(57)【要約】【課題】  文書管理システムで管理する文書の保存期限を容易に付けられるようにする。更に、保存期限を一括して変更できるようにする。【解決手段】  本発明の文書管理システムは、文書の種類と該種類ごとに予め設定された保存期間とを対応付けて対応関係データに格納する格納手段と、入力された文書の種類を設定する種類設定手段と、当該設定された文書の種類と前記対応関係データとに基づいて、当該文書の保存期限を算出する期限算出手段と、を有する。【選択図】  図６
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書の種類と該種類ごとに予め設定された保存期間とを対応付けて対応関係データに格納する格納手段と、
入力された文書の種類を設定する種類設定手段と、
当該設定された文書の種類と前記対応関係データとに基づいて、当該文書の保存期限を算出する期限算出手段と、
を有することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記設定手段では、ユーザの指示に基づいて、前記文書の種類と起算日とを設定することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記格納手段に格納された対応関係データを変更する変更手段を更に備え、
前記期限算出手段では、前記変更手段で変更された対応関係データに基づいて、保存済みの文書の保存期限を算出することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子ファイル等の文書管理システムにおける、文書保管期限の設定と制御に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来より、電子ファイル等の文書管理システムにおいて、文書やフォルダに保存期限を設定し、期限を過ぎたものを自動的に削除したり、特定の場所へ移動したり、ユーザに確認メッセージを表示したりすることが行われている。
【０００３】
【特許文献１】特開2001-160052
【特許文献２】特開2001-175511
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
上記の保存期限設定は、一般に、保存期限となる日付、あるいは、登録日などの特定の日からの期間を指定するようになっている。
【０００５】
しかし、法律や社内規定など、特定の規則で保存期間が決められている文書の場合、規則が変更されると、文書ごとに期限設定を付け替えなければならず、非常に手間がかかるという欠点があった。
【０００６】
また、フォルダに複数の文書をまとめ、フォルダ単位で同性質の文書を管理し、保存期限を設定している場合でも、複数のフォルダに渡って文書が管理されている場合が多く、同様の問題は発生する。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記課題を解決するために、本発明の文書管理システムは、文書の種類と該種類ごとに予め設定された保存期間とを対応付けて対応関係データに格納する格納手段と、入力された文書の種類を設定する種類設定手段と、当該設定された文書の種類と前記対応関係データとに基づいて、当該文書の保存期限を算出する期限算出手段と、を有することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００８】
本発明では、文書の種類と当該文書の規定保存期間との対応表データを用意し、文書保存期限設定時には、文書の種類を指定するようにする。保存期間の設定は、文書の種類をもとに、対応表データから、求めるようにしておく。このように構成することにより、文書の保存期間の設定を容易に行えるインターフェースを提供できる。更に、文書の保存規定が変更された場合には、対応表のデータのみを更新することで、文書管理システムに登録されている、変更対象文書の全ての保存期限を変更することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
（実施例１）
図１は本発明に係る文書管理システムの一実施例の構造図である。
【００１０】
１０１は、文書種類名と保存年限の関係を管理する保存年限管理テーブルで、たとえば、図２のようなデータ構造をしている。
【００１１】
１０３は、実際のファイルやフォルダのデータである。データ１０３の各個に関する属性情報を管理する、ファイルフォルダ情報管理テーブルが１０２であり、図７のように、ファイルフォルダの名称、文書の種類、保存年限の起算日を管理している。
【００１２】
１０４は、ディスク装置であり、ファイル、フォルダのデータや、各管理テーブルのデータを記録する。
【００１３】
１０５は保存年限管理テーブル１０１の操作を行う、保存年限テーブル操作部である。１０６はファイル/フォルダ情報管理テーブル１０２や、ファイル/フォルダデータ１０３の操作を行う、ファイル/フォルダ操作部である。
【００１４】
１０７は、日付や時間を計測、管理するためのカレンダー/タイマである。
【００１５】
その他、これらを操作するCPU、ユーザが情報を入力するためのキーボード、ユーザへ情報を表示させるためのディスプレイ、仮面上で操作を指示するためのポインティングデバイスなどが存在するが、発明の本質には影響がないので省略する。
【００１６】
以下、フローチャートを用いて、本システムの動作について説明する。
・保存年限管理テーブルの作成
保存年限管理テーブルは、テーブルに対し、ユーザが、文書種類名と、当該文書種類名に対応する保存年限を入力することで作成する。なお、別途外部で作成したテーブルデータを、本文書管理システムに取り込む方法でもよい。
