(57)【要約】【課題】受信した電子メッセージをフォルダに振り分けるためのルールを送信側と受信側とで統一化し、ユーザによる管理作業を容易にする。【解決手段】送信端末は、複数のフォルダを作成するとともに、メッセージ作成時に使用するテンプレートをフォルダ毎に作成する。そして作成されたテンプレートから抽出したキーワードを用いて、受信メッセージをいずれかのフォルダに振り分けるための振り分けルールを作成する振り分けルール作成する。さらにフォルダ、テンプレート、振り分けルールとを関連付けたフォルダ情報を他の装置に送信する。受信端末は、受信したフォルダ情報に基づき、振り分けルールを適用する。【選択図】図５
2008090497.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
通信手段を介してメッセージを送信するメッセージ送信装置であって、
複数のフォルダを作成するフォルダ作成手段と、
メッセージ情報の作成の形式が決められたテンプレートを作成するテンプレート作成手段と、
作成された前記テンプレートに含まれる文字列からキーワードを抽出するキーワード抽出手段と、
抽出したキーワードを用いて、受信されたメッセージを前記複数のフォルダのいずれかに振り分けるための振り分けルールを作成する振り分けルール作成手段と、
前記フォルダと、前記テンプレートと、前記振り分けルールとを関連付けてフォルダ情報として登録するフォルダ情報登録手段と、を有することを特徴とするメッセージ送信装置。
【請求項２】
前記テンプレート作成手段は、前記テンプレートを前記フォルダ毎に作成することを特徴とする請求項１に記載のメッセージ送信装置。
【請求項３】
前記振り分けルール作成手段は、前記テンプレートに記述された内容を文字列単位に分けて選択可能に表示する文字列表示手段と、表示された文字列から選択された文字列を前記振り分けルールのキーワードとして登録する振り分けルール登録手段と、を有することを特徴とする請求項１に記載のメッセージ送信装置。
【請求項４】
登録された前記テンプレートを一覧表示するテンプレート表示手段と、
一覧表示されたテンプレートから選択されたテンプレートを使用してメッセージを作成するためのメッセージ作成画面を表示するメッセージ作成手段と、を更に有することを特徴とする請求項１に記載のメッセージ送信装置。
【請求項５】
通信手段を介して受信したメッセージ情報をフォルダを用いて管理するメッセージ受信装置であって、
前記メッセージ情報、及び前記メッセージ情報の作成の形式が決められたテンプレートと受信されたメッセージを特定のフォルダに振り分けるための振り分けルールとを含むフォルダ情報を受信する受信手段と、
前記受信したフォルダ情報に基づいて新規フォルダを作成するフォルダ作成手段と、
前記作成したフォルダに関連付けてテンプレート及び振り分けルールを登録する登録手段と、を有することを特徴とするメッセージ受信装置。
【請求項６】
前記受信手段は、受信したメッセージ情報がメッセージ情報である場合、前記振り分けルールに従い、当該メッセージを格納するフォルダを特定し、特定されたフォルダにメッセージを格納するメッセージ格納手段を更に有することを特徴とする請求項５に記載のメッセージ受信装置。
【請求項７】
通信手段を介してメッセージを送信するメッセージ送信装置の制御方法であって、
複数のフォルダを作成するフォルダ作成ステップと、
メッセージ情報の作成の形式が決められたテンプレートを作成するテンプレート作成ステップと、
作成された前記テンプレートに含まれる文字列からキーワードを抽出するキーワード抽出ステップと、
抽出したキーワードを用いて、受信されたメッセージを前記複数のフォルダのいずれかに振り分けるための振り分けルールを作成する振り分けルール作成ステップと、
前記フォルダと、前記テンプレートと、前記振り分けルールとを関連付けてフォルダ情報として登録するフォルダ情報登録ステップと、を有することを特徴とする制御方法。
【請求項８】
通信手段を介して受信したメッセージ情報をフォルダを用いて管理するメッセージ受信装置の制御方法であって、
前記メッセージ情報、及び前記メッセージ情報の作成の形式が決められたテンプレートと受信されたメッセージを特定のフォルダに振り分けるための振り分けルールとを含むフォルダ情報を受信する受信ステップと、
前記受信したフォルダ情報に基づいて新規フォルダを作成するフォルダ作成ステップと、
前記作成したフォルダに関連付けてテンプレート及び振り分けルールを登録する登録ステップと、を有することを特徴とする制御方法。
【請求項９】
請求項７又は８に記載の制御方法をコンピュータに実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、インターネット等のネットワークを介して送受信される電子メッセージの管理技術に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
一般的に電子メッセージの利用者は、新しいカテゴリの電子メッセージを受信する度に、受信したメッセージの種類に応じ、メッセージBOXに新しいフォルダを作ってメッセージを管理している。
【０００３】
