(57)【要約】【課題】請求書作成において、作業者の負担の軽減化が図れる印刷システムを提供する。【解決手段】本発明の印刷システムは、顧客毎の請求情報が記憶されている請求ＤＢと、名称データと、住所データと、請求書様式データと、を含む顧客情報が記憶されている顧客ＤＢと、顧客情報の内容に基づいて、請求書の宛名を所定の条件に合致させて印刷するためのレイアウト情報を作成するレイアウト情報作成部１０２と、請求情報と、顧客情報と、作成したレイアウト情報と、に基づいて請求書情報を作成する請求書情報作成部１０３と、顧客情報に含まれる請求書様式データと、請求書情報と、に基づいて、複数種類の印刷媒体の中から一の印刷媒体を選択する印刷媒体選択部１０４と、選択した印刷媒体に請求書情報を印刷させる印刷部１０５と、を備える。【選択図】図９
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
顧客毎の請求情報が記憶されている請求データベースと、
名称データと、住所データと、請求書様式データと、を含む顧客情報が記憶されている顧客データベースと、
請求書を発送すべき顧客に対応する請求情報を前記請求データベースから取得する請求情報取得手段と、
請求書を発送すべき顧客に対応する顧客情報を前記顧客データベースから取得する顧客情報取得手段と、
取得した前記顧客情報に含まれる前記名称データと、前記住所データと、に基づいて、請求書の宛名を所定の条件に合致させて印刷するためのレイアウト情報を作成するレイアウト情報作成手段と、
取得した前記請求情報と、取得した前記顧客情報と、作成した前記レイアウト情報と、に基づいて請求書情報を作成する請求書情報作成手段と、
取得した前記顧客情報に含まれる前記請求書様式データに基づいて、複数種類の印刷媒体の中から一の印刷媒体を選択する印刷媒体選択手段と、
前記選択した印刷媒体に前記請求書情報を印刷する印刷手段と、
を備えることを特徴とする印刷システム。
【請求項２】
前記印刷媒体の種類には、少なくとも、葉書による請求書の発送に対応する第１の印刷媒体と、葉書による請求書の発送に対応し、前記第１の印刷媒体より印刷可能領域が大きい第２の印刷媒体と、封書による請求書の発送に対応する第３の印刷媒体と、があり、
前記顧客情報に含まれる前記請求書様式データが示す請求書の様式が、葉書による請求書の発送に対応する場合、前記印刷媒体選択手段は、前記請求書情報に基づいて、前記第１の印刷媒体、前記第２の印刷媒体又は前記第３の印刷媒体の中から最も適したものを選択する、
ことを特徴とする請求項１に記載の印刷システム。
【請求項３】
前記印刷媒体選択手段は、前記請求書情報の印刷上の表示サイズに基づいて、前記第１の印刷媒体、前記第２の印刷媒体又は前記第３の印刷媒体の中から最も適したものを選択する、
ことを特徴とする請求項２に記載の印刷システム。
【請求項４】
前記顧客情報に含まれる前記請求書様式データが示す請求書の様式と、前記印刷媒体選択手段により選択された印刷媒体に対応する請求書の様式が異なる場合、その旨を当該顧客に通知する通知手段を更に備える、
ことを特徴とする請求項２又は３に記載の印刷システム。
【請求項５】
顧客毎の請求情報が記憶されている請求データベースから請求書を発送すべき顧客に対応する請求情報を取得する請求情報取得工程と、
名称データと、住所データと、請求書様式データと、を含む顧客情報が記憶されている顧客データベースから請求書を発送すべき顧客に対応する顧客情報を取得する顧客情報取得工程と、
取得した前記顧客情報に含まれる前記名称データと、前記住所データと、に基づいて、請求書の宛名を所定の条件に合致させて印刷するためのレイアウト情報を作成するレイアウト情報作成工程と、
取得した前記請求情報と、取得した前記顧客情報と、作成した前記レイアウト情報と、に基づいて請求書情報を作成する請求書情報作成工程と、
取得した前記顧客情報に含まれる前記請求書様式データに基づいて、複数種類の印刷媒体の中から一の印刷媒体を選択する印刷媒体選択工程と、
前記選択した印刷媒体に前記請求書情報を印刷する印刷工程と、
を備えることを特徴とする印刷方法。
【請求項６】
前記印刷媒体の種類には、少なくとも、葉書による請求書の発送に対応する第１の印刷媒体と、葉書による請求書の発送に対応し、前記第１の印刷媒体より印刷可能領域が大きい第２の印刷媒体と、封書による請求書の発送に対応する第３の印刷媒体と、があり、
前記顧客情報に含まれる前記請求書様式データが示す請求書の様式が、葉書による請求書の発送に対応する場合、前記印刷媒体選択工程では、前記請求書情報に基づいて、前記第１の印刷媒体、前記第２の印刷媒体又は前記第３の印刷媒体の中から最も適したものが選択される、
