(57)【要約】【課題】来客者に特別な操作を強要することなくテレビ電話による遠隔受付サービスを提供でき、予定した受付担当者が対応できない場合でも来客者を長時間待たせることなく迅速に受付サービスを提供できるようにする。【解決手段】来客センサを備えたテレビ電話機能を有する受付端末１０と、各担当者が使用するテレビ電話機能を備えた担当者端末２１・・・と、受付サーバ３０とが通信回線５０を介して接続され、受付サーバは複数の受付担当者が登録される受付担当者テーブルを備え、来客センサが来客を検知したときに来客を受付可能な受付担当者を一斉呼出し、最先に応答した受付担当者端末を受付端末と接続させる。受付担当者には受付優先度を設定でき、優先度順に最先応答者を選定できる。面会予約テーブル、関係担当者テーブルを備え、応接担当者に応接確認したり、関係担当者を検索して受入確認が行える。【選択図】図１
2008028784.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
来客を検知する来客検知センサを備え、テレビ電話機能を有する受付端末を無人の受付に設置し、前記来客検知センサが来客を検知したときに、前記受付端末をテレビ電話機能を有する担当者端末と接続し、来客の受付をテレビ電話により遠隔で行えるようにしたテレビ電話受付システムであって、
来客に対応する担当者の端末情報を複数登録可能な受付担当者テーブルを備え、
担当者端末からの要求により、来客を受付可能な担当者の端末情報を前記受付担当者テーブルに設定する機能を有する受付可能端末設定手段と、
前記来客検知センサが来客を検知したときに、前記受付担当者テーブルを参照して来客を受付可能な担当者の端末を一斉呼出する機能を有する一斉呼出手段と、
前記一斉呼出された端末のうち最先に応答した端末を受付担当者端末として前記受付端末と接続させる機能を有する受付担当者端末接続手段とを備えたことを特徴とする、テレビ電話受付システム。
【請求項２】
前記受付可能端末設定手段は、来客に対応する担当者の受付優先度を前記受付担当者テーブルに設定する機能を有し、
前記一斉呼出手段は、前記来客センサが来客を検知したときに、前記受付担当者テーブルを参照して受付端末からの呼出を受付可能な担当者のうち、受付優先度が高い方から順に、同一の受付優先度が設定された担当者の端末を一斉呼出し、所定時間内にいずれの端末からも応答がない場合に、次の受付優先度が設定されている担当者の端末を一斉呼出する機能を有することを特徴とする、請求項１に記載のテレビ電話受付システム。
【請求項３】
前記受付可能端末設定手段は、担当者端末からの要求により、前記受付担当者テーブルに担当者の在席状況を設定する機能を有し、
前記一斉呼出手段は、前記受付担当者テーブルに設定されている担当者の在席状況を参照して現時点で在席している担当者の端末のみを一斉呼出する機能を有することを特徴とする、請求項２に記載のテレビ電話受付システム。
【請求項４】
前記受付可能端末設定手段は、来客に対応する担当者が携帯端末の呼出を受付ける場合に携帯端末情報を前記受付担当者テーブルに設定する機能を有し、
前記一斉呼出手段は、前記一斉呼出に対して所定時間内にいずれの担当者端末からも応答がない場合であって、前記受付担当者テーブルに携帯端末の呼出を受付ける担当者が設定されている場合に、該当する担当者の携帯端末を一斉呼出する機能を有し、
前記受付担当者端末接続手段は、前記一斉呼出された携帯端末のうち最先に応答した携帯端末を受付担当者端末として前記受付端末と接続させる機能を有することを特徴とする、請求項２に記載のテレビ電話受付システム。
【請求項５】
来客の日時、来客者、来客を応接する応接担当者、応接担当者の端末情報を含む面会予約情報が設定される面会予約テーブルを備え、
前記面会予約テーブルより前記来客センサが来客を検知した時刻から一定時間内の面会予約情報を取得して前記受付担当者端末に表示する機能と、前記受付端末との接続を保留する機能と、前記受付担当者端末に表示された面会予約情報から選択された応接担当者の端末を呼出す機能と、前記呼出に応答した応接担当者端末を前記受付担当者端末と接続させる機能とを有し、受付担当者が面会予約された応接担当者に対して来客の応接確認を行えるようにした来客応接確認手段を備えたことを特徴とする、請求項２に記載のテレビ電話受付システム。
【請求項６】
来客の日時、来客者、来客を応接する応接担当者、応接担当者の端末情報を含む面会予約情報が設定される面会予約テーブルを備え、
前記面会予約テーブルより前記来客センサが来客を検知した時刻から一定時間内の面会予約情報を取得して前記受付担当者端末に表示する機能と、前記受付担当者端末に表示された面会予約情報から選択された応接担当者端末に応接通知を送信する機能と、前記応接通知が受信された応接担当者端末から応接確認通知を受信したときに前記受付担当者端末に応接確認メッセージを表示する機能とを有し、受付担当者が面会予約された応接担当者に対して来客の応接確認を行えるようにした来客応接確認手段を備えたことを特徴とする、請求項２に記載のテレビ電話受付システム。
【請求項７】
前記来客応接確認手段は、担当者端末からの要求により前記面会予約テーブルに応接担当者の伝言を設定する機能と、前記受付担当者端末において、表示された面会予約情報から応接担当者が選択されたときに前記面会予約テーブルに設定された応接担当者の伝言を表示する機能とを有することを特徴とする、請求項５または請求項６に記載のテレビ電話受付システム。
【請求項８】
来客に対応する関係担当者、関係担当者の端末情報、関係担当者が対応する用件情報を含む関係担当者情報が設定される関係担当者テーブルを備え、
前記受付担当者端末から来客者の用件情報を取得する機能と、前記取得された用件情報から前記関係担当者テーブルを参照して来客者の用件に関係する関係担当者を検索する機能と、前記検索された関係担当者の情報を前記受付担当者端末に表示する機能と、前記受付端末との接続を保留する機能と、前記受付担当者端末に表示された関係担当者から選択された関係担当者端末を呼出す機能と、前記呼出に応答した関係担当者端末を前記受付担当者端末と接続させる機能とを有し、受付担当者が来客者の用件に関係する関係担当者に対して来客の受入確認を行えるようにした来客受入確認手段を備えたことを特徴とする、請求項２に記載のテレビ電話受付システム。
【請求項９】
前記来客受入確認手段は、前記受付担当者端末からの要求により前記受付担当者端末と接続されている受付端末の用件映像を録画する機能と、前記呼出された関係担当者端末からの要求により前記録画された用件映像を当該関係担当者端末に配信する機能とを有することを特徴とする請求項８に記載のテレビ電話受付システム。
【請求項１０】
前記来客受入確認手段は、前記関係担当者端末と接続された受付担当者端末が呼を開放したときに前記受付端末との接続を前記関係担当者端末に転送する機能を有することを特徴とする、請求項８に記載のテレビ電話受付システム。
【請求項１１】
前記来客受入確認手段は、前記受付担当者端末からの委任指令を前記接続された関係担当者端末に送信して受付担当者端末の役割を引き継がせる委任機能を有することを特徴とする、請求項８に記載のテレビ電話受付システム。
【請求項１２】
来客に対応する関係担当者、関係担当者の端末情報、関係担当者が対応する用件情報を含む関係担当者情報が設定される関係担当者テーブルを備え、
複数の端末間でテレビ会議を行う機能を提供するテレビ会議サーバを備え、
前記受付担当者端末から来客者の用件情報を取得する機能と、前記取得された用件情報から前記関係担当者テーブルを参照して来客者の用件に関係する関係担当者を検索する機能と、前記検索された関係担当者の情報を前記受付担当者端末に表示する機能と、前記受付端末との接続を保留する機能と、前記テレビ会議サーバに来客対応協議テレビ会議を設定する機能と、前記受付担当者端末を前記設定された来客対応協議テレビ会議に接続する機能と、前記受付担当者端末に表示された関係担当者から選択された関係担当者端末に対して前記設定された来客対応協議テレビ会議への接続を要請する機能と、前記接続の要請に応答した関係担当者端末を前記設定された来客対応協議テレビ会議に接続させる機能とを有し、受付担当者が来客者の用件に関係する複数の関係担当者とテレビ会議により来客の受入を協議できるようにした来客受入確認手段を備えたことを特徴とする、請求項２に記載のテレビ電話受付システム。
【請求項１３】
前記来客受入確認手段は、前記受付端末に対して前記設定された来客対応協議テレビ会議への接続を要請する機能を有し、
前記テレビ会議サーバは、前記設定された来客対応協議テレビ会議に接続された前記受付端末の映像を前記設定された来客対応協議テレビ会議に接続されている受付担当者端末および関係担当者端末に送信する機能を有することを特徴とする、請求項１２に記載のテレビ電話受付システム。
【請求項１４】
前記来客受入確認手段は、前記受付担当者端末からの委任指令を前記テレビ会議サーバに接続している関係担当者端末のうち選択された関係担当者端末に送信して受付担当者端末の役割を引き継がせる委任機能を有することを特徴とする、請求項１２に記載のテレビ電話受付システム。
【請求項１５】
来客を検知する来客検知センサを備え、テレビ電話機能を有する受付端末を無人の受付に設置し、前記来客検知センサが来客を検知したときに、前記受付端末をテレビ電話機能を有する担当者端末と接続し、来客の受付をテレビ電話により遠隔で行えるようにしたテレビ電話受付システムに使用されるテレビ電話受付対応ゲートキーパであって、
来客に対応する担当者の端末情報を複数登録可能な受付担当者テーブルを備え、
担当者端末からの要求により、来客を受付可能な担当者の端末情報を前記受付担当者テーブルに設定する機能を有する受付可能端末設定手段と、
受付端末から来客検知センサが来客を検知したことに伴って受付担当者のアドレス照会を受けたときに、前記受付担当者テーブルを参照して来客を受付可能な担当者の端末を一斉呼出する機能を有する一斉呼出手段と、
前記一斉呼出された端末のうち最先に応答した端末を受付担当者端末としてその端末アドレスを前記アドレス照会を受けた受付端末に通知する機能を有する受付担当者端末アドレス通知手段とを備えたことを特徴とする、テレビ電話受付対応ゲートキーパ。
【請求項１６】
前記受付可能端末設定手段は、来客に対応する担当者の受付優先度を前記受付担当者テーブルに設定する機能を有し、
前記一斉呼出手段は、前記来客センサが来客を検知したときに、前記受付担当者テーブルを参照して受付端末からの呼出を受付可能な担当者のうち、受付優先度が高い方から順に、同一の受付優先度が設定された担当者の端末を一斉呼出し、所定時間内にいずれの端末からも応答がない場合に、次の受付優先度が設定されている担当者の端末を一斉呼出する機能を有することを特徴とする、請求項１５に記載のテレビ電話受付対応ゲートキーパ。
【請求項１７】
前記受付可能端末設定手段は、担当者端末からの要求により前記受付担当者テーブルに担当者の在席状況を設定する機能を有し、
前記一斉呼出手段は、前記受付担当者テーブルに設定されている担当者の在席状況を参照して現時点で在席している担当者の端末のみを一斉呼出する機能を有することを特徴とする、請求項１６に記載のテレビ電話受付対応ゲートキーパ。
【請求項１８】
前記受付可能端末設定手段は、来客に対応する担当者が携帯端末の呼出を受付ける場合に携帯端末情報を前記受付担当者テーブルに設定する機能を有し、
前記一斉呼出手段は、前記一斉呼出に対して所定時間内にいずれの担当者端末からも応答がない場合であって、前記受付担当者テーブルに携帯端末の呼出を受付ける担当者が設定されている場合に、該当する担当者の携帯端末を一斉呼出する機能を有し、
前記受付担当者端末アドレス通知手段は、前記一斉呼出された携帯端末のうち最先に応答した携帯端末の端末アドレスを前記アドレス照会を受けた受付端末に通知する機能を有することを特徴とする、請求項１６に記載のテレビ電話受付対応ゲートキーパ。
【請求項１９】
来客の日時、来客者、来客を応接する応接担当者、応接担当者の端末情報を含む面会予約情報が設定される面会予約テーブルを備え、
受付担当者端末から応接担当者の照会を受けたときに、前記面会予約テーブルより前記来客センサが来客を検知した時刻から一定時間内の面会予約情報を取得して通知する機能と、受付担当者端末から前記通知された面会予約情報に基づいて特定の応接担当者のアドレス照会を受けたときに、当該応接担当者の端末アドレスを通知する機能とを有し、前記通知を受けた受付担当者端末が通知された端末アドレスを呼出して接続することで、受付担当者が面会予約された応接担当者に対して来客の応接確認を行えるようにしたことを特徴とする、請求項１６に記載のテレビ電話受付対応ゲートキーパ。
【請求項２０】
来客の日時、来客者、来客を応接する応接担当者、応接担当者の端末情報を含む面会予約情報が設定される面会予約テーブルを備え、
受付担当者端末から応接担当者の照会を受けたときに、前記面会予約テーブルより前記来客センサが来客を検知した時刻から一定時間内の面会予約情報を取得して通知する機能と、受付担当者端末から前記通知された面会予約情報に基づいて特定の応接担当者の応接確認要求を受けたときに、当該応接担当者端末に応接通知を送信する機能とを有し、前記応接通知を受けた応接担当者端末が受付担当者端末に対して応接確認を通知することで、受付担当者が面会予約された応接担当者に対して来客の応接確認を行えるようにしたことを特徴とする、請求項１６に記載のテレビ電話受付対応ゲートキーパ。
【請求項２１】
来客に対応する関係担当者、関係担当者の端末情報、関係担当者が対応する用件情報を含む関係担当者情報が設定される関係担当者テーブルを備え、
