(57)【要約】【課題】ファイルの共有についての使用上の柔軟性を改善すること。【解決手段】  サーバ１を含むサーバ側１、２、３、７、８とクライアント４を含むクライアント側４、５、９、Ａとが通信回線６を介して互いに通信可能に接続され、ファイルを含む所定の情報を参照するドキュメントを管理するドキュメント管理データベース３０を備えたドキュメント管理システムであって、記憶装置３に格納されたドキュメント管理データベース３０が、ドキュメント毎に記憶装置２に格納されたファイル等を他のドキュメントと共有するか否かを示すドキュメント管理テーブル３１を有し、サーバ１がドキュメント管理テーブル３１に基づいて、クライアント４から返信されたファイル等のドキュメント間での共有を切換えることができるように構成される。【選択図】  図１
2008186232.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ファイルを含む所定の情報を参照するドキュメントを管理するドキュメント管理情報を備えたドキュメント管理システムであって、
前記ドキュメント管理情報が、少なくとも、ドキュメント毎に前記ファイルを含む情報を他のドキュメントと共有するか否かを示す識別情報を有し、前記識別情報に応じて、前記ファイルを含む情報の共有が切換えられることを特徴とするドキュメント管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、カタログ、マニュアル等のドキュメントを、文書ファイル、表ファイル、画像ファイル等のさまざまファイルの集合体として管理するドキュメント管理システムに関し、特に複数ドキュメント間で１つのファイルを共有して管理するドキュメント管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、ＯＳ（Operating System）におけるファイルシステムではフォルダにファイルを格納し、ファイルを別のフォルダにコピーしたとき、その時点でファイル実体のコピーを行っている。又、複数のフォルダで同じファイルを扱いたい場合は、コピー先にコピーしたいファイルへのショートカット、すなわちファイルへのリンク情報を作成する。
【０００３】
ドキュメント管理システムにおいても、例えばカタログを改訂するとき、改訂前後のカタログ（ドキュメント）が同じ画像ファイルを参照する場合があり、複数のドキュメント間で同じファイルが参照される場合がある。
【０００４】
このため、特許文献１に記載されているように、各ドキュメントについてドキュメント要素（ドキュメントが参照するファイル）の実体を作成するのではなく、ドキュメント毎にドキュメント要素へのリンク情報を作成して保持し、ドキュメント要素に加えた変更が全ての関連ドキュメントに反映される技術が知られている。
【０００５】
また、特許文献２に記載されているように、ドキュメントとドキュメント要素の対応関係をＤＢ（Data Base）に記憶させ、複数のドキュメントで参照されているドキュメント要素が変更された場合には、ユーザに通知する技術も知られている。
【０００６】
特許文献１及び特許文献２に記載された技術によれば、ドキュメント毎にはファイル実体が作成されず、ファイル実体へのリンク情報等、ドキュメントが参照するファイルを識別するための情報のみが作成される。したがって、複数のドキュメントで同じファイルを参照する場合、ファイル実体のコピーによって記憶装置の容量が浪費されることがない。また、ファイル実体が変更された場合、特別な操作を行うことなくドキュメントの内容が変更されることになる。
【特許文献１】特開平６−９６０７８号公報
【特許文献２】特開平１０−２６９０７１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、特許文献１及び特許文献２に記載された技術では、ファイルの共有についての使用上の柔軟性が欠ける場合があるという問題を有していた。
【０００８】
具体的には、例えば、複数のドキュメント間で同じファイルを参照している場合、すなわち同じファイルを共有している場合、従来の技術では、共有状態を解除したいができないことがあるという問題を有する。これを、製品カタログの初期製品版と改良製品版を例に取り説明する。
【０００９】
例えば、改良製品版作成時には初期製品と改良製品の製品概要がほぼ同じであったため、製品概要を説明する文書ファイル（以下「製品概要説明ファイル」と記載）を共有していたところ、その後、改良製品についての特徴を明示したくなったとする。この場合、製品概要説明ファイルの記載内容を変更したのでは、初期製品版についての製品概要も変わってしまう。そのため、この場合には、製品概要説明ファイルをコピーして別ファイル（コピー先ファイル）を作成してコピー先ファイルの記載内容を変更し、改良製品版についてはコピー先ファイルを参照するようにリンク情報等を変更する必要があるが、従来の技術を用いて行うことができない。
【００１０】
ここで、製品概要説明ファイルの内容に誤記があるために訂正したい場合には、共有状態を保持したまま製品概要説明ファイルの内容を変更できたほうが望ましい。また、参照しているファイルの別ファイルを作成する場合、単に別ファイルを作成するのでは、類似の内容のファイルがむやみに増えてしまい、例えば、初期製品版当初から存在していた誤字を訂正する等の場合、訂正対象ファイルを探し回らなければならないという問題が発生する。
【００１１】
このように、複数ドキュメントがファイルを共有している場合、常に共有状態を保ったままファイルの内容を変更したいとは限らない。上記の製品カタログを例にとると、初期製品版と改良製品版との間の共有については、ファイル内容を変更した場合、共有状態が自動的に解除され、ただしファイルの関連性は維持されて、関連ファイルに行った変更を容易に知ることができるのが望ましい。
【００１２】
逆に、製品は同じで付属品を追加したために改訂版のカタログを作成した等の場合には、共有状態にあるファイルは、ファイル内容を変更した場合も共有状態が続くのが望ましい。さらに、製品カタログの外国語版を作成する場合、製品概要説明ファイルを当初から共有せずに、ファイルの関連性を維持することが望ましい。
【００１３】
上記のように、ドキュメントの管理技術には、一つのファイルを複数のドキュメント間で共有できるだけでなく、ドキュメントの作成目的に沿って、ファイルの関連性を維持しながら共有状態を解除する等の、使用上のさらなる柔軟性が求められている。
【００１４】
以上の現状に鑑み、本発明の目的は、ファイルの共有についての使用上の柔軟性を改善することが可能なドキュメント管理システムを提供する。
【課題を解決するための手段】
【００１５】
上記の課題を解決すべく、本発明は以下の構成を提供する。
請求項１に係る発明は、ファイルを含む所定の情報を参照するドキュメントを管理するドキュメント管理情報を備えたドキュメント管理システムであって、前記ドキュメント管理情報が、少なくとも、ドキュメント毎に前記ファイルを含む情報を他のドキュメントと共有するか否かを示す識別情報を有し、前記識別情報に応じて、前記ファイルを含む情報の共有が切換えられることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１６】
請求項１に係る発明によれば、ファイルを含む所定の情報を参照するドキュメントを管理するドキュメント管理情報を備えたドキュメント管理システムであって、ドキュメント管理情報が、少なくとも、ドキュメント毎にファイルを含む情報を他のドキュメントと共有するか否かを示す識別情報を有し、識別情報に応じて、ファイルを含む情報の共有が切換えられるため、ファイルの共有についての使用上の柔軟性を改善することが可能なドキュメント管理システムを実現することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１７】
以下、実施例を示した図面を参照しつつ本発明の実施の形態について説明する。
まず、以下で使用するいくつかの用語について説明する。
「ドキュメント」は、１つ以上のファイルの集合体である。例えば、「製品カタログ」というドキュメントであれば、製品の機能概要を説明した文書ファイル、製品の外観を撮影した画像ファイル等の集合体である。
「ドキュメント作成」とは、ドキュメントに名称及び識別符号を付与し、このドキュメントがいずれのファイルを参照しているかを示す情報を、このドキュメントの識別符号と対にして作成することをいう。
また「ドキュメント管理」とは、ドキュメントが参照するファイルを追加等することをいう。
【００１８】
図１は、本発明によるドキュメント管理システムのシステム構成図である。
ドキュメント管理システムは、サーバ１とクライアント４とが通信回線６を介して互いに通信可能に接続されるように構成される。図１には、サーバ１とクライアント４が共に１台の構成が示されているが、クライアント４は複数あってもよい。以下、クライアント４は複数設けられているものとして説明する。また、サーバ１も例えば負荷分散を図るために複数とするのでもよいが、説明の理解の都合上サーバ１を１つとして説明する。
【００１９】
サーバ１とクライアント４は、それぞれ、例えば一般のコンピュータ等から構成される。また、通信回線６は、無線又は有線のＬＡＮ（Local Area Network）、インターネット等の通信回線からなる。図示していないが、サーバ１とクライアント４には、少なくとも通信回線６内でそれぞれを一意に識別可能なＩＰアドレス等の識別符号が付されており、この識別符号を使用することにより、互いに適切な相手に通信メッセージを送受信することができる。
【００２０】
サーバ１には、記憶装置２、３が通信可能に接続されると共に、画面表示装置７及び入力装置８が接続される。記憶装置２、３は、例えば磁気ディスク等を使用する記憶装置からなり、ドキュメント管理システムが必要とするファイル等を格納する。画面表示装置７は、ＣＲＴ（Cathode Ray Tube）、液晶画面等からなり、サーバ１のユーザに対して必要な情報を表示する。入力装置８は、キーボード、マウス等からなり、ドキュメント管理システムのユーザによって操作され、サーバ１に必要な指示を与えることができるようになっている。
【００２１】
第１の記憶装置２にはファイルフォルダ実体２０が格納され、ファイルフォルダ実体２０には各ドキュメントが参照可能なファイルが収納されている。例えば、第１の記憶装置２をＣドライブとして割り付け、Ｃドライブ内の「素材」フォルダをファイルフォルダ実体２０として使用することができる。
【００２２】
本発明によるドキュメント管理システムにおいては、まず、ファイルフォルダ実体２０が作成される。例えば、Ｃドライブ内の「素材」フォルダをファイルフォルダ実体２０として使用する場合、まずＣドライブ内にＯＳ（Operating System）の操作コマンド等を使用して「素材」フォルダを作成し、「素材」フォルダ内にドキュメントが参照する可能性のあるファイルを移動又はコピーする。
【００２３】
一般に、各ファイルは、一意に識別される必要がある。本実施の形態においては、ファイルにファイルＩＤとファイルバージョンが付与され、ファイルＩＤとファイルバージョンとを組合せて各ファイルが一意に識別可能となっている。そのため、例えば、「素材」フォルダ内にファイルを移動又はコピーする都度、ファイル名の最下部に連番のファイルＩＤ（例えば、「０００１」）とファイルバージョン（例えば、「０００１」）を付与する。具体的には、例えば、「素材」フォルダ内にファイルが存在しない状態で「ＡＢＣ．ｔｘｔ」という名称のファイルを移動又はコピーする場合、「素材」フォルダ内のファイル名を「ＡＢＣ．ｔｘｔ＿０００１０００１」に変更する。さらに、この状態で再度「ＡＢＣ．ｄｏｃ」という名称のファイルを移動又はコピーする場合、「素材」フォルダ内の最大のファイルＩＤを１加算したものにし、「素材」フォルダ内のファイル名を「ＡＢＣ．ｄｏｃ＿０００２０００１」とする。上記で例示したファイルＩＤとファイルバージョンの付与は、ファイルを移動又はコピーしたユーザがＯＳのファイル名変更コマンド等を使用して行うのでも、例えば、「素材」フォルダ内にファイルを移動又はコピーするための専用プログラムを作成してこのプログラムに行わせるのでもよい。さらに、ファイルＩＤとファイルバージョンをファイル名の末尾に付与するのではなく、ファイルフォルダ実体２０に記憶されるファイルについて管理情報を持ち、ファイルを一意に識別可能な情報（例えば絶対パス）とファイルＩＤとファイルバージョンを対にして管理してもよい。この場合には、ファイルフォルダ実体２０に記憶されるファイルのファイルＩＤ又はファイルバージョンを参照する場合、当該管理情報を参照しなければならなくなり処理は複雑になるが、ファイルフォルダ実体２０へのファイルを移動又はコピー、管理情報の設定及び更新を専用プログラムで行うようにすることで、サーバ１のユーザの誤操作によりファイル名に付与したファイルＩＤやファイルバージョンを不適切な値に変更してしまうことを防止することができる。また、対象のファイルに関してファイルＩＤやファイルバージョン以外に管理したい情報が発生した場合、ファイル名を変更することなく、管理情報の記憶内容を追加すればよいので、拡張性にも優れている。以下においては、説明が煩雑になるのを避けるため一意に識別可能なファイルＩＤとファイルバージョンとが組み合わせられてファイル名の末尾に付与されたファイル、及びこれを格納するファイルフォルダ実体２０が作成されるものとして、説明を行う。