ことを特徴とする請求項５に記載の印刷方法。
【請求項７】
前記印刷媒体選択工程では、前記請求書情報の印刷上の表示サイズに基づいて、前記第１の印刷媒体、前記第２の印刷媒体又は前記第３の印刷媒体の中から最も適したものが選択される、
ことを特徴とする請求項６に記載の印刷方法。
【請求項８】
前記顧客情報に含まれる前記請求書様式データが示す請求書の様式と、前記印刷媒体選択工程で選択された印刷媒体に対応する請求書の様式が異なる場合、その旨を当該顧客に通知する通知工程を更に備える、
ことを特徴とする請求項６又は７に記載の印刷方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、顧客に発送する請求書を作成するための印刷システム及び印刷方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
企業等においては、定期的に、各顧客毎の請求書を作成し、一括して発送するのが一般的である。その際、親展性が確保でき、また、封書に比べ低コストで郵送できる、いわゆる圧着式葉書が多用されている。
【０００３】
また、大量の請求書を発送する企業等においては、通常、手書きではなく、プリンタを使って、電子データとして管理している各顧客への請求情報を所定の印刷媒体に印刷することで請求書を作成している。
【０００４】
従来のこの種の印刷方式では、請求内容を印刷する印刷媒体が、予め決められた請求書の様式に対応するものに固定されていた。そうすると、例えば、決められた請求書の様式が圧着式葉書の場合では、印刷すべき情報量が多いと、複数枚の印刷媒体に印刷してしまい、結局、複数枚の圧着式葉書を封書で郵送しなければならない、といった不都合が生じていた。
【０００５】
また、従来の印刷方式では、請求先（宛名）の印刷において、自動的にその表示態様を調整することができなかった。したがって、宛名の構成文字数が多いと、請求書における宛名の表示許容範囲に収まるように印刷できず、結果として、手書きで対応しなければならない場合もあった。
【０００６】
尚、請求書等の郵送書類を郵送コスト低減の観点から効率的に発送する技術が、特許文献１に提案されているが、上記の不都合を解消する方策については開示乃至示唆がない。
【特許文献１】特開２００４−３０２４９７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
本発明は、上記問題を解決すべくなされたものであり、顧客に発送する請求書を自動的に好適な態様で作成することができ、作業者の負担を大幅に軽減させ得る印刷システム及び印刷方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明に係る印刷システムは、顧客毎の請求情報が記憶されている請求データベースと、名称データと、住所データと、請求書様式データと、を含む顧客情報が記憶されている顧客データベースと、請求書を発送すべき顧客に対応する請求情報を前記請求データベースから取得する請求情報取得手段と、請求書を発送すべき顧客に対応する顧客情報を前記顧客データベースから取得する顧客情報取得手段と、取得した前記顧客情報に含まれる前記名称データと、前記住所データと、に基づいて、請求書の宛名を所定の条件に合致させて印刷するためのレイアウト情報を作成するレイアウト情報作成手段と、取得した前記請求情報と、取得した前記顧客情報と、作成した前記レイアウト情報と、に基づいて請求書情報を作成する請求書情報作成手段と、取得した前記顧客情報に含まれる前記請求書様式データに基づいて、複数種類の印刷媒体の中から一の印刷媒体を選択する印刷媒体選択手段と、前記選択した印刷媒体に前記請求書情報を印刷する印刷手段と、を備えることを特徴とする。
【０００９】
また、本発明に係る印刷方法は、顧客毎の請求情報が記憶されている請求データベースから請求書を発送すべき顧客に対応する請求情報を取得する請求情報取得工程と、名称データと、住所データと、請求書様式データと、を含む顧客情報が記憶されている顧客データベースから請求書を発送すべき顧客に対応する顧客情報を取得する顧客情報取得工程と、取得した前記顧客情報に含まれる前記名称データと、前記住所データと、に基づいて、請求書の宛名を所定の条件に合致させて印刷するためのレイアウト情報を作成するレイアウト情報作成工程と、取得した前記請求情報と、取得した前記顧客情報と、作成した前記レイアウト情報と、に基づいて請求書情報を作成する請求書情報作成工程と、取得した前記顧客情報に含まれる前記請求書様式データに基づいて、複数種類の印刷媒体の中から一の印刷媒体を選択する印刷媒体選択工程と、前記選択した印刷媒体に前記請求書情報を印刷する印刷工程と、を備えることを特徴とする。
