(57)【要約】【課題】会議において特定の開催時刻をあらかじめ指定することなく、希望する所要時間分の会議が可能であるときを動的に判断し、会議を開催する。【解決手段】開催しようとする会議について、少なくとも会議参加者・所要時間・会議を開催すべき期間（時期・期限）の情報を入力する。位置情報取得手段を用いて会議参加者の位置情報を取得し、位置情報が会議開催可能なものであるかを判定する。会議開催可能な状態であったら、使用施設および参加者のスケジュール情報を取得する。これらのスケジュール情報をもとに、会議に使用する施設と参加者の予定に会議所要時間分、あるいはその所要時間の会議に参加するのに十分な空きがある場合には、施設の予約をする。また、会議の情報（開始時刻、終了時刻、場所等）を参加者の端末に通知する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
会議の開始可能条件の情報を保持する、会議条件記憶装置と、参加者のスケジュールを管理する、スケジュール管理装置と、施設の予約情報を管理する、施設予約管理装置と、参加者の位置情報を管理する、位置情報管理装置と、会議の開催時刻を指定する、制御装置とを備える会議準備及び開催システムであって、
前記スケジュール管理装置が、
参加者のスケジュールを保持し、参加者のスケジュールを制御装置に送信する、スケジュール送信手段を備え、
前記会議条件記憶装置が、
会議の開始可能条件情報を前記制御装置に送信する、会議条件送信手段を備え、
前記施設予約管理装置が、
施設の予約状況の情報を管理する、予約状況管理手段と、
施設の予約状況の情報を制御装置に送信する、予約状況送信手段と、
施設の予約を行う、施設予約手段とを備え、
前記位置情報管理装置が、
参加者の位置情報を保持し、参加者の位置情報を制御装置に送信する、位置情報送信手段を備え、
前記制御装置が、
前記会議条件送信手段により送信されてきた会議の開始可能条件情報に含まれる、会議を開始することが可能となる会議参加者の位置関係の組合せ情報及び前記位置情報送信手段により送信されてきた参加者の時刻ごとの位置情報に基づき、各会議参加者が、会議が開催可能な位置関係の組合せを成立させる時刻があるか否かを判断する、位置情報判定手段と、
前記位置情報判定手段において、会議が開催可能な位置関係の組合せを成立させると判断された時刻を判定対象とし、前記会議条件送信手段により送信されてきた会議の開始可能条件情報、前記スケジュール送信手段により送信されてきた参加者のスケジュール、及び前記予約状況送信手段により送信されてきた施設の予約状況の情報に基づき、前記判定対象である時刻において会議が開催可能な条件を満たすか否かを判定する、会議開催時間判定手段と、
前記会議開催時間判定手段において、会議が開催可能な時間が有った場合は、会議開催可能な時間を前記施設予約管理装置に送信する手段と、
前記会議開催時間判定手段において、会議が開催可能な時間が有った場合は、会議開催可能な時間及び会議を開催する場所を会議参加者に通知する、会議情報通知手段と、
を備えることを特徴とする会議準備及び開催システム。
【請求項２】
請求項１に記載の会議準備及び開催システムであって、
前記、会議を開始することが可能となる会議参加者の位置関係の組合せ情報は、各会議参加者全員が同位置に居る場合を会議開始可能の判断基準と設定する以外にも、参加者の移動時間や会議開催場所までの位置を判断基準として設定することが可能であることを特徴とする会議準備及び開催システム。
【請求項３】
請求項１又は２に記載の会議準備及び開催システムであって、
前記制御装置が、会議を開催すべき期間を過ぎた会議条件を削除する、会議条件削除手段を更に備えることを特徴とする会議準備及び開催システム。
【請求項４】
請求項３に記載の会議準備及び開催システムであって、
前記会議条件削除手段は、自らが保持する又は外部から通知される時刻情報と、前記会議の開始可能条件情報に含まれている会議を開催すべき期間とを比較し、会議を開催すべき期間を過ぎた会議条件を抽出し削除することによって動作することを特徴とする会議準備及び開催システム。
【請求項５】
請求項１乃至４の何れか１項に記載の会議準備及び開催システムであって、
前記会議の開始可能条件情報は、会議の所要時間の情報、会議を開催すべき期間の情報、参加者の情報、開催者の情報及び会議で使用する使用機器の情報を含むことを特徴とする会議準備及び開催システム。
【請求項６】
請求項１乃至５の何れか１項に記載の会議準備及び開催システムであって、
前記会議の開始可能条件情報が、会議開催可能な時間帯、必須参加者、会議が開催可能な最低必要人数、参加予定者の優先順位、の何れか、もしくは何れかの組合せ、を含むことを特徴とする会議準備及び開催システム。
【請求項７】
会議を開始することが可能となる会議参加者の位置関係の組合せ情報及び参加者の時刻ごとの位置情報に基づき、各会議参加者が、会議が開催可能な位置関係の組合せを成立させる時刻があるか否かを判断する、位置情報判定手段と、
