(57)【要約】【課題】  保護が必要な情報を適切に管理するスキームを提供する。【解決手段】  保護が必要な情報との属性を設けて、インデックス情報等として該当するファイルと対応して管理する。この属性は入力データに対するキーワード検索、受信時の通信プロトコル、ファイルを作成したユーザの入力、ファイルの操作者、操作パターン等でセットし、ネットワークプリンタやＧ３ファクシミリなどで出力する場合、カバーページを付加して保護が必要な情報が不特定多数の目に触れないようにする。【選択図】    図３
2008053780.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
外部装置との間で情報を通信する通信端末装置において、
保護が必要な情報の属性をセットするための設定手段と、セットされた該属性を対応する保護が必要な情報と関連付けて記憶するための記憶手段とを設けたことを特徴とする、通信端末装置。
【請求項２】
前記記憶手段では、保護が必要な情報の属性を、保護が必要な情報のファイルとは別個に、もしくは保護が必要な情報のファイルのヘッダに、あるいは保護が必要な情報のファイル名中に記憶することを特徴とする、請求項１の通信端末装置。
【請求項３】
通信端末装置がスキャナを備え、前記設定手段は、画像データの読み取り時に該画像データが保護が必要な情報であるとの属性の設定を受け付けることを特徴とする、請求項１または２の通信端末装置。
【請求項４】
前記設定手段は、外部から受信した情報中のキーワードを検索し、もしくは受信した情報に関する通信プロトコルから、保護が必要な情報の属性をセットすることを特徴とする、請求項１または２の通信端末装置。
【請求項５】
通信端末装置に対する情報操作を行った者、あるいは情報操作のパターンを判定するための判定手段を設けて、所定の者が情報操作を行った際に、もしくは所定のパターンで情報操作が行われた際に、前記設定手段が保護が必要な情報の属性をセットするようにしたことを特徴とする、請求項１〜４のいずれかの通信端末装置。
【請求項６】
保護が必要な情報の属性がセットされている情報に対し、ファイル操作を制限するためのアクセス制限手段をさらに設けたことを特徴とする、請求項１〜５のいずれかの通信端末装置。
【請求項７】
保護が必要な情報の属性がセットされている情報が画像データである際に、該画像データにカバーページを付加もしくは保護が必要である旨のメッセージを付加するための保護手段をさらに設けたことを特徴とする、請求項１〜６のいずれかの通信端末装置。
【請求項８】
複数の通信端末装置間の通信方法において、
保護が必要な情報に対して、保護が必要な情報の属性をセットし、
セットされた属性を対応する保護が必要な情報と関連付けて記憶し、
他の通信端末装置へセットされた該属性と共に送出することを特徴とする、通信方法。
【請求項９】
複数の通信端末装置から成る通信システムにおいて、
複数の通信端末装置の少なくともいずれかに、保護が必要な情報の属性をセットするための設定手段と、セットされた該属性を対応する保護が必要な情報と関連付けて記憶するための記憶手段と、他の通信端末装置へセットされた該属性と共に送出するための送出手段、とを設けたことを特徴とする、通信システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、パーソナルコンピュータやファクシミリ装置、複合機、インターネットファクシミリ装置、メールサーバなどの通信端末装置や、これらに関する通信方法及び通信システムに関し、特に"保護が必要な情報"の取り扱いに関する。
【背景技術】
【０００２】
秘密の情報に対して、暗号化により通信路での漏洩を防止し、また情報にアクセスし得るものをパスワードなどにより制限することが行われている。発明者はこれとは別に、名簿やカルテ、経歴書などのように、いわゆる秘密情報ではないものの、保護を要する情報が有ることに着目した。保護が必要な情報は例えば個人情報である。そこで発明者は、このような保護が必要な情報(Information Requiring Protection:ＩＲＰ)に対する取り扱いの基本的なスキームを検討し、この発明に到った。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
