(57)【要約】【課題】原稿の管理の手間を省き、整理を容易にすることが可能な電子データ生成装置を提供する。【解決手段】電子データ生成装置としてのＭＦＰ１は、原稿９を読み取って、原稿９に対応する電子データを生成する原稿読取手段２０と、シート上に画像を形成する画像形成手段３０と、原稿読取手段２０及び画像形成手段３０を制御する制御手段１０とを備える。制御手段１０は、原稿読取手段２０が原稿９に対応する電子データを生成する際、画像形成手段３０を制御して、電子データの関連情報９１〜９９が記載されたシート９０を作成する。【選択図】図１
2008236498.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
原稿を読み取って、前記原稿に対応する電子データを生成する原稿読取手段と、
シート上に画像を形成する画像形成手段と、
前記原稿読取手段及び前記画像形成手段を制御する制御手段とを備え、
前記制御手段は、前記原稿読取手段が前記原稿に対応する前記電子データを生成する際、前記画像形成手段を制御して、前記電子データの関連情報が記載されたシートを作成するものであることを特徴とする電子データ生成装置。
【請求項２】
前記電子データを電子ファイルとして保管する記録手段をさらに備え、
前記関連情報には、前記電子ファイルの名前、サイズ及び作成日時及び保管場所のうち少なくとも一つが含まれる請求項１記載の電子データ生成装置。
【請求項３】
前記電子データの作成者情報を入力する入力手段をさらに備え、
前記関連情報には、前記作成者情報が含まれる請求項１又は２記載の電子データ生成装置。
【請求項４】
前記電子データのハッシュ値を生成するハッシュ生成手段をさらに備え、
前記関連情報には、前記ハッシュ値が含まれる請求項１乃至３のいずれか１項記載の電子データ生成装置。
【請求項５】
前記電子データは、電子署名及びタイムスタンプ処理の少なくとも一方が施されて電子化文書とされる前のものである請求項４記載の電子データ生成装置。
【請求項６】
前記関連情報には、前記電子データの縮小画像が含まれる請求項１乃至５のいずれか１項記載の電子データ生成装置。
【請求項７】
前記関連情報は、人及び／又はインターフェース機器が識別可能なように前記シートに記載される請求項１乃至４のいずれか１項記載の電子データ生成装置。
【請求項８】
原稿を読み取って、前記原稿に対応する電子データを生成する原稿読取手段と、
シート上に画像を形成する画像形成手段と、
前記原稿読取手段及び前記画像形成手段を制御する制御手段とを備える電子データ生成装置の制御方法であって、
前記制御手段は、前記原稿読取手段が前記原稿に対応する前記電子データを生成する際、前記画像形成手段を制御して、前記電子データの関連情報が記載されたシートを作成することを特徴とする電子データ生成装置の制御方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は電子データ生成装置及び電子データ生成装置の制御方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
特許文献１に従来の電子データ生成装置が開示されている。この電子データ生成装置は、原稿を読み取って、原稿に対応する電子データを生成する原稿読取手段と、原稿読取手段を制御する制御手段とを備えている。
【０００３】
制御手段は、原稿読取手段が生成した電子データに基づいて電子ファイルを作成し、さらに電子ファイルの関連情報（具体的には、電子署名を生成するための秘密鍵データを用いて生成した署名データやタイムスタンプ処理のデータ等。）を取得して前記電子ファイルに付加する機能を備えている。
【０００４】
このような構成である従来の電子データ生成装置は、例えば、紙文書等の原稿を電子データとして保存するために利用される。特に最近では、情報化社会の進展に伴い、商法や税法により紙で保存が義務付けられている文書の電子データによる保存を容認する法律（例えば、「民間事業者等が行う書面の保存用における情報通信の技術の利用に関する法律」、いわゆる「ｅ文書法」等。）の整備が進められており、上記従来の電子データ生成装置における電子ファイルに署名データ等を付加する機能が原稿と電子データとの関連性を保証することに寄与している。