前記位置情報判定手段において、会議が開催可能な位置関係の組合せを成立させると判断された時刻を判定対象とし、会議の開始可能条件情報、参加者のスケジュール、施設の予約状況の情報に基づき、前記判定対象である時刻において会議が開催可能な条件を満たすか否かを判定する、会議開催時間判定手段と、
前記会議開催時間判定手段において、会議が開催可能な時間が有った場合は、会議開催可能な時間を前記施設予約管理装置に送信する手段と、
前記会議開催時間判定手段において、会議が開催可能な時間が有った場合は、会議開催可能な時間及び会議を開催する場所を会議参加者に通知する、会議情報通知手段と、
を備えることを特徴とする会議準備及び開催装置。
【請求項８】
請求項７に記載の会議準備及び開催装置であって、
前記、会議を開始することが可能となる会議参加者の位置関係の組合せ情報は、各会議参加者全員が同位置に居る場合を会議開始可能の判断基準と設定する以外にも、参加者の移動時間や会議開催場所までの位置を判断基準として設定することが可能であることを特徴とする会議準備及び開催装置。
【請求項９】
請求項７又は８に記載の会議準備及び開催装置であって、
会議を開催すべき期間を過ぎた会議条件を削除する、会議条件削除手段を更に備えることを特徴とする会議準備及び開催装置。
【請求項１０】
請求項９に記載の会議準備及び開催装置であって、
前記会議条件削除手段は、自らが保持する又は外部から通知される時刻情報と、前記会議の開始可能条件情報に含まれている会議を開催すべき期間とを比較し、会議を開催すべき期間を過ぎた会議条件を抽出し削除することによって動作することを特徴とする会議準備及び開催装置。
【請求項１１】
請求項７乃至１０の何れか１項に記載の会議準備及び開催装置であって、
前記会議の開始可能条件情報は、会議の所要時間の情報、会議を開催すべき期間の情報、参加者の情報、開催者の情報及び会議で使用する使用機器の情報を含むことを特徴とする会議準備及び開催装置。
【請求項１２】
請求項７乃至１１の何れか１項に記載の会議準備及び開催装置であって、
前記会議の開始可能条件情報が、会議開催可能な時間帯、必須参加者、会議が開催可能な最低必要人数、参加予定者の優先順位、の何れか、もしくは何れかの組合せ、を含むことを特徴とする会議準備及び開催装置。
【請求項１３】
会議の開始可能条件の情報を保持する、会議条件記憶装置と、参加者のスケジュールを管理する、スケジュール管理装置と、施設の予約情報を管理する、施設予約管理装置と、参加者の位置情報を管理する、位置情報管理装置と、会議の開催時刻を指定する、制御装置とを備えるシステムにおける、会議準備及び開催方法であって、
前記スケジュール管理装置が、参加者のスケジュールを保持し、参加者のスケジュールを制御装置に送信する、スケジュール送信ステップと、
前記会議条件記憶装置が、会議の開始可能条件情報を前記制御装置に送信する、会議条件送信ステップと、
前記施設予約管理装置が、施設の予約状況の情報を管理する、予約状況管理ステップと、
前記施設予約管理装置が、施設の予約状況の情報を制御装置に送信する、予約状況送信ステップと、
前記位置情報管理装置が、参加者の位置情報を保持し、参加者の位置情報を制御装置に送信する、位置情報送信ステップと、
前記制御装置が、前記会議条件送信ステップにより送信されてきた会議の開始可能条件情報に含まれる、会議を開始することが可能となる会議参加者の位置関係の組合せ情報及び前記位置情報送信ステップにより送信されてきた参加者の時刻ごとの位置情報に基づき、各会議参加者が、会議が開催可能な位置関係の組合せを成立させる時刻があるか否かを判断する、位置情報判定ステップと、
前記制御装置が、前記位置情報判定ステップにおいて、会議が開催可能な位置関係の組合せを成立させると判断された時刻を判定対象とし、前記会議条件送信ステップにより送信されてきた会議の開始可能条件情報、前記スケジュール送信ステップにより送信されてきた参加者のスケジュール、及び前記予約状況送信ステップにより送信されてきた施設の予約状況の情報に基づき、前記判定対象である時刻において会議が開催可能な条件を満たすか否かを判定する、会議開催時間判定ステップと、
前記制御装置が、前記会議開催時間判定ステップにおいて、会議が開催可能な時間が有った場合は、会議開催可能な時間を前記施設予約管理装置に送信するステップと、
前記施設予約管理装置が、施設の予約を行う、施設予約ステップと、
前記制御装置が、前記会議開催時間判定ステップにおいて、会議が開催可能な時間が有った場合は、会議開催可能な時間及び会議を開催する場所を会議参加者に通知する、会議情報通知ステップと、
を備えることを特徴とする会議準備及び開催方法。
【請求項１４】
請求項１３に記載の会議準備及び開催方法であって、
