(57)【要約】【課題】作業効率とデータセキュリティを維持しながら、紙書類の現物管理と、ワークフロー管理の電子化を両立する。【解決手段】読取伝達手段１２は、書類からリーダライタＲＷで識別情報を読み取るとともにサーバシステムＳへ伝達する。サーバシステムＳでは、ステータス管理ＤＢ２２が、書類について工程中のどの段階に現在属するかといった状態及び処理履歴の管理データを記憶する。管理手段２４は、どのような識別情報がどの端末Ｔから伝達されてきたかに基づいて、該当する書類に関する前記管理データを処理又は更新するとともに、所定の管理者コンソールに対し、要求操作に応じて提供する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
一又は二以上の工程で書類を処理するワークフローを管理するワークフロー管理システムにおいて、
各工程に一又は二以上設けたチェックポイントに対応する端末と、
各端末と通信ネットワークで接続されたサーバシステムと、を有し、
前記端末は、
書類ごとに付したＩＣタグの情報を読み取るＩＣタグ読取装置と、
コンピュータの演算制御部が、書類から前記ＩＣタグ読取装置で識別情報を読み取るとともに前記サーバシステムへ伝達する、読取伝達手段と、
を有し、
前記サーバシステムは、
チェックポイントの通過を含む書類の状態及び処理履歴の管理データを記憶するデータベースと、
コンピュータの演算制御部が、どのような識別情報がどの端末から伝達されてきたかに基づいて、該当する書類に関する前記管理データを処理又は更新するとともに、要求操作に応じて提供する、管理手段と、
を有することを特徴とするワークフロー管理システム。
【請求項２】
前記識別情報として、相互に重複しないユニークコードと、書類の種類と、を書き込んだＩＣタグを用いる
ことを特徴とする請求項１記載のワークフロー管理システム。
【請求項３】
工程における書類の受入れ時と、工程から外部への引渡し時を、それぞれ前記チェックポイントとしたことを特徴とする請求項１又は２記載のワークフロー管理システム。
【請求項４】
工程に含まれる処理の各段階を、それぞれ前記チェックポイントとしたことを特徴とする請求項１から３のいずれか一項に記載のワークフロー管理システム。
【請求項５】
前記管理手段は、
各処理の前記管理データから、一又は二以上のチェックポイントを通過したもの及び通過していないものを条件検索することにより、所望の工程又はチェックポイント間に存在する書類の件数を集計し出力する、計数手段を有する
ことを特徴とする請求項１から４のいずれか一項に記載のワークフロー管理システム。
【請求項６】
工程において書類が、未処理、処理済、又は保留、のいずれの処理状態であるかについて、それぞれに対応する互いに異なるチェックポイントでＩＣタグの識別情報を読み取って前記サーバシステムへ伝達することにより、前記データベース及び管理手段で識別させる
ことを特徴とする請求項１から５のいずれか一項に記載のワークフロー管理システム。
【請求項７】
チェックポイントでＩＣタグの識別情報を読み取る際に、その書類が工程において未処理、処理済、又は保留、のいずれの処理状態であるかの選択操作を前記端末が受け付けるとともにその選択を、読み取った識別情報と共に前記サーバシステムへ伝達し、これら伝達された情報に基づいてサーバシステムの管理手段が書類の処理状態を識別する
ことを特徴とする請求項１から６のいずれか一項に記載のワークフロー管理システム。
【請求項８】
書類における特殊処理又は不備対応の適用開始及び完了についても、所定のチェックポイントで端末がＩＣタグ読取装置により書類のＩＣタグの識別情報を読み取り、前記サーバシステムへ伝達することにより前記管理データに反映させる
ことを特徴とする請求項１から７のいずれか一項に記載のワークフロー管理システム。
【請求項９】
ファイリングにおける書類の差し込み及び抜き出しについて、その都度その書類のＩＣタグに記憶されている識別情報を、互いに異なるチェックポイントの端末がＩＣタグ読取装置で読み取ることにより、又は所定のチェックポイントの端末がＩＣタグ読取装置で読み取るとともに差し込み又は抜き出しの別の選択操作を受け付けてその選択を、読み取った前記識別情報と共に前記サーバシステムへ伝達するとともに、その前記管理手段が識別する
ことを特徴とする請求項１から８のいずれか一項に記載のワークフロー管理システム。
【請求項１０】
前記ＩＣタグ読取装置により、複数の書類を含む束ごとに複数のＩＣタグを読み取ることを特徴とする請求項１から９のいずれか一項に記載のワークフロー管理システム。
【請求項１１】
前記各書類の各ＩＣタグは、互いに異なるグループＩＤを予め記憶し、前記ＩＣタグ読取装置は、前記各グループＩＤの指定を伴う読取信号を順次発信し、前記各ＩＣタグは、自己のグループＩＤと合致する前記読取信号に対して応答する
ことを特徴とする請求項１０記載のワークフロー管理システム。
【請求項１２】
前記端末又は前記サーバシステムは、前記複数の書類を含む束について、前記ＩＣタグ読取装置により複数のＩＣタグを一括読取させることにより、目的の書類の有無を判断する、書類検索手段を前記コンピュータの演算制御部が実現する
ことを特徴とする請求項１０又は１１記載のワークフロー管理システム。
【請求項１３】
前記複数の書類を含む束について、前記ＩＣタグ読取装置により複数のＩＣタグを一括読取させることにより、その束に含まれる前記複数の書類の件数を計数する、計数手段を前記端末又は前記サーバシステムの演算制御部が実現する
ことを特徴とする請求項１０から１２のいずれか一項に記載のワークフロー管理システム。
【請求項１４】
前記端末は、前記ＩＣタグ読取装置とともに、バーコードリーダーも備えたことを特徴とする請求項１から１３のいずれか一項に記載の記載のワークフロー管理システム。
【請求項１５】
複写式書類綴りの各葉に、相互に関連付けられた識別情報をそれぞれ記憶したＩＣタグを付し、
前記サーバシステムは、前記コンピュータの演算制御部により、
前記複写式書類綴りの一部の葉に係る問題について、端末から報告を、その葉のＩＣタグの識別情報と共に受け付けて前記データベースに記録するととともに、その複写式書類綴りにおける他の葉に付されたＩＣタグの識別情報がいずれかの端末から伝達された場合に、その端末に、その書類について所定の注意喚起情報を表示させる関連処理手段を実現する
ことを特徴とする請求項１から１４のいずれか一項に記載のワークフロー管理システム。
【請求項１６】
少なくとも一つの前記端末における前記ＩＣタグ読取装置は、ＩＣタグへの書込み機能を有し、
前記サーバシステムの前記管理手段は前記管理データの一部を、各端末のＩＣタグ読取装置により、ＩＣタグに記憶させ及び読み取ることを特徴とする請求項１から１５のいずれか一項に記載のワークフロー管理システム。
【請求項１７】
前記管理データの少なくとも一部を、前記データベース及びＩＣタグの双方に同期をとって記憶させ及び読み取ることを特徴とする請求項１から１６のいずれか一項に記載のワークフロー管理システム。
【請求項１８】
前記同期にかかる管理データを記憶した前記ＩＣタグについて、前記端末において更新の指示操作を受け付けた場合に、その同期にかかる管理データを前記データベースから新たなＩＣタグにコピーする更新復旧手段を、前記サーバシステム又は前記端末の前記演算制御部が実現することを特徴とする請求項１から１７のいずれか一項に記載のワークフロー管理システム。
【請求項１９】
書類の各記入欄の記入内容を認識する光学文字読取手段を前記端末が備え、
書類の種類に応じてどの欄が必須かの情報を予め保有し、この情報と前記認識の結果から、必須にもかかわらず空欄である記入欄を検出する空欄検出手段と、
前記空欄検出手段で、必須にもかかわらず空欄である記入欄を検出した場合に、その端末のＩＣタグ読取装置で読み取った書類の識別情報に基づいて、予め定義された所定の処理を実行する対処手段と、
を有することを特徴とする請求項１から１８のいずれか一項に記載のワークフロー管理システム。
【請求項２０】
前記サーバシステムの前記管理手段は、
書類の不備による顧客への返却について前記端末から識別情報を含む返却記録の情報を受け付けて前記データベースに記録し、その返却記録の情報に基づいてその後、同じ識別情報がいずれかの端末から伝達された場合は返却記録の書類について管理データを維持してワークフロー管理を続行し、同じ顧客及び書類の種類である新たな書類について、前記返却記録とは異なる新たな識別情報がいずれかの端末から伝達された場合は返却記録の書類については管理データを閉鎖し前記新たな書類について管理データに基づきワークフロー管理を開始する
ことを特徴とする請求項１から１９のいずれか一項に記載のワークフロー管理システム。
【請求項２１】
前記サーバシステムの前記管理手段は、
書類の種類に応じた規定処理期間の情報を予め有し、
端末からＩＣタグの識別情報が伝達されてきた書類について、前記規定処理期間又は書類での個別の指定期間に基づく期限を設定して前記データベースに記録し、各書類について期限までの余裕期間に応じて処理の優先順位を判定し出力する
ことを特徴とする請求項１から２０のいずれか一項に記載のワークフロー管理システム。
【請求項２２】
前記サーバシステムにおいて、
前記各端末について操作する担当者の記録を受け付け、その担当者ごとの操作中に伝達されるＩＣタグの識別情報に基づいて、書類の種類及び枚数について、処理及び不備の実績件数を集計して所定の実績記憶手段に記憶し、与えられる要求操作に応じて出力する、実績管理手段を前記演算制御部が実現する
ことを特徴とする請求項１から２１のいずれか一項に記載のワークフロー管理システム。
【請求項２３】
前記サーバは、
顧客ごとの属性を含む顧客データを予め記憶した顧客属性記憶手段を有し、
前記管理データに含まれる不備の情報と、前記顧客データに基づいて、書類の種類別及び顧客の属性別に、不備の種類と多寡を分析し出力する、不備分析手段を前記演算制御部が実現する
ことを特徴とする請求項８から２２のいずれか一項に記載のワークフロー管理システム。
【請求項２４】
少なくとも一つの前記端末における前記ＩＣタグ読取装置は、ＩＣタグへの書込み機能を有し、
前記ワークフローの外部へ書類を戻す所定操作が入力された場合に、ＩＣタグへの書込み機能を有する前記ＩＣタグ読取装置及びその前記端末により、識別情報以外の情報を抹消させる抹消手段を有することを特徴とする請求項１から２３のいずれか一項に記載のワークフロー管理システム。
【請求項２５】
複写式書類綴りの各葉ごとに、相互に異なった位置に前記ＩＣタグを設けたことを特徴とする複写式書類綴り。
【請求項２６】
書類を搭載するための搭載面を有する作業用搭載台と、
前記搭載面内に設けられ、搭載面に搭載された書類のＩＣタグを読み取るＩＣタグ読取装置と、
