(57)【要約】【課題】承認申請処理システム及び承認申請処理方法に関し、領収書等の証明書を添付した承認申請書による承認結果の保存、確認を容易にする。【解決手段】端末装置４からネットワーク３を介してサーバ１に承認申請書の承認申請項目データを要求し、サーバ１は、データベース（ハードディスク２）から読出した承認申請項目データと申請番号等に対応したユニークな二次元コードデータとを端末装置４に転送し、該端末装置４は、承認申請項目データに従った承認申請書を表示して、承認申請項目を入力した承認申請書を、サーバ１のデータベースに、二次元コードデータ対応に登録し、且つ承認申請書を、二次元コードを付加して印刷出力し、この印刷出力した承認申請書に領収書等の証明書を添付して承認者の承認を得ると共に、最終承認者による承認結果を、サーバ１のデータベースに二次元コードデータ対応に登録する。【選択図】図１
2008305117.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
証明書を添付した承認申請書により承認を得ると共に承認内容をデータベースに記録する承認申請処理システムに於いて、
前記承認申請書の承認申請項目データと、ユニークな二次元コードデータ対応に承認済み申請書データとを保存するデータベースと、承認申請書の承認申請項目データ要求時に前記二次元コードデータを生成する手段とを含むサーバと、
前記サーバのデータベースに保存された前記承認申請項目データと、前記サーバに於いて生成された前記二次元コードデータとをダウンロードして必要項目に入力した承認申請書のデータを前記サーバに登録要求する手段と、前記承認申請書に前記二次元コードを付加して印刷出力する手段と、該手段により印刷出力した承認申請書に前記証明書を添付して承認を得た最終結果を前記サーバに登録する手段とを含む端末装置と
を備えたことを特徴とする承認申請処理システム。
【請求項２】
証明書を添付した承認申請書により承認を得ると共に承認内容を端末装置からの要求によりサーバのデータベースに記録する承認申請処理方法に於いて、
前記端末装置から前記サーバに対して、前記承認申請書の承認申請項目データを要求し、前記サーバは、前記データベースから読出した前記承認申請項目データと生成したユニークな二次元コードデータとを前記端末装置に転送し、
該端末装置は、前記承認申請項目データに従った承認申請書を表示して、承認申請項目を入力した承認申請書を、前記サーバの前記データベースに前記二次元コードデータ対応に登録し、且つ前記承認申請書を、前記二次元コードを付加して印刷出力し、該承認申請書に前記証明書を添付して承認者の承認を得ると共に、最終承認者による承認結果を前記サーバの前記データベースに前記二次元コードデータ対応に登録する過程を含む
ことを特徴とする承認申請処理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、企業内等の組織に於ける従業員等が、証明書を申請書に添付して、承認者に提出して承認を得る為の承認申請処理システム及び承認申請処理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
各種企業内に於いて、各種の申請手続きを行って承認を得る場合の申請書の名称や書式は多種類存在すると共に、企業毎に異なる様式や名称の申請書が使用される場合が一般的である。例えば、出金処理を行う為の出金伝票、請求処理を請求書、物品購入申請書、図書購入申請書、住所変更届け、電子機器持出申請書、取引先新設申請書等があり、申請書としての出金伝票には、その出金を証明する領収書を添付し、又請求書には、他社等からの請求を証明する請求書を添付し、又物品購入申請書には、物品の価格を証明する見積書等を添付して、承認を得ることになる。このような紙文書による承認申請に対して、コンピュータ処理による電子承認システムが知られている。その場合、領収書、請求書、見積書等の承認申請の証拠としての各種証明書は、電子承認システムに於いては使用しないか、又は電子承認ルートに沿って紙文書として配送することになる。或いは、スキャナにより読取ったイメージデータを、承認申請書データに付属させて、ＬＡＮ等による電子容認ルートに沿って転送するシステムも考えられる。
