(57)【要約】【課題】従来の複合機（ＭＦＰ）では、複合機に蓄積されている非暗号化ファイルを暗号化してダウンロードする場合、暗号化ファイルを復号化してダウンロードする場合、端末装置側で暗号化／復号化ソフトウェアをインストールする必要があった。【解決手段】ファイルを暗号化する暗号化／復号化ソフトウェア２１ｄを有しており、ファイルＤＢ２１ａに蓄積されている暗号化されていない非暗号化ファイルを外部から受信した暗号化用パスワードで暗号化して暗号化ファイルとして外部へ出力し、同じく暗号化された暗号化ファイルを外部から受信した復号化用パスワードで復号化して非暗号化ファイルとして外部へ出力し、同じく暗号化された暗号化ファイルを外部から受信した復号化用パスワード及び再暗号化用パスワードで復号化及び再暗号化して暗号化ファイルとして外部へ出力する。【選択図】図２
2008287526.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
画像データのファイルを記憶するファイル記憶手段と、該ファイル記憶手段が記憶しているファイルを特定するファイル特定情報を外部から受信し、前記ファイル記憶手段が記憶しているファイルの内の受信したファイル特定情報に対応するファイルを外部へ送信する通信手段とを備えた文書管理装置において、
ファイルを暗号化する暗号化手段と、該暗号化手段による暗号化のための暗号化用情報を受け付ける受付手段とを備え、
暗号化されていない非暗号化ファイルを特定するファイル特定情報と共に暗号化用情報を前記通信手段が受信した場合に、
前記受付手段は暗号化用情報を受け付け、
前記暗号化手段は前記ファイル記憶手段が記憶しているファイルの内の前記通信手段が受信したファイル特定情報により特定される非暗号化ファイルを前記受付手段が受け付けた暗号化用情報によって暗号化し、
前記通信手段は、前記暗号化手段が暗号化した暗号化ファイルを外部へ送信するようにしてあること
を特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
画像データのファイルを記憶するファイル記憶手段と、該ファイル記憶手段が記憶しているファイルを特定するファイル特定情報を外部から受信し、前記ファイル記憶手段が記憶しているファイルの内の受信したファイル特定情報に対応するファイルを外部へ送信する通信手段とを備えた文書管理装置において、
ファイルを暗号化／復号化する暗号化／復号化手段と、該暗号化／復号化手段による暗号化のための暗号化用情報及び復号化のための復号化用情報を受け付ける受付手段とを備え、
外部からの画像データの入力に際して前記受付手段が暗号化用情報を受け付けた場合に、前記暗号化／復号化手段は外部から入力された画像データを前記受付手段が受け付けた暗号化用情報によって暗号化して前記ファイル記憶手段に記憶させ、
暗号化された暗号化ファイルを特定するファイル特定情報と共に当該暗号化ファイルを復号化するための復号化用情報を前記通信手段が受信した場合に、
前記受付手段は復号化用情報を受け付け、
前記暗号化／復号化手段は前記ファイル記憶手段が記憶しているファイルの内の前記通信手段が受信したファイル特定情報により特定される暗号化ファイルを前記受付手段が受け付けた復号化用情報によって非暗号化ファイルに復号化し、
前記通信手段は、前記暗号化／復号化手段が復号化した非暗号化ファイルを外部へ送信するようにしてあること
を特徴とする文書管理装置。
【請求項３】
画像データのファイルを記憶するファイル記憶手段と、該ファイル記憶手段が記憶しているファイルを特定するファイル特定情報を外部から受信し、前記ファイル記憶手段が記憶しているファイルの内の受信したファイル特定情報に対応するファイルを外部へ送信する通信手段とを備えた文書管理装置において、
ファイルを暗号化／復号化する暗号化／復号化手段と、該暗号化／復号化手段による暗号化のための暗号化用情報及び復号化のための復号化用情報を受け付ける受付手段とを備え、
外部からの画像データの入力に際して前記受付手段が暗号化用情報を受け付けた場合に、前記暗号化／復号化手段は外部から入力された画像データを前記受付手段が受け付けた暗号化用情報によって暗号化して前記ファイル記憶手段に記憶させ、
暗号化された暗号化ファイルを特定するファイル特定情報と共に当該暗号化ファイルを復号化するための復号化用情報及び再暗号化するための暗号化用情報を前記通信手段が受信した場合に、
前記受付手段は復号化用情報及び再暗号化するための暗号化用情報を受け付け、
前記暗号化／復号化手段は前記ファイル記憶手段が記憶しているファイルの内の前記通信手段が受信したファイル特定情報により特定される暗号化ファイルを前記受付手段が受け付けた復号化用情報によって非暗号化ファイルに復号化し、復号化した非暗号化ファイルを前記受付手段が受け付けた再暗号化のための暗号化用情報によって暗号化ファイルに再暗号化し、
前記通信手段は、前記暗号化／復号化手段が再暗号化した暗号化ファイルを外部へ送信するようにしてあること
を特徴とする文書管理装置。
【請求項４】
画像データのファイルを記憶するファイル記憶手段と、該ファイル記憶手段が記憶しているファイルを特定するファイル特定情報を外部から受信し、前記ファイル記憶手段が記憶しているファイルの内の受信したファイル特定情報に対応するファイルを外部へ送信する通信手段とを備えた文書管理装置において、
ファイルを暗号化／復号化する暗号化／復号化手段と、該暗号化／復号化手段による暗号化のための暗号化用情報及び復号化のための復号化用情報を受け付ける受付手段とを備え、
外部からの画像データの入力に際して前記受付手段が暗号化用情報を受け付けた場合に、前記暗号化／復号化手段は外部から入力された画像データを前記受付手段が受け付けた暗号化用情報によって暗号化して前記ファイル記憶手段に記憶させ、
暗号化されていない非暗号化ファイルを特定するファイル特定情報と共に暗号化用情報を前記通信手段が受信した場合に、前記受付手段は暗号化用情報を受け付け、前記暗号化／復号化手段は前記ファイル記憶手段が記憶しているファイルの内の前記通信手段が受信したファイル特定情報により特定される非暗号化ファイルを前記受付手段が受け付けた暗号化用情報によって暗号化し、前記通信手段は前記暗号化／復号化手段が暗号化した暗号化ファイルを外部へ送信し、
暗号化された暗号化ファイルを特定するファイル特定情報と共に当該暗号化ファイルを復号化するための復号化用情報を前記通信手段が受信した場合に、前記受付手段は復号化用情報を受け付け、前記暗号化／復号化手段は前記ファイル記憶手段が記憶しているファイルの内の前記通信手段が受信したファイル特定情報により特定される暗号化ファイルを前記受付手段が受け付けた復号化用情報によって非暗号化ファイルに復号化し、前記通信手段は前記暗号化／復号化手段が復号化した非暗号化ファイルを外部へ送信するようにしてあること
