(57)【要約】【課題】リンク情報を含む文書に対して、リンク先の文書についても、一括してタイムスタンプの付与／延長処理を行うことが可能なタイムスタンプ付与システムを提供する。【解決手段】タイムスタンプ付与システムは、ＭＦＰデバイス１０１、ストレージサーバ１０２、タイムスタンプサービス１０３、およびストレージサーバクライアント１０４を備える。ＭＦＰデバイス１０１は、文書を走査し、電子データを生成する。ストレージサーバ１０２は、保存文書、および関連文書を格納することができる。タイムスタンプサービス１０３は、保存文書、および関連文書にタイムスタンプを付与／延長する。ストレージサーバクライアント１０４は、各種入力操作を行うことができ、タイムスタンプ付与システムからの通知を表示するユーザインターフェースを含む。【選択図】図１
2008146312.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
第１の文書にリンク情報が関連付けられているか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段による判定の結果、前記第１の文書にリンク情報が関連付けられていると判定された場合、前記関連付けられている関連文書のタイムスタンプの有効期限情報を取得する取得手段と、
前記第１の文書のタイムスタンプの有効期限情報と前記関連文書のタイムスタンプの有効期限情報とを比較する比較手段と、
前記比較手段による比較の結果、有効期限が早く切れる文書のタイムスタンプの有効期限を延長する延長手段と
を備えたことを特徴とするタイムスタンプ付与システム。
【請求項２】
タイムスタンプ付与システムにおいて、文書にタイムスタンプを付与する方法であって、
第１の文書にリンク情報が関連付けられているか否かを判定する判定ステップと、
前記判定ステップによる判定の結果、前記第１の文書にリンク情報が関連付けられていると判定された場合、前記関連付けられている関連文書のタイムスタンプの有効期限情報を取得する取得ステップと、
前記第１の文書のタイムスタンプの有効期限情報と前記関連文書のタイムスタンプの有効期限情報とを比較する比較ステップと、
前記比較ステップによる比較の結果、有効期限が早く切れる文書のタイムスタンプの有効期限を延長する延長ステップと
を備えることを特徴とする方法。
【請求項３】
請求項２に記載の方法をコンピュータに実行させるためのプログラム。
【請求項４】
有効期限情報を有するタイムスタンプが付与された第１文書を格納する第１の記憶手段と、
前記第１文書に関連づけられる１つまたは２つ以上の第２文書を格納する第２の記憶手段と、
前記第１の記憶手段に格納された前記第１文書、および前記第２の記憶手段に格納された前記１つまたは２つ以上の第２文書を読み出して、タイムスタンプの有効期限情報を取得し各々比較してより早い有効期限情報を、前記第１文書のタイムスタンプの延長確認期限として、前記より早い有効期限情報のタイムスタンプを付与された文書である延長確認文書の表示とともに記憶する延長確認期限記憶手段と、
前記延長確認期限が満期になる場合、前記第１文書、および前記第２文書のタイムスタンプのうちのいずれかの有効期限を延長する期限延長手段と
を備えたことを特徴とするタイムスタンプ付与システム。
【請求項５】
前記期限延長手段は、前記より早い有効期限情報を確認し、前記より早い有効期限情報が満期まで一定の期間以内である前記第１文書、および前記１つまたは２つ以上の第２文書を抽出し、前記抽出した前記第１文書、および前記１つまたは２つ以上の第２文書の表示をユーザ装置に出力する出力手段と、
前記ユーザ装置から前記出力した第１文書、および前記１つまたは２つ以上の第２文書の表示により示す文書のタイムスタンプのうちいずれのタイムスタンプの有効期限を延長するかの指示を受信する延長指示受信手段と
をさらに備えたことを特徴とする請求項４に記載のタイムスタンプ付与システム。
【請求項６】
前記１つまたは２つ以上の第２文書のタイムスタンプを、前記第１文書を作成する際に延長するか、または前記出力手段によって前記ユーザ装置に出力される際に延長するかを、前記ユーザ装置を介して選択可能であることを特徴とする請求項５に記載のタイムスタンプ付与システム。
【請求項７】
前記１つまたは２つ以上の第２文書のタイムスタンプを、前記出力手段によって前記ユーザ装置に前記出力される際に延長するよう指定された場合、前記第１文書、および前記１つまたは２つ以上の第２文書のタイムスタンプの有効期限の中で最初に有効期限切れを迎えるタイムスタンプの有効期限を、前記第１文書の前記延長確認期限として情報を保持し、前記保持した前記第１文書の前記延長確認期限をもとに、前記第１文書のタイムスタンプの有効期限切れが近いことを前記ユーザ装置へ出力することを特徴とする請求項６に記載のタイムスタンプ付与システム。
【請求項８】
第１の記憶手段に格納された第１文書、および第２の記憶手段に格納された１つまたは２つ以上の第２文書のタイムスタンプを延長する方法であって、
前記第１文書、および前記１つまたは２つ以上の第２文書を読み出して、タイムスタンプの有効期限情報を取得し各々比較してより早い有効期限情報を、前記第１文書のタイムスタンプの延長確認期限として、前記より早い有効期限情報のタイムスタンプを付与された文書である延長確認文書の表示とともに記憶するステップと、
前記記憶した延長確認期限が満期になる場合、前記第１文書、および前記１つまたは２つ以上の第２文書のタイムスタンプのうちのいずれかの有効期限を延長するステップと
を備えることを特徴とするタイムスタンプの延長方法。
【請求項９】
前記より早い有効期限情報が満期まで一定の期間以内である前記第１文書、および前記１つまたは２つ以上の第２文書の表示を抽出するステップと、
前記抽出した前記第１文書、および前記１つまたは２つ以上の第２文書の表示をユーザ装置に出力するステップと、
