(57)【要約】【課題】事務処理に関わる損失事例情報の更新にしたがったリスク管理自己評価情報の適正化を支援する。【解決手段】抽出処理部６は、外部事例情報記憶部４３に記憶されている外部事例データベースから予め定められた金額以上の損失金額が関わる事例情報を抽出する。照合処理部７は、抽出処理部６が抽出した情報と、リスク管理情報記憶部４１に記憶されるリスク管理自己評価データベースとを照合し、抽出処理部６が抽出した事例情報に関わる損失を回避するための管理情報がリスク管理自己評価データベースで記述されていなければ、リスク管理自己評価データベース上での新たな情報の追記が必要であると判別する。通知処理部８は、外部事例データベースのうち、リスク管理自己評価データベースで記述されていない管理情報と関わる事例情報の文字列に下線を付した情報を出力装置３に表示させる。【選択図】      図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
事務処理に伴って発生した損失の事例情報を記憶する事例情報記憶手段と、
予め想定した損失が事務処理に伴って発生する事を回避するための管理情報を記憶する管理情報記憶手段と、
前記事例情報および管理情報を照合し、前記管理情報の記述が必要か否かを判別する判別手段と、
前記管理情報の記述が必要であると前記判別手段が判別した場合に、当該記述が必要である旨を通知する通知手段と
を備えたことを特徴とする事務品質管理装置。
【請求項２】
事務処理に伴って発生した損失の事例情報を記憶する事例情報記憶手段と、
予め想定した損失が事務処理に伴って発生する事を回避するための管理情報を記憶する管理情報記憶手段と、
前記事例情報記憶手段に記憶され、予め定められた条件を満たす事例情報に対応する損失を回避するための管理情報が前記管理情報記憶手段に記憶されているか否かを判別する判別手段と、
前記対応する損失を回避するための管理情報が前記管理情報記憶手段に記憶されていないと前記判別手段が判別した場合に当該対応する損失を回避するための管理情報の追記を促すよう通知する通知手段と
を備えたことを特徴とする事務品質管理装置。
【請求項３】
事務処理に伴って発生した損失の事例情報を記憶する事例情報記憶手段と、
予め想定した損失が事務処理に伴って発生する事を回避するための管理情報を記憶する管理情報記憶手段と、
前記事例情報記憶手段に記憶され、予め定められた条件を満たす事例情報に対応する損失を回避するための管理情報が前記管理情報記憶手段に記憶され、当該管理情報が予め定められた条件を満たしているか否かを判別する判別手段と、
前記管理情報が前記条件を満たしていないと前記判別手段が判別した場合に当該管理情報の修正を促すよう通知する通知手段と
を備えたことを特徴とする事務品質管理装置。
【請求項４】
事務処理に伴って発生した損失の事例情報を記憶する事例情報記憶手段と、
予め想定した損失が事務処理に伴って発生する事を回避するための管理情報を記憶する管理情報記憶手段と、
前記事例情報記憶手段に記憶されて、同一事例の発生頻度が予め定められた条件を満たす事例情報に対応する損失を回避するための管理情報が前記管理情報記憶手段に記憶されているか否かを判別する判別手段と、
前記回避するための管理情報が前記管理情報記憶手段に記憶されていないと前記判別手段が判別した場合に、当該管理情報の追加を促すよう通知する通知手段と
を備えたことを特徴とする事務品質管理装置。
【請求項５】
前記管理情報記憶手段に記憶される管理情報は、少なくとも損失事業を引き起こすリスリスク事象情報、予め定められた規模の損失が発生すると想定される損失事象および当該損失事象に対する評価を含む損失事象情報、損失事象の発生を回避するための情報を示すコントロール情報、前記損失事象情報に対する総合評価を示す情報、自己評価した前記リスク事象、損失事象、コントロール情報の各管理情報に対する改善が必要か否かを示す情報を含むことを特徴とする請求項１乃至４のいずれかに記載の事務品質管理装置。
【請求項６】
