(57)【要約】【課題】ユーザに不都合な電子ファイルの移動を制限するドキュメント管理サーバ、そのドキュメント管理方法、及び、プログラムを提供する。【解決手段】ドキュメント管理サーバ２０は、電子ファイルを、全てのユーザが閲覧できる一般フォルダと、特定の複数のユーザが閲覧できるグループフォルダと、特定の個人ユーザが閲覧できる個人フォルダとに収容して格納する。情報端末１０から電子ファイルを移動する旨の要求があった場合、ドキュメント管理サーバ２０は、一般フォルダからグループフォルダへの、一般フォルダから個人フォルダへの、又は、グループフォルダから個人フォルダへの電子ファイルの移動を禁止し、それ以外の移動を許諾する。【選択図】図１
2008077214.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを介して情報端末装置と通信可能なドキュメント管理サーバであって、
電子ファイルを、全てのユーザが閲覧できる一般フォルダと、特定の複数のユーザが閲覧できるグループフォルダと、特定の個人ユーザが閲覧できる個人フォルダとに収容して格納する格納手段と、
前記情報端末装置からの要求に基づいて、前記格納手段により格納されている電子ファイルを所定のフォルダに移動させる移動手段と、
前記一般フォルダから前記グループフォルダへの電子ファイルの移動と、前記一般フォルダから前記個人フォルダへの電子ファイルの移動と、前記グループフォルダから前記個人フォルダへの電子ファイルの移動とを前記移動手段に対して禁止し、それ以外の電子ファイルの移動を前記移動手段に対して許諾するように制御する制御手段と、
を備えることを特徴とするドキュメント管理サーバ。
【請求項２】
前記制御手段は、
電子ファイルの移動を禁止する場合、その旨をユーザに通知する、
ことを特徴とする請求項１に記載のドキュメント管理サーバ。
【請求項３】
ネットワークを介して情報端末装置と通信可能なドキュメント管理サーバのドキュメント管理方法であって、
電子ファイルを、全てのユーザが閲覧できる一般フォルダと、特定の複数のユーザが閲覧できるグループフォルダと、特定の個人ユーザが閲覧できる個人フォルダとに収容して格納する格納ステップと、
前記情報端末装置からの要求に基づいて、前記格納ステップで格納されている電子ファイルを所定のフォルダに移動させる移動ステップと、
前記一般フォルダから前記グループフォルダへの電子ファイルの移動と、前記一般フォルダから前記個人フォルダへの電子ファイルの移動と、前記グループフォルダから前記個人フォルダへの電子ファイルの移動とを前記移動ステップにおいて禁止し、それ以外の電子ファイルの移動を前記移動ステップにおいて許諾するように制御する制御ステップと、
を備えることを特徴とするドキュメント管理方法。
【請求項４】
前記制御ステップで、
電子ファイルの移動を禁止する場合、その旨をユーザに通知する、
ことを特徴とする請求項３に記載のドキュメント管理方法。
【請求項５】
コンピュータを、
電子ファイルを、全てのユーザが閲覧できる一般フォルダと、特定の複数のユーザが閲覧できるグループフォルダと、特定の個人ユーザが閲覧できる個人フォルダとに収容して格納する格納手段、
外部コンピュータからの要求に基づいて、前記格納手段により格納されている電子ファイルを所定のフォルダに移動させる移動手段、
前記一般フォルダから前記グループフォルダへの電子ファイルの移動と、前記一般フォルダから前記個人フォルダへの電子ファイルの移動と、前記グループフォルダから前記個人フォルダへの電子ファイルの移動とを前記移動手段に対して禁止し、それ以外の電子ファイルの移動を前記移動手段に対して許諾するように制御する制御手段、
として機能させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複数のユーザによって利用される電子ファイルをフォルダに収容して保存し、これを管理するためのドキュメント管理サーバ、ドキュメント管理方法、及び、プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、様々な装置に格納されている電子文書を一括管理するためのドキュメント管理サーバが提案され、実用化されている。