を有することを特徴とする端末装置。
【請求項２７】
書類投入用のスリットを有する箱型の工程識別箱と、
前記スリットに設けられ、スリットから投入される書類のＩＣタグを読み取るＩＣタグ読取装置と、
を有することを特徴とする端末装置。
【請求項２８】
書類の異なる位置に設けられたＩＣタグを読み取るための複数のＩＣタグ読取装置を備えたことを特徴とする端末装置。
【請求項２９】
各工程に一又は二以上設けたチェックポイントに対応する端末と、各端末と通信ネットワークで接続されたサーバシステムと、を有し、一又は二以上の工程で書類を処理するワークフローを管理するワークフロー管理方法において、
前記端末においては、
書類ごとに付したＩＣタグの情報を読み取るＩＣタグ読取装置を有すると共に、
コンピュータの演算制御部が、書類から前記ＩＣタグ読取装置で識別情報を読み取るとともに前記サーバシステムへ伝達する、読取伝達処理を実行し、
前記サーバシステムにおいては、
チェックポイントの通過を含む書類の状態及び処理履歴の管理データを記憶するデータベースを有すると共に、
コンピュータの演算制御部が、どのような識別情報がどの端末から伝達されてきたかに基づいて、該当する書類に関する前記管理データを処理又は更新するとともに、要求操作に応じて提供する、管理処理を実行する
ことを特徴とするワークフロー管理方法。
【請求項３０】
前記識別情報として、相互に重複しないユニークコードと、書類の種類と、を書き込んだＩＣタグを用いる
ことを特徴とする請求項２９記載のワークフロー管理方法。
【請求項３１】
工程における書類の受入れ時と、工程から外部への引渡し時を、それぞれ前記チェックポイントとしたことを特徴とする請求項２９又は３０記載のワークフロー管理方法。
【請求項３２】
工程に含まれる処理の各段階を、それぞれ前記チェックポイントとしたことを特徴とする請求項２９から３１のいずれか一項に記載のワークフロー管理方法。
【請求項３３】
前記管理処理は、
各処理の前記管理データから、一又は二以上のチェックポイントを通過したもの及び通過していないものを条件検索することにより、所望の工程又はチェックポイント間に存在する書類の件数を集計し出力する、計数処理を含む
ことを特徴とする請求項２９から３２のいずれか一項に記載のワークフロー管理方法。
【請求項３４】
工程において書類が、未処理、処理済、又は保留、のいずれの処理状態であるかについて、それぞれに対応する互いに異なるチェックポイントでＩＣタグの識別情報を読み取って前記サーバシステムへ伝達することにより、前記データベース及び管理手段で識別させる
ことを特徴とする請求項２９から３３のいずれか一項に記載のワークフロー管理方法。
【請求項３５】
チェックポイントでＩＣタグの識別情報を読み取る際に、その書類が工程において未処理、処理済、又は保留、のいずれの処理状態であるかの選択操作を前記端末が受け付けるとともにその選択を、読み取った識別情報と共に前記サーバシステムへ伝達し、これら伝達された情報に基づいてサーバシステムの管理手段が書類の処理状態を識別する
ことを特徴とする請求項２９から３４のいずれか一項に記載のワークフロー管理方法。
【請求項３６】
書類における特殊処理又は不備対応の適用開始及び完了についても、所定のチェックポイントで端末がＩＣタグ読取装置により書類のＩＣタグの識別情報を読み取り、前記サーバシステムへ伝達することにより前記管理データに反映させる
ことを特徴とする請求項２９から３５のいずれか一項に記載のワークフロー管理方法。
【請求項３７】
ファイリングにおける書類の差し込み及び抜き出しについて、その都度その書類のＩＣタグに記憶されている識別情報を、互いに異なるチェックポイントの端末がＩＣタグ読取装置で読み取ることにより、又は所定のチェックポイントの端末がＩＣタグ読取装置で読み取るとともに差し込み又は抜き出しの別の選択操作を受け付けてその選択を、読み取った前記識別情報と共に前記サーバシステムへ伝達するとともに、その前記管理処理で識別する
ことを特徴とする請求項２９から３６のいずれか一項に記載のワークフロー管理方法。
【請求項３８】
前記ＩＣタグ読取装置により、複数の書類を含む束ごとに複数のＩＣタグを読み取ることを特徴とする請求項２９から３７のいずれか一項に記載のワークフロー管理方法。
【請求項３９】
前記各書類の各ＩＣタグに、互いに異なるグループＩＤを予め記憶させ、前記ＩＣタグ読取装置において、前記各グループＩＤの指定を伴う読取信号を順次発信し、前記各ＩＣタグは、自己のグループＩＤと合致する前記読取信号に対して応答する
ことを特徴とする請求項３８記載のワークフロー管理方法。
【請求項４０】
前記端末又は前記サーバシステムにおいて、前記複数の書類を含む束について、前記ＩＣタグ読取装置により複数のＩＣタグを一括読取させることにより、目的の書類の有無を判断する、書類検索処理を前記コンピュータの演算制御部が実行する
ことを特徴とする請求項３８又は３９記載のワークフロー管理方法。
【請求項４１】
前記複数の書類を含む束について、前記ＩＣタグ読取装置により複数のＩＣタグを一括読取させることにより、その束に含まれる前記複数の書類の件数を計数する、計数処理を前記端末又は前記サーバシステムの演算制御部が実行する
ことを特徴とする請求項３８から４０のいずれか一項に記載のワークフロー管理方法。
【請求項４２】
前記端末が、前記ＩＣタグ読取装置とともに、バーコードリーダーによっても、書類から情報を読み取ることを特徴とする請求項２９から４１のいずれか一項に記載の記載のワークフロー管理方法。
【請求項４３】
複写式書類綴りの各葉に、相互に関連付けられた識別情報をそれぞれ記憶したＩＣタグを付し、
前記サーバシステムにおいて、前記コンピュータの演算制御部により、
前記複写式書類綴りの一部の葉に係る問題について、端末から報告を、その葉のＩＣタグの識別情報と共に受け付けて前記データベースに記録するととともに、その複写式書類綴りにおける他の葉に付されたＩＣタグの識別情報がいずれかの端末から伝達された場合に、その端末に、その書類について所定の注意喚起情報を表示させる関連処理処理を実行する
ことを特徴とする請求項２９から４２のいずれか一項に記載のワークフロー管理方法。
【請求項４４】
少なくとも一つの前記端末における前記ＩＣタグ読取装置が、ＩＣタグへの書込み機能を有する場合に、
前記サーバシステムが前記管理処理において、前記管理データの一部を、各端末の前記ＩＣタグ読取装置により、ＩＣタグに記憶させ及び読み取ることを特徴とする請求項２９から４３のいずれか一項に記載のワークフロー管理方法。
【請求項４５】
前記管理データの少なくとも一部を、前記データベース及びＩＣタグの双方に同期をとって記憶させ及び読み取ることを特徴とする請求項２９から４４のいずれか一項に記載のワークフロー管理方法。
【請求項４６】
前記同期にかかる管理データを記憶した前記ＩＣタグについて、前記端末において更新の指示操作を受け付けた場合に、その同期にかかる管理データを前記データベースから新たなＩＣタグにコピーする更新復旧処理を、前記サーバシステム又は前記端末の前記演算制御部が実行することを特徴とする請求項２９から４５のいずれか一項に記載のワークフロー管理方法。
【請求項４７】
書類の各記入欄の記入内容を認識する光学文字読取手段を有する前記端末において、
書類の種類に応じてどの欄が必須かの情報を予め保有し、この情報と前記認識の結果から、必須にもかかわらず空欄である記入欄を検出する空欄検出処理と、
前記空欄検出処理で、必須にもかかわらず空欄である記入欄を検出した場合に、その端末のＩＣタグ読取装置で読み取った書類の識別情報に基づいて、予め定義された所定の処理を実行する対処処理と、
を実行することを特徴とする請求項２９から４６のいずれか一項に記載のワークフロー管理方法。
【請求項４８】
前記サーバシステムの前記管理処理において、
書類の不備による顧客への返却について前記端末から識別情報を含む返却記録の情報を受け付けて前記データベースに記録し、その返却記録の情報に基づいてその後、同じ識別情報がいずれかの端末から伝達された場合は返却記録の書類について管理データを維持してワークフロー管理を続行し、同じ顧客及び書類の種類である新たな書類について、前記返却記録とは異なる新たな識別情報がいずれかの端末から伝達された場合は返却記録の書類については管理データを閉鎖し前記新たな書類について管理データに基づきワークフロー管理を開始する
ことを特徴とする請求項２９から４７のいずれか一項に記載のワークフロー管理方法。
【請求項４９】
前記サーバシステムにおける前記管理処理において、
書類の種類に応じた規定処理期間の情報を予め用意し、
端末からＩＣタグの識別情報が伝達されてきた書類について、前記規定処理期間又は書類での個別の指定期間に基づく期限を設定して前記データベースに記録し、各書類について期限までの余裕期間に応じて処理の優先順位を判定し出力する
ことを特徴とする請求項２９から４８のいずれか一項に記載のワークフロー管理方法。
【請求項５０】
前記サーバシステムにおいて、
前記各端末について操作する担当者の記録を受け付け、その担当者ごとの操作中に伝達されるＩＣタグの識別情報に基づいて、書類の種類及び枚数について、処理及び不備の実績件数を集計して所定の実績記憶手段に記憶し、与えられる要求操作に応じて出力する、実績管理処理を前記演算制御部が実行する
ことを特徴とする請求項２９から４９のいずれか一項に記載のワークフロー管理方法。
【請求項５１】
前記サーバにおいて、
顧客ごとの属性を含む顧客データを所定の顧客属性記憶手段に予め記憶し、
前記管理データに含まれる不備の情報と、前記顧客データに基づいて、書類の種類別及び顧客の属性別に、不備の種類と多寡を分析し出力する、不備分析処理を前記演算制御部が実行する
ことを特徴とする請求項３６から５０のいずれか一項に記載のワークフロー管理方法。
【請求項５２】
少なくとも一つの前記端末における前記ＩＣタグ読取装置が、ＩＣタグへの書込み機能を有し、
前記ワークフローの外部へ書類を戻す所定操作が入力された場合に、ＩＣタグへの書込み機能を有する前記ＩＣタグ読取装置及びその前記端末により、識別情報以外の情報を抹消させる抹消処理を含むことを特徴とする請求項２９から５１のいずれか一項に記載のワークフロー管理方法。
【請求項５３】
各葉ごとに相互に異なった位置に前記ＩＣタグを設けた前記複写式書類綴りを用いることを特徴とする請求項４３から５２のいずれか一項に記載のワークフロー管理方法。
【請求項５４】
書類を搭載するための搭載面を有する作業用搭載台を供えた前記端末を用い、
前記搭載面内に設けたＩＣタグ読取装置により、搭載面に搭載された書類のＩＣタグを読み取ることを特徴とする請求項２９から５３のいずれか一項に記載のワークフロー管理方法。
【請求項５５】
書類投入用のスリットを有する箱型の工程識別箱を用い、
