(57)【要約】【課題】文書を送るユーザではなく、文書を作成した人の意図を反映したメール送信の可否を判定することができるメール送信可否判定システムを提供すること。【解決手段】ファイルに対する操作状況をチェックするエージェント５０，５１，５２をインストールし１以上のコンピュータ５１，５２又はサーバ２０と、コンピュータ５１，５２又はサーバ２０のエージェント５０，５１，５２と通信し、ファイルの操作状況を追跡して監視し、メール送信不可であるファイルに対し重要ファイルと指定する監視サーバ１１と、ファイルが添付されたメールＭの送信要求を受け付けた際に、監視サーバ１１に対してメールＭに添付されたファイルＣが重要ファイルとして指定されているか問合せを行い、問合せ結果を基にメールＭを送信し又は送信しないメールサーバ１２を備えるメール送信可否判定システム。【選択図】図１
2008276505.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ファイルに対する操作状況をチェックするエージェントをインストールした１以上のコンピュータ又はサーバと、前記コンピュータ又はサーバにインストールされたエージェントと通信し、前記ファイルの操作状況を追跡して監視するとともに、メール送信不可であるファイルに対し重要ファイルと指定する監視サーバと、ファイルが添付されたメールの送信要求を受け付けた際に、前記監視サーバに対して前記メールに添付されたファイルが重要ファイルとして指定されているかの問合せを行い、問合せ結果を基に前記メールを送信し又は送信しないメールサーバと、を備えることを特徴とするメール送信可否判定システム。
【請求項２】
前記コンピュータ又はサーバにインストールされたエージェントは、前記ファイルに対して前記コンピュータ又はサーバで行われる操作状況について、前記ファイルの操作種別、操作前ファイル所在地及びファイル名、操作後ファイル所在地及びファイル名、操作時刻を含むファイル情報を記録し、前記ファイル情報を前記監視サーバに送信し、前記監視サーバは、前記エージェントから送信されたファイル情報を、記録データベースに、ファイル毎に時系列に並べて格納する請求項１に記載のメール送信可否判定システム。
【請求項３】
ファイルが生成されると、該ファイルを生成したコンピュータ又はサーバにインストールされたエージェントから前記ファイル情報が前記監視サーバに対し送信され、前記ファイルについて、生成時のファイル所在地及びファイル名、現時点のファイル所在地及びファイル名、最終操作時刻を含むファイル情報が追跡データベースに記録される請求項２に記載のメール送信可否判定システム。
【請求項４】
前記監視サーバは、前記重要ファイルを保存する重要フォルダのリストを格納しており、前記重要フォルダのリストには、フォルダ毎にメールを送信する際の送信可否の判断基準となる設定を保持している請求項１〜３のいずれか１項に記載のメール送信可否判定システム。
【請求項５】
前記エージェントがインストールされているコンピュータ又はサーバで、メールにファイルを添付する操作が行われた際に、前記エージェントは、添付された前記ファイルのファイル名、ファイルの所在地を含むファイル情報を記録し、前記エージェントに記録された前記ファイル情報は、前記監視サーバに送信され、前記監視サーバ内のデータベースに登録される請求項４に記載のメール送信可否判定システム。
【請求項６】
前記ファイルが添付されたメールの送信要求を受けた際に、前記メールサーバは、前記監視サーバに対して、添付ファイル名、前記メールの送信要求をしているコンピュータ又はサーバのアドレスあるいはコンピュータ名又はサーバ名を含む送信元情報を送信し、前記監視サーバは、前記送信元情報を基にして、すでに記録されたデータベースと照らし合わせることで、送信対象のファイルが格納されている階層構造を特定し、すでに記録された追跡データベース及び重要フォルダのリストと照らし合わせて、前記ファイルが前記重要フォルダのリストに格納されているものに該当するかを確認し、前記ファイルが前記重要フォルダのリストに格納されていれば、前記メールサーバは前記メールの送信先に対し前記メールの送信の可否を判定する請求項５に記載のメール送信可否判定システム。
【請求項７】
