(57)【要約】【課題】文書ファイルの内容がファイルからファイルへ移動する形跡（履歴）等を経路情報として参照することによって、ナレッジ（情報資産）が広がる様子を把握する。【解決手段】ユーザが文書ファイルに対して行う操作（コピーやペーストなど）を検知して追跡情報データとして蓄積する。さらに当該追跡情報データをサーバに一元的に蓄積することで、文書ファイルの内容がファイルからファイルへ移る形跡等を参照可能にする。これによりナレッジ（情報資産）が広がる様子を把握する。【選択図】      図６
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
経路データベースが記憶されている記憶手段を備えるサーバと、クライアントコンピュータとがネットワークに通信可能に接続されているコンピュータシステムを用いたファイル流通経路追跡システムであって、
前記クライアントコンピュータは、ユーザによって実行されたファイル操作を検知する追跡監視機能と、前記ファイル操作における追跡パターンの種別を判断するとともに、該追跡パターンに関する情報を前記サーバに送信する追跡判断機能とを備えており、
前記サーバは、前記クライアントコンピュータから送信された追跡パターンに関する情報に基づいて作成されたデータを前記経路データベースに登録する経路登録機能を備えていることを特徴とするファイル流通経路追跡システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書ファイル等を共有するためのナレッジマネジメントにおいて、文書ファイル等の内容が流通する経路を追跡して、その流通経路を蓄積・表示するファイル流通経路追跡システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、文書ファイルの利用状況収集の技術としては特許文献１に記載の技術が知られており、ナレッジマネジメントにおける文書ファイルの参照関係を表すリンク情報を保持する技術としては特許文献２に記載の技術が知られている。ここで、ナレッジマネジメントとは、個人の持つ知識や情報あるいは文書ファイル等を組織全体で共有し、有効に活用することで業績を上げようという経営手法のことである。
【０００３】
特許文献１に記載の技術は、ファイルの複写動作等を行った場合に、利用詳細情報を生成するというものである。具体的には、利用者に操作されたＯＡ機器で複写動作等を行うと、利用詳細情報を生成して機器管理サーバに送信する。機器管理サーバは、送られた利用詳細情報を受信すると、利用情報ＤＢに記憶されている管理設定項目情報に従って、利用詳細情報から対象項目を抽出する。そして、抽出して生成した利用状況情報収集情報を利用情報ＤＢに格納する。機器管理サーバは、格納した利用状況情報収集情報から利用状況のレポートを生成して、管理端末に向けて送信する。管理端末は、受信した利用状況のレポートに従って、社内及び社外における利用状況を分析し、改善施策を策定するというものである。
【０００４】
また、特許文献２に記載の技術は、ナレッジ管理サーバからネットワークを介してアクセス可能な複数の電子化データが属するドキュメントグループごとに、当該ドキュメントグループに属する電子化データ間の参照関係を表すリンク情報を含むナレッジ情報が記述されたナレッジ記述ファイルを保持する。そして、ドキュメントグループの検索条件をクライアントから受け付けた場合に、当該検索条件に合致するドキュメントグループのリンク情報を含むナレッジ情報をナレッジ記述ファイルから取り出して、当該ナレッジ情報をクライアントに返信するというものである。
【０００５】
【特許文献１】特開２００４−２７９７７７
【特許文献２】特開２００３−２６３４６２
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、特許文献１及び特許文献２に記載の技術は、いずれも文書ファイルへの操作状況やリンク関連付けを把握することはできるものの、文書ファイルの編集操作（コピー、ペーストなど）を検知して、原本からコピー先へと内容がコピーされていく流通経路を追跡情報として蓄積し、経路情報を生成することはできない。
