(57)【要約】【課題】作業の発注や料金請求の処理・管理の効率向上を図る。【解決手段】ビル管理用サーバ１は、インターネット４を介して見積情報部１ａの見積情報を閲覧させ、インターネット４を介して複数の外注用クライアント端末３ａ〜３ｎから受信した見積額から外注業者への支払い金額を決定し、また依頼者への請求金額をインターネット４を介して依頼者用クライアント端末２へ送信し、また外注業者への支払い金額を外注用クライアント端末３ａ〜３ｎへ送信する。外注用クライアント端末３ａ〜３ｎは、ビル管理用サーバ１の見積情報部１ａに記憶されている見積情報をディスプレイ３ｄａ〜３ｄｎに表示し、当該見積情報に対して入力された見積額をインターネット４を介してビル管理用サーバ１へ送信する。依頼者用クライアント端末２は、インターネット４を介してビル管理用サーバ１から送信された請求金額を自らのディスプレイ２ｄへ表示する。【選択図】図１
2008027237.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
作業依頼者が有する依頼者用クライアント端末との請求金額に関連する通信を行うと共に外注業者の有する外注用クライアント端末との作業、見積額及び支払い金額に関連する通信を行う通信手段と、
作業を表す情報及び作業依頼者への請求金額の入力操作が行われる入力手段と、
前記作業を表す情報を見積情報として記憶し通信手段を介して外注用クライアント端末に閲覧させる見積情報記憶手段と、
前記通信手段を用いて受信した複数の外注用クライアント端末からの見積額に基いて作業を行う外注業者及び当該外注業者への支払い金額を決定する外注決定手段と、
前記入力手段に行われた操作に応じて作業を表す情報及び作業依頼者への請求金額と共に前記外注決定手段が決定した外注業者及び外注業者への支払い金額を記憶する契約ファイルと、
前記入力手段になされた操作に応じて契約ファイルに記憶されている請求金額を示すデータを抽出してプリンタまたは画像表示手段へ出力すると共に前記通信手段を用いて依頼者用クライアント端末へ該請求金額を通知させる売上・請求処理手段と、
前記入力手段になされた操作に応じて契約ファイルに記憶されている外注業者及び当該外注業者への支払い金額を示すデータを抽出してプリンタまたは画像表示手段へ出力する外注支払い処理手段と、
を備えるビル管理装置。
【請求項２】
契約ファイルは、作業依頼者との契約に基いて外注業者へ作業を依頼する請負業者の担当部門を作業別に記憶し、
売上・請求処理手段は、前記契約ファイルに記憶されている請負業者の担当部門毎の売上金額を求めて売上データを生成してプリンタまたは画像表示手段へ出力することを特徴とする請求項１記載のビル管理装置。
【請求項３】
売上・請求処理手段及び外注支払い処理手段の出力データを用いて、プリンタが印刷するデータまたは画像表示手段が表示する画面を表す画像データを生成する画像処理手段を備えることを特徴とする請求項１または請求項２記載のビル管理装置。
【請求項４】
依頼者との契約による作業を表す情報、依頼者への請求金額及び外注業者への支払い金額を記憶する契約ファイル、
通信回線を介して外部通信を行う通信手段を用いて自ら記憶している作業の見積情報を閲覧させる見積情報記憶手段、
前記通信手段を用いて受信した複数の外注用クライアント端末からの見積額から外注業者への支払い金額を決定し前記契約ファイルへ記憶させる外注決定手段、
前記契約ファイルに記憶されている依頼者への請求金額を抽出し通信手段を用いて依頼者用クライアント端末へ送信する請求金額処理手段、
及び、前記契約ファイルに記憶されている外注業者への支払い金額を抽出し通信手段を用いて外注用クライアント端末へ送信する外注支払い処理手段、
からなるビル管理用サーバと、
通信回線を介して接続されたビル管理用サーバの見積情報記憶手段に記憶されている見積情報を自らの表示手段に表示し当該見積情報に対して入力された見積額を前記通信回線を介して接続されたビル管理用サーバへ送信する外注用クライアント端末と、
通信回線を介して接続されたビル管理用サーバから送信された請求金額を自らの表示手段へ表示する依頼者用クライアント端末と、
を備えるビル管理システム。
【請求項５】
ビル管理用サーバは、外注決定手段が決定した外注業者の有する外注用クライアント端末へ通信手段を介して作業の発注を送信することを特徴とする請求項４記載のビル管理システム。
【請求項６】
ビル管理用サーバは、外注決定手段が決定した見積額から仮請求金額を設定して通信手段を介して依頼者用クライアント端末へ送信し、