【０００３】
例えば、情報端末装置とドキュメント管理サーバとがネットワークを介して接続された構成の文書管理システムが実用化されている。このシステムによれば、ユーザは、情報端末装置を操作して、その情報端末装置に与えられた権限の範囲内で、電子文書を管理（参照、表示、印刷、登録、移動、削除）することができる。
【０００４】
ところで、このシステムのドキュメント管理サーバは、電子文書をフォルダに収容して保存し、管理している。そして、フォルダごとにアクセス権が設定されている。（例えば、特許文献１）
【０００５】
そのため、例えば、ユーザが作成した電子ファイルを、他のユーザによって、ユーザにアクセス権のないフォルダに移動させられてしまうと、それ以降、ユーザはその電子ファイルを使用することができなくなり、不都合である。
【特許文献１】特開２００４−１１０５４９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
本発明は、上記問題点に鑑みてなされたもので、フォルダ間の不用意な電子ファイルの移動を制限するドキュメント管理サーバ、ドキュメント管理方法、及び、プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記目的を達成するために、本発明の第１の観点に係るドキュメント管理サーバは、
ネットワークを介して情報端末装置と通信可能なドキュメント管理サーバであって、
電子ファイルを、全てのユーザが閲覧できる一般フォルダと、特定の複数のユーザが閲覧できるグループフォルダと、特定の個人ユーザが閲覧できる個人フォルダとに収容して格納する格納手段と、
前記情報端末装置からの要求に基づいて、前記格納手段により格納されている電子ファイルを所定のフォルダに移動させる移動手段と、
前記一般フォルダから前記グループフォルダへの電子ファイルの移動と、前記一般フォルダから前記個人フォルダへの電子ファイルの移動と、前記グループフォルダから前記個人フォルダへの電子ファイルの移動とを前記移動手段に対して禁止し、それ以外の電子ファイルの移動を前記移動手段に対して許諾するように制御する制御手段と、
を備えることを特徴とする。
【０００８】
例えば、前記制御手段は、
電子ファイルの移動を禁止する場合、その旨をユーザに通知する、
ことを特徴としてもよい。
【０００９】
本発明の第２の観点に係るドキュメント管理方法は、
ネットワークを介して情報端末装置と通信可能なドキュメント管理サーバのドキュメント管理方法であって、
電子ファイルを、全てのユーザが閲覧できる一般フォルダと、特定の複数のユーザが閲覧できるグループフォルダと、特定の個人ユーザが閲覧できる個人フォルダとに収容して格納する格納ステップと、
前記情報端末装置からの要求に基づいて、前記格納ステップで格納されている電子ファイルを所定のフォルダに移動させる移動ステップと、
前記一般フォルダから前記グループフォルダへの電子ファイルの移動と、前記一般フォルダから前記個人フォルダへの電子ファイルの移動と、前記グループフォルダから前記個人フォルダへの電子ファイルの移動とを前記移動ステップにおいて禁止し、それ以外の電子ファイルの移動を前記移動ステップにおいて許諾するように制御する制御ステップと、
を備えることを特徴とする。
【００１０】
例えば、前記制御ステップで、
電子ファイルの移動を禁止する場合、その旨をユーザに通知する、
ことを特徴としてもよい。
【００１１】
本発明の第３の観点に係るプログラムは、
コンピュータを、
電子ファイルを、全てのユーザが閲覧できる一般フォルダと、特定の複数のユーザが閲覧できるグループフォルダと、特定の個人ユーザが閲覧できる個人フォルダとに収容して格納する格納手段、
外部コンピュータからの要求に基づいて、前記格納手段により格納されている電子ファイルを所定のフォルダに移動させる移動手段、
前記一般フォルダから前記グループフォルダへの電子ファイルの移動と、前記一般フォルダから前記個人フォルダへの電子ファイルの移動と、前記グループフォルダから前記個人フォルダへの電子ファイルの移動とを前記移動手段に対して禁止し、それ以外の電子ファイルの移動を前記移動手段に対して許諾するように制御する制御手段、
