(57)【要約】【課題】封書と書類の一致性を確認しつつ、書類封入後の発送の可否判定を同時に行うようにして作業効率の向上と作業の正確性を同時に実現すると共に、発送否となったときに新たな書類の作成と発送を迅速に行うようにして、顧客サービスの向上も併せて実現した書類発送判定システムを提供する。【解決手段】ＩＣタグ２を備えた書類５０を封入した封書５１を所定方向に搬送するベルトコンベア４０と、封書５１に封入された書類５０に備えられたＩＣタグ２との間でデータの授受を行うＲ／Ｗ４１と、封書５１の宛先を印字する印字器４２と、封書５１を破棄するか発送するかを判別する判別器４３と、顧客に発送する書類情報を管理する発送書類情報管理サーバ５４と、発送書類情報管理サーバ５４からの指示に従ってＲ／Ｗ４１、印字器４２及び判別器４３を制御するＰＣ５２と、警報器４９と、を備えて構成される。【選択図】図１
2008027069.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
封書を所定方向に搬送する搬送手段と、
非接触情報記録媒体との間でデータの授受を行うリーダライタと、
前記封書の宛先を印字する印字手段と、
前記封書を破棄するか発送するかを判別する判別手段と、
顧客に発送する書類に関する情報を管理する発送書類情報管理サーバと、
前記発送書類情報管理サーバの指示に従って前記リーダライタ、前記印字手段及び前記判別手段を制御する制御手段と、
警報を発する警報手段と、
顧客に新たに発送する書類を印刷する印刷手段と、を備え、
少なくとも顧客の識別コードを記録した第１の非接触情報記録媒体を備えた書類を封入し、且つ無記録状態の第２の非接触情報記録媒体を備えた白紙の封書を用いることを特徴とする書類発送判定システム。
【請求項２】
前記発送書類情報管理サーバは、前記顧客についての発送可否情報に基づいて前記封書に当該顧客の宛先を印字するか否かを決定すると共に、宛先を印字した封書が発送前に発送否となったときは当該封書を破棄して前記印刷手段により新たな書類を印刷して発送することを特徴とする請求項１に記載の書類発送判定システム。
【請求項３】
前記発送書類情報管理サーバは、少なくとも顧客の識別コード及び当該顧客に発送する書類毎の発送可否を判定する発送可否フラグを記憶した顧客情報データベースと、
前記リーダライタにより読み取られた識別コードを受信する識別コード受信手段と、
前記第１の非接触情報記録媒体に記録された顧客の識別コードと前記第２の非接触情報記録媒体に記録された顧客の識別コードとを照合する識別コード照合手段と、
前記顧客情報データベースに記憶された前記発送可否フラグを更新する顧客情報更新手段と、
前記顧客情報更新手段により更新された発送可否フラグに基づいて書類発送の可否を判定する発送可否判定手段と、
を備えたことを特徴とする請求項１又は２に記載の書類発送判定システム。
【請求項４】
前記発送書類情報管理サーバは、前記リーダライタにより読み取られた前記第１の非接触情報記録媒体に記録された顧客の識別コードが正規の識別コードであると判定すると、前記制御手段を介して前記リーダライタにより前記識別コードを前記第２の非接触情報記録媒体に記録すると共に、前記識別コードに該当する宛先を前記印字手段により前記封書に印字することを特徴とする請求項１、２又は３に記載の書類発送判定システム。
【請求項５】
前記発送書類情報管理サーバは、前記封書に記載された顧客への発送が適当でないと判定した場合、前記制御手段を介して前記警報手段により警報を発し、当該封書の発送を停止するように前記判別手段を制御することを特徴とする請求項１、２、３又は４に記載の書類発送判定システム。
【請求項６】
前記発送書類情報管理サーバは、前記顧客に延滞通知書を発送する際に、前記顧客情報更新手段により当該顧客からの入金が確認されて該延滞通知書の発送可否フラグが発送否に更新され、且つ領収書の発送可否フラグが発送可に更新された場合、該領収書のデータを作成して前記顧客情報データベースに記憶すると共に、該領収書データに基づいて前記印刷手段により領収書を印刷し、前記制御手段を介して前記警報手段により警報を発し、前記延滞通知書の発送を停止するように前記判別手段を制御することを特徴とする請求項１、２、３又は４に記載の書類発送判定システム。
【請求項７】
少なくとも顧客の識別コードを記録した第１の非接触情報記録媒体を備えた書類を封入し、且つ無記録状態の第２の非接触情報記録媒体を備えた白紙の封書を用いる書類発送判定方法であって、