【０００３】
又各種の申請要求元と、申請要求に対して承認処理を行う申請要求先とがそれぞれ複数存在する場合に、申請要求者がそれぞれ入力した申請内容を、申請要求先毎に集計して、その集計結果を申請要求先毎にまとめて提供するサービス手段が提案されている（例えば、特許文献１参照）。又承認要求の申請書データをデータベースに登録し、承認内容に伴って定めた複数の承認者の順位等に従った承認ルートに沿って、順次承認処理を行う場合、その承認ルートに従った承認者に承認処理を通知し、承認者は、データベースに格納した承認要求の申請書データを読出して表示し、承認処理を実施した後、承認ルートに従った次の承認者に承認処理を通知することを繰り返し、且つ承認履歴を申請書データと共にデータベースに格納することにより、承認結果の正当性のチェックも容易にしたワークフロー（申請承認）システムが提案されている（例えば、特許文献２参照）。
【０００４】
又申請者端末から入力した申請データをサーバのデータベースに格納し、サーバから申請者端末に印刷許可を送出し、申請者端末は、申請データを含む申請書を印刷して、承認者に提出し、承認者が承認データを入力すると、サーバのデータベースに、申請データ対応に承認済データを格納し、サーバは承認済申請書の印刷許可を承認者端末へ送信することにより、承認者端末で承認済申請書を印刷し、申請書と共に保管する承認管理システムが提案されている（例えば、特許文献３参照）。
【０００５】
又移動中や出張先等に於いて、ＱＲコード等の二次元コードを印刷した文書を携帯電話機等の携帯端末により読み取って、二次元コードによる識別情報を取得し、この識別情報を参照して、承認要求を携帯端末から電子承認装置に送信し、承認可否情報を受信表示する承認管理手段が提案されている（例えば、特許文献４参照）。又承認申請書類に、その承認申請書内容のデータを記録したＲＦＩＤ（Ｒａｄｉｏ  Ｆｒｅｑｕｅｎｃｙ  ＩＤｅｎｔｉｆｉｃａｔｉｏｎ）タグを添付して承認者に提出し、承認者は、ＲＦＩＤタグの記録内容を表示装置に表示して承認申請内容を確認すると、承認情報をＲＦＩＤタグに書込み、且つ承認申請書類にサイン又は承認印を押捺する承認管理手段が提案されている（例えば、特許文献５参照）。
【特許文献１】特開２００２−７３７３２号公報
【特許文献２】特開２００３−３３１０９５号公報
【特許文献３】特開２００５−２８５１０４号公報
【特許文献４】特開２００５−３２２１６３号公報
【特許文献５】特開２００６−３４３８９０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
各種申請手続きをコンピュータシステムによって承認処理、管理する電子承認（ワークフロー）システムは、承認記録を保存することが可能であるが、領収書等の証明書を添付して承認申請する場合、領収書等の証明書は、承認申請書と別個に保存することになり、保存データにより承認履歴の確認は可能であるが、領収書等の証明書との突合せ確認は困難である問題があった。従って、領収書等の証明書を添付して承認申請する場合は、総て紙文書により承認処理するシステムが一般的であった。又各種申請手続きに於いて、前述の特許文献１は、複数の申請要求元と複数の申請要求先が存在する場合について示すが、領収書等の証明書を添付しない申請要求であり、又前述の特許文献２は、承認履歴を含めて承認申請要求データを保存するものであるが、これについても領収書等の証明書を添付する場合の問題点は示されていない。又前述の特許文献３は、承認申請書と共に、承認済み申請書とを印刷して保存する場合を示すが、領収書等の証明書と共に保存することは示されていない。又前述の特許文献４は、携帯端末で二次元コードを読取って承認要求を行うものであり、又前述の特許文献５は、ＲＦＩＤタグを添付して、承認情報を書き込んで保存可能としたものであるが、領収書等の証明書添付については示されていない。
【０００７】
