(57)【要約】【課題】画像データが記録された記録媒体の出入りを監視して、記録媒体の外部への持ち出しを規制する。【解決手段】画像データを記録媒体に出力するプリンタ１と、画像データを記録した記録媒体が通過する複数の管理領域４を監視するゲート５と、画像データ、プリント１およびゲート５の３者を管理領域４に対応させて管理し、３者に対応関係があるときに画像データの出力を許可するサーバ２とを備える。ゲート５が記録媒体の通過を検出したとき、サーバ２は、画像データの機密レベルおよび通過した管理領域４に応じた警告レベルで警告を行う。内側の管理領域４から外側の管理領域４に向かうほど、通過したときの警告レベルが高くなる。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
画像データを記録媒体に出力する出力装置と、画像データを記録した記録媒体が通過する複数の管理領域を監視する監視装置と、画像データ、出力装置および監視装置の３者を管理領域に対応させて管理し、３者に対応関係があるときに画像データの出力を許可する管理装置とを備え、監視装置が記録媒体の通過を検出したとき、管理装置は、画像データの機密レベルおよび通過した管理領域に応じた警告を行うことを特徴とする画像データ管理システム。
【請求項２】
管理装置は、記録媒体が各管理領域を通過するごとに警告レベルを変えることを特徴とする請求項１記載の画像データ管理システム。
【請求項３】
機密レベルに対して、各管理領域に応じた警告レベルが設定されたことを特徴とする請求項２記載の画像データ管理システム。
【請求項４】
複数の管理領域によって、外側の管理領域に内側の管理領域が含まれる多重構造を成し、管理装置は、外側の管理領域を通過するほど警告レベルを高くしていくことを特徴とする請求項２記載の画像データ管理システム。
【請求項５】
記録媒体が最も外側の管理領域を通過したとき、管理装置は、記録媒体の通過を規制することを特徴とする請求項４記載の画像データ管理システム。
【請求項６】
最も外側の管理領域と外部との間に開閉ゲートが設けられ、管理装置は、通過した記録媒体に記録された画像データの機密レベルに応じて、開閉ゲートの開閉を制御することを特徴とする請求項５記載の画像データ管理システム。
【請求項７】
出力装置は、最も内側の管理領域に設けられたことを特徴とする請求項４記載の画像データ管理システム。
【請求項８】
管理装置は、記録媒体が管理領域を通過したとき、警告レベルに応じた連絡先に通報することを特徴とする請求項２記載の画像データ管理システム。
【請求項９】
管理領域を形成する部屋の出入り口にゲートが設けられ、ゲートが監視装置とされ、監視装置は、記録媒体が出入り口を通過したときに報知することを特徴とする請求項１記載の画像データ管理システム。
【請求項１０】
監視装置は、出入り口を通過する物体に付されたＩＣタグを読み取って、物体の通過を検出することを特徴とする請求項９記載の画像データ管理システム。
【請求項１１】
管理装置は、管理領域において出力可能な画像データと、この管理領域に属する出力装置および監視装置とを設定することにより、３者を対応付け、３者に対応関係があるとき、出力装置から記録媒体への画像データの出力を許可し、３者に対応関係がないとき、出力装置から記録媒体への画像データの出力を禁止することを特徴とする請求項１〜１０のいずれかに記載の画像データ管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、画像データの出力を管理する画像データ管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
画像処理装置と管理サーバとをネットワークによって接続したシステムにおいて、機密情報の漏洩を防ぐために、画像データの出力が管理されている。例えば、特許文献１に記載されているように、画像データが記録された記録シートに磁性タグを付ける。利用者が保管室のゲートを通過するときに、記録シートの磁性タグを検出して、利用者が記録シートを持ち出してよいかをチェックする。これによって、保管室内では、自由に機密情報が記録された記録シートを見ることができる。そして、不正に記録シートが持ち出されることを防げる。
【特許文献１】特開２００４−１１０６９０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
