(57)【要約】【課題】検索など本文中の文字列を指定して内容を特定できる操作に特化して効率よく実施する電子文書管理システム、電子文書管理方法、プログラムおよび記録媒体を提供する。【解決手段】基本画像構成部１１で電子文書を作成し、画像に変換して基本画像とする。基本画像印刷部２１で利用者の指示によって印刷された基本画像に対して、リスト表示されているキーワード群の中から、指定したいキーワード部分について、マーク付けで指定し、この加筆修正した印刷物を、スキャナを使って文書管理システムに入力し、操作部２の最初となる画像取込部１２で画像を取り込み、差分画像構成部２２で基本画像と取込画像の差分となる画像が生成された後、キーワード抽出部３２で差分として残った画像と基本画像に対応する電子文書上の位置関係を調べる。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
少なくとも１つの電子文書を管理する管理手段を有する電子文書管理システムであって、
前記電子文書の文書情報に対する基本画像を構成する手段と、
構成された前記基本画像を印刷する印刷手段と、
印刷された前記基本画像に対して加筆修正が加えられたものを、画像情報として取り込む取込手段と、
取り込まれた取込画像と、前記基本画像とを比較し、差分画像を構成する手段と、
前記差分画像に基づき前記基本画像の基となった文書情報中のキーワード群を抽出する手段と、
抽出された文字列に基づき、管理されている電子文書群に関する情報を取得して出力する出力手段とを有する電子文書管理システム。
【請求項２】
前記抽出された文字列に基づき、管理されている電子文書群に関する情報を登録する登録手段をさらに有することを特徴とする請求項１に記載の電子文書管理システム。
【請求項３】
前記管理手段は、前記電子文書をテキスト情報として管理していることを特徴とする請求項１または２に記載の電子文書管理システム。
【請求項４】
前記テキスト情報は、前記電子文書の本文あるいはキーワードに代表される書誌情報からなる文書情報であることを特徴とする請求項３に記載の電子文書管理システム。
【請求項５】
前記出力手段は、前記電子文書情報の基づく文書情報の印刷物に対して加筆修正が加えられた情報を取得し、出力することを特徴とする請求項１に記載の電子文書管理システム。
【請求項６】
前記登録手段は、前記電子文書情報の基づく文書情報の印刷物に対して加筆修正が加えられた情報を取得し、登録することを特徴とする請求項２に記載の電子文書管理システム。
【請求項７】
少なくとも１つの電子文書を管理する管理工程を有する電子文書管理方法であって、
前記電子文書の文書情報に対する基本画像を構成する工程と、
構成された前記基本画像を印刷する印刷工程と、
印刷された前記基本画像に対して加筆修正が加えられたものを、画像情報として取り込む取込工程と、
取り込まれた取込画像と、前記基本画像とを比較し、差分画像を構成する工程と、
前記差分画像に基づき前記基本画像の基となった文書情報中のキーワード群を抽出する工程と、
抽出された文字列に基づき、管理されている電子文書群に関する情報を取得して出力する出力工程とを有する電子文書管理方法。
【請求項８】
前記抽出された文字列に基づき、管理されている電子文書群に関する情報を登録する登録工程をさらに有することを特徴とする請求項７に記載の電子文書管理方法。
【請求項９】
前記管理工程は、前記電子文書をテキスト情報として管理していることを特徴とする請求項７または８に記載の電子文書管理方法。
【請求項１０】
前記テキスト情報は、前記電子文書の本文あるいはキーワードに代表される書誌情報からなる文書情報であることを特徴とする請求項９に記載の電子文書管理方法。
【請求項１１】
前記出力工程は、前記電子文書情報の基づく文書情報の印刷物に対して加筆修正が加えられた情報を取得し、出力することを特徴とする請求項７に記載の電子文書管理方法。
【請求項１２】
前記登録工程は、前記電子文書情報の基づく文書情報の印刷物に対して加筆修正が加えられた情報を取得し、登録することを特徴とする請求項８に記載の電子文書管理方法。
【請求項１３】
少なくとも１つの電子文書を管理する管理処理をコンピュータに実行させるプログラムであって、
前記電子文書の文書情報に対する基本画像を構成する処理と、
