(57)【要約】【課題】新着通知の確認が自動的に行われ、その結果がユーザに認識され、かつユーザの要求に応じて必要とする情報を通知できる文書管理システムを提供すること。【解決手段】文書管理システムでは、クライアント装置２が電子データ蓄積装置４に対して、一定間隔で新着文書の監視を行っている。また、予め文書形式が”．ｔｘｔ”ならば、通知先装置Ａへ、文書形式が”．ｐｎｇ”ならば通知先装置Ｂへ新着通知するように設定を行ってある。そして、ステップＦ１において、電子データ蓄積装置４に新着文書の存在を２件確認する。ステップＦ２において、文書形式”．ｔｘｔ”の新着通知が通知先装置３（Ａ）へ、さらにステップＦ３において文書形式”．ｐｎｇ”の新着通知が通知先装置３（Ｂ）へ、それぞれに予めユーザによって選択された通知情報を通知する。【選択図】図２
2008027065.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
単数または複数のクライアント端末と文書管理サーバとがネットワークを介して接続され、前記クライアント端末と前記文書管理サーバ間でネットワークを介してデータの送受信が可能となっている文書管理システムにおいて、
前記文書管理サーバが新着の文書を受領したとき、新着文書があった旨を通知する通知先を予め独自の通知条件をもって指定することができる通知先指定手段と、
前記文書管理サーバが新着の文書を受領したとき、前記通知先指定手段によって指定された通知先に対して、通知条件を参照しつつ新着情報を通知する指定先通知手段と、
前記通知先指定手段が通知条件を指定する際、新着確認された文書のコンテンツデータ中に含まれる文字列キーワードを、通知先に通知することを通知条件として予め指定する通知文書中キーワード指定手段と、
前記通知文書中キーワード指定手段により予め指定されたキーワードを文書コンテンツデータの中に含む新着文書が確認された場合、前記通知先指定手段で指定された通知先に当該キーワードを通知する指定文書中キーワード通知手段、とを備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
単数または複数のクライアント端末と文書管理サーバとがネットワークを介して接続され、前記クライアント端末と前記文書管理サーバ間でネットワークを介してデータの送受信が可能となっている文書管理システムにおいて、
前記文書管理サーバが新着の文書を受領したとき、新着文書があった旨を通知する通知先を予め独自の通知条件をもって指定することができる通知先指定手段と、
前記文書管理サーバが新着の文書を受領したとき、前記通知先指定手段によって指定された通知先に対して、通知条件を参照しつつ新着情報を通知する指定先通知手段と、
前記通知先指定手段が通知条件を指定する際、新着確認された文書サイズを、通知先に通知する通知条件として予め指定する通知文書サイズ範囲指定手段と、
前記通知文書サイズ範囲指定手段をもって予め指定された文書サイズ範囲内の新着文書が確認された場合、前記通知先指定手段で指定された通知先に指定された文書サイズ範囲内の新着文書が確認された旨を通知する指定文書サイズ範囲通知手段、とを備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項３】
単数または複数のクライアント端末と文書管理サーバとがネットワークを介して接続され、前記クライアント端末と前記文書管理サーバ間でネットワークを介してデータの送受信が可能となっている文書管理システムにおいて、
前記文書管理サーバが新着の文書を受領したとき、新着文書があった旨を通知する通知先を予め独自の通知条件をもって指定することができる通知先指定手段と、
前記文書管理サーバが新着の文書を受領したとき、前記通知先指定手段によって指定された通知先に対して、通知条件を参照しつつ新着情報を通知する指定先通知手段と、
前記通知先指定手段が通知条件を指定する際、新着確認された文書の作者を、通知先に通知する通知条件として予め指定する通知文書作者指定手段と、
前記通知文書作者指定手段により予め指定された文書の作者による新着文書が確認された場合、前記通知先指定手段で指定された通知先に当該文書の作者を通知する指定文書作者通知手段、とを備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項４】
単数または複数のクライアント端末と文書管理サーバとがネットワークを介して接続され、前記クライアント端末と前記文書管理サーバ間でネットワークを介してデータの送受信が可能となっている文書管理システムにおいて、
前記文書管理サーバが新着の文書を受領したとき、新着文書があった旨を通知する通知先を予め独自の通知条件をもって指定することができる通知先指定手段と、
前記文書管理サーバが新着の文書を受領したとき、前記通知先指定手段によって指定された通知先に対して、通知条件を参照しつつ新着情報を通知する指定先通知手段と、
前記通知先指定手段が通知条件を指定する際、新着確認された文書の形式を、通知先に通知する通知条件として予め指定する通知文書形式指定手段と、
