(57)【要約】      （修正有）【課題】極力人為的ミスの発生を抑制でき、管理者の関与を省略でき、簡単にかつ短時間で、十分にＦＡＸ送信のセキュリティを確保できる。【解決手段】送信側元装置の担当者は、実際に送信用紙と本文用紙とからなる書類をＦＡＸ送信する前に、宛先と宛先のＦＡＸ番号とをＦＡＸサーバ２６のＷｅｂ画面で入力して、ＦＡＸサーバの宛先情報データベース３２に当該宛先とＦＡＸ番号の組合せが登録されている事を各確認した後に、管理番号が付された送信用紙データを担当者の端末へ送信して送信用紙を得て、この送信用紙に本文用紙を付してＦＡＸ送信すればよい。【選択図】図２
2008271116.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
各送信元装置からＦＡＸイメージをＦＡＸサーバへ送信し、その後、このＦＡＸサーバから当該ＦＡＸイメージを宛先のＦＡＸ装置へＦＡＸ送信するＦＡＸシステムにおいて、
前記ＦＡＸサーバは、
各宛先と当該宛先のＦＡＸ装置のＦＡＸ番号とを記憶する宛先情報データベースと、
送信元装置から入力された宛先とＦＡＸ番号との組合せが前記宛先情報データベースに記憶されていることを照合する照合手段と、
前記組合せが記憶されていると、前記宛先とＦＡＸ番号とに新規発行した管理番号が付された送信用紙データを送信用紙ファイルに記憶保持すると共に前記送信元装置へ送信する送信用紙データ送信手段と、
送信元装置から受信したＦＡＸイメージの送信用紙の管理番号を文字認識し、この管理番号に該当するＦＡＸ番号を前記送信用紙ファイルから読出すＦＡＸ番号読出手段と、
前記受信したＦＡＸイメージを前記読出したＦＡＸ番号の宛先にＦＡＸ送信するＦＡＸ送信手段とを備え、
前記送信元装置は、
前記ＦＡＸサーバから受信した、送信用紙データを送信用紙として印字出力する送信用紙印字出力手段と、
この印字出力された送信用紙にＦＡＸ送信すべき情報が記載された本文用紙を付加したＦＡＸイメージを前記ＦＡＸサーバに送信するＦＡＸイメージ送信手段とを備え
たことを特徴とするＦＡＸシステム。
【請求項２】
前記照合手段において、宛先は送信元装置上における選択操作で入力され、ＦＡＸ番号は送信元装置上における数値入力操作で入力されることを特徴とする請求項１記載のＦＡＸシステム。
【請求項３】
前記管理番号はチェックデジットを含むことを特徴とする請求項１または２記載のＦＡＸシステム。
【請求項４】
各送信元装置からＦＡＸイメージを受信して、その後、この受信したＦＡＸイメージを宛先のＦＡＸ装置へＦＡＸ送信するＦＡＸ送信管理方法において、
管理端末から送信された各宛先と当該宛先のＦＡＸ装置のＦＡＸ番号とを宛先情報データベースに登録する登録手順と、
前記送信元装置から入力された宛先とＦＡＸ番号との組合せが前記宛先情報データベースに記憶されていることを照合する照合手順と、
前記組合せが記憶されていると、前記宛先とＦＡＸ番号とに新規発行した管理番号が付された送信用紙データを送信用紙ファイルに記憶保持すると共に前記送信元装置へ送信する送信用紙データ送信手順と、
前記送信元装置から、当該送信元装置へ送信した送信用紙にＦＡＸ送信すべき情報が記載された本文用紙を付加したＦＡＸイメージを受信する受信手順と、
この受信手順で受信したＦＡＸイメージの送信用紙の管理番号を文字認識し、この管理番号に該当するＦＡＸ番号を前記送信用紙ファイルから読出すＦＡＸ番号読出手順と、
前記受信したＦＡＸイメージを前記読出したＦＡＸ番号の宛先のＦＡＸ装置にＦＡＸ送信するＦＡＸ送信手順と
を備えたことを特徴とするＦＡＸ送信管理方法。
【請求項５】
各送信元装置からＦＡＸイメージを受信して、その後、この受信したＦＡＸイメージを宛先のＦＡＸ装置へＦＡＸ送信するコンピュータに、
管理端末から送信された各宛先と当該宛先のＦＡＸ装置のＦＡＸ番号とを宛先情報データベースに登録する登録手順、
前記送信元装置から入力された宛先とＦＡＸ番号との組合せが前記宛先情報データベースに記憶されていることを照合する照合手順、
前記組合せが記憶されていると、前記宛先とＦＡＸ番号とに新規発行した管理番号が付された送信用紙データを送信用紙ファイルに記憶保持すると共に前記送信元装置へ送信する送信用紙データ送信手順、
