(57)【要約】【課題】  保存する文書データが、この文書データの名称やタイプ等の属性に従って適切な実在文書ボックスに保存されるようにする。【解決手段】  複合機３、３ａにネットワーク７を介して文書管理装置１を接続する。パソコン１は、通信部１３、文書管理部１７、記憶部１９、制御部２１を有する。通信部１３は複合機３、３ａ間で文書データに係る情報を通信する。記憶部１９は文書管理部１７の管理データを記憶する。制御部２１は文書データの保存要求につき文書管理部１７の保存動作を制御する。文書管理部１７は、保存要求される文書データの属性や複合機３、３ａの実在文書ボックス４７、４７ａの情報を管理する。文書管理部１７は、保存要求によって記憶管理データを参照し、当該文書データの属性に基づき最適な実在文書ボックス４７、４７ａを選定して保存制御する。【選択図】  図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
保存される文書データに係る属性を取得するとともに文書データの保存される実在文書ボックスに係る情報を取得して管理する文書管理部と、
この文書管理部の管理データを記憶する記憶部と、
前記文書データの保存要求を受けたとき前記文書管理部による保存動作を制御する制御部と、
を具備し、
前記文書管理部は、前記制御部から前記保存動作を指示されたとき、記憶された前記管理データを参照し、保存要求された前記文書データの属性に基づき、当該文書データの保存に適する前記実在文書ボックスを選定し、選定された前記実在文書ボックスに当該文書データを保存制御することを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
ネットワークを介して外部と通信する通信部を有し、前記文書管理部は、前記通信部を介して前記実在文書ボックスに係る情報の取得および保存要求された前記文書データの保存制御をする請求項１記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記制御部は、保存要求された前記文書データの属性を仮想ボックスに関連付け制御し、前記文書管理部は、前記仮想ボックスに関連付けた前記文書データを保存制御する請求項１又は２記載の文書管理装置。
【請求項４】
入力されたユーザパスワードが既設定のパスワードに一致したとき、少なくとも前記文書管理部又は制御部を動作させるユーザ管理部を有する請求項１〜３いずれか１記載の文書管理装置。
【請求項５】
前記ユーザ管理部は、入力されたユーザ名と既設定のユーザ名との一致不一致を判別し、前記文書管理部は、前記ユーザ名が一致したとき、前記ユーザ名に関する前記文書データのみを保存制御する請求項４記載の文書管理装置。
【請求項６】
文書データを保持する画像形成装置と文書管理装置とがネットワークを介して接続された文書管理システムであり、
前記文書管理装置は、
前記画像形成装置との間で前記文書データに係る情報を通信する通信部と、
保存要求される文書データに係る属性を取得するとともに前記画像形成装置から前記通信部を介して文書データの保存される実在文書ボックスに係る情報を取得して管理する文書管理部と、
この文書管理部の管理データを記憶する記憶部と、
前記文書データの保存要求を受けたとき前記文書管理部による保存動作を制御する制御部と、を具備し、
前記文書管理部が、前記制御部からの前記保存要求を指示されたとき、記憶された前記管理データを参照し、保存要求された前記文書データの属性に基づき、当該文書データの保存に適する前記実在文書ボックスを選定し、選定された前記実在文書ボックスに当該文書データを前記通信部を介して保存制御することを特徴とする文書管理システム。
【請求項７】
前記制御部は、保存要求された前記文書データの属性を仮想ボックスに関連付け制御し、前記文書管理部は、前記仮想ボックスに関連付けた前記文書データを保存制御する請求項６記載の文書管理システム。
【請求項８】
入力されたユーザパスワードが既設定のパスワードに一致したとき、少なくとも前記文書管理部又は制御部を動作させるユーザ管理部を有する請求項６又は７記載の文書管理システム。
【請求項９】
前記ユーザ管理部は、入力されたユーザ名と既設定のユーザ名との一致不一致を判別し、前記文書管理部は、前記ユーザ名が一致したとき、前記ユーザ名に関する前記文書データのみを保存制御する請求項８記載の文書管理システム。
