(57)【要約】【課題】ワークフロー上での承認を効率的かつ的確に行ない、そのための証憑を確実に管理するための業務管理装置、業務管理方法及び業務管理プログラムを提供する。【解決手段】申請者は、クライアント端末１０において申請書作成、承認依頼を行なう。この場合、クライアント端末１０は、申請内容に関するデータや、指定された添付文書ファイルを含む承認依頼をワークフロー管理サーバ２０に送信する。そして、承認者は、クライアント端末１５において確認処理を実行する。クライアント端末１５から受信した確認結果通知に承認指示が含まれる場合には、ワークフロー管理サーバ２０の制御部２１のワークフロー管理手段２１２は、タイムスタンプ取得手段２１３において、タイムスタンプを取得させ、このタイムスタンプを添付文書ファイルに埋め込む。更に、制御部２１は、承認時刻の登録処理を実行する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
申請の管理識別子毎に、申請内容及び承認時刻を記録する承認データ記憶手段と、
申請に関する証憑イメージデータを記録する証憑データ記憶手段と、
申請者端末及び承認者端末に接続された制御手段とを備え、ワークフローを管理するための業務管理装置であって、
前記制御手段が、
前記申請者端末から申請内容データと証憑イメージデータとを取得した場合、管理識別子を付与して申請内容を承認データ記憶手段に記録し、
前記管理識別子に関連付けて、取得した証憑イメージデータを前記証憑データ記憶手段に記録し、
前記承認者端末に対して、前記申請内容データと証憑イメージデータとを提供するワークフロー管理手段と、
前記承認者端末から承認データを取得したワークフロー管理手段からの指示に基づいて、時刻認証データを取得し、前記証憑イメージデータと関連付けて前記証憑データ記憶手段に記録する時刻認証手段とを備え、
前記ワークフロー管理手段は、前記時刻認証手段が取得した時刻情報を承認時刻として前記承認データ記憶手段に記録することを特徴とする業務管理装置。
【請求項２】
申請者識別子に対して承認者識別子に関するデータを記録した権限データ記憶手段を更に備え、
前記ワークフロー管理手段は、前記申請者端末から、申請者の申請者識別子を取得し、
前記権限データ記憶手段を用いて、この申請者識別子に対応する承認者識別子を特定し、
前記申請内容データ及び証憑イメージデータの提供時には、前記承認者識別子に基づいて特定される承認者端末に提供することを特徴とする請求項１に記載の業務管理装置。
【請求項３】
申請種別に対して承認者識別子に関するデータを記録した権限データ記憶手段を更に備え、
前記ワークフロー管理手段は、前記申請者端末から、申請の申請種別を取得し、
前記権限データ記憶手段を用いて、この申請種別に対応する承認者識別子を特定し、
前記申請内容データ及び証憑イメージデータの提供時には、前記承認者識別子に基づいて特定される承認者端末に提供することを特徴とする請求項１又は２に記載の業務管理装置。
【請求項４】
前記時刻認証手段は、取得した時刻認証データを前記証憑イメージと一体化させた時刻認証ファイルを生成して、前記証憑データ記憶手段に記録することを特徴とする請求項１〜３のいずれか一つに記載の業務管理装置。
【請求項５】
前記制御手段が、
前記時刻認証データの有効期限を取得し、
現在日付が前記有効期限から所定期間内に含まれる場合には、前記証憑データ記憶手段に記録された証憑イメージデータを取得し、時刻認証データを再取得する認証更新手段を更に備えたことを特徴とする請求項１〜４のいずれか一つに記載の業務管理装置。
【請求項６】
申請の管理識別子毎に、申請内容及び承認時刻を記録する承認データ記憶手段と、
申請に関する証憑イメージデータを記録する証憑データ記憶手段と、
申請者端末及び承認者端末に接続された制御手段とを備えた業務管理装置を用いて、ワークフローを管理するための業務管理方法であって、
前記制御手段が、
前記申請者端末から申請内容データと証憑イメージデータとを取得した場合、管理識別子を付与して申請内容を承認データ記憶手段に記録し、
前記管理識別子に関連付けて、取得した証憑イメージデータを前記証憑データ記憶手段に記録し、
前記承認者端末に対して、前記申請内容データと証憑イメージデータとを提供し、
前記承認者端末から承認データを取得した場合には、時刻認証データを取得し、前記証憑イメージデータと関連付けて前記証憑データ記憶手段に記録し、
前記取得した時刻情報を承認時刻として前記承認データ記憶手段に記録することを特徴とする業務管理方法。
【請求項７】
申請の管理識別子毎に、申請内容及び承認時刻を記録する承認データ記憶手段と、
申請に関する証憑イメージデータを記録する証憑データ記憶手段と、
申請者端末及び承認者端末に接続された制御手段とを備えた業務管理装置を用いて、ワークフローを管理するための業務管理プログラムであって、
前記制御手段を、
前記申請者端末から申請内容データと証憑イメージデータとを取得した場合、管理識別子を付与して申請内容を承認データ記憶手段に記録し、
前記管理識別子に関連付けて、取得した証憑イメージデータを前記証憑データ記憶手段に記録し、
