(57)【要約】【課題】文書データと該文書データに基づいて印刷出力された印刷用紙の双方の廃却管理を確実に実施することができる文書データ管理システムを提供する。【解決手段】この文書データ管理システムは、履歴管理サーバ３０からの削除指令により文書管理サーバ７０で文書データを削除する。その際、該文書データを基にＭＦＰ１０等でプリントされた印刷用紙が廃棄装置４０で廃棄されていないときは、未廃棄の印刷用紙の廃却処理を確認できる管理データを文書管理サーバ７０に残す。これにより、文書データの廃棄期限に到達し、文書データが削除された場合でも、文書データと印刷用紙との双方の廃却確認を実施することができる。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書データと、前記文書データの管理情報とを記憶する文書記憶手段と、
前記文書記憶手段が記憶する文書データに基づく画像を用紙上に印刷する印刷手段と、
前記文書記憶手段が記憶する文書データに基づき前記印刷手段が印刷した用紙の有無を示す情報である印刷用紙有無情報を管理する印刷履歴管理手段と、
前記文書記憶手段が記憶する文書データの少なくとも１つに対する削除指示を受け付ける受付手段と、を備え、
前記文書記憶手段は、前記受付手段が受け付けた削除指示に基づいて削除対象の文書データを削除するとともに、前記印刷履歴管理手段が管理する印刷用紙有無情報に基づいて前記削除対象の文書データの管理情報を選択的に削除することを特徴とする、文書管理システム。
【請求項２】
前記印刷履歴管理手段は、前記文書記憶手段に記憶されている文書データを前記印刷手段が印刷した印刷部数を記憶し、前記印刷用紙有無情報は、前記印刷部数であることを特徴とする、請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記印刷履歴管理手段は、前記文書記憶手段に記憶されている文書データを前記印刷手段が印刷したことを印刷履歴として記憶し、
前記印刷履歴管理手段が記憶する前記印刷部数は、前記印刷履歴に基づいて更新することを特徴とする、請求項２に記載の文書管理システム。
【請求項４】
更に、前記印刷手段が印刷した用紙を廃棄するに廃棄手段を備え、
前記印刷履歴管理手段は、前記廃棄手段が用紙を廃棄したことに基づいて当該用紙に印刷された文書に対応する文書データの印刷部数を減ずることを特徴とする、請求項２または請求項３のいずれか１項に記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記文書記憶手段は、前記印刷手段が文書データに基づく画像を印刷する場合に当該印刷に固有の印刷識別子を生成して印刷対象の文書データに関連付けて記憶し、
前記印刷手段は、前記印刷対象の文書データに基づく画像に、前記印刷識別子に基づく画像を付加して用紙上に印刷することを特徴とする、請求項４に記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記廃棄手段は、用紙上の画像を読み取って画像データを生成する廃棄用紙読取手段を備え、
前記廃棄手段は、前記廃棄用紙読取手段が廃棄する用紙の画像データを読み取って生成した画像データから印刷識別子を抽出して、前記文書記憶手段へ送信し、
前記文書記憶手段は前記廃棄手段から送信された印刷識別子と一致する印刷識別子を記憶している場合には前記廃棄手段に対して前記用紙の廃棄を許可する指示を送信し
前記廃棄手段は前記文書記憶手段から前記用紙の廃棄を許可する指示を受信した場合に前記用紙の廃棄を行い、前記文書記憶手段から廃棄を許可する指示を受信しなかった場合には前記用紙の廃棄を行なわないことを特徴とする、請求項５に記載の文書管理システム。
【請求項７】
更に、前記文書記憶手段が記憶する文書データの保存期間を管理する保存期間管理手段を備え、
前記受付手段は、前記保存期間管理手段から保存期間を終了した文書データの削除指示を受け付けることを特徴とする、請求項１乃至請求項６のいずれか１項に記載の文書管理システム。
【請求項８】
更に、原稿画像を読み取って前記文書記憶手段に記憶するための文書データを生成する原稿読取手段と、
前記原稿読取手段が生成した文書データから当該文書データの特徴値を生成する特徴値生成手段と、を備え、
前記管理情報は、前記特徴値生成手段が生成した前記文書の特徴値を含むことを特徴とする、請求項１乃至請求項７に記載の文書管理システム。
【請求項９】
文書データと、前記文書データの管理情報とを記憶する文書記憶手段と、前記文書記憶手段が記憶する文書データに基づく画像を用紙上に印刷する印刷手段と、を備える文書管理システムの文書管理方法であって、
前記文書データに基づき前記印刷手段が印刷した用紙の有無を示す情報である印刷用紙有無情報を管理する印刷履歴管理工程と、
前記文書記憶手段が記憶する文書データの少なくとも１つに対する削除指示を受け付ける受付工程と、
前記受付工程で受け付けた削除指示に基づいて前記文書記憶手段が記憶する削除対象の文書データを削除する文書データ削除工程と、
前記印刷履歴管理工程で管理する印刷用紙有無情報に基づいて前記削除対象の文書データの管理情報を選択的に削除するよう制御する制御工程と、を備えることを特徴とする、文書管理方法。
【請求項１０】
外部の印刷装置と接続する文書管理装置であって、
文書データと、前記文書データの管理情報とを記憶する文書記憶手段と、
前記文書記憶手段が記憶する文書データに基づき前記外部の印刷手段が印刷した用紙の有無を示す情報である印刷用紙有無情報を管理する印刷履歴管理手段と、
前記文書記憶手段が記憶する文書データの少なくとも１つに対する削除指示を受け付ける受付手段と、を備え、
前記文書記憶手段は、前記受付手段が受け付けた削除指示に基づいて削除対象の文書データを削除するとともに、前記印刷履歴管理手段が管理する印刷用紙有無情報に基づいて前記削除対象の文書データの管理情報を選択的に削除することを特徴とする、文書管理装置。
【請求項１１】
外部の印刷装置と接続し、文書データと、前記文書データの管理情報とを記憶する文書記憶手段を備える文書管理装置における文書管理方法であって、
前記文書記憶手段が記憶する文書データに基づき前記外部の印刷手段が印刷した用紙の有無を示す情報である印刷用紙有無情報を管理する印刷履歴管理工程と、
前記文書記憶手段が記憶する文書データの少なくとも１つに対する削除指示を受け付ける受付工程と、を備え、
前記受付工程で受け付けた削除指示に基づいて削除対象の文書データを削除する削除工程と、
前記印刷履歴管理工程で管理する印刷用紙有無情報に基づいて前記削除対象の文書データの管理情報を選択的に削除するよう制御する制御工程と、を備えることを特徴とする、文書管理方法。
【請求項１２】
外部の印刷装置と接続し、文書データと、前記文書データの管理情報とを記憶する文書記憶手段を備える文書管理装置に文書管理方法を実行させるためのプログラムであって、前記文書管理方法は、
前記文書記憶手段が記憶する文書データに基づき前記外部の印刷手段が印刷した用紙の有無を示す情報である印刷用紙有無情報を管理する印刷履歴管理工程と、
