(57)【要約】【課題】申請／承認処理管理システムにおいて、書類データを一度申請した場合でも、管理者からの承認または否認を待たずに作成者が書類データを修正することが可能な申請／承認処理管理システム及び方法を提供する。【解決手段】申請／承認処理管理システム１００において、書類データを、リポジトリ１１０で作成中、申請中、承認済み、申請却下のステータスを付与して一元管理し、作成者用端末１２０でそのステータスを「作成中」から「申請中」へと変更することにより申請し、又は「申請中」から「作成中」へと変更することにより申請取下げを行い、承認者用端末１３０で書類データのステータスを「申請中」から「承認済み」へと変更することにより承認し、又は「申請中」から「申請却下」へと変更することにより申請却下を行う。【選択図】      図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを通じて書類データを申請し、承認及び却下を受けるときに用いられる申請／承認処理管理システムにおいて、
前記ネットワークに接続され、作成中、申請中、承認済み、申請却下のうちどれか一つのステータス情報、作成者識別情報、申請先識別情報、及び承認者識別情報が付与された書類データを管理するリポジトリと、
前記ネットワークに接続され、書類データの新規作成及び前記リポジトリで管理される作成中の書類データの編集を行い、作成中の書類データの申請及び申請中の書類データの申請取下げを行う作成者用端末と、
前記ネットワークに接続され、前記リポジトリで管理される申請中の書類データの承認及び申請却下を行う承認者用端末と
を具備することを特徴とする申請／承認処理管理システム。
【請求項２】
ネットワークを通じて書類データを申請し、承認及び却下を受けるときに用いられる申請／承認処理管理システムにおいて、
前記ネットワークに接続され、作成中、申請中、承認済み、申請却下のうちどれか一つのステータス情報、作成者識別情報、申請先識別情報、及び承認者識別情報が付与された書類データを管理するリポジトリと、
前記ネットワークに接続され、書類データの新規作成及び前記リポジトリで管理される作成中の書類データの編集を行い、作成中の書類データの申請及び申請中の書類データの申請取下げを行う作成者用処理部ならびに前記リポジトリで管理される申請中の書類データの承認及び申請却下を行う承認者用処理部を有する複数の端末装置と
を具備することを特徴とする申請／承認処理管理システム。
【請求項３】
ネットワークを通じて書類データを申請し、承認及び却下を受けるときに用いられる申請／承認処理管理方法において、
書類データに作成中、申請中、承認済み、申請却下のうちどれか一つのステータス情報を付与してリポジトリで管理し、
前記リポジトリで管理される書類データの作成中のステータスを端末装置から申請中に変更することで申請を行い、
前記リポジトリで管理される書類データの申請中のステータスを端末装置から再び作成中に変更することで申請取下げを行い、
前記リポジトリで管理される書類データの申請中のステータスを端末装置から承認済みに変更することで承認を行い、
前記リポジトリで管理される書類データの申請中のステータスを端末装置から申請却下に変更することで申請却下を行うことを特徴とする申請／承認処理管理方法。
【請求項４】
請求項１記載の申請／承認処理管理システムに用いられ、
ネットワークに接続され、当該ネットワークに接続される端末との間で通信を行う通信インタフェース部と、
書類データに作成中、申請中、承認済み、申請却下のうちどれか一つのステータス情報、作成者識別情報、申請先識別情報、及び承認者識別情報を書類データに付与して複数の書類データを一元管理する書類データ保存部と
を具備することを特徴とするリポジトリ。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、コンピュータ・ネットワークを通じて書類の申請／承認を行う申請／承認処理管理システム及びその方法と、当該システムに用いられるリポジトリに関する。
【背景技術】
【０００２】
