(57)【要約】【課題】  スキャンした画像を全て格納すると記憶容量を圧迫してしまう。【解決手段】  本発明の文書管理システムは、複数ページで構成される文書をスキャンすることによって得た各ページの画像それぞれを、属性ごとの複数の領域に分割し、前記領域分割で得た各ページの領域情報と、格納手段に格納されている文書情報とを比較することにより、差分情報を取得し、当該取得した差分情報を新規バージョンの情報として前記格納手段に格納する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数ページで構成される文書をスキャンすることによって得た各ページの画像それぞれを、属性ごとの複数の領域に分割する領域分割手段と、
前記領域分割手段で得た各ページの領域情報と、格納手段に格納されている文書情報とを比較することにより、差分情報を取得する差分情報取得手段と、
前記差分情報取得手段で取得した差分情報を新規バージョンの情報として前記格納手段に格納する格納制御手段と、
を有することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記差分情報取得手段では、当該文書に含まれるページの構成が変更されている場合は、当該スキャンした文書の全てのページを前記差分情報として取得し、ページの構成は変更されておらず且つページ内の領域の構成が変更されている場合は、当該変更されているページを前記差分情報として取得し、ページの構成及びページ内の領域の構成は変更されておらず且つ各領域の内容が変更されている場合は、当該変更されている領域を前記差分情報として取得することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、スキャン機能持つ複合機から直接文書管理アプリケーションに格納された文書の、バージョン管理を行うことのできる文書管理システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来の文書管理システムでは、通常文書管理アプリケーションに文書を格納後に、手動で文書を開いて変更した後にバージョン管理を行うようになっている。
【０００３】
また特許文献１では、文書画像を複数の領域に分割してコンテンツデータとして管理することが記載されているが、スキャンした画像の全ての領域をコンテンツとして格納している。
【特許文献１】特開平08-147445号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
特許文献１では、スキャンした画像の全ての領域をコンテンツとして格納しているため、データ量が多くなってしまう。
【０００５】
また、例えば会計事務所の税務関係の書類あるいは通関業務の帳票などの紙文書を案件ごとに保存する場合、必要なページが最初から全てそろうとは限らず、後でページの追加、ページ内の修正などが必要な場合がある。その場合、バージョン管理が必要となってくるが、このとき上記従来例では、以前のバージョンをそのまま保存しておくためサーバのディスク容量を圧迫してしまうといった課題があった。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記課題を解決するために、本発明の文書管理システムは、複数ページで構成される文書をスキャンすることによって得た各ページの画像それぞれを、属性ごとの複数の領域に分割する領域分割手段と、前記領域分割手段で得た各ページの領域情報と、格納手段に格納されている文書情報とを比較することにより、差分情報を取得する差分情報取得手段と、前記差分情報取得手段で取得した差分情報を新規バージョンの情報として前記格納手段に格納する格納制御手段と、を有する。
【発明の効果】
【０００７】
本発明では、文書のページの構成が同じ場合には、バージョン管理において差分のページあるいは差分のブロックのみを保存するだけで済み、文書管理サーバのディスク容量を効率よく使うことができる。
【０００８】
また、ユーザは、変更した文書のスキャン時に格納先と更新する対象の文書を選択するだけですみ、わざわざ格納後に手動でバージョン管理の操作を行う必要が無くなる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
（実施例１）
以下、図面を参照して本発明の実施例を説明する。
【００１０】
複合機と文書管理サーバはLANで構成された同一ネットワーク内にあるものとする。また、文書管理サーバにはWebサーバが付随しており、複合機からはブラウザに準ずる機能により、Webサーバ経由で文書管理アプリケーション内の格納先および更新対象の文書を選択できるものとする。
【００１１】