【請求項１０】
文書データの保存される画像形成装置にネットワークを介して接続された文書管理装置を制御する情報処理用コンピュータに、
保存要求される文書データの属性を取得するとともに、前記画像形成装置から前記文書データの保存される実在文書ボックスに係る情報を取得して管理する文書管理処理と、
この文書管理処理で得られた管理データを記憶部に記憶する記憶処理と、
前記文書データの保存要求を受けたとき前記文書管理処理による保存動作を制御する主制御処理と、
この主制御処理によって前記文書データの保存要求を受けたとき、記憶された前記管理データを参照し、保存要求された当該文書データの保存に適する前記実在文書ボックスを選定し、選択された実在文書ボックスに当該文書データを保存する文書保存処理と、
を実行させることを特徴とする文書管理プログラム。
【請求項１１】
前記主制御処理は、保存要求された前記文書データの属性を仮想ボックスに関連付け処理を実行し、前記文書保存処理は、前記仮想ボックスに関連付けた前記文書データの前記保存処理を実行する請求項１０記載の文書管理プログラム。
【請求項１２】
入力されたユーザパスワードが既設定のパスワードに一致したとき、少なくとも前記文書管理処理又は主制御処理を動作させるユーザ管理処理を実行する請求項１０又は１１記載の文書管理プログラム。
【請求項１３】
前記ユーザ管理処理は入力されたユーザ名と既設定のユーザ名との一致不一致を判別し、前記文書管理処理は前記ユーザ名が一致したとき、前記ユーザ名に関する前記文書データのみの保存制御を実行する請求項１２記載の文書管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は文書管理装置、文書管理システムおよび文書管理プログラムに係り、複写機や複合機（ＭＦＰ：Multi Function Peripheral）等の画像形成装置にネットワークを介して接続された文書管理装置例えばパソコン等に用いて好適する文書管理装置、文書管理システムおよび文書管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、複写機等の画像形成装置では、印刷データやファクシミリデータ等の電子文書データを直ちに印刷出力する機能に加えて、内部の記憶装置にそれら文書データを蓄積し、ユーザの希望するタイミングで印刷出力する機能を有している。
【０００３】
しかも、それら文書データを、ユーザ又はグループ毎に「ボックス」と称されるフォルダに分類区分けし、これに蓄積する機能を有する文書管理装置やシステムにした構成も提供されている。
【０００４】
例えば特開２００６−２８７８０６号公報（特許文献１）はこの種のものである。
【０００５】
この特許文献１は、ネットワークを介して接続された複数の文書管理装置とサーバ装置とを有し、それら文書管理装置が、各種の情報を区分けして蓄積するボックスとボックスに文書を蓄積する文書管理手段とを備え、そのサーバ装置には、文書の蓄積要求を受け付けたとき、蓄積要求に係る文書に関する情報と、文書管理装置に関する情報と、文書管理装置のボックスの情報のうちのいずれか１つ以上の情報に基づきそれら文書を実際に蓄積する文書管理装置およびボックスを決定し、決定されたボックスを有する文書管理装置にその文書を送信してそのボックスに蓄積させる構成を有し、ボックス機能を有する画像形成装置等の文書管理装置が複数台設置されているオフィス等であっても、文書をどの画像形成装置のボックスに蓄積させたら良いか迷うことがないようにしたものである。
【特許文献１】特開２００６−２８７８０６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、上述した特許文献１は、文書データを保存する場合、文書管理装置に予め形成した文書ボックスを指定して行う必要があり、使い勝手を向上させるには改良の余地がある。
【０００７】
本発明はそのような課題を解決するためになされたもので、画像データを含む文書データを保存する場合、それら文書データに係る名称やタイプ等の属性を用いて適切な箇所に保存することが可能な文書管理装置、文書管理システムおよび文書管理プログラムの提供を目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
