(57)【要約】【課題】本発明は、ファクシミリ装置を利用して行われる業務通信において、受信確認や登録確認のための手間を省くと共に用紙代及び通信費を削減することができ、業務の効率化及び低コスト化を図るファクシミリ通信システムを提供する。【解決手段】代理店ＦＡＸ機１０１は、申込書から読み取った画像をＦＡＸデータとして本部ＦＡＸ機１０３に送信する場合、その画像データと申込書のステータス情報をステータス管理ＤＢ４０８内に保存する。そして、本部ＦＡＸ機１０３から受信したＦＡＸデータ（イメージデータ）からステータス情報を取得し、ステータス管理ＤＢ４０８内に保存されたステータス情報を更新する。一方、本部処理サーバ１０４は、本部ＦＡＸ機１０３から転送されたＦＡＸデータに基づいて登録依頼又は記載不備判定を行い、その結果からＦＡＸデータを作成する。【選択図】図７
2008167044.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
少なくとも１つの第１のファクシミリ装置に公衆回線を介して接続された第２のファクシミリ装置を備えるファクシミリ通信システムにおいて、
前記第１のファクシミリ装置は、
所定の申込書から読み取った第１の画像データを前記第２のファクシミリ装置に送信する場合、当該第１の画像データと当該申込書の登録状況を示すステータス情報を保存する保存手段と、
前記第２のファクシミリ装置から第２の画像データを受信し、当該第２の画像データから前記ステータス情報を取得する取得手段と、
前記取得したステータス情報に基づいて前記保存手段に保存されたステータス情報を更新する更新手段とを備え、
前記第２のファクシミリ装置は、
前記第１のファクシミリ装置から受信した前記第１の画像データに対応する登録状況に基づいて第２の画像データを作成する作成手段と、
前記作成された第２の画像データを前記第１のファクシミリ装置に送信する通信手段とを備えることを特徴とするファクシミリ通信システム。
【請求項２】
前記第２のファクシミリ装置は、
前記受信した第１の画像データに記載不備があるか否かを判定する判定手段と、
前記第１の画像データに記載不備があった場合は、当該第１の画像データから記載不備の箇所を抽出する抽出手段とを更に備え、
前記抽出された記載不備の箇所に基づく第２の画像データを前記作成手段により作成し、前記通信手段により前記第１のファクシミリ装置に送信することを特徴とする請求項１記載のファクシミリ通信システム。
【請求項３】
前記第１のファクシミリ装置は、
前記記載不備の箇所に基づく第２の画像データを受信した場合は、当該記載不備の箇所を特定し、前記保存手段に保存された第１の画像データに記載不備の箇所を強調する画像を合成して表示する表示手段を更に備えることを特徴とする請求項２記載のファクシミリ通信システム。
【請求項４】
前記第２のファクシミリ装置は、
前記受信した第１の画像データに記載不備がなかった場合は、前記作成手段により登録完了通知としての第２の画像データを作成し、前記通信手段により前記第１のファクシミリ装置に送信することを特徴とする請求項２又は３記載のファクシミリ通信システム。
【請求項５】
前記第２のファクシミリ装置は、
前記作成された第２の画像データを一定期間保存し、同一宛先に送信する複数の第２の画像データを結合させて送信することを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載のファクシミリ通信システム。
【請求項６】
前記第２のファクシミリ装置は、
前記受信した第１の画像データに対してＯＣＲ処理を行い、当該ＯＣＲ処理結果を修正させるＯＣＲ処理手段を更に備えることを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載のファクシミリ通信システム。
【請求項７】
前記第１のファクシミリ装置は、
前記第２のファクシミリ装置から前記第２の画像データを受信したか否かを判別し、前記第２の画像データでなかったもののみを出力する出力手段を更に備えることを特徴とする請求項１乃至６のいずれか１項に記載のファクシミリ通信システム。
【請求項８】
前記第１のファクシミリ装置は、
前記保存手段に保存されたステータス情報を更新した後に前記受信した第２の画像データを削除する削除手段を更に備えることを特徴とする請求項１乃至７のいずれか１項に記載のファクシミリ通信システム。
【請求項９】
少なくとも１つの第１のファクシミリ装置に公衆回線を介して接続された第２のファクシミリ装置を備えるファクシミリ通信システムの制御方法において、
所定の申込書から読み取った第１の画像データを前記第１のファクシミリ装置から前記第２のファクシミリ装置に送信する場合、当該第１の画像データと当該申込書の登録状況を示すステータス情報を記憶手段に保存する保存工程と、
前記第１のファクシミリ装置から受信した前記第１の画像データに対応する登録状況に基づいて第２の画像データを作成する作成工程と、
前記作成された第２の画像データを前記第２のファクシミリ装置から前記第１のファクシミリ装置に送信する通信工程と、
前記第２のファクシミリ装置より受信した第２の画像データから前記ステータス情報を取得する取得工程と、
前記取得したステータス情報に基づいて前記記憶手段に保存されたステータス情報を更新する更新工程とを備えることを特徴とする制御方法。
【請求項１０】
前記第１のファクシミリ装置から受信した前記第１の画像データに記載不備があるか否かを判定する判定工程と、
前記第１の画像データに記載不備があった場合は、当該第１の画像データから記載不備の箇所を抽出する抽出工程とを更に備え、
前記抽出された記載不備の箇所に基づく第２の画像データを作成し、前記第１のファクシミリ装置に送信することを特徴とする請求項９記載の制御方法。
【請求項１１】
