(57)【要約】【課題】電話を用いて連絡事項を確実に伝達することを支援する。【解決手段】連絡事項を伝達する際の宛先の電話番号及び連絡順序を含む複数の連絡先データを格納するデータベース１１，及び連絡先データを送信する連絡先データ送信手段１２を備える管理サーバ１０と、管理サーバ１０より連絡先データを受信して表示すると共に、表示した連絡先データのうち特定の連絡先データを選択する連絡先選択手段２１，特定の連絡先データに含まれる電話番号に対して発信するよう電話機３０の発信機能を制御する発信制御手段２２，及び電話機３０が特定の連絡先データに含まれる電話番号の電話機３０と接続されたときに、通話中の音声をデジタル変換して音声データを作成し、音声データを含む通話記録を管理サーバ１０に送信し、データベース１１に格納する通話記録作成手段２３を備える情報通信端末２０と、を具備する。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
相互に通話可能に構成された複数の音声通信手段と、
前記複数の音声通信手段のそれぞれを特定する通信先番号及び連絡順序を含む複数の連絡先データを格納するデータベース，及び通信手段を介して前記連絡先データを送信する連絡先データ送信手段を備える管理サーバと、
前記管理サーバより前記連絡先データを受信して表示すると共に、表示した前記連絡先データのうち特定の連絡先データを選択する連絡先選択手段，前記特定の連絡先データに含まれる通話先番号に対して発信するよう前記音声通信手段の発信機能を制御する発信制御手段，及び前記発信制御手段により前記音声通信手段が前記特定の連絡先データに含まれる通信先番号により特定される音声通信手段に接続されたときに、通話中の音声をデジタル変換して音声データを作成し、前記音声データを含む通話記録を前記通信手段を介して前記管理サーバに送信し、前記データベースに格納する通話記録作成手段を備える情報通信端末と、
を具備することを特徴とする連絡支援システム。
【請求項２】
請求項１に記載する連絡支援システムにおいて、
前記管理サーバは、特定の通話記録を取得する条件である検索条件を前記通信手段を介して前記情報通信端末から受信し、前記検索条件に該当する通話記録を検索して前記情報通信端末に送信する通話記録検索手段を備える
ことを特徴とする連絡支援システム。
【請求項３】
請求項１乃至２に記載する連絡支援システムにおいて、
前記連絡先データ送信手段は、前記通話記録に基づいて、既に連絡事項を伝達した連絡先であるか否かを表す伝達情報を含む連絡先データを前記情報通信端末に送信し、
前記連絡先選択手段は、前記伝達情報を連絡先データと共に表示する
ことを特徴とする連絡支援システム。
【請求項４】
請求項１乃至３の何れか一項に記載する連絡支援システムにおいて、
前記連絡先データ送信手段は、連絡事項を複数の連絡先に伝達する場合、一つの連絡先に関して前記通話記録作成手段により作成された通話記録に含まれる通話の終了時刻から所定の時間以内に、他の連絡先に関して前記通話記録作成手段により通話記録が作成されないことを条件として、他の連絡先に前記連絡事項が伝達されていないことを表す未伝達情報を含む連絡先データを送信する
ことを特徴とする連絡支援システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は連絡支援システムに関し、電話連絡の迅速性を生かしつつ、複数の連絡先に対して漏れなく且つ重複なく電話連絡する場合に適用して有用なものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、企業や学校、地域団体等の各組織では構成員に各種の連絡事項を伝達するために、連絡先となる電話番号のリストを予め用意し、各構成員がこの電話番号リストを参照して順次他の構成員に連絡事項を伝達している。この電話番号リストは、各構成員の連絡先の変更等の要因によりその都度更新され、且つ全構成員に周知される必要があり、特に組織の規模が大きい場合において、これらの作業はより煩雑なものとなっている。
【０００３】
