(57)【要約】【課題】ワークフローシステムにおいて、常時携帯していることの多い携帯電話のメールの送信及び受信機能を利用しワークフローの承認・否認操作を行えるようにすることで、場所や時間による業務遂行の制約を緩和し、また承認依頼があったことをメールにて通知し承認・否認行為を促すことにより申請が停滞するのを防ぐことにある。【解決手段】申請案件が起票されるごとに承認用メールアドレス、否認用メールアドレスをワークフロー管理サーバ上に作成し、アドレス作成後、ワークフロー管理サーバは承認者の携帯電話へ承認依頼メールを送信し、承認依頼メールの送信元メールアドレスには、承認用メールアドレスを設定し、承認依頼メールの本文には、否認用メールアドレスを記述する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
申請者端末とワークフロー管理サーバと承認者携帯電話とを通信回線で結び、承認者が承認手続を行うと申請業務を実施可能にするワークフローシステムにおいて、申請ごとに対応するメールアドレスを作成することを特徴とするワークフローシステムの承認方法。
【請求項２】
申請者端末とワークフロー管理サーバと承認者携帯電話とを通信回線で結び、承認者が承認手続を行うと申請業務を実施可能にするワークフローシステムにおいて、承認者の携帯電話への承認依頼メールに対して返信することにより承認手続を完了することを特徴とするワークフローシステムの承認方法。
【請求項３】
申請者端末とワークフロー管理サーバと承認者携帯電話とを通信回線で結び、承認者が承認手続を行うと申請業務を実施可能にするワークフローシステムにおいて、受信メール内に列記されたメール返信先を選択することで承認・否認を選択することを特徴とするワークフローシステムの承認方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は申請ワークフロー案件の承認方法に関し、簡単な方法で承認するのを可能にし、申請の停滞を防ぐのに好適なワークフロー承認方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
複数の人が関わる業務の流れのルールを基に業務支援を行うワークフローシステムが実用化されている。近年情報システム化の進展により、ワークフローシステムへの依存度が高まっている。
【０００３】
また、携帯電話機の普及、携帯電話使用可能地域の拡大、携帯電話におけるインターネットメール送受信機能の実装により、出張時、帰宅時等でも迅速に連絡をとれる環境が実現している。
【０００４】
【特許文献１】特開２００４−２５２９５０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
従来のワークフローシステムは、システムを操作するために限定された端末を使用するため、決められた場所で限られた時間しか業務を行うことができなかった。
【０００６】
本発明の目的は、常時携帯していることの多い携帯電話のメールの送信及び受信機能を利用しワークフローの承認・否認操作を行えるようにすることで、場所や時間による業務遂行の制約を緩和し、また承認依頼があったことをメールにて通知し承認・否認行為を促すことにより申請が停滞するのを防ぐことにある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記目的を達成するため、本発明では申請案件が起票されるごとに承認用メールアドレス、否認用メールアドレスをワークフロー管理サーバ上に作成する。アドレス作成後、ワークフロー管理サーバは承認者の携帯電話へ承認依頼メールを送信する。承認依頼メールの送信元メールアドレスには、承認用メールアドレスを設定する。承認依頼メールの本文には、否認用メールアドレスを記述する。
【０００８】
承認依頼メールは承認者の携帯電話へ送信していることから、承認者の出張時、帰宅時等業務用ＰＣの前にいない場合でも早期に申請案件の存在を通知できる。
【０００９】
承認依頼メールを受信した承認者は、申請業務を承認する場合、承認依頼メールにそのまま返信する。承認依頼メールの送信元メールアドレスには申請案件ごとの承認用メールアドレスが設定されているため、返信すると申請案件ごとの承認用メールアドレスに承認メールが送信される。ワークフロー管理サーバは、承認メールを受信したメールアドレスによりどの申請案件が承認されたか識別することができる。
【００１０】
また、申請業務を否認する場合、承認依頼メール本文内に記述された否認用メールアドレスリンクを選択し、否認メールを送信する。承認依頼メールの本文には申請案件ごとの否認用メールアドレスが設定されているため、否認メールを送信すると申請案件ごとの否認用メールアドレスに否認メールが送信される。ワークフロー管理サーバは、否認メールを受信したメールアドレスによりどの申請案件が否認されたか識別することができる。
