(57)【要約】【課題】システム停止時間を短縮できる配送管理システム、監視サーバ、印刷管理端末、付属品発注プログラム、印刷管理プログラムを提供する。【解決手段】プリンタＰと、該プリンタＰに印刷用データを出力するクライアント２と、該プリンタＰを監視する監視サーバ４と、配送管理サーバ５とを備える配送管理システム１において、監視サーバ４は、プリンタ状況を取得し、プリンタＰの付属品の発注が必要であるか否かを判断し、発注が必要であると判断した際に、該付属品の発注要求を送信する。配送管理サーバ５は、付属品が発注された際に付属品の送品リストを作成し、該送品リストを電子メールにてクライアント２に送信する。クライアント２は、外部から受信した電子メールが、配送管理サーバ５から送信された送品リストであるか否かを判断し、送品リストであると判断した際に、該電子メールのうち所定印刷範囲をプリンタＰに出力する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
プリンタと、該プリンタに印刷用データを出力する印刷管理端末と、該プリンタを監視する監視サーバと、該プリンタの付属品の配送管理を行う配送管理サーバとを備える配送管理システムにおいて、
前記監視サーバは、
プリンタの状況を取得し、前記プリンタの付属品の発注が必要であるか否かを判断する発注判断手段と、
前記付属品の発注が必要であると判断した際に、該付属品の発注処理を行う付属品発注手段とを備え、
前記配送管理サーバは、
前記付属品が発注された際に前記付属品の送品リストを作成し、該送品リストを電子メールにて前記印刷管理端末に送信する発送リスト送信手段を備え、
前記印刷管理端末は、
外部から受信した電子メールが、前記配送管理サーバから送信された前記送品リストであるか否かを判断し、該電子メールが前記送品リストであると判断した際に、該電子メールのうち所定印刷範囲を前記プリンタに出力する自動印刷制御手段と
を備えたことを特徴とする配送管理システム。
【請求項２】
請求項１に記載の配送管理システムにおいて、
前記監視サーバの前記付属品発注手段は、前記付属品の発注が必要であると判断した場合に、ユーザが用いるクライアント端末に該付属品の交換予告を送信し、該クライアント端末から該付属品の発注承認を受信した際に、前記配送管理サーバに発注内容を送信することを特徴とする配送管理システム。
【請求項３】
プリンタを監視する監視サーバにおいて、
プリンタの状況を取得し、前記プリンタの付属品の発注が必要であるか否かを判断する発注判断手段と、
前記付属品の発注が必要であると判断した際に、該付属品の発注処理を行う付属品発注手段とを備えることを特徴とする監視サーバ。
【請求項４】
プリンタに印刷用データを出力する印刷管理端末において、
外部から受信した電子メールが、自動印刷対象の送品リストであるか否かを判断し、該電子メールが前記送品リストであると判断した際に、該電子メールのうち所定印刷範囲を前記プリンタに出力する自動印刷制御手段を備えたことを特徴とする印刷管理端末。
【請求項５】
プリンタを監視する監視サーバを用いて、該プリンタの付属品を発注するための付属品発注プログラムであって、
前記監視サーバを、
プリンタの状況を取得し、前記プリンタの付属品の発注が必要であるか否かを判断する発注判断手段と、
前記付属品の発注が必要であると判断した際に、該付属品の発注処理を行う付属品発注手段として機能させることを特徴とする付属品発注プログラム。
【請求項６】
プリンタに印刷用データを出力する印刷管理端末を用いて、該プリンタの付属品の配送管理を行うための印刷管理プログラムであって、
前記印刷管理端末を、
外部から受信した電子メールが、自動印刷対象の送品リストであるか否かを判断し、該電子メールが前記送品リストであると判断した際に、該電子メールのうち所定印刷範囲を前記プリンタに出力する自動印刷制御手段として機能させることを特徴とする印刷管理プ
ログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、配送管理システム、監視サーバ、印刷管理端末、付属品発注プログラム、印刷管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来より、プリンタ、クライアント等から構成されるプリントシステムが構築されている。プリントシステムは利用頻度が高く、障害等により停止すると、業務に滞りが生じる他、状況把握や消耗品の発注等の負担がユーザにかかるため、高い稼働率が求められている。
【０００３】
プリントシステムが停止する要因としては、ユーザの作業ミス等の要因の他、プリンタのトナー消耗、部品破損、用紙切れ等によるシステム要因がある。プリントシステムの停止時間を短縮化するには、このシステム要因をできるだけ排除する必要がある。このため、エラー通知を外部に送信するプリンタや、ロール紙の長さを長くしてロール紙交換頻度を少なくするプリンタ等、様々なプリントシステムが提案されている。
【０００４】
例えば、特許文献１には、消耗品の在庫を予測し、その予測に応じてセールスドライバーに消耗品の販売又は回収を促すシステムが記載されている。このシステムでは、消耗品の在庫をサーバのデータベースに格納された過去の消耗品の販売状況に基づき予測している。また、セールスドライバーは、ユーザから消耗品の発注を受けると、携帯端末を用いてサーバに消耗品の発注を行う。
【特許文献１】特開２００２−２６９１７８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
上記したシステムでは、消耗品を常に備蓄できる利点を有するが、消耗品の在庫を、プリンタの利用状況に関わらず過去の販売データに基づいて予測するため、セールスドライバーの訪問が、消耗品の購入をユーザが所望するタイミングと合致しない可能性がある。即ち、予測に反して消耗品の消費速度が速く、消耗品を使い切ってしまった場合、ユーザは消耗品の発注を行わなければならず、最悪の場合にはプリントシステムが停止してしまう。一方、消耗品の在庫が多いにも関わらずセールスドライバーが訪問を行い、ユーザが消耗品を購入した場合には、消耗品のストックを格納するためのスペースを常に確保しなければならない。例えば店舗等、特にスペースが限られている所では、消耗品が無くなる直前に新たな消耗品が配送されることが望ましい。
【０００６】
本発明は、上記問題点に鑑みてなされたものであり、その目的は、システム停止時間を短縮できる配送管理システム、監視サーバ、印刷管理端末、付属品発注プログラム、印刷管理プログラムを提供することにある。
【０００７】
また、本発明の別の目的は、ユーザの手間を軽減できる配送管理システム、監視サーバ、印刷管理端末、付属品発注プログラム、印刷管理プログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明は、プリンタと、該プリンタに印刷用データを出力する印刷管理端末と、該プリンタを監視する監視サーバと、該プリンタの付属品の配送管理を行う配送管理サーバとを備える配送管理システムにおいて、前記監視サーバは、プリンタの状況を取得し、前記プ
リンタの付属品の発注が必要であるか否かを判断する発注判断手段と、前記付属品の発注が必要であると判断した際に、該付属品の発注処理を行う付属品発注手段とを備え、前記配送管理サーバは、前記付属品が発注された際に前記付属品の送品リストを作成し、該送品リストを電子メールにて前記印刷管理端末に送信する発送リスト送信手段を備え、前記印刷管理端末は、外部から受信した電子メールが、前記配送管理サーバから送信された前記送品リストであるか否かを判断し、該電子メールが前記送品リストであると判断した際に、該電子メールのうち所定印刷範囲を前記プリンタに出力する自動印刷制御手段とを備えた。
【０００９】
この発明によれば、監視サーバによりプリンタの状況を監視し、備品の発注が必要であるか否かを判断し、発注が必要である場合に発注を送信し、付属品が発送される際に送品リストが自動印刷されるので、システムの停止時間を減少するとともに、プリンタを用いるユーザの手間を軽減することができる。
