(57)【要約】      （修正有）【課題】第１のファイルと第２のファイルをリンク付けて管理するファイル管理システムにおいて、前記第１のファイルと第２のファイルのリンク付けが削除される場合に、関連付けられた所定の処理を自動的に行うことにより、記憶容量の無駄な使用を回避できるファイル管理システム等を提供する。【解決手段】第２のファイル３２１を登録ファイルとして保持する記憶手段３０３と、登録された第２のファイルから第１のファイル３２２を生成するとともに、生成された第１のファイルを第２のファイル３２１とリンク付けて前記記憶手段３０３に保持させるファイル生成手段３０９と、前記第１、第２のファイル３２２、３２１のリンク付けが削除されたとき、リンク付けの削除に関連付けられた所定の処理を実行する処理手段３０９を備えている。【選択図】図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
第２のファイルを登録ファイルとして保持する記憶手段と、
前記登録された第２のファイルから第１のファイルを生成するとともに、生成された第１のファイルを第２のファイルとリンク付けて前記記憶手段に保持させるファイル生成手段と、
前記第１のファイルと第２のファイルのリンク付けが削除されたとき、リンク付けの削除に関連付けられた所定の処理を実行する処理手段と、
を備えていることを特徴とするファイル管理システム。
【請求項２】
前記第２のファイルがオジリナルファイルであり、前記ファイル生成手段によって生成される第１のファイルが閲覧用ファイルであり、
前記第２のファイルの変更内容が第１のファイルに反映される請求項１に記載のファイル管理システム。
【請求項３】
前記リンク付けの削除が前記第１のファイルに対して実行される請求項２に記載のファイル管理システム。
【請求項４】
前記リンク付けの削除に関連付けられた所定の処理が、前記第２のファイルの削除処理である請求項１に記載のファイル管理システム。
【請求項５】
前記リンク付けの削除に関連付けられた所定の処理が、前記第２のファイルの圧縮処理である請求項１に記載のファイル管理システム。
【請求項６】
前記処理手段は第２のファイルを削除する場合には、前記第２のファイルの全変更内容が前記第１のファイルに反映されているか否かを判定し、全変更内容が反映されていない場合は、前記第２のファイルの削除を実行する前に、前記第２のファイルへの全変更内容を前記第１のファイルに反映させる請求項４に記載のファイル管理システム。
【請求項７】
前記処理手段は第２のファイルを圧縮する場合には、前記第２のファイルの全変更内容が前記第１のファイルに反映されているか否かを判定し、全変更内容が反映されていない場合は、前記第２のファイルの圧縮を実行する前に、前記第２のファイルへの全変更内容を前記第１のファイルに反映させる請求項５に記載のファイル管理システム。
【請求項８】
前記処理手段は第２のファイルを削除する場合には、前記第２のファイルの全変更内容が前記第１のファイルに反映されているか否かを判定し、全変更内容が反映されていない場合は、前記第２のファイルの削除を実行する前に、前記第２のファイルの全内容を第３のファイルとして前記記憶手段に保存する請求項４に記載のファイル管理システム。
【請求項９】
前記処理手段は第２のファイルを圧縮する場合には、前記第２のファイルの全変更内容が前記第１のファイルに反映されているか否かを判定し、全変更内容が反映されていない場合は、前記第２のファイルの圧縮を実行する前に、前記第２のファイルの全内容を第３のファイルとして前記記憶手段に保存する請求項５に記載のファイル管理システム。
【請求項１０】
前記処理手段は、第２のファイルを削除する場合は、前記第２のファイルの全変更内容が前記第１のファイルに反映されているか否かを判定し、全変更内容が反映されている場合にのみ、前記第２のファイルを削除する請求項４に記載のファイル管理システム。
【請求項１１】
前記処理手段は、第２のファイルを圧縮する場合は、前記第２のファイルの全変更内容が前記第１のファイルに反映されているか否かを判定し、全変更内容が反映されている場合にのみ、前記第２のファイルを圧縮する請求項５に記載のファイル管理システム。
【請求項１２】
前記リンク付けの削除に関連付けられた所定の処理が、前記第１のファイルのファイル属性を読み込み専用に変更する処理である請求項１に記載のファイル管理システム。
【請求項１３】
前記リンク付けの削除に関連付けられた所定の処理が、前記第１のファイルのファイル属性を不可視に変更することである請求項１に記載のファイル管理システム。
【請求項１４】
前記リンク付けの削除に関連付けられた所定の処理が、前記第１のファイルの暗号化処理である請求項１に記載のファイル管理システム。
【請求項１５】
前記リンク付けの削除に関連付けられた所定の処理が、前記第１のファイルに電子署名を付加する処理である請求項１に記載のファイル管理システム。
【請求項１６】
前記リンク付けの削除に関連付けられた所定の処理が、前記第１のファイルにタイムスタンプを付加する処理である請求項１に記載のファイル管理システム。
【請求項１７】
前記リンク付けの削除に関連付けられた所定の処理が、前記第１のファイルに対して実行される文字読取認識処理である請求項１に記載のファイル管理システム。
【請求項１８】
