(57)【要約】【課題】電子メールの履歴や添付ファイルの履歴を容易に確認できる電子メール処理装置を提供する。【解決手段】電子メールを受信可能な通信手段１６と、前記通信手段１６を介して受信した電子メールを蓄積する蓄積手段２３と、表示手段１２と、制御手段２０を備えている。制御手段２０は、前記蓄積された電子メールの履歴データに基づいて、電子メールの対応関係をツリー構造で前記表示手段１２に表示させる。電子メールに添付ファイルが添付されている場合には、添付ファイルがツリー構造で表示されても良い。【選択図】  図６
2008052521.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールを受信可能な通信手段と、
前記通信手段を介して受信した電子メールを蓄積する蓄積手段と、
表示手段と、
前記蓄積された電子メールの履歴データに基づいて、電子メールの対応関係を前記表示手段にツリー構造で表示させる制御手段と、
を備えていることを特徴とする電子メール処理装置。
【請求項２】
前記電子メールに添付ファイルが添付されている場合には、添付ファイルをツリー構造で表示させる請求項１に記載の電子メール処理装置。
【請求項３】
前記制御手段は、過去の添付ファイルのプロパティを参照し、オリジナルの添付ファイルと重複している添付ファイルについては、前記蓄積手段からのファイル削除を行う一方、添付ファイルの表示についてはこれを維持する請求項２に記載の電子メール処理装置。
【請求項４】
前記制御手段は、削除された重複ファイルのツリー構造表示における表示形態を、オリジナルの添付ファイルの表示形態とは異ならせる請求項３に記載の電子メール処理装置。
【請求項５】
前記制御手段は、重複ファイル群毎に表示形態を異ならせる請求項４に記載の電子メール処理装置。
【請求項６】
前記制御手段は、添付ファイルを有する電子メールのみを、表示手段にツリー構造で表示させる請求項２〜４のいずれかに記載の電子メール処理装置。
【請求項７】
前記制御手段は、オリジナルの添付ファイルを有する電子メールのみを、表示手段にツリー構造で表示させる請求項２に記載の電子メール処理装置。
【請求項８】
前記電子メールの履歴データは該電子メールのヘッダー情報から取得される請求項１または２に記載の電子メール処理装置。
【請求項９】
前記ツリー構造表示される電子メールは、グループ内で送受信される電子メールである請求項１または２に記載の電子メール処理装置。
【請求項１０】
電子メールを受信可能な通信手段と、
前記通信手段を介して受信した電子メールを蓄積する蓄積手段と、
表示手段と、
前記蓄積手段に蓄積された電子メールの中から、ユーザが選択した任意の電子メールに関連する電子メールをサーバから取得する取得手段と、
取得された電子メールの対応関係を、前記表示手段にツリー構造で表示させる制御手段と、
を備えていることを特徴とする電子メール処理装置。
【請求項１１】
前記取得手段は、関連する電子メールをそれらのヘッダー情報に基づいて取得する請求項１０に記載の電子メール処理装置。
【請求項１２】
前記取得する電子メールは、電子メールを選択したユーザが送信者と受信者の少なくともいずれかに含まれているものである請求項１０または１１に記載の電子メール処理装置。
【請求項１３】
前記取得した電子メールに添付ファイルが添付されている場合には、添付ファイルをツリー構造で表示させる請求項１０に記載の電子メール処理装置。
【請求項１４】
前記制御手段は、オリジナルの添付ファイルと重複している添付ファイルのツリー構造表示における表示形態を、オリジナルの添付ファイルの表示形態とは異ならせる請求項１３に記載の電子メール処理装置。
【請求項１５】
前記制御手段は、添付ファイルを有する電子メールのみを、表示手段にツリー構造で表示させる請求項１３または１４に記載の電子メール処理装置。
【請求項１６】
前記制御手段は、オリジナルの添付ファイルを有する電子メールのみを、表示手段にツリー構造で表示させる請求項１３〜１５のいずれかに記載の電子メール処理装置。
【請求項１７】
電子メールを受信するステップと、
前記受信した電子メールを蓄積するステップと、
前記蓄積された電子メールの履歴データに基づいて、電子メールの対応関係を表示手段にツリー構造で表示させるステップと、
を備えていることを特徴とする電子メール処理方法。
【請求項１８】
電子メールを受信するステップと、
前記受信した電子メールを蓄積するステップと、
前記蓄積された電子メールの中から、ユーザが選択した任意の電子メールに関連する電子メールをサーバから取得するステップと、
取得された電子メールの対応関係を、表示手段にツリー構造で表示させるステップと、
を備えていることを特徴とする電子メール処理方法。
【請求項１９】
電子メールを受信するステップと、
前記受信した電子メールを蓄積するステップと、
前記蓄積された電子メールの履歴データに基づいて、電子メールの対応関係を表示手段にツリー構造で表示させるステップと、
をコンピュータに実行させるための電子メール処理プログラム。
【請求項２０】
電子メールを受信するステップと、
前記受信した電子メールを蓄積するステップと、
前記蓄積された電子メールの中から、ユーザが選択した任意の電子メールに関連する電子メールをサーバから取得するステップと、
取得された電子メールの対応関係を、表示手段にツリー構造で表示させるステップと、
をコンピュータに実行させるための電子メール処理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、例えば多機能デジタル複合機であるＭＦＰ（Multi Function Peripherals)その他の画像形成装置などに適用される電子メール処理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、電子メールの普及に伴って企業やオフィスなどにおいては、業務の推進化を図り得ることもあって、メーリングリストに基づき、社員同志がファイルを添付してあるいはファイルを添付することなく、電子メールの送受信を行うことが多くなってきている。