【００１０】
この配送管理システムにおいて、前記監視サーバの前記付属品発注手段は、前記付属品の発注が必要であると判断した場合に、ユーザが用いるクライアント端末に該付属品の交換予告を送信し、該クライアント端末から該付属品の発注承認を受信した際に、前記配送管理サーバに発注内容を送信する。
【００１１】
この発明によれば、ユーザに交換予告を送信し、交換が許可された際に発注を行うので、ユーザの希望により沿ったタイミングで発注を行うことができる。
本発明は、プリンタを監視する監視サーバにおいて、プリンタの状況を取得し、前記プリンタの付属品の発注が必要であるか否かを判断する発注判断手段と、前記付属品の発注が必要であると判断した際に、該付属品の発注処理を行う付属品発注手段とを備える。
【００１２】
この発明によれば、監視サーバは、プリンタの状況を監視し、備品の発注が必要であるか否かを判断し、発注が必要である場合に発注要求を送信するので、システムの停止時間を減少するとともに、発注業務にかかる手間を軽減することができる。
【００１３】
本発明は、プリンタに印刷用データを出力する印刷管理端末において、外部から受信した電子メールが、自動印刷対象の送品リストであるか否かを判断し、該電子メールが前記送品リストであると判断した際に、該電子メールのうち所定印刷範囲を前記プリンタに出力する自動印刷制御手段を備えた。
【００１４】
この発明によれば、プリンタの付属品の発注が必要である場合に発注要求を送信し、付属品が発送される際に送品リストが自動印刷されるので、プリンタを用いるユーザの手間を軽減することができる。
【００１５】
本発明は、プリンタを監視する監視サーバを用いて、該プリンタの付属品を発注するための付属品発注プログラムであって、前記監視サーバを、プリンタの状況を取得し、前記プリンタの付属品の発注が必要であるか否かを判断する発注判断手段と、前記付属品の発注が必要であると判断した際に、該付属品の発注処理を行う付属品発注手段として機能させる。
【００１６】
この発明によれば、監視サーバは、プリンタの状況を監視し、備品の発注が必要であるか否かを判断し、発注が必要である場合に発注要求を送信するので、システムの停止時間を減少するとともに、発注業務にかかる手間を軽減することができる。
【００１７】
本発明は、プリンタに印刷用データを出力する印刷管理端末を用いて、該プリンタの付属品の配送管理を行うための印刷管理プログラムであって、前記印刷管理端末を、外部か
ら受信した電子メールが、自動印刷対象の送品リストであるか否かを判断し、該電子メールが前記送品リストであると判断した際に、該電子メールのうち所定印刷範囲を前記プリンタに出力する自動印刷制御手段として機能させる。
【００１８】
この発明によれば、プリンタの付属品の発注が必要である場合に発注要求を送信し、付属品が発送される際に送品リストが自動印刷されるので、プリンタを用いるユーザの手間を軽減することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１９】
以下、本発明を具体化した一実施形態を図１〜図７に従って説明する。本実施形態では、配送管理システム１を、プリンタＰがそれぞれ設置された各店舗Ｓと、各店舗ＳにプリンタＰの付属品を配送する物流センターＣとに用いられるシステムとして説明する。尚、プリンタシステムが構築される場所であれば店舗Ｓ以外でもよく、オフィスや教育機関等でもよい。また、本実施形態では、プリンタＰのトナー、インクカートリッジや、ロール紙、カット紙等を含む消耗品や、定期的な交換の必要があるプリンタＰの部品等を合わせて付属品という。
【００２０】
まず図１に従って、配送管理システム１の概略を説明する。配送管理システム１は、各店舗Ｓにそれぞれ設置されたクライアント端末としてのクライアント２、プリンタＰ、メールサーバ３、監視サーバ４と、物流センターＣに設置された配送管理サーバ５及び管理者端末６とを備えている。各端末は、各種データをＷＡＮ（Wide Area Network）やＶＰ
