(57)【要約】【課題】担当者間（申請者、審査者、承認者）で電子メールや電子文書の送受信を行って業務を進める場合において、申請、審査、承認をまとめたワークフローを実現することのできる配信システム、配信プログラム、および記録媒体を提供することを目的とする。【解決手段】配信サーバに入力された配信データが、申請者によって複合機に直接入力されたものである場合、次に実行するフローを審査依頼フローに決定し、審査依頼フローを実行する。配信サーバに入力された配信データが、審査者の情報処理装置から送信されたものである場合、次に実行するフローを承認依頼フローに決定し、承認依頼フローを実行する。また、配信サーバに入力された配信データが、承認者の情報処理装置から送信されたものである場合、次に実行するフローを発行フローに決定し、発行フローを実行する。【選択図】        図６
2008176514.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
画像形成装置から転送される電子データを受信し、受信した電子データを配信し、ワークフローを実行する配信サーバを含む配信システムであって、
前記ワークフローは、複数の配信フローを定義したものであること、
を特徴とする配信システム。
【請求項２】
前記複数の配信フローは、前記電子データの審査の依頼のために電子メールを審査者の情報処理装置に対して配信する審査依頼フロー、前記電子データの承認の依頼のために電子メールを承認者の情報処理装置に対して配信する承認依頼フロー、およびこれら配信に関する者の情報処理装置に対して承認を受けた旨の通知を発行する発行フローを少なくとも含み、
前記配信サーバは、前記電子データの入力元に基づいて、前記複数の配信フローのうち実行する配信フローを決定し、決定した配信フローを実行すること、
を特徴とする請求項１に記載の配信システム。
【請求項３】
前記配信サーバは、前記審査者の情報処理装置のアドレス情報または前記承認者の情報処理装置のアドレス情報を登録し、前記審査者の情報処理装置または前記承認者の情報処理装置からの電子メールのヘッダに含まれるアドレス情報に基づいて、前記複数の配信フローのうち実行する配信フローを決定し、決定した配信フローを実行すること、
を特徴とする請求項２に記載の配信システム。
【請求項４】
前記配信サーバは、前記審査依頼フローで、複数の前記審査者の情報処理装置に対して前記電子メールを配信し、前記審査依頼フローで配信した電子メールの配信先である複数の前記審査者の審査を受けた後に、前記承認依頼フローを実行すること、
を特徴とする請求項２または請求項３に記載の配信システム。
【請求項５】
前記画像形成装置は、前記審査依頼フローで審査を実行、または前記承認依頼フローで承認を実行すること、
を特徴とする請求項２〜請求項４のいずれか一つに記載の配信システム。
【請求項６】
前記画像形成装置は、審査依頼フローで審査を実行するための、または前記承認依頼フローで承認を実行するためのログイン入力を受け付け、ログイン入力された場合に審査または承認が必要な物件がある旨を知らせるための画面を表示すること、
を特徴とする請求項５に記載の配信システム。
【請求項７】
前記画像形成装置は、前記審査または前記承認が必要な物件を審査者または承認者ごとに管理すること、
を特徴とする請求項５または請求項６に記載の配信システム。
【請求項８】
前記画像形成装置は、前記審査または前記承認が必要な物件がある旨を知らせるための画面を紙媒体に印刷、または指定されたメールアドレスに対して送信すること、
を特徴とする請求項５〜請求項７のいずれか一つに記載の配信システム。
【請求項９】
前記配信サーバは、前記審査依頼フローで、前記審査者の情報処理装置に対して配信する電子データを審査フォームと共にアップロードし、アップロードしたネット上のアドレス情報を前記審査者の情報処理装置に対して配信すること、
を特徴とする請求項２〜請求項８のいずれか一つに記載の配信システム。
【請求項１０】
前記請求項１〜請求項９に記載の配信システムの配信サーバの機能をコンピュータに実行させること、を特徴とする配信プログラム。
【請求項１１】
前記請求項１０に記載の配信プログラムを記録したこと、を特徴とするコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、配信システム、配信プログラム、および記録媒体に関し、特に、電子データを配信先に配信する配信システム、配信プログラム、および記録媒体に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
ユーザによって指定されたメールアドレスやファイルシステム上のフォルダに対して、文書データベースなどに保存されている電子データを配信する配信システムが従来から利用されている（例えば特許文献１〜特許文献４）。
【０００３】
また、ある業務に関する作業の一連の流れを作業内容によって定型化された一連の流れを行うワークフローを定義し、定義したワークフローに基づいた業務を実行するワークフローシステムが従来から利用されている（例えば特許文献５）。例えば、社内の多数者に書類を回覧する場合において、ワークフローを利用した場合には、当該書類の場所まで各人が向かう時間を省くことができるので、業務の迅速化を図ることができる。
