(57)【要約】【課題】各ユーザ毎にメールアドレスの直接入力の可否を設定し、メール送信の私的利用を防止するとともに、セキュリティの強化も図る画像形成装置を提供する。【解決手段】ユーザ認証を行う認証手段と、送信先のメールアドレスの入力を受け付ける入力受付手段と、ユーザと上記メールアドレスの直接入力の可否とが関連付けられた入力可否情報を記憶する入力可否記憶手段と、上記入力可否情報に基づいて、上記認証手段によって認証されたユーザがメールアドレスを直接入力することができるか否かを判定する判定手段と、上記判定手段の判定結果に基づいて、上記入力受付手段によるメールアドレスの直接入力の受け付けを制限する制御手段とを備える。【選択図】図３
2008052334.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
メール送信機能を有する画像形成装置であって、
ユーザ認証を行う認証手段と、
送信先のメールアドレスの入力を受け付ける入力受付手段と、
ユーザと上記メールアドレスの直接入力の可否とが関連付けられた入力可否情報を記憶する入力可否記憶手段と、
上記入力可否情報に基づいて、上記認証手段によって認証されたユーザがメールアドレスを直接入力することができるか否かを判定する判定手段と、
上記判定手段の判定結果に基づいて、上記入力受付手段によるメールアドレスの直接入力の受け付けを制限する制御手段と、
を備える画像形成装置。
【請求項２】
送信先のメールアドレスを記憶するアドレス記憶手段を備え、
上記入力受付手段が、上記アドレス記憶手段に記憶されたメールアドレスのみの入力を受け付ける
請求項１記載の画像形成装置。
【請求項３】
上記入力可否記憶手段が、ユーザとメールアドレスのドメイン名の直接入力の可否とがを関連付けられた入力可否情報を記憶し、
上記判定手段が、上記入力可否情報に基づいて、ユーザが上記ドメイン名を直接入力することができるかを判定し、
上記制御手段が、上記判定手段の判定結果に基づいて、上記入力受付手段による上記ドメイン名の直接入力の受け付けを制限する
請求項１記載の画像形成装置。
【請求項４】
送信先のメールアドレスのドメイン名を記憶するドメイン名記憶手段を備え、
上記入力受付手段が、上記ドメイン名記憶手段に記憶されたドメイン名の入力とメールアドレスのユーザ名の直接入力を受け付ける
請求項３記載の画像形成装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、画像形成装置に関し、詳しくは、メール送信機能を有する画像形成装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
コピー、ファクシミリ、プリンタ、スキャナ等の機能を兼ね備えたデジタル複合機が知られている。さらに近年の複合機は、情報技術の発展に伴ってメール送信機能を備えたものも増えてきている。例えば、保存した画像データや手書きの書類等を電子メールの添付書類として相手のパソコンにメール送信したり、スキャンした画像データを直接メール送信したりすることができる。
【０００３】
このようなネットワークを用いたメール送信は、記録紙に出力しないですむいわゆるペーパレス化を推進する上で重要であり、コストパフォーマンスを向上させることができるとともに、時間の削減による効率化を図ることができるというメリットがある。
【０００４】
ところが、メール送信を行うにあたり以下の問題点があった。
【０００５】
まず第１に、ユーザは業務上の目的以外でもメール送信を利用することができる点である。すなわち、複合機を用いたメール送信は、業務を遂行する目的で利用する場合は非常に有益であるが、本来の業務目的で利用するのではなく、私的に利用することも可能であった。特に近年、会社やオフィス内の複合機、パーソナルコンピュータ等の設備を私的に利用することは、場合によっては業務に支障がでることもあり厳しく制限される傾向にある。ところが、メール送信が、業務上の利用であるのか私的な利用であるのかを管理することは困難であった。
【０００６】
第２に、セキュリティの保護に関する点である。複合機には多数のユーザが、画像データ等を出入力させたり蓄積させたりしている。このような状況の下で、例えばユーザが送信先のメールアドレスを誤って入力した場合には、誤送信となって外部に重要なデータが漏洩する可能性があった。