本発明は、領収書等の証明書を添付して承認申請要求を行う場合の問題点を解決することを目的とし、コンピュータシステムによる承認処理と共に、領収書等の証明書と承認申請書とを併せて保存管理可能とするものである。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明の承認申請処理システムは、証明書を添付した承認申請書により承認を得ると共に承認内容をデータベースに記録する承認申請処理システムであって、前記承認申請書の承認申請項目データと、ユニークな二次元コードデータ対応に承認済み申請書データとを保存するデータベースと、前記二次元コードデータを生成する手段とを含むサーバと、前記承認申請項目データとユニークな前記二次元コードデータとをダウンロードして必要項目に入力した承認申請書のデータを前記サーバに登録要求する手段と、前記承認申請書に前記二次元コードを付加して印刷出力する手段と、該手段により印刷出力した承認申請書に前記証明書を添付して承認を得た最終結果を前記サーバに登録する手段とを含む端末装置とを備えている。
【０００９】
本発明の承認申請処理方法は、証明書を添付した承認申請書により承認を得ると共に承認内容を端末装置からの要求によりサーバのデータベースに記録する承認申請処理方法であって、前記端末装置から前記サーバに対して、前記承認申請書の承認申請項目データを要求し、前記サーバは、前記データベースから読出した前記承認申請項目データとユニークな二次元コードデータとを前記端末装置に転送し、該端末装置は、前記承認申請項目データに従った承認申請書を表示して、承認申請項目を入力した承認申請書を、前記サーバの前記データベースに前記二次元コードデータ対応に登録し、且つ前記承認申請書を、前記二次元コードを付加して印刷出力し、該承認申請書に前記証明書を添付して承認者の承認を得ると共に、最終承認者による承認結果を前記サーバの前記データベースに登録する過程を含むものである。
【発明の効果】
【００１０】
本発明は、領収書等の証明書を添付し、且つ二次元コードが印刷された承認申請書を所属長等の承認者に提出し、承認印の押印等により承認を得ると共に、最終承認結果を登録要求することにより、データベースに承認申請書データを登録するものであり、承認申請書と領収書等の証明書とを保存すると共に、サーバのデータベースに承認申請書データを二次元コードデータと共に登録することにより、コンピュータ上でのチェックと、紙文書としてのチェックとを可能とすることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
本発明の承認申請処理システムは、図１を参照して説明すると、証明書を添付した承認申請書により承認を得ると共に承認内容をデータベース（ハードディスク２）に記録する承認申請処理システムであって、承認申請書の承認申請項目データと、ユニークな二次元コードデータ対応に承認済み申請書データとを保存するデータベースと、前記二次元コードデータを生成する手段とを含むサーバ１と、承認申請項目データとユニークな二次元コードデータとをダウンロードして必要項目に入力した承認申請書のデータを前記サーバ１に登録要求する手段と、承認申請書に二次元コードを付加して印刷出力する手段と、該手段により印刷出力した承認申請書に前記証明書を添付して承認を得た最終結果を、サーバ１に登録する手段とを含む端末装置４，５とを備えている。
【００１２】
又本発明の承認申請処理方法は、証明書を添付した承認申請書により承認を得ると共に承認内容を端末装置４，５からの要求によりサーバ１のデータベース（ハードディスク２）に記録する承認申請処理方法であって、端末装置４，５からサーバ１に対して、承認申請書の承認申請項目データを要求し、サーバ１は、データベースから読出した承認申請項目データとユニークな二次元コードデータとを端末装置に転送し、該端末装置は、承認申請項目データに従った承認申請書を表示して、承認申請項目を入力した承認申請書を、サーバ１のデータベースに、二次元コードデータ対応に登録し、且つ承認申請書を、二次元コードを付加して印刷出力し、この承認申請書に領収書等の証明書を添付して承認者の承認を得ると共に、最終承認者による承認結果を、サーバ１のデータベースに登録する過程を含むものである。
【実施例１】
【００１３】
