(57)【要約】【課題】原稿に記載された文書をスキャンして登録する場合に、簡単、かつ高精度に登録できるようにする。【解決手段】原稿１０には、バーコード等で構成されたマーカーＭが付加されている。このマーカーＭには、少なくともＭＦＰ２０で原稿情報をスキャンするためのスキャン条件に係る情報が埋め込まれている。このマーカーＭに埋め込まれたスキャン条件は、ＭＦＰ２０により、プレスキャンにより読み取られる。そして、ＭＦＰ２０は、このスキャン条件に基づいて原稿１０上の文書情報等をスキャンし、そのスキャンに係る文書データ、マーカーＭをサービスプロバイダ３０に登録させる。また、ＭＦＰ２０は、サービスプロバイダ３０に登録させた文書データを印刷出力する場合は、マーカーＭを一旦削除し、同一の情報を有するマーカーＭを埋め込み直す。【選択図】図１
2008147954.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
スキャナ装置により原稿から読み取られた文書データを登録用のサーバに登録する文書登録システムであって、前記原稿には、少なくとも前記スキャナ装置により当該原稿上の文書データを読み取る際の読み取り条件を設定するための設定用情報が付加され、
前記スキャナ装置により前記原稿から読み取られた前記設定用情報を抽出する抽出手段と、
前記抽出手段により抽出された設定用情報に対応する読み取り条件で前記原稿上の文書データを当該設定用情報と共に前記スキャナ装置で読み取らせる読取制御手段と、
前記読取制御手段の制御の下で読み取られた文書データを、前記設定用情報を含めて前記サーバに登録させる登録制御手段と、
前記登録制御手段の制御の下に前記登録用のサーバに登録された文書データを印刷出力する場合に、前記設定用情報を付加し直す制御手段と、
を有することを特徴とする文書登録システム。
【請求項２】
前記設定用情報は、バーコードにより構成されていることを特徴とする請求項１に記載の文書登録システム。
【請求項３】
前記設定用情報は、実体的な当該設定用情報の所在場所を示す所在情報であることを特徴とする請求項１に記載の文書登録システム。
【請求項４】
制御手段は、特定のユーザにより前記文書データの印刷出力が指示された場合に限り、前記前記設定用情報を付加し直すと共に、当該印刷出力を許可することを特徴とする請求項１に記載の文書登録システム。
【請求項５】
前記登録制御手段は、前記読取制御手段の制御の下で読み取られた文書データに電子署名を付加して該文書データを登録することを特徴とする請求項１に記載の文書登録システム。
【請求項６】
前記登録制御手段は、前記原稿上の特定エリアの文書データを更新することを特徴とする請求項１に記載の文書登録システム。
【請求項７】
スキャナ装置により原稿から読み取られた文書データを登録用のサーバに登録する文書登録方法であって、前記原稿には、少なくとも前記スキャナ装置により当該原稿上の文書データを読み取る際の読み取り条件を設定するための設定用情報が付加され、
前記スキャナ装置により前記原稿から読み取られた前記設定用情報を抽出する抽出工程と、
前記抽出工程により抽出された設定用情報に対応する読み取り条件で前記原稿上の文書データを当該設定用情報と共に前記スキャナ装置で読み取らせる読取制御工程と、
前記読取制御工程の制御の下で読み取られた文書データを、前記設定用情報を含めて前記サーバに登録させる登録制御工程と、
前記登録制御工程の制御の下に前記登録用のサーバに登録された文書データを印刷出力する場合に、前記設定用情報を付加し直す制御工程と、
を有することを特徴とする文書登録方法。
【請求項８】
請求項７に記載の文書登録方法を実行するプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、原稿等に記載された文書の登録技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、ドキュメント・マネージメント・システム（以下、ＤＭＳという）が実現されている。このＤＭＳでは、原稿等に記載された文書（ドキュメント）情報を光学的に読み取って電子的な文書データに変換してデータベース化し、容易に検索して再利用できるようにしている。
【０００３】
特に近年は、電子的な文書データに対して法的な証拠能力を認める傾向が強くなってきており、ＤＭＳの重要性が高まっている。文書データの法的な証拠能力を担保するためには、文書データの改ざんを防止する必要がある。文書データの改ざんを防止する技術としては、電子署名やタイムスタンプと言った技術が存在する。
【０００４】
また、原稿の素材としての紙媒体等の種類も多く、原稿上の文書情報を忠実に電子的な文書データに変換するためには、紙媒体等の原稿の素材に応じてスキャン条件（読取条件）を設定する必要がある。
【０００５】
しかしながら、このスキャン条件の設定作業は面倒である。そこで、特開２００２−３５４２１２では、本スキャンしたい原稿の１ページ目にスキャン条件を記載したシートを挿入し、プレスキャンによりスキャン条件を読み取っている。そして、このプレスキャンにより読み取ったスキャン条件を後続する原稿を本スキャンするためのスキャン条件として設定している。
【特許文献１】特開２００２−３５４２１２
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、特許文献１の方法では、特別なシートを用意する必要があった。また、保存した文書データを一旦印刷出力し、その印刷出力して得られた原稿上の文書に対して編集を行って再度保存するためには、スキャン条件を設定するためのシートを再度作成する必要があった。
【０００７】
この問題を解決するために、仮に、上記のスキャン条件を文書情報と共に原稿に記載したとすると、何度も繰り返し印刷出力して再スキャンを行った場合にスキャン条件が劣化し、高精度な文書登録ができなくなってしまうという新たな問題が発生してしまう。