このような作業に掛かる負担を軽減することが可能な通信システムがある（特許文献１参照）。かかる通信システムは、電話帳データベースで電話番号リストを集中的に管理し、各端末からこの電話番号リストを利用することで、端末ごとに電話番号リストを更新する手間を軽減する。
【０００４】
しかしながら、かかる通信システムによれば全構成員の連絡先を把握することができるものの、連絡事項を全構成員に伝達したか否かについては管理されない。従って、利用者は連絡事項を伝達したか否かを個別に把握しなければならないが、連絡先が多くなるほどミスも多くなる。例えば同じ連絡事項を同じ連絡先に重複して伝達したり、連絡事項が伝達されない連絡先が生じるなどの問題を生じる。
【０００５】
特に、複数の組織に亘る連絡網を構成し、連絡事項の発信元組織の担当者が複数人で分担して他の組織に連絡事項を伝達する場合、担当者間で当該連絡事項を伝達したか否かの情報を記録し共有することは重要である。
【０００６】
【特許文献１】特開２００４−３２８２８２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
本発明は、かかる事情に鑑み、電話を用いて連絡事項を確実に伝達することを支援する連絡支援システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記目的を達成するための本発明の第１の態様は、
相互に通話可能に構成された複数の音声通信手段と、
前記複数の音声通信手段のそれぞれを特定する通信先番号及び連絡順序を含む複数の連絡先データを格納するデータベース，及び通信手段を介して前記連絡先データを送信する連絡先データ送信手段を備える管理サーバと、
前記管理サーバより前記連絡先データを受信して表示すると共に、表示した前記連絡先データのうち特定の連絡先データを選択する連絡先選択手段，前記特定の連絡先データに含まれる通話先番号に対して発信するよう前記音声通信手段の発信機能を制御する発信制御手段，及び前記発信制御手段により前記音声通信手段が前記特定の連絡先データに含まれる通信先番号により特定される音声通信手段に接続されたときに、通話中の音声をデジタル変換して音声データを作成し、前記音声データを含む通話記録を前記通信手段を介して前記管理サーバに送信し、前記データベースに格納する通話記録作成手段を備える情報通信端末と、
を具備することを特徴とする連絡支援システムにある。
【０００９】
かかる第１の態様では、音声通信手段で連絡事項を伝達したことは自動的に通話記録として管理サーバで集中的に管理されるため、この通話記録を参照することで連絡先の漏れなく且つ重複なく確実に連絡事項を伝達することができる。また、所定の連絡順序に従って連絡先が提示されると共に、選択した連絡先の通信先番号に自動的に発信するよう音声通信手段が制御されるため、連絡先を間違えることなく確実に通話することができる。
【００１０】
本発明の第２の態様は、第１の態様に記載する連絡支援システムにおいて、
前記管理サーバは、特定の通話記録を取得する条件である検索条件を前記通信手段を介して前記情報通信端末から受信し、前記検索条件に該当する通話記録を検索して前記情報通信端末に送信する通話記録検索手段を備える
ことを特徴とする連絡支援システムにある。
【００１１】
かかる第２の態様では、過去の通話記録を任意の検索条件で検索することができる。これにより、連絡事項の漏れがないか否かを確認することができる。
【００１２】
本発明の第３の態様は、第１乃至２の態様に記載する連絡支援システムにおいて、
前記連絡先データ送信手段は、前記通話記録に基づいて、既に連絡事項を伝達した連絡先であるか否かを表す伝達情報を含む連絡先データを前記情報通信端末に送信し、
前記連絡先選択手段は、前記伝達情報を連絡先データと共に表示する
ことを特徴とする連絡支援システムにある。
【００１３】
かかる第３の態様では、連絡先の一覧と共に、各連絡先について既に連絡事項を伝達したか否かを表す伝達情報も提示されるため、連絡先の選択時に重複なく且つ漏れなく適切な連絡先を選択することが可能となる。
【００１４】
本発明の第４の態様は、第１乃至３の何れか一つの態様に記載する連絡支援システムにおいて、
