(57)【要約】【課題】会議を効率的に実行するとともに会議資料の保管を確実にし、さらには業務効率を向上できるようにする。【解決手段】会議の議事録情報を管理する議事録管理部１６は、グループウェアのスケジュール管理部１１、文書管理部１２、ＴｏＤｏ管理部１３、インフォメーション管理部１４、及び通知管理部１５の機能を統合して管理する。この議事録管理部１６は、会議のアジェンダ情報、会議に使用する配布資料情報、会議の事前に実行すべきＴｏＤｏ情報、会議の事後に実行すべきＴｏＤｏ情報、各ＴｏＤｏ情報に関わるタスクの担当者情報、及びそのタスクの実施状況情報、のすくなくとも複数の情報を議事録情報に関連付けて、もしくは議事録情報に含めて管理する。そしてクライアントからの指示入力に従って、管理している議事録情報、及び該議事録情報に関連付けられた情報をクライアントに提示可能とする。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを介して接続されたクライアントが要求する処理を実行するグループウェアサーバを備え、該グループウェアサーバにより会議情報を管理する会議情報管理システムであって、該会議情報管理システムは、
ユーザのスケジュール情報を管理するスケジュール管理手段と、
文書情報を管理する文書管理手段と、
ユーザが実施すべきタスクを示すＴｏＤｏ情報を管理するＴｏＤｏ管理手段と、
特定のクライアントから登録された情報を他のクライアントにて閲覧可能に管理するインフォメーション管理手段と、
会議の議事録情報を管理する議事録管理手段と、
会議に関する情報をクライアントに通知する通知管理手段とを有し、
前記スケジュール管理手段、前記文書管理手段、前記ＴｏＤｏ管理手段、前記インフォメーション管理手段、及び通知管理手段による会議に関する情報管理機能を、前記議事録管理手段で統合して管理することを特徴とする会議情報管理システム。
【請求項２】
請求項１に記載の会議情報管理システムにおいて、
前記議事録管理手段は、前記スケジュール管理手段がクライアントに提示するスケジュール情報と前記議事録情報とを関連付けて該議事録情報を管理し、
前記スケジュール管理手段によりクライアントに提示したスケジュール情報に登録された会議スケジュール情報が前記クライアントにて選択された際に、
前記会議スケジュール情報に関連付けて管理している前記議事録情報、及び該議事録情報に関連付けて管理されている情報を前記クライアントに提示可能としたことを特徴とする会議情報管理システム。
【請求項３】
請求項１または２に記載の会議情報管理システムにおいて、
開催すべき会議の議事録を作成可能とした議事録情報が新規に作成された場合、
前記文書管理手段は、前記開催すべき会議に関連する配布資料情報を前記議事録情報に関連付けて管理可能とし、
かつ前記ＴｏＤｏ管理手段は、会議の前に実施すべきＴｏＤｏ情報を前記議事録情報に関連付けて管理可能としたことを特徴とする会議情報管理システム。
【請求項４】
請求項３に記載の会議情報管理システムにおいて、
前記新規に作成された議事録情報を使用して会議の議事録が作成され、前記議事録情報が完成した場合、
前記ＴｏＤｏ管理手段は、会議によって決定された実施すべきＴｏＤｏ情報を、前記議事録作成用情報に関連付けて管理可能としたことを特徴とする会議情報管理システム
【請求項５】
請求項４に記載の会議情報管理システムにおいて、
前記ＴｏＤｏ管理手段は、前記ＴｏＤｏ情報として、会議の前に実施すべき事前準備ＴｏＤｏ情報、会議の後に実施すべき事後作業ＴｏＤｏ情報、各前記ＴｏＤｏ情報に関わるタスクを実施する担当者情報、及び各前記ＴｏＤｏ情報に関わるタスクの実施状態を示す情報、を管理可能としたことを特徴とする会議情報管理システム。
【請求項６】
請求項３ないし５のいずれか１に記載の会議情報管理システムにおいて、
前記議事録情報が新規に作成された場合、
前記通知管理手段は、前記議事録情報における通知設定に従って、会議開催を示す通知を会議の参加者のクライアントに通知可能とし、
前記インフォメーション管理手段は、前記議事録情報における公開設定に従って、前記議事録情報を会議の参加者のクライアントに公開可能とすることを特徴とする会議情報管理システム。
【請求項７】
請求項４または５に記載の会議情報管理システムにおいて、
前記会議の議事録が記載された議事録情報が完成した場合、
前記通知管理手段は、前記議事録情報における通知設定に従って、議事録情報が完成したことを示す通知を会議の参加者のクライアントに通知可能とし、
前記インフォメーション管理手段は、前記議事録情報における公開設定に従って、前記完成した議事録情報を会議の参加者のクライアントに公開可能とすることを特徴とする会議情報管理システム。
【請求項８】
請求項４ないし７のいずれか１に記載の会議情報管理システムにおいて、
前記議事録管理手段が管理する議事録情報をクライアントに提示することにより、該提示した議事録情報に記載された会議のアジェンダ情報、前記ＴｏＤｏ管理手段が管理するＴｏＤｏ情報、及び前記文書管理手段が管理する配布資料情報を前記クライアントに提示可能としたことを特徴とする会議情報管理システム。
【請求項９】
請求項１ないし８のいずれか１に記載の会議情報管理システムにおいて、
前記文書管理手段は、前記議事録管理手段により管理されている完成した議事録情報をイメージデータに変換し、該イメージデータを前記議事録情報に関連付けて保管することを特徴とする会議情報管理システム。
【請求項１０】
請求項６に記載の会議情報管理システムにおいて、
前記議事録管理手段は、前記グループウェアサーバのクライアントの利用者として登録されていない外部の参加者のアドレス情報を登録可能であり、
前記議事録情報が新規に作成された場合、前記通知管理手段は、該外部の参加者のアドレス情報に対してメールにより会議開催を示す通知を送信することを特徴とする会議情報管理システム。
【請求項１１】
請求項１に記載の会議情報管理システムにおいて、
前記議事録情報管理情報の承認ワークフローを管理するワークフロー管理手段を有し、
該ワークフロー管理手段は、完成した議事録情報に対する承認ワークフローを生成し、該承認ワークフローに対してクライアントから入力された承認情報を管理し、前記承認ワークフローに対する承認完了後に、自動採番した承認番号情報を付与して議事録情報を確定し、
前記文書管理手段は、前記確定された議事録情報をイメージデータに変換して、該イメージデータを、前記議事録管理手段により管理されている議事録情報に関連付けて保管することを特徴とする会議情報管理システム。
【請求項１２】
請求項１ないし１１のいずれか１に記載の会議情報管理システムの機能を実現するプログラム。
【請求項１３】
請求項１２に記載のプログラムをコンピュータ読み取り可能に記録した記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、会議情報管理システム、該システムの機能を実現するプログラム及び記録媒体に関し、より詳細には、会議情報を一元管理して会議及び業務の効率化を図ることができるようにした会議情報管理システムと、そのシステムの機能を実現するプログラム及び記録媒体に関する。
【背景技術】
【０００２】
グループウェアは、企業内ＬＡＮ等を活用して情報共有やコミュニケーションの効率化を図り、グループによる協調作業を支援するためのソフトウェアである。一般的なグループウェアは、個人の予定を管理するスケジュール管理機能、個人等が実行すべきタスクの内容や期限を管理するＴｏＤｏ管理機能、及び個人や組織で共有する文書を管理する文書管理機能などを有している。ここではＴｏＤｏは、個人や組織が実行すべきタスクを示している。
