(57)【要約】【課題】電子メールで回答を送信する際の不具合発生を、簡単な構成で防止することができる、電子メール応答システムを提供する。【解決手段】（ａ）照会者に関する照会者情報と照会内容とを含む照会データの入力を受け付ける照会受付部３３と、（ｂ）照会受付部３３が入力を受け付けた照会内容に対して回答作成者が作成した回答内容の入力を受け付ける回答入力受付部３１と、（ｃ）回答入力受付部３１が入力を受け付けた回答内容を含む、照会者に送信する電子メール（回答メール）を作成する回答メール作成部３２と、（ｅ）回答メールを照会者に送信する回答メール送信部３３と、（ｆ）回答メール送信部が回答メールを照会者に送信する前に、回答メールを回答作成者に送信するテスト送信部３３と、を備える。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
照会者に関する照会者情報と照会内容とを含む照会データの入力を受け付ける照会受付部と、
前記照会受付部が入力を受け付けた前記照会内容に対して回答作成者が作成した回答内容の入力を受け付ける回答入力受付部と、
前記回答入力受付部が入力を受け付けた前記回答内容を含む、前記照会者に送信する電子メール（以下、「回答メール」という。）を作成する回答メール作成部と、
前記回答メールを前記照会者に送信する回答メール送信部と、
前記回答メール送信部が前記回答メールを前記照会者に送信する前に、前記回答メールを前記回答作成者に送信するテスト送信部と、
を備えたことを特徴とする、電子メール応答システム。
【請求項２】
前記照会データと前記回答メール又は前記回答内容とを対にして記憶する記憶部をさらに備えたことを特徴とする、請求項１に記載の電子メール応答システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は電子メール応答システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、電子メールによる質問に対して、効率よく応答するため、自動応答システムや、電子メールを仕分けるシステムが提案されている（例えば、特許文献１、２参照）。
【特許文献１】特開２０００−５７０６６号公報
【特許文献２】特開２００２−１６９７５７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
株式発行会社は、経営活動や、株主や投資家に対して投資の判断に必要な種々の情報を提供していくＩＲ（Investor Relations）活動を行っており、株主や投資家からの種々の質問や問合せに対応している。近年、ホームページにＩＲ情報を掲載し、ホームページからの入力や電子メールで質問や問合せを受け付け、電子メールで回答することが多くなってきている。
【０００４】
電子メールで回答する場合、表示の体裁が悪かったり、内容に間違いがあるなど、不具合があっても、回答作成時に見落すことがある。チェック機能を設けることも考えられるが、全ての不具合を予め予測してシステム上に組み込んでおくことは困難である。
【０００５】
本発明は、かかる実情に鑑み、電子メールで回答を送信する際の不具合発生を、簡単な構成で防止することができる、電子メール応答システムを提供しようとするものである。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明は、上記課題を解決するために、以下のように構成した電子メール応答システムを提供する。
【０００７】
電子メール応答システムは、（ａ）照会者に関する照会者情報と照会内容とを含む照会データの入力を受け付ける照会受付部と、（ｂ）前記照会受付部が入力を受け付けた前記照会内容に対して回答作成者が作成した回答内容の入力を受け付ける回答入力受付部と、（ｃ）前記回答入力受付部が入力を受け付けた前記回答内容を含む、前記照会者に送信する電子メール（以下、「回答メール」という。）を作成する回答メール作成部と、（ｅ）前記回答メールを前記照会者に送信する回答メール送信部と、（ｆ）前記回答メール送信部が前記回答メールを前記照会者に送信する前に、前記回答メールを前記回答作成者に送信するテスト送信部と、を備える。
