(57)【要約】【課題】申請データへの処理の停滞を防止でき、また、処理担当者の負荷を分散して負担を軽減することも可能で、申請者に対するサービス低下を招くことのない申請データ処理システムを提供する。【解決手段】申請データに対して所定の処理を施す１人又は複数人の担当者及びその担当者に申請データを送る順路がそれぞれ設定された複数の処理フローＦ１，Ｆ２，Ｆ３，・・・が登録されており、申請データに対して、フロー選択手段Ｅ２により、予め設定された選択基準に基いて対応する選択レベルの処理フローを選択する。この選択された処理フローでの申請データに対する処理の進捗状況を進捗管理手段Ｅ３で監視し、処理の進捗に問題がある場合はフロー選択手段Ｅ２に対して別の最適フローを選択させる。また、処理フロー変更依頼手段Ｅ４により、選択された処理フローを他の処理フローに変更させることもできる。【選択図】図１
2008107950.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
申請者側から申請された申請データに対してチェックなどの所定の処理を施す申請データ処理システムであって、
前記申請データに対して所定の処理を施す１人又は複数人の処理担当者及びその担当者に申請データを送る順路がそれぞれ設定された複数の処理フローと、
前記申請データに対して予め設定された選択基準に基き前記複数の処理フローから対応する選択レベルの処理フローを選択し、前記申請データを処理させるフロー選択手段と、
前記選択された処理フローでの申請データに対する処理の進捗状況を監視し、処理フローでの処理の進捗に問題がある場合は前記フロー選択手段に対して別の最適フローを選択させる進捗管理手段と、
前記フロー選択手段に対し、選択された処理フローを他の処理フローに変更させ指示を与える処理フロー変更依頼手段と
を備えたことを特徴とする申請データ処理システム。
【請求項２】
処理フローを構成し前記申請データが送られる処理担当者は、権限を有する者により変更可能であることを特徴とする請求項１に記載の申請データ処理システム。
【請求項３】
処理フロー変更依頼手段は、申請者又は担当者により変更操作可能であることを特徴とする請求項１又は請求項２に記載の申請データ処理システム。
【請求項４】
その選択基準における同じ選択レベル毎に複数が登録された処理フローについて、フロー選択手段は、進捗管理手段からの情報により別の最適フローを選択する際、この同じ選択レベルの複数の処理フローの中から最適フローを選択することを特徴とする請求項１乃至請求項３のいずれかに記載の申請データ処理システム。
【請求項５】
選択基準は、申請データの処理に関する緊急度又は優先度を複数段階の選択レベルとして設定したことを特徴とする請求項１乃至請求項４のいずれかに記載の申請データ処理システム。
【請求項６】
進捗管理手段は、処理フローでの担当者毎に処理時間がそれぞれ設定されており、その処理時間が経過しても所定の処理が行われない場合は、申請データに対する処理の進捗に問題がありと判断することを特徴とする請求項１乃至請求項５のいずれかに記載の申請データ処理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、申請者側から申請された申請データを予め設定した処理担当者に送り、チェックなどの所定の処理を施す申請データ処理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
一般に、企業などでは、外部への発表資料や外部との契約書などについては、これらの資料を関係部門に送り、専門家による内容チェックやアドバイス、或いは承認を得るような作業が行われている。このような作業には、これまで紙による書類を関係部門に送り、作業終了後、次の関係部門に送る、所謂回覧処理が行われていた。
【０００３】
しかし近年は、これら紙による処理に変わって、該当資料を電子データの形で申請し、関係部門に設けられたパソコンに、電子通信技術を用いて回覧させ、順次処理を行う申請データ処理システムが用いられるようになり、その技術内容に関する提案も多く成されている（例えば、特許文献１参照）。
