(57)【要約】【課題】業務として送信ファイルを電子メールに添付して送信する際に、送信ファイルの誤送信を確実に防止する。【解決手段】メール誤送信防止システムは、送信ファイルを送信先毎に異なるディレクトリに記憶する送信ファイル記憶装置２を備える。第１の操作者の操作に基づき前記送信先に送信すべき送信ファイルが添付された電子メールを作成し、当該電子メールを前記送信先に送信するメール送信端末４を備える。作成された電子メールが送信先に送信される前に送信されて、電子メールを前記第１の操作者と異なる第２の操作者に確認可能とするメールチェック端末５を備える。メールチェック端末５は、前記第２の操作者が確認結果を示す返信メールを前記メール送信装置に送信可能とする。【選択図】図１
2008242919.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールに添付されて送信される送信ファイルを送信先毎に異なるディレクトリに記憶する送信ファイル記憶装置と、
第１の操作者の操作に基づき前記送信先に送信すべき送信ファイルが添付された電子メールを作成し、当該電子メールを前記送信先に送信するメール送信装置と、
前記メール送信装置で作成された電子メールが前記送信先に送信される前に送信されて、前記電子メールを前記第１の操作者と異なる第２の操作者に確認可能とし、かつ、前記第２の操作者が確認結果を示す返信メールを前記メール送信装置に送信可能とするメールチェック装置とを備え、
前記メール送信装置には、
前記送信先毎にメールアドレスと、前記送信ファイル記憶装置の送信ファイルが記憶されるディレクトリとを関連づけた送信先情報を記憶する送信先情報記憶手段と、
前記電子メールに添付されて送信される送信ファイルの送信先を前記第１の操作者に入力させる送信先入力手段と、
当該送信先入力手段により入力された送信先に対応する前記メールアドレスおよび前記ディレクトリを前記送信先情報記憶手段から読み出すとともに、読み出されたメールアドレスを送信先とする電子メールを作成し、かつ、作成された電子メールに前記送信ファイル記憶装置の読み出されたディレクトリに記憶された送信ファイルを添付する電子メール作成手段と、
前記電子メール作成手段で作成された電子メールをメールチェック装置に送信する電子メール確認送信手段と、
前記電子メール作成手段で作成された電子メールを送信先に送信する操作を可能とする送信操作手段と、
前記メールチェック装置からの電子メールの確認結果として電子メールの送信を許可するか否を示す返信メールを受信し、かつ、前記電子メールの送信の許可を示す返信メールが受信されるまで前記送信操作手段への操作を無効とするように前記送信操作手段の操作に拘わらず前記電子メールの前記送信先への送信を禁止し、前記電子メールの送信の許可を示す返信メールが受信され場合に、前記送信操作手段への操作を有効とし、前記送信操作手段の操作に応じて前記電子メール作成手段が作成した電子メールを前記送信先に送信する電子メール送信手段とを備えることを特徴とするメール誤送信防止システム。
【請求項２】
前記メール送信装置には、前記送信ファイルに暗号化等により前記送信先と異なる第三者が送信ファイルを開くことを禁止する制限がかけられているか否かを判定するアクセス制限判定手段と、
当該アクセス制限判定手段が、前記電子メール作成手段に作成された電子メールに添付される送信ファイルに前記制限がかけられていないと判定した場合に、前記電子メール送信手段による前記電子メールの送信を禁止する電子メール送信禁止手段とを備えることを特徴とする請求項１に記載のメール誤送信防止システム。
【請求項３】
前記メール送信装置には、前記第１の操作者によって、前記電子メール作成手段で作成された電子メールの送信先のメールアドレスの変更および添付される送信ファイルの変更を行う機能を設けることなく、送信すべき電子メールのメールアドレスの変更と、送信ファイルの変更とが禁止されていることを特徴とする請求項１または２に記載のメール誤送信防止システム。
【請求項４】
前記送信ファイル記憶装置には、送信済みの送信ファイルを記憶するディレクトリが設けられ、
前記メール送信装置には、前記電子メール送信手段が送信した電子メールに添付された送信ファイルを、前記送信ファイル記憶装置において、送信前の前記送信ファイルが記憶されていたディレクトリから前記送信済みの前記送信ファイルを記憶するディレクトリに移動する送信ファイル移動手段が設けられていることを特徴とする請求項１〜３のいずれか１項に記載のメール誤送信防止システム。
【請求項５】
前記送信先毎に送信ファイルを生成し、送信先と前記送信ファイル記憶装置の送信ファイルが記憶されるディレクトリとを関連づけた送信ファイルディレクトリ情報に基づいて、生成した送信ファイルを前記送信先に対応する前記送信ファイル記憶装置のディレクトリに記憶させる送信ファイル生成装置を備えることを特徴とする請求項１〜４のいずれか１項に記載のメール誤送信防止システム。
【請求項６】
前記送信ファイル記憶装置は、前記電子メールに添付されて送信される前記送信ファイルを送信先毎に異なり、かつ、前記送信ファイルの種類毎に異なるディレクトリに記憶し、
前記送信ファイル生成装置は、前記送信先毎に複数種類の送信ファイルを生成可能とされるとともに、前記送信ファイルを生成する際に、生成される送信ファイルに送信先と送信ファイルの種類を示す情報を含むファイル名を付け、
かつ、前記送信ファイルの送信先および種類と、前記送信ファイル記憶装置の送信ファイルが記憶されるディレクトリとを関連づけた送信ファイルディレクトリ情報に基づいて、生成した送信ファイルを前記送信先および種類に対応する前記送信ファイル記憶装置のディレクトリに記憶させ、
前記送信先情報記憶手段には、前記送信ファイルの送信先および種類毎に前記送信ファイルが送信されるメールアドレスと、前記送信ファイル記憶装置の前記送信ファイルが記憶されるディレクトリと、前記送信ファイルのファイル名の少なくとも一部を関連づけた送信先情報が記憶され、
前記メール送信装置は、前記送信ファイルの送信先および種類に対応して、前記電子メールの本文となる定型文を記憶した本文記憶手段を備え、
前記送信先入力手段は、前記送信ファイルの送信先および種類が入力可能とされ、
前記電子メール作成手段は、前記送信先入力手段により入力された前記送信ファイルの送信先および種類に対応する前記メールアドレス、前記ディレクトリ、前記送信ファイルの前記ファイル名の少なくとも一部を前記送信先情報記憶手段から読み出すとともに、前記送信先入力手段により入力された前記送信ファイルの送信先および種類に対応する電子メール本文となる定型文を前記本文記憶手段から読み出し、読み出されたメールアドレスを送信先とするとともに読み出された定型文を本文とする電子メールを作成し、
かつ、前記送信ファイル記憶装置の読み出されたディレクトリに記憶され、読み出された送信ファイル名の少なくとも一部に対応するファイル名の送信ファイルを、作成された前記電子メールに添付することを特徴とする請求項５に記載のメール誤送信防止システム。
【請求項７】
前記本文記憶手段は、前記送信ファイルの送信先および送信ファイルの種類に対応して、電子メールの本文となる定型文を複数種類ずつ選択可能に記憶し、
前記本文記憶手段に記憶される定型文の種類には、添付ファイルを必要としない電子メールの本文となるものが含まれ、
前記電子メール作成手段は、前記送信先入力手段により入力された送信先および送信ファイルの種類に対応する電子メール本文となる定型文を前記本文記憶手段から複数種類読み出し、
前記電子メール送信装置には、電子メール作成手段が読み出した複数種類の定型文から１つの定型文を選択する操作を可能とする選択手段を備え、
前記電子メール送信手段は、前記選択手段により送信ファイルを必要としない電子メールの本文となる定型文を選択する操作が行われた場合に、前記送信ファイルを添付することなく電子メールを送信することを特徴とする請求項６に記載のメール誤送信防止システム。
【請求項８】
前記メール確認手段が前記メールチェック装置に前記電子メール作成手段で作成された電子メールを送信するに際し、前記メールチェック装置を送信先とする確認用電子メールに前記電子メール作成手段で作成された電子メールを添付して送信し、
前記確認用電子メールには、前記電子メール作成手段で作成された電子メールの送信を許可するか否かを選択するための選択操作手段が備えられ、
前記メールチェック装置には、前記選択操作手段による選択に基づいて、前記メール送信装置に許可か否かを示す返信メールを送信する返信メール送信手段が備えられていることを特徴とする請求項１〜７のいずれか１項に記載のメール誤送信防止システム。
【請求項９】
電子メールに添付されて送信される送信ファイルを送信先毎に異なるディレクトリに記憶する送信ファイル記憶装置と、
第１の操作者の操作に基づき前記送信先に送信すべき送信ファイルが添付された電子メールを作成し、当該電子メールを前記送信先に送信するメール送信装置と、
前記メール送信装置で作成された電子メールが前記送信先に送信される前に送信されて、前記電子メールを前記第１の操作者と異なる第２の操作者に確認可能とし、かつ、前記第２の操作者が確認結果を示す返信メールを前記メール送信装置に送信可能とするメールチェック装置とを備えたメール誤送信防止システムにおけるメール誤送信防止方法であって、
前記メール送信装置は、前記送信ファイルの送信先毎にメールアドレスと、前記送信ファイル記憶装置の前記送信ファイルが記憶されるディレクトリとを関連づけて記憶された送信先情報から、入力される送信先に対応する前記メールアドレスおよび前記ディレクトリを読み出すとともに、読み出されたメールアドレスを送信先とする電子メールを作成し、かつ、作成された電子メールに前記送信ファイル記憶装置の読み出されたディレクトリに記憶された送信ファイルを添付し、
作成された電子メールをメールチェック装置に送信し、
前記メールチェック装置からの前記電子メールの送信の許可を示す返信メールが受信されるまで前記電子メールの前記送信先への送信を禁止し、
前記メールチェック装置からの前記電子メールの送信の許可を示す返信メールが受信され場合に、前記電子メールの送信を許可することを特徴とするメール誤送信防止方法。
【請求項１０】
前記送信ファイルに暗号化等により前記送信先と異なる第三者が送信ファイルを開くことを禁止する制限がかけられているか否かを判定し、
制限がかけられていないと判定した場合に、前記送信ファイルが添付される前記電子メールの送信を禁止することを特徴とする請求項９に記載のメール誤送信防止方法。
【請求項１１】
電子メールに添付されて送信される送信ファイルを送信先毎に異なるディレクトリに記憶する送信ファイル記憶装置と、
第１の操作者の操作に基づき前記送信先に送信すべき送信ファイルが添付された電子メールを作成し、当該電子メールを前記送信先に送信するメール送信装置と、
前記メール送信装置で作成された電子メールが前記送信先に送信される前に送信されて、前記電子メールを前記第１の操作者と異なる第２の操作者に確認可能とし、かつ、前記第２の操作者が確認結果を示す返信メールを前記メール送信装置に送信可能とするメールチェック装置とを備えたメール誤送信防止システムにおけるコンピュータとしてのメール送信装置で実行されるメール誤送信防止プログラムであって、
前記送信ファイルの送信先毎にメールアドレスと、前記送信ファイル記憶装置の前記送信ファイルが記憶されるディレクトリとを関連づけて記憶された送信先情報から、入力される送信先に対応する前記メールアドレスおよび前記ディレクトリを読み出すとともに、読み出されたメールアドレスを送信先とする電子メールを作成し、かつ、作成された電子メールに前記送信ファイル記憶装置の読み出されたディレクトリに記憶された送信ファイルを添付する機能と、
作成された電子メールをメールチェック装置に送信する機能と、
前記メールチェック装置からの前記電子メールの送信の許可を示す返信メールが受信されるまで前記電子メールの前記送信先への送信を禁止する機能と、
前記メールチェック装置からの前記電子メールの送信の許可を示す返信メールが受信され場合に、前記電子メールの送信を許可する機能とを、
前記コンピュータとしての前記メール送信装置に実現させることを特徴とするメール誤送信防止プログラム。
【請求項１２】
前記送信ファイルに暗号化等により前記送信先と異なる第三者が前記送信ファイルを開くことを禁止する制限がかけられているか否かを判定する機能と、
