(57)【要約】【課題】データベース・サーバにアクセスする権限のない端末からでもデータベースの登録・更新を可能とする。【解決手段】メール・サーバで受信した電子メールによりデータベース・サーバの記憶手段に格納された情報を更新するデータベースの更新方法であって、データベース・サーバの中央処理装置が、メール・サーバの受信用メールボックスから読み出した電子メールの件名欄に記載されたアカウントおよびデータＩＤを、予めユーザのアカウントに関連付けられたＩＰアドレスおよびメールアドレスを格納するセキュリティマスタを参照して、各々が一致する場合に、データＩＤに対応する記憶手段に格納された情報の更新の対象であると判定する。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
メール・サーバで受信した電子メールによりデータベース・サーバの記憶手段に格納された情報を更新するデータベースの更新方法であって、
前記データベース・サーバの中央処理装置が、前記メール・サーバの受信用メールボックスを検索して、前記データベース・サーバ宛ての電子メールを読み出す第１ステップと、
前記中央処理装置が、前記電子メールの件名欄に記載されたアカウントおよびデータＩＤを抽出し、前記電子メールの送信元のＩＰアドレスおよびメールアドレスを抽出する第２ステップと、
前記中央処理装置が、ユーザのアカウントに関連付けられたＩＰアドレスおよびメールアドレスを格納するセキュリティマスタを参照して、前記件名欄に記載されたアカウントに対応するＩＰアドレスおよびメールアドレスを読み出す第３ステップと、
前記電子メールの送信元のＩＰアドレスおよびメールアドレスと、前記セキュリティマスタから読み出したＩＰアドレスおよびメールアドレスの各々が一致する場合に、前記中央処理装置が、前記件名欄に記載されたデータＩＤに対応する前記記憶手段に格納された情報の更新の対象であると判定する第４ステップと
を備えることを特徴とするデータベースの更新方法。
【請求項２】
予め決められた規約に従って項目の属性・桁数等が定義されたスプレッドシートが、更新ファイルとして前記電子メールに添付され、前記中央処理装置が、前記メール・サーバの受信用メールボックスから前記更新ファイルを読み出す第５ステップと、
前記第４ステップで情報の更新の対象であると判定した場合に、前記中央処理装置が、前記更新ファイルに記載された項目について、前記記憶手段に格納された前記データＩＤに関連付けられた情報の対応する項目を更新する第６ステップと
をさらに備えたことを特徴とする請求項１に記載のデータベースの更新方法。
【請求項３】
前記第６ステップは、
前記中央処理装置が、前記ユーザのアカウントに関連付けられ、前記記憶手段に格納された情報のうち更新の対象となる項目が定義された更新パターンが格納されたパターンマスタを参照するステップと、
前記更新ファイルに記載された項目のうち、前記更新パターンに定義された更新対象項目のみについて、前記データＩＤに関連付けられた情報を更新するステップと
を含むことを特徴とする請求項２に記載のデータベースの更新方法。
【請求項４】
前記中央処理装置が、前記メール・サーバの受信用メールボックスから前記電子メールに添付された添付ファイルを読み出す第７ステップと、
前記中央処理装置が、前記アカウントごとに前記データＩＤに関連付けて、前記記憶手段に前記添付ファイルを格納する第８ステップと
をさらに備えたことを特徴とする請求項１に記載のデータベースの更新方法。
【請求項５】
前記第８ステップは、前記中央処理装置が、前記添付ファイルのファイル名の頭文字から、前記添付ファイルの属性を判定することを特徴とする請求項４に記載のデータベースの更新方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、データベースの更新方法に関し、より詳細には、電子メールによりデータベースに格納された情報を更新するデータベースの更新方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、インターネットまたはイントラネットに接続されたデータベース・サーバは、格納された情報のセキュリティを確保するためにアクセス制限がなされている。ユーザが、データベースの内容を更新したり、ファイルをアップロードするためには、例えば、サーバから提供されるログイン用の画面において、ユーザＩＤおよびパスワードを入力して認証を受けなければならない。
