(57)【要約】【課題】  効率的にファイルを複製すること。【解決手段】  ＭＦＰは、複数の記憶領域を有するＨＤＤと、複製元のファイルの指定と、複製先の記憶領域との指定を受け付ける受付手段（Ｓ０１，Ｓ０２）と、複数の記憶領域の１つに記憶されているファイルを複製した複製ファイルを他の記憶領域に記憶する複製手段（Ｓ１１）と、複数の記憶領域の１つに記憶されているファイルに対する他の記憶領域へのリンク情報を記憶するリンク手段（Ｓ１０）と、受付手段により受け付けられた指定に応じて、複製手段とリンク手段とのいずれを能動化させるか決定する決定手段（Ｓ０５）と、を備える。【選択図】        図１６
2008204301.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の記憶領域を有する記憶手段と、
複製元のファイルの指定と、複製先の記憶領域との指定を受け付ける受付手段と、
前記複製元のファイルを複製した複製ファイルを前記複製先の記憶領域に記憶する複製手段と、
前記複製元のファイルに対する前記複製先の記憶領域へのリンク情報を記憶するリンク手段と、
前記受付手段により受け付けられた指定に応じて、前記複製手段と前記リンク手段とのいずれを能動化させるか決定する決定手段と、を備えたデータ管理装置。
【請求項２】
複数の前記記憶領域は、特定のユーザに割り当てられた個人領域と、複数のユーザに共通に割り当てられたグループ領域とを含み、
前記決定手段は、複製元の前記ファイルが記憶される前記記憶領域および前記複製先の記憶領域それぞれが、前記個人領域または前記グループ領域のいずれであるかに基づいて、前記複製手段と前記リンク手段とのいずれを能動化させるか決定する、請求項１に記載のデータ管理装置。
【請求項３】
前記受付手段により受け付けられた指示をしたユーザを特定するユーザ特定手段をさらに備え、
前記複製元のファイルが記憶される前記記憶領域と前記複製先の記憶領域のいずれかが、特定された前記ユーザに割り当てられた個人領域であるか否かにさらに基づいて、前記複製手段と前記リンク手段とのいずれを能動化させるかを決定する、請求項２に記載のデータ管理装置。
【請求項４】
前記決定手段は、前記複製手段と前記リンク手段のいずれを能動化するかがユーザにより指定された場合、受け付けられた指定に従って前記複製手段と前記リンク手段とのいずれかに決定し、
前記複製手段および前記リンク手段のうち前記複製元のファイルおよび前記複製先の記憶領域と同じファイルおよび記憶領域に対して前記指定受付手段により過去に指定されたものに優先して決定する、請求項２または３に記載のデータ管理装置。
【請求項５】
前記決定手段は、前記複製元のファイルが、所定の属性を有する場合には、前記リンク手段を優先して能動化させる決定をする、請求項１に記載のデータ管理装置。
【請求項６】
前記複数の記憶領域は、他のデータ管理装置が備える記憶手段が有する複数の記憶領域を含む、請求項１〜５のいずれかに記載のデータ管理装置。
【請求項７】
複数の記憶領域を有する記憶手段を備えたコンピュータで実行されるデータ管理方法であって、
複製元のファイルの指定と、複製先の記憶領域との指定を受け付けるステップと、
前記複製元のファイルを複製した複製ファイルを前記複製先の記憶領域に記憶するステップと、
前記複製元のファイルに対する前記複製先の記憶領域へのリンク情報を記憶するステップと、
受け付けられた前記指定に応じて、前記複製元のファイルを複製した複製ファイルを記憶するか、または前記複製元のファイルに対する前記複製先の記憶領域へのリンク情報を記憶するかのいずれかに決定するステップと、を含むデータ管理方法。
【請求項８】
複数の記憶領域を有する記憶手段を備えたコンピュータで実行されるデータ管理プログラムであって、
複製元のファイルの指定と、複製先の記憶領域との指定を受け付けるステップと、
前記複製元のファイルを複製した複製ファイルを前記複製先の記憶領域に記憶するステップと、
前記複製元のファイルに対する前記複製先の記憶領域へのリンク情報を記憶するステップと、
受け付けられた前記指定に応じて、前記複製元のファイルを複製した複製ファイルを記憶するか、または前記複製元のファイルに対する前記複製先の記憶領域へのリンク情報を記憶するかのいずれかに決定するステップと、を前記コンピュータに実行させるデータ管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明はデータ管理装置、データ管理方法およびデータ管理プログラムに関し、特に例えばハードディスクドライブなどの複数の記憶領域を有する記憶装置に記憶されたデータを複製するのに適したデータ管理装置、データ管理方法およびデータ管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、データの複製は、データを複製した実態を別の記憶領域に格納することがなされていた。しかしながら、複数の同じデータが記憶されるため、記憶可能な記憶容量が減少してしまうといった問題がある。また、複製元のデータが変更された場合、複製されたデータにその変更が反映されないために、双方のデータの内容が異なってくるといった問題がある。一方、特開２００４−３６２４１８号公報には、サーバにデータの実態を記憶しておき、クライアント側には、データの実態にリンクするリンク情報を記憶するデータ共有システムが記載されている。
【０００３】
しかしながら、特開２００４−３６２４１８号公報に記載のデータ共有システムは、クライアント側に実態を記憶しないために記憶容量が減少するのを回避できるが、データを出力する場合などに実態のデータにアクセスしなければならず、応答速度が遅くなるといった問題がある。特に、サーバが稼働していなければデータにアクセスすることができないといった問題がある。
【特許文献１】特開２００４−３６２４１８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
この発明は上述した問題点を解決するためになされたもので、この発明の目的の一つは、効率的にファイルを複製することが可能なデータ管理装置、データ管理方法およびデータ管理プログラムを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上述した目的を達成するためにこの発明のある局面によれば、データ管理装置は、複数の記憶領域を有する記憶手段と、複製元のファイルの指定と、複製先の記憶領域との指定を受け付ける受付手段と、複数の記憶領域の１つに記憶されているファイルを複製した複製ファイルを他の記憶領域に記憶する複製手段と、複数の記憶領域の１つに記憶されているファイルに対する他の記憶領域へのリンク情報を記憶するリンク手段と、受付手段により受け付けられた指定に応じて、複製手段とリンク手段とのいずれを能動化させるか決定する決定手段と、を備える。
【０００６】
この局面に従えば、複製元のファイルの指定と、複製先の記憶領域との指定が受け付けられると、ファイルを複製した複製ファイルを記憶するか、またはファイルに対する他の記憶領域へのリンク情報を記憶するかのいずれかに決定される。ファイルを複製した複製ファイルを記憶する場合は、実態へのアクセスの利便性が向上するが、記憶容量が増加する。一方、ファイルに対する複製先の記憶領域へのリンク情報を記憶する場合は、実態へのアクセスの利便性が損なわれることがあるが、記憶容量が増加しない。複製元のファイルと、複製先の記憶領域とによって、複製方法を切り換えるので、ファイルへのアクセスの利便性と、記憶容量の削減との相反する効果のバランスを調整し、効率的にファイルを複製することが可能なデータ管理装置を提供することができる。
【０００７】