前記通知文書形式指定手段により予め指定された文書の形式による新着文書が確認された場合、前記通知先指定手段で指定された通知先に当該文書の形式を通知する指定文書形式通知手段、とを備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項５】
前記通知先指定手段により指定された通知先を変更・解除する指定先変更手段を備えたことを特徴とする請求項１、請求項２、請求項３または請求項４記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記通知先指定手段で指定する新着通知の通知先を、クライアント端末、電話、メールまたはファクシミリの何れか、またはこれらの中の組合せに対しても、予め独自の通知条件をもって指定することができることを特徴とする請求項１から請求項５の何れか１項に記載の文書管理システム。
【請求項７】
コンピュータに、請求項１から請求項６の何れか１項に記載の文書管理システムの機能を実現させることを特徴とする文書管理プログラム。
【請求項８】
コンピュータに読み取り可能に、請求項８記載の文書管理プログラムが格納された記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ユーザの要求に応じて必要とする情報を通知できる文書管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、種々の文書をコンピュータを用いて電子化して蓄積し、これらの文書を保管、検索する文書管理システムが普及している。このような文書管理システムでは、複数のクライアント端末装置と文書管理サーバがネットワークを介して接続され、クライアント端末装置から文書管理サーバにアクセスすることで種々の作業を効率的に行うことが可能となっているのが一般的である。
このような文書管理システムとして、特許文献１に記載の発明が公知となっている。
【特許文献１】特開２００４−３００７７号
【０００３】
特許文献１記載の発明では、電子データの自動監視およびに自動登録に関する技術が開示されている。また、この文献には、自動的に文書が特定のサーバに登録されたことを通知するシステムが開示されている。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
ところで、特許文献１記載の発明では、確かに電子データの自動監視およびに自動登録については、言及されているものの、新着通知先の指定や通知情報の選択についてはほとんど考慮されていなかった。
また、従来の文書管理システムは、新着情報を得るにしても、限定的なものであった。例えば、クライアントプログラムが導入された特定のＰＣにおいてポップアップによる通知、しかも新着文書数くらいの情報しか通知されることはなかった。これでは自動監視の結果を知りたいユーザが特定のクライアントＰＣに束縛されていない限り、通知結果を認識することができず、しかもユーザが知りたい情報がそこに表示されるとは限らない。また重要な新着通知もそうでもないものも混同して通知されるので、真に必要な情報を選り分ける手間がかかるものであった。
さらに、新着通知先としてポップアップの他にメールがあるとは開示されているものの、他の方法、例えばファクシミリや電話については言及されていない。加えて、通知先の指定や通知される通知情報の選択、また通知条件の指定といった柔軟な機能については考慮されてはいなかった。
すなわち、新着通知の確認が自動的に文書システムによって行われたとしても、その結果がユーザに認識され、かつユーザが望む情報を望む形で、真にユーザが必要とする情報を通知されなければ意味をなさない。
そこで、本発明の目的は、新着通知の確認が自動的に行われ、その結果がユーザに認識され、かつユーザの要求に応じて必要とする情報を通知できる文書管理システムを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
請求項１記載の発明では、単数または複数のクライアント端末と文書管理サーバとがネットワークを介して接続され、前記クライアント端末と前記文書管理サーバ間でネットワークを介してデータの送受信が可能となっている文書管理システムにおいて、前記文書管理サーバが新着の文書を受領したとき、新着文書があった旨を通知する通知先を予め独自の通知条件をもって指定することができる通知先指定手段と、前記文書管理サーバが新着の文書を受領したとき、前記通知先指定手段によって指定された通知先に対して、通知条件を参照しつつ新着情報を通知する指定先通知手段と、前記通知先指定手段が通知条件を指定する際、新着確認された文書のコンテンツデータ中に含まれる文字列キーワードを、通知先に通知することを通知条件として予め指定する通知文書中キーワード指定手段と、前記通知文書中キーワード指定手段により予め指定されたキーワードを文書コンテンツデータの中に含む新着文書が確認された場合、前記通知先指定手段で指定された通知先に当該キーワードを通知する指定文書中キーワード通知手段、とを備えたことを特徴とする。  