(57)【要約】【課題】事業組織内における重要書類の管理とその廃棄の管理を煩雑な作業を行うことなく統制して行うことのできる重要書類管理方法を提供すること。【解決手段】事業組織１０からの重要書類１１の廃棄処理機関１４への輸送が、所定の輸送機関１２が提供するそれぞれ識別番号の付された輸送用箱１８を用いて行われる事業組織１０における重要書類管理方法において、輸送用箱１８が、予め事業組織１０に輸送機関１２から移動され、事業組織１０内における重要書類１１の収容用箱として用いられ、少なくとも輸送用箱１８の所在情報及び該輸送用箱の収容書類に関する収容書類情報を含む管理情報が各々管理情報内容の変化した段階毎に箱の識別番号に対応させて記録され、この記録が、事業組織１０における重要書類１１の輸送機関１２への排出段階の記録まで含む。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
事業組織から排出される使用済みの重要書類の廃棄処理機関への輸送が、所定の輸送機関が提供するそれぞれ識別番号の付された輸送用箱を用いて行われる事業組織における重要書類管理方法において、
前記輸送用箱は、予め前記事業組織に前記輸送機関から移動され、前記事業組織内における前記重要書類の収容用箱として用いられ、
少なくとも前記輸送用箱の所在情報及び該輸送用箱の収容書類に関する収容書類情報を含む管理情報が、各々管理情報内容の変化した段階毎に前記輸送機関が提供した箱の識別番号に対応させて記録され、
前記記録は、前記事業組織における前記重要書類の前記輸送機関への排出段階の記録まで含むことを特徴とする重要書類管理方法。
【請求項２】
前記収容書類情報は、
前記輸送用箱に収容する前記重要書類の内容情報及び枚数を含むことを特徴とする請求項１に記載の重要書類管理方法。
【請求項３】
前記所在情報及び収容書類情報を含む管理情報の記録は、
前記事業組織内の所定部署毎に設置された事業組織端末に入力することで行われることを特徴とする請求項１又は２に記載の重要書類管理方法。
【請求項４】
前記事業組織端末に入力された所在情報及び収容書類情報を含む管理情報は、
該事業組織端末に所定のネットワークを介して接続された管理サーバーに送信され、該管理サーバーにおいて集中管理されることを特徴とする請求項３に記載の重要書類管理方法。
【請求項５】
前記所在情報及び収容書類情報を含む管理情報の記録は、
前記情報内容の変化段階毎の記録に加えて予め定められた一定期間毎に行われることを特徴とする請求項４に記載の重要書類管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、機密情報や個人情報等が記載された重要書類を管理する重要書類管理方法に関し、特に、当該重要書類の管理義務を伴う事業を行う事業組織における廃棄のための排出までの管理を行う重要書類管理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
機密情報や顧客の個人情報等の守秘義務の課せられた重要情報が記載された重要書類の管理義務を伴う事業を行う事業組織（企業等）が当該重要書類を管理する際には、書類の内容の漏洩が生じないように厳重な注意を払う必要がある。また、重要書類の使用後、最終的にそれが廃棄のために確実に排出されたか否か等の厳重な確認が必要であった。特に、近年、個人情報保護法の施行に伴い、個人情報が記載された重要書類の管理には更に厳重さが要求されている。
【０００３】
このような重要書類の厳しい管理体制の要求によって、重要書類の厳格な管理を行う意識が徐々に高まっており、例えば、重要書類を使用する際には、所在を常に認識しておくように勤め不用意に当該重要書類をデスクの上に置かないなどの規則が定められるなど構成員各々が細心の注意を払うことが求められている。また、近年では、重要書類ごとに所定の管理番号を添付して、その管理番号によって重要書類を分類することで、事業組織内の保管及び廃棄のための排出時の管理を行っている。
【０００４】
