(57)【要約】【課題】電子メールの添付ファイルの間違いや付け忘れを防止するために、電子メール利用者が間違いを確実にチェックできる添付ファイル確認方法を提供することを目的としている。【解決手段】本発明は、電子メールに添付ファイルがない場合にはないことが正しいかどうかを確認させる手段、添付ファイルがある場合には誤ったファイル（最新のバージョンでないファイルなど）を添付していないかを確認させる手段を備えることを特徴とする電子メールシステムである。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールを作成する手段、当該電子メールにファイルを添付する手段、当該電子メールを送信する前に添付ファイルがない場合にはないことが正しいかを確認する画面を表示する手段、添付ファイルがある場合には当該添付ファイルが正しいかどうかを確認する画面を表示する手段、当該電子メールを送信する手段を備える電子メールシステムにおいて、添付ファイルがある場合には、当該添付ファイルが更新された日時以降に更新された同じ種類のファイル、または、当該添付ファイルが更新された日時の前後指定された期間に更新された同じ種類のファイルで、かつ、ファイル名の一致が一番大きいファイル名と更新日時を確認のために表示せることを特徴とする添付ファイル確認方法。
【請求項２】
請求項１の添付ファイル確認方法において、表示するファイルの更新日時の代わりに、ファイルの更新日時から現在までの経過時間（日時）を表示することを特徴とする添付ファイル確認方法。
【請求項３】
請求項１の添付ファイル確認方法において、添付ファイル名と電子メール端末に保存されているファイル名の一致度の大きさは、拡張子を除き、ファイル名の先頭からの一致する文字列長、またはファイル名の後方からの一致する文字列長、またはいずれかのファイル名が別のファイル名に含まれる場合にはその含まれるファイルの文字列長とすることを特徴とする添付ファイル確認方法。
【請求項４】
請求項１の添付ファイル確認方法において、添付ファイルの検索範囲として、複数のフォルダ（ディレクトリ）を指定できる手段を備えることを特徴とする添付ファイル確認方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子メールの添付ファイルの間違いや付け忘れを防止するための添付ファイル確認方法に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、電子メールの添付ファイルの付け忘れに関して、電子メールを送信した直後に気がつくことが多いため、特許文献１では、電子メール端末に送信すべき電子メールを一時保管し、指定した時間（１０〜４０秒）が経過し送信時間になると、送信してもよいかどうかを確認するものであった。また、特許文献２では、電子メールの本文を指定したキーワード（例えば、「ファイルを添付」）でチェックし、キーワードと一致し、かつ、添付ファイルがない場合、添付ファイルの有無を確認するようにさせるものであった。しかし、特許文献１では、送った直後に気がつく範囲の誤りであり、添付ファイルの付け忘れの多くは見逃されてしまう問題がある。また、特許文献２では、一致するキーワードが本文にない場合には見逃してしまうという問題がある。また両方の方式では、誤った添付ファイルの場合には対応できないという問題もある。
【特許文献１】特開２００３−２２３３９９号公報
【特許文献２】特開２００１−１９５３２２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
電子メールの添付ファイルの間違いや付け忘れを防止するために、電子メール利用者が間違いを確実にチェックできる添付ファイル確認方法を提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００４】
上記課題を解決するために本発明では、電子メールに添付ファイルがない場合にはないことが正しいかどうかを確認させる手段、添付ファイルがある場合には誤ったファイル（最新のバージョンでないファイルなど）を添付していないかを確認させる手段を備えることを特徴としている。
【発明の効果】
【０００５】
本発明によれば、電子メール端末だけで、電子メールの添付ファイルの間違いや付け忘れを確認して電子メールを送信することができるため、送信者の思い込みや単なるケアレスミスによる間違いをなくすことができる。
【実施例１】
【０００６】
図１〜図５を用いて、本発明の一実施例を説明する。図1は本発明の電子メール端末の構成例を示したものである。電子メール端末１００は、電子メールの作成（修正）をする電子メール作成部１０１、作成した電子メールの添付ファイルが正しいかどうかを確認する電子メール確認部１０２、添付ファイルと類似のファイルを検索するファイル検索部１０３、メールサーバ１２０と繋がっている電子メール送受信部１０４、ファイル保存部１１０、電子メール保存部１１１より構成される。
図２は添付ファイルがない場合の確認画面例である。確認画面２００は、「送信内容確認」という画面タイトル２０１、確認メッセージ２０２、当該メッセージ２０２に対する利用者の選択ボタンとしての送信ボタン２１０と修正ボタン２１１、電子メールの宛先２２０、Cc ２２１、表題２２２、送信者２２３、添付ファイル２２４と送信内容２３０から構成される。例では、宛先２２０とCc ２２１はそれぞれ１つの送信先であるが、複数あってもかまわない。また、これ以外にBccがあってもかまわない。
【０００７】
図３は添付ファイルがある場合の確認画面例である。確認画面３００は、画面タイトル３０１、確認メッセージ３０２、当該メッセージ３０２に対する利用者の選択ボタンとしての送信ボタン３１０と修正ボタン３１１、電子メールの宛先３２０、Cc ３２１、表題３２２、送信者３２３、添付ファイル３２４、添付ファイル３２４に類似したファイル３２５と送信内容３３０から構成される。例では、添付ファイル３２４と類似ファイル３２５は１つであるが、複数あってもかまわない。
【０００８】
