(57)【要約】【課題】新たに生成するフォルダに対してもアクセス権を容易に設定可能とするデータ処理装置の提供。【解決手段】電子メールを送受信可能な通信手段と、前記通信手段で受信した電子メールに係る情報を記憶する記憶手段と、受信した電子メールの情報を記憶させるフォルダを前記記憶手段に自動的に生成する制御手段とを有し、前記制御手段は前記フォルダを識別する識別子を自動的に生成することを特徴とするデータ処理装置。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールを送受信可能な通信手段と、前記通信手段で受信した電子メールに係る情報を記憶する記憶手段と、受信した電子メールの情報を記憶させるフォルダを前記記憶手段に自動的に生成する制御手段とを有し、前記制御手段は前記フォルダを識別する識別子と前記フォルダへのアクセスを可能とするアクセス権情報とを自動的に生成することを特徴とするデータ処理装置。
【請求項２】
受信した電子メールに係る情報のうち少なくとも発信者アドレス情報と件名情報と受信者アドレス情報とを取得し、取得した発信者アドレス情報と受信者アドレス情報とに基づいて発受信者アドレスフォルダを生成し、該発受信者アドレスフォルダに基づいて前記アクセス権情報を発信する前記制御手段を有することを特徴とする請求項１に記載のデータ処理装置。
【請求項３】
前記識別子は複数桁の、数字、又は文字、又は数字と文字の組み合わせ、で構成されていることを特徴とする請求項２に記載のデータ処理装置。
【請求項４】
前記受信した電子メールのうち、話題のきっかけとなる第１の電子メールの情報を記憶させる前記フォルダを前記記憶手段に自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする請求項１〜３のいずれか１項に記載のデータ処理装置。
【請求項５】
前記アクセス権情報を、前記識別子に少なくとも前記件名情報を付加して自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする請求項４に記載のデータ処理装置。
【請求項６】
前記アクセス権情報を、前記識別子に少なくとも前記件名情報と前記発信者アドレス情報とを付加して自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする請求項４に記載のデータ処理装置。
【請求項７】
前記アクセス権情報を、前記識別子に少なくとも前記件名情報と前記発信者アドレス情報と各受信者アドレス情報を付加して自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする請求項４に記載のデータ処理装置。
【請求項８】
前記フォルダの中に、同一の件名情報を有する電子メールに係る情報を記憶したサブフォルダを自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする請求項４〜７のいずれか１項に記載のデータ処理装置。
【請求項９】
前記フォルダの中に、前記第１の電子メールの情報に基づいて第１の前記サブフォルダを自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする請求項８に記載のデータ処理装置。
【請求項１０】
電子メールの情報のうち発信日時情報を取得する前記制御手段を有し、新たに取得した電子メールの発信日時情報がすでに取得した発信日時情報と異なる場合は、新たに取得した発信日時情報に基づいた新たな前記サブフォルダを自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする請求項９に記載のデータ処理装置。
【請求項１１】
新たに受信した電子メールの情報の発信者アドレス情報又は受信者アドレス情報が、すでに取得した発信者アドレス情報又は受信者アドレス情報と異なる場合は新たに取得した発信者アドレス情報又は受信者アドレス情報に基づいた新たな前記サブフォルダを自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする請求項９又は１０に記載のデータ処理装置。
【請求項１２】
新しい前記件名情報を取得すると新しい前記フォルダを前記記憶手段に生成し、新しいフォルダに対応する新しい識別子情報と新しいフォルダに対応する新しい前記アクセス権情報を生成する前記制御手段を有することを特徴とする請求項４〜１１のいずれか１項に記載のデータ処理装置。
【請求項１３】
前記アクセス権情報を、少なくとも第１の電子メールの返信メールの出席情報に応じて、自動的に前記通信手段で送信させる前記制御手段を有することを特徴とする請求項５〜１２のいずれか１項に記載のデータ処理装置。
【請求項１４】
前記アクセス権情報を、少なくとも受信者アドレス情報及び発信者アドレス情報に応じて、自動的に前記通信手段で送信させる前記制御手段を有することを特徴とする請求項５〜１２のいずれか１項に記載のデータ処理装置。
【請求項１５】
前記アクセス権情報を含む電子メールを前記通信手段により受信した場合、前記フォルダに記憶された情報の閲覧又は前記フォルダに記憶された情報への情報追加を可能とする前記制御手段を有することを特徴とする請求項５〜１４のいずれか１項に記載のデータ処理装置。
【請求項１６】
請求項１〜１５のいずれか１項に記載したデータ処理装置を有することを特徴とするデータ処理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
