(57)【要約】      （修正有）【課題】スキャンされて電子化された文書データを処理対象とするワークフロー処理を管理するワークフロー管理システムにおいて、ワークフロー処理における処理効率を向上させる。【解決手段】画像読取装置にて読み取られて電子化された文書データを処理対象とするワークフロー処理を管理するワークフロー管理システムであって、画像読取装置における画像読み取り処理の信頼度を示す情報である信頼度情報が対応付けられた文書データを前記ワークフロー処理における処理対象として取得する文書データ取得部と、文書データ取得部にて取得される文書データに対応付けられている信頼度情報を取得する信頼度情報取得部と、信頼度情報取得部にて取得される信頼度情報に基づいて、文書データ取得部にて取得される文書データについてのワークフローにおける承認処理に関する所定の処理を実行させる処理実行部とを備えてなる。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
画像読取装置にて読み取られて電子化された文書データを処理対象とするワークフロー処理を管理するワークフロー管理システムであって、
前記画像読取装置における画像読み取り処理の信頼度を示す情報である信頼度情報が対応付けられた文書データを前記ワークフロー処理における処理対象として取得する文書データ取得部と、
前記文書データ取得部にて取得される文書データに対応付けられている信頼度情報を取得する信頼度情報取得部と、
前記信頼度情報取得部にて取得される信頼度情報に基づいて、前記文書データ取得部にて取得される文書データについてのワークフローにおける承認処理に関する所定の処理を実行させる処理実行部と
を備えてなるワークフロー管理システム。
【請求項２】
請求項１に記載のワークフロー管理システムにおいて、
前記文書データ取得部にて取得される文書データについてのワークフローにおける承認処理を行うべき承認者に対して、該文書データに対応付けられている信頼度情報を通知する通知部を備えるワークフロー管理システム。
【請求項３】
請求項１に記載のワークフロー管理システムにおいて、
前記処理実行部は、前記信頼度情報取得部にて取得される信頼度よりも低い閾値が対応付けられている承認者による承認処理を省略させるワークフロー管理システム。
【請求項４】
請求項３に記載のワークフロー管理システムにおいて、
前記承認者に対応付けられている閾値は、ワークフローにおける下流側での承認処理を行う承認者ほど高い値に設定されているワークフロー管理システム。
【請求項５】
請求項３に記載のワークフロー管理システムにおいて、
前記処理実行部により承認処理が省略された承認者に対して、該承認者による承認処理が省略された旨を通知する通知部を備えるワークフロー管理システム。
【請求項６】
請求項１に記載のワークフロー管理システムにおいて、
前記信頼度情報取得部にて取得される信頼度が所定の閾値以下である場合に、該文書データの画像読み取り処理における信頼度が低い旨の通知を行なう通知部を備えるワークフロー管理システム。
【請求項７】
請求項１に記載のワークフロー管理システムにおいて、
前記処理実行部は、前記信頼度情報取得部にて取得される信頼度が所定の閾値以下である場合に、ワークフロー処理を中止するワークフロー管理システム。
【請求項８】
請求項１に記載のワークフロー管理システムにおいて、
文書データを読み取って電子化する画像読取装置と、
前記画像読取装置にて読み取られた文書データに基づいて、該文書データについての前記画像読取装置における画像読み取り処理の信頼度を判定する信頼度判定部と、
前記画像読取装置にて読み取られた文書データと、該文書データについて前記信頼度判定部にて判定された信頼度とを対応付けて所定の記憶領域に格納させる対応付け部と
を備えるワークフロー管理システム。
【請求項９】
請求項８に記載のワークフロー管理システムにおいて、
前記対応付け部は、前記信頼度判定部にて文書データについて判定された信頼度を、前記文書データ取得部にて取得される文書データにメタデータとして付加するワークフロー管理システム。
【請求項１０】
画像読取装置にて読み取られて電子化された文書データを処理対象とするワークフロー処理を管理するワークフロー管理方法であって、
前記画像読取装置における画像読み取り処理の信頼度を示す情報である信頼度情報が対応付けられた文書データを前記ワークフロー処理における処理対象として取得する文書データ取得ステップと、
前記文書データ取得ステップにて取得される文書データに対応付けられている信頼度情報を取得する信頼度情報取得ステップと、
前記信頼度情報取得ステップにて取得される信頼度情報に基づいて、前記文書データ取得ステップにて取得される文書データについてのワークフローにおける承認処理に関する所定の処理を実行させる処理実行ステップと
を備えてなるワークフロー管理方法。