【０００８】
本発明は、このような背景の下になされたもので、その課題は、原稿に記載された文書をスキャンして登録する場合に、簡単、かつ高精度に登録できるようにすることにある。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記課題を解決するため、本発明は、スキャナ装置により原稿から読み取られた文書データを登録用のサーバに登録する文書登録システムであって、前記原稿には、少なくとも前記スキャナ装置により当該原稿上の文書データを読み取る際の読み取り条件を設定するための設定用情報が付加され、前記スキャナ装置により前記原稿から読み取られた前記設定用情報を抽出する抽出手段と、前記抽出手段により抽出された設定用情報に対応する読み取り条件で前記原稿上の文書データを当該設定用情報と共に前記スキャナ装置で読み取らせる読取制御手段と、前記読取制御手段の制御の下で読み取られた文書データを、前記設定用情報を含めて前記サーバに登録させる登録制御手段と、前記登録制御手段の制御の下に前記登録用のサーバに登録された文書データを印刷出力する場合に、前記設定用情報を付加し直す制御手段とを有することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によれば、原稿に記載された文書をスキャンして登録する場合に、簡単、かつ高精度に登録できるようにすることが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
以下、本発明を実施するための最良の形態を図面に基づいて説明する。
【００１２】
［第１の実施の形態］
図１は、本発明の第１の実施の形態に係る文書管理システムのシステム構成図である。この文書登録システムは、ＭＦＰ（マルチ・ファンクション・ペリフェラル）２０を中核として文書データを管理するものである。このＭＦＰ２０は、スキャナ機能、コピー機能、通信機能等の複合的な機能を有している。ＭＦＰ２０は、これら機能を利用して、原稿１０に記載された文書情報を光学的に読み取って画像データに変換し、必要に応じて文字情報を文字コードに変換して電子的な文書データとして保存することができる。
【００１３】
この場合、ＭＦＰ２０は、文書データを自装置に保存するだけでなく、外部のサーバに保存することもできる。本実施の形態では、サーバとしてはサービスプロバイダが管理するサーバを想定している。そこで、以後、このサービスプロバイダが管理するサーバのことを単に、サービスプロバイダ３０と称することとする。
【００１４】
また、ＭＦＰ２０にてスキャンされる原稿１０には、スキャン（読取り）を行う際のスキャン条件であるスキャン設定情報が、バーコード等で構成されたマーカーＭとして埋め込まれている。
【００１５】
さらに、ＭＦＰ２０には、ＵＳＢなどの通信ケーブル（図示省略）を介してＩＣカードリーダ２１が接続されている。このＩＣカードリーダ２１は、後述するように、ＩＣカードからユーザを特定する電子証明書を読み取ってユーザ認証を行うために利用される。
【００１６】
図２は、ＭＦＰ２０のハードウェア構成を示すブロック図である。このＭＦＰ２０は、ＣＰＵ２０１を中核としてスキャナ機能、コピー機能、通信機能等の複合的な機能を実現するものである。ＣＰＵ２０１には、内部バス２０８を介して、表示装置２０２、スキャナ装置２０３、スキャナ情報管理部２０４、メモリ２０５、大容量記憶装置２０６、及びネットワークインターフェース２０７等が接続されている。そして、ＣＰＵ２０１は、表示装置２０２、スキャナ装置２０３、スキャナ情報管理部２０４、メモリ２０５、大容量記憶装置２０６、及びネットワークインターフェース２０７の動作を制御して、各種の処理を行う。
【００１７】
表示装置２０２は、タッチパネル等により構成され、ＣＰＵ２０１の制御の下にタッチパネルに係るユーザインターフェース画面等が表示される。ユーザは、このユーザインターフェース画面を介してＭＦＰ２０に対して各種の動作を指示することができる。スキャナ装置２０３は、自動給紙装置等を備え、この自動給紙装置等により給紙された原稿上の文書情報を光学的に読み取り、電子的なデジタルデータに変換する。
【００１８】
スキャナ情報管理部２０４は、スキャナ装置２０３の機能、状態等の情報を保持・管理する。メモリ２０５は、ＲＡＭ等により構成され、各種のアプリケーションプログラムが展開される。ＣＰＵ２０１は、メモリ２０５上に展開されたアプリケーションプログラムを実行することにより、各種の処理を行う。大容量記憶装置２０６は、ハードディスクドライブ等により構成され、基本ソフト、各種のアプリケーションプログラム等が格納されている。
【００１９】
なお、大容量記憶装置２０６に格納されるアプリケーションプログラムには、表示装置２０２にユーザインターフェース画面を表示するためのプログラム、図３〜図１１のフローチャートに対応するアプリケーションプログラムも含まれている。また、大容量記憶装置２０６には、スキャナ装置２０３で読み取られた原稿に係る文書データ（画像データ）も格納される。
【００２０】
ネットワークインターフェース２０７は、ＬＡＮ等を介してサービスプロバイダ３０等の外部装置にアクセスするために利用される。なお、図示省略したが、ＭＦＰ２０は、プリンタ部を有している。
【００２１】
次に、ＭＦＰ２０による文書登録処理の概要を図３のフローチャートに基づいて説明する。なお、この文書登録処理では、ユーザは、ＭＦＰ２０に接続されたＩＣカードリーダ２１に、当該ユーザを特定できる電子証明書が記録されたＩＣカードを挿入した後、登録対象の文書に係る原稿１０をスキャンするものとする。また、原稿１０には、マーカーＭが付加されており、このマーカーＭは、バーコード等で構成され、スキャン設定情報を示している。
