(57)【要約】【課題】ファイルの作成および／または更新が頻繁に行われる環境であっても、ファイルの取り扱いを定めたポリシーの適用漏れを防ぐことができる情報管理システムを提供する。【解決手段】ファイルの機密性を示す情報区分５２の項目に対応するキーワード５３を統合管理サーバ２２と管理対象サーバ３８，４８にあらかじめ定めておき、個々のファイルの中身や情報区分５２を含むメタ情報にキーワード５３が含まれるかを定期的に検査し、キーワード５３の有無で情報区分５２を決定し、決定した情報区分５２をファイルのメタ情報に記録し、アクセス権限やメールのフィルタリングツール３４、４４、外部媒体３５への書き込み可否を含むポリシーを情報区分５２に基づいて作成してファイルを管理し、情報区分５２の決定の際には、ファイルの中身を検査するか、事前に定めたフォルダに格納されたファイルに特定の情報区分を付加する。【選択図】図１
2008191838.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
管理部署側の統合管理サーバと、前記統合管理サーバに接続され、管理対象である複数の部署側の管理対象サーバと、を備え、
ファイルの機密性を示す情報区分の項目に対応するキーワードを前記統合管理サーバと前記管理対象サーバにあらかじめ定めておき、個々のファイルの中身や情報区分を含むメタ情報に前記キーワードが含まれるかを定期的に検査し、前記キーワードの有無で前記情報区分を決定し、決定した情報区分をファイルのメタ情報に記録し、アクセス権限やメールのフィルタリングルール、外部媒体への書き込み可否を含むポリシーを前記情報区分に基づいて作成して前記ファイルを管理し、前記情報区分の決定の際には、前記ファイルの中身を検査するか、事前に定めたフォルダに格納されたファイルに特定の情報区分を付加することを特徴とする情報管理システム。
【請求項２】
前記管理部署の管理対象サーバは、前記情報区分に対応したキーワードとポリシーを管理し、独自の情報区分をメタ情報に記録した状態のファイルを他部署に渡した時に、前記他部署である相手先に前記ファイルの取扱い方法を定めるポリシーがない場合に、前記管理部署から対応する前記キーワードと前記ポリシーを前記相手先にダウンロードし、前記相手先の前記ポリシーを更新する請求項１に記載の情報管理システム。
【請求項３】
前記ファイルを前記キーワードで検査することで情報区分を決める際に、検査前の情報区分と検査後の情報区分を比較し、検査前の情報区分が高い場合には、不注意による重要なキーワードの削除、あるいはポリシー違反が検知されないよう故意にキーワードを削除したことを確認するために、前記管理者に対してアラートと検査したファイルのファイルパスを通知する請求項２に記載の情報管理システム。
【請求項４】
前記通知を受けた管理者により前記ファイルの中身を判断した結果、前記ファイルに問題がある場合には、前記ファイルの削除や移動を実施する請求項３に記載の情報管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ファイルの取り扱いを定めたポリシーの適用漏れを防ぐための情報管理システムに関し、特にファイルの作成および／または更新が頻繁に行われる環境であっても、ファイルの取り扱いを定めたポリシーの適用漏れを防ぐことができる情報管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
機密情報などの重要な情報を含むファイルの漏洩や改ざんを防ぐために、ファイルへのアクセス制御や各種ツールの制御などのポリシーを定めてファイルを管理している。しかし、多数のファイルが日々作成および／または更新されるために、各ファイルに対して各種ポリシーを適用する際にはポリシーの適用漏れが生じる危険性がある。
【０００３】
例えば社内において、各ファイルに対してポリシーを適用する場合には、全事業部門や部署に対して共通のポリシーを適用するが、他社の情報ファイルを預かったりするなどの事業部門や部署毎の業務特性に応じて、他の事業部門および／または部署よりも厳しいポリシーを適用する場合がある。従って、社内でファイルのやり取りを行う場合には、重要なファイルが、本来適用すべきポリシーでは管理されていない可能性がある。