前記リンク付けの削除に関連付けられた所定の処理が、第２のファイルの削除処理、第２のファイルの圧縮処理、第１のファイルのファイル属性を読み込み専用に変更する処理、第１のファイルの暗号化処理、第１のファイルに電子署名を付加する処理、第１のファイルにタイムスタンプを付加する処理、第１のファイルに対して実行される文字読取認識処理のうち、任意に組み合わされて順番に実行される複数の処理である請求項１に記載のファイル管理システム。
【請求項１９】
前記複数の処理の組み合わせを設定するとき、設定された第１の処理の後で実行することができない処理を、第２の処理として設定できない構成となされている請求項１８に記載のファイル管理システム。
【請求項２０】
第２のファイルを登録ファイルとして記憶保持するステップと、
前記登録された第２のファイルから第１のファイルを生成するとともに、生成された第１のファイルを第２のファイルとリンク付けて前記記憶手段に保持させるステップと、
前記第１のファイルと第２のファイルのリンク付けを削除したとき、リンク付けの削除に関連付けられた所定の処理を実行するステップと、
を備えていることを特徴とするファイル管理方法。
【請求項２１】
第２のファイルを登録ファイルとして記憶保持するステップと、
前記登録された第２のファイルから第１のファイルを生成するとともに、生成された第１のファイルを第２のファイルとリンク付けて前記記憶手段に保持させるステップと、
前記第１のファイルと第２のファイルのリンク付けを削除したとき、リンク付けの削除に関連付けられた所定の処理を実行するステップと、
をコンピュータに実行させるためのファイル管理処理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、パーソナルコンピュータやプリンタを備えたネットワークシステムなどに適用されるファイル管理システム、ファイル管理方法及びファイル管理処理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
一般に、ファイル管理システムとして、個々のアプリケーションで作成された電子ファイルを登録し、これをオリジナルファイルとして記憶・保持し、さらにオリジナルファイルからシステム内で統一された閲覧ファイルを生成し、これらオリジナルファイルと閲覧ファイルの２種類の文書を関連付けて内部のデータベース内で管理するものが知られている。
【０００３】
この場合、オリジナルファイルに対して編集作業を行うことで、その変更内容が閲覧ファイルに対しても反映される構成となされているものも知られている。
【０００４】
しかし、このようなファイル管理システムにおいて、非常に多数のファイルを管理するようになると、システム内のハードディスク（ＨＤＤという）等の記憶装置の容量を圧迫してしまうという問題がある。
【０００５】
特に、編集の必要のない文書に対してもオリジナルファイルと閲覧ファイルとがリンク付けられて管理されているため、不必要なファイルがデータベースに残り続け、ＨＤＤの容量が無駄に使用されることになる。
【０００６】
また、本来、編集が許可されていない文書に対しても、オリジナルファイルと閲覧ファイルとのリンク付けが残っているため、ユーザが不用意にオリジナルファイルを編集してしまい、その編集内容が閲覧ファイルにも反映されてしまうという問題もあった。
【０００７】
なお、このようなファイル管理システムにおいて、編集の必要がない文書のオリジナルファイルに対するリンク付けを解除するという技術が存在している。
【０００８】
また、ファイル管理システムに文書を登録する時点で、オリジナルファイルを関連付けずに閲覧ファイルのみを管理するという技術も知られている。
【０００９】
さらにまた、ファイル仮想結合において、結合するファイルの履歴情報から関連するファイルも合わせて結合し、削除するときは関連するファイルも合わせて削除するようにした技術が開示されている（例えば、特許文献１参照）。
【特許文献１】特開２００３−４４３２９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【００１０】
しかし、編集の必要がない文書のオリジナルファイルに対するリンク付けを解除する技術では、オリジナルファイルからの不用意な変更を防ぐことは可能になるが、ファイル管理システムのデータベースにオリジナルファイル自体は残り続けてしまうため、ＨＤＤ容量を効率的に使用するまでにはなっていない。
【００１１】
また、ファイル管理システムに文書を登録する時点で、オリジナルファイルを関連付けずに閲覧ファイルのみを管理する技術では、オリジナルファイルからの不用意な変更とＨＤＤ容量の無駄な使用という両方の問題を解決できるが、この技術を使用するためには、登録する時点で編集する必要がないことが分かっていなければならず、ファイル管理システム内で文書の編集を行っていく場合には適用することができない。
【００１２】
さらに前記した特許文献１に記載された技術では、削除するときは関連するファイルも合わせて削除するから、閲覧ファイルだけを残しておきたいような場合にはそのまま適用できないものである。
【００１３】
この発明は、第１のファイルと第２のファイルをリンク付けて管理するファイル管理システムにおいて、前記第１のファイルと第２のファイルのリンク付けが削除される場合に、関連付けられた所定の処理を自動的に行うことにより、記憶容量の無駄な使用を回避できるファイル管理システム、ファイル管理方法及び文書処理プログラムを提供することを課題とする。
【課題を解決するための手段】
【００１４】
