(57)【要約】【課題】複数の利用者が電子文書を更新する場合に、更新の競合を避けることのできる文書管理装置を提供する。【解決手段】複数の利用者のいずれかが使用する利用者装置から文書送信要求を受け付けた場合に、記憶された電子文書のうち要求された対象電子文書を利用者装置に対して送信するとともに、当該送信の履歴情報として、当該送信を要求した利用者、対象電子文書、及び当該送信の時期を関連づける情報を記憶し、複数の利用者のいずれかより、対象電子文書を、対象電子文書に基づいて編集された電子文書により更新する文書更新要求を受け付けた場合に、文書更新要求を行った利用者に対して対象電子文書を送信した時点より後に対象電子文書が更新されているか否かを、履歴情報に基づいて判定する文書管理装置である。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
１又は複数の電子文書を記憶する文書記憶手段と、
複数の利用者のいずれかが使用する利用者装置から文書送信要求を受け付けた場合に、前記文書記憶手段に記憶された電子文書のうち要求された対象電子文書を前記利用者装置に対して送信するとともに、当該送信の履歴情報として、当該送信を要求した利用者、前記対象電子文書、及び当該送信の時期を関連づける情報を記憶する文書送信手段と、
前記複数の利用者のいずれかより、前記対象電子文書を、前記対象電子文書に基づいて編集された電子文書により更新する文書更新要求を受け付けた場合に、前記文書更新要求を行った利用者に対して前記対象電子文書を送信した時点より後に前記対象電子文書が更新されているか否かを、前記履歴情報に基づいて判定する判定手段と、
を含むことを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
複数の利用者のいずれかが使用する利用者装置から文書送信要求を受け付けた場合に、記憶部に記憶された１又は複数の電子文書のうち要求された対象電子文書を前記利用者装置に対して送信するとともに、当該送信の履歴情報として、当該送信を要求した利用者、前記対象電子文書、及び当該送信の時期を関連づける情報を記憶する文書送信手段、及び
前記複数の利用者のいずれかより、前記対象電子文書を、前記対象電子文書に基づいて編集された電子文書により更新する文書更新要求を受け付けた場合に、前記文書更新要求を行った利用者に対して前記対象電子文書を送信した時点より後に前記対象電子文書が更新されているか否かを、前記履歴情報に基づいて判定する判定手段、
としてコンピュータを機能させるための文書処理プログラム。
【請求項３】
前記判定手段は、前記対象電子文書の更新が、前記文書更新要求を行った利用者とは異なる他の利用者からの文書更新要求に応じたものか否かをさらに判定する
ことを特徴とする請求項２記載の文書処理プログラム。
【請求項４】
前記判定手段は、過去の所定の期間にわたる前記履歴情報に基づいて判定を行う
ことを特徴とする請求項２又は３記載の文書処理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理装置及び文書処理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
電子文書を格納し、管理する文書管理装置が知られている。このような文書管理装置は、利用者の文書送信要求に応じて、格納されている電子文書をパーソナルコンピュータ等の利用者装置に送信する。利用者は、必要に応じて文書管理装置から送信された電子文書を編集し、文書管理装置に格納されている電子文書を自分が編集した電子文書により更新する文書更新要求を行う。文書管理装置は、利用者の文書更新要求に応じて、格納している電子文書を利用者が編集した電子文書に更新する。
【０００３】
このような文書管理装置においては、複数の利用者が同じ電子文書を編集して、当該電子文書を更新する場合に、後の利用者が更新を行うことによって、前の利用者が編集した編集内容が失われてしまうといった更新の競合が生じるおそれがある。このような問題を避けるため、例えば利用者が文書送信要求を行う際に、これから当該電子文書を編集することの指定（ロック指定）を行うことのできる技術がある（例えば特許文献１参照）。この場合、文書管理装置は、ロック指定の解除がなされるまで、他の利用者による当該電子文書の更新を制限する。
【特許文献１】特開２００２−１８２９５６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