【０００３】
例えばこのようなグループウェアが利用されている企業や団体等において、各種の会議を開催する場合、会議の主催者や管理者等は、会議の開催前にグループウェアのスケジュール管理機能を使用して、会議の参加者のスケジュールに対して会議日程を登録していた。これにより会議の参加者は、グループウェアのスケジュール機能により自身の会議予定を把握することができるという利便性があった。
【０００４】
上記のようなグループウェアを使用した会議支援技術に関し、例えば特許文献１には、特別な端末や操作を必要としないようにすることを意図したテレビ会議管理システムが開示されている。このテレビ会議管理システムは、通信ネットワークに接続された複数のテレビ会議端末と、これらのテレビ会議端末を制御・管理するためのＭＣＵ（多地点制御装置）と、利用者端末からグループウェアを介して発信された電子メールによる会議開催通知を受付け、ＭＣＵを介してテレビ会議端末を制御し、テレビ会議開催に伴う各種情報の管理を行う管理サーバとを備えている。これにより利用者は、グループウェアの会議予約機能を利用することで、簡単にテレビ会議の予約を行うことができるようになる。
【特許文献１】特開２００５―１０９９２２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
上記のように、グループウェアのスケジュール機能を利用することにより、会議の参加者は会議スケジュールを管理することができるが、一方で、会議を行う際に必要とするアジェンダ（会議の目的，議事次第などを含む会議開催情報）や、会議の議事に関わる配布資料などは、会議の前にＥメールなどを用いて参加者に別途通知するか、もしくは会議の席上で配布されていた。この場合、会議の開催者などがＥメールなどによる事前の通知を忘れてしまうと、会議の参加者が開催者に直接問い合わせたりする必要が生じ、参加者は十分な事前準備を行うことができずに会議の効率が悪くなる、という問題があった。
【０００６】
また会議に関連して、その会議の前に実施すべき事前準備ＴｏＤｏの洗い出しや、そのＴｏＤｏの実行管理は個人の運用に任されていたため、会議参加者は事前準備ＴｏＤｏの実施状況を把握することができなかった。またこのような事前準備ＴｏＤｏを会議までに完了するようにフォローすることができなかったため、事前準備が不完全になり、会議の効率が悪くなる、という問題もあった。
【０００７】
そして実際に会議が行われた後、会議の議事録を作成し、作成した議事録を関係者にＥメールなどで配布して会議での決定事項を周知することや、議事録と併せて会議資料等をグループウェアの文書管理機能を用いて登録し、参加者等が何時でもそれらを参照できるようにすることは個人の運用に任されていた。これにより、会議の議事録が確実に発行されて文書として保管されるという保障が得られず、会議での決定事項が周知徹底できなくなったり、会議の内容や結果を後から参照できなくなる、という問題も生じていた。
【０００８】
さらには、会議で決定されたアクションアイテムとしての事後作業ＴｏＤｏについて、担当者への作業の割り振りや期限設定などをグループウェアのＴｏＤｏ管理機能を用いて登録し、管理することも個人の運用に任されていた。
さらには、会議での決定事項として事後作業ＴｏＤｏがある場合に、その事後作業ＴｏＤｏを適当な担当者に割り当てる作業が個人に任されているため、事後作業ＴｏＤｏが実際に担当者に割り振られて確実に実行されるという保障が得られなかった。
また実際に事前準備ＴｏＤｏや事後作業ＴｏＤｏが担当者によって実施されていたとしても、会議情報とＴｏＤｏ情報とを関連付けて管理していないので、当該会議の参加者や管理者は、そのＴｏＤｏの実施状況を会議と関連付けて確認することができなかった。
【０００９】
つまり上述のように、従来のグループウェアを利用した会議システムは、グループウェアのスケジュール機能を用いて会議予定を登録することができるにも関わらず、そのスケジュール機能と、会議のアジェンダや議事録情報、あるいは事前準備ＴｏＤｏや事後作業ＴｏＤｏがお互いに連携して管理されていなかった。
そしてこれにより、会議が非効率的となり、また資料や議事録等の管理が不徹底となるという問題があった。そしてさらには、事前準備ＴｏＤｏや事後作業ＴｏＤｏの担当者への割り当てやその実施状況のフォローを確実に行うことができないために、業務効率が悪くなって企業活動等に影響を受ける、という問題が生じていた。
【００１０】
また上記特許文献１のシステムにおいても、利用者はグループウェアの会議予約機能を利用することで、簡単にテレビ会議の予約を行うことができるようになるが、会議のスケジュール情報、会議に関わるアジェンダや資料、ＴｏＤｏ情報、議事録情報などを相互に関連付けて管理していないため、上述のような従来の問題を解消することはできない。
【００１１】
本発明は、上述のごとき実情に鑑みてなされたもので、会議情報を個々に管理するグループウェアの各機能を、会議の議事録情報を管理する議事録管理機能で統合管理し、会議に関わるアジェンダや配布資料、ＴｏＤｏの割り当てや実施状況等を議事録情報に関連付けて管理することにより、会議を効率的に実行するとともに会議資料の保管を確実にし、さらには業務効率を向上できるようにした会議情報管理システムと、該システムの機能を実現するプログラム及び記録媒体を提供することを目的とするものである。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
請求項１の発明は、ネットワークを介して接続されたクライアントが要求する処理を実行するグループウェアサーバを備え、グループウェアサーバにより会議情報を管理する会議情報管理システムであって、会議情報管理システムは、ユーザのスケジュール情報を管理するスケジュール管理手段と、文書情報を管理する文書管理手段と、ユーザが実施すべきタスクを示すＴｏＤｏ情報を管理するＴｏＤｏ管理手段と、特定のクライアントから登録された情報を他のクライアントにて閲覧可能に管理するインフォメーション管理手段と、会議の議事録情報を管理する議事録管理手段と、会議に関する情報をクライアントに通知する通知管理手段とを有し、スケジュール管理手段、文書管理手段、ＴｏＤｏ管理手段、インフォメーション管理手段、及び通知管理手段による会議に関する情報管理機能を、議事録管理手段で統合して管理することを特徴としたものである。
【００１３】
請求項２の発明は、請求項１の発明において、議事録管理手段は、スケジュール管理手段がクライアントに提示するスケジュール情報と議事録情報とを関連付けて議事録情報を管理し、スケジュール管理手段によりクライアントに提示したスケジュール情報に登録された会議スケジュール情報がクライアントにて選択された際に、会議スケジュール情報に関連付けて管理している議事録情報、及び議事録情報に関連付けて管理されている情報をクライアントに提示可能としたことを特徴としたものである。
【００１４】
請求項３の発明は、請求項１または２の発明において、開催すべき会議の議事録を作成可能とした議事録情報が新規に作成された場合、文書管理手段は、開催すべき会議に関連する配布資料情報を議事録情報に関連付けて管理可能とし、かつＴｏＤｏ管理手段は、会議の前に実施すべきＴｏＤｏ情報を議事録情報に関連付けて管理可能としたことを特徴としたものである。
【００１５】