【０００４】
上記電子データを配信先に配信する配信システムに上記ワークフローを適用して、電子メールまたは電子文書などの回覧を行う技術が存在する。これによれば、図１２に示すように、一の配信先につき一のフローを構築することができる。そのため、ＰＤＦ（Portable Document Format）変換したデータについてE-Mail配信とフォルダ配信することができる。即ち、１回の配信操作で複数の配信処理を並列して実行できるため、効率的に処理ができ、かつユーザにとっても１回の配信操作を行えば足りるというメリットがあった。
【０００５】
【特許文献１】特開２００４−６２８５９号公報
【特許文献２】特開２００４−２７４１５０号公報
【特許文献３】特開２００４−２８８０４１号公報
【特許文献４】特開２００５−１７５５９４号公報
【特許文献５】特開２００１−２８２９７０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、従来技術では、１つのワークフローによりE-Mail配信やフォルダ配信を実行した後は、再度フローを流すことができなかった。従って、社内において、担当者間（申請者、審査者、承認者）で電子メールや電子文書の送受信を行って業務を進める場合には、審査者による審査や承認者による承認をまとめたワークフローを実現することができないという問題点があった。
【０００７】
本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、担当者間（申請者、審査者、承認者）で電子メールや電子文書の送受信を行って業務を進める場合において、申請、審査、承認をまとめたワークフローを実現することのできる配信システム、配信プログラム、および記録媒体を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明は、画像形成装置から転送される電子データを受信し、受信した電子データを配信し、ワークフローを実行する配信サーバを含む配信システムであって、前記ワークフローは、複数の配信フローを定義したものであること、を特徴とする。
【０００９】
また、本発明の好ましい態様によれば、前記複数の配信フローは、前記電子データの審査の依頼のために電子メールを審査者の情報処理装置に対して配信する審査依頼フロー、前記電子データの承認の依頼のために電子メールを承認者の情報処理装置に対して配信する承認依頼フロー、およびこれら配信に関する者の情報処理装置に対して承認を受けた旨の通知を発行する発行フローを少なくとも含み、前記配信サーバは、前記電子データの入力元に基づいて、前記複数の配信フローのうち実行する配信フローを決定し、決定した配信フローを実行すること、が望ましい。
【００１０】
また、本発明の好ましい態様によれば、前記配信サーバは、前記審査者の情報処理装置のアドレス情報または前記承認者の情報処理装置のアドレス情報を登録し、前記審査者の情報処理装置または前記承認者の情報処理装置からの電子メールのヘッダに含まれるアドレス情報に基づいて、前記複数の配信フローのうち実行する配信フローを決定し、決定した配信フローを実行すること、が望ましい。
【００１１】
また、本発明の好ましい態様によれば、前記配信サーバは、前記審査依頼フローで、複数の前記審査者の情報処理装置に対して前記電子メールを配信し、前記審査依頼フローで配信した電子メールの配信先である複数の前記審査者の審査を受けた後に、前記承認依頼フローを実行すること、が望ましい。
【００１２】
また、本発明の好ましい態様によれば、前記画像形成装置は、前記審査依頼フローで審査を実行、または前記承認依頼フローで承認を実行すること、が望ましい。
【００１３】
また、本発明の好ましい態様によれば、前記画像形成装置は、審査依頼フローで審査を実行するための、または前記承認依頼フローで承認を実行するためのログイン入力を受け付け、ログイン入力された場合に審査または承認が必要な物件がある旨を知らせるための画面を表示すること、が望ましい。
【００１４】
また、本発明の好ましい態様によれば、前記画像形成装置は、前記審査または前記承認が必要な物件を審査者または承認者ごとに管理すること、が望ましい。
【００１５】
また、本発明の好ましい態様によれば、前記画像形成装置は、前記審査または前記承認が必要な物件がある旨を知らせるための画面を紙媒体に印刷、または指定されたメールアドレスに対して送信すること、が望ましい。
【００１６】
また、本発明の好ましい態様によれば、前記配信サーバは、前記審査依頼フローで、前記審査者の情報処理装置に対して配信する電子データを審査フォームと共にアップロードし、アップロードしたネット上のアドレス情報を前記審査者の情報処理装置に対して配信すること、が望ましい。
【００１７】
上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明は、配信プログラムに関するものであり、上記に記載の配信システムの配信サーバの機能をコンピュータに実行させること、を特徴とする。