前記連絡先データ送信手段は、連絡事項を複数の連絡先に伝達する場合、一つの連絡先に関して前記通話記録作成手段により作成された通話記録に含まれる通話の終了時刻から所定の時間以内に、他の連絡先に関して前記通話記録作成手段により通話記録が作成されないことを条件として、他の連絡先に前記連絡事項が伝達されていないことを表す未伝達情報を含む連絡先データを送信する
ことを特徴とする連絡支援システムにある。
【００１５】
かかる第４の態様では、管理サーバから情報通信端末に対して、連絡事項の伝達漏れが通知される。これにより、より確実に連絡事項を全ての連絡先に伝達することができる。
【発明の効果】
【００１６】
本発明によれば、音声通信手段を用いて連絡事項を伝達したことは自動的に通話記録として管理サーバで集中的に管理されるため、連絡先の漏れなく且つ重複なく確実に連絡事項を伝達することができる。また、所定の連絡順序に従って連絡先が提示されると共に、選択した連絡先の電話番号に自動的に発信するよう電話機が制御されるため、連絡先を間違えることなく確実に通話することができる。
【００１７】
特に、原子力発電所等を管理する組織では、安全管理の観点から国や電力会社の支社・本社等、複数の組織に対してトラブルの発生等を迅速に且つ確実に報告する必要があり、本発明はこのような組織において有効に利用することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１８】
以下、本発明を実施するための最良の形態について説明する。なお、本実施形態の説明は例示であり、本発明は以下の説明に限定されない。
【００１９】
〈実施形態１〉
実施形態１では、例えば、一つの組織から複数の他の組織へ連絡事項を電話により伝達する際に、他の組織の連絡先を表示し且つ当該組織に伝達したことを記録することで、連絡事項を確実に連絡先に伝達することを支援する連絡支援システムを実現する。
【００２０】
図１は、実施形態１に係る連絡支援システムの構成の概略図である。なお、実施形態１では、連絡事項が組織Ａから組織Ｂ及び組織Ｃへ、組織Ｃから組織Ｄへと伝達される連絡順序が予め定められていると想定している。
【００２１】
図示するように、連絡支援システム１は、各組織Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｄに配設された複数の情報通信端末２０と、音声通信手段の一例である電話機３０を用いて各組織間で連絡事項の伝達を行うことを支援する管理サーバ１０とを備え、これらは通信手段であるインターネット２を介して相互に通信可能に接続されている。更に電話機３０は公衆電話交換回線網３を介して他の電話機３０と通話可能となっており、各情報通信端末２０の制御により他の電話機３０に発信可能となっている。
【００２２】
図２は、実施形態１に係る連絡支援システムの機能ブロック図である。図示するように、管理サーバ１０はデータベース１１、連絡先データ送信手段１２、通話記録検索手段１４を含み、また情報通信端末２０は、連絡先選択手段２１、発信制御手段２２、通話記録作成手段２３、検索条件入力手段２４、検索結果出力手段２５を含み構成されている。
【００２３】
データベース１１には、予め作成された連絡先データが複数格納されている。ここで連絡先データとは、組織の連絡先となる「電話番号」（通話先番号）及び「組織名」、連絡順序を表すための「次の連絡先」からなる。更に、データベース１１には、情報通信端末２０により作成されてインターネット２を介して受信する通話記録も格納される。ここで、表１に連絡先データを例示する。なお、通話記録に関しては後述する。
【００２４】
【表１】
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【００２５】
連絡先データには、これを一意に識別する「連絡先ＩＤ」が付されており、「次の連絡先」には、その組織から次に連絡すべき組織の「連絡先ＩＤ」が記録されている。例えば連絡先ＩＤ「１００１」を付された組織Ａが次に連絡事項を伝達する相手は、「次の連絡先」にある連絡先ＩＤ「１００２，１００３」に該当する組織Ｂ，組織Ｃであることが示されている。連絡支援システム１の運用時には連絡先データを予めデータベース１１に格納しておく。
