(57)【要約】【課題】決算業務を円滑に処理し、審査を促進させるようにしたワークフロー管理システムを提供する。【解決手段】申請者は申請する文書単位ごとに文書を登録し、登録された文書は申請する文書単位の列１５２に表記される。申請者は審査を依頼する審査者に対して、登録した文書の審査文書の優先順位を表すテーブル１１２に、ＭＵＳＴ、またはＭＡＹを指定することによって、該当する優先順位を設定する。この審査文書の優先順位を表すテーブル１１２中の管理項目であるＭＵＳＴは、「必ず審査してもらいたい」義務であることを旨とする依頼であり、またＭＡＹは「可能であれば審査してもらいたい」非義務であることを旨とする依頼である。このように審査者の側からも審査する文書の優先順位や緊急度が明確になっており、審査作業の効率を向上することができる。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
申請者による文書の作成・申請、審査者による審査および承認者による承認の処理手順を電子的に管理するワークフロー管理システムにおいて、
申請者から審査の対象となる文書を文書単位ごとに、ワークフロー管理用の文書としての登録を受け付ける登録手段と、
前記登録手段が、登録を受け付けた文書を審査者に対して審査の依頼を行う依頼手段と、
前記依頼手段により、審査の依頼がなされた文書をワークフロー管理用のシステム上で審査者に対し、提示して審査作業を促す審査文書提示手段と、
前記審査文書提示手段により提示された文書の審査作業の進捗状況を把握し、逐次ワークフロー管理用システムを介して、申請者、審査者および承認者に通知する審査状況通知手段と、
前記審査状況通知手段により通知された審査作業の進捗状況を基に、申請者から審査者の指定を受け付ける審査者指定手段と、を備えたことを特徴とするワークフロー管理システム。
【請求項２】
前記登録手段により文書の登録を受け付ける際に、申請者から審査対象となる文書に対して、義務か非義務かを基準として文書の緊急度も受け付けることを特徴とする請求項１に記載のワークフロー管理システム。
【請求項３】
前記審査者指定手段により審査者の指定を受け付ける際に、複数の審査者に対して、処理の順位付けと伴に受け付け、前記依頼手段が審査の依頼を行う際に、当該処理の順位付けに従い、依頼を行うことを特徴とする請求項２に記載のワークフロー管理システム。
【請求項４】
申請者による文書の作成・申請、審査者による審査および承認者による承認の処理手順を電子的に管理するワークフロー管理システムにおいて、
申請者から審査の対象となる文書を文書単位ごとに、ワークフロー管理用の文書としての登録を受け付ける登録手段と、
前記登録手段が、登録を受け付けた文書を審査者に対して審査の依頼を行う依頼手段と、
前記依頼手段により、審査の依頼がなされた文書をワークフロー管理用のシステム上で審査者に対して提示して審査作業を促す審査文書提示手段と、
各審査者の最低処理数を設定する設定手段と、を備え、
前記依頼手段は、前記設定手段により設定された最低処理件数に達していない審査者に優先的に処理を依頼することを特徴とするワークフロー管理システム。
【請求項５】
承認者に対して、承認を求める文書を提示する承認文書提示手段を備え、
前記承認文書提示手段は、依頼された業務の申請日、審査状況、経過時間および審査状況から算出した審査の遅延状況も同時に提示することを特徴とする請求項１、請求項２、請求項３、請求項４に記載のワークフロー管理システム。
【請求項６】