【特許文献１】特開２００３−５０９０５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
上記提案は、申請された資料（この提案では文書）の内容に応じて、予め用意した複数の回覧ルートから、適切な回覧ルートを自動的に設定することを特徴とするものである。
【０００５】
ところで、この種の従来の技術では、回覧ルートに相当する処理フローは、申請システムにおいて申請内容により一意に決定される。また、一度決定された処理フローは、途中でその処理フローを変更することができなかった。このため、申請内容により一意に決定されたフローでのみ処理を行なうため、回覧先における担当者不在等の問題点が発生して処理が中断した場合には、システムとして対応することができず、申請者に迷惑をかけることがあった。
【０００６】
すなわち、現在の申請システムでは、回覧先の担当者は、申請者からの申請データに対して一定の処理を行なうが、担当者が不在などで、申請に対する処理が放置された場合には、業務処理が中断してしまう。このような場合には、気づいた人にて対応するしか方法がなく、その対応の遅れから申請者へのサービス低下を招くことになる。また、一度選択した処理フローは、処理途中で変更することができない問題点がある。
【０００７】
本発明の目的は、申請データへの処理の停滞を防止でき、また、処理担当者の負荷を分散して負担を軽減することも可能で、申請者に対するサービス低下を招くことのない申請データ処理システムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明の申請データ処理システムは、請求項１によれば申請者側から申請された申請データに対してチェックなどの所定の処理を施す申請データ処理システムであって、前記申請データに対して所定の処理を施す１人又は複数人の処理担当者及びその担当者に申請データを送る順路がそれぞれ設定された複数の処理フローと、前記申請データに対して予め設定された選択基準に基き前記複数の処理フローから対応する選択レベルの処理フローを選択し、前記申請データを処理させるフロー選択手段と、前記選択された処理フローでの申請データに対する処理の進捗状況を監視し、処理フローでの処理の進捗に問題がある場合は前記フロー選択手段に対して別の最適フローを選択させる進捗管理手段と、前記フロー選択手段に対し、選択された処理フローを他の処理フローに変更させ指示を与える処理フロー変更依頼手段とを備えたことを特徴とする。
【０００９】
請求項２によれば、処理フローを構成し前記申請データが送られる処理担当者は、権限を有する者により変更可能であることを特徴とする。
【００１０】
請求項３によれば、処理フロー変更依頼手段は、申請者又は担当者により変更操作可能であることを特徴とする。
【００１１】
請求項４によれば、その選択基準における同じ選択レベル毎に複数が登録された処理フローについて、フロー選択手段は、進捗管理手段からの情報により別の最適フローを選択する際、この同じ選択レベルの複数の処理フローの中から最適フローを選択することを特徴とする。
【００１２】
請求項５によれば、選択基準は、申請データの処理に関する緊急度又は優先度を複数段階の選択レベルとして設定したことを特徴とする。
【００１３】
請求項６によれば、進捗管理手段は、処理フローでの担当者毎に処理時間がそれぞれ設定されており、その処理時間が経過しても所定の処理が行われない場合は、申請データに対する処理の進捗に問題がありと判断することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１４】
本発明によれば、申請者からの申請内容により、適切な処理フローを自動で決定できると共に、処理の進捗状況や、申請者、担当者からの情報（依頼）に基づき、処理途中であっても、最適な処理フローに変更可能となり、常に最適な処理フローが適用され、滞りのないサービスを申請者に対して提供することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
