(57)【要約】【課題】印刷された文書に対して自動的に索引付けするシステムを提供する。【解決手段】文書５２の各々にＲＦＩＤタグ１０が取り付けられ、各々のファイルフォルダ５６にはＲＦＩＤタグ６０が取り付けられている。ＲＦＩＤ読取装置すなわちカプラー８８は、キャビネット８０内に埋め込まれ、これでキャビネット８０内のあらゆる識別可能な文書とフォルダタグ６０とを検出して読み取る。各々のＲＦＩＤ文書タグ１０及びフォルダタグ６０内に記憶されているデータを、各々の文書５２と各々のフォルダ５６とのアイデンティティと位置に関してアドレス指定、インストールまたは変更するために、キャビネット８０内にはＲＦＩＤ書き込み装置９０が配置されている。【選択図】図３
2008090844.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
印刷された文書を自動的に索引付けするシステムであって、前記システムが、
前記文書のアイデンティティと位置を示す索引データを維持するデータベースと、
前記データベースとインタフェースするプロセッサであって、印刷可能コンテンツとＲＦＩＤタグ付け可能コンテンツとの双方を含む文書ファイルを作成する、前記プロセッサと、
前記文書を印刷する印刷デバイスであって、
コントローラとＲＦＩＤタグ書き込み装置とを含み、
前記コントローラは、前記印刷可能コンテンツを前記印刷デバイスに対して出力し、前記タグ付け可能コンテンツを前記ＲＦＩＤ書き込み装置に対して出力する、
前記印刷デバイスと、
前記印刷された文書を維持する複数のファイルフォルダと、
前記文書と前記ファイルフォルダのうちの少なくとも一方に取り付けられたＲＦＩＤタグと、
前記複数のタグ付けされた文書とファイルフォルダを保管する保管ユニットと、
を組み合わせて備える、前記システム。
【請求項２】
前記印刷された文書と前記ファイルフォルダのうちの少なくとも一方に取り付けられた前記ＲＦＩＤタグを選択的にアドレス指定して読み取る、前記保管ユニット内に埋め込まれたＲＦＩＤタグ読取装置と、
前記データベースと前記保管ユニット内に埋め込まれた前記ＲＦＩＤタグ読取装置との間での二方向通信を可能とする手段と、
前記印刷された文書と前記ファイルフォルダのうちの少なくとも一方に取り付けられた前記ＲＦＩＤタグに記憶された前記索引データを選択的にアドレス指定して変更する、前記保管ユニット内に埋め込まれたＲＦＩＤタグ書き込み装置と、
前記データベースと前記保管ユニット内に埋め込まれた前記ＲＦＩＤタグ書き込み装置との間での二方向通信を可能とする手段と、
をさらに含む、請求項１に記載のシステム。
【請求項３】
文書を印刷して索引付けする印刷装置であって、前記文書がそれ自体と関連付けられたＲＦＩＤタグを有し、前記印刷装置が、
前記文書を印刷するマーキングデバイスと、
前記ＲＦＩＤタグにデータをインストールするＲＦＩＤタグ書き込み装置と、
印刷可能コンテンツとＲＦＩＤタグ付け可能コンテンツとを含む文書ファイルを受信し、前記印刷可能コンテンツを前記印刷デバイスに対して出力し、前記タグ付け可能コンテンツを前記ＲＦＩＤに対して出力するコントローラと、
を組み合わせて備える、前記印刷装置。
【請求項４】
複数の印刷された文書を保管する保管ユニットであって、前記複数の印刷された文書のうち少なくとも１つがＲＦＩＤタグをそれ自体に取り付けており、前記保管ユニットが、
外側囲壁と、
前記囲壁内に維持された複数のファイルフォルダであって、前記複数のファイルフォルダのうちの少なくとも１つが、前記ＲＦＩＤタグ付けされた文書を保持し、且つ、ＲＦＩＤタグをそれ自体に取り付けている、前記複数のファイルフォルダと、
前記ＲＦＩＤタグのうちの少なくとも１つをアドレス指定して読み取る、前記囲壁内に配置されたＲＦＩＤ読取装置と、
前記ＲＦＩＤタグのうちの前記少なくとも１つに記憶されたデータをアドレス指定してインストールもしくは変更する、前記囲壁内に配置されたＲＦＩＤ書き込み装置と、
を組み合わせて備える、前記保管ユニット。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、印刷された文書を自動的に索引付けするシステム、印刷装置、及び複数の印刷された文書を保管する保管ユニットに関する。