【発明の効果】
【００１１】
本発明は、承認者が携帯電話で承認依頼メールを受信し、そのまま返信するだけで承認に必要な情報をワークフロー管理サーバに引渡せるため、早期に承認を行いやすい環境を提供できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下、図面を参照して実施の形態について説明する。
【実施例１】
【００１３】
図１は、本発明を適用したワークフローシステムの実施の形態についてブロック図を示したものである。図１において、１０は申請者端末、２０はワークフロー管理サーバ、３０は承認者の携帯電話、４０は申請者端末１０とワークフロー管理サーバ２０を結ぶ通信回線、５０、６０は申請者端末１０、ワークフロー管理サーバ２０と承認者の携帯電話３０を結ぶインターネット、携帯電話網である。本発明の実施の形態では、申請者端末、承認者の携帯電話は各１台しか示されていないが、勿論、実際にはこれ以上の台数がワークフロー管理サーバ２０と接続されていることは云うまでもない。ワークフロー管理サーバ２０はサーバプログラム２１、メールサーバ２２を有している。サーバプログラム２１はメールサーバ２２、ＤＢＭＳ２３を使用する。ＤＢＭＳ２３は、データベース２４を管理している。メールサーバ２２におけるメールアドレス一覧とデータベース２４は、申請者端末１０と承認者の携帯電話３０から不正にアクセスできないようにする。
【００１４】
次に本ワークフローシステムにおける申請処理を図２のフローチャートに従って説明する。図２は、申請者が実施したい業務を申請する場合を示したものである。
【００１５】
申請者は、実施したい業務がある時、申請者端末１０において申請処理を起動する。（Ｓ１０１）。申請者は申請処理において、申請情報（申請者名、申請者メールアドレス、申請内容、承認者名、承認者メールアドレス）を入力する。（Ｓ１０２）。申請者が申請情報を入力すると、申請情報はワークフロー管理サーバ２０に送信される。
【００１６】
ワークフロー管理サーバ２０は、申請情報を受信するとサーバプログラム２１により申請ＩＤを採番する。（Ｓ１０３）。
【００１７】
サーバプログラム２１は、申請ＩＤと申請情報をＤＢＭＳ２３を介してデータベース２４に登録する。（Ｓ１０４）。サーバプログラム２１は承認用メールアドレスと否認用メールアドレスを作成し、ＤＢＭＳ２３を介してデータベース２４に登録する。また、メールサーバ２２に承認用と否認用のメールアカウントを作成する。（Ｓ１０５）。サーバプログラム２１は承認依頼メールを作成する。（Ｓ１０６）。サーバプログラム２１は承認用メールアドレスを承認依頼メールの送信元に設定する。（Ｓ１０７）。サーバプログラム２１は承認依頼メールの本文に、承認者名、申請者名、申請者メールアドレス、申請内容、承認用メールアドレス、否認用メールアドレス、承認可否判断と手続を求める旨を記述する。サーバプログラム２１は、メールサーバ２２を介し、承認者の携帯電話３０のメールアドレスに承認依頼メールを送信する。（Ｓ１０８）。承認依頼メールを送信すると、サーバプログラム２１はＤＢＭＳ２３を介してデータベース２４の該当申請ＩＤのレコードについて、ステータスを「申請中」に変更する。（Ｓ１０９）。ステータスを「申請中」に変更すると、サーバプログラム２１は該当申請の申請ＩＤを申請者端末１０に送信する。申請者端末１０は、申請ＩＤを受信すると、画面に申請ＩＤおよび、引戻し時に必要である旨の記述を表示する。（Ｓ１１０）。
【００１８】
次に本ワークフローシステムにおける承認処理を図３のフローチャートに従って説明する。図３は、申請を承認する場合を示したものである。
【００１９】
申請依頼メールが承認者に送信されると、承認者の携帯電話３０は、承認依頼メールを受信する。（Ｓ２０１）。承認依頼メールを受信すると承認者は承認依頼メールを開く。（Ｓ２０２）。承認者は、承認依頼メール本文に記載された申請者名と申請内容をもとに承認するか否認するか判断する。また、詳細や背景を問合せるメールを、承認依頼メール本文に記載された申請者メールアドレスに必要に応じて送信する。また、詳細や背景を電話により必要に応じて問合せる。
【００２０】
