(57)【要約】【課題】参加型の会議を開催するための手間を削減できるようにし、これによりユーザフレンドリな会議システムを提供すること。【解決手段】予約者により電話会議室が予約されると、アプリケーションサーバ７は電話会議室の予約処理において会議室への入室パスワードを自動発行し，このパスワードを含む通知メッセージにより会議への参加者に会議開催の旨を通知する。そして、このメッセージに電話会議へのアクセスのためのＵＲＬを添付することで、ユーザに対して電話会議開催の際の煩雑な処理を低減できるようにした。【選択図】      図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
通信網に接続される複数の電話端末と、これらの電話端末にそれぞれ対応付けられる複数の情報処理端末と、前記複数の電話端末間の呼を制御する呼制御サーバと、前記複数の電話端末を用いた参加型の会議を前記通信網を使用して実現する会議サーバ装置とを備える会議システムにおいて、
前記複数の情報処理端末は、
前記会議を予約するための予約操作を受け付けるユーザインタフェースと、
前記予約操作において指定された前記会議への参加者のリストを前記会議サーバ装置に伝達する伝達処理部とを備え、
前記会議サーバ装置は、
前記予約された会議への参加方法を含む会議開催通知メッセージを前記リストの参加者に前記通信網を介して通知するメッセージ通知部を備えることを特徴とする会議システム。
【請求項２】
前記ユーザインタフェースは、前記予約操作において前記会議に参加可能なユーザの一覧を表示し、
前記伝達処理部は、前記一覧から選択されたユーザのリストを前記参加者のリストとして前記会議サーバ装置に伝達することを特徴とする請求項１に記載の会議システム。
【請求項３】
前記メッセージ通知部は、
前記予約された会議に参加するために前記電話端末から発信するための発信番号と、
この発信番号と組み合わせて用いられ前記予約された会議に参加するためのパスワードとを、会議開催通知メッセージに含ませることを特徴とする請求項１に記載の会議システム。
【請求項４】
前記メッセージ通知部は、
前記予約された会議に参加するための認証ボタンを含むページを前記リストの参加者の情報処理端末に表示させるためのページ情報を作成し、
前記ページにアクセスするためのアドレス情報を前記会議開催通知メッセージに含ませ、
前記複数の情報処理端末は、
前記アドレス情報に基づいて前記ページ情報をダウンロードして前記ページを表示するブラウザソフトウェアと、
前記ページの前記認証ボタンがクリックされると、前記予約された会議に参加するための発信番号を用いて前記呼制御サーバに発呼する接続処理部を備えることを特徴とする請求項１に記載の会議システム
【請求項５】
通信網に接続される複数の電話端末を用いた参加型の会議を前記通信網を使用して実現する会議サーバ装置において、
前記複数の電話端末にそれぞれ対応する情報処理端末のいずれかから前記会議を予約するための予約操作がなされた場合に、この予約操作において前記情報処理端末から伝達された前記会議への参加者のそれぞれに、前記予約された会議への参加方法を含む会議開催通知メッセージを前記通信網を介して通知するメッセージ通知部を具備することを特徴とする会議サーバ装置。
【請求項６】
前記メッセージ通知部は、
前記予約された会議に参加するために前記電話端末から発信するための発信番号と、
この発信番号と組み合わせて用いられ前記予約された会議に参加するためのパスワードとを、会議開催通知メッセージに含ませることを特徴とする請求項５に記載の会議サーバ装置。
【請求項７】
前記メッセージ通知部は、
前記予約された会議に参加するための認証ボタンを含むページを前記予約された会議の参加者の情報処理端末に表示させるためのページ情報を作成し、
前記ページにアクセスするためのアドレス情報を前記会議開催通知メッセージに含ませることを特徴とする請求項５に記載の会議サーバ装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、例えばＩＰ（Internet Protocol）技術を用いて形成される電話システムの一つのアプリケーションとして実現される会議システムとそのサーバ装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
インターネットなどのベストエフォート型通信網を介して音声通話を実現するシステムが知られている。この種のシステムはＩＰ電話システム、あるいはＶｏＩＰ（Voice over IP）と称され、広域電話網だけでなく構内電話網などのローカル通信網にも応用されている。以下、この種のシステムにおける電話端末を、固定電話機およびソフトフォンを含めＩＰ電話機と称する。
