(57)【要約】【課題】電子的な文書と、媒体に記録された文書とにおける、文書情報の整合性を維持できる情報処理装置及びプログラムを提供する。【解決手段】蓄積された文書情報について、画像形成指示を受けると、当該画像形成の対象となった文書情報についての画像形成処理を行うとともに、画像形成を行ったことを表わす情報を記録する。そして画像形成を行ったことを表わす情報が関連づけられている文書情報に係る処理の要求を受けたときに、当該要求された処理を制限する情報処理装置である。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書情報を蓄積する手段と、
前記蓄積された文書情報について、画像形成指示を受け、当該画像形成の対象となった文書情報についての画像形成処理を行わせる画像形成処理手段と、
前記画像形成の対象となった文書情報に、画像形成が行われたことを表わす情報を関連づけて記録する手段と、
前記画像形成を行われたことを表わす情報が関連づけられている文書情報に係る処理の要求を受けたときに、当該要求された処理を制限する手段と、
を含むことを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記画像形成処理により前記文書情報の画像が形成されている媒体から得られた画像情報を受け入れる手段と、
前記受け入れた画像情報に対応する文書情報を特定して、当該特定した文書情報の少なくとも一部を、受け入れた画像情報で置き換えて蓄積する置換蓄積手段と、
を含むことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記置換蓄積手段は、
置き換えの対象となった文書情報に関連づけられている、画像形成が行われたことを表わす情報を、画像形成が行われていないことを表わす情報へ変更することを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記置換蓄積手段は、
前記特定した文書情報のうち、予め定められた一部の情報を、受け入れた画像情報の対応する部分の情報で置き換えて蓄積することを特徴とする請求項２または３記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記画像形成処理手段は、画像形成指示を行った利用者を特定して、対象となった文書情報に関連づけて記録しており、
前記置換蓄積手段は、前記特定した文書情報のうち、前記記録された利用者に基づいて定められる部分の情報を、受け入れた画像情報の対応する部分の情報で置き換えて蓄積することを特徴とする請求項２または３記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記蓄積された文書情報には、それぞれ固有の識別子が割り当てられており、
画像形成を行わせるときに、形成する画像に、形成の対象となった文書情報の識別子を表わす画像を含めて形成させ、
前記置換蓄積手段は、置き換え後の文書情報についての識別子を、置き換え前の文書情報の識別子とは異なる識別子に設定することを特徴とする請求項１から５のいずれか一項に記載の情報処理装置。
【請求項７】
画像形成の対象となった文書情報について、その画像形成を行わせてからの経過時間を演算する手段と、
当該演算された経過時間に基づいて、対象となった文書情報に関連づけられている、画像形成が行われたことを表わす情報を画像形成が行われていないことを表わす情報へ変更する手段と、
を含むことを特徴とする請求項１から６のいずれか一項に記載の情報処理装置。
【請求項８】
文書情報を蓄積した装置に接続されたコンピュータに、
前記蓄積された文書情報について、画像形成指示を受け、当該画像形成の対象となった文書情報についての画像形成処理を行わせる手順と、
前記画像形成の対象となった文書情報に、画像形成を行わせたことを表わす情報を関連づけて記録する手順と、
前記画像形成を行わせたことを表わす情報が関連づけられている文書情報に係る処理の要求を受けたときに、当該要求された処理を制限する手順と、
を実行させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、電子的に管理される文書情報を印刷する際に、コンピュータ可読な識別情報を付加し、審査や承認といったワークフローにおいて電子的文書と紙媒体に記録された文書との混在を可能とするシステムが開発されている。