を特徴とする文書管理装置。
【請求項５】
画像データのファイルを記憶するファイル記憶手段と、該ファイル記憶手段が記憶しているファイルを特定するファイル特定情報を外部から受信し、前記ファイル記憶手段が記憶しているファイルの内の受信したファイル特定情報に対応するファイルを外部へ送信する通信手段とを備えた文書管理装置において、
ファイルを暗号化／復号化する暗号化／復号化手段と、該暗号化／復号化手段による暗号化のための暗号化用情報及び復号化のための復号化用情報を受け付ける受付手段とを備え、
外部からの画像データの入力に際して前記受付手段が暗号化用情報を受け付けた場合に、前記暗号化／復号化手段は外部から入力された画像データを前記受付手段が受け付けた暗号化用情報によって暗号化して前記ファイル記憶手段に記憶させ、
暗号化されていない非暗号化ファイルを特定するファイル特定情報と共に暗号化用情報を前記通信手段が受信した場合に、前記受付手段は暗号化用情報を受け付け、前記暗号化／復号化手段は前記ファイル記憶手段が記憶しているファイルの内の前記通信手段が受信したファイル特定情報により特定される非暗号化ファイルを前記受付手段が受け付けた暗号化用情報によって暗号化し、前記通信手段は前記暗号化／復号化手段が暗号化した暗号化ファイルを外部へ送信し、
暗号化された暗号化ファイルを特定するファイル特定情報と共に当該暗号化ファイルを復号化するための復号化用情報及び再暗号化するための暗号化用情報を前記通信手段が受信した場合に、前記受付手段は復号化用情報及び再暗号化するための暗号化用情報を受け付け、前記暗号化／復号化手段は前記ファイル記憶手段が記憶しているファイルの内の前記通信手段が受信したファイル特定情報により特定される暗号化ファイルを前記受付手段が受け付けた復号化用情報によって非暗号化ファイルに復号化し、復号化した非暗号化ファイルを前記受付手段が受け付けた再暗号化のための暗号化用情報によって暗号化ファイルに再暗号化し、前記通信手段は前記暗号化／復号化手段が再暗号化した暗号化ファイルを外部へ送信するようにしてあること
を特徴とする文書管理装置。
【請求項６】
画像データのファイルを記憶するファイル記憶手段と、該ファイル記憶手段が記憶しているファイルを特定するファイル特定情報を外部から受信し、前記ファイル記憶手段が記憶しているファイルの内の受信したファイル特定情報に対応するファイルを外部へ送信する通信手段とを備えた文書管理装置において、
ファイルを暗号化／復号化する暗号化／復号化手段と、該暗号化／復号化手段による暗号化のための暗号化用情報及び復号化のための復号化用情報を受け付ける受付手段とを備え、
外部からの画像データの入力に際して前記受付手段が暗号化用情報を受け付けた場合に、前記暗号化／復号化手段は外部から入力された画像データを前記受付手段が受け付けた暗号化用情報によって暗号化して前記ファイル記憶手段に記憶させ、
暗号化された暗号化ファイルを特定するファイル特定情報と共に当該暗号化ファイルを復号化するための復号化用情報を前記通信手段が受信した場合に、前記受付手段は復号化用情報を受け付け、前記暗号化／復号化手段は前記ファイル記憶手段が記憶しているファイルの内の前記通信手段が受信したファイル特定情報により特定される暗号化ファイルを前記受付手段が受け付けた復号化用情報によって非暗号化ファイルに復号化し、前記通信手段は前記暗号化／復号化手段が復号化した非暗号化ファイルを外部へ送信し、
暗号化された暗号化ファイルを特定するファイル特定情報と共に当該暗号化ファイルを復号化するための復号化用情報及び再暗号化するための暗号化用情報を前記通信手段が受信した場合に、前記受付手段は復号化用情報及び再暗号化するための暗号化用情報を受け付け、前記暗号化／復号化手段は前記ファイル記憶手段が記憶しているファイルの内の前記通信手段が受信したファイル特定情報により特定される暗号化ファイルを前記受付手段が受け付けた復号化用情報によって非暗号化ファイルに復号化し、復号化した非暗号化ファイルを前記受付手段が受け付けた再暗号化のための暗号化用情報によって暗号化ファイルに再暗号化し、前記通信手段は前記暗号化／復号化手段が再暗号化した暗号化ファイルを外部へ送信するようにしてあること
を特徴とする文書管理装置。
【請求項７】
画像データのファイルを記憶するファイル記憶手段と、該ファイル記憶手段が記憶しているファイルを特定するファイル特定情報を外部から受信し、前記ファイル記憶手段が記憶しているファイルの内の受信したファイル特定情報に対応するファイルを外部へ送信する通信手段とを備えた文書管理装置において、
ファイルを暗号化／復号化する暗号化／復号化手段と、該暗号化／復号化手段による暗号化のための暗号化用情報及び復号化のための復号化用情報を受け付ける受付手段とを備え、
外部からの画像データの入力に際して前記受付手段が暗号化用情報を受け付けた場合に、前記暗号化／復号化手段は外部から入力された画像データを前記受付手段が受け付けた暗号化用情報によって暗号化して前記ファイル記憶手段に記憶させ、
暗号化されていない非暗号化ファイルを特定するファイル特定情報と共に暗号化用情報を前記通信手段が受信した場合に、前記受付手段は暗号化用情報を受け付け、前記暗号化／復号化手段は前記ファイル記憶手段が記憶しているファイルの内の前記通信手段が受信したファイル特定情報により特定される非暗号化ファイルを前記受付手段が受け付けた暗号化用情報によって暗号化し、前記通信手段は前記暗号化／復号化手段が暗号化した暗号化ファイルを外部へ送信し、
暗号化された暗号化ファイルを特定するファイル特定情報と共に当該暗号化ファイルを復号化するための復号化用情報を前記通信手段が受信した場合に、前記受付手段は復号化用情報を受け付け、前記暗号化／復号化手段は前記ファイル記憶手段が記憶しているファイルの内の前記通信手段が受信したファイル特定情報により特定される暗号化ファイルを前記受付手段が受け付けた復号化用情報によって非暗号化ファイルに復号化し、前記通信手段は前記暗号化／復号化手段が復号化した非暗号化ファイルを外部へ送信し、
暗号化された暗号化ファイルを特定するファイル特定情報と共に当該暗号化ファイルを復号化するための復号化用情報及び再暗号化するための暗号化用情報を前記通信手段が受信した場合に、前記受付手段は復号化用情報及び再暗号化するための暗号化用情報を受け付け、前記暗号化／復号化手段は前記ファイル記憶手段が記憶しているファイルの内の前記通信手段が受信したファイル特定情報により特定される暗号化ファイルを前記受付手段が受け付けた復号化用情報によって非暗号化ファイルに復号化し、復号化した非暗号化ファイルを前記受付手段が受け付けた再暗号化のための暗号化用情報によって暗号化ファイルに再暗号化し、前記通信手段は前記暗号化／復号化手段が再暗号化した暗号化ファイルを外部へ送信するようにしてあること