構成された前記基本画像を印刷する印刷処理と、
印刷された前記基本画像に対して加筆修正が加えられたものを、画像情報として取り込む取込処理と、
取り込まれた取込画像と、前記基本画像とを比較し、差分画像を構成する処理と、
前記差分画像に基づき前記基本画像の基となった文書情報中のキーワード群を抽出する処理と、
抽出された文字列に基づき、管理されている電子文書群に関する情報を取得して出力する出力処理とをコンピュータに実行させるプログラム。
【請求項１４】
前記抽出された文字列に基づき、管理されている電子文書群に関する情報を登録する登録処理をさらにコンピュータに実行させることを特徴とする請求項１３に記載のプログラム。
【請求項１５】
前記管理処理は、前記電子文書をテキスト情報として管理する処理であることを特徴とする請求項１３または１４に記載のプログラム。
【請求項１６】
前記テキスト情報は、前記電子文書の本文あるいはキーワードに代表される書誌情報からなる文書情報であることを特徴とする請求項１５に記載のプログラム。
【請求項１７】
前記出力処理は、前記電子文書情報の基づく文書情報の印刷物に対して加筆修正が加えられた情報を取得し、出力する処理であることを特徴とする請求項１３に記載のプログラム。
【請求項１８】
前記登録処理は、前記電子文書情報の基づく文書情報の印刷物に対して加筆修正が加えられた情報を取得し、登録する処理であることを特徴とする請求項１４に記載のプログラム。
【請求項１９】
請求項１３から１８のいずれか１項に記載のプログラムをコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子文書からの情報を活用する電子文書管理システム、電子文書管理方法、プログラムおよび記録媒体に関する。
【背景技術】
【０００２】
ＰＣに代表されるハードウェアならびに、それらで稼動する各種エディタの普及によって、個人から企業活動に至るまで、様々な場面において、文書を電子的に作成して管理することが日常的に広く行われている。また、過去に手書きで作成された文書や活字印刷された文書も、ＯＣＲ技術によって電子化されて、もともと電子的に作成された文書と一元管理されることも多くなっている。
【０００３】
このように貴重な情報が電子文書として管理されるのが当たり前となり、その情報量が急速な勢いで増えつつある現在、電子文書を管理する上で情報を電子化して蓄積することが最終目的で無いことを再認識する必要がある。蓄積された情報が活用されなくては、情報を蓄積する意味が無いといっても過言ではない。円滑に情報を活用できるかにおいて、蓄積された電子文書から、いかに効率よく情報を引き出すことができるかは、重要な要因である。
【０００４】
しかしながら、電子文書管理システムが多機能化すればするほど、その利用において、例えば操作画面は複雑化し、その操作に慣れるまでに時間を要してしまう状況がある。
【０００５】
また、このような操作画面の多くは、ＰＣやＰＤＡなどの情報端末を介して操作することが前提である。そのため、利用者の一人一人が情報端末を持ち合わせていない場面などでは、情報にアクセスすることすら思うように行かないことがある。特に、不特定多数が利用者となる場面では、しばしばこのようなことが起こる。図書館において、所蔵情報を確認するために、台数が限られた端末に、利用者が順番待ちの列を作るというシーンを良く見かける。
【０００６】
電子文書をはじめとする電子データに対する操作を、ＰＣやＰＤＡなどの情報端末を介さない簡便な手段で実現する技術としては、以下のものがある。
【０００７】
例えば特許文献１では、紙原稿をスキャナで電子化した文書について、別途用意された指示書をスキャナで入力することで、文書の体裁を指定可能にする方法が提案されている。
【０００８】
また特許文献２では、いわゆる電子文書ではなく、画像に対する操作を簡便にする方法が提案されている。すなわち、利用者は、指示書とともに印刷された画像に対して、操作対象としたい部分をマーキングし、指示書部分の所定箇所にもマーキングすることで、画像に対して色調補正やシャープネスといった操作を施すことができる。
【０００９】