好ましくは、複数の記憶領域は、特定のユーザに割り当てられた個人領域と、複数のユーザに共通に割り当てられたグループ領域とをとを含み、決定手段は、複製元のファイルが記憶される記憶領域および複製先の記憶領域それぞれが、個人領域またはグループ領域のいずれであるかに基づいて、複製手段とリンク手段とのいずれを能動化させるか決定する。
【０００８】
好ましくは、受付手段により受け付けられた指示をしたユーザを特定するユーザ特定手段をさらに備え、複製元のファイルが記憶される記憶領域と複製先の記憶領域のいずれかが、特定されたユーザに割り当てられた個人領域であるか否かにさらに基づいて、複製手段とリンク手段とのいずれを能動化させるかを決定する。
【０００９】
好ましくは、決定手段は、複製手段とリンク手段のいずれを能動化するかがユーザにより指定された場合、受け付けられた指定に従って複製手段とリンク手段とのいずれかに決定し、複製手段およびリンク手段のうち複製元のファイルおよび複製先の記憶領域と同じファイルおよび記憶領域に対して指定受付手段により過去に指定されたものに優先して決定する。
【００１０】
好ましくは、決定手段は、複製元のファイルが、所定の属性を有する場合には、リンク手段を優先して能動化させる決定をする。
【００１１】
好ましくは、複数の記憶領域は、他のデータ管理装置が備える記憶手段が有する複数の記憶領域を含む。
【００１２】
この発明の他の局面によれば、データ管理方法は、複数の記憶領域を有する記憶手段を備えたコンピュータで実行されるデータ管理方法であって、複製元のファイルの指定と、複製先の記憶領域との指定を受け付けるステップと、複製元のファイルを複製した複製ファイルを複製先の記憶領域に記憶するステップと、複製元のファイルに対する複製先の記憶領域へのリンク情報を記憶するステップと、受け付けられた指定に応じて、複製元のファイルを複製した複製ファイルを記憶するか、または複製元のファイルに対する複製先の記憶領域へのリンク情報を記憶するかのいずれかに決定するステップと、を含む。
【００１３】
この発明に従えば、効率的にファイルを複製することが可能なデータ管理方法を提供することができる。
【００１４】
この発明の他の局面によれば、データ管理プログラムは、複数の記憶領域を有する記憶手段を備えたコンピュータで実行されるデータ管理プログラムであって、複製元のファイルの指定と、複製先の記憶領域との指定を受け付けるステップと、複製元のファイルを複製した複製ファイルを複製先の記憶領域に記憶するステップと、複製元のファイルに対する複製先の記憶領域へのリンク情報を記憶するステップと、受け付けられた指定に応じて、複製元のファイルを複製した複製ファイルを記憶するか、または複製元のファイルに対する複製先の記憶領域へのリンク情報を記憶するかのいずれかに決定するステップと、をコンピュータに実行させる。
【００１５】
この発明に従えば、効率的にファイルを複製することが可能なデータ管理プログラムを提供することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１６】
以下、本発明の実施の形態について図面を参照して説明する。以下の説明では同一の部品には同一の符号を付してある。それらの名称および機能も同じである。したがってそれらについての詳細な説明は繰返さない。
【００１７】
図１は、本発明の実施の形態の一つにおけるデータ管理システムの全体概要を示す図である。図１を参照して、データ管理システム１は、ネットワーク２にそれぞれ接続された複合機（以下、「ＭＦＰ」という）１００，１００Ａ，１００Ｂ，１００Ｃと、パーソナルコンピュータ（以下「ＰＣという」）２００，２００Ａと、を含む。ＰＣ２００，２００Ａは、一般的なコンピュータである。それらの構成及び機能は周知なのでここでは説明を繰り返さない。ＭＦＰ１００，１００Ａ，１００Ｂ，１００Ｃは、その構成および機能は同じなので、ここでは特に言及しない限りＭＦＰ１００を例に説明する。
【００１８】
ＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ Ｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）１００は、原稿を読取るためのスキャナ、画像データに基づいて紙などの記録媒体に画像を形成するための画像形成部、ファクシミリを含み、画像読取機能、複写機能、ファクシミリ送受信機能を備えている。なお、本実施の形態においてはＭＦＰ１００を例に説明するが、ＭＦＰ１００に代えて、データを記憶する機能を備えた装置であれば、たとえば、スキャナ、プリンタ、ファクシミリ、ＰＣ２００，２００Ａ等であってもよい。
【００１９】
ネットワーク２は、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）であり、インターネット３にゲートウエイを介して接続されている。接続形態は有線または無線を問わない。またネットワーク２は、ＬＡＮに限らず、ワイドエリアネットワーク（ＷＡＮ）、公衆交換電話網（ＰＳＴＮ）、インターネット等であってもよい。
【００２０】
図２は、本実施の形態におけるＭＦＰ１００のハード構成を示すブロック図である。図２を参照して、ＭＦＰ１００は、それぞれバス１２０に接続された中央演算装置（ＣＰＵ）１０１と、ＣＰＵ１０１が実行するためのプログラムなどを記録したＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）１０３と、実行されるプログラムをロードするための、およびプログラム実行中のデータを記憶するためのＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）１０５と、データを不揮発的に記憶するためのハードディスクドライブ（ＨＤＤ）１０７と、フラッシュＲＯＭ１０８が装着されるカードインターフェース（Ｉ／Ｆ）１０９と、ＭＦＰ１００をネットワーク２に接続するための通信Ｉ／Ｆ１１１と、スキャナ１１３と、画像形成部１１５と、ファクシミリ（ＦＡＸ）１１７と、ユーザとのインターフェイスとなるオペレーションパネル１１９とを含む。
【００２１】
ＣＰＵ１０１は、カードＩ／Ｆ１０９に装着されたフラッシュＲＯＭ１０８に記録されたデータ管理プログラムをＲＡＭ１０５にロードして実行する。なお、ＣＰＵ１０１で実行するプログラムは、フラッシュＲＯＭ１０８に記録されたデータ管理プログラムに限られず、ＣＰＵ１０１に別に接続されたＥＥＰＲＯＭ（Ｅｌｅｃｔｒｉｃａｌｌｙ  Ｅｒａｓａｂｌｅ／Ｐｒｏｇｒａｍａｂｌｅ  ＲＯＭ）に記憶されたプログラムをＲＡＭ１０５にロードして実行するようにしてもよい。ＥＥＰＲＯＭを用いれば、データ管理プログラムを書き換えるまたは追加して書き込みすることが可能となる。このため、例えばネットワーク２に接続されたＰＣ２００，２００Ａが、ＭＰＰ１００のＥＥＰＲＯＭに記憶されたデータ管理プログラムを書換える、または、新たなデータ管理プログラムを追加して書き込むようにしてもよい。さらに、ＭＦＰ１００が、インターネット３に接続された他のコンピュータからデータ管理プログラムをダウンロードして、そのデータ管理プログラムをＥＥＰＲＯＭに記憶するようにしてもよい。さらに、ＣＰＵ１０１は、ＨＤＤ１０７に保存されたデータ管理プログラムをＲＡＭ１０５にロードして実行するようにしてもよい。
【００２２】
ここでいうプログラムは、ＣＰＵ１０１により直接実行可能なプログラムだけでなく、ソースプログラム、圧縮処理されたプログラム、暗号化されたプログラム等を含む。
【００２３】
画像形成部１１５は、レーザプリンタ、または、インクジェットプリンタ等であり、紙などの記録媒体に画像データを可視化する。スキャナ１１３は、ＣＣＤ（Ｃｈａｒｇｅ  Ｃｏｕｐｌｅｄ  Ｄｅｖｉｃｅ）等の光電変換素子を含み、原稿を光学的に読取って画像データとしての電子データを出力する。ＦＡＸ１１７は、画像データをファクシミリ規格に従って一般電話回線を介して送受信する。