依頼者用クライアント端末は、受信した仮請求金額を自らの表示手段に表示して承認を促し、承認の有無が入力されると前記ビル管理用サーバへ該承認の有無を送信することを特徴とする請求項４または請求項５記載のビル管理システム。
【請求項７】
ビル管理用サーバは、外注決定手段が通信手段を介して受信した依頼者用クライアント端末からの仮請求金額の承認が了承を示しているとき該仮請求金額を請求金額として契約ファイルへ記憶させ、
前記依頼者用クライアント端末からの承認が否を示しているとき新たな仮請求金額の設定を行って前記依頼者用クライアント端末へ送信することを特徴とする請求項６記載のビル管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、ビル清掃などの料金請求や支払い手続きを管理するビル管理装置及びビル管理システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
各公共料金を入居者へ請求するビル管理システムとして、各室の検針値をキーボードによって入力し、予め記憶している前回の検針の値や料金演算を示すデータなどを使用して各請求料金を計算し、求めた請求料金と入金額即ち支払い料金とを記憶しておき、これらの記憶内容に基いて請求書を入居者毎に作成し、請求書作成の時間を大幅に短縮すると共に誤記や転記ミスを排除するものがある（例えば、特許文献１参照）。
【０００３】
【特許文献１】特開平７−１９２１６７号公報（第３〜５頁、図１〜図７）
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
従来のビルの料金管理システムは以上のように構成されているので、予め設定されている公共料金等の処理に適している反面、外注業者へ作業を依頼するときのように、請求金額が流動的なときには発注先の決定や金額を決定する処理に時間を要し、依頼者と依頼を受けた契約履行者たる請負業者、請負業者の外注先となる清掃会社などの業務効率化、即ち、契約情報の整理、外注業者の決定、依頼者の請求金額の承認等の処理を迅速に行うことが困難であるという課題があった。
【０００５】
この発明は、上記のような課題を解決するためになされたもので、作業の発注や料金請求の処理・管理の効率向上を図るビル管理装置及びビル管理システムを得ることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
この発明に係るビル管理装置は、作業依頼者が有する依頼者用クライアント端末との請求金額に関連する通信を行うと共に外注業者の有する外注用クライアント端末との作業、見積額及び支払い金額に関連する通信を行う通信手段と、作業を表す情報及び作業依頼者への請求金額の入力操作が行われる入力手段と、作業を表す情報を見積情報として記憶し通信手段を介して外注用クライアント端末に閲覧させる見積情報記憶手段と、通信手段を用いて受信した複数の外注用クライアント端末からの見積額に基いて作業を行う外注業者及び当該外注業者への支払い金額を決定する外注決定手段と、入力手段に行われた操作に応じて作業を表す情報及び作業依頼者への請求金額と共に外注決定手段が決定した外注業者及び外注業者への支払い金額を記憶する契約ファイルと、入力手段になされた操作に応じて契約ファイルに記憶されている請求金額を示すデータを抽出してプリンタまたは画像表示手段へ出力すると共に通信手段を用いて依頼者用クライアント端末へ該請求金額を通知させる売上・請求処理手段と、入力手段になされた操作に応じて契約ファイルに記憶されている外注業者及び当該外注業者への支払い金額を示すデータを抽出してプリンタまたは画像表示手段へ出力する外注支払い処理手段とを備えるものである。
【０００７】
この発明に係るビル管理システムは、依頼者との契約による作業を表す情報、依頼者への請求金額及び外注業者への支払い金額を記憶する契約ファイル、通信回線を介して外部通信を行う通信手段を用いて自ら記憶している作業の見積情報を閲覧させる見積情報記憶手段、通信手段を用いて受信した複数の外注用クライアント端末からの見積額から外注業者への支払い金額を決定し契約ファイルへ記憶させる外注決定手段、契約ファイルに記憶されている依頼者への請求金額を抽出し通信手段を介して依頼者用クライアント端末へ送信する請求金額処理手段、及び、契約ファイルに記憶されている外注業者への支払い金額を抽出し通信手段を用いて外注用クライアント端末へ送信する外注支払い処理手段からなるビル管理用サーバと、通信回線を介して接続されたビル管理用サーバの見積情報記憶手段に記憶されている見積情報を自らの表示手段に表示し当該見積情報に対して入力された見積額を通信回線を介して接続されたビル管理用サーバへ送信する外注用クライアント端末と、通信回線を介して接続されたビル管理用サーバから送信された請求金額を自らの表示手段へ表示する依頼者用クライアント端末とを備えるものである。