【０００４】
日本版ＳＯＸ（サーベンス・オクスリー）法などのコンプライアンス対応を考える場合には、対象となるグループ会社の全てのファイルに共通のポリシーを適用して管理する必要がある。しかし、対象となる会社によっては、業務の特性から共通ポリシーよりさらに厳しいポリシーを適用して自社の状況を管理する場合がある。この様に共通ポリシーよりさらに厳しいポリシーを適用して自社のファイルを管理する状況では、厳しいポリシーを適用している会社から共通ポリシーを適用している会社にファイルを送る場合には、相手先に送ったファイルが不十分なポリシーで運用される可能性がある。
【０００５】
複数企業でコンソーシアム（資本・企業連合体）を構成する場合には、その複数企業間で重要なファイルのやり取りを行う機会は多いが、相手先でファイルがどのように扱われるかはわからない。同様のことは、取引会社間でファイルをやり取りする場合にも起こりうる（例えば、特許文献１を参照）。
【特許文献１】特開２００３−１７３２８４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
機密情報など重要な情報を含むファイルの漏洩や改ざんを防ぐために、ＯＳによるファイルへのアクセス制御や各種ツールの制御などは、ポリシーを定めて管理する必要がある。しかし、日々多数のファイルが作成および／または更新されるために、各ファイルへ各種ポリシーを適用する際にポリシーの適用漏れが生じる危険性がある。また、上述したように、事業部署やグループ会社、取引会社間でファイルをやり取りする場合には、相手先でファイルがどのように扱われるか保証されないという課題がある。
【０００７】
本発明は、上記課題を解消するために、ファイルの作成および／または更新が頻繁に行われる環境であっても、ファイルの取り扱いを定めたポリシーの適用漏れを防ぐことができる情報管理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明は、管理部署側の統合管理サーバと、前記統合管理サーバに接続され、管理対象である複数の部署側の管理対象サーバと、を備え、ファイルの機密性を示す情報区分の項目に対応するキーワードを前記統合管理サーバと前記管理対象サーバにあらかじめ定めておき、個々のファイルの中身や情報区分を含むメタ情報に前記キーワードが含まれるかを定期的に検査し、前記キーワードの有無で前記情報区分を決定し、決定した情報区分をファイルのメタ情報に記録し、アクセス権限やメールのフィルタリングルール、外部媒体への書き込み可否を含むポリシーを前記情報区分に基づいて作成して前記ファイルを管理し、前記情報区分の決定の際には、前記ファイルの中身を検査するか、事前に定めたフォルダに格納されたファイルに特定の情報区分を付加する情報管理システムである。
【０００９】
また、本発明は、前記管理部署の管理対象サーバが、前記情報区分に対応したキーワードとポリシーを管理し、独自の情報区分をメタ情報に記録した状態のファイルを他部署に渡した時に、前記他部署である相手先に前記ファイルの取扱い方法を定めるポリシーがない場合に、前記管理部署から対応する前記キーワードと前記ポリシーを前記相手先にダウンロードし、前記相手先の前記ポリシーを更新する情報管理システムである。
【００１０】
そして、本発明は、前記ファイルを前記キーワードで検査することで情報区分を決める際に、検査前の情報区分と検査後の情報区分を比較し、検査前の情報区分が高い場合には、不注意による重要なキーワードの削除、あるいはポリシー違反が検知されないよう故意にキーワードを削除したことを確認するために、前記管理者に対してアラートと検査したファイルのファイルパスを通知する情報管理システムである。
【００１１】
更に、本発明は、前記通知を受けた管理者により前記ファイルの中身を判断した結果、前記ファイルに問題がある場合には、前記ファイルの削除や移動を実施する情報管理システムである。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によれば、ファイルの作成および／または更新が頻繁に行われる環境であっても、ファイルの取り扱いを定めたポリシーの適用漏れを防ぐことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