送信元装置から、当該送信元装置へ送信した送信用紙にＦＡＸ送信すべき情報が記載された本文用紙を付加したＦＡＸイメージを受信する受信手順、
この受信手順で受信したＦＡＸイメージの送信用紙の管理番号を文字認識し、この管理番号に該当するＦＡＸ番号を前記送信用紙ファイルから読出すＦＡＸ番号読出手順、
前記受信したＦＡＸイメージを前記読出したＦＡＸ番号の宛先のＦＡＸ装置にＦＡＸ送信するＦＡＸ送信手順
を実行させるためのＦＡＸ送信管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、送信側のＦＡＸ（ファクシミリ）装置からＦＡＸイメージを一旦ＦＡＸサーバに送信して、このＦＡＸサーバから宛先のＦＡＸ装置へＦＡＸ送信するＦＡＸシステム、このＦＡＸサーバにおけるＦＡＸ送信管理方法、及びＦＡＸ送信管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
企業や団体において重要な書類をＦＡＸ装置で相手側のＦＡＸ装置に送信する場合に、担当者がＦＡＸ番号を押し間違えると、該当書類が送信先以外の第３者に送信されてしまい、重大な結果を招く危険性がある。このＦＡＸ番号の押し間違えを防止するために、予め送信頻度の高い宛先（送信先）のＦＡＸ番号を各選択ボタンに割付け、担当者は、宛先（送信先）が表記された選択ボタンを１回押すのみで、重要な書類を目的の宛先（送信先）にＦＡＸ送信することが可能となる。
【０００３】
しかしながら、このような選択ボタン操作で宛先（送信先）を選択操作する手法においては、ＦＡＸ番号の押し間違いは解消されるが、目的の宛先（送信先）の選択ボタンの隣の選択ボタンを押す懸念があり、担当者の人為的ミスに起因する誤送信の発生を完全に払拭できない。
【０００４】
この問題を解消するために図１３に示すＦＡＸサーバを使用したＦＡＸシステムが考えられる。このＦＡＸシステム１においては、１枚の送信用紙２とＦＡＸ送信すべき情報が記載された複数の本文用紙３からなる書類４を想定する。送信用紙２には、「ＦＡＸ送信」の送信案内、「○○×会社」の宛先、ＦＡＸ番号、送信元情報等が記載されている。
【０００５】
書類４はＦＡＸ装置５の用紙トレイへセットされ、ＦＡＸ装置５は書類４の各頁をイメージ（ＦＡＸイメージ）に変換して、ＦＡＸサーバ６へ送信する。なお、このＦＡＸ装置５は、書類４を送信用紙２に記載した宛先ではなくて、強制的にＦＡＸサーバ６へ送信する。ＦＡＸサーバ６は、受信した書類４のＦＡＸイメージを受信バッファ７に一時記憶し、このＦＡＸイメージにおける先頭の送信用紙２のイメージを抽出して、このＦＡＸサーバ６に接続された例えばＰＣ（パーソナル・コンピュータ）からなる管理者端末８へ送出する。
【０００６】
書類４をＦＡＸ送信しようとする担当者の上司である管理者は、管理者端末８に表示された送信用紙２の内容に問題がなければ、ＦＡＸサーバ６へ送信指令を送出する。ＦＡＸサーバ６は、送信指令を受信すると、先に抽出した送信用紙２のイメージにおける「ＦＡＸ番号」をＯＣＲ（文字認識）部９でデータに変換して、ＦＡＸ送信部１０へ送出する。ＦＡＸ送信部１０は、受信バッファ７に一時記憶されている送信用紙２のイメージを含むＦＡＸイメージを、ＯＣＲ部９で読取った「ＦＡＸ番号」の指定する宛先のＦＡＸ端末１２へ電話網１１を介してＦＡＸ送信する。
【０００７】
このようなＦＡＸシステム１においては、書類４をＦＡＸ送信しようとする担当者の上司である管理者が送信を確認しているので、担当者の人為的ミスに起因する誤送信の発生をほぼ払拭できる。
【０００８】
また、特許文献１においては、各ＦＡＸ装置内に、各ＦＡＸ装置のＦＡＸ番号と当該ＦＡＸ装置の加入者（宛先）との対応付けを記憶する加入者管理データベースを備え、操作者が加入者（宛先）を指定すると対応するＦＡＸ番号が読出され、該当加入者（宛先）が見つからない場合は、他のＦＡＸ装置内の加入者管理データベースを調べる技術が開示されている。
【特許文献１】特許第３４７９７０４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００９】
しかしながら、図１３に示すＦＡＸシステムにおいてもまだ解消すべき次のような課題があった。
