(57)【要約】【課題】  企業などで利用している文書管理装置において、企業などにおける組織階層に対応するフォルダ構成の作成とそれらに対するアクセス権の設定の手間を軽減すること。【解決手段】  アクセス権が設定可能であり、文書をフォルダによる階層構造に格納する文書管理装置において、指定されたフォルダの階層下に、指定された組織グループ以下の階層の各アクセス権グループに対応したフォルダを作成するグループフォルダ作成手段と、作成された各フォルダに対して、対応するアクセス権グループへのアクセス権を設定するグループアクセス権設定手段を持つ構成とする。【選択図】  図１
2008129644.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ユーザ単位および複数のユーザからなるアクセス権グループ単位でアクセス権を設定することが可能であり、かつ、文書をフォルダによる階層構造に格納する文書管理装置において、
前記アクセス権グループは階層構造を持ち、
指定されたフォルダの階層下に、指定されたアクセス権グループ以下の階層の各アクセス権グループに対応したフォルダ階層構造を作成するグループフォルダ作成手段と、
前記グループフォルダ作成手段によって作成されたフォルダに対応するアクセス権グループに対して当該フォルダへのアクセス権を設定するグループアクセス権設定手段と、
を持つことを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
階層構造を持つ組織の組織情報とユーザがどの組織に属するかの所属情報とから、組織に対応したアクセス権グループを作成する組織グループ作成手段を持つことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記グループアクセス権設定手段は、アクセス権を設定しようとしているグループに対応しているフォルダに対するアクセス権の種類と、当該グループが属しているグループに対応しているフォルダに対するアクセス権の種類とを、別々に指定することを特徴とする請求項１または２に記載の文書管理装置。
【請求項４】
前記グループフォルダ作成手段によって作成されたフォルダ構成を、ユーザが変更できないように設定可能なことを特徴とする請求項１から３に記載の文書管理装置。
【請求項５】
前記アクセス権グループの構成に変更が生じた場合、前記グループフォルダ作成手段によって作成されたフォルダ構成を、当該変更に従って変更するグループフォルダ変更手段を持つことを特徴とする請求項４に記載の文書管理装置。
【請求項６】
前記グループフォルダ作成手段によって作成されたフォルダと、ユーザが個別に作成したフォルダとを識別する識別情報を持ち、前記アクセス権グループの構成に変更が生じた場合、ユーザが個別に作成したフォルダは前記グループフォルダ変更手段によるフォルダ構成の変更の対象とならないことを特徴とする請求項５に記載の文書管理装置。
【請求項７】
前記組織情報と前記所属情報とから、前記組織グループ作成手段によって既に作成されているアクセス権グループの情報を更新する組織グループ変更手段を持つことを特徴とする請求項３から６に記載の文書管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、企業内などでの組織情報に基づいたアクセス権グループが設定される文書管理装置において、組織情報と連動したフォルダの階層構造を自動的に作成する技術に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
近年、企業などでは、文書管理システムによって、社内の文書を集中管理する機会が増えている。一般的に文書管理システムは、ユーザ毎にアクセス権を設定することができ、また、複数のユーザで構成されるグループ（アクセス権グループ）の単位でもアクセス権を設定することができる。そこで、企業内で利用されている文書管理システムでは、このアクセス権グループを社内の組織情報に基づいて作成することや、文書を格納するフォルダを組織の階層と一致させて作成することがよく行われている。
【０００３】
また、組織と文書の格納場所とを関連付けて予め定義しておき、人事異動が発生したときの、格納場所の変更やアクセス権の変更を自動的に行うことが行われている。
【０００４】
例えば特許文献１では、ユーザの所属組織と役職に基づいてアクセス権が管理されていて、各所属組織で使用するファイルサーバが定められている。そして、人事異動情報が入力されると、異動対象のユーザの人事情報を更新すると共に、当該ユーザが作成したファイルを新しいファイルサーバに移すことが行われる。
【特許文献１】特開平１１−５３２４３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、組織階層に対応するアクセス権グループを作成することや組織階層に対応するフォルダ構成を作成することおよび作成したこれらの各フォルダに対応するアクセス権を設定することには手間がかかり、作業するユーザの負担となっていた。
【０００６】