前記エージェントが前記ファイル情報を記録した後に、前記監視サーバの追跡データベース及び重要フォルダのリストに問い合わせて、送信対象のファイルが、前記重要フォルダのリストに格納されているものに該当するか確認し、前記ファイルが、前記重要フォルダのリストに格納されていたものであると判明した場合に、前記メールサーバは前記メールの送信先を前記重要フォルダのリストに対して問い合わせを行い、メールの送信の可否を判定する請求項５に記載のメール送信可否判定システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、メール送信可否判定システムに関し、特に文書を作成した人の意図を反映したメール送信の可否を判定することができるメール送信可否判定システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
監視装置の稼働状況を監視し、その情報をセンターにメールなどで通知することが提案されている（特許文献１参照）。
メールにファイルを添付して送信する際に、添付されたファイルが機密文書にあたる場合など、ファイルの内容に応じて送信できないようにするシステムがある。現状のシステムでは、送信者の判断か、もしくは送信時に添付ファイルの内容の文字列を読み取ってチェックし、禁止キーワードやフレーズが含まれていないかどうかをチェックすることによって、メールの送信の可否を判断している。
【特許文献１】特開２００５−３０９６４３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
ところが、メールにファイルを添付して送信する際に、メールの送信可否を判断する方法では、以下のような問題が想定される。
（１）重要でないファイルであっても、指定のキーワードが含まれていると送信拒否される。
（２）文書内の指定キーワードを故意に外すことによって、重要ファイルを送信できてしまう。例えば、添付されたファイルが機密文書にあたる場合、例えば送信者が文書作成者の記載した例えば「社外秘」などの文字列を、故意に削除するなどした場合には、そのメールの内容の漏洩を防ぐことが難しい。
（３）キーワードの設定漏れにより、重要なファイルが送信されてしまう可能性がある。
【０００４】
以上のような問題により、従来のシステムは、メールの利用者にとっては使いにくいものになってしまったり、システム管理者にとっては情報漏洩を十分に防止できない可能性がある。
【０００５】
このような問題が発生するのは、重要文書を作成する人とそれを送信する人とが、必ずしも一致しないことが挙げられる。すなわち、文書の作成者が重要だと思っていても、その文書がシステム内において、コピー、移動、編集、リネームなどの操作種別を繰り返す内に、当初の作成者の意図が十分に伝わらない場合がある。
【０００６】
しかし、文書をメールで送信する人の判断、およびその時の文書の内容を元に送信して良いかどうかを判断してしまうため、文書の作成者の当初の意志が十分に反映されずに、重要情報の漏洩といった問題が発生してしまう可能性がある。
【０００７】
そこで、本発明は、上記課題を解決するために、文書を送る人ではなく、文書を作成した人の意図を反映したメール送信の可否を判定することができるメール送信可否判定システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記課題を解決するために、本発明は、ファイルに対する操作状況をチェックするエージェントをインストールした１以上のコンピュータ又はサーバと、前記コンピュータ又はサーバにインストールされたエージェントと通信し、前記ファイルの操作状況を追跡して監視するとともに、メール送信不可であるファイルに対し重要ファイルと指定する監視サーバと、ファイルが添付されたメールの送信要求を受け付けた際に、前記監視サーバに対して前記メールに添付されたファイルが重要ファイルとして指定されているかの問合せを行い、問合せ結果を基に前記メールを送信し又は送信しないメールサーバと、を備えるメール送信可否判定システムである。
【０００９】
また、本発明は、前記コンピュータ又はサーバにインストールされたエージェントが、前記ファイルに対して前記コンピュータ又はサーバで行われる操作状況について、前記ファイルの操作種別、操作前ファイル所在地及びファイル名、操作後ファイル所在地及びファイル名、操作時刻を含むファイル情報を記録し、前記ファイル情報を前記監視サーバに送信し、前記監視サーバは、前記エージェントから送信されたファイル情報を、記録データベースに、ファイル毎に時系列に並べて格納するメール送信可否判定システムである。