前記文書記憶手段が記憶する文書データの少なくとも１つに対する削除指示を受け付ける受付工程と、を備え、
前記受付工程で受け付けた削除指示に基づいて削除対象の文書データを削除する削除工程と、
前記印刷履歴管理工程で管理する印刷用紙有無情報に基づいて前記削除対象の文書データの管理情報を選択的に削除するよう制御する制御工程と、を備えることを特徴とする、プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、例えば、文書等のデータを管理する文書管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年法規制が強化され、企業では法規制のもと、保存期間を義務付けられたデータの種類が増加している。
【０００３】
また、保存期間が過ぎたデータや印刷物を廃棄できる工程及び廃棄したことを証明できる事が必要となる。
【０００４】
従来においては、予め設定された廃棄期限、又はその期限到来前にも廃棄承認された物品に対する廃棄処分代行サービスを徹底できるようにしたシステムが開示されている（特許文献１参照）。
【特許文献１】特開２００３−０３４４３６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかし、上記特許文献１においては、保存期間が過ぎて文書データを廃棄処理する場合に、全ての文書データ、及び該文書データに関連するデータを全て廃却してしまうと、次のような問題が発生する。
【０００６】
すなわち、文書データや該文書データに関連するデータを廃棄してしまった後に当該文書データを印刷出力した印刷物を廃却しようとした場合、この印刷物の廃却確認／登録作業ができなくなってしまい、この印刷物の廃棄の証明を行うことができなくなる。
【０００７】
そこで、本発明は、文書データに基づいて印刷出力された印刷物の廃却管理を確実に実施することができる文書管理システム、文書管理装置、文書管理方法、およびプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記目的を達成するために、本発明の文書管理システムは、文書データと、前記文書データの管理情報とを記憶する文書記憶手段と、前記文書記憶手段が記憶する文書データに基づく画像を用紙上に印刷する印刷手段と、前記文書記憶手段が記憶する文書データに基づき前記印刷手段が印刷した用紙の有無を示す情報である印刷用紙有無情報を管理する印刷履歴管理手段と、前記文書記憶手段が記憶する文書データの少なくとも１つに対する削除指示を受け付ける受付手段と、を備え、前記文書記憶手段は、前記受付手段が受け付けた削除指示に基づいて削除対象の文書データを削除するとともに、前記印刷履歴管理手段が管理する印刷用紙有無情報に基づいて前記削除対象の文書データの管理情報を選択的に削除することを特徴とする。
【０００９】
また、上記目的を達成するために、本発明の文書管理方法は、文書データと、前記文書データの管理情報とを記憶する文書記憶手段と、前記文書記憶手段が記憶する文書データに基づく画像を用紙上に印刷する印刷手段と、を備える文書管理システムの文書管理方法であって、前記文書データに基づき前記印刷手段が印刷した用紙の有無を示す情報である印刷用紙有無情報を管理する印刷履歴管理工程と、前記文書記憶手段が記憶する文書データの少なくとも１つに対する削除指示を受け付ける受付工程と、前記受付工程で受け付けた削除指示に基づいて前記文書記憶手段が記憶する削除対象の文書データを削除する文書データ削除工程と、前記印刷履歴管理工程で管理する印刷用紙有無情報に基づいて前記削除対象の文書データの管理情報を選択的に削除するよう制御する制御工程と、を備えることを特徴とする。
【００１０】
また、上記目的を達成するために、本発明の文書管理装置は、外部の印刷装置と接続する文書管理装置であって、文書データと、前記文書データの管理情報とを記憶する文書記憶手段と、前記文書記憶手段が記憶する文書データに基づき前記外部の印刷手段が印刷した用紙の有無を示す情報である印刷用紙有無情報を管理する印刷履歴管理手段と、前記文書記憶手段が記憶する文書データの少なくとも１つに対する削除指示を受け付ける受付手段と、を備え、前記文書記憶手段は、前記受付手段が受け付けた削除指示に基づいて削除対象の文書データを削除するとともに、前記印刷履歴管理手段が管理する印刷用紙有無情報に基づいて前記削除対象の文書データの管理情報を選択的に削除することを特徴とする。
【００１１】
また、上記目的を達成するために、本発明のプログラムは、外部の印刷装置と接続し、文書データと、前記文書データの管理情報とを記憶する文書記憶手段を備える文書管理装置に文書管理方法を実行させるためのプログラムであって、前記文書管理方法は、前記文書記憶手段が記憶する文書データに基づき前記外部の印刷手段が印刷した用紙の有無を示す情報である印刷用紙有無情報を管理する印刷履歴管理工程と、前記文書記憶手段が記憶する文書データの少なくとも１つに対する削除指示を受け付ける受付工程と、を備え、前記受付工程で受け付けた削除指示に基づいて削除対象の文書データを削除する削除工程と、前記印刷履歴管理工程で管理する印刷用紙有無情報に基づいて前記削除対象の文書データの管理情報を選択的に削除するよう制御する制御工程と、を備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によれば、文書データに基づいて印刷出力された印刷物の廃却管理を確実に実施することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
以下、本発明の実施の形態を図を参照して説明する。
【００１４】
＜文書管理システム＞
図１は本発明の一実施形態であるネットワーク対応型複写機および印刷用紙（印刷物）の廃棄装置を含むネットワーク文書管理システムの概略構成を示す図である。
【００１５】
図１において複写機（ＭＦＰ）１０、１１及び１２は、ＬＡＮ２０を介して履歴管理サーバ３０、文書管理サーバ７０及び廃棄装置４０に接続されている。複写機１０では、紙原稿のスキャン処理を行い、文書データを作成して印刷処理、あるいは文書データの保存処理を実行する。
【００１６】
複写機１０，１１，１２で、文書データが作成、コピー、移動されたときに、文書データのファイル名、作成日付などの属性情報と複写機１０，１１，１２を特定するためのアドレス情報が履歴管理サーバ３０に送信され、保存される。
【００１７】
履歴管理サーバ３０は、複写機１０，１１，１２から、上述した文書データが作成、コピー、移動されたときに送信された、文書データのファイル名、作成日付などの属性情報と複写機１０，１１，１２を特定するためのアドレス情報を受信して保存する。
【００１８】
廃棄装置４０は、印刷用紙から管理情報を読み取り、文書管理サーバ７０に廃棄処理を問い合わせ、文書管理サーバ７０から許可がおりれば、印刷用紙の廃棄処理を行う。
【００１９】
文書管理サーバ７０は、複写機１０〜１２の共有データが格納されているサーバ装置である。