制限がかけられていないと判定した場合に、前記送信ファイルが添付される前記電子メールの送信を禁止する機能とを前記コンピュータとしての前記メール送信装置に実現させることを特徴とする請求項１１に記載のメール誤送信防止プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子メール、特に、業務上のデータを有するファイルを添付された電子メールの誤送信を防止するメール誤送信防止システム、メール誤送信防止方法およびメール誤送信防止プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、各種業務上の連絡に電子メールが使用されるようになり、さらに社内だけではなく、社外との業務上の連絡にも郵送、ファックス、宅配等の通信手段に代えて電子メールが用いられる場合が多くなっている。
また、業務処理も、ペーパレス化が図られており、コンピュータシステムで処理された業務上のデータを紙に印刷することなく、ファイルとして取り扱う場合が増えている。
【０００３】
この際に、郵送、ファックス、宅配等の通信手段では、ファイルのデータを紙に印刷するか、ファイルを可搬記憶媒体に記憶させなければならないが、電子メールでは、業務上のデータ等のファイルを、添付ファイルとして、そのまま取り扱うことが可能である。
また、電子メールは、例えばデスクでパソコンを操作するだけで、ファイルを相手先に簡単に送信することができ、極めて利便性が高い。
【０００４】
しかし、オペレータが、パソコン上の電子メールのクライアントソフトを用いて、社外の例えば顧客に対して業務上のデータが格納されたファイルを電子メールに添付しておくる場合に、以下のような間違いが発生する可能性がある。
電子メールの作成時に、送り先のメールアドレスを例えばメールクライアントソフトのアドレス帖に記憶されたメールアドレスから選択する際や、メールアドレスをキーボードから打ち込む際にメールアドレスを間違える。
【０００５】
電子メールにファイルを添付する際に添付するファイルを間違える。
メールの本文に定型文をコピーする際に、定型文を間違える。
以上のような間違いが発生する可能性があり、特にＧＵＩを用いてカーソルで項目等を選択するような場合に、カーソルを動かすタイミングとクリックするタイミングとによって隣の項目を指定してしまうような場合もあり、人が操作する以上、上述のような間違いを完全に無くすことができない。
【０００６】
しかし、電子メールが例えば業務上のデータのファイルを添付されたものだと、送り先を間違えた場合に、データの流出を招く虞があり、ケアレスミスが重大な結果を招く可能性がある。また、メールアドレスの誤入力が、キーボードによる打ち間違いの場合には、打ち間違えたアドレスが存在しない可能性が高く、電子メールがどこにも配送されずに戻り、実害が発生しない可能性もあるが、アドレス帖におけるメールアドレスの選択間違いの場合には、間違えて入力したアドレスは基本的に存在し、確実に実害が発生する。
【０００７】
そこで、上述のような間違いに基づく電子メールの誤送信を防止するために、メールクライアントソフトから送信された電子メールを送信先に送られる前の段階で、一時的に蓄積して以下の処理を行うことが提案されている（特許文献１参照）。
一時的に蓄積した電子メール本文の記載内容と電子メールに添付されるデータの種類からウエイト値を算出するとともに、電子メールの送信元と送信先との関係に基づく閾値を算出し、ウエイト値が閾値以下ならば、蓄積した電子メールを送信先に送信し、ウエイト値が閾値を超える場合に、蓄積した電子メールを送信先に送信せずに、送信元に警告メールを送るようになっている。
これにより、例えば、業務上の顧客に送るメールを友達に間違って送るようなことを高い確率で防止することができる。
【０００８】
【特許文献１】特開２００６−５９２９７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００９】
しかしながら、例えば、複数の顧客に対してそれぞれ業務上のメールを送信する必要がある場合においては、特許文献１に示されるような方法で、ウエイト値に大きな差がでない可能性があり、十分に機能しない可能性がある。特に顧客がそれぞれ同様の業種であり、同様の本文や、同種のデータを添付する場合には、判定が困難となる。
また、複数の顧客間でメールを誤送信した場合に、本当の送信先の顧客と、誤送信先の顧客との両方から信頼を失う可能性があり、大きなダメージとなる。
よって、従来例のように確率的に誤送信を減らすのではなく、確実に誤送信が不可能となるか、万が一に誤送信したとても、誤送信先で、添付された業務上のデータのファイルを開くことができない状態とすることが望まれていた。
【００１０】
本発明は、前記事情に鑑みて為されたもので、オペレータの操作ミスが生じないように、送信先のメールアドレスの設定と、添付する送信ファイルの設定にオペレータの操作を必要とせず、かつ、誤送信および誤送信先でのファイル内のデータの開示を確実に防止するように複数のチェックが行われるメール誤送信防止システム、メール誤送信防止方法およびメール誤送信防止プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
前記目的を達成するために、請求項１に記載のメール誤送信防止システムは、電子メールに添付されて送信される送信ファイルを送信先毎に異なるディレクトリに記憶する送信ファイル記憶装置と、
第１の操作者の操作に基づき前記送信先に送信すべき送信ファイルが添付された電子メールを作成し、当該電子メールを前記送信先に送信するメール送信装置と、
前記メール送信装置で作成された電子メールが前記送信先に送信される前に送信されて、前記電子メールを前記第１の操作者と異なる第２の操作者に確認可能とし、かつ、前記第２の操作者が確認結果を示す返信メールを前記メール送信装置に送信可能とするメールチェック装置とを備え、
前記メール送信装置には、
前記送信先毎にメールアドレスと、前記送信ファイル記憶装置の送信ファイルが記憶されるディレクトリとを関連づけた送信先情報を記憶する送信先情報記憶手段と、
前記電子メールに添付されて送信される送信ファイルの送信先を前記第１の操作者に入力させる送信先入力手段と、
当該送信先入力手段により入力された送信先に対応する前記メールアドレスおよび前記ディレクトリを前記送信先情報記憶手段から読み出すとともに、読み出されたメールアドレスを送信先とする電子メールを作成し、かつ、作成された電子メールに前記送信ファイル記憶装置の読み出されたディレクトリに記憶された送信ファイルを添付する電子メール作成手段と、
前記電子メール作成手段で作成された電子メールをメールチェック装置に送信する電子メール確認送信手段と、
前記電子メール作成手段で作成された電子メールを送信先に送信する操作を可能とする送信操作手段と、
前記メールチェック装置からの電子メールの確認結果として電子メールの送信を許可するか否を示す返信メールを受信し、かつ、前記電子メールの送信の許可を示す返信メールが受信されるまで前記送信操作手段への操作を無効とするように前記送信操作手段の操作に拘わらず前記電子メールの前記送信先への送信を禁止し、前記電子メールの送信の許可を示す返信メールが受信され場合に、前記送信操作手段への操作を有効とし、前記送信操作手段の操作に応じて前記電子メール作成手段が作成した電子メールを前記送信先に送信する電子メール送信手段とを備えることを特徴とする。
【００１２】
請求項１に記載の発明においては、送信ファイルが送信ファイル記憶装置の送信ファイルの送信先毎に異なるディレクトリに記憶されていることが前提となるが、これにより、操作者（オペレータ）は、送信先を入力するだけで、送信先のメールアドレスの電子メールが作成されるとともに、作成された電子メールに送信先に送信すべき送信ファイルが添付されることになる。
したがって、正しい送信ファイルが送信ファイル記憶手段の正しいディレクトリに記憶されていれば、送信ファイルを間違った送信先に送信することが確実に阻止される。
【００１３】
ここでは、オペレータの操作として送信先を入力するので、オペレータが入力する送信先を間違える可能性があるが、この場合には、間違えた送信先のメールアドレスで電子メールが作成されるとともに、間違えた送信先に送信すべき送信ファイルが電子メールに添付されるので、送信ファイルが送信されるべき送信先と、送信先のメールアドレスとは間違っていないことになる。すなわち、本来電子メールを送信すべきでないタイミングで電子メールが送信されてしまう可能性はあるが、送信ファイルがその送信ファイルを送信すべきでない間違えた送信先に送信されることはない。
【００１４】
さらに、この例では、送信ファイルが添付された電子メールが送信先に送信される前に送信操作を行っているオペレータ（第１の操作者）と異なる他のオペレータ（第２の操作者）にチェックされることになり、二重チェックにより確実に送信ファイルの誤送信を防止することができる。
また、他のオペレータへのチェックの依頼およびチェック結果の受領を電子メールで行えるので、チェック作業が容易となる。
さらに、他のオペレータにチェック依頼してチェック結果が電子メールの送信を許可するものでなければ、電子メールの送信を行えないようになっているので、電子メールを第三者にチェックさせることなく、電子メールが送信されてしまうのを防止することができる。
【００１５】
なお、送信先と送信先のメールアドレスとは、１対１で対応するものであってもよいが、１対複数で対応するものであってもよい。すなわち、ここで、送信先は、たとえば、会社（企業）等の法人を指すものであってもよく、送信先が法人の場合に、送信先のメールアドレスが、法人の代表となるメールアドレスや、各部署の代表となるメールアドレスや、それぞれの担当者のメールアドレスである可能性があり、送信すべき送信ファイルの受け取り先となる送信先が複数の部署や複数の担当者である可能性があるので、１つの送信ファイルの送信先に複数のメールアドレスが設定されていてもよい。
【００１６】
請求項２に記載のメール誤送信防止システムは、請求項１に記載の発明において、
前記メール送信装置には、前記送信ファイルに暗号化等により前記送信先と異なる第三者が送信ファイルを開くことを禁止する制限がかけられているか否かを判定するアクセス制限判定手段と、
当該アクセス制限判定手段が、前記電子メール作成手段に作成された電子メールに添付される送信ファイルに前記制限がかけられていないと判定した場合に、前記電子メール送信手段による前記電子メールの送信を禁止する電子メール送信禁止手段とを備えることを特徴とする。
【００１７】
請求項２に記載の発明においては、たとえば、パスワード等を設定することにより、第三者が送信ファイルにアクセスすることができないように制限されていない場合に、送信ファイルが添付された電子メールを送信できないようにすることで、たとえば、送信ファイルにアクセスするためのパスワードを知らない相手先に送信ファイルを誤送信しても、送信された相手先で送信ファイルにアクセスできないことから、業務上のデータを誤った相手先に送信しても、データの漏洩を防止することができる。
すなわち、送信ファイルにアクセス制限が付されていないと、電子メールの送信ができないので、万が一に、誤送信が行われてしまったとしても、被害を最小限度に留めることができる。
【００１８】
請求項３に記載のメール誤送信防止システムは、請求項１または２に記載の発明において、
前記メール送信装置には、前記第１の操作者によって、前記電子メール作成手段で作成された電子メールの送信先のメールアドレスの変更および添付される送信ファイルの変更を行う機能を設けることなく、送信すべき電子メールのメールアドレスの変更と、送信ファイルの変更とが禁止されていることを特徴とする。
【００１９】
請求項３に記載の発明においては、オペレータが送信先を入力すると、上述のように送信ファイルを送信すべきメールアドレスと、送信すべき送信ファイルが決定されることになり、さらに、オペレータがこれを直接的に変更することができないので、送信ファイルを送信する際のオペレータの誤操作によって誤送信が発生するのを確実に防止できるとともに、オペレータが故意に誤送信するのを防止することができる。
すなわち、オペレータの操作は、基本的に所定の送信先に送信ファイルの送信を行うことを決定する操作だけで、これにより電子メールのメールアドレスと、送信される送信ファイルが決定されるが、その後にオペレータが余計な操作することで、誤送信が発生するのを防止することができる。
【００２０】
請求項４に記載のメール誤送信防止システムは、請求項１〜３のいずれか１項に記載の発明において、
前記送信ファイル記憶装置には、送信済みの送信ファイルを記憶するディレクトリが設けられ、
前記メール送信装置には、前記電子メール送信手段が送信した電子メールに添付された送信ファイルを、前記送信ファイル記憶装置において、送信前の前記送信ファイルが記憶されていたディレクトリから前記送信済みの前記送信ファイルを記憶するディレクトリに移動する送信ファイル移動手段が設けられていることを特徴とする。
【００２１】