さらに特許文献３では、利用者が原稿上に印刷された記載情報である単語の中から所望の単語にマーキングを行い、スキャナで読み取り、辞書データベースから該当する翻訳情報を検索し、プリンタを介して翻訳情報を引き出す方法が提案されている。
【特許文献１】特開２００５−１７４２６０号公報
【特許文献２】特開２００５−２４２５７６号公報
【特許文献３】特開平１０−２８３３６４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【００１０】
しかし、従来の方法では、指示書を導入することで汎用的な操作を可能にできる反面、実現に際しては、操作対象である本体のほかに指示書を扱う手段を用意しなければならない。さらに、利用者は指示書へのマーキングおよびそのスキャナ読み取りという手間が生じる。利用者が操作したい対象が紙文書や画像の枚数がそれだけ手間も増える。
【００１１】
そこで本発明は、画像ではなくテキスト情報からなる電子文書の活用を円滑にするため、検索など本文中の文字列を指定することで内容を特定できる操作に特化して、その操作を効率よく実施できる電子文書管理システム、電子文書管理方法、プログラムおよび記録媒体を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
上記の目的を達成するため、請求項１に記載の発明は、少なくとも１つの電子文書を管理する管理手段を有する電子文書管理システムであって、前記電子文書の文書情報に対する基本画像を構成する手段と、構成された前記基本画像を印刷する印刷手段と、印刷された前記基本画像に対して加筆修正が加えられたものを、画像情報として取り込む取込手段と、取り込まれた取込画像と、前記基本画像とを比較し、差分画像を構成する手段と、前記差分画像に基づき前記基本画像の基となった文書情報中のキーワード群を抽出する手段と、抽出された文字列に基づき、管理されている電子文書群に関する情報を取得して出力する出力手段とを有する電子文書管理システムであることを特徴とする。
【００１３】
請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の電子文書管理システムにおいて、前記抽出された文字列に基づき、管理されている電子文書群に関する情報を登録する登録手段をさらに有することを特徴とする。
【００１４】
請求項３に記載の発明は、請求項１または２に記載の電子文書管理システムにおいて、前記管理手段は、前記電子文書をテキスト情報として管理していることを特徴とする。
【００１５】
請求項４に記載の発明は、請求項３に記載の電子文書管理システムにおいて、前記テキスト情報は、前記電子文書の本文あるいはキーワードに代表される書誌情報からなる文書情報であることを特徴とする。
【００１６】
請求項５に記載の発明は、請求項１に記載の電子文書管理システムにおいて、前記出力手段は、前記電子文書情報の基づく文書情報の印刷物に対して加筆修正が加えられた情報を取得し、出力することを特徴とする。
【００１７】
請求項６に記載の発明は、請求項２に記載の電子文書管理システムにおいて、前記登録手段は、前記電子文書情報の基づく文書情報の印刷物に対して加筆修正が加えられた情報を取得し、登録することを特徴とする。
【００１８】
請求項７に記載の発明は、少なくとも１つの電子文書を管理する管理工程を有する電子文書管理方法であって、前記電子文書の文書情報に対する基本画像を構成する工程と、構成された前記基本画像を印刷する印刷工程と、印刷された前記基本画像に対して加筆修正が加えられたものを、画像情報として取り込む取込工程と、取り込まれた取込画像と、前記基本画像とを比較し、差分画像を構成する工程と、前記差分画像に基づき前記基本画像の基となった文書情報中のキーワード群を抽出する工程と、抽出された文字列に基づき、管理されている電子文書群に関する情報を取得して出力する出力工程とを有する電子文書管理方法であることを特徴とする。
【００１９】
請求項８に記載の発明は、請求項７に記載の電子文書管理方法において、前記抽出された文字列に基づき、管理されている電子文書群に関する情報を登録する登録工程をさらに有することを特徴とする。
【００２０】
請求項９に記載の発明は、請求項７または８に記載の電子文書管理方法において、前記管理工程は、前記電子文書をテキスト情報として管理していることを特徴とする。
【００２１】