本発明を実施するための最良の形態を説明する。
本発明の情報管理システムの実施例について、図面を用いて説明する。
図１は、本発明の実施例の情報管理システムを示すシステム構成の説明図である。実施例の情報管理システムは、定期的にファイルの中身やメタ情報を検査することで、ファイルの重要性を判断して、情報の重要性に応じて情報区分（社外秘、一般情報などの項目）などのメタ情報をファイルに付加し、メールフィルタリングツールやＯＳ等には、情報区分に基づいたポリシーを作成し、それを用いてファイルを管理することで、ファイルへのポリシーの適用漏れを防ぐことができるシステムである。
【００１４】
実施例の情報管理システムは、管理部署１０と、この管理部署１０により管理される複数の部署、一例としてＡ部署１１とＢ部署１２に設置された機器により構成される。管理部署１０は、全社のポリシーを管理する部署であり、統合管理サーバ２２と全社管理者用装置２１を設置している。統合管理サーバ２２は、ポリシーＤＢ（データベース）２３とキーワードＤＢ２４を接続する。
【００１５】
これに対して、Ａ部署１１には、Ａ部署管理者用装置３０と、サーバ３２と、ＰＣ３３と、メールフィルタリングツール３４と、外部媒体３５と、チェック／配布サーバ３８とが設置されている。Ａ部署管理者用装置３０、ＰＣ３３及びサーバ３２、メールフィルタリングツール３４及びチェック／配布サーバ３８は、バス３９により接続されており、外部媒体３５はＰＣ３３にて使用される。チェック／配布サーバ３８は、ポリシーＤＢ３６とキーワードＤＢ３７を接続している。
【００１６】
また、Ｂ部署１２には、ＰＣ４３及びサーバ４２と、メールフィルタリングツール４４と、チェック／配布サーバ４８とが設置されている。ＰＣ４３／サーバ４２、メールフィルタリングツール４４及びチェック／配布サーバ４８は、バス４９により接続されている。チェック／配布サーバ４８は、ポリシーＤＢ４６とキーワードＤＢ４７とを接続している。
【００１７】
Ａ部署１１のバス３９とＢ部署１２のバス４９は、インターネットのような通信網５を介して、管理部署システム１０のサーバ２２に接続される。
【００１８】
次に、実施例の情報管理システムにおけるキーワードＤＢ２４，３７，４７について説明する。図２は、実施例の情報管理システムにおけるキーワードＤＢ２４，３７，４７の情報区分一覧表の一例の説明図である。キーワードＤＢ２４，３７，４７は、情報区分一覧表を備えており、情報区分一覧表は、重要度の項目５１と、情報区分５２と、キーワード５３と、設定元５４を有する。重要度５１の各項目１，２，３，４，５には、情報区分５２の（秘）、社外秘、グループ秘、不明、一般情報が対応する。この不明とは、ファイルのキーワード検査が失敗した場合に指定する。キーワード５３は、（秘）、極秘事項、社外秘、営業秘密、グループ外秘、−（該当無）が対応する。設定元５４は、ポリシーを設定した部署を特定する情報である。
【００１９】
次に、実施例の情報管理システムにおけるポリシーＤＢ２３，３６，４６の外部媒体の書き込み制御について説明する。図３は、ポリシーＤＢ２３，３６，４６のポリシー一覧表（外部媒体の書き込み制御）の一例の説明図である。ポリシー一覧表（外部媒体の書き込み制御）は、情報区分６１と、制御内容６２と、ポリシー追加位置６３と、ポリシー設定元６４を有する。情報区分６１は、ファイルの機密性を示す。情報区分６１の（秘）、社外秘、グループ秘、不明、一般情報の各項目に対応して、制御内容６２として、書込み不可、書込み不可、書込み不可、書込み不可、書込み可がある。ポリシー追加位置６３には、上、下、−（該当無）が含まれる。ポリシー設定元６４は、ポリシーを設定した部署を特定する情報である。
【００２０】