データ処理装置及びデータ処理システムに関し、特に電子メールを送受信可能なデータ処理装置及びデータ処理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来から複数のユーザーがアクセス可能な情報を管理する情報管理システムが知られており、例えば画像メモリに蓄積されている文書又はフォルダに対するアクセス権限を設定，変更，追加，又は消去するものが知られている（例えば特許文献１参照。）。
【特許文献１】特開２００６−８５６１７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかし、特許文献１に記載された画像形成装置のアクセス権限の設定方法はユーザー又はグループに与えるアクセス権限を記述した設定ファイルの記述内容に従って、元々作成済みのフォルダに対してアクセス権限を付与する方法であるため、新たに生成するフォルダには対応できず、またアクセス権の設定ファイルを作成するための煩わしさがあるという問題点があった。
【０００４】
本発明は上記問題点に鑑み、新たに生成するフォルダに対してもアクセス権を容易に設定可能とするデータ処理装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
１、電子メールを送受信可能な通信手段と、前記通信手段で受信した電子メールに係る情報を記憶する記憶手段と、受信した電子メールの情報を記憶させるフォルダを前記記憶手段に自動的に生成する制御手段とを有し、前記制御手段は前記フォルダを識別する識別子と前記フォルダへのアクセスを可能とするアクセス権情報とを自動的に生成することを特徴とするデータ処理装置。
【０００６】
２、受信した電子メールに係る情報のうち少なくとも発信者アドレス情報と件名情報と受信者アドレス情報とを取得し、取得した発信者アドレス情報と受信者アドレス情報とに基づいて発受信者アドレスフォルダを生成し、該発受信者アドレスフォルダに基づいて前記アクセス権情報を発信する前記制御手段を有することを特徴とする前記１項に記載のデータ処理装置。
【０００７】
３、前記識別子は複数桁の、数字、又は文字、又は数字と文字の組み合わせ、で構成されていることを特徴とする前記２項に記載のデータ処理装置。
【０００８】
４、前記受信した電子メールのうち、話題のきっかけとなる第１の電子メールの情報を記憶させる前記フォルダを前記記憶手段に自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする前記１〜３のいずれか１項に記載のデータ処理装置。
【０００９】
５、前記アクセス権情報を、前記識別子に少なくとも前記件名情報を付加して自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする前記４項に記載のデータ処理装置。
【００１０】
６、前記アクセス権情報を、前記識別子に少なくとも前記件名情報と前記発信者アドレス情報とを付加して自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする前記４項に記載のデータ処理装置。
【００１１】
７、前記アクセス権情報を、前記識別子に少なくとも前記件名情報と前記発信者アドレス情報と各受信者アドレス情報を付加して自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする前記４項に記載のデータ処理装置。
【００１２】
８、前記フォルダの中に、同一の件名情報を有する電子メールに係る情報を記憶したサブフォルダを自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする前記４〜７のいずれか１項に記載のデータ処理装置。
【００１３】
９、前記フォルダの中に、前記第１の電子メールの情報に基づいて第１の前記サブフォルダを自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする前記８項に記載のデータ処理装置。
【００１４】
１０、電子メールの情報のうち発信日時情報を取得する前記制御手段を有し、新たに取得した電子メールの発信日時情報がすでに取得した発信日時情報と異なる場合は、新たに取得した発信日時情報に基づいた新たな前記サブフォルダを自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする前記９項に記載のデータ処理装置。
【００１５】
１１、新たに受信した電子メールの情報の発信者アドレス情報又は受信者アドレス情報が、すでに取得した発信者アドレス情報又は受信者アドレス情報と異なる場合は新たに取得した発信者アドレス情報又は受信者アドレス情報に基づいた新たな前記サブフォルダを自動的に生成する前記制御手段を有することを特徴とする前記９又は１０項に記載のデータ処理装置。
【００１６】
１２、新しい前記件名情報を取得すると新しい前記フォルダを前記記憶手段に生成し、新しいフォルダに対応する新しい識別子情報と新しいフォルダに対応する新しい前記アクセス権情報を生成する前記制御手段を有することを特徴とする前記４〜１１のいずれか１項に記載のデータ処理装置。
【００１７】
１３、前記アクセス権情報を、少なくとも第１の電子メールの返信メールの出席情報に応じて、自動的に前記通信手段で送信させる前記制御手段を有することを特徴とする前記５〜１２のいずれか１項に記載のデータ処理装置。
【００１８】
１４、前記アクセス権情報を、少なくとも受信者アドレス情報及び発信者アドレス情報に応じて、自動的に前記通信手段で送信させる前記制御手段を有することを特徴とする前記５〜１２のいずれか１項に記載のデータ処理装置。
【００１９】