そのような課題を解決するために本発明に係る文書管理装置は、保存される文書データに係る属性を取得するとともに文書データの保存される実在文書ボックスに係る情報を取得して管理する文書管理部と、この文書管理部の管理データを記憶する記憶部と、その文書データの保存要求を受けたときその文書管理部による保存動作を制御する制御部とを具備し、その文書管理部では、制御部から保存動作を指示されたとき、記憶された管理データを参照し、保存要求された文書データの属性に基づき、当該文書データの保存に適する実在文書ボックスを選定して当該文書データを保存制御することを特徴としている。
【０００９】
本発明の文書管理装置では、ネットワークを介して外部と通信する通信部を有し、上記文書管理部が、その通信部を介して実在文書ボックスに係る情報の取得および保存要求された文書データの保存制御をする構成も可能である。
【００１０】
本発明の文書管理装置では、上記制御部が、保存要求された文書データの属性を仮想ボックスに関連付け制御し、上記文書管理部が、その仮想ボックスに関連付けた文書データを保存制御する構成も可能である。
【００１１】
本発明の文書管理装置では、入力されたユーザパスワードが既設定のパスワードに一致したとき、少なくとも上記文書管理部又は制御部を動作させるユーザ管理部を有する構成も可能である。
【００１２】
本発明の文書管理装置では、上記ユーザ管理部が、入力されたユーザ名と既設定のユーザ名との一致不一致を判別し、上記文書管理部では、そのユーザ名が一致したとき、ユーザ名に関する文書データのみを保存制御する構成も可能である。
【００１３】
本発明に係る文書管理システムは、文書データを保持する画像形成装置と文書管理装置とがネットワークを介して接続されてなり、その文書管理装置は、その画像形成装置との間で文書データに係る情報を通信する通信部と、保存要求される文書データに係る属性を取得するとともに画像形成装置から通信部を介して文書データの保存される実在文書ボックスに係る情報を取得して管理する文書管理部と、この文書管理部の管理データを記憶する記憶部と、その文書データの保存要求を受けたとき文書管理部による保存動作を制御する制御部とを具備し、その文書管理部では、その制御部からの保存要求を指示されたとき、記憶された管理データを参照し、保存要求された文書データの属性に基づき、当該文書データの保存に適する実在文書ボックスを選定して当該文書データを通信部を介して保存制御する構成となっている。
【００１４】
本発明の文書管理システムでは、上記制御部が、保存要求された文書データの属性を仮想ボックスに関連付け制御し、上記文書管理部が、その仮想ボックスに関連付けた文書データを保存制御する構成も可能である。
【００１５】
本発明の文書管理システムでは、入力されたユーザパスワードが既設定のパスワードに一致したとき、少なくともそれら文書管理部又は制御部を動作させるユーザ管理部を有する構成も可能である。
【００１６】
本発明の文書管理システムでは、上記ユーザ管理部が、入力されたユーザ名と既設定のユーザ名との一致不一致を判別し、上記文書管理部は、そのユーザ名が一致したとき、ユーザ名に関する文書データのみを保存制御する構成も可能である。
【発明の効果】
【００１７】
このような本発明に係る文書管理装置では、文書管理部で、保存される文書データに係る属性を取得するとともに文書データの保存される実在文書ボックスに係る情報を取得して管理し、この文書管理部の管理データを記憶部に記憶し、制御部でその文書データの保存要求を受けたとき文書管理部による保存動作を制御し、制御部から保存動作を指示されたとき、その文書管理部が、記憶された管理データを参照し、保存要求された文書データの属性に基づき、当該文書データの保存に適する実在文書ボックスを選定して当該文書データを保存制御するから、文書データに係る容量、名称、タイプ等の属性を用いて適切な箇所に保存することが可能となる。
【００１８】