一般的にメッセージBOXの各フォルダには振り分けルールを設定することができ、受信メッセージを任意のフォルダに振り分けることができ、電子メッセージ利用者の作業を軽減している。しかし、振り分けルールに使うキーワードは、１つのフォルダに対し、同義語を複数列挙しており、確実な振り分けが困難である。このような問題を解決するために、受信したメッセージのフォルダへの確実な振り分けが実現可能な処理方法が特許文献１に記載されている。
【０００４】
上記特許文献１では、受信端末で、作成したフォルダ構成情報をメッセージに添付して予め送信端末に送信しておくか、または情報配信サーバに登録しておく。そして、送信端末が、電子メッセージ送信時に情報配信サーバから送信先のフォルダ構成情報を取得し、送信するメッセージに、受信側の格納先を特定する格納先情報を付加する。これにより、受信端末が格納先情報を付加したメッセージを受信したときに、その受信メッセージを格納先情報に従い格納する。
【０００５】
また、送信者によりメッセージの形式が異なるので、送信テンプレートを使って形式の統一や記載漏れの防止を行っているが、テンプレートの種類は多岐にわたるので数が多くなると管理が煩雑になる。このような課題を解決する方法が特許文献２に記載されている。
【０００６】
上記特許文献２では、電子メッセージの送信宛先と利用するテンプレートの種類を対にした情報を格納したテンプレート利用情報ファイルを用意しておく。そして、電子メッセージ送信宛先の入力時に利用情報ファイルを読み出し、送信宛先に対応するテンプレートを選択する。
【特許文献１】特開2003-178009号公報
【特許文献２】特開2000-020421号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、上記特許文献１では、送信者の意図がフォルダ選択の基準になっているので、本来フォルダ構成を構築した受信者の意図しないフォルダが選択されることがある。更に、複数の受信端末へ送信する場合、受信端末のフォルダ構成が異なる場合がある。
【０００８】
また、上記特許文献２では、送信宛先によるテンプレート群のフィルタリングを行うことができるが、目的別のフィルタリングができない（同一宛先であっても毎回メッセージの目的が同じであるということはない）。
【０００９】
本発明は、上記課題に鑑みてなされ、その目的は、受信した電子メッセージをフォルダに振り分けるためのルールを送信側と受信側とで統一化し、ユーザによる管理作業を容易にする技術を実現することである。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
上記課題を解決し、目的を達成するために、本発明は、通信手段を介してメッセージを送信するメッセージ送信装置であって、複数のフォルダを作成するフォルダ作成手段と、メッセージ情報の作成の形式が決められたテンプレートを作成するテンプレート作成手段と、作成された前記テンプレートに含まれる文字列からキーワードを抽出するキーワード抽出手段と、抽出したキーワードを用いて、受信されたメッセージを前記複数のフォルダのいずれかに振り分けるための振り分けルールを作成する振り分けルール作成手段と、前記フォルダと、前記テンプレートと、前記振り分けルールとを関連付けてフォルダ情報として登録するフォルダ情報登録手段と、を有する。
【００１１】
また、本発明は、通信手段を介して受信したメッセージ情報をフォルダを用いて管理するメッセージ受信装置であって、前記メッセージ情報、及び前記メッセージ情報の作成の形式が決められたテンプレートと受信されたメッセージを特定のフォルダに振り分けるための振り分けルールとを含むフォルダ情報を受信する受信手段と、前記受信したフォルダ情報に基づいて新規フォルダを作成するフォルダ作成手段と、前記作成したフォルダに関連付けてテンプレート及び振り分けルールを登録する登録手段と、を有する。
【００１２】
また、本発明は、通信手段を介してメッセージを送信するメッセージ送信装置の制御方法であって、複数のフォルダを作成するフォルダ作成ステップと、メッセージ情報の作成の形式が決められたテンプレートを作成するテンプレート作成ステップと、作成された前記テンプレートに含まれる文字列からキーワードを抽出するキーワード抽出ステップと、抽出したキーワードを用いて、受信されたメッセージを前記複数のフォルダのいずれかに振り分けるための振り分けルールを作成する振り分けルール作成ステップと、前記フォルダと、前記テンプレートと、前記振り分けルールとを関連付けてフォルダ情報として登録するフォルダ情報登録ステップと、を有する。
【００１３】
また、本発明は、通信手段を介して受信したメッセージ情報をフォルダを用いて管理するメッセージ受信装置の制御方法であって、前記メッセージ情報、及び前記メッセージ情報の作成の形式が決められたテンプレートと受信されたメッセージを特定のフォルダに振り分けるための振り分けルールとを含むフォルダ情報を受信する受信ステップと、前記受信したフォルダ情報に基づいて新規フォルダを作成するフォルダ作成ステップと、前記作成したフォルダに関連付けてテンプレート及び振り分けルールを登録する登録ステップと、を有する。
【００１４】
また、本発明は、上記メッセージ管理方法をコンピュータに実行させるためのプログラムやプログラムを記憶したコンピュータが読み取り可能な記憶媒体としても成立する。
【発明の効果】
