(57)【要約】【課題】スキャニングにより生成した文書データを、効率的かつ的確に管理するためのドキュメント管理システム、ドキュメント管理方法及びドキュメント管理プログラムを提供する。【解決手段】複合機１０は文書のスキャニングを行ない、コード変換処理やＯＣＲ処理、コード入力処理により、この文書に付されたコードを取得する。そして、このコードを用いて、スキャニング画像ファイルのファイル名を設定する。ドキュメント管理サーバ２０の制御部２１は、イメージデータフォルダ１５２にアクセスして、スキャニング画像ファイルの引取処理を実行する。そして、分類情報記憶部２２に記憶されたファイル名変換テーブルを用いて、ファイル名の構成文字を分割し、登録先フォルダや属性情報を取得する。そして、この登録先フォルダにスキャニング画像ファイルを格納し、属性情報を関連付けて記録する。【選択図】図１
2008131189.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書を読み取って画像データを生成するスキャナ手段と、
スキャニング画像ファイルを記憶するイメージデータ記憶手段と、
スキャニング画像ファイルを格納するフォルダとファイル名変換テーブルとを備えたドキュメント管理サーバとを含んで構成されたドキュメント管理システムであって、
前記スキャナ手段が、
生成した画像データを用いて、この文書に付された文書識別子を取得し、
前記画像データに対して前記文書識別子に基づいて生成したファイル名を付与し、スキャニング画像ファイルとして前記イメージデータ記憶手段に記録し、
前記ドキュメント管理サーバが、
前記イメージデータ記憶手段に格納されたスキャニング画像ファイルを取得し、
前記ファイル名変換テーブルを用いて、前記スキャニング画像ファイルのファイル名に含まれる文書識別子に基づいて登録先フォルダを特定し、
この登録先フォルダに前記スキャニング画像ファイルを格納することを特徴とするドキュメント管理システム。
【請求項２】
前記スキャナ手段は、前記文書の画像上の表示コードを特定して、コード変換を行なうことにより文書識別子を取得することを特徴とする請求項１に記載のドキュメント管理システム。
【請求項３】
前記スキャナ手段は、前記文書の画像上の文字を特定して、文字認識を行なうことにより文書識別子を取得することを特徴とする請求項１に記載のドキュメント管理システム。
【請求項４】
前記ドキュメント管理サーバは、更に、ファイル名に含まれる文書識別子に基づいて登録先フォルダを特定できない場合には、新たに登録先フォルダを生成することを特徴とする請求項１〜３のいずれか１つに記載のドキュメント管理システム。
【請求項５】
前記ドキュメント管理サーバは、更に、
前記登録先フォルダにおいて、重複したファイル名を検出した場合には、前記スキャニング画像ファイルにおいて、重複を示すエラーフラグを付加してファイル名を変更し、前記スキャニング画像ファイルを格納することを特徴とする請求項１〜４のいずれか１つに記載のドキュメント管理システム。
【請求項６】
前記ドキュメント管理サーバは、更に、
前記ファイル名変換テーブルを用いて、前記スキャニング画像ファイルのファイル名に含まれる文書識別子に基づいて属性情報を取得し、前記スキャニング画像ファイルに関連付けて記録することを特徴とする請求項１〜５のいずれか１つに記載のドキュメント管理システム。
【請求項７】
文書を読み取って画像データを生成するスキャナ手段と、
スキャニング画像ファイルを記憶するイメージデータ記憶手段と、
スキャニング画像ファイルを格納するフォルダとファイル名変換テーブルとを備えたドキュメント管理サーバとを含んで構成されたドキュメント管理システムを用いてドキュメントを管理する方法であって、
前記スキャナ手段が、
生成した画像データを用いて、この文書に付された文書識別子を取得し、
前記画像データに対して前記文書識別子に基づいて生成したファイル名を付与し、スキャニング画像ファイルとして前記イメージデータ記憶手段に記録し、
前記ドキュメント管理サーバが、
前記イメージデータ記憶手段に格納されたスキャニング画像ファイルを取得し、
前記ファイル名変換テーブルを用いて、前記スキャニング画像ファイルのファイル名に含まれる文書識別子に基づいて登録先フォルダを特定し、
この登録先フォルダに前記スキャニング画像ファイルを格納することを特徴とするドキュメント管理方法。
【請求項８】
スキャニング画像ファイルを記憶するイメージデータ記憶手段と、
