(57)【要約】【課題】印刷又はコピーなどによって生成した文書の複製物の管理を容易にし、さらに文書の履歴の一元管理をする文書管理装置及び文書管理方法を提供する。【解決手段】文書情報を格納する文書管理データベースと、文書が有する無線タグのリーダライタ及びサーバとの通信装置とを有するプリンタ、コピー機、シュレッダ、破棄箱、ゲートを備え、印刷、複写、破棄、移動を行う度にこれらの各装置がサーバと情報を送受信し、サーバはこの情報に基づいて文書管理データベースを更新する。無線タグは文書を溶解することにより回収し、初期化するとともに初期化情報をサーバに送信し、無線タグを管理するデータベースを更新することにより再利用することもできる。【選択図】図１
2008033533.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
無線タグを利用した文書管理方法であって、
文書が有する無線タグから文書情報を読み込み又は前記無線タグに文書情報を書き込む無線タグリーダライタを備える文書破棄装置が、文書に関する情報を格納する文書管理データベースと接続するサーバに、文書破棄完了時に破棄完了信号を送信する破棄完了信号送信ステップと、
前記サーバが前記文書管理データベースに文書の破棄完了情報を格納する破棄完了情報格納ステップと、
を有することを特徴とする無線タグを利用した文書管理方法。
【請求項２】
無線タグを利用した文書管理方法であって、
プリンタが文書を印刷するときに無線タグを文書に貼付するとともにこの貼付された無線タグに文書情報を書き込み、印刷終了情報を前記サーバに送信し、前記サーバが文書の印刷終了の信号を受信したとき前記文書管理データベースに文書の印刷終了情報を書き込む印刷終了情報書き込みステップと、
コピー機が複写元の文書の無線タグから読み込んだ文書情報に基づいて前記サーバにコピー可否を問い合わせ、前記サーバが前記文書管理データベースからコピー可否情報を読み込み、コピーの可否を前記コピー機に送信し、前記コピー機から文書のコピー終了の信号を受信したとき前記文書管理データベースに文書のコピー終了情報を格納するコピー終了情報格納ステップと、
をさらに有することを特徴とする請求項１記載の無線タグを利用した文書管理方法。
【請求項３】
前記サーバが破棄期限を超過した文書があるかについて前記文書管理データベースを定期的に検索し、破棄期限を超過した文書がある場合には、前記サーバがその文書の管理責任者に文書の破棄の督促を行うメールを送信する督促ステップをさらに有することを特徴とする請求項１または請求項２に記載の無線タグを利用した文書管理方法。
【請求項４】
前記文書破棄装置がシュレッダであることを特徴とする請求項１から請求項３のいずれかに記載の無線タグを利用した文書管理方法。
【請求項５】
前記文書破棄装置が破棄箱であることを特徴とする請求項１から請求項３のいずれかに記載の無線タグを利用した文書管理方法。
【請求項６】
無線タグを利用した文書管理方法であって、
前記プリンタが、文書を印刷するときに無線タグを文書に貼付するとともにこの貼付された無線タグに文書情報を書き込み、印刷終了情報を前記サーバに送信し、前記サーバが文書の印刷終了の信号を受信したとき前記文書管理データベースに文書の印刷終了情報を格納する印刷終了情報格納ステップと、
前記コピー機が複写元の文書の無線タグから読み込んだ文書情報に基づいて前記サーバにコピー可否を問い合わせ、前記サーバが前記文書管理データベースからコピー可否情報を読み込み、コピーの可否を前記コピー機に送信し、前記コピー機から文書のコピー終了の信号を受信したとき前記文書管理データベースに文書のコピー終了情報を格納するコピー終了情報格納ステップと、
文書が有する無線タグから文書情報を読み込み又は前記無線タグに文書情報を書き込む無線タグリーダライタを備える破棄箱が文書の無線タグから文書情報を読み出し、前記廃棄箱への文書投入時に破棄完了信号を前記サーバに送信し、前記サーバが前記破棄完了信号を受信したとき前記文書管理データベースに破棄完了情報を格納する破棄箱破棄完了情報格納ステップと、
文書回収業者の有する無線タグリーダライタが文書から回収した無線タグを初期化するとともに、回収業者端末が無線タグ初期化完了信号を前記サーバに送信し、前記サーバが無線タグを管理するデータベースを更新する初期化完了情報格納ステップと、
