(57)【要約】【課題】画像処理装置の使用枚数や課金情報等を管理する情報管理装置において、該装置が備えるハードディスク等の記憶手段の使用状況を分析し、その分析結果を管理者に通知する。【解決手段】外部サーバ１は、画像処理装置から画像データ及び使用枚数情報を含むジョブ情報を受信する通信部１１と、受信したジョブ情報を記憶する記憶部１３と、ジョブ情報から記憶部１３の使用状況を分析・判定する分析手段１２１と、記憶部１３の使用済み容量が所定値以上と判定された場合、その旨を管理者端末に通知する通知手段１２２と、記憶部１３に記憶されたユーザ毎のジョブ情報に基づいて、ユーザ毎の課金情報を算出する課金情報算出手段１２３とを備える。通知手段１２２は、記憶部１３の使用済み容量が所定値以上と判定された場合、課金情報算出手段１２３により算出した課金情報をユーザ端末及び管理者端末に通知する。【選択図】図３
2008181418.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
画像処理装置とネットワークを介して接続可能な情報管理装置であって、
前記画像処理装置から画像データ及び使用枚数情報を含むジョブ情報を受信する受信手段と、該受信したジョブ情報を記憶する記憶手段と、該記憶手段に記憶されたジョブ情報から前記記憶手段の使用状況を分析・判定する分析手段と、該分析手段により前記記憶手段の使用済み容量が所定値以上と判定された場合、その旨を管理者端末に通知する通知手段とを備えることを特徴とする情報管理装置。
【請求項２】
前記記憶手段に記憶されたユーザ毎のジョブ情報に基づいて、ユーザ毎の課金情報を算出する課金情報算出手段を備え、
前記通知手段は、前記記憶手段の使用済み容量が所定値以上と判定された場合、前記課金情報算出手段により算出した課金情報をユーザ端末及び管理者端末に通知することを特徴とする請求項１に記載の情報管理装置。
【請求項３】
前記記憶手段の使用済み容量が所定値以上と判定されたときに、前記記憶手段の記憶容量を最適化する処理を行う記憶容量最適化手段を備え、
前記記憶容量最適化手段は、前記記憶手段に記憶されたユーザ毎のジョブ情報が課金対象となるかどうかを判定し、課金対象とならないジョブ情報を前記記憶手段から削除し、課金対象となるジョブ情報を圧縮して前記記憶手段に再度記憶することを特徴とする請求項１又は２に記載の情報管理装置。
【請求項４】
前記課金対象とならないジョブ情報は前記画像処理装置から出力されなかったジョブであり、前記課金対象となるジョブ情報は前記画像処理装置から出力されたジョブであることを特徴とする請求項３に記載の情報管理装置。
【請求項５】
前記記憶容量最適化手段は、前記画像処理装置でキャンセルされたジョブに対応するジョブ情報を前記記憶手段から削除することを特徴とする請求項３に記載の情報管理装置。
【請求項６】
前記記憶容量最適化手段は、前記画像処理装置でホールドされたジョブが一定時間未実行の場合、前記ホールドされたジョブに対応するジョブ情報を前記記憶手段から削除することを特徴とする請求項３に記載の情報管理装置。
【請求項７】
前記記憶容量最適化手段は、前記画像処理装置でエラーの発生したジョブが再実行された場合、前記エラーの発生したジョブに対応するジョブ情報を前記記憶手段から削除することを特徴とする請求項３に記載の情報管理装置。
【請求項８】
前記情報管理装置が備える記憶手段の交換回数をカウントする手段を備え、
前記カウントされた交換回数を前記記憶手段以外の別の記憶手段に記憶することを特徴とする請求項１に記載の情報管理装置。
【請求項９】
請求項１乃至８のいずれか１項に記載の情報管理装置と、該情報管理装置とネットワークを介して接続された画像処理装置とを備えた情報管理システムであって、
前記画像処理装置は、ユーザから受け付けたジョブ毎に、画像データ及び使用枚数情報を含むジョブ情報を前記情報管理装置に送信することを特徴とする情報管理システム。
【請求項１０】
請求項１乃至８のいずれか１項に記載の情報管理装置としての機能を実行するためのプログラム。
【請求項１１】
請求項１０に記載のプログラムを記憶したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報管理装置、システム、プログラム、及び記憶媒体、より詳細には、画像処理装置から送信される画像データや使用枚数情報などをジョブ毎に管理するための情報管理装置、システム、プログラム、及び記憶媒体に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、プリンタ機能，コピー機能，スキャナ機能，ファクシミリ機能などの複数の機能を備えたデジタル複合機（Multi Function Peripheral：以下ＭＦＰという）等の画像処理装置を管理するシステムにおいて、ＭＦＰを管理する管理者の利便性向上の観点から、ＭＦＰの使用状況を管理する外部サーバが配置されているものがある。この外部サーバにより、ＭＦＰ本体の使用枚数や管理時間などを一元的に管理している。