前記承認者端末に対して、前記申請内容データと証憑イメージデータとを提供するワークフロー管理手段と、
前記承認者端末から承認データを取得したワークフロー管理手段からの指示に基づいて、時刻認証データを取得し、前記証憑イメージデータと関連付けて前記証憑データ記憶手段に記録する時刻認証手段として機能させ、
前記ワークフロー管理手段は、前記時刻認証手段が取得した時刻情報を承認時刻として前記承認データ記憶手段に記録するように機能させることを特徴とする業務管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ワークフロー上での承認を効率的かつ的確に行ない、そのための証憑を確実に管理するための業務管理装置、業務管理方法及び業務管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
今日、企業内等におけるワークフローについては、ネットワークを利用した電子化が進められている。例えば、個人の立替金の精算処理において、精算申請者によるデータ入力から決済、会計処理、ファームバンキング処理にいたる処理をペーパーレスで実行できるようにする個人立替経費精算システムもが検討されている（例えば、特許文献１参照。）。この文献記載の技術によれば、精算申請者が入力した精算申請情報は、サーバに転送され、さらに会計システムが稼働するホストで処理され、銀行のファームバンクシステムに送られて、申請者の預金口座に該当金額が振り込まれる。このとき上司によって電子承認がなされて、電子データが承認ステータスに変わる。また経理等の小払区担当がサーバやホストのデータをサンプル抽出してチェックする。領収書が必要な場合、申請入力時にシステムが自動判定して専用台紙を印刷出力し、申請者はこれに領収書を貼付して上司の承認を受け、経理の小払区担当に提出し、小払区担当から電子承認データをサーバに送信することにより、領収書データを承認ステータスに変更する。
【０００３】
また、このようなワークフロー上の処理を的確に行なうために、電子文書の真正性を担保するための技術も検討されている（例えば、特許文献２参照。）。この文献記載の技術によれば、印刷媒体の記載情報をクライアント装置より受け付けてハッシュ値を生成すると共に管理レコードを管理データベースに格納する。印刷媒体のイメージデータをクライアント装置より受信し当該イメージデータから抽出した記載情報に基づくハッシュ値を生成すると共にイメージレコードをイメージデータベースに格納する。更に、クライアント装置から修正情報を受信すると共に修正レコードを管理データベースに格納する。また、クライアント装置から真正性確認要求を受信するなどして管理データベースにおいて該当管理レコード等を特定し、特定した管理レコード等を最終のタイムスタンプの新旧順で列挙しクライアント装置に出力する。
【特許文献１】特開２００２−２７９１４６号公報（第１頁）
【特許文献２】特開２００６−６５３８１号公報（第１頁）
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
特許文献１に記載の技術を用いることにより、各部門の業務の効率化や迅速化による総合的な合理化を図ることができる。この場合においても、このとき精算申請者の入力に従って領収書の要／不要の自動判定が行われ、領収書が必要であれば、端末は所定の領収書貼付用の証憑確認用台紙を出力する。そして、精算申請者は、該当する領収書をその台紙に貼付し、決済権限をもつ例えばその精算申請者の上司に証憑確認用台紙を提出することになる。このように、経理部門でも、電子承認／電子ワークフロー化が進んでいる。しかし、その際、領収書・請求書・請求明細書等の紙媒体の「経理証憑」の電子添付の取り扱いについて、実用的な方法が確立されていない。
【０００５】
一方、２００５年４月に「電子帳簿保存法」が改正され、相手から受け取った紙媒体による「経理証憑」のスキャナ読込による電子保管も一定条件の下で認められるようになった。この電子帳簿保存法では、紙媒体の経理証憑のスキャナ読込による電子保管の１つの条件として、電子文書（電子ファイル）へのタイムスタンプが前提となっている。特許文献２に記載の技術を用いることにより、このようなタイムスタンプを管理することができ
る。また、インターネット上でもタイムスタンプの発行サービスを行なっている。
【０００６】
しかし、ワークフローでの操作に加えて、別途、タイムスタンプを取得する操作を行なうことを煩雑であり、現実的でない。また、このようなタイムスタンプには有効期限がある。このような有効期限と経理証憑の保存期間との関係において、適切なタイムスタンプの管理を行なう必要がある。
【０００７】