【００１７】
作成された保存年限管理テーブルは、たとえば、図２のようになる。
・各ファイル、フォルダへの保存年限の設定
次に、図３のフローチャートの手順に従って、ファイルの保存年限設定操作について説明する。
【００１８】
まず、何らかの手段で、保存期限を設定したいファイルを選択し、設定指示を出すと、ファイル/フォルダ操作部１０６が、ファイル設定情報画面を開く（３０１）。ファイル設定情報画面は、たとえば図４の４０１のようになっている。
【００１９】
４０２はファイル名表示欄、４０３は文書種類名選択欄、４０４は保存期限起算日設定欄、４０５は保存期限表示欄である。ファイル名表示欄４０２と保存期限表示欄４０５は、ユーザが勝手に変更はできない。
【００２０】
ファイル設定情報画面４０１に表示される表示内容は、ファイル/フォルダ情報管理テーブル１０２と、保存年限管理テーブル１０１から取り出される。
【００２１】
ファイル名表示欄４０２には、選択したファイル名が表示される。選択したファイルに対応する文書種類名と保存期限起算日を、ファイル/フォルダ情報管理テーブル１０２から検索し、文書種類名選択欄４０３と保存期限起算日欄４０４に表示する。
【００２２】
この段階で、ファイル/フォルダ情報管理テーブル１０２が、図７のようだったとする。ファイル名「通達１.doc」の文書種類名と保存期限起算日は、まだ設定されていないため、表示は空白となる。このため、保存期限表示欄４０５も空白となる。
【００２３】
次に、文書種類名を選択する（３０２）。
【００２４】
図５のように、文書種類名選択欄４０３の右端にあるボタン４０７を選択すると、現在、保存年限管理テーブル１０１に登録されている文書種類名がリスト表示され、このリスト中から、ひとつを選ぶことができる。
【００２５】
ここで、文書種類名を選択した際、当日の日付が、保存期限起算日欄４０４に自動的に設定されるようにしてもよい。
【００２６】
次に、保存期限起算日を保存期限起算日欄４０４に入力する（３０３）。
【００２７】
文書種類名を選択し、保存期限を入力した後の例が、図６である。ここでは、文書種類名選択欄４０３は、「雇用保険関係書類」になっており、保存期限起算日４０４は「2003/07/21」になっている。
【００２８】
そして、ファイル/フォルダ操作部１０６は、保存年限管理テーブル１０１から、「雇用保険関係書類」に対応する保存年限「２」を読み出し、保存期限起算日にこの値を加算し、保存期限表示欄４０５に表示する。
【００２９】
この結果を、ディスク装置１０４に保存すると（３０４）ファイル/フォルダ情報管理テーブル１０２は、図８のようになる。
・保存年限変更
保存年限の変更操作を、図９のフローチャートで説明する。
【００３０】
まず保存年限管理テーブル１０１を開き（９０１）、文書種類名を選択する（９０２）。そして対応する保存年限を変更する（９０３）。変更結果を、ディスク装置１０４に保存して終了する（９０４）。
【００３１】
たとえば、図２の状態から、「雇用保険関係書類」の保存年限を3に書き換えた場合は、保存年限管理テーブル１０１は、図１０のようになる。
【００３２】
この状態で、前記の「通達１.doc」ファイルのファイル設定情報画面を開くと、保存年限が３年で計算されるため、図１１のようになる。
・保存期限が過ぎたファイルの削除
図１２のフローチャートの手順に従って、保存期限が過ぎたファイルの削除動作について説明する。
【００３３】
カレンダー/タイマ１０７で、あらかじめ設定された保存期限チェック時間がくると（１２０１）、ファイル/フォルダ操作部１０６の保存期限チェック機能が起動される（１２０２）。
【００３４】
ファイル/フォルダ操作部１０６は、ファイル/フォルダ情報管理テーブル１０２を、上から順に、1行ずつチェックしていく。
【００３５】
まず、ファイル/フォルダ管理テーブル１０２から１行読み出す（１２０３）。
【００３６】
次に、読み出した行内の、「文書種類名」と一致する文書種類名を、保存年限管理テーブル１０１内から探し出し、当該文書種類名の保存年限を読み出す（１２０４）。
【００３７】
ステップ１２０３で読み出したファイル/フォルダ管理テーブルの起算日に、ステップ１２０４で読み出した保存年限を加えた日付Ａを求め（１２０５）、この日付Ａを、チェック当日の日付と比較する（１２０６）。
【００３８】
日付Ａが、当日より前だった場合、保存期限が過ぎていることになるので、ファイル/フォルダ操作部１０６は、ファイル/フォルダデータの実態１０３から、当該ファイルのデータを削除し（１２０７）、続けて、ファイル/フォルダ管理テーブルの当該行を削除する（１２０８）。
【００３９】
以上のステップ１２０３から１２０８までの操作を、ファイル/フォルダ管理テーブル１０２の最終行まで繰り返す。
【００４０】
以上、本実施例においては、ファイルの操作について説明してきたが、複数のファイルを含むフォルダについての操作も同様に行える。ただし、フォルダに保存期限設定を行った場合、保存期限を過ぎると、当該フォルダ以下の全てのファイルを削除する動作となる。
【００４１】
（実施例２）
図１３、図１４は、それぞれ、本発明の第２の実施例における、保存年限管理テーブル１０１とファイル/フォルダ管理テーブル１０２である。
【００４２】
本実施例のテーブルでは、第１実施例に対し、保存年限管理テーブル１０１に文書種類IDの欄を追加し、ファイル/フォルダ管理テーブル１０２においては、文書種類名ではなく、文書種類IDを保持する。
【００４３】
図１５は、本実施例における、ファイル設定情報画面である。
【００４４】