を特徴とする文書管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は文書管理装置、具体的には、多数の文書ファイルを蓄積しており、これらの文書ファイルを外部装置としてのたとえばパーソナルコンピュータから閲覧したり、ダウンロードしたりすることが可能ないわゆるファイルサーバと称される文書管理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、画像処理装置として、用紙にハードコピーされた画像を走査して画像データを取り込み、取り込んだ画像データに基づく画像を形成して出力する複写機能，取り込んだ画像データを外部装置へ送信する送信機能，ファクシミリ通信を用いて他のファクシミリ装置との間でデータを送受信するファクシミリ機能，及び通信線等を介して外部装置から取得したデータを出力するプリンタ機能等、複数の機能を搭載したデジタル複合機（以下、ＭＦＰ：Multi Function Printerという）が普及している。このようなＭＦＰは、取り込んだ画像データ及び外部装置から取得した画像データ等を記憶するハードディスク等の不揮発性の大容量の記憶装置を備えることにより、各機能の処理を並行して行なうことが可能に構成されている。
【０００３】
また、ＭＦＰにおいては、上述したように、取り込んだ画像データ及び外部装置から取得した画像データ等を記憶装置に記憶させておき、記憶させてあるデータを必要に応じて記憶装置から読み出して用紙へプリント処理したり、外部に接続されたコンピュータ等の外部装置へ送信したりする構成を採ることにより、画像データのファイルサーバ、即ち文書管理装置としての機能を有するものもある。このようなファイルサーバとしての機能を有するＭＦＰを用いることにより、ユーザは、一度出力処理を行なった画像データを再利用することが可能になるので、文書または画像を必要に応じて即座に出力させることができると共に、文書または画像を複数のユーザで共用することが可能になる。
【０００４】
ところで、上述したようなファイルサーバ機能を有するＭＦＰでは接続されている種々の装置、たとえばパーソナルコンピュータ、ファクシミリ送信等から送られてきた大量の情報がその内部に蓄積されているので、セキュリティ対策が重要になる。ＭＦＰの内部に蓄積されている情報そのものが電子的に盗まれることを防止する必要があることは勿論であるが、仮にＭＦＰから情報が漏洩したとしても情報そのものがたとえば暗号化されていれば、セキュリティを確保することが可能である。
【０００５】
このような事情から、たとえば特許文献１に開示されているような発明が提案されている。この特許文献１に開示されている発明では、暗号化された秘密情報ファイルが秘密情報管理サーバに蓄積されており、このサーバとは別の暗号化／復号化ソフトウェア管理サーバに暗号化／復号化ソフトウェアが保管されている。そして、秘密情報管理サーバからは秘密情報ファイルが、暗号化／復号化ソフトウェア管理サーバからは暗号化／復号化ソフトウェアがそれぞれ情報端末へダウンロードされる。情報端末においては、ダウンロードされた秘密情報ファイルがダウンロードされた暗号化／復号化ソフトウェアで復号化される。またたとえば特許文献２には、端末装置において、受信した画像情報、送信すべき画像情報を暗号化して脱着可能な記憶装置に記憶させる発明が開示されている。
【特許文献１】特開２００２−２３６６１８号公報
【特許文献２】特開平６−３２６８８２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
上述のような特許文献１に開示されている発明では、情報端末側では、本来ダウンロードしたいファイルの他に、暗号化／復号化ソフトウェアサーバから暗号化／復号化ソフトウェアをダウンロードする必要がある。また特許文献２に開示されている発明では、端末装置においてはセキュリティが確保されるかもしれないが、端末装置によって情報がダウンロードされるサーバ等の装置におけるセキュリティに関しては考慮されていない。
【０００７】
本発明は以上のような事情に鑑みてなされたものであり、暗号化／復号化ソフトウェアを他のサーバ等からダウンロードしたりする必要がなく、また端末装置（外部装置）におけるセキュリティを確保しつつ、ＭＦＰに既に蓄積されている情報のセキュリティを確保し得る文書管理装置の提供を主たる目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明に係る文書管理装置の第１の態様は、画像データのファイルを記憶するファイル記憶手段と、該ファイル記憶手段が記憶しているファイルを特定するファイル特定情報を外部から受信し、前記ファイル記憶手段が記憶しているファイルの内の受信したファイル特定情報に対応するファイルを外部へ送信する通信手段とを備えた文書管理装置において、ファイルを暗号化する暗号化手段と、該暗号化手段による暗号化のための暗号化用情報を受け付ける受付手段とを備え、暗号化されていない非暗号化ファイルを特定するファイル特定情報と共に暗号化用情報を前記通信手段が受信した場合に、前記受付手段は暗号化用情報を受け付け、前記暗号化手段は前記ファイル記憶手段が記憶しているファイルの内の前記通信手段が受信したファイル特定情報により特定される非暗号化ファイルを前記受付手段が受け付けた暗号化用情報によって暗号化し、前記通信手段は、前記暗号化手段が暗号化した暗号化ファイルを外部へ送信するようにしてあることを特徴とする。
【０００９】
このような本発明に係る文書管理装置の第１の態様では、文書管理装置に蓄積されている暗号化されていない非暗号化ファイルが、外部から受信した暗号化用情報によって暗号化された暗号化ファイルとして外部へ送信される。
【００１０】
また本発明に係る文書管理装置の第２の態様は、画像データのファイルを記憶するファイル記憶手段と、該ファイル記憶手段が記憶しているファイルを特定するファイル特定情報を外部から受信し、前記ファイル記憶手段が記憶しているファイルの内の受信したファイル特定情報に対応するファイルを外部へ送信する通信手段とを備えた文書管理装置において、ファイルを暗号化／復号化する暗号化／復号化手段と、該暗号化／復号化手段による暗号化のための暗号化用情報及び復号化のための復号化用情報を受け付ける受付手段とを備え、外部からの画像データの入力に際して前記受付手段が暗号化用情報を受け付けた場合に、前記暗号化／復号化手段は外部から入力された画像データを前記受付手段が受け付けた暗号化用情報によって暗号化して前記ファイル記憶手段に記憶させ、暗号化された暗号化ファイルを特定するファイル特定情報と共に当該暗号化ファイルを復号化するための復号化用情報を前記通信手段が受信した場合に、前記受付手段は復号化用情報を受け付け、前記暗号化／復号化手段は前記ファイル記憶手段が記憶しているファイルの内の前記通信手段が受信したファイル特定情報により特定される暗号化ファイルを前記受付手段が受け付けた復号化用情報によって非暗号化ファイルに復号化し、前記通信手段は、前記暗号化／復号化手段が復号化した非暗号化ファイルを外部へ送信するようにしてあることを特徴とする。