【請求項１１】
請求項１０に記載のワークフロー管理方法において、
前記処理実行ステップは、前記信頼度情報取得ステップにて取得される信頼度よりも低い閾値が対応付けられている承認者による承認処理を省略させるワークフロー管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、画像読取装置にて読み取られて電子化された文書データを処理対象とするワークフロー処理を管理するワークフロー管理システムに関し、特に、ワークフロー処理における処理効率を向上させる技術に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、紙文書を入力とするワークフローシステムにおいて、領収書、発注文書、納品書、見積書などの業務処理で使用する文書を電子的に処理するシステムが知られる。このようなワークフローシステムの一般的な構成では、画像読取装置で紙文書を読み込み、所定のレイアウト情報を用いて文書データの画像領域を読み取る。そして、対象となる画像領域に対してＯＣＲ処理を施し、文字情報を得る。上述のようにして取得された情報はデータベースに各フォームの内容と関連付けて保存され、その電子情報を利用してワークフロー処理を行う。
【０００３】
また、上述のようなワークフローシステムにおける処理の対象となる電子データの信頼性を確保する方法としては、種々の方法が提案されているが、電子化されたデータにハッシュ値を持たせデータを識別する方法、電子署名をつける事で文書の正当性を証明する方法、タイムスタンプで証明する方法などが一般的である（例えば、特許文献１〜３を参照。）。
【０００４】
これまで、各種業務書類は原本として紙文書の保存が必要であったが、ｅ−文書法の施行によって紙文書でなくとも電子化されたデータが原本として認められるようになった。
【特許文献１】特開２００２−２３０２０２号公報
【特許文献２】特開２００４−１０９１２７号公報
【特許文献３】特開２００４−１５１８３３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
ワークフローにおける処理の対象となる文書データは、ワークフロー処理における後段の処理への影響や作業効率の関係上、その信頼性が求められるが、上記従来技術ではデータの真正性を保証するのみで、業務フローの中で使われる文書が真に業務フロー内で扱える文書であるかどうか（例えば、スキャン処理時に十分に識別可能な状態で読み取られているか等）といった点は保証されていない。
【０００６】
よって、従来のワークフロー処理では、承認処理を行う承認者が、処理の対象となっている文書データが正確にスキャンされたものであるかどうかといった点を意識しながら作業を行わなければならず、ワークフロー処理における作業効率や処理の信頼性という点で問題があった。
【０００７】
本発明は上述した問題点を解決するためになされたものであり、画像読取装置にて読み取られて電子化された文書データを処理対象とするワークフロー処理を管理するワークフロー管理システムにおいて、ワークフロー処理における処理効率を向上させる技術を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上述した課題を解決するため、本発明の一態様に係るワークフロー管理システムは、画像読取装置にて読み取られて電子化された文書データを処理対象とするワークフロー処理を管理するワークフロー管理システムであって、前記画像読取装置における画像読み取り処理の信頼度を示す情報である信頼度情報が対応付けられた文書データを前記ワークフロー処理における処理対象として取得する文書データ取得部と、前記文書データ取得部にて取得される文書データに対応付けられている信頼度情報を取得する信頼度情報取得部と、前記信頼度情報取得部にて取得される信頼度情報に基づいて、前記文書データ取得部にて取得される文書データについてのワークフローにおける承認処理に関する所定の処理を実行させる処理実行部とを備えてなることを特徴とするものである。
【０００９】
また、本発明の一態様に係るワークフロー管理方法は、画像読取装置にて読み取られて電子化された文書データを処理対象とするワークフロー処理を管理するワークフロー管理方法であって、前記画像読取装置における画像読み取り処理の信頼度を示す情報である信頼度情報が対応付けられた文書データを前記ワークフロー処理における処理対象として取得する文書データ取得ステップと、前記文書データ取得ステップにて取得される文書データに対応付けられている信頼度情報を取得する信頼度情報取得ステップと、前記信頼度情報取得ステップにて取得される信頼度情報に基づいて、前記文書データ取得ステップにて取得される文書データについてのワークフローにおける承認処理に関する所定の処理を実行させる処理実行ステップとを備えてなることを特徴とするものである。