１５、前記アクセス権情報を含む電子メールを前記通信手段により受信した場合、前記フォルダに記憶された情報の閲覧又は前記フォルダに記憶された情報への情報追加を可能とする前記制御手段を有することを特徴とする前記５〜１４のいずれか１項に記載のデータ処理装置。
【００２０】
１６、前記１〜１５のいずれか１項に記載したデータ処理装置を有することを特徴とするデータ処理システム。
【発明の効果】
【００２１】
通信手段で受信した電子メールのうち話題のきっかけとなる第１の電子メールの情報に基づいてフォルダと該フォルダを識別する識別子とを記憶手段に自動的に生成し、更に識別子に電子メールの発信者アドレス情報等を付加したフォルダへのアクセスを可能とするアクセス権情報を生成し、該アクセス権情報を少なくとも受信者アドレス情報に応じて送信することにより、新たに生成するフォルダに対してもユーザー数にかかわらずアクセス権を容易に設定可能とするデータ処理装置を提供することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２２】
以下、本発明を実施するための最良の形態を図面を参照して説明する。なお、本発明の構成は以下の実施の形態に限定されるものではなく、本発明の技術的範囲内において適宜変更可能である。
【００２３】
以下、ある話題に関して開催された一連の会議に係る電子メール情報の場合を例にとって説明する。
【００２４】
本発明のデータ処理装置は、話題のきっかけとなる第１の会議の開催を通知する電子メールの情報に基づき、
（１）該電子メールに係る情報、即ち第１の会議の開催通知情報を格納したフォルダを自動的に生成し、
（２）フォルダを識別する識別子（識別コード）を自動的に生成し、
（３）電子メールのヘッダ部分から第１の会議に関係する人のアドレス情報を取得し、
（４）識別子にアドレスを付加した、フォルダへのアクセスを可能とするアクセス権を生成し、
（５）アドレス情報に応じてアクセス権を送信することで、アクセス権を受信した第１の会議に関係する者が第１の会議の開催通知情報を閲覧可能とするものである。
【００２５】
これにより、アクセス権の付与が自動的に行われ、従来のアクセス権の付与が煩わしいという問題点を解消するものである。
【００２６】
以下詳細に説明する。
【００２７】
図１はデータ処理装置に係る情報の流れを説明する説明図である。
【００２８】
データ処理装置１とメールサーバー２と複数の情報端末３とがデータ処理システムを構成している。
【００２９】
以下データ処理装置の理解を容易にするために、データ処理装置を中心としたデータ処理システムの、電子メールの情報を格納したフォルダの生成とそのアクセス権の生成に係る情報の流れについて説明する。
【００３０】
データ処理装置１にはＬＡＮ等によりメールサーバー２と複数の情報端末３（例えばＰＣ１、ＰＣ２、ＰＣ３、・・・）が接続されている。
【００３１】
そして、複数の情報端末３の各ユーザーにはメールアドレスが予め割り振られており、メールサーバー２を介して複数の情報端末３（ＰＣ１、ＰＣ２、ＰＣ３、・・・）間で電子メールにより情報の授受を可能としている。
【００３２】
データ処理装置１にもメールアドレスが予め割り振られており、情報端末３から当該メールアドレスを宛先とする電子メールを送信することにより情報端末３からデータ処理装置１に会議の開催通知の情報を送信することが可能とされている。
【００３３】
なお、図１では図を見やすくするためメールサーバー３を介する電子メール等の流れ線を省略している。
【００３４】
１、情報端末３のいずれかが（例えば情報端末ＰＣ１）発信した話題のきっかけとなる第１の電子メールＤＭ１（例えばテーマＡに係る会議の開催通知）をデータ処理装置１が受信する。
【００３５】
２、データ処理装置１は、受信した第１の電子メールＤＭ１に基づいて、第１の電子メールＤＭ１に係る第１フォルダｈ１を自動的に生成し、記憶手段Ｍに格納する。
【００３６】
ここで、第１の電子メールＤＭ１には少なくとも、第１の電子メールＤＭ１の発信者アドレス情報Ｊ１と受信者アドレス情報Ｊ２と件名情報Ｊ３とが含まれている。
【００３７】
なお、本実施形態においては、受信者アドレス情報Ｊ２にはデータ処理装置自己のメールアドレス（例えばＭＦＰ．Ｎｏ１０００＠ｋａｉｇｉ．ｋｏｎｉｃａｍｉｎｏｌｔａ．ｊｐ）も含まれるが、管理すべき受信者情報Ｊ２としてはデータ処理装置自己のメールアドレスは必ずしも含まれる必要はない。
【００３８】
３、データ処理装置１は、生成した第１フォルダｈ１に対する識別子ａ１を自動的に生成し、記憶手段Ｍに格納する。
【００３９】
４、情報端末３のいずれか（例えば情報端末ＰＣ２）において、受信者アドレス情報Ｊ２に記されたいずれかの受信者が第１の電子メールＤＭ１（例えばテーマＡに係る会議の開催通知）を受信する。
【００４０】
５、受信者アドレス情報Ｊ２に記された受信者は第１の電子メールＤＭ１（例えばテーマＡに係る会議の開催通知）に対する出欠情報Ｊ６を記載した第２の電子メールＤＭ２をデータ処理装置１に発信する。
【００４１】
６、データ処理装置１は、受信者アドレス情報Ｊ２に記された受信者からの第２の電子メールＤＭ２を受信して、受信者アドレス情報Ｊ２に記された受信者の出欠情報を取得し、各受信者に対する出欠情報を記憶手段Ｍに格納する。
【００４２】
７、データ処理装置１は、第１フォルダｈ１へのアクセスを可能とするアクセス権を自動的に生成し、記憶手段Ｍに格納する。
【００４３】
８、データ処理装置１は、生成したアクセス権を記載した第３の電子メールＤＭ３を、出席情報を返信した受信者に発信する。
【００４４】
なお、発信者と各受信者にアクセス権を記載した第３の電子メールＤＭ３を発信しても良い。
【００４５】