前記リスク事象情報は業務処理工程を示す工程情報、当該工程におけるリスクが想定される事象パターン情報で構成され、前記損失事象情報は、想定される損失を示す想定損失情報、当該想定損失情報に対する評価を示す損失評価情報、リスクの区分情報、損失の発生に起因するシナリオを示す損失シナリオ情報、想定される損失に対する根拠を示す損失根拠情報、想定される損失事象の種類を示す情報で構成され、前記コントロール情報は、前記工程情報と規定との関係を示す情報、当該規定への参照情報、リスクを回避するための対策を示す情報、当該コントロールプロセスに対する評価を示す情報で構成されることを特徴とする請求項５に記載の事務品質管理装置。
【請求項７】
前記リスク事象情報の工程情報は、業務処理内容を示す分類情報と当該分類情報に対する作業内容を示すタスク情報で構成され、前記コントロール情報の規定への参照情報は、該当する規定名称、規定の該当箇所を示す情報で構成されることを特徴とする請求項６に記載の事務品質管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、金融機関等の組織における事務処理の品質を管理する事務品質管理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、金融機関において、信用リスク・市場リスクに加え、オペレーショナルリスクを独立してとらえ、リスクの定量化をもとに所要自己資本比率を割り当てることが画策されている。その際、オペレーショナルリスクに関するマネジメントシステムが適格用件のひとつとなっている。これにしたがい、例えば特許文献１に開示されるように、各金融機関ではオペレーショナル・リスク・マネジメントシステムの構築が進められている。
【０００３】
金融機関では、このオペレーショナル・リスク・マネジメントシステムを用いて、事務処理において過去に発生した損失の事例情報を管理して、当該損失の再発を防ぐための情報を管理するが、この管理とは別に、予め想定した規模の損失の発生を回避するための情報であるリスク管理自己評価（Ｒｉｓｋ  Ｃｏｎｔｒｏｌ  Ｓｅｌｆ  Ａｓｓｅｓｓｍｅｎｔ）情報の管理を行っている。
【特許文献１】特開２００３−１４１３４９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
事例情報は日々新しい情報に更新される。この更新により、例えば内部組織で過去に発生していないが外部組織で大規模の損失が発生し、内部組織における同様の損失の発生を回避するための手法の検討が必要になる場合や、過去に既に発生している一方で損失の規模が小さく発生頻度も小さいために回避のための検討を行っていなかったが、事例情報の更新により発生頻度の増加が認められ、大規模な損失に繋がる可能性があるとして回避のための検討が必要になる場合がある。
【０００５】
しかし、リスク管理自己評価情報は業務の区分にしたがって細分化されているので、事例情報の更新にしたがってリスク管理自己評価情報において新たに検討すべき箇所があるか否かを判別する事やリスク管理自己評価情報のうち修正を行うべき箇所を判別する事が困難であった。
【０００６】
そこで、本発明の目的は、事務処理に関わる損失事例情報の更新にしたがったリスク管理自己評価情報の適正化を支援することが可能になる事務品質管理装置を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
すなわち、本発明に係わる事務品質管理装置は、事務処理に伴って発生した損失の事例情報と、予め想定した損失が事務処理に伴って発生する事を回避するための管理情報とを照合し、管理情報の記述が必要であると判別した場合に、当該記述が必要である旨を通知することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、事務処理に関わる損失事例情報の更新にしたがったリスク管理自己評価情報の適正化を支援することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
以下図面により本発明の実施形態について説明する。  
図１は、本発明の実施形態にしたがった事務情報管理装置の構成例を示すブロック図である。
【００１０】
図１に示すように、本発明の実施形態にしたがった事務情報管理装置は、装置全体の処理動作を司る制御部１、入力装置２、出力装置３、記憶装置４、通信インタフェース５、抽出処理部６、照合処理部７および通知処理部８を備え、それぞれがバス９を介して相互に接続される。
