(57)【要約】【課題】文書を管理する際に、その管理目的と文書内に含まれるキーワードを結び付けて文書管理をする際に、その管理目的に合ったキーワードを効率的に、且つ正しく設定するための文書管理キーワード抽出システムを提供する。【解決手段】クライアントコンピュータ２と、サーバ１と、データベース３とを備え、あるフォルダ（例えばＡとする）の中に、同じ管理目的で管理する複数のファイルを格納し、ファイル内の各出現場所毎に、ｎ文字連続した文字列を抽出する。ｎは自然数を設定可能とし、これらをフォルダＡに格納されたすべてのファイル（ｂ，ｃ，ｄ）に対して行い、文字列とその出現場所が上記のファイルすべてに共通なものがあれば、それをフォルダＡの管理目的に合ったキーワードとして抽出して記録するシステム。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
クライアントコンピュータと、サーバと、データベースとを備え、あるフォルダの中に、同じ管理目的で管理する複数のファイルを格納し、前記複数のファイル内の各出現場所毎に、ｎ文字（ｎは自然数）の連続した文字列を抽出し、前記フォルダに格納されたすべてのファイルに対して、前記複数のファイル内の各前記出現場所毎に、前記ｎ文字の連続した文字列の抽出を行い、前記文字列とその前記出現場所がすべての前記複数のファイルに共通なものを検出し、検出した文字列とその出現場所を前記フォルダの前記管理目的に合ったキーワードとして抽出し記録することを特徴とする文書管理キーワード抽出システム。
【請求項２】
前記フォルダに格納された前記複数のファイル以外のファイルに対して、前記キーワードの出現場所に対して文字列検索を行い、抽出したキーワードと出現個所が合致するファイルを検出し、合致したファイルを、前記フォルダの管理目的で管理すべきファイルとして警告をし、管理すべきファイルをフォルダに移動又はコピーする請求項１に記載の文書管理キーワード抽出システム。
【請求項３】
前記フォルダに新たに加えられたファイルに、抽出したキーワードが該当する出現場所にない場合に、抽出したキーワードを該当する出現場所に記載して、警告する請求項２に記載の文書管理キーワード抽出システム。
【請求項４】
新たに加えられた前記ファイルが、読取専用ファイルで書き込みが出来ない場合には警告をする請求項３に記載の文書管理キーワード抽出システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理キーワード抽出システムに関し、特に管理目的に従って管理すべき文章から管理目的に合ったキーワードをより詳しく抽出してこのキーワードを用いて文書を効率的に正しく管理できる文書管理キーワード抽出システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
情報システム内に存在する膨大な量の電子文書の中から、ある管理目的に従って管理するべき文書を自動的に選別する場合がある（例えば、特許文献１を参照）。
【特許文献１】特開平６−１８７３７３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
このように、ある管理目的に従って管理するべき文書を自動的に選別する過程では、キーワードを設定してそのキーワードを含む文書を選別する仕組みを利用する場合に、このキーワードが個人の主観等によって適切に設定することができず、また管理者はどういったキーワードを設定すればよいかがわからないために、必要な文書が確実に選別できない場合がある。
【０００４】
本発明は、文書を管理する際に、その管理目的と文書内に含まれるキーワードを結び付けて文書管理をする際に、その管理目的に合ったキーワードを効率的に、且つ正しく設定するための文書管理キーワード抽出システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
本発明は、クライアントコンピュータと、サーバと、データベースとを備え、あるフォルダの中に、同じ管理目的で管理する複数のファイルを格納し、前記複数のファイル内の各出現場所毎に、ｎ文字（ｎは自然数）の連続した文字列を抽出し、前記フォルダに格納されたすべてのファイルに対して、前記複数のファイル内の各前記出現場所毎に、前記ｎ文字の連続した文字列の抽出を行い、前記文字列とその前記出現場所がすべての前記複数のファイルに共通なものを検出し、検出した文字列とその出現場所を前記フォルダの前記管理目的に合ったキーワードとして抽出し記録する文書管理キーワード抽出システムである。
【０００６】
また、本発明は、前記フォルダに格納された前記複数のファイル以外のファイルに対して、前記キーワードの出現場所に対して文字列検索を行い、抽出したキーワードと出現個所が合致するファイルを検出し、合致したファイルを、前記フォルダの管理目的で管理すべきファイルとして警告をし、管理すべきファイルをフォルダに移動又はコピーする文書管理キーワード抽出システムである。