を有することを特徴とする無線タグを利用した文書管理方法。
【請求項７】
文書が有する無線タグから文書情報を読み込み又は前記無線タグに文書情報を書き込む無線タグリーダライタを備える前記文書破棄装置と、
文書に関する情報を格納する前記文書管理データベースと、
前記文書破棄装置から文書の破棄完了信号を受信したとき、前記文書管理データベースに文書の破棄完了情報を書き込む前記サーバと、
を備えることを特徴とする無線タグを利用した文書管理装置。
【請求項８】
文書に無線タグを貼付する無線タグ貼付部とこの貼付された無線タグから文書情報を読み込み又は前記無線タグに文書情報を書き込む無線タグリーダライタとを備えるプリンタと、
複写元の文書の無線タグから文書情報を読み込み又は前記無線タグに文書情報を書き込む無線タグリーダライタと複写した文書に無線タグを貼付する無線タグ貼付部とこの貼付された無線タグから文書情報を読み込み又は前記無線タグに文書情報を書き込む無線タグリーダライタとを備えるコピー機と、
をさらに有することを特徴とする請求項７記載の無線タグを利用した文書管理装置。
【請求項９】
前記文書破棄装置がシュレッダであることを特徴とする請求項７又は請求項８に記載の無線タグを利用した文書管理装置。
【請求項１０】
前記文書破棄装置が破棄箱であることを特徴とする請求項７又は請求項８に記載の文書管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、無線タグを利用した文書管理装置及び文書管理方法に係り、特に文書をこれに付した無線タグを利用して追跡し、データベースによってその追跡記録を一元管理する文書管理方法及び文書管理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来のデータベースを用いた機密文書の管理システムは、印刷などによって生成した複製物、具体的には紙などの印刷物の管理は、データベースにコピー、持ち出し、破棄などの履歴情報を入力するのに手間がかかり、実質上管理が困難であるという問題点があった。
【０００３】
この問題に関する従来技術には以下のものがある。特許文献１には、データベースにより印刷する者又はコピーする者の認証、および複製物へのウォーターマークの印刷を行うシステムに関する技術が記載されている。また、特許文献２には無線タグにより文書の移動を管理する技術が記載されている。さらに、特許文献３にはプリンタ用紙に無線タグを設け、プリンタの近傍に無線タグのリーダを設置し、ユーザーの持つ無線タグをこのリーダが読み込み、印刷物毎に許可された者だけが印刷物を受け取れるように構成した技術が記載されている。
【０００４】
しかし、いずれの技術も複製物をその生成から、持ち出し等の移動、コピーなどの再複製、シュレッダ等による破棄までの管理を容易にするものではなく、これらの履歴情報の一元管理が困難であるという問題点を解決できるものではない。
【特許文献１】特開２００４−２８０２２７号公報
【特許文献２】特開２００４−１５２２５８号公報
【特許文献３】特開２００４−２８８００４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
本発明は上記のような問題点に鑑みてなされたものであり、印刷又はコピーなどによって生成した文書の管理を容易にし、さらに文書の印刷から破棄までの履歴を一元管理することが可能な文書管理装置及び文書管理方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
この目的を達成するために、請求項１の文書管理方法は無線タグを利用した文書管理方法であって、文書が有する無線タグから文書情報を読み込み又は無線タグに文書情報を書き込む無線タグリーダライタを備える文書破棄装置が、文書に関する情報を格納する文書管理データベースと接続するサーバに、文書破棄完了時に破棄完了信号を送信する破棄完了信号送信ステップと、サーバが文書管理データベースに文書の破棄完了情報を格納する破棄完了情報格納ステップと、を有することを特徴とする。
【０００７】
