(57)【要約】【目的】  ファクシミリデータの誤送信を確実に防止すると共に、不用意に他の人の目に触れずにファクシミリ受信が可能なファクシミリ制御システムを提供する。【構成】  ファクシミリ送信に先立って相手先名などを音声で出力して聴覚を使って確認させる（Ｓ２）。更に、送信には当該操作者の上司などの管理者の承認を必要とできる（Ｓ７，１０，１２）。その後送信相手を発呼し（Ｓ１４）、相手先装置番号を取得し（Ｓ１６）、これが予め登録された当該電話番号に接続される装置の番号と一致するか否かを確認し（Ｓ１８）、異なる場合にファクシミリデータを送信しないようにする（Ｓ２８）ことで、誤送信の防止のみならず、悪意の情報取得も有効に防ぐことができる。【選択図】        図３
2008054094.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
接続されているネットワークシステムに接続された通信端末のファクシミリ通信管理を行うファクシミリ通信制御システムであって、
前記ネットワークシステムに接続された通信端末情報を記憶する端末情報記憶手段と、
前記通信端末によるファクシミリ送信対象となるべき他のファクシミリ通信端末の情報を予め登録する相手先情報記憶手段と、
ファクシミリ情報の送信操作ガイダンス情報を記憶するガイダンス記憶手段と、
ネットワークシステムに接続されたファクシミリ送信しようとする通信端末（以下「送信元通信端末」ともいう。）よりの送信相手先指示情報を受け取る送信先受信手段と、
前記送信相手先指示情報が前記相手先情報記憶手段に記憶されている他のファクシミリ通信端末か否かを判別する送信先判別手段と、
前記送信先判別手段が、前記相手先情報記憶手段に記憶されているファクシミリ通信端末が相手先と判別した場合に、前記送信元通信端末に対してファクシミリ情報送信先確認ガイダンスを前記ガイダンス記憶手段より読み出してきて出力するガイダンス出力手段と、
前記送信元通信端末よりのファクシミリ送信情報を受信する送信情報受信手段と、
前記送信先指示情報で指示される相手先通信端末を呼び出して装置番号送付を要求する装置番号要求手段と、
前記装置番号要求手段の要求に応じて送られてきた前記相手先通信端末の装置番号と前記相手先情報記憶手段に記憶されている当該相手先通信端末に対応する装置番号とを照会する照会手段と、
前記照会手段の照会結果に従って前記送信情報受信手段で受信したファクシミリ送信情報を前記宛先通信端末に送信する送信手段とを備えることを特徴とするファクシミリ通信制御システム。
【請求項２】
前記ガイダンス出力手段は、前記送信元通信端末より音響信号によるガイダンスを出力可能とすることを特徴とする請求項１に記載のファクシミリ通信制御システム。
【請求項３】
更に、端末情報記憶手段に記憶されている端末情報に送信前確認要否情報及び確認端末指定情報を含め、
前記端末情報に送信前確認要が記憶されている場合には、前記送信情報受信手段でファクシミリ送信情報を受信後に、前記確認端末指定情報で指定されている通信端末に送信し、当該通信端末よりの送信許可を確認した後に前記送信手段によるファクシミリ送信情報の送信先指示情報で指示された通信端末への送信を行うことを特徴とする請求項１又は請求項に記載のファクシミリ通信制御システム。
【請求項４】
更に、前記ネットワークシステムに接続された通信端末宛のファクシミリ情報を受信する受信手段と、
ネットワークシステムに接続された通信端末宛のファクシミリ情報を前記受信手段で受信すると、受信したファクシミリ情報を一時記憶する一時記憶手段と、
前記ネットワークシステムに接続された通信端末に割り当てられている通信端末特定情報及び当該通信端末の操作者情報を含む通信端末情報を予め記憶するネットワーク端末情報記憶手段と、
前記一時記憶手段に受信したファクシミリ情報を、前記ネットワーク端末情報記憶手段に記憶されている該ファクシミリ情報の宛先通信端末からの指示に対応して該宛先通信端末に出力する出力手段とを備えることを特徴とする請求項１乃至請求項３のいずれかに記載のファクシミリ通信制御システム。
【請求項５】
ファクシミリ送信先情報を記憶する相手先情報記憶手段と、音響出力によるファクシミリ情報の送信操作ガイダンス情報を記憶するガイダンス記憶手段とを備え、接続されているネットワークシステムに接続された通信端末のファクシミリ通信管理を行うファクシミリ通信制御システムにおけるファクシミリ通信制御方法であって、
ネットワークシステムに接続された通信端末（以下「送信元通信端末」と言うことがある。）よりの送信先指示情報を受け取ると、
前記送信先指示情報が前記相手先情報記憶手段に記憶されているか否かを判別し、
前記判別の結果、前記相手先情報記憶手段に登録されている相手先でファクシミリ情報送信を許可して良い送信元通信端末からの送信要求である場合に、前記送信元に対してファクシミリ情報送信先確認ガイダンスを前記ガイダンス記憶手段より読み出してきて音響出力し、
