(57)【要約】      （修正有）【課題】期限情報を含むドキュメントを管理し、期限日以前に、期限情報をユーザに通知する。【解決手段】電子データにより作成される電子ドキュメントから期限に関係するメタデータを取得する期限メタデータ取得部と、取得されたメタデータから前記電子ドキュメントに定められた期限を推定する期限推定部と、推定された期限を管理し、該期限についてユーザに通知する期限通知制御部とを備えてなる。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子データにより作成される電子ドキュメントから期限に関係するメタデータを取得する期限メタデータ取得部と、
前記期限メタデータ取得部により取得されたメタデータから前記電子ドキュメントに定められた期限を推定する期限推定部と、
前記期限推定部により推定された期限を管理し、該期限についてユーザに通知する期限通知制御部と、
を備えてなるドキュメント管理装置。
【請求項２】
請求項１に記載のドキュメント管理装置において、
前記期限メタデータ取得部は、プリント機能、スキャン機能、またはＦＡＸ機能のいずれかが実行されたことを条件にその機能実行に係る電子ドキュメントから前記期限メタデータを取得することを特徴とするドキュメント管理装置。
【請求項３】
請求項１に記載のドキュメント管理装置において、
前記電子ドキュメントから該電子ドキュメントを特定する情報を取得するドキュメント特定情報取得部を備え、
前記期限通知制御部は、前記ドキュメント特定情報取得部により取得された前記電子ドキュメントの特定情報を前記期限情報と併せて管理することを特徴とするドキュメント管理装置。
【請求項４】
請求項３に記載のドキュメント管理装置において、
前記特定情報は、ファイル名、ファイルパス情報、期限以外のメタデータのいずれか一つ、またはこれらの組み合わせにより構成されることを特徴とするドキュメント管理装置。
【請求項５】
請求項１に記載のドキュメント管理装置において、
前記期限通知制御部は、ドキュメントのコンテンツに関する情報、または当該装置の利用情報に基づいて、前記期限を通知するユーザの通知先を取得する通知先取得部を備えて、該通知先のユーザに前記期限を通知することを特徴とするドキュメント管理装置。
【請求項６】
請求項１に記載のドキュメント管理装置において、
前記期限通知制御部は、ユーザの端末装置のスケジューラに該当期限を登録させることを特徴とするドキュメント管理装置。
【請求項７】
請求項１に記載のドキュメント管理装置において、
前記期限通知制御部は、前記通知を行うタイミングを前記期限に対して設定することができる通知タイミング設定部を備えて、該通知タイミング設定部に設定されたタイミングで前記期限をユーザに通知することを特徴とするドキュメント管理装置。
【請求項８】
請求項１に記載のドキュメント管理装置において、
前記期限通知制御部は、期限の通知において、前記電子ドキュメントに該期限の情報を合成した前記通知に際して出力表示することを特徴とするドキュメント管理装置。
【請求項９】
請求項８に記載のドキュメント管理装置において、
前記期限通知制御部は、前記期限メタデータ取得部により取得された前記電子ドキュメントの期限に関係するメタデータ部分を顕著化して出力表示することを特徴とするドキュメント管理装置。
【請求項１０】
請求項８に記載のドキュメント管理装置において、
前記期限通知制御部は、前記期限の情報をウォータマーク、オーバレイのいずれかにより合成した画像を前記通知に際して出力表示することを特徴とするドキュメント管理装置。
【請求項１１】
請求項８に記載のドキュメント管理装置において、
前記期限通知制御部は、前記画像を印刷出力することを特徴とするドキュメント管理装置。
【請求項１２】
請求項１に記載のドキュメント管理装置において、
前記期限メタデータ取得部により複数の期限に関係するメタデータが取得された場合、前記期限推定部は、前記複数の期限のうち、最も早い期限を該電子ドキュメントの期限として推定し、前記期限通知制御部は、該最も早い期限を該電子ドキュメントの期限として通知することを特徴とするドキュメント管理装置。
【請求項１３】
請求項１２に記載のドキュメント管理装置において、
前記期限通知制御部は、前記期限の通知に際して、前記複数の期限に関係するメタデータから推定される期限を併せて通知することを特徴とするドキュメント管理装置。
【請求項１４】
請求項１３に記載のドキュメント管理装置において、
前記期限通知制御部は、前記期限の通知に際して、前記複数の期限から一つの期限をユーザに選択設定させる期限選択設定部を有し、該期限選択設定部により選択設定された期限を前記ドキュメントの期限として管理することを特徴とするドキュメント管理装置。
【請求項１５】
電子データにより作成される電子ドキュメントから期限に関係するメタデータを取得し、
取得されたメタデータから前記電子ドキュメントに定められた期限を推定し、