【０００３】
外部サーバを利用した管理システムとして、例えば、特許文献１では、画像処理装置でスキャンした画像にユーザＩＤを付与してサーバに保存し、ユーザが必要に応じて取り出すことを可能にしたものが提案されている。
【特許文献１】特開平１１−１４４０４７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、特許文献１をはじめとする従来システムにおけるサーバは、接続された画像処理装置の稼働状況を管理することを目的とし、そのための機能しか備えていなかったため、画像処理装置を管理するサーバ本体の稼働状況については、管理者等が自ら定期的に管理する必要があった。もしサーバの管理をいい加減にして放置しておくと、いずれハードディスクの容量が一杯になって、サーバ機能が停止するという事態を招く恐れがある。このため、管理者等はユーザの使用状況に応じてこまめにサーバを管理しなくてはならず、負担が大きかった。
【０００５】
本発明は、上述のごとき実情に鑑みてなされたもので、画像処理装置における使用枚数や課金情報などを管理する情報管理装置において、該装置が備えるハードディスク等の記憶手段の使用状況を分析し、その分析結果を管理者等に通知すること、を目的とする。
より具体的には、画像処理装置から送信される画像データ及び使用枚数情報を含むジョブ情報に基づいてハードディスクの使用状況を分析し、分析結果に基づいてハードディスクの交換を管理者に促すための通知を行い、さらに、ハードディスクの空き容量が不足したときに、課金対象とならないジョブ情報をハードディスクから削除し、課金対象となるジョブ情報を圧縮してハードディスクに再度記憶する情報管理装置、該装置を備える情報管理システム、プログラム、及び記憶媒体を提供すること、を目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記課題を解決するために、本発明の第１の技術手段は、画像処理装置とネットワークを介して接続可能な情報管理装置であって、画像処理装置から画像データ及び使用枚数情報を含むジョブ情報を受信する受信手段と、受信したジョブ情報を記憶する記憶手段と、記憶手段に記憶されたジョブ情報から記憶手段の使用状況を分析・判定する分析手段と、分析手段により記憶手段の使用済み容量が所定値以上と判定された場合、その旨を管理者端末に通知する通知手段とを備えることを特徴としたものである。
【０００７】
第２の技術手段は、第１の技術手段において、記憶手段に記憶されたユーザ毎のジョブ情報に基づいて、ユーザ毎の課金情報を算出する課金情報算出手段を備え、通知手段は、記憶手段の使用済み容量が所定値以上と判定された場合、課金情報算出手段により算出した課金情報をユーザ端末及び管理者端末に通知することを特徴としたものである。
【０００８】
第３の技術手段は、第１又は第２の技術手段において、記憶手段の使用済み容量が所定値以上と判定されたときに、記憶手段の記憶容量を最適化する処理を行う記憶容量最適化手段を備え、記憶容量最適化手段は、記憶手段に記憶されたユーザ毎のジョブ情報が課金対象となるかどうかを判定し、課金対象とならないジョブ情報を記憶手段から削除し、課金対象となるジョブ情報を圧縮して記憶手段に再度記憶することを特徴としたものである。
【０００９】
第４の技術手段は、第３の技術手段において、課金対象とならないジョブ情報は画像処理装置から出力されなかったジョブであり、課金対象となるジョブ情報は画像処理装置から出力されたジョブであることを特徴としたものである。
【００１０】
第５の技術手段は、第３の技術手段において、記憶容量最適化手段は、画像処理装置でキャンセルされたジョブに対応するジョブ情報を記憶手段から削除することを特徴としたものである。
【００１１】
第６の技術手段は、第３の技術手段において、記憶容量最適化手段は、画像処理装置でホールドされたジョブが一定時間未実行の場合、ホールドされたジョブに対応するジョブ情報を記憶手段から削除することを特徴としたものである。
【００１２】
第７の技術手段は、第３の技術手段において、記憶容量最適化手段は、画像処理装置でエラーの発生したジョブが再実行された場合、エラーの発生したジョブに対応するジョブ情報を記憶手段から削除することを特徴としたものである。
【００１３】
第８の技術手段は、第１の技術手段において、情報管理装置が備える記憶手段の交換回数をカウントする手段を備え、カウントされた交換回数を記憶手段以外の別の記憶手段に記憶することを特徴としたものである。
【００１４】