【０００７】
本発明の目的は、こうした従来技術の問題点を解決するためになされたものであり、文書ファイルの流通経路をデータベース化することで、社内のナレッジコンテンツ（価値ある情報資産）が広がる様子を把握して、ナレッジ価値評価の基礎情報を提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記目的を達成するために、本発明のファイル流通経路追跡システムは、経路データベースが記憶されている記憶手段を備えるサーバと、クライアントコンピュータとがネットワークに通信可能に接続されているコンピュータシステムを用いたファイル流通経路追跡システムであって、前記クライアントコンピュータは、ユーザによって実行されたファイル操作を検知する追跡監視機能と、前記ファイル操作における追跡パターンの種別を判断するとともに、該追跡パターンに関する情報を前記サーバに送信する追跡判断機能とを備えており、前記サーバは、前記クライアントコンピュータから送信された追跡パターンに関する情報に基づいて作成されたデータを前記経路データベースに登録する経路登録機能を備えていることを特徴とする。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によれば、文書ファイルの内容がファイルからファイルへ移動する形跡（履歴）等を経路情報として参照することによって、ナレッジ（情報資産）が広がる様子を把握できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
以下、本発明を適用したファイル流通経路追跡システムの一実施の形態について説明する。
図１に示すように、ファイル流通経路追跡システムは、サーバ１１と、複数のクライアントコンピュータ１２とで構成されている。これらサーバ１１及び複数のクライアントコンピュータ１２は、ネットワークとしてのインターネット１３を介して相互に通信可能に接続されている。
【００１１】
図２に示すように、サーバ１１には、経路登録機能１４及び経路検索機能１５を実現するＣＰＵ（Central Processing Unit）１６と、経路データベース（以下、「経路ＤＢ１７」という。）が記憶されている記憶手段としてのハードディスク１８とが備えられている。なお、経路登録機能１４及び経路検索機能１５は、実際にはＣＰＵ１６がそれぞれの機能を実現するためのプログラムを実行することによって実現される。ここでは、説明を簡潔にするため、各機能を実現するための機構がサーバ１１に存在するかのように説明する。
【００１２】
図３に示すように、クライアントコンピュータ１２には、追跡監視機能１９及び追跡判断機能２０及び経路表示機能２１を実現するＣＰＵ２２と、追跡データベース（以下、「追跡ＤＢ２３」という。）の記憶されているハードディスク２４とが備えられている。なお、追跡監視機能１９、追跡判断機能２０、経路表示機能２１は、実際にはＣＰＵ２２がそれぞれの機能を実現するためのプログラムを実行することによって実現される。ここでは、説明を簡潔にするため、各機能を実現するための機構がクライアントコンピュータ１２に存在するかのように説明する。
【００１３】
サーバ１１に備えられている経路登録機能１４は、クライアントコンピュータ１２から送信された文書ファイルにおけるファイル操作の追跡パターンに関する情報である追跡情報データ２５を経路情報データ２６に加工して経路ＤＢ１７に記憶する。また、経路検索機能１５は、経路ＤＢ１７に記憶されている経路情報データ２６に基づいて、文書ファイルの経路情報を検索する。なお、経路ＤＢ１７に記憶されている経路情報データ２６は、クライアントコンピュータ１２の経路表示機能２１からサーバ１１の経路検索機能１５を呼び出すことによって検索・表示することができる。
【００１４】