本発明は、上記課題を解決するためになされたものであり、その目的は、ワークフロー上での承認を効率的かつ的確に行ない、そのための証憑を確実に管理するための業務管理装置、業務管理方法及び業務管理プログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記問題点を解決するために、請求項１に記載の発明は、申請の管理識別子毎に、申請内容及び承認時刻を記録する承認データ記憶手段と、申請に関する証憑イメージデータを記録する証憑データ記憶手段と、申請者端末及び承認者端末に接続された制御手段とを備え、ワークフローを管理するための業務管理装置であって、前記制御手段が、前記申請者端末から申請内容データと証憑イメージデータとを取得した場合、管理識別子を付与して申請内容を承認データ記憶手段に記録し、前記管理識別子に関連付けて、取得した証憑イメージデータを前記証憑データ記憶手段に記録し、前記承認者端末に対して、前記申請内容データと証憑イメージデータとを提供するワークフロー管理手段と、前記承認者端末から承認データを取得したワークフロー管理手段からの指示に基づいて、時刻認証データを取得し、前記証憑イメージデータと関連付けて前記証憑データ記憶手段に記録する時刻認証手段とを備え、前記ワークフロー管理手段は、前記時刻認証手段が取得した時刻情報を承認時刻として前記承認データ記憶手段に記録することを要旨とする。
【０００９】
請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の業務管理装置において、申請者識別子に対して承認者識別子に関するデータを記録した権限データ記憶手段を更に備え、前記ワークフロー管理手段は、前記申請者端末から、申請者の申請者識別子を取得し、前記権限データ記憶手段を用いて、この申請者識別子に対応する承認者識別子を特定し、前記申請内容データ及び証憑イメージデータの提供時には、前記承認者識別子に基づいて特定される承認者端末に提供することを要旨とする。
【００１０】
請求項３に記載の発明は、請求項１又は２に記載の業務管理装置において、申請種別に対して承認者識別子に関するデータを記録した権限データ記憶手段を更に備え、前記ワークフロー管理手段は、前記申請者端末から、申請の申請種別を取得し、前記権限データ記憶手段を用いて、この申請種別に対応する承認者識別子を特定し、前記申請内容データ及び証憑イメージデータの提供時には、前記承認者識別子に基づいて特定される承認者端末に提供することを要旨とする。
【００１１】
請求項４に記載の発明は、請求項１〜３のいずれか一つに記載の業務管理装置において、前記時刻認証手段は、取得した時刻認証データを前記証憑イメージと一体化させた時刻認証ファイルを生成して、前記証憑データ記憶手段に記録することを要旨とする。
【００１２】
請求項５に記載の発明は、請求項１〜４のいずれか一つに記載の業務管理装置において、前記制御手段が、前記時刻認証データの有効期限を取得し、現在日付が前記有効期限から所定期間内に含まれる場合には、前記証憑データ記憶手段に記録された証憑イメージデータを取得し、時刻認証データを再取得する認証更新手段を更に備えたことを要旨とする。
【００１３】
請求項６に記載の発明は、申請の管理識別子毎に、申請内容及び承認時刻を記録する承
認データ記憶手段と、申請に関する証憑イメージデータを記録する証憑データ記憶手段と、申請者端末及び承認者端末に接続された制御手段とを備えた業務管理装置を用いて、ワークフローを管理するための業務管理方法であって、前記制御手段が、前記申請者端末から申請内容データと証憑イメージデータとを取得した場合、管理識別子を付与して申請内容を承認データ記憶手段に記録し、前記管理識別子に関連付けて、取得した証憑イメージデータを前記証憑データ記憶手段に記録し、前記承認者端末に対して、前記申請内容データと証憑イメージデータとを提供し、前記承認者端末から承認データを取得した場合には、時刻認証データを取得し、前記証憑イメージデータと関連付けて前記証憑データ記憶手段に記録し、前記取得した時刻情報を承認時刻として前記承認データ記憶手段に記録することを要旨とする。
【００１４】
請求項７に記載の発明は、申請の管理識別子毎に、申請内容及び承認時刻を記録する承認データ記憶手段と、申請に関する証憑イメージデータを記録する証憑データ記憶手段と、申請者端末及び承認者端末に接続された制御手段とを備えた業務管理装置を用いて、ワークフローを管理するための業務管理プログラムであって、前記制御手段を、前記申請者端末から申請内容データと証憑イメージデータとを取得した場合、管理識別子を付与して申請内容を承認データ記憶手段に記録し、前記管理識別子に関連付けて、取得した証憑イメージデータを前記証憑データ記憶手段に記録し、前記承認者端末に対して、前記申請内容データと証憑イメージデータとを提供するワークフロー管理手段と、前記承認者端末から承認データを取得したワークフロー管理手段からの指示に基づいて、時刻認証データを取得し、前記証憑イメージデータと関連付けて前記証憑データ記憶手段に記録する時刻認証手段として機能させ、前記ワークフロー管理手段は、前記時刻認証手段が取得した時刻情報を承認時刻として前記承認データ記憶手段に記録するように機能させることを要旨とする。
【００１５】
（作用）
本発明によれば、制御手段が、承認者端末から承認データを取得した場合、時刻認証データを取得し、証憑イメージデータと関連付けて証憑データ記憶手段に記録する。そして、時刻認証手段が取得した時刻情報を承認時刻として承認データ記憶手段に記録する。これにより、証憑データの時刻認証と、ワークフロー上での承認時刻を一致させて管理することができる。従って、証憑の存在の確実性を向上させることができる。