本発明に係る文書管理システムでは、文書データを保持する画像形成装置にネットワークを介して接続された文書管理装置において、その画像形成装置との間でその文書データに係る情報を通信部で通信し、保存要求される文書データに係る属性を取得するとともに画像形成装置から通信部を介して文書データの保存される実在文書ボックスに係る情報を文書管理部で取得して管理し、この文書管理部の管理データを記憶部で記憶し、その文書データの保存要求を受けたとき、制御部にてその文書管理部による保存動作を制御し、制御部からの保存要求を指示されたとき、その文書管理部が、記憶された管理データを参照し、保存要求された文書データの属性に基づき、当該文書データの保存に適する実在文書ボックスを選定して当該文書データを通信部を介して保存制御するから、文書データに係る容量、名称、タイプ等の属性を用いて適切な画像形成装置に保存することが可能となる。
【００１９】
本発明において、保存要求された文書データの属性を仮想ボックスに関連付け制御し、その仮想ボックスに関連付けた文書データを保存制御する構成では、保存要求された文書データが仮想ボックスに関連付けられれば、適切な実在文書ボックスに自動的に保存される。
【００２０】
本発明において、入力されたユーザパスワードが既設定のパスワードに一致したとき文書管理部又は制御部を動作させる構成では、文書データのセキュリティを確保することが可能である。
【００２１】
本発明において、入力されたユーザ名と既設定のユーザ名との一致不一致を判別し、そのユーザ名が一致したときユーザ名に関する文書データのみ保存制御する構成では、当該ユーザ以外の文書データが保存されないので、文書データのセキュリティを確保することが可能である。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２２】
以下、本発明に係る文書管理装置、文書管理システムおよび文書管理プログラムの実施の形態を図面を参照して説明する。
【００２３】
なお、便宜上、文書管理システムから説明するとともに、文書管理装置および文書管理プログラムは文書管理システムを説明する過程で説明する。
【００２４】
図１および図２は本発明に係る文書管理装置を含む文書管理システムの実施の形態を示す概略構成図および概略ブロック図である。
【００２５】
本発明に係る文書管理システムは、図１に示すように、文書管理装置としてのパソコン１と、画像形成装置としての複合機３、３ａとがネットワーク７を介して接続されて構成されている。なお、複合機３、３ａは文書管理装置でもあり、図中の仮想ボックスおよび文書ボックスについては後述する。
【００２６】
まず、文書管理装置としてのパソコン１を説明する。
【００２７】
パソコン１は、図２に示すように、バス１１を介して接続された通信部１３、ユーザ管理部１５、文書管理部１７、記憶部１９、制御部２１、表示部２３、入力部２５を有する他、パソコンとしての一般的な構成を有している。
【００２８】
通信部１３は、複合機３、３ａとの間で画像データを含む文書データに係る後述する属性や文書データ、文書データが保存される実在文書ボックス（後述する。）４７、４７ａの情報を所定のプロトコルで送受信するインターフェース部である。
【００２９】
ユーザ管理部１５は、図３Ａに示すように、パソコン１を使用するユーザについて、ユーザ名「ＡＡＡ」にパスワード「＊＊＊＊」やデバイスＩＤを関連付けたユーザ管理テーブルを作成し、これを管理するとともに記憶部１９に格納し、ユーザ名、パスワードおよびデバイスＩＤの追加、削除、修正等の変更の必要が生じたとき、ユーザ管理テーブルを変更して記憶部１９に上書き格納する機能を有している。
【００３０】
ユーザ管理部１５は、入力されたユーザパスワードが既設定のパスワードに一致したとき、文書管理部１７および制御部２１の後述する動作を実行する機能を有している。
【００３１】
図３Ａ中のデバイスＩＤは、ネットワーク７に接続された複合機３、３ａを特定するために予め設定された機器（デバイス）番号「１」、「２」である。
【００３２】
文書管理部１７は、図３Ｂ、Ｃ、Ｄ、Ｅに示すように、デバイス管理テーブル、実在ボックス管理テーブル、仮想ボックス管理テーブルおよび文書管理テーブル等の管理データ（データベース）を作成管理するとともに、それを変更して記憶部１９に格納する機能を有している。
【００３３】
これらデバイス管理テーブル、実在ボックス管理テーブル、仮想ボックス管理テーブルおよび文書管理テーブルは、ユーザ管理テーブルとともに互いに情報項目がリンクされており、ユーザ管理テーブルと同様に、入力部２５からの入力指示によって作成および変更がなされる。文書管理部１７の他の機能は後述する。
【００３４】