【００１１】
記憶装置４は、ハードディスクドライブや不揮発性メモリなどの記憶媒体であり、制御部１、抽出処理部６、判別手段である照合処理部７、通知手段である通知処理部８による実行対象の制御用プログラムを記憶する他、管理情報記憶手段であるリスク管理情報記憶部４１、事例情報記憶手段である内部事例情報記憶部４２および外部事例情報記憶部４３を有する。
【００１２】
入力装置２は、例えばキーボードやマウスであり、出力装置３は例えばディスプレイ装置やプリンタ装置である。
【００１３】
図２は、本発明の実施形態にしたがった事務情報管理装置の記憶装置に記憶されるリスク管理自己評価データベースの構成例を表形式で示す図である。  
図２に示すように、記憶装置４のリスク管理情報記憶部４１には、予め想定した損失の発生を回避するための管理情報であるリスク管理自己評価データベースが記憶される。
【００１４】
このリスク管理自己評価データベースでは、業務、科目、取引ごとに区分されており、それぞれの区分において、予め定められた規模の損失事象、当該損失事象を引き起こすリスク事象、当該損失事象の発生を回避するための情報であるコントロール情報、損失事象情報に対する総合評価を示す内部損失評価情報、自己評価したリスク事象、損失事象、コントロール情報等の各管理情報に対する改善が必要か否かを示す改善要否判定情報が関連付けられて管理される。リスク管理自己評価データベースの情報は入力装置２に対する予め定められた操作により作成される。
【００１５】
業務とは、金融機関の場合、預金、為替、融資、金融商品、経理、クレジットカードなどが挙げられる。また、科目とは業務に属す区分であり、業務が預金である場合の科目は普通預金、当座預金、定期預金、納税準備預金などが挙げられる。
【００１６】
また、取引とは科目に属す区分であり、新規、入金、出金、解約、口座振替、通帳繰越、手数料、保管、通知などが挙げられる。
【００１７】
業務区分は、例えばリテール・バンキング、コーポレート・ファイナンス、リテール・ブローカレッジ、決済業務、資産運用、コマーシャル・バンキング、代理業務などが挙げられる。
【００１８】
リスク事象は業務処理工程を示す工程および当該工程におけるリスクが想定される事象パターンに区分され、工程は業務処理内容を示す分類及び当該分類情報に対する作業内容を示すタスクに区分される。分類とは、受付、本人確認、起票、収納、取引処理、商品説明、点検などが挙げられる。また、タスクには、書類記入、記載事項の点検、商品説明などが挙げられる。
【００１９】
また、損失事象は、想定される損失を示す想定損失、当該想定損失情報に対する評価を示す損失評価、リスク区分、損失の発生に起因するシナリオを示す損失シナリオ、想定される損失に対する根拠を示す損失根拠、損失事象の種類に区分される。損失評価は最大規模、発生頻度、風評、評価に区分される。最大規模、発生頻度、風評、評価は数字で示される。
【００２０】
また、コントロール情報は、前記リスク事象情報の１つである業務処理工程を示す工程情報と規定との関係を示す情報としてタスクと規定、事務規定の内容、規定への参照、リスクを回避するための対策を示すコントロールプロセス、当該コントロールプロセスに対する評価を示すコントロール評価、関連部署、業務システム名に区分される。規定への参照は既存規定名称、規定の該当箇所を示す章、節、番に区分される。コントロールプロセスは、コントロール方法、コントロールタイプ、実施頻度に区分される。コントロール評価は、有効性、システム、評価に区分される。有効性、システム、評価は数字で表される。
【００２１】
図３は、本発明の実施形態にしたがった事務情報管理装置の記憶装置に記憶される内部事例データベースの構成例を表形式で示す図である。  
記憶装置４の内部事例情報記憶部４２には、図３に示した構成の内部事例データベースが記憶される。この内部事例データベースでは、内部組織において発生した損失および当該損失を引き起こした事務ミスである損失事象に関わる業務、科目、取引、工程、発生事象、損失金額が関連付けられて管理される。内部事例データベースの情報は、事務ミスが発生するごとに入力装置２への予め定められた操作により書き込み記憶される。
【００２２】
発生事象は事務ミスを引き起こした操作の種別などを示し、取消操作、訂正操作、記入漏れなどが挙げられる。  