【発明の効果】
【００１０】
以上に詳述したように本発明によれば、画像読取装置にて読み取られて電子化された文書データを処理対象とするワークフロー処理を管理するワークフロー管理システムにおいて、ワークフロー処理における処理効率を向上させる技術を提供することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
以下、本発明の実施の形態について図面を参照しつつ説明する。
【００１２】
（第１の実施の形態）
まず、本発明の第１の実施の形態について説明する。
【００１３】
図１は、本実施の形態によるワークフロー管理システムのシステム構成について説明するためのネットワーク構成図である。
【００１４】
同図に示すように、本実施の形態によるワークフロー管理システムは、画像読取装置（ＭＦＰ）１０１、ＰＣ２０１〜ＰＣ２０ｎおよびサーバ３〜６から構成されており、これらネットワーク構成機器は、ＬＡＮ等の電気通信回線を介して相互に通信可能に接続されている。
【００１５】
画像読取装置（ＭＦＰ）１０１は、原稿を光学的に読み取ることにより電子化し、文書データを生成する機能を有している。
【００１６】
サーバ６は、ワークフロー処理を用いた業務管理を行うためのワークフローの処理の流れなどを管理する管理サーバとしての機能を有している。
【００１７】
ＰＣ２０１〜ＰＣ２０ｎは、サーバ６にて管理されているワークフローに基づくワークフロー処理における承認作業を行う各承認者が扱うＰＣ（或いは、承認の権限が与えられているアカウントでログインされるＰＣ）である。各承認者は、当該ＰＣにおけるディスプレイの画面表示の内容等に基づいて、承認作業を行う。ここでは、あるワークフロー処理の決済までにｎ回の承認が必要である場合（ｎ人の承認者による承認作業を経る場合）を例に挙げている。
【００１８】
サーバ３は、時刻管理を行うタイムスタンプ管理サーバであり、外部機器からの要求に応じて、その時点での時刻に関する情報（タイムスタンプ）を送信する。
【００１９】
サーバ４は、電子署名を管理する管理サーバであり、外部機器からの要求に応じて、特定の処理を行った者あるいはデータの作成者を証明するための電子署名（タイムスタンプ）を送信する。
【００２０】
サーバ５は、各種データを格納するデータベースを管理するための管理サーバとしての役割を有している。
【００２１】
図２は、本実施の形態によるワークフロー管理システムについて説明するための機能ブロック図である。図２に示すワークフロー管理システムが備える各機能は、図１に示した、画像読取装置１０１、ＰＣ２０１〜ＰＣ２０ｎおよびサーバ３〜６等が協働することにより、結果として実現されるものである。よって、図２に示す各構成要素は、それぞれがどの機器に配置されていてもよく、結果としてワークフロー管理システム１の構成要素すべてが揃っていればよい。
【００２２】
本実施の形態によるワークフロー管理システム１は、画像読取装置１０１、信頼度判定部１０２、対応付け部１０３、文書データ取得部１０４、信頼度情報取得部１０５、処理実行部１０６、通知部１０７、表示部１０８、ＣＰＵ８０１およびＭＥＭＯＲＹ８０２を備えてなる構成となっている。
【００２３】
本実施の形態によるワークフロー管理システム１は、画像読取装置１０１にて読み取られて電子化された文書データを処理対象とするワークフロー処理を管理する役割を有している。以下、ワークフロー管理システム１を構成する各要素について詳細に説明する。
【００２４】
画像読取装置１０１は、文書データを読み取って電子化する。ここでの画像読取装置１０１は、例えばＭＦＰ（Multi Function Peripheral）であるものとする。
【００２５】
信頼度判定部１０２は、画像読取装置１０１にて読み取られた文書データに基づいて、該文書データについての画像読取装置１０１における画像読み取り処理の信頼度を判定する機能を有している。
【００２６】
具体的に、信頼度判定部１０２は、画像読取装置１０１にて読み取られた文書データに対してレイアウト解析を行ない、該レイアウト解析により抽出されるオブジェクトと、所定のオブジェクトとに基づいて、画像読取装置１０１における画像読み取り処理の信頼度をオブジェクト毎に判定する機能を有している。
【００２７】
また、信頼度判定部１０２は、画像読取装置１０１にて読み取られた文書データに対してレイアウト解析を行ない、該レイアウト解析により抽出されるオブジェクトの文字列と、該オブジェクトに対応する所定の文字列との一致率に基づいて、画像読取装置１０１における画像読み取り処理の信頼度を判定する。ここでの文字列の一致率の判定は、例えば「ＡＡＡ株式会社」という文字列の内の「ＡＡＡ」という部分についてのみ行うようにすることで、文書ごとに変更される可能性の高い文字部分を重視した一致率評価を行うことが可能である。
【００２８】