【００２４】
また、本発明によるドキュメント管理システムは、ファイルＩＤが同じファイル、即ち、ファイルＩＤが同じでファイルバージョンが異なるファイルを関連ファイルとし、関連するファイルのグループ（以下、単に「ファイルグループ」という。）として処理する。なお、「素材」フォルダ内のファイルは、「素材」フォルダの直下に置いてもよいし、「素材」フォルダ内にサブフォルダを作成して、サブフォルダ内に置いてもよい。
【００２５】
第２の記憶装置３には、ドキュメントを管理するためのドキュメント管理ＤＢ（Data Base：データベース）３０が格納される。ドキュメント管理ＤＢ３０は、ドキュメント管理テーブル３１、ドキュメント内ファイル管理テーブル３２及びファイル管理テーブル３３からなる。以下、ドキュメント管理ＤＢ３０はＲＤＢ（Relational Data Base：リレーショナル・データベース）であるものとして説明するが、必ずしもその必要はなく、論理的に同等のデータ項目を保持する限り、例えば木構造のデータベースでも、データベースではなく通常ファイルでもよい。
【００２６】
サーバ１は、ドキュメント作成機能、ドキュメント管理機能、クライアント４へのファイル送信機能等を実現する、ＧＵＩ（Graphical User Interface）処理制御部１１、新規ドキュメント作成部１２、流用翻訳ドキュメント作成部１３、ファイル追加部１４、ファイル表示部１５、データ送信処理部１６及びデータ受信処理部１７を有する。
【００２７】
クライアント４は、例えば、サーバ１によって管理されているドキュメントが参照するファイルを、ユーザの操作に応じて更新することができる。具体的には、ドキュメントが参照するファイルの内容（例えば、製品の機能概要を説明した文書ファイルの記載内容）を変更する必要が生じた場合、サーバ１はクライアント４に変更が必要なファイルを送付し、クライアント４は受信したファイルを更新してサーバ１に返送する。このように、ドキュメントを管理する機能をもったサーバ１と、ドキュメントから参照されるファイルを更新する機能を持ったクライアント４とを分離することによって、ファイルを更新する（以下、ファイルを更新することを「ファイル更新」という。）利用者に更新対象ファイル以外を参照できないように制限することができる。そのような参照制限が不要の場合は、ファイル更新もサーバ１で行うようにするのでもよい。
【００２８】
ファイル更新機能を実現するために、クライアント４には、第３の記憶装置５が通信可能に接続されると共に、画面表示装置９及び入力装置Ａが接続される。第３の記憶装置５は、例えば磁気ディスク等を使用する記憶装置であり、サーバ１から送付されたファイルを一時的に記憶するファイル一時記憶フォルダ５１と、ファイル一時記憶フォルダ５１内に書き込まれたファイルが更新されているか否かを管理する更新管理テーブル５２とを記憶する。例えば、第３の記憶装置５をＣドライブとして割り付け、Ｃドライブ内に「一時記憶フォルダ」を作成してファイル一時記憶フォルダ５１として使用することができる。
【００２９】
画面表示装置９は、ＣＲＴ、液晶画面等からなり、クライアント４のユーザに対して必要な情報を表示することができる。入力装置Ａはキーボード、マウス等からなり、ドキュメント管理システムのユーザは、入力装置Ａを操作することで、クライアント４に対して必要な指示を与えることができる。
【００３０】
図２は、ドキュメント管理システムのサーバ側の構成をより詳細に示すシステム構成図である。
サーバ１は、主記憶装置１０、中央制御装置１Ａ、記憶装置制御装置１Ｂ、出力デバイス制御装置１Ｃ、入力デバイス制御装置１Ｄ及び内部バス記憶装置１Ｅ等から構成され、上記の記憶装置２、３等の他に記憶装置Ｂが接続される。
【００３１】
記憶装置Ｂには、サーバ１の主記憶装置１０にロードされて各種の機能を実現するサーバ機能等プログラムＢ０が格納されている。例えば、サーバ１の電源が投入されたとき、記憶装置Ｂからサーバ１の主記憶装置１０に、サーバ機能等プログラムＢ０のうちのＯＳ等がロードされる。中央制御装置１Ａは、内部バス１Ｅを経由してＯＳ等１８ｐ中の命令コード等を取得して解読し、これを実行することによって所定の機能を実現する。
【００３２】
例えば、サーバ１のユーザが入力装置８を介してドキュメント管理システムを起動することを指示した場合、以下のように動作が実行される。
中央制御装置１Ａは、入力デバイス制御装置１Ｄ及び内部バス１Ｅを介して上記の指示を受け取り、記憶装置制御装置１Ｂに対して、サーバ機能等プログラムＢ０のうちＧＵＩ処理制御プログラム等の必要な機能を実現するためのプログラムを主記憶装置１０の所定のアドレスに読み込むように指示する。
【００３３】
記憶装置制御装置１Ｂは、中央制御装置１Ａからの指示に応じて記憶装置ＢからＧＵＩ処理制御プログラム等のプログラムを読み出し、内部バス１Ｅを経由して主記憶装置１０に転送して所定のアドレスに記憶させ、中央制御装置１Ａに指示された動作が完了したことを通知する。
【００３４】
中央制御装置１Ａは、記憶装置制御装置１Ｂから指示した動作が完了した旨の通知を受けると、主記憶装置１０内の所定アドレスからＧＵＩ処理制御プログラム１１ｐの命令コードを順次取得し、これを解読し実行することによってＧＵＩ処理制御機能を実現する。
【００３５】
このように、図１に示す、ＧＵＩ処理制御部１１、新規ドキュメント作成部１２、流用翻訳ドキュメント作成部１３、ファイル追加部１４、ファイル表示部１５、データ送信処理部１６及びデータ受信処理部１７は、それぞれが、図２に示す主記憶装置１０に書き込まれた対応するＧＵＩ処理制御プログラム１１ｐ、新規ドキュメント作成プログラム１２ｐ、流用翻訳ドキュメント作成プログラム１３ｐ、ファイル追加プログラム１４ｐ、ファイル表示プログラム１５ｐ、データ送信処理プログラム１６ｐ及びデータ受信処理プログラム１７ｐに応じて個々の機能を実現する構成部である。サーバ１の各機能は、中央制御装置１Ａがプログラムの命令コードを取得してこれを解読し、必要に応じて内部バス１Ｅを経由して記憶装置制御装置１Ｂ、出力デバイス制御装置１Ｃ及び入力デバイス制御装置１Ｄのいずれか１つ以上に所定の動作を指示し、又はこれらの装置から動作完了通知等を受けこれに応じた動作を行うことによって、実現される。
【００３６】
本実施の形態において、例えば、「ＧＵＩ処理制御部１１が画面表示装置７に初期画面を表示させる」と記載した場合、対応する構成部は以下のように動作する。即ち、中央制御装置１Ａは、ＧＵＩ処理制御プログラム１１ｐの該当命令コードを内部バス１Ｅ経由で取得して解読し、出力デバイス制御装置１Ｃに対して、主記憶装置１０の所定アドレスに書き込まれた初期画面表示情報を表示するように指示し、この指示を受けた出力デバイス制御装置１Ｃは、主記憶装置１０の所定アドレスに書き込まれた初期画面表示情報を、図示しない画面表示用の記憶装置に転送する。
【００３７】
以下、記載の煩雑さを回避するため、上記のカッコ内の簡単な記載によって、その後に記載された装置の動作を表す。また、このようなコンピュータの動作は周知技術であり、本記載もそれに適合するものである。したがって、以下の説明において、図２に記載されている、記憶装置Ｂ、サーバ機能等プログラムＢ０、主記憶装置１０、中央制御装置１Ａ、記憶装置制御装置１Ｂ、出力デバイス制御装置１Ｃ、入力デバイス制御装置１Ｄ、内部バス１Ｅ及びＯＳ等１８ｐの、上記の記載に対応する動作の詳細には言及しない。また、ドキュメント管理システムのクライアント４側も、図２に示したサーバ１側と同様のシステム構成からなっているため、上記と同様の理由から説明を省略する。
【００３８】
なお、本実施の形態では、サーバ１に第１の記憶装置２、第２の記憶装置３及び記憶装置Ｂの３台の記憶装置が接続されているが、本発明は、例えば第１の記憶装置２がファイルフォルダ実体２０、ドキュメント管理ＤＢ３０、サーバ機能等プログラムＢ０等を全て格納しサーバ１に接続される構成にも、その他の構成にも同様に適用される。
【００３９】
図３は、ドキュメント管理ＤＢをなすテーブルの構成を示す図である。
ドキュメント管理テーブル３１は、ドキュメント管理システムが管理対象とするドキュメントのそれぞれを、１つのレコード（以下、単に「ドキュメント管理レコード」という。）３１０を介して管理するテーブルである。したがって、ドキュメント管理テーブル３１は、１つのドキュメント管理レコード３１０が、それぞれ１つのドキュメントに対応している。
【００４０】
ドキュメント管理レコード３１０には、ドキュメントＩＤ３１１、ドキュメント名３１２、流用方法３１３、及び、流用される元のドキュメントのＩＤ（以下、単に「流用元ドキュメントＩＤ」という。）３１４をデータ項目とするデータが書き込まれる。
【００４１】
ドキュメントＩＤ３１１としては、ドキュメント管理システムが管理対象とするドキュメントを一意に識別するデータが設定される。具体的には、例えば、最初のドキュメントが作成されるときは、１レコード目にドキュメントＩＤ３１１として「０００１」が設定されたドキュメント管理レコード３１０が作成され、以降、新たなドキュメントが作成される毎に、作成済のドキュメント管理レコード３１０からドキュメントＩＤ３１１の最大値が検索され、これに１加算したものが新たなドキュメントＩＤ３１１として新たなドキュメント管理レコード３１０に設定される。
【００４２】
ドキュメント名３１２は、ユーザがドキュメントを識別できるように設定される名称であり、ドキュメントの一覧等を表示する場合等に画面表示装置７に表示される。ドキュメント名３１２は、ドキュメント作成時に入力装置８を介して入力された内容が設定され、例えば「ドキュメントＡ／Ｖ１」等のデータが設定される。
【００４３】
流用方法３１３としては、ドキュメントが参照するファイルを流用元ドキュメントと共有するか否か等、ドキュメント管理システムがファイルの管理方法を判断するデータが設定される。ここで、流用方法３１３としては、例えば、ドキュメント作成時に「リンク流用」、「分岐流用」、「新規」及び「翻訳」の４種類の識別文字のうちのいずれかが設定される。
【００４４】
「リンク流用」は、対象のドキュメントが他のドキュメント（流用元ドキュメント）とファイルを共有し、共有ファイルの内容が変更された場合に、ファイル共有状態が維持されるように管理すべきことを示している。例えば、製品カタログにおいて、製品は同じであるが付属品が追加されたために改訂版のカタログが作成された等の場合、本識別文字が設定される。
【００４５】
「分岐流用」とは、対象のドキュメントがドキュメント作成時点では他のドキュメント（流用元ドキュメント）とファイルを共有していたところ、途中で共有ファイルの内容が変更された場合に、ファイルの関連性を維持しつつファイル共有状態を解除するように管理すべきことを示している。例えば、製品カタログにおいて、最初の製品に対するものを流用元ドキュメントとして改良された製品についてのドキュメントが作成された場合に、本識別文字が設定される。
【００４６】
「新規」は、新たにドキュメントが作成された場合に設定され、流用元ドキュメントが存在せず、他のドキュメントとの共有ファイルが存在しないことを示す。例えば、製品カタログにおいて、新規にカタログを作成した場合に、本識別文字が設定される。
【００４７】
「翻訳」は、流用元ドキュメントは存在するが、流用元ドキュメントとファイルを共有していないことを示す。この点が「新規」との主要な相違であり、後述のドキュメント作成処理の説明において詳細に記載する。例えば、製品カタログにおいて、外国語版を作成した場合に、本識別文字が設定される。
【００４８】
流用元ドキュメントＩＤ３１４としては、ドキュメント作成時に流用元ドキュメントが指定された場合、流用元ドキュメントのドキュメントＩＤ３１１が設定される。なお、ドキュメント作成時に流用元ドキュメントが指定された場合、流用方法３１３として、「リンク流用」、「分岐流用」及び「翻訳」のうちのいずれかが設定される。
【００４９】
ドキュメント内ファイル管理テーブル３２は、ドキュメントとドキュメントが参照するファイルとを対応付ける。ドキュメント毎に参照するファイルの個数分のレコード（以下、単に「ドキュメント内ファイル管理レコード」という。）３２０が、ドキュメント内ファイル管理テーブル３２に割り当てられる。ドキュメント内ファイル管理レコード３２０には、ドキュメントＩＤ３２１、ファイルＩＤ３２２、ファイルバージョン３２３及びファイルグループ最終更新日時３２４をデータ項目とするデータが書き込まれる。
【００５０】
ドキュメントＩＤ３２１としては、いずれかのドキュメント管理レコード３１０にドキュメントＩＤ３１１として設定されたデータが設定される。
ファイルＩＤ３２２及びファイルバージョン３２３としては、この２つのデータ項目を組み合わせることによって、ファイルフォルダ実体２０に収納されたファイルのうちドキュメントが参照するファイルが一意に識別可能となるように、データが設定される。
【００５１】
ファイルグループ最終更新日時３２４としては、このレコードのファイルＩＤ３２２と同一のファイルＩＤを有しファイルバージョンの異なる、ファイルフォルダ実体２０内のファイルのうち、最新のファイルの更新日時が設定される。したがって、ファイルグループ最終更新日時３２４を参照することによって、関連ファイルのうちの最新のものの最終更新日時を知ることができる。具体的には、例えば、ファイルグループの最新のファイルの最終更新日時が西暦２００６年１２月２６日１４時７分２３秒である場合、「２００６１２２６１４０７２３」等のデータが設定される。なお、ファイルグループ最終更新日時３２４としては、この例のように時分秒までの値を設定するのでも、例えばミリ秒までの値を設定するのでもよい。
