(57)【要約】【課題】電子データファイルのコピー体の散在を防止し、かつ、電子情報のセキュリティをより安全な状態に保った状態で特定の利用者（受信者）のみに、簡便な操作で、電子情報を提供する画像入出力装置の提供。【解決手段】操作者との情報の入出力を行う入出力部と、ボックス、ボックス情報を保持するボックス情報保持部、および、ユーザ情報を保持するユーザ情報保持部を有する記憶部と、ネットワークインターフェース部と、各部を制御する制御部とを有し、制御部は、操作者が電子データファイルにかかる所定のジョブを画像入力装置に対して指示した場合、制御部は、ボックス情報、および、ユーザ情報に基づき、所定の検索規準を満足するボックスを検索し、満足するボックスに電子データファイルを保存する画像入出力装置。【選択図】図４
2008271020.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークに接続可能な画像入出力装置であって、
操作者との情報の入出力を行う入出力部と、
電子データファイルを記憶可能なボックス、前記ボックスにかかる情報であるボックス情報を保持するボックス情報保持部、および、予め登録されたユーザにかかる情報であるユーザ情報を保持するユーザ情報保持部を有する記憶部と、
前記電子データファイルを、前記ネットワーク経由で外部に送信可能なネットワークインターフェース部と、
前記入出力部、前記記憶部、および、前記ネットワークインターフェース部を制御する制御部とを有し、
前記制御部は、前記操作者が前記電子データファイルにかかるジョブを前記画像入力装置に対して指示した場合、前記ジョブが予め定めた所定ジョブ群に含まれるか判断し、
前記制御部が前記判断において、含まれる、と判断した場合、前記制御部は、前記ボックス情報、および、前記ユーザ情報に基づき、所定の検索規準を満足するボックスを検索し、前記満足するボックスに前記電子データファイルを保存する画像入出力装置。
【請求項２】
前記予め定めた所定ジョブ群は、前記電子データファイルを複数の前記ユーザに対して送信するジョブを含み、
前記ボックス情報は、前記ボックスにアクセス可能なユーザ、および、前記ボックスに予め設定されるセキュリティ・レベルの情報であるボックス・セキュリティ・レベルを含み、
前記ユーザ情報は、前記ユーザに予め設定されるセキュリティ・レベルの情報であるユーザ・セキュリティ・レベルを含む、請求項１に記載の画像入出力装置。
【請求項３】
ネットワークに接続可能な画像入出力装置の中央処理装置において実行可能なプログラムであって、
操作者との情報の入出力を行う入出力部を介し、前記操作者から電子データファイルにかかるジョブを受け付けるステップと、
前記ジョブが予め定めた所定ジョブ群に含まれるか判断するステップと、
前記判断ステップにおいて、含まれる、と判断した場合、記憶装置に記憶されたボックス情報、および、ユーザ情報に基づき、所定の検索規準を満足する前記記憶装置に設定されたボックスを検索するステップと、
前記所定の検索規準を満足するボックスに前記電子データファイルを保存するステップと、を有するプログラム。
【請求項４】
前記予め定めた所定ジョブ群は、前記電子データファイルを複数の、予め登録されたユーザに対して送信するジョブを含み、
前記ボックス情報は、前記ボックスにアクセス可能なユーザ、および、前記ボックスに予め設定されるセキュリティ・レベルの情報であるボックス・セキュリティ・レベルを含み、
前記ユーザ情報は、前記ユーザに予め設定されるセキュリティ・レベルの情報であるユーザ・セキュリティ・レベルを含む、請求項３に記載のプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、紙または電子データとして画像情報を入力し、また、電子データとして画像情報を出力することができる画像入出力装置に関する。本発明は、特に、当該画像入出力装置における電子データ化された画像情報の装置外部への送信に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、複合機等画像入出力装置、および、ネットワーク環境の発展に伴い、情報の電子化が急速に進んでいる。従来、紙媒体を介して行われていた情報の送受、および、共有は、電子情報のネットワークを介した送受、および、記憶装置に記憶された電子情報の共有といった手法に置換されつつある。
【０００３】
そのような時流の中、ＦＡＸ送受信網やコンピュータ・ネットワークに接続容易といった特性を有する複合機においては、一度に多くの受信者へ同一情報を送信したり、一度に複数のプロトコルを用いて同一情報を送信したりするような使用形態が現れている。このような使用形態は一般に「ユニバーサル送信」と呼ばれる。ユニバーサル送信は、利用者の支持を得て急速に利用頻度が増加しつつある。
【０００４】
しかし、情報を他の複数の装置に対して送信することは、複数の同一情報が個別的に複数の記憶領域に散在する状態を招く。このことは、情報セキュリティ確保の面から問題視されている。
【０００５】
また、画像情報を取り扱う複合機においては、情報送受の処理が頻発することによって、自らの画像ハンドリングモジュールに対する負荷が増大する。
【０００６】
さらに、ネットワーク環境にとっても、画像情報の送受信が頻繁に行われることで増大するネットワークトラフィックが問題となっている。
【０００７】
特許文献１は、リモートスキャナといった画像入出力装置を開示する。特許文献１の画像入出力装置においては、スキャンして生成した画像データを一旦、所定の記憶装置に記憶し、送信先に対しては、当該画像データの格納場所を通知する情報のみを送信する。送信先において受信者は、その情報を用いて画像データ実体を上記所定の記憶装置から転送することで取得する。このように構成することで、スキャンにかかる操作を簡略化すると共に、転送先、または、ネットワーク環境における事故のために画像データが消失することを防止する。また、特許文献１の画像入出力装置においては、複数の送信先をグループとして管理し、複数同時送信時の操作を簡略化している。