前記、会議を開始することが可能となる会議参加者の位置関係の組合せ情報は、各会議参加者全員が同位置に居る場合を会議開始可能の判断基準と設定する以外にも、参加者の移動時間や会議開催場所までの位置を判断基準として設定することが可能であることを特徴とする会議準備及び開催方法。
【請求項１５】
請求項１３又は１４に記載の会議準備及び開催方法であって、
前記制御装置が、会議を開催すべき期間を過ぎた会議条件を削除する、会議条件削除ステップを更に備えることを特徴とする会議準備及び開催方法。
【請求項１６】
請求項１５に記載の会議準備及び開催方法であって、
前記会議条件削除ステップは、自らが保持する又は外部から通知される時刻情報と、前記会議の開始可能条件情報に含まれている会議を開催すべき期間とを比較し、会議を開催すべき期間を過ぎた会議条件を抽出し削除することによって動作することを特徴とする会議準備及び開催方法。
【請求項１７】
請求項１３乃至１６の何れか１項に記載の会議準備及び開催方法であって、
前記会議の開始可能条件情報は、会議の所要時間の情報、会議を開催すべき期間の情報、参加者の情報、開催者の情報及び会議で使用する使用機器の情報を含むことを特徴とする会議準備及び開催方法。
【請求項１８】
請求項１３乃至１７の何れか１項に記載の会議準備及び開催方法であって、
前記会議の開始可能条件情報が、会議開催可能な時間帯、必須参加者、会議が開催可能な最低必要人数、参加予定者の優先順位、の何れか、もしくは何れかの組合せ、を含むことを特徴とする会議準備及び開催方法。
【請求項１９】
会議を開始することが可能となる会議参加者の位置関係の組合せ情報及び参加者の時刻ごとの位置情報に基づき、各会議参加者が、会議が開催可能な位置関係の組合せを成立させる時刻があるか否かを判断する、位置情報判定ステップと、
前記位置情報判定ステップにおいて、会議が開催可能な位置関係の組合せを成立させると判断された時刻を判定対象とし、会議の開始可能条件情報、参加者のスケジュール、施設の予約状況の情報に基づき、前記判定対象である時刻において会議が開催可能な条件を満たすか否かを判定する、会議開催時間判定ステップと、
前記会議開催時間判定ステップにおいて、会議が開催可能な時間が有った場合は、会議開催可能な時間を前記施設予約管理装置に送信するステップと、
前記会議開催時間判定ステップにおいて、会議が開催可能な時間が有った場合は、会議開催可能な時間及び会議を開催する場所を会議参加者に通知する、会議情報通知ステップと、
を備えることを特徴とする会議準備及び開催方法。
【請求項２０】
請求項１９に記載の会議準備及び開催方法であって、
前記、会議を開始することが可能となる会議参加者の位置関係の組合せ情報は、各会議参加者全員が同位置に居る場合を会議開始可能の判断基準と設定する以外にも、参加者の移動時間や会議開催場所までの位置を判断基準として設定することが可能であることを特徴とする会議準備及び開催方法。
【請求項２１】
請求項１９又は２０に記載の会議準備及び開催方法であって、
会議を開催すべき期間を過ぎた会議条件を削除する、会議条件削除ステップを更に備えることを特徴とする会議準備及び開催方法。
【請求項２２】
請求項２１に記載の会議準備及び開催方法であって、
前記会議条件削除ステップは、自らが保持する又は外部から通知される時刻情報と、前記会議の開始可能条件情報に含まれている会議を開催すべき期間とを比較し、会議を開催すべき期間を過ぎた会議条件を抽出し削除することによって動作することを特徴とする会議準備及び開催方法。
【請求項２３】
請求項１９乃至２２の何れか１項に記載の会議準備及び開催方法であって、
前記会議の開始可能条件情報は、会議の所要時間の情報、会議を開催すべき期間の情報、参加者の情報、開催者の情報及び会議で使用する使用機器の情報を含むことを特徴とする会議準備及び開催方法。
【請求項２４】
請求項１９乃至２３の何れか１項に記載の会議準備及び開催方法であって、
前記会議の開始可能条件情報が、会議開催可能な時間帯、必須参加者、会議が開催可能な最低必要人数、参加予定者の優先順位、の何れか、もしくは何れかの組合せ、を含むことを特徴とする会議準備及び開催方法。
【請求項２５】
コンピュータを請求項１乃至６の何れか１項に記載の会議準備及び開催システムとして機能させることを特徴とするプログラム。
【請求項２６】
コンピュータを請求項７乃至１２の何れか１項に記載の会議準備及び開催装置として機能させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は会議の準備及び開催方法に関し、より詳細には、会議において開催時刻（会議開始時刻および会議終了時刻）を指定することなく、参加する者と、使用する会議室等の諸施設のスケジュール情報と、参加者の位置情報とを利用して、希望する所要時間分の会議が可能である時点を動的に判断し、会議を開催する方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