もちろん、信頼度判定部１０２による信頼度の判定は、文書データに含まれるオブジェクト毎に行なうだけでなく、文書データ全体に対して総合的に行なうようにしてもよい。
【００２９】
対応付け部１０３は、画像読取装置１０１にて読み取られた文書データと、該文書データについて信頼度判定部１０２にて判定された信頼度とを対応付けて例えばデータベース５（所定の記憶領域）に格納させる。具体的に、対応付け部１０３は、信頼度判定部１０２にて文書データについて判定された信頼度を、画像読取装置１０１にて読み取られた文書データにメタデータとして付加する。
【００３０】
なお、ここでの信頼度を示す情報とは、例えば信頼度の評価値を示すメタデータであり、文書データと信頼度を示す情報の対応付けとは、例えば信頼度を示す情報の文書データへの埋め込みを意味する。また、信頼度を示す情報の文書データへの埋め込みとは、当該メタデータを対象となる文書データにメタデータとして付加することを意味する。
【００３１】
なお、文書データにおける各オブジェクトと画像読み取り処理の信頼度を示す情報との対応付けは、必ずしも文書データへの信頼度を示す情報の埋め込み処理による必要はなく、例えば文書データにおける各オブジェクトに対応づけられた画像読み取り処理の信頼度を示す情報を、文書データとは別個にサーバ５（データベース）等の記憶領域に格納するようにしてもよい（すなわち、文書データにおけるオブジェクトと信頼度との対応関係が確認できればよい）。
【００３２】
文書データ取得部１０４は、上述の対応付け部１０３により、画像読取装置１０１における画像読み取り処理の信頼度を示す情報である信頼度情報が対応付けられた文書データを例えばデータベース５から取得する。
【００３３】
信頼度情報取得部１０５は、文書データ取得部１０４にて取得される文書データに対して対応付け部１０３により対応付けられている信頼度情報を、当該文書データ内あるいはデータベース５から取得する。
【００３４】
処理実行部１０６は、信頼度情報取得部１０５にて取得される信頼度情報に基づいて、文書データ取得部１０４にて取得される文書データについてのワークフローにおける承認処理に関する所定の処理を実行させる。
【００３５】
通知部１０７は、文書データ取得部１０４にて取得される文書データについてのワークフローにおける承認処理を行うべき承認者に対して、該文書データに対応付けられている信頼度情報を通知する。なお、通知部１０７による通知は、例えば表示部１０８における画面表示によって行うことができる。
【００３６】
表示部１０８は、例えば液晶ディスプレイ等から構成されており、ワークフロー管理システム１における処理内容に関する情報を画面表示する役割を有している。
【００３７】
ＣＰＵ８０１は、ワークフロー管理システムにおける各種処理を行う役割を有しており、またＭＥＭＯＲＹ８０２に格納されているプログラムを実行することにより種々の機能を実現する役割も有している。ＭＥＭＯＲＹ８０２は、例えばＲＯＭやＲＡＭ等から構成されており、ワークフロー管理システムにおいて利用される種々の情報やプログラムを格納する役割を有している。
【００３８】
本実施の形態では、一例として、領収書決済、発注、納品、など各種業務申請を行うワークフローシステムを想定するものとする。以下、「領収書」のワークフローを取り扱う例について述べる。
【００３９】
まず、申請者が画像読取装置１０１で領収書をスキャンし、当該領収書を電子データに変換（電子化）する。画像読取装置１０１では、スキャンする際にユーザ認証を行い、申請者のユーザ情報を例えばサーバ５から取得する。ここでのユーザ情報とは、例えば「氏名」、「所属」、「業務フローにおける申請ユーザに対する承認者」等の情報である。また、上記ユーザ情報の取得と同時に、「スキャンした日時」、「スキャン時の画像読取装置１０１の設定」などの情報をサーバ５から取得し、これら取得したデータをメタデータとして、電子化された文書データに直接埋め込む。もちろん、上述のようにして取得されたデータは、電子化された文書データに埋め込むだけでなく、当該文書データと対応付けた状態でサーバ６に格納されるワークフローの指示書等に保存するようにしてもよい。
【００４０】
画像読取装置１０１にて電子化される文書データとしては、例えばＰＤＦ（Portable Document Format）や、ＸＰＳ（XML Paper Specification）等のメタデータを格納できるフォーマットの電子データが挙げられる。
【００４１】
図３は、本発明の第１の実施の形態によるワークフロー管理システムにおける処理の流れについて説明するためのフローチャートである。
【００４２】
画像読取装置１０１での画像読み取り時において、画像読み取り処理の対象となる文書がワークフロー処理において利用されるものである場合（Ｓ１０１，Ｙｅｓ）、画像読み取りを開始する（Ｓ１０４）。
【００４３】