請求項２記載の発明では、単数または複数のクライアント端末と文書管理サーバとがネットワークを介して接続され、前記クライアント端末と前記文書管理サーバ間でネットワークを介してデータの送受信が可能となっている文書管理システムにおいて、前記文書管理サーバが新着の文書を受領したとき、新着文書があった旨を通知する通知先を予め独自の通知条件をもって指定することができる通知先指定手段と、前記文書管理サーバが新着の文書を受領したとき、前記通知先指定手段によって指定された通知先に対して、通知条件を参照しつつ新着情報を通知する指定先通知手段と、前記通知先指定手段が通知条件を指定する際、新着確認された文書サイズを、通知先に通知する通知条件として予め指定する通知文書サイズ範囲指定手段と、前記通知文書サイズ範囲指定手段をもって予め指定された文書サイズ範囲内の新着文書が確認された場合、前記通知先指定手段で指定された通知先に指定された文書サイズ範囲内の新着文書が確認された旨を通知する指定文書サイズ範囲通知手段、とを備えたことを特徴とする。
【０００６】
請求項３記載の発明では、単数または複数のクライアント端末と文書管理サーバとがネットワークを介して接続され、前記クライアント端末と前記文書管理サーバ間でネットワークを介してデータの送受信が可能となっている文書管理システムにおいて、前記文書管理サーバが新着の文書を受領したとき、新着文書があった旨を通知する通知先を予め独自の通知条件をもって指定することができる通知先指定手段と、前記文書管理サーバが新着の文書を受領したとき、前記通知先指定手段によって指定された通知先に対して、通知条件を参照しつつ新着情報を通知する指定先通知手段と、前記通知先指定手段が通知条件を指定する際、新着確認された文書の作者を、通知先に通知する通知条件として予め指定する通知文書作者指定手段と、前記通知文書作者指定手段により予め指定された文書の作者による新着文書が確認された場合、前記通知先指定手段で指定された通知先に当該文書の作者を通知する指定文書作者通知手段、とを備えたことを特徴とする。
請求項４記載の発明では、単数または複数のクライアント端末と文書管理サーバとがネットワークを介して接続され、前記クライアント端末と前記文書管理サーバ間でネットワークを介してデータの送受信が可能となっている文書管理システムにおいて、前記文書管理サーバが新着の文書を受領したとき、新着文書があった旨を通知する通知先を予め独自の通知条件をもって指定することができる通知先指定手段と、前記文書管理サーバが新着の文書を受領したとき、前記通知先指定手段によって指定された通知先に対して、通知条件を参照しつつ新着情報を通知する指定先通知手段と、前記通知先指定手段が通知条件を指定する際、新着確認された文書の形式を、通知先に通知する通知条件として予め指定する通知文書形式指定手段と、前記通知文書形式指定手段により予め指定された文書の形式による新着文書が確認された場合、前記通知先指定手段で指定された通知先に当該文書の形式を通知する指定文書形式通知手段、とを備えたことを特徴とする。
【０００７】
請求項５記載の発明では、請求項１、請求項２、請求項３または請求項４記載の文書管理システムにおいて、前記通知先指定手段により指定された通知先を変更・解除する指定先変更手段を備えたことを特徴とする。
請求項６記載の発明では、請求項１から請求項５の何れか１項に記載の文書管理システムにおいて、前記通知先指定手段で指定する新着通知の通知先を、クライアント端末、電話、メールまたはファクシミリの何れか、またはこれらの中の組合せに対しても、予め独自の通知条件をもって指定することができることを特徴とする。
【０００８】
請求項７記載の発明では、文書管理プログラムが、コンピュータに、請求項１から請求項６の何れか１項に記載の文書管理システムの機能を実現させることを特徴とする。
請求項８記載の発明では、記憶媒体に、コンピュータに読み取り可能に、請求項８記載の文書管理プログラムが格納されたことを特徴とする。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によれば、文書受領の通知内容に対する柔軟性を確保することが可能となり、よりユーザの利便性を向上させることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
以下、本発明の好適な実施の形態を図１ないし図５を参照して、詳細に説明する。
図１は、本発明の実施例に係る文書管理システムの構成例を示したブロック図である。
この文書管理システムは、インターネット等のネットワーク１と、新着文書が登録されたかどうかを一定の間隔で監視するプログラムが導入されているクライアント装置（ＰＣ）２と、新着文書を確認した際に通知する通知先装置３と、新着文書の存在を確認する先である文書管理サーバ等の電子データ蓄積装置４とによって構成されている。
【００１１】
図２は、図１に示した文書管理システムにおける、新着通知時の処理手順の一例を示した図である。この文書管理システムでは、クライアント装置２が電子データ蓄積装置４に対して、一定間隔で新着文書の監視を行っている。また、予め文書形式が”．ｔｘｔ”ならば、通知先装置Ａへ、文書形式が”．ｐｎｇ”ならば通知先装置Ｂへ新着通知するように設定を行ってある。