【００１６】
本発明によれば、申請者識別子に対応する承認者識別子を特定し、申請内容データ及び証憑イメージデータの提供時には、この承認者識別子に基づいて特定される承認者端末に提供する。これにより、申請者毎に、承認権限が分散されている場合にも対応することができる。
【００１７】
本発明によれば、申請種別に対応する承認者識別子を特定し、申請内容データ及び証憑イメージデータの提供時には、この承認者識別子に基づいて特定される承認者端末に提供する。これにより、申請種別毎に、承認権限が分散されている場合にも対応することができる。
【００１８】
本発明によれば、現在日付が有効期限から所定期間内に含まれる場合には、証憑データ記憶手段に記録された証憑イメージデータを取得し、時刻認証データを再取得する。これにより、証憑の保存期間が、時刻認証データの有効期限よりも長い場合にも、証憑の存在の確実性を維持させることができる。
【発明の効果】
【００１９】
本発明によれば、ワークフロー上での承認を効率的かつ的確に行ない、そのための証憑を確実に管理するための業務管理装置、業務管理方法及び業務管理プログラムを提供する
ことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２０】
以下、本発明を具体化した一実施形態を、図１〜図６を用いて説明する。本実施形態では、企業の社員がワークフロー上で経費申請を行なう場合に、この申請に関する証憑を管理するための業務管理装置、業務管理方法及び業務管理プログラムとして説明する。
【００２１】
本実施形態では、ネットワークに接続されたクライアント端末（１０、１５）、ワークフロー管理サーバ２０を用いる。更に、ワークフロー管理サーバ２０には、インターネットを介して、時刻情報を提供するタイムスタンプ局３０が接続される。
【００２２】
クライアント端末１０は申請者が利用するコンピュータ端末であり、申請書類を作成する場合に用いられる。申請書類を作成する場合、スキャナ装置を用いて、申請内容を証明するための証憑のイメージデータを作成し、この申請書に添付する。一方、クライアント端末１５は承認者が利用するコンピュータ端末であり、申請内容や証憑のイメージデータを確認して承認を行なうために用いられる。クライアント端末（１０、１５）は、それぞれ制御手段（ＣＰＵ）、記憶手段（ＲＡＭ、ＲＯＭ等）、入力手段（キーボードやポインティングデバイス）、出力手段（ディスプレイ）、通信手段等を備える。更に、クライアント端末（１０、１５）は、ブラウザや通信に関するプログラムを格納しており、これらプログラムを用いることにより、後述するワークフローへの登録や承認のための処理を行なう。
【００２３】
各クライアント端末（１０、１５）は、ネットワークを介してワークフロー管理サーバ２０に接続される。このワークフロー管理サーバ２０は、ワークフローを管理するコンピュータシステムである。このワークフロー管理サーバ２０は、制御部２１を備える。そして、制御部２１は、制御手段（ＣＰＵ）、記憶手段（ＲＡＭ、ＲＯＭ等）、通信手段等を備える。この制御部２１は、各種申請のワークフローを管理するとともに、申請書に添付された証憑データの管理を行なう。このため、ユーザ認証手段２１１、ワークフロー管理手段２１２、時刻認証手段してのタイムスタンプ取得手段２１３、認証更新手段としてのタイムスタンプ更新手段２１４として機能する。
【００２４】
このワークフロー管理サーバ２０は、承認データ記憶手段としての管理データ記憶部２２、証憑データ記憶手段としての証憑データ記憶部２３、権限データ記憶手段としてのマスタデータ記憶部２４を備える。
【００２５】
管理データ記憶部２２には、図２に示すように、各申請の申請内容データを管理するための管理レコード２２０が格納されている。この管理レコード２２０は、申請によって登録され、ワークフローによって更新される。管理レコード２２０は、管理ＩＤ、部署ＩＤ、申請者ＩＤ、申請種別、申請内容、申請日時、承認者ＩＤ、承認日時、更新要否フラグ、更新日時に関するデータを含んで構成される。
【００２６】
管理ＩＤデータ領域には、各申請を個別に特定するために割り振られた識別子に関するデータが記録される。この管理ＩＤは、申請が行なわれた場合に割り振られる。
部署ＩＤデータ領域には、申請が行なわれた部署を特定するための識別子に関するデータが記録される。
【００２７】
申請者ＩＤデータ領域には、申請を行なった社員を特定するための識別子に関するデータが記録される。
申請種別データ領域には、この申請の種類を特定するための識別子に関するデータが記録される。後述するマスタデータ記憶部２４を用いることにより、申請者ＩＤ及び申請種
別に基づいてワークフロー上の承認者を決定することができる。
【００２８】
申請内容、申請日時データ領域には、この申請についての具体的内容や、申請が行なわれた日時に関するデータが記録される。
承認者ＩＤデータ領域には、この申請についての承認を行なう社員（承認者）を特定するための識別子に関するデータが記録される。
【００２９】
承認日時データ領域には、この申請についての承認が行なわれた日時に関するデータが記録される。
