(57)【要約】【課題】文書や電子メール作成時に、文書や電子メールを更新する毎に、更新文書や電子メールが適切であるかを文書や電子メール作成者に警告することを可能にする。【解決手段】文書作成機能を備えるとともに、作成される文書が適切なものとなるように支援する文書作成支援装置であって、警告条件となるキーワードが設定される警告条件設定手段と、警告表示を行う警告表示手段と、文書中の語が前記キーワードと一致するかを判定する警告条件合致判定手段と、入力に応じて文書を作成するとともに、作成文書が更新される毎に、該更新文書中に前記キーワードが存在するかの確認を前記警告条件合致判定手段により行い、存在する場合には前記警告表示手段により警告表示を行う文書作成手段と、を備える。【選択図】図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書作成機能を備えるとともに、作成される文書が適切なものとなるように支援する文書作成支援装置であって、
警告条件となるキーワードが設定される警告条件設定手段と、
警告表示を行う警告表示手段と、
文書中の語が前記キーワードと一致するかを判定する警告条件合致判定手段と、
入力に応じて文書を作成するとともに、作成文書が更新される毎に、該更新文書中に前記キーワードが存在するかの確認を前記警告条件合致判定手段により行い、存在する場合には前記警告表示手段により警告表示を行う文書作成手段と、を備えたことを特徴とする文書作成支援装置。
【請求項２】
電子メール作成機能を備えるとともに、作成される電子メールが適切なものとなるように支援する電子メール作成支援装置であって、
警告条件となるキーワードが設定される警告条件設定手段と、
警告表示を行う警告表示手段と、
電子メール中の語が前記キーワードと一致するかを判定する警告条件合致判定手段と、
入力に応じて電子メールを作成するとともに、作成電子メールが更新される毎に、該更新電子メール中に前記キーワードが存在するかの確認を前記警告条件合致判定手段により行い、存在する場合には前記警告表示手段により警告表示を行う電子メール作成手段と、を備えたことを特徴とする電子メール作成支援装置。
【請求項３】
請求項１または請求項２に記載の各手段をコンピュータ上に実現させるプログラム。
【請求項４】
請求項３記載のプログラムを格納した記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は文書作成の際に、作成文書の内容が適切なものとなるように支援する文書作成支援装置、および、電子メール作成支援装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
一般に公開される文書には不適切な表現が含まれないように配慮することが必要である。インターネットなどのネットワークを介して公開される文書や、電子メールなどの文書は、編集過程や印刷過程などで幾度かの検閲行われる刊行物と異なり、作成してすぐに公開、または配信することが可能なため、特に表現（電子メールにおいては送信先を含めて）について配慮することが重要となる。
【０００３】
上記のような表現や送信先のチェックを行う電子メールシステムが、特許文献１（特開２００２−２０７６７２号公報）に記載されている。図８は特許文献１に記載の電子メールシステムの要部構成を示すブロック図である。図８に示されるように、特許文献１に記載の電子メールシステムは、メール送信禁止条件設定手段８１１と、メール送信禁止条件合致判定手段８１２と、警告表示手段８１３と、送信制御手段８１４からなる電子メールソフト機能部８１０を備えている。
【０００４】
メール送信禁止条件設定手段８１１は、「メール送信禁止条件」を設定する。メール送信禁止条件合致判定手段８１２は、メール送信処理の開始後に、送信文書中の語にあらかじめ登録されたキーワードが合致し、かつ、送信しようとしている送信先アドレスが送信禁止対象であることを判別する。警告表示手段８１３は、送信文書が「メール送信禁止条件」に合致する場合に、送信しようとしている送信先アドレスにその送信文書を送信すべきでない旨の警告を表示する。送信制御手段８１４は、送信文書が複数の「メール送信禁止条件」のいずれかに合致する場合は、当該送信文書の送信を行わない。
【０００５】