【００２０】
＜複写機＞
図２は、複写機１０のハードウェアの内部構成を示したものである。複写機１１、複写機１２も複写機１０と同様の内部構成を備えているものとし、説明は省略する。
【００２１】
図２に示すように、複写機１０は、ＲＯＭ４０２あるいは例えばハードディスクなどの大規模記憶装置４１１に記憶されたソフトウェアを実行するＣＰＵ４０１を備え、システムバス４０４に接続される各デバイスを総括的に制御する。ＲＡＭ４０３は、ＣＰＵ４０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。タイマ４１２は、複写機１０内で現在時刻を認識するためのカウント処理を行う。
【００２２】
外部入力コントローラ（ＰＡＮＥＬＣ）４０５は、複写機１０に備えられた各種ボタンあるいはタッチパネル４０９等からの指示入力を制御する。ディスプレイコントローラ（ＤＩＳＰＣ）４０６は、例えば液晶ディスプレイなどで構成される表示モジュール（ＤＩＳＰＬＡＹ）４１０の表示を制御する。ディスクコントローラ（ＤＫＣ）４０７は、例えばハードディスクなどの大規模記憶装置４１１へのデータの読み取り、書込み処理を制御する。ネットワークインタフェースカード（ＮＩＣ）４０８は、ＬＡＮ２０を介して、他のネットワーク機器あるいはファイルサーバ等と双方向にデータをやりとりする。
【００２３】
スキャナ（Scanner）４１４は、原稿画像を不図示の光源で照射し、原稿反射像をレンズで固体撮像素子上に結像し、固体撮像素子からラスター状の画像読み取り信号をイメージ情報として得る。スキャナコントローラ（ScannerC）４１３は、スキャナ（Scanner）４１４の読み取り処理を制御する。プリンタコントローラ（PrinterC）４１５は、スキャナ４１４で読み取った画像情報やＬＡＮ２０を介して外部から送付された画像情報を印刷処理するプリンタ４１６の印刷処理を制御する。
【００２４】
図５は、複写機（ＭＦＰ）１０のシステム構成を示したものである。複写機１１、複写機１２については複写機１０と同様であるので説明は省略する。
【００２５】
図５において、複写機１０は中央制御部４５０を備え、記録部４５１、ＵＩ制御部４５３、デバイス制御部４５４、外部通信制御部４５５および検索処理部４５６が接続されている。
【００２６】
記録部４５１は、大規模記憶装置４１１（図２参照）で構成され、文書データ記録部４５９およびインデックス記録部４５２を含む。文書データ記録部４５９は、紙原稿の読み取り処理を行った際に文書データを保存する。インデックス記録部４５２は、紙原稿の読み取り処理時に抽出した紙原稿を特定するための特徴情報をファイル名、作成日付などの属性情報とともに、文書データ記録部４５９に保存された文書データと関連付けて保存する。
【００２７】
ＵＩ制御部４５３は、複写機１０に備えられた各種ボタンあるいはタッチパネル４０９等からの指示入力を制御する外部入力コントローラ４０５および液晶ディスプレイ等の表示モジュール４１０の表示を制御するディスプレイコントローラ４０６で構成される。
【００２８】
デバイス制御部４５４は、スキャナ４１４の読み取り処理を制御するスキャナコントローラ４１３およびプリンタ４１６の印刷処理を制御するプリンタコントローラ４１５で構成される。
【００２９】
外部通信制御部４５５は、ＬＡＮ２０を介して、他のネットワーク機器と双方向にデータのやりとりを制御するネットワークインタフェースカード（ＮＩＣ）４０８で構成される。
【００３０】
上記構成を備えた複写機１０は、コピー、プリント、スキャン、画像送信等の複数の機能を備えたデジタル複合機（ＭＦＰ）である。
【００３１】
＜履歴管理サーバ＞
図３は、履歴管理サーバ３０のハードウェアの内部構成を示したものである。
【００３２】
図３において、履歴管理サーバ３０は、ＲＯＭ５０２あるいは例えばハードディスクなどの大規模記憶装置５１１に記憶されたソフトウェアを実行するＣＰＵ５０１を備え、システムバス５０４に接続される各デバイスを総括的に制御する。ＲＡＭ５０３は、ＣＰＵ５０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。タイマ５１２は、履歴管理サーバ３０内で現在時刻を認識するためのカウント処理を行う。
【００３３】
外部入力コントローラ（ＰＡＮＥＬＣ）５０５は、外部に接続された例えばキーボードなどの入力インターフェース手段５０９等からの指示入力を制御する。ディスプレイコントローラ（ＤＩＳＰＣ）５０６は、外部に接続された例えば液晶ディスプレイなど表示モジュール（ＤＩＳＰＬＡＹ）５１０の表示を制御する。
【００３４】
ディスクコントローラ（ＤＫＣ）５０７は、例えばハードディスクなどの大規模記憶装置５１１へのデータの読み取り、書込み処理を制御する。ネットワークインタフェースカード（ＮＩＣ）５０８は、ＬＡＮ２０を介して、他のネットワーク機器あるいはファイルサーバ等と双方向にデータをやりとりする。履歴管理サーバ３０の上記構成を、パーソナルコンピュータやワークステーションを用いることによって実現することができる。
【００３５】
図６は、履歴管理サーバ３０のシステム構成を示したものである。
【００３６】
図６において、履歴管理サーバ３０は中央制御部５５０を備え、記録部５５１、ＵＩ制御部５５３、外部通信制御部５５５および検索処理部５５６が接続されている。
【００３７】
記録部５５１は、大規模記憶装置５１１（図３参照）で構成され、ネットワークで接続されている複写機１０等の機器から文書データ保存時に送付された文書データのアドレス情報、属性情報を保存する履歴情報記録部５５２を含む。
【００３８】
また、検索処理部５５６は、大規模記憶装置５１１内の各種情報あるいはデータから特定の条件により検索処理を実施するものである。検索処理部５５６は、本実施形態では、履歴情報記録部５５２に保存されている文書データのアドレス情報、属性情報を元に文書データを検索、特定するために用いる。
【００３９】
ＵＩ制御部５５３は、キーボード等の入力インターフェース手段５０９からの指示入力を制御する外部入力コントローラ５０５および液晶ディスプレイ等の表示モジュール５１０の表示を制御するディスプレイコントローラ５０６で構成される。
【００４０】
外部通信制御部５５５は、ＬＡＮ２０を介して、他のネットワーク機器と双方向にデータのやりとりを制御するネットワークインタフェースカード５０８で構成される。
【００４１】
＜廃棄装置＞
図４は、廃棄装置４０のハードウェアの内部構成を示したものである。
【００４２】
図４において、廃棄装置４０は、ＲＯＭ６０２あるいは例えばハードディスクなどの大規模記憶装置６１１に記憶されたソフトウェアを実行するＣＰＵ６０１を備え、システムバス６０４に接続される各デバイスを総括的に制御する。ＲＡＭ６０３は、ＣＰＵ６０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。タイマ６１２は、廃棄装置４０内で現在時刻を認識するためのカウント処理を行う。
【００４３】