更新要否フラグデータ領域には、タイムスタンプの更新が必要な証憑の申請を特定するためのデータが記録される。
【００３０】
更新日時データ領域には、この更新についての承認が行なわれた日時に関するデータが記録される。
証憑データ記憶部２３には、図２に示すように、申請内容を証明するための証憑イメージデータが記録される。本実施形態では、証憑データ記憶部２３には、オリジナル証憑データ２３１及び承認証憑データ２３２が記録される。オリジナル証憑データ２３１は申請が行なわれた場合に登録され、承認証憑データ２３２は、タイムスタンプが記録された場合に登録される。
【００３１】
オリジナル証憑データ２３１は、管理ＩＤデータと添付文書ファイルとを含んで構成される。
管理ＩＤデータ領域には、この証憑に関する申請を特定するための識別子に関するデータが記録される。この管理ＩＤを用いることによって、管理データ記憶部２２に記録された管理レコード２２０と関連付けられる。
【００３２】
添付文書ファイルデータ領域には、スキャナ装置を用いて、紙媒体の証憑を読み取り、生成したイメージデータが記録される。本実施形態では、添付文書ファイルには、ＰＤＦ（Portable Document Format）形式を用いる。
【００３３】
一方、承認証憑データ２３２は、管理ＩＤデータ、時刻認証された添付文書ファイル、及び時刻情報に関するデータを含んで構成される。
管理ＩＤデータ領域には、この証憑に関する申請を特定するための識別子に関するデータが記録される。
【００３４】
添付文書ファイルには、タイムスタンプ局３０による時刻認証されたタイムスタンプ（時刻認証データ）が埋め込まれた添付文書ファイル（時刻認証ファイル）が記録される。
時刻情報データ領域には、時刻認証が行なわれた時刻に関するデータが記録される。
【００３５】
マスタデータ記憶部２４には、図３に示すように、ワークフローを実現するためのマスタデータ２４０が記録される。このマスタデータ２４０は、ワークフローを利用する社員が登録された場合に記録される。マスタデータ２４０は、部署ＩＤに対して、社員ＩＤ、パスワード、申請種別、承認者ＩＤに関するデータを含んで構成される。
【００３６】
部署ＩＤデータ領域には、企業内においてワークフローを利用する部署を特定するための識別子に関するデータが記録される。
社員ＩＤデータ領域には、ワークフローを利用する部署に所属する社員を特定するための識別子に関するデータが記録される。
【００３７】
申請種別データ領域には、この部署において行なわれる可能性がある申請の種類を特定
するための識別子に関するデータが記録される。
承認者ＩＤデータ領域には、この部署において、この申請種別の申請をワークフロー上で承認する権限を有する社員（承認者）を特定するための社員ＩＤに関するデータが記録される。
【００３８】
次に、以上のように構成されたシステムを用いて、業務管理処理を行なう手順を説明する。ここでは、申請・承認処理（図４、５）、更新処理（図６）の順番で説明する。
（申請・承認処理）
まず、申請者は、クライアント端末１０を用いてログイン処理を実行する（ステップＳ１−１）。この場合、申請を行なう社員（申請者）は、クライアント端末１０のブラウザを用いて、ネットワークを介してワークフロー管理サーバ２０にアクセスする。アクセスを受けたワークフロー管理サーバ２０の制御部２１のユーザ認証手段２１１は、ログイン画面データをクライアント端末１０に送信する。
【００３９】
このデータを受信したクライアント端末１０は、ディスプレイにログイン画面を出力する。この場合、申請者は、ログイン画面において、ユーザ認証情報（ここでは、ユーザＩＤやパスワード）を入力する。そして、入力を完了し、選択アイコンがクリックされた場合、クライアント端末１０は、ワークフロー管理サーバ２０にログイン要求を送信する。このログイン要求には、ログイン画面において入力されたユーザ認証情報を含める。
【００４０】
ログイン要求を受信したワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、ユーザ認証処理を実行する（ステップＳ１−２）。具体的には、制御部２１のユーザ認証手段２１１が、マスタデータ記憶部２４において、受信したユーザ認証情報の登録の有無を確認する。ユーザ認証ができない場合には、ユーザ認証手段２１１はログインを拒否する。
【００４１】
ユーザ認証を完了した場合、制御部２１のユーザ認証手段２１１は、メニュー画面データを、ネットワークを介してクライアント端末１０に送信する。そして、クライアント端末１０は、ディスプレイにメニュー画面を出力する。このメニュー画面は、申請者がこのシステムを利用して行なう処理を選択するための画面である。ここでは、経理申請を行なう。そこで、申請者は、ディスプレイに出力されたメニュー画面を用いて経理に関する申請書作成画面の出力要求を行なう。具体的には、メニュー画面において申請書作成アイコンをクリックする。この場合、クライアント端末１０は、申請書作成要求をワークフロー管理サーバ２０に送信する。
【００４２】
この要求を受けたワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、申請書作成画面の送信処理を実行する（ステップＳ１−３）。具体的には、制御部２１のワークフロー管理手段２１２は、申請書作成画面データをクライアント端末１０に送信する。