前記スリットに設けたＩＣタグ読取装置により、スリットから投入される書類のＩＣタグを読み取ることを特徴とする請求項２９から５４のいずれか一項に記載のワークフロー管理方法。
【請求項５６】
書類の異なる位置にそれぞれ設けられたＩＣタグを、複数のＩＣタグ読取装置によりそれぞれ読み取ることを特徴とする請求項２９から５５のいずれか一項に記載のワークフロー管理方法。
【請求項５７】
各工程に一又は二以上設けたチェックポイントに対応する端末と、通信ネットワークで接続されたサーバシステムの演算制御部を制御することにより、一又は二以上の工程で書類を処理するワークフローを管理するワークフロー管理プログラムにおいて、
チェックポイントの通過を含む書類の状態及び処理履歴の管理データを所定のデータベースに記憶させ、
ＩＣタグ読取装置が書類毎のＩＣタグから読み取ったどのような識別情報がどの前記端末から伝達されてきたかに基づいて、該当する書類に関する前記管理データを処理又は更新するとともに、要求操作に応じて提供する、管理処理を
前記演算制御部に実行させることを特徴とするワークフロー管理プログラム。
【請求項５８】
前記識別情報として、相互に重複しないユニークコードと、書類の種類と、を書き込んだＩＣタグを用いる
ことを特徴とする請求項５７記載のワークフロー管理プログラム。
【請求項５９】
工程における書類の受入れ時と、工程から外部への引渡し時を、それぞれ前記チェックポイントとすることを特徴とする請求項５７又は５８記載のワークフロー管理プログラム。
【請求項６０】
工程に含まれる処理の各段階を、それぞれ前記チェックポイントとすることを特徴とする請求項５７から５９のいずれか一項に記載のワークフロー管理プログラム。
【請求項６１】
前記管理処理は、
各処理の前記管理データから、一又は二以上のチェックポイントを通過したもの及び通過していないものを条件検索することにより、所望の工程又はチェックポイント間に存在する書類の件数を集計し出力する、計数処理を含む
ことを特徴とする請求項５７から６０のいずれか一項に記載のワークフロー管理プログラム。
【請求項６２】
工程において書類が、未処理、処理済、又は保留、のいずれの処理状態であるかについて、それぞれに対応する互いに異なるチェックポイントでＩＣタグから読み取った識別情報がサーバシステムへ伝達されてきたことを検出することにより、前記データベース及び管理処理で識別させる
ことを特徴とする請求項５７から６１のいずれか一項に記載のワークフロー管理プログラム。
【請求項６３】
チェックポイントでＩＣタグの識別情報を読み取る際に、その書類が工程において未処理、処理済、又は保留、のいずれの処理状態であるかの選択操作を前記端末が受け付けるとともにその選択を、読み取った識別情報と共に前記サーバシステムへ伝達してきたときに、これら伝達された情報に基づいてサーバシステムの管理処理において書類の処理状態を識別させる
ことを特徴とする請求項５７から６２のいずれか一項に記載のワークフロー管理プログラム。
【請求項６４】
書類における特殊処理又は不備対応の適用開始及び完了についても、所定のチェックポイントで端末がＩＣタグ読取装置により書類のＩＣタグの識別情報を読み取って、前記サーバシステムへ伝達してきたことを検出して、前記管理データに反映させる
ことを特徴とする請求項５７から６３のいずれか一項に記載のワークフロー管理プログラム。
【請求項６５】
ファイリングにおける書類の差し込み及び抜き出しについて、その都度その書類のＩＣタグに記憶されている識別情報を、互いに異なるチェックポイントの端末がＩＣタグ読取装置で読み取ることにより、又は所定のチェックポイントの端末がＩＣタグ読取装置で読み取るとともに差し込み又は抜き出しの別の選択操作を受け付けてその選択を、読み取った前記識別情報と共に前記サーバシステムへ伝達してきたことを検出して、そのサーバシステムにおける前記管理処理で識別させる
ことを特徴とする請求項５７から６４のいずれか一項に記載のワークフロー管理プログラム。
【請求項６６】
前記ＩＣタグ読取装置により、複数の書類を含む束ごとに複数のＩＣタグを読み取らせることを特徴とする請求項５７から６５のいずれか一項に記載のワークフロー管理プログラム。
【請求項６７】
前記各書類の各ＩＣタグに、互いに異なるグループＩＤを予め記憶させておき、
前記ＩＣタグ読取装置からは、前記各グループＩＤの指定を伴う読取信号を順次発信させ、前記各ＩＣタグからはその属するグループＩＤと合致する前記読取信号に対しての応答を受領させる
ことを特徴とする請求項６６記載のワークフロー管理プログラム。
【請求項６８】
前記サーバシステムにおいて、前記複数の書類を含む束について、前記端末の前記ＩＣタグ読取装置により複数のＩＣタグを一括読取させることにより、目的の書類の有無を判断する、書類検索処理を前記コンピュータの演算制御部に実行させる
ことを特徴とする請求項６６又は６７記載のワークフロー管理プログラム。
【請求項６９】
前記複数の書類を含む束について、前記端末のＩＣタグ読取装置により複数のＩＣタグを一括読取させることにより、その束に含まれる前記複数の書類の件数を計数する、計数処理を前記サーバシステムの演算制御部に実行させる
ことを特徴とする請求項６６から６８のいずれか一項に記載のワークフロー管理プログラム。
【請求項７０】
前記端末に、前記ＩＣタグ読取装置とともに、バーコードリーダーによっても、書類から情報を読み取らせることを特徴とする請求項５７から６９のいずれか一項に記載の記載のワークフロー管理プログラム。
【請求項７１】
複写式書類綴りの各葉に、相互に関連付けられた識別情報をそれぞれ記憶したＩＣタグを付し、
前記サーバシステムにおいて、前記コンピュータの演算制御部により、
前記複写式書類綴りの一部の葉に係る問題について、端末から報告を、その葉のＩＣタグの識別情報と共に受け付けて前記データベースに記録するととともに、その複写式書類綴りにおける他の葉に付されたＩＣタグの識別情報がいずれかの端末から伝達された場合に、その端末に、その書類について所定の注意喚起情報を表示させる関連処理処理を実行させる
ことを特徴とする請求項５７から７０のいずれか一項に記載のワークフロー管理プログラム。
【請求項７２】
少なくとも一つの前記端末における前記ＩＣタグ読取装置が、ＩＣタグへの書込み機能を有する場合に、
前記サーバシステムが前記管理処理において、前記管理データの一部を、各端末の前記ＩＣタグ読取装置により、ＩＣタグに記憶させ及び読み取らせることを特徴とする請求項５７から７１のいずれか一項に記載のワークフロー管理プログラム。
【請求項７３】
前記管理データの少なくとも一部を、前記データベース及びＩＣタグの双方に同期をとって記憶させ及び読み取らせることを特徴とする請求項５７から７２のいずれか一項に記載のワークフロー管理プログラム。
【請求項７４】
前記同期にかかる管理データを記憶した前記ＩＣタグについて、前記端末において更新の指示操作を受け付けた場合に、その同期にかかる管理データを前記データベースから新たなＩＣタグにコピーする更新復旧処理を、前記サーバシステムの前記演算制御部に実行させることを特徴とする請求項５７から７３のいずれか一項に記載のワークフロー管理プログラム。
【請求項７５】
書類の種類に応じてどの欄が必須かの情報を予め保有し、この情報と、書類の各記入欄の記入内容を認識する光学文字読取手段を有する前記端末における前記認識の結果から、必須にもかかわらず空欄である記入欄を検出する空欄検出処理と、
前記空欄検出処理で、必須にもかかわらず空欄である記入欄を検出した場合に、前記端末のＩＣタグ読取装置で読み取った書類の識別情報に基づいて、予め定義された所定の処理を実行する対処処理と、
を実行させることを特徴とする請求項５７から７４のいずれか一項に記載のワークフロー管理プログラム。
【請求項７６】
前記サーバシステムの前記管理処理において、
書類の不備による顧客への返却について前記端末から識別情報を含む返却記録の情報を受け付けて前記データベースに記録させ、その返却記録の情報に基づいてその後、同じ識別情報がいずれかの端末から伝達された場合は返却記録の書類について管理データを維持してワークフロー管理を続行させ、同じ顧客及び書類の種類である新たな書類について、前記返却記録とは異なる新たな識別情報がいずれかの端末から伝達された場合は返却記録の書類については管理データを閉鎖させ前記新たな書類について管理データに基づきワークフロー管理を開始させる
ことを特徴とする請求項５７から７５のいずれか一項に記載のワークフロー管理プログラム。
【請求項７７】
前記サーバシステムにおける前記管理処理において、
書類の種類に応じた規定処理期間の情報を予め用意し、
端末からＩＣタグの識別情報が伝達されてきた書類について、前記規定処理期間又は書類での個別の指定期間に基づく期限を設定して前記データベースに記録させ、各書類について期限までの余裕期間に応じて処理の優先順位を判定し出力させる
ことを特徴とする請求項５７から７６のいずれか一項に記載のワークフロー管理プログラム。
【請求項７８】
前記サーバシステムにおいて、
前記各端末について操作する担当者の記録を受け付けさせ、その担当者ごとの操作中に伝達されるＩＣタグの識別情報に基づいて、書類の種類及び枚数について、処理及び不備の実績件数を集計して所定の実績記憶手段に記憶させ、与えられる要求操作に応じて出力する、実績管理処理を前記演算制御部が実行させる
ことを特徴とする請求項５７から７７のいずれか一項に記載のワークフロー管理プログラム。
【請求項７９】
前記サーバにおいて、
顧客ごとの属性を含む顧客データを所定の顧客属性記憶手段に予め記憶させ、
前記管理データに含まれる不備の情報と、前記顧客データに基づいて、書類の種類別及び顧客の属性別に、不備の種類と多寡を分析し出力する、不備分析処理を前記演算制御部に実行させる
ことを特徴とする請求項６４から７８のいずれか一項に記載のワークフロー管理プログラム。
【請求項８０】
前記ワークフローの外部へ書類を戻す所定操作が入力された場合に、ＩＣタグへの書込み機能を有する前記ＩＣタグ読取装置及びその前記端末により、識別情報以外の情報を抹消させる抹消処理を、サーバシステムの演算制御部に実行させることを特徴とする請求項５７から７９のいずれか一項に記載のワークフロー管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【背景技術】
【０００１】
近年、情報処理技術の発達普及が著しいが、昔からの紙の書類も、その取扱いや真性確認の容易さなど特有の利点から今も重用され、経済や社会の複雑高度化とともに多くの分野で種類や数が増大し、今後も永く利用されると考えられる。このような紙の書類に対して行なう事務処理は、会社など多くの組織において、処理の効率と確実性の両立を目指して一連の流れ、すなわちワークフローとして構成されている。このような従来のワークフローの一例を図９に示す。
