(57)【要約】【課題】全ての企業における業務と該業務に必要な書類、若しくは製造業における製品と該製品を製造するに必要な書類を管理する書類管理装置を提供する。【解決手段】業務名と該業務に必要な書類名などを記載した目録を作成し、目録の記載に対応するフォルダ名を有する記録媒体に、目録に記載した書類名又は書類コードと同じファイル名を有する電子化した書類を保管し、保管した書類を取出すときは書類を閲覧するのか、改訂するかを選択する。書類の改訂を選択して書類を取出したときは、改訂が終了するまで監視を続け、改訂終了が遅すぎる場合には警告する。  予め設定した期間毎に保管した書類が存在しているかの監視を行い、書類が存在しないときは警告する。上記の如く書類の改訂管理と書類の消失予防を行う書類管理装置である。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
業務名と、該業務に必要な１つ以上の書類名と、該書類名に付した書類コードと、該書類名の書類を作成した作成日とを記載した目録を作成する手段と、該目録を記憶する記憶手段と、上記書類の作成日に含まれる作成年、又は上記書類コードに付随する番号範囲のフォルダ名を設けた記憶媒体を備え、該記憶媒体のフォルダ名の内部に上記目録に記載した書類名又は書類コードと同一のファイル名を有する書類を、上記書類の作成年、又は上記書類コード付随する番号範囲に対応して保管することを特徴とする書類管理装置。
【請求項２】
前記目録には書類の改訂を示す改訂記号が含まれ、該目録に記載した書類名又は書類コードに対応する書類を改訂し、上記改訂記号を変更するモードと、該書類を閲覧するモードとのいずれかを選択して前記記憶媒体に保管した書類を取出すことを特徴とする請求項１の書類管理装置。
【請求項３】
前記改訂記号を変更するモードを選択して前記記憶媒体に保管した書類を取出した場合には、該取出した書類名又は書類コードの改訂記号を変更した書類が、予め設定したフォルダ内に存在するかを予め設定した期間毎に確認する手段を有し、該フォルダ内に上記書類が存在しないときに限り警告を発することを特徴とする請求項２の書類管理装置。
【請求項４】
前記目録に記載した書類名又は書類コードと同一のファイル名を有する書類が、前記記憶媒体の該目録に対応するフォルダ名の内部に存在するかを予め設定した期間毎に確認する手段を有し、上記フォルダ名の内部に上記書類が存在しないときに限り警告を発することを特徴とする請求項３の書類管理装置。
【請求項５】
請求項１に示す目録の記憶手段と、該目録に記載した書類名に連続した書類番号を記載する番号リストを生成する手段と、該番号リストの番号に基づき前記目録の書類名に付す書類コードを生成する手段とを有し、該生成した書類コードを上記目録に記載することを特徴とする請求項１から請求項４の書類管理装置。
【請求項６】
請求項１における書類名の書類の作成日に含まれる作成年、又は書類コードに付随する番号範囲のフォルダ名を設けた記憶媒体において、該フォルダ名の内部に更に前記目録に記載した書類名又は書類コードのフォルダ名を設けて、該書類名又は書類コードのフォルダには、該フォルダ名と同一の書類名又は書類コードの書類及び該書類と不可分な書類をまとめて保管することを特徴とする請求項１から請求項５の書類管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、企業活動において業務に必要な書類または製造業における製品の製造に必要な書類の書類管理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、この種の書類管理装置は書類の保管とセキュリティの確保、あるいは検索機能による書類の取出しに主眼がおかれていた。
【特許文献１】特開  ２００６−１７６２３４
【特許文献２】特開  平１１−１７５５４２。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
本発明は、電子化し作成した書類を業務又は製品と関連付けて保管し、当該書類の改訂管理と書類の紛失防止に主眼をおいた簡易な書類管理装置を提供する。
