(57)【要約】【課題】ページ内のオブジェクト毎に有効期限を管理し、有効期限が過ぎたオブジェクトについては表示や印刷等の出力ができないようにする。【解決手段】所定の時刻、例えば午前０時になった時点で毎日、サーバ１０のＣＰＵによる制御の下に、すべてのオブジェクトについて表示期限（有効期限）の管理を実行し、表示期限が過ぎたオブジェクトについては強制的にファイルから削除し、表示画面上へのイメージの表示を禁止することで、不特定多数の人が閲覧できないようにする。【選択図】図６
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ページ内のオブジェクト毎に識別情報が設定された電子文書に対して、オブジェクト毎に有効期限情報を設定する設定手段と、
前記有効期限情報を基にオブジェクト毎に有効期限が過ぎているか否かを判断する判断手段と、
前記判断手段によって有効期限が過ぎていると判断されたオブジェクトについては出力禁止の制御を行う制御手段と
を備えることを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記制御手段は、前記判断手段によって有効期限が過ぎていると判断されたオブジェクトを削除する制御を行う
ことを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記制御手段は、前記判断手段によって有効期限が過ぎていると判断されたオブジェクトを、当該オブジェクトの内容を判読できない様式に書き換えて出力する制御を行う
ことを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項４】
ページ内のオブジェクト毎に識別情報が設定されるとともに、オブジェクト毎に有効期限情報が設定された電子文書について、
前記有効期限情報を基にオブジェクト毎に有効期限が過ぎているか否かを判断する判断ステップと、
前記判断ステップで有効期限が過ぎていると判断したオブジェクトについては出力禁止の制御を行う制御ステップと
の各処理をコンピュータに実行させることを特徴とする文書管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システムおよび文書管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
電子文書を管理するに当たり、電子文書の一部にアクセス権が設定されている場合に、入力された絞込み条件（設定対象、有効期限または設定内容等を特定する条件）に基づいてアクセス権を絞り込み、絞り込まれたアクセス権の設定範囲を示す設定範囲表示を、権限の内容、権限付与の対象および権限の有効期限等を区別できるように色または模様を変えてプレビュー画面に表示する技術がある（例えば、特許文献１参照）。
【０００３】
【特許文献１】特開２００４−２７２４２１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
本発明は、電子文書を管理するに当たって、ページ内のオブジェクト毎に有効期限を管理し、有効期限が過ぎたオブジェクトについては表示や印刷等の出力ができないようにした文書管理システムおよび文書管理プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
請求項１記載の文書管理システムは、ページ内のオブジェクト毎に識別情報が設定された電子文書に対して、オブジェクト毎に有効期限情報を設定する設定手段と、前記有効期限情報を基にオブジェクト毎に有効期限が過ぎているか否かを判断する判断手段と、前記判断手段によって有効期限が過ぎていると判断されたオブジェクトについては出力禁止の制御を行う制御手段とを備えることを特徴とする。
【０００６】
請求項２記載の文書管理システムは、請求項１記載の文書管理システムにおいて、前記制御手段は、前記判断手段によって有効期限が過ぎていると判断されたオブジェクトを削除する制御を行うことを特徴とする。
【０００７】
請求項３記載の文書管理システムは、請求項１記載の文書管理システムにおいて、前記制御手段は、前記判断手段によって有効期限が過ぎていると判断されたオブジェクトを判読できない様式に書き換えて出力する制御を行うことを特徴とする。
【０００８】
請求項４記載の文書管理プログラムは、ページ内のオブジェクト毎に識別情報が設定されるとともに、オブジェクト毎に有効期限情報が設定された電子文書について、前記有効期限情報を基にオブジェクト毎に有効期限が過ぎているか否かを判断する判断ステップと、前記判断ステップで有効期限が過ぎていると判断したオブジェクトについては出力禁止の制御を行う制御ステップとの各処理をコンピュータに実行させることを特徴とする。
【発明の効果】
【０００９】
請求項１記載の文書管理システムによれば、ページ内のオブジェクト毎に有効期限を管理し、有効期限が過ぎたオブジェクトについては表示や印刷等の出力を禁止することで、有効期限が過ぎた機密データなどの文書データを不特定多数の人が閲覧できないようにすることができる。