【０００３】
通信網を利用する会議システムが知られている（例えば特許文献１を参照）。この機能はＩＰ電話機を用いる電話網においても提供されており、音声だけでなく映像も伴うビジュアルコミュニケーションシステムも実現されている。  
ところで、通信網を介して実施される会議は大きく（参加型）と（召集型）とに分けられる。このうち参加型は、会議を招集する招集者（予約者）が自身の端末などを用いてバーチャルな会議室を予約し、時間になると参加者がそれぞれ会議室にアクセスするといった形態である。このタイプの会議システムにおいては、（１）召集者が電話会議室用の番号を予約し、（２）参加者にその番号を通知し、（３）電話会議室への接続方法を指定する、といった煩雑な手順を要する。さらにユーザはこれらの処理をそれぞれ個別に行なわなければならず、大きな負担を強いられる。
【特許文献１】特開平１１−１９１８８２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
以上述べたように既存の会議システムには、参加型の会議を開催するとき、あるいは参加者が会議室に接続するときの処理が煩雑であり、ユーザに負担を強いるという不具合がある。  
この発明は上記事情によりなされたもので、その目的は、参加型の会議を開催するための手間を削減できるようにし、これによりユーザフレンドリな会議システムとそのサーバ装置を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上記目的を達成するためにこの発明の一態様によれば、通信網に接続される複数の電話端末と、これらの電話端末にそれぞれ対応付けられる複数の情報処理端末と、前記複数の電話端末間の呼を制御する呼制御サーバと、前記複数の電話端末を用いた参加型の会議を前記通信網を使用して実現する会議サーバ装置とを備える会議システムにおいて、前記複数の情報処理端末は、前記会議を予約するための予約操作を受け付けるユーザインタフェースと、前記予約操作において指定された前記会議への参加者のリストを前記会議サーバ装置に伝達する伝達処理部とを備え、前記会議サーバ装置は、前記予約された会議への参加方法を含む会議開催通知メッセージを前記リストの参加者に前記通信網を介して通知するメッセージ通知部を備えることを特徴とする会議システムが提供される。
【０００６】
このような手段を講じることにより、会議予約操作に応じて、参加者のそれぞれ電子メールなどの会議開催通知メッセージが自動的に送られる。この電子メールには会議に参加するための方法、つまり電話端末の発信番号やパスワード（ＤＴＭＦを用いたアクセスコードなど）が含まれる。これにより会議の招集者は参加者を指定するだけでよく、参加者はメッセージを見て会議への参加方法を適宜実行すれば良い。従って会議に参加するための手間を大幅に削減することが可能になる。
【発明の効果】
【０００７】
この発明によれば参加型の会議を開催するための手間を削減することができるようになり、これによりユーザフレンドリな会議システムとそのサーバ装置を提供することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００８】
図１はこの発明に係る会議システムの実施の形態を示すシステム図である。図１において、複数のＩＰ電話機２，４，６、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）端末１，３，５、ＳＩＰサーバ９およびアプリケーションサーバ７がＬＡＮ（Local Area Network）スイッチ１０を介して接続される。このうちＰＣ端末１とＩＰ電話機２、ＰＣ端末３とＩＰ電話機４、ＰＣ端末５とＩＰ電話機６はそれぞれ同じユーザにより使用されるとする（枠囲み）。つまりＰＣ端末１はＩＰ電話機２に、ＰＣ端末３はＩＰ電話機４に、ＰＣ端末５はＩＰ電話機６にそれぞれ連動して機能する。ここでは、ＩＰ電話機２のユーザが会議の予約者であるとする。
【０００９】
ＳＩＰ９サーバは通信プロトコルの一つであるＳＩＰ（Session Initiation Protocol）を用いて各端末間の呼制御などを処理する。すなわち図１のシステムはＳＩＰを用いて端末間での相互通信を実現するもので、その下位プロトコルにはＴＣＰ／ＩＰなどを用いることができる。
【００１０】