一般的に、会社等の組織にあっては、責任の所在を明確にするため、書類の申請／承認によって業務を行っている。この書類の申請／承認手続きは、従来では紙媒体を用いて行われていた。最近では、コンピュータやネットワークの発達及び普及により、申請書類をコンピュータで作成することが可能となり、申請者端末で作成した申請書類のデータを、ネットワークを通じて管理者端末に伝送し、管理者端末上で承認入力を受ける処理手順によって書類申請／承認の迅速かつ容易な管理が可能となってきている（例えば特許文献１参照）。
【特許文献１】特開２００５−２９３００３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら、上記のような従来の申請／承認処理管理システムでは、作成者が書類データを管理者に一度申請をしてしまうと、申請後に緊急に書類を修正する必要が発生しても、管理者の承認または否認を受けるまでは再度編集することができず、効率的でなかった。
【０００４】
そこで、本発明の目的は、書類データを一度申請した場合でも、管理者からの承認または否認を待たずに作成者が書類データを修正することが可能な申請／承認処理管理システムとリポジトリ及び方法を提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上記目的を達成するため、本発明における申請／承認処理管理システムは、ネットワークを通じて書類データを申請し、承認及び却下を受けるときに用いられる申請／承認処理管理システムにおいて、前記ネットワークに接続され、作成中、申請中、承認済み、申請却下のうちどれか一つのステータス情報、作成者識別情報、申請先識別情報、及び承認者識別情報が付与された書類データを管理するリポジトリと、前記ネットワークに接続され、書類データの新規作成及び前記リポジトリで管理される作成中の書類データの編集を行い、作成中の書類データの申請及び申請中の書類データの申請取下げを行う作成者用端末と、前記ネットワークに接続され、前記リポジトリで管理される申請中の書類データの承認及び申請却下を行う承認者用端末とを具備する。
【０００６】
このようにして、書類データを、リポジトリで作成中、申請中、承認済み、申請却下のステータスを付与して一元管理し、作成者用端末でそのステータスを「作成中」から「申請中」へと変更することにより申請し、又は「申請中」から「作成中」へと変更することにより申請取下げを行い、承認者用端末で書類データのステータスを「申請中」から「承認済み」へと変更することにより承認し、又は「申請中」から「申請却下」へと変更することにより申請却下を行うようにしている。
【０００７】
また、ネットワークを通じて書類データを申請し、承認及び却下を受けるときに用いられる申請／承認処理管理システムにおいて、前記ネットワークに接続され、作成中、申請中、承認済み、申請却下のうちどれか一つのステータス情報、作成者識別情報、申請先識別情報、及び承認者識別情報が付与された書類データを管理するリポジトリと、前記ネットワークに接続され、書類データの新規作成及び前記リポジトリで管理される作成中の書類データの編集を行い、作成中の書類データの申請及び申請中の書類データの申請取下げを行う作成者用処理部ならびに前記リポジトリで管理される申請中の書類データの承認及び申請却下を行う承認者用処理部を有する複数の端末装置とを具備する。
【０００８】
このようにして、書類データを、リポジトリで作成中、申請中、承認済み、申請却下のステータスを付与して一元管理し、端末装置における作成者用処理部でそのステータスを「作成中」から「申請中」へと変更することにより申請し、又は「申請中」から「作成中」へと変更することにより申請取下げを行い、承認者用処理部で書類データのステータスを「申請中」から「承認済み」へと変更することにより承認し、又は「申請中」から「申請却下」へと変更することにより申請却下を行うようにしている。
【０００９】