【００１０】
上記構成の印刷システム又は印刷方法では、顧客の所望する請求書の様式に対応する印刷媒体が自動的に選択でき、また、請求書の宛名を好適な態様で印刷することができる。
【００１１】
また、上記構成の印刷システム又は印刷方法において、前記印刷媒体の種類には、少なくとも、葉書による請求書の発送に対応する第１の印刷媒体と、葉書による請求書の発送に対応し、前記第１の印刷媒体より印刷可能領域が大きい第２の印刷媒体と、封書による請求書の発送に対応する第３の印刷媒体と、があり、前記顧客情報に含まれる前記請求書様式データが示す請求書の様式が、葉書による請求書の発送に対応する場合には、前記請求書情報に基づいて、前記第１の印刷媒体、前記第２の印刷媒体又は前記第３の印刷媒体の中から最も適したものが選択されるのが好ましい。
【００１２】
上記の場合、前記請求書情報の印刷上の表示サイズに基づいて、前記第１の印刷媒体、前記第２の印刷媒体又は前記第３の印刷媒体の中から最も適したものを選択してもよい。
【００１３】
また、前記顧客情報に含まれる前記請求書様式データが示す請求書の様式と、前記印刷媒体選択手段により選択された印刷媒体に対応する請求書の様式が異なる場合、その旨を当該顧客に通知する通知手段（通知工程）を更に備える構成にしてもよい。
【発明の効果】
【００１４】
以上の如く、本発明によれば、顧客に発送する請求書を自動的に好適な態様で作成することができるので、作業者の負担の大幅な軽減が期待できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
以下、本発明に係る印刷システムの一実施形態について図面を参照して説明する。
【００１６】
図１に示すように、この印刷システムは、印刷装置１と、データベースサーバ２と、これらを接続するイントラネット等のネットワーク３と、から構成される。
【００１７】
印刷装置１は、企業等における請求書の発行業務を行う部門等に設置され、各顧客に発送する請求書の印刷を行う。印刷装置１は、インクジェット方式やレーザ方式等で所定の印刷媒体に印刷を行うプリンタ１０と、該プリンタ１０を制御する印刷制御装置１１と、から構成される。
【００１８】
プリンタ１０には、複数の給紙トレイ（図示せず）が設けられ、印刷制御装置１１からの指示に従い自動的に印刷媒体の種類を切り替えられる構成となっている。本実施形態では、通常の場合、３種類の印刷媒体Ｐ１〜Ｐ３が使用され、それぞれ対応する給紙トレイ（例えば、給紙トレイ１〜３）にセットされている。
【００１９】
印刷媒体Ｐ１及びＰ２は、いわゆる圧着式葉書を構成する印刷媒体である。印刷媒体Ｐ１は、Ａ５判（即ち、通常葉書の略２倍）の大きさを有する、コピー用紙より厚手な上質紙等である。印刷媒体Ｐ１は、図２（ａ）に示すように、片面（Ａ面及びＢ面）に請求書情報（請求書の宛名と、請求内容と、から構成される情報をいう。以下同じ。）が印刷される。印刷媒体Ｐ１のＡ面及び／又はＢ面の全領域又は一部の領域には、所定の加圧式接着剤の層が設けられている。したがって、図２（ｂ）の如くＡ面とＢ面を対向させるように、２つ折りにして、図示しない圧着機により圧着すれば、Ａ面とＢ面が接着する。このようにすれば、印刷媒体Ｐ１で構成された圧着式葉書を成形できる。
【００２０】
印刷媒体Ｐ２は、印刷媒体Ｐ１と同様の材質を有するが、図３に示すように、通常葉書を幅方向（短手方向）に３枚並べた程度の大きさを有する。また、印刷媒体Ｐ２には、両面（即ち、Ａ面及びＢ面並びにＣ面及びＤ面）に亘って請求書情報が印刷される。印刷媒体Ｐ２のＡ面及び／又はＢ面の全領域又は一部の領域、Ｃ面及び／又はＤ面の全領域又は一部の領域には、印刷媒体Ｐ１と同様の加圧式接着剤の層が設けられている。したがって、Ａ面とＢ面、Ｃ面とＤ面を対向させるように、３つ折りにして、図示しない圧着機により圧着すれば、Ａ面とＢ面、Ｃ面とＤ面が接着する。このようにすれば、印刷媒体Ｐ２で構成された圧着式葉書を成形できる。
【００２１】
印刷媒体Ｐ３は、図４に示すようなＡ４判のコピー用紙であり、片面あるいは両面に請求書情報が印刷される。請求書情報が印刷された印刷媒体Ｐ３（即ち、請求書）は、３つ折り等されて長形３号等の定形封筒に入れられて発送される。その際、必要に応じて一の封筒に複数枚の印刷媒体Ｐ３が入れられる場合もある。
【００２２】
