(57)【要約】【課題】  互いに内容が関連している文書群において、ある文書を編集した際に、それに伴い編集が必要となる他の文書の該当箇所群をユーザに自動で提示することで、ユーザの知識への依存度を低くし、文書群の内容の一貫性のさらなる向上。【解決手段】  複数の文書構成要素からなる構造化文書において、文書構成要素毎に、関連している他の文書の構成要素を関連付ける手段と、関連付け情報をファイルとして管理する手段と、ユーザが文書の編集を行なった際、編集がなされた構成要素を抽出し、抽出された構成要素をキーとし、変更がなされた要素が参照していた文書の情報を抽出し、ユーザに提示する手段とを備えたことを特徴とする文書管理システム。【選択図】  図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の文書構成要素からなる構造化文書において、文書構成要素毎に、関連している他の文書の構成要素を関連付ける手段と、
関連付け情報をファイルとして管理する手段と、
ユーザが文書の編集を行なった際、編集がなされた構成要素を抽出し、
抽出された構成要素をキーとし、変更がなされた要素が参照していた文書の情報を抽出し、ユーザに提示する手段
とを備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記ユーザが文書の編集を行なった際、編集がなされた構成要素を抽出し、抽出された構成要素と関連した他の文書の構成要素をユーザに提示する手段として、
前の文書と編集後の文書を比較し、差異のある構成要素を全て抽出し、その抽出された構成要素と編集された文書名とをキーとし、編集された文書以外の文書の関連付け情報を記録したファイル中の情報から、変更がなされた要素を参照していた文書の情報を抽出し、ユーザに提示すること
を特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記ユーザが文書の編集を行なった際、編集がなされた構成要素を抽出し、抽出された構成要素と関連した他の文書の構成要素をユーザに提示する手段として、
請求項4にて抽出された変更がなされた要素が参照していた文書の情報をキーとし、編集された文書以外の文書の関連付け情報を記録したファイル中の情報から、同様の要素を参照していた文書の情報を抽出し、ユーザに提示すること
を特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複数の文書において、文書間の内容の関連性をもとに検索・提示する文書管理システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、互いに内容が関連している文書群において、その文書群の内容の一貫性を保つために、ユーザがある文書を修正した際には、それらに関連した文書を何らかのキーワードをもとに文書群中を検索し、文書中の関連している箇所を検索し、必要な箇所を修正することを繰り返すという作業を一般的に行なっている。
【０００３】
これらの作業は、必然的に該当文書群に関する知識や文書の内容構成に関する知識が強くもとめられるものであるとともに、ユーザのスキルや熟練度に強く依存したものとなっているのが一般的である。
【０００４】
従来例としては、例えば特許文献１をあげることが出来る。
【特許文献１】特開平８−４４７１８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
上記、従来の技術にも記載してあるように、互いに内容が関連している文書群において、文書群の内容の一貫性を保つためには、ユーザがある文書を編集した際、編集した部分の内容が関連している、他の文書の該当箇所も編集が必要となるため、ユーザが、文書群中からその該当箇所をなんらかのツールを用いて検索・編集するのが一般的となっている。
【０００６】
しかし、編集しなければならない文書を必要分検索し、文書中の該当箇所を探すには、検索のためのキーや検索の範囲をユーザが考え指定する必要があり、ユーザの熟練度に強く依存してしまうといった問題がある。
【０００７】
また、複数のユーザが作業しているような場合には、自分以外のユーザが編集した文書の場合、うまく情報の共有を行なわないと、その文書に関連した文書を完全に把握することは困難であるという問題もある。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上述の問題等の少なくとも一つを達成するため、本発明は、以下の手段を提供する。
【０００９】
請求項１に記載の発明は、複数の文書構成要素からなる文書において、文書構成要素毎に、関連している他の文書の構成要素を関連付ける手段と、関連付け情報をファイルとして管理する手段と、ユーザが文書の編集を行なった際、編集がなされた構成要素を抽出し、抽出された構成要素をキーとし、変更がなされた要素が参照していた文書の情報を抽出し、ユーザに提示する手段を有することを特徴とする。
【００１０】
請求項２に記載の発明は、前記ユーザが文書の編集を行なった際、編集がなされた構成要素を抽出し、抽出された構成要素と関連した他の文書の構成要素をユーザに提示する手段として、前の文書と編集後の文書を比較し、差異のある構成要素を全て抽出し、その抽出された構成要素と編集された文書名とをキーとし、編集された文書以外の文書の関連付け情報を記録したファイル中の情報から、変更がなされた要素を参照していた文書の情報を抽出し、ユーザに提示することを特徴とする。
【００１１】