推定された期限を管理し、該期限についてユーザに通知するドキュメント管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、期限情報を含むドキュメントを管理するドキュメント管理装置及びドキュメント管理方法に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
提出期限、利用期限を徒過することを防止するため、従来、期限情報を利用してドキュメントを管理する技術が知られている。例えば、メタデータ間の関連を用いて、メタデータが指し示すデジタルコンテンツや商品などと関連のある情報を検索するようにしたものが知られる（例えば、特許文献１を参照。）。
【０００３】
また、様々な形式の生データを表した、きめ細やかなメタデータを登録出来るようにすることにより、ユーザが要求する情報に、より近い回答を与えることが可能な検索エンジンの提供を目的とした技術も知られる（例えば、特許文献２を参照。）。
【特許文献１】特開２００５−１９６５４０号公報
【特許文献２】特開２００１−１４７９４１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかし、従来のこれらの技術は、ドキュメントに関連付けられた期限情報を、期限が過ぎたら利用できなくするような用途や、期限が過ぎたら削除するというような用途で活用しており、期限が過ぎる前に、期限情報を通知して、ユーザに対応を促すものではなかった。
【０００５】
本発明は上述した問題点を解決するためになされたものであり、期日が近づいた際に、ユーザに期限情報を通知することにより、ドキュメントの利用を積極的に促し、これまでならば、うっかり忘れてしまうことにより価値を失いかねないドキュメントを減らし、作成されたドキュメントの有効利用を実現することを可能とするドキュメント管理装置及びドキュメント管理方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上述した課題を解決するため、本発明の一態様に係るドキュメント管理装置は、電子データにより作成される電子ドキュメントから期限に関係するメタデータを取得する期限メタデータ取得部と、前記期限メタデータ取得部により取得されたメタデータから前記電子ドキュメントに定められた期限を推定する期限推定部と、前記期限推定部により推定された期限を管理し、該期限についてユーザに通知する期限通知制御部とを備えてなることを特徴とするものである。
【０００７】
また、本発明の一態様に係るドキュメント管理方法は、電子データにより作成される電子ドキュメントから期限に関係するメタデータを取得し、取得されたメタデータから前記電子ドキュメントに定められた期限を推定し、推定された期限を管理し、該期限についてユーザに通知することを特徴とするものである。
【発明の効果】
【０００８】
以上に詳述したように本発明によれば、期日が近づいた際に、ユーザに期限情報を通知することにより、ドキュメントの利用を積極的に促し、これまでならば、うっかり忘れてしまうことにより価値を失いかねないドキュメントを減らし、作成されたドキュメントの有効利用を実現することを可能とするドキュメント管理装置及びドキュメント管理方法を提供することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
以下、本発明の実施の形態について図面を参照しつつ説明する。
【００１０】
図１は、本発明の実施の形態に係るドキュメント管理システムの構成を示すブロック図である。
【００１１】
ドキュメント管理装置１は、ＭＦＰ２の中の構成要素の一つであり、ネットワーク４を通して、クライアント５ａ、５ｂ、５ｃ・・・５ｎと接続されている。
【００１２】
図２は、ドキュメント管理装置１の構成を示したブロック図である。ドキュメント管理装置１は、ドキュメント管理部１０１、画像データ一時保存部１０２、期限情報抽出部（期限メタデータ取得部、期限メタデータ取得手段）１０３、期限情報保存部１０４、期限推定部（期限推定手段）１０５、期限通知制御部（期限通知制御手段）１０６により構成される。
【００１３】
さらに、ドキュメント管理装置１は、クライアント５ａ〜５ｎ内のドキュメント入出力装置２０１、表示部２０２とネットワーク４を通じてつながっている。
【００１４】
ドキュメント入出力装置２０１は、プリント、スキャン、ＦＡＸ、コピーなどの機能を有する、紙ドキュメントや電子ドキュメントが扱われる装置である。
【００１５】
このような構成のドキュメント管理装置１における期限情報抽出の処理動作を、図３のフローチャートを用いて説明する。
【００１６】