【０００３】
ある企業のイントラネットに接続されたデータベース・サーバに対して、企業の従業員がアクセスする場合について考える。イントラネットに接続された端末からアクセスする場合には、上述したように、従業員本人がログイン画面からアクセスする。例えば、在宅勤務を行っている従業員がアクセスする場合には、自宅の端末からインターネットを経由し、ファイアウォールを介してデータベース・サーバにアクセスする。このとき、従業員本人であることの認証を受けることはもちろんである。
【０００４】
一方、データベース・サーバにアクセスできる端末であっても、セキュリティ強化の観点から、特定のファイルのアップロードを制限する場合がある。また、企業の代理店の端末、取引先企業の端末等であっても、特定のサーバにのみアクセスが可能なように、制限されている場合がある。さらに、サーバとのインタラクションを行うためのアプリケーションを持たない携帯端末、例えば携帯電話、ＰＤＡ等からは、データベース・サーバにアクセスできない。このような端末からサーバには、必要なファイルのアップロードができないので、電子メール等を利用して、一旦企業のメール・サーバから企業の端末にファイルを送信し、企業の従業員がデータベース・サーバにアップロードしている。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
一例として、損害保険会社の業務用システムのデータベース・サーバを考える。業務用システムには、顧客管理のための顧客データベース、保険契約を管理する契約データベース、事故情報を管理する事故データベースなどがある。このうち、事故データベースには、保険金の支払い対象となる事故が発生した場合に、事故１件ごとの詳細な事故情報が収集される。事故情報のうち、特に、事故現場における情報、例えば現品の写真、現場での聞取り調書等が重要であり、正確な情報の収集を迅速に行うことも求められている。
【０００６】
しかしながら、損害保険会社の従業員が現場で収集した情報を、携帯電話またはＰＤＡから送信する場合には、上述したように、直接事故データベースにアクセスできないので、一旦企業のメール・サーバに送信する必要がある。また、代理店の従業員等が収集した情報も、一旦企業のメール・サーバに送信する必要がある。メール・サーバから事故データベースへの転送作業は、事故処理業務の工数を増やすとともに、迅速性も損なうという問題があった。
【０００７】
本発明は、このような問題に鑑みてなされたもので、その目的とするところは、メール・サーバからデータベースへのデータの転送を容易にし、データベース・サーバにアクセスする権限のない端末からでもデータベースの登録・更新が可能なデータベースの更新方法を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明は、このような目的を達成するために、請求項１に記載の発明は、メール・サーバで受信した電子メールによりデータベース・サーバの記憶手段に格納された情報を更新するデータベースの更新方法であって、前記データベース・サーバの中央処理装置が、前記メール・サーバの受信用メールボックスを検索して、前記データベース・サーバ宛ての電子メールを読み出す第１ステップと、前記中央処理装置が、前記電子メールの件名欄に記載されたアカウントおよびデータＩＤを抽出し、前記電子メールの送信元のＩＰアドレスおよびメールアドレスを抽出する第２ステップと、前記中央処理装置が、ユーザのアカウントに関連付けられたＩＰアドレスおよびメールアドレスを格納するセキュリティマスタを参照して、前記件名欄に記載されたアカウントに対応するＩＰアドレスおよびメールアドレスを読み出す第３ステップと、前記電子メールの送信元のＩＰアドレスおよびメールアドレスと、前記セキュリティマスタから読み出したＩＰアドレスおよびメールアドレスの各々が一致する場合に、前記中央処理装置が、前記件名欄に記載されたデータＩＤに対応する前記記憶手段に格納された情報の更新の対象であると判定する第４ステップとを備えることを特徴とする。
【０００９】