【００１０】
請求項２記載の文書管理システムによれば、有効期限が過ぎているオブジェクトを削除することで、例えばパーソナルコンピュータの時間を何ヶ月か前の状態に戻すような操作が行われたとしても、有効期限が過ぎた機密データなどの文書データが不特定多数の人に閲覧されることがない。
【００１１】
請求項３記載の文書管理システムによれば、有効期限が過ぎているオブジェクトを判読できない様式に書き換えて出力することで、当該オブジェクトが削除される訳ではなく、そのまま存在しているために、有効期限が過ぎた機密データなどの文書データを特定の人だけが閲覧できるようにすることができる。
【００１２】
請求項４記載の文書管理プログラムによれば、有効期限の判断ステップおよび出力禁止の制御ステップの各処理をコンピュータに実行させることで、ページ内の各イメージ毎に有効期限を管理し、有効期限が過ぎたオブジェクトについては表示や印刷等の出力を禁止できるために、有効期限が過ぎた機密データなどの文書データを不特定多数の人が閲覧できないようにすることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
以下、本発明の実施の形態について図面を参照して詳細に説明する。
【００１４】
図１は、本発明に係る文書管理システムの構成例を示すシステム構成図である。図１に示すように、本発明が適用される文書管理システムは、コンピュータ機器からなるサーバ１０と、パーソナルコンピュータ等のコンピュータ機器からなるクライアント２０とがネットワーク３０を介して相互に通信可能に接続された構成となっている。
【００１５】
ここで、ネットワーク３０による接続形態としては、ＬＡＮ(Local Area Network)、インターネットや電話回線網、専用線を用いる形態や、相互に直結する形態など、種々の接続形態を採ることができる。
【００１６】
図２は、コンピュータ機器からなるサーバ１０のハードウェア構成例を示すブロック図である。図２に示すように、サーバ１０のハードウェアは、ＣＰＵ(Central Processing Unit:中央演算装置)１１、Ｉ／Ｏ回路１２、ＲＯＭ１３、ＲＡＭ１４およびＨＤＤ（ハードディスクドライブ）装置１５などを有し、これら構成要素がバスライン１６を介して接続された構成となっている。
【００１７】
ＣＰＵ１１は、サーバ１０が実行する各種処理の制御を行う。Ｉ／Ｏ回路１２は、周辺機器、具体的にはクライアント２０との入出力を管理する。ＲＯＭ１３は、ＣＰＵ１１による制御の下に実行される各種処理の処理プログラムを格納する。ＲＡＭ１４は、各種処理の実行時に使用される一次記憶装置である。ＨＤＤ１５は、本システムでの管理対象となる電子文書データを記憶するとともに、ＣＰＵ１１による制御の下に処理された各種のデータを記憶する。
【００１８】
上記構成の文書管理システムにおいて、本実施形態では、ページ内の各オブジェクト毎にオブジェクトＩＤ（識別情報）が設定されたカタログなどの電子文書に対して、オブジェクト毎にあらかじめ有効期限情報を設定しておき、有効期限情報を基にオブジェクト毎に有効期限が過ぎているか否かを判断し、有効期限が過ぎているオブジェクトについては出力を禁止する制御を行うことを特徴とする。
【００１９】
ここに、オブジェクトの出力とは、オブジェクトを表示画面上に表示したり、プリンタなどの印刷装置によって記録媒体に印刷したりすることを言うものとする。
【００２０】
ここで、一例として、図３に示すように、あるページ内に写真、表、文章等のオブジェクトが存在し、当該オブジェクトごとにオブジェクトＩＤが設定された電子文書データをサーバ１０のＨＤＤ１５に記憶し、当該電子文書データを管理する場合を例に挙げて説明する。
【００２１】
この電子文書に対して、表示の有効期限（表示期限）情報などのセキュリティ情報がオブジェクト毎にあらかじめ設定される。このセキュリティ情報については、サーバ１０の操作部であるユーザインターフェースから人間があらかじめ設定することになる。ここでは、図３に示すページのオブジェクトについて、写真については表示期限なし、表および文章については表示期限が２００６年１２月３１日とあらかじめ設定されている例を示している。
【００２２】
サーバ１０は、電子文書を管理するために、図４に示すように、ソフトウェアからなる機能部１０Ａとして、電子文書を出力（例えば、表示）する際に、オブジェクト毎にあらかじめ設定されている表示期限情報を基にオブジェクト毎に表示期限が過ぎているか否かを判断する判断部１０１と、判断部１０１によって表示期限が過ぎていると判断されたオブジェクトについては、クライアント２０に備えられている表示装置４０での表示を禁止する制御を行う制御部１０２との各機能を有している。表示装置４０は、サーバ１０に備えられることもある。
【００２３】