前記ユーザ装置に出力した前記第１文書、および前記１つまたは２つ以上の第２文書の前記表示により示す文書のうちから選択された文書のタイムスタンプの有効期限を延長するステップと
をさらに備えることを特徴とする請求項８に記載のタイムスタンプの延長方法。
【請求項１０】
第１の記憶手段に格納された第１文書、および第２の記憶手段に格納された１つまたは２つ以上の第２文書のタイムスタンプの延長処理をするプログラムであって、
前記第１文書、および前記１つまたは２つ以上の第２文書を読み出して、タイムスタンプの有効期限情報を取得し各々比較してより早い有効期限情報を、前記第１文書のタイムスタンプの延長確認期限として、前記より早い有効期限情報のタイムスタンプを付与された文書である延長確認文書の表示とともに記憶するステップと、
前記記憶した延長確認期限が満期まで一定期間以内の場合、前記第１文書、および前記１つまたは２つ以上の第２文書のタイムスタンプのうちのいずれかの有効期限を延長するステップと
をコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。
【請求項１１】
前記記憶した延長確認期限が満期まで一定期間以内の前記第１文書、および前記１つまたは２つ以上の第２文書の表示を抽出するステップと、
前記抽出した前記第１文書、および前記１つまたは２つ以上の第２文書の表示をユーザ装置に出力するステップと、
前記ユーザ装置に出力した前記第１文書、および前記１つまたは２つ以上の第２文書の前記表示のうちから選択された文書のタイムスタンプの有効期限を延長するステップと
をコンピュータにさらに実行させることを特徴とする請求項１０に記載のプログラム。
【請求項１２】
タイムスタンプの有効期限の延長処理をするコンピュータを、第１の記憶手段、第２の記憶手段、延長確認期限記憶手段、および期限延長手段として機能させるプログラムであって、
前記第１の記憶手段は、有効期限情報を有するタイムスタンプが付与された第１文書を格納し、
前記第２の記憶手段は、前記第１文書に関連づけられる１つまたは２つ以上の第２文書を格納し、
前記延長確認期限記憶手段は、前記第１の記憶手段に格納された前記第１文書、および前記第２の記憶手段に格納された前記１つまたは２つ以上の第２文書を読み出して、タイムスタンプの有効期限情報を取得し各々比較してより早い有効期限情報を、前記第１文書のタイムスタンプの延長確認期限として、前記より早い有効期限情報のタイムスタンプを付与された文書である延長確認文書の表示とともに記憶し、
前記期限延長手段は、前記延長確認期限が満期になる場合、前記第１文書、および前記第２文書のタイムスタンプのうちのいずれかの有効期限を延長することを特徴とするプログラム。
【請求項１３】
タイムスタンプの有効期限の延長処理をするコンピュータを、出力手段、および延長指示受信手段としてさらに機能させるプログラムであって、
前記期限延長手段は、前記より早い有効期限情報を確認し、前記より早い有効期限情報が満期まで一定の期間以内である前記第１文書、および前記１つまたは２つ以上の第２文書を抽出し、
前記出力手段は、前記抽出した前記第１文書、および前記１つまたは２つ以上の第２文書の表示をユーザ装置に出力し、
前記延長指示受信手段は、前記ユーザ装置から前記出力した第１文書、および前記１つまたは２つ以上の第２文書の表示により示す文書のタイムスタンプのうちいずれのタイムスタンプの有効期限を延長するかの指示を受信することを特徴とする請求項１２に記載のプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、タイムスタンプ付与システムに関する。より詳細には、画像データなどの電子データにタイムスタンプを付与して、ネットワークを介して接続するストレージサーバに電子データを格納することができるタイムスタンプ付与システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
いわゆる「ｅ−文書法」が施行されたことによって、従来、紙で保管していた文書を電子データに変換した上で、文書ファイルとして保管し、管理することが可能になった。このため、スキャナ等により紙文書を電子化したデータ（例えば、ＨＴＭＬ形式のデジタル文書）についても、一定条件の下、公的書類として認められるようになった。
【０００３】
従来から、このような公的書類として扱われるデジタル文書の正当性を保証するための技術が知られている。  
１つの例をあげると、デジタル文書に電子署名を付与し、紙文書を電子化した作成者を証明する技術がある。  
他の例をあげると、タイムスタンプを電子データに付与することによって、電子データがいつから存在していたのか、およびその時点から変更や改ざんが行われていないかを証明する技術がある。政府に認可された業者のタイムスタンプを使用することによって、公的な第三者の保証としても利用できるようになったため、タイムスタンプは、近年、とても重要な意味を持つようになってきている。
【０００４】
従来から、タイムスタンプの有効期限の管理を行い、タイムスタンプの自動延長を実現する技術が考えられてきた。その技術に関する１つの例を挙げると、タイムスタンプの有効期限を世代別にフォルダ管理する技術が提案されている（特許文献１参照）。
【０００５】
【特許文献１】特開２００５−６３２６８号公報（第２〜６頁、第２〜３図）
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
上述のように、ＨＴＭＬ文書などの電子データも公的書類として認められるようになったが、ＨＴＭＬファイルは、他の文書ファイルへのリンクが張られており、他の文書ファイルと関連付けられているものも多い。このような場合、リンク先の文書も含めてタイムスタンプを付与してはじめて、元のＨＴＭＬ文書全体の保証が可能になる。つまり、あるホームページをローカルＰＣに保存した際、ＨＴＭＬファイルが複数できる場合があるが、このような場合、これらのファイル全てで１つのホームページが構成される。そのため、構成要素であるファイル全てに対してタイムスタンプを付与し、保証することが必要になってくる。