【００２４】
オペレーションパネル１１９は、入力部１１９Ａと表示部１１９Ｂとを含む。入力部１１９Ａは、ＭＦＰ１００のユーザによる操作の入力を受付けるためのタッチパネル、キーボードまたはマウス等の入力装置である。表示部１１９Ｂは、液晶表示装置または有機ＥＬ（Ｅｌｅｃｔｒｏ−Ｌｕｍｉｎｅｓｃｅｎｃｅ）ディスプレイパネルである。入力部１１９Ａに透明な部材からなるタッチパネルを用いる場合には、表示部１１９Ｂ上にタッチパネルを重ねて設置することで、表示部１１９Ｂに表示されたボタンの指示を検出することができる。これにより、種々の操作の入力が可能となる。
【００２５】
通信Ｉ／Ｆ１１１は、ＭＦＰ１００をネットワーク２と接続するための通信インターフェイスである。これにより、ＭＦＰ１００は、他のＭＦＰ１００Ａ，１００Ｂ，１００Ｃ、ＰＣ２００，２００Ａとの間で通信することが可能となる。ＭＦＰ１００と、他のＭＦＰ１００Ａ，１００Ｂ，１００Ｃ、ＰＣ２００，２００Ａとは、ネットワーク２を介して接続されるが、シリアルインターフェイスまたはパラレルインターフェイスを用いて直接接続されてもよい。通信Ｉ／Ｆ１１１は、ＭＦＰ１００と他のＭＦＰ１００Ａ，１００Ｂ，１００ＣまたはＰＣ２００，２００Ａとの接続形態に応じたインターフェイスが用いられる。
【００２６】
ＭＦＰ１００へのデータの入力は、（１）スキャナ１１３で原稿を読み取って、画像データが入力される場合、（２）通信Ｉ／Ｆを介してネットワーク２に接続された他のＰＣ２００，２００Ａ、または他のＭＦＰ１００Ａ，１００Ｂ，１００Ｃから画像データが受信される場合、（３）フラッシュＲＯＭ１０８に記憶された画像データがカードＩ／Ｆを介して読み出される場合、（４）ＦＡＸ１１７で、ファクシミリデータが受信される場合である。ＭＦＰ１００に入力されたデータは、ファイル名が付されて、一時的にＨＤＤ１０７の所定の領域に記憶される。
【００２７】
ＭＦＰ１００からのデータの出力は、ＨＤＤ１０７に記憶されたデータが、（１）画像形成部１１５により紙などの記録媒体に可視化される場合、（２）通信Ｉ／Ｆ１１１を介してネットワークに接続された他のＰＣ２００，２００Ａ、または他のＭＦＰ１００Ａ，１００Ｂ，１００Ｃに送信される場合、（３）フラッシュＲＯＭ１０８に記憶される場合、（４）ＦＡＸ１１７によりファクシミリデータとして出力される場合、（５）表示部１１９Ｂに表示される場合がある。
【００２８】
なお、データ管理プログラムを記憶する記録媒体としては、フラッシュＲＯＭ１０８に限られず、フレキシブルディスク、カセットテープ、光ディスク（ＭＯ（Ｍａｇｎｅｔｉｃ  Ｏｐｔｉｃａｌ  Ｄｉｓｃ／ＭＤ（Ｍｉｎｉ  Ｄｉｓｃ）／ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ  Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ  Ｄｉｓｃ））、ＩＣカード（メモリカードを含む）、光カード、マスクＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭなどの半導体メモリ等の固定的にプログラムを担持する媒体でもよい。
【００２９】
ＨＤＤ１０７は、複数の記憶領域を含む。複数の記憶領域それぞれを、ここではＢＯＸという。ＢＯＸは、個人ＢＯＸとグループＢＯＸとを含む。個人ＢＯＸは、ＭＦＰ１００を使用するユーザとして登録された複数のユーザ個々に割り当てられる記憶領域である。グループＢＯＸは、複数のユーザのうち２以上のユーザに割り当てられる記憶領域である。個人ＢＯＸおよびグループＢＯＸは、それぞれに対して登録されたユーザのみがアクセス可能とされる。或いは、登録されたユーザ以外のユーザからのアクセスについて何らかの制限を課すようにされる。
【００３０】
図３は、ＭＦＰで実行されるメイン処理の流れを示すフローチャートである。メイン処理は、ＭＦＰ１００のＣＰＵ１０１がデータ管理プログラムを実行することにより、ＣＰＵ１０１により実行される処理である。図３を参照して、ＭＦＰ１００は、ユーザ登録処理の実行が指示されると（ステップＳ１０２でＹＥＳ）、ユーザ登録処理を実行する（ステップＳ１０４）が、ユーザ登録処理の実行が指示されなければステップＳ１０４をスキップして処理をステップＳ１０６に進める。ユーザ登録処理については後述するが、ユーザ登録処理により登録したユーザに関するユーザ情報がＨＤＤ１０７に記憶される。そして、ステップＳ１０６では、ユーザリスト作成処理が実行される。ここでは、ユーザリスト作成処理が常に実行される例を示すが、ユーザリスト作成処理は、ＭＦＰ１００が起動されたとき、または、所定の時間間隔で実行されるようにしてもよい。
【００３１】
次に、ＢＯＸ間送信処理の実行が指示されると（ステップＳ１０８でＹＥＳ）、ＢＯＸ間送信処理を実行する（ステップＳ１１０）が、ＢＯＸ間送信処理の実行が指示されなければステップＳ１１０をスキップして処理をステップＳ１１２に進める。次のステップＳ１１２では、ＢＯＸ間コピー処理の実行が指示されると（ステップＳ１１２でＹＥＳ）、ＢＯＸ間コピー処理を実行する（ステップＳ１１４）が、ＢＯＸ間コピー処理の実行が指示されなければステップＳ１１４をスキップして処理をステップＳ１０２に戻す。
ステップＳ１１２に進める。
【００３２】
図４は、ユーザ登録処理の流れを示すフローチャートである。ユーザ登録処理は、図３のステップＳ１０４で実行される処理である。図４を参照して、ＭＦＰ１００は、表示部１１９Ｂにユーザ登録画面を表示する（ステップＳ３０２）。そして、ユーザ情報の入力が完了するまで入力を受付けて（ステップＳ３０４でＮＯ）、ユーザ情報の入力完了指示が入力されれば（ステップＳ３０４でＹＥＳ）、処理をステップＳ３０６に進める。ステップＳ３０６では、ユーザ登録画面に従って入力されたユーザ情報をＨＤＤ１０７の所定の領域に記憶することによりユーザ登録する（ステップＳ３０６）。そして、処理をメイン処理に戻す。
【００３３】
本実施の形態におけるデータ管理システムにおいては、ＭＦＰ１００、１００Ａ，１００Ｂ，１００Ｃそれぞれにおいて、ユーザ登録処理が実行されることにより、それを主に使用するユーザが登録される。ここでは、ユーザを基準にして、そのユーザのユーザ情報が記憶されたＭＦＰ１００、１００Ａ，１００Ｂ，１００Ｃを「ホーム装置」という。たとえば、ユーザ「デービッド」のユーザ情報が、ＭＦＰ１００に記憶されていれば、ユーザ「デービッド」のホーム装置はＭＦＰ１００である。なお、ＭＦＰ１００、１００Ａ，１００Ｂ，１００Ｃそれぞれに、ユーザ情報を記憶させるのは、主に使用するユーザを定めるものであって、ユーザ情報が記憶されていないユーザの使用を禁止するものではない。
【００３４】
図５は、ユーザ登録画面の一例を示す図である。図５を参照して、ユーザ登録画面は、登録ユーザ情報を入力する領域を含む。登録ユーザ情報を入力する領域は、ユーザ名を入力する領域と、パスワードを入力する領域と、顔画像の画像データを指定する領域と、指定された顔画像データを表示する領域と、電子メールアドレスを入力する領域とを含む。入力されるユーザ名は、ユーザを識別するためのユーザ識別情報として受付けられる。パスワードは、ユーザ識別情報とともに用いられる認証情報として受付けられる。顔画像の画像データを指定する領域は、ファイル名の入力が受付け可能である。ユーザが自分の顔を予め撮影等して得られた画像データをＭＦＰ１００に入力しておき、その入力した画像データを特定するファイル名が、顔画像の画像データを指定する領域に入力される。ファイル名が入力されると、そのファイルの画像データが読み出されてユーザ登録画面に表示される。なお、図では便宜的に顔の文字が表された領域を示しているが、実際には顔画像が表示される。この顔画像の表示はファイル名の入力が正しいか否かを確認するためのものであり、表示しないようにしてもよい。電子メールアドレスは、ユーザに割り当てられた電子メールアドレスである。
