウトユーザ」、チェックアウトした文書が、チェックインした際に更新される箇所の位置情報を記録する「編集対象箇所」、文書の一部をチェックアウトして印刷したコメント記入シート８を識別するシートインデックスを記録する「コメント記入シート識別情報」、チェックアウトされた後の文書の状態を示す情報として、チェックアウト中、チェックイン済みの状態を記録する「ステータス情報」、文書をチェックアウトした日時を記録する「チェックアウト日時」を有した表形式のデータであり、文書管理部１２３にて管理される。
【００６３】
再度、図２に戻り、ユーザ端末２０は、表示部２１、入力操作部２２、文書入出力部２３、特定箇所設定部２４、入出力制御部２５、印刷制御部２７、画像読取制御部２６、ユーザ端末通信制御部２８を有して構成される。
【００６４】
入出力制御部２５は、ユーザ端末２０の入力操作部２２におけるユーザのログイン操作、文書４の閲覧操作、文書４の編集、文書４の更新、文書４の登録操作、文書４の特定箇所に対して設定するユーザのアクセス権の設定操作を検知して文書入出力部２３、あるいは、特定箇所設定部２４に適宜通知する入力操作の検出制御、および、文書入出力部２３から出力される表示用データに基づいて文書操作画面２１１を表示部２１に表示する、特定箇所設定部２４から出力される表示用データにて特定箇所設定画面２１２を表示部２１に表示する等の各種操作画面の出力制御を行う。
【００６５】
文書入出力部２３は、ユーザ端末通信制御部２３を介して文書管理装置１０から受信した文書４の配布用データに基づいて文書４の内容を文書操作画面２１１として表示部２１に表示するための表示用データを作成して入出力制御部２５に出力する。
【００６６】
また、文書入出力部２３は、文書操作画面２１１に表示した文書４の編集可能な箇所を、文書管理装置１０の文書管理部１２３からユーザ端末通信制御部２８を介して受信した配布用の文書データから取得可能な情報に基づいて特定し、入力操作部２２にて編集可能な箇所以外へのユーザの入力操作を制限するための入力制御を入出力制御部２５を介して行う。
【００６７】
また、文書入出力部２３は、表示部２１に表示した文書操作画面２１１にて文書４の登録、更新の操作を入出力制御２５を介して検知した場合、更新、新規登録、改版登録のいずれであるかの登録種別、登録操作を行ったユーザのユーザＩＤ、登録する文書の文書名、文書ＩＤ（新規登録の場合は無し）、文書データを記録した文書の登録用データを作成し、作成した登録用データを、ユーザ端末通信制御部２８を介して文書管理装置１０の文書管理部１２３宛てに送信して、文書ＤＢ１１１に対する文書４の登録、更新を指示する。
【００６８】
また、文書入出力部２３は、表示部２１に表示した文書操作画面２１１におけるコメント記入シート８の印刷操作を入出力制御２５を介して検知した場合、印刷するチェックアウト文書４の文書データと印刷コメント記入シート８に付与するシートインデックスを生成して印刷制御部２７に出力してコメント記入シート８の印刷指示を行う。
【００６９】
さらに、コメント記入シート８が印刷して文書４がチェックアウトされた場合、コメント記入シート８のシートインデックス、チェックアウトしたユーザのユーザＩＤ、チェックアウトした文書４の文書ＩＤを、ユーザ端末通信制御部２８を介して文書管理装置１０の特定箇所管理部１２２宛てに送信し、チェックアウト文書管理情報１１４への登録指示およびチェックアウトした文書の監視を指示する。
【００７０】