【背景技術】
【０００２】
一般的なオフィス環境では、様々な種類の印刷文書がファイリングされて、キャビネット、デスク、棚、引き出し、および他のオフィス家具に保管される。紙製やプラスチック製のラベルを引き出しやドアに取り付けて、コンテンツを大まかに記述する。ラベルが付けられたファイルのフォルダやコンテナを用いて、引き出しや棚の関連書類をグループ分けしている。インデックスを手動で作成して維持し、これによって、それぞれのエリア、例えば、カードカタログにあると思われている文書を記録するというような洗練された運用法もある。文書が間違ってファイリングされると、この文書は失われて全く実用的ではなくなる。
【０００３】
間違って位置付けされたファイルまたは失われたファイルを検索しようとすると、時間がかかり経費も高くなる。多量のファイルを保管しているオフィスや、倉庫や、他の施設で行方不明または失われたファイルを探索すると、しばしば、かなりの時間とエネルギを費やすことになる。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
過去においては、ファイルや印刷文書を含む様々な種類の対象物を追跡して管理する様々なシステムが実現されてきた。例えば、特許文献１では、データベース、複数のファイルフォルダリテーナおよび複数のファイルフォルダとインタフェースしているプロセッサを含む追跡システムが開示されている。このデータベースは、本システム中にある複数のファイルのファイル情報、ファイル位置および固有のファイルアドレスを含む。本システムは、これらプロセッサ、ファイルフォルダリテーナ、ファイルフォルダ間での対話的通信を確立することによってこのデータベースを能動的に維持して、更新している。システムコンポーネントが接続されている電気的バスシステムによって通信を確立している。このタイプのバスシステムは、インストールするのは複雑で経費も高く、一般的なオフィス環境で維持するのが困難である。
【０００５】
無線周波数（ＲＦ）識別システムを利用したＲＦＩＤタグが当分野では既知であるが、これは、対象物とその位置を特定する目的でしばしば用いられている。このようなシステムでは、対象物に取り付けられているタグに対してＲＦ信号を方向付け、このタグが応答を発することが可能となるようにしている。この応答に基づいて、本システムは、対象物のアイデンティティ（identity）だけではなくその位置も判定することが可能である。一般的に、ＲＦＩＤシステムは、時として「エクサイタ（exciter）」と呼ばれるＲＦＩＤ読取装置もしくはカプラーと、対象物に取り付けられるＲＦＩＤタグとを含む。この一般的なＲＦＩＤ読取装置すなわちエクサイタは、タグが付けられた対象物とはＲＦエネルギによって通信するため、この読取装置は、それ自体とタグ付けされた対象物との間に直接的な視線が存在することを必要としない。対象物は閉じられた箱、キャビネット、または引き出しの内側に置かれているが、それでも、ＲＦＩＤ読取装置によって識別され得るのである。
【０００６】
近年、ＲＦＩＤシステムが、例えば、車両、動物、小包、洗濯物、鉄道車両、および倉庫の在庫などの様々な種類の多くの対象物を識別する目的で用いられている。しかしながら、このようなシステムは、オフィス環境下においてファイルと文書を追跡することのみに限られた成功しか享受していない。その理由は、一般的なオフィスで発生した、数百万ではないとしても文字どおり数千もの印刷文書やファイルに対してＲＦＩＤタグを取り付ける作業が膨大な分量となるからであろう。文書を印刷することに加えて、各々のタグを、文書を特定する固有コードならびに保管システム内でのその位置やカテゴリなどを示す他のデータおよび情報を個別に「書き込む」すなわち埋め込まなければならない。次に、このタグを、別の動作として、手でまたは何らかの機械的デバイスで文書に取り付けなければならない。
【０００７】