以下、本発明による申請データ処理システムの一実施の形態について、図面を用いて詳細に説明する。
【００１６】
図１は、この実施の形態による申請データ処理システムの全体構成を示している。このシステムは、いわゆる電子申請を行うものであり、申請者側のクライアントコンピュータ（以下、単にクライアント）１０と受付側システム１１とからなり、申請者側のクライアント１０から申請された申請データに対して、受付側システム１１により、チェックや承認などの所定の処理を施す申請データ処理システムである。
【００１７】
受付側システム１１の構成を説明する。Ｅ１は申請データ保存手段で、申請者側のクライアント１０から申請された（Ｓ１）申請データの保存管理を行う。Ｆ１，Ｆ２，Ｆ３，・・・はそれぞれ処理フローで、前記申請データに対して、チェックや承認などの所定の処理を施す担当者及びその担当者に申請データを送る順路がそれぞれ設定されている。上記担当者は、１人の場合もあるし、複数人の場合もある。これらは後述する緊急度などの基準などによって設定される。これら処理フローＦ１，Ｆ２，Ｆ３，・・・は、受付側システム１１に予め登録しておく。
【００１８】
Ｅ２はフロー選択手段で、申請データ保存手段Ｅ１に保存された申請データを取り出し（Ｓ３）、この取り出した申請データに対して、予め設定された選択基準に基き、前記複数の処理フローＦ１，Ｆ２，Ｆ３，・・・から対応する選択レベルの処理フローを選択する。すなわち、新規申請データを処理する最適な処理フローの判別を行う。また、後述する進捗管理手段Ｅ３からの進捗判断結果に基づく最適処理フローの判別を行う。このようにして選択された処理フロー（例えば、Ｆ１とする）に対して、前記申請データを送り（Ｇ１）、処理させる。これらの選択基準及び選択レベルについては後述する。
【００１９】
進捗管理手段Ｅ３は、フロー選択手段Ｅ２によって選択された処理フロー（ここでは上述のようにＦ１とする）での申請データに対する処理の進捗状況を監視する（Ｇ２）。すなわち、選択された処理フロ−Ｆ１の進捗に問題がないか、定期的に確認を行う。そして、処理フローＦ１中での処理の進捗に問題がある場合は、その結果をフロー選択手段Ｅ２に連絡し（Ｇ３）、別の最適フローを選択させる。進捗状況を監視するための具体的手法については後述する。
【００２０】
Ｅ４は処理フロー変更依頼手段で、フロー選択手段Ｅ２によって選択された処理フローを他の処理フローに変更させたい場合は、申請者又は担当者から指示操作（Ｓ２）によって、フロー選択手段Ｅ２に対し、他の処理フローに変更させるように依頼する（Ｓ４）。
【００２１】
図１において、申請者は、クライアント１０から受付側システム１１へのデータ入力機能により、申請データを申請データ保存手段Ｅ１に登録する（Ｓ１）。フロー選択手段Ｅ２は、申請データ保存手段Ｅ１から送られてきた（Ｓ３）申請データに最適な処理フローを、事前に登録された処理フロー（Ｆ１，Ｆ２，Ｆ３，・・・）の中から、予め設定した選択基準に従って選択する（ここではＦ１を選択したものとする）。
【００２２】
進捗管理手段Ｅ３は、処理フロー選択手段Ｅ２にて選択された処理フローＦ１の進捗を監視しており、進捗に問題がある場合には、前述した選択基準を考慮して、別の最適フロー（図の例ではＦ３）に自動で変更する。また、既に申請されたデータに関して、申請者や担当者から変更指示があった場合（Ｓ２）には、処理途中であっても、申請システム処理フロー変更依頼手段Ｅ４は、フロー選択装置Ｅ２に対してフローの変更を依頼する（Ｓ４）。選択された処理フロー（図では再選択された処理フローＦ３）での処理が完了した申請データは、申請者側のクライアント１０に戻される（Ｇ５）。
【００２３】
なお、図１において、Ｓ１は、申請データを新規に申請データ保存手段Ｅ１に保存するデータの流れを示す。Ｓ２は、申請中のデータに対して申請者、または担当者が、処理フローの変更、或いは処理フローを変更することを判断する情報をインプットする流れを示す。Ｓ３は、申請データ保存手段Ｅ１からフロー選択手段Ｅ２へのデータの流れを示す。Ｇ１は、フロー選択手段Ｅ２から、選択された第１の処理フローＦ１へのデータの流れを示す。Ｇ２は、現在処理中の処理フローと進捗管理手段Ｅ３とのデータの流れを示す。Ｇ３は、進捗管理手段Ｅ３とフロー選択手段Ｅ２との間のデータの流れを示す。Ｇ４は、フロー選択手段Ｅ２から、再選択された第３の処理フローＦ３へのデータの流れを示す。Ｇ５は、再選択された処理フローＦ３から申請者側のクライアント１０へのデータの流れを示す。