プリンタ１０は、以上の印刷媒体Ｐ１〜Ｐ３がセットされる給紙トレイ（給紙トレイ１〜３）のほかに、印刷媒体Ｐ１〜Ｐ３とは異なる印刷媒体をセットするための給紙トレイ（例えば、給紙トレイ４）を備えている。したがって、顧客が所望する請求書の様式に対応する印刷媒体が、印刷媒体Ｐ１〜Ｐ３とは異なる場合であっても、その印刷媒体を給紙トレイ４にセットして請求書情報を印刷すれば、顧客が所望する請求書の様式で発送することができる。
【００２３】
印刷制御装置１１は、図５に示すように、装置本体２０と、入力部３０と、モニタ４０と、を備える。また、装置本体２０は、制御部２１と、記憶部２２と、通信部２３と、を備える。
【００２４】
制御部２１は、当該制御、演算の主体であるマイクロコンピュータと、印刷処理に関する制御用プログラム等が記憶されるＲＯＭと、各種データの一時的な保存等に使用されるＲＡＭ（何れも図示せず）と、をその内部に備え、当該印刷制御装置１１及びプリンタ１０の制御を行う。
【００２５】
記憶部２２は、ハードディスク等の記憶装置から構成され、印刷処理で使用される各種のデータテーブル等が記憶されている。また、データベースサーバ２から取得したデータの一時的な保存等にも使用される。通信部２３は、ネットワークカード等の通信機器を備え、印刷制御装置１１とネットワーク３とを接続し、データベースサーバ２との通信を行う。また、図示しないインターネットに接続し、インターネットに接続する任意の外部機器との通信もできるように構成されている。
【００２６】
入力部３０は、オペレータが操作指令等の入力を行うための入力装置（例えば、キーボードやマウス等）である。モニタ４０は、オペレータからの操作指令等を受け付けるための入力画面や処理結果等を表示する出力装置である。尚、モニタ４０をタッチパネル方式にして、オペレータの指や専用の入力ペン等を使用して操作指令を入力するようにしてもよい。
【００２７】
図１に戻り、データベースサーバ２は、顧客データベース（顧客ＤＢ）２００と、請求データベース（請求ＤＢ）２０１と、様式データベース（様式ＤＢ）２０２と、を備え、印刷制御装置１１からのデータ要求に応答して、顧客ＤＢ２００，請求ＤＢ２０１，様式ＤＢ２０２に格納されている情報を検索し、策出した情報を印刷制御装置１１に提供する。また、外部からの情報に基づいて、顧客ＤＢ２００，請求ＤＢ２０１，様式ＤＢ２０２の情報を更新する。
【００２８】
顧客ＤＢ２００は、顧客に関する情報（顧客情報）が記録されているデータベースである。顧客情報は、図６に示すように、顧客コード、顧客名、顧客事業所名、住所、メールアドレス及び様式コードからなるデータ項目を備えている。「顧客コード」には、データ管理上、顧客を一意に識別するために割り振られた数桁のコード（数値やアルファベット等で構成される。）がテキストデータで格納される。「顧客名」には、顧客の正式名称を示すテキストデータが格納される。「顧客事業所名」には、請求書の受取先を更に特定する必要がある場合に、「○○支店」、「○○支社」、「○○部」等の受取先の詳細を示すテキストデータが格納される。また、顧客における取引関係者（顧客担当者）の氏名等を示すテキストデータも「顧客事業所名」に格納される（例えば、“○○支店  山田”等）。
【００２９】
「住所」には、請求書の発送先の住所を示すテキストデータが格納される。「メールアドレス」には、顧客担当者のパソコン、携帯情報端末、携帯電話等の電子メールアドレスを示すテキストデータが格納される。「様式コード」は、発送する請求書の様式を一意に識別するためのコード（例えば、２桁の数値で構成される。）が、テキストデータあるいはバイナリデータで格納される。「様式コード」の詳細については、後述する。
【００３０】
請求ＤＢ２０１は、顧客が商品を購入した場合や顧客に保守サービスを提供した場合等の代価を請求するための情報（請求情報）が記録されているデータベースである。請求情報は、図７に示すように、顧客コード、合計金額、支払期日、発送状況及び取引明細情報（１〜ｎ）からなるデータ項目を備えている。「合計金額」には、今回（例えば、今月分等）、顧客に請求する金額の合計（例えば、円単位）を示すデータが格納される。「支払期日」には、顧客に対して要求する当該請求に対する支払い期限（月・日）を示すデータが格納される。「発送状況」には、当該請求情報に係る請求書が発送済みであるか否かを示すデータが格納される。本実施形態では、未発送の場合は、“００”が、発送済みである場合は、“０１”を示すデータが格納される。「合計金額」、「支払期日」及び「発送状況」のデータ格納形式は、テキストであってもバイナリであってもよい。
【００３１】