請求項４に記載の発明においては、一度送信されたファイルは、送信ファイル記憶装置の送信先に対応したディレクトリから送信済みのディレクトリに移動させられるので、送信ファイルの送信後に間違って再び送信ファイルを送信する操作を行っても、送信先に対応するディレクトリに送信ファイルが存在せず、送信ファイルを送信することができない。したがって、二重送信を防止することができる。
【００２２】
また、複数の送信ファイルが順次、前記ディレクトリに記憶されていくような設定となっている場合に、前に送信したファイルが送信済みディレクトリに移動し、次に作成された送信ファイルが送信先に対応するディレクトリに記憶される設定とできるので、作成時期が異なるが同一送信先に送信すべき複数の送信ファイル間で送信ファイルを取り違えて扱うのを防止することができる。たとえば、定期的に送信される送信ファイルを取り扱う場合に、過去の送信ファイルを間違って送信してしまうのを防止することができる。
なお、送信ファイルを再送信する必要が生じた場合には、送信ファイルは消去されたわけではなく、送信済みディレクトリに移動されただけなので、送信済みディレクトリの送信ファイルを再送信することが可能である。
【００２３】
請求項５に記載のメール誤送信防止システムは、請求項１〜４のいずれか１項に記載の発明において、
前記送信先毎に送信ファイルを生成し、送信先と前記送信ファイル記憶装置の送信ファイルが記憶されるディレクトリとを関連づけた送信ファイルディレクトリ情報に基づいて、生成した送信ファイルを前記送信先に対応する前記送信ファイル記憶装置のディレクトリに記憶させる送信ファイル生成装置を備えることを特徴とする。
【００２４】
たとえば、コンピュータシステムで自動的に記憶される各種ログ等の履歴ファイルを定期的に送信先に送信するような場合に、生成された送信ファイルが送信ファイル記憶装置の送信先に対応するディレクトリに記憶されることになり、送信ファイルの誤送信を防止することができる。
なお、送信ファイルの中身は、コンピュータシステムで自動的に生成されるものに限られるものではない。たとえば、オペレータが送信先を指定して、送信ファイル生成装置に空の送信ファイルを生成させるとともに、送信ファイル記憶装置の送信先に対応するディレクトリに記憶させた後に、送信ファイル記憶装置の送信先のディレクトリに記憶された送信ファイルにデータを入力するようにしてもよい。
【００２５】
送信ファイル内のデータがコンピュータに自動的に生成されるものであっても、手動で入力されるものであっても、手動で他のファイルに入力されたデータをコンピュータが自動で送信ファイルに移動したものであっても、コンピュータにより自動生成されたデータを手動で送信ファイルに移動したものであってもよい。しかし、送信ファイルは、送信先に対応してコンピュータで自動生成されて、送信先に対応する送信ファイル記憶装置のディレクトリに記憶されるので、送信ファイルを誤って送信先に対応しないディレクトリに記憶することを防止することができる。
【００２６】
少なくとも、送信ファイルを送信ファイル記憶装置の送信先に対応したディレクトリに記憶する工程を自動化することで、オペレータ操作によって、送信ファイルが送信ファイル記憶装置の誤ったディレクトリに記憶されるのを防止することができる。
これにより、送信ファイルを記憶する段階と、電子メールに送信先のメールアドレスを入力する段階と、電子メールに送信ファイルを添付する段階とでそれぞれ誤送信を防止することができる。
【００２７】
請求項６に記載のメール誤送信防止システムは、請求項５に記載の発明において、
前記送信ファイル記憶装置は、前記電子メールに添付されて送信される前記送信ファイルを送信先毎に異なり、かつ、前記送信ファイルの種類毎に異なるディレクトリに記憶し、
前記送信ファイル生成装置は、前記送信先毎に複数種類の送信ファイルを生成可能とされるとともに、前記送信ファイルを生成する際に、生成される送信ファイルに送信先と送信ファイルの種類を示す情報を含むファイル名を付け、
かつ、前記送信ファイルの送信先および種類と、前記送信ファイル記憶装置の送信ファイルが記憶されるディレクトリとを関連づけた送信ファイルディレクトリ情報に基づいて、生成した送信ファイルを前記送信先および種類に対応する前記送信ファイル記憶装置のディレクトリに記憶させ、
前記送信先情報記憶手段には、前記送信ファイルの送信先および種類毎に前記送信ファイルが送信されるメールアドレスと、前記送信ファイル記憶装置の前記送信ファイルが記憶されるディレクトリと、前記送信ファイルのファイル名の少なくとも一部を関連づけた送信先情報が記憶され、
前記メール送信装置は、前記送信ファイルの送信先および種類に対応して、前記電子メールの本文となる定型文を記憶した本文記憶手段を備え、
前記送信先入力手段は、前記送信ファイルの送信先および種類が入力可能とされ、
前記電子メール作成手段は、前記送信先入力手段により入力された前記送信ファイルの送信先および種類に対応する前記メールアドレス、前記ディレクトリ、前記送信ファイルの前記ファイル名の少なくとも一部を前記送信先情報記憶手段から読み出すとともに、前記送信先入力手段により入力された前記送信ファイルの送信先および種類に対応する電子メール本文となる定型文を前記本文記憶手段から読み出し、読み出されたメールアドレスを送信先とするとともに読み出された定型文を本文とする電子メールを作成し、
かつ、前記送信ファイル記憶装置の読み出されたディレクトリに記憶され、読み出された送信ファイル名の少なくとも一部に対応するファイル名の送信ファイルを、作成された前記電子メールに添付することを特徴とする。
【００２８】
請求項６に記載の発明においては、送信ファイルは、送信先だけではなく送信ファイルの種類によっても管理可能となっており、同じ送信先でも異なる種類の送信ファイルを誤って送信してしまうのを防止することができる。
たとえば、業務上の報告として、日報、週報、月報とがあるような場合にこれを送信ファイルの種類として区別することができる。また、正常な業務内容の報告と、異常の発生の報告とを区別することができる。
また、送信ファイルは、そのファイル名によっても送信先と送信ファイルの種類の特定が可能となっており、送信ファイル記憶装置の送信ファイルが記憶されるディレクトリに誤ったファイルが混入しても送信ファイルを識別可能となっている。
【００２９】
請求項７に記載のメール誤送信防止システムは、請求項６に記載の発明において、
前記本文記憶手段は、前記送信ファイルの送信先および送信ファイルの種類に対応して、電子メールの本文となる定型文を複数種類ずつ選択可能に記憶し、
前記本文記憶手段に記憶される定型文の種類には、添付ファイルを必要としない電子メールの本文となるものが含まれ、
前記電子メール作成手段は、前記送信先入力手段により入力された送信先および送信ファイルの種類に対応する電子メール本文となる定型文を前記本文記憶手段から複数種類読み出し、
前記電子メール送信装置には、電子メール作成手段が読み出した複数種類の定型文から１つの定型文を選択する操作を可能とする選択手段を備え、
前記電子メール送信手段は、前記選択手段により送信ファイルを必要としない電子メールの本文となる定型文を選択する操作が行われた場合に、前記送信ファイルを添付することなく電子メールを送信することを特徴とする。
【００３０】
請求項７に記載の発明においては、たとえば、コンピュータで自動生成されるログファイル（履歴情報のファイル）を送信先に送信するような場合に、ログを取る所定期間内にログに記憶すべき事象が発生せず、ログファイルを生成しても、何も記録されていない可能性がある。この場合に、何も記憶されていないログファイルを送信先に送信する必要はないので、上述のように電子メール本文の定型文として、たとえば、ログファイルに何も記録されていない場合用と、ログファイルに何等かの記録がある場合用とを予め記憶しておき、ログファイルに何も記憶されていない場合の定型文が選択された場合に、送信ファイルとしてのログファイルの添付をしないようにすることができる。
これにより、本文の内容と送信ファイルの添付、未添付とを必ず一致させることができるとともに、たとえば、上述のようにオペレータにより添付ファイルの変更が禁止された状態で、添付ファイルの添付の取り消しを可能とすることができる。
【００３１】
請求項８に記載のメール誤送信防止システムは、請求項１〜７のいずれか１項に記載の発明において、
前記メール確認手段が前記メールチェック装置に前記電子メール作成手段で作成された電子メールを送信するに際し、前記メールチェック装置を送信先とする確認用電子メールに前記電子メール作成手段で作成された電子メールを添付して送信し、
前記確認用電子メールには、前記電子メール作成手段で作成された電子メールの送信を許可するか否かを選択するための選択操作手段が備えられ、
前記メールチェック装置には、前記選択操作手段による選択に基づいて、前記メール送信装置に許可か否かを示す返信メールを送信する返信メール送信手段が備えられていることを特徴とする。
【００３２】
請求項８に記載の発明においては、メールチェック装置のオペレータ（第２の操作者）は、返信する際に、返信メールの本文を書いたりする必要がなく、確認用電子メールに備えられた選択操作手段により、許可するか否かを選択するだけで、許可もしくは不許可の返信メールを送信することが可能となり、作業性が向上する。
なお、選択操作手段は、たとえば、スプリクトを実行可能なＨＴＭＬメール等の電子メール上で、選択支として表示されたボタン等からなるもので、たとえば、電子メールの表示上に表示された許可ボタンと不許可ボタンとの一方を押下することで、許可もしくは不許可を示す返信メールを送信するようにしたものである。
【００３３】
請求項９に記載のメール誤送信防止方法は、電子メールに添付されて送信される送信ファイルを送信先毎に異なるディレクトリに記憶する送信ファイル記憶装置と、
第１の操作者の操作に基づき前記送信先に送信すべき送信ファイルが添付された電子メールを作成し、当該電子メールを前記送信先に送信するメール送信装置と、
前記メール送信装置で作成された電子メールが前記送信先に送信される前に送信されて、前記電子メールを前記第１の操作者と異なる第２の操作者に確認可能とし、かつ、前記第２の操作者が確認結果を示す返信メールを前記メール送信装置に送信可能とするメールチェック装置とを備えたメール誤送信防止システムにおけるメール誤送信防止方法であって、
前記メール送信装置は、前記送信ファイルの送信先毎にメールアドレスと、前記送信ファイル記憶装置の前記送信ファイルが記憶されるディレクトリとを関連づけて記憶された送信先情報から、入力される送信先に対応する前記メールアドレスおよび前記ディレクトリを読み出すとともに、読み出されたメールアドレスを送信先とする電子メールを作成し、かつ、作成された電子メールに前記送信ファイル記憶装置の読み出されたディレクトリに記憶された送信ファイルを添付し、
作成された電子メールをメールチェック装置に送信し、
前記メールチェック装置からの前記電子メールの送信の許可を示す返信メールが受信されるまで前記電子メールの前記送信先への送信を禁止し、
前記メールチェック装置からの前記電子メールの送信の許可を示す返信メールが受信され場合に、前記電子メールの送信を許可することを特徴とする。
【００３４】
請求項９に記載のメール誤送信防止方法においては、請求項１に記載のメール誤送信防止システムと同様の作用効果を奏することができる。
【００３５】
請求項１０に記載のメール誤送信防止方法は、請求項９に記載の発明において、
前記送信ファイルに暗号化等により前記送信先と異なる第三者が送信ファイルを開くことを禁止する制限がかけられているか否かを判定し、
制限がかけられていないと判定した場合に、前記送信ファイルが添付される前記電子メールの送信を禁止することを特徴とする。
【００３６】
請求項１０に記載のメール誤送信防止方法においては、請求項２に記載のメール誤送信防止システムと同様の作用効果を奏することができる。
【００３７】
請求項１１に記載のメール誤送信防止プログラムは、電子メールに添付されて送信される送信ファイルを送信先毎に異なるディレクトリに記憶する送信ファイル記憶装置と、
第１の操作者の操作に基づき前記送信先に送信すべき送信ファイルが添付された電子メールを作成し、当該電子メールを前記送信先に送信するメール送信装置と、
前記メール送信装置で作成された電子メールが前記送信先に送信される前に送信されて、前記電子メールを前記第１の操作者と異なる第２の操作者に確認可能とし、かつ、前記第２の操作者が確認結果を示す返信メールを前記メール送信装置に送信可能とするメールチェック装置とを備えたメール誤送信防止システムにおけるコンピュータとしてのメール送信装置で実行されるメール誤送信防止プログラムであって、