もう１つの問題は、オフィス文書は一般に金属製のキャビネットに保管されているが、これがＲＦ送信を妨げ、キャビネット内に置かれているＲＦＩＤタグの読み取りを難しくしていることであった。特許文献２では、符号化されたＲＦ信号を第１の周波数で金属製のキャビネット内にあるローカルＲＦＩＤ読取装置に対して送信するホストトランシーバを用いることによってこの問題を解決しようとしている。そして、このローカル読取装置は、アンテナを介して符号化信号を第２の周波数で再送信する。同じ符号を含み、また、キャビネット内の文書に取り付けられている受動ＲＦＩＤタグは、アンテナの近くにあれば、ＲＦ磁場によって励磁されて、ローカル読取装置からの第２の周波数信号を変調する。次に、励磁されたタグによって変調されたこの第２の周波数信号をホストトランシーバが直接受信する。本特許権者は、金属性キャビネット中に保持されている文書を特定する手段を提供しているが、それでも、様々な多くのタイプの保管ユニット内に保持されている文書に取り付けられたＲＦＩＤタグ中のＩＤ符号および／または他のデータを変更または修正する必要性が残っている。
【０００８】
特許文献３には、複数の引き出しを有するファイルキャビネット中のファイルフォルダを探す文書追跡システムが開示されている。このようなファイルフォルダには誘導ＲＦＩＤタグが備えられ、引き出しそれぞれの背部には、誘導ループアンテナを取り付けている。このループアンテナは、フレキシブルなケーブルでコントローラに接続されている。電気的バスによって同じコントローラにすべてカップリングされている、キャビネットのその他の引き出しにも同様に、アンテナが装備されている。ユーザは、いずれかのファイルフォルダが見つからないようになっているかどうかを判定するために、それぞれの引き出し内のファイルフォルダのすべてをポーリングするようにコントローラに対して要求することが可能である。しかしながら、それでも、ファイルキャビネット内に保持されている各々のＲＦＩＤ中に記憶されているデータを変更または修正する必要性が存在する。
【特許文献１】米国特許５，７５１，２２１号明細書
【特許文献２】米国特許６，１２７，９２８号明細書
【特許文献３】米国特許６，４０７，６６５号明細書
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明によれば、複数の印刷された文書のアイデンティティと位置を示す索引（indexing）データを維持するデータベースと、このデータベースとインタフェースするプロセッサと、この文書を印刷する印刷デバイスを備えている、印刷された文書を自動的に索引付けするシステムが提供される。このプロセッサが文書ファイルを生成し、この文書ファイルは電子的に印刷デバイスに供給され、この文書ファイルは、印刷可能なコンテンツと、データベースに記憶されている索引データを含む関連するＲＦＩＤタグ付けコンテンツとの双方を含む。この印刷デバイスは、コントローラとＲＦＩＤタグ書き込み装置を含む。このコントローラは、印刷可能コンテンツを印刷デバイスに対して出力し、タグ付け可能コンテンツをＲＦＩＤ書き込み装置に対して出力する。印刷デバイス中に文書が存在する以前または以後に、索引データを含むタグを文書に付けるために、ＲＦＩＤタグディスペンサ（dispenser）を用いてもよい。本システムは、各々のファイルフォルダに別々のＲＦＩＤタグを取り付けている複数のファイルフォルダ中に、タグ付けされた文書を保管する保管ユニットをさらに含んでもよい。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
本明細書および添付の特許請求の範囲で用いる「印刷文書」という用語は、例えば紙シート素材や、これに限られないが、ファイバボード、カードボード、印画紙や写真用フィルム、マイクロフィルム、プラスチックシートおよびフィルム素材を含む他の類似の媒体ならびに、テキストと写真を含む情報やデータを印刷することが可能なほぼあらゆる種類のシートやフィルム素材上に印刷された何らかの情報やデータを含むことを意図する。
【００１１】
図面の図１と図２を参照すると、印刷文書を自動的に索引付けするシステム中で用いられる一般的なＲＦＩＤタグ１０が示されている。タグ１０は、複数のアンテナエレメント１４から成るタグアンテナ１２を含む。このアンテナエレメント１４は、この特定の実施形態では、ほぼ矩形パターンに巻かれ、無線周波数識別チップとしても知られている集積回路チップ１６に接続されている。タグ１０の内部で、データの記憶機能および処理機能ならびに無線周波数（ＲＦ）通信機能が、ＲＦ識別チップ１６によって実行される。