【０００７】
そして、本発明は、前記フォルダに新たに加えられたファイルに、抽出したキーワードが該当する出現場所にない場合に、抽出したキーワードを該当する出現場所に記載して、警告する文書管理キーワード抽出システムである。
【０００８】
更に、本発明は、新たに加えられた前記ファイルが、読取専用ファイルで書き込みが出来ない場合には警告をする文書管理キーワード抽出システムである。
【発明の効果】
【０００９】
本発明の文書管理キーワード抽出システムによれば、これまではキーワードの設定は個人の経験等に依存して設定されるケースが多かったが、同じ管理目的下にある複数のファイルに対して、キーワードとなりうる文字列を出現場所と組み合わせてキーワードとすることで、より詳細なキーワードの抽出が可能になり、管理目的に合ったキーワードを効率的に、且つ正しく設定することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
本発明を実施するための最良の形態を説明する。
本発明の文書管理キーワード抽出システムの実施例について、図面を用いて説明する。図１は、実施例の文書管理キーワード抽出システムのシステム構成図である。
【００１１】
図１に示すように、本実施例の文書管理キーワード抽出システムは、複数台のクライアントコンピュータ２と、管理者又は利用者４側のサーバ１を備えている。各クライアントコンピュータ２は、サーバ１に対してファイルの保存ができる。サーバ１は、フォルダ内のすべてのファイルに共通したキーワードを抽出し、抽出されたキーワードをデータベース３に記録することができる。サーバ１は、システム内に他の管理すべきファイルがある場合やフォルダ内のファイルに適切なキーワードがない場合には、管理者または利用者４に対して警告を発するようになっている。
【００１２】
本実施例の文書管理キーワード抽出システムは、文書管理キーワード抽出方法を実行することで、これまでのキーワード設定においては個人の経験等に依存して設定されるケースが多かったが、同じ管理目的下にある複数のファイルに対して、キーワードとなりうる文字列を出現場所と組み合わせてキーワードとすることができ、より詳細なキーワードの抽出が可能になる。
【００１３】
本実施例の文書管理キーワード抽出システムにおける処理手順の一例を説明する。まず、（１）同じ管理目的で管理する複数のファイルを同じフォルダに格納する。図２（Ａ）は、フォルダＡに複数のファイルｂ，ｃ，ｄを格納する例を示している。ファイルｂ，ｃ，ｄは、同じ管理目的で管理する管理対象ファイルである。次に、（２）各ファイルの出現場所毎にｎ文字連続した文字列を抽出する。図２（Ｂ）は、ファイルｂから抽出したキーワードとその出現場所の例を示している。
【００１４】
次に、（３）フォルダＡに格納されたすべてのファイルに対して上記（２）の手順を行う。図２（Ｃ）は、ファイルｃにおけるキーワードと出現場所の例を示している。図２（Ｄ）は、ファイルｄにおけるキーワードと出現場所の例を示している。
【００１５】
次に、（４）フォルダＡ内のすべてのファイルに共通の文字列とその出現場所を抽出する。図２（Ｅ）は、フォルダＡ内のすべてのファイルｂ，ｃ，ｄに共通の文字列（キーワード）とその出現場所の例である。
【００１６】
本実施例において、文書を管理する際に、その管理目的と文書ファイル内に含まれるキーワードを結び付けて管理する仕組みにおいて、その目的に合ったキーワードを効率的に、より詳しく且つ正しく設定することができる。具体的には、ある管理目的に合ったｎ個（ｎ：自然数）の文書ファイルを一つのフォルダに入れて、それらの文書ファイルのすべてに共通したキーワードと出現場所との組み合わせを見つけて、それを管理目的に合ったキーワードとして登録する。出現場所とは、図２（Ａ）〜図２（Ｅ）に例示するように、ヘッダ、メタデータや、フッタ、テンプレート、本文（何行目か、またその行のなかで何文字目か）を指す。
【００１７】
ここで、実施例におけるフォルダＡ内のすべてのファイルｂ，ｃ，ｄに共通した文字列とその出現場所の抽出手順の一例を説明する。図３は、実施例の文書管理キーワード抽出システムにおける抽出手順の説明図である。抽出手順は、ステップＳ１〜Ｓ４を有する。ステップＳ１では、図２（Ａ）の処理（１）に例示するように、管理目的を設定して、その管理目的に合った文書のファイルｂ、ｃ、ｄを１つのフォルダＡ内に保存する。ステップＳ２では、図２（Ｂ）の（２）の処理に例示するように、図２（Ａ）の（１）の処理のフォルダＡ内のファイルｂに対して、ｎ文字連続の文字列（キーワード）５０とその出現場所５１を抽出する。
【００１８】