また、文書入出力部２３は、コメント記入シート８に印刷された二次元バーコード８２の画像を、画像読み取り制御部２６から受け取って解析し、二次元バーコード８２の画像に埋め込まれたコメント記入シート８のシートインデックスを、ユーザ端末通信制御部２８を介して文書管理装置１０の特定箇所管理部１２２に送信し、チェックアウト文書管理情報１１４に記録されているチェックアウトした文書４に関する情報として、チェックアウトした文書４の文書ＩＤ、文書のチェックアウトしたユーザを識別するためのユーザＩＤ、コメント記入シート８のコメント記入欄８２に記述された内容にて、チェックイン時に更新対象となる特定箇所の識別情報、ユーザが手書き入力にて更新内容を記述する箇所の位置情報を問い合わせる。
【００７１】
特定箇所設定部２４は、表示部２１に表示した特定箇所設定画面２１２において、文書４に対する特定箇所の設定操作を入力操作部２２にて検知した場合、特定箇所を設定する文書４の文書ＩＤ、特定箇所として指定されるページ識別情報、ページ内のオブジェクト識別情報、オブジェクト内の特定箇所の位置情報、特定箇所に対してアクセス権を設定するユーザのユーザＩＤ、設定したアクセス権の種別情報を通知して特定箇所管理情報１１３への登録用データを作成し、さらに、特定箇所の設定操作において、特定箇所の設定内容に基づいてユーザ専用文書５の同時作成が指定された場合、その作成を指示する情報を特定箇所の登録用データに追加して文書管理装置１０の特定箇所管理部１２２宛てに送信する。
【００７２】
印刷制御部２７は、文書入出力部２３から受信した文書データにて印刷装置３０に対する文書４の印刷制御を行い、特に、コメント記入シート８を印刷する場合、チェックアウトした文書４に関する登録データをチェックアウト文書管理情報１１４にて特定するための情報をコード化して埋め込んだ二次元バーコード８２の画像、チェックアウトした文書４をチェックインした際に、更新対象箇所の内容を更新するための変更内容をユーザが手書き入力するためコメント記入欄の画像、チェックアウトした文書４の内容を用紙に印刷する印刷データを作成し、ユーザ端末通信制御部２８を介して印刷装置３０に出力する。
【００７３】
画像読取制御部２６は、文書入出力部２３からの指示により画像読取装置４０に対する画像読み取り制御を行い、特に、コメント記入シート８に印刷された二次元バーコード８２の読み取り画像、および、ユーザが手書き入力した箇所の読み取り画像を含む読取データを、通信制御部２８を介して受け取り文書入出力部２３に出力する。
【００７４】
次に、特定箇所を文書に設定する処理の動作の一例を図７のフローチャートに示して説明する。
【００７５】
なお、以下に示す、特定箇所の設定処理の説明において、ユーザ端末２０の表示部２１に表示された特定箇所設定画面２１２において、特定箇所の設定対象となる文書４の全体に対してフルアクセス可能な管理者権限をもつユーザが行い、また、特定箇所の設定処理において、同一文書、同一ユーザに対する特定箇所の重複チェックなどは、所定の優先順位に基づいて排他的に制御されているものとして説明する。
【００７６】
特定箇所設定部２４は、表示部２１に出力した特定箇所設定画面２１２における文書４の選択操作を検出し（Ｓ１０１ＹＥＳ）、選択された文書４の文書ＩＤを含み、特定箇所の設定操作に伴う、文書ＤＢ１１１から文書４の取り出しを要求する制御データを、ユーザ端末通信制御部２８を介して文書管理装置１０に送信し、文書管理装置１０において、特定箇所管理部１２２は、ユーザ端末２０から受信した制御データにて通知される文書ＩＤに対応する文書４の文書データを文書管理部１２３にて文書ＤＢ１１１から読出し、読み出した文書データを、文書管理装置通信制御部１２４を介して要求元のユーザ端末２０に送信し、文書データを受け取った要求元のユーザ端末２０において、特定箇所設定部２４は、受信した文書データに基づいて文書名、文書の内容を特定箇所設定画面２１２の所定の表示領域に表示する表示用データを作成して入出力制御部２５に出力する（Ｓ１０２）。