（１）第２のファイルを登録ファイルとして保持する記憶手段と、前記登録された第２のファイルから第１のファイルを生成するとともに、生成された第１のファイルを第２のファイルとリンク付けて前記記憶手段に保持させるファイル生成手段と、前記第１のファイルと第２のファイルのリンク付けが削除されたとき、リンク付けの削除に関連付けられた所定の処理を実行する処理手段と、を備えていることを特徴とするファイル管理システム。
（２）前記第２のファイルがオジリナルファイルであり、前記ファイル生成手段によって生成される第１のファイルが閲覧用ファイルであり、前記第２のファイルの変更内容が第１のファイルに反映される請求項１に記載のファイル管理システム。
（３）前記リンク付けの削除が前記第１のファイルに対して実行される請求項２に記載のファイル管理システム。
（４）前記リンク付けの削除に関連付けられた所定の処理が、前記第２のファイルの削除処理である請求項１に記載のファイル管理システム。
（５）前記リンク付けの削除に関連付けられた所定の処理が、前記第２のファイルの圧縮処理である請求項１に記載のファイル管理システム。
（６）前記処理手段は第２のファイルを削除する場合には、前記第２のファイルの全変更内容が前記第１のファイルに反映されているか否かを判定し、全変更内容が反映されていない場合は、前記第２のファイルの削除を実行する前に、前記第２のファイルへの全変更内容を前記第１のファイルに反映させる請求項４に記載のファイル管理システム。
（７）前記処理手段は第２のファイルを圧縮する場合には、前記第２のファイルの全変更内容が前記第１のファイルに反映されているか否かを判定し、全変更内容が反映されていない場合は、前記第２のファイルの圧縮を実行する前に、前記第２のファイルへの全変更内容を前記第１のファイルに反映させる請求項５に記載のファイル管理システム。
（８）前記処理手段は第２のファイルを削除する場合には、前記第２のファイルの全変更内容が前記第１のファイルに反映されているか否かを判定し、全変更内容が反映されていない場合は、前記第２のファイルの削除を実行する前に、前記第２のファイルの全内容を第３のファイルとして前記記憶手段に保存する請求項４に記載のファイル管理システム。
（９）前記処理手段は第２のファイルを圧縮する場合には、前記第２のファイルの全変更内容が前記第１のファイルに反映されているか否かを判定し、全変更内容が反映されていない場合は、前記第２のファイルの圧縮を実行する前に、前記第２のファイルの全内容を第３のファイルとして前記記憶手段に保存する請求項５に記載のファイル管理システム。
（１０）前記処理手段は、第２のファイルを削除する場合は、前記第２のファイルの全変更内容が前記第１のファイルに反映されているか否かを判定し、全変更内容が反映されている場合にのみ、前記第２のファイルを削除する請求項４に記載のファイル管理システム。
（１１）前記処理手段は、第２のファイルを圧縮する場合は、前記第２のファイルの全変更内容が前記第１のファイルに反映されているか否かを判定し、全変更内容が反映されている場合にのみ、前記第２のファイルを圧縮する請求項５に記載のファイル管理システム。
（１２）前記リンク付けの削除に関連付けられた所定の処理が、前記第１のファイルのファイル属性を読み込み専用に変更する処理である請求項１に記載のファイル管理システム。
（１３）前記リンク付けの削除に関連付けられた所定の処理が、前記第１のファイルのファイル属性を不可視に変更することである請求項１に記載のファイル管理システム。
（１４）前記リンク付けの削除に関連付けられた所定の処理が、前記第１のファイルの暗号化処理である請求項１に記載のファイル管理システム。
（１５）前記リンク付けの削除に関連付けられた所定の処理が、前記第１のファイルに電子署名を付加する処理である請求項１に記載のファイル管理システム。
（１６）前記リンク付けの削除に関連付けられた所定の処理が、前記第１のファイルにタイムスタンプを付加する処理である請求項１に記載のファイル管理システム。
（１７）前記リンク付けの削除に関連付けられた所定の処理が、前記第１のファイルに対して実行される文字読取認識処理である請求項１に記載のファイル管理システム。
（１８）前記リンク付けの削除に関連付けられた所定の処理が、第２のファイルの削除処理、第２のファイルの圧縮処理、第１のファイルのファイル属性を読み込み専用に変更する処理、第１のファイルの暗号化処理、第１のファイルに電子署名を付加する処理、第１のファイルにタイムスタンプを付加する処理、第１のファイルに対して実行される文字読取認識処理のうち、任意に組み合わされて順番に実行される複数の処理である請求項１に記載のファイル管理システム。
（１９）前記複数の処理の組み合わせを設定するとき、設定された第１の処理の後で実行することができない処理を、第２の処理として設定できない構成となされている請求項１８に記載のファイル管理システム。
（２０）第２のファイルを登録ファイルとして記憶保持するステップと、前記登録された第２のファイルから第１のファイルを生成するとともに、生成された第１のファイルを第２のファイルとリンク付けて前記記憶手段に保持させるステップと、前記第１のファイルと第２のファイルのリンク付けを削除したとき、リンク付けの削除に関連付けられた所定の処理を実行するステップと、を備えていることを特徴とするファイル管理方法。
（２１）第２のファイルを登録ファイルとして記憶保持するステップと、前記登録された第２のファイルから第１のファイルを生成するとともに、生成された第１のファイルを第２のファイルとリンク付けて前記記憶手段に保持させるステップと、前記第１のファイルと第２のファイルのリンク付けを削除したとき、リンク付けの削除に関連付けられた所定の処理を実行するステップと、をコンピュータに実行させるためのファイル管理処理プログラム。