文書を読み取って画像データを生成し、この文書に付された文書識別子を取得して、前記画像データに対して前記文書識別子に基づいて生成したファイル名を付与して、スキャニング画像ファイルとして前記イメージデータ記憶手段に記録するスキャナ手段と、
スキャニング画像ファイルを格納するフォルダとファイル名変換テーブルとを備えたドキュメント管理サーバとを含んで構成されたドキュメント管理システムを用いてドキュメントを管理するプログラムであって、
前記ドキュメント管理サーバを、
前記イメージデータ記憶手段に格納されたスキャニング画像ファイルを取得し、
前記ファイル名変換テーブルを用いて、前記スキャニング画像ファイルのファイル名に含まれる文書識別子に基づいて登録先フォルダを特定し、
この登録先フォルダに前記スキャニング画像ファイルを格納する手段
として機能させることを特徴とするドキュメント管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、スキャニングにより生成した文書データを管理するためのドキュメント管理システム、ドキュメント管理方法及びドキュメント管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
今日、図面や文書等の各種ドキュメントの電子化が進んでおり、各種ドキュメントを画像データとしてドキュメント管理システムに保存することが多い。例えば、紙文書をドキュメント管理システムに登録する際は下記の手順で行っている。まず、紙文書のスキャニングを行なって電子ファイルを生成し、クライアント端末内の所定のフォルダに格納する。そして、クライアント端末を用いて、電子ファイルのファイル名を文書番号、図面番号、製品番号等に変更する。そして、ドキュメント管理システムの登録先フォルダを選択して登録する。更に、ドキュメント管理システムにおいて、検索に必要な属性項目（書誌事項）を設定する。
【０００３】
また、スキャニングして電子化した印刷物（媒体）の画像データを別の場所に転送するための画像読取装置も検討されている（例えば、特許文献１参照。）。この文献記載の技術では、デジタル複合機は、ＬＡＮを介してホストコンピュータ及び端末装置と接続されている。ＣＰＵは、端末装置からの指示に従い、記憶装置にフォルダを作成する。複合機に設けられた保存キーをユーザが押下した場合、原稿の画像データを保存するフォルダを指定させる。その原稿はスキャナ部によって読み取られ、この画像データに対して画像処理部は画像処理を施す。この画像処理部が出力する画像データを、ユーザが指定したフォルダに保存する。
【０００４】
更に、電子ドキュメントを、ファイル作業を行なうことなく検索再利用可能に蓄積管理するためのドキュメント管理システムに関する技術も検討されている（例えば、特許文献２参照。）。この文献記載の技術では、イントラネット上のスキャナ装置、プリンタ装置、ファクシミリ装置は、処理する電子ドキュメントをメモリ部のＨＤＤ内に装置毎の登録ＩＤに対応付けして蓄積する。そして、該登録ＩＤおよび蓄積アドレスと共に当該電子ドキュメントのＩＤ情報をサーバ装置に送ってＰＣからの検索要求により検索出力可能に蓄積する。
【特許文献１】特開２００１−３５８８８２号公報（第１頁）
【特許文献２】特開２０００−８９９９７号公報（第１頁）
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
上述のように、スキャンされた画像データが、所定のフォルダに保存されると便利である。また、登録ＩＤに対応付けて登録することにより、登録された文書データの検索が容易になる。
【０００６】
しかし、詳細な検索や詳細な分類を希望する場合には、的確なフォルダ管理が必要である。
また、スキャニングの度に、一旦、クライアント端末や複合機において、ファイル名や属性情報を設定する操作は煩わしい。また、ファイル毎に格納先を設定して転送する作業も煩雑である。
【０００７】
一方、ファイリングを自動化した場合には、誤った分類や識別上の付与が行なわれた場
合、本来のドキュメントが削除されたり、重複したファイルにより混乱を招いたりする可能性がある。
【０００８】