【０００８】
上記構成によれば、回答作成者は、テスト送信部から送信された回答メールを受信し、回答メールの表示の体裁が悪かったり、内容に間違いがないかなど、例えば、文字ばけ、文字配列の乱れ、リンク切れなどを確認し、必要に応じて回答内容を修正することができる。これによって、不具合点のない回答メールを照会者に送信することができる。
【０００９】
好ましくは、前記照会データと前記回答メール又は前記回答内容とを対にして記憶する記憶部をさらに備える。
【００１０】
この場合、記憶部には、過去の応答が記憶されているので、新規の照会内容に対して、記憶部から同一又は類似の照会内容に対する回答メールを参照し、効率よく、回答メールを作成することができる。また、記憶部に記憶されている照会内容と回答内容とに基づいて、よくある質問（ＦＱＡ）を容易に作成し、更新することができる。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、電子メールで回答を送信する際の不具合発生を、簡単な構成で防止することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下、本発明の実施の形態について、図１〜図５を参照しながら説明する。
【００１３】
＜実施例＞  図１は、電子メール応答システムの全体構成図である。インターネット等の回線網１２を介して、第１サーバー２０と、株主や投資家の１台又は２台以上の第１端末１４と、第２サーバー３０と、株式発行会社の担当者や承認者の１台又は２台以上の第２端末２４とが接続されている。
【００１４】
なお、全てが同一の回線網１２で接続されていることは必ずしも必要ではない。例えば、第１サーバー２０と第２サーバー３０とが、回線網１２とは別に、専用回線等によって接続されていてもよい。さらには、１台のサーバーに、第１サーバー２０としての機能と、第２サーバー３０としての機能とが組み込まれていてもよい。
【００１５】
第１サーバー２０には、株式発行会社のホームページを提供し、株主や投資家からの質問を受け付ける質問受付サイト２２が設けられている。
【００１６】
第２サーバー３０には、株式発行会社の担当者や承認者の第２端末２４に接続される質問回答サイト３１と、第２サーバー３０全体の動作を制御する制御部３２と、電子メールの送受信や第２端末２４との通信を行う送受信部３３と、データを記憶する記憶部３４とを含む。記憶部３４には、詳しくは後述するが、照会データ３６と回答メール３８とが対にして記憶される。
【００１７】
次に、電子メール応答システムの動作について、図１〜図５を参照しながら説明する。
【００１８】
株主や投資家が第１端末１４を用いて第１サーバー２０の質問受付サイト２２にアクセスすると、図２に示す問合せ入力画面４０が第１端末１４に表示される。
【００１９】
画面上部４１には、全体の手続きの流れの中での現在の位置が表示される。記入欄４２には、問合せを行う株主や投資家（以下、「照会者」という。）に関する照会者情報を入力する。記入欄４３は、資料の請求が必要な場合に、項目のチェックボックスをクリックして選択する。複数の項目の選択が可能である。記入欄４４には、問合せ文を入力する。画面下部のリセットボタン４６をクリックすると、記入欄４２，４３，４４が初期状態に戻る。
【００２０】
記入欄４２，４３，４４に入力し、確認ボタン４５をクリックすると、不図示の入力確認画面に切り替わるので、必要に応じて問合せ入力画面４０に戻って修正する。
【００２１】
内容が確定したら、入力確認画面内の送信ボタンをクリックする。これによって、問合せ手続きが完了する。
【００２２】
問合せ手続きが完了すると、第１サーバー２０は、記入欄４２に入力された照会者情報と、記入欄４３，４４に入力された照会内容とを含む照会データを、電子メールにより、第２サーバー３０に送信する。
【００２３】