【００２６】
連絡先データ送信手段１２は、データベース１１より連絡先データを取得し、当該連絡先データを情報通信端末２０に送信する。このように連絡先データを管理サーバ１０で一元的に管理し、必要に応じて情報通信端末２０へ送信することで、各組織Ａ乃至Ｄの情報通信端末２０が個別に連絡先データを管理することによる連絡先データの不整合を解消し、また連絡先データの管理に重複した労力を軽減することができる。
【００２７】
なお、連絡先データ送信手段１２は情報通信端末２０から連絡先データの要求を受信したことを条件として、連絡先データを情報通信端末２０に送信する。又は、連絡先データ送信手段１２はデータベース１１の連絡先データが更新・追加・削除されたことを条件として、連絡先データを情報通信端末２０に送信する。後者の機能により、管理サーバ１０での更新等が行われるたびに情報通信端末２０に連絡先データが速やかに送信されるため、常に最新の連絡先データを情報通信端末２０に提供することができる。このことは、特に連絡先データが頻繁に更新等される場合に有用である。
【００２８】
連絡先選択手段２１は、管理サーバ１０の連絡先データ送信手段１２より受信した連絡先データを表示すると共に、表示した連絡先データのうち特定の連絡先データを選択する。具体的には取得した連絡先データをディスプレイなどの出力装置に出力し、マウス等の入力装置を介して何れかの連絡先データを選択可能に構成する。
【００２９】
図３は、連絡先データの選択画面を例示する図である。図示するように、情報通信端末２０のディスプレイ５０には連絡先データ５１が視覚的に表示されており、連絡順序を表す接続線５２が示されている。これにより、組織Ａの利用者は組織Ｂ及び組織Ｃが次に連絡すべき連絡先であり、組織Ｂの利用者は組織Ｄが次に連絡すべき連絡先であることを把握することができる。
【００３０】
更に、マウスを操作してマウスポインタ５３を何れかの連絡先データ５１に合わせてクリックすることにより、特定の連絡先データを選択することが可能となっている。このように連絡先データが次の連絡先との関係を伴って表示されることにより、各組織Ａ乃至Ｄに属する者（以下、「利用者」と称する。）は、次に連絡すべき組織の連絡先を容易に選択することができる。
【００３１】
図２に示す発信制御手段２２は、連絡先選択手段２１により選択された特定の連絡先データに含まれる電話番号に対して発信するよう電話機３０を制御する。この結果、利用者により次の連絡先データが選択されると、電話機３０が当該連絡先データの電話番号に対して発信する。これにより、利用者は当該連絡先に確実に接続して通話することができる。
【００３２】
なお、音声通信手段は、電話機３０のように通常の公衆電話交換回線網３に接続する装置としての電話機に限定されず、インターネットを通信媒体に用いるＩＰ（Ｉｎｔｅｒｎｅｔ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）電話機でもよいし、情報通信端末２０にソフトウェアとして実装されるＩＰ電話機能でもよい。
【００３３】
通話記録作成手段２３は、発信制御手段２２により電話機が次の連絡先と接続されたときに、利用者の通話中の音声をデジタル変換して音声データを作成する。更に、この音声データを含む通話記録を作成して、管理サーバ１０に送信する。この音声データは、通話中の音声をＷＡＶＥ形式、ＭＰ３（ＭＰｅｇ ｌａｙｅｒ−３）等の規格に準じて変換して作成する。
【００３４】
ここで、通話記録とは、音声データ、発信元及び発信先の組織名、通話の開始日時及び終了日時を含み構成されている。この通話記録により「何時」「誰が」「誰に」「何を」伝達したかを表すことができる。表２に通話記録を例示する。
【００３５】
【表２】
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【００３６】
