(57)【要約】      （修正有）【課題】文書の変更時におけるコメントの引継ぎに関する利便性を向上できる文書管理装置及びプログラムを提供する。【解決手段】文書情報と、当該文書情報に対して関連づけた付加情報とを保持し、文書情報に対する変更が行われたときに、当該変更された文書情報に関連づけられていた付加情報を所定の規則に基づいて変更する文書管理装置である。一例として、当該付加情報の内容に、変更点に係る文字列が含まれている場合、「修正しました」という文字列を当該付加情報の内容に加える。【選択図】図１
2008139971.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書情報と付加情報とを関連づけて保持する保持手段と、
前記保持手段に保持された文書情報に対する変更が行われたときに、当該変更された文書情報に関連づけられていた付加情報を所定の規則に基づいて変更する付加情報変更手段と、
を含むことを特徴とする文書処理装置。
【請求項２】
コンピュータに、
文書情報と付加情報とを関連づけて保持する第１の手順と、
前記文書情報に対する変更が行われたときに、当該変更された文書情報に関連づけられていた付加情報を所定の規則に基づいて変更する第２の手順と、
を実行させることを特徴とする文書処理プログラム。
【請求項３】
前記第２の手順においては、コンピュータに、
前記文書情報に対する変更が行われたときに、当該変更個所に係る付加情報を検索し、検索の結果見いだされた付加情報を所定の規則に基づいて変更させることを特徴とする請求項２に記載の文書処理プログラム。
【請求項４】
前記第１の手順では、コンピュータに、
前記文書情報に対する変更が行われたときに、変更前の文書情報と、変更後の文書情報とを関連づけて保持させ、
前記第２の手順では、コンピュータに、
前記保持される変更前の文書情報と、変更後の文書情報とのそれぞれに関連づけられる付加情報を更新させることを特徴とする請求項２または３に記載の文書処理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書処理装置及び文書処理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
企業などの組織において、作成した文書を、スタッフが共同でレビューを行うことを可能とするシステムがある。このようなシステムでは、レビューの対象となる文書に対して、修正個所を指示する情報など、付加的な情報（アノテーション）を設定できるものがある。
【０００３】
なお、文書の改版時に、元の文書に付加されたコメントの情報を、改版後の文書の同等の位置に引き継がせる技術が、特許文献１に開示されている。
【特許文献１】特開平７−７８１３８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
文書の変更によりコメントが妥当なものでなくなった場合でも、その内容がそのまま引き継がれてしまうと、改版によるコメントの引き継ぎの妥当性については、別途、利用者が一々検討をしなければならず、利便性が低い。
【０００５】
本発明は、文書の変更時におけるコメントの引継ぎに関する利便性を向上できる文書処理装置及び文書処理プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記目的を達成するため、請求項１の発明は、文書情報と付加情報を関連づけて保持する保持手段と、前記保持手段に保持された文書情報に対する変更が行われたときに、当該変更された文書情報に関連づけられていた付加情報を所定の規則に基づいて変更する付加情報変更手段と、を含むことを特徴とする。
【０００７】
また、請求項２の発明は、コンピュータに、文書情報と付加情報を関連づけて保持する第１の手順と、前記文書情報に対する変更が行われたときに、当該変更された文書情報に関連づけられていた付加情報を所定の規則に基づいて変更する第２の手順と、を実行させることを特徴とする。
【０００８】
また、請求項３の発明は、請求項２の発明において、前記第２の手順は、前記文書情報に対する変更が行われたときに、当該変更個所に係る付加情報を検索し、検索の結果見いだされた付加情報を所定の規則に基づいて変更することを特徴とする。
【０００９】
また、請求項４の発明は、請求項２または３の発明において、前記第１の手順は、前記文書情報に対する変更が行われたときに、変更前の文書情報と、変更後の文書情報とを関連づけて保持し、前記第２の手順は、前記保持される変更前の文書情報と、変更後の文書情報とのそれぞれに関連づけられる付加情報を更新することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１０】
