(57)【要約】      （修正有）【課題】情報共有が必要な状況での、情報伝達もれを低減する。【解決手段】ＦＡＸを受信し、着信先にＦＡＸ情報を転送する機能を有するとともに、さらに収受文書をビットマップ形式の図面として保存する機能を有し、発信元組織名、着信先組織名、受信時刻等で収受文書を検索する機能を有する災害情報共有サーバを配備し、前記災害情報共有サーバと事務所や出張所あるいは地方統括局の各課室に配備されたＦＡＸ間を接続するとともに、イントラネットに接続した端末装置からは災害時に送受信されている情報を閲覧・検索できるようにする。【選択図】図１
2008176355.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
管轄する地域に配置された事務所や出張所と、これを管轄する地方統括局の各課室間で、災害時にＦＡＸを活用して情報の収受を行うシステムにおいて、前記地方統括局に収受されるＦＡＸを受信し、着信先にＦＡＸ情報を転送する機能を有するとともに、発信番号、着信番号と、それぞれに対応する事務所や出張所名、あるいは地方統括局の各課室名の変換テーブルを有し、さらに収受文書をビットマップ形式の図面として保存する機能を有し、前記テーブル情報を元に発信元組織名、着信先組織名、収受文書内容、ならびに受信した際の時刻を関連付けしてデータベースに登録し、前記発信元組織名、着信先組織名、受信時刻等で収受文書を検索する機能を有する災害情報共有サーバを配備し、前記災害情報共有サーバと事務所や出張所あるいは地方統括局の各課室に配備されたＦＡＸ間を接続するとともに、前記災害情報共有サーバは地方統括局の各課室と接続したイントラネットに接続し、前記イントラネットに接続した端末装置からは災害時に送受信されている情報を閲覧・検索するようにしたことを特徴とする災害時の情報共有システム。
【請求項２】
前記イントラネットに接続した災害担当者用の端末装置から、災害時のみ前記災害情報共有サーバから前記テーブル情報を元に発信元組織名、着信先組織名、収受文書内容、ならびに受信した際の時刻を関連付けしてデータベースに登録し、平常時はデータベースへの登録を行わないよう前記災害情報共有サーバを制御することを特徴とする請求項１の災害時の情報共有システム。
【請求項３】
前記イントラネットに接続した災害担当者用の端末装置から、災害現場に関連する事務所や出張所、あるいは地方統括局の関係する課室に対して送受信したＦＡＸ情報のみを前記災害情報共有サーバから前記テーブル情報を元に発信元組織名、着信先組織名、収受文書内容、ならびに受信した際の時刻を関連付けしてデータベースに登録するよう制御することを特徴とする請求項１の災害時の情報共有システム。
【請求項４】
前記イントラネットを、前記地方統括局管内の事務所や出張所にまで延長し、それぞれの場所で前記イントラネットに端末装置を接続することによって、前記地方統括局管内で起こっている災害情報を共有して閲覧・検索できるようにし、さらに前記イントラネットに接続した前記地方統括局の災害担当者用端末装置からは、前記イントラネットに接続した各端末装置に対して、閲覧・検索の可否を制御することを特徴とする請求項１の災害時の情報共有システム。
【請求項５】
管轄する地域に配置された事務所や出張所と、これを管轄する地方統括局の各課室間で送受信するＦＡＸに関し、ＦＡＸ送信用紙の決まった位置に、決まった情報項目と、チェックボックスを記載した部分を設け、送受信する際には、この情報項目に一番近い内容にチェックを行い送信し、これを受信した前記災害情報共有サーバは、定型文書のチェックのある項目位置を識別し、情報項目と紙面の位置との関係を事前に登録したテーブルを介してチェック項目を同定し、新たな情報項目として発信元組織名、着信先組織名、収受文書内容、ならびに受信した際の時刻に追加してデータベースに登録することを特徴とする請求項１の災害時の情報共有システム。
【請求項６】
前記地方統括局に設置するＦＡＸ装置には、災害時の緊急度に応じた着信番号を割り振り、管轄する地域に配置された事務所や出張所からは、緊急度に応じた前記着信番号にＦＡＸ送信を行い、前記災害情報共有サーバは、この着信番号名を元に緊急度情報を抽出してデータベースへ登録を行うとともに、緊急度に応じた着信番号に対応した前記地方統括局に設置するＦＡＸ装置に情報を出力することを特徴とする請求項１の災害時の情報共有システム。
【請求項７】
前記地方統括局には構内交換機を設置し、さらに災害情報共有サーバは現用系とスタンバイ系からなる二重化構成をとり、かつ前記構内交換機と現用系とスタンバイ系からなる災害情報共有サーバとの間は二重化配線を行うとともに、前記地方統括局に設置したＦＡＸ装置と現用系とスタンバイ系からなる災害情報共有サーバとの間も二重化配線を行うとともに、現用系災害情報共有サーバが障害等で停止した場合は、スタンバイ状態で待機中のスタンバイ系災害情報共有サーバを現用系災害情報共有サーバとして系切り替えを行えるようにしたことを特徴とする請求項１の災害時の情報共有システム。
【請求項８】
前記災害情報共有サーバは、発信元組織名、着信先組織名、収受文書内容、ならびに受信した際の時刻を関連付けしてデータ引き抜きを行う機能に限定し、データベース登録を行い、前記イントラネットから閲覧・検索の要求を受け付ける情報蓄積サーバを別途イントラネット上に設置したことを特徴とする請求項１の災害時の情報共有システム。
【請求項９】
前記イントラネットに接続した災害担当者用の端末装置から、送信された情報の既読、未読をチェックできる機能を有することを特徴とする請求項１の災害時の情報共有システム。
【請求項１０】