【００１８】
上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明は、コンピュータに読み取り可能な記録媒体に関するものであり、上記に記載の配信プログラムを記録したこと、を特徴とする。
【発明の効果】
【００１９】
本発明によれば、担当者間（申請者、審査者、承認者）で電子メールや電子文書の送受信を行って業務を進める場合において、申請、審査、承認をまとめたワークフローを実現することができるという効果を奏する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２０】
以下に添付図面を参照して、この発明にかかる配信システム、配信プログラム、および記録媒体の最良な実施の形態を詳細に説明する。なお、この実施の形態によりこの発明が限定されるものではない。また、この実施の形態における構成要素には、当業者が容易に想定できるもの、または実質的に同一のものが含まれる。
【００２１】
（第１の実施の形態）
図１は、本発明の第１の実施の形態にかかる配信システム１の構成の一例を示す図である。第１の実施の形態の配信システム１は、複合機１００と、スキャナアプリサーバ２００と、配信サーバ３００と、情報処理装置４００とで構成され、ネットワーク５００を介して相互に通信可能に接続されている。なお、同図に示す配信システム１は、４つの複合機１００と、１つのスキャナアプリサーバ２００と、２つの配信サーバ３００とを備えているが、これらの各機器の数量は、同図に示すものに限定されるものではない。
【００２２】
まず、第１の実施の形態を構成する上記各機器の基本的な構成について説明する。
【００２３】
複合機１００は、いわゆるＭＦＰ（Multi Function Peripheral）であり、コピー機能、ファクシミリ機能、プリンタ機能、スキャナ機能および電子データ（スキャナ機能により読み取られた画像データやプリンタ機能またはファクシミリ機能により入力された画像データ）を配信する機能などを複合した画像形成装置である。
【００２４】
複合機１００は、スキャナアプリサーバ２００および配信サーバ３００のロケーション情報（ＵＲＬやＩＰアドレスなど）を登録するための記憶装置１４０（図２参照）を備えている。このロケーション情報は、複合機１００に予めインストールされている管理プログラム１０２により登録される。
【００２５】
ユーザは、複合機１００にて、任意のオペレーション（例えばスキャナキーの押下）を行うことで、スキャナアプリサーバ２００に予めインストールされているスキャナアプリケーション２１０（図２参照）を起動させることができる。このスキャナアプリケーション２１０の起動時に、複合機１００は、記憶装置１４０に登録されているロケーション情報を参照して、スキャナアプリサーバ２００に対して、ＵＩ（User Interface）情報の取得要求を行う。なお、ＵＩ情報とは、複合機１００が備えるオペレーションパネル１１０（図２参照）上に表示する画面を示す情報をいう。
【００２６】
なお、ユーザは、複合機１００のオペパネ１１０を介して、配信データ（電子データの出力方法を示す情報および配信先を示す情報）を設定することができる。ユーザは、オペレーションパネル１１０（以下「オペパネ１１０」と称する）に表示される画面を介して、任意の配信先（E-MailアドレスのTo,Cc,Bccなど）を設定後、複合機１００が備えるＡＤＦ（Auto Document Feeder）に配信対象となる電子データにかかる紙媒体を配置し、スキャン実行させることができる。また、複合機１００は、ロケーション情報を参照して、スキャンした電子データを配信データと共に配信サーバ３００へ送信する。
【００２７】
なお、上記電子メールの配信先として、審査者の電子メールアドレスについては、複合機１００に設定される。また、承認者、および配布者の電子メールアドレスについては、複合機１００を介して配信サーバ３００に設定される。配信サーバ３００は、これら設定されている電子メールアドレスに対して、電子メールを配信する。
【００２８】
スキャナアプリサーバ２００は、複合機１００からＵＩ情報の取得要求を受けると、ＵＩ情報を生成し、生成したＵＩ情報を複合機１００に対して送信する。そして、ＵＩ情報の送信先となる複合機１００は、その内容に応じた画面をオペパネ１１０に構築する。
【００２９】
配信サーバ３００は、複合機１００から受信した電子データを情報処理装置４００に対して配信する。具体的には、複合機１００から受信した電子データの出力方法を示す情報および配信先を示す情報を解析し、解析した結果に基づいて、配信先である審査者、承認者、または発行先の情報処理装置４００に対して電子データを配信する。なお、配信された電子データは、情報処理装置４００にインストールされているプログラムにより受信される。
【００３０】
なお、第１の実施の形態の配信サーバ３００は、情報処理装置４００に対して電子データを配信する構成としているが、例えば、外部システムを介して情報処理装置４００に対して電子データを配信する構成であってもよい。
【００３１】