本発明は、上記課題を解決するためになされたものであり、その目的は、スキャニングにより生成した文書データを、効率的かつ的確に管理するためのドキュメント管理システム、ドキュメント管理方法及びドキュメント管理プログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記問題点を解決するために、請求項１に記載の発明は、文書を読み取って画像データを生成するスキャナ手段と、スキャニング画像ファイルを記憶するイメージデータ記憶手段と、スキャニング画像ファイルを格納するフォルダとファイル名変換テーブルとを備えたドキュメント管理サーバとを含んで構成されたドキュメント管理システムであって、前記スキャナ手段が、生成した画像データを用いて、この文書に付された文書識別子を取得し、前記画像データに対して前記文書識別子に基づいて生成したファイル名を付与し、スキャニング画像ファイルとして前記イメージデータ記憶手段に記録し、前記ドキュメント管理サーバが、前記イメージデータ記憶手段に格納されたスキャニング画像ファイルを取得し、前記ファイル名変換テーブルを用いて、前記スキャニング画像ファイルのファイル名に含まれる文書識別子に基づいて登録先フォルダを特定し、この登録先フォルダに前記スキャニング画像ファイルを格納することを要旨とする。
【００１０】
請求項２に記載の発明は、請求項１に記載のドキュメント管理システムにおいて、前記スキャナ手段は、前記文書の画像上の表示コードを特定して、コード変換を行なうことにより文書識別子を取得することを要旨とする。
【００１１】
請求項３に記載の発明は、請求項１に記載のドキュメント管理システムにおいて、前記スキャナ手段は、前記文書の画像上の文字を特定して、文字認識を行なうことにより文書識別子を取得することを要旨とする。
【００１２】
請求項４に記載の発明は、請求項１〜３のいずれか１つに記載のドキュメント管理システムにおいて、前記ドキュメント管理サーバは、更に、ファイル名に含まれる文書識別子に基づいて登録先フォルダを特定できない場合には、新たに登録先フォルダを生成することを要旨とする。
【００１３】
請求項５に記載の発明は、請求項１〜４のいずれか１つに記載のドキュメント管理システムにおいて、前記ドキュメント管理サーバは、更に、前記登録先フォルダにおいて、重複したファイル名を検出した場合には、前記スキャニング画像ファイルにおいて、重複を示すエラーフラグを付加してファイル名を変更し、前記スキャニング画像ファイルを格納することを要旨とする。
【００１４】
請求項６に記載の発明は、請求項１〜５のいずれか１つに記載のドキュメント管理システムにおいて、前記ドキュメント管理サーバは、更に、前記ファイル名変換テーブルを用いて、前記スキャニング画像ファイルのファイル名に含まれる文書識別子に基づいて属性情報を取得し、前記スキャニング画像ファイルに関連付けて記録することを要旨とする。
【００１５】
請求項７に記載の発明は、文書を読み取って画像データを生成するスキャナ手段と、スキャニング画像ファイルを記憶するイメージデータ記憶手段と、スキャニング画像ファイルを格納するフォルダとファイル名変換テーブルとを備えたドキュメント管理サーバとを含んで構成されたドキュメント管理システムを用いてドキュメントを管理する方法であって、前記スキャナ手段が、生成した画像データを用いて、この文書に付された文書識別子を取得し、前記画像データに対して前記文書識別子に基づいて生成したファイル名を付与
し、スキャニング画像ファイルとして前記イメージデータ記憶手段に記録し、前記ドキュメント管理サーバが、前記イメージデータ記憶手段に格納されたスキャニング画像ファイルを取得し、前記ファイル名変換テーブルを用いて、前記スキャニング画像ファイルのファイル名に含まれる文書識別子に基づいて登録先フォルダを特定し、この登録先フォルダに前記スキャニング画像ファイルを格納することを要旨とする。
【００１６】
請求項８に記載の発明は、スキャニング画像ファイルを記憶するイメージデータ記憶手段と、文書を読み取って画像データを生成し、この文書に付された文書識別子を取得して、前記画像データに対して前記文書識別子に基づいて生成したファイル名を付与して、スキャニング画像ファイルとして前記イメージデータ記憶手段に記録するスキャナ手段と、スキャニング画像ファイルを格納するフォルダとファイル名変換テーブルとを備えたドキュメント管理サーバとを含んで構成されたドキュメント管理システムを用いてドキュメントを管理するプログラムであって、前記ドキュメント管理サーバを、前記イメージデータ記憶手段に格納されたスキャニング画像ファイルを取得し、前記ファイル名変換テーブルを用いて、前記スキャニング画像ファイルのファイル名に含まれる文書識別子に基づいて登録先フォルダを特定し、この登録先フォルダに前記スキャニング画像ファイルを格納する手段として機能させることを要旨とする。
【００１７】
（作用）