【００１０】
そして、本発明は、ファイルが生成されると、該ファイルを生成したコンピュータ又はサーバにインストールされたエージェントから前記ファイル情報が前記監視サーバに対し送信され、前記ファイルについて、生成時のファイル所在地及びファイル名、現時点のファイル所在地及びファイル名、最終操作時刻を含むファイル情報が追跡データベースに記録されるメール送信可否判定システムである。
【００１１】
更に、本発明は、前記監視サーバが、前記重要ファイルを保存する重要フォルダのリストを格納しており、前記重要フォルダのリストには、フォルダ毎にメールを送信する際の送信可否の判断基準となる設定を保持しているメール送信可否判定システムである。
【００１２】
また、本発明は、前記エージェントがインストールされているコンピュータ又はサーバで、メールにファイルを添付する操作が行われた際に、前記エージェントは、添付された前記ファイルのファイル名、ファイルの所在地を含むファイル情報を記録し、前記エージェントに記録された前記ファイル情報は、前記監視サーバに送信され、前記監視サーバ内のデータベースに登録されるメール送信可否判定システムである。
【００１３】
そして、本発明は、前記ファイルが添付されたメールの送信要求を受けた際に、前記メールサーバは、前記監視サーバに対して、添付ファイル名、前記メールの送信要求をしているコンピュータ又はサーバのアドレスあるいはコンピュータ名又はサーバ名を含む送信元情報を送信し、前記監視サーバは、前記送信元情報を基にして、すでに記録されたデータベースと照らし合わせることで、送信対象のファイルが格納されている階層構造を特定し、すでに記録された追跡データベース及び重要フォルダのリストと照らし合わせて、前記ファイルが前記重要フォルダのリストに格納されているものに該当するかを確認し、前記ファイルが前記重要フォルダのリストに格納されていれば、前記メールサーバは前記メールの送信先に対し前記メールの送信の可否を判定するメール送信可否判定システムである。
【００１４】
更に、本発明は、前記エージェントが前記ファイル情報を記録した後に、前記監視サーバの追跡データベース及び重要フォルダのリストに問い合わせて、送信対象のファイルが、前記重要フォルダのリストに格納されているものに該当するか確認し、前記ファイルが、前記重要フォルダのリストに格納されていたものであると判明した場合に、前記メールサーバは前記メールの送信先を前記重要フォルダのリストに対して問い合わせを行い、メールの送信の可否を判定するメール送信可否判定システムである。
【発明の効果】
【００１５】
本発明によれば、文書を送るユーザではなく、文書を作成した人の意図を反映したメール送信の可否を判定することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１６】
以下に、本発明を実施するための最良の形態について、図面を参照して説明する。
図１は、本発明のメール送信可否判定システムの実施例を示す構成図である。
図１に示すメール送信可否判定システム１は、文書を送るユーザではなく、文書を作成した人の意図を反映したメール送信の可否を判定するためのシステムである。
【００１７】
実施例のメール送信可否判定システム１は、図１に示すように、監視サーバ１１と、メールサーバ１２と、クライアント側のサーバ２０と、クライアントＤのコンピュータ２１と、クライアントＥのコンピュータ２２により構成されている。監視サーバ１１と、メールサーバ１２と、クライアント側のサーバ２０と、クライアントＤ、Ｅの複数のコンピュータ２１，２２は、インターネットのような通信網３０により通信可能なネットワークシステムを構成している。
【００１８】
図１に示す監視サーバ１１は、ネットワークシステム内において、ファイルの生成、ファイルの消去、ファイルの編集、ファイルの移動、ファイルのコピー、ファイルのリネーム、ファイルのメールへの添付などの操作種別を監視する。監視サーバ１１は、重要フォルダリスト４０を有し、追跡データベース（以下、追跡ＤＢという）４１と、記録データベース（以下、記録ＤＢという）４２を接続している。
【００１９】
重要フォルダリスト４０は、重要フォルダのリストであり、フォルダ毎にメールを送信する際の判断基準となる設定を保持する。記録ＤＢ４２は、複数のエージェントから送られた情報を時系列に格納する。