【０００７】
近年、セキュリティの保護は企業の重要課題の一つで、例えば特許文献１に記載されているように、複合機にユーザ認証を行う認証手段を備え、複合機を操作することができるユーザを限定する認証システムも一般化してきている
【特許文献１】特開２００３−３３７８６８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
ところが、ユーザの認証システムによって、メール送信の送信者、メール送信の可否、回数等を管理することは可能であっても、メール送信が業務上の利用であるのか私的な利用であるのかまでを管理するのは困難であった。
【０００９】
なお私的利用を制限する方法として、メールアドレスの直接入力を制限する方法も考えられる。ところが、ユーザ、部署によってはメールアドレスを直接入力しなければならない機会が多いこともあり、一律に直接入力を禁止することもできなかった。
【００１０】
またセキュリティ上の問題点についてであるが、上述のように認証システムを用いて操作できるユーザを限定することで、セキュリティを強化することは可能である。しかし、認証されたユーザがメールアドレスを誤って入力した結果、誤送信してしまうという上記課題は依然として残されたままである。
【００１１】
本発明は、上記従来の問題を解決するために提案するものであって、各ユーザ毎にメールアドレスの直接入力の可否を設定し、メール送信の私的利用を防止するとともに、セキュリティの強化も図る画像形成装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
本発明の画像形成装置は、ユーザ認証を行う認証手段と、送信先のメールアドレスの入力を受け付ける入力受付手段と、ユーザと上記メールアドレスの直接入力の可否とが関連付けられた入力可否情報を記憶する入力可否記憶手段とを備えている。入力可否情報をユーザ毎に関連付ける例として、例えば正社員には直接入力を許可するが、派遣社員には許可しないというような場合が考えられる。
【００１３】
また、認証手段によって認証されたユーザが、メールアドレスを直接入力することができるかを判定する判定手段を設ける。この判定手段による判定は、記憶手段に記憶された入力可否情報に基づいて行われる。
【００１４】
さらに、上記判定手段がメールアドレスの直接入力をすることができると判定した場合、上記入力受付手段がメールアドレスの直接入力を受け付けるのを制限する制御手段を設ける。
【００１５】
上記構成によれば、各ユーザ毎にメールアドレスの直接入力の可否を設定することができる。例えば、業務上メールアドレスを直接入力する必要があるユーザには、直接入力を認める。このようなユーザは、通常通りメールアドレスを直接入力し、業務を遂行することができる。他方、業務上メールアドレスを直接入力することが少ないユーザには、直接入力を認めないというようにする。これによりメール送信の私的利用を防止することができる。なお、このようなユーザには、直接入力を禁止しても業務上の問題はない。
【００１６】
また、直接入力を禁止すると、メールアドレスの誤入力に基づく誤送信も減少し、セキュリティの保護の観点からも好ましい。
【発明の効果】
【００１７】
以上より、メール送信の私的利用を制限するとともに、セキュリティーの強化を図る画像形成装置を提供することが出来る。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１８】
以下、添付図面を参照して、本発明の実施の形態につき説明し、本発明の理解に供する。
【００１９】
図１は、本実施形態における複合機の全体構成図である。本実施の形態では、コピー機能、プリント機能、ファクシミリ機能、スキャン送信機能等を有するいわゆるデジタル複合機１００として、本発明を具体化している。    
【００２０】
ユーザが複合機１００を利用して原稿のコピーを行う場合、原稿を例えば原稿台１０３に載置し、操作部に対して印刷の指示を行う。当該指示があると、以下に示す各部（駆動部）が動作することで、印刷が行われる。
【００２１】