第９の技術手段は、第１乃至第８のいずれか１の技術手段における情報管理装置と、情報管理装置とネットワークを介して接続された画像処理装置とを備えた情報管理システムであって、画像処理装置は、ユーザから受け付けたジョブ毎に、画像データ及び使用枚数情報を含むジョブ情報を情報管理装置に送信することを特徴としたものである。
【００１５】
第１０の技術手段は、第１乃至第８のいずれか１の技術手段における情報管理装置としての機能を実行するためのプログラムである。
【００１６】
第１１の技術手段は、第１０の技術手段におけるプログラムを記憶したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体である。
【発明の効果】
【００１７】
本発明によれば、画像処理装置から送信される画像データ及び使用枚数情報を含むジョブ情報に基づいてハードディスク等の記憶手段の使用状況を分析し、分析結果に基づいてハードディスクの交換を管理者に促すための通知を行うとともに、ハードディスクの空き容量が不足したときに、課金対象とならないジョブ情報をハードディスクから削除し、課金対象となるジョブ情報を圧縮してハードディスクに再度記憶することができるため、管理者等によるサーバ管理の手間を軽減すると共に、ハードディスクの空き容量が不足することによって、サーバが停止するという問題を解消することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１８】
以下、添付図面を参照しながら、本発明に係る情報管理装置、情報管理システム、プログラム、及び記憶媒体の好適な実施の形態について説明する。
【００１９】
図１は、本発明の一実施形態に係る情報管理システムの構成例を概略的に示した図で、図中、１は本発明の情報管理装置である外部サーバ、２１，２２はデジタル複合機（ＭＦＰ）などの画像処理装置、３は管理者やユーザが使用するＰＣなどの端末装置、４はネットワークであるＬＡＮを示す。これらの外部サーバ１、画像処理装置２１，２２、及び端末装置３により情報管理システムが構成され、外部サーバ１はＬＡＮ４を介して画像処理装置２１，２２、端末装置３と接続される。なお、このＬＡＮ４には複数の画像処理装置と端末装置が接続されてもよい。
【００２０】
図２は、図１に示した外部サーバ１、画像処理装置２、及び端末装置３の構成例を示す機能ブロック図である。
画像処理装置２は、プリント、コピー、スキャナ、ファクスの各機能のうち、少なくとも１つ以上の機能をもち、かつネットワーク接続可能な画像処理装置であり、その主たる構成要素として、通信部２１、印刷部２２、スキャン部２３、制御部２４、及び記憶部２５を備える。
【００２１】
通信部２１は、外部サーバ１や端末装置３と通信可能なインタフェースを備え、ＬＡＮ４を介してデータを送受信する。
印刷部２２は、端末装置３からのジョブに含まれる印刷データまたはスキャン部２３で読み取り処理した印刷データを印刷する。
スキャン部２３は、コピージョブやスキャンジョブの際に、制御部２４からの指示に従って、原稿台等にセットされた原稿を読み取り、読み取ったデータを印刷部２２や記憶部２５に送る。
【００２２】
制御部２４は、ＣＰＵやメモリなどで構成され、画像処理装置２を利用したユーザのユーザ情報（ユーザＩＤなど）、画像処理装置２の印刷条件（Ａ４白黒片面印刷など）、及び画像処理装置２の出力枚数を含む各種データの保存処理を制御する。さらに、制御部２４は、スキャン処理や印刷処理を含む画像処理装置２における各処理を制御する。
記憶部２５は、画像処理装置２を利用したユーザのユーザ情報、画像処理装置２の印刷条件、及び画像処理装置２の出力枚数などを含むジョブ結果を記憶する。
【００２３】
次に、外部サーバ１は、本発明の情報管理装置に相当し、主たる構成要素として、通信部１１、制御部１２、及び記憶部１３を備え、画像処理装置２で実行されるジョブ毎に画像データや使用枚数情報などをジョブ情報として管理・集計する。使用枚数情報とは、ジョブ毎に出力される枚数に関する情報であり、コピージョブやプリントジョブであれば印刷枚数、ＦＡＸジョブであればＦＡＸ枚数となる。また、使用枚数情報に、ユーザ情報や印刷条件などの情報を含むようにしてもよい。
通信部１１は、画像処理装置２や端末装置３と通信可能なインタフェースを備え、各種データの送受信を行う。この通信部１１は、ＬＡＮ４を介して画像処理装置２からジョブ情報（画像データや使用枚数情報などを含む）を受信する本発明の受信手段に相当する。
【００２４】
制御部１２は、図３に後述する本発明の分析手段、課金情報算出手段、記憶容量最適化手段、及び通知手段を情報管理プログラムとして実行可能に備える。この制御部１２は、ＣＰＵやメモリなどで構成され、メモリに記憶された情報管理プログラムがＣＰＵにより読み出されて実行される。なお、情報管理プログラムの格納場所は、外部サーバ１が備えるハードディスクなどの記憶媒体であってもよい。