【特許文献１】特開２００４−２６５１４０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
一方、紙媒体に印刷した後で、電子的な文書に変更が加えられることもある。この場合に、紙媒体に出力した文書を読み取って、元の電子的な文書に置き換えてしまうと、変更された電子文書が失われてしまう。こうした背景から、電子的な文書と、紙媒体の文書とにおける、文書情報の整合性を維持することが求められていた。
【０００４】
本発明は上記実情に鑑みて為されたもので、電子的な文書と、媒体に記録された文書とにおける、文書情報の整合性を維持できる情報処理装置及びプログラムを提供することを、その目的の一つとする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
請求項１に記載の発明は、情報処理装置であって、文書情報を蓄積する手段と、前記蓄積された文書情報について、画像形成指示を受け、当該画像形成の対象となった文書情報についての画像形成処理を行わせる画像形成処理手段と、前記画像形成の対象となった文書情報に、画像形成が行われたことを表わす情報を関連づけて記録する手段と、前記画像形成を行われたことを表わす情報が関連づけられている文書情報に係る処理の要求を受けたときに、当該要求された処理を制限する手段と、を含むこととしたものである。
【０００６】
請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の情報処理装置において、前記画像形成処理により前記文書情報の画像が形成されている媒体から得られた画像情報を受け入れる手段と、前記受け入れた画像情報に対応する文書情報を特定して、当該特定した文書情報の少なくとも一部を、受け入れた画像情報で置き換えて蓄積する置換蓄積手段と、を含むこととしたものである。
【０００７】
請求項３に記載の発明は、請求項２記載の情報処理装置において、前記置換蓄積手段が、置き換えの対象となった文書情報に関連づけられている、画像形成が行われたことを表わす情報を、画像形成が行われていないことを表わす情報へ変更することとしたものである。
【０００８】
請求項４に記載の発明は、請求項２または３記載の情報処理装置において、前記置換蓄積手段が、前記特定した文書情報のうち、予め定められた一部の情報を、受け入れた画像情報の対応する部分の情報で置き換えて蓄積することとしたものである。
【０００９】
請求項５に記載の発明は、請求項２または３記載の情報処理装置において、前記画像形成処理手段が、画像形成指示を行った利用者を特定して、対象となった文書情報に関連づけて記録しており、前記置換蓄積手段が、前記特定した文書情報のうち、前記記録された利用者に基づいて定められる部分の情報を、受け入れた画像情報の対応する部分の情報で置き換えて蓄積することとしたものである。
【００１０】
請求項６に記載の発明は、請求項１から５のいずれか一項に記載の情報処理装置において、前記蓄積された文書情報には、それぞれ固有の識別子が割り当てられており、画像形成を行わせるときに、形成する画像に、形成の対象となった文書情報の識別子を表わす画像を含めて形成させ、前記置換蓄積手段が、置き換え後の文書情報についての識別子を、置き換え前の文書情報の識別子とは異なる識別子に設定することとしたものである。
【００１１】
請求項７に記載の発明は、請求項１から６のいずれか一項に記載の情報処理装置であって、画像形成の対象となった文書情報について、その画像形成を行わせてからの経過時間を演算する手段と、当該演算された経過時間に基づいて、対象となった文書情報に関連づけられている、画像形成が行われたことを表わす情報を画像形成が行われていないことを表わす情報へ変更する手段と、を含むこととしたものである。
【００１２】
請求項８に記載の発明は、プログラムであって、文書情報を蓄積した装置に接続されたコンピュータに、前記蓄積された文書情報について、画像形成指示を受け、当該画像形成の対象となった文書情報についての画像形成処理を行わせる手順と、前記画像形成の対象となった文書情報に、画像形成を行わせたことを表わす情報を関連づけて記録する手順と、前記画像形成を行わせたことを表わす情報が関連づけられている文書情報に係る処理の要求を受けたときに、当該要求された処理を制限する手順と、を実行させることとしたものである。