【００３５】
図６は、ユーザ情報の一例を示す図である。図６（Ａ）は、ＭＦＰ１００に記憶されるユーザ情報の一例を示す図であり、図６（Ｂ）は、ＭＦＰ１００Ａに記憶されるユーザ情報の一例を示す図であり、図６（Ｃ）は、ＭＦＰ１００Ｂに記憶されるユーザ情報の一例を示す図であり、図６（Ｄ）は、ＭＦＰ１００Ｃに記憶されるユーザ情報の一例を示す図である。ユーザ情報は、登録ユーザ情報を含む。登録ユーザ情報は、ユーザ識別情報と、付随情報と、認証情報とを含む。付随情報は、そのユーザに割り当てられた電子メールアドレス、そのユーザの顔を撮影して得られる顔画像データなど、そのユーザに関連する情報である。認証情報は、ログイン時のユーザの認証に用いられる情報であり、ここでは、パスワードを用いている。顔画像データを認証情報に用いることも可能である。認証情報は、生体認証が用いられる場合には、指紋、声紋、虹彩、静脈パターンなどが用いられる。
【００３６】
図７は、ユーザリスト作成処理の流れを示すフローチャートである。ユーザリスト作成処理は、図３のステップＳ１０６で実行される処理である。図７を参照して、ＭＦＰ１００は、他のＭＦＰ１００Ａ，１００Ｂ，１００Ｃに対してそれぞれが記憶する登録ユーザ情報の送信を要求するための問い合わせを行う（ステップＳ２０２）。この問い合わせに応じて、他のＭＦＰ１００Ａ，１００Ｂ，１００Ｃそれぞれは、それが有するＨＤＤ１０７に記憶されている登録ユーザ情報をＭＦＰ１００に送信する。ステップＳ２０４では、登録ユーザ情報の受信待ちとなっており（ステップＳ２０４でＮＯ）、登録ユーザ情報を受信すると処理をステップＳ２０６に進める。ステップＳ２０６では、登録ユーザ情報を受信する。ここでは、他のＭＦＰ１００Ａ，１００Ｂ，１００Ｃすべてから登録ユーザ情報が受信される。この際に、その装置の装置識別情報が登録ユーザ情報がとともに受信されるので、登録ユーザ情報がＭＦＰ１００Ａ，１００Ｂ，１００Ｃのいずれから受信されたものかが判る。
【００３７】
ステップＳ２０８では、自装置であるＭＦＰ１００に登録されている登録ユーザ情報をＨＤＤ１０７から読み出す。そして、ステップＳ２０６で受信された登録ユーザ情報と、ステップＳ２０８で読み出した登録ユーザ情報とからユーザリストを作成する（ステップＳ２１０）。
【００３８】
図８は、ユーザリストの一例を示す図である。図８を参照して、ユーザリストは、番号と、登録ユーザ情報と、ホーム装置の装置識別情報とを含む。ユーザリストは、ユーザ識別情報と、ホーム装置の装置識別情報とを少なくとも含んでいればよい。
【００３９】
このように、ＭＦＰ１００，１００Ａ，１００Ｂ，１００Ｃにおいてユーザリスト作成処理が実行されると、ＭＦＰ１００，１００Ａ，１００Ｂ，１００Ｃにおいて、同一のユーザリストが生成されて記憶される。これにより、ＭＦＰ１００，１００Ａ，１００Ｂ，１００Ｃで構成されるデータ管理システム１が構成される。データ管理システム１が構成されると、ユーザリストに基づいてＭＦＰ１００，１００Ａ，１００Ｂ，１００Ｃのいずれかをホーム装置とするユーザを特定することができるため、ユーザリストを用いてユーザ間のデータの送受信を行うことができる。このデータの送受信をここではＢＯＸ間送信またはＢＯＸ間コピーという。ＢＯＸ間送信は、ＭＦＰ１００にログインしているユーザ（以下「ログインユーザ」という）に割り当てられた個人ＢＯＸに記憶されているデータまたはグループＢＯＸに記憶されているデータを複製元のデータとし、別の個人ＢＯＸまたはグループＢＯＸにデータを送信する処理である。ＢＯＸ間コピーは、ログインユーザ以外のユーザに割り当てられた個人ＢＯＸに記憶されているデータまたはグループＢＯＸに記憶されているデータを複製元のデータとし、別の個人ＢＯＸまたはグループＢＯＸにデータを送信する処理である。なお、ＢＯＸ間送信およびＢＯＸ間コピーにおける送信の語は、実際に通信回線を介してデータを送信する場合のほかに、１つのＨＤＤ１０７内で１つの記憶領域（ＢＯＸ）から別の記憶領域（ＢＯＸ）へのデータの複製またはリンクを含む概念である。
【００４０】
図９は、ＢＯＸ間送信の具体例を示す第１の図である。図９を参照して、ＭＦＰ１００のログインユーザであるユーザＡの個人ＢＯＸ２０１に記憶されているデータ２０３を、同じＭＦＰ１００のＨＤＤ１０７に存在するユーザＢに割り当てられた個人ＢＯＸ２１１、ユーザＣに割り当てられた個人ＢＯＸ２１２、ＤグループのグループＢＯＸ２１３およびＥグループのグループＢＯＸ２１４に送信する例を示している。この場合、グループＢＯＸ２１３およびグループＢＯＸ２１４には、データ２０３を複製した複製ファイルが記憶されるが、個人ＢＯＸ２１１および個人ＢＯＸ２１２には、複製ファイルは記憶されず、データ２０３を個人ＢＯＸ２１１および個人ＢＯＸ２１２にリンクするリンク情報がＨＤＤ１０７に記憶される。リンク情報が記憶される領域は、特に限定するものではないが、データ２０３のリンク先となる個人ＢＯＸ２１１および個人ＢＯＸ２１２に記憶するのが好ましい。
【００４１】
図１０は、ＢＯＸ間送信の具体例を示す第２の図である。図１０を参照して、ＭＦＰ１００のログインユーザであるユーザＡの個人ＢＯＸ２０１に記憶されているデータ２０３を、同じＭＦＰ１００のＨＤＤ１０７に存在するＤグループのグループＢＯＸ２１３およびＥグループのグループＢＯＸ２１４に送信し、ＭＦＰ１００ＡのＨＤＤ１０７に存在するユーザＢの個人ＢＯＸ２２１およびユーザＣの個人ＢＯＸ２２２に送信する例を示している。この場合、グループＢＯＸ２１３およびグループＢＯＸ２１４には、データ２０３を複製した複製ファイルが記憶されるが、個人ＢＯＸ２２１および個人ＢＯＸ２２２には、複製ファイルは記憶されず、データ２０３を個人ＢＯＸ２１１および個人ＢＯＸ２１２にリンクするリンク情報がＨＤＤ１０７に記憶される。リンク情報が記憶される領域は、特に限定するものではないが、データ２０３のリンク先となる個人ＢＯＸ２１１および個人ＢＯＸ２１２に記憶するのが好ましい。
【００４２】
図１１は、ＢＯＸ間コピーの具体例を示す図である。図１１を参照して、ＭＦＰ１００のログインユーザであるユーザＡの個人ＢＯＸ２０１に、同じＭＦＰ１００のＨＤＤ１０７に存在するグループＥのグループＢＯＸ２１４に記憶されているデータ２０５をコピーする例を示している。この場合、個人ＢＯＸ２０１には、グループＢＯＸ２１４に記憶されているデータ２０５を複製した複製ファイルが記憶される。
【００４３】
図１２は、ＭＦＰのオペレーションパネルの平面図である。図１２を参照して、オペレーションパネル１１９は、表示部１１９Ｂと、入力部１１９Ａとを含む。入力部１１９Ａは、テンキー１２６と、処理の実行を指示するためのスタートキー１２５と、ＭＦＰ１００に実行させる機能を選択するための選択キー１２１〜１２４と、表示部１１９Ｂ上に設けられるタッチパネル１２７とを含む。選択キー１２１は、ＢＯＸ機能を選択するためのキーであり、選択キー１２２は、コピー機能を選択するためのキーであり、選択キー１２３はスキャン機能を選択するためのキーであり、選択キー１２４は、ファクシミリ機能を選択するためのキーである。選択キー１２１〜１２４は、ＬＥＤ１２Ａ〜１２４Ａをそれぞれ含む。選択される機能に対応するＬＥＤが点灯する。図１２では、ＢＯＸ機能を選択するための選択キー１２１Ａが指示され、ＬＤ１２１Ａが点灯している状態を示している。
【００４４】
表示部１１９Ｂは、ＢＯＸ機能画面が表示される。ＢＯＸ機能画面は、「処理を選択してください。」のメッセージを表示する領域と、その下方に選択可能な処理を選択するための処理選択キー１３２，１３３，１３４とを含む。処理選択キー１３２は、ＢＯＸに記憶されているデータのファイル名を表示する閲覧処理の実行を指示するためのキーであり、選択キー１３３は、ＢＯＸ間送信処理の実行を指示するためのキーであり、選択キー１３４は、ＢＯＸ間コピー処理の実行を指示するためのキーである。