【００１２】
図２に示すように、チップ１６は受動タイプのチップであり、例えば、データを記憶するメモリーコア１８（例えばＥＥＰＲＯＭもしくはフラッシュメモリー）と、直流電源としてタグ１０中で用いられる読取装置もしくはカプラー２２およびそのアンテナ２４から提供された時変化ＲＦ信号によってアンテナ１２に誘導された交流電流を整流もしくは別様に調整する電源制御装置２０と、受信機／エミッタモジュール２６および２８（例えばＩＳＯ１４４４３規格に沿ったもの）とを含む。
【００１３】
読取装置２２は、アンテナ２４から送信される時変化ＲＦ信号を発生する送信機３０を含む。タグアンテナ１２と読み取り装置アンテナ２４との間における電磁カップリングの結果、タグアンテナ１２から送信されるＲＦ信号の一部が読取装置アンテナ２４に入り、検出器３２（例えばエンベロープ検出器）によって送信信号から分離される。この分離された信号は受信機３４に送られ、ここで増幅され、復号化されて、例えばホストコンピュータであってもよいコントローラ３８に対してマイクロコントローラ３６を介して提示される。
【００１４】
図３と図４をここで参照すると、一般的オフィス環境下で印刷文書を自動的に索引付けして管理するＲＦＩＤシステムが示されている。このシステムは、ホストコンピュータ４２によって作成されて維持されてもよいデータベース４０と、ＲＦＩＤ使用可能プリンタ４４とを含む。プリンタ４４は、マーク付けデバイス、トナー、フューザロールおよび普通紙などの媒体補給品などの通常のコンポーネントを装備したいずれかの標準タイプのオフィスプリンタであってもよい。ただし、本実施形態では、プリンタ４４は、ＲＦＩＤ書き込み装置４６（図４を参照）、ＲＦＩＤタグディスペンサ４８および印刷コントローラ５０を備えている。印刷コントローラ５０は、ＲＦＩＤ索引データもしくはタグ付け可能コンテンツならびに、文書５２を印刷するための通常の印刷コンテンツを取り扱うような構造となっている。ＲＦＩＤタグディスペンサ４８は、ＲＦＩＤタグ１０を文書５２に対して直接に取り付けるかもしくは印刷する別個のユニットであってもよく、または、このタグディスペンサとＲＦＩＤ書き込み装置を図３に示すように１つのユニットに組み合わせてもよい。
【００１５】
図示されている実施形態では、文書５２が印刷されているがまたプリンタ４４から排出される前の状態で、通常は出力ステーション５４を介してＲＦＩＤタグ１０をこの印刷文書５２に付着させる。タグ１０は、例えば、文書の最初のページにだけ、全部のページに、またはタイトルページにだけ置かれてもよい。図３に示すように、タグ１０は、文書の前方に折り曲げられた右端の角で示されるような印刷文書５２の背面に置かれる。この位置が理想的であるのは、文書を読んだり扱ったりする際に邪魔にならず、しかも、ＲＦＩＤを書き込むプロセスや読み込むプロセスの双方にとって容易にアクセス可能であるからである。
【００１６】
一旦ＲＦＩＤタグ１０が印刷されて文書５２に取り付けられると、この文書はファイルフォルダ５６に移送されて、ファイルキャビネット５８や他の保管ユニットなどの割り当てられたエリアで安全に保管される。本明細書と添付の特許請求の範囲で用いる「ファイルフォルダ」という用語は、仮想世界で用いられる仮想ファイルと区別された、現実の、すなわち、物理的なファイルフォルダを意味することを意図するものである。用いられ得る一般的なファイルフォルダとしては、二つ折りファイルフォルダ、側部折りファイルフォルダ、拡張可能ファイルフォルダおよび三つ折りファイルフォルダならびに様々なタイプのバインダ、大型封筒（jacket）、荷札、封筒、箱、カートン、クリップおよび一般的には複数の印刷文書を一緒に維持可能もしくは保持可能な何らかのものが含まれる。
【００１７】
次に、別個のＲＦＩＤタグ６０をファイルフォルダ５６に取り付けて、このフォルダならびに文書５２およびファイルキャビネット５８内でのその位置を識別するようにする。ＲＦＩＤタグ６０はまた、文書５２が属するファイルの特定のクラスやカテゴリ、およびキャビネット５８内の別個の位置に保管されるべきファイルの特定のクラスやカテゴリを識別するために用いられ得る。