【０００５】
【特許文献１】特開２００６−２３５８８５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
ところで、上記従来の電子データ生成装置を利用して、数多くの原稿についてそれぞれ電子データを生成する場合には、各原稿と各電子データとの対応付けが不明確にならないように、各原稿と各電子データとの対応表を別途作成したりする等の面倒な整理作業をしなければならず、原稿の管理に手間がかかってしまう。
【０００７】
特に、紙文書を電子データ化して、紙文書と電子データとの関連性を電子署名やタイムスタンプ等により保証した電子化文書とする場合、多数の原稿の読み取って仮保存する中間処理段階等において、各原稿と各電子データとの対応付けを特に厳格に管理しなければならず、原稿の管理に手間がかかり、整理が面倒である。
【０００８】
本発明は、上記従来の実情に鑑みてなされたものであって、原稿の管理の手間を省き、整理を容易にすることが可能な電子データ生成装置を提供することを解決すべき課題としている。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明の電子データ生成装置は、原稿を読み取って、前記原稿に対応する電子データを生成する原稿読取手段と、シート上に画像を形成する画像形成手段と、前記原稿読取手段及び前記画像形成手段を制御する制御手段とを備え、前記制御手段は、前記原稿読取手段が前記原稿に対応する前記電子データを生成する際、前記画像形成手段を制御して、前記電子データの関連情報が記載されたシートを作成するものであることを特徴とする（請求項１）。
【００１０】
このような構成である本発明の電子データ生成装置は、原稿を読み取って、原稿に対応する電子データを生成すると同時に、その元となった原稿とを関連付ける見出しシートを自動生成することができる。このため、この原稿の管理や整理をする作業者は、見出しシートを利用して、各原稿と各電子データとの対応付けを容易に行うことができる。
【００１１】
したがって、本発明の電子データ生成装置は、原稿の管理の手間を省き、整理を容易にすることが可能である。
【００１２】
原稿読取手段、画像形成手段及び制御手段は、一体であってもよいし、接続ケーブル等により接続されていてもかまわない。例えば、本発明の電子データ生成装置は、コピー、ＦＡＸ、プリンタ機能等が一体となったマルチファンクションプリンタであってもよい。
【００１３】
本発明の電子データ生成装置は、電子データを電子ファイルとして保管する記録手段をさらに備え、関連情報には、電子ファイルの名前、サイズ、作成日時及び保管場所のうち少なくとも一つが含まれることが好ましい（請求項２）。
【００１４】
この場合、この電子データ生成装置は、電子ファイルの名前、サイズ、作成日時及び保管場所のうち少なくとも一つが記載されたシートを作成することができるので、各原稿と各電子データとの対応付けを一層容易に行うことができる。なお、関連情報には、電子データを生成した電子データ生成装置の機器名等その他の有益な情報を含めることができる。
【００１５】
本発明の電子データ生成装置は、電子データの作成者情報を入力する入力手段をさらに備え、関連情報には、作成者情報が含まれることが好ましい（請求項３）。
【００１６】
この場合、この電子データ生成装置は、電子データの作成者情報が記載されたシートを作成することができるので、「だれが電子データを作成したか」を後で確認しやすくすることができる。
【００１７】
本発明の電子データ生成装置は、電子データのハッシュ値を生成するハッシュ生成手段をさらに備え、関連情報には、ハッシュ値が含まれることが好ましい（請求項４）
【００１８】