【００１０】
すなわち、最終的に書類４の宛先のＦＡＸ端末１２に対する書類４のＦＡＸ送信許諾は、書類４をＦＡＸ送信しようとする担当者の上司である管理者が行うので、この管理者が不在の場合は、書類のＦＡＸ送信が実施できない問題がある。特に、就業時間外や夜間においては、問題が大きい。さらに、就業時間内においても、責任者が席を外している場合等において緊急の書類のＦＡＸ送信要求が発生した場合に対処しきれない。
【００１１】
また、管理者の負担が増大する。さらに、まだ、人間系の判断が依然として残っている。
【００１２】
さらに、ＦＡＸサーバにおいて、ＦＡＸ送信部は、受信バッファ７に一時記憶されているイメージを含むＦＡＸイメージを、ＯＣＲで読取った「ＦＡＸ番号」を用いてＦＡＸ送信している。したがって、このＯＣＲの文字認識精度もＦＡＸ送信に対する信頼性に影響を与える。
【００１３】
本発明はこのような事情に鑑みてなされたものであり、極力人為的ミスの入込む余地がなく、管理者の関与を省略でき、簡単にかつ短時間で、十分にＦＡＸ送信のセキュリティを確保した上で各種情報をＦＡＸ送信できるＦＡＸシステム、ＦＡＸサーバにおけるＦＡＸ送信管理方法、及びＦＡＸ送信管理プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１４】
上記課題を解消するために、本発明は、各送信元装置からＦＡＸイメージをＦＡＸサーバへ送信し、その後、このＦＡＸサーバから当該ＦＡＸイメージを宛先のＦＡＸ装置へＦＡＸ送信するＦＡＸシステムにおいて、ＦＡＸサーバは、各宛先と当該宛先のＦＡＸ装置のＦＡＸ番号とを記憶する宛先情報データベースと、送信元装置から入力された宛先とＦＡＸ番号との組合せが宛先情報データベースに記憶されていることを照合する照合手段と、組合せが記憶されていると、宛先とＦＡＸ番号とに新規発行した管理番号が付された送信用紙データを送信用紙ファイルに記憶保持すると共に送信元装置へ送信する送信用紙データ送信手段と、送信元装置から受信したＦＡＸイメージの送信用紙の管理番号を文字認識し、この管理番号に該当するＦＡＸ番号を送信用紙ファイルから読出すＦＡＸ番号読出手段と、受信したＦＡＸイメージを読出したＦＡＸ番号の宛先にＦＡＸ送信するＦＡＸ送信手段とを備えている。
【００１５】
また、送信元装置は、ＦＡＸサーバから受信した、送信用紙データを送信用紙として印字出力する送信用紙印字出力手段と、この印字出力された送信用紙にＦＡＸ送信すべき情報が記載された本文用紙を付加したＦＡＸイメージをＦＡＸサーバに送信するＦＡＸイメージ送信手段とを備えている。
【００１６】
このように構成されたＦＡＸシステムにおいては、送信元装置の担当者は、実際に送信用紙と本文用紙とからなる書類をＦＡＸ送信する前に、宛先と宛先のＦＡＸ番号とをＦＡＸサーバへ入力すると、管理番号が付された送信用紙データがＦＡＸサーバから送信されて来るので、この送信用紙データをプリンタで印字して管理番号が付された送信用紙が得られる。
【００１７】
この送信用紙は既にＦＡＸサーバの宛先情報データベースと照合済みであるので、この送信用紙に本文用紙をＦＡＸサーバに送信すると、この送信用紙に付された管理番号に基いてＦＡＸ番号が読み出されて宛先のＦＡＸ装置に自動的にＦＡＸ送信される。
【００１８】
このようにユニークな管理番号が付された送信用紙を採用しているので、人為的ミスが入ることはない。また、ＦＡＸ送信における人間の操作待ち状態を無くしているのでＦＡＸ送信を効率的に実施できる。
【００１９】
また、別の発明は、上述した発明のＦＡＸシステムの照合手段において、宛先は送信元装置上における選択操作で入力され、ＦＡＸ番号は送信元装置上における数値入力操作で入力される。
【００２０】
このように、操作者に対して、選択操作のみならず、数値入力操作を強制しているので思い混みに起因する誤送信をより確実に実施きる。
【００２１】
また、別の発明は、上述した発明のＦＡＸシステムの照合手段においては、管理番号はＯＣＲで読取られるのでチェックデジットを含むようにしている。
【００２２】
また、別の発明は、各送信元装置からＦＡＸイメージを受信して、その後、このＦＡＸイメージを宛先のＦＡＸ装置へＦＡＸ送信するＦＡＸ送信管理方法である。
