(57)【要約】【課題】文書管理において利用者への文書蓄積のための残容量の提示を適切に行い、機密文書の存在を不特定多数に認知されないようにする。【解決手段】利用者が複写機１０において読み取った画データを内部ストレージデバイス１１に蓄積する場合、アカウントを用いてログインし、画データを入力する。入力画データは文書として内部ストレージデバイス１１に蓄積される。その際、存在を知らせたい文書をアカウントにより指定することで、指定されない文書は、その利用者だけが存在を知る機密文書として保存されることになる。また、残容量測定部１３は内部ストレージデバイス１１の利用可能な残容量の利用可能名残容量を測定し、利用者の要求に応じて表示する。従って、表示された残容量から機密文書の存在を知ることはできない。【選択図】図１
2008226192.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
利用者が画データを入力する入力手段と、
入力された画データを文書として蓄積する蓄積手段と、
前記蓄積した文書から前記利用者が見せたい文書を選択する選択手段と、
前記選択した文書を表示する表示手段と、
前記蓄積手段の残容量の割合を測定し、測定値を提示する測定手段とを備えたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記測定手段は、前記残容量の割合を測定する際、前記選択手段で選択されなかった機密文書が占める割合を前記蓄積手段の総容量に加味しないことを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記蓄積手段に、前記機密文書を保存する領域を設け、前記測定手段は、前記残容量の割合を測定する際、前記領域が占める割合を前記蓄積手段の総容量に加味しないことを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
【請求項４】
前記蓄積手段に、前記利用者毎の利用可能領域を設け、前記利用者の前記見せたい文書を他の利用者の利用可能領域に複製可能となし、前記測定手段は、前記残容量の割合を測定する際、前記利用可能領域が占める容量を総容量とすることを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
【請求項５】
前記利用者が見せたい文書を他の利用者が見えるようにする表示手段を設けたことを特徴とする請求項４記載の文書管理装置。
【請求項６】
前記見せたい文書とその識別番号のリストを利用者毎に作成する作成手段を設けたことを特徴とする請求項１から５の何れか１項記載の文書管理装置。
【請求項７】
前記作成手段は、前記作成されたリスト上の各文書に連続する識別番号を付加して利用者向けリストを作成することを特徴とする請求項６記載の文書管理装置。
【請求項８】
前記作成手段は、一旦リスト化された文書については識別番号の再採番はせず、過去に再割り当てされた識別番号を再利用することを特徴とする請求項７記載の文書管理装置。
【請求項９】
前記識別番号を、利用者が行った文書の蓄積回数とすることを特徴とする請求項６記載の文書管理装置。
【請求項１０】
前記識別番号を、利用者が行った前記見せたい文書の蓄積回数とすることを特徴とする請求項６記載の文書管理装置。
【請求項１１】
利用者が画データを入力して文書として蓄積し、蓄積した文書から前記利用者が見せたい文書を選択し、選択した文書を表示すると共に、前記文書の蓄積手段の残容量の割合を測定し、測定値を提示することを特徴とする文書管理方法。
【請求項１２】
前記残容量の割合を測定する際、前記機密文書が占める割合を前記蓄積手段の総容量に加味しないことを特徴とする請求項１０記載の文書管理方法。
【請求項１３】
前記蓄積手段に前記機密文書を保存する領域を設け、前記残容量の割合を測定する際、前記領域が占める割合を前記蓄積手段の総容量に加味しないことを特徴とする請求項１１記載の文書管理方法。
【請求項１４】
前記蓄積手段に前記利用者毎の利用可能領域を設け、前記利用者の前記見せたい文書を他の利用者の利用可能領域に複製可能となし、前記残容量の割合を測定する際、前記利用可能領域が占める容量を総容量とすることを特徴とする請求項１１記載の文書管理方法。