情報処理装置４００は、配信サーバ３００と電子メールの送受信を行うためのものである。また、情報処理装置４００は、配信サーバ３００から配信されたファイルフォルダにドキュメントとして電子データを保管し、またドキュメントに対して所定の画像処理を行うこともできる。配信サーバ３００からの電子メールの受信者である審査者または承認者は、情報処理装置４００を用いて、申請内容の確認を行う。
【００３２】
次に、第１の実施の形態の配信システム１で行われる基本的な処理について図２を参照して説明する。図２は、第１の実施の形態の配信システム１の機能構成の一例を示す図である。
【００３３】
ユーザが、オペパネ１１０を介してスキャナアプリケーション２１０を起動させると、オペパネ表示用アプリケーション１２０により、スキャナアプリサーバ２００に対して、オペパネ１１０に表示させるためのＵＩ情報の取得依頼が送信される（Ｓ１）。
【００３４】
オペパネ表示用アプリケーション１２０による取得依頼に対して、スキャナアプリサーバ２００のスキャナアプリケーション２１０により、ＵＩ情報が生成され、生成されたＵＩ情報がオペパネ１１０に対して送信される（Ｓ２）。
【００３５】
オペパネ表示用アプリケーション１２０により、ＵＩ情報を示す画面をオペパネ１１０に表示し、スキャナフレームワーク１３０により、スキャン処理が実行され、電子データが読み込まれる（Ｓ３）。なお、ユーザは、オペパネ１１０を介して、配信データ（出力方法、配信先など）を指定することができる。
【００３６】
スキャナフレームワーク１３０により読み取られた電子データは、複合機１００の内部にある記憶装置１４０に一時的に保存される（Ｓ４）。
【００３７】
スキャナフレームワーク１３０により、ユーザがオペパネ１１０を介して指定した配信データとともに、電子データ転送プログラム１５０へ配信処理の依頼が行われる（Ｓ５）。
【００３８】
電子データ転送プラグラム１５０により、記憶装置１４０に記憶されている電子データが取得され、取得された電子データが配信データとともに配信サーバ３００に対して送信され、送信された電子データおよび配信データが電子データ受信プログラム１５０により取得される（Ｓ６）。
【００３９】
配信サーバ３００の電子データ受信プログラム３１０により、受信された配信データが配信先情報解決プログラム３２０に転送される（Ｓ７）。
【００４０】
配信先情報解決プログラム３２０により、配信データに基づいて、出力手段および配信あて先が解決される（Ｓ８）。
【００４１】
配信先情報解決プログラム３２０により、配信対象となる電子データと当該電子データの出力手段を示す情報、および配信先を示す情報が電子データ配信プログラム３２０へ渡されて、配信実行の依頼が行われる（Ｓ９）。
【００４２】
電子データ配信プログラム３３０により、配信先である情報処理装置４００に対して電子データが配信される（Ｓ１０）。
【００４３】
次に、第１の実施の形態の配信システム１により実行されるワークフロー１０について図３を参照して説明する。図３は、第１の実施の形態の配信システム１で実行されるワークフロー１０を示す図である。
【００４４】
第１の実施の形態の配信システム１で実行されるワークフロー１０には、複数の配信フローが定義されている。具体的には、配信フローとして、同図に示すように、審査依頼フロー２０、承認依頼フロー３０、および発行フロー４０が定義されている。
【００４５】
審査依頼フロー２０は、複合機１００でスキャンした電子データをＰＤＦ（Portable Document Format）変換し、ＰＤＦ変換した電子データを電子メール（E-Mail）で配信するフローである。審査依頼フロー２０において、最後に連結しているE-Mail配信では、予め設定されている審査者の情報処理装置４００に対して電子メールを配信する。なお、審査依頼フロー２０の実行によって配信された電子メールを受け取った審査者は、配信内容を確認し、申請内容に問題がないと判断した場合に、当該電子メールに対する返信を行う。
【００４６】
承認依頼フロー３０は、審査者から返信された電子メールを受信した後に、さらに電子メールを配信するフローである。承認依頼フロー３０において、最後に連結しているE-Mail配信では、予め設定されている承認者の情報処理装置４００に対して電子メールを配信する。なお、承認依頼フロー３０の実行によって配信された電子メールを受け取った承認者は、配信内容を確認し、申請内容に問題がないと判断した場合に、当該電子メールに対する返信を行う。
【００４７】
発行フロー４０は、承認者から返信された電子メールを受信した後に、承認された電子データを示す情報を登録し、登録した電子データを予め設定されている配信先に対して、承認通知を発行する。なお、当該配信先は、申請者や審査者、配信システム１の管理者、その他配信システム１に関連する者である。なお、当該配信先を「配布先」と称する場合がある。
【００４８】
上述した複数の配信フローを定義した一のワークフロー１０を実行させるための手段について図４を参照して説明する。図４は、審査依頼フロー２０を実行することにより審査者の情報処理装置４００へ配信される電子メールのヘッダの一例を示す図である。
【００４９】