９、出席情報を返信した受信者、或いは発信者と各受信者は受信したアクセス権を入力することによりデータ処理装置１の第１フォルダｈ１にアクセスが可能となり第１フォルダｈ１の内容の閲覧が可能となる。
【００４６】
図２はデータ処理装置の電子メール情報の授受に係るブロック図である。
【００４７】
データ処理装置は、ＣＰＵ（セントラル・プロセッシング・ユニット）１０１と、各種の情報を一時的に格納可能な記憶手段であるＲＡＭ（ランダム・アクセス・メモリ）１０２とＲＯＭ（リード・オンリー・メモリ）１０３とＨＤＤ（ハード・ディスク・ドライブ）１０４と、ＨＤＤ１０４を制御するＨＤＤ制御手段１０５と、通信手段である電子メール送受信部１０６（以下通信手段を電子メール送受信部とも記す）と、電子メールの情報を管理（処理）する情報管理（処理）手段１０７と、これらを相互に接続するバス１０８と、を有している。
【００４８】
そして、ＣＰＵ１０１とＲＡＭ１０２とＲＯＭ１０３とＨＤＤ１０４とバス１０８とが制御手段１００に相当する。
【００４９】
ＲＯＭ１０３は予めデータ処理装置全体を制御するプログラムが記憶されており、ＣＰＵ１０１により該プログラムが逐次ＲＡＭ１０２に格納後読み出され、データ処理装置の制御が行われる。
【００５０】
ＲＡＭ１０２はバッテリーバックアップされ、ＣＰＵ１０１により電子メールに係る情報を含む各種の情報の、記憶と読み出しが行われる。
【００５１】
ＨＤＤ制御手段１０５はＣＰＵ１０１の制御の下にＨＤＤ１０４を制御して、電子メールに係る情報等各種情報の記憶と読み出しを行う。
【００５２】
電子メール送受信部１０６には外部のメールサーバー２０１と複数の情報端末３であるＰＣ（パーソナルコンピュータ）ＰＣ１〜ＰＣｎが接続されている。
【００５３】
なお、複数の情報端末３は電子メールの授受ができるもので有れば、例えば携帯端末や多機能端末等でも良い。
【００５４】
電子メール送受信部１０６は電子メールを送受信するメールクライアント〔例えばＯｕｔｌｏｏｋ  Ｅｘｐｒｅｓｓ（商標登録）〕により電子メールを送受信する。
【００５５】
なお、ＩＭＡＰ（Ｉｎｔｅｒｎｅｔ  Ｍｅｓｓａｇｅ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）方式がメール情報を取り出してもサーバー内に電子メール情報が残るので好ましい。
【００５６】
情報管理（処理）手段１０７はＣＰＵ１０１の制御の下、電子メール送受信部１０６で受信した、例えば前述の第１の電子メールＤＭ１等の電子メールに係る情報を管理（処理）する。
【００５７】
また、文字認識手段〔不図示〕を設け、ＣＰＵ１０１の制御の下に不図示のスキャナで読み取った例えば会議の開催通知をデジタルデータ化しても良い。
【００５８】
図３は話題のきっかけとなる第１の電子メールＤＭ１の１例を示す図である。
【００５９】
第１の電子メールＤＭ１には、発信者アドレス情報Ｊ１である発信者のメールアドレス（例えばＨＡＮＡＫＯ＠ｔｉｚａｉｂｕ．ｋｏｎｉｃａｍｉｎｏｌｔａ．ｊｐ）と、受信者アドレス情報Ｊ２である受信者のメールアドレス（例えばＴＡＲＯＵ＠ｔｉｚａｉｂｕ．ｋｏｎｉｃａｍｉｎｏｌｔａ．ｊｐ、ＩＷＡＯ＠ｔｉｚａｉｂｕ．ｋｏｎｉｃａｍｉｎｏｌｔａ．ｊｐ、ＳＡＢＵＲＯＵ＠ｋａｉｈａｔｕ．ｋｏｎｉｃａｍｉｎｏｌｔａ．ｊｐ、ＹＵＫＩＫＯ＠ｋａｉｈａｔｕ．ｋｏｎｉｃａｍｉｎｏｌｔａ．ｊｐ、ＭＦＰ．Ｎｏ１０００＠ｋａｉｇｉ．ｋｏｎｉｃａｍｉｎｏｌｔａ．ｊｐ）と、件名情報Ｊ３（例えば特許出願検討会）と、本文情報Ｊ４（例えば特許出願検討会を１２月１２日に行います。）と、発信日時情報Ｊ５（例えばＴｈｕｒｓｄａｙ，Ｄｅｃｅｍｂａｒ０７，２００６  ９：２０）とが含まれている。
【００６０】
以下にフロー図を参照してデータ処理装置１の制御について説明するが、特記のないものはデータ処理装置１の制御手段１００の制御の下、情報管理（処理）手段１０７により行われる。
【００６１】
なお、情報管理（処理）手段１０７を設けず、情報管理（処理）手段１０７の機能をプログラミングしてＲＯＭ１０２に記憶させＣＰＵ１０１に実行させても良い。
【００６２】
図４は話題のきっかけとなる第１の電子メールＤＭ１に係る受信情報に基づいてフォルダを作成する方法に係るフロー図である。
【００６３】
以下、電子メール送受信部１０６が受信した第１の電子メールＤＭ１に係る情報を記憶する第１フォルダｈ１の作成方法について図４を参照して説明する。
【００６４】
１、電子メールＤＭ１の受信（ステップＳ１０１）。
【００６５】
情報端末３のいずれかから（例えば情報端末ＰＣ１から）、データ処理装置１のＵＲＬを入力して発信された、電子メールＤＭ１を電子メール送受信部１０６で受信すると（Ｙｅｓ）、電子メールＤＭ１の情報を記憶手段Ｍに記憶させる。
【００６６】
受信しないと（Ｎｏ）、ステップＳ１０１を繰り返し実行する。
【００６７】
ここで、電子メールＤＭ１には少なくとも、電子メールＤＭ１の発信者アドレス情報Ｊ１と受信者アドレス情報Ｊ２（１又は複数）と件名情報Ｊ３とが含まれている。
【００６８】
なお、本文情報Ｊ４と発信日時情報Ｊ５が含まれていても良い。
【００６９】
本文情報を含むことにより例えばテーマＡに係る会議の内容を知ることが可能となる。
【００７０】
又、発信日時情報を含むことにより例えばテーマＡに係る会議或いはその後格納されたテーマＡに係る各種情報の発信時期を知ることが可能となる。
【００７１】
２、発信者アドレス情報Ｊ１、受信者アドレス情報Ｊ２、件名情報Ｊ３、本文情報Ｊ４、及び発信日時情報Ｊ５の取得（ステップＳ１０２）。
【００７２】