請求項１または２に記載の発明によると、文書情報の変更に対応して、文書情報に付されていた付加情報を変更することで、付加情報を効果的に利用でき、利便性を向上できる。
【００１１】
請求項３に記載の発明によると、文書情報の変更箇所に対応した付加情報を更新するので、付加情報の利用をさらに効率的に行うことができ、利便性をより向上できる。
【００１２】
請求項４に記載の発明によると、変更前または変更後の文書情報に付された付加情報を更新することで、変更前の文書情報を参照する場合や、変更後の文書情報を参照する場合に、利便性を向上できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
本発明の実施の形態の一例について図面を参照しながら説明する。本発明の実施の形態に係る文書管理装置１は、図１に示すように、制御部１１と、記憶部１２と、通信部１３とを含み、通信手段を介してクライアント装置２に接続されている。
【００１４】
制御部１１は、ＣＰＵ等のプログラム制御デバイスであり、記憶部１２に格納されたプログラムに従って動作している。本実施の形態では、制御部１１は、文字列、図、画像などの少なくともひとつを含んだ文書情報を記憶部１２に保持させる。また、この制御部１１は、記憶部１２が保持している文書情報を、要求に応じて、ネットワーク等の通信手段を介してクライアント装置２へ配信する。さらに本実施の形態の制御部１１は、この文書情報に対してクライアント装置２側から受信される指示により付加情報を関連づけて、記憶部１２に保持させるとともに、付加情報に関連づけられた文書情報が変更されると、当該変更された個所に関係する付加情報を変更する処理を行う。この制御部１１の具体的な処理の内容については、後に詳しく述べる。
【００１５】
記憶部１２は、メモリ１２ａと、ストレージ１２ｂとを含む。メモリ１２ａは、ＲＡＭ（Random Access Memory）や、ＲＯＭ（Read Only Memory）等の記憶素子等を含む。また、ストレージ１２ｂは、例えばハードディスク等であり、情報を保持する手段として動作して、文書情報や付加情報を保持する。本実施の形態では、このメモリ１２ａや、ストレージ１２ｂといったコンピュータ可読な記憶媒体に格納されたプログラムに従って制御部１１が動作する。このプログラムはまた、ＣＤ−ＲＯＭやＤＶＤ−ＲＯＭ等のコンピュータ可読な記録媒体に格納された状態で提供されてもよい。
【００１６】
通信部１３は、例えばネットワークインタフェース等であり、ネットワーク等の通信手段を介して接続されるクライアント装置２から、種々の要求に係るデータ等を受信して制御部１１に出力する。またこの通信部１３は、制御部１１から入力される指示に従い、文書情報、付加情報に係るデータを、クライアント装置２へ送信する。
【００１７】
クライアント装置２は、例えばパーソナルコンピュータ等であり、利用者からの指示により、文書情報を生成して、文書管理装置１へ保持させる処理や、文書管理装置１に保持されている文書情報を読み出させて表示させ、付加情報を関連づけて保持させる処理などを実行する。またクライアント装置２は、格納されている文書情報の改版の指示を、利用者から受けて。格納されている文書情報に関連づけて、改版後の文書情報を文書管理装置１に格納させる処理を行う。
【００１８】
本実施の形態の文書管理装置１は、機能的には例えば図２に示すように、版管理部２１と、変更点抽出部２２と、付加情報設定部２３と、付加情報取得部２４と、付加情報更新部２５と、報知部２６と、文書呼出処理部２７とを含んで構成される。ここでは、これらの各機能は、ソフトウエアで制御部１１を制御することにより実現される。
【００１９】
版管理部２１は、クライアント装置２から新たに保持するべき文書として、文書情報が受信されると、固有の文書識別子を発行する。そして版管理部２１は、図３に例示する文書データベースとして、この発行した文書識別子と、最初の版を表わす版情報と、クライアント装置２の利用者を特定する情報（利用者を認証して取得すればよい）とに関連づけて、受信した文書情報をストレージ部１２ｂに格納する。
【００２０】