【請求項１５】
前記利用者が見せたい文書を他の利用者が見えるようにすることを特徴とする請求項１４記載の文書管理方法。
【請求項１６】
前記見せたい文書とその識別番号のリストを利用者毎に作成することを特徴とする請求項１１から１５の何れか１項記載の文書方法装置。
【請求項１７】
前記作成されたリスト上の各文書に連続する識別番号を付加して利用者向けリストを作成することを特徴とする請求項１６記載の文書管理方法。
【請求項１８】
一旦リスト化された文書については識別番号の再採番はせず、過去に再割り当てされた識別番号を再利用することを特徴とする請求項１７記載の文書管理方法。
【請求項１９】
前記識別番号を、利用者が行った文書の蓄積回数とすることを特徴とする請求項１６記載の文書管理方法。
【請求項２０】
前記識別番号を、利用者が行った前記見せたい文書の蓄積回数とすることを特徴とする請求項１６記載の文書管理方法。
【請求項２１】
請求項１１から２０の何れか１項記載の文書管理方法をコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。
【請求項２２】
請求項２１記載のプログラムを記録したことを特徴とするコンピュータ読取可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理技術に関し、特に、残容量の提示と機密文書の取り扱い技術に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、文書を蓄積して管理するシステムが知られている（例えば、特許文献１、２、３参照）。従来のこの種のシステムでは、文書の記憶手段の残容量を確認することができないことが多い。残容量が確認可能である場合は、蓄積文書のリスト画面に表示される文書の総容量と残容量とが一致せず、このため、閲覧を制限したい重要な文書が保存されていることが利用者に知られ、盗難のターゲットにされてしまう。
【０００３】
個人に割り当てられたパーソナルコンピュータ（以下、「ＰＣ」とする）へは、利用者自身に割り当てられたアカウントでログインするのが一般的である。それに対して、運用上の利便性を考えると、複写機は共有アカウントで使用されることが考えられる。これは利用のたびにＩＤ、パスワードの入力は現実的ではないからである。
【特許文献１】特開２００６−２４４３０２号公報
【特許文献２】特開２００５−２０２９７５号公報
【特許文献３】特開平８−２０３２００号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
上記共有アカウントのような公知のアカウントを文書管理システムで用いれば、機密文書へのアクセスは制限される。しかしその制限が働くのは、機密文書へ実際にアクセスしようとした場合であり、機密文書の存在自体は確認されてしまうため、盗難のターゲットとされがちである。上記特許文献１、２、３ではこのような問題は言及されていない。
【０００５】
本発明は上記の実情に鑑みてなされたもので、文書管理において利用者への文書蓄積のための残容量の提示を適切に行い、機密文書の存在を不特定多数に認知されないようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記目的を達成するために、請求項１の発明による文書管理装置は、利用者が画データを入力する入力手段と、入力された画データを文書として蓄積する蓄積手段と、前記蓄積した文書から前記利用者が見せたい文書を選択する選択手段と、前記選択した文書を表示する表示手段と、前記蓄積手段の残容量の割合を測定し、測定値を提示する測定手段とを備えたことを特徴とするものである。
請求項２の発明による文書管理装置は、請求項１において、前記測定手段は、前記残容量の割合を測定する際、前記選択手段で選択されなかった機密文書が占める割合を前記蓄積手段の総容量に加味しないことを特徴とするものである。
請求項３の発明による文書管理装置は、請求項１において、前記蓄積手段に、前記機密文書を保存する領域を設け、前記測定手段は、前記残容量の割合を測定する際、前記領域が占める割合を前記蓄積手段の総容量に加味しないことを特徴とするものである。