請求項３に記載の発明は、前記ユーザが文書の編集を行なった際、編集がなされた構成要素を抽出し、抽出された構成要素と関連した他の文書の構成要素をユーザに提示する手段として、請求項4にて抽出された変更がなされた要素が参照していた文書の情報をキーとし、編集された文書以外の文書の関連付け情報を記録したファイル中の情報から、同様の要素を参照していた文書の情報を抽出し、ユーザに提示することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
を特徴とする。
【発明の効果】
【００１２】
上記発明によれば、ユーザが互いに内容が関連している文書群において、ある文書を編集した際に、それに伴い編集が必要となる他の文書の該当箇所群をユーザに提示することが可能となる。このため、ユーザが検索のためのキーや検索の範囲を自ら考え指定する必要がなくなり、ユーザの熟練度への依存性を低めることができる。
【００１３】
また、複数のユーザが作業しているような場合でも、編集を行なった文書に関連した文書を把握することが容易となる。
【００１４】
これらのことから互いに内容の関連している文書群において、内容の一貫性のさらなる向上に繋がる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
以下、本発明の実施形態を実施例に沿って図面に基づいて説明する。
【００１６】
（実施形態）
図１は、実施形態に関わる全体の構成図である。
【００１７】
図１において、ユーザ100がPCにてある文書102を編集する際に、PC上で同時に開いている文書群の中で、フォーカスが移ったファイル103は、ユーザが編集している文書102中の編集している箇所、例えばXMLに準拠したファイルの場合タグ、に関連している文書であるとみなし、アプリケーション101によって情報が収集される。
【００１８】
アプリケーション101は、ユーザーのフォーカス監視機能、ファイル情報収集機能、ファイル情報書き出し機能、情報検索機能、検索結果表示機能を備えたものである。もちろん記載の機能以外の機能を備えてもよいし、アプリケーション自体が複数のアプリケーションに分割され、総合的に機能をユーザに提供する形のものでもよい。この監視アプリケーションが収集する情報は、例えば、ファイル名・ファイルまでのパス・現在表示されているページ・XMLに準拠したファイルの場合は現在表示されているページの一番上のタグなどが上げられる。もちろん、このほかにも必要に応じて、ファイルに関する情報を収集してもよい。このようにして収集された情報は、アプリケーション101によって、ユーザが編集している文書の関連情報を収めたファイル（以降関連情報ファイルと呼ぶ）104に全て記録される。関連情報ファイルは文書毎に1対1で作成され、記録される情報は、XML形式にて記述される。また、記録する単位は、対となる文書中のタグの単位である。図５に関連情報ファイルの記述例を示す。関連情報ファイル500には、タグAに関する関連情報501とタグBに関する関連情報502を例として示している。また、アプリケーション101が監視を開始するタイミングとしては、編集される文書が開かれた時点からとなる。さらに、文書の編集が終わった時点で、取得した情報を全て関連情報ファイルに書き出す。
【００１９】
なお、編集対象の文書が新規に作成されたもので、且つフォーカスが移ったファイルが一つもなかった場合は、デスクトップ上で開いているファイルの情報を記録しておいてもよい。
【００２０】
もちろん、ユーザに対して、編集した文書に関連した文書情報が適切に提示できる手段が提示されるのであれば、上述のソフトウェア構成に限定されるものではない。
【００２１】
図２は実施形態における編集すべき文書の検索から表示までの流れを示すフローチャート図である。
【００２２】
ユーザによって図１のアプリケーション101に編集すべき文書の検索の指示が与えられると、処理が開始される。
【００２３】
処理が開始されるとステップS200に進み、ユーザーが編集した文書を指示する事で、その文書をもとに、編集前と編集後の文章を全文比較し、要素の変更がなされたタグの抽出を行ない、ステップS201へ進む。
【００２４】
ステップS201では、上記ステップS200にて抽出されたタグを検索時のキーとし、ユーザが編集した文書の関連情報ファイルから、参照していた文書の情報として該当タグの情報が記録されている部分を抽出・取得し、ステップS202へ進む。
【００２５】
ステップS202では、編集した文書の文書名とステップS200にて抽出された要素の変更がなされたタグを検索キーとし、編集した文書以外の文書の関連情報ファイルの中から、要素の変更がなされたタグを参照していた文書の情報を抽出・取得しステップS203へ進む。
【００２６】
ステップS203では、ステップS201で抽出された参照していた文書の情報を検索キーとし、ステップS202と同様に、編集した文書以外の文書の関連情報ファイルの中から、編集された文書の要素の変更がなされたタグが参照していた文書・タグと同様の文書・タグを参照していた文書の情報を抽出・取得しステップS204に進む。
【００２７】
ステップS204では、変更されたタグがまだあるかどうかを判定し、ある場合はステップS201に戻り、関連情報の取得処理を繰り返すことになる。変更されたタグ全てに対し、関連情報の取得処理が終了し、変更されたタグの残数がなくなるとステップS205に進む。
【００２８】
ステップS205では、ステップS201、ステップS202、ステップS203、にて抽出・取得された情報を用いて、サムネイル画面を作成し、ユーザに提示し、ステップS206に進む。
【００２９】
ステップS206では、ユーザはサムネイル画面にて提示された文書から修正すべき文書を最終的に判断し、修正作業を行いステップS207に進む。