また、この内部事例情報では、各支店で発生した事務ミスの発生時刻が業務、科目、取引、工程と関連付けて管理される。
【００２３】
図４は、本発明の実施形態にしたがった事務情報管理装置の記憶装置に記憶される外部事例データベースの構成例を表形式で示す図である。  
また、記憶装置４の外部事例情報記憶部４３には、図４に示した構成の外部事例データベースが記憶される。この外部事例データベースでは、外部組織において発生した損失および当該損失を引き起こした事務ミスに関わる発生日時、判明日時、概要である記事内容、情報ソース、ビジネスライン、発生要因、状況、損失金額が関連付けられて管理される。
【００２４】
外部事例データベースの情報は、事務ミスが発生するごとに、入力装置２への予め定められた操作により書き込み記憶される。また、発生日時、判明日時、概要である記事内容、情報ソース、ビジネスライン、発生要因、状況、損失金額が関連付けられたデータを通信インタフェース５が入力し、この情報を制御部１が外部事例情報記憶部４３に書き込んでも良い。
【００２５】
図５は、本発明の実施形態にしたがった事務情報管理装置によるリスク管理自己評価データベースの各種情報の入力画面の一例を示す図である。  
リスク管理自己評価データベースでは、前述の図２に示した各項目に対する入力欄が設定されており、コントロール情報については、リスクが発生した場合に予め定められた金額以上の損失に繋がる損失事象と、リスク発生時の１件当たりの損失金額は少ないが発生頻度が高く、ハインリッヒの法則などをもとに、前述した定められた金額以上の損失に繋がる損失事象とがそれぞれ発生する可能性があると想定し、記述されている。よって、対象事例が内部事例データベースに含まれるか否かによらずコントロール情報を記述することができる。
【００２６】
リスク管理自己評価データベースの各種情報は、入力装置２への予め定められた入力操作により、出力装置３に表示される図５に示した入力画面にしたがった入力装置２への予め定められた操作によりリスク管理情報記憶部４１に書き込み記憶される。
【００２７】
次に、図１に示した構成の事務情報管理装置の動作について説明する。  
図６は、本発明の実施形態にしたがった事務情報管理装置の処理動作の一例を示すフローチャートである。図７は、本発明の実施形態にしたがった事務情報管理装置による外部事例情報の入力画面の一例を示す図である。
【００２８】
ここでは、図２に示した内容のリスク管理自己評価データベースがリスク管理情報記憶部４１に記憶され、図３に示した内容の内部事例データベースが内部事例情報記憶部４２に記憶されているとする。
【００２９】
入力装置２に対する予め定められた入力操作がなされると、制御部１は、図７に示した外部事例情報入力画面を出力装置３に表示させる。この入力画面にしたがって入力装置２に対する予め定められた入力操作がなされると（ステップＳ１）、制御部１は、この入力された情報を外部事例情報記憶部４３に書き込み記憶する（ステップＳ２）。
【００３０】
そして、抽出処理部６は、外部事例情報記憶部４３に記憶されている外部事例データベースから、予め定められた条件を満たす情報、ここでは予め定められた金額以上の損失金額、および、この金額と外部事例データベース上で関連付けられる各種情報や、１件あたりの損失金額が少ない一方で予め定められた頻度以上で発生した事例情報を抽出する。抽出処理部６が抽出する情報は、リスク管理自己評価データベース上で記述されるべき情報に関わる事例情報であれば、特に限定されない。
【００３１】
そして、照合処理部７は、抽出処理部６が抽出した情報と、リスク管理情報記憶部４１に記憶されるリスク管理自己評価データベースとを照合し、リスク管理自己評価データベース上での新たな情報の追記が必要か否かを判別する（ステップＳ４）。
【００３２】
照合処理部７は、抽出処理部６が抽出した事例情報で示される「概要（記事内容」、「ビジネスライン」、「発生原因及び状況」を含む各項目と、リスク管理自己評価データベース上の「業務」、「科目」、「取引」、「業務区分」、「事象パターン」、「損失シナリオ」などを含む各項目とを照合することで、抽出処理部６が抽出した事例情報に関わる損失を回避するための管理情報がリスク管理自己評価データベースに記述されていない場合、外部事例情報をもとにしたリスク管理自己評価データベース上での新たな情報の追記が必要であると判別する（ステップＳ４のＹＥＳ）。