【００５２】
ファイル管理テーブル３３は、ドキュメント内ファイル管理テーブル３２によってドキュメントと対応付けられたファイルを、ファイル実体と対応付ける。ファイル毎にレコード（以下、「ファイル管理レコード」という。）３３０がファイル管理テーブル３３に割り当てられる。ファイル管理レコード３３０には、ファイルＩＤ３３１、ファイルバージョン３３２、ファイル格納場所３３３及び最終更新日時３３４をデータ項目とするデータが書き込まれる。
【００５３】
ファイルＩＤ３３１及びファイルバージョン３３２としては、この２つのデータ項目を組み合わせることによって、ファイルフォルダ実体２０に格納されているファイルが一意に識別可能となるように、データが設定される。
【００５４】
ファイル格納場所３３３としては、ファイルＩＤ３３１とファイルバージョン３３２との組合せによって特定される、ファイルフォルダ実体２０内のファイルの格納場所が設定される。具体的には、ファイル格納場所３３３として、例えば、ファイル実体がＣドライブの「素材」フォルダ直下の「ＡＢＣ＿０００２０００２．ｔｘｔ」ファイルである場合、ファイルに絶対パスが付加された「Ｃ￥素材￥ＡＢＣ＿０００２０００２．ｔｘｔ」等が設定される。ファイル格納場所３３３として、この他に、記憶媒体内のファイル格納物理位置（セクター番号等）、ＯＳがファイルを管理する識別符号等も設定できるが、説明の都合上、以下では絶対パスが付加されたファイル名が設定されるものとして説明を行う。
【００５５】
最終更新日時３３４としては、ファイルＩＤ３３１とファイルバージョン３３２との組合せによって特定されるファイルの更新日時が設定される。具体的には、例えば「２００６１２２４１２１３１４」等が設定される。なお、ファイルの最終更新日時は、ＯＳが提供するＡＰＩ（Application Program Interface）等を使用して、ファイル実体の属性情報等から取得することができる。
【００５６】
図４は、本発明によるドキュメント管理方法についての説明図である。
ドキュメント管理テーブル３１には、１つ以上のドキュメント管理レコード３１０が割り当てられる。ドキュメント管理レコード３１０には、上記のようにドキュメントＩＤ３１１を含む複数のデータ項目についてデータが書き込まれる。ドキュメントＩＤ３１１として、ドキュメントを一意に識別するデータがドキュメント毎にドキュメント作成時に設定される。したがって、同一のドキュメントＩＤ３１１が設定されたドキュメント管理レコード３１０はない。図４は、３つのドキュメント管理レコード３１０に、ドキュメントＩＤ３１１としてそれぞれ「０００１」、「０００２」及び「０００３」が設定された状態、言い換えれば、３つのドキュメントが作成済みの状態を示している。
【００５７】
ドキュメント内ファイル管理テーブル３２には、１つ以上のドキュメント内ファイル管理レコード３２０が割り当てられる。ここで、ドキュメントが作成されている場合でも、ドキュメントが参照するファイルが全く設定されていないときは、ドキュメント内ファイル管理テーブル３２は生成されない。ドキュメント内ファイル管理レコード３２０には、データ項目としてドキュメントＩＤ３２１、ファイルＩＤ３２２、ファイルバージョン３２３等のデータ項目についてデータが設定される。ドキュメントＩＤ３２１は、このドキュメント内ファイル管理レコード３２０が、いずれのドキュメント管理レコード３１０と関連するかを示す。また、ファイルＩＤ３２２とファイルバージョン３２３との組み合わせによって、ファイルが特定される。
【００５８】
例えば、図４には、ドキュメントＩＤ３２１として「０００１」が書き込まれた２つのドキュメント内ファイル管理レコード３２０と、ドキュメントＩＤ３２１として「０００２」が書き込まれた２つのドキュメント内ファイル管理レコード３２０とがあり、対応する各ドキュメントがそれぞれ２つのファイルを参照していることが示されている。ここで、ドキュメントＩＤ３２１が「０００１」のドキュメントは、ファイルＩＤ３２２が「０００１」であってファイルバージョン３２３が「０００１」のファイルと、ファイルＩＤ３２２が「０００２」であってファイルバージョン３２３が「０００１」のファイルとを参照することが示されている。また、ドキュメントＩＤ３２１が「０００２」のドキュメントは、ファイルＩＤ３２２が「０００１」であってファイルバージョン３２３が「０００１」のファイルと、ファイルＩＤ３２２が「０００２」であってファイルバージョン３２３が「０００２」のファイルとを参照することが示されている。
【００５９】
ファイル管理テーブル３３は、ドキュメントが作成されている場合でも、ドキュメントが参照するファイルが全く設定されていないときは、生成されない。ファイル管理レコード３３０には、データ項目としてファイルＩＤ３３１、ファイルバージョン３３２、ファイル格納場所３３３等のデータ項目についてデータが設定される。ファイルＩＤ３３１とファイルバージョン３３２の組合せによって、ファイルが特定される。したがって、同一のファイルＩＤ３３１とファイルバージョン３３２が設定されたファイル管理レコード３３０はない。ファイル格納場所３３３として、ファイルフォルダ実体２０内のファイル２００の絶対パス情報が書き込まれる。
【００６０】
例えば、図４には、ファイルＩＤ３３１とファイルバージョン３３２の組合せがそれぞれ「０００１、０００１」、「０００２、０００１」及び「０００２、０００２」の３つのファイル管理レコード３３０があり、対応する各ファイル格納場所３３３として、異なるファイル２００の格納場所が設定されていることが示されている。
【００６１】
図５は、更新管理テーブルのデータ構成を示す図である。
更新管理テーブル５２は、サーバ１から取得したドキュメントが参照する各ファイルが、クライアント４側でファイル更新されたか否かを管理するテーブルである。更新管理テーブル５２には、所定のレコード（以下、「更新管理レコード」という。）５２０が割り当てられる。更新管理テーブル５２を参照することによって、ファイル更新の有無の判定が容易となる。クライアント４側でファイル内容を変更してファイル更新した場合はファイルをサーバ１に返送する必要があるが、結果的にファイル更新しなかったファイルを返送する必要はなく、更新管理テーブル５２を参照することによって返送等の不要な処理を省くことが容易になる。ここで、クライアント４側では、対象のドキュメントの対応するファイルはファイル一時記憶フォルダ５１に書き込まれる。
【００６２】
更新管理レコード５２０には、ドキュメントＩＤ５２１、ドキュメント名５２２、ファイルＩＤ５２３、ファイルバージョン５２４、ファイル格納場所５２５及びファイル格納日時５２６をデータ項目とするデータが書き込まれる。
【００６３】
ドキュメントＩＤ５２１、ファイルＩＤ５２３及びファイルバージョン５２４としては、組み合わせることによって、更新管理レコード５２０を一意に識別可能となるように、データが設定される。したがって、この３つのデータ項目の組み合わせが同一の更新管理レコード５２０はない。
【００６４】
ドキュメント名５２２としては、ドキュメントＩＤ５２１に対応するドキュメントの名称、即ち、ドキュメントＩＤ５２１と同じドキュメントＩＤ３１１を有するドキュメント管理レコード３１０内のドキュメント名３１２、が設定される。
【００６５】
ファイル格納場所５２５としては、ファイルＩＤ５２３とファイルバージョン５２４との組合せによって特定される、ファイル一時記憶フォルダ５１内のファイルの、格納場所を含む情報が設定される。具体的には、例えば、ファイル実体がＣドライブの「一時記憶フォルダ」フォルダ直下の「ＡＢＣ＿０００２０００２．ｔｘｔ」ファイルである場合、ファイルに絶対パスが付加された「Ｃ￥一時記憶フォルダ￥ＡＢＣ＿０００２０００２．ｔｘｔ」等が設定される。ファイル格納場所５２５としては、絶対パスに替えて、記憶媒体内のファイル格納物理位置（セクター番号等）、ＯＳがファイルを管理する識別符号等を付与したものも設定できるが、説明の都合上、以下では絶対パスが付与されて設定されるものとして説明を行う。
【００６６】
ファイル格納日時５２６としては、ファイルＩＤ５２３とファイルバージョン５２４の組合せによって特定されるファイルがファイル一時記憶フォルダ５１内に書き込まれた日時が設定される。具体的には、例えば「２００６１２２４１２１３１４」等のデータが設定される。ファイル格納日時５２６とファイルの最終更新日時とを比較して不一致であった場合に、このファイルがクライアント４側でファイル更新されていると判定することができる。
【００６７】
図６は、サーバとクライアントとの間で送受信される主な通信メッセージのデータ構成を示す図である。
ドキュメント送信要求メッセージ６１は、クライアント４がドキュメント管理テーブル３１に書き込まれたドキュメントに関する情報をサーバ１に対して送信要求する場合に、送信要求に設定される。ドキュメント送信要求メッセージ６１は、メッセージＩＤ６１１とクライアント識別６１２をデータ項目とする。
【００６８】
メッセージＩＤ６１１としては、このメッセージが「ドキュメント送信要求メッセージ」であることを示すデータが設定される。
クライアント識別６１２としては、クライアント４を一意に識別可能な、例えばＩＰアドレス等のデータが設定される。サーバ１は、クライアント識別６１２に設定されたクライアント４に対して、要求された情報を送信する。
【００６９】
ドキュメント送信メッセージ６２は、サーバ１がクライアント４からのドキュメント送信要求メッセージ６１に応答してドキュメント管理テーブル３１に記憶された対応するドキュメントに関する情報を送信する場合に、使用される。ドキュメント送信要求メッセージ６２は、ドキュメントＩＤ６２１及びドキュメント名６２２をデータ項目とする。
【００７０】
ドキュメントＩＤ６２１としては、送信要求されたドキュメントのドキュメントＩＤ３１１が、このＩＤが書き込まれているドキュメント管理レコード３１０のレコード数分（図６にはｎ個の例が示されている。）設定される。同様に、ドキュメント名６２２としては、送信要求されたドキュメントのドキュメント名３１２がレコード数分設定される。
【００７１】
ファイル送信要求メッセージ６３は、クライアント４がサーバ１に対して特定のドキュメントが参照するファイルを送信要求する場合に、使用される。ファイル送信要求メッセージ６３は、メッセージＩＤ６３１、クライアント識別６３２及びドキュメントＩＤ６３３をデータ項目とする。
【００７２】
メッセージＩＤ６３１としては、このメッセージが「ファイル送信要求メッセージ」であることを示すデータが設定される。
ドキュメントＩＤ６３３としては、クライアント４がファイルを取得しようとしているドキュメントを一意に識別可能なＩＤが設定される。
【００７３】
クライアント識別６３２としては、クライアント４を一意に識別可能な、例えばＩＰアドレス等のデータが設定される。サーバ１は、ファイル送信要求メッセージ６３を受信したとき、ドキュメント内管理テーブル３２に割り当てられドキュメントＩＤ６３３と同じドキュメントＩＤ３２１が書き込まれたドキュメント内ファイル管理レコード３２０を検索して取得し、対応するファイル実体等をクライアント識別６３２に設定されたクライアント４に対して送信する。
【００７４】
ファイル送信メッセージ６４は、サーバ１がクライアント４からのファイル送信要求メッセージ６３に応答してファイル実体等を送信する場合に、使用される。ファイル送信メッセージ６４は、ドキュメントＩＤ６４１、ファイルＩＤ６４２、ファイルバージョン６４３、ファイル名６４４及びファイル実体６４５をデータ項目とする。
【００７５】
ドキュメントＩＤ６４１としては、クライアント４がファイル送信要求メッセージ６３に設定したドキュメントＩＤ６３３の設定値が設定される。ファイルＩＤ６４２としては、ドキュメントＩＤ６３３と同じドキュメントＩＤ３２１が書き込まれたドキュメント内ファイル管理レコード３２０のファイルＩＤ３２２が設定され、ファイルバージョン６４３としては、対応するファイルバージョン３２３が設定される。
【００７６】
また、ファイル実体６４５としては、ファイルＩＤ６４２と同じファイルＩＤ３３１が書き込まれかつファイルバージョン６４３と同じファイルバージョン３３２が書き込まれたファイル管理レコード３３０のファイル格納場所３３３に書き込まれているファイル実体２００の格納場所が設定される。ファイル名６４４としては、ファイル実体６４５のファイル名称が設定される。なお、ファイルＩＤ６４２、ファイルバージョン６４３、ファイル名６４４及びファイル実体６４５として、上記の条件に該当するドキュメント内ファイル管理レコード３２０のレコード数分（ｍ個）設定される。
【００７７】
ファイル返送メッセージ６５は、クライアント４がサーバ１に対して更新済みファイルを返送する場合に、使用される。ファイル返送メッセージ６５は、メッセージＩＤ６５１、クライアント識別６５２、ドキュメントＩＤ６５３、ファイルＩＤ６５４、ファイルバージョン６５５及びファイル実体６５６をデータ項目とする。
【００７８】
メッセージＩＤ６５１としては、このメッセージが「ファイル返送メッセージ」であることを示すデータが設定される。
クライアント識別６５２としては、クライアント４を一意に識別可能な、例えばＩＰアドレス等のデータが設定される。