外部入力コントローラ（ＰＡＮＥＬＣ）６０５は、廃棄装置４０に備えられた各種ボタン６０９等からの指示入力を制御する。ディスプレイコントローラ（ＤＩＳＰＣ）６０６は、例えば液晶ディスプレイなどで構成される表示モジュール（ＤＩＳＰＬＡＹ）６１０の表示を制御する。ディスクコントローラ（ＤＫＣ）６０７は、例えばハードディスクなどの大規模記憶装置６１１へのデータの読み取り、書込み処理を制御する。ネットワークインタフェースカード（ＮＩＣ）６０８は、ＬＡＮ２０を介して、他のネットワーク機器あるいはファイルサーバ等と双方向にデータをやりとりする。
【００４４】
スキャナコントローラ（ScannerC）６１３は、廃棄装置４０にセットされた原稿を判別するため、原稿画像を図示しない光源で照射し、原稿反射像をレンズで固体撮像素子上に結像する。そして、固体撮像素子からラスター状の画像読み取り信号をイメージ情報として得るスキャナ（Scanner）６１４の読み取り処理を制御する。廃棄手段コントローラ６１５は、一例として、記載されている情報が解読不能な程度に細かく原稿、印刷用紙等を裁断して廃棄する廃棄手段６１６の廃棄処理を制御する。
【００４５】
図７は、廃棄装置４０のシステム構成を示したものである。
【００４６】
図７において、廃棄装置４０は中央制御部６５０を備え、記録部６５１、ＵＩ制御部６５３、デバイス制御部６５４及び外部通信制御部６５５が接続されている。
【００４７】
記録部６５１は、大規模記憶装置６１１（図４参照）で構成され、スキャナ６１４で印刷用紙から抽出した文書を特定するための特徴情報を一時的に保存する。
【００４８】
ＵＩ制御部６５３は、廃棄装置４０に備えられた各種ボタン６０９等からの指示入力を制御する外部入力コントローラ６０５および液晶ディスプレイ等の表示モジュール６１０の表示を制御するディスプレイコントローラ６０６で構成される。
【００４９】
デバイス制御部６５４は、スキャナ６１４の読み取り処理を制御するスキャナコントローラ６１３および廃棄手段６１６の処理を制御する廃棄手段コントローラ６１５で構成される。
【００５０】
外部通信制御部６５５は、ＬＡＮ２０を介して、他のネットワーク機器と双方向にデータのやりとりを制御するネットワークインタフェースカード６０８で構成される。
【００５１】
図１６は、廃棄装置４０の概略構成図である。
【００５２】
図１６において、符号１０１は、装置の前上面部に配置され、裁断するための印刷用紙等のシートを積載する積載トレーである。この積載トレー１０１の上に積載されたシート１０２は、装置上面部１０３に設けられた操作パネル１０４から入力された指令により、積載トレー１０１の下方に配置された搬送手段としてのフィードローラ１０５によって装置内に送り込まれる。
【００５３】
装置内に送り込まれたシートは互いに逆転する分離手段としての分離ローラ１０６，１０７により１枚ずつ分離され、一番下に配置されたシート１０２ａが搬送路に沿って給紙される。給紙されたシート１０２ａは、搬送路を搬送されるシート１０２ａを挟むように配置された一対の光学センサ１０８，１０９により先端が検出される。
【００５４】
かかる検出がされると、必要な遅延を設けた後に、更に下流側でシート１０２ａを挟むように配置された一対の画像読み取り部１１０，１１１により、シート１０２ａの表裏面双方の画像が同時に読み取られる。
【００５５】
画像読み取り部１１０，１１１により読み取られたシート１０２ａの表裏面の画像は、後述する手順を経て最終的に光磁気ドライブユニット１１２内の記録手段である光磁気ディスク１１２ａに蓄積記憶される。
【００５６】
光学センサ１０８，１０９によりシート１０２ａの後端が検出され、同様に適当な遅延を設けた後にシート１０２ａの読み取りが終了すると、裁断手段としての裁断ローラ１１４，１１５が回転する。これにより、弓状に湾曲した搬送ガイド板１１３に沿って搬送されてきたシート１０２ａを細長い短冊状に裁断処理する。
【００５７】
裁断ローラ１１４，１１５により細長い短冊状に裁断処理された廃紙は、分別手段としての廃紙ガイド板１１６に沿って導かれ、装置の底面前方の比較的広いスペースが割り当てられた透明なプラスチック製の廃紙収納箱１１７内に落下して収納される。
【００５８】
廃紙収納箱１１７の外側には、発光部１１９と受光部１２０とからなる光学センサを用いた廃紙満杯検知センサが取り付けられており、裁断済みの廃紙が一杯になった場合には裁断を中断すると共に、操作パネル１０４上に満杯警告表示を行う。
【００５９】
廃棄装置４０が用紙を廃却する場合、まず廃却対象の用紙をスキャナ６１４が読み取る。そして読み取りが完了した用紙に対して廃棄手段６１６が廃棄を行なう。なお詳しくは後述するが、スキャナ６１４が読み取った用紙に対して廃却を許可されるまで廃棄手段６１６が廃棄処理を行なうのを待機することが可能に構成されている。
【００６０】
本実施形態の廃棄手段６１６は、用紙を細かく裁断することによって用紙の廃棄を実現しているが、用紙を融解したり焼却するなど他の廃棄方法でもよいものとする。
【００６１】
＜文書管理サーバ＞
図９は、文書管理サーバ７０のハードウェアの内部構成を示したものである。
【００６２】
図９において、文書管理サーバ７０は、ＲＯＭ７０２あるいは例えばハードディスクなどの大規模記憶装置７１１に記憶されたソフトウェアを実行するＣＰＵ７０１を備え、システムバス７０４に接続される各デバイスを総括的に制御する。ＲＡＭ７０３は、ＣＰＵ７０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。タイマ７１２は、文書管理サーバ７０内で現在時刻を認識するためのカウント処理を行う。
【００６３】
外部入力コントローラ（ＰＡＮＥＬＣ）７０５は、外部に接続された例えばキーボードなどの入力インターフェース手段７０９等からの指示入力を制御する。ディスプレイコントローラ（ＤＩＳＰＣ）７０６は、外部に接続された例えば液晶ディスプレイなど表示モジュール（ＤＩＳＰＬＡＹ）７１０の表示を制御する。
【００６４】
ディスクコントローラ（ＤＫＣ）７０７は、例えばハードディスクなどの大規模記憶装置７１１へのデータの読み取り、書込み処理を制御する。ネットワークインタフェースカード（ＮＩＣ）７０８は、ＬＡＮ２０を介して、他のネットワーク機器あるいはファイルサーバ等と双方向にデータをやりとりする。文書管理サーバ７０の上記構成を、パーソナルコンピュータやワークステーションを用いることによって実現することができる。
【００６５】
図８は、文書管理サーバ７０のシステム構成を示したものである。
【００６６】
図８において、文書管理サーバ７０は中央制御部７５０を備え、記録部７５１、ＵＩ制御部７５３、外部通信制御部７５５が接続されている。
【００６７】
記録部７５１は、大規模記憶装置７１１（図９参照）で構成され、文書データ７５６およびプリント照合データ７５７を含む。文書データ７５６は、ネットワークで接続されている複写機１０等の機器から文書データ保存時に送付される。プリント照合データ７５７は、印刷用紙等の廃棄の際に該印刷用紙等が廃棄管理の対象であることを確認するためのデータである。