【発明の効果】
【００１５】
前項（１）に記載の発明によれば、第２のファイルが登録ファイルとして記憶手段に保持される一方、ファイル生成手段により前記登録された第２のファイルから第１のファイルが生成されるとともに、生成された第１のファイルが第２のファイルとリンク付けて前記記憶手段に保持される。そして、第１のファイルと第２のファイルのリンク付けが削除された時には、処理手段により前記リンク付けの削除に関連付けられた所定の処理が実行される。
【００１６】
つまり、前記リンク付けの削除に関連付けられた所定の処理として、例えば、第２のファイルの削除や圧縮などを行うようにすれば、記憶手段の記憶容量に余裕を持たせることが可能となる。
【００１７】
前項（２）に記載の発明によれば、オリジナルファイルの変更内容を閲覧用ファイルに自動的に反映させることができる。
【００１８】
前項（３）に記載の発明によれば、オリジナルファイルと閲覧用ファイルのリンク付けの削除を、第１のファイルに対して実行することができる。
【００１９】
前項（４）に記載の発明によれば、前記リンク付けの削除に関連付けされた所定の処理として、第２のファイルとしてのオリジナルファイルが削除されるから、記憶手段の記憶容量に大きな余裕を持たせるとことができる。
【００２０】
前項（５）に記載の発明によれば、前記リンク付けの削除に関連付けされた所定の処理として、第２のナルファイルとしてのオリジナルファイルが圧縮されるから、その圧縮分だけ、記憶手段の記憶容量に余裕を持たせるとことができる。
【００２１】
前項（６）に記載の発明によれば、第２のファイルの変更内容が第１のファイルに反映されていない場合には、第２のファイル削除の実行に先立って、第２のファイルの変更内容を第１のファイルに反映させることができる。
【００２２】
前項（７）に記載の発明によれば、第２のファイルの変更内容が第１のファイルに反映されていない場合には、第２のファイル圧縮の実行に先立って、第２のファイルの変更内容を第１のファイルに反映させることができる。
【００２３】
前項（８）に記載の発明によれば、第２のファイルの変更内容が第１のファイルに反映されていない場合には、第２のファイルの削除の実行に先立って、第２のファイルの全内容が第３のファイルとして保存されるから、変更後のファイル内容を記憶手段に残すことができる。
【００２４】
前項（９）に記載の発明によれば、第２のファイルの変更内容が第１のファイルに反映されていない場合には、第２のファイルの圧縮の実行に先立って、第２のファイルの全内容が第３のファイルとして保存されるから、変更後のファイル内容を記憶手段に残すことができる。
【００２５】
前項（１０）に記載の発明によれば、第２のファイルの変更内容が第１のファイルに反映されないまま、第２のファイルの削除が実行されるおそれがなくなる。
【００２６】
前項（１１）に記載の発明によれば、第２のファイルの変更内容が第１のファイルに反映されないまま、第２のファイルの圧縮が実行されるおそれがなくなる。
【００２７】
前項（１２）に記載の発明によれば、第１のファイルと第２のファイルのリンク付けが削除されたとき、第１のファイル属性が読み込み専用となされるから、前記リンク付けの削除に伴い、システム内に残る第１のファイルが直接変更される恐れを少なくできる。
【００２８】
前項（１３）に記載の発明によれば、第１のファイルと第２のファイルのリンク付けが削除されたとき、第１のファイル属性が不可視属性に変更されるから、前記リンク付けの削除に伴い、システム内に残る第１のファイルが変更されるのを抑制できる。
【００２９】
前項（１４）に記載の発明によれば、第１のファイルと第２のファイルのリンク付けが削除されたとき、パスワードによる暗号化や公開鍵方式の暗号化などのように暗号化されることによって、権限をもたないユーザによる第１のファイルへのアクセスを防止できる。
【００３０】
前項（１５）に記載の発明によれば、第１のファイルと第２のファイルのリンク付けが削除されたとき、第１のファイルに電子署名が付加されるから、第１のファイルの不用意な変更が防止されるとともに、変更されているか否かを正規ユーザに通知可能となる。
【００３１】
前項（１６）に記載の発明によれば、第１のファイルと第２のファイルのリンク付けが削除されたとき、第１のファイルにタイムスタンプが付加されるから、タイムスタップに記載された日付でファイルが存在することが証明され、さらにその日付以降のファイルの変更があったか否かを確認可能となる。
【００３２】
前項（１７）に記載の発明によれば、第１のファイルと第２のファイルのリンク付けが削除されたとき、第１のファイルに対して文字読取認識処理が実行されるから、第１のファイルが文字認識されて保存可能となる。
【００３３】
前項（１８）に記載の発明によれば、第１のファイルと第２のファイルのリンク付けが削除されたとき、上述したような所定の処理のうち適切な順番の組み合わせで複数の処理を実行することが可能になる。
【００３４】
前項（１９）に記載の発明によれば、前記複数の処理の実行時のエラーを防止できる。
【００３５】
前項（２０）に記載の発明によれば、第１のファイルと第２のファイルのリンク付けが削除された時には、前記リンク付けの削除に関連付けられた所定の処理、例えば、第２のファイルの削除や圧縮などが実行される。
【００３６】