【０００８】
特許文献２は、ファクシミリ装置といった画像入出力装置を開示する。特許文献２の画像入出力装置においては、ローカル・エリア・ネットワーク（ＬＡＮ）を介して、画像情報をファクシミリ送信する際、送信される画像情報の情報量と送信先メールサーバの記憶領域の空き容量とを比較し、当該比較に基づいて画像情報の受信が不可能であると判断した場合、送信先に対してはウェブサーバのＵＲＬ等およびパスワードを送信し、画像情報は前記ウェブサーバの記憶領域へ送信する。ＵＲＬ等およびパスワードを受け取った者は当該ＵＲＬにアクセスし、パスワードを入力して画像情報を入手する。また、アクセスされた画像情報は、ウェブサーバ上から自動的に消去される。
【０００９】
このように、ネットワークを介した情報の送受、および、共有の手法は、様々な改良が加えられ、日々進歩している。
【特許文献１】特開平１１−２１５３３１号公報
【特許文献２】特開平１１−０６９０５１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【００１０】
しかしながら、情報の実体を受信者に対して送信しないで情報の実体をネットワークに対して開かれた記憶領域に記憶し、代わりに当該情報の実体にアクセスするため情報のみを真正の受信者に対して送信し、真正の受信者から当該情報に対するアクセスを待つ、といった上述した形態を有するシステムにおいては、真正の受信者からのアクセスに対しては当該情報を提供し、同時に、不正なアクセスによって当該情報を取得しようと試みる者からは当該情報を保護する必要がある。当該情報の実体である電子データファイルは、ネットワークに対して開かれた記憶領域に保存されており、セキュリティ面で不安が残るため、当該電子データファイルに対してパスワードを設定してセキュリティの確保を図っている。そのため、従来のシステムにおいては、当該電子データファイルへのアクセスに対しパスワードを予め設定し、アクセス時には真正の受信者に対してもパスワード認証手続を要求する。このパスワード設定および認証手続にかかる操作は、送信者および受信者の両者にとって時に煩雑なものである。
【００１１】
上記問題点を鑑み、本願発明は、上述のような電子データファイルのコピー体の散在を防止し、かつ、電子情報のセキュリティをより安全な状態に保った状態で特定の利用者（受信者）のみに、送信者および受信者にとって簡便な操作で、電子情報を提供する画像入出力装置の提供を解決すべき課題とする。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
本発明は、その一態様においては、ネットワークに接続可能な画像入出力装置であって、操作者との情報の入出力を行う入出力部と、電子データファイルを記憶可能なボックス、ボックスにかかる情報であるボックス情報を保持するボックス情報保持部、および、予め登録されたユーザにかかる情報であるユーザ情報を保持するユーザ情報保持部を有する記憶部と、電子データファイルを、ネットワーク経由で外部に送信可能なネットワークインターフェース部と、入出力部、記憶部、および、ネットワークインターフェース部を制御する制御部とを有し、制御部は、操作者が電子データファイルにかかるジョブを画像入力装置に対して指示した場合、ジョブが予め定めた所定ジョブ群に含まれるか判断し、制御部が判断において、含まれる、と判断した場合、制御部は、ボックス情報、および、ユーザ情報に基づき、所定の検索規準を満足するボックスを検索し、満足するボックスに電子データファイルを保存する画像入出力装置である。
【００１３】
本発明の一態様においては、予め定めた所定ジョブ群は、電子データファイルを複数のユーザに対して送信するジョブを含み、ボックス情報は、ボックスにアクセス可能なユーザ、および、ボックスに予め設定されるセキュリティ・レベルの情報であるボックス・セキュリティ・レベルを含み、ユーザ情報は、ユーザに予め設定されるセキュリティ・レベルの情報であるユーザ・セキュリティ・レベルを含むことが望ましい。
【００１４】
本発明は、別の一態様においては、ネットワークに接続可能な画像入出力装置の中央処理装置において実行可能なプログラムであって、操作者との情報の入出力を行う入出力部を介し、操作者から電子データファイルにかかるジョブを受け付けるステップと、ジョブが予め定めた所定ジョブ群に含まれるか判断するステップと、判断ステップにおいて、含まれる、と判断した場合、記憶装置に記憶されたボックス情報、および、ユーザ情報に基づき、所定の検索規準を満足する記憶装置に設定されたボックスを検索するステップと、所定の検索規準を満足するボックスに電子データファイルを保存するステップと、を有するプログラムである。
【００１５】
本発明の別の一態様においては、予め定めた所定ジョブ群は、電子データファイルを複数の、予め登録されたユーザに対して送信するジョブを含み、ボックス情報は、ボックスにアクセス可能なユーザ、および、ボックスに予め設定されるセキュリティ・レベルの情報であるボックス・セキュリティ・レベルを含み、ユーザ情報は、ユーザに予め設定されるセキュリティ・レベルの情報であるユーザ・セキュリティ・レベルを含むことが望ましい。
【発明の効果】
【００１６】
本発明にかかる画像入出力装置は、電子情報のコピー物の散在を防止し、かつ、電子情報のセキュリティをより安全な状態に保った状態で特定の利用者（受信者）のみに、送信者および受信者にとって簡便な操作で、電子情報を提供することができるという効果を奏する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１７】