【０００７】
従来、新たにリンクを張る文書にタイムスタンプを付与する場合やタイムスタンプの有効期限が近づいたホームページのタイムスタンプを延長する場合、ユーザは、リンク先の文書まで含めて１つ１つの文書に対してタイムスタンプの延長を行う必要があった。  
また、ホームページによっては、リンク先の文書が広告などの不要なリンクである場合もあり、ユーザはリンク先の文書を１つ１つ開き、内容を確認した上で、タイムスタンプの付与／延長の判断を行っていた。  
このような作業は、ユーザにとって、非常に多くの手間と時間がかかるものであった。
【０００８】
本発明は、このような課題に鑑みてなされたもので、その目的とするところは、リンク情報を含む文書に対して、リンク先の文書についても、一括してタイムスタンプの付与／延長処理を行うことが可能なタイムスタンプ付与システムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記の問題点を解決するため、本発明のタイムスタンプ付与システムは、第１の文書にリンク情報が関連付けられているか否かを判定する判定手段と、判定手段による判定の結果、第１の文書にリンク情報が関連付けられていると判定された場合、関連付けられている関連文書のタイムスタンプの有効期限情報を取得する取得手段と、第１の文書のタイムスタンプの有効期限情報と関連文書のタイムスタンプの有効期限情報とを比較する比較手段と、比較手段による比較の結果、有効期限が早く切れる文書のタイムスタンプの有効期限を延長する延長手段とを備えたことを特徴とする。
【００１０】
また、本発明のタイムスタンプ付与方法は、タイムスタンプ付与システムにおいて、文書にタイムスタンプを付与する方法であって、第１の文書にリンク情報が関連付けられているか否かを判定する判定ステップと、判定ステップによる判定の結果、第１の文書にリンク情報が関連付けられていると判定された場合、関連付けられている関連文書のタイムスタンプの有効期限情報を取得する取得ステップと、第１の文書のタイムスタンプの有効期限情報と関連文書のタイムスタンプの有効期限情報とを比較する比較ステップと、比較ステップによる比較の結果、有効期限が早く切れる文書のタイムスタンプの有効期限を延長する延長ステップとを備えることを特徴とする。
【００１１】
また、本発明のタイムスタンプ付与システムは、有効期限情報を有するタイムスタンプが付与された第１文書を格納する第１の記憶手段と、第１文書に関連づけられる１つまたは２つ以上の第２文書を格納する第２の記憶手段と、第１の記憶手段に格納された第１文書、および第２の記憶手段に格納された１つまたは２つ以上の第２文書を読み出して、タイムスタンプの有効期限情報を取得し各々比較してより早い有効期限情報を、第１文書のタイムスタンプの延長確認期限として、より早い有効期限情報のタイムスタンプを付与された文書である延長確認文書の表示とともに記憶する延長確認期限記憶手段と、延長確認期限が満期になる場合、第１文書、および第２文書のタイムスタンプのうちのいずれかの有効期限を延長する期限延長手段とを備えたことを特徴とする。
【００１２】
また、本発明のタイムスタンプの延長方法は、第１の記憶手段に格納された第１文書、および第２の記憶手段に格納された１つまたは２つ以上の第２文書のタイムスタンプを延長する方法であって、第１文書、および１つまたは２つ以上の第２文書を読み出して、タイムスタンプの有効期限情報を取得し各々比較してより早い有効期限情報を、第１文書のタイムスタンプの延長確認期限として、より早い有効期限情報のタイムスタンプを付与された文書である延長確認文書の表示とともに記憶するステップと、記憶した延長確認期限が満期になる場合、第１文書、および１つまたは２つ以上の第２文書のタイムスタンプのうちのいずれかの有効期限を延長するステップとを備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１３】
本発明によれば、保存文書、および関連文書のリスティングが自動的に行われるため、ユーザは、リスト表示されている文書から、タイムスタンプを付与／延長する文書を選択し、一括してタイムスタンプを付与／延長できるようになる。  
これにより、ユーザが文書を１つ１つ開いてリンク情報の有無を確認し、関連文書を検索する手間が軽減される。  
また、保存文書および関連文書のうち、指定した文書のタイムスタンプを一括して付与／延長できるようになるため、関連文書を１つ１つ開いてタイムスタンプの付与／延長を実施する手間が軽減される。  
なお、本明細書において、「保存文書」という用語はリンク元となる文書を意味し、一方、「関連文書」という用語は、保存文書にリンクされている１つまたは２つ以上の文書を意味するものとする。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１４】
図１から図６を参照し、本発明の実施形態に係るタイムスタンプ付与システムについて詳細に説明する。ただし、この実施形態は例示的なものであり、本発明の範囲をこれらに限定する趣旨ではない。
【００１５】
図１は、本発明の実施形態に係る文書管理システムのシステム構成図である。文書管理システムは、ＭＦＰデバイス１０１、ストレージサーバ１０２、タイムスタンプサービス１０３、およびストレージサーバクライアント１０４を備える。これらの構成要素は、ＬＡＮまたはインターネットを介して接続される。
【００１６】
ＭＦＰデバイス１０１は、スキャナ機能を有するデバイスであり、複合機およびＭＥＡＰデバイスと同じ機能を有するデバイスという意味で使用される。  