また、上述した従来の技術では、各組織が利用するファイルサーバおよびその中の利用対象領域は予め決める必要があり、作業するユーザの手間となっていた。さらに、組織構成に変更が生じた場合に対応しておらず、その際の作業も作業者の手間となっていた。さらに、ユーザが作成したファイルは、所属組織ではなく、ユーザ個人の異動に追随して異動されてしまうため、従来、組織内で共有していたはずのファイルが他の組織に移動してしまい、組織内で極秘扱いのファイルが、他の組織に漏洩してしまう可能性があるという不都合があった。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上述した課題を解決するために、本発明は、ユーザ単位および複数のユーザからなるアクセス権グループ単位でアクセス権を設定することが可能であり、かつ、文書をフォルダによる階層構造に格納する文書管理システムにおいて、前記アクセス権グループは階層構造を持ち、指定されたフォルダの階層下に、指定されたアクセス権グループ以下の階層の各アクセス権グループに対応したフォルダ階層構造を作成するグループフォルダ作成手段と、前記グループフォルダ作成手段によって作成されたフォルダに対応するアクセス権グループに対して当該フォルダへのアクセス権を設定するグループアクセス権設定手段と、を持つことを特徴とする。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によって、会社における組織構造と一致するようなアクセス権グループの作成とフォルダ階層作成およびアクセス権設定の作業が容易になり、作業者の負担が軽減される。また、組織変更等に伴い、自動的にフォルダ階層構成およびアクセス権設定を変更することが可能となるため、従来これらの作業を強いられていた作業者の負担が軽減される。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
（実施例１）
以下、本発明の第１の実施例について図を用いて説明する。本実施例は、ユーザが指定したフォルダ以下に組織と対応するフォルダ構成を自動的に作成し、作成された各フォルダにアクセス権を自動的に設定する例である。
【００１０】
図１は、本発明を適用できる文書管理装置の構成を示す図である。
【００１１】
１００は、文書管理の機能を提供する文書管理サーバであり、１１０は、イントラネットまたはインターネットなどのネットワーク、１１１から１１３は、ユーザが操作を行うクライアントのマシンである。なお、図中でクライアントは３台示しているが、１台や２台、または４台以上であってもよいことは言うまでもない。１０１は、クライアントからの要求を受け付け、文書管理の諸機能を処理する文書管理制御部である。１０２は、指定されたフォルダの階層下に、指定されたアクセス権グループ以下の階層の各アクセス権グループに対応したフォルダ階層構造を作成するグループフォルダ作成部である。１０３は、グループフォルダ作成部１０３によって作成されたフォルダに対応するアクセス権グループに対して当該フォルダへのアクセス権を設定するグループアクセス権設定部である。１０４は、文書やユーザの情報をはじめ、組織情報、所属情報、アクセス権情報などを格納しているデータベースである。
【００１２】
図２は、文書管理サーバ１００およびクライアントマシン１１１から１１３として動作可能なディジタルコンピュータの内部構成例を示す図である。
【００１３】
図２において、ＣＰＵ２０１は、ＲＯＭ２０３のプログラム用ＲＯＭに記憶された、あるいはハードディスク（ＨＤ）２１３からＲＡＭ２０２にロードされたＯＳや文書管理制御部１０１やグループフォルダ作成部１０２等のプログラムを実行する。ＲＡＭ２０２はＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。キーボードコントローラ（ＫＢＣ）２０５は、キーボード（ＫＢ）２１１からのキー入力やポインティングデバイスとしてのマウス２１０からの入力を制御する。ＣＲＴコントローラ（ＣＲＴＣ）２０６は表示部２１２の表示を制御する。なお、この表示部２１２はＣＲＴに限定されず、例えば、液晶のディスプレイ等でも良い。ディスクコントローラ（ＤＫＣ）２０７は、ブートプログラム、種々のアプリケーション、ユーザデータ等を記憶するハードディスク(ＨＤ)２１３や不図示のフレキシブルディスク等の外部記憶装置との間でのアクセスを制御する。ＰＲＴＣ２０８は、プリンタが接続されたときにプリンタとの間の信号の交換を制御する。ＮＣ２０９はネットワークに接続されて、ネットワークに接続された他の機器との通信制御処理を実行する。
【００１４】
図３は、本実施例で用いる組織の図である。Ａ社３０１の下にＢ本部３０２およびＣ本部３０３があり、さらにその下に部、課がある。また、Ｇ部３０７には秋田部長、Ｎ課３１４には伊奈課長、宇喜多といった、文書管理装置のユーザとなる社員が所属している。
【００１５】
図４は、本実施例で用いるフォルダ構成の図である。最上位のフォルダとして共有フォルダ４０１があり、その下にＫ課フォルダ４０２と開発情報フォルダ４０３の２つのフォルダがある。また、開発情報フォルダ４０３の下に機密フォルダ４０４がある。
【００１６】
図５から１０は本実施例の文書管理サーバ内のデータベース１０４に格納されている情報の例である。
【００１７】
図５は組織情報を保持する組織テーブルの例である。組織ＩＤは組織を一意に識別するためのコード、組織名は組織の名称、親組織ＩＤは上位に位置する組織の組織ＩＤである。最上位の組織の場合、親組織ＩＤはＮＵＬＬとなる。このテーブルは、企業で持つ人事システムの情報等から、手動もしくは何らかの別の手段によって作成されるものである。
【００１８】
図６はユーザ情報を保持するユーザテーブルの例である。ユーザＩＤはユーザを一意に識別するためのコード、ユーザ名はユーザの名称、所属組織ＩＤはユーザが所属している組織の組織ＩＤである。このテーブルは、企業で持つ人事システムの情報等から、手動もしくは何らかの別の手段によって作成されるものである。なお、本実施例ではユーザは必ず一つの組織に所属している。
【００１９】
図７はアクセス権グループの情報を保持するアクセス権グループテーブルの例である。グループＩＤはグループを一意に識別するためのコード、グループ名はグループの名称、親グループＩＤは上位に位置するグループのグループＩＤ、対応組織ＩＤは対応している組織の組織ＩＤである。最上位のグループである場合、親グループＩＤはＮＵＬＬとなる。また、組織とは別に手動で作成されたグループについては、対応組織ＩＤはＮＵＬＬとなる。なお、本実施例では、アクセス権グループテーブルの対応組織ＩＤがＮＵＬＬではないグループ、すなわち組織に対応しているグループに対して、手動でグループやユーザを追加することはできないものとする。なお、本実施例では、組織に対応しているグループの情報は、組織テーブルの情報に基づいて予め作成されているものとする。