請求項４の発明による文書管理装置は、請求項１において、前記蓄積手段に、前記利用者毎の利用可能領域を設け、前記利用者の前記見せたい文書を他の利用者の利用可能領域に複製可能となし、前記測定手段は、前記残容量の割合を測定する際、前記利用可能領域が占める容量を総容量とすることを特徴とするものである。
請求項５の発明による文書管理装置は、請求項４において、前記利用者が見せてもよい文書を他の利用者が見えるようにする表示手段を設けたことを特徴とするものである。
【０００７】
請求項６の発明による文書管理装置は、請求項１〜５において、前記見せたい文書とその識別番号のリストを利用者毎に作成する作成手段を設けたことを特徴とするものである。
請求項７の発明による文書管理装置は、請求項６において、前記作成手段は、前記作成されたリスト上の各文書に連続する識別番号を付加して利用者向けリストを作成することを特徴とするものである。
請求項８の発明による文書管理装置は、請求項７において、前記作成手段は、一旦リスト化された文書については識別番号の再採番はせず、過去に再割り当てされた識別番号を再利用することを特徴とするものである。
請求項９の発明による文書管理装置は、請求項６において、前記識別番号を、利用者が行った文書の蓄積回数とすることをことを特徴とする。
請求項１０の発明による文書管理装置は、請求項６において、前記識別番号を、利用者が行った前記見せたい文書の蓄積回数とすることをことを特徴とする。
【０００８】
請求項１１の発明による文書管理方法は、利用者が画データを入力して文書として蓄積し、蓄積した文書から前記利用者が見せたい文書を選択し、選択した文書を表示すると共に、前記文書の蓄積手段の残容量の割合を測定し、測定値を提示することを特徴とするものである。
請求項１２の発明による文書管理方法は、請求項１１において、前記残容量の割合を測定する際、前記選択されなかった機密文書が占める割合を前記蓄積手段の総容量に加味しないことを特徴とするものである。
請求項１３の発明による文書管理方法は、請求項１１において、前記蓄積手段に前記機密文書を保存する領域を設け、前記残容量の割合を測定する際、前記領域が占める割合を前記蓄積手段の総容量に加味しないことを特徴とするものである。
請求項１４の発明による文書管理方法は、請求項１１において、前記蓄積手段に前記利用者毎の利用可能領域を設け、前記利用者の前記見せたい文書を他の利用者の利用可能領域に複製可能となし、前記残容量の割合を測定する際、前記利用可能領域が占める容量を総容量とすることを特徴とするものである。
請求項１５の発明による文書管理方法は、請求項において、前記利用者が見せてもよい文書を他の利用者が見えるようにすることを特徴とする請求項１４記載の文書管理方法。
【０００９】
請求項１６の発明による文書管理方法は、請求項１１〜１５において、前見せたい文書とその識別番号のリストを利用者毎に作成することを特徴とするものである。
請求項１７の発明による文書管理方法は、請求項において、前記作成されたリスト上の各文書に連続する識別番号を付加して利用者向けリストを作成することを特徴とするものである。
請求項１８の発明による文書管理方法は、請求項７において、一旦リスト化された文書については識別番号の再採番はせず、過去に再割り当てされた識別番号を再利用することを特徴とするものである。
請求項１９の発明による文書管理方法は、請求項１６において、前記識別番号を、利用者が行った文書の蓄積回数とすることを特徴とするものである。
請求項２０の発明によれば、請求項１６において、前記識別番号を、利用者が行った前記見せたい文書の蓄積回数とすることを特徴とするものである。
請求項２１の発明によるプログラムは、請求項１１〜２０記載の文書管理方法をコンピュータに実行させるものである。
請求項２２の発明によるコンピュータ読取可能な記録媒体は、請求項２２記載のプログラムを記録したものである。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によれば、文書管理において利用者への文書蓄積のための残容量の提示を適切に行うことができ、機密文書の存在を不特定多数に認知されないようにすることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