前記顧客についての発送可否情報に基づいて前記封書に当該顧客の宛先を印字するか否かを決定すると共に、宛先を印字した封書が発送前に発送否となったときは当該封書を破棄して新たな書類を印刷して発送することを特徴とする書類発送判定方法。
【請求項８】
少なくとも顧客の識別コード及び当該顧客に発送する書類毎の発送可否を判定する発送可否フラグを記憶する顧客情報記憶ステップと、
リーダライタにより読み取られた識別コードを受信する識別コード受信ステップと、
前記第１の非接触情報記録媒体に記録された顧客の識別コードと前記第２の非接触情報記録媒体に記録された顧客の識別コードとを照合する識別コード照合ステップと、
前記顧客情報記憶ステップにより記憶された前記発送可否フラグを更新する顧客情報更新ステップと、
前記顧客情報更新ステップにより更新された発送可否フラグに基づいて書類発送の可否を判定する発送可否判定ステップと、
を備えたことを特徴とする請求項７に記載の書類発送判定方法。
【請求項９】
前記リーダライタにより読み取られた前記第１の非接触情報記録媒体に記録された顧客の識別コードが正規の識別コードであると判定すると、前記リーダライタにより前記識別コードを前記第２の非接触情報記録媒体に記録すると共に、前記識別コードに該当する宛先を前記印字手段により前記封書に印字することを特徴とする請求項７又は８に記載の書類発送判定方法。
【請求項１０】
前記封書に記載された顧客への発送が適当でないと判定した場合、警報を発し、当該封書の発送を停止することを特徴とする請求項７、８又は９に記載の書類発送判定方法。
【請求項１１】
前記顧客に延滞通知書を発送する際に、前記顧客情報更新ステップにより当該顧客からの入金が確認されて該延滞通知書の発送可否フラグが発送否に更新され、且つ領収書の発送可否フラグが発送可に更新された場合、該領収書のデータを作成して前記顧客情報データベースに記憶すると共に、該領収書データに基づいて領収書を印刷し、警報を発し、前記延滞通知書の発送を停止するように制御することを特徴とする請求項７、８又は９に記載の書類発送判定方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、書類発送判定システム及び書類発送判定方法に関し、さらに詳しくは、送り先に対応しない不適切な書類が封書内に封入される不具合や、発送直前の時点等において既に発送不要となった書類が誤って発送される不具合を未然に防止する書類発送判定システム及び書類発送判定方法に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
銀行、ローン保証会社及び消費者金融等の金融機関では、融資先としての顧客に対して案内や相談案内等の文書を発送したり、あるいは融資先としての顧客が長期間返済を延滞した場合に督促状等を発送している。これらの書類の発送は、封書を用いた郵便によって行うのが一般である。また、封書に各書類の必要書類を封入した後に、顧客の取引状況が変更したことが判明した場合には、その封書の発送を直前に取りやめ、必要に応じて新たな書類を発送する必要がある。
【０００３】
ところで、従来は書類の封入前のチェック作業と、発送直前のチェック作業とが別々に行われていた。即ち、封書に必要書類を封入する前に宛先との関係で正しい書類であるか否かをチェックする作業と、正しい書類であると判定された封書を発送してもよいか否かをチェックする作業が別々に行われ、これらの作業は手作業により行われていた。このとき、発送直前のチェック作業中に、例えば入金があったために、督促状等の封書の発送を停止して別の書類（例えば領収書等）を発送する必要が発生した場合、手作業により督促状を破棄して新たに別の書類を作成して発送する必要があった。
【０００４】
この手作業による煩雑性を改善した従来技術として特許文献１には、製品に取り付けられた非接触ＩＣタグの製品特定データを読み取る非接触ＩＣ読取装置と、梱包材に取り付けられた製品特定データを読み取る読取装置と、この両者の製品特定データが一致しているか否かを判定する照合判定手段と、を少なくとも備え、梱包された製品の内容物と梱包材に貼り付けられた内容物が一致しているか否かを確認する製品の梱包ミス防止装置について開示されている。
【０００５】