前記受付担当者端末から来客者の用件情報を指定して関係担当者の照会を受けたときに、前記関係担当者テーブルを参照して来客者の用件に関係する関係担当者を検索する機能と、前記検索された関係担当者の情報を前記受付担当者端末に通知する機能と、前記受付担当者端末から前記通知された関係担当者の情報に基づいて特定の関係担当者のアドレス照会を受けたときに、当該関係担当者の端末アドレスを通知する機能とを有し、前記通知を受けた受付担当者端末が通知された端末アドレスを呼出して接続することで、受付担当者が来客者の用件に関係する関係担当者に対して来客の受入確認を行えるようにしたことを特徴とする、請求項１６に記載のテレビ電話受付対応ゲートキーパ。
【請求項２２】
前記受付担当者端末からの要求により前記受付担当者と接続されている受付端末の用件映像を録画する機能と、前記関係担当者端末からの要求により前記録画された用件映像を当該関係者端末に配信する機能とを有することを特徴とする請求項１６に記載のテレビ電話受付対応ゲートキーパ。
【請求項２３】
来客に対応する関係担当者、関係担当者の端末情報、関係担当者が対応する用件情報を含む関係担当者情報が設定される関係担当者テーブルを備え、
前記受付担当者端末から来客者の用件情報を指定して関係担当者の照会を受けたときに、前記関係担当者テーブルを参照して来客者の用件に関係する関係担当者を検索する機能と、前記検索された関係担当者情報を前記受付担当者端末に通知する機能と、前記受付担当者端末から前記通知された関係担当者情報に基づいて特定の関係担当者のアドレス照会を受けたときに、複数の端末間でテレビ会議を行う機能を提供するテレビ会議サーバに来客対応協議テレビ会議の設定を要求して接続ＩＤを取得する機能と、前記受付担当者端末および前記指定された関係担当者端末に対して前記取得された接続ＩＤを通知して前記テレビ会議サーバへの接続を要求する機能とを有し、前記接続要求を受けた受付担当者端末と関係担当者端末から前記通知された接続ＩＤを用いて前記テレビ会議サーバに接続することで、受付担当者が来客者の用件に関係する複数の関係担当者とテレビ会議により来客の受入を協議できるようにしたことを特徴とする、請求項１６に記載のテレビ電話受付対応ゲートキーパ。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、会社等への訪問者の受付業務をテレビ電話を用いて遠隔で行うテレビ電話受付システムおよびそれに用いるテレビ電話受付対応ゲートキーパに関する。
【背景技術】
【０００２】
一般に、会社等への来客の受付業務は、玄関口等の受付に専門の受付係が常駐し、受付係が来客者に用件を確認し、事前に面会が予約されている場合には面会予約リストを確認して応接担当者に通知し、事前に予約がない場合には関係部署に連絡を取って対応を協議することにより行われる。
一方、近年においては、人件費の削減等を目的として、受付に受付係を常駐させることなく無人で来客の受付を行う無人受付システムが導入されているところも少なくない。
【０００３】
かかる無人受付システムとして、例えば特許文献１に開示されているように、来客検知センサを備え、来客検知センサが来客を検知したときに受付案内に必要なアナウンスが音声で出力され、来客者がタッチパネルから面会を希望する部署や担当者を選択すると対応する電話機が呼出され、来客者との通話が確立される自動受付装置を無人の受付に設置し、受付業務を無人化することが提案されている。
【０００４】
また、例えば特許文献２に開示されているように、受付に設置されたテレビ電話装置と来客に対応する担当者の部署に設置されたテレビ電話装置とを通信回線で接続し、担当者が来客者とテレビ電話を介して面談する遠隔窓口システムが提案されている。
【０００５】
【特許文献１】特開平８−９８２２６号公報
【特許文献２】特開平９−１７９９０７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、特許文献１の自動受付装置では、来客センサによって来客者が検出されると受付案内メッセージが出力され、来客者はタッチパネルを操作することで面会者を迅速に呼出すことができるが、面会者に対して連絡をとる操作を来客者に強要することになるため、丁重な応対が要求される企業等の受付に適用するには問題があった。
また、来客者の操作によって呼出される端末はあらかじめ固定されているため、対応する担当者が席を外していたり、他の業務に対応中の場合には、来客者を長時間待たせることになり、来客者に多大な不快感を与えてしまう恐れがあるという問題があった。
【０００７】
一方、特許文献２の遠隔窓口システムでは、来客者は受付担当者とテレビ電話で面談するので、受付担当者が来客者の用件を伺って適切に対応することができ、丁重な応対が要求される企業等の受付にも適用できる。
しかしながら、この場合においても、最初に受付担当者を呼出す操作は必要であり、対応する受付担当者はあらかじめ固定されているため、対応する受付担当者が席を外していたり、他の業務に対応中の場合には、来客者を長時間待たせることになり、来客者に多大な不快感を与える恐れがあり、迅速な対応が求められる受付には適さないという問題があった。
【０００８】
それゆえに、本願発明の目的は、来客者に特別な操作を強要することなくテレビ電話による遠隔受付サービスを提供でき、予定した受付担当者が対応できない場合でも来客者を長時間待たせることなく迅速に受付サービスを提供できるようにすることである。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記課題を解決するために、この発明のテレビ電話受付システムは、来客を検知する来客検知センサを備え、テレビ電話機能を有する受付端末を無人の受付に設置し、前記来客検知センサが来客を検知したときに、前記受付端末をテレビ電話機能を有する担当者端末と接続し、来客の受付をテレビ電話により遠隔で行えるようにしたテレビ電話受付システムであって、来客に対応する担当者の端末情報を複数登録可能な受付担当者テーブルを備え、担当者端末からの要求により、来客を受付可能な担当者の端末情報を前記受付担当者テーブルに設定する機能を有する受付可能端末設定手段と、前記来客検知センサが来客を検知したときに、前記受付担当者テーブルを参照して来客を受付可能な担当者の端末を一斉呼出する機能を有する一斉呼出手段と、前記一斉呼出された端末のうち最先に応答した端末を受付担当者端末として前記受付端末と接続させる機能を有する受付担当者端末接続手段とを備えたものである。
この発明によれば、受付担当者テーブルに来客に対応する担当者の端末情報が登録され、受付端末に設置された来客センサが来客を検知したときに、受付担当者テーブルを参照して自動的に受付担当者の端末が呼出され、応答した受付担当者の端末が受付端末と自動接続されるので、来客者は自ら何らの操作を行うことなく受付担当者とテレビ電話により面談でき、受付担当者は来客者の用件に応じて適切な受付処理を遠隔で行うことができる。これにより、受付には専門の受付係を常駐させる必要がなくなり、経費節減を図ることができる。
また、受付担当者テーブルには来客に対応する担当者の端末情報を複数登録でき、受付可能端末設定手段により来客に対して受付可能な担当者の端末情報が設定され、一斉呼出手段により受付端末において来客センサが来客を検知したときに受付可能な担当者の端末が一斉呼出され、受付担当者端末接続手段により受付端末は一斉呼出された端末のうち最先に応答した端末と自動接続されるので、来客に対して極めて迅速に対応することができ、予定した受付担当者が不在の場合でも、来客者を長時間待たせたり、他の担当者を呼出す操作を強要することが抑制される。
【００１０】
この発明のテレビ電話受付システムは、前記受付可能端末設定手段は、来客に対応する担当者の受付優先度を前記受付担当者テーブルに設定する機能を有し、前記一斉呼出手段は、前記来客センサが来客を検知したときに、前記受付担当者テーブルを参照して受付端末からの呼出に対して現時点で受付可能な担当者のうち、受付優先度が高い方から順に、同一の受付優先度が設定された担当者の端末を一斉呼出し、所定時間内に呼出されたいずれの端末からも応答がない場合に、次の受付優先度が設定されている担当者の端末を一斉呼出する機能を有するものである。
この発明によれば、受付担当者テーブルに登録されている各担当者には受付優先度を設定することができ、一斉呼出手段において受付担当者テーブルに設定されている受付優先度の高い担当者から順に一斉呼出され、最先に応答した端末と接続されるので、設定されている受付優先度に基づいて最適な担当者を優先して受付対応させることができる。例えば、本来の受付担当者の受付優先度を最上位に設定し、本来の受付担当者が不在の場合に代わって受付を行う担当者の受付優先度を下位に設定することで、本来の受付担当者が不在であったり、他の来客に対応中の場合にのみ、設定された受付優先度に応じて代わりの受付担当者に受付対応させることができる。また、例えば受付優先度を順次入れ替えることにより受付担当部署をローテーションしたり、業務状況に応じて受付優先度を再設定することによりその時点で最適な受付担当者を優先して受付対応させることができる。
【００１１】
この発明のテレビ電話受付システムは、前記受付可能端末設定手段は、担当者端末からの要求により前記受付担当者テーブルに担当者の在席状況を設定する機能を有し、前記一斉呼出手段は、前記受付担当者テーブルに設定されている担当者の在席状況を参照して現時点で在席している担当者の端末のみを一斉呼出する機能を有するものである。
この発明によれば、受付担当者テーブルに担当者の在席状況を設定でき、来客センサが来客を検知したときに在席している担当者の端末のみを呼出すので、無駄な呼出を抑制できる。また、同一の受付優先度が設定されている担当者が全員不在の場合には、その受付優先度が設定されている担当者端末の呼出を省略できるので、来客に対してより迅速に対応できる。
【００１２】
この発明のテレビ電話受付システムは、前記受付可能端末設定手段は、来客に対応する担当者が携帯端末への呼出を受付ける場合に携帯端末情報を前記受付担当者テーブルに設定する機能を有し、前記一斉呼出手段は、前記一斉呼出に対して所定時間内にいずれの担当者端末からも応答がない場合であって、前記受付担当者テーブルに携帯端末の呼出を受付ける担当者が設定されている場合に、該当する担当者の携帯端末を一斉呼出する機能を有し、前記受付担当者端末接続手段は、前記一斉呼出された携帯端末のうち最先に応答した携帯端末を受付担当者端末として前記受付端末と接続させる機能を有するものである。
この発明によれば、受付担当者テーブルに携帯端末の情報を設定することができ、一斉呼出に対していずれの担当者端末からも応答がない場合に、携帯端末の呼出を受付ける担当者の携帯端末が一斉呼出され、最先に応答した携帯端末が受付端末と接続されるので、すべての受付担当者が席を外した場合でも携帯端末を所持している受付担当者がいる限り受付対応することができ、来客者を長時間待たせることが抑制される。
尚、携帯端末の呼出は、同一受付優先度を有するいずれの担当者端末が応答しない場合に当該受付優先度を有する担当者の携帯端末を一斉呼出するようにしてもよく、受付担当者テーブルに設定されている受付可能なすべての担当者端末が応答しない場合に携帯端末の呼出を受付ける担当者の携帯端末を一斉呼出するようにしてもよい。
【００１３】
この発明のテレビ電話受付システムは、来客の日時、来客者、応接する応接担当者、応接担当者の端末情報を含む面会予約情報が設定される面会予約テーブルを備え、前記面会予約テーブルより前記来客センサが来客を検知した時刻から一定時間内の面会予約情報を取得して前記受付担当者端末に表示する機能と、前記受付端末との接続を保留する機能と、前記受付担当者端末に表示された面会予約情報から選択された応接担当者端末を呼出す機能と、前記呼出に応答した応接担当者端末を前記受付担当者端末と接続させる機能とを有し、受付担当者が面会予約された応接担当者に対して来客の応接確認を行えるようにした来客応接確認手段を備えたものである。
この発明によれば、あらかじめ面会予約テーブルに面会予約情報を登録しておくことで、来客センサが来客を検知したときに受付担当者端末に一定時間内の面会予約情報が表示され、受付担当者が表示された面会予約情報から当該来客者に対応予定の応接担当者を選択することで応接担当者端末との接続が確立されるので、受付担当者は来客者に対応予定の応接担当者に対して迅速に来客の応接確認を行うことができ、受付担当者の負担も軽減される。
【００１４】
この発明のテレビ電話受付システムは、来客の日時、来客者、応接する応接担当者、応接担当者の端末情報を含む来客情報が設定される面会予約テーブルを備え、前記面会予約テーブルより前記来客センサが来客を検知した時刻から一定時間内の面会予約情報を取得して前記受付担当者端末に表示する機能と、前記受付担当者端末に表示された面会予約情報から選択された応接担当者端末に応接通知を送信する機能と、前記応接通知が受信された応接担当者端末から応接確認通知を受信したときに前記受付担当者端末に応接確認メッセージを表示する機能とを有し、受付担当者が面会予約された応接担当者に対して来客の応接確認を行えるようにした来客応接確認手段を備えたものである。
この発明によれば、あらかじめ面会予約テーブルに面会予約情報を登録しておくことで、来客センサが来客を検知したときに受付担当者端末に一定時間内の面会予約情報が表示され、受付担当者が表示された面会予約情報から当該来客者に対応予定の応接担当者を選択することで応接担当者端末に対して応接通知が送信され、応接担当者が応接通知を確認したときに受付担当者端末に応接確認メッセージが表示されるので、受付担当者は来客者に対応予定の応接担当者に対して、テレビ電話接続を行って口頭確認することなく迅速に来客の応接確認を行うことができ、受付担当者の負担も軽減される。
【００１５】
この発明のテレビ電話受付システムは、前記来客応接確認手段は、担当者端末からの要求により前記面会予約テーブルに応接担当者の伝言を設定する機能と、前記受付担当者端末において、表示された面会予約情報から応接担当者が選択されたときに前記面会予約テーブルに設定された応接担当者の伝言を表示する機能とを有するものである。