図１は、本発明の実施例１の概要説明図であり、１はサーバ、２はデータベースとしてのハードディスク、３はＬＡＮ等のネットワーク、４，５は端末装置、６は二次元コード読取器を示す。なお、端末装置は更に多数設けることができる。又承認を得る為の申請者の登録から最終承認登録までの処理過程の概要を、（１）登録、（２）印刷、（３）添付、（４）承認、（５）最終承認、（６）二次元コード読取、（７）承認登録、（８）書棚等への保管のステップとして示す。例えば、（１）登録のステップに於いて、端末装置４からネットワーク３を介してサーバ１にアクセスし、識別番号等を入力して、承認申請書作成の為の登録を行い、ハードディスク２に格納されている承認申請書の承認申請項目データを取得し、端末装置４に承認申請書を表示し、承認申請に必要な項目に入力し、（２）印刷のステップに於いて、承認申請書を印刷する。この印刷した承認申請書には、他の承認申請書と区別できるユニークな二次元コードを、承認申請時にサーバ１から取得して、黒四角印で例示したように印刷する。なお、二次元コードは、二次元バーコードと称される形式やＱＲコード（Ｑｕｉｃｋ  Ｒｅｓｐｏｎｓｅ  Ｃｏｄｅ）と称される形式等の各種の形式の二次元コードが知られており、それらの何れかを適用することができる。
【００１４】
次に（３）添付のステップに於いて、印刷した承認申請書に領収書等の証明書を添付して、承認申請書と領収書等の証明書とを承認者に提出する。承認者は、（４）承認のステップに於いて承認申請書と領収書等の証明書とを確認して、承認申請書に白丸印で例示したように承認印を押印する。複数の承認者が存在する場合は、同様な処理を順次繰り返し、（５）最終承認のステップに於いて、承認ルートに従った承認者の白丸印で示す押印を目視により確認し、領収書等の証明書の添付を確認し、（６）二次元コード読取ステップに於いて、承認印を押捺した承認申請書に印刷された二次元コードを、二次元コード読取器６により読取って、この二次元コード対応の承認申請書を表示し、承認印を押印した承認申請書と表示承認申請書とを照合し、誤りがなければ、サーバ１のハードディスク２に、（７）承認登録ステップに於いて登録する。それにより、サーバ１側に電子承認済みの承認申請書を登録し、（８）書棚等へ保管のステップに於いて、印刷出力した紙文書の承認申請書とそれに添付した領収書等の証明書とを組として、書棚や倉庫等に保管する。従って、後日の調査が必要になった場合、保管された承認申請書には、承認者の押印もあり、且つハードディスク２に登録した二次元コード対応の承認申請書にも承認情報を記録したおくものであるから、その二次元コードを読取って、サーバ１にアクセスして、ハードディスク２に格納されている承認済みの承認申請書を、端末装置５に表示することもできる。
【００１５】
図２は、システム構成説明図であり、図１に於けるサーバ１と端末装置４，５との要部構成を示すもので、ネットワーク３は図示を省略している。図２に於いて、１１はＷｅｂサーバ、１２は承認サーバ、１３はデータベースサーバ、１４はデータベースを構成するハードディスク（図１に於けるハードディスク２に対応）、２１はブラウザクライアント、２２は表示入力部、２３は表示装置、２４はキーボード、２５は二次元コード読取部、２６は二次元コードスキャナを示し、サーバのＷｅｂサーバ１１と端末装置のブラウザクライアント２１とは、図１に於けるネットワーク３を介して接続される。なお、プリンタは図示を省略している。又二次元コードを読取る為の二次元コードスキャナ２６に代わりに、二次元コードを読取る小型カメラを用いる構成とすることも可能である。
【００１６】
サーバのハードディスク１４には、承認申請書の種類に対応した申請項目データを格納しておくものであり、又後述のように、承認済みの承認申請書データを二次元コードデータ対応に保存するものである。又承認サーバ１２は、二次元コード生成手段を含み、端末装置からの承認申請書要求時に、申請番号対応等のユニークな二次元コードデータを生成して、申請項目データと共に端末装置へ送出するか、又は端末装置に於ける申請項目入力終了後の印刷出力時に、サーバに対して端末装置から自動的に要求を送出し、それにより二次元コードデータを生成して、端末装置へ送出する制御構成とすることができる。
【００１７】