前記承認文書提示手段により提示された審査の遅延状況を基に、承認者から各文書の審査者の変更を受け付けることを特徴とする請求項５記載のワークフロー管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複数の作業担当者が所定の手続に沿って文書の審査決済を行って、順次業務を遂行していくワークフロー管理システム、プログラムおよび記録媒体に関し、特に、正規の審査者による決済業務を円滑に処理し、審査を促進させるようにしたワークフロー管理技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、ネットワーク技術の急速な発達とパーソナルコンピューターの普及とあいまって、業務活動に利用できる多様なソフトウェアが増加している。これらの技術を利用して、企業などにおける様々な業務活動で、その業務作業を円滑に進めるためにやり取りする電子的な情報の流れを管理し、それによってネットワークに繋がった複数の業務担当者が一連の仕事を進めていくワークフロー管理が行われている。
【０００３】
このような業務処理を支援するソフトウェアであるワークフロー管理システムは、業務作業ごとに業務担当者や必要なアプリケーションを規定するフロー定義機能、アプリケーションとの連携機能、業務の進捗状況を把握するモニタリング機能などを有して、複数の業務担当者がそれぞれ作業結果を引き出しながら進めていくものである。
しかしながら、審査者が申請に含まれる全ての文書を審査するため、一般的なワークフロー管理システムでは審査者の作業量が増え、結果としてフローが滞ってしまうという事態が発生する。また一方、複数の審査者で文書審査の作業を分配する場合でも、遅延が発生した段階で対応すると、フローの変更や履歴管理およびシステムの経路が複雑になるなどの課題が存在する。
【０００４】
【特許文献１】特開２００５−９２８９６公報
【特許文献２】特開２００３−１７８１６９公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
そこで、上記のようなフローの滞りを解消するために、上記の特許文献１には、作業の遅延が発生した段階で、遅延しているノードの作業を２つに分割し、それぞれ審査者に割り当てるといったフローの形態変更を実施して遅延を解消している。この場合、フローを変えて対応できるシステムでは、経路が複雑になりがちで、経路のメインテナンスおよび、履歴管理、表示インターフェースの実現に負荷がかかる。また、特許文献２では、審査処理が終わると次の審査者へと審査の依頼メールを自動的に送信する機能を持つワークフロー管理システムが公開されているが、審査順序を変更することは出来ないため、審査する文書数が多く、全文書をチェックしなくてはならないため審査に時間がかかる。また、優秀な審査者は先行して十分な審査を行うことができずに、審査を完了させることになる可能性がある。
本発明は、申請者が審査対象となる文書を、複数の小さな文書単位で登録管理し、この小さな文書単位ごとに審査の優先度を決定する機能を付与することで、各業務担当者が現在の作業と合わせて、今後発生する予定の作業を効率よく遂行することができるワークフロー管理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
請求項１記載の発明では、申請者による文書の作成・申請、審査者による審査および承認者による承認の処理手順を電子的に管理するワークフロー管理システムにおいて、申請者から審査の対象となる文書を文書単位ごとに、ワークフロー管理用の文書としての登録を受け付ける登録手段と、前記登録手段が、登録を受け付けた文書を審査者に対して審査の依頼を行う依頼手段と、前記依頼手段により、審査の依頼がなされた文書をワークフロー管理用のシステム上で審査者に対し、提示して審査作業を促す審査文書提示手段と、
前記審査文書提示手段により提示された文書の審査作業の進捗状況を把握し、逐次ワークフロー管理用システムを介して、申請者、審査者および承認者に通知する審査状況通知手段と、前記審査状況通知手段により通知された審査作業の進捗状況を基に、申請者から審査者の指定を受け付ける審査者指定手段と、を備えたことにより前記目的を達成する。
請求項２記載の発明では、請求項１記載の発明において、前記登録手段により文書の登録を受け付ける際に、申請者から審査対象となる文書に対して、義務か非義務かを基準として文書の緊急度も受け付けることにより前記目的を達成する。
