(57)【要約】【課題】会議における発言者の発言を支援するための文言情報を、迅速に提示することができる会議支援システムを提供する。【解決手段】記憶部と表示部と操作部を備える複数のコンピュータ１ａ〜１ｆのビデオ出力信号が切替器３、分配器４を介して表示装置２ａ〜２ｃに出力される。切替器３は、手元スイッチ５ａ〜５ｆの操作がされたコンピュータ１ａ〜１ｆのビデオ出力信号を出力する。コンピュータ１ａ〜１ｆは、それぞれ、記憶部に発言者の発言を支援するための文言情報を発言事項毎に異なる文言ファイルとして記憶しているとともに、操作部の操作により文言情報の１つを表示部に表示する機能を有している。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
会議における発言者の発言を支援する会議支援システムであって、
記憶部と表示部と操作部を備える複数のコンピュータと、
前記複数のコンピュータのビデオ出力信号を入力し、選択された１つのビデオ出力信号を出力するビデオ信号切替器と、
前記コンピュータそれぞれに近接して配置され、前記ビデオ信号切替器の出力切替えを行うための手元スイッチと、
前記ビデオ信号切替器から出力されるビデオ出力信号に基づく画像を表示する表示装置を備え、
前記コンピュータは、それぞれ、前記記憶部に前記発言者の発言を支援するための文言情報を発言事項毎に異なる文言ファイルとして記憶しているとともに、前記操作部の操作により前記文言情報の１つを前記表示部に表示する機能を有しており、
前記ビデオ信号切替器は、前記手元スイッチの操作があった時、対応する前記コンピュータのビデオ出力信号を選択して出力するものである会議支援システム。
【請求項２】
請求項１記載の会議支援システムであって、
前記文言ファイルは、関連するものをまとめて、複数のフォルダに記憶されている会議支援システム。
【請求項３】
請求項１又は２記載の会議支援システムであって、
前記表示装置は、前記発言者が発言時に、その表示装置が表示する表示画像を視認可能な位置に設けられる会議支援システム。
【請求項４】
請求項３記載の会議支援システムであって、
前記表示装置は、前記コンピュータを操作する操作者が前記コンピュータの操作時に、その表示装置が表示する表示画像を視認可能な位置に設けられる会議支援システム。
【請求項５】
請求項１ないし４のいずれか１項記載の会議支援システムであって、
前記複数のコンピュータのうちの少なくとも１つは、手書き画像データを入力する手書きデータ入力手段を備え、
前記コンピュータは、前記手書きデータ入力手段の手書き画像と前記文言情報に基づく画像とを合成した画像を、前記表示部に表示する会議支援システム。
【請求項６】
請求項１ないし５のいずれか１項記載の会議支援システムであって、
前記複数のコンピュータのうちの１つは、前記発言者の発言を支援するための文言情報に基づく文言以外の情報を、常に表示している会議支援システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、会議における発言者の発言を支援する会議支援システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
各種会議を行う場合、議事進行中に、会議の事務局等から、議長に対して適切な対応方針を示したり、会議参加者から質問があった場合に、その質問の回答者に対して適切な回答方針を示したりすることが行われる場合がある。特に、株主総会においては、議事の円滑な進行のために、議長に対して適切な議事進行コメントを提示するとともに、質問の回答者に対して、予め用意した回答文例を提示している。
【０００３】
特許文献１には、株主総会における想定問答を収集管理する際に用いられる株主総会想定問答支援システムに関する発明が記載されている。しかし、このシステムは、想定問答の作成、修正、変更を容易に行うためのものであり、作成した想定問答は、プリントアウトされて関係者に配布されるとともに、想定問答パソコンに記憶される。そして、株主総会会場に持ち込まれたモバイル型パソコンを接続され、想定問答を作成した部門名、及び想定問答番号を入力することにより、想定問答データを表示可能となっている。
【０００４】