会議には、ある決まった特定の時間に必ず開催しなければならないものがある。もっとも一方で、ある一定の期間内に、所望の会議時間さえ確保できれば十分なものがある。
【０００３】
後者のような、ある一定の期間内に、所望の会議時間さえ確保できれば十分な会議を実現すべき要件は、「いつまでに、どれだけの時間の会議を行うか」である。
【０００４】
従来はこのような場合でも、「いつからいつまで、どの会議室で会議を行うか」をまず最初に、あらかじめ定義する必要があった。
【０００５】
そのために、会議を開こうとする者（以下、開催者と表記する。）は、会議に参加する者（以下参加者と表記する。なお、開催者が会議に参加する場合は開催者を含む。）のスケジュール調整をあらかじめ行い、開始時刻と終了時刻とを決定し、会議室を決定した時刻に利用できるように予約しておかなければならなかった。
【０００６】
また、従来は会議開催時刻と会議開催場所をメールや電話等の手段を用いて通知することにより、参加者にその時刻にその場所にいるように依頼し、参加者が会議開催の予定に合わせるという手段が一般的であった。
【０００７】
この点、参加者が本来所在しているべき場所に不在であるような、連絡のつかなかった場合は、連絡が取れるまで繰り返し通知をしなければならないという問題があった。
【０００８】
加えて、会議を行うには、参加者の予定の調整の他にも、会議室等の会議施設の確保やプロジェクタ等の使用機器の確保といった、会議の準備をあらかじめしておかなければならないという問題もあった。
【０００９】
これらの問題点から生じる負担を軽減すべく、従来技術として、施設予約管理装置を用いて施設の予約と使用スケジュールの確認を行う技術が存在している。
【００１０】
また、スケジュール管理装置を用いて参加者のスケジュールの登録と確認を行う技術が存在する。
【００１１】
具体的には、個人端末等の位置から個人の所在情報を収集する技術が存在している（例えば特許文献１参照）。
【００１２】
一方、ユーザ情報とスケジュール情報を用いて会議の開催時刻を検索し、会議の準備と実施を容易にする技術も存在する（例えば特許文献２参照）。
【特許文献１】特開２００４−１７９７９８号公報
【特許文献２】特開２００５−２２３６５０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【００１３】
しかし、前記の各従来技術は、いずれもある決まった特定の時間に、必ず会議を開催することに関連する負担を軽減することのみを目的としていた。
【００１４】
そして、会議に必要な要素が「特定の時刻から特定の時刻」ではなく「時間」であることを利用して、会議開催者が指定すべき会議条件を簡易化し、必要な会議の「時間」を指定しておけばその条件を満たす会議を、動的に定義し、会議が準備される技術ではなかった。
【００１５】
そこで、本発明は会議において特定の開催時刻（会議開始時刻および会議終了時刻）を指定することなく、参加する者と、使用する会議室等の諸施設のスケジュール情報と、参加者の位置情報とを利用して、希望する所要時間分の会議が可能であるときを動的に判断し、会議を開催する、時刻を指定しない会議準備及び開催システム、その装置、その方法及びそのプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１６】
本発明の第１の観点によれば、会議の開始可能条件の情報を保持する、会議条件記憶装置と、参加者のスケジュールを管理する、スケジュール管理装置と、施設の予約情報を管理する、施設予約管理装置と、参加者の位置情報を管理する、位置情報管理装置と、会議の開催時刻を指定する、制御装置とを備える会議準備及び開催システムであって、前記スケジュール管理装置が、参加者のスケジュールを保持し、参加者のスケジュールを制御装置に送信する、スケジュール送信手段を備え、前記会議条件記憶装置が、会議の開始可能条件情報を前記制御装置に送信する、会議条件送信手段を備え、前記施設予約管理装置が、施設の予約状況の情報を管理する、予約状況管理手段と、施設の予約状況の情報を制御装置に送信する、予約状況送信手段と、施設の予約を行う、施設予約手段とを備え、前記位置情報管理装置が、参加者の位置情報を保持し、参加者の位置情報を制御装置に送信する、位置情報送信手段を備え、前記制御装置が、前記会議条件送信手段により送信されてきた会議の開始可能条件情報に含まれる、会議を開始することが可能となる会議参加者の位置関係の組合せ情報及び前記位置情報送信手段により送信されてきた参加者の時刻ごとの位置情報に基づき、各会議参加者が、会議が開催可能な位置関係の組合せを成立させる時刻があるか否かを判断する、位置情報判定手段と、前記位置情報判定手段において、会議が開催可能な位置関係の組合せを成立させると判断された時刻を判定対象とし、前記会議条件送信手段により送信されてきた会議の開始可能条件情報、前記スケジュール送信手段により送信されてきた参加者のスケジュール、及び前記予約状況送信手段により送信されてきた施設の予約状況の情報に基づき、前記判定対象である時刻において会議が開催可能な条件を満たすか否かを判定する、会議開催時間判定手段と、前記会議開催時間判定手段において、会議が開催可能な時間が有った場合は、会議開催可能な時間を前記施設予約管理装置に送信する手段と、前記会議開催時間判定手段において、会議が開催可能な時間が有った場合は、会議開催可能な時間及び会議を開催する場所を会議参加者に通知する、会議情報通知手段と、を備えることを特徴とする会議準備及び開催システムが提供される。