以下、本発明の実施の形態を図面と共に説明する。まず、本発明に係る第１の実施の形態について図１と図２を参照して説明する。
【００１２】
図１は本発明の実施の形態による文書管理装置の要部を示すブロック図であり、画像蓄積装置周辺の構成例を示す。画像蓄積装置としては、ここでは、複写機１０を例にしている。
【００１３】
この複写機１０は内部ストレージデバイス１１を内蔵しており、これに読み取った画データを蓄積文書として保管するようにしている。なお、内部ストレージデバイス１１はufs（Unix（登録商標）FileSystem）で管理されている。また、複写機１０は、内部ストレージデバイス１１の残容量を測定し利用者の要求に応じて通知する残容量測定部１３と、利用者が複写機１０を操作し複写機１０からの情報提示を受け取るためのユーザインタフェースである操作表示部１４と、が設けられている。なお、操作表示部１４としては例えばタッチパネルが利用できる。
【００１４】
図１に示される複写機において、利用者は利用に先立って自分用のアカウントを取得する。アカウント情報は複写機１０内の情報保持部１２で保持され、利用者は複写機１０を使用する場合には、取得したアカウントでログインをする。利用者の指示により複写機１０で読み取って得られた画データは、蓄積文書として複写機内部の内部ストレージデバイス１１に１つのファイルとして保存される。また文書蓄積者は、蓄積した文書に対して、文書の存在を知らせたいアカウントを設定することができる。このアカウント情報は上記ファイルに保持される。
【００１５】
図２は文書蓄積者が画データを内部ストレージデバイス１１に蓄積する場合の手順を示すフローチャートである。
図２において、利用者のアカウントが発行済みか否かを調べ（ステップＳ１、以下ステップ略）発行されていなければ、発行してもらう（Ｓ２）。利用者はアカウントを用いてログインした後（Ｓ３）、蓄積したい画データを入力する（Ｓ４）。その利用者が今までに文書蓄積を行った回数（store Count）が、入力した画データの識別番号として登録される（Ｓ５）。文書の存在を知らせたいアカウントが残っているか否かを調べ（Ｓ６）、残っていれば、利用者が発行済みのアカウントの中から指定した後（Ｓ７）、Ｓ６に戻る。Ｓ６で文書の存在を知らせたいアカウントが残っていない場合は、ファイルが作成され、入力した文書、その識別番号、アカウントの一覧が内部ストレージデバイス１１に書き込まれる（Ｓ８）。そして蓄積回数に１を足して（Ｓ９）、利用者はログアウトする（Ｓ１０）。従って、利用者は、Ｓ６において文書を知らせたい場合のみＳ７で指定しないようにすれば、その文書は、その利用者だけが存在を知る機密文書として保存されることになる。
【００１６】
この場合の残容量測定部１３が測定する内部ストレージデバイス１１の利用可能な残容量の割合ｒ［％］は式（１）で計算される。
ｒ［％］＝｛（Ｓ−ｈ−ｖ）／Ｓ｝×１００  ・・・・（１）
但し、Ｓ：内部ストレージデバイス１１の総容量
ｈ：見えない文書が占める容量
ｖ：見える文書が占める容量
【００１７】
本実施の形態によれば、利用者が文書一覧を見ただけでは、特定の利用者以外には機密文書は知られないため、機密文書が存在すること自体を隠蔽することができ、機密文書が盗難のターゲットとされることを防止することができる。
【００１８】
次に、本発明に係る第２の実施の形態を説明する。
上記第１の実施の形態の場合、機密文書が追加された場合には、残容量の割合が小さくなるため、機密文書が保存されていることが利用者に気づかれてしまう。
【００１９】
そのため本実施の形態においては、残容量の割合を利用者に要求された場合は、存在を知ることができない文書が占める容量をストレージの総容量として加味しないようにしている。この場合の残容量の割合ｒ［％］は、式（２）により計算される。
ｒ［％］＝｛（Ｓ−ｈ−ｖ）／（Ｓ−ｈ）｝×１００  ・・・・（２）
【００２０】
本実施の形態によれば、機密文書が追加・削除された場合には、残容量の割合の変化は微量なため、残容量から機密文書の存在を気づかれにくい。
【００２１】
次に、本発明に係る第３の実施の形態を説明する。