【００２５】
記憶部１３は、本発明の記憶手段に相当し、具体的には例えばハードディスクや、ＤＶＤ、メモリカードなどの各種の記憶媒体であり、外部サーバ１が画像処理装置２から収集したジョブ情報を記憶する。なお、ジョブ情報とは、画像処理装置２がジョブを受け付けた時に画像処理装置２から送信され、前述したように、ジョブ毎の画像データ，使用枚数情報などの情報を含む。外部サーバ１は、このジョブ情報に基づいて、記憶部１３の使用状況を分析・判定する処理や、ユーザ毎の課金情報（単価／枚×使用枚数）を作成・通知する処理などを行う。
【００２６】
次に、端末装置３は、本発明のユーザ端末あるいは管理者端末に相当し、具体的には例えばＰＣ（パーソナルコンピュータ）などであり、その主たる構成要素として、通信部３１、制御部３２、及び記憶部３３を備え、画像データを印刷するための印刷ジョブを画像処理装置２へ送信する。また、端末装置３は、外部サーバ１から、外部サーバ１が備える記憶部１３の交換を促すためのメッセージや、ユーザ毎の課金情報などを受信・表示する。
【００２７】
通信部３１は、外部サーバ１や画像処理装置２と通信可能なインタフェースを備え、ＬＡＮ４を介してデータを送受信する。
制御部３２は、ＣＰＵやメモリなどで構成され、端末装置３の動作を制御すると共に、画像処理装置２を利用するための印刷ジョブを通信部３１から送信する処理や、記憶部３３へ画像データを保存する処理を制御する。
記憶部３３は、ハードディスクなどの記憶媒体であって、画像データ等を記憶すると共に、印刷ジョブを生成するためのプリンタドライバを実行可能に記憶する。
【００２８】
図３は、外部サーバ１が備える制御部１２の構成例を示すブロック図である。制御部１２は、記憶部１３（以下、ハードディスク１３で代表する）に記憶されたジョブ情報からハードディスク１３の使用状況を分析・判定する分析手段１２１と、分析手段１２１によりハードディスク１３の使用済み容量が所定値以上と判定された場合、その旨を管理者端末に通知する通知手段１２２と、ハードディスク１３に記憶されたユーザ毎のジョブ情報に基づいて、ユーザ毎の課金情報を算出する課金情報算出手段１２３と、ハードディスク１３の使用済み容量が所定値以上と判定されたときに、ハードディスク１３の記憶容量を最適化する処理を行う記憶容量最適化手段１２４とを備える。
【００２９】
通知手段１２２は、ハードディスク１３の使用済み容量が所定値以上と判定された場合、課金情報算出手段１２３により算出した課金情報をユーザ端末及び管理者端末に通知するようにしてもよい。
【００３０】
以下、上述の各手段（分析手段１２１，通知手段１２２，課金情報算出手段１２３，及び記憶容量最適化手段１２４）を具体例に基づいて説明する。
分析手段１２１は、ハードディスク１３の使用済み容量に基づいてディスク使用率を算出する。このディスク使用率は、ハードディスク１３の全記憶容量に対する使用済み容量の割合であって、ハードディスク１３の記憶容量に変化があれば随時更新され、常に最新の状態に維持される。そして、ディスク使用率が所定値（例えば、９５％）以上のときに、ハードディスク１３の記憶容量が満杯の状態と判定する。
【００３１】
課金情報算出手段１２３は、画像処理装置２のユーザ毎に課金情報を算出する。具体的には、制御部１２のメモリに予め課金テーブルを登録しておくようにしてもよい。この課金テーブルには、例えば、Ａ４白黒印刷の場合、１枚当り１０円など、出力条件に応じた単価が登録される。そして、ジョブ情報からユーザ毎の使用枚数情報を集計し、この集計結果と課金テーブルに基づいてユーザ毎に課金情報を算出する。
【００３２】
通知手段１２２は、分析手段１２１による分析処理の結果、ハードディスク１３の記憶容量が満杯と判定された場合、その旨を管理者端末に通知し、管理者にハードディスク１３の交換を促す。この際、通知手段１２２は、課金情報算出手段１２３により算出したユーザ毎の課金情報をユーザ端末及び管理者端末に通知し、管理者及びユーザに現在の課金状況を知らしめるようにしてもよい。
【００３３】
記憶容量最適化手段１２４は、ハードディスク１３の記憶容量が満杯と判定されたときに、ディスクの記憶容量を最適化する処理を実行する。具体的には、ハードディスク１３に記憶されたユーザ毎のジョブ情報が課金対象となるかどうかを判定し、課金対象とならないジョブ情報をハードディスク１３から削除し、課金対象となるジョブ情報を圧縮してハードディスク１３に再度記憶する。例えば、課金対象とならないジョブ情報は画像処理装置２から出力されなかったジョブ、一方、課金対象となるジョブ情報は画像処理装置２から出力されたジョブとしてもよい。前者の例はスキャナによる読み取りだけのスキャナジョブなど、後者の例は印字出力されたプリントジョブ、コピージョブ、ＦＡＸジョブなどが挙げられる。
【００３４】