ところで、画像データには、機密情報を含むデータや公開されても問題のないデータがある。このように画像データの機密レベルは多様である。画像データを記録した記録シートの持ち出しを一律に規制すると、機密レベルの高い画像データの場合、画像データの漏洩を防げるので、好都合である。しかし、会議等のように、他の部屋において画像データを記録した記録シートを使いたい場合、持ち出しが禁止されると、記録シートを利用できなくなる。また、機密レベルの低い画像データの場合であっても、記録シートの持ち出しが規制される。利用者は、印刷した記録シートを自由に外部で利用することができず、不便を受ける。
【０００４】
本発明は、上記に鑑み、画像データの機密レベルに応じて記録シートの持ち出しを規制して、利用者に不便をかけることのない画像データ管理システムの提供を目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
本発明は、画像データを記録媒体に出力する出力装置と、画像データを記録した記録媒体が通過する複数の管理領域を監視する監視装置と、画像データ、出力装置および監視装置の３者を管理領域に対応させて管理し、３者に対応関係があるときに画像データの出力を許可する管理装置とを備えたものである。監視装置が記録媒体の通過を検出したとき、管理装置は、画像データの機密レベルおよび通過した管理領域に応じた警告を行う。
【０００６】
管理装置は、画像データが記録された記録媒体が管理領域を通過するときに、警告を行う。ここで、機密レベルには高低があり、管理領域には、管理外の領域に通じる管理領域があり、画像データの漏洩を阻止しなければならない場合がある。そこで、機密レベルや管理領域に応じて、異なった警告を行うことにより、画像データを記録した記録媒体の外部への持ち出しを規制する。
【０００７】
管理装置は、記録媒体が各管理領域を通過するごとに警告レベルを変える。すなわち、各管理領域を通っていくと、徐々に外部に近づき、持ち出しの危険性が高まる。そこで、管理領域を通過するにつれて、警告レベルを高くしていくことにより、記録媒体の持ち出しの規制が強くなる。
【０００８】
機密レベルに対して、各管理領域に応じた警告レベルが設定される。管理装置は、持ち出される画像データの機密レベルおよび通過する管理領域を認識し、設定された警告レベルの中から該当する警告レベルを決める。
【０００９】
複数の管理領域によって、外側の管理領域に内側の管理領域が含まれる多重構造を成している。出力装置は、最も内側の管理領域に設けられる。外側の管理領域ほど外部に近づくので、管理装置は、外側の管理領域を通過するほど警告レベルを高くしていく。
【００１０】
そして、記録媒体が最も外側の管理領域を通過したとき、管理装置は、記録媒体の通過を規制する。画像データの機密レベルが高い場合には、外部に持ち出されないような規制がされる。具体的には、最も外側の管理領域と外部との間に開閉ゲートを設ける。管理装置は、通過した記録媒体に記録された画像データの機密レベルに応じて、開閉ゲートの開閉を制御する。したがって、機密レベルが高い場合、開閉ゲートは閉じられるので、利用者は外部に出ることができない。
【００１１】
管理装置は、記録媒体が管理領域を通過したとき、警告レベルに応じた連絡先に通報する。警告レベルが高い場合、記録媒体に通過にすぐに対処できる連絡先が設定される。警告レベルが低い場合、記録媒体が通過したことを知らせるだけの連絡先が設定される。
【００１２】
管理領域を形成する部屋の出入り口にゲートが設けられ、ゲートが監視装置とされる。監視装置は、記録媒体が出入り口を通過したときに報知する。例えば、監視装置は、出入り口を通過する記録媒体、利用者といった物体に付されたＩＣタグを読み取って、物体の通過を検出する。これによって、ＩＣタグが非接触で検出され、ゲートを通過したことが報知されるので、記録媒体の出入りを管理できる。
【００１３】
画像データを記録媒体に出力するのに際して、管理装置は、特定の出力装置から画像データを出力させる。そのため、管理装置は、管理領域において出力可能な画像データと、この管理領域に属する出力装置および監視装置とを設定して、３者を対応付ける。管理装置は、３者に対応関係があるとき、出力装置から記録媒体への画像データの出力を許可し、３者に対応関係がないとき、出力装置から記録媒体への画像データの出力を禁止する。
【００１４】
具体的には、出力すべき画像データおよび出力装置が指定されたとき、管理装置は、指定された出力装置の属する管理領域が画像データを出力可能な管理領域であるかの正否を確認するとともに、前記管理領域に対応する監視装置が動作状態にあるかの正否を確認する。
【００１５】
指定された出力装置の属する管理領域が画像データを出力可能な管理領域と一致するとき、正であり、一致しないとき、否である。監視装置が動作状態にあるとき、正であり、動作状態にないとき、否である。管理装置は、両方が正であれば対応関係があると判断し、歯像データの出力を許可する。いずれか一方が否であれば対応関係にないと判断し、出力を禁止する。