次に、実施例の情報管理システムにおけるポリシーＤＢ２３，３６，４６のメールフィルタリングを説明する。図４は、ポリシーＤＢのポリシー一覧表（メールフィルタリング）の一例の説明図である。ポリシー一覧表（メールフィルタリング）には、情報区分７１と、送信先７２と、送信許可７３と、ポリシー追加位置７４と、ポリシー設定元７５を有する。情報区分７１の（秘）、社外秘、グループ秘、不明、一般情報の各項目に対応して、送信先７２には、部長以上、社内、グループ会社内、指定無しが含まれている。送信許可７３には、部長以上、課長以上、不要が含まれている。ポリシー追加位置７４には、上、下、−（該当無）が含まれている。ポリシー設定元７５は、ポリシーを設定した部署を特定する情報である。
【００２１】
次に、実施例の情報管理システムにおけるファイルのメタ情報を説明する。図５は、情報管理システムにおけるファイルのメタ情報の一例の説明図である。ファイルのメタ情報には、ファイル名、ファイルの種類、ファイルパス、情報区分、作成日時、更新日時、アクセス日時、検査日時、チェック／配布サーバ名、保留フラグのチェック覧が含まれている。
【００２２】
次に、実施例の情報管理システムにおけるポリシーの追加例を説明する。図６は、情報管理システムにおけるポリシー一覧表の一例の説明図である。図６（Ａ）は、Ａ部署１１における外部媒体３５の書き込み制御をするためのポリシーの一覧表を示している。図６（Ｂ）は、Ｂ部署１２における外部媒体の書き込み制御をするためのポリシーの一覧表を示している。図６（Ｃ）は、ポリシー追加後のＢ部署１２における外部媒体の書き込み制御をするためのポリシーの一覧表を示している。
【００２３】
図６（Ａ）に示すＡ部署１１におけるポリシーの一覧表と、図６（Ｂ）に示すＢ部署１２におけるポリシーの一覧表とを比較して明らかなように、Ａ部署１１におけるポリシーの一覧表には、情報区分８１ａにおいて「営業情報」の項目が追加されているので、Ｂ部署１２におけるポリシーの一覧表に対して、「営業情報」の項目を新たに追加して同じにする必要がある。
【００２４】
図６（Ａ）に示すように、情報区分８１ａの「営業情報」の欄では、制御内容８２ａが「書込み可」となっており、ポリシー追加位置８３ａの欄が「下」になっている。ポリシー追加位置８３ａの欄が「下」になっているので、図６（Ｂ）のポリシー一覧表におけるポリシー追加位置８３ｂの欄が「下」になっている「グループ外秘」の下の位置に、「営業情報」が追加される。このように追加されることにより、図６（Ｂ）のポリシー一覧表は、図６（Ｃ）に示すようなポリシー追加後のＢ部署１２におけるポリシーの一覧表に変更される。
【００２５】
次に、図７を参照して、情報管理システムにおけるキーワード／ポリシーの設定と配布の手順を説明する。図７はステップＳ１〜ステップＳ５を有する。ステップＳ１で、ファイルの情報区分を判断するためのキーワードと対応する情報区分を、図１のチェック／配布サーバ３８，４８に設定して保存する。ステップＳ２で、ＯＳや各種ツールのポリシーを設定し、チェック／配布サーバ３８，４８に保存する。
【００２６】
ステップＳ３で、チェック／配布サーバ３８は、Ａ部署１１における各機器へポリシーを配布し、チェック／配布サーバ４８は、Ｂ部署１２における各機器へポリシーを配布する。ステップＳ４で、各機器は、配布されたポリシーを適用し、ステップＳ５で、チェック／配布サーバ３８，４８に保存したキーワードとポリシーを統合管理サーバ２２に通知して、キーワードはキーワードＤＢ２４に保存し、ポリシーはポリシーＤＢ２３に保存する。
【００２７】
次に、図８を参照して、図１の情報管理システムにおけるファイルの中身／メタ情報の確認の手順について説明する。図８はステップＳ１０〜ステップＳ２９を有する。ステップＳ１０においてチェック時間になったら、ステップＳ１１で、チェック／配布サーバ３８，４８は、それぞれ管理下にあるファイルをチェックする。ステップＳ１２で、ファイルの更新日時が検査日時に至っていない場合には、ステップＳ２９において現在の日時を検査日時としてメタ情報に記録する。
【００２８】
ステップＳ１２においてファイルの更新日時が検査日時か過ぎている場合には、ステップＳ１３で、メタ情報にサーバ名が記録されているかを見て、記録されている場合にはステップＳ１５に移るが、記録されていない場合にはステップＳ１４で、メタ情報のチェック／配布サーバ３８，４８名を記録し、ステップＳ１５に移る。