前項（２１）に記載の発明によれば、第１のファイルと第２のファイルのリンク付けが削除された時には、前記リンク付けの削除に関連付けられた所定の処理、例えば、第２のファイルの削除や圧縮などを、コンピュータに実行させることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３７】
以下、この発明の一実施形態を図面に基づいて説明する。
【００３８】
図１は、この発明の一実施形態に係るファイル管理システムを備えたネットワークシステムを示す概略構成図である。
【００３９】
図１において、このネットワークシステムは、例えば、ファイル管理システム３００（図３）をそれぞれ搭載した複数のパーソナルコンピュータ（ＰＣという）１００ａ，１００ｂと、複数のプリンタ（ＰＲＴ）２００ａ，２００ｂ，２００ｃとを備えており、これらＰＣ１００ａ，１００ｂと、複数のプリンタ２００ａ，２００ｂ，２００ｃとは、ネットワーク１０を介して接続されている。
【００４０】
前記ＰＣ１００ａと１００ｂとは同じ構成であるから、以下の説明では、ＰＣ１００ａを代表して説明する。
【００４１】
図２は、図１のＰＣ１００ａの電気的構成を示すブロック図である。
【００４２】
図２おいて、ＰＣ１００ａは、全体の制御を行うための制御部１０１と、データを入力するための入力部１０５と、データを記憶するための記憶部１０３と、データを出力するための出力部１０７と、制御部１０１で実行するためのプログラムなどを記憶するための外部記憶装置１０９と、ネットワーク１０に接続するためのローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）カード１１３とを備えている。
【００４３】
前記制御部１０１は、中央演算装置（ＣＰＵ）１０１ａと、このＣＰＵ１０１ａが実行するプログラムを記憶するための読出専用メモリであるＲＯＭ１０１ｂ、ＣＰＵ１０１ａでプログラムを実行する際に必要となる変数などを記憶するためのランダムアクセスメモリ（ＲＡＭ）１０１ｃを有している。
【００４４】
入力部１０５は、キーボードまたはマウスなどであり、文字または数字の入力、または、所定の指示コマンドの入力が可能となっている。
【００４５】
記憶部１０３は、文書または画像などのデータを格納する記憶手段であり、例えばハードディスク装置（ＨＤＤ）などが採用される。これらのデータは、例えばワードプロセッサのアプリケーションプログラムにより作成されたデータファイル、表計算ソフトのアプリケーションにより作成されたデータファイル、デジタルカメラで撮影された画像やイメージスキャナなどで読み取られた画像を記憶するためのデータファイル、または、他の種々のアプリケーションプログラムで作成されるデータファイルである。
【００４６】
出力部１０７は、ＬＣＤのようなディスプレイであり、制御部１０１の指示に従ってデータファイルを表示する。これにより、複数のデータファイルを同時に表示することができる。
【００４７】
外部記憶装置１０９は、ＰＣ１００ａで読み取り可能な記憶媒体１１１に記憶されたプログラムやデータを読み込み、制御部１０１に送信する。また、制御部１０１からの指示により、記憶媒体１１１に必要なデータを書き込む。
【００４８】
記憶媒体１１１としては、磁気テープやカセットテープなどのテープ系、磁気ディスク（フレキシブルディスク、ハードディスク装置など）や光ディスク（ＣＤ−ＲＯＭ／ＭＯ／ＭＤ／ＤＶＤなど）などのディスク系、ＩＣカード（メモリカードを含む）や光カードなどのカード系、あるいはマスクＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ、フラッシュメモリなどの半導体メモリなどの固定的にプログラムを担持する媒体などが挙げられる。また、記憶媒体１１１を、ネットワーク１０からプログラムがダウンロードされるように流動的にプログラムを担持する媒体とすることもできる。
【００４９】
制御部１０１は、記憶媒体１１１に記憶されたファイル管理システム３００用プログラムを外部記憶装置１０９で読み取ることにより、読み取ったプログラムを実行することができる。
【００５０】
図３は、一般的なファイル管理システム３００を示す機能的構成図である。
【００５１】
図３において、ファイル管理システム３００は、文書（ファイル）３２０の登録処理を実行する登録処理部３０１と、登録されたファイルを管理するデータベース（ＤＢ）３０３と、システム内部のファイル３２０を表示・出力するディスプレイ機能をもった出力部３０５と、ユーザからの操作要求を入力する入力部３０７と、入力された操作要求に応じて処理を行うファイル処理部３０９と、処理を制御する制御部３１１とを備えている。
【００５２】
ファイル管理システム３００にファイル３２０を登録すると、ファイル３２０がオリジナルファイル３２１としてコピーされてデータベース３０３に保存される。また、ファイル処理部３０９により、登録されたファイル３２０から変換された閲覧ファイル３２２が生成される。
【００５３】
これらオリジナルファイル３２１と閲覧ファイル３２２とが互いにリンク付けられて管理される。
【００５４】
ここでは、オリジナルファイル３２１と閲覧ファイル３２２が別のファイルとして管理されている場合を例としてあげているが、この形態に限られるものではなく、例えば閲覧ファイル３２２の中にオリジナルファイル３２１が内包されて管理される場合も、形態としては考えられる。
【００５５】
図４は、ファイル管理システム３００にファイル３２０を登録する処理を示すフローチャートである。この処理及び以下に示すフローチャートの処理は、制御部１０１のＣＰＵ１０１ａがＲＡＭ１０１ｃや外部記憶装置１０９に記録されているプログラムに従って動作することにより実行される。