上述のような重要書類の管理を行う技術の例が特許文献１に開示されている。この技術によれば、先ず、事業組織が重要書類を廃棄のために排出する際にその重要書類に関する固定情報、例えば、重要書類の書類名、排出元の事業組織名、排出担当部署等をバーコードとして記録する。そして、事業組織は、排出する重要書類を収容する容器にそのバーコードを添付すると伴に、当該バーコードとして記録されている固定情報を管理サーバーに記録する。
【０００５】
そして、上記重要書類入りの容器を事業組織から廃棄処理場まで輸送する輸送機関が、携帯端末等で上記バーコードとして記録された固定情報を読み取り、当該読み取った固定情報に容器の現在地やその容器の輸送を担当する輸送担当者の名前等の変動情報を付加して携帯端末に入力する。この入力された変動情報は上記管理サーバーに送信されて記録される。
【０００６】
これにより、所定の管理担当者がこの管理サーバーの変動情報を確認することで上記重要書類が事業組織から排出されて廃棄処理機関に至るまで管理できるようにしている。
【０００７】
【特許文献１】特開２００３−５３３１５
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
特許文献１の技術は、事業組織から排出された後、その重要書類が廃棄処理場に輸送されるまでの過程の管理を行うものであり、事業組織内における重要書類の管理とそれらの廃棄の管理の統一化は達成されていない。従って、特許文献１等の従来の技術においては、事業組織内における重要書類の管理は、別途事業組織が独自に作成する管理番号を各重要書類に添付し当該管理番号ごとに重要書類を分類することで行わなければならない。
【０００９】
一般的に、このような管理を行うために重要書類に添付する管理番号は、重要なものであり、例えば、同じ管理番号を２つ作成してしまうというような管理番号の作成ミスが生じると管理上多大な混乱が生じる。従って、当該管理番号の作成には、慎重な処理を必要とし、煩雑な作業となる。
【００１０】
本発明は、このような事情に鑑みてなされたものであり、その目的は、事業組織内における重要書類の管理とその廃棄の管理を煩雑な作業を行うことなく統制して行うことのできる重要書類管理方法を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
上記課題を解決するために、請求項１に記載の重要書類管理方法は、事業組織から排出される使用済みの重要書類の廃棄処理機関への輸送が、所定の輸送機関が提供するそれぞれ識別番号の付された輸送用箱を用いて行われる事業組織における重要書類管理方法において、前記輸送用箱は、予め前記事業組織に前記輸送機関から移動され、前記事業組織内における前記重要書類の収容用箱として用いられ、少なくとも前記輸送用箱の所在情報及び該輸送用箱の収容書類に関する収容書類情報を含む管理情報が各々管理情報内容の変化した段階毎に前記箱識別番号に対応させて記録され、前記記録は、前記事業組織における前記重要書類の前記輸送機関への排出段階の記録まで含むことを特徴とする。
【００１２】
これにより、事業組織内において輸送用箱が重要書類の収容用箱として用いられることにより重要書類を一貫した状態で保管することができる。また、この輸送用箱に対応して輸送機関が作成した識別番号（以下、箱識別番号）と対応させて所在情報や収容書類情報を含む管理情報を排出段階まで記録することにより、事業組織は、独自に箱識別番号を作成することなく、輸送機関の作成した識別番号を用いて重要書類の管理を排出の段階まで統一して行うことができる。
【００１３】
請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の重要書類管理方法において、前記収容書類情報は、前記輸送用箱に収容する前記重要書類の内容情報及び枚数を含むことを特徴とする。
【００１４】
これにより、必要な書類がどの箱識別番号に対応するかを確認することで、その書類が収容されている箱を容易に特定することができる。また、輸送用箱ごとに収容される書類の枚数が正確に把握できることによって、上記重要書類の一部が排出されずに残り外部に流出するといったトラブルを未然に防ぐ確率を高めることができる。
【００１５】