【課題を解決するための手段】
【０００４】
本発明は、業務名と該業務に必要な書類名と、その書類コード、該書類名又は書類コードと同一のファイル名を有する書類の作成日、若しくは業務名に代えて製品名と該製品に必要な書類名と、同じく書類の作成日を記載した目録を作成し、該目録を記憶することから始まり、該目録に記載した書類を保管する記憶媒体、例えばハードディスク、DVD、CD-RW、RAM記憶媒体などに上記書類の作成年、２００６、２００７など又は書類コードに付随する番号範囲、００００―０５００、０５０１―１０００などのフォルダ名を設け、上記目録に記載した書類名又は書類コードと同一のファイル名を有する書類を上記作成年、又は上記番号範囲のフォルダ名の内部に保管する書類管理装置が請求項１である。
【０００５】
請求項１の書類管理装置において、前記目録には該目録に記載した書類名又は書類コードに対応する書類の改訂を示す改訂記号が含まれ、前記記憶装置に保管した書類を取出す場合に、該書類を改訂し改訂記号を変更するのか、単に閲覧するだけかを選択して上記保管した書類を取出す手段を有するのが請求項２の書類管理装置である。
上記目録の記載に対応して書類を保管しているため、目録を見れば書類がどのフォルダに保管しているかは一目瞭然である。従って黙視で探索し保管した書類を取出すこともできるが、多数の書類を保管しているため、検索機能を用いて自動的に取出すのが実用的である。
【０００６】
請求項２の書類管理装置において、書類を改訂する選択により保管した書類を取出した場合、予め設定したフォルダ、例えば「承認済」のフォルダ名を付したフォルダに改訂記号を変更した書類を格納し、該改訂記号を変更した書類が存在するかを予め設定した期間毎に確認する。当該書類が存在していないときに限り警告を発するのが請求項３の書類管理装置である。
警告は、例えば保管した書類を取出す時に取出す者のメールアドレスを記入させて、当該メールアドレスに書類の改訂を促すメールを発送する。または予め定めた担当者のメールアドレスを登録して、担当者にメールを発送する。
警告メールは該改訂記号を変更した書類が存在するまで繰返し発送するなどして改訂の失念を防止し改訂を確実にする。実用上は当然のことながら、書類の存在を確認すると元のフォルダに保管する。この保管は手動、自動を問わない。
【０００７】
請求項３の書類管理装置において、更に予め設定した期間毎に、例えば7日毎とか1ヶ月毎などに上記目録に基づき対応するフォルダ名の内部に保管した対応する書類が存在するかを確認し、当該書類が存在しないときに限り警告を発するのが請求項４の書類管理装置である。これにより消失を早期発見し消失書類の探索を容易ならしめると共に、書類の復元など早期に行うことができる。
【０００８】
請求項１から請求項４の書類管理装置において、前記目録において書類コードを記載するには、予め書類名と書類コードとを関連付けて記載する書類コード登録台帳の作成が必要である。これは目録作成と台帳作成と二重の手間を要する。そこで上記目録を作成し記憶する記憶手段と、上記目録に記載した書類名に連続した書類番号を記載する番号リストを生成する手段と、該番号リストの番号に基づき書類コードを生成し、該書類コードを上記目録の書類名に対応して目録に記載するのが請求項５の書類管理装置である。これによって目録と書類コード登録台帳の２つを作成する労力が不要となる。
【０００９】
前記書類管理装置において、書類名の書類の作成日に含まれる作成年、又は書類コードに付随する番号範囲のフォルダ名を設けた記憶媒体の内部に、更に目録に記載した書類名又は書類コードのフォルダ名を設けて、該書類名又は書類コードのフォルダには、該フォルダ名と同一の書類名又は書類コードの書類及び該書類と不可分な書類をまとめて保管するのが請求項６の書類管理装置である。
例えばホームページ用のＨＴＭＬファイルは、その画像表示ファイルの１つ又は複数が取揃った時に１つの書類として有用となる。画像表示ファイルが1つでも不足すればHTMLファイルはWeb表示した時に画像の欠落が生じる。このように書式の異なる複数の書類を書類名又は書類コードを有するフォルダにまとめて保管する。この保管したフォルダ自体を１つの書類と見なし、書類の改訂管理を行う。これは説明し易い例であるが、後述するソフトウエアの改訂管理、すなわちバージョン管理が真の目的である。