すなわち、特許文献１に記載の技術では、警告表示は、当該送信文書中の語があらかじめ登録されたキーワードに合致し、かつ、送信先アドレスが送信禁止対象であるという、メール送信禁止条件に合致したと判定した場合に行われ、また、そのメール送信禁止条件判定および警告表示はメール送信操作の開始後に行われる。
【特許文献１】特開２００２−２０７６７２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
上述した特許文献１に開示される技術では、メール送信禁止条件判定および警告表示がメール送信開始後に行われる。このため、メール作成者が「メール送信禁止条件」に合致する送信文書を作成した場合、メール作成者はメール送信操作するまで作成したメールが「メール送信禁止条件」に合致することに気づくことはない。
【０００７】
メール作成者はメール送信操作を行った後、始めて「メール送信禁止条件」に合致する送信文書を作成したことに気づくこととなる。メール作成者は、その後、「メール送信禁止条件」に合致しないメールを再度作成しなければならないため、実際にメールを送るまで時間がかかるという問題点がある。この問題点は特許文献１に記載の技術を文書作成に当てはめた場合についても同様であり、一旦、文書を仕上げた後に書き換えることとなり、最終的に文書が仕上がるまでに時間がかかることとなる。
【０００８】
本発明は上述したような従来の技術が有する問題点に鑑みてなされたものであって、文書や電子メール作成時に、文書や電子メールを更新する毎に、更新文書や電子メールが適切であるかを文書や電子メール作成者に警告することのできる文書作成支援装置、および、電子メール作成支援装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明の文書作成支援装置は、文書作成機能を備えるとともに、作成される文書が適切なものとなるように支援する文書作成支援装置であって、
警告条件となるキーワードが設定される警告条件設定手段と、
警告表示を行う警告表示手段と、
文書中の語が前記キーワードと一致するかを判定する警告条件合致判定手段と、
入力に応じて文書を作成するとともに、作成文書が更新される毎に、該更新文書中に前記キーワードが存在するかの確認を前記警告条件合致判定手段により行い、存在する場合には前記警告表示手段により警告表示を行う文書作成手段と、を備えたことを特徴とする。
【００１０】
本発明の電子メール作成支援装置は、電子メール作成機能を備えるとともに、作成される電子メールが適切なものとなるように支援する電子メール作成支援装置であって、
警告条件となるキーワードが設定される警告条件設定手段と、
警告表示を行う警告表示手段と、
電子メール中の語が前記キーワードと一致するかを判定する警告条件合致判定手段と、
入力に応じて電子メールを作成するとともに、作成電子メールが更新される毎に、該更新電子メール中に前記キーワードが存在するかの確認を前記警告条件合致判定手段により行い、存在する場合には前記警告表示手段により警告表示を行う電子メール作成手段と、を備えたことを特徴とする。
【００１１】
本発明のプログラムは上記の各手段をコンピュータ上に実現させる。
【００１２】
本発明の記録媒体は上記のプログラムを格納する。
【発明の効果】
【００１３】
上記のように構成される本発明においては、文書や電子メール作成時に、更新された文書や電子メールについては、随時適切であるかが判定され、適切でない場合には警告表示がなされ、適切な文書および電子メールの作成を迅速に行うことができる効果がある。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
次に、発明を実施するための最良の形態について図面を参照して詳細に説明する。
【００１５】
図１を参照すると、本発明の第１の実施の形態は、プログラム制御により動作するコンピュータ１００として構成されている。コンピュータ１００は、キーボード等の入力装置１０１と、プログラム制御により動作するデータ処理装置１０２と、プログラムやデータ等の情報を記憶する記憶装置１０３と、ディスプレイ装置や印刷装置等の出力装置１０４とを含む。記憶装置１０３には、電子メールソフト機能部１１０が格納される。
【００１６】