【発明の効果】
【０００８】
この発明によれば、契約ファイルに依頼者との契約による作業を表す情報、依頼者への請求金額及び外注業者への支払い金額を記憶し、通信回線を介して外部通信を行う通信手段を用いて自らの見積情報記憶手段に記憶している見積情報を閲覧させ、通信手段を介して複数の外注用クライアント端末から受信した見積額から外注業者への支払い金額を決定して契約ファイルへ記憶させ、請求金額処理手段が契約ファイルに記憶されている依頼者への請求金額を抽出し通信手段を用いて依頼者用クライアント端末へ送信し、及び、外注支払い処理手段が契約ファイルに記憶されている外注業者への支払い金額を抽出し通信手段を用いて外注用クライアント端末へ送信するビル管理用サーバと、通信回線を介して接続されたビル管理用サーバの見積情報記憶手段に記憶されている見積情報を自らの表示手段に表示し当該見積情報に対して入力された見積額を通信回線を介して接続されたビル管理用サーバへ送信する外注用クライアント端末と、通信回線を介して接続されたビル管理用サーバから送信された請求金額を自らの表示手段へ表示する依頼者用クライアント端末とを備えたので、契約した作業に関する依頼者への請求、外注業者への支払い処理、また請負業者の売上管理を迅速に行うことができ、請求金額、支払い金額、売上金額を容易に把握することができるという効果がある。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
以下、この発明の実施の一形態を説明する。
実施の形態１．
図１は、この発明の実施の形態１によるビル管理システムの構成を示すブロック図である。図示したビル管理システムは、請負業者が使用するサーバマシンから成るビル管理用サーバ１、ビルの清掃などを依頼する依頼者が使用するパーソナルコンピュータから成る依頼者用クライアント端末２、及び、実際にビル清掃などを行う各外注業者が使用するパーソナルコンピュータから成る外注用クライアント端末３ａ〜３ｎによって構成されている。ビル管理用サーバ１と依頼者用クライアント端末２は、インターネット４等の通信回線を介して通信可能に接続されている。また、ビル管理用サーバ１と各外注用クライアント端末３ａ〜３ｎも、インターネット４を介して通信可能に接続されている。
【００１０】
各外注用クライアント３ａ〜３ｎは、予め設定されている各々のＩＤならびにパスワードの照会により、インターネット４を介してビル管理用サーバ１の見積情報部１ａに格納されている見積情報を読み出す機能を有している。また、外注用クライアント端末３ａは、受信した見積情報等を記憶するメモリ３ｍａ、見積情報等を表示するディスプレイ３ｄａを備え、その他の各外注用クライアント端末も同様に、例えば外注用クライアント端末３ｎはメモリ３ｍｎ及びディスプレイ３ｄｎを備えている。なお、インターネット４を使用して上記の見積情報に関する通信を行うときには暗号化が施され、ビル管理用サーバ１ならびに各外注用クライアント端末３ａ〜３ｎには、図示を省略した暗号化／複合化手段が備えられている。
依頼者用クライアント端末２は、例えばビル管理用サーバ１から送信された仮請求額を示すデータを記憶するメモリ２ｍ、及び、当該仮請求額を画像表示するディスプレイ２ｄを備えている。なお、上記の暗号化／復号化手段は依頼者用クライアント端末２も備えている。
【００１１】
図２は、実施の形態１によるビル管理装置の外観斜視図である。このビル管理装置は図１のビル管理用サーバ１に該当するもので、外観ならびに概略構成の一例を図示したものである。図示したビル管理装置、即ちビル管理用サーバ１は、文字や数値を入力するキーボード５ａ及びマウスパッド５ｂの上を移動するマウス５ｃから成る入力部５、当該装置の処理動作や送受信内容などを表示するディスプレイ装置等から成る表示部６、図示されないＣＰＵ、ＲＯＭ及びＲＡＭ、通信インタフェースなどから成り、後述する各処理を行うデバイスやソフトウエア／プログラム等を備える本体７によって構成されている。
【００１２】