【００１５】
本発明によれば、受信したメッセージをフォルダに振り分けるためのルールを送信側と受信側とで統一化し、ユーザによる管理作業を容易にすることができる。
【００１６】
また、フォルダと、テンプレートと、振り分けルールとを関連付けすることにより、受信したメッセージをフォルダに振り分ける際の成功率（つまり、受信側の意図するフォルダへ格納する確率）を高め、無駄な振り分けルールを作成することが回避できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１７】
以下に、添付図面を参照して本発明を実施するための最良の形態について詳細に説明する。
【００１８】
尚、以下に説明する実施の形態は、本発明の実現手段としての一例であり、本発明が適用される装置の構成や各種条件によって適宜修正又は変更されるべきものであり、本発明は以下の実施の形態に限定されるものではない。
【００１９】
［フォルダ情報の送受信］
図１は、本発明に係る実施形態によりフォルダ情報の送受信を行うシステム構成図である。なお、本実施形態においては、データを送信する端末と受信する端末でやりとりされるデータ一般を「メッセージ」という。メッセージのうち、いわゆる通常の電子メールなどのデータを「メッセージ情報」といい、フォルダ構成などのデータを「フォルダ情報」という。
【００２０】
図１において、フォルダ情報送信端末2110、フォルダ情報受信端末2120、メッセージサーバ4000がネットワークであるLAN3000に接続されており、フォルダ情報送信者1100とフォルダ情報受信者1200がフォルダ情報の送受信を行う。
【００２１】
次に、本実施形態によるフォルダ情報の作成、送信、受信までの処理手順を、図２のフローチャートを用いて説明する。
【００２２】
図２において、先ずフォルダ情報送信者1100がフォルダの作成指示（a01）を行うと、フォルダ情報送信端末2110はフォルダの作成(a02)を行い、新規にフォルダの作成を行う。なお、フォルダは階層的に作成することが可能である。
【００２３】
次にフォルダ情報送信者1100がテンプレートの作成指示(a03)を行うと、フォルダ情報送信端末2110はテンプレートの作成(a04)を行い、テンプレートを元に振り分けルールの作成(a07)を行う。振り分けルールの作成については後述する。そして、テンプレートと振り分けルールとを新規作成したフォルダに関連付ける(a08)。具体的には、フォルダを特定するＩＤ、テンプレート、振り分けルールの関連をリストで管理するフォルダ情報ファイルを更新することで関連付けを行う。
【００２４】
上記処理を繰り返し行うことで、多数のフォルダ情報が構築されるとともに、フォルダ毎にテンプレートが作成される。このことにより、送信者はフォルダに応じたテンプレートを使用してメッセージを作成できるので、多数のテンプレートの中から選択する作業が必要なくなる。
【００２５】
次にフォルダ情報送信者1100はフォルダ情報の送信指示(a09)を行うと、フォルダ情報送信端末2110はメッセージサーバ4000に対し、メッセージの送信処理として、フォルダ情報を送信する(a10)。この送信前に、フォルダ情報送信端末2110は、フォルダ情報である旨の識別子を送信するメッセージのヘッダに付加しておく。
【００２６】
次にフォルダ情報受信者1200がメッセージの受信指示(a11)を行うと、フォルダ情報受信端末2120はメッセージの受信要求(a12)を行う。メッセージサーバ4000は受信要求に応答してメッセージを送信する(a18)。フォルダ情報受信端末2120は更に受け取ったメッセージの解析(a13)を行って、受信したメッセージがフォルダ情報であるかメッセージ情報であるか判断する。今回のメッセージはフォルダ情報であるので、フォルダ情報に従い、フォルダの作成(a13)、テンプレートの登録(a15)、振り分けルールの登録(a16)を行い、最後にテンプレートと、振り分けルールを新規作成したフォルダに関連付ける(a17)。
【００２７】
上記処理により、送信端末と受信端末との間でフォルダ情報が統一されるので、メッセージ作成時には共通のテンプレートを使用できる。また、メッセージ受信時には共通の振り分けルールに従って特定されるフォルダにメッセージを格納するので、メッセージの振り分け成功率を高めることができる。
【００２８】
［メッセージの送受信］
図３は、本発明に係る実施形態によりメッセージの送受信を行うシステム構成図である。
【００２９】
図３において、メッセージ送信端末2210、メッセージ受信端末2220、メッセージサーバ4000がネットワークであるLAN3000に接続されており、メッセージ送信者1300とメッセージ受信者1400がメッセージのやり取りを行う。
【００３０】
ここで、図１５を用いて本実施形態に係る情報処理端末の概略構成について説明する。この情報処理端末は図３でいうメッセージ送信端末2210、メッセージ受信端末2220に該当する。なお、後述する他の送信端末及び受信端末も同様の構成を有するものとする。
【００３１】
２０１は表示装置であり、本実施例では一例としてＣＲＴ（Ｃａｔｈｏｄｅ  Ｒａｙ  Ｔｕｂｅ）を用いる。その表示画面には、画像、アイコン、メッセージ、メニューその他のユーザインターフェース情報が表示される。