ハッシュ生成手段は、一般的なハッシュ・アルゴリズム（例えば、ＭＤ５、ＳＨＡ−１、ＳＨＡ−２２４、ＳＨＡ−３８６、ＳＨＡ−５１２等。）を採用するものであり、電子データをハッシュ関数により演算して、ハッシュ値を生成するようになっている。ハッシュ関数は、（１）異なる基のデータから同じハッシュ値が得られることは殆どない、（２）ハッシュ値とハッシュ関数が判っていても、基のデータを算出できない、という二つの特徴を有することにより、データの同一性や改変の有無の確認に利用される。
【００１９】
この場合、この電子データ生成装置は、電子データ生成時のハッシュ値が記載されたシートを作成することができるので、各原稿と各電子データとの同一性及び電子データ生成後の改変の有無を確実に確認できる。
【００２０】
本発明の電子データ生成装置において、電子データは、電子署名及びタイムスタンプ処理の少なくとも一方が施されて電子化文書とされる前のものであり得る（請求項５）。
【００２１】
紙文書を電子データ化して、紙文書と電子データとの関連性を電子署名やタイムスタンプ等により保証した電子化文書とする場合、多数の原稿の読み取って仮保存する中間処理段階等において、各原稿と各電子データとの対応付けを特に厳格に管理しなければならず、原稿の管理に手間がかかり、整理が面倒である。このため、上記の場合、この電子データ生成装置は、本発明の作用効果を確実に享受できる。
【００２２】
本発明の電子データ生成装置において、関連情報には、電子データの縮小画像が含まれ得る（請求項６）。
【００２３】
この場合、この電子データ生成装置は、電子データの縮小画像が記載されたシートを作成することができるので、人が元原稿の内容を容易に把握でき、各原稿と各電子データとの対応付けを一層容易に行うことができる。
【００２４】
なお、情報漏洩の懸念が有る場合には、電子データの縮小画像がシートに記載されないほうが好ましいので、ユーザが表示するかしないかを選択可能とすることが好ましい。
【００２５】
本発明の電子データ生成装置において、関連情報は、人及び／又はインターフェース機器が識別可能なように前記シートに記載されることが好ましい（請求項７）。
【００２６】
人が識別可能なようにシートに記載する具体例としては、文字・図形・記号情報等が挙げられる。また、インターフェース機器が識別可能なようにシートに記載する具体例としては、１次元コード（例えば、バーコード）、２次元コード（例えば、ＱＲコード）等が挙げられる。
【００２７】
このような構成である電子データ生成装置によれば、シートに記載された関連情報を人が利用する場合、情報端末装置に手入力するかわりに、バーコードリーダ、ＱＲコードリーダ等のインターフェース機器によりシートに記載された関連情報を読み取って、情報端末装置に関連情報を伝達することができる。このため、この電子データ生成装置は、管理の手間をより確実に省くことができる。関連情報が電子ファイルの名前、保管場所及びハッシュ値等の長い文字情報である場合に、特に有効である。
【００２８】
本発明の電子データ生成装置の制御方法は、原稿を読み取って、前記原稿に対応する電子データを生成する原稿読取手段と、シート上に画像を形成する画像形成手段と、前記原稿読取手段及び前記画像形成手段を制御する制御手段とを備える電子データ生成装置の制御方法であって、前記制御手段は、前記原稿読取手段が前記原稿に対応する前記電子データを生成する際、前記画像形成手段を制御して、前記電子データの関連情報が記載されたシートを作成することを特徴とする（請求項８）。
【００２９】
本発明の電子データ生成装置の制御方法によれば、電子データと、その元となった原稿とを関連付ける見出しシートを自動生成することができる。このため、この原稿の管理や整理をする作業者は、見出しシートを利用して、各原稿と各電子データとの対応付けを容易に行うことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３０】
以下、本発明を具体化した実施例を図面を参照しつつ説明する。
【実施例】
【００３１】
図１に示すように、実施例の電子データ生成装置は、コピー、ＦＡＸ、プリンタ機能等を備えるマルチファンクションプリンタ１（以下、単に、「ＭＦＰ」という。）である。ＭＦＰ１は、原稿読取手段２０と、画像形成手段３０と、制御手段１０とを備えている。