【発明の効果】
【００１３】
請求項１または請求項８記載の発明によると、画像形成がされた文書情報に対する処理要求への応答を制限しており、画像形成処理により得られた媒体に記録されている情報と、電子的に蓄積されている情報との整合性を維持できる。
【００１４】
請求項２に記載の発明によると、画像形成処理で得られた媒体に記録された画像が変更されても、当該変更後の画像を読み取って置き換える機能を有しているので、画像形成処理により得られた媒体に記録されている情報を電子的に蓄積されている情報へ反映させることができる。
【００１５】
請求項３に記載の発明によると、置き換えた後に文書情報に対する処理の制限の無い状態となるので、置き換えた文書情報に基づく文書情報の管理が可能となる。
【００１６】
請求項４に記載の発明によると、文書情報中の置き換え個所を設定できるので、文書情報中の置き換え個所以外の情報を書き換えてしまうことを防止できる。
【００１７】
請求項５に記載の発明によると、利用者ごとに文書情報中の置き換え個所を設定できるので、情報を置き換える権限のない個所を書き換えてしまうことを防止できる。
【００１８】
請求項６に記載の発明によると、文書情報の置き換え後に識別子を変更するので、画像が形成された媒体に新たな変更が加えられて置き換えようとしても、当該新たな変更後の媒体による置き換えを禁止できる。
【００１９】
請求項７に記載の発明によると、形成した媒体が失われるなどして、電子的な情報への制限が永続的になってしまうことを防止できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２０】
本発明の実施の形態について図面を参照しながら説明する。本発明の実施の形態に係る情報処理装置１は、図１に示すように、制御部１１、記憶部１２、及び通信部１３を含んで構成される。また、この情報処理装置１は、クライアント装置２、画像形成装置３、及び画像読取装置４に接続されている。
【００２１】
制御部１１は、ＣＰＵ等のプログラム制御デバイスであり、記憶部１２に格納されているプログラムに従って動作する。本実施の形態の制御部１１は、記憶部１２に蓄積されている文書情報へのアクセス要求を受けて、アクセスの対象となった文書情報に係る処理（配信、登録、更新などの処理）を行う。例えば、当該文書情報を要求元へ送信する。また、画像形成指示を受けると、この制御部１１は、画像形成の対象となった文書情報を、画像形成装置３へ出力して印刷させ、当該画像形成の対象となった文書情報についてのアクセスを制限させる処理を行う。この処理の具体的な内容については後に述べる。
【００２２】
記憶部１２は、ＲＡＭ（Random Access Memory）などの記憶素子や、ハードディスクなどのデバイスを含む。この記憶部１２には、制御部１１によって実行されるプログラムが保持される。また、この記憶部１２は、制御部１１のワークメモリとしても動作する。なお、この記憶部１２に格納されるプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭやＤＶＤ−ＲＯＭなどの記録媒体に格納されて提供されてもよい。また本実施の形態では、この記憶部１２に文書情報の実体（実体情報）が蓄積される。
【００２３】
なお、文書情報は、例えばビットマップ化された画像情報であってもよいし、ＰＤＦ（Portable Document Format）などのように、文字列や線画、ビットマップなど種々の画像要素を含むものであってもよい。
【００２４】
通信部１３は、例えばネットワークインタフェースなどの通信手段であり、クライアント装置２や画像形成装置３，画像読取装置４に対して通信回線を介して接続される。この通信部１３は、制御部１１から入力される指示に従って、指定された情報を指定された宛先へ送出する。また、この通信部１３は、クライアント装置２や画像形成装置３，画像読取装置４から受信される情報を制御部１１に出力する。
【００２５】