この文書管理システムは、ステップＦ１において、電子データ蓄積装置４に新着文書の存在を２件（文書形式が”．ｔｘｔ”のものが１件、”．ｐｎｇ”のものが１件）確認する。そして、続くステップＦ２において、文書形式”．ｔｘｔ”の新着通知が通知先装置３（Ａ）へ、さらにステップＦ３において文書形式”．ｐｎｇ”の新着通知が通知先装置３（Ｂ）へ、それぞれに予めユーザによって選択された通知情報を通知する。
通知先および通知条件の指定方法、また通知情報の選択方法については図４において説明する。また、通知される内容については図５において説明する。
【００１２】
図３は、図１において示した文書管理システムのモジュール構成図である。
クライアント装置２は、本実施例に係わるプログラムに従って動作することにより、ユーザインターフェイス５、データ管理装置アクセス手段７、通知先指定手段８、指定先通知手段９、通知情報選択手段１０、選択情報通知手段１１、およびに処理制御手段６としての機能を実現することができるようになっている。
ユーザインターフェイス５は、表示装置（例えばディスプレイ）への各種画面表示を行えるようにしたり、キーボードやマウス等の入力装置による各種操作を行えるようにする働きをする。また、このユーザインターフェイス５には、新着通知の通知先としての通知装置、例えばＦａｘや電子メール受信装置も含まれる。
【００１３】
このユーザインターフェイス５は、次の各機能を実現することができる。
（１）新着通知先の指定、通知条件の指定、およびに通知情報を選択させる操作を行うための操作手段としての機能。
（２）ユーザに指定された通知先に、ユーザによって選択された通知情報を通知しユーザに認知させるユーザ通知手段としての機能。
【００１４】
データ管理装置アクセス手段７は、ユーザの要求に伴って、通知先装置３や電子データ蓄積装置４にアクセスし、データの受け渡しを行う働きをする。
通知先指定手段８は、ユーザインターフェイス５において、ユーザに新着通知先および通知条件を指定させる。
指定先通知手段９は、通知先指定手段８により指定された通知条件を参照しつつ、同様に指定された新着通知先に新着文書が存在することをユーザに通知する。
通知情報選択手段１０は、ユーザインターフェイス５においてユーザに新着通知の際に通知する通知情報を選択させる。
選択情報通知手段１１は、通知情報選択手段１０により選択された通知情報を、通知先に通知する。
【００１５】
処理制御手段６は、通知先指定手段８、指定先通知手段９、通知情報選択手段１０および選択情報通知手段１１により設定された情報に基づき、クライアント装置２の監視先である電子データ蓄積装置４に新着文書が確認された際に、予めユーザによって指定された通知先に、予めユーザによって指定された通知条件を参照しつつそれを満足する場合、予めユーザによって選択された通知情報を通知する一連の処理を制御する。
【００１６】
図４は、図１に示した文書管理システムにおける、通知先および通知条件の指定、また通知情報の選択を実現するための表示画面の一例を示した図である。
ユーザはこの画面上で、任意の通知先を指定、追加、解除、および通知条件を指定することができるようになっている。例えば、時間帯、文書名キーワードである。
また、ユーザはこの画面上で、任意の通知情報を選択することもできるようになっている。例えば、文書名、監視日時、監視者、監視先、文書作成日、文書サイズ、、文書形式、通知先または文書作成者である。これらは、複数指定することも可能である。
ここで指定／選択された情報は本文書管理システムに記憶される。
【００１７】
図５は、図１に示した文書管理システムにおける、新着通知をユーザに認知させる方法の一例を示した図である。
この図に示されているのは、ユーザに指定された任意のＰＣにおけるポップアップ表示（新着通知画面）による通知の例である。ユーザはこの画面において新着文書の監視結果を認識することが可能となる。
また、この画面に通知される情報は、例えば予め図４の画面において通知情報選択手段１０を介しユーザに任意に選択された通知情報に基づいてなされるようになっている。
【図面の簡単な説明】
【００１８】
【図１】本発明の実施例に係る文書管理システムの構成例を示したブロック図である。
【図２】文書管理システムにおける、新着通知時の処理手順の一例を示した図である。
【図３】文書管理システムのモジュール構成図である。
【図４】文書管理システムにおける、通知先および通知条件の指定、また通知情報の選択を実現するための表示画面の一例を示した図である。
【図５】文書管理システムにおける、新着通知をユーザに認知させる方法の一例を示した図である。
【符号の説明】
【００１９】
１  ネットワーク
２  クライアント装置
３  通知先装置
４  電子データ蓄積装置
５  ユーザインターフェイス
６  処理制御手段
７  データ管理装置アクセス手段
８  通知先指定手段
９  指定先通知手段
１０  通知情報選択手段
１１  選択情報通知手段
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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