【００２９】
ステップＳ１５で、メタ情報に記録されたチェック／配布サーバ名とチェック／配布サーバ名が同じであるかどうかを判断する。メタ情報に記録されたチェック／配布サーバ名とチェック／配布サーバ名が同じでなければ、ステップＳ２２においてメタ情報に記録された情報区分が情報区分一覧表にあるかを判断して、ある場合にはステップＳ１６に移る。
【００３０】
ステップＳ２２においてメタ情報に記録された情報区分が情報区分一覧表に無い場合には、ステップＳ２３において図１の統合管理サーバ２２から対応するキーワード／ポリシーをダウンロードして、ステップＳ２４で、ダウンロードしたキーワード／ポリシーのキーワード／ポリシー追加位置から、追加位置を決定して、ステップＳ１６に移る。一方、ステップＳ１５において、メタ情報に記録されたチェック／配布サーバ名とチェック／配布サーバ名が同じであると、ステップＳ１６で、ファイルの中身とメタ情報を情報区分一覧表に登録されたキーワードで検査をする。
【００３１】
ステップＳ１７で、情報区分一覧表に登録されたキーワードがある場合には、ステップＳ１８において見つかったキーワードの中で最も重要度の高い情報区分をメモリに記録して、ステップＳ１９で、メモリの情報区分とファイルのメタ情報に記録された情報区分を比較する。比較した結果、ステップＳ２０においてメモリの情報区分がメタ情報の情報区分よりも大きい場合には、ステップＳ２１で、メモリに記録された情報区分をメタ情報に記録し、ステップＳ２９における現在の日時を検査日時としてメタ情報に記録し、処理を終了する。メモリの情報区分がメタ情報の情報区分と同じである場合には、ステップＳ２９を経て、処理を終了する。メモリの情報区分がメタ情報の情報区分よりも小さい場合には、ステップＳ２６においてメタ情報に保留フラグを記録して、ステップＳ２７において管理者にアラートとファイルパスを通知し、ステップＳ２９を経て、処理を終了する。ステップＳ１０〜ステップＳ２９は繰り返され、すべてのファイルをチェックすると、ファイルの中身／メタ情報の確認の手順を終了する。他の場合も同様である。
【００３２】
ステップＳ１７において情報区分一覧表に登録されたキーワードが無い場合には、ステップＳ２５でメタ情報に記録された図２に示す情報区分５２が「一般情報」より高いかを判断し、メタ情報に記録された情報区分５２が「一般情報」より高いと、ステップＳ２６とステップＳ２７とステップＳ２９を経て、処理を終了する。メタ情報に記録された情報区分５２が「一般情報」より低いと、ステップＳ２８で、情報区分として「一般情報」を記録し、ステップＳ２９を経て、処理を終了する。
【００３３】
次に、図９を参照して、実施例の情報管理システムにおけるアラート発生時の処理について説明する。図９はステップＳ３０〜ステップＳ３４を有する。ステップＳ３０で、図１に示す全社管理者用装置２１と、Ａ部署管理者用装置３０に、図８のステップＳ２７で行ったアラート（警告）と不審なファイルのファイルパスを表示する。ステップＳ３１で、全社管理者とＡ部署管理者は、ファイルの問題の有無を装置２１，３０にそれぞれ入力する。
【００３４】
ステップＳ３２で、ファイルに問題が無い場合には、ステップＳ３３においてファイルのメタ情報から図８のステップＳ２６の記録した保留フラグを削除するが、ファイルに問題がある場合には、ステップＳ３４においてファイルの削除とファイルの移動などの処理を全社管理者またはＡ部署管理者が実施する。
【００３５】
次に、図１０を参照して、実施例の情報管理システムにおける外部媒体（外部記録媒体）３５への書込み時の確認の手順について説明する。図１０はステップＳ４０〜ステップＳ４６を有する。ステップＳ４０で、ファイルのメタ情報をチェックし、ステップＳ４１で、ファイルの更新日時が検査日時に至っていない場合には、ステップＳ４２においてメタ情報に記録された情報区分とポリシーから書込み可否を判定する。ステップＳ４１において、ファイルの更新日時が検査日時かそれを過ぎている場合には、ステップＳ４５においてファイルの中身とメタ情報を図１のチェック／配布サーバ３８，４８に登録されたキーワードで検査し、ファイルの情報区分を確認して、ステップＳ４２に移る。