【００７７】
ステップＳ１０２の処理によって特定箇所設定画面２１２に表示した文書に対する特定箇所の登録操作を検出すると（Ｓ１０３ＹＥＳ）、文書４における特定箇所の位置情報、特定箇所に対してアクセス権が設定されたユーザのユーザＩＤ、ユーザに対して設定されたアクセス権の種別を含む設定情報を、入出力制御部２５から通知される入力操作の解析により取得し、文書ＩＤ、特定箇所の位置情報、ユーザＩＤ、アクセス権の種別を含む特定箇所の設定に必要な特定箇所管理情報１１３の登録データを作成し、作成した登録データをユーザ端末通信制御部２８を介してネットワーク接続された文書管理装置１０の特定箇所管理部宛てに送信し、文書管理装置１０の特定箇所管理部１２２は、ユーザ端末２０から受信した登録データに基づいて特定箇所の設定内容を特定箇所管理情報１１３に登録する（Ｓ１０４）。
【００７８】
特定箇所管理部１２２は、特定箇所の設定が完了した文書４の文書ＩＤと、特定箇所に対するアクセス権を設定したユーザのユーザＩＤにてユーザ専用文書管理情報１１２の登録データを検索し、特定箇所を設定した文書４および特定箇所に対するアクセス権を設定したユーザに対応するユーザ専用文書５が文書ＤＢ１１１に登録されているか否かを判断する（Ｓ１０５）。
【００７９】
特定箇所に対するアクセス権を設定したユーザＩＤと特定箇所を設定した文書４に対応するユーザ専用文書５が文書ＤＢ１１１に登録されている場合（Ｓ１０５ＹＥＳ）、特定箇所管理部１２２は、文書ＤＢ１１１に登録されているユーザ専用文書５の文書ＩＤをユーザ専用文書管理情報１１２から特定し、特定したユーザ専用文書５の文書ＩＤを文書管理部１２３に通知してユーザ専用文書５の文書ＤＢ１１１からの読出しを指示して、ステップＳ１０４の処理にて新たに設定した特定箇所の設定情報と、読み出したユーザ専用文書５の読取データに基づいて、ユーザ専用文書５としてユーザが閲覧可能な箇所、更新可能な箇所を特定しなおして更新し、更新したユーザ専用文書５を文書管理部１２３により文書ＤＢ１１１に再登録する（Ｓ１０６）。
【００８０】
一方、特定箇所に対するアクセス権を設定したユーザのユーザＩＤと特定箇所を設定した文書４の文書ＩＤに対応するユーザ専用文書５が文書ＤＢ１１１に登録されていない場合で（Ｓ１０５ＮＯ）、なおかつ、特定箇所の設定と同時に、アクセス権を設定したユーザに対応するユーザ専用文書５の同時作成を指定する情報が、ユーザ端末２０の特定箇所設定部２４から受信した登録データに記録されている場合（Ｓ１０７ＹＥＳ）、特定箇所管理部１２２は、特定箇所の設定内容に基づいて、特定箇所を設定した文書におけるユーザが閲覧、編集可能な箇所を特定してユーザ専用文書５を新規に作成し、文書管理部１２３にて作成したユーザ専用文書５を文書ＤＢ１１１に登録するとともに、登録したユーザ専用文書５の文書ＩＤ、特定箇所を設定した文書の文書ＩＤ、ユーザ専用文書５の配布対象となるユーザのユーザＩＤをユーザ専用文書管理情報１１２に登録する（Ｓ１０８）。
【００８１】
特定箇所設定画面２１２の終了操作が行われるまでの間（Ｓ１０９ＮＯ）、ステップＳ１０１の判定処理にて検出される、特定箇所を設定する文書の選択操作、あるは、ステップＳ１０３の判定処理にて検出される現在選択中の文書に対する特定箇所を指定したユーザに対するアクセス権の指定操作を監視し、特定箇所設定画面２１２の終了操作を検知した場合は（Ｓ１０９ＹＥＳ）、表示部２１に対する特定箇所設定画面２１２の表示処理を終了する。
【００８２】