【００３２】
原稿読取手段２０は一般的なスキャナであり、例えば、原稿９に光を当てて、その反射光を撮像素子で電気信号に変換する方法等により原稿９を読み取って、原稿９に対応する電子データを生成するものである。
【００３３】
画像形成手段２０は、電子写真式、インクジェット式その他の一般的に画像形成方法により、用紙やＯＨＰシート等のシート上に画像を形成するプリンタである。
【００３４】
制御手段１０は、各種処理を実行するＣＰＵ１１、及びＣＰＵ１１が各種処理を行う際に記憶領域として用いるＲＡＭ１２等を有して構成されており、原稿読取手段２０及び画像形成手段３０その他の構成要素を制御するものである
【００３５】
また、ＭＦＰ１は、記録手段４０と、入力手段５０と、ハッシュ生成手段６０とをさらに備えている。
【００３６】
記録手段４０は、一般的なハードディスクドライブ（ＨＤＤ）であり、ＣＰＵ１１が行うべき各種処理のプログラムなどを記憶しているともに、画像読取手段２０により生成される電子データを電子ファイルとして保管するものである。
【００３７】
入力手段５０は、ＭＦＰ１の筐体の外側に配設される操作パネルであり、複数の操作ボタン及び操作画面を有している。入力手段５０は、ＭＦＰ１のコピー、ＦＡＸ、プリンタ機能等を作動させるために利用されるとともに、画像読取手段２０が原稿９を読み取って、原稿９に対応する電子データを生成する際、電子データの作成者情報を入力するためにも利用される
【００３８】
ハッシュ生成手段６０は、制御手段１０に搭載されるプログラムであり、ハッシュアルゴリズム（例えば、ＳＨＡ−１）を採用している。そして、画像読取手段２０が生成した原稿９に対応する電子データに基づいて、ハッシュ値を生成するようになっている。
【００３９】
さらに、ＭＦＰ１は、入出力インターフェース７１と、ネットワークインターフェース７０とを備えている。
【００４０】
入出力インターフェース７１は、ＵＳＢインターフェースや電話回線用インターフェースであり、ＵＳＢ接続ケーブル等を介して外部の情報端末装置等に接続したり、電話回線を介してＦＡＸ送受信を可能にするものである。
【００４１】
ネットワークインターフェース７０は、外部の機器等とネットワークを介して接続するためのものである。本実施例では、ＭＦＰ１は、ネットワーク１００ａを介して、外部の情報端末装置１０１や大容量記録装置１０２等に接続されている。なお、ＭＦＰ１、情報端末装置１０１及び大容量記録装置１０２等により、ファイリングシステム１００が構成されている。
【００４２】
このような構成である実施例のＭＦＰ１は、原稿読取手段２０により生成された原稿９に対応する電子データに基づいて、画像形成手段３０によりシート上に原稿９の画像を形成するコピー機能を実行したり、外部の情報端末装置等から受信したジョブに基づいて、画像形成手段３０によりシート上に画像を形成して、プリンタ機能を実行したりすることが可能となっている。
【００４３】
また、ＭＦＰ１は、原稿読取手段２０が読み取った原稿９に対応する電子データを電子ファイルとして記録手段４０に保管することが可能となっている。
【００４４】
そして、ＭＦＰ１は、原稿読取手段２０が原稿９に対応する電子データを生成する際、画像形成手段３０を制御して、電子データの関連情報が記載されたシート９０（以下、「見出しシート」と呼ぶ。）を作成する。
【００４５】
具体的には、ＭＦＰ１は、図２に示す原稿読取ルーチン（ステップＳ１００〜Ｓ１１０）を実行して、図３に示す見出しシート９０を作成する。
【００４６】
まず、ユーザが画像読取手段２０に原稿９を配置して、入力手段５０の操作ボタンを操作すると、ステップＳ１００により原稿読取ルーチンが開始される。
【００４７】
そして、ステップＳ１０１において、制御手段１０が画像読取手段２０を制御して、原稿９を読み取り、原稿９に対応する電子データを生成する。
【００４８】