該ガイダンスに応じて前記送信元通信端末より送られるファクシミリ送信情報を受信して一時記憶し、
前記送信先指示情報で指定された相手先通信端末を呼び出して装置番号送付を要求し、要求に応じて送られてきた前記相手先通信端末の装置番号と前記相手先情報記憶手段に記憶されている当該相手先通信端末の装置番号と照会し、
前記照会結果に従って前記一時記憶したファクシミリ送信情報を前記相手先通信端末に送信することを特徴とするファクシミリ通信制御方法。
【請求項６】
更に、前記ネットワークシステムに接続された通信端末宛のファクシミリ情報が送られてきた場合には当該ファクシミリ情報を受信して一時記憶し、
前記一時記憶されている受信ファクシミリ情報を、該ファクシミリ情報の宛先通信端末からの指示に応じて該宛先通信端末に出力することを特徴とする請求項５記載のファクシミリ通信制御方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ファクシミリ通信の誤送信を防止すると共にファクシミリ送信先の管理を行うことができる通信制御システム及び通信制御方法に関するものであり、更に、ファクシミリ通信の受信情報の漏洩をも有効に防止することができる通信制御システム及び通信制御方法に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来より公衆回線網を利用したファクシミリ通信が行われていた。あるいは、公衆回線網に代えてインターネット通信網を利用したファクシミリ通信も行われてきている。従来のファクシミリ通信では、宛先ファクシミリ装置の電話番号を指示して直接宛先ファクシミリ装置を発呼し、応答するとファクシミリ送信データを送っていた。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら、宛先を誤って指示した場合において、これを気付くことは困難であり、誤って送った相手先からの連絡で判明したり、本来の宛先からの送信を促す電話が来たことで初めて気付くことが多かった。
【０００４】
場合によっては送信中に送信先ファクシミリ番号が違うことに気付いたり、表示されている宛先の名前が異なることに気付いたりすることもあるが、その場合でも、気付くまでの間に相手先（宛先）に一部情報が送られてしまっていた。
【０００５】
ファクシミリ送信される情報には秘密にしておかなければならない情報も多く、例えば、金融機関などでは、本来送るべきところと異なる相手にファクシミリ送信されて個人情報が他に流出することになり、このような事態発生は絶対に避ける必要があった。このため、いろいろな方法が模索されていたが、現在まで有効な方法は見いだされなかった。
【０００６】
例えば、特許文献１では、パソコンからインターネット回線を介して直接ファクシミリ送信する（Ｗ−ＮＥＴファクス（Ｔ．３７）装置等）ような場合には、表示部に宛先を表示することで誤送信防止するファクシミリ装置としていた。しかし、日常的に送受信を繰り返していると、次に行うべき操作が判っているだけに送信先の確認を十分に確認せずに「ＯＫ」を指示することが多く、実効性がなかなか挙がらなかった。
【０００７】
また、通常のファクシミリ装置では、特許文献２のように、呼制御プロトコルを実装させて、画像データを送信すべき相手先ファクシミリ装置に対して、装置の識別情報を要求するテキストデータ形式のコマンドをＳＩＰメソッドにより送信し、宛先装置からテキストデータ形式の前記コマンドに対する応答をＳＩＰメソッドにより受信して応答の内容を表示し、この表示を確認した後に送信することで、意図しない相手先へファクシミリ送信情報が誤送信されることを未然に防止するようにしていた。
【０００８】
しかしこの場合にも前記同様の欠点があり、自分の指定が正しいと信じている場合にはやはり表示を完全に確認せずに送信してしまうため、防止効果がさほど上がらなかった。
【０００９】
更に、特許文献３のように、送信時にその場で入力した電話番号が予め宛先電話番号を登録しているアドレス帳の登録情報内に存在しなかった場合は、送信動作を行わないモードを備えることとし、登録されていない相手に送らないようにしていた。
【００１０】
しかしながら、電話番号の一桁程度の入力間違いでは、相手が普通の電話である場合がほとんどであり、送信できない場合がほとんどであった。一方、宛先間違いの多くは、宛先を誤って入力した場合、例えばアドレス帳の指示を一段間違って、隣に登録されている相手に送ったり、短縮番号の押し間違いなどがほとんどである。このため、上記方法では目立った効果は期待できなかった。
【００１１】
【特許文献１】特開２００６−１５７１７３公報
【特許文献２】特開２００６−１００９６６公報
【特許文献３】特開２００５−２１７８７９公報
【課題を解決するための手段】
【００１２】
本発明は、上述した課題を解決することを目的としてなされたもので、ファクシミリ情報の送信先を簡単かつ確実に確認することができ誤送信を有効に防止できる通信制御システム及び通信制御方法を提供する。係る目的を達成する一手段として、例えば以下の構成を備える。