【発明の効果】
【００１６】
本発明によると、許可された管理領域において、画像データが出力され、記録媒体に記録される。この記録媒体は、管理領域内では自由に閲覧できる。記録媒体が持ち出されたとき、各管理領域を通過するたびに異なる警告を行うことにより、記録媒体の持ち出しを規制できる。特に画像データの機密レベルが高くなると、警告レベルも高くなるので、より厳しく持ち出しを規制できる。これによって、画像データを記録した記録媒体の持ち出しを防いで、画像データの漏洩を抑止することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１７】
本実施形態の画像データ管理システムを図１に示す。本画像データ管理システムでは、画像データを記録媒体に出力する出力装置である複数のプリンタ１と、画像データを保存する保存装置としてのサーバ２と、パソコン等の複数の端末装置３とが、ＬＡＮ、ＷＡＮ、インターネット等のネットワークに接続されている。端末装置３には、クライアント用と管理者用とがある。プリンタ１としては、コピー、ファクシミリ通信、スキャン、データ通信を行える画像処理装置であってもよい。
【００１８】
プリンタ１は、利用者が出入り可能な管理領域４に設置されている。管理領域４は、利用者が出入りする出入り口を有する区画された領域である。複数の管理領域により、多重構造を成している。すなわち、外側の管理領域に内側の管理領域が含まれる。図１では、３重構造とされる。例えば、最も外側の管理領域がビル等の建物であり、その内側の管理領域がフロアであり、最も内側の管理領域が文書保管室である。プリンタは、最も内側の管理領域に設置される。
【００１９】
各管理領域４の出入り口には、記録媒体の出入りを監視する監視装置であるゲート５が設けられている。そして、最も外側の管理領域と外部との間に、開閉ゲート６が設けられる。ゲート５および開閉ゲート６はネットワークに接続されている。サーバ２、プリンタ１、端末装置３および各ゲート５、６は、所定のプロトコルにしたがって互いに通信する。
【００２０】
プリンタ１は、端末装置３からの指示により、画像データを記録シートに印刷して出力する。この記録シートが記録媒体である。記録シートは、ＩＣタグを有している。ＩＣタグは、記録シートに埋め込まれる、あるいは記録シートの表面に貼り付けられている。プリンタ１は、ＩＣタグとデータの送受信を行うリーダ／ライタを備えている。記録シートに画像データを印刷して出力するとき、リーダ／ライタは、ＩＣタグに画像データやプリンタ１に関する識別情報を書き込む。なお、記録シートに付けられたＩＣタグに識別情報を書き込む代わりに、プリンタ１が、ＩＣタグに識別情報を書き込んでから、記録シートにＩＣタグを貼り付けてもよい。
【００２１】
ゲート５は、ＩＣタグが付された記録シートの通過を検出する検出部と、通過を検出したときにサーバ２と通信を行う通信部と、これらを駆動制御する制御部とを備えている。検出部は、記録シートに付されたＩＣタグと非接触でデータ通信を行うＩＣタグリーダを有し、記録シートを携帯した利用者がゲートを出入りするたびに、ＩＣタグから識別情報を読み取る。
【００２２】
また、検出部は、出入り口を通過する利用者も検出する。利用者は、ＩＣタグを身に付けている。例えば、ＩＣタグが埋め込まれたＩＤカードを携帯している。ＩＣタグには、利用者を識別するための利用者ＩＤ等の利用者情報が記憶されている。利用者ＩＤは、本管理システムにおいて、登録された利用者に付与されている。この利用者が出入り口を通ると、検出部は、ＩＣタグから利用者情報を読み取る。
【００２３】
制御部は、識別情報および利用者情報に基づき、利用者が画像データを記録した記録媒体を持って、ゲートを通過したことを示す通過情報を作成する。通信部は、通過情報をサーバに送信する。
【００２４】
開閉ゲート６は、開閉自在とされ、サーバ２からの指令によって自動的に閉じる。開閉ゲート６が閉じたとき、利用者は開閉ゲート６を通過することができない。
【００２５】
サーバ２は、記憶部１０、通過記録部１１、警告部１２、制御部１３を備えている。記憶部１０は、ハードディスク装置からなり、文書データ等の画像データを保存する。画像データは、端末装置３や画像処理装置からサーバ２に入力され、記憶部１０に書き込まれる。
【００２６】
端末装置３から画像データの出力指示を受けると、制御部１３は、記憶部１０から指定された画像データを読み出し、端末装置３によって指定されたプリンタ２に画像データを送信する。
【００２７】