図２は、コンピュータ１００の構成により実現される電子メールシステムの機能構成を示すブロック図である。同図において、コンピュータ１００における電子メールシステムを実現する電子メールソフト機能部１１０は、警告条件設定手段１１１、警告条件合致判定手段１１２、警告表示手段１１３、メール作成手段１１４を備える。
【００１７】
各手段は、それぞれ記憶装置１０３に格納されたプログラムによりコンピュータ１００上に構築されるもので、プログラムが適宜データ処理装置１０２によって処理されることによりコンピュータ１００上に構築される。その他の特徴として、警告条件設定手段１１１は入力装置１０１と出力装置１０４によって実現され、警告表示手段１１３は出力装置１０４によって実現され、メール作成手段１１４は入力装置１０１と出力装置１０４とによって実現される。
【００１８】
電子メールソフト機能部１１０を構成する各手段のそれぞれは、概略次のように動作する。
【００１９】
メール作成手段１１４は、メールの作成処理を行う。メール作成処理においては、メール作成者による操作により、メールの送信者、宛先、写し、件名といった送受信用の情報の指定や、添付する添付ファイルの指定およびメール本文の作成が行われる。メール作成手段１１４は、これらの送受信用の情報やメール本文および添付ファイルを送信文書として扱う。メール作成手段１１４は、メール作成のための画面における一定の操作や内部管理のタイマーにより発生するイベントを契機にして、送信文書が更新されている場合、警告条件合致判定手段１１２を呼び出す。
【００２０】
警告条件設定手段１１１には、キーワードが設定される。送信文書中の語が警告条件設定手段１１１に設定されたキーワードのいずれかと一致することが警告条件となる。
【００２１】
警告条件合致判定手段１１２は、送信文書が警告条件に合致するか否かを判別する。
【００２２】
警告表示手段１１３は、送信文書が「警告条件」に合致する場合に、送信文書が「警告条件」に合致する旨の警告を表示する。
【００２３】
次に、本実施の形態の全体の動作について図面を参照して詳細に説明する。
【００２４】
図３は、本実施の形態におけるメール作成処理の動作を示すフローチャートである。図３に示される処理は、例えば、送信文書の作成開始指示時にデータ処理装置１０２により実行される。
【００２５】
まず、メール作成者により作成される送信文書について、メール作成手段１１４は送信文書作成処理を実行し（ステップＡ１）、メール作成のための画面における一定の操作や内部管理のタイマーを契機とするイベントが発生したかを随時判別し（ステップＡ２）、イベントが発生していなければ送信文書作成処理（ステップＡ１）を継続し、イベントが発生した場合は送信文書が作成途中であるか判定する（ステップＡ７）。
【００２６】
送信文書の作成途中であれば、さらに前回の判定から送信文書が更新されたかを判定し（ステップＡ３）、更新されていなければ送信文書作成処理（ステップＡ１）へ戻る。先のステップＡ３において送信文書が更新されていれば、警告条件合致判定手段１１２による警告条件合致判定処理を実行し（ステップＡ４）、当該送信文書が警告条件に合致するか否かを判別する（ステップＡ５）。合致しない場合はそのまま送信文書作成処理を継続し（ステップＡ１）、合致する場合は後述する図４ステップＢ３で保存したキーワードを用いて警告表示手段１１３による警告表示を行ってから（ステップＡ６）送信文書作成処理を継続する（ステップＡ１）。
【００２７】
最後に、送信文書の作成途中であるか判定した際（ステップＡ７）、送信文書作成が終了した場合は終了する。
【００２８】
図４は、図３における警告条件合致判定処理（ステップＡ４）のフローチャートを示す。あらかじめ、警告条件設定手段１１１により記憶装置１０３に保持されたキーワードを用いて送信文書の語を検索し（ステップＢ１）合致するか否かを判定し（ステップＢ２）、合致しない場合はそのまま終了し、合致する場合は合致したキーワードを記憶装置１０３に保存し（ステップＢ３）、終了する。
【００２９】
図３において警告条件合致判定処理（ステップＡ４）の実行後、警告条件合致判定手段１１２が記憶装置１０３に保存（ステップＢ３）したキーワードが送信文書にあるかを判別し（ステップＡ５）、送信文書にキーワードがある場合には警告表示手段１１３はそのキーワードを整形等を適宜施し表示してメール作成者にそれを認識させる。
【００３０】