また特許文献２には、帳票のバーコードを読み取って、このバーコードからの情報に基づいてデータベース中の当該帳票の番号、同封物および封書体の重量に関する情報を特定し、特定されたデータベース中の帳票番号および同封物の情報に基づいて、帳票と同封物が丁合されて封書内へ封入して、封書内に内容物を入れてなる封書体はその後、重量計により重量測定され、測定された実際の重量と、上記で特定された重量とが比較されて内容物の良否判定が行なわれる封書処理方法について開示されている。
【特許文献１】特開２００２−２３０４９７公報
【特許文献２】特開２００５−１２２５４５公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
従来の書類の封入は手作業で行われていたため、これらの書類の発送数が増加すると誤った書類を封入する虞が出てくる。即ち、扱う書類が大切な個人情報に係る内容を有するため、上記のような誤封入は厳格に防止する必要性が高いが、人手によって取り扱う書類数の増加に伴って、誤封入をゼロにすることは極めて困難となる。また、発送する必要のない顧客に書類を誤って発送する事態を防止するためのチェック作業と、特定の顧客に特定の書類を発送する必要がなくなったときに（例えば、返済があったときに）、前記書類に代えて新たな書類（例えば領収書）の作成と発送を行なう作業が発生して大きな負担がかかるといった問題がある。
【０００７】
また、特許文献１に開示されている従来技術は、梱包材と内容物が１対１でなければ照合できないため、１つの梱包材に複数の内容物を梱包することができず、梱包材が多量に必要となり、資源の無駄が多いといった問題がある。
また、特許文献２に開示されている従来技術は、同封物および封書体の重量に関する情報と実際に封書内に内容物を入れてなる封書体の重量を比較するため、異なる同封物が同じ重量の場合、封書体の重量だけでは同封物が正しいか否かを判定できないといった問題がある。
【０００８】
本発明は、かかる課題に鑑み、封書に備えられたＩＣタグ情報と、この封書に封入された書類に備えられたＩＣタグ情報とを照合し、且つ封書の発送の可否をリアルタイムに判定することにより、封書と書類の一致性を確認しつつ、書類封入後の発送の可否判定を同時に行うようにして作業効率の向上と作業の正確性を同時に実現すると共に、発送否となったときに新たな書類の作成と発送を迅速に行うようにして、顧客サービスの向上も併せて実現した書類発送判定システムを提供することを目的とする。
また他の目的は、白紙の封書に書類を封入した後に、その書類に備えられたＩＣタグから顧客識別コードを読み取り、その識別コードに対応した宛先を封書に印字することにより、書類と封書の一致性を確実なものとすることである。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明はかかる課題を解決するために、請求項１は、封書を所定方向に搬送する搬送手段と、非接触情報記録媒体との間でデータの授受を行うリーダライタと、前記封書の宛先を印字する印字手段と、前記封書を破棄するか発送するかを判別する判別手段と、顧客に発送する書類に関する情報を管理する発送書類情報管理サーバと、前記発送書類情報管理サーバの指示に従って前記リーダライタ、前記印字手段及び前記判別手段を制御する制御手段と、警報を発する警報手段と、顧客に新たに発送する書類を印刷する印刷手段と、を備え、少なくとも顧客の識別コードを記録した第１の非接触情報記録媒体を備えた書類を封入し、且つ無記録状態の第２の非接触情報記録媒体を備えた白紙の封書を用いることを特徴とする。
本発明は、ベルトコンベアのような搬送手段を用いて封筒を搬送する過程で、白紙の封書に書類を封入した後に、その書類に備えた第１の非接触情報記録媒体から顧客識別コードを読み取り、発送可否情報に基づいて当該顧客の宛先を印字するか否かを決定するものである。
【００１０】
請求項２は、前記発送書類情報管理サーバは、前記顧客についての発送可否情報に基づいて前記封書に当該顧客の宛先を印字するか否かを決定すると共に、宛先を印字した封書が発送前に発送否となったときは当該封書を破棄して前記印刷手段により新たな書類を印刷して発送することを特徴とする。
宛先を印字した封書が発送前に発送否となったときに印刷手段により新たな書類を印刷して発送する。これにより、次の書類の発送を迅速に実行することができる。
【００１１】