【００２３】
そして、ＦＡＸ送信管理方法は、管理端末から送信された各宛先と当該宛先のＦＡＸ装置のＦＡＸ番号とを宛先情報データベースに登録する登録手順と、送信元装置から入力された宛先とＦＡＸ番号との組合せが宛先情報データベースに記憶されていることを照合する照合手順と、組合せが記憶されていると、宛先とＦＡＸ番号とに新規発行した管理番号が付された送信用紙データを送信用紙ファイルに記憶保持すると共に送信元装置へ送信する送信用紙データ送信手順と、送信元装置から送信元装置へ送信した送信用紙にファクシミリ送信すべき情報が記載された本文用紙を付加したＦＡＸイメージを受信する受信手順と、この受信手順で受信したＦＡＸイメージの送信用紙の管理番号を文字認識し、この管理番号に該当するＦＡＸ番号を送信用紙ファイルから読出すＦＡＸ番号読出手順と、受信したＦＡＸイメージを読出したＦＡＸ番号の宛先のＦＡＸ装置にＦＡＸ送信するＦＡＸ送信手順とを備えている。
【００２４】
このように構成されたＦＡＸ送信管理方法においても、前述したＦＡＸシステムとほぼ同様な作用効果を奏することが可能である。
【００２５】
また、別の発明はＦＡＸ送信管理プログラムである。そして、このＦＡＸ送信管理プログラムは、各送信元装置からＦＡＸイメージを受信して、その後、このＦＡＸイメージを宛先のＦＡＸ装置へＦＡＸ送信するコンピュータに、管理端末から送信された各宛先と当該宛先のＦＡＸ装置のＦＡＸ番号とを宛先情報データベースに登録する登録手順、送信元装置から入力された宛先とＦＡＸ番号との組合せが宛先情報データベースに記憶されていることを照合する照合手順、組合せが記憶されていると、宛先とＦＡＸ番号とに新規発行した管理番号が付された送信用紙データを送信用紙ファイルに記憶保持すると共に送信元装置へ送信する送信用紙データ送信手順、送信元装置から送信元装置へ送信した送信用紙にファクシミリ送信すべき情報が記載された本文用紙を付加したＦＡＸイメージを受信する受信手順、この受信手順で受信したＦＡＸイメージの送信用紙の管理番号を文字認識し、この管理番号に該当するＦＡＸ番号を送信用紙ファイルから読出すＦＡＸ番号読出手順、受信したＦＡＸイメージを読出したＦＡＸ番号の宛先のＦＡＸ装置にＦＡＸ送信するＦＡＸ送信手順を実行させるためのＦＡＸ送信管理プログラム。
【００２６】
このように構成されたＦＡＸ送信管理プログラムにおいても、前述したＦＡＸシステムとほぼ同様な作用効果を奏することが可能である。
【発明の効果】
【００２７】
本発明においては、ＦＡＸサーバで作成されたユニークな管理番号が付された送信用紙を採用しているので、人為的ミスが入ることはない。また、ＦＡＸ送信における人間の操作待ち状態を無くしているのでＦＡＸ送信を効率的に実施できる。したがって、管理者の関与を省略でき、簡単にかつ短時間で、十分にＦＡＸ送信のセキュリティを確保できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２８】
以下、本発明の一実施形態を図面を用いて説明する。  
図１は本発明の一実施形態に係わるＦＡＸシステムの議略構成図である。
【００２９】
この実施形態のＦＡＸシステム２０は、例えば社内ＬＡＮ２１上に構築されている。ＬＡＮ２１に対して、複数の担当者端末２２、管理者端末２３、プリンタ２４、ＦＡＸ端末２５、ＦＡＸサーバ２６が接続されている。なお、プリンタ２４は担当者端末２２に直接接続されている場合もある。ＦＡＸサーバ２６には公衆の電話網１１を介して宛先（送信先）の各ＦＡＸ端末１２に接続可能である。
【００３０】
そして、ＦＡＸ端末２５、担当者端末２２、プリンタ２４とで、ＦＡＸサーバ２６及び各送信先の各ＦＡＸ端末１２に対する送信元装置２７を構成する。この送信元装置２７は、ＦＡＸサーバ２６に対して、ＦＡＸ端末２５、担当者端末２２、プリンタ２４の各動作を制御するための制御部が組込まれている。
【００３１】
ＦＡＸサーバ２６と各端末２２，２３との間でＬＡＮ２１を介した通常の通信を実施できる。さらに、ＦＡＸサーバ２６は各端末２２、２３がアクセス可能なＷｅｂサイトを有している。したがって、各端末２２、２３は、Ｗｅｂブラウザが組込まれており、電子メールアドレスを有する。各端末２２、２３はＬＡＮ２１を介してＦＡＸサーバ２６のＵＲＬを指定することによりＦＡＸサーバ２６のＦＡＸ送信管理に関するホームページをアクセスすることが可能である。