【発明の効果】
【００１０】
製造業において製品の製造に必要な書類を管理するには、業務名に代え製品名、組立品名、書類名とし、製品コード、組立品コード、書類コードなども用いる。この製品名は大分類書類名、組立品名は中分類書類名に相当する。
組立を主体とする業態の製造業では、製品は組立品から構成され、組立品毎に必要な書類が存在する。例えば組立品に必要な部材を記載した部品表、組立手順書、検査手順書など極めて複雑多岐にわたる多数の書類が必要である。これらを紛失せずに管理し且つ書類の改訂には大変な労力が必要である。
この状況に鑑み、本発明の書類管理装置は製造業における書類管理を主目的としているが、原理は本実施例に記述した広範囲な企業に適用できる業務書類の管理と同様である。
なお図1書類管理装置の構成図はLAN環境を示したが、通信回線を活用して
クライアントを接続するWAN環境では、記憶媒体のフォルダの上位にA工場、B工場など当該工場名フォルダを設け、その下位に作成年フォルダなどを設けて各工場が製造する製品とその必要な書類を保管するなら、工場毎に必要な書類を一箇所で集中管理することもできる。この工場毎の管理と同様に企業の部署毎に異なる業務名とその必要な書類も部署毎に管理することもできる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
発明の実施の形態を実施例に基づき図面を参照して説明する。
図１は書類管理装置の構成図であり、１はサーバ、２・・ｎはクライアントである。サーバ１にはテーブル形式の目録を記憶させ、書類を保管する。及び装置を機能させる管理プログラムを設置する。図1の構成図において管理プログラムは別のサーバに設置してもよいし、クライアントとサーバ方式ではなく、1台のパソコンに全てを設置するスタンドアロン方式でもよい。
【実施例１】
【００１２】
請求項１に関する実施例を述べる。
図２は目録である。１０は目録をテーブル形式（この別名は行列形式ともいう）により記憶した目録テーブルである。１１〜１６はテーブルの項目であり、１１は業務名、１２は書類名、１３は書類コード、１４は改訂記号、１５は改定日、１６は書類の作成日を示す。
目録を作成する手段は、クライアントの表示器に図２の目録テーブル１０と同じ項目名を有する目録入力テーブルを表示し、各項目を入力して目録を作成する手段１、この作成した目録をサーバに送出し目録テーブル１０を記憶する。または数計算ソフトによる行列表に上記目録テーブル１０と全く同じテーブル、すなわち同じ項目名の行列表を作成し、業務名、書類名など記入して目録を作成する手段2、この作成した行列表の目録をクライアントから読込み目録テーブル１０を記憶する。
および図4の目録台帳を記入して作成し目録とする手段３がある。
この行列形式の図4に示す目録台帳をクライアントから読込み、図2の目録テーブル１０に変換して記憶する。図4において３１は書類名、３２は書類コード、３３は改訂記号、３４は改定日、３５は作成日、３６、３７・・・は業務名である。３６の業務１に必要な書類名に○を記入し、３７の業務２に必要な書類に○を記入する。図4の目録台帳は各種の業務において共通に使用する書類名が一目瞭然に判る利点がある。
数計算ソフトにより作成した行列表を読込みテーブルに記憶する方法、クライアントに目録入力テーブルを表示し、入力した結果をサーバに送出し、テーブルを記憶する方法は一般に普及したプログラム手法が存在し容易に実現できる。
【００１３】
図５は記憶媒体のフォルダ名を示す。記憶媒体４０は暦年のフォルダ名を備え、記憶媒体５０は書類コードに付随する書類番号範囲のフォルダ名を備え、目録に記載した書類名又は書類コードと同一のファイル名の書類を、書類の作成年、又は書類コードに付随する書類番号範囲に対応して保管する。