ＰＣ端末１，３，５、およびアプリケーションサーバ７はＳＩＰやＳＭＴＰなどのプロトコルにより各種メッセージを送受信することができ、ＨＴＴＰ（HyperText Transfer Protocol）などのＴＣＰ／ＩＰプロトコルによりアプリケーションサーバ７に接続することが可能である。またＰＣ端末１，３，５はブラウザソフトを搭載し、ＨＴＭＬ（HyperText Markup Language）により記載されたＷｅｂページを表示することができる。さらにＰＣ端末１，３，５はＳＩＰ−ＵＲＩ（Uniform Resource Identifiers）に従って各種メッセージをＳＩＰサーバ９との間で送受信することができる。
【００１１】
この実施形態では、ＰＣ端末１，３，５はＧＵＩ（Graphical User Interface）を用いたユーザインタフェースにより、会議を予約するための予約操作を受け付ける。この予約操作においてもＰＣ端末内で生成したＷｅｂページを用いることが可能である。  
図２はＰＣ端末を用いて会議予約操作を行うための画面の一例を示す図である。この画面には会議を開催する時間（例では１０月２０日の９：００から１０：００）と、バーチャルな会議室のいずれか１つを指定するためのドロップダウンリスト、および参加者を選択指定するための欄が設けられる。図２のユーザインタフェースでは、氏名および内線番号の欄にて順次参加者を選択したのち追加ボタンをクリックすると、参加者の欄にその氏名おおよび電話番号が表示される。参加者を選び終わって確認ボタンをクリックすると、選択した参加者の一覧を表示するウインドウがオープンし（図示せず）、そのウインドウにて確定ボタンがクリックされると、選択された参加者のリストがアプリケーションサーバ７に伝達される。
【００１２】
図３は図１のアプリケーションサーバ７を示す機能ブロック図である。アプリケーションサーバ７は、ＬＡＮスイッチ１０に接続されるインタフェース部（Ｉ／Ｆ）７１と、表示部７２と、入出力部７３と、制御部７４と、記憶部７５とを備える。このうち記憶部２５は、会議に関わる種々のデータを蓄積した会議室データベースＤＢを記憶する。
【００１３】
制御部７４は、この実施形態に係わる処理機能としてメッセージ通知部７４ａを備える。このメッセージ通知部７４ａは、ＰＣ端末から送られた参加者リストの各参加者に、会議に参加するための方法を含む会議開催通知メッセージを例えば電子メールなどのかたちで通知する。このメッセージには、例えば予約された会議に参加するためにＩＰ電話機から発信するための発信番号と、この発信番号と組み合わせて用いられるパスワード（アクセスコード）とが記載される。この発信番号およびパスワードはメッセージ通知部７４ａにより各会議ごとに自動的に生成される。
【００１４】
あるいはメッセージ通知部７４ａは、予約された会議に参加するための認証ボタンを含むＷｅｂページをＣＧＩ（Common Gateway Interface）機能などにより作成する。このＷｅｂページはＨＴＭＬで記述され、そのＵＲＬ（Uniform Resource Locater）は会議開催通知メッセージに記載される。このメッセージを受けたリスト上の参加者がメール上のＵＲＬをクリックすると上記Ｗｅｂページを表示するためのがダウンロードされてブラウザに表示される。
【００１５】
このページに表示される会議参加ボタン（認証ボタン）がクリックされると、そのＰＣ端末から上記発信番号を用いた発呼要求がＳＩＰサーバ９に送られる。ＳＩＰサーバ９は発呼元のＰＣ端末に連動するＩＰ電話機と会議室との呼を接続する呼処理シーケンスを実行し、以降、このＩＰ電話機のユーザは会議に参加することができる。なおＷｅｂページをクリックすることで発呼する手順には、既知のクリックｔｏダイヤルアプリケーションを用いることができる。次に、本発明に係わる参加型電話会議システムにおける処理手順につき説明する。
【００１６】
図４は、ＰＣ端末１から会議室を確保する際の手順を示すシーケンス図である。ここでは、アプリケーションサーバ７がＳＩＰを解釈し、ＰＣ端末１、ＰＣ端末３、ＰＣ端末５に代行してＳＩＰサーバ９とのメッセージの送受信を行なう事を想定する。  
参加型電話会議室はＶｏＩＰシステムを共有する全てのユーザに提供されるサービスである。参加型電話会議室の予約者はＰＣ端末１でアプリケーションサーバ７にインストールされたＷｅｂアプリケーションの１つである、参加型電話会議室予約画面にＨＴＴＰでアクセスする（会議室参照要求）。
【００１７】
アプリケーションサーバ７は、ユーザからの参照要求を契機として会議室データベース８にアクセスし、その時点での電話会議室の予約状況を読み出す（会議室参照）。この読み出された結果はアプリケーションサーバ７に返送される（会議室予約状況）。これを受けたアプリケーションサーバ７は電話会議室の予約状況を表示する画面を作成し、これをＨＴＴＰでアクセス元ユーザのＰＣ端末１に送信する（会議室予約状況応答）。