しかし、プリントアウトしたものでは、質問に対する適切な回答を迅速に入手することは、簡単ではない。また、想定問答を作成した部門名、及び想定問答番号によって想定問答の内容を特定することは、一般に簡単ではなく、モバイル型パソコンによっても状況に応じた回答を得ることは簡単ではない。
【０００５】
特許文献２には、総会会場に設けられ、質問に対する答弁者や議事進行者が視認可能なディスプレイに、答弁内容等を表示させるようにした総会支援システムが記載されている。このシステムは、想定問答データをデータベース化した想定問答データベースと、想定問答データベースから回答カードレコードを選択する第１のコンピュータと、選択された回答カードレコードを、総会会場に設けられたディスプレイに表示させる第２のコンピュータを備えるものである。
【０００６】
しかし、想定問答データがデータベース化されていて、このデータベースから質問内容等、会議の状況に応じた想定問答を索出し、スクリーニングして提示すべき回答カードレコードを選択するので、想定問答の選択を迅速に行うことが簡単ではない。また、データベース化されるので、想定問答の作成も簡単ではない。さらに、選択された回答カードレコードの表示を、検索に使用したコンピュータとは別のコンピュータの操作によって行うため、選択された想定問答の表示がさらに遅れることになる。
【０００７】
【特許文献１】特開２００２−１５７４１０号公報
【特許文献２】特開２００２−３０４５１３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
本発明は、上記事情に鑑みなされたもので、会議における発言者の発言を支援するための文言情報を、迅速に提示することができる会議支援システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明の会議支援システムは、会議における発言者の発言を支援する会議支援システムであって、記憶部と表示部と操作部を備える複数のコンピュータと、前記複数のコンピュータのビデオ出力信号を入力し、選択された１つのビデオ出力信号を出力するビデオ信号切替器と、前記コンピュータそれぞれに近接して配置され、前記ビデオ信号切替器の出力切替えを行うための手元スイッチと、前記ビデオ信号切替器から出力されるビデオ出力信号に基づく画像を表示する表示装置を備え、前記コンピュータは、それぞれ、前記記憶部に前記発言者の発言を支援するための文言情報を発言事項毎に異なる文言ファイルとして記憶しているとともに、前記操作部の操作により前記文言情報の１つを前記表示部に表示する機能を有しており、前記ビデオ信号切替器は、前記手元スイッチの操作があった時、対応する前記コンピュータのビデオ出力信号を選択して出力するものである。
【００１０】
本発明によれば、複数のコンピュータを複数の人間が操作することにより、記憶部に記憶された文言情報のうち、発言状況によって最適な文言情報を迅速に選択して、その文言情報に基づく文言をコンピュータの表示部に表示させることができ、最適な文言が表示されたコンピュータに近接して配置された手元スイッチを操作することにより、選択された最適な文言を、表示装置に表示させて、発言者に提示することができる。また、文言情報を発言事項毎のファイルとして記憶しているので、簡単な操作で迅速に文言情報をコンピュータの表示装置に表示させることができる。さらに、ファイル名を発言事項に応じたものとしておくと、一覧表示させたファイル名から候補となる発言情報が記憶されたファイルを迅速に選択することができ、選択したファイルの文言情報をコンピュータの表示部に表示させてスクリーニングすることにより、最適な文言情報の選択を行うことができる。したがって、発言者に対する最適な文言情報の提示を、迅速に行うことができる。
【００１１】
本発明の会議支援システムは、前記文言ファイルが、関連するものをまとめて、複数のフォルダに記憶されているものを含む。本発明によれば、発言状況に対応して関連する発言事項を記憶したファイルのみの一覧を表示させることができるので、候補となる発言情報の抽出をさらに迅速に行うことができ、発言者に対する最適な文言情報の提示を、さらに迅速に行うことができる。なお、これらのフォルダは、階層構造を有していてもよい。階層構造を有するものとすると、関連する発言文言をまとめて記憶したフォルダの選択を迅速に行うことができ、発言者に対する最適な文言情報の提示を、さらに迅速に行うことができる。