フォルダ名４１、４２は図２目録の作成日１６の暦年とする。４１１、４１２〜４１ｎは目録に記載した書類名又は書類コードと同一のファイル名の書類である。４２は異なる暦年であり、４２１〜４２ｍは上記目録において異なる作成年の書類である。本実施例ではフォルダ名４１は２００７とし書類カ、書類キ、書類クを保管する。フォルダ名４２は２００６とし書類ウを保管する。
また本実施例では記憶媒体５０のフォルダ名５１は書類番号範囲０００１〜０５００、フォルダ名５２は書類番号範囲０５０１〜１０００などとし、フォルダ名５１には書類ウ、書類カ、書類キ、書類クを保管する。
５１１、５１２〜５１ｎ、５２１〜５２ｍは書類名又は書類コードをファイル名とする書類である。なお書類名により書類を記憶媒体４０又は５０に保管する場合は、書類名を唯一化することが必須である。同じ書類名の書類が存在すると、「上書」と云われる現象が生じて異なる書類として保管できない。
【実施例２】
【００１４】
記述の都合上先に請求項５に関する実施例を述べる。
図３は番号リストである。２０は番号リストのテーブルであり、２１は書類名、２２は書類番号、２３は書類の作成日の項目である。図３番号リストは目録から書類名を唯一化して抽出し一連の書類番号を付与して生成する。該生成した書類番号は目録テーブル１０の書類コードの一部として自動記載する。この手段により書類名、書類コード、作成日などを記入する書類コード登録台帳を別個に作成する手数が省ける。
より具体的には書類番号を書類コードとしても差支えないが、書類コードをファイル名として書類を記憶媒体に保管するとき、１２−、２５−など書類の種類に応じて書類番号に数桁の分類を付加して書類コードにすれば、種類コードを目視したとき書類の種類判定が容易になる。そこで目録テーブル１０の書類コード１３には予め１２−、２５−など分類のみを記載し、図３番号リストを生成した後に書類番号を上記分類に続けて自動記載し書類コードとする。
【実施例３】
【００１５】
請求項２に関する実施例を述べる。
図２目録テーブル１０に対応して書類を保管しているため、記憶媒体に保管した書類は目録テーブル１０の１１〜１６を検索キーとして検索し、サーバからクライアントにコピーして取出す、すなわちダウンロードできる。
書類を取出す場合には単に書類の内容を見たい、すなわち閲覧したい時と、書類の内容に変更を加えたい時がある。本発明の書類管理装置は書類の取出しに関して、閲覧する場合と書類を改訂する場合とを選択する手段を保有する。これは検索条件を記入するときに、閲覧か改訂かを選択する記入欄を設けるだけで容易に実現できる。閲覧の場合は保管している書類をコピーして取出ているため、用済みになれば消去しても差支えない。改訂の場合は書類を改訂し、改訂記号を変更し元のフォルダに保管する必要がある。
【実施例４】
【００１６】
請求項３に関する実施例を述べる。
図6は書類を改訂するモードで書類を取出した場合のフロー図を示す。６１は書類を取出すための検索記入である。６２は目録テーブル１０を検索する。６３は検索に合致した書類をクライアントにコピーして取出す。６４は閲覧か改訂かを判定する。６５は閲覧なら用済み後は書類を放置または消去する。６６は改訂なら目録テーブル１０の検索に合致した行、すなわち改訂指示が与えられた全ての項目を記憶する。
より具体的には目録テーブル１０には業務名毎に必要な書類名を記載しているため、複数の業務に必要な共通の書類名は複数個所に記載し存在している。従って目録テーブル１０を書類コードにより唯一化したインデックスファイルを生成し、その検索に合致する行を記憶する。あるいは生成したインデックスファイルでの記憶した行は、結果的に目録テーブル１０の書類名に関していずれか１つの行を記憶したのと同等であるため、目録テーブル１０を検索して最初に検索条件に合致する行を記憶してもよい。曖昧検索を許容し検索条件に合致する多数行が存在するなら、いずれか１つの行又は複数行を選択する手段を必要とする。選択した行を記憶すると共に選択した当該書類を改訂の対象とする。
【００１７】