図１は、本発明の最も簡単な構成の実施例の文書管理システムの概要を示しており、１台のスキャン機能を持つ複合機と文書管理サーバとWebサーバがサーバマシンに搭載されており、ネットワークで接続されている。
【００１２】
図２は、図１に示す文書管理システムの構成を示すブロック図である。図中１はユーザの文書をスキャンしネットワークを介して文書格納アプリケーションに送信するための画像読み取り機能を持ち、さらにブラウザに準ずる機能により文書管理サーバとWebサーバの組み合わせにアクセスし文書管理アプリケーションが管理する文書の格納先を選択し、バージョン管理の対象となる文書も選択することのできる複合機、２は複合機１から送られてきた文書を格納し管理するための文書管理アプリケーションが動作し、さらにWebサーバの組み合わせにより複合機に文書の格納先およびバージョン管理の対象となる文書を選択させることのできる文書管理サーバである。
【００１３】
文書管理サーバ２の２１は、図３、図４に示すようなソフトウェアを使い、文書格納処理あるいは図６に示すような手順のバージョン管理の対象となる文書を更新する処理を実行するためのＣＰＵ、２２は図３のＢＩＯＳなどの基本ソフトウェアを格納してあるＲＯＭ、２３は図３あるいは図４に示すソフトウェアをＨＤ２４から一時ロードしＣＰＵ２１が実行できるようにするためのＲＡＭ、２４は図３のＯＳ、文書格納アプリケーションおよびWebサーバを格納してあるＨＤ、２５は図３あるいは図４に示すソフトウェアを実行する際にＵＩを操作するための入力装置、２６は図３あるいは図４に示すソフトウェアのＵＩ、実行状態などを表示するためのモニタ、２７は文書管理サーバ２をＬＡＮに接続するためのネットワークＩ／Ｆである。
【００１４】
図３は本実施例の文書管理サーバ２上で動作するソフトウェアの構成図である。文書管理サーバ２上のそれぞれの構成要素のハードウェアの動作制御はＢＩＯＳおよびＯＳにより行われる。またＬＡＮ上の通信は、例えばＴＣＰ／ＩＰを使って行われ、ＯＳによってそのプロトコルのハンドリングが行われる。
【００１５】
図４は、文書格納アプリケーションのモジュール構成図である。バージョン管理部では複合機でバージョン管理の対象として選択された文書と新規に格納した文書から差分情報、バージョン管理情報を作成・更新する。文書管理部では複合機から送られた文書の指定格納先への格納処理、格納された文書の管理処理を行う。Ｗｅｂ制御部ではＷｅｂサーバを介して複合機に格納先の選択機能、バージョン管理の対象となる文書の選択機能を提供し、複合機からのスキャン文書のＷｅｂサーバを介した受信処理も行う。全体制御部は、バージョン管理部、文書管理部、Ｗｅｂ制御部の間のデータの受け渡しなどの連携を取る。
【００１６】
図５は、文書管理アプリケーションにおける文書画像とバージョン管理情報の構成を示している。
【００１７】
図６は、本実施例における、複合機での格納先の選択、バージョン管理の対象文書の選択、スキャン、スキャン文書の分解、スキャン文書の送信の手順を示したフローチャートである。
【００１８】
図７は  本実施例における、文書管理アプリケーションでの文書格納時の文書画像、ページ、ブロックの保存およびバージョン管理情報の更新の手順を示したフローチャートである。
【００１９】
以下に図６および図７に従って、本文書管理システムについて説明する。
【００２０】
まず複合機１では、図６のステップＳ６１で、ユーザが複合機１のブラウザに準ずる機能を持った操作パネルを操作し、ＬＡＮから文書管理サーバ２内のネットワークＩ／Ｆ２７を通してＷｅｂサーバにアクセスし、文書管理サーバのＷｅｂ制御から文書管理アプリケーションのフォルダ構造などを含む、格納先情報を取得し、その中の格納先のフォルダを選択する。ステップＳ６２では、さらに格納先のフォルダの中のバージョン管理の対象となる文書を選択する。ステップＳ６３では、セットされた文書をスキャンし、ステップＳ６４では画像となった文書の各ページを図、テキストなどの属性ごとの領域ブロックに分解する。このとき分解された各ブロックは例えばＰＤＦのようなファイルフォーマットで、一つの文書としてファイル化されるものとする。最後にステップＳ６５では、ＨＴＴＰなどのプロトコルを介してＷｅｂサーバ経由で文書管理アプリケーションに、格納する文書の画像がファイルとして送信される。
【００２１】
一方、文書管理アプリケーションでは、ステップＳ７１において文書の受信待ちとなっており、文書を受信すると、当該受信された文書ファイルが全体制御部のコントロールのもとでＷｅｂ制御部から文書管理部に渡される。そして、ステップＳ７２において格納処理が行われ、選択されたフォルダに文書ファイルが置かれる。
【００２２】