記憶させた電子メールＤＭ１の情報を読み出して、電子メールＤＭ１のヘッダ部Ｈｅの、Ｆｒｏｍ：以降に記された発信者アドレスを発信者アドレス情報Ｊ１として取得し、Ｔｏ：以降に記された受信者アドレスを受信者アドレス情報Ｊ２として取得し、Ｓｕｂｊｅｃｔ：以降に記された件名を件名情報Ｊ３として取得し、Ｄａｔｅ：以降に記された発信日時を発信日時情報Ｊ５として取得する。そしてメール本文を本文情報Ｊ４として取得し、これらを記憶手段Ｍに記憶させる。
【００７３】
３、過去のメールの件名と取得した件名の比較（ステップＳ１０３）。
【００７４】
記憶手段Ｍに記憶されている過去の電子メール情報の中の件名とステップＳ１０２で取得した件名情報Ｊ３とを比較する。
【００７５】
４、過去の電子メールの件名と取得した件名とが一致している場合（Ｙｅｓ）はすでに登録されている話題に関する電子メールの情報と判断してステップＳ１５０にジャンプする。一致していない場合（Ｎｏ）は例えば電子メールＤＭ１が話題のきっかけとなる第１の電子メール（例えばテーマＡに係る会議の開催通知）であると判断して新たな第１フォルダを生成するため次ステップに歩進する（ステップＳ１０４）。
【００７６】
５、新たな件名に対応するフォルダの生成（ステップＳ１０５）。
【００７７】
新たな件名を有する電子メールに対応する新たな第１フォルダｈ１を記憶手段Ｍに生成する。
【００７８】
６、第１フォルダｈ１の識別子の生成（ステップＳ１０６）。
【００７９】
第１フォルダｈ１の識別子ａ１を自動的に生成する。
【００８０】
識別子は少なくとも複数桁の数字を含み、過去に生成された識別子に継続した番号で設定される。
【００８１】
記憶手段Ｍには過去に生成されたフォルダに対する識別子が格納された識別子リストファイル（不図示）が記憶されている。
【００８２】
識別子の生成時に識別子のリストファイルを読み出して未使用の番号を第１フォルダｈ１の識別子ａ１として割り当てる。
【００８３】
なお、識別子ａ１は過去に生成された識別子と区別が可能で有れば良く、複数桁の数字に件名情報Ｊ３を付加したもの（例えば００１２３テーマＡに係る会議の開催通知）でも良く、複数桁の数字に件名情報Ｊ３と発信者アドレス情報Ｊ１を付加したもの（例えば００１２３テーマＡに係る会議の開催通知ＨＡＮＡＫＯ）でも良い。
【００８４】
７、第１の電子メールＤＭ１に対応するサブフォルダの生成（ステップＳ１０７）。
【００８５】
第１フォルダｈ１の中に、新たな件名を有する第１の電子メールＤＭ１に対応するサブフォルダｈ１−１を生成する。
【００８６】
８、サブフォルダｈ１−１に受信した電子メール情報の格納（ステップＳ１０８）。
【００８７】
ステップＳ１０２で記憶した発信者アドレス情報Ｊ１、受信者アドレス情報Ｊ２、件名情報Ｊ３、本文情報Ｊ４、及び発信日時情報Ｊ５を読み出して、これらの情報をサブフォルダｈ１−１に格納する。
【００８８】
又、発信者アドレス情報Ｊ１と受信者アドレス情報Ｊ２とを記憶させた発受信者アドレスフォルダ（不図示）を生成しても良い。
【００８９】
なお、電子メールに添付された添付ファイルの情報を読み出す、添付ファイル読み出し手段を設けても良く、受信した電子メールに添付ファイルが添付されている場合は添付ファイル読み出し手段（不図示）で添付ファイル情報を読み出して、サブフォルダｈ１−１に格納させるようにしても良い。
【００９０】
これにより、例えば会議議事録等が添付ファイルに添付されている場合でも、会議議事録をサブフォルダｈ１−１に付加することが可能となる。
【００９１】
９、件名が一致した過去のフォルダｈ２の中にサブフォルダｈ２−２を追加（ステップＳ１５０）。
【００９２】
過去に記憶されたフォルダを読み出して、件名が一致するフォルダを検索し、件名が一致したフォルダｈ２の中にサブフォルダｈ２−２を追加する。
【００９３】
これにより、すでに記憶されたフォルダに対しても情報の追加が可能となる。
【００９４】
また、ステップＳ１０２で記憶した発信日時情報を読み出して、読み出した発信日時情報とすでに取得した電子メールの発信日時情報と比較して、異なる場合は新たに取得した発信日時情報に基づいた新たなサブフォルダを自動的に生成するようにしても良い。
【００９５】
また、ステップＳ１０２で記憶した発信者アドレス情報及び受信者アドレス情報を読み出して、読み出した発信者アドレス情報及び受信者アドレス情報とすでに取得した電子メールの発信者アドレス情報又は受信者アドレス情報とを比較して、異なる場合は新たに取得した発信者アドレス情報又は受信者アドレス情報に基づいた新たな前記サブフォルダを自動的に生成するようにしても良い。
【００９６】
なおこれらの場合は、新しいフォルダに対応する新しい識別子情報と新しいフォルダに対応する新しいアクセス権情報を生成する。
【００９７】
１０、サブフォルダｈ２−２に受信した電子メール情報の格納（ステップＳ１５１）。
【００９８】
ステップＳ１０２で記憶した発信者アドレス情報Ｊ１、受信者アドレス情報Ｊ２、件名情報Ｊ３、本文情報Ｊ４、及び発信日時情報Ｊ５を読み出してサブフォルダｈ２−２に格納する。
【００９９】
これにより、すでに記憶されたフォルダに対しても新たな情報の追加が可能となる。
【０１００】
また、第１フォルダｈ１の中を階層構造としても良く、例えば第１フォルダｈ１の下層に発信者毎のサブフォルダを設けその下層に発信日時のサブフォルダを設けそれぞれのサブフォルダに当該電子メールの情報を記憶させても良い。
【０１０１】
以上により、第１の電子メールＤＭ１に対応するフォルダに、件名の異なる即ち他の話題に係る第１の電子メールＤＭ１と無関係の電子メールの情報のフォルダが混入することを防止でき、情報の混乱を防止できる。
【０１０２】
また、同一の件名を有する電子メール毎に１つのフォルダを自動的に生成し、生成したフォルダ毎に識別子を自動的に生成することが可能となり、フォルダと識別子の作成に係る煩わしさをなくし、作成に係る間違いの防止が図れる。