請求項３記載の発明では、請求項２記載の発明において、前記審査者指定手段により審査者の指定を受け付ける際に、複数の審査者に対して、処理の順位付けと伴に受け付け、前記依頼手段が審査の依頼を行う際に、当該処理の順位付けに従い、依頼を行うことにより前記目的を達成する。
請求項４記載の発明では、申請者による文書の作成・申請、審査者による審査および承認者による承認の処理手順を電子的に管理するワークフロー管理システムにおいて、
申請者から審査の対象となる文書を文書単位ごとに、ワークフロー管理用の文書としての登録を受け付ける登録手段と、前記登録手段が、登録を受け付けた文書を審査者に対して審査の依頼を行う依頼手段と、前記依頼手段により、審査の依頼がなされた文書をワークフロー管理用のシステム上で審査者に対して提示して審査作業を促す審査文書提示手段と、各審査者の最低処理数を設定する設定手段と、を備え、前記依頼手段は、前記設定手段により設定された最低処理件数に達していない審査者に優先的に処理を依頼することにより前記目的を達成する。
請求項５記載の発明では、請求項１、請求項２、請求項３、請求項４記載の発明において、承認者に対して、承認を求める文書を提示する承認文書提示手段を備え、前記承認文書提示手段は、依頼された業務の申請日、審査状況、経過時間および審査状況から算出した審査の遅延状況も同時に提示することにより前記目的を達成する。
請求項６記載の発明では、請求項５記載の発明において、前記承認文書提示手段により提示された審査の遅延状況を基に、承認者から各文書の審査者の変更を受け付けることにより前記目的を達成する。
【発明の効果】
【０００７】
本発明によれば、審査に滞りがある場合には、承認者によって審査者の変更または再設定が可能となり、文書の作成から審査・承認に至るまでの作業を円滑に、かつ効率的に行えるようになる。
また、申請者が審査対象となる文書を文書単位ごとに審査を申請するので、各審査者の作業量が減り、審査業務の向上に寄与することが出来る。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００８】
以下、図面を参照して、本発明を実施するための最良の形態であるワークフロー管理システムを説明する。
図１は、本実施例のワークフロー管理システム（以下本システムという）の申請文書を登録し、優先順位の決定、審査依頼を行うための画面の例を示しており、文書名１００、作成者１０２、機密ランク１０４、機密保持期限１０６、閲覧者１０８、審査順１１０、および審査文書の優先順位を表すテーブル１１２から構成されている。
このうち審査文書の優先順位を表すテーブル１１２は、審査者を表す行１５０と申請する文書単位の列１５２とのマトリックスで構成されている。さらに、この申請する文書単位が審査依頼する審査者に対して、該当する箇所にはＭＵＳＴ、またはＭＡＹを指定して、優先順位の設定を行う。
【０００９】
次に、図１におけるの動作概略について説明する。まず、本システムにおいては、申請者は申請する文書単位ごとに文書を登録する登録手段を有する。
登録された文書は、申請する文書単位の列１５２に表記される。そして、申請者は審査を依頼する予定である審査者に対して、登録した文書の審査文書の優先順位を表すテーブル１１２に、ＭＵＳＴ、またはＭＡＹを指定して、該当する優先順位を設定する。
さらに、この審査文書の優先順位を表すテーブル１１２中の管理項目であるＭＵＳＴは、「必ず審査してもらいたい」義務であることを旨とする依頼であり、またＭＡＹは「可能であれば審査してもらいたい」非義務であることを旨とする依頼である。
そして申請者は文書ごとに緊急度を選択でき、これら審査文書ごとに、ＭＵＳＴ、またはＭＡＹを使い分けることによって、審査順序の優先順位を表すことができる。
また、特定の審査者にＭＵＳＴ項目が重なってしまう場合は、さらにその審査者にとってどちらのＭＵＳＴ指定された文書のうちどちらが、より優先順位が高いかを１および２で付記することによって、さらに優先度を決定することができる。
【００１０】