【００３６】
ステップＳ４２においてメタ情報に記録された情報区分とポリシーから書込み可否を判定して、ステップＳ４３において書込み可能であると、ステップＳ４４で、図１の外部媒体３５にファイルを書込むが、ステップＳ４３において書込みができないのであれば、テップＳ４６で、ポリシー違反であることを全社管理者とＡ部署管理者と、ユーザに警告する。
【００３７】
次に、図１１を参照して、実施例の情報管理システムにおけるメール送信時の確認の手順について説明する。図１１はステップＳ５０〜ステップＳ５８を有する。ステップＳ５０で、メールヘッダ情報、本文、題名をチェックし、ステップＳ５１で、送信ポリシー違反であるかを判断し、送信ポリシー違反であれば、このまま処理を終了する。
【００３８】
ステップＳ５１において送信ポリシー違反で無い場合には、ステップＳ５２において添付ファイルのメタ情報をチェックして、ステップＳ５３で、ファイルの更新日時が検査日時に達していなければ、ステップＳ５４においてメタ情報に記録された情報区分とポリシーから送信可否を判定する。
【００３９】
ステップＳ５３において、ファイルの更新日時が検査日時であるか超えている場合には、ステップＳ５７においてファイルの中身とメタ情報をチェック／配布サーバ３８，４８に登録されたキーワードで検査し、ファイルの情報区分を確認する。
【００４０】
ステップＳ５４における送信可否の判定が済むと、ステップＳ５５で、送信可能かを判断して、ステップＳ５６において送信できる場合にはメールを送信するが、送信ができない場合には、ステップＳ５８で、ポリシー違反であることを全社管理者とＡ部署管理者と、ユーザに警告する。
【００４１】
以上説明したように、全社のポリシーを管理する管理部署１０では、全社管理者は全社で適用する共通のファイルの図２に示すような情報区分（社外秘、一般情報などの項目）を判断するために、キーワード５３と対応する情報区分５２を設定し、統合管理サーバ２２の図２に示すキーワードＤＢ２４の情報区分一覧表に保存する。また、統合管理サーバ２２でＯＳのアクセス権限やメールのフィルタリングルールなどの全社で適用する共通ポリシーを設定し、統合管理サーバ２２のポリシーＤＢ２３に保存する。
【００４２】
統合管理サーバ２２からは、各Ａ部署１１のチェック／配布サーバ３８とＢ部署１２のチェック／配布サーバ４８に対して、設定されたキーワード（情報区分一覧表）／ポリシーをそれぞれ配布する。
【００４３】
各部署の管理者は、必要に応じて、各部独自のキーワードと対応する情報区分を設定し、チェック／配布サーバ３８，４８の情報区分一覧表に保存する。また、独自に設定した情報区分に対応するポリシーを設定し、チェック／配布サーバ３８，４８に保存する。
【００４４】
チェック／配布サーバ３８，４８は、保存されたポリシーを管理下にある各ＰＣ／サーバ３２、４２と、メールフィルタリングツール３４，４４などに配布する。その後統合管理サーバ２２にも配布したポリシーを送信する。
【００４５】
定期的（例えば、１回／日など）に各ＰＣ／サーバ３２，４２に格納されたファイルの中身やメタ情報を、チェック／配布サーバ３８，４８に保存したキーワードで検査する。キーワードの有無に応じて、対応する情報区分をファイルのメタ情報に書き込む。メタ情報には、その他にも検査日時やチェック／配布サーバ名を書き込む。
【００４６】
２回目以降の各ＰＣ／サーバ３２，４２に格納されたファイルの中身やメタ情報の検査時には、検査時間を短縮するために、メタ情報に記入されたファイル更新日時と前回検査日時を比較して、前回検査日時よりファイル更新日時が新しい場合にのみ再度検査を行う。検査の結果、前回の情報区分よりも機密度が低下する場合、例えば、図２において情報区分５２の項目に関する重要度について、「（秘）」から「社外秘」に低下したり、「社外秘」から「一般情報」に低下したなどの場合には、「社外秘」などの重要なキーワードを意図的に削除した可能性があると判断し、メタ情報には保留フラグを記録する。
【００４７】