【００２２】
そこで、ユーザは、ＭＦＰ２０のスキャナ装置２０３に原稿１０をセットし、表示装置２０２のユーザインターフェース画面上でプリスキャンを指示する。すると、ＭＦＰ２０のＣＰＵ２０１は、スキャナ装置２０３により、原稿１０上の文書情報（画像情報）を読み取り、文書データに変換させる。そして、ＣＰＵ２０１は、原稿１０に埋め込まれたマーカーＭを抽出する（ステップＳ１０１）。このステップＳ１０１でのマーカーＭ（埋込み情報）の抽出処理は、後で図５に基づいて詳細に説明する。
【００２３】
次に、ＣＰＵ２０１は、抽出したマーカーＭから、本スキャンのためのスキャン設定情報を取得する（ステップＳ１０２）。このステップＳ１０２でのスキャン設定情報の取得処理は、後で図６に基づいて詳細に説明する。なお、本実施の形態に係るスキャン設定情報には、カラーモード、解像度、読取濃度などの読取条件だけでなく、原稿情報（文書データ）を保存した後のファイルフォーマットなどの情報も含まれる。
【００２４】
次に、ＣＰＵ２０１は、ＩＣカードリーダ２１に挿入されたＩＣカードに記録された電子証明書の有効性を確認する（ステップＳ１０３）。このステップＳ１０３での電子証明書の有効性の確認処理は、後で図７に基づいて詳細に説明する。
【００２５】
次に、ＣＰＵ２０１は、ステップＳ１０１にて抽出した埋込み情報からタイムスタンプサーバの情報を取得してメモリ２０５に展開するとともに、当該タイムスタンプサーバへの接続を確認する（ステップＳ１０４）。
【００２６】
次に、ＣＰＵ２０１は、ステップＳ１０１にて抽出した埋込み情報から特定エリアの情報を取得し、プリスキャンで得られた文書データ上の当該特定エリアへの記載がなされているかを確認する（ステップＳ１０５）。このステップＳ１０５での特定エリアへの記載の確認処理は、後で図８に基づいて詳細に説明する。
【００２７】
次に、ＣＰＵ２０１は、サービスプロバイダ３０から取得したフォルダ構成を表示装置２０２上に表示する。そこで、ユーザは、表示されたフォルダ構成に基づいて、スキャンした文書データの格納場所を選択する（ステップＳ１０６）。このステップＳ１０６での文書データの格納場所選択処理は、後で図９に基づいて詳細に説明する。
【００２８】
次に、ＣＰＵ２０１は、ステップＳ１０２にて取得したスキャン設定情報に従って本スキャンを行う。そして、ＣＰＵ２０１は、本スキャンで得られた文書データに対し、ステップＳ１０３〜Ｓ１０５において取得した情報に係る処理を施す（ステップＳ１０７）。
【００２９】
次に、ＣＰＵ２０１は、ステップＳ１０７での処理が施された文書データをサービスプロバイダ３０に送信する（ステップＳ１０８）。この場合、サービスプロバイダ３０では、送信に係る文書データは、ステップＳ１０６においてユーザが選択したフォルダに保存される。
【００３０】
なお、ステップＳ１０２〜Ｓ１０５の処理の順番は任意であり、異なる順番で行ってもよく、更にはこれらの処理をパラレルに行ってもよい。また、本実施形態においては、電子証明書の有効性を確認するための情報や、該原稿１０の特定のエリアを指定する情報を含むこととしているが、これら以外の情報を含んでいてもよい。
【００３１】
次に、サービスプロバイダ３０に保存された文書データをプリント出力する処理を、図４のフローチャートに基づいて説明する。
【００３２】
ユーザは、ＩＣカードリーダ２１に自己を特定する電子証明書が記録されたＩＣカードを挿入した後、表示装置２０２に表示されるユーザインターフェース画面を介して、サービスプロバイダ３０のサイトにログインする（ステップＳ２０１）。なお、この場合、ＣＰＵ２０１は、ＩＣカードに記録された電子証明書により、当該ユーザを認証できない場合は、その旨を表示装置２０２に表示し、サービスプロバイダ３０のサイトへのログインを拒否する。
【００３３】
ＣＰＵ２０１は、サービスプロバイダ３０のサイトへのログインを許可した場合、サービスプロバイダ３０より取得したフォルダおよびファイル構成を表示装置２０２に表示する。そこで、ユーザは、表示されたフォルダおよびファイル構成に基づいて、プリント出力したい文書データを選択し、プリントを指示する（ステップＳ２０２）。
【００３４】
次に、ＣＰＵ２０１は、ステップＳ２０２で選択された文書データに対する編集権限を、当該ユーザが有しているか否かを判別する（ステップＳ２０３）。その結果、編集権限を有していない場合は、その旨を表示装置２０２に表示して終了する。
【００３５】
一方、当該ユーザが編集権限を有する場合は、ＣＰＵ２０１は、ステップＳ２０２にてプリント出力を指示された文書データ（原稿）に対するマーカーＭの埋め直しを、サービスプロバイダ３０に指示する（ステップＳ２０３）。この場合、サービスプロバイダ３０は、当該文書データに埋め込まれているマーカーＭを一旦削除し、埋めなおし用のマーカーＭ（劣化していない状態のマーカーＭ）を改めて埋込む。
【００３６】
なお、この際、ＣＰＵ２０１は、ＭＦＰ２０及びサービスプロバイダ３０が当該文書データを認識可能な文書ＩＤ、ユーザ名やパスワードなどのユーザ識別情報、当該文書データの属性情報を当該文書データに埋込むように指示するようにしてもよい。
【００３７】
次に、ＣＰＵ２０１は、上記のマーカーＭ等が埋め込まれた文書データをサービスプロバイダ３０からダウンロードし、プリンタ部によりプリント出力させる（ステップＳ２０５）。
【００３８】
上記のように、文書データに埋込まれていたマーカーＭ、すなわち、スキャンにより得られたマーカー情報を一旦削除した後、プリント時に再度埋め込むことにより、マーカー情報、すなわちスキャン設定情報の劣化を防止することができる。
【００３９】