図５は、警告条件設定手段１１１で用いる、キーワードの追加・変更・削除を行う際に、出力装置１０４を構成するディスプレイ装置に表示される画面の一例を示す図である。キーワード１〜キーワード５を設定するための入力窓５０１〜５０５に設定されたキーワードは、キーワードを記憶装置１０３に保持される。なお、ここではキーワードの数を５とした表示例を示したが、実際には入力窓はスクロールし、任意の個数のキーワードが設定可能とされている。
【００３１】
警告条件合致判定手段１１２は記憶装置１０３に保持されているキーワードを警告条件のキーワードとして利用する。
【００３２】
次に、本実施の形態の効果について説明する。
【００３３】
本実施の形態では、警告条件合致判定および警告表示を送信文書の作成途中に実施するように構成されているため、送信文書が警告条件に合致するか否かをメール作成者が送信文書の作成中に認識できる。
【実施例】
【００３４】
次に、具体的な実施例を用いて本発明を実施するための最良の形態の動作を説明する。
【００３５】
図６に一例として示すように、記憶装置１０３に保持される警告条件の内部テーブル６００には、４つのキーワード「秘密文書」「取扱注意」「お客様名」「お客様住所」が登録領域６０１〜６０４に登録されている。
【００３６】
これらは、図５に一例として示した警告条件設定手段１１１で用いる、キーワードの追加・変更・削除を行う際に、出力装置１０４を構成するディスプレイ装置に表示される画面にて、キーワード１として入力窓５０１に「秘密文書」を、キーワード２として入力窓５０２に「取扱注意」を、キーワード３として入力窓５０３に「お客様名」を、また、キーワード４として入力窓５０４に「お客様住所」を指定して追加を行った結果、警告条件の内部テーブル６００の登録領域６０１、６０２、６０３、６０４の値として登録されたものである。
【００３７】
図７は、メール作成手段１１４がメール作成の際に、出力装置１０４を構成するディスプレイ装置に表示させる画面の一例を示す図である。
【００３８】
いま、メール作成処理が開始されたとする。
【００３９】
メール作成手段１１４は、ディスプレイ装置に図７に示すメール作成画面７００を表示させる。メール作成画面７００には、メール作成者に、メールの送信者、宛先、写し、件名といった送受信用の情報を入力する入力窓７０１〜７０５や、メールの本文を入力するための入力窓７０８、添付ファイルの指定を入力するための入力窓７０９が含まれ、これらの入力を促す（図３のステップＡ１）。
【００４０】
メール作成手段１１４は、各入力窓に入力された送受信用の情報やメール本文および添付ファイルを送信文書として扱う。
【００４１】
メール作成手段１１４は、メール作成のための画面における、一定の操作や内部管理のタイマーを契機とする、イベントの発生を判別できる。イベントとは、例えば、メール送信ボタン７０６やメール作成中止ボタン７０７の選択や添付ファイルの指定（入力窓７０９）やメール本文欄（入力窓７０８）における改行指定である。
【００４２】
メール作成手段１１４はイベントが発生したか随時判別し（図３におけるステップＡ２）、イベントが発生していなければ送信文書作成処理（ステップＡ１）を継続する。イベントが発生した場合は、送信文書が作成途中か否かを判別する（ステップＡ７）。メール作成者が図７のメール送信ボタン（入力窓７０６）を選択した場合、あるいは、メール作成中止ボタン（入力窓７０７）を選択して、送信文書作成を終了した場合には、送信文書作成途中の判定（ステップＡ７）によりそのまま終了し、そうでなければ、さらに前回の判定から送信文書が更新されたかを判定し（ステップＡ３）、更新されていなければ送信文書作成処理（ステップＡ１）へ戻る。
【００４３】
先のステップＡ３において送信文書が更新されていれば、警告条件合致判定処理（ステップＡ４）へ進む。
【００４４】
警告条件合致判定処理（ステップＡ４）においては、警告条件合致判定手段１１２は図４に示す処理を行う。
【００４５】
図４は、図３における警告条件合致判定処理（ステップＡ４）のフローチャートを示す。あらかじめ、警告条件設定手段１１１により記憶装置１０３に保持された、図６に示すようなキーワードを用いて送信文書の語を検索し（ステップＢ１）、キーワードと合致するか否かを判定し（ステップＢ２）、合致しない場合はそのまま終了し、合致する場合は合致したキーワードを記憶装置１０３に保持し（ステップＢ３）、終了する。