【０００３】
従来、メーリングリストのメンバーが、過去の経緯を容易に辿ることができるように、ＭＦＰにメーリングメンバーを登録し、一連の電子メールをボックス（ＢＯＸ）と称される記憶領域に保存するようにした技術が知られている。
【０００４】
この技術によれば、メーリングリストにより配信された電子メールをユーザがＭＦＰに転送した場合、ＭＦＰでは、メーリングリスト用ボックスを生成し、受信した電子メールおよび添付ファイルをこのボックスに蓄積する。ＭＦＰは、サーバにメーリングリストのメンバー（電子メールアドレス）を問い合わせ、この電子メールアドレスをもったログインユーザにボックスの参照を許可する。さらに、ＭＦＰは、所定のタイミイングでメーリングリストのメンバーを問い合わせ、メーリングリストのメンバーが追加されていた場合には、ＭＦＰのログインアカウントに追加するようになっている。ＭＦＰ自身がメーリングリストのメンバーではなかった場合には、自身のメールアドレスをメーリングリストに追加するものとなされている。
【０００５】
一方、別の技術として、送付された電子メールに添付された添付ファイルを抽出するとともに、抽出した添付ファイルに関する管理情報を生成して添付ファイルを管理する技術も開示されている（例えば特許文献１参照）。
【特許文献１】特開２００３−６７３０６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
ところで、前述した従来の方法では、メーリングリストのメンバーは、過去のすべての電子メールや添付ファイルを見ることができることになるが、大量の電子メール、添付ファイルが送受信されるから、ＢＯＸ内に大量のファイルが保存されたままになり、その中から必要なファイルを取り出すには、かなりの時間を費やすことになる。
【０００７】
ファイルの更新日時やバージョンなどにより、最新のファイルを検索することは従来より行われているが、上記のような一連のやり取りの中で更新されていくファイルに対しては、バージョン管理も正確にはなされておらず、また、更新日時でも添付ファイルの経緯は把握できず、目的とするファイルを把握するには、時系列的にファイル内容をチェックしていくしか方法がない。
【０００８】
また、前記特許文献１に記載された技術では、カテゴリーの分類は区別できるが、同様の名称のファイル、同一日時に作成されたファイルなどが多数存在するため、目的のファイルを速やかに確認することができないという欠点がある。また、ある程度の関連ファイルの絞り込みは可能であるが、やはり同系列のファイルにはすべて目を通す必要が生じ、これはかなり煩雑な作業となる。
【０００９】
電子メールが業務に使用される場合、添付ファイルのファイル名や件名すら頻繁に変わることが多く、このため業務の推進を図るためには、電子メールや添付のファイルのやり取りの流れを掴むことが必要となってくる。
【００１０】
この発明は、上記実情に鑑みてなされたものであり、電子メールや添付ファイルの履歴を容易に確認できる電子メール処理装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
上記課題は以下の手段によって解決される。
（１）電子メールを受信可能な通信手段と、前記通信手段を介して受信した電子メールを蓄積する蓄積手段と、表示手段と、前記蓄積された電子メールの履歴データに基づいて、電子メールの対応関係を前記表示手段にツリー構造で表示させる制御手段と、を備えていることを特徴とする電子メール処理装置。
（２）前記電子メールに添付ファイルが添付されている場合には、添付ファイルをツリー構造で表示させる前項１に記載の電子メール処理装置。
（３）前記制御手段は、過去の添付ファイルのプロパティを参照し、オリジナルの添付ファイルと重複している添付ファイルについては、前記蓄積手段からのファイル削除を行う一方、添付ファイルの表示についてはこれを維持する前項２に記載の電子メール処理装置。
（４）前記制御手段は、削除された重複ファイルのツリー構造表示における表示形態を、オリジナルの添付ファイルの表示形態とは異ならせる前項３に記載の電子メール処理装置。
（５）前記制御手段は、重複ファイル群毎に表示形態を異ならせる前項４に記載の電子メール処理装置。
（６）前記制御手段は、添付ファイルを有する電子メールのみを、表示手段にツリー構造で表示させる前項２〜４のいずれかに記載の電子メール処理装置。
（７）前記制御手段は、オリジナルの添付ファイルを有する電子メールのみを、表示手段にツリー構造で表示させる前項２に記載の電子メール処理装置。
（８）前記電子メールの履歴データは該電子メールのヘッダー情報から取得される前項１または２に記載の電子メール処理装置。
（９）前記ツリー構造表示される電子メールは、グループ内で送受信される電子メールである前項１または２に記載の電子メール処理装置。
（１０）電子メールを受信可能な通信手段と、前記通信手段を介して受信した電子メールを蓄積する蓄積手段と、表示手段と、前記蓄積手段に蓄積された電子メールの中から、ユーザが選択した任意の電子メールに関連する電子メールをサーバから取得する取得手段と、取得された電子メールの対応関係を、前記表示手段にツリー構造で表示させる制御手段と、を備えていることを特徴とする電子メール処理装置。
（１１）前記取得手段は、関連する電子メールをそれらのヘッダー情報に基づいて取得する前項１０に記載の電子メール処理装置。
（１２）前記取得する電子メールは、電子メールを選択したユーザが送信者と受信者の少なくともいずれかに含まれているものである前項１０または１１に記載の電子メール処理装置。
（１３）前記取得した電子メールに添付ファイルが添付されている場合には、添付ファイルをツリー構造で表示させる前項１０に記載の電子メール処理装置。