クライアントコンピュータ１２に備えられている追跡監視機能１９は、クライアントコンピュータ１２においてユーザによって実行されたファイル操作を検知する。追跡判断機能２０は、後述する追跡パターンのうち、ファイル操作された文書ファイルに対してどのパターンが実行されたかを判断するとともに、当該文書ファイルへの一連の追跡処理が完了した時点で当該追跡処理の結果である追跡情報データ２５をサーバ１１の経路登録機能１４に送信する。経路表示機能２１は、サーバ１１の経路検索機能１５で検索された文書ファイルの経路に関する情報を受信してクライアントコンピュータ１２の図示しない液晶ディスプレイに表示する。
【００１５】
クライアントコンピュータ１２のユーザによって実行されたファイル操作は、追跡監視機能１９によって検知されるとともに、当該ファイル操作がいかなる追跡パターンであるかが追跡判断機能２０によって判断される。追跡判断機能２０によって判断されたファイル操作の情報は、追跡ＤＢ２３に追跡情報データ２５として記憶される。ここで、追跡パターンの種類には、新規登録、名称変更、利用回数、編集、別名保存、印刷がある。
【００１６】
新規登録とは、文書ファイルがクライアントコンピュータ１２にインストールされているアプリケーション・ソフトウェア（テキストエディタ等）により新規作成されたことを示すパターンである。文書ファイルが新規作成されたと追跡判断機能２０によって判断された場合、その後の追跡監視機能１９の処理対象として当該文書ファイルの追跡情報データ２５が追跡ＤＢ２３に新たに記憶される。
【００１７】
名称変更とは、文書ファイルの名称がリネーム（変更）されたことを示すパターンである。文書ファイルの名称がリネームされたと追跡判断機能２０によって判断された場合、当該文書ファイルがリネームされたことを示す情報が追跡ＤＢ２３に追跡情報データ２５として追加される。
【００１８】
利用回数とは、ファイルがオープンされた回数を示すパターンである。文書ファイルがオープンされたと追跡判断機能２０によって判断された場合、経路ＤＢ１７における経路情報データ２６の当該文書ファイルがオープンされた回数を示す情報がインクリメントされる。
編集とは、文書ファイルの内容が他の文書ファイルに複写されたことを示すパターンである。たとえば、文書ファイルＡの編集中にコピー操作が行われると、追跡監視機能１９は当該コピー操作を検知するとともに、追跡ＤＢ２３に記録する。
【００１９】
さらに、ユーザがコピー操作を実行してからペースト操作をするまでの間、追跡監視機能１９は追跡状態としてオペレーションを監視する。文書ファイルＢでペースト操作が行われると、追跡監視機能１９は当該ペースト操作を検知するとともに、編集されたことを示す情報が追跡ＤＢ２３の追跡情報データ２５として追加される。
このようなファイルに対する一連の複写操作が完了した後、追跡判断機能２０はサーバ１１の経路登録機能１４を呼び出して追跡情報データ２５を送信する。一方、追跡情報データ２５を受信した経路登録機能１４は、経路ＤＢ１７に対して「文書ファイルＡから文書ファイルＢに複写」されたことを示す情報を経路情報データ２６として記憶する。
【００２０】
別名保存とは、文書ファイルが別名保存されて別のファイルに変更されたことを示すパターンである。文書ファイルが別名保存されたと追跡判断機能２０によって判断された場合、当該文書ファイルが別名保存されたことを示す情報が追跡ＤＢ２３に追跡情報データ２５として追加される。
【００２１】
印刷とは、文書ファイルがプリンタ等により印刷されたことを示すパターンである。文書ファイルが印刷されたと追跡判断機能２０によって判断された場合、経路ＤＢ１７における経路情報データ２６の当該文書ファイルが印刷された回数を示す情報がインクリメントされる。
【００２２】
次に、追跡ＤＢに記憶される追跡情報データ２５について説明する。
図４に示すように、追跡情報データ２５は、親ＩＤ、子ＩＤ、追跡パターン、日付日時に関する各情報を含んで構成されている。クライアントコンピュータ１２の追跡判断機能２０は、何らかのファイル操作が実行されるごとに、追跡ＤＢ２３に新たなレコード（＃０００１等）を作成する。例えば、クライアントコンピュータ１２において、文書ファイル（「A0000001」等）が新規に作成されたと追跡判断機能２０によって判断された場合、追跡判断機能２０は追跡ＤＢ２３に＃０００１レコードを作成する。なお、文書ファイルのファイル識別子とファイル名とは別領域に管理するが、ここではこれらを便宜上同一として説明する。