すなわち、図１に示した原稿１０のマーカーＭで示されるスキャン設定情報は、ＭＦＰ２０によるスキャン時には、読み取り誤差等により劣化した状態で読み取られて、サービスプロバイダ３０に送信される場合がある。しかし、この劣化した可能性のあるマーカーＭは、一旦削除され、オリジナルの原稿１０上のマーカーＭと同様に劣化していないマーカーＭが埋め直される。そして、プリント出力時には、この劣化していない状態のマーカーＭがＭＦＰ２０によりプリント出力される。
【００４０】
従って、図１に示したように、このプリント出力された原稿１１をＭＦＰ２０により再度スキャンしたとしても、マーカーＭはオリジナルの原稿１０を最初にスキャンした場合と同様の精度でスキャンされる。また、このような再スキャンを何回繰り返しても、マーカーＭは、常にオリジナルの原稿１０を最初にスキャンした場合と同様の精度で再スキャンされるので、スキャン設定情報の劣化を防止することができる。
【００４１】
次に、図３のステップＳ１０１における埋込み情報の抽出処理を、図５のフローチャートに基づいて詳細に説明する。
【００４２】
ユーザは、ＭＦＰ２０に接続されたＩＣカードリーダ２１に、当該ユーザを特定できる電子証明書が記録されたＩＣカードを挿入し、表示装置２０２に表示されるユーザインターフェース画面を介して、ＭＦＰ２０にログインする（ステップＳ１０１１）。
【００４３】
なお、この場合、ＣＰＵ２０１は、ＩＣカードに記録された電子証明書により、当該ユーザを認証できない場合は、その旨を表示装置２０２に表示し、ＭＦＰ２０へのログインを拒否する。また、本実施の形態では、電子証明書は、図１のステップＳ１０７において、本スキャンで得られた文書データに対して電子署名を付加するために用いることを主な目的としている。しかし、電子証明書は、既知のＰＫＩ（Ｐｕｂｌｉｃ  Ｋｅｙ  Ｉｎｆｒａｓｔｒｕｃｔｕｒｅ）技術に基づき、ＭＦＰ２０へのログイン認証機能として利用しても、また、サービスプロバイダ３０にある文書管理システムへのログイン認証機能として利用してもよい。
【００４４】
ＣＰＵ２０１は、ＭＦＰ２０へのログインを許可した場合、本実施の形態に係る文書登録システムのアプリケーションに係るユーザインターフェースを起動し、そのユーザインターフェース画面を表示装置２０２に表示する。
【００４５】
次に、ＣＰＵ２０１は、スキャナ情報管理部２０４に保存されたスキャナ装置２０３の状態を示す情報を取得し、メモリ２０５に一時的に保存する（ステップＳ１０１２）。ここで、スキャナ装置２０３の状態を示す情報とは、例えば、単純にＭＦＰ２０においてスキャン動作が可能であるか否か、また自動給紙装置が装着されているか否か、使用できるか否かといったような情報を指す。
【００４６】
スキャン動作が可能であり、ユーザによりスキャンが指示された場合には、ＣＰＵ２０１は、プレスキャンを実行する（ステップＳ１０１３）。この場合、ＣＰＵ２０１は、スキャン対象の原稿がスキャナ装置２０３にセットされていなければ、原稿をセットすべき旨のガイダンス情報を上記ユーザインターフェース画面に表示する。そして、ＣＰＵ２０１は、原稿がセットされた状態で上記インターフェースー画面上のスキャン実行ボタンが押下されると、プレスキャンを実行する。
【００４７】
このプレスキャン時のスキャン条件は、原稿１０に埋め込まれたマーカーＭを高精度にスキャンできるように、メモリ２０５或いはスキャナ装置２０３内のメモリ（図示省略）等にプリセットされている。例えば、プレスキャン時のスキャン条件としては、色に係るモードとしてはモノクロが、読取解像度としては２００ｄｐｉがプリセットされている。
【００４８】
次に、ＣＰＵ２０１は、プレスキャンにより得られた文書データ上のマーカーＭの領域を検索する（ステップＳ１０１４）。この領域検索技術は、既知の技術を用いることができる。
【００４９】
次に、ＣＰＵ２０１は、検索領域のイメージデータを解析し、埋込み情報であるマーカーＭのイメージデータを抽出する（ステップＳ１０１５）。この埋込み情報としてのマーカーＭには、本スキャンを実行するためのスキャン設定情報や、タイムスタンプを取得するためのタイムスタンプサーバの情報などが含まれている。
【００５０】
なお、ステップＳ１０１５では、図４のステップＳ２０４の処理により、マーカーＭの他に、文書ＩＤ、ユーザ名、パスワードなどのユーザ情報、ユーザ権限情報などが埋め込まれている場合は、それらの情報も抽出する。
【００５１】
次に、図３のステップＳ１０２におけるスキャン設定情報の取得処理を、図６のフローチャートに基づいて詳細に説明する。
【００５２】
ＣＰＵ２０１は、図３のステップＳ１０１にて抽出したマーカーＭ（埋め込み情報）にユーザ情報が含まれているか否かを判別する（ステップＳ１０２１）。この場合、ユーザ情報が含まれているという状況は、前述の図４のステップＳ２０４において、次の処理が実行された場合に対応する。すなわち、サービスプロバイダ３０に保存されているスキャンデータに、文書ＩＤ、ユーザ名やパスワードなどのユーザ情報、およびユーザ権限などを埋め込んで印刷した原稿を、前記ＭＦＰ２０のスキャナ装置２０３を用いて再度スキャンした場合を指す。
【００５３】
ステップＳ１０２１にて、ユーザ情報が含まれていると判別された場合は、ＣＰＵ２０１は、当該ユーザ情報に係るユーザが、原稿１０に埋め込まれている文書ＩＤに係る文書データに対する書き込み権限を有しているか否かを判別する（ステップＳ１０２２）。その結果、書き込み権限を有していない場合は、ＣＰＵ２０１は、その旨のエラー情報を表示装置２０に表示して（ステップＳ１０３０）、終了する。
【００５４】
一方、書き込み権限を有している場合は、ＣＰＵ２０１は、ステップＳ１０２３に進む。また、ステップＳ１０２１にて、ユーザ情報が含まれていないと判別された場合も、ＣＰＵ２０１は、ステップＳ１０２３に進む。ＣＰＵ２０１は、ステップＳ１０２３では、図３のステップＳ１０１にて抽出した埋め込み情報中のスキャン設定情報が、ＵＲＬの形で示されているか否かを判別する。