【００１３】
即ち、接続されているネットワークシステムに接続された通信端末のファクシミリ通信管理を行うファクシミリ通信制御システムであって、前記ネットワークシステムに接続された通信端末情報を記憶する端末情報記憶手段と、前記通信端末によるファクシミリ送信対象となるべき他のファクシミリ通信端末の情報を予め登録する相手先情報記憶手段と、ファクシミリ情報の送信操作ガイダンス情報を記憶するガイダンス記憶手段と、ネットワークシステムに接続されたファクシミリ送信しようとする通信端末（以下「送信元通信端末」ともいう。）よりの送信相手先指示情報を受け取る送信先受信手段と、前記送信相手先指示情報が前記相手先情報記憶手段に記憶されている他のファクシミリ通信端末か否かを判別する送信先判別手段と、前記送信先判別手段が、前記相手先情報記憶手段に記憶されているファクシミリ通信端末が相手先と判別した場合に、前記送信元通信端末に対してファクシミリ情報送信先確認ガイダンスを前記ガイダンス記憶手段より読み出してきて出力するガイダンス出力手段と、前記送信元通信端末よりのファクシミリ送信情報を受信する送信情報受信手段と、前記送信先指示情報で指示される相手先通信端末を呼び出して装置番号送付を要求する装置番号要求手段と、前記装置番号要求手段の要求に応じて送られてきた前記相手先通信端末の装置番号と前記相手先情報記憶手段に記憶されている当該相手先通信端末に対応する装置番号とを照会する照会手段と、前記照会手段の照会結果に従って前記送信情報受信手段で受信したファクシミリ送信情報を前記宛先通信端末に送信する送信手段とを備えることを特徴とする。
【００１４】
そして例えば、前記ガイダンス出力手段は、前記送信元通信端末より音響信号によるガイダンスを出力可能とすることを特徴とする。
【００１５】
また例えば、更に、端末情報記憶手段に記憶されている端末情報に送信前確認要否情報及び確認端末指定情報を含め、前記端末情報に送信前確認要が記憶されている場合には、前記送信情報受信手段でファクシミリ送信情報を受信後に、前記確認端末指定情報で指定されている通信端末に送信し、当該通信端末よりの送信許可を確認した後に前記送信手段によるファクシミリ送信情報の送信先指示情報で指示された通信端末への送信を行うことを特徴とする。
【００１６】
更に例えば、更に、前記ネットワークシステムに接続された通信端末宛のファクシミリ情報を受信する受信手段と、前記受信手段で受信したネットワークシステムに接続された通信端末宛のファクシミリ情報を受信すると、受信したファクシミリ情報を一時記憶する一時記憶手段と、前記ネットワークシステムに接続された通信端末に割り当てられている通信端末特定情報及び当該通信端末の操作者情報を含む通信端末情報を予め記憶するネットワーク端末情報記憶手段と、前記一時記憶手段に受信したファクシミリ情報を、前記ネットワーク端末情報記憶手段に記憶されている該ファクシミリ情報の宛先通信端末からの指示に対応して該宛先通信端末に出力する出力手段とを備えることを特徴とする。
【００１７】
または、ファクシミリ送信先情報を記憶する相手先情報記憶手段と、音響出力によるファクシミリ情報の送信操作ガイダンス情報を記憶するガイダンス記憶手段とを備え、接続されているネットワークシステムに接続された通信端末のファクシミリ通信管理を行うファクシミリ通信制御システムにおけるファクシミリ通信制御方法であって、ネットワークシステムに接続された通信端末（以下「送信元通信端末」と言うことがある。）よりの送信先指示情報を受け取ると、前記送信先指示情報が前記相手先情報記憶手段に記憶されているか否かを判別し、前記判別の結果、前記相手先情報記憶手段に登録されている相手先でファクシミリ情報送信を許可して良い送信元通信端末からの送信要求である場合に、前記送信元に対してファクシミリ情報送信先確認ガイダンスを前記ガイダンス記憶手段より読み出してきて音響出力し、該ガイダンスに応じて前記送信元通信端末より送られるファクシミリ送信情報を受信して一時記憶し、前記送信先指示情報で指定された相手先通信端末を呼び出して装置番号送付を要求し、要求に応じて送られてきた前記相手先通信端末の装置番号と前記相手先情報記憶手段に記憶されている当該相手先通信端末の装置番号と照会し、前記照会結果に従って前記一時記憶したファクシミリ送信情報を前記相手先通信端末に送信するファクシミリ通信制御方法とすることを特徴とする。
【００１８】
そして例えば、更に、前記ネットワークシステムに接続された通信端末宛のファクシミリ情報が送られてきた場合には当該ファクシミリ情報を受信して一時記憶し、前記一時記憶されている受信ファクシミリ情報を、該ファクシミリ情報の宛先通信端末からの指示に応じて該宛先通信端末に出力することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１９】