請求項４の発明は、請求項３の発明において、新規に作成された議事録情報を使用して会議の議事録が作成され、議事録情報が完成した場合、ＴｏＤｏ管理手段は、会議によって決定された実施すべきＴｏＤｏ情報を、議事録作成用情報に関連付けて管理可能としたことを特徴としたものである。
【００１６】
請求項５の発明は、請求項４の発明において、ＴｏＤｏ管理手段は、ＴｏＤｏ情報として、会議の前に実施すべき事前準備ＴｏＤｏ情報、会議の後に実施すべき事後作業ＴｏＤｏ情報、各ＴｏＤｏ情報に関わるタスクを実施する担当者情報、及び各ＴｏＤｏ情報に関わるタスクの実施状態を示す情報、を管理可能としたことを特徴としたものである。
【００１７】
請求項６の発明は、請求項３ないし５のいずれか１の発明において、議事録情報が新規に作成された場合、通知管理手段は、議事録情報における通知設定に従って、会議開催を示す通知を会議の参加者のクライアントに通知可能とし、インフォメーション管理手段は、議事録情報における公開設定に従って、議事録情報を会議の参加者のクライアントに公開可能とすることを特徴としたものである。
【００１８】
請求項７の発明は、請求項４または５の発明において、会議の議事録が記載された議事録情報が完成した場合、通知管理手段は、議事録情報における通知設定に従って、議事録情報が完成したことを示す通知を会議の参加者のクライアントに通知可能とし、インフォメーション管理手段は、議事録情報における公開設定に従って、完成した議事録情報を会議の参加者のクライアントに公開可能とすることを特徴としたものである。
【００１９】
請求項８の発明は、請求項４ないし７のいずれかの発明において、議事録管理手段が管理する議事録情報をクライアントに提示することにより、提示した議事録情報に記載された会議のアジェンダ情報、ＴｏＤｏ管理手段が管理するＴｏＤｏ情報、及び文書管理手段が管理する配布資料情報をクライアントに提示可能としたことを特徴としたものである。
【００２０】
請求項９の発明は、請求項１ないし８のいずれかの発明において、文書管理手段は、議事録管理手段により管理されている完成した議事録情報をイメージデータに変換し、イメージデータを議事録情報に関連付けて保管することを特徴としたものである。
【００２１】
請求項１０の発明は、請求項６の発明において、前記議事録管理手段は、グループウェアサーバのクライアントの利用者として登録されていない外部の参加者のアドレス情報を登録可能であり、議事録情報が新規に作成された場合、通知管理手段は、外部の参加者のアドレス情報に対してメールにより会議開催を示す通知を送信することを特徴としたものである。
【００２２】
請求項１１の発明は、請求項１の発明において、議事録情報管理情報の承認ワークフローを管理するワークフロー管理手段を有し、ワークフロー管理手段は、完成した議事録情報に対する承認ワークフローを生成し、承認ワークフローに対してクライアントから入力された承認情報を管理し、承認ワークフローに対する承認完了後に、自動採番した承認番号情報を付与して議事録情報を確定し、文書管理手段は、確定された議事録情報をイメージデータに変換して、イメージデータを、議事録管理手段により管理されている議事録情報に関連付けて保管することを特徴としたものである。
【００２３】
請求項１２の発明は、請求項１ないし１１のいずれかの発明である会議情報管理システムの機能を実現するプログラムである。
【００２４】
請求項１３の発明は、請求項１２の発明であるプログラムをコンピュータ読み取り可能に記録した記録媒体である。
【発明の効果】
【００２５】
本発明によれば、会議情報を個々に管理するグループウェアの各機能を、会議の議事録情報を管理する議事録管理機能で統合管理し、会議に関わる連絡事項や配布資料、及びＴｏＤｏの割り当てや実施状況等を議事録情報に関連付けて管理することにより、会議を効率的に実行するとともに会議資料の保管を確実にし、さらには業務効率を向上できるようにした会議情報管理システムと、該システムの機能を実現するプログラム及び記録媒体を提供することができる。
【００２６】
特に本発明によれば、会議の参加者は、会議の開催前に会議スケジュールとして登録されたアジェンダや事前準備ＴｏＤｏの情報、配布資料等を、議事録情報に関連付けられた情報として簡単に参照することできるため、会議の内容を事前に把握することができ、会議の効率を向上させることができる。
また議事録情報に関連付けて会議開催前の事前準備ＴｏＤｏ情報を管理することにより、会議の参加者等は、会議開催前に確実に事前準備ＴｏＤｏを実施することができ、会議の実効性を向上させることができる。
【００２７】
さらに本発明によれば、議事録情報が作成されたときに、会議の決定事項や事後作業ＴｏＤｏ情報を参加者に通知するため、参加者に対して会議の決定事項を周知徹底することができるようになる。またグループウェアの文書管理機能上に、議事録情報をエビデンスとして確実に保管することができる。
【００２８】
さらに本発明によれば、会議で決定した事後作業ＴｏＤｏを担当者のＴｏＤｏとして登録するときに、そのＴｏＤｏ情報を議事録情報と関連付けて登録することができるため、担当者への作業項目の割り当て漏れやフォロー漏れがなくなり、業務効率を向上させることができる。
さらに会議で決定したＴｏＤｏの実施状況を議事録経由で参照できるため、各担当者のＴｏＤｏの実施状況を議事録情報と関連付けて把握することができ、滞留ＴｏＤｏなどのフォローも可能となって業務効率を向上させることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２９】
図１は、本発明による会議情報管理システムの構成例を説明するための図である。図１に示すように、会議情報管理システムは、グループウェアを利用可能なネットワーク上に構築される。ネットワーク３００は例えばＬＡＮ環境によって構築され、ネットワーク３００にグループウェアサーバ１００と各クライアント（グループウェアクライアント）２００が接続される。ネットワーク３００に接続された各クライアント２００では、グループウェアサーバ１００との連携によりグループウェアが利用可能となっている。ネットワーク３００は、例えば企業や団体などの組織内ネットワークであり、その構成メンバーが本システムで提供されるグループウェアを利用して、会議のスケジュール設定、会議開催通知、アジェンダや資料配付、ＴｏＤｏ管理、議事録閲覧、議事録作成通知などの処理を適宜実行することができる。
【００３０】
図２は、図１に示すごとくのシステム構成に適用されるグループウェアサーバのさらに詳細な機能を説明するための図である。グループウェアサーバ１００は、クライアントからの要求に従ってグループウェアの機能の実行に関る処理を行う処理手段であるグループウェア１１０，ウェブサーバ３０、メールサーバ４０の３つの機能を備えている。ウェブサーバ２０は、ＷＷＷのクライアントであるクライアント（グループウェアクライアント）２００のブラウザ２０１にファイルやデータを提供する。また、メールサーバ４０は、電子メールシステムを構成するための、メッセージの送受信機能、メールボックス機能、メッセージ管理機能などの機能を実現し、メールクライアント４００との間でメールの送受信を可能としている。
【００３１】
グループウェア１１０には、ＣＧＩ（Common Gateway Interface）プログラム１０、及びデータ領域２０が設定される。ＣＧＩプログラム１０は、クライアント２００のブラウザ２０１からの要求に従って、該プログラムの実行結果をブラウザ２０１に返す。