クライアント装置２は、パーソナルコンピュータなどを用いて実現される。このクライアント装置２は、利用者の指示に基づき、情報処理装置１に対して、文書情報を特定する情報とともに、当該特定される文書情報の配信や登録、更新、画像形成などの処理の要求を送信する。例えば、クライアント装置２は、利用者から、文書情報の更新要求を受け入れる。そして、更新の対象となる文書情報を配信するよう、情報処理装置１に対して要求する。クライアント装置２は、情報処理装置１から配信される文書情報を表示し、その内容に対する変更を、利用者から受け入れる。クライアント装置２は、変更後の文書情報を登録するべき旨の指示を受けて、情報処理装置１に対して、当該変更後の文書情報を、変更前の文書情報に置き換えて登録するよう要求する。
【００２６】
画像形成装置３は、プリンタであり、情報処理装置１から入力される指示に従って、文書情報に基づく画像を用紙などの媒体上に形成する。画像読取装置４は、スキャナであり、読み取りの対象となった媒体上に形成された画像を、光学的に読み取って、画像情報として情報処理装置１へ出力する。
【００２７】
［画像形成処理時］
次に、制御部１１における処理の内容について述べる。この制御部１１は、基本的には、クライアント装置２から受信される要求に従って、記憶部１２に格納されている文書情報についての処理を実行する。ここでは記憶部１２に、複数の文書情報が蓄積され、個々の文書情報に固有の識別子（文書識別子）が割り当てられているものとする。具体的な例として、記憶部１２には、図２に示すように、文書識別子と、当該文書識別子で識別される文書情報の実体の格納場所を表す情報（参照情報）と、属性情報とを関連づけて保持するデータベースが格納される。図２は、記憶部１２に格納される文書情報データベースの一例を表す説明図である。
【００２８】
なお、属性情報には、文書情報が登録された日時や、登録した利用者を特定する情報、文書情報のタイトル、ページ数などの情報を含んでもよい。
【００２９】
制御部１１は、クライアント装置２から文書情報を特定する情報（例えば文書識別子）と、当該特定される文書情報の画像を形成するべき旨の指示（画像形成指示）を受け入れると、図３に示す処理を開始する。制御部１１は、この画像形成指示を受けると、当該形成の対象となった文書情報の実体情報を記憶部１２から読み出す（Ｓ１）。そして当該読み出した実体情報の画像に、文書識別子を表すコンピュータ可読な符号画像（例えばバーコードなど）を合成して（Ｓ２）、画像形成装置３へ送信する（Ｓ３）。
【００３０】
これにより画像形成装置３では、実体情報の画像が、文書識別子を表す符号とともに、紙などの媒体上に形成されることになる。
【００３１】
制御部１１は、画像形成装置３に対して文書情報の画像形成が完了したか否かを問い合わせ、画像形成においてエラーが発生したか否かを調べる（Ｓ４）。ここでエラーが発生したと判断される場合は、処理を終了する。
【００３２】
また、処理Ｓ４において、エラーが発生しなかったと判断される場合は、記憶部１２に格納されたデータベースにおいて、画像形成の対象となった文書情報に関連する属性情報として、画像形成が行われた旨を表す情報（アクセスの制限を行うべき旨の情報）を設定し（Ｓ５）、処理を終了する。
【００３３】
［閲覧・更新処理］
制御部１１は、また、記憶部１２に格納されている文書情報をクライアント装置２へ提供し、またクライアント装置２から受信した要求に基づいて、文書情報を更新する処理を行う。具体例として、この処理は、文書情報に対する要求を受信したときに行われる。すなわち図４に示すように、制御部１１は、要求に含まれている文書識別子（処理の対象となった文書情報を特定する情報）を読み出す。そして、当該文書識別子に関連づけられている属性情報を参照して、画像形成が行われた旨を表す情報が含まれているか否かを調べる（Ｓ１１）。
【００３４】
ここで属性情報に、画像形成が行われた旨を表す情報が含まれていると判断される場合は、例えば要求元のクライアント装置２に対して文書情報へのアクセスができない旨のメッセージを送信して（Ｓ１２）、処理を終了する。これにより、画像形成が行われた後の文書情報については、閲覧も、更新もできないように制限する。
【００３５】
一方、処理Ｓ１１において、参照した属性情報に、画像形成が行われた旨を表す情報が含まれていなければ、読み出した文書識別子で識別される文書情報の実体情報を読み出して、要求に応じた処理を行う（Ｓ１３）。例えば閲覧の要求であれば、文書情報をクライアント装置２へ送信する。また、更新の要求であれば、文書識別子とともに受信した更新後の文書情報を、文書識別子に関連づけてデータベースに記録されている参照情報が表す格納先へ格納し、更新前の文書情報に上書きする。