【００１２】
本発明の会議支援システムは、前記表示装置が、前記発言者が発言時に、その表示装置が表示する表示画像を視認可能な位置に設けられるものを含む。本発明によれば、発言者が発言すべき発言文言を確実に視認でき、提示された文言情報に基づく発言を簡単に行うことができる。ここでの発言者は、例えば、会議における質問に回答する回答者や会議の議長であり、表示装置は、回答者や議長が発言時に、その表示装置が表示する表示画像を視認可能な位置に設けられる。したがって、質問に対する回答者が予め用意した想定問答等の発言文言を確実に視認でき、確実に想定問答等に基づく発言を行うことができる。また、会議の議長が議事進行を行うための文言を確実に視認でき、適格な議事進行を行うことができる。
【００１３】
本発明の会議支援システムは、前記表示装置が、前記コンピュータを操作する操作者が前記コンピュータの操作時に、その表示装置が表示する表示画像を視認可能な位置に設けられるものを含む。本発明によれば、発言者に提示している文言をコンピュータの操作者が認識することができ、複数の操作者により、発言文言の抽出操作を行っている場合でも、無駄なスクリーニング等が不要となり、効率的な発言支援を行うことができる。
【００１４】
本発明の会議支援システムは、前記複数のコンピュータのうちの少なくとも１つが、手書き画像データを入力する手書きデータ入力手段を備え、前記コンピュータが、前記手書きデータ入力手段の手書き画像と前記文言情報に基づく画像とを合成した画像を、前記表示部に表示するものを含む。本発明によれば、タブレット等の手書きデータ入力手段の操作により、表示させた発言文言に手書き文字等により追記、削除等が可能であるので、予め記憶作成した発言文言を修正を迅速に行うことができる。
【００１５】
本発明の会議支援システムは、前記複数のコンピュータのうちの１つが、前記発言者の発言を支援するための文言情報に基づく文言以外の情報を、常に表示しているものを含む。本発明によれば、発言者に対する発言文言を複数のコンピュータで選択し、スクリーニングする操作を行っている間、特定の画像を表示させておくことができるので、発言者は、発言文言の選択操作中であることを認識でき、状況に応じた発言をすることができる。
【発明の効果】
【００１６】
以上の説明から明らかなように、本発明によれば、会議における発言者の発言を支援するための文言情報を、迅速に提示することができる会議支援システムを提供することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１７】
以下、本発明の実施の形態について、図面を用いて説明する。
【００１８】
図１に、本発明の実施の形態の会議支援システムの概略構成を示す。図１は、株主総会の支援を行うものであり、コンピュータ１ａ〜１ｆ、表示装置２ａ〜２ｃ、切替器３、分配器４、手元スイッチ５ａ〜５ｆ、タブレット６ａを含んで構成される。
【００１９】
コンピュータ１ａ〜１ｆは、株主総会の事務局席に設置されるノート型パーソナルコンピュータ等の、記憶部と表示部と操作部を備えるコンピュータであり、株主総会における発言者（議長及び質問に対する回答を行う回答者等）に対して提示する文言情報の選択を行うものである。コンピュータ１ａ〜１ｆは、詳細は後述するように、事務局員に操作され、そのビデオ出力信号は、分配器３に入力される。なお、図１では、６台のコンピュータ１ａ〜１ｆを記載してあるが、複数台であれはその台数は限定されない。
【００２０】
表示装置２ａは、株主総会の議長席に設置される表示装置であり、株主総会の議長が発言時に、表示装置２ａに表示される表示画像を視認可能な位置に設けられる。また、表示装置２ｂは、株主総会における質問に対して回答する回答者の席に設置される表示装置であり、回答者が回答時に、表示装置２ｂに表示される表示画像を視認可能な位置に設けられる。また、表示装置２ｃは、事務局席に設置される表示装置であり、コンピュータ１ａ〜１ｆを操作する事務局員が表示装置２ｃに表示される表示画像を視認可能な位置に設けられる。