請求項３は、前記発送書類情報管理サーバは、少なくとも顧客の識別コード及び当該顧客に発送する書類毎の発送可否を判定する発送可否フラグを記憶した顧客情報データベースと、前記リーダライタにより読み取られた識別コードを受信する識別コード受信手段と、前記第１の非接触情報記録媒体に記録された顧客の識別コードと前記第２の非接触情報記録媒体に記録された顧客の識別コードとを照合する識別コード照合手段と、前記顧客情報データベースに記憶された前記発送可否フラグを更新する顧客情報更新手段と、前記顧客情報更新手段により更新された発送可否フラグに基づいて書類発送の可否を判定する発送可否判定手段と、を備えたことを特徴とする。
発送書類情報管理サーバは、ソフトウェアにより処理する各種の手段を備える。そして、その処理のために使用される顧客情報は顧客情報データベースに保存される。また、読み取られた識別コードは識別コード受信手段により受信され、書類に記録された識別コードと封書に記録された識別コードとが照合される。また、顧客に係る利用状況等に関する情報は刻々変化するため、可能な限りリアルタイムに新しい情報に更新される。その更新された情報に基づいて書類を発送してよいか否かを判定する。
【００１２】
請求項４は、前記発送書類情報管理サーバは、前記リーダライタにより読み取られた前記第１の非接触情報記録媒体に記録された顧客の識別コードが正規の識別コードであると判定すると、前記制御手段を介して前記リーダライタにより前記識別コードを前記第２の非接触情報記録媒体に記録すると共に、前記識別コードに該当する宛先を前記印字手段により前記封書に印字することを特徴とする。
識別コードに対応した宛先を封書に印字すると共に、封書に備えられた無記録状態の非接触情報記録媒体に識別コードを記録することにより、発送する封書と破棄する（発送しない）封書を自動的に判別できるようにするものである。
【００１３】
請求項５は、前記発送書類情報管理サーバは、前記封書に記載された顧客への発送が適当でないと判定した場合、前記制御手段を介して前記警報手段により警報を発し、当該封書の発送を停止するように前記判別手段を制御することを特徴とする。
発送書類情報管理サーバが封書に記載された顧客への発送が適当でないと判定する場合とは、例えば、発送の直前に返済がなされたことが確認され、顧客にその封書を発送する必要性がなくなったと判定された場合である。
【００１４】
請求項６は、前記発送書類情報管理サーバは、前記顧客に延滞通知書を発送する際に、前記顧客情報更新手段により当該顧客からの入金が確認されて該延滞通知書の発送可否フラグが発送否に更新され、且つ領収書の発送可否フラグが発送可に更新された場合、該領収書のデータを作成して前記顧客情報データベースに記憶すると共に、該領収書データに基づいて前記印刷手段により領収書を印刷し、前記制御手段を介して前記警報手段により警報を発し、前記延滞通知書の発送を停止するように前記判別手段を制御することを特徴とする。
顧客に対して延滞通知書を発送する際に、発送前に顧客から入金があった場合は、直ちに延滞通知書の発送を停止する必要がある。そして、入金額に相当する領収書を新たに作成して、その顧客に発送しなければならない。
【００１５】
請求項７は、少なくとも顧客の識別コードを記録した第１の非接触情報記録媒体を備えた書類を封入し、且つ無記録状態の第２の非接触情報記録媒体を備えた白紙の封書を用いる書類発送判定方法であって、前記顧客についての発送可否情報に基づいて前記封書に当該顧客の宛先を印字するか否かを決定すると共に、宛先を印字した封書が発送前に発送否となったときは当該封書を破棄して新たな書類を印刷して発送することを特徴とする。
本発明は請求項１、２と同様の作用効果を奏する。
【００１６】
請求項８は、少なくとも顧客の識別コード及び当該顧客に発送する書類毎の発送可否を判定する発送可否フラグを記憶する顧客情報記憶ステップと、リーダライタにより読み取られた識別コードを受信する識別コード受信ステップと、前記第１の非接触情報記録媒体に記録された顧客の識別コードと前記第２の非接触情報記録媒体に記録された顧客の識別コードとを照合する識別コード照合ステップと、前記顧客情報記憶ステップにより記憶された前記発送可否フラグを更新する顧客情報更新ステップと、前記顧客情報更新ステップにより更新された発送可否フラグに基づいて書類発送の可否を判定する発送可否判定ステップと、を備えたことを特徴とする。
本発明は請求項３と同様の作用効果を奏する。
【００１７】
請求項９は、前記リーダライタにより読み取られた前記第１の非接触情報記録媒体に記録された顧客の識別コードが正規の識別コードであると判定すると、前記リーダライタにより前記識別コードを前記第２の非接触情報記録媒体に記録すると共に、前記識別コードに該当する宛先を前記印字手段により前記封書に印字することを特徴とする。