【００３２】
図２は、本発明の一実施形態に係わるＦＡＸ送信管理方法が摘要され、かつＦＡＸ送信管理プログラムが組込まれたコンピュータで構成されたＦＡＸサーバ２６の概略構成を示すブロック図である。
【００３３】
このＦＡＸサーバ２６は、前述したように、送信元装置２７の担当者端末２２、管理者端末２３がＵＲＬで指定されるＷｅｂブラウザが組込まれたＷｅｂＩＦ（インタフェース）２８、ＬＡＮ２１を介した各端末２２、２３及び電話網１１を介して外部端末との間で通常の通信を実施するための通信ＩＦ２９、各ＦＡＸ端末２５、１２に対してＦＡＸイメージを送受信するＦＡＸＩＦ（インタフェース）３０等のハード部材（回路ボード）が組込まれている。なお、ＷｅｂＩＦ（インタフェース）２８は例えば通常の通信インタフェースなどで実現することができる。
【００３４】
さらに、このＦＡＸサーバ２６のＨＤＤ等の記憶装置内には、宛先情報データベース３２，通信用紙ファイル３３、送信イメージデータバッファ３４、ＦＡＸ送信済ファイル３５、宛先情報登録画面メモリ３６、送信用紙入力画面メモリ３７等が形成されている。
【００３５】
宛先情報データベース３２内には、図３に示すように、この会社の顧客又は取引先である宛先（送信先）の会社名、部署名、氏名、ＦＡＸ番号、メールアドレス等が記憶されている。
【００３６】
宛先情報登録画面メモリ３６には、管理端末２３のＵＲＬを指定したアクセス要求に応じてＷｅｂ画面上に表示する図４に示す宛先情報登録画面３６ａが記憶されている。
【００３７】
送信用紙入力画面メモリ３７には、担当者端末２２のＵＲＬを指定したアクセス要求に応じてＷｅｂ画面上に表示する図５に示す通信用紙入力画面３７ａが記憶されている。この通信用紙入力画面３７ａにおいては、会社名、部署名、氏名の３項目からなる宛先３８は「▽」をマウスでドロップダウン操作して、宛先情報データベース３２内の各宛先３８を選択設定する。なお、ＦＡＸ番号３９はキーボードを用いてこの数値を操作入力する。この送信用紙入力画面３７ａで作成され通信用紙データは管理番号が付されて送信用紙ファイル３３に書込まれる。
【００３８】
送信用紙ファイル３３内には、図６に示すように、送信用紙入力画面３７ａで作成された送信用紙データ４０が一時記憶される。各送信用紙データ４０には、「ＦＡＸ送信用紙」の表題と、この送信用紙データ４０を特定するための管理番号４１、宛先３８、ＦＡＸ番号３９が所定のフォーマットで記憶されている。
【００３９】
受信イメージデータバッファ３４には、送信元装置２７内のＦＡＸ端末２５から送信された１枚の送信用紙と複数枚の本文用紙で構成する書類のＦＡＸイメージを一時記憶する。ＦＡＸ送信済みファイル３５は各ＦＡＸ端末２２からＦＡＸ送信した送信履歴が記憶される。
【００４０】
さらに、ＦＡＸサーバ２６内には、アプリケーション・プログラム上に、宛先情報登録部４２、送信用紙入力部４３、入力情報照合部４４、管理番号発行部４５、送信用紙データ送信部４６、ＦＡＸイメージ入力部４７、送信用紙イメージ抽出部４８、ＯＣＲ部３１，送信用紙データ検索部４９、ＦＡＸ番号読出部５０、ＦＡＸ送信部５１、ＦＡＸ送信記録部５２等が設けられている。
【００４１】
次に各部４２〜５２の動作を順を追って説明していく。宛先情報登録部４２は、管理者端末２３からこのＦＡＸサーバ２６のＵＲＬを指定した宛先情報の登録要求がＷｅｂＩＦ２８を介して入力すると、宛先情報登録画面メモリ３６から読出した、図４に示す宛先情報登録画面３６ａをＷｅｂ画面に表示する。管理者が管理者端末２３を操作して宛先情報登録画面３６ａで会社名、部署名、氏名、ＦＡＸ番号、メールアドレスを入力して登録ボタンをクリックすると、宛先情報登録部４２は、宛先情報登録画面３６ａで入力された会社名、部署名、氏名、ＦＡＸ番号、メールアドレスの宛先情報を図３に示す宛先情報データベース３２に新規登録する。
【００４２】