本発明の目的は、複数の利用者が電子文書を更新する場合に、更新の競合を避けることのできる文書管理装置及び文書処理プログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
請求項１記載の発明は、文書管理装置であって、１又は複数の電子文書を記憶する文書記憶手段と、複数の利用者のいずれかが使用する利用者装置から文書送信要求を受け付けた場合に、前記文書記憶手段に記憶された電子文書のうち要求された対象電子文書を前記利用者装置に対して送信するとともに、当該送信の履歴情報として、当該送信を要求した利用者、前記対象電子文書、及び当該送信の時期を関連づける情報を記憶する文書送信手段と、前記複数の利用者のいずれかより、前記対象電子文書を、前記対象電子文書に基づいて編集された電子文書により更新する文書更新要求を受け付けた場合に、前記文書更新要求を行った利用者に対して前記対象電子文書を送信した時点より後に前記対象電子文書が更新されているか否かを、前記履歴情報に基づいて判定する判定手段と、を含むことを特徴とする。
【０００６】
請求項２記載の発明は、複数の利用者のいずれかが使用する利用者装置から文書送信要求を受け付けた場合に、記憶部に記憶された１又は複数の電子文書のうち要求された対象電子文書を前記利用者装置に対して送信するとともに、当該送信の履歴情報として、当該送信を要求した利用者、前記対象電子文書、及び当該送信の時期を関連づける情報を記憶する文書送信手段、及び前記複数の利用者のいずれかより、前記対象電子文書を、前記対象電子文書に基づいて編集された電子文書により更新する文書更新要求を受け付けた場合に、前記文書更新要求を行った利用者に対して前記対象電子文書を送信した時点より後に前記対象電子文書が更新されているか否かを、前記履歴情報に基づいて判定する判定手段、としてコンピュータを機能させるための文書処理プログラムである。
【０００７】
請求項３記載の発明は、請求項２記載の文書処理プログラムであって、前記判定手段は、前記対象電子文書の更新が、前記文書更新要求を行った利用者とは異なる他の利用者からの文書更新要求に応じたものか否かをさらに判定することを特徴とする。
【０００８】
請求項４記載の発明は、請求項２又は３記載の文書処理プログラムであって、前記判定手段は、過去の所定の期間にわたる前記履歴情報に基づいて判定を行うことを特徴とする。
【発明の効果】
【０００９】
請求項１及び２記載の発明によれば、格納済みの電子文書を利用者の一人が更新しようとする場合に、更新の競合が発生するか否かを判断でき、更新の競合を避けることができる。
【００１０】
請求項３記載の発明によれば、格納済みの電子文書を利用者の一人が更新しようとする場合に、他の利用者との間で発生する更新の競合を避けることができる。
【００１１】
請求項４記載の発明によれば、過去の所定の期間より前の時期に利用者に対して送信された電子文書により、電子文書の更新がなされることを防ぐことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下、本発明の実施の形態について、図面を参照しながら説明する。本発明の一実施形態に係る文書管理装置１は、図１に示すように、制御部１１と、記憶部１２と、通信部１３と、を含んで構成されている。また、ローカルエリアネットワークなどの通信手段を介して、複数の利用者装置２と接続されている。
【００１３】
制御部１１は、例えばＣＰＵ等であって、記憶部１２に格納されたプログラムに従って動作する。本実施形態において、制御部１１は、利用者装置２からの要求に応じて、記憶部１２への電子文書の格納や、記憶部１２から読み出した電子文書の送信を行う。本実施形態において制御部１１が実行する処理の例については、後述する。
【００１４】
記憶部１２は、ＲＡＭやＲＯＭ等のメモリ素子、ハードディスク等のディスクデバイスなどのコンピュータ読み取り可能な情報記憶媒体を含んで構成される。記憶部１２には、制御部１１により実行されるプログラムが格納される。このプログラムは、例えばインターネット等の電気通信回線を介して提供されてもよいし、例えばＣＤ−ＲＯＭやＤＶＤ−ＲＯＭ等のコンピュータ読み取り可能な各種の情報記憶媒体に格納されて提供されてもよい。また、記憶部１２は、制御部１１のワークメモリとしても動作する。
【００１５】
さらに本実施形態において、記憶部１２は、文書管理装置１の管理対象となる１又は複数の電子文書を記憶する。電子文書は、文書管理装置１による管理対象となる、コンピュータ読み取り可能な各種の電子情報である。電子文書は、テキストデータだけでなく、例えば図面データ、画像データ、音声データなどであってもよい。なお、以下では、文書管理装置１の記憶部１２に記憶された各電子文書を、保管文書という。
