(57)【要約】【課題】紙書類を電子化する際に、属性情報が記入されたインデックスシートも読み込み、サーバ装置への格納を自動化した包袋管理システムを提供する。【解決手段】包袋管理システム１を、紙書類２１と、この紙書類２１の属性情報が記載されたインデックスシート２０と、紙書類２１およびインデックスシート２０をスキャニングしてイメージファイルに変換するスキャナ装置２と、インデックスシート２０のイメージファイルに対して文字認識処理を行い、属性情報のテキストデータで構成されるＣＳＶファイルに変換するとともに、このＣＳＶファイルおよび紙書類のイメージファイルを一次フォルダ６に格納する取込装置３と、一次フォルダ６に格納されたＣＳＶファイルおよび紙書類２１のイメージファイルを知財情報データベース７に格納する管理サーバ５とから構成する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
紙書類と、
前記紙書類の属性情報が記載されたインデックスシートと、
前記紙書類および前記インデックスシートをスキャニングしてイメージファイルに変換するスキャナ装置と、
前記インデックスシートの前記イメージファイルに対して文字認識処理を行い、前記属性情報のテキストデータで構成されるＣＳＶファイルに変換するとともに、前記ＣＳＶファイルおよび前記紙書類のイメージファイルを所定のフォルダに格納する取込装置と、
前記所定のフォルダに格納された前記ＣＳＶファイルおよび前記紙書類のイメージファイルを管理データベースに格納する管理サーバとから構成される包袋管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、出願書類や登録された権利等を管理する包袋管理システムに関し、特に詳細には、これらの手続に係る紙書類を電子化して管理する際の作業を容易にした包袋管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
特許等の知的財産権の管理業務は、出願時点においては審査請求や中間処理について、また、登録後においても登録料の納付等についてその期限等を管理する必要がある。また、これらの手続の多くは紙書類の形式でやり取りされるため、これらの管理も必要となる。そのため、電子包袋管理システムにより、紙書類を電子化（イメージ化）し、出願番号や期限等の属性情報とともにサーバ装置等で管理する方法が用いられる（例えば、特許文献１参照）。
【０００３】
【特許文献１】特開２００３−７６７７０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、このような管理情報の登録は、紙書類をイメージ情報に変換する作業および、属性情報を付与してサーバ装置に登録する作業があるため、手間と時間を要してしまう。
【０００５】
本発明はこのような課題に鑑みてなされたものであり、紙書類を電子化する際に、属性情報が記入されたインデックスシートも読み込み、サーバ装置への格納を自動化した包袋管理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
前記課題を解決するために、本発明に係る包袋管理システムは、紙書類と、この紙書類の属性情報が記載されたインデックスシートと、紙書類およびインデックスシートをスキャニングしてイメージファイルに変換するスキャナ装置と、インデックスシートのイメージファイルに対して文字認識処理を行い、属性情報のテキストデータで構成されるＣＳＶファイルに変換するとともに、このＣＳＶファイルおよび紙書類のイメージファイルを所定のフォルダ（例えば、実施形態における一次フォルダ６）に格納する取込装置と、所定のフォルダに格納されたＣＳＶファイルおよび紙書類のイメージファイルを管理データベース（例えば、実施形態における知財情報データベース７）に格納する管理サーバとから構成される。
【発明の効果】
【０００７】
本発明に係る包袋管理システムを以上のように構成すると、インデックスシートを用いて、紙書類の属性情報（出願番号やファイル形式等）も合わせてスキャナ装置でスキャニングすることにより、一回の作業（スキャニング作業）で、属性情報の入力も行うことができるため、管理データベースへの登録作業が簡単になり、作業効率を向上させることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００８】
以下、本発明の好ましい実施形態について図面を参照して説明する。まず、図１を用いて本発明に係る包袋管理システム１の構成について説明する。この包袋管理システム１は、スキャナ装置２と、取込装置３と、管理サーバ５とから構成される。スキャナ装置２は、紙に記入された文字や図形等をスキャニングしてイメージデータに変換する装置であり、取込装置３に直接接続されるか、もしくは、ＬＡＮ等を介して接続されている。取込装置３は、例えば、ハードディスク装置等の記憶装置を有しており、この記憶装置に転送待ちフォルダ４が設けられている。また、管理サーバ５も、ハードディスク装置等の記憶装置を有しており、この記憶装置に一次フォルダ６および知財データベース７が設けられている。なお、図１においては、取込装置３と管理サーバ５とはネットワーク８で接続されているが、これらの装置は直接接続しても良い。また、取込装置３と管理サーバ５とを一台のコンピュータで構成することも可能である。
【０００９】