【００１７】
本発明の第２の観点によれば、会議を開始することが可能となる会議参加者の位置関係の組合せ情報及び参加者の時刻ごとの位置情報に基づき、各会議参加者が、会議が開催可能な位置関係の組合せを成立させる時刻があるか否かを判断する、位置情報判定手段と、前記位置情報判定手段において、会議が開催可能な位置関係の組合せを成立させると判断された時刻を判定対象とし、会議の開始可能条件情報、参加者のスケジュール、施設の予約状況の情報に基づき、前記判定対象である時刻において会議が開催可能な条件を満たすか否かを判定する、会議開催時間判定手段と、前記会議開催時間判定手段において、会議が開催可能な時間が有った場合は、会議開催可能な時間を前記施設予約管理装置に送信する手段と、前記会議開催時間判定手段において、会議が開催可能な時間が有った場合は、会議開催可能な時間及び会議を開催する場所を会議参加者に通知する、会議情報通知手段とを備えることを特徴とする会議準備及び開催装置が提供される。
【発明の効果】
【００１８】
本発明によれば、会議においてあらかじめ開催時刻（会議開始時刻および会議終了時刻）を指定することなく、会議の準備及び開催をすることが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１９】
本発明の最良の形態について図面を用いて詳細に説明する。まず、本発明の実施形態の構成について図１及び図４を参照して説明する。
【００２０】
図４を参照すると、本発明の実施形態は、スケジュール管理装置３と、施設予約管理装置４と、位置情報管理装置５とを備える。
【００２１】
また、会議の開催者の端末等である、会議条件入力手段１と、プログラム制御により動作する、制御装置２と、会議開催可能条件を記憶する、会議条件記憶装置６と、主催者を含む会議の参加者の端末７と、ネットワーク８を備える。
【００２２】
そして、スケジュール管理装置３は、スケジュール記憶部３１を備える。位置情報管理装置５は、位置情報記憶部５１を備える。
【００２３】
次に、図１を用いて制御装置２及び施設予約管理装置４の構成について説明する。
【００２４】
図１を参照すると、制御装置２は、会議条件管理部２１と、時間計測部２２と、プレゼンス判定部２３と、位置情報状態取得部２４と、スケジュール状態判定部２５と、スケジュール情報所得部２６と、施設予約部２７と、会議情報通知部２８と、位置同一性判定部２９とを備える。
【００２５】
ここで、制御装置２の各部分の機能を簡略に説明する。
【００２６】
会議条件管理部２１は、入力された会議条件を管理する部分である。時間計測部２２は、タイマや時計等からなり、時間を計測する機能の他、外部から時間通知を受け取る機能も備える部分である。
【００２７】
プレゼンス判定部２３及び位置同一性判定部２９は、位置情報が会議を行う条件を満たすか否かの判定をする部分である。
【００２８】
位置情報状態取得部２４は、位置情報管理装置５の位置情報記憶部５１から参加者の位置を取得する部分である。
【００２９】
スケジュール状態判定部２５は、スケジュール取得部２６の取得したスケジュール情報をもとに可能な会議開催が可能かを計算する部分である。
【００３０】
スケジュール情報所得部２６は、スケジュール管理装置３のスケジュール記憶部３１から参加者のスケジュールを取得し、さらに施設予約管理装置４の施設スケジュール記憶部４１からは、使用する施設のスケジュールを取得する部分である。
【００３１】
施設予約部２７は、施設管理部４２に対応する施設予約方法を用いて、施設の予約を行う部分である。
【００３２】
会議情報通知部２８は、参加者端末７に会議の開催場所及び開催日時を通知する部分である。位置同一性判定部２９は、位置情報取得部２４から参加者の位置情報を受け取る部分である。
【００３３】
そして、受け取った参加者の位置情報を、会議条件記憶装置６が抽出した会議開催可能条件と照らし合わせ、会議参加者予定者が会議開催可能な位置関係に居ることを判定し、参加者が実際に会議に参加できるかを判断する部分である。
【００３４】
また、施設予約管理装置４は、施設の予約スケジュールを記憶する施設スケジュール記憶部４１と、施設の予約を行う、施設予約管理部４２とを備える。
【００３５】
スケジュール管理装置３は、スケジュール記憶部３１を備える。そして、概略として次のように動作する。まず、会議参加予定者のスケジュールを登録する、スケジュール登録者が会議参加予定者のスケジュールをスケジュール情報制御装置３に入力する。