（１４）前記制御手段は、オリジナルの添付ファイルと重複している添付ファイルのツリー構造表示における表示形態を、オリジナルの添付ファイルの表示形態とは異ならせる前項１３に記載の電子メール処理装置。
（１５）前記制御手段は、添付ファイルを有する電子メールのみを、表示手段にツリー構造で表示させる前項１３または１４に記載の電子メール処理装置。
（１６）前記制御手段は、オリジナルの添付ファイルを有する電子メールのみを、表示手段にツリー構造で表示させる前項１３〜１５のいずれかに記載の電子メール処理装置。
（１７）電子メールを受信するステップと、前記受信した電子メールを蓄積するステップと、前記蓄積された電子メールの履歴データに基づいて、電子メールの対応関係を表示手段にツリー構造で表示させるステップと、を備えていることを特徴とする電子メール処理方法。
（１８）電子メールを受信するステップと、前記受信した電子メールを蓄積するステップと、前記蓄積された電子メールの中から、ユーザが選択した任意の電子メールに関連する電子メールをサーバから取得するステップと、取得された電子メールの対応関係を、表示手段にツリー構造で表示させるステップと、を備えていることを特徴とする電子メール処理方法。
（１９）電子メールを受信するステップと、前記受信した電子メールを蓄積するステップと、前記蓄積された電子メールの履歴データに基づいて、電子メールの対応関係を表示手段にツリー構造で表示させるステップと、をコンピュータに実行させるための電子メール処理プログラム。
（２０）電子メールを受信するステップと、前記受信した電子メールを蓄積するステップと、前記蓄積された電子メールの中から、ユーザが選択した任意の電子メールに関連する電子メールをサーバから取得するステップと、取得された電子メールの対応関係を、表示手段にツリー構造で表示させるステップと、をコンピュータに実行させるための電子メール処理プログラム。
【発明の効果】
【００１２】
前項（１）に記載の発明によれば、受信した電子メールが蓄積手段に蓄積され、蓄積された電子メールの対応関係がツリー構造で表示手段に表示されるから、蓄積された大量の電子メールの履歴の確認が極めて容易となり、ユーザは目的の電子メールを容易に見つけ出すことが可能となる。
【００１３】
前項（２）に記載の発明によれば、電子メールに添付ファイルが添付されている場合には、添付ファイルがツリー構造で表示されるから、蓄積された大量の電子メールに添付されたファイルの履歴確認が極めて容易となり、ユーザは目的の添付ファイルを容易に見つけ出すことが可能となる。
【００１４】
前項（３）に記載の発明によれば、オリジナルの添付ファイルと重複している添付ファイルについては、前記蓄積手段からのファイル削除を行うから、無駄な重複ファイルにより蓄積手段の記憶容量を圧迫するのを防止できる。一方、添付ファイルの表示についてはこれを維持するから、ファイルの履歴確認の容易性が損なわれることはない。
【００１５】
前項（４）に記載の発明によれば、表示形態の相違に基づいて、最初のオリジナルファイルに対して重複ファイルを容易に判別することが可能となる。
【００１６】
前項（５）に記載の発明によれば、重複ファイル群毎に表示形態が異なるから、重複ファイルを判別しやすくなる。
【００１７】
前項（６）に記載の発明によれば、添付ファイルを有する電子メールのみが、表示手段にツリー構造で表示されるから、添付ファイルの検索や確認が更に容易になる。
【００１８】
前項（７）に記載の発明によれば、オリジナルの添付ファイルを有する電子メールのみが表示手段にツリー構造で表示されるから、オリジナルの添付ファイルの検索や確認が容易となる。
【００１９】
前項（８）に記載の発明によれば、電子メールの履歴データを電子メールのヘッダー情報に基づいて取得することができる。
【００２０】
前項（９）に記載の発明によれば、メーリングリストのようなグループ毎に電子メールがツリー構造で表示されるから、そのグループにおける電子メールの履歴の確認が極めて容易となる。
【００２１】
前項（１０）に記載の発明によれば、蓄積手段に蓄積された電子メールの中から任意の電子メールが選択されると、サーバから関連する電子メールを取得し、取得された電子メールの対応関係を表示手段にツリー構造で表示させるから、電子メールの履歴の確認が極めて容易となり、ユーザは目的の電子メールを容易に見つけ出すことが可能となる。しかも、蓄積手段に全ての電子メールを蓄積しておく必要はなくなるから、便利である。
【００２２】
前項（１１）に記載の発明によれば、関連するメールを電子メールのヘッダー情報に基づいてサーバから取得することができる。
【００２３】
前項（１２）に記載の発明によれば、電子メールを選択したユーザが送信者と受信者のいずれかになっている電子メールを取得して、ツリー構造表示することができる。
【００２４】
前項（１３）に記載の発明によれば、電子メールに添付ファイルが添付されている場合には、添付ファイルがツリー構造で表示されるから、蓄積された大量の電子メールに添付されたファイルの履歴確認が極めて容易となり、ユーザは目的の添付ファイルを容易に見つけ出すことが可能となる。
【００２５】
前項（１４）に記載の発明によれば、表示形態の相違に基づいて、最初のオリジナルファイルに対して重複ファイルを容易に判別することが可能となる。
【００２６】
前項（１５）に記載の発明によれば、添付ファイルを有する電子メールのみが、表示手段にツリー構造で表示されるから、添付ファイルの検索や確認が更に容易になる。
【００２７】
前項（１６）に記載の発明によれば、オリジナルの添付ファイルを有する電子メールのみが表示手段にツリー構造で表示されるから、オリジナルの添付ファイルの検索や確認が容易となる。
【００２８】
