(57)【要約】【課題】文書プロパティの変更の作業効率の向上に寄与し、かつ作業ステップも低減され、ヒューマンエラーが発生するリスクを抑えることができる文書管理装置、プログラム及び記録媒体を提供すること。【解決手段】蓄積された文書をそれに付帯する属性情報である文書プロパティと共に管理する文書管理装置において、複数文書の文書プロパティを変更する際に各文書プロパティの変更を連続して行う文書プロパティ連続設定手段を備えたことを特徴とする。【選択図】        図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
蓄積された文書をそれに付帯する属性情報である文書プロパティと共に管理する文書管理装置において、
複数文書の文書プロパティを変更する際に各文書プロパティの変更を連続して行う文書プロパティ連続設定手段を備えたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
請求項１に記載の文書管理装置において、
ユーザが過去に入力した値を元に現在文書プロパティ入力中の文書において候補として自動的に値を表示する候補値付置手段と、
前記候補値付置手段の機能を設定に応じて無効化する候補値付置無効化手段とを備えたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項３】
請求項１に記載の文書管理装置において、
過去に文書プロパティを変更した文書プロパティの項目についてユーザが認識し易い方法で表示する文書プロパティ易認識表示手段を備えたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項４】
請求項３に記載の文書管理装置において、
ユーザが認識し易いよう表示する手段として、該当する項目について色を変えて表示する文書プロパティ変色表示手段を備えたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項５】
請求項３に記載の文書管理装置において、
ユーザが認識し易いよう表示する手段として、該当する項目についてフォントを変えて表示する文書プロパティフォント変更手段を備えたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項６】
請求項１に記載の文書管理装置において、
選択したプロパティ編集対象文書の一覧を表示するプロパティ編集対象文書一覧表示手段を備えたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項７】
請求項６に記載の文書管理装置において、
実際にプロパティが変更された文書をユーザが認識し易い方法で表示する変更文書易認識表示手段を備えたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項８】
請求項７に記載の文書管理装置において、
ユーザが認識し易いよう表示する手段として、該当する文書について色を変えて表示する文書一覧変色表示手段を備えたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項９】
請求項７に記載の文書管理装置において、
ユーザが認識し易いよう表示する手段として、該当する項目についてフォントを変えて表示する文書一覧フォント変更手段を備えたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項１０】
請求項７に記載の文書管理装置において、
ユーザが認識し易いよう表示する手段として、該当する項目についてアイコンを表示する文書一覧アイコン表示手段を備えたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項１１】
請求項1、２、３または６のいずれかに記載の文書管理装置を構成する各手段をコンピュータに実現させるためのプログラム。
【請求項１２】
請求項４、５、７、８、９または１０のいずれかに記載の文書管理装置を構成する各手段をコンピュータに実現させるためのプログラム、または、請求項１１記載のプログラムを記録した記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
文書管理装置において、従来までの文書プロパティの変更方法には大きく２通りの方法があった。
【０００３】
１つは個別文書について、選択−＞変更を繰り返すものであり、もう一方の方法は予め全ての変更対象文書を選択しておいて、その全ての文書に対して一括で全く同じ変更を行うものであった。
【０００４】
どちらの方法においても個別の文書について細かくシームレスに連続してプロパティを入力していくことは不可能であり、そこから生じる煩わしさや手間およびそれらに起因する変更漏れや意図しない変更といったヒューマンエラーのリスクを従来は全てユーザに負担させていた。