本発明によれば、スキャナ手段が、生成した画像データを用いて、この文書に付された文書識別子を取得し、画像データに対して文書識別子に基づいて生成したファイル名を付与し、スキャニング画像ファイルとしてイメージデータ記憶手段に記録する。そして、ドキュメント管理サーバが、イメージデータ記憶手段に格納されたスキャニング画像ファイルを取得し、ファイル名変換テーブルを用いて、スキャニング画像ファイルのファイル名に含まれる文書識別子に基づいて登録先フォルダを特定する。そして、この登録先フォルダにスキャニング画像ファイルを格納する。これにより、利用者は効率的に画像データをファイリングすることができる。
【００１８】
本発明によれば、スキャナ手段は、文書の画像上の表示コードを特定して、コード変換を行なうことにより文書識別子を取得する。これにより、利用者は効率的にファイル名を設定することができる。
【００１９】
本発明によれば、文書の画像上の文字を特定して、文字認識を行なうことにより文書識別子を取得する。これにより、利用者は効率的にファイル名を設定することができる。
本発明によれば、ドキュメント管理サーバは、ファイル名に含まれる文書識別子に基づいて登録先フォルダを特定できない場合には、新たに登録先フォルダを生成する。これにより、利用者は効率的にファイリングを行なうことができる。
【００２０】
本発明によれば、ドキュメント管理サーバは、登録先フォルダにおいて、重複したファイル名を検出した場合には、スキャニング画像ファイルにおいて、重複を示すエラーフラグを付加してファイル名を変更し、スキャニング画像ファイルを格納する。これにより、スキャニング画像ファイルを特定し、是正するための処理を行なうことができる。
【００２１】
本発明によれば、ファイル名変換テーブルを用いて、スキャニング画像ファイルのファイル名に含まれる文書識別子に基づいて属性情報を取得し、スキャニング画像ファイルに関連付けて記録する。これにより、属性情報を利用してスキャニング画像ファイルの検索を行なうことができる。
【発明の効果】
【００２２】
本発明によれば、スキャニングにより生成した文書データを、効率的かつ的確に管理す
ることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２３】
以下、本発明を具体化した一実施形態を、図１〜図６を用いて説明する。本実施形態では、スキャニングにより生成した文書データを、効率的かつ的確に管理するためのドキュメント管理システム、ドキュメント管理方法及びドキュメント管理プログラムとして説明する。
【００２４】
図１に示すように、本実施形態では、ネットワークを介して複合機１０、クライアント端末１５、ドキュメント管理サーバ２０が接続されている。
複合機１０は、印刷機能、複写機能を備える。更に、本実施形態では、複合機１０はスキャナ手段として機能し、この機能を利用してスキャニング画像ファイルを生成し、このスキャニング画像ファイルの転送処理を実行する。このため、複合機１０は、図２に示すように、制御部１０１、メモリ１０２、印刷処理部１０３、ユーザＩＦ部１０５、スキャナ部１０６を備える。
【００２５】
この制御部１０１は、スキャニング画像ファイルの生成処理やスキャニング画像ファイルの転送処理を実行する。具体的には、文書識別子取得段階、スキャニング画像ファイルをイメージデータ記憶手段に記録する段階、コード変換段階、文字認識段階等を含む処理を行なう。このためのスキャニング実行プログラムを実行することにより、制御部１０１は、文書識別子取得手段、スキャニング画像ファイルをイメージデータ記憶手段に記録する手段、コード変換手段、文字認識手段等として機能する。
【００２６】
メモリ１０２は、スキャンしたデータを一時保存するとともに、テンプレートデータベース及び転送先アドレスデータが格納されている。印刷処理部１０３は、印刷機能、複写機能のために用いられる。ユーザＩＦ部１０５は表示手段や操作手段から構成される。スキャナ部１０６は、複写機能やスキャナ機能の利用時に文書を光学的に読み取る。
【００２７】
また、テンプレートデータベースには、複合機１０によってスキャニングされる文書のフォーマットの画像パターンに関するデータが記録される。この画像パターンを用いることにより、後述する文字認識処理の要否の判断や、文字認識の対象領域の特定を行なう。このため、テンプレートデータベースには、テンプレート毎に、ＯＣＲ処理可能な文書を特定するための画像パターンと、文字認識を行なう領域を指定する位置データが記録されている。
【００２８】