続いて、信頼度判定部１０２にて、画像読取装置１０１で読み取って電子化された文書データに対してレイアウト解析（Ｓ１０５）を行い、所定フォーマット（例えば「領収書」、「宛名」、「金額」といった項目を含むフォーマット）であるかどうかを推定する（Ｓ１０６）。
【００４４】
そして、信頼度判定部１０２は、当該文書データが所定のフォーマットであると推定される場合、ＯＣＲ処理を行う（Ｓ１０７）。続いて、信頼度判定部１０２は、文書データにおけるレイアウトを構成する要素（オブジェクト）、と当該フォーマットに対応付けて予め用意されている情報とを比較し、「領収書」、「宛名」および「金額」といった項目の内容がどの程度正しいかどうか（信頼性があるか）を判定する（Ｓ１０８）。
【００４５】
対応付け部１０３は、上記処理による文書データの信頼性の判定結果を点数化した（Ｓ１０９）データを、当該文書データにメタデータとして付加する（またはワークフローの指示書に保存する）処理を行う（Ｓ１１０）。ここでの信頼性の判定結果の点数化とは、例えば、領収書の文書データにおいて、業務上「○○株式会社」となっていなければならない項目に入力されているデータが「○×株式会社」であった場合に「３０点（１００点を最も良いとする指標にした場合）」とすることにより行われる。
【００４６】
その後、タイムスタンプおよび電子署名を文書データに付加する場合（Ｓ１１１，Ｙｅｓ）、対応付け部１０３は、当該文書データに対してタイムスタンプおよび電子署名を付加する（Ｓ１１２）。対応付け部１０３は、上述のようにして各種情報が対応付けられた文書データをサーバ５に登録することにより、ワークフローのジョブへの登録を行う（Ｓ１１３）。
【００４７】
続いて、上述のようにして登録された文書データを用いたワークフロー処理の流れについて説明する。図４は本実施の形態によるワークフロー管理システムにおける処理の流れについて説明するためのフローチャートであり、図５は従来のワークフロー処理の流れを示す概念図、図６は本実施の形態におけるワークフロー処理の流れを示す概念図である。
【００４８】
文書データがワークフロー処理のジョブに登録されると、ワークフロージョブはそのワークフローの指示にしたがって承認者（１人以上の承認者）を選択する（Ｓ２０１）。
【００４９】
通知部１０７は、承認者に対してワークフロー処理への申請があった旨を通知する（Ｓ２０２）。
【００５０】
続いて、信頼度情報取得部１０５にて、申請された文書データに対応づけられている画像読み取り処理の信頼度を示す情報（評価点）を取得し、処理実行部１０６にて、当該評価点と、選択された承認者に対応付けられている閾値とを比較する（Ｓ２０３）。なお、承認者に対応付けて設定されている閾値は、承認者の権限（ワークフロー処理において行う承認処理の重要度）に応じて異なる値に設定されていてもよい。
【００５１】
ここで、処理実行部１０６にて、評価点が閾値よりも高いと判定された場合（Ｓ２０３，Ｙｅｓ）、当該文書データは信頼性が高いデータであるものとして、当該承認者による承認処理を省略し（Ｓ２０４）、後段の承認処理へと処理を進める（Ｓ２０８）。
【００５２】
一方、評価点が閾値よりも低いと判定された場合（Ｓ２０３，Ｎｏ）、当該文書データは信頼性が低い（当該承認者によるチェックを要する）データであるものとして、処理実行部１０６は、ブラウザや専用端末により承認者による承認処理を行わせる（Ｓ２０５）。図７は、承認者による承認作業時における表示部１０８での画面表示の内容の一例を示す図である。同図に示すように、通知部１０７は、承認処理を行うべき承認者に対して、該文書データに対応付けられている信頼度情報を通知する。同図に示す例では、文書データのレイアウトを構成する各構成要素に対応づけて（ここでは、右横に並べて表示）、各構成要素について判定された信頼度を示す評価点Ｒを表示している。
【００５３】
なお、通知部１０７により、評価点が所定の閾値以下である構成要素については、色、明度、フォント、文字の太さ、形状等によって強調表示させ、特に承認者の注意を惹くようにしてもよい。もちろん、評価点が所定の閾値に対して低ければ低いほど、通知部１０７による強調の度合いを大きくするようにしてもよい。
【００５４】
承認者による承認作業の結果、承認される場合（Ｓ２０６，Ｙｅｓ）、文書データに対する承認処理の正当性を証明するためのタイムスタンプおよび電子署名を当該承認対象である文書データに付加し、後段の承認処理がある場合には処理を進める（Ｓ２０８）。
【００５５】
一方、承認者による承認作業の結果、承認されない場合（Ｓ２０６，Ｎｏ）、当該ワークフロー処理の申請者に対して承認されなかったことを通知部１０７によって通知する（Ｓ２０９）。
【００５６】
このように、処理実行部１０６は、信頼度情報取得部１０５にて取得される信頼度よりも低い閾値が対応付けられている承認者による承認処理を省略させる。換言すれば、信頼度情報取得部にて取得される信頼度よりも高い閾値が対応付けられている承認者のみによってワークフローにおける承認処理を実行させる。