【００３６】
そしてスケジュール情報制御装置３は、入力された会議参加予定者のスケジュール情報をスケジュール記憶部３１に保存する。
【００３７】
その後、スケジュール登録者の端末や、他の許可された閲覧者の端末等からスケジュール情報の問い合わせがあった場合には、スケジュール情報制御装置２が、保存されたスケジュールを取得し、問い合わせ者の端末等に表示することで、問い合わせ者はスケジュールを確認することができる。
【００３８】
施設予約管理装置４は、概略として次のように動作する。まず、施設を予約しようとする者が施設予約管理装置４に対して、会議室や諸設備の予約を要求する。
【００３９】
これらの予約要求は、施設予約管理部４２により管理され、施設スケジュール記憶部４１に保存される。
【００４０】
そして、新たに施設を予約したい等の理由で、施設の予約状況を確認しようとする者が、施設の予約状況を自らの端末等から施設予約管理装置４に対して問い合わせた場合は、施設管理部４２が、施設スケジュール記憶部４１に保存された、施設のスケジュール情報を取得し、問い合わせ者の端末等に表示する。
【００４１】
これにより問い合わせ者は施設の予約状況を確認することができる。
【００４２】
位置情報管理装置５は、位置情報記憶部５１を備える。そして、概略として次のように動作する。
【００４３】
まず、参加予定者の位置情報の登録を行う、登録者が、自らの有する端末等から自分や、自分以外の参加予定者の位置情報を登録する。
【００４４】
また、参加予定者の携帯している端末が、ネットワーク上の通信装置と通信するなどの位置情報通知手段を用いることで位置情報制御装置５に対して、位置情報登録者の現在の位置情報を通知する。
【００４５】
そして、通知を受けた位置情報制御装置５は、各参加予定者の位置情報を位置情報記憶部５１に保存する。
【００４６】
または、位置情報の通知を受けて保存しておく構成ではなく、外部から位置情報の問い合わせがあるたびに、位置情報制御装置５が参加予定者の携帯している端末と通信を行い、その時点での位置情報を確認するという構成をとることも可能である。
【００４７】
その後、位置情報の登録者や、閲覧の許可を受けている閲覧者等が、自らの有する端末等から位置情報制御装置５に位置情報の問い合わせをした場合は、位置情報制御装置５が位置情報記憶部５１に保存された位置情報を取得し、問い合わせ者の端末等に表示をさせる。
【００４８】
これにより、問い合わせ者は、参加予定者の位置情報を確認することができる。
【００４９】
次に、図１、図２のシーケンス図、図３のフローチャート、図４、及び図５を参照して本発明の実施形態の動作について詳細に説明する。
【００５０】
まず、会議を開こうとする開催者は、会議条件入力装置１を用いて、会議条件入力する（図２、Ａ１）。
【００５１】
ここで会議条件は、図５のように、会議の所要時間、会議を開催すべき期間、参加者、開催者、会議で使用する使用機器の情報を備える。
【００５２】
必須参加者の情報等、他の条件を追加することもできる。この追加条件は、会議条件を緩めるための条件や、参加者の都合を考慮するための条件など、どのような条件であってもよい。
【００５３】
例えば、参加予定者が複数いる場合に、必ず参加しなくてはならない必須参加者を決めておくことが考えられる。
【００５４】
そして、必須参加者が参加するのであれば、必ずしも参加予定者の全員が参加しなくても会議の開催は可能であるというように、会議条件を緩めるための条件を加えることが考えられる。
【００５５】
また、必須参加者を設定せずに、会議が開催可能な最低必要人数を条件として加えることも考えられる。
【００５６】
具体的には、参加予定者１０人のうち、６人が参加できるのであれば会議が開催可能との条件を追加することが例示できる。
【００５７】
その他にも、各参加予定者に、会議開催可能条件に対する判断にあたって、優先順位を追加条件として設定することが考えられる。ここでは、ある参加予定者Ａ（例えば職位が上位の者）の優先順位を上位にする場合を考える。
【００５８】
具体的には、優先順位が上位である参加予定者Ａの会議開催場所までの距離を重視する。
【００５９】
そして、参加予定者Ａが会議開催場所の近くにいるのであれば、他の者の開催場所までの距離が遠くとも、会議の開催は可能と判断するように設定することが考えられる。
【００６０】
なお、この場合優先順位は距離だけでなく、時間帯にも影響を及ぼすようにすることも考えられる。例えば、参加予定者Ａのスケジュールが空いている時間帯であれば、他の参加者の、スケジュールを考慮しないように設定することもできる。
【００６１】
会議開催可能な期間のなかで、更に会議開催可能な時間帯を制限することも考えられる。
具体的には、勤務時間帯（例えば、９時から１８時）にのみ会議が開催できるという条件を追加することが例示できる。