また、版管理部２１は、クライアント装置２から改版の指示とともに、文書識別子と、文書情報とを受信すると、ストレージ部１２ｂに格納されている文書データベースから、受信した文書識別子を含むエントリーを検索する。そして、検索によって見いだされたエントリーのうち、最新の版を表わす版情報（最新版情報）を取得する。例えば、文書識別子「１」に係る文書情報が、過去に２度の改版を経ている場合、最初の版を表わす版情報「１」（以下では説明を簡便にするため、版情報は版の番号であるとする）を含むエントリーと、１度目の改版後の版情報「２」を含むエントリーと、２度目の改版後の版情報「３」を含むエントリーとが、検索によって見いだされることとなる。
【００２１】
版管理部２１は、取得した最新版情報を次の版を表わす値に設定（版番号の場合、１だけインクリメント）し、版情報「４」を得る。そして、版管理部２１は、図３に例示する文書データベースとして、受信した文書識別子と、上述の処理で得た版情報と、クライアント装置２の利用者を特定する情報とに関連づけて、受信した文書情報をストレージ部１２ｂに格納する。
【００２２】
版管理部２１は、ここで格納した文書情報を特定する情報（文書識別子及び版情報）を、変更点抽出部２２に出力する。
【００２３】
このように本実施の形態では、一つの文書が、固有の文書識別子をキーとして、版ごとに管理されることとなる。
【００２４】
変更点抽出部２２は、版管理部２１から、改版時に格納した文書情報を特定する情報の入力を受けると、改版前の文書情報からの変更点を抽出し、抽出した変更点を特定する情報を、付加情報取得部２４と付加情報更新部２５とに出力する。この抽出は、差分を抽出するｄｉｆｆなどのコマンドの処理と同様であるので、ここでの詳しい説明を省略する。
【００２５】
付加情報設定部２３は、クライアント装置２からの指示に従い、文書情報上の指示された位置に、文字列等の付加的な情報を関連づけて記録する。ここで文書情報上で付加情報を関連づける位置は、文書情報が例えばＰＤＦ（Portable Document Format）などのように、用紙上に印字されるときのイメージとして記録される場合（用紙、印刷の条件に基づいて仮想的に形成される画像として表示される場合）は、当該イメージのページと、用紙上の座標情報とによって特定されてもよい。また、この付加情報を関連づける位置は、文字列中の指示された箇所を特定する情報（先頭からＸ文字目、などの情報）で特定されてもよい。この付加情報は、図４に示すように、付加情報ごとに固有の付加情報識別子と、付加情報を関連づける文書情報を特定する情報（文書識別子及び版情報）と、当該文書情報上の位置を特定する情報と、付加情報の内容とを含む（図４（ａ））。また、この付加情報には、付加情報を設定した利用者を識別する情報（利用者名や、利用者の識別番号など）や、対応する改版前の文書情報に付された付加情報を特定する情報（親識別子など）、付加情報の意図や概要を表す属性情報、付加情報の表示時のサイズなどを含んでもよい（図４（ｂ））。
【００２６】
付加情報取得部２４は、変更点抽出部２２から、改版に伴う文書情報の変更点を特定する情報を受けて、改版前の文書情報に関連づけられた付加情報のうち、当該入力される情報で特定された変更点に関係する付加情報を選択する。そして当該選択した付加情報を特定する、付加情報識別子を付加情報更新部２５に出力する。この変更点に関係する付加情報を選択する処理の具体的な例については後に述べる。
【００２７】
付加情報更新部２５は、改版前の文書情報に関連づけられていた付加情報が、改版後の文書情報の付加情報にも表示されるよう、改版前の文書情報に関連づけられている付加情報を検索し、検索によって得られた付加情報を順次、注目付加情報として選択しつつ、選択した注目付加情報について次の処理を行う。
【００２８】
すなわち付加情報更新部２５は、図５に示すように、注目付加情報が、付加情報取得部２４が出力する付加情報識別子に関連づけられたものであるか否かを調べる（Ｓ１）。ここで注目付加情報が、付加情報取得部２４が出力する付加情報識別子に関連づけられたものでなければ、付加情報更新部２５は、当該注目付加情報を複写し、複写した注目付加情報を関連づける文書情報の版情報を、改版後の版を特定する版情報に書き換える（Ｓ２）。このとき、複写した注目付加情報については、その付加情報識別子を固有のものに変更する。
【００２９】
また、処理Ｓ１において、注目付加情報が、付加情報取得部２４が出力する付加情報識別子に関連づけられたものであれば、当該注目付加情報を複写し、複写した注目付加情報を所定の規則に基づいて変更する（Ｓ３）。例えば、複写した注目付加情報について、変更点抽出部２２から入力される、改版に伴う文書情報の変更点を特定する情報に基づいて更新する。一例として、注目付加情報の内容に、変更点に係る文字列が含まれている場合、「修正しました」という文字列を、注目付加情報の内容に加える。
