(57)【要約】【課題】各端末の帳票作成手段を個別にカスタマイズすることなく、各端末で作成された帳票を管理用コンピュータに取り込んで一括管理することができる電子帳票システムを提供する。【解決手段】各端末２０では、スプールファイル作成手段２５ｂが帳票の印刷管理情報と印刷用スプールファイルとを作成した後、第一ファイル変換手段２５ｃがその帳票の印刷管理情報及び印刷用スプールファイルと所定の入力画面で入力された当該帳票の帳票固有情報とを一つのPostScriptファイルに変換する。管理用コンピュータ３０では、第二ファイル変換手段３４がPostScriptファイルに基づいて帳票管理情報と帳票データファイルとを作成し、ファイル管理手段３５がその帳票管理情報の内容にしたがって帳票データファイルをデータベース３１に格納して管理する。【選択図】図２
2008158727.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
帳票作成手段により帳票を作成する複数の端末と、前記各端末とネットワークを介して接続された、前記各端末で作成された前記帳票を電子的に管理する管理用コンピュータとを有する電子帳票システムにおいて、
前記各端末は、
前記帳票作成手段で作成された前記帳票を前記管理用コンピュータに登録するときに、当該帳票の文書名、印刷処理日及び印刷用紙に関する情報を含む印刷管理情報と当該帳票の印刷イメージを表す印刷用スプールファイルとを作成するスプールファイル作成手段と、
前記帳票作成手段で作成された前記帳票を前記管理用コンピュータに登録する際に、帳票名及び日付に関する情報を含む帳票固有情報を入力するための入力画面を表示手段の画面上に表示する機能を有し、且つ、前記管理用コンピュータに登録すべき前記帳票についての前記印刷管理情報及び前記印刷用スプールファイルが前記スプールファイル作成手段から送られたときに、その送られた当該帳票についての前記印刷管理情報及び前記印刷用スプールファイルと前記入力画面で入力された当該帳票についての前記帳票固有情報とを、一つのPostScriptファイルに変換する第一ファイル変換手段と、
前記第一ファイル変換手段で得られた前記PostScriptファイルを前記管理用コンピュータに送信する通信制御手段と、
を備え、
前記管理用コンピュータは、
前記各端末から前記PostScriptファイルが送られた場合、当該PostScriptファイルに含まれる前記帳票固有情報及び前記印刷管理情報の内容に基づいて当該帳票を管理する上で必要となる管理用名称及び管理日付に関する情報を含む帳票管理情報を作成すると共に、当該PostScriptファイルに含まれる前記印刷用スプールファイルの内容を表す部分のデータを、各印刷ページについての、罫線データと印字内容が行毎に記述された印字データとを含んで構成された帳票データファイルに変換する第二ファイル変換手段と、
前記第二ファイル変換手段で得られた前記帳票管理情報及び前記帳票データファイルについて、当該帳票管理情報の内容にしたがって当該帳票データファイルをデータ格納手段に格納して管理するファイル管理手段と、
を備えることを特徴とする電子帳票システム。
【請求項２】
前記第一ファイル変換手段は、当該端末にプリンタドライバとして組み込まれていることを特徴とする請求項１記載の電子帳票システム。
【請求項３】
前記ファイル管理手段は、前記第二ファイル変換手段で得られた前記帳票管理情報及び前記帳票データファイルについて、当該帳票管理情報に含まれる前記管理日付を利用して当該帳票データファイルのファイル名を設定し、当該帳票管理情報に含まれる前記管理用名称をフォルダ名とするフォルダが前記データ格納手段に存在していなければそのフォルダ名を有する前記フォルダを前記データ格納手段に作成し、当該帳票管理情報に含まれる前記管理用名称をフォルダ名とする前記フォルダ内に当該帳票データファイルを格納して管理することを特徴とする請求項１又は２記載の電子帳票システム。
【請求項４】
前記第二ファイル変換手段は、前記帳票管理情報を作成する場合、前記帳票固有情報に前記帳票名に関する情報が含まれていれば、当該帳票名を前記管理用名称として設定し、前記帳票固有情報に前記帳票名に関する情報が含まれていなければ、前記印刷管理情報に含まれる前記文書名を前記管理用名称として設定すると共に、前記帳票固有情報に前記日付に関する情報が含まれていれば、当該日付を前記管理日付として設定し、前記帳票固有情報に前記日付に関する情報が含まれていなければ、前記印刷管理情報に含まれる前記印刷処理日を前記管理日付として設定することを特徴とする請求項３記載の電子帳票システム。
【請求項５】
前記入力画面では、仕分キーに関する情報を入力することが可能であり、
前記ファイル管理手段は、前記第二ファイル変換手段で得られた前記帳票管理情報に前記仕分キーに関する情報が含まれている場合には、当該帳票管理情報に含まれる前記管理用名称をフォルダ名とする前記フォルダ内に当該帳票データファイルを格納するのではなく、当該帳票管理情報に含まれる前記管理用名称と前記仕分キーとで構成される名称をフォルダ名とする前記フォルダが前記データ格納手段に存在していなければそのフォルダ名を有する前記フォルダを前記データ格納手段に作成し、当該帳票管理情報に含まれる前記管理用名称と前記仕分キーとで構成される名称をフォルダ名とする前記フォルダ内に当該帳票データファイルを格納することを特徴とする請求項３又は４記載の電子帳票システム。
【請求項６】
請求項１、２、３、４又は５のいずれかに記載の電子帳票システムの機能をコンピュータに実現させるためのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【請求項７】
請求項１、２、３、４又は５のいずれかに記載の電子帳票システムの機能をコンピュータに実現させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、各種のアプリケーションプログラムを用いて作成された帳票を電子的に保管して管理する電子帳票システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、各企業では、業務に関連する請求書や見積書等の帳票を電子的に保管して管理する電子帳票システムが導入されている。かかる電子帳票システムは、帳票を作成する複数の端末と、各端末で作成された帳票を管理する管理用コンピュータとを備えている。通常、各端末では、帳票作成のためのアプリケーションプログラム（帳票作成手段）としてさまざまな種類のものが用いられており、アプリケーションプログラム毎に帳票データのファイル形式が異なっている。このため、従来、各端末のアプリケーションプログラムを用いて作成された帳票データを、異なるアプリケーションプログラム間でもデータの交換が可能なＣＳＶ（Comma Separated Value）形式のデータに変換し、その変換して得られたＣＳＶ形式のデータを管理用コンピュータで管理するという電子帳票システムが提案されている（例えば、特許文献１参照。）。
【０００３】
【特許文献１】特開２００２−１５２６６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
ところで、各端末のアプリケーションプログラムを用いて作成された帳票データをＣＳＶ形式のデータに変換するには、その変換の際に用いられる種々の定義を定めた定義ファイルが必要である。このため、上記の電子帳票システムでは、各端末のアプリケーションプログラムを個別にカスタマイズしている。具体的には、各アプリケーションプログラムに、定義ファイルを作成するためのアドオンソフトを組み込んでいる。しかしながら、かかるアドオンソフトとしては、アプリケーションプログラム毎に異なるものを作成しなければならないので、あらゆる種類のアプリケーションプログラムを用いて作成される帳票を一括管理することは現実的に困難である。このため、各端末のアプリケーションプログラムを個別にカスタマイズすることなく、各端末で作成された帳票を管理用コンピュータに取り込んで一括管理することができる電子帳票システムの実現が望まれている。
【０００５】
尚、従来より、メインフレームで作成した帳票を管理する帳票システムが多くの企業で利用されている。かかる帳票システムでは、メインフレームで作成した帳票を、ＣＳＶ形式とは異なる独自のファイル形式のデータとして管理している。このため、上記各端末で作成された帳票に加えて、メインフレームで作成された帳票をも一括管理したいという多くの要望がある。
【０００６】