なお、この課金対象とするジョブの定義は上記例に限らず、管理者によって任意に設定可能とする。このようにディスク容量を最適化することにより、ハードディスク１３に記憶可能領域がある程度確保され、ディスク容量の不足による外部サーバ１の機能停止を防止することができる。また、管理者によるハードディスク１３の交換までの時間に余裕ができるため、管理者の作業負担を軽減することができる。
【００３５】
図４は、図３に示した外部サーバ１によるディスク使用率情報の登録処理の一例を説明するためのフロー図である。まず、外部サーバ１が備える分析手段１２１は、ハードディスク１３にディスク使用率情報が記憶されているかどうかを判定し（ステップＳ１）、ディスク使用率情報が記憶されている場合（ＹＥＳの場合）、ハードディスク１３からディスク使用率情報を読み込む（ステップＳ２）。また、ステップＳ１において、ディスク使用率情報が記憶されていない場合（ＮＯの場合）、ディスク使用率情報を新規作成し、ハードディスク１３に記憶する（ステップＳ３）。最後に、現在のディスク使用率を算出し、ディスク使用率情報を更新する（ステップＳ４）。
【００３６】
図５は、図３に示した外部サーバ１によるジョブ情報の登録処理の一例を説明するためのフロー図である。まず、外部サーバ１が備える通信部１１は、画像処理装置２から、画像データ及び使用枚数情報を含むジョブ情報を受信し（ステップＳ１１）、ディスク使用率が所定値以上かどうかを判定する（ステップＳ１２）。
【００３７】
このステップＳ１２において、例えば、ディスク使用状況に係るフラグのオン／オフで判定するようにしてもよい。フラグがオフ、すなわちディスク使用率が所定値に達していない場合（ＮＯの場合）、ジョブ情報をハードディスク１３に登録する（ステップＳ１３）。一方、フラグがオン、すなわちディスク使用率が所定値に達した場合（ＹＥＳの場合）、記憶容量を確保するために、ハードディスク１３の最適化処理（１）を実行する（ステップＳ１４）。
【００３８】
図６は、ハードディスク１３の最適化処理（１）の一例を説明するためのフロー図で、図５に示したステップＳ１４のサブフローである。外部サーバ１が備える記憶容量最適化手段１２４は、画像処理装置２から受信したジョブ情報がキャンセルジョブかどうかを判定する（ステップＳ２１）。なお、キャンセルジョブとは、画像処理装置２で処理待ちあるいは処理中のジョブをキャンセルするためのジョブである。
【００３９】
記憶容量最適化手段１２４は、上記ステップＳ２１において、キャンセルジョブと判定した場合（ＹＥＳの場合）、キャンセルジョブによりキャンセルされたジョブに対応するジョブ情報をハードディスク１３から削除する（ステップＳ２２）。一方、キャンセルジョブでないと判定した場合（ＮＯの場合）、ハードディスク１３の他の最適化処理（２）を実行する（ステップＳ２３）。
【００４０】
このように、キャンセルジョブによってキャンセルされたジョブは課金対象とならないため、ハードディスク１３に保存されている対応ジョブ情報が削除され、ディスクの空き容量が確保される。なお、キャンセルジョブにより実行途中のジョブをキャンセルした場合には、出力された分だけ課金対象としてもよく、この場合、ハードディスク１３に保存されている対応ジョブ情報を圧縮して再保存するようにしてもよい。
【００４１】
図７は、ハードディスク１３の他の最適化処理（２）の一例を説明するためのフロー図で、図６に示したステップＳ２３のサブフローである。外部サーバ１が備える記憶容量最適化手段１２４は、画像処理装置２から受信したジョブ情報がホールドジョブかどうかを判定する（ステップＳ３１）。なお、ホールドジョブとは、画像処理装置２に画像データが一旦保持されるジョブであり、例えばパスワード付き親展印刷などが該当する。
【００４２】
記憶容量最適化手段１２４は、上記ステップＳ３１において、ホールドジョブでないと判定した場合（ＮＯの場合）、ハードディスク１３の他の最適化処理（３）を実行する（ステップＳ３２）。一方、ホールドジョブと判定した場合（ＹＥＳの場合）、指定時間経過したかどうかを判定し（ステップＳ３３）、指定時間経過した場合（ＹＥＳの場合）、ホールドジョブに対応するジョブ情報をハードディスク１３から削除する（ステップＳ３４）。また、ステップＳ３３において、指定時間経過していない場合（ＮＯの場合）、ホールドジョブが実行されたかどうかを判定する（ステップＳ３５）。これは、ユーザが画像処理装置２にパスワード等を入力し、該当ジョブが出力されたかどうかを判定する。
【００４３】
ステップＳ３５において、ホールドジョブが実行されていない場合（ＮＯの場合）、ステップＳ３３に戻りスリープ状態で待機する。一方、ホールドジョブが実行された場合（ＹＥＳの場合）、ホールドジョブに対応するジョブ情報を圧縮してハードディスク１３に再保存する（ステップＳ３６）。
【００４４】