【００５７】
ここで、承認者に対応付けられている閾値は、ワークフローにおける下流側での承認処理を行う承認者ほど高い値に設定されていることが好ましい。一般に、ワークフローにおける承認処理は、下流にゆくにつれて（承認処理が進むにつれて）、その重要度が増す。よって、画像読み取り処理の信頼度が高い文書データについては、ワークフロー処理の上流側における承認処理を飛ばして省略することにより、ワークフロー処理の上流側における承認処理にかかる工数を減らすことができ、作業効率の向上に寄与することができる。
【００５８】
このように、本実施の形態では、電子データに付加されているメタデータの各項目の点数項目を参照し、ある一定以上の点数を獲得しているデータであればそのデータを信用し、どのレベルの承認者まで処理をパスするか決定する。通知部１０７は、処理実行部１０６により承認処理が省略された（スルーされた）承認者に対しては、該承認者による承認処理が省略された旨をメールなどの通信機能を使用し通知する。
【００５９】
もちろん、処理が省略された承認者は、必要に応じてデータを参照できることは言うまでもない。このような、どの承認者をどのような条件でスルーさせるかという設定内容は、例えばワークフロー管理サーバ６等に予め登録できるものとする。
【００６０】
従来のワークフローでは、承認者が複数必要な場合、全ての承認者による目視での確認と承認を行っていたが（図５参照）、本実施の形態のようなシステムを構築することで、例えば承認者が３人いたとするとデータに付加されている点数によって、最終判断を下す承認者１人の承認を受けるだけで決済を完了させることができ、残り２人の承認者の承認作業の負担が削減され業務フローを効率化することができる（図６参照）。
【００６１】
つまり、入力デバイス画像読取装置１０１での検証で文書の正当性を判定することを特徴とする。またこの方法のバリエーションとしてある特定の承認者の承認が得られた場合には最終的な承認が得られたとして処理されることを特徴とする。電子データに直接データがメタデータとして付加されているため後の検索に利用できるため有用である。例えば承認の対象とする８０点以上のデータを持った電子データのみ抽出といった抽象的な検索が可能になる。
【００６２】
（第２の実施の形態）
続いて、本発明の第２の実施の形態について説明する。
【００６３】
本実施の形態は、上述の第１の実施の形態の変形例であり、その基本的装置構成は第１の実施の形態と同様である。本実施の形態と第１の実施の形態とは、ワークフローでの承認処理において文書データの信頼性が低かった場合の処理の内容が異なる。
【００６４】
図８は、本発明の第２の実施の形態によるワークフロー管理システムにおける処理の流れについて説明するためのフローチャートである。
【００６５】
図８に示すフローチャートにおけるＳ３０１〜Ｓ３０２，Ｓ３０４〜Ｓ３０８は、図４におけるＳ２０１〜Ｓ２０２，Ｓ２０５〜Ｓ２０９と同様な処理であるため、説明は割愛する。
【００６６】
処理実行部１０６は、信頼度情報取得部１０５にて取得される信頼度が所定の閾値以下である場合に（Ｓ３０３，Ｎｏ）、ワークフロー処理を強制的に中止（ワークフロー工程のジョブをキャンセル）する。
【００６７】
画像読取装置１０１からのスキャンデータ出力時、承認者（ｎ人）のそれぞれで承認作業を行うかどうかのレベルを設定しておき、各段階で自動的にチェックを行う。処理しないと判定された場合は処理をやめ、申請者に申請した文書データのどこに問題があったのかを自動的に通知する。
【００６８】
このように、本実施の形態によれば、信頼性が低い文書データがワークフロー上で次々と処理されてしまわないようにすることで、業務の効率化を図ることができる。これにより、承認者が膨大な量の申請書類全てに慎重に目を通してチェックするという負担を軽減することができる。
【００６９】
（第３の実施の形態）
続いて、本発明の第３の実施の形態について説明する。
【００７０】
本実施の形態は、上述の第１の実施の形態の変形例であり、その基本的装置構成は第１の実施の形態と同様である。本実施の形態と第１の実施の形態とは、ワークフローでの承認処理において文書データの信頼性が低かった場合の処理の内容が異なる。
【００７１】
図９は、本発明の第３の実施の形態によるワークフロー管理システムにおける処理の流れについて説明するためのフローチャートである。本実施の形態では、文書データの信頼性が低かった場合に承認者をスルーするのではなくて、文書データに付加されている信頼性の数値（評価点）に応じて、承認者に対して注意を促す構成となっている。
【００７２】
図９に示すフローチャートにおけるＳ４０１〜Ｓ４０２，Ｓ４０５〜Ｓ４０９は、図４におけるＳ２０１〜Ｓ２０２，Ｓ２０５〜Ｓ２０９と同様な処理であるため、説明は割愛する。