審査者の情報処理装置４００へ配信される電子メールのヘッダには、差出人の名前およびメールアドレスとして、同図に示すように、“申請者”＜user@xxx.co.jp＞が記述されている。また、配信先として、同図に示すように、“審査者”＜sinsa@xxx.co.jp＞が記述されている。また、審査者による電子メールの返信先として、同図に示すように、“配信サーバEmail入力”＜email_input@xxx.co.jp＞が記述されている。また、電子メールの件名として、審査依頼＜FlowID=“0001”＞が記述されている。
【００５０】
なお、承認者の情報処理装置４００へ配信される電子メールのヘッダの内容は、図４に示すヘッダの内容と同様であるため、ここではその説明を省略する。
【００５１】
審査者は、審査者の利用する情報処理装置４００により、申請者から複合機１００を介して配信された電子メールを受信し、申請者からの申請内容に問題ないことを確認する。そして、審査者は、申請内容に問題ないと判断すると、情報処理装置４００を介して配信サーバ３００に対して電子メールで返信する。
【００５２】
なお、審査者から情報処理装置４００を介して配信サーバ３００に対して送信される電子メールのヘッダには、差出人の名前およびメールアドレスとして、“審査者”＜shinsa@xxx.co.jp＞が記述されている。
【００５３】
図５は、配信サーバ３００が格納するフロー定義テーブル３４０の一例を示す図である。フロー定義テーブル３４０は、同図に示すように、Fromアドレス欄３４２とFlowId欄３４４を有している。Fromアドレス欄３４２には、審査者または承認者のメールアドレスが設定されている。また、FolwId欄３４４には、配信サーバ３００が受信した電子メールに応じて実行するフローが設定されている。配信サーバ３００は、受信した電子メールが審査者からのものであるのか、または承認者からのものであるのかを受信した電子メールのヘッダに記述されている差出人の名前およびメールアドレスを参照して判断する。
【００５４】
例えば、審査者からの電子メールのヘッダには、“審査者”＜shinsa@xxx.co.jp＞が記述されていることから、配信サーバ３００では、電子メールの送信者が審査者であることを判断でき、フロー定義テーブル３４０のFlowId欄３４４を参照して、次に流すフローを承認依頼フロー３０に決定し、承認依頼フロー３０を実行させる。また、受信した電子メールのヘッダに“承認者”＜shounin@xxx.co.jp＞が記述されている場合には、承認者からの電子メールであると判断し、次に流すフローを発行フロー４０に決定し、発行フロー４０を実行させる。
【００５５】
このように、受信した電子メールの入力元に応じたフローを予め定義しておき、この定義に応じたフローを実行することにより、複数の配信フローを定義した一のワークフロー１０を実行させることができる。
【００５６】
次に、第１の実施の形態の配信システム１で実行されるワークフロー１０の処理について図６を参照して説明する。図６は、第１の実施の形態の配信システム１で実行されるワークフロー１０の処理の手順を示すフローチャートである。
【００５７】
まず、配信サーバ３００に配信データが入力される（ステップＳＡ−１）。ステップＳＡ−１で入力される配信データは、申請者によって複合機１００のオペパネ１１０を介して複合機１００に直接入力されたもの、または、審査者または承認者からの情報処理装置４００から受信したものである。
【００５８】
ステップＳＡ−１で入力された配信データが、申請者によって複合機１００に直接入力されたものである場合（ステップＳＡ−２：Ｙｅｓ）、次に実行するフローを審査依頼フロー２０に決定し（ステップＳＡ−３）、審査依頼フロー２０を実行する（ステップＳＡ−４）。
【００５９】
また、ステップＳＡ−１で入力された配信データが、申請者によって複合機１００に直接入力されたものでない場合（ステップＳＡ−２：Ｎｏ）であって、審査者の情報処理装置４００から送信されたものである場合（ステップＳＡ−５：Ｙｅｓ）、次に実行するフローを承認依頼フロー３０に決定し（ステップＳＡ−６）、承認依頼フロー３０を実行する（ステップＳＡ−７）。
【００６０】
また、ステップＳＡ−１で入力された配信データが、申請者によって複合機１００に直接入力されたものでない場合（ステップＳＡ−２：Ｎｏ）であって、審査者の情報処理装置４００から送信されたものでない場合（ステップＳＡ−５：Ｎｏ）、次に実行するフローを発行フロー４０に決定し（ステップＳＡ−８）、発行フロー４０を実行する（ステップＳＡ−９）。
【００６１】
従って、第１の実施の形態の配信システム１によれば、配信サーバ３００を介して、電子メールを審査者に対して送信し、当該電子メールを受け取った審査者は、配信サーバ３００に対して電子メールを返信し、配信サーバ３００は、当該電子メールのヘッダを参照して、次に実行するフローを承認フロー３０に決定して承認者に対して電子メールを送信し、当該電子メールを受け取った審査者は、配信サーバ３００に対して電子メールを返信し、配信サーバ３００は、当該電子メールのヘッダを参照して、次に実行するフローを発行フロー４０に決定して配布先に対して電子メールを送信するので、複数の配信フローが定義されている一のワークフローを実行することができる。詳細には、担当者間（申請者、審査者、承認者）で電子メールやの送受信を行って業務を進める場合において、申請、審査、承認、発行をまとめた一のワークフローを実現することができる。