【００２０】
サーバ２０は例えばフォルダＡを備えており、フォルダＡには例えば重要ファイルの一例であるファイルＢを保存している。
サーバ２０には、監視用エージェント５０がインストールされ、コンピュータ２１，２２には、監視用エージェント５１，５２がそれぞれインストールされている。
【００２１】
監視用エージェント５０は、サーバ２０内におけるフォルダＡ内のファイルＢの生成、ファイルＢの消去、ファイルＢの編集、ファイルＢの移動、ファイルＢのコピー、ファイルＢのリネーム、ファイルＢのメールへの添付などの操作種別の操作状況をチェックする。監視用エージェント５１，５２は、それぞれコンピュータ２１，２２内おけるファイルＢの生成、ファイルＢの消去、ファイルＢの編集、ファイルＢの移動、ファイルＢのコピー、ファイルＢのリネーム、ファイルＢのメールへの添付などの操作種別の操作状況をチェックする。
【００２２】
ユーザは、重要なファイルＢを生成、あるいは入手した時には、予め取り決めておいたフォルダＡに一旦格納する。監視サーバ１１は、監視用エージェント５０，５１，５２がインストールされたクライアントのサーバ２０やコンピュータ２１，２２であれば、フォルダＡ内のファイルＢに対する移動、コピー、リネームなどの操作種別の操作状況を追跡し続ける。
【００２３】
図１に示すように、メールサーバ１２が、例えばコンピュータ２２からファイルＢが添付されたメールＭの送信要求６０を受け付けた際には、メールサーバ１２は、この監視サーバ１１に添付ファイルＢが重要ファイルとして指令されたものかどうかを問い合わせて、メールサーバ１２は、メールＭの送信可否の判断をするようになっている。
【００２４】
次に、図１に示すメール送信可否判定システム１における送信可否判定方法の一例を説明する。メール送信可否判定システム１では、監視サーバ１１が、通信網３０を通じて、サーバ２０の監視用エージェント５０と通信し、コンピュータ２１，２２の監視用エージェント５１，５２と通信することで、各エージェント５０，５１，５２から監視サーバ１１には通知がされ、監視サーバ１１は、サーバ２０に保存されているファイルＢまたはコンピュータ２１，２２に保存されているファイルＢが、ファイルの生成、ファイルの消去、ファイルの編集、ファイルの移動、ファイルのコピー、ファイルのリネーム、ファイルのメールへの添付などの操作をされたことを追跡することができる。
【００２５】
そして、メールサーバ１２は、ファイルＢが添付されたメールＭの送信要求６０を受け付けた際に、監視サーバ１１は添付ファイルＢが重要ファイルに指定されているかどうかを問い合わせる、すなわちファイルの重要度を問い合わせる。監視サーバ１１は添付ファイルＢが重要フォルダリスト４０にあるかどうかを見て、その結果をメールサーバ１２に通知して、メールサーバ１２はメールＭの送信可否を判断して、重要フォルダでない場合にはメールＭを送信し、重要ファイルである場合にはメールＭの送信は拒否する。
【００２６】
図２は、図１に示すクライアント側のサーバ２０のエージェント５０と、クライアントＤのコンピュータ２１のエージェント５１と、クライアントＥのコンピュータ２１のエージェント５２の操作種別（ファイルの生成、ファイルの消去、ファイルの編集、ファイルの移動、ファイルのコピー、ファイルのリネーム、ファイルのメールへの添付など）の例を示している。
【００２７】
図２に例示するように、エージェント５０，５１，５２は、ファイルＢに対して行われる操作を以下のように記録する。
（１）操作種別（ファイルの生成、ファイルの消去、ファイルのコピー、ファイルの移動、
ファイルの編集、ファイルのリネーム、ファイルのメールへの添付など）
（２）操作前ファイル所在地及びファイル名（ＩＰアドレスまたはコンピュータ名、及び
ファイルの存在する階層構造）
（３）操作後ファイル所在地及びファイル名（ＩＰアドレスまたはコンピュータ名、及び
ファイルの存在する階層構造）
（４）操作時刻
エージェント５０，５１，５２がこれらの情報を記録すると、これらの情報は監視サーバ１１に送られる。この監視サーバ１１では、複数のエージェント５０，５１，５２から送られた情報を１つの記録ＤＢ４２に対して時系列に記録する。
【００２８】
図５は、図１に示す追跡ＤＢ４１の作成手順を示すフローチャートである。