送信用紙入力部４３は、送信元装置２７の担当者端末２２から、このＦＡＸサーバ２６のＵＲＬを指定した新規の書類のＦＡＸ送信要求がＷｅｂＩＦ２８を介して入力すると、送信用紙入力画面メモリ３７から読出した図５に示す送信用紙入力画面３７ａをＷｅｂ画面に表示する。担当者が担当者端末２３を操作して送信用紙入力画面３７ａにおける前述した選択操作で宛先３８を入力し、ＦＡＸ番号３９をキーボードの数値入力操作で操作入力すると、送信用紙入力部４３は入力された宛先３８とＦＡＸ番号３９、メールアドレスを入力情報照合部４４へ送出する。
【００４３】
入力情報照合部４４は送信用紙入力部４３から入力された宛先３８とＦＡＸ番号３９との組合せが宛先情報データベース３２に記憶されているかを照合する。記憶されている場合は、入力された会社名、部署名、氏名の宛先３８とＦＡＸ番号３９を図６に示すように送信用紙ファイル３３に送信用紙データ４０として新規に書込む。
【００４４】
管理番号発行部４５は、新規の管理番号４１を発行して、図６に示すように、送信用紙ファイル３３に先に書込んだ信用紙データ４０内の所定位置に追加書込みする。この場合発行した管理番号４１には、後述するＯＣＲ部３１でこの管理番号４１を読取り文字認識する場合における、正常に文字認識されたことを確認するための２桁のチェックデジットが付加されている。図６においては、最後の「１２」がチェックデジットに相当する。
【００４５】
送信用紙データ送信部４６は、送信用紙ファイル３３に管理番号４１が書込まれた送信用紙データ４０を通信ＩＦ２９とＬＡＮ２１とを介してＦＡＸ送信要求を送出した送信元装置２７の担当者端末２２へ送信する。
【００４６】
ＬＡＮ２１を介して送信用紙データ４０を受信した送信元装置２７の担当者端末２２の担当者はプリンタ２４で受信した送信用紙データ４０を印字出力して図７に示す送信用紙５３を得る。ＦＡＸ送信しようとする担当者は、図８に示すように、印字された送信用紙５３の下部に、送信内容の項目と自己の会社名、送信枚数等の必要事項５４を書込む。そして、必要事項５４が追加書込された送信用紙５３にＦＡＸ送信すべき情報が記載された複数の本文用紙５５を付加した書類５６を作成する。
【００４７】
担当者は、書類５６を送信元装置２７のＦＡＸ端末２５にセットして、ＦＡＸサーバ２６へＦＡＸ送信する。なお、各ＦＡＸ端末２５は、通常状態においては、送信先はＦＡＸサーバ２６に固定されており、担当者は、書類５６をセットして送信ボタンを押すと、自動的に、書類５６のＦＡＸイメージがＬＡＮ２１を介してＦＡＸサーバ２６へ送信される。
【００４８】
図２のＦＡＸサーバ２６のＦＡＸイメージ入力部４７は、ＦＡＸ端末２５からのＦＡＸイメージをＦＡＸＩＦ３０を介して受信すると、この書類５６のＦＡＸイメージを送信イメージデータバッファ３４へ書込むと同時に送信用紙イメージ抽出部４８へ送出する。
【００４９】
送信用紙イメージ抽出部４８は、書類５６のＦＡＸイメージにおける先頭位置の送信用紙５３のイメージを抽出して、ＯＣＲ部３１へ送出する。ＯＣＲ部３１は送信用紙５３のイメージにおける予め定められた領域に記載されている管理番号４１のイメージを文字認識して、管理番号４１のデータを得て、送信用紙データ検索部４９へ送出する。
【００５０】
この場合、ＯＣＲ部３１は文字認識した管理番号４１の正当性を最後の２桁のチェックデジットで確認する。正当性が確認できない場合は、通信ＩＦ２９を介してエラー情報を送信元装置２７の担当者端末２２へ送信して、書類５６のＦＡＸ送信の再実行を促す。また、送信イメージデータバッファ３４へ書込んだＦＡＸイメージをクリアする。
【００５１】
送信用紙データ検索部４９は、管理番号４１で図４に示す送信用紙ファイル３３の各送信用紙データ４０を検索して、該当管理番号４１の送信用紙データ４０をＦＡＸ番号読取部５０へ送出する。ＦＡＸ番号読取部５０は、送信用紙データ４０に含まれるＦＡＸ番号３９を読取り、ＦＡＸ送信部５１へ送出する。ＦＡＸ送信部５１は、該当管理番号４１のＦＡＸイメージを送信イメージデータバッファ３４から読出し、このＦＡＸイメージを先のＦＡＸ番号３９のＦＡＸ端末１２へＦＡＸＩＦ３０、電話網１１を介して送信する。
【００５２】
ＦＡＸ送信部５１は、ＦＡＸ送信が終了すると、その旨をＦＡＸ送信記録部５２へ通知する。ＦＡＸ送信記録部５２は、送信用紙ファイル３３の送信済み送信用紙データ４０をクリアすると共に、ＦＡＸ送信履歴をＦＡＸ送信済みファイル３５へ書込む。