として機能させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によれば、ドキュメント管理サーバにおいて、フォルダ間の不用意な電子ファイルの移動を制限することができ、ユーザに不都合を与えることがなくなる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
以下、本発明の実施形態に係るドキュメント管理システム１００について説明する。このドキュメント管理システム１００は、図１に示すように、情報端末１０と、ドキュメント管理サーバ２０と、ネットワーク３０と、から構成される。
【００１４】
このドキュメント管理システム１００は、ドキュメント管理サーバ２０が情報端末１０と情報のやり取りを行うことにより、電子化されたドキュメントや電子ファイルを管理するシステムである。本システムを使用することにより、例えば企業、官公庁などの多数の従業員を有する団体は、効率的にドキュメントを管理することができる。また、それらの団体の従業員は管理されたドキュメントを利用することができる。
【００１５】
ここで、本発明の実施形態に係る情報端末１０を説明する。情報端末１０は、自身が生成した電子ファイル、または、外部から取り込んだ電子ファイルをドキュメント管理サーバ２０に送信し、ドキュメント管理サーバ２０への当該電子ファイルの登録を要求する。
【００１６】
情報端末１０は、図２に示すように、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１１と、ＲＯＭ（Read Only Memory）１２と、ＲＡＭ（Random Access Memory）１３と、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）１４と、操作部１５と、通信部１６と、表示部１７と、から構成される。
【００１７】
ＣＰＵ１１は、情報端末１０の全体の動作を制御する。また、ＣＰＵ１１は、ＨＤＤ１４等にあらかじめインストールされた所定のアプリケーションを起動して、電子ファイルに関する処理を実行する。尚、詳細については、後述する。
【００１８】
ＲＯＭ１２は、ＣＰＵ１１が情報端末１０全体を制御するためのプログラム等を格納する不揮発性メモリである。例えば、ＲＯＭ１２は、ＣＰＵ１１がドキュメント管理サーバ２０に所定の電子ファイルを送信するために制御するプログラム等が格納されている。
【００１９】
ＲＡＭ１３は、ＣＰＵ１１が行う処理に必要なデータ（例えば、電子ファイルのデータ等）を一時的に格納する揮発性メモリである。
【００２０】
ＨＤＤ１４は、ＣＰＵ１１が所定の動作をするために必要なデータ等を格納する。例えば、ＨＤＤ１４は、情報端末１０が電子ファイルに対する各種の動作を実行するための所定のアプリケーションプログラムが格納されている。そして、ＣＰＵ１１は、ＨＤＤ１４に格納された当該所定のアプリケーションプログラムを用いて電子ファイルに対する各種の動作を実行することができる。なお、本実施形態では、上記所定のアプリケーションプログラムはＨＤＤ１４に格納されるが、ＲＯＭ１２に格納されてもよい。
【００２１】
操作部１５は、キーボードやマウス等から構成される。ユーザは、操作部１５を操作して情報端末１０に対して必要な情報を入力することができる。
【００２２】
通信部１６は、ＮＩＣ（Network Interface Card）やモデム等から構成され、他装置との間でデータの送受信を行う。通信部１６は、ネットワーク３０との間で、ＴＣＰ／ＩＰプロトコルに基づく通信を行う。
【００２３】
表示部１７は、操作に必要な情報や電子ファイルを表示するＬＣＤ（Liquid Crystal Display）や有機ＥＬ（Electroluminescence）等の表示装置を含む。
【００２４】
次に、本発明の実施形態に係るドキュメント管理サーバ２０を説明する。ドキュメント管理サーバ２０は、情報端末１０から受信した電子ファイルの管理を行う。
【００２５】