前記送信ファイルの送信先毎にメールアドレスと、前記送信ファイル記憶装置の前記送信ファイルが記憶されるディレクトリとを関連づけて記憶された送信先情報から、入力される送信先に対応する前記メールアドレスおよび前記ディレクトリを読み出すとともに、読み出されたメールアドレスを送信先とする電子メールを作成し、かつ、作成された電子メールに前記送信ファイル記憶装置の読み出されたディレクトリに記憶された送信ファイルを添付する機能と、
作成された電子メールをメールチェック装置に送信する機能と、
前記メールチェック装置からの前記電子メールの送信の許可を示す返信メールが受信されるまで前記電子メールの前記送信先への送信を禁止する機能と、
前記メールチェック装置からの前記電子メールの送信の許可を示す返信メールが受信され場合に、前記電子メールの送信を許可する機能とを、
前記コンピュータとしての前記メール送信装置に実現させることを特徴とする。
【００３８】
請求項１１に記載のメール誤送信防止プログラムにおいては、請求項１記載のメール誤送信防止システムと同様の作用効果を奏することができる。
【００３９】
請求項１２に記載のメール誤送信防止プログラムは、請求項１１に記載の発明において、
前記送信ファイルに暗号化等により前記送信先と異なる第三者が前記送信ファイルを開くことを禁止する制限がかけられているか否かを判定する機能と、
制限がかけられていないと判定した場合に、前記送信ファイルが添付される前記電子メールの送信を禁止する機能とを前記コンピュータとしての前記メール送信装置に実現させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００４０】
本発明によれば、送信ファイルを電子メールに添付して送信先に送信する操作を行うオペレータは、基本的に送信先を指定（入力）する操作だけを行い、それにより、自動的に電子メールの送信先のメールアドレスと、電子メールに添付される送信ファイルが決定される。また、作成された電子メールは、前記オペレータと異なるオペレータによりチェックされ、電子メールを送信しても良いと判定するまで電子メールを送信できない状態としている。これらのことから確実に電子メールの誤送信を防止することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００４１】
以下、本発明の実施の形態を図面を参照して説明する。
図１は、本発明の実施の形態に係るメール誤送信防止システム（業務システム）の概略を示すものである。
本発明では、複数の顧客からデータ管理業務を業務委託された会社において、データ管理業務の処理上のエラーを抽出して、エラーレポートファイル（送信ファイル）を作成し、この送信ファイルを電子メールに添付して、顧客に送信する構成となっている。
【００４２】
そして、前記会社内の業務システムとしてのメール誤送信防止システムは、業務処理システム（送信ファイル生成装置）１を備え、業務処理システム１は、顧客となる各会社の各事業所等の外部から専用回線もしくはインターネットを介して送られるデータやコマンドに応じて、データの蓄積、データの管理、入力されたコマンドに応じた処理と処理結果の送信を行っている。この業務処理システムは、基本的には、周知のデータベースを備えた業務処理用のシステムであり、例えば、商品の販売を行うメーカー、卸業者、商社等の在庫管理におけるデータ処理を行う。
【００４３】
そして、このような業務処理システム１を備える業務システムとしてのメール誤送信防止システムは、前記業務処理システム１と、当該業務処理システム１から出力される送信ファイルを記憶する送信ファイル記憶装置２と、業務処理システム１に対してデータの入出力、コマンドの入力等が可能でかつ、前記送信ファイル記憶装置２の送信ファイルの読み込みおよび書き込みが可能な業務処理端末３と、送信ファイルを電子メールに添付して送信する作業を行うためのメール送信端末４と、メール送信端末４から顧客のあて先に電子メールを送信する前に、電子メールのチェック作業を行うためのメールチェック端末５と、メール送信端末４と外部とでのメールの送受信を行うためのメールサーバ６と、メール送信端末４で電子メールを送信する際に使用されるフォームメール用のＷｅｂページをメール送信端末４から閲覧可能とする社内イントラネット用の社内Ｗｅｂサーバ７とを備える。
【００４４】
なお、ここで、業務処理端末３、メール送信端末４、メールチェック端末５は、基本的に、パーソナルコンピュータ等のコンピュータシステムからなるものであり、後述の各端末の機能を実現するアプリケーションがインストールされ、かつ、社内のＬＡＮ（イントラネットを含む）に接続されていればよく、１つのコンピュータに業務処理端末３、メール送信端末４、メールチェック端末５としての機能が備わっていても良いが、この場合も、複数のオペレータが同時に操作可能なように、複数の前記コンピュータが備えられていることが好ましい。逆に、各コンピュータは、そのコンピュータを操作するオペレータが必要とする機能を実現するアプリケーションだけがインストールされていればよく、業務処理端末３だけ、メール送信端末４だけ、メールチェック端末５だけとしか機能しないようになっていてもよい。
【００４５】
また、メールサーバ６およびＷｅｂサーバ７も、基本的にサーバとしての機能を実現するサーバ用ＯＳがインストールされたパーソナルコンピュータやサーバ用コンピュータである。すなわち、メールサーバ６およびＷｅｂサーバ７は、メールサーバソフトおよびＷｅｂサーバソフトがインストールされたコンピュータシステムであり、１台のコンピュータにメールサーバ６とＷｅｂサーバ７との機能が搭載されていてもよいし、メールサーバ６とＷｅｂサーバ７がそれぞれ異なるコンピュータからなっていてもよい。
また、以上の各端末およびサーバは、コンピュータシステムとして、ディスプレイ、プリンタ等の出力手段と、キーボード、マウス等の入力手段とを備えるものであり、以下、表示や入力に際し、ディスプレイやキーボードやマウスの説明を行わない場合があるが、実際には、表示はディスプレイで行われ、ＧＵＩを用いての入力は、ディスプレイ上の表示と、キーボードやマウスの操作とによって行われているものである。
【００４６】
前記業務処理システム１は、例えば、データベース等の機能を有するサーバとして機能するサーバ用のコンピュータシステムである。
そして、業務処理システム１は、例えば、在庫管理において、受注（出庫）、発注（入庫）等のデータ入力において、商品名や品番（コード）等に存在しない商品名や品番がある場合、すなわち、データ入力で誤記があったような場合や、在庫数より出庫数が多い場合や、予め設定された最低在庫数より在庫数が少なくなっている場合や、プログラムのバグ等に基づくデータ処理上のエラーが発生した場合などに、エラーの履歴として、エラーの発生を記憶し、このエラー履歴のデータをエラーレポートファイル（送信ファイル）として送信ファイル記憶装置２に出力するようになっている。
【００４７】
なお、業務処理システムは、上述のようにデータベースを用いた業務処理のためのシステムであるが、本発明においては、送信ファイルとしてのエラーレポートファイルを送信ファイル記憶装置２に出力して記憶させる送信ファイル生成装置としての機能を有するものならば、どのようなコンピュータシステムであってもかまわない。
【００４８】
また、送信ファイルは上述のエラーレポートファイルに限られるものではなく、基本的に業務処理システムで自動的に生成されるファイルならばよい。なお、この際に生成される送信ファイルは、内容の無いものであってもよく、生成されて送信ファイル記憶装置２に記憶された送信ファイルに手動でデータを入力するものであってもよい。
そして、業務処理システム１は、複数の顧客（送信先）毎に、送信ファイルとしてエラーレポートファイルを作成する。そして、エラーレポートファイルを生成する際に、予め記憶された送信ファイルディレクトリ情報と、予め設定されたルールとに基づいたファイル名で、エラーレポートファイルを作成するとともに、送信ファイル記憶装置２の所定のディレクトリに記憶する。
すなわち、エラーレポートファイルのファイル名には、顧客名（送信先名）と、作成日時と、レポート種類とを示す情報が含まれるようになっている。なお、これらの各項目を例えば、コード化し、各項目に対応するコードからファイル名を作成するようになっていてもよい。この例では、ファイル名に送信先の顧客の会社名とレポート種類名と日付が付されるようになっており、顧客の会社名がａ社で、レポート種類がレポートαで、日付が２００７年４月１日の場合に、送信ファイルのファイル名は、「ａ社レポートα２００７０４０１」となる。なお、ここでは、レポートαは、毎日出力される日次エラーレポートファイルを示すものとなっている。
【００４９】
また、ファイル名に、これらの情報を含ませるのではなく、ファイルのプロパティのデータにこれらのデータを含ませるものとしてもよく、一般的な、ファイルのプロパティである所有者を顧客名とし、作成日時をそのまま作成日時とし、タイトルをレポート種類としてもよい。なお、レポート種類（送信ファイルの種類）とは、業務処理システムで作成されるレポートの種類であるが上述のエラーのレポートや、業務報告のレポートなどでもよいし、定期的なレポートの場合に、日次報告（日報）、週次報告（週報）、月次報告（月報）等の種類などあってもよい。従って、送信ファイルの種類とは、ファイルの内容に基づく種類であって、画像ファイル、テキストファイルといったようなファイルの形態の種類ではないが、ファイルの内容によって、ファイルの形態が異なっていてもよい。
【００５０】
なお、業務処理システム１の記憶装置には、ファイル名を付ける際のアルゴリズムと、各顧客の会社名、送信ファイルの種類とが記憶されたデータテーブル（送信ファイルディレクトリ情報）が記憶されており、これに基づいてファイル名を生成するようになっている。
【００５１】
また、送信ファイルは、顧客側で容易に読めるように、例えば、一般的でかつ広く普及しているアプリケーション用のファイルとなっており、例えば、ワードプロセッサや、表計算等のアプリケーション用ファイルとなっている。
また、これらのアプリケーションには、パスワードの設定の機能が備えられており、業務処理システムは、このアプリケーションを使用し、送信ファイルの生成に際し、各顧客毎に予め決められたパスワードを設定するようになっている。
【００５２】
なお、パスワードを設定した際には、送信ファイルが暗号化されることが好ましい。すなわち、上記アプリケーションは、暗号化機能を有し、パスワードの設定に際し、予め設定された暗号化処理により暗号化することが好ましい。
また、上記パスワードは、例えば、送信先となる顧客名（送信先名）もしくは顧客名おおび送信ファイルの種類とパスワードとを対応づけたデータテーブル（送信ファイルディレクトリ情報）として業務処理システム内の記憶装置に記憶されるが、このデータテーブルが暗号化されて記憶されていることが好ましい。
【００５３】
なお、エラーレポートファイルを作成するアプリケーションとは別に、専用の暗号化アプリケーションを用い、暗号化するとともにパスワードを設定するものとしてもよい。
また、この際には、暗号用の鍵（例えば、公開鍵、秘密鍵等）を用いるものとし、顧客毎の鍵を設定するとともにさらにパスワードを設定するものとしてもよい。
この場合に、上記データテーブルには、顧客名もしくは顧客名と送信ファイルの種類に対応して鍵ファイルのファイル名が登録され、業務処理システムが上記データテーブルに基づいて、所定の種類の送信ファイルの送信先名に対応する鍵ファイルとパスワードで、送信ファイルを暗号化する。
【００５４】
なお、ここでの送信ファイルは、例えば、日次エラーレポートファイルであり、日報用として、日次エラーレポートファイルを顧客に送信する日の前日となる日の一日分のエラー履歴を記憶したもので、例えば、顧客の業務が完全に終了した時刻か、２４時等の所定の時刻に業務処理システム１から送信ファイル記憶装置２に記憶されるようになっている。この際には、送信ファイルディレクトリ情報として、送信先（顧客）もしくは送信先と送信ファイルの種類と、送信ファイル記憶装置２のディレクトリとを関連付けたデータテーブルに基づいて、送信ファイルを送信ファイル記憶装置２の送信先（送信先および送信ファイルの種類）に対応するディレクトリに記憶する。
【００５５】
また、ＬＡＮを介して、業務処理端末３が業務処理システム１および送信ファイル記憶装置２に接続されている。この業務処理端末３は、単なる端末ではなく、上述のようにパーソナルコンピュータ等のコンピュータであり、少なくとも業務処理システム１に接続して、エラーに関する処理が可能となっていることが好ましいが、基本的には、データベースとしてのサーバのクライアントとして機能するとともに、上述の送信ファイルを作成するアプリケーションがインストールされ、送信ファイルの読み込みおよび書き込みが可能となっている。
【００５６】