【００４３】
そして、クライアント端末１０において申請書作成処理を実行する（ステップＳ１−４）。具体的には、クライアント端末１０は、ディスプレイに申請書作成画面を出力する。この申請書作成画面には、申請内容設定欄や、添付文書設定欄が設けられている。ここで、申請者は、各設定欄を用いて、申請内容や添付文書を設定する。本実施形態では、スキャナ装置を用いて、この申請に関する証憑のイメージデータを作成し、添付文書設定欄において、このイメージデータを指定する。
【００４４】
次に、クライアント端末１０は、承認依頼処理を実行する（ステップＳ１−５）。入力を完了し、申請書作成画面上の送信アイコンがクリックされた場合、クライアント端末１０は、承認依頼をワークフロー管理サーバ２０に送信する。この承認依頼には、申請書作成画面において設定された申請内容に関するデータや、指定された添付文書ファイルを含める。
【００４５】
承認依頼を受信したワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、登録処理を実行する（ステップＳ１−６）。具体的には、制御部２１のワークフロー管理手段２１２は、この承認依頼に対して、管理ＩＤを付与する。そして、ワークフロー管理手段２１２は、この管理ＩＤを含めた管理レコード２２０を生成し、管理データ記憶部２２に登録する。次に、ワークフロー管理手段２１２は、ユーザ認証手段２１１においてユーザ認証された社員ＩＤに基づいて、マスタデータ記憶部２４を用いて部署ＩＤを特定する。そして、ワークフロー管理手段２１２は、特定された部署ＩＤを、この管理レコード２２０に記録する。更に、ワークフロー管理手段２１２は、ユーザ認証された社員ＩＤを申請者ＩＤとして、申請日時とともに管理レコード２２０に記録する。
【００４６】
さらに、ワークフロー管理手段２１２は、承認依頼に含まれる申請内容を、管理レコード２２０に記録する。また、この承認依頼に添付文書ファイルが含まれる場合には、ワークフロー管理手段２１２は、付与した管理ＩＤとともに、添付文書ファイルを含むオリジナル証憑データ２３１を証憑データ記憶部２３に登録する。
【００４７】
そして、ワークフロー管理手段２１２は、申請種別及び申請者ＩＤに基づいて、マスタデータ記憶部２４を用いて、この申請の承認を行なう社員ＩＤを特定する。そして、ワークフロー管理手段２１２は、特定した社員ＩＤを承認者ＩＤとして管理レコード２２０に記録する。
【００４８】
次に、ワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、承認依頼処理を実行する（ステップＳ１−７）。具体的には、ワークフロー管理手段２１２は、マスタデータ記憶部２４を用いて、この承認者の社員ＩＤに基づいてメールアドレスを特定する。そして、申請があったことを伝えるメッセージを送信する。
【００４９】
図５に示すように、このメッセージを受信した承認者は、クライアント端末１５を用いて、ログイン処理を実行する（ステップＳ２−１）。この場合も、クライアント端末１５は、ワークフロー管理サーバ２０から、ログイン画面データを取得する。そして、クライアント端末１５は、このログイン画面において入力されたユーザ認証情報を含めたログイン要求をワークフロー管理サーバ２０に送信する。
【００５０】
ワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、ユーザ認証処理を実行する（ステップＳ２−２）。具体的には、制御部２１のユーザ認証手段２１１が、受信したユーザ認証情報の登録の有無を、マスタデータ記憶部２４を用いて確認する。
【００５１】
ユーザ認証を完了した場合、ユーザ認証手段２１１は、メニュー画面データをクライアント端末１５に送信する。そして、クライアント端末１５は、ディスプレイにメニュー画面を出力する。
【００５２】
ここでは、申請内容の確認を行なうため、承認者は、ディスプレイに出力されたメニュー画面を用いて申請承認画面の出力要求を行なう。具体的には、メニュー画面において申請内容確認アイコンをクリックする。この場合には、クライアント端末１５は、申請内容確認要求をワークフロー管理サーバ２０に送信する。
【００５３】
この要求を受けたワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、申請内容確認画面の送信処理を実行する（ステップＳ２−３）。具体的には、制御部２１のワークフロー管理手段２１２は、管理データ記憶部２２から、ユーザ認証された社員ＩＤが承認者ＩＤとして記録された管理レコード２２０を抽出する。そして、ワークフロー管理手段２１２は、まだ承認日時が記録されていない管理レコード２２０、又は更新要否フラグが記録されてい
て承認日時が記録されていない管理レコード２２０を特定する。次に、ワークフロー管理手段２１２は、各管理レコード２２０を特定するための管理ＩＤを含めた未承認申請リストを生成し、この未承認申請リストをクライアント端末１５に送信する。
【００５４】