図３は、実施の形態１によるビル管理装置の構成を示すブロック図である。図１及び図２に示したものと同一あるいは相当する部分に同じ符号を使用し、その説明を省略する。この図は、実施の形態１によるビル管理装置即ちビル管理用サーバ１の本体７を構成している各部を示したものである。
本体７は、例えば磁気ディスク記憶装置から成り、入力部５などから入力された契約の各内容を示す情報を記憶する契約ファイル部１０を有する。この契約ファイル部１０には、図１に示した見積情報部１ａが含まれている。
本体７には、契約ファイル部１０から請求金額を示すデータを抽出する売上・請求データ抽出部１１、売上・請求データ抽出部１１の抽出した請求金額を示すデータを記憶すると共に請求書などの様式を記憶している売上・請求データ記憶部１２、売上・請求データ記憶部１２に記憶されている各データに基いて後述するように請求書または売上書の発行、売上金額、及び請求金額を示すデータを出力する売上・請求情報処理部１３を備えている。
【００１３】
また、本体７には、契約ファイル部１０から外注費を表す外注データを抽出する外注データ抽出部１４、外注データ抽出部１４によって抽出された外注データを記憶する外注データ記憶部１５、外注データ記憶部１５に記憶されている各データに基いて外注業者に関連する各データを出力する外注支払い情報処理部１６を備える。
本体７には、各外注用クライアント端末３ａ〜３ｎから送られてきた見積額を、各外注用クライアント端末即ち外注業者と対応させて記憶しておく見積額記憶部１７、見積額記憶部１７から作業領域毎の支払い金額と外注業者を決定する外注決定部１８、後述する外注に関する各データを契約ファイル部１０へ記憶させるファイル生成部１９を備えている。
【００１４】
本体７には、インターネット４への接続動作を行い、外注用クライアント端末３ａ〜３ｎ及び依頼者用クライアント端末２などと通信を行う送受信部２０を備えている。また、例えば、契約ファイル部１０の構成／様式に対応させた画像データを生成し、後述するように表示部６へ表示させる画像処理部２１を備える。
画像処理部２１は、本体７に接続されているプリンタ８へ出力する印刷データを生成する、また前述のように本体７へ接続されている表示部６へ表示させる画像データを生成するもので、売上・請求情報処理部１３から出力されたデータから所定の様式の印刷データへ生成してプリンタ８へ出力する、またさらに売上・請求情報処理部１３から出力されたデータを用いて請求金額ならびに上記の外注支払い金額などを表示部６へ表示させるように構成されている。なお、画像処理部２１は、後述する各部の動作に応じて表示する画像データを生成するもので、上記の説明以外の処理も行うように構成されている。
【００１５】
図４は、実施の形態１によるビル管理装置に備えられる契約ファイルの階層構成を示す説明図である。この図は、図３に示した契約ファイル部１０の構成を示したもので、概ね７つの階層に各データを記憶・格納している。当該ファイルは、契約毎に作成されているもので、各契約を識別する「契約Ｎｏ．」を設定している。
最上位の階層１には、当該ビル管理用サーバ１を有する請負業者の、実際に作業を請け負う事業所の名称等を、例えば「事業所Ａ」、「事業所Ｂ」を記憶している。下位の階層２には、請け負った作業を行う管轄部門の名称等を、例えば「事業所Ａ」に関連させて「部門Ａ」、「事業所Ｂ」に関連させて「部門Ｂ」及び「部門Ｅ」を記憶している。階層１及び階層２には、例えば上記のように請負業者の部門などを識別するデータを記憶させておき、後述する売上に関する処理が行えるように契約ファイル部１０を構成しておく。
【００１６】
階層３には、作業を行う場所の建物の名称等を、例えば「建物Ａ」を上位の「部門Ａ」に関連させて、「建物Ｂ」を「部門Ｂ」に関連させて、また、「建物Ｅ」を「部門Ｅ」に関連させて記憶している。
階層４には、各建物の中において作業を行う領域を、例えば「作業領域Ａ」を上位の「建物Ａ」に関連させて、「作業領域Ｂ」を「建物Ａ」に関連させて、「作業領域Ｃ」を「建物Ｂ」に関連させて、また、「作業領域Ｅ」を「建物Ｅ」に関連させて記憶している。
階層５には、各作業領域で行う作業内容を、例えば「作業内容Ａ」を上位の「作業領域Ａ」に関連させて、「作業内容Ｂ」を「作業領域Ｂ」に関連させて、「作業内容Ｃ」を「作業領域Ｃ」に関連させて、「作業内容Ｄ」を「作業領域Ｃ」に関連させて、また、「作業内容Ｅ」を「作業領域Ｅ」に関連させて記憶している。なお、階層３〜階層５に記憶される建物、作業領域及び作業内容が、作業を表す情報の各要素となる。