【００４５】
図１３は、ＢＯＸ間送信画面の一例を示す図である。ＢＯＸ間送信画面は、図１２に示したＢＯＸ機能画面において処理選択キー１３３が指示されることにより表示部１１９Ｂに表示される画面である。ＢＯＸ間送信画面１５０は、送信の対象となる送信データが記憶されているＢＯＸを選択する指示を受付ける領域１５１と、選択されたＢＯＸに記憶されているデータのサムネイルを表示する領域１５４と、データの送信先を選択する指示を受付ける領域１５２と、送信方法を指定する領域１５３とを含む。領域１５１は、ログインユーザの個人ＢＯＸを選択するためのボタン１６１と、グループＢＯＸを選択するためのボタン１６２とを含む。ボタン１６１が指示されると、ログインユーザの個人ＢＯＸに記憶されているデータを縮小した画像（サムネイル）が領域１５４に表示される。ボタン１６２が指示されると、グループＢＯＸ選択画面が表示部１１９Ｂに表示される。
【００４６】
図１４は、グループＢＯＸ選択画面の一例を示す図である。図１４を参照して、グループＢＯＸ選択画面は、ＭＦＰ１００，１００Ａ，１００Ｂ，１００Ｃそれぞれの装置名「ＭＦＰ−１」、「ＭＦＰ−２」、「ＭＦＰ−３」、「ＭＦＰ−４」と、ＭＦＰ１００，１００Ａ，１００Ｂ，１００ＣそれぞれのＨＤＤ１０７に記憶されているグループＢＯＸの名称が表された選択ボタンを含む。ユーザがいずれかのボタンを指示すれば、指示されたボタンに対応するグループＢＯＸが選択され、そのグループＢＯＸに記憶されているデータのサムネイルが、図１３に示したＢＯＸ間送信画面の領域１５４に表示される。
【００４７】
図１３に戻って、領域１５４に表示されたサムネイルのうちからいずれかを指定すれば、指定されたサムネイルが送信データとして特定される。
【００４８】
領域１５２は、データの出力先の選択指示を設定するための領域である。領域１５２は、出力先に「人」を指定するためのボタン１７１と、出力先にグループＢＯＸを指定するためのボタン１７２とを含む。ボタン１７１の指示は、出力先にそのユーザに割り当てられた個人ＢＯＸを指定することに相当する。ボタン１７１が指示されると、個人ＢＯＸを特定するためのユーザリスト画面が表示される。ボタン１７２が指示されると、図１５に示したグループＢＯＸ選択画面が表示部１１９Ｂに表示され、出力先としてグループＢＯＸの指定が受け付けられる。
【００４９】
領域１５３は、データの送信方法を指定するための領域であり、実態の文字が表されたボタン１８１と、リンクの文字が表されたボタン１８２とを含む。ユーザの意思で送信方法を指定することができるようにするためである。データの送信方法は、データの複製を送信先のＢＯＸに記憶する実態送信と、データを特定するためのリンク情報を送信先のＢＯＸに記憶するリンク送信とがある。ボタン１８１が指示されると、実態送信が指定され、ボタン１８２が指示されると、リンク送信が指定される。送信方法の指定は、送信先毎に指定され、送信方法は指定されなくてもよい。
【００５０】
図１５は、ユーザリスト画面の一例を示す図である。図１５を参照して、ユーザリスト画面は、ユーザリストに記憶されているユーザの顔画像データとユーザ名（ユーザ識別情報）の一覧を表示するための画面である。なお、図では便宜的に顔の文字が表された領域を示しているが、実際には顔画像が表示される。ユーザリスト画面に表示された顔画像のいずれかが指示されると、ユーザリストからその顔画像の画像データに対応するユーザ識別情報が取得され、そのユーザ識別情報に割り当てられた個人ＢＯＸが特定される。
【００５１】
図１２に示したＢＯＸ機能画面において処理選択キー１３４が指示されることにより表示部１１９ＢにＢＯＸ間コピー画面が表示される。ＢＯＸ間コピー画面は、図１３に示したＢＯＸ間送信画面と領域１５１に表示されるボタンが異なるのみで、他の領域は同じである。ＢＯＸ間コピー画面は、領域１５１に、ボタン１６１に代えて、ログインユーザ以外のユーザに割り当てられた個人ＢＯＸを選択するためのボタンが表示される。従って、ＢＯＸ間コピー画面においては、コピー元のデータとして、ログインユーザ以外のユーザに割り当てられた個人ＢＯＸに記憶されているデータと、グループＢＯＸに記憶されているデータとのうちからいずれかを指定することができる。
【００５２】
図１６は、ＢＯＸ間送信処理の流れの一例を示す図である。ＢＯＸ間送信処理は、ＭＦＰ１００のＣＰＵ１０１が、データ管理プログラムを実行することにより、ＣＰＵ１０１により実行される処理である。図１６を参照して、ＣＰＵ１０１は、送信データの選択を受け付け（ステップＳ０１）、送信先の指定を受け付ける（ステップＳ０２）。具体的には、図１３に示したＢＯＸ間送信画面において、ログインユーザの個人ＢＯＸとグループＢＯＸとのいずれかの選択と、選択されたＢＯＸに記憶されている複数のデータのうちから１つの選択により、送信データの指定が受け付けられる。送信先の指定は、図１３に示したＢＯＸ間送信画面において、個人ＢＯＸまたはグループＢＯＸの指定を受け付ける。人が指定されることにより、指定されたユーザに割り当てられた個人ＢＯＸの指定が受け付けられる。
【００５３】
次に、リンクまたは実態の指定（送信方法の指定）を受け付けたか否かを判断する（ステップＳ０３）。送信方法を受け付けたならば処理をステップＳ０４に進めるが、そうでなければステップＳ０４をスキップして処理をステップＳ０５に進める。ステップＳ０４においては、ステップＳ０１で選択された送信データのファイル名と、ステップＳ０２で指定された送信先と、ステップＳ０３で指定された送信方法とを送信履歴リストに登録する。
【００５４】
図１７は、送信履歴リストの一例を示す図である。図１７を参照して、送信履歴リストは、ファイル名の項目と、送信先の項目と、リンク／実態の項目とを含む。ファイル名の項目は、送信データのファイル名が設定され、送信先の項目は、送信先として指定されたＢＯＸが割り当てられたユーザ名またはグループ名が設定され、リンク／実態の項目は、指定された送信方法が設定される。図１７においては、ファイル名「会議資料配布」の送信データを、ユーザ名「Ｃさん」の個人ＢＯＸに実態送信の送信方法で送信することを示す指示が入力された場合に、登録される送信履歴レコードを示している。
【００５５】
図１６に戻って、ステップＳ０５においては、ＢＯＸ間送信判定処理を実行する。ＢＯＸ間送信判定処理については後述するが、送信方法を判定する処理である。より具体的には、送信データを複製した複製ファイルを送信先のＢＯＸに記憶する実態送信か、送信データと送信先のＢＯＸとをリンク情報で関連付けるリンク送信かのいずれかに決定する処理である。ステップＳ０６においては、ステップＳ０１で選択された送信データのファイル名と、ステップＳ０２で指定された送信先と、ステップＳ０３で指定された送信方法またはステップＳ０５で判定された送信方法と、を送信先リストに登録し、処理をステップＳ０７に進める。
【００５６】
ステップＳ０７においては、他の送信先が指定されたか否かを判断し、指定されたならば処理をステップＳ０２に戻し、指定されなければ処理をステップＳ０８に進める。１つのファイルを複数の送信先に送信する場合があるからである。処理をステップＳ０８に進める場合、ＢＯＸ間送信を指示する一度の操作で、指定された送信先の数と同じ数のレコードを含む送信先リストが生成される。
【００５７】