【００３０】
ステップS207では、ユーザが修正すべき文書がサムネイル画面上にまだあるかどうかを判断し、ある場合はステップS206に戻り、修正作業を繰り返す。修正すべき文書を全て修正すると一連の処理の終了となる。
【００３１】
図３は実施形態における文書とその関連文書群の相関関係の一例を示す図である。
【００３２】
文書300とその関連情報ファイル301、文書302とその関連情報ファイル303、文書304とその関連情報ファイル305、文書306とその関連情報ファイル307らを例として用い、相関関係を説明する。
【００３３】
ユーザが文書300中の構成要素であるタグAを編集していた際には、文書302中の構成要素であるタグCと、文書306中の構成要素であるタグGにフォーカスが移った為、参照していた文書として、それらのファイルに関する情報が文書300の関連情報ファイル301のタグAの情報として記録される。
【００３４】
また、タグBを編集していた際には、文書306中の構成要素であるタグHにフォーカスが移った為、参照していた文書として、それらのファイルに関する情報が文書300の関連情報ファイル301のタグBの情報として記録される。
【００３５】
さらに、文書304中の構成要素であるタグEを編集していた際には、文書300中の構成要素であるタグAに、タグFを編集していた際には文書306中の構成要素であるタグGにフォーカスが移ったため、参照していた文書として、それらのファイルに関する情報が文書304の関連情報ファイル305のタグE、タグFの情報として記録される。
【００３６】
図４は実施形態におけるユーザに提示する画面の一例を示す図である。
【００３７】
上記、図1、および図2を用いて説明したフローにより得られた結果により画面が構成される。フィールド401には編集された文書名が、フィールド402には編集されたタグが表示される。また、編集されたタグが複数ある場合はフィールド402はドロップダウン表示等を行なえるようになっていてもよい。フィールド402の下方には関連していた文書として文書403、文書404、文書405、文書406が表示される。また、それぞれの文書中の関連していたタグを表示のトップにくるように表示ページの調整がなされている。ここでは、図3における相関関係図を基に結果を作成したため、4文書のみの表示となっているが、もっと多くの文書が結果として抽出された場合にはドロップダウン表示等が行なえるようになっていてもよい。また、同一文書であっても、複数のタグが関連している場合には、文書404と文書405のように2つに分けて表示してもよい。表示された文書群のサムネイルは実文書へのリンクとなっている。ユーザはこれらの文書をマウス等で指定・クリックすることで、自動的に該当文書が立ち上がり、編集を行なうことが可能である。
【００３８】
図５は実施形態における関連情報ファイルの記述の一例を示す図である。
【００３９】
図１での説明にも記述したように、関連情報ファイル500には、文書のタグAに関する関連情報501とタグBに関する関連情報502を例として示している。
【００４０】
以上説明したように、本実施例によれば、ユーザが互いに内容が関連している文書群において、ある文書を編集した際に、それに伴い編集が必要となる他の文書の該当箇所群をユーザに提示することが可能となる。このため、ユーザが検索のためのキーや検索の範囲を考え指定する必要がなくなり、ユーザの熟練度への依存性を低下することができる。
【００４１】
また、複数のユーザが作業しているような場合でも、編集を行なった文書に関連した文書を把握することが容易となる。
【００４２】
なお、上記実施形態は、いずれも本発明を実施するにあたっての具体化のほんの一例を示したものに過ぎず、これらによって本発明の技術的範囲が限定的に解釈されてはならない。すなわち、本発明はその主要な特徴から逸脱することなく、さまざまな形で実施することが出来る。
【図面の簡単な説明】
【００４３】
【図１】実施形態におけるシステム全体を示す構成図である。
【図２】実施形態におけるフローチャートである。
【図３】実施形態における文書とその関連文書群の相関図である。
【図４】実施形態におけるユーザーに提示する画面の一例を示す図である。
【図５】実施形態における関連情報ファイルの記述の一例を示す図である。
【符号の説明】
【００４４】
100  ユーザ
101  管理アプリケーション
102  編集文書
103  フォーカスが移ったファイル群
104  編集文書の関連情報ファイル
300  文書(1)
301  文書(1)の関連情報ファイル
302  文書(2)
303  文書(2)の関連情報ファイル
304  文書(3)
305  文書(3)の関連情報ファイル
306  文書(4)
307  文書(4)の関連情報ファイル
400  ユーザへ提示する画面表示の例
401  編集文書名のフィールド
402  編集されたタグのフィールド
403  文書(1)のタグAを編集した際にフォーカスが移った文書とタグ
404  編集中に文書(1)のタグAにフォーカスが移った文書とタグ
405  文書(1)のタグAと同様の文書とタグにフォーカスが移った文書とタグ
406  文書(1)のタグAを編集した際にフォーカスが移った文書とタグ
500  編集文書の関連情報ファイル記述例
501  タグAに関する関連情報
502  タグBに関する関連情報
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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