(57)【要約】【課題】データの利用に際して専用の高価な端末等を用いることなく、所定の場所から持ち出されたデータの利用を制限することができる文書ファイルを提供する。【解決手段】利用に供される電子文書データ１０６と、電子文書データの利用形態が他の場所よりも制限されない利用場所を示す利用場所情報１０１と、ユーザから電子文書データの利用を要求された際に、コンピュータに、ユーザの現在位置を示す現在位置情報の入手を要求させ、現在位置情報が入手されると、入手された現在位置情報により示されるユーザの現在位置が、利用場所情報により示される利用場所に含まれる場合には、電子文書データを第１の利用形態で利用させ、含まれない場合には前記電子文書データを第１の利用形態よりも制限された第２の利用形態で利用させるか又は全く利用させないデータ管理プログラム１０５とを含む。【選択図】図２
2008204070.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
利用に供される電子文書データと、
前記電子文書データの利用形態が他の場所よりも制限されない利用場所を示す利用場所情報と、
ユーザから前記電子文書データの利用を要求された際に、コンピュータに、ユーザの現在位置を示す現在位置情報の入手を要求させ、現在位置情報が入手されると、入手された現在位置情報により示されるユーザの現在位置が、利用場所情報により示される利用場所に含まれる場合には、前記電子文書データを第１の利用形態で利用させ、含まれない場合には前記電子文書データを前記第１の利用形態よりも制限された第２の利用形態で利用させるか又は全く利用させないデータ管理プログラムと
を含むことを特徴とする文書ファイル。
【請求項２】
前記文書ファイルは、さらに、
現在位置を問い合わせるべきサーバを特定する情報であるサーバ特定情報を含み、
前記データ管理プログラムは、
コンピュータに、前記現在位置情報の入手を、サーバ特定情報により特定されるサーバへ要求させ、当該サーバから現在位置情報を入手させること
を特徴とする請求項１に記載の文書ファイル。
【請求項３】
前記データ管理プログラムは、
前記電子文書データに基づく文書を開く要求がなされた際に、コンピュータに、前記現在位置が前記利用場所に含まれるか否かの判断をさせ、含まれる場合には当該文書を編集可能なように開くよう制御し、含まれない場合には当該文書を編集はできないが閲覧が可能なように開くよう制御するか、又は編集も閲覧もさせないこと
を特徴とする請求項１に記載の文書ファイル。
【請求項４】
前記文書ファイルは、さらに、
前記電子文書データの利用を制限させる際に、限定的に許可する利用形態を示す権限情報を含み、
前記データ管理プログラムは、
コンピュータに、前記現在位置が前記利用場所に含まれない場合に、前記権限情報に基づいて、利用形態を制限させること
を特徴とする請求項１に記載の文書ファイル。
【請求項５】
前記データ管理プログラムは、
コンピュータが現在位置情報の入手を要求したにもかかわらず、現在位置情報が入手されない場合には、コンピュータに、前記現在位置が前記利用場所に含まれない場合と同様の制限を課すこと
を特徴とする請求項１に記載の文書ファイル。
【請求項６】
前記データ管理プログラムは、
コンピュータが現在位置情報の入手を要求したにもかかわらず、現在位置情報が特定されない場合には、コンピュータに、前記現在位置が前記利用場所に含まれない場合と同様の制限を課すこと
を特徴とする請求項１に記載の文書ファイル。
【請求項７】
前記データ管理プログラムは、さらに、
少なくとも前記電子文書データを前記第１の利用形態で利用させている最中において、コンピュータに、前記現在位置情報の入手を要求させ、前記現在位置情報を入手させ、入手された現在位置情報により示されるユーザの現在位置が前記利用場所に含まれない場合には、前記第１の利用形態による利用を強制的に中止させ、前記第２の利用形態で利用させるか又は全く利用させないこと
を特徴とする請求項１に記載の文書ファイル。
【請求項８】
前記文書ファイルは、さらに、
前記第１の利用形態を示す第１権限情報と、
前記第２の利用形態を示す第２権限情報とを含み、
前記データ管理プログラムは、
前記現在位置が前記利用場所に含まれる場合には、コンピュータに、前記電子文書データを、前記第１権限情報により示される第１の利用形態で利用させ、含まれない場合には、前記電子文書データを、前記第２権限情報により示される第２の利用形態で利用させ、前記第１の利用形態による利用を強制的に中止させた場合に、前記第１権限情報、及び前記第２権限情報うちの少なくとも一方を、通常の利用形態よりも制限された利用形態を示すように変更させること
を特徴とする請求項７に記載の文書ファイル。
【請求項９】
前記文書ファイルは、さらに、
前記第１の利用形態による利用を強制的に中止した回数を示す中止回数カウンタを含み、
前記データ管理プログラムは、
コンピュータに、前記第１の利用形態による利用を強制的に中止させる度に、前記中止回数カウンタをカウントアップさせ、当該前記中止回数カウンタにより示される回数が、規定回数に達した場合に、前記第１権限情報、及び前記第２権限情報うちの少なくとも一方を、通常の利用形態よりも制限された利用形態を示すように変更させること
を特徴とする請求項８に記載の文書ファイル。
【請求項１０】
前記電子文書データは、前記データ管理プログラムによる解読処理が施されなければ、利用することができないように変換されており、
前記データ管理プログラムは、
前記変換されている電子文書データを、利用することができるように解読処理を施すための解読プロトコルを含み、コンピュータに、前記現在位置が前記利用場所に含まれる場合には、前記変換されている電子文書データに前記解読プロトコルを用いて解読処理を施させて、利用することができるようになった電子文書データを利用させ、含まれない場合には、前記変換されている電子文書データに前記解読処理を施させず利用させないこと
を特徴とする請求項１に記載の文書ファイル。
【請求項１１】
請求項１〜１０の何れか１項に記載の文書ファイルを生成する文書ファイル生成装置。
【請求項１２】
ユーザからの入力情報に基づいて、当該ユーザを特定するユーザ特定ステップと、