この方法によれば、データベース・サーバの中央処理装置が、電子メールのセキュリティチェックを行うので、メール・サーバからデータベースへのデータの転送を容易にし、データベース・サーバにアクセスする権限のない端末からでもデータベースの登録・更新が可能か否かを判定することが可能となる。
【００１０】
請求項２に記載の発明は、請求項１に記載のデータベースの更新方法において、予め決められた規約に従って項目の属性・桁数等が定義されたスプレッドシートが、更新ファイルとして前記電子メールに添付され、前記中央処理装置が、前記メール・サーバの受信用メールボックスから前記更新ファイルを読み出す第５ステップと、前記第４ステップで情報の更新の対象であると判定した場合に、前記中央処理装置が、前記更新ファイルに記載された項目について、前記記憶手段に格納された前記データＩＤに関連付けられた情報の対応する項目を更新する第６ステップとをさらに備えたことを特徴とする。
【００１１】
この方法によれば、端末からデータベースに直接アクセスすることなく、電子メールによりデータベースに格納された情報を更新することが可能となる。
【００１２】
請求項３に記載の発明は、請求項２に記載の前記第６ステップは、前記中央処理装置が、前記ユーザのアカウントに関連付けられ、前記記憶手段に格納された情報のうち更新の対象となる項目が定義された更新パターンが格納されたパターンマスタを参照するステップと、前記更新ファイルに記載された項目のうち、前記更新パターンに定義された更新対象項目のみについて、前記データＩＤに関連付けられた情報を更新するステップとを含むことを特徴とする。
【００１３】
請求項４に記載の発明は、請求項１に記載のデータベースの更新方法において、前記中央処理装置が、前記メール・サーバの受信用メールボックスから前記電子メールに添付された添付ファイルを読み出す第７ステップと、前記中央処理装置が、前記アカウントごとに前記データＩＤに関連付けて、前記記憶手段に前記添付ファイルを格納する第８ステップとをさらに備えたことを特徴とする。
【００１４】
請求項５に記載の発明は、請求項４に記載の前記第８ステップは、前記中央処理装置が、前記添付ファイルのファイル名の頭文字から、前記添付ファイルの属性を判定することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１５】
以上説明したように、本発明によれば、メール・サーバからデータベースへのデータの転送を容易にし、データベース・サーバにアクセスする権限のない端末からでもデータベースの登録・更新が可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１６】
以下、図面を参照しながら本発明の実施形態について詳細に説明する。  
図１に、本発明の一実施形態にかかる業務用システムを示す。業務用システムは、イントラネット１０３に接続されたデータベース・サーバ１０１とメール・サーバ１０２とを含む。イントラネット１０３は、ファイアウォール１０４を介してインターネット１０５に接続されている。ユーザは、イントラネット１０３またはインターネット１０５に接続された端末１０６ａ，１０６ｂから、データベース・サーバ１０１にアクセスすることができる。また、ユーザは、移動体通信網１０７を介して、携帯端末１０８からメール・サーバ１０２に、電子メール、電子ファイルを送信することができる。
【００１７】
図２に、本発明の一実施形態にかかるデータベース・サーバを示す。データベース・サーバ１０１は、中央処理装置１１１と、これに接続された記憶手段として、セキュリティマスタ１１２、パターンマスタ１１３、事故情報データベース１１４、更新履歴データベース１１５、添付ファイル管理マスタ１１６、および添付ファイルデータベース１１７とを備えている。データベース・サーバ１０１の記憶手段に格納される情報は、顧客ごとのアカウントと、事故１件ごとの事故データＩＤにより管理されている。事故が発生すると、事故情報データベース１１４に、アカウントおよび事故データＩＤに関連付けられた事故データファイルが作成される。
【００１８】
損害保険会社または代理店のユーザは、端末１０６ａ，１０６ｂまたは携帯端末１０８から、メール・サーバ１０２に電子メールを送信することにより、事故データファイルに事故情報を登録したり、添付ファイルを登録することができる。また、メール・サーバ１０２に電子メールを送信することにより、事故データファイルに登録された事故情報を更新することもできる。事故情報の登録・更新のために、中央処理装置１１１により実行される機能と、記憶手段に格納された情報の内容について、以下に述べる。