本願発明にかかる画像入出力装置は、紙原稿のスキャン等で画像情報を入力し、当該画像情報を記憶領域に記憶し、適宜、当該画像情報を特定の受信者に対しメール、および／または、ファクシミリ等で送信可能な画像入出力装置である。
【００１８】
本願発明にかかる画像入出力装置は、操作者の指示により所定のジョブを実行した場合において、所定の条件を満たす場合、画像入出力装置が自動的に決定したボックスに画像情報を保存する処理を実行する。画像入出力装置が自動的に決定するボックスには、アクセス可能な利用者が予め設定される。そうすることによって、本画像入出力装置においては、操作者に特別な操作を要求することなしに、当該ボックスに保存された画像情報を、特定の利用者のみがアクセス可能な状態とすることができる。よって、本発明にかかる画像入出力装置は、簡便な操作で、画像情報をセキュリティが確保された状態に保ちつつ、特定の利用者がアクセス可能な状態とすることが可能である。また、前記したアクセス可能な特定の利用者を複数人指定する場合であっても、当該画像情報が保存されるボックスに対して複数のアクセス可能な利用者を設定することで、当該画像情報のコピーを作成せずに、複数の利用者に対して画像情報を提供することが可能となる。この場合にも、当該画像情報を含む電子データファイルに対して特別なセキュリティ設定をする必要がない。
【００１９】
本願発明にかかる画像入出力装置は、例えば、スキャナ機能、電子メール機能、ファクシミリ機能を有し、電子データファイルを記憶可能な記憶装置を備えた複合機（ＭＦＰ）である。
【００２０】
本願発明にかかる電子データファイルは、画像入出力装置がそのスキャナ機能で光学的に読み取った紙原稿の画像情報、または、電子的に入力された画像情報のデータでよい。
【００２１】
本明細書においては、画像入出力装置の備える記憶装置の有する記憶領域内の論理的区分を「ボックス」と称する。「ボックス」とは、一般的なコンピュータのオペレーティング・システムにおいて、「ディレクトリ」もしくは「フォルダ」と称される類の論理上の記憶領域区分である。また、本発明においては、「ボックス」内にさらに「ボックス」を設定し、ボックスの階層構造を設定することも可能である。
【００２２】
これより、添付の図面を参照し、本発明にかかる実施形態を説明する。
【００２３】
＜構成＞
本発明の実施形態においては、本発明の画像入出力装置は、所謂、複合機である。当該複合機は、紙原稿の画像情報を光学的に読み取り、電子データを生成するスキャナ機能、当該電子データを電子データファイルとしてメール送信するメール機能、および、当該電子データファイルをファクシミリ送信するファクシミリ機能、を有し、当該電子データファイルを記憶する記憶装置を備える。ただし、本発明にかかる画像入出力装置の有する機能は、これらの機能に限定されない。また、必ずしもこれらの機能を全て有する必要もない。
【００２４】
図１は、本実施形態による画像入出力装置（複合機）１１および１３を含む画像入出力システム１のシステム構成概略図である。第１複合機１１および第２複合機１３は、ネットワーク２１により、互いにデータ送受信可能な状態に接続されている。ネットワーク２１は、所謂、ＴＣＰ／ＩＰプロトコルに準拠したデジタル通信ネットワークでよい。また、ネットワーク２１は、インターネットに接続されていてもよいし、ローカル・エリア・ネットワーク（ＬＡＮ）を構成するものであってもよい。
【００２５】
第１および第２複合機１１および１３は、同等の機能を有する複合機である。ただ、本図においては、第２複合機１３は、公衆電話網３１にも接続されており、公衆電話網を介したファクシミリ送受信も可能となっている。
【００２６】
図２は、第１複合機１１の構成を示すブロック図である。複合機１１は、複合機全体の動作を制御する制御部４１、印刷にかかる処理を実行するプリント部４９、スキャンにかかる処理を実行するスキャン部５１、所謂ユーザ・インターフェースを構成する入出力部５３、および、ネットワーク２１と接続するネットワークインターフェース部５９を有する。また、制御部４１は、中央処理装置（ＣＰＵ）４３、主記憶装置４５、および、補助記憶装置４７を備える。中央処理装置４３は、主記憶装置４５、および／または、補助記憶装置４７に記憶されたプログラムを実行することにより、複合機１１の制御部４１の中央処理装置として動作する。主記憶装置４５は、所謂メモリを備え、補助記憶装置４７は、ハード・ディスク・ドライブで構成される。なお、補助記憶装置４７として、不揮発性メモリ、光ディスク装置等を適宜備えてもよい。
【００２７】
図３は、機能的観点から制御部４１の構成を示したブロック図である。本図に示す制御部の機能ブロックは、中央処理装置４３、主記憶装置４５、および、補助記憶装置４７、ならびに、中央処理装置４３において実行されるプログラムにより実現される。
【００２８】
制御部４１は、ＭＦＰ制御コア部６１、および、保存ボックス（ＢＯＸ）決定部６３、ならびに、記憶領域６５を有する。
【００２９】
ＭＦＰ制御コア部６１は、外部通信制御、ファクシミリ送受信制御、補助記憶装置制御、プリント部入力制御、ジョブ管理、プリント部制御、スキャン部制御、ＡＳＩＣ制御、主記憶装置制御、ネットワーク通信制御、入出力部制御、等を司る部分である。
【００３０】
保存ボックス決定部６３は、電子データファイルを保存するボックスを所定の規則に従って決定し、電子データファイルを決定されたボックスに保存する機能を司る部分である。保存ボックス決定部６３の動作については、後で詳しく説明する。
【００３１】
記憶領域６５は、登録されたユーザ（利用者）の情報（ユーザ情報）を保持するユーザ情報保持部６７、既に作成されて存在するボックスの情報（ボックス情報）を保持するＢＯＸ情報保持部６９、および、複数のボックスを設定可能なユーザ記憶領域部７１を含む。