ＣＧＩプログラム１０には、本発明に関わる会議情報管理システムの機能を実現するための手段が具備される。すなわちＣＧＩプログラム１０は、クライアント２００を利用するユーザのスケジュール情報を管理するスケジュール管理部１１と、文書情報を管理する文書管理部１２と、ユーザが実施すべきタスクを示すＴｏＤｏ情報を管理するＴｏＤｏ管理部１３と、特定のクライアント２００から登録された情報を他のクライアントにて閲覧可能に管理するインフォメーション管理部１４と、クライアント２００に会議に関する情報を通知する通知管理部１５と、会議の議事録情報を管理する議事録管理部１６とを有している。そして議事録管理部１６は、会議に関わる情報に関して、上記のスケジュール管理部１１、文書管理部１２、ＴｏＤｏ管理部１３、インフォメーション管理部１４、及び通知管理部１５の機能を統合して管理する。これにより、会議を効率的に実行するとともに会議資料の保管を確実にし、さらには業務効率を向上できるようにした会議情報管理システムを構築することが可能となっている。
【００３２】
なお、図２の例は本発明に適用可能なグループウェアサーバの構成の一例を示すものであって、グループウェアを利用可能とするためのシステムは、上記実施形態に限定されることなく公知のシステムを適宜適用することができる。
【００３３】
本発明の実施形態に関わる会議情報管理システムの機能は、上述のようなグループウェアサーバ１００に保持させるグループウェア１１０と、ウェブサーバ３０及びメールサーバ４０とによって実現される。そしてこれらソフトウェアが、コンピュータのＣＰＵ等の演算制御手段とメモリやＨＤＤ等の記憶手段と協働することにより、本実施形態に関わる機能を実現することができる。これにより、グループウェアサーバ１００に接続されたクライアント２００では、ブラウザ２０１を使用して本発明に関わる各種の会議情報に関する処理を実行させることができる。
【００３４】
またグループウェアを含む本発明の機能を実現するソフトウェアは、各種公知の可搬型の記録媒体に記録させて流通させることができる。またこれらのソフトウェアは、通信回線を介してグループウェアサーバ１００にインストールさせることも可能であり、この場合ソフトウェアをグループウェアサーバ１００にダウンロードさせるサーバ装置の記憶手段も本発明の記録媒体に含まれる。
【００３５】
図３は、本発明による会議情報管理システムの一実施形態における機能を説明するための図である。本実施形態に関わる会議情報管理システムは、議事録管理部１６、スケジュール管理部１１、文書管理部１２、通知管理部１５、インフォメーション管理部１４、ＴｏＤｏ管理部１３とを有している。
会議を開催しようとする開催者Ａは、グループウェアクライアントを操作し、グループウェア１１０により提供されるスケジュール予約画面５０１に対して、会議の日時、場所、利用設備、会議名を登録する。
さらに会議を開催しようとする開催者Ａは、グループウェア１１０により提供される議事録登録画面５０２により、会議のアジェンダ、配布資料、ＴｏＤｏ情報（事前、事後）を登録することができる。配布資料やＴｏＤｏ情報は必要に応じて登録される。事前のＴｏＤｏ情報は、会議の前に実施すべきＴｏＤｏの情報であり、事後のＴｏＤｏ情報は、会議により決定し、会議終了後に実施すべきＴｏＤｏの情報である。従って会議を開催する前の準備段階では事後のＴｏＤｏ情報は登録されない。
【００３６】
議事録管理部１６は、スケジュール予約画面５０１及び議事録登録画面５０２から登録された情報に従って、会議の日時、場所、会議名、アジェンダ、配布資料、議事内容を管理する。議事内容は、会議の議事内容を示す議事録として入力されるものである。これらの情報はデータ領域（図２）に記憶される。議事録管理部１６で管理する情報をここで議事録情報とする。議事録情報には、会議の開催前にアジェンダ情報などのみが記載され、議事録を作成可能とした状態の情報も含まれる。議事録情報は、会議中もしくは会議の終了後に議事録情報に議事内容を書き込んでいくことにより完成させることができる。
【００３７】
そしてスケジュール管理部１１は、議事録管理部１６から、会議の日時、場所、利用設備、参加者、会議名の情報を取得し、スケジュールに反映させて管理する。ここでは、参加者のスケジュールに会議予定が登録される。また各参加者のスケジュール情報に表示された会議予定情報から、議事録管理部１６で管理されている議事録情報を参照することができる。
【００３８】
文書管理部１２は配布資料と議事録とを管理する。配布資料は、議事録管理部１６で管理される議事録情報に関連付けて管理されるもので、会議の前に議事録情報とともに参加者に配布できるものである。配布資料は、会議が終了した後も、その議事録情報に関連付けられて文書管理部１２で管理される。また会議が終了して完成された議事録情報は、イメージデータに変換されて文書管理部１２で管理される。このイメージデータは、適宜参加者等のクライアントに提示することができる。ここでは議事録情報がイメージデータにより作成されているため、他者が容易に改竄できないようになっている。
【００３９】
通知管理部１５は、会議の事前及び事後に会議通知を行う。会議通知は、会議が開催されることを示す情報、もしくは会議が終了して議事録が作成されたことを示す情報である。議事録情報には、会議に関する情報を通知するかどうかと、通知する場合の通知先とが設定可能となっている。通知管理部１５ではこれらの設定に従って、会議のスケジュールとそのアジェンダ等が登録されたとき、もしくは会議が終了して議事録が完成したときに、設定された通知先に対してその旨をメールにより通知する。
【００４０】
ここでは、社内の参加者Ｂと参加者Ｃにメールによる通知があったものとする。例えば通知を受けた参加者Ｂは、クライアントを操作して議事録情報参照画面５０３を開き、議事録管理部１６で管理されている議事録情報、及びその議事録情報に関連付けられてスケジュール管理部１１、文書管理部１２、ＴｏＤｏ管理部１３、インフォメーション管理部１４等で管理されている情報を参照することができる。ここでは、議事録情報参照画面５０３により、会議の日時、場所、利用設備、アジェンダ、配布資料、議事内容、ＴｏＤｏ情報等を参照することができる。
【００４１】
一方、社内の参加者Ｃは、議事録管理情報で指定されたＴｏＤｏの実施担当者であるものとする。ここで参加者Ｃは、通知管理部１５からの通知を受けると、クライアントを操作してＴｏＤｏ管理画面５０５を開き、実施すべきＴｏＤｏのＴｏＤｏ名、内容、担当、期限、実施状況等を確認することができる。またこのＴｏＤｏ管理画面５０５により、自身のＴｏＤｏの実施状況を登録することができる。登録情報はＴｏＤｏ管理部１３で管理される。そしてこのＴｏＤｏ情報は、議事録管理部１６で管理されている議事録情報に関連付けられるため、参加者等は、クライアントにて議事録情報参照画面５０３を参照することで、その議事録情報に関連するＴｏＤｏの実施状況を確認することができる。
【００４２】
インフォメーション管理部１４は、議事録管理部１６から、会議の日時、場所、利用設備、参加者、会議名、アジェンダ、配布資料、議事内容、ＴｏＤｏ情報を取得し、クライアントから閲覧可能な情報として管理する。
議事録情報には、会議に関する情報をインフォメーションとして公開するかどうかと、公開する場合の公開対象者、つまりインフォメーションへのアクセス権限を設定可能となっている。インフォメーション管理部１４ではこれらの設定に従って、会議のスケジュールとその内容が登録されたとき、もしくは会議が終了して議事録が完成したときに、設定された公開対象者が閲覧できるように議事録情報や、その議事録情報に関連付けられた情報を公開する。