本発明によれば、ファクシミリ情報を誤って他のファクシミリ装置や電話装置宛に送信することを容易かつ確実に防止することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２０】
以下、本発明に係る一発明の実施の形態例を図面を参照して詳細に説明する。以下の説明は、相手先にファクシミリ送信を開始する前に、音声で相手先の名称等を出力し、その後にファクシミリ送信を許可する通信制御システムについて説明する。
【００２１】
まず図１を参照して本実施の形態例の通信制御システムの構成を説明する。図１は本発明に係る一発明の実施の形態例の通信制御システムの構成を示すブロック図である。
【００２２】
図１において、１０００は本発明に係る一発明の実施の形態例のファクシミリ通信を管理するＦＡＸ通信制御サーバである。２０００は、ＦＡＸ通信制御サーバ１０００に接続されたネットワークであり、例えば特定の会社内ＬＡＮ接続等、ＦＡＸ通信管理サーバ１０００との間の特定の通信制御手順で各種通信が可能となっている。しかし、不特定多数の顧客が互いに接続された汎用の回線網であっても良い。３０００は一般公衆回線網であり、これには、一般電話回線網、ＩＳＤＮ回線網、ＩＰ電話回線網などが該当する。
【００２３】
ネットワーク網２０００には、各種通信装置が接続可能であり、本実施の形態例に関連する機器としては、ファクシミリ装置Ａ２１００、Ｂ２２００、Ｃ２３００等が接続可能であり、他に管理者用のパーソナルコンピュータ２４００等が接続されている。
【００２４】
一方、公衆回線網３０００には、一般のファクシミリ装置との間でファクシミリ通信を行うことが可能な相手先ファクシミリ装置Ａ３１００、Ｂ３２００、Ｃ３３００、Ｄ３４００、…Ｘ３５００等が接続されている。
【００２５】
ＦＡＸ通信管理サーバ１０００は、ネットワーク網２０００に接続されているファクシミリ装置２１００〜２３００等から公衆回線網３０００を介して他の相手先ファクシミリ装置にファクシミリ送信する際に、後述するファクシミリ送信手順を実現することで、確実に、かつ間違いなく所望した相手先のみに送信できるようにファクシミリ送信データを管理する。
【００２６】
ＦＡＸ通信管理サーバ１０００は、このため、サーバ全体制御を司る制御部１００、ネットワーク網２０００との通信インタフェースを司る通信インタフェース３００、公衆回線網３０００とのインタフェースを司る回線インタフェース４００及び詳細を後述するデータベース２００などから構成されている。
【００２７】
データベース２００の一部ファイル構成を図２に示す。図２は本実施の形態例の図１に示すデータベース２００一部構成を説明するための図である。
【００２８】
データベース２００には、図２に示すように、ネットワーク網に接続されているファクシミリ装置或いはパーソナルコンピュータに、必要に応じて表示或いは出力するメニュー情報が登録されたメニューファイル２１０、ファクシミリ送受信制御手順において、相手先情報などを音声出力するためのガイダンス情報が登録されている音声ガイダンスファイル２２０、各ファクシミリ装置及び各ファクシミリ装置の宛先となる他の（相手先）ファクシミリ装置、ネットワーク網２０００に接続されているパーソナルコンピュータ装置の情報などＦＡＸ通信管理サーバ１０００と通信をする可能性のある各種接続機器の情報等が登録されているマスタファイル２３０を有する。
【００２９】
また、そのほかに、ネットワーク網２０００に接続されている各ファクシミリ装置毎にそれぞれ登録されている以下の各ファイルがある。即ち、各ファクシミリ装置毎に予め登録されている宛先となるファクシミリ装置に関する情報を登録する宛先ファイル２４０、送信元の各装置に関する情報（操作者情報を含む。）が登録されている送信元ファイル２５０、各ファクシミリ装置が独自に必要とする情報を記憶（登録）可能な登録済みデータファイル２６０、ファクシミリ通信履歴を記憶する通信履歴ファイル２７０、実際に相手先に、あるいは相手先より送受信される通信データを一次記憶する送受信データファイル２８０等から構成されている。
【００３０】
宛先ファイル２４０には、相手先のファクシミリ電話番号情報記憶する「相手先ファクシミリ番号情報」、当該相手先ファクシミリ装置との通信で取得できる相手ファクシミリ装置の機器番号（以下「装置番号」ということがある。）である「当該送信先ＦＡＸ装置ＩＤ（ＣＳＩ，ＴＳＩ）情報」、相手先として登録されている顧客、及び部門情報である「送信先情報」、送信先情報に対応して送信が許可される担当者情報を記憶する「担当者情報」、担当者毎に当該担当者の指示により送信するファクシミリ情報の送信確認を行う権限のある管理者情報を記憶する「管理者情報」、ファクシミリ送信される情報の属性情報である「文書コード情報」等が含まれる。
【００３１】
以上の構成を備える本実施の形態例システムの基本的な機能を以下に説明する。本実施の形態例のＦＡＸ通信制御システムは、