また、請求項７の文書管理方法は文書が有する無線タグから文書情報を読み込み又は無線タグに文書情報を書き込む無線タグリーダライタを備える文書破棄装置と、文書に関する情報を格納する文書管理データベースと、文書破棄装置から文書の破棄完了信号を受信したとき、文書管理データベースに文書の破棄完了情報を書き込むサーバと、を備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【０００８】
本発明の文書管理装置及び文書管理方法によれば、無線タグを用いて文書の履歴をデータベースにより管理し、印刷又はコピーなどによって生成した文書をその生成から破棄までを確実に追跡管理することができ、機密文書の管理が容易となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
以下、本発明の実施形態について図面を用いて説明する。
【００１０】
なお、本発明において無線タグリーダライタは無線タグから情報を読み込む装置又は無線タグに情報を書き込む装置、又は情報の読み込みと書き込みを両方行う装置を含むものとする。
【００１１】
＜実施形態１＞
本実施形態の特徴の一つは、破棄する文書を、無線タグリーダライタを備えたシュレッダによって裁断し、このシュレッダが裁断を終了した旨の信号をサーバに送信し、サーバは当該の文書の裁断が完了した旨の情報をデータベースに格納することにより、文書の印刷から破棄までを一元管理することにある。
【００１２】
図１は本発明の第１の実施形態の文書管理装置の構成例を表した図である。
【００１３】
本発明の実施形態１の文書管理装置は、文書の履歴等の文書管理情報を格納する文書管理データベース（以下、データベースを単にＤＢと呼ぶ。）と、無線タグに格納された情報を読み書きする無線タグリーダライタ１０４と印刷紙に無線タグを貼付する無線タグ貼付部１０５と通信装置とを有するプリンタ１０３と、無線タグリーダライタ１０９と無線タグ貼付部１１０と通信装置とを有するコピー機１０８と、無線タグリーダライタ１１４と通信装置とを有し、無線タグを裁断できるシュレッダ１１３と、ゲート型無線タグリーダライタ１２１と、コンピュータ端末１２２と、これらと通信可能なサーバ１０１とを備える。
【００１４】
ここで、プリンタ１０３とコピー機１０８とは印刷とコピーとを一つの装置で行う複合機であってもよい。
【００１５】
符号１０６はプリンタ１０３により印刷された文書であり、無線タグ１０７を有する。符号１１１はコピー機１０８により印刷された文書であり、無線タグ１１２を有する。符号１１５はシュレッダ１１３により裁断される文書であり、無線タグ１１６を有する。無線タグは紙に貼付されていても、紙に埋め込まれていてもよい。上記の無線タグは文書の長手方向であって、シュレッダ１１３によって裁断される文書の後の端部に位置している。
【００１６】
ここで、文書とは情報を印刷した紙などの媒体を意味し、文書データとは紙に印刷する前のあるいは印刷した電子データを意味する。
【００１７】
文書管理ＤＢ１０２は、文書データ毎に固有に振られた文書ＩＤと、コピーの可否を示すコピー可否情報と、持ち出し可能範囲を示す持ち出し可否情報と、コピーした日時及び部数及びコピーした者に固有に振られる識別番号及びコピーの部単位に固有に振られたコピー識別番号を含むコピー情報と、ゲート型無線タグリーダライタ１２１を通過した日付および時間及びゲート型無線タグリーダライタ１２１ごとに固有に振られるゲート番号を含む通過情報と、破棄予定日及び破棄日時を含む破棄情報と、を格納するがこれらに限られるものではない。文書データ自体は文書管理ＤＢ１０２に格納しても別のデータベースに格納してもよい。
【００１８】
文書管理ＤＢ１０２に格納されているデータは、各文書の追跡管理以外の用途に用いることもできる。たとえば、破棄期限を文書管理ＤＢ１０２に格納し、サーバ１０１が破棄期限を過ぎた文書を検索し、文書の所持者に対して破棄の督促の信号あるいは電子メールを送るように構成することもできる。
【００１９】
なお、文書情報とは文書を識別するために必要な情報であり、上記の文書ＩＤを含むが、これに限定されるわけではなく、作成日時、作成者、コピー可否などの情報を付加することができるものとする。
【００２０】
ここで、無線タグとは無線通信可能な記憶媒体を意味し、通常アンテナとＩＣチップを有する。無線タグはさらに計算機能を持っていてもよい。無線タグは、望ましくは携帯可能な大きさであるが、微小なものであってもよい。無線タグはＲＦＩＤ（Ｒａｄｉｏ  Ｆｒｅｑｕｅｎｃｙ  Ｉｄｅｎｔｉｆｉｃａｔｉｏｎ）と呼ばれることもある。