ここで、業務処理端末３には、業務処理システム１で、上述のようにエラーが発生すると、業務処理システム１からエラー発生を示す情報が入力されるようになっている。そして、業務処理端末３から業務処理システム１にエラー内容を表示するように要求することが可能となっており、業務処理端末３のオペレータは、業務処理システム１でのエラー内容を確認できるようになっている。そして、業務処理端末３から業務処理システム１のエラーに対する対応処理を行うことが可能となっており、例えば、上述のような誤記に基づくエラーで、対応する品番が無いような場合には、同時に入力された製品名から品番を検索して品番を訂正したり、顧客の事業所にメールや電話で入力内容を確認して品番を訂正するような処理を行うことができる。
【００５７】
そして、業務処理システム１では、業務処理端末３からのエラーの対応処理が行われた場合に、エラーの対応処理も顧客名の情報に関連付けられて履歴として記憶するようになっており、このエラー対応履歴も前記エラーレポートファイルに書き込まれることになる。また、業務処理端末３において、エラー履歴にコメントをつけることが可能となっており、オペレータが顧客向けにコメントを記載可能となっている。このコメントもエラーレポートファイルに書き込まれる。
【００５８】
また、業務処理端末３には、上述のエラーレポートファイル（送信ファイル）を作成するアプリケーションがインストールされており、送信ファイルの各エラーの項目に顧客向けのコメントを直接記載することも可能となっている。
また、業務処理システム１自体の異常により、正しくエラーレポートファイルが作成されない場合などに、エラーレポートファイルを新たに作成して送信ファイル記憶装置２に記憶することも可能となっている。
【００５９】
前記送信ファイル記憶装置２は、例えば、社内のＬＡＮ上のハードディスク等のストレージであり、例えば、ファイルサーバやＮＡＳ（Network Attached Storage）である。なお、送信ファイル記憶装置は、たとえば、メール送信端末４に内蔵される記憶装置であってもよい。
そして、送信ファイル記憶装置２は周知のように階層的なディレクトリ構造を備えている。そして、業務処理システムが取り扱う顧客毎のディレクトリ（フォルダ）を備え、業務処理システム１は、上述のように顧客別に作成されらエラーレポートファイルを、その顧客用のディレクトリに記憶するようになっている。
なお、送信ファイル記憶装置２の各顧客名（送信先名）毎のディレクトリが、さらに階層化され、レポートの種類や日付毎に異なるディレクトリに記憶されるものとしてもよい。ここでは、送信ファイル記憶装置２には、顧客毎のディレクトリが設けられるとともに、各顧客毎のディレクトリの下層に送信ファイルの種類毎のディレクトリが設けられるようになっている。
【００６０】
また、送信ファイル記憶装置２には、電子メールに添付して送信した後の送信ファイルを記憶する送信済みファイル用のディレクトリが形成されており、後述のフォームメールのスクリプト（プログラム）に基づき、送信ファイルを電子メールに添付して送信した際に、該スクリプトの処理により、上述の顧客別のディレクトリから送信済みファイル用のディレクトリに送信ファイルを移動するようになっている。なお、送信済みファイル用のディレクトリも顧客別に別れていることが好ましい。この例では、送信ファイルが記憶されるディレクトリの下の階層に送信済みとなった送信ファイルが記憶されるディレクトリ（例えば、送信済み）が形成されている。
【００６１】
メール送信端末４は、例えば、パーソナルコンピュータ等のコンピュータシステムであり、周知のブラウザソフト、上述のエラーレポートファイルを作成したアプリケーションがインストールされている。
なお、メール送信端末４に、周知のメールクライアントソフトがインストールされているが、上述のエラーレポートファイルの顧客への送信には、メールクライアントソフトを用いずに、ブラウザソフトで開いた、例えば、Ｗｅｂページ上のフォームメールを用いるようになっている。
【００６２】
後述するフォームメールの機能は、ブラウザ上で動作するスプリクト（例えばＪＡＶＡ（登録商標）スクリプト）により、メール送信端末３で実現してもよいが、この例では、Ｗｅｂサーバ７となるコンピュータシステムにおいてＣＧＩ（Common Gateway Interface）やＳＰＡ（Active Server Pages）やＰＨＰ（PHP : Hypertext Preprocessor）等のスクリプトを実行させることにより実現している。したがって、本発明のメール送信装置は、メール送信端末４、Ｗｅｂサーバ７および電子メールの送受の仲介となるメールサーバ６とから構成されることになる。
そして、メール送信端末３では、ブラウザによりＷｅｂサーバ７に記憶されている電子メール送信処理用のＷｅｂページを開くと、電子メール送信処理用のＷｅｂページには、図２に示すように、電子メール送信する顧客名（送信先名）と送信するファイルの種類（例えば、レポートα、レポートβ）とを選択する画面となる。
【００６３】
例えば、メール送信端末４のディスプレイにおいて、Ｗｅｂページ上に複数のボタンが表示されるとともに、各ボタンには、顧客名（送信先名）と送信ファイルの種類が表示されている。ここでは、例えば、顧客ａのレポートα（日次エラーレポート）、顧客ａのレポートβ（業務レポート）、顧客ｂのレポートα、…等のボタンがＷｅｂページ状に表示されている。
【００６４】
そして、これらのボタンからオペレータが処理しようとしている顧客名と送信ファイルの種類とが表示されたボタンを選択する操作を行うと、Ｗｅｂページ上に記憶されている所謂フォームメールのＷｅｂページに切り替わるようになっている。
図３に示すように、このフォームメールのＷｅｂページでは、選択された顧客のメールアドレスの欄（送信先アドレス）と、電子メールの件名の欄と、電子メールに添付される添付ファイル（エラーレポートファイル）となる送信ファイルのファイル名の欄と、添付される送信ファイルの送信ファイル記憶装置２におけるディレクトリ名と、上述のようにエラーレポートファイルを送信した際に移動させられる送信ファイル記憶装置の送信済みファイルの移動先のディレクトリ名（上述の送信済みのディレクトリ）と、メールチェック端末のメールアドレスの欄とが表示される。
【００６５】
なお、以上の表示内容は、フォームメールのＷｅｂページ上でオペレータの操作を受け付けない変更不可の状態で表示されるようになっている。また、ディレクトリ名およびファイル名は、いわゆるフルパスのファイル名として表示され、ファイル名の前に階層的にディレクトリ名が表示された状態となっていてもよい。また、上述の表示されるデータは、たとえば、Ｗｅｂサーバ７に記憶された送信先情報となるデータテーブルとして記憶されており、各ボタンに対応する送信先および送信ファイルの種類の組合せに関連付けて記憶されている。
【００６６】
すなわち、Ｗｅｂサーバ７は、送信先毎にメールアドレスと、前記送信ファイル記憶装置の送信ファイルが記憶されるディレクトリとを関連づけた送信先情報を記憶する送信先情報記憶手段として機能する。さらに、送信先記憶手段には、送信ファイルの送信先および種類毎に送信ファイルが送信されるメールアドレスと、送信ファイル記憶装置の送信ファイルが記憶されるディレクトリと、送信ファイルのファイル名の少なくとも一部を関連づけた送信先情報が記憶される。なお、送信先情報をメール送信端末４に記憶するものとしてもよい。
以上のことから、上述のＷｅｂページのボタンを操作することで、送信先と送信ファイルの種類を指定すると、前記データテーブルから表示されるデータが抽出されることになる。
【００６７】
すなわち、Ｗｅｂサーバ７の記憶装置においては、上述の選択される各ボタンにより上述のように入力される顧客名と送信ファイルの種類に対応して、送信先となる顧客の電子メールアドレスと、電子メールの件名と、電子メールに添付される送信ファイルのファイル名に関する情報と、送信ファイルが記憶されているディレクトリと、送信ファイルを送信後に移動するディレクトリと、後述のように送信ファイルが添付された電子メールを送信前にチェックする統括オペレータが使用するメールチェック端末のメールアドレスと、送信される電子メールの本文（定型部分のみ）とが組になって送信先情報として記憶されている。
【００６８】
ここでは、各ボタンに対応して、受け取るべき、担当者もしくは担当部署のメールアドレスが関連付けられるが、関連付けられるメールアドレスは１つでなくてもよく、複数の担当者に電子メールが送信される設定となっていても良い。すなわち、送信先（顧客）と送信先のメールアドレスは、必ずしも一対一の関係である必要はなく、１つの顧客に複数の送信先名が対応していてもよい。
また、同じ顧客でも、送信ファイルの種類が異なる場合に、異なるメールアドレスが登録されていてもよい。
この例では、送信先（顧客名）と送信ファイルの種類との組合せに対して複数のメールアドレスが関連付けて記憶されているが、１つでもよい。
【００６９】
また、送信ファイルは、上記ボタンに直接的に関連付けられているわけではなく、前記ボタンが選択されると、そのボタンに対応する送信ファイルが記憶される送信ファイル記憶装置２のディレクトリが決定し、また、送信ファイル名のうちの顧客名（送信先名）、送信ファイル種類の情報を示す部分が決定される。
【００７０】
そして、例えば、上述の送信ファイルをそのファイル名の顧客名（送信先名）、送信ファイル種類の情報を示す部分により限定し、その中で最も日時が新しいものを選択して、これを送信ファイルとするものとしてもよい。
なお、この例において、日次エラーレポートファイルは、日付毎に１つしか業務処理システム１から送信ファイル記憶装置２に出力されないようになっており、この例では、前日の日付が含まれる日次の送信ファイルを選択するようになっている。
【００７１】
すなわち、この例においては、実際には、上述のように顧客毎に１日に１回１つのファイルが作成されるだけなので、ファイル名に含まれる日時のデータは、年月日だけで時刻が含まれないものとなっている。そして、この例では前日の日付の情報をファイル名に含む送信ファイルが選択されるようになっている。
なお、基本的には、各送信ファイルが記憶されるディレクトリには、所定の送信先の所定の目的の送信ファイルしかないので、そのディレクトリに記憶されていること、もしくは、複数記憶されている場合に一番新しい作成日であることに基づいて、送信ファイルを選択することも可能であるが、ここでは、なんらかのファイルが手動操作等により紛れ込む可能性もあるので、ファイル名の送信先名と、ファイル種類の情報を示す部分がボタン操作により入力された送信先およびファイル種類と対応するか確認されるようになっている。
【００７２】
また、フォームメールには、定型文としての本文が記憶されるが、ここでは、日次エラーレポートにエラーが存在する場合と、存在しない場合とで、定型文が異なるものとなっている。
そして、オペレータが、フォームメールのＷｅｂページ上で、定型文を選択するようになっている。ここで、オペレータは、予め、例えば、業務処理端末３（メール送信端末４が業務処理端末３の機能を有するならばメール処理端末３）で、メール送信の処理を行う前に、前日のエラー内容を確認している。これにより、前日エラーが有ったか否かを知っており、エラーがなかった場合のメール本文となる定型文と、エラーがあった場合のメール本文となる定型文とをオペレータが選択できる状態となっている。
【００７３】
そして、このオペレータが、該当する顧客の業務処理における昨日のエラー数に基づいて、エラー有りの定型文と、エラーなしの定型文のいずれかを選択することになる。
ここで、選択は、定型文の一部を選択することで行われる。
たとえば、エラーなしの定型文の書き出しが、「前日分のアラート（エラー警告）はございませんでした。」とされ、エラー有りの定型文の書き出しが「前日分のアラート一覧表を送ります。」となっている。
【００７４】
そして、Ｗｅｂページ上には、上述の定型文のうちの「前日分のアラート」が固定的に表示され、それ以後の「はございませんでした。」、「一覧表を送ります。」が二項目のプルダウンメニューとして表示され、オペレータが選択することにより、２つの定型文から本文が決定されるようになっている。
なお、定型文は、上述の「はございませんでした。」、「一覧表を送ります。」の後に続く部分があり、「はございませんでした。」、「一覧表を送ります。」が表示される部分の下側に表示される。
また、上述のように定型文をエラー有りか、エラー無しかで決定するが、デフォルトでエラー無しが設定されているような場合には、オペレータが選択処理しなければ、エラー無しの定型文が選択された状態となる。
【００７５】