ステップＳ３では、図２（Ａ）の処理（１）のフォルダＡ内のすべてのファイルｃ、ｄに対して、図２（Ｃ）、（Ｄ）に示すように、それぞれ処理を行う。すなわち、図２（Ｃ）に示すように、ｎ文字連続の文字列（キーワード）５２とその出現場所５３を抽出し、図２（Ｄ）に示すように、ｎ文字連続の文字列（キーワード）５４とその出現場所５５を抽出する。ステップＳ４では、フォルダＡ内のすべてのファイルｂ、ｃ、ｄについての共通の文字列（キーワード）６０とその出現場所６１を抽出することで、抽出処理は終了する。
【００１９】
次に、図２（Ｆ）に戻り、（５）フォルダＡ以外にファイルｅに、上記処理（４）で抽出した文字列が該当出現場所に存在した場合に、管理者に通報する。
【００２０】
次に、（６）フォルダＡに新たなファイルが生成・移動された場合に、該当出現場所にキーワードがあるかを確認し、該当出現場所にキーワードがない場合には書き込む。図２（Ｇ）は、フォルダＡに新たなファイルが生成・移動された場合に、該当出現場所にキーワードがあるかを確認して、該当出現場所にキーワードが無い場合には書き込みを行い、この際に書き込めない場合には管理者に通報する例を示す。
【００２１】
本実施例における他のファイルｅの存在確認手順について説明する。図４は、実施例の文書管理キーワード抽出システムにおける他のファイルｅの存在確認処理手順の説明図である。ファイルｅの存在確認手順は、ステップＳ１０〜Ｓ１６を有する。ステップＳ１０では、図２（Ｆ）の処理（５）において、フォルダＡ内以外のファイルｅに対して、図２（Ｅ）の処理（４）により抽出した文字列（キーワード）が、該当出現場所に存在しているかを確認する。
【００２２】
ステップＳ１１では、文字列（キーワード）が該当出現場所に存在していない場合には、確認手順を終了するが、文字列（キーワード）が該当出現場所に存在している場合には、ステップＳ１２において、管理者に通報して、ステップＳ１３では、ファイルｅをフォルダＡに移動するかまたはコピーする設定かどうかを判断して、移動またはコピーをするのでない場合には確認手順を終了する。移動またはコピーをする場合には、ステップＳ１４において、ファイルｅを移動するかまたはコピーする。ステップＳ１５では、ファイルｅを移動またはコピーが可能であると、確認手順を終了するが、ファイルｅを移動またはコピーが可能でない場合にはステップＳ１６では、管理者に通報をして確認手順を終了する。
【００２３】
次に、実施例における新たなファイルｆの書き込み手順の一例について説明する。図５は、実施例の文書管理キーワード抽出システムにおける他のファイルへの書き込み手順の説明図である。図５の新たなファイルへの書き込み手順は、ステップＳ２０〜Ｓ２４を有する。ステップＳ２０では、図２（Ｇ）の処理（６）において、フォルダＡ内に生成または移動された新たなファイルｅに対して、図２（Ｅ）の処理（４）における文字列（キーワード）が該当出現場所に存在するかを確認する。
【００２４】
ステップＳ２１では、文字列（キーワード）が該当出現場所が存在する場合に、書き込み手順を終了し、ステップＳ２２では、文字列（キーワード）が該当出現場所が存在しない場合には、そのファイルｆがフォルダＡに書き込めるかどうかを判断して、読取専用ファイルで書き込みが出来ない場合には、ステップＳ２３において管理者に通報して書き込み手順を終了する。ファイルｆがフォルダＡに書き込める場合には、ステップＳ２４では、文字列（キーワード）を該当出現個所に書き込んで、書き込み手順を終了する。
【００２５】
ところで、実施例では、次のように文書管理キーワード抽出を行うことが好ましい。
［１］まず前提として、キーワードにならない文字列をデータベースとして作成する。このキーワードとならない文字列とは、辞書等に記載されている指示語や、ひらがなやカタカナから構成される意味をなさない文字列である。これらの文字列は利用者の設定によって適宜キーワードにならない文字列のリストからはずすことができるようにする。また利用者の設定によってキーワードとならない文字列を追加できるようにする。
【００２６】
［２］図２（Ｂ）の処理（２）を実施する際に、文字列から自然文を抽出する技術を併用すると、候補となるキーワードを絞ることができるので、より確かなキーワード抽出が行える。
【００２７】
［３］図２の処理（１）〜（６）を実施するが、図２（Ｂ）の処理（２）と図２（Ｃ）の処理（３）を実施する際に、上記［１］で作成したキーワード候補とならない文字列のデータベースに照らし合わせる。この作業を行うことで、キーワードとなる文字列をある程度絞ることができる。
【００２８】
［４］図２（Ｂ）の処理（２）を実施する際に、ｎの値は大きい数字から順に小さくしていくことで、キーワードを絞りやすく出来る。ｎの初期値は本発明を実行する際にあらかじめ設定しておくことにするが、現実的には８〜１０前後の値から開始することが望ましいと考えている。
【００２９】
