(57)【要約】      （修正有）【課題】使い勝手のよい文書管理装置を提供すること目的とする。【解決手段】蓄積した各文書に、少なくとも、当該文書のセキュリティレベルおよび機密文書として扱う機密保持期限を設定し、機密保持期限からあらかじめ設定された期間前になると、機密保持期限が近づいている旨を、指定された文書管理者へ通知する文書管理装置であって、前記機密保持期限を経過しても前記セキュリティレベルの再設定が行われない文書については、当該文書に設定されているセキュリティレベルおよび機密保持期限を変更するようにした。【選択図】図４
2008107977.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
蓄積した各文書に、少なくとも、当該文書のセキュリティレベルおよび機密文書として扱う機密保持期限を設定し、機密保持期限からあらかじめ設定された期間前になると、機密保持期限が近づいている旨を、指定された文書管理者へ通知する文書管理装置であって、
前記機密保持期限を経過しても前記セキュリティレベルの再設定が行われない文書については、当該文書に設定されているセキュリティレベルおよび機密保持期限を変更するようにしたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記文書の機密保持期限を、当該文書の文書管理者に設定されているスケジュール管理情報に登録することを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、蓄積した各文書に、少なくとも、当該文書のセキュリティレベルおよび機密文書として扱う機密保持期限を設定し、機密保持期限からあらかじめ設定された期間前になると、機密保持期限が近づいている旨を、指定された文書管理者へ通知する文書管理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、蓄積した各文書にセキュリティレベルや機密文書として扱う機密保持期限を設定して、各文書の管理を行う文書管理装置としては、例えば、特許文献１〜４に開示されたものなどが提案されている。
【０００３】
ここで、特許文献１には、表示装置に表示しても良い内容と表示しては不都合な内容のセキュリティレベルを設け、セキュリティレベルが所定の条件を満たさない場合は、表示装置への情報表示を抑止するようにしたものが開示されている。
【０００４】
また、特許文献２には、ファイルサーバ１０２上のデータベース２０８にファイルのセキュリティレベルおよびユーザのセキュリティレベルおよびプリンタのセキュリティレベルをファイル属性ＴＢＬ、ユーザ属性ＴＢＬ、プリンタ属性ＴＢＬとして登録管理し、クライアント端末からファイルへのアクセス時に、ファイル管理装置２０１は、ファイル属性ＴＢＬ、ユーザ属性ＴＢＬ、プリンタ属性ＴＢＬを参照してクライアント端末からファイルへのアクセスの許可および印刷の許可を制御するようにしたものが開示されている。
【０００５】
また、特許文献３には、アクセスパターンによって端末のセキュリティレベルを検出して、前記セキュリティレベルが所定のレベルに達しているか否かを判定し、前記端末のセキュリティレベルが所定のレベルに達していないと判定された場合に、当該端末のアクセス許可範囲を変更するようにしたものが開示されている。
【０００６】
また、特許文献４には、ホームページに識別番号付きのコメント文を記述しておく。更新者７は更新情報を格納するデータベース部４に識別番号を伴うホームページ１の一部または全ての更新情報及びその表示期間及び繰り返し表示条件を登録しておく。閲覧者６がホームページ１を閲覧すると表示判定部５が複数の更新情報が格納されているデータベース部４から識別番号と表示期間及び繰り返し表示条件に対応した更新情報をウェブサーバー９に送出するまたはしないことにより、ホームページ１の自動更新を可能にするようにしたものが開示されている。
【特許文献１】特開２００４−２７２４８１号公報
【特許文献２】特開２００５−１７４０８５号公報
【特許文献３】特開２００４−２３４３７８号公報
【特許文献４】特開２００４−１７８３２９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、特許文献１〜３では、ユーザや端末ごとにアクセス権限を付与することで、セキュリティを向上させるものであるが、一定期間ごとにユーザや端末の棚卸をしなければいけないという手間がかかる。