次に、文書４の配布、表示処理の例を図８のフローチャートに示して説明する。
【００８３】
なお、ユーザが編集して更新可能な領域が配布する文書４に無い場合、あるいは、編集可能な領域がある場合であっても、同一文書に対する編集可能なアクセス権を有した他のユーザに文書が既に配布さている場合は、閲覧用の文書データが配布されて表示部２１に出力されるものとして説明する。
【００８４】
ユーザ端末２０において、文書入出力部２３は、表示部２１に表示される文書操作画面２１１に対する入力操作部２２による文書の表示操作を、入出力制御部２５を介して検出し、表示する文書４の文書ＩＤ、文書４の表示操作を行ったユーザ端末２０にログイン中のユーザＩＤを取得し、取得したユーザＩＤ、表示する文書４の文書ＩＤを記録して文書の配布要求を文書管理装置１０に対して行うための制御データを作成し、作成した制御データをユーザ端末通信制御部２８を介して文書管理装置１０の文書管理部１２３宛てに送信する（Ｓ２０１）。
【００８５】
文書管理装置１０において、文書管理部１２３は、文書管理装置通信制御部１２４を介してユーザ端末２０から受信した制御データを文書４の表示操作を行ったユーザのユーザＩＤ、および、表示する文書４の文書ＩＤを特定箇所管理部１２２に通知し、通知した文書ＩＤの文書４において、通知したユーザＩＤに対応するユーザに対応する特定箇所に対するアクセス権が設定されているか否かを、特定箇所管理部１２２に対して問合せを行い、特定箇所管理部１２２は、文書管理部１２３にて問い合わせが行われた文書４の文書ＩＤ、ユーザＩＤに基づいて特定箇所管理情報１１３の登録データを検索して文書４の表示操作を行ったユーザ端末２０にログインした操作ユーザに対して特定箇所に対するアクセス権が設定されているか否かを判断する（Ｓ２０２）。
【００８６】
ユーザに対して特定箇所に対するアクセス権が設定された文書である場合（Ｓ２０２ＹＥＳ）、特定箇所管理部１２２は、文書４の表示操作を行ったユーザ端末２０にログインしているユーザのユーザＩＤと、表示する文書４の文書ＩＤにてユーザ専用文書管理情報１１２の登録データを検索し、文書の表示操作を行ったユーザに対応するユーザ専用文書５が文書ＤＢ１１１に登録されているか否かを判断する（Ｓ２０３）。
【００８７】
ユーザ専用文書５が文書ＤＢ１１１に登録されている場合（Ｓ２０３ＹＥＳ）、特定箇所管理部１２２は、ユーザ専用文書管理情報１１２に登録されたユーザ専用文書５の文書ＩＤを文書管理部１２３に通知して文書ＤＢ１１１からユーザ専用文書５の読取を指示し、文書管理部１２３は、読み取ったユーザ専用文書５の文書データを、文書４の表示操作を行ったユーザ端末２０の文書入出力部２３宛てに、文書管理装置通信制御部１２４を介して送信する（Ｓ２０７）。
【００８８】
一方、ステップＳ２０３の判定処理において、ユーザ専用文書５が文書ＤＢ１１１に登録されていない場合（Ｓ２０３ＮＯ）、特定箇所管理部１２２は、文書ＤＢ１１１から文書ＩＤに対応する文書４の読出しを文書管理部１２３に対して指示し（Ｓ２０４）、読み取った文書４の文書データと、文書４に対する表示操作を行ったユーザに対応する特定箇所の設定の有無を、表示する文書４の文書ＩＤと文書４に対する表示操作を行ったユーザに対応するユーザＩＤにて特定箇所管理情報１１２の登録データを検索し、特定箇所に対するアクセス権が文書４の表示操作を行ったユーザに設定されている場合、文書４の表示操作を行ったユーザが閲覧可能な箇所、閲覧が禁止されている箇所、編集可能な箇所を特定し、特に、ユーザに対して閲覧を禁止する領域があり、閲覧が禁止されている領域に対して、例えば、図３（Ｂ）に示す隠ぺい箇所に対する表示方法が指定されている場合は、その表示方法にて配布用の文書データを作成し（Ｓ２０５）、ユーザが編集可能な箇所が配布する文書４にある場合は、その編集可能な箇所をユーザ端末２０の文書入出力部２２に通知する情報を配布用の文書データに追加して記録し（Ｓ２０６）、作成した配布用の文書データを、文書管理装置通信制御部１２４を介して文書の表示操作を行ったユーザ端末２０の文書入出力部２３宛てに送信する（Ｓ２０７）。