Ｎ（Virtual Private Network）等のネットワークＮを介して互いにデータを送受信可能
に接続されている。
【００２１】
クライアント２は、店舗Ｓの担当者（以下、店舗担当者という）が入力操作する端末であって、各店舗Ｓ内に単数又は複数設置されている。メールサーバ３には、各店舗担当者のアカウントが登録され、各アカウントに対応するメールフォルダ等を有している。メールサーバ３は、クライアント２から送信された電子メールを外部に送信し、外部から受信した電子メールを宛先の店舗担当者のメールフォルダに記憶する。また、プリンタＰの付属品を発注する際に、店舗担当者はクライアント２を用いて発注の承認を行うと、クライアントは発注が確定したと判断して、配送管理サーバ５に発注内容が送信される。
【００２２】
また、クライアント２は、メールサーバ３を介して外部から電子メールを受信すると、予め定められた自動印刷条件を参照し、自動印刷条件を満たす場合には電子メールのメール本文及び添付ファイルの少なくとも一方をプリンタＰに自動的に出力して印刷を行う。本実施形態では、メール送信元が物流センターＣであること、且つ電子メールに送品リストのファイルが添付されていることが自動印刷条件として設定されている。電子メールが自動印刷条件を満たす場合には、クライアント２は、電子メールに添付された送品リストとメール本文をプリンタＰに出力する。送品リストは、店舗Ｓが物流センターＣに発注した付属品のリストであって、配送予定日が確定したとき等の所定のタイミングで配送管理サーバ５により発行される。
【００２３】
プリンタＰは、レーザプリンタや、カット紙に印刷を行うインクジェットプリンタ、大判用紙を印刷可能な大型インクジェットプリンタ等であるが、プリンタの種類は特に限定されない。また、本実施形態では、プリンタＰは、ＭＩＢ（Management Information Base）を有する機種である。
【００２４】
監視サーバ４は、プリンタＰの状態を監視する機能を有する。監視サーバ４は、プリンタＰからＭＩＢ情報等を取得し、例えばトナー残量が所定量以下となった状態、部品の交換が必要である状態を検出するとともに、紙詰まりといったエラーを検出し、モニタリン
グ結果をログとして記憶する。また、例えばトナー残量や用紙等の消耗品が所定量以下となった場合には、クライアント２に対し、発注の必要がある消耗品の種類、個数等を通知し、発注の承認を促す。さらに、ローラや、レーザユニット等、定期的に交換しなければならない部品の耐久期間が経過した際には、交換する部品の種類、個数等を通知する。又は部品損傷等による印刷不良をプリンタＰが検出した場合、監視サーバ４は、交換すべき部品を判断し、その部品の種類及び交換個数を通知する。
【００２５】
物流センターＣに設置された配送管理サーバ５は、店舗Ｓからの付属品の発注を受信し、受注データを記憶するとともに、出荷予定日、配車計画を記憶する。また、出荷予定日が確定すると、受注データ及び出荷予定日に基づき送品リストを作成し、送品リストを発注元の店舗Ｓ内のメールサーバ３に送信する。また、管理者端末６は、物流センターの担当者（配送管理者という）が用いる端末であって、ユーザの操作に基づき出荷予定日や配車計画を確定して配送管理サーバ５に登録する。
【００２６】
次に、店舗Ｓ内に設置された監視サーバ４のハードウェア構成について、図２に従って説明する。監視サーバ４は、発注判断手段、付属品発注手段、発注判断手段、発注要求送信手段としてのＣＰＵ１０、ＲＡＭ１１、ＲＯＭ１２、注要求送信手段としての通信インターフェース（Ｉ／Ｆ）１３を有している。また、監視ログ記憶部１４、発注データ記憶部１５を有している。
【００２７】
ＲＡＭ１１は、各処理を司るＣＰＵ１０の作業領域として機能する。ＲＯＭ１２は、付属品発注プログラム等の各種プログラムを記憶している。通信Ｉ／Ｆ１３はネットワークＮや店舗Ｓ内のＬＡＮに接続するためのデバイスである。