【００１８】
以上のシーケンスが完了すると、予約者としてのユーザはＰＣ端末１のブラウザにて電話会議室の予約状況を確認し、予約を希望する日時に予約可能な電話会議室番号（電話番号）を図２のドロップダウンリストから選択する。予約の際には、召集する各参加者のメールアドレス、またはそれと同様の機能を持つグループウェアのユーザ情報識別子を会議参加者リストに入力する。または、アプリケーションサーバ７内の会議室データベース８に全てのユーザ情報を記憶させ、予約者はそのデータベース８から会議召集を行なう参加者を選択するようにしても良い。
【００１９】
予約者は、必要であれば会議室入室のアクセスコードであるパスワードとして任意の桁数の数字を入力し、会議室の利用時間、参加者、パスワードを設定後に会議室の予約を確定する。なおアプリケーションサーバ７がアクセスコードを自動生成することもできる。この場合はパスワードを入力せずに会議室の予約を完了し、アプリケーションサーバ７により任意の桁数の数字であるパスワードを自動生成させるようにする。
【００２０】
次にアプリケーションサーバ７は予約者からの電話会議室の予約要求を受信し、ユーザから指定された利用時間帯のリソースを予約中の状態に変更して、会議室データベース８に記憶する。アプリケーションサーバ７はデータベース８の変更後、予約の完了した電話会議室へのアクセスコードとして、ユーザ指定のパスワード、またはアプリケーションサーバ７が自動生成したパスワードを設定する。つまりアプリケーションサーバ７は、このアクセスコードが、ユーザ指定の時間帯に有効になるようにＳＩＰサーバ９に設定する。アクセスコードの設定後は、この予約時間帯に限り、設定したパスワードにより会議室への入室が可能となる。
【００２１】
次にアプリケーションサーバ７は、電話会議室の予約完了の旨を表示する画面を作成し、予約者のＰＣ端末１に送信する。またアプリケーションサーバ７は会議参加者が電話会議室への接続を行うためのＷｅｂページを生成する。このＷｅｂページには、クリックすることで予約した会議室への入室が可能となる実行ボタン（認証ボタン）が含まれる。
【００２２】
さらにアプリケーションサーバ７は、予約者と参加者のすべてに宛てて、予約された電話会議開催の旨の電話会議開催通知メッセージを作成する。このメッセージには電話会議室の開催日時、電話会議室番号（電話番号）、電話会議室のアクセスコード（パスワード）および会議への参加者（予約者を含む）のＩＰ電話機の番号情報が含まれる。さらにこのメッセージには、電話会議室への自動接続を可能とするＳＩＰ−ＵＲＩも含まれる。
【００２３】
あるいはこのメッセージに、アプリケーションサーバ７の作成する、電話会議室への入室を行なうためのＷｅｂページへのＵＲＬを含ませる。この電話会議開催通知メッセージは電子メール、またはそれに相当するグループウェアにより電話会議の参加者に送信される。各参加者はそれぞれのＰＣ端末１、ＰＣ端末３、ＰＣ端末５のＷｅｂ画面上でその開催通知を読む。次に、各ユーザが電話会議に参加する際の手順につき説明する。
【００２４】
図５は、各参加者が電話会議に参加する際の手順の一例を示すシーケンス図である。図５の手順では、各ＰＣ端末１，３，５に、ＳＩＰを利用するためのソフトウェアが予めインストールされているものとする。  
予約者は会議開催時間になると、電話会議開催通知メッセージの会議接続ＳＩＰ−ＵＲＩをマウスなどのポインティングデバイスでクリックする。そうするとＰＣ端末１からＩＰ電話機２に、会議室に接続するための発信を要求するメッセージが送信される。これに応じてＩＰ電話機２は、受信したＳＩＰメッセージに従って、指定された電話会議室に接続するためのＳＩＰメッセージをＳＩＰサーバ９に送出する。このＳＩＰ−ＵＲＩのクリックによるＩＰ電話機の自動接続（発信）機能は、Click to Dial機能（3rd Party Call Control）としてRFC 3725やdraft-ietf-sipping-service-examples-09に定義される、一般的に周知の機能を利用できる。
【００２５】
ＩＰ電話機２からの電話会議室参加要求のメッセージを受信したＳＩＰサーバ９は、アクセスコードを要求するメッセージをＩＰ電話機２に返送する。このメッセージはＳＩＰによるメッセージに限らず、音声アナウンスによるアクセスコード入力要求（ＤＴＭＦ（Dual Tone Multiple Frequency））であっても良い。
【００２６】