第２サーバー３０は、第２サーバー３０から送信された照会データを含む電子メールを送受信部３３が受信すると、記憶部３４に照会データ３６が格納される。第２サーバー３０の制御部３２は、照会データの照会者情報に含まれる照会者の氏名とメールアドレスとを抽出して、照会受付完了を連絡する受付完了メールを作成する。受付完了メールは、送受信部３３によって、照会者のメールアドレスに送信される。また、制御部３２は、照会の受付を通知する受付通知メールを作成する。受付通知メールは、送受信部３３によって、株式発行会社の担当者宛に送信される。さらに、制御部３２は、送受信部３３が受信した照会データに基づいて、管理テーブルに必要事項を追加する。
【００２４】
株式発行会社の担当者が、第２端末２４を用いて第２サーバー３０の質問回答サイト３１にアクセスして、ＩＤとパスワードを入力して認証されると、図３（ａ）に示すメインメニュー画面５０が第２端末２４に表示される。メインメニュー画面５０には、「問合せ状況一覧」５１と「回答承認」５２とを含むメインメニューが表示される。
【００２５】
メインメニューの「問合せ状況一覧」５１を選択すると、図３（ｂ）に示す問合せ状況一覧画面５３が第２端末２４に表示される。問合せ状況一覧画面５３は、第２サーバー３０の制御部３２が、管理テーブルに基づいて作成する。
【００２６】
問合せ状況一覧画面５３には、一覧表５６の上に、問合せの全件数５４と、問合せに回答していない件数５５とが表示される。一覧表５６の「受付Ｎｏ」には、第２サーバー３０の制御部３２が発番した受付番号が表示される。「受付日時」欄には、第２サーバー３０の送受信部３３が照会データを含む電子メールを受信した日付が表示される。「状態」欄には、処理の状態（未回答、作成中、回答済）が表示される。「株主」欄には、照会者が株主である場合に「株主」と表示される。「資料請求」欄には、資料請求された場合に、「資料請求」と表示される。「経過日数」欄には、照会受付からの経過日数が表示される。「担当者」欄には、回答メールを作成した担当者名が表示される。「承認者」欄には、回答メールを承認した承認者名が表示される。画面右下の閉じるボタン５８をクリックすると、図３（ａ）のメインメニュー画面５０に画面表示が切り替わる。
【００２７】
図３（ｂ）の問合せ状況一覧画面５３に表示されている一覧表５６中の受付番号５７をクリックすると、図４に示す問合せ回答入力画面６０が表示される。問合せ回答入力画面６０には、照会者情報が表示される欄６１と、照会内容が表示される欄６４と、回答入力が不要である場合にチェックするチェックボックス６２と、回答内容を入力する回答入力欄６３と、承認者をプルダウン表示から選択する承認者欄６５とが設けられている。
【００２８】
回答入力欄６３に入力する回答内容は、例えば、第２サーバー３０の記憶部３４に記憶されている過去の応答例や、テスト送信された回答メール（後述する）を参照し、必要な部分だけをコピーして貼り付けるなどして、作成することができる。
【００２９】
画面下部の仮保存ボタン６６、テスト送信ボタン６７、承認依頼ボタン６９のいずれかがクリックされると、第２サーバー３０の制御部３２が、問合せ回答入力画面６０のチェックボックス６２あるいは回答入力欄６３に入力された内容に基づいて、回答メール３８を作成する。
【００３０】
図５に示すように、第２サーバー３０の制御部３２が作成する回答メール７０は、本文の１行目７２に、照会者の氏名が表示され、回答文７４の前後に、適宜に選択された定型文７３，７８が表示される。回答文７４は、必要に応じて照会内容７５が引用表示され、問合せ回答入力画面６０の回答入力欄６３への入力データに基づいて回答内容７６が表示される。
【００３１】
図４の問合せ回答入力画面６０において、仮保存ボタン６６をクリックすると、第２端末２４の画面には、図示していないが、問合せ回答入力画面６０からの入力内容を仮保存した旨が表示され、作成された回答メール３８が照会データ３６と対にして記憶部３４に格納される。第２端末２４の画面に同時に表示される確認ボタンをクリックすると、図３（ｂ）の問合せ状況一覧画面５３に画面表示が切り替わる。
【００３２】