前記イントラネットに接続した災害担当者用の端末装置から、既読のチェックを行うことによって、送信元に自動返信でＦＡＸ送信を行うとともに、前記端末装置から必要な情報を投入することにより、前記自動返信されるＦＡＸ情報に情報が付加される機能を有することを特徴とする請求項１の災害時の情報共有システム。
【請求項１１】
前記災害情報共有サーバには、各種色の紙を格納したトレーを複数有するプリンタ装置を接続し、かつプリンタ用紙の色（トレー番号）と緊急度を割り付けたテーブルを災害情報共有サーバに格納し、管轄する地域に配置された事務所や出張所からは、緊急度に応じてＦＡＸ送信を行い、前記災害情報共有サーバは、緊急度情報を抽出してデータベースへ登録を行うとともに、緊急度に応じて前記プリンタのトレーを選択して印刷することを特徴とする請求項１の災害時の情報共有システム。
【請求項１２】
前記災害情報共有サーバには、プリンタ用紙の色別に複数のプリンタ装置を接続し、かつプリンタ用紙の色と緊急度を割り付けたテーブルを災害情報共有サーバに格納し、前記管轄する地域に配置された事務所や出張所からは、緊急度に応じてＦＡＸ送信を行い、前記災害情報共有サーバは、緊急度情報を抽出してデータベースへ登録を行うとともに、緊急度に応じて前記プリンタ装置を選択して印刷することを特徴とする請求項１の災害時の情報共有システム。
【請求項１３】
前記災害情報共有サーバには、複数の携帯電話に、FAXを受信したことを音声で通知したり、FAXを受信したことをメールで通知する、あるいはメールに受信したFAXの受信内容を図面として添付し、携帯メールでもFAX受信内容を確認できるようにしたことを特徴とする請求項１の災害時の情報共有システム。
【請求項１４】
前記複数の携帯電話への通知や転送先は、昼間と夜間による違い、平日と休日による違いに応じたテーブルを前記災害情報共有サーバに配備し、災害の起こった時間に応じて通知や転送先を自動変更できることを特徴とする請求項１の災害時の情報共有システム。
【請求項１５】
前記地方統括局の災害対策室等に配備される電子黒板等の入力・表示機器に関しても、前記イントラネットに接続した端末装置を介して接続し、ＦＡＸ情報とあわせて一括して閲覧・検索が行えることを特徴とする請求項１の災害時の情報共有システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、災害時に地方に多数配置されている事務所や出張所と、これらを統括する地方統括局との間で収受されるＦＡＸを活用した紙情報に対して、業務の流れに変更をきたさない範囲で紙情報に付加されている情報を自動抽出し、かつ一元的に蓄積する。さらにこの情報をキーワードに閲覧・検索を行えるようにすることで、災害時の情報共有を簡便かつ経済的に提供できる災害時の情報共有システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、災害時において、地方に多数配置されている事務所や出張所と、これらを統括する地方統括局との間では、ＦＡＸを中心とした紙情報でのやりとりが基本となっていた。このようなやり取りがＩＴ化が進む時代になっても主流となって使われている。その大きな理由は大きく２つある。まず１つ目は、災害時のような咄嗟の場合、パーソナルコンピュータ等に情報を打ち込むよりも、紙に書き取るほうが明らかに早く実施・対応できるという点がある。２つ目に、情報を送ったという痕跡が相手方に残っていることから、確かに送信したということが証明できるという点である。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら近年、災害時に上述したＦＡＸでの情報収受における問題が散見されるようになってきている。特に２つ目の利点といわれている部分に関するものが中心である。
まず災害時には多数のＦＡＸ情報が送信されるため、受信側が気がつかず、大事な情報が未読のままになってしまうという問題がある。
また紙情報のため、その重要度の判別が難しく、受信側が気がつかず、大事な情報が未読のままになってしまうという問題もあった。
【０００４】
さらに紙情報のため、他の部署との間で情報を共有するには、その内容をコピーして関連部署に配布するなど、手間と労力が必要になるとともに、配布先でも紙情報のために未読のままとなってしまうといった問題もあった。
また近年では手書き文字をデジタル化して保存する技術も利用できるようになってきているものの、特殊な用紙を利用しないと識別できないなど、まだまだ制約条件が多いといった問題もある。
【０００５】
災害時には、紙の利用は避けて通れないという識者の声が多数上がっているにもかかわらず、現状災害時にＩＴ化を進めるには、データをパーソナルコンピュータ等から投入するという方法が主流であるため、システムを普段から使い慣れていないとまったく使えないし、データ投入ができないといった問題も起こっている。
【０００６】
本発明は、災害時に地方に多数配置されている事務所や出張所と、これらを統括する地方統括局との間で収受されるＦＡＸを活用した紙情報に対して、業務の流れに変更をきたさない範囲で紙情報に付加されている情報を自動抽出し、かつ一元的に蓄積し、さらにこの情報をキーワードに閲覧・検索を行えるようにすることで、災害時の各組織間での情報共有を簡便かつ経済的に提供できる災害時の情報共有システムを提供するものである。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明は、管轄する地域に配置された事務所や出張所と、これを管轄する地方統括局の各課室間で、災害時にＦＡＸを活用して情報の収受を行うシステムにおいて、前記地方統括局に収受されるＦＡＸを受信し、着信先にＦＡＸ情報を転送する機能を有するとともに、発信番号、着信番号と、それぞれに対応する事務所や出張所名、あるいは地方統括局の各課室名の変換テーブルを有し、さらに収受文書をビットマップ形式の図面として保存する機能を有し、前記テーブル情報を元に発信元組織名、着信先組織名、収受文書内容、ならびに受信した際の時刻を関連付けしてデータベースに登録し、前記発信元組織名、着信先組織名、受信時刻等で収受文書を検索する機能を有する災害情報共有サーバを配備し、前記災害情報共有サーバと事務所や出張所あるいは地方統括局の各課室に配備されたＦＡＸ間を接続するとともに、前記災害情報共有サーバは地方統括局の各課室と接続したイントラネットに接続し、前記イントラネットに接続した端末装置からは災害時に送受信されている情報を閲覧・検索することを最も大きな特徴とする。