【００５６】
図４において、ファイル３２０が登録処理部３０１で登録されると、ステップＳ４０１では、ファイル３２０がファイル管理システム３００に登録可能なファイルか否かを判断し、登録可能なファイルであれば（ステップＳ４０１でＹＥＳ）、ステップＳ４０２に進み、登録可能なファイルでなければ（ステップＳ４０１でＮＯ）、そのまま終了する。
【００５７】
ステップＳ４０２では、登録するファイル３２０を内部データベース３０３にコピーして、オリジナルファイル３２１として登録（管理）するか否かをユーザの指示に従って判断する。
【００５８】
オリジナルファイル３２１を登録する場合（ステップＳ４０２でＹＥＳ）、ステップＳ４０３では、登録するファイル３２０をデータベース３０３にコピーしてオリジナルファイル３２１として保存したのち、ステップＳ４０５に進む。オリジナルファイル３２１として登録しない場合（ステップＳ４０２でＮＯ）、ステップＳ４０４では、オリジナルファイル３２１を登録しないフラグを立てて（ＯＮ）、ステップＳ４０５に進む。
【００５９】
ステップＳ４０５では、登録するファイル３２０からシステム内部で使用する閲覧ファイル３２２に変換を行う。
【００６０】
ついで、ステップＳ４０６では、オリジナルファイル３２１を登録しないフラグのチェックを行い、フラグが立っているか否かを判断し、フラグが立っていない場合、つまり、オリジナルファイル３２１を登録する場合は（ステップＳ４０６でＮＯ）、ステップＳ４０７では、オリジナルファイル３２１と閲覧ファイル３２２の間のリンク付け処理を行ってから、終了する。
【００６１】
フラグが立っていると判断された場合、つまり、オリジナルファイル３２１を登録しないと判断された場合（ステップＳ４０６でＹＥＳ）、オリジナルファイル３２１がデータベース３０３に存在していないので、そのまま終了する。
【００６２】
ステップＳ４０６における具体的なリンク付け方法は、リンク付けを管理したファイルを別途用意して、データベース３０３で管理している全ファイルについて、オリジナルファイル３２１と閲覧ファイル３２２の対応関係を記載することによって可能であるが、リンク付け方法は、この発明に直接影響を及ぼすものではなく、他の方法を用いてリンク付けを行うことも可能である。上記説明によってファイルの登録処理が実行される。
【００６３】
ファイル管理システム３００では、様々なフォーマットのファイルを登録することが可能であるが、これら様々なフォーマットのファイルを一元的に管理するために、ファイルの登録時にファイル管理システム３００内で統一したフォーマットに変換を行う。これにより、全ての登録ファイルに対しての処理が統一され、一元的にファイルを管理することが可能になっている。
【００６４】
また、このファイル管理システム３００では、データベース３０３のオリジナルファイル３２１に対してユーザが変更を加えた場合、このオリジナルファイル３２１にリンク付けされた閲覧ファイル３２２に対してもその変更内容が反映され更新することが可能である。
【００６５】
更新が行われるタイミングは、ユーザによる更新操作があった時でもいいし、オリジナルファイル３２１への変更を監視して変更があった場合には、自動的に閲覧ファイル３２２を更新するようにしてもよい。
【００６６】
図５は、上記閲覧ファイル３２２の更新処理の流れを示すフローチャートである。
【００６７】
図５において、ステップＳ５０１では、オリジナルファイル３２１について、変更があったか否かを判断する。変更がない場合は（ステップＳ５０１でＮＯ）、そのまま変更処理を終了する。
【００６８】
変更があった場合は（ステップＳ５０１でＹＥＳ）、ステップＳ５０２では、オリジナルファイル３２１とこれにリンク付けされた閲覧ファイル３２２とを解析して、変更内容を取得する。
【００６９】
この後、ステップＳ５０３では、前記ステップＳ５０２で取得した変更内容を前記オリジナルファイル３２１にリンク付けされた閲覧ファイル３２２に対して適用して更新する。
【００７０】
さらに、ファイル管理システム３００内部データベースにおいて、オリジナルファイルと閲覧ファイルの間のリンク付けを削除するという方法も従来から知られている。このような処理を行うことで、ユーザが不用意にオリジナルファイル３２１を変更してしまった場合に、リンク付けされた閲覧ファイル３２２にその変更内容が適用されてしまう可能性が回避される。
【００７１】
このようなファイル管理システム３００において、非常に多数のファイルを管理するようになると、前述したように、ＰＣ１００ａ（１００ｂ）の記憶部（ＨＤＤ）１０３の容量を圧迫する。
【００７２】
また、編集の必要のない文書に対してもオリジナルファイルが閲覧ファイルにリンク付けられて管理されているため、不必要なファイルがデータベースに残り続け、記憶部（ＨＤＤ）１０３の容量を無駄に使ってしまうことになる。
【００７３】
さらにまた、本来、編集が許されない文書に対しても、オリジナルファイルとのリンク付けが残っているため、ユーザが不用意にオリジナルファイルを編集してしまうと、その編集内容が閲覧ファイル３２２にも適用されてしまうことになる。
【００７４】
そこで、この実施形態におけるファイル管理システム３００においては、文書オリジナルファイルのリンクを削除する時に、リンク削除に関連付けられた所定の処理を自動的に行い、上記問題を解決するものである。
［第１の実施形態］オリジナルファイルの圧縮・削除
以下、この実施形態に係るファイル管理システム３００の特徴的なリンク付けの削除について、説明する。