図１８は、送信先リストの一例を示す図である。図１８を参照して、送信先リストは、ファイル名の項目と、送信先の項目と、リンク／実態指定の項目とを含む。ファイル名の項目は、送信するデータとして指定された送信データのファイル名が設定され、送信先の項目は、送信先として指定されたＢＯＸが割り当てられたユーザ名またはグループ名が設定され、リンク／実態指定の項目は、図１６のステップＳ０３で指定された送信方法またはステップＳ０５で判定された送信方法が設定される。リンク／実態指定の項目は、送信方法が複製ファイルを記憶する実態送信の場合は「実態」が設定され、送信方法が送信データと送信先のＢＯＸとをリンク情報で関連付けるリンク送信の場合は「リンク」が設定される。
【００５８】
図１８においては、ユーザＡの個人ＢＯＸに記憶されているファイル名が「会議資料配布」のデータが送信データとして指定され、ユーザ名「Ｂさん」、ユーザ名「Ｃさん」およびグループ名「Ｄグループ」のグループＢＯＸが送信先に指定された場合の送信先リストを示している。ＢＯＸ間送信判定処理の詳細については後述するが、送信先がユーザ名「Ｂさん」およびユーザ名「Ｃさん」に対してはリンク／実態指定の項目に「リンク」が設定され、送信先がグループ名「グループＤ」のグループＢＯＸに対してはリンク／実態指定の項目に「実態」が設定される。
【００５９】
図１６に戻って、ステップＳ０８においては、ステップＳ０６においてレコードが追加された送信先リストを取得し、処理をステップＳ０９に進める。ステップＳ０９においては、取得した送信先リストから１つのレコードを選択し、リンク送信か否かを判断する。選択したレコードのリンク／実態指定の項目が、リンクに設定されていればリンク送信と判断し、実態に設定されていればリンク送信でないと判断する。リンク送信と判断した場合には処理をステップＳ１０に進め、そうでなければ処理をステップＳ１１に進める。
【００６０】
ステップＳ１０においては、送信先のＢＯＸのＢＯＸ管理リストにリンク情報を登録し、処理をステップＳ１２に進める。具体的には、送信先に指定された個人ＢＯＸまたはグループＢＯＸにそれぞれ記憶されるＢＯＸ管理リストに、リンク情報のレコードを追加する。ＢＯＸ管理リストは、個人ＢＯＸおよびグループＢＯＸのそれぞれが有し、そのＢＯＸに記憶されているデータに関連する情報を含むレコードを記憶する。ステップＳ１１においては、送信先のＢＯＸのＢＯＸに実態をコピーし、送信先のＢＯＸ管理リストに登録し、処理をステップＳ１２に進める。具体的には、指定されたデータの複製を、送信先のＢＯＸに記憶する。そして、送信先に指定された個人ＢＯＸまたはグループＢＯＸにそれぞれ記憶されるＢＯＸ管理リストに、それに記憶した指定されたデータに関連する情報を含むレコードを追加する。
【００６１】
ステップＳ１２においては、他の送信先が存在するか否かを判断する。具体的には、送信先リストに未だ処理していないレコードが存在するか否かを判断する。未処理のレコードが存在すれば処理をステップＳ０９に戻し、存在しなければ処理を終了する。
【００６２】
図１９は、ＢＯＸ管理リストの一例を示す図である。図１９を参照して、ＢＯＸ管理リストは、ファイル名の項目と、リンク／実態の項目と、リンク先の項目と、定型の項目とを含む。ファイル名の項目は、そのＢＯＸに記憶されているデータのファイル名が設定される。リンク／実態の項目は、ファイル名で特定されるデータの実態がＢＯＸに記憶されていることを示す「実態」と、そのデータがＢＯＸに記憶されていないことを示す「リンク」とのいずれかが設定される。リンク先の項目は、リンク／実態の項目が「リンク」に設定されている場合に、ファイル名の項目に設定されているデータが記憶されているＢＯＸを識別する情報が設定される。ここでは、ＢＯＸを識別する情報を、個人ＢＯＸの場合はユーザ名を、グループＢＯＸの場合はＢＯＸ名を用いている。定型の項目は、ファイル名の項目に設定されているデータが定型フォーマットのデータか否かを示す。定型フォーマットの場合に「○」が設定され、定型フォーマットでなければ「×」が設定される。
【００６３】
図１９に示すＢＯＸ管理リストは、そのＢＯＸに、ファイル名が「会議配布資料」のデータそのものが記憶されていることを示すレコードと、ユーザ名が「Ｃさん」の個人ＢＯＸに記憶されているファイル名が「連絡」のデータにリンクされていることを示すレコード（リンク情報）と、グループ名が「グループＤ」のグループＢＯＸに記憶されているファイル名が「申請書」のデータにリンクされていることを示すレコード（リンク情報）と、を含む。また、ファイル名が「申請書」のデータは、定型フォーマットのデータであることを示す。
【００６４】
図２０は、ＢＯＸ間送信判定処理の流れの一例を示すフローチャートである。ＢＯＸ間送信判定処理は、図１６のステップＳ０５において実行される処理である。図２０を参照して、図１６のステップＳ０１において選択された送信データのファイル名と、ステップＳ０２において指定された送信先の個人ＢＯＸのユーザ名またはグループＢＯＸのＢＯＸ名と、それぞれ一致するファイル名とユーザ名またはＢＯＸ名を含むレコードが送信履歴リストに存在するか否かを判断する（ステップＳ２１）。そのようなレコードが送信履歴リストに存在すれば、そのレコードを抽出し、処理をステップＳ２２に進める。しかしながら、そのようなレコードが存在しなければ処理をステップＳ２５に進める。送信履歴リストにレコードが追加されるのは、ユーザが送信方法を指定した場合である。従って、送信方法がユーザにより指定されているならば処理がステップＳ２２に進むが、指定されていなければ処理がステップＳ２５に進む。
【００６５】
ステップＳ２２においては、ステップＳ２１において送信履歴リストから抽出されたレコードにおいて、リンク送信が設定されているか否かを判断する。送信履歴リストのレコードのリンク／実態の項目がリンクに設定されているか否かで判断する。リンク送信に設定されていれば処理をステップＳ２３に進めるが、そうでなければ処理をステップＳ２４に進める。ステップＳ２３においては、リンク送信と判定し、処理をＢＯＸ間送信処理に戻す。ステップＳ２４においては、実態送信と判定し、処理をＢＯＸ間送信処理に戻す。ユーザの意思を尊重し、ユーザにより指定された送信方法で送信するためである。
【００６６】
一方、ステップＳ２５においては、図１６のステップＳ０１において選択されたデータが定型フォーマットのデータか否かを判断する。ＢＯＸ管理リストのデータのファイル名を含むレコードの定型の項目が「○」であれば定型フォーマットと判断する。定型フォーマットのデータであれば処理をステップＳ２６に進め、そうでなければ処理をステップＳ２７に進める。ステップＳ２６においては、リンク送信と判定し、処理をＢＯＸ間送信処理に戻す。定型フォーマットのデータは、データが変更された場合に変更を反映する方が好ましいからである。
【００６７】
ステップＳ２７においては、送信データは、個人ＢＯＸに記憶されているデータか否かを判断する。図１６に示したＢＯＸ間送信処理が実行される場合、送信データとして指定されるデータは、ログインユーザの個人ＢＯＸまたはグループＢＯＸに記憶されたデータである。したがって、ステップＳ２７においては、送信データがログインユーザの個人ＢＯＸに記憶されているデータであれば処理をステップＳ２８に進め、そうでなく送信デー
タがグループＢＯＸに記憶されているデータならば処理をステップＳ３１に進める。
【００６８】
ステップＳ２８においては、送信先に個人ＢＯＸが指定されたか否かを判断する。図１３に示したＢＯＸ間送信画面において、人が指定されたならば処理をステップＳ２９に進め、グループＢＯＸが指定されたならば処理をステップＳ３０に進める。ステップＳ２９においては、リンク送信と判定し、処理をＢＯＸ間送信処理に戻す。ログインユーザの個人ＢＯＸから別の個人ＢＯＸにデータを送信する場合は、送信方法にリンク送信が選択される。個人ＢＯＸから個人ＢＯＸへ実態送信でなくリンク送信とすることにより、データが入手できなくなるリスクよりも、変更を即座に反映することができる効果を優先する。これにより、個人ＢＯＸの蓄積容量を節約するとともに、データの管理が容易となる。