本発明は上記事情に基づいてなされたものであり、各端末の帳票作成手段を個別にカスタマイズすることなく、各端末で作成された帳票を管理用コンピュータに取り込んで一括管理することができる電子帳票システムを提供することを目的とするものである。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記の目的を達成するための請求項１記載の発明は、帳票作成手段により帳票を作成する複数の端末と、前記各端末とネットワークを介して接続された、前記各端末で作成された前記帳票を電子的に管理する管理用コンピュータとを有する電子帳票システムにおいて、前記各端末は、前記帳票作成手段で作成された前記帳票を前記管理用コンピュータに登録するときに、当該帳票の文書名、印刷処理日及び印刷用紙に関する情報を含む印刷管理情報と当該帳票の印刷イメージを表す印刷用スプールファイルとを作成するスプールファイル作成手段と、前記帳票作成手段で作成された前記帳票を前記管理用コンピュータに登録する際に、帳票名及び日付に関する情報を含む帳票固有情報を入力するための入力画面を表示手段の画面上に表示する機能を有し、且つ、前記管理用コンピュータに登録すべき前記帳票についての前記印刷管理情報及び前記印刷用スプールファイルが前記スプールファイル作成手段から送られたときに、その送られた当該帳票についての前記印刷管理情報及び前記印刷用スプールファイルと前記入力画面で入力された当該帳票についての前記帳票固有情報とを、一つのPostScriptファイルに変換する第一ファイル変換手段と、前記第一ファイル変換手段で得られた前記PostScriptファイルを前記管理用コンピュータに送信する通信制御手段と、を備え、前記管理用コンピュータは、前記各端末から前記PostScriptファイルが送られた場合、当該PostScriptファイルに含まれる前記帳票固有情報及び前記印刷管理情報の内容に基づいて当該帳票を管理する上で必要となる管理用名称及び管理日付に関する情報を含む帳票管理情報を作成すると共に、当該PostScriptファイルに含まれる前記印刷用スプールファイルの内容を表す部分のデータを、各印刷ページについての、罫線データと印字内容が行毎に記述された印字データとを含んで構成された帳票データファイルに変換する第二ファイル変換手段と、前記第二ファイル変換手段で得られた前記帳票管理情報及び前記帳票データファイルについて、当該帳票管理情報の内容にしたがって当該帳票データファイルをデータ格納手段に格納して管理するファイル管理手段と、を備えることを特徴とするものである。
【０００８】
請求項２記載の発明は、請求項１記載の電子帳票システムにおいて、前記第一ファイル変換手段は、当該端末にプリンタドライバとして組み込まれていることを特徴とするものである。
【０００９】
請求項３記載の発明は、請求項１又は２記載の電子帳票システムにおいて、前記ファイル管理手段は、前記第二ファイル変換手段で得られた前記帳票管理情報及び前記帳票データファイルについて、当該帳票管理情報に含まれる前記管理日付を利用して当該帳票データファイルのファイル名を設定し、当該帳票管理情報に含まれる前記管理用名称をフォルダ名とするフォルダが前記データ格納手段に存在していなければそのフォルダ名を有する前記フォルダを前記データ格納手段に作成し、当該帳票管理情報に含まれる前記管理用名称をフォルダ名とする前記フォルダ内に当該帳票データファイルを格納して管理することを特徴とするものである。
【００１０】
請求項４記載の発明は、請求項３記載の電子帳票システムにおいて、前記第二ファイル変換手段は、前記帳票管理情報を作成する場合、前記帳票固有情報に前記帳票名に関する情報が含まれていれば、当該帳票名を前記管理用名称として設定し、前記帳票固有情報に前記帳票名に関する情報が含まれていなければ、前記印刷管理情報に含まれる前記文書名を前記管理用名称として設定すると共に、前記帳票固有情報に前記日付に関する情報が含まれていれば、当該日付を前記管理日付として設定し、前記帳票固有情報に前記日付に関する情報が含まれていなければ、前記印刷管理情報に含まれる前記印刷処理日を前記管理日付として設定することを特徴とするものである。
【００１１】
請求項５記載の発明は、請求項３又は４記載の電子帳票システムにおいて、前記入力画面では、仕分キーに関する情報を入力することが可能であり、前記ファイル管理手段は、前記第二ファイル変換手段で得られた前記帳票管理情報に前記仕分キーに関する情報が含まれている場合には、当該帳票管理情報に含まれる前記管理用名称をフォルダ名とする前記フォルダ内に当該帳票データファイルを格納するのではなく、当該帳票管理情報に含まれる前記管理用名称と前記仕分キーとで構成される名称をフォルダ名とする前記フォルダが前記データ格納手段に存在していなければそのフォルダ名を有する前記フォルダを前記データ格納手段に作成し、当該帳票管理情報に含まれる前記管理用名称と前記仕分キーとで構成される名称をフォルダ名とする前記フォルダ内に当該帳票データファイルを格納することを特徴とするものである。
【００１２】
上記の目的を達成するための請求項６記載の発明に係るコンピュータ読み取り可能な記録媒体は、請求項１、２、３、４又は５のいずれかに記載の電子帳票システムの機能をコンピュータに実現させるためのプログラムを記録したものである。
【００１３】
上記の目的を達成するための請求項７記載の発明に係るプログラムは、請求項１、２、３、４又は５のいずれかに記載の電子帳票システムの機能をコンピュータに実現させるためのものである。
【発明の効果】
【００１４】
請求項１記載の発明では、各端末の帳票作成手段で作成された帳票を管理用コンピュータに登録する場合、各端末においては、スプールファイル作成手段が帳票についての印刷管理情報とその帳票の印刷イメージを表す印刷用スプールファイルとを作成した後、第一ファイル変換手段がその帳票についての印刷管理情報及び印刷用スプールファイルと所定の入力画面で入力された当該帳票についての帳票固有情報とを一つのPostScriptファイルに変換し、各端末から管理用コンピュータへはPostScriptファイルという共通形式のファイルが送られる。これにより、各端末の帳票作成手段がどのようなファイル形式の帳票データを作成するとしても、第一ファイル変換手段の機能を当該端末に付加するために帳票作成手段を個別にカスタマイズする必要はなく、しかも、管理用コンピュータは、各端末で作成された帳票を取り込んで一括管理することができる。また、管理用コンピュータの第二ファイル変換手段はPostScriptファイルを帳票データファイルに変換するが、この帳票データファイルは、一般のメインフレームで作成された帳票を登録する際にメインフレームから出力されるスプールファイルのファイル形式に類似したファイル形式となっている。このため、管理用コンピュータは、各端末で作成された帳票に加えて、メインフレームで作成された帳票をも一括管理することが可能である。
【００１５】
請求項２記載の発明では、第一ファイル変換手段を、当該端末にプリンタドライバとして組み込んでいる。これにより、各端末の帳票作成手段を個別にカスタマイズすることなく、第一ファイル変換手段の機能を各端末に容易に付加することができる。しかも、各端末の帳票作成手段で作成された帳票に対する印刷画面上で帳票の出力先として第一ファイル変換手段を選択するだけで、当該帳票を管理用コンピュータに登録する処理を開始させることができるので、帳票登録の際の操作を誰でも簡単に行うことができる。
【００１６】
請求項３記載の発明では、各端末で作成された帳票を管理用コンピュータに登録する際には当該帳票についての帳票固有情報を入力することができ、管理用コンピュータは、その帳票固有情報に基づいて作成される帳票管理情報の内容にしたがって、当該帳票についての帳票データファイルのファイル名を設定すると共にその帳票データファイルを格納するフォルダを決定する。これにより、帳票を登録しようとするユーザは、所望の内容の帳票固有情報を入力して、当該帳票についての帳票データファイルのファイル名や、その帳票データファイルを格納するフォルダを任意に設定することができる。
【００１７】
請求項４記載の発明では、第二ファイル変換手段は、帳票管理情報を作成する場合、帳票固有情報に帳票名に関する情報が含まれていれば、当該帳票名を管理用名称として設定し、帳票固有情報に帳票名に関する情報が含まれていなければ、印刷管理情報に含まれる文書名を管理用名称として設定すると共に、帳票固有情報に日付に関する情報が含まれていれば、当該日付を管理日付として設定し、帳票固有情報に日付に関する情報が含まれていなければ、印刷管理情報に含まれる印刷処理日を管理日付として設定する。これにより、ユーザが帳票を登録する際に帳票固有情報を入力しなかったとしても、管理用コンピュータは当該帳票を適切に登録・管理することができる。
【００１８】
請求項５記載の発明では、入力画面上で仕分キーに関する情報を入力することが可能であり、ファイル管理手段は、第二ファイル変換手段で得られた帳票管理情報に仕分キーに関する情報が含まれている場合には、当該帳票管理情報に含まれる管理用名称と仕分キーとで構成される名称をフォルダ名とするフォルダがデータ格納手段に存在していなければそのフォルダ名を有するフォルダをデータ格納手段に作成し、当該帳票管理情報に含まれる管理用名称と仕分キーとで構成される名称をフォルダ名とするフォルダ内に当該帳票データファイルを格納する。これにより、ファイル管理手段は、仕分キーを利用して、各帳票をより細かく分類して管理することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１９】