一方、クライアント端末１５は、このドキュメント管理サーバ２０を管理する担当者が使用するコンピュータ端末である。このクライアント端末は、制御部（ＣＰＵ、ＲＡＭ、ＲＯＭやハードディスク記憶装置等）、ディスプレイ等から構成される表示部、キーボードやポインティングデバイスなどから構成される操作部を備えている。
【００２９】
このクライアント端末１５のハードディスク記憶装置には、イメージデータ記憶手段としてのイメージデータフォルダ１５２が設けられている。このイメージデータフォルダ１５２には、複合機１０において生成されたスキャニング画像ファイルが一時的に格納される。このイメージデータフォルダ１５２に格納される各スキャニング画像ファイルには、複合機１０において割り振られたファイル名が付与されている。
【００３０】
ドキュメント管理サーバ２０は、複合機１０において生成されたスキャニング画像ファイルを含めて、各種登録文書ファイルを管理するサーバコンピュータである。このドキュメント管理サーバ２０は、制御部２１、分類情報記憶部２２、ドキュメント管理フォルダ記憶部２３を備える。
【００３１】
このドキュメント管理サーバ２０は、制御部２１を備える。この制御部２１は、制御手段（ＣＰＵ）、記憶手段（ＲＡＭ、ＲＯＭ等）を備え、後述する処理（スキャニング画像ファイル取得段階、登録先フォルダ特定段階、スキャニング画像ファイル格納段階、新規登録先フォルダ生成段階、ファイル名変更段階、属性情報取得・記録等を含む処理）を行なう。このためのドキュメント管理プログラムを実行することにより、制御部２１は、スキャニング画像ファイル取得手段、登録先フォルダ特定手段、スキャニング画像ファイル格納手段、新規登録先フォルダ生成手段、ファイル名変更手段、属性情報取得・記録手段等として機能する。
【００３２】
分類情報記憶部２２には、ファイルを登録するフォルダの特定や属性情報の設定のために、ファイル名を変換する場合に用いるファイル名変換テーブルが記録されている。このファイル名変換テーブルには、このドキュメント管理フォルダ記憶部２３に格納する各スキャニング画像ファイルが決定された場合に登録される。本実施形態では、各文書には文書識別子としてのコードが付与されており、このコードがバーコード（表示コード）や、文字に付されている。
【００３３】
このファイル名変換テーブルでは、図３に示すように、ファイル名を構成するコードを所定の桁で分割して、分割された各フィールドのコードに対応して登録先フォルダや属性を特定するためのデータが記録されている。
【００３４】
ドキュメント管理フォルダ記憶部２３には、図４に示すように、階層化されたフォルダ構造により、スキャニング画像ファイルを含む各種登録文書ファイルを格納するフォルダが記録される。このフォルダ構造は、制御部２１の処理やクライアント端末１５における操作によって生成される。このドキュメント管理フォルダ記憶部２３に記憶されたファイルやフォルダは、記憶場所を示すパスを用いて特定することができる。本実施形態では、最下層のフォルダに、各種文書ファイルが格納される。
【００３５】
次に、上記のようなシステムを用いて、文書登録を行なう場合の処理を図５、図６に従って説明する。ここでは、複合機１０におけるファイル生成処理（図５）、ドキュメント管理サーバ２０におけるファイル登録処理（図６）に分けて説明する。
【００３６】
（ファイル生成処理）
複合機１０におけるファイル生成処理を、図５を用いて説明する。
まず、複合機１０は、選択操作処理を実行する（ステップＳ１−１）。具体的には、複合機１０の制御部１０１は、ユーザＩＦ部１０５においてメニュー画面を表示させる。メニュー画面には、「複写」ボタンや「スキャナ読み込み」ボタンが含まれる。この「スキャナ読み込み」ボタンが選択された場合、制御部１０１は、メモリ１０２に記録された文書種別選択画面を呼び出し、ユーザＩＦ部１０５において、文書種別の選択を促す表示画面を出力する。本実施形態では、文書種別として「企画書」、「見積書」や「図面」等を選択することができるものとし、文書種別選択画面には各文書種別するための選択メニューがユーザＩＦ部１０５に出力される。
【００３７】
次に、複合機１０はスキャニング処理を実行する（ステップＳ１−２）。具体的には、ユーザＩＦ部１０５において任意の文書種別が選択され、「実行」指示が入力された場合、制御部１０１は、スキャナ部１０６を用いて紙文書の読取処理を実行する。これにより、制御部１０１は、画像データを取得する。
【００３８】
次に、複合機１０はバーコード表示の確認処理を実行する（ステップＳ１−３）。具体的には、複合機１０の制御部１０１は、スキャナ部１０６により取得した画像データにお