そして、サーバ２は、画像データ、プリンタ１、ゲート５の３者を管理領域４に対応付けて管理する管理装置として機能する。すなわち、サーバ２の制御部１３は、最も内側の管理領域４に対するプリンタ１およびゲート５を設定し、図２に示すような機器管理テーブルを作成する。機器管理テーブルは、記憶部１３の管理テーブルに保存される。
【００２８】
このとき、図３に示すように、複数の管理領域４を１つのグループとする。そして、複数のグループを含むように、外側の管理領域４が形成され、各管理領域４により多重構造を成す。最も外側の管理領域４は、開閉ゲート６に通じている。
【００２９】
例えばＡグループは、２つの管理領域４から構成される。Ａグループには、一方の管理領域４に属するゲートＡ１−１およびプリンタＡ１−１と、他方の管理領域４に属するゲートＡ１−２およびプリンタＡ１−２とが含まれる。Ｂグループにおいても同様である。
【００３０】
制御部１３は、管理領域４に対して出力可能な画像データを設定し、図４に示すようなデータ管理テーブルを作成する。データ管理テーブルは、記憶部１０の管理テーブルに保存される。各画像データに対して、管理者とその連絡先としてのメールアドレスが設定される。例えば、Ａグループにおいて出力可能な画像データとして、文書データｄｏｃ１、ｄｏｃ２がある。これらの文書データは、同じグループのプリンタＡ１−１、Ａ１−２から出力され、異なるグループのプリンタＢ１−１、Ｂ１−２から出力されない。なお、グループ毎に管理者を設定してもよい。画像データは、グループ毎にフォルダに分けられて保存される。
【００３１】
上記のように画像データ、プリンタ１、ゲート５の３者は管理領域４毎に対応付けられて管理される。そして、制御部１３は、画像データを出力するとき、３者の対応関係があるかないかを判断して、画像データの出力の可否を決める。
【００３２】
出力すべき画像データおよびプリンタ１が端末装置３により指定されたとき、制御部１３は、指定されたプリンタ１が属するグループが画像データを出力可能なグループかを判断するとともに、プリンタ１が設置されている管理領域４のゲート５が動作状態にあるかを判断する。
【００３３】
プリンタ１の属するグループと画像データの出力可能なグループが一致するとき、正とし、一致しないとき、否とする。ゲート５が動作状態にあるとき、正とし、動作状態にないとき、否とする。制御部１３は、両方が正であれば、対応関係があると判断し、画像データの出力を許可する。少なくともいずれか一方が否であれば、対応関係がないと判断し、画像データの出力を禁止する。
【００３４】
ゲート５が動作状態にないとき、ゲート５は記録シートのＩＣタグを検出することができない。そこで、画像データの出力を禁止することにより、画像データの持ち出しを規制できる。また、画像データの出力可能な管理領域４以外の管理領域４にあるプリンタ１が指定された場合、画像データは出力されない。すなわち、画像データの出力可能な管理領域４とプリンタ１との対応を知らない第３者が出力要求を行った場合、不一致となる。これによって、不正使用による画像データの出力を防止できる。
【００３５】
サーバ２の通過記録部１１は、ゲート５からの通過情報を受け取ると、通過情報に基づいて通過記録を作成し、履歴テーブルに記録する。履歴テーブルは、記憶部１０あるいは不揮発性のメモリに保存される。通過記録には、図５に示すように、記録媒体に記録された画像データのファイル名、利用者ＩＤ、通過したゲート５、通過日時が記録されている。記録媒体および利用者が出入りするたびに、通過記録が作成され、履歴テーブルが更新されていく。
【００３６】
また、通過記録部１１は、記録媒体の現在の所在を管理する。すなわち、通過したゲート５に応じて、記録媒体がどの管理領域４内にあるのか、あるいは管理外の領域、すなわち外部にあるのかを判断する。その結果に基づいて持ち出し中フラグをセットする。例えば、記録媒体が特定の管理領域４の外側にあるとき、その管理領域４に対しては持ち出し中のフラグがセットされる。再び特定の管理領域４のゲート５を通過すれば、記録媒体はその管理領域４の内側にある。このとき、収容済みのフラグがセットされる。なお、この所在の管理は、管理領域単位で行われる。
【００３７】
警告部１２は、ゲート５から通過情報が入力されたときに、警告を発する機能を有する。すなわち、警告部１２は、画像データに予め設定されている機密レベルおよび通過した管理領域４に応じた警告を行う。図６に示すように、機密レベルに対して、管理領域４毎に警告レベルが設定された警告テーブルが作成され、管理テーブルに保存される。警告部１２は、記録媒体がゲート５を通過したとき、管理テーブルを参照して、警告レベルに応じた警告を行う。
【００３８】