【００３２】
２０２はＶＲＡＭ（Ｖｉｄｅｏ  Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）であり、ＣＲＴ２０１の表示画面に表示するための表示データが描画される。このＶＲＡＭ２０２に生成された表示データは、予め定められた規定に従ってＣＲＴ２０１に転送され、これによりＣＲＴ２０１にデータが表示される。
【００３３】
２０３はビットムーブユニット（ＢＭＵ）であり、メモリ間（例えば、ＶＲＡＭ２０２と他のメモリ）のデータ転送や、メモリと各Ｉ／Ｏデバイス（例えば、ネットワークインタフェース２１１）との間のデータ転送を制御する。
【００３４】
２０４はキーボードであり、メッセージ送信者1300やメッセージ受信者1400が文字列データ等の入力指示を行うための各種キーを有する。
【００３５】
２０５はポインティングデバイス（以下、「ＰＤ」）であり、例えば、メッセージ送信者1300やメッセージ受信者1400がＣＲＴ２０１の表示画面上に表示されたオブジェクトの選択・編集を指示するために使用される。
【００３６】
２０６はＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）である。ＣＰＵ２０６はＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）２０７、ハードディスク又はフロッピー（登録商標）ディスクに格納された制御プログラムに基づいてＣＰＵデバイスに接続された各デバイスを制御する。後述する本発明における各モジュールも、ＣＰＵ２０６の制御により処理を行う。
【００３７】
２０７はＲＯＭであり、各種の制御プログラム等のデータを保持する。
【００３８】
２０８はＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）であり、ＣＰＵ２０６のワーク領域、エラー処理時のデータの退避領域、制御プログラムのロード領域等を有する。
【００３９】
２０９はハードディスク（ＨＤＤ）である。ハードディスク２０９は、情報処理装置内で実行される各制御プログラムやコンテンツを格納することができる。例えば、ユーザＰＣ１０２のハードディスクには、ＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ  Ｓｙｓｔｅｍ）、電子メールソフトウェア、メッセージデータ、フォルダ情報ファイルなどが格納されている。２１０はフロッピー（登録商標）ディスクドライブ（ＦＤＤ）であり、フロッピー（登録商標）ディスクに対するアクセスを制御する。
【００４０】
２１１はネットワークインタフェースであり、他の情報処理装置やプリンタ等とインターネット２１３を介して通信を行うことができる。
【００４１】
２１２はバスであり、アドレスバス、データバス及びコントロールバスを含む。
【００４２】
ＣＰＵ２０６に対する制御プログラムの提供は、ＲＯＭ２０７、ハードディスク２０９から行うこともできるし、インターネット２１３を介して他の情報処理装置等から行うこともできる。
【００４３】
次に、本実施形態によるメッセージの作成、送信、受信までの処理手順を、図４のフローチャートを用いて説明する。
【００４４】
図４において、先ずメッセージ送信者1300がメッセージの作成指示(b01)を行うと、メッセージ送信端末2210はテンプレートの一覧表示(b02)を行い、メッセージ送信者1300にテンプレートの選択を促す。メッセージ送信者1300がテンプレートの選択を行うと(b10)メッセージ送信端末2210は選択されたテンプレートを元にしたメッセージ作成画面の出力(b03)を行う。メッセージ送信者1300が必要事項を記述し(b11)、メッセージの送信指示を行うと、メッセージ送信端末2210はメッセージの送信(b04)を行う。この送信前に、メッセージ情報送信端末2210はメッセージ情報である旨の識別子を送信するメッセージのヘッダに付加しておく。
【００４５】
上記処理では、選択したテンプレートを使用してメッセージを作成、送信することができる。
【００４６】
次にメッセージ受信者1400がメッセージの受信指示(b05)を行うと、メッセージ受信端末2220はメッセージの受信要求をメッセージサーバ4000に対して行う(b06)。メッセージサーバ4000はメッセージ送信端末2210が送信したメッセージをメッセージ受信端末2220に送信する(b11)。メッセージ受信端末2220は、メッセージの解析(b07)を行い、受け取ったメッセージの解析を行う。ここで、受け取った情報はメッセージなので、メッセージ受信端末2220はフォルダの特定(b08)を行い、格納するフォルダを特定して、メッセージの格納(b09)を行ってメッセージを所定のフォルダに格納する。フォルダの特定については後述する。
【００４７】
上記処理によれば、共通の振り分けルールでメッセージを振り分けるので、より確実な振り分け作業が実現できる。
【００４８】
［システムの詳細構成］
図５は、本システムのモジュール構成及び外部機器との接続関係を示すブロック図である。
【００４９】