タイムスタンプサービス１０３は、ＭＦＰデバイス１０１と連携し、タイムスタンプ付与機能を提供することができる。  
ストレージサーバクライアント１０４は、ストレージサーバ１０２と連携して文書の検索、参照、編集、削除などの操作を行うことができる。
【００１７】
ＭＦＰデバイス１０１、ストレージサーバ１０２、タイムスタンプサービス１０３、およびストレージサーバクライアント１０４といった文書管理システムの各構成要素は、それぞれ上述した機能を制御し、他の構成要素との通信を制御するＣＰＵを備える。  
また、ＭＦＰデバイス１０１、ストレージサーバ１０２、タイムスタンプサービス１０３、およびストレージサーバクライアント１０４は、それぞれＣＰＵの制御プログラム等を格納したＲＯＭの他、各種データの格納用やワーク用のメモリも備える。  
このようなＣＰＵやメモリによって、本発明の文書管理システムの各構成要素は統合して制御され、相互に機能する。
【００１８】
本実施形態においては、タイムスタンプサービス１０３のみがインターネットを介して接続され、その他の構成要素がＬＡＮを介して接続される場合について説明するが、全ての構成要素がインターネットを介して接続される実施形態も可能である。  
また、全ての構成要素がＬＡＮを介して接続される実施形態も可能である。  
さらに、これらの構成要素が、文書管理システムに１つだけ存在する場合について説明するが、各構成要素が複数存在する実施形態も可能である。
【００１９】
図２は、本発明の実施形態に係る文書管理システムのシステムブロック図である。この文書管理システムは、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）のオペレーティングシステム（ＯＳ）上で動作するクライアント・サーバ型のアプリケーションであり、ＰＣおよびサーバのＣＰＵおよびメモリと協働して動作する。また、この文書管理システムは、スキャナなどのデバイスやＯＳ上のファイルから文書を取り込み、文書を複数のユーザで管理することも目的としている。
【００２０】
本発明の実施形態に係る文書管理システムは、「文書入出力処理部」「クライアントシステム内部処理部」「サーバシステム内部処理部」「データベース処理部」から成る。以下、図２を参照し、各部について詳細に説明する。
【００２１】
＜文書入出力処理部＞
まず、文書入出力や操作を行う、文書入出力処理部について説明する。  
文書入出力部は、ユーザインターフェース部２０１、コマンド制御部２０２、デバイス制御部２０３、ファイル制御部２０４、および外部モジュール通信部２０５を備える。
【００２２】
ユーザは、ユーザインターフェース部２０１を介して、サーバ１０２に対する文書の格納、サーバ１０２から文書の検索／取得などの操作を行う。すなわち、本発明に係るタイムスタンプ付与システムにおける各種の操作（例えば、延長が必要な文書リストの取得など）は、ユーザインターフェース部２０１を介して行われる。
【００２３】
コマンド制御部２０２は、ユーザインターフェース部２０１を介して受信したユーザの操作情報を解析し、適切な処理を行う。また、必要な場合には、サーバ１０２と通信を行うためのコマンドを作成する。
【００２４】
デバイス制御部２０３は、ＭＦＰデバイス１０１などのデバイスの制御を行い、該デバイス側から画像データを読み込む処理や該デバイス側から送信されるデータを受信する処理を行う。
【００２５】
ファイル制御部２０４は、ファイルサーバなどの他のストレージサーバに格納された文書をインポートして入力処理することができる。また、ファイル制御部２０４は、サーバ１０２上で管理するファイルをファイルサーバなどの他のストレージサーバにエクスポートする処理も行うことができる。すなわち、本発明のタイムスタンプ付与システムにおいて、タイムスタンプの付与／延長が必要な文書に対するファイル制御は、ファイル制御部２０４において行われる。
【００２６】
外部モジュール通信部２０５は、外部アプリケーションとの通信処理、サーバ１０２内の文書を外部アプリケーションに対して送信する処理、および外部アプリケーションから文書を受信する処理を行うことができる。例えば、外部モジュール通信部２０５は、タイムスタンプサービス１０３へアクセスし、タイムスタンプの付与／延長を実施する場合や、ＭＡＰＩに対応した電子メールソフトにサーバ１０２で管理している文書を渡す処理を行う場合に使用される。
【００２７】
＜クライアントシステム内部処理部＞
次に、クライアントシステム内部処理部について説明する。  
クライアントシステム内部処理部は、クライアント１０４内の各種処理部から成り、文書管理制御部２０６、テンポラリデータ２０７、イメージ文書処理部２０８、通信制御部２０９、インデックスデータ２１０、および設定データ２１１を備える。
【００２８】
文書管理制御部２０６は、本発明のタイムスタンプ付与システムにおけるクライアント側の制御の中心となる心臓部であり、ＰＣのＣＰＵを動作させ、文書入出力処理部より渡される画像やコマンドに対応する処理などを行う。
【００２９】
テンポラリデータ２０７は、一時データ（テンポラリデータ）を格納するための内部データ格納部であり、画像処理を行う過程で作成されるデータや、サーバとの通信過程で作成されるデータなどを一時的に格納する。
【００３０】
イメージ文書処理部２０８は、サムネイルの作成や必要に応じた画像変換などの処理を行う。
【００３１】
通信制御部２０９は、通信ネットワーク２４０を介して、サーバ１０２と通信を行うための制御を行う。本実施形態の通信制御部２０９は、サーバ１０２に対する指示などサーバ１０２との通信処理に特化した制御のみを行う。なお、ＴＣＰ／ＩＰ等の通信自体の制御はＯＳに備わった機能を使用する。
【００３２】
インデックスデータ２１０は、インデックス情報（索引情報）を格納するためのデータ格納部であり、データベース内の複数の文書に設定されたインデックス情報を、ファイルなどの形式で格納する。このインデックスデータ２１０は、その実態がＯＳのファイルシステムであっても問題はない。