【００２０】
図８は、各グループの所属者の情報を保持するグループ所属テーブルの例である。所属者ＩＤは、グループＩＤ列に示されるグループに所属するユーザのユーザＩＤまたはグループのグループＩＤを値として持つ列、所属者タイプは所属者ＩＤで示される所属者がユーザの場合‘Ｕ’、グループの場合‘Ｇ’を値として持つ列であり、当該テーブルは各グループに所属するユーザまたはグループ毎に１レコードが保持される。なお、本実施例では、組織に対応しているグループの所属情報は、組織テーブルおよびユーザテーブルの情報に基づいて予め作成されているものとする。
【００２１】
図９は、フォルダの情報を保持するフォルダテーブルの例である。フォルダＩＤは文書管理装置内に作成されているフォルダを一意に識別するためのコード、フォルダ名はフォルダの名称、親フォルダＩＤは上位に位置するフォルダのフォルダＩＤ、対応グループＩＤは当該フォルダに対応するグループのＩＤである。対応グループＩＤは、指定されたグループ以下のグループに対応するフォルダの自動作成が行われたときにだけ、作成されたフォルダに対応するグループのＩＤが値として入るが、ユーザが手動でフォルダを作成した場合には、値はＮＵＬＬとなる。
【００２２】
図１０は、フォルダに対するアクセス権の情報を保持するアクセス権テーブルの例である。本実施例ではアクセス権はフォルダ単位に設定され、アクセス権は、読出し可、編集可、読出し不可の３種類である。読出し可は、フォルダを開いて、その内容を参照でき、当該フォルダ内の文書の内容を読むことが可能な権限である。編集可は、読出し可の権限に加えて、フォルダ内に新規にフォルダや文書を作成可能であり、また、フォルダや文書の名称を変更したり、文書の内容の編集をしたり、フォルダや文書を削除したりすることが可能な権限である。読出し不可は、フォルダを開くことをはじめフォルダに対する操作が一切できない権限である。アクセス権テーブルでは、各フォルダに対して読出し不可以外の権限が与えられているユーザまたはグループ毎に１レコードが保持される。読出し不可に対しては、レコードは保持されない。
【００２３】
図１１は、グループに対応するフォルダの作成とアクセス権の設定が指示されたときの、文書管理装置内の処理を示すフローチャートである。クライアントマシンで、フォルダ作成の基点となるルートフォルダおよびフォルダを作成するグループが指定され、グループに対応するフォルダの作成とアクセス権の設定が指示されると、サーバの文書管理制御部でその指示を受け取る。図１１のステップＳ１１０１では、指定されたフォルダのフォルダＩＤと指定されたグループのグループＩＤを引数として、グループフォルダ作成部１０２のグループフォルダの作成処理を呼び出す。次に、ステップＳ１１０２では、ステップＳ１１０１の処理で戻されるフォルダＩＤを引数として、グループアクセス権設定部１０３のグループアクセス権の設定処理を呼び出す。例えば、開発情報フォルダ４０３と、Ｇ部３０７を指定して、フォルダの自動作成が指示されたとすると、ステップＳ１１０１では、開発情報フォルダ４０３のフォルダＩＤである‘Ｆ０００３’およびＧ部３０７のグループＩＤである‘Ｇ２２０’が引数として渡される。
【００２４】
図１２は、ステップＳ１１０１におけるグループフォルダの作成処理の詳細な処理手順を示すフローチャートである。本処理は、引数として渡されたフォルダＩＤのフォルダ以下に、引数として渡されたグループＩＤのグループ以下の各グループに対応するフォルダ構成を作成するものである。
【００２５】
図１２のステップＳ１２０１では、フォルダＩＤにフォルダテーブルで一意となるコード、フォルダ名に引数として渡されたグループＩＤを持つグループのグループ名、親フォルダＩＤに引数として渡されたフォルダＩＤ、対応グループＩＤに引数として渡されたグループＩＤを、それぞれ値として持つ新規のレコードをフォルダテーブルに追加する。ここで、同一のフォルダ名のフォルダが既にあった場合は、括弧つきの数字がフォルダ名の最後尾に付加される。なお、付加される数字の初期値は１であり、同名のフォルダがなくなるまで１ずつ数が大きくなるものとする。
【００２６】
ステップＳ１２０２では、グループ所属テーブルにおいて、グループＩＤが引数として渡されたグループＩＤで且つ所属者タイプが‘Ｇ’であるレコードの中で、未処理のレコードがあるかどうかを判定する。ない場合は、戻り値をステップＳ１２０１で追加されたレコードのフォルダＩＤとして、グループフォルダの作成処理を抜ける。ある場合には、ステップＳ１２０３の処理へ進む。
【００２７】
ステップＳ１２０３では、ステップＳ１２０１で追加されたレコードのフォルダＩＤと、当該未処理レコードのグループＩＤとを引数として、再帰的にグループフォルダの作成処理を呼び出す。これは、子グループに対応するフォルダを作成するためである。そして、その処理が終わると、ステップＳ１２０２の処理へ戻る。
【００２８】
例えば、引数として渡されたフォルダＩＤが‘Ｆ０００３’、グループＩＤが‘Ｇ２２０’である場合を考える。ステップＳ１２０１では、図１４の１４０１のようなレコードがグループ所属テーブルに追加される。ステップＳ１２０２では、条件に合致するレコードとして、図８のグループＩＤが‘Ｇ２２０’で所属者ＩＤが‘Ｇ２２１’のレコードと、グループＩＤが‘Ｇ２２０’で所属者ＩＤが‘Ｇ２２２’のレコードとがある。したがって、ステップＳ１２０３の処理へ進み、フォルダＩＤ‘Ｆ０００５’とグループＩＤ‘Ｇ２２１’とを引数としてグループフォルダの作成処理を再帰的に呼び出し、その処理が終わるとステップＳ１２０２の処理へ戻る。こうして、図１４の１４０２、１４０３のレコードが追加され、最終的にステップＳ１２０２の条件に合致しなくなると、最初にステップＳ１２０１で追加されたレコード１４０１のフォルダＩＤ‘Ｆ０００５’を戻り値としてグループフォルダの作成処理を抜ける。