このように、ホールドジョブによってホールドされたジョブの場合、画像処理装置２から出力されれば課金対象となるため、ハードディスク１３に保存されている対応ジョブ情報が圧縮され再保存される。一方、画像処理装置２から出力されず未実行であれば、課金対象とならないため、ハードディスク１３に保存されている対応ジョブ情報が削除される。
【００４５】
図８は、ハードディスク１３の他の最適化処理（３）の一例を説明するためのフロー図で、図７に示したステップＳ３２のサブフローである。外部サーバ１が備える記憶容量最適化手段１２４は、画像処理装置２から受信したジョブ情報がエラージョブかどうかを判定する（ステップＳ４１）。なお、エラージョブとは、画像処理装置２でエラーが発生したときのジョブであり、例えば、コピーやプリント時における紙詰まりや、ＦＡＸ時の送信不良などが該当する。
【００４６】
記憶容量最適化手段１２４は、上記ステップＳ４１において、エラージョブでないと判定した場合（ＮＯの場合）、そのまま終了する。一方、エラージョブと判定した場合（ＹＥＳの場合）、エラーの発生したジョブが再実行されたかどうかを判定する（ステップＳ４２）。この際、ジョブが再実行されていない場合（ＮＯの場合）、指定時間スリープし（ステップＳ４３）、ステップＳ４２に戻り処理を繰り返す。一方、ステップＳ４２において、ジョブが再実行された場合（ＹＥＳの場合）、エラーの発生したジョブに対応するジョブ情報をハードディスク１３から削除し（ステップＳ４４）、さらに、再実行されたジョブに対応するジョブ情報を圧縮してハードディスク１３に再保存する（ステップＳ４５）。
【００４７】
このように、エラーの発生したジョブが再実行された場合、課金対象となるが、ジョブが重複するため、エラー時の対応ジョブ情報がハードディスク１３から削除され、再実行されたジョブに対応するジョブ情報が圧縮され再保存される。
【００４８】
図９は、本発明の外部サーバ１が実行する全体的な処理の流れを説明するためのフロー図である。まず、外部サーバ１が備える制御部１２は、ハードディスク１３に記憶される管理者設定情報を読み込む（ステップＳ５１）。この管理者設定情報は、ディスク使用率の所定値（上限値）、管理者やユーザへの通知処理の設定、ディスク最適化処理の設定などが含まれる。
【００４９】
次に、制御部１２は、ハードディスク１３に記憶されるディスク使用率情報を読み込み（ステップＳ５２）、ディスク使用率が、管理者設定情報に含まれる所定値以上かどうかを判定する（ステップＳ５３）。ここで、ディスク使用率が所定値未満の場合（ＮＯの場合）、ディスク使用率の分析処理を行い（ステップＳ５４）、ステップＳ５５に移行する。一方、ディスク使用率が所定値以上の場合（ＹＥＳの場合）、管理者設定情報に含まれる通知処理設定を参照し、管理者通知を行うかどうかを判定する（ステップＳ５５）。
【００５０】
制御部１２は、ステップＳ５５において、管理者通知を行う場合（ＹＥＳの場合）、管理者通知の処理を実行し（ステップＳ５６）、ステップＳ５７に移行する。一方、管理者通知を行わない場合（ＮＯの場合）、管理者設定情報に含まれるディスク最適化処理設定を参照し、ディスク最適化処理を行うかどうかを判定する（ステップＳ５７）。
【００５１】
制御部１２は、ステップＳ５７において、ディスク最適化処理を行う場合（ＹＥＳの場合）、ディスク最適化の処理を実行する（ステップＳ５８）。一方、ディスク最適化処理を行わない場合（ＮＯの場合）、そのまま終了する。
【００５２】
図１０は、本発明の外部サーバ１が実行するディスク使用率の分析処理の一例を説明するためのフロー図で、図９に示したステップＳ５４のサブフローである。外部サーバ１が備える制御部１２は、ハードディスク１３に記憶された使用枚数情報及びディスク使用率情報を読み込む（ステップＳ６１）。そして、読み込んだ使用枚数情報に基づいて、図１１（Ａ）に示すような、使用枚数情報の推移グラフを作成し（ステップＳ６２）、さらに、読み込んだディスク使用率情報に基づいて、図１１（Ｂ）に示すような、ディスク使用率の推移グラフを作成する（ステップＳ６３）。
【００５３】
図１２は、本発明の外部サーバ１が実行する管理者通知処理の一例を説明するためのフロー図で、図９に示したステップＳ５６のサブフローである。外部サーバ１が備える制御部１２は、ディスク使用率情報からハードディスク１３の空き容量が不足していることを管理者に通知するための情報を作成する（ステップＳ７１）。なお、この通知情報には、図１１（Ａ）及び（Ｂ）に示した推移グラフを含めるようにしてもよい。
【００５４】
次に、制御部１２は、管理者設定情報に含まれる通知処理設定を参照し、使用枚数情報を通知するかどうかを判定し（ステップＳ７２）、使用枚数情報を通知する場合（ＹＥＳの場合）、使用枚数情報の集計処理を実行し（ステップＳ７３）、ステップＳ７４に移行する。一方、ステップＳ７２において、使用枚数情報を通知しない場合（ＮＯの場合）、管理者設定情報に含まれる通知処理設定を参照し、課金情報を通知するかどうかを判定する（ステップＳ７４）。