【０００８】
また、特許文献４では、ＨＰ（ホームページ）に定期的に自動的更新をするシステムであるが、担当者に更新時期が近いことを通知したり、コメントを定期的に書き換え忘れた場合に自動的に処理をしたりする手段が用意されていない。
【０００９】
本発明は、かかる実情に鑑みてなされたものであり、使い勝手のよい文書管理装置を提供すること目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
本発明は、蓄積した各文書に、少なくとも、当該文書のセキュリティレベルおよび機密文書として扱う機密保持期限を設定し、機密保持期限からあらかじめ設定された期間前になると、機密保持期限が近づいている旨を、指定された文書管理者へ通知する文書管理装置であって、前記機密保持期限を経過しても前記セキュリティレベルの再設定が行われない文書については、当該文書に設定されているセキュリティレベルおよび機密保持期限を変更するようにしたものである。
【００１１】
また、前記文書の機密保持期限を、当該文書の文書管理者に設定されているスケジュール管理情報に登録するようにしたものである。
【発明の効果】
【００１２】
したがって、本発明によれば、データ登録時に文書のセキュリティレベルと、セキュリティレベル保持期限、セキュリティレベル見直しの要否、そしてコメントを記録しておくことで、セキュリティレベル保持期限が迫った際に、セキュリティレベルの見直しが必要なデータに対してのみ、確認のメールを送信することで、一定期間ごとの棚卸の手間を分散させることができるという効果を得る。
【００１３】
また、セキュリティレベルの見直し通知が送信されてから一定期間経っても処理がされないデータについては、セキュリティレベルに応じて自動的に処理をすることで、担当者が作業をし忘れた場合にも、自動的に情報が更新されるという効果も得る。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
以下、添付図面を参照しながら、本発明の実施の形態を詳細に説明する。
【００１５】
図１は、本発明の一実施例にかかる文書管理システムの一例を示している。
【００１６】
この文書管理システムは、２つのユーザ端末装置ＴＭ１，ＴＭ２、２つの文書管理者端末装置ＴＮ１，ＴＮ２、および、文書管理サーバ装置ＳＶを、ローカルエリアネットワークＬＮで接続して構成されている。
【００１７】
文書管理サーバ装置ＳＶは、ローカルエリアネットワークＬＮを介して、ユーザ端末装置ＴＭ１，ＴＭ２および文書管理者端末装置ＴＮ１，ＴＮ２より受信した文書を蓄積するとともに、ローカルエリアネットワークＬＮを介して、ユーザ端末装置ＴＭ１，ＴＭ２および文書管理者端末装置ＴＮ１，ＴＮ２のユーザから発行された閲覧要求に対して、蓄積文書の閲覧を制御するものである。
【００１８】
また、文書管理サーバ装置ＳＶに蓄積される文書データには、後述するようにセキュリティレベルが設定されており、閲覧要求を発行したユーザの権限に応じて、文書を閲覧許可するか否かを制御できるようにしている。
【００１９】
また、文書管理サーバ装置ＳＶは、文書管理者端末装置ＴＮ１，ＴＮ２に対して、種々の通知を行うために電子メール機能を備えている。
【００２０】
図２は、ユーザ端末装置ＴＭ１，ＴＭ２、文書管理者端末装置ＴＮ１，ＴＮ２、および、文書管理サーバ装置ＳＶを実現するデータ処理装置（例えば、パーソナルコンピュータ装置など）の構成の一例を示している。
【００２１】
同図において、ＣＰＵ（中央処理装置）１は、このデータ処理装置の動作制御を行うものであり、ＲＯＭ（リード・オンリ・メモリ）２は、ＣＰＵ１が起動時に実行するプログラムや必要なデータ等を記憶するためのものであり、ＲＡＭ（ランダム・アクセス・メモリ）３は、ＣＰＵ１のワークエリア等を構成するためのものである。
【００２２】
キャラクタジェネレータ４は、図形文字の表示データを発生するためのものであり、時計回路５は、現在日時情報を出力するためのものであり、ローカルエリアネットワークインターフェース回路６は、このデータ処理装置をローカルエリアネットワークＬＮに接続するためのものであり、ローカルエリアネットワーク伝送制御部７は、ローカルエリアネットワークＬＮを介して、他のデータ端末装置との間で種々のデータをやりとりするための各種所定のプロトコルスイートの通信制御処理を実行するためのものである。