本発明におけるリポジトリは、上述の申請／承認処理管理システムに用いられ、ネットワークに接続され、当該ネットワークに接続される端末との間で通信を行う通信インタフェース部と、書類データに作成中、申請中、承認済み、申請却下のうちどれか一つのステータス情報、作成者識別情報、申請先識別情報、及び承認者識別情報を書類データに付与して複数の書類データを一元管理する書類データ保存部とを具備する。
【００１０】
このようにして、書類データを、作成中、申請中、承認済み、申請却下のステータスを付与して一元管理し、作成者用端末における書類データの申請作業及び申請取下げ作業と、承認者用端末における書類データの承認作業及び申請却下作業とが常に行えるようにしている。
【発明の効果】
【００１１】
本発明では、書類データを管理者に申請した後も、管理者の承認及び却下の処理を待たずに作成者は書類データの修正ができるようになる。したがって、本発明によれば、書類データを一度申請した場合でも、管理者からの承認または否認を待たずに作成者が書類データの修正が可能な申請／承認処理管理システム及び方法を提供することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下、図面を参照しながら本発明の実施の形態について説明する。
【００１３】
（第１の実施形態）
図１は、本発明の第１の実施形態に係る、申請／承認処理管理システムの構成を示すブロック図である。
【００１４】
申請／承認処理管理システム１００は、ＬＡＮ（Local Area Network）等によるネットワークＮＷを有する。
【００１５】
上記ネットワークＮＷには、リポジトリ１１０と、作成者用端末１２０と、承認者用端末１３０とが接続されている。
【００１６】
リポジトリ１１０は、通信インタフェース部１１１と、書類データ保存部１１２とを有し、全ての書類データを保存及び管理する。通信インタフェース部１１１は、ネットワークＮＷに接続される作成者用端末１２０と承認者用端末１３０に対する発着信等のインタフェース動作を行う。書類データ保存部１１２は、作成者用端末１２０及び承認者用端末１３０で処理された書類データを保存する。
【００１７】
作成者用端末１２０は、書類データの作成者が、書類データの新規作成及び編集、または書類データの申請及び申請取下げを行う端末である。承認者用端末１３０は、書類データを申請された承認者が、申請された書類データの承認または否認（申請却下）を行う端末である。
【００１８】
図２は、第１の実施形態に係る、作成者用端末１２０及び承認者用端末１３０の構成を示すブロック図である。
【００１９】
作成者用端末１２０及び承認者用端末１３０はそれぞれ、ＣＰＵ（演算処理装置）２０と、ＲＯＭ（読み出し専用メモリ）２１と、ＲＡＭ（ランダム・アクセス・メモリ）２２と、通信インタフェース２３と、表示器２４と、操作入力部２５とを有している。通信インタフェース２３はネットワークＮＷに接続される。操作入力部２５からの操作及び入力により、ＣＰＵ２０においてＲＯＭ２１に保存されたプログラムが実行され、その結果がＲＡＭ２２に格納され、要求された内容が表示器２４に表示される。上記構造により、作成者用端末１２０及び承認者用端末１３０としての機能が実現される。
【００２０】
図３は、第１の実施形態に係る、リポジトリ１１０で管理される書類データの記録構成を示すブロック図である。
【００２１】
リポジトリ１１０は、全書類データを、書類データ識別ＩＤ３０と、書類データ名称３１と、書類データ内容３２と、ステータス情報３３と、作成者識別情報３４と、申請先識別情報３５と、承認者識別情報３６とで表現し一元管理する。
【００２２】
ステータス情報３３は、書類データが作成中、申請中、承認済み、申請却下のいずれのステータスであるかを示す情報であり、作成者及び承認者がそれぞれの手続きで書類データに付与する。
【００２３】
作成者識別情報３４は、書類データの編集を作成者以外の者が行えないようにするための情報で、作成者が書類データを新規に作成するときに入力する。
【００２４】
申請先識別情報３５は、申請中のステータスが付された書類データを承認者へ送達するための情報で、作成者が書類データのステータスを作成中から申請中とするときに入力する。
【００２５】