この動作は、ドキュメント入出力装置２０１において期限情報を含むドキュメント（図４、５、６に一例を示す）が、利用されることにより処理が開始される。ドキュメントを使用する処理が発生すると（ステップＳ１，Ｙ）、それに電子ファイルの形態が用いられたか否かが判断され（ステップＳ２）、電子ファイルの形態が用いられない場合、例えば、ＦＡＸ、コピーなどの機能の利用により、ドキュメントが、通常の処理において電子ファイルとして扱われず、従ってその電子ファイルが装置（メモリ）に通常残らないような場合は（ステップＳ２，Ｎ）、電子ファイルが作成され（ステップＳ３）、画像データ一時保存部１０２へ一時的に保存される（ステップＳ５）。
【００１７】
一方、ステップＳ１の処理で、電子ファイルの形態が用いられた場合、例えば、プリント、スキャンなどの機能の利用により、通常の処理においてドキュメントが電子ファイルとして装置（メモリ）に残るような場合（ステップＳ２，Ｙ）は、その電子ファイルが、文書画像であるか否かが判断される（ステップＳ４）。
【００１８】
ステップＳ４の処理において、電子ファイルが文書画像でないと判断された場合、すなわち、扱われる電子ファイルが、文書画像ではなく、文字情報を含んでいる場合は（ステップＳ４，Ｎ）、あらかじめ、期限メタ情報がそのドキュメントにプロパティ情報やメタデータとして関連付けられているならば、期限情報抽出部１０３は、直接それを抽出する。これに対して、期限メタ情報がそのドキュメントにプロパティ情報やメタデータとして関連付けられていない場合は、該ドキュメントに対して、期限情報抽出部１０３は、意味クラス解析技術などを用いて、期限情報及び期限メタデータを抽出する（ステップＳ７）。そして、抽出された期限情報は、期限情報保存部１０４に保存される（ステップＳ８）。
【００１９】
一方、ステップＳ４の処理において、電子ファイルが文書画像であると判断された場合は（ステップＳ４，Ｙ）、ステップＳ５に進み、画像データ一時保存部１０２へ一時的に保存される。
【００２０】
画像データ一時保存部１０２に保存された文書画像については、次にテキスト化処理が行なわれ（ステップＳ６）、ステップＳ７に進む。
【００２１】
ステップＳ６におけるテキスト化処理では、まず文書画像の解析が行われる。ここでは、領域分離技術により、ドキュメント画像中の領域種別が解析され、文字領域とイメージ領域に分離される。次に、レイアウト解析技術により、文字領域と判断された領域の位置情報から、その領域がどのような種類のものであるかが判断される。さらに、意味クラス解析技術により、文字領域の情報がどのような意味を持つものであるかが判定、抽出される。
【００２２】
なお、ステップＳ７の期限情報の抽出処理において、文字領域が「日付」であると判断されたもののうち、それが「期限」情報であると判断する基準としては、その領域内、または前後に、「まで」や「厳守」など期限情報であると判定できる文字列が並んでいるという条件を用いる。
【００２３】
また、期限情報を抽出する際に、該ドキュメントに現在の日時情報よりも新しい日時情報が含まれない場合は、通知すべき期限情報がないと判断し、期限情報保存部１０４への保存は行わない。
【００２４】
また、「期限情報に関連する情報」とは、例えば、そのドキュメントの期限が近づいた際、それを誰に通知して（宛先）、どのようなドキュメントの何の期日が近づいているのか（タイトル）など、ドキュメントを特定する情報（ファイル名、ファイルパス情報）や属性情報（メタデータ）である。期限情報保存部のデータの一例を図７に示しておく。
【００２５】
以上の動作において、ステップＳ７は、本発明の実施の形態において、ドキュメント特定情報取得部及びドキュメント特定情報取得手段を構成している。
【００２６】
次に、ドキュメント管理装置１における期限情報通知の処理動作を、図８のフローチャートを用いて説明する。
【００２７】
期限推定部１０５は、期限情報保存部１０４に保存された期限情報リストを監視し（ステップＳ１１）、期限情報保存部１０４の「期限情報」の値と「通知時期」の値から、通知する日時を算出する。期限通知制御部１０６は、通知する日時になると（ステップＳ１２，Ｙ）、クライアント側の表示部２０２を通してユーザに通知する（ステップＳ１３）。ユーザに対する通知表示の一例を、図９に示す。
【００２８】
ユーザに対する通知時期については、期限通知制御部１０６は、通知タイミング設定部（通知タイミング設定手段）１０６ａを備えており、ユーザは希望に応じて、期限の何日前に通知するかを自ら設定することができる。期限情報保存部１０４のデータは、表示部２０２などによってユーザに対して表示が可能であり、ユーザはそれを直接編集することができる。例えば、期限情報の読み間違いがあれば、修正したり、一度設定した通知時期を変更したり、また、期限まで反復して何回も通知するように設定することも可能である。
【００２９】
また、通知方法についても、図１０に示すような表示部２０２の通知方法設定画面において、事前に登録することが可能である。
【００３０】