請求項３に記載の発明は、請求項１又は２に記載の重要書類管理方法において、前記所在情報及び収容書類情報を含む管理情報の記録は、前記事業組織内の所定部署毎に設置された事業組織端末に入力することで行われることを特徴とする。
【００１６】
これにより、事業組織内における重要書類の移動を部署毎に迅速に記録することができ、重要書類の所在情報等の管理の現在状態の記録がより確実なものとなる。また、各部署に設置された事業組織端末に入力された管理情報を当該各端末で共有できることによって、各部署が輸送用箱の管理情報を的確に把握することができる。
【００１７】
請求項４に記載の発明は、請求項１〜３の何れか１項に記載の重要書類管理方法において、前記事業組織端末に入力された所在情報及び収容書類情報を含む管理情報は、該事業組織端末に所定のネットワークを介して接続された管理サーバーに送信され、該管理サーバーにおいて集中管理されることを特徴とする。
【００１８】
これにより、重要書類が収容された輸送用箱の管理情報を管理サーバーで一括することにより、所定の管理者によりその管理状態が確認されることで、重要書類の管理を当該管理者が統制して行うことができる。
【００１９】
請求項５に記載の発明は、請求項４に記載の重要書類管理方法において、前記所在情報及び収容書類情報を含む管理情報の記録は、前記情報内容の変化段階毎の記録に加えて予め定められた一定期間毎に行われることを特徴とする。
【００２０】
これにより、重要書類が収容された輸送用箱の定期的な現状把握ができ、より管理の緻密化が図れる。また、例えば、輸送用箱の管理情報内容の変化段階での記録を怠ったような場合であっても、所定期間毎の確認がなされるので上記記録の懈怠を迅速に補完することができる。
【発明の効果】
【００２１】
本発明にかかる重要書類管理方法によれば、事業組織内において輸送用箱が重要書類の収容用箱として用いられることにより重要書類を一貫した管理状態で保管することができる。また、この輸送用箱に対応して輸送機関が作成した箱識別番号を用い、これに対応させて所在情報や収容書類情報を含む管理情報を排出段階まで記録することにより、事業組織は、独自に識別番号等の作成のための煩雑な作業を行う必要がない。また、同時に、事業組織内における重要書類の移動状況の的確な管理も達成される。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２２】
以下、本発明にかかる実施の形態について図面を参照して詳細に説明する。図１は、本実施の形態にかかる重要書類管理方法の実施の形態を概略的に示す説明図である。
【００２３】
図示のように事業組織１０は、例えば、金融機関、保険会社、医療機関、旅行代理店等の重要情報の管理を伴う業務を行う企業等であり、本実施の形態では、重要書類として顧客の連絡先等の個人情報が記載された顧客リスト１１及び顧客住所録１５を例に取っている。
【００２４】
事業組織１０には、それぞれＡ部署、Ｂ部署、Ｃ部署、Ｄ部署の４つの部署と、顧客リスト１１等の重要書類の管理を一括して行う管理部１３が配置されている。これらＡ部署〜Ｄ部署には、それぞれＡ部署端末２２−１、Ｂ部署端末２２−２、Ｃ部署端末２２−３、Ｄ部署端末２２−４が設置されており、管理部１３には、当該各端末とＬＡＮ等のネットワークを介して接続された管理サーバー２４が設置されている。なお、上記各端末及び管理サーバー２４は、演算手段、記憶手段、表示手段、入力手段等を備えたパーソナルコンピュータで構成されることが好ましいが、当該各手段を備えた携帯電話等のモバイル端末を利用しても良い。
【００２５】
輸送機関１２は、この事業組織１０から排出された使用済みの顧客リスト１１等を輸送用箱としての輸送用パック１８に収容した状態で廃棄処理機関としての溶解処理機関１４に輸送する機関である。例えば、郵便局や民間の輸送業者が該当し、本実施の形態では、輸送用パック１８の輸送を行う具体的輸送手段としてトラック６０が用いられている。また、この輸送機関１２の本部には、輸送機関端末２６が設置されており、この輸送機関端末２６とトラック６０の携帯端末との間で情報の伝送が行われる。
【００２６】