【００２９】
図１３は、ステップＳ１１０２におけるグループアクセス権の設定処理の詳細な処理手順を示すフローチャートである。本処理は、引数として渡されたフォルダＩＤのフォルダ以下にあるグループと対応したフォルダ構成に対してアクセス権を設定するものである。
【００３０】
図１３のステップＳ１３０１では、フォルダＩＤに引数として渡されたフォルダＩＤ、権利者ＩＤに引数として渡されたフォルダＩＤを持つフォルダの対応グループＩＤ、権限に‘編集可’をそれぞれ値として持つ新規のレコードをアクセス権テーブルに追加する。
【００３１】
ステップＳ１３０２では、フォルダテーブルにおいて、親フォルダＩＤが引数として渡されたフォルダＩＤで且つ対応グループＩＤに値を持つレコードの中で、未処理のレコードがあるかどうかを判定する。ない場合は、グループアクセス権の設定処理を抜ける。ある場合には、ステップＳ１３０３の処理へ進む。
【００３２】
ステップＳ１３０３では、当該未処理レコードのフォルダＩＤを引数として、再帰的にグループアクセス権の設定処理を呼び出す。これは、グループに対応している子フォルダにもアクセス権を設定するためである。そしてその処理が終わると、ステップＳ１３０２の処理へ戻る。
【００３３】
例えば、引数として渡されたフォルダＩＤが‘Ｆ０００５’である場合を考える。図１４の１４０１から、フォルダＩＤが‘Ｆ０００５’であるフォルダの対応グループＩＤは‘Ｇ２２０’である。よって、ステップＳ１３０１では図１５の１５０１に示すようなレコードがアクセス権テーブルに追加される。ステップＳ１３０２では、条件に合致するレコードとして、図１４の１４０２、１４０３がある。したがって、ステップＳ１３０３の処理へ進み、フォルダＩＤ‘Ｆ０００６’を引数としてグループアクセス権の設定処理を再帰的に呼び出し、その処理が終わるとステップＳ１３０２の処理へ戻る。こうして、図１５の１５０２、１５０３のレコードが追加され、最終的にステップＳ１３０２の条件に合致しなくなると、グループアクセス権の設定処理を抜ける。このようにして、図１６のようなフォルダ構成が作成され、作成された各フォルダにアクセス権が自動的に設定される。
【００３４】
以上、本実施例によれば、グループに対応するフォルダを自動的に作成し、且つ、アクセス権も自動的に設定できるので、作業者の負担を軽減することができる。
【００３５】
なお、上記では作成されたフォルダに対して対応するグループに一様に編集可のアクセス権を設定していたが、これを子グループには別のアクセス権が設定されるようにしてもよい。この場合、読出し不可はアクセス権テーブルに保持されなかったが、これを保持されるようにする。そして、全ユーザが属し、全てのアクセス権グループの最上位となる特別なアクセス権グループを自動的に作成し、フォルダが作成された際には、デフォルトでこのグループに読み出し不可のアクセス権を設定する。さらに、上位のグループで設定されているアクセス権よりも下位のグループ・ユーザで設定されているアクセス権が有効となるようにする。これによって、例えば、Ｇ部フォルダ４０５にはＧ部グループに編集可のアクセス権を設定するが、Ｇ部に属するＮ課やＯ課には読出し可や読出し不可を設定するということが可能となる。
【００３６】
（実施例２）
次に、本発明の第２の実施例について図を用いて説明する。本実施例は、組織テーブルとユーザテーブルの情報が新規に与えられた際に、アクセス権グループの情報を自動的に作成する例である。
【００３７】
図１７は、本実施例の文書管理装置の構成を示す図である。図１と共通する部分については同一の符号を付し、その説明は省略する。１０５は、階層構造を持つ組織の組織情報と、ユーザがどの組織に属するかの所属情報とから、組織に対応するアクセス権グループを作成する組織グループ作成部である。
【００３８】
図１８は、組織グループ作成部１０５が、組織のアクセス権グループを作成する際の処理手順を示すフローチャートである。ステップＳ１８０１からステップＳ１８０４までの処理において、組織に対応するアクセス権グループを作成し、ステップＳ１８０５からステップＳ１８０８までの処理において、グループおよびユーザの所属情報を作成する。
【００３９】
まず、ステップＳ１８０１では、未処理の最上位組織すなわち組織テーブルにおいて親組織ＩＤがＮＵＬＬである未処理のレコードがあるかどうかを判定する。ない場合はステップＳ１８０３の処理へ進む。ある場合は該当するレコードを一つ選択して、ステップＳ１８０２の処理へ進む。
【００４０】
ステップＳ１８０２では、グループＩＤにアクセス権テーブルで一意となるコード、グループ名にステップＳ１８０１で選択したレコードの組織名、親グループＩＤにＮＵＬＬ、対応組織ＩＤにステップＳ１８０１で選択したレコードの組織ＩＤを持つ新規のレコードをアクセス権グループテーブルに追加する。そして、当該レコードを処理済のレコードとしてステップＳ１８０１の処理へ戻る。例えば、アクセス権グループテーブル、グループ所属テーブルが共に空であり、図５の組織テーブルおよび図６のユーザテーブルから、組織に対応するグループを作成する場合を考える。まだ１件も組織テーブルのレコードが処理されていない場合、ステップＳ１８０１では図５のレコード５０１が条件に合致するレコードとしてある。したがってステップＳ１８０２で、図７のレコード７０１に示すようなレコードがアクセス権グループテーブルに追加される。
【００４１】
ステップＳ１８０３では、組織テーブルに親組織のレコードが処理済である未処理のレコードがあるかどうかを判断する。未処理のレコードがない場合はステップＳ１８０５の処理へ進む。ある場合は該当するレコードを一つ選択して、ステップＳ１８０４の処理へ進む。
【００４２】