６７は取出した書類の内容を変更し、書類名又は書類コードの改訂記号を改訂したファイル名の書類を作成する。６８は６７の当該書類を例えば「承認済」フォルダに格納する。承認済フォルダは予め設定により記憶媒体内又はクライアントに設けてもよい。６９は予め設定した期間毎に承認済フォルダに６６において記憶した書類名又は書類コードと一致する書類が存在するか確認する。７０は当該書類が存在すれば当該書類を保管していた元のフォルダに保管する。ここで改訂前の種類が不要なら削除、若しくは例えば「旧書類」を保管するフォルダを設けて保管する。しかる後に目録テーブル１０の対応する改訂記号も保管した書類の改訂記号に一致する如く改訂する。改訂前の書類も必要なら目録テーブル１０には改訂記号を変更した行を追加し、改訂前の改訂記号を有する行と併存させる。
【００１８】
７１は６６において記憶している改訂指示が与えられた行を消去し、改訂を終了する。７２は承認済フォルダに当該書類の存在が確認できないときに限り警告を発する。該警告は６６の改訂指示の行が消去されない限り上記６９の上記存在確認の動作を繰返す。上記警告を発する一例は６１検索条件記入の時点でメールアドレスも記入し、該メールアドレスに当該書類の格納が終了するまで繰返しメールを送付するなどを用いる。
なお図２目録では書類コードの末尾に改訂記号を付加したが、図６書類改訂のフロー図６９において改訂記号を変更した書類の存在確認は、より厳密に記述すれば、「承認済」フォルダに格納した書類の改訂記号無しとするソフト的加工を施し、及び６６で記憶した書類コードも改訂記号無しとするソフト的加工を施し、両者の書類コードが合致するかを検知する。しかる後に両者の改訂記号が相違していることを確認する処理がなされる。
【実施例５】
【００１９】
請求項４の実施例を述べる。
目録テーブル１０に対応して記憶媒体のフォルダ名の内部に保管した書類を、予め設定した期間毎に確認する手段は、記憶媒体のフォルダ名を暦年としている場合、目録テーブル１０を書類コードで唯一化し、作成日順に並べ直したインデックスファイルを作成する。該インデックスファイルの書類名又は書類コードに対応する書類が、記憶媒体の暦年フォルダ名の内部に存在するか順次チェックし確認する。存在しなければ警告を発する。また記憶媒体のフォルダ名が書類コードの一部としている場合、目録テーブル１０を書類コードで唯一化し、書類番号順に並べ直したインデックスファイルを作成する。該インデックスファイルの書類名又は書類コードに対応する書類が、記憶媒体の書類番号範囲フォルダ名の内部に存在するか順次チェックし確認する。書類が存在しなければ警告を発する。
なお記憶媒体に設けた全フォルダについて書類の存在確認が不要なら、必要に応じて存在確認する記憶媒体のフォルダを限定する設定を行ってもよい。
【実施例６】
【００２０】
請求項６の実施例を述べる。
図５に示す_書類名又は書類コードは書類と同等に取扱うフォルダ名である。前置は_でなくても常に決めた文字でよい。_書類名又は書類コードのフォルダ名の内部にフォルダ名と同一のファイル名を有する書類と該書類と不可分な書類を一まとめにして保管するために用いる。例えばC言語により記述されたソフトウエアでは、実際にプログラム動作する実行ファイルを生成するにはコンパイルと称する作業が必要である。コンパイルするには、場合により多数のソースファイルと共にヘッダファイル、メイクファイル、DLLなどなど数え切れない程の付属ファイルを必要とする。ソフトウエアのバージョンアップ毎にこれら改訂したソースファイルや付属ファイル毎に改訂記号を変更して管理するのは大変な労力が必要である。
本発明の書類管理装置は、ソースファイル及び付属ファイルを一纏めにしたフォルダ名のみの改訂記号を変更して管理する。すなわち_書類名又は書類コードのフォルダ名を付したフォルダごとクライアントに取出し、改訂作業をした後にフォルダ名の改訂記号を改訂し、承認済フォルダにフォルダごと格納すれば、実施例に記述した書類の改訂と同様に改訂管理ができる。この場合には単一の書類ではなく、フォルダ名そのものを書類と見なすだけの違いである。このように本発明の書類管理装置はソフトウエアの改訂管理にも利用できる。
【００２１】