【００２１】
図２は本発明の第１の実施形態におけるプリンタ１０３を模式的に表した図である。印刷用紙はストッカ２０１から順に印刷機構２０２に送られ、矢印の経路を通って排紙口２０５から排紙される。その経路の途中に、無線タグを印刷紙に貼付する無線タグ貼付機構２０３と、無線タグと通信し、情報を読み書きする無線タグリーダライタ２０４を備える。無線タグがあらかじめ紙に埋め込まれている印刷紙だけを利用する場合には無線タグ貼付機構２０３は設けなくてもよい。プリンタ１０３は図示しない制御部を有する。
【００２２】
利用者がコンピュータ端末１２２から文書データの印刷を指示すると、サーバ１０１は印刷指示された文書の文書情報を基に文書管理ＤＢ１０２を検索し、印刷の可否を判定し、印刷が可能な場合のみ印刷を許可する。プリンタ１０３は印刷が許可された場合には印刷中に文書１０６の無線タグ１０７に文書情報を書き込むとともに、サーバ１０１に印刷された旨及び印刷指示者の識別番号及び印刷日時などの印刷情報を送信する。この印刷情報を受信したサーバ１０１は受信した印刷情報を文書管理ＤＢ１０２に格納する。
【００２３】
図３は本発明の第１の実施形態におけるコピー機１０８を模式的に表した図である。コピー用紙はストッカ３０１から順に印刷機構３０２に送られ、矢印の経路を通って排紙口から排紙される。その経路の途中に無線タグを印刷紙に貼付する無線タグ貼付機構３０３と、無線タグと通信し、情報を読み書きする複写文書用無線タグリーダライタ３０４を備える。無線タグがあらかじめ紙に埋め込まれている印刷紙だけを利用する場合には無線タグ貼付機構３０３は設けなくてもよく、無線タグを有する印刷紙だけに印刷できるように構成してもよい。符号３０７は複写元の紙であり、無線タグ３０８を有する。符号３０６は複写元の無線タグを読み書きする複写元用無線タグリーダライタである。符号３０５は撮像機構である。コピー機１０８は図示しない制御部と利用者の所有する無線タグから利用者毎に固有に振られた利用者ＩＤを読み込むＩＤリーダを有する。
【００２４】
利用者が文書をコピーしようとするとき、コピー機１０８は文書の無線タグから文書情報を読み込み、利用者が所有する無線タグから利用者ＩＤを読み込み、サーバ１０１に送信する。サーバ１０１はこれらの情報を基に文書管理ＤＢ１０２を検索し、コピーの可否を判定し、判定結果をコピー機１０８に送信する。コピー機１０８はコピー可能な旨の信号を受信した場合のみコピーを行う。コピーした場合には複写物の無線タグに文書情報を書き込むとともに、コピーした旨のコピー情報をサーバ１０１に送信する。サーバ１０１はコピー情報を文書管理ＤＢ１０２に格納する。具体的内容は図７及び図８の説明において述べる。
【００２５】
図４は本発明の第１の実施形態におけるシュレッダ１１３を模式的に表した図である。用紙投入路の先にはカッター４０１があり、このカッター４０１は無線タグをも裁断する。用紙投入路は用紙を検出する紙検出センサ４０２と、無線タグリーダライタ４０３を備える。用紙投入路の先端にはシャッタ４０７が設けられており、裁断していないときにはこのシャッタ４０７は閉じられている。符号４０５は裁断する用紙であり、無線タグ４０６を有する。シュレッダ１１３はメッセージを表示する表示部４０８を備えていてもよい。シュレッダ１１３は図示しない制御部を有する。
【００２６】
本実施形態においては、無線タグは文書の長辺方向の端部に位置している。従って、無線タグが設けられている部分を先に裁断した場合、残部が不正に持ち出される可能性がある。このリスクを避けるためにシュレッダ１１３には無線タグが設けられていない方の辺から投入するようにする。図９の説明において詳細を述べる。なお、上記シャッタ４０７は、文書が無線タグの設けられている辺からシュレッダ１１３に投入されることを回避ための装置の一つであるが、回避方法はこれに限られるものではない。
【００２７】
なお、文書破棄装置とは文書を読み取り不可能にする装置をいい、シュレッダ１３３と後述の破棄箱１１７を含むものとする。
【００２８】