デバイス管理テーブルは、複合機３、３ａに対応した機器番号「１」、「２」、これら複合機３、３ａのネットワーク７上の場所を示す例えばＩＰアドレス「１０．＊＊＊」、「１０．＊＊＊」、複合機３、３ａのモデル名「ModelA」、「ModelB」等をテーブル状に作成したものである。
【００３５】
実在ボックス管理テーブルは、実在文書ボックス４７、４７ａを示す実在ボックスＩＤ「１」、「２」、実在文書ボックス４７、４７ａの名称「AAA-Box」、「AAA-Box」、実在文書ボックス４７、４７ａを内蔵するデバイスＩＤ（画像形成装置ＩＤ）「１」、「２」、その空き容量（ＧＢ）「５００」、「１００」、保存文書データの処理優先順位「高」、「中」等をテーブル状に作成したものである。
【００３６】
仮想ボックス管理テーブルは、後述する仮想文書ボックス２７を示すボックスＩＤ「１」、「２」、仮想文書ボックス２７の名称「VirtualPrint」、「VietualFax」、仮想文書ボックス２７に関連付ける文書データのタイプ（機能）「Print」、「Fax」等をテーブル状に作成したものである。
【００３７】
文書管理テーブルは、文書データに対応した番号「１」、「２」、所望の文書データに関する属性、すなわち、文書データの名称「DocA」、「DocB」、文書データのタイプ（機能）「Print」「Fax」、文書データが関連付けされた仮想ボックスＩＤ「１」、「２」、実在ボックスＩＤ「１」、「２」等をテーブル状に作成したものである。
【００３８】
そして、後述するように、デバイス管理テーブル、実在ボックス管理テーブル、仮想ボックス管理テーブルおよび文書管理テーブル等の管理テーブルを参照し、保存要求された文書データの保存に最適な実在文書ボックス４７、４７ａが選択される。
【００３９】
記憶部１９は、それらユーザ管理テーブル、デバイス管理テーブル、実在ボックス管理テーブル、仮想ボックス管理テーブルおよび文書管理テーブル等の管理テーブルを記憶するデータ格納部として機能する他、パソコン１の動作プログラムを格納記憶するハードディスク（ＨＤＤ）等である。
【００４０】
文書管理部１７は、保存要求される文書データに係る属性を取得するとともに、画像形成装置３、３ａから通信部１３を介して文書データの保存される実在文書ボックス４７、４７ａに係る情報、例えば実在文書ボックス４７、４７ａの名称「AAA-Box」、「AAA-Box」、実在文書ボックス４７、４７ａを内蔵するデバイスＩＤ（画像形成装置ＩＤ）「１」、「２」、その空き容量（ＧＢ）「５００」、「１００」、保存文書データの処理優先順位「高」、「中」等を取得して管理する機能を有している。
【００４１】
なお、文書管理部１７は、任意に又は定期的に管理データを更新する機能も有している。
【００４２】
文書管理部１７は、後述するように、制御部２１からの文書データの保存要求が指示されるとともに仮想ボックス２７に関連付けられたとき、記憶部１９に記憶された管理データを参照し、保存要求された文書データの属性に基づき、当該文書データの保存に適する実在文書ボックス４７、４７ａ中から例えば実在文書ボックス４７を選定し、選定された実在文書ボックス４７に対し当該文書データを通信部１３からＩＰアドレス等によって保存制御する機能を有している。
【００４３】
すなわち、文書管理部１７は、記憶部１９の管理データを参照し、保存要求された文書データの属性、例えばデータ容量に加えて印刷やＦＡＸと言ったタイプ等に基づき、複合機３、３ａの実在文書ボックス４７、４７ａ中から、記憶容量的に保存が可能であって早期に印刷順番の到来する実在文書ボックス４７、４７ａを選定し、保存制御する機能を有している。
【００４４】
制御部２１は、入力部２５から保存する文書データが入力されたとき、当該文書データに関する属性、例えば文書データの名称、データ容量、印刷ジョブやＦＡＸジョブに基づきデバイス管理テーブル、実在ボックス管理テーブル、仮想ボックス管理テーブルおよび文書管理テーブル等の管理テーブルを参照し、該当する仮想ボックス２７内に当該文書データを仮想的に格納した仮想的表示形態を作成する機能を有し、仮想ボックス２７を表示部２３に出力する機能を有している。
【００４５】
仮想ボックス２７は、文書データの名称やタイプ等の属性を一時的に関連付けたもので、自己のパソコン１の例えばローカルフォルダとして表示されるものであり、仮想ボックス２７には当該文書データが格納される訳ではない。