【００７３】
本実施の形態では、データの信頼性についての閾値を予め設定しておき、その閾値と比べて（Ｓ４０３）、信頼度情報取得部１０５にて取得される信頼度（点数）が所定の閾値よりも低い場合（Ｓ４０３，Ｎｏ）は、通知部１０７により承認者のＰＣに注意（該文書データの画像読み取り処理における信頼度が低い旨の通知）を促し（Ｓ４０４）、通常よりも詳細に検討させる。
【００７４】
承認者の検討の結果、承認できないと決定された場合、通知部１０７によりその旨がユーザに通知される。
【００７５】
（第４の実施の形態）
続いて、本発明の第４の実施の形態について説明する。
【００７６】
本実施の形態は、上述の第１の実施の形態の変形例であり、その基本的装置構成は第１の実施の形態と同様である。
【００７７】
図１０は、本発明の第４の実施の形態によるワークフロー管理システムにおける処理の流れについて説明するためのフローチャートである。本実施の形態では、第１の実施の形態〜第３の実施の形態のような構成に加え、文書データがワークフローに登録されたときに、入力された文書データのメタデータと、これ以前に申請された文書データのメタデータとを比較し、ミスや不正による重複した申請を行えないようにする構成となっている。
【００７８】
図１０に示すフローチャートにおけるＳ５０４〜Ｓ５０８は、図４におけるＳ２０５〜Ｓ２０９と同様な処理であるため、説明は割愛する。
【００７９】
本実施の形態では、メタデータに基づく文書データの比較について注目点を指定しておき、申請されたデータの日付項目データに着目すると比較的最近（１〜２ヶ月ぐらい）のデータを対象として他に同じような案件があったかどうかといったことを比較しながら自動的に検索する（Ｓ５０１）。検索がヒットした場合（Ｓ５０２，Ｙｅｓ）は、重複申請であると判定して重複申請である可能性がある旨を通知し（Ｓ５０３）、その後のワークフロー処理を行わず破棄する。そして、通知部１０７は、否認されたことと、その理由を申請者に通知する（Ｓ５０８）。ここでは検索の方法を日付から行ったが、申請者、金額といった観点から検索を開始しても良い。
【００８０】
また、同じような文章が実際に存在する可能性も踏まえ、メタデータでの比較だけではなく、メタデータの比較でヒットしたものに対して画像類似検索を行い、その結果も考慮に入れワークフローとして処理を続けるか、または否認し処理を破棄するか選択することが好ましい。
【００８１】
図１１は、本実施の形態によるワークフロー管理システムにおける大まかな処理（ワークフロー管理方法）の流れについて説明するためのフローチャートである。
【００８２】
画像読取装置１０１は、文書データを読み取って電子化する（画像読取ステップ）（Ｓ９０１）。
【００８３】
信頼度判定部１０２は、画像読取装置１０１にて読み取られた文書データに基づいて、該文書データについての画像読取装置１０１における画像読み取り処理の信頼度を判定する（信頼度判定ステップ）（Ｓ９０２）。
【００８４】
対応付け部１０３は、画像読取装置１０１にて読み取られた文書データと、該文書データについて信頼度判定部１０２にて判定された信頼度とを対応付けて所定の記憶領域に格納させる（対応付けステップ）（Ｓ９０３）。
【００８５】
文書データ取得部１０４は、画像読取装置１０１における画像読み取り処理の信頼度を示す情報である信頼度情報が対応付けられた文書データを所定の記憶領域から取得する（文書データ取得ステップ）（Ｓ９０４）。
【００８６】
信頼度情報取得部１０５は、文書データ取得部１０４にて取得される文書データに対して対応付け部１０３により対応付けられている信頼度情報を取得する（信頼度情報取得ステップ）（Ｓ９０５）。
【００８７】
処理実行部１０６は、信頼度情報取得部１０５にて取得される信頼度情報に基づいて、文書データ取得部１０４にて取得される文書データについてのワークフローにおける承認処理（例えば、承認処理を行うべき承認者による承認処理）に関する所定の処理を実行させる（処理実行ステップ）（Ｓ９０６）。具体的に、処理実行ステップでは、信頼度情報取得部１０５にて取得される信頼度よりも低い閾値が対応付けられている承認者による承認処理を省略させる。また、承認者に対応付けられている閾値は、ワークフローにおける下流側での承認処理を行う承認者ほど高い値に設定されている。この他、処理実行ステップでは、信頼度情報取得部１０５にて取得される信頼度が所定の閾値以下である場合に、ワークフロー処理を中止するようにすることもできる。
【００８８】
通知部１０７は、文書データ取得部にて取得される文書データについてのワークフローにおける承認処理を行うべき承認者に対して、該文書データに対応付けられている信頼度情報を通知する（通知ステップ）（Ｓ９０７）。また、通知ステップは、処理実行部１０６により承認処理が省略された承認者に対して、該承認者による承認処理が省略された旨を通知する。この他、通知ステップは、信頼度情報取得部１０５にて取得される信頼度が所定の閾値以下である場合に、該文書データの画像読み取り処理における信頼度が低い旨の通知を行なうようにしてもよい。