取引明細情報は、請求内容を詳細に示す情報であり、当該請求に係る伝票毎に区分されて（１〜ｎ）データが格納される。取引明細情報は、伝票Ｎｏ．、取引日、商品名、数量、単価、金額及び消費税からなるデータ項目を備えている。「伝票Ｎｏ．」には、当該商品等の取引における伝票に割り振られたユニークな番号を示すデータが格納される。「取引日」には、購入等（注文も含む。以下同じ。）された月・日を示すデータが格納される。「商品名」には、購入等された商品等（提供されたサービスも含む。以下同じ。）の名称や型番を示すテキストデータが格納される。「数量」には、購入等された商品等の数量を示すデータが格納される。「単価」には、商品等の税抜き単価を円単位で示すデータが格納される。「金額」には、「数量」の格納データが示す数と「単価」の格納データが示す金額との乗算値を示すデータが格納される。「消費税」には、「金額」の格納データが示す金額の消費税分の金額を示すデータが格納される。「伝票Ｎｏ．」、「取引日」、「数量」、「単価」、「金額」及び「消費税」のデータ格納形式は、テキストであってもバイナリであってもよい。
【００３２】
様式ＤＢ２０２は、請求書の様式に関する情報が記録されているデータベースである。図８に示すように、様式ＤＢ２０２は、様式コード及び様式名からなるデータ項目を備えたレコードで構成されている。図８において、様式コード“００”の“葉書”は、圧着式葉書を構成する印刷媒体Ｐ１又は印刷媒体Ｐ２を使用した請求書であることを意味する。様式コード“０１”の“汎用”は、印刷媒体Ｐ３を使用した請求書であることを意味する。印刷媒体Ｐ３を使用する請求書は、上述したように、所定の封筒に入れられ、封書にて発送される。
【００３３】
様式コード“０２”以降は、印刷媒体Ｐ１〜Ｐ３を使用しない請求書であることを意味する。例えば、様式コード“０２”の“特殊Ａ”は、Ｂ５判のコピー用紙を使用した請求書であることを意味し、様式コード“０３”の“特殊Ｂ”は、Ｂ６判のコピー用紙を使用した請求書であることを意味する。
【００３４】
印刷装置１の印刷制御装置１１が備える制御部２１は、機能的には、図９に示すように、請求情報取得部１００と、顧客情報取得部１０１と、レイアウト情報作成部１０２と、請求書情報作成部１０３と、印刷媒体選択部１０４と、印刷部１０５と、通知部１０６と、を備える。
【００３５】
請求情報取得部１００は、定周期的（例えば、毎月の所定日時等）あるいはオペレータの指示に応答して起動し、データベースサーバ２から請求書を発送すべき顧客についての請求情報を取得する処理を行う。
【００３６】
顧客情報取得部１０１は、請求情報取得部１００によって取得された請求情報に対応する顧客についての顧客情報をデータベースサーバ２から取得する処理を行う。
【００３７】
レイアウト情報作成部１０２は、顧客情報取得部１０１によって取得された顧客情報を基に、請求書に印刷する宛名の表示態様（レイアウト）についての情報（レイアウト情報）を作成する処理を行う。本実施形態では、請求書の宛名は、住所、顧客名、事業所名で構成される（但し、事業所名については、取得した顧客情報に該当データが含まれている場合にのみ印刷される）。尚、ここでいう宛名には、葉書、封筒のいわゆる宛名面（別納・後納マークを表示する面）に表示される部分は含まない。
【００３８】
レイアウト情報作成部１０２は、顧客情報から顧客名、事業所名（設定されている場合のみ）及び住所についての情報を抽出し、抽出したこれらの情報（テキストデータ）を基に、予め決められたレイアウト条件に従って、印刷する宛名のレイアウト情報を作成する。
【００３９】
本実施形態のレイアウト条件を以下に示す。
（１）文字サイズは、大（例えば、１２ポイント。１ポイントは、約０．３５ｍｍの文字高さ。）と小（例えば、９ポイント）の２種類を使用する。
（２）表示項目は、住所、顧客名、事業所名の順番にする。
（３）事業所名がある場合には、事業所名の後に、事業所名がない場合には、顧客名の後に“様”を付加する。また、“様”が付加された項目（顧客名あるいは事業所名）の構成文字数は、１文字分増加する。
（４）１行当たりの文字数は、文字サイズ大の場合は、２２文字以内であり、文字サイズ小の場合は、３０文字以内とする。
（５）住所と顧客名、顧客名と事業所名との間は改行（行分け）する。
（６）住所は３行以内とし、顧客名と事業所名についてはそれぞれ２行以内とする。また、住所については、郵便番号のみの表示で１行使用する。
（７）文字サイズは大を標準とするが、上記（６）の条件を満たさない場合は、当該項目については文字サイズ小で印刷する。
（８）顧客名、事業所名については、文字サイズを同一にする。