この発明の課題は、保護が必要な情報を取り扱うための基本的なスキームを提供することにある。
請求項２の発明での追加の課題は、保護が必要な情報であるとの属性を記憶するための具体的な手法を提供することにある。
請求項３〜５の発明での追加の課題は、保護が必要な情報であるとの属性をセットするための具体的な手法を提供することにある。
請求項６の発明での追加の課題は、保護が必要な情報に対するセキュリティを提供することにある。
請求項７の発明での追加の課題は、Ｇ３ファクシミリやネットワークプリンタなどに出力する際に、保護が必要な情報が適切に取り扱われるようにすることにある。
【課題を解決するための手段】
【０００４】
この発明は、外部装置との間で情報を通信する通信端末装置において、
保護が必要な情報の属性をセットするための設定手段と、セットされた該属性を対応する保護が必要な情報と関連付けて記憶するための記憶手段とを設けたことを特徴とする。
【０００５】
この発明はまた、複数の通信端末装置間の通信方法において、
保護が必要な情報に対して、保護が必要な情報の属性をセットし、
セットされた属性を対応する保護が必要な情報と関連付けて記憶し、
他の通信端末装置へセットされた該属性と共に送出することを特徴とする。
【０００６】
この発明はさらに、複数の通信端末装置から成る通信システムにおいて、
複数の通信端末装置の少なくともいずれかに、保護が必要な情報の属性をセットするための設定手段と、セットされた該属性を対応する保護が必要な情報と関連付けて記憶するための記憶手段と、他の通信端末装置へセットされた該属性と共に送出するための送出手段、とを設けたことを特徴とする。
【０００７】
この明細書において、通信端末装置に関する記載は通信方法や通信システムにもそのまま当てはまり、通信方法に関する記載は通信端末装置や通信システムにも当てはまる。
【０００８】
好ましくは、前記記憶手段では、保護が必要な情報の属性を、保護が必要な情報のファイルとは別個に、もしくは保護が必要な情報のファイルのヘッダに、あるいは保護が必要な情報のファイル名中に記憶する。
【０００９】
好ましくは、通信端末装置がスキャナを備え、前記設定手段は、画像データの読み取り時に該画像データが保護が必要な情報であるとの属性の設定を受け付ける。
また好ましくは、前記設定手段は、外部から受信した情報中のキーワードを検索し、もしくは受信した情報に関する通信プロトコルから、保護が必要な情報の属性をセットする。
好ましくは、通信端末装置に対する情報操作を行った者、あるいは情報操作のパターンを判定するための判定手段を設けて、所定の者が情報操作を行った際に、もしくは所定のパターンで情報操作が行われた際に、前記設定手段が保護が必要な情報の属性をセットする。
【００１０】
好ましくは、保護が必要な情報の属性がセットされている情報に対し、ファイル操作を制限するためのアクセス制限手段をさらに設ける。
好ましくは、保護が必要な情報の属性がセットされている情報が画像データである際に、該画像データにカバーページを付加もしくは保護が必要である旨のメッセージを付加するための保護手段をさらに設ける。
【発明の効果】
【００１１】
この発明では、保護が必要な情報の属性をセットし、この属性を保護が必要な情報自体と関連付けて記憶するので、保護が必要な情報に対し適切な保護を与えることができる。例えば他の通信端末装置へ送出する際に、保護が必要な情報にその属性を付加して送出するので、受信側で適切な処置を行うことができる。保護が必要な情報であるとの属性は、例えばインデックスファイルに記憶し、あるいは保護が必要な情報がTIFFやPDFあるいはJPEGなどのヘッダを備えたファイル形式の場合、ヘッダに記載する。また情報のファイル名中に保護が必要な情報である旨の属性を記載しても良い。これらの結果、保護が必要な情報であるとの属性を簡単に取り扱うことができる。
【００１２】