【００６８】
ＵＩ制御部７５３は、キーボード７０９等からの指示入力を制御する外部入力コントローラ７０５および液晶ディスプレイ等の表示モジュール７１０の表示を制御するディスプレイコントローラ７０６で構成される。  外部通信制御部７５５は、ＬＡＮ２０を介して、他のネットワーク機器と双方向にデータのやりとりを制御するネットワークインタフェースカード７０８で構成される。
【００６９】
次に、文書データのサーバへの登録処理、文書データのプリント処理、文書データ削除処理、原稿の廃棄処理、印刷用紙（印刷物）およびプリント照合データの削除処理について説明する。
【００７０】
＜文書データの登録処理＞
まず、図１７を参照して、文書データのサーバへの登録処理を説明する。
【００７１】
ステップＳ１７０１〜ステップＳ１７０４は、複写機１０の処理を説明するフローチャート図である。
【００７２】
ステップＳ１７０１において、ユーザはスキャナ４１４に読み取り原稿用紙を載置する。ステップＳ１７０２では、ユーザは、タッチパネル４０９を操作して「カラー／白黒」などの原稿種類、文書のファイル名、文書データの保存期間を設定する。
【００７３】
ステップＳ１７０３では、スキャナ４１４で原稿を読み取り、文書データを文書管理サーバ７０に送信する。また、ステップＳ１７０２で設定したユーザ設定値を文書管理サーバ７０に送信する。
【００７４】
ステップＳ１７７１〜ステップＳ１７７３は、文書管理サーバ７０の処理を説明するフローチャート図である。
【００７５】
ステップＳ１７７１で、複写機１０から文書データ等を受信すると、ステップＳ１７７２では、文書管理サーバ７０の記録部７５１に受信した文書データを格納する。
【００７６】
ステップＳ１７７３では、ステップＳ１７７２で格納した文書データを特定するための元データＩＤ１００１を決定し、複写機１０に送信する。複写機１０側では、ステップＳ１７０４で、文書管理サーバ７０から送信された元データＩＤ１００１を受信して記録部４５１に格納する。元データＩＤ１００１は、複写機１０で原稿を読み取って文書管理サーバ７０に格納した文書データを一意に特定するために用いるＩＤである。
【００７７】
また、ステップＳ１７７３では、履歴管理サーバ３０に元データＩＤ１００１、文書データファイル名１００２および保存期間を送信し、元データＩＤ１００１を複写機１０にも送信する。
【００７８】
ステップＳ１７３０およびステップＳ１７３１は、履歴管理サーバ３０の処理を説明するフローチャート図である。
【００７９】
ステップＳ１７３０で、文書管理サーバ７０から送信された元データＩＤ１００１等を受信すると、ステップＳ１７３１に移行する。ステップＳ１７３１では、受信した元データＩＤ１００１及び文書データファイル名１００２を文書ファイル履歴管理テーブル（以下、文書履歴管理テーブルという）１０００（図１０）に格納し、データ登録日時１００３を設定する。また、受信した保存期間を、保存期間１００４に格納する。
【００８０】
＜文書履歴管理テーブル＞
ここで、履歴管理サーバ３０が管理する文書履歴管理テーブルについて説明する。
【００８１】
図１０は文書履歴管理テーブル１０００の一例を示す図である。文書履歴管理テーブル１０００は、履歴管理サーバ３０の履歴情報記録部５５２（物理的にはＨＤ５１１）に保存され、中央制御部５５０によって管理される。
【００８２】
文書履歴管理テーブル１０００は、１００１〜１００７の項目を有する。各項目について説明する。
【００８３】
元データＩＤ１００１は、文書管理サーバ７０に保存されている文書データを一意に特定するための識別子である。
【００８４】
文書データファイル名１００２は、文書データのファイル名である。図１７の例では、ステップＳ１７０２でユーザがタッチパネル４０９を操作して入力した文書データのファイル名に相当する。
【００８５】
データ登録日時１００３は、文書データが文書管理サーバ７０に登録された日時を示すデータである。
【００８６】
保存期間１００４は文書データの保存期間を示す。図１７の例では、ステップＳ１７０２でユーザがタッチパネル４０９を操作して入力した保存期間に相当する。
【００８７】
元データＩＤ１００１、文書データファイル名１００２、データ登録日時１００３、保存期間１００４は、文書管理サーバ７０から受信するデータである。
【００８８】
文書データ削除実施日時１００５は、文書管理サーバ７０に保存された文書データを文書管理サーバ７０から削除する日時である。この項目はデータ登録日時１００３と保存期間１００４をから算出される日時が設定される。
【００８９】
プリント残存枚数１００６は当該文書データから印刷出力され、廃棄処理されること無く現存している用紙の枚数を示す。プリント残存枚数１００６の算出の仕方については後述する。
【００９０】
原稿用紙廃棄日時１００７は文書管理サーバ７０に文書データを保存するのに用いた原本たる原稿用紙が廃棄された日時を示す。原稿用紙廃棄日時１００７への日時の入力については後に説明する。
【００９１】
＜文書データのプリント処理＞
次に、図１８を参照して、文書管理サーバ７０に登録された文書データのプリント時の処理を説明する。
【００９２】
ステップＳ１８０１〜ステップＳ１８０５は、複写機１０の処理を説明するフローチャート図である。
【００９３】
ステップＳ１８０１では、ユーザは、プリント条件「枚数、カラー／白黒、プリント用紙サイズ」をタッチパネル４０９を操作して設定する。
【００９４】
ステップＳ１８０２では、内部に記憶している元データＩＤ１００１をタッチパネル４０９に表示し、ユーザが選択して印刷実行指示を行なう。そして複写機１０は、文書管理サーバ７０に対して元データＩＤともに文書管理サーバに対して印刷を要求する情報を送信する。
【００９５】
ステップＳ１８０３では、文書管理サーバ７０から受信した文書データ及び文書データＩＤを図２０に示すようなフォーマット、すなわち、文書データのコンテンツに加えて、元データＩＤ１００１とプリントデータＩＤ１１０１を追加した形態でプリントする。プリントデータＩＤ１１０１については後述する。
【００９６】
ステップＳ１８０４では、ステップＳ１８０１で設定されたプリント条件を文書管理サーバ７０に送信する。なお、ステップＳ１８０４の処理はステップＳ１８０２で行っても良い。
【００９７】
ステップＳ１８０５では、プリントデータＩＤ１１０１より図１５で示すプリント照合データを算出し、文書管理サーバ７０に送信する。プリント照合データについては後に説明する。
【００９８】
ステップＳ１８７１〜ステップＳ１８７４は、文書管理サーバ７０の処理を説明するフローチャートである。
【００９９】
ステップＳ１８７１で、複写機１０から送信された元データＩＤ１００１とともに印刷要求を受信すると、ステップＳ１８７２に移行する。ステップＳ１８７２では、受信した元データＩＤ１００１から記録部７５１に記録されている文書データを特定し、プリントデータＩＤを決定して文書データとともに複写機１０に送信する。プリントデータＩＤは複写機１０からの印刷要求に基づいて当該印刷を一意に特定する識別子であり、文書管理サーバ７０が生成する。