【００７９】
ドキュメントＩＤ６５３としては、クライアント４が返送するファイルが、いずれのドキュメントによって参照されるかを識別するＩＤが設定される。
【００８０】
ファイルＩＤ６５４、ファイルバージョン６５５及びファイル実体６５６としては、ドキュメントＩＤ６５３で識別されるドキュメントが参照するファイルのうち、クライアント４側で更新したファイルのファイルＩＤ６５４、ファイルバージョン６５５及びファイル実体６５６が、更新したファイル数分（ｐ個）設定される。
【００８１】
なお、サーバ１とクライアント４との間では、上記のメッセージ等に加え、通常の通信開始、通信終了等のメッセージも送受信される。また、各メッセージには、所定のヘッダ、いずれのメッセージに対する応答であるかを示すための情報等の必要な情報が付加されると共に、必要な処理が施されて送受信される。これらの処理は、選択した通信プロトコルに応じてなされるものであり、公知であるため、詳細な説明は省略する。
【００８２】
次に、本発明によるドキュメント管理システムの動作について説明する。
図７は、サーバ側のＧＵＩ処理制御部が行うＧＵＩ処理制御について説明するフローチャートである。
ＧＵＩ処理制御部１１は、ユーザが入力装置８を介してドキュメント管理システムを起動したとき、起動され、ＧＵＩ処理制御を行う。
【００８３】
まず、ＧＵＩ処理制御部１１は、画面表示装置７に初期画面を表示させる（Ｓ７０１）。図１７は、初期画面の実施例を示す図である。図１７において、「新規ドキュメント作成」等が記載されている部分は、いわゆるボタン１７０１〜１７０６を表し、これらのボタン１７０１〜１７０６が入力装置８を構成するマウス等でクリックされたとき、ＧＵＩ処理制御部１１はいずれのボタンが押下されたのかを検出する。
【００８４】
ＧＵＩ処理制御部１１は、ボタンが押下された旨の通知を待ち続け、通知をマウス等から受けたとき（Ｓ７０２）、押下されたボタン（以下、単に「押下ボタン」という。）が「終了」ボタンであるか否かを判定する（Ｓ７０３）。
【００８５】
押下ボタンが「終了」ボタンであると判定した場合、ＧＵＩ処理制御部１１は、初期画面を消去して（Ｓ７０４）処理を終了する。
【００８６】
押下ボタンが「終了」ボタンでないと判定した場合は、ＧＵＩ処理制御部１１は、押下ボタンに対応する処理を実行する（Ｓ７０５）。具体的には、「新規ドキュメント作成」ボタン１７０１が押下された場合には新規ドキュメント作成部１２を、「流用ドキュメント作成」ボタン１７０２又は「翻訳ドキュメント作成」ボタン１７０３が押下された場合には流用翻訳ドキュメント作成部１３を、「ファイル追加」ボタン１７０４が押下された場合にはファイル追加部１４を、「ファイル表示」ボタン１７０５が押下された場合にはファイル表示部１５を、それぞれ起動する。
【００８７】
なお、流用翻訳ドキュメント作成部１３を起動する場合、流用翻訳ドキュメント作成部１３に、押下ボタンが「流用ドキュメント作成」ボタン及び「翻訳ドキュメント作成」ボタンいずれであったのかを識別可能な情報（以下、単に「流用／翻訳識別情報」という。）が引き渡される。
【００８８】
新規ドキュメント作成部１２、流用翻訳ドキュメント作成部１３、ファイル追加部１４、及びファイル表示部１５が処理を終了したとき、ＧＵＩ処理制御部１１はその旨の通知を受け、ステップＳ７０１に戻って再び画面表示装置７に初期画面を表示させる。
【００８９】
図８は、サーバ側の新規ドキュメント作成部が行う新規ドキュメント作成処理について説明するフローチャートである。
新規ドキュメント作成部１２は、起動されると画面表示装置７に新規ドキュメント作成画面を表示させる（Ｓ８０１）。図１８は、新規ドキュメント作成画面の実施例を示す図である。新規ドキュメント作成画面には、ドキュメント名称入力フィールド１８０１、「作成」ボタン１８０２及び「キャンセル」ボタン１８０３が表示される。
【００９０】
新規ドキュメント作成部１２は、ボタンが押下された旨の通知を待ち続け、通知を受けたとき（Ｓ８０２）、押下ボタンが「作成」ボタンであるか否かを判定する（Ｓ８０３）。ステップＳ８０３で押下ボタンが「作成」ボタンでないと判定した場合、押下ボタンは「キャンセル」ボタンであるため、新規ドキュメント作成部１２は処理を終了する。
【００９１】
ステップＳ８０３で押下ボタンが「作成」ボタンであると判定した場合、新規ドキュメント作成部１２は、ドキュメント名称入力フィールドに適切なドキュメント名称が入力されているか否かを判定する（Ｓ８０４）。
【００９２】
入力されたドキュメント名称が適切か否かの判定は、例えば、ドキュメント名称が入力されていない場合、空白文字列しか入力されていない場合等にはエラーとされる。また、ドキュメント管理システムが管理対象とするドキュメントの種類等に応じて判定が行われるのでもよい。さらに、必要に応じて、全角文字列のみを許諾する判定であってもよい。また、入力されたドキュメント名称がドキュメント管理テーブル内のドキュメント名３１２のいずれかに一致することを許諾する判定を加えてもよい。このように構成することによって、同一名称のドキュメントは存在しないため、誤って意図しないドキュメントにファイルが追加される等の操作の誤りを回避することが可能になる。以下、本実施の形態においては、これらの例示した判定を含む判定（以下、単に「ドキュメント名称適正判定という。」を行うものとして説明する。
【００９３】
ステップＳ８０４でドキュメント名称入力フィールドに適切なドキュメント名称が入力されていないと判定した場合、新規ドキュメント作成部１２は、新規ドキュメント作成画面にエラーメッセージ等を表示させてステップＳ８０２に戻り、再びボタンが押下されるのを待つ。
【００９４】
ステップＳ８０４で適切なドキュメント名称が入力されていると判定した場合、新規ドキュメント作成部１２は、ドキュメント管理レコード３１０を作成する（Ｓ８０５）。具体的には、ドキュメント管理テーブル３１に割り当て済みのドキュメント管理レコード３１０からドキュメントＩＤ３１１の最大値が検索され、これに１加算したものが作成されたドキュメント管理レコード３１０にドキュメントＩＤ３１１として書き込まれる。また、作成されたドキュメント管理レコード３１０には、ドキュメント名３１２として入力ドキュメント名称が、流用方法３１３として「新規」が、流用元ドキュメントＩＤ３１４として空白値が、それぞれ書き込まれる。新規ドキュメント作成処理は、その後終了する。
【００９５】
ここで、流用方法が上記の「新規」の場合、ファイルを全く参照しない、いわば空のドキュメントが作成される。本実施の形態においては、ドキュメントが参照するファイルについての情報を設定する処理（以下、単に「ファイル追加処理」という。）については、後述のファイル追加処理についての説明において記載する。なお、ステップＳ８０５の後に別のステップを設け、作成されたドキュメント管理レコード３１０にファイル追加処理を施すのでもよい。
【００９６】
図９は、サーバ側の流用翻訳ドキュメント作成部が行う流用翻訳ドキュメント作成処理について説明するフローチャートである。
まず、流用翻訳ドキュメント作成部１３は、起動されると流用元ドキュメントを選択させる流用元選択画面を画面表示装置７に表示させる（Ｓ９０１）。図１９は、流用元選択画面の実施例を示す図である。
【００９７】
流用元選択画面には、ドキュメント情報表示エリア１９０１、「選択」ボタン１９０４及び「キャンセル」ボタン１９０５が表示される。このとき、流用翻訳ドキュメント作成部１３は、ドキュメント管理テーブル３１に割り当てられている全てのドキュメント管理レコード３１０を対象にして検索し、得られたドキュメントＩＤ３１１とドキュメント名３１２とを対にして一時的に記憶する記憶領域（以下、単に「ドキュメント情報一時記憶エリア」という。）に記憶する。流用翻訳ドキュメント作成部１３は、また、ドキュメント名３１２をドキュメント情報表示エリア内のドキュメント名表示欄１９０３にスクロール表示し、ドキュメント名表示欄と対応させてドキュメント選択ラジオボタン１９０２を表示する。
【００９８】
このとき、ドキュメント名表示欄の並び順は、例えば、新たに作成した順等を表すようにドキュメントＩＤ３１１の降順、ユーザに分かりやすいドキュメント名３１２の昇順等、閲覧の便宜上の観点等から定めることができる。なお、後の処理の必要上、ドキュメント情報一時記憶エリア内のドキュメントＩＤ３１１とドキュメント名３１２を対にした情報も、ドキュメント名表示欄の並び順と合わせて並べ替えられるものとする。
【００９９】
次に、流用翻訳ドキュメント作成部１３は、ボタンが押下された旨の通知を待ち続け、通知を受けたとき（Ｓ９０２）、押下ボタンが「選択」ボタンであるか否かを判定する（Ｓ９０３）。ステップＳ９０３で押下ボタンが「選択」ボタンでないと判定した場合、押下ボタンは「キャンセル」ボタンであるため、流用翻訳ドキュメント作成部１３は処理を終了する。
【０１００】
ステップＳ９０３で押下ボタンが「選択」ボタンであると判定した場合、流用翻訳ドキュメント作成部１３は、流用元ドキュメントが選択されているか、即ちドキュメント選択ラジオボタンのいずれかが選択されているか否かを判定する（Ｓ９０４）。ステップＳ９０４でいずれのドキュメント選択ラジオボタンも選択されていないと判定した場合、流用翻訳ドキュメント作成部１３は、流用元選択画面にエラーメッセージ等を表示させてステップＳ９０２に戻り、再びボタンが押下されるのを待つ。なお、ドキュメント選択ラジオボタンは、所謂「ラジオボタン」としての機能を有し、２以上のボタンを同時に選択することはできないようになっている。
【０１０１】
ステップＳ９０４でいずれかのドキュメント選択ラジオボタンが選択されていると判定した場合、流用翻訳ドキュメント作成部１３は、画面表示装置７に流用翻訳ドキュメント作成画面を表示させる（Ｓ９０５）。図２０は、流用翻訳ドキュメント作成画面の実施例を示す図である。
【０１０２】
流用翻訳ドキュメント作成画面には、ドキュメント名称入力フィールド２００１、「作成」ボタン２００３及び「キャンセル」ボタン２００４が表示される。また、ＧＵＩ処理制御部から引き渡された流用／翻訳識別情報が「流用」を示す場合、「リンク流用」及び「分岐流用」のいずれかを選択させる流用方法選択ラジオボタン２００２が表示される。これに対して、流用／翻訳識別情報が「翻訳」を示す場合は、流用方法選択ラジオボタン２００２は表示されない。
【０１０３】
流用翻訳ドキュメント作成部１３は、ボタンが押下された旨の通知を待ち続け、通知を受けたとき（Ｓ９０６）、押下ボタンが「作成」ボタンであるか否かを判定する（Ｓ９０７）。ステップＳ９０７で押下ボタンが「作成」ボタンでないと判定した場合、押下ボタンは「キャンセル」ボタンであるため、流用翻訳ドキュメント作成部１３は処理を終了する。
【０１０４】
ステップＳ９０７で押下ボタンが「作成」ボタンであると判定した場合、流用翻訳ドキュメント作成部１３は、入力内容が適切であるかの判定（以下、単に「入力適正判定」という。）を行う（Ｓ９０８）。
【０１０５】
ここで、入力適正判定は、まず、ドキュメント名称入力フィールドに適切なドキュメント名称が入力されているか否かについて、ドキュメント名称適正判定と同様に行われ、例えば、ドキュメント管理システムが管理対象とするドキュメントの種類等に基づいて行われる。次に、流用／翻訳識別情報が「流用」を示す場合、いずれかの流用方法選択ラジオボタンが選択されていることが適切と認められる条件となる。纏めると、適切なドキュメント名称が入力されており、かつ流用／翻訳識別情報が「流用」の場合にいずれかの流用方法選択ラジオボタンが選択されているとき、入力内容が適切であると判定される。
【０１０６】
ステップＳ９０８で流用翻訳ドキュメント作成画面への入力内容が適切でないと判定場合、流用翻訳ドキュメント作成部１３は、流用翻訳ドキュメント作成画面にエラーメッセージ等を表示させてステップＳ９０６に戻り、再びボタンが押下されるのを待つ。
【０１０７】
ステップＳ９０８で流用翻訳ドキュメント作成画面の入力内容が適切であると判定した場合、流用翻訳ドキュメント作成部１３は、ドキュメント管理レコード３１０を作成する（Ｓ９０９）。
【０１０８】
具体的には、上記のようにドキュメント管理テーブル３１に割り当て済みのドキュメント管理レコード３１０からドキュメントＩＤ３１１の最大値が検索され、これに１加算したものがドキュメントＩＤ３１１として書き込まれ、対応するドキュメント名３１２として入力ドキュメント名称が書き込まれる。また、流用元ドキュメントＩＤ３１４として、流用元選択画面中のドキュメント選択ラジオボタンを介して選択されたドキュメント名に対応するドキュメントＩＤ（以下、単に「選択ドキュメントＩＤ」という。）が書き込まれる。具体的には、例えば、選択されているドキュメント選択ラジオボタンが何番目かを示す情報が取得され、ドキュメント情報一時記憶エリア内のこの順番のドキュメントＩＤが書き込まれる。さらに、流用方法３１３として、流用／翻訳識別情報が「翻訳」を示す場合は、「翻訳」が書き込まれ、流用／翻訳識別情報が「流用」の場合には、流用方法選択ラジオボタンで選択された「リンク流用」又は「分岐流用」が書き込まれる。
【０１０９】
次に、流用翻訳ドキュメント作成部１３は、流用／翻訳識別情報に基づいて流用方法が「翻訳」であるか否かを判定し（Ｓ９１０）、「翻訳」と判定した場合、以下に説明するようにファイル実体をコピー等し、ファイル管理レコード３３０を作成する（Ｓ９１１）。
【０１１０】