いてバーコード表示の有無を検索する。バーコード表示を検出した場合（ステップＳ１−３において「ＹＥＳ」の場合）には、複合機１０の制御部１０１は、このバーコードのコード変換処理を実行する（ステップＳ１−４）。これにより、複合機１０の制御部１０１は、この文書に付されたコードを取得する。そして、制御部１０１は、ユーザＩＦ部１０５において選択された文書種別を、このコードに対して付加する。次に、制御部１０１は、この画像データに対して、バーコードから取得したコード（例えば、「101020011001」）に対して、文書種別（例えば、「企画書」）を付加して生成したファイル名を付与して、スキャニング画像ファイルとしてメモリ１０２に記憶する。
【００３９】
一方、バーコード表示を検出できない場合（ステップＳ１−３において「ＮＯ」の場合）には、複合機１０はテンプレートの利用可能性についての確認処理を実行する（ステップＳ１−５）。具体的には複合機１０の制御部１０１は、スキャニングされた画像データに対して、テンプレートデータベースに記録された画像パターンと照合し、一致するかどうかを確認する。
【００４０】
一致する画像パターンが存在し、テンプレートを利用可能な場合（ステップＳ１−５において「ＹＥＳ」の場合）には、複合機１０はＯＣＲ処理を実行する（ステップＳ１−６）。具体的には、複合機１０の制御部１０１は、一致したテンプレートにおいて指定された領域をトリミングし、この領域の文字認識を行なう。これにより、複合機１０の制御部１０１は、この文書に付されたコードを取得する。そして、制御部１０１は、この画像データに対して、文字認識したコードに対して、文書種別を付加して生成したファイル名を付与して、スキャニング画像ファイルとしてメモリ１０２に記憶する。
【００４１】
一方、一致する画像パターンがなく、テンプレートを利用できない場合（ステップＳ１−５において「ＮＯ」の場合）には、複合機１０はコード入力処理を実行する（ステップＳ１−７）。具体的には、複合機１０の制御部１０１は、ユーザＩＦ部１０５において、この文書に付されたコードを入力させるための入力画面を出力する。そして、この入力画面を用いてコードが入力された場合には、制御部１０１は、この画像データに対して、入力されたコードに対して、文書種別を付加して生成したファイル名を付与して、スキャニング画像ファイルとしてメモリ１０２に記憶する。
【００４２】
そして、複合機１０はファイル転送処理を実行する（ステップＳ１−８）。具体的には、複合機１０の制御部１０１は、メモリ１０２から転送先アドレスを取得し、この転送先アドレスに対して、ネットワークを介してスキャニング画像ファイルを転送する。本実施形態では、この転送先としてイメージデータフォルダ１５２が指定される。そして、制御部１０１は、メモリ１０２から、転送したスキャニング画像ファイルを削除する。以上により、複合機１０はファイル生成処理を終了する。
【００４３】
（ファイル登録処理）
次に、ドキュメント管理サーバ２０におけるファイル登録処理について、図６を用いて説明する。
【００４４】
まず、ドキュメント管理サーバ２０の制御部２１は、所定の時間間隔で、イメージデータフォルダ１５２にアクセスする（ステップＳ２−１）。そして、ドキュメント管理サーバ２０の制御部２１は、スキャニング画像ファイルの登録の有無を確認する（ステップＳ２−２）。
【００４５】
スキャニング画像ファイルがイメージデータフォルダ１５２に登録されていない場合（ステップＳ２−２において「ＮＯ」の場合）には、ドキュメント管理サーバ２０は、次のアクセス時刻まで待機する（ステップＳ２−１）。
【００４６】
スキャニング画像ファイルが登録されている場合（ステップＳ２−２において「ＹＥＳ」の場合）には、ドキュメント管理サーバ２０は、引取処理を実行する（ステップＳ２−３）。具体的には、ドキュメント管理サーバ２０の制御部２１は、イメージデータフォルダ１５２に格納されたスキャニング画像ファイルを取得して、イメージデータフォルダ１５２に記録されたデータを削除する。
【００４７】
次に、ドキュメント管理サーバ２０は、登録先の特定処理を実行する（ステップＳ２−４）。ここでは、ドキュメント管理サーバ２０の制御部２１は、スキャニング画像ファイルのファイル名を利用して登録先情報を取得する。具体的には、制御部２１は、分類情報記憶部に記憶されたファイル名変換テーブルを用いて、図３に示すように、ファイル名の構成文字を桁毎に分割する。本実施形態では、ファイル名の第１桁、第２〜３桁、第４〜５桁、第６〜８桁の各コードを取得して、それぞれ第１〜４階層のフォルダを特定する。このようにして取得したコードを用いてフォルダ構造におけるパスを特定し、登録先フォルダを特定する。