【０００２】
証券会社においても、例えば、口座開設などの申込書、各種届出や伝票類などの各種書類に基く事務処理において、処理の段階や状況に応じたワークフローが適用される。このようなワークフローの一例を示せば、まず、書類受入時には、形式の点検や受入件数の把握を行い、どの顧客のどの申込書をいつ受入れたかを特定して、ＰＣ（パーソナルコンピュータ）等へ記録する。
【０００３】
また、作業工程中は、未処理・処理済・保留など書類の状態を識別しながら、状態に応じた各処理や処理結果の検査や確認を行い、その結果に応じて不備の書類を顧客や上流過程へ送り戻すなどの不備対応や、必要な特殊処理を行い、それら処理の経緯や状態（不備ステータスなど）もＰＣ等で記録管理する。
【０００４】
また、ファイリングは、ファイリング部門での受入や作業を記録して行い、貸出等の引渡しについては、別途、授受簿や発送記録による件数・履歴管理などを行う。
【０００５】
そして、上記のようなワークフローの管理では、流れの各段階における負荷や処理効率などの管理のため、処理の件数把握が重要であり、また、書類ごとの処理状態を把握するステータス管理が必要である。
【特許文献１】特開２００５−８５１７３
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかし、従来、書類の件数把握やステータス管理などのワークフロー管理は、工程や部門ごとの手作業で行っていたため、その手間が煩雑という問題があった。
【０００７】
例えば、受入書類の件数把握のためには、書類の枚数を手作業でカウントしていた。また、作業工程中のステータス管理では、段階ごとの未処理・処理済・保留などの識別や、処理全体の完了などの識別を、押印の有無や、書類の状態に応じた専用箱への投入などにより明確化して人の目で区別していた。さらに、それら処理の記録や管理も人手により、ＰＣ（パーソナルコンピュータ）等への入力や、記録簿・工程管理表などへ記入することで行っていた。同様に、例えば定式化されていない特殊な処理については、書類に別途メモを添付するなどが必要であった。
【０００８】
上記のようなステータス管理を効率化するため、紙の書類そのものではなく、書類をイメージ化などで電子化したデータを、電子化されたワークフローシステムで処理する提案もあるが（例えば、特許文献１参照）、この場合の課題として、電子化の手間や、書類の現物管理との連携やその手間が煩雑なこと、また、情報が書類だけでなく電子情報としても存在することにより、データの紛失や漏洩のリスクが高まる、といった問題があった。
【０００９】
また、従来、特に書類のファイリングについては、書類現物の所定場所への収蔵が主眼であることから、ファイリング時期やファイリング済み書類の検索履歴の管理や、特に問合せ等による抜き差しの管理も手作業であり、確実性に課題があった。
【００１０】
他の工夫として、書類にバーコードを印刷や貼付してスキャンすることによる工程管理も提案されているが、バーコードの占める面積が書面構成を制約したり、スキャン時も一枚ずつめくったり、リーダーを当てる角度などの具合によっては読込が円滑に行かず何度もやり直すといった不便が大きく、作業の効率化には限界があった。
【００１１】
以上のように、従来では、作業効率を維持しながら、紙書類の現物管理と、ワークフローの電子化を両立することは困難な課題であり、その解決が希求されていた。
【００１２】
本発明は、上記のような従来技術の課題を解決するもので、その目的は、作業効率とデータセキュリティを維持しながら、紙書類の現物管理と、ワークフロー管理の電子化を両立することである。
【課題を解決するための手段】
【００１３】
上記の目的をふまえ、本発明の一態様は、一又は二以上の工程で書類を処理するワークフローを管理するワークフロー管理システムにおいて、各工程に一又は二以上設けたチェックポイントに対応する端末と、各端末と通信ネットワークで接続されたサーバシステムと、を有し、前記端末は、書類ごとに付したＩＣタグの情報を読み取るＩＣタグ読取装置と、コンピュータの演算制御部が、書類から前記ＩＣタグ読取装置で識別情報を読み取るとともに前記サーバシステムへ伝達する、読取伝達手段と、を有し、前記サーバシステムは、チェックポイントの通過を含む書類の状態及び処理履歴の管理データを記憶するデータベースと、コンピュータの演算制御部が、どのような識別情報がどの端末から伝達されてきたかに基づいて、該当する書類に関する前記管理データを処理又は更新するとともに、要求操作に応じて提供する、管理手段と、を有することを特徴とする。
【００１４】
このように、書類に付したＩＣタグに書き込んだ識別情報を工程のチェックポイントごとで読み取ってステータス管理などに活用することにより、ワークフロー管理が電子化できるうえ、バーコードより読取容易なＩＣタグで作業が効率化できる。また、紙の書類で処理を進めることにより、紙書類の現物管理ができるうえ、書類の全面電子化を避けてデータセキュリティも維持できる。
【００１５】
本発明の他の態様は、さらに、前記識別情報として、相互に重複しないユニークコードと、書類の種類と、を書き込んだＩＣタグを用いることを特徴とする。
【００１６】
このように、事前にＩＣタグを埋め込み可能で顧客の記入する書類などに、ユニークコードと書類の種類を予め書き込んでおくことにより、記入後にＩＣタグや識別情報を付すよりも漏れや種類の取り違いなどが防止でき、管理精度や作業効率が改善可能となる。顧客からの受入書類に対して受入後すなわち事後にＩＣタグを貼付することでも同様の効果が期待できる。
【００１７】
本発明の他の態様は、さらに、工程における書類の受入れ時と、工程から外部への引渡し時を、それぞれ前記チェックポイントとしたことを特徴とする。
【００１８】
このように、処理の受入れと引渡しをチェックポイントとして管理することにより、工程内の件数把握に加え、処理の漏れも検出容易になる。
【００１９】
本発明の他の態様は、さらに、工程に含まれる処理の各段階を、それぞれ前記チェックポイントとしたことを特徴とする。
【００２０】
このように、工程に含まれる各段階をチェックポイントとして管理することにより、個別書類の進捗状況や各段階間の負荷バランスなどのきめ細かい把握や制御が可能となる。
【００２１】
本発明の他の態様は、さらに、前記管理手段は、各処理の前記管理データから、一又は二以上のチェックポイントを通過したもの及び通過していないものを条件検索することにより、所望の工程又はチェックポイント間に存在する書類の件数を集計し出力する、計数手段を有することを特徴とする。
【００２２】
このように、チェックポイントの通過を条件検索することにより、手作業で枚数をカウントすることなく、書類件数を容易に把握することが可能となる。
【００２３】
本発明の他の態様は、さらに、工程において書類が、未処理、処理済、又は保留、のいずれの処理状態であるかについて、それぞれに対応する互いに異なるチェックポイントでＩＣタグの識別情報を読み取って前記サーバシステムへ伝達することにより、前記データベース及び管理手段で識別させることを特徴とする。
【００２４】
このように、工程上の互いに異なるチェックポイントでＩＣタグの識別情報を読み取ることにより、未処理、処理済、又は保留を確実かつ明快に識別可能となり、未処理分や保留分等が処理済の束に混入するなどのミスを検出でき、管理精度も改善できる。
【００２５】
本発明の他の態様は、さらに、チェックポイントでＩＣタグの識別情報を読み取る際に、その書類が工程において未処理、処理済、又は保留、のいずれの処理状態であるかの選択操作を前記端末が受け付けるとともにその選択を、読み取った識別情報と共に前記サーバシステムへ伝達し、これら伝達された情報に基づいてサーバシステムの管理手段が書類の処理状態を識別することを特徴とする。
【００２６】
このように、同じチェックポイントでＩＣタグの識別情報を読み取る場合でも、その書類が未処理、処理済、又は保留のいずれであるかを選択操作によりサーバシステムへ伝達可能とすることにより、シンプルで経済的な設備を用いながら、未処理分や保留分等が処理済の束に混入するなどのミスを検出でき、管理精度も改善できる。
【００２７】
本発明の他の態様は、さらに、書類における特殊処理又は不備対応の適用開始及び完了についても、所定のチェックポイントで端末がＩＣタグ読取装置により書類のＩＣタグの識別情報を読み取り、前記サーバシステムへ伝達することにより前記管理データに反映させることを特徴とする。
【００２８】
このように、特殊処理や不備対応の適用開始や完了についても、チェックポイントでのＩＣタグの読み取りで管理することにより、書類に付箋などのメモを添付する手間もなく、確実で効率的な把握と情報共有が可能となり、書類について現状での工程段階の識別や処理履歴情報といったステータス管理が高度化される。
【００２９】
本発明の他の態様は、さらに、ファイリングにおける書類の差し込み及び抜き出しについて、その都度その書類のＩＣタグに記憶されている識別情報を、互いに異なるチェックポイントの端末がＩＣタグ読取装置で読み取ることにより、又は所定のチェックポイントの端末がＩＣタグ読取装置で読み取るとともに差し込み又は抜き出しの別の選択操作を受け付けてその選択を、読み取った前記識別情報と共に前記サーバシステムへ伝達するとともに、その前記管理手段が識別することを特徴とする。
【００３０】
このように、ファイリング部門での書類の差し込み・抜き出しについて、その都度ＩＣタグリーダーに読み取らせることで、履歴記録の効率、確実性、精度が改善できる。
【００３１】
本発明の他の態様は、さらに、前記ＩＣタグ読取装置により、複数の書類を含む束ごとに複数のＩＣタグを読み取ることを特徴とする。
【００３２】
このように、書類束のＩＣタグを一括して読み取ることにより、読取作業の迅速効率化に加え、書類の現物について正確かつ効率的な枚数把握が可能となり、例えば、工程識別箱に収納した書類を箱の外から探したり数えることも容易になる。
【００３３】
本発明の他の態様は、さらに、前記各書類の各ＩＣタグは、互いに異なるグループＩＤを予め記憶し、前記ＩＣタグ読取装置は、前記各グループＩＤの指定を伴う読取信号を順次発信し、前記各ＩＣタグは、自己のグループＩＤと合致する前記読取信号に対して応答することを特徴とする。
【００３４】
このように、ロット作成時に各ＩＣタグに０〜２５５などのグループＩＤを付加し、スキャン信号に対し信号に付随するグループＩＤのＩＣタグのみが応答することにより、同じ周波数帯においても複数のＩＣタグからの一括読取が容易かつ確実に実現可能となる。
【００３５】