［５］図２（Ｃ）の処理（３）を実施する際に、フォルダＡ内にあまり多くのファイルが存在すると、すべてに共通のキーワードが見つかりにくくなる。一方、ファイルの数が少なすぎると、候補となるキーワードが多くなりすぎる可能性もある。よって実際には、好ましくは図２に例示するように管理目的に厳格に適したファイルを３〜４つ選び、キーワードの出現場所もメタデータやヘッダ、フッタなど限られた場所に限定した上で、徐々にファイルの数を増やしてキーワードの候補場所も広げていく。
【００３０】
［６］図２の処理（１）〜（４）は、フォルダＡ内のファイルが増減するたびに随時実施し、適切なキーワード候補とその場所の組み合わせが維持できるようにメンテナンスしていくことが望ましい。
【００３１】
［７］図２（Ｆ）の処理（５）を実施する際に、システム内のファイルが多いと検索するのに時間がかかる。そこで、最初はすべてのファイルに対して検索を行うが、次回からは最初の実行時から変更があったファイルや追加されたファイルに対してのみ検索を行うことで、検索時間の短縮を図ることができる。
【００３２】
図２（Ｇ）の処理（６）において、新たな文書ファイルｅを作成する際に、新たな文書ファイルｅを、以前作成した文書ファイルをコピーして作成すると、その以前作成した際のメタデータが引き継がれてしまい、場合によってはある顧客に他の顧客の名称がついたものを提出してしまう場合がある。これはメタデータは通常意識しないために起こってしまう現象であるが、本発明を利用することで、新たな文書ファイルｅをフォルダに格納する際に、指定されたメタ情報を強制的に書き込むことができるので、こういった問題を回避することが出来る。
【００３３】
実施例の文書管理キーワード抽出システムでは、あるフォルダ（例えばＡとする）の中に、同じ管理目的で管理する複数のファイルを格納し、ファイル内の各出現場所毎に、ｎ文字連続した文字列を抽出する。ｎは自然数を設定可能とし、これらをフォルダＡに格納されたすべてのファイル（図示例ではｂ，ｃ，ｄの３つとする）に対して行い、文字列とその出現場所が上記のファイルすべてに共通なものがあれば、それをフォルダＡの管理目的に合ったキーワードとして抽出して記録する。これにより、これまではキーワードの設定は個人の経験等に依存して設定されるケースが多かったが、同じ管理目的下にある複数のファイルに対して、キーワードとなりうる文字列を出現場所と組み合わせてキーワードとすることで、より詳細なキーワードの抽出が可能になり、管理目的に合ったキーワードを効率的に、且つ正しく設定することができる。
【００３４】
また、実施例の文書管理キーワード抽出システムでは、フォルダＡに格納されたファイル以外のファイル（図示例ではファイルｅとする）に対しても、キーワードの出現場所に対して文字列検索を行い、前記抽出したキーワードと出現個所が合致するファイルがあれば、そのファイルｅもフォルダＡの管理目的で管理すべきファイルとして警告し、可能であれば、そのファイルをフォルダＡに移動又はコピーするが、これはあらかじめ設定された内容に基づくものとする。これにより、フォルダに格納されたファイル以外のファイルであっても、管理目的に合ったキーワードを効率的に、且つ正しく設定することができる。
【００３５】
そして、実施例の文書管理キーワード抽出システムでは、フォルダＡに新たに加えられたファイル（図示例ではｆとする）に、前記抽出したキーワードが該当する出現場所にない場合には、このキーワードを該当する出現場所に記載して警告し、仮にファイルｆが読取専用ファイルで書き込みが出来ない場合は警告する。これにより、フォルダに対して新たに加えられたファイルであっても、管理目的に合ったキーワードを効率的に、且つ正しく設定することができる。
【００３６】
以上実施例を説明したが、本発明は、上記実施例に限定されず、特許請求の範囲を逸脱しない範囲で、種々の変形例を採用できる。
【図面の簡単な説明】
【００３７】
【図１】実施例の文書管理キーワード抽出システムのシステム構成図。
【図２】実施例の文書管理キーワード抽出システムの説明図。
【図３】実施例の文書管理キーワード抽出システムにおける抽出手順の説明図。
【図４】実施例の文書管理キーワード抽出システムにおける他のファイルの存在確認の説明図。
【図５】実施例の文書管理キーワード抽出システムにおける新たなファイルへの書き込み手順の説明図。
【符号の説明】
【００３８】
１  管理者側のサーバ
２  クライアントコンピュータ
３  データベース
４  管理者又は利用者
Ａ  フォルダ
ｂ、ｃ、ｄ  フォルダＡのファイル
ｅ  フォルダＡ以外のファイル
ｆ  新たなファイル
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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