図３は、二次元コードの説明図であり、二次元コードのパターンは、前述のＱＲコードを適用した場合の１．申請番号のみの場合、２．追加情報を含む場合、３．ＵＲＬ情報の場合の概要パターンと二次元コードデータとを示す。例えば、１．申請番号のみの場合の申請番号２００７０５１６０Ａ３２５９７は、図示の二次元コードのパターンとなり、二次元コードスキャナ２６により読取ってデコードすることにより、申請番号が得られる。又２．追加情報を含む場合、申請番号に、申請区分と申請日と担当者名とを含めた場合、申請番号のみの二次元コードのパターンと異なる図示のような二次元コードのパターンとなる。又３．ＵＲＬ情報を含む場合、ＵＲＬ名とＵＲＬへ渡すパラメータとを含む二次元コードのパターンは、前述の申請番号のみの場合や、追加情報を含む場合とは異なる二次元コードのパターンとなる。なお、二次元コードデータは、前述の例以外に、更に他のデータを含む構成とすることができる。
【００１８】
承認済みの承認申請書をハードディスク１４に格納する場合、二次元コードデータをアドレスとするもので、例えば、申請番号のみの場合でも、桁数の多い二次元コードデータであるから、多数の承認申請書を保存することが可能であり、又データベースサーバ１３に於いて、ハードディスク１４に承認申請書を保存する場合、二次元コードデータを実際の保存アドレスに変換することも可能である。
【００１９】
又端末装置は、サーバから受信した申請項目データを基に表示入力部２２の制御によって表示装置２３に申請書を表示し、キーボード２４から必要事項を入力する。表示内容を確認して申請要求を行い、且つ承認申請書を、図示を省略したプリンタにより印刷する。その場合の表示装置２３に表示された入力済みの承認申請書の内容の一例の出金伝票を図４に示す。この表示内容には、保存と申請とのボタンがあり、後日申請手続きを行う場合は保存ボタンをクリックすることにより端末装置内に保存される。又申請要求を行う場合は申請ボタンをクリックする。この申請ボタンをクリックした場合は、申請要求入力データがサーバへ転送され、サーバのハードディスク１４に、二次元コードデータ対応に保存される。従って、この二次元コードデータを基に申請要求入力データを読出すことができる。又申請ボタンをクリックした後、承認申請書を印刷し、領収書等の証明書を添付して承認者に提出する。印刷出力した承認申請書の一例の出金伝票と、証明書として添付した領収書とを図５に示す。即ち、印刷出力した承認申請書に、申請番号対応等のユニークな二次元コードが印刷される。又証明書としての領収書は、その原本を添付する。
【００２０】
承認者は、領収書等の証明書が添付された承認申請書の内容をチェックして、承認印を押印する。複数の承認者の承認を得る必要がある場合は、順次領収書等の証明書が添付された承認申請書を回覧して承認印を押印する。最終の承認者は、承認ルートに従って承認印が押印されているか否かを確認して、承認申請書に印刷されている二次元コードを、端末装置の二次元コードスキャナ２６と二次元コード読取部２５との機能によって読取り、この二次元コードデータを基に承認申請書データをサーバに要求する。サーバは、ハードディスク１４から二次元コードデータ対応の承認申請書データを読出して端末装置へ送出する。端末装置は、表示装置２３に承認申請書を表示し、紙文書の承認申請書内容と比較チェックする。その場合の承認申請書を出金伝票とした表示画面の一例を図６に示す。
【００２１】
表示画面には、却下と保留と承認とのボタンを表示した場合を示し、承認する場合は、承認ボタンをクリックする。それにより、承認データをサーバへ送出し、サーバは、ハードディスク１４に保存されている承認申請書データに承認済みを記録する。この場合の承認者の情報を含めて記録することができる。又却下又は保留のボタンをクリックした場合は、承認申請書データに却下又は保留のデータを記録する。従って、承認済みの紙文書による承認申請書と領収書等の証明書とを一緒に保管することができるから、後日のチェックが容易となる。又サーバのハードディスク１４に保存されている承認済みの承認申請書データを、紙文書の承認申請書に印刷されている二次元コードを読取ることにより、再生表示することができる。
【００２２】