【００３０】
そして、付加情報更新部２５は、複写した注目付加情報を関連づける文書情報の版情報を、改版後の版を特定する版情報に書き換える（Ｓ４）。この場合も複写した注目付加情報については、その付加情報識別子を固有のものに変更する。この付加情報更新部２５の処理は、ここで示した例に限られないので、その種々の例について、後に述べる。
【００３１】
付加情報更新部２５は、改版前の文書情報に関連づけられている付加情報の各々について、注目付加情報として選択しつつ、上述の処理を繰り返して行う。
【００３２】
報知部２６は、付加情報更新部２５にて、その内容が変更された付加情報があれば、当該内容が変更された付加情報に係る情報を、予め指定された宛先に対して報知する。この報知先は、例えば付加情報に含めて設定されていてもよい。この場合、変更された付加情報に含まれている報知先に対して、当該変更の内容などが報知される。
【００３３】
文書呼出処理部２７は、呼び出しの対象となる文書情報を特定する情報（文書識別子及び版情報）とともに、呼び出しの指示をクライアント装置２から受けて、ストレージ１２ｂから当該対象となった文書情報を読み出して、要求元のクライアント装置２へ配信する。
【００３４】
すなわち本実施の形態では、クライアント装置２の利用者が文書を呼び出して、それを更新すると、改版後の版情報が生成される。そして、改版前の文書情報に関連づけられていた付加情報が、改版後の文書情報に引き継がれる。このとき、予め定められた規則に従って付加情報の内容を変更するべきか否かが判断され、変更するべき付加情報については、その内容などが変更される。
【００３５】
［変更する付加情報の選択］
ここで内容等を変更する付加情報の選択の例について述べる。例えば付加情報を関連づける、文書情報上の位置が、文書情報を仮想的に形成したときのページ及びそのページ内の座標情報で特定される場合、付加情報取得部２４は、変更点抽出部２２から、改版に伴う文書情報の変更点を特定する情報を受けると、当該変更点が含まれているページ及びそのページ内の領域を特定する情報（例えば領域の各頂点の座標情報）とを検出する。そして、当該検出したページ及び領域から予め定めた距離の範囲内（例えば領域までの距離がしきい値ｄ以下）にある付加情報を検索する。このようにして、各変更点ごとに行った検索の結果として得られた付加情報を、内容等を変更するべき付加情報として、その付加情報識別子を出力する。
【００３６】
また、変更点を取り囲む領域までの距離とするのではなく、変更点を含む段落全体を取り囲む領域までの距離、または変更点を含む行を取り囲む領域までの距離としてもよい。
【００３７】
なお付加情報が、文書情報上の文字列の一部に関連づけられている場合、付加情報取得部２４は、変更点抽出部２２から、改版に伴う文書情報の変更点を特定する情報を受けると、当該変更点の変更前の文字列（その一部でもよい）に関連づけられていた付加情報を検索して、その検索の結果として得られた付加情報を、内容等を変更するべき付加情報として、その付加情報識別子を出力する。
【００３８】
［付加情報更新の例］
ここまでの説明において、付加情報更新部２５は、変更点として抽出された文字列が、付加情報の内容に含まれていれば、「修正しました」などの文字列を添加することとしたが、この例に限られるものではない。
【００３９】
例えば、付加情報に属性情報として、当該付加情報を付した意図を表す情報（「修正指示」、「要確認」など）が含まれている場合には、付加情報更新部２５は、付加情報取得部２４にて選択された付加情報に含まれる属性情報が「修正指示」であるときに、当該選択された付加情報を複写して生成した、改版後の付加情報の属性情報を「修正完了」と変更することとしてもよい。
【００４０】
また、付加情報に、付加情報の内容である文字列を表示する際の下地の色（付箋のように、矩形状の下地を文書情報に合成し、当該矩形状の内部に付加情報の内容である文字列を描画する場合）を含むときには、付加情報更新部２５は、付加情報取得部２４にて選択された付加情報を複写して生成した、改版後の付加情報については、その色を予め定めた特定の色に変更することとしてもよい。
【００４１】
また、変更する付加情報は、改版後の文書情報に関連づけられたものに限られない。例えば、付加情報更新部２５は、付加情報取得部２４にて選択された付加情報そのもの（改版前の文書情報に関連づけられている付加情報）を変更してもよい。
【００４２】