【００８９】
ユーザ端末２０において、文書入出力部２３は、文書管理装置１０からユーザ端末通信制御部２８を介して受信した配布用の文書データに基づいてユーザが閲覧可能な文書の内容を表示部２１に表示されている文書操作画面２１１の所定の位置に出力する（Ｓ２０８）。
【００９０】
次に、文書ＤＢ１１１に対する文書４の格納処理の動作例を図９のフローチャートに示して説明する。
【００９１】
ユーザ端末２０において、文書入出力部２３は、表示部２１に表示した文書操作画面２１１に対し、入力操作部２２による文書４の登録、更新操作を入出力制御部２５を介して検出すると、新規作成文書の登録、文書ＤＢ１１１から読み出して配布された文書４に対する更新、あるいは、配布された文書４の内容の一部を流用して作成した別文書としての新規登録のいずれであるかを判断する（Ｓ３０１）。
【００９２】
新規作成文書、あるいは、文書ＤＢ１１１から読み取って表示した文書の内容を流用した新規文書の登録である場合（Ｓ３０１ＮＯ）、文書入出力部２３は、新規登録する文書の登録用データを作成し、ユーザ端末通信制御部２８を介して文書管理装置１０の文書管理部１２３宛てに送信し、文書管理装置１０において、文書管理部１２３は、文書管理装置通信制御部１２４を介して受信した新規文書の登録用データに基づいて文書ＤＢ１１１に新規文書４を登録し、文書ＤＢ１１１に対する新規文書の登録処理が完了すると、文書管理部１２３は、新規文書の登録が完了したことを通知する応答データを文書管理装置通信制御部１２４を介して要求元のユーザ端末２０に送信し、ユーザ端末２０において、文書４の新規登録の応答データを、ユーザ端末通信制御部２８を介して文書管理装置１０から受信した文書入出力部２３は、文書ＤＢ１１１に新規に登録した文書４に対して特定箇所の設定の要否をユーザに問合せる処理選択画面を表示部２１に作成するための表示用データを作成して入出力制御部２５に出力する（Ｓ３０２）。
【００９３】
表示部２１に表示した処理選択画面に対して、新規登録文書に対する特定箇所の設定をユーザが指定する入力操作部２２による操作を入出力制御２５を介して検出すると（Ｓ３０３ＹＥＳ）、文書入出力部２３は、表示部２１に対する特定箇所設定画面２１２の表示出力を特定箇所設定部２４に指示し、特定箇所設定部２４は特定箇所設定画面２１２を表示部２１に出力する（Ｓ３０４）。
【００９４】
ステップＳ３０１の処理において、文書ＤＢ１１１から読み出して配布された文書の更新操作である場合（Ｓ３０１ＹＥＳ）、文書入出力部２３は、更新する文書４の文書ＩＤと、更新する文書４の文書データ、更新操作を行ったユーザＩＤを記録した文書の更新用データを作成し、作成した更新用データをユーザ端末通信制御部２８を介して文書管理装置１０の文書管理部１２３宛てに送信し、文書管理装置１０において、文書管理部１２３は、文書管理装置通信制御部１２４を介して受信した文書４の更新用データに記録される更新する文書４の文書ＩＤを特定箇所管理部１２２に通知して文書ＩＤにて特定箇所管理情報１１３の登録データを検索し、更新する文書４が特定箇所が設定されている文書であるか否かを問い合わせる（Ｓ３０５）。
【００９５】