次に、ステップＳ１０２において、電子データを電子ファイルとして記録手段４０に保存する。この際、電子ファイルには、電子ファイルの名前、サイズ、作成日時、保管場所及び読取装置名等の情報が付加される。また、電子ファイルには、ユーザが入力手段５０を操作して入力した電子データの作成者情報が付加される。
【００４９】
次に、ステップＳ１０３において、ハッシュ生成手段６０により、原稿９に対応する電子データのハッシュ値を算出する。この際、電子ファイルには、算出されたハッシュ値の情報が付加される。
【００５０】
次に、ステップＳ１０４において、見出しシート９０に記載する関連情報を取得する。具体的には、制御手段１０は、関連情報として、電子ファイルの名前、サイズ、作成日時、保管場所及び読取装置名の情報を記録手段４０から取得する。また、制御手段１０は、関連情報として、電子データの作成者情報、及び電子データのハッシュ値を記録手段４０から取得する。さらに、制御手段１０は、関連情報として、電子データの縮小画像を取得する。なお、情報漏洩の懸念が有る場合には、電子データの縮小画像が見出しシート９０に記載されないほうが好ましい。このため、ユーザは、縮小画像を表示するかしないかを入力手段５０を操作して予め設定しておくことが可能となっている。
【００５１】
次に、ステップＳ１０５において、制御手段１０は、取得した上記の関連情報のそれぞれについて、人及び／又はインターフェース機器が識別可能なように編集して、見出しシート９０の印刷データを作成する。
【００５２】
具体的には、取得した上記の関連情報について、人が識別可能なように文字、図形、記号により表示するように編集して、見出しシート９０の印刷データを作成する。この際、電子ファイルの名前、保管場所及びハッシュ値等の長い文字情報については、図１に示すコードリーダ１０１ａ等のインターフェース機器が識別可能なように、１次元コード（例えば、バーコード）又は２次元コード（例えば、ＱＲコード）でも表示するように編集して、見出しシート９０の印刷データを作成する。
【００５３】
次に、ステップＳ１０６において、制御手段１０が画像形成手段３０を制御して、見出しシート９０を作成し、ステップＳ１１０において、原稿読取ルーチンを終了する。
【００５４】
図３に見出しシート９０の具体例を示す。見出しシート９０には、上から下に向けて関連情報９１〜９９が記載されている。
【００５５】
関連情報９１は、電子ファイルの作成日時を示している。関連情報９２は、電子データの作成者名を示している。関連情報９３は、電子データのハッシュ値を示している。関連情報９４は、電子ファイルの保管場所を示している。関連情報９５は、電子ファイルの名前を示している。関連情報９６は、電子ファイルのサイズを示している。関連情報９７は、電子データを生成した読取装置名を示している。関連情報９８は、コードリーダ１０１ａが識別可能な２次元コード（ＱＲコード）を示している。２次元コードには、電子ファイルの名前、保管場所及びハッシュ値等の長い文字情報が含まれている。関連情報９９は、電子データの縮小画像を示している。
【００５６】
こうして、記録手段４０に記録された原稿９に係る電子ファイルは、図１に示すように、ネットワーク１００ａを介して、ファイリングシステム１００の情報端末装置１０１や大容量記録装置１０２等に送信され、電子化文書として蓄積される。そして、原稿９が商法や税法により紙で保存が義務付けられている文書であって、いわゆる「ｅ文書法」により、電子化文書として保存されるものである場合には、電子署名や時刻認証局サーバ１１０によるタイムスタンプといった所定の手続を経て、法律に適合する電子化文書として、ファイリングシステム１００により長期保存される。
【００５７】
ここで、実施例のＭＦＰ１は、上述の原稿読取手段２０と、画像形成手段３０と、制御手段１０とにより、原稿９を読み取って、原稿９に対応する電子データを生成すると同時に、その元となった原稿９とを関連付ける見出しシート９０を自動生成することが可能となっている。このため、この原稿９の管理や整理をする作業者は、見出しシート９０を利用して、各原稿と各電子データとの対応付けを容易に行うことができる。
【００５８】