【００４８】
ここで、ファイル名変換テーブルに対応するコードが登録されていない場合（ステップＳ２−５において「ＮＯ」の場合）には、ドキュメント管理サーバ２０は、フォルダエラー処理を実行する（ステップＳ２−６）。具体的には、ドキュメント管理サーバ２０の制御部２１は、このスキャニング画像ファイルをエラーフォルダに格納する。更に、制御部２１は、クライアント端末１５に対して、「フォルダ特定不可」を示すエラーメッセージを送信する。
【００４９】
一方、ファイル名変換テーブルに対応するコードが登録されている場合（ステップＳ２−５において「ＹＥＳ」の場合）には、ドキュメント管理サーバ２０は、登録先フォルダの有無の確認処理を実行する（ステップＳ２−７）。具体的には、ドキュメント管理サーバ２０の制御部２１は、取得したパスを用いて登録先フォルダがドキュメント管理フォルダ記憶部２３に存在するかどうかを確認する。
【００５０】
登録先フォルダが存在しない場合（ステップＳ２−７において「ＮＯ」の場合）には、ドキュメント管理サーバ２０は、新規フォルダにスキャニング画像ファイルを格納する（ステップＳ２−８）。具体的には、ドキュメント管理サーバ２０の制御部２１は、取得されたパスを用いて、所定の階層にフォルダを生成する。そして、制御部２１は、最下層のフォルダに、このスキャニング画像ファイルを格納する。
【００５１】
一方、取得したパスを用いて登録先フォルダを特定できた場合（ステップＳ２−７において「ＹＥＳ」の場合）には、ドキュメント管理サーバ２０は、このフォルダ内において重複したファイルの有無の確認処理を実行する（ステップＳ２−９）。具体的には、ドキュメント管理サーバ２０の制御部２１は、この登録先フォルダに格納されたファイルのファイル名を取得し、今回のスキャニング画像ファイルのファイル名と照合する。
【００５２】
重複したファイル名が存在しない場合（ステップＳ２−９において「ＮＯ」の場合）には、このフォルダに今回のスキャニング画像ファイルを格納する（ステップＳ２−１０）。
【００５３】
一方、重複したファイル名を検出した場合（ステップＳ２−９において「ＹＥＳ」の場合）には、ドキュメント管理サーバ２０は、ファイルエラー処理を実行する（ステップＳ２−１１）。具体的には、ドキュメント管理サーバ２０の制御部２１は、ファイル名（例えば、「101020011001企画書」）に対して「エラー」を表す文字を付加して、新たなファイル名（例えば、「101020011001企画書エラー」）を生成する。更に、制御部２１は、ク
ライアント端末１５に対して、「重複登録」を示すエラーメッセージを送信する。
【００５４】
次に、ドキュメント管理サーバ２０は、属性情報の設定処理を実行する（ステップＳ２−１２）。具体的には、ドキュメント管理サーバ２０の制御部２１は、ファイル名変換テーブルを用いて、ファイル名の構成文字を分割する。本実施形態では、ファイル名の第９桁、第１０桁、第１１〜１２桁のコードを、それぞれ第１〜３属性として特定する。そして、制御部２１は、ドキュメント管理フォルダ記憶部２３に格納された各スキャニング画像ファイルに関連付けて、特定した属性情報を記録する。以上により、ドキュメント管理サーバ２０はファイル登録処理を終了する。
【００５５】
以上、本実施形態によれば、以下に示す効果を得ることができる。
・  上記実施形態では、複合機１０はバーコード表示の確認処理を実行する（ステップＳ１−３）。そして、バーコード表示を検出した場合（ステップＳ１−３において「ＹＥＳ」の場合）には、複合機１０の制御部１０１は、このバーコードのコード変換処理を実行する（ステップＳ１−４）。これにより、複合機１０の制御部１０１は、この文書に付されたコードを取得し、この文書に応じたファイル名を付与することができる。従って、利用者は、ドキュメント管理への登録の手間を削減することができる。
【００５６】
・  上記実施形態では、複合機１０はテンプレートの利用可能性についての確認処理を実行する（ステップＳ１−５）。テンプレートを利用可能な場合（ステップＳ１−５において「ＹＥＳ」の場合）には、複合機１０はＯＣＲ処理を実行する（ステップＳ１−６）。これにより、複合機１０の制御部１０１は、この文書に付されたコードを取得し、この文書に応じたファイル名を付与することができる。従って、利用者は、ドキュメント管理への登録の手間を削減することができる。
【００５７】