なお、この例では、本文に記載される定型文の選択にオペレータの操作を介在させるようにしたが、エラーが有るか否かは、業務処理システム１からデータとして出力させることが可能であり、上述のフォームメールのスクリプトの処理として、エラーが有るか否かを判定し、この判定結果に基づいてメール本文となる複数の定型文から１つの定型文を選択するものとしてもよい。
【００７６】
また、エラーの有り無しに基づいて、メール本文が決定されると、メール本文の上述の選択された書き出し部分以降の部分も表示されるが、このメール本文の書き出し部分を除くそれ以降の部分については、オペレータが変更可能となっていてもよい。すなわち、定型文の最初の部分を除いて、本文を削除したり、書き換えたり、追加したりしてもよい設定となっていてもよい。但し、この例では、本文も書き換え不可とする。
【００７７】
また、この例では、送信ファイルは、上述のように日次エラーレポートファイルとなり、もともとエラーログ（エラー履歴）のデータからなるものであり、エラーがない場合に必要ないものであるが、エラーがない場合でも、この例では送信ファイル記憶装置２に業務処理システム１によりエラーレポートファイルが送信ファイルとして記憶される。したがって、そのままでは、エラーなしを示すエラーレポートファイルが電子メールに添付されて顧客に送信されてしまう。しかし、エラーなしの場合は、メール本文にエラーが無いことを記載すれば、エラーレポートファイルは必要ない。そこで、この例では、上述のように本文を選択する際に、エラーなしの本文が選択されると、送信ファイルの添付が取り消されるようになっている。
なお、フォームメールのＷｅｂページには、添付ファイルの添付の有無を示す欄があり、エラー無しの定型文を選択すると、この欄が添付無しを示す表示となり、エラー有りの定型文を選択すると添付有りとなる。
【００７８】
また、上述のファイル名のファイルを送信メール記憶装置から読み出すことになるが、この際に所定のファイル名のファイルが所定のディレクトリに無い場合に、図４に示すように、送信ファイルがないことを示す警告表示をWebページ上にフローティングウインドウで表示する。なお、この例では、上述のように送信ファイルを添付しない場合も、送信ファイルを読み出すようになっており、最終的に電子メールを送信する際に、電子メールに添付されないようにしている。
【００７９】
これにより、送信ファイルを添付する場合も添付しない場合も後述のチェックが行われることになり、送信ファイルを添付しない場合も添付ファイルのチェックにより処理上の問題点が明確になる可能性がある。また、送信ファイルを添付しないで、電子メールを送信した際にも、添付されなかった送信ファイルが送信ファイル記憶装置２において、送信済みディレクトリに移動されるようになっている。
また、添付ファイルが存在しない場合とは、たとえば、既に他のオペレータが送信処理を行っていると、送信ファイルが送信済みディレクトリに移動させられ、送信ファイルがそれに対応するディレクトリに存在しない状態となっている場合や、何らかのエラーにより送信ファイルが作成されていない場合が考えられる。
【００８０】
また、フォームメールのＷｅｂページには、確認送信ボタンと、顧客送信ボタンとが表示されている。確認送信ボタンは、メール送信を行っているオペレータ以外の第三者となる人物、ここでは各オペレータの作業を管理する統括責任者となる統括オペレータに、顧客に送信される電子メールをチェックしてもらうために、顧客に送信する前に電子メールを転送する処理を開始するものである。
【００８１】
そして、オペレータが確認送信ボタンを操作すると、上述の送信先となるメールアドレスではなく、上述のメールチェック端末５のメールアドレスに、顧客に送信すべき電子メールが添付された状態の確認電子メールが送信される。
この例では、上述の確認送信ボタンが操作されると、送信すべき電子メールが添付された電子メールをメールチェック端末５に送信する前に、添付される送信ファイルにパスワードが設定されているか否かがチェックされる。
【００８２】
そして、送信ファイルを添付する場合には、パスワードが設定されていないと、図５に示すように、パスワードが設定されていないことを警告するフローティングウインドウが表示され、このフローティングウインドウには、パスワードを設定するか、メール送信の処理を中止するかを選択するためのボタンが表示される。この段階で、パスワードが設定されていないのは、送信メール記憶手段に記憶された該当する送信ファイルがオペレータ操作により開かれて改変された場合や、オペレータが送信ファイルを作成しなおした場合で、かつ、オペレータがパスワードを設定し忘れた場合である。
【００８３】
したがって、オペレータの送信ファイルに対する操作が正しいものと判断した場合には、パスワードを設定すればよく、何らかの疑いがある場合には、送信ファイルを検証するために処理を中止すればよい。
ここで、図６に示すように、オペレータがパスワードを設定する場合には、オペレータがパスワードを間違う可能性が発生するが、パスワードが正しいか否かは、メールチェック端末５を操作する統括オペレータが後述のようにチェックすることになる。
【００８４】
そして、送信ファイルにパスワードが設定されていた場合で、図７に示すように処理を続行した場合と、送信ファイルにパスワードを設定した場合に、上述のように顧客に送信すべき電子メールが添付された電子メールが、メールチェック端末５にインストールされたメールクライアントソフトに設定されたメールアドレスに送信される。
【００８５】
前記顧客送信ボタンは、通常時に、無効状態となっており、顧客送信ボタンをオペレータが操作しても、上述の顧客に送信すべき電子メールが顧客に送信されることがない。そして、無効状態となっている顧客送信ボタンをオペレータが操作すると、それが、確認送信ボタンの操作前ならば、図８に示すように、確認送信ボタンを押すように促す表示のフローティングウインドウが表示されるようになっている。
【００８６】
また、確認送信ボタンの操作後の場合には、確認待機中を示す表示のフローティングウインドウが表示される。なお、確認送信ボタンの操作後に、未だ、顧客送信ボタンが無効状態となっているのは、後述のようにメールチェック端末から承認の返信が届いていない状態である。
また、図９に示すようにメールチェック端末から非承認の返信が届いた場合にも顧客送信ボタンは無効のままとなるが、この場合には、顧客に送信する電子メールのチェックで、非承認とされて電子メールを送信できず、処理を終了することとなる。オペレータは、この場合に、フローティングウインドウを閉じるとともに、Ｗｅｂページを閉じ、たとえば、統括オペレータと打ち合わせするなどして、送信ファイルの修正等を行い再び処理をやり直すことになる。
【００８７】
そして、図１０に示すように、承認の返信が届くと、Ｗｅｂページにおけるスクリプトに基づいて、顧客送信ボタンが有効となる。ここでは、Ｗｅｂページにおけるスクリプトが、確認送信ボタンの捜査後、電子メールの受信をチェックし、電子メールが受信されると、確認送信ボタンにより送信された電子メールの返信か否かをチェックし、返信である場合に、件名もしくは本文に記載されたコードが承認を示すか非承認を示すかをチェックし、承認の場合に、確認送信ボタンを有効とする。
【００８８】
なお、確認送信ボタンの有効、無効とは、確認送信ボタンが操作された際に、顧客に送信すべき電子メールの送信処理を行うか、上述のような無効を示す表示処理を行うかの違いとなる。
そして、確認送信ボタンが有効となると、たとえば、確認送信ボタンの表示色が変化し、オペレータに確認送信ボタンが有効となったことを表示し、オペレータが確認送信ボタンを押すと、上述のように決定された送信先のメールアドレスに、上述のように決定された本文の電子メールを送信する。この際、上述のように送信ファイルを添付する場合には、上述のように決定された送信ファイルが添付された状態で電子メールを送信する。
【００８９】
また、Ｗｅｂページのスクリプトの処理で送信ファイル記憶装置において、送信された送信ファイルは、上述の顧客の送信ファイル別のディレクトリから送信済みのディレクトリに移動される。これにより、他のオペレータ等が、再び、同じ送信ファイルを電子メールに添付して電子メールを送信しようとすると、送信前のディレクトリに送信ファイルが存在しないことから、送信ファイル無しのエラーとなって、送信処理を終了することになる。
【００９０】
上述のように、送信ファイルを添付しない場合も、送信ファイル記憶装置の所定のディレクトリに、エラー無しを示す送信ファイルが記憶されているので、電子メールを送信した際に、送信ファイルを送信済みのディレクトリに移動する。この場合にも、他のオペレータが間違えてもう一度同じ内容の電子メールを送信しようとすると、所定のディレクトリに送信ファイルが無いことに基づいて、送信ファイル無しのエラーとなって、送信処理を終了することになる。
【００９１】
また、送信された電子メールは、メールサーバ６からインターネットを介して、送信先のメールサーバに受信されることになるが、送信先のメールアドレスの変更や、送信先のメールサーバのトラブルなどで、送信先のメールサーバにメールが届かなかった場合には、送信元のメールサーバ６から、メール送信端末４のメールクライアントソフトに対して、電子メールが正常に送られなかったことを示す電子メールが出力されるようになっている。
この場合に、送信先のメールアドレスと、件名と、送信日次が記載されたエラーを示す電子メールがメール送信端末４に受信されることになる。
この場合に、送信先のメールアドレスを確認して、再び、送信処理を行う必要があるが、既に、送信ファイルが送信済みディレクトリに移動しているので、上述のように送信処理を行うと、送信ファイルが無いというエラーで終了してしまう。そこで、送信ファイル記憶装置２で、送信ファイルの復元を行う必要があり、送信ファイルを送信済みディレクトリから移動前の所定のディレクトリに移動する処理を行う必要がある。
【００９２】
上述の確認送信ボタンを操作した場合に、メールチェック端末５においては、メールクライアントソフトがインストールされており、メールサーバ６を介してメール送信端末５から送信された確認用電子メールが受信されることになる。
【００９３】
メールチェック端末５では、各オペレータ（第１の操作者）より上位となる統括オペレータ（第２の操作者）が作業を行っており、チェック用の電子メールが受信されると、その電子メールを統括オペレータが開くことになるが、電子メールは、スクリプトを実行可能なたとえばＨＴＭＬメールとなっており、そのＨＴＭＬメールに、顧客に送信すべき電子メールが添付されている。
そして、ＨＴＭＬメールには、たとえば、図１１に示すように、電子メールを開くためのメールチェックボタンが設けらており、メールチェックボタンを操作すると、添付された電子メールが開くようになっている。これにより、電子メールの送信先アドレス、件名、本文を見ることができるようになっている。
【００９４】
また、添付ファイルを開くことも可能となっており、たとえば、上述のように電子メールを開くと、添付ファイルを開くためのボタンが電子メールに表示され、添付ファイルを開くことが可能となっている。ここで、添付ファイルを開くを指定すると、上述のように添付ファイルとなる送信ファイルに必ずパスワードが設定された状態となっているので、送信ファイルを作成したのと同じアプリケーションが立ち上がるとともに、アプリケーションによって、パスワードの入力画面が表示される。そして、パスワードの入力を要求する表示が行われる。もしくは、暗号化ソフトを用いている場合には、最初に暗号化ソフトが立上り、パスワードの入力が要求されることになる。
【００９５】
ここで、統括オペレータは、各送信先別のパスワードのデータを何らかの形で保有しており、送信先に応じたパスワードを入力可能となっている。従って、統括オペレータが送信先に対応するパスワードで、送信ファイルを開ければ、設定されたパスワードが合っていることになり、たとえば、上述のように、オペレータがパスワードを設定したような場合に、オペレータのミスをチェックすることが可能となる。
【００９６】
統括オペレータは、顧客に送信される電子メールの件名、送信先アドレス、メール本文、添付される送信ファイルのパスワード、送信ファイルの内容をチェックする。
また、ＨＴＭＬメールも、一種のフォームメールとなっており、チェックメールを送信したメール送信端末に返信メールを送信するための２つのボタンが表示されている。
【００９７】
これらボタンは、承認ボタンと、非承認ボタンとであり、承認ボタンを操作すると、承認を示すコードが件名もしくは本文に記載された返信メールがメール送信端末４に送信され、非承認ボタンを操作すると、非承認を示すコードが件名もしくは本文に記載された返信メールがメール送信端末４に送信されるようになっている。