前記第１のファクシミリ装置が前記記載不備の箇所に基づく第２の画像データを受信した場合は、当該記載不備の箇所を特定し、前記記憶手段に保存された第１の画像データに記載不備の箇所を強調する画像を合成して表示する表示工程を更に備えることを特徴とする請求項１０記載の制御方法。
【請求項１２】
前記第２のファクシミリ装置が受信した第１の画像データに記載不備がなかった場合は、登録完了通知としての第２の画像データを作成し、前記第１のファクシミリ装置に送信することを特徴とする請求項１０又は１１記載の制御方法。
【請求項１３】
前記作成された第２の画像データを一定期間保存し、同一宛先に送信する複数の第２の画像データを結合させて送信することを特徴とする請求項９乃至１２のいずれか１項に記載の制御方法。
【請求項１４】
前記第１のファクシミリ装置から受信した第１の画像データに対してＯＣＲ処理を行い、当該ＯＣＲ処理結果を修正させるＯＣＲ処理工程を更に備えることを特徴とする請求項９乃至１３のいずれか１項に記載の制御方法。
【請求項１５】
前記第２のファクシミリ装置から前記第２の画像データを受信したか否かを判別し、前記第２の画像データでなかったもののみを出力する出力工程を更に備えることを特徴とする請求項９乃至１４のいずれか１項に記載の制御方法。
【請求項１６】
前記保存手段に保存されたステータス情報を更新した後に前記受信した第２の画像データを削除する削除工程を更に備えることを特徴とする請求項９乃至１５のいずれか１項に記載の制御方法。
【請求項１７】
請求項９乃至１６のいずれか１項に記載の制御方法をコンピュータに実行させるためのコンピュータに読み取り可能なプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明はファクシミリ通信システム及びその制御方法、並びにプログラムに関し、特に、ファクシミリ装置を利用して行われる業務通信の効率化及び低コスト化を図ることができるファクシミリ通信システム及びその制御方法、並びにプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、例えば、代理店から本部に対して申込書の登録依頼をファクシミリ（ＦＡＸ）で送信する場合、受信（受領）確認という目的で、受信したＦＡＸデータそのものを本部から依頼元である代理店に返信することがある。このとき、受信したＦＡＸデータに記載不備等があった場合には、その記載不備を手作業で修正したり、受信したＦＡＸデータにコメントの画像を合成して返信することが行われている。
【０００３】
また、インターネットファクシミリ装置に受信した文書をワークフロー対象として管理する技術が提案されている（例えば、特許文献１参照）。
【特許文献１】特開２００３−３４８２８４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、上述した代理店と本部との間の申込書等の登録依頼業務などにおいては、申込書の登録を依頼する代理店側では、担当者が登録が完了したか否かの確認を別途電話で確認する必要がある。
【０００５】
一方、本部側では、受信したＦＡＸデータに記載不備等があった場合でも通常のＦＡＸ受信データと同様に紙に印刷出力されることから、それらの仕分けに手間がかかる。また、本部から代理店に返信されるＦＡＸデータは受信確認が目的であることから、当該ＦＡＸデータが印刷されてもその後は廃棄されるので、通信費及び大量の用紙の無駄が発生する。
【０００６】
また、上記特許文献１のようにＦＡＸ受信データをワークフローに組み込む技術は既に存在するが、ＦＡＸ送信側へステータスを通知するような仕組みは持っていない。また、ワークフローから一度ＦＡＸ送信にて外部にデータが出て、その結果を再度ワークフローに組み込むような技術も存在するが、外部での作業は手作業となり、自動化されるような仕組みは持っていない。
【０００７】
本発明は、上記問題に鑑みて成されたものであり、ファクシミリ装置を利用して行われる業務通信において、受信確認や登録確認のための手間を省くと共に用紙代及び通信費を削減することができ、業務の効率化及び低コスト化を図るファクシミリ通信システム及びその制御方法、並びにプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記目的を達成するために、請求項１記載のファクシミリ通信システムは、少なくとも１つの第１のファクシミリ装置に公衆回線を介して接続された第２のファクシミリ装置を備えるファクシミリ通信システムにおいて、前記第１のファクシミリ装置は、所定の申込書から読み取った第１の画像データを前記第２のファクシミリ装置に送信する場合、当該第１の画像データと当該申込書の登録状況を示すステータス情報を保存する保存手段と、前記第２のファクシミリ装置から第２の画像データを受信し、当該第２の画像データから前記ステータス情報を取得する取得手段と、前記取得したステータス情報に基づいて前記保存手段に保存されたステータス情報を更新する更新手段とを備え、前記第２のファクシミリ装置は、前記第１のファクシミリ装置から受信した前記第１の画像データに対応する登録状況に基づいて第２の画像データを作成する作成手段と、前記作成された第２の画像データを前記第１のファクシミリ装置に送信する通信手段とを備えることを特徴とする。
【０００９】