機密レベルは、画像データの重要度、セキュリティ性等を考慮して、最高、高、中、低といったように設定される。設定された機密レベルは、図４に示すデータ管理テーブルに登録される。例えば、機密文書では、機密レベルが最大あるいは高とされる。誰でも閲覧可能な画像データでは、機密レベルは低とされる。
【００３９】
警告レベルは、図７に示すように、最高、高、中、低のように決められている。最高では、開閉ゲート６を閉じる。高では、警備員に連絡する。中では、画像データに対して決められた管理者に連絡する。低では、どこにも連絡しない。また、通過記録を作成するか否かも設定できる。
【００４０】
次に、図８にしたがって、画像データを出力するときの動作を具体的に説明する。利用者が画像データを出力したいとき、利用者はクライアント用の端末装置３を使用して、サーバ２に出力要求を行う。端末装置３は、指定された画像データおよびプリンタ１に関する情報をサーバ２に送信する。
【００４１】
サーバ２の制御部１３は、データ管理テーブルを参照して、指定された画像データに対応するグループを特定する。そして、機器管理テーブルを参照して、出力先に指定されたプリンタ１の属するグループが特定したグループと一致するかを判断する。一致を確認すると、次に、最も内側の管理領域４に設けられたゲート５が動作状態にあるかを確認する。制御部１３は、対応するゲート５と通信して、ゲート５からの応答を確認する。応答があるとき、ゲート５は動作状態にある。この場合、制御部１３は、画像データ、プリンタ１、ゲート５の３者に対応関係があると判断する。
【００４２】
サーバ２は、対応関係を確認すると、指定された画像データおよび識別情報を出力先のプリンタ１に送信する。プリンタ１は、画像データを受信すると、記録シートに画像データを印刷する。このとき、記録シートにＩＣタグが付される。ＩＣタグには、識別情報が書き込まれている。この識別情報には、例えば文書データであれば、そのファイル名、グループ、管理者といった情報が含まれる。
【００４３】
なお、指定された画像データがデータ管理テーブルに登録されていない場合、サーバ２は、対応関係を確認することなく、出力先のプリンタ１に画像データを送信する。プリンタ１は、画像データを記録シートに印刷して、出力する。記録シートに付されたＩＣタグには、この画像データに関する識別情報が書き込まれる。なお、この画像データに対しては、ＩＣタグに識別情報を書き込まなくてもよい。
【００４４】
出力先に指定されたプリンタ１の属するグループが画像データの出力可能なグループと一致しないとき、あるいはゲート５から応答がなく、ゲート５が動作状態にないとき、サーバ２の制御部１３は、３者に対応関係がないと判断する。サーバ２は、画像データを指定されたプリンタ１に送信しない。そして、サーバ２は、出力要求した端末装置３にエラーを通知する。
【００４５】
このように、利用者がプリンタ１の近くにいなくても、特定の管理領域４にあるプリンタ１から画像データを出力することができ、利用者は画像データの印刷された記録シートを手に入れることができる。
【００４６】
ところで、上記では、画像データの出力要求があったときに、ゲート５の動作状態を確認して、３者の対応関係の有無を判断している。これに代わり、サーバ２の制御部１３は、定期的にゲート５の動作状態を確認して、ゲート５の動作状態を表す出力許可フラグを機器管理テーブルに記録する。図９に示すように、機器管理テーブルには、出力許可フラグがセットされている。「ＯＫ」は、ゲート５が動作状態にあることを表し、「ＮＧ」は動作状態にないことを表す。サーバ２が一定時間毎にゲート５の動作状態を確認するたびに、出力許可フラグは更新される。
【００４７】
サーバ２が３者の対応関係を判断するとき、機器管理テーブルをチェックすることにより、ゲート５の動作状態を確認できる。これによって、サーバ２とゲート５との間で通信する時間を節約でき、画像データを出力するまでの処理時間を短縮できる。
【００４８】
画像データの出力可能な管理領域４内では、画像データが記録された記録シートを自由に閲覧できる。記録シートを他の部屋で使用するといったように、利用者が記録シートを管理領域４から持ち出す場合がある。
【００４９】
図１０に示すように、記録シートを持った利用者がゲート５から出るとき、ゲート５の検出部が記録シートのＩＣタグおよび利用者のＩＣタグと通信を行い、識別情報および利用者情報を読み取る。ゲート５の制御部は、識別情報および利用者情報に基づいて通過情報を作成し、サーバ２に通過情報を送信する。
【００５０】