【００２３】
磁気ディスク装置８は、サーバプログラムやＷｅｂブラウザなどの種々のアプリケーションプログラム、ワークデータ、ファイルデータ、画情報データなどの種々のデータを記憶するためのものであり、ＣＲＴ画面表示装置９は、このデータ処理装置を操作するための画面を表示するためのものであり、表示制御部１０は、ＣＲＴ画面表示装置８の表示内容を制御するためのものである。
【００２４】
キーボード装置１１は、このデータ処理装置に種々のキー操作を行うためのものであり、画面指示装置１２は、ＣＲＴ画面表示装置９の任意の点を指示する等の操作作業を行うためのものであり、入力制御部１３は、キーボード装置１１および画面指示装置１２の入力情報を取り込む等するためのものである。
【００２５】
これらのＣＰＵ１、ＲＯＭ２、ＲＡＭ３、キャラクタジェネレータ４、時計回路５、ローカルエリアネットワーク伝送制御部７、磁気ディスク装置８、表示制御部１０、および、入力制御部１３は、バス１４に接続されており、これらの各要素間のデータのやりとりは、主としてこのバス１４を介して行われる。
【００２６】
また、文書管理サーバ装置ＳＶは、例えば、磁気ディスク装置８に蓄積文書を管理するためのデータベース機能が構築され、また、外部端末のユーザとの間の通信のためのＷｅｂサーバ機能が設けられている。
【００２７】
この文書管理システムでは、各ユーザに対して、図３（ａ）に示すようなユーザ管理情報が登録される。このユーザ管理情報は、それぞれのユーザを識別するためのユーザＩＤ、ユーザ認証のためのパスワード、ユーザの権限を規定するためのユーザグループを識別するためのグループＩＤ、および、その他の情報から構成されている。
【００２８】
ここで、ユーザグループは、ユーザが文書をアクセスする権限を規定するためのものであり、例えば、文書にセキュリティレベルとして「極秘文書」、「機密文書」、「閲覧可能文書」の３段階が設定されており、「極秘文書」が最上位のセキュリティレベルに設定され、「機密文書」が第２位のセキュリティレベルに設定され、「閲覧可能文書」が最下位のセキュリティレベルに設定されている場合、ユーザグループは、「極秘文書ユーザグループ」、「機密文書ユーザグループ」、「一般ユーザグループ」の３段階設定される。
【００２９】
そして、「極秘文書ユーザグループ」のユーザは、全てのセキュリティレベルの文書へアクセスすることができる。また、「機密文書ユーザグループ」のユーザは、「極秘文書」のセキュリティレベルの文書にはアクセスできないが、「機密文書」と「閲覧可能文書」のセキュリティレベルの文書へアクセスすることができる。また、「一般ユーザグループ」のユーザは、「極秘文書」と「機密文書」のセキュリティレベルの文書にはアクセスできず、「閲覧可能文書」のセキュリティレベルの文書へのみアクセスすることができる。
【００３０】
文書管理サーバ装置ＳＶに蓄積される文書データの一例を図３（ｂ）に示す。この文書データは、それぞれの文書を識別するための文書ＩＤ、文書の内容をあらわす本文情報、当該文書についての管理者権限を持つユーザをあらわす文書管理者名、当該文書管理者への連絡先をあらわす文書管理者メールアドレス、当該文書に設定されるセキュリティレベル（「極秘文書」、「機密文書」、「閲覧可能文書」のいずれか）、当該文書に設定されたセキュリティレベルを維持する期限をあらわす機密保持期限、当該文書の説明等が記載されるコメント、および、その他の情報からなる。
【００３１】
以上の構成で、ユーザ端末装置ＴＭ１のユーザが文書管理サーバ装置ＳＶに文書データを蓄積する際、まず、文書管理サーバ装置ＳＶへ接続する。この接続の際、最初にユーザ管理情報を参照したユーザログイン作業が行われる。
【００３２】
そして、ユーザログイン作業が正常に終了すると、例えば、文書管理サーバ装置ＳＶに導入されているＷｅｂサーバ機能により提供される文書蓄積の受付用Ｗｅｂページが、ユーザが文書管理サーバ装置ＳＶに文書データを保存する際の窓口となり、ユーザは、ユーザ端末装置ＴＭ１に導入されているＷｅｂブラウザ機能を用いて、受付用Ｗｅｂページへアクセスし、必要な情報を入力するとともに、保存する本文情報をアップロードする。
【００３３】
ここで、ユーザが入力する情報としては、上述した文書データのうち、例えば、文書管理者名、文書管理者メールアドレス、セキュリティレベル、機密保持期限、コメント、および、その他の情報である。
【００３４】