上記目的を達成するために、請求項９記載のファクシミリ通信システムの制御方法は、少なくとも１つの第１のファクシミリ装置に公衆回線を介して接続された第２のファクシミリ装置を備えるファクシミリ通信システムの制御方法において、所定の申込書から読み取った第１の画像データを前記第１のファクシミリ装置から前記第２のファクシミリ装置に送信する場合、当該第１の画像データと当該申込書の登録状況を示すステータス情報を記憶手段に保存する保存工程と、前記第１のファクシミリ装置から受信した前記第１の画像データに対応する登録状況に基づいて第２の画像データを作成する作成工程と、前記作成された第２の画像データを前記第２のファクシミリ装置から前記第１のファクシミリ装置に送信する通信工程と、前記第２のファクシミリ装置より受信した第２の画像データから前記ステータス情報を取得する取得工程と、前記取得したステータス情報に基づいて前記記憶手段に保存されたステータス情報を更新する更新工程とを備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によれば、ファクシミリ装置を利用して行われる業務通信において、受信確認や登録確認のための手間を省くと共に用紙代及び通信費を削減することができ、業務の効率化及び低コスト化を図ることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
以下、本発明の実施の形態を図面を参照して詳細に説明する。
【００１２】
図１は、本発明の実施形態に係るファクシミリ通信システムのシステム構成図である。
【００１３】
図１において、本発明の実施形態に係るファクシミリ通信システムは、複数の代理店Ａ〜Ｘにそれぞれ設置された代理店ＦＡＸ機１０１と、複数の代理店ＦＡＸ機１０１に電話回線１０５（公衆回線）を介して接続された本部ＦＡＸ機１０３と、本部ＦＡＸ機１０３にネットワーク１０６を介して接続された本部処理サーバ１０４とで構成される。
【００１４】
代理店ＦＡＸ機１０１は、ＦＡＸ送受信機能を有するファクシミリ装置である。代理店の担当者が図１６に示すような登録対象となる申込書１６００を本部に対してＦＡＸ送信する場合、代理店ＦＡＸ機１０１は申込書１６００から画像を読み取ってＯＣＲ処理を行う。ここで、申込書１６００は、図１６に示すように、申込書ＩＤ、登録番号、及び複数の記載項目が記載された原稿から成る。申込書ＩＤは、どのような種類の申込書なのかを示す識別情報である。登録番号は、申込書と同様に、申込書の識別情報であって、任意に設定されたユニークな番号である。項目は、例えば、申し込みの際に必要な事項が記載されるべき欄であり、名前、住所等の個人情報や申し込み内容等で構成される。なお、図示例では、３つの項目について記載されているが、この数に限定されるものではない。また、申込書１６００は登録依頼を行うための申込書であるが、これに限定されず、帳票であってもその他の業務用文書等であってもよい。
【００１５】
そして、ＯＣＲ処理結果から申込書ＩＤと登録番号を取得し、取得した申込書ＩＤ及び登録番号と申込書のステータス（登録状況）を示すステータス情報を、読み取った画像データ（第１の画像データ）と関連付けてハードディスクに保存する。ハードディスクに保存される画像データは、ＦＡＸデータとして本部ＦＡＸ機１０３に送信される。
【００１６】
本部ＦＡＸ機１０３は、ＦＡＸ送受信機能を有するファクシミリ装置である。代理店ＦＡＸ機１０１からＦＡＸデータを受信し、受信したＦＡＸデータが登録対象となる申込書１６００であった場合は本部処理サーバ１０４へ当該ＦＡＸデータを転送する。一方、受信したＦＡＸデータが登録対象となる申込書でなかった場合、本部ＦＡＸ機１０３は受信したＦＡＸデータを印刷出力する。
【００１７】
本部処理サーバ１０４は、サーバ機能を有するコンピュータである。本部処理サーバ１０４は、本部ＦＡＸ機１０３から転送されたＦＡＸデータに対してＯＣＲ処理を行う。ＯＣＲ処理を行った後、申込書１６００上の必要な項目に記載不備があるか否かを調べ、記載不備の項目があった場合、本部処理サーバ１０４は記載不備通知のＦＡＸ送信データ（第２の画像データ）を作成し、本部ＦＡＸ機１０３から依頼元の代理店ＦＡＸ機１０１へのＦＡＸ送信を自動的に行わせる。ここでいう記載不備とは、必要な項目に対する記入漏れや文字として認識できない場合等である。
【００１８】
なお、本部処理サーバ１０４は、作成した記載不備通知のＦＡＸ送信データを直ちに送信するばかりでなく、作成したＦＡＸ送信データを一定期間保存しておき、同一宛先のものが複数あったときは、同一宛先への複数のＦＡＸ送信データを結合させてＦＡＸ送信するように構成されていてもよい。
【００１９】
一方、必要な項目に記載不備が無かった場合、本部処理サーバ１０４は、ネットワーク１０６を介して接続された図７に示す申込書の登録システム（別システム）に登録を依頼し、登録システムへの登録が完了するまで監視する（図１１の登録完了監視処理）。そして、登録完了監視処理により登録完了を検知した場合、本部処理サーバ１０４は、登録完了通知のＦＡＸ送信データ（第２の画像データ）を作成し、本部ＦＡＸ機１０３から依頼元の代理店ＦＡＸ機１０１へのＦＡＸ送信を自動的に行わせる。ここで申込書の登録システムへの登録依頼は、人手を介して行うことも可能であり、監視や検知についても同様である。
【００２０】
なお、本部処理サーバ１０４は、作成した登録完了通知のＦＡＸ送信データについても、作成して直ちに送信するばかりでなく、作成したＦＡＸ送信データを一定期間保存しておき、同一宛先のものが複数あったときは、同一宛先への複数のＦＡＸ送信データを結合させてＦＡＸ送信するように構成してもよい。
【００２１】
代理店ＦＡＸ機１０１は、受信したＦＡＸデータが本部ＦＡＸ機１０３からのものでなかった場合は、受信したＦＡＸデータをそのまま印刷出力する。一方、本部ＦＡＸ機１０３からのＦＡＸデータを受信した場合は、受信したＦＡＸデータに対してＯＣＲ処理を行い、ＯＣＲ処理結果から登録番号、ステータス情報、及び記載不備情報を取得し、ハードディスクに保存したステータス情報等を更新して、受信したＦＡＸデータを削除する。このように、本部ＦＡＸ機１０３からのＦＡＸデータでなかった場合にのみ印刷を行うので、用紙代を節約することができる。また、ステータス通知のためのＦＡＸデータを削除するので、ＦＡＸ機内のメモリ容量を効率よく利用することができる。
【００２２】
図２は、図１における本部処理サーバ１０４のハードウェア構成を示すブロック図である。