請求項１０に記載の発明は、請求項９に記載の電子文書管理方法において、前記テキスト情報は、前記電子文書の本文あるいはキーワードに代表される書誌情報からなる文書情報であることを特徴とする。
【００２２】
請求項１１に記載の発明は、請求項７に記載の電子文書管理方法において、前記出力工程は、前記電子文書情報の基づく文書情報の印刷物に対して加筆修正が加えられた情報を取得し、出力することを特徴とする。
【００２３】
請求項１２に記載の発明は、請求項８に記載の電子文書管理方法において、前記登録工程は、前記電子文書情報の基づく文書情報の印刷物に対して加筆修正が加えられた情報を取得し、登録することを特徴とする。
【００２４】
請求項１３に記載の発明は、少なくとも１つの電子文書を管理する管理処理をコンピュータに実行させるプログラムであって、前記電子文書の文書情報に対する基本画像を構成する処理と、構成された前記基本画像を印刷する印刷処理と、印刷された前記基本画像に対して加筆修正が加えられたものを、画像情報として取り込む取込処理と、取り込まれた取込画像と、前記基本画像とを比較し、差分画像を構成する処理と、前記差分画像に基づき前記基本画像の基となった文書情報中のキーワード群を抽出する処理と、抽出された文字列に基づき、管理されている電子文書群に関する情報を取得して出力する出力処理とをコンピュータに実行させるプログラムであることを特徴とする。
【００２５】
請求項１４に記載の発明は、請求項１３に記載のプログラムにおいて、前記抽出された文字列に基づき、管理されている電子文書群に関する情報を登録する登録処理をさらにコンピュータに実行させることを特徴とする。
【００２６】
請求項１５に記載の発明は、請求項１３または１４に記載のプログラムにおいて、前記管理処理は、前記電子文書をテキスト情報として管理する処理であることを特徴とする。
【００２７】
請求項１６に記載の発明は、請求項１５に記載のプログラムにおいて、前記テキスト情報は、前記電子文書の本文あるいはキーワードに代表される書誌情報からなる文書情報であることを特徴とする。
【００２８】
請求項１７に記載の発明は、請求項１３に記載のプログラムにおいて、前記出力処理は、前記電子文書情報の基づく文書情報の印刷物に対して加筆修正が加えられた情報を取得し、出力する処理であることを特徴とする。
【００２９】
請求項１８に記載の発明は、請求項１４に記載のプログラムにおいて、前記登録処理は、前記電子文書情報の基づく文書情報の印刷物に対して加筆修正が加えられた情報を取得し、登録する処理であることを特徴とする。
【００３０】
請求項１９に記載の発明は、請求項１３から１８のいずれか１項に記載のプログラムをコンピュータ読み取り可能な記録媒体であることを特徴とする。
【発明の効果】
【００３１】
本発明によれば、画像ではなくテキスト情報からなる電子文書の活用を円滑にするため、検索など本文中の文字列を指定することで内容を特定できる操作に特化して、その操作を効率よく実施できる電子文書管理システム、電子文書管理方法、プログラムおよび記録媒体を提供することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３２】
本発明を実施するための好適な実施形態について説明する。なお、以下において、単に「利用者」とは、文書管理システムに登録された文書を閲覧したり、各種情報を取得する利用者を意味する。
【００３３】
本発明の電子文書管理システムの構成について図１を用いて説明する。図１は、本実施形態の電子文書管理システムの構成の一例を示す。
【００３４】
図１に示すように、本実施形態の電子文書管理システムは、データ等の演算や処理を行う中央処理ユニットＣＰＵ１０と、プログラムやデータ等を記憶するメモリ１４と、プログラムやデータ等を人のキー操作に基づき入力するキーボード１５と、電子メールなどにより通知された作業の依頼もしくは指示の内容などを画面上に表示するモニタ（画像表示装置）４と、そのモニタ４の画面上に表示された目印（一般にマウスカーソルと呼ばれる）を人の操作に基づき移動させると共に、その移動に基づくデータを入力するためのポインティングデバイスであるマウス５と、フロッピー（登録商標）ディスクやハードディスク等の記憶媒体を収容する補助記憶装置６と、それらを相互に接続するバスライン７とを有する。