【００１８】
図４に、ＲＦＩＤ使用可能プリンタ４４のコンポーネントと動作を略式に示す。ＲＦＩＤタグ１０は、邪魔にならないような動作で印刷時に文書５２に取り付けられる。図示するように、コンピュータ４２は、文書の印刷可能コンテンツとＲＦＩＤタグ付け可能なコンテンツとの双方を印刷コントローラ５０に通信する文書ファイル６２を作成すなわち発行する。この印刷可能コンテンツは、通常、コンピュータ４２で作成されて、文書５２の電子コピーとしてデータベース４２に記憶される。タグ付け可能コンテンツは、コンピュータ４２で作成され、これもまたデータベース４０内に記憶されてもよい。このタグ付け可能コンテンツは、ファイルフォルダ５６内に位置付けされてファイルキャビネット５８中に保管されたときの文書５２のアイデンティティと位置を示す適切なＲＦＩＤインジケータのマーキングを含む。ユーザまたは作成者は、文書ファイル６２を適切にロードし、これによって、この文書が印刷動作を呼び出すことが可能な呼び出し元である日常のあらゆるオフィス用アプリケーションによって活用または利用することが可能となるようにする。通常は、印刷時においては、どのようなオフィス用アプリケーションを用いても文書５２を印刷することが可能である。
【００１９】
データベース４０は、コントローラ５０が受信した文書の電子コピーなどの文書５２から抽出された情報、文書ＩＤなどの索引付けされたコンテンツ、要約されたコンテンツ、文書中のキーワード、ユーザ名などのメタデータ、印刷時間、またはジョブデータなどすべてを含む。索引付けされたデータのサイズを取り扱う際に支援するのがこのデータベースであって、すなわち、データのサイズが大きすぎてＲＦＩＤタグメモリーに収まりきらない場合、適当なＵＲＬまたはポインタだけをＲＤＩＤメモリーに入れて、このポインタがデータベース４０に記憶されているコンテンツを示すようにする。データベース４０は、図３と図４に示すようにコンピュータ４２と関連付けられるか、または、本システムの別のエリアもしくは部分、例えばプリンタ４４内に置かれる。
【００２０】
文書ファイル６２は、文書に含まれているキー項目のすべて、コンテンツ全体すなわち現状のままのコンテンツの圧縮されたバイト・ストリーム、コンテンツの要約、いずれかの自動的に分類された情報、件名（subject）、キーワード、著者などを含むマーキングまたは索引付けを計算する。一般に、いずれかの電子索引付け技法を用いれば、ＲＦＩＤタグ１０のタグ付け可能コンテンツを作成することが可能である。文書ファイル６２は、すべてのインデックス情報を明瞭な識別マークと共に、従来の印刷可能コンテンツを含む同じファイル中に付加する。文書ファイル６２は、また、ユーザがＲＦＩＤコンテンツを所望のように修正したものを入力できるように、ホストコンピュータ４２と関連したインタフェース６４を生成するように構成することが可能である。
【００２１】
一旦印刷ジョブが作成されたら、文書ファイル６２はプリンタ４４内の印刷コントローラ５０に転送される。印刷コントローラ５０はこの印刷ジョブを解析して、ＲＦＩＤタグ付け可能コンテンツ６６と印刷可能コンテンツ６８とを識別する。印刷コントローラ５０は、印刷可能コンテンツ６８を従来の方法で印刷デバイスすなわちマーキングデバイス７０に送付し、ＲＦＩＤコンテンツ６６をＲＦＩＤ書き込み装置４６に送付する。マーキングデバイス７０は印刷可能コンテンツを紙補給体７２からの普通紙に印刷し、一方、ＲＦＩＤ書き込み装置４６は適用可能な索引データをタグ補給体７４からのブランク（空白、blank）のＲＦＩＤタグ１０に電子的に埋め込む。ＲＦＩＤタグディスペンサ４８は、データがロードされたタグ１０を印刷文書５２に、理想としては以下に説明するように文書の背面上に取り付ける。タグ１０が、例えば、いずれか特定のページ、最初もしくは最後のページに割り当てられて、印刷文書の表裏どちらかの側に取り付けられ得ることが予期される。
【００２２】