（９）顧客名、事業所名について、文字サイズ小で印刷する場合には、住所についても文字サイズ小で印刷する。
【００４０】
上記のレイアウト条件に従って作成されたレイアウト情報を使用して印刷された宛名の一例を図１０に示す。図１０（ａ）は、住所が２行、顧客名及び事業所名がそれぞれ１行で、何れの項目についても文字サイズ大で印刷されたケースを示す。図１０（ｂ）は、住所が３行、顧客名が１行、事業所名が２行で、何れの項目についても文字サイズ大で印刷されたケースを示す。
【００４１】
図１０（ｃ）は、住所が３行、顧客名及び事業所名がそれぞれ１行で、住所については、文字サイズ小（上記条件（７）参照）、顧客名及び事業所名については、文字サイズ大で印刷されたケースを示す。図１０（ｄ）は、住所が２行、顧客名が１行、事業所名が２行で、何れの項目についても文字サイズ小で印刷されたケースを示す（上記条件（８）、（９）参照）。
【００４２】
再度図９に戻り、制御部２１の機能についての説明を続ける。請求書情報作成部１０３は、顧客情報と、請求情報と、作成したレイアウト情報と、に基づいて、印刷媒体に印刷する請求書情報を作成する。
【００４３】
印刷媒体選択部１０４は、顧客情報取得部１０１によって取得された顧客情報と、請求書情報作成部１０３によって作成された請求書情報と、に基づいて請求書情報を印刷する印刷媒体を決定する処理を行う。以下、その処理手順について説明する。先ず、印刷媒体選択部１０４は、顧客情報から様式コードを抽出する。この抽出した様式コードが、葉書を示すものである場合（即ち、“００”である場合）は、印刷媒体選択部１０４は、更に、請求書情報を解析し、その結果を基に、予め決められた選択条件に従って、印刷媒体Ｐ１、印刷媒体Ｐ２又は印刷媒体Ｐ３の中から最も請求書情報の印刷に適した印刷媒体を選択する。
【００４４】
本実施形態では、請求書情報の印刷上の表示サイズ（縦横サイズ）に着目して、印刷媒体Ｐ１、印刷媒体Ｐ２又は印刷媒体Ｐ３の中から最適なものを選択する。具体的には、印刷媒体選択部１０４は、所定の文字サイズ（例えば、大（１２ポイント））で印刷する場合における（但し、宛名部分については、レイアウト情報で示される文字サイズに従う。）請求書情報の印刷上の表示サイズを求める。そして、その縦サイズが、第１の基準サイズ（例えば、１４ｃｍ）以内である場合には、印刷媒体Ｐ１を選択し、それより大きく、第２の基準サイズ（例えば、２８ｃｍ）以内ならば印刷媒体Ｐ２を選択し、更にそれより大きい場合には、印刷媒体Ｐ３を選択する。また、横サイズが、第３の基準サイズ（例えば、１９．５ｃｍ）以上ならば、縦サイズの大きさにかかわらず、印刷媒体Ｐ３を選択する。
【００４５】
尚、このほか、請求書情報の内容（例えば、取引明細情報の数や各種金額の大きさ等）を使用して、最適な印刷媒体を選択してもよい。
【００４６】
一方、抽出した様式コードが、汎用を示すものである場合（即ち、“０１”である場合）は、印刷媒体選択部１０４は、印刷媒体として、印刷媒体Ｐ３を選択する。
【００４７】
また、抽出した様式コードが、これら以外を示す場合（即ち、“０２”以降である場合）は、印刷媒体選択部１０４は、当該様式コードに対応する様式名（例えば、“特殊Ａ”等）、あるいは、対応する印刷媒体の名称（例えば、“Ｂ５判用紙”等）をモニタ４０に表示させる。このようにして、オペレータに請求書の様式が特殊であること（即ち、印刷媒体Ｐ１〜Ｐ３以外の印刷媒体に請求書情報を印刷する必要があること）を報知する。印刷媒体Ｐ１〜Ｐ３以外の印刷媒体は、かかる表示（報知）を確認したオペレータにより、プリンタ１０の給紙トレイ４にセットされる。
【００４８】
印刷部１０５は、プリンタ１０を制御して、作成した請求書情報を決定した印刷媒体に出力（印刷）させる処理を行う。
【００４９】
通知部１０６は、顧客情報に格納されている様式コードに対応しない様式で請求書を発送する場合に、その旨を顧客に通知する処理を行う。本実施形態では、様式コードが、葉書を示すものでありながら、印刷媒体選択部１０４により印刷媒体Ｐ３が選択された場合（即ち、封書で発送される場合）に、顧客に対して通知が行われる。具体的には、通知部１０６は、所定内容（封書で発送する旨）をメール本文に記載した電子メールを作成し、作成した電子メールを当該顧客情報に含まれるメールアドレス宛に通信部２３を介して送信する。
【００５０】
また、顧客情報に格納されている様式コードに対応しない様式で請求書を発送する場合において、印刷制御装置１１からの要求（更新要求）により、データベースサーバ２が、顧客ＤＢ２００の当該顧客情報における「様式コード」の格納データを、印刷媒体選択部１０４により選択された印刷媒体に対応する請求書の様式を示すコード（即ち、“０１”）に変更するようにしてもよい。