また、審査者の審査順序は申請者がワークフローとして予め定めておくが、そのワークフローに定められた審査者は、いつでも審査の作業ができるものとしている。文書を作成した申請者は、登録画面から各審査者へ、その文書の審査依頼を電子メールを通じ審査作業の依頼を行う。そして審査を依頼された審査者は、審査作業手段によって審査する申請文書を選択する画面を起動する。
図２は、審査依頼の通知を受けた審査者が、審査する申請文書を選択する画面の例を示した図であり、文書名２００、作成者２０２、機密ランク２０４、機密保持期限２０６、閲覧者２０８、審査順２１０、および審査する申請文書を選択するテーブル２１２とから構成されている。
このうち審査する申請文書を選択するテーブル２１２は、審査者を表す行２５０と審査する文書単位の列２５２とのマトリックスで構成されており、審査者は、文書を選択して、審査順序に該当する審査文書を選択することができる。また、図２の文書選択画面では、図１と区別するためにＳＥＬＥＣＴ１が表示される。
【００１１】
審査者は、図２の申請文書を審査する文書単位の列２５２より、選択する。選択後は、即座に申請文書の審査を行う。
また、審査者が図２の審査画面を起動している最中は、それ以外の別の審査者が図２の画面を起動することができない。これは、審査文書が２人以上の審査者に重複されて審査されることを防ぐ機能である。
【００１２】
図３および図４は、図２における審査する申請文書を選択するテーブル２１２をより詳細に示した図である。図３は、本システムにおける申請者・審査者・承認者が、文書審査の審査状況を確認する際に起動される画面の例である。
図４は、申請文書すべてに審査者が選択されていない場合、自動的に審査者をＭＵＳＴ指定する例を示した図である。
図５は、審査者の審査状況を申請者・審査者・承認者が確認することができる最初に表示される確認画面の例を示した図である。審査者は、図２の審査画面を介して、進捗状況に関する記録をメールで送付する。そして、進捗状況に関する記録は、メールで本システムに記録される。記録された申請文書の進捗状況は、図５の画面を介して申請者・審査者・承認者に確認される。
【００１３】
一方、通常であれば、審査対象の文書は、申請者が指定する審査順序に従って、文書を審査する。しかしながら、審査対象の文書がどの審査者にも割り当てられていないという例外が発生した場合、該文書を担当する審査者は、「審査対象の審査文書を１つも完了していない」という条件を満たす審査者が、自動的に該文書の審査者として選定されることを特徴とする。
本実施例では、審査者へ審査依頼の優先度を含めて審査依頼をし、通知を受信した審査者はワークフロー管理システムを介して審査の進捗状況に関する情報を申請者・審査者・承認者間で共有できる。また、情報を申請者・審査者、審査者・承認者、または申請者・承認者で共有しても構わないし、それぞれ単独に情報を提供するようにしても構わない。
例えば、図１の審査文書の優先順位を表すテーブル１１２では、文書Ｄは審査される対象としてどの審査者にも対象が指定されていないという問題がある。この状況で、例えば、審査者１が文書Ａを審査完了し、審査者３が文書Ｃを審査完了し、審査者２が文書Ｂを審査中という審査経過を辿ったならば、「審査対象の審査文書を１つも完了していない」条件を満たす審査者は審査者２であることから、図４に示すように、残った文書Ｄの審査者には、前記条件を満たす審査者２が自動的に選定される。そして、文書Ｄ、審査者２の項目には、自動的にＭＵＳＴが表示される。
このように、各審査者は、審査を他の審査者よりも早く済ませることで、残った文書を処理しなければいけないという審査義務から免れることができるので、審査者間で競争することになり、審査をより促進させることができる。
【００１４】
このように本システムでは、審査文書の優先順位と審査分担が明確になることによって、申請者はどの審査者が原因で審査が滞っているかを把握することができる。
また、未審査・審査中の審査者に対して、個別に催促のメールを通知したり、口頭で連絡して審査の催行を促すことができる。