【００２３】
図２において、本部処理サーバ１０４は、ＣＰＵ２０１と、ＲＡＭ２０２と、ＲＯＭ２０３と、ＬＡＮアダプタ２０４と、ビデオアダプタ２０５と、キーボード２０６と、マウス２０７と、ハードディスク２０８と、記録媒体ドライブ２０９とを備え、これらがシステムバス２００を介して互いに接続されている。
【００２４】
ハードディスク２０８には、オペレーティングシステム（ＯＳ）や各種アプリケーションの他に、ＦＡＸ受信データ及びＦＡＸ送信データ、これらのＦＡＸデータを管理する管理情報、ＯＣＲ処理に必要な情報が記憶されている。ＣＰＵ２０１は、ハードディスク２０８又はＲＯＭ２０３に格納された各種アプリケーションに基づいて後述する処理を実行する。ＲＡＭ２０２は、ＣＰＵ２０１が各種アプリケーション等を実行する際に、一時的なデータの格納等に使用される。ＬＡＮアダプタ２０４は、ネットワーク１０６に接続するためのネットワークインタフェースである。ビデオアダプタ２０５は、外部のモニタ等の表示装置に接続するためのビデオインタフェースである。記録媒体ドライブ２０９は、装着されたＣＤ−ＲＯＭやＤＶＤ−Ｒ等の記録媒体へのデータ等の読み書きが可能な装置である。
【００２５】
図３は、図１における代理店ＦＡＸ機１０１及び本部ＦＡＸ機１０３のハードウェア構成を示すブロック図である。代理店ＦＡＸ機１０１及び本部ＦＡＸ１０３機は、基本的には同一の内部構成を有することから、代理店ＦＡＸ機についてのみ説明する。
【００２６】
図３において、代理店ＦＡＸ機１０１は、ＣＰＵ３１と、ＲＡＭ３２と、ＲＯＭ３３と、ＬＡＮアダプタ３４と、ハードディスク３８と、液晶パネル＆Ｉ／Ｆ３５と、通信回線Ｉ／Ｆ３６と、スキャンエンジン３７と、プリントエンジン３９とを備え、これらがシステムバス３０を介して互いに接続されている。
【００２７】
液晶パネル＆Ｉ／Ｆ３５は、表示機能とデータ入力機能とを有するタッチパネルで構成される。通信回線Ｉ／Ｆ３６は、電話回線１０５に接続するためのインタフェースである。スキャンエンジン３７は、文書や申込書等の画像を光学的に読み取ってデジタル画像データに変換して入力する。プリントエンジン３９は、スキャンエンジン３７から入力されたデジタル画像データや外部から受信したＦＡＸデータ等を紙に印刷出力する。
【００２８】
代理店ＦＡＸ機１０１内のハードディスク３８には、システムプログラム等の他に、後述する処理のＯＣＲ処理プログラム、液晶パネル＆Ｉ／Ｆ３５へのイメージ／ステータス一覧表示プログラム、及びステータス管理データベース（ＤＢ）が記憶されている。
【００２９】
本部ＦＡＸ機１０３内のハードディスク３８には、システムプログラム等の他に、後述する処理の本部処理サーバ１０４へＦＡＸデータを転送する転送プログラムが記憶されている。また、ＦＡＸデータを転送するための管理情報も記憶されている。
【００３０】
図４は、代理店ＦＡＸ機１０１で動作するプログラム及びデータの一例を示す図である。
【００３１】
ＯＣＲ処理部４０１は、代理店ＦＡＸ機１０１内のスキャンエンジン３７で変換されたデジタル画像データ（ＦＡＸ送信イメージ）又は本部ＦＡＸ機１０３から受信したＦＡＸデータに対してＯＣＲ処理を行う。ＯＣＲ結果修正部４０２は、ＯＣＲ処理部４０１でＯＣＲエラーが発生した場合に、ＯＣＲ処理結果を修正するための図２２、図２３に示すようなＯＣＲ修正画面を代理店ＦＡＸ機１０１内の液晶パネル＆Ｉ／Ｆ３５に表示させる。
【００３２】
送信データ登録部４０３は、ＦＡＸ送信イメージを送信データ保存部４０７に保存する。送信データ保存部４０７は、代理店ＦＡＸ機１０１内のハードディスク３８に相当する。ステータス管理部４０４は、送信データ保存部４０７に保存されたＦＡＸ送信イメージを、ＯＣＲ処理部４０１又はＯＣＲ結果修正部４０２が取得した申込書ＩＤ及び登録番号に関連付けて、ステータス管理ＤＢ４０８内に予め作成された図１４に示すようなテーブル情報１４００に登録する。テーブル情報１４００の詳細については後述する。
【００３３】
また、本部ＦＡＸ機１０３からのＦＡＸデータ受信時には、テーブル情報１４００内の該当するレコードのステータス（スタータスＩＤ）を更新する。なお、ステータス管理ＤＢ４０８は、上述したように代理店ＦＡＸ機１０１内のハードディスク３８に保存されている。
【００３４】
ステータス一覧表示部４０５は、図２１に示すように、代理店の担当者が登録依頼を行った申込書１６００の現在のステータスを申込書一覧として代理店ＦＡＸ機１０１内の液晶パネル＆Ｉ／Ｆ３５に一覧表示させる。イメージ表示部４０６は、図２４に示すように、液晶パネル＆Ｉ／Ｆ３５にＦＡＸ送信イメージを表示する。
【００３５】
図５は、本部ＦＡＸ機１０３で動作するプログラム及びデータの一例を示す図である。
【００３６】
受信データ転送部５０１は、本部ＦＡＸ機１０３内の通信回線Ｉ／Ｆ３６で受信したＦＡＸデータのうち代理店ＦＡＸ機１０１からの申込書１６００のＦＡＸデータであった場合は本部処理サーバ１０４へ転送する一方、それ以外の通常のＦＡＸデータであった場合は本部ＦＡＸ機１０３内のプリントエンジン３９で当該ＦＡＸデータを紙に印刷して出力する。
【００３７】
ＦＡＸ送信データ受信部５０２は、本部処理サーバ１０４から転送されたＦＡＸ送信データを本部ＦＡＸ機１０３内の通信回線Ｉ／Ｆ３６からＦＡＸ送信を行う。
【００３８】
図６は、本部処理サーバ１０４で動作するプログラム及びデータの一例を示す図である。
【００３９】
ＦＡＸ受信データ受信部６０１は、本部ＦＡＸ機１０３から転送されたＦＡＸデータを受信する。ＯＣＲ処理部６０２は、ＦＡＸ受信データ受信部６０１で受信したＦＡＸデータをＯＣＲ処理し、上述したように記載不備の有無を判断する。
【００４０】
ＯＣＲ結果修正部６０８は、ＯＣＲ処理部６０２でＯＣＲエラーが発生した場合に、図２２に示すようなＯＣＲ修正画面を本部処理サーバ１０４内のビデオアダプタ２０５に接続したモニタに表示させる。登録依頼通知部６０３は、図７に示す申込書の登録システム（別システム）へ登録依頼をする。