【００７５】
図６は、この発明のファイル管理システム３００において、閲覧ファイル３２２に対してオリジナルファイル３２１とのリンク付けを削除する処理を示すフローチャートである。
【００７６】
図６において、ユーザによって閲覧ファイル３２２に対しリンク付けの削除が指示されたとき、ステップＳ６０１では、オリジナルファイル３２１の全ての変更内容がリンク付けされた閲覧ファイルに反映されているか否かを判断し、全ての変更内容が反映されていない場合は（ステップＳ６０１でＮＯ）、リンク付けの削除処理を中断する。具体的には、オリジナルファイル３２１の全変更内容が反映されていないので、リンク付けの削除処理を中断する旨のアラートを表示する処理などを伴う。
【００７７】
一方、全ての変更内容が反映されていた場合は（ステップＳ６０１でＹＥＳ）、ステップＳ６０２では、リンク付けを削除する。リンク付けの削除処理は、別途管理されている各ファイルのリンク付け対応関係を記述したファイルから該当するファイルのリンク情報を削除することで可能であるが、この方法に限られるものではない。
【００７８】
ついで、ステップＳ６０３では、リンク付けが削除されたオリジナルファイル３２１に対して、圧縮もしくは削除を行う。圧縮・削除のどちらを実行するかは、ファイル管理システム３００内の設定でユーザが選択できるようになっていてもよいし、実行時にユーザに確認を求めるようになっていてもよい。またどちらかの機能のみで必ず実行されるようになっていても問題ない。
【００７９】
また、別の方法として、オリジナルファイル３２１の全ての変更内容がリンク付けされた閲覧ファイル３２２に反映されていない場合には、リンク付けを削除する前に、変更内容を閲覧ファイル３２２に対して反映させる処理を入れる方法がある。
【００８０】
図７は、リンク付けを削除する前に、変更内容を閲覧ファイル３２２に対して反映させる処理を示すフローチャートである。
【００８１】
図７において、ステップＳ７０１では、オリジナルファイル３２１の変更内容がリンク付けされた閲覧ファイル３２２に反映されているか否かを判断し、変更内容が反映されてる場合（ステップＳ７０１でＹＥＳ）、図６の処理と同じように、ステップＳ７０２では、リンク削除処理を行い、ステップＳ７０３では、オリジナルファイル３２１の削除・圧縮を行ってから、終了する。
【００８２】
変更内容が反映されていない場合は（ステップＳ７０１でＮＯ）、ステップＳ７０４では、閲覧ファイル３２２の更新を行ってから、ステップＳ７０２のリンク削除処理を行う。
【００８３】
更新の具体的な処理内容は、図５に示した処理に従う。より具体的には、オリジナルファイル３２１の全変更内容が反映されていないので、変更内容を反映して閲覧ファイル３２２を更新するか否かをユーザに選択させるアラートを表示する処理などを伴う。
【００８４】
また、別の処理方法のとして、変更内容を反映する閲覧ファイル３２２を更新するのではなく、オリジナルファイル３２１から新たに別の閲覧ファイルを作成し、別名でファイル管理システム３００に登録することも可能である。
【００８５】
以上のような処理を行うことにより、記憶部（ＨＤＤ）１０３の容量の無駄な使用を軽減することが可能になる。
【００８６】
また、変更が不必要なオリジナルファイル３２１の更新やユーザの不注意によるオリジナルファイル３２１の変更に起因する閲覧ファイル３２２の誤更新を回避することが可能となる。
［第２の実施形態］閲覧ファイルの属性変更
図８（Ａ），（Ｂ）は、それぞれファイル管理システム３００における第２の実施形態による処理を示すフローチャートである。
【００８７】
図８（Ａ）において、ユーザによってリンク付けの削除が指示されたとき、ステップＳ８０１では、リンク付けの削除を実行し、その後、ステップＳ８０２では、閲覧ファイル３２２のファイル属性（プロパティ）を不可視属性に変更してから、終了する。
【００８８】
図８（Ｂ）において、ユーザによってリンク付けの削除が指示されたとき、ステップＳ８０３では、リンク付けの削除を実行し、その後、ステップＳ８０４では、リンク付けが削除された後で、閲覧ファイル３２２のファイル属性（プロパティ）を読み込み専用に変更してから、終了する。
【００８９】
上記の処理を行うことで、オリジナルファイル３２１へのリンク付けの削除に伴い、ファイル管理システム３００内に残る閲覧ファイル３２２に対して直接変更操作が行われる可能性を軽減することが可能となる。
［第３の実施形態］閲覧ファイルへの電子署名・タイムスタンプ・暗号化
上記第２の実施形態では、比較的簡単に閲覧ファイル３２２の属性を変更することが簡単であるが、変更された場合、ユーザは文書が変更されていることをファイルの更新日付から判断するしか方法がなく、また必ずしも更新日付の情報だけで更新されているか否かを判別することができない。これに対処する例を以下に説明する。
【００９０】
図９（Ａ）〜（Ｃ）は、ファイル管理システム３００における第３の実施形態による処理を示すフローチャートである。
【００９１】
図９（Ａ）において、ユーザによってリンク付けの削除が指示されたとき、ステップＳ９０１では、リンク付けの削除を実行し、その後、ステップＳ９０２では、閲覧ファイル３２２に対して電子署名を付加してから、終了する。
【００９２】
一般的に、文書に電子署名を付加すると、署名の内容から誰がこの文書に署名したかが明確になり、さらに署名付与以降に文書に対する変更が行われたかどうかを確認することが可能となる。このため、図９（Ａ）で示した処理方法を用いることによって、閲覧ファイル３２２に対する不用意な変更を防止できるとともに、文書が変更されているか否かをユーザに通知することが可能となる。