公開されているインフォメーションを閲覧しようとする会議の参加者等は、クライアントを操作して、インフォメーション画面５０４を開き、会議予定や議事録情報を閲覧することができる。
【００４３】
またグループウェアを利用できない例えば社外の関係者に対しても、会議に関する情報交換を行うようにすることができる。例えば通知管理部１５は、会議の社外参加者Ｅに対して、メールによる会議開催通知を送信することができる。会議開催通知には、会議の日時や場所、会議名、アジェンダ、配布資料などを適宜含ませることができる。会議開催通知の通知方法は議事録情報に設定しておくことができる。
またグループウェアを利用できない社外関係者との間で、ＴｏＤｏの割り当てや実施状況の管理を行うようにすることができる。例えば、通知管理部１５は、社外参加者Ｆに対してＴｏＤｏの割り当てを知らせるメールを送信する。ここで社外参加者Ｆは、議事録管理情報で指定された社外のＴｏＤｏ実施担当者であるものとする。そして社外参加者Ｆは、ＴｏＤｏの実施状況を例えば社内のＴｏＤｏ実施担当者Ｄに対して報告する。報告はグループウェアとは切り離されたオフラインで行われる。社内のＴｏＤｏ実施担当者Ｄは、グループウェアのＴｏＤｏ管理画面５０５を用いて、そのＴｏＤｏの実施状況などの情報をＴｏＤｏ管理部１３に登録することができる。このような処理により、社外参加者の情報をシステムに取り込んで管理することができる。
さらには、ＴｏＤｏ管理機能や議事録管理機能などの特定の機能に限って、社外参加者の端末からのアクセスを許可するようにしてもよい。
【００４４】
以下に文書情報管理システムの実施形態により実施可能な処理を、クライアントに提示される画面例を参照しながらさらに具体的に説明する。
【００４５】
（会議スケジュール予約）
会議を開催しようとする開催者は、グループウェア１１０のスケジュール管理部１１の機能により提供されるスケジュール予約画面５０１から会議予定を登録することができる。このときに予め議事録の草案として、会議のアジェンダ（目的や議事次第等）や配布資料を登録することができる。また事前準備ＴｏＤｏを設定して担当者に割り当てることができる。
【００４６】
図４は、会議情報管理システムにより提供されるスケジュール画面の一例を示す図である。会議情報管理システムの利用者は、グループウェアで提供される画面のメニューからスケジュールを選択することにより、図４に示すようなスケジュール画面６００を表示させることができる。スケジュール画面６００では、会議情報管理システムに登録された個人あるいはグループのスケジュールが登録されている。
【００４７】
会議を開催しようとする開催者は、スケジュール管理部１１により提供されるスケジュール予約機能を使用して、会議参加者のスケジュールを確保し、参加者に対してアジェンダや配布資料を配付するとともに、さらに必要に応じて事前準備ＴｏＤｏを登録する。会議設定の方法としては、会議のスケジュールを先に確保する方法と、議事録からスケジュールを参照する方法とがある。
【００４８】
例えばスケジュールを先に確保する方法として、開催者は、スケジュール予約画面を使用して会議参加者のスケジュールに対して会議情報を登録する。登録する会議情報としては、会議の日時（開始日時，終了日時）、開催場所、会議で利用する利用設備（例えばプロジェクタなど）、参加者、会議名などがある。
登録された会議情報により、参加者のスケジュール画面６００には会議スケジュールが表示される。各参加者は、スケジュール画面６００に登録された会議名をポイントすることにより、図５に示すスケジュール変更画面６１０を開くことができる。スケジュール変更画面６１０では、登録されているスケジュールの変更設定等が可能である。
【００４９】
図５のスケジュール変更画面６１０において、参加者は、“新規議事録作成”６１１をポイントすることにより、図６に示すような議事録作成画面６２０を開くことができる。この議事録作成画面６２０により、議事録管理部１６で管理される議事録情報が提示される。議事録作成画面６２０には、作業状態登録部６２１、議事録名登録部６２２、社内の参加者登録部６２３ａ、社外の参加者登録部６２３ｂ、事前準備ＴｏＤｏ登録部６２４、事後作業ＴｏＤｏ登録部６２５、議題一覧登録部６２６、スケジュール選択部６２７が設定されている。
【００５０】
作業状態登録部６２１では、議事録作成に関わる作業状態として、“事前登録”，“作業中”，“完了”が予め選択可能に設定され、登録を行う利用者（開催者）は、議事録の作成状態に応じてこれらを選択して登録することができる。例えば、会議開催前には、その作業状態を“事前登録”とする。会議の日時、参加者、会議名がスケジュール予約画面から登録されているため、議事録管理部１６ではその情報を取得して議事録情報に反映させることができる。
また会議の開催中にもしくは会議後に議事録を完成させ、議事録作成画面６２０の作業状態登録部６２１を“完了”に設定した時点で、インフォメーションへの公開及び通知メールの送信が行われる。また“事前登録”においては、会議開催を示す通知メールを送信し、インフォメーションに議事録作成画面６２０を公開することができる。
【００５１】
議事録名登録部６２２には任意の議事録名を登録できる。ここではスケジュール予約画面で登録された会議名情報を、議事録名として使用することができる。
また社内の参加者登録部６２３ａには、社内の登録者からその会議に参加する参加者を選択登録することができる。さらに社外の参加者登録部６２３ｂには、社外から会議に参加する参加者の氏名及びメールアドレスを登録することができる。
【００５２】
議題一覧登録部６２６は、会議の議題一覧、つまりアジェンダを登録することができる。そしてさらに議題ごとに、例えば議題名、事前準備内容、議事内容、スケジュールなどを適宜登録することができる。議事内容は、会議中もしくは会議の終了後に議事録として記載される内容である。また議題は適宜追加することができ、議題ごとの登録内容も上記の例に限ることなく適宜追加、変更等が可能である。
【００５３】
さらに事前準備ＴｏＤｏ登録部６２４、及び事後作業ＴｏＤｏ登録部６２５を使用して、会議に向けて事前に実行しておくべきＴｏＤｏ情報、及び会議の決定事項に従って会議後に実行すべきＴｏＤｏ情報をそれぞれ登録することができる。これら事前準備ＴｏＤｏ登録部６２４、及び事後作業ＴｏＤｏ登録部６２５の“作成”ボタンをポイントすると、それぞれ図７に示すようなＴｏＤｏ登録画面６３０が表示される。
【００５４】
ＴｏＤｏ登録画面６３０には、ＴｏＤｏのタイトル登録部６３１、内容登録部６３２、重要度登録部６３３、ＴｏＤｏが終了したことを示す終了フラグ設定部６３４、ＴｏＤｏの開始予定登録部６３５、終了期限登録部６３６、期限が迫ってきたときに警告を発生させるための警告設定部６３７、ＴｏＤｏを実行する担当者等を登録するための登録先設定部６３８、添付ファイル設定部６３９などが設定されている。
このようなＴｏＤｏ登録画面６３０を使用することにより、会議の事前に実行すべきＴｏＤｏ項目、及び会議の後に実行すべきＴｏＤｏについてその内容や担当、期限、実施状況などを適宜登録することができる。
【００５５】
また上記のような会議のスケジュール予約を行う場合に、図６に示した議事録作成画面６２０から予め確保した自己のスケジュールを指定することもできる。この場合は、まず開催者は、議事録作成画面６２０のスケジュール選択部６２７を選択することにより、図８に示すような自己のスケジュール画面６０１を開くことができる。そしてこのスケジュール画面６０１から議事録情報を登録するスケジュールを選択すると、上記図６に示した議事録作成画面６２０のスケジュール情報に反映させることができる。そしてその議事録登録作成画面６２０を用いて残りの議事録名参加者（社内、社外）、事前ＴｏＤｏ、アジェンダや配布資料などを事前登録することができる。