文書管理サーバ装置ＳＶのＷｅｂサーバは、ユーザからの接続要求を検出すると、ユーザ管理情報を参照して、ユーザとの間で所定のログイン作業を行い、そのログイン作業が正常に終了し、受付用Ｗｅｂページへのアクセス要求を検出すると、必要な情報をＷｅｂクライアントへ送信し、Ｗｅｂクライアントを操作するユーザが入力した各種情報を受信するとともに、本文情報を受信する。
【００３５】
そして、文書管理サーバ装置ＳＶは、当該アクセスに対応した文書ＩＤを発行して受信文書に付与するとともに、受信した各種情報および本文情報に基づいて、上述した文書データを作成して、文書データベースへ蓄積する。
【００３６】
また、ユーザ端末装置ＴＭ１のユーザが文書管理サーバ装置ＳＶに蓄積されている文書データを閲覧要求する際、まず、文書管理サーバ装置ＳＶへ接続する。この接続の際、最初にユーザ管理情報を参照したユーザログイン作業が行われる。このユーザログイン作業では、ユーザはユーザＩＤとパスワードを文書管理サーバ装置ＳＶへ送信し、文書管理サーバ装置ＳＶは、受信したユーザＩＤとパスワードがいずれかのユーザ管理情報に登録されているものである場合、当該ログイン作業を正常に終了する。また、そのログイン作業で認識したユーザのユーザ管理情報のグループＩＤに基づいて、ログインユーザのセキュリティレベルを認識する。
【００３７】
そして、ユーザログイン作業が正常に終了すると、ユーザは、文書ＩＤを指定した状態で文書閲覧を要求し、それにより、文書管理サーバ装置ＳＶは、指定された文書ＩＤの文書データのセキュリティレベルを参照して、当該ユーザの閲覧権限を調べ、閲覧権限があると判断した場合には、閲覧要求された文書データの本文情報を送信する。
【００３８】
また、閲覧権限がないと判断した場合には、当該旨をユーザへ通知して、そのときの閲覧要求を拒否する。
【００３９】
また、文書管理サーバ装置ＳＶは、日々、蓄積されているそれぞれの文書データについて、機密保持期限と現在の日付と比較することで、機密保持期限があらかじめ設定された日数後に迫っていないかをチェックしている。もし、機密保持期限と現在の日付の差があらかじめ設定された日数である文書を発見した場合、文書名、文書へのリンクを生成し、機密保持期限が迫っている旨の定型文とともに、当該文書に登録されている文書管理者に対して、メールで通知する。また、このとき、文書管理者のスケジュール管理情報を有している場合、当該スケジュール管理情報に、文書の機密保持期限を自動的に登録する。
【００４０】
また、機密保持期間が過ぎた後も文書管理者が所定の処理をしない場合、例えば、当該文書の機密保持期限を自動的に延長したり、文書のセキュリティレベルを自動的に一段階下げて、当該文書のコメントに、「文書管理者に通知をしたが、機密保持期間が過ぎても処理がされないため、自動処理をした」旨を記録する。
【００４１】
また、文書管理者への初めての通知時に、文書管理者のスケジュールに文書の機密保持期限を自動的に登録する。
【００４２】
このようにして、本実施例では、データ登録時に文書のセキュリティレベルと、セキュリティレベル保持期限、セキュリティレベル見直しの要否、そしてコメントを記録しておくことで、セキュリティレベル保持期限が迫った際に、セキュリティレベルの見直しが必要なデータに対してのみ、確認のメールを送信することで、一定期間ごとの棚卸の手間を分散させることができる。
【００４３】
さらにセキュリティレベルの見直し通知が送信されてから一定期間経っても処理がされないデータについては、セキュリティレベルに応じて自動的に処理をすることで、担当者が作業をし忘れた場合にも、自動的に情報が更新される。
【００４４】
図４は、文書データの機密保持期限管理について、文書管理サーバ装置ＳＶが実行する処理の一例を示している。
【００４５】
まず、機密保持期限をチェックしていない文書があるかどうかを調べ（判断１０１）、判断１０１の結果がＹＥＳになるときには、次の文書データを取得し（処理１０２）、当該文書データの機密保持期限が、設定日数以内に迫っているかどうかを調べる（判断１０３）。
【００４６】
判断１０３の結果がＹＥＳになるときには、機密保持期限が今日までであるかを調べ（判断１０４）、判断１０４の結果がＮＯになるときには、当該文書へアクセスするための文書リンク（アクセス用ＵＲＬ）を作成し（処理１０５）、その文書リンクを含み、機密保持期限が迫っている旨を通知する通知文を作成し、当該文書に登録されている文書管理者メールアドレスへ、作成した通知文を電子メールを用いて送信する（処理１０６）。そして、判断１０１へ戻り、残りの文書について処理を行う。