【０１００】
ステップＳ１８７３では、複写機１０から受信したプリント条件をステップＳ１８７１で受信した元データＩＤとともに履歴管理サーバ３０に送信する。
【０１０１】
ステップＳ１８７４では、複写機１０から受信した図１５で示すプリント照合データを記録部７５１のプリント照合データ７５７に記録し、プリント照合データ管理テーブル１２００を更新する。プリント照合データ７５７については後に説明する。
【０１０２】
ここで、文書管理サーバ７０が管理するプリント照合データ管理テーブルについて説明する。
【０１０３】
図１２はプリント照合データ管理テーブル１２００の一例を示す図である。プリント照合データ管理テーブル１２００は、文書管理サーバ７０記録部７５１（物理的にはＨＤ７１１）に保存され、中央制御部７５０によって管理される。
【０１０４】
プリント照合データ管理テーブル１２００は１００１、１１０１、１２０１、１２０２の項目を有する。
【０１０５】
元データＩＤ１００１は、文書管理サーバ７０に保存されている文書データを一意に特定するための識別子である。文書履歴管理テーブル１０００が有する項目である元データＩＤ１００１と同じものである。
【０１０６】
プリントデータＩＤ１１０１は複写機１０からの印刷要求に基づいて当該印刷を一意に特定するために文書管理サーバ７０が生成する識別子である。
【０１０７】
プリント照合データファイル名はステップＳ１８７４で複写機１０から文書管理サーバ７０へ送信されるプリント照合データを特定するために生成するファイル名である。
【０１０８】
プリント照合データ削除日時１２０２は、後に説明する削除処理において、プリント照合データを削除した日時を示す項目である。
【０１０９】
図１８のフローの説明に戻る。ステップＳ１８３０およびステップＳ１８３１は、履歴管理サーバ３０の処理を説明するフローチャート図である。
【０１１０】
ステップＳ１８３０で、文書管理サーバ７０から送信されたプリント条件を受信すると、ステップＳ１８３１に移行する。ステップＳ１８３１では、受信したプリント条件をプリント履歴管理テーブル１１００に設定する。更に、文書履歴管理テーブル１０００のプリント残存枚数を印刷した枚数分加算する。なお、文書データは複数ページの文書であることも考えられるので、「プリント残存枚数」は「プリント残存部数」として管理しても良い。
【０１１１】
以上が文書管理サーバ７０に登録された文書データのプリント時の処理である。
【０１１２】
＜プリント照合データ＞
図１５を参照してプリント照合データについて説明する。
【０１１３】
図１５は、印刷した文書の特徴情報である、プリント照合データの一例を説明する図である。
【０１１４】
図１５に示すように、複写機１０は、文書データをプリントする場合に、印刷用紙の画像データのブロック毎の白黒比を算出する。プリント文書がカラー画像である場合には、カラー画像を白黒画像に変換してから白黒比を求めてもよい。この、ブロック毎の白黒比を記録したものがプリント照合データである。プリント照合データは文書の画像の特徴を示すデータとなる。図１２で説明したように、文書管理サーバ７０は文書データに関連付けてプリント照合データを記録しておく。後に説明する廃棄処理を行なう場合に、廃棄対象となる印刷用紙の画像から得られるプリント照合データと、文書管理サーバ７０が保持するプリント照合データとを比較する。これにより廃棄しようとする印刷用紙の画像と、文書管理サーバ７０が保存する文書データとの一致を確認することが可能なる。なお、図１５では画像データを複数の小さなブロックに分けてブロック毎に白黒比を求めている。このようにすることで、小さなブロック毎に一致／不一致の照合を行い、一致しているブロックが所定割合異常であればプリント照合データが一致するという判断を行なうことが可能になる。これは印刷用紙が部分的に破損したり汚損した場合でも文書データとの一致の確認を可能にするためである。
【０１１５】
＜プリント履歴テーブル＞
ここで、プリント履歴管理テーブルについて説明する。
【０１１６】
図１１は本実施形態におけるプリント履歴管理テーブルの一例を示す図である。
【０１１７】
プリント履歴管理テーブル１１００は、履歴管理サーバの履歴情報記録部５５２（物理的にはＨＤ５１１）に保存され、中央制御部５５０によって管理される。
【０１１８】
プリント履歴管理テーブルは１００１、１１０１、１１０２、１１０３、１１０４、１１０５、１１０６の項目を有する。
【０１１９】
元データＩＤ１００１は、文書管理サーバ７０に保存されている文書データを一意に特定するための識別子である。文書履歴管理テーブル１０００が有する項目である元データＩＤ１００１と同じものである。
【０１２０】
プリントデータＩＤは、プリントデータＩＤ１１０１は複写機１０からの印刷要求に基づいて当該印刷を一意に特定するために文書管理サーバ７０が生成する識別子であり、文書管理サーバ７０から取得する。
【０１２１】
解像度１１０２、レイアウト、１１０３、色設定１１０４、プリント日時１１０５はそれぞれプリントデータＩＤ１１０１で特定される印刷の設定値である。これら設定値はステップＳ１８０４でＭＦＰ１０から文書管理サーバ７０へ送信され、ステップＳ１８３０で文書管理サーバ７０から受信して得られるデータである。廃棄日時１１０６はプリントデータＩＤ１１０１で特定される印刷処理により出力された印刷用紙を廃棄装置４０で廃棄した日時を示す。
【０１２２】
＜廃棄、削除処理＞
以上説明した処理によって文書データが生成され、文書データから印刷出力された印刷用紙が生成される。次に、これらの文書データや原稿用紙や印刷用紙の廃棄処理について説明する。
【０１２３】
＜文書データの削除処理＞
次に、図１３を参照して、文書管理サーバ７０に保存された文書データの廃棄処理を説明する。
【０１２４】
図１３のステップＳ１３１０〜ステップＳ１３１３は、履歴管理サーバ３０の処理を説明するフローチャート図である。
【０１２５】
文書管理サーバ７０は、保存期間が終了した文書データ、すなわち文書データ削除実施日時に達した文書データは削除する。
【０１２６】
ステップＳ１３１０において、中央制御部５５０は、図１０で示す文書履歴管理テーブル１０００を参照し、文書データが文書データ削除実施日時に到達しているか否かを判断する。この判断は、文書履歴管理テーブル１０００を参照して、文書データ削除実施日時１００５に設定した日時に達した文書があるか否かをチェックすることである。削除実施日時に到達している文書が存在する場合、ステップＳ１３１１の処理を行う。
【０１２７】
ステップＳ１３１１において、削除実施日時に到達している文書データの元データＩＤを文書データ削除指令と一緒に、文書管理サーバ７０に送る。
【０１２８】
ステップＳ１３１２において、文書履歴管理テーブル１０００の元データＩＤに対応する、プリント残存枚数を参照し、プリント残存枚数が０であれば関連印刷用紙は廃棄済みとして、ステップＳ１３１３の処理を行う。また、プリント残存枚数が０以外であれば関連プリントは残存しているとしてステップＳ１３１３の処理は行わない。