図４は電子メール端末１００内に保存されている電子メール管理テーブルの例である。電子メール管理テーブル４００は、電子メールの表題４０１、宛先４０２、Cc ４０３、添付ファイル名４０４、更新日時４０５、内容４０６から構成される。電子メール管理テーブル４００のデータ例としてデータ４１０では、電子メールの表題４０１は「定例打合せの件」、宛先４０２は「aaa@xxx.co.jp」、Cc ４０３は「bbb@yyy.co.jp」、添付ファイル名４０４は「アジェンダ1.doc」、更新日時４０５は「2006/4/25 12:55」、内容４０６は「田中様  いつもお世話に……」である。他のデータも同様である。
【０００９】
図５は電子メール端末１００内に保存されているファイル管理テーブルの例である。ファイル管理テーブル５００は、ファイル名５０１、フォルダ名５０２、ファイルのサイズ５０３、ファイルの種類５０４、更新日時５０５から構成されている。ファイル管理テーブル５００のデータ例としてデータ５１０では、ファイル名５０１は「アジェンダ.doc」、フォルダ名５０２は「c:\Doc\aa」、ファイルのサイズ５０３「35KB」、ファイルの種類５０４「Word文書」、更新日時５０５「2006/4/24 17:27」である。他のデータ例５１１、５１２も同様である。
【００１０】
図６に示す添付ファイル確認のフローチャートに従って、本発明の処理を説明する。利用者が電子メール作成を開始することで本処理が開始される（ブロック６００）。利用者が電子メール作成部１０１を利用して電子メールを作成（または修正）する（ブロック６０１）。電子メール作成部１０１では、当該電子メールに対してファイルの添付・削除も行う。電子メール作成部１０１での作成が終わると、作成した電子メールの添付ファイルを電子メール確認部１０２で正しいかどうかを確認する。電子メール確認部１０２では、まず、当該電子メールの添付ファイルの有無を調べる(ブロック６０２)。添付ファイルがない場合は、ブロック６０３に行く。ブロック６０３では、図２に示すような添付ファイル無しの確認メッセージ２００を表示する。利用者は、当該電子メールに対して、添付ファイルが必要かどうかを判断する（ブロック６０４）。添付ファイルが必要と判断した場合は、修正ボタン２１１を押すことにより、ブロック６０１に戻り、当該電子メールを修正する。一方、添付ファイルが必要ないと判断した場合は、送信ボタン２１０を押すことにより、ブロック６０８に行く。ブロック６０２で添付ファイルがあると判断された場合、例えば電子メール４１０の場合には、ブロック６０５に行く。
【００１１】
ブロック６０５では、ファイル保存部１１０に保存されているファイルの中から当該電子メール４１０の添付ファイル４０４と類似のファイルをファイル検索部１０３で検索する。類似とは、同じ文書の種類（ファイルの拡張子が同じ）で、ファイルの拡張子を除くファイル名の先頭から一致する文字列が最長のもの、または、ファイル名の後方から一致する文字列が最長のもの、または添付ファイルと類似ファイルのいずれかが他方に含まれるもので、最長のものとする。一致する文字列長が指定された文字列長以下であれば類似のファイルがないと判断する。ここでは、更に、添付ファイルより更新日時が新しいもの、または、添付ファイルの更新日時の前後指定された期間のファイルを対象とする。検索した結果を、図３に示すような添付ファイルがある場合の確認メッセージ３００を表示する(ブロック６０６)。利用者が添付ファイルは間違っていると判断した場合には、修正ボタン３１１を押すことにより、ブロック６０１に戻り、当該電子メールを修正する。一方、添付ファイルは正しいと判断した場合には、ブロック６０８に行く。ブロック６０８では、当該電子メールを電子メール送受信部１０４により、メールサーバ１２０に送信する。その後、処理を終了する（ブロック６０９）。
【実施例２】
【００１２】
実施例１の図３において、添付ファイル３２４と類似ファイル３２５では、それぞれのファイル名と更新日時を表示した。添付ミスを気づかせるために、更新日時の代わりに、更新日時から現在までの経過時間（日時）を表示する。経過時間は現在日時から更新日時５０５の差を求めればよい。
【実施例３】
【００１３】
実施例１において、添付ファイルは電子メール端末内のファイル保存部１１０としてどこであってもよかった。実施例３では、誤った添付ファイルによる情報漏えいの防止や検索性能を向上するために、電子メールに添付可能のファイルがあるフォルダとして、ファイル保存部１１０の特定のフォルダ名に限定する。例えば、「添付フォルダ」というフォルダ名にあるファイル、または当該「添付フォルダ」内に含まれる下位の全フォルダ内のファイルしか添付できないようにしてもよい。また、添付フォルダとしては、複数のフォルダを指定してもよい。
【産業上の利用可能性】
【００１４】
本発明は、電子メールの添付ファイルの間違いを少なくすることができるため、電子メールの添付ファイルの間違いや付け忘れが大きな損失となる企業や官庁等の電子メールシステムに適したものである。
【図面の簡単な説明】
【００１５】
【図１】電子メール端末の構成例。
【図２】添付ファイルがない場合の確認画面例。
【図３】添付ファイルがある場合の確認画面例。
【図４】電子メール管理テーブル例。
【図５】ファイル管理テーブル例。
【図６】添付ファイル確認の処理フローチャート。
【符号の説明】
【００１６】
１００…電子メール端末
１２０…メールサーバ
２００…添付ファイルがない場合の確認画面
２０１…画面タイトル
２０２…確認メッセージ
２１０…送信ボタン
２１１…修正ボタン
３００…添付ファイルがある場合の確認画面
３０１…画面タイトル
３０２…確認メッセージ
３１０…送信ボタン
３１１…修正ボタン
４００…電子メール管理テーブル
４１０…電子メール事例
５００…ファイル管理テーブル
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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