【００１９】
ここでは、事故現場で収集した現品の写真と、詳細な事故情報とを、保険金請求書の写しとともに、代理店の端末１０６ａから損害保険会社のデータベース・サーバ１０１に登録／更新する方法について説明する。
【００２０】
図３に、データベースへの登録・更新のための電子メールの一例を示す。最初に、端末１０６ａのユーザは、電子メール・アプリケーションにより、損害保険会社のメール・サーバ１０２に送信する電子メールを作成する。電子メールは、あらかじめ決められた規約（書式）に従って作成する必要がある。「件名」は、データベース・サーバ１０１のサーバＩＤ／事故データＩＤ／アカウントの順に記載される。ここでは、サーバＩＤ＝「ＡＥＧＩＳ」、事故データＩＤ＝「００００１」、アカウント＝「ＸＹＺ」である。「宛先」は、メール・サーバ１０２内に登録されているデータベース・サーバ１０１のアドレスを示す「abc@system.com」である。本文の内容は、自由である。
【００２１】
現品の写真、収集した事故情報に基づいて事故データファイルを更新するための添付ファイル（以下、更新ファイルという）等も、あらかじめ決められた規約（書式）に従ってファイル名をつけておく。ここでは、写真のファイル名＝「Ｐ＋通し番号（02759）」、更新ファイル名＝「Ｅ＋事故データＩＤ（00001）」、その他のドキュメントのファイル名＝「Ｄ＋通し番号（465）」とし、ファイル名の頭文字から添付ファイルの属性がわかるようにする。図３においては、３つのファイルが添付されている。
【００２２】
図４に、更新ファイルのフォーマットの一例を示す。更新ファイルは、予め決められた規約（書式）に従って項目の属性・桁数等が定義されたスプレッドシートである。例えば、列ごとに事故情報の項目が決められており、該当項目に数値またはテキスト文字等の入力値を記入する。
【００２３】
このようにして作成された電子メールは、端末１０６ａからメール・サーバ１０２に送信され、メール・サーバ１０２の受信用メールボックスに格納される。一方、データベース・サーバ１０１は、メール受信チェック機能１２１（図２）を実行し、一定時間ごとに、メール・サーバ１０２の受信用メールボックスを検索し、新着の電子メール、すなわち「abc@system.com」宛ての新着メールを読み出して、中央処理装置１１１に格納する。
【００２４】
データベース・サーバ１０１は、セキュリティチェック機能１２２（図２）を実行して、新着の電子メールが、データベースへの登録・更新を許可されたユーザから送信されたか否かをチェックする。図２に示したセキュリティマスタ１１２には、顧客ごとのアカウントに関連付けられて、顧客の端末１０６ａのＩＰアドレスおよびメールアドレス、端末１０６ａのユーザを特定するユーザＩＤとが格納されている。中央処理装置１１１は、メール・サーバ１０２から取り出した電子メールの「件名」からアカウントを抽出し、送信元のＩＰアドレスおよびメールアドレスを抽出する。中央処理装置１１１は、抽出したアカウントから、セキュリティマスタ１１２に格納されたＩＰアドレスおよびメールアドレスを参照して、抽出されたＩＰアドレスおよびメールアドレスとそれぞれ比較する。なお、ＩＰアドレスおよびメールアドレスの両方をチェックしてもよいし、いずれか一方のみをチェックしてもよい。
【００２５】
ＩＰアドレスおよびメールアドレスが一致しない場合には、データベースへの登録・更新を許可されていないユーザからの電子メールを受信した旨のセキュリティメールを、イントラネット１０３に接続された管理者の端末宛に送信する。
【００２６】
ＩＰアドレスおよびメールアドレスが一致した場合には、「件名」の書式が上述した所定の規約に沿った形式であるか否かを確認し、セキュリティマスタ１１２の対応するユーザＩＤが、データベースへの登録・更新の対象者か否かを判定する。所定の形式と合致しない場合、または登録・更新の対象者でない場合には、セキュリティメールを管理者の端末宛に送信する。
【００２７】