インデックスシート２０は、知財データベース７に登録しようとする紙書類２１の属性情報を記入するものであり、予め登録項目を記入する欄が設けられており、紙書類２１を登録する作業者が、この紙書類２１の属性情報を手書きで記入するように構成されている。このインデックスシート２０には、例えば、この登録処理を管理するための受付番号、この紙書類２１が対象としている出願の出願番号、紙書類２１の内容を示す書類コードや公報区分、および、紙書類２１をイメージデータに変換するときのファイル形式（ＴＩＦＦ形式やＰＤＦ形式等）等が記入する項目として設定される。
【００１０】
それでは、紙書類２１を管理サーバ５の知財情報データベース７に登録する処理について図２を用いて説明する。作業者は、まず、紙書類２１の属性情報をインデックスシート２０に記入し、これらをまとめてスキャナ装置２でスキャニングする。取込装置３のスキャニング処理１０は、スキャナ装置２でインデックスシート２０および紙書類２１がスキャニングされると、まず、インデックスシート２０のスキャニングされたイメージから手書きの項目を文字認識してテキストデータに変換し、ＣＳＶファイル（テキストで記載された項目がカンマで区切られて構成されているファイル形式）に変換する。そして、インデックスシート２０のファイル形式に従って紙書類２１を指定されたファイル形式のイメージファイルに変換し、ＣＳＶファイルおよび（紙書類２１の）イメージファイルを転送待ちフォルダ４に記憶させる。なお、転送待ちフォルダ４は、インデックスシート２０に記入された受付番号毎にフォルダが作成され、その中に上述のＣＳＶファイルおよびイメージファイルが格納される。
【００１１】
取込装置３では、予め設定された時間間隔で転送処理１１が起動されるように構成されている。この転送処理１１は、転送待ちフォルダ４を調べ、ＣＳＶファイルおよびイメージファイルが格納されている場合は、それらのファイルを管理サーバ５の一次フォルダ６に転送するように構成されている。なお、この一次フォルダ６においても、受付番号毎にフォルダが作成され、その中にＣＳＶファイルおよびイメージファイルが格納される。
【００１２】
管理サーバ５でも、予め設定された時間間隔で取込処理１２が起動されるように構成されている。この取込処理１２は、一次フォルダ６に格納されているＣＳＶファイルおよびイメージファイルを知財情報データベース７に取り込む処理であり、具体的な処理内容について図３を用いて説明する。この取込処理１２が起動されると、まず、一次フォルダ６にＣＳＶファイルが格納されているか否かを確認する（ステップＳ１００）。もし、ＣＳＶファイルが格納されていない場合は、エラーログを出力してこの取込処理１２を終了する（ステップＳ１０１）。ＣＳＶファイルが格納されている場合は、そのＣＳＶファイルをオープンして読み込む（ステップＳ１０２）。そして、ＣＳＶファイルの書式（シンタックス）やコード体系が所定の条件を満たしているか否かのエラーチェックを行い（ステップＳ１０３）、エラーが発見された場合はエラーログを出力してこの取込処理１２を終了する（ステップＳ１０４）。ＣＳＶファイルが所定の条件を満たしている場合は、次に、ＣＳＶファイルに記載された実体ファイル（紙書類２１のイメージファイル）が一次フォルダ６に格納されているか、また、そのファイル形式がＣＳＶファイルに記載されているファイル形式であるかをチェックし（ステップＳ１０５）、エラーが発見された場合はエラーログを出力してこの取込処理１２を終了する（ステップＳ１０６）。エラーが発見されなかった場合は、ＣＳＶファイルの内容を、このＣＳＶファイルに記載された出願番号等をキーに知財情報データベース７の所定のカラムに格納し、同様に出願番号等をキーにイメージファイルを知財情報データベース７に格納する。
【００１３】
なお、ＣＳＶファイルおよびイメージファイルは受付番号毎にフォルダが作成されて一次フォルダ６に格納されているため、取込処理１２は、この受付番号毎に上記処理Ｓ１０１〜Ｓ１０７を実行し、知財情報データベース７に格納する処理を行う。また、エラーが発生したとき（ステップＳ１０２，Ｓ１０４，Ｓ１０６）は、エラーログを出力するだけでなく、登録作業をした作業者にメールを送信してエラー情報を通知するように構成することも可能である。この場合、インデックスシート２０に登録作業者の識別情報やメールアドレスを記入する欄を設け、スキャニング処理でＣＳＶファイルに格納するように構成される。
【００１４】
このように、インデックスシート２０を用いて、紙書類２１の属性情報（出願番号やファイル形式等）も合わせてスキャナ装置２でスキャニングすることにより、一回の作業（スキャニング作業）で、属性情報の入力も行うことができるため、この紙書類２１の知財情報データベース７への登録作業が簡単になり、作業効率を向上させることができる。
【図面の簡単な説明】
【００１５】
【図１】本発明に係る包袋管理システムの構成を示すブロック図である。
【図２】スキャナ装置、取込装置、および、管理サーバにおける処理とデータの流れを示す説明図である。
【図３】取込処理を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００１６】
１  包袋管理システム
２  スキャナ装置
３  取込装置
５  管理サーバ
６  一次フォルダ（所定のフォルダ）
７  知財情報データベース（管理データベース）
２０  インデックスシート
２１  紙書類
【図１】
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【図２】
2008028690.tif 000004
【図３】
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