従来のシステムでは、このように複数の未審査の審査者がいたときには、順次一人ずつ審査が終了しないと、次の担当者が審査できないなどの問題があった。しかしながら、このように各個人の審査分担について、申請者・審査者・承認者が審査状況を逐次確認できるので、遅れる審査者などに対して、メールや口頭で催促を促すことができる。
【００１５】
さて、図５は、承認者の承認処理リスト３００および承認予定リスト３５０の例を示した図である。承認処理リスト３００は審査の終了していない申請文書を表示しており、審査作業に遅延の見られる問題のある審査者に対して、各審査文書３１０ａ、３１０ｂの右端にある詳細ボタン３２０ａ、３２０ｂを押下することによって、別の審査書へ審査業務の変更を行うことができる。
また、承認予定リスト３５０では、各審査文書を表す３５５ａ、３５５ｂ、３５５ｃ、各審査文書に対応して申請後の経過日数を表す表示３６０ａ、３６０ｂ、３６０ｃ、審査文書数を表す表示３８０ａ、３８０ｂ、３８０ｃ、および審査処理数を表す表示３７０ａ、３７０ｂ、３７０ｃが表示されている。
承認者はさらに、これら審査状況、および申請後の経過日数などの条件を基に遅延状況が算出され、算出された遅延状況は遅延状況通知手段３８５ａ、３８５ｂ、３８５ｃによって、承認者に通知される。そして、そこで得た情報から、審査の処理状況、および承認処理の予測が可能となる。
さらに、これら文書の指定方法で遅延の生じた審査者に対しては、承認予定リスト３５０の右端にある詳細ボタン３９０ａ、３９０ｂ、３９０ｃを選択することで、審査文書の再設定を行うことができる。
また、図５の画面右下にある承認ボタン３９２は、各審査者の審査終了時に承認者が審査文書を承認する際に使用する。この承認ボタン３９２を押下することによって、承認者は承認作業は行うことができる。また、却下ボタン３９４は登録文書に問題があり、申請者に却下する際に選択されるボタンである。この却下ボタン３９４を押下することによって、問題のある審査文書は申請者に返却することができる。
【００１６】
このように、承認者は、図５の画面を介して各審査者の審査状況を把握し、審査者の進捗状況を基に、承認者が審査者の変更または再設定を行う権限を有する。
【図面の簡単な説明】
【００１７】
【図１】本発明の実施例に係る申請文書を登録し、優先順位の決定、審査依頼を行うための画面の例を示した図である。
【図２】本発明の実施例に係る審査依頼の通知を受けた審査者が、審査する申請文書を選択する画面の例を示した図である。
【図３】本発明の実施例に係る審査者の審査状況を申請者・審査者・承認者が確認することができる最初に表示される確認画面の例を示した図である。
【図４】本発明の実施例に係る申請文書すべてに審査者が選択されていない場合、自動的に審査者をＭＵＳＴ指定する例を示した図である。
【図５】本発明の実施例に係る承認処理リストおよび承認予定リストの例を示した図である。
【符号の説明】
【００１８】
１００  文書名
１０２  作成者
１０４  機密ランク
１０６  機密保持期限
１０８  閲覧者
１１０  審査順
１１２  審査文書の優先順位を表すテーブル
１５０  審査者を表す行
１５２  申請する文書単位の列
２００  文書名
２０２  作成者
２０４  機密ランク
２０６  機密保持期限
２０８  閲覧者
２１０  審査順
２５０  審査者を表す行
２５２  審査する文書単位の列
３００  承認処理リスト
３１０（ａ、ｂ）  審査文書
３２０（ａ、ｂ）  詳細ボタン
３５０  承認予定リスト
３５５（ａ、ｂ、ｃ）  審査文書
３６０（ａ、ｂ、ｃ）  申請後の経過日数を表す表示
３７０（ａ、ｂ、ｃ）  審査処理数を表す表示
３８０（ａ、ｂ、ｃ）  審査文書数を表す表示
３８５（ａ、ｂ、ｃ）  遅延状況通知手段
３９０（ａ、ｂ、ｃ）  詳細ボタン
３９２  承認ボタン
３９４  却下ボタン
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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