ユーザが、クライアントコンピュータにおいて、電子文書データと、当該電子文書データの利用形態が他の場所よりも制限されない利用場所を示す利用場所情報と、当該電子文書データを管理する管理プログラムとを含む文書ファイルにアクセスして、当該管理プログラムを起動させることにより、当該電子文書データの利用を指示する利用指示ステップと、
利用指示ステップにより起動された管理プログラムによる制御に基づいて、前記クライアントコンピュータが、ユーザ特定ステップにより特定されたユーザの現在位置を示す現在位置情報の入手をサーバへ要求する現在位置情報要求ステップと、
引き続き前記管理プログラムによる制御に基づいて、前記クライアントコンピュータが、前記現在位置情報を入手する入手ステップと、
入手ステップにより入手された現在位置が利用場所情報により示される利用場所に含まれるか否かの判断をさせる判断ステップと、
判断ステップにおいて前記現在位置が前記利用場所に含まれると判断された場合には、前記管理プログラムによる制御に基づいて、前記クライアントコンピュータが、前記電子文書データを第１の利用形態で利用する第１利用ステップと、
判断ステップにおいて前記現在位置が前記利用場所に含まれないと判断された場合には、前記管理プログラムによる制御に基づいて、前記クライアントコンピュータが、前記電子文書データを前記第１の利用形態よりも制限された第２の利用形態で利用するか又は全く利用しない第２利用ステップと
を含むことを特徴とする文書利用方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書データのセキュリティに関し、特に、利用場所を制限するための技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、企業や省庁等において不注意等による機密情報の漏洩が問題となっている。個人個人が十分に注意を払うことは当然であるが、それだけでは対策が不十分であり、様々なセキュリティ対策が提案されている。
例えば、入室中にのみサーバ内のデータへのアクセスを許可するシステム（特許文献１）、端末が備えるＧＰＳで端末の位置を検出して、メモリカードに記憶した利用許可場所と一致した場合にのみ、サーバから受信したコンテンツデータの利用を許可するシステム（特許文献２）、及び端末の物理的位置に基づいて、サーバが端末に対してアクセス権限を与え、端末がアクセス権限がある場合にのみ電子ファイルの復号処理を行うシステム（特許文献３）等が開示されている。
【特許文献１】特開平６−１３８９６９号公報
【特許文献２】特開２００５−５６２０４号公報
【特許文献３】特開２００６−７２８０８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら、上記従来の技術では、データの利用場所を制限することはできるものの、利用を制限すべき情報を扱うときには専用の高価な端末を用いなければならないので、通常の業務を汎用の端末で行い、端末を使い分けるとすると作業が煩雑になり効率が悪くなり望ましくない。そこで個人個人に専用の高価な端末を与え通常の業務もこの専用の高価な端末で行うようにすれば作業が煩雑になることはないだろうが、膨大な設備投資がかかるので現実的ではない。
【０００４】
また、上記従来の技術は、サーバ等に保存しているデータに対するセキュリティに関するものであり、所定の場所より外に持ち出されるデータに対するセキュリティに関しては何ら開示されておらず、新たな発明が望まれる。
本発明は、データの利用に際して専用の高価な端末等を用いることなく、所定の場所から持ち出されたデータの利用を制限することができる文書ファイル、文書ファイル生成装置、及び文書利用方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上記目的を達成するために、本発明に係る文書ファイルは、利用に供される電子文書データと、前記電子文書データの利用形態が他の場所よりも制限されない利用場所を示す利用場所情報と、ユーザから前記電子文書データの利用を要求された際に、コンピュータに、ユーザの現在位置を示す現在位置情報の入手を要求させ、現在位置情報が入手されると、入手された現在位置情報により示されるユーザの現在位置が、利用場所情報により示される利用場所に含まれる場合には、前記電子文書データを第１の利用形態で利用させ、含まれない場合には前記電子文書データを前記第１の利用形態よりも制限された第２の利用形態で利用させるか又は全く利用させないデータ管理プログラムとを含むことを特徴とする。
【０００６】
上記目的を達成するために、本発明に係る文書ファイル生成装置は、上記文書ファイルを生成することを特徴とする。
上記目的を達成するために、本発明に係る文書利用方法は、ユーザからの入力情報に基づいて、当該ユーザを特定するユーザ特定ステップと、ユーザが、クライアントコンピュータにおいて、電子文書データと、当該電子文書データの利用形態が他の場所よりも制限されない利用場所を示す利用場所情報と、当該電子文書データを管理する管理プログラムとを含む文書ファイルにアクセスして、当該管理プログラムを起動させることにより、当該電子文書データの利用を指示する利用指示ステップと、利用指示ステップにより起動された管理プログラムによる制御に基づいて、前記クライアントコンピュータが、ユーザ特定ステップにより特定されたユーザの現在位置を示す現在位置情報の入手をサーバへ要求する現在位置情報要求ステップと、引き続き前記管理プログラムによる制御に基づいて、前記クライアントコンピュータが、前記現在位置情報を入手する入手ステップと、入手ステップにより入手された現在位置が利用場所情報により示される利用場所に含まれるか否かの判断をさせる判断ステップと、判断ステップにおいて前記現在位置が前記利用場所に含まれると判断された場合には、前記管理プログラムによる制御に基づいて、前記クライアントコンピュータが、前記電子文書データを第１の利用形態で利用する第１利用ステップと、判断ステップにおいて前記現在位置が前記利用場所に含まれないと判断された場合には、前記管理プログラムによる制御に基づいて、前記クライアントコンピュータが、前記電子文書データを前記第１の利用形態よりも制限された第２の利用形態で利用するか又は全く利用しない第２利用ステップとを含むことを特徴とする。