次に、サーバ１０のＣＰＵ１１による制御の下に、機能部１０Ａによって実行される表示期限（有効期限）の管理のための処理について、２つの実施例１，２として説明する。実施例１では、サーバ１０が日にちが経過するごとに表示期限を管理する場合を、実施例２では、クライアント２０がサーバ１０からファイルを参照してアプリケーションを開く場合をそれぞれ例に挙げている。
【００２４】
（実施例１）
最初に、あるページに対する実施例１に係る処理について、図５のフローチャートを用いて説明する。この実施例１に係る処理は毎日実行されることになる。
【００２５】
先ず、所定の時刻、例えば午前０時になったか否かを判断し（ステップＳ１１）、午前０時になったら、オブジェクト番号ｉを１にセットし（ステップＳ１２）、次いで、オブジェクト番号ｉ（ｉ＝１）のオブジェクトに設定されている表示期限情報を取得する（ステップＳ１３）。
【００２６】
次に、表示期限情報を取得できたか否か、即ちオブジェクト番号ｉのオブジェクトに表示期限が設定されているか否かを判断し（ステップＳ１４）、表示期限が設定されているのであれば、表示期限が経過しているか否かを判断する（ステップＳ１５）。そして、表示期限が経過していれば、オブジェクト番号ｉのオブジェクトを例えばＨＤＤ１５から削除する（ステップＳ１６）。
【００２７】
ステップＳ１４でオブジェクト番号ｉのオブジェクトに表示期限が設定されていないと判断した場合、ステップＳ１５で表示期限が経過していないと判断した場合、またはステップＳ１６でオブジェクト番号ｉのオブジェクトを削除した後は、すべてのオブジェクトについて表示期限の管理が完了したか否かを判断し（ステップＳ１７）、すべてのオブジェクトについて完了していなければ、オブジェクト番号ｉをインクリメントする（ステップＳ１８）。しかる後、ステップＳＳ１３に戻ってステップＳ１３〜ステップＳ１６の一連の処理をすべてのオブジェクトについて完了するまで実行する。
【００２８】
上述した実施例１に係る一連の処理により、所定の時刻、例えば午前０時になった時点で毎日、サーバ１０のＣＰＵ１１による制御の下に、すべてのオブジェクトについて表示期限（有効期限）の管理が実行され、表示期限が過ぎた（本例では、２００７年１月１日になった）オブジェクトについては強制的にファイルから削除されることになる。その結果、表示期限が過ぎたオブジェクトを含むページについてクライアント２０のアプリケーションでファイルを開いたとしても、図６に示すように、表示期限が過ぎたオブジェクト（本例では、表、文章）については既にデータが削除されているためにそのイメージが表示されることはない。
【００２９】
（実施例２）
次に、あるページに対する実施例２に係る処理について、図７のフローチャートを用いて説明する。この実施例２に係る処理は、クライアント２０でサーバ１０からファイルを参照してアプリケーションで開くときに実行されることになる。
【００３０】
先ず、クライアント２０のアプリケーションでファイルを開く処理が行われたか否かを判断し（ステップＳ２１）、ファイルを開く処理が行われたのであれば、オブジェクト番号ｉを１にセットし（ステップＳ２２）、次いで、オブジェクト番号ｉ（ｉ＝１）のオブジェクトに設定されている表示期限情報を取得する（ステップＳ２３）。
【００３１】
次に、表示期限情報を取得できたか否か、即ちオブジェクト番号ｉのオブジェクトに表示期限が設定されているか否かを判断し（ステップＳ２４）、表示期限が設定されているのであれば、表示期限が経過しているか否かを判断する（ステップＳ２５）。そして、表示期限が経過していれば、オブジェクト番号ｉのオブジェクトを例えばＨＤＤ１５から削除する（ステップＳ２６）。
【００３２】
ステップＳ２４でオブジェクト番号ｉのオブジェクトに表示期限が設定されていないと判断した場合、ステップＳ２５で表示期限が経過していないと判断した場合、またはステップＳ２６でオブジェクト番号ｉのオブジェクトを削除した後は、すべてのオブジェクトについて表示期限の管理が完了したか否かを判断し（ステップＳ２７）、すべてのオブジェクトについて完了していなければ、オブジェクト番号ｉをインクリメントする（ステップＳ２８）。しかる後、ステップＳＳ２３に戻ってステップＳ２３〜ステップＳ２６の一連の処理をすべてのオブジェクトについて完了するまで実行する。
【００３３】
上述した実施例２に係る一連の処理により、クライアント２０のアプリケーションでファイルが開かれた時点でその都度、サーバ１０のＣＰＵ１１による制御の下に、すべてのオブジェクトについて表示期限の管理が実行され、表示期限が過ぎてから（本例では、２００７年１月１日以降に）アプリケーションで開くと、表示期限が過ぎたオブジェクトについては自動的にファイルから削除されることになる。その結果、表示期限が過ぎたオブジェクトを含むページについてクライアント２０のアプリケーションでファイルを開いたとしても、表示期限が過ぎたオブジェクト（本例では、表、文章）については削除されるために、実施例１の場合と同様に、当該オブジェクトのイメージセンサが表示されることはない。
【００３４】