【００６２】
なお、第１の実施の形態では、配信サーバ３００は、複数の審査者を設定することもできる。図７は、フロー定義テーブル３４０の一例を示す図である。フロー定義テーブル３４０には、同図に示すように、Fromアドレス欄３４２に複数の審査者を記録して設定することができる。複数の審査者が設定されている場合、配信サーバ３００は、複数の審査者に対して順番に「審査依頼」をSubjectとする電子メールを配信する。
【００６３】
また、同図に示すフロー定義テーブル３４０には一の承認者が記録して設定されているが、複数の承認者を設定することもできる。
【００６４】
上述したように、配信サーバ３００において複数の審査者または承認者を設定し、複数の審査者または承認者に対して順番に電子メールを配信するので、申請内容の重要度に応じて審査者または承認者の人数を変更することができる。
【００６５】
また、回覧などの目的で利用する場合には、複数の審査者に対して順番に電子メールを配信するのではなく、複数の審査者に対して一斉に電子メールを配信し、配信先の複数の審査者全てから電子メールで返信があった場合に、承認依頼フロー３０へ移行する構成であってもよい。なお、同様に、複数の承認者に対して一斉に電子メールを配信し、配信先の複数の承認者全てから電子メールで返信があった場合に、発行フロー４０へ移行する構成であってもよい。
【００６６】
図８−１および図８−２は、複数の審査者に対して一斉に電子メールを配信する場合のフロー定義テーブル３４０の一例を示す図である。完了／未完了欄３４６は、審査者または承認者からの返信の有無を示す欄である。審査者または承認者から返信があった場合に、当該返信があった審査者または承認者に対応する完了／未完了欄３４６欄に完了の文字が入力される。図８−１は、sinsaA@xxx.co.jpおよびsinsaB@xxx.co.jpからの返信が既に完了していることを示している。そして、sinsaC@xxx.co.jpおよびsinsaD@xxx.co.jpからも返信があり、図８−２に示すように、Fromアドレス欄３４２の審査者のメールアドレスに対応する完了／未完了欄３４６が全て完了の文字で入力されると、Fromアドレス欄３４２に設定されている承認者のメールアドレスへ電子メールが配信され、承認依頼フロー３０が実行される。
【００６７】
上述したように、回覧などの目的で、複数の審査者に対して一斉に電子メールを配信し、配信先の複数の審査者または承認者全てから電信子メールで返信があった場合に、承認フロー３０または発行フロー４０へ移行することができるので、複数人の審査者全員の合意を必要とした配信システム１の実現を可能にすることができる。
【００６８】
（第２の実施の形態）
次に、本発明にかかる第２の実施の形態の配信システム１について説明する。第１の実施の形態では、配信サーバ３００からの電子メールを受信した審査者または承認者は、情報処理装置４００を介して、申請内容の確認を行っていた。
【００６９】
これに対して、第２の実施の形態では、配信サーバ３００からの電子メールを受信した審査者または承認者は、複合機１００のオペパネ１１０を介して、申請内容の確認を行う。
【００７０】
以下、第２の実施の形態の特徴部分である審査者または承認者による申請内容の確認方法について図９−１〜図９−５を参照して説明する。なお、ここでは、審査者による申請内容の確認方法について説明し、承認者による申請内容の確認方法については審査者による申請内容の確認方法と同様であるため省略する。
【００７１】
第２の実施の形態の複合機１００は、配信サーバ３００を介して、配信データとともに、審査者が複合機１００のオペパネ１１０を介して審査を行う際に必要な審査番号を通知する。従って、複合機１００は、審査者ごとに、審査内容が審査者によって確認されたものであるか否かを示す情報と関連付けて、審査が必要な申請内容を管理している。
【００７２】
図９−１は、複合機１００のオペパネ１１０に表示されるログイン画面５０の一例を示す図である。まず審査者により、ユーザ名欄５２、パスワード欄５４、およびドメイン名欄５６にそれぞれ所定事項が入力される。
【００７３】
続けて、審査者によって、ログイン画面５０上のログインボタン５８が押下されると、複合機１００は、図９−２に示すように、オペパネ１１０上に通常業務画面６０を表示する。
【００７４】
続けて、審査者によって、通常業務画面６０上の審査処理ボタン６２が押下されると、複合機１００は、図９−３に示すように、オペパネ１１０上に審査番号入力画面７０を表示する。
【００７５】
続けて、審査者によって、審査番号入力画面７０上の審査番号入力欄７２に、配信サーバ３００から通知された審査番号が入力され、ＯＫボタン７４が押下されると、複合機１００は、図９−４に示すように、オペパネ１１０上に申請内容の情報を示す審査リスト画面８０を表示する。
【００７６】