各ファイル、フォルダへの保存年限の設定時、文書書類リスト１５０６では、保存年限管理テーブル１０１に登録されている各文書種類IDに対応する、文書種類名が表示される。
【００４５】
ファイル/フォルダ情報管理テーブル１０２への保存は、設定された文書種類名から、対応する文書種類IDを求め、文書種類IDが保存される。
【００４６】
ファイル設定情報画面での文書種類表示欄１５０３は、ファイル/フォルダ情報管理テーブル１０２に登録されている文書種類IDに対し、保存年限管理テーブル１０１で、当該文書種類IDに対応する文書種類名が表示される。
【００４７】
図１６は、第２実施例における、保存期限が過ぎたファイルの削除動作のフローチャートである。
【００４８】
ステップ１６０４において、文書種類ではなく、文書種類IDを読み出すようになっているのが、第１実施例と異なる。
【００４９】
本実施例においては、文書種類IDで管理することで、文書種類名を任意に変更できるようになる。
【００５０】
ある時点で保存年限の規則が変わったが、規則変更前の文書については従来の規則を適用したままにするような場合有効である。
【００５１】
たとえば、従来、図１７のような保存年限規則であったところに、２００２年に規則が改定され、労災関係書類の保存期限が７年になったとする。
【００５２】
このような場合、文書種類IDが1である、「労災関係書類」の文書種類名を「労災関係書類（２００１年以前）」と書き換え、新たに文書種類IDが4である「労災関係書類（２００２年以後）」を追加する。
【００５３】
このようにすると、従来規則で文書種類IDが1に設定されていたファイル、フォルダについては、設定画面表示時に、自動的に文書種類名が「労災関係書類（２００１年以前）」となるため、管理テーブルの一箇所を書き換えるだけで、非常に分かりやすい表示をさせることができる。
【００５４】
（その他の実施例）
以上、実施例を詳述したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラム若しくは記憶媒体（記録媒体）等としての実施態様をとることが可能である。例えば、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。また、本発明は、電子回路などのハードウェアで構成するようにしてもよいし、コンピュータとプログラムとを用いてその一部または全部を制御するようにしてもよい。また、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリを利用する形態であってもよい。
【００５５】
また、コンピュータプログラムで本発明を実現する場合、該プログラム（実施形態のフローチャートに対応するプログラム）は、システムあるいは装置に対して、直接あるいは遠隔から供給される。そして、そのシステムあるいは装置のコンピュータが、当該供給されたプログラムコードを読み出して実行することによって本発明が実現される。したがって、該コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であっても良い。
【００５６】
また、コンピュータプログラムを供給するための方法として、例えば、磁気ディスク、光ディスク、光磁気ディスク、半導体メモリなど、様々なコンピュータ読み取り可能な記録媒体を用いることができる。
【００５７】
その他、プログラムの供給方法としては、コンピュータのブラウザ等を用いてインターネットからハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。すなわち、インターネットから本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをダウンロードすることによっても供給できる。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるサーバからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロード可能にしたサーバも、本発明に含まれるものである。
【図面の簡単な説明】
【００５８】
【図１】本発明の第1実施例のシステム構成図。
【図２】第1実施例の保存年限管理テーブル。
【図３】第1実施例の各ファイル、フォルダへの保存年限の設定動作に関するフローチャート。
【図４】ファイルやフォルダへ保存年限を設定する際のファイル設定情報画面遷移図。
【図５】ファイルやフォルダへ保存年限を設定する際のファイル設定情報画面遷移図。
【図６】ファイルやフォルダへ保存年限を設定する際のファイル設定情報画面遷移図。
【図７】ファイルやフォルダへ保存年限を設定する際のファイル/フォルダ情報管理テーブルの内容遷移図。
【図８】ファイルやフォルダへ保存年限を設定する際のファイル/フォルダ情報管理テーブルの内容遷移図。
【図９】第1実施例の保存年限変更動作に関するフローチャート。
【図１０】第1実施例の保存年限変更後の保存年限管理テーブル。
【図１１】第1実施例の保存年限変更後のファイル設定情報画面。
【図１２】第1実施例の保存期限が過ぎたファイルの削除動作に関するフローチャート。
【図１３】第２実施例の保存年限管理テーブル。
【図１４】第２実施例のファイル/フォルダ情報管理テーブル。
【図１５】第２実施例のファイル設定情報画面。
【図１６】第２実施例の保存期限が過ぎたファイルの削除動作に関するフローチャート。
【図１７】第２実施例の文書種類名変更後の保存年限管理テーブル。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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