図７は、本発明の実施例１のフローチャートを示し、図１，２を参照して説明する。申請書一覧表示（Ｓ１）は、端末装置４からサーバ１へアクセスし、承認申請書を作成する為に一覧表を要求し、表示装置２３に表示する。表示された一覧表の中の所望の申請書選択（Ｓ２）を行い、選択した申請書対応の申請項目データに基いて入力する為の入力画面表示（Ｓ３）を行って、申請項目の入力（Ｓ４）を行い、入力内容を確認して、申請ボタン（図４参照）をクリックして、申請書登録（Ｓ５）を行う。
【００２３】
そして、領収書等の証明書の要否を判定し（Ｓ６）、不要の場合は、電子承認の処理に移行する。即ち、承認者の端末装置に対して、サーバから登録された申請書を転送して承認処理を行い、最終承認者は、所定の承認ルートに沿って承認が順次得られているか否かを判定して、最終承認を与えて、申請者に通知すると共に、最終承認が得られた承認申請書をデータベースに格納する。
【００２４】
又領収書等の添付が必要な場合、（注１）として、組織マスターの未整備等で電子承認の処理が不可能の場合も含むものであり、申請書を印刷する（Ｓ７）。この申請書印刷時に、前述のユニークな二次元コードも印刷し、領収書等の証明書を添付し（Ｓ８）、所定の承認が終了か否かを判定する（Ｓ９）。最初は承認が１回も行われていないので、承認者へ提出し（Ｓ１０）、承認者は内容をチェックする（Ｓ１１）。この場合に、（注２）は、内容チェックの結果、承認できない場合、申請者へ差し戻すか、関係者と承認すべきかを協議するか、ＮＧ申請書として承認ルートに沿って回覧する処理を適用することができる。又承認者の端末装置の表示装置２３に、先のステップ（Ｓ５）に於いて登録した申請書内容を表示させて、回覧提示された証明書添付の申請書とチェックすることも可能である。
【００２５】
そして、承認する場合は、申請書に承認印を押印して（Ｓ１２）、ステップ（Ｓ９）に移行し、ステップ（Ｓ９）〜（Ｓ１２）を、承認ルートに沿った承認を繰返す。途中承認が終了すると、最終承認者へ証明書を添付した申請書を提出し（Ｓ１３）、最終承認者は、端末装置の二次元コードスキャナ２６により、申請書に印刷されている二次元コードを読取り（Ｓ１４）、二次元コードデータに変換し、先にサーバのデータベースに登録された二次元コードデータ対応の申請書を読出して表示し（Ｓ１５）、証明書が添付された申請書に押印された承認印をチェックする（Ｓ１６）。この場合の（注３）は、承認印が不足している場合、未押印の承認者へ回覧して承認依頼を行い、又ステップ（Ｓ１１）に於ける内容チェック結果、ＮＧとした場合は、承認申請を却下処分とする。
【００２６】
承認印チェック結果、問題がなければ承認登録を行う（Ｓ１７）。例えば、図６に示す表示画面の承認ボタンをクリックして、サーバのデータベースに、二次元コードデータ対応に保存し、承認印を押印した申請書と添付した証明書とを原本として、書棚等へ保管する（Ｓ１８）。この場合の（注４）は、書棚等へ保管する原本をスキャナにより読取ってイメージファイリングする手段も適用可能である。
【図面の簡単な説明】
【００２７】
【図１】本発明の実施例１の概要説明図である。
【図２】本発明の実施例１のシステム構成説明図である。
【図３】二次元コードの一例の説明図である。
【図４】本発明の実施例１の費用請求申請時の出金伝票の説明図である。
【図５】本発明の実施例１の領収書を添付した印刷出力出金伝票の説明図である。
【図６】本発明の実施例１の承認済み登録画面の説明図である。
【図７】本発明の実施例１のフローチャートである。
【符号の説明】
【００２８】
１  サーバ
２  ハードディスク
３  ネットワーク
４，５  端末装置
６  二次元コード読取器
１１  Ｗｅｂサーバ
１２  承認サーバ
１３  データベースサーバ
１４  ハードディスク
２１  ブラウザクライアント
２２  表示入力部
２３  表示装置
２４  キーボード
２５  二次元コード読取部
２６  二次元コードスキャナ
【図１】
2008305117.tif 000003
【図２】
2008305117.tif 000004
【図３】
2008305117.tif 000005
【図４】
2008305117.tif 000006
【図５】
2008305117.tif 000007
【図６】
2008305117.tif 000008
【図７】
2008305117.tif 000009