通話記録には、これを一意に識別する「通話記録ＩＤ」が付されており、伝達した一つの連絡事項にはこれを識別する「連絡事項番号」が付されている。更にこの連絡事項に関連して後に伝達したことを表す「枝番号」が付されている。表２の例では、通話記録ＩＤ「２０００乃至２００３」はそれぞれ、同一の連絡事項（連絡事項番号「３０００」）について組織Ａから組織Ｂ又は組織Ｃに伝達されたことを示している。また、通話記録ＩＤ「２０００，２００１」は、同一の連絡事項について、最初に第一報（枝番号１）、次に第二報（枝番号２）がなされたことを示している。この連絡事項番号、枝番号は、利用者により適宜入力される。
【００３７】
通話記録格納手段１３は、通話記録作成手段２３により作成された通話記録をインターネット２を介して受信し、データベース１１に格納する。
【００３８】
検索条件入力手段２４は、入力装置を介して利用者から検索条件を取得する。ここで検索条件とは、通話記録を構成する各項目を対象として所定の値を持つものを取得するための条件である。例えば「発信元組織名」が対象である場合、「組織Ａを含む」等が検索条件となる。
【００３９】
通話記録検索手段１４は、情報通信端末２０から受信した検索条件に基づいて、データベース１１に格納された通話記録から検索条件に該当する通話記録を検索し、この結果を情報通信端末２０に送信する。
【００４０】
検索結果出力手段２５は、送信した検索条件に該当する通話記録を管理サーバ１０から受信して、出力装置に表示する。この結果、利用者は検索条件を情報通信端末２０に入力することで、管理サーバ１０からこの検索条件に該当する通話記録を得ることができる。
【００４１】
次に、各組織間において連絡事項を電話で伝達することを支援する際の処理手順について説明する。図４は、実施形態１に係る連絡支援システムの処理のフローを示す図である。
【００４２】
図示するように、利用者の操作に基づいて情報通信端末２０が連絡先データを送信するよう管理サーバ１０に要求する（Ｓ１）。連絡先データ送信手段１２が主体となって、この要求に応じて当該要求の発信元の情報通信端末２０に対して連絡先データの送信処理を行う（Ｓ２）。
【００４３】
次に、情報通信端末２０では、連絡先選択手段２１が主体となって、利用者が受信した連絡先データから何れかの連絡先データを選択するよう連絡先データの選択処理を行う（Ｓ３）。発信制御手段２２は、Ｓ３の処理により選択された特定の連絡先データに含まれる電話番号に発信するよう電話機３０の発信処理を行う（Ｓ４）。
【００４４】
電話機３０が連絡先の電話機と接続された段階で、利用者は口頭により連絡事項を伝達する。この通話中の音声は通話記録作成手段２３が主体となって音声データとして記録する（Ｓ５）。通話の終了後、情報通信端末２０が配設された組織の組織名、通話先の組織名、通話の開始日時及び終了日時より通話記録を作成し、管理サーバ１０へ送信し（Ｓ６）、通話記録格納手段１３が主体となって、受信した通話記録をデータベース１１に格納する（Ｓ７）。
【００４５】
また、上述したような通話記録作成に係る一連の処理とは独立して、情報通信端末２０で通話記録を確認することも可能である。この処理は次のように行われる。まず検索条件入力手段２４が主体となって、キーボード等の入力手段を介して検索条件を取得し、管理サーバ１０へ送信する（Ｓ８）。次に、通話記録検索手段１４が主体となって、受信した検索条件に基づきデータベース１１から該当する通話記録を取得し、情報通信端末２０へ送信する（Ｓ９）。検索結果出力手段２５が主体となって、この検索結果を受信して出力装置に表示する（Ｓ１０）。
【００４６】
この結果、情報通信端末２０は検索条件に該当した通話記録を利用者に提示することができる。例えば、検索条件に或る連絡事項の連絡事項番号を入力し、この結果の通話記録の「発信先組織名」に連絡すべき組織名が全て含まれているか否かを判断することで、この連絡事項について各組織に対して漏れなく伝達したか否かを確認することができる。
【００４７】