ここで、ファイル実体のコピー等は、次のように行われる。まず、ドキュメント内ファイル管理テーブル３２に割り当て済みのドキュメント内ファイル管理レコード３２０のうち、ドキュメントＩＤ３２１が選択ドキュメントＩＤと等しい全てのレコードについて、ファイルＩＤ３２２及びファイルバージョン３２３が取得される。次に、取得したファイルＩＤ３２２及びファイルバージョン３２３と一致するファイルＩＤ３３１とファイルバージョン３３２を有するファイル管理レコード（以下、単に「処理対象ファイル管理レコード」という。）３３０が検索される。次に、処理対象ファイル管理レコード３３０のファイル格納場所３３３に基づいてファイル実体が取得される。最後に、取得されたファイル実体、即ちファイルのファイル名拡張子等に基づいて、このファイルが文書ファイル、表ファイル、画像ファイル等のうちのいずれであるかを分類し、分類結果に応じたコピー処理を行う。例えば、画像ファイルに対しては、翻訳が不要なため、単にファイルフォルダ実体２０内で対象のファイルがコピーされ、文書ファイルに対しては、翻訳ソフトが解読可能な形式及び内容に対象のファイルが変更され、変更後のファイルがファイルフォルダ実体２０内に作成される。ここで、複製ファイル又は作成ファイルのファイル名に付与されているファイルバージョンが１加算したものに変更される。また、後の処理のために、複製ファイルの絶対パスとファイルをコピー等した日時とが読み取られる。
【０１１１】
なお、ファイルの分類は、拡張子を用いる上記の方法以外にも、例えば、ファイルの内容を検索して翻訳対象の文字情報が含まれているか否かを判定して行われるのでもよい。また、分類結果に基づいて行うコピー等の処理も、上記のものに限られず、例えば、複製ファイル又は作成ファイルの拡張子を変更する等、対象のファイルを編集等するために使用するプログラムに適するようにする処理であってもよい。さらに、分類結果等に基づいて、特定のファイルについてはコピー等を行わないようにするのでもよい。ただし、この場合、対象のファイルについては、以下に説明するファイル管理レコード３３０の作成処理及びドキュメント内ファイル管理レコード３２０の作成処理及び更新処理の対象から外す必要がある。
【０１１２】
ファイル管理レコード３３０は、以下のように作成される。新たに作成するファイル管理レコード３３０のファイルＩＤ３３１として上記の処理対象ファイル管理レコードのファイルＩＤ３３１が、ファイルバージョン３３２として処理対象ファイル管理レコードのファイルバージョン３３２に１加算したもの（ファイルフォルダ実体２０内にコピー等されたファイルのファイル名に付与されたファイルバージョンと同一である）が、ファイル格納場所３３３としてコピー等したファイルの絶対パスが、そして、最終更新日時３３４としてファイルをコピー等した日時が、それぞれ設定される。これらの各データ項目の設定値がファイル管理レコード３３０に書き込まれ、新たなファイルの管理情報としてファイル管理テーブル３３をなす。
【０１１３】
次に、流用翻訳ドキュメント作成部１３は、以下に説明する「ドキュメント内ファイル管理レコードの作成更新処理」を行う（Ｓ９１２）。「ドキュメント内ファイル管理レコードの作成更新処理」では、流用方法とは無関係にドキュメント内ファイル管理レコード３２０が作成され更新される。
【０１１４】
ここで、新たなドキュメント内ファイル管理レコード３２０は、ドキュメント内ファイル管理テーブル３２に割り当て済みのドキュメント内ファイル管理レコード３２０のうち、ドキュメントＩＤ３２１が上記の選択ドキュメントＩＤと等しい全てのレコードをコピーして作成される。このとき、コピーして得られたレコード（以下、単に「コピー先レコード」という。）のドキュメントＩＤ３２１として、ステップＳ９０９で作成したドキュメント管理レコード３１０のドキュメントＩＤ３１１が設定される。
【０１１５】
次に、コピー先レコードのファイルＩＤ３２２、ファイルバージョン３２３及びファイルグループ最終更新日時３２４は、以下のように設定される。
まず、流用／翻訳識別情報が「流用」を示す場合、ファイルＩＤ３２２、ファイルバージョン３２３及びファイルグループ最終更新日時３２４として、コピー元レコードの対応するものが設定される。
【０１１６】
次に、流用／翻訳識別情報が「翻訳」を示す場合、ファイルＩＤ３２２としてコピー元レコードの対応するものが、ファイルバージョン３２３としてコピー元レコードのファイルバージョン３２３に１加算したものが、ぞれぞれ、設定される。また、ファイルグループ最終更新日時３２４として、ファイル管理テーブル３３に割り当てられた、ファイルＩＤ３２２と同じファイルＩＤ３３１の全てのレコードから最終更新日時３３４の最新値が取得され、設定される。
流用／翻訳識別情報に応じた各データ項目の設定値がコピー先レコードに書き込まれ、新たな管理情報としてドキュメント内ファイル管理テーブル３２をなす。
【０１１７】
上記の流用翻訳ドキュメント作成処理によって、全ての参照ファイルを流用元ドキュメントと共有しているドキュメント（流用方法は「リンク流用」又は「分岐流用」）、又は、全てのファイルを流用元ドキュメントからコピー等したドキュメント（流用方法は「翻訳」）が作成される。したがって、作成されたドキュメントが参照するファイルは、流用元ドキュメントが参照するファイルと、完全に一致又は対応している。
流用翻訳ドキュメント作成部１３は、その後、処理を終了する。
【０１１８】
ここで、作成したドキュメントが流用元ドキュメントと異なるファイルを参照する必要がある場合には、例えば、次に説明するファイル追加処理が行われる。一方、本実施の形態においては、作成したドキュメントが参照するファイルを削除する手段については記載されていないが、サーバ１側に、不要なドキュメント内ファイル管理レコード３２０を削除するファイル削除部を追加することによって、実現できる。
【０１１９】
図１０は、サーバ側のファイル追加部が行うファイル追加処理について説明するフローチャートである。
まず、ファイル追加部１４は、起動されると画面表示装置７にファイル追加画面を表示させる（Ｓ１００１）。図２１は、ファイル追加画面の実施例を示す図である。ファイル追加画面には、ドキュメント名称入力フィールド２１０１、ファイル情報表示エリア２１０２、ファイル選択チェックボックス２１０３、ファイル名表示欄２１０４、「作成」ボタン２１０５及び「キャンセル」ボタン２１０６が表示される。
【０１２０】
このとき、ファイル追加部１４は、ファイルフォルダ実体２０に記憶されている全てのファイル２００を検索し、ファイル名に基づいてファイルＩＤ及びファイルバージョンを、ファイル管理テーブル等に基づいてファイル格納場所及び更新年月を取得する。取得されたファイル名、ファイルＩＤ、ファイルバージョン及びファイル格納場所は、対応付けられ一時的に記憶する記憶領域（以下、単に「ファイル情報一時記憶エリア」という。）に記憶される。また、ファイル情報一時記憶エリアに記憶されたファイル名は、ファイル情報表示エリア２１０２内のファイル名表示欄２１０４にスクロール表示され、ファイル名表示欄２１０４と対応してファイル選択チェックボックス２１０３が表示される。
【０１２１】
ここで、ファイル名表示欄の並び順は、例えば、新たに作成した順等を表すようにファイルＩＤの降順、ユーザに分かりやすいファイル名の昇順等、閲覧の便宜上の観点等から定めることができる。なお、後の処理において使用するため、ファイル情報一時記憶エリア内のファイル名、ファイルＩＤ、ファイルバージョン、ファイル格納場所及び更新年月からなる関連する情報も、ファイル名表示欄の並び順と合わせて並べ替えられるものとする。
【０１２２】
ファイル追加部１４は、ボタンが押下された旨の通知を待ち続け、通知を受けたとき（Ｓ１００２）、押下ボタンが「追加」ボタンであるか否かを判定する（Ｓ１００３）。ステップＳ１００３で押下ボタンが「追加」ボタンでないと判定した場合、押下ボタンは「キャンセル」ボタンであるため、ファイル追加部１４は処理を終了する。
【０１２３】
ステップＳ１００３で押下ボタンが「追加」ボタンであると判定した場合、ファイル追加部１４は、入力内容が適切であるかを判定する（Ｓ１００４）。
【０１２４】
ここで、入力内容が適切であるか否かの判定は、まず、ドキュメント名称入力フィールドに適切なドキュメント名称が入力されているか否かについて、上記のドキュメント名称適正判定と同様に行われる。例えば、入力されたドキュメント名称がドキュメント管理テーブル３１内のドキュメント名３１２のいずれかに設定されている場合は、適切なドキュメント名称と判定される。次に、いずれか１つ以上のファイル選択チェックボックスが選択されていることが適切と認められる条件となる。纏めると、適切なドキュメント名称が入力されており、かついずれか１つ以上のファイル選択チェックボックスが選択されているとき、入力内容が適切であると判定される。
【０１２５】
ステップＳ１００４でファイル追加画面の入力内容が適切でないと判定した場合、ファイル追加部１４は、ファイル追加画面にエラーメッセージ等を表示させてステップＳ１００２に戻り、再びボタンが押下されるのを待つ。
【０１２６】
ステップＳ１００４でファイル追加画面の入力内容が適切であると判定した場合、ファイル追加部１４は、ファイル選択チェックボックスで選択されたファイルをコピーする（Ｓ１００５）。
【０１２７】
具体的には、まず、選択されているファイル選択チェックボックスが何番目かを示す情報が取得され、ファイル情報一時記憶エリア内のこの順番のファイル名、ファイルＩＤ、ファイルバージョン及びファイル格納場所（以下、それぞれ、「追加元ファイル名」、「追加元ファイルＩＤ」、「追加元ファイルバージョン」及び「追加元ファイル格納場所」という。）が取得される。
【０１２８】
次に、ファイル管理テーブル３３に割り当てられているファイル管理レコード３３０のうち、ファイルＩＤ３３１が追加元ファイルＩＤと同じものからファイルバージョン３３２の最大値（以下、単に「追加先ファイルバージョン」という。）が取得され、１加算される。ここで、追加元ファイルＩＤと等しいファイルＩＤ３３１がファイル管理テーブル３３に設定されていない場合は、取得したファイルバージョンそのもの（図４において、「０００１」になっている。）が追加先ファイルバージョンとして設定される。
【０１２９】
次に、ファイル追加部１４は、追加元ファイル格納場所のファイル実体をファイルフォルダ実体２０内にコピーする。このとき、コピー先ファイルのファイル名に付与されるファイルバージョンは、追加先ファイルバージョンに変更される。また、コピー先ファイルのファイル格納場所及びコピーした日時が取得される。
【０１３０】
次に、ファイル追加部１４は、ファイル管理レコード３３０を作成する（Ｓ１００６）。具体的には、ファイルＩＤ３３１として追加元ファイルＩＤが、ファイルバージョン３３２として追加先ファイルバージョンが、ファイル格納場所３３３としてコピー先ファイルのファイル格納場所が、そして、最終更新日時３３４としてコピー処理を行った日時が、それぞれ、設定される。これらの各データ項目の設定値がファイル管理レコード３３０に書き込まれ、新たなファイルの管理情報としてファイル管理テーブル３３をなす。
【０１３１】
次に、ファイル追加部１４は、ドキュメント内ファイル管理レコード３２０を作成して更新する（Ｓ１００７）。
【０１３２】
具体的には、まず、ドキュメント管理テーブル３１に割り当てられているレコードのうち、ドキュメント名３１２が入力されたドキュメント名称と同じものが検索され、このレコードのドキュメントＩＤ３１１がドキュメントＩＤ３２１に設定される。また、ファイルＩＤ３２２として追加元ファイルＩＤが、ファイルバージョン３２３として追加先ファイルバージョンが、それぞれ設定される。次に、ファイル管理テーブル３３に割り当てられ、Ｓ１００６でファイルＩＤ３３１とファイルバージョン３３２が書き込まれたファイル管理レコード３３０（以下、「同一グループレコード」という。）から、最終更新日時３３４の最新値が取得されてファイルグループ最終更新日時３２４に設定される。そして、これらの各データ項目の設定値がドキュメント内ファイル管理レコード３２０に書き込まれ、新たなファイルの管理情報としてドキュメント内ファイル管理テーブル３２をなす。さらに、同一グループレコードのファイルグループ最終更新日時３２４として、上記の最終更新日時３３４の最新値が書き込まれて更新される。
【０１３３】
ここで、ファイル追加部１４は、上記のステップＳ１００５〜Ｓ１００７までの処理を選択されたファイル数分、すなわち、ファイル選択チェックボックスが選択された数だけ、繰り返して実行する。
【０１３４】
なお、上記の説明において、ファイル追加対象ドキュメントの流用方法の如何にかかわらず、追加して参照されるファイルは全てファイル実体がコピー作成されるものとしたが、ドキュメントの流用方法によって処理を変えるのでもよい。例えば、流用方法３１３が「新規」のドキュメントについては、上記で説明した処理を行い、流用方法３１３が「リンク流用」又は「分岐流用」のドキュメントについては、上記の処理のうち、ファイルのコピー及びファイル管理レコード３３０の作成処理を省略し、流用方法３１３が「翻訳」のドキュメントについては、ファイルの種類に応じて処理を変更するのでもよい。
【０１３５】
図１１は、サーバ側のファイル表示部が行うファイル表示処理について説明するフローチャートである。