【００５３】
図９、図１０は、このように構成されたＦＡＸサーバ２６の全体動作を示す流れ図である。
【００５４】
管理者端末２３から宛先情報が入力されると（ステップＳ１）、この宛先情報を宛先情報データベース３２へ登録する（Ｓ２）。担当者端末２２からＦＡＸ送信要求のホームページ（ＨＰ）アクセスがあると（Ｓ３）、Ｗｅｂ画面に送信用紙の入力画面３７ａを表示する（Ｓ４）。Ｗｅｂ画面上で宛先とＦＡＸ番号との組合せが入力されると（Ｓ５）、この組合せが宛先情報データベース３２に存在するかを照合して（Ｓ６）、同一組合せが存在すれば（Ｓ７）、管理番号４１を発行し（Ｓ８）、この管理番号４１と宛先３８とＦＡＸ番号３９とを有する送信用紙データ４０を送信用紙ファイル３３へ書込む（Ｓ９）。そして、この送信用紙データ４０をＦＡＸ送信要求を出した担当者端末２２へ返送する（Ｓ１０）。
【００５５】
なお、Ｓ７にて、宛先情報データベース３２に同一組合せが存在しない場合は、当該宛先情報がまだ宛先情報データベース３２に登録されていないか、担当者が宛先とＦＡＸ番号とを入力し間違えたと判断して、担当者端末２２へＦＡＸ送信不可の警告を出力する等のエラー処理を実施する（Ｓ１１）。
【００５６】
送信元装置２７のＦＡＸ端末２５から図８に示す送信用紙５３と本文用紙５３からなる書類５６のＦＡＸイメージがＦＡＸＩＦ３０へ入力すると（Ｓ１２）、このＦＡＸイメージを送信イメージデータバッファ３４へ書込む（Ｓ１３）。同時に、この書類５６のＦＡＸイメージから送信用紙のイメージを抽出して（Ｓ１４）、この送信用紙のイメージ内の管理番号４１をＯＣＲ部３１で文字認識する（Ｓ１５）。そして、この管理番号４１が送信用紙ファイル３３に記憶されているか否かを調べる（Ｓ１６）。記憶されていなければ、当該管理番号４１の書類５６は、既にＦＡＸ送信済であるので、重複送信の警告を出力する等のエラー処理を実施する（Ｓ１１）。
【００５７】
管理番号４１が送信用紙ファイル３３に記憶されていると（Ｓ１６）、送信用紙ファイル３３から、当該管理番号４１の送信用紙データ４０のＦＡＸ番号３９を読出し（Ｓ１７）、送信イメージデータバッファ３４に記憶された当該管理番号４１のＦＡＸイメージを、読出したＦＡＸ番号３９のＦＡＸ端末１２へＦＡＸ送信する（Ｓ１８）。その後、送信用紙ファイル３３の送信済み送信用紙データ４０をクリアし（Ｓ１９）、ＦＡＸ送信済みファイル３５の記憶内容を更新する（Ｓ２０）。
【００５８】
また、図１１は、図１のＦＡＸシステム２０を構成する管理者端末２３、担当者端末２２、プリンタ２４、ＦＡＸ端末２５、ＦＡＸサーバ２６、宛先のＦＡＸ端末１２相互間の情報の流れを示すシーケンス図である。
【００５９】
管理者端末２３からＦＡＸサーバ２６に宛先情報が送信されると（Ｑ１）、この宛先情報はＦＡＸサーバ２６の宛先情報データベース３２に登録される。担当者端末２２からＦＡＸサーバ２６に送信要求アクセスがあると（Ｑ２）、Ｗｅｂ画面に送信用紙入力画面３６ａを表示（Ｑ３）する。
【００６０】
担当者端末２２から送信用紙に書込む宛先、ＦＡＸ番号等の送信用紙情報がＦＡＸサーバ２６へ送信されると（Ｑ４）、ＦＡＸサーバ２６は、宛先、ＦＡＸ番号の宛先情報データベース３２に対する照合を行い、かつ管理番号４１を発行する。そして、ＦＡＸサーバ２６から送信用紙データが担当者端末２２へ送信される（Ｑ５）。
【００６１】
担当者端末２２は、この送信用紙データをプリンタ２４へ送出して（Ｑ６）、プリンタ２４に送信用紙５３を印字出力させる。担当者は、送信用紙５３に本文用紙５５を付加した書類５６をＦＡＸ端末２５にセットする。ＦＡＸ端末２５からＦＡＸイメージがＦＡＸサーバ２６へ送信される（Ｑ７）。ＦＡＸサーバ２６において、管理番号４１に対するＯＣＲ処理、管理番号照合、ＦＡＸ番号の読出して、ＦＡＸ端末２５からのＦＡＸイメージをＦＡＸ番号のＦＡＸ端末１２へ送信する。
【００６２】
このように構成されたＦＡＸシステムにおいては、送信元装置２７を構成する担当者端末２２の担当者は、実際に送信用紙と本文用紙とからなる書類をＦＡＸ端末２５で送信する前に、宛先３８と宛先のＦＡＸ番号３９とをＦＡＸサーバ２７の図５に示すＷｅｂ画面上の送信用紙入力画面３７ａで入力すると、ユニークな管理番号４１が付された送信用紙データがＦＡＸサーバ２６から送信されて来るので、この送信用紙データをプリンタ２４で印字して管理番号４１が付された送信用紙５３が得られる。