【００４６】
仮想ボックス２７は、実際は図４に示すように、ルートフォルダ例えば「ユーザ定義」フォルダの配下にツリー状に表示される「PrintBox」、「ScanBox」、「CopyBox」、「FaxBox」といったフォルダである。
【００４７】
制御部２１は、ユーザ管理部１５が、入力されたユーザ名と既設定のユーザ名との一致不一致を判別してユーザ名の一致を判別したとき、当該ユーザ名に関する文書データのみの属性を表示した仮想ボックス２７を表示制御する機能、当該文書データの保存を指示する機能を有している。
【００４８】
制御部２１は、上述したユーザ管理部１５、文書管理部１７等を制御する主制御機能を有し、制御演算機能の主要部をなすＣＰＵやこのＣＰＵの動作プログラムを格納したＲＯＭを有して形成され、上述したハードディスク（ＨＤＤ）に格納した動作プログラムに基づき動作し、通信部１３、記憶部１９、表示部２３、入力部２５に加え、複合機３、３ａを制御するとともに、文書管理部１７とともにその機能を実現している。
【００４９】
表示部２３は、制御部２１の制御の下、種々の画像の他、上述した仮想ボックス２７を具体的に表示するＣＲＴディスプレイや液晶ディスプレイであり（図４参照）、ユーザインターフェース（ＧＵＩ）機能を有する。
【００５０】
入力部２５は、保存する文書データの入力を指示し、デバイス管理テーブル、実在ボックス管理テーブル、仮想ボックス管理テーブルおよび文書管理テーブル等の管理テーブルの作成および変更を指示したり、個々の項目を入力する機能の他、仮想ボックス２７の作成、作成した仮想ボックス２７の名称等の入力、仮想ボックス２７に仮想的に入れて関連付ける文書データの名称やタイプ等の属性の指示入力を行う、キーボードやタッチ式パネル等である。
【００５１】
次に、画像形成装置としての複合機３を説明する。
【００５２】
複合機３は、図２に示すように、バス３１を介して接続された通信部３３、ユーザ管理部３５、記憶部３９、制御部４１、表示部４３、入力部４５および印刷エンジン４９を有する他、複合機３としての一般的な構成を有している。
【００５３】
通信部３３は、パソコン１および複合機３ａとの間で、画像データを含む文書データに係る属性や文書データ自体の情報を所定のプロトコルで送受信するインターフェース部である。
【００５４】
ユーザ管理部３５は、図３Ａに示すように、複合機３（３ａ）を使用するユーザについて、ユーザ名「ＡＡＡ」にパスワード「＊＊＊＊」を関連付けたユーザ管理テーブルを作成して記憶部３９に格納するとともに、ユーザ名やパスワードの追加、削除、修正等の変更の必要が生じたとき、ユーザ管理テーブルを変更して記憶部３９に上書き格納する機能を有している。
【００５５】
ユーザ管理部３５は、入力されたパスワードが既設定のパスワードに一致したとき、パソコン１と同様に、制御部４１の後述する動作を抑制する機能を有している。
【００５６】
記憶部３９は、文書データやユーザ管理テーブル等の管理テーブルを記憶するデータ格納部として機能するもので、複合機３の動作プログラムを格納記憶するハードディスク（ＨＤＤ）等である。
【００５７】
制御部４１は、入力部４５からの文書データに関する指示に基づき、ユーザ管理テーブル等の管理テーブルを参照し、文書データを実在文書ボックス４７内に格納制御する他、実在文書ボックス４７内の文書データを表示部４３に出力したり印刷エンジン４９に出力する機能を有している。なお、実在文書ボックス４７は従来公知の文書ボックスである。
【００５８】
制御部４１は、パソコン１側から通信部１３を介して要求された実在文書ボックス４７およびこれに保存された文書データやこれらの属性について、通信出力制御する機能を有するとともに、パソコン１側から通信部３３を介して受信された文書データを、指定された実在文書ボックス４７に保存する機能を有している。
【００５９】
制御部４１は、制御演算機能の主要部をなすＣＰＵやこのＣＰＵの動作プログラムを格納したＲＯＭを有して形成され、上述したハードディスク（ＨＤＤ）に格納した動作プログラムに基づき動作し、通信部３３、記憶部３９、表示部４３、入力部４５、印刷エンジン４９に加え、パソコン１および複合機３ａとの間で上述した機能を制御するようになっている。
【００６０】