【００５５】
制御部１２は、ステップＳ７４において、課金情報を通知する場合（ＹＥＳの場合）、課金情報の集計処理を実行し（ステップＳ７５）、ステップＳ７６に移行する。一方、課金情報の集計処理を行わない場合（ＮＯの場合）、ハードディスク１３の空き容量が不足している旨と、使用枚数情報及び／又は課金情報の集計結果とを管理者に通知する（ステップＳ７６）。この際、使用枚数情報及び／又は課金情報の集計結果は各ユーザにも送信するようにしてもよい。
【００５６】
図１３は、本発明の外部サーバ１が実行する使用枚数情報集計処理の一例を説明するためのフロー図で、図１２に示したステップＳ７３のサブフローである。外部サーバ１が備える制御部１２は、ハードディスク１３から読み込んだ使用枚数情報をユーザ毎にソートし（ステップＳ８１）、さらに、ジョブ毎に使用枚数情報の総和を算出する（ステップＳ８２）。そして、全使用枚数情報の総和を算出する（ステップＳ８３）。
【００５７】
図１４は、本発明の外部サーバ１が実行する課金情報集計処理の一例を説明するためのフロー図で、図１２に示したステップＳ７５のサブフローである。外部サーバ１が備える制御部１２は、使用枚数情報集計処理が実行されたかどうかを判定し（ステップＳ９１）、使用枚数情報集計処理が実行されていない場合（ＮＯの場合）、図１３に示したフローに基づいて使用枚数情報集計処理を実行し（ステップＳ９２）、ステップＳ９３に移行する。一方、ステップＳ９１において、使用枚数情報集計処理が実行された場合（ＹＥＳの場合）、単価設定情報を図示しないメモリから読み込み（ステップＳ９３）、ユーザ毎に課金情報を算出する（ステップＳ９４）。
【００５８】
次に、制御部１２は、ユーザ毎に算出した課金情報に対して、さらに、ジョブ毎に課金情報の総和を算出し（ステップＳ９５）、最後に、全課金情報の総和を算出する（ステップＳ９６）。
【００５９】
図１５は、本発明の外部サーバ１が実行するディスク最適化処理の一例を説明するためのフロー図で、図９に示したステップＳ５８のサブフローである。なお、本フローにおいて、課金対象とならないジョブ情報は画像処理装置２から出力されなかったジョブ、一方、課金対象となるジョブ情報は画像処理装置２から出力されたジョブとする。外部サーバ１が備える制御部１２は、課金対象となるファイル（ジョブ情報）かどうかを判定し（ステップＳ１０１）、課金対象となるファイルの場合（ＹＥＳの場合）、該当ファイルを圧縮し、ハードディスク１３に再保存する（ステップＳ１０２）。一方、ステップＳ１０１において、課金対象とならないファイルの場合（ＮＯの場合）、該当ファイルをハードディスク１３から削除する（ステップＳ１０３）。
【００６０】
ここで、外部サーバ１が備える制御部１２は、ハードディスクの交換回数をカウントするカウンタ（図示せず）を備え、カウントされた交換回数を別の記憶媒体に記憶するようにしてもよい。別の記憶媒体としては、外部サーバ１に着脱可能なＨＤ，ＦＤ，ＣＤ，ＤＶＤ，メモリカードなどが想定され、たとえハードディスク１３が交換されたとしても、別の記憶媒体に外部サーバ１のディスク交換回数などのメンテナンス情報を記憶しておくことができる。この際、交換後の新たなハードディスクに上記別の記憶媒体からメンテナンス情報をコピー等してもよい。
【００６１】
図１６は、本発明の外部サーバ１が実行するディスク交換回数の記録処理の一例を説明するためのフロー図である。まず、外部サーバ１が備える制御部１２は、ハードディスク１３にディスク交換情報が記憶されているかを判定し（ステップＳ１１１）、ディスク交換情報が記憶されている場合（ＹＥＳの場合）、ハードディスク１３からディスク交換情報を読み込む（ステップＳ１１２）。一方、ステップＳ１１１において、ディスク交換情報が記憶されていない場合（ＮＯの場合）、ハードディスク１３に新規登録する（ステップＳ１１３）。最後に、ハードディスク１３のディスク交換情報を更新する処理を行う（ステップＳ１１４）。
【００６２】
以上、本発明の情報管理装置における各機能を中心に各実施形態を説明してきたが、本発明は、情報管理装置における各ステップを実行する方法としても説明したように情報管理方法としての形態もとることができる。また、この各機能を有する情報管理装置と同様に、コンピュータに情報管理装置として機能させるための情報管理プログラムとしての形態も、また、その情報管理プログラムを記録した記憶媒体としての形態も可能である。
【００６３】