・  上記実施形態では、ドキュメント管理サーバ２０の制御部２１は、所定の時間間隔で、イメージデータフォルダ１５２にアクセスする（ステップＳ２−１）。イメージデータフォルダ１５２にスキャニング画像ファイルが登録されている場合（ステップＳ２−２において「ＹＥＳ」の場合）には、ドキュメント管理サーバ２０は、引取処理を実行する（ステップＳ２−３）。そして、ドキュメント管理サーバ２０は、スキャニング画像ファイルのファイル名を利用して登録先を特定し（ステップＳ２−４）、このフォルダに今回のスキャニング画像ファイルを格納する（ステップＳ２−１０）。これにより、利用者はファイリングを意識することなく、自動仕分け、ファイリングを行なうことができる。
【００５８】
・  上記実施形態では、ファイル名変換テーブルに対応するコードが登録されていない場合（ステップＳ２−５において「ＮＯ」の場合）には、ドキュメント管理サーバ２０は、フォルダエラー処理を実行する（ステップＳ２−６）。これにより、オペレータは問題があるスキャニング画像ファイルを確認して、是正することができる。
【００５９】
・  上記実施形態では、登録先フォルダが存在しない場合（ステップＳ２−７において「ＮＯ」の場合）には、ドキュメント管理サーバ２０は、新規フォルダを生成して、このフォルダにスキャニング画像ファイルを格納する（ステップＳ２−８）。これにより、効率的にファイリングを行なうことができる。
【００６０】
・  上記実施形態では、ドキュメント管理サーバ２０は、このフォルダ内において重複したファイルの有無の確認処理を実行する（ステップＳ２−９）。重複したファイル名を検出した場合（ステップＳ２−９において「ＹＥＳ」の場合）には、ドキュメント管理サーバ２０は、ファイルエラー処理を実行する（ステップＳ２−１１）。これにより、重複したファイルの上書きを防止し、必要に応じてエラーを是正することができる。
【００６１】
・  上記実施形態では、ドキュメント管理サーバ２０は、ファイル名を用いて属性情報の設定処理を実行する（ステップＳ２−１２）。これにより、この属性情報を用いて必要なファイルの検索を効率的に行なうことができる。
【００６２】
なお、上記実施形態は、以下の態様に変更してもよい。
○  上記実施形態では、バーコードのコード変換処理あるいはＯＣＲ処理によって読み取ったコードをファイル名として設定した。この場合、予めファイル名として利用される可能性があるコードを、所定のファイル名データベースに登録しておくことも可能である。そして、複合機１０においてコード変換処理あるいはＯＣＲ処理を行なった場合、複合機１０の制御部１０１は、このファイル名データベースを検索する。そして、一致するファイル名を検出した場合には、このファイル名を利用する。一方、ファイル名データベースにおいて一致するファイル名を検出できない場合には、複合機１０の制御部１０１は、文字列が類似するファイル名候補をファイル名データベースから抽出する。そして、複合機１０の制御部１０１は、ユーザＩＦ部１０５にファイル名候補を出力し、利用者に選択させる。これにより確実にファイル名を設定することができる。
【００６３】
○  上記実施形態では、バーコードのコード変換処理あるいはＯＣＲ処理によって読み取ったコードをファイル名として設定した。この場合、複合機１０の制御部１０１は、読み取ったコードを、ユーザＩＦ部１０５にファイル名候補を出力し、利用者に確認を促してもよい。これにより確実にファイル名を設定することができる。
【００６４】
○  上記実施形態では、クライアント端末１５のハードディスク記憶装置にイメージデータフォルダ１５２を設けた。イメージデータフォルダ１５２の所在はこれに限定されるものではなく、ドキュメント管理サーバ２０がアクセス可能な場所であればよい。
【図面の簡単な説明】
【００６５】
【図１】本発明の一実施形態のシステムの概略図。
【図２】複合機の機能ブロックの説明図。
【図３】分類情報記憶部に記録されたファイル名変換テーブルの説明図。
【図４】ドキュメント管理フォルダ記憶部に記録されたデータの説明図。
【図５】本発明の一実施形態の処理手順の説明図。
【図６】本発明の一実施形態の処理手順の説明図。
【符号の説明】
【００６６】
１０…複合機、１５…クライアント端末、１５２…イメージデータフォルダ、２０…ドキュメント管理サーバ、２１…制御部、２２…分類情報記憶部、２３…ドキュメント管理フォルダ記憶部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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