【００５６】
（事前準備）
開催者から事前ＴｏＤｏを割り当てられた担当者は、その事前ＴｏＤｏを実行し、実施状況を適宜登録することができる。
図９は、会議情報管理システムにより提供されるＴｏＤｏ一覧画面の一例を示す図である。上述の図７に示すＴｏＤｏ登録画面６３０により、事前準備ＴｏＤｏが割り当てられた担当者は、ＴｏＤｏ一覧画面６４０からその実施状況を登録することができる。
【００５７】
ＴｏＤｏ一覧画面６４０には、その会議により設定されたＴｏＤｏの情報が一覧で表示される。ここでは、ＴｏＤｏの重要度に応じて、あるいはその実施状況に応じて抽出したＴｏＤｏ情報を表示させることもできる。
そしてＴｏＤｏの実施担当者は、ＴｏＤｏ一覧画面６４０から例えば自己のＴｏＤｏ６４１を選択する操作を行うと、図１０に示すようなＴｏＤｏ登録画面６３０´が表示される。このＴｏＤｏ登録画面６３０´は、上記図７に示したＴｏＤｏ登録画面６３０と同じ画面である。ここではすでにＴｏＤｏの登録情報（タイトル、内容、開始予定、期限など）が全て登録された状態になっている。そしてＴｏＤｏの実施担当者は、終了フラグ設定部６３４のチェックボックスをチェックすることにより、そのＴｏＤｏ項目の実施作業が終了したことを登録することができる。
【００５８】
一方、ＴｏＤｏの実施状況は、議事録変更画面からも登録することができる。図１１は、議事録変更画面の一例を示す図である。グループウェアのメニューからは、登録されている議事録情報の一覧を表示させることができ、その議事録一覧から任意の議事録情報を選択する操作を行うことにより、図１１に示すような議事録変更画面６５０を表示させることができる。この議事録変更画面６５０の構成は、図６に示す議事録作成画面６２０と類似したものとなっていて、すでに登録された議事録情報であって、作業状態が完了となっていない議事録情報が表示される。この議事録変更画面６５０を用いて議事録情報が編集可能になっている。
【００５９】
ＴｏＤｏの実施担当者は、上記の議事録変更画面６５０の事前準備ＴｏＤｏ登録部６２４、及び事後作業ＴｏＤｏ登録部６２５に表示されているＴｏＤｏ情報から、例えば自己のＴｏＤｏ６２６を選択することにより、上記図１０に示したようなＴｏＤｏ登録画面６３０´を表示させることができる。そして上述のようにＴｏＤｏ登録画面６３０´の終了フラグ設定部６３４のチェックボックスをチェックすることにより、そのＴｏＤｏの実施作業が終了したことを登録することができる。
【００６０】
（開催通知）
会議を開催する際に、会議日程などの会議情報をインフォメーションに公開することにより、会議が開催される旨を参加者に周知させることができる。また参加者のスケジュールに会議予定を登録した旨をＥメールにて参加者宛に送信することにより、参加者に対して会議が開催されることを通知することができる。
図１２は、議事録変更画面の他の例を示す図で、図１１に示す議事録変更画面とともにその下方に表示される画面を示すものである。
【００６１】
図１２に示す議事録変更画面６６０は、議事録情報をインフォメーションへ公開するかどうかを設定するインフォメーション公開設定部６６１と、議事録情報に関する情報を所定の宛先にメール送信するかどうかを設定するメール送信設定部６６２とを有している。
インフォメーションは、上述のように、会議情報管理システムを利用する利用者に対して情報公開するために用意されたものである。インフォメーション公開設定部６６１では、議事録情報及びその関連情報をインフォメーションに非公開とするか公開とするかを設定でき、また公開先を利用者全員とするかあるいは公開先を指定するかを設定することがきる。公開先を指定する場合には、さらに具体的な公開先を選択設定することができる。
【００６２】
またメール送信設定部６６２では、通知メールを送信するかしないかを設定することができ、“送信する”を設定した場合、登録された会議の参加者全員に、会議の開催を通知する通知メールが送信される。通知メールを受けた参加者は、議事録参照画面やインフォメーションを適宜参照して、会議内容を確認したり、配布資料を参照したり、ＴｏＤｏがあるかどうか、またその実施状況はどうなっているか、などを確認したりすることができる。
【００６３】
図１３は、会議情報管理システムで提供されるインフォメーション一覧画面の一例を示す図である。グループウェアのメニューから“インフォメーション”を選択すると、図１３に示すようなインフォメーション一覧画面６７０を表示させることができる。
利用者は、インフォメーション一覧画面６７０において任意の表示項目を選択する操作を行うと、図１４に示すようなインフォメーションの参照画面６８０を表示させることができる。この参照画面により、公開されている議事録情報を利用者が閲覧することができる。また議事録情報に関連付けられた情報があれば、さらにその情報を閲覧することができる。
【００６４】
（会議開催）
会議が実際に開催された場合、会議中にその会議のアジェンダや配布資料をグループウェアの画面から参照し、編集することができる。
図１５は、作成中の議事録情報の画面例を示す図である。議事録変更画面６５０´は、図１１に示した議事録変更画面６５０と同じ画面であり、図１５では、事後作業ＴｏＤｏ登録部６２５より下方の画面が示されている。
予め図６に示すような議事録作成画面６２０によって議事録情報を登録しておき、この登録情報から図１５に示すような議事録変更画面６５０´を表示させて、加筆や編集を加えていくことにより、会議中であっても議事録作成を行うことができる。ここでは、議事録登録部６５１が議題ごとに設定されているため、各議題に関する議事内容を議事録登録部６５１に記入していくことができる。また議事録変更画面６５０´により、アジェンダや配布資料等をその場で簡単に参照することができる。
【００６５】
（議事録作成）
上記のように会議の開催中に、もしくは会議の終了後に議事録情報を作成することができる。このとき会議により検討された議題と検討結果とを議事録情報に記載することができる。また会議で決定した事後作業ＴｏＤｏ項目を担当者に割り当てることができる。ここでは議事録情報の作成担当者は、アジェンダに基づき議事内容を記述していく。そして事後作業ＴｏＤｏ情報を登録し、完成した議事録情報をイメージデータに変換し、会議の概要を検索情報として文書管理機能により所定の記憶手段に登録する。
【００６６】
上記の議事録作成処理を画面により説明する。議事録の作成者は、図１５に示すような議事録変更画面６５０´を開いて、予め用意されたアジェンダに従って、議事録を作成していくことができる。またここでは、予定されていなかった議題を追加することも可能であり、会議の中で決定したアクションアイテムは、図７に示したＴｏＤｏ登録画面６３０を使用して、事後作業ＴｏＤｏとして登録することができる。そして登録された事後作業ＴｏＤｏ情報により、その事後作業ＴｏＤｏの担当者を割り当てることができる。また議事録情報が完成すると、その議事録情報がイメージデータに変換されて、文書管理部で管理される所定のフォルダに保管される。イメージデータは、例えばＰＤＦやＴＩＦなどのフォーマットで保管しておくことができる。
【００６７】
図１６は、会議情報管理システムで提供される文書管理画面の一例を示す図である。