【００１１】
このような本発明に係る文書管理装置の第２の態様では、文書管理装置に蓄積されている暗号化された暗号化ファイルが、外部から受信した復号化用情報によって復号化された非暗号化ファイルとして外部へ送信される。
【００１２】
更に本発明に係る文書管理装置の第３の態様は、画像データのファイルを記憶するファイル記憶手段と、該ファイル記憶手段が記憶しているファイルを特定するファイル特定情報を外部から受信し、前記ファイル記憶手段が記憶しているファイルの内の受信したファイル特定情報に対応するファイルを外部へ送信する通信手段とを備えた文書管理装置において、ファイルを暗号化／復号化する暗号化／復号化手段と、該暗号化／復号化手段による暗号化のための暗号化用情報及び復号化のための復号化用情報を受け付ける受付手段とを備え、外部からの画像データの入力に際して前記受付手段が暗号化用情報を受け付けた場合に、前記暗号化／復号化手段は外部から入力された画像データを前記受付手段が受け付けた暗号化用情報によって暗号化して前記ファイル記憶手段に記憶させ、暗号化された暗号化ファイルを特定するファイル特定情報と共に当該暗号化ファイルを復号化するための復号化用情報及び再暗号化するための暗号化用情報を前記通信手段が受信した場合に、前記受付手段は復号化用情報及び再暗号化するための暗号化用情報を受け付け、前記暗号化／復号化手段は前記ファイル記憶手段が記憶しているファイルの内の前記通信手段が受信したファイル特定情報により特定される暗号化ファイルを前記受付手段が受け付けた復号化用情報によって非暗号化ファイルに復号化し、復号化した非暗号化ファイルを前記受付手段が受け付けた再暗号化のための暗号化用情報によって暗号化ファイルに再暗号化し、前記通信手段は、前記暗号化／復号化手段が再暗号化した暗号化ファイルを外部へ送信するようにしてあることを特徴とする。
【００１３】
このような本発明に係る文書管理装置の第３の態様では、文書管理装置に蓄積されている暗号化された暗号化ファイルが、外部から受信した復号化用情報によって一旦復号化され、更に外部から受信した再暗号化用情報によって再暗号化された暗号化ファイルとして外部へ送信される。
【００１４】
また更に本発明の他の態様は上記の第１、第２、第３の態様の内のいずれか二つを組み合わせた構成、及び第１、第２及び第３の態様の全てを組み合わせた構成を有することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１５】
本発明に係る文書管理装置の第１の態様によれば、たとえばパーソナルコンピュータ等の外部装置に特別なソフトウェアをインストールする必要なしに、文書管理装置に暗号化されずに蓄積されているファイルを暗号化された暗号化ファイルとしてダウンロードすることが可能になるという顕著な効果を奏する。
【００１６】
また本発明に係る文書管理装置の第２の態様によれば、たとえばパーソナルコンピュータ等の外部装置に特別なソフトウェアをインストールする必要なしに、文書管理装置に暗号化されて蓄積されているファイルを復号化された非暗号化ファイルとしてダウンロードすることが可能になるという顕著な効果を奏する。
【００１７】
本発明に係る文書管理装置の第３の態様によれば、たとえばパーソナルコンピュータ等の外部装置に特別なソフトウェアをインストールする必要なしに、文書管理装置に暗号化されて蓄積されているファイルを一旦復号化した上で、以前とは異なる暗号化用情報で暗号化した暗号化ファイルとしてダウンロードすることが可能になるという顕著な効果を奏する。
【００１８】
本発明に係る文書管理装置の他の態様によれば、上記の第１、第２、第３の態様の効果を併せ持つ文書管理装置が実現される。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１９】
以下に、本発明に係る文書管理装置をデジタル複合機（以下、ＭＦＰ：Multi Function Printerという）に適用した場合の実施の形態を示す図面に基づいて詳述する。図１は本発明に係る文書管理装置をＭＦＰに適用した場合のネットワーク構成例を示す模式図であり、図１において参照符号１は本発明の文書管理装置としてのＭＦＰを示している。
【００２０】
ＭＦＰ１は、ＬＡＮ（Local Area Network）を介して外部装置としての複数のパーソナルコンピュータ（以下、ＰＣという）２，２と接続されている。また、ＭＦＰ１は、公衆電話交換網ＰＳＴＮを介して外部のＭＦＰ３及びファクシミリ装置４とも接続されている。なお、ＬＡＮには図示されている他にも多数のＰＣが接続されており、公衆電話交換網ＰＳＴＮには図示されている他にも多数のＭＦＰ及びファクシミリ装置が接続されていることは言うまでもない。更に、ＭＦＰ１はＬＡＮを介してインターネットＩＮとも接続している。インターネットＩＮには種々の端末装置、たとえばＰＣ，インターネットファクシミリ装置，携帯電話機，ＰＤＡ等が接続可能であることはいうまでもない。従って、ＭＦＰ１は、ＬＡＮを介して複数のＰＣ２，２と、公衆電話交換網ＰＳＴＮを介して他の多数のＭＦＰ３及びファクシミリ装置４と、更にインターネットＩＮを介して種々の端末装置と通信可能である。
【００２１】
なお、図１において、参照符号１Ａは後述する読取部１５により原稿の画像を読み取る際に原稿が載置されるＡＤＦ等の原稿載置台を示している。また、参照符号１Ｐは後述する操作部１８及び表示部１９を一体化した操作パネルを示している。
【００２２】
図２は本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰ１の内部構成例を示すブロック図である。ＭＦＰ１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit)又はＭＰＵ（Micro Processor Unit）等で構成された制御部１０を備えている。制御部１０は、バスを介して、ＲＯＭ１１、ＲＡＭ１２、ＮＣＵ（Network Control Unit）１３、モデム１４、読取部１５、画像メモリ１６、プリント部１７、操作部１８、表示部１９、ＬＡＮに接続するためのＬＡＮインタフェース２０、蓄積部２１、画像データの符号化／復号化処理を行なうコーデック（ＣＯＤＥＣ）２２、パスワード（ＰＷ）記憶部２３等と接続されている。
【００２３】