本発明の他の態様は、さらに、前記端末又は前記サーバシステムは、前記複数の書類を含む束について、前記ＩＣタグ読取装置により複数のＩＣタグを一括読取させることにより、目的の書類の有無を判断する、書類検索手段を前記コンピュータの演算制御部が実現することを特徴とする。
【００３６】
このように、書類束についてＩＣタグの一括読取で所望の書類について有無を判断することにより、書類検索の精度と効率が効果的に改善可能となる。
【００３７】
本発明の他の態様は、さらに、前記複数の書類を含む束について、前記ＩＣタグ読取装置により複数のＩＣタグを一括読取させることにより、その束に含まれる前記複数の書類の件数を計数する、計数手段を前記端末又は前記サーバシステムの演算制御部が実現することを特徴とする。
【００３８】
このように、書類束についてＩＣタグの一括読取で件数を把握することにより、手で件数を数える手間もなく、件数管理の精度と効率が改善可能となる。
【００３９】
本発明の他の態様は、さらに、前記端末は、前記ＩＣタグ読取装置とともに、バーコードリーダーも備えたことを特徴とする。
【００４０】
このように、各チェックポイントの端末において、ＩＣタグだけでなくバーコードも読み取り可能とすることにより、バーコードによるワークフロー管理からＩＣタグへの移行や、ＩＣタグとバーコードの併用による信頼性向上など、多様な場合や用途へ円滑に対応容易となる。
【００４１】
本発明の他の態様は、さらに、複写式書類綴りの各葉に、相互に関連付けられた識別情報をそれぞれ記憶したＩＣタグを付し、前記サーバシステムは、前記コンピュータの演算制御部により、前記複写式書類綴りの一部の葉に係る問題について、端末から報告を、その葉のＩＣタグの識別情報と共に受け付けて前記データベースに記録するととともに、その複写式書類綴りにおける他の葉に付されたＩＣタグの識別情報がいずれかの端末から伝達された場合に、その端末に、その書類について所定の注意喚起情報を表示させる関連処理手段を実現することを特徴とする。
【００４２】
このように、複写式書類綴りの一葉で報告された問題は他の葉でも同様であり、ＩＣタグの読取を契機にそれら他の葉についても持参要求などの注意喚起を行うことにより、回収や差替えなどの対処が確実容易になる。
【００４３】
本発明の他の態様は、さらに、少なくとも一つの前記端末における前記ＩＣタグ読取装置は、ＩＣタグへの書込み機能を有し、前記サーバシステムの前記管理手段は前記管理データの一部を、各端末のＩＣタグ読取装置により、ＩＣタグに記憶させ及び読み取ることを特徴とする。
【００４４】
このように、ステータス情報や処理履歴などの管理データをＩＣタグに記録することにより、既存システムに本発明におけるステータス管理などの機能を後付けする場合も、既存のサーバシステムへのデータ蓄積負荷が抑制でき、システムの導入や安定稼動を促進可能となる。
【００４５】
本発明の他の態様は、さらに、前記管理データの少なくとも一部を、前記データベース及びＩＣタグの双方に同期をとって記憶させ及び読み取ることを特徴とする。
【００４６】
このように、管理データをサーバシステムとＩＣタグの双方に記録することにより、自由な分散処理が可能となるうえ、一方に障害が発生した場合は他方のデータをもとに処理続行や複製による復旧が容易となり、耐障害性も向上する。
【００４７】
本発明の他の態様は、さらに、前記同期にかかる管理データを記憶した前記ＩＣタグについて、前記端末において更新の指示操作を受け付けた場合に、その同期にかかる管理データを前記データベースから新たなＩＣタグにコピーする更新復旧手段を、前記サーバシステム又は前記端末の前記演算制御部が実現することを特徴とする。
【００４８】
このように、管理データをサーバとＩＣタグの双方に同期して記録していて、書類やＩＣタグの滅失や差替えなどが必要となった場合に、サーバから新たなＩＣタグにデータを複製することにより、データの再入力による時間や費用の負担やタイプミスなどによる情報精度低下が回避可能となる。
【００４９】
本発明の他の態様は、さらに、書類の各記入欄の記入内容を認識する光学文字読取手段を前記端末が備え、書類の種類に応じてどの欄が必須かの情報を予め保有し、この情報と前記認識の結果から、必須にもかかわらず空欄である記入欄を検出する空欄検出手段と、前記空欄検出処理で、必須にもかかわらず空欄である記入欄を検出した場合に、その端末のＩＣタグ読取装置で読み取った書類の識別情報に基づいて、予め定義された所定の処理を実行する対処手段と、を有することを特徴とする。
【００５０】
このように、書類から光学文字読取したなかに空欄がある場合、それを検出し、ＩＣタグの情報をもとにサーバに照会して顧客を特定するなどの対処を正確確実に実現することにより、事務処理効率や顧客満足度の改善が実現できる。
【００５１】
本発明の他の態様は、さらに、前記サーバシステムの前記管理手段は、書類の不備による顧客への返却について前記端末から識別情報を含む返却記録の情報を受け付けて前記データベースに記録し、その返却記録の情報に基づいてその後、同じ識別情報がいずれかの端末から伝達された場合は返却記録の書類について管理データを維持してワークフロー管理を続行し、同じ顧客及び書類の種類である新たな書類について、前記返却記録とは異なる新たな識別情報がいずれかの端末から伝達された場合は返却記録の書類については管理データを閉鎖し前記新たな書類について管理データに基づきワークフロー管理を開始することを特徴とする。
【００５２】
このように、訂正が必要で顧客に返却された書類について、返却された元の書類自体を訂正後送ってきたか、同じ種類の新しい書類を希望したかを把握することにより、書類の現状を明確化でき、元の書類のデータの抹消など必要な処理を矛盾なく迅速円滑に実施可能となる。
【００５３】
本発明の他の態様は、さらに、前記サーバシステムの前記管理手段は、書類の種類に応じた規定処理期間の情報を予め有し、端末からＩＣタグの識別情報が伝達されてきた書類について、前記規定処理期間又は書類での個別の指定期間に基づく期限を設定して前記データベースに記録し、各書類について期限までの余裕期間に応じて処理の優先順位を判定し出力することを特徴とする。
【００５４】
このように、書類の種類や個別の要望に応じたスケジュール管理を行うことにより、要員など限りある事務処理資源を有効活用しつつ、顧客満足度の効果的な向上も実現可能となる。
【００５５】
本発明の他の態様は、さらに、前記サーバシステムにおいて、前記各端末について操作する担当者の記録を受け付け、その担当者ごとの操作中に伝達されるＩＣタグの識別情報に基づいて、書類の種類及び枚数について、処理及び不備の実績件数を集計して所定の実績記憶手段に記憶し、与えられる要求操作に応じて出力する、実績管理手段を前記演算制御部が実現することを特徴とする。
【００５６】
このように、ＩＣタグの利用により、担当者の実績に基づくきめ細かい高精度なスキルやローテーションの管理を少ない負担で容易に実施可能となる。
【００５７】
本発明の他の態様は、さらに、前記サーバは、顧客ごとの属性を含む顧客データを予め記憶した顧客属性記憶手段を有し、前記管理データに含まれる不備の情報と、前記顧客データに基づいて、書類の種類別及び顧客の属性別に、不備の種類と多寡を分析し出力する、不備分析手段を前記演算制御部が実現することを特徴とする。
【００５８】
このように、書類の種類別や顧客の属性別に、生じがちな不備の傾向を明確に分析することにより、書式や手順の見直しなど業務の効率化や顧客満足度などの改善への効果的な活用が支援可能となる。
【００５９】
本発明の他の態様は、さらに、少なくとも一つの前記端末における前記ＩＣタグ読取装置は、ＩＣタグへの書込み機能を有し、前記ワークフローの外部へ書類を戻す所定操作が入力された場合に、ＩＣタグへの書込み機能を有する前記ＩＣタグ読取装置及びその前記端末により、識別情報以外の情報を抹消させる抹消手段を有することを特徴とする。
【００６０】
このように、書類を外部へ戻す際には、ライター機能を持つＩＣタグリーダー＆ライターにより、識別情報以外の情報を抹消させることにより、情報セキュリティが確実に維持充実できる。
【００６１】
本発明の他の態様は、以上の各態様との組合せに適した複写式書類綴りにおいて、複写式書類綴りの各葉ごとに、相互に異なった位置に前記ＩＣタグを設けたことを特徴とする。
【００６２】
このように、複写式書類綴りの各葉ごとにＩＣタグの位置をずらしておくことにより、個々のＩＣタグ読取装置が複数ＩＣタグからの読取に対応していないタイプであっても、読取装置やアンテナ部を位置ごとに複数設けたり順次移動させることにより、読取が確実容易となる。
【００６３】
本発明の他の態様は、以上の各態様との組合せに適した端末装置において、書類を搭載するための搭載面を有する作業用搭載台と、前記搭載面内に設けられ、搭載面に搭載された書類のＩＣタグを読み取るＩＣタグ読取装置と、を有することを特徴とする。
【００６４】
このように、作業する書類を台に載せるだけで内側から書類のＩＣタグを読み取ることにより、別途改めて読取りの操作を行うまでもなく、書類の工程段階をリアルタイムかつ高精度に把握してステータス管理に活用したり、その識別情報に対応した案件情報を画面表示するなど、効率的なワークフロー管理が実現できる。
【００６５】
本発明の他の態様は、以上の各態様との組合せに適した端末装置において、書類投入用のスリットを有する箱型の工程識別箱と、前記スリットに設けられ、スリットから投入される書類のＩＣタグを読み取るＩＣタグ読取装置とを有することを特徴とする。
【００６６】
このように、工程識別箱の投入用スリット部分にＩＣタグ読取装置を設けることにより、特段の読取操作無しで、処理済等の書類を確実にチェック可能となる。
【００６７】
本発明の他の態様は、以上の各態様との組合せに適した端末装置において、書類の異なる位置に設けられたＩＣタグを読み取るための複数のＩＣタグ読取装置を備えたことを特徴とする。
【００６８】
このように、作業用搭載台、工程識別箱の底面や投入用スリットなどにおいて、複数の位置にＩＣタグ読取装置を設けることにより、書類を載せたり投入する位置や向きにばらつきがあったり、複写式書類続綴りの各葉ごとに相互に異なる位置にＩＣタグを設けているような場合も、ＩＣタグの個別や一括での読取が容易かつ確実となる。
【００６９】
なお、方法及びプログラムについても、以上の各態様に準じる。
【発明の効果】
【００７０】
以上のような本発明によれば、作業効率とデータセキュリティを維持しながら、紙書類の現物管理と、ワークフロー管理の電子化を両立可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００７１】
以下、本発明を実施するための最良の実施形態について、図に沿って説明する。なお、背景技術や課題での説明と共通の前提事項については、適宜省略する。
【００７２】
〔１．概要〕