【００３５】
メモリ２や補助記憶装置６内に記憶された映像は、モニタ４に表示され、キーボード３やマウス５のようなインターフェースを用いて電子文書に関する情報表示などの操作を行える。
【００３６】
さらに周辺機器として、プリンタ７が接続されることで、電子文書に関する各種情報を印刷することが可能となる。また、スキャナ８が接続されることで、印刷物などの紙に記載された情報を取り込むことが可能となる。
【００３７】
なお本実施形態の電子文書管理システムは、電子文書管理装置と、その周辺機器とで構成されているが、これに限定されるものではなく、システムによっては、プリンタ７とスキャナ８とが電子文書管理装置に一体化されたものがあり、ＣＰＵ１０などとはバスラインによって直接接続されておらず、ネットワークを介して接続されている場合もある。
【００３８】
次に、上述した本実施形態の電子文書管理システムを操作部と入力支援部に大別した場合について図２を用いて説明する。図２は、本実施形態の電子文書管理システムを操作部と入力支援部とに大別した場合のブロック図を示す。本実施形態の電子文書管理システムでは、プリンタ、スキャナを装置の一環としているシステムの一例であるが、これに限定されることはない。
【００３９】
図２に示すように、本実施形態の電子文書管理システムは、入力支援部１と、操作部３とに大別される。入力支援部１は、基本画像構成部１１と、基本画像印刷部２１とを有し、利用者によりキーワード群を指定するための用紙を印刷する。操作部２は、画像取込部１２と、差分画像構成部２２と、キーワード抽出部３２と、情報操作部４２とを有し、用紙に利用者が指定したキーワード群をもとに電子文書管理システムに対して操作を行う。
【００４０】
以下、このような電子文書管理システムを利用した本発明の好適な実施形態について図２、図４を用いて述べる。図４は、本実施形態の電子文書管理システムによって処理される画像の一例を示す図である。
【００４１】
［実施形態１］
本実施形態は、あらかじめ用意されたキーワード候補をもとに、利用者がキーワードを指定して、電子文書管理システムに登録された文書のリストを取得する実施形態である。
【００４２】
この場合、入力支援部１の最初となる基本画像構成部１１において、あらかじめ用意されたキーワード候補をリスト表示化した電子文書を作成し、これを画像に変換して基本画像とする。キーワード候補は、例えば、各文書を登録する際に申請者が指定したものをマージしたものである。
【００４３】
つぎに、基本画像印刷部２１において、利用者の指示によって、基本画像が紙に印刷される。ここで、利用者は、紙に印刷された基本画像に対して、リスト表示されているキーワード群の中から、指定したいキーワード部分について、それを囲むように丸で囲んだり、下線を引いたりすることで、キーワードをマーク付けで指定する（図４参照）。
【００４４】
そして利用者は、この加筆修正した印刷物を、スキャナを使って文書管理システムに入力する。これにより、操作部２の最初となる画像取込部１２が、文書管理システムに画像を取り込む。
【００４５】
差分画像構成部２２において、基本画像と取込画像の差分となる画像が生成された後、キーワード抽出部３２において、差分として残った画像と基本画像に対応する電子文書上の位置関係を調べることで、利用者が指定したキーワードが特定される。
【００４６】
本実施形態の電子文書管理システムのキーワード抽出部３２における処理について図３を用いて詳細に説明する。図３は、本実施形態の電子文書管理システムのキーワード抽出部３２における処理をフローチャートとして示す。
【００４７】
差分画像が空かどうか判断する（ステップＳ１０１）。差分画像が空、すなわち基本画像と取込画像に差分がない場合には（ステップＳ１０１／ＹＥＳ）、キーワードとして入力された内容が無いものと判断して処理を終える。差分画像が空ではない、すなわち基本画像と取込画像に差分があると判断された場合には（ステップＳ１０１／ＮＯ）、基本画像を構成する各ブロックに注目する（ステップＳ１０２）。その際に、差分画像を構成する画素群のうち隣接しあう一連のものどうしを一塊のブロックとみなし、以降の処理における処理単位とする。
【００４８】