以下に、図面を参照して、本願に係る発明を実施するための最良の形態について説明する。図１は本発明の一実施形態である電子帳票システムの概略構成図、図２（ａ）はその電子帳票システムの各端末の概略ブロック図、図２（ｂ）はその電子帳票システムの管理用コンピュータの概略ブロック図である。
【００２０】
本実施形態の電子帳票システムは、図１に示すように、メインフレーム１０と、複数の端末２０，２０，・・・と、管理用コンピュータ３０とを備える。メインフレーム１０、複数の端末２０，２０，・・・、管理用コンピュータ３０は、ネットワークを介して接続されている。これにより、例えば、メインフレーム１０及び複数の端末２０，２０，・・・と管理用コンピュータ３０との間でデータ通信を行うことができる。ここで、ネットワークとしては、例えばＬＡＮ、インターネット、イントラネット、エクストラネット等が用いられる。
【００２１】
メインフレーム１０は、汎用の大型コンピュータであり、帳票を作成する機能を有する。また、各端末２０は、例えばパーソナルコンピュータであり、帳票を作成する機能を有する。管理用コンピュータ３０は、メインフレーム１０や各端末２０で作成された帳票を一元的に管理するものである。例えば、管理用コンピュータ３０及びメインフレーム１０は本システムが導入された企業の本社に設置されており、一方、各端末２０は当該本社内の各部署、当該企業の支社や営業所等に設置されている。尚、複数の端末２０，２０，・・・はクライアント・サーバの形式になっていてもよい。例えば、企業全体の情報を一元管理して業務の効率化を図るというＥＲＰ（Enterprise Resource Planning）を実現する基幹業務システムを構成するものであってもよい。
【００２２】
一般に、メインフレーム１０で作成された帳票を管理用コンピュータ３０で管理する場合、メインフレーム１０は、その帳票の内容を印刷用スプールファイルと罫線データとに分けて、管理用コンピュータ３０に出力する。ここで、その印刷用スプールファイルは、各印刷ページについての、印字内容が行毎に記述された印字データを含んで構成されている。管理用コンピュータ３０は、このような印刷用スプールファイルと罫線データとを関連付けてデータベースに登録する。ところで、メインフレーム１０から出力される印刷用スプールファイルのファイル形式は、各端末２０から出力される印刷用スプールファイルのファイル形式とは異なっている。このため、管理用コンピュータ３０で帳票を一元的に管理するには、各端末２０から出力される印刷用スプールファイルのファイル形式をメインフレーム１０から出力される印刷用スプールファイルのファイル形式に類似したファイル形式に変換する必要がある。本実施形態の電子帳票システムにはこのような変換を行う各手段が備えられており、これが本実施形態の電子帳票システムの特徴点となっている。以下では、主に、かかる特徴点についての説明を行う。
【００２３】
各端末２０は、図２（ａ）に示すように、入力装置２１と、表示装置２２と、印刷装置２３と、記憶部２４と、中央処理装置２５とを備える。ここでは、各端末２０のＯＳ（Operating System）として、マイクロソフト社製のWindows（登録商標）を用いている。
【００２４】
入力装置２１は、各種のデータや命令を入力するものである。この入力装置２１としては、キーボードやマウス等が用いられる。また、表示装置２２は、例えば、帳票を作成するための画面を表示したり、後述する帳票固有情報を入力するための入力画面を表示したりするものである。この表示装置２２としては、ＣＲＴ表示装置や液晶表示装置等が用いられる。印刷装置２３は、帳票等、各種のデータを紙等に印刷するものである。記憶部２４には、各種のアプリケーションプログラムや各種のデータが記憶される。例えば、各端末２０には、帳票を作成するためのアプリケーションプログラムとして、マイクロソフト社製の表計算ソフト「Excel」、或いはＥＲＰパッケージ製品等が組み込まれている。一般に、各端末２０に組み込む帳票作成用のアプリケーションプログラムは、マイクロソフト社製のWindows上で動作するものであればどのようなものであってもよい。
【００２５】
中央処理装置２５は、当該端末２０の各部を統括して制御するものであり、図２（ａ）に示すように、帳票作成手段２５ａと、スプールファイル作成手段２５ｂと、第一ファイル変換手段２５ｃと、通信制御手段２５ｄとを有する。
【００２６】
帳票作成手段２５ａは帳票を作成するものである。この帳票作成手段２５ａの機能は、中央処理装置２５が記憶部２４に記憶されている表計算ソフトを読み出して実行することにより実現される。
【００２７】
この帳票作成手段２５ａで作成された帳票を管理用コンピュータ３０に登録する場合には、スプールファイル作成手段２５ｂ、第一ファイル変換手段２５ｃ及び通信制御手段２５ｄの各機能を利用する。これらスプールファイル作成手段２５ｂ、第一ファイル変換手段２５ｃ及び通信制御手段２５ｄの各機能は、中央処理装置２５が記憶部２４に記憶されている所定のプログラムを読み出して実行することにより実現される。特に、本実施形態では、第一ファイル変換手段２５ｃを端末２０にプリンタドライバとして組み込んでいる。帳票作成手段２５ａで作成された帳票を印刷する際には、帳票作成手段２５ａの印刷機能が表示装置２２の画面上に所定の印刷画面を表示するが、第一ファイル変換手段２５ｃを端末２０にプリンタドライバとして組み込んだことにより、この印刷画面において帳票の出力先として第一ファイル変換手段２５ｃを指定することが可能となっている。すなわち、帳票作成手段２５ａで作成された帳票を管理用コンピュータ３０に登録する処理は、この印刷画面において、帳票の出力先として第一ファイル変換手段２５ｃを指定して、「印刷実行」のボタンを押すことにより開始されることになる。ここで、帳票の印刷画面には、出力先を指定する欄、「印刷実行」のボタンの他、印刷範囲を指定する欄、印刷対象を指定する欄、印刷部数を指定する欄、「プロパティ」のボタン等が設けられている。この印刷画面自体は通常のものと全く同じである。
【００２８】
帳票の印刷画面において、帳票の出力先として第一ファイル変換手段２５ｃが指定され、その後に「プロパティ」のボタンが押されると、帳票作成手段２５ａの印刷機能は、「プロパティ」のボタンが押された旨の指令を第一ファイル変換手段２５ｃに送る。第一ファイル変換手段２５ｃは、かかる指令を受け取ると、所定の帳票固有情報入力画面を表示装置２２の画面上に表示する。この帳票固有情報入力画面は、帳票名及び日付に関する情報を含む帳票固有情報を入力するためのものである。図３に帳票固有情報入力画面の一例を示す。この帳票固有情報入力画面には、図３に示すように、帳票名、日付、プリンタ識別子、印刷元アプリケーション、仕分キーの各入力欄が設けられている。
【００２９】
帳票名の入力欄には、当該帳票の文書名ではなく、当該帳票の種類等が容易に理解できるような名称が入力される。例えば、「請求書」、「見積書」等が入力される。ここで入力された帳票名は、後述するように、管理用コンピュータ３０が当該帳票を登録する際に、当該帳票についての各種ファイルを格納するフォルダのフォルダ名となる。日付の入力欄には、デフォルト情報として現在の日付が表示されている。ユーザは、デフォルト情報の日付に代えて、当該帳票を管理する上で都合のよい日付を入力することができる。また、この日付は、年・月・日だけでなく、時・分・秒まで入力する必要がある。ここで入力された日付は、後述するように、管理用コンピュータ３０で管理される当該帳票についての各種ファイルのファイル名に利用される。
【００３０】
プリンタ識別子の入力欄には、当該帳票を管理用コンピュータ３０に登録すると共に当該帳票の印刷をも行いたい場合に、その印刷を行う印刷装置の識別子が入力される。具体的に、このプリンタ識別子としては、管理用コンピュータ３０が管理している印刷装置の名称が入力される。このため、プリンタ識別子の入力欄に所望の印刷装置の名称を入力しておくと、当該帳票を登録した際に、当該帳票の内容をその印字装置で自動的に印刷することができる。すなわち、プリンタ識別子の入力欄は、当該帳票についての自動印刷指示を行う欄である。
【００３１】
印刷元アプリケーションの入力欄には、当該帳票を作成したアプリケーションプログラムの種別が入力される。この入力欄には、所定のデフォルト情報が表示されている。例えば、当該帳票が特定のアプリケーションプログラムを用いて作成されたものである場合には、デフォルト情報として当該特定のアプリケーションプログラムの名称が表示され、一方、当該帳票がそれ以外のアプリケーションプログラムで作成されたものである場合には、デフォルト情報として「その他」が表示される。上記特定のアプリケーションプログラムとしては、例えばWeb対応ＥＲＰパッケージ製品「GRANDIT」が該当する。かかる「GRANDIT」なるアプリケーションプログラムは、それを用いて作成された帳票を印刷する際に文書名を常に同じに設定するという機能を有している。この印刷元アプリケーションの入力欄を設けた意味については後に詳述する。
【００３２】