【００３２】
ユーザ情報保持部６７は、ユーザ情報を保持する。ここでユーザ情報には、各ユーザに設定されるユーザ・セキュリティ・レベルにかかる情報、各ユーザのメール・アドレスにかかる情報等が含まれる。
【００３３】
「ユーザ・セキュリティ・レベル」とは、ユーザ毎に設定される情報であって、後述するボックスに対する「ボックス・セキュリティ・レベル」と対応付けて利用される情報である。このユーザ・セキュリティ・レベルは、複数の段階を設定することが可能である。例えば、ユーザ・セキュリティ・レベルは、「高」「中」「低」の３段階を有することができる。この場合、各ユーザに対し、「高」「中」「低」いずれかのセキュリティ・レベルを設定することができる。また、「ボックス・セキュリティ・レベル」も同様に、例えば、３段階「高」「中」「低」を設定することができる。
【００３４】
ユーザ・セキュリティ・レベルが「高」に設定された利用者（ユーザ）は、ボックス・セキュリティ・レベルが「高」「中」または「低」に設定されているいずれのボックスにもアクセスすることができる。ユーザ・セキュリティ・レベルが「中」に設定された利用者は、ボックス・セキュリティ・レベルが「中」または「低」に設定されているボックスにアクセスすることができるが、ボックス・セキュリティ・レベルが「高」に設定されているボックスにはアクセスすることができない。ユーザ・セキュリティ・レベルが「低」に設定された利用者は、ボックス・セキュリティ・レベルが「低」に設定されているボックスのみにアクセスすることができ、ボックス・セキュリティ・レベル「高」または「中」に設定されているボックスにはアクセスすることができない。
【００３５】
ＢＯＸ情報保持部６９は、設定されているボックスにかかる情報（ボックス情報）を保持する。ボックス情報には、先述のボックス・セキュリティ・レベルにかかる情報のほか、特定の利用者からのアクセスを許可する／許可しないといった特定アクセス権限情報が含まれる。たとえば、特定アクセス権限情報を用いて利用者のボックスに対するアクセス権限をコントロールすることで、特定のプロジェクトに参加しているユーザであれば各ユーザのユーザ・セキュリティ・レベルに関係なくアクセス可能なボックスを作成することができる。
【００３６】
ユーザ記憶領域部７１は、ユーザ（利用者）が作成し、受信し、保存する電子データファイルが実際に保存される記憶領域である。ユーザ記憶領域部７１は、複数のボックスが設定され、ユーザ（利用者）は、電子データファイルを、当該ボックスのいずれか１つもしくは複数のボックスに記憶させて保存することができる。また、ボックスの中にさらにボックスを設定することも可能である。
【００３７】
なお、ユーザ情報およびボックス情報の設定・変更、および、ボックスの設定は、特別の権限を有するユーザ（管理者）が設定可能とすることができる。
【００３８】
＜動作＞
図４は、本実施形態による複合機１１における、電子データファイル保存先自動決定処理にかかるフローチャートである。これより本フローチャートを参照し、本実施形態による複合機１１の動作について説明する。
【００３９】
本願発明にかかる画像入出力装置は、ユーザ（操作者）の指示により所定のジョブを実行した場合において、所定の条件を満たす場合、画像入出力装置が自動的に決定したボックスに画像情報を保存する処理を実行する。
【００４０】
ステップＳ１０１において、複合機１１は、これからジョブを投入しようとしているユーザ（操作者）の認証を行う。本ステップにおいて、複合機１１がユーザ（操作者）の入力したユーザＩＤが無効であると判断した場合（ステップＳ１０１におけるＮＯ）、ステップＳ１１５に進み、ユーザ（操作者）の入力したユーザＩＤが有効であれば（ステップＳ１０１におけるＹＥＳ）、ステップＳ１０３に進む。
【００４１】
なお、本ステップＳ１０１は、必須ではない。本ステップＳ１０１は、これからジョブを投入するユーザ（操作者）を複合機１１が特定するために用いられる。以後の動作においてユーザ（操作者）の特定は、必須ではない。ただし、以下に説明する動作のうち幾つかの工程において、ユーザ（操作者）に関する情報が利用できないことで機能的に制限を受けることがある。ユーザ認証に成功したユーザ（操作者）は、メール送信ジョブやファックス送信ジョブにおいて、「送信者」と認識される。
【００４２】
ステップＳ１０３において、複合機１１は、ユーザ（操作者）から送信先ユーザ（受信者）が指定された送信ジョブを受ける。本ステップＳ１０３において、上述した「所定のジョブ」は、送信先が指定された「送信ジョブ」、である。
【００４３】
本ステップＳ１０３における「送信ジョブ」には、以下のジョブが含まれる。
１．  電子データファイルを、ユーザ（受信者）に対してメール送信するジョブ。
２．  電子データファイルを、ユーザ（受信者）に対してＦＡＸ送信するジョブ。
【００４４】
また、送信ジョブの対象となっている電子データファイルは、既に、ボックスに保存されている電子データファイルでよいし、あるいは、これからスキャナ機能を利用して作成する電子データファイルでもよい。
【００４５】
ステップＳ１０５において、複合機１１は、電子データファイルを実際にユーザ（受信者）に対して送信するか、電子データファイルの実体をユーザ（受信者）に送信せずに、複合機１１のユーザ記憶領域部７１に保存し、ユーザ（受信者）には保存された電子データファイルにアクセスするためのアドレス情報（ファイル・パス）を通知するか、を、送信ジョブが以下の条件を満足するジョブであるか否か判断することで、決定する。
【００４６】