上述のように統括オペレータが、顧客に送信される電子メールをチェックし、問題なければ承認ボタンを問題があれば非承認ボタンを押すことになる。なお、メールチェック端末５は、メールサーバ６を介して確認電子メールを受信するとともに返信メールを送信し、Ｗｅｂサーバ７によりＨＴＭＬメールのスクリプトを実行するようになっており、本発明のメールチェック装置は、メールチェック端末５、メールサーバ６、Ｗｅｂサーバ７から構成される。
【００９８】
返信メールは、フォームメールのＷｅｂページのスクリプトで自動的に承認および非承認を確認可能となっており、上述の件名もしくは本文に記載された承認を示すコードもしくは非承認を示すコードを読み取って、承認（送信許可）、非承認（送信禁止）を判定する。そして、フォームメールのＷｅｂページでは、上述のＨＴＭＬメールの返信として、メールチェック端末５からの返信メールが受信されると、返信メールの件名もしくは本文のコードを読み取り、承認の場合には、上述のフォームメールのＷｅｂページの顧客送信ボタンを有効とする。なお、返信メールをメール送信端末４で受信するのではなく、Ｗｅｂサーバ７で受信する構成としてもよい。
【００９９】
次に、顧客への電子メールの送信において、メール送信装置（メール送信端末４、メールサーバ６、Ｗｅｂサーバ７）上におけるメール誤送信プログラムの実行によりなされるメール誤送信防止処理をより詳細に図１２および図１３のフローチャートを参照して説明する。
なお、ここでのメール誤送信防止方法は、基本的にブラウザ上での仮想的な処理となり、メール送信端末４と、Ｗｅｂサーバ７およびメールサーバ６上での処理の組合せとなるが、ここでは、ブラウザ上の処理は、メール送信端末４で行われる処理として説明する。
なお、ブラウザ上の処理が、メール送信端末４で行われても、Ｗｅｂサーバ７で行われても、基本的な処理は同様の処理となる。
【０１００】
まず、メール送信端末４では、オペレータがディスプレイ上に表示される顧客向けの送信ファイルが添付される電子メールの送信処理用ＷｅｂページのＵＲＬを指定すること（ショートカットアイコンのクリック）により、Ｗｅｂサーバ７上の送信処理用Ｗｅｂページをメール送信端末４のブラウザソフトによって開く操作を行う。
これにより、メール送信端末４は、図２に示す送信処理用Ｗｅｂページを表示する（ステップＳ１）。
【０１０１】
そして、上述のようにメール送信端末４に表示されたＷｅｂページには、各顧客名（送信先）と送信ファイルの種類とが表示された複数のボタンが表示されており、オペレータがボタンのいずれかを選択する操作を行うことになる。
メール送信端末４では、いずれかのボタンが操作されたか否かを判定し（ステップＳ２）、操作された場合に、操作されたボタンが示す送信先と送信ファイルの種類に対応するデータをデータテーブル（送信先情報）から読み出す（ステップＳ３）。
【０１０２】
なお、データテーブルには、各ボタンに対応して、送信先メールアドレス、電子メールの件名、電子メールの本文、電子メールをチェックする統括オペレータが使用するメールチェック端末５のメールアドレス、電子メール本文となる定型文、送信ファイルが記憶される送信ファイル記憶手段のディレクトリ、送信ファイルのファイル名を決定する情報が記憶されおり、各ボタンに対応する送信先と送信ファイルの種類とに基づいて前記データとしてこれらのデータを読み出す。なお、ファイル名は、ファイル名を決定する情報に基づいて上述のように決定される。
【０１０３】
次に、データテーブルから読み出された情報に基づいて図３に示すフォームメールのＷｅｂページを表示する（ステップＳ４）。
Ｗｅｂページには、上述のように読み出された情報に基づいて、あて先となるメールアドレス（もしくはアドレス帖でメールアドレスと関連付けられた送信名）、件名、送信メール記憶手段における送信ファイルが記憶されたディレクトリ名、送信ファイルのファイル名、メールチェック端末のメールアドレス、送信ファイルの送信後に移動される送信メール記憶手段におけるディレクトリ名とが書き換えできない状態で表示されている。
【０１０４】
また、これらの表示の下に電子メール本文が表示されている。
電子メール本文の書き出し部分は、上述のようにエラーが有るか否で書き出しをプルダウンメニューで選択できるように表示されているが、ここでは、上述の「はございませんでした。」が選択され、それに続く本文が表示されている。
【０１０５】
次に、送信ファイル記憶手段の前記ディレクトリに前記ファイル名を決定する情報に基づくファイル名のファイルがあるか否かを判定する（ステップＳ５）。
送信ファイルが無い場合には、図４に示すように、送信ファイルが無いことを表示するフローティングウインドウを表示する（ステップＳ６）。
次に前記フローティングウインドウに表示された（ＯＫ）ボタンが操作されたか否かを判定する（ステップＳ７）。
ボタンが操作された場合には、処理を終了する。
【０１０６】
ファイルがあった場合には、フォームメールの本文のプルダウンメニューが操作されたか否かが判定される（ステップＳ８）。
プルダウンメニューが操作された場合には、選択支のうちの選択された選択支に基づいて本文となる定型文の表示を変更する（ステップＳ９）。なお、選択前の同じものが選択された場合は、前の表示を再表示する。
【０１０７】
プルダウンメニューが操作されない場合もしくはプルダウンメニューが操作されて本文の表示が変更もしくは再表示された場合に、確認送信ボタンが操作されたか否かを判定する（ステップＳ１０）。
そして、確認操作ボタンが操作されない場合には、顧客送信ボタンが操作されたか否かを判定し（ステップＳ１１）、操作されていない場合には、ステップＳ８に戻る。
顧客送信ボタンが操作された場合に、この段階で顧客送信ボタンは無効となっているので、図８に示すように確認送信ボタンを押すように促すフローティングウインドウを表示する（ステップＳ１２）。
【０１０８】
次に前記フローティングウインドウに表示された（ＯＫ）ボタンが操作されたか否かを判定する（ステップＳ１３）。
ボタンが操作された場合には、ステップＳ８に戻る。
【０１０９】
また、ステップＳ１０で確認操作ボタンが操作されたと判定された場合には、送信ファイル記憶装置の上述のディレクトリに記憶された送信ファイルにパスワードが設定されているか否かを判定する（ステップＳ１４）。
パスワードが設定されていない場合には、図５に示すようにパスワードが付いていないのでパスワードを付与するか否かを問うフローティングウインドウを表示する（ステップＳ１５）。このウインドウには、はいといいえとの２つのボタンが表示されるので、いずれかのボタンが操作されたか否かを判定する（ステップＳ１６）
【０１１０】
ボタンが操作されたと判定された場合には、はいのボタンかいいえのボタンかを判定し（ステップＳ１７）、いいえのボタンの場合には、処理を終了する。
はいのボタンの場合には、次に、図６に示すパスワードの入力画面となるフローティングウインドウを表示する（ステップＳ１８）。
そして、前記ウインドウには、パスワードの入力欄と、ＯＫボタンとキャンセルボタンが表示されているので、いずれかのボタンが操作されたか否かを判定する（ステップＳ１９）
【０１１１】
ボタンが操作されたと判定された場合には、ＯＫのボタンかキャンセルのボタンかを判定し（ステップＳ２０）、キャンセルのボタンの場合には、処理を終了する。
ＯＫのボタンが押された場合には、入力欄に入力されたパスワードを送信ファイルに設定して、ステップＳ２４に進む。なお、ＯＫボタンが操作された際に入力欄にパスワードが入力されていない場合には、再び、ステップＳ１８に戻る。
【０１１２】
そして、ステップＳ１４でパスワードが設定されていると判定された場合には、図７に示すように、パスワードが設定されていることを示し、かつ、処理を続行するか否かを問うフローティングウインドウを表示する（ステップＳ２１）。
このウインドウには、はいといいえとの２つのボタンが表示されるので、いずれかのボタンが操作されたか否かを判定する（ステップＳ２２）
ボタンが操作されたと判定された場合には、はいのボタンかいいえのボタンかを判定し（ステップＳ２３）、いいえのボタンの場合には、処理を終了する。
【０１１３】
ステップＳ２１でパスワードを設定した場合と、ステップ２４ではいのボタンが押されたと判定された場合には、顧客に送信すべき電子メールが添付された図１１に示す確認用のＨＴＭＬメールをメールチェック端末５のメールアドレスに送信する（ステップＳ２４）。
【０１１４】
次に、メールチェック端末５からの返信メールを受信したか否かの判定をする（ステップＳ２５）。ここでは、返信メールが受信されるまで待機する状態となる。
一方、上述のようにメールチェック端末では、送信ファイルのパスワードのチェック、送信先のメールアドレスのチェック、本文のチェック等が行われ、ＨＴＭＬメール上で、承認ボタンもしくは非承認ボタンを操作することで、承認返信メールもしくは非承認返信メールがメール送信端末４に送信される。
【０１１５】
それにより、メール送信端末４では、ステップＳ２６で、メールチェック端末５からの返信メールを受信したと判定される。
次に、受信された返信メールが承認か非承認かが判定され（ステップＳ２６）、非承認の場合には、図９に示すように非承認であることを示す表示のフローティングウインドウが表示される（ステップＳ２７）。このウインドウには、ＯＫボタンが表示されるので、ＯＫボタンが操作されたか否かが判定される（ステップＳ２８）。そして、ＯＫボタンが操作されたと判定された場合に、処理を終了する。
【０１１６】
また、承認と判定された場合には、図１０に示す承認であることを示す表示のフローティングウインドウが表示される（ステップＳ２９）。これにより、オペレータが返信を待っている間、メール送信端末で他の作業をしていても、顧客に送信する電子メールが送信可能となったの容易に認識することができる。
【０１１７】
前記ウインドウには、ＯＫボタンが表示されるので、ＯＫボタンが操作されたか否かが判定される（ステップＳ３０）、そして、ＯＫボタンが押された場合には、顧客送信ボタンを有効とするとともに、フォームメールのＷｅｂページで顧客送信ボタンの色を変更する（ステップＳ３１）。
次に、顧客送信ボタンが押されたか否かを判定する（ステップＳ３２）。
【０１１８】
なお、実際には、顧客送信ボタンが操作は、フォームメールのＷｅｂページが表示されている間常時監視されており、確認送信ボタンが操作されるまでは、上述のように顧客送信ボタンが操作されると、確認送信ボタンを操作するように促す表示が行われ、確認送信ボタンが操作された後は、返信待ちであることを示す表示が行われるようになっている。
【０１１９】
そして、顧客送信ボタンが操作された場合には、上述の送信先に上述の本文で上述の送信ファイルが添付された状態で、電子メールの送信が行われるとともに、送信ファイルが送信ファイル記憶装置２において送信済のディレクトリに移動させられる（ステップＳ３３）。
ただし、上述のように、日次エラーレポートにおいて、エラー無しとなる送信ファイルには、エラーが１つも記載されていないので、電子メールの送信に際し、エラーが１つもないときに選択される本文の書き出しとして、本日分のアラートはございませんでしたが選択された場合に、送信ファイルが電子メールに添付されない状態で、電子メールが送信される。この際にも送信ファイルは、送信済のディレクトリに移動させられる。
【０１２０】
以上のようなメール誤送信防止システムおよびメール誤送信防止方法およびメール誤送信防止プログラムによれば、メール誤送信防止システムはが、電子メールに添付されて送信される送信ファイルを送信先毎に異なるディレクトリに記憶する送信ファイル記憶装置２と、第１の操作者としてのオペレータの操作に基づき前記送信先に送信すべき送信ファイルが添付された電子メールを作成し、当該電子メールを前記送信先に送信するメール送信装置（メール送信端末４、Ｗｅｂサーバ７およびメールサーバ６）と、メール送信装置で作成された電子メールが送信先に送信される前に送信されて、電子メールを前記第１の操作者と異なる第２の操作者としての統括オペレータに確認可能とし、かつ、第２の操作者が確認結果を示す返信メールを前記メール送信装置に送信可能とするメールチェック装置（メールチェック端末５、Ｗｅｂサーバ７およびメールサーバ６）とを備えていることになる。
【０１２１】
また、前記メール送信装置には、送信先（顧客）もしくは送信先および送信ファイルの種類毎にメールアドレスと、前記送信ファイル記憶装置の送信ファイルが記憶されるディレクトリとを関連づけた送信先情報を記憶する送信先情報記憶手段としての機能と、前記電子メールに添付されて送信される送信ファイルの送信先もしくは送信先および送信ファイルの種類を前記第１の操作者に入力させる送信先入力手段としての機能と、当該送信先入力手段により入力されたデータに対応する前記メールアドレスおよび前記ディレクトリを前記送信先情報から読み出すとともに、読み出されたメールアドレスを送信先とする電子メールを作成し、かつ、作成された電子メールに送信ファイル記憶装置２の読み出されたディレクトリに記憶された送信ファイルを添付する電子メール作成手段としての機能とが備えられている。