承認者識別情報３６は、申請中のステータスが付された書類データを承認済みとした承認者を判別するための情報で、承認者が書類データのステータスを申請中から承認済みとするときに入力する。
【００２６】
図４は、第１の実施形態に係る、作成者用端末１２０の機能構成を示すブロック図である。
【００２７】
作成者用端末１２０は、作成者が書類データの作成、編集、申請、申請取下げを行うために使用する端末であり、書類データ呼出部４０と、書類データ作成／編集部４１と、ステータス決定部４２と、表示部４３とを有している。
【００２８】
書類データ呼出部４０は、操作入力部２５の指示に従い、リポジトリ１１０に保存されている「作成中」又は「申請中」のステータスが付された書類データを呼び出す。
【００２９】
書類データ作成／編集部４１は、操作入力部２５の指示に従い、新規作成の書類データの作成及び「作成中」のステータスが付された書類データの編集を行う。
【００３０】
ステータス決定部４２は、操作入力部２５の指示に従い、書類データのステータスを決定する。例えば、書類データの新規作成を行う場合には「作成中」のステータスを付し、書類データの申請を行う場合には「作成中」のステータスを「申請中」に変更する。書類データの申請取下げを行う場合には「申請中」のステータスを「作成中」に変更する。
【００３１】
表示部４３は、書類データ呼出部４０によりリポジトリ１１０から呼び出された「作成中」又は「申請中」のステータスが付された書類データを表示する。
【００３２】
図５は、第１の実施形態に係る、承認者用端末１３０の機能構成を示すブロック図である。
【００３３】
承認者用端末１３０は、承認者が書類データの承認又は申請却下を行うために使用する端末であり、書類データ呼出部５０と、ステータス決定部５１と、表示部５２とを有している。
【００３４】
書類データ呼出部５０は、操作入力部２５の指示に従い、リポジトリ１１０に保存されている「申請中」のステータスが付された書類データを呼び出す。
【００３５】
ステータス決定部５１は、操作入力部２５の指示に従い、書類データのステータスを決定する。例えば、書類データの承認を行う場合には「申請中」のステータスを「承認済み」へと変更する。また、書類データの申請却下を行う場合には「申請中」のステータスを「申請却下」へと変更する。
【００３６】
表示部５２は、書類データ呼出部５０によりリポジトリ１１０から呼び出された「申請中」のステータスが付された書類データを表示する。
【００３７】
次に、上記構成における動作について、作成者用端末１２０の処理動作と承認者用端末１３０の処理動作を説明する。
【００３８】
図６は、第１の実施形態に係る、作成者用端末１２０の処理動作を示すフローチャートである。
【００３９】
作成者の入力操作によって申請書類の作成が指示されると、その指示情報から新規作成か否かを判別する（ステップＳＴ６ａ）。新規作成である場合には（ステップＳＴ６ａのＹｅｓ）、作成者の入力指示に従って書類データを新規作成する（ステップＳＴ６ｌ）。このとき、新規作成の書類データのステータス情報３３を「作成中」に設定し（ステップＳＴ６ｍ）、書類データ識別ＩＤ３０、及び作成者識別情報３４を設定する（ステップＳＴ６ｎ）。入力作業の終了が指定された場合には、申請指示の有無を判断し（ステップＳＴ６ｈ）、申請指示があった場合には（ステップＳＴ６ｈのＹｅｓ）、ステータス情報３３を「申請中」に変更して申請先識別情報３５を付加し（ステップＳＴ６ｉ）、リポジトリ１１０に登録・保存する（ステップＳＴ６ｊ）。
【００４０】
新規作成ではない場合（ステップＳＴ６ａのＮｏ）、リポジトリ１１０に対して、ステータス情報３３が「作成中」または「申請中」である書類データの書類データ識別ＩＤ３０及び書類データ名称３１の呼び出し請求を行い（ステップＳＴ６ｂ）、これらを表示部４３に表示させる（ステップＳＴ６ｃ）。
【００４１】