本発明は請求項４と同様の作用効果を奏する。
【００１８】
請求項１０は、前記封書に記載された顧客への発送が適当でないと判定した場合、警報を発し、当該封書の発送を停止することを特徴とする。
本発明は請求項５と同様の作用効果を奏する。
【００１９】
請求項１１は、前記顧客に延滞通知書を発送する際に、前記顧客情報更新ステップにより当該顧客からの入金が確認されて該延滞通知書の発送可否フラグが発送否に更新され、且つ領収書の発送可否フラグが発送可に更新された場合、該領収書のデータを作成して前記顧客情報データベースに記憶すると共に、該領収書データに基づいて領収書を印刷し、警報を発し、前記延滞通知書の発送を停止するように制御することを特徴とする。
本発明は請求項６と同様の作用効果を奏する。
【発明の効果】
【００２０】
本発明によれば、封書を所定方向に搬送する搬送手段と、非接触情報記録媒体との間でデータの授受を行うリーダライタと、封書の宛先を印字する印字手段と、封書を破棄するか発送するかを判別する判別手段と、顧客に発送する書類に関する情報を管理する発送書類情報管理サーバと、発送書類情報管理サーバの指示に従ってリーダライタ、印字手段及び判別手段を制御する制御手段と、警報を発する警報手段と、新たに顧客に発送する書類を印刷する印刷手段と、を備え、少なくとも顧客の識別コードを記録した第１の非接触情報記録媒体を備えた書類を封入し、且つ無記録状態の第２の非接触情報記録媒体を備えた白紙の封書を用いる書類発送判定システムであって、発送書類情報管理サーバは、顧客についての発送可否情報に基づいて封書に当該顧客の宛先を印字するか否かを決定すると共に、宛先を印字した封書が発送前に発送否となったときに印刷手段により新たな書類を印刷して発送するので、封書と書類の一致性を確認しつつ、書類封入後の発送の可否判定を同時に行うことができ、且つ新たに発送する書類を迅速に作成して発送することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２１】
以下、本発明を図に示した実施形態を用いて詳細に説明する。但し、この実施形態に記載される構成要素、種類、組み合わせ、形状、その相対配置などは特定的な記載がない限り、この発明の範囲をそれのみに限定する主旨ではなく単なる説明例に過ぎない。
【００２２】
図１は本発明の一実施形態に係る書類発送判定システムのシステム構成図である。この書類発送判定システム２００は、ＩＣタグ２を備えた書類５０を封入した封書５１を所定方向に搬送するベルトコンベア（搬送手段）４０と、封書５１に封入された書類５０に備えられたＩＣタグ２との間でデータの授受を行うＲ／Ｗ（リーダライタ）４１と、封書５１の宛先を印字する印字器（印字手段）４２と、封書５１を破棄するか発送するかを判別する判別器（判別手段）４３と、顧客に発送する書類情報を管理する発送書類情報管理サーバ５４と、発送書類情報管理サーバ５４からの指示に従ってＲ／Ｗ４１、印字器４２及び判別器４３を制御するＰＣ（制御手段）５２と、警報器（警報手段）４９と、を備えて構成される。
【００２３】
また、ベルトコンベア４０と判別器４３との境界には、破棄する封書を収納する破棄箱４６が備えられ、判別器４３の搬送方向終端側には発送しても差し支えない封書を収納する発送箱４８が夫々備えられている。また、判別器４３を退避位置４３ａに移動させる駆動部４７を備えている。尚、封書５１上の正しい印字位置に正しい向きに宛先を印字するために、封書５１はベルトコンベア４０の所定の位置に、且つ正しい向きに載置されるものとする。また、発送書類情報管理サーバ５４には領収書５９等を印刷するプリンタ（印刷手段）５８が備えられている。
【００２４】
本実施形態の書類発送判定システム２００では、少なくとも顧客の識別コードを記録したＩＣタグ２を備えた書類５０を封入し、且つ無記録状態のＩＣタグ１を備えた白紙の封書５１を用意し、発送書類情報管理サーバ５４は、顧客についての発送可否情報に基づいて、印字器４２により封書５１に当該顧客の宛先を印字するか否かを決定すると共に、宛先を印字した封書５１が発送前に発送否となったときにプリンタ５８により新たな書類（領収書５９等）を印刷して発送するものである。
【００２５】