表示部４３は、制御部４１の制御の下、種々の画像を具体的に表示するタッチ式液晶ディスプレイであり、ユーザインターフェース（ＧＵＩ）機能を有する。
【００６１】
入力部４５は、文書データを入力したり、ユーザ管理テーブル等の管理テーブルの作成および変更を指示したり、個々の項目を入力する機能の他、実在文書ボックス４７の作成、作成した実在文書ボックス４７の名称やタイプの入力の指示入力を行うもので、表示部４３としてのタッチ式液晶ディスプレイに併設又は一体的に形成されている。
【００６２】
印刷エンジン４９は、実在文書ボックス４７の文書データ、その他の画像データから印刷画像イメージデータに展開してトナー現像処理し、印刷用紙にトナー現像を転写してトナー定着させる公知のカラー又はモノクロ印刷部である。
【００６３】
さらに、文書管理装置としての複合機３ａを説明する。
【００６４】
複合機３ａは、図２に示すように、複合機３を構成するバス３１、通信部３３、ユーザ管理部３５、記憶部３９、制御部４１、表示部４３、入力部４５とほぼ同様の構成、すなわちバス３１ａ、通信部３３ａ、ユーザ管理部３５ａ、記憶部３９ａ、制御部４１ａ、表示部４３ａ、入力部４５ａを有する他、複合機３ａとしての一般的な構成を有しており、複合機３と同様であるから説明を省略する。
【００６５】
次に、本発明に係る文書管理システムの動作を図５のシーケンス図を参照して概略を説明する。図５は、パソコン１から複合機３の実在文書ボックス４７に保存させる動作である。
【００６６】
文書管理部１７は、予め、複合機３、３ａから通信部１３を介して文書データの保存される実在文書ボックス４７、４７ａに係る情報、例えば実在文書ボックス４７、４７ａの空き容量や実在する複合機３、３ａのＩＰアドレス情報等を定期的に取得して管理テーブルを作成している。
【００６７】
制御部２１は、入力部２５から文書データの保存要求とともにユーザ名とパスワードを受けると、当該文書データを仮想文書ボックス２７に関連付け表示する一方、文書管理部１７に対して文書保存を指示する。
【００６８】
文書管理部１７は、保存要求のあった文書データから属性を取得するとともに、その属性に基づき記憶部１９の管理データを参照し、保存要求のあった文書データの属性を引数として実在文書ボックス４７、４７ａの情報を取得し、これらの実在文書ボックス４７、４７ａの属性を取得し、保存要求のあった文書データの保存に最適な実在文書ボックス４７を選定し、選定された実在文書ボックス４７に保存制御する。
【００６９】
しかも、図示はしないが、パソコン１の入力部２５から入力したユーザパスワードが既設定のユーザパスワードに一致したときのみ、ユーザ管理部１５が文書管理部１７および制御部２１を動作させ、ユーザ管理部１５が文書管理部１７および制御部２１による仮想ボックス作成動作や文書データの保存処理利を実行する。
【００７０】
そして、このような処理が、本発明の文書管理プログラムとなる訳である。
【００７１】
このような本発明に係る文書管理システムでは、文書データを保持する複合機３、３ａにネットワーク７を介して文書管理装置としてのパソコン１が接続されている。
【００７２】
そのパソコン１は、それら複合機３、３ａとの間で文書データに係る情報を通信する通信部１３と、保存要求される文書データに係る属性を取得するとともに複合機３、３ａから通信部１３を介して文書データの保存される実在文書ボックス４７、４７ａに係る情報を取得して管理する文書管理部１７と、この文書管理部１７による管理データを記憶する記憶部１９と、その文書データの保存要求を受けたとき文書管理部１７による保存動作を制御する制御部２１とを具備し、その文書管理部１７が、制御部２１からの保存要求を指示されたとき、記憶された管理データを参照し、保存要求された文書データの属性に基づき、当該文書データの保存に適する実在文書ボックス４７、４７ａを選定し、選定された実在文書ボックス４７に当該文書データを通信部１３を介して保存制御する構成となっている。
【００７３】
そのため、保存する文書データは、この文書データに係る名称やタイプ等の属性に従って適切な実在文書ボックス４７に保存され、パソコン１、複合機３、３ａといったデバイスに依存しない形式構造で文書データの保存が可能であるから、プリント用文書データ、ファックス受信文書データ、部署毎の文書データ、管理者用の全文書データと言ったように、ユーザの目的に応じて関連する実在文書ボックス４７、４７ａに保存可能であり、ユーザの使い勝手が向上するし、ボックスを設けるための特別なサーバも不要である。