【００１７】
階層６には、各作業内容と関連させて依頼者への請求金額を、例えば「請求金額Ａ」を上位の「作業内容Ａ」に関連させて、「請求金額Ｂ」を「作業内容Ｂ」に関連させて、「請求金額Ｃ」を「作業内容Ｃ」に関連させて、「請求金額Ｄ」を「作業内容Ｄ」に関連させて、また「請求金額Ｅ」を「作業内容Ｅ」に関連させて記憶している。
最下位の階層７には、各作業内容ならびに請求金額に関連させて外注業者の名称等と支払い金額を、例えば「外注Ａ」及び「支払い金額Ａ」を上位の「請求金額Ａ」に関連させて、「外注Ａ」及び「支払い金額Ｂ」を「請求金額Ｂ」に関連させて、「外注Ｂ」及び「支払い金額Ｃ」を「請求金額Ｃ」に関連させて、「外注Ｂ」及び「支払い金額Ｄ」を「請求金額Ｄ」に関連させて、「外注Ｃ」及び「支払い金額Ｅ」を「請求金額Ｅ」に関連させて記憶している。
このように契約ファイル部１０は、一つの契約Ｎｏ．に対応させて、顧客売上高、即ち依頼者への請求金額、請負業者自身の管轄部門、及び、外注業者への支払い金額を記憶し、これらの情報を一括して管理することができるように構成されている。
【００１８】
次に動作について説明する。
図５は、実施の形態１によるビル管理装置の表示画面を示す説明図である。この図は、ビル管理用サーバ１の表示部６へ表示される設定画面の一例を示したものである。
実施の形態１によるビル管理システムを稼動させるとき、初めに請負業者のビル管理用サーバ１を起動させて次のように契約ファイル部１０へ各データの入力を行わせる。ビル管理用サーバ１の画像処理部２１は、契約ファイル部１０の７つの各階層のディレクトリを自らに設定しておき、例えば図５に示したような契約ファイル部１０の階層構成に対応している設定画面を表示部６へ表示させ、契約ファイル部１０の７つの各階層に記憶させるデータの入力をユーザ、即ち請負業者のオペレータへ促す。
【００１９】
図６は、実施の形態１によるビル管理用システムの動作を示すフローチャートである。前述のようにビル管理用サーバ１の表示部６に図５のような設定画面を表示し、作業の依頼者である例えば法人Ａを請求先として識別する契約Ｎｏ．「１」を、請負業者のオペレータに上記の設定画面上の入力操作を行わせて契約ファイル部１０に設定・記憶する。また、同様に、表示画面上の操作により階層１〜５へ記憶させる内容を入力させる（ステップＳＴ１０１）。入力部５は、自らになされた操作、即ち上記のように順次オペレータが設定画面を視ながら入力・設定した各データを契約ファイル部１０へ入力して該当する各階層へ記憶させる。例えば、階層１には図４に示した事業所Ａとして関東事業所、事業部Ｂとして関西事業所を入力する。階層２には、各事業所の下部組織となる管轄部門Ａ，Ｂ，Ｃとしてそれぞれ保守部、管理部、保全部を入力する。階層３には、作業対象の建物としてＡビル、Ｂ学校、Ｃ病院などを入力する。階層４には各建物内の作業領域Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｅを入力する。階層５には、作業内容Ａ〜Ｅとして、各々の作業面積、床清掃や洗浄ワックス掛けなどの処理の種類、作業頻度を表す「回／月」などを入力させ、契約ファイル１０に記憶しておく。
【００２０】
入力部５は、請負業者のオペレータの操作に応じて見積情報部１ａを作成する（ステップＳＴ１０２）。見積情報部１ａは、インターネット４を介してビル管理用サーバ１と接続した外注用クライアント端末３ａ〜３ｎに閲覧させるもので、後述するビル管理用サーバ１がインターネット４を介して配信しているホームページにリンクしており、例えば階層３〜５に記憶している建物、作業領域及び作業内容から成る見積情報を記憶し、前述のように外部からのビル管理用サーバ１へのアクセスによって閲覧することができるように契約ファイル部１０に含めて設けられている。なお、ここで例示した見積情報は、前述の作業を表す情報と同じ要素によって構成されているが、同一要素によって構成すること、及び、ここで例示した要素で構成することに限定されない。
【００２１】