【００２４】
前記複数の処理フローには、以下の表１で示すように、処理フロー（ここではＦ１〜Ｆ４とする）毎に、処理担当者とその担当者に申請データを送る順路がそれぞれ設定されている。
【表１】
2008107950.tif 000003
【００２５】
上記の表１において、処理フローＦ１は申請データを、順路１として設定された「社長Ｊ」のみに送り、この「社長Ｊ」によりチェック又は承認を受けるものとする。この場合、「社長Ｊ」が処理担当者となる。処理フローＦ２は、順路１の処理担当者として「担当Ｈ」が設定され、順路２の処理担当として「担当Ｉ」が設定され、順路３の処理担当として「主任Ｉ」が設定されている。
【００２６】
以下でも同様に、処理フローＦ３は、順路１の処理担当者として「担当Ｄ」が、順路２の処理担当として「担当Ｅ」が、順路３の処理担当として「主任Ｆ」が、順路４の処理担当として「担当Ｇ」が、順路５の処理担当として「課長Ｈ」が設定され、処理フローＦ４は、順路１の処理担当者として「担当Ａ」が、順路２の処理担当として「担当Ｂ」が、順路３の処理担当として「主任Ｃ」が設定されている。
【００２７】
なお、処理フローを構成する処理担当者は、権限を有する者により変更可能である。すなわち、権限を有する者が、定期的に担当者リストを見直し、担当者の中に、例えば、長期出張者など不適切な者が含まれているような場合は、別の適切な担当者に変更する。
【００２８】
なお、フロー選択手段Ｅ２は、これら複数の処理フローＦ１，Ｆ２，Ｆ３，・・・から、申請データに最適な処理フローを、予め設定された選択基準に基づいて自動で選択する。或いは、権限を持った人が、手動で任意に選択操作してもよい。
【００２９】
上記の選択基準を示す例として、緊急度を用いた場合を以下の表２により説明する。
【表２】
2008107950.tif 000004
【００３０】
上記の表２は、前記の表１と同じ処理フローＦ１〜Ｆ４に対して緊急度を付している。すなわち選択基準として緊急度を用い、選択レベルとして緊急度１〜緊急度４までを設定している。そして、上記の表２では、処理パターンＦ１が緊急度１で最も緊急度レベルが高く、「社長Ｊ」のみの処理だけが設定されている。
【００３１】
この緊急度の決定手法を以下の表３により説明する。
【表３】
2008107950.tif 000005
【００３２】
上記の表３では、緊急度を緊急度１〜緊急度６までとし、それぞれの締切日までの期間を対応付けている。すなわち、緊急度１の場合は締め切り日までの期間が０日であり、今日中に処理することを指定している。同様に緊急度２では１日、緊急度３では２日、緊急度４では３日、緊急度５では４日、緊急度６では５日を指定している。これらの緊急度は、申請データ毎に申請者と担当者の双方がそれぞれ指定する。
【００３３】
この表３は、申請者又は担当者が、実運用の中で変更可能なフラグを実際に近い形でイメージしたものを示している。緊急度については、同欄に記載されたように申請者側及び担当者側ともに同じである。申請者が回付の途中で“緊急性がない”と判断した場合には、申請者側の意思で変更ができる。つまり、緊急度を変更可能として、緊急度“１”にフラグが入っているものである。また、急遽予定が変更されて緊急度が“１”になった場合に、申請者がその内容を指定できるようにフラグを用意してある。
【００３４】
担当者側も同様にフラグを記載しても良いが、運用により担当者は、緊急度“１”を設定できない等のフラグの設定方法がある場合を想定して、上記の表３ではそのように示してある。
【００３５】
つまり、運用によって申請者側及び担当者側での設定の変更が可能とするフラグの設定は可能であり、必ずしも申請者側と担当者側とについて各々のフラグが同じである必要はない。故に、上記の表３ではこのことを表すために、あえて申請者側と担当者側との記載を変えて例示してある。