【発明の効果】
【０００８】
このため、従来紙情報としてのみ扱っていたＦＡＸ情報を、情報の発信者や受信者、時刻、送信内容（ビットマップイメージ）に関して一元的に蓄積管理できるため、発信者や受信者、時刻で閲覧・検索が行えるようになるとともに、イントラネットに接続された接続端末があれば、いかなる場所からでも状況を確認することができるようになることが、従来技術と大きく異なる。
【０００９】
またＦＡＸ送信用紙の決まった位置に、決まった情報項目と、チェックボックスを記載した部分を設け、送受信する際には、この情報項目に一番近い内容にチェックを行い送信し、これを受信した前記災害情報共有サーバは、定型文書のチェックのある項目位置を識別し、情報項目と紙面の位置との関係を事前に登録したテーブルを介してチェック項目を同定し、新たな情報項目として発信元組織名、着信先組織名、収受文書内容、ならびに受信した際の時刻に追加してデータベースに登録することができることを大きな特徴とする。
このため業務の流れに変更をきたさない範囲で、紙情報に付加された情報を自動抽出することで、さらに分類カテゴリーを増やすことができる点が従来技術と大きく異なる。
【００１０】
さらにイントラネットに接続した災害担当者用の端末装置から、送信された情報の既読、未読をチェックできる機能を有することを大きな特徴とする。
このため受信した情報の読み忘れを防ぐことが出来る点が従来技術と大きく異なる。さらに情報を送信したサイドも、これまでは送達確認ができなかったが、このような特徴を有することで、着信側の受信確認が行える点が従来技術と大きく異なる。
【００１１】
更に本発明は、多種色の紙を格納したトレーを複数有するプリンタ装置を接続し、かつプリンタ用紙の色（トレー番号）と緊急度を割り付けたテーブルを災害情報共有サーバに格納し、管轄する地域に配置された事務所や出張所からは、緊急度に応じてＦＡＸ送信を行い、前記災害情報共有サーバは、緊急度情報を抽出してデータベースへ登録を行うとともに、緊急度に応じて前記プリンタのトレーを選択して印刷することを大きな特徴とする。
このことによって端末装置内のみならず、紙にも色を付与することにより、視覚的に重要度判別が出来るようになるという点が従来技術と大きく異なる。
【００１２】
また本発明は、災害情報共有サーバには、複数の携帯電話に、FAXを受信したことを音声で通知したり、FAXを受信したことをメールで通知する、あるいはメールに受信したFAXの受信内容を図面として添付し、携帯メールでもFAX受信内容を確認できるようにしたことを大きな特徴とする。
このため災害時に駆けつけ途中、あるいは自宅や出張先にいて、本務地に駆けつけられないような場合においても情報を共有できるという点が従来技術と大きく異なる。
【００１３】
本発明は、管轄する地域に配置された事務所や出張所と、これを管轄する地方統括局の各課室間で、災害時にＦＡＸを活用して情報の収受を行うシステムにおいて、前記地方統括局に収受されるＦＡＸを受信し、着信先にＦＡＸ情報を転送する機能を有するとともに、発信番号、着信番号と、それぞれに対応する事務所や出張所名、あるいは地方統括局の各課室名の変換テーブルを有し、さらに収受文書をビットマップ形式の図面として保存する機能を有し、前記テーブル情報を元に発信元組織名、着信先組織名、収受文書内容、ならびに受信した際の時刻を関連付けしてデータベースに登録し、前記発信元組織名、着信先組織名、受信時刻等で収受文書を検索する機能を有する災害情報共有サーバを配備し、前記災害情報共有サーバと事務所や出張所あるいは地方統括局の各課室に配備されたＦＡＸ間を接続するとともに、前記災害情報共有サーバは地方統括局の各課室と接続したイントラネットに接続し、前記イントラネットに接続した端末装置からは災害時に送受信されている情報を閲覧・検索することを最も大きな特徴とする。
このため、従来紙情報としてのみ扱っていたＦＡＸ情報を、情報の発信者や受信者、時刻、送信内容（ビットマップイメージ）に関して一元的に蓄積管理できるため、発信者や受信者、時刻で閲覧・検索が行えるようになるとともに、イントラネットに接続された接続端末があれば、いかなる場所からでも状況を確認することができるようになる利点がある。
【００１４】
また本発明は、ＦＡＸ送信用紙の決まった位置に、決まった情報項目と、チェックボックスを記載した部分を設け、送受信する際には、この情報項目に一番近い内容にチェックを行い送信し、これを受信した前記災害情報共有サーバは、定型文書のチェックのある項目位置を識別し、情報項目と紙面の位置との関係を事前に登録したテーブルを介してチェック項目を同定し、新たな情報項目として発信元組織名、着信先組織名、収受文書内容、ならびに受信した際の時刻に追加してデータベースに登録することができることを第２の特徴とする。
このため業務の流れに変更をきたさない範囲で、紙情報に付加された情報を自動抽出することで、さらに分類カテゴリーを増やすことができる利点がある。