【００３６】
このように本実施の形態では、紙媒体などに出力された文書情報については、電子情報へのアクセスを制限し、仮想的に削除されているかのような外観を提供し、文書情報の整合性の維持を図る。
【００３７】
［取り込み］
本実施の形態の情報処理装置１では、文書情報の画像が形成された媒体を、光学的に読み取って得た画像情報を受信すると、制御部１１が、元の文書情報に置き換えて、当該受信した画像情報を記憶部１２に格納する処理（置き換え蓄積処理）を実行する。以下、この置き換え蓄積処理について述べる。
【００３８】
制御部１１は、画像読取装置４から画像情報が入力されると、図５に示す処理を開始する。制御部１１は、まず入力された画像情報にコンピュータ可読な符号画像として、文書識別子が含まれているか否かを調べる（Ｓ２１）。この処理は、バーコードなどから情報を読み出す技術として広く知られているので、ここでの詳細な説明を省略する。
【００３９】
制御部１１は、ここで文書識別子が含まれていた場合は、当該文書識別子に関連づけられた文書情報が記憶部１２に格納されているか否かを調べる（Ｓ２２）。制御部１１は、この文書識別子に関連づけられた文書情報が記憶部１２に格納されていると判断すると、当該文書識別子に関連づけられている属性情報を参照して、画像形成が行われた旨を表す情報が含まれているか否かを調べる（Ｓ２３）。そして参照した属性情報に画像形成が行われた旨を表す情報が含まれていれば、当該画像形成が行われた旨を表す情報を削除する（Ｓ２４）。そして入力された画像情報に基づいて、処理Ｓ２１で読み出した文書識別子で識別される文書情報の少なくとも一部を置き換えて（Ｓ２５）、処理を終了する。ここで、（Ｓ２４）の処理において、文書識別子に関連づけられている属性情報について、画像形成が行われた旨を表す情報を削除することにより、画像形成が行われていない旨を表す情報へ変更することとしたが、削除処理ではなく、上書き処理や修正処理等、画像形成が行われた旨を表す情報に画像形成が行われた旨を表す情報に変更する処理であれば他の処理形態であっても良い。
【００４０】
なお、処理Ｓ２３において、参照した属性情報に、画像形成が行われた旨を表す情報が含まれていなかった場合は、新規の文書として登録するか否かを判断する（Ｓ２６）。例えば図示しないタッチパネルなどの操作部において、利用者に対して新規文書として登録するか否かを問い合わせ、当該問い合わせに対する利用者の応答に基づいて、新規の文書として登録するか否かを判断すればよい。
【００４１】
ここで新規の文書として登録しないと判断された場合は、制御部１１は処理を終了する。また新規の文書として登録すると判断したときには、新たな文書識別子を発行する。そして、入力された画像情報を文書情報として記憶部１２に格納するとともに、新たに発行した文書識別子に、当該格納場所を表す参照情報を関連づけてデータベースに記録し（新規文書登録：Ｓ２７）、処理を終了する。
【００４２】
また制御部１１は、処理Ｓ２２において、画像情報から読み出された文書識別子に関連する文書情報が記憶部１２に格納されていない場合は、処理Ｓ２６に移行して、当該画像情報を、新規の文書として登録するか否かを判断する。この場合は、新規文書登録の処理において文書識別子を発行するにあたり、読み出した文書識別子をそのまま新たな文書識別子として用いてもよい。
【００４３】
さらに制御部１１は、処理Ｓ２１において、入力された画像情報に文書識別子が含まれていない場合も、処理Ｓ２６に移行して処理を続ければよい。
【００４４】
なお、これらの場合において、処理Ｓ２６に移行する代わりに、新規の文書として登録するものとして直接処理Ｓ２７に移行してもよい。また、処理Ｓ２６や処理Ｓ２７の処理を行うことなく処理を終了してもよい。
【００４５】
また、制御部１１は、処理Ｓ２５において、画像情報に対して光学的文字認識（ＯＣＲ：Optical Character Recognition）の処理を行って、文字列情報を生成し、当該文字列情報を含む文書情報を生成してもよい。
【００４６】