【００４７】
また、判断１０４の結果がＹＥＳになるときには、所定の自動処理を起動する（処理１０７）。この自動処理では、例えば、当該文書の機密保持期限を自動的に延長したり、文書のセキュリティレベルを自動的に一段階下げて、当該文書のコメントに、「文書管理者に通知をしたが、機密保持期間が過ぎても処理がされないため、自動処理をした」旨を記録する。次いで、判断１０１へ戻り、残りの文書について処理を行う。
【００４８】
また、判断１０３の結果がＮＯになるときには、判断１０１へ戻り、残りの文書について処理を行う。
【００４９】
図５は、文書データの機密保持期限管理について、文書管理サーバ装置ＳＶが実行する処理の他の例を示している。
【００５０】
まず、機密保持期限をチェックしていない文書があるかどうかを調べ（判断２０１）、判断２０１の結果がＹＥＳになるときには、次の文書データを取得し（処理２０２）、当該文書データの機密保持期限が、設定日数以内に迫っているかどうかを調べる（判断２０３）。
【００５１】
判断２０３の結果がＹＥＳになるときには、機密保持期限が今日までであるかを調べ（判断２０４）、判断２０４の結果がＮＯになるときには、当該文書へアクセスするための文書リンク（アクセス用ＵＲＬ）を作成し（処理２０５）、その文書リンクを含み、機密保持期限が迫っている旨を通知する通知文を作成し、当該文書に登録されている文書管理者メールアドレスへ、作成した通知文を電子メールを用いて送信する（処理２０６）。また、文書管理者のスケジュールに、当該文書の機密保持期限を登録する（処理２０７）。そして、判断２０１へ戻り、残りの文書について処理を行う。
【００５２】
また、判断２０４の結果がＹＥＳになるときには、所定の自動処理を起動する（処理２０８）。この自動処理では、例えば、当該文書の機密保持期限を自動的に延長したり、文書のセキュリティレベルを自動的に一段階下げて、当該文書のコメントに、「文書管理者に通知をしたが、機密保持期間が過ぎても処理がされないため、自動処理をした」旨を記録する。次いで、判断２０１へ戻り、残りの文書について処理を行う。
【００５３】
また、判断２０３の結果がＮＯになるときには、判断２０１へ戻り、残りの文書について処理を行う。
【００５４】
ところで、文書に設定される機密保持期限は、文書の種類にもよるが、例えば、技術文書であれば登録時から数年後程度に設定される。その場合、例えば、機密保持期限の１ヶ月前、一週間前、当日にそれぞれ機密保持期限をチェックするように設定しておき、その都度、文書管理者に対して注意を促すようにすることもできる。また、機密保持期限の延長期間は、例えば、１年あるいは６ヶ月等の適宜な期間を設定することができ、システムにあらかじめ設定したり、あるいは、ユーザが登録の際に設定可能とすることができる。
【００５５】
なお、本発明は、上述した構成以外の文書管理システムに用いられる文書管理サーバ装置についても同様に適用することができる。また、文書に設定するセキュリティレベルは、上述した実施例の３段階に限ることはなく、さらに細かく設定することもできる。
【００５６】
また、ユーザのセキュリティレベルについても、上述した実施例のものに限らず、適宜なものを採用することができる。また、ユーザ認証は、例えば、認証サーバを設け、当該認証サーバで一元的に行うようにしてもよい。
【図面の簡単な説明】
【００５７】
【図１】本発明の一実施例にかかる文書管理システムの一例を示したブロック図。
【図２】データ処理装置の構成の一例を示したブロック図。
【図３】ユーザ管理情報および文書データの一例を示した概略図。
【図４】文書データの機密保持期限管理について、文書管理サーバ装置ＳＶが実行する処理の一例を示したフローチャート。
【図５】文書データの機密保持期限管理について、文書管理サーバ装置ＳＶが実行する処理の他の例を示したフローチャート。
【符号の説明】
【００５８】
ＳＶ  文書管理サーバ装置
ＴＭ１，ＴＭ２  ユーザ端末装置
ＴＮ１，ＴＮ２  文書管理者端末装置
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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