【００６３】
この送信用紙５３は既にＦＡＸサーバ２６の宛先情報データベース３２と照合済みであるので、ＦＡＸ端末２５から送信用紙５３に本文用紙５５付した書類５６のＦＡＸイメージをＦＡＸサーバ２６に送信すると、この管理番号に基いてＦＡＸ番号３９が読み出されて宛先のＦＡＸ装置１２に自動的にＦＡＸ送信される。
【００６４】
このように管理番号４１が付された送信用紙５３を採用しているので、人為的ミスが入ることはない。また、ＦＡＸ送信における人間の操作待ち状態を無くしているのでＦＡＸ送信を効率的に実施できる。さらに、ＯＣＲ部３１で読取られる管理番号４１は２桁チェックデジットを含むので、ＯＣＲ部３１から正常に文字認識された管理番号４１しか出力されないので、このＦＡＸシステムの信頼性をより一層向上できる。
【００６５】
なお、本発明は上述した実施形態に限定されるものではない。実施形態のＦＡＸシステムにおいては、書類５６等をＦＡＸ送信する場合、送信元装置２７に組込まれた、ＦＡＸ端末２５、担当者端末２２、プリンタ２４を用いて実施していたが、ＬＡＮ２１に対して独立に接続されたＦＡＸ端末２５、担当者端末２２、プリンタ２４を用いて実施できることはいうまでもない。
【００６６】
さらに、図１に示すＦＡＸシステム２０のＦＡサーバ２６は、図２に示す１台のサーバで構成したが、図１２に示すように、ＦＡＸサーバ２６が有する、Ｗｅｂ機能、ＧＣＲ機能、ＦＡＸ送受信機能を、それぞれ個別のサーバ、すなわち、Ｗｅｂサーバ６０ａ、ＯＣＲサーバ６０ｂ、ＦＡＸ送受信サーバ６０ｃで実行する複合ＦＡＸサーバ６０で構成することも可能である。
【図面の簡単な説明】
【００６７】
【図１】本発明の一実施形態に係わるＦＡＸシステムの議略構成図
【図２】本発明の一実施形態に係わるＦＡＸ送信管理方法が摘要され、かつＦＡＸ送信管理プログラムが組込まれたコンピュータで構成されたＦＡＸサーバの概略構成を示すブロック図
【図３】同実施形態のＦＡＸサーバ内に構成された宛先情報データベースの記憶内容を示す図
【図４】同実施形態のＦＡＸサーバにおけるＷｅｂ画面に表示された宛先登録画面を示す図
【図５】同実施形態のＦＡＸサーバにおけるＷｅｂ画面に表示された送信用紙入力画面を示す図
【図６】同実施形態のＦＡＸサーバ内に形成された送信用紙ファイルの記憶内容を示す図
【図７】同実施形態のＦＡＸシステムに含まれるプリンタで印字出力された送信用紙を示す図
【図８】同実施形態のＦＡＸシステムのＦＡＸ端末でＦＡＸ送信する書類を示す図
【図９】同実施形態のＦＡＸサーバの全体動作を示す流れ図
【図１０】同じく同実施形態のＦＡＸサーバの全体動作を示す流れ図
【図１１】同実施形態のＦＡＸシステムを構成する各部相互間の情報の流れを示すシーケンス図
【図１２】本発明の変形例に係わるＦＡＸシステムの議略構成図
【図１３】従来のＦＡＸシステムの議略構成図
【符号の説明】
【００６８】
１１…電話網、１２，２５…ＦＡＸ端末、２０…ＦＡＸシステム、２１…ＬＡＮ、２２…担当者端末、２３…管理者端末、２４…プリンタ、２６…ＦＡＸサーバ、２７…送信元装置、２８…ＷｅｂＩＦ、２９…通信ＩＦ、３０…ＦＡＸＩＦ、３１…ＯＣＲ部、３２…宛先情報データベース、３３…送信用紙ファイル、３４…送信イメージデータバッファ、３５…ＦＡＸ送信済ファイル、３６…宛先情報登録画面メモリ、３７…送信用紙入力画面メモリ、３８…宛先、３９…ＦＡＸ番号、４０…送信用紙データ、４１…管理番号、４２…宛先情報登録部、４３…送信用紙入力部、４４…入力情報照合部、４５…管理番号発行部、４６…送信用紙データ送信部、４７…ＦＡＸイメージ入力部、４８…送信用紙イメージ抽出部、４９…送信用紙データ検索部、５０…ＦＡＸ番号抽出部、５１…ＦＡＸ送信部、５２…ＦＡＸ送信記録部、５３…送信用紙、５５…本文用紙、５６…書類
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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