【００４１】
ワークフロー結果監視部６０４は、登録システムへの登録が完了するまで監視する。ＦＡＸ送信データ作成部６０５は、登録完了通知のＦＡＸ送信データを作成する。上述したように、作成したＦＡＸ送信データを送信データ保存部６０７に一定期間保存しておき、送信時に同一宛先の複数のＦＡＸ送信データを結合してから送信する構成にしてもよい。
【００４２】
ＦＡＸ送信指示部６０６は、ＦＡＸ送信データ作成部６０５により作成されたＦＡＸ送信データ及び宛先情報（依頼元ＦＡＸ番号）を本部ＦＡＸ機１０３に送信し、本部ＦＡＸ機１０３にＦＡＸ送信指示を行う。
【００４３】
図７は、図１のファクシミリ通信システムにおける申込書の登録依頼の全体的なフローを示す図である。
【００４４】
代理店の担当者が申込書１６００を代理店ＦＡＸ機１０１でスキャンすると、代理店ＦＡＸ機１０１は、申込書１６００のＯＣＲ処理結果から申込書ＩＤ及び登録番号を取得し、スキャンした画像データ（ＦＡＸ送信イメージ）を送信データ保存部４０７へ保存する一方、申込書ＩＤ、登録番号、及びステータス情報をステータス管理ＤＢ４０８に保存し、保存したＦＡＸ送信イメージをＦＡＸデータとして本部ＦＡＸ機１０３へＦＡＸ送信する（申込書送信処理７０１）。
【００４５】
本部ＦＡＸ機１０３は、受信したＦＡＸデータを本部処理サーバ１０４へ転送する（申込書受信処理７０２）。
【００４６】
本部処理サーバ１０４は、受信したＦＡＸデータをＯＣＲ処理して記入漏れ等の記載不備の有無を確認し、記載不備があった場合は依頼元へ不備通知を行う（受信データ受信処理７０３）。そして、記載不備が無かった場合は登録システム（別システム）へ登録依頼をし、登録完了まで監視する（登録完了監視処理７０４）。
【００４７】
本部ＦＡＸ機１０３は、依頼元への不備通知又は登録完了通知の際に、電話回線１０５を介して代理店ＦＡＸ機１０１へステータス（記載不備有り若しくは登録完了）情報を含むＦＡＸ送信データ（イメージデータ）を送信する（ステータス送信処理７０５）。
【００４８】
代理店ＦＡＸ機１０１は、本部ＦＡＸ機１０４から受信したＦＡＸデータに基づいてステータス管理ＤＢ４０８内のテーブル情報１４００における該当するレコードのステータスを更新する（ステータス受信処理７０６）。そして、記載不備があった場合は、記載不備の箇所を強調表示するように、ＦＡＸ送信イメージを合成して液晶パネル＆Ｉ／Ｆ３５に表示する（イメージ表示処理７０７）。
【００４９】
図８は、図７の代理店ＦＡＸ機１０１により実行される申込書送信処理７０１の詳細を示すフローチャートである。本処理は、図４に示す代理店ＦＡＸ機１０１内の各部により協働して実行される処理である。
【００５０】
ステップＳ８０１では、申込書１６００をスキャンしてデジタル画像データ（ＦＡＸ送信イメージ）に変換する。ステップＳ８０２では、そのＦＡＸ送信イメージに対してＯＣＲ処理を行い、ＯＣＲ処理結果から識別情報である申込書ＩＤ及び登録番号を取得する。ステップＳ８０３では、ＯＣＲエラーをチェックし、エラーがあった場合はステップＳ８０４へ進む一方、エラーが無かった場合はステップＳ８０５へ進む。
【００５１】
ステップＳ８０４では、液晶パネル＆Ｉ／Ｆ３５に図２２に示すようなＯＣＲ修正画面を表示し、代理店の担当者（ＦＡＸ送信者）にＯＣＲ結果を修正させて（ＯＣＲ結果修正処理）、ステップＳ８０５へ進む。ＯＣＲ修正画面には、ＦＡＸ送信イメージを表示欄２２０１に表示すると共に、エラーがあった箇所の修正内容を入力するための修正欄２２０２，２２０３を表示する。なお、図示例の申込書ＩＤの修正欄２２０２と登録番号の修正欄２２０３にはＯＣＲ結果が表示されるので、担当者はイメージを目視チェックし、エラーを修正する。修正がなされた後に修正ボタン２２０４が押下されると、修正内容を確定する。
【００５２】
ステップＳ８０５では、ＦＡＸ送信イメージを送信データ保存部４０７へ保存すると共に、取得した申込書ＩＤ及び登録番号とステータス情報を図１４に示すステータス管理ＤＢ４０８内のテーブル情報１４００に登録する（送信データ登録処理）。
【００５３】
図１４において、テーブル情報１４００には、申込書ＩＤ、登録番号、ステータスＩＤ、ステータス更新時間、画像ファイル名、及び記載不備の箇所が登録される。ステータスＩＤは、申込書の現在のステータスを示すステータス情報である。ステータスＩＤに対応するステータスは図１５に示すように設定されている。ステップＳ８０５の時点では、ステータスは、ステータスＩＤが００１の「申請中」となる。ステータス更新時間には、ステータスが更新された時間が登録される。画像ファイル名には、登録番号等と関連付けて送信データ保存部４０７に保存されたＦＡＸ送信イメージの画像ファイル名が登録される。記載不備の箇所には、記載不備情報として、申込書の記載不備の箇所に対応するＯＣＲ項目番号が登録される。図示例では、ＯＣＲ項目番号２，５，１０に記載不備があることを示す。ＯＣＲ項目番号は、上述した申込書１６００上の各記載項目に対応する。例えば、申込書１６００上の項目１にはＯＣＲ項目番号１が対応し、項目２にはＯＣＲ項目番号２が対応する。
【００５４】
ステップＳ８０６では、ステップＳ８０５で送信データ保存部４０７に保存したＦＡＸ送信イメージをＦＡＸデータとして、電話回線１０５を介して本部ＦＡＸ機１０３にＦＡＸ送信する（ＦＡＸ送信処理）。このとき、本ファクシミリ通信システムの申込書の送信であることを相手先に通知するため、予め決められたＦコード、パスワードを付加してＦＡＸ送信する。
【００５５】
図９は、図７の本部ＦＡＸ機１０３により実行される申込書受信処理７０２の詳細を示すフローチャートである。本処理は、図５に示す本部ＦＡＸ機１０３内の各部により協働して実行される処理である。
【００５６】