まず画像読取部１０１において、光源１０４から照射された光は、原稿台１０３に置かれた原稿に反射し、ミラー１０５によって撮像素子１０８に導かれる。撮像素子１０８は受光した光を光電変換することで、原稿の画像データを生成する。
【００２２】
画像形成部１０２は、給紙カセット１２２から給紙される用紙に対して画像形成を行う。画像形成部１０２は、感光体ドラム１０９と、その周囲に配置された帯電器１１０、露光器１１１、現像器１１２及び転写器１１３等と、その下流側に配置された定着装置１１８とを有している。感光体ドラム１０９表面を帯電器１１０によって帯電し、引き続いて露光器１１１により画像データに応じて光を照射する。こうすることで、感光体ドラム１０９上に静電潜像を形成する。そして、現像器１１２が静電潜像にトナーを付着することで、感光体ドラム１０９上にトナー像が形成される。その後トナー像は転写器１１３によって用紙に転写される。このようにして、複合機１００における画像形成処理が行われる。
【００２３】
画像形成部１０２は、印刷を行うときは何れか１つの給紙カセット１２２から用紙１枚をピックアップローラ１１５を用いて給紙する。給紙カセット１２２から引き出された用紙は、搬送ローラ１１６により用紙搬送路１２５へ引き出される。その後、用紙はレジストローラ１１７で感光体ドラム１０９と転写器１１３の間に送り込まれる。
【００２４】
定着装置１１８において、加熱ローラ１１９と加圧ローラ１２０の間を用紙が通過すると、熱と用紙への押圧力によって可視像が用紙に定着する。画像形成部１０２は、定着装置１１８を通過した用紙を排紙トレイ１２１へ排紙する。
【００２５】
図２は複合機における操作パネルの外観の一例を示す図である。ユーザは、操作パネル２０１を用いて、上述のような複合機に複写開始やその他の指示を与えたり、複合機の状態や設定を確認したりすることができる。操作パネル２０１には、ディスプレイ２０２や操作ボタン２０３が配置されている。
【００２６】
ディスプレイ２０２は、表示機能と操作機能を一体に備えたタッチ式の液晶パネルで構成されている。ディスプレイ２０２には、コピー、ファクシミリ等の機能設定を行うための機能設定部２０４や、ユーザにメッセージを通知するメッセージ表示部２０５等が表示される。機能設定部２０４には、「コピー」キー、「プリント」キー、「ファクシミリ」キー、「スキャナ」キー、「メール送信」キー、「スキャン送信」キー等の機能設定キーが表示される。ここで、「メール送信」とは、電子メールを用いて送信することをいう。「スキャン送信」とは、画像読取部で読み取った画像データを直接メール送信することをいう。なお、本実施形態でいうメール送信機能とは、上記「メール送信」と上記「スキャン送信」を含む機能をいう
メッセージ表示部２０５は、コピーが可能かどうかや用紙の補給が必要かどうかなどの複合機の状態や、複写部数、複写倍率、選択された用紙のサイズなどの設定をユーザに知らせるメッセージを表示する。
【００２７】
操作ボタン２０３は、テンキー２０６やスタートボタン２０７、クリアボタン２０８を含む。テンキー２０６は、複写部数を指定したり、複写倍率を設定したりするのに用いることができる。また、このテンキーにより、後述する「ユーザＩＤ」や「ユーザパスワード」を入力することができる。スタートキー２０７は、複写開始を指示するのに用いる。ユーザは、自身でした設定を解除する場合、クリアキー２０８を操作する。
【００２８】
図３は複合機における制御系ハードウェアの概略構成図である。複合機１００本体の制御回路３０１は、上述のような設定や指示を受け付けて複合機を動作させたりする。その制御回路３０１には、操作パネルの回路３０２や給紙装置等のそれぞれの回路が接続される。
【００２９】
制御回路３０１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）３０３およびバス３０４を備えている。このバス３０４には、ＲＯＭ（Read Only Memory）３０５やＲＡＭ（Random Access Memory）３０６が接続されている。ＲＯＭ３０５には、制御プログラムおよび標準の設定やその他のデータが格納されている。ＣＰＵ３０３は、ＲＯＭ３０５の制御プログラムの指令にしたがって、同じくＲＯＭ３０５に記憶されている、各駆動部に対応するドライバとデータや命令を授受することにより各駆動部の動作を制御する。ＲＡＭ３０６は、ＣＰＵ３０３が作業領域として用いたり一時的なデータを格納したりするのに用いられる。