例えばビル管理用サーバ１が提供しているホームページ等に、外注用クライアント端末３ａからのアクセスがあったとき、ビル管理用サーバ１のプロセッサ等から成る図示されない制御部は、送受信部２０を制御して所定のデータを送信し、上記のホームページ上においてログイン画面を外注用クライアント端末３ａに表示させる。このログイン画面を使用して、予め設定しておいた承認パスワード及びユーザＩＤを外注用クライアント端末３ａから入力させる。外注用クライアント端末３ａへ入力された承認パスワード及びユーザＩＤは、インターネット４を介してビル管理用サーバ１の送受信部２０が受信し、この承認パスワード及びユーザＩＤが予め外注用クライアント端末３ａに設定したものと一致するか否かを当該ビル管理用サーバ１の制御部が判定する（ステップＳＴ１０３）。一致しないと判定したときは、外注用クライアント端末３ａに再度承認パスワード及びユーザＩＤの入力を促す、あるいはアクセスを遮断する制御を行う。
【００２２】
ステップＳＴ１０３の過程で、承認パスワード及びユーザＩＤが一致したと判定したときには、例えば前述の制御部が契約ファイル部１０の中の見積情報部１ａの読み出しを行って（ステップＳＴ１０４）、読み出した見積情報を送受信部２０を用いて外注用クライアント端末３ａへ送信する。外注用クライアント端末３ａは、受信した見積情報を構成している建物、作業領域及び作業内容をメモリ３ｍａへ記憶し、またこれらをディスプレイ３ｄａに表示する。見積情報をディスプレイ３ｄａに表示させて外注業者に作業の対価見積を促し、外注用クライアント端末３ａの図示を省略した入力部から上記の見積情報に対する見積額が入力されると、例えば電子メールの添付ファイルに当該見積額を示してビル管理用サーバ１へ送信する（ステップＳＴ１０５）。
【００２３】
ビル管理用サーバ１は、前述のステップＳＴ１０３〜ステップＳＴ１０５の過程を実行することにより、見積情報部１ａの内容を、インターネット４を介して各外注用クライアント端末３ａ〜３ｎを用いて多数の外注業者に閲覧させて見積情報を提供する。この見積情報に対して各外注業者は見積額を提示する。見積額の提示は、各々の外注用クライアント端末３ａ〜３ｎが外注業者のオペレータによって操作され、ビル管理用サーバ１へ見積額が送信されることによって行われる。ビル管理用サーバ１は、各外注用クライアント端末３ａ〜３ｎから送信された各見積額を送受信部２０を使用して受信し、外注業者と当該外注業者が送信した見積額とを関連付けて見積額記憶部１７へ記憶する。外注決定部１８は、見積額記憶部１７に記憶されている多数の見積額を例えば画像処理部２１を用いて表示部６に表示し、ビル管理用サーバ１のオペレータに最も適当な見積額を選択させる。この選択操作に応じて外注決定部１８は、該見積額を送信した外注業者を見積額記憶部１７の記憶内容から特定し、見積額と外注業者を決定して（ステップＳＴ１０６）、例えば決定した外注業者の名称と見積額を表示部６へ表示してオペレータに確認させる。この後、外注決定部１８は、送受信部２０を用いて上記の決定した外注業者が有している外注用クライアント端末へ当該作業の発注を示す例えば電子メールを送信する。
【００２４】
また、外注決定部１８は、前述の決定した見積額に請負業者の経費などに相当な利益を加えた金額を、依頼者へ請求することを例えば表示部６への表示によって促す。ビル管理用サーバ１のオペレータ等が操作入力した上記のような金額を仮請求額として設定し、表示部６へ表示して仮請求額をオペレータに確認させ、この仮請求額を記した例えば電子メールを生成して送受信部２０を用いてインターネット４を介して依頼者用クライアント端末２へ送信する（ステップＳＴ１０７）。
依頼者用クライアント端末２は、ビル管理用サーバ１からの仮請求金額を記した電子メールを受信すると、仮請求額をディスプレイ２ｄへ表示して依頼者に承認を促す。依頼者によって仮請求額の承認の有無を操作入力された依頼者用クライアント端末２は、承認の有無を記した電子メールをビル管理用サーバ１へ送信する。
ビル管理用サーバ１は、依頼者用クライアント端末２からの電子メールを受信すると、見積額記憶部１７が当該電子メールを記憶する。ファイル生成部１９は、見積額記憶部１７に記憶されている電子メールに記された内容や所定の表示などから、仮請求額が承認か否かを判定する（ステップＳＴ１０８）。
【００２５】
ステップＳＴ１０８の過程で、仮請求額が承認されていないと判定したときは、ステップＳＴ１０７の過程へ戻り、前述の説明と同様に処理動作を行って仮請求額の設定を促し、例えば、ビル管理用サーバ１のオペレータもしくは請負業者に対して、依頼者用クライアント端末２から送られた電子メールに示されている値引き要求等を、表示部６を用いて表示する。この後ビル管理用サーバ１へ入力された新たな仮請求額を前述のように電子メールに記して依頼者用クライアント端末２へ送信し、以降の処理動作を同様に行う。