前項（１７）に記載の発明によれば、蓄積された電子メールの対応関係がツリー構造で表示手段に表示されるから、蓄積された大量の電子メールの履歴の確認が極めて容易となり、ユーザは目的の電子メールを容易に見つけ出すことが可能となる。
【００２９】
前項（１８）に記載の発明によれば、蓄積された電子メールの中から任意の電子メールが選択されると、サーバから関連する電子メールを取得し、それらの対応関係を表示手段にツリー構造で表示させるから、電子メールの履歴の確認が極めて容易となり、ユーザは目的の電子メールを容易に見つけ出すことが可能となる。
【００３０】
前項（１９）に記載の発明によれば、蓄積された電子メールの対応関係をツリー構造で表示手段に表示する処理を、コンピュータに実行させることができる。
【００３１】
前項（２０）に記載の発明によれば、蓄積された電子メールの中から任意の電子メールが選択されると、サーバから関連する電子メールを取得して、それらの対応関係を表示手段にツリー構造で表示させる処理を、コンピュータに実行させることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３２】
以下、この発明の一実施形態を図面に基づいて説明する。
【００３３】
図１は、この発明の一実施形態に係る電子メール処理装置が用いられた画像処理システムを示す概略構成図である。
【００３４】
図１において、この画像処理システムは、１台または複数台の電子メール処理装置としてのＭＦＰ１、２と、１台または複数台のパーソナルコンピュータ（サーバを含む）（ＰＣという）３１と、１台または複数台のＦＡＸ端末３２とを備えており、これらＭＦＰ１、２、ＰＣ３１、およびＦＡＸ端末３２は、通信回線４により接続されており、互いに通信可能である。
【００３５】
通信回線４としては、ＬＡＮ、インターネット、専用線、または公衆回線などがある。
【００３６】
前記ＭＦＰ１，２、ＰＣ３１には、それぞれを識別するために、「ＰＣ００１」、「ＰＣ００２」、・・・というようなコンピュータ名が識別情報として割り当てられている。このようなコンピュータ名の代わりに、ＩＰアドレスを識別情報として用いてもよい。各ＦＡＸ端末３２には、いわゆる固定電話またはＩＰ電話などの電話番号が割り当てられている。
【００３７】
なお、ＭＦＰ２もＭＦＰ１と同じ構成であり、以下おいては、ＭＦＰ１を代表して説明する。
【００３８】
図２は、前記ＭＦＰ１の外観斜視図、図３は、同じくＭＦＰ１の電気的構成示すブロック図である。
【００３９】
図２および図３において、ＭＦＰ１は、コピー、ネットワークプリンティング、スキャナ、ＦＡＸ、またはドキュメントサーバなどの機能を集約した装置である。
【００４０】
このＭＦＰ１を使う場合、これに登録されたユーザ情報に基づいた認証が成功しなければユーザは使用できないように設定することも可能である。
【００４１】
このＭＦＰ１は、操作部１０と、スキャナ部１３と、プリンタ部１４と、フィニッシャ１５と、通信インターフェース１６と、ドキュメントフィーダ１７と、給紙部１８と、ＣＰＵ２０と、ＲＡＭ２１と、ＲＯＭ２２と、データ記憶部２３とを備えている。
【００４２】
操作部１０は、操作パネル部１１と表示部１２とを備えている。
【００４３】
操作パネル部１１は、例えば数字、文字、および記号などを入力するための複数のキー、押下されたキーを認識するセンサ（図示せず）、および認識したキーを示す信号をＣＰＵ２０に送信する送信用回路（図示せず）などにより構成されている。
【００４４】
表示部１２は、ユーザに対してメッセージ、または指示を与えるための画面、ユーザが設定内容および処理内容を入力するための画面、およびＭＦＰ１で形成された画像および処理の結果を示す画面などを表示するものであり、例えばタッチパネル式の液晶（ＬＣＤ）が用いられている。このタッチパネルにより、表示部１２は、ユーザが指などで触れたタッチパネル上の位置を検知し、検知結果を示す信号をＣＰＵ２０に送信する機能を備えている。
【００４５】
このように、操作パネル部１１および表示部１２は、ユーザがＭＦＰ１を直接操作するためのユーザインターフェース（Ｉ／Ｆ）の役割を果している。
【００４６】
スキャナ部１３は、写真、文字、絵などの画像情報を原稿から光学的に読み取って画像データを取得するものである。なお、この取得された画像データは、図示しない画像処理部において、デジタルデータに変換され、周知の各種画像処理が施された後、プリンタ部１４や通信Ｉ／Ｆ１６に送られ、画像の印刷やデータの送信に供されるか、あるいは後の利用のために記憶部２３に蓄積される。
【００４７】
プリンタ部１４は、スキャナ部１３により取得された画像データ、通信部１６により外部機器から受信した画像データ、または記憶部２３に蓄積されている画像を、用紙またはフィルムなどの記録シートに印刷するものである。
【００４８】
給紙部１８は、印刷対象の画像に適した記録シートをプリンタ部１４に供給するためのものであり、例えばＭＦＰ１の本体下部に設けられている。
【００４９】
フィニッシャ部１５は、記録シートに画像が印刷されてなる印刷物が送給されてくると、モード設定に応じて、印刷物に対してステープル、パンチなどの処理を行い、トレイ２４に排出する。
【００５０】
通信Ｉ／Ｆ部１６は、送信部１６ａおよび受信部１６ｂなどにより構成されており、ＰＣ３１およびＦＡＸ端子３２とデータのやり取りを行うためのものである。通信Ｉ／Ｆ部１６としては、ＮＩＣ（Network Interface Card) 、モデム、またはＴＡ（Terminal Adaptor)などが用いられる。
【００５１】
データ記憶部２３は、記憶領域である複数のボックス（ＢＯＸ）を備えたハードディスク（ＨＤＤという）２３Ｈと、カードリードライタ２３Ｒなどを有している。
【００５２】
カードリードライタ２３Ｒは、コンパクトフラッシュ（登録商標）、またはスマートメディアなどのメモリカード９１からデータを読み取ったり、メモリカード９１にデータを書き込んだりすることができる。