【００３０】
画像メモリ３０７は、例えばＤＲＡＭ（Dynamic Random Access Memory）で構成されている。この画像メモリ３０７には、画像読取部で読み取った画像データや、後述する外部インタフェースを介して送信されてきた画像データ等が格納される。
【００３１】
ユーザ毎に設定されたユーザ情報がＲＡＭ上の管理テーブル３０８に記述されている。後述するように、管理テーブル３０８には、ユーザＩＤを格納する領域、ユーザパスワードを格納する領域、直接入力の可否情報を格納する領域が設けられている。この管理テーブル３０８のユーザ情報に基づいて、ユーザ認証が行われたり、各ユーザ毎にメールアドレスを直接入力することができるか否かが判定される。
【００３２】
制御回路３０１のバス３０４には、内部インターフェイス３０９、通信インターフェイス３１０も接続されている。内部インターフェイス３０９は、操作パネルの回路３０２やその他の回路を制御回路３０１と接続する。ＣＰＵ３０３は、内部インターフェイスを通じて、操作パネル等の回路からの信号を受信したり、操作パネル等の回路へ信号を送信したりする。
【００３３】
通信インターフェース３１０は、画像読取部で読み取った画像データを画像メモリ３０７から取り込み、電子メール等の形でネットワーク３２２を介して外部のコンピュータ３２０や複合機３２１等にメール送信する。また、外部のコンピュータ３２０や複合機３２１等からネットワーク３２２を介して送られてきた画像データを、画像メモリ３０７を介して画像形成部から出力する。
【００３４】
操作パネルの回路３０２では、バス３１１に、ＣＰＵ３１２やタッチパネル３１３、ディスプレイ２０２、操作ボタン２０３、内部インターフェイス３１４を備える。操作ボタン２０３やタッチパネル３１３をユーザが操作すると、ＣＰＵ３２５は、内部インターフェイス３１４を通じて、その操作に基づく信号を制御回路３０１に送信する。例えば濃度や複写倍率を操作ボタン２０３やタッチパネル３１３で設定すると、その設定データが制御回路３０１に送られる。制御回路３０１は、その設置データにしたがって画像形成部を制御する。
【００３５】
またＣＰＵ３２５は、内部インターフェイス３１４を通じて、制御回路３０１から命令を受信すると、その命令にしたがってディスプレイ２０２にメッセージを表示する。例えば給紙カセットや大容量給紙装置の用紙がなくなると、ディスプレイ２０２は、補給を促すメッセージを表示する。
【００３６】
図４は、本実施形態の管理テーブルのデータ構成を示す。
【００３７】
管理テーブル３０８には、図４Ａに示すように、ユーザ毎に、「ユーザＩＤ」４０１、「ユーザパスワード」４０２、「直接入力の可否」４０３が登録されている。ここで、直接入力とは、ユーザが、タッチパネル、操作ボタン、若しくはキーボード等を用いて送信先のメールドレスを直接打ち込んで入力することをいう。管理テーブル３０８上の情報は、管理者によって更新することができるようになっている。
【００３８】
「ユーザＩＤ」４０１は、各ユーザにあらかじめ割り当てられている認証情報で、例えば４桁の数字で構成されている。「ユーザパスワード」４０２は、「ユーザＩＤ」４０１に対応しており、例えば８桁の数字で構成されている。
【００３９】
「直接入力の可否」４０３は、送信先のメールアドレスを直接入力することができるか否かについての入力可否情報を示している。この直接入力の可否は、ユーザ毎に設定されている。例えばユーザａは、「直接入力の可否」４０４が「不許可」であるため、メールアドレスを直接入力することができない。これに対してユーザｂは、「直接入力の可否」４０４が「許可」であるため、メールアドレスを直接入力することができる。ユーザ毎に「直接入力の可否」４０４を区別する場合の例として、例えば、正社員には直接入力を「許可」し、派遣社員には「不許可」とする場合（図４Ｂ）、部署毎に「許可」「不許可」を区別する場合（図４Ｃ）、管理職にのみ「許可」し、管理職以外には「不許可」とする場合等が挙げられる。
【００４０】
次にユーザ認証について説明する。本実施形態では、ユーザが入力した「ユーザＩＤ」と「ユーザパスワード」の組み合わせが、管理テーブルに登録された「ユーザＩＤ」と「ユーザパスワード」の組み合わせと一致するかでユーザ認証を行う。