例えば、付加情報更新部２５は、付加情報取得部２４にて選択された付加情報に含まれる属性情報が「修正指示」であるときに、当該選択された付加情報の属性情報を「修正完了」と変更することとしてもよい。同様に、付加情報更新部２５は、付加情報取得部２４にて選択された付加情報について、その色を予め定めた特定の色に変更することとしてもよい。
【００４３】
さらに付加情報更新部２５は、改版前の文書情報に関連づけられていた付加情報のうち、付加情報取得部２４にて選択された付加情報の少なくとも一部、所定削除条件を満足するものについては、複写せず、改版後の文書情報に引き継がないようにしてもよい。例えば付加情報更新部２５は、改版前の文書情報に関連づけられていた付加情報のうち、付加情報取得部２４にて選択された付加情報のうち、削除条件として、「属性情報が修正指示」であるもの、との指定がされている場合、付加情報更新部２５は、付加情報取得部２４にて選択された付加情報に含まれる属性情報が「修正指示」であるときには、当該選択された付加情報を複写しないよう制御する。これにより、「修正指示」の付加情報は、修正が行われたときに、改版後の文書情報において表示されないようになる。
【００４４】
さらに変更点抽出部２２が、各変更点での文書情報の変更方法を特定する情報として、「削除」、「追加」、「書換」などの情報を併せて出力するようにする場合、付加情報更新部２５は、この情報を用いて、付加情報の変更を行ってもよい。例えば、「削除」がされた場合には、「削除されました」のような文字列を、更新前または更新後の付加情報の内容に追記してもよい。
【００４５】
付加情報更新部２５は、改版前の文書情報に関連づけられている付加情報を、改版後の文書情報にも関連づける場合、当該改版後の文書情報に関連づける付加情報に対して、その元となった改版前の文書情報に関連づけられている付加情報の付加情報識別子を含めて記録してもよい。これにより、改版後の文書情報に関連づけられた付加情報のうち、改版前の文書情報に対応する付加情報が含まれているものについては、これらが関連づけられ、例えば、改版後の文書情報に関連づけられた付加情報に対して所定の操作（ダブルクリックするなど）が行われたときに、改版前の文書情報の対応する付加情報を参照したり、当該対応する付加情報に関連する改版前の文書情報を提示したりという処理を行うことができるようになる。
【００４６】
［改版作業中の付加情報の変更］
ここまでの説明では、改版後の文書情報が登録されたときに、上記の処理が行われるものとして説明したが、クライアント装置２における改版作業中にも、上述の処理を行って、付加情報の変更などの処理を行ってもよい。この場合、改版作業中の一時保存の指示をクライアント装置２で受け入れた場合に、文書管理装置１が仮の版情報を発行して、一時保存の対象となった文書を保持するとともに、当該保持した文書情報と改版前の文書情報との変更点を検出し、当該検出した変更点に関連づけられている付加情報について、その内容等を変更することとしてもよい。
【００４７】
この場合の変更としては、例えば、改版前の文書情報に関連づけられている付加情報に、「変更中です」のような文字列を付加する例などが考えられる。また、改版作業中の利用者を認証して、当該利用者を特定できる場合は、当該特定した利用者名を含めて、「利用者Ａが変更中です」のように変更してもよい。
【００４８】
［多数の版に枝分かれして改版される場合の例］
文書情報によっては、直列的に改版されるばかりではなく、例えば第１版から、互いに異なる第２Ａ版と第２Ｂ版とを、それぞれ個別に生成することもある。この場合、本実施の形態の文書管理装置１の制御部１１は、改版が行われたときに、改版後の文書情報に対して、改版前の文書情報の版情報を関連づけて保持する。上述のように、例えば第１版から、互いに異なる第２Ａ版と第２Ｂ版とを、それぞれ個別に生成する場合、第２Ａ版と、第２Ｂ版とに、改版前の文書情報として、「第１版」を表す情報が関連づけられる。
【００４９】
制御部１１は、付加情報設定部２３の動作として、クライアント装置２からの指示に従い、文書情報上の指示された位置に、文字列等の付加的な情報を関連づけて記録する際に、さらに次の処理を行う。
【００５０】
すなわちこの場合の付加情報設定部２３では、付加情報を関連づけた文書情報（以下、区別のため対象文書情報と呼ぶ）に、改版前の文書情報を特定する情報が関連づけられているか否かを調べる。ここで、改版前の文書情報を特定する情報が関連づけられていると、当該情報を取得する。そして付加情報設定部２３は、当該取得した情報を改版前の文書情報を特定する情報として含む、他の文書情報を検索する。これにより、共通の文書情報を基礎として生成された、他の文書情報の検索が行われる。この検索で見出される他の文書情報を以下、「ファミリ文書」と呼ぶ。