【００５３】
メモリカード９１は、主にＰＣ３１とのデータの授受を通信回線４を介さずに行うために用いられる他、データのバックアップのためにも用いられる。
【００５４】
ＨＤＤ２３Ｈは、スキャナ部１３で読み取った画像データや通信部１６により外部機器から受信した画像データの保存領域と、モードをキーワードとしたジョブモード履歴の保存領域とを有している。
【００５５】
ＨＤＤ２３Ｈに記憶されたデータは、通信回線４を介して他のＭＦＰ２からも参照できるようになっている。
【００５６】
ＣＰＵ２０は、ＲＯＭ２２に記憶されているプログラム、または、ＲＡＭ２１にロードされたプログラムを実行し、ＭＦＰ１全体の動作を統括制御する。
【００５７】
なお、ＰＣ３１には、ＭＦＰ１に対して指令を与えるためのアプリケーションプログラムおよびドライバがインストールされている。従って、ユーザは、ＰＣ３１を使用してＭＦＰ１を遠隔的に操作することもできる。
【００５８】
つぎに、ＭＦＰ１に保存される電子メールや添付ファイルの対応関係をツリー構造で表示する方法について説明する。
（実施形態１）
この実施形態は、ＭＦＰ１がハードディスク２３Ｈに共有メールＢＯＸを備え、メーリングリスト等によるメールメンバーを１つのグループとして、グループ内での電子メールをグループ毎に受信ファイルＢＯＸに記録する形態において、ツリー構造表示する場合を示すものである。このように、グループ毎に電子メールがツリー構造表示されるため、そのグループにおける電子メールの履歴の確認が極めて容易となる。
【００５９】
図４は、電子メール本文に付いているヘッダー部分のデータ記述例を示すものである。
【００６０】
図４において、そのヘッダー部分には、上から以下のようなデータが表示されている。
【００６１】
Received：電子メールの転送経路
Message-ID：このメッセージ固有のＩＤナンバー
From：メッセージ送り元のメールアドレス
To：メールの宛先
References：このメールの履歴をMessage-IDにより表記
Subject ：メール件名
Date：メール送信日時
前記ＭＦＰ１では、受信した電子メールに対して、メールヘッダーの記述により、個々の電子メールをMessage-ID（メッセージＩＤともいう）により管理するようになっている。メッセージＩＤは、その電子メール固有のものであり、電子メール毎に異なり、重複することはない。
【００６２】
メッセージの受信者に対しては、その電子メールのメッセージＩＤとReference （レファレンスともいう）として、それ以前の返信履歴が過去の返信メールのメッセージＩＤの羅列で記述されている。
【００６３】
受信した電子メールに対しては、ヘッダーからメッセージＩＤとレファレンス、メール件名、添付ファイルのプロパティを取得し、これに従って電子メールＩＤ管理ファイルにメールヘッダーの上記内容とメールデータのリンク先情報を保存する。
【００６４】
具体的には、「レファレンス」に記述されているすべてのメッセージＩＤをスキャンし、すでに保存されているメッセージＩＤがないか否かをチェックする。ＭＦＰ１のＢＯＸ内にすでに同じメッセージＩＤが保存されている場合は、「レファレンス」内の最も新しいメッセージＩＤ（最後段のメッセージＩＤ）と一致する電子メールを、返信元の電子メールとして関係付けを行う。
【００６５】
こうして、受信された電子メールのうち送受信を繰り返されたものについては、ツリー構造で保存管理される。このように、メッセージＩＤを比較することにより、電子メールの履歴関係を把握することができ、これを基に電子メールの履歴がツリー構造のデータに変換され、電子メールＩＤ管理ファイルに記録される。
【００６６】
なお、添付ファイルに関しては、そのプロパティから、すでに保存されている添付ファイルと重複していないかチェックを行う。すでに同一ファイルが受信されている場合は、最初に受信したファイルを、オリジナルファイルとして、以後に受信されたものについては、添付ファイルを削除の上、ファイルのリンク先をオリジナルファイルに変更し、削除履歴を電子メールＩＤ管理ファイルに記録する。
【００６７】
つぎに、電子メールＩＤ管理ファイルに基づくファイルの表示について説明する。
【００６８】
図５は、メーリングリストに含まれる、あるメールメンバー宛の電子メールのリストである。従来の表示形態であれば、図５のようにファイルが時系列に表示されるにすぎないが、この中から目的のファイルを見つけるのは非常に困難である。
【００６９】
図６は、電子メールＩＤ管理ファイルに基づいて、表示部１２に表示されたファイル表示例を示す図である。図５に示したような時系列的な表示に対して、この実施形態では、すべての電子メールが電子メールＩＤ管理ファイルによりメッセージＩＤのツリー構造でファイル管理されている。その構造に従って全ファイルを並べ替え、送信、返信の関係付けを前記操作パネル１０の表示部１２に表示したものが図６であり、メッセージＩＤの関係を基にしたツリーに、件名、添付ファイルの内容も合わせて表示するようになっている。
【００７０】
このツリー構造の表示では、１つのツリーが一つの課題に対するやり取りを意味している。また、このツリー構造の表示から、蓄積された大量の電子メールに係るすべての蓄積ファイルの履歴を読み取ることができ、経緯を確認しながら目的のファイルを容易に見つけ出すことが可能となる。
【００７１】
なお、ＭＦＰ１の表示部１２の画面が比較的小さい場合には、最新のファイルをポップアップ画面や拡大画面等で表示させるようにしてもよい。
【００７２】
また、図６では示していないが、ユーザの指示により、発信者、受信者、発信日時を基にした表示への切り替えも可能で、同様にツリー構造として表示することができる。
【００７３】
また、転送先を示すための「ＣＣ」付のメールの場合は、その転送先を併記してもよい。これにより、メールの転送先を確認できる。
【００７４】