正確に隣接していなくても、解像度に応じて画素数に関する閾値を設けて、その閾値以内で隣接していれば同じブロックに属するものとみなす。以降、各ブロックについて、処理を行う。
【００４９】
注目ブロックについて、そのブロックが、基本画像においてどの領域に位置するかを特定する（ステップＳ１０３）。次に、基本画像におけるその領域に対応する元の電子文書の文字列を抽出する（ステップＳ１０４）。その後、抽出した文字列をキーワードとして、登録する（ステップＳ１０５）。そして差分画像の全ブロックについて処理したかどうか判断する（ステップＳ１０６）。全ブロックの処理を終了している場合（ステップＳ１０６／ＹＥＳ）、本処理を終了する。全ブロックの処理を終了していない場合（ステップＳ１０６／ＮＯ）、差分画像は空かどうか判断する処理に戻る（ステップＳ１０１）。以上のように、処理すべきブロックが無くなるまで、差分画像の各ブロックについて繰返し実施する。ここで、白黒で基本画像が印刷された紙に赤でマーク付けされたものを多値画像のまま取り込むなどすれば、得られる差分画像の精度を上げることができる。
【００５０】
最後に、情報操作部において、登録されたキーワード群をもとに、文書管理システムに登録されている文書群を検索して、該当する文書群について、タイトルなどの書誌事項をリスト化して、画面に表示あるいは紙に印刷する。
【００５１】
本実施形態によれば、複雑な画面操作に熟知しなくとも、キーワードを指定して容易に該当する文書に関する情報を取得することができる。
【００５２】
［実施形態２］
本実施形態は、電子文書管理システムに登録された文書を印刷したものに対して、利用者がキーワードを指定して、電子文書管理システムに登録された文書のリストを取得する実施形態である。
【００５３】
本実施形態では、実施形態１における基本画像構成部における処理が、以下のように変わる。
【００５４】
あらかじめ登録されてあるキーワード候補を外部から取り入れるのではなく、利用者の印刷指示に基づき、当該電子文書を画像に変換して基本画像とする。
【００５５】
これにより、あらかじめ登録されてあるキーワード候補に制限されず、利用者の希望に沿って基本画像を構成できる。
【００５６】
基本画像構成部で基本画像を構成した処理以降の処理については、実施形態１の処理と同様である。
【００５７】
［実施形態３］
第３の実施形態としては、電子文書管理システムに文書を登録した登録部またはシステム管理部により、当該文書についてキーワードを登録する実施形態である。
【００５８】
この例では、実施形態２における情報操作部が、以下のように変わる。
【００５９】
キーワード抽出部において抽出されたキーワードを、当該文書に対するキーワードとして、電子文書管理システムに登録する。
【００６０】
情報操作部以外の処理では、実施形態２と同様である。
【００６１】
本実施形態によれば、複雑な画面操作に熟知しなくとも、キーワードを指定して容易に該当する文書に関する情報を登録することができる。
【図面の簡単な説明】
【００６２】
【図１】本実施形態の電子文書管理システムの構成の一例を示す図である。
【図２】本実施形態の電子文書管理システムを操作部と、入力支援部とに大別した場合の構成を示すブロック図である。
【図３】本実施形態における電子文書管理システムのキーワード抽出部の処理を示すフローチャート図である。
【図４】本実施形態の電子文書管理システムによって処理される画像の一例を示す図である。
【符号の説明】
【００６３】
１    入力支援部
２    操作部
４    モニタ
５    マウス
６    補助記憶装置
７    プリンタ
８    スキャナ
９    バスライン
１０    ＣＰＵ
１１    基本画像構成部
１２    画像取込部
１４    メモリ
１５    キーボード
２１    基本印刷部
２２    差分画像構成部
３２    キーワード抽出部
４２    情報操作部
【図１】
2008181223.tif 000003
【図２】
2008181223.tif 000004
【図３】
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【図４】
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