ファイルＢが生成されると、エージェント５０，５１，５２がインストールされたサーバ２０とコンピュータ２１，２２からなるシステム内であれば、ファイルＢは追跡ＤＢ４１に記録される。追跡ＤＢ４１に記録される内容は、以下の通りである。
（１）生成時のファイル所在及びファイル名（ＩＰアドレスまたはコンピュータ名、及び
ファイルの存在する階層構造）
（２）現時点のファイル所在及びファイル名（ＩＰアドレスまたはコンピュータ名、及び        ファイルの存在する階層構造）
（３）最終操作時刻
【００２９】
図５のフローチャートは、ステップＳ１〜Ｓ１０を有している。ステップＳ１では、図１に示すエージェント５０，５１，５２から監視サーバ１１の記録ＤＢ４２に新たな記録が格納されると、ステップＳ２では、記録ＤＢ４２の新たな記録の「操作前ファイル所在地及びファイル名」と、追跡ＤＢ４１の「現時点のファイル所在地及びファイル名」が一致するものを、追跡ＤＢ４１内で検索する。
【００３０】
ステップＳ３では、追跡ＤＢ４１内で検索した結果、記録ＤＢ４２の新たな記録の「操作前ファイル所在地及びファイル名」と、追跡ＤＢ４１の「現時点のファイル所在地及びファイル名」が一致する場合には、ステップＳ４〜Ｓ９に移るが、不一致である場合にはステップＳ１０に移る。
【００３１】
ステップＳ４では、記録ＤＢ４２の新たな記録の「操作前ファイル所在地及びファイル名」と、追跡ＤＢ４１の「現時点のファイル所在地及びファイル名」が一致したものの内、追跡ＤＢ４１の最終操作時刻が、ステップＳ１における記録の操作時刻にもっとも近いものを選ぶ。
【００３２】
ステップＳ５では、ステップＳ４における「現時点のファイル所在地及びファイル名」をステップＳ１の記録の「操作後ファイル所在地及びファイル名」にし、ステップＳ４の「最終操作時刻」をステップＳ１の記録の「操作時刻」に変更したものを、追跡ＤＢ４１に対して新たに加える。
【００３３】
ステップＳ６では、ステップＳ１の記録の操作種別が「編集又はリネーム」である場合には、ステップＳ７においてステップＳ４で一致した記録を消去して終了する。
そうでなく、ステップＳ６において、ステップＳ１の記録の操作種別が「編集又はリネーム」でなければ、ステップＳ８において、ステップＳ１の記録の操作種別が「移動」であれば、ステップＳ９において移動前のファイルが「消去」されているかどうかを判断する。ステップＳ９において移動前のファイルが「消去」されていれば、ステップＳ７に移り、ステップＳ４で一致した記録を消去する。ステップＳ９において移動前のファイルが「消去」されていなければそのまま終了する。
【００３４】
また、ステップＳ３において、記録ＤＢ４２の新たな記録の「操作前ファイル所在地及びファイル名」と、追跡ＤＢ４１の「現時点のファイル所在地及びファイル名」が不一致である場合には、ステップＳ１０に移る。
ステップＳ１０では、追跡ＤＢ４１の「生成時のファイル所在地及びファイル名」にステップＳ１の記録の「操作前ファイル所在地及びファイル名」、「現時点のファイル所在地及びファイル名」にステップＳ１の記録の「操作後ファイル所在地及びファイル名」、「最終操作時刻」に対して、ステップＳ１の記録の「操作時刻」を、新たに追跡ＤＢ４１に追加する。
このようにして、追跡ＤＢ４１の作成を行うことができる。
【００３５】
図３は、監視サーバ１１と複数のサーバＦ、Ｇが通信網３０により通信できるようになっている例を示している。
図３のサーバＦは、フォルダＨを有しており、サーバＧは、フォルダＪを有している。監視サーバ１１の重要フォルダリスト４０は、重要ファイルを保存している重要フォルダのリストである。重要フォルダリスト４０には、フォルダＨ、Ｊ毎に、メールを送信する際の判断基準となる設定を保持する。この設定には、以下の内容が含まれる。
（１）フォルダの所在地（ＩＰアドレスまたはコンピュータ名、及びフォルダの存在する階層構造など）
（２）ファイルの送信を許可する送信先
（３−１）社外向け（送信ドメイン、ＩＰアドレスなど）
（３−２）社内向け（送信相手の役職、部署など）
【００３６】
図４は、クライアントＤのコンピュータ２１と監視サーバ１１への操作記録送信例を示している。エージェント５０，５１，５２がそれぞれインストールされたサーバ２０とコンピュータ２１，２２において、エージェント５０，５１，５２は、メールＭにファイルＢを添付する操作が行われた際には、以下の情報を記録する。