【０１２９】
ステップＳ１３１３において、図１２に示すプリント照合データ管理テーブル１２００のプリント照合データを削除するため、プリント照合データを削除する指示を当該元データＩＤとともに文書管理サーバ７０に送る。
【０１３０】
図１３のステップＳ１３０１〜ステップＳ１３０３は、文書管理サーバ７０の処理を説明するフローチャート図である。
【０１３１】
ステップＳ１３０１において、中央制御部７５０は、履歴管理サーバ３０からの指令受信をし、文書データ削除指令を受信した際はステップＳ１３０２の処理を行い、プリント照合データ削除指令を受信した際はステップＳ１３０３の処理を行う。
【０１３２】
ステップＳ１３０２において、図１０で示す文書履歴管理テーブル１０００を参照して、履歴管理サーバ３０から受信した元データＩＤに対応する文書データを削除する。
【０１３３】
ステップＳ１３０３において、図１２で示すプリント照合データ管理テーブル１２００を参照して、元データＩＤに対応するプリント照合データを削除する。
【０１３４】
図１３のフローチャートを実行することで、保存期間の過ぎた文書データを確実に削除することが可能になる。また、文書データから印刷出力された用紙がまだ残存している場合にはプリント照合データは削除せずに残しておくことで、後に印刷用紙を廃棄する場合にその廃棄の管理を可能にする。
【０１３５】
＜原稿用紙の廃棄処理＞
次に、図１４を参照して、図１７の文書データの登録処理で用いた原稿用紙の廃棄処理を説明する。原稿用紙は文書管理サーバに保存した文書データの元となる用紙であり、いわば文書の原本に相当する。
【０１３６】
ステップＳ１４０１〜ステップＳ１４０５までは廃棄装置４０の処理、ステップＳ１４１０〜ステップＳ１４１３までは文書管理サーバ７０の処理、ステップＳ１４２０〜ステップＳ１４２２までは履歴管理サーバ３０の処理である。
【０１３７】
ステップＳ１４０１において、ユーザが廃棄装置４０に原稿用紙を載置してボタン６０９で廃棄開始を指示すると、ＵＩ制御部６５３を通じて廃棄指示を受け取った中央制御部６５０はデバイス制御部６５４を用いて原稿用紙の読み取り処理を実行する。これにより、原稿用紙から原稿用紙の特徴情報である、プリント照合データを算出する。  なお、原稿用紙には、図２０に示すような元データＩＤ１００１やプリントデータＩＤ１１０１といった付加画像は存在しない。廃棄装置４０は、読み取った用紙からこれら付加情報を検出できなかった場合には、当該用紙は文書管理サーバ７０に保存された文書から印刷された用紙ではなく、原本たる原稿用紙であると判定することができる。
【０１３８】
ステップＳ１４０２において、廃棄装置４０の中央制御部６５０は、原稿用紙のプリント照合データとともに廃棄要求を外部通信制御部６５５を通じて文書管理サーバ７０に送付する。
【０１３９】
一方、ステップＳ１４１０では、文書管理サーバ７０の外部通信制御部７５５を通じて廃棄装置４０から原稿用紙のプリント照合データと廃棄要求を受信する。文書管理サーバ７０の中央制御部７５０は、受信した照合データと、文書データとともに保存しているプリント照合データとを照合して一致する文書データを特定する。
【０１４０】
そして、廃棄装置４０から送られてきたプリント照合データと一致するプリント照合データを有する文書データがあるか否かを判別する。文書管理サーバ７０の中央制御部７５０は、外部通信制御部７５５を通じて照合結果を廃棄装置４０に送付する。
【０１４１】
ステップＳ１４０３において、廃棄装置４０の外部通信制御部６５５を通じて照合結果が通知され、照合結果が一致する場合は、ステップＳ１４０４において、中央制御部６５０は、デバイス制御部６５４を通じて原稿用紙を廃棄して、処理を終了する。一方、照合結果が一致しない場合は、ステップＳ１４０５において、中央制御部６５０は、ＵＩ制御部６５３を通じて液晶ディスプレイ等の表示モジュール６１０に廃却不適表示を行なう。
【０１４２】
ステップＳ１４１１において、文書管理サーバ７０の中央制御部７５０は、ステップＳ１４１０の照合結果が一致している場合は、ステップＳ１４１３の処理を行う。一致しない場合はステップＳ７０１へすすみ、廃棄装置４０からのデータ送信を待機する。
【０１４３】
ステップＳ１４１３において、ステップＳ１４１２で消去したプリント照合データに対応する元データＩＤと、原稿用紙が廃棄された旨を示す情報を履歴管理サーバ３０に送出する。
【０１４４】
ステップＳ１４２０において、履歴管理サーバ３０は、元データＩＤと原稿用紙が廃棄された旨を示す情報を受信すると、ステップＳ１４２２に移行する。ステップＳ１４２２では、履歴管理サーバ３０の中央制御部５５０は、図１０に示す文書履歴管理テーブル１０００の当該元データＩＤの原稿用紙廃棄日時に現日時を入力する。以上で、が原稿用紙廃棄処理である。図１４のフローチャートを実行することで、原稿用紙の廃棄を、対応する文書データや文書データから印刷された印刷用紙の廃棄と関連付けて、かつ区別して管理することが可能になる。
【０１４５】
＜印刷用紙の廃棄処理＞
次に、図１９を参照して、印刷用紙の廃棄処理を説明する。図１４では原稿用紙の廃棄処理について説明したが、図１９では原本たる原稿ではなく、文書データから印刷出力された複製たる印刷用紙の廃棄処理について説明する。
【０１４６】
ステップＳ１９０１〜ステップＳ１９０５は、廃棄装置４０の処理を説明するフローチャート図である。
【０１４７】
ステップＳ１９０１では、ユーザは、廃棄対象のプリント文書を廃棄装置４０の積載トレー１０１に載置する。
【０１４８】
ステップＳ１９０２では、廃棄装置４０の画像読み取り部１１０，１１１で原稿データを読み取り、図１５に示すプリント照合データ、及び図２０に示す元データＩＤ１００１とプリントデータＩＤ１１０１とを抽出し、文書管理サーバ７０に送信する。
【０１４９】
ステップＳ１９０３では、文書管理サーバ７０から送信されたプリント廃棄の判断結果を受信し、廃棄可であれば、ステップＳ１９０４に移行し、廃棄不可であれば、ステップＳ１９０５に移行する。
【０１５０】
ステップＳ１９０４では、廃棄装置４０の裁断ローラ１１４，１１５でプリント文書の廃棄処理を実行する。
【０１５１】
ステップＳ１９０５では、廃棄装置４０の表示モジュール６１０にプリント文書の廃却不可の旨を表示する。
【０１５２】
ステップＳ１９７１〜ステップＳ１９７４は、文書管理サーバ７０の処理を説明するフローチャート図である。
【０１５３】
ステップＳ１９７１で、廃棄装置４０から送信された元データＩＤ等を受信すると、ステップＳ１９７２に移行する。ステップＳ１９７２では、受信した元データＩＤ、プリントデータＩＤ、プリント照合データに基づき、プリント照合データ管理テーブル１２００を参照し、廃却装置４０に設定されたプリントが既登録のプリントか否かを判断する。そして、該判断結果を廃棄装置４０に送信する。
【０１５４】
ステップＳ１９７３では、記録部７５１のプリント照合データ７５７に記録されている該当するプリント照合データを削除する。