ステップＳ１８０４では、グループＩＤにアクセス権テーブルで一意となるコード、グループ名にステップＳ１８０３で選択したレコードの組織名、親グループＩＤにステップＳ１８０３で選択したレコードの親組織ＩＤを対応組織ＩＤとして持つアクセス権グループのグループＩＤ、対応組織ＩＤにステップＳ１８０３で選択したレコードの組織ＩＤを持つ新規のレコードをアクセス権グループテーブルに追加する。そして、当該レコードを処理済のレコードとしてステップＳ１８０３の処理へ戻る。例えば、図５のレコード５０１のみ処理されている状態を考える。ステップＳ１８０３で条件に合致するレコードとして、レコード５０２があり、それを選択する場合を考える。そうすると、ステップＳ１８０４で、グループ名に‘Ｂ本部’、親グループＩＤに対応組織ＩＤが‘Ａ００’であるグループのグループＩＤである‘Ｇ００１’、対応組織ＩＤに‘Ｂ０１’を値として持つ、図７のレコード７０２に示すレコードがアクセス権グループテーブルに追加される。以下、図５の残りのレコードが処理され、アクセス権グループテーブルにレコードが追加されていく。
【００４３】
ステップＳ１８０５では、アクセス権グループテーブルにおいて親グループＩＤがＮＵＬＬではない未処理のレコードがあるかどうか判定する。未処理のレコードがない場合はステップＳ１８０７の処理へ進む。ある場合は該当するレコードを一つ選択してステップＳ１８０６の処理へ進む。
【００４４】
ステップＳ１８０６では、グループＩＤにステップＳ１８０６で選択したレコードの親グループＩＤ、所属者ＩＤにステップＳ１８０６で選択したレコードのグループＩＤ、所属者タイプに‘Ｇ’を値として持つ新規のレコードをグループ所属テーブルに追加する。そして、選択中のレコードを処理済のレコードとしてステップＳ１８０５の処理へ戻る。例えば、ステップＳ１８０５で図７のレコード７０６が条件に合致するレコードとなった場合を考える。そうすると、ステップＳ１８０６で、グループＩＤに‘Ｇ２００’、所属者ＩＤに‘Ｇ２２０’、所属者タイプに‘Ｇ’を値として持つ、図８のレコード８０３に示すレコードがグループ所属テーブルに追加される。以下、図７の残りのレコードが同様に処理され、グループ所属テーブルにレコードが追加されていく。
【００４５】
ステップＳ１８０７では、ユーザテーブルに未処理のレコードがあるかどうか判定する。未処理のレコードがない場合は終了する。ある場合は該当するレコードを一つ選択してステップＳ１８０８の処理へ進む。
【００４６】
ステップＳ１８０８では、グループＩＤにステップＳ１８０７で選択したレコードの所属組織ＩＤを対応組織ＩＤに持つグループのグループＩＤ、所属者ＩＤにステップＳ１８０７で選択したレコードのユーザＩＤ、所属者タイプに‘Ｕ’を値として持つ新規のレコードをグループ所属テーブルに追加する。そして、選択中のレコードを処理済のレコードとしてステップＳ１８０７の処理へ戻る。例えば、ステップＳ１８０７で図６のレコード６０１が条件に合致するレコードとなった場合を考える。そうすると、ステップＳ１８０８で、グループＩＤに‘Ｃ０４’、所属者ＩＤに‘０００１’、所属者タイプに‘Ｕ’を値として持つ、図８のレコード８０４に示すレコードがグループ所属テーブルに追加される。以下、図６の残りのレコードが同様に処理され、グループ所属テーブルにレコードが追加されていく。
【００４７】
以上、本実施例によれば、組織に対応するアクセス権のグループを自動的に作成できるので、作業者の負担を軽減することができる。
【００４８】
（実施例３）
次に、本発明の第３の実施例について図を用いて説明する。本実施例は、実施例１と２で用いていた組織に変更が生じ、それに伴ったアクセス権グループの構成変更が生じた際にフォルダ構成を自動的に変更する例である。なお、本実施例において、グループフォルダ作成手段によって作成されたフォルダ構成は、ユーザの手動の操作では変更できないようになっているものとする。
【００４９】
図１９は、本実施例の文書管理装置の構成を示す図である。図１７と共通する部分については同一の符号を付し、その説明は省略する。１０６は、グループ情報の変更に伴い、グループに対応するフォルダ構成を変更するグループフォルダ変更部である。
【００５０】
図２２は、グループフォルダ変更部１０６が、グループ構成の変更に応じて、グループに対応するフォルダを変更する際の処理手順を示すフローチャートである。
【００５１】
ステップＳ２２０１では、既に作成されているグループに対応する既存のフォルダに対してフォルダ構成の変更を行う既存フォルダの変更処理を呼び出す。この処理の詳細は図２３に示す。ステップＳ２２０２では、新たにグループが追加になっていた場合に、そのグループに対応するフォルダを追加する新規グループフォルダの追加処理を呼び出す。この処理の詳細は図２４に示す。
【００５２】
図２３は、ステップＳ２２０１における既存フォルダの変更処理の詳細手順である。
【００５３】
ステップＳ２３０１では、グループと対応しているフォルダの一覧、すなわちフォルダテーブルにおいて対応グループＩＤがＮＵＬＬではないレコードの一覧を取得する。
【００５４】
ステップＳ２３０２では、取得したフォルダの中で親フォルダが処理済または親フォルダがグループに対応していない、未処理のレコードがあるかどうか判定する。ある場合は、未処理となっているフォルダの一つを選択し、ステップＳ２３０３の処理へ進む。ない場合は終了する。
【００５５】
ステップＳ２３０３では、選択したフォルダの対応グループがグループ所属テーブルに存在しているかどうかをチェックする。存在しない場合は、ステップＳ２３０４の処理へ進む。存在する場合は、ステップＳ２３０５の処理へ進む。例えば、今、図３に示される組織に対応するグループに従って、図２０のようなフォルダ構成が作成されているものとする。ここで、組織が図２１のように変更され、同時に組織に対応するグループも同様に変更される場合を想定する。図３ではＦ部３０６の下に属していたＭ課３１３が、図２１では、Ｇ部３０７の下に変更となっている。そして、ステップＳ２３０２において、未処理のフォルダとして、図２０のＭ課フォルダ２００５が選択されている場合を考える。そうすると、ステップＳ２３０３では、Ｍ課フォルダに対応するグループとしてＭ課グループがあるので、ステップＳ２３０５の処理へ進む。