上記第２の実施の形態の場合、特定の利用者が使用中の容量が総容量に対して十分大きい場合は、機密文書が追加されると残容量の割合が明らかに減るため、機密文書が保存されていることが気づかれてしまう。
【００２２】
本実施の形態においては、内部ストレージデバイス１１内に、存在を知られたくないような特定の利用者の文書を保存しておくための特定領域を設定しておく。そして文書蓄積の際に、文書の存在を知られたくないアカウントが１つ以上ある場合は、その特定領域内に文書を保存する。この場合の残容量の割合ｒ［％］は、式（３）により計算される。
ｒ［％］＝｛（Ｓ−Ｈ−ｖ）／（Ｓ−Ｈ）｝×１００  ・・・・（３）
但し、Ｈ：機密文書ための容量
【００２３】
本実施の形態によれば、機密文書が追加・削除された場合にも、残容量の割合が変化しないため、残容量から機密文書の存在を気づかれにくい。
【００２４】
次に、本発明に係る第４の実施の形態を説明する。
上記第３の実施の形態の場合、機密文書のためにリザーブされた特定領域が一杯の場合に、さらに機密文書を蓄積することは不可能である。そのことによって、機密文書が保存されていることが利用者に気づかれてしまうからである。
【００２５】
そこで本実施の形態では、文書蓄積の前に、あらかじめアカウント毎に利用可能なストレージ容量を設定しておく。これにはディスククォータを利用する。利用者が画データを保存する際は、ログインしたアカウントに割り当てられた領域に保存する。また保存の際には、文書を見せたいアカウントを指定し、そのアカウントに割り当てられた領域に文書をコピーする。
【００２６】
図３は本実施の形態により画データを蓄積する手順を示すフローチャートである。
図３において、利用者のアカウントが発行済みか否かを調べ（Ｓ１１）発行されていなければ、発行してもらう（Ｓ１２）。利用者はアカウントを用いてログインした後（Ｓ１３）、蓄積したい画データを入力する（Ｓ１４）。ログインしたアカウントに割り当てられた領域にファイルが作成され、文書が保存される（Ｓ１５）。文書の存在を知らせたいアカウントが残っていすか否かを調べ（Ｓ１６）、残っていれば、利用者が発行済みのアカウントの中から指定する（Ｓ１７）。次に指定されたアカウントに割り当てられた領域にファイルが作成され、文書が保存された後（Ｓ１８）、Ｓ１６に戻る。Ｓ１６で文書の存在を知らせたいアカウントが残っていない場合は、利用者はログアウトして（Ｓ１９）終了する。
【００２７】
本実施の形態による残容量の割合ｒ［％］は、式（４）により計算される。
ｒ［％］＝｛（Ａ−ｕ）／Ａ｝×１００  ・・・・（４）
但し、Ａ：ログインアカウントに割り当てられた容量
ｕ：ログインアカウントが使用中の容量
【００２８】
本実施の形態によれば、利用できる領域が他の利用者とは分断されているため、他の利用者によって蓄積された機密文書の存在を知られることは無い。
【００２９】
次に、本発明に係る第５の実施の形態を説明する。
上記第４の実施の形態の場合、文書の存在を知られてもよい利用者に割り当てられた領域毎に文書の複製が作成されるため、多くの容量を消費することになる。
【００３０】
本実施の形態においては、文書蓄積の前にあらかじめアカウント毎の利用可能なストレージ容量を設定しておく。これにはディスククォータを利用する。利用者が画データを保管する際は、ログインしたアカウントに割り当てられた領域に保存する。また保存の際には、文書を見せたいアカウントを指定し、そのアカウントに割り当てられた領域に文書へのソフトリンクを作成する。また、このときの利用可能な残容量は式（４）により計算される。
【００３１】
従って、本実施の形態によれば、文書の複製を作成する必要は無いため、容量を消費しにくい。
【００３２】
図４は本実施の形態により画データを蓄積する手順を示すフローチャートである。
図４において、利用者のアカウントが発行済みか否かを調べ（Ｓ２１）発行されていなければ、発行してもらう（Ｓ２２）。利用者はアカウントを用いてログインした後（Ｓ２３）、蓄積したい画データを入力する（Ｓ２４）。ログインしたアカウントに割り当てられた領域にファイルが作成され、文書が保存される（Ｓ２５）。文書の存在を知らせたいアカウントが残っていすか否かを調べ（Ｓ２６）、残っていれば、利用者が発行済みのアカウントの中から指定する（Ｓ２７）。次に指定されたアカウントに割り当てられた領域に文書へのソフトリンクが作成され（Ｓ１８）、Ｓ１６に戻る。Ｓ２６で文書の存在を知らせたいアカウントが残っていない場合は、利用者はログアウトして（Ｓ２９）終了する。