【００１５】
さらにイントラネットに接続した災害担当者用の端末装置から、送信された情報の既読、未読をチェックできる機能を有することを第３の大きな特徴とする。
このため受信した情報の読み忘れを防ぐことが出来る利点がある。さらに情報を送信したサイドも、これまでは送達確認ができなかったが、このような特徴を有することで、着信側の受信確認が行える利点がある。
【００１６】
更に本発明は、種色の紙を格納したトレーを複数有するプリンタ装置を接続し、かつプリンタ用紙の色（トレー番号）と緊急度を割り付けたテーブルを災害情報共有サーバに格納し、管轄する地域に配置された事務所や出張所からは、緊急度に応じてＦＡＸ送信を行い、前記災害情報共有サーバは、緊急度情報を抽出してデータベースへ登録を行うとともに、緊急度に応じて前記プリンタのトレーを選択して印刷することを第４の大きな特徴とする。
このことによって端末装置内のみならず、紙にも色を付与することにより、視覚的に重要度判別が出来るようになるという利点がある。
【００１７】
また本発明は、災害情報共有サーバには、複数の携帯電話に、FAXを受信したことを音声で通知したり、FAXを受信したことをメールで通知する、あるいはメールに受信したFAXの受信内容を図面として添付し、携帯メールでもFAX受信内容を確認できるようにしたことを第５の大きな特徴とする。
このため災害時に駆けつけ途中、あるいは自宅や出張先にいて、本務地に駆けつけられないような場合においても情報を共有できるという利点がある。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１８】
【実施例１】
【００１９】
図１は、本発明による第１の実施例を示すシステム構成図を示したものである。ここで１は災害情報共有サーバ、２は地方統括局、３は地域事務所Ａ、４は地域出張所Ｂ、５は地域事務所Ｃ、６は地方統括局内の室、７は地方統括局内のａ課、８は地方統括局内のｂ課、９は地域事務所Ａに設置されたＦＡＸ装置、１０は地域出張所Ｂに設置されたＦＡＸ装置、１１は地域事務所Ｃに設置されたＦＡＸ装置、１２は地方統括局内の室に設置されたＦＡＸ装置、１３は地方統括局内のａ課に設置されたＦＡＸ装置、１４は地方統括局内のｂ課に設置されたＦＡＸ装置、１５は地域事務所、地域出張所と地方統括局（災害情報共有サーバ１）を接続する通信回線、１６は地方統括局２内の災害情報共有サーバ１と、地方統括局２内の室課を接続する通信回線、１７は地域事務所Ａから地方統括局２内の室６あてに送出したＦＡＸ表紙、１８は地域事務所Ａから地方統括局２内の室６あてに送出したＦＡＸ内容ａ、１９は地域出張所Ｂから地方統括局２内のｂ課８あてに送出したＦＡＸ表紙、２０は地域出張所Ｂから地方統括局２内のｂ課８あてに送出したＦＡＸ内容ｂ、２１は地域事務所Ｃから地方統括局２内のａ課７あてに送出したＦＡＸ表紙、２２は地域事務所Ｃから地方統括局２内のａ課７あてに送出したＦＡＸ内容ｃ、 ２３は地域事務所Ａから地方統括局２内の室６あてに送出したＦＡＸ表紙、２４は地域事務所Ａから地方統括局２内の室６あてに送出したＦＡＸ内容ａ、２５は地域出張所Ｂから地方統括局２内のｂ課８あてに送出したＦＡＸ表紙、２６は地域出張所Ｂから地方統括局２内のｂ課８あてに送出したＦＡＸ内容ｂ、２７は地域事務所Ｃから地方統括局２内のａ課７あてに送出したＦＡＸ表紙、２８は地域事務所Ｃから地方統括局２内のａ課７あてに送出したＦＡＸ内容ｃ、２９は地域事務所Ａから地方統括局２内の室６あてに送出したＦＡＸ内容ａを抽出したファイル、３０は地域出張所Ｂから地方統括局２内のｂ課８あてに送出したＦＡＸ内容ｂを抽出したファイル、３１は地域事務所Ｃから地方統括局２内のａ課７あてに送出したＦＡＸ内容ｃを抽出したファイル、３２は地方統括局２内のイントラネット３４に接続された災害対策班の端末Ａ、３３は地方統括局２内のイントラネット３４に接続された災害対策班の端末Ｂ、３４は地方統括局２内のイントラネットをそれぞれ表している。
【００２０】
本実施例の場合、管轄する地域に配置された事務所（３，５）や出張所４と、これを管轄する地方統括局の各課室間（６，７，８）で、災害時にＦＡＸを活用して情報の収受を行うシステムにおいて、災害情報共有サーバ１を地方統括局２内に設置し、地方統括局２に収受されるＦＡＸを受信し、着信先にＦＡＸ情報を転送する機能（２３，２４，２５，２６，２７，２８）を有するとともに、発信番号、着信番号（１７，１９，２１）と、それぞれに対応する事務所や出張所名、あるいは地方統括局の各課室名の変換テーブルを有し、さらに収受文書をビットマップ形式の図面（２９，３０，３１）として保存する機能を有し、前記テーブル情報を元に発信元組織名、着信先組織名、収受文書内容、ならびに受信した際の時刻を関連付けしてデータベースに登録し、災害情報共有サーバ１は地方統括局２の関係部署（３２，３３）と接続したイントラネット３４に接続し、前記イントラネット３４に接続した端末装置（３２，３３）からは災害時に送受信されている情報を閲覧・検索するようにしたものである。
【００２１】
このように従来紙情報としてのみ扱っていたＦＡＸ情報を、情報の発信者や受信者、時刻、送信内容（ビットマップイメージ）に関して一元的に蓄積管理できるため、発信者や受信者、時刻で閲覧・検索が行えるようになるとともに、イントラネット３４に接続された接続端末があれば、いかなる場所からでも状況を確認することができるようになる。