グループウェアの文書管理機能を使用することにより、文書管理部で管理されている議事録データを参照することができる。ここでは、グループウェアのメニューから“文書管理”を選択する操作を行うと、図１６に示すような文書一覧画面６９０を表示させることができる。
文書一覧画面６９０には、文章管理部により管理されている情報が一覧で表示される。ここでは作成済みの議事録情報が、参照可能な状態で管理されている。そして利用者が任意の議事録情報のタイトルを選択する操作を行うことにより、選択されたタイトルの議事録情報が画面表示される。また文書一覧画面６９０には、文書検索部６９１が設定され、管理されている文章情報をキーワード、作成者、作成日などから検索できるようになっている。
【００６８】
図１７は、管理されている議事録情報の内容参照画面の一例を示す図である。文書一覧画面６９０で任意の議事録情報のタイトル６９２が選択されると、図１７に示すような議事録情報の内容参照画面７００が表示される。そして内容参照画面７００からファイル名７０１を選択することにより、図１８に示すような議事録情報７１０を表示させることができる。表示された議事録情報７１０は、イメージデータの状態で保管されているため、簡単に改竄や編集ができなくなっている。また議事録情報７１０の書式を自由に変更できるように構成してもよい。
【００６９】
（議事録公開・通知）
文書管理機能により議事録情報を保管する際に、インフォメーションへ公開する設定や、議事録情報が発行されたことを示すメール通知の設定が可能である。
上述の開催通知においては、会議を開催する際に、会議予定をインフォメーションに公開したり、また参加者のスケジュールに会議予定を登録した旨をＥメールにて参加者宛に送信したりすることが可能である。一方、議事録公開通知機能では、作成された議事録情報をインフォメーションに公開したり、議事録が発行されたことを示すメール通知を行うことができる。
【００７０】
議事録公開及び通知の設定は、上記の開催通知の設定と同様である。つまり図１２に示す議事録変更画面６６０において、インフォメーション公開設定部６６１により議事録情報をインフォメーションへ公開するかどうかを設定し、メール送信設定部６６２により、議事録情報が発行されたことを示すメールを所定の宛先に送信するかどうかを設定することができる。
つまり図１２の設定に従って、会議の前に議事録情報（アジェンダや配布資料）の公開／メール送信を行い、会議後に議事録が完成した段階で、議事録情報の公開／議事録発行を通知するメール送信を行うことができる。
【００７１】
（ＴｏＤｏ実施とフォロー）
会議によって決定した事後作業ＴｏＤｏがある場合、事後作業ＴｏＤｏを割り当てられた担当者は、その事後作業ＴｏＤｏを実施し、その実施状況を登録することができる。ここでは、上述した事前準備ＴｏＤｏの実施状況の登録画面と同様の画面により、事後作業ＴｏＤｏの実施状況が登録できる。
すなわち、図９に示すＴｏＤｏ一覧画面６４０にＴｏＤｏ情報を一覧で表示させ、そのＴｏＤｏ一覧画面６４０から、事後作業ＴｏＤｏの担当者が自己の事後作業ＴｏＤｏ情報を選択する操作を行う。これにより上記図１０に示したようなＴｏＤｏ登録画面６３０´が表示される。そして事後作業ＴｏＤｏの担当者は、終了フラグ設定部６３４のチェックボックスをチェックすることにより、その事後作業ＴｏＤｏの実施作業が終了したことを登録することができる。
【００７２】
また事後作業ＴｏＤｏの実施状況は、事前準備ＴｏＤｏと同様に、議事録一覧画面からも登録することができる。つまり図１１に示すような議事録変更画面６５０の事後作業ＴｏＤｏ登録部６２５に表示されているＴｏＤｏ情報から、任意のＴｏＤｏ情報を選択することにより、上記図１０に示したようなＴｏＤｏ登録画面６３０´を表示させることができる。そして上述のように終了フラグ設定部６３４のチェックボックスをチェックすることにより、そのＴｏＤｏの実施作業が終了したことを登録することができる。
【００７３】
（議事録検索・参照）
文書管理機能により登録した議事録情報は、利用者の操作によって検索し、参照することができる。またスケジュール機能を使用して、スケジュール情報における過去の会議予定情報から参照することができる。ここでは議事録情報とその関連情報から、会議の内容を全て閲覧することができ、会議で決定されたＴｏＤｏの実施状況を参照することができる。またインフォメーションから会議の内容を参照することもできる。
【００７４】
図１９は、議事録一覧画面の一例を示す図である。グループウェアのメニューから“議事録”を選択すると、図１９に示すような議事録一覧画面７２０を表示させることができる。そして利用者は、任意の議事録情報の議事録名を選択する操作を行うことにより、図２０に示すような議事録参照画面７３０を表示させることができる。議事録参照画面７３０は、図１９の議事録一覧画面７２０で作成状態が“完了”である議事録情報を選択したときに表示されるものである。作成状態が“完了”ではない場合には、図１１に示したような議事録変更画面６５０が表示される。これら議事録参照画面７３０と議事録変更画面６５０は、ほぼ同様の構成をもっている。
【００７５】
また図２０に示すような議事録参照画面７３０は、図４に示すようなスケジュール画面６００からも開くことができる。スケジュール画面に表示されている任意の会議情報を選択することにより、その会議に関わる議事録参照画面７３０を開くことができる。
【００７６】
また議事録情報がインフォメーションに公開されている場合、図１３に示したようなインフォメーション一覧画面６７０からも議事録情報を参照することができる。すなわち、利用者は、図１３に示すようなインフォメーション一覧画面６７０において任意のインフォメーションのタイトルを選択する操作を行うと、図１４に示すようなインフォメーションの参照画面６８０を表示させることができる。この参照画面により、公開されている議事録情報を閲覧することができる。
【００７７】
図２１は、本発明による会議情報管理システムの他の実施形態における機能を説明するための図である。本実施形態に係わる会議情報管理システムは、図３に示す実施形態に加えて、さらにワークフロー管理部１７を備えている。ワークフロー管理部１７は、議事録情報の承認ワークフローを管理するもので、作成された議事録情報に対する承認ワークフローを生成し、その承認ワークフローに対してクライアントから入力された承認情報を管理する。ここでは、議事録管理部１６で管理している議事録情報が完成すると、ワークフロー管理部１７では、承認ワークフローを生成し、承認者に対してそのワークフローを回付する。例えば承認者Ｇ，Ｈは、クライアントからワークフロー画面５０６を開き、その依頼一覧から申請内容（議事録情報の内容）を確認して承認の可否を入力する。ワークフロー管理部１７は、全ての承認者の承認が完了すると、自動採番した承認番号情報を生成して議事録情報を確定する。そして文書管理部１２は、確定された議事録情報をイメージファイルに変換して管理する。
【００７８】
図２１の実施形態では、図３と同様に議事録管理部１６、スケジュール管理部１１、文書管理部１２、通知管理部１５、インフォメーション管理部１４、ＴｏＤｏ管理部１３を備えている。これらの機能については、図３の例と同様であるため、その繰り返しの説明は省略する。また本実施形態の構成により、図２のグループウェアサーバ１００が具備するＣＧＩプログラム１０に、承認ワークフローを管理するワークフロー管理部１７が付加される。
【００７９】