この発明によれば、担当者端末からの要求により面会予約テーブルに応接担当者の伝言を設定でき、受付担当者端末において選択された応接担当者の伝言が表示されるので、受付担当者は来客者に対応予定の応接担当者の端末と接続して口頭確認することなく表示された伝言に基づいて適切に対応することができる。
【００１６】
この発明のテレビ電話受付システムは、来客に対応する関係担当者、関係担当者の端末情報、関係担当者が対応する用件情報を含む関係担当者情報が設定される関係担当者テーブルを備え、前記受付担当者端末から来客者の用件情報を取得する機能と、前記取得された用件情報から前記関係担当者テーブルを参照して来客者の用件に関係する関係担当者を検索する機能と、前記検索された関係担当者の情報を前記受付担当者端末に表示する機能と、前記受付端末との接続を保留する機能と、前記受付担当者端末に表示された関係担当者から選択された関係担当者端末を呼出す機能と、前記呼出に応答した関係担当者端末を前記受付担当者端末と接続させる機能とを有し、受付担当者が来客者の用件に関係する関係担当者に対して来客の受入確認を行えるようにした来客受入確認手段を備えたものである。
この発明によれば、あらかじめ関係担当者テーブルに来客に対応する関係担当者を対応する用件情報とともに登録しておくことにより、受付担当者が来客者から聴取した用件情報を入力することで来客者の用件に関係のある関係担当者が検索されて受付担当者端末に表示され、受付担当者が表示された関係担当者から特定の関係担当者を選択することで当該関係担当者の端末との接続が確立されるので、来客者の用件に関係のある関係担当者に対して来客の受入確認を迅速に行うことができ、受付担当者の負担も軽減される。
【００１７】
この発明のテレビ電話受付システムは、前記来客受入確認手段は、前記受付担当者端末からの要求により前記受付担当者端末と接続されている受付端末の用件映像を録画する機能と、前記呼出された関係担当者端末からの要求により前記録画された用件映像を当該関係担当者端末に配信する機能とを有するものである。
この発明によれば、受付担当者は受付けた来客者の用件映像を録画でき、関係担当者は録画された用件映像の配信を受けて内容を確認できるので、受付担当者は関係担当者に対して来客者の用件を口頭で伝言する必要がなく、迅速かつ正確に伝達できる。また、関係担当者は来客者の用件を事前に確認できるので、来客を受入れるか否かを適切に判断でき、来客を受入れたときに来客者に用件を繰返し説明させることにより不快感を与えることを回避できる。
【００１８】
この発明のテレビ電話受付システムは、前記来客受入確認手段は、前記関係担当者端末と接続された受付担当者端末が呼を開放したときに前記受付端末との接続を前記関係担当者の端末に転送する機能を有するものである。
この発明によれば、関係担当者と接続された受付担当者が呼を開放したときに、受付端末との接続が当該関係担当者の端末に転送されるので、関係担当者は受付担当者に代わって来客者とテレビ電話により直接対話して来客対応することができる。
【００１９】
この発明のテレビ電話受付システムは、前記来客受入確認手段は、前記受付担当者端末からの委任指令を前記接続された関係担当者端末に送信して受付担当者端末の役割を引き継がせる委任機能を有するものである。
この発明によれば、受付担当者端末から関係担当者の端末に対して委任指令を送ることにより関係担当者の端末に受付担当者端末の役割を引き継がせることができるので、受付担当者は来客者の用件によっては関係担当者に受付業務を委任し、自らは他の来客者への対応等を行うことが可能となる。また、受付業務を委任された関係担当者は、受付端末との接続を復帰して来客者とテレビ電話面談を行い、必要に応じて新たな関係担当者を検索して受入確認を行ったり、受付業務を新たな関係担当者に委任したりすることができる。
【００２０】
この発明のテレビ電話受付システムは、来客に対応する関係担当者、関係担当者の端末情報、関係担当者が対応する用件情報を含む関係担当者情報が設定される関係担当者テーブルを備え、複数の端末間でテレビ会議を行う機能を提供するテレビ会議サーバを備え、前記受付担当者端末から来客者の用件情報を取得する機能と、前記取得された用件情報から前記関係担当者テーブルを参照して来客者の用件に関係する関係担当者を検索する機能と、前記検索された関係担当者の情報を前記受付担当者端末に表示する機能と、前記受付端末との接続を保留する機能と、前記テレビ会議サーバに来客対応協議テレビ会議を設定する機能と、前記受付担当者端末を前記設定された来客対応協議テレビ会議に接続する機能と、前記受付担当者端末に表示された関係担当者から選択された関係担当者端末に対して前記設定された来客対応協議テレビ会議への接続を要請する機能と、前記接続の要請に応答した関係担当者端末を前記設定された来客対応協議テレビ会議に接続させる機能とを有し、受付担当者が来客者の用件に関係する複数の関係担当者とテレビ会議により来客の受入を協議できるようにした来客受入確認手段を備えたものである。
この発明によれば、あらかじめ関係担当者テーブルに来客に対応する関係担当者を対応する用件情報とともに登録しておくことにより、受付担当者が来客者から聴取した用件情報を入力することで来客者の用件に関係のある関係担当者が検索されて受付担当者端末に表示され、受付担当者が表示された関係担当者から特定の関係担当者を選択することでテレビ会議サーバに来客対応協議テレビ会議が設定され、受付担当者端末と呼出を受入れた関係担当者の端末が当該来客対応協議テレビ会議に接続されるので、複数の関係担当者が選択された場合でも、受付担当者は来客への対応を各関係担当者と個別に調整する必要がなく、テレビ会議により来客者の用件に関係のある複数の関係担当者と一度に協議できる。これにより、面会予約されていない不意の来客に対しても来客者を長時間待たせることなく迅速に対応でき、受付担当者の負担も軽減される。
【００２１】
この発明のテレビ電話受付システムは、前記来客受入確認手段は、前記受付端末に対して前記設定された来客対応協議テレビ会議への接続を要請する機能を有し、前記テレビ会議サーバは、前記設定された来客対応協議テレビ会議に接続された前記受付端末の映像を前記設定された来客対応協議テレビ会議に接続されている受付担当者端末および関係担当者端末に送信する機能を有するものである。
この発明によれば、受付端末からの来客者の映像が来客対応協議テレビ会議に接続されている各端末に表示されるので、受付担当者および関係担当者は来客者の映像を常時確認しながら来客対応協議を行うことができ、来客者の動向に対して適切に対応できる。
尚、この場合、受付端末には受付対応協議テレビ会議の映像は送信されず、受付担当者端末の映像や関係担当者端末の映像は表示されないものとしたが、受付担当者端末からの指令により、受付端末に対して受付対応協議テレビ会議の映像を送信できるようにして、来客者と受付担当者と関係担当者とが一堂に会したテレビ会議を行える機能を設けてもよい。これにより、複雑な用件に対してより迅速に対応することが可能となる。
【００２２】
この発明のテレビ電話受付システムは、前記来客受入確認手段は、前記受付担当者端末からの委任指令を前記テレビ会議サーバに接続している関係担当者端末のうち選択された関係担当者端末に送信して受付担当者端末の役割を引き継がせる委任機能を有するものである。
この発明によれば、受付担当者端末から来客対応協議テレビ会議に接続している特定の関係担当者端末を選択して委任指令を送ることにより、関係担当者端末に受付担当者端末の役割を引き継がせることができるので、受付担当者は受付対応協議テレビ会議の結果に基づいて特定の関係担当者に受付業務を委任し、自らは他の来客者への対応等を行うことが可能となる。また、受付業務を委任された関係担当者は、受付端末との接続を復帰して、来客者とテレビ電話面談を行い、必要に応じて新たな関係担当者を検索して受入確認を行ったり、来客対応協議テレビ会議を設定して来客への対応を新たなメンバーで協議したり、受付業務を新たな関係担当者に委任したりすることができる。
【００２３】
この発明のテレビ電話受付対応ゲートキーパは、来客を検知する来客検知センサを備え、テレビ電話機能を有する受付端末を無人の受付に設置し、前記来客検知センサが来客を検知したときに、前記受付端末をテレビ電話機能を有する担当者端末と接続し、来客の受付をテレビ電話により遠隔で行えるようにしたテレビ電話受付システムに使用されるテレビ電話受付対応ゲートキーパであって、来客に対応する担当者の端末情報を複数登録可能な受付担当者テーブルを備え、担当者端末からの要求により、来客を受付可能な担当者の端末情報を前記受付担当テーブルに設定する機能を有する受付可能端末設定手段と、受付端末から来客検知センサが来客を検知したことに伴って受付担当者のアドレス照会を受けたときに、前記受付担当者テーブルを参照して来客を受付可能な担当者の端末を一斉呼出する機能を有する一斉呼出手段と、前記一斉呼出された端末のうち最先に応答した端末を受付担当者端末としてその端末アドレスを前記アドレス照会を受けた受付端末に通知する機能を有する受付担当者端末アドレス通知手段とを備えたものである。
この発明によれば、受付担当者テーブルに来客に対応する担当者の端末情報が登録され、受付端末から来客センサが来客を検知したことに伴って受付担当者のアドレス照会を受けたときに、受付担当者テーブルを参照して自動的に受付担当者の端末が呼出され、応答した受付担当者の端末アドレスが受付端末に通知されるので、受付端末が通知された端末アドレスと自動接続することで、来客者は自ら何らの操作を行うことなく受付担当者とテレビ電話により面談でき、受付担当者は来客者の用件に応じて適切な受付処理を遠隔で行うことができる。これにより、受付には専門の受付係を常駐させる必要がなくなり、経費節減を図ることができる。
また、受付担当者テーブルには来客に対応する担当者の端末情報を複数登録でき、受付可能端末設定手段により来客に対して受付可能な担当者の端末情報が設定され、一斉呼出手段により受付端末から来客センサが来客を検知したことに伴って受付担当者のアドレス照会を受けたときに受付可能な担当者の端末が一斉呼出され、受付担当者端末アドレス通知手段により一斉呼出された端末のうち最先に応答した端末の端末アドレスが照会を受けた受付端末に通知されるので、受付端末が通知された端末アドレスと自動接続することで、来客に対して極めて迅速に対応することができ、予定した受付担当者が不在の場合でも、来客者に対して長時間待たせたり、他の担当者を呼出す操作を強要することが抑制される。
【００２４】
この発明のテレビ電話受付対応ゲートキーパは、前記受付可能端末設定手段は、来客に対応する担当者の受付優先度を前記受付担当者テーブルに設定する機能を有し、前記一斉呼出手段は、前記来客センサが来客を検知したときに、前記受付担当者テーブルを参照して受付端末からの呼出を受付可能な担当者のうち、受付優先度が高い方から順に、同一の受付優先度が設定された担当者の端末を一斉呼出し、所定時間内に呼出されたいずれの端末からも応答がない場合に、次の受付優先度が設定されている担当者の端末を一斉呼出する機能を有するものである。
この発明によれば、受付担当者テーブルに登録されている各担当者には受付優先度を設定することができ、一斉呼出手段において受付担当者テーブルに設定されている受付優先度の高い受付担当者から順に一斉呼出され、最先に応答した端末のアドレスが通知されるので、受付端末が通知された端末アドレスと接続することで、設定されている受付優先度に基づいて最適な受付担当者を優先して受付対応させることができる。例えば、本来の受付担当者の受付優先度を最上位に設定し、本来の受付担当者が不在の場合に代わって受付を行う担当者の受付優先度を下位に設定することで、本来の受付担当者が不在であったり、他の来客に対応中の場合に、設定された受付優先度に応じて代わりの担当者に受付対応させることができる。また、例えば受付優先度を順次入れ替えることにより受付担当部署をローテーションしたり、業務状況に応じて受付優先度を再設定することによりその時点で最適な受付担当者を優先して受付対応させることができる。
【００２５】
この発明のテレビ電話受付対応ゲートキーパは、前記受付可能端末設定手段は、担当者端末からの要求により前記受付担当者テーブルに担当者の在席状況を設定する機能を有し、前記一斉呼出手段は、前記受付担当者テーブルに設定されている担当者の在席状況を参照して現時点で在席している担当者の端末のみを一斉呼出する機能を有するものである。
この発明によれば、受付担当者テーブルに担当者の在席状況を設定でき、来客センサが来客を検知したときに在席している担当者の端末のみを呼出すので、無駄な呼出を抑制できる。また、同一の受付優先度が設定されている担当者が全員不在の場合には、その受付優先度が設定されている担当者端末の呼出を省略できるので、来客に対してより迅速に対応できる。
【００２６】
この発明のテレビ電話受付対応ゲートキーパは、前記受付可能端末設定手段は、来客に対応する担当者が携帯端末の呼出を受付ける場合に携帯端末情報を前記受付担当者テーブルに設定する機能を有し、前記一斉呼出手段は、前記一斉呼出に対していずれの担当者端末からも応答がない場合であって、前記受付担当者テーブルに携帯端末の呼出を受付ける担当者が設定されている場合に、該当する担当者の携帯端末を一斉呼出する機能を有し、前記受付担当者端末アドレス通知手段は、前記一斉呼出された携帯端末のうち最先に応答した携帯端末の端末アドレスを前記アドレス照会を受けた受付端末に通知する機能を有するものである。