【００３６】
ここで、申請者の指定と担当者の指定とが異なっている場合は、担当者の指定を優先して緊急度を決定するとしても良い。上述のように運用によって設定の変更が可能だからである。
【００３７】
もちろん、この表３に関する他の解釈として、申請者が緊急度１と指定しているが、担当者が申請データの内容から緊急度はもっと低いと判断したため、特に緊急度は指定しないという場合も含まれる。
【００３８】
また、申請者が緊急度２と指定したが、担当者の方では、緊急性がより高いと判断し、緊急度１と指定することも可能である。
【００３９】
このようにして、緊急度が決定されると、前記の表２にしたがって、決定された緊急度に対応する処理フローがフロー選択手段Ｅ２により選択される。選択された処理フローに設定された各担当者には、メール等によりシステム１１から処理依頼の通知がなされる。
【００４０】
なお、このようにして選択された処理フローについて、申請者や担当者が何らかの理由で適切でないと判断した場合、処理フロー変更依頼手段Ｅ４は、申請者や担当者による変更指示Ｓ２に基き、フロー選択手段Ｅ２に対して他の処理フローを選択するように依頼する（Ｓ４）。すなわち、処理フロー変更依頼手段Ｅ４は、申請者又は担当者により、選択された処理フローの変更操作が可能である。
【００４１】
選択された処理フローでは、各担当者が送られてきた申請データに対してチェックや承認などの所定の処理を実施する。処理後、申請データは次の順路の担当者に送られる。全ての担当者の処理が終了すれば、その結果が申請者側のクライアント１０に戻される。進捗管理手段Ｅ３は、処理フローにおける処理の進捗状況を監視しており（Ｇ２）、処理に停滞が生じた場合は、他の処理フローを適用すべく、処理の停滞などの問題が生じたことをフロー選択手段Ｅ２に知らせる（Ｇ３）。
【００４２】
以下に示す表４は、進捗状況の判断基準の一例を表している。
【表４】
2008107950.tif 000006
【００４３】
上記の表４では、緊急度毎に、各順路における標準的な処理時間が設定されている。表４の例では、緊急度１の場合、各順路における処理時間は１時間である。同様に、緊急度２の場合、各順路における処理時間は１日、緊急度３の場合、各順路における処理時間は５日、緊急度４の場合、順路１では７日、順路２では８日、順路３では１０日と処理時間が設定されている。進捗管理手段Ｅ３は、各順路における処理担当が、これら定められた処理時間内に処理を行い、次の順路に申請データが送られれば、処理の進捗状況に問題無しと判断する。これに対し、これら処理時間を経過しても処理が行われない場合は、処理の進捗に問題が生じたものと判断する。
【００４４】
すなわち、進捗管理手段Ｅ３には、処理フローでの担当者毎の処理時間がそれぞれ設定されており、その処理時間が経過しても次の順路の担当者に申請データが送られない場合は、申請データに対する処理の進捗に問題がありと判断する。
【００４５】
このように、処理フローの進捗は、進捗管理手段Ｅ２にて定期的に監視されており、担当者不在等で処理フローが中断した場合には、各緊急度のフローの各順路ごとに事前に設定された要員の中から緊急度に応じて適切な担当者を選択し、処理担当者を決定する。進捗管理は、上記の表４で示した標準処理時間との差異や締め切り日との差異により決定される。
【００４６】
このような処理フローの変更に対応するため、以下の表５で示すように、緊急度毎に複数の処理フローを用意しておき、進捗状況により処理フローの変更を行う場合は、同じ緊急度の中から他の処理フローを選ぶようにすればよい。
【表５】
2008107950.tif 000007
【００４７】