図２２は、議事録変更画面の更に他の例を示す図である。議事録変更画面６６０´は、図１１で示した第１の実施形態における議事録変更画面６６０に相当する。ここでは第１の実施形態と同様に、議事録変更画面６６０´は、議事録情報をインフォメーションへ公開するかどうかを設定するインフォメーション公開設定部６６１と、議事録情報に関する情報を所定の宛先にメール送信するかどうかを設定するメール送信設定部６６２とを有している。そして本実施形態の議事録変更画面６６０´では、承認ワークフローを生成するための承認申請ボタン６６３が用意されている。
【００８０】
議事録変更画面６６０´を使用して議事録情報を作成した作成担当者は、議事録作成後に承認申請ボタン６６３をポイントすることにより、議事録の承認ワークフローを生成させることができる。
図２３は、承認申請ボタン６６３をポイントしたときに表示される申請先設定画面の一例を示す図である。図２３の申請先設定画面７４０により、議事録情報の承認ワークフローの承認申請先を設定することがでる。ここでは申請先設定画面７４０には、申請先候補としてグループ一覧７４１とユーザ一覧７４２が表示され、作成担当者は、これらの一覧から申請先を選択すると、申請一覧７４３に申請先が設定される。この申請先に対して承認ワークフローが回付される。
【００８１】
図２４は、ワークフロー画面として回付される申請確認依頼一覧画面の一例を示す図である。上記図２２の議事録変更画面６６０´で作成された議事録情報は、図２３の申請先設定画面７４０で設定された承認者に回付される。議事録変更画面６６０´は、承認ワークフローにより回付されるワークフロー画面の一例である。そして承認者はクライアントに表示される図２４のような申請確認一覧画面７５０を参照し、自己が承認すべき議事録情報があれば、その議事録情報の項目を選択する。
図２５は、申請確認一覧画面７５０で選択された議事録情報に関わる申請の参照画面の一例を示す図である。承認者は、申請の参照画面７６０を確認し、その議事録情報を承認するかどうか判断し、承認または否認を行う。承認／否認は、申請の参照画面７６０の承認ボタン７６１または否認ボタン７６２を使用する。
議事録情報が否認された場合には、作成担当者（申請者）または直前の承認者に対してその議事録情報を返却することができる。また承認ルートの最後の承認者が議事録情報を承認すると、その議事録情報に自動採番した承認番号情報を付与して議事録情報を確定する。そして文書管理部１２は、確定された議事録情報をイメージファイルに変換して管理する。文書管理部１２で管理されたイメージファイルの参照は、上記第１の実施形態と同様に実行することができる。
【図面の簡単な説明】
【００８２】
【図１】本発明の会議情報管理システムの構成例を説明するための図である
【図２】図１に示すシステム構成に適用されるグループウェアサーバのさらに詳細な機能を説明するための図である。
【図３】本発明の会議情報管理システムの一実施形態における機能を説明するための図である。
【図４】本発明の会議情報管理システムにより提供されるスケジュール画面の一例を示す図である。
【図５】本発明の会議情報管理システムにより提供されるスケジュール変更画面の一例を示す図である。
【図６】本発明の会議情報管理システムにより提供される議事録作成画面の一例を示す図である。
【図７】本発明の会議情報管理システムにより提供されるＴｏＤｏ登録画面の一例を示す図である。
【図８】本発明の会議情報管理システムにより提供される自己のスケジュール画面の一例を示す図である。
【図９】本発明の会議情報管理システムにより提供されるＴｏＤｏ一覧画面の一例を示す図である。
【図１０】本発明の会議情報管理システムにより提供されるＴｏＤｏ登録画面の一例を示す図である。
【図１１】本発明の会議情報管理システムにより提供される議事録変更画面の一例を示す図である。
【図１２】本発明の会議情報管理システムにより提供される議事録変更画面の他の例を示す図で、図１１に示す議事録変更画面とともにその下方に表示される画面を示す図である。
【図１３】本発明の会議情報管理システムで提供されるインフォメーション一覧画面の一例を示す図である。
【図１４】本発明の会議情報管理システムにより提供されるインフォメーションの参照画面の一例を示す図である。
【図１５】本は詰めに会議情報管理システムにおいて作成中の議事録情報の画面の一例を示す図である。
【図１６】本発明の会議情報管理システムで提供される文書管理画面の一例を示す図である。
【図１７】本発明の会議情報管理システムで提供される議事録情報の内容参照画面の一例を示す図である。
【図１８】本発明の本発明の会議情報管理システムにより提供される議事録情報の表示例を示す図である。
【図１９】本発明の本発明の会議情報管理システムにより提供される議事録一覧画面の一例を示す図である。
【図２０】本発明の本発明の会議情報管理システムにより提供される議事録参照画面７３０の一例を示す図である。
【図２１】本発明の会議情報管理システムの他の実施形態における機能を説明するための図である。
【図２２】本発明の会議情報管理システムにより提供される議事録変更画面の更に他の例を示す図である。
【図２３】本発明の会議情報管理システムにより提供される申請先設定画面の一例を示す図である。
【図２４】本発明の会議情報管理システムにより提供される申請確認依頼一覧画面の一例を示す図である。
【図２５】本発明の会議情報管理システムにより提供される申請の参照画面の一例を示す図である。
【符号の説明】
【００８３】
１０…ＣＧＩプログラム、１１…スケジュール管理部、１２…文書管理部、１３…ＴｏＤｏ管理部、１４…インフォメーション管理部、１５…通知管理部、１６…議事録管理部、１７…ワークフロー管理部、２０…データ領域、３０…ウェブサーバ、４０…メールサーバ、１００…グループウェアサーバ、１００…グロープウェアサーバ、１１０…グループウェア、２００…クライアント、２０１…ブラウザ、３００…ネットワーク、３０１…ネットワーク、４００…メールクライアント、５０１…スケジュール予約画面、５０２…議事録登録画面、５０３…議事録情報参照画面、５０４…インフォメーション画面、５０５…ＴｏＤｏ管理画面、５０６…ワークフロー画面、６００…スケジュール画面、６１０…スケジュール変更画面、６２０…議事録作成画面、６２１…作業状態登録部、６２２…議事録名登録部、６２３…参加者登録部、６２３ａ…社内の参加者登録部、６２３ｂ…社外の参加者登録部、６２４…事前準備ＴｏＤｏ登録部、６２５…事後作業ＴｏＤｏ登録部、６２６…ＴｏＤｏ、６２６…議題一覧登録部、６２７…スケジュール選択部、６３０…ＴｏＤｏ登録画面、６３１…タイトル登録部、６３２…内容登録部、６３３…重要度登録部、６３４…終了フラグ設定部、６３５…開始予定登録部、６３６…終了期限登録部、６３７…警告設定部、６３８…登録先設定部、６３９…添付ファイル設定部、６４０…ＴｏＤｏ一覧画面、６４１…ＴｏＤｏ、６５０…議事録変更画面、６５１…議事録登録部、６６０…議事録変更画面、６６１…インフォメーション公開設定部、６６２…メール送信設定部、６６３…承認申請ボタン、６７０…インフォメーション一覧画面、６８０…インフォメーションの参照画面、６９０…文書一覧画面、６９１…文書検索部、６９２…タイトル、７００…内容参照画面、７０１…ファイル名、７１０…議事録情報、７３０…議事録参照画面、７４０…申請先設定画面、７４１…グループ一覧、７４２…ユーザ一覧、７４３…申請一覧、７６０…申請の参照画面、７６１…承認ボタン、７６２…否認ボタン。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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