この発明によれば、受付担当者テーブルに携帯端末の情報を設定することができ、一斉呼出に対していずれの担当者端末からも応答がない場合に、携帯端末の呼出を受付ける担当者の携帯端末が一斉呼出され、最先に応答した携帯端末の端末アドレスが通知されるので、受付端末が通知された端末アドレスと接続することで受付担当者の携帯端末と接続され、すべての受付担当者が席を外した場合でも携帯端末を所持している受付担当者がいる限り受付対応することができ、来客者を長時間待たせることが抑制される。
【００２７】
この発明のテレビ電話受付対応ゲートキーパは、来客の日時、来客者、応接する応接担当者、応接担当者を呼出すための端末情報を含む面会予約情報が設定される面会予約テーブルを備え、受付担当者端末から応接担当者の照会を受けたときに、前記面会予約テーブルより前記来客センサが来客を検知した時刻から一定時間内の面会予約情報を取得して通知する機能と、受付担当者端末から前記通知された面会予約情報に基づいて特定の応接担当者のアドレス照会を受けたときに、当該応接担当者の端末アドレスを通知する機能とを有し、前記通知を受けた受付担当者端末から通知された端末アドレスを呼出して接続することで、受付担当者が面会予約された応接担当者に対して来客の応接確認を行えるようにしたものである。
この発明によれば、あらかじめ面会予約テーブルに面会予約情報を登録しておくことで、受付担当者端末からの応接担当者の照会に対して来客センサが来客を検知した時刻から一定時間内の面会予約情報が通知され、受付担当者が通知された面会予約情報に基づいて来客者に対応予定の応接担当者を選択してアドレス照会を行うことで当該応接担当者の端末アドレスが通知されるので、受付担当者端末から通知された端末アドレスを呼出して接続することで、受付担当者は来客者に対応予定の応接担当者に対して迅速に来客の応接確認を行うことができ、受付担当者の負担も軽減される。
【００２８】
この発明のテレビ電話受付対応ゲートキーパは、来客の日時、来客者、応接する応接担当者、応接担当者を呼出すための端末情報を含む面会予約情報が設定される面会予約テーブルを備え、受付担当者端末から応接担当者の照会を受けたときに、前記面会予約テーブルより前記来客センサが来客を検知した時刻から一定時間内の面会予約情報を取得して通知する機能と、受付担当者端末から前記通知された面会予約情報に基づいて特定の応接担当者の応接確認要求を受けたときに、当該応接担当者端末に応接通知を送信する機能とを有し、前記応接通知を受けた応接担当者端末から受付担当者端末に対して応接確認を通知することで、受付担当者が面会予約された応接担当者に対して来客の応接確認を行えるようにしたものである。
この発明によれば、あらかじめ面会予約テーブルに面会予約情報を登録しておくことで、受付担当者端末からの応接担当者の照会に対して来客センサが来客を検知した時刻から一定時間内の面会予約情報が通知され、受付担当者が通知された面会予約情報に基づいて来客者に対応予定の応接担当者を選択して応接確認を行うことで応接担当者端末に応接通知が送信されるので、応接通知が受信された応接担当者端末から受付担当者端末に対して応接確認を通知することで、受付担当者は来客者に対応予定の応接担当者に対して、テレビ電話接続を行って口頭確認することなく迅速に来客の応接確認を行うことができ、受付担当者の負担も軽減される。
【００２９】
この発明のテレビ電話受付対応ゲートキーパは、来客に対応する関係担当者、関係担当者の端末情報、関係担当者が対応する用件情報を含む関係担当者情報が設定される関係担当者テーブルを備え、前記受付担当者端末から来客者の用件情報を指定して関係担当者の照会を受けたときに、前記関係担当者テーブルを参照して来客者の用件に関係する関係担当者を検索する機能と、前記検索された関係担当者の情報を前記受付担当者端末に通知する機能と、受付担当者端末から前記通知された関係担当者の情報に基づいて特定の関係担当者のアドレス照会を受けたときに、当該関係担当者の端末アドレスを通知する機能とを有し、前記通知を受けた受付担当者端末から通知された端末アドレスを呼出して接続することで、受付担当者が来客者の用件に関係する関係担当者に対して来客の受入確認を行えるようにしたものである。
この発明によれば、あらかじめ関係担当者テーブルに来客に対応する関係担当者を対応する用件情報とともに登録しておくことにより、受付担当者端末から来客者から聴取した用件情報を指定して関係担当者の照会を受けたときに当該来客者の用件に関係のある関係担当者が検索されて関係担当者情報が通知され、受付担当者端末から当該通知された関係担当者情報に基づいて特定の関係担当者のアドレス照会を受けたときに当該関係担当者の端末アドレスが通知されるので、受付担当者端末から通知された端末アドレスを呼出して接続することで、受付担当者は来客者の用件に関係のある関係担当者に対して来客の受入確認を迅速に行うことができ、受付担当者の負担も軽減される。
【００３０】
この発明のテレビ電話受付対応ゲートキーパは、前記受付担当者端末からの要求により前記受付担当者と接続されている受付端末の用件映像を録画する機能と、前記関係担当者端末からの要求により前記録画された用件映像を当該関係者端末に配信する機能とを有するものである。
この発明によれば、受付担当者は受付けた来客者の用件映像を録画でき、関係担当者は録画された用件映像の配信を受けて内容を確認できるので、受付担当者は関係担当者に対して来客者の用件を口頭で伝言する必要がなく、迅速かつ正確に伝達できる。また、関係担当者は来客者の用件を事前に確認できるので、来客を受入れるか否かを適切に判断でき、来客を受入れたときに来客者に用件を繰返し説明させることにより不快感を与えることを回避できる。
【００３１】
この発明のテレビ電話受付対応ゲートキーパは、来客に対応する関係担当者、関係担当者の端末情報、関係担当者が対応する用件情報を含む関係担当者情報が設定される関係担当者テーブルを備え、前記受付担当者端末から来客者の用件情報を指定して関係担当者の照会を受けたときに、前記関係担当者テーブルを参照して来客者の用件に関係する関係担当者を検索する機能と、前記検索された関係担当者情報を前記受付担当者端末に通知する機能と、前記受付担当者端末から前記通知された関係担当者情報に基づいて特定の関係担当者のアドレス照会を受けたときに、複数の端末間でテレビ会議を行う機能を提供するテレビ会議サーバに対して来客対応協議テレビ会議の設定を要求して接続ＩＤを取得する機能と、前記受付担当者端末および前記指定された関係担当者端末に対して前記取得された接続ＩＤを通知して前記テレビ会議サーバへの接続を要求する機能とを有し、前記接続要求を受けた受付担当者端末と関係担当者端末から前記通知された接続ＩＤを用いて前記テレビ会議サーバに接続することで、受付担当者が来客者の用件に関係する複数の関係担当者とテレビ会議により来客の受入を協議できるようにしたものである。
この発明によれば、あらかじめ関係担当者テーブルに来客に対応する関係担当者を対応する用件情報とともに登録しておくことにより、受付担当者端末から来客者から聴取した用件情報を指定して関係担当者の照会を受けたときに当該来客者の用件に関係のある関係担当者が検索されて関係担当者情報が通知され、受付担当者端末から当該通知された関係担当者情報に基づいて特定の関係担当者のアドレス照会を受けたときに、テレビ会議サーバに来客対応協議テレビ会議が設定されて接続ＩＤが取得され、受付担当者端末と指定された関係担当者端末に対して当該取得された接続ＩＤが通知されてテレビ会議サーバへの接続が要求されるので、接続が要求された受付担当者端末と関係担当者端末から通知された接続ＩＤを用いてテレビ会議サーバに接続することで来客対応協議テレビ会議が自動的に開始され、複数の関係担当者が選択された場合でも、受付担当者は来客への対応を各関係担当者と個別に調整する必要がなく、テレビ会議により来客者の用件に関係のある複数の担当者と一度に協議できる。これにより、面会予約されていない不意の来客に対しても来客者を長時間待たせることなく迅速に対応でき、受付担当者の負担も軽減される。
【発明の効果】
【００３２】
本願発明によれば、来客者に特別な操作を強要することなくテレビ電話による遠隔受付サービスを提供でき、予定した受付担当者が対応できない場合でも来客者を長時間待たせることなく迅速に受付サービスを提供できるという効果がある。
【００３３】
この発明の上述の目的，その他の目的，特徴および利点は、図面を参照して行う以下の発明を実施するための最良の形態の説明から一層明らかとなろう。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３４】
図１にこの発明の一実施形態にかかるテレビ電話受付システムのシステム構成図を示す。図のように、この発明のテレビ電話受付システムは、受付端末１０、担当者端末２１，２２，２３，・・・、受付サーバ３０、テレビ会議サーバ４０、広域通信回線７０と接続するためのルータ６０とがＬＡＮ５０を介して接続されている。
【００３５】
受付端末１０は、無人の受付に設置されるテレビ電話端末であり、いずれかの担当者端末と接続され、テレビ電話により遠隔で来客者の受付が行われる。
受付端末１０には、テレビ電話機能を含む端末機能を提供するセットトップボックス１０ａが備えられ、来客者の映像を取得するテレビカメラ１０ｂ、来客者の音声を取得するマイクロフォン１０ｃ、接続先からの映像を表示するモニタテレビ１０ｄ、接続先からの音声を出力するスピーカ１０ｅが接続されている。
尚、受付端末１０は、ここではセットトップボックスタイプのテレビ電話端末を用いたが、後述のように汎用のパソコンにテレビ電話アプリケーションをインストールしたものでもよい。
また、受付端末１０には、無人の受付に来客があったことを検知する来客検知センサ１０ｓが備えられ、来客センサ１０ｓが来客を検知したときにセットトップボックス１０ａを介して受付サーバ３０に来客が通知される。来客センサ１０ｓは、ここでは赤外線式の侵入検知センサを用いた例を示しているが、所定のエリア内に人間が入ったことを検知できる限りどのようなセンサでもよい。例えば、受付端末１０の前の床にマット式のセンサを設けてもよく、受付の入口を通過する人を検知するセンサを設けてもよい。
尚、図１では受付端末は１台しか図示していないが、同時に複数の担当者が受付対応する場合には、複数の受付端末が設置される。
【００３６】
担当者端末２１，２２，２３，・・・は、会社等の各部署の担当者デスク等に設置されるテレビ電話端末であり、来客の受付を担当する受付担当者は、来客センサ１０ｓが来客を検知したときに受付サーバ３０を介して呼出を受け、最先に応答した担当者端末が受付端末１０と接続され、テレビ電話により遠隔で来客の受付を行うことができる。図において、ａはパソコン、ｂはキーボード，ｃはマウス、ｄはモニタテレビ、ｅはテレビカメラ、ｆはヘッドセットである。ここでは、担当者端末２１，２２，２３，・・・は担当者が日常業務で使用するパソコンを受付対応に兼用することを想定し、ブラウザがインストールされたパソコンａに、テレビカメラｅ、ヘッドセットｆを接続し、テレビ電話アプリケーションをインストールすることによってテレビ電話に対応できるようにしたものを用いている。尚、担当者端末についても、汎用のパソコンを使用せず、受付端末１０と同様のセットトップボックスを用いたテレビ電話端末を用いてもよいことは言うまでもない。
【００３７】
受付サーバ３０は、受付端末１０から来客センサ１０ｓが来客を検知した旨の通知を受け、受付を担当する受付担当者の端末を呼出し、応答した受付担当者の端末を受付端末と接続させる機能を有するものである。
受付サーバ３０には、受付に必要なデータが登録される受付データベース３２が備えられ、来客を受付る複数の受付担当者の端末情報が登録される受付担当者テーブル３２ａ、面会の予約を受けた来客者の情報とその来客者を応接する応接担当者の情報が登録される面会予約テーブル３２ｂ、面会の予約を受けていない来客者に対応する関係担当者の情報が来客者の用件に対応して登録される関係担当者テーブル３２ｃ、来客者を受入れる応接室の予約情報が登録される応接室予約テーブル３２ｄ、受付担当者が受付端末と接続して来客者とテレビ電話により面談した際の用件映像が記録される用件映像データベース３２ｅが設けられている。
【００３８】
受付サーバ３０は、担当者端末から来客を受付可能な担当者端末を受付担当者端末に設定する受付可能端末設定手段３０ａと、受付端末から来客センサ１０ｓが来客を検知した旨の通知を受けたときに、受付担当者テーブル３２ａを参照して受付可能な担当者端末を検索して一斉呼出する一斉呼出手段３２ｂ、一斉呼出された担当者端末のうち最先に応答した担当者端末を受付担当者端末として受付端末１０と接続させる受付担当者端末接続手段３２ｃと、受付担当者が来客者とテレビ電話により面談して面会が予約されていることが確認された場合に、面会予約テーブル３２ｂを参照して該当する応接担当者を選択し、受付担当者端末を当該選択された応接担当者の端末と接続させ、応接担当者に来客の応接を確認できるようにしたり、応接担当者の端末に応接通知を送信して、当該応接担当者の端末から応接確認通知が受信されたことを受付担当者端末に表示することにより、応接担当者に来客の応接確認を行う来客応接確認手段３０ｄと、受付担当者が来客者とテレビ電話により面談して面会が予約されていないことが確認された場合に、来客者の用件を確認し、関係担当者テーブル３２ｃを参照して来客者の用件に関係する関係担当者を検索して特定の関係担当者を選択し、受付担当者端末を当該選択された関係担当者端末と接続させて来客の受入を確認する来客受入確認手段３０ｅとを備える。
【００３９】
テレビ会議サーバ４０は、多地点のテレビ電話端末を接続してテレビ会議サービスを提供するＭＣＵ（多地点接続装置）である。
ここでは、受付担当者が来客者の用件に関係する関係担当者を複数指名した場合に、来客の対応を協議するテレビ会議が自動設定され、受付担当者と複数の関係担当者が設定された来客対応協議テレビ会議に接続され、受付担当者が複数の関係担当者とテレビ会議によって一度に協議して受付中の来客者の対応を決定することができる。