【００２８】
また、ＣＰＵ１０は、プリンタＰの状況を逐次取得し、エラーの有無や、消耗品の消費状態を検出する。例えば、ＣＰＵ１０は、付属品発注プログラムプログラム等に従って、プリンタＰからＳＮＭＰ（Simple Network Management Protocol）等を用いてＭＩＢ情報等を定期的に取得する。また取得したＭＩＢ情報に基づき、プリンタＰのエラーの発生とその要因の検出、トナー残量等の消耗品の消費状態の検出を行う。或いは、ＣＰＵ１０は、例えばトナー等の付属品を使用開始してからのプリンタＰの印刷枚数を取得し、この印刷枚数を累積し、累積印刷枚数から、トナー残量や用紙残量等を演算するようにしてもよい。
【００２９】
ＣＰＵ１０は、プリンタＰの状況が「トナー消耗」であった場合には、クライアント２に対し、トナー発注を促す通知を電子メール等により送信する。この通知には、発注の必要がある付属品の種類（品名）、個数等が含まれる。
【００３０】
店舗担当者は、監視サーバ４が送信した通知をクライアント２にて確認し発注を承認する。発注が承認されると、クライアントは、配送管理サーバ５に付属品の発注データＤ２を送信する。またこのとき生成した発注データＤ２は、発注データ記憶部１５に記憶される。
【００３１】
監視ログ記憶部１４は、同じ店舗Ｓ内に設置されたプリンタＰをモニタリングした監視ログデータＤ１を記憶している。監視ログデータＤ１は、監視対象のプリンタＰの名称、プリンタＰの状況、監視時刻等を有している。
【００３２】
次に、配送管理サーバ５のハードウェア構成について、図３に従って説明する。配送管理サーバ５は、発送リスト送信手段としてのＣＰＵ２０、ＲＡＭ２１、ＲＯＭ２２、通信インターフェース（Ｉ／Ｆ）２３を有している。また、受注データ記憶部２４、送品リスト記憶部２５を有している。
【００３３】
ＲＡＭ２１は、各処理を司るＣＰＵ１０の作業領域として機能する。ＲＯＭ２２は、物流管理プログラム等の各種制御プログラムを記憶している。通信Ｉ／Ｆ２３はネットワークＮや店舗Ｓ内のＬＡＮに接続するためのデバイスである。
【００３４】
受注データ記憶部２４は、各店舗Ｓから受注した内容を示す受注データＤ３を記憶している。受注データＤ３は、受注番号、発注元の店舗名、発注された付属品の品名、個数等を有している。配送管理サーバ５のＣＰＵ２０は、発注データを店舗Ｓから受信すると受注データＤ３として受注データ記憶部２４に記憶する。
【００３５】
送品リスト記憶部２５は、送品リストＬを記憶している。送品リストＬは、配送及び付属品の受け取りを円滑にするため、発注された付属品を発送する前に店舗ＳのプリンタＰに予め自動出力する納品書である。配送管理サーバ５のＣＰＵ２０は、受注データＤ３及び配送管理者により確定された配送予定日に基づき送品リストＬを作成すると、該送品リストＬを送品リスト記憶部２５に記憶する。さらに送品リストＬを添付した電子メールを、図示しないメールサーバを介して発注元の店舗Ｓのメールサーバ３に送信する。
【００３６】
次に、クライアント２及び管理者端末６のハードウェア構成について、図４に従って説明する。クライアント２及び管理者端末６は、自動印刷制御手段としてのＣＰＵ３０、ＲＡＭ３１、ＲＯＭ３２、通信Ｉ／Ｆ３３、入出力Ｉ／Ｆ３４、ディスプレイコントローラ３５を備えている。ＲＡＭ３１は、ＣＰＵ３０の作業領域であって、ＲＯＭ３２には、印刷用データを作成するアプリケーションプログラムや、その他の各種プログラムが格納されている。通信Ｉ／Ｆ３３は、ネットワークＮや、店舗Ｓ又は物流センターＣ内に構築されたＬＡＮ等に接続するためのデバイスである。
【００３７】
入出力Ｉ／Ｆ３４は、例えばマウスＭやキーボードＫに対する入出力を制御する。ディスプレイコントローラ３５は、ディスプレイＤへの出力を制御する。