【００６２】
また開催可能な曜日を条件として設定することも考えられる。更に、毎月の第何週にのみ開催可能であるといった条件を設定することも考えられる。
【００６３】
なお、上記の各条件はあくまでも例示である。よって、設定することができる条件は、上記した条件のみには限定されない。
【００６４】
ここで、本実施形態の説明では、追加する条件の例として、必須参加者を特定する情報を追加条件として含んでいる場合を想定して説明する。
【００６５】
次に、会議条件は、会議条件入力装置１により、制御装置２の会議条件管理部２１へ伝えられる（図２、Ａ２）。
【００６６】
そして、会議条件管理部２１は、会議条件入力装置１より入力された会議条件を会議条件記憶装置６に格納する。
【００６７】
また、時間計測部２２の計測している現在の日時の情報を利用して、期限の切れた（会議条件のうちの「会議を開催すべき期間」を過ぎた）会議条件を会議条件記憶装置６から削除する。
【００６８】
次に、制御装置２のプレゼンス判定部２３は、位置情報取得部２４に対し、各参加予定者の位置情報の取得を依頼する。
【００６９】
そして、依頼を受けた位置情報取得部２４は、位置情報記憶部５１から、各参加予定者の位置情報を取得する（図２、Ａ３）。
【００７０】
また、スケジュール状態判定部２５は、会議条件記憶装置６より会議条件を取得する。そして、取得した会議条件の中から、誰が参加者予定者かの情報を抽出し、特定した参加予定者の位置情報の参加条件を確認する（図２、Ａ４）。
【００７１】
プレゼンス判定部２３は、位置同一性判定部２９に参加者の位置を特定させ、参加者が会議に参加できる条件を満たしているかを判定する（図２、Ａ５）。
【００７２】
ここで、位置同一性判定部２９は、例えば「参加者が同じフロアに居る場合」「参加者の過半数が同じフロアに居て、残りの人数が移動３０分以下の場合」などの、どのような位置情報の関係が成立すれば会議開催可能であるかの判断基準のリストを持っている。
【００７３】
そして、参加者がこの位置情報のリストに規定されている条件に合致する状態であるかどうかを判断する。
【００７４】
また、このときに会議開催可能な会議室等の候補施設についても判定をする。なお、この位置情報に関する判断基準のリストは任意に書き換えることができる。
【００７５】
更に、各自の位置情報が確認できる施設ごとにあらかじめ移動時間等の情報を設定しておき、その設定を加味して判定をすることもできる。
【００７６】
次に、スケジュール状態判定部２５が、スケジュール取得部２６を用いて参加者のスケジュールをスケジュール記憶部３１より取得する（図２、Ａ６）。
【００７７】
また同様に、スケジュール状態判定部２５が、スケジュール取得部２６を用いて会議室等の候補施設のスケジュール情報を、施設スケジュール記憶部４１より取得する（図２、Ａ７）。
【００７８】
更に、スケジュール状態判定部２５が会議所要時間と位置情報から計算される移動所要時間とを用いて、スケジュールが会議開催条件を満たす状態であるか否かを判定する（図２、Ａ８）。
【００７９】
会議開催が可能な場合は施設予約部２７が、施設管理部４２に格納されている予約方法に基づき、施設の予約を行う（図２、Ａ９）。
【００８０】
そして、会議情報通知部２８は、参加者端末７に、会議の開催日時及び開催場所を通知する（図２、Ａ１０）。
【００８１】
通知を受けた参加者端末７は、通知内容を画面に表示したり、プリンターにより印刷する等して、通知された会議の開催日時及び開催場所の情報を出力する（図２、Ａ１１）。
【００８２】
次に、図３のフローチャートを用いて本実施形態の動作について説明する。
【００８３】
まず、会議条件管理部２１が、時間計測部２２の計測している現在の日時の情報を利用して、期限の切れた（会議条件のうちの「会議を開催すべき期間」を過ぎた）会議条件であるかを判定する（Ａ２１）。
【００８４】
そして会議条件が期限の切れているものであった場合は記憶装置６から削除する（Ａ２２）。
【００８５】
一方会議条件が期限の切れていないものであった場合は会議条件記億装置から、会議参加者が誰であるかという情報を取得する（Ａ２３）。
【００８６】
次に、各参加者の位置情報を確認する（Ａ２４）。
【００８７】
そして、位置同一性判定部が、参加者が会議開催可能な位置関係にあるか否かを判定する（Ａ２５）。
【００８８】
参加者が会議開催可能な位置関係にいない場合は、判定の対象を、今回の判定対象とした会議条件リストの、次のリストとする（Ａ２６）。
【００８９】
一方、スケジュール状態判定部２５は、参加者が会議開催可能な位置関係にあるとの判定結果をプレゼンス判定部２３より通知された場合に動作する。
【００９０】
スケジュール状態判定部２５は、これら会議開催可能な位置関係にあると判定された参加者のスケジュールと、会議室等の候補施設のスケジュールとを、スケジュール情報取得部２６を用いて取得する（Ａ２７）。
【００９１】