ドキュメント管理サーバ２０は、図３に示すように、ＣＰＵ（Central Processing Unit）２１と、ＲＯＭ（Read Only Memory）２２と、ＲＡＭ（Random Access Memory）２３と、ファイル格納部２４と、通信部２５と、管理情報格納部２６と、から構成される。
【００２６】
ＣＰＵ２１は、ドキュメント管理サーバ２０全体を制御する。
ＣＰＵ２１の詳細な動作については後述する。
【００２７】
ＲＯＭ２２は、ＣＰＵ２１がドキュメント管理サーバ２０全体を制御するためのプログラム等を格納する不揮発性メモリである。
【００２８】
ＲＡＭ２３は、ＣＰＵ２１が行う処理に必要なデータ（例えば、電子ファイルのデータ等）を一時的に格納する揮発性メモリである。
【００２９】
ファイル格納部２４は、ハードディスク装置などから構成され、ドキュメント管理サーバ２０が管理する電子ファイル（文書、表、図など）をフォルダに収容して、格納する。
【００３０】
ユーザ又は管理者は、フォルダ内にもフォルダを作成することができ、登録するファイルを例えば用途別に分類することができる。なお、図４（ａ）に示すように、本実施形態では、「一般フォルダ」、「グループフォルダ」、「個人フォルダ」を作成可能とする。
【００３１】
一般フォルダは、ドキュメント管理システム１００を使用する全ユーザによりアクセス可能であり、システムを使用する全てのユーザは一般フォルダ内のファイルを操作することができる。よって、本システムを使用する全ユーザは、一般フォルダ内のファイルを共有できる。
【００３２】
グループフォルダは、ドキュメント管理システム１００を使用する特定の複数のユーザによりアクセス可能であり、システムを使用する特定の複数のユーザはグループフォルダ内のファイルを操作することができる。よって、本システムを使用する特定の複数のユーザは、グループフォルダ内のファイルを共有できる。
【００３３】
グループフォルダは、システム管理者によってシステムの運営開始時に作成される。それと同時かその後に、システム管理者は、グループフォルダを利用できるユーザを設定し、その後、グループフォルダを利用可能なユーザはそのグループフォルダ内に自由にフォルダやファイルを作成したり削除したりすることができる。
【００３４】
個人フォルダは、ユーザ本人のみがアクセス可能なフォルダである。このフォルダは、初めて情報端末１０を使用してログインしたときに、自動的にファイル格納部２４に作成される。なお、個人フォルダを初期状態において予め作成しておいてもよい。しかしながら、本実施形態においては、ドキュメント管理サーバ２０に初めてログインしたときに、個人フォルダの作成を行うようにする。
【００３５】
ドキュメント管理サーバ２０は、ＡＣＬ（Access Control List）に基づき電子ファイルや電子フォルダの利用者を制限する。ここで、ＡＣＬは、例えば、図４（ｂ）に示すように電子ファイルのファイルＩＤ（又はフォルダのフォルダＩＤ）、アクセス制限の内容といった情報を含んでいる。
【００３６】
本実施形態においては、初期状態において、一般フォルダや一般フォルダ内にある電子ファイルのアクセス権が、本システムを使用する全てのユーザに与えられる。また、個人フォルダや個人フォルダ内にある電子ファイルのアクセス権は、当該個人フォルダに対応するユーザのみに与えられる。さらに、グループフォルダやグループフォルダ内にある電子ファイルのアクセス権は、当該グループフォルダに対応するグループに登録されたユーザに与えられる。
【００３７】
新規にフォルダや電子ファイルを作成した場合、上位フォルダのＡＣＬを自動的に引き継ぐように設定される。
【００３８】
通信部２５は、ＮＩＣ（Network Interface Card）やモデムから構成され、他装置との間でデータの送受信を行う。通信部１６は、ネットワーク３０との間で、ＴＣＰ／ＩＰプロトコルに基づく通信を行う。
【００３９】
管理情報格納部２６は、ハードディスク装置等から構成され、ドキュメント管理サーバ２０の様々な管理情報を格納する。例えば、管理情報格納部２６は、認証情報を格納する。認証情報は、ユーザを識別するための情報であり、ユーザＩＤ、パスワード等を含む。
【００４０】
次に、本発明の実施形態に係る動作について図５〜７を参照しながら説明する。
【００４１】