【００４１】
図５は、ユーザ認証を行うためのディスプレイ２０２の認証画面５０４を示している。この認証画面５０４は、ユーザがメール送信を実行するにあたり、「メール送信」キーを押圧することで表示される。認証画面５０４には、ユーザＩＤを入力するユーザＩＤ入力欄５０１、ユーザパスワードを入力するパスワード入力欄５０２、ユーザＩＤとユーザパスワードの入力を決定する「確認」キー５０３が表示される。
【００４２】
ユーザは、テンキーによってユーザＩＤとユーザパスワードを入力し、「確認」キー５０３を押圧する。すると、操作パネルのＣＰＵは、内部インターフェースを通じて入力したユーザＩＤとユーザパスワードを制御回路に送信する。制御回路のＣＰＵは、入力したユーザＩＤと同一のユーザＩＤを管理テーブルの中から検索する。同一のユーザＩＤを見つけ出した場合は、さらにそのユーザＩＤに対応するユーザパスワードが一致するかをチェックする。
【００４３】
入力したユーザＩＤ又はユーザパスワードが誤っていれば、認証画面５０４にはユーザパスワードの入力が誤っている旨のメッセージが表示される。この場合は、「メール送信機能」を利用するための送信画面が表示されず、ユーザはメール送信をすることができない。
【００４４】
入力したユーザＩＤとユーザパスワードが正しければ、ユーザ認証は完了する。この場合、ディスプレイ２０２の認証画面５０４は、メール送信を行うための送信画面に切り替わる。
【００４５】
なおユーザ認証を行う手段は特に限定せず、例えばユーザＩＤが記憶されたＩＤカードを用いたり、指紋照合等によりユーザ認証を行ってもよい。
【００４６】
次に、ユーザ認証されたユーザがメールアドレスを入力する場合について説明する。メールアドレスの入力は、メール送信を行うための送信画面で行う。この送信画面は、上述したように、ユーザ認証が正常に完了した場合にのみ表示される。
【００４７】
図６は、ユーザがメールアドレスを直接入力することができる場合の送信画面の一例を示した図である。図７は、ユーザがメールアドレスを直接入力することができない場合の送信画面を示した図である。
【００４８】
ユーザが認証されると、制御回路のＣＰＵは、管理テーブルの「直接入力の可否」欄を参照して、直接入力が「許可」されているのか「不許可」であるのかを検索する。
【００４９】
制御回路のＣＰＵが、直接入力をすることができることを検索した場合は、その旨の信号を操作パネルの回路に送信する。信号を受信した操作パネルのＣＰＵは、送信画面６０３の「直接入力」キー６０１を有効な状態に制御する。図６に示すように、「直接入力」キー６０１が有効な状態であれば、ユーザが「直接入力」キー６０１を押圧すると、送信画面６０３には「アドレス入力」欄６０２が表示される。ユーザは「アドレス入力」欄６０２に送信先のメールアドレスを直接入力することができる。
【００５０】
制御回路のＣＰＵが、メールアドレスを直接入力することができないと判定した場合、その旨の信号を操作パネルの回路に送信する。信号を受信した操作パネルのＣＰＵは、送信画面においてメールアドレスの直接入力に対して禁則をかける。禁則をかけた「直接入力」キー６０１は無効な状態となり、ユーザが「直接入力」キー６０１を押圧しても「アドレス入力」欄は表示されない。
【００５１】
「直接入力」キー６０１が禁則をかけられた状態（無効な状態）でユーザがメール送信をするには、図７に示すように「アドレス帳」キー７０１を押圧する。すると、送信画面７０３には予めメールアドレスが登録されたアドレス帳７０２が表示される。ユーザは、このアドレス帳７０２の中から送信先のメールアドレスを選択してメール送信をする。アドレス帳７０２には、例えば取引先の企業等の業務上必要となるメールアドレスのみを登録しておく。このため、ユーザは業務上の目的と異なる目的でメール送信を行うことができない。「アドレス帳」へのメールアドレスの登録は、ユーザが自由に行えるようにしてもよいが、登録できる者を管理者のみに限定し管理者が管理するのが好ましい。
【００５２】
以上のように、ユーザのメールアドレスの直接入力を禁止することで、業務以外の目的でメール送信を使用するのを防ぐことができる。
【００５３】