前述したように、この実施形態では、同一の添付ファイルが受信されている場合は、最初に受信したファイルを、オリジナルファイルとして、以後に受信された添付ファイルについては、添付ファイルを削除の上、添付ファイルのリンク先がオリジナルファイルに変更されている。
【００７５】
図７は、添付ファイルの削除が行われた電子メールを表示形態を異ならせて表示し、ファイルがそのまま返信されていたことを示すものである。ハッチングで表示されたファイルが削除されたファイルであることを示しており（図ではリンクファイルと記されている）、色を変えて表示しても良い。このような表示により、１つのツリー（一つの課題に対するやり取り）に対して、やり取りされたメールおよび添付ファイルの履歴を、さらに容易に知ることができる。なお、図示は省略したが、重複ファイル群毎に表示形態を異ならせても良い。
【００７６】
図８は、図７のツリー構造表示から添付ファイルが添付されていない電子メールを消去して表示した例である。この表示の場合、表示データ数を削減でき、視認性が高くなる。
【００７７】
図９は、図８のツリー構造表示から、重複しているファイルを消去して表示したものであり、オリジナルファイルのみが表示された例である。この表示の場合、誤ってそのまま返信されたような無意味なファイルの表示を除外でき、添付ファイルの検索確認作業がさらに容易になる。
【００７８】
また、このツリー表示を見れば、この中に４つの議論があり、その結果として、００１、００２系列ファイル、００３、００４系列ファイル、００５、００６、００７系列ファイル、００８、００９系列ファイルが提供されていることがわかる。また、例えば００３、００４系列ファイルであれば、「file最終００３」ファイルに対し、「file００３改」、「file００４」、「file００４（前記と同じファイル名だが修正されている）」の各ファイルにより、修正と結論が出ていると考えられる。つまり、これらのファイルを確認すれば容易に目的ファイルを見つけることができる。
【００７９】
このように、一連の添付ファイル群からその経緯を確認して検索が可能なため、目的ファイルを容易に見つけ出すことが可能となる。
【００８０】
次に、前記表示部１２に表示されるツリー構造表示の切り替えについて、図１０〜図１３を参照して説明する。
【００８１】
図１０は、全ての電子メールを含むツリー構造表示画面Ｄ１（図６に対応）を示し、図１１は、重複ファイルを削除した表示画面Ｄ２（図７に対応）を示す。また、図１２は、添付ファイル表示画面Ｄ３（図８に対応）を示し、図１３は、オリジナル添付ファルイのみの表示画面Ｄ４（図９に対応）を示す。
【００８２】
各表示画面Ｄ１〜Ｄ４の下方位置に、現在の表示内容に対応する中央ボタン１０１が表示され、その中央ボタン１０１の右側に、現在のツリー表示よりも内容をシンプルに絞り込んだ表示画面に遷移する選択ボタン１０２が表示される一方、中央ボタン１０１の左側には、現在のツリー表示よりも細かな情報の表示画面に遷移する選択ボタン１０３が表示されている。
【００８３】
例えば、図１０に示す全ツリー構造の表示画面Ｄ１において、右側の「重複ファイル表示」ボタン１０２をタッチすると、図１１の画面Ｄ２に遷移し、図１１の右側の「添付ファイル表示」ボタン１０２をタッチすると、図１２の画面Ｄ３に遷移し、図１１の左側の「全ツリー表示」ボタン１０３をタッチすると、図１０の画面Ｄ１に戻る。
【００８４】
図１２の画面Ｄで右側の「オリジナルファイル」ボタン１０２をタッチすると、図１３の画面Ｄ４に遷移し、左側の「重複ファイル表示」ボタン１０３をタッチすると、図１１の画面Ｄ２に戻る。図１３の画面Ｄ４で左側の「添付ファイル表示」ボタン１０３をタッチすると、図１２の画面Ｄ３に戻る。
【００８５】
次に、電子メールを受信してツリー構造表示のための情報を作成する処理を、図１４のフローチャートを参照して説明する。この処理及び以後の図面のフローチャートで示される処理は、ＣＰＵ２０がＲＯＭ２２などの記録媒体に記録されているプログラムに従って動作することにより実行される。
【００８６】
図１４において、電子メールを受信すると、ステップＳ１で添付ファイルのプロパティを取得し、ステップＳ２では、メッセージＩＤを取得する。そして、ステップＳ３で、電子メールの「レファレンス」内にそのメッセージＩＤがあるか否かを判断する。
【００８７】
「レファレンス」内にメッセージＩＤがなければ（ステップＳ３でＮＯ）、ステップＳ１１に進み、メッセージＩＤおよび「レファレンス」内のメッセージＩＤを管理ファイルの新規ツリーに登録し、ステップＳ１０に進む。
【００８８】
「レファレンス」内にメッセージＩＤがあれば（ステップＳ３でＹＥＳ）、ステップＳ４では、電子メールＩＤ管理ファイルに同一メッセージＩＤが登録されているか否かを判断し、同一メッセージＩＤが登録されていなければ（ステップＳ４でＮＯ）、ステップＳ１１に進む。同一メッセージＩＤが登録されていれば（ステップＳ４でＹＥＳ）、ステップＳ５では、既存の登録メッセージＩＤと履歴順序を比較して、ステップＳ６に進む。
【００８９】
ステップＳ６では、最新の既存登録メッセージＩＤを確認するまで待ち（ステップＳ６でＮＯ）、確認されると（ステップＳ６でＹＥＳ）、ステップＳ７で、既存の登録メッセージＩＤと関連付けを行う。
【００９０】
次いで、ステップＳ８で、「レファレンス」内のメッセージＩＤの中から、関連付けされたメッセージＩＤよりも古いメッセージＩＤの削除を行う。
【００９１】
次いで、ステップＳ９では、メッセージＩＤおよび「レファレンス」内のメッセージＩＤを電子メールＩＤ管理ファイルに登録し、ステップＳ１０で登録完了処理をしたのち、処理を終了する。
（実施形態２）
この実施形態は、ＭＦＰ１の個人ＢＯＸ内のメールまたは添付ファイルがユーザによって指定されたときに、メールサーバ３１から関連する電子メールを取得して、それらの対応関係について、ツリー構造表示を行う場合を示すものである。