【００６９】
ステップＳ３０においては、実態送信と判定し、処理をＢＯＸ間送信処理に戻す。ログインユーザの個人ＢＯＸからグループＢＯＸにデータを送信する場合は、送信方法に実態送信が選択される。個人ＢＯＸからグループＢＯＸへリンク送信でなく実態送信とすることにより、変更を即座に反映することができなくなるリスクよりも、データを確実に入手することのできる効果を優先する。また、グループＢＯＸは、複数のユーザがアクセスできるため、複数のユーザそれぞれがデータを変更する場合があり、実態が個人ＢＯＸに記憶されているデータを複数のユーザがアクセス可能とするのを防止するためである。
【００７０】
ステップＳ３１においては、送信先に個人ＢＯＸが指定されたか否かを判断する。送信先に個人ＢＯＸが指定されたならば処理をステップＳ３２に進め、グループＢＯＸが指定されたならば処理をステップＳ３３に進める。ステップＳ３２においては、実態送信と判定し、処理をＢＯＸ間送信処理に戻す。グループＢＯＸから個人ＢＯＸにデータを送信する場合は、送信方法に実態送信が選択される。個人ＢＯＸが割り当てられたユーザのみがアクセス可能であり、そのデータにした変更をそのデータのみに有効にするためである。
【００７１】
ステップＳ３３においては、リンク送信と判定し、処理をＢＯＸ間送信処理に戻す。グループＢＯＸからグループＢＯＸにデータを送信する場合は、送信方法にリンク送信が選択される。グループＢＯＸからグループＢＯＸへ実態送信でなくリンク送信とすることにより、グループＢＯＸの記憶容量を削減することができるとともに、複数のグループＢＯＸにあるデータを一度の操作で変更することができ、データの管理が容易となる。
【００７２】
図２１は、別の送信リストの一例を示す図である。図２１に示す送信リストは、図１８に示す送信リストと、図１７に示す送信履歴リストに基づき生成される送信リストである。図１８に示す送信リストにおいて、ファイル名が「会議配布資料」のデータで送信先がユーザ名「Ｃさん」のレコードのリンク／実態指定の項目が「リンク」であったものが、図２１に示す送信リストにおいては、「実態」に変更されている。これは、送信履歴リストにおいて、ファイル名が「会議配布資料」のデータで送信先がユーザ名「Ｃさん」のレコードのリンク／実態指定の項目が「実態」に設定されているからである。送信履歴を優先し、ユーザの意思を尊重するためである。
【００７３】
図２２は、定型フォーマットのデータをＢＯＸ間送信する場合に生成される送信リストの一例を示す図である。図２２を参照して、ファイル名が「申請書」のデータは、図１９に示したデータ管理リストにおいて、定型フォーマットのデータであることが設定されている。したがって、図２２に示すように、送信先に係わらず、リンク／実態指定の項目がすべてのレコードにおいてリンクに設定される。
【００７４】
図２３は、ＢＯＸ間コピー処理の流れの一例を示す図である。ＢＯＸ間コピー処理は、ＭＦＰ１００のＣＰＵ１０１が、データ管理プログラムを実行することにより、ＣＰＵ１０１により実行される処理である。図２３を参照して、ＣＰＵ１０１は、ＢＯＸ間コピーの対象となるデータ（コピーデータ）の選択を受け付け（ステップＳ４１）、コピー先の指定を受け付ける（ステップＳ４２）。具体的には、図１３に示したＢＯＸ間送信画面と類似のＢＯＸ間コピー画面において、ログインユーザ以外のユーザの個人ＢＯＸとグループＢＯＸとのいずれかの選択と、選択されたＢＯＸに記憶されている複数のデータのうちから１つの選択により、コピーデータの指定が受け付けられる。コピー先の指定は、図１３に示したＢＯＸ間送信画面と類似のＢＯＸ間コピー画面において、個人ＢＯＸまたはグループＢＯＸの指定を受け付ける。人が指定されることにより、指定されたユーザに割り当てられた個人ＢＯＸの指定が受け付けられる。
【００７５】
次に、リンクまたは実態の指定（コピー方法の指定）を受け付けたか否かを判断する（ステップＳ４３）。コピー方法は、ＢＯＸ間コピーの対象となるデータの複製ファイルをコピー先のＢＯＸに記憶する実態コピーと、ＢＯＸ間コピーの対象となるデータへのリンク情報をコピー先のＢＯＸに記憶するリンクコピーとを含む。コピー方法を受け付けたならば処理をステップＳ４４に進めるが、そうでなければステップＳ４４をスキップして処理をステップＳ４５に進める。ステップＳ４４においては、コピー履歴リストにコピーデータのファイル名と、コピー先と、コピー方法とを登録する。コピー履歴リストは、図１７に示した送信履歴リストと同じ項目を含む。
【００７６】
次に、ＢＯＸ間コピー判定処理を実行する（ステップＳ４５）。ＢＯＸ間コピー判定処理については後述するが、コピー方法を判定する処理である。ＢＯＸ間コピーの対象となるデータの複製ファイルをコピー先のＢＯＸに記憶する実態コピーか、ＢＯＸ間コピーの対象となるデータへのリンク情報をコピー先のＢＯＸに記憶するリンクコピーかのいずれかに決定する処理である。ステップＳ４６においては、判定の結果、リンクコピーに判定されたか否かを判断する。リンクコピーと判断した場合には処理をステップＳ４７に進め、そうでなければ処理をステップＳ４８に進める。
【００７７】
ステップＳ４７においては、コピー先のＢＯＸ管理リストにリンク情報を登録し、処理を終了する。具体的には、コピー先に指定された個人ＢＯＸまたはグループＢＯＸにそれぞれ記憶されるＢＯＸ管理リストに、ＢＯＸ間コピーの対象となるデータへのリンク情報のレコードを追加する。ステップＳ４８においては、コピー先のＢＯＸに実態をコピーし、コピー先のＢＯＸ管理リストに登録し、処理を終了する。具体的には、ＢＯＸ間コピーの対象となるデータの複製を、コピー先のＢＯＸに記憶する。そして、コピー先に指定された個人ＢＯＸまたはグループＢＯＸにそれぞれ記憶されるＢＯＸ管理リストに、それに記憶した指定されたデータに関連する情報を含むレコードを追加する。
【００７８】
図２４は、ＢＯＸ間コピー判定処理の流れの一例を示すフローチャートである。ＢＯＸ間コピー判定処理は、図２３のステップＳ４３において実行される処理である。図２４を参照して、図２３のステップＳ４１において選択されたコピーの対象となるデータのファイル名と、ステップＳ４２において指定されたコピー先の個人ＢＯＸのユーザ名またはグループＢＯＸのＢＯＸ名と、それぞれ一致するファイル名とユーザ名またはＢＯＸ名を含むレコードがコピー履歴リストに存在するか否かを判断する（ステップＳ５１）。そのようなレコードがコピー履歴リストに存在すれば、そのレコードを抽出し、処理をステップＳ５２に進める。そのようなレコードが存在しなければ処理をステップＳ５５に進める。コピー履歴リストにレコードが追加されるのは、ユーザがコピー方法を指定した場合である。従って、コピー方法がユーザにより指定されているならば処理がステップＳ５２に進むが、指定されていなければ処理がステップＳ５５に進む。
【００７９】
ステップＳ５２においては、ステップＳ５１においてコピー履歴リストから抽出されたレコードにおいて、リンクコピーが設定されているか否かを判断する。レコードのリンク／実態の項目がリンクに設定されているか否かで判断する。リンクコピーに設定されていれば処理をステップＳ５３に進めるが、そうでなければ処理をステップＳ５４に進める。ステップＳ５３においては、リンクコピーと判定し、処理をＢＯＸ間コピー処理に戻す。ステップＳ５４においては、実態コピーと判定し、処理をＢＯＸ間コピー処理に戻す。ユーザの意思を尊重し、ユーザにより指定されたコピー方法でコピーするためである。
【００８０】