【００５６】
ステップＳ２３０４では、ステップＳ２３０２で選択したフォルダの対応するグループがなくなっているため、選択中のフォルダの対応グループＩＤをＮＵＬＬとする。フォルダには文書やフォルダが残っている可能性があるため、フォルダの削除は行わない。このとき、グループがなくなっていることによって、少なくとも読出しができるユーザがいなくなっていたとしても、管理者ユーザによってフォルダ内の文書を取り出したり、アクセス権を再設定したりすることが可能である。そして、選択中のフォルダを処理済として、ステップＳ２３０２の処理へ戻る。
【００５７】
ステップＳ２３０５では、ステップＳ２３０２で選択したフォルダのフォルダ名と、対応するグループのグループ名が一致するかどうかを判定する。このとき、フォルダ名の末尾に括弧付きの数字がある場合は、それは除いて判定する。一致しない場合は、ステップＳ２３０６の処理へ進む。一致する場合はステップＳ２３０７の処理へ進む。例えば、Ｍ課フォルダ２００５の対応するグループのグループ名はＭ課であり、一致するためステップＳ２３０７の処理へ進む。
【００５８】
ステップＳ２３０６では、対応するグループのグループ名が変更されていることになるので、ステップＳ２３０２で選択したフォルダのフォルダ名を、対応するグループのグループ名に変更する。そして、当該フォルダを処理済として、ステップＳ２３０２の処理へ戻る。
【００５９】
ステップＳ２３０７では、ステップＳ２３０２で選択したフォルダの親フォルダがグループに対応するフォルダであるかどうかを判定する。そうでない場合、選択中のフォルダに対する変更は他にないため、選択中のフォルダを処理済として、ステップＳ２３０２の処理へ戻る。そうである場合は、ステップＳ２３０８の処理へ進む。例えば、Ｍ課フォルダ２００５の親フォルダはＦ部フォルダ２００３であり、Ｆ部グループに対応している。よって、ステップＳ２３０８の処理へ進む。
【００６０】
ステップＳ２３０８では、ステップＳ２３０２で選択したフォルダの親フォルダの対応グループが、ステップＳ２３０２で選択したフォルダの対応するグループの親グループと一致するかどうかを判定する。一致する場合、選択中のフォルダに対する変更は他にないため、選択中のフォルダを処理済として、ステップＳ２３０２の処理へ戻る。一致しない場合、ステップＳ２３０９の処理へ進む。例えば、Ｍ課フォルダ２００５の親フォルダの対応グループはＦ部であり、Ｍ課フォルダ２００５の対応グループであるＭ課の親グループは、現在、Ｇ部に変更となっている。よって、一致しないため、ステップＳ２３０９の処理へ進む。
【００６１】
ステップＳ２３０９では、同一組織フォルダツリー内に親グループに対応するフォルダがあるかどうかを判定する。組織フォルダツリーとは、グループフォルダのみで構成され、組織構成を反映している全フォルダ構成中のサブツリーを指し、例えば、図２０中のフォルダ２００２以下およびフォルダ２００９以下がそれぞれ別の組織フォルダツリーとなる。また、図２０においてＧ部がＣ本部に属さなくなった場合は、フォルダ２００６以下は組織フォルダツリーではなくなる。同一組織フォルダツリー内にステップＳ２３０２で選択したフォルダに対応するグループの親グループに対応するフォルダがない場合は、選択中のフォルダに対する変更は他にないため、当該フォルダを処理済として、ステップＳ２３０２の処理へ戻る。ある場合は、ステップＳ２３１０の処理へ進む。例えば、Ｍ課フォルダ２００５の対応するグループＭ課の親グループＧ部に対応するフォルダが、同一組織フォルダツリー内にＧ部フォルダ２００６として存在している。よってステップＳ２３１０の処理へ進む。
【００６２】
ステップＳ２３１０では、ステップＳ２３０２で選択したフォルダの親フォルダを、同一組織フォルダツリー内の選択中のフォルダに対応するグループの親グループに対応するフォルダに変更する。そして、選択中のフォルダを処理済として、ステップＳ２３０２の処理へ戻る。例えば、Ｍ課フォルダ２００５の親フォルダがＧ部フォルダ２００６に変更となる。
【００６３】
図２４は、ステップＳ２２０２における新規グループフォルダの追加処理の詳細手順である。
【００６４】
ステップＳ２４０１では、アクセス権グループテーブルから、親グループを持つグループを取得する。
【００６５】
ステップＳ２４０２では、ステップＳ２４０１において取得したグループの中で、未処理のグループがあるかどうかを判定する。ある場合は、未処理であるグループの一つを選択してステップＳ２４０３の処理へ進む。ない場合は、終了する。
【００６６】
ステップＳ２４０３では、ステップＳ２４０２で選択したグループの親グループに対応するフォルダが存在するかどうかを判定する。ある場合は、ステップＳ２４０４の処理へ進む。ない場合は、フォルダを新規に追加する必要がないので、選択中のグループを処理済としてステップＳ２４０２の処理へ戻る。例えば、Ｍ課グループが選択されているとする。Ｍ課グループの親グループであるＧ部に対応するフォルダは、フォルダ２００６と、フォルダ２０１０とがある。よってステップＳ２４０４の処理へ進む。
【００６７】
ステップＳ２４０４では、ステップＳ２４０３において検出された親グループに対応するフォルダの下に、ステップ２４０２で選択したグループに対応するフォルダがあるかどうかを判定する。ない場合は、ステップＳ２４０５の処理へ進む。ある場合は、フォルダを新規に追加する必要がないので、選択中のグループを処理済としてステップＳ２４０２の処理へ戻る。例えば、ステップＳ２２０１の処理によって、今、Ｇ部フォルダ２００６の下にはＭ課フォルダ２００５があるが、Ｇ部フォルダ２０１０の下にＭ課に対応するフォルダは存在していない。よってステップＳ２４０５の処理へ進む。
【００６８】