【００１６】
通信部１３は、例えばモデムやＬＡＮカード等の通信インタフェースである。通信部１３は、制御部１１からの指示に従って、通信手段を介して利用者装置２に対して情報を送信する。また、通信手段を介して利用者装置２から到来した情報を受け入れて、制御部１１に対して出力する。
【００１７】
利用者装置２は、例えばパーソナルコンピュータ等であって、文書管理装置１の利用者が使用する情報処理装置である。利用者装置２は、利用者の指示操作に従って、文書管理装置１に対して各種の処理要求を送信する。また、文書管理装置１から、当該処理要求に対する応答を受信する。本実施形態においては、複数の利用者が、それぞれ複数の利用者装置２のいずれかを介して、文書管理装置１を利用する。
【００１８】
次に、文書管理装置１が実現する機能について、図２の機能ブロック図の例に基づいて説明する。図２に示すように、文書管理装置１は、機能的に、文書送信部２１と、競合判定部２２と、文書更新部２３と、を含んで構成される。これらの機能は、制御部１１が記憶部１２に格納されたプログラムを実行することによって実現できる。
【００１９】
文書送信部２１は、利用者装置２から送信される文書送信要求を受け付ける。そして、受け付けた文書送信要求に応じて、要求された保管文書を利用者装置２に対して送信する。なお、以下では、利用者による文書送信要求の対象となった保管文書を対象文書（対象電子文書）という。
【００２０】
具体例として、まず利用者装置２は、利用者の指示に従って、文書管理装置１に利用者を識別する情報を送信することにより、文書管理装置１にログオンし、その利用を開始する。さらに利用者装置２は、利用者の指示に応じて、対象文書を特定する情報を含んだ文書送信要求を文書管理装置１に送信する。文書送信要求を受け付けた文書送信部２１は、要求された対象文書について設定されたアクセス権限情報を参照し、ログオンした利用者に対象文書をダウンロードする権限があるか否かを判定する。判定の結果、ダウンロード権限があると判定した場合、文書送信部２１は、利用者装置２に対して対象文書のデータを送信する送信処理を行う。これにより、利用者装置２は対象文書をダウンロードし、ダウンロードした対象文書のデータを記憶する。
【００２１】
また、文書送信部２１は、この送信処理の履歴情報として、対象文書の送信を要求した利用者と、対象文書と、送信を行った時期と、を関連づける情報を記憶する。
【００２２】
このような履歴情報を記憶する処理によって、文書管理装置１の記憶部１２には、利用者による各保管文書へのアクセスに関する履歴情報Ｌが蓄積される。図３は、文書管理装置１が記録する履歴情報Ｌの内容の一例を示す説明図である。図３の例においては、それぞれのアクセスについて、電子文書にアクセスした利用者を識別する利用者識別情報と、アクセス対象となった電子文書を特定する文書特定情報と、アクセスの種類（ダウンロード、新規登録、更新など）を示す情報と、アクセスを行った日時の情報と、が関連づけて記憶されている。図３の例においては、アクセス種類が「ダウンロード」となっているレコードが、文書送信部２１による送信処理の履歴情報である。また、図３では、順に番号の大きいものほど最近のアクセスの履歴情報であり、番号の小さいものほど古いアクセスの履歴情報となっている。なお、本実施例ではアクセスを行った日時の情報としたが、アクセスを行った月日の情報等の、アクセスを行った時期の情報であればよい。
【００２３】
また、図３の例においては、複数の利用者からのアクセス、また様々な種類のアクセスを一つの履歴情報Ｌで管理することとしているが、これに限らず履歴情報Ｌは利用者ごとに生成されてもよいし、またアクセスの種類ごとに生成されてもよい。あるいは、送信処理に関する履歴情報Ｌだけが記録されることとしてもよい。
【００２４】
以上説明した処理によって文書管理装置１から対象文書をダウンロードした利用者は、単に利用者装置２上でダウンロードした対象文書を参照するだけの場合もあるが、利用者装置２上で対象文書の編集作業を行い、その内容を更新する場合もある。この編集作業によって、利用者装置２は、元の対象文書から内容の変化した電子文書を生成する。このように、文書管理装置１から送信された対象文書に基づいて利用者によって編集された電子文書を、以下では編集済み文書という。
【００２５】
競合判定部２２は、利用者装置２から、保管文書のうちの一つの電子文書を、編集済み文書により更新する文書更新要求を受け付ける。文書更新要求には、文書の更新を要求する利用者（以下、更新要求利用者という）を特定する情報と、更新対象となる電子文書を特定する情報と、編集済み文書のデータと、が含まれている。