本ステップＳ１０５において、複合機１１は、送信ジョブが以下の条件のいずれかを満足する場合（ステップＳ１０５における「ＢＯＸ保存する」）、ステップＳ１１１に進み、電子データファイルの実体をユーザ（受信者）に送信せずに、複合機１１のユーザ記憶領域部７１に保存し、ユーザ（受信者）には保存された電子データファイルのファイル・パスを通知する。送信ジョブが以下の条件のいずれも満足しない場合（ステップＳ１０５における「実際に送信する」）、ステップＳ１０７に進み、電子データファイルを実際にユーザ（受信者）に対して送信する。
＊＊＊ステップＳ１０５判断条件：
１．  送信ジョブは、電子データファイルを、複数のユーザ（受信者）に対してメール送信するジョブ（Ｓｃａｎ  Ｔｏ  Ｓｅｎｄ）である。
２．  送信ジョブは、電子データファイルを、複数のユーザ（受信者）が送信先に登録されたメーリングリストに対してメール送信するジョブ（Ｓｃａｎ  Ｔｏ  Ｓｅｎｄ）である。
３．  送信ジョブは、電子データファイルを、１人以上の所定のユーザ・セキュリティ・レベルに設定されたユーザ（受信者）に対してメール送信するジョブ（Ｓｃａｎ  Ｔｏ  Ｓｅｎｄ）である。
ここで、「所定のユーザ・セキュリティ・レベル」は、予め設定されるユーザ・セキュリティ・レベルであって、例えば、「ユーザ・セキュリティ・レベル『高』のみ」とすることができる。
４．  送信ジョブは、電子データファイルを、単数または複数のユーザ（受信者）に対してメール送信するジョブであって、電子データファイルのファイル・サイズが大きい（所定値以上）メール送信ジョブである。
５．  送信ジョブは、電子データファイルを、複数のユーザ（受信者）に対してファクシミリ送信するジョブ（Ｓｃａｎ  Ｔｏ  ＦＡＸ）であって、設定された時間にファクシミリ送信（タイマー送信）するジョブである。
６．  送信ジョブは、電子データファイルを、１人以上の所定のユーザ・セキュリティ・レベルに設定されたユーザ（受信者）に対してファクシミリ送信するジョブであって、タイマー送信ジョブである。
送信ジョブが、上記１〜６の判断条件のいずれか少なくとも１つを満足する場合、処理は、ステップＳ１０９に進み、それ以外の場合、処理は、ステップＳ１０７に進む。
【００４７】
ステップＳ１０７において、複合機１１は、電子データファイルを実際に指定されたユーザ（受信者）に対して送信する。
【００４８】
ステップＳ１０９において、複合機１１は、電子データファイルを保存するボックス（保存ボックス）を検索する。
【００４９】
本ステップＳ１０９における保存ボックスの検索は、以下のように行われる。
【００５０】
先ず、複合機１１の保存ボックス決定部６３は、ユーザ情報保持部６７およびボックス情報保持部６９にアクセスし、指定されたユーザ（受信者）のユーザ情報およびユーザ記憶領域部７１に設定されているボックスのボックス情報を取得する。
【００５１】
保存ボックス決定部６３は、取得したユーザ情報およびボックス情報から、指定されたユーザ（受信者）のユーザ・セキュリティ・レベル、ならびに、ユーザ記憶領域部７１に設定されているボックスのボックス・セキュリティ・レベルおよび特定アクセス権限情報を抽出する。
【００５２】
保存ボックス決定部６３は、抽出した情報に基づき、以下の規準に則ってボックスを検索し、保存ボックスを決定する。
＊＊＊ステップＳ１０９検索規準：
先ず、
１．  指定されたユーザ（受信者）のみがアクセス可能な単一のボックス、を検索する。
上記１．の条件を満足する単一のボックスが見つからなかった場合、
２．  指定されたユーザ（受信者）および操作者（送信者）だけがアクセス可能な単一のボックス、を検索する。
上記１．および２．の条件を満足する単一のボックスが見つからなかった場合、
３．  指定されたユーザ（受信者）および操作者（送信者）ならびに所定数以下のその他のユーザだけがアクセス可能な単一のボックス、を検索する。
ここで、条件３．の所定数は、予め設定された値でよい。
【００５３】
図５は、ステップＳ１１１における保存ボックス検索を例示するための図である。
【００５４】
図５を参照すれば、記憶領域６５のユーザ記憶領域部７１には、ユーザＡ、Ｂ、Ｃ、Ｄ、Ｅ、Ｆがアクセス可能に特定アクセス権限情報が設定されたボックス７３、そしてそのボックス７３の中には、ユーザＡ、Ｂ、Ｃがアクセス可能に特定アクセス権限情報が設定されたボックス７５、ユーザＢ、Ｅ、Ｆがアクセス可能に特定アクセス権限情報が設定されたボックス７７、ユーザＡ、Ｄ、Ｅ、Ｆがアクセス可能に特定アクセス権限情報が設定されたボックス７９、が設定されている。
【００５５】
例１．：
操作者（送信者）であるユーザＡが、指定ユーザ（受信者）としてユーザＢおよびユーザＣに送信するジョブの場合（Ａ→Ｂ＆Ｃ）、保存ボックス決定部６３は、ユーザＢおよびユーザＣのみがアクセス可能に特定アクセス権限情報が設定されたボックスを先ず検索し（検索規準１．）、該当するボックスが見つからないため、ユーザＡ、ユーザＢ、および、ユーザＣだけがアクセス可能に特定アクセス権限情報が設定されたボックスを検索する（検索規準２．）。この場合、ボックス７５が検索規準２．に該当する。保存ボックス決定部６３は、ボックス７５を保存ボックスに決定する。
【００５６】
例２．：
操作者（送信者）であるユーザＡが、指定ユーザ（受信者）としてユーザＥおよびユーザＦに送信するジョブの場合（Ａ→Ｅ＆Ｆ）、保存ボックス決定部６３は、ユーザＥおよびユーザＦのみがアクセス可能に特定アクセス権限情報が設定されたボックスを先ず検索し（検索規準１．）、該当するボックスが見つからないため、ユーザＡ、ユーザＥ、および、ユーザＦだけがアクセス可能に特定アクセス権限情報が設定されたボックスを検索する（検索規準２．）。それでも該当するボックスが見つからないため、次に、ユーザＡ、ユーザＥ、ユーザＦ、および、所定数以下のその他のユーザだけがアクセス可能に特定アクセス権限情報が設定されたボックスを検索する（検索規準３．）。ここで所定数は３であるとすれば、ボックス７３およびボックス７９が検索規準３．に該当する。この場合、保存ボックス決定部６３は、その他のユーザの数がより少ないボックス７９を保存ボックスに決定する。