実施形態におけるゲート型無線タグリーダライタ１２１を説明する。ボード部にはアンテナまたはコイルが設けられており、通過する無線タグと通信することができる。このゲート型無線タグリーダライタ１２１は文書の持ち出しを制限ないし禁止する区画の出入り口に設置される。ゲート型無線タグリーダライタ１２１は、無線タグを有する印刷物が通過した場合には、その無線タグと通信し文書情報を読み取る。次に、ゲート型無線タグリーダライタ１２１はその文書情報をサーバ１０１に送信する。文書情報を受信したサーバ１０１は、受信した文書情報に基づき文書管理ＤＢ１０２を検索し、持ち出しの可否を読み込む。持ち出しが禁止されている場合には、受信したサーバ１０１は持ち出し禁止信号をゲート型無線タグリーダライタ１２１に送信する。持ち出し禁止信号を受信したゲート型無線タグリーダライタ１２１はアラームを鳴らす。また、無線タグを有する文書がゲート型無線タグリーダライタ１２１を通過した場合には、通過した日付、時間、ゲート番号などの通過情報をゲート型無線タグリーダライタ１２１がサーバ１０１に送信し、通過情報を受信したサーバ１０１は文書管理ＤＢ１０２に通過情報を書き込む。
【００２９】
図５は本発明の第１の実施形態における文書破棄督促処理を表したフローチャートである。ステップＳ５０１において、サーバ１０１は定期的に文書管理ＤＢ１０２を、破棄期限を超過した文書があるか検索する。破棄期限を超過した文書がなければ処理を終了する。ステップＳ５０２において、サーバ１０１は検索された破棄期限を超過した文書の管理責任者に文書破棄の督促をメールなどの手段を用いて督促する。ステップＳ５０３において、サーバ１０１は文書管理ＤＢ１０２に文書破棄の督促をした履歴を格納する。
【００３０】
図６は本発明の第１の実施形態における文書を表した図である。符号６０１及び６０２は無線タグである。図示したように、無線タグは符号６０１のように横向きに配置しても符号６０２のように縦向きに配置してもよい。無線タグは文書の長手方向の一方の端部６０３ａに配置する。無線タグが配置される範囲６０３は文書の長手方向の長さ６０４の２０％以内であることが望ましい。
【００３１】
図７は本発明の第１の実施形態におけるコピー機１０８による複写処理を表したフローチャートである。ステップＳ７０１において、コピー機１０８の制御部は複写元用無線タグリーダライタ３０６が複写元文書の無線タグを検知したか判定する。検知した場合には無線タグから文書情報を読み込み、ステップＳ７０２に進む。検知しない場合にはステップＳ７０８に進む。
【００３２】
ステップＳ７０８において、コピー機１０８の制御部は図示しない表示装置又は図示しない音声発生装置に無線タグを提示するよう催促の表示をさせ又は音声を流させる。次に、ステップＳ７０９において、コピー機１０８の制御部は複写元用無線タグリーダライタ３０６が複写元文書の無線タグを検知したか判定する。検知した場合には無線タグから文書情報を読み込みステップＳ７０２に進む。検知しない場合には処理を終了する。
【００３３】
ステップＳ７０２において、コピー機１０８の制御部は利用者の所有する無線タグから利用者ＩＤを検知したか判定する。検知した場合には利用者ＩＤを読み込み、ステップＳ７０３に進む。検知しない場合にはステップＳ７１０に進む。
【００３４】
ステップＳ７１０において、コピー機１０８の制御部は図示しない表示装置又は図示しない音声発生装置に利用者ＩＤを提示するよう催促の表示をさせ又は音声を流させる。次に、ステップＳ７１１において、コピー機１０８の制御部は利用者の所有する無線タグから利用者ＩＤを検知したか判定する。検知した場合には利用者ＩＤを読み込み、ステップＳ７０３に進む。検知しない場合には処理を終了する。
【００３５】
ステップＳ７０３において、コピー機１０８の制御部はステップＳ７０１及びステップＳ７０２において読み込んだ文書情報と利用者ＩＤをサーバ１０１に送信してコピーの可否を問い合わせる。これらの情報を受信したサーバ１０１は文書管理ＤＢ１０２を、文書情報を基に検索し、その利用者が当該の文書をコピーする権限を持つか否か、及び当該の文書はコピーが許可されているかを判定し、判定結果をコピー機１０８に送信する。
【００３６】
ステップＳ７０４において、コピー機１０８の制御部はコピー許可の信号を受信したかを判定する。コピー許可の信号を受信した場合にはステップＳ７０５に進む。受信しない場合にはステップＳ７１２において、コピー機１０８の制御部は図示しない表示装置又は図示しない音声発生装置にコピー拒否の表示をさせ又は音声を流させ、処理を終了する。