【００３３】
次に、本発明に係る第６の実施の形態を説明する。
前記第１の実施の形態においては、全ての蓄積文書のリストを利用者に提示すると、存在を知られたくない機密文書の存在を利用者に気づかれてしまう。
【００３４】
本実施の形態では、文書の識別番号として、これまでにその複写機で文書蓄積を行った回数を、文書を保存しているファイルに付加するようにする。なお、識別番号の採りかたは、この方法に限定しない。文書リスト作成の際には、ログインしたアカウントが見ることのできる文書に付加された識別番号をリスト化する。
【００３５】
本実施の形態によれば、存在を知られたくない蓄積文書はリストされないため、利用者に存在を隠すことができる。
【００３６】
図５は本実施の形態によるリスト作成手順を示すフローチャートである。
図５において、利用者から文書リストを要求されると（Ｓ３１）、文書リストを初期化する（Ｓ３２）。次にそのアカウントで存在を確認できる文書を抽出する（Ｓ３３）。存在を確認できる文書を全て開いて識別番号を取得する（Ｓ３４）。取得した全ての識別番号を文書リストに通知する（Ｓ３５）。そして利用者に文書リストを提示する（Ｓ３６）。
【００３７】
次に、本発明に係る第７の実施の形態を説明する。
上記第６の実施の形態では、文書に対して連続して付けられた識別番号の欠番が存在するために、機密文書の存在が利用者に気づかれてしまう。
【００３８】
本実施の形態は、まず第６の実施の形態に示される手順通りに文書リストを作成する。作成されたリストの要素に対して順に連続した識別番号を割り当てて、利用者向け文書リストを作成し、これを文書リストの代わりに利用者に提示する。
【００３９】
本実施の形態によれば、利用者に提示されるリストにおける蓄積文書の識別番号は常に連続しているため、機密文書の存在を隠すことができる。
【００４０】
図６は本実施の形態によるリスト作成手順を示すフローチャートである。
まず、文書リストを作成する（Ｓ４１）。利用者向け文書リストを初期化する（Ｓ４２）。次に変数ｎを０に設定した後（Ｓ４３）、文書リストの最初の要素を取り出し、識別番号をｎとして利用者向け文書リストに通知する（Ｓ４４）。次に、文書処理リストに要素が残っているか否かを調べ（Ｓ４４）、残っていればｎに１を足して（Ｓ４５）、Ｓ４４に戻る。残っていない場合は終了する。
【００４１】
次に、本発明に係る第８の実施の形態を説明する。
上記第７の実施の形態の場合、リストに示された文書が削除された後に再びリストを取得すると、同一文書と混同してしまう。
【００４２】
本実施の形態では、一度リスト化された文書については再採番せず、過去に再割り当てされた識別番号を再利用する手段を併せ持つことを特徴とする。
【００４３】
本実施の形態においては、第７の実施の形態に示される利用者向け文書リスト作成時に、利用者毎に割り当てられた識別番号を記録しておくようにする。利用者向け文書リスト作成の際に、その利用者のリスト要求に際してに初めて参照された文書があると、その記録に含まれるいずれの識別番号よりも大きい番号を開始番号として、新規参照文書に対して連続した識別番号を割り当てる。利用者向け文書リスト作成の際に、過去に参照されたことのある文書には、その記録を参照して、同じ識別番号を再び割り当てる。
【００４４】
本実施の形態によれば、利用者に提示されるリストにおける蓄積文書が削除された場合にも、同一文書であることの確認ができる。
【００４５】
図７は本実施の形態による手順を示すフローチャートである。