図２に基づいて、本実施の形態にかかる重要書類管理方法の流れを説明する。図２は、本実施の形態にかかる重要書類管理方法の流れを示すフローチャート及びブロック図である。まず、ステップＳ１０１において、輸送機関１２から事業組織１０の窓口等の所定の受け取り場所に輸送用パック１８及びこの輸送パック１８にそれぞれ対応させて添付される伝票番号が記載された伝票２０が渡される。そして、例えば、その箱受け取り場所にて伝票番号の記載された伝票２０が輸送用パック１８に添付される。伝票２０の添付された輸送用パック１８は重要書類の収納の必要が生じているＡ部署に移される。以下で詳細に説明するが、本実施の形態においては、事業組織１０とは別の機関である輸送機関１２が作成した伝票番号を書類管理用の箱識別番号として用い、この箱識別番号に対応させて輸送用パック１８の管理情報を各部署の端末に記録する。
【００２７】
ステップＳ１０２では、Ａ部署にて、重要書類が使用されている状況にあり、例えば、自ら作成した或いは、外部で作成された顧客リスト１１を使用している状況にある。そして、Ａ部署端末２２−１を用いて輸送用パック１８の所在情報及び収容している書類、すなわち、顧客リスト１１の管理情報に関する最初の記録を行う（初期記録）（ステップＳ１０３）。
【００２８】
図３にＡ部署端末２２−１の画面に表示される初期記録画面の一例を示す。なお、当該初期記録画面は、事業組織１０内で使用される所定のＩＤ及びパスワードを入力することにより表示されるようにすることが望ましい。図示のように、初期記録画面には、箱識別番号である伝票番号に対応した状態で、Ａ部署にて輸送用パック１８に顧客リスト１１を収容した日付、書類名、パック管理部署名、担当者名、担当者のメールアドレス、書類の枚数の入力欄が表示され、この表示に従って記録作業が行われる。
【００２９】
本実施の形態では、例えば、箱識別番号として伝票２０に記載された伝票番号「４０７−０９５３−５９３３６」を入力し、それに対応させて、日付として「６／１」、書類名として「顧客リスト」、パック管理部署名として「Ａ部署」、担当者名として「山田」、書類の枚数として「２００」がそれぞれ入力されている。
【００３０】
特に、書類の枚数を入力することにより、輸送用パック１８に収容される書類の枚数を確認することができるので、輸送用パック１８がその後、事業組織１０内を移動する過程で重要書類の枚数を確認することができ、重要書類の一部の移送を怠ってしまうというようなトラブルを未然に防ぐことができる。
【００３１】
ステップＳ１０４において、顧客リスト１１をＢ部署で使用する必要がある状況において、当該顧客リスト１１が輸送用パック１８に収容された状態でＢ部署に移送される。
【００３２】
この時、Ｂ部署の事業組織端末２２―２により輸送用パック１８のＡ部署からＢ部署への移送の記録を行う。図４に輸送用パックの移送の記録を行うパック移送記録画面の一例を示す。箱識別番号を入力することで図に示される画面を呼び出し入力を行う。本実施の形態では、輸送用パック１８がＡ部署からＢ部署へ移送された日（日付）、Ｂ部署に移送される前にあった部署名（前パック管理部署名）、移送される前の部署における担当者の名前（前任担当者名）、移送された後の部署における担当者の名前（後任担当者名）、移送先の部署名（現パック管理部署名）、後任担当者のメールアドレス（後任担当者メールアドレス）を入力する欄が表示され、この表示に従って、移送の記録が行われる。（ステップＳ１０５）。
【００３３】
このように、Ｂ部署端末２２−２を用いて輸送用パック１８の移送がされた時に直ちにその移送の記録が行われるので、重要書類の所在情報の現在情報、すなわち、Ａ部署から顧客リスト１１がＢ部署に移された状況が直ちに格納される。
【００３４】
ステップＳ１０６において、Ｂ部署における顧客リスト１１の使用が終了すると、Ｃ部署において顧客リスト１１を使用するため、顧客リスト１１が輸送用パック１８に収容された状態でＢ部署からＣ部署に移送される。この時、Ｃ部署の事業組織端末２２−３に輸送用パック１８のＢ部署からＣ部署への移送の記録が行われる。この移送の記録は、Ａ部署からＢ部署への移送の場合と同様に、箱識別番号を入力することにより移送記録用の画面を呼び出し図４に示される各項目の入力を行う。そして、Ｃ部署においては、顧客リスト１１とは別の重要書類として例えば、顧客住所録１５を使用している状況を想定する。