【００９２】
ＭＦＰ１の個人ＢＯＸにあるメールまたは添付ファイルが、ユーザによって指定されると、ＭＦＰ１は、そのユーザ宛に送信された電子メール及びそのユーザが送信した電子メールを、ヘッダー情報を基にサーバ３１から取得し、それらの電子メールに対するヘッダー情報と添付ファイル情報（ファイルのプロパティ）を入手する。
【００９３】
取得したヘッダー情報の「レファレンス」に記述されているすべてのメッセージＩＤをスキャンし、指定された電子メールまたは添付ファイルメールの「レファレンス」と同じメッセージＩＤが有るか否かをチェックする。
【００９４】
チェックされたファイルに対しては、実施形態１と同様に同一メッセージＩＤの中で最も新しいメッセージＩＤ（最後段のメッセージＩＤ）に基づいて送信、返信の関係付けを行い、電子メールの履歴をツリー構造に変換したツリー情報ファイルを作成する。
【００９５】
図１５は、あるユーザＡさんのＢＯＸ保存メールのリストである。
【００９６】
図１５において、電子メールまたは添付ファイル（file００３）が指定された場合(★印で示す)、ＭＦＰ１は、メールサーバ３１から取得したそのユーザ宛の電子メール及びそのユーザから送信された電子メールから、同じメッセージＩＤを「レファレンス」内に持つすべてのメールのヘッダー情報および添付ファイル情報を入手する。
【００９７】
図１６は、メールサーバ３１中のＡさん宛送受信メールのうち、前記指定されたメールと同じメッセージＩＤを有するすべてのメールのリストである。
【００９８】
このリストを、ツリー情報ファイルに基づいてツリー構造に表示した例を図１７に示す。
【００９９】
図１７においては、ＢＯＸ内にあった添付ファイル（図１５参照）に対して３倍以上のファイル数となっており、従来では検索不能だった関連ファイルを表示できることになる。
【０１００】
なお、図１７において、○印はユーザのＢＯＸにあるファイル、★印はユーザにより指定されたファイルである。
【０１０１】
図１８は、図１７のツリー構造表示において、重複添付ファイルを有する電子メールを、ファイルの表示形態を変えて表示した例であり、ハッチングで表示されたファイルが重複添付ファイルであることを示している。このような表示により、重複ファイルであることを認識できるため、ユーザは添付ファイルの検索確認作業が容易となる。
【０１０２】
図１９は、図１８の表示のうち、添付ファイルのある電子メールのみをツリー構造で表示した図である。このような表示形態とすることにより、表示データ数を削減でき、視認性が高くなる。
【０１０３】
図２０は、図１９の表示から重複しているファイルを消去したものであり、添付ファイルとしてオリジナルファイルのみが表示されている。この例では、ユーザ指定のファイルが重複ファイルであったので、図１９では最初に添付されたファイルを残し、指示されたファイルと同一であることを★印の濃度を変えて表示している（図２０では白色で表示している）。
【０１０４】
このような表示形態とすることにより、誤ってそのまま返信されたような無意味なファイルが表示されるのを防止でき、ファイルの検索確認作業がさらに容易になる。
【０１０５】
また、このツリー表示を見れば、ユーザの指定した「File００３」ファイルに関しては４つの議論があり、その結果として、００１、００２系列ファイル、００３、００４系列ファイル、００５、００６、００７系列ファイル、００８、００９系列ファイルが提供されていることがわかる。
【０１０６】
しかも、「file００３」ファイルについては、「file最終００３」ファイルまで修正がかかり、さらに「file００３改」、「file００４」、「file００４（前記と同じファイル名だが修正されている）」の各ファイルにより、修正と結論が出ていることが把握できる。つまり、これらのファイルを確認すれば、容易に目的ファイルを見つけることができる。
【０１０７】
次に、ＭＦＰ１のＢＯＸ内のメールまたは添付ファイルがユーザによって指定されたときに、電子メールや添付ファイルをツリー構造で表示する処理を、図２１のフローチャートを参照して説明する。
【０１０８】
図２１において、ＭＦＰ１のＢＯＸ内のメールまたは添付ファイルがユーザによって指定されると、ステップＳ２１で、指定されたメールの受信者が送信者または受信者に設定された電子メールをメールサーバ３１から取得し、それらのメッセージＩＤ及びファイル添付情報を入手する。次に、ステップＳ２２で、メッセージＩＤ及びファイル添付情報に基づいて、ツリー情報ファイルを作成する。
【０１０９】
ステップＳ２３では、ＢＯＸ内にあるメールのヘッダーの読み込みを行い、ステップＳ２４では、そのヘッダーから添付ファイルのプロパティを取得し、ステップＳ２５では、メッセージＩＤを取得する。
【０１１０】
ステップＳ２６では、ツリー情報ファイルに同一メッセージＩＤがあるか否かを判断し、ツリー情報ファイルに同一メッセージＩＤがなければ（ステップＳ２６の判断がＮＯ）、ステップＳ２８に進む。ツリー情報ファイルに同一メッセージＩＤがあれば（ステップＳ２６でＹＥＳ）、ステップＳ２７で、ＢＯＸ内保存メールであることの情報をツリー情報ファイルに付加してから、ステップＳ２８に進む。
【０１１１】
ステップＳ２８では、ＢＯＸ内のメールの読み込みが完了したか否かを判断し、読み込みが完了していなければ（ステップＳ２８でＮＯ）、ステップＳ２３に戻る。ＢＯＸ内メールの読み込みが完了していれば（ステップＳ２８でＹＥＳ）、ステップＳ２９では、ＢＯＸ保存ファイルであることの表示を追加し、ステップＳ３０では、指定されたＢＯＸ保存ファイルであることの表示を追加し、ステップＳ３１では、ツリー表示完了処理を行ったのち、処理を終了する。
【０１１２】
なお、ＢＯＸに存在していないファイルを入手したい場合は、そのファイルを画面上でクリックすることにより、発信者へ電子メールを送信して、再度の電子メールの発信要求を行うものとしても良い。