図示する実施形態では、タグディスペンサ４８は印刷デバイスすなわちマーキングデバイス７０とプリンタ出力５４との間に置かれ、ＲＦＩＤタグ１０が、プリンタ４４から排出する際に文書５２に取り付けることが可能となるようにしている。しかしながら、タグディスペンサ４８がプリンタ４４から独立して、開示されているシステム中でプリンタの前方または後方のいずれかに置かれてもよいということが予期される。事実、製紙工場でＲＦＩＤタグが前もって取り付けられたり、媒体中に埋め込まれたりして製造された紙シートなどの媒体を用いるシステムでは、タグディスペンサ４８は完全に撤廃されてもよい。タグディスペンサ４８はまた、印刷プロセス中にシート媒体にＲＦＩＤタグを直接に印刷することが可能なプリンタ４４を用いるシステムでは必要ない。このような場合でもすべて、当然のことながら、プリンタ４４は、索引付けされたデータおよび／または他の情報を印刷されたＲＦＩＤタグに電子的にロードするためのＲＦＩＤ書き込み装置を用いることができる。
【００２３】
ＲＦＩＤタグ１０は、標準の書き込みプロセスを用いてまたは文書タグを作成して取り付けるために用いられる上述の印刷動作を用いて、図３に示すファイルフォルダ５６用に作成することが可能である。フォルダタグ６０は、文書の全体的な性質および各々のフォルダに含まれる文書のクラス／カテゴリを記述することが可能である。
【００２４】
次に図５を見ると、複数のファイルフォルダ５６とこのフォルダ内に維持されている文書５２とを保管するために用いられる保管ユニットの１例が示されている。この例示の保管ユニットは、複数のファイルフォルダ５６が露出される開放位置にそのうちの一方が示されている２つの互いに別個のスライド式引き出し８６を備えた外側金属製ケース８４を有する矩形形状のキャビネット８０である。しかしながら、キャビネット８０以外にも他の多くのタイプの保管ユニットが複数のファイルフォルダ５６と印刷文書５２とを保管するために用いられ得ることが予期される。例えば、保管ユニットは、箱、本箱もしくは本棚、積層されたファイルリテーナ、部屋全体もしくは間仕切りを有する部屋のセクション、または囲壁（enclosure）を画定する境界線を有するより広いスペースであってよい。
【００２５】
文書５２の各々にＲＦＩＤタグ１０が取り付けられ、各々のファイルフォルダ５６には、図３に示すのと同じ方法でＲＦＩＤタグ６０が取り付けられている。ＲＦＩＤ読取装置すなわちカプラー８８は、キャビネット８０内に埋め込まれ、これでキャビネット８０内のあらゆる識別可能な文書とフォルダタグ６０とを検出して読み取る。複数の読取装置８８が好ましく、この場合は、例えば、各々の引き出し８６内に置かれる。金属製のキャビネットが本実施形態には最も適しているが、それは、ＲＦ送信が抑止され、キャビネットの外部にあるどのＲＦＩＤタグもＲＦＩＤ読取装置８８に間違って読み取られることがないからである。
【００２６】
また、各々のＲＦＩＤ文書タグ１０及びフォルダタグ６０内に記憶されているデータを、それぞれ、各々の文書５２と各々のフォルダ５６とのアイデンティティと位置に関してアドレス指定、インストールまたは変更するために、キャビネット８０内にはＲＦＩＤ書き込み装置９０が配置されている。データベース４０などの遠隔地に置かれているデータベースと１つ以上のＲＦＩＤ文書／フォルダタグ１０、６０のそれぞれとの間で索引データを無線で受信、送信するために、トランシーバなどの二方向通信デバイス９２がキャビネット８０内に配置されている。ＲＦＩＤタグ書き込み装置９０は、トランシーバ９２によって接続されるチャネル９４を介してデータベースから提供される文書／ファイルフォルダタグ１０、６０に対するあらゆる更新内容を書き込んだり、また、フォルダタグ６０をそのまま更新したり新しい文書がファイリングされたりしたときに更新するために用いることが可能である。本システムはまた、正当なファイルフォルダ５６中の文書５２の正しい配置を、この文書に割り当てられた一般的カテゴリといずれかの新しい文書のコンテンツとを照合することによって検証することが可能である。各々のＲＦＩＤタグ１０、６０に埋め込まれているデータは、図４の矢印で示すように、データベース４０などのデータベースに対して常に直接にリンクされていることに注意することが重要である。文書５２やフォルダ５６に割り当てられたタグ１０、６０の更新などのファイルシステムに対するどのような変更も、たとえそれが、キャビネット８０内のＲＦＩＤ書き込み装置９０によって成されたものであっても、データベースによって登録され維持される。警告デバイス９６もまた備えられ、これは、印刷された文書がいつ間違ったファイルフォルダ内に誤って置かれたかを示す。