【発明の効果】
【０００７】
課題を解決するための手段に記載した文書ファイルの構成により、文書ファイルの各々がデータ管理プログラムを備え、ユーザの現在位置をサーバ等の他の装置に要求して利用場所を判断するので、データの利用に際して専用の高価な端末等を用いることなく、所定の場所から持ち出されたデータの利用を制限することができる。
また課題を解決するための手段に記載した文書ファイル生成装置の構成により、上記のような効果を備える文書ファイルを生成でき、文書毎にセキュリティ管理を行うことができる。
【０００８】
また課題を解決するための手段に記載した文書利用方法の構成により、電子文書データと管理プログラムとを備える文書ファイルにアクセスすると、管理プログラムによりクライアントコンピュータが、ユーザの現在位置をサーバへ要求して利用場所を判断し、現在位置に応じて電子文書データの利用を制限するので、データの利用に際して専用の高価な端末等を用いることなく、所定の場所から持ち出されたデータの利用を制限することができる。
【０００９】
ここで、文書ファイルにおいて、前記文書ファイルは、さらに、現在位置を問い合わせるべきサーバを特定する情報であるサーバ特定情報を含み、前記データ管理プログラムは、コンピュータに、前記現在位置情報の入手を、サーバ特定情報により特定されるサーバへ要求させ、当該サーバから現在位置情報を入手させることを特徴とすることもできる。
これにより、現在位置を問い合わせるサーバを設定できるので、文書ファイルの各々においてデータの利用を制限しつつも、各々のデータの利用状況を、１つのサーバで集中的に管理することや、複数のサーバにグループ分けして分類して管理することができ、総括的なセキュリティ管理を行うことができる。
【００１０】
ここで、文書ファイルにおいて、前記データ管理プログラムは、前記電子文書データに基づく文書を開く要求がなされた際に、コンピュータに、前記現在位置が前記利用場所に含まれるか否かの判断をさせ、含まれる場合には当該文書を編集可能なように開くよう制御し、含まれない場合には当該文書を編集はできないが閲覧が可能なように開くよう制御するか、又は編集も閲覧もさせないことを特徴とすることもできる。
【００１１】
これにより、所定の場所において文書を開く場合にのみ、編集可能なように開くことができるので、不正なデータの改ざんを行い難くすることができる。
ここで、文書ファイルにおいて、前記文書ファイルは、さらに、前記電子文書データの利用を制限させる際に、限定的に許可する利用形態を示す権限情報を含み、前記データ管理プログラムは、  コンピュータに、前記現在位置が前記利用場所に含まれない場合に、前記権限情報に基づいて、利用形態を制限させることを特徴とすることもできる。
【００１２】
これにより、所定の場所より外においてデータを利用する場合に、限定的に許可する利用形態を設定できるので、データの機密レベルに応じた利用制限を与えることができる。
ここで、文書ファイルにおいて、前記データ管理プログラムは、コンピュータが現在位置情報の入手を要求したにもかかわらず、現在位置情報が入手されない場合には、コンピュータに、前記現在位置が前記利用場所に含まれない場合と同様の制限を課すことを特徴とすることもできる。
【００１３】
これにより、サーバにアクセスできない等の現在位置情報が入手されない場合においては、所定の場所であるか否かに関わらず、所定の場所より外においてデータを利用する場合の制限に従い、このようなイレギュラーが起こった場合には利用が制限される方向に制御されるので、セキュリティが甘くなることがない。
ここで、文書ファイルにおいて、前記データ管理プログラムは、コンピュータが現在位置情報の入手を要求したにもかかわらず、現在位置情報が特定されない場合には、コンピュータに、前記現在位置が前記利用場所に含まれない場合と同様の制限を課すことを特徴とすることもできる。
【００１４】
これにより、位置認識システムの故障等の現在位置が特定されない場合においては、所定の場所であるか否かに関わらず、所定の場所より外においてデータを利用する場合の制限に従い、このようなイレギュラーが起こった場合には利用が制限される方向に制御されるので、セキュリティが甘くなることがない。
ここで、文書ファイルにおいて、前記データ管理プログラムは、さらに、少なくとも前記電子文書データを前記第１の利用形態で利用させている最中において、コンピュータに、前記現在位置情報の入手を要求させ、前記現在位置情報を入手させ、入手された現在位置情報により示されるユーザの現在位置が前記利用場所に含まれない場合には、前記第１の利用形態による利用を強制的に中止させ、前記第２の利用形態で利用させるか又は全く利用させないことを特徴とすることもできる。
【００１５】
これにより、所定の場所においての利用中にも現在位置を確認して、所定の場所より外となった場合に、第１の利用形態による利用を強制的に中止するので、ノートパソコン等の携帯端末で文書を開いたままで所定の場所から携帯端末ごと持ち出すような、何らかの不適切な利用がなされたと思われる場合においてもセキュリティを確保できる。
ここで、文書ファイルにおいて、前記文書ファイルは、さらに、前記第１の利用形態を示す第１権限情報と、前記第２の利用形態を示す第２権限情報とを含み、前記データ管理プログラムは、前記現在位置が前記利用場所に含まれる場合には、コンピュータに、前記電子文書データを、前記第１権限情報により示される第１の利用形態で利用させ、含まれない場合には、前記電子文書データを、前記第２権限情報により示される第２の利用形態で利用させ、前記第１の利用形態による利用を強制的に中止させた場合に、前記第１権限情報、及び前記第２権限情報うちの少なくとも一方を、通常の利用形態よりも制限された利用形態を示すように変更させることを特徴とすることもできる。
【００１６】
これにより、携帯端末で文書を開いたままで所定の場所から携帯端末ごと持ち出すような、何らかの不適切な利用がなされたと思われる場合に、今回の利用を強制的に中止させるだけでなく権限情報を変更するので、次回以降の利用を制限することができる。