【００２３】
また、当該文書ファイルは新規に作成されたものであるから、追跡パターンの欄には「新規登録」が記録されるとともに、日付日時の欄には作成された日付及び日時が記録される。
さらに、追跡判断機能２０によって当該文書ファイルの名称が変更されたと判断された場合、追跡判断機能２０は追跡ＤＢ２３に新たなレコード（＃０００２）を追加する。そして、名称が変更される前の文書ファイルのファイル名を親ＩＤの欄に記録するとともに、変更後の文書ファイルのファイル名を子ＩＤの欄に記録する。そして、追跡パターンの欄には、「名称変更」を記録し、また、変更された日時を日付日時の欄に記録する。
【００２４】
次に、経路ＤＢ１７に記憶される経路情報データ２６について説明する。
クライアントコンピュータ１２のハードディスク２４に記憶されている追跡ＤＢ２３は、サーバ１０の経路登録機能１４によって経路ＤＢ１７に記憶される。
図５に示すように、経路ＤＢ１７を構成する経路情報データ２６は、追跡ＤＢ２３を構成する追跡情報データ２５に加えて、原本ＩＤ、利用回数、印刷、操作者、操作端末の各項目を含んで構成されている。
【００２５】
経路情報データ２６の登録方法は追跡パターン毎に異なる。追跡パターンが「新規登録」の場合、追跡ＤＢ２３の親ＩＤを経路ＤＢ１７の原本ＩＤに、さらに操作者と操作端末とを追加した新規レコードが作成される。
追跡パターンが「名称変更」「編集」「別名保存」の場合、新規レコードに格納される原本ＩＤを取得する方法として、追跡ＤＢ２３の親ＩＤをキーとして、経路ＤＢ１７の子ＩＤを検索し、同一子ＩＤのレコードを検出することで、そのレコードの原本ＩＤを新規レコードの原本ＩＤとして設定する。
【００２６】
追跡パターンが「名称変更」および「別名保存」の場合、同様の方法で新規レコードが作成されるが、経路ＤＢ１７の＃０００６のように、追跡パターン「別名保存」のレコードが作成された後、＃０００７の「新規登録」レコードも同時に作成される。
そして、追跡パターンが「利用回数」および「印刷」の場合、追跡ＤＢ２３の親ＩＤをキーとして経路ＤＢ１７の原本ＩＤを検索し、検出されたレコードの利用回数と印刷との回数をそれぞれカウントアップする。
【００２７】
次に、ファイル流通経路追跡システムを用いて経路情報データ２６を作成する方法について説明する。
クライアントコンピュータ１２において、ファイル操作が実行された場合、当該ファイル操作は追跡監視機能１９によって検知される。そして、当該ファイル操作がいかなる追跡パターンであるかが追跡判断機能２０によって判断される。経路情報データ２６の作成方法は、追跡パターン毎に異なるため、以下では各追跡パターン毎に説明する。
【００２８】
・追跡パターンが「新規登録」の場合
追跡判断機能２０によって、追跡パターンが「新規登録」であると判断された場合、図６に示すように、追跡ＤＢ２３に、新しいレコードが作成される（ステップＳ６１）。当該レコードには、新たに登録された文書ファイルのファイル名である親ＩＤ、追跡パターンが新規登録であることを示す情報、及び新たに登録された日付日時が記録される。次に、追跡判断機能２０は、追跡ＤＢ２３に新たに作成されたレコードで構成される追跡情報データ２５をサーバ１１の経路登録機能１４に送信する（ステップＳ６２）。
【００２９】
クライアントコンピュータ１２から追跡情報データ２５を受信すると、サーバ１１の経路登録機能１４は、経路ＤＢ１７に新しいレコードを作成する（ステップＳ６３）。当該レコードには、追跡情報データ２５に含まれる親ＩＤを原本ＩＤとして記録するとともに、受信した追跡情報データ２５がどのクライアントコンピュータ１２から送信されたかを示す情報及び操作者の情報が記録される。また、追跡情報データ２５に含まれている追跡パターン及び日付日時の情報も記録される。
【００３０】
・追跡パターンが「名称変更」、「編集」、「別名保存」の場合