以下、本実施形態の処理手順について、図５〜図７に従って説明する。まずクライアント２は、店舗担当者の操作に基づき自動印刷設定を予め行う。例えば、クライアント２が監視サーバ４、又は自動印刷設定を行うためのウェブページを記憶したウェブサーバ（図示略）に対して自動印刷設定要求を送信すると、監視サーバ４又はウェブサーバは、図５に示す自動印刷設定画面４０をクライアント２のディスプレイＤに表示する。自動印刷設定画面４０には、設定名称入力欄４１、自動印刷を行うメールの件名入力欄４２とこれに対応する各チェックボックス４３ａ，４３ｂ、自動印刷を行うメールの送信元を示す送信者入力欄４４とこれに対応する各チェックボックス４５ａ，４５ｂが表示されている。例えば、自動印刷を行うメールの件名を指定する場合には、件名入力欄４２に指定するメールの件名を入力する。また、件名入力欄４２に記入された件名を含む場合に自動印刷を行う場合には、「含む」に対応するチェックボックス４３ａにチェックを入れ、件名と一致する場合に自動印刷を行う場合には「一致する」に対応するチェックボックス４３ｂにチェックを入れる。さらに、自動印刷を行うメールの送信元を指定する場合には、送信者入力欄４４にメールアドレスを入力し、このメールアドレスを含む場合に自動印刷を行う場合にはチェックボックス４５ａにチェックを入れ、メールアドレスに一致する場合に自動印刷を行う場合にはチェックボックス４５ｂにチェックを入れる。
【００３８】
また、自動印刷設定画面４０には、印刷対象範囲を設定するための各ラジオボタン４６ａ〜４６ｃが表示されている。このラジオボタン４６ａ〜４６ｃのいずれかを選択することにより、メール本文及び添付ファイルの印刷、本文のみの印刷、添付ファイルのみの印刷のいずれかを設定できるようになっている。
【００３９】
また、自動印刷設定画面４０には、自動印刷を行うスケジュールを設定するための時刻
選択欄４７が表示されている。この時刻選択欄４７により、スケジュールを選択することができる。各項目を入力又は選択すると、ユーザは完了実行部４８を操作する。このときクライアント２は、設定された各項目を自動印刷条件として記憶する。
【００４０】
次に、監視サーバ４のプリンタ監視処理について、図６に従って説明する。まず、店舗Ｓ内に設置された監視サーバ４は、所定のモニタリング間隔でプリンタＰ状況の送信要求を行う（ステップＳ１−１）。プリンタＰ（又は図示しないプリントサーバ）は、送信要求を受信すると、ＭＩＢ情報等のプリンタ状況を送信する（ステップＳ１−２）。
【００４１】
監視サーバ４は、プリンタＰからプリンタ状況を受信すると、プリンタＰの名称（識別子）、プリンタＰの状況、監視時刻等を監視ログデータＤ１とし、監視ログデータＤ１を監視ログ記憶部１４に記憶する（ステップＳ１−３）。また、監視サーバ４は、受信したプリンタ状況に基づいて付属品の発注の必要があるか否かを判断する（ステップＳ１−４）。プリンタ状況が「トナー消耗」等を含み、付属品の発注が必要であると判断すると（ステップＳ１−４においてＹＥＳ）、監視サーバ４は、クライアント２に発注承認を受けるための通知メールを送信する（ステップＳ１−５）。上記したように、この通知メールには、発注の必要がある付属品の種類（品名）、個数等が含まれている。
【００４２】
トナーの消耗、用紙切れ等が検出されず、付属品の発注が必要ないと判断すると（ステップＳ１−４においてＮＯ）、通知メールを送信せず、一連の処理を終了した後、ステップＳ１−１に戻り、プリンタＰの監視を継続する。
【００４３】
監視サーバ４からクライアント２に通知メールが送信された場合、店舗担当者は、クライアント２にて通知メールを確認し、発注の承認を行う。発注の際には、例えば、クライアント２は、監視サーバ４から受信した通知メールを、配送管理サーバ５に転送するようにしてもよい。或いは、図示しないウェブサーバが監視サーバ４から取得した発注の必要がある付属品に関するデータを取得し、ウェブ上で付属品を発注できるようにしてもよい。ウェブ上で発注を行う場合、ウェブページ上に表示されたボタン等をマウスＭ等で押釦操作することにより、発注メールが配送管理サーバ５に送信される。