制御部１０は、上述したようなハードウェア各部を制御すると共に、ＲＯＭ１１に予め格納されている制御プログラムに従って、種々のソフトウェア的機能を実現する。ＲＯＭ１１に格納されている制御プログラムとしては、ＭＦＰ１としての一般的な動作に必要な種々のプログラム，及びＬＡＮインターフェイス２０を介してＰＣ２とデータ通信を行なうためのプログラム，モデム１４を介して外部のＭＦＰ３，ファクシミリ装置４との間でファクシミリ通信を行なうためのファクシミリ通信プログラム等が含まれる他、本発明の文書管理装置としての動作に必要なプログラムも含まれる。また、ＲＡＭ１２は、ＳＲＡＭ又はフラッシュメモリ等で構成されており、制御部１０による制御プログラムの実行時に発生するデータを一時的に記憶する。
【００２４】
モデム１４は、ファクシミリ通信が可能なファックスモデムで構成されており、ＮＣＵ１３とも直接的に接続されている。ＮＣＵ１３は、公衆電話交換網ＰＳＴＮと接続されており、必要に応じてモデム１４を公衆電話交換網ＰＳＴＮと接続し、公衆電話交換網ＰＳＴＮを介して外部のＭＦＰ３及びファクシミリ装置４との間でのファクシミリ通信を可能としている。
【００２５】
読取部１５は、ＣＣＤ(Charge Coupled Device) を利用したスキャナで構成されており、図１に参照符号１Ａで示されている原稿載置台に載置された原稿を読み取ることにより画像データを取得し、取得した画像データを画像メモリ１６に記憶させる。画像メモリ１６は、ＤＲＡＭにより構成されており、モデム１４及びＮＣＵ１３を介したファクシミリ通信により受信した画像データ、及び読取部１５により読み取った画像データを一時的に記憶する。このようにして画像メモリ１６に一時的に記憶された画像データは、最終的にはファイル化されて後述するファイルＤＢ２１ａに蓄積される。
【００２６】
プリント部１７は、例えば電子写真方式のプリンタ装置であって、画像メモリ１６に記憶させてある画像データを、Ａ３縦，Ｂ４縦，Ａ４縦，Ｂ５横及びＡ５横等の各サイズの用紙又はＯＨＰ(Over Head Projector) シート等から最適なサイズのものを選択してハードコピーすることによりプリント処理する。
【００２７】
操作部１８は、ＭＦＰ１を直接操作するために、たとえばＭＦＰ１の原稿載置台１Ａに載置された原稿を直接ファクシミリ送信したりするような場合に必要なテンキー、短縮ダイヤルキー及び各種のファンクションキー等を備えた操作パネルとして構成されている。また、このような操作部１８は、ユーザが、ＭＦＰ１の原稿載置台１Ａに載置された原稿を読み取らせて画像データのファイルとして蓄積部２１の後述するファイルデータベース（ＤＢ）２１ａに蓄積させる操作を指示すると共に、その際にファイルを暗号化して蓄積するか否かの指示、及び暗号化して蓄積する場合の暗号化のためのパスワード（暗号化用情報）を入力するためにも使用される。
【００２８】
表示部１９は、液晶ディスプレイ（ＬＣＤ）等の表示装置であり、ＭＦＰ１の動作状態、操作部１８から入力された文字、ユーザに通知すべき情報等の表示を行なう。なお、表示部１９をいわゆるタッチパネル方式の操作部とすることにより、操作部１８の全体、又は一部の機能を表示部１９で兼用するように構成することが出来る。なお、図１には操作部１８及び表示部１９が一体化された操作パネル１Ｐが示されている。
【００２９】
上述した構成により、ＭＦＰ１は、原稿載置台１Ａにユーザが載置した原稿を読取部１５により読み取って得られた画像データを画像メモリ１６に一旦記憶した後、コーデック２２によってファクシミリ画像データに符号化してＮＣＵ１３及びモデム１４を介して公衆電話回線網ＰＳＴＮに接続されている他のＭＦＰ３及びファクシミリ装置４へ送信し、また、外部のＭＦＰ３及びファクシミリ装置４がファクシミリ通信にて送信したファクシミリ画像データを公衆電話回線網ＰＳＴＮを介して受信し、画像メモリ１６に一旦記憶した後、コーデック２２により通常の画像データ、たとえばビットマップ，ＭＰＥＧ，ＴＩＦＦ等の形式に復号化するファクシミリ装置として機能する。
【００３０】
また、ＭＦＰ１は、原稿載置台１Ａに載置された原稿を読取部１５により読み取って得られた画像データをプリント部１７で用紙にハードコピーすることにより複写する複写装置としても機能し、更にＬＡＮインタフェース２０を介してＬＡＮに接続されているＰＣ２，２から受信したデータに基づく画像をプリント部１７で用紙にハードコピーしてプリントするネットワークプリンタとしても機能する。更に、ＭＦＰ１は、読取部１５により原稿を読み取って得られた画像データをＬＡＮインタフェース２０を介してＬＡＮに接続されているＰＣ２，２へ送信するネットワークスキャナとしても機能する。
【００３１】
ところで、ＭＦＰ１は、不揮発性で大記憶容量の記憶手段としてハードディスク又はフラッシュメモリ等からなる蓄積部２１を備えている。蓄積部２１にはファイルデータベース（ＤＢ）２１ａが適宜の領域に設定されている。このファイルＤＢ２１ａには上述したようなファクシミリ通信により外部から受信した画像データ、読取部１５により原稿から読み取った画像データ、及びＬＡＮを介して外部のＰＣ２，２から受信した画像データが画像ファイルとして適宜登録されている。また、ＭＦＰ１は、上述したように、各種の画像データをユーザが再利用できるように画像ファイルとして蓄積部２１のファイルＤＢ２１ａに蓄積させておくことにより、画像データのファイルサーバとしても機能する。
【００３２】
ＭＦＰ１はまた、蓄積部２１にウェブサーバ装置としての動作に必要な制御プログラムであるウェブサーバプログラム２１ｂ，ＭＦＰ１をＰＣ２等の外部装置から操作するためのウェブページ等の種々のウェブページ２１ｃを記憶させている。これにより、ＭＦＰ１は、蓄積部２１のファイルＤＢ２１ａに登録されている画像ファイルをウェブページ２１ｃ上からＰＣ２，２に提供するウェブサーバ装置としても動作すると共に、ＰＣ２等の外部装置に表示されたウェブページ２１ｃ上に入力された種々の指示に応じて、ファイルＤＢ２１ａに蓄積されているファイルを外部装置、たとえばＰＣ２等へダウンロードさせることも可能である。
【００３３】
更に、蓄積部２１の適宜の領域には暗号化／復号化ソフトウェア（ＳＷ）２１ｄがインストールされている。暗号化／復号化用ＳＷ２１ｄは、ファイルＤＢ２１ａにファイルが蓄積される際にそのファイルを暗号化して暗号化ファイルとして蓄積するために、また逆にファイルＤＢ２１ａに蓄積されている暗号化ファイルがファイルＤＢ２１ａから読み出される際に復号化して非暗号化ファイルとして読み出すために、あるいはファイルＤＢ２１ａに蓄積されている非暗号化ファイルがファイルＤＢ２１ａから読み出される際に暗号化して暗号化ファイルとして読み出すために、それぞれ使用される。なお、読取部１５によって読み取られた画像データのファイルは暗号化されていない非暗号化ファイルであるので、そのファイルＤＢ２１ａへの蓄積に際して暗号化するか否かはユーザによる操作部１８の操作によって指示することが可能である。