ここで、文書ファイルにおいて、前記文書ファイルは、さらに、前記第１の利用形態による利用を強制的に中止した回数を示す中止回数カウンタを含み、前記データ管理プログラムは、コンピュータに、前記第１の利用形態による利用を強制的に中止させる度に、前記中止回数カウンタをカウントアップさせ、当該前記中止回数カウンタにより示される回数が、規定回数に達した場合に、前記第１権限情報、及び前記第２権限情報うちの少なくとも一方を、通常の利用形態よりも制限された利用形態を示すように変更させることを特徴とすることもできる。
【００１７】
これにより、不正利用回数が規定回数に達した場合に権限情報を変更するので、柔軟にセキュリティ管理を行うことができる。
ここで、文書ファイルにおいて、前記電子文書データは、前記データ管理プログラムによる解読処理が施されなければ、利用することができないように変換されており、前記データ管理プログラムは、前記変換されている電子文書データを、利用することができるように解読処理を施すための解読プロトコルを含み、コンピュータに、前記現在位置が前記利用場所に含まれる場合には、前記変換されている電子文書データに前記解読プロトコルを用いて解読処理を施させて、利用することができるようになった電子文書データを利用させ、含まれない場合には、前記変換されている電子文書データに前記解読処理を施させず利用させないことを特徴とすることもできる。
【００１８】
これにより、正規にデータ管理プログラムに拠らなければ電子文書データを解読することが難しいので、悪意のあるものが、他のエディタを用いる等して不正にデータを利用することができない。
ここで、文書ファイル生成装置において、上記文書ファイルを生成することを特徴とすることもできる。
【００１９】
これにより、上記のような効果を備える文書ファイルを生成できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２０】
［実施の形態１］
＜概要＞
本発明の実施の形態１は、専用のエディタ機能やビューワ機能等の文書データを利用する機能を備え文書データを管理する管理プログラムと文書データとを１つの文書ファイルとして扱い、文書データを利用する際には、管理プログラムが起動して、サーバにユーザの居場所を問い合わせて、ユーザが予め決められた利用場所に居るか否かを判断し、居ると判断した場合には広範囲な利用を許し（例えば文書データをエディタで開いて編集させる）、居ないと判断した場合には、制限付きで利用を許す（例えば文書データをビューワで開いて編集を許さずに閲覧のみを許す）、又は全く利用させないといったように、ユーザが予め決められた利用場所に居ない場合に文書データの利用を制限するものである。
【００２１】
＜構成＞
図１は、本発明の実施の形態１における文書ファイル利用制限システム１０の概要を示す図である。
図１に示すように、本発明の実施の形態１における文書ファイル利用制限システム１０は、サーバ１、入退室管理システム２、ＰＣ端末３、ＰＣ端末４、ＭＦＰ５、社内ＬＡＮ６、ルータ７、及びサブネット８を備える。
【００２２】
サーバ１は、入退室管理システム２にローカル接続し、またネットワーク経由で、ＰＣ端末３、４に代表されるクライアントコンピュータや、ＭＦＰ５に代表される入出力機器等に接続されているサーバコンピュータであり、ＰＣ端末３、４等のクライアントコンピュータから、ユーザの現在位置を示す現在位置情報の入手を要求されると、入退室管理システム２から当該ユーザの現在位置を取得して、現在位置情報を要求元のクライアントコンピュータへ返信する。
【００２３】
入退室管理システム２は、社内や開発ルーム等の所定の場所への入退出をユーザ毎に管理し記録するシステムであり、例えばユーザが携帯する非接触ＩＣカードや指紋及び光彩等のユーザ固有の生態情報を認識することにより、ユーザの現在位置を認識して記憶し、サーバ１から特定のユーザの現在位置の問い合わせを受けると、サーバ１へ当該ユーザの現在位置を返信する。
【００２４】
ＰＣ端末３、４は、ネットワーク経由で、ＭＦＰ５に代表される入出力機器やサーバ１等に接続されているクライアントコンピュータであり、ユーザが文書データを利用する際には、直接的な入出力操作を受付け、当該文書データを含む文書ファイルが記憶されたＤＶＤやＨＤ等の記憶媒体にアクセスして、当該文書データを実際に利用する端末である。
ここでは説明のためにＰＣ端末３は開発ルーム９内に、ＰＣ端末４は開発ルーム９外に設置されているものとする。
【００２５】
図２は、本発明の文書ファイル１００のデータ構造の概要を示す図である。
図２に示すように、本発明の文書ファイル１００は、利用場所情報１０１、サーバ特定情報１０２、第１権限情報１０３、第２権限情報１０４、データ管理プログラム１０５、電子文書データ１０６を含む。
利用場所情報１０１は、電子文書データ１０６の利用形態が他の場所よりも制限されない利用場所を１箇所ないしは複数箇所示し、例えば、入退室管理システム２によりユーザの入退室が管理されている「開発ルーム９」を示す。
【００２６】
サーバ特定情報１０２は、現在位置を問い合わせるべきサーバを特定する情報であり、例えば、サーバ１のＵＲＬか、あるいはＩＰアドレスとアプリケーションのポート番号とを示す。
第１権限情報１０３は、ユーザの現在位置が利用場所情報１０１が示す利用場所に含まれる場合に許可される第１の利用形態を示し、例えば、編集（エディット）、閲覧（ビュー）、複製（コピー）、及び印刷（プリント）を示す。
【００２７】
第２権限情報１０４は、ユーザの現在位置が利用場所情報１０１が示す利用場所に含まれない場合に許可される第２の利用形態を示し、例えば、閲覧（ビュー）及び印刷（プリント）を示す。
データ管理プログラム１０５は、スクリプト言語等により記述され、専用のエディタ機能やビューワ機能等の電子文書データ１０６を利用する機能を備え、文書データの利用を制限しつつ管理するプログラムであり、ＰＣ端末３又は４等のクライアントコンピュータにおいて、ユーザが電子文書データ１０６の利用を欲する際に、文書ファイル１００のアイコンをクリックする等により選択操作されることによって起動し、クライアントコンピュータを制御する。