その後、図１の全社管理者とＡ部署管理者にアラートと検査したファイルのファイルパスを通知する。全社管理者とＡ部署管理者は、装置２１，３０に表示されたファイルパスからファイルを参照し、ファイルの中身をチェックする。ファイルの中身をチェックした結果、ファイルに問題があるかどうかを管理画面２１，３０に入力し、ファイルに問題が無ければ、メタ情報から保留フラグを削除するが、ファイルに問題がある場合は、全社管理者とＡ部署管理者がファイルの削除やファイルの移動などの処理を実施する。
【００４８】
また、検査しようとするファイルが、他部署から受け取ったファイル（初回の検査が他部署のチェック／配布サーバで行われたファイル）の場合には、そのファイルの情報区分が情報区分一覧表に登録されているか確認する。ファイルの情報区分が情報区分一覧表に登録されていない場合には、図６に示すように、統合管理サーバ２２から対応するキーワード／ポリシーをダウンロードする。ダウンロードしたキーワード／ポリシーのキーワード／ポリシー追加位置７２から、追加位置を決定して、情報区分一覧表／ポリシー一覧表に追加する。例えば、ポリシー追加位置が上の時は、既存のポリシーの先頭に追加する。追加位置が下の時は、情報区分「不明」の上に追加する。
【００４９】
図１のチェック／配布サーバ３８，４８は、更新されたポリシーが管理下にある各ＰＣ／サーバ３２，４２とメールフィルタリングツール３４，４４などに配布する。メタ情報に記入された情報区分に応じて、アクセス権限などのポリシーをファイルに適用する。例えば、図１の外部媒体３５にファイルを書き込む場合やメール送信時には、情報区分に応じてファイルの書き込み可否や送信可否を決定する。
【００５０】
実施例では、定期的にファイルの中身やメタ情報を検査することで、ファイルの重要性を判断し、情報の重要性に応じて情報区分（社外秘、一般情報などの項目を含む）などのメタ情報をファイルに付加する。メールフィルタリングツール３４，４４やＯＳ（オペレーションシステム）等には、情報区分に基づいたポリシーを作成し、それを用いてファイルを管理することで、ファイルへのポリシー適用の漏れを防ぐことができる。
【００５１】
また、グループ会社や取引先会社などにファイルを渡す際には、相手先にそのファイルを扱うポリシーが無い場合に、ファイルを取り扱うポリシーをダウンロードすることで、相手先でもファイルはポリシーに従って取扱われるようにする。
【００５２】
実施例では、ファイルの作成／更新が頻繁に行われる環境でも、ファイルの取扱いを定めたポリシーの適用漏れを防ぐことができる。しかも、ファイルを部署やグループ会社、取引会社間でやり取りする場合でも、ポリシーに従ってファイルが取扱われるようにすることができる。
【００５３】
ファイルの中身やメタ情報に応じてファイルに情報区分を示すメタ情報を付加し、情報区分に応じたポリシーを作成することで、ポリシーの適用漏れが無くなる。また、ファイルの中身／メタ情報を定期的に検査することで、自動的にメタ情報に機密レベルを示す情報区分を付加することができるため、ファイル内容の更新やファイル数の増加に対応することができる。
【００５４】
部署間やグループ会社間、取引会社間で、ファイルの取り扱いポリシーを引き継ぐことができる。これにより、相手先に重要ファイルを送った場合、相手先でも適切なポリシーで管理が可能になる。故意などにより、社外秘などのファイルの機密性を示すキーワードがファイルから取り除かれたことを検出できる。
【００５５】
情報区分という一つの基準で、アクセス制御、メールフィルタリング、ファイルの外部持ち出し制御などを実施できるため、ファイルの管理が容易になる。また、メール送信やファイルの外部持ち出しのたびにファイルの中身をチェックする必要がなくなるので、判断可否の処理が短時間で済む。
【００５６】
実施例の情報管理システムは、管理部署１０側の統合管理サーバ２２と、統合管理サーバ２２に接続されている管理対象である複数の部署側１１，１２の管理対象サーバ３８，４８を備える。そして、ファイルの機密性を示す情報区分５２の項目に対応するキーワード５３を統合管理サーバ２２と管理対象サーバ３８，４８にあらかじめ定めておき、個々のファイルの中身や情報区分５２を含むメタ情報にキーワード５３が含まれるかを定期的に検査し、キーワード５３の有無で情報区分５２を決定し、決定した情報区分５２をファイルのメタ情報に記録し、アクセス権限やメールのフィルタリングツール３４、４４、外部媒体３５への書き込み可否を含むポリシーを情報区分５２に基づいて作成してファイルを管理し、情報区分５２の決定の際には、ファイルの中身を検査するか、事前に定めたフォルダに格納されたファイルに特定の情報区分を付加する。