図５において、メール送受信端末（メーラー）2000は上記フォルダ情報送受信端末2110,2120及びメッセージ送受信端末2210,2220として、フォルダ情報の作成、送信、受信、メッセージの作成、送信、受信を行う。そして、メーラー2000はメッセージサーバ4000とネットワークであるLAN3000によって接続されている。
【００５０】
アクター1000は、上記フォルダ送信者1100、フォルダ受信者1200、メッセージ送信者1300、メッセージ受信者1400の役割を持っている。
【００５１】
メーラー2000は、フォルダ制御部2100、メッセージ制御部2200、データ2300、メッセージ送受信部2400を備える。
【００５２】
フォルダ制御部2100は、フォルダ情報制御部2101、フォルダ作成部2102、テンプレート作成部2103、振り分けルール作成部2104、フォルダ関連付け部2105を有し、フォルダ情報の作成、登録を行う。
【００５３】
メッセージ制御部2200は、メッセージ作成・送信制御部2201、メッセージ受信制御部2202、フォルダ特定部2203、メッセージ格納部2204を有し、メッセージの作成、送信、及び受信の各制御、メッセージの格納、フォルダの特定を行う。
【００５４】
データ2300は本システムで使用するデータとして、メッセージデータ2301、フォルダ情報ファイル2302から構成される。メッセージデータ2301は、受信したメッセージ情報、送信予定のメッセージ情報、階層構造で管理されるフォルダ構成が含まれる。
【００５５】
メッセージ送受信部2400は、メッセージ受信部2401、メッセージ解析部2403、メッセージ送信部2402を有し、フォルダ制御部2100で作成されたフォルダ情報及び／又はメッセージ制御部2200で作成されたメッセージの送受信を行う。
【００５６】
フォルダ情報制御部2101は、フォルダ作成部2102によるフォルダの作成、テンプレート作成部2103によるテンプレートの作成、振り分けルール作成部2104による振り分けルールの作成、フォルダ関連付け部2105による関連付けを制御する。
【００５７】
フォルダ作成部2102は、フォルダ情報制御部2101からの命令に基づき、新規に作成したフォルダをメッセージデータ2301に追加する。
【００５８】
テンプレート作成部2103は、フォルダ情報制御部2101からの命令に基づき、テンプレートを作成し、フォルダ情報ファイル2302に登録する。
【００５９】
振り分けルール作成部2104は、フォルダ情報制御部2101からの命令に基づき、振り分けルールを作成し、フォルダ情報ファイル2302に登録する。
【００６０】
フォルダ関連付け部2105は、フォルダ情報制御部2101からの命令に基づき、フォルダ、テンプレート、振り分けルールを関連付けしてフォルダ情報ファイル2302に登録する。
【００６１】
メッセージ作成・送信制御部2201は、メッセージの作成、メッセージ送信部2402によるメッセージの送信を制御する。
【００６２】
メッセージ受信制御部2202は、メッセージ受信部2401によるメッセージの受信、フォルダ特定部2203によるフォルダの特定、メッセージ格納部2204によるメッセージの振り分け、格納を制御する。
【００６３】
フォルダ特定部2203は、メッセージ受信制御部2202からの命令に基づき、受信したメッセージとフォルダ情報ファイル2302とを用いてメッセージを格納するフォルダを特定する（振り分ける）。
【００６４】
メッセージ格納部2204は、メッセージ受信制御部2202からの命令に基づき、メッセージデータ2301の特定フォルダに受信したメッセージを格納する。
【００６５】
フォルダ情報ファイル2302は、フォルダ、テンプレート、振り分けルールと、それらを関連付ける情報と、が登録される。
【００６６】
メッセージ受信部2401は、メッセージサーバ4000から転送されるフォルダ情報及び／又はメッセージ（メッセージ情報）を受け付け、メッセージ解析部2403に解析を要求する。
【００６７】
メッセージ解析部2403は、メッセージ受信部2401により受信したメッセージ情報を解析し、メッセージ情報がフォルダ情報かメッセージかを判定する。具体的には、受信メッセージのヘッダ部を解析することにより判定を行う。
【００６８】
メッセージ送信部2402は、LAN3000を介してメッセージ情報をメッセージサーバ4000に送信する。
【００６９】
フォルダ情報ファイル2302に登録されたフォルダ情報は、図１４に例示するように、ＸＭＬ(eXtensible Markup Language)等で記述される。フォルダ情報はメッセージに添付されて送信される。フォルダ情報にはフォルダのパス＜path＞、テンプレート情報＜template＞、振り分けルール＜rule＞の項目が、１つのフォルダの情報＜folder＞として存在する。
【００７０】
図６は、フォルダ情報制御部2101がフォルダ情報送信者1100に提供する、テンプレート新規作成処理のトリガとなるユーザインターフェース（以下「ＵＩ」）を例示する図である。
【００７１】
図６のＵＩ画面において、フォルダ情報送信者1100が任意のフォルダを右クリックしてショートカットメニューのテンプレートメニュー６００１を選択する。さらに、サブメニューである新規作成メニュー６００２を選択することにより、フォルダ情報制御部2101はテンプレートの新規作成処理を開始する。
【００７２】