【００４０】
ＬＡＮ５０は、ルータ６０を介してインターネットやＷＡＮ等の広域通信回線７０と接続されており、例えば社外にいる担当者が外部端末８０を用いて、受付担当者や関係担当者等として来客に対応することが可能である。
また、更に、広域通信回線７０は公衆電話網９０と接続され、携帯基地局９２を介して携帯端末９４と接続できるので、担当者は担当者端末から席を外している場合でも、携帯端末９４を用いて、受付担当者や関係担当者等として来客に対応することができる。
【００４１】
受付サーバ３０は、担当者が受付サービスを行う際にログインするＷｅｂサーバを備えており、担当者端末２１，２２，２３，・・・または外部端末８０、携帯端末９４から受付サーバの所定のＵＲＬにログインすることで受付サービスを提供できる。
【００４２】
担当者が自己の端末から受付サーバの所定のＵＲＬにログインすると、図２に示すような担当者メニュー画面が提示される。尚、受付サーバへのログインは、あらかじめ登録された各担当者のＩＤとパスワードを用いて行われるが、詳細は省略する。
図２の「受付担当者テーブル登録・確認」ボタンは、受付担当者の設定登録や登録変更を行うものであり、このボタンを選択すると図３に示すように受付担当者テーブルに現在登録されている内容が表示される。
受付担当者テーブルには、受付担当者の名前・所属・電話番号・メールアドレス、受付担当者が使用する担当者端末の端末アドレス、来客があったときに受付担当者を呼出す優先度を指定する受付優先度、受付担当者が担当者端末の備えられたデスクに在席しているか否かが設定される在席状況、受付担当者が不在時に携帯端末の呼出を受付るか否かと携帯端末の番号などが登録される。
ここで、受付優先度は、会社等における受付担当の職務分担に応じて自由に設定することができる。例えば、正規の受付担当者の受付優先度を最上位の１とし、正規の受付担当者が不在の場合に受付対応する担当者の受付優先度を職務内容に基づいて２以上の適切な値を設定する。これにより来客者に対して受付担当者の業務状況に応じてその時点で最も適切な担当者に受付対応させることができる。また、正規の受付担当者の中でも受付優先度に差をつけることができ、例えば曜日によって誰を優先するかを変更するような使い方もできる。
新規に受付担当者を登録する場合は、「新規」の欄に登録する受付担当者の情報を設定して「登録」ボタンを選択することで、設定内容が受付担当者テーブルに登録される。尚、受付担当者の新規登録は原則として、当該登録する受付担当者の担当者端末から行われ、端末アドレスには新規登録を受付けた担当者端末の端末アドレスが自動設定される。
受付担当者テーブルの登録内容を変更する場合は、受付担当者情報を変更する内容に書換えて「登録」ボタンを選択することで、受付担当者テーブルが書換えられる。また、特定の受付担当者の登録を取消す場合は、当該受付担当者の登録行を選択して「取消」ボタンを選択することで、受付担当者テーブルから当該受付担当者が抹消される。尚、特定の受付担当者を一時的に受付対応させないようにする場合は、受付担当者テーブルから抹消せず、受付優先度を０として来客時の呼出の対象から除外させるようにしてもよい。
受付担当者が自己の担当者端末から席を外す際は「在席状況」を「不在」に変更して「登録」ボタンを選択し、席の戻ったときは「在」に変更して「登録」ボタンを選択する。また、受付担当者が自己の担当者端末から席を外す際に、「携帯呼出」を可にして携帯端末の番号を設定して「登録」ボタンを選択することで、移動中や外出中でも受付対応することができる。
【００４３】
図２の「面会予約テーブル登録・確認」ボタンは、面会予約があったときにその内容を登録したり、面会予約内容に変更があったときに登録変更するものであり、このボタンを選択すると図４に示すように面会予約テーブルに現在設定されている内容が表示される。
面会予約テーブルには、面会の開始予定時刻と終了予定時刻が設定される面会予定時刻、来客者の名前・所属・連絡先電話番号、来客に対応する応接担当者の名前・所属、応接担当者が使用する担当者端末の端末アドレス、来客に使用する応接室、応接担当者への来客通知を携帯端末にすることを希望するか否かと携帯端末の番号、応接担当者から受付担当者への伝言メッセージなどが、日付別に登録される。
新規に面会予約を登録する場合には、面会予約の日を指定し、「新規」の欄に登録する面会予約情報を設定して「登録」ボタンを選択することで、設定内容が面会予約テーブルに登録される。尚、面会予約の新規登録は原則として、当該面会者を応接する応接担当者の担当者端末から行われ、端末アドレスには新規登録を受付けた担当者端末の端末アドレスが自動設定される。尚、応接室は「予約」ボタンを選択することで、後述の応接室予約テーブルが表示され、空いている応接室を選択して登録することで、予約された応接室が自動設定される。
面会予約テーブルの登録内容を変更する場合は、対象とする面会予約の日を指定して該当日の面会予約テーブルを表示させ、対象とする面会予約情報を変更する内容に書換えて「登録」ボタンを選択することで、面会予約テーブルの登録内容が書換えられる。また、特定の面会予約情報を取消す場合は、対象とする面会予約の日を指定して該当日の面会予約テーブルを表示させ、対象とする面会予約情報の登録行を選択して「取消」ボタンを選択することで、面会予約テーブルから対象とする面会予約情報が抹消される。
尚、受付担当者によって面会予約テーブルに登録された来客が確認されたときは、後述のように受付担当者の端末から登録されている応接担当者の端末に対して応接確認をすることができる。また、応接担当者が席を外す際に携帯端末への通知希望を「有」にして携帯端末の端末番号を登録しておくことで、移動中であっても来客通知を受けて応接確認することができる。
【００４４】
図２の「関係担当者テーブル登録・確認」ボタンは、関係担当者の設定登録や登録変更を行うものであり、このボタンを選択すると図５に示すように関係担当者テーブルに現在登録されている内容が表示される。
関係担当者テーブルには、関係担当者の名前・所属・電話番号、関係担当者が使用する担当者端末の端末アドレス、関係担当者が来客に対応する対応用件・対応分野、関係担当者が担当者端末の備えられたデスクに在席しているか否かが設定される在席状況、関係担当者が不在時に携帯端末の呼出を受付るか否かと携帯端末の番号などが登録される。
対応用件は、例えば、商談・クレーム・納品・技術問合せ・情報提供・宣伝・人事採用等のあらかじめ定めた項目から選択できる。また、対応分野とは、例えば、担当する商品区分や設計・製造・試験・管理・総務・人事等の部門区分等のあらかじめ定めた項目から選択でき、その他を選ぶことで任意の項目を登録することもできる。尚、対応用件、対応分野は、ここではいずれか一つを選択する場合を例示したが、複数の項目を選択できるようにしてもよいことは言うまでもない。
新規に関係担当者を登録する場合は、「新規」の欄に登録する関係担当者の情報を設定して「登録」ボタンを選択することで、設定内容が関係担当者テーブルに登録される。尚、関係担当者の新規登録は原則として、当該登録する関係担当者の担当者端末から行われ、端末アドレスには新規登録を受付けた担当者端末の端末アドレスが自動設定される。
関係担当者テーブルの登録内容を変更する場合は、関係担当者情報を変更する内容に書換えて「登録」ボタンを選択することで、関係担当者テーブルが書換えられる。また、特定の関係担当者の登録を取消す場合は、当該関係担当者の登録行を選択して「取消」ボタンを選択することで、関係担当者テーブルから当該関係担当者が抹消される。
関係担当者が自己の担当者端末から席を外す際は「在席状況」を「不在」に変更して「登録」ボタンを選択し、席の戻ったときは「在」に変更して「登録」ボタンを選択する。また、関係担当者が自己の担当者端末から席を外す際に、「携帯呼出」を可にして携帯端末の番号を設定して「登録」ボタンを選択することで、移動中や外出中でも来客に対応することができる。
【００４５】
図２の「応接室予約テーブル登録・確認」ボタンは、応接室の予約状況を確認したり、面会予約されていない来客者を受入れる際に応接室の利用を登録するものであり、このボタンを選択すると図６に示すように応接室予約テーブルに現在登録されている内容が表示される。
応接室予約テーブルには、日付別に、利用する時間帯と部屋番号に対応するマスに、応接担当者の名前と所属が登録される。
新規に応接室を予約する場合は、利用する日付を指定して、利用する時間帯と部屋番号から対応するマスを選択することで、指定された時間帯の指定された部屋番号の応接室に、当該予約した応接担当者の名前と所属が設定され、「登録」ボタンを選択することで、応接室の予約情報が応接室予約テーブルに登録される。尚、ここでは、来客を応接する応接担当者が自己の担当者端末から応接室を予約するものとして説明したが、他の担当者が応接室を予約することも可能であり、その場合には予約した担当者がマス内に応接担当者の名前と所属を入力するようにしてもよい。また、前述のように、応接担当者は面会予約時に応接室の「予約」ボタンを選択することで、応接室予約テーブルが表示されて、応接室の予約を行うことができるが、その場合に面会予約テーブルとの関係を示すコード情報を応接室予約テーブルに登録するようにしてもよい。
応接室の予約を取消す場合は、該当する時間帯と部屋番号から対応するマスを選択して対象とする応接室予約の日を指定して「取消」ボタンを選択することで、応接室予約テーブルから当該予約が抹消される。
【００４６】
図２の「用件映像確認」ボタンは、受付担当者が録画した来客者の用件映像を再生して用件確認を行うためのものであり、このボタンを選択すると図７に示すように用件映像選択画面が表示される。用件映像選択画面には、日付と受付端末と受付番号を指定することで、用件映像データベースに記録されている用件映像のリストが表示される。ここで、複数の用件映像が表示されているのは、受付担当者が来客者に対して何度かに分けて用件を聴取して録画した場合や、後述のように特定の関係担当者に受付担当を委任したときに新たな受付担当者が改めて用件を聴取して録画する場合があるからである。
表示されているリストから特定の用件映像を選択して「再生」ボタンを選択することで、担当者端末に再生画面が表示され、選択された用件映像が再生される（図示省略）。尚、再生画面はスライドバーにより再生ポイントを自由に変更できるので、不要な映像を飛ばして必要な映像を迅速に再生できる。
記録されている用件映像が不要である場合には、表示されているリストから特定の用件映像を選択して「消去」ボタンを選択することで当該用件映像が用件映像データベースから消去される。
また、受付担当者は、必要に応じて来客者の名前・所属を後から追記したり、備考欄に簡単なコメントを入力して「登録」ボタンを選択することで、入力された内容が用件映像データベースに登録される。
尚、用件映像選択画面においては、日付や受付番号を指定して用件映像を再生できるので、過去に記録された用件映像を確認することもできるが、「用件映像確認」ボタンが選択されたときには、当日の最新の受付番号がデフォルトで選択されており、「再生」ボタンを選択するだけで現在受付中の来客者の用件映像を確認することができる。
【００４７】
図２の「受付担当処理」ボタンは、来客センサによる自動呼出ではなく、例えば一般の電話等で来客の受付を要請された場合等に、担当者が自己の端末から受付端末に接続して受付対応を行うためのものであり、このボタンが選択されると後述の受付担当処理が起動される。
【００４８】
図８に、受付端末において実行される受付端末処理（Ｓ１００）を示す。
受付端末は、最初に、来客センサにより来客が検知されたら（Ｓ１０２）、図１２に示すようなウェルカムメッセージを画面に表示するとともに対応する音声メッセージを出力し（Ｓ１０４）、受付サーバに来客通知を送信する（Ｓ１０６）。これにより、受付サーバは、後述のように来客を受付可能な受付担当者のなかで最先に応答する受付担当者を検出し、その端末アドレスを受付端末に通知して受付担当者端末との接続を要請する。
受付端末は、受付担当者端末接続要請が受信されたら（Ｓ１０８）、通知された端末アドレスをテレビ電話によって呼出し（Ｓ１１０）、接続が確立されたら（Ｓ１１１）、テレビ電話画面を表示する（Ｓ１１２）。これにより、受付端末の映像が接続された受付担当者端末に表示され、音声が受付担当者端末のスピーカから出力される。尚、テレビ電話接続においては、通常は映像の画面表示とともに対応する音声が端末において出力されるので、以下の説明では音声の説明は省略する。
受付担当者端末において映像の送信が開始されると、受付端末に受付担当者の映像が表示され、来客者と受付担当者との間でテレビ電話による面談が可能となる。
尚、来客検知センサは、来客以外の不正侵入者を検知する可能性があるが、その場合には接続された受付担当者が受付端末の映像を見て適切に対応することができる。
受付担当者による受付対応が完了してテレビ電話接続が切断されたら（Ｓ１１４）、受付端末に表示されているテレビ電話画面を閉じ（Ｓ１１６）、最初に戻る。
一方、受付サーバは、来客通知に対して応答する受付担当者が検出されなかった場合には受付端末に対して不応答通知を送信する。受付端末は、受付サーバより不応答通知が受信されたら（Ｓ１２０）、図１３に示すような不応答メッセージを画面に表示するとともに対応する音声メッセージを出力し（Ｓ１２２）、最初に戻る。
尚、ここでは、いずれの受付担当者も不応答の場合には、来客者に対して、手元の電話から担当者を呼出すよう促すメッセージを出すものとしたが、「しばらくお待ち下さい」のメッセージを出して、いずれかの受付担当者が応答するまで待つようにしてもよい。