【０１０３】
また、話題のきっかけとなる第１の電子メールに係る情報を格納したフォルダの中に、第１の電子メールの件名情報と同一な件名を有する他の電子メール（例えば発信人、発信日時等が異なる電子メール）の情報を格納したサブフォルダを追加可能に設けたことにより、同一の件名を有する電子メールを基とした情報の一元管理が人手を煩わすことなく容易に可能となる。
【０１０４】
また、話題のきっかけとなる第１の電子メール情報を記憶したフォルダｈ１に、例えば後日他の発信者から発信された同一話題の電子メール情報を追加することが自動的に可能となり、情報の追加（蓄積）が可能となり情報の一元管理が人手を煩わすことなく容易に可能となる。
【０１０５】
図５は第１の電子メールＤＭ１に対する返信メールの１例を示す図である。
【０１０６】
第２の電子メールＤＭ２は第１の電子メールＤＭ１（例えばテーマＡに係る会議の開催通知）に対する返信電子メールである。
【０１０７】
第１の電子メールＤＭ１（例えばテーマＡに係る会議の開催通知）の受信者アドレス情報Ｊ２に記された受信者（例えばＴＡＲＯＵ）は第１の電子メールＤＭ１に対する出欠情報を記載した第２の電子メールＤＭ２をデータ処理装置１に発信する。
【０１０８】
なお、メールサーバー３を介して第１の電子メールＤＭ１の発信者（例えばＨＡＮＡＫＯ）にも発信しても良い。
【０１０９】
第２の電子メールＤＭ２には、発信者情報Ｊ６（例えばＴＡＲＯＵ＠ｔｉｚａｉｂｕ．ｋｏｎｉｃａｍｉｎｏｌｔａ．ｊｐ）と、受信者情報Ｊ７（例えばＨＡＮＡＫＯ＠ｔｉｚａｉｂｕ．ｋｏｎｉｃａｍｉｎｏｌｔａ．ｊｐ、ＭＦＰ．Ｎｏ１０００＠ｋａｉｇｉ．ｋｏｎｉｃａｍｉｎｏｌｔａ．ｊｐ）と、件名Ｊ８（例えばＲｅ：特許出願検討会）と、本文情報Ｊ９（出欠情報、例えば出席）と、発信日時情報Ｊ１０（例えばＦｒｉｄａｙ，Ｄｅｃｅｍｂａｒ０８，２００６  １０：２０）とが含まれている。
【０１１０】
図６は話題のきっかけとなる第１の電子メールＤＭ１に係る受信情報に基づいてアクセス権を設定する方法に係るフロー図である。
【０１１１】
以下、第１の電子メールＤＭ１に係る第１フォルダｈ１に対するアクセス権の設定方法について図６を参照して説明する。
【０１１２】
１、電子メールの受信監視（ステップＳ２０１）。
【０１１３】
情報端末３のいずれかから（例えば情報端末ＰＣ１から）発信された電子メールを受信すると（Ｙｅｓ）、電子メール送受信部１０６はこれを受信して、電子メール内容〔発信者情報Ｊ６（例えばＴＡＲＯＵ＠ｔｉｚａｉｂｕ．ｋｏｎｉｃａｍｉｎｏｌｔａ．ｊｐ）と、受信者情報Ｊ７（例えばＨＡＮＡＫＯ＠ｔｉｚａｉｂｕ．ｋｏｎｉｃａｍｉｎｏｌｔａ．ｊｐ、ＭＦＰ．Ｎｏ１０００＠ｋａｉｇｉ．ｋｏｎｉｃａｍｉｎｏｌｔａ．ｊｐ）と、件名情報Ｊ８（例えばＲｅ：特許出願検討会）と、本文情報Ｊ９（出欠情報、例えば出席）と、発信日時情報Ｊ１０（例えばＦｒｉｄａｙ，Ｄｅｃｅｍｂａｒ０８，２００６  １０：２０）と、〕を記憶手段Ｍに記憶させる。
【０１１４】
受信しないと（Ｎｏ）受信するのを待つ。
【０１１５】
２、返信メールの判断（ステップＳ２０２）。
【０１１６】
前述したステップＳ１０２で記憶手段Ｍに記憶させた第１の電子メールＤＭ１の件名情報Ｊ３（例えば特許出願検討会）を読み出し、ステップＳ２０１で記憶させた件名情報（例えばＲｅ：特許出願検討会）と比較する。
【０１１７】
そして、記憶させた件名情報Ｊ８（例えばＲｅ：特許出願検討会）に「Ｒｅ：」を含んでいれば返信メールと判断し、更に件名情報Ｊ３（例えば特許出願検討会）と記憶させた件名Ｊ８情報の「Ｒｅ：」以降（例えば「特許出願検討会」）が同一で有れば、受信した電子メールは第１の電子メールＤＭ１に対する返信メールの第２の電子メールＤＭ２であると判断する。
【０１１８】
３、受信した電子メールが第１の電子メールＤＭ１に対する返信メール（第２の電子メールＤＭ２）であると判断した場合（Ｙｅｓ）は次ステップに歩進し、第１の電子メールＤＭ１に対する返信メール（第２の電子メールＤＭ２）でないと判断した場合（Ｎｏ）はステップＳ２０９にジャンプする（ステップＳ２０３）。
【０１１９】
新たなフォルダを作成するために、「話題のきっかけとなる第１の電子メールＤＭ１に係る受信情報に基づいてフォルダを作成するフロー（図４参照）」のステップＳ１０１へジャンプする（ステップＳ２０９）。
【０１２０】
４、出欠情報の取得（ステップＳ２０４）。
【０１２１】
ステップＳ１０２で記憶手段Ｍに記憶させた本文情報Ｊ９（出欠情報）を読み出して「出席」又は「欠席」の文字情報を検索し、いずれかが検索された場合は当該者に「出席」又は「欠席」情報が有りと判断する。
【０１２２】
５、出欠情報の記憶（ステップＳ２０５）。
【０１２３】
ステップＳ２０４で検索された「出席」又は「欠席」情報（例えば出席）を発信者情報Ｊ６又は受信者情報Ｊ７と対応づけて記憶手段Ｍに記憶させる。
【０１２４】
６、アクセス権の設定（ステップＳ２０６）。
【０１２５】
下記図７又は図８のアクセス権の設定方法の詳細フロー（サブルーチン）にジャンプして第１の電子メールＤＭ１に係るフォルダｈ１へのアクセスを可能とするアクセス権の生成を行う。
【０１２６】
図７は第１の電子メールＤＭ１に対する第１のアクセス権の設定方法の詳細フローの図である。
【０１２７】
本フローは、前述のステップＳ２０６のアクセス権設定サブルーチンとして、出席情報の返信者にアクセス権の生成を行うもので、以下説明する。
【０１２８】
１、フォルダｈ１の識別子の読み出し（ステップＳ３０１）。
【０１２９】