仕分キーの入力欄には、管理用コンピュータ３０が当該帳票をさらに細かく分類して管理するためのキーが入力される。例えば、当該帳票の作成者名、当該帳票を作成した部署名等が入力される。この入力欄に仕分キーが入力された場合には、後述するように、例えば、その仕分キーと上記の帳票名とで構成される名称が、管理用コンピュータ３０が当該帳票を登録する際に、当該帳票についての各種ファイルを格納するフォルダのフォルダ名となる。
【００３３】
こうして、図３に示す帳票固有情報入力画面の各入力欄に入力された、帳票名、日付、プリンタ識別子、印刷元アプリケーション、仕分キーの各データが帳票固有情報となる。尚、帳票を管理用コンピュータ３０に登録する際に、帳票固有情報入力画面上で帳票固有情報を全く入力しなければ、日付、印刷元アプリケーションについての各デフォルト情報だけが帳票固有情報となる。帳票固有情報入力画面上で帳票固有情報を入力しなくても、帳票を管理用コンピュータ３０に登録することは可能であるが、帳票を体系的に管理するためには、帳票固有情報入力画面上で帳票固有情報を必ず入力することが望ましい。
【００３４】
また、帳票の印刷画面において、帳票の出力先として第一ファイル変換手段２５ｃが指定され、その後に「印刷実行」のボタンが押されると、帳票作成手段２５ａの印刷機能は、当該帳票のデータをスプールファイル作成手段２５ｂに送る。スプールファイル作成手段２５ｂは、当該帳票のデータを受け取ると、当該帳票のデータに基づいて、当該帳票の印刷管理情報と、当該帳票の印刷イメージを表す印刷用スプールファイルとを作成する。本実施形態では、かかるスプールファイル作成手段２５ｂとして、Windowsに標準で備えられているものを用いている。すなわち、このスプールファイル作成手段２５ｂで作成される印刷用スプールファイルはWindowsスプールファイルである。例えば、印刷用スプールファイルとしては、ＥＭＦ形式或いはＥＭＩ形式のイメージデータが作られる。ここで、印刷用スプールファイルの印刷イメージの一例を図４に示す。この図４の例は請求書を表しており、具体的に、その上部には「請求書」というタイトル、「請求書番号」や「請求書日付」等の各管理内容が記載され、その中央部には請求の明細が記載されている。
【００３５】
また、スプールファイル作成手段２５ｂで作成される印刷管理情報には、当該帳票の文書名、印刷処理日及び印刷用紙に関する情報が含まれる。これらの情報は当該帳票のデータから取得される。文書名とは、帳票作成手段２５ａでの作成の際に当該帳票に付けられた文書名である。したがって、この文書名と帳票固有情報に含まれる帳票名とは一般に異なる。印刷処理日としては、例えば、印刷画面で「印刷実行」のボタンが押されたときの日付が用いられる。この印刷処理日に関する情報には、年・月・日の情報だけでなく、時・分・秒の情報も含まれる。また、印刷用紙に関する情報としては、具体的に印刷用紙のサイズや向きに関する情報が該当する。かかる印刷用紙に関する情報は、帳票の種類に応じて共通する内容の情報である。印刷用紙のサイズや向きは請求書や見積書等、帳票の種類によって決まっているのが通例だからである。
【００３６】
第一ファイル変換手段２５ｃは、管理用コンピュータ３０に登録すべき帳票についての印刷管理情報及び印刷用スプールファイルがスプールファイル作成手段２５ｂから送られたときに、その送られた当該帳票についての印刷管理情報及び印刷用スプールファイルと帳票固有情報入力画面で入力された当該帳票についての帳票固有情報とを、一つのPostScriptファイルに変換するものである。ここで、PostScriptファイルは、PostScriptで記述されたテキスト形式のファイルである。
【００３７】
この第一ファイル変換手段２５ｃによる変換処理は、マイクロソフト社製のPostScriptドライバを利用して行われる。このPostScriptドライバは、Windowsに標準で備えられているものであり、イメージデータをPostScriptで記述されたテキストデータに変換する機能を有する。具体的に、第一ファイル変換手段２５ｃは次のようにしてPostScriptファイルへの変換処理を行う。すなわち、第一ファイル変換手段２５ｃは、スプールファイル作成手段２５ｂから当該帳票についての印刷管理情報及び印刷用スプールファイルが送られると、それらを取得すると共に、帳票固有情報入力画面で入力された当該帳票についての帳票固有情報を取得する。次に、第一ファイル変換手段２５ｃは、その取得した印刷管理情報及び帳票固有情報に含まれる各内容を、PostScriptデータに変換する。この変換された各PostScriptデータは所定のファイルにコメント情報として書き込まれる。このとき、コメント情報には、当該内容のタイトルを表すキーワードも一緒に含めている。その後、第一ファイル変換手段２５ｃは、印刷用スプールファイルの内容をPostScriptデータに変換してその変換結果を上記のファイルに書き込む旨の命令と共にその印刷用スプールファイルをPostScriptドライバに送る。こうして、PostScriptドライバがその印刷用スプールファイルの変換・書込処理を行うことにより、一つのPostScriptファイルが得られる。
【００３８】
いま、第一ファイル変換手段２５ｃで得られるPostScriptファイルについて詳しく説明する。図５はPostScriptファイルの内容の一例を示す図である。ここで、図５では、図４に示す印刷用スプールファイルを変換して得られるPostScriptファイルの例を示している。
【００３９】
PostScriptファイルは、図５に示すように、第一データ部分Ａと、第二データ部分Ｂと、第三データ部分Ｃとからなる。第一データ部分Ａは、帳票固有情報についての複数のコメント情報が記述されている部分である。図５の例では、第一データ部分Ａは第１行目から第５行目までの５個のレコードからなる。第１行目のレコードには、タイトル「帳票名」を表すキーワード（TyohyoName）とそのタイトルに対する情報の内容とが含まれている。第２行目のレコードには、タイトル「日付」を表すキーワード（Date）とそのタイトルに対する情報の内容とが含まれ、第３行目のレコードには、タイトル「プリンタ識別子」を表すキーワード（PrinterIdentifier）とそのタイトルに対する情報の内容とが含まれる。そして、第４行目のレコードには、タイトル「印刷元アプリケーション」を表すキーワード（SourceApp）とそのタイトルに対する情報の内容とが含まれ、第５行目のレコードには、タイトル「仕分キー」を表すキーワード（AssortmentKey）とそのタイトルに対する情報の内容とが含まれる。尚、図５では、各レコードに含まれるタイトルに対する情報の内容を省略して示している。また、各レコードにおいて、「％％」は当該レコードがコメント情報であることを示す。
【００４０】
第一データ部分Ａの下には第二データ部分Ｂがある。第二データ部分Ｂは、印刷管理情報についての複数のコメント情報が記述されている部分である。図５の例では、第二データ部分Ｂは第６行目から第２３行目までの１８個のレコードからなる。例えば、第６行目のレコードには、タイトル「文書名」を表すキーワード（Title）とそのタイトルに対する情報の内容とが含まれ、第７行目のレコードには、タイトル「印刷処理日」を表すキーワード（CreationDate）とそのタイトルに対する情報の内容とが含まれている。
【００４１】
また、第二データ部分Ｂの下には第三データ部分Ｃがある。第三データ部分Ｃは、印刷用スプールファイルを変換して得られた多数のPostScriptデータが記述されている部分である。図５の例では、第三データ部分Ｃは第２４行目から最終行までの複数個のレコードからなる。印刷用スプールファイルは、複数の文字データ、複数の罫線データ、複数のフォントデータ、複数の色データ等を含んで構成されているが、PostScriptドライバは、これらのデータを個々にPostScriptデータに変換し、その変換した個々のPostScriptデータをそれぞれ一つのレコードとして記述している。具体的に、文字データは、当該文字の文字コードと、当該文字の位置を表す位置データ（ＸＹ座標データ）とから構成されるPostScriptデータに変換される。例えば、図５における第３２行目のレコードには、Ｘ＝２６９６，Ｙ＝１１１１という座標位置に所定の文字を描くという文字データの内容が記述されている。罫線データは、当該罫線の種類を表すコードと、その始点の位置及び終点の位置を表す二つの位置データとから構成されるPostScriptデータに変換される。例えば、図５における第３１行目のレコードには、Ｘ＝２３８３，Ｙ＝１０４９という座標位置（始点）から、Ｘ＝２３８３，Ｙ＝１１２３という座標位置（終点）まで所定の罫線を描くという罫線データの内容が記述されている。また、フォントデータは、当該フォントの大きさを表すコードと、当該フォントの名称を表すコードとから構成されるPostScriptデータに変換される。例えば、図５における第３０行目のレコードには、９ポイントの大きさの明朝体で描くというフォントデータの内容が記述されている。色データは、当該色の種類を表すコードで構成されるPostScriptデータに変換される。ある行のレコードに記述されているフォントデータ又は色データの内容は、当該行から別のフォントデータ又は色データの内容が記述されたレコードの行までの間に存在する各行のレコードに記述された文字データ又は罫線データに対して有効となる。また、第三データ部分Ｃには、各印刷ページについてのページ開始を表すレコードとそのページ終了を表すレコードとが含まれている。すなわち、これらページ開始を表すレコードとページ終了を表すレコードとによって挟まれている範囲に存在する複数のレコードに記述された内容が当該印刷ページにおける印刷内容を表す。