【００２８】
なお、データ管理プログラム１０５によるクライアントコンピュータの制御の詳細は、以下の動作の欄において説明する。
電子文書データ１０６は、利用に供される文書を示す電子データであり、汎用の一般的なエディタやビューワによっては編集や閲覧等の利用ができず、データ管理プログラム１０５が備える解読プロトコルにより解読処理が施されなければ原則的に一切の利用ができないように変換されている。
【００２９】
なお、悪意のある者によって、利用場所情報１０１、サーバ特定情報１０２、第１権限情報１０３、第２権限情報１０４、及びデータ管理プログラム１０５の何れかが改ざんされて電子文書データ１０６の利用を正しく制限できなくされるというような不正行為を防ぐために、これらを少しでも改ざんすると変わってしまうハッシュ値のような文字列を鍵の一部として用いて文書データを暗号化して記憶しておき、利用の際にはこの文字列を再計算してこれを用い、記憶されている文書データを復号して利用するようにすることもできる。このようにすれば、各情報やプログラムを改ざんすると、記憶されている文書データを正常に復号することが難しくなり実質的に文書の利用ができなくなるので、このような不正行為が成立し難い。
【００３０】
ＭＦＰ５は、ネットワーク経由で、ＰＣ端末３、４に代表されるクライアントコンピュータやサーバ１等に接続されている入出力機器であり、ＰＣ端末３、４からの印刷指示に従って電子文書データ１０６に基づく文書をプリントアウトする。
ここでMFPとはMulti-Function Peripheralsの略称であり、複合機とも呼ばれ、一般的に、コピー、FAX、プリンタ、スキャナの４種類の機能のうち２つ以上の機能を備え、コンピュータに直接またはネットワークを介して接続される機器を指す。
【００３１】
社内ＬＡＮ６、ルータ７、及びサブネット８は、サーバ１、ＰＣ端末３、４、ＭＦＰ５を接続するネットワークを構成する。
図３は、本発明の実施の形態１における文書ファイル生成装置２０の概要を示す図である。
図３に示すように、本発明の実施の形態１における文書ファイル生成装置２０は、文書データ指定部２１、条件設定部２２、利用場所情報生成部２３、サーバ特定情報生成部２４、第１権限情報生成部２５、第２権限情報生成部２６、管理プログラム保持部２７、変換部２８、及び合成部２９を備える。
【００３２】
文書データ指定部２１は、利用場所に応じて利用を制限したい文書データのファイルの指定を、ユーザから受け付ける。
条件設定部２２は、ユーザから、利用場所、現在位置を問い合わせるべきサーバ、第１の利用形態、及び第２の利用形態の選択や入力を受け付けて、利用条件を設定させる。
利用場所情報生成部２３は、条件設定部２２により受け付けられた利用場所の選択や入力に基づいて、当該利用場所を示す利用場所情報を生成する。
【００３３】
サーバ特定情報生成部２４は、条件設定部２２により受け付けられたサーバの選択や入力に基づいて、当該サーバを特定するサーバ特定情報を生成する。
第１権限情報生成部２５は、条件設定部２２により受け付けられた第１の利用形態の選択や入力に基づいて、当該第１の利用形態を示す第１権限情報を生成する。
第２権限情報生成部２６は、条件設定部２２により受け付けられた第２の利用形態の選択や入力に基づいて、当該第２の利用形態を示す第２権限情報を生成する。
【００３４】
管理プログラム保持部２７は、データ管理プログラム１０５のデータそのものを保持している。
変換部２８は、文書データ指定部２１により受け付けられた文書データのファイルの指定に基づいて、当該文書データを汎用の一般的なエディタやビューワによっては編集や閲覧等の利用ができず、データ管理プログラム１０５が備える解読プロトコルにより解読処理が施されなければ原則的に一切の利用ができないような形式に変換する。
【００３５】
合成部２９は、利用場所情報生成部２３により生成された利用場所情報、サーバ特定情報生成部２４により生成されたサーバ特定情報、第１権限情報生成部２５により生成された第１権限情報、第２権限情報生成部２６により生成された第２権限情報、管理プログラム保持部２７に保持されている管理プログラム、変換部２８により変換された文書データを１つのファイルに合成して、文書ファイルを生成し出力する。
【００３６】
＜動作＞
図４は、文書ファイルの利用を制限する処理の手順を示す図である。
以下に図４を用いて、文書ファイルの利用を制限する処理の手順を説明する。
（１）ＰＣ端末３又は４等のクライアントコンピュータにおいて、ユーザがユーザＩＤとパスワード等のユーザ特定情報を入力してログインするまで待つ（ステップＳ１）。
【００３７】
（２）ログインしたユーザが、ＤＶＤやＨＤ等の記憶媒体にアクセスして、記憶された文書ファイルの１つを選択操作するまで待つ。ここでは文書ファイル１００を選択操作して、電子文書データ１０６に基づく文書を開く要求を行なうものとする（ステップＳ２）。
（３）文書ファイル１００が選択されると、データ管理プログラム１０５が起動し、データ管理プログラム１０５の制御によりクライアントコンピュータが、サーバ特定情報１０２により特定されるサーバ１と通信が可能か否かを問い合わせる（ステップＳ３）。
【００３８】
（４）サーバ１と通信が可能な場合には（ステップＳ３：Ｙｅｓ）、データ管理プログラム１０５の制御によりクライアントコンピュータが、サーバ１へ、ネットワーク経由でログインしたユーザの現在位置を問い合わせる（ステップＳ４）。
（５）サーバ１は、クライアントコンピュータから、ログインしたユーザのユーザ特定情報が添付された現在位置の問い合わせを受けると、入退室管理システム２へ当該ユーザの現在位置を要求する（ステップＳ５）。
【００３９】
（６）入退室管理システム２は、サーバ１から指定されたユーザの現在位置を要求されると、記録している入退出のデータを検索して、当該ユーザの現在位置を特定してサーバ１へ返す。また、当該ユーザの現在位置が特定できない場合には、その旨を現在位置の代わりにサーバ１へ返すものとする（ステップＳ６）。
（７）サーバ１は、入退室管理システム２から現在位置を取得して、現在位置情報を要求元のクライアントコンピュータへ返信する。（ステップＳ７）。
【００４０】