上記の表５では、緊急度１の場合、処理フローＦ１が用意されているが、この他に、他の処理フローＦ１−１〜Ｆ１−６が用意されており、進捗に問題があった場合は、同じ緊急度（選択レベル）の中で順路ごとの担当者変更（例えば、Ｆ１からＦ１−１への変更）を行う。なお、各順路における担当者については、定期的（日時、毎時等）に設定されたスケジュールにより処理状況を確認して、問題があれば権限を有する者により変更する。表５では、緊急度１の処理フローＦ１が、「社長Ｊ」のみのチェックであったが、処理担当が社長意外となるＦ１−１〜Ｆ１−６では、３つの順路にそれぞれに処理担当者を設定している。但し、これらの標準処理時間は上記の表４で示したように、緊急度１であることから１時間と短く設定されている。他の緊急度（選択レベル）の処理フローＦ２，Ｆ３についても同様に、同じ緊急度（処理レベル）毎に、複数の処理フローＦ２−１〜Ｆ２−３及びＦ３−１〜Ｆ３−３を設けている。
【００４８】
このように、処理フローとして、その選択基準（緊急度）における同じ選択レベル（緊急度１又は緊急度２又は緊急度３）毎に複数の処理フローが登録されているので、フロー選択手段Ｅ２は、進捗管理手段Ｅ３からの情報Ｇ３により別の最適フローを選択する際、この同じ選択レベルの複数の処理フローの中から最適フローを選択することができる。
【００４９】
上記実施の形態では、処理フローの選択基準として、緊急度を例示したが、本発明はもちろんこれに限定されるものではない。例えば、申請データが技術データか営業データかによって選択してもよい。また、外部との契約書類であれば、契約金額や、重要度などによって選択レベルを決めたり、前述の緊急度との組み合わせによって選択レベルを決めてもよい。
【００５０】
このように、申請者からの申請内容により、緊急度（優先度）など、予め設定した選択基準に基づいて、内容に見合った処理フローを自動で決定できる。また、申請者、担当者からの情報（依頼）に基づき、処理途中であっても、最適な処理フローに変更可能とできると共に、システムにて自動で採取した情報（標準処理時間との差異等）に基づき、処理途中であっても、システムにて自動で最適な処理フローに変更できる。さらに、処理毎の特定の担当者を決定しないことから、受付を行う担当者の負荷を分散することができる。
【００５１】
なお、本発明のシステムに係る対象は、例えば下記のようなものであり、文書管理システムのような企業内の申請のみにもちろん限定するものではない。
【００５２】
まず、第一に自治体等の公共の場面にて利用している電子申請システムが考えられる。具体的には、厚生労働省等の省庁にて普及しているe-Japan計画に基づいた電子申請システムであったり、市民、県民、業者等から自治体にインターネットより申請処理を実施するシステムが該当する。これらのシステムによれば、役所の窓口に訪問する必要がないので、２４時間、３６５日に渡り市民サービスを役所は提供できる。
【００５３】
また、第二に商品販売等の場面にて利用する電子申請システムが考えられる。例えば、購入希望者からインターネットにて商品購入依頼があり、期限等が指定された場合には本発明の特徴が生かされると思われる。例えば、引越しセンターに引越しの処理を発注した際に、受注側はこの電子申請システムを利用することで、期限を守って適切に処理が可能となる。
【００５４】
更には、第三に企業における苦情窓口（サポートセンタやコールセンタ等における処理を含む）にも用いることができると考えられる。苦情の申請者から苦情を受け付けた場合の処理には明確な期限がなくとも一刻も早い迅速な処理が必要であるが、本発明によれば適切に迅速な処理が可能になると思われる。
【００５５】
加えて、処理フローの変更については、原則的には上述したように自動で行なわれるが、手動で実施するようにしても良い。但し、手動で実施する際には処理フローを構成する処理担当者や複数の処理フローに関して、どこからどこへ変更するのか、変更を行う者が自ら考えるのではなく、その者に対して変更先を機械的に提示するものとする。
【図面の簡単な説明】
【００５６】
【図１】本発明による申請データ処理システムの一実施の形態を説明するブロック図である。
【符号の説明】
【００５７】
１０    申請者側のクライアントコンピュータ
１１    受付側システム
Ｅ２    フロー選択手段
Ｅ３    進捗管理手段
Ｅ４    処理フロー変更以来手段
Ｆ１，Ｆ２，Ｆ３，・・・    処理フロー
【図１】
2008107950.tif 000008