（１）添付されたファイル名
（２）ファイルの所在地（ＩＰアドレスまたはコンピュータ名、及びフォルダの存在する階層構造）
エージェント５０，５１，５２に記録された情報は、エージェント５０，５１，５２から監視サーバ１１に送信され、監視サーバ１１内の記録ＤＢ４２に登録される。
【００３７】
次に、図６は、メールの送信可否の判定手順を示すフローチャートである。
メールサーバ１２は、ファイルが添付されたメールの送信要求６０を受けた際には、監視サーバ１１に対して以下の情報を送信して問い合わせる。
（１）添付ファイル名
（２）メールの送信要求６０をしているコンピュータのＩＰアドレスまたはコンピュータ名
【００３８】
図６のフローチャートは、ステップＳ２０〜Ｓ２６を有する。
ステップＳ２０では、図１のメールサーバ１２が添付ファイル付きのメールの送信要求６０を受けると、ステップＳ２１において、監視サーバ１１に対して「添付ファイル名」、「メールの送信要求をしているコンピュータのＩＰアドレス又はコンピュータ名」を送信して、記録ＤＢ４２の「生成時のファイル所在地及びファイル名」と一致して、かつ操作種別が「メールへの添付」であるものを抽出する。
【００３９】
ステップＳ２２では、追跡ＤＢ４１を検索して、追跡ＤＢ４１の「現時点のファイル所在地及びファイル名」と、ステップＳ２１のレコードの「操作後ファイル所在地及びファイル名」が一致するものを抽出する。
ステップＳ２３では、ステップＳ２２のレコードの「生成時のファイル所在地」が、重要フォルダリスト４０に記載されているか照合する。
【００４０】
照合の結果、ステップＳ２４において、レコードの「生成時のファイル所在地」が、重要フォルダリスト４０に記載されていない時には、メールを送信する。そうでなく、ステップＳ２４において、レコードの「生成時のファイル所在地」が、重要フォルダリスト４０に記載されている場合には、ステップＳ２５においてメールの送信先と重要フォルダリスト４０に設定された送信許可先を照合する。
照合の結果、ステップＳ２６において、メールの送信先は送信許可範囲内であるときにはメールは送信するが、送信許可範囲外であるときにはメールは送信しない。
【００４１】
このように、監視サーバ１１は、上記の情報を元にして、記録された記録ＤＢ４２と照らし合わせることで、送信しようとするファイルが格納されている階層構造を特定する。この時点で送信しようとしているファイルの現時点でのファイル名及びファイルの所在地（ＩＰアドレスまたはコンピュータ名、及びフォルダの存在する階層構造）が特定されるので、追跡ＤＢ４１及び重要フォルダリスト４０と照らし合わせて、このファイルが重要フォルダに格納されているものであるか特定する。仮に、重要フォルダに格納されていたものであることが判明した場合には、メールサーバ１２は、そのメールの送信先と重要フォルダリスト４０とを照らし合わせて、メールＭを送信することができるかどうかの可否を判定する。
【００４２】
図７は、メールの送信可否の判定手順を示すフローチャートである。図７のフローチャートは、ステップＳ３０〜Ｓ３５を有する。
ステップＳ３０では、エージェントがメールＭにファイルを添付する操作を記録すると、ステップＳ３１では、監視サーバ１１に添付ファイルの「ファイル所在地及びファイル名」を送信して、追跡ＤＢ４１の「現時点のファイル所在地及びファイル名」と合致するものの内、「最終操作時間」が最も新しいレコードを抽出する。
【００４３】
ステップＳ３２では、抽出したレコードの「生成時のファイル所在地」が、重要フォルダリスト４０に記載されているか照合する。照合の結果、ステップ３３において、抽出したレコードの「生成時のファイル所在地」が、重要フォルダリスト４０に記載されている場合には、ステップＳ３４ではメールの送信先と重要フォルダリスト４０に設定された送信許可先を照合する。そして、ステップＳ３５では、メールの送信先は送信許可範囲内であるときには、メールを送信するが、送信許可範囲外であるときには、メールは送信しない。また、ステップＳ３３において記載されていないときには、メールを送信する。
【００４４】
このように、エージェントが情報を記録した後に、監視サーバ１１の追跡ＤＢ４１及び重要フォルダリスト４０に問い合わせて、送信しようとする情報が、重要フォルダリスト４０に格納されていたものであるかを特定する。仮に、重要フォルダリスト４０に格納されていたものであると判明した場合には、メールサーバ１２はそのメールの送信先を重要フォルダリスト４０に問い合わせを行い、メールを送信することができるかどうかの可否を判定する。