（８）データ管理プログラム１０５の制御によりクライアントコンピュータが、サーバ１からログインしたユーザの現在位置情報が受信されるまで待つ（ステップＳ８）。
（９）データ管理プログラム１０５の制御によりクライアントコンピュータが、ログインしたユーザの現在位置情報が受信されないまま、所定時間が経過したか否かを判断する（ステップＳ９）。
【００４１】
（１０）クライアントコンピュータが、所定時間内にログインしたユーザの現在位置情報を、サーバ１から受信すると（ステップＳ８：Ｙｅｓ）、データ管理プログラム１０５の制御によりクライアントコンピュータが、受信した現在位置情報により示される現在位置が、利用場所情報１０１により示される利用場所に含まれるか否かを判断する。また現在位置が特定できない旨を受信した場合には含まれないと判断するのもとする（ステップＳ１０）。
【００４２】
（１１）現在位置が利用場所に含まれると判断された場合には（ステップＳ１０：Ｙｅｓ）、データ管理プログラム１０５の制御によりクライアントコンピュータが、第１権限情報１０３により示される第１の利用形態による利用を許可し、例えば編集が可能なようにエディタを用いて文書を開く（ステップＳ１１）。ここでＰＣ端末３のように、予め決められた利用場所である開発ルーム９内設置されているクライアントコンピュータからログインした場合には、現在位置が利用場所に含まれると判断され、編集が可能なように文書を開くことができる。
【００４３】
（１２）サーバ１と通信ができない場合（ステップＳ３：Ｎｏ）、現在位置情報が受信されないまま所定時間が経過した場合（ステップＳ９：Ｙｅｓ）、及び現在位置が利用場所に含まれると判断されなかった場合には（ステップＳ１０：Ｎｏ）、データ管理プログラム１０５の制御によりクライアントコンピュータが、第２権限情報１０４により示される第２の利用形態による利用を許可し、例えば編集を許さずに閲覧のみを許すようにビューワを用いて文書を開く（ステップＳ１２）。ここでＰＣ端末４のように、予め決められた利用場所である開発ルーム９外設置されているクライアントコンピュータからログインした場合には、現在位置が利用場所に含まれるとは判断されず、編集が可能なように文書を開くことはできない。
【００４４】
＜まとめ＞
以上のように、本発明の実施の形態１によれば、文書ファイルの各々がデータ管理プログラムを備え、ユーザの現在位置をサーバ等の他の装置に要求して利用場所を判断し、現在位置に応じて電子文書データの利用を制限するので、データの利用に際して専用の高価な端末等を用いることなく、社外に持ち出されたデータの利用を制限することができる。
［変形例１］
＜概要＞
本発明の変形例１は、実施の形態１に、さらに、電子文書データを利用している最中においても、定期的、あるいは突発的に、ユーザの現在位置を問い合わせて、現在位置が利用場所に含まれるか否かを判断し、判断結果が前回と異なる場合には、利用形態を更新する機能を追加したものである。
【００４５】
＜構成＞
本発明の変形例１の構成は、実施の形態１と較べてデータ管理プログラム１０５による制御内容のみが異なり、他は実施の形態１と同様である。
＜動作＞
図５は、電子文書データを利用している最中において利用形態を更新する処理の手順を示す図である。
【００４６】
以下に図５を用いて、電子文書データを利用している最中において利用形態を更新する処理の手順を説明する。
ここで、データ管理プログラム１０５の制御によりクライアントコンピュータは、電子文書データ１０６の利用を開始する際や利用形態を変更する際に、第１の利用形態による利用を許可するのか、第２の利用形態による利用を許可するのかを記憶するものとする。
【００４７】
（１）データ管理プログラム１０５の制御によりクライアントコンピュータが、タイマーをスタートさせる（ステップＳ１０１）。
（２）一定時間が経過するまで待つ（ステップＳ１０２）。
（３）データ管理プログラム１０５の制御によりクライアントコンピュータが、サーバ特定情報１０２により特定されるサーバ１と通信が可能か否かを問い合わせる（ステップＳ１０３）。
【００４８】
（４）サーバ１と通信が可能な場合には（ステップＳ１０３：Ｙｅｓ）、サーバ１へ、ネットワーク経由で電子文書データ１０６を利用しているユーザの現在位置を問い合わせる（ステップＳ１０４）。
（５）サーバ１は、クライアントコンピュータから、電子文書データ１０６を利用しているユーザのユーザ特定情報が添付された現在位置の問い合わせを受けると、入退室管理システム２へ当該ユーザの現在位置を要求するステップＳ１０５）。
【００４９】
（６）入退室管理システム２は、サーバ１から指定されたユーザの現在位置を要求されると、記録している入退出のデータを検索して、当該ユーザの現在位置をサーバ１へ返す。また、当該ユーザの現在位置が特定できない場合には、その旨を現在位置の代わりにサーバ１へ返すものとする（ステップＳ１０６）。
（７）サーバ１は、入退室管理システム２から現在位置を取得して、現在位置情報を要求元のクライアントコンピュータへ返信する（ステップＳ１０７）。
【００５０】
（８）データ管理プログラム１０５の制御によりクライアントコンピュータが、サーバ１から電子文書データ１０６を利用しているユーザの現在位置情報が受信されるまで待つ（ステップＳ１０８）。
（９）クライアントコンピュータが、電子文書データ１０６を利用しているユーザの現在位置情報が受信されないまま、所定時間が経過したか否かを判断するステップＳ１０９）。
【００５１】
（１０）クライアントコンピュータが、所定時間内に電子文書データ１０６を利用しているユーザの現在位置情報を、サーバ１から受信すると（ステップＳ１０８：Ｙｅｓ）、データ管理プログラム１０５の制御によりクライアントコンピュータが、受信した現在位置情報により示される現在位置が、利用場所情報１０１により示される利用場所に含まれるか否かを判断する。また現在位置が特定できない旨を受信した場合には含まれないと判断するのもとする（ステップＳ１１０）。
【００５２】
（１１）現在位置が利用場所に含まれると判断された場合には（ステップＳ１１１０：Ｙｅｓ）、データ管理プログラム１０５の制御によりクライアントコンピュータが、第２の利用形態による利用が許可されているのか否かを判断する（ステップＳ１１１）。