【００４６】
図３において警告条件合致判定処理（ステップＡ４）の実行後、警告条件合致判定手段１１２が記憶装置１０３に保持したキーワードがあるか判別し（ステップＡ５）、あれば警告表示手段１１３は図７の警告表示領域（７１０）にそのキーワードを整形等を適宜施し表示してメール作成者にそれを認識させる。
【００４７】
図５は、警告条件設定手段１１１で用いる、キーワードの登録画面の一例である。任意の個数のキーワードを記憶装置１０３に保持し、警告条件合致判定手段１１２から警告条件であるキーワードとして利用する。
【００４８】
上記のように構成される実施形態および実施例は電子メール作成装置としてのものである。キーワードとして送信が禁止されているアドレスを設定することにより、当該アドレスへの電子メールの送信を警告することができる。また、アドレスについては逆にキーワードが設定されているアドレス以外の場合に警告を表示することとしてもよい。このような構成とした場合には、送信が許可されている（キーワードが設定されている）アドレス以外に電子メールを送信使用とした場合に警告が表示されることとなる。
【００４９】
本発明の構成による作用、効果は、電子メール作成装置以外にも、文書作成を支援するための装置としても有効である。文書作成時に、文書を更新する毎に、更新文書に記憶装置１０３に保持されているキーワードがあるかが確認され、存在する場合には警告表示が行われるので、文書作成者は、文書作成中に随時作成している文書が適切なものであるかを確認することができる。
【００５０】
なお、前述したように、各手段は、コンピュータ１００上に構築されるもので、プログラムが適宜データ処理装置１０２によって処理されることによりコンピュータ１００上に構築される。プログラムは、記憶装置１０３に格納されているとして説明したが、このような構成の他に、CD-ROM、DVD-ROM、USBメモリなど携帯可能な記録媒体にプログラムを格納し、入力装置１０１を介してコンピュータに読み込ませる構成も挙げられ、本発明には、上記の各手段をコンピュータ上に実現するためのプログラムや該プログラムを格納する記録媒体も含まれる。
【産業上の利用可能性】
【００５１】
本発明によれば、電子メール作成時に特定のキーワードが送信文書に含まれることを警告する電子メール作成装置や、電子メール作成時に特定キーワードが送信文書に含まれることを警告する電子メールプログラムといった用途に適用できる。
【図面の簡単な説明】
【００５２】
【図１】本発明の第１の発明の一実施形態に係わる電子メールの作成制御装置の全体構成を示すブロック図である。
【図２】図１に示した電子メールソフト機能部の構成を示すブロック図である。
【図３】図１に示した実施形態の動作を示すフローチャートである。
【図４】図１に示した実施形態の動作を示すフローチャートである。
【図５】図１に示した実施形態による、電子メールソフトの警告条件の設定画面の一例を示す図である。
【図６】図１に示した実施形態による、警告条件の内部テーブルの一例を示す図である。
【図７】図１に示した実施形態による、電子メールソフトのメール作成画面の一例を示す図である。
【図８】従来例の要部構成を示すブロック図である。
【符号の説明】
【００５３】
１００    コンピュータ
１０１    入力装置
１０２    データ処理装置
１０３    記憶装置
１０４    出力装置
１１０    電子メールソフト機能部
１１１    警告条件設定手段
１１２    警告条件合致判定手段
１１３    警告表示手段
１１４    メール作成手段
５００    警告条件設定画面
５０１〜５０５    キーワード入力欄
６００    警告条件の内部テーブル
６０１〜６０５    登録領域
７００    メール作成画面
７０１〜７０５    入力窓
７０６    メール送信ボタン
７０７    メール作成中止ボタン
７０８    メール本文記入欄
７０９    添付ファイル指定欄
７１０    警告表示領域
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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