【００５７】
ステップＳ１１１において、複合機１１は、ステップＳ１０９の検索において保存ボックスが決定されたか否かに基づいて判断処理を行う。保存ボックスが決定されている場合（ステップＳ１１１におけるＹＥＳ）、処理は、ステップＳ１１３に進み、保存ボックスが決定されていない場合（ステップＳ１１１におけるＮＯ）、処理は、ステップＳ１１５に進む。
【００５８】
ステップＳ１１３において、複合機１１は、電子データファイルを保存ボックスに保存し、保存ボックスおよび電子データファイルのファイル・パスに関する情報を、指定されたユーザ（受信者）に対して送信し、処理を終了する。
【００５９】
ステップＳ１１５において、複合機１１は、指定されたユーザ（受信者）のみがアクセス可能に特定アクセス権限情報が設定されたボックスを新たに作成し、当該新規作成ボックスを保存ボックスとし、電子データファイルを保存し、保存ボックスおよび電子データファイルのファイル・パスに関する情報を、指定されたユーザ（受信者）に対して送信し、処理を終了する。
【００６０】
なお、ステップＳ１０９の検索に成功した場合であっても、保存ボックスの保存可能容量が保存すべき電子データファイルに対して不足もしくは逼迫している場合や、以前存在した保存に適したボックスが削除されたような場合、ステップＳ１０７に進んで電子データファイルの実体を指定されたユーザに対し送信してよい。
【００６１】
なお、ステップＳ１０９の検索に成功した場合であっても、指定されたユーザ（受信者）にユーザ・セキュリティ・レベルが非常に高いユーザが含まれている場合や、以前の送信ジョブ履歴を参照して複数回同様の送信ジョブが実行された履歴があった場合には、指定されたユーザ（受信者）のみがアクセス可能に特定アクセス権限情報が設定されたボックスを新たに作成し、当該新規作成ボックスを保存ボックスとし、電子データファイルを保存し、保存ボックスおよび電子データファイルのファイル・パスに関する情報を、指定されたユーザ（受信者）に対して送信してもよい。
【００６２】
ステップＳ１１７において、複合機１１は、電子データファイルの実体を指定されたユーザ（受信者）に送信したものの、送信に失敗した旨が記載された送信エラーレポートを受信した場合、ステップＳ１０９に進み、電子データファイルを保存する保存ボックスを決定し、電子データファイルを保存ボックスに保存し、指定されたユーザ（利用者）に対しては、保存ボックスおよび電子データファイルのファイル・パスに関する情報を、指定されたユーザ（受信者）に対して送信し、処理を終了する。
【００６３】
なお、保存ボックスに保存された電子データファイルは、指定されたユーザ（受信者）全員が当該電子データファイルを取得あるいは参照した場合に削除されるように処理を計画してもよい。
【００６４】
また、保存ボックスに保存された電子データファイルの保存期間を、予め、ユーザ毎に設定し、各ユーザ情報に記憶しておくことができる。設定された保存期間が経過した場合、受信者全員が当該電子データファイルを取得あるいは参照せずとも削除されるように処理を計画してもよい。
【００６５】
＜送信ジョブ実行後の特定アクセス権限の変更＞
図６は、図４に示したステップＳ１１３またはステップＳ１１５が実行された後で、保存ボックスの特定アクセス権限情報が変更され、指定されたユーザ（受信者）の少なくとも１人が当該保存ボックスに対してアクセス不可能になった場合の処理を示す例図である。
【００６６】
図４に示したステップＳ１１３またはステップＳ１１５が実行された時点において、ボックス７５の特定アクセス権限情報は、ユーザＡ、ユーザＢ、ユーザＣ、ユーザＦがアクセス可能に設定され、ボックス７７の特定アクセス権限情報は、ユーザＢ、ユーザＥ、ユーザＦがアクセス可能に設定されていた（図５参照。）。その後、図４に示したステップＳ１１３またはステップＳ１１５が実行された後で、ボックス７７の特定アクセス権限情報は、ユーザＢ、ユーザＥがアクセス可能に設定され、ボックス７５の特定アクセス権限情報は、ユーザＡ、ユーザＢ、ユーザＣ、ユーザＦがアクセス可能に設定変更されたとする。つまり、本例は、ユーザＦは、ボックス７７に対するアクセス権限を失い、代わりにボックス７５に対するアクセス権限を得た（矢印９１に示すようにアクセス権限が移動された）場合である。
【００６７】
ここで、ボックス７７に、ユーザＥおよびユーザＦ宛ての電子データファイルが保存されている場合、複合機１１は、ボックス７７から当該電子データファイルを削除し、新たに、ボックス７９に当該電子データファイルを保存し直す処理（矢印９５）を行う。そして、ボックス７７には、ユーザＥのために、当該電子データの新たな保存ボックスを示すリンク情報９３が保存される。ユーザＦに対しては、新たな電子データファイル保存ボックスを示すファイル・パスが通知される。このように、処理を計画することによって、保存ボックスの特定アクセス権限情報が設定変更された場合であっても、再度、最適な保存ボックスを検索および決定し、指定されたユーザ（受信者）が当該電子データファイルを取得あるいは参照可能な状態にすることができる。また、このように処理を計画することによって、電子データファイルのコピー物が散在することを防止することができ、セキュリティ面で非常に有利である。
【００６８】
ここまでは、ボックス情報に含まれる各ボックスの特定アクセス権限情報に基づく保存ボックスの検索および決定処理を例に本実施形態を説明してきた。特定アクセス権限情報は、各ユーザのユーザ・セキュリティ・レベルに囚われずに、ボックスにアクセス可能なユーザのグループを設定可能なため、特定のプロジェクトに携わるユーザ群毎にボックスを設定することができ、有利である。また、電子データファイルを受信する必要がないユーザがアクセス可能なユーザに含まれる場合であっても、そのユーザも当該電子データファイルの情報に接することに支障がないユーザである蓋然性が非常に高いため、セキュリティ保護の面で有利である。