保護が必要な情報であるとの属性は、例えば通信端末装置のスキャナで画像データを読み取る際に、ユーザが入力インターフェースから入力しても良い。また通信端末装置が外部から情報を受信した際に、通信プロトコルから保護が必要な情報であることを判別しても良く、また受信データをキーワード検索し、所定のキーワードを含む際に、保護が必要な情報であるとしても良い。例えばヘッダを備えたファイル形式で受信した場合、ヘッダ中の記載から保護が必要な情報であることを判別できる。さらにｅメールなどでデータを受信した場合、ｅメールの拡張プロトコルとして、ヘッダに保護が必要な情報を含む旨の欄を設け、この欄がセットされているかどうかをチェックしても良い。またＧ３ファクシミリの場合、非標準シグナル(ＮＳＳ)により保護が必要な情報であることを受信側に通知しても良い。
【００１３】
保護が必要な情報を取り扱うユーザが決まっている場合、あるいはこのユーザが用いるユーザ端末が決まっている場合、どのユーザが情報操作を行ったのか、もしくはどの端末で情報操作が行われたのかが判明すれば、保護が必要な情報であるとの属性をセットできる。同様に、保護が必要な情報を取り扱うために、メニューなどで特定の順序の操作が要求されることがある。そこで所定のパターンで情報操作が行われた際に、保護が必要な情報の属性をセットしても良い。
【００１４】
保護が必要な情報の属性がセットされている情報に対して、配信や送信、プリントなどのファイル操作に適宜の制限を加え、例えば管理者や権限のあるユーザに対してこれらの制限を解除するなどの、適宜のアクセス制限を加える。これによって保護が必要な情報に対して適切な保護を与えることができる。
【００１５】
保護が必要な情報が画像データである場合、例えば名簿やカルテ、履歴書などの個人データをスキャナで読み取った場合、これらをＧ３ファクシミリ送信やプリントなどで出力すると、不特定の者の目に晒されることになる。そこでこのような画像データにカバーページを付加すれば、出力側では保護が必要な情報がカバーページで隠される。また保護が必要な情報が含まれている旨のメッセージを加えて出力すると、悪意のある者でなければ、保護が必要な情報に不用意にアクセスすることはないと推定できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１６】
以下に本発明を実施するための最適実施例を示す。
【実施例】
【００１７】
図１〜図５に、複合機２を例に実施例を示すが、通信端末装置の種類は任意である。４はＬＡＮで、５は管理者端末、６はユーザ端末で、それぞれパーソナルコンピュータなどで構成されている。ＬＡＮ４は例えばゲートウェイ８を介してインターネット１０に接続され、ネットワークプリンタ１２によりＬＡＮ４内の各端末からプリントができる。また複合機２には公衆電話回線網(ＰＳＴＮ)１４が接続されている。
【００１８】
１６はＬＡＮインターフェース、１８はカラーやモノクロのスキャナ、２０はカラーやモノクロのプリンタで、２２はＧ３ファクシミリ処理部である。２４はＨＴＴＰサーバで、複合機２は端末５，６に対してＨＴＴＰサーバとして振る舞い、２６はＳＭＴＰクライアントで、インターネットファクシミリなどをｅメール形式で送信する際に用い、２８はＰＯＰクライアントで、インターネットファクシミリやｅメールを受信すると共に、配信処理部２９を用いて端末５，６などに配信する。
【００１９】
３０はファイルメモリで、画像データや文書データなどを適宜のファイル形式で記憶し、インデックスメモり３１はファイルメモり３０に記憶したファイルに対するインデックス情報を記憶する。ファイルには保護が必要な情報を含むファイルと、そうでないファイルがあり、保護が必要な情報のファイルであるとの属性は、インデックスメモり３１に該当ファイルへのインデックス情報として記憶される。そしてファイルを送信する際には、インデックス情報中の保護が必要との属性もファイルに付加して送信される。３２は通信管理部で、送信予約や送信状況並びに送信結果、受信状況などの通信記録を管理し、ログファイル３３は複合機２で処理したジョブのログを記憶する。
【００２０】
３４はユーザインターフェースで、タッチパネルとＬＣＤ(液晶表示部)並びにテンキーなどを備え、これ以外に端末５，６からユーザや管理者は複合機２に対して適宜のマニュアル入力を行うことができる。保護情報処理部３６は、保護が必要な情報に対する処理を行い、保護が必要な情報を端末５，６やインターネット１０あるいはプリンタ１２やＰＳＴＮ１４などに送出する場合、保護が必要な旨のインデックス情報をファイルに含めて送出する。