【００３７】
ステップＳ７０５において、コピー機１０８が文書を複写中に、コピー機１０８の無線タグ貼付機構３０３はコピーである複写した文書に無線タグを貼付する。ここで、あらかじめ無線タグを有するコピー紙に複写する場合には、無線タグの貼付処理を省略できる。
【００３８】
ステップＳ７０６において、コピー機１０８の複写文書用無線タグリーダライタ３０４は複写した文書の無線タグに文書情報を書き込む。ここで、複写した文書の無線タグに書き込む文書情報は、文書管理ＤＢ１０２に格納されている文書情報の項目の他、複写元の文書に固有に振られた資料管理番号および複写した文書に固有に振られた文書識別ＩＤ又は複写した文書自体の文書データを書き込むように構成してもよい。
【００３９】
ステップＳ７０７において、コピー機１０８の制御部は複写元の文書の文書情報と複写した文書の文書情報をサーバ１０１に送信する。サーバ１０１は文書の複写に関するこれらの文書情報を受信したとき、文書管理ＤＢ１０２の更新処理を行う。
【００４０】
図８は本発明の第１の実施形態におけるコピー機１０８による複写処理の際のサーバ１０１の処理を表したフローチャートである。ステップＳ８０１において、サーバ１０１はコピー機１０８からコピー可否問い合わせの信号を受信したか監視する。コピー機１０８から上記信号を受信した場合にはステップＳ８０２に進む。受信しない場合にはステップＳ８０１に戻って監視を続ける。ステップＳ８０２において、サーバ１０１は受信した文書情報に基づいて文書管理ＤＢ１０２を検索する。
【００４１】
ステップＳ８０３において、サーバ１０１はステップＳ８０２における検索結果からコピーを許可するか判定する。コピーを許可しない場合には、サーバ１０１はステップＳ８０５においてコピーを不許可とする信号をコピー機１０８に送信し、ステップＳ８０１に戻る。コピーを許可する場合には、サーバ１０１はコピーを許可する旨の信号をコピー機１０８に送信し、ステップＳ８０６に進む。ステップＳ８０６において、サーバ１０１はコピー機１０８からコピー情報を受信したか監視する。コピー情報を受信した場合はステップＳ８０７に進む。受信しない場合にはステップＳ８０６に戻って監視を続ける。ステップＳ８０７において、サーバ１０１はコピー情報を文書管理ＤＢ１０２に格納し、ステップＳ１０８に戻る。
【００４２】
図９は本発明の第１の実施形態におけるシュレッダ１１３による文書の裁断処理を表したフローチャートである。ステップＳ９０１において、シュレッダ１１３の制御部は紙検出センサ４０２が紙を検知したか監視する。紙を検知した場合にはステップＳ９０２に進む。検知しない場合にはステップＳ９０１に戻って監視を続ける。
【００４３】
ステップＳ９０２において、無線タグリーダライタ４０３が無線タグを検知したか監視する。本実施形態においては、無線タグは文書の長辺方向の端部に位置している。従って、裁断する文書の無線タグを検知した場合には、その方向により裁断した場合は文書をほとんど裁断していない段階において無線タグが裁断されてしまう。この場合、裁断途中の文書が外部に持ち出される可能性がある。このようなリスクを回避するため、裁断する文書の無線タグを検知した場合にはステップＳ９０４において逆方向から裁断するようにアラームを鳴らし、ステップＳ９０１に戻る。ここで表示部４０８が設けられている場合にはアラームを鳴らすとともに、あるいはアラームを鳴らす代わりに表示部４０８に文書投入方向を変えるように表示してもよい。無線タグリーダライタ４０３が無線タグを検知しなかった場合にはステップＳ９０３に進む。ステップＳ９０３において、シュレッダ１１３の制御部はシャッタ４０７を開く。
【００４４】
次に、ステップＳ９０５において、シュレッダ１１３の制御部はカッター４０１の回転を開始させ、文書の裁断を開始する。ここで、文書の裁断が完了する前に、無線タグにｋｉｌｌ信号を送信して、無線タグを電子的に無効化してもよい。あるいは、クリアデータを書込み無線タグの情報を消去してもよい。
【００４５】