ステップＳ１０８で生成した、複数桁の連番（例えば００１２３）で構成された第１フォルダｈ１の識別子、或いは、連番に件名情報Ｊ３と発信者アドレス情報Ｊ１とを付加した構成の（例えば００１２３テーマＡに係る会議の開催通知ＨＡＮＡＫＯ）第１フォルダｈ１の識別子を読み出す。
【０１３０】
２、ステップＳ２０４で「出席」情報が有りと判断された発信者又は受信者の返信メール（第２の電子メールＤＭ２）の、「Ｆｒｏｍ：」と「＠」に挟まれた名前部分（例えばＴＡＲＯＵ）を抽出する（ステップＳ３０２）。
【０１３１】
３、ステップＳ３０１で読み出した識別子（例えば、００１２３テーマＡに係る会議の開催通知ＨＡＮＡＫＯ）にステップＳ３０２で抽出した名前部分（例えばＴＡＲＯＵ）を付加して（例えば、００１２３テーマＡに係る会議の開催通知ＨＡＮＡＫＯＴＡＲＯＵ）フォルダｈ１へのアクセスを可能とするパスワード、即ちアクセス権を設定し、記憶手段Ｍに記憶させる（ステップＳ３０３）。
【０１３２】
これにより、出席者のみにアクセス権の設定が可能となり、例えば会議に出席する直接の関係者のみにアクセス権の設定が可能となる。
【０１３３】
図８は第１の電子メールＤＭ１に対する第２のアクセス権の設定方法の詳細フローの図である。
【０１３４】
本フローは、前述のステップＳ２０６のアクセス権設定サブルーチンとして、第１の電子メールＤＭ１に係る全員にアクセス権の生成を行うもので、上述した第１のアクセス権の設定方法を採るか第２のアクセス権の設定方法を採るかは、不図示の操作パネル或いはプログラムにより事前に設定されている。
【０１３５】
１、フォルダｈ１の識別子の読み出し（ステップＳ３１１）。
【０１３６】
ステップＳ１０８で生成した、複数桁の連番（例えば００１２３）で構成された第１フォルダｈ１の識別子、或いは、連番に件名情報Ｊ３と発信者アドレス情報Ｊ１とを付加した（例えば００１２３テーマＡに係る会議の開催通知ＨＡＮＡＫＯ）第１フォルダｈ１の識別子を読み出す。
【０１３７】
２、ステップＳ１０２で取得した発信者アドレス情報Ｊ１（例えばメールアドレス「ＨＡＮＡＫＯ＠ｔｉｚａｉｂｕ．ｋｏｎｉｃａｍｉｎｏｌｔａ．ｊｐ」）と、データ処理装置自己のアドレスを除く受信者アドレス情報Ｊ２（例えばメールアドレス「ＴＡＲＯＵ＠ｔｉｚａｉｂｕ．ｋｏｎｉｃａｍｉｎｏｌｔａ．ｊｐ、ＩＷＡＯ＠ｔｉｚａｉｂｕ．ｋｏｎｉｃａｍｉｎｏｌｔａ．ｊｐ、ＳＡＢＵＲＯＵ＠ｋａｉｈａｔｕ．ｋｏｎｉｃａｍｉｎｏｌｔａ．ｊｐ、ＹＵＫＩＫＯ＠ｋａｉｈａｔｕ．ｋｏｎｉｃａｍｉｎｏｌｔａ．ｊｐ」）との、「＠」の前の名前部分（例えばＴＡＲＯＵ、ＩＷＡＯ、・・・）を抽出する（ステップＳ３１２）。
【０１３８】
なお、ステップＳ１０８で記憶させた発受信者アドレスフォルダを読み出して、該発受信者アドレスフォルダに記憶されたアドレス情報の「＠」の前の名前部分（例えばＴＡＲＯＵ、ＩＷＡＯ、・・・）を抽出するようにしても良い。
【０１３９】
３、ステップＳ３０１で読み出した識別子（例えば、００１２３テーマＡに係る会議の開催通知ＨＡＮＡＫＯ）に、ステップＳ３０２で抽出した名前部分（例えばＴＡＲＯＵ、ＩＷＡＯ、・・・）を付加してフォルダｈ１へのアクセスを可能とするパスワード、即ちアクセス権を設定する（例えば、「００１２３テーマＡに係る会議の開催通知ＨＡＮＡＫＯＴＡＲＯＵ」、「００１２３テーマＡに係る会議の開催通知ＨＡＮＡＫＯＩＷＡＯ」、・・・）（ステップＳ３１３）。
【０１４０】
これにより、出席者のみならず欠席者のアクセス権の設定が可能となり、例えばたまたま出席できなかった関係者にもフォルダｈ１のアクセス権の設定が可能とできる。
【０１４１】
図９はアクセス権情報を格納したアクセス権リストサブフォルダの１例を示す図である。
【０１４２】
アクセス権リストサブフォルダｈ１−４には生成したアクセス権情報Ｊ１１（例えば００１２３テーマＡに係る会議の開催通知ＨＡＮＡＫＯＴＡＲＯＵ）が格納されている。
【０１４３】
図６のアクセス権を設定する方法に係るフロー図に戻り、
７、アクセス権情報を格納したアクセス権リストサブフォルダｈ１−４の生成（ステップＳ２０７）。
【０１４４】
フォルダｈ１の中にアクセス権リストサブフォルダｈ１−４（図９）を生成し、その中にステップＳ３０３又はステップＳ３１３で設定したアクセス権（例えば、００１２３テーマＡに係る会議の開催通知ＨＡＮＡＫＯＴＡＲＯＵ、・・・・、００１２３テーマＡに係る会議の開催通知ＨＡＮＡＫＯＹＵＫＩＫＯ）を順次記憶させる。
【０１４５】
図１０は第１の電子メールＤＭ１に対するアクセス権の配布メールの内容の１例を示す図である。
【０１４６】
第１の電子メールＤＭ１に対する第１フォルダｈ１へのアクセス権を配布する図１０に示す電子メール（第３の電子メールＤＭ３）は、電子メールＤＭ１に関するフォルダのパスワードを記載したパスワード記載部ＰＷ（例えば００１２３テーマＡに係る会議の開催通知ＨＡＮＡＫＯＴＡＲＯＵ）と、特許出願検討会に関するフォルダの場所情報を示すＵＲＬを記載したＵＲＬ部ＵＲＬ（例えばｈｔｔｐ／／ＷＷＷ．ｋｏｎｉｃａｍｉｎｏｌｔａ．ｔｈｅｍａ．ｈ１．ｊｐ）とを有している。
【０１４７】
図６のアクセス権を設定する方法に係るフロー図に戻り、
８、アクセス権の配布（ステップＳ２０８）。
【０１４８】
データ処理装置１は、アクセス権の配布を行う電子メール（第３の電子メールＤＭ３：図１０）を自動的に生成し、ステップＳ２０６でアクセス権の設定を行った者に対して、メールサーバー３を介して配布する。
【０１４９】
なお、第１の電子メールＤＭ１に係る全員（送信者と受信者）にアクセス権の配布を行う電子メールを配布しても良い。
【０１５０】