まず、ファイル表示部１５は、起動されると画面表示装置７にファイル表示画面を表示させる（Ｓ１００１）。図２２は、ファイル表示画面の実施例を示す図である。ファイル表示画面には、ドキュメント名称入力フィールド２２０１、ファイル情報表示エリア２１０２、「表示」ボタン２２０４及び「終了」のボタン２２０５が表示される。ステップＳ１００１で表示したファイル表示画面のファイル情報表示エリア内には、情報は表示されていない。
【０１３６】
次に、ファイル表示部１５は、ボタンが押下された旨の通知を待ち続け、通知を受けたとき（Ｓ１１０２）、押下ボタンが「表示」ボタンであるか否かを判定する（Ｓ１１０３）。ステップＳ１１０３で押下ボタンが「表示」ボタンでないと判定した場合、押下ボタンは「終了」ボタンであるため、ファイル表示部１５は処理を終了する。
【０１３７】
ステップＳ１１０３で押下ボタンが「表示」ボタンであると判定した場合には、ファイル表示部１５は、ドキュメント名称入力フィールドに適切なドキュメント名称が入力されているか否かを判定する（Ｓ１００４）。ここで、入力されたドキュメント名称が適切かどうかの判定は、上記のドキュメント名称適正判定と同様に行われる。例えば、入力されたドキュメント名称がドキュメント管理テーブル３１内のドキュメント名３１２のいずれかに設定されている場合は、適切なドキュメント名称と判定される。
【０１３８】
ステップＳ１１０４で適切なドキュメント名称が入力されていないと判定した場合、ファイル表示部１５は、ファイル表示画面にエラーメッセージ等を表示させてステップＳ１００２に戻って、再びボタンが押下されるのを待つ。
【０１３９】
ステップＳ１１０４で適切なドキュメント名称が入力されていると判定した場合、ファイル表示部１５は、ファイル情報表示エリア内に、入力されたドキュメント名称のドキュメントが参照するファイルを表示する（Ｓ１１０５）。
【０１４０】
具体的には、まず、ドキュメント管理テーブル３１に割り当てられているレコードのうち、ドキュメント名３１２が入力されたドキュメント名称と同じものが検索され、このレコードのドキュメントＩＤ３１１が取得される。次に、ドキュメント内ファイル管理テーブル３２に割り当てられ、ドキュメントＩＤ３２１としてドキュメントＩＤ３１１が書き込まれたレコードが検索され、検索された全てのレコードからレコードのファイルＩＤ３２２、ファイルバージョン３２３及びファイルグループ最終更新日時３２４が取得され、対応付けられ一時的にファイル情報一時記憶エリアに記憶される。
【０１４１】
次に、ファイル管理テーブル３３に割り当てられているファイル管理レコード３３０のうち、ファイルＩＤ３３１及びファイルバージョン３３２がファイル情報一時記憶エリアに記憶されたファイルＩＤ及びファイルバージョンと同じものが検索され、このレコードのファイル格納場所３３３及び最終更新日時３３４が取得され、取得したファイル格納場所３３３に基づいてファイル名称が取得される。取得されたファイル名称及び最終更新日時は、ファイル情報一時記憶エリアに、ファイルＩＤ、ファイルバージョン及びファイルグループ最終更新日時と対応付けられて記憶される。
【０１４２】
次に、ファイル表示部１５は、ファイル情報一時記憶エリアに記憶したファイル名をファイル情報表示エリア内のファイル名表示欄２２０３にスクロール表示する。このとき、ファイル情報一時記憶エリアに各ファイル名と対応付けられて記憶された最終更新日時とファイルグループ最終更新日時とを比較し、一致しない場合、ファイル名を目立つ色（例えば赤色）で表示してもよい。これによって、例えば、対象のドキュメントが参照するファイルを最後に更新した後に、同一ファイルＩＤでファイルバージョンを異にするファイルが作成又は更新され、適切な変更が加えられていないファイルを参照する可能性がある場合等に、ユーザに注意を喚起でき、好ましい。また、これに替えて、又は、これに加えて、ファイル情報表示エリア内に各ファイル名に対応させて最終更新日時とファイルグループ最終更新日時を表示してもよい。
【０１４３】
ファイル表示部１５は、表示終了後、ステップＳ１１０２に戻り、再びボタンが押下されるまで待ち続ける。
【０１４４】
図１２は、サーバ側のデータ送信処理部が行うデータ送信処理について説明するフローチャートである。
サーバ１のデータ送信処理部１６はサーバ１の起動から停止まで動作し続けるが、以下では、関連する一連のデータ送信処理について説明する。
【０１４５】
まず、データ送信処理部１６は、クライアント４からのメッセージ６１、６３、６５を受信するまで待ち続ける（Ｓ１２０１）。
【０１４６】
ステップＳ１２０１でメッセージ６１、６３、６５を受信したとき、データ送信処理部１６は、メッセージ６１、６３、６５からメッセージＩＤ６１１、６３１、６５１の設定値を読み取って「ドキュメント送信要求メッセージ」であるか否かを判断する（Ｓ１２０２）。
【０１４７】
ステップＳ１２０２で「ドキュメント送信要求メッセージ」であると判断した場合、データ送信処理部１６は、ドキュメント管理レコード３１０に設定されている情報を、クライアント４に送信する（Ｓ１２０３）。
【０１４８】
具体的には、ドキュメント管理テーブル３１に割り当てられている全てのドキュメント管理レコード３１０からドキュメントＩＤ３１１及びドキュメント名３１２が取得され、ドキュメント送信メッセージ６２のドキュメントＩＤ６２１及びドキュメント名６２２にレコード数分（ｎ個）設定される。次に、データが設定されたドキュメント送信メッセージ６２は、クライアント識別６１２によって特定されるクライアント４に送信される。そして、処理はステップＳ１２０１に戻り、再び、クライアント４からのメッセージの受信待ちが行われる。
【０１４９】
ステップＳ１２０２で「ドキュメント送信要求メッセージ」でないと判断した場合、処理はステップＳ１２０４に跳び、データ送信処理部１６は、メッセージＩＤ６１１、６３１、６５１の設定値が「ファイル送信要求メッセージ」であるか否かを判断する（Ｓ１２０４）。
【０１５０】
ステップＳ１２０４で「ファイル送信要求メッセージ」であると判断した場合、データ送信処理部１６は、ファイル送信処理（Ｓ１２０５〜Ｓ１２１３）を行う。ステップＳ１２０４で「ファイル送信要求メッセージ」でないと判断した場合、すなわちメッセージが「ドキュメント送信要求メッセージ」及び「ファイル送信要求メッセージ」のいずれでもないと判断した場合、ステップＳ１２０１に戻り、再びクライアント４からのメッセージの受信待ちが行われる。
【０１５１】
以下、ファイル送信処理について説明する。
ファイル送信処理では、まず、データ送信処理部１６は、送信要求されたファイルをクライアント４に送信する（Ｓ１２０５）。
【０１５２】
具体的には、まず、ドキュメント内ファイル管理テーブル３２に割り当てられているドキュメント内ファイル管理レコード３２０のうち、ドキュメントＩＤ３２１がファイル送信要求メッセージ６３のドキュメントＩＤ６３３と同じものが検索され、検索されたレコードからファイルＩＤ３２２及びファイルバージョン３２３が取得される。次に、ファイル管理テーブル３３に割り当てられているファイル管理レコード３３０のうち、ファイルＩＤ３３１とファイルバージョン３３２が上記で取得されたファイルＩＤ３２２及びファイルバージョン３２３と同じレコードが検索され、検索されたレコードからファイル格納場所３３３が取得され、取得されたファイル格納場所３３３に基づいてファイル実体が読み込まれる。
【０１５３】
次に、ファイルＩＤ３３１（即ち、ファイルＩＤ３２２）、ファイルバージョン３３２（即ち、ファイルバージョン３２３）、取得されたファイル格納場所３３３及びファイル実体が、それぞれ、ファイル送信メッセージ６４のファイルＩＤ６４２、ファイルバージョン６４３、ファイル名６４４及びファイル実体６４５として設定される。例えば、ファイルＩＤ６４２としてファイルＩＤ３３１が、ファイルバージョン６４３としてファイルバージョン３３２に１加算したものが、ファイル名６４４としてファイル格納場所３３３のパスの後に記載されたファイル名が、ファイル実体６４５としてファイル実体が、それぞれ設定される。また、ドキュメントＩＤ６４１としてドキュメントＩＤ６３３が設定される。そして、データが設定されたファイル送信メッセージ６４は、クライアント識別６３２によって特定されるクライアント４に送信される。
【０１５４】
次に、データ送信処理部１６は、クライアント４に送信したファイルと同一の全てのファイルに対して、このドキュメントの流用方法３１３が「分岐流用」であるか否かを判定する（Ｓ１２０６）。ステップＳ１２０６で「分岐流用」でないと判定した場合（「新規」「翻訳」又は「リンク流用」の場合）、ファイルのバージョンアップ処理（Ｓ１２０８〜Ｓ１２１０）を行う。
【０１５５】
ステップＳ１２０６で流用方法が分岐流用であると判定した場合、データ送信処理部１６は、ファイルが共有状態にあるか否かを判定する（Ｓ１２０７）。例えば、ステップＳ１２０５でファイル送信メッセージ６４に設定されたファイルＩＤ６４２及びファイルバージョン６４３とそれぞれ同じファイルＩＤ３２２及びファイルバージョン３２３が設定されたレコードが他にも存在し、かつこのレコードのドキュメントＩＤ３２１がファイル送信メッセージ６４に設定されたドキュメントＩＤ６４１と異なる場合には、同じファイル実体を複数のドキュメントで参照していることになり、共有状態にあると判定される。
【０１５６】
ステップＳ１２０７でファイルが共有状態にないと判定した場合、ファイルのバージョンアップ処理を行い、ファイルが共有状態にあると判定した場合、ファイルのコピー処理（Ｓ１２１１〜Ｓ１２１３）を行う。
【０１５７】
以下、ファイルのバージョンアップ処理について説明する。
ファイルのバージョンアップ処理では、まず、データ送信処理部１６は、ステップＳ１２０５でファイル送信メッセージ６４に設定されたファイルＩＤ６４２及びファイルバージョン６４３とそれぞれ同じファイルＩＤ３２２及びファイルバージョン３２３が設定されたファイル管理レコード３３０を検索して、このレコード内のファイル格納場所３３３を取得し、取得したファイル格納場所３３３に基づいてファイル実体のファイル名を変更する（Ｓ１２０８）。具体的には、ファイル名に付与されたファイルバージョンが、１加算された名称に変更される。なお、一般的なＯＳのＡＰＩを用いることによって、ファイル格納場所３３３（即ち、ファイルの絶対パス）に基づいてファイル名を変更することができる。
【０１５８】
次に、データ送信処理部１６は、上記で検索したファイル管理レコード３３０のファイルバージョン３３２を１加算したものにし、最終更新日時３３４としてステップＳ１２０５でファイル名を変更した日時を設定して、ファイル管理レコード３３０を更新する（Ｓ１２０９）。
【０１５９】
次に、データ送信処理部１６は、ステップＳ１２０５でファイル送信メッセージ６４に設定されたファイルＩＤ６４２及びファイルバージョン６４３とそれぞれ同じファイルＩＤ３２２及びファイルバージョン３２３が設定されたドキュメント内ファイル管理レコード３２０を検索し、検索された全てのレコードについて（条件を満たすレコードは２レコード以上存在する場合がある）、ファイルバージョン３２３を１加算したものにし、ファイルグループ最終更新日時３２４としてステップＳ１２０５でファイル名を変更した日時を設定して、ドキュメント内ファイル管理レコード３２０を更新する（Ｓ１２１０）。
【０１６０】
次に、ファイルのコピー処理について説明する。
ファイルのコピー処理では、まず、データ送信処理部１６は、ステップＳ１２０５でファイル送信メッセージ６４に設定されたファイルＩＤ６４２及びファイルバージョン６４３とそれぞれ同じファイルＩＤ３３１とファイルバージョン３３２が設定されたファイル管理レコード３３０を検索して、このレコード内のファイル格納場所３３３を取得し、取得したファイル格納場所３３３に基づいてファイル実体を読み込み、ファイル名をこれに付与されたファイルバージョンを１加算したものに変更してコピーする（Ｓ１２１１）。
【０１６１】
次に、データ送信処理部１６は、ステップＳ１２１１でコピーして得られたファイルに対応するファイル管理レコード３３０を作成する（Ｓ１２１２）。具体的には、ファイルＩＤ３３１としてステップＳ１２１１で検索されたファイル管理レコード３３０のファイルＩＤ３３１が、ファイルバージョン３３２としてこのファイル管理レコード３３０のファイルバージョン３３２を１加算したものが、ファイル格納場所３３３としてコピー先ファイルの絶対パスが、そして、最終更新日時３３４としてファイルコピーを行った日時がそれぞれ設定され、新たなファイル管理レコード３３０に書き込まれる。
【０１６２】
次に、データ送信処理部１６は、ステップＳ１２０５でファイル送信メッセージ６４に設定されたファイルＩＤ６４２及びファイルバージョン６４３とそれぞれ同じファイルＩＤ３２２及びファイルバージョン３２３が設定されたドキュメント内ファイル管理レコード３２０を検索し、検索された全てのレコードについて（条件を満たすレコードは２レコード以上存在する場合がある）、次のように更新を行う（Ｓ１２１３）。
【０１６３】
即ち、ステップＳ１２０５でファイル送信メッセージ６４に設定されたドキュメントＩＤ６４１と同じドキュメントＩＤ３２１が設定されたドキュメント内ファイル管理レコード３２０については、ファイルバージョン３２３は１加算したものにされ、ファイルグループ最終更新日時３２４としてファイル名を変更した日時が設定され、ドキュメント内ファイル管理レコード３２０が更新される。
【０１６４】