【００４５】
従来のメール送信者の判断では、同じファイルでも送信する人によって、送信可否の判定が分かれるケースがあった。また、添付ファイル内の文字列をチェックする方法では、送信禁止の用語を意図的に削除して送信してしまったり、そもそも送信禁止用語の設定漏れがある場合などには対応できない。
【００４６】
これに対して、本発明の実施形態では、ファイルＢの監視サーバ１１が導入されており、監視サーバ１１は各クライアントのコンピュータ２１，２２及びサーバ２０にインストールされたエージェント５０，５１，５２と通信をする。エージェント５０，５１，５２は、インストールされたコンピュータ内で行われたファイルに対する操作状況を記録して、監視サーバ１１に送る。監視サーバ１１では、各コンピュータから送られてくる情報をつなぎ合わせてシステム内でのファイルの所在地を把握する。
【００４７】
あらかじめ重要フォルダ作成し、メールで送信できる範囲を設定しておく。新たに生成されたファイルの内、メールでの送信先を制限したいものを、重要フォルダリスト４０に保存する。ファイルＢをメールで送信する際には、そのファイルが重要フォルダリスト４０に保存されていたものかどうかを確認して、保存されていたものであれば、送信先があらかじめ設定された許可範囲内であるかを確認して、メールの送信可否を判断する。
これにより、文書を送るユーザではなく、文書を作成した人の意図を反映したメール送信の可否を判定することができる。ファイルを作成した（もしくは入手した）人の判断によって、外部へのメールの送信を制限できるために、システム内ではコピーや移動が繰り返し行われても、当初のセキュリティ上のポリシーを引き継ぐことができる。
【００４８】
また、本発明の実施形態では、ファイル毎にどの範囲までメールを送信できるかが明確になるために、ファイル内の用語をチェックする従来方式よりも、確実に送信制限を行いことができると共に、従来のキーワードによるチェックでは管理できなかった、画像や動画などのファイルに対しても適用できる効果がある。
【００４９】
本発明のメール送信可否判定システム１は、ファイルの操作種別の操作状況をチェックするエージェントがインストールされたコンピュータとサーバの少なくとも一方と、コンピュータとサーバの少なくとも一方のエージェントと通信することで、ファイルの操作種別の操作状況を追跡して監視する監視サーバと、ファイルが添付されたメールの送信要求を受け付けた際に、監視サーバに対してメールに添付されたファイルが重要ファイルとして指定されているかどうかを問い合わせて、メールの送信可否の判断を行うメールサーバと、を備える。これにより、文書を送るユーザではなく、文書を作成した人の意図を反映したメール送信の可否を判定することができる。
【００５０】
本発明の実施形態のメール送信可否判定システム１では、コンピュータとサーバのエージェントは、コンピュータの中でファイルに対して行われる操作種別の操作状況について、ファイルの操作種別、操作前ファイル所在地及びファイル名、操作後ファイル所在地及びファイル名、の各情報を記録し、各情報をエージェントが記録すると各情報は監視サーバに送られ、監視サーバでは、複数のエージェントから送られた各情報が記録データベースに時系列に格納される。これにより、各情報をエージェントが記録すると、複数のエージェントから送られた各情報が記録データベースに確実に格納できる。
【００５１】
本発明の実施形態のメール送信可否判定システム１では、ファイルが生成されると、エージェントがインストールされたコンピュータとサーバでは、監視サーバの追跡データベースに対して、生成時のファイル所在地及びファイル名、現時点のファイル所在地及びファイル名、最終操作時刻、の各情報が記録されることを特徴とする。これにより、ファイルが生成されると、エージェントには各情報が確実に記録でき、エージェントはこの情報を監視サーバに確実に送ることができる。
【００５２】
本発明の実施形態のメール送信可否判定システム１では、監視サーバは、重要な前記ファイルを保存する重要フォルダのリストを格納しており、重要フォルダのリストには、フォルダ毎に前記メールを送信する際の送信可否の判断基準となる設定を保持している。これにより、メールを送信する際の送信の可否は、この判断基準である設定により確実に行うことができる。