【００４４】
次に、配送管理サーバ５及びクライアント２による送品リスト発行処理の処理手順について、図７に従って説明する。配送管理サーバ５は、発注データＤ２を受信すると（ステップＳ２−１）、受注処理を行う（ステップＳ２−２）。この受注処理では、例えば受注内容に応じて、出荷予定作成、配車計画、在庫管理等が、配送管理者の操作に基づき行われる。
【００４５】
出荷予定が決定すると、配送管理サーバ５は、送品リストＬを作成する（ステップＳ２−３）。配送管理サーバ５は、監視サーバ４から送信された通知メールを用いて、発注元の店舗名と、発注された付属品の種類と、個数とを用いて、発注元の店舗Ｓへ送信する送品リストＬを作成する。
【００４６】
送品リストＬを作成すると、配送管理サーバ５は、送品リストＬを添付した電子メールを、発注元の店舗担当者等のアドレスを宛先として送信する（ステップＳ２−４）。このとき送品リストＬを電子メールによって送信するため、ユーザが所望するフォーマット及びファイル形式の送品リストＬを用いることができる。送品リストＬが添付された電子メールはメールサーバ３によって受信され、メールサーバ３は、メール本文のテキストデータ及び添付ファイル等を宛先のアドレスに対応するフォルダに記憶する。
【００４７】
クライアント２のＣＰＵ３０は、所定間隔毎又は予め設定されたスケジュールに基づいて、メールサーバ３に蓄積されたメールを取込む（ステップＳ２−５）。このとき、送品
リストＬを電子メールに添付するため、その電子メールをメールサーバ３又はクライアント２に一時記憶することができる。このため、プリンタＰにエラーが発生した場合でも、メールサーバ３に蓄積された送品リストを再び取り込めば良いので、送品リストＬが破棄されたり、ＦＡＸで送信する場合のように配送管理者が送品リストを再送信することがない。
【００４８】
また、クライアント２のＣＰＵ３０は、予め記憶された自動印刷条件を参照し（ステップＳ２−６）、メールの自動印刷を行うか否かを判断する（ステップＳ２−７）。
受信したメールが自動印刷条件を満たすと判断すると（ステップＳ２−７においてＹＥＳ）、予め設定された所定印刷範囲をプリンタＰに出力し、自動印刷を行う（ステップＳ２−８）。例えば所定印刷範囲が、「メール本文及び添付ファイル」であるとすると、メール本文と添付ファイルとを印刷データに変換し、プリンタＰに出力する。
【００４９】
また、一度自動印刷したメールにはフラグをたてる等して、自動印刷が複数回行われないようにする。一方、受信した各メールがいずれも自動印刷条件を満たさない、即ち送品リストＬを添付したメールではないと判断すると（ステップＳ２−７においてＮＯ）、一連の処理を終了し、次の発注が行われるまで待機する。
【００５０】
また、クライアント２は、プリンタＰから印刷ログ又はＭＩＢ等を取得して、自動印刷中にエラーが発生したか否かを判断する（ステップＳ２−９）。紙詰まり、トナー消耗等のエラーが発生し、自動印刷が中断された場合には（ステップＳ２−９においてＹＥＳ）、送品リストＬをプリンタＰに再出力する（ステップＳ２−１０）。このとき、プリンタＰがエラーによって送品リストＬの印刷ジョブを破棄し、クライアント２が送品リストＬを記憶している場合には、クライアント２はプリンタＰに送品リストＬの印刷データを再度送信する。また、クライアント２が一時記憶した送品リストＬが破棄された場合には、クライアント２により、メールサーバ３又は配送管理サーバ５に送品リストＬの再送信を要求する。
【００５１】
一方、エラーが発生していないと判断した場合には（ステップＳ２−８においてＮＯ）、一連の処理を終了し、次の発注が行われるまで待機する。
上記実施形態によれば、以下のような効果を得ることができる。
【００５２】