【００５５】
このＵＲＬは、実際のスキャン設定情報が格納されているサーバ上のＵＲＬであり、次のような意義を有する。すなわち、スキャン設定情報をＵＲＬで示し、スキャン設定情報をネットワーク上のサーバから取得するようにすることで、原稿１０を提供する業者、もしくは原稿１０の電子保存を義務づける官公庁が指示する最新のスキャン設定情報を常に入手できるようになる。換言すれば、スキャン設定情報が変更された場合でも、原稿上の埋め込み情報（マーカーＭ）を変更する必要はなく、柔軟に対応することが可能となる。また、実際のスキャン設定情報を直接原稿１０に埋め込む場合に比べ、スキャン設定情報の情報量を低減することができる。
【００５６】
なお、上記のＵＲＬに係るサーバ、すなわち実際のスキャン設定情報を保持するサーバは、サービスプロバイダ３０に係るサーバであっても、或いは他のサーバであってもよい。
【００５７】
スキャン設定情報がＵＲＬで示されていない場合、すなわち実際のスキャン設定情報が埋め込まれていた場合は、ＣＰＵ２０１は、そのスキャン設定情報をメモリ２０５、又は大容量記憶装置２０６に保存して（ステップＳ１０２４）、終了する。
【００５８】
一方、スキャン設定情報がＵＲＬで示されている場合は、ＣＰＵ２０１は、当該原稿１０に係るスキャン設定情報が大容量記憶装置２０６に既に保存されているか否かを判別する（ステップＳ１０２５）。
【００５９】
この大容量記憶装置２０６に既に保存されているスキャン設定情報は、以前に原稿１０をスキャンした際に上記のＵＲＬに基づいてサーバから取得したものである。このように、サーバから一旦取得したスキャン設定情報を大容量記憶装置２０６に保存しておくことにより、スキャンを行う毎にサーバからスキャン設定情報を取得する必要はなくなり、処理スピードをアップすることが可能となる。
【００６０】
当該原稿１０に係るスキャン設定情報が大容量記憶装置２０６に既に保存されている場合は、ＣＰＵ２０１は、そのスキャン設定情報をメモリ２０５に展開して（ステップＳ１０２６）、終了する。一方、当該原稿１０に係るスキャン設定情報が大容量記憶装置２０６に保存されていない場合は、ＣＰＵ２０１は、上記のＵＲＬに係るサーバにアクセス可能であるか否かを判別する（ステップＳ１０２７）。
【００６１】
その結果、アクセス不能であれば、ＣＰＵ２０１は、その旨のエラー情報を表示装置２０２に表示して（ステップＳ１０３０）、終了する。一方、アクセス可能であれば、ＣＰＵ２０１は、上記のＵＲＬに基づいてスキャン設定情報を取得し、メモリ２０５に展開する（ステップＳ１０２８）。そして、ＣＰＵ２０１は、取得したスキャン設定情報を当該原稿１０の文書データ、上記のＵＲＬと関連付けた形で大容量記憶装置２０６保存し（ステップＳ１０２９）、終了する。
【００６２】
なお、大容量記憶装置２０６に保存したスキャン設定情報は、スキャン操作とは関係なく、上記のＵＲＬに基づいて定期的にサーバにアクセスして更新することが望ましい。また、この更新のためのアクセスは、ＭＦＰ２０が待機状態の場合に行い、ＭＦＰ２０を有効利用することが望ましい。
【００６３】
次に、図３のステップＳ１０３における証明書の確認処理を、図７のフローチャートに基づいて詳細に説明する。
【００６４】
ＣＰＵ２０１は、ＩＣカードリーダ２１に挿入されたＩＣカードから電子証明書の情報を取得し、この電子証明書の有効性を判定する（ステップＳ１０３１）。この有効性の判定処理では、例えば、電子証明書の有効期限や、ＣＲＬ（Ｃｅｒｔｉｆｉｃａｔｅ  Ｒｅｖｏｃａｔｉｏｎ  Ｌｉｓｔ）を取得し、失効した証明書であるか否か等を確認する。電子証明書が無効であると判定した場合は、ＣＰＵ２０１は、その旨のエラー情報を表示装置２０２に表示して（ステップＳ１０３３）、終了する。
【００６５】
一方、電子証明書が有効であると判定した場合は、ＣＰＵ２０１は、当該電子証明書に基づいて電子署名を作成し、この電子署名をスキャンに係る文書データに付加することが許可されているか否かを判別する（ステップＳ１０３２）。すなわち、当該電子証明書の発行元（業者）が、当該スキャンに係る文書データの改ざんを防止するために特定された発行元（業者）であるか否かを判別する。
【００６６】
この場合、ＣＰＵ２０１は、原稿１０から抽出した埋め込み情報（マーカーＭ）に、特定の電子証明書の発行元（業者）のリストを取得するためのＵＲＬが含まれており、このＵＲＬに基づいて所定のサーバから特定の電子証明書の発行元のリストを取得する。そして、ＣＰＵ２０１は、ＩＣカードから読み取った電子証明書が、リストアップされた発行元から発行されている場合は、当該電子証明書に基づいて電子署名を作成し、この電子署名をスキャンに係る文書データに付加することが許可されているものと判別する。
【００６７】
このように、電子署名の付加が許可されている電子証明書の発行元のリストをサーバから取得することで、常に最新の情報を入手できる。なお、スキャン操作とは関係なく、定期的にサーバにアクセスし、許可される電子証明書の発行元のリストを更新することが望ましい。
【００６８】
電子署名の付加が許可されていない場合は、ＣＰＵ２０１は、その旨のエラー情報を表示装置２０２に表示して（ステップＳ１０３３）、終了する。一方、電子署名の付加が許可されている場合は、ＣＰＵ２０１は、そのまま終了する。
【００６９】
次に、図３のステップＳ１０５における特定エリアへの記載確認処理を、図８のフローチャートに基づいて詳細に説明する。
【００７０】
ＣＰＵ２０１は、図３のステップＳ１０１にて抽出した埋め込み情報に含まれる特定エリア指定情報が、ＵＲＬの形で示されているか否かを判別する（ステップＳ１０５１）。上記のＵＲＬは、実際の特定エリア指定情報が格納されているサーバ上のＵＲＬであり、次のような意義を有する。
【００７１】