ステップＳ９０１では、ＦＡＸデータの受信処理を行う。ステップＳ９０２では、受信したＦＡＸデータに予め決められたＦコード、パスワードが付加されているかをチェックし、付加されている場合は登録対象となる申込書と判断して、ステップＳ９０３に進む。一方、付加されていない場合は、受信したＦＡＸデータをそのまま紙で印刷出力（印刷処理）する（ステップＳ９０４）。
【００５７】
ステップＳ９０３では、受信したＦＡＸデータのイメージデータ及び依頼元のＦＡＸ番号が記述されたテキストファイルを本部処理サーバ１０４に転送する（受信データ転送処理）。
【００５８】
図１０は、図７の本部処理サーバ１０４により実行される受信データ受信処理７０３の詳細を示すフローチャートである。本処理は、図６に示す本部処理サーバ１０４内の各部により協働して実行される処理である。
【００５９】
ステップＳ１００１では、本部ＦＡＸ機１０３から転送されたイメージデータを受信する（受信データ受信処理）。ステップＳ１００２では、受信したイメージデータに対してＯＣＲ処理を行い、ＯＣＲ処理結果から申込書ＩＤ、登録番号、ＯＣＲ項目番号の各データを取得する。ステップＳ１００３では、ＯＣＲエラーをチェックし、エラーがあった場合はステップＳ１００４へ進む一方、エラーが無かった場合はステップＳ１００５へ進む。
【００６０】
ステップＳ１００４では、ビデオアダプタ２０５に接続されたモニタに図２３に示すようなＯＣＲ修正画面を表示し、本部のオペレータにＯＣＲ結果を修正させて（ＯＣＲ結果修正処理）、ステップＳ１００５へ進む。ＯＣＲ修正画面には、登録番号、ステータスＩＤ、及びＯＣＲ項目番号を示す表示欄２３０１と、登録番号の修正欄２３０２と、申込書ＩＤの修正欄２３０３と、記載不備の箇所の修正欄２３０４とが表示される。修正がなされ後に修正ボタン２３０５が押下されると、修正内容を確定する。
【００６１】
ステップＳ１００５では、ステップＳ１００２で取得した全ての項目（申込書１６００上の全ての項目）をチェックする（不備確認処理）。ステップＳ１００６では、記載不備があるか否かを判定し、記載不備のある項目が１つでもあった場合はステップＳ１００８へ進む一方、全ての項目で記載不備がなかった場合はステップＳ１００７へ進む。
【００６２】
ステップＳ１００７では、登録システム（別システム）に登録依頼をすると共に、後述する図１１に示す登録完了監視処理が実行されていない場合は登録完了監視処理を実行して本処理を終了する。なお、登録が人手により手動で行われるような場合は、システムは登録依頼を行わないように構成することもできる。
【００６３】
ステップＳ１００８では、登録システムへの登録依頼を行わず、修正がなされたデータから記載不備の箇所を抽出し、記載不備のある項目に対応するＯＣＲ項目番号を取得する（不備箇所抽出処理）。記載不備のある項目が複数箇所あった場合はその複数箇所全てについて取得する。次に、ステップＳ１００９では、図１８に示すようなイメージデータ（ＦＡＸ送信データ）を作成する（ＦＡＸ送信データ作成処理）。図示例のイメージデータでは、登録番号「１２３０２」、ステータスＩＤ「００２」、ＯＣＲ項目番号「２」、「５」、「１０」が１行に記述されている。
【００６４】
ステップＳ１０１０では、図９のステップＳ９０３で本部ＦＡＸ機１０３から転送されたテキストファイルに記述された依頼元のＦＡＸ番号に、ステップＳ１００９で作成されたＦＡＸ送信データを本部ＦＡＸ機１０３から送信する（ＦＡＸ送信指示処理）。このとき、本ファクシミリ通信システムのステータス通知であることを相手先に通知するため、予め決められたＦコード、パスワードを付加してＦＡＸ送信する。このように、本部から代理店へのステータス通知を申込書全体のイメージを送信することなく行うので、通信費を低減することができる。
【００６５】
図１１は、図７の本部処理サーバ１０４により実行される登録完了監視処理７０４の詳細を示すフローチャートである。本処理は、図６に示す本部処理サーバ１０４内の各部により協働して実行される処理である。
【００６６】
ステップＳ１１０１では、登録システム（別システム）内のデータベース（ＤＢ）を監視し、登録依頼した申込書の登録が完了したかを確認する（登録完了確認処理）。なお、この処理はＤＢを監視しなくとも人手により入力されることでも登録の完了を確認することができる。
【００６７】
ステップＳ１１０２では、登録完了したか否かを判別し、登録完了した場合はステップＳ１１０３へ進む一方、登録完了していない場合は、ステップＳ１１０５へ進む。
【００６８】
ステップＳ１１０３では、登録完了通知として、図１９に示すようなイメージデータ（ＦＡＸ送信データ）を作成する（ＦＡＸ送信データ作成処理）。図示例のイメージデータでは、登録番号「１２３０１」とステータスＩＤ「００３」が１行に記述されている。
【００６９】
ステップＳ１１０４では、依頼元ＦＡＸ番号を登録システム（別システム）内のＤＢから取得し、その依頼元ＦＡＸ番号にステップＳ１１０３で作成したＦＡＸ送信データを送信するように本部ＦＡＸ機１０３に指示する（ＦＡＸ送信指示処理）。このとき、本ファクシミリ通信システムのステータス通知であることを相手先に通知するため、予め決められたＦコード、パスワードを付加してＦＡＸ送信する。
【００７０】
図１２は、図７の代理店ＦＡＸ機１０１により実行されるステータス受信処理７０６の詳細を示すフローチャートである。本処理は、図４に示す代理店ＦＡＸ機１０１内の各部により協働して実行される処理である。
【００７１】
ステップＳ１２０１では、ＦＡＸデータの受信処理を行う。次に、ステップＳ１２０２では、受信したＦＡＸデータに予め決められたＦコード、パスワードが付加されているかチェックし、付加されている場合はステータス通知であると判断して、ステップＳ１２０３に進む。一方、付加されていない場合は、受信したＦＡＸデータをそのまま紙で印刷出力（印刷処理）して（ステップＳ１２０４）、ステップＳ１２０８へ進む。なお、受信したＦＡＸデータが本部ＦＡＸ機１０３から送信されたＦＡＸ送信データであってもＦコード、パスワードが付加されていない場合は、ステップＳ１２０４へ進み、印刷処理される。