続けて、審査者によって、例えば、審査リスト画面８０上のTest1ボタン８２が押下されると、複合機１００は、オペパネ１１０上に審査対象であるTest1の文書を閲覧できる画面（図示なし）を表示する。
【００７７】
ここで、審査者は、オペパネ１１０上の閲覧画面に表示された文書（Test1）を印刷することができる。なお、複合機１００は、地紋を埋め込んだ文書を印刷することができる。また、複合機１００は、オペパネ１１０上の閲覧画面に表示された文書を電子メールで指定したアドレスに送信することもできる。また、閲覧画面に表示された文書の出力形式を印刷および電子メールのいずれかに、審査者に選択させることもできる。
【００７８】
続けて、審査者によって、審査リスト画面８０上の審査ボタン８４が押下されると、配信システム１は、審査依頼フロー２０から承認依頼フロー３０へ移行する。即ち、複合機１００から配信サーバ３００を介して、承認者の情報処理装置４００へ電子メールが配信される。
【００７９】
なお、第２の実施の形態の複合機１００は、ログイン画面５０（図９−１参照）を介してログイン処理が終わると、通常業務画面６０を表示させ、通常業務画面６０（図９−２参照）上の審査処理ボタン６２が押下された場合に審査番号入力画面７０（図９−３参照）を表示する構成であるが、例えば、ログイン処理が終わり、通常業務画面６０を表示させると同時に、図９−５に示すように、審査が必要な物件がある旨を知らせるためのポップアップダイアログ６４を表示する構成であってもよい。かかる構成である場合においては、審査者によってポップアップダイアログ６４のＯＫボタン６６と審査処理ボタン６２が続けて押下されると、複合機１００は、審査リスト画面８０（図９−４参照）を表示する。
【００８０】
従って、第２の実施の形態の配信システム１によれば、複合機１００は、審査者ごとに、審査内容が審査者によって確認されたものであるか否かを示す情報と関連付けて、審査が必要な申請内容を管理するとともに、審査者に対して審査番号を含めて電子メールを送信し、当該電子メールを受け取った審査者によって、複合機１００のオペパネ１１０を介して、受け取った審査番号が入力されると、審査リスト画面８０を表示することとしたので、審査者は、複合機１００のオペパネ１１０を介して審査処理を行うことができる。
【００８１】
また、第２の実施の形態の配信システム１によれば、ログイン画面５０を介してログイン処理が終わると、通常業務画面６０を表示させると同時に、ポップアップダイアログ６４を表示させることとしたので、審査者は、審査が必要な物件があるか否かを簡易に把握することができる。
【００８２】
（第３の実施の形態）
次に、本発明にかかる第３の実施の形態の配信システム１について説明する。第１の実施の形態では、複合機１００でスキャンした電子データを、配信サーバ３００を介して、審査者または承認者の情報処理装置４００に対して配信していた。
【００８３】
これに対して、第３の実施の形態では、複合機１００でスキャンした電子データを、申請内容を確認するためのフォームとともにアップロードしておき、その後、アップロードしたフォームのリンク先を示す情報を電子メールで、審査者または承認者の情報処理装置４００に対して、配信する。
【００８４】
以下、第３の実施の形態の特徴部分である審査者または承認者による申請内容の確認方法について図１０および図１１を参照して説明する。なお、ここでは、審査者による申請内容の確認方法について説明し、承認者による申請内容の確認方法については審査者による申請内容の確認方法と同様であるため省略する。
【００８５】
図１０は、第３の実施の形態の審査依頼フロー２０の一例を示す図である。第３の実施の形態の審査依頼フロー２０は、同図にしめすように、複合機１００でスキャンした電子データをＰＤＦ（Portable Document Format）変換し、ＰＤＦ変換した電子データを、申請内容を確認するためのフォームとともにＷｅｂサーバ（図示なし）に配信し、Ｗｅｂサーバに配信した電子データのリンク先を示す情報を含む電子メールを審査者の情報処理装置４００に対して配信する。
【００８６】
図１１は、第３の実施の形態の審査依頼フロー２０を実行することにより複合機１００から審査者に対して配信される電子メールの一例を示す図である。複合機１００は、同図に示すように、アップロードしたフォームのリンク先を示す情報を含む電子メールを審査者の情報処理装置４００に対して配信する。
【００８７】
図１１に示す電子メールを受け取った審査者は、当該リンク先のフォームによって申請内容を確認することができる。これにより、複合機１００から受け取った電子メールのヘッダに含まれるSubjectの件名を修正することができないので、誤操作による承認依頼フロー３０の実行を未然に防止することができる。
【００８８】
従って、第３の実施の形態の配信システム１は、複合機１００は、スキャンした電子データを、申請内容を確認するためのフォームとともにアップロードしておき、その後、アップロードしたフォームのリンク先を示す情報を含む電子メールを審査者または承認者の情報処理装置４００に対して配信し、審査者または承認者によって、情報処理装置４００を介して当該リンク先のフォームで配信内容の確認が行われるので、誤操作による承認依頼フロー３０の実行を未然に防止することができる。