【００３３】
設定データ２１１は、本発明のタイムスタンプ付与システムにおける各種設定情報を格納する。該設定情報は、ユーザインターフェース部２０１を介してユーザによって指定／格納され、または、システムがデフォルトで保持している。本設定情報に関しては、図３のステップＳ３０８、および図６にて詳細に説明する。
【００３４】
＜サーバシステム内部処理部＞
次に、サーバシステム内部処理部について説明する。  
サーバシステム内部処理部は、サーバ１０２内に配置される各種処理部から成り、通信制御部２２１、検索制御部２２２、イメージ文書処理部２２３、ＯＣＲエンジン２２４、文書管理制御部２２５、およびテンポラリデータ２２６を備える。
【００３５】
通信制御部２２１は、通信ネットワーク２４０を介して、クライアント１０４の通信制御部２０９との通信を制御する。なお、サーバ１０２の通信制御部２２１は、複数のクライアントの通信制御部との間で同時に通信を行うことも可能である。
【００３６】
検索制御部２２２は、通信ネットワーク２４０を介して、クライアント１０４から依頼された検索処理を行い、または後述するボリュームデータベース２２８に格納された文書の検索用インデックスを作成する処理を行う。
【００３７】
イメージ文書処理部２２３は、主な機能はクライアント１０４におけるイメージ文書処理部２０８の機能と同じであるが、さらに、ボリュームデータベース２２８に格納された文書に対応する検索用インデックスを文書から抽出する処理も行う。つまり、イメージ文書処理部２２３は、文書を処理しやすいフォーマットに変換し、ＯＣＲエンジン２２４を使用してインデックス情報および固定文字情報を抽出する。
【００３８】
文書管理制御部２２５は、本発明のタイムスタンプ付与システムにおけるサーバ側の制御の中心となる心臓部であり、サーバ１０２のＣＰＵやメモリなどを動作させ、文書管理に関するすべての処理の制御を行う。
【００３９】
テンポラリデータ２２６は、サーバ１０２で使用する一時データ（テンポラリデータ）の格納部である。
【００４０】
＜データベース処理部＞
最後に、データベース処理部について説明する。  
データベース処理部は、データベース制御部２２７、ボリュームデータベース２２８、属性データベース２２９、全文検索用データベース２３０、および設定データベース２３１を備える。
【００４１】
データベース制御部２２７は、サーバ１０２のＣＰＵを動作させ、所定の処理を行う。すなわち、データベース格納用のデータを作成し、ボリュームデータベース２２８、属性データベース２２９、全文検索用データベース２３０、および設定データベース２３１に、それぞれ格納する処理を行う。また、クライアントからの要求に応答して、それぞれのデータベースから対応するデータを取り出し、クライアントに送信する文書を作成する処理も行う。
【００４２】
ボリュームデータベース２２８は、文書の実体が格納されるデータベースである。ボリュームデータベース２２８は、概念的なものであり、その実態はＯＳのファイルシステムであっても構わない。
【００４３】
属性データベース２２９は、文書の名前、作成日付、コメントなどの属性に関する情報、およびタイムスタンプの有効期限日付情報を記録した文書インデックスを格納するデータベースである。なお、文書インデックスについては、図４において、さらに詳細に説明する。
【００４４】
全文検索用データベース２３０には、ボリュームデータベース２２８に登録された文書からテキストデータを抽出し、全文検索のためのインデックス情報に変換したデータが登録される。通常、クライアント１０４のユーザインターフェース部２０１を介して全文検索の操作命令が受信される場合、検索制御部２２２により、全文検索用データベース２３０内が検索される。
【００４５】
設定データベース２３１は、クライアント１０４の設定データ２１１と同じ機能を有する。該機能は、クライアント１０４、またはサーバ１０２のどちらかに存在すればよい。本明細書の以下の処理フローにおいては、クライアント１０４の設定データ２１１を中心に説明するが、これは該機能がクライアント１０４にのみ限定して存在するということを示したものではない。
【００４６】
以下、本発明の実施形態に係るタイムスタンプ付与システムの処理の流れの概要について説明する。
【００４７】
図３は、本発明のタイムスタンプ付与システムにおける、全体的な処理動作の流れを示すフローチャートである。すなわち、図３は、ユーザが、ＭＦＰデバイス１０１などを介して走査（スキャン）処理を行い、走査によって取得した画像データをストレージサーバ１０２などのサーバに送信／格納するまでの処理動作を示す。また、図３は、文書ファイルなどの電子データをストレージサーバ１０２などのサーバに送信／格納するまでの処理動作、およびタイムスタンプ付与システムの設定処理の流れについても示す。
【００４８】
まず、ステップＳ３０１において、文書管理制御部２０６は、ユーザがタイムスタンプ付与システムに関する諸設定を行うか否かを判定する。この判定は、ユーザインターフェース部２０１を介して、ユーザが操作した内容にしたがって行われる。文書管理制御部２０６は、諸設定を行う場合、ステップＳ３０８へ処理を移行し、諸設定を行わない場合、ステップＳ３０２へ処理を移行する。
【００４９】
ステップＳ３０２において、文書管理制御部２０６は、ユーザが予め指定／設定した設定情報、またはシステムが有するデフォルトの設定情報を設定データ２１１から取得し、該設定情報をテンポラリデータ２０７に保持する。また、文書管理制御部２０６は、タイムスタンプフラグを設定し、同様に、テンポラリデータ２０７に保持する。該タイムスタンプフラグは、通常、ユーザによるユーザインターフェース部２０１の操作により受信した情報（文書の作成／インポート、または文書のチェックアウトなど）に基づいて設定される。また、該タイムスタンプフラグは、ユーザの操作が保存文書のタイムスタンプを新規に付与するものであるか、または、タイムスタンプを延長するものであるかを判断するために使用される。