すなわち、特定エリア指定情報をＵＲＬで示し、特定エリア指定情報をネットワーク上のサーバから取得するようにすることで、原稿１０を提供する業者、もしくは原稿１０の電子保存を義務づける官公庁が指示する最新の特定エリア指定情報に係る情報を常に入手できるようになる。換言すれば、特定エリア指定情報に示されるエリアの記載情報が変更された場合でも、柔軟に対応することが可能となる。また、実際の特定エリア指定情報（座標データ）を直接原稿１０に埋め込む場合に比べ、特定エリア指定情報の情報量を低減することができる。
【００７２】
なお、上記のＵＲＬに係るサーバ、すなわち実際の特定エリア指定情報を保持するサーバは、サービスプロバイダ３０に係るサーバであっても、或いは他のサーバであってもよい。
【００７３】
特定エリア指定情報がＵＲＬで示されていない場合、すなわち実際の特定エリアを示す座標情報が埋め込まれていた場合は、ＣＰＵ２０１は、その座標情報（特定エリア指定情報）をメモリ２０５、又は大容量記憶装置２０６に保存して（ステップＳ１０５２）、終了する。
【００７４】
一方、特定エリア指定情報がＵＲＬで示されている場合は、ＣＰＵ２０１は、当該ＵＲＬに対応する特定エリアの文書データが大容量記憶装置２０６に既に保存されているか否かを判別する（ステップＳ１０５３）。
【００７５】
この大容量記憶装置２０６に既に保存されている特定エリアの文書データは、以前に原稿１０をスキャンした際に上記のＵＲＬに対応する特定エリアの座標データをサーバから取得し、その座標データに基づいてスキャンに係る文書データから抽出したものである。
【００７６】
このように、一旦抽出した特定エリアの文書データを大容量記憶装置２０６に保存しておくことにより、スキャンを行う毎にサーバから特定エリア指定情報を取得する必要はなくなり、処理スピードをアップすることが可能となる。
【００７７】
特定エリアの文書データが大容量記憶装置２０６に既に保存されている場合は、ＣＰＵ２０１は、その特定エリアの文書データをメモリ２０５に展開して（ステップＳ１０５４）、終了する。
【００７８】
一方、特定エリアの文書データが大容量記憶装置２０６に保存されていない場合は、ＣＰＵ２０１は、上記のＵＲＬに係るサーバにアクセス可能であるか否かを判別する（ステップＳ１０５５）。その結果、アクセス不能であれば、ＣＰＵ２０１は、その旨のエラー情報を表示装置２０２に表示して（ステップＳ１０５９）、終了する。
【００７９】
一方、アクセス可能であれば、ＣＰＵ２０１は、上記のＵＲＬに基づいて特定エリア指定情報（座標情報）を取得し、当該原稿１０の識別情報（文書ＩＤ）と対応付けてメモリ２０５に格納する（ステップＳ１０５６）。
【００８０】
そして、ＣＰＵ２０１は、取得した特定エリア指定情報で示される原稿上のエリアに何らかの記載がなされているか否かを判別する（ステップＳ１０５７）。その結果、なんら記載がなされていなければ、ＣＰＵ２０１は、その旨のエラー情報を表示装置２０２に表示する（ステップＳ１０５９）。
【００８１】
一方、何らかの記載がなされている場合は、ＣＰＵ２０１は、その記載内容をＯＣＲ処理し、そのＯＣＲ処理の結果をメモリ２０５に展開する（ステップＳ１０５８）。これにより、原稿１０に記載内容に不備がある場合、本スキャンを実行したとしても、記載を行った後に再度本スキャンを行い、保存し直すという事態を回避することができる。
【００８２】
次に、図３のステップＳ１０６における格納場所選択処理を、図９のフローチャートに基づいて詳細に説明する。
【００８３】
ＣＰＵ２０１は、図３のステップＳ１０１にて抽出した埋め込み情報に文書ＩＤが含まれているか否かを判別する（ステップＳ１０６１）。この場合、文書ＩＤが含まれているという状況は、前述の図４のステップＳ２０４において、次の処理が実行された場合に対応する。すなわち、サービスプロバイダ３０に保存されているスキャンデータに、文書ＩＤ、ユーザ名やパスワードなどのユーザ情報、およびユーザ権限などを埋め込んで印刷した原稿を、前記ＭＦＰ２０のスキャナ装置２０３を用いて再度スキャンした場合を指す。換言すれば、今回のスキャンに係る文書データを格納するためのサービスプロバイダ３０上のフォルダは、既に選択されていることを意味する。
【００８４】
従って、ＣＰＵは、抽出した埋め込み情報に文書ＩＤが含まれている場合は、格納場所選択処理を終了する。一方、文書ＩＤが含まれていない場合は、ＣＰＵ２０１は、サービスプロバイダ３０のフォルダ構成（ツリービュー）をユーザインターフェース画面に表示する。そこで、ユーザは、このツリービューにより所望のフォルダを選択する（ステップＳ１０６２）。
【００８５】
次に、ＣＰＵ２０１は、フォルダが選択された状態で展開ボタンが押下されたか否かを判別する（ステップＳ１０６３）。その結果、展開ボタンが押下された場合は、ＣＰＵ２０１は、選択されたフォルダ以下のツリー情報を取得するためのリクエスト信号をサービスプロバイダ３０に送信する（ステップＳ１０６４）。
【００８６】
そして、ＣＰＵ２０１は、上記のリクエスト信号に応答してサービスプロバイダ３０から送信されてきた上記フォルダ以下のツリー情報をユーザインターフェース画面に追加表示する。そこで、ユーザは、この追加表示されたツリー情報に基づいて所望のフォルダを選択する（ステップＳ１０６２）。
【００８７】
ステップＳ１０６３にて、展開ボタンが押下されなかったと判別された場合は、ＣＰＵ２０１は、フォルダ選択ボタンが押下されたか否かを判別する（ステップＳ１０６６）。そして、フォルダ選択ボタンが押下された場合は、ＣＰＵ２０１は、ステップＳ１０６２で選択されたフォルダの識別情報を、今回のスキャンに係る文書データの格納場所を示す情報として、メモリＳ２０５に保存して、本格納場所選択処理を終了する。
【００８８】
次に、図３のステップＳ１０７における本スキャン実行処理を、図１０のフローチャートに基づいて詳細に説明する。