更新対象となる文書４に特定箇所が設定されている場合（Ｓ３０５ＹＥＳ）、特定箇所管理部１２２は、文書４の更新要求を行ったユーザが、更新する文書４に対してフルアクセス可能なアクセス権が設定されているか否かを、更新用データに記録された更新する文書４の文書ＩＤ、ユーザＩＤにて特定箇所管理情報１１３の登録データを検索して判断する（Ｓ３０９）。
【００９６】
更新対象となる文書４全体に対してフルアクセスのアクセス権をもたないユーザである場合（Ｓ３０９ＮＯ）、文書管理部１２３は、ユーザによる更新可能な箇所を特定箇所管理情報１１３の登録内容に基づいて特定し、特定した編集可能な箇所に対応する文書の内容を、ユーザ端末２０から受信した更新用データに基づいて更新する（Ｓ３１０）。
【００９７】
文書ＤＢ１１１に格納する文書４に対してフルアクセスのアクセス権を有するユーザである場合（Ｓ３０９ＹＥＳ）、文書管理部１２３は、更新する文書４が世代管理されている文書であって、改版文書４１としての登録であるか否かを、更新する文書４の属性と、ユーザによる更新操作に対するアクセス権に基づいて判断する（Ｓ３１１）。
【００９８】
更新対象となる文書が世代管理されている文書であって、文書の改版登録である場合（Ｓ３１１ＹＥＳ）、文書処理部１２３は、ユーザ端末２０から受信した登録用データに基づいて改版文書４１を文書ＤＢ１１１に登録し（Ｓ３１３）、改版する前の文書４に設定されていた特定箇所の登録内容を、特定箇所管理情報１１３から読取り、改版文書４１に対する特定箇所の登録内容として、読み取った特定箇所の登録内容を改版文書４１の文書ＩＤに対応付けて特定箇所管理情報１１３に登録する（Ｓ３１４）。
【００９９】
ステップＳ３１１の判定処理にて文書の改版登録でないと判定した場合（Ｓ３１１ＮＯ）、文書管理部１２３は、文書管理装置通信制御部１２４を介してユーザ端末２０から受信した文書データの内容にて、ユーザ端末２０から通知された文書ＩＤに対応する文書４を更新する（Ｓ３１２）。
【０１００】
さらに、特定箇所管理部１２２は、ステップＳ３１２の処理、あるいは、ステップＳ３１０の処理にて更新した文書４に対応するユーザ専用文書５が文書ＤＢ１１１に登録されているか否かを、更新した文書４の文書ＩＤに基づいてユーザ専用文書管理情報１１２の登録データを検索して判別する（Ｓ３１５）。
【０１０１】
ユーザ専用文書５がステップＳ３１２の処理にて更新した文書４に関連づけて作成され文書ＤＢ１１１に登録されている場合（Ｓ３１５ＹＥＳ）、更新した文書の文書ＩＤに対応するユーザ専用文書５の文書ＩＤを特定箇所管理部１２２にて特定し、文書管理部１２３は、特定箇所管理部１２２にて特定した各ユーザ専用文書５の内容を、更新された文書の更新内容にて更新する（Ｓ３１６）。
【０１０２】
次に、文書ＤＢ１１１に登録した文書４の内容を、コメント記入シート８の印刷によりチェックアウトし、画像読取装置４０によるコメント記入シート８の読取操作によるチェックアウトした文書の内容を更新するチェックイン処理の動作の一例を、図１０のフローチャートに示して説明する。
【０１０３】
ユーザ端末２０において、文書入出力部２３は、チェックアウトする文書４の文書ＩＤ、文書４のチェックアウト操作を行ったユーザ端末２０にログインしているユーザのユーザＩＤ、チェックアウト後のチェックイン処理にて更新する文書４の位置情報、チェックアウトする文書４の文書データを、入出力制御部２５を介して取得した文書操作画面２１１対する入力操作の解析に基づいて取得する（Ｓ４０１）。
【０１０４】