これを受けてＩＰ電話機２は、ＳＩＰによるアクセスコード入力を必要とする場合はＳＩＰメッセージによりアクセスコードを送信する。ＤＴＭＦによるアクセスコードの入力を必要とする場合は、音声アナウンス聴取後にＤＴＭＦによるアクセスコードをＩＰ電話機２が自動で入力する。以下同様のシーケンスがＩＰ電話機４，６についても実施される。これによりいずれのＩＰ電話機のユーザも、会議に参加できるようになる。
【００２７】
図６は、各参加者が電話会議に参加する際の手順の他の例を示すシーケンス図である。図６の手順では、各ＰＣ端末１，３，５にＳＩＰを利用するためのソフトウェアがインストールされておらず、ＰＣ端末１，３，５はＳＩＰを利用できないとする。  
図６において、アプリケーションサーバ７からの電話会議開催通知メッセージには、会議室に接続するために用いるＷｅｂページへのＵＲＬが含まれている。予約者は会議開催時間になるとそのＵＲＬをクリックし、アプリケーションサーバ７の会議室接続用Ｗｅｂページに接続する。これに応答してアプリケーションサーバ７から、会議室接続用Ｗｅｂページのデータがダウンロードされ、ＰＣ端末１のブラウザに表示される。
【００２８】
そのページには［会議室入室］といったボタンが表示され、アクセスすべき会議室と電話番号、およびアクセスコードを入力のうえ予約者が会議室入室ボタンをクリックすると、各情報がアプリケーションサーバ７に送られる。  
そうするとアプリケーションサーバ７は、ＳＩＰメッセージにより会議室への発信をＩＰ電話機２に要求する。これを受けてＩＰ電話機２は、ＳＩＰサーバ９にＳＩＰサーバ９の指定された電話会議室に発信し、呼接続シーケンスが実施される。このようにしてＩＰ電話機２が会議に参加することができるようになる。以下同様のシーケンスがＩＰ電話機４，６についても実施されて、いずれのＩＰ電話機のユーザも、会議に参加できるようになる。
【００２９】
以上説明したようにこの実施形態では、予約者がアプリケーションサーバ７にアクセスして電話会議室を予約すると、各会議参加者に対して会議開催を知らせるメッセージが自動的に通知される。このメッセージには会議参加者が会議にアクセスするためのＵＲＩを添付し、参加者はそのＵＲＩにアクセスすることで会議室に接続できるようになる。さらに上記通知メッセージに会議室への接続パスワードを記載し、このパスワードを上記ＵＲＬ中に組み込むことで、Ｗｅｂページ上のボタンのワンクリックで電話会議室に入室できるようになる。
【００３０】
すなわちこの実施形態では、予約者により電話会議室が予約されると、アプリケーションサーバ７は電話会議室の予約処理において会議室への入室パスワードを自動発行し，このパスワードを含む通知メッセージにより会議への参加者に会議開催の旨を通知する。そして、このメッセージに電話会議へのアクセスのためのＵＲＬを添付することで、ユーザに対して電話会議開催の際の煩雑な処理を低減できるようにしている。従ってこの実施形態によれば、ユーザに対して電話会議開催、および電話会議室への接続の際の煩雑な処理を低減するサービスを提供する事が可能となる。これらのことから、参加型の会議を開催するための手間を削減できるようになり、これによりユーザフレンドリな会議システムとそのサーバ装置を提供することが可能となる。
【００３１】
なお、この発明は上記実施の形態に限定されるものではなく、実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で構成要素を変形して具体化できる。また、上記実施形態に開示されている複数の構成要素の適宜な組み合わせにより、種々の発明を形成できる。例えば、実施形態に示される全構成要素から幾つかの構成要素を削除してもよい。
【図面の簡単な説明】
【００３２】
【図１】この発明に係る会議システムの実施の形態を示すシステム図。
【図２】ＰＣ端末を用いて会議予約操作を行うための画面の一例を示す図。
【図３】図１のアプリケーションサーバ７を示す機能ブロック図。
【図４】ＰＣ端末１から会議室を確保する際の手順を示すシーケンス図。
【図５】各参加者が電話会議に参加する際の手順の一例を示すシーケンス図。
【図６】各参加者が電話会議に参加する際の手順の他の例を示すシーケンス図。
【符号の説明】
【００３３】
１，３，５…パーソナルコンピュータ（ＰＣ）端末、２，４，６…ＩＰ電話機、７…アプリケーションサーバ、８…データベース、９…ＳＩＰサーバ、１０…ＬＡＮスイッチ、７１…インタフェース部（Ｉ／Ｆ）、７２…表示部、７３…入出力部、７４…制御部、７４ａ…メッセージ通知部、７５…記憶部、ＤＢ…会議室データベース
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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