【００６９】
次に、ユーザ・セキュリティ・レベルおよびボックス・セキュリティ・レベルに基づく保存ボックス検索および決定の手法について説明する。
【００７０】
図７は、５人のユーザ（Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄ、Ｅ）の各ユーザ・セキュリティ・レベルに基づくアクセス可能なボックス・セキュリティ・レベルを示す表である。
【００７１】
ユーザＡおよびユーザＢは、ユーザ・セキュリティ・レベル「高」が設定されたユーザである。例えば、管理職に就く職員などがこれに該当する。ユーザＡおよびユーザＢは、ボックス・セキュリティ・レベル「高」「中」「低」が設定されたボックス、つまり、全てのボックスにアクセスすることが可能である。
【００７２】
ユーザＣおよびユーザＤは、ユーザ・セキュリティ・レベル「中」が設定されたユーザである。例えば、一般職員などがこれに該当する。ユーザＣおよびユーザＤは、ボックス・セキュリティ・レベル「中」「低」が設定されたボックスにアクセスすることが可能である。
【００７３】
ユーザＥは、ユーザ・セキュリティ・レベル「低」が設定されたユーザである。例えば、外部委託人などがこれに該当する。ユーザＥは、ボックス・セキュリティ・レベル「低」が設定されたボックスにのみアクセスすることが可能である。
【００７４】
図８は、ユーザ記憶領域部７１に設定されているボックスの例を示す図である。ボックス８１は、ボックス・セキュリティ・レベル「高」に設定されている。ボックス８３は、ボックス・セキュリティ・レベル「中」に設定されている。また、ボックス８５は、ボックス・セキュリティ・レベル「低」に設定されている。
【００７５】
このような状況において、送信ジョブで指定されたユーザ（受信者）が、ユーザＡおよびユーザＢのみからなる場合、保存ボックスとしてボックス８１が選択されればよい。
【００７６】
また、送信ジョブで指定されたユーザ（受信者）が、ユーザＢおよびユーザＥからなる場合、保存ボックスとして、ユーザＢおよびユーザＥが共にアクセスできるボックス８５が選択されればよい。
【００７７】
また、送信ジョブで指定されたユーザ（受信者）が、ユーザＡのみの場合、保存ボックスとしてボックス８１を選択するか、あるいは、ユーザＡのみがアクセス可能に特定アクセス権限情報が設定された新規ボックスを作成し、そこに電子データファイルを保存してもよい。ユーザ・セキュリティ・レベルとして「高」が設定されているユーザに対しては、特にセキュリティを考慮し、送信ジョブで指定されていないユーザが含まれないように新規ボックスを作成することによって、セキュリティの向上を図ることができる。
【００７８】
最後に、図９を参照し、ユーザ・セキュリティ・レベル、ボックス・セキュリティ・レベル、および、特定アクセス権限情報に基づいて、保存ボックスを検索し決定する手法について例示する。
【００７９】
図９は、ユーザ記憶領域部７１に設定されているボックスの例を示す図である。記憶領域６５のユーザ記憶領域部７１には、ユーザＡ、Ｂ、Ｃ、Ｄ、Ｅ、Ｆがアクセス可能に特定アクセス権限情報が設定されたボックス７３、そしてそのボックス７３の中には、ユーザＡ、Ｂ、Ｃがアクセス可能に特定アクセス権限情報が設定されたボックス７５、ユーザＢ、Ｅ、Ｆがアクセス可能に特定アクセス権限情報が設定されたボックス７７、ユーザＡ、Ｄ、Ｅ、Ｆがアクセス可能に特定アクセス権限情報が設定されたボックス７９、が設定されている。また、ボックス８１は、ボックス・セキュリティ・レベル「高」に設定されている。ボックス８３は、ボックス・セキュリティ・レベル「中」に設定されている。また、ボックス８５は、ボックス・セキュリティ・レベル「低」に設定されている。
【００８０】
ここでは、特定アクセス権限情報が設定されたボックス（プロジェクト・ボックス）（７３、７５、７７、７９）とボックス・セキュリティ・レベルが設定されたボックス（セキュリティ・ボックス）（８１、８３、８５）とでは、セキュリティ管理上の処理が異なる。
【００８１】
セキュリティ・ボックス（８１、８３、８５）においては、当該ボックスに対するアクセス履歴の記録、および、保存されるデータの暗号化処理等が行われ、プロジェクト・ボックス（７３、７５、７７、７９）においては、セキュリティ・ボックス（８１、８３、８５）におけるアクセス履歴の記録、および、保存データの暗号化処理等は行われない。そのため、セキュリティ・ボックス（８１、８３、８５）に保存される電子データファイルは、プロジェクト・ボックス（７３、７５、７７、７９）に保存される電子データファイルとの比較において、セキュリティ面で有利である。
【００８２】
従って、図４のステップＳ１０９における保存ボックスの検索においては、検索規準に該当するボックスとしてプロジェクト・ボックス（７３、７５、７７、７９）のいずれか１つ以上およびセキュリティ・ボックス（８１、８３、８５）のいずれか１つ以上が挙げられた場合、セキュリティ・ボックスを優先的に保存ボックスに決定する。
【００８３】
例えば、ユーザＡ（送信者）が、受信者としてユーザＢおよびユーザＣに電子データファイルを送信する場合（Ａ→Ｂ＆Ｃ）、プロジェクト・ボックス７５およびセキュリティ・ボックス８５が候補に挙がるが、この場合、受信者として指定されていないその他のユーザが存在しないプロジェクト・ボックス７５が選択される（検索規準２．）。
【００８４】
別例として例えば、ユーザＣ（送信者）が、受信者としてユーザＡおよびユーザＢに電子データファイルを送信する場合（Ｃ→Ａ＆Ｂ）、プロジェクト・ボックス７５およびセキュリティ・ボックス８５が候補に挙がるが、この場合、受信者のみがアクセス可能とされたセキュリティ・ボックス８１が選択される（検索規準１．）。