【００３５】
ステップＳ１０７において、Ｃ部署内において、顧客リスト１１を収容している輸送用パック１８に新たな重要書類である上述の顧客住所録１５を追加して収容し保管を行う。この時、Ｃ部署の事業組織端末２２−３に書類の追加の記録を行う。
【００３６】
図５にその書類追加記録画面の一例を示す。この書類追加記録画面も上述の初期記録画面や移送記録画面と同様に箱識別番号を入力することで呼び出され、図示のような追加書類名や追加書類の枚数等の情報を入力する欄が表示される。この表示に従って書類の追加の記録が行われる。（ステップＳ１０８）
ステップＳ１０９において、Ｃ部署内において、顧客リスト１１及び顧客住所録１５の使用が終了すると、この顧客リスト１１及び顧客住所録１５が輸送用パック１８に収容された状態でＣ部署から廃棄のための排出を担当するＤ部署に移送される。
【００３７】
そして、ステップＳ１１０において、輸送用パック１８のＣ部署からＤ部署への移送の記録がＤ部署の事業組織端末２２−４を用いて行われる。なお、移送の記録については、Ａ部署からＢ部署への移送及びＢ部署からＣ部署への移送の場合とほぼ同様であるので説明を省略する。
【００３８】
ステップＳ１１１において、Ｄ部署から、輸送用パック１８に収容された顧客リスト１１及び顧客住所録１５の事業組織１０からの排出が行われる。具体的には、例えば、電話、メール等により輸送機関１２に連絡し当該輸送用パック１８を回収するように依頼する。本実施の形態では、輸送機関１２のトラック６０により輸送用パック１８が回収される。
【００３９】
ステップＳ１１２において、顧客リスト１１及び顧客住所録１５が輸送用パック１８に収納されて排出されたことを示す記録がＤ部署の事業組織端末２２−４により行われる。図６には、排出終了記録画面の一例を示す。この排出終了記録画面は、上述の初期記録や移送の記録等と同様に箱識別番号を入力することで呼び出される。そして、この画面の表示に従って書類名やＤ部署における排出の担当者名等の管理情報が入力される。
【００４０】
なお、ステップＳ１１３において、事業組織１０の管理下を離れ、輸送業者１２の管理下において、トラック６０により輸送用パック１８の溶解処理機関１４への輸送が行われる。この輸送業者１２による管理として、例えば、上述のようにトラック６０から携帯端末を用いて運転者等が輸送機関１２へ輸送用パック１８の受け渡しの報告等を含む現状報告を行ったり、或いは、ＧＰＳ等の公知のシステムにより伝票番号に基づいて当該輸送用パック１８の現在地を追跡する等により輸送用パック１８の管理が行われている。
【００４１】
そして、一般に、輸送機関１２による輸送用パック１８の管理に関するデータは、輸送機関端末２６から所定のインターネットサーバーにアップロードされるので、事業組織１０は、管理サーバー２４や上記各部署の端末を用いてインターネットを介し現在の状況確認を行うことができる。この時、確認に用いる識別番号は、輸送業者が作成した伝票番号であるので、事業組織１０では、事業組織１０内及び輸送機関１２に渡った後の全段階において共通の番号を用いて管理を行うことが可能となる。
【００４２】
すなわち、上述のように事業組織１０内において顧客リスト１１等が収容された輸送用パック１８の管理を箱識別番号、すなわち伝票番号を用いて行っているので、輸送用パック１８の事業組織１０内の管理の際に使用していた箱識別番号を輸送機関１２のサイトで入力する等して、輸送用パックの現状を容易に把握することができる。
【００４３】
これにより、事業組織１０では、輸送用パック１８に収容された顧客リスト１１及び顧客住所録１５が溶解処理機関１４に確実に輸送されたか否か等を把握することができる。
【００４４】
なお、本実施の形態における輸送パック１８の記録の作業は、輸送用パック１８の移送の段階や新たな重要書類が追加された段階で行われていたが、それに加えて、所定期間、例えば１日毎に輸送パック１８の所在部署が現状報告の記録を定期的に行うようにしても良い。