図４の問合せ回答入力画面６０において、テスト送信ボタン６７をクリックすると、第２サーバー３０の送受信部３３は、作成された回答メールを、質問回答サイト３１にアクセスしている株式発行会社の担当者が予め指定しているメールアドレス宛に送信する。第２端末２４の画面には、図示していないが、回答メールを送信した旨が表示される。第２端末２４の画面に同時に表示される確認ボタンをクリックすると、図４の問合せ回答入力画面６０に画面表示が切り替わる。
【００３３】
株式発行会社の担当者は、第２サーバー３０の送受信部３３から送信された回答メールを開き、表示の体裁が悪かったり、内容に間違いがないか、例えば、文字ばけ、文字の配列の乱れ、リンク切れなどを確認することができる。
【００３４】
図４の問合せ回答入力画面６０において、戻るボタン６８をクリックすると、図３（ａ）のメインメニュー画面５０に画面表示が切り替わる。
【００３５】
図４の問合せ回答入力画面６０において、承認依頼ボタン６９をクリックすると、作成された回答メール３８が照会データ３６と対にして記憶部３４に格納され、第２サーバー３０の制御部３２は管理テーブルを更新し、承認依頼フラグを立てる。
【００３６】
株式発行会社の承認者は、株式発行会社の担当者と同様に、第２端末２４を用いて第２サーバー３０の質問回答サイト３１にアクセスし、操作を行う。
【００３７】
図示していないが、ＩＤとパスワードを入力し、認証されると、第２端末２４に図３（ａ）メインメニュー画面５０が表示される。メインメニューから「回答承認」５２を選択すると、図３（ｂ）の問合せ状況一覧表５３と同じ形式で回答承認待の案件が表示され、受付番号をクリックすると、図４の問合せ回答入力画面６０と略同様の形式で、照会者情報、照会内容及び回答内容と、承認ボタンとが表示される。
【００３８】
承認ボタンがクリックされると、第２サーバー３０の送受信部３３は、記憶部３４に格納されている回答メール３８を、照会者に送信し、制御部３２は管理テーブルを更新し、承認済みフラグを立てる。
【００３９】
第２サーバー３０の記憶部３４には、照会データ３６と回答メール３８とを対にして記憶されるので、新規の回答メールを作成する際に、過去の応答例を参照するために利用することができる。あるいは、よくある質問（ＦＱＡ）の作成や更新に利用することができる。
【００４０】
なお、照会データ３６と回答内容とから回答メール３８を作成可能であるので、第２サーバー３０の記憶部３４には、照会データ３６と回答内容とを対にして記憶しておくようにしてもよい。
【００４１】
第１サーバー２０と第２サーバー３０とに分けておくことで、照会に応答する第２サーバー３０の運営業務だけを委託することが容易になる。
【００４２】
＜まとめ＞  以上に説明した電子メール応答システムは、表示のずれやリンク切れなど、電子メールで回答を送信する際の不具合発生を、回答メールの作成者に回答メールをテスト送信するという簡単な構成により、防止することができる。
【００４３】
なお、本発明の電子メール応答システムは、上記した実施の形態に限定されるものではなく、種々変更を加えて実施可能である。
【００４４】
例えば、第１サーバー２０と第２サーバー３０とが専用回線等で接続されている場合には、第１サーバー２０の質問受付サイト２２から入力されたデータを、電子メールによらずに、第２サーバー３０に送ることができる。
【図面の簡単な説明】
【００４５】
【図１】電子メール応答システムの全体構成図である。（実施例）
【図２】問合せ入力画面の説明図である。（実施例）
【図３】（ａ）メインメニュー画面の説明図、（ｂ）問合せ状況一覧画面の説明図である。（実施例）
【図４】問合せ回答入力画面の説明図である。（実施例）
【図５】回答メールの説明図である。（実施例）
【符号の説明】
【００４６】
２０  第１サーバー
２２  質問受付サイト
３０  第２サーバー
３１  質問回答サイト（回答入力受付部）
３２  制御部（回答メール作成部）
３３  送受信部（照会受付部、回答メール送信部、テスト送信部）
３４  記憶部
３６  照会データ
３８  回答メール
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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