一方、このドキュメントＩＤ６４１と異なるドキュメントＩＤ３２１が設定されたドキュメント内ファイル管理レコード３２０については、ファイルグループ最終更新日時３２４としてファイル名を変更した日時が設定され、ドキュメント内ファイル管理レコード３２０が更新される。
データ送信処理は、その後終了する。
【０１６５】
図１３は、サーバ側のデータ受信処理部が行うデータ受信処理について説明するフローチャートである。
サーバ１のデータ受信処理部１７は、サーバ１の起動から停止まで動作し続けるが、以下では、ファイル返送メッセージ６５の受信を例にとり説明する。
【０１６６】
まず、データ受信処理部１７は、クライアント４からのファイルの受信、即ち、クライアント４からのメッセージＩＤ６１１、６３１、６５１が設定されたファイル返送メッセージ６５の受信を待ち続ける（Ｓ１３０１）。
【０１６７】
ステップＳ１３０１でファイル返送メッセージ６５を受信したとき、データ受信処理部１７は、受信したメッセージ中に設定され、ファイルＩＤ６５４、ファイルバージョン６５５及びファイル実体６５６からなるｐ個のファイル情報の全てについて、以下の処理を行う。
【０１６８】
まず、データ受信処理部１７は、受信したメッセージ中に設定されているファイルＩＤ６５４及びファイルバージョン６５５とそれぞれ同じファイルＩＤ３３１とファイルバージョン３３２が設定されたファイル管理レコード３３０を検索して、このレコード内のファイル格納場所３３３を取得し、取得したファイル格納場所３３３に基づいてファイル実体を読み込み、ファイル実体６５６に設定して更新する（Ｓ１３０２）。
【０１６９】
次に、データ受信処理部１７は、ステップＳ１３０２で検索されたファイル管理レコード３３０の最終更新日時３３４として、ステップＳ１３０２でファイル更新を行った日時を設定し、ファイル管理レコード３３０を更新する（Ｓ１３０３）。
【０１７０】
次に、データ受信処理部１７は、受信したメッセージ中に設定されているファイルＩＤ６５４及びファイルバージョン６５５とそれぞれ同じファイルＩＤ３２２及びファイルバージョン３２３が設定されたドキュメント内ファイル管理レコード３２０を検索して、検索された全てのレコードにについて（条件を満たすレコードは２レコード以上存在する場合がある）、ファイルグループ最終更新日時３２４としてステップＳ１３０２でファイル更新を行った日時を設定し、ドキュメント内ファイル管理レコード３２０を更新する（Ｓ１３０４）。
【０１７１】
図１４は、クライアント側の処理制御部が行う処理及び制御について説明するフローチャートである。
クライアント４側の処理制御部４１は、ドキュメント管理システムのクライアント側処理を起動すべきことの指示がユーザにより入力装置Ａを介して入力されたとき、起動する。
【０１７２】
まず、処理制御部４１は、画面表示装置９に初期画面を表示させる（Ｓ１４０１）。図２３は、初期画面の実施例を示す図である。図２３において、「ファイル取得」等が記載されている部分はいわゆるボタン２３０１〜２３０３を示し、この部分が入力装置Ａの一部をなすマウス等でクリックされたとき、処理制御部４１はいずれのボタンが押下されたのかを示す通知を受ける。
【０１７３】
次に、処理制御部４１は、ボタンが押下された旨の通知を待ち続け、通知を受けたとき（Ｓ１４０２）、押下ボタンが「終了」ボタンであるか否かを判定する（Ｓ１４０３）。ステップＳ１４０３で押下ボタンが「終了」ボタンであると判定した場合、処理制御部４１は、初期画面を消去して（Ｓ１４０４）処理を終了する。
【０１７４】
ステップＳ１４０３で押下ボタンが「終了」ボタンでないと判定した場合、処理制御部４１は、押下ボタンに対応する処理を実行する（Ｓ１４０５）。具体的には、「ファイル取得」ボタンが押下された場合はファイル取得部４２が、「ファイル送付」ボタンが押下された場合にはファイル返送部４３が、それぞれ起動される。ファイル取得部４２及びファイル返送部４３による処理が終了したとき、処理制御部４１はその旨の通知を受け、ステップＳ１４０１に戻って画面表示装置９に再び初期画面を表示させる。
【０１７５】
図１５は、クライアント側のファイル取得部が行うファイル取得処理について説明するフローチャートである。
まず、ファイル取得部４２は、ドキュメント送信要求メッセージ６１にメッセージＩＤ６１１として「ドキュメント送信要求メッセージ」であることを識別するデータを、クライアント識別６１２としてこのクライアント４を識別するデータ（例えば、ＩＰアドレス）をそれぞれ設定してサーバ１に送信する（Ｓ１５０１）。
【０１７６】
次に、ファイル取得部４２は、サーバ１からの応答、即ち、ドキュメント送信メッセージ６２を受信するまで待ち続け（Ｓ１５０２）、ドキュメント送信メッセージ６２を受信したとき、画面表示装置９に取得ドキュメント選択画面を表示させる（Ｓ１５０３）。図２４は、取得ドキュメント選択画面の実施例を示す図である。取得ドキュメント選択画面には、ドキュメント情報表示エリア２４０１、「取得」ボタン２４０４及び「キャンセル」ボタン２４０５が表示される。
【０１７７】
ステップＳ１５０３で、ファイル取得部４２は、また、ドキュメント送信メッセージ６２に設定されているドキュメント名６２２をドキュメント情報表示エリア２４０１内のドキュメント名表示欄２４０３にスクロール表示し、ドキュメント名表示欄２４０３と対応させてドキュメント選択ラジオボタン２４０２を表示する。
【０１７８】
このとき、ドキュメント名表示欄の並び順は、例えば、新たに作成した順等を表すようにドキュメントＩＤ６２１の降順、ユーザに分かりやすいドキュメント名６２２の昇順等、閲覧の便宜上の観点等から定めることができる。なお、後の処理の必要上、ドキュメント送信メッセージ６２内のドキュメントＩＤ６２１とドキュメント名６２２を対にした情報もドキュメント名表示欄の並び順と合わせて並べ替えられるものとする。
【０１７９】
次に、ファイル取得部４２は、ボタンが押下された旨の通知を待ち続け、通知を受けたとき（Ｓ１５０４）、押下ボタンが「取得」ボタンであるか否かを判定する（Ｓ１５０５）。ステップＳ１５０５で押下ボタンが「取得」ボタンでないと判定した場合、押下ボタンは「キャンセル」ボタンであるため、ファイル取得部４２は処理を終了する。
【０１８０】
ステップＳ１５０５で押下ボタンが「取得」ボタンであると判定した場合には、ファイル取得部４２は、取得ドキュメントが選択されているか、すなわちドキュメント選択ラジオボタンのいずれかが選択されているかを判定する（Ｓ１５０６）。
【０１８１】
ステップＳ１５０６でいずれのドキュメント選択ラジオボタンも選択されていないと判定した場合、取得ドキュメント選択画面にエラーメッセージ等を表示させてステップＳ１５０４に戻り、再びボタンが押下されるのを待つ。なお、ドキュメント選択ラジオボタンは、所謂「ラジオボタン」としての機能を有し、２以上のボタンを同時に選択することはできないようになっている。
【０１８２】
ステップＳ１５０６でいずれかのドキュメント選択ラジオボタンが選択されていると判定した場合、ファイル取得部４２は、ファイル送信要求メッセージ６３にメッセージＩＤ６３１として「ファイル送信要求メッセージ」であることを識別するデータを、クライアント識別６３２としてこのクライアント４を識別するデータ（例えば、ＩＰアドレス）を、ドキュメントＩＤ６３３としてドキュメント選択ラジオボタンで選択されたドキュメントのドキュメントＩＤ６２１をそれぞれ設定し、サーバ１に送信する（Ｓ１５０７）。
【０１８３】
次に、ファイル取得部４２は、サーバ１からの応答、即ちファイル送信メッセージ６４を受信するまで待ち続け（Ｓ１５０８）、ファイル送信メッセージ６４を受信したとき、受信したｎ個のファイル情報全てをファイル一時記憶フォルダ５１内に格納すると共に更新管理レコード５２０を作成する（Ｓ１５０９）。
【０１８４】
具体的には、ファイル実体６４５がファイル名６４４に設定されたファイル名のファイルとしてファイル一時記憶フォルダ５１内に格納される（即ち、記憶される）。また、更新管理レコード５２０のドキュメントＩＤ５２１としてファイル送信メッセージ６４のドキュメントＩＤ６４１が、ドキュメント名５２２として、ドキュメントＩＤ６４１と同じドキュメントＩＤ６２１が設定されたドキュメント送信メッセージ６２中のドキュメント名６２２が、ファイルＩＤ５２３としてドキュメントＩＤ６４２が、ファイルバージョン５２４としてファイルバージョン６４３が、ファイル格納場所５２５としてファイル一時記憶フォルダ５１内に格納されたファイル実体の絶対パスが、ファイル格納日時５２６としてクライアント４のＯＳから取得されたファイル実体の更新日時が、それぞれ設定され、更新管理レコード５２０が作成される（即ち、記憶される）。
その後、ファイル取得部４２は処理を終了する。
【０１８５】
図１６は、クライアント側のファイル返送部が行うファイル返信処理について説明するフローチャートである。
まず、ファイル返送部４３は、画面表示装置９に返送ドキュメント選択画面を表示させる（Ｓ１６０１）。図２５は、返送ドキュメント選択画面の実施例を示す図である。返送ドキュメント選択画面には、ドキュメント情報表示エリア２５０１、「返送」ボタン２５０４及び「キャンセル」ボタン２５０５が表示される。
【０１８６】
ステップＳ１６０１で、ファイル返送部４３は、また、更新管理テーブル５２に割り当てられている全ての更新管理レコード５２０を対象にドキュメントＩＤ５２１及びドキュメント名５２２を取得し、ドキュメントＩＤ５２１として互いに異なる設定値を持つもの全てを一時的に単に（以下、単に「ドキュメント名一時記憶エリア」という。）に記憶させる。そして、ドキュメント名一時記憶エリアに記憶されたドキュメント名をドキュメント情報表示エリア内のドキュメント名表示欄２５０３にスクロール表示し、ドキュメント名表示欄と対応させてドキュメント選択ラジオボタン２５０２を表示する。
【０１８７】
このとき、ドキュメント名表示欄の並び順は、例えば、新たに作成した順等を表すようにドキュメントＩＤ６２１の降順、ユーザに分かりやすいドキュメント名の昇順等、閲覧の便宜上の観点等から定めることができる。なお、後の処理の必要上、ドキュメント情報一時記憶エリア内のドキュメントＩＤとドキュメント名を対にした情報も、ドキュメント名表示欄の並び順と合わせて並べ替えられるものとする。
【０１８８】
次に、ファイル返送部４３は、ボタンが押下された旨の通知を待ち続け、通知を受けたとき（Ｓ１６０２）、押下ボタンが「返送」ボタンであるか否かを判定する（Ｓ１６０３）。ステップＳ１６０３で押下ボタンが「返送」ボタンでないと判定した場合、押下ボタンは「キャンセル」ボタンであるため、ファイル返送部４３は処理を終了する。
【０１８９】
ステップＳ１６０３で押下ボタンが「返送」ボタンであると判定した場合、ファイル返送部４３は、返送ドキュメントが選択されているか、即ちドキュメント選択ラジオボタンのいずれかが選択されているか否かを判定する（Ｓ１６０４）。ステップＳ１６０４でいずれのドキュメント選択ラジオボタンも選択されていないと判定した場合、ファイル返送部４３は、返送ドキュメント選択画面にエラーメッセージ等を表示させてステップＳ１６０２に戻り、再びボタンが押下されるのを待つ。なお、ドキュメント選択ラジオボタンは、所謂「ラジオボタン」としての機能を有し、２以上のボタンを同時に選択することはできないようになっている。
【０１９０】
ステップＳ１６０４でいずれかのドキュメント選択ラジオボタンが選択されていると判定した場合、ファイル返送部４３は、ファイル一時記憶フォルダ５１内に選択されたドキュメントが参照する更新されたファイルが存在するか否かを判定する（Ｓ１６０５）。
【０１９１】
ここで、更新管理テーブル５２に割り当てられている更新管理レコード５２０のうち、選択されたドキュメントのドキュメントＩＤと同じドキュメントＩＤ５２１が設定されたものが検索され、検索された全てのレコードについて更新の有無が判定され、１つのレコードでも更新されている場合には、更新ファイルが存在すると判定される。また、各更新管理レコード５２０についての更新の有無は、ファイル格納場所５２５に格納されているファイルについてＯＳが管理する更新日時が取得され、取得されたデータがファイル格納日時５２６と同じ場合は更新なしとされ、異なる場合は更新ありと判定される。
【０１９２】
ステップＳ１６０５で更新されたファイルが存在しないと判定した場合、処理は終了する。
ステップＳ１６０５で更新されたファイルが存在すると判断した場合、ファイル返送部４３は、ファイル返送メッセージ６５のメッセージＩＤ６５１として「ファイル返送メッセージ」であることを識別するデータを、クライアント識別６５２としてこのクライアント４を識別するデータ（例えば、ＩＰアドレス）を、ドキュメントＩＤとして選択されたドキュメントのドキュメントＩＤを、それぞれ設定する。さらに、ステップＳ１６０５で「更新あり」と判定された全てのファイルについて（ｐ個）、ファイルＩＤ６５４としてファイルＩＤ５２２が、ファイルバージョン６５５としてファイルバージョン５２３が、ファイル実体６５６としてこのファイル実体の内容情報が、それぞれ設定され、サーバ１に送信される（Ｓ１６０５）。
【０１９３】
次に、ファイル返送部４３は、ステップＳ１６０５で「更新あり」と判定された全てのファイルに対して、対応する更新管理レコード５２０のファイル格納日時５２５としてＯＳが管理するファイルの更新日時を設定して更新管理レコード５２０を更新し、これによって更新管理テーブル５２によって管理されるファイル更新日をファイル実体の更新日と一致させる（Ｓ１６０７）。