サーバ２では、通過記録部１１が、通過情報に基づいて通過記録を作成し、履歴テーブルに記録する。このとき、ゲート５の通過回数が１回であるので、持ち出しフラグは持ち出し中にセットされる。さらに警告部１２が、画像データがゲートを通過したことを管理者用の端末装置３に通報する。なお、図１０中、Ｓは記録シート、Ｔは記録シート用ＩＣタグ、Ｕは利用者用ＩＣタグを示す。
【００５１】
そして、同じ記録シートを持った利用者が管理領域４に戻ってきたとき、ゲート５を再び通る。ゲート５を出たときと同様に、識別情報および利用者情報が読み取られ、通過情報がサーバ２に送信される。サーバ２の通過記録部１１は、通過記録を作成し、履歴テーブルに記録する。このとき、同じゲート５の通過回数が２回となるので、持ち出しフラグは収容済みにセットされる。また、同じグループ内の異なる管理領域４に入ったとき、同じグループのゲート５を通過するので、通過記録部１１は、持ち出しフラグを収容済みにセットする。
【００５２】
ここで、同じ記録シート、すなわち同じ画像データに対する通過記録において、常に最新の所在に基づく持ち出しフラグがセットされる。そのため、前回の通過記録にセットされた持ち出しフラグは、消去される。
【００５３】
利用者が、同じ管理領域４ではなく、異なる管理領域４に入った場合、通過するゲート５は異なる管理領域４に属するゲート５であるので、記録シートは戻ってきたことにはならない。そのため、通過記録部１１は、画像データに対する持ち出しフラグを持ち出し中のままとする。
【００５４】
なお、記録シートを持ち出した利用者とは異なる利用者が記録シートを持って入ってきた場合、通過記録部１１は、記録シートがゲート５を２回通過したことから、記録シートが戻ってきたと判断し、持ち出しフラグを収容済みにセットする。これらの通過記録は、逐一管理者用の端末装置３に通報される。また、利用者ＩＤを有しない利用者が、記録シートを持って、ゲート５を出入りするとき、サーバ２は、すぐに警告を発する。あるいは開閉ゲート６を閉じて、出入りを規制するようにしてもよい。
【００５５】
このように、管理領域４における画像データを記録した記録媒体の出入りが、その都度記録され管理されるので、記録媒体の現在の所在が明確になる。そして、記録媒体が持ち出された場合、持ち出した利用者を特定することができ、画像データの漏洩を抑止できる。また、記録媒体の行方がわからなくなっても、通過記録に基づいて記録媒体の移動を追跡することができる。そのため、記録媒体を見つけることが可能となり、記録媒体の紛失防止に役立つ。
【００５６】
記録媒体を持った利用者が最も内側の管理領域４から外部に向かうとき、複数の管理領域４を通過する。このとき、サーバ２は、各管理領域４のゲート５から通過情報を受け取る。警告部１２は、通過した記録媒体に記録された画像データおよび管理領域のゲート５を識別して、図６の警告テーブルに基づいて警告レベルを決める。この警告レベルにしたがって警告が行われる。
【００５７】
例えば、機密レベルが最高の画像データの場合、外部に向かって管理領域４を通過する毎に、警告レベルが中、高、最高と高くなり、警告の内容が変わっていく。最終的に、最も外側の管理領域４のゲート５を通過した時点で、開閉ゲート６が閉じられる。この画像データを記録した記録媒体を持った利用者は、外部に出ることができない。したがって、画像データの外部への持ち出しを防いで、機密情報が漏洩することを防止できる。
【００５８】
機密レベルが高の画像データの場合、外部に向かって管理領域を通過する毎に、警告レベルが低、中、高と高くなり、警告の内容が変わっていく。最終的に、最も外側の管理領域４のゲート５を通過したとき、警備員に連絡される。利用者は、開閉ゲート６から外部に出るとき、警備員のチェックを受けることになる。機密性の高い画像データを記録した記録媒体を管理領域４外に持ち出すとき、利用者は無断で持ち出すことができない。したがって、第３者がこの記録媒体を持ち出そうとしても、持ち出しを阻止することができ、画像データの漏洩を防止できる。
【００５９】
機密レベルが低の画像データの場合、外部に向かって管理領域４を通過しても、警告レベルが低のまま変わらない。すなわち、誰にも連絡されない。利用者は、記録媒体を持ったまま、自由に外部に出ることができる。
【００６０】
また、利用者が、画像データが記録された記録媒体を持って、管理領域４内に入ってくる場合、警告部１２は、画像データの機密レベルに応じた警告レベルにしたがって、ゲート５を通過する毎に決められた連絡先に通報する。したがって、記録媒体の現在の所在が明確になり、出力された画像データの管理に役立つ。
【００６１】
他の形態の画像データ管理システムを図１１に示す。本システムでは、管理領域４に属するプリンタ１およびゲート５を管理するホスト装置１５が設けられている。ホスト装置１５が３者を管理領域４に対応させて管理する。サーバ２は、画像データを保存するファイルサーバとして機能するとともに、警告部１２を備える。