ここでｋｉｌｌ信号とは、無線タグにその無線タグ自身を電子的に無効化することを指示する信号である。電子的に無効化された無線タグは通信ができなくなり、よってデータの読み書きができなくなる。また、再利用もできなくなる。これに対し、クリア信号は無線タグの情報を消去するだけで物理的な破壊を行わず、再利用が可能である。
【００４６】
次に、ステップＳ９０６において、シュレッダ１１３の制御部は紙検出センサ４０２が紙を検出しているか監視する。裁断する紙を検出しなくなった場合にはステップＳ９０９においてシャッタを閉じて裁断を終了する。紙を検出している場合にはステップＳ９０７に進む。次に、ステップＳ９０７において、シュレッダ１１３の制御部は無線タグリーダライタ４０３が裁断する紙の無線タグを検出したか監視する。無線タグを検出していない場合にはステップＳ９０５に戻る。無線タグを検出した場合には、文書情報を無線タグから読み込み、ステップＳ９０８に進む。裁断する文書から無線タグを検出した場合には、無線タグが裁断する文書の長手方向の一端に位置しているため、当該の文書の裁断はほぼ終了している。
【００４７】
ステップＳ９０８においては、シュレッダ１１３の制御部はステップＳ９０８において読み込んだ文書情報と破棄完了信号をサーバ１０１に送信する。ここで、破棄完了信号とは文書情報とその文書を破棄した旨の情報を含む信号を意味する。破棄完了情報とは文書情報とその文書を破棄した旨の情報を含む情報を意味する。次に、ステップＳ９０９においては、シャッタ４０７を閉じて裁断を終了し、ステップＳ９０１に戻る。
【００４８】
図１０は本発明の第１の実施形態におけるシュレッダ１１３による裁断処理の際のサーバ１０１の処理を表したフローチャートである。ステップＳ１００１において、サーバ１０１はシュレッダ１１３から破棄完了信号を受信したか監視する。シュレッダ１１３から破棄完了信号を受信した場合にはステップＳ１００２に進む。受信しない場合にはステップＳ１００１に戻って監視を続ける。ステップＳ１００２において、サーバ１０１は文書管理ＤＢ１０２にシュレッダ１１３による破棄完了のデータを格納し、ステップＳ１００１に戻る。
【００４９】
以上のように構成することにより、本実施形態においては印刷又はコピーなどによって生成した文書に無線タグを貼付し、プリンタ１０３、コピー機１０８、シュレッダ１１３、ゲート型無線タグリーダライタ１２１に無線タグのリーダライタを設け、文書管理ＤＢ１０２により文書の履歴管理を行う。このため、文書の生成から破棄までを追跡管理することが可能となり、機密文書の管理が容易となる。
【００５０】
＜実施形態２＞
本実施形態の特徴の一つは、破棄する文書を、無線タグリーダライタを備えた破棄箱によって文書全体又は文書の印字部分のトナーを溶解し、この破棄箱が文書の破棄を終了した旨の信号をサーバに送信し、サーバは当該の文書の破棄が完了した旨の情報をデータベースに格納することにより、文書の印刷から破棄までを一元管理することにある。
【００５１】
図１１は本発明の第２の実施形態の文書管理装置の構成例を表した図である。本発明の実施形態２の文書管理装置は、実施形態１の文書管理装置を構成する装置のうちシュレッダ１１３に替えて無線タグリーダライタ１１８と通信装置とを有する破棄箱１１７を備えるものである。符号１１９は破棄箱１１７に投入される文書であり、無線タグ１２０を有する。この無線タグは文書の長手方向であって、破棄箱１１７に投入される文書の後の端部に位置している。
【００５２】
図１２は本発明の第１の実施形態における破棄箱１１７を模式的に表した図である。破棄箱１１７は、用紙投入路の側面に無線タグリーダライタ１２０１を備え、用紙投入路の下方に文書全体又は文書の印字部分のトナーを溶解する溶液１２０４を入れた容器を備える。符号１２０２は破棄する用紙であり、無線タグ１２０３を有する。破棄箱１１７は図示しない制御部を有する。破棄箱１１７は施錠されている。
【００５３】
図１３は本発明の第２の実施形態における破棄箱１１７への文書の投入の際の処理を表したフローチャートである。ステップＳ１３０１において、破棄箱１１７の制御部は無線タグリーダライタ６０１が破棄する文書の無線タグを検知したか監視する。無線タグを検知した場合にはステップＳ１３０２に進む。検知しない場合にはステップＳ１３０２に戻って監視を続ける。ステップＳ１３０２において、破棄箱１１７の制御部は無線タグリーダライタ６０１に破棄する文書の無線タグにｋｉｌｌ信号を送信するように制御する。次に、ステップＳ１３０３において、破棄箱１１７の制御部はサーバ１０１に破棄完了信号を送信し、ステップＳ１３０１に戻る。