【００２１】
保護属性設定部３８は、保護が必要であるとの属性を設定し、設定結果はインデックス情報としてインデックスメモり３１に記憶される。インデックス情報管理部４０はインデックスメモり３１に対して、保護が必要な情報である旨の属性を書き込み、またインデックスメモり３１中の属性を読み出し編集して、インデックス情報を管理する。権限認証部４２は保護が必要な情報に対するアクセス権限を認証し、管理者やユーザ毎のパスワードあるいは指紋などによる認証の他、どの端末により操作しているかなどの簡易な認証でもよい。そして認証結果はアクセス権限有りとアクセス権限無しの２段階、もしくは管理者に対しては全てのアクセスが可能で、管理者以外の権限があるユーザに対してはアクセス範囲に制限を加え、権限のないユーザに対してはアクセスを認めないなどの、３段階以上としても良い。
【００２２】
アクセス制限部４４は、保護が必要な情報である旨の属性がセットされた情報に対し、ユーザのアクセスを制限する。ファイル操作制限部４６は、保護が必要な情報に対する配信や送信、プリント、ファイルのコピーや編集、消去などのファイル操作を制限する。通信状況アクセス制限部４８は、通信管理部３２に記憶された通信状況から保護が必要な情報の送信先等を秘密にするため、通信管理部３２のデータへのアクセスを制限する。ログファイルアクセス制限部５０は、ログファイル３３から保護が必要な情報が漏洩することを防止するため、ログファイル３３へのアクセスを制限する。カバーページ付加部５２は、保護が必要な情報が画像データである場合に、カバーページを付加する。好ましくは、カバーページに「保護が必要な情報が含まれているので、取扱いに注意して下さい」などのメッセージを加え、あるいはカバーページ無しで、前記のメッセージのみを画像データに加えても良い。
【００２３】
図２に、保護が必要な情報である旨の属性(保護属性)の設定を示す。画像データをスキャナ１８で読み取る際に、ユーザインターフェース３４や端末５，６などから保護属性を入力できる。また画像データやその他のデータを受信する際に、通信プロトコルから保護属性をセットできる。例えばｅメールのヘッダや、TIFF，PDF，JPEGなどのファイル形式で、ヘッダに保護属性がセットされていれば、これを検出する。さらにＧ３ファクシミリの送受信で、保護属性をＮＳＳ(非標準信号)で通知すると、ＮＳＳから保護属性をセットできる。また文書データなどを受信した場合、検索部５４で文書データを検索し、所定のキーワードが含まれていれば保護属性をセットできる。
【００２４】
操作者判定部５５はどのユーザが情報を操作したのか、あるいはどの端末から情報が操作されたのかを判定し、所定のユーザもしくは所定の端末から操作された場合、保護属性をセットする。操作パターン判定部５６は、情報が操作される際のパターンが所定のパターンを含むと保護属性をセットする。例えば保護が必要な情報の入力に、端末５，６やユーザインターフェース３４で所定の手順が必要な場合、これらの手順が踏まれている場合、保護が必要な情報が入力されたものとする。
【００２５】
図３に、画像データ６０を例に、保護属性を記載したインデックス情報６１とカバーページ６３との関係を示す。画像データ６０やその他のデータに対し、保護属性がセットされると、インデックス情報６１として保護属性が記憶される。保護属性をインデックス情報６１として記憶する代わりに、画像データ６０などのファイルのヘッダやファイル名中に、保護属性を記憶しても良い。画像データ６０に対しては、Ｇ３ファクシミリで送信され、あるいはネットワークプリンタ１２などから出力される場合に備え、「保護が必要な情報が含まれていますので取扱いに注意して下さい」などのメッセージを記載したカバーページ６３を対応させ、出力時に保護が必要な情報が第３者の目に触れないようにする。なおカバーページの代わりに前記のメッセージを画像データに記載しても良い。
【００２６】
図４に、保護が必要な情報６４に対する、インデックス情報６１中の保護属性を用いた、アクセス制限のモデルを示す。保護属性がセットされた情報に対しアクセスするには、アクセス権限の認証が必要で、この認証がされると、ユーザ権限の範囲で、保護が必要な情報に対しファイル処理などのアクセスができる。