【００７４】
しかも、保存要求された文書データが、仮想ボックス２７に関連付けて自己のパソコン１のローカルフォルダとして表示されると、適切な実在文書ボックス４７、４７ａに保存可能であり、文書データの保存操作も簡素化され、操作性が向上する。
【００７５】
また、入力部２５からユーザパスワードを入力し、既設定のユーザパスワードと一致したとき、ユーザ管理部１５が文書管理部１７および制御部２１を動作させ、パスワードが一致しないとき、それらを動作させないから、仮想ボックス２７の作成や文書データの保存につきセキュリティの確保が容易である。
【００７６】
なお、パスワードが一致しないとき、文書管理部１７又は制御部２１の少なくとも何れか一方の動作を禁止するよう形成すれば、本発明の目的達成が可能である。
【００７７】
また、ユーザ管理部１５において入力ユーザ名が既設定ユーザ名と一致したと判別したとき、制御部２１が当該ユーザ名に関する文書データのみ保存制御するから、当該ユーザ以外の文書データが保存されず、文書データのセキュリティを確保することが可能である。
【００７８】
ところで、上述した実施の形態は、ネットワーク７を介してパソコン１、複合機３、３ａを接続した文書管理システムであったが、文書管理装置としての個々のパソコン１および複合機３、３ａ自体が、本発明を構成することが可能である。もちろん、サーバにおいても同様である。
【００７９】
さらに、本発明に係る文書管理プログラムに言及すれば、文書データの保存される複合機３、３ａ等の画像形成装置にネットワーク７を介して接続されたパソコン１等の文書管理装置を制御する情報処理用コンピュータに、保存要求される文書データの属性を取得するとともに、その画像形成装置から文書データの保存される実在文書ボックスに係る情報を取得して管理する文書管理処理と、この文書管理処理で得られた管理データを記憶部１９に記憶する記憶処理と、文書データの保存要求を受けたとき文書管理処理による保存動作を制御する主制御処理と、この主制御処理によって文書データの保存要求を受けたとき、記憶された管理データを参照し保存要求された当該文書データの保存に適するその実在文書ボックスを選定し、選択された実在文書ボックスに当該文書データを保存制御する文書保存処理とを実行させるものである。
【００８０】
このような文書管理プログラムにおいて、主制御処理が保存要求された文書データの属性を仮想ボックスに関連付けた形態で表示する処理を実行し、文書保存処理が仮想ボックスに表示された文書データの保存処理を実行する構成、入力されたユーザパスワードが既設定のパスワードに一致したとき、少なくとも文書管理処理又は主制御処理を動作させるユーザ管理処理を実行する構成、更に、そのユーザ管理処理は入力されたユーザ名と既設定のユーザ名との一致不一致を判別し、その文書管理処理はユーザ名が一致したときユーザ名に関する文書データのみの保存制御を実行する構成も可能であり、上述した文書管理装置や文書管理システムと同様な効果を得ることが可能である。
【図面の簡単な説明】
【００８１】
【図１】本発明に係る文書管理装置を含む文書管理システムの実施の形態を示す概略構成図である。
【図２】本発明に係る文書管理装置を含む文書管理システムの実施の形態を示す概略ブロック図である。
【図３】本発明における管理テーブルを示す図である。
【図４】本発明における仮想ボックスを示す図である。
【図５】本発明に係る文書管理システムの動作を説明するシーケンス図である。
【符号の説明】
【００８２】
１  パソコン（文書管理装置）
３、３ａ  複合機（画像形成装置、文書管理装置）
７  ネットワーク
１１、３１、３１ａ  バス
１３、３３、３３ａ  通信部
１５、３５、３５ａ  ユーザ管理部
１７  文書管理部
１９、３９、３９ａ  記憶部（データ格納部）
２１、４１、４１ａ  制御部
２３、４３、４３ａ  表示部
２５、４５、４５ａ  入力部
２７  仮想ボックス
４７、４７ａ  実在文書ボックス
４９、４９ａ  印刷エンジン
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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