（１）ネットワーク網２０００（社内ＬＡＮ）に接続されているファクシミリ装置から、公衆回線網３０００に接続される（社外）ファクシミリ装置への直接送信を禁止する。
【００３２】
（２）ファクシミリ送信しようとするものは、相手先ファクシミリ装置ではなく、ＦＡＸ通信管理サーバ１０００を発呼してファクシミリ送信情報を送る。
（３）ＦＡＸ通信管理サーバ１０００よりの音声ガイダンスに従って送信に必要な情報（オペレータ（送信者）コード、相手先ＦＡＸ番号などを電話番号キー等から入力する。
【００３３】
（４）ＦＡＸ通信管理サーバ１０００では、入力データを登録済みデータベース２６０の登録データと照合し、音声ガイダンスでオペレータ名、相手先名を出力し、聴力を用いた確認を可能としている。
（５）オペレータとの以上の確認後ファクシミリ送信を許可するモードと、更にオペレータの管理者が管理者用ＰＣ２４００等を用いて管理者からファクシミリ送信の許可を確認後ファクシミリ送信を許可するモードとを選択実行可能とする。
【００３４】
（６）ネットワーク網２０００に接続されているファクシミリ装置操作者が不在時などには、送られてきたファクシミリ情報をサーバ１０００で受信し、宛先人が在席時に本来のファクシミリ装置より出力する。
【００３５】
以上に概要を説明した本実施の形態例の詳細制御を図３及び図４のフローチャートも参照して以下に説明する。図３は本実施の形態例のファクシミリ送信制御を説明するためにフローチャート、図４は本実施の形態例のファクシミリ受信制御を説明するためにフローチャートである。
【００３６】
本実施の形態例では、上記概要の如き制御を行うこととしており、ネットワーク網２０００を介してファクシミリ送信する前に、必ず送信先情報及び送信元情報をデータベース２００に登録しておく必要がある。
【００３７】
即ち、送信先情報として、予め相手先ファクシミリ番号と、相手先名称、担当部署及び担当者名を指定して登録する。そして、最初にその相手先にファクシミリ送信するのに先立ち、相手先ファクシミリ装置を呼び出し、その装置の機器番号を問い合わせて受信し、登録しておく。そして、次回から送信に先立ち、当該装置番号が登録された装置番号であることを確認してから相手ファクシミリ情報を送信することとしている。
【００３８】
なお、途中で相手ファクシミリ装置が変更となった場合には電話などで確認して新たな機器番号を取得して登録を更新することになる。この機器番号の取得手順は、汎用ファクシミリ通信制御手順で定められているため、詳細説明を省略する。
【００３９】
また、送信元情報としては、当該ファクシミリ装置を操作することができる者を操作者として、氏名、担当部署、送信確認を仰ぐ管理者情報、送信を許可される宛先グループがあれば当該グループ指定、転送設定時のファクシミリデータ受信報知指定情報（Ｅメール報知の場合のＥメールアドレス、電話連絡の場合の電話番号、報知時間帯の指定情報）などである。
【００４０】
以下、まずファクシミリ送信制御を図３を参照して説明する。ネットワークシステム２０００に接続されている各ファクシミリ装置２１００，２２００，２３００等は、それぞれダイレクトに公衆回線網３０００に直接ファクシミリ送信可能ではあるが、重要データを誤送信することを防ぐために、必ずＦＡＸ通信管理サーバ１０００経由で行うこととしている。以上を徹底するため、ネットワーク網に接続されているファクシミリ装置よりの発呼は全てＦＡＸ通信管理サーバ１０００が受け付けるように通信を制御しても良い。
【００４１】
ファクシミリ送信をしようとする操作者は、ステップＳ１に示すように、自分が操作できるファクシミリ装置操作位置にいき、ファクシミリ送信情報の送信操作に先立ち、ＦＡＸ通信管理サーバ１０００の例えば通信Ｉ／Ｆ３００を呼び出す（発呼する）。
【００４２】
ＦＡＸ通信管理サーバ１０００は、ステップＳ３において、通信Ｉ／Ｆ３００を介して当該送信元のファクシミリ装置に対して出力するべきガイダンス情報として登録されているガイダンス情報を音声ガイダンスファイル２２０から読み出してくる。そして順次当該送信元ファクシミリ装置のハンドセット宛出力し、ファクシミリ装置よりの指示入力を促す。そして、当該ガイダンスに従ってＰＢ信号の送出などにより各種の指示情報（属性情報）を操作入力させる（ステップＳ５）。
【００４３】
具体的には、ＦＡＸ通信管理サーバ１０００は、送信要求をしてきたファクシミリ装置に、例えばまず操作者毎に割り当てられている固有の番号である「操作者ＩＤ」コードの入力を促すガイダンスをファクシミリ装置に送り、ファクシミリ装置ではこのガイダンスをハンドセットから、あるいは内臓スピーカから音声出力する。ガイダンスは、例えば『あなたのＩＤコードを入力してシャープを押して下さい。』等のガイダンスとなる。
【００４４】