承認する場合、承認者は承認依頼メールに対する返信操作により、返信メールを作成する。（Ｓ２０３）。返信メール作成後、承認者は必要に応じてコメントを返信メール本文に追記し、送信する。（Ｓ２０４）。承認メールを送信すると、ワークフロー管理サーバ２０のメールサーバ２２は承認メールを受信する。（Ｓ２０５）。承認メールを受信すると、サーバプログラム２１はＤＢＭＳ２３を介してデータベース２４の該当承認用メールアドレスのレコードについて、ステータスを「承認済」に変更する。（Ｓ２０６）。ステータスを「承認済」に変更後、ワークフロー管理サーバ２０は、承認通知メールを作成する。（Ｓ２０７）。承認通知メールを作成すると、サーバプログラム２１は、承認通知メールの本文に、申請者名、申請内容、承認者名、承認者メールアドレス、該当申請が承認された旨を記述する。承認通知メールの本文を作成すると、サーバプログラム２１は、メールサーバ２２を介して申請者メールアドレスに承認通知メールを送信する。（Ｓ２０８）。承認通知メールを送信すると、サーバプログラム２１は、メールサーバ２２が保持する承認用メールアドレスと否認用メールアドレスを削除する。（Ｓ２０９）。承認用メールアドレスと否認用メールアドレスを削除すると、サーバプログラム２１は、申請内容に応じて後続の処理を起動する。（Ｓ２１０）。
【００２１】
次に本ワークフローシステムにおける否認処理を図４のフローチャートに従って説明する。図４は、申請を否認する場合を示したものである。
【００２２】
申請依頼メールが承認者に送信されると、承認者の携帯電話３０は、承認依頼メールを受信する。（Ｓ３０１）。承認依頼メールを受信すると承認者は承認依頼メールを開く。（Ｓ３０２）。承認者は、承認依頼メール本文に記載された申請者名と申請内容をもとに承認するか否認するか判断する。また、詳細や背景を問合せるメールを、承認依頼メール本文に記載された申請者メールアドレスに必要に応じて送信する。また、詳細や背景を電話により必要に応じて問合せる。否認する場合、承認者は承認依頼メール本文に記述されている否認用メールアドレスリンクを選択する。（Ｓ３０３）。否認用メールアドレスを選択すると、承認者携帯電話３０は、否認メールを作成する。（Ｓ３０４）。否認メール作成後、承認者は必要に応じて否認理由、補足を否認返信メール本文に追記し、送信する。（Ｓ３０５）。否認メールを送信すると、ワークフロー管理サーバ２０のメールサーバ２２は否認メールを受信する。（Ｓ３０６）。否認メールを受信すると、サーバプログラム２１はＤＢＭＳ２３を介してデータベース２４の該当否認用メールアドレスのレコードについて、ステータスを「否認済」に変更する。（Ｓ３０７）。ステータスを「否認済」に変更後、ワークフロー管理サーバ２０は、否認通知メールを作成する。（Ｓ３０８）。否認通知メールを作成すると、サーバプログラム２１は、承認通知メールの本文に、申請者名、申請内容、否認者名、否認者メールアドレス、該当申請が否認された旨を記述する。否認通知メールの本文を作成すると、サーバプログラム２１は、メールサーバ２２を介して申請者メールアドレスに否認通知メールを送信する。（Ｓ３０９）。否認通知メールを送信すると、サーバプログラム２１は、メールサーバ２２が保持する承認用メールアドレスと否認用メールアドレスを削除する。（Ｓ３１０）。
【００２３】
次に本ワークフローシステムにおける引戻し処理を図５のフローチャートに従って説明する。図５は、申請の中止、修正のため引戻す場合を示したものである。
【００２４】
申請者は引戻し判断をした場合、申請者端末１０において引戻し処理を起動する。（Ｓ４０１）。引戻し処理が起動すると、申請者は申請者端末１０において該当申請の申請ＩＤを入力する。（Ｓ４０２）。申請ＩＤを入力すると、申請者端末１０は申請ＩＤをワークフロー管理サーバ２０に送信する。ワークフロー管理サーバ２０のサーバプログラム２１は、申請ＩＤを受信すると、ＤＢＭＳ２３を介してデータベース２４の該当申請ＩＤのレコードについて、ステータスを「引戻し済」に変更する。（Ｓ４０３）。ステータスを「引戻し済」に変更すると、サーバプログラム２１は、引戻し通知メールを作成する。（Ｓ４０４）。引戻し通知メールを作成すると、サーバプログラム２１は、引戻し通知メールの本文に、承認者名、申請者名、申請者メールアドレス、申請内容、引戻しされた旨を記述する。引戻し通知メールの本文を作成すると、サーバプログラム２１は、引戻し通知メールを承認者の携帯電話３０のメールアドレスに送信する。（Ｓ４０５）。
【図面の簡単な説明】
【００２５】
【図１】本発明の実施の形態を示す構成図
【図２】図１における申請処理の手順を示すフローチャート
【図３】図１における承認処理の手順を示すフローチャート
【図４】図１における否認処理の手順を示すフローチャート
【図５】図１における引戻し処理の手順を示すフローチャート
【符号の説明】
【００２６】
１０  申請者端末
２０  ワークフロー管理サーバ
２１  サーバプログラム
２２  メールサーバ
２３  ＤＢＭＳ
２４  データベース
３０  承認者の携帯電話
４０  通信回線
５０  インターネット
６０  携帯電話網
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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