所定の形式と合致した場合には、データベースへの登録・更新の対象と判定し、更新ファイルのフォーマットチェック１２３（図２）に移る。所定の規約に従い、ファイル名の頭にＥがついている添付ファイルは、更新ファイルと判別できるため、中央処理装置１１１は、メール・サーバ１０２の受信用メールボックスから更新ファイルを取り出す。中央処理装置１１１は、取り出した更新ファイルの項目の属性・桁数等が、上述した所定の規約に沿った形式であるか否かを確認する。属性・桁数等が一致しない場合には、セキュリティメールを管理者の端末宛に送信する。
【００２８】
属性・桁数等が一致した場合には、更新ファイルのデータ更新パターンチェック１２４（図２）に移る。図２に示したパターンマスタ１１３には、顧客ごとのアカウントに関連付けられて、更新ファイルの更新パターンが登録されている。更新パターンとは、更新ファイルの中の項目それぞれについて、更新、すなわち事故情報データベース１１４に登録されている事故データファイルの事故情報を更新する対象であるか否かのフラグが定義されたファイルである。中央処理装置１１１は、メール・サーバ１０２から取り出した更新ファイルの項目を、パターンマスタ１１３から読み出した更新パターンと比較しながら、事故データファイルの事故情報のうち更新の対象となる項目を判別する。
【００２９】
ここで、取り出した更新ファイルの全項目にデータが記載されていても、パターンマスタ１１３の更新パターンが、特定の項目のみに更新の対象となるフラグが定義されている場合には、このフラグの項目のみが更新対象と判定され、それ以外の項目は更新対象とは見なされない。
【００３０】
中央処理装置１１１は、メール・サーバ１０２から取り出した電子メールの「件名」から事故データＩＤを抽出し、事故情報データベース１１４および更新履歴データベース１１５に格納されている事故情報ファイルを特定する。事故情報ファイルが存在すれば、更新ファイルの項目のうち更新パターンで定義された項目について、更新ファイルの入力値で登録／更新処理１２５（図２）を行う。事故情報ファイルが存在しなければ、更新ファイルの入力値を新規に登録する。このとき、セキュリティチェック機能１２２で特定したユーザＩＤを、更新ユーザＩＤとして登録しておく。更新の方法は、図１０を参照して後述する。
【００３１】
続いて、中央処理装置１１１は、更新ファイル以外の添付ファイル登録１２６（図２）を実行する。所定の規約に従い、添付ファイルの頭文字から対象となるファイルを判定できるため、中央処理装置１１１は、メール・サーバ１０２の受信用メールボックスから添付ファイルを取り出す。図２に示した添付ファイル管理マスタ１１６には、顧客ごとのアカウントおよび事故１件ごとの事故データＩＤに関連付けられて、添付ファイルの格納場所を示すパス名が格納されている。中央処理装置１１１は、メール・サーバ１０２から取り出した添付ファイルを、添付ファイルデータベース１１７に格納するとともに、添付ファイルデータベース１１７の格納場所を添付ファイル管理マスタ１１６に登録する。
【００３２】
事故データファイルの登録・更新および添付ファイルの格納が完了したら、電子メールの発信人である端末１０６ａのユーザと、管理者の端末双方に登録完了メールを送信する。または、登録・更新の途中でエラーが発生した場合には、電子メールの発信人と管理者とにセキュリティメールを送信する。
【００３３】
図５に、事故情報データベースに格納された事故データファイルの一例を表示した画面を示す。事故１件ごとの事故データファイルが、１行に表示されている。上述した説明において、事故データＩＤ＝「００００１」の事故情報を更新したので、該当の案件（第１行の“ABC Claim Ref. NO”の欄が“00001”の案件）の第１列に、更新されたことを示すマーク（“Upd”）が表示される。図５の画面では、列ごとに事故情報の項目が表示されている。
【００３４】
図６に、事故データファイルの一例を表示した画面を示す。事故１件分の事故データファイルを表示した画面である。図５に示した画面の“Link”の欄のプルダウンメニューから、“Update”を選択すると表示される画面である。図４に示した更新ファイルにおいて、項目“ShippedDate”の入力値を“04/02/2007”としたので、事故データファイルの該当項目が更新され、更新されたことを示すマーク（“！”）が表示される。
【００３５】