【００８９】
上述のワークフロー管理システムでの処理における各ステップは、ＭＥＭＯＲＹ８０２に格納されているワークフロー管理プログラムをＣＰＵ８０１に実行させることにより実現されるものである。
【００９０】
このように、上述の各実施の形態によれば、紙文書の入力を要する決済処理、事務処理等のワークフローシステムにおいて、紙文書を電子化する際に、電子化されたときの画像読み取り処理の信頼度を判定し判定結果を数値（どの程度まで信頼ある電子データが作成できたかを表す指標）として表す。そして、上記信頼度の判定結果を電子データに埋め込み、出力される電子データをそのまま使用し電子決済を行う。電子データに付加されているフォーマットを示す情報、電子データの信頼性の指標である評価点および入力者の情報などのメタデータから、自動的にワークフローのジョブを実行する。また、文書データの信頼度の指標である評価点を個別の閾値と比較し、その比較結果に基づいて、承認者、決済者にワークフロージョブへの対応の簡略化、及び注意を促す。
【００９１】
以上述べたように、本実施の形態によれば、紙文書を電子化する段階で、所定のフォーマットに対して取り込まれたデータの状況が信頼に足るものであるかを数値化して電子データに直接埋め込み、なおかつ業務処理に必要なデータ項目も電子データに埋め込む入力装置（画像読取装置１０１などスキャン機能を搭載した機器）を利用することで、電子データを中心としたワークフローシステムを構成することが可能になる。
【００９２】
また、既存のメタデータ検索エンジンをそのまま利用して文書データの検索を行うことができるため、システム構築に関しても非常に負担が少ない。また、文書データを承認する際に目視だけで判断するのではなく、自動的に電子データの信頼性をある程度判定できるため、承認者の判断の助けとなり、業務の効率を上げることができる。
【００９３】
本実施の形態では装置内部に発明を実施する機能が予め記録されている場合で説明をしたが、これに限らず同様の機能をネットワークから装置にダウンロードしても良いし、同様の機能を記録媒体に記憶させたものを装置にインストールしてもよい。記録媒体としては、ＣＤ−ＲＯＭ等プログラムを記憶でき、かつ装置が読み取り可能な記録媒体であれば、その形態は何れの形態であっても良い。またこのように予めインストールやダウンロードにより得る機能は装置内部のＯＳ（オペレーティング・システム）等と共働してその機能を実現させるものであってもよい。
【００９４】
本発明を特定の態様により詳細に説明したが、本発明の精神および範囲を逸脱しないかぎり、様々な変更および改質がなされ得ることは、当業者には自明であろう。
【図面の簡単な説明】
【００９５】
【図１】本実施の形態によるワークフロー管理システムのシステム構成について説明するためのネットワーク構成図である。
【図２】本実施の形態によるワークフロー管理システムについて説明するための機能ブロック図である。
【図３】本発明の第１の実施の形態によるワークフロー管理システムにおける処理の流れについて説明するためのフローチャートである。
【図４】本実施の形態によるワークフロー管理システムにおける処理の流れについて説明するためのフローチャートである。
【図５】従来のワークフロー処理の流れを示す概念図である。
【図６】本実施の形態におけるワークフロー処理の流れを示す概念図である。
【図７】承認者による承認作業時における表示部１０８での画面表示の内容の一例を示す図である。
【図８】本発明の第２の実施の形態によるワークフロー管理システムにおける処理の流れについて説明するためのフローチャートである。
【図９】本発明の第３の実施の形態によるワークフロー管理システムにおける処理の流れについて説明するためのフローチャートである。
【図１０】本発明の第４の実施の形態によるワークフロー管理システムにおける処理の流れについて説明するためのフローチャートである。
【図１１】本実施の形態によるワークフロー管理システムにおける大まかな処理（ワークフロー管理方法）の流れについて説明するためのフローチャートである。
【符号の説明】
【００９６】
１  ワークフロー管理システム、１０１  画像読取装置、１０２  信頼度判定部、１０３  対応付け部、１０４  文書データ取得部、１０５  信頼度情報取得部、１０６  処理実行部、１０７  通知部、１０８  表示部、８０１  ＣＰＵ、８０２  ＭＥＭＯＲＹ。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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