表示部４３に表示された書類データ識別ＩＤ３０または書類データ名称３１に対する選択指示入力があった場合（ステップＳＴ６ｄのＹｅｓ）、選択指示された書類データのステータス情報３３が「作成中」か「申請中」かを判断する（ステップＳＴ６ｅ）。書類データのステータス情報３３が「作成中」である場合（ステップＳＴ６ｅの作成中）、リポジトリ１１０内に保存された書類データの書類データ内容３２を表示部４３に表示させ（ステップＳＴ６ｆ）、表示部４３に表示された書類データ内容３２の編集を行う（ステップＳＴ６ｇ）。
【００４２】
続いて、書類データの申請指示があるか否かの判断を行い（ステップＳＴ６ｈ）、申請指示がある場合（ステップＳＴ６ｈのＹｅｓ）、書類データのステータス情報３３を「作成中」から「申請中」へと変更し、さらに申請先識別情報３５を付加してリポジトリ１１０に保存する（ステップＳＴ６ｉ及びステップＳＴ６ｊ）。申請指示がない場合（ステップＳＴ６ｈのＮｏ）、ＳＴ６ｇのステップで編集後の書類データをリポジトリ１１０に保存する（ステップＳＴ６ｊ）。
【００４３】
次に、処理を終了するか否かの判断を行い（ステップＳＴ６ｋ）、処理を終了する場合（ステップＳＴ６ｋのＹｅｓ）、ここで処理を完了する。処理を終了しない場合（ステップＳＴ６ｋのＮｏ）、再度書類データの編集、申請等をするため、ＳＴ６ａのステップに戻る。
【００４４】
この後、ＳＴ６ｅのステップの判断において、対象の書類データのステータス情報３３が「申請中」である場合には（ステップＳＴ６ｅの申請中）、書類データの申請取り下げの指示があるか否かの判断を行い（ステップＳＴ６ｏ）、書類データの申請中に緊急の修正要因が発見された場合の対処を実行する。申請取り下げ指示がなかった場合（ステップＳＴ６ｏのＮｏ）、「申請中」の書類データは修正する必要のないものとしてＳＴ６ｋのステップへ進む。申請取り下げ指示があった場合（ステップＳＴ６ｏのＹｅｓ）、「申請中」の書類データの申請をいったん取り下げるべく、書類データのステータス情報３３をステータス決定部４２により「作成中」に変更し（ステップＳＴ６ｐ）、ＳＴ６ｊのステップに進む。
【００４５】
図７は、本発明の第１の実施形態に係る、承認者用端末１３０の処理動作を示すフローチャートである。
【００４６】
承認者の入力操作によって書類データ呼出部５０が「申請中」のステータスが付された書類データの呼出請求をリポジトリ１１０に対して行う（ステップＳＴ７ａ）。この呼出請求が入力された場合には、リポジトリ１１０内に保存された書類データの書類データ識別ＩＤ３０及び書類データ名称３１を表示部５２に表示する（ステップＳＴ７ｂ）。
【００４７】
この時点で、表示部５２に表示された書類データ識別ＩＤ３０または書類データ名称３１に対する選択指示があった場合（ステップＳＴ７ｃのＹｅｓ）、リポジトリ１１０内に保存された書類データの書類データ内容３２を表示部５２に表示する（ステップＳＴ７ｄ）。
【００４８】
続いて、「申請中」のステータスが付された書類データの承認指示があるか否かの判断を行う（ステップＳＴ７ｅ）。承認指示があった場合（ステップＳＴ７ｅのＹｅｓ）、ステータス決定部４２により書類データのステータス情報３３を「申請中」から「承認済み」へと変更する（ステップＳＴ７ｆ）。このとき、誰が承認したのかを判別するため、「承認済み」のステータスが付された書類データに対して承認者識別情報３６を入力し、処理を終了する。一方、「申請中」のステータスが付された書類データの承認指示がなかった場合（ステップＳＴ７ｅのＮｏ）、ステータス決定部５１により書類データのステータス情報３３を「申請中」から「申請却下」へと変更し（ステップＳＴ７ｈ）、処理を終了する。
【００４９】
以上のように上記第１の実施形態の構成では、ネットワークＮＷを介してリポジトリ１１０に作成者用端末１２０と承認者用端末１３０とを接続し、リポジトリ１１０において、書類データに作成中、申請中、承認済み、申請却下のステータスを付与し、書類データの一元管理を行っている。したがって、書類データを承認者へ申請した後でも、「申請中」の書類データを「作成中」へと自由に変更でき、承認者の承認及び否認の結果を待たずに、書類データの編集をすることができる。
【００５０】
（第２の実施形態）