【００２７】
図５に、保護が必要な情報６４を送出する際の処理を示す。インデックス情報６１に保護属性がセットされているので、保護が必要な情報６４のファイルのヘッダやファイル名、あるいはＧ３ファクシミリの場合のＮＳＳなどにより、ファイルに保護属性を付加して送出する。受信側インターフェース７０では、通信プロトコルやヘッダなどから保護属性を検出し、保護が必要な情報６５として再生し、インデックス情報６２などにより保護属性を記憶して取り扱う。なお受信側装置がネットワークプリンタやＧ３ファクシミリ装置などの場合、保護属性がセットされた情報に対しては、前記のカバーページを加えてプリントするなどの処理を施す。
【００２８】
実施例では以下の効果が得られる。
(1)  保護が必要な情報である旨の属性を設け、これを該当する情報自体とペアにして記憶することにより、保護が必要な情報を管理できる。
(2)  ユーザのマニュアルでの入力や、保護が必要な情報が含むキーワード、あるいは保護が必要な情報を受信した際のプロトコルなどにより、保護属性をセットできる。また保護が必要な情報を操作したユーザ名や端末名あるいは操作の手順などから、保護属性をセットできる。
(3)  保護属性をセットされた情報はアクセスを制限されるので、情報を適切に保護できる。
(4)  Ｇ３ファクシミリ送信やネットワークプリンタからの出力などのように、そのまま出力すると、保護が必要な情報が第３者の目にさらされる場合、カバーページを付加する、もしくは保護が必要な情報が含まれている旨のメッセージを付加する、などにより適切に保護できる。
(5)  保護が必要な情報の送出時に、保護属性をファイルに加えて送出すると、受信側でも適切な処理をとることができる。
【図面の簡単な説明】
【００２９】
【図１】実施例の複合機とその使用環境とを示すブロック図
【図２】実施例での、"保護が必要な情報"(ＩＲＰ)との属性セット機構を示す図
【図３】実施例での、"保護が必要な情報"のインデックス情報による管理と、カバーページの付加とを示す図
【図４】実施例での、"保護が必要な情報"へのアクセス権限の認証を示す図
【図５】実施例での、"保護が必要な情報"の転送機構を示す図
【符号の説明】
【００３０】
２          複合機
４          ＬＡＮ
５          管理者端末
６          ユーザ端末
８          ゲートウェイ
１０        インターネット
１２        ネットワークプリンタ
１４        公衆電話回線網
１６        ＬＡＮインターフェース
１８        スキャナ
２０        プリンタ
２２        Ｇ３ファクシミリ処理部
２４        ＨＴＴＰサーバ
２６        ＳＭＴＰクライアント
２８        ＰＯＰクライアント
２９        配信処理部
３０        ファイルメモリ
３１        インデックスメモリ
３２        通信管理部
３３        ログファイル
３４        ユーザインターフェース
３６        保護情報処理部
３８        保護属性設定部
４０        インデックス情報管理部
４２        権限認証部
４４        アクセス制限部
４６        ファイル操作制限部
４８        通信状況アクセス制限部  
５０        ログファイルアクセス制限部
５２        カバーページ付加部
５４        検索部
５５        操作者判定部
５６        操作パターン判定部
６０        画像データ
６１，６２  インデックス情報
６３        カバーページ
６４，６５  保護が必要な情報
７０        受信側インターフェース
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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