【００５０】
ステップＳ３０３において、文書管理制御部２０６は、ユーザによるユーザインターフェース部２０１を介した操作によって、後続の処理フローを選択する。すなわち、文書管理制御部２０６は、ユーザの操作内容に応じてコマンド制御部２０２で解析された情報に基づいて、保存文書のタイムスタンプを新規に付与する場合の処理フロー、または延長する場合の処理フローを選択する。文書管理制御部２０６は、保存文書のタイムスタンプを新規に付与する場合、ステップＳ３０４へ処理を移行し、一方、タイムスタンプを延長する場合、ステップＳ３０６へ処理を移行する。
【００５１】
ステップＳ３０４において、ＭＦＰデバイス１０１などを使用した走査処理、またはファイルインポート処理によって新規に文書を作成／インポートする場合、ユーザは、ボリュームデータベース２２８における保存文書の格納先を指定する。格納先の情報は、ユーザインターフェース部２０１を介して、ユーザによって指定され、この指定された格納先の情報は、テンポラリデータ２０７に一時的に格納され、後述するステップＳ３０７において使用される。
【００５２】
なお、保存文書の格納先はローカルＰＣのフォルダであっても構わない。  
また、文書管理制御部２０６は、ファイル制御部２０４を介して、保存文書の格納時に既に同一ファイル名の文書が存在しているか否かを確認するため、文書の上書き保存やバージョン管理などを行うことも可能である。  
さらに、本実施形態では、サーバとクライアント間の通信プロトコルとして特に指定をしていないが、ＨＴＴＰやＳＯＡＰ、ＴＣＰ／ＩＰなど、サーバとクライアント間で通信可能な通信プロトコルであれば特に限定しない。
【００５３】
ステップＳ３０５において、ステップＳ３０４で述べたように新規に文書を作成／インポートする場合、ユーザは、ユーザインターフェース部２０１を介して格納対象の文書を指定する。
【００５４】
ステップＳ３０６において、文書管理制御部２０６は、タイムスタンプを付与／延長する処理を行う。詳細は、後述する図４にて説明する。
【００５５】
ステップＳ３０７において、文書管理制御部２０６は、ステップＳ３０５で指定された文書を、ステップＳ３０４で指定された格納先へ格納する命令を、通信ネットワーク２４０を介して、文書管理制御部２２５に送信する。文書管理制御部２２５は、ボリュームデータベース２２８に、ステップＳ３０５で指定された文書を格納する。
【００５６】
ステップＳ３０８において、設定処理は、ユーザインターフェース部２０１を介して行われ、ユーザは、関連文書のタイムスタンプの有効期限延長処理を行うタイミングを予め設定することができる。すなわち、ユーザは、延長処理を行うタイミングを、「文書作成時」および「最短有効期限にあわせる」を含む所定のタイミングに設定することができる。  
また、ステップＳ３０８において、ユーザは、タイムスタンプの延長処理を行う関連文書の条件（例えば、一括延長、または手動選択など）を指定することや、延長対象となる関連文書をリスト表示し、その中の任意の関連文書を選択することもできる。
【００５７】
なお、ユーザが指定／設定するユーザインターフェース部２０１の例は、後述する図６の説明において詳細に説明する。
【００５８】
以下、ステップＳ３０６におけるタイムスタンプを付与／延長する処理、ステップＳ３０８におけるユーザインターフェースの例とその処理、およびタイムスタンプの有効期限が近づいた場合のユーザへの通知処理について説明する。
【００５９】
＜タイムスタンプ付与処理＞
まず、図３のステップＳ３０６におけるタイムスタンプを付与／延長する処理について図４を参照し、説明する。  
図４は、本発明のタイムスタンプ付与システムにおける、タイムスタンプの付与／延長を行う処理の流れを詳細に示すフローチャートである。
【００６０】
ステップＳ４０１において、文書管理制御部２０６は、図３のステップＳ３０２において保持したタイムスタンプフラグの値に応じて、保存文書へタイムスタンプを新規に付与する処理、またはタイムスタンプを延長する処理を実行する。すなわち、文書管理制御部２０６は、外部モジュール通信部２０５を介して、タイムスタンプサービス１０３と通信することにより、保存文書に対してタイムスタンプの付与／延長処理を行う。
【００６１】
ステップＳ４０２において、文書管理制御部２０６は、ステップＳ４０１において保存文書に付与／延長したタイムスタンプの有効期限日付情報を取得し、テンポラリデータ２０７に一時的に該日付情報を保持する。
【００６２】
ステップＳ４０３において、文書管理制御部２０６は、保存文書から１つまたは２つ以上の文書へのリンクが存在するか否か、つまり、関連文書が存在するか否かを確認する。
【００６３】
ステップＳ４０４において、文書管理制御部２０６は、ステップＳ４０３において確認した結果に従って後続の処理フローを選択する。すなわち、文書管理制御部２０６は、リンク情報がある場合、処理フローをステップＳ４０５へ移行し、リンク情報がない場合、処理フローをステップＳ４１１に移行する。
【００６４】
ステップＳ４０５において、文書管理制御部２０６は、関連文書にタイムスタンプが付与されているか否かを判定する。文書管理制御部２０６は、関連文書にタイムスタンプが付与されている場合、ステップＳ４０６に処理を移行し、タイムスタンプが付与されていない場合、ステップＳ４１２に処理を移行する。
【００６５】
ステップＳ４０６において、文書管理制御部２０６は、関連文書のタイムスタンプの有効期限日付情報を取得し、該有効期限日付情報をテンポラリデータ２０７に保持する。
【００６６】