【００４２】
ところで、従来も、あるデータをPostScriptファイルに変換するということが行われているが、かかる従来のPostScriptファイルと、第一ファイル変換手段２５ｃによって得られるPostScriptファイルとは異なっている。すなわち、従来のPostScriptファイルは、印刷管理情報及び印刷用スプールファイルの内容だけを含んでいる。これに対して、第一ファイル変換手段２５ｃによって得られるPostScriptファイルは、上述したように、印刷管理情報及び印刷用スプールファイルの内容に加えて、帳票固有情報の内容をも含んでいるのである。この点は、本実施形態の電子帳票システムにおける大きな特徴点である。
【００４３】
通信制御手段２５ｄは、当該端末２０と他の端末２０，２０，・・・との間、当該端末２０と管理用コンピュータ３０との間でデータの通信を行うものである。例えば、通信制御手段２５ｄは、第一ファイル変換手段３５ｃで得られたPostScriptファイルを管理用コンピュータ１０に送信する。
【００４４】
次に、管理用コンピュータ３０の構成について説明する。管理用コンピュータ３０は、図２（ｂ）に示すように、データベース（データ格納手段）３１と、帳票テーブル記憶手段３２と、通信制御手段３３と、第二ファイル変換手段３４と、ファイル管理手段３５とを備える。データベース３１には、メインフレーム１０や各端末２０，２０，・・・で作成された複数の帳票についての各種ファイルが格納されている。また、帳票テーブル記憶手段３２には、所定の帳票テーブルが記憶されている。この帳票テーブルについては後に詳述する。通信制御手段３３は、当該管理用コンピュータ３０と各端末２０，２０，・・・との間、当該管理用コンピュータ３０とメインフレーム１０との間でデータの通信を行うものである。
【００４５】
第二ファイル変換手段３４は、各端末２０からPostScriptファイルが送られた場合、当該PostScriptファイルに含まれる帳票固有情報及び印刷管理情報の内容に基づいて帳票管理情報と帳票属性情報とを作成すると共に、当該PostScriptファイルに含まれる印刷用スプールファイルの内容を表す部分のデータを、帳票データファイルに変換するものである。
【００４６】
この第二ファイル変換手段３４が作成する帳票管理情報は、当該帳票を管理する上で必要となる管理用名称及び管理日付に関する情報を含むものである。具体的に、第二ファイル変換手段３４は、各端末２０からPostScriptファイルが送られた場合、そのPostScriptファイルにおける各レコード中のキーワードを手がかりとして、そのPostScriptファイルに含まれる帳票固有情報及び印刷管理情報の内容を取得する。その後、第二ファイル変換手段３４は、その帳票固有情報に帳票名に関する情報が含まれていれば、当該帳票名を管理用名称として設定し、一方、その帳票固有情報に帳票名に関する情報が含まれていなければ、印刷管理情報に含まれる文書名を管理用名称として設定する。そして、その帳票固有情報に日付に関する情報が含まれていれば、当該日付を管理日付として設定し、一方、その帳票固有情報に日付に関する情報が含まれていなければ、印刷管理情報に含まれる印刷処理日を管理日付として設定する。また、帳票管理情報には、管理用名称及び管理日付に関する情報の他に、帳票固有情報に含まれるプリンタ識別子、印刷元アプリケーション、仕分キーに関する情報も含まれる。
【００４７】
また、第二ファイル変換手段３４が作成する帳票属性情報は、帳票の種類に応じて共通する内容の情報である。かかる帳票の種類に応じて共通する内容の情報としては、印刷用紙のサイズ及び向きに関する情報が該当する。具体的に、第二ファイル変換手段３４は、PostScriptファイルに含まれる印刷管理情報の内容を解析し、印刷用紙に関する情報を取得することにより、帳票属性情報を作成する。
【００４８】
第二ファイル変換手段３４で得られる帳票データファイルは、各印刷ページについての、罫線データと印字内容が行毎に記述された印字データとを含んで構成される。すなわち、この帳票データファイルは、メインフレーム１０から出力される印刷用スプールファイルのファイル形式に類似したファイル形式で作成されている。図６に帳票データファイルの内容の一例を示す。ここで、図６では、図５に示すPostScriptファイルを変換して得られる帳票データファイルの例を示している。
【００４９】
実際、第二ファイル変換手段３４は、次のようにして帳票データファイルを作成する。すなわち、まず、第二ファイル変換手段３４は、図５に示すようなPostScriptファイルに含まれる印刷用イメージデータの内容を表す部分（第三データ部分Ｃ）において上から順番に各レコードを読み込み、１ページ分のデータを取得する。次に、第二ファイル変換手段３４は、その１ページ分のデータについて上から順番に各レコードの内容を解析する。具体的に、第二ファイル変換手段３４は、当該レコードが文字データの内容を表していれば、その文字データの内容である文字コード及び位置データ（ＸＹ座標データ）に基づいて、どのような文字をどの位置に印字するのかを認識する。このとき、その文字の印字位置は、ＸＹ座標による表現から、行位置及び列位置による表現に変換される。第二ファイル変換手段３４は、当該レコードが罫線データの内容を表していれば、その罫線データの内容に基づいて、罫線の種類とその始点及び終点を認識する。但し、罫線についての始点と終点の位置はそれぞれ、行位置及び列位置による表現に変換されず、ＸＹ座標による表現のままで特定される。そして、第二ファイル変換手段３４は、当該レコードがフォントデータの内容を表していれば、そのフォントデータの内容を認識すると共に、当該レコードの行から別のフォントデータの内容が記述されたレコードの行までの間に存在する各レコードに記述された文字等を、その認識した内容のフォントで印字すべきことを決定する。また、第二ファイル変換手段３４は、当該レコードが色データの内容を表していれば、その色データの内容を認識すると共に、当該レコードの行から別の色データの内容が記述されたレコードの行までの間に存在する各レコードに記述された文字等を、その認識した内容の色で印字すべきことを決定する。更に、第二ファイル変換手段３４は、当該１ページ分のデータに基づいて、当該ページにおける行ピッチデータを作成する。
【００５０】
こうして１ページ分のデータの内容を解析した後、第二ファイル変換手段３４は、その解析した結果に基づいて、帳票データファイルの１ページ分のデータを作成する。かかる帳票データファイルの１ページ分のデータは、図６に示すように、行ピッチデータと、罫線データと、行毎の印字データとを含んでいる。罫線データは、当該ページに印字する各罫線についてその種類を表すコードとその始点及び終点を表すＸＹ座標データとを含んで構成されている。また、行毎の印字データは、当該行に印字すべき各文字についてその文字コードとその列位置のデータとを含んで構成されている。ここで、当該行に空白がある場合には、その空白というデータも印字データに含まれる。図６の例では、最初のページにおける１行目の印字データは、文字を印字せずに改行すべきという内容を表しており、その２行目の印字データは、「請求書」という文字を所定の列位置に印字すべきという内容を表している。また、行毎の印字データには、フォントの命令コード、色の命令コードが所定箇所に埋め込まれている。フォントの命令コード・色の命令コードの内容は、その後に他のフォントの命令コード・色の命令コードが現れるまで、有効となる。
【００５１】
その後、第二ファイル変換手段３４は、上記の処理を他のページのデータに対して繰り返すことにより、各印刷ページについて、帳票データファイルの１ページ分のデータを作成する。そして、第二ファイル変換手段３４がそれらのデータを一つのファイルにまとめることにより、帳票データファイルが得られる。第二ファイル変換手段３４で得られた帳票管理情報、帳票属性情報、帳票データファイルはファイル管理手段３５に送られる。
【００５２】
ファイル管理手段３５は、第二ファイル変換手段３４で得られた各帳票についての帳票管理情報、帳票属性情報及び帳票データファイルに基づいて各種のファイルを作成すると共に、当該帳票管理情報の内容にしたがって、その作成した各種ファイル及び当該帳票データファイルをデータベース３１に格納することにより当該帳票を管理するものである。具体的に、ファイル管理手段３５が作成する各種ファイルとしては、帳票設定ファイル、ページインデックスファイル、管理ファイル、行ピッチファイル等がある。ファイル管理手段３５は、帳票属性情報に基づいて帳票設定ファイルを作成する。この帳票設定ファイルは、当該帳票属性情報の内容と同じ内容、すなわち、印刷用紙の大きさ及びサイズに関する情報を含むものである。このため、帳票設定ファイルの内容は、当該帳票の種類と同じ種類の帳票に対しては共通の内容となっている。