図７に、事故データファイルに格納された添付ファイルの一例を表示した画面を示す。図５に示した画面の“Link”の欄のプルダウンメニューから、“Attached File”を選択すると表示される画面である。上述した説明において、添付ファイルとして写真ファイル（P02759）と、ドキュメントファイル（D465）とが表示されている。写真のサムネイルを選択すると、添付ファイル管理マスタ１１６を参照して、図８に示すように、添付ファイルデータベース１１７に格納された現品の写真が表示される。また、ドキュメントファイルを選択すると、添付ファイル管理マスタ１１６を参照して、図９に示すように、添付ファイルデータベース１１７に格納された保険金請求書の写しが表示される。
【００３６】
図２に示した登録／更新処理１２５について詳述する。事故データファイルは、事故情報データベース１１４と更新履歴データベース１１５とに格納される。事故情報データベース１１４には、常に最新の事故情報、すなわち各項目ごとに最も新しい入力値が格納されている。一方、更新履歴データベース１１５には、更新処理が実行される度に、世代別に事故情報が格納される。更新履歴データベース１１５は、更新された世代ごとに、全ての項目について事故情報を格納すると、記憶容量が増大することから、世代ごとに更新された項目のみ格納している。更新履歴データベース１１５は、世代ごとに更新された項目が格納された世代別事故情報ファイルと、世代ごとにどの項目が更新されたかを示す変更項目情報ファイルとを含む。
【００３７】
図１０に、更新履歴データベースに格納された更新情報の一覧を表示した画面を示す。図５に示した画面の“Link”の欄のプルダウンメニューから、“Data History”を選択すると表示される画面である。ここでは、２世代にわたって事故データファイルが更新されたことを示している。ここでは、上述した登録・更新の処理が第１行に示されており、“Detail”を選択すると、詳細画面が表示される。図４に示した更新ファイルにおいて、項目“ShippedDate”の入力値を“04/02/2007”としたので、該当項目に、更新されたことを示すマーク（“！”）が表示される。
【００３８】
本実施形態によれば、メール・サーバからデータベースへのデータの転送を容易にし、データベース・サーバにアクセスする権限のない端末からでもデータベースの登録・更新が可能となる。また、端末からデータベースに直接アクセスすることなく、電子メールによりデータベースに格納された情報を更新することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００３９】
【図１】本発明の一実施形態にかかる業務用システムを示す構成図である。
【図２】本発明の一実施形態にかかるデータベース・サーバを示すブロック図である。
【図３】データベースへの登録・更新のための電子メールの一例を示す図である。
【図４】更新ファイルのフォーマットの一例を示す図である。
【図５】事故情報データベースに格納された事故データファイルの一覧を表示した画面を示す図である。
【図６】事故データファイルの一例を表示した画面を示す図である。
【図７】事故データファイルに格納された添付ファイルの一例を表示した画面を示す図である。
【図８】事故データファイルに格納された写真ファイルの一例を表示した画面を示す図である。
【図９】事故データファイルに格納されたドキュメントファイルの一例を表示した画面を示す図である。
【図１０】更新履歴データベースに格納された更新情報の一覧を表示した画面を示す図である。
【符号の説明】
【００４０】
１０１  データベース・サーバ
１０２  メール・サーバ
１０３  イントラネット
１０４  ファイアウォール
１０５  インターネット
１０６ａ，１０６ｂ  端末
１０７  移動体通信網
１０８  携帯端末
１１１  中央処理装置
１１２  セキュリティマスタ
１１３  パターンマスタ
１１４  事故情報データベース
１１５  更新履歴データベース
１１６  添付ファイル管理マスタ
１１７  添付ファイルデータベース
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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