【００２７】
ファイルキャビネット８０中に埋め込まれているＲＦＩＤ読取装置８８とＲＦＩＤ書き込み装置９０は、ＲＦＩＤタグ１０、６０とそれらのコンテンツを読み取り、書き込みすることが可能であるだけではなく、ファイルフォルダ５６がキャビネット８０から取り出されたかどうか、また、取り出されたとしたらいつ取り出されたかを感知することも可能である。フォルダが取り出されると、本システムは、文書タグ１０のうちのどれが出て行ったかを、キャビネット８０とその個別の引き出し８６とに対して割り当てられているデータベース４０中のすべての文書の在庫を調べることによって迅速にチェックする。また、文書５２をそれが割り当てられているフォルダ５６と関連付けることによって、本システムは、どの特定のフォルダが、キャビネット８０から取り除かれた際に、文書５２と一緒に取り出されたかを容易に判定することが可能である。データベース４０中のその在庫をチェックしている時間期間中に、本システムは、どのフォルダ５６がどの文書５２を有するか、さらに、より重要なこととして、キャビネット８０中に間違ってファイリングされている文書５２がないかどうかについて実際に学習し始める。このような間違いは、例えば、索引付けされたデータベース４０がコンピュータ４２上で示すフォルダとは異なった特定のフォルダ５６中に文書５２が存在する場合に発生することがある。同様に、洗練されたソフトウエアを用いて、キーワードと文書５２に関連している他のデータとを比較したり、これを特定のフォルダ５６に関連している情報と比較したりすることが可能である。
【００２８】
ファイルと記憶システムとの中の文書５２とフォルダ５６の数が増すに連れて、サブカテゴリに基づいたより微細に調整された索引付けプロセスが必要となり得る。また、文書５２はアーカイブに保管する必要があるので、様々なカテゴリを集合化する必要性も発生し得る。このような必要性は、電子ファイルや電子フォルダが今日扱われているのと類似の方法でコンピュータによって電子的に遂行することが可能である。したがって、文書５２またはファイルフォルダ５６から成るいずれかのグループのサブカテゴリが作成されると、このような変更は自動的にホストコンピュータによってデータベース４０などのデータベースに通信され、次に、これに対応するデータがＲＦＩＤタグ１０とフォルダタグ６０との双方で更新される。新しいフォルダに電子的に再グループ分けされた物理的文書は、キャビネット８０内の同じ古いフォルダの中に当面は常駐し続ける。しかし、次にキャビネットドア８６が開けられたり閉められたりしたときに、本システムは、コンピュータ画面上に警告を表示し、または、各々の引き出し８６などキャビネット８０に取り付けられている警告ランプ９６を起動することによって警告を示して、オフィスの職員に、データベースに対して成された変更と一致した文書５２を再フォルダリングするように促す。
【図面の簡単な説明】
【００２９】
【図１】一般的なＲＦＩＤタグの概略図である。
【図２】ＲＦＩＤタグと、関連する読取装置もしくはカプラーとの類似の図である。
【図３】ＲＦＩＤ使用可能プリンタを用いる印刷文書を自動的に索引付けするシステムの概略図である。
【図４】ＲＦＩＤ使用可能プリンタのコンポーネントと動作を示す類似の図である。
【図５】図３に示すシステムの変更例を示す概略図である。
【図１】
2008090844.tif 000003
【図２】
2008090844.tif 000004
【図３】
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【図４】
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【図５】
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