【００５１】
次に、本実施形態の印刷システムにおける請求情報取得処理の手順を図１１のフローチャートを参照して説明する。定周期的あるいはオペレータの指示に応答して起動した請求情報取得部１００は、先ず、記憶部２２に記憶されている顧客コードテーブルを取得する。顧客コードテーブルとは、取引関係にある全ての顧客コード（内容は上述した通り）が格納されているデータテーブルであり、予め記憶部２２に記憶されている。請求情報取得部１００は、顧客コードテーブルに格納されている顧客コードを先頭（例えば、“０００１”）から順に取り出し（ステップＳ１１０１でＹＥＳ）、取り出した顧客コードに対応する請求情報をデータベースサーバ２に要求するためのデータ（請求情報要求データ）を作成する（ステップＳ１１０２）。そして、作成した請求情報要求データを通信部２３を介して、データベースサーバ２に送信する（ステップＳ１１０３）。全ての顧客コードを取り出して処理した場合（ステップＳ１１０１でＮＯ）は、本処理を終了する。
【００５２】
データベースサーバ２は、印刷制御装置１１からの請求情報要求データを受信すると、これに含まれる顧客コードをキーにして、請求ＤＢ２０１を検索し、該当する請求情報（のレコード）を策出する。そして、当該請求情報の「発送状況」項目をチェックし、未発送の場合（即ち、“００”が設定されている場合）は、取得ＯＫであることを示す情報と、当該請求情報と、を含む応答メッセージを作成し、印刷制御装置１１に送信する。一方、発送済みである場合（即ち、“０１”が設定されている場合）は、取得ＮＧであることを示す情報を含む応答メッセージを作成し、印刷制御装置１１に送信する。
【００５３】
データベースサーバ２からの応答メッセージを受信すると（ステップＳ１１０４でＹＥＳ）、請求情報取得部１００はその内容の解析を行う。その結果、取得ＯＫである場合（ステップＳ１１０５でＹＥＳ）には、当該応答メッセージから請求情報を取り出し、記憶部２２に格納する（ステップＳ１１０６）。一方、取得ＮＧである場合（ステップＳ１１０５でＮＯ）には、ステップＳ１１０１に戻り、上記処理を繰り返す。
【００５４】
ステップＳ１１０６の処理後、請求情報取得部１００は印刷状況のチェックを行う。その結果、印刷待ちの請求情報が、所定件数（例えば、１０件分）に達していない場合（ステップＳ１１０７でＮＯ）には、ステップＳ１１０１からの処理を繰り返し行う。一方、印刷待ちの請求情報が、所定件数に達している場合（ステップＳ１１０７でＹＥＳ）には、請求情報取得部１００は、印刷が進行して印刷待ち件数が所定件数未満となるまで、処理を所定時間中断する（ステップＳ１１０８）。
【００５５】
次に、本実施形態の印刷システムにおける顧客情報取得処理の手順を図１２のフローチャートを参照して説明する。顧客情報取得部１０１は、請求情報取得部１００によって請求情報が所定件数（例えば、１０件）取得された場合に起動し、以下に示す一連の処理を行う。先ず、顧客情報取得部１０１は、記憶部２２に格納されている請求情報から顧客コードを取得し、当該顧客コードに対応する顧客情報をデータベースサーバ２に要求するためのデータ（顧客情報要求データ）を作成する（ステップＳ１２０１）。そして、この作成した顧客情報要求データを通信部２３を介して、データベースサーバ２に送信する（ステップＳ１２０２）。
【００５６】
データベースサーバ２は、印刷制御装置１１からの顧客情報要求データを受信すると、これに含まれる顧客コードをキーにして、顧客ＤＢ２００を検索し、該当する顧客情報（のレコード）を策出する。そして、当該顧客情報を含む応答メッセージを作成し、印刷制御装置１１に送信する。
【００５７】
顧客情報取得部１０１は、データベースサーバ２から顧客情報の要求に対する応答メッセージを受信すると（ステップＳ１２０３でＹＥＳ）、当該応答メッセージから顧客情報を取り出し、記憶部２２に格納する（ステップＳ１２０４）。顧客情報取得部１０１は、記憶部２２に格納されている処理対象の請求情報がなくなるまで（ステップＳ１２０５でＮＯ）、上記処理を繰り返し行う。
【００５８】
続いて、本実施形態の印刷システムにおける印刷処理の手順を図１３のフローチャートを参照して説明する。印刷処理は、顧客情報取得部１０１による顧客情報の取得後に開始される。先ず、レイアウト情報作成部１０２により印刷する宛名のレイアウト情報を作成する処理が行われる（ステップＳ１３０１）。レイアウト情報作成部１０２は、記憶部２２に格納されている顧客情報から顧客名、事業所名（設定されている場合のみ）及び住所に関するデータを抽出し、抽出したこれらのデータを基に、上述したレイアウト条件に従って、印刷する宛名のレイアウト情報を作成する。この作成したレイアウト情報は、請求書情報作成部１０３に提供される。