また、上記実施形態では、受付端末の処理は受付端末において実行されるものとして説明したが、受付サーバのＷｅｂサーバに受付端末処理を行うＷｅｂページを設け、受付端末をあらかじめ当該受付端末処理のＷｅｂページにログインさせて実行されるようにし、受付端末への来客通知やウェルカムメッセージ・不応答通知はＷｅｂ画面として表示させたり、インスタントメッセージングにより表示させるようにしてもよい。
【００４９】
図９に、受付サーバにおいて実行される受付処理（Ｓ２００）を示す。
受付サーバは、受付端末より来客通知が受信されたら（Ｓ２０２）、最初に受付担当者を検索する際の受付優先度を指定する検索優先度を最高の１に設定し（Ｓ２０４）、受付担当者テーブルより受付優先度が現在の検索優先度である受付担当者のうち在席状況が在席にセットされていて現在受付サービスを行っていない受付担当者を検索する（Ｓ２０６）。
該当する受付担当者があった場合は（Ｓ２０８）、該当する担当者端末に対して一斉に図１４に示すような受付呼出通知を送信する（Ｓ２１０）。これにより、一斉呼出された受付担当者の端末に受付呼出通知がポップアップ表示され、これに対して各受付担当者が担当者端末において「確認」ボタンを選択したら受付サーバに応答通知が送信され、「拒否」ボタンを選択したら受付サーバに拒否通知が送信される。
次に、呼出通知を送信した端末のいずれかから応答通知が受信されたら（Ｓ２１２）、最先に応答した端末の端末アドレスを受付端末に通知して受付担当者端末と接続するよう要請する（Ｓ２１４）。また、受付呼出通知を送信した端末のうち最先に応答した端末以外の端末に対して対応済通知を送信して（Ｓ２１６）、最初に戻る。
Ｓ２１２において、一定時間内に受付呼出通知を送信したいずれの端末からも応答通知が受信されない場合は（Ｓ２２０）、検索優先度を一つ下げ（すなわち１を加え）（Ｓ２２２）、すべての受付担当者テーブルの検索を終了するまでＳ２０６から繰返す。すべての受付担当者テーブルの検索が終了したら（Ｓ２２４）、受付端末に不応答通知を送信し（Ｓ２２６）、最初に戻る。
また、Ｓ２０８において、該当者がない場合もＳ２２２に行って次の検索優先度から繰り返す。
以上の処理により、来客センサにより来客が検知された受付端末は、受付サーバから通知された受付担当者の端末と接続することで、来客者は受付担当者テーブルに登録されている受付担当者のうち在席しているなかで最も高い受付優先度を有する受付担当者からテレビ電話による受付対応サービスを受けることができる。
尚、図９のフローにおいては省略したが、Ｓ２０８において、在席フラグがセットされていて現在受付サービスを行っていない受付担当者が存在しない場合であって、携帯端末の呼出を可としている受付担当者が存在する場合には、Ｓ２１０において、該当する受付担当者の携帯端末を一斉呼出し、Ｓ２１４において、最先に応答した携帯端末の端末アドレスを受付端末に通知して接続を要請することにより、受付端末と当該携帯端末を接続させる。この場合において、携帯端末の呼出可否の判断を受付優先度毎に行うのではなく、すべての受付優先度において在席フラグがセットされていて現在受付サービスを行っていない受付担当者が存在しない場合（すなわち、Ｓ２２４において検索終了と判断された場合）に、携帯端末への呼出を可としている受付担当者を検索して該当する受付担当者の携帯端末を一斉呼出するようにしてもよい。
【００５０】
図１０に、受付サーバにおいて実行される受付担当処理（Ｓ３００）を示す。これは、受付サーバにログインしている担当者端末に対して提供されるサービスであって、受付端末からの呼出に応答した受付担当者端末によって起動される処理である。
最初に、図１５に示すような受付担当画面を表示し（Ｓ３０２）、面会予約テーブルより、来客センサが来客を検知した時刻から一定時間内の面会予約情報を取得して表示する（Ｓ３０４）。尚、面会予約表は、面会予約テーブルより当日の面会予約情報を取得してスクロール表示し、来客通知を受信した時刻を最初の表示ポイントにセットすることで、来客センサが来客を検知した時刻から一定時間内の面会予約情報を表示するようにしてもよい。
受付担当画面には、右上に日付、接続されている受付端末が表示され、中央左に受付端末から送信される来客映像が表示され、中央右に面会予約表が表示される。
尚、受付担当画面には、来客映像と必要なボタンのみを表示し、面会予約表は受付担当者端末からの要求に応じて、ポップアップ表示するようにしてもよい。
受付担当画面には、受付端末と接続された直後からの来客映像が表示されるが、接続直後は受付担当者の映像は受付端末には送信されず、受付端末では「接続していますので、しばらくお待ち下さい」等のメッセージが表示される。
【００５１】
受付担当画面において、「送信開始」ボタンが選択されると（Ｓ３０６）、受付担当者端末からの映像送信を開始する（Ｓ３０８）。これにより、初めて受付担当者の映像が受付端末に表示されるので、受付担当者の応答準備が完了するまでの映像が受付端末に表示されることにより来客者に失礼な対応となることを防止できる。また、受付担当者はテレビ電話による面談を開始する前に来客者の動向を確認できるので、例えば不審者等が来訪した場合でも警備部門に接続を転送することなどにより適切に対応することができる。
また、映像送信の開始後に「送信停止」ボタンが選択されると（Ｓ３１０）、受付担当者端末からの映像送信を停止する（Ｓ３１２）。これにより、受付端末は保留画面状態となるので、受付担当者は来客者の用件に関係する関係担当者を探したり、他の担当者と相談したりすることができる。
【００５２】
映像送信が開始されたら、受付担当者はテレビ電話によって「いらっしゃいませ。面会のご予約を頂いておりますでしょうか？」と来客者に面会予約の有無と名前・所属を確認し、面会予約がある場合には面会予約表と照合する。
受付担当画面において、面会予約表の特定の面会予約情報が選択され、「応接通知」ボタンが選択されると（Ｓ３１４）、選択された面会予約情報に設定されている応接担当者端末に応接通知を送信する（Ｓ３１６）。これにより、当該応接担当者端末には、図１６に示すような応接通知がポップアップ表示され、面会予約された来客者が到着したことが告知される。応接担当者は、応接通知を確認したら「確認」ボタンを選択して、通知された応接室に出向く。応接担当者によって応接通知の「確認」ボタンが選択されると、受付担当者の端末に応接確認通知が送信され、受付担当者端末には図１７に示すような応接確認通知がポップアップ表示される。これにより、受付担当者は応接担当者が応接通知を確認したことがわかるので、来客者に対してテレビ電話により、例えば「只今、応接室にご案内致しますのでしばらくお待ち下さい」と伝えたうえで受付に出向いて来客者を応接室に案内するか、または、例えば「只今、担当者が参りますので、恐れ入りますが第Ｘ応接室にてお待ち下さい」と伝える。
このように、面会予約表に従って当該来客を応接する応接担当者の端末に自動的に応接通知が送信され、受付担当者は、応接担当者が応接通知を確認したことを画面で確認できるので、来客者を待たせることなく迅速に応接室に案内できる。
尚、図１０のフローでは省略したが、Ｓ３１６において、応接担当者が携帯端末への通知を希望している場合には、応接通知は登録されている携帯端末に対して送信される。これにより、応接担当者が自己の担当者端末から席を外している場合でも迅速に応接通知を伝達でき、来客に対して迅速に対応できる。
また、受付担当画面に表示されている面会予約表において、特定の応接担当者が選択されたときに、当該応接担当者の面会予約情報に伝言が登録されていた場合は、その伝言内容がポップアップ表示される。これにより、受付担当者は応接担当者が設定した伝言を見落とすことなく確実に把握することができる。
上記実施形態では、応接担当者端末への応接通知や受付担当者端末への応接確認通知は、ポップアップ表示により行うもおとしたが、固定画面内に表示されるようにしてもよいことはいうまでもない。また、迅速な応答が確保される限り、電子メールを用いて通知されるようにしてもよい。
【００５３】
また、受付担当画面には「応接担当者呼出」ボタンが設けられており、面会予約表の特定の面会予約情報が選択され、「応接担当者呼出」が選択されると（Ｓ３１８）、受付端末との接続を保留し、選択された応接担当者の端末を呼出す（Ｓ３２０）。これに対して応接担当者が応答すると、受付担当者端末と応接担当者端末とが接続され、受付担当者は当該来客を応接する予定の応接担当者とテレビ電話面談を行うことができる。これにより、応接担当者と直接テレビ電話面談して応接確認を行うことができ、応接担当者に対して何らかの伝言や相談をする必要が生じた場合にも対応することができる。
尚、ここで、受付担当者が「終了」ボタンを選択すると、後述のように受付端末との接続は応接担当者の端末に転送される（Ｓ３３４）。これにより、応接担当者は来客者と直接テレビ電話により対談できるので、何らかの不測の事態が発生した場合にその解決を図ることができる。
【００５４】
来客者が面会予約されていない場合には、受付担当者は、来客者から用件を聴取し、当該来客者に関係する関係担当者を検索して、来客の受入を要請する。また、前述のように、本実施形態では来客者の用件の関係担当者への伝達の便宜のために用件映像を録画する機能を有する。
受付担当画面において「用件録画開始」ボタンが選択されると（Ｓ３２２）、用件映像の録画を開始する（Ｓ３２４）。ここで、用件映像とは、受付端末から受信された来客者の映像・音声であるが、ここでは、来客者の発言が理解しやすいように、受付端末から受信された映像を親画面、受付担当者端末の映像を子画面として合成された映像・音声を録画する。尚、受付担当者端末の映像の合成は省略されてもよい。
また、受付担当画面において「用件録画停止」ボタンが選択されると（Ｓ３２６）、用件映像の録画を停止し、受付担当者端末から録画された映像を取得して用件映像データベースに記録する（Ｓ３２８）。この場合に、用件映像データベースには、取得された用件映像とともに、受付端末番号、受付番号、応対者の名前・所属・電話番号が設定される。また、来客者の名前・所属は、後述の関係担当者照会処理の用件情報入力において入力された内容が自動設定されるが、入力がない場合でも、前述の「用件映像確認」ボタンを選択して用件映像選択画面を表示し、これらの情報を入力して「登録」ボタンを選択することで後から設定することができる。
【００５５】
受付担当画面において「関係担当者照会」ボタンが選択されたら（Ｓ３３０）、次に述べる関係担当者照会処理を起動する（Ｓ３３２）。
図１１に、関係担当者照会処理（Ｓ４００）の処理フローを示す。
最初に、図１８に示すような用件情報入力画面をポップアップ表示し（Ｓ４０２）、受付担当者に用件情報を入力することを促す。受付担当者は、用件情報入力画面において、来客者の名前・所属を入力するとともに、来客者の用件を選択入力し、来客者が面会を希望する特定の部門・特定の担当者・特定の分野がある場合はそれらをそれぞれ希望部門・希望担当・希望分野において選択入力し、また備考欄には来客者から聴取した内容から簡単なキーワードを入力する。来客者の用件は、関係担当者テーブルの対応用件の設定項目と同じ項目から選択でき、いずれにも該当しないときは「その他」を選択して、用件内容を備考欄に入力する。
用件情報入力画面において「検索」ボタンが選択されると（Ｓ４０４）、入力された用件情報を取得して関係担当者テーブルから該当する関係担当者を検索し（Ｓ４０６）、検索された結果に基づいて図１９に示すような関係担当者検索結果画面をポップアップ表示する（Ｓ４０８）。検索は、選択入力された用件・希望部門・希望担当・希望分野、および備考欄に入力されたキーワードを関係担当者テーブルに設定されている用件情報と照合し、来客者の用件に関係のあると思われる何人かの関係担当者を抽出する。
【００５６】
受付担当者は、関係担当者検索結果画面に表示された関係担当者のリストを見て、当該来客者の用件に対して適切と思われる関係担当者を選択して呼出す。この場合に、特定の一人の関係担当者を選択して呼出してもよいが、複数の関係担当者を選択して呼出すことも可能であり、応答した複数の関係担当者と協議して来客者に対応する関係担当者を決定することもできる。
関係担当者検索結果画面において「呼出」ボタンが選択されると（Ｓ４１０）、選択された関係担当者の端末に対して「来客受入要請」を送信する（Ｓ４１２）。これにより、選択された関係担当者の端末には、図２０に示すような来客受入要請通知がポップアップ表示される。通知された関係担当者は、「用件映像確認」ボタンを選択することで、当該来客の用件映像を確認することができ、受入可能と判断した場合は「受入」ボタンを選択することで受付担当者端末に「来客受入通知」が送信され、受入不可と判断した場合は「拒否」ボタンを選択することで受付担当者端末に「来客受入拒否通知」が送信される（図示省略）。
【００５７】
一人の関係担当者のみから「来客受入通知」が受信された場合には（Ｓ４１４）、受付端末との接続を保留し、来客受入要請を受入れた関係担当者端末を呼出し（Ｓ４１６）、関係担当者との個別対話画面（図示省略）をポップアップ表示する（Ｓ４１８）。
受付担当者は、接続された関係担当者と協議し、関係担当者が来客を受入れる場合は、前述の応接室の予約を行い、関係担当者に予約した応接室を通知して、関係担当者端末との接続を終了する。
個別対話画面において「終了」ボタンが選択されると（Ｓ４２０）、関係担当者端末との接続を切断して受付端末との接続を復帰し（Ｓ４２２）、個別対話画面を閉じ（Ｓ４２４）、受付担当処理に戻る。受付担当者は、来客者に対してテレビ電話により、例えば「只今、応接室にご案内致しますのでしばらくお待ち下さい」と伝えたうえで受付に出向いて来客者を応接室に案内するか、または、例えば「只今、担当者が参りますので、恐れ入りますが応接室ＸＸにてお待ち下さい」と伝える。