図２は本発明の実施形態に係る書類発送判定システムを制御する発送書類情報管理サーバを更に詳しく説明するための構成図である。この発送書類情報管理サーバ５４は、少なくとも顧客の識別コード及び当該顧客に発送する書類毎の発送可否を判定する発送可否フラグ（後述する）を記憶した顧客情報データベース２１と、リーダライタ４１により読み取られた識別コードを受信する識別コード受信手段１７と、ＩＣタグ２に記録された顧客の識別コードとＩＣタグ１に記録された顧客の識別コードとを照合する識別コード照合手段１８と、顧客情報データベース２１に記憶された発送可否フラグを更新する顧客情報更新手段１９と、顧客情報更新手段１９により更新された発送可否フラグに基づいて書類発送の可否を判定する発送可否判定手段２０と、識別コード照合手段１８と発送可否判定手段２０との情報をＰＣ５２へ通知する送信手段２２と、を備えて構成されている。
【００２６】
図３は表示部３ａに表示する理由の内容の一例を示す図である。例えば、封書５１の中に封入する複数の書類５０の中に、異なった識別コードの書類が混在していた場合、理由の内容１のように「書類の中に異なる顧客の書類が混在しています。」と表示される。また、本来必要である書類の中身が不足していた場合は、理由の内容２のように「書類の中身が不足しています。」と表示される。また、封書５１の識別コードと書類５０の識別コードが異なっていた場合は、理由の内容３のように「書類の識別コードと封書の識別コードが一致しません。」と表示される。また、発送の最後の段階で顧客から入金があり、その封書（督促状等）の発送を停止する場合は、理由の内容４のように「この顧客は入金があったので発送を停止してください。」と表示される。また、発送の最後の段階でも顧客から入金がない場合は、理由の内容５のように「この顧客の書類は発送してください。」と表示される。また、識別コード受信手段１７により受信した識別コードが顧客情報データベース２１に存在しない場合は、理由の内容６のように「顧客情報データベースに識別コードが存在しません。」と表示される。また、発送の最後の段階で顧客から入金があり、その封書（督促状等）の発送を停止して、その代わりに入金額に相当する領収書を発送する場合は、理由の内容７のように「この顧客は入金があったので領収書を発送してください。」と表示される。
【００２７】
このように本発明では、各理由がＰＣ３の表示部３ａに表示されるので、なぜ警報器４により警報が発せられるかを認識することができる。尚、この例の表示内容は一例であり、適宜内容を変更しても構わない。
【００２８】
図４は本発明の発送書類情報管理サーバを構成する顧客情報データベースの記憶内容の一例を示す図である。顧客情報データベース２１には、顧客名３０、顧客の識別コード３１、発送可否フラグ３２、その他の情報３３等が記憶されている。尚、本実施形態では発送可否フラグ３２の対象となる書類名を「延滞通知書」３２ａ、「領収書」３２ｂとして説明する。また、顧客名３０には個人情報保護の立場から、実名ではなくイニシャル等を記録し、各顧客にユニークな識別コード３１を対応付けておく。例えば、顧客Ａの識別コード３１は「１２３ｂ」であり、発送可否フラグ３２の「延滞通知書」３２ａは「ＯＮ」、「領収書」３２ｂは「ＯＦＦ」となっており、現時点では「延滞通知書」３２ａの発送をしても構わない顧客であり、「領収書」３２ｂの発送はしない。また、顧客Ｂの識別コード３１は「６８７ｃ」であり、発送可否フラグ３２の「延滞通知書」３２ａは「ＯＮ」、「領収書」３２ｂは「ＯＦＦ」となっており、現時点では「延滞通知書」３２ａの発送をしても構わない顧客であり、「領収書」３２ｂの発送はしない。また、顧客Ｃの識別コード３１は「９８７ｅ」であり、発送可否フラグ３２の「延滞通知書」３２ａは「ＯＦＦ」、「領収書」３２ｂは「ＯＮ」となっており、現時点では「延滞通知書」３２ａの発送をしない顧客であり、「領収書」３２ｂの発送はしてもよい。尚、発送可否フラグ３２が「ＯＮ」の場合は、発送を許可するフラグであり、発送する時期が来たときにこのフラグを見て判断される。また「ＯＦＦ」の場合は、発送を禁止するフラグであり、如何なる状況においても発送を許可しない。
【００２９】