ステップＳ２４０５では、ステップＳ２４０２で選択したグループに対応するフォルダを、その親グループに対応するフォルダ以下に必要に応じて作成する。そして、選択中のグループを処理済としてステップＳ２４０２の処理へ戻る。例えば、Ｇ部フォルダ２０１０の下にＭ課フォルダを新たに作成する。
【００６９】
このようにして、組織グループに変更があった際には、フォルダの構成を変更することができる。また、新規にフォルダが追加された場合については、グループアクセス権設定部１０３の処理が呼び出され、図１３に示される手順により、アクセス権が設定される。
【００７０】
以上、本実施例によれば、組織に対応するアクセス権のグループの変更に応じて、フォルダ構成を自動的に変更できるので、作業者の負担を軽減することができる。
【００７１】
また、組織グループがなくなっていたとしても、それに対応するフォルダを勝手に削除することはしないため、組織グループがなくなった際に当該フォルダにあるデータを予期せず損失してしまうことを防止できる。
【００７２】
なお、ステップＳ２３０４において、選択中のフォルダに文書やフォルダといったデータが残っているかどうかをチェックし、残っていない場合にはそのフォルダを自動的に削除するようにしてもよい。これにより、不要なフォルダの削除の手間を省くことが期待できる。但し、このときも、選択中のフォルダにデータが残っている場合は、フォルダは削除しないようにすることで、組織グループがなくなった際にそのフォルダにあるデータを予期せず損失してしまうことを防止できる。
【００７３】
（実施例４）
次に、本発明の第４の実施例について図を用いて説明する。本実施例は、人事異動などで組織テーブル、ユーザテーブルに変更が生じた際に、アクセス権グループの構成を自動的に変更する例である。
【００７４】
図２５は、本実施例の文書管理装置の構成を示す図である。図１９と共通する部分については同一の符号を付し、その説明は省略する。１０７は、組織情報の変更に伴い、組織グループの変更を行う組織グループ変更部である。
【００７５】
図２６は、組織グループ変更部１０７が、組織の変更に応じて、組織に対応するグループを変更する際の処理手順を示すフローチャートである。
【００７６】
ステップＳ２６０１では、既存の組織グループの変更および新規に追加された組織に対応するグループの作成を行う組織グループの追加・更新処理を呼び出す。この処理の詳細は図２７に示す。ステップＳ２６０２では、既存の組織がなくなっていた場合に、その組織に対応するグループの削除を行う組織グループの削除処理を呼び出す。この処理の詳細は図２８に示す。
【００７７】
図２７は、ステップＳ２６０１における組織グループの追加・更新処理の詳細な手順である。
【００７８】
ステップＳ２７０１では、組織テーブルに未処理の組織があるかどうか判定する。ある場合は、未処理の組織を１つ選択し、ステップＳ２７０２の処理へ進む。ない場合は終了する。
【００７９】
ステップＳ２７０２では、ステップＳ２７０１で選択した組織に対応するグループがアクセス権グループテーブルにあるかどうか判定する。ない場合はステップＳ２７０３の処理へすすむ。ある場合はステップＳ２７０４の処理へ進む。
【００８０】
ステップＳ２７０３では、ステップＳ２７０１で選択した組織に対応するグループを作成し、アクセス権グループテーブルにレコードを追加する。そして、選択中の組織を処理済として、ステップＳ２７０１の処理へ戻る。
【００８１】
ステップＳ２７０４では、ステップＳ２７０１で選択した組織の組織名と、対応するグループのグループ名が一致するかどうかを判定する。一致しない場合はステップＳ２７０５の処理へ進む。一致する場合は、ステップＳ２７０６の処理へ進む。
【００８２】
ステップＳ２７０５では、組織名に変更があったことになるので、ステップＳ２７０１で選択した組織に対応するグループのグループ名を組織名で更新する。そして、ステップＳ２７０６の処理へ進む。
【００８３】
ステップＳ２７０６では、ステップＳ２７０１で選択した組織に対応するグループの親グループに対応している組織の組織ＩＤが、選択した組織の親組織ＩＤと一致するかどうかを判定する。一致する場合は、特に変更の必要はないため、選択中の組織を処理済としてステップＳ２７０１の処理へ戻る。一致しない場合はステップＳ２７０７の処理へ進む。
【００８４】
ステップＳ２７０７では、ステップＳ２７０１で選択した組織に対応するグループの親グループＩＤを、選択中の組織の親組織に対応するグループのグループＩＤに変更する。そして、選択中の組織を処理済としてステップＳ２７０１の処理へ戻る。
【００８５】
図２８は、ステップＳ２６０２における組織グループの削除処理の詳細手順を示すフローチャートである。
【００８６】
ステップＳ２８０１では、組織と対応しているグループ、すなわちアクセス権グループテーブルにおいて対応組織ＩＤがＮＵＬＬではないレコードの一覧を取得する。
【００８７】
ステップＳ２８０２では、Ｓ２８０１で取得したグループの中で未処理のグループがあれば、それを一つ選択し、ステップＳ２８０３の処理へ進む。全てのグループが処理済であれば、終了する。
【００８８】
ステップＳ２８０３では、ステップＳ２８０２で選択したグループに対応している組織が、組織テーブルにあるかどうかを判定する。ある場合は、削除の対象ではないため、選択中のグループを処理済として、ステップＳ２８０２の処理へ戻る。ない場合は、ステップＳ２８０４の処理へ進む。
【００８９】
ステップＳ２８０４では、アクセス権グループテーブルから、ステップＳ２８０２で選択したグループを削除する。そして、ステップＳ２８０５の処理へ進む。
【００９０】
ステップＳ２８０５では、アクセス権テーブルから、ステップＳ２８０２で選択したグループのアクセス権についての情報を削除する。そして、選択中のグループを処理済として、ステップＳ２８０２の処理へ戻る。
【００９１】
以上、本実施例によれば、組織に変更があった場合に、組織に対応するグループを自動的に変更できるので、作業者の負担を軽減することができる。
【００９２】