【００５３】
本実施形態では、帳票データファイルが印刷ページ毎のデータから構成されていることから分かるように、ファイル管理手段３５はページの概念を用いて各帳票を管理する。このような管理を効率よく行うために、ファイル管理手段３５は、ページインデックスファイル、管理ファイル、行ピッチファイルを作成することにしている。ページインデックスファイルは、当該帳票の各印刷ページの開始位置に関する情報を含むものである。管理ファイルは、当該帳票の総ページ数に関する情報を含むものである。行ピッチファイルは、当該帳票の各印刷ページについての行ピッチデータを含むものである。ファイル管理手段３５は、帳票データファイルの内容に基づいて、これらのファイルを作成する。
【００５４】
また、ファイル管理手段３５は、第二ファイル変換手段３４で得られた帳票管理情報に含まれる管理日付を利用して、当該帳票についての帳票データファイル、ページインデックスファイル、管理ファイル、行ピッチファイルのファイル名を設定する。実際、これらのファイルにはすべて同じファイル名が付され、ファイルの種類を表す拡張子だけが異なる。尚、以下では、帳票データファイル、ページインデックスファイル、管理ファイル、行ピッチファイルについては、それらをまとめて「帳票ファイル群」と称することにする。
【００５５】
更に、ファイル管理手段３５は、帳票ファイル群及び帳票設定ファイルをデータベース３１に格納して登録する処理を行う。具体的に、ファイル管理手段３５は、まず、第二ファイル変換手段３４で得られた帳票管理情報に仕分キーに関する情報が含まれているかどうかを判断する。ファイル管理手段３５は、当該帳票管理情報に仕分キーに関する情報が含まれていない場合には、当該帳票管理情報に含まれる管理用名称をフォルダ名とするフォルダがデータベース３１に既に存在しているかどうかを判断する。そして、ファイル管理手段３５は、そのフォルダ名を有するフォルダがデータベース３１に存在していないと判断すると、そのフォルダ名を有するフォルダをデータベース３１に作成し、その作成したフォルダ内に当該帳票についての帳票ファイル群及び帳票設定ファイルを格納する。一方、ファイル管理手段３５は、そのフォルダ名を有するフォルダがデータベース３１に既に存在していると判断すると、そのフォルダ名を有するフォルダ内に当該帳票についての帳票ファイル群を格納する。すなわち、かかるフォルダには複数の帳票についての帳票ファイル群が含まれることになる。また、この場合、当該帳票についての帳票設定ファイルはそのフォルダ内に格納しない。帳票設定ファイルは帳票の種類に応じて共通の内容を有するものであるので、そのフォルダ内には以前に格納された同じ内容の帳票設定ファイルが既に存在するからである。
【００５６】
また、ファイル管理手段３５は、当該帳票管理情報に仕分キーに関する情報が含まれている場合には、当該帳票管理情報に含まれる管理用名称と仕分キーとで構成される名称をフォルダ名とするフォルダがデータベース３１に既に存在しているかどうかを判断する。ここで、管理用名称と仕分キーとで構成される名称としては、例えば「（仕分キー）＿（管理用名称）」という名称が用いられる。そして、ファイル管理手段３５は、そのフォルダ名を有するフォルダがデータベース３１に存在していないと判断すると、そのフォルダ名を有するフォルダをデータベース３１に作成し、その作成したフォルダ内に当該帳票についての帳票ファイル群及び帳票設定ファイルを格納する。一方、ファイル管理手段３５は、そのフォルダ名を有するフォルダがデータベース３１に既に存在していると判断すると、そのフォルダ名を有するフォルダ内に当該帳票についての帳票ファイル群を格納する。この場合、かかるフォルダには複数の帳票についての帳票ファイル群が含まれることになる。このように、本実施形態では、ファイル管理手段３５は、仕分キーを利用して、各帳票をより細かく分類して管理することができる。
【００５７】
具体的に、ファイル管理手段３５は、データベース３１内でフォルダ構成を階層構造にして、各帳票を管理している。図７はデータベース３１内におけるフォルダ階層構造の一例を示す図である。かかるフォルダ階層構造における最上位の階層には、図７に示すように、「帳票root」というフォルダ名の最上位フォルダが一つだけ設けられている。その最上位フォルダの一つ下の第二階層には、複数のフォルダが設けられている。これら第二階層のフォルダは、各帳票についての帳票ファイル群及び帳票設定ファイルを格納するフォルダである。図７の例では、第二階層に三つのフォルダが設けられており、これら三つのフォルダのフォルダ名はそれぞれ、「請求書」、「見積書」、「ＡＡＡ＿請求書」である。「請求書」のフォルダには、帳票管理情報に仕分キーが含まれていないが、その帳票管理情報に請求書という管理用名称が含まれていた帳票についての帳票ファイル群と帳票設定ファイルとが格納される。「見積書」のフォルダには、帳票管理情報に仕分キーが含まれていないが、その帳票管理情報に見積書という管理用名称が含まれていた帳票についての帳票ファイル群と帳票設定ファイルとが格納される。そして、「ＡＡＡ＿請求書」のフォルダには、帳票管理情報にＡＡＡという仕分キーと請求書という管理用名称が含まれていた帳票についての帳票ファイル群と帳票設定ファイルとが格納される。図７の例では、「請求書」のフォルダには一つの帳票についての帳票ファイル群及び帳票設定ファイルが格納されている。このうち帳票ファイル群における各ファイルの名称はそれぞれ、「20061120130000．データ」、「20061120130000．ページ」、「20061120130000．管理」、「20061120130000．ピッチ」である。ここで、ファイルの名称のうち最初の１４桁の数字は、当該帳票の管理日付を表している。すなわち、その管理日付は、２００６年１１月２０日１３時００分００秒である。そして、それら１４桁の数字の次のドットに続く文字列が拡張子を表している。図７では、拡張子の内容を容易に理解できるように拡張子を日本語で示している。この帳票ファイル群における四つのファイルは、上から順に、帳票データファイル、ページインデックスファイル、管理ファイル、そして、行ピッチファイルである。
【００５８】
また、ファイル管理手段３５は、帳票の登録処理が終了したとき、当該帳票についての帳票管理情報にプリンタ識別子が含まれているかどうかを判断する。プリンタ識別子が含まれていると判断すると、ファイル管理手段３５は、そのプリンタ識別子で特定される印刷装置から当該帳票を印刷する処理を実行する。ファイル管理手段３５は、かかる印刷処理が終了すると、自動印刷指示による印刷が実行された旨の情報を当該帳票についての管理ファイルに書き込む。
【００５９】
ところで、上述したように、帳票作成手段２１の中には、それを用いて作成された帳票を印刷する際に文書名を常に同じに設定するという機能を有するものがある。例えば、Web対応ＥＲＰパッケージ製品「GRANDIT」がこれに該当する。このような特定の帳票作成手段２１で作成された帳票を管理用コンピュータ３０に登録する場合、帳票固有情報入力画面上で帳票名を入力しなかったとすると、管理用コンピュータ３０は、当該帳票の種類がどのようなものであっても同じフォルダを作成し、そのフォルダの中に当該帳票を格納することになる。すなわち、同一のフォルダ内に、請求書や見積書等が一緒に格納されてしまうことになり、各種の帳票を体系的に管理することができなくなる。本実施形態では、このような状況が生じないように、第二ファイル変換手段３４は、帳票が上記の機能を有する特定の帳票作成手段２１で作成されたものであるかどうかを判断し、そのような帳票作成手段２１で作成されたものであると判断したときに、その帳票の管理用名称を適切な名称に自動的に設定する名称自動設定機能を備えている。
【００６０】