【００２６】
ここで、電子文書の更新とは、記憶部１２に記憶されている更新対象の電子文書を削除して、利用者装置２から送信された編集済み文書で置き換える処理であってよい。あるいは、編集済み文書を、更新対象の電子文書の新たな版（新規バージョン）として追加登録する処理であってもよい。いずれの場合であっても、複数の利用者による更新の競合が発生すると、更新対象となった電子文書の最新の版は、各々の利用者による編集内容を反映したものでなくなってしまうおそれがある。
【００２７】
文書更新要求を受け付けた競合判定部２２は、履歴情報Ｌに基づいて、複数の利用者による更新が競合するかを判定する競合判定処理を行う。具体的に、競合判定部２２は、更新対象の電子文書（すなわち、編集済み文書の編集元となった電子文書）を、文書送信部２１が対象文書として過去に更新要求利用者に対して送信した時点より後に、文書更新部２３による対象文書の更新が行われたか否かを、履歴情報Ｌに基づいて判定する。さらに競合判定部２２は、判定結果に応じて、更新対象の電子文書を更新するか否か決定する。なお、競合判定部２２が実行する処理の詳細については、後述する。
【００２８】
文書更新部２３は、競合判定部２２が電子文書の更新を行うと決定した場合に、文書更新要求の対象となった電子文書を、文書更新要求とともに送信された編集済み文書により更新する。これにより、更新対象となった電子文書の最新の版は、更新要求利用者による編集の結果が反映された編集済み文書となる。
【００２９】
また、文書更新部２３は、電子文書の更新を行った際に、更新要求利用者と、更新対象の電子文書と、更新時期と、を関連づける情報を履歴情報Ｌに追加してもよい。図３の例においては、アクセス種類が「更新」となっているレコードが、文書更新部２３による更新処理の履歴情報となっている。
【００３０】
以下では、競合判定部２２及び文書更新部２３によって実行される処理の具体例について、図４のフロー図を用いて説明する。
【００３１】
まず競合判定部２２は、利用者装置２から文書更新要求を受信する（Ｓ１）。そして、文書更新要求によって特定される更新対象の電子文書が、過去に更新要求利用者に対して送信された対象文書であるか否かを判定する（Ｓ２）。具体的には、履歴情報Ｌを検索して、過去に更新要求利用者が更新対象の電子文書をダウンロードした履歴が含まれているか否かを判定する。例えば記憶部１２に図３に例示した履歴情報Ｌが記憶されており、更新対象の電子文書が文書Ａ、更新要求利用者がユーザＵ２であるとすると、番号３で示されるレコードにより、更新対象の電子文書が過去にユーザＵ２に対して送信されていると判定できる。
【００３２】
Ｓ２の処理で、過去に更新要求利用者に対して更新対象の電子文書を送信した履歴があると判定した場合、さらに競合判定部２２は、当該履歴によって示される送信の時期と、更新対象の電子文書が過去に更新された時期と、を比較し、更新時期が送信時期よりも後か否かを判定する（Ｓ３）。ここで、更新対象の電子文書が過去に更新された時期は、各電子文書に関連づけて記憶されている更新時期の情報を参照して特定してもよいし、履歴情報Ｌに含まれる当該電子文書を更新した履歴によって示される時期の情報により特定してもよい。例えば前述の図３の例においては、文書ＡはユーザＵ１によって最後に更新されており、番号６で示されるレコードによって示されるアクセス日時が、文書Ａの更新時期となる。この時期は、ユーザＵ２に対して文書Ａが送信された送信時期よりも後である。
【００３３】
Ｓ３の処理によって、更新時期が送信時期よりも以前であると判定された場合、更新要求利用者が更新対象の電子文書をダウンロードした時点より後は、誰も当該電子文書を更新しておらず、更新の競合のおそれはないと考えられる。そこで、競合判定部２２は、当該電子文書の更新を行うと決定する。これに応じて、文書更新部２３は、更新対象となっている電子文書を編集済み文書により更新する（Ｓ４）。
【００３４】
Ｓ３の処理によって、更新時期が送信時期よりも後であると判定された場合、さらに当該更新を行った利用者が更新要求利用者とは異なる他の利用者であるか否かを判定する（Ｓ５）。前述した例においては、更新要求利用者はユーザＵ２であるのに対し、最後に文書Ａを更新したのはユーザＵ１なので、ユーザＵ２による文書Ａダウンロード後に他の利用者によって文書Ａの更新がなされていることになる。
【００３５】