図７は、テンプレート作成部2103がフォルダ情報送信者1100に提供する、新規テンプレート編集処理を行うＵＩを例示する図である。７００１はメッセージ情報の宛先欄、７００２はメッセージ情報の件名欄、７００３はメッセージ情報の具体的内容を記述する内容欄である。フォルダ情報送信者1100は、この画面を介して繰り返し用いられる宛先や言葉を入力することにより、それらを特定の形式として保存しておくことができる。
【００７３】
図７のＵＩ画面において、フォルダ情報送信者1100はテンプレートの各項目７００１〜７００３に文字列を入力し、保存ボタン７００４をクリックする。この操作により、テンプレート作成部2103は作成されたテンプレートをフォルダ情報ファイル2302に登録する。
【００７４】
図８は、振り分けルール作成部2104がフォルダ情報送信者1100に提供する、振り分けルール作成処理を行うＵＩを例示する図である。
【００７５】
図８に示すように、振り分けルール作成部2104は、フォルダ情報送信者1100がテンプレート作成時に入力した項目を文字列単位で抽出し表示する。文字列を抽出する技術は既に知られているものを用いればよく、ここでは説明しない。図８の画面において、フォルダ情報送信者1100が振り分けルールのキーワードにしたい文字列の項目にチェックをし、［振り分けルールを作成］をクリックする。ここで、振り分けルール作成部2104はチェックされた文字列をキーワードとして振り分けルールをフォルダ情報ファイル2302に登録する。振り分けルールは選択されたキーワードを組み合わせることで作成することが可能である。例えば、選択されたキーワードのすべてを含むメッセージ情報を特定のフォルダに格納するルールとしてもよいし、選択されたキーワードの少なくとも１つを含むメッセージ情報を特定のフォルダに格納するルールとしてもよい。また、各キーワードを組み合わせた検索条件を作成してもよい。振り分けルールの作成は、フォルダ情報送信者1100の指示に基づき振り分けルール作成部2104が行ってもよいし、振り分けルール作成部2104が一定のルールにしたがって自動的に行ってもよい。
【００７６】
図９は、本システムによるフォルダの作成、テンプレートの作成、振り分けルールの作成、フォルダとテンプレートと振り分けルールの関連付け、フォルダ情報の送信を行うまでの処理手順を示すシーケンス図である。
【００７７】
まず、フォルダの作成について述べる。図９において、フォルダ情報送信者1100がフォルダ名とフォルダのパスを指定すると(a101)、フォルダ情報制御部2101がその指定を受け付け、フォルダ作成部2102に新規フォルダの作成を要求する(a102)。フォルダ作成部2メッセージデータ2301に、新規に作成したフォルダを追加する(a103)。
【００７８】
次に、テンプレートの作成について述べる。フォルダ情報送信者1100が任意のフォルダを指定すると(a104)、フォルダ情報制御部2101がその指定を受け付け、テンプレート作成部2103に処理を渡す(a105)。テンプレート作成部2103はフォルダ情報送信者1100に対し、テンプレート入力受付画面を出力する(a106)。フォルダ情報送信者1100がテンプレートに対する項目の入力を行うと(a117)、テンプレート作成部2103はフォルダ情報ファイル2302にテンプレートの項目を記述し登録する(a107)。
【００７９】
フォルダ情報制御部2101は入力されたテンプレートを振り分けルール作成部2104に渡す(a108)。振り分けルール作成部2104はテンプレートに記述された項目を文字列単位に分け、フォルダ情報送信者1100に対し、キーワード選択受付画面を出力する(a109)。フォルダ情報送信者1100はテンプレートの文字列の中からキーワードを選択する(a119)。選択に応じて振り分けルール作成部2104はフォルダ情報ファイル2302に選択された項目のキーワードを記述し、a104で指定したフォルダに振り分けるための振り分けルールを登録する(a110)。
【００８０】
フォルダ情報制御部2101はa107で登録したテンプレートとa110で登録した振り分けルールとをフォルダに関連付けする処理をフォルダ関連付け部2105に要求する(a111)。フォルダ関連付け部2105はフォルダ情報について、フォルダパスの項目を記述し、テンプレートと振り分けルールとを関連付ける(a112)。
【００８１】
次に、フォルダ情報の送信について述べる。フォルダ情報送信者1100が送信したいフォルダを指定すると(a113)、フォルダ情報制御部2101がその指定を受け付け、フォルダ情報ファイル2302に登録されている指定フォルダとそれより下位の全フォルダに関する情報とを取得する(a114,a120)。フォルダ情報制御部2101は取得した情報をメッセージに添付し、メッセージ送信部2402に送信を依頼する(a115)。メッセージ送信部2402はLAN3000を介してメッセージサーバ4000にフォルダ情報を送信する(a116)。
【００８２】
図１０は、本システムによるフォルダ情報の受信、フォルダの作成、テンプレート、振り分けルールの登録、フォルダへのテンプレートと振り分けルールの関連付けを行うまでの処理手順を示すシーケンス図である。
【００８３】