【００２６】
ステップＳＴ１０８の過程で、仮請求額が承認されたと判定したときには、ファイル生成部１９が上記の仮請求金額を請求金額として外注業者への支払い金額と共に契約ファイル部１０に記憶させる（ステップＳＴ１０９）。詳しくは、依頼者用クライアント端末２から送られてきた電子メールによって承認された仮請求額を契約ファイル部１０の階層６へ記憶させ、また上記の承認された仮請求額に対応する見積額と当該見積額を提示した外注業者を階層７へ記憶させる。例えば、依頼者が依頼した図４の「建物Ａ」、「作業領域Ａ」及び「作業内容Ａ」の作業について、依頼者が承認した仮請求額を正式な「請求金額Ａ」として階層６へ記憶する。また、「建物Ａ」、「作業領域Ａ」及び「作業内容Ａ」を示す見積情報に対して見積額を提示することにより、発注先に決定された外注業者を「外注Ａ」として階層７へ、また、その見積額を「支払い金額Ａ」として上記の「外注Ａ」と共に階層７へ記憶させて契約ファイル部１０を作成する。
上記の各処理は、図５の表示画面を表示部６へ表示して契約ファイル部１０の各階層へ記憶する、即ち契約ファイル部１０へ入力するデータをオペレータに確認させて行うので、データの入力ミスが軽減され、また契約ファイル部１０を迅速に作成することが可能になる。
【００２７】
図７は、実施の形態１によるビル管理装置の動作を示すフローチャートである。
この図は、外注業者が作業を行った後、外注業者への料金支払い及び依頼者への請求処理を示している。
外注業者が作業を終了した後、適宜オペレータに操作されたビル管理用サーバ１は外注データ抽出部１４が契約ファイル部１０の階層７に記憶されている外注に関する情報を読み出す（ステップＳＴ２０１）。外注データ記憶部１５は、前述の契約ファイル部１０の階層７から読み出された外注に関する情報、即ち外注データ抽出部１４が契約ファイル部１０から抽出した外注データを入力して記憶する（ステップＳＴ２０２）。
外注支払い情報処理部１６は、処理動作が可能なとき外注データ記憶部１５に記憶されている外注データを読み出して、該外注データが示す外注業者と支払い金額とを画像処理部２１を用いて表示部６へ表示させる。また、上記の外注データの示す外注業者が所有している外注用クライアント端末へ、上記の支払い金額を記した電子メールを送受信部２０を用いて送信する（ステップＳＴ２０３）。
【００２８】
一方、売上・請求データ抽出部１１は、契約ファイル部１０の階層６に記憶されている請求金額を示すデータを読み出す（ステップＳＴ２０４）。売上・請求データ記憶部１２は、売上・請求データ抽出部１１の抽出した請求金額を示すデータを記憶する（ステップＳＴ２０５）。売上・請求情報処理部１３は、処理動作が可能なとき売上・請求データ記憶部１２に記憶されている請求金額を示すデータを読み出して、画像処理部２１を用いて表示部６へ表示する。また、請求金額を記した電子メールを送受信部２０を用いて依頼者用クライアント端末２へ送信する（ステップＳＴ２０６）。
このようにビル管理用サーバ１は、インターネット４を介して依頼者用クライアント端末２へ請求金額を電子メールに記して送信すると共に、外注用クライアント端末３ａ〜３ｎへ支払い金額を電子メールに記して送信することによって外注費の支払いを連絡する。
ビル管理用サーバ１からの電子メールを外注用クライアント端末３ａ〜３ｎが受信することにより、外注業者は、作業の対価となる支払い金額を迅速に確認することができる。また、ビル管理用サーバ１からの電子メールを依頼者用クライアント端末２が受信することにより、作業の依頼者は請求金額を迅速に確認することができる。
【００２９】
契約ファイル部１０の階層６に記憶されている請求金額は、請負業者の売上金額と同一になる。前述のように契約ファイル部１０において、階層６のデータは、階層１及び階層２の各データと関連付けて記憶させたものなので、契約ファイル部１０に記憶されている各データを用いて請負業者内の事業所もしくは部門の売上金額を管理するようにしてもよい。
このような処理を行うときには、例えばビル管理用サーバ１のオペレータの操作に応じて、売上・請求データ抽出部１１が契約ファイル部１０の階層６に記憶されているデータを階層１もしくは階層２に記憶されているデータと関連させて抽出し、これを売上データとして売上・請求データ記憶部１２へ記憶させる。売上・請求処理部１３は、処理動作が可能なとき売上・請求データ記憶部１２から売上データを読み出し、例えば各部門の売上金額を求め、画像処理部２１を用いて表示部６へ各部門の売上金額を表示させる。このようにして請負業者の組織を構成する部門毎の売上高を求めて管理することも可能である。