【０１２２】
また、メール送信装置は、電子メール作成手段で作成された電子メールをメールチェック装置に送信する電子メール確認送信手段としての機能と、作成された電子メールを送信先に送信する操作を可能とする送信操作手段としての機能と、メールチェック装置からの電子メールの確認結果として電子メールの送信を許可するか否を示す返信メールを受信し、かつ、前記電子メールの送信の許可を示す返信メールが受信されるまで電子メールの送信操作を無効として電子メールの送信先への送信を禁止し、前記電子メールの送信の許可を示す返信メールが受信され場合に、電子メールの送信の操作を有効とし、前記電子メールを送信する電子メール送信手段としての機能を備えている。
【０１２３】
よって、送信ファイルを添付した電子メールを業務として送信する場合に、送信ファイルが一旦送信ファイル記憶装置２の送信先（顧客）もしくは送信先と送信ファイルの種類に対応したディレクトリに記憶され、送信先もしくは送信先と送信ファイルの種類を指定することで、送信先に送信される電子メールに添付されるので、少なくとも、電子メールに送信ファイルを添付する際に、異なる送信ファイルを添付する誤操作を防止することができる。
【０１２４】
また、送信先もしくは送信先と送信ファイルの種類を指定することで、自動的に送信先のメールアドレスが入力されるので、メールアドレスを入力する際に、異なるメールアドレスを入力する誤操作を防止することができる。
また、作成されるとともに送信ファイルが添付された電子メールは、オペレータの操作のみで送信することができず、統括オペレータのチェックを必要とするので、より確実に送信ファイルの誤送信を防止することができる。
【０１２５】
また、業務処理システム１が、前記送信先毎に送信ファイルを生成し、送信先もしくは送信先および送信ファイルの種類と前記送信ファイル記憶装置２の送信ファイルが記憶されるディレクトリとを関連づけた送信ファイルディレクトリ情報に基づいて、生成した送信ファイルを前記送信先等に対応する前記送信ファイル記憶装置のディレクトリに記憶させる送信ファイル生成装置として機能する。
よって、送信ファイル記憶装置２に送信ファイルを記憶させる場合に、送信ファイル生成装置としての業務処理システム１により、送信先もしくは送信先および送信ファイルの種類に対応するディレクトリに自動的に記憶されるので、一旦送信ファイルを送信ファイル記憶装置に記憶させる場合に、送信先もしくは送信先および送信ファイルに対応したディレクトリに間違って異なる送信ファイルを記憶する誤操作を防止することができる。
【０１２６】
なお、送信ファイルを自動的に送信ファイル記憶装置２に記憶させる際に、たとえば、送信ファイルの中身を手動で入力するものとしても、一旦、送信ファイル記憶装置２の送信先もしくは送信先および送信ファイルの種類に対応するディレクトリに送信ファイルが記憶されているので、送信ファイルを異なるディレクトリに移動させないかぎり、送信ファイルを間違う可能性がなくなる。
【０１２７】
また、メール送信装置には、作成される電子メールの送信先のメールアドレスの変更および添付される送信ファイルの変更を行う機能を設けることなく、送信すべき電子メールのメールアドレスの変更と、送信ファイルの変更とが禁止されているので、電子メールの送信を行うオペレータは、送信先もしくは送信先および送信ファイルの種類を指定する操作を行った後に、自動的に決定されたメールアドレスおよび送信ファイルの変更ができないので、オペレータの誤操作をより確実に防止できる。
【０１２８】
また、送信ファイルには、上述のパスワードによりアクセス制限が付与されるようになっているとともに、もし、電子メールに添付される送信ファイルにパスワードが設定されていないと電子メールを送信できないようになっている。
【０１２９】
すなわち、メール送信装置には、送信ファイルに暗号化等により送信先と異なる第三者が送信ファイルを開くことを禁止する制限としてたとえばパスワードがかけられているか否かを判定するアクセス制限判定手段としての機能と、作成された電子メールに添付される送信ファイルに前記制限がかけられていないと判定した場合に、電子メールの送信を禁止する電子メール送信禁止手段としての機能を備えている。
よって、万が一に送信ファイルを誤送信しても誤送信先で送信ファイルを開くことができず、データの漏洩を防止することができる。
【０１３０】
また、送信ファイルが添付された電子メールを送信すると、送信ファイルが送信前に記憶されていたディレクトリから送信済みのディレクトリに移動するようになっている。
すなわち、送信ファイル記憶装置２には、送信済みの送信ファイルを記憶するディレクトリが設けられ、メール送信装置には、前記電子メール送信手段が送信した電子メールに添付された送信ファイルを、送信ファイル記憶装置２において、送信前の送信ファイルが記憶されていたディレクトリから前記送信済みの前記送信ファイルを記憶するディレクトリに移動する送信ファイル移動手段として機能する。
よって、一度送信した送信ファイルは、送信先もしくは送信先と送信ファイルの種類に対応するディレクトリに存在しないので、送信ファイルを間違って二度送信してしまうことを防止することができる。また、再送信が必要となった場合には、送信済みのディレクトリにある送信ファイルを送信前のディレクトリに移動すればよい。
【０１３１】
また、業務処理システム１が、送信先毎に複数種類の送信ファイルを生成可能とされるとともに、前記送信ファイルを生成する際に、生成される送信ファイルに送信先と送信ファイルの種類を示す情報を含むファイル名を付け、メール送信装置が送信ファイル記憶装置２の送信先および送信ファイルの種類に対応するディレクトリに記憶され、上述の送信ファイル名の少なくとも一部に対応するファイル名の送信ファイルを、作成された前記電子メールに添付するので、送信ファイル記憶装置２の送信先および送信ファイルの種類に対応したディレクトリに他のファイルが紛れ込んでいても、送信ファイルを正確に選択することができる。
【０１３２】
また、メール送信装置は、送信ファイルの送信先および種類に対応して、電子メールの本文となる定型文を記憶する本文記憶手段として機能しており、入力された送信ファイルの送信先および種類に対応して選択された定型文を本文とするので、電子メールの作成を容易とするとともに、本文の間違いを防止することができる。すなわち、たとえば、業務上の電子メールで日報を送信するような場合は、本文は毎回同じでかまわないので、これを自動的に入力できるようにすることで、電子メールの作成を容易にできる。
【０１３３】
また、上述のように１つの送信先および送信ファイルの種類の組合せに対して複数の定型文を容易し、その中から適切な定型文を選択するようにしてもよい。この場合に、たとえば、上述のエラーレポートファイルを送信ファイルとする場合に、エラーが発生した場合とエラーが発生していない場合があり、エラーが発生していない場合には、エラーの履歴やエラーの対応の履歴であるエラーレポートファイルを見る必要がなく、送信ファイルとしてのエラーレポートファイルを添付する必要がない。
このような場合に、定型文として、エラー有りとエラー無しのものを記憶し、エラー無しの定型文が選択された場合に送信ファイルを添付しないものとすることで、無駄なファイルの送信を確実に無くすことができる。
【０１３４】
すなわち、本文記憶手段としてのメール送信装置は、送信ファイルの送信先および送信ファイルの種類に対応して、電子メールの本文となる定型文を複数種類ずつ選択可能に記憶し、本文記憶手段に記憶される定型文の種類には、添付ファイルを必要としない電子メールの本文となるものが含まれ、電子メール作成手段としてのメール送信装置は、前記送信先入力手段により入力された送信先および送信ファイルの種類に対応する電子メール本文となる定型文を本文記憶手段から複数種類読み出すようになっている。
また、電子メール送信装置には、電子メール作成手段が読み出した複数種類の定型文から１つの定型文を選択する操作を可能とする選択手段として機能する。そして、電子メール送信手段としての電子メール送信装置は、電子メールの本文となる定型文を選択する操作が行われた場合に、送信ファイルを添付することなく電子メールを送信するようになっている。
【０１３５】
また、メールチェック装置としてのメールチェック端末５では、送信すべき電子メールが添付された確認電子メールが受信されると、確認電子メールに承認と非承認のボタンがあり、いずれかのボタンを操作することで、メール送信装置に対して、承認もしくは非承認の返信メールを送信でき、操作性に優れている。
すなわち、メール確認手段としてのメール送信装置がメールチェック装置に作成した電子メールを送信するに際し、前記メールチェック装置を送信先とする確認用電子メールに作成した電子メールを添付して送信し、確認用電子メールには、作成した電子メールの送信を許可するか否かを選択するための選択操作手段（承認ボタン、非承認ボタン）が備えられ、メールチェック装置には、前記選択操作手段による選択に基づいて、前記メール送信装置に許可（承認）か否（非承認）かを示す返信メールを送信する返信メール送信手段が備えられていることになる。
【０１３６】
なお、本発明は上記実施形態に限定されるものではなく、たとえば、メール生成装置は、上述ような業務処理システム１である必要はなく、最低限、送信先もしくは送信先と送信ファイルの種類に対応する送信ファイルを作成し、作成した送信ファイルを上述のように送信ファイル記憶装置に記憶させるものならばよい。
また、メール生成装置がないものとして、オペレータの操作に基づいて送信ファイルを作成するとともに、上述のように送信ファイル記憶装置に記憶するものとしてもよい。
すなわち、最低限、送信ファイル記憶装置２の送信先もしくは送信先および送信ファイルの種類に対応したディレクトリに送信ファイルが記憶された状態となっていればよい。
【図面の簡単な説明】
【０１３７】
【図１】本発明の実施の形態に係るメール誤送信防止システムの概略構成例を説明するためのブロック図である。
【図２】前記メール誤送信防止システムのメール送信端末のディスプレイに表示されるファイル送信の送信先を選択するためのＷｅｂページを示す図である。
【図３】前記メール送信端末のディスプレイに表示されるフォームメールのＷｅｂページを示す図である。
【図４】前記フォームメールのＷｅｂページの送信ファイルが無い場合を示す図である。
【図５】前記フォームメールのＷｅｂページの送信ファイルにパスワードが設定されていない場合を示す図である。
【図６】前記フォームメールのＷｅｂページの前記パスワードを入力する場合を示す図である。
【図７】前記フォームメールのＷｅｂページの前記パスワードが設定されている場合を示す図である。
【図８】前記フォームメールのＷｅｂページの確認前に顧客送信ボタンが操作された場合を示す図である。
【図９】前記フォームメールのＷｅｂページのチェック結果が非承認の場合を示す図である。
【図１０】前記フォームメールのＷｅｂページのチェック結果が承認の場合を示す図である。
【図１１】前記メール誤送信防止システムのメールチェック端末のディスプレイに表示される確認用電子メールを示す図である。
【図１２】本発明の実施の形態に係るメール誤送信防止処理を説明するためのフローチャートである。
【図１３】本発明の実施の形態に係るメール誤送信防止処理を説明するためのフローチャートである。
【符号の説明】
【０１３８】
１    業務処理システム（送信ファイル生成装置）
２    送信メール記憶装置
４    メール送信端末（メール送信装置、送信先情報記憶手段、送信先入力手段、電子メール作成手段、電子メール確認送信手段、送信操作手段、電子メール送信手段、アクセス制限判定手段、電子メール送信禁止手段、送信ファイル移動手段、本文記憶手段、選択手段）
５    メールチェック端末（メールチェック装置、選択操作手段、返信メール送信手段）
６    メールサーバ（メール送信装置、メールチェック装置、電子メール確認送信手段、電子メール送信手段、返信メール送信手段）
７    Ｗｅｂサーバ（メール送信装置、メールチェック装置、メール送信装置、送信先情報記憶手段、送信先入力手段、電子メール作成手段、電子メール確認送信手段、送信操作手段、電子メール送信手段、アクセス制限判定手段、電子メール送信禁止手段、送信ファイル移動手段、本文記憶手段、選択手段、選択操作手段、返信メール送信手段）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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