図７において、まず、文書リストを作成し（Ｓ５１）、利用者向け文書リストを初期化する（Ｓ５２）。次に識別番号を割り当てた記録があるか否かを調べ（Ｓ５３）、あれば記録と文書リストの両方に含まれる文書を利用者向け文書リストに追加する（Ｓ５４）。次に対応表と文書リスト両方に含まれる文書を文書リストから除外する（Ｓ５５）。変数ｎを利用者向け文書リスト内で最も大きい番号に設定した後（Ｓ５６）、Ｓ５９に進む。Ｓ５３で識別番号を割り当てた記録がない場合は、識別番号記録を新規に作成する（Ｓ５７）。そしてｎを０に設定した後（Ｓ５６）、文書リストの最初の要素を取り出し、識別番号をｎとして利用者向け文書リストに追加する（Ｓ５９）。そして取り出した文書とそれに付加した番号を記録する（Ｓ６０）。次に文書リストに要素が残っているか否かを調べ（Ｓ６１）、残っていればｎに１を足して（Ｓ６２）、Ｓ５９に戻る。残っていなければ終了する。
【００４６】
次に、本発明に係る第９の実施の形態を説明する。
前記第４の実施の形態の場合、文書に連続して付けられた識別番号に欠番が存在するために、機密文書の存在を利用者に気づかれてしまう。
【００４７】
本実施の形態では、文書蓄積の際は、これまでにそのアカウントの領域に文書蓄積が行われた回数を識別番号とする。
【００４８】
本実施の形態によれば、利用者に提示されるリストにおける蓄積文書の識別番号は常に連続しているため、欠番の存在によって機密文書の存在を知られることはない。
【００４９】
図８は本実施の形態による手順を示すフローチャートである。
図８において、利用者のアカウントが発行済みか否かを調べ（Ｓ６１）、発行されていなければ、発行してもらう（Ｓ６２）。そのとき利用者の蓄積回数personal Count=0を記録する（Ｓ６３）。利用者はアカウントを用いてログインした後（Ｓ６４）、蓄積したい画データを入力する（Ｓ６５）。personal Countが入力された画データに識別番号として割り当てられる（Ｓ６６）。ログインしたアカウントに割り当てられた領域にファイルが作成され、文書とその識別番号が保存される（Ｓ６７）。次に文書の存在を知らせたいアカウントが残っているか否かを調べ（Ｓ６８）、残っていれば、利用者が発行済みのアカウントの中から指定する（Ｓ６９）、指定されたアカウントに割り当てられた領域にファイルが作成され、そのアカウントのpersonal Countを識別番号として文書が保存された後（Ｓ７０）、Ｓ６８に戻る。Ｓ６８で文書の存在を知らせたいアカウントが残っていない場合は、personal Countに１を足して（Ｓ７１）、利用者はログアウトする（Ｓ７２）。
【００５０】
次に、本発明に係る第１０の実施の形態を説明する。
前記第６の実施の形態の場合、文書に連続して付けられた識別番号に欠番が存在するために、機密文書の存在を利用者に気づかれてしまう。
【００５１】
本実施の形態では、文書蓄積の際には、これまでにそのアカウントが見ることができる文書が蓄積された回数を識別番号として、文書を保存するファイルにアカウント毎の識別子として付加される。
【００５２】
図９は本実施の形態による手順を示すフローチャートである。
図９において、利用者のアカウントが発行済みか否かを調べ（Ｓ８１）、発行されていなければ、発行してもらう（Ｓ８２）。そのとき利用者が見ることができる文書数personal Count=0を記録する（Ｓ８３）。利用者はアカウントを用いてログインした後（Ｓ８４）、蓄積したい画データを入力する（Ｓ８５）。personal Countがログインされたアカウントのための識別番号として画データに割り当てられる（Ｓ８６）。ログインしたアカウントに割り当てられた領域にファイルが作成され、文書とその識別番号が保存される（Ｓ８７）。次に文書の存在を知らせたいアカウントが残っているか否かを調べ（Ｓ８８）、残っていれば、利用者が発行済みのアカウントの中から指定する（Ｓ８９）。指定されたアカウントに割り当てられた領域に文書へのソフトリンクが作成される（Ｓ９０）。指定されたアカウントのpersonal Countがそのアカウントのための識別番号として文書に割り当てられ、保存される（Ｓ９１）。そして指定されたアカウントのpersonal Counに１を足して（Ｓ９２）、Ｓ８８に戻る。Ｓ８８で文書の存在を知らせたいアカウントが残っていない場合は、personal Countに１を足して（Ｓ９３）、利用者はログアウトする（Ｓ９４）。
【００５３】
次に、本発明に係る他の実施態様であるプログラムおよびコンピュータ読取可能な記録媒体について説明する。