始めに、情報端末１０が行う情報端末ファイル表示処理について説明する。情報端末１０は、ユーザ認証をし、ドキュメント管理サーバ２０との接続を確立する。それから、情報端末１０は、ドキュメント管理サーバ２０からフォルダに関する情報を要求し、受信する。それから、情報端末１０は、フォルダに関する情報を表示する。
【００４２】
以下、図５に示す情報端末ファイル表示処理のフローチャートを説明する。
【００４３】
先ず、ユーザから操作部１５を介してドキュメント管理サーバ２０に接続する旨の入力をＣＰＵ１１が受け付けると、ＣＰＵ１１は、図６に示すようなログイン画面３００を表示し、ログイン名及びパスワードを受け付ける（ステップＳ１０１）。
【００４４】
ユーザが操作部１５を介してログイン名入力欄３０１にログイン名を、パスワード入力欄３０２にパスワードを入力すると、ＣＰＵ１１は、ドキュメント管理サーバ２０と接続し（ステップＳ１０２）、入力されたログイン名とパスワードとをドキュメント管理サーバ２０に送信する。
【００４５】
ドキュメント管理サーバ２０のＣＰＵ２１は、ログイン名とパスワードを受信すると、管理情報格納部２６に格納されているログイン名とパスワードに一致するか否かを判別することでユーザ認証を行う（ステップＳ１０３）。
【００４６】
ドキュメント管理サーバ２０のＣＰＵ２１は、ファイル格納部２４に格納しているフォルダに関する情報を情報端末１０に送信する。情報端末１０は、ドキュメント管理サーバ２０により送信されたフォルダに関する情報を受信する（ステップＳ１０４）。
【００４７】
情報端末１０のＣＰＵ１１は、受信したフォルダに関する情報を表示する（ステップＳ１０５）。
【００４８】
この様にして、情報端末１０は、ユーザを認証し、ドキュメント管理サーバ２０よりフォルダに関する情報を受信し、表示する。
【００４９】
次に、ドキュメント管理サーバ２０が行う文書管理サーバファイル移動処理について説明する。
【００５０】
例えば、あるユーザが一般フォルダに作成した電子ファイルを、当該ユーザがアクセスできないグループフォルダや個人フォルダに他のユーザが移動させてしまったら、当該ユーザは作成した電子ファイルを利用できなくなり不便である。
【００５１】
そこで、本実施形態の文書管理サーバファイル移動処理では、電子ファイルを、一般フォルダからグループフォルダへ、一般フォルダから個人フォルダへ、若しくは、グループフォルダから個人フォルダへ移動させることを禁止する。
【００５２】
簡単な説明をすると、ドキュメント管理サーバ２０は、情報端末１０からファイル移動の要求を受信し、移動が禁止されていないフォルダへの移動である場合には、ファイルの移動を許可し、移動が禁止されているフォルダへの移動の場合には、ファイルの移動を禁止する。
【００５３】
以下、図７に示す文書管理サーバファイル移動処理のフローチャートを説明する。
【００５４】
ＣＰＵ２１は、情報端末１０からファイル移動の要求を受信すると、要求されたファイル移動が、一般フォルダからグループフォルダへの移動、一般フォルダから個人フォルダへの移動、若しくは、グループフォルダから個人フォルダへの移動であるか否かを判別する（ステップＳ２０１）。
【００５５】
要求された電子ファイルの移動が、一般フォルダからグループフォルダへの移動、一般フォルダから個人フォルダへの移動、若しくは、グループフォルダから個人フォルダへの移動でないと判別した場合（ステップＳ２０１；Ｎｏ）、ＣＰＵ２１は、要求されたファイルの移動を実行する（ステップＳ２０２）。
【００５６】
ＣＰＵ２１は、更新されたフォルダに関する情報を情報端末１０に送信する（ステップＳ２０３）。
【００５７】
要求された電子ファイルの移動が、一般フォルダからグループフォルダへの移動、一般フォルダから個人フォルダへの移動、若しくは、グループフォルダから個人フォルダへの移動であると判別した場合（ステップＳ２０１；Ｙｅｓ）、ＣＰＵ２１は、要求されたファイルの移動を行わず、その旨を知らせる通知を送信する（ステップＳ２０４）。情報端末１０は、ドキュメント管理サーバ２０から上記通知を受信し、図８に示すようなポップアップ４００を表示する。
【００５８】