【００３４】
従って、たとえばＰＣ２からログインされるとウェブサーバプログラム２１ｂが起動し、ファイルＤＢ２１ａに蓄積されているファイルのリスト（各ファイルを特定する情報、たとえば文書名等のリスト）がログインしたＰＣ２へウェブページ２１ｃの画面として送信されてＰＣ２側で表示される。このリスト上でＰＣ２のユーザがある文書名を指定すると、指定された文書ファイルを特定する情報がＰＣ２からＭＦＰ１へ送信される。ＭＦＰ１では受信した文書名がファイルＤＢ２１ａに与えられ、ファイルＤＢ２１ａは与えられた文書ファイルを特定する情報に対応する画像データを読み出す。これにより、指定された文書ファイルの画像データをその文書ファイルを指定したＰＣ２へウェブページ２１ｃとして送信したり、プリント部１７でプリント処理したりすることが可能になる。
【００３５】
図３は本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰ１の操作部１８及び表示部１９の外観の構成例、より具体的には両者を一体化させた操作パネル１Ｐの外観の構成例を示す模式図である。
【００３６】
操作パネル１Ｐは操作部１８の中央部分に、操作部１８の一部として機能するタッチパネル方式の表示部１９を併設して構成されている。左側には、上側から順に、「コピー」キー１０１、「ファックス」キー１０２、「読み込み」キー１０３が配設されている。
【００３７】
「コピー」キー１０１は、原稿載置台１Ａにユーザが載置した原稿を読取部１５により読み取らせる指示を与えるキーである。「ファックス」キー１０２は、原稿載置台１Ａにユーザが載置した原稿を読取部１５により読み取らせてファクシミリ送信させるためのキーである。「読み込み」キー１０３は、新たな文書ファイルとしてファイルＤＢ２１ａに登録するために原稿載置台１Ａに載置されている原稿を読取部１５に読み取らせる指示を与えるキーである。
【００３８】
操作部１８の右側には、テンキー１０５、短縮キー１０６、「停止」キー１０７、「リセット」キー１０８、「スタート」キー１０９等が配設されている。
【００３９】
テンキー１０５は基本的にはファクシミリ送信の際の送信先のファクシミリ番号（電話番号）を入力するために使用される。しかしその他に、印刷部数の指定、印刷ページの指定等のような、数字を入力する必要がある場合にもテンキー１０５が使用される。更にテンキー１０５の各数字キーはアルファベットを入力するための文字キーも兼ねており、ユーザがパスワード、ＩＤ等のようなセキュリティに関係する情報を入力するためにも使用される。
【００４０】
短縮キー１０６は、ファクシミリ送信の送信先のファクシミリ番号が予め任意の２桁の数字で登録されているキーである。具体的には、ユーザがテンキー１０５を操作してファクシミリ番号を入力した上で、「０１」〜「１６」までのいずれかの短縮キー１０６をたとえば所定時間押し続ける等の操作により、テンキー１０５の操作で入力されたファクシミリ番号が短縮キー１０６のいずれかのキーに登録される。
【００４１】
「停止」キー１０７は何らかの処理の実行中にその処理を停止させるためのキーである。たとえば、読取部１５による原稿の読み取りを開始した後に途中で停止させたいような場合にこの「停止」キー１０７をユーザが操作すると、その時点で読取部１５による原稿の読み取りが停止される。
【００４２】
「リセット」キー１０８は、ユーザが種々の設定、入力をリセットしたり、または取り消したりする場合に使用される。たとえば、ユーザがテンキー１０５を操作して入力したファクシミリ番号又はパスワードが誤りであったような場合に、入力済みのファクシミリ番号又はパスワードを取り消すような場合に使用される。
【００４３】
「スタート」キー１０９は種々の処理の開始を指示するためのキーである。たとえば、ユーザが「ファックス」キー１０２を操作し、原稿載置台１Ａに原稿を載置し、テンキー１０５又は短縮キー１０６の操作により送信先を入力した後、「スタート」キー１０９を操作することにより、原稿が読取部１５により読み取られてファクシミリ送信される。
【００４４】
次に、本発明に係る画像管理装置であるＭＦＰ１の動作例について説明する。図４はＭＦＰ１に原稿を読み取らせる処理、即ち文書蓄積処理の処理手順を示すフローチャートである。なお、図４のフローチャートに示す処理手順は、制御部１０がＲＯＭ１１に記憶されている制御プログラムに従って実行することにより実現される。
【００４５】
たとえば、ＭＦＰ１の操作部１８をユーザが直接操作することにより、より具体的には「読み込み」キー１０３をユーザが操作することにより、ＭＦＰ１に文書蓄積処理を指示した場合（ステップＳ１１でＹＥＳ）、制御部１０は次にパスワード（ＰＷ）が入力されたか否かを判断する（ステップＳ１２）。図５はその際にＭＦＰ１の表示部１９に表示される画面の模式図である。但し、操作部１８の操作によって他の処理が要求された場合は（ステップＳ１１でＮＯ）、制御部１０は要求された他の処理を実行する（ステップＳ１０）。
【００４６】
この画面は、文書蓄積処理に際して、読取部１５によって読み取られた画像データのファイルを暗号化して蓄積するか、暗号化せずに蓄積するかの指示をＭＦＰ１がユーザから受け付けるために表示される。具体的には、ラジオボタン方式で「暗号化しない」及び「暗号化する」のいずれかをユーザが選択することが可能なように表示が行なわれる。そして、ユーザが「暗号化する」を選択した場合には、図５に具体的に示すように、文書名及び暗号化用パスワード（ＰＷ）をユーザが入力するための入力欄が表示される。従って、ユーザはこれからＭＦＰ１に蓄積させたい原稿のファイルの名称を任意に設定することができる。但し、ユーザが文書名を入力しない場合にはたとえばその時点の時刻が仮の文書名として自動的に設定される。また、ユーザはこれからＭＦＰ１に読み取らせる原稿を暗号化してＭＦＰ１に蓄積させるための暗号鍵である暗号化用パスワード（暗号化用情報）を任意に設定することができる。文書名とは異なり、この暗号化用パスワードはユーザが必ず入力しなければならない。
【００４７】
なお、ユーザが「暗号化しない」を選択した場合、図５に示されている二つの入力欄の内の文書名の入力欄のみが表示される。但し、いずれにしても「次」をユーザが操作すると、文書名が入力されていなくても、仮の文書名が付与されて次の処理に進む。
【００４８】