その後、ファイル返送部４３は処理を終了する。
【０１９４】
図２６は、ドキュメント管理ＤＢをなすテーブルの他の構成を示す図である。図３に示す構成とは、ドキュメント内フォルダ管理テーブル３４が追加され、ドキュメント内ファイル管理テーブル３２のデータ項目としてフォルダＩＤ３２５が追加されているという点で異なっている。
【０１９５】
ここで、ドキュメント内フォルダ管理テーブル３４は、ファイル表示画面等にドキュメントが参照するファイルを表示する場合にドキュメントが参照するファイルが階層構造に管理されているように表示するためのテーブルである。例えば、ＯＳ上のファイル表示ブラウザがファイル一覧を表示する場合と同様に、ドキュメント直下にフォルダやファイルが存在し、さらにフォルダ直下には別のフォルダやファイルが存在する等の表示が可能になる。この機能を実現するために、各ドキュメントに対して対象のドキュメントに含まれるフォルダ数分のレコードが作成される。ここで、ドキュメント内フォルダ管理レコード３４０の作成は、最も簡易には、例えばＲＤＢにおけるＳＱＬ（Structured Query Language）コマンドを使用して行われる。また、ドキュメント管理システムが、ＧＵＩを使用して通常の方法でフォルダを作成するフォルダ作成部をサーバ１側に備えるように構成するのでもよい。
【０１９６】
ドキュメント内フォルダ管理レコード３４０には、ドキュメントＩＤ３４１、フォルダＩＤ３４２、フォルダレベル３４３、フォルダ名３４４及び上位フォルダＩＤ３４５をデータ項目とするデータが書き込まれる。
【０１９７】
ドキュメントＩＤ３４１として、いずれかのドキュメント管理レコード３１０のドキュメントＩＤ３１１が設定される。
フォルダＩＤ３４２として、同一のドキュメントＩＤ３４１を有するフォルダを一意に識別可能なデータが設定される。
フォルダレベル３４３はフォルダの階層を示すデータ項目であり、フォルダレベル３４３には、例えば、ドキュメント直下のフォルダに対しては「０００１」が設定され、別のフォルダ直下のフォルダに対しては、この別のフォルダのフォルダレベル３４３に１加算した値が設定される。
フォルダ名３４４は、ドキュメントが参照するファイルをファイル表示画面等に表示する場合の表示名称である。
上位フォルダＩＤ３４５は、ドキュメント直下のフォルダに対しては「００００」、別のフォルダ直下のフォルダに対してはこの別のフォルダのフォルダＩＤ３４２が設定される。
【０１９８】
ドキュメント内ファイル管理テーブル３２のフォルダＩＤ３２５として、ドキュメントが参照するファイルをファイル表示画面等に表示する場合に、対象のファイルをどのフォルダ直下に表示するかを示す情報が設定される。具体的には、ドキュメント直下のファイルの場合「００００」、フォルダ直下のファイルの場合、このフォルダのフォルダＩＤ３４２が設定される。
【０１９９】
上記のようにドキュメント管理システムに階層構造を定義することによって、以下に説明するように、ドキュメントを流用等する場合にドキュメント構造をコピーすることが可能になる。すなわち、流用方法３１３が流用又は翻訳のドキュメントを作成する場合のドキュメント内ファイル管理レコードの作成処理（Ｓ９１２）において、フォルダＩＤ３２５が設定されると共に、ドキュメント内フォルダ管理レコードが作成される。具体的には、フォルダＩＤ３２５として、コピー元レコードに書き込まれているものが設定される。
【０２００】
また、ドキュメント内フォルダ管理レコード３４０は、次のように作成される。すなわち、ドキュメント内フォルダ管理テーブル３４に割り当てられているドキュメント内フォルダ管理レコード３４０のうち、選択されたドキュメントＩＤと同じドキュメントＩＤ３４１の全てのレコードがコピーされる。
【０２０１】
ここで、ドキュメントＩＤ３４１として、流用翻訳ドキュメント作成処理において作成したドキュメント管理レコード３１０のドキュメントＩＤ３１１が設定される。また、フォルダＩＤ３４２、フォルダレベル３４３、フォルダ名３４４及び上位フォルダＩＤ３４５として、コピー元レコードの対応するものが設定される。このようにコピーして作成されたレコードは書き込まれ、ドキュメント内フォルダ管理テーブル３４に割り当てられた新たなドキュメント管理レコード３１０をなす。
【０２０２】
このように構成することによって、流用元ドキュメントの階層構造（フォルダ）のコピーが可能となるだけでなく、流用方法３１３が「翻訳」であるドキュメントについては、流用元ドキュメントと同じ階層構造でありながら、参照するファイル（即ち、ドキュメント直下又はフォルダ直下のファイル）は異なるという使用を実現できる。また、ファイルはコピー等せず、階層構造のみをコピーすることも可能である。
【０２０３】
さらに、流用方法３１３が「リンク流用」又は「分岐流用」であるドキュメントについても、流用方法３１３が「翻訳」の場合と同様に、階層構造のみのコピー、階層構造と一部のファイルのみのコピーが可能になる。
【０２０４】
以上の説明では、ファイルの流用方法はドキュメント管理レコード３１０に流用方法３１３として記憶することとしているが、これに加えて、ドキュメント内ファイル管理レコード３２０に流用方法３２５を設けることで、さらにファイルの共有についての使用上の柔軟性を改善することができる。
【０２０５】
流用方法３２５には、流用翻訳ドキュメント作成処理（図９）においてドキュメント内ファイル管理レコード３２０を作成するときに、流用方法３１３と同じ内容を設定する。すなわち、流用方法３１３に設定した流用方法が、対象のドキュメントのデフォルトの流用方法となる。
【０２０６】
そして、ファイル追加処理（図１０）において表示されるファイル追加画面（図２０）に、選択したファイル毎に流用方法（分岐流用又はリンク流用）の入力を可能にし、流用方法が入力された場合には入力された流用方法を流用方法３２５に設定し、流用方法が入力されなかった場合にはファイル追加対象ドキュメント管理レコード３１０の流用方法３１３を流用方法３２５に設定する。
【０２０７】
また、サーバ１に、作成済みのドキュメント内ファイル管理レコード３２０における流用方法３２５の設定内容を利用者の指示により変更する流用方法変更部を設ける。
【０２０８】
そして、データ送信処理部１６が、データ送信処理においてファイルの流用方法が「分岐流用」であるか否かの判定（図１２のＳ１２０６）を、ドキュメント管理レコード３１０の流用方法３１３ではなく、ドキュメント内ファイル管理レコード３２０の流用方法３２５を参照して行うようにする。
【０２０９】
以上のような改善を行うことにより、例えば、カタログの改訂版を作成するとき、流用ドキュメント作成時点では「リンク流用」としておき、ドキュメントが参照するファイルのうち版毎に変更が発生するファイル、例えば価格表にかかわるファイルだけは「分岐流用」に変更するといったことが可能になる。
【０２１０】
さらに、ファイルフォルダ実体２０に記憶するファイルのファイル名末尾に、当該ファイルの流用区分を識別する情報を付加し、例えば「ＡＢＣ．ｔｘｔ＿０００１０００１＿リンク流用」「ＡＢＣ．ｄｏｃ＿０００２０００１＿分岐流用」というファイル名にして記憶するようにしてもよい。
【０２１１】
このように構成することで、流用翻訳ドキュメント作成処理（図９）においてドキュメント内ファイル管理レコード３２０を作成するとき、流用方法がファイル名末尾に指定されたファイルについては、当該指定された流用方法を流用方法３２５に設定し、また、ファイル追加処理（図１０）においてファイル追加画面（図２０）を表示するとき、流用方法（分岐流用またはリンク流用）の入力欄に初期値としてファイル名末尾に指定された流用方法を表示することができる。
【０２１２】
流用するドキュメント毎に変更が発生するファイル、例えば価格表にかかわるファイルについてファイル名末尾に「分岐流用」を付加しておくことで、ドキュメント作成毎に意識することなく、またドキュメント作成後に流用方法３２５を変更するといった操作を行うことなく、ファイル毎に適切な流用方法を選択することができる。
【図面の簡単な説明】
【０２１３】
【図１】本発明によるドキュメント管理システムのシステム構成図である。
【図２】ドキュメント管理システムのサーバ側の構成をより詳細に示すシステム構成図である。
【図３】ドキュメント管理ＤＢをなすテーブルの構成を示す図である。
【図４】本発明によるドキュメント管理方法についての説明図である。
【図５】更新管理テーブルのデータ構成を示す図である。
【図６】サーバとクライアントとの間で送受信される主な通信メッセージのデータ構成を示す図である。
【図７】サーバ側のＧＵＩ処理制御部が行うＧＵＩ処理制御について説明するフローチャートである。
【図８】サーバ側の新規ドキュメント作成部が行う新規ドキュメント作成処理について説明するフローチャートである。
【図９】サーバ側の流用翻訳ドキュメント作成部が行う流用翻訳ドキュメント作成処理について説明するフローチャートである。
【図１０】サーバ側のファイル追加部が行うファイル追加処理について説明するフローチャートである。
【図１１】サーバ側のファイル表示部が行うファイル表示処理について説明するフローチャートである。
【図１２】サーバ側のデータ送信処理部が行うデータ送信処理について説明するフローチャートである。
【図１３】サーバ側のデータ受信処理部が行うデータ受信処理について説明するフローチャートである。
【図１４】クライアント側の処理制御部が行う処理及び制御について説明するフローチャートである。
【図１５】クライアント側のファイル取得部が行うファイル取得処理について説明するフローチャートである。
【図１６】クライアント側のファイル返送部が行うファイル返信処理について説明するフローチャートである。
【図１７】初期画面の実施例を示す図である。
【図１８】新規ドキュメント作成画面の実施例を示す図である。
【図１９】流用元選択画面の実施例を示す図である。
【図２０】ファイル追加画面の実施例を示す図である。
【図２１】ファイル表示画面の実施例を示す図である。
【図２２】ファイル表示画面の実施例を示す図である。
【図２３】初期画面の実施例を示す図である。
【図２４】取得ドキュメント選択画面の実施例を示す図である。
【図２５】返送ドキュメント選択画面の実施例を示す図である。
【図２６】ドキュメント管理ＤＢをなすテーブルの他の構成を示す図である。
【符号の説明】
【０２１４】
１  サーバ
１Ａ  中央制御装置
１Ｂ  記憶装置制御装置
１Ｃ  出力デバイス制御装置
１Ｄ  入力デバイス制御装置
１Ｅ  内部バス
２  記憶装置
３  記憶装置
４  クライアント
５  記憶装置
６  通信回線
７  画面表示装置
８  入力装置
９  画面表示装置
１０  主記憶装置
１１  ＧＵＩ処理制御部
１２  新規ドキュメント作成部
１３  流用翻訳ドキュメント作成部
１４  ファイル追加部
１５  ファイル表示部
１６  データ送信処理部
１７  データ受信処理部
１８  ＯＳ等
１０  主記憶装置
１１ｐ  ＧＵＩ処理制御プログラム
１２ｐ  新規ドキュメント作成プログラム
１３ｐ  流用翻訳ドキュメント作成プログラム
１４ｐ  ファイル追加プログラム
１５ｐ  ファイル表示プログラム
１６ｐ  データ送信処理プログラム
１７ｐ  データ受信処理プログラム
１８ｐ  ＯＳ等
２０  フォルダファイル実体記憶
３０  ドキュメント管理ＤＢ
３１  ドキュメント管理テーブル
３２  ドキュメント内ファイル管理テーブル
３３  ファイル管理テーブル
４１  処理制御部
４２  ファイル取得部
４３  ファイル返送部
５１  ファイル一時記憶フォルダ
５２  更新管理テーブル
６１  ドキュメント送信要求メッセージ
６２  ファイル送信要求メッセージ
６３  ファイル返送メッセージ
Ａ  入力装置
Ｂ  記憶装置
Ｂ０  サーバ機能等プログラム
【図１】
2008186232.tif 000003
【図２】
2008186232.tif 000004
【図３】
2008186232.tif 000005
【図４】
2008186232.tif 000006
【図５】
2008186232.tif 000007
【図６】
2008186232.tif 000008
【図７】
2008186232.tif 000009
【図８】
2008186232.tif 000010
【図９】
2008186232.tif 000011
【図１０】
2008186232.tif 000012
【図１１】
2008186232.tif 000013
【図１２】
2008186232.tif 000014
【図１３】
2008186232.tif 000015
【図１４】
2008186232.tif 000016
【図１５】
2008186232.tif 000017
【図１６】
2008186232.tif 000018
【図１７】
2008186232.tif 000019
【図１８】
2008186232.tif 000020
【図１９】
2008186232.tif 000021
【図２０】
2008186232.tif 000022
【図２１】
2008186232.tif 000023
【図２２】
2008186232.tif 000024
【図２３】
2008186232.tif 000025
【図２４】
2008186232.tif 000026
【図２５】
2008186232.tif 000027
【図２６】
2008186232.tif 000028