このように、全ての顧客の情報が顧客情報データベース２１記憶されている。ここで、顧客Ｂが発送の直前で入金があった場合について説明する。発送可否判定手段２０により当該宛先の顧客に封書５１を発送してよいか否かを判定するために、顧客情報データベース２１を検索したとき、顧客情報更新手段１９により、発送可否フラグ３２の「延滞通知書」３２ａが「ＯＮ」から「ＯＦＦ」に更新された場合、「領収書」３２ｂは「ＯＦＦ」から「ＯＮ」に更新される。そして、領収書のデータが作成されて、そのデータを印刷して領収書５９が作成され、領収書に付されたＩＣタグ３に識別コード「６８７ｃ」を記録する。その後、送信手段２２によりＰＣ５２に対して警報を発する情報を送信し、ＰＣ５２はその情報を受信して警報器４９を駆動して警報を発し、更に送信手段２２によりＰＣ５２に対してその警報の理由情報を送信してＰＣ５２の表示部５３に図４の理由の内容７のように「この顧客は入金があったので領収書を発送してください。」と表示する。尚、本実施形態では、「延滞通知書」と「領収書」の関係を例にとって説明したが、これに限らず、関連する書類であれば同様に発送可否フラグを設定して管理することができる。
【００３０】
図５は本発明の実施形態に係る書類発送判定システムの動作を説明するフローチャートである。この説明では図１に図示された書類５０を延滞通知書として説明する。まず、顧客情報データベース２１に記録されている発送可否フラグ３２に基づいて延滞通知書データを作成する（Ｓ３０）。次に延滞通知書データに基づいてプリンタ５８により延滞通知書５０を印刷する（Ｓ３１）。そして延滞通知書５０に付されたＩＣタグ２に該当の顧客の識別コードを記録する（Ｓ３２）。この操作を対象となる顧客の数分作成する。この段階で書類が準備できると、次に無記録状態のＩＣタグ１を備えた白紙の封書５１にＩＣタグ２を備えた延滞通知書５０を封入する（Ｓ３５）。次に封書５１をベルトコンベア４０の所定の位置に、且つ正しい向きに載置する（Ｓ３６）。ベルトコンベア４０は所定の速度で矢印Ａの方向に移動しているので、封書５１がＲ／Ｗ４１の近傍を通過すると、封書５１に封入された延滞通知書５０に備えられたＩＣタグ２の情報を読み取る（Ｓ３７）。その情報は信号線５５によりＰＣ５２に入力され、発送書類情報管理サーバ５４のデータフォーマットに変換して信号線５６を介して発送書類情報管理サーバ５４により受信される。発送書類情報管理サーバ５４では、受信した情報が正しい情報（例えば、ＩＣタグのデータフォーマットが予め決められたフォーマット）であるか否かを判定する（Ｓ３８）。正しい情報である場合（Ｓ３８でＹＥＳのルート）、ＰＣ５２に対してその旨を送信すると、ＰＣ５２は、Ｒ／Ｗ４１に対してＩＣタグ１にＩＣタグ２と同じ識別コードを記録するように指示する（Ｓ３９）。封書５１が印字器４２の印字位置（５１ａ）まで搬送されると、信号線５７を介して識別コードに対応した宛先を印字するように印字器４２を制御する（Ｓ４０）。封書５１が判別器４３に近づくと、ＰＣ５２が発送書類情報管理サーバ５４に対して当該宛先の顧客に封書５１を発送して可か否かを問い合わせ（Ｓ４２）、発送が可であると（Ｓ４２でＹＥＳのルート）判別器４３をそのままにすることにより、封書５１ａを発送箱４８に入れる（Ｓ４３）。
【００３１】
一方、ステップＳ３８において、受信した情報が正しい情報でない場合（Ｓ３８でＮＯのルート）、駆動部４７を駆動して判別器４３を４３ａに移動して封書５１を破棄箱４６に入れ（Ｓ４４）、警報器４９を駆動して警報を発し（Ｓ４５）、同時に表示部５３にその理由を表示する（Ｓ４６）。
【００３２】
また、ステップＳ４２において、発送が否であること（Ｓ４２でＮＯのルート）を発送書類情報管理サーバ５４から通知されると、顧客情報データベース２１の発送可否フラグ３２を検索する。その結果、顧客の領収書３２ｂのフラグが「ＯＦＦ」から「ＯＮ」に更新されている場合、その顧客の入金額に相当する領収書データを作成する（Ｓ４７）。次に領収書データに基づいてプリンタ５８により領収書５９を印刷し（Ｓ４８）、領収書５９に付されたＩＣタグ３に顧客の識別コードを記録する（Ｓ４９）。そして、駆動部４７を駆動して判別器４３を４３ａに移動して封書５１ａを破棄箱４６に入れ（Ｓ５１）、警報器４９を駆動して警報を発し（Ｓ５２）、同時に表示部５３にその理由（図３の理由の内容７）を表示する（Ｓ５３）。
【００３３】