Ｓ５の処理によって最後に更新を実行したのが更新要求利用者以外の他の利用者であると判定された場合、この他の利用者との間で、更新の競合が生じるおそれがある。そこで、競合判定部２２は、所定の内容の警告情報を、利用者装置２に対して送信することで、更新要求利用者に通知する（Ｓ６）。この警告情報には、更新対象の電子文書が更新要求利用者によるダウンロード後に更新されている旨のメッセージ情報のほか、当該更新の時期、当該更新を行った利用者に関する情報が含まれてよい。
【００３６】
このような警告情報が通知された場合、更新要求利用者は、利用者装置２に対する操作を行うことで、更新を行うか否かを指示する。競合判定部２２は、利用者装置２から送信される更新要求利用者の指示内容を受け付けて、受け付けた指示内容に応じて更新を行うか否かを決定する（Ｓ７）。すなわち、更新要求利用者から更新を行ってもよいとの指示があった場合には、そのまま更新処理を行う（Ｓ４）。一方、更新を行わない旨の指示があった場合には、更新を中止し、処理を終了する。
【００３７】
Ｓ５の処理によって最後に更新を実行したのが更新要求利用者であると判定された場合、他の利用者との間では更新の競合は生じないと考えられるため、競合判定部２２は、更新対象の電子文書を更新すると決定する。これに応じて、文書更新部２３は、更新対象となった電子文書の更新処理を行う（Ｓ４）。なお、ここでは過去の更新が同一人によるものである場合には更新を許可することとしたが、自分自身が過去に編集を行ったことを忘れて、改めて対象文書を編集し、更新しようとしてしまうこともあり得る。そこで、競合判定部２２は、更新要求利用者に対して更新対象の電子文書を送信した時点より後に、更新要求利用者自身によって当該電子文書が更新されている場合にも、Ｓ６の処理と同様に、警告情報を更新要求利用者に通知してもよい。この場合、Ｓ５の判定処理は不要となる。
【００３８】
一方、Ｓ２の処理において、過去に更新要求利用者に対して更新対象の電子文書を送信した履歴がないと判定された場合、利用者が更新対象の電子文書の指定を誤っている可能性も考えられる。そこで、競合判定部２２は、Ｓ６の処理とは別の、ダウンロード履歴が存在しないことに対応した警告情報を、更新要求利用者に通知する（Ｓ８）。Ｓ８の警告情報が通知された場合も、やはり更新要求利用者は、更新を行うか否かの指示を行う。この指示に応じて、競合判定部２２は、更新を行うか否かを決定する（Ｓ９）。この決定により、文書更新部２３が更新処理を行う（Ｓ４）か、又は更新処理が中止される。
【００３９】
なお、本発明の実施の形態は、以上説明した例に限られない。例えば上述した例においては、更新要求利用者が対象文書をダウンロードした後に対象文書の更新がなされている場合には、更新要求利用者に対して警告情報を通知することとしているが、これに限らず、例えば更新処理を必ず中止してもよいし、編集済み文書を新たな保管文書として新規登録してもよい。
【００４０】
また、以上の説明においては、履歴情報Ｌに含まれる全期間のダウンロード履歴を検索して、過去に更新要求利用者に対して対象文書を送信した送信時期を特定することとしている。しかし、対象文書をダウンロードした時期が非常に古い時期の場合、一般的に、このような対象文書に基づいて利用者が編集を行って文書の更新を行うことは考え難い。そこで、競合判定部２２は、過去の所定期間（例えば１年）にわたる履歴情報Ｌに基づいて、競合判定処理を行ってもよい。具体例として、競合判定部２２は、前述したＳ２の処理において、過去１年以内の履歴情報Ｌを検索することにより、更新対象の電子文書が過去１年以内に更新要求利用者に対して送信された対象文書であるか否かを判定する。そして、更新要求利用者が１年以上前にダウンロードした対象文書に基づいて編集した電子文書により更新を行おうとした場合には、警告情報を通知して、利用者の注意を促してもよい。
【図面の簡単な説明】
【００４１】
【図１】本発明の実施の形態に係る文書管理装置の構成例を表すブロック図である。
【図２】本発明の実施の形態に係る文書管理装置の機能例を表す機能ブロック図である。
【図３】本発明の実施の形態に係る文書管理装置によって記録される履歴情報の一例を示す説明図である。
【図４】本発明の実施の形態に係る文書管理装置が実行する処理の一例を示すフロー図である。
【符号の説明】
【００４２】
１  文書管理装置、２  利用者装置、１１  制御部、１２  記憶部、１３  通信部、２１  文書送信部、２２  競合判定部、２３  文書更新部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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