【００９３】
図９（Ｂ）において、ステップＳ９０３では、リンク付けの削除を実行し、その後、ステップＳ９０５では、閲覧ファイル３２２にタイムスタンプサーバから取得したタイムスタンプを付加したのち、終了する。
【００９４】
上記タイムスタンプを付与することにより、タイムスタンプに記載されている日時にその文書が存在していたことが証明され、さらにその日時以降に文書に対する変更が行われたか否かを確認することが可能となる。
【００９５】
図９（Ｃ）において、リンク付けの削除を実行し、その後、ステップＳ９０６では、閲覧ファイルに対して、暗号化を行ってから、終了する。
【００９６】
閲覧ファイル３２２に対して暗号化、例えば、パスワードによる暗号化や公開鍵方式の暗号化などが設定されると、権限の与えられたユーザに対してのみファイルの変更許可を与えることが可能となるため、閲覧ファイル３２２に対するユーザによる不用意な変更を防止できる。
【００９７】
また、フローチャートによる説明は省略したが、リンク付けの削除を実行したのち、ステップＳ９０６では、閲覧ファイル３２２に対して文字読取認識（ＯＣＲ）処理を実行しても良い。これにより、閲覧ファイル３２２が文字認識されて保存可能となるから、閲覧ファイル３２２に対し不用意な変更がなされたとしても、変更前の状態のものを入手することができる。
［第４の実施形態］複合処理
図１０は、ファイル管理システム３００における第４の実施形態による処理を示すフローチャートである。
【００９８】
この第４の実施形態では、前記リンク付けの削除に伴い、これまでの実施形態で説明してきた閲覧ファイル３２２に対する複数の処理を、まとめて自動的に実行する場合の例を示す。
【００９９】
図１０において、ステップＳ１００１では、ユーザが実行する複数の処理の実行順序を決定する。これは、例えば図１１に示すように、出力部１０７における表示画面Ｄにおいて第１の処理、第２の処理、・・・をユーザが選択することにより行われる。この実施形態では、閲覧ファイル３２２に対する第１の処理１１０１として、電子署名の付加が設定されたとき、第２の処理１１０２には、電子署名処理後に実行可能な処理（例えばタイムスタンプの付与）のみがリストアップされるものとなされている。さらに、第３の処理１１０３には、第２処理後に実行可能な処理（読み込み専用への属性変更）のみがリストアップされ、ユーザが選択可能な状態になる。
【０１００】
別の例としては、第１の処理として、読み込み専用に属性を変更する処理が設定された場合、その後の処理として暗号化や、電子署名の付与などの処理を行うことができないため、第２、第３の処理として設定できる処理はなくなる。
【０１０１】
このような設定をステップＳ１００１で行い、ステップＳ１００２では、リンク付けの削除を実行し、ステップＳ１００３では、１００１において設定された複合処理を実行する。このように、複数の処理の組み合わせを設定するとき、設定された第１の処理の後で実行することができない処理を、第２の処理として設定できない構成となされているから、処理実行時のエラーを回避することが可能になる。
【図面の簡単な説明】
【０１０２】
【図１】この発明の一実施形態に係るファイル管理システムを備えたネットワークシステム示す概略構成図である。
【図２】ファイル管理システムを構成するパーソナルコンピュータの電気的構成を示すブロック図である。
【図３】一般的なファイル管理システムの機能的構成図である。
【図４】ファイル管理システムにファイルを登録する処理を示すフローチャートである。
【図５】閲覧ファイルの更新処理を示すフローチャートである。
【図６】オリジナルファイルと閲覧ファイルとの間のリンク付けを削除する処理を示すフローチャートである。
【図７】リンク付けを削除する前に、変更内容を閲覧ファイルに対して反映させる処理を示すフローチャートである。
【図８】（Ａ）はリンク削除処理後に閲覧ファイルの不可視属性化する処理を示すフローチャート、（Ｂ）はリンク削除処理後に閲覧ファイルの読み込み専用属性化する処理を示すフローチャートである。
【図９】（Ａ）はリンク削除処理後に閲覧ファイルに電子署名を付加する処理を示すフローチャート、（Ｂ）はリンク削除処理後に閲覧ファイルにタイムスタンプを付加する処理を示すフローチャート、（Ｃ）はリンク削除処理後に閲覧ファイルを暗号化する処理を示すフローチャートである。
【図１０】リンク付けの削除に伴い、複数の処理を自動的に実行する場合の処理を示すフローチャートである。
【図１１】リンク付けの削除に伴う複数の処理を自動的に実行する場合に、処理順の設定例を示した表示画面を示す図である。
【符号の説明】
【０１０３】
３０３        データベース
３０９        ファイル処理部
３１１        制御部
３２０        登録ファイル
３２１        オリジナルファイル（第２のファイル）
３２２        閲覧ファイル（第１のファイル）
【図１】
2008040844.tif 000003
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
2008040844.tif 000011
【図１０】
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【図１１】
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