この様にして、一般フォルダからグループフォルダへの移動、一般フォルダから個人フォルダへの移動、若しくは、グループフォルダから個人フォルダへの移動を禁止することにより、フォルダ間の不用意な電子ファイルの移動を制限することができ、ユーザに不都合を与えることがなくなる。
【００５９】
なお、本発明は上記実施形態に限定されず、種々の変形及び応用が可能である。
【００６０】
上記実施形態では、ドキュメント管理サーバ２０が、ファイル移動の可否を判断していたが、情報端末１０において、ファイル移動の可否を判断してもよい。
【００６１】
その場合の情報端末１０が行う情報端末ファイル移動処理について説明する。情報端末１０のＣＰＵ１１は、操作部１５を介してユーザからファイル移動の入力を受け付けると、禁止されていないフォルダへの移動である場合には、ファイルの移動を許可し、禁止されているフォルダへの移動の場合には、ファイルの移動を禁止する。
【００６２】
以下、図９に示す情報端末ファイル移動処理のフローチャートを説明する。
【００６３】
情報端末１０のＣＰＵ１１は、操作部１５を介してユーザからファイル移動の入力を受信すると、要求されたファイル移動が、一般フォルダからグループフォルダへの移動、一般フォルダから個人フォルダへの移動、若しくは、グループフォルダから個人フォルダへの移動であるか否かを判別する（ステップＳ３０１）。
【００６４】
一般フォルダからグループフォルダへの移動、一般フォルダから個人フォルダへの移動、若しくは、グループフォルダから個人フォルダへの移動であると判別した場合（ステップＳ３０１；Ｙｅｓ）、ＣＰＵ１１は、図８に示すようなポップアップ４００を表示する（ステップＳ３０５）。
【００６５】
一般フォルダからグループフォルダへの移動、一般フォルダから個人フォルダへの移動、若しくは、グループフォルダから個人フォルダへの移動ではないと判別した場合（ステップＳ３０１；Ｎｏ）、ＣＰＵ１１は、ファイル移動の要求を送信する（ステップＳ３０２）。
【００６６】
次に、ＣＰＵ１１は、更新されたフォルダに関する情報を受信する（ステップＳ３０３）。
【００６７】
ＣＰＵ１１は、更新されたフォルダに表示を更新する（ステップＳ３０４）。
【００６８】
この様にして、情報端末１０において、フォルダの移動可否を判断すれば、ファイル移動に関する処理を迅速にすることができる。
【図面の簡単な説明】
【００６９】
【図１】本発明の実施形態に係るドキュメント管理システムの構成を説明するための図である。
【図２】本発明の実施形態に係る情報端末の構成を説明するための図である。
【図３】本発明の実施形態に係るドキュメント管理サーバの構成を説明するための図である。
【図４】（ａ）ドキュメント管理サーバで格納されるフォルダとファイルとの構成の一例である。（ｂ）ＡＣＬ（Access Control List）の構成の一例である。
【図５】情報端末ファイル表示処理を説明するためのフローチャートである。
【図６】情報端末に表示されるログイン画面の一例である。
【図７】文書管理サーバファイル移動処理を説明するためのフローチャートである。
【図８】情報端末に表示されるポップアップの一例である。
【図９】情報端末ファイル移動処理を説明するためのフローチャートである。
【符号の説明】
【００７０】
１０      情報端末
１１      ＣＰＵ
１２      ＲＯＭ
１３      ＲＡＭ
１４      ＨＤＤ
１５      操作部
１６      通信部
１７      表示部
２０      ドキュメント管理サーバ
２１      ＣＰＵ
２２      ＲＯＭ
２３      ＲＡＭ
２４      ファイル格納部
２５      通信部
３０      ネットワーク
【図１】
2008077214.tif 000003
【図２】
2008077214.tif 000004
【図３】
2008077214.tif 000005
【図４】
2008077214.tif 000006
【図５】
2008077214.tif 000007
【図６】
2008077214.tif 000008
【図７】
2008077214.tif 000009
【図８】
2008077214.tif 000010
【図９】
2008077214.tif 000011