また図中に図示していないが、イントラネット３４に接続した災害担当者用の端末装置（３２，３３）から、災害時のみ災害情報共有サーバ１からテーブル情報を元に発信元組織名、着信先組織名、収受文書内容、ならびに受信した際の時刻を関連付けしてデータベースに登録し、平常時はデータベースへの登録を行わないよう災害情報共有サーバ１を制御することも可能である。一方別の利用方法として、平常時に訓練モードとして災害時と同様に情報を収集することも可能となる。
【００２２】
さらにイントラネット３４接続した災害担当者用の端末装置（３２，３３）から、災害現場に関連する事務所や出張所、あるいは地方統括局２の関係する課室に対して送受信したＦＡＸ情報のみを災害情報共有サーバ１から前記テーブル情報を元に発信元組織名、着信先組織名、収受文書内容、ならびに受信した際の時刻を関連付けしてデータベースに登録するよう制御することも可能である。このことによって、関係ないと判断される情報の収集処理を減らすこともできることは言うまでも無い。
【実施例２】
【００２３】
図２は、本発明による第２の実施例を示すシステム構成図を示したものである。ここで３５は地域事務所Ａと地方統括局２内とを接続するイントラネット、３６は地域事務所Ｃと地方統括局２内とを接続するイントラネット、３７は地方統括局２内の室とを接続するイントラネット、３８は地方統括局２内のｂ課とを接続するイントラネット、４０は地域事務所Ａに設置し、イントラネット３５と接続した災害対策班の端末、４１は地域事務所Ｃに設置し、イントラネット３６と接続した災害対策班の端末、４２は地方統括局２内の室に設置し、イントラネット３７と接続した災害対策班の端末、４３は地方統括局２内のｂ課に設置し、イントラネット３８と接続した災害対策班の端末をそれぞれ表している。
【００２４】
本実施例は、地方統括局２の室６や地方統括局２内のｂ課、ならびに地域事務所Ａと、地域事務所Ｃとをイントラネット（３５，３６，３７，３８）で接続したものである。
このイントラネット接続を取ることで、地域統括局２内の災害対策班（３２，３３）のみならず、遠隔地に位置する事務所３や出張所５、あるいは地域統括局２内の各部室（６，８）と情報を共有することができる。
【実施例３】
【００２５】
図３は、本発明による第３の実施例を示すシステム構成図を示したものである。ここで５０はＦＡＸ送信用紙の自由記述部分、５１はＦＡＸ送信用紙の決まった位置に、決まった情報項目と、チェックボックスを記載した部分をそれぞれ表している。
【００２６】
本実施例は、管轄する地域に配置された事務所Ａ、Ｃ（３，５）や出張所Ｂ（４）と、これを管轄する地方統括局２の各課室間（６，７，８）で送受信するＦＡＸに関し、ＦＡＸ送信用紙１７の決まった位置に、決まった情報項目と、チェックボックスを記載した部分５１を設け、送受信する際には、この情報項目に一番近い内容にチェックを行い送信し、これを受信した災害情報共有サーバ１は、定型文書のチェックのある項目位置５１を識別し、情報項目と紙面の位置との関係を事前に登録したテーブルを介してチェック項目を同定し、新たな情報項目として発信元組織名、着信先組織名、収受文書内容、ならびに受信した際の時刻に追加してデータベースに登録するものである。
このため業務の流れに変更をきたさない範囲で、紙情報に付加された情報を自動抽出することで、分類カテゴリーを増やすことができる。
【実施例４】
【００２７】
図４は、本発明による第４の実施例を示すシステム構成図を示したものである。ここで６０は災害情報共有サーバ１と、地方統括局２内に設置した緊急度別にカテゴライズしたＦＡＸ装置とを接続する通信回線、６１は地方統括局２内に設置した緊急度大のＦＡＸを受信するＦＡＸ装置を設置した部室、６２は地方統括局２内に設置した緊急度中のＦＡＸを受信するＦＡＸ装置を設置した部室、６３は地方統括局２内に設置した緊急度小のＦＡＸを受信するＦＡＸ装置を設置した部室、６４は地方統括局２内に設置した緊急度大のＦＡＸを受信するＦＡＸ装置、６５は地方統括局２内に設置した緊急度中のＦＡＸを受信するＦＡＸ装置、６６は地方統括局２内に設置した緊急度小のＦＡＸを受信するＦＡＸ装置、６７は緊急度大中小に応じてＦＡＸを送信する電話番号、６８は地域事務所Ａから地方統括局２内の緊急度大６１あてに送出したＦＡＸ表紙、６９は地域事務所Ａから地方統括局２内の緊急度大６１あてに送出したＦＡＸ内容Ａ、７０は地域出張所Ｂから地方統括局２内の緊急度小６３あてに送出したＦＡＸ表紙、７１は地域出張所Ｂから地方統括局２内の緊急度小６３あてに送出したＦＡＸ内容Ｂ、７２は地域事務所Ｃから地方統括局２内の緊急度中６２あてに送出したＦＡＸ表紙、７３は地域事務所Ｃから地方統括局２内の緊急度中６２あてに送出したＦＡＸ内容Ｃ、７４は地域事務所Ａから地方統括局２内の緊急度大６１あてに送出したＦＡＸ表紙、７５は地域事務所Ａから地方統括局２内の緊急度大６１あてに送出したＦＡＸ内容Ａ、７６は地域事務所Ｃから地方統括局２内の緊急度中６２あてに送出したＦＡＸ表紙、７７は地域事務所Ｃから地方統括局２内の緊急度中６２あてに送出したＦＡＸ内容Ｃ、７８は地域出張所Ｂから地方統括局２内の緊急度小６３あてに送出したＦＡＸ表紙、７９は地域出張所Ｂから地方統括局２内の緊急度小６３あてに送出したＦＡＸ内容Ｂをそれぞれ表している。
【００２８】
本実施例は、ＦＡＸ装置（６４，６５，６６）には、災害時の緊急度に応じた着信番号を割り振り（６７）、管轄する地域に配置された事務所Ａ，Ｃ（３，５）や出張所Ｂからは、緊急度に応じた前記着信番号６７にＦＡＸ送信を行い、災害情報共有サーバ１は、この着信番号名６７を元に緊急度情報を抽出してデータベースへ登録を行うとともに、緊急度に応じた着信番号６７に対応した地方統括局に設置するＦＡＸ装置（６４，６５，６６）に情報を出力するものである。