図６は本発明の発送書類情報管理サーバ内に顧客に発送する書類毎に発送の可否の情報を一括して格納した発送書類ＤＢの格納内容を説明する図である。この発送書類ＤＢ２３には、例えば、書類番号６０、書類種別６１、顧客名６２、発送可否フラグ６３、内包書類数６４、内包書類１識別コード６５、内包書類２識別コード６６、内包書類３識別コード６７が格納されている。一例として、書類番号６０が「０６０７０７−００１」は、書類種別６１は「延滞通知書」であり、顧客名６２は「Ａ」であり、発送可否フラグ６３は「ＯＮ」から「ＯＦＦ」に更新され、内包書類数６４は「１」であり、内包書類１識別コード６５「０６０７０７−００１ａ」である。このように各書類毎に詳細に管理されている。従って、本発明の別の実施形態として、顧客情報ＤＢ２１には発送可否フラグ３２は記憶せずに、書類関係は全て発送書類ＤＢ２３に格納するようにしても良い。
【００３４】
以上の通り本発明によれば、封書を所定方向に搬送するベルトコンベア４０と、ＩＣタグとの間でデータの授受を行うリーダライタ４１と、封書の宛先を印字する印字器４２と、封書を破棄するか発送するかを判別する判別器４３と、顧客に発送する書類に関する情報を管理する発送書類情報管理サーバ５４と、発送書類情報管理サーバ５４の指示に従ってリーダライタ４１、印字器４２及び判別器４３を制御するＰＣ５２と、警報を発する警報器４９と、顧客に発送する新たな書類を印刷するプリンタ５８と、を備え、少なくとも顧客の識別コードを記録したＩＣタグ２を備えた書類を封入し、且つ無記録状態のＩＣタグ１を備えた白紙の封書５１を用いる書類発送判定システム２００であって、発送書類情報管理サーバ５４は、顧客についての発送可否フラグ３２に基づいて封書５１に当該顧客の宛先を印字するか否かを決定すると共に、宛先を印字した封書が発送前に発送否となったときにプリンタ５８により新たな書類５９を印刷して発送するので、封書５１と書類５０の一致性を確認しつつ、書類封入後の発送の可否判定を同時に行うことができ、且つ新たに発送する書類５９を迅速に作成して発送することができる。
【００３５】
また、少なくとも顧客の識別コードを記録したＩＣタグ２を備えた書類５０を封入し、且つ無記録状態のＩＣタグ１を備えた白紙の封書５１を用意し、発送書類情報管理サーバ５４は、顧客についての発送可否情報に基づいて封書５１に当該顧客の宛先を印字するか否かを決定するので、少なくとも封書５１と中身の書類５０の不一致を無くすことができる。
また、発送書類情報管理サーバ５４は、封書５１をＲ／Ｗ４１により読み取られた顧客の識別コードが正規の識別コードであると判定すると、Ｒ／Ｗ４１により識別コードを無記録状態のＩＣタグ１に記録し、この識別コードに該当する宛先を印字器４２により封書５１に印字するので、封書５１と中身の書類５０を完全に一致させることができ、且つ封書５１の識別コードと印字する宛先も一致させることができる。
また、発送書類情報管理サーバ５４は、封書５１に記載された顧客への発送が適当でないと判定した場合、ＰＣ５２を介して警報器４９により警報を発し、当該封書５１の発送を停止するように判別器４３を制御するので、自動的に発送否の封書を除外することができる。
【図面の簡単な説明】
【００３６】
【図１】本発明の一実施形態に係る書類発送判定システムのシステム構成図である。
【図２】本発明の実施形態に係る書類発送判定システムを制御する発送書類情報管理サーバを更に詳しく説明するための構成図である。
【図３】表示部に表示する理由の内容の一例を示す図である。
【図４】本発明の発送書類情報管理サーバを構成する顧客情報データベースの記憶内容の一例を示す図である。
【図５】本発明の実施形態に係る書類発送判定システムの動作を説明するフローチャートである。
【図６】本発明の発送書類情報管理サーバ内に顧客に発送する書類毎に発送の可否の情報を一括して格納した発送書類ＤＢの格納内容を説明する図である。
【符号の説明】
【００３７】
１、２  ＩＣタグ、９  業務端末、１７  識別コード受信手段、１８  識別コード照合手段、１９  顧客情報更新手段、２０  発送可否判定手段、２１  顧客情報データベース、２２  送信手段、２３  発送書類ＤＢ、４０  ベルトコンベア、４１  Ｒ／Ｗ、４２  印字器、４３  判別器、４６  破棄箱、４７  駆動部、４８  発送箱、４９  警報器、５０  書類、５１  封書、５２  ＰＣ、５３  表示部、５４  発送書類情報管理サーバ、５８  プリンタ、５９  領収書、２００  書類発送判定システム
【図１】
2008027069.tif 000003
【図２】
2008027069.tif 000004
【図３】
2008027069.tif 000005
【図４】
2008027069.tif 000006
【図５】
2008027069.tif 000007
【図６】
2008027069.tif 000008