【００２１】
表示装置２ａ〜２ｃは、例えば、液晶表示装置によって実現され、後述するように、コンピュータ１ａ〜１ｆの表示部のいずれかに表示された画像が表示される。したがって、コンピュータ１ａ〜１ｆの表示部に、株主総会における発言者である議長、質問に対する回答者の発言を支援する文言を表示させることにより、その文言を支援情報として提示することができる。なお、図１では、３台の表示装置２ａ〜２ｃを設けたが、さらに多くの表示装置を設けてもよい。また、表示装置２ｂ１台、又は表示装置２ｂ１台だけ設けてもよい。
【００２２】
切替器３は、複数のビデオ信号を切替えて出力するビデオ信号切替器であり、コンピュータ１ａ〜１ｆのビデオ出力信号が入力される。そして、選択された１つのビデオ出力信号を分配器４に出力する。分配器４は、切替器３から出力されるビデオ出力信号を、表示装置２ａ〜２ｃに分配して出力するものである。分配器４を介してビデオ出力信号を表示装置２ａ〜２ｃに送ることにより、簡単な構成で、複数の表示装置２ａ〜２ｃに選択したビデオ出力信号に基づく画像を表示させることができる。なお、表示装置２ａ又は２ｂだけを設ける場合、分配器４は省略可能である。
【００２３】
手元スイッチ５ａ〜５ｆは、コンピュータ１ａ〜１ｆそれぞれに近接して配置され、切替器３の出力切替えを行うためのものである。手元スイッチ５ａ〜５ｆの出力は、切替器３に入力され、切替器３は、手元スイッチ５ａ〜５ｆの操作を検出すると、対応するコンピュータ１ａ〜１ｆからのビデオ出力信号に切替えて、分配器４に出力する。したがって、コンピュータ１ａ〜１ｆの操作者は、手元スイッチ５ａ〜５ｆを操作することにより、自分が操作しているコンピュータ１ａ〜１ｆの表示部に表示している画像を、切替器３、分配器４を介して表示装置２ａ〜２ｃに表示させることができる。なお、手元スイッチ５ａ〜５ｆ付きの切替器３、及び分配器４自体は周知のものであるので、詳細な説明を省略する。また、手元スイッチ５ａ〜５ｆの機能を、コンピュータ１ａ〜１ｆの操作部（後述の図２参照）で実現してもよい。
【００２４】
タブレット６ａは、手書き画像データを入力する手書きデータ入力手段として動作するものであり、コンピュータ１ａに設けられる。コンピュータ１ａは、タブレット６ａから入力される手書き画像をコンピュータ内部で生成される画像とを合成する機能を備えており、合成された画像はコンピュータ１ａの表示部に表示される。なお、タブレット６ａ自体、及び合成機能を実現するためのプログラムは周知のもの（例えば、Ｐｅｎ  Ｐｌｕｓ  パーソナル（商品名））であるので、詳細な説明は省略する。図１では、タブレット６ａがコンピュータ１ａのみに設けられているが、他のコンピュータ１ｂ〜１ｆに設けてもよい。また、複数のコンピュータに設けてもよい。
【００２５】
図２に、図１のコンピュータ１ａの概略構成を示す。コンピュータ１ａは、制御部（ＣＰＵ）１１ａ、記憶部１２ａ、表示部１３ａ、操作部１４ａ、入出力インタフェース１５ａを備える。記憶部１２ａは、各種プログラム及びデータを記憶するものであり、表示部１３ａは、液晶ディスプレイ等の表示パネル（及びその制御部）であり、操作部１４ａは、キーボード、マウス等の操作部材であり、いずれもデスクトップ型やノート型のパーソナルコンピュータが備えているものである。
【００２６】
また、外部入出力インタフェース１５ａは、外部機器との接続を行うものであり、少なくともタブレット６ａから手書き画像情報を入力するとともに、ビデオ出力信号を切替器３に出力するための端子を備える。これらの端子自体も通常のデスクトップ型やノート型のパーソナルコンピュータが備えているものである。なお、切替器３を切替えるための手元スイッチ５ａは、外部入出力インタフェース１５ａと切替器３とを接続するケーブルに組み込まれている。
【００２７】
記憶部１２ａには、株主総会における発言者である議長、質問に対する回答者の発言を支援するための文言情報が、発言事項毎に異なる文言ファイルとして記憶されている。記憶部１２ａには、複数のフォルダを形成し、それぞれのフォルダに関連する文言ファイルをまとめて記憶させるのが好ましい。また、必要に応じて複数のフォルダを階層構造に形成する。