本発明による情報管理の機能を実現するためのプログラムやデータを記憶した記憶媒体の実施形態について説明する。記憶媒体としては、具体的には、ＣＤ−ＲＯＭ（−Ｒ／−ＲＷ）、光磁気ディスク、ＤＶＤ−ＲＯＭ（−Ｒ／−ＲＷ／−ＲＡＭ）、ＦＤ、ＨＤ、ＢＤ、フラッシュメモリ、メモリカードや、メモリスティック及びその他各種ＲＯＭやＲＡＭ等が想定でき、これら記憶媒体に上述した本発明の各実施形態の装置としての機能をコンピュータに実行させ、情報管理の機能を実現するためのプログラムを記録して流通させることにより、当該機能の実現を容易にする。そしてコンピュータ等の情報処理装置に上記のごとくの記憶媒体を装着して情報処理装置によりプログラムを読み出すか、若しくは情報処理装置が備えている記憶媒体に当該プログラムを記憶させておき、必要に応じて読み出すことにより、本発明に関わる情報管理の機能を実行することができる。
【００６４】
以上説明したように、本発明によれば、画像処理装置から送信される画像データ及び使用枚数情報を含むジョブ情報に基づいてハードディスク等の記憶手段の使用状況を分析し、分析結果に基づいてハードディスクの交換を管理者に促すための通知を行うとともに、ハードディスクの空き容量が不足したときに、課金対象とならないジョブ情報をハードディスクから削除し、課金対象となるジョブ情報を圧縮してハードディスクに再度記憶することができるため、管理者等によるサーバ管理の手間を軽減すると共に、ハードディスクの空き容量が不足することによって、サーバが停止するという問題を解消することができる。
【図面の簡単な説明】
【００６５】
【図１】本発明の一実施形態に係る情報管理システムの構成例を概略的に示した図である。
【図２】図１に示した外部サーバ、画像処理装置、及び端末装置の構成例を示す機能ブロック図である。
【図３】外部サーバが備える制御部の構成例を示すブロック図である。
【図４】図３に示した外部サーバによるディスク使用率情報の登録処理の一例を説明するためのフロー図である。
【図５】図３に示した外部サーバによるジョブ情報の登録処理の一例を説明するためのフロー図である。
【図６】ハードディスクの最適化処理（１）の一例を説明するためのフロー図で、図５に示したステップＳ１４のサブフローである。
【図７】ハードディスクの他の最適化処理（２）の一例を説明するためのフロー図で、図６に示したステップＳ２３のサブフローである。
【図８】ハードディスクの他の最適化処理（３）の一例を説明するためのフロー図で、図７に示したステップＳ３２のサブフローである。
【図９】本発明の外部サーバが実行する全体的な処理の流れを説明するためのフロー図である。
【図１０】本発明の外部サーバが実行するディスク使用率の分析処理の一例を説明するためのフロー図で、図９に示したステップＳ５４のサブフローである。
【図１１】使用枚数情報及びディスク使用率の推移グラフの一例を示す図である。
【図１２】本発明の外部サーバが実行する管理者通知処理の一例を説明するためのフロー図で、図９に示したステップＳ５６のサブフローである。
【図１３】本発明の外部サーバが実行する使用枚数情報集計処理の一例を説明するためのフロー図で、図１２に示したステップＳ７３のサブフローである。
【図１４】本発明の外部サーバが実行する課金情報集計処理の一例を説明するためのフロー図で、図１２に示したステップＳ７５のサブフローである。
【図１５】本発明の外部サーバが実行するディスク最適化処理の一例を説明するためのフロー図で、図９に示したステップＳ５８のサブフローである。
【図１６】本発明の外部サーバが実行するディスク交換回数の記録処理の一例を説明するためのフロー図である。
【符号の説明】
【００６６】
１…情報管理装置（外部サーバ）、２１，２２…画像処理装置（ＭＦＰ）、３…端末装置（ＰＣ）、４…ＬＡＮ、１１，２１，３１…通信部、１２，２４，３２…制御部、１３，２５，３３…記憶部、２２…印刷部、２３…スキャン部、１２１…分析手段、１２２…通知手段、１２３…課金情報算出手段、１２４…記憶容量最適化手段。
【図１】
2008181418.tif 000003
【図２】
2008181418.tif 000004
【図３】
2008181418.tif 000005
【図４】
2008181418.tif 000006
【図５】
2008181418.tif 000007
【図６】
2008181418.tif 000008
【図７】
2008181418.tif 000009
【図８】
2008181418.tif 000010
【図９】
2008181418.tif 000011
【図１０】
2008181418.tif 000012
【図１１】
2008181418.tif 000013
【図１２】
2008181418.tif 000014
【図１３】
2008181418.tif 000015
【図１４】
2008181418.tif 000016
【図１５】
2008181418.tif 000017
【図１６】
2008181418.tif 000018