【００５９】
次に、請求書情報作成部１０３により、顧客情報と、請求情報と、レイアウト情報と、に基づいて印刷内容となる請求書情報が作成される（ステップＳ１３０２）。請求書情報が作成されると、印刷媒体選択部１０４により、請求書情報を印刷する印刷媒体を決定する処理が行われる（ステップＳ１３０３）。印刷媒体選択部１０４は、顧客情報に含まれる様式コードと、請求書情報と、に基づき、上述した選択条件に従って、請求書情報を印刷する印刷媒体の決定を行う。この決定結果は、給紙トレイの番号（１〜４）で示され、印刷部１０５に提供される。また、印刷媒体選択部１０４は、印刷媒体Ｐ１〜Ｐ３以外の印刷媒体を選択した場合には、上述したように、その旨をモニタ４０を介して報知する。そして、この場合の印刷媒体は、オペレータにより給紙トレイ４にセットされる。
【００６０】
印刷媒体が決定されると、印刷部１０５は、作成した請求書情報及び給紙トレイを指定する信号を含む印刷制御信号をプリンタ１０に送信する（ステップＳ１３０４）。プリンタ１０は、指定された給紙トレイから印刷媒体を取り出し、請求書情報を印刷する（ステップＳ１３０５）。以上のようにして、印刷された請求書の例を図１４に示す。この例では、印刷媒体Ｐ１に請求情報が印刷された様子が示されている。
【００６１】
以上説明したように、本実施形態に係る印刷システムは、好適な態様で請求書を発送するために、自動的に最適な印刷媒体を選択することができるので、例えば、一の請求書の発送において、複数毎の圧着葉書を作成してしまうといった不都合がなくなり、作業者の負担が軽減される。
【００６２】
また、請求書の宛名の表示態様を調整して印刷できるので、宛名の印刷文字数が多い場合であっても、宛名の表示許容範囲に収まるように印刷することができる。さらに、宛名を構成する住所、顧客名、事業所名等の各項目の表示バランスを考慮して印刷するので、視認性のよい、ユーザフレンドリーな請求書を作成できる。
【００６３】
尚、本発明は、上記実施形態に限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲での種々の変更は勿論可能である。
【００６４】
例えば、特殊な印刷媒体、即ち、印刷媒体Ｐ１〜Ｐ３以外の印刷媒体についても、プリンタ１０に常備させ、印刷制御装置１１からの指示に従い自動的に切り替えて印刷できる構成にしてもよい。
【００６５】
また、請求書を発送する葉書として、２つ折り又は３つ折りの圧着式葉書が上記実施形態で例示されているが、葉書の種類に限定はなく、例えば、いわゆる保護シール付の葉書等も採用することができる。
【図面の簡単な説明】
【００６６】
【図１】本発明の一実施形態に係る印刷システムの構成を示す図である。
【図２】印刷媒体Ｐ１を説明するための図である。
【図３】印刷媒体Ｐ２を説明するための図である。
【図４】印刷媒体Ｐ３を説明するための図である。
【図５】図１の印刷制御装置の内部構成を示すブロック図である。
【図６】顧客情報の構成を示す図である。
【図７】請求情報の構成を示す図である。
【図８】様式ＤＢの構成を示す図である。
【図９】図５の制御部の機能構成を示すブロック図である。
【図１０】宛名の印刷レイアウト例を示す図である。
【図１１】請求情報を取得する際の処理手順を示すフローチャートである。
【図１２】顧客情報を取得する際の処理手順を示すフローチャートである。
【図１３】印刷処理の手順を示すフローチャートである。
【図１４】印刷媒体Ｐ１に請求情報が印刷された様子を示す図である。
【符号の説明】
【００６７】
１  印刷装置
２  データベースサーバ
３  ネットワーク
１０  プリンタ
１１  印刷制御装置
２０  装置本体
２１  制御部
２２  記憶部
２３  通信部
３０  入力部
４０  モニタ
１００  請求情報取得部
１０１  顧客情報取得部
１０２  レイアウト情報作成部
１０３  請求書情報作成部
１０４  印刷媒体選択部
１０５  印刷部
１０６  通知部
２００  顧客ＤＢ
２０１  請求ＤＢ
２０２  様式ＤＢ
Ｐ１〜Ｐ３  印刷媒体
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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