【００４５】
このようにすることにより、顧客リスト１１等が収容された輸送用パック１８のリアルタイムな現状把握ができ、管理の緻密性を向上させることができる。例えば、輸送用パック１８の上述の移送の記録や書類追加の記録を怠ったような場合であっても、１日毎の確認がなされるので当該記録の懈怠を迅速に補完することができる。
【００４６】
次に、上記輸送用パック１８の管理サーバー２４による管理が行われる場合について説明する。上述したように管理サーバー２４には、各部署の端末（２２）に入力された情報が送られている。図７には、管理者が見ることのできる、すなわち、管理サーバー２４に表示される画面の一例を示している。図示のように、顧客リスト１１等を収容した輸送用パック１８の情報については、ディスプレイ上の項目に表示される。
【００４７】
更に、各項目をクリック等して選択することでより詳細な画面を表示する。図８は、輸送パック１８の項目を選択した際に表示される画面の一例を示している。図示のように、箱識別番号と対応して上記各部署の端末で入力された重要書類の書類名、枚数、初期記録日、パック所在部署等の情報が表示される。
【００４８】
従って、顧客リスト１１等が収容された輸送用パック１８の管理情報を管理サーバー２４で一括し、管理者によりその管理状態が確認されることで、顧客リスト１１の管理を当該管理者が統制して行うことができる。すなわち、Ａ〜Ｄ部署間における輸送用パック１８の移送及び収容する重要書類の追加等の管理情報を管理サーバー２４で一元的に管理することができる。例えば、重要書類の事業組織１０内における滞在期間の把握等を容易に行うことができる。
【００４９】
以上説明したように、本実施の形態にかかる重要書類管理方法によれば、事業組織１０内において輸送用パック１８が顧客リスト１１等の収容用箱として用いられることにより顧客リスト１１等を一貫した状態で保管することができる。また、この輸送用パック１８に対応して輸送機関１２が作成した伝票番号を識別番号として所在情報や収容書類情報を含む管理情報を排出段階まで記録することにより、事業組織は、独自に管理番号等を作成することなく、顧客リスト１１等の管理を排出の段階まで統一して行うことができる。
【００５０】
なお、本発明は、上記実施の形態に限られるものでなく、発明の要旨の範囲内で種々変更が可能である。例えば、本実施の形態では、輸送用パック１８の移送が部署間のみで行われる場合について説明しているが、これに限られることなく、他の事業組織との間で輸送用パックの受け渡しを行うようにしてもよい。また、本実施の形態では、事業組織１０内において重要書類を収容した輸送用パックが一つのみ管理されている場合を説明したが、事業組織１０内で同時に複数の輸送用パックを管理するようにしても良い。また、本実施の形態において、図３〜図８に示される事業組織端末２２及び管理サーバー２４のディスプレイに表示される入力画面は、一例であり、種々変更が可能である。
【図面の簡単な説明】
【００５１】
【図１】本発明の重要書類管理方法の実施の態様を概略的に示す説明図である。
【図２】本実施の形態の流れを示すブロック図及びフローチャートである。
【図３】初期記録画面の一例を示した説明図である。
【図４】担当者変更及びパック移送記録を行う画面の一例を示す説明図である。
【図５】書類追加記録画面の一例を示す説明図である。
【図６】排出終了記録画面の一例を示す説明図である。
【図７】管理サーバーに表示される画面の一例を示す説明図である。
【図８】管理サーバーに表示される詳細表示画面の一例を示す説明図である。
【符号の説明】
【００５２】
１０    事業組織
１１    顧客リスト（重要書類）
１２    輸送機関
１４    溶解処理機関（廃棄処理機関）
１５    顧客住所録（重要書類）
１８    輸送パック（輸送用箱）
２０    伝票
２２    事業組織端末
２４    管理サーバー
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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