【００５１】
具体的な例として、上述のように、例えば第１版から、互いに異なる第２Ａ版と第２Ｂ版とが、それぞれ個別に生成されており、第２Ａ版に付加情報を関連づける指示が行われると、この第２Ａ版の文書情報に、改版前の文書情報を特定する情報として関連づけられている「第１版」の情報が見出される。そして、この「第１版」の情報を、改版前の文書情報を特定する情報として含む他の文書情報が検索され、ここではファミリ文書として「第２Ｂ版」が検索の結果として見出されることになる。
【００５２】
付加情報設定部２３は、付加情報の関連づけられた位置から所定範囲内にある文書情報の一部を抽出する。ここで上記所定範囲は、付加情報を関連づける位置が、文書情報を仮想的に形成したときのページ及びそのページ内の座標情報で特定される場合、当該座標情報の最も近くにある文字列を含む段落全体などとして定めることができる。
【００５３】
付加情報設定部２３は、抽出した文書情報の一部を、ファミリ文書から検索する。ここで、当該抽出した文書情報の一部を含むファミリ文書が見出されると、当該見出したファミリ文書上で、当該抽出した文書情報の一部を見出した位置近傍に、対象文書情報に関連付けの指示があった付加情報を複写して関連づける。このとき、複写した付加情報には、固有の付加情報識別子を設定する。
【００５４】
この例によると、第２Ａ版において、例えば「『輻射』は『複写』の誤記ではないでしょうか？」のような付加情報が、当該「輻射」の文字列近傍に設定されると、当該付加情報近傍にある、「輻射」を含む文書情報の一部が、ファミリ文書である第２Ｂ版において検索され、同じ「輻射」を含む文書情報の一部が、第２Ｂ版にも見出されると、当該「輻射」の文字列近傍に、「『輻射』は『複写』の誤記ではないでしょうか？」との付加情報が関連づけて記録される。
【００５５】
付加情報設定部２３は、このようにファミリ文書に関連づける付加情報に対しては、対象文書情報に関連づけられている複写元の付加情報の付加情報識別子を、関連付加情報として含めて記録してもよい。
【００５６】
この関連付加情報としての付加情報識別子は、次のような処理に供することができる。すなわち、付加情報更新部２５が、付加情報を変更する際に、当該変更に係る付加情報（以下、変更対象付加情報と呼ぶ）の付加情報識別子を関連付加情報として含む付加情報を検索する。
【００５７】
そして検索によって得られた付加情報があれば、付加情報更新部２５は、当該検索によって得られた付加情報に対しても変更を行う。例えば、付加情報の内容に、「他の版において修正されています」のような情報を含めてもよい。この場合、当該付加情報には、変更対象付加情報の付加情報識別子をさらに、参照識別子として含めてもよい。
【００５８】
なお、付加情報そのものを変更するのではなく、付加情報更新部２５は、当該検索によって得られた付加情報の近傍（例えば隣接した位置）に、新たに、「他の版において修正されています」のような情報を含めた付加情報を生成して関連づけてもよい。この場合も新たに生成する当該付加情報には、変更対象付加情報の付加情報識別子をさらに、参照識別子として含めてもよい。
【００５９】
制御部１１は、参照識別子を含む付加情報について、予め定めた操作（例えばダブルクリックなど）が行われたときには、当該参照識別子を付加情報識別子とする付加情報を表示するなどの処理を行う。また、当該参照識別子を付加情報識別子とする付加情報とともに、それが関連づけられている文書情報（表示する付加情報が関連づけられている箇所を特に表示してもよい）を併せて提示してもよい。
【００６０】
［変更が元に戻されてしまう例］
文書情報が繰り返し改版される結果、修正依頼を受けて修正した内容が元へ戻ってしまうこともある。例えば文書情報の第１版において、「ドキュメントを複写して複写ドキュメントを作成する」という文字列に対して、「わかりにくいので、『ドキュメントを複写する』に修正してはいかがですか」という修正依頼を行ったとする。その後、第２版での改版時にこの内容が「ドキュメントを複写する」に変更されたが、さらにその後の第３版への改版において「ドキュメントを複写して複写ドキュメントを作成する」に戻されてしまう場合がある。
【００６１】
このような事態に対処するため、本実施の形態の付加情報更新部２５は、改版が行われたときの処理として（ここでの改版後の文書情報を最終版文書と呼ぶ）、文書情報の改版時の変更点に関わる付加情報を注目付加情報として、その内容等を変更する際に、改版前の対応する付加情報の付加情報識別子を、親識別子として含めておく。また、この場合は、改版後において付加情報を削除しないこととしておく（表示をしないように不可視に設定するなどして、表示させないこととするのは構わない）。