【０１１３】
図２２は、ツリー構造表示された添付ファイルの中から、任意の添付ファイルを指定してその取得を行う場合の処理を示すフローチャートである。
【０１１４】
図２２において、ステップＳ４１では、添付ファイルがＢＯＸ内にあるか否かを判断し、添付ファイルがＢＯＸ内にあれば（ステップＳ２４でＹＥＳ）、ステップＳ４２では、ＢＯＸ内のアプリケーションを起動し、指定ファイルを開いたのち、処理を終了する。
【０１１５】
添付ファイルがＢＯＸ内になければ（ステップＳ４１でＮＯ）、ステップＳ４３では、添付ファイルがメールサーバ３１にあるか否かを判断し、添付ファイルがメールサーバ３１にあれば（ステップＳ４３でＹＥＳ）、ステップＳ４４で、メールサーバ３１から添付ファイルを取得し、ステップＳ４２に進む。
【０１１６】
添付ファイルがメールサーバ３１になければ（ステップＳ４３でＮＯ）、ステップＳ４５では、添付ファイルのメッセージＩＤから送信者アドレスを取得し、ステップＳ４６で、取得要求のあった添付ファイルの再送信要求メールを、前記取得した送信者アドレスに送信する。
【０１１７】
以上説明したように、この実施形態では、過去の電子メールや添付ファイルの対応関係がツリー構造表示されるため、電子メールや添付ファイルの経緯をこのツリー構造表示から簡単に読み取ることができ、その経緯を確認して添付ファイルの検索等が可能となり、目的のファイルを容易に見つけ出すことができる。
【図面の簡単な説明】
【０１１８】
【図１】この発明の一実施形態に係る電子メール処理装置が用いられた画像処理システムを示す概略構成図である。
【図２】電子メール処理装置としてのＭＦＰを示す外観斜視図である。
【図３】同じくＭＦＰの電気的構成を示すブロック図である。
【図４】電子メール本文に付いているヘッダー部分のデータ記述例を示す図である。
【図５】メールメンバー宛の電子メール及び添付ファイルを、時系列に表示した図である。
【図６】電子メール及び添付ファイルのツリー構造表示例を示す図である。
【図７】電子メール及び添付ファイルの他のツリー構造表示例を示すもので、重複添付ファイルを表示形態を異ならせて表示した例を示す図である。
【図８】電子メール及び添付ファイルのさらに他のツリー構造表示例を示すもので、図７の表示から添付ファイルを有する電子メールのみをツリー構造表示した図である。
【図９】電子メール及び添付ファイルのさらに他のツリー構造表示例を示すもので、図８の表示から重複しているファイルを消去して、オリジナルの添付ファイルのみを表示した例を示す図である。
【図１０】全電子メールがツリー構造表示された表示画面を示す図である。
【図１１】重複ファイルを表示形態を変えて表示した場合の表示画面を示す図である。
【図１２】添付ファイルのある電子メールのみを表示した場合の表示画面を示す図である。
【図１３】オリジナルの添付ファイルのみを表示した場合の表示画面を示す図である。
【図１４】電子メールを受信してツリー構造表示のための情報を作成する処理の流れを示すローチャートである。
【図１５】あるユーザのＢＯＸ保存メールのリストを示す図である。
【図１６】ユーザが指定した電子メールとメッセージＩＤが重複するすべてのメールリストを示す図である。
【図１７】図１６のリストに示された電子メール及び添付ファイルのツリー構造表示例を示す図である。
【図１８】電子メール及び添付ファイルの他のツリー構造表示例を示すもので、重複添付ファイルを表示形態を異ならせて表示した例を示す図である。
【図１９】電子メール及び添付ファイルのさらに他のツリー構造表示例を示すもので、図１８の表示から添付ファイルを有する電子メールのみをツリー構造表示した図である。
【図２０】電子メール及び添付ファイルのさらに他のツリー構造表示例を示すもので、図１９の表示から重複しているファイルを消去して、オリジナルの添付ファイルのみを表示した例を示す図である。
【図２１】ＢＯＸ内の電子メールまたは添付ファイルを指定して、電子メール及び添付ファイルをツリー構造表示する処理を示すフローチャートである。
【図２２】ツリー構造表示された添付ファイルを指定して、その添付ファイルの取得を要求する処理を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【０１１９】
１２        表示部
１６        通信インターフェース
２０        ＣＰＵ
２３        データ記憶部
３１        パーソナルコンピュータ（サーバ）
【図１】
2008052521.tif 000003
【図２】
2008052521.tif 000004
【図３】
2008052521.tif 000005
【図４】
2008052521.tif 000006
【図５】
2008052521.tif 000007
【図６】
2008052521.tif 000008
【図７】
2008052521.tif 000009
【図８】
2008052521.tif 000010
【図９】
2008052521.tif 000011
【図１０】
2008052521.tif 000012
【図１１】
2008052521.tif 000013
【図１２】
2008052521.tif 000014
【図１３】
2008052521.tif 000015
【図１４】
2008052521.tif 000016
【図１５】
2008052521.tif 000017
【図１６】
2008052521.tif 000018
【図１７】
2008052521.tif 000019
【図１８】
2008052521.tif 000020
【図１９】
2008052521.tif 000021
【図２０】
2008052521.tif 000022
【図２１】
2008052521.tif 000023
【図２２】
2008052521.tif 000024