以上説明した、サーバ１０のＣＰＵ１１による制御の下に、機能部１０Ａによって実行される表示期限（有効期限）の管理のための実施例１，２に係る一連の処理を、機能部１０Ａを構成するコンピュータ機器に実行させる文書管理プログラムが本実施形態に係る文書管理プログラムである。
【００３５】
ここで、本実施形態に係る文書管理プログラムについては、サーバ１０の機能部１０Ａを構成するコンピュータ機器のＲＯＭ１３にあらかじめインストールしておくことが考えられる。ただし、コンピュータ機器のＲＯＭ１３にあらかじめインストールすることに限定されるものではなく、有線若しくは無線による通信手段により提供（配信）することは勿論、コンピュータ読み取り可能なＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納して提供することも可能である。
【００３６】
なお、上記実施例１，２では、表示期限が過ぎたオブジェクトについては削除し、そのイメージを表示しないようにするとしたが、表示期限が過ぎた時点で、またはクライアント２０のアプリケーションでファイルが開かれた時点で、表示期限が過ぎているオブジェクトのデータについて、当該オブジェクトの内容を判読できない様式にプログラムで自動的に書き換えて（変換して）出力する形態を採ることも可能である。
【００３７】
ここで、オブジェクトの内容を判読できない様式にオブジェクトのデータを書き換えるやり方としては、一例として、ダミーデータやシェード（例えば、塗りつぶし）等に変換して全く別のファイルに作り替えてしまう方法などが考えられる。なお、オブジェクトのデータを書き換えても、その書き換えられたデータに基づくイメージが表示されることになるが、この場合も、オブジェクトの内容を判読できない訳であるから、出力禁止（表示禁止）の概念に含まれるものとする。
【００３８】
ダミーデータへの変換方法としては、例えば、０〜９をすべて０に変換したり、アルファベット小文字／大文字を全てｘ／Ｘに変換したりする方法などが考えられる。このように、オブジェクトの内容を判読できない様式、例えばダミーデータに書き換えることで、図８に示すように、表示期限が過ぎたオブジェクト（本例では、表、文章）については、ダミーデータに基づくイメージが表示されることになるために、オブジェクトの内容の判読は不可能になる。
【００３９】
オブジェクトの内容を判読できない様式にオブジェクトのデータを書き換えるに当たっては、ＨＤＤ１５に記憶されているオブジェクトのデータを書き換える方法と、サーバ１０からクライアント２０へオブジェクトを供給する際に当該オブジェクトのデータを書き換える方法とが考えられる。
【００４０】
いずれの方法を採ることも可能であるが、後者の方法を採ることで、表示期限が過ぎたオブジェクトであっても、そのデータがＨＤＤ１５内に残存することになるために、不特定多数の人に対する閲覧は禁止するものの、パスワードの設定などによって特定の人に対しては閲覧できるようにすることが可能になる。
【００４１】
また、上記実施例１，２では、オブジェクトの出力として、クライアント２０に備えられている表示装置４０の表示画面上に表示する場合を例に挙げて説明したが、サーバ１０またはクライアント２０に備えられている印刷装置（図示せず）で記録媒体に印刷する場合にも同様に適用することが可能である。
【００４２】
以上、本発明について実施形態を用いて説明したが、本発明の技術的範囲は上記各実施形態に記載の範囲には限定されるものではなく、発明の要旨を逸脱しない範囲で上記各実施形態に多様な変更または改良を加えることができ、そのような変更または改良を加えた形態も本発明の技術的範囲に含まれる。
【図面の簡単な説明】
【００４３】
【図１】本発明に係る文書管理システムの構成例を示すシステム構成図である。
【図２】サーバのハードウェア構成例を示すブロック図である。
【図３】電子文書の一例を示す図である。
【図４】サーバの機能部の構成例を示すブロック図である。
【図５】実施例１に係る処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図６】サーバ上の文書データと表示画面上のイメージとの関係を示す図である。
【図７】実施例２に係る処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図８】他の処理例に伴うサーバ上の文書データと表示画面上のイメージとの関係を示す図である。
【符号の説明】
【００４４】
１０…サーバ、１０Ａ…サーバの機能部、１１…ＣＰＵ(中央演算装置)、１２…Ｉ／Ｏ回路、１３…ＲＯＭ、１４…ＲＡＭ１４、１５…ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）装置、１６…バスライン、２０…クライアント、３０…ネットワーク、４０…表示装置
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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