本実施形態は、一又は二以上の工程で書類を処理するワークフローを管理するワークフロー管理システム（以下「本システム」と呼ぶ）であり、図１の構成図に示すように、各工程に一又は二以上設けたチェックポイントに対応するＰＣ（パーソナルコンピュータ）などの端末装置（以下「端末」とも呼ぶ）Ｔ（Ｔ１，Ｔ２…）と、各端末Ｔと通信ネットワークＮで接続されたサーバシステムＳと、を有する。
【００７３】
本実施形態で想定する具体的なワークフローの例としては、図２に例示するように、顧客や営業店からの書類を、処理や検査を含むいくつかの工程で処理するものであるが、図２は例示に過ぎず、本発明の特徴を限定するものではないので、本発明をどのようなワークフローに適用するかは自由である。
【００７４】
ここで、本システムで処理する申込書や伝票類といった書類Ｄには（図１）、１枚１枚ごとに予めＩＣタグ６を、埋め込み又は貼付することで付しておく。端末Ｔは、このように書類に付したＩＣタグの情報を読み取るＩＣタグ読取装置を有するが、ＩＣタグ読取装置はここでは、ＩＣタグ読取と書込みの機能を持ついわゆるＩＣタグリーダー＆ライターであるものとし、「リーダライタ」ＲＷ（ＲＷ１，ＲＷ２…）と略称することとする。端末によっては（Ｔ２，Ｔ３）、リーダライタＲＷを作業用搭載台５０や工程識別箱５２に組み込んで一体化しているが、この点については後述する。
【００７５】
また、端末Ｔでは、コンピュータの演算制御部ならびに所定の制御プログラム（図示せず）が、読取伝達手段１２を実現し、この読取伝達手段１２は、書類からリーダライタＲＷで識別情報を読み取るとともにサーバシステムＳへ伝達するものである（読取伝達処理）。
【００７６】
また、サーバシステムＳでは、コンピュータの演算制御部ならびに所定の制御プログラム（図示せず）が、ステータス管理データベース（ＤＢ）２２と、管理手段２４と、を実現し、このうちステータス管理ＤＢ２２は、書類について工程中のどの段階に現在属するかといった状態（ステータス、工程識別のようにも呼ぶ）及び処理履歴の管理データを記憶するデータベースである。
【００７７】
書類についての処理の状態は、典型的には、書類がどのチェックポイントを通過済か、すなわち、書類のＩＣタグの識別情報を、どのリーダライタＲＷで読取（スキャン）済か、で表される。
【００７８】
このため、管理手段２４は、どのような識別情報がどの端末Ｔから伝達されてきたかに基づいて、該当する書類に関して、ステータス管理ＤＢ２２に記憶されている前記管理データを処理又は更新するとともに、所定の管理者コンソールに対し、要求操作に応じて提供する（管理処理）。また、管理手段２４は、コールセンターＣと連携することにより、例えば顧客からの訂正等の指示や書類処理進捗問合せ等に応じる。
【００７９】
このように、書類に付したＩＣタグに書き込んだ識別情報を工程のチェックポイントごとで読み取ってステータス管理などに活用することにより、ワークフロー管理が電子化できるうえ、バーコードより読取容易なＩＣタグで作業が効率化できる。また、紙の書類で処理を進めることにより、紙書類の現物管理ができるうえ、書類の全面電子化を避けてデータセキュリティも維持できる。
【００８０】
〔２．ＩＣタグとその読取〕
ここで、本システムにおけるワークフロー管理の基礎となるのは、ＩＣタグと、ＩＣタグに記憶される識別情報である。
〔２−１．識別情報の書込み〕
まず、本システムで用いるＩＣタグや識別情報について、事前に書類に付しておくかは自由であり、書類受入時など所望の段階で書類に貼付などにより付してもよいが、識別情報の書込みやＩＣタグの貼付は、事前が望ましい。
【００８１】
この場合、例えば、相互に重複しないユニークコードと、書類の種類と、ならびに顧客コードと、を書き込んだＩＣタグを用いる（図１）。図３は、このようにＩＣタグに書き込んで持たせるデータの例で、前記顧客コードである顧客固有の番号と、前記ユニークコードである書類の発行番号、書類種類を表すコード番号などを結合して顧客ＩＣコード（単に「ＩＣコード」とも呼ぶ）としている。
【００８２】
このように、事前にＩＣタグを埋め込み可能で顧客の記入する書類などに、ユニークコードと書類の種類を予め書き込んでおくことにより、記入後にＩＣタグや識別情報を付すよりも漏れや種類の取り違いなどが防止でき、管理精度や作業効率が改善可能となる。顧客からの受入書類に対して受入後すなわち事後にＩＣタグを貼付することでも同様の効果が期待できる。
【００８３】
〔２−２．ＩＣタグの設置位置〕
また、ＩＣタグを複写式書類綴りの各葉ごとに付する場合、図４（斜視図）に示すように、一葉ごとにＩＣタグ６１〜６３のように、書面のそれぞれ上部、中間部、下部のように、相互に異なった位置に埋め込んだり貼付することが望ましい。その位置は、図４の各位置に限らず、書類の反対側（左の綴じ側）や中央部など自由である。
【００８４】
このように、複写式書類綴りの各葉ごとにＩＣタグの位置をずらしておくことにより、個々のＩＣタグ読取装置が複数ＩＣタグからの読取に対応していないタイプであっても、読取装置やアンテナ部を位置ごとに複数設けたり順次移動させることにより、読取が確実容易となる。
【００８５】
〔３．読取技術について〕
また、上記のようなＩＣタグの読取を効率化する工夫はいろいろ考えられる。
〔３−１．搭載台での読取〕
その一例は、書類を搭載するための搭載面を有する作業用搭載台５０を設け（図５：断面図）、前記搭載面内に設けたリーダライタＲＷで、搭載面に搭載された書類ＤのＩＣタグ６を読み取ることである。
【００８６】
このように、作業する書類を台に載せるだけで内側から書類のＩＣタグを読み取ることにより、別途改めて読取りの操作を行うまでもなく、書類の工程段階をリアルタイムかつ高精度に把握してステータス管理に活用したり、その識別情報に対応した案件情報を画面表示するなど、効率的なワークフロー管理が実現できる。
【００８７】
〔３−２．工程識別箱での読取〕
同様に、ＩＣタグ読取を効率化する工夫の一例として、リーダライタＲＷは、工程識別箱に設けることも考えられる。例えば、図６（断面図）に示すように、閉じた箱型の工程識別箱５２の天面や側面などに、書類投入用のスリットＬを形成し、このスリットＬの内側、外側、肉厚分の端面などに、リーダライタＲＷの全体やまたは少なくとも交信用のアンテナ部を設け、スリットＬから投入される書類ＤのＩＣタグ６を読み取る。
【００８８】
このように、工程識別箱の投入用スリット部分にＩＣタグ読取装置を設けることにより、特段の読取操作無しで、処理済等の書類を確実にチェック可能となる。
【００８９】
〔３−３．読取装置の複数設置〕
また、複写式書類綴りの各葉や、書類の種類ごとに異なるＩＣタグの位置などに対応するため、書類の異なる位置に設けられたＩＣタグを読み取るための複数のＩＣタグ読取装置を備えることも望ましい。
【００９０】
このように、作業用搭載台、工程識別箱の底面や投入用スリットなどにおいて、複数の位置にＩＣタグ読取装置を設けることにより、書類を載せたり投入する位置や向きにばらつきがあったり、複写式書類続綴りの各葉ごとに相互に異なる位置にＩＣタグを設けているような場合も、ＩＣタグの個別や一括での読取が容易かつ確実となる。
【００９１】
〔４．ワークフロー管理について〕
以上のようなＩＣタグの読取に基づくワークフロー管理の具体的な内容、例えば、書類についてのどのような時点、処理、状態、属性、段階などを管理するかは自由に定めることができるが、以下のような例を示すことができる。
【００９２】
〔４−１．受入れと引渡し時のチェック〕
まず、外部との関係において少なくとも、書類の受入れ時や引渡し時を管理することが可能である。この場合、サーバシステムＳの管理手段２４は、工程における書類の受入れ時と、工程から外部（例えば、後工程、支店等の他部署、顧客、ファイリング部門など）への引渡し時を、それぞれ前記チェックポイントとして各チェックポイントに対応して設けたリーダライタＲＷから、その読取った識別情報を受信することにより、外部から書類を受け入れたことや、外部へ書類を引き渡したことを管理する。
【００９３】
このように、処理の受入れと引渡しをチェックポイントとして管理することにより、工程内の件数把握に加え、処理の漏れも検出容易になる。
【００９４】
〔４−２．処理の各段階でのチェック〕
もちろん、上記の受入れや引渡し時だけでなく、処理の各段階をチェックすることが可能であり、有用である。この場合、サーバシステムＳの管理手段２４は、工程に含まれる処理の各段階を、それぞれ前記チェックポイントとして、各チェックポイントに対応して設けたリーダライタＲＷから、その読取った識別情報を受信することにより、書類が処理のどの段階にあるか、どの段階に進んだかを管理する。
【００９５】
例えば、図７は、本実施形態におけるＩＣタグのステータス管理ＤＢ２２を、いくつかのテーブルから構成する例で、この例では、ＩＣコード別工程管理テーブルに、各ＩＣコードの書類が、どの工程まで済んだかを記録している。
【００９６】
このように、工程に含まれる各段階をチェックポイントとして管理することにより、個別書類の進捗状況や各段階間の負荷バランスなどのきめ細かい把握や制御が可能となる。
【００９７】
〔４−３．件数の集計〕
また、書類の受入れや引渡し、その途中における工程の各段階の各チェックポイントを通過したかしないかにより、それぞれにおける書類の件数の管理も可能である。すなわち、この場合、サーバシステムＳにおいて実現される計数手段２６が、各処理の前記管理データから、一又は二以上のチェックポイントを通過したもの及び通過していないものを条件検索することにより、所望の工程又はチェックポイント間に存在する書類の件数を集計し出力する（計数処理）。例えば、図７の例における「担当者別の工程割振り進行状況テーブル」は、このような件数を、各担当者の工程別に含んでいる。
【００９８】
このように、チェックポイントの通過を条件検索することにより、手作業で枚数をカウントすることなく、書類件数を容易に把握することが可能となる。
【００９９】
〔４−４．チェックポイントによる処理状態の識別〕
また、チェックポイントごとに読取る識別情報を用いて、処理の段階だけでなく、工程における書類の処理状態すなわち、未処理、処理済、又は保留、のいずれの処理状態であるかを管理することもできる。
【０１００】
この場合、書類の現状が、未処理、処理済、又は保留のいずれであるか、又はいずれにするかに応じて、それぞれに対応するチェックポイントでＩＣタグの識別情報を読み取ってサーバシステムＳへ伝達し、このように伝達されてくる情報に基づいて、サーバシステムＳのステータス管理ＤＢ２２及び管理手段２４で書類の処理状態（未処理、処理済、又は保留、のいずれの処理状態であるか）を識別させる。
【０１０１】
例えば、上に例示した図７における「担当者別の工程割振り進行状況テーブル」は、チェックの作業を割り振られた枚数の中で、処理済として識別した数を、チェック完了枚数として記録している。