緊急度の情報をＦＡＸ送信番号６７に割り振っているため、業務の流れに変更をきたさない範囲で新たな情報カテゴリーを追加できる。また受信側も緊急度に応じたＦＡＸ装置（６４，６５，６６）に着信するため、受信側の注意を容易に喚起することも可能である。
【実施例５】
【００２９】
図５は、本発明による第５の実施例を示すシステム構成図を示したものである。ここで８０は現用系災害情報共有サーバ、８１はスタンバイ系災害情報共有サーバ、８２は構内交換機（ＰＢＸ）、８３は地域事務所、地域出張所と地方統括局２内に設置した構内交換機８２を接続する通信回線、８４は地方統括局２内に設置した構内交換機８２と、現用系災害情報共有サーバ８０を接続する通信回線、８５は地方統括局２内に設置した構内交換機８２と、スタンバイ系災害情報共有サーバ８１を接続する通信回線、８６は現用系災害情報共有サーバ８０と、地方統括局２内の室課を接続する通信回線、８７はスタンバイ系災害情報共有サーバ８１と、地方統括局２内の室課を接続する通信回線をそれぞれ表している。
【００３０】
本実施例は、地方統括局２に構内交換機８２を設置し、さらに災害情報共有サーバは現用系８０とスタンバイ系８１からなる二重化構成をとり、かつ構内交換機８２と現用系８０とスタンバイ系８１からなる災害情報共有サーバとの間は二重化配線を行うとともに、地方統括局２に設置したＦＡＸ装置（１２，１３，１４）と現用系８０とスタンバイ系８１からなる災害情報共有サーバとの間も二重化配線を行うとともに、現用系災害情報共有サーバ８０が障害等で停止した場合は、スタンバイ状態で待機中のスタンバイ系災害情報共有サーバ８１を現用系災害情報共有サーバとして系切り替えを行えるようにしたものである。
この構成を採用することによって、より障害に強く、信頼度の高いシステムを構成することができる。
【実施例６】
【００３１】
図６は、本発明による第６の実施例を示すシステム構成図を示したものである。ここで９０は情報蓄積サーバ、９１は災害情報共有サーバ１と、情報蓄積サーバ９０とを接続するイントラネットをそれぞれ表している。
【００３２】
本実施例は、災害情報共有サーバ１は、発信元組織名、着信先組織名、収受文書内容、ならびに受信した際の時刻を関連付けしてデータ引き抜きを行う機能に限定し、データベース登録を行い、前記イントラネット３４から閲覧・検索の要求を受け付ける情報蓄積サーバ９０をイントラネット９１上に設置したものである。
この構成をとることにより、機能分担を分離することで、負荷が低減され、処理性能を向上させることができる。
【実施例７】
【００３３】
図７は、本発明による第７の実施例を示すシステム構成図を示したものである。ここで１０１は地方統括局２内のイントラネット３４に接続された、受信ＦＡＸの既読・未読のチェックを行う画面を有する災害対策班の端末Ａ、１０２は地方統括局２内のイントラネット３４に接続された、受信ＦＡＸの既読・未読のチェックを行う画面、１０３は地方統括局２内のイントラネット３４に接続された、受信ＦＡＸの既読・未読のチェックを行う操作内容をそれぞれ表している。
【００３４】
本実施例は、イントラネット３４に接続した災害担当者用の端末装置（１０１）から、送信された情報の既読、未読をチェックできる機能（１０２，１０３）を設けたものである。
このため受信した情報の読み忘れを防ぐことが出来る。さらに情報を送信したサイドも、これまでは送達確認ができなかったが、このような特徴を有することで、着信側の受信確認が行えるようになる。
【実施例８】
【００３５】
図８は、本発明による第８の実施例を示すシステム構成図を示したものである。ここで１１０は地方統括局２内のイントラネット３４に接続された、受信ＦＡＸの既読・未読のチェックを行う画面、自動返送機能、コメント入力機能を有する災害対策班の端末Ａ、１１１は地方統括局２内のイントラネット３４に接続された、受信ＦＡＸの既読・未読のチェックを行う画面、メント入力画面、１１２は地方統括局２内のイントラネット３４に接続された、受信ＦＡＸの既読・未読のチェックを行う画面、自動返送機能、コメント入力機能に関する操作内容をそれぞれ表している。
【００３６】
本実施例は、イントラネット３４に接続した災害担当者用の端末装置１１０から、既読のチェックを行うことによって、送信元に自動返信でＦＡＸ送信を行うとともに、端末装置１１０から必要な情報を投入することにより（１１１，１１２）、自動返信されるＦＡＸ情報に情報が付加される構成を示したものである。
第７の実施例と同様に、情報を送信したサイドも、これまでは送達確認ができなかったが、このような特徴を有することで、着信側の受信確認が行えるようになる。
【実施例９】
【００３７】
図９は、本発明による第９の実施例を示すシステム構成図を示したものである。ここで１２０は緊急度別の色を配した紙を各トレーに配備したプリンタ装置、１２１は災害情報共有サーバ１とプリンタ装置１２０を接続する通信回線、１２２は緊急度大（赤色）で出力されたＦＡＸ受信情報、１２３は緊急度中（黄色）で出力されたＦＡＸ受信情報、１２４は緊急度小（緑色）で出力されたＦＡＸ受信情報をそれぞれ表している。
【００３８】
本実施例は、災害情報共有サーバ１には、各種色の紙を格納したトレーを複数有するプリンタ装置１２０を接続し、かつプリンタ用紙の色（トレー番号）と緊急度を割り付けたテーブルを災害情報共有サーバ１に格納し、管轄する地域に配置された事務所（３，５）や出張所４からは、緊急度に応じてＦＡＸ送信を行い、災害情報共有サーバ１は、緊急度情報を抽出してデータベースへ登録を行うとともに、緊急度に応じてプリンタ装置１２０のトレーを選択して印刷する（１２２，１２３，１２４）ようにしたものである。
端末装置内（３２，３３）のみならず、紙にも色を付与する（１２２，１２３，１２４）ことにより、視覚的に重要度判別が出来るようになる。