この場合、クライアント端末１５は、ディスプレイに未承認申請リストを出力する。ここで、承認者は、未承認申請リストを用いて、確認を行なう申請を特定し、これに対応したアイコンをクリックする。この場合、クライアント端末１５は、管理ＩＤに関するデータをワークフロー管理サーバ２０に送信する。そして、ワークフロー管理手段２１２は、クライアント端末１５から、未承認申請リストにおいて選択された管理ＩＤを取得する。
【００５５】
次に、制御部２１のワークフロー管理手段２１２は、管理データ記憶部２２から、この管理ＩＤに関する管理レコード２２０を取得するとともに、証憑データ記憶部２３からオリジナル証憑データ２３１の添付文書ファイルを取得する。そして、ワークフロー管理手段２１２は、これらを含めた申請内容確認画面データを生成し、クライアント端末１５に送信する。
【００５６】
そして、クライアント端末１５において確認処理を実行する（ステップＳ２−４）。具体的には、クライアント端末１５は、ディスプレイに申請内容確認画面を出力する。この申請内容確認画面には、この申請についての申請内容や添付文書の表示欄が設けられている。ここで、承認者は、各表示欄を用いて、申請内容や添付文書を確認する。更に、申請内容確認画面には、承認する場合にクリックするための承認アイコンや、承認を保留するための保留アイコンが表示される。
【００５７】
そして、ディスプレイ上の申請内容確認画面において承認アイコンが選択された場合（ステップＳ２−５において「ＹＥＳ」の場合）には、クライアント端末１５は、承認指示処理を実行する（ステップＳ２−６）。具体的には、クライアント端末１５は承認指示を含む確認結果通知をワークフロー管理サーバ２０に送信する。なお、ディスプレイ上の申請内容確認画面において保留アイコンが選択された場合（ステップＳ２−５において「ＮＯ」の場合）には、クライアント端末１５は、保留指示処理を実行する（ステップＳ２−７）。具体的には、クライアント端末１５は保留指示を含めた確認結果通知をワークフロー管理サーバ２０に送信する。
【００５８】
確認結果通知を受信したワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、承認指示の確認処理を実行する（ステップＳ２−８）。確認結果通知に承認指示が含まれない場合（ステップＳ２−８において「ＮＯ」の場合）には、制御部２１のワークフロー管理手段２１２は、この申請に関する承認処理を終了する。
【００５９】
一方、確認結果通知に承認指示が含まれる場合（ステップＳ２−８において「ＹＥＳ」の場合）には、ワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、タイムスタンプ取得処理を実行する（ステップＳ２−９）。具体的には、制御部２１のワークフロー管理手段２１２は、タイムスタンプ取得手段２１３に対して、オリジナル証憑データ２３１の添付文書ファイルを指定して、タイムスタンプの取得を指示する。この場合、タイムスタンプ取得手段２１３は、添付文書ファイルのハッシュ値を生成し、タイムスタンプ生成要求をタイムスタンプ局３０に送信する。そして、タイムスタンプ局３０においては、ハッシュ値に時刻情報を結合し、更に、タイムスタンプ局３０の秘密鍵で暗号化したタイムスタンプトークンを生成する。そして、タイムスタンプ取得手段２１３は、この時刻情報とタイムスタンプトークンとを、タイムスタンプ局３０から取得する。なお、このタイムスタンプトークンは、タイムスタンプ局３０においても、所定の期限（有効期間）までは保管される。
【００６０】
そして、ワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、タイムスタンプセット処理を実
行する（ステップＳ２−１０）。制御部２１のタイムスタンプ取得手段２１３は、取得したタイムスタンプを、添付文書と関連付けて、承認証憑データ２３２として証憑データ記憶部２３に記録する。更に、タイムスタンプ取得手段２１３は、取得した時刻情報を承認証憑データ２３２に記録する。
【００６１】
次に、ワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、承認時刻の登録処理を実行する（ステップＳ２−１１）。具体的には、タイムスタンプ取得手段２１３は、タイムスタンプ局３０から取得した時刻情報をワークフロー管理手段２１２に供給する。そして、ワークフロー管理手段２１２は、この時刻情報を、管理データ記憶部２２に記録された管理レコード２２０の承認日時として記録する。
【００６２】
（タイムスタンプ更新処理）
次に、タイムスタンプ更新処理について、図６を用いて説明する。
まず、ワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、期限管理処理を実行する（ステップＳ３−１）。ここでは、制御部２１のタイムスタンプ更新手段２１４は、タイムスタンプの有効期限が近くなってきたタイムスタンプの管理ＩＤを特定する。具体的には、承認証憑データ２３２の時刻情報と現在日付を比較して、有効期限までの残存期間が所定期間以下になった管理ＩＤを検索する。
【００６３】