【００３３】
図８は、本発明の実施形態にしたがった事務情報管理装置による通知画面の第１の例を示す図である。  
この場合、通知処理部８は、追記のアラーム処理を行うために、外部事例情報記憶部４３に記憶されている外部事例データベースのうち、ステップ４の処理に基づきリスク管理自己評価データベースで記述されていない管理情報と関わる事例情報の文字列に例えば下線を付した情報を図８に示したように出力装置３に表示させる（ステップＳ５）。  これにより、ユーザは、外部事例データベース上の事例情報のうち、リスク管理自己評価データベース上で追記すべき情報の有無、および、追記すべき情報に関わる事例情報を容易に把握することができる。表示の方法としては下線に限らずマスキング等、該当する事例情報の文字列が把握できるような表示方法なら何れの方法でも良い。
【００３４】
一方、照合処理部７は、抽出処理部６が抽出した事例情報に関わる損失を回避するための管理情報がリスク管理自己評価データベースで記述されている場合には、外部事例情報をもとにしたリスク管理自己評価データベース上での新たな情報の追記が必要でないと判別する（ステップＳ４のＮＯ）。
【００３５】
この場合、照合処理部７は、抽出処理部６が抽出した情報と、リスク管理情報記憶部４１に記憶されるリスク管理自己評価データベースとを再度照合し、リスク管理自己評価データベース上で既に記述される情報の修正が必要か否かを判別する（ステップＳ６）。
【００３６】
照合処理部７は、抽出処理部６が抽出した事例情報に関わる損失を回避するための管理情報がリスク管理自己評価データベースで記述されているが、当該管理情報が予め定められた条件を満たさない、例えば外部事例情報での損失金額が大きかったり損失発生頻度が高かったりするにも関わらずリスク管理自己評価データベース上の「損失事象」の「損失評価」の各項目の数値が低かったり、「コントロール」の「コントロール評価」の各項目の数値が低かったりする場合には、これらの情報の修正が必要であると判別する（ステップＳ６のＹＥＳ）。
【００３７】
図９は、本発明の実施形態にしたがった事務情報管理装置による通知画面の第２の例を示す図である。  
この場合、通知処理部８は、修正のアラーム処理を行うために、リスク管理情報記憶部４１に記憶されているリスク管理自己評価データベース上の情報のうち、抽出処理部６が抽出した事例情報と関わる情報の文字列に下線を付した情報を図９に示したように出力装置３に表示させ、外部事例情報記憶部４３に記憶されている外部事例データベースのうち、リスク管理自己評価データベース上で下線を付した管理情報と関わる事例情報の文字列に下線を付した情報を出力装置３に表示させる（ステップＳ７）。  
これにより、ユーザは、リスク管理自己評価データベース上の情報のうち、修正すべき情報を容易に把握することができる。
【００３８】
また、照合処理部７は、ステップＳ６の処理で「ＮＯ」と判別した場合には、内部事例情報記憶部４２に記憶される内部事例データベースと、リスク管理情報記憶部４１に記憶されるリスク管理自己評価データベースとを照合し（ステップＳ８）、リスク管理自己評価データベース上での新たな情報の追記が必要か否かを判別する（ステップＳ９）。
【００３９】
照合処理部７は、内部事例データベース上の事例情報のうち予め定められた条件を満たす事例情報と関わる損失を回避するための情報がリスク管理自己評価データベース上に記述されていない、例えば内部事例データベースが更新されて、損失発生頻度が高い事例が新たに認められたにも関わらず、この事例と関わる管理情報がリスク管理自己評価データベース上に記述されていない場合には、内部事例情報をもとにしたリスク管理自己評価データベース上での新たな情報の追記が必要であると判別する（ステップＳ９のＹＥＳ）。
【００４０】
この場合、通知処理部８は、追記のアラーム処理を行うために、内部事例情報記憶部４２に記憶されている内部事例データベースのうち、リスク管理自己評価データベースで記述されていない管理情報と関わる事例情報の文字列に下線を付した情報を出力装置３に表示させる（ステップＳ１０）。
【００４１】