また、文書情報には予め属性情報として、置き換えの対象となる部分を指定する情報（置換部分特定情報）を含んでもよい。ここで置換部分特定情報は例えば、画像情報上の座標情報として設定できる。すなわち、図６に例示するように、文書のうち、押印が行われるべき部分（Ｑ）を置換部分として、この部分を画定する座標情報（領域の左上座標と右下座標など）を置換部分特定情報として設定してもよい。この例によると、制御部１１は、処理Ｓ２５において、受け入れた画像情報のうち、置換部分特定情報で特定された部分の画像を抽出し、文書情報のうち、当該抽出した部分に対応する部分を抽出した画像に置き換え、置き換え後の文書情報を元の文書情報に上書きして格納する。
【００４７】
さらに、置換部分特定情報を利用者ごとに異ならせて設定してもよい。この場合は、図７に例示するように、利用者を特定する情報と、置換部分特定情報とを関連づけて、属性情報として記憶しておく。
【００４８】
また画像形成指示が受信されたときに、当該画像形成指示を行った利用者を認証し、認証した利用者を特定する情報を、画像形成が行われた旨の情報とともに属性情報として保持しておく。ここでの認証は例えば利用者名とパスワードを入力させるなど広く知られた方法で行えばよい。
【００４９】
そして制御部１１は、処理Ｓ２５において、属性情報に含まれる、認証した利用者を特定する情報を読み出し、当該読み出した情報に関連づけられた置換部分特定情報を取得する。そして受け入れた画像情報のうち、当該取得した置換部分特定情報で特定された部分の画像を抽出し、文書情報のうち、当該抽出した部分に対応する部分を抽出した画像に置き換え、置き換え後の文書情報を元の文書情報に上書きして格納する。この例によると、例えば図８に示すように、利用者の役職ごとに押印欄が定められている場合に、各利用者について、その役職に応じた押印欄を画定する置換部分特定情報を関連づけておくと、係長の役職にある利用者が誤って課長の役職にある利用者が押印するべき欄に押印しても、当該押印した画像が、記憶部１２に格納された文書情報に反映されることがない。
【００５０】
［読み取られた媒体の無効化］
なお、本実施の形態においては、画像読取装置３は、読み取った媒体を無効化する手段を備えてもよい。このような手段としては、例えば、読み取った媒体を毀損するシュレッダーのような装置や、無効である旨を描画する装置、また、媒体上に形成されている文書識別子を表す符号画像部分を上塗りして隠蔽、ないし毀損する装置などがある。
【００５１】
また情報処理装置１側において、読み取った媒体上に形成された画像を無効の扱いとするようにしてもよい。すなわち、制御部１１が、図５に示した処理Ｓ２５において、文書情報の少なくとも一部を更新する際に、当該更新後の文書情報の文書識別子を、更新前の文書情報の文書識別子とは異ならせて新規に発行し、当該新規に発行した文書識別子を更新後の文書情報の文書識別子としてデータベースに保持させる。この例によると、媒体を再度、画像読取装置３にて読み取らせても、当該媒体から読み取られる文書識別子に対応する文書情報が記憶部１２に格納されていないこととなり、更新後の文書情報に対して、以前の媒体上の画像を用いて更新を行ってしまうことが防止される。
【００５２】
［経過時間の考慮］
ここまでの説明によると、情報処理装置１は、媒体に形成した画像情報を読み取るまで、文書情報に関連づけた属性情報による文書情報へのアクセス制限を解除しないこととなる。しかしながら、媒体は紛失することもある。こうした事情に鑑み、本実施の形態では制御部１１が、画像形成の指示を受けて画像の形成処理を行ったときに、その時点の日時情報を、図示しない時計やカレンダ部から取得して、属性情報として記録しておいてもよい。そして制御部１１は、画像形成が行われた旨を表す情報を含む属性情報に関連づけられた文書情報について、その画像形成が行われた日時の情報を定期的に参照し、参照の時点の日時との差を算出して、当該算出した差が予め定められたしきい値を超えている場合に、画像形成が行われた旨の情報を、属性情報から削除するなどして画像形成が行われていない旨の情報に変更するようにしてもよい。このとき、しきい値は、文書情報ごとに、例えば登録の時点で定めておくこととしてもよい。これによると、画像の形成が行われてからしきい値によって表される日時が経過した時点で、当該文書情報へのアクセスの制限が解除される。
【００５３】
なお、このときに、文書情報の文書識別子をそれまでの文書識別子と異ならせて新たに発行してもよい。
【００５４】
［アクセス制限の変形例］