【００７２】
ステップＳ１２０３では、受信したＦＡＸ送信データ、すなわち図１８〜図２０に示すようなイメージデータをＯＣＲ処理し（ＯＣＲ処理）、ＯＣＲ処理結果から登録番号、ステータスＩＤを取得する。さらに、ＯＣＲ項目番号があれば当該ＯＣＲ項目番号を取得する。このとき、イメージデータ上に複数行のデータが存在する場合は、各データからそれぞれ登録番号、ステータスＩＤ、及びＯＣＲ項目番号を取得する。
【００７３】
ステップＳ１２０５では、ＯＣＲエラーをチェックし、ＯＣＲエラーがあるか否かを判別する。エラーがあった場合はステップＳ１２０６へ進む一方、エラーが無かった場合はステップＳ１２０７へ進む。
【００７４】
ステップＳ１２０６では、液晶パネル＆Ｉ／Ｆ３５に図２３に示すようなＯＣＲ修正画面を表示し、代理店の担当者（ＦＡＸ受信者）にＯＣＲ結果を修正させる（ＯＣＲ結果修正処理）。このとき、修正したいデータの行をタッチパネルで選択し、そのデータを修正する。また、記載不備の箇所が複数ある場合は、ＯＣＲ項目番号をカンマ区切りで入力する。
【００７５】
ステップＳ１２０７では、ステップＳ１２０３で取得したステータスＩＤに基づいてステータス管理ＤＢ４０８内に作成された図１４に示すテーブル情報１４００を更新する（ステータス更新処理）。これにより、テーブル情報１４００に登録されているステータスが更新（登録申請中を示す申請中「００１」から不備有り「００２」または登録完了「００３」に変更）される。ステップＳ１２０８では、受信したＦＡＸ送信データを削除（受信データ削除処理）して、本処理を終了する。このように、代理店側ＦＡＸ機１０１で申込書のステータスを管理し、ＦＡＸの送受信により自動的にステータスを更新することにより、受信確認や登録確認のための手間及び電話代を削減することができる。
【００７６】
図１３は、図７の代理店ＦＡＸ機１０１により実行されるイメージ表示処理７０７の詳細を示すフローチャートである。
【００７７】
ステップＳ１３０１では、液晶パネル＆Ｉ／Ｆ３５に表示されている図２１に示すような申込書一覧画面上で、表示させたい申込書の行をタッチパネルで選択させ、表示ボタン２１０１が押下されると、選択された申込書のステータスを、ステータス管理ＤＢ４０８を参照してチェックし、記載不備があるか否かを判別する（ステップＳ１３０２）。この結果、記載不備がある場合はステップＳ１３０３へ進む一方、それ以外のステータスの場合はステップＳ１３０４へ進む。
【００７８】
ステップＳ１３０３では、記載不備の箇所を特定し、送信データ保存部４０７に保存されたＦＡＸ送信イメージと、記載不備の箇所に対応する項目を強調表示するように作成された画像とを合成して、図１７に示すようなイメージデータ１７００を作成する（不備箇所合成処理）。
【００７９】
ステップＳ１３４０では、ステップＳ１３０３で合成されたイメージデータ１７００を図２４に示すようなイメージ確認画面として表示する一方、記載不備がなかった場合は、テーブル情報１４００に登録された画像ファイル名に基づいて、送信データ保存部４０７に保存されているＦＡＸ送信イメージ、すなわち図１６に示す申込書の画像を液晶パネル＆Ｉ／Ｆ３５に表示させる。また、図２４に示すイメージ確認画面から表示中の画像を印刷することも可能である。
【００８０】
上記実施の形態によれば、ファクシミリ装置を利用して行われる業務通信において、受信確認や登録確認のための手間を省くと共に用紙代及び通信費を削減することができ、業務の効率化及び低コスト化を図る。また、代理店側ではＰＣ環境を新たに用意する必要はなく、ＦＡＸ機にプログラムを追加するのみで本ファクシミリ通信システムを実現可能なため、設備投資も少なくてすむ。
【００８１】
上記実施の形態において、図１０のステップＳ１０１０及び図１１のステップＳ１１０４では、送信データを一定期間保存しておき、同一宛先のものがあった場合はデータを結合させてＦＡＸ送信するように構成する場合は、ＦＡＸ送信データは図２０のように１件に付き１行のデータが複数行記述される。このとき、不備通知のためのデータと登録完了通知のためのデータとが混在していてもよい。
【００８２】
上記実施の形態では、本部処理サーバ１０４が図１０及び図１１の処理を実行するように構成されているが、これに代えて、それらの処理を本部ＦＡＸ機１０３で実行するように構成してもよい。この場合、本部ＦＡＸ機１０３は、図５に示す受信データ転送部５０１に代えて、ＦＡＸ送信指示部６０６を除く図６に示す各部を備えることになる。また、本部ＦＡＸ機１０３が登録システムに対して登録依頼を行い、登録完了監視処理を実行することになる。また、本部処理サーバ１０４が上述した登録システムを含む構成であってもよい。
【００８３】
また、本発明の目的は、以下の処理を実行することによって達成される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出す処理である。
【００８４】
この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施の形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード及び該プログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【００８５】
また、プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、次のものを用いることができる。例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等である。または、プログラムコードをネットワークを介してダウンロードしてもよい。