ステップＳ４０７において、文書管理制御部２０６は、ステップＳ４０２において一時的に保持していたタイムスタンプの有効期限日付情報と、Ｓ４０６において取得した関連文書のタイムスタンプの有効期限日付情報を比較する。なお、Ｓ４０６において取得した関連文書のタイムスタンプの有効期限日付情報が複数ある場合、各々の有効期限日付情報を、ステップＳ４０２において保持していたタイムスタンプの有効期限日付情報と比較する処理を行う。
【００６７】
ステップＳ４０８において、文書管理制御部２０６は、ステップＳ４０７での比較の結果に応じて、後続の処理フローを決定する。すなわち、文書管理制御部２０６は、関連文書の各々のタイムスタンプのうち少なくとも１つが、保存文書のタイムスタンプよりも早く有効期限切れを迎える場合、ステップＳ４０９の処理を行う。その他の場合、文書管理制御部２０６は、ステップＳ４１１の処理を行う。
【００６８】
ステップＳ４０９において、文書管理制御部２０６は、保存文書よりも先にタイムスタンプの有効期限切れを迎える関連文書をリスティングし、該リスティングした内容をユーザインターフェース部２０１上にリスト表示する。ユーザは、そのリスト表示を確認し、どの関連文書に対してタイムスタンプの延長を行うか、またはタイムスタンプの延長を行わないかをユーザインターフェース部２０１を介して指定する。  
なお、一度ユーザが指定した内容を、ファイルやレジストリ等に格納し、次回以降の操作で格納した情報を活用することもできる。  
ステップＳ４１０において、文書管理制御部２０６は、ステップＳ４０９でユーザが指定した関連文書に対して、タイムスタンプの延長処理を実行する。すなわち、文書管理制御部２０６は、外部モジュール通信部２０５を介して、タイムスタンプサービス３０と通信し、その後、通信ネットワーク２４０を介してサーバ１０２と通信する。これにより、文書管理制御部２０６は、タイムスタンプ延長処理の命令を文書管理制御部２２５に送信し、文書管理制御部２２５は、該関連文書に対してタイムスタンプの延長処理を実行する。
【００６９】
ステップＳ４１１において、文書管理制御部２２５は、一定条件の下、ステップＳ４０２またはステップＳ４０６で取得したタイムスタンプの有効期限日付情報を、保存文書のインデックス情報として設定する。  
すなわち、ステップＳ３０８において、延長処理を行うタイミングとして「文書作成時」が選択されている場合、ステップＳ４０２で取得した保存文書のタイムスタンプの有効期限日付情報がインデックス情報として設定される。一方、ステップＳ３０８において、「最短有効期限にあわせる」が選択されている場合、ステップＳ４０６で取得した関連文書のうち、最も早く有効期限切れを迎えるタイムスタンプの有効期限日付情報がインデックス情報として設定される。該インデックス情報は、上述したように属性データベース２２９に格納される。
【００７０】
このインデックス情報は、保存文書および関連文書のうち、最初に有効期限切れを迎えるタイムスタンプの有効期限日付情報を意味し、図５のステップＳ５０２において使用する情報となる。
【００７１】
ここで、ステップＳ４０５に戻り、関連文書にタイムスタンプが付与されていないと判断された場合について説明する。この場合、文書管理制御部２０６は、ステップＳ４１２において、ユーザインターフェース部２０１を介して該関連文書にタイムスタンプを付与する旨を通知する。
【００７２】
その後、ステップＳ４１３において、文書管理制御部２２５は、該関連文書に対してタイムスタンプを付与し、ステップＳ４１１の処理へ移行する。
【００７３】
＜タイムスタンプ延長時期のユーザへの通知処理＞
以下、タイムスタンプの有効期限切れが近づいてきた場合に、タイムスタンプの延長を促すユーザへの通知を行う処理について図５を参照し、説明する。  
図５は、本発明によるタイムスタンプ付与システムにおいて、タイムスタンプの有効期限切れが近づいてきた場合に、タイムスタンプの延長を促すユーザへの通知処理の流れを示すフローチャートである。
【００７４】
ステップＳ５０１において、文書管理制御部２２５は、あるフォルダ内に保存された全ての文書について、ステップＳ５０２乃至ステップＳ５０４における対象文書に対する処理を終えたか否かを確認する。この確認処理を終えたか否かの判断は、フォルダ内の文書を１つずつ確認する際、確認が終わった文書には内部的にフラグを立てるなどの処理により行われる。文書管理制御部２２５は、該フラグの情報を確認することによって、全文書に対して処理を終えていない場合はステップＳ５０２以降の処理を行い、処理を終えている場合はステップＳ５０５の処理へ移行する。
【００７５】
ステップＳ５０２において、文書管理制御部２２５は、図４のステップＳ４１１にて設定したインデックス情報を属性データベース２２９から読み出し、有効期限切れが近いか否かを確認する。近いか否かの判断基準は、該インデックス情報に記録されている有効期限の日付と現在の日付が１０日以内であるなど、一定の期間をシステム側で定義することも可能であり、またはユーザインターフェース部２０１を介してユーザが設定することも可能である。
【００７６】
ステップＳ５０３において、文書管理制御部２２５は、ステップＳ５０２の確認処理の結果、有効期限切れが近い場合はステップＳ５０４の処理へ移行し、有効期限切れが近くない場合はステップＳ５０１の処理へ戻る。
【００７７】
ステップＳ５０４において、文書管理制御部２２５は、タイムスタンプの有効期限切れが近い文書のインデックス情報を、テンポラリデータ２２６に保持する「有効期限切れが近い文書リスト」に追加する。
【００７８】
ステップＳ５０１に戻って、文書管理制御部２２５は、全ての文書インデックスの情報を確認できた場合、ステップＳ５０５の処理に移行する。
【００７９】
ステップ５０５において、文書管理制御部２２５は、ステップＳ５０４で作成した「有効期限切れが近い文書リスト」に追加された情報がある場合、ステップＳ５０６に処理を移行し、それ以外の場合、ユーザ通知処理を終了する。