ガイダンスに従った操作者ＩＤが入力されると、入力されたＩＤコードがマスタファイル２３０に登録されているＩＤコードであることを確認し、続いて相手ファクシミリ番号の入力ガイダンスを同様に操作ファクシミリ装置宛出力する。例えば『送信先のファクシミリ電話番号を入力して最後にシャープを押して下さい。』等のガイダンスを出力し、続いて送られてくるファクシミリ番号を受信すると、この番号が宛先ファイル２４０に登録されている番号であることを、先に入力された操作者ＩＤで指定される操作者がこの番号へのファクシミリ送信権（アクセス権）を有していることを確認する。確認後、相手先の情報を出力して操作者に音声で相手先を確認させる。そして、ファクシミリ送信データの入力を促すガイダンスを出力する。その後続いて送られるファクシミリ送信データ（画像データ）を受取り、送受信データファイル２８０に蓄積する。このガイダンスは例えば『ファクシミリ送信先は○○株式会社××課です。この宛先で間違いなければファクシミリ送信原稿をセットして送信ボタンを押下し、読み込みを開始して下さい。』等のガイダンスとする。
【００４５】
なお、各入力情報がＦＡＸ管理サーバ１０００に予め登録されていない情報であった場合には、入力間違いであるかあるいは悪意を持った者の操作であるため、再入力を所定回数認め、その間に登録された相手への指示でない場合には、送信受付を中断して以後の操作をロックし、予め定めてある装置に報知するなどの処理を行い、権原ある者の操作で復旧させるように制御することが望ましい。
【００４６】
本実施の形態例では、この確認ガイダンスを音声で出力するため、操作者が自然に耳から相手情報を確実に認識することができ、慣れから確認不十分なまま確認済みを入力して誤った相手に誤送信することを、ほぼ完全に防げる。よって、機密事項なども確実に所望の相手先にのみ送信することができる。
【００４７】
ＦＡＸ管理サーバ１０００は、この様にしてファクシミリ送信データを受け取るとステップＳ７の処理に進む。ステップＳ７では、先に確認した操作者ＩＤや相手先情報から、ファクシミリ送信に先立ち、上司のあるいは監督者の確認が必要であると設定されているか、あるいは操作者が希望したかを調べる。
【００４８】
管理者許可が必要である場合にはステップＳ７よりステップＳ１０に進み、管理者コンピュータ（例えば承認者用ＰＣ２４００）に例えばＥメールで送信依頼者情報、送信宛先情報及びファクシミリ送信データを確認可能な様に報知し、送信要求があった旨を知らせる。
【００４９】
そして承認者用装置からの送信許可／不許可の応答を監視することになる。そして、応答が検知されるとステップＳ１２の処理を実行し、応答が送信許可か、あるいは不許可かを調べる。送信が許可された場合にはステップＳ１４に進み、宛先ファクシミリ装置を発呼する。
【００５０】
一方、ステップＳ７で管理者許可の必要でないファクシミリ送信と判断するとステップＳ１４に進み、宛先ファクシミリ装置を発呼する。
【００５１】
相手先ファクシミリ装置が応答するとステップＳ１６の処理に移行する。ここで、相手先ファクシミリ装置が応答しない場合には所定回数発呼処理を繰り返す。
【００５２】
ステップＳ１６では公知のファクシミリ通信制御手順に従って相手装置との同期を取ることになるが、ここで、相手ファクシミリ装置から装置に固有の装置番号を取得する。そしてステップＳ１８の処理に移行する。
【００５３】
ステップＳ１８では、取得したファクシミリ装置の装置番号が当該相手先ファクシミリ番号に対応付けられて登録されている装置番号と一致するか否かを調べる。
【００５４】
装置番号が一致していた場合には確実に所望の相手先ファクシミリ装置が応答していることになるのでステップＳ２０に進み、送受信データファイル２８０に記憶していた当該ファクシミリ装置宛ファクシミリデータを公知の通信制御手順に従い送信する。なお、相手先ファクシミリ装置に初めてファクシミリ送信する場合、即ち、新規登録した相手先への送信である場合には、相手装置番号が登録されていないため、ここで取得した相手装置番号を登録して次の送信から整合性の判断を行うように制御する。
【００５５】
ステップＳ２０における相手先装置への送信が終了するとステップＳ２２に進み、送信結果を操作者に報知する。なお、正常送信の場合にはこの結果の通知を行わないように制御することができる。この通知は、送信依頼ファクシミリ装置からの結果印刷出力として通知するか、あるいは、ＦＡＸ管理サーバ１０００の所定領域に通信結果通知を格納し、後でここをアクセスすることで確認可能にしても良い。あるいは、操作者にＥメールで報知しても良い。
【００５６】
続くステップＳ２２で通信結果を通信履歴ファイル２７０に登録して当該送信処理を終了する。
【００５７】
一方、ステップＳ１２で承認者がファクシミリ送信を不許可とした場合、あるいはステップＳ１８で相手先機器番号が登録されている装置番号と異なっていた場合にはステップＳ２８に進み、ファクシミリ送信をキャンセルしてステップＳ２２に進む。なお、このとき、送受信データファイル２８０に記憶しているファクシミリ送信情報は、自動削除する。但し、自動削除するのではなく、そのまま残しておいても良いことは勿論である。
【００５８】