更に、スケジュール状態判定部２５は、会議所要時間と、位置情報から計算される会議開催場所までの移動所要時間とを用いて、参加者のスケジュールの空きと使用施設のスケジュールの空きを確認する（Ａ２８）。
【００９２】
これらの確認により、全ての参加者及び会議施設のスケジュールが会議開催可能条件を満たしているかを判定する（Ａ２９）。
【００９３】
また、本実施形態の場合には会議の開催条件に「必須参加者」が追加条件として加えられている。
【００９４】
よって、参加者全員のスケジュールが会議開催可能条件を満たしていない場合であっても、改めて「必須参加者」が会議開催可能条件を満たしているか否かを判定する（Ａ３０）。
【００９５】
そして、前記Ａ２９で（追加条件が加わっている場合は前記Ａ３０で、）スケジュールが会議開催可能条件を満たしていると判定された場合は、施設予約部２７により施設管理部４２が公開している施設予約方法を用いて施設が予約される（Ａ３１）。
【００９６】
また、会議情報通知部２８により、会議開催の場所、時刻等の情報が参加者端末７に通知される（Ａ３２）。
【００９７】
そして、判定の対象を、今回の判定対象とした会議条件リストの次のリストとして、全てのリストについて順次判定が行われる。
【００９８】
このため、スケジュールの空きがある時点で、会議の開始が動的に定められることになる。
【００９９】
一方、スケジュール状態判定部により会議の開催が不可能であると判定された場合は、プレゼンス判定部２３による位置情報の確認（Ａ２４）へ戻る。
【０１００】
なお、時刻を指定しない会議準備及び開催システムは、ハードウェア、ソフトウェア又は、これらの組合せにより実現することができる。
【０１０１】
以上説明した、本実施形態の効果について説明する。
【０１０２】
第１の効果は、会議の開始時刻と終了時刻を指定すること無しに、時間を設定して会議を開催できることである。
【０１０３】
その理由は、本発明においては、会議をいつどこで開始するかは、参加者および施設のスケジュール情報と、参加者の位置により、動的に決定される構成になっているためである。
【０１０４】
すなわち、開催者が会議を時刻で指定するのではなく、どの時期（期間）にどれだけの時間、何の施設を用いて開催したいかを指定するだけで、それをもとに自動的に会議開催可能な時刻と場所とを判定するように構成されている。
【０１０５】
これにより会議開催者とっては、参加者のスケジュール調整を手動で行う必要がなくなるというメリットがある。
【０１０６】
また、参加者にとっては、会議の開催のためにスケジュール的に無理を通した開催時刻や開催場所に自分のスケジュールを合わせるということが起こる可能性がなくなるというメリットがある。
【０１０７】
第２の効果は、会議開催者が、各参加者に会議の開始時刻や、開催場所を通知する必要がなくなることである。
【０１０８】
これにより、各参加者に連絡が取れるまで繰り返し通知をする、という手間が必要でなくなる。
【０１０９】
第３の効果は、会議開催施設や、会議に必要な機器の予約を自動的に行う点である。
【０１１０】
第４の効果は、全ての会議の、会議開催者が本実施形態を実施することにより、会議開催施設や、会議に必要な機器の予約が、統一した形で一括管理できることである。
【０１１１】
これにより、ある時刻に施設を予約したはずが、他の会議開催者も予約をしており、同時刻に予約が重複してしまうような事態が発生しなくなる。
【０１１２】
第５の効果は、状況に応じて事後的に会議の開催条件を変更できることである。例えば最初の会議開催条件では、指定した期間の間に会議を開催することが不可能であるとの結果が出た場合は、会議の開催条件を緩めることにより、開催時刻を定める等の柔軟な条件設定をすることが可能である。
【図面の簡単な説明】
【０１１３】
【図１】本発明の基本的構成を表すブロック図である。
【図２】本発明の動作を表すシーケンス図である。
【図３】本発明の動作を表すフローチャートである。
【図４】本発明の基本的構成を表す概念図である。
【図５】本発明の会議条件の例を示す図である。
【符号の説明】
【０１１４】
１  会議条件入力装置
２  制御装置
３  スケジュール管理装置
４  施設予約管理装置
５  位置情報管理装置
６  会議条件記憶装置
７  参加者端末
８  ネットワーク
２１  会議条件管理部
２２  時間計測部
２３  プレゼンス判定部
２４  位置情報状態取得部
２５  スケジュール状態判定部
２６  スケジュール情報所得部
２７  施設予約部
２８  会議情報通知部
２９  位置同一性判定部
３１  スケジュール記憶部
４１  施設スケジュール記憶部
４２  施設管理部
５１  位置情報記憶部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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