【００６２】
付加情報更新部２５は、変更点に関して選択された付加情報について、親識別子が含まれているかを調べ、含まれているときには、当該親識別子の近傍の文書情報の一部を抽出する。そして、最終版文書の注目付加情報近傍の文書情報の一部が、当該抽出した文書情報の一部に一致するか否かを調べる。ここで一致していれば、注目付加情報を、親識別子の付加情報の内容を複写して、注目付加情報の内容に設定する。この場合も注目付加情報の識別子は、親識別子とは異ならせて、固有のものとしておく。
【００６３】
これにより、改版を重ねるうちに元へ戻ってしまった内容について、再度、過去に付された付加情報を関連づけることができるようになる。
【００６４】
［付加情報の看過］
また、付加情報として修正依頼がされていたにも関わらず、文書情報の改版担当者が、改版時に当該修正依頼を看過してしまうなどの場合に配慮して、付加情報更新部２５は、次のような処理を行ってもよい。
【００６５】
すなわち、付加情報更新部２５は、改版前の文書情報に関連づけられている付加情報のうち、変更点の近傍にあるものとして選択されていない付加情報については、その表示態様を変更するようその内容を変更してもよい。例えば、付加情報の内容として、付加情報を表示する際の文字の大きさを規定する情報が含まれている場合、この文字の大きさを大きくするよう変更する。また、付加情報の下地となる色を変更してもよい。
【００６６】
また付加情報更新部２５は、上記の処理を行う付加情報として、属性情報が特定のもの（例えば「修正依頼」など）であるものに限って、その表示態様を変更することとしてもよい。
【００６７】
これにより、修正依頼として付された付加情報を看過した場合、当該部分が変更点として抽出されず、従って、当該付加情報は変更の対象として選択されない。このような場合に、予め定めた条件を満足すれば（例えば属性情報が「修正依頼」など特定のものであるなど）、当該付加情報の表示態様を変更して、文字列を大きく表示させるなどの処理が行われることになる。
【００６８】
［付加情報に関連する文字列］
ここまでの説明においては、付加情報に関連する文字列を抽出するために、付加情報が関連づけられた文書情報上の位置を参照し、当該位置近傍にある文字列を対象として処理を行っていたが、付加情報を付するときに、利用者に対して対象となる文字列部分を特定させ、当該特定させた部分の文字列を、対象文字列情報として付加情報に含めておけば、上述のような処理に代えて、付加情報に関連する文字列を抽出する際に、当該付加情報に含まれている対象文字列情報を抽出すればよい。これにより、対象部分をより明確にできる。
【００６９】
このように本実施の形態によると、改版によりコメント等の付加情報が妥当なものとなくなった場合には、その内容が変更され、利用者の利便性向上を図ることができる。
【００７０】
本実施の形態では、付加情報が、文書情報とともにストレージ部１２ｂ等に格納されず、付加情報として別途格納されている。このため、付加情報のみを参照して文書情報の修正履歴を見出すこともできる。また、文書情報が削除されてもこの付加情報のみを残すことができるので、付加情報をその後の処理に供することができる。
【図面の簡単な説明】
【００７１】
【図１】本発明の実施の形態に係る文書管理装置の例を表す構成ブロック図である。
【図２】本発明の実施の形態に係る文書管理装置の例を表す機能ブロック図である。
【図３】本発明の実施の形態に係る文書管理装置が保持する文書情報のデータベースの例を表す説明図である。
【図４】本発明の実施の形態に係る文書管理装置が保持する付加情報の例を表す説明図である。
【図５】本発明の実施の形態に係る文書管理装置が行う処理の例を表すフローチャート図である。
【符号の説明】
【００７２】
１  文書管理装置、２  クライアント装置、１１  制御部、１２  記憶部、１３  通信部、２１  版管理部、２２  変更点抽出部、２３  付加情報設定部、２４  付加情報取得部、２５  付加情報更新部、２６  報知部、２７  文書呼出処理部。
【図１】
2008139971.tif 000003
【図２】
2008139971.tif 000004
【図３】
2008139971.tif 000005
【図４】
2008139971.tif 000006
【図５】
2008139971.tif 000007