【００８９】
ＣＰＵ２０１は、スキャナ情報管理部２０４に保存されたスキャナ装置２０３の状態を取得し、メモリ２０５に一時保存する（ステップＳ１０７１）。このスキャナ装置２０３の状態には、前述のように、スキャン動作が可能であるか否かの情報を含んでいる。
【００９０】
そして、ＣＰＵ２０１は、スキャン動作が可能であれば、図３のステップＳ１０２にて取得したスキャン設定情報に従ってスキャナ装置２０３を動作させ、本スキャンを実行する（ステップＳ１０７２）。
【００９１】
次に、ＣＰＵ２０１は、本スキャンで得られた文書データに対して、上記のスキャン設定情報に含まれているファイルフォーマットに見合ったファイルフォーマット変換処理を行う（ステップＳ１０７３）。
【００９２】
次に、ＣＰＵ２０１は、前述のＩＣカードから読み出した電子証明書を用いて電子署名を生成する（ステップＳ１０７４）。この電子署名は公知の技術を用いて行うことができる。例えば、変換に係るファイルフォーマットがＰＤＦである場合は、ＰＤＦに電子署名を埋め込むことも可能であるし、電子署名情報を別ファイルとして生成してもよい。
【００９３】
次に、ＣＰＵ２０１は、図３のステップＳ１０４にてメモリ２０５に展開されたタイムスタンプサーバ情報を用いてタイムスタンプサーバにアクセスし、タイムスタンプを生成する（ステップＳ１０７５）。このタイムスタンプ技術は、ＲＦＣ３１６１に定義されているように公知のプロトコルであり、得られたタイムスタンプトークンを文書ファイルに埋め込んでも、或いは別ファイルとして生成してもよい。
【００９４】
なお、ステップＳ１０７２〜Ｓ１０７６で得られた文書のファイル、電子署名情報、およびタイムスタンプは、メモリ２０５、又は大容量記憶装置２０６に保存される。
【００９５】
次に、図３のステップＳ１０８におけるデータ送信・保存処理を、図１１のフローチャートに基づいて詳細に説明する。
【００９６】
ＣＰＵ２０１は、前述の本スキャンに係るデータファイル、電子署名情報、タイムスタンプ、およびデータファイルのサービスプロバイダ３０上の格納場所（フォルダ）の情報を収集する（ステップＳ１０８１）。この際、収集した情報を、メモリ２０５にのみ一時保存しても、或いは大容量記憶装置２０６に保存してもよい。
【００９７】
次に、ＣＰＵ２０１は、収集した情報をサービスプロバイダ３０に送信する（ステップＳ１０８２）。この際、データファイルと他の電子署名情報、タイムスタンプ等の情報は、別ファイルとして送信しても、或いは前述のように、データファイルに埋め込んで、１ファイルとして送信してもよい。
【００９８】
ＭＦＰ２０のＣＰＵ２０１により送信された情報は、サービスプロバイダ３０において、格納場所として指定されたフォルダに登録（保持）される（ステップＳ１０８３）。
【００９９】
以上説明したように、第１の実施の形態では、原稿に印字／付加されたマーカーＭに埋め込まれたスキャン設定情報などに従って文書登録処理がなされるため、ユーザは詳細なスキャン条件を指定するという煩雑な作業を行う必要がなくなる。
【０１００】
また、第１の実施の形態では、一旦サービスプロバイダに保存・登録した文書データをプリント出力し、一部修正を行った後、再度サービスプロバイダに保存する際、プリント出力した原稿に埋め込まれた格納場所を特定する情報や、ユーザ情報を用いて自動的に保存できるため、格納場所の指定や、サービスプロバイダへのログイン操作など、ユーザの手間を軽減することができる。
【０１０１】
また、第１の実施の形態では、サービスプロバイダに保存・登録した文書データをプリント出力する際、既に埋め込まれているマーカー情報を一旦削除してから、再度埋め込みを行っている。従って、再スキャンを繰り返し行っても、マーカー情報が劣化することはない。
【０１０２】
また、第１の実施の形態では、プリント出力する際にユーザ権限に応じてマーカー情報の埋め込みを許可しているため、特定の文書に対してアクセス権が無いユーザが、文書の改ざんやバージョンアップを行うことを防止することができる。
【０１０３】
また、本実施の第１の形態に係る文書登録システムによれば、各種設定情報に関して、原稿に印字／付加されたマーカーに埋め込まれた情報のみを用いて行うだけでなく、ネットワークを介して存在するサーバより最新の情報を取得することが可能であるため、例えば、各官公庁が指定するガイドラインに更新があったとしても、柔軟に対応できる。
【０１０４】
また、本実施の第１の形態に係る文書登録システムによれば、各種設定情報を外部から取得することができるため、原稿に印字／付加するマーカーに埋め込む情報量を抑えることができる。
【０１０５】
［第２の実施の形態］
図１２は、第２の実施の形態に係る文書登録システムのシステム構成図である。第２の実施の形態では、第１の実施の形態におけるＩＣカードリーダ２１（ＩＣカード）の代わりに、ユーザ管理を行うためのアクティブディレクトリサーバ４０が設けられている。このアクティブディレクトリサーバ４０は、ＭＦＰデバイス２０、及びサービスプロバイダ３０とＬＡＮ等のネットワークを介して接続されている。
【０１０６】
また、第２の実施の形態では、ＭＦＰ２０、及びサービスプロバイダ３０は、アクティブディレクトリサーバ４０により統一したユーザ管理（ＳＳＯ）がなされている。これにより、ユーザは、ＩＣカードを該ＩＣカードリーダ２１に挿入しなくてもＭＦＰ２０にログインすることが可能となる。
【０１０７】
すなわち、アクティブディレクトリサーバ４０は、ＭＦＰ２０の表示装置２０２にログイン用のユーザインターフェースを表示する。このため、ユーザは、このログイン用のユーザインターフェースを介して直接ＭＦＰ２０へのログイン操作を行うようにする。
【０１０８】