図８は、第２の実施形態に係る、申請／承認処理管理システムの構成を示すブロック図である。なお、図８において、上記図１と同一部分には同一符号を付して詳細な説明を省略する。
【００５１】
図８における申請／承認処理管理システム８０は、ＩＰネットワーク及びＬＡＮ等によるネットワークＮＷを有する。
【００５２】
上記ネットワークＮＷには、リポジトリ１１０と複数の端末装置ＰＣ１〜ＰＣｎとが接続されている。これらの端末装置ＰＣ１〜ＰＣｎは、いずれも汎用のパーソナル・コンピュータからなり、ソフトウェアによる作成者用処理部８１と承認者用処理部８２とを備えている。作成者用処理部８１及び承認者用処理部８２は、第１の実施形態で論じられた作成者用端末１２０及び承認者用端末１３０と同様の機能構成を有しており、その処理動作は図６及び図７で示したフローチャートで説明される動作と同様である。
【００５３】
図１における申請／承認処理管理システムと、図８における申請／承認処理管理システムとの相違点は、各端末装置において作成者用処理及び承認者用処理が行える点である。
【００５４】
以上のように上記第２の実施形態の構成では、リポジトリ１１０と、作成者用処理部８１と承認者用処理部８２とを備えた端末装置ＰＣ１〜ＰＣｎとを接続し、リポジトリ１１０において、書類データに作成中、申請中、承認済み、申請却下のステータスを付与し、書類データの一元管理を行っている。
【００５５】
したがって、書類データを承認者へ申請した後でも、「申請中」の書類データを「作成中」へと自由に変更でき、承認者の承認及び否認の結果を待たずに、書類データの編集をすることができる。
【００５６】
（その他の実施形態）
なお、この発明は上記各実施形態に限定されるものではない。例えば上記各実施形態では、リポジトリと端末装置とがネットワークで接続される例について説明したが、リポジトリと端末装置とが一つのデータ端末に組み込まれた場合でも同様に実施可能である。
【００５７】
また、書類データのステータスは、作成中、申請中、承認済み、申請却下の４つに限るものではなく、その個数及び名称は自由に変えても良い。
【００５８】
その他、申請／承認処理管理システム及びリポジトリの機能構成についてもこの発明の要旨を逸脱しない範囲で種々変更して実施できる。
【図面の簡単な説明】
【００５９】
【図１】本発明の第１の実施形態に係る、申請／承認処理管理システムの構成を示すブロック図。
【図２】本発明の第１の実施形態に係る、作成者用端末及び承認者用端末の構成を示すブロック図。
【図３】本発明の第１の実施形態に係る、リポジトリで管理される書類データの記録構成を示すブロック図。
【図４】本発明の第１の実施形態に係る、作成者用端末の機能構成を示すブロック図。
【図５】本発明の第１の実施形態に係る、承認者用端末の機能構成を示すブロック図。
【図６】本発明の第１の実施形態に係る、作成者用端末の処理動作を示すフローチャート。
【図７】本発明の第１の実施形態に係る、承認者用端末の処理動作を示すフローチャート。
【図８】本発明の第２の実施形態に係る、申請／承認処理管理システムの構成を示すブロック図。
【符号の説明】
【００６０】
１００…申請／承認処理管理システム、１１０…リポジトリ、１１１…通信インタフェース、１１２…書類データ保存部、１２０…作成者用端末、１３０…承認者用端末、２０…ＣＰＵ、２１…ＲＯＭ、２２…ＲＡＭ、２３…通信インタフェース、２４…表示器、２５…操作入力部、３０…書類データ識別ＩＤ、３１…書類データ名称、３２…書類データ内容、３３…ステータス情報、３４…作成者識別情報、３５…申請先識別情報、３６…承認者識別情報、４０…書類データ呼出部、４１…書類データ作成／編集部、４２…ステータス決定部、４３…表示部、５０…書類データ呼出部、５１…ステータス決定部、５２…表示部、８０…申請／承認処理管理システム、８１…作成者用処理部、８２…承認者用処理部、ＰＣ１〜ＰＣｎ…パーソナル・コンピュータ。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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