いま、かかる第二ファイル変換手段３４による名称自動設定機能について説明する。本実施形態では、上記のような特定の帳票作成手段２１で作成された帳票を管理用コンピュータ３０に登録する場合、帳票固有情報入力画面における印刷元アプリケーションの欄には、当該帳票作成手段２１の名称がデフォルトで入力される。このため、ユーザが帳票固有情報入力画面上で何らのデータを入力しなくても、当該帳票の帳票固有情報には少なくとも印刷元アプリケーションに関する情報が含まれている。第二ファイル変換手段３４は、端末２０からPostScriptファイルが送られた場合、当該PostScriptファイルに含まれる帳票固有情報を取得するが、このとき、その帳票固有情報に帳票名に関する情報が含まれていなければ、その帳票固有情報に含まれる印刷元アプリケーションとして、上記特定の帳票作成手段２１が指定されているかどうかを判断する。そして、上記特定の帳票作成手段２１が指定されていると判断すると、帳票テーブル格納手段２０に格納されている帳票テーブルを参照して、当該帳票の管理用名称を決定する。ここで、帳票テーブルには、文字列と管理用名称との対応関係が定められている。例えば、文字列「○□△」に対しては「納品書」、文字列「×◎◇」に対しては「見積書」、・・・というような対応関係が定められている。一般に、帳票のフォーマットはその種類に応じて決まっているので、帳票の種類はその最初の部分の内容から容易に判断することができる。帳票テーブルで定義する各文字列には、帳票の種類毎に決まっているその最初の部分の文字列が用いられている。具体的に、第二ファイル変換手段３４は、当該PostScriptファイルに含まれる印刷用スプールファイルの内容を表す部分のデータについて、その最初の部分にある文字列の内容を認識する。そして、その認識した内容の文字列に一致する帳票テーブル内の文字列を見つけ出し、その見つけ出した文字列に対応する管理用名称を特定する。第二ファイル変換手段３４は、こうして特定した名称を当該帳票の管理用名称として、帳票管理情報を作成する。これにより、本実施形態では、上記特定の帳票作成手段２１で作成されたどんな種類の帳票も、同一のフォルダ内に一緒に格納されてしまうという状況を回避することができる。
【００６１】
以上、各端末２０で作成された帳票を管理用コンピュータ３０に登録する処理について説明したが、ここで、メインフレーム１０で作成された帳票を管理用コンピュータ３０に登録する処理についても簡単に説明する。一般に、メインフレーム１０では、帳票のデータは、罫線データと別個に管理されている。このため、メインフレーム１０で作成された帳票を管理用コンピュータ３０に登録する場合には、当該帳票のデータと関連付けて登録すべき罫線データを指定する必要がある。この指定は所定の設定画面上で行われる。また、その設定画面上で当該帳票についての帳票管理情報及び帳票属性情報が入力される。その後、メインフレーム１０は、当該帳票のデータから作成された印刷用スプールファイルと、当該帳票のデータ（当該印刷用スプールファイル）に関連付けられた罫線データと、上記設定画面上で入力された帳票管理情報及び帳票属性情報とを、管理用コンピュータ３０に送信する。ここで、メインフレーム１０から送られる印刷用スプールファイルは、罫線データを含まない点を除いて上述した帳票データファイルのファイル形式と同じファイル形式で作成されている。管理用コンピュータ３０のファイル管理手段３５は、メインフレーム１０から送られた当該帳票についての印刷用スプールファイル、罫線データ、帳票管理情報及び帳票属性情報に対して、各端末２０で作成された帳票を登録する場合と同様の処理を行い、当該帳票についての各種ファイルをデータベース３１に格納して管理する。但し、罫線データは独立のファイルとして取り扱われ、当該印刷用スプールファイルと関連付けてデータベース３１に登録される。
【００６２】
このように、本実施形態の電子帳票システムを利用すると、各端末２０で作成された帳票もメインフレーム１０で作成された帳票も、管理用コンピュータ３０のデータベース３１で一括して管理することができる。
【００６３】
次に、本実施形態の電子帳票システムにおいて、各端末２０で作成された帳票を管理用コンピュータ３０のデータベース３１に登録する処理の手順について説明する。図８は本実施形態の電子帳票システムにおいて各端末２０で作成された帳票を管理用コンピュータ３０のデータベース３１に登録する処理の手順を説明するためのフローチャート、図９は各端末２０の第一ファイル変換手段２５ｃによる変換処理の手順を説明するためのフローチャート、図１０は管理用コンピュータ３０の第二ファイル変換手段３４による変換処理の手順を説明するためのフローチャートである。
【００６４】
まず、ユーザは、帳票作成手段２５ａの印刷機能を利用して、今回登録しようとする帳票についての印刷画面を表示装置２２の画面上に表示させる。次に、ユーザは、その印刷画面において、帳票の出力先として第一ファイル変換手段２５ｃを指定し、「プロパティ」のボタンを押す。すると、帳票作成手段２５ａの印刷機能は、「プロパティ」のボタンが押された旨の指令を第一ファイル変換手段２５ｃに送る。第一ファイル変換手段２５ｃは、かかる指令を受け取ると、所定の帳票固有情報入力画面を表示装置２２の画面上に表示する。ユーザは、この帳票固有情報入力画面上で帳票固有情報を入力する（Ｓ１）。ここでは、説明を簡単にするため、ユーザが帳票固有情報として当該帳票の帳票名及び日付に関する情報のみを入力したものとする。
【００６５】
帳票固有情報を入力した後、ユーザが印刷画面において「印刷実行」のボタンを押すと、帳票作成手段２５ａの印刷機能は、当該帳票のデータをスプールファイル作成手段２５ｂに送る。そして、スプールファイル作成手段２５ｂは、当該帳票のデータに基づいて印刷管理情報と印刷用スプールファイルとを作成する（Ｓ２）。その作成された印刷管理情報及び印刷スプールファイルは第一ファイル変換手段２５ｃに送られる。
【００６６】
第一ファイル変換手段２５ｃは、スプールファイル作成手段２５ｂから当該帳票についての印刷管理情報及び印刷用スプールファイルが送られると、所定の変換処理を行う（Ｓ３）。この第一ファイル変換手段２５ｃによる変換処理は、図９に示す処理フローにしたがって行われる。具体的に、第一ファイル変換手段２５ｃは、まず、スプールファイル作成手段２５ｂから送られた当該帳票についての印刷管理情報及び印刷用スプールファイルを取得すると共に、帳票固有情報入力画面で入力された当該帳票についての帳票固有情報を取得する（Ｓ１１）。次に、第一ファイル変換手段２５ｃは、その取得した印刷管理情報及び帳票固有情報に含まれる各情報を、PostScriptデータに変換する（Ｓ１２）。この変換された各PostScriptデータは所定のファイルに書き込まれる。その後、第一ファイル変換手段２５ｃは、印刷用スプールファイルの内容をPostScriptデータに変換してその変換結果を上記のファイルに書き込む旨の命令と共にその印刷用スプールファイルをPostScriptドライバに出力する（Ｓ１３）。こうして、PostScriptドライバがその印刷用スプールファイルの変換・書込処理を行うことにより、当該帳票についての帳票固有情報、印刷管理情報及び印刷用スプールファイルが、一つのPostScriptファイルに変換される（Ｓ１４）。その後、通信制御手段２５ｄは、第一ファイル変換手段２５ｃで得られたPostScriptファイルを管理用コンピュータ３０に送信する（Ｓ４）。
【００６７】
次に、端末２０から管理用コンピュータ３０にPostScriptファイルが送られると、管理用コンピュータ３０の第二ファイル変換手段３４は、所定の変換処理を行う（Ｓ５）。この第二ファイル変換手段３４による変換処理は、図１０に示す処理フローにしたがって行われる。具体的に、第二ファイル変換手段３４は、まず、当該PostScriptファイルに含まれる帳票固有情報及び印刷管理情報の内容に基づいて、帳票管理情報と帳票属性情報とを作成する（Ｓ２１）。ここでは、帳票固有情報に含まれる帳票名、日付をそれぞれ、管理用名称、管理日付とする帳票管理情報が作成される。次に、第二ファイル変換手段３４は、PostScriptファイルに含まれる印刷用スプールファイルの内容を表す部分のデータのうち、１ページ分のデータを取得する（Ｓ２２）。そして、第二ファイル変換手段３４は、その取得した１ページ分のデータの内容を解析した後（Ｓ２３）、その解析結果に基づいて帳票データファイルの１ページ分のデータを作成する（Ｓ２４）。ここで、帳票データファイルの１ページ分のデータには、行ピッチデータと、罫線データと、行毎の印字データとが含まれている。その後、第二ファイル変換手段３４は、各印刷ページに対して、上記ステップＳ２２、Ｓ２３、Ｓ２４の処理を繰り返す（Ｓ２５）。こうして得られたすべてのデータを一つのファイルにまとめることにより、帳票データファイルが得られる（Ｓ２６）。
【００６８】
次に、ファイル管理手段３５は、第二ファイル変換手段３４で得られた当該帳票についての帳票管理情報、帳票属性情報及び帳票データファイルに基づいて各種ファイルを作成する処理を行う（Ｓ６）。具体的に、各種ファイルとしては、帳票設定ファイル、ページインデックスファイル、管理ファイル、行ピッチファイルが作成される。このとき、ファイル管理手段３５は、当該帳票管理情報に含まれる管理日付を利用して、帳票ファイル群における各ファイルのファイル名を設定する。これにより、これらのファイルにはすべて同じファイル名が付され、ファイルの種類を表す拡張子だけが異なることになる。
【００６９】
その後、ファイル管理手段３５は、当該帳票管理情報に含まれる管理用名称をフォルダ名とするフォルダが未だデータベース３１内に存在していなければ、そのファイル名を有するフォルダをデータベース３１内に作成する。そして、ファイル管理手段３５は、当該帳票管理情報に含まれる管理用名称をフォルダ名とするフォルダ内に、当該帳票データファイルとステップＳ６で作成された各種ファイルとを格納することにより、当該帳票をデータベース３１に登録する（Ｓ７）。
【００７０】