以上説明した書類管理装置は、書類名をファイル名とする書類の保管では目録テーブル１０を業務名、書類名と改訂記号、作成日、また書類コードをファイル名とする書類の保管では、業務名、書類コード、改訂記号、作成日の項目によるテーブルでも原理的には差支えない。
書類コード１３の右端に改訂記号を付加したが、書類コードに改訂記号を付加せず改訂記号の項目に改訂記号を記載するだけでもよい。これは、［請求項３に関する実施例］記述した如く、書類名又は書類コードに改訂記号を付加する、しないは必要に応じてソフト的な加工を施せばよいためである。あるいはソフト的な
加工を前提とすれば、書類名又は書類コードのいずれかに改訂記号が付加されておれば改訂記号の項目がなくてもよい。目録テーブル１０のいずれかに改訂記号が含まれていることで本発明の目的を果たすことができる。
また実施例において目録に記載した書類名又は書類コードと同一のファイル名の書類を保管すると記述したが、書類名や書類コードと全く同一のファイル名ではなく、これらと対応関係が維持できるファイル名であっても差支えない。例えば本実施例に記述した書類番号をファイル名とするなどである。
更に実用的観点からは、目録テーブル１０の１１〜１６の項目の他に大分類業務名、中分類業務名の項目を有し、各業務名にもコードを付与することが考えられる。書類コードも連続した書類番号とはせず目録テーブル１０の書類コードに例示する如く１２−、２５−など分類番号を書類番号に前置する。この分類番号の前置は検索や書類コードを目視したとき書類の種類を知ることに役立つ。
【産業上の利用可能性】
【００２２】
本発明の書類管理装置は、広範囲な企業においてソフトウエアを含む全ての書類が管理できる点と簡易な装置である点に最大の有用性と実用性がある。
【図面の簡単な説明】
【００２３】
【図１】は書類管理装置の構成図である。
【図２】は目録である。
【図３】は番号リストである。
【図４】は目録台帳である。
【図５】は記憶媒体のフォルダである。
【図６】は書類改訂のフロー図である。
【符号の説明】
【００２４】
１はサーバ  ２〜ｎはクライアントである。
１０は目録テーブルであり、１１〜１６は目録テーブルの項目名である。
１１は業務名、１２は書類名、１３は書類コード、１４改訂記号、１５改定日、１６は作成日である
２０は番号リスト、２１〜２３は番号リストの項目名である。
２１は書類名、２２は書類番号、２３は書類の作成日である。
３０は目録台帳であり、３１〜３６、３７〜は目録台帳の項目名である。
３１は書類名、３２は書類コード、３３は改訂記号、３４は改定日、３５は書類の作成日、３５、３６〜は業務名である。
４０は暦年のフォルダ名を有する記憶媒体、
５０は書類番号範囲のフォルダ名を有する記憶媒体。
４１は暦年のフォルダ名、４２は異なる暦年のフォルダ名、
４１１、４１２〜４１ｎ、４２１〜４２ｍはフォルダに保管された書類であり、保管された書類のファイル名が目録テーブル１０に記載された書類名又は書類コードと同じであることを示す。
５１は書類番号範囲のフォルダ名、      ５２は異なる書類番号のフォルダ名、
５１１、５１２〜５１ｎ、５２１〜５２ｍはフォルダに保管された書類であり、保管された書類のファイル名が目録テーブル１０に記載された書類名又は書類コードと同じであることを示す。
６１は検索条件記入、                ６２は目録の検索、
６３は検索に合致した書類の取出、      ６４は書類の閲覧か改訂かを判定、
６５は閲覧なら用済み後に書類を放置又は消去、
６６は改訂なら目録の検索合致行を記憶、６７は書類の改訂作業、
６８は改訂作業を終えた書類を承認済フォルダに格納、
６９は改訂した書類が承認済フォルダに存在するかを判定、
７０は存在するなら改訂した書類を元のフォルダに保管、
７１は６６において記憶した改訂指示行を消去し、改訂終了、
７２は改訂した書類が承認済フォルダに存在しないなら警告メール送付。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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