以上説明したように、ＦＡＸ管理サーバ１０００で実際のファクシミリ送信を管理し、送信先を音声で出力するため、途中での読み飛ばしなどができないため、誤送信を確実に防げる。即ち、耳での確認であれば特別面倒な操作が加わるのでもなく、かつ確実に間違いに気付ける。よって漏洩してはいけないような個人情報を多く取り扱うところほどメリットが大きい。
【００５９】
次に本実施の形態例のＦＡＸ通信制御サーバ１０００におけるファクシミリ受信操作を図４を参照して説明する。図４を参照して説明するのは、本実施の形態例に特有の操作手順を中心とし、公知の通信制御手順については詳細説明を省略する。
【００６０】
本実施の形態例においては、ネットワーク網２０００に接続されている各端末（ファクシミリ装置及びパソコン端末など）に対する公衆回線網３０００に接続されているファクシミリ装置よりの被呼があると、前記各端末に代わって全てＦＡＸ通信制御サーバ１０００で応答し、送られてくるファクシミリ通信データをデータベース２００に一時記憶し、その後前記各端末からのアクションに対応して宛先指定されている各端末に送って、印刷出力などが行われるように制御する。
【００６１】
この様に制御することにより、例え機密性の高いデータがファクシミリ送信されてきたような場合であっても、担当者がいないような場合に不用意に出力され、他の人の目に触れるようなことが無く、セキュリティ上も優れた効果を得ることができる。
【００６２】
更に、親展受信などであれば、そのファクシミリ装置で受信しているのが容易に確認できるため、悪意の者がいれば親展受信情報を読み出すことも可能であるが上記のように制御すれば、ファクシミリ装置を確認したのみでは受信したか否か確認することができず、しかも、操作者が確認指示を出した後、あるいは予め指定した時間が来るまではファクシミリ装置から印刷出力できないように設定でき、不用意に部外者がファクシミリデータを確認できない。
【００６３】
なお、本実施の形態例が以上の制御に限定される趣旨ではなく、設定を変更することにより、通常のファクシミリ装置と全く同様のファクシミリ通信制御が可能であり、相手先ファクシミリ装置３１００〜３５００等から、ネットワーク網２００に接続されている各ファクシミリ装置に固有のファクシミリ電話番号を発呼して呼び出し、応答を待ってファクシミリデータを送信してくる。これを受信して受信データとして印刷出力することが可能に構成されている。
【００６４】
しかしながら、この一般的なファクシミリ通信制御においては、ファクシミリ操作者が帰社した後に、重要な秘密文書が受信されるような場合には担当者のみならず、誰でもがファクシミリ受信情報を確認可能な状態となってしまう。これでは十分な危機管理ができない事態ともなってしまう可能性があることに注意をするべきである。
【００６５】
以下、本実施の形態例のＦＡＸ管理サーバ１０００に特有のファクシミリ受信制御を具体的に説明する。
【００６６】
ＦＡＸ管理サーバ１０００は、常時ネットワーク網２０００に接続されている端末類からのアクセスの監視及び公衆回線網３０００からの被呼を監視しており、ネットワーク網２０００に接続されている端末類からのアクセスが有り、アクセスがファクシミリ送信要求であれば図３に示すファクシミリ送信処理を行い、被呼が検出されればこれから説明する図４の処理を実行する。
【００６７】
なお、本実施の形態例では、ネットワーク網２０００に接続されている端末類からのアクセスが通信履歴の出力要求である場合には、通信履歴ファイル２７０に蓄積されている通信履歴のうち、要求のあった装置の過去一定量の通信履歴をファクシミリデータとして印刷出力可能に構成されている。
【００６８】
更に、承認用パソコン端末のような、データをデジタル処理することが可能な通信端末からの通信履歴の出力要求である場合には、他のファクシミリ装置と同様にイメージ情報として出力することが可能であると共に、ＣＳＶファイルに変換して出力することも可能である。
【００６９】
これにより、汎用アプリケーションプログラムで効率良い処理が可能となる。なお、この出力ファイル形式は以上の例に限定されるものではなく、他の所望のデータ形式に変換して出力可能である。他の具体的なデータ形式としては、ＸＭＬデータファイル等である。
【００７０】
ＦＡＸ管理サーバ１０００は、一定周期で図４の処理を実行し、まずステップＳ３１で公衆回線網３０００からネットワーク網２０００接続端末装置に割り当てられている電話番号（ファクシミリ電話番号を含む）への被呼があるか否かを監視する。被呼が検出されない場合にはステップＳ４４に進む。
【００７１】
一方、ネットワーク網２０００接続端末装置に割り当てられている電話番号（ファクシミリ電話番号を含む）への被呼、即ち、送信元ファイル２５０に登録されている相手への被呼（当該設定されたファクシミリ装置宛の被呼）がある場合にはステップＳ３３に進み、宛先ファクシミリ装置に代えて被呼に応答し、ファクシミリ受信を開始する。
【００７２】