上記の各実施の形態におけるフローチャートで説明した機能・手順をプログラム化し、予めＲＯＭなどの記録媒体に書き込んでおき、このＲＯＭを画像形成装置に搭載し、そこのＣＰＵやマイクロプロセッサでＲＯＭ内のプログラムを実行することによって、本発明の目的を達成することができる。その場合、上記プログラムおよび記録媒体は、本発明の実施の形態としてのプログラムおよびコンピュータ読取可能な記録媒体を構成する。記録媒体としては半導体媒体（例えば、ＲＯＭ、不揮発性メモリカード等）、光媒体（例えば、ＤＶＤ、ＭＯ、ＭＤ、ＣＤ−Ｒ等）、磁気媒体（例えば、磁気テープ、フレキシブルディスク等）のいずれであってもよい。また、ロードしたプログラムの指示に基づき、オペレーティングシステム等が実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって上述した実施の形態の機能が実現される場合も含まれる。さらに、上述したプログラムをサーバコンピュータのＨＤＤ等の記憶装置に格納しておき、ネットワークで接続された利用者のコンピュータからダウンロードして頒布する場合、また、サーバコンピュータから配信して頒布する場合、このサーバコンピュータの記憶装置も本発明の記録媒体に含まれる。このように、本発明の機能をプログラムして、記録媒体に記録し頒布することによって、コスト、可搬性、汎用性を向上させることができる。
【００５４】
次に、上記の実施の形態の作用効果について述べる。
上記実施形態によれば、機密文書の存在が特定の利用者以外には知られないため、機密文書の存在を隠蔽できる。
また、上記実施形態によれば、機密文書が追加・削除された場合にも、残容量の割合の変化が微量なため、残容量から機密文書の存在を気づかれにくい。
また、上記実施形態によれば、機密文書が追加/削除された場合にも、残容量の割合が変化しないため、残容量から機密文書の存在を気づかれない。
また、上記実施形態によれば、利用できる領域が他の利用者とは分断されているため、他の利用者によって蓄積された機密文書の存在を知られることが無い。
また、上記実施形態によれば、文書の複製を作成する必要は無いため、容量を消費しにくい。
【００５５】
また、上記実施形態によれば、存在を知られたくない蓄積文書はリストされないため、利用者に存在を隠すことができる。
また、上記実施形態によれば、利用者に提示されるリストにおける蓄積文書の識別番号は常に連続しているため、機密文書の存在を隠すことができる。
また、上記実施形態によれば、利用者に提示されるリストにおける蓄積文書が削除された場合にも、同一文書であることの確認ができる。
また、上記実施形態によれば、利用者に提示されるリストにおける蓄積文書の識別番号は常に連続しているため、欠番の存在によって機密文書の存在を知られることがない。
また、上記実施形態によれば、利用者に提示されるリストにおける蓄積文書の識別番号は常に連続しているため、欠番の存在によって機密文書の存在を知られることはない。
【図面の簡単な説明】
【００５６】
【図１】本発明の実施の形態による文書管理装置を示すブロック図である。
【図２】本発明の第１の実施の形態による文書蓄積手順を示すフローチャートである。
【図３】本発明の第４の実施の形態による文書蓄積手順を示すフローチャートである。
【図４】本発明の第５の実施の形態による文書蓄積手順を示すフローチャートである。
【図５】本発明の第６の実施の形態による文書蓄積手順を示すフローチャートである。
【図６】本発明の第７の実施の形態による文書蓄積手順を示すフローチャートである。
【図７】本発明の第８の実施の形態による文書蓄積手順を示すフローチャートである。
【図８】本発明の第９の実施の形態による文書蓄積手順を示すフローチャートである。
【図９】本発明の第１０の実施の形態による文書蓄積手順を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００５７】
１０    複写機
１１    内部ストレージデバイス
１２    情報保持部
１３    残容量測定部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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