また、ここまでの説明では、画像の形成が行われた旨の属性情報が関連づけられた文書情報については、印刷や移動や閲覧や更新などの文書情報に関するアクセスを制限することとして説明したが、例えば閲覧については制限をせず、印刷や移動や更新についてのみ制限をするなど、アクセスの種類によって制限の内容を異ならせてもよい。
【００５５】
［文書情報の登録方法の他の例］
さらに文書情報は、クライアント装置２からの要求に基づいて登録される場合に限らず、例えば情報処理装置１が図示しないファクシミリ通信部や、電子メール受信部を備えて、ファクシミリや電子メールなどで登録するべき文書情報を受信し、文書識別子を発行して、記憶部１２に格納することとしてもよい。
【００５６】
［動作］
本実施の形態の情報処理装置１によると、図９に例示するように、記憶部１２に電子文書として登録されている文書情報が、媒体上に形成されると（Ａ）、電子文書として登録されている文書情報へのアクセスが制限される（Ｂ）。このことにより、仮想的に電子文書と媒体上に形成される文書とのいずれか一方が存在しているかのような状態となり、媒体上に形成した文書への加工がされている間に、電子文書への加工が別途されてしまうなど、整合性に支障を生じることがない。また、媒体上に形成された文書が例えば加工された後に読み取られると（Ｃ）、その時点で読み取った画像情報により、電子文書としての文書情報が更新される（Ｄ）。また、媒体は、毀損する手段によって毀損され、裁断されるなどの処理がなされる。このことによって、媒体上に記録された情報により、電子文書が再三に亘って更新されることがなくなる。
【００５７】
また、画像形成からの経過時間を考慮する場合の処理を行うときには、図１０に例示するように、情報処理装置１は、記憶部１２に電子文書として登録されている文書情報が、媒体上に形成されると（Ａ）、電子文書として登録されている文書情報へのアクセスが制限される（Ｂ）。
【００５８】
ここで形成が行われた時点の日時を表す情報を記録しておく。やがて、形成日時から予め定めた期間が経過すると、記憶部１２に格納された文書情報へのアクセスの制限が解除され、記憶部１２に格納された文書情報の文書識別子を、それまでの文書識別子と異ならせて新たに発行する（Ｅ）。
【００５９】
この後、画像が形成されている媒体上の画像が読み取られても、当該媒体から読み取られた文書識別子に対応する文書情報がなくなっているので、アクセス制限が解除された、電子文書としての元の文書情報が置き換えられてしまうことはない（Ｆ）。
【図面の簡単な説明】
【００６０】
【図１】本発明の実施の形態に係る情報処理装置の構成及び接続例を表すブロック図である。
【図２】本発明の実施の形態に係る情報処理装置が保持するデータベースの例を表す説明図である。
【図３】本発明の実施の形態に係る情報処理装置による画像形成時の処理例を表すフローチャート図である。
【図４】本発明の実施の形態に係る情報処理装置による文書情報の要求への応答処理例を表すフローチャート図である。
【図５】本発明の実施の形態に係る情報処理装置による文書情報の置き換え処理例を表すフローチャート図である。
【図６】本発明の実施の形態に係る情報処理装置における置換部分特定情報の概要例を表す説明図である。
【図７】本発明の実施の形態に係る情報処理装置において置換部分特定情報を保持する例を表す説明図である。
【図８】本発明の実施の形態に係る情報処理装置における置換部分特定情報の別の概要例を表す説明図である。
【図９】本発明の実施の形態に係る情報処理装置の動作概要の例を表す説明図である。
【図１０】本発明の実施の形態に係る情報処理装置の別の動作概要の例を表す説明図である。
【符号の説明】
【００６１】
１  情報処理装置、２  クライアント装置、３  画像形成装置、４  画像読取装置、１１  制御部、１２  記憶部、１３  通信部。
【図１】
2008141338.tif 000003
【図２】
2008141338.tif 000004
【図３】
2008141338.tif 000005
【図４】
2008141338.tif 000006
【図５】
2008141338.tif 000007
【図６】
2008141338.tif 000008
【図７】
2008141338.tif 000009
【図８】
2008141338.tif 000010
【図９】
2008141338.tif 000011
【図１０】
2008141338.tif 000012