【００８０】
ステップＳ５０６において、文書管理制御部２２５は、ユーザへ、「有効期限切れが近い文書リスト」を通知する。通知方法に関しては、電子メールによる通知、またはユーザインターフェース部２０１上でのメッセージ表示などの方法を用いることができる。その後、ユーザ通知処理を終了する。
【００８１】
＜設定処理＞
図６は、タイムスタンプ付与システムにおける、ユーザインターフェースの一例を示す図である。  
図６では、図３のステップＳ３０８における設定処理、すなわち、タイムスタンプ付与システムに関する諸設定を、ユーザが指定／設定するユーザインターフェースの一例を示す。  
また、図６では、関連文書のタイムスタンプが、保存文書のタイムスタンプの有効期限よりも早く有効期限切れを迎える場合、関連文書のリストをユーザインターフェースでリスト表示する処理の一例を示す。  
以下、図６を参照し、ユーザインターフェースの一例を説明する。
【００８２】
図６の（１)では、図３のステップＳ３０８における設定処理を行う際のユーザインターフェースの一例を示す。本発明のタイムスタンプ付与システムは、タイムスタンプを延長する処理を自動で行うため、ユーザは、このユーザインターフェースを使用して、あらかじめ延長対象となる文書の条件を設定することができる。  
この例では、全ての関連文書を対象とする場合、保存文書よりも下の階層の文書を対象とする場合、保存文書よりも上の階層の文書を対象とする場合、または、関連文書を手動で選択する場合を選択可能である。なお、保存文書よりも下の階層の文書とは、例えば、ＨＴＭＬ文書をローカルＰＣに格納した場合、サブフォルダ以下に格納される電子データなどを意味する。また、保存文書よりも上の階層の文書とは、例えば、ＨＴＭＬ文書がリンクする全ての電子データから、前述の保存文書よりも下の階層の文書を除いた、残りの電子データなどを意味する。
【００８３】
図６の（２）では、タイムスタンプを延長する文書を、関連文書の中から手動で選択する場合のユーザインターフェースの一例を示す。ここでは、保存文書の例として文書Ａをあげ、文書Ａの関連文書として「abc.html」および「def.jpeg」をリスト表示する例を示す。なお、リスト表示する関連文書は、リンクされている全ての文書とすることも可能であり、リンクされている全ての文書中、タイムスタンプを付与済みの関連文書のみとすることも可能である。さらに、保存文書のタイムスタンプの有効期限日付情報よりも、早く有効期限切れを迎えるタイムスタンプがあると判断された関連文書のみをリスト表示することも可能である。
【００８４】
（他の実施形態）
なお、本発明の目的は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システムあるいは装置に供給することによっても、達成されることは言うまでもない。また、システムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読出し実行することによっても、達成されることは言うまでもない。
【００８５】
この場合、記憶媒体から読出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【００８６】
プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭなどを用いることができる。
【００８７】
また、コンピュータが読出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現される。また、プログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）などが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【図面の簡単な説明】
【００８８】
【図１】本発明の一実施形態に係る文書管理システムの構成を示すブロック図である。
【図２】本発明の一実施形態に係る文書管理システムのシステムブロック図である。
【図３】本発明のタイムスタンプ付与システムにおける、全体的な処理動作の流れを示すフローチャートである。
【図４】本発明のタイムスタンプ付与システムにおける、タイムスタンプの付与／延長を行う処理の流れを詳細に示すフローチャートである。
【図５】本発明によるタイムスタンプ付与システムにおいて、タイムスタンプの有効期限切れが近づいてきた場合に、タイムスタンプの延長を促すユーザへの通知処理の流れを示すフローチャートである。
【図６】本発明によるタイムスタンプ付与システムにおける、ユーザが設定を行うインターフェースの一例を示す図である。
【符号の説明】
【００８９】
１０１  ＭＦＰデバイス
１０２  ストレージサーバ
１０３  タイムスタンプサービス
１０４  ストレージサーバクライアント
２０１  ユーザインターフェース部
２０２  コマンド制御部
２０３  デバイス制御部
２０４  ファイル制御部
２０５  外部モジュール通信部
２０６  文書管理制御部
２０７  テンポラリデータ
２０８  イメージ文書処理部
２０９  通信制御部
２１０  インデックスデータ
２１１  設定データ
２２１  通信制御部
２２２  検索制御部
２２３  イメージ文書処理部
２２４  ＯＣＲエンジン
２２５  文書管理制御部
２２６  テンポラリデータ
２２７  データベース制御部
２２８  ボリュームデータベース
２２９  属性データベース
２３０  全文検索用データベース
２３１  設定データベース
２４０  通信ネットワーク
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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