有効期限が近づいているタイムスタンプの管理ＩＤが存在していない場合（ステップＳ３−２において「ＮＯ」の場合）、ワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、タイムスタンプ更新処理を終了する。一方、有効期限が近づいているタイムスタンプの管理ＩＤが存在している場合（ステップＳ３−２において「ＹＥＳ」の場合）、ワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、承認依頼処理を実行する（ステップＳ３−３）。具体的には、制御部２１のタイムスタンプ更新手段２１４は、この管理ＩＤを用いて、管理データ記憶部２２から管理レコード２２０を取得する。そして、タイムスタンプ更新手段２１４は、管理レコード２２０に更新要否フラグを記録する。更に、この管理レコード２２０に含まれる部署ＩＤ、及び申請種別を用いて、承認者ＩＤを特定し、承認者ＩＤを更新記録する。
【００６４】
以下、申請・承認時と同様に処理が行なわれる。なお、このように更新要否フラグが記録されている管理レコード２２０については、ステップＳ２−１１においては、ワークフロー管理手段２１２は、タイムスタンプ局３０から取得した時刻情報を、管理データ記憶部２２に記録された管理レコード２２０の承認日時として記録する。
【００６５】
以上、本実施形態によれば、以下に示す効果を得ることができる。
・  上記実施形態では、確認結果通知に承認指示が含まれる場合（ステップＳ２−８において「ＹＥＳ」の場合）には、ワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、タイムスタンプ取得処理を実行する（ステップＳ２−９）。そして、ワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、タイムスタンプセット処理を実行する（ステップＳ２−１０）。これにより、真正性を担保した証憑をワークフローにおいて管理することができる。利用者にとっては、時刻認証されたタイムスタンプを取得するための操作を別途、行なう必要はなく、既存のワークフロー上の処理を行なうだけでよい。従って、利用者の利便性を図ることができる。
【００６６】
・  上記実施形態では、ワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、承認時刻の登録処理を実行する（ステップＳ２−１１）。これにより、証憑のタイムスタンプと承認時刻とを一致させて、承認時の証憑の存在の信頼性を向上させることができる。
【００６７】
・  上記実施形態では、ワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、期限管理処理を
実行する（ステップＳ３−１）。そして、有効期限が近づいているタイムスタンプの管理ＩＤが存在している場合（ステップＳ３−２において「ＹＥＳ」の場合）、ワークフロー管理サーバ２０の制御部２１は、承認依頼処理を実行する（ステップＳ３−３）。これにより、タイムスタンプの有効期限と、証憑の保存期限との違いを補い、真正性を維持することができる。
【００６８】
なお、上記実施形態は、以下の態様に変更してもよい。
○  上記実施形態では、企業の社員がワークフロー上で経費申請を行なう場合を想定したが、これに限定されるものではない。
【００６９】
○  上記実施形態では、証憑データ記憶部２３には、申請内容を証明するための証憑についてのデータが記録される。本実施形態では、証憑データ記憶部２３には、オリジナル証憑データ２３１及び承認証憑データ２３２が記録される。タイムスタンプの保存方法はこれに限定されるものではなく、添付文書とは別に、タイムスタンプを管理することも可能である。この場合、オリジナル証憑データ２３１と承認証憑データ２３２とを別個に保存する必要がなくなる。
【００７０】
○  上記実施形態では、タイムスタンプ更新処理において、オリジナル証憑データ２３１の添付文書ファイルに改めてタイムスタンプを埋め込んだ。添付文書ファイルにおいて、タイムスタンプを累積蓄積できる場合には、承認証憑データ２３２の添付文書ファイルにタイムスタンプを重畳させることも可能である。
【図面の簡単な説明】
【００７１】
【図１】本発明の一実施形態のシステムの概略図。
【図２】管理データ記憶部及び証憑データ記憶部に記録されたデータの説明図。
【図３】マスタデータ記憶部に記録されたデータの説明図。
【図４】本実施形態の処理手順の説明図。
【図５】本実施形態の処理手順の説明図。
【図６】本実施形態の処理手順の説明図。
【符号の説明】
【００７２】
１０、１５…クライアント端末、２０…ワークフロー管理サーバ、２１…制御部、２１１…ユーザ認証手段、２１２…ワークフロー管理手段、２１３…タイムスタンプ取得手段、２１４…タイムスタンプ更新手段、２２…管理データ記憶部、２３…証憑データ記憶部、２４…マスタデータ記憶部、３０…タイムスタンプ局。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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