（１２）第２の利用形態による利用が許可されていると判断された場合には（ステップＳ１１１：Ｙｅｓ）、利用形態を切り替えて、第１の利用形態による利用を許可し、最初（ステップＳ１０１）へ戻る（ステップＳ１１２）。
【００５３】
（１３）サーバ１と通信ができない場合（ステップＳ１０３：Ｎｏ）、現在位置情報が受信されないまま所定時間が経過した場合（ステップＳ１０９：Ｙｅｓ）、及び現在位置が利用場所に含まれると判断されなかった場合には（ステップＳ１１０：Ｎｏ）、データ管理プログラム１０５の制御によりクライアントコンピュータが、第１の利用形態による利用が許可されているのか否かを判断する（ステップＳ１１３）。
【００５４】
（１４）第１の利用形態による利用が許可されていると判断された場合には（ステップＳ１１３：Ｙｅｓ）、第１の利用形態による利用を強制的に中止させ、第２の利用形態による利用を許可し、最初（ステップＳ１０１）へ戻る（ステップＳ１１４）。
なお、変形例１では、第１の利用形態による利用を許可しているのか第２の利用形態による利用を許可しているのかに関わらず、電子文書データを利用している最中において一律に、ユーザの現在位置を問い合わせて、現在位置が利用場所に含まれるか否かを判断し、判断結果が前回と異なる場合には、利用形態を更新しているが、ユーザの利便性はさておきセキュリティの問題だけを考慮した場合には、第２の利用形態による利用を許可して電子文書データを利用しているときには何もする必要はない。そこでこのような場合には、少なくとも第１の利用形態による利用を許可して電子文書データを利用しているときにだけ、ユーザの現在位置を問い合わせて、現在位置が利用場所に含まれるか否かを判断し、含まれないと判断された場合に、第１の利用形態による利用を強制的に中止し、第２の利用形態により利用を再開するか又は全く利用させないようにすればよい。
【００５５】
＜まとめ＞
以上のように、本発明の変形例１によれば、利用中にも現在位置を確認して、利用形態を更新することができるので、ノートパソコン等の携帯端末で文書を開いたままで所定の場所の内から携帯端末ごと持ち出したり、所定の場所より外から所定の場所の内に持ち込んだりしても適切に対応できる。よって、ユーザの利便性が高くなり、またセキュリティも確保できる。
［変形例２］
＜概要＞
本発明の変形例２は、実施の形態１に、さらに、電子文書データを第１の利用形態で利用している最中において、定期的、あるいは突発的に、ユーザの現在位置を問い合わせて、現在位置が利用場所に含まれるか否かを判断し、含まれないと判断された場合に、第１の利用形態による利用を強制的に中止し、第２の利用形態により利用を再開するか又は全く利用させないようにし、第１権限情報、及び第２権限情報を、通常時の利用形態よりも制限された利用形態を示すように変更する機能を追加したものである。
【００５６】
＜構成＞
本発明の変形例２の構成は、実施の形態１と較べてデータ管理プログラム１０５による制御内容のみが異なり、他は実施の形態１と同様である。
＜動作＞
図６は、電子文書データを第１の利用形態で利用している最中においてユーザの現在位置を問い合わせ、第１の利用形態による利用を強制的に中止させ権限情報を厳しく変更する処理の手順を示す図である。
【００５７】
以下に図６を用いて、第１の利用形態による利用を強制的に中止させ権限情報を厳しく変更する処理の手順を説明する。
なお、変形例１の図５と同様のステップには同一番号を付し、その説明を省略する。
（１）〜（１０）変形例１の図５と同様（ステップＳ１０１〜１１０）。
ここで現在位置が利用場所に含まれると判断された場合には（ステップＳ１１１０：Ｙｅｓ）、最初（ステップＳ１０１）へ戻る。
【００５８】
（１１）サーバ１と通信ができない場合（ステップＳ１０３：Ｎｏ）、現在位置情報が受信されないまま所定時間が経過した場合（ステップＳ１０９：Ｙｅｓ）、及び現在位置が利用場所に含まれると判断されなかった場合には（ステップＳ１１０：Ｎｏ）、データ管理プログラム１０５の制御によりクライアントコンピュータが、第１の利用形態による利用を強制的に中止させ、第２の利用形態により利用を再開させるか又は全く利用させない（ステップＳ２１１）。
【００５９】
（１２）第１権限情報、及び第２権限情報を、通常時の利用形態よりも制限された利用形態を示すように変更する。例えば、通常時の第１の利用形態が編集（エディット）、閲覧（ビュー）、複製（コピー）、及び印刷（プリント）を示す場合に、閲覧（ビュー）及び印刷（プリント）に変更されたり、また通常時の第２の利用形態が閲覧（ビュー）及び印刷（プリント）を示す場合に、閲覧（ビュー）のみに変更される（ステップＳ２１２）。
【００６０】
＜まとめ＞
以上のように、本発明の変形例２によれば、所定の場所においての利用中にも現在位置を確認して、所定の場所より外となった場合に、第１の利用形態による利用を強制的に中止することができるので、ノートパソコン等の携帯端末で文書を開いたままで所定の場所から携帯端末ごと持ち出すような、何らかの不適切な利用がなされたと思われる場合においてもセキュリティを確保できる。
【００６１】
また、何らかの不適切な利用がなされたと思われる場合に、今回の利用を強制的に中止させるだけでなく権限情報を変更するので、次回以降の利用を制限することもできる。
［変形例３］
＜概要＞
変形例２では、１回でも第１の利用形態による利用を強制的に中止させた場合には、第１権限情報、及び第２権限情報を、通常の利用形態よりも制限された利用形態を示すように変更させるが、本発明の変形例３は、第１の利用形態による利用を強制的に中止させた回数をカウントし、規定回数に達するまでは権限情報の変更は行なわず、規定回数に達したところで、権限情報の変更を行なうものである。
【００６２】
＜構成＞
文書ファイル１００において、第１権限情報１０３の一部に、第１の利用形態による利用を強制的に中止した回数を示す中止回数カウンタを含む。
本発明の変形例３の構成は、実施の形態１と較べて、上記の中止回数カウンタを含む点とデータ管理プログラム１０５による制御内容とが異なり、他は実施の形態１と同様である。
【００６３】
＜動作＞