なお、本発明は、上述した実施例に限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲において種々変更可能であることは言うまでもない。
【００９３】
また、上述した実施例では、文書管理装置の各部の処理がディジタルコンピュータ上でプログラム処理されるようにして説明したが、プログラム処理するところをハードウェアで処理するようにしてもよい。
【００９４】
また、次のように構成してもよい。前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記録媒体（または記憶媒体）を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行する。この場合、記録媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記録した記録媒体は本発明を構成することになる。
【００９５】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているオペレーティングシステム（ＯＳ）などが実際の処理の一部または全部を行う。その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００９６】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張カードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書込まれたとする。その後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００９７】
本発明を上記記録媒体に適用する場合、その記録媒体には、先に説明したフローチャートに対応するプログラムコードが格納されることになる。
【図面の簡単な説明】
【００９８】
【図１】実施例１における文書管理装置の構成例を示す図である。
【図２】実施例１における文書管理サーバやクライアントマシンの内部構成例を示す図である。
【図３】組織の例である。
【図４】フォルダ構成の例である。
【図５】組織テーブルの例である。
【図６】ユーザテーブルの例である。
【図７】アクセス権グループテーブルの例である。
【図８】グループ所属テーブルの例である。
【図９】フォルダテーブルの例である。
【図１０】アクセス権テーブルの例である。
【図１１】フォルダ自動作成の処理手順である。
【図１２】グループフォルダ作成部の処理手順を示すフローチャートである。
【図１３】グループアクセス権設定部の処理手順を示すフローチャートである。
【図１４】フォルダテーブルに追加されたレコードの例である。
【図１５】アクセス権テーブルに追加されたレコードの例である。
【図１６】フォルダ自動作成後のフォルダ構成の例である。
【図１７】実施例２における文書管理装置の構成例を示す図である。
【図１８】組織グループ作成部の処理手順を示すフローチャートである。
【図１９】実施例３における文書管理装置の構成例を示す図である。
【図２０】フォルダ構成の例である。
【図２１】組織の例である。
【図２２】グループフォルダ変更部の処理手順を示すフローチャートである。
【図２３】既存フォルダの変更処理の詳細手順を示すフローチャートである。
【図２４】新規グループフォルダの追加処理の詳細手順を示すフローチャートである。
【図２５】実施例４における文書管理装置の構成例を示す図である。
【図２６】組織グループ変更部の処理手順を示すフローチャートである。
【図２７】組織グループの追加・更新処理の詳細手順を示すフローチャートである。
【図２８】組織グループの削除の詳細手順を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００９９】
１００  文書管理サーバ
１０１  文書管理制御部
１０２  グループフォルダ作成部
１０３  グループアクセス権設定部
１０４  データベース
１０５  組織グループ作成部
１０６  グループフォルダ変更部
１０７  組織グループ変更部
１１０  ネットワーク
２００  ディジタルコンピュータ
【図１】
2008129644.tif 000003
【図２】
2008129644.tif 000004
【図３】
2008129644.tif 000005
【図４】
2008129644.tif 000006
【図５】
2008129644.tif 000007
【図６】
2008129644.tif 000008
【図７】
2008129644.tif 000009
【図８】
2008129644.tif 000010
【図９】
2008129644.tif 000011
【図１０】
2008129644.tif 000012
【図１１】
2008129644.tif 000013
【図１２】
2008129644.tif 000014
【図１３】
2008129644.tif 000015
【図１４】
2008129644.tif 000016
【図１５】
2008129644.tif 000017
【図１６】
2008129644.tif 000018
【図１７】
2008129644.tif 000019
【図１８】
2008129644.tif 000020
【図１９】
2008129644.tif 000021
【図２０】
2008129644.tif 000022
【図２１】
2008129644.tif 000023
【図２２】
2008129644.tif 000024
【図２３】
2008129644.tif 000025
【図２４】
2008129644.tif 000026
【図２５】
2008129644.tif 000027
【図２６】
2008129644.tif 000028
【図２７】
2008129644.tif 000029
【図２８】
2008129644.tif 000030