これにより、ユーザは、内部事例データベースが更新されて、発生頻度が高い事例が認められる場合でも、この事例情報のうち、リスク管理自己評価データベース上で追記すべき情報の有無、および、追記すべき情報に関わる事例情報を容易に把握することができる。
【００４２】
照合処理部７は、ステップＳ９の処理で「ＮＯ」と判別した場合には、内部事例情報記憶部４２に記憶される内部事例データベースと、リスク管理情報記憶部４１に記憶されるリスク管理自己評価データベースとを再度照合し、リスク管理自己評価データベース上で既に記述される情報の修正が必要か否かを判別する（ステップＳ１１）。
【００４３】
照合処理部７は、損失を回避するための管理情報がリスク管理自己評価データベースで記述されているが、当該管理情報が予め定められた条件を満たさない、例えば更新された内部事例情報での損失金額がさらに大きくなっていたり発生頻度がさらに高くなったりしているにも関わらず、リスク管理自己評価データベース上の「損失事象」の「損失評価」の各項目の数値が低かったり、「コントロール」の「コントロール評価」の各項目の数値が低かったりする場合には、これらの情報の修正が必要であると判別する（ステップＳ１１のＹＥＳ）。
【００４４】
この場合、通知処理部８は、修正のアラーム処理を行うために、リスク管理情報記憶部４１に記憶されているリスク管理自己評価データベース上の情報のうち、損失金額や発生頻度が変化した内部事例情報と関わる情報の文字列に下線を付した情報を出力装置３に表示させ、内部事例情報記憶部４２に記憶されている内部事例データベースのうち、リスク管理自己評価データベース上で下線を付した管理情報と関わる事例情報の文字列に下線を付した情報を出力装置３に表示させる（ステップＳ１２）。  
以上のように、本発明の実施形態にしたがった情報管理装置では、外部事例情報や内部事例情報とリスク管理情報データベースとを照合して、リスク管理情報データベース上の新たな情報の追記や既に記述される情報の修正が必要か否かを判別し、必要な場合には、これを示す情報を表示させるので、リスク管理情報の適正化を支援することができる。
【００４５】
なお、この発明は前記実施形態そのままに限定されるものではなく実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で構成要素を変形して具体化できる。また、前記実施形態に開示されている複数の構成要素の適宜な組み合わせにより種々の発明を形成できる。例えば、実施形態に示される全構成要素から幾つかの構成要素を省略してもよい。更に、異なる実施形態に亘る構成要素を適宜組み合せてもよい。
【図面の簡単な説明】
【００４６】
【図１】本発明の実施形態にしたがった事務情報管理装置の構成例を示すブロック図。
【図２】本発明の実施形態にしたがった事務情報管理装置の記憶装置に記憶されるリスク管理自己評価データベースの構成例を表形式で示す図。
【図３】本発明の実施形態にしたがった事務情報管理装置の記憶装置に記憶される内部事例データベースの構成例を表形式で示す図。
【図４】本発明の実施形態にしたがった事務情報管理装置の記憶装置に記憶される外部事例データベースの構成例を表形式で示す図。
【図５】本発明の実施形態にしたがった事務情報管理装置によるリスク管理自己評価データベースの各種情報の入力画面の一例を示す図。
【図６】本発明の実施形態にしたがった事務情報管理装置の処理動作の一例を示すフローチャート。
【図７】本発明の実施形態にしたがった事務情報管理装置による外部事例情報の入力画面の一例を示す図。
【図８】本発明の実施形態にしたがった事務情報管理装置による通知画面の第１の例を示す図。
【図９】本発明の実施形態にしたがった事務情報管理装置による通知画面の第２の例を示す図。
【符号の説明】
【００４７】
１…制御部、２…入力装置、３…出力装置、４…記憶装置、５…通信インタフェース、６…抽出処理部、７…照合処理部、８…通知処理部、９…バス、４１…リスク管理情報記憶部、４２…内部事例情報記憶部、４３…外部事例情報記憶部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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