【００８６】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、上記実施の形態の機能が実現される場合も本発明に含まれる。加えて、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
【００８７】
更に、前述した実施形態の機能が以下の処理によって実現される場合も本発明に含まれる。即ち、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれる。その後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行う場合である。
【００８８】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した各実施の形態の機能が実現される場合も本発明に含まれる。加えて、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施の形態の機能が実現する場合も含まれる。この場合、上記プログラムは、該プログラムを記憶した記憶媒体から直接、又はインターネット、商用ネットワーク、若しくはローカルエリアネットワーク等に接続された不図示の他のコンピュータやデータベース等からダウンロードすることにより供給される。
【図面の簡単な説明】
【００８９】
【図１】本発明の実施形態に係るファクシミリ通信システムのシステム構成図である。
【図２】図１における本部処理サーバのハードウェア構成を示すブロック図である。
【図３】図１における代理店ＦＡＸ機及び本部ＦＡＸ機のハードウェア構成を示すブロック図である。
【図４】代理店ＦＡＸ機で動作するプログラム及びデータの一例を示す図である。
【図５】本部ＦＡＸ機で動作するプログラム及びデータの一例を示す図である。
【図６】本部処理サーバで動作するプログラム及びデータの一例を示す図である。
【図７】図１のファクシミリ通信システムにおける申込書の登録依頼の全体的なフローを示す図である。
【図８】図７の代理店ＦＡＸ機により実行される申込書送信処理の詳細を示すフローチャートである。
【図９】図７の本部ＦＡＸ機により実行される申込書受信処理の詳細を示すフローチャートである。
【図１０】図７の本部処理サーバにより実行される受信データ受信処理の詳細を示すフローチャートである。
【図１１】図７の本部処理サーバにより実行される登録完了監視処理の詳細を示すフローチャートである。
【図１２】図７の代理店ＦＡＸ機により実行されるステータス受信処理の詳細を示すフローチャートである。
【図１３】図７の代理店ＦＡＸ機により実行されるイメージ表示処理の詳細を示すフローチャートである。
【図１４】ステータス管理ＤＢ内に作成されるテーブル情報の一例を示す図である。
【図１５】ステータスＩＤとステータスとの対応関係を示す図である。
【図１６】申込書の一例を示す図である。
【図１７】記載不備の箇所が強調表示されたイメージデータの一例を示す図である。
【図１８】図１０のステップＳ１００９で作成されるイメージデータの一例を示す図である。
【図１９】図１１のステップＳ１１０３で作成されるイメージデータの一例を示す図である。
【図２０】図１０のステップＳ１０１０又は図１１のステップＳ１１０４で作成されるイメージデータの一例を示す図である。
【図２１】登録依頼を行った申込書の現在のステータスが一覧表示された申込書一覧画面の一例を示す図である。
【図２２】図８のステップＳ８０４又は図１０のステップＳ１００４で表示されるＯＣＲ修正画面の一例を示す図である。
【図２３】図１２のステップＳ１２０６で表示されるＯＣＲ修正画面の一例を示す図である。
【図２４】ステップＳ１３４０で表示されるイメージ確認画面の一例を示す図である。
【符号の説明】
【００９０】
１０１  代理店ＦＡＸ機
１０３  本部ＦＡＸ機
１０４  本部処理サーバ
１０５  電話回線
１０６  ネットワーク
４０１  ＯＣＲ処理部
４０２  結果修正部
４０３  送信データ登録部
４０４  ステータス管理部
４０５  ステータス一覧表示部
４０６  イメージ表示部
４０７  送信データ保存部
４０８  ステータス管理ＤＢ
５０１  受信データ転送部
５０２  ＦＡＸ送信データ受信部
【図１】
2008167044.tif 000003
【図２】
2008167044.tif 000004
【図３】
2008167044.tif 000005
【図４】
2008167044.tif 000006
【図５】
2008167044.tif 000007
【図６】
2008167044.tif 000008
【図７】
2008167044.tif 000009
【図８】
2008167044.tif 000010
【図９】
2008167044.tif 000011
【図１０】
2008167044.tif 000012
【図１１】
2008167044.tif 000013
【図１２】
2008167044.tif 000014
【図１３】
2008167044.tif 000015
【図１４】
2008167044.tif 000016
【図１５】
2008167044.tif 000017
【図１６】
2008167044.tif 000018
【図１７】
2008167044.tif 000019
【図１８】
2008167044.tif 000020
【図１９】
2008167044.tif 000021
【図２０】
2008167044.tif 000022
【図２１】
2008167044.tif 000023
【図２２】
2008167044.tif 000024
【図２３】
2008167044.tif 000025
【図２４】
2008167044.tif 000026