【００２８】
文言ファイルに記憶させる文言情報は、総会のスケジュール、進行状況等にしたがった議長のコメントや、株主からの質問を想定した想定問答である。これらのコメントの内容、想定問答自体は、従来のものと同様、各部門から想定される質問と回答を収集する等の方法で作成する。作成は、適宜のワープロソフト、スプレッドシートソフト等を利用して行う。
【００２９】
図３に、文言ファイルを記憶するフォルダ構成の一例を示す。図３の例では、「想定問答集（事務局用）」というフォルダが設けられ、そのフォルダ内には、さらに「０１  総会運営」、「０２  経営方針」等の２１個のフォルダが設けられるとともに、ファイル名「回答なし」の文言情報が記憶されている。
【００３０】
このように、記憶された文言ファイルは、操作部１４ａの操作により選択され、その内容を表示部１３ａに表示させることができる。図４、図５にその表示例を示す。図４は、フォルダ「１８  貿易・海外子会社」を選択した場合の表示例であり、図５は、フォルダ「１８  貿易・海外子会社」内のファイル「０１  海外展開の方針」を選択して、その内容を表示させた例である。
【００３１】
文言ファイルは、文字情報を記憶することができるアプリケーションであれば、どのようなアプリケーションファイルでもよい。例えば、適宜のワープロソフト、スプレッドシートソフト、プレゼンテーションソフトが利用可能である。
【００３２】
このように、関連する文言情報を記憶したファイルにその内容を示すようなファイル名を付与し、さらに関連する文言ファイルをまとめて記憶するためのフォルダにその内容を示すようなフォルダ名を付与しておくことにより、簡単な操作で、状況に応じた文言ファイルを選択することができる。
【００３３】
選択した文言ファイルの内容を修正して、議長、回答者等の発言者に提示する必要がある場合は、その文言ファイルの内容を表示部１３ａに表示させた状態で、タブレット６ａを操作して手書き入力する。したがって、予め作成した想定問答にない質問があった場合や、想定した情況が若干変化した場合でも、類似の想定問答や議長コメント修正して最適な文言を発言者に提示することができる。
【００３４】
図２には、コンピュータ１ａの概略構成を示したが、基本的にコンピュータ１ｂ〜１ｆも同様の構成を有する。
【００３５】
これらのコンピュータ１ａ〜１ｆは、株主総会の事務局員により操作され、総会の進行状況、質問の内容に応じて、それぞれ担当する文言情報が選択、表示される。複数のコンピュータ１ａ〜１ｆを利用して文言情報の選択操作を行うので、適切な文言情報を迅速に抽出することができ、抽出した事務局員が手元スイッチ５ａ〜５ｆを操作することにより、抽出した文言を発言者の表示装置２ａ、２ｂに迅速に表示させることができる。また、表示装置２ａ、２ｂに表示された内容は、合わせて事務局席の表示装置２ｃにも表示されるので、複数の事務局員が文言情報の選択処理操作を行う場合でも、適切な文言が表示された時点で、操作を終了することができる。より適切な文言を抽出できた場合、その文言抽出した事務局員が自分の手元の手元スイッチ５ａ〜５ｆを操作することにより、その文言を発言者に提示することができる。既述のように、コンピュータの台数は任意であり、社内の部門別エキスパートを事務局員として配置する場合、配置した部門別エキスパートの数以上の台数を設けるのが好ましい。
【００３６】
提示した文言が修正を必要とするものである場合、コンピュータ１ａの操作者が同一の文言を表示部１３ａに表示させ、タブレット６ａを操作して修正する。全てのコンピュータ１ａ〜５ｆにタブレットを接続し、いずれのコンピュータからも修正可能としてもよいが、想定問答等の修正は責任ある事務局員（法務担当等）が行うのが望ましい。その場合、コンピュータ１ａの操作者は、常に表示装置２ｃに表示されている文言と同じ文言ファイルを開き、その内容を必要に応じて修正する役割とするのが好ましい。なお、図１では、コンピュータ１ａにのみタブレット６ａを設けたが、さらに多くのコンピュータにタブレットを設けてもよい。
【００３７】