このような表示部１９に表示される画面上でユーザが必要な入力を行なった後、「次」を操作（たとえば指で押圧）すると、パスワードが入力されていない場合（ステップＳ１２でＮＯ）、具体的には暗号化が指示されていない場合は、制御部１０は読取部１５が読み取った画像データのファイルを暗号化しないまま、即ち非暗号化ファイルとしてファイルＤＢ２１ａに蓄積する（ステップＳ１５）。一方、パスワードが入力された場合（ステップＳ１２でＹＥＳ）、具体的には暗号化が指示された場合は、入力されたパスワードはＰＷ記憶部２３に一旦記憶される（ステップＳ１３）。換言すれば、入力されたパスワードはＰＷ記憶部２３に受け付けられる。そして、制御部１０は読取部１５が読み取った画像データのファイルを入力されたパスワード、即ちＰＷ記憶部２３が記憶しているパスワードで暗号化し（ステップＳ１４）、暗号化された、即ち暗号化ファイルとしてファイルＤＢ２１ａに蓄積する（ステップＳ１５）。
【００４９】
なお、上述の説明は、ユーザが全ての操作をＭＦＰ１の操作部１８及び表示部１９を利用して行なう場合であるが、ユーザが原稿を読取部１５の原稿載置台１Ａに予め載置しておき、図５に示した画面と同様の表示をＰＣ２のモニタに行なえるウェブページ２１ｃをＭＦＰ１からユーザのＰＣ２へウェブサーバプログラム２１ｂによって送信させることにより、文書蓄積処理を行なうことも勿論可能である。
【００５０】
図６及び図７は外部装置、たとえばＰＣ２からユーザがＭＦＰ１に蓄積されているファイルをダウンロードする処理（ダウンロード処理）の際のＭＦＰ１の処理手順を示すフローチャートである。なお、図６及び図７のフローチャートは本来は一つのフローチャートであり、このフローチャートに示す処理手順は制御部１０がＲＯＭ１１に記憶されている制御プログラムに従って実行することにより実現される。
【００５１】
ＭＦＰ１の制御部１０はＰＣ２からのログインを待機しており、ログインが行なわれてダウンロード処理が要求されると（ステップＳ２１でＹＥＳ）、ウェブサーバプログラム２１ｂに従って、ファイルＤＢ２１ａに蓄積されている各ファイルについて、それぞれを特定する情報である文書名と、暗号化ファイルであるか非暗号化ファイルであるかを示す情報とをリスト表示するためのウェブページ２１ｃを蓄積部２１から読み出してＰＣ２に提供（送信）する。なお、ＰＣ２からＭＦＰ１へのログインに際しては通常は「ユーザ名」とログイン用のパスワードとを入力する必要があるので、ＭＦＰ１側ではログインしたユーザ（より具体的にはＰＣ２）を特定することが可能である。但し、ＰＣ２から他の処理が要求された場合は（ステップＳ２１でＮＯ）、制御部１０は要求された他の処理を実行する（ステップＳ２０）。
【００５２】
ユーザがダウンロードしたいファイルをＰＣ２のモニタの画面上で選択（たとえばマウスでクリック）すると、制御部１０は、ウェブサーバプログラム２１ｂに従って、図８に示すような画面をＰＣ２のモニタに表示するためのウェブページ２１ｃを蓄積部２１から読み出してＰＣ２に提供（送信）する。この画面は、既にユーザによりダウンロードすることが指定されたファイルのダウンロード方法の設定をＭＦＰ１が受け付けるための画面である。具体的には、「１」として「非暗号化ファイルをそのままダウンロードする」、「２」として「非暗号化ファイルを暗号化してダウンロードする」、「３」として「暗号化ファイルを非暗号化してダウンロードする」、「４」として「暗号化ファイルを再暗号化してダウンロードする」の内のいずれか一つをユーザが選択することが可能に構成されている。
【００５３】
ここで、ユーザが「４」の「暗号化ファイルを再暗号化してダウンロードする」を選択した場合、図８に示されているように、「復号化用パスワード」及び「再暗号化用パスワード」をユーザが入力するための入力欄が表示される。「復号化用パスワード」はファイルＤＢ２１ａに蓄積されている暗号化ファイルを復号化するための復号化用情報であり、具体的にはその暗号化ファイルの暗号化に使用された暗号化用パスワードである。「再暗号化用パスワード」は「復号化用パスワード」によって復号化されたファイル（非暗号化ファイル）を異なるパスワードで再度暗号化するためのパスワードである。
【００５４】
なお、「１」の「非暗号化ファイルをそのままダウンロードする」をユーザが選択した場合には、ファイルＤＢ２１ａに蓄積されている非暗号化ファイルをそのままＰＣ２へダウンロードするだけの処理であるので、いずれのパスワードの入力欄も表示されない。また、「２」の「非暗号化ファイルを暗号化してダウンロードする」をユーザが選択した場合には、ファイルＤＢ２１ａに蓄積されている非暗号化ファイルを暗号化した上でダウンロードする必要があるので、図８には示していないが、「暗号化用パスワード」の入力欄のみが表示される。更に、「３」の「暗号化ファイルを非暗号化してダウンロードする」をユーザが選択した場合には、ファイルＤＢ２１ａに蓄積されている暗号化ファイルを復号化した上でダウンロードする必要があるので、「復号化用パスワード」の入力欄のみが表示される。また更に、「４」の「暗号化ファイルを再暗号化してダウンロードする」をユーザが選択した場合には、ファイルＤＢ２１ａに蓄積されている暗号化ファイルを一旦復号化した上で再度暗号化してダウンロードする必要があるので、「復号化用パスワード」及び「再暗号化用パスワード」の入力欄が表示される。
【００５５】
このような図８に示す画面でユーザが「設定完了」を操作（たとえばマウスでクリック）すると、制御部１０は、ダウンロードが要求されたファイルがいずれの、具体的には暗号化ファイル又は非暗号化ファイルのいずれであるかを判断する（ステップＳ２２）。要求されたファイルが非暗号化ファイルである場合（ステップＳ２２でＹＥＳ）、制御部１０は、次に文書名及びパスワードをＰＣ２から受信したか否かを判断する（ステップＳ２３）。ここで、文書名及びパスワードの双方を受信した場合（ステップＳ２３でＹＥＳ）、制御部１０は、受信したパスワードをＰＷ記憶部２３に一時記憶する（ステップＳ２４）。この後、制御部１０はステップＳ２５へ処理を進める。なお、パスワードは受信せずに文書名のみを受信した場合も（ステップＳ２３でＮＯ）、制御部１０はステップＳ２５へ処理を進める。いずれにしろ、ＭＦＰ１は文書名のみは受信する。
【００５６】
次に、制御部１０は、受信した文書名に対応するファイル（この場合は非暗号化ファイル）をファイルＤＢ２１ａから読み出し（ステップＳ２５）、パスワードを受信しているか否か、具体的にはＰＷ記憶部２３にパスワードが記憶されているか否かを判断する（ステップＳ２６）。ＰＷ記憶部２３がパスワードを記憶していない場合は（ステップＳ２６でＮＯ）、図８に示すＰＣ２のモニタに表示された画面においてユーザが「１」の「非暗号化ファイルをそのままダウンロードする」を選択した場合である。従ってこの場合、制御部１０は、ファイルＤＢ２１ａから読み出した非暗号化ファイルをそのまま送信する（ステップＳ２７）。なおこの際のファイルの送信先は、ＭＦＰ１にＰＣ２がログインした際の情報から判断可能である。
【００５７】