本実施形態の電子帳票システムでは、各端末の帳票作成手段で作成された帳票を管理用コンピュータに登録する場合、各端末においては、スプールファイル作成手段が帳票についての印刷管理情報とその帳票の印刷イメージを表す印刷用スプールファイルとを作成した後、第一ファイル変換手段がその帳票についての印刷管理情報及び印刷用スプールファイルと帳票固有情報入力画面で入力された当該帳票についての帳票固有情報とを一つのPostScriptファイルに変換し、各端末から管理用コンピュータへはPostScriptファイルという共通形式のファイルが送られる。これにより、各端末の帳票作成手段がどのようなファイル形式の帳票データを作成するとしても、第一ファイル変換手段の機能を当該端末に付加するために帳票作成手段を個別にカスタマイズする必要はなく、しかも、管理用コンピュータは、各端末で作成された帳票、具体的にはWindows上で動作するアプリケーションプログラム（オープン系の基幹業務システムを含む。）を用いて作成された帳票を取り込んで一括管理することができる。また、管理用コンピュータの第二ファイル変換手段はPostScriptファイルを帳票データファイルに変換するが、この帳票データファイルは、一般のメインフレームで作成された帳票を登録する際にメインフレームから出力されるスプールファイルのファイル形式に類似したファイル形式となっている。このため、管理用コンピュータは、各端末で作成された帳票に加えて、メインフレームで作成された帳票をも一括管理することが可能である。
【００７１】
また、本実施形態では、第一ファイル変換手段を、当該端末にプリンタドライバとして組み込んでいる。これにより、各端末の帳票作成手段を個別にカスタマイズすることなく、第一ファイル変換手段の機能を各端末に容易に付加することができる。しかも、各端末の帳票作成手段で作成された帳票に対する印刷画面上で帳票の出力先として第一ファイル変換手段を選択するだけで、当該帳票を管理用コンピュータに登録する処理を開始させることができるので、帳票登録の際の操作を誰でも簡単に行うことができる。
【００７２】
また、本実施形態では、各端末で作成された帳票を管理用コンピュータに登録する際には当該帳票についての帳票固有情報を入力することができ、管理用コンピュータは、その帳票固有情報に基づいて作成される帳票管理情報の内容にしたがって、当該帳票についての帳票データファイルのファイル名を設定すると共にその帳票データファイルを格納するフォルダを決定する。これにより、帳票を登録しようとするユーザは、所望の内容の帳票固有情報を入力して、当該帳票についての帳票データファイルのファイル名や、その帳票データファイルを格納するフォルダを任意に設定することができる。
【００７３】
更に、本実施形態では、第二ファイル変換手段は、帳票管理情報を作成する場合、帳票固有情報に帳票名に関する情報が含まれていれば、当該帳票名を管理用名称として設定し、帳票固有情報に帳票名に関する情報が含まれていなければ、印刷管理情報に含まれる文書名を管理用名称として設定すると共に、帳票固有情報に日付に関する情報が含まれていれば、当該日付を管理日付として設定し、帳票固有情報に日付に関する情報が含まれていなければ、印刷管理情報に含まれる印刷処理日を管理日付として設定する。これにより、ユーザが帳票を登録する際に帳票固有情報を入力しなかったとしても、管理用コンピュータは当該帳票を適切に登録・管理することができる。
【００７４】
尚、本発明は上記の実施形態に限定されるものではなく、その要旨の範囲内において種々の変形が可能である。
【００７５】
本発明の目的は、上述した実施形態の装置の機能を実現するソフトウェアのプログラムコード（実行形式を含む）を、その全体あるいは一部を記録した記録媒体により、本実施形態の装置に供給し、その装置のコンピュータ（又はＣＰＵ、ＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムコードを読み出して、動作の全部あるいは一部を実行することによっても達成されることは言うまでもない。この場合、記録媒体から読み出されたプログラムコード自体が本実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記録した記録媒体は本発明を構成することになる。
【００７６】
プログラムコードを供給するための記録媒体としては、ＲＯＭ、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード等を用いることができる。さらに、通信回線を介してダウンロードすることによってプログラムコードを供給するようにしてもよいし、ＪＡＶＡ（登録商標）などの技術を利用してプログラムコードを供給して実行するようにしてもよい。
【００７７】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、本実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって本実施形態の機能が実現される場合も本発明に含まれることは言うまでもない。
【００７８】
更に、記録媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータが接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって本実施形態の機能が実現される場合も本発明に含まれることは言うまでもない。
【００７９】
加えて、本発明はコンピュータに上記の実施形態の装置の機能を実現させるためのプログラムを含むプログラム・プロダクトであってもよい。ここで、プログラム・プロダクトというのは、コンピュータ・プログラムだけでなく、プログラムを記録した記録媒体あるいはコンピュータを含むものである。
【産業上の利用可能性】
【００８０】
以上説明したように、本発明の電子帳票システムでは、各端末の帳票作成手段で作成された帳票を管理用コンピュータに登録する場合、各端末においては、スプールファイル作成手段が帳票についての印刷管理情報とその帳票の印刷イメージを表す印刷用スプールファイルとを作成した後、第一ファイル変換手段がその帳票についての印刷管理情報及び印刷用スプールファイルと所定の入力画面で入力された当該帳票についての帳票固有情報とを一つのPostScriptファイルに変換し、各端末から管理用コンピュータへはPostScriptファイルという共通形式のファイルが送られる。これにより、各端末の帳票作成手段がどのようなファイル形式の帳票データを作成するとしても、第一ファイル変換手段の機能を当該端末に付加するために帳票作成手段を個別にカスタマイズする必要はなく、しかも、管理用コンピュータは、各端末で作成された帳票を取り込んで一括管理することができる。また、管理用コンピュータの第二ファイル変換手段はPostScriptファイルを帳票データファイルに変換するが、この帳票データファイルは、一般のメインフレームで作成された帳票を登録する際にメインフレームから出力されるスプールファイルのファイル形式に類似したファイル形式となっている。このため、管理用コンピュータは、各端末で作成された帳票に加えて、メインフレームで作成された帳票をも一括管理することが可能である。したがって、本発明は、各種のアプリケーションプログラムを用いて作成された帳票を電子的に保管して管理する電子帳票システムに用いるのに好適である。
【図面の簡単な説明】
【００８１】
【図１】本発明の一実施形態である電子帳票システムの概略構成図である。
【図２】（ａ）はその電子帳票システムの各端末の概略ブロック図、（ｂ）はその電子帳票システムの管理用コンピュータの概略ブロック図である。
【図３】帳票固有情報入力画面の一例を示す図である。
【図４】印刷用スプールファイルの印刷イメージの一例を示す図である。
【図５】PostScriptファイルの内容の一例を示す図である。
【図６】帳票データファイルの内容の一例を示す図である。
【図７】データベース内におけるフォルダ階層構造の一例を示す図である。
【図８】本実施形態の電子帳票システムにおいて各端末で作成された帳票を管理用コンピュータのデータベースに登録する処理の手順を説明するためのフローチャートである。
【図９】各端末の第一ファイル変換手段による変換処理の手順を説明するためのフローチャートである。
【図１０】管理用コンピュータの第二ファイル変換手段による変換処理の手順を説明するためのフローチャートである。
【符号の説明】
【００８２】
１０  メインフレーム
２０  端末
２１  入力装置
２２  表示装置
２３  印刷装置
２４  記憶部
２５  中央処理装置
２５ａ  帳票作成手段
２５ｂ  スプールファイル作成手段
２５ｃ  第一ファイル変換手段
２５ｄ  通信制御手段
３０  管理用コンピュータ
３１  データベース（データ格納手段）
３２  帳票テーブル記憶手段
３３  通信制御手段
３４  第二ファイル変換手段
３５  ファイル管理手段
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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