図１０において、フォルダ受信者1200がメッセージの受信を指示すると(a201)、メッセージ受信部2401がメッセージ情報をメッセージサーバ4000から受信する(a202,a214)。メッセージ受信部2401は受け取ったメッセージ情報をメッセージ解析部2403に渡す(a203)。メッセージ解析部2403は受け取ったメッセージ情報を解析し(a204)、フォルダ情報が添付されていればフォルダ情報制御部2101にフォルダ情報の適用を要求する(a205)。
【００８４】
フォルダ情報制御部2101は添付されたフォルダ情報の中からフォルダパスの項目をフォルダ作成部2102に渡し、フォルダの作成を依頼する(a206)。フォルダ作成部2102は、メッセージデータ2301のうち、指定されたフォルダパスにフォルダを作成して追加する(a207)。また、フォルダ情報制御部2101は添付されているフォルダ情報の中からテンプレートの項目をテンプレート作成部2103に渡し、テンプレートの登録を依頼する(a208)。テンプレート作成部2103はフォルダ管理ファイル2302に対し、テンプレートの登録を行う(a209)。
【００８５】
また、フォルダ情報制御部2101は添付されたフォルダ情報の中から振り分けルールの項目を振り分けルール作成部2104に渡し、振り分けルールの登録を依頼する(a210)。振り分けルール作成部2104はフォルダ情報ファイル2302に対し、振り分けルールの登録を行う(a211)。
【００８６】
また、フォルダ情報制御部2101は添付されたフォルダ情報の中からフォルダパスの項目をフォルダ関連付け部2105に渡し、フォルダとテンプレートと振り分けルールとの関連付けを要求する(a212)。フォルダ関連付け部2105はフォルダ情報ファイル2302に対し、フォルダパスの登録を行う(a213)。
【００８７】
図１１は、メッセージ作成・送信制御部2210がメッセージ送信者1300に提供する、テンプレートを使用した新規メッセージ作成処理のトリガとなるユーザインターフェースを例示する図である。
【００８８】
図１１において、メッセージ送信者1300が任意のフォルダを右クリックしてショートカットメニューの「メールの新規作成」１１０１を選択するとメッセージ作成・送信制御部2210はフォルダに関連付けられたテンプレートの一覧を表示する。メッセージ送信者1300が任意のテンプレートを選択すると、メッセージ作成・送信制御部2210は選択されたテンプレートを元に新規メッセージの作成処理を行う。
【００８９】
図１２は、メッセージ送信者1300によるテンプレートを使用したメッセージの作成と、作成したメッセージの送信を行うまでの処理手順を示すシーケンス図である。
【００９０】
図１２において、メッセージ送信者1300が任意のフォルダを選択すると(b101)、その選択をメッセージ作成・送信制御部2201が受け付ける。そして、選択されたフォルダのパスに関連付けされたテンプレート一覧をフォルダ情報ファイル2302から取得する(b102,b108)。メッセージ作成・送信制御部2201はメッセージ送信者1300にテンプレート一覧を表示し、テンプレートの選択を促す(b103)。
【００９１】
メッセージ作成・送信制御部2201はメッセージ送信者1300が選択したテンプレート(b109)をフォルダ情報ファイル2302から取得する(b104,b110)。メッセージ作成・送信制御部2201は取得したテンプレートを元にしたメッセージ作成画面をメッセージ送信者1300に提供する(b105)。
【００９２】
メッセージ送信者1300がメッセージを作成し、送信を指示すると(b111)、メッセージ作成・送信制御部2201は作成したメッセージをメッセージ送信部2402に渡す(b106)。メッセージ送信部2402は受け取ったメッセージをメッセージサーバ4000に送信する(b107)。
【００９３】
図１３は、本システムによるメッセージの受信とフォルダへの振り分けを行うまでの処理手順を示すシーケンス図である。
【００９４】
図１３において、メッセージ受信者1400がメッセージの受信を指示すると(b201)、メッセージ受信部2401がメッセージ情報をメッセージサーバ4000から受信する(b202,b211)。メッセージ受信部2401は受け取ったメッセージ情報をメッセージ解析部2403に渡す(b203)。
【００９５】
メッセージ解析部2403は受け取ったメッセージ情報を解析し(b204)、フォルダ情報が添付されていなかったらメッセージ受信制御部2202にメッセージの振り分けを依頼する(b205)。メッセージ受信制御部2202はメッセージをフォルダ特定部2203に渡し、フォルダの特定を依頼する(b206)。フォルダ特定部2203はフォルダ情報ファイル2302から取得した振り分けルールを参照して(b207,b212)、フォルダの特定を行う(b208)。
【００９６】
メッセージ受信制御部2202はフォルダの特定結果を受け(b213、メッセージ格納部2204にメッセージの格納を依頼する(b209)。メッセージ格納部2204はメッセージデータ2301における特定されたフォルダにメッセージを格納する(b210)。
【００９７】
［他の実施形態］
本発明は、前述した実施形態の機能を実現するコンピュータプログラムを、システムあるいは装置に直接あるいは遠隔から供給することによって達成される場合も含む。その場合、システム等のコンピュータが該コンピュータプログラムを読み出して実行することになる。