また、コンピュータ１ａから１ｆの全てを文言情報選択用に利用してもよいが、１台、例えばコンピュータ１ｆに常に同じ画像を表示させておき、文言情報の選択操作中等、提示すべき文言が抽出できていないことを、発言者及び事務局員に提示するようにしてもよい。その場合、事務局員のうちのいずれかがコンピュータ１ｆの手元スイッチ５ｆの操作を行うようにする。
【００３８】
以上説明した会議支援システムを利用する場合、概略、図６のフロー図に示す動作となる。図６は、コンピュータ１ｆを、発言者の発言を支援するための文言情報に基づく文言以外の情報を常に表示しているコンピュータとして利用する場合のものである。
【００３９】
会議が開催されると、手元スイッチ５ｆが操作され、コンピュータ１ｆのビデオ出力信号が切替器３から出力され、コンピュータ１ｆのビデオ出力信号に基づく画像が、表示装置２ａ〜２ｃに表示される（ステップＳ１０１）。ステップＳ１０２では、会議終了かどうかが判断され、終了でない場合、発言者に発言を支援するための文言を表示させるようなイベント（例えば、質問等）が発生したかどうかを判断する。この判断は、事務局席の事務局員が行う。
【００４０】
イベントが発生したと判断すると、その状況に応じて文言ファイルの抽出操作が事務局員によって行われる（ステップＳ１０４）。この抽出操作は、事務局員全員が行う必要はなく、内容に応じて１又は複数の事務局員が分担する。この処理は、いずれかの事務局員が手元スイッチ５ａ〜５ｅを操作するまで続く（ステップＳ１０５）。手元スイッチ５ａ〜５ｅの操作がされると、操作がされた手元スイッチ５ａ〜５ｅに対応したコンピュータ１ａ〜１ｅのビデオ出力信号が切替器３から出力され、そのビデオ出力信号に基づく画像が、表示装置２ａ〜２ｃに表示される（ステップＳ１０６）。
【００４１】
この画像は、提示した文言に基づく発言が終了するまで続く。この間、さらに、手元スイッチ５ａ〜５ｅが操作されると、同様の処理を繰り返す。事務局員のうちのコンピュータ１ｆを担当する者（他のコンピュータ１ａ〜１ｅを担当する事務局員が兼ねてもよい。）が、発言終了と判断する（ステップＳ１０７）と、その事務局員はコンピュータ１ｆの手元スイッチ５ｆを操作するので、ステップＳ１０１に戻り、コンピュータ１ｆのビデオ出力信号が切替器３から出力され、コンピュータ１ｆのビデオ出力信号に基づく画像が、表示装置２ａ〜２ｃに表示される。
【００４２】
以上の説明では、コンピュータ１ａ〜１ｅをスタンドアローンで動作するものとしたが、インターネット等のネットワークに接続し、必要に応じてネットワークを介して取得した情報を、発言者に提示するようにしてもよい。
【産業上の利用可能性】
【００４３】
本発明は、会議における発言者の発言を支援するための文言情報を、迅速に提示することができる会議支援システム等として有用である。
【図面の簡単な説明】
【００４４】
【図１】本発明の実施の形態の会議支援システムの概略構成を示す図
【図２】本発明の実施の形態の会議支援システムを構成するコンピュータの概略構成を示す図
【図３】本発明の実施の形態の会議支援システムを構成するコンピュータの記憶部への文言情報の記憶方法を説明する図
【図４】本発明の実施の形態の会議支援システムを構成するコンピュータの記憶部に記憶された文言情報ファイルの表示例を示す図
【図５】本発明の実施の形態の会議支援システムを構成するコンピュータの記憶部に記憶された文言情報の表示例を示す図
【図６】本発明の実施の形態の会議支援システムの動作を説明するためのフロー図
【符号の説明】
【００４５】
１ａ〜１ｆ・・・コンピュータ
２ａ〜２ｃ・・・表示装置
３・・・切替器
４・・・分配器
５ａ〜５ｆ・・・手元スイッチ
６ａ・・・タブレット
１１ａ・・・制御部（ＣＰＵ）
１２ａ・・・記憶部
１３ａ・・・表示部
１４ａ・・・操作部
１５ａ・・・入出力インタフェース
【図１】
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【図２】
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【図３】
2008003830.tif 000005
【図４】
2008003830.tif 000006
【図５】
2008003830.tif 000007
【図６】
2008003830.tif 000008