【００３０】
例えば、売上・請求データ記憶部１２に請求書の書式等を示すデータを記憶しておき、オペレータ等の入力部５の操作に応じて前述の請求金額を示すデータと共に売上・請求情報処理部１３へ入力する。売上・請求情報処理部１３は、請求書の書式等を示すデータと請求金額を示すデータとを用いて依頼者へ発行する請求書を示すデータを生成し、画像処理部２１を用いてプリンタ８に上記のデータに基く請求書を印刷させる。この後、印刷された請求書は依頼者へ送付される。なお、上記の請求書の書式等のデータを売上書の書式等のデータへ置き換えて同様に前述の売上データと共に処理することにより、売上書を印刷するようにしてもよい。
【００３１】
同様に、例えば外注データ記憶部１５に見積書あるいは支払い書の書式等を示すデータを記憶しておき、オペレータ等の入力部５の操作に応じて前述の支払い金額を示すデータ及び作業を表す情報もしくは見積情報と共に、上記の見積書の書式等を示すデータを外注支払い情報処理部１６へ入力する。外注支払い情報処理部１６は、支払い金額を示すデータ及び作業を表す情報もしくは見積情報と見積書の書式等を示すデータとを用いて外注業者へ発行する見積書を示すデータを生成し、画像処理部２１を用いてプリンタ８に上記のデータに基く見積書を印刷させる。この後、印刷された見積書あるいは支払い書は外注業者へ送付される。
【００３２】
なお、ビル管理用サーバ１の送受信部２０を用いた外部との通信、即ちインターネット４を介して依頼者用クライアント端末２及び外注用クライアント端末３ａ〜３ｎとビル管理用サーバ１が行う電子メールなどの通信は、送信の際に暗号化して、また受信の際に復号化を行って送受信が行われ、請求金額や支払い金額などのセキュリティを確保している。
【００３３】
以上のように実施の形態１によれば、請負業者のビル管理用サーバ１が、契約ファイル部１０に依頼者からの作業を表す情報を記憶しておき、当該作業に関する見積情報を記憶している見積情報部１ａをインターネット４を介して外注用クライアント端末３ａ〜３ｎに閲覧させ、見積情報部１ａの閲覧に基づいて外注業者が提示する見積額を各外注用クライアント端末３ａ〜３ｎからビル管理用サーバ１へ送信させ、見積額に基いて決定された外注業者及び支払い金額を契約ファイル部１０へ記憶し、契約ファイル部１０に記憶されている各データを用いて依頼者への請求金額に関連する送受信、及び、外注業者への支払い金額に関連する送受信を行うようにしたので、契約した作業に関する依頼者への請求処理、外注業者への支払い処理、及び請負業者の売上管理を迅速に行うことができ、また、請求金額、支払い金額、売上金額をビル管理用サーバ１のユーザ即ち請負業者は容易に把握することができるという効果がある。
【図面の簡単な説明】
【００３４】
【図１】この発明の実施の形態１によるビル管理システムの構成を示すブロック図である。
【図２】実施の形態１によるビル管理装置の外観斜視図である。
【図３】実施の形態１によるビル管理装置の構成を示すブロック図である。
【図４】実施の形態１によるビル管理装置に備えられる契約ファイルの階層構成を示す説明図である。
【図５】実施の形態１によるビル管理装置の表示画面を示す説明図である。
【図６】実施の形態１によるビル管理用システムの動作を示すフローチャートである。
【図７】実施の形態１によるビル管理装置の動作を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００３５】
１  ビル管理用サーバ、１ａ  見積情報部、２  依頼者用クライアント端末、３ａ〜３ｎ  外注用クライアント端末、２ｍ，３ｍａ〜３ｍｎ  メモリ、２ｄ，３ｄａ〜３ｄｎ  ディスプレイ、４  インターネット、５  入力部、６  表示部、７  本体、８  プリンタ、１０  契約ファイル部、１１  売上・請求データ抽出部、１２  売上・請求データ記憶部、１３  売上・請求情報処理部、１４  外注データ抽出部、１５  外注データ記憶部、１６  外注支払い情報処理部、１７  見積額記憶部、１８  外注決定部、１９  ファイル生成部、２０  送受信部、２１  画像処理部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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