上述した処理により、実施形態１では、管理サーバ１０に集中的に管理された連絡先データを取得して情報通信端末２０に提示すると共に、利用者により選択された連絡先に発信するよう電話機３０を制御する。これにより、利用者は次に連絡すべき相手に確実に連絡事項を伝達することが可能となる。更に伝達したことは通話記録としてサーバに保存されるため、これを参照することにより連絡事項を漏れなく伝達することができる。また通話記録は証拠として用いることも可能であるため、伝達したことの正否に関する紛争を回避することができる。
【００４８】
なお、上述したように、電話機３０を用いて通話中の音声を録音して音声データを作成したがこれに限定されず、ファクシミリを用いて書類を連絡先に伝達する場合に連絡支援システム１を適用してもよい。この場合、電話機３０に換えてファクシミリを情報通信端末２０に接続し、送信される書類をイメージデータとしてファイルに保存し、音声データの換わりにこのイメージデータを含む通話記録を作成する。
【００４９】
これにより、例えば第一報は電話機３０を用いて口頭により手短に連絡事項を伝達し、第二報はファクシミリを用いて書類により詳細に連絡事項を伝達することを支援できる。
【００５０】
〈他の実施形態〉
実施形態１では、情報通信端末２０が連絡先データの要求処理をした際に、管理サーバ１０はデータベース１１に格納された連絡先データをそのまま送信するだけであったが、データベース１１に格納された通話記録に応じて付加的な情報も含めて連絡先データを送信してもよい。
【００５１】
具体的には、情報通信端末２０は連絡先データの要求処理を行うときに、任意の連絡事項番号と共に送信する。管理サーバ１０は、受信した連絡事項番号に該当する通話記録を通話記録検索手段１４を介して取得し、この結果に基づいて、当該連絡事項番号に該当する連絡事項を各組織に伝達済みであるか否かを表す伝達情報を作成する。この伝達情報と連絡先データとを合わせて情報通信端末２０に送信し、情報通信端末２０はこれらを表示する。
【００５２】
この結果、利用者は、当該連絡事項番号に該当する連絡事項がどの組織に伝達済みであるかを把握しながら次の連絡先を選択することができる。これにより、連絡事項を伝達していない組織を把握して、当該組織に連絡事項を速やかに伝達することができる。
【００５３】
また、通話記録に基づいて管理サーバ１０から情報通信端末２０に連絡事項の伝達漏れがある旨を通知するようにしてもよい。
【００５４】
具体的には、或る連絡事項番号を持つ通話記録に全ての連絡先の組織が発信先組織名として含まれているか否かを検出する。例えば連絡事項番号が「３０００」の通話記録を検索し、この結果の通話記録の発信先組織名に各組織Ａ乃至Ｄの全てが含まれているか否かを判断する。
【００５５】
ここで或る組織、例えば組織Ｄに対する連絡事項番号「３０００」に関する通話記録がないことを検出したら、各組織Ｂ乃至Ｃに対する連絡事項番号「３０００」に関する通話記録の終了時刻から一定時刻を経過したことを条件として、組織Ａの情報通信端末２０にその旨を通知する。
【００５６】
これにより、利用者は管理サーバ１０から組織Ｄへの伝達漏れを通知されるため、より確実に連絡事項を全組織に伝達することができる。
【産業上の利用可能性】
【００５７】
本発明は、連絡網に従って連絡事項を伝達する産業分野で有効に利用し得る。
【図面の簡単な説明】
【００５８】
【図１】実施形態１に係る連絡支援システムの構成の概略図である。
【図２】実施形態１に係る連絡支援システムの機能ブロック図である。
【図３】連絡先データの選択画面を例示する図である。
【図４】実施形態１に係る連絡支援システムの処理のフローを示す図である。
【符号の説明】
【００５９】
１  連絡支援システム
２  インターネット
３  公衆電話交換回線網
１０  管理サーバ
１１  データベース
１２  連絡先データ送信手段
１３  通話記録格納手段
１４  通話記録検索手段
２０  情報通信端末
２１  連絡先選択手段
２２  発信制御手段
２３  通話記録作成手段
２４  検索条件入力手段
２５  検索結果出力手段
３０  電話機
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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