この場合、アクティブディレクトリサーバ４０は、ユーザ毎の電子証明書を管理している。従って、登録に係る文書データの改ざんを防止するための措置として、電子証明書が記録されたＩＣカードをユーザが携帯する必要はなくなる。
【０１０９】
［第３の実施の形態］
図１３は、第３の実施の形態に係る文書登録システムのシステム構成図である。第３の実施の形態では、第１、第２の実施の形態におけるＭＦＰ２０の代わりに、クライアントＰＣ５０が設けられている。また、クライアントＰＣ５０には、ＭＦＰ２０と同様にＩＣカードリーダ２１が接続されている。さらに、クライアントＰＣ５０には、コンシューマスキャナ６０とプリンタ７０がＬＡＮ等を介して接続されている。従って、クライアントＰＣ５０には、ＭＦＰ２０と同様のスキャン機能、プリント機能が実質的に付加されている。
【０１１０】
上記のクライアントＰＣ５０、コンシューマスキャナ６０、プリンタ７０の合計価格は、一般に、ＭＦＰ２０の価格よりも安価である。従って、第３の実施の形態では、第１の実施の形態と同等に効果を安価な構成で得ることが可能となる。
【０１１１】
なお、本発明は、上記の各実施の形態に限定されることなく、例えば、スキャン設定情報等を埋め込むためのマーカーは、解読可能で各種設定情報を含むことができるものであれば、バーコード以外のものであってもよい。また、ＭＦＰ２０やクライアントＰＣ５０等は、複数台存在していてもよい。電子証明書は、ＩＣカード以外のフロッピー（登録商標）ディスク、ＵＳＢメモリ等の記憶媒体に記録しておくことも可能である。
【０１１２】
また、本発明の目的は、前述した各実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記憶した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても達成される。
【０１１３】
この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した各実施の形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード及び該プログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【０１１４】
また、プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ等の光ディスク、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等を用いることができる。または、プログラムコードをネットワークを介してダウンロードしてもよい。
【０１１５】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した各実施の形態の機能が実現されるだけではなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した各実施の形態の機能が実現される場合も含まれる。
【０１１６】
さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その拡張機能を拡張ボードや拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した各実施の形態の機能が実現される場合も含まれる。
【図面の簡単な説明】
【０１１７】
【図１】本発明の第１の実施の形態に係る文書管理システムのシステム構成図である。
【図２】上記文書登録システムにおけるＭＦＰのハードウェア構成をブロック図である。
【図３】本発明の第１実施の形態に係る文書登録システムにおける文書データの登録処理の概要を示すフローチャートである。
【図４】本発明の第１実施の形態に係る文書登録システムにおけるサービスプロバイダに登録された文書データをプリント出力する処理を示すフローチャートである。
【図５】図３のステップＳ１０１における埋込み情報の抽出処理の詳細を示すフローチャートである。
【図６】図３のステップＳ１０２におけるスキャン設定情報の取得処理の詳細を示すフローチャートである。
【図７】図３のステップＳ１０３における電子証明書の有効性の確認処理を示すフローチャートである。
【図８】図３のステップＳ１０５における特定エリアへの記載確認処理の詳細を示すフローチャートである。
【図９】図３のステップＳ１０６における格納場所の選択処理の詳細を示すフローチャートである。
【図１０】図３のステップＳ１０７における本スキャンの実行処理の詳細を示すフローチャートである。
【図１１】図３のステップＳ１０８におけるスキャンデータの送信・保存処理の詳細を示すフローチャートである。
【図１２】本発明の第２実施の形態に係る文書登録システムのシステム構成図である。
【図１３】本発明の第３実施の形態に係る文書登録システムのシステム構成図である。
【符号の説明】
【０１１８】
１０，１１…原稿
２０…ＭＦＰ
３０…サービスプロバイダ（サーバ）
２１…ＩＣカードリーダ
２０１…ＣＰＵ
２０２…表示装置
２０５…メモリ
２０６…大容量記憶装置
【図１】
2008147954.tif 000003
【図２】
2008147954.tif 000004
【図３】
2008147954.tif 000005
【図４】
2008147954.tif 000006
【図５】
2008147954.tif 000007
【図６】
2008147954.tif 000008
【図７】
2008147954.tif 000009
【図８】
2008147954.tif 000010
【図９】
2008147954.tif 000011
【図１０】
2008147954.tif 000012
【図１１】
2008147954.tif 000013
【図１２】
2008147954.tif 000014
【図１３】
2008147954.tif 000015