追跡判断機能２０によって、追跡パターンが「名称変更」であると判断された場合、図６に示すように、追跡ＤＢ２３に、新しいレコードが作成される（ステップＳ６１）。当該レコードには、名称変更される前のファイル名である親ＩＤ、変更後のファイル名子ＩＤ、追跡パターンが名称変更であることを示す情報、及び名称変更された日付日時が記録される。次に、追跡判断機能２０は、追跡ＤＢ２３に名称変更されたレコードで構成される追跡情報データ２５をサーバ１１の経路登録機能１４に送信する（ステップＳ６２）。
【００３１】
クライアントコンピュータ１２から追跡情報データ２５を受信すると、サーバ１１の経路登録機能１４は、経路ＤＢ１７に新しいレコードを作成する（ステップＳ６３）。当該レコードには、追跡情報データ２５に含まれる情報を全て記録するとともに、原本ＩＤ、受信した追跡情報データ２５がどのクライアントコンピュータ１２から送信されたかを示す情報及び操作者の情報が記録される。
なお、追跡判断機能２０によって追跡パターンが「編集」、「別名保存」であると判断された場合にも、同様の処理が実行される。
【００３２】
・追跡パターンが「利用回数」、「印刷」の場合
追跡判断機能２０によって、追跡パターンが「利用回数」であると判断された場合、図７に示すように、追跡ＤＢ２３に、新しいレコードが作成される（ステップＳ７１）。当該レコードには、利用されたファイル名を示す親ＩＤ、追跡パターンが利用回数であることを示す情報、及び利用された日付日時が記録される。次に、追跡判断機能２０は、追跡ＤＢ２３に利用されたレコードで構成される追跡情報データ２５をサーバ１１の経路登録機能１４に送信する（ステップＳ７２）。
【００３３】
クライアントコンピュータ１２から追跡情報データ２５を受信すると、サーバ１１の経路登録機能１４は、追跡ＤＢ２３の親ＩＤをキーとして経路ＤＢ１７の原本ＩＤを検索する。そして、検出されたレコードの利用回数の欄の回数をカウントアップする（ステップＳ７３）。
なお、追跡判断機能２０によって追跡パターンが「印刷」であると判断された場合にも、同様の処理が実行される。
【００３４】
以上のように、本実施の形態のファイル流通経路追跡システムによれば、次のような効果がある。
・各クライアントコンピュータ１２で実行されたファイル操作をすべてサーバ１１の経路ＤＢ１７に登録しておき一括管理することで、システム上の文書ファイルがどのようにコピーされ、移動したかという情報を把握することができる。したがって、重要な文書等が不正にコピー等された場合であっても、どのクライアントコンピュータ１２で誰によって実行されたかを把握することができる。
【００３５】
なお、上記実施の形態は、以下のように変更して実施してもよい。
・クライアントコンピュータ１２のハードディスク２４に追跡ＤＢ２３を記憶しておき、追跡判断機能２０によって判断されたファイル操作の情報を当該追跡ＤＢ２３に追跡情報データ２５として記憶するようにしたが、追跡情報データ２５を追跡ＤＢ２３に記憶することなく、直接サーバ１１に送信するようにしてもよい。
【図面の簡単な説明】
【００３６】
【図１】本発明の概略構成を示すブロック図。
【図２】サーバの概略構成を示すブロック図。
【図３】クライアントコンピュータの概略構成を示すブロック図。
【図４】追跡ＤＢに記憶される追跡情報データを示す図。
【図５】経路ＤＢに記憶される経路情報データを示す図。
【図６】経路情報データを作成する方法についてのフローチャート。
【図７】経路情報データを作成する方法についてのフローチャート。
【符号の説明】
【００３７】
１１…サーバ、
１２…クライアントコンピュータ、
１３…ネットワークとしてのインターネット、
１４…経路登録機能、
１７…経路データベース、
１８…記憶手段としてのハードディスク、
１９…追跡監視機能、
２０…追跡判断機能。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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