【００８５】
この他、同一順位の検索規準に該当するボックスとしてプロジェクト・ボックスおよびセキュリティ・ボックスが挙げられた場合には、上述したとおり、セキュリティ・ボックスが保存ボックスに決定される。
【００８６】
なお、図４においては、ユーザ（受信者）が指定された送信ジョブを対象とした処理フローを示した。これに加え、本発明は、スキャン機能等を用いて生成した電子データファイルを、ユーザ記憶領域部７１に保存するジョブにおいても利用することができる。この場合、ステップＳ１０３における「所定のジョブ」として、保存ボックスが指定されていないスキャンジョブ（Ｓｃａｎ  Ｔｏ  ＨＤＤ）を加えればよい。そして、Ｓ１０５においては、ボックス保存することが当然に選択され、ステップＳ１０９において保存ボックスが検索され、検索された保存ボックスに電子データファイルが保存される（ステップＳ１１３）か、または、新規作成ボックスに電子データファイルが保存される（ステップＳ１１５）。
【００８７】
本実施形態においては、画像入出力装置として、所謂複合機を挙げている。しかしながら、本発明の画像入出力装置は、複合機に限定されない。単体、または、ネットワーク接続された機器で構成されるシステムであって、電子データファイルを管理し、複数のユーザがアクセスする機器またはシステムにおいて、本発明を実施可能である。
【００８８】
＜効果＞
本発明にかかる画像入出力装置においては、送信ジョブにより送信される電子データファイルを、指定された受信者に対して実際に送信するか、または、当該電子データファイルのファイル・パスのみを指定された受信者に対して送信して電子データファイルの実体を画像入出力装置の記憶領域に保存するか、を所定の条件に基づいて自動的に決定し実行する。また、記憶領域に保存する場合、記憶領域内の論理的領域区分のいずれに保存するか、についても所定の条件に基づいて自動的に決定する。決定された論理的領域区分には、ユーザに対するアクセス制限が設けられ、特定のユーザのみがアクセス可能である。本発明にかかる画像入出力装置においては、セキュリティ対策として、保存される電子データファイルに対し個別的にパスワード等を設定する必要はない。このことは、ユーザの利用上の利便性を向上させる効果をもたらす。
【００８９】
このようにして、本発明にかかる画像入出力装置においては、操作者に特段の操作を要求することなく、セキュリティが十分に確保された状態で所望のユーザ（受信者）に電子データファイルを提供することが可能となり、また、電子データファイルのコピー物が多数散在する状況を回避することができる。
【００９０】
また、上述の決定された論理的領域区分は、既存の論理的領域区分を使用することができ、新規に論理的領域区分を作成する必要はない。よって、送信ジョブ毎に新たに論理的領域区分が作成されるようなことはない。したがって、記憶領域に含まれる論理的領域区分の数は比較的少数の状態で画像入出力装置を運用することが可能である。これにより、多数の論理的領域区分が存在することによる、データ検索速度の低下、および、データ管理の複雑化を防ぐ効果がある。
【産業上の利用可能性】
【００９１】
本発明は、電子データファイルを生成、送受信、記憶する複合機の運用上のセキュリティにかかる問題を解決する。本発明は、画像入出力装置として有用である。
【図面の簡単な説明】
【００９２】
【図１】本発明にかかる実施形態による複合機を備えた画像入出力システムの構成概略図
【図２】複合機の構成を示すブロック図
【図３】複合機の制御部の機能上の構成を示すブロック図
【図４】複合機の処理のフローチャート
【図５】プロジェクト・ボックス構成例図
【図６】プロジェクト・ボックスの特定アクセス権限情報の設定変更例を示す図
【図７】ユーザ・セキュリティ・レベルとアクセス可能なセキュリティ・ボックスの関係を示す図
【図８】セキュリティ・ボックス構成例図
【図９】プロジェクト・ボックスおよびセキュリティ・ボックスが共存する場合の記憶領域構成例図
【符号の説明】
【００９３】
１  ・・・  画像入出力システム
１１  ・・・  第１複合機                １３  ・・・  第２複合機
２１  ・・・  ネットワーク              ３１  ・・・  公衆電話網
４１  ・・・  制御部                    ４３  ・・・  中央処理装置
４５  ・・・  主記憶装置                ４７  ・・・  補助記憶装置
４９  ・・・  プリント部                ５１  ・・・  スキャン部
５３  ・・・  入出力部                  ５５  ・・・  入力部
５７  ・・・  出力部
５９  ・・・  ネットワークインターフェース部
６１  ・・・  ＭＦＰ制御コア部          ６３  ・・・  保存ボックス決定部
６５  ・・・  記憶領域                  ６７  ・・・  ユーザ情報保持部
６９  ・・・  ボックス情報保持部        ７１  ・・・  ユーザ記憶領域部
７３  ・・・  （プロジェクト・）ボックス
７５  ・・・  （プロジェクト・）ボックス
７７  ・・・  （プロジェクト・）ボックス
７９  ・・・  （プロジェクト・）ボックス
９３  ・・・  リンク情報
８１  ・・・  （セキュリティ・）ボックス
８３  ・・・  （セキュリティ・）ボックス
８５  ・・・  （セキュリティ・）ボックス
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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