（１）上記実施形態では、監視サーバ４は、プリンタＰの状況を監視して、プリンタＰの付属品の発注が必要であるか否かを判断し、発注が必要である場合にクライアント２に発注が必要である付属品の種類及び個数を送信する。また、クライアント２により発注が承認された場合には、発注する付属品及び個数を配送管理サーバ５に送信する。このため、付属品切れによる配送管理システム１の停止時間を減少するとともに、店舗担当者の発注業務にかかる手間を軽減することができる。
【００５３】
（２）上記実施形態では、配送管理サーバ５は、発注された付属品の発送予定日が確定した際に発注内容に基づき送品リストＬを生成し、送品リストＬをクライアント２に電子メールにて送信するようにした。クライアント２は、外部から受信したメールが、送品リストＬを添付したメールであるか否かを判断し、送品リストＬを添付したメールである場合には、メールの所定印刷範囲をプリンタＰに出力する。このため、店舗担当者は、付属品が配送される前に送品リストＬを受信できるので、付属品の受け取りを滞りなく行うことができる。また、店舗担当者による送品リストの印刷にかかる手間を省くことができる。
【００５４】
（３）上記実施形態では、監視サーバ４は、付属品の発注が必要であると判断した場合に、ユーザが用いるクライアント２に該付属品の交換予告を送信する。また、該クライア
ント２から該付属品の発注承認を受信した際に、配送管理サーバ５に発注内容を送信する。即ち、ユーザに交換予告を送信し、交換が許可された際に発注を行うので、ユーザの希望により沿ったタイミングで発注を行うことができる。
【００５５】
（４）上記実施形態では、クライアント２は、送品リストＬの自動印刷が中断されたか否かを判断し、中断された場合には、送品リストＬをプリンタＰに再送信する。このため、送品リストＬの印刷漏れを防ぐことができる。
【００５６】
尚、上記実施形態は以下のように変更してもよい。
・上記実施形態では、印刷管理端末とユーザが用いるクライアント端末をクライアント２としたが、印刷管理端末とクライアント端末とを別設してもよい。
【００５７】
・上記実施形態では、メールサーバ３、監視サーバ４、クライアント２をそれぞれ別の端末とした。これ以外に、一つの端末が、メールサーバ３、監視サーバ４及びクライアント２の機能のうち複数を備えるように配送管理システム１を構築してもよい。
【００５８】
・上記実施形態では、監視サーバ４は、監視ログ記憶部１４、発注データ記憶部１５を備えるようにしたが、これらを省略しても良い。
・上記実施形態では、配送管理サーバ５は、受注データ記憶部２４、送品リスト記憶部２５を備えるようにしたが、これらを省略してもよい。この場合、送品リストが印刷されず、送品リストの印刷ジョブが破棄されてしまった際に、クライアント２又は監視サーバ４により、配送管理サーバ５に送品リストの再送信を要求する。
【００５９】
・上記実施形態では、クライアント２により送品リストＬが添付されたメールを自動印刷するようにしたが、メールサーバ３が予め設定された自動印刷条件に従って自動印刷するようにしても良い。
【図面の簡単な説明】
【００６０】
【図１】本実施形態の配送管理システムの概略図。
【図２】監視サーバのハードウェア構成のブロック図。
【図３】配送管理サーバのハードウェア構成のブロック図。
【図４】クライアント、配送管理者端末のハードウェア構成のブロック図。
【図５】自動印刷設定画面の画面図。
【図６】本実施形態の処理手順を示すフローチャート。
【図７】本実施形態の処理手順を示すフローチャート。
【符号の説明】
【００６１】
１…配送管理システム、２…印刷管理端末及びクライアント端末としてのクライアント、４…監視サーバ、５…配送管理サーバ、６…管理者端末、１０…発注判断手段、付属品発注手段としてのＣＰＵ、１３…付属品発注手段としての通信Ｉ／Ｆ、２０…発送リスト送信手段としてのＣＰＵ、３０…自動印刷制御手段としてのＣＰＵ、Ｌ…送品リスト、Ｐ…プリンタ。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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