図７は、電子文書データを第１の利用形態で利用している最中においてユーザの現在位置を問い合わせ、第１の利用形態による利用を強制的に中止させ、回数に応じて権限情報を厳しく変更する処理の手順を示す図である。
以下に図７を用いて、第１の利用形態による利用を強制的に中止させ、回数に応じて権限情報を厳しく変更する処理の手順を説明する。
【００６４】
なお、変形例１の図５と同様のステップ、及び変形例２の図６と同様のステップには同一番号を付し、その説明を省略する。
（１）〜（１０）変形例１の図５と同様（ステップＳ１０１〜１１０）。
（１１）変形例２の図６と同様（ステップＳ２１１）。
（１２）中止回数カウンタをカウントアップさせる（ステップＳ３１２）。
【００６５】
（１３）中止回数カウンタが規定回数に達したか否かを判断する（ステップＳ３１３）。
（１４）中止回数カウンタが規定回数に達した場合には（ステップＳ３１３：Ｙｅｓ）、第１権限情報、及び第２権限情報を、通常時の利用形態よりも制限された利用形態を示すように変更する（ステップＳ３１４）。例えば、通常時の第１の利用形態が編集（エディット）、閲覧（ビュー）、複製（コピー）、及び印刷（プリント）を示す場合に、閲覧（ビュー）及び印刷（プリント）に変更されたり、また通常時の第２の利用形態が閲覧（ビュー）及び印刷（プリント）を示す場合に、閲覧（ビュー）のみに変更される。
【００６６】
＜まとめ＞
以上のように、本発明の変形例３によれば、不正利用回数が規定回数に達した場合に権限情報を変更するので、柔軟にセキュリティ管理を行うことができる。
なお、変形例２及び変形例３では、第１の利用形態による利用を強制的に中止させた場合に第１権限情報、及び第２権限情報の両方を変更したが、第１権限情報、及び第２権限情報うちの一方を変更してもよい。
【００６７】
また、ユーザの現在位置を特定する手段は入退室管理システムに限られるわけではなく、例えばＧＰＳを利用したシステムやＰＨＳ等の携帯電話を利用したシステムを用いてもよいし、またユーザが使用するクライアントコンピュータのＩＰアドレスによりユーザの現在位置を特定してもよいし、利用場所に移動できないように設置されたワンタイムパスワード生成器にユーザがパスワードを入力することによりユーザの現在位置を特定してもよい。
【００６８】
また、実施の形態１、変形例１、変形例２、及び変形例３に示したような文書ファイルがコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録され、この記録媒体が流通し取り引きの対象となり得る。また、当該文書ファイルは、例えばネットワーク等を介して流通して取り引きの対象となり得る。
また、コンピュータに、実施の形態１に示したような文書ファイル生成装置の動作を実行させることができるプログラムがコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録され、この記録媒体が流通し取り引きの対象となり得る。また、当該プログラムは、例えばネットワーク等を介して流通して取り引きの対象となり得、また、表示装置に表示されたり印刷されて、利用者に提示されることもあり得る。
【００６９】
ここでコンピュータ読み取り可能な記録媒体とは、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ＣＤ、ＭＯ、ＤＶＤ、メモリカード等の着脱可能な記録媒体、及び、ハードディスク、半導体メモリ等の固定記録媒体等であり、特に限定されるものではない。
【産業上の利用可能性】
【００７０】
本発明は、文書データのセキュリティを向上させる技術として、あらゆる情報機器に広く適用することができる。本発明によって、文書データの利用に際して専用の高価な端末等を用いることなく、所定の場所から持ち出されたデータの利用を制限することができるので、利便性と経済性とを両立しつつ文書データのセキュリティ向上に寄与することができその産業的利用価値は極めて高い。
【図面の簡単な説明】
【００７１】
【図１】本発明の実施の形態１における文書ファイル利用制限システム１０の概要を示す図である。
【図２】本発明の文書ファイル１００のデータ構造の概要を示す図である。
【図３】本発明の実施の形態１における文書ファイル生成装置２０の概要を示す図である。
【図４】文書ファイルの利用を制限する処理の手順を示す図である。
【図５】電子文書データを利用している最中において利用形態を更新する処理の手順を示す図である。
【図６】電子文書データを第１の利用形態で利用している最中においてユーザの現在位置を問い合わせ、第１の利用形態による利用を強制的に中止させ権限情報を厳しく変更する処理の手順を示す図である。
【図７】電子文書データを第１の利用形態で利用している最中においてユーザの現在位置を問い合わせ、第１の利用形態による利用を強制的に中止させ、回数に応じて権限情報を厳しく変更する処理の手順を示す図である。
【符号の説明】
【００７２】
１    サーバ
２    入退室管理システム
３    ＰＣ端末
４    ＰＣ端末
５    ＭＦＰ
６    社内ＬＡＮ
７    ルータ
８    サブネット
９    開発ルーム
１０    文書ファイル利用制限システム
２０    文書ファイル生成装置
２１    文書データ指定部
２２    条件設定部
２３    利用場所情報生成部
２４    サーバ特定情報生成部
２５    権限情報生成部
２６    権限情報生成部
２７    管理プログラム保持部
２８    変換部
２９    合成部
１００    文書ファイル
１０１    利用場所情報
１０２    サーバ特定情報
１０３    権限情報
１０４    権限情報
１０５    データ管理プログラム
１０６    電子文書データ
【図１】
2008204070.tif 000003
【図２】
2008204070.tif 000004
【図３】
2008204070.tif 000005
【図４】
2008204070.tif 000006
【図５】
2008204070.tif 000007
【図６】
2008204070.tif 000008
【図７】
2008204070.tif 000009