【０１０２】
このように、工程上の互いに異なるチェックポイントでＩＣタグの識別情報を読み取ることにより、処理状態すなわち、未処理、処理済、又は保留を確実かつ明快に識別可能となり、未処理分や保留分等が処理済の束に混入するなどのミスを検出でき、管理精度も改善できる。
【０１０３】
〔４−５．選択操作による処理状態の識別〕
また、書類の処理状態は、識別情報をどのチェックポイントで読み取るかではなく、ユーザによる選択操作で識別することもできる。この場合、チェックポイントのリーダライタＲＷでＩＣタグの識別情報を読み取る際に、その書類が工程において未処理、処理済、又は保留、のいずれの状態であるか、又はいずれの状態にするかの選択操作を、そのリーダライタＲＷの設けられた端末Ｔの例えば読取伝達手段１２がキー操作などでユーザから受け付ける。
【０１０４】
そして、その端末Ｔがその選択を、読み取った識別情報と共にサーバシステムＳへ伝達し、これら伝達された情報に基づいてサーバシステムＳの管理手段２４が書類の処理状態を識別する。
【０１０５】
このように、同じチェックポイントでＩＣタグの識別情報を読み取る場合でも、その書類が未処理、処理済、又は保留のいずれであるかを選択操作によりサーバシステムへ伝達可能とすることにより、シンプルで経済的な設備を用いながら、未処理分や保留分等が処理済の束に混入するなどのミスを検出でき、管理精度も改善できる。
【０１０６】
〔４−６．特殊処理及び不備対応〕
同様に、書類における特殊処理又は不備対応の適用開始及び完了についても、所定のチェックポイントで端末ＴがリーダライタＲＷにより書類のＩＣタグの識別情報を読み取り、サーバシステムＳへ伝達することにより、管理手段２４が、ステータス管理ＤＢ２２に記憶されている管理データに反映させることが可能である。
【０１０７】
このような不備対応に関係する情報としては、例えば、図７の例では、ＩＣコード別工程管理テーブルに、差戻しパターンのフィールドがあり、ここに記録されている情報の意味、すなわち具体的な原因については、工程差戻しエラーテーブルに記録している。また、ホストデータベース２０において（図１）、図８に例示するように、押印漏れなどの問題（チェック種類）ごとに、どの工程でチェックを行うか（工程別作業テーブル）や、顧客への訂正依頼の処理履歴（顧客訂正依頼テーブル）を記録することが考えられる。
【０１０８】
このように、特殊処理や不備対応の適用開始や完了についても、チェックポイントでのＩＣタグの読み取りで管理することにより、書類に付箋などのメモを添付する手間もなく、確実で効率的な把握と情報共有が可能となり、書類について現状での工程段階の識別や処理履歴情報といったステータス管理が高度化される。
【０１０９】
〔４−７．返却書類の追跡処理〕
また、訂正等のため顧客等に返却した書類の追跡も可能である。この場合、サーバシステムＳの管理手段２４は、書類の不備により顧客への返却について端末Ｔから識別情報を含む返却記録の情報を受け付けてステータス管理ＤＢ２２に記録する。
【０１１０】
また、管理手段２４は、その返却記録の情報に基づいてその後、同じ識別情報がいずれかの端末Ｔから伝達された場合は、返却記録の書類について管理データを維持してワークフロー管理を続行し、同じ顧客及び書類の種類である新たな書類について、前記返却記録とは異なる新たな識別情報がいずれかの端末Ｔから伝達された場合は、返却記録の書類については管理データを閉鎖し前記新たな書類について管理データに基づきワークフロー管理を開始する。
【０１１１】
このように、訂正が必要で顧客に返却された書類について、返却された元の書類自体を訂正後送ってきたか、同じ種類の新しい書類を希望したかを把握することにより、書類の現状を明確化でき、元の書類のデータの抹消など必要な処理を矛盾なく迅速円滑に実施可能となる。
【０１１２】
〔５．ファイリングでの管理〕
また、ファイリングにおける書類の差し込み及び抜き出しについても、以上に準じて管理可能である。その一つの態様は、ファイリングにおける書類の差し込み及び抜き出しの都度、それぞれに対応するチェックポイントの端末Ｔが、その書類のＩＣタグに記憶されている識別情報をリーダライタＲＷで読み取ってサーバシステムＳへ伝達し、このように伝達される情報に基いてサーバシステムＳにおいて例えば管理手段２４が、ファイリングにおける書類の差し込みや抜き出しを識別し、必要に応じ管理データなどを更新することである。
【０１１３】
いま一つの態様は、ファイリングにおける書類の差し込み及び抜き出しの都度、所定のチェックポイントの端末ＴがリーダライタＲＷで読み取るとともに、差し込み又は抜き出しのどちらであるかの選択操作をユーザからキー操作などで受け付け、その選択を表す情報を、読み取った前記識別情報と共にサーバシステムＳへ伝達し、これら情報に基づいてサーバシステムＳで例えば管理手段２４が、ファイリングにおける書類の差し込みや抜き出しを識別し、必要に応じ管理データなどを更新することである。
【０１１４】
このように、ファイリング部門での書類の差し込み・抜き出しについても、その都度ＩＣタグリーダーに読み取らせることで、履歴記録の効率、確実性、精度が改善できる。
【０１１５】
なお、ファイリングに関する情報処理は、ワークフロー管理に用いるサーバシステムＳで行ってもよいし、他の装置で行ってもよい。
【０１１６】
〔６．効率化の工夫〕
ＩＣタグの読み取りによる以上のようなワークフローやファイリングの管理を、一層効率化するため、以下のような工夫も望ましい。
【０１１７】
〔６−１．複数書類の一括読取〕
工夫の一つは、リーダライタＲＷにより、分類別やロット単位など複数の書類を含む束ごとに、直接、又は、書類を収納する工程識別箱の外部などから、複数のＩＣタグを読み取ることである。このような複数のＩＣタグを一度に読み取る処理を「一括読取」とも呼ぶこととする。
【０１１８】
このように、書類束のＩＣタグを一括して読み取ることにより、読取作業の迅速効率化に加え、書類の現物について正確かつ効率的な枚数把握が可能となり、例えば、工程識別箱に収納した書類を箱の外から探したり数えることも容易になる。
【０１１９】
〔６−２．グループＩＤによる一括読取〕
上記のような一括読取のための技術としては、従来公知のものを含め自由に選択してよいが、次のような工夫を適用すれば簡便に実現できる。すなわち、各書類の各ＩＣタグごとに、互いに異なるグループＩＤ（例えば、０，１，２…２５５など）を予め記憶させておき、リーダライタＲＷにより、それら各グループＩＤの指定を伴う読取信号を順次発信し、各ＩＣタグでは、自己のグループＩＤと合致する読取信号に対してのみ応答する。
【０１２０】
このように、ロット作成時に各ＩＣタグに０〜２５５などのグループＩＤを付加し、スキャン信号に対し信号に付随するグループＩＤのＩＣタグのみが応答することにより、同じ周波数帯においても複数のＩＣタグからの一括読取が容易かつ確実に実現可能となる。
【０１２１】
〔６−３．一括読取による特定書類検索〕
そして、上記のような一括読取は、まず、所望の書類の検索に役立つ。この場合、端末Ｔ（図１の例では端末Ｔ１やＴ２）上に演算制御部により書類検索手段１３を実現し、この書類検索手段１３に、複数の書類を含む束について、リーダライタＲＷにより複数のＩＣタグを一括読取させ、目的の書類の識別情報が読み取った各識別情報に含まれるか否かを判断することにより、目的の書類の有無を判断する（書類検索処理）。
【０１２２】
このように、書類束についてＩＣタグの一括読取で所望の書類について有無を判断することにより、書類検索の精度と効率が効果的に改善可能となる。なお、書類検索手段１３は、サーバシステムＳ上に実現し、所望の端末Ｔを遠隔制御してもよい。
【０１２３】
〔６−４．一括読取による件数集計〕
また、一括読取は、件数の集計に役立つ。すなわち、この場合、端末Ｔ又はサーバシステムＳの少なくとも一方で実現する計数手段２６が、複数の書類を含む束について、リーダライタＲＷにより複数のＩＣタグを一括読取させることにより、その束に含まれる前記複数の書類の件数を計数する（計数手段）。
【０１２４】
このように、書類束についてＩＣタグの一括読取で件数を把握することにより、手で件数を数える手間もなく、件数管理の精度と効率が改善可能となる。
【０１２５】
〔６−５．バーコードとの併用〕
また、端末Ｔに、リーダライタＲＷとともに、バーコードリーダーを備える態様も可能であり、このように、各チェックポイントの端末において、ＩＣタグだけでなくバーコードも読み取り可能とすることにより、バーコードによるワークフロー管理からＩＣタグへの移行や、ＩＣタグとバーコードの併用による信頼性向上など、多様な場合や用途へ円滑に対応容易となる。
【０１２６】
〔６−６．複写式書類綴りの管理〕
また、多くの分野で広く用いられている複写式書類綴りの場合、その一枚一枚（各葉）のＩＣタグを相互に関連付けて管理可能である。例えば、複写式書類綴りの各葉に、識別情報の一部の桁を共通とするなど、相互に関連付けられた識別情報をそれぞれ記憶したＩＣタグを付しておき、サーバシステムＳにおいて管理手段２４、又は演算制御部により実現する他の処理部、例えば関連処理手段２８が、次のような処理を行う。
【０１２７】
すなわち、例えば関連処理手段２８は、上記のような複写式書類綴りの一部の葉に係る所定の問題（例えば、誤記、記入漏れ、印鑑相違など）について、端末Ｔから報告の情報を受信すると、その情報を、その葉のＩＣタグの識別情報と共に受け付けてステータス管理データベース２２又は他の所定のデータベース（例えばホストデータベース２０）に記録するととともに、その同じ複写式書類綴りにおける他の葉に付されたＩＣタグの識別情報がいずれかのチェックポイントの端末Ｔから伝達された場合、その端末Ｔに、その書類について、管理部門への持参要求など所定の注意喚起情報を表示させる（関連処理）。
【０１２８】
このように、複写式書類綴りの一葉で報告された問題は他の葉でも同様であり、ＩＣタグの読取を契機にそれら他の葉についても持参要求などの注意喚起を行うことにより、回収や差替えなどの対処が確実容易になる。
【０１２９】
〔７．データの管理について〕
また、本システムにおけるデータについて、多重化などの管理は以下のように行うことが考えられる。
【０１３０】
〔７−１．データの一部をＩＣタグに記録〕
まず、本実施形態のように、一以上の端末ＴにおけるＩＣタグ読取装置がリーダライタＲＷで、ＩＣタグへの書込み機能を有する場合、サーバシステムＳの管理手段２４は各端末ＴのリーダライタＲＷにより、管理データの一部をＩＣタグに記憶させ及び読み取ることができる（例えば、図１のＩＣタグ６に示す「ローカル記憶」）。
【０１３１】