そして、続くステップＳ３５で相手先電話番号（相手先ファクシミリ番号）が確認できる場合には確認してマスタファイル２３０に登録されている相手からの受信かを確認する。
【００７３】
未登録の相手からの受信の場合にはステップＳ３６に進み、受信をキャンセルしてステップＳ５０に進み、通信履歴を更新して当該ファクシミリ受信処理を終了する。未登録の相手であれば、例えばコマーシャルの受信等さほど重要性のない相手である場合がほとんどであり、受信をキャンセルしてもさほどの影響はないと考えられるからである。よって、重要な相手であれば必ず登録しておくべきである。
【００７４】
以上の説明は、受信をキャンセルするように制御したが、受信して送受信データファイル２８０に記録し、宛先ファクシミリ装置操作者よりの受信データの確認後の出力指示があったときのみファクシミリ出力し、一定期間の間出力指示がない場合には自動的に削除するように制御しても良い。これにより、登録忘れがあった相手からのデータも確実に確認でき、しかも不要な相手よりのデータは印刷出力しないように制御できる。この場合にはファクシミリ装置よりの確認ではなく、不図示のネットワーク網２０００に接続されているデータ通信端末から受信したファクシミリデータを確認できるようにすればよい。
【００７５】
ステップＳ３７で未登録の相手でない場合にはステップＳ３７に進み、引き続きファクシミリデータを受信して送受信データファイルの当該宛先ファクシミリ装置に割り当てられた領域に記憶する。ここではファクシミリ送信元情報も併せて記憶する。
【００７６】
続いてステップＳ４０で通信履歴ファイル２７０を更新してステップＳ４２に進む。ステップＳ４２では、ファクシミリデータの宛先ファクシミリ装置の操作者のＥメールアドレスにファクシミリデータが受信されて送受信データファイルに記憶されていることを報知するメールを送信してステップＳ４４に進む。ここには、このファクシミリデータの送信元情報が併せて記録されるように制御する。
【００７７】
なお、メールアドレスが設定されている場合には操作者がＦＡＸ管理サーバ１０００にファクシミリデータの受信があるか否かの確認を行うことになる。これは、ネットワーク網に接続したコンピュータ端末（不図示）から行うことができる。
【００７８】
ステップＳ４４では、ファクシミリ受信データがある場合に、宛先ファクシミリ装置宛に送信してファクシミリ出力させるべく時間設定されているか否かを調べる。これは、本実施の形態例では、ファクシミリ装置の操作者毎に、自己宛のファクシミリデータが受信された場合に、ファクシミリ装置から出力する時間帯を指定可能に構成されているからである。
【００７９】
時間設定されている場合にはステップＳ４６も進み、ファクシミリ出力が許可されている時間帯となっているか否かを調べる。設定時間でない場合には当該処理を終了する。一方、ステップＳ４６で設定時間となった場合にはステップＳ４８に進む。
【００８０】
また、ステップＳ４４で送信許可時間の設定がない場合にはステップＳ５２に進み、受信してあるファクシミリデータの転送指示があるか否かを調べる。転送指示がない場合には当該処理を終了する。
【００８１】
ステップＳ４８では、該当するファクシミリ装置宛のファクシミリデータがあるか否かを調べ、該当するファクシミリ装置宛のファクシミリデータがあればそのファクシミリデータを読み出してきて対応する宛先ファクシミリ装置にファクシミリ送信し、該当するファクシミリ装置より印刷出力する。これにより確実に操作者のいる時、あるいは指示したときにファクシミリデータを出力できる。
【００８２】
次にステップＳ５０に進み、ファクシミリデータ転送結果を通信履歴に書き込み更新履歴を更新する。そして当該処理を終了する。
【００８３】
以上説明したように本実施の形態例によれば、不用意に送信先を間違えて誤送信することを確実性をもって阻止できる。特に、音声出力して聴覚で確認することにより、読み飛ばすようなことが無く、確実に誤送信が防げる。また、特に重要な相手へのデータや間違いのないデータの送信を行う対場合には、承認者の確認を可能とすることにより、より確実に所望の相手に所望の情報をファクシミリ送信できる。
【００８４】
また、不在時であっても、他の人に重要なファクシミリ受信情報を見られたり、持ち去られることを防止できる。
【図面の簡単な説明】
【００８５】
【図１】本発明に係る一発明の実施の形態例の通信制御システムの構成を示すブロック図である。
【図２】本実施の形態例の図１に示すデータベース２００一部構成を説明するための図である。
【００８６】
【図３】本実施の形態例のファクシミリ送信制御を説明するためのフローチャートである。
【図４】本実施の形態例のファクシミリ受信制御を説明するためのフローチャートである。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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