文書入出力部は２３は、表示部２１に表示した文書操作画面２１１に対する入力操作部２２によるコメント記入シート８の印刷指示操作を入出力制御部２５を介して検出し、チェックアウトが指定された文書４の文書ＩＤ、文書をチェックアウトしたユーザのユーザＩＤを記録してチェックアウトする文書４の配布を要求する制御データを作成し、文書管理装置１０の文書管理部１２３宛てにユーザ端末通信制御部２８を介して送信し、文書管理装置１０の文書管理部１２３は、文書ＤＢ１１１からチェックアウトする文書の配布用データを作成してユーザ端末２０の文書入出力部２３宛てに送信し、文書管理装置１０において、文書管理部１２３は、文書管理装置通信制御部１２４を介して受信したチェックアウト文書の文書ＩＤ、チェックアウトするユーザのユーザＩＤに基づいてチェックアウトする文書の配布用データを作成してユーザ端末２０に送信する（Ｓ４０２）。
【０１０５】
ユーザ端末２０において、文書入出力部２３は、ユーザ端末通信制御部２８を介して文書管理装置１０から受信したチェックアウト文書の配布用データと、印刷するコメント記入シート８に付与するために生成したシートインデックスを印刷制御部２７に出力してコメント記入シート８の印刷を指示し、印刷制御部２７は、文書入出力部２３から受け取ったコメント記入シート８のシートインデックスをコード化して二次元バーコード８２の画像を生成し（Ｓ４０３）、印刷制御部２７は、ステップＳ４０３の処理にて作成した二次元バーコード８２の画像、ステップＳ４０２にてチェックアウトした文書４の内容、コメント記入欄８１を用紙に印刷するための印刷データを作成し、作成した印刷データをユーザ端末通信制御部２８を介して印刷装置３０に出力してコメント記入シート８を印刷する（Ｓ４０４）。
【０１０６】
文書入出力部２３は、コメント記入シート８の印刷処理が完了すると、チェックアウトした文書４の文書ＩＤ、文書４のチェックアウト操作を行ったユーザのユーザＩＤ、チェックイン処理を行った際に更新対象となる箇所を、チャックアウトする文書にて特定するための位置情報、ステップＳ４０３の処理にて生成したコメント記入シート８のシートインデックスを含むチェックアウト文書に関する情報をチェックアウト文書管理情報１１４に登録するための登録データを作成し、作成した登録データをユーザ端末通信制御部２８を介して文書管理装置１０の文書管理部１２３宛てに送信し、チェックアウトした文書に関する情報をチェックアウト文書管理情報１１４への登録を指示する（Ｓ４０５）。
【０１０７】
コメント記入シート８の印刷により文書４をチェックアウト後、ユーザは、印刷されたコメント記入シート８のコメント記入欄８１に対しチェックインした際に更新する内容を手書きにて記入し（Ｓ４０６）、手書きによるコメントの記入が行われたコメント記入シート８の画像を画像読取装置４０にて読み取り、読み取りデータの内容に基づいてチェックアウトした文書のチェックイン操作を行う（Ｓ４０７）。
【０１０８】
文書入出力部２３は、画像読取制御部２６から受け取ったコメント記入シート８の画像読み取り画像から二次元バーコード８２の画像を抽出して解析し、コメント記入シート８のシートインデックスを読み取り（Ｓ４０８）、さらに、コメント記入欄８１の画像を切り出して文字認識処理を行ってユーザが記入したコメントを文字データに変換する（Ｓ４０９）。
【０１０９】
文書入出力部２３は、ステップＳ４０８の処理にて解析したシートインデックスと、ステップＳ４０９の処理にて変換した文字データを文書管理装置１０の文書管理部１２３宛てに送信して、文書のチェックイン処理を指示する（Ｓ４１０）。
【０１１０】
文書管理装置１０において、文書管理部１２３は、文書管理装置通信制御部１２４を介して受信したシートインデックスにてチェックアウト文書管理情報１１４の登録データを検索し、チェックイン処理によって更新対象となるチェックアウト文書の文書ＩＤ、チェックアウト文書における更新対象となる箇所を特定し、ユーザ端末２０から受信したコメント記入欄８１に記述されたテキストデータに基づいてチェックアウトした文書の内容を更新し、更新したチェックアウト文書を文書ＤＢ１１１に格納する（Ｓ４１１）。