【００９８】
従って、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、該コンピュータにインストールされるコンピュータプログラム自体も本発明を実現するものである。
【００９９】
その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であっても良い。
【０１００】
プログラムを供給するための記録媒体（記憶媒体）としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク等がある。その他にも、MO、CD-ROM、CD-R、CD-RW、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ROM、DVD(DVD-ROM、DVD-R)等がある。
【０１０１】
その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続し、該ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのものをダウンロードすることもできる。また圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。また、本発明のプログラムを構成するコンピュータプログラムを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるWWWサーバも、本発明に含まれるものである。
【０１０２】
また、本発明のプログラムを暗号化してCD-ROM等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザが、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードすることもできる。この場合、ダウンロードした鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現する。
【０１０３】
また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される他、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ等が、実際の処理の一部又は全部を行うことによっても実現され得る。
【０１０４】
更に、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットのメモリに書き込まれた後、該ボード等のＣＰＵ等が実際の処理の一部又は全部を行うことによっても実現される。
【図面の簡単な説明】
【０１０５】
【図１】本発明に係る実施形態によりフォルダ情報の送受信を行うシステム構成図である。
【図２】フォルダ情報送受信時の処理手順を示すシーケンス図である。
【図３】本発明に係る実施形態によりメッセージの送受信を行うシステム構成図である。
【図４】メッセージ送受信時の処理手順を示すシーケンス図である。
【図５】本システムの内部構成と外部機器との接続関係を示すブロック図である。
【図６】テンプレート新規作成時のＵＩ画面を例示する図である。
【図７】テンプレート作成時のＵＩ画面を例示する図である。
【図８】振り分けルール作成時のキーワード選択のＵＩ画面を例示する図である。
【図９】フォルダ情報の作成から送信までの処理手順を示すシーケンス図である。
【図１０】フォルダ情報の受信から登録までの処理手順を示すシーケンス図である。
【図１１】メッセージ新規作成時のユーザインターフェースを例示する図である。
【図１２】メッセージの作成から送信までの処理手順を示すシーケンス図である。
【図１３】メッセージの受信からフォルダへの振り分けまでの処理手順を示すシーケンス図である。
【図１４】フォルダパスとテンプレートと振り分けルールとその関連付け情報が登録されるフォルダ情報ファイルの構成を例示する図である。
【図１５】本実施形態の情報処理端末の概略構成を示す図である。
【符号の説明】
【０１０６】
1000  アクター
1100  フォルダ情報送信者
1200  フォルダ情報受信者
1300  メッセージ送信者
1400  メッセージ受信者
2000  メッセージ送受信端末
2100  フォルダ制御部
2101  フォルダ情報制御部
2102  フォルダ作成部
2103  テンプレート作成部
2104  振り分けルール作成部
2105  フォルダ関連付け部
2200  メッセージ制御部
2201  メッセージ作成・送信制御部
2202  メッセージ受信制御部
2203  フォルダ特定部
2204  メッセージ格納部
2300  データ
2301  メッセージデータ
2302  フォルダ情報ファイル
2400  メッセージ送受信部
2401  メッセージ受信部
2402  メッセージ送信部
2403  メッセージ解析部
3000  LAN
4000  メッセージサーバ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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