【００５４】
図１４は本発明の第１の実施形態における破棄箱１１７への文書の投入の際のサーバ１０１の処理を表したフローチャートである。ステップＳ１４０１において、サーバ１０１は破棄箱から破棄完了信号を受信したか監視する。破棄完了信号を受信した場合はステップＳ１４０２に進む。受信しない場合にはステップＳ１４０１に戻って監視を続ける。ステップＳ１４０２において、サーバ１０１は文書管理ＤＢ１０２に当該の文書の破棄が完了した旨の情報を格納する。
【００５５】
以上のように構成することにより、本実施形態においては印刷又はコピーなどによって生成した文書に無線タグを貼付し、プリンタ１０３、コピー機１０８、破棄箱１１７、ゲート型無線タグリーダライタ１２１に無線タグのリーダライタを設け、文書管理ＤＢ１０２により文書の履歴管理を行う。このため、文書の生成から破棄までを追跡管理することが可能となり、機密文書の管理が容易となる。なお、破棄箱１１７に溶解液を設けず、投入された文書を溶解処理する文書回収業者が投入された文書を回収して溶解するように構成してもよい。
【００５６】
＜実施形態３＞
本発明の第３の実施形態は、無線タグの回収再利用を行う文書管理装置及び文書管理方法である。本実施形態の構成は、実施形態１又は実施形態２の構成に、文書回収業者の有する無線タグリーダライタと、サーバ１０１との通信装置を有するコンピュータ端末である回収業者端末とが加わる。
【００５７】
本実施形態の処理フローにおいては無線タグを破壊せず、回収して再利用することを特徴とする。具体的には、破棄箱１１７に文書を投入した場合にｋｉｌｌ信号を無線タグに送らない。回収業者は文書を溶解することにより文書から無線タグを回収し、回収業者が有する無線タグリーダライタにより無線タグを初期化する。無線タグには固有に振られた無線タグＩＤが記録されており、回収業者は無線タグリーダライタによりこの無線タグＩＤを読み込み、無線タグＩＤと初期化した旨の情報である無線タグ初期化完了信号とをサーバ１０１に回収業者端末を用いて送信する。この情報を受信したサーバは無線タグを管理するデータベースを更新する。初期化された無線タグは所有者に戻される。
【００５８】
以上のように構成することにより、無線タグを再利用することが可能となり、経費の節減が可能となる。
【００５９】
なお、本発明はその技術思想の範囲内において種々変形して実施できることは言うまでもない。
【図面の簡単な説明】
【００６０】
【図１】実施形態１の文書管理装置の構成例を表した図である。
【図２】実施形態１におけるプリンタを模式的に表した図である。
【図３】実施形態１におけるコピー機を模式的に表した図である。
【図４】実施形態１におけるシュレッダを模式的に表した図である。
【図５】実施形態１における文書破棄督促処理のフローチャートである。
【図６】実施形態１における文書に設けられる無線タグの位置を表した図である。
【図７】実施形態１におけるコピー機による複写処理のフローチャートである。
【図８】実施形態１におけるコピー機による複写処理の際のサーバの処理を表したフローチャートである。
【図９】実施形態１におけるシュレッダによる文書の裁断処理を表したフローチャートである。
【図１０】実施形態１におけるシュレッダによる裁断処理の際のサーバの処理を表したフローチャートである。
【図１１】実施形態２の文書管理装置の構成例を表した図である。
【図１２】実施形態２における破棄箱を模式的に表した図である。
【図１３】実施形態２における破棄箱への文書の投入の際の処理を表したフローチャートである。
【図１４】実施形態２における破棄箱への文書の投入の際のサーバの処理を表したフローチャートである。
【符号の説明】
【００６１】
１０１：サーバ、
１０２：文書管理ＤＢ、
１０３：プリンタ、
１０８：コピー機、
１１３：シュレッダ、
１１７：破棄箱、
１２１：ゲート型無線タグリーダライタ、
１２２：コンピュータ端末。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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