一方、ステップＳ５５においては、図２３のステップＳ４１において選択されたデータが定型フォーマットのデータか否かを判断する。ＢＯＸ管理リストのデータのファイル名を含むレコードの定型の項目が「○」であれば定型フォーマットと判断する。定型フォーマットのデータであれば処理をステップＳ５６に進め、そうでなければ処理をステップＳ５７に進める。ステップＳ５６においては、リンクコピーと判定し、処理をＢＯＸ間コピー処理に戻す。定型フォーマットのデータは、データが変更された場合に変更を反映する方が好ましいからである。
【００８１】
ステップＳ５７においては、コピー元として指定されたデータは、個人ＢＯＸに記憶されているか否かを判断する。図２３に示したＢＯＸ間コピー処理が実行される場合、コピー元として指定されたデータは、ログインユーザ以外のユーザの個人ＢＯＸまたはグループＢＯＸに記憶されたデータである。したがって、ステップＳ５７においては、コピー元として指定されたデータがログインユーザ以外のユーザの個人ＢＯＸに記憶されているデータであれば処理をステップＳ５８に進め、そうでなくコピー元として指定されたデータがグループＢＯＸに記憶されているデータならば処理をステップＳ６１に進める。
【００８２】
ステップＳ５８においては、コピー先に個人ＢＯＸが指定されたか否かを判断する。図１３に示したＢＯＸ間送信画面に類似するＢＯＸ間コピー画面において、コピー先に人が指定されたならば処理をステップＳ５９に進め、グループＢＯＸが指定されたならば処理をステップＳ６０に進める。ステップＳ５９においては、実態コピーと判定し、処理をＢＯＸ間コピー処理に戻す。ログインユーザ以外のユーザの個人ＢＯＸから別の個人ＢＯＸにデータをコピーする場合は、コピー方法に実態コピーが選択される。個人ＢＯＸから個人ＢＯＸへリンクコピーでなく実態コピーとすることにより、変更を即座に反映することができる効果を、データが入手できなくなるリスクよりも優先する。これにより、データを利用するユーザの自由度が向上する。ＢＯＸ間送信の場合にリンク送信としたのに対して、ＢＯＸ間コピーの場合に実態コピーとするのは、ＢＯＸ間送信の場合には指示するユーザがデータの送り手であるのに対して、ＢＯＸ間コピーの場合は指示するユーザがデータの受け手だからである。受け手は、そのデータを加工などして利用する確率が、送り手から受け取ったデータを利用する確率よりも低いからである。
【００８３】
ステップＳ６０においては、実態コピーと判定し、処理をＢＯＸ間コピー処理に戻す。ログインユーザの個人ＢＯＸからグループＢＯＸにデータをコピーする場合は、コピー方法に実態コピーが選択される。個人ＢＯＸからグループＢＯＸへリンクコピーでなく実態コピーとすることにより、変更を即座に反映することができなくなるリスクよりも、データを確実に入手することのできる効果を優先する。また、グループＢＯＸは、複数のユーザがアクセスできるため、複数のユーザそれぞれがデータを変更する場合があり、実態が個人ＢＯＸに記憶されているデータを複数のユーザがアクセス可能とするのを防止するためである。
【００８４】
ステップＳ６１においては、コピー先に個人ＢＯＸが指定されたか否かを判断する。コピー先に個人ＢＯＸが指定されたならば処理をステップＳ６２に進め、グループＢＯＸが指定されたならば処理をステップＳ６３に進める。ステップＳ６２においては、実態コピーと判定し、処理をＢＯＸ間コピー処理に戻す。グループＢＯＸから個人ＢＯＸにデータをコピーする場合は、コピー方法に実態コピーが選択される。個人ＢＯＸが割り当てられたユーザのみがアクセス可能であり、そのデータにした変更をそのデータのみに有効にするためである。
【００８５】
ステップＳ６３においては、リンクコピーと判定し、処理をＢＯＸ間コピー処理に戻す。グループＢＯＸからグループＢＯＸにデータをコピーする場合は、コピー方法にリンクコピーが選択される。グループＢＯＸからグループＢＯＸへ実態コピーでなくリンクコピーとすることにより、グループＢＯＸの記憶容量を削減することができるとともに、複数のグループＢＯＸにあるデータを一度の操作で変更することができ、データの管理が容易となる。
【００８６】
なお、本実施の形態においては、送信先の指定に、人を指定する例を示したが、送信先（データを保存する先の）ＢＯＸを直接指定するようにしてもよい。この場合には、ユーザデータは、不要である。
【００８７】
今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。
【００８８】
＜付記＞
（１）複数の前記記憶領域それぞれは、該記憶領域に記憶されるファイルの識別情報および該ファイルが実態で記憶されているかリンクであるかを示す種別情報を含む管理リストを記憶しており、
前記複製手段は、前記複製元のファイルを複製した複製ファイルを前記記憶領域に記憶するとともに、前記記憶領域に記憶される管理リストに新たな管理レコードを追加し、
前記リンク手段は、前記複製元のファイルへのリンク情報を含む新たな管理レコードを生成し、前記記憶領域に記憶されている管理リストに生成された新たな管理レコードを追加する、請求項１に記載のデータ管理装置。
【図面の簡単な説明】
【００８９】
【図１】本発明の実施の形態の一つにおけるデータ管理システムの全体概要を示す図である。
【図２】本実施の形態におけるＭＦＰのハード構成を示すブロック図である。
【図３】ＭＦＰで実行される処理の流れを示すフローチャートである。
【図４】ユーザ登録処理の流れを示すフローチャートである。
【図５】ユーザ登録画面の一例を示す図である。
【図６】ユーザ情報の一例を示す図である。
【図７】ユーザリスト作成処理の流れを示すフローチャートである。
【図８】ユーザリストの一例を示す図である。
【図９】ＢＯＸ間送信の具体例を示す第１の図である。
【図１０】ＢＯＸ間送信の具体例を示す第２の図である。
【図１１】ＢＯＸ間コピーの具体例を示す図である。
【図１２】ＭＦＰのオペレーションパネルの平面図である。
【図１３】ＢＯＸ間送信画面の一例を示す図である。
【図１４】グループＢＯＸ選択画面の一例を示す図である。
【図１５】ユーザリスト画面の一例を示す図である。
【図１６】ＢＯＸ間送信処理の流れの一例を示す図である。
【図１７】送信履歴リストの一例を示す図である。
【図１８】送信先リストの一例を示す図である。
【図１９】ＢＯＸ管理リストの一例を示す図である。
【図２０】ＢＯＸ間送信判定処理の流れの一例を示すフローチャートである。
【図２１】別の送信リストの一例を示す図である。
【図２２】定型フォーマットのデータをＢＯＸ間送信する場合に生成される送信リストの一例を示す図である。
【図２３】ＢＯＸ間コピー処理の流れの一例を示す図である。
【図２４】ＢＯＸ間コピー判定処理の流れの一例を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００９０】
１  データ管理システム、２  ネットワーク、３  インターネット、１００、１００Ａ，１００Ｃ，１００Ｃ  ＭＦＰ、１０１  ＣＰＵ１０１、１０３  ＲＯＭ、１０５  ＲＡＭ、１０７  ＨＤＤ、１０８  フラッシュＲＯＭ、１０９  カードＩ／Ｆ、１１１  通信Ｉ／Ｆ、１１３  スキャナ、１１５  画像形成部、１１７  ＦＡＸ、１１９  オペレーションパネル、１１９Ａ  入力部、１１９Ｂ  表示部、１２０  バス、１２１〜１２４  選択キー、１２５  スタートキー、１２７  タッチパネル、２００，２００Ａ  ＰＣ。
【図１】
2008204301.tif 000003
【図２】
2008204301.tif 000004
【図３】
2008204301.tif 000005
【図４】
2008204301.tif 000006
【図５】
2008204301.tif 000007
【図６】
2008204301.tif 000008
【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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