また、個別対話画面において「受付委任」ボタンが選択されると（Ｓ４３０）、関係担当者端末に「受付担当指令」を送信して接続を切断し（Ｓ４３２）、個別対話画面を閉じ（Ｓ４２４）、受付担当処理に戻る。関係担当者端末は、「受付担当指令」を受信すると受付担当処理が起動され（図示省略）、元の受付担当者端末の受付担当画面において「終了」ボタンが選択されると（Ｓ３３４）、受付端末との接続が受付委任された関係担当者端末に転送される（Ｓ３３６）。これにより、受付担当者の受付処理は当該関係担当者に引き継がれる。
【００５８】
一方、複数の関係担当者から「来客受入通知」が受信された場合には（Ｓ４１４）、受付端末との接続を保留し、テレビ会議サーバ４０より来客対応協議テレビ会議のチェックインＩＤを取得してチェックインし（Ｓ４４０）、受入れた関係担当者端末に取得されたチェックインＩＤを通知してテレビ会議サーバ４０へのチェックインを要求し（Ｓ４４２）、図２１に示すような来客対応協議テレビ会議画面をポップアップ表示する（Ｓ４４４）。チェックインＩＤを通知された関係担当者端末は、来客対応協議テレビ会議画面をポップアップ表示し、通知されたチェックインＩＤによりテレビ会議サーバ４０にチェックインする（図示省略）。来客対応協議テレビ会議画面では、設定された来客対応協議テレビ会議にチェックインした受付担当者の映像と関係担当者の映像が表示され、受付担当者はテレビ会議により来客受入要請を受入れた複数の関係担当者と来客者への対応を協議することができる。協議の結果、来客を受入れる関係担当者が決定したら、受付担当者は前述と同様に応接室を予約し、関係担当者に予約した応接室を通知してテレビ会議サーバ４０よりチェックアウトする。
来客対応協議テレビ会議画面において「終了」ボタンが選択されると（Ｓ４４６）、テレビ会議サーバ４０よりチェックアウトし、受付端末との接続を復帰し（Ｓ４４８）、来客対応協議テレビ会議画面を閉じ（Ｓ４５０）、受付担当処理に戻る。受付担当者は、来客者に対してテレビ電話により、例えば「只今、応接室にご案内致しますのでしばらくお待ち下さい」と伝えたうえで受付に出向いて来客者を応接室に案内するか、または、例えば「只今、担当者が参りますので、恐れ入りますが応接室ＸＸにてお待ち下さい」と伝える。
来客対応協議テレビ会議画面において「受付委任」ボタンが選択されると（Ｓ４６０）、選択された関係担当者端末に「受付担当指令」を送信してテレビ会議サーバ４０よりチェックアウトし（Ｓ４６２）、来客対応協議テレビ会議画面を閉じる（Ｓ４５０）。関係担当者端末では、「受付担当指令」を受信すると受付担当処理が起動され（図示省略）、元の受付担当者端末の受付担当画面において「終了」ボタンが選択されると（Ｓ３３４）、受付端末との接続が受付委任された関係担当者端末に転送される（Ｓ３３６）。これにより、受付担当者による受付処理が当該関係担当者に引き継がれる。
【００５９】
上記実施形態では、来客受入要請に対して複数の関係担当者が受入れた場合にのみテレビ会議サーバによる来客対応協議テレビ会議を実施するものとして説明したが、受入れた関係担当者が一人の場合でもテレビ会議サーバによる来客対応協議テレビ会議を実施するようにしてもよい。
また、上記実施形態では、来客対応協議テレビ会議画面では受付担当者と来客対応要請を受入れた関係担当者の映像のみが表示されるが、受付担当者端末がテレビ会議サーバにチェックインしたときに、受付端末に対してもチェックインＩＤを通知して来客対応協議テレビ会議への接続を要請し、受付端末が通知されたチェックインＩＤによりテレビ会議サーバにチェックインしたときに、来客者の映像を来客対応協議テレビ会議に接続されている各端末に送信して表示させるようにしてもよい。これにより、来客対応協議中の受付担当者や関係担当者は、来客者の動向を常時モニタできるので、例えば来客者が苛立っていることなどを把握でき、状況に応じて迅速に対応できる。
【００６０】
次に、本願発明のテレビ電話受付システムを簡便に構成するためのテレビ電話受付対応ゲートキーパについて述べる。
近年、インターネットを介して音声電話やテレビ電話等を行うことで通信コストを大幅に低減できることからＩＰ電話（ＶｏＩＰ）やＩＰテレビ電話が急速に普及している。かかるＩＰ電話やＩＰテレビ電話等の対話型の通信を行うためには、通信を行う相手先のＩＰアドレスを特定して呼出す必要があるが、一般の利用者端末はＩＳＰ（インターネット・サービス・プロバイダ）を介してインターネットに接続されるため、接続毎に異なるＩＰアドレスが割当てられることや、インターネットに対してルータを介してプライベートな通信網であるＬＡＮに接続される場合には、１つの外部アドレス（グローバルアドレスと呼ぶ）に対して複数の内部アドレス（プライベートアドレスと呼ぶ）が割当てられる場合があるために、通信の相手先を特定することが困難となる。
このため、例えばＩＰ電話やＩＰテレビ電話用として普及しているＩＴＵ―Ｔ勧告のH.323プロトコルでは、呼制御のプロトコルH.225.0において利用者端末のアドレスの解決を図るＲＡＳ（Registration/Addmission/Status）機能を備え、ネットワーク上に設けられたゲートキーパーと呼ばれるアドレス解決装置に対して、各利用者端末からあらかじめ自己のアドレスを登録し、発信端末が着信端末を呼出す際には当該ゲートキーパーに対して着信端末のアドレス照会を行い、通知されたアドレスを用いて通信を行うようにしている。
従って、このようなゲートキーパに前述のような受付担当者を登録しておき、受付端末において来客センサが来客を検知したときにゲートキーパに対してアドレス照会を行い、通知された受付担当者の端末アドレスと接続するものとし、ゲートキーパがアドレス照会を受けたときに来客に対応可能な受付担当者端末を一斉呼出し、最先に応答した端末のアドレスを通知する機能を持たせることで、標準のテレビ電話プロトコルによるテレビ電話端末によって本願発明のテレビ電話受付システムを容易に構成することができる。
【００６１】
この発明の一実施形態にかかるゲートキーパ１００は、テレビ電話受付システムを構成する要素であり、この発明の一実施形態にかかる受付サーバ３０と同様の機能を備える。
すなわち、ゲートキーパ１００には、受付に必要なデータが設定される受付データベースが備えられ、来客を受付る複数の受付担当者の端末情報が登録される受付担当者テーブル、面会の予約を受けた来客者の情報とその来客者を応接する応接担当者の情報が登録される面会予約テーブル、面会の予約を受けていない来客に対応する関係担当者の情報が来客の用件に対応して登録される関係担当者テーブル、来客を受入れる応接室の予約情報が登録される応接室予約テーブル、受付担当者が受付端末と接続してテレビ電話により来客者と面談した際に記録した来客者の用件映像が登録される用件映像データベースが設けられている。
【００６２】
また、ゲートキーパ１００は、担当者端末から来客を受付可能な担当者端末を受付担当者テーブルに設定する受付可能端末設定手段と、受付端末から来客センサが来客を検知した旨の通知を受けたときに、受付担当者テーブルを参照して来客を受付可能な担当者端末を検索して一斉呼出する一斉呼出手段、一斉呼出された担当者端末のうち最先に応答した担当者端末を受付担当者端末として受付端末と接続させる受付担当者端末接続手段と、受付担当者がテレビ電話により来客者と面談して面会が予約されていることが確認された場合に、面会予約テーブルを参照して該当する応接担当者を選択することにより、受付担当者端末を受付端末との接続を保留して当該選択された応接担当者の端末と接続させ、受付担当者が応接担当者に来客の応接を確認できるようにしたり、応接担当者の端末に応接通知を送信して、当該応接担当者の端末から応接確認通知が受信されたことを受付担当者の端末に表示することにより応接担当者に来客の応接確認を行う来客応接確認手段と、受付担当者がテレビ電話により来客者と面談して面会が予約されていないことが確認された場合に、来客者の用件を確認し、関係担当者テーブルを参照して来客者の用件に関係する関係担当者を検索し、受付担当者が特定の関係担当者を選択することにより、受付担当者の端末を当該選択された関係担当者の端末と接続させて来客の受入を確認する来客受入確認手段とを備える。
【００６３】
図２２に、この発明の一実施形態にかかるテレビ電話受付対応ゲートキーパの来客応接確認を行う場合の動作シーケンスを示す。
この実施例のゲートキーパ１００では、受付端末１０から来客センサが来客を検知したときに受付担当者端末のアドレス照会を受けて、受付担当者テーブルを参照して受付可能な担当者端末を一斉呼出して最先に応答した担当者端末を受付担当者端末としてその端末アドレスを受付端末１０に通知し、受付端末１０と当該受付担当者端末２０Ａとのテレビ電話接続を確立させるとともに、面会予約テーブルを参照して来客者が面会を予約していた場合に当該来客を応接する応接担当者に応接確認を行う機能を有する。
担当者端末は、「受付担当者の登録・確認」が要求されたら、ゲートキーパ１００に対して受付可能な担当者の端末情報を送信して設定を要求し（Ｓ５００）、ゲートキーパ１００は、通知された内容を受付担当者テーブルに設定する。尚、受付担当者テーブルに設定される内容は、前述の受付サーバ３０と同様である。
受付端末１０は、来客センサによって来客が検知されたら、ゲートキーパ１００に対して受付担当者呼受付判断要求（ＡＲＱ）を送信して受付担当者のアドレス照会を行う（Ｓ５０２）。ゲートキーパ１００は、受付端末からのＡＲＱを受けて、受付担当者テーブルを参照して来客を受付可能な担当者端末に対して「受付呼出通知」を一斉送信する（Ｓ５０３）。この場合、前述の受付サーバ３０と同様に、各受付担当者の受付優先度毎に優先度の高い方から順に一斉呼出を行う。
ゲートキーパ１００は、一斉呼出に対して担当者端末から「応答通知」が受信されたら（Ｓ５０４）、最先に応答した端末に対して「受付担当指令」を送信し、前述の受付担当処理と同様の処理を当該端末において起動させる。また、ゲートキーパ１００は、受付端末１０に対して呼受付判断確認（ＡＣＦ）を送信して当該最先に応答した担当者端末の端末アドレスを通知する（Ｓ５０８）。
受付端末１０は、ＡＣＦを受信すると通知された端末アドレスに対して呼確立要求（ＳＥＴＵＰ）を送信し（Ｓ５１０）、これに対して相手方の端末より接続応答（ＣＯＮＮ）を受信することにより（Ｓ５１２）、受付端末１０と受付担当者端末２０Ａのテレビ電話接続通話が確立され（Ｓ５１４）、受付担当者はテレビ電話により遠隔で来客に対応できる。
このように、通信回線上にゲートキーパを設置し、受付端末から受付担当者端末のアドレス照会（ＡＲＱ）を受付けることで、来客センサが来客を検知したときに標準のテレビ電話プロトコルによって受付担当者端末とのテレビ電話接続が自動的に確立されるので、来客に対して迅速に対応することができ、受付担当者の負担も軽減される。
【００６４】
次に、受付担当者は、来客者に面会予約の有無と名前・所属を確認し、面会予約がある場合はゲートキーパ１００に対して面会予約テーブルの照会を行う。
ゲートキーパ１００は、受付担当者端末２０Ａから「応接担当者照会」が要求されたら（Ｓ５２０）、面会予約テーブルを参照して来客センサが来客を検知した時刻から一定時間内の面会予約情報を受付担当者端末２０Ａに送信する（Ｓ５２２）。受付担当者端末２０Ａは、通知された面会予約情報を表示し、表示されている面会予約情報から特定の応接担当者が指定されて「応接通知」が要求されたら、ゲートキーパ１００に対して「応接通知要求」を送信し（Ｓ５３０）、ゲートキーパ１００は、指定された応接担当者端末に対して「応接通知」を送信する（Ｓ５３２）。「応接通知」を受信した応接担当者端末２０Ｂは、応接通知をポップアップ表示し、「確認」が要求されたら、受付担当者端末２０Ａに対して「応接確認」を送信する（Ｓ５３４）。これにより、受付担当者は当該来客者を応接する予定の応接担当者から応接確認が得られるので、面会予約テーブルに設定されている応接室に来客者を案内することで受付担当者としての役割を終了する。なお、「応接通知」は、面会予約情報に基づいて受付担当者端末から応接担当者端末に直接送信されるようにしてもよく、「応接確認」は応接担当者端末からゲートキーパ経由で受付担当者端末に送信されるようにしてもよい。
【００６５】
また、受付担当者端末２０Ａは、表示されている面会予約情報から特定の応接担当者が指定されて「応接担当者呼出」が要求されたら、受付端末１０に対して保留（ＦＡＣＩＬＩＴＹ）を送信して受付端末との接続を保留し（Ｓ５４０）、ゲートキーパ１００に対して応接担当者呼受付判断要求（ＡＲＱ）を送信して応接担当者端末のアドレス照会を行う（Ｓ５４２）。これに対して、ゲートキーパ１００は、受付担当者端末２０Ａに対して呼受付確認（ＡＣＦ）を送信して選択された応接担当者端末の端末アドレスを通知する（Ｓ５４４）。受付担当者端末２０Ａは、通知された受付担当者端末２０Ｂの端末アドレスに対して呼確立要求（ＳＥＴＵＰ）を送信し（Ｓ５４６）、これに対して呼出された応接担当者端末は接続確認（ＣＯＮＮ）を送信し（Ｓ５４８）、受付担当者端末２０Ａと応接担当者端末２０Ｂとのテレビ電話接続が確立される（Ｓ５５０）。これにより、受付担当者はテレビ電話により当該来客者を応接する予定の応接担当者と相談でき、不測の事態に対応することができる。
尚、上記実施例では、受付担当者端末において「応接担当者呼出」が要求されたときに受付端末に保留（ＦＡＣＩＬＩＴＹ）を送信するようにしたが、受付担当者端末から「保留」要求を受けて受付端末に保留（ＦＡＣＩＬＩＴＹ）を送信するようにしてもよい。
また、上記実施例では、受付担当者端末がゲートキーパに応接担当者のアドレス照会を行って応接担当者端末を呼出すものとしたが、受付担当者端末が通知された面会予約情報に基づいて応接担当者端末を直接呼出すようにしてもよい。
【００６６】
受付担当者端末２０Ａは、「応接担当者接続終了」が要求されたら、応接担当者端末２０Ｂに呼解放（ＲＥＬＥＡＳＥ）を送信してテレビ電話接続を終了し（Ｓ５５２）、受付端末１０に対して復帰（ＦＡＣＩＬＩＴＹ）を送信し（Ｓ５６０）、受付端末１０とのテレビ電話接続が復帰される（Ｓ５６２）。