又、第３の電子メールＤＭ３を表示する画像情報は記憶手段Ｍに記憶されており、パスワード記載部ＰＷの「ＨＡＮＡＫＯ＊＊＊＊」の「＊＊＊＊」に相当する部分に、配布する者の発信者情報（例えばＴＡＲＯＵ＠ｔｉｚａｉｂｕ．ｋｏｎｉｃａｍｉｎｏｌｔａ．ｊｐ）の＠以前の「ＴＡＲＯＵ」が挿入される。
【０１５１】
図１１は第１の電子メールＤＭ１に係るフォルダｈ１の閲覧方法のフロー図である。
【０１５２】
以下に、フォルダｈ１に格納された情報を閲覧する方法について説明する。
【０１５３】
１、電子メールの受信を待ち（Ｎｏ）、受信すると（Ｙｅｓ）電子メールの情報を記憶手段Ｍに記憶し、次ステップに歩進する（ステップＳ４０１）。
【０１５４】
２、アクセス権リストサブフォルダｈ１−４の読み出し（ステップＳ４０２）。
【０１５５】
アクセス権リストサブフォルダｈ１−４に格納されたアクセス権情報を読み出す。
【０１５６】
３、アクセス権リストサブフォルダｈ１−４に、受信メールのアクセス権情報と同一のアクセス権有無比較（ステップＳ４０３）。
【０１５７】
ステップＳ４０１で記憶した電子メールの情報からアクセス権情報を読み出し、アクセス権リストサブフォルダｈ１−４に格納されたアクセス権情報の中に取り出したアクセス権情報と同一のアクセス権情報が含まれているか比較する。
【０１５８】
４、同一のアクセス権情報が有った場合（Ｙｅｓ）は次ステップに歩進し、ない場合（Ｎｏ）はステップＳ４０６にジャンプする（ステップＳ４０４）。
【０１５９】
５、第１フォルダｈ１へのアクセス了承（ステップＳ４０５）。
【０１６０】
第１フォルダｈ１に格納された情報を読み出して第１フォルダｈ１内部の情報の閲覧を可能とする。
【０１６１】
６、第１フォルダｈ１へのアクセス禁止（ステップＳ４０６）。
【０１６２】
アクセス権を有しない者からのアクセスと判断して第１フォルダｈ１へのアクセスを禁止する。
【０１６３】
例えば、「第１フォルダｈ１へのアクセスは禁止されました」等のアナウンスを電子メールの発信者に対して自動的に返信しても良い。
【０１６４】
フォルダｈ１に対するアクセス権を設定することで、アクセス権を持たない者からのフォルダｈ１に対するアクセスを禁止でき、セキュリティーの向上（情報の漏洩防止）が図れる。
【０１６５】
また、アクセス権の設定及び配布を自動的に行わせることにより、アクセス権設定ファイル作成に係る間違いの防止や、アクセス権の設定・配布に係る手動操作の煩わしさを軽減できる。
【０１６６】
また、アクセス権を有する者で有れば、話題のきっかけとなる第１の電子メール情報を記憶したフォルダｈ１内に格納された他者の電子メール情報も閲覧可能となり、第１の電子メール情報に関する様々な情報の共有化が図れる。
【０１６７】
また、上述したデータ処理装置を中心としたデータ処理システムにより、話題のきっかけとなる第１の電子メール情報を記憶したフォルダｈ１内に格納された全ての情報がアクセス権の入力によりどの情報端末３からでも閲覧可能となり、第１の電子メール情報に関する様々な情報の共有化が図れる。
【０１６８】
以上、ある話題に関して開催された一連の会議に係る電子メール情報を例にとって説明したが、例えばある傷病に係る一連の病歴に係る電子メール情報や、ある機器や車両に係る一連の整備（修理）に係る電子メール情報等であっても好適に応用できることは言うまでもない。
【図面の簡単な説明】
【０１６９】
【図１】データ処理装置に係る情報の流れを説明する説明図である。
【図２】データ処理装置の電子メール情報の授受に係るブロック図である。
【図３】話題のきっかけとなる第１の電子メールＤＭ１の１例を示す図である。
【図４】話題のきっかけとなる第１の電子メールＤＭ１に係る受信情報に基づいてフォルダを作成する方法に係るフロー図である。
【図５】第１の電子メールＤＭ１に対する返信メールの１例を示す図である。
【図６】話題のきっかけとなる第１の電子メールＤＭ１に係る受信情報に基づいてアクセス権を設定する方法に係るフロー図である。
【図７】第１の電子メールＤＭ１に対する第１のアクセス権の設定方法の詳細フローの図である。
【図８】第１の電子メールＤＭ１に対する第２のアクセス権の設定方法の詳細フローの図である。
【図９】アクセス権情報を格納したアクセス権リストサブフォルダの１例を示す図である。
【図１０】第１の電子メールＤＭ１に対するアクセス権の配布メールの内容の１例を示す図である。
【図１１】第１の電子メールＤＭ１に係るフォルダｈ１の閲覧方法のフロー図である。
【符号の説明】
【０１７０】
１  データ処理装置
２  メールサーバー
３  情報端末
１００  制御手段
１０６  電子メール送受信部
１０７  情報管理（処理）手段
ａ１  識別子
ＤＭ１  第１の電子メール
ＤＭ２  第２の電子メール
ＤＭ３  第３の電子メール
ｈ１  第１フォルダ
ｈ１−１  サブフォルダ
Ｊ１  発信者情報
Ｊ２  受信者情報
Ｊ３  件名情報
Ｊ４  本文情報
Ｊ５  発信日時情報
Ｊ１１  アクセス権情報
Ｍ  記憶手段
【図１】
2008186239.tif 000003
【図２】
2008186239.tif 000004
【図３】
2008186239.tif 000005
【図４】
2008186239.tif 000006
【図５】
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【図６】
2008186239.tif 000008
【図７】
2008186239.tif 000009
【図８】
2008186239.tif 000010
【図９】
2008186239.tif 000011
【図１０】
2008186239.tif 000012
【図１１】
2008186239.tif 000013