【０１５５】
ステップＳ１９７４では、プリント照合データ管理テーブル１２００の当該プリントデータＩＤに対応するプリント照合データ削除日時１２０２を設定し、プリントデータＩＤ及び廃棄日時を履歴管理サーバ３０に送信する。
【０１５６】
ステップＳ１９３０およびステップＳ１９３１は、履歴管理サーバ３０の処理を説明するフローチャート図である。
【０１５７】
ステップＳ１９３０で、文書管理サーバ７０から送信されたプリントデータＩＤ及び廃棄日時を受信すると、ステップＳ１９３１に移行する。ステップＳ１９３１では、受信したプリントデータＩＤに対応する廃棄日時１１０６の欄に受信した廃棄日時を入力することでプリント履歴管理テーブル１１００を更新する。そして、プリント履歴管理テーブル１１００を参照してプリントデータＩＤに対応する元データＩＤを特定する。そして、文書履歴管理テーブル１０００の当該元データＩＤに対応するプリント残存枚数を１減じる。以上で印刷用紙の廃棄処理が完了する。
【０１５８】
図１９のフローを実行することにより、文書データをもとに印刷出力した印刷用紙の廃棄を履歴管理サーバ３０が管理することが可能になる。
【０１５９】
以上説明したように、この実施形態では、文書データと該文書データに基づいて印刷出力されたプリント文書の双方の廃却管理を確実に実施することができる。
【０１６０】
また、文書管理サーバ７０で文書データを削除する際、該文書データを基にプリントされたプリント文書が廃棄されていないときは、未廃棄の印刷用紙の廃却処理を確認できる管理データを文書管理サーバ７０に残すようにしている。これにより、文書データの廃棄期限に到達し、文書データが削除された場合でも、文書データと印刷用紙との双方の廃却確認を実施することができる。
【０１６１】
なお、本発明は上記実施の形態に例示したものに限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲において適宜変更可能である。
【０１６２】
例えば、上記実施の形態では、文書管理サーバ７０と履歴管理サーバ３０の二種類のサーバを用いているが、各機能を統合した１つのサーバであってもよい。
【０１６３】
また、上記実施の形態では、廃棄装置４０を別装置としているが、複写機に廃棄装置４０が組み込まれた、シュッレッダー付複写機を用いてもよい。
【０１６４】
さらに、本発明の目的は、以下の処理を実行することによって達成される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出す処理である。
【０１６５】
この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施の形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード及び該プログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【０１６６】
また、プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、次のものを用いることができる。例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等である。または、プログラムコードをネットワークを介してダウンロードしてもよい。
【０１６７】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、上記実施の形態の機能が実現される場合も本発明に含まれる。加えて、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
【０１６８】
更に、前述した実施形態の機能が以下の処理によって実現される場合も本発明に含まれる。即ち、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれる。その後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行う場合である。
【図面の簡単な説明】
【０１６９】
【図１】本発明の実施の形態の一例であるネットワーク文書管理システムの概略構成を示す図である。
【図２】複写機のハードウェアの内部構成を示すブロック図である。
【図３】履歴管理サーバのハードウェアの内部構成を示すブロック図である。
【図４】廃棄装置のハードウェアの内部構成を示すブロック図である。
【図５】複写機のシステム構成を示すブロック図である。
【図６】履歴管理サーバのシステム構成を示すブロック図である。
【図７】廃棄装置のシステム構成を示すブロック図である。
【図８】文書管理サーバのシステム構成を示すブロック図である。
【図９】文書管理サーバのハードウェアの内部構成を示すブロック図である。
【図１０】文書ファイル履歴管理テーブルを示す図である。
【図１１】プリント履歴管理テーブルを示す図である。
【図１２】プリント照合データ管理テーブルを示す図である。
【図１３】文書データ削除時の処理を説明するフローチャート図である。
【図１４】原稿用紙の廃棄時の処理を説明するフローチャート図である。
【図１５】プリント照合データを説明する図である。
【図１６】廃棄装置の概略構成図である
【図１７】文書データのサーバへの登録処理を説明するフローチャート図である。
【図１８】文書データのプリント時の処理を説明するフローチャート図である。
【図１９】印刷用紙の廃棄処理を説明するフローチャート図である。
【図２０】文書データ及びプリントデータＩＤのプリント時のフォーマットを説明する図である。
【符号の説明】
【０１７０】
１０、１１、１２  複写機
２０  ＬＡＮ
３０  履歴管理サーバ
４０  廃棄装置
７０  文書管理サーバ
【図１】
2008158098.tif 000003
【図２】
2008158098.tif 000004
【図３】
2008158098.tif 000005
【図４】
2008158098.tif 000006
【図５】
2008158098.tif 000007
【図６】
2008158098.tif 000008
【図７】
2008158098.tif 000009
【図８】
2008158098.tif 000010
【図９】
2008158098.tif 000011
【図１０】
2008158098.tif 000012
【図１１】
2008158098.tif 000013
【図１２】
2008158098.tif 000014
【図１３】
2008158098.tif 000015
【図１４】
2008158098.tif 000016
【図１５】
2008158098.tif 000017
【図１６】
2008158098.tif 000018
【図１７】
2008158098.tif 000019
【図１８】
2008158098.tif 000020
【図１９】
2008158098.tif 000021
【図２０】
2008158098.tif 000022