なおここでは図示しないが、災害情報共有サーバ１には、プリンタ用紙の色別に複数のプリンタ装置を接続し、かつプリンタ用紙の色と緊急度を割り付けたテーブルを災害情報共有サーバ１に格納し、前記管轄する地域に配置された事務所（３，５）や出張所４からは、緊急度に応じてＦＡＸ送信を行い、災害情報共有サーバ１は、緊急度情報を抽出してデータベースへ登録を行うとともに、緊急度に応じてプリンタ装置を選択して印刷することも可能である。
【実施例１０】
【００３９】
図１０は、本発明による第１０の実施例を示すシステム構成図を示したものである。ここで１３０は携帯電話１３２への配信機能を有する災害情報共有サーバ、１３１は災害情報共有サーバ１３０と携帯電話１３２との間の通信回線、１３２は地方統括局や事務所、出張所職員が保有する携帯電話をそれぞれ表している。
【００４０】
本実施例は、災害情報共有サーバ１には、複数の携帯電話１３２に、FAXを受信したことを音声で通知したり、FAXを受信したことをメールで通知する、あるいはメールに受信したFAXの受信内容を図面として添付し、携帯メールでもFAX受信内容を確認できるようにしたものである。さらに複数の携帯電話１３２への通知や転送先は、昼間と夜間による違い、平日と休日による違いに応じたテーブルを災害情報共有サーバ１に配備し、災害の起こった時間に応じて通知や転送先を自動変更できるようにしたものである。
災害時に駆けつけ途中、あるいは自宅や出張先にいて本務地に駆けつけられないような場合においても容易に災害時の情報を共有できる。
【実施例１１】
【００４１】
図１１は、本発明による第１１の実施例を示すシステム構成図を示したものである。ここで１４０は地方統括局２内の災害対策室等に設置された電子黒板、１４１は電子黒板１４０に記載した内容をデジタル化するためのＰＣ装置、１４２はＰＣ装置１４１を地方統括局２内の機器と接続するためのイントラネットをそれぞれ表している。
【００４２】
本実施例は、地方統括局２の災害対策室等に配備される電子黒板１４０等の入力・表示機器に関しても、イントラネット１４２に接続した端末装置１４１を介して接続し、ＦＡＸ情報とあわせて一括して閲覧・検索が行えるようにしたものである。
このように手書きで処理された文書を一元的に収集し、閲覧。検索できるようにすることによって、より災害時の情報を共有化できるようになる。
【産業上の利用可能性】
【００４３】
本発明は、災害時用の情報共有システムに適用することができる。
【図面の簡単な説明】
【００４４】
【図１】は本発明による第１の実施例を示すシステム構成図である。
【図２】は本発明による第２の実施例を示すシステム構成図である。
【図３】は本発明による第３の実施例を示すシステム構成図である。
【図４】は本発明による第４の実施例を示すシステム構成図である。
【図５】は本発明による第５の実施例を示すシステム構成図である。
【図６】は本発明による第６の実施例を示すシステム構成図である。
【図７】は本発明による第７の実施例を示すシステム構成図である。
【図８】は本発明による第８の実施例を示すシステム構成図である。
【図９】は本発明による第９の実施例を示すシステム構成図である。
【図１０】は本発明による第１０の実施例を示すシステム構成図である。
【図１１】は本発明による第１１の実施例を示すシステム構成図である。
【符号の説明】
【００４５】
１：災害情報共有サーバ
２：地方統括局
３：地域事務所Ａ
４：地域出張所Ｂ
５：地域事務所Ｃ
６：地方統括局内の室
７：地方統括局内のａ課
８：地方統括局内のｂ課
９：地域事務所Ａ  ３に設置されたＦＡＸ装置
１０：地域出張所Ｂ  ４に設置されたＦＡＸ装置
１１：地域事務所Ｃ  ５に設置されたＦＡＸ装置
１２：地方統括局内の室  ６に設置されたＦＡＸ装置
１３：地方統括局内のａ課  ７に設置されたＦＡＸ装置
１４：地方統括局内のｂ課  ８に設置されたＦＡＸ装置
１５：地域事務所、地域出張所と地方統括局（災害情報共有サーバ１）を接続する通信回線
１６：地方統括局２内の災害情報共有サーバ１と、地方統括局２内の室課を接続する通信回線
１７：地域事務所Ａ  ３から地方統括局２内の室６あてに送出したＦＡＸ表紙
１８：地域事務所Ａ  ３から地方統括局２内の室６あてに送出したＦＡＸ内容ａ
１９：地域出張所Ｂ  ４から地方統括局２内のｂ課８あてに送出したＦＡＸ表紙
２０：地域出張所Ｂ  ４から地方統括局２内のｂ課８あてに送出したＦＡＸ内容ｂ
２１：地域事務所Ｃ  ５から地方統括局２内のａ課７あてに送出したＦＡＸ表紙
２２：地域事務所Ｃ  ５から地方統括局２内のａ課７あてに送出したＦＡＸ内容ｃ 
２３：地域事務所Ａ  ３から地方統括局２内の室６あてに送出したＦＡＸ表紙
２４：地域事務所Ａ  ３から地方統括局２内の室６あてに送出したＦＡＸ内容ａ
２５：地域出張所Ｂ  ４から地方統括局２内のｂ課８あてに送出したＦＡＸ表紙
２６：地域出張所Ｂ  ４から地方統括局２内のｂ課８あてに送出したＦＡＸ内容ｂ
２７：地域事務所Ｃ  ５から地方統括局２内のａ課７あてに送出したＦＡＸ表紙
２８：地域事務所Ｃ  ５から地方統括局２内のａ課７あてに送出したＦＡＸ内容ｃ
２９：地域事務所Ａ  ３から地方統括局２内の室６あてに送出したＦＡＸ内容ａを抽出したファイル
３０：地域出張所Ｂ  ４から地方統括局２内のｂ課８あてに送出したＦＡＸ内容ｂを抽出したファイル
３１：地域事務所Ｃ  ５から地方統括局２内のａ課７あてに送出したＦＡＸ内容ｃを抽出したファイル
３２：地方統括局２内のイントラネット３４に接続された災害対策班の端末Ａ
３３：地方統括局２内のイントラネット３４に接続された災害対策班の端末Ｂ
３４：地方統括局２内のイントラネット