【００５７】
これにより、定期的にファイルの中身やメタ情報を検査することで、ファイルの重要性を判断して、情報の重要性に応じて情報区分（社外秘、一般情報などの項目）などのメタ情報をファイルに付加して、メールフィルタリングツールやＯＳ等には、情報区分に基づいたポリシーを作成し、それを用いてファイルを管理することで、ファイルへのポリシーの適用漏れを防ぐことができる。
【００５８】
また、実施例の情報管理システムは、管理部署１０は、情報区分５２に対応したキーワード５３とポリシーを管理するが、独自の情報区分５２をメタ情報に記録した状態のファイルを他部署に渡した時には、他部署である相手先にファイルの取扱い方法を定めるポリシーがない場合には、管理部署から対応するキーワード５３とポリシーを相手先にダウンロードして、相手先のポリシーを更新する。これにより、相手先にファイルの取扱い方法を定めるポリシーがない場合であっても、ファイルへのポリシーの適用漏れを防ぐことができる。
【００５９】
そして、実施例の情報管理システムは、ファイルをキーワード５３で検査することで情報区分５２を決める際に、検査前の情報区分５２と検査後の情報区分５２を比較して、検査前の情報区分５２が高い場合には、不注意による重要なキーワードの削除、あるいはポリシー違反が検知されないよう故意にキーワードを削除したことを確認するために、管理者に対してアラートと検査したファイルのファイルパスを通知する。これにより、管理者に対して、不注意による重要なキーワードの削除、あるいはポリシー違反が検知されないよう故意にキーワードを削除したことを確認させることができる。
【００６０】
更に、実施例の情報管理システムは、通知を受けた管理者によりファイルの中身を判断した結果、ファイルに問題がある場合には、ファイルの削除や移動を実施する。これにより、問題のあるファイルは確実に削除したり、あるいはファイルの移動ができる。
【００６１】
ところで、本発明は、上記実施例に限定されず、特許請求の範囲を逸脱しない範囲で種々の変形例が採用できる。図１に示す実施例では、管理部署１０を企業間で利用する場合には、管理部署１０が管理会社となる。
【図面の簡単な説明】
【００６２】
【図１】実施例の情報管理システムのシステム構成の説明図。
【図２】実施例の情報管理システムにおけるキーワードＤＢの説明図。
【図３】実施例の情報管理システムにおけるポリシーＤＢの書き込み制御の説明図。
【図４】実施例の情報管理システムにおけるポリシーＤＢのメールフィルタリングの説明図。
【図５】実施例の情報管理システムにおけるファイルのメタ情報の説明図。
【図６】実施例の情報管理システムにおけるポリシー追加例の説明図。
【図７】実施例の情報管理システムにおけるキーワード／ポリシーの設定と配布の手順の説明図。
【図８】実施例の情報管理システムにおけるファイルの中身／メタ情報の確認の手順の説明図。
【図９】実施例の情報管理システムにおけるアラート発生時の処理の説明図。
【図１０】実施例の情報管理システムにおける外部記憶媒体書込み時の確認の手順の説明図。
【図１１】実施例の情報管理システムにおけるメール送信時の確認の手順の説明図。
【符号の説明】
【００６３】
１０      管理部署
１１      Ａ部署
１２      Ｂ部署
２２      統合管理サーバ
２３，３６，４６  ポリシーＤＢ
２４，３７，４７  キーワードＤＢ
３２，４２  ＰＣ／サーバ
３４，４４  メールフィルタツール
３８，４８  チェック／配布サーバ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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