【００８９】
また、本発明の目的は、上述した配信サーバ３００の機能を実現するソフトウエアのプログラムコードを記録した記録媒体を、システムまたは装置に供給し、そのシステムまたは装置のコンピュータ（または、ＣＰＵ、ＭＰＵ、ＤＳＰ）が記録媒体に格納されたプログラムコードを実行することによっても達成することが可能である。
【００９０】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した配信サーバ３００の機能を実現することになり、そのプログラムコードまたはそのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。プログラムコードを供給するための記録媒体としては、ＦＤ、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、磁気テープ、不揮発性のメモリ、ＲＯＭなどの光記録媒体、磁気記録媒体、光磁気記録媒体、半導体記録媒体を使用することができる。
【００９１】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した配信サーバ３００の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）などが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した画像処理装置の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００９２】
また、記録媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した配信サーバ３００の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【図面の簡単な説明】
【００９３】
【図１】配信システム１の構成の一例を示す図である。
【図２】配信システム１の機能構成の一例を示す図である。
【図３】配信システム１で実行されるワークフロー１０を示す図である。
【図４】審査依頼フロー２０を実行することにより審査者の情報処理装置４００へ配信される電子メールのヘッダの一例を示す図である。
【図５】フロー定義テーブル３４０の一例を示す図である。
【図６】配信システム１で実行されるワークフロー１０の処理の手順を示すフローチャートである。
【図７】フロー定義テーブル３４０の一例を示す図である。
【図８−１】フロー定義テーブル３４０の一例を示す図である。
【図８−２】フロー定義テーブル３４０の一例を示す図である。
【図９−１】ログイン画面５０の一例を示す図である。
【図９−２】通常業務画面６０の一例を示す図である。
【図９−３】審査番号入力画面７０の一例を示す図である。
【図９−４】審査リスト画面８０の一例を示す図である。
【図９−５】ポップアップダイアログ６４の一例を示す図である。
【図１０】審査依頼フロー２０の一例を示す図である。
【図１１】審査依頼フロー２０を実行することにより複合機１００から審査者に対して配信される電子メールの一例を示す図である。
【図１２】従来の配信システムのワークフローの一例を示す図である。
【符号の説明】
【００９４】
１  配信システム
１０  ワークフロー
２０  審査依頼フロー
３０  承認依頼フロー
４０  発行フロー
１００  複合機
１０２  管理プログラム
１１０  オペレーションパネル
１２０  オペパネ表示用アプリケーション
１３０  スキャナフレームワーク
１４０  記憶装置
１５０  電子データ転送プログラム
２００  スキャナアプリサーバ
２１０  スキャナアプリケーション
３００  配信サーバ
３１０  電子データ受信プログラム
３２０  配信先情報解決プログラム
３３０  電子データ配信プログラム
３４０  フロー定義テーブル
４００  情報処理装置
５００  ネットワーク
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８−１】
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【図８−２】
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【図９−１】
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【図９−２】
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【図９−３】
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【図９−４】
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【図９−５】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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