【０１１１】
文書管理部１２３による文書のチェックイン処理が完了すると、ステップＳ４０９の処理にて特定して読み取ったチェックアウト文書管理情報１１４の登録データに記録される文書ステータスの内容をチェックアウト中からチェックイン完了に変更し、チェックイン処理が完了したことを通知する応答データを、文書管理装置通信制御部１２４を介してユーザ端末２０に送信する（Ｓ４１２）。
【０１１２】
なお、上記図１０に示した文書のチェックイン処理においては、コメント記入シート８のコメント記入欄８１に対して、ユーザが手書きにて記述した内容を、コメント記入欄１８の読取画像に対する文字認識処理を行って取得し、取得した内容にてチェックアウトした文書４の内容を更新する処理について説明したが、これ以外に、コメント記入シート８のコメント記入欄８１の読取画像を、チェックアウトした文書にて更新可能な箇所の更新用の画像として文書４を更新し、文書ＤＢ１１１に登録することが可能である。
【産業上の利用可能性】
【０１１３】
本発明の文書管理プログラム、文書管理装置は、文書の特定箇所に対する閲覧、更新ををユーザ別に禁止あるいは許可するアクセス権を設定して文書を管理するプログラム、および当該プログラムの制御により文書管理を行う装置、および装置を配して構成されるシステムに適用可能である。
【図面の簡単な説明】
【０１１４】
【図１】本発明の文書管理プログラムにて制御される文書管理装置を配した文書管理システムの構成の一例を示す図。
【図２】文書管理装置とユーザ端末の機能構成の一例を示すブロック図。
【図３】特定箇所設定操作画面の一例を示す図。
【図４】特定箇所管理情報の一例を示す図。
【図５】ユーザ専用文書管理情報の一例を示す図。
【図６】チェックアウト文書管理情報の一例を示す図。
【図７】文書管理システムによる特定箇所設定処理の一例を示すフローチャート。
【図８】文書管理システムによる文書の配布、表示処理の一例を示すフローチャート。
【図９】文書管理システムによる文書更新、登録処理の一例を示すフローチャート。
【図１０】コメント記入シート８を使用した文書のチェックアウト、チェックイン処理の一例を示すフローチャート。
【符号の説明】
【０１１５】
１００  文書管理システム
１０  文書管理装置
１１  文書管理装置記憶部
１１１  文書ＤＢ
１１２  ユーザ専用文書管理情報
１１３  特定箇所管理情報
１１４  チェックアウト文書管理情報
１１５  ユーザ管理情報
１２    文書管理装置制御部
１２１  ユーザ管理部
１２２  特定箇所管理部
１２３  文書管理部
１２４  文書管理装置通信制御部
２０  ユーザ端末
２１  表示部
２１１  文書操作画面
２１２  特定箇所設定画面
２２  入力操作部
２３  文書入出力部
２４  特定箇所設定部
２５  入出力制御部
２６  画像読取制御部
２７  印刷制御部
２８  ユーザ端末通信制御部
３０  印刷装置
４０  画像読取装置
４  文書
４１  改版文書
５  ユーザ専用文書
７  ネットワーク
８  コメント記入シート
８１  コメント記入欄
８２  二次元バーコード
【図１】
2008159001.tif 000003
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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