【００５３】
本発明の実施形態のメール送信可否判定システム１では、エージェントがインストールされているコンピュータとサーバでは、エージェントは、メールにファイルを添付する操作が行われた際に、添付されたファイルのファイル名、ファイルの所在地、の各情報を記録し、エージェントに記録された情報は、監視サーバに送信され、監視サーバ内のデータベースに登録される。これにより、メールにファイルを添付する操作が行われた際にエージェントに記録された情報は、監視サーバのデータベース内に確実に保持できる。
【００５４】
本発明の実施形態のメール送信可否判定システム１では、ファイルが添付されたメールの送信要求を受けた際に、メールサーバは、監視サーバに対して、添付ファイル名、前記メールの送信要求をしているコンピュータのアドレス又はコンピュータ名、の各情報を送信し、監視サーバは、各情報を元にして、すでに記録されたデータベースと照らし合わせることで、送信しようとしているファイルが格納されている階層構造を特定し、すでに記録された追跡データベース及び重要フォルダのリストと照らし合わせて、ファイルが重要フォルダのリストに格納されているものであるかを特定し、ファイルが重要フォルダのリストに格納されていれば、メールサーバはメールの送信先とメールが送信できるかの可否を判定する。これにより、ファイルが重要フォルダのリストに格納されていることを確認して、メールサーバはメールの送信先とメールが送信の可否を確実に得ることができる。
【００５５】
本発明の実施形態のメール送信可否判定システム１では、エージェントが情報を記録した後に、監視サーバの追跡データベース及び重要フォルダのリストに問い合わせて、送信しようとしている情報が、重要フォルダのリストに格納されていたものであるかどうかを特定し、情報が、重要フォルダのリストに格納されていたものであると判明した場合には、メールサーバは前記メールの送信先を重要フォルダのリストに対して問い合わせを行い、メールの送信することができるかの可否を判定する。これにより、情報が、重要フォルダのリストに格納されていることを確認して、メールサーバはメールの送信先とメールが送信の可否を確実に得ることができる。
【００５６】
ところで、本発明は上記実施形態に限定されず、例えばメールで送信する部分を、プリンタの出力に置き換えて、重要ファイルのプリンタ出力を制限することも想定できる。また、メールで送信する部分を、ＵＳＢメモリや外付け型ハードディスクなどの外部媒体に置き換えて、これらの媒体に情報を移動させることを制限させることも想定できる。
【図面の簡単な説明】
【００５７】
【図１】実施例のメール送信可否判定システムの構成図である。
【図２】実施例において、クライアント側のサーバのエージェントと、クライアントのコンピュータのエージェントの操作種別の例を示す図である。
【図３】実施例において、監視サーバと複数のサーバが通信網により通信できるようになっている例を示す図である。
【図４】実施例において、クライアントのコンピュータから監視サーバへの操作記録送信例を示している図である。
【図５】実施例において、追跡ＤＢの作成手順を示すフロー図である。
【図６】実施例において、メールの送信可否の判定手順を示すフローチャートである。
【図７】実施例において、メールの送信可否の判定手順を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００５８】
１      メール送信可否判定システム
１１    監視サーバ
１２    メールサーバ
２０    クライアント側のサーバ
２１    クライアント側のコンピュータ
２２    クライアント側のコンピュータ
３０    通信網
５０    エージェント
５１    エージェント
５２    エージェント
Ｍ      メール
【図１】
2008276505.tif 000003
【図２】
2008276505.tif 000004
【図３】
2008276505.tif 000005
【図４】
2008276505.tif 000006
【図５】
2008276505.tif 000007
【図６】
2008276505.tif 000008
【図７】
2008276505.tif 000009