【００６２】
複数の管理領域４が存在し、各管理領域４にホスト装置１５が設置される。管理領域４には、複数のプリンタ１が設置され、複数のゲート５が設けられる。これらのプリンタ１およびゲート５が、パソコンからなるホスト装置１５に通信可能に接続される。ホスト装置１５は、ネットワークに接続され、サーバ２および端末装置３と通信可能とされる。その他の構成は、上記の画像データ管理システムと同じである。
【００６３】
ホスト装置１５は、プリンタ１およびゲート５に対する機器管理テーブルを作成し、機器管理テーブルを自装置の記憶部に保存する。各ホスト装置１５は、自装置の属する管理領域４における機器管理テーブルをそれぞれ作成する。例えば、ホスト装置Ａ１−１は、図１２（ａ）に示す機器管理テーブルを有し、ホスト装置Ａ１−２は、図１２（ｂ）に示す機器管理テーブルを有する。
【００６４】
また、ホスト装置１５が定期的にゲート５の動作状態を確認する場合には、各管理領域４におけるホスト装置１５は、図１３（ａ）（ｂ）に示すような出力許可フラグを含む機器管理テーブルを作成する。
【００６５】
サーバ２は、図１４に示すように、各管理領域４にあるホスト装置１５に関するホスト装置管理テーブルを作成する。ホスト装置管理テーブルは、記憶部１０の管理テーブルに保存される。なお、管理テーブルには、データ管理テーブルが保存されている。
【００６６】
次に、このシステムでの画像データの出力時の動作を図１５にしたがって説明する。利用者はクライアント用の端末装置３を使用して、サーバ２に出力要求を行う。端末装置３は、指定された画像データおよびプリンタ１に関する情報をサーバ２に送信する。
【００６７】
サーバ２は、データ管理テーブルを参照して、指定された画像データに対応するグループを特定する。そして、グループを構成する各管理領域４のホスト装置１５に、対応関係の有無を問い合わせる。
【００６８】
ホスト装置１５は、サーバ２からの問い合わせに応じて、出力先として指定されたプリンタ２の存在およびゲート５の動作状態を確認する。ホスト装置１５は、機器管理テーブルを参照して、プリンタ１の存在の有無を確認する。また、ゲート５と通信して応答の有無を確認する、あるいは機器管理テーブルの出力許可フラグを確認する。
【００６９】
該当するプリンタ１を管理するホスト装置１５は、対応関係があることを確認すると、対応関係ありとサーバ２に返答する。一方、該当するプリンタ１を管理していないホスト装置１５は、対応関係なしとサーバ２に返答する。これによって、３者の対応関係が確定され、画像データは出力可能とされる。
【００７０】
サーバ２は、これらの返答を受けて、指定された画像データおよび識別情報を出力先の管理領域４にあるホスト装置１５に送信する。ホスト装置１５は、画像データおよび識別情報をプリンタ１に送信する。プリンタ１は、記録シートに画像データを印刷し、ＩＣタグに識別情報を書き込む。
【００７１】
このように、サーバ２によって一元的に管理する場合に比べて、ホスト装置１５を設けることにより、管理領域４においてプリンタ１やゲート５を増設した場合に容易に対応することができる。１つの管理領域４に複数のプリンタ１やゲート５がある場合、ホスト装置１５は、これらと通信を行って管理する。管理領域４において、プリンタ１やゲート５が増える、あるいは減るといった変更が生じたときに、ホスト装置１５はこの変更を認識する。そして、各テーブルを更新することにより、迅速に対応することができる。ゲート５に変更があったとき、ホスト装置１５は、この変更情報をサーバ２に伝える。サーバ２では、ゲート５の変更に応じて、警告テーブルを更新する。
【００７２】
記録シートを持った利用者がゲート５を出入りするとき、ホスト装置１５は、ゲート５が検出した識別情報および利用者情報に基づいて通過情報を作成し、サーバ２に送信する。サーバ２の通過記録部１１は、通過記録を作成し、履歴テーブルに記録する。あるいは、ホスト装置１５は、通過情報から通過記録を作成し、通過記録をサーバ２に送信する。サーバ２では、通過記録部１１が通過記録を履歴テーブルに記録する。そして、サーバ２では、上記と同様に、画像データの機密レベルおよび通過する管理領域４に応じた警告を行う。
【００７３】
これによって、ホスト装置１５において、自己の管理領域４における記録媒体の出入りを管理することができる。そして、サーバ２では、各ホスト装置１５からの通過記録をまとめて管理することにより、記録媒体の現在の所在を正確に把握することができる。
【００７４】