最後に、受付担当者端末２０Ａは、「受付担当終了」が要求されたら、受付端末１０に対して呼開放（ＲＥＬＥＡＳＥ）を送信し（Ｓ５６４）、受付端末１０とのテレビ電話接続が切断される。
一方、受付担当者端末２０Ａは、応接担当者端末との接続中に「受付担当終了」が要求されたら、受付端末１０に転送（ＦＡＣＩＬＩＴＹ）を送信し（Ｓ５６６）、受付端末１０と応接担当者端末２０Ｂに呼解放（ＲＥＬＥＡＳＥ）を送信する（Ｓ５６８）。これにより、受付端末のテレビ電話接続が応接担当者端末に転送され、受付端末１０と応接担当者端末２０Ｂとのテレビ電話接続が確立される（Ｓ５７０）。
そして、応接担当者端末２０Ｂは、「接続終了」が要求されたら、応接担当者端末２０Ｂは受付端末１０に呼開放（ＲＥＬＥＡＳＥ）を送信し（Ｓ５７２）、受付端末１０とのテレビ電話接続が切断される。
【００６７】
図２３に、この発明の一実施形態にかかるテレビ電話受付対応ゲートキーパの来客受入確認を行う場合の動作シーケンスを示す。
この実施例のゲートキーパ１００では、来客者が面会予約されていない場合に、来客者の用件映像を録画し、来客者の用件情報から関係担当者テーブルを参照して来客者の用件に関係する関係担当者を検索し、受付担当者端末と関係担当者端末のテレビ電話接続を確立して受入確認を行う機能を有する。
来客センサが来客を検出してから受付端末１０と受付担当者端末２０Ａとのテレビ電話接続が確立されるまでの処理（Ｓ５００−Ｓ５１４）は前述の場合と同じである。
受付担当者端末２０Ａは、「用件録画」が要求されると、受付端末１０からの用件映像を録画してゲートキーパ１００に送信し、ゲートキーパ１００は受信された用件映像を用件映像データベースに記録する（Ｓ５１６）。
受付担当者端末２０Ａは、来客者から聴取した用件情報が入力されて、「関係担当者照会」が要求されると、ゲートキーパ１００に「関係担当者照会要求」を送信し（Ｓ６０２）、ゲートキーパ１００は、送信された来客者の用件情報により関係担当者テーブルから当該来客者の用件に関係する関係担当者を検索し、「関係担当者検索結果」を受付担当者端末２０Ａに通知する（Ｓ６０４）。そして、受付担当者端末２０Ａは、通知された「関係担当者検索結果」を表示し、表示されている関係担当者から特定の関係担当者が指定されて「関係担当者呼出」が要求されたら、ゲートキーパ１００に「関係担当者呼出」が通知され（Ｓ６０６）、ゲートキーパ１００は、指定された関係担当者端末２０Ｃに「来客受入要請」を送信する（Ｓ６０８）。「来客受入要請」を受けた関係担当者端末２０Ｃは、「用件再生」が要求されたら、ゲートキーパ１００に「用件映像配信要求」を送信し、ゲートキーパ１００は、用件映像データベースを参照して指定された用件映像を関係担当者端末に配信する（Ｓ６１２）。これにより、関係担当者端末２０Ｃにおいて、当該来客者の用件映像を再生して確認できる。
次に、関係担当者端末２０Ｃは、「受入」が選択されたら、受付担当者端末２０Ａに来客受入通知を送信し（Ｓ６１４）、受付担当者端末２０Ａは、接続中の受付端末に保留（ＦＡＣＩＬＩＴＹ）を送信し（Ｓ６１５）、関係担当者端末２０Ｃに呼確立要求（ＳＥＴＵＰ）を送信し（Ｓ６１６）、これに対して関係担当者端末２０Ｃは、受付担当者端末２０Ａに接続確認（ＣＮＮ）を送信し（Ｓ６１８）、受付担当者端末２０Ａと関係担当者端末２０Ｃのテレビ電話接続が確立される（Ｓ６２０）。これにより、受付担当者は関係担当者と来客の対応を協議できる。
受付担当者端末２０Ａは、「関係担当者接続終了」が要求されたら、関係担当者端末２０Ｃに呼開放（ＲＥＬＥＡＳＥ）を送信し（Ｓ６２２）、受付端末１０に復帰（ＦＡＣＩＬＩＴＹ）を送信する（Ｓ６２４）。これにより、受付担当者端末は、関係担当者端末との接続が切断され、受付端末１０とのテレビ電話接続が復帰される（Ｓ６２６）。
ここで、受付担当者端末２０Ａは、「受付担当終了」が要求されたら、受付端末１０に呼開放（ＲＥＬＥＡＳＥ）を送信し（Ｓ６２８）、受付担当者は受付を終了する。
【００６８】
また、受付担当者端末２０Ａは、関係担当者端末２０Ｃとの接続中に「受付委任」が要求されたら、関係担当者端末２０Ｃに「受付担当指令」を送信する（Ｓ６３０）。これにより、関係担当者端末２０Ｃにおいて受付担当処理が起動される。そして、元の受付担当者端末２０Ａは、「受付担当終了」が要求されたら、受付端末１０に転送（ＦＡＣＩＬＩＴＹ）を送信し（Ｓ６３２）、受付端末１０に呼開放（ＲＥＬＥＡＳＥ）を送信し（Ｓ６３４）、関係担当者端末２０Ｃに呼解放（ＲＥＬＥＡＳＥ）を送信する（Ｓ６３６）。これにより、受付担当者端末２０Ａは受付を終了し、受付端末１０との接続は関係担当者端末２０Ｃに転送されて受付端末１０と関係担当者端末２０Ｃとのテレビ電話接続が確立され（Ｓ６３８）、関係担当者端末２０Ｃは新しい受付担当者端末として受付対応を引き継ぐことができる。
【００６９】
図２４に、この発明の一実施形態にかかるテレビ電話受付対応ゲートキーパの来客対応協議テレビ会議を行う場合の動作シーケンスを示す。
この実施例のゲートキーパ１００では、来客者が面会予約されていない場合に、来客者の用件映像を録画し、来客者の用件情報から関係担当者テーブルを参照して来客者の用件に関係する関係担当者を検索し、複数の関係担当者が選択された場合に、受付担当者端末と複数の関係担当者端末による来客対応協議テレビ会議を設定して来客の対応を協議する機能を有する。
来客センサが来客を検出してから、受付端末１０と受付担当者端末２０Ａとのテレビ電話接続が確立されるまでの処理（Ｓ５００−Ｓ５１４）、用件映像の記録処理（Ｓ５１６）、関係担当者の検索呼出処理（Ｓ６０２−Ｓ６０６）は前述の場合と同じである。
Ｓ６０６において、受付担当者端末２０Ａから複数の関係担当者端末を指定して「関係担当者呼出」が要求されたら、ゲートキーパ１００は、テレビ会議サーバ４０に対して来客対応協議テレビ会議の設定を要求し（Ｓ６５０）、チェックインＩＤを取得し（Ｓ６５２）、受付担当者端末２０Ａにチェックインを要求する（Ｓ６５４）。これに対して、受付担当者端末２０Ａは、受付端末１０に保留（ＦＡＣＩＬＩＴＹ）を送信し（Ｓ６５５）、テレビ会議サーバ４０にチェックインする（Ｓ６５６）。また、ゲートキーパ１００は、指定された複数の関係担当者端末２０Ｃに対してチェックインＩＤを送信して「来客受入要請」を送信する（Ｓ６５８）。
「来客受入要請」を受けた関係担当者端末２０Ｃは、「用件再生」が要求されたら、ゲートキーパ１００に「用件映像配信要求」を送信し、ゲートキーパ１００は、用件映像データベースを参照して指定された用件映像を関係担当者端末２０Ｃに配信する（Ｓ６１２）。これにより、関係担当者端末２０Ｃにおいて、当該来客者の用件映像を再生して確認できる。
次に、来客受入要請を受けた関係担当者端末２０Ｃは、「受入」が選択されたら、受信されたチェックインＩＤによりテレビ会議サーバ４０にチェックインし（Ｓ６６０）、受付担当者端末２０Ａと複数の関係担当者端末２０Ｃとの間の来客対応協議テレビ会議接続が確立される（Ｓ６６２）。
この場合においても、受付担当者端末２０Ａは、来客対応協議テレビ会議に接続中の特定の関係担当者端末が指定されて「受付委任」が要求されたら、指定された関係担当者端末２０Ｃに「受付担当指令」を送信する（Ｓ６６４）。これにより、関係担当者端末２０Ｃは、テレビ会議サーバ４０からチェックアウトし（Ｓ６６６）、受付担当処理が起動される。そして、元の受付担当者端末２０Ａは、「受付担当終了」が要求されたら、テレビ会議サーバ４０からチェックアウトし（Ｓ６６８）、受付端末１０に対して転送（ＦＡＣＩＬＩＴＹ）を送信し（Ｓ６７０）、呼開放（ＲＥＬＥＡＳＥ）を送信する（Ｓ６７２）。これにより、受付担当者端末２０Ａは受付を終了し、受付端末１０との接続は関係担当者端末２０Ｃに転送されて受付端末１０と関係担当者端末２０Ｃとのテレビ電話接続が確立され（Ｓ６３８）、関係担当者端末２０Ｃは新しい受付担当者端末として受付対応を引き継ぐことができる。
【産業上の利用可能性】
【００７０】
以上のように、この発明によれば、来客者に特別な操作を強要することなくテレビ電話による遠隔受付サービスを提供でき、予定した受付担当者が対応できない場合でも来客者を長時間待たせることなく迅速に受付サービスを提供できるテレビ電話受付システムを構成できる。
尚、本願発明は上述した各実施形態に限定されるものではなく、本願発明の効果を奏する限り、各実施形態で述べた構成要素を適宜入れ替えたり、新たな構成要素を追加したり、一部の構成要素を削除したりしてもよいことはいうまでもない。
【図面の簡単な説明】
【００７１】
【図１】この発明の一実施形態にかかるテレビ電話受付システムのシステム構成図である。
【図２】この発明の一実施形態にかかるテレビ電話受付システムの担当者メニュー画面の例を示す図である。
【図３】この発明の一実施形態にかかるテレビ電話受付システムの受付担当者テーブル設定画面の例を示す図である。
【図４】この発明の一実施形態にかかるテレビ電話受付システムの面会予約テーブル設定画面の例を示す図である。
【図５】この発明の一実施形態にかかるテレビ電話受付システムの関係担当者テーブル設定画面の例を示す図である。
【図６】この発明の一実施形態にかかるテレビ電話受付システムの応接室予約テーブル設定画面の例を示す図である。
【図７】この発明の一実施形態にかかるテレビ電話受付システムの用件映像選択画面の例を示す図である。
【図８】この発明の一実施形態にかかるテレビ電話受付システムの受付端末において実行される受付端末処理の処理手順を示すフロー図である。
【図９】この発明の一実施形態にかかるテレビ電話受付システムの受付サーバにおいて実行される受付処理の処理手順を示すフロー図である。
【図１０】この発明の一実施形態にかかるテレビ電話受付システムの受付サーバにおいて実行される受付担当処理の処理手順を示すフロー図である。
【図１１】この発明の一実施形態にかかるテレビ電話受付システムの受付サーバにおいて実行される関係担当者照会処理の処理手順を示すフロー図である。
【図１２】この発明の一実施形態にかかるテレビ電話受付システムの受付端末に表示されるウェルカムメッセージの表示例を示す図である。
【図１３】この発明の一実施形態にかかるテレビ電話受付システムの受付端末に表示される不応答メッセージの表示例を示す図である。
【図１４】この発明の一実施形態にかかるテレビ電話受付システムの受付担当者端末に表示される来客呼出通知の表示例を示す図である。
【図１５】この発明の一実施形態にかかるテレビ電話受付システムの受付担当者端末に表示される受付担当画面の例を示す図である。
【図１６】この発明の一実施形態にかかるテレビ電話受付システムの応接担当者端末に表示される応接要請通知の表示例を示す図である。
【図１７】この発明の一実施形態にかかるテレビ電話受付システムの受付担当者端末に表示される応接確認通知の表示例を示す図である。
【図１８】この発明の一実施形態にかかるテレビ電話受付システムの受付担当者端末に表示される用件情報入力画面の例を示す図である。
【図１９】この発明の一実施形態にかかるテレビ電話受付システムの受付担当者端末に表示される関係担当者検索結果画面の例を示す図である。
【図２０】この発明の一実施形態にかかるテレビ電話受付システムの関係担当者端末に表示される来客受入要請通知の表示例を示す図である。
【図２１】この発明の一実施形態にかかるテレビ電話受付システムのテレビ会議サーバによる来客対応協議テレビ会議画面の例を示す図である。
【図２２】この発明の一実施形態にかかるテレビ電話受付対応ゲートキーパの来客応接確認を行う場合の動作シーケンス図である。
【図２３】この発明の一実施形態にかかるテレビ電話受付対応ゲートキーパの来客受入確認を行う場合の動作シーケンス図である。
【図２４】この発明の一実施形態にかかるテレビ電話受付対応ゲートキーパの来客対応協議テレビ会議を行う場合の動作シーケンス図である。
【符号の説明】
【００７２】
１０  受付端末
２０  担当者端末
３０  受付サーバ
３２  受付データベース
４０  テレビ会議サーバ
５０  ＬＡＮ
６０  ルータ
７０  広域通信回線
８０  社外端末
９０  公衆電話回線
９４  携帯端末
【図１】
2008028784.tif 000003
【図２】
2008028784.tif 000004
【図３】
2008028784.tif 000005
【図４】
2008028784.tif 000006
【図５】
2008028784.tif 000007
【図６】
2008028784.tif 000008
【図７】
2008028784.tif 000009
【図８】
2008028784.tif 000010
【図９】
2008028784.tif 000011
【図１０】
2008028784.tif 000012
【図１１】
2008028784.tif 000013
【図１２】
2008028784.tif 000014
【図１３】
2008028784.tif 000015
【図１４】
2008028784.tif 000016
【図１５】
2008028784.tif 000017
【図１６】
2008028784.tif 000018
【図１７】
2008028784.tif 000019
【図１８】
2008028784.tif 000020
【図１９】
2008028784.tif 000021
【図２０】
2008028784.tif 000022
【図２１】
2008028784.tif 000023
【図２２】
2008028784.tif 000024
【図２３】
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【図２４】
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