３５：地域事務所Ａ  ３と地方統括局２内とを接続するイントラネット
３６：地域事務所Ｃ  ５と地方統括局２内とを接続するイントラネット
３７：地方統括局２内の室  ６とを接続するイントラネット
３８：地方統括局２内のｂ課  ８とを接続するイントラネット
４０：地域事務所Ａ  ３に設置し、イントラネット３５と接続した災害対策班の端末
４１：地域事務所Ｃ  ５に設置し、イントラネット３６と接続した災害対策班の端末
４２：地方統括局２内の室  ６に設置し、イントラネット３７と接続した災害対策班の端末
４３：地方統括局２内のｂ課  ８に設置し、イントラネット３８と接続した災害対策班の端末
５０：ＦＡＸ送信用紙の自由記述部分
５１：ＦＡＸ送信用紙の決まった位置に、決まった情報項目と、チェックボックスを記載した部分
６０：災害情報共有サーバ１と、地方統括局２内に設置した緊急度別にカテゴライズしたＦＡＸ装置とを接続する通信回線
６１：地方統括局２内に設置した緊急度大のＦＡＸを受信するＦＡＸ装置を設置した部室
６２：地方統括局２内に設置した緊急度中のＦＡＸを受信するＦＡＸ装置を設置した部室
６３：地方統括局２内に設置した緊急度小のＦＡＸを受信するＦＡＸ装置を設置した部室
６４：地方統括局２内に設置した緊急度大のＦＡＸを受信するＦＡＸ装置
６５：地方統括局２内に設置した緊急度中のＦＡＸを受信するＦＡＸ装置
６６：地方統括局２内に設置した緊急度小のＦＡＸを受信するＦＡＸ装置
６７：緊急度大中小に応じてＦＡＸを送信する電話番号
６８：地域事務所Ａ  ３から地方統括局２内の緊急度大６１あてに送出したＦＡＸ表紙
６９：地域事務所Ａ  ３から地方統括局２内の緊急度大６１あてに送出したＦＡＸ内容Ａ
７０：地域出張所Ｂ  ４から地方統括局２内の緊急度小６３あてに送出したＦＡＸ表紙
７１：地域出張所Ｂ  ４から地方統括局２内の緊急度小６３あてに送出したＦＡＸ内容Ｂ
７２：地域事務所Ｃ  ５から地方統括局２内の緊急度中６２あてに送出したＦＡＸ表紙
７３：地域事務所Ｃ  ５から地方統括局２内の緊急度中６２あてに送出したＦＡＸ内容Ｃ
７４：地域事務所Ａ  ３から地方統括局２内の緊急度大６１あてに送出したＦＡＸ表紙
７５：地域事務所Ａ  ３から地方統括局２内の緊急度大６１あてに送出したＦＡＸ内容Ａ
７６：地域事務所Ｃ  ５から地方統括局２内の緊急度中６２あてに送出したＦＡＸ表紙
７７：地域事務所Ｃ  ５から地方統括局２内の緊急度中６２あてに送出したＦＡＸ内容Ｃ
７８：地域出張所Ｂ  ４から地方統括局２内の緊急度小６３あてに送出したＦＡＸ表紙
７９：地域出張所Ｂ  ４から地方統括局２内の緊急度小６３あてに送出したＦＡＸ内容Ｂ
８０：現用系災害情報共有サーバ
８１：スタンバイ系災害情報共有サーバ
８２：構内交換機（ＰＢＸ）
８３：地域事務所、地域出張所と地方統括局２内に設置した構内交換機８２を接続する通信回線
８４：地方統括局２内に設置した構内交換機８２と、現用系災害情報共有サーバ８０を接続する通信回線
８５：地方統括局２内に設置した構内交換機８２と、スタンバイ系災害情報共有サーバ８１を接続する通信回線
８６：現用系災害情報共有サーバ８０と、地方統括局２内の室課を接続する通信回線
８７：スタンバイ系災害情報共有サーバ８１と、地方統括局２内の室課を接続する通信回線
９０：情報蓄積サーバ
９１：災害情報共有サーバ１と、情報蓄積サーバー９０とを接続するイントラネット
１０１：地方統括局２内のイントラネット３４に接続された、受信ＦＡＸの既読・未読のチェックを行う画面を有する災害対策班の端末Ａ
１０２：地方統括局２内のイントラネット３４に接続された、受信ＦＡＸの既読・未読のチェックを行う画面
１０３：地方統括局２内のイントラネット３４に接続された、受信ＦＡＸの既読・未読のチェックを行う操作内容
１１０：地方統括局２内のイントラネット３４に接続された、受信ＦＡＸの既読・未読のチェックを行う画面、自動返送機能、コメント入力機能を有する災害対策班の端末Ａ
１１１：地方統括局２内のイントラネット３４に接続された、受信ＦＡＸの既読・未読のチェックを行う画面、メント入力画面
１１２：地方統括局２内のイントラネット３４に接続された、受信ＦＡＸの既読・未読のチェックを行う画面、自動返送機能、コメント入力機能に関する操作内容
１２０：緊急度別の色を配した紙を各トレーに配備したプリンタ装置
１２１：災害情報共有サーバ１とプリンタ装置１２０を接続する通信回線
１２２：緊急度大（赤色）で出力されたＦＡＸ受信情報
１２３：緊急度中（黄色）で出力されたＦＡＸ受信情報
１２４：緊急度小（緑色）で出力されたＦＡＸ受信情報
１３０：携帯電話１３２への配信機能を有する災害情報共有サーバ
１３１：災害情報共有サーバ１３０と携帯電話１３２との間の通信回線
１３２：地方統括局や事務所、出張所職員が保有する携帯電話
１４０：地方統括局２内の災害対策室等に設置された電子黒板
１４１：電子黒板１４０に記載した内容をデジタル化するためのＰＣ装置
１４２：ＰＣ装置１４１を地方統括局２内の機器と接続するためのイントラネット
【図１】
2008176355.tif 000003
【図２】
2008176355.tif 000004
【図３】
2008176355.tif 000005
【図４】
2008176355.tif 000006
【図５】
2008176355.tif 000007
【図６】
2008176355.tif 000008
【図７】
2008176355.tif 000009
【図８】
2008176355.tif 000010
【図９】
2008176355.tif 000011
【図１０】
2008176355.tif 000012
【図１１】
2008176355.tif 000013