なお、メール通知を希望する場合は、図１０の通知方法設定画面で、通知先のメールアドレスを直接ユーザに入力してもらうこともできるが、期限通知制御部１０６は、通知先取得部（通知先取得手段）１０６ｂを備えており、期限情報抽出部１０３において、意味クラス解析などによって抽出した「宛先」情報と、ＭＦＰ利用情報など、外部のユーザ情報が管理されている装置と連携して、通知先アドレスを知ることも可能である。例えば、宛先が「氏名」である場合、その「氏名」文字情報に該当するメールアドレスを、ユーザ情報が保管されている外部のユーザ情報ＤＢから取得して、そのメールアドレスを通知することができる。
【００３１】
また、印刷による通知を希望する場合、期限通知制御部１０６は、そのユーザ情報ＤＢに、ユーザの最寄りのプリンタなどが登録されていれば、そこへ自動で紙ドキュメントとして出力することも可能である。
【００３２】
また、ディスプレイに表示する場合は、期限通知制御部１０６は期限情報と該ドキュメントを合成した画面を表示したり、期限情報領域に色を付けるなど、特徴付けて表示したり、ドキュメントの期限に関連するメタデータ部分を顕著化して表示したりすることが可能である。
【００３３】
さらに、期限通知制御部１０６は期限情報を、ウォーターマーク、オーバレイなどで合成したドキュメント画像を表示したりすることも可能である。一例として、図１１に示す。なお、ディスプレイで表示したものを紙ドキュメントに印刷することも可能である。
【００３４】
また、ユーザのスケジューラの該当する期限日に、ドキュメントの情報を登録することも可能である。
【００３５】
また、期限情報抽出部１０３において、複数の期限に関するメタデータが取得された場合、期限推定部１０５は、最も早い期限を、該ドキュメントの期限として推定する。期限通知制御部１０６は、その最も早い期限を通知することが可能であり、さらに、複数の期限に関するメタデータから推定される期限を併せて通知することも可能である。
【００３６】
また、期限通知制御部１０６は、期限選択設定部（期限選択設定手段）１０６ｃを備えており、複数の期限から一つの期限をユーザに選択させ、それを該ドキュメントの期限として管理することも可能である。
【００３７】
本実施の形態で説明した期限メタデータ取得手段、期限推定手段、期限通知制御手段、通知タイミング設定手段、通知先取得手段、期限選択設定手段は、実施の形態に示したフローチャートにより説明したドキュメント管理方法をコンピュータに実行させるプログラムにも適用されることができる。このプログラムはコンピュータに読み取り可能な記録媒体に記録され、コンピュータによって読み取られて本発明のドキュメント管理方法をコンピュータに実行させる機能を有する。
【００３８】
このような機能に関して、本実施の形態では、装置内部に発明を実施する機能が予め記録されている場合で説明したが、これに限らず同様の機能をネットワークから装置にダウンロードしても良いし、同様の機能を記録媒体に記憶させたものを装置にインストールしても良い。記録媒体としては、ＣＤ−ＲＯＭ等プログラムを記憶でき、且つ装置が読取り可能な記録媒体であれば、その形態は何れの形態であっても良い。またこのように予めインストールやダウンロードにより得る機能は装置内部のＯＳ（オペレーティング・システム）等と協働してその機能を実現させるものであっても良い。
【００３９】
本発明を特定の態様により詳細に説明したが、本発明の精神および範囲を逸脱しないかぎり、様々な変更および改質がなされ得ることは、当業者には自明であろう。
【図面の簡単な説明】
【００４０】
【図１】本発明の実施の形態におけるドキュメント管理システムの構成を示すブロック図である。
【図２】本発明の実施の形態におけるドキュメント管理装置の構成を示すブロック図である。
【図３】本発明の実施の形態のドキュメント管理装置における期限情報抽出の処理動作を示すフローチャートである。
【図４】期限情報を含むドキュメントの一例を示す図である。
【図５】期限情報を含むドキュメントの一例を示す図である。
【図６】期限情報を含むドキュメントの一例を示す図である。
【図７】期限情報保存部のデータの一例を示す図である。
【図８】ドキュメント管理装置における期限情報通知の処理動作を示すフローチャートである。
【図９】ユーザに対する期限通知表示の一例を示す図である。
【図１０】ユーザに対する期限通知方法設定画面の一例を示す図である。
【図１１】期限情報をオーバレイして表示した一例を示す図である。
【符号の説明】
【００４１】
１  ドキュメント管理装置、２  ＭＦＰ、４  ネットワーク、５ａ、５ｂ、５ｃ・・・５ｎ  クライアント、１０１  ドキュメント管理部、１０２  画像データ一時保存部、１０３  期限情報抽出部、１０４  期限情報保存部、１０５  期限推定部、１０６  期限通知制御部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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