また、ユーザ全員に直接入力を禁止するのではなく、ユーザ認証に基づいて、禁止するユーザと禁止しないユーザとを、各ユーザのメール送信の使用状況に応じて設定することができる。このため、例えば通常の業務においてメールアドレスを直接入力することが多いユーザには、直接入力を認める。これにより、このようなユーザは、業務の遂行にあたりメールアドレスを直接入力することができる。他方、通常の業務においてメールアドレスを直接入力することが少ないユーザには、直接入力を認めない。これにより、このようなユーザがメール送信を私的に利用することを防止することができる。なお、業務上直接入力することが少ないのであれば、直接入力を禁止してもそのことで業務に支障をきたすことはない。
【００５４】
また、直接入力が制限されている場合は、「アドレス帳」に登録されているメールアドレスを選択するだけでよいため、メールアドレスの誤入力を減少させることができる。この結果、メールの誤送信も減少してセキュリティの強化にもつながる。
【００５５】
尚、上述した実施の形態は、本発明を具体化した一例であって、本発明の技術的範囲を限定する性格のものではない。既に記載したもの以外でも、本発明の範囲内で種々の変形や応用が可能である。
【００５６】
図８は、別の実施形態におけるメールアドレスを直接入力することができない場合の送信画面を示した図である。上述の実施形態と異なる点を中心に説明する。
直接入力を制限されているユーザが、「アドレス帳」からメールアドレスを選択してメールアドレスを入力する場合を想定する。ユーザが「アドレス帳」キー８０１を押圧すると、上述の実施形態と同様、送信画面８０５にはアドレス帳８０２が表示される。
【００５７】
本実施形態では、操作パネルのＣＰＵが、メールアドレスの直接入力を制限する方法として、メールアドレスのうちドメイン名（＠の後半部分、すなわち例えばａａａ＠ｂｂｂ．ｃｃｃというメールアドレスにおいてｂｂｂ．ｃｃｃの部分）８０３のみの直接入力を制限する。すなわち、上記アドレス帳８０２にはメールアドレスのドメイン名８０３のみを登録しておく。この場合は、ユーザはメールアドレスのユーザ名（＠の前半部分、すなわち例えばａａａ＠ｂｂｂ．ｃｃｃというメールアドレスにおいてａａａの部分）８０４しか直接入力をすることができない。アドレス帳には、例えば取引先の企業等の業務上必要となるメールアドレスのドメイン名８０３のみを登録しておく。これにより、ユーザがメール送信を私的に利用するのを防止することができる。
【産業上の利用可能性】
【００５８】
本発明にかかる画像形成装置は、メール送信機能、スキャン送信機能を有する複写機やプリンタ、ファクシミリ装置、複合機など様々な機器に有用である。
【図面の簡単な説明】
【００５９】
【図１】本実施形態の複合機における複合機の全体構成図。
【図２】本実施形態の複合機における操作パネルの外観図。
【図３】本実施形態の複合機における制御系ハードウェアの概略構成図。
【図４】本実施形態の管理テーブルのデータ構成図。
【図５】本実施形態におけるディスプレイ２０２の認証画面を示す図。
【図６】本実施形態におけるユーザがメールアドレスを直接入力することができる場合の送信画面を示す図。
【図７】本実施形態におけるユーザがメールアドレスを直接入力することができない場合の送信画面を示す図。
【図８】別の実施形態におけるユーザがメールアドレスを直接入力することができない場合の送信画面を示す図。
【符号の説明】
【００６０】
１００  複合機
２０２  ディスプレイ
２０３  操作ボタン
３０１  制御回路
３０２  操作パネルの回路
３０３  制御回路のＣＰＵ
３０７  画像メモリ
３０８  管理テーブル
３１２  操作パネルの回路のＣＰＵ
【図１】
2008052334.tif 000003
【図２】
2008052334.tif 000004
【図３】
2008052334.tif 000005
【図４】
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【図５】
2008052334.tif 000007
【図６】
2008052334.tif 000008
【図７】
2008052334.tif 000009
【図８】
2008052334.tif 000010