一方、ＰＷ記憶部２３がパスワードを記憶していた場合は（ステップＳ２６でＹＥＳ）、図８に示すＰＣ２のモニタに表示された画面においてユーザが「２」の「非暗号化ファイルを暗号化してダウンロードする」を選択した場合である。従ってこの場合、制御部１０は、ファイルＤＢ２１ａから読み出した非暗号化ファイルを受信したパスワード、即ちＰＷ記憶部２３が記憶しているパスワード（暗号化用パスワード）によって暗号化し（ステップＳ２８）、暗号化したファイル（暗号化ファイル）を送信する（ステップＳ２９）。なおこの際のファイルの送信先は、ＭＦＰ１にＰＣ２がログインした際の情報から判断可能である。
【００５８】
以上のように、図８に示すＰＣ２のモニタに表示される画面において、ユーザがダウンロードするファイルとして非暗号化ファイル、即ち暗号化されずにファイルＤＢ２１ａに蓄積されているファイルを選択した上で、パスワードを入力しなければ暗号化せずにダウンロードすることを、パスワードを入力すれば暗号化してダウンロードすることを、それぞれユーザが指示したことになる。
【００５９】
一方、ユーザが暗号化ファイルのダウンロードを指示した場合（ステップＳ２２でＮＯ）、制御部１０は、次に文書名、復号化用パスワード及び再暗号化用パスワードをＰＣ２から受信したか否かを判断する（ステップＳ３１）。ここで、文書名、復号化用パスワード及び再暗号化用パスワードの三者を受信した場合（ステップＳ３１でＹＥＳ）、制御部１０は、受信した復号化用パスワード及び再暗号化用パスワードをＰＷ記憶部２３に一時記憶する（ステップＳ３２）。この後、制御部１０はステップＳ３４へ処理を進める。なお、再暗号化用パスワードは受信せずに文書名及び復号化用パスワードのみを受信した場合は（ステップＳ３１でＮＯ）、制御部１０は復号化用パスワードのみをＰＷ記憶部２３に一時記憶し（ステップＳ３３）、ステップＳ３４へ処理を進める。いずれにしろ、ＭＦＰ１は文書名と復号化用パスワードとは受信する。
【００６０】
次に、制御部１０は、受信した文書名に対応するファイル（この場合は暗号化ファイル）をファイルＤＢ２１ａから読み出し（ステップＳ３４）、受信したパスワード、即ちＰＷ記憶部２３が記憶している復号化用パスワードで復号化する（ステップＳ３５）。次に、制御部１０は、再暗号化用パスワードを受信しているか否か、具体的にはＰＷ記憶部２３に再暗号化用パスワードが記憶されているか否かを判断する（ステップＳ３６）。再暗号化用パスワードを受信していない場合は（ステップＳ３６でＮＯ）、図８に示すＰＣ２のモニタに表示された画面においてユーザが「３」の「暗号化ファイルを非暗号化してダウンロードする」を選択した場合であるので、制御部１０は、復号化したファイル（非暗号化ファイル）を送信する（ステップＳ３７）。なおこの際のファイルの送信先は、ＭＦＰ１にＰＣ２がログインした際の情報から判断可能である。
【００６１】
一方、再暗号化用パスワードを受信していた場合は（ステップＳ３６でＹＥＳ）、図８に示すＰＣ２のモニタに表示された画面においてユーザが「４」の「暗号化ファイルを再暗号化してダウンロードする」を選択した場合である。従ってこの場合、制御部１０は、ファイルＤＢ２１ａから読み出して復号化用パスワードで復号化した非暗号化ファイルをＰＷ記憶部２３が記憶している再暗号化用パスワードによって再暗号化し（ステップＳ３８）、再暗号化したファイル（暗号化ファイル）を送信する（ステップＳ３９）。なおこの際のファイルの送信先は、ＭＦＰ１にＰＣ２がログインした際の情報から判断可能である。
【００６２】
以上のように、図８に示すＰＣ２のモニタに表示される画面において、ユーザがダウンロードするファイルとして暗号化ファイル、即ち暗号化されてファイルＤＢ２１ａに蓄積されているファイルを選択した上で、復号化用パスワードのみを入力すれば復号化された非暗号化ファイルをダウンロードすることを、復号化用パスワードに加えて再暗号化用パスワードをも入力すれば再暗号化してダウンロードすることを、それぞれユーザが指示したことになる。
【００６３】
なお上述の実施の形態では、ＭＦＰ１に付属する読取部１５によって原稿を読み取り、ファイルＤＢ２１ａに暗号化ファイル又は非暗号化ファイルとして蓄積する例について説明したが、他の外部装置、たとえばＰＣ２等から暗号化ファイル又は非暗号化ファイルを受信してファイルＤＢ２１ａに蓄積することも勿論可能である。また、パスワード（ＰＷ）記憶部２３を独立した記憶部として備える構成を示したが、ＲＡＭ１２又はファイルＤＢ２１ａの一部の領域に同様の機能を持たせることも勿論可能である。
【図面の簡単な説明】
【００６４】
【図１】本発明に係る文書管理装置をＭＦＰに適用した場合のネットワーク構成例を示す模式図である。
【図２】本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰの内部構成例を示すブロック図である。
【図３】本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰの操作部及び表示部の外観の構成例を示す模式図である。
【図４】本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰによる文書蓄積処理の処理手順を示すフローチャートである。
【図５】本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰによる文書蓄積処理の設定を行なう際に表示される画面を示す模式図である。
【図６】本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰから外部装置がファイルをダウンロードする処理の際の処理手順を示すフローチャートである。
【図７】本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰから外部装置がファイルをダウンロードする処理の際の処理手順を示すフローチャートである。
【図８】本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰから外部装置がファイルをダウンロードする処理の際に外部装置側で表示される画面を示す模式図である。
【符号の説明】
【００６５】
１  ＭＦＰ（文書管理装置）
１Ｐ  操作パネル
１０  制御部
１５  読取部
１７  プリント部
１８  操作部
１９  表示部
２１ａ  ファイルデータベース（ファイル記憶手段）
２１ｄ  暗号化／復号化ソフトウェア（暗号化手段、暗号化／復号化手段）
２３  パスワード記憶部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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