記録媒体の所在の管理は、管理領域４単位で行われているが、グループ内の管理領域４であれば、同じ画像データを出力できる。そこで、通過記録部１１は、グループ単位で記録媒体の所在を管理する。グループ内において、記録媒体を持った利用者が管理領域４を出入りしても、通過記録部１１は、持ち出しフラグを収容中にセットする。他のグループの管理領域４に入ったとき、通過記録部１１は、持ち出しフラグを持ち出し中にセットする。
【００７５】
なお、本発明は、上記実施形態に限定されるものではなく、本発明の範囲内で上記実施形態に多くの修正および変更を加え得ることは勿論である。プリンタあるいはゲートが管理装置として機能するようにしてもよい。そして、画像データに、出力可能な管理領域および出力装置に関する情報を付加する。これによって、機器管理テーブルが不要になり、画像データだけを管理するだけでよい。
【００７６】
記録シートに直接ＩＣタグを付ける代わりに、ＩＣタグ付きのファイル、ケース等の記録シートを入れる容器を用いる。画像データを出力するとき、容器のＩＣタグに識別情報を書き込む、利用者はこの容器を携帯することにより、管理領域から記録シートを持ち出すことを可能とする。
【００７７】
また、出力装置からの画像データの出力の形態として、半導体メモリ、光ディスク、磁気ディスクといった携帯可能な記録媒体を用い、画像データを記録媒体に記録する。この記録媒体にＩＣタグを付けておく。あるいは携帯電話、携帯情報端末のように無線でデータ通信を行える通信端末機器に画像データを記録してもよい。出力装置は、通信端末機器に画像データとともに識別情報も出力する。これらの場合、出力装置は、画像処理装置であったり、パソコン、携帯情報端末、携帯電話等の端末装置とされる。
【００７８】
監視装置として、ＣＣＤカメラ、赤外線カメラ、Ｘ線カメラ等のカメラを用い、出入り口を監視する。画像データを記録する記録媒体あるいは記録媒体を入れる容器には、紫外線、赤外線、Ｘ線等を発する物質を添加しておき、他の物体を識別できるようにする。
【００７９】
また、記録媒体に送信器を付け、監視装置に受信機を用い、送信器から発せられた電波を受信機で受信して、管理領域からの出入りを監視する。この場合、電波の届く範囲が管理領域となる。したがって、管理領域として、部屋単位ではなく、複数の部屋に跨った領域を設定できる。さらに、部屋の中の一部の領域だけを管理領域として設定することができる。
【００８０】
記録媒体の通過による警告として、外部に向かうほどゲートを容易に通過できないようにする。すなわち、ゲートを通過するときに、認証情報の入力を要求する。外部に向かうにつれて、パスワードの入力、生体情報の入力、パスワードおよび生体情報の入力といったように、外部に近づくほど複雑な認証を必要とすることによって、警告レベルを高くしていく。ゲートを通るときに、入力された認証情報を認証できない場合、ゲートを閉じたままにしておく。これによって、利用者はその管理領域から外に出られないので、画像データの漏洩を防げる。
【００８１】
複数の管理領域の構造として、各管理領域が並んだ構造としてもよく、外部に出るためには、必ず他の管理領域を通らなければならないようにすればよい。また、開閉ゲートは１つに限らず複数設けてもよい。
【図面の簡単な説明】
【００８２】
【図１】本発明の画像データ管理システムの概略構成を示す図
【図２】機器管理テーブルを示す図
【図３】複数の管理領域をグループ分けした様子を示す図
【図４】データ管理テーブルを示す図
【図５】通過記録を記録した履歴テーブルを示す図
【図６】警告テーブルを示す図
【図７】警告レベルの内容を示す図
【図８】画像データを印刷するときのフローチャート
【図９】他の機器管理テーブルを示す図
【図１０】記録シートを持った利用者の出入りに対する監視装置の動作を示す図
【図１１】他の形態の画像データ管理システムの概略構成を示す図
【図１２】異なる管理領域に設置された各ホスト装置が有する機器管理テーブルを示す図
【図１３】異なる管理領域に設置された各ホスト装置が有する他の機器管理テーブルを示す図
【図１４】ホスト装置管理テーブルを示す図
【図１５】画像データを出力するときの通信手順を示す図
【符号の説明】
【００８３】
１    プリンタ
２    サーバ
３    端末装置
４    管理領域
５    ゲート
６    開閉ゲート
１０    記憶部
１１    通過記録部
１２    警告部
１３    制御部
１５    ホスト装置
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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