したがって、実施例のＭＦＰ１は、原稿の管理の手間を省き、整理を容易にすることが可能となっている。
【００５９】
また、このＭＦＰ１は、電子データを電子ファイルとして保管する記録手段４０をさらに備え、電子ファイルの名前を示す関連情報９５、電子ファイルのサイズを示す関連情報９６、電子ファイルの作成日時を示す関連情報９１、及び電子ファイルの保管場所を示す関連情報９４が記載された見出しシート９０を作成することができる。このため、このＭＦＰ１は、各原稿と各電子データとの対応付けを一層容易に行うことができる。
【００６０】
さらに、このＭＦＰ１は、入力手段５０をさらに備え、電子データの作成者名を示す関連情報９２が記載された見出しシート９０を作成することができる。このため、このＭＦＰ１は、「だれが電子データを作成したか」を後で確認しやすくすることができる。
【００６１】
また、このＭＦＰ１は、生成手段６０をさらに備え、電子データのハッシュ値を示す関連情報９３が記載された見出しシート９０を作成することができる。このため、このＭＦＰ１は、各原稿と各電子データとの同一性及び電子データ生成後の改変の有無を確実に確認できる。
【００６２】
さらに、このＭＦＰ１は、電子データの縮小画像を示す関連情報９９が記載された記載された見出しシート９０を作成することができる。このため、このＭＦＰ１によれば、人が元原稿の内容を容易に把握でき、各原稿と各電子データとの対応付けを一層容易に行うことができる。
【００６３】
また、このＭＦＰ１において、関連情報９１〜９７、９９については、人が識別可能なように見出しシート９０に記載され、例えば、関連情報９３、９４、９５等については、コードリーダ１０１ａ等のインターフェース機器が識別可能な関連情報９８としても見出しシート９０に記載されるようになっている。このため、このＭＦＰ１によれば、見出しシート９０に記載された関連情報９３、９４、９５等を作業者が利用する場合、情報端末装置１０１等に手入力するかわりに、コードリーダ１０１ａ等で情報を識別して、情報端末装置１０１等に関連情報を送信することができる。このため、このＭＦＰ１は、管理の手間をより確実に省くことができる。
【００６４】
さらに、このＭＦＰ１が取り扱う原稿９には、「ｅ文書法」に基づいて電子化文書とされる原稿９が含まれるので、電子データには、電子署名及びタイムスタンプ処理の少なくとも一方が施されて電子化文書とされる前のものが含まれる。このため、多数の原稿の読み取って仮保存する中間処理段階等において、各原稿と各電子データとの対応付けを特に厳格に管理しなければならないが、このＭＦＰ１によれば、上述の通り、管理の手間をより確実に省き、整理を容易にすることができる。
【００６５】
また、実施例のＭＦＰ１の制御方法（原稿読取ルーチン）によっても、原稿の管理の手間を省き、整理を容易にすることが可能となっている。
【００６６】
以上において、本発明を実施例に即して説明したが、本発明は上記実施例に制限されるものではなく、その趣旨を逸脱しない範囲で適宜変更して適用できることはいうまでもない。
【産業上の利用可能性】
【００６７】
本発明は電子データ生成装置に利用可能である。
【図面の簡単な説明】
【００６８】
【図１】実施例の電子データ生成装置のブロック図である。
【図２】実施例の電子データ生成装置に係り、原稿読取ルーチンのフローチャートである。
【図３】実施例の電子データ生成装置に係り、見出しシートの説明図である。
【符号の説明】
【００６９】
１…電子データ生成装置（ＭＦＰ）
９…原稿
１０…制御手段
２０…原稿読取手段
３０…画像形成手段
４０…記録手段
５０…入力手段
６０…ハッシュ生成手段
９０…電子データの関連情報が記載されたシート（見出しシート）
９１、９２、９３、９４、９５、９６、９７、９８、９９…関連情報
１００…ファイリングシステム
１００ａ…ネットワーク
１０１ａ…インターフェース機器（コードリーダ）
【図１】
2008236498.tif 000003
【図２】
2008236498.tif 000004
【図３】
2008236498.tif 000005