ステップＳ７３では、図４のバージョン管理部が、選択されたバージョン管理の対象の文書ファイルと文書のページの構成を比較する。比較する最も簡単な方法は、ページ数が同じかどうかである。ここで違っている場合にはステップＳ７４に進み、送信された文書ファイルをそのまま最新バージョンとして保存し、ステップＳ７１に戻る。これ以降のバージョンはこの文書ファイルとの比較をするとになる。
【００２３】
ここで同じ場合にはステップＳ７５に進み、ページ単位のブロック構成の比較を行う。ブロック構成が違う場合にはステップＳ７６に進み、そのページを差分として保存する。同じ場合にはステップＳ７７に進み、ページ中の各ブロックの内容を比較する。各ブロックの内容の比較には、例えば画像認識の技術を用いた画像比較が考えられる。ここでブロックの内容が違っていた場合には、ステップＳ７８に進みそのブロックを差分として保存する。ステップＳ７５からＳ７８までの処理をステップＳ７９でチェックしながら最後のページまで繰り返す。最後のページの処理が終わったらステップＳ７１に戻り、文書ファイル受信待ちの状態となる。
【００２４】
なお図５は、一度スキャンして格納した文書のバージョン番号を最初のバージョンという意味で1.0とし、その文書をバージョン管理の対象として、ページ２全体が変更され且つページ５のブロック２とページ７のブロック１が変更されている紙文書をスキャンし格納したときのオリジナルの文書ファイルとバージョン管理情報の関係を示している。
【００２５】
本発明では、文書のページの構成が同じ場合には、バージョン管理において差分のページあるいは差分のブロックのみを保存するだけで済み、文書管理サーバのディスク容量を効率よく使うことができる。
【００２６】
ユーザは、変更した文書のスキャン時に格納先と更新する対象の文書を選択するだけですみ、わざわざ格納後に手動でバージョン管理の操作を行う必要が無くなる。
【００２７】
（その他の実施例）
以上、実施例を詳述したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラム若しくは記憶媒体（記録媒体）等としての実施態様をとることが可能である。例えば、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。また、本発明は、電子回路などのハードウェアで構成するようにしてもよいし、コンピュータとプログラムとを用いてその一部または全部を制御するようにしてもよい。また、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリを利用する形態であってもよい。
【００２８】
また、コンピュータプログラムで本発明を実現する場合、該プログラム（実施形態のフローチャートに対応するプログラム）は、システムあるいは装置に対して、直接あるいは遠隔から供給される。そして、そのシステムあるいは装置のコンピュータが、当該供給されたプログラムコードを読み出して実行することによって本発明が実現される。したがって、該コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であっても良い。
【００２９】
また、コンピュータプログラムを供給するための方法として、例えば、磁気ディスク、光ディスク、光磁気ディスク、半導体メモリなど、様々なコンピュータ読み取り可能な記録媒体を用いることができる。
【００３０】
その他、プログラムの供給方法としては、コンピュータのブラウザ等を用いてインターネットからハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。すなわち、インターネットから本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをダウンロードすることによっても供給できる。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるサーバからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロード可能にしたサーバも、本発明に含まれるものである。
【図面の簡単な説明】
【００３１】
【図１】本実施例の文書管理システムの概要。
【図２】本実施例の構成を示すブロック図。
【図３】本実施例の文書管理サーバのソフトウェア構成図。
【図４】本実施例の文書管理アプリケーションのモジュール構成図。
【図５】オリジナルの文書とバージョン管理情報の一例。
【図６】本実施例の複合機での処理を示すフローチャート。
【図７】本実施例の文書管理アプリケーションでの処理を示すフローチャート。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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