このように、ステータス情報や処理履歴などの管理データをＩＣタグに記録することにより、既存システムに本発明におけるステータス管理などの機能を後付けする場合も、既存のサーバシステムへのデータ蓄積負荷が抑制でき、システムの導入や安定稼動を促進可能となる。
【０１３２】
〔７−２．データの多重化〕
また、管理データの多重化による信頼性改善も可能である。例えば、管理データの少なくとも重要な一部について、管理手段２４により、サーバシステムＳの例えばステータス管理ＤＢ２２と各ＩＣタグの双方に同期をとって記憶させ及び読み取る。これは、当初一方のみに存在した情報は他方へもコピーし、両者の一方が変更されればそれを他方へも反映させることを意味する。
【０１３３】
例えば、図７の例でステータス管理ＤＢ２２中のＩＣコード別工程管理テーブルに記録されている項目のうち、発行日や完了期限日などについては、図３に示すように、ＩＣタグにも記録している。
【０１３４】
このように、管理データをサーバシステムとＩＣタグの双方に記録することにより、自由な分散処理が可能となるうえ、一方に障害が発生した場合は他方のデータをもとに処理続行や複製による復旧が容易となり、耐障害性も向上する。
【０１３５】
〔７−３．ＩＣタグの変更〕
上記のように多重化した場合、損傷等によるＩＣタグの取替えに備えた機能も実現容易になる。例えば、サーバシステムＳの演算制御部で更新復旧手段３０を実現し、この更新復旧手段３０が、上記のように同期（多重化）された管理データを記憶したＩＣタグについて、サーバシステムＳや端末Ｔにおいて更新（付替え）の指示操作を受け付けた場合に、その同期にかかる管理データをステータス管理ＤＢ２２から新たなＩＣタグにコピーする（更新復旧処理）。
【０１３６】
このように、管理データをサーバとＩＣタグの双方に同期して記録していて、書類やＩＣタグの滅失や差替えなどが必要となった場合に、サーバから新たなＩＣタグにデータを複製することにより、データの再入力による時間や費用の負担やタイプミスなどによる情報精度低下が回避可能となる。更新復旧手段は、端末の側に設けてもよい。
【０１３７】
〔７−４．記入漏れへの対処〕
また、光学文字読取（ＯＣＲ）の結果をもとに、空欄を検出し対処することも、作業効率化に効果的である。この場合、例えば端末Ｔ３において、光学文字読取手段１４を設けて、書類の各記入欄の記入内容を認識させる。
【０１３８】
光学文字読取手段１４の形式は自由であるが、例えば、図５に示すように、作業用搭載台における書類の上方に設けた支持アーム１４１にカメラ１４２や照明器１４３を設け、カメラ１４２からの画像をもとに特徴点に基くパターン認識アルゴリズムにより、コンピュータの演算制御部に文字認識を行わせる。
【０１３９】
また、演算制御部により実現する空欄検出手段１５で、書類の種類に応じてどの欄が必須かの情報を予め保有し、この情報と前記認識の結果から、必須にもかかわらず空欄である記入欄を検出する（空欄検出処理）。そして、空欄検出手段１５で、必須にもかかわらず空欄である記入欄を検出した場合に、同様に実現する対処手段１６で、予め定義された所定の処理を実行する。
【０１４０】
空欄に対処する処理内容は自由であるが、その一例は、自動化された形式点検として、空欄があることを作業者等へ警告し、補充のための顧客への連絡や差し戻しなどを促すことである。他の例として、口座開設後に、事前にＩＣタグを貼付して顧客に記入させ徴収した住所変更届や氏名変更届などの書類において、それら住所や指名など必須の記入欄が未記入のために顧客が特定できない場合に、サーバシステムＳなどへの照会により、事前に貼付したＩＣタグの情報から顧客を特定するなどである。
【０１４１】
このように、書類から光学文字読取したなかに空欄がある場合、それを検出し、ＩＣタグの情報をもとにサーバに照会して顧客を特定するなどの対処を正確確実に実現することにより、事務処理効率や顧客満足度の改善が実現できる。
【０１４２】
〔８．管理体制その他〕
また、本システムは、期限や担当者などに関する管理体制の改善にも効果的に活用可能である。
【０１４３】
〔８−１．期限管理〕
まず、期限管理は、基本的な管理内容の一つである。このため、サーバシステムＳの管理手段２４は、書類の種類に応じた規定処理期間の情報を予め有し、端末ＴからＩＣタグの識別情報が伝達されてきた書類について、前記規定処理期間又は書類での個別の指定期間に基づく期限を設定してステータス管理ＤＢ２２に記録し、各書類について期限との関係に応じて処理の優先順位を判定し、所定の管理者コンソールなどに出力する。
【０１４４】
このような期限に関する情報は、ステータス管理ＤＢ２２に記録してもよいし、例えば他のホストデータベース２０などに記録してもよく、本実施形態では、ホストデータベース（図８）の書類期限テーブルに、書類の種類毎における処理期限日数（前記規定処理期間にあたる）を記録しておき、これに基づいて具体的な期限日を計算してステータス管理ＤＢ２２（図７。特にＩＣコード別工程管理テーブル）に記録している。
【０１４５】
また、期限との関係は、典型的には、期限までの余裕期間が基準となるが、処理を所定期日以降に行う、幅のある所定の期間の間に処理を行う、などのバリエーションは自由である。また、書類での個別の指定期間は、端末ＴやサーバシステムＳで随時、担当者や管理者から指定入力を受け付ける。
【０１４６】
このように、書類の種類や個別の要望に応じたスケジュール管理を行うことにより、要員など限りある事務処理資源を有効活用しつつ、顧客満足度の効果的な向上も実現可能となる。
【０１４７】
〔８−２．担当者管理〕
また、担当者の管理への応用も可能である。すなわち、サーバシステムＳの演算制御部が実現する実績管理手段３２が、各端末Ｔについて操作する担当者の記録を受け付け、その担当者ごとの操作中に伝達されるＩＣタグの識別情報に基づいて、書類の種類及び枚数について、処理及び不備の実績件数を集計して所定の実績記憶手段３４に記憶し、与えられる要求操作に応じて、所定の管理者コンソールなどへ出力する（実績管理処理）。なお、不備に関する情報は、端末ＴやサーバシステムＳで随時、担当者自身や上席者から指定入力を受け付ける。
【０１４８】
このように、ＩＣタグの利用により、担当者の実績に基づくきめ細かい高精度なスキルやローテーションの管理を少ない負担で容易に実施可能となる。例えば、上記のような実績の情報の活用により、例えば、図７中に例示するようなグループ内担当者別作業許容量などを適切に設定することも容易になる。
【０１４９】
〔８−３．不備分析〕
また、生じがちな不備を分析することにより、書式など長期的視点からの業務改善にも効果的に役立てることができる。具体的には、サーバシステムＳにおいて、所定の顧客属性記憶手段３６に、顧客ごとの属性を含む顧客データを予め記憶し、演算制御部の実現する不備分析手段３８が、前記管理データに含まれる不備の情報と、顧客属性記憶手段３６に記憶されている前記顧客データに基づいて、書類の種類別及び顧客の属性別に、不備の種類と多寡を分析し出力する（不備分析処理）。
【０１５０】
顧客属性記憶手段３６は、他のデータベースなどの記憶手段と一体構成可能であり、例えば図８に示す顧客テーブルのように、ホストデータベース２０の一部としても実現可能である。
【０１５１】
このように、書類の種類別や顧客の属性別に、生じがちな不備の傾向を明確に分析することにより、書式や手順の見直しなど業務の効率化や顧客満足度などの改善への効果的な活用が支援可能となる。
【０１５２】
〔９．情報の抹消〕
また、セキュリティ上の観点から、本実施形態で管理の対象とするワークフローで処理の終了した書類については、ＩＣタグに記録されている情報の全部又は一部を抹消することが望ましい。例えば、少なくとも一つの端末ＴにおけるＩＣタグ読取装置が、ＩＣタグへの書込み機能を有するリーダライタＲＷである場合に、その端末Ｔの演算制御部により抹消手段１８を設ける。
【０１５３】
そして、ワークフローの外部へ書類を戻す所定操作が端末ＴやサーバシステムＳで入力された場合に、端末Ｔの抹消手段１８が、リーダライタＲＷを制御することにより、例えば、識別情報以外の情報を抹消させる（抹消処理）。
【０１５４】
このように、書類を外部へ戻す際には、ライター機能を持つＩＣタグリーダー＆ライターにより、識別情報以外の情報を抹消させることにより、情報セキュリティが確実に維持充実できる。
【０１５５】
〔１０．他の実施形態〕
なお、上記実施形態は例示に過ぎず、本発明を限定するものではないので、本発明は、以下の例やそれ以外の例を含む他の実施形態も含むものである。例えば、図１に例示したような各端末の台数や異同、図２に例示したようなワークフローの具体的内容、図３、図７、図８に例示したようなデータやデータベースの構成例、図３から図５に例示したような物品や装置の構成などはいずれも例示に過ぎず、適宜変更実施可能である。
【図面の簡単な説明】
【０１５６】
【図１】本発明の実施形態の構成を示す機能ブロック図。
【図２】本発明の実施形態におけるワークフローを例示する概念図。
【図３】本発明の実施形態においてＩＣタグに記録するデータを例示する概念図。
【図４】本発明の実施形態において、複写式書類綴りの各葉ごとに異なる位置にＩＣタグを付した状態を示す図。
【図５】本発明の実施形態における作業用搭載台の断面図。
【図６】本発明の実施形態における工程識別箱の断面図。
【図７】本発明の実施形態におけるステータス管理ＤＢの内容を例示する概念図。
【図８】本発明の実施形態におけるホストＤＢの内容を例示する概念図。
【図９】従来のワークフローを例示する概念図。
【符号の説明】
【０１５７】
６（６１，６２，６３）…ＩＣタグ
１２…読取伝達手段
１３…書類検索手段
１４…光学文字読取手段
１４１…支持アーム
１４２…カメラ
１４３…照明器
１５…空欄検出手段
１６…対処手段
１８…抹消手段
２０…ホストデータベース
２２…ステータス管理データベース
２４…管理手段
２６…計数手段
２８…関連処理手段
３０…更新復旧手段
３２…実績管理手段
３４…実績記憶手段
３６…顧客属性記憶手段
３８…不備分析手段
５０…作業用搭載台
５２…工程識別箱
Ｃ…コールセンター
Ｄ…書類
Ｎ…通信ネットワーク
ＲＷ（ＲＷ１〜ＲＷ４）…ＩＣタグリーダー＆ライター
Ｓ…サーバシステム
Ｔ（Ｔ１〜Ｔ４）…端末
Ｌ…スリット
【図１】
2008158890.tif 000003
【図２】
2008158890.tif 000004
【図３】
2008158890.tif 000005
【図４】
2008158890.tif 000006
【図５】
2008158890.tif 000007
【図６】
2008158890.tif 000008
【図７】
2008158890.tif 000009
【図８】
2008158890.tif 000010
【図９】
2008158890.tif 000011