【０００５】
また、たとえ、個別の文書について細かくシームレスに連続してプロパティを入力していくことが可能となったとしても、文書プロパティの入力において、例えば同じような値を何度も入力することは手間である。
【０００６】
また、たとえ、シームレスで連続したプロパティ編集を実現できたとしても、大量の文書プロパティを編集する場合、その文書数に応じてそれだけヒューマンエラーが介入するリスクは高くなる。
【０００７】
本願発明に関連する公知技術としては特許文献１を挙げることができる。
【特許文献１】特開２００４−２４０４８８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
しかし、特許文献１の「文書管理装置」の発明は、ＯＣＲによって自動的に文書のコンテンツを文字データに変換し、その中から日付に関するデータを推定抽出し、文書プロパティとしてその文書に付置するというものである。つまり、ユーザの文書プロパティ編集作業についての不便の解消という点では確かに本願発明と同じ意図を共有しているが、その手段は根本的に異なる。
【０００９】
つまり、特許文献１では既に文書中に情報が存在するという前提に基づきＯＣＲを用いて自動的に文書プロパティとして付置するものにすぎず、また、特許文献１で対象としている文書プロパティは日付・時刻のみであるという制限がある。
【００１０】
本発明は係る事情に鑑みてなされたものであり、文書プロパティの変更の作業効率の向上に寄与し、かつ作業ステップも低減され、ヒューマンエラーが発生するリスクを抑えることができる文書管理装置、プログラム及び記録媒体を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
本発明は、蓄積された文書をそれに付帯する属性情報である文書プロパティと共に管理する文書管理装置において、複数文書の文書プロパティを変更する際に各文書プロパティの変更を連続して行う文書プロパティ連続設定手段を備えたものである。
【００１２】
また、ユーザが過去に入力した値を元に現在文書プロパティ入力中の文書において候補として自動的に値を表示する候補値付置手段と、前記候補値付置手段の機能を設定に応じて無効化する候補値付置無効化手段とを備えたものである。
【００１３】
また、過去に文書プロパティを変更した文書プロパティの項目についてユーザが認識し易い方法で表示する文書プロパティ易認識表示手段を備えたものである。
【００１４】
また、ユーザが認識し易いよう表示する手段として、該当する項目について色を変えて表示する文書プロパティ変色表示手段を備えたものである。
【００１５】
また、ユーザが認識し易いよう表示する手段として、該当する項目についてフォントを変えて表示する文書プロパティフォント変更手段を備えたものである。
【００１６】
また、選択したプロパティ編集対象文書の一覧を表示するプロパティ編集対象文書一覧表示手段を備えたものである。
【００１７】
また、実際にプロパティが変更された文書をユーザが認識し易い方法で表示する変更文書易認識表示手段を備えたものである。
【００１８】
また、ユーザが認識し易いよう表示する手段として、該当する文書について色を変えて表示する文書一覧変色表示手段を備えたものである。
【００１９】
また、ユーザが認識し易いよう表示する手段として、該当する項目についてフォントを変えて表示する文書一覧フォント変更手段を備えたものである。
【００２０】
また、ユーザが認識し易いよう表示する手段として、該当する項目についてアイコンを表示する文書一覧アイコン表示手段を備えたものである。
【００２１】
また、請求項１１に記載のプログラムは、請求項１、２、３または６のいずれかに記載の文書管理装置を構成する各手段をコンピュータに実現させるためのプログラムである。
【００２２】
また、請求項１２に記載の記録媒体は、請求項４、５、７、８、９または１０のいずれかに記載の文書管理装置を構成する各手段をコンピュータに実現させるためのプログラム、または、請求項１１記載のプログラムを記録した記録媒体である。
【発明の効果】
【００２３】
したがって、本発明によれば、文書プロパティの変更を、画面を閉じることなく連続して行うことができるため、作業効率の向上に寄与し、かつ作業ステップも低減され、ヒューマンエラーが発生するリスクを抑えることができるという効果を得る。
【００２４】
また、過去にユーザ入力した値から規則性を見出すことができ、よって候補値を表示することが可能となるため、ユーザの作業効率向上に寄与する。また作業ステップも低減され、ヒューマンエラーがそこに混在するリスクも抑えることができるという効果も得る。
【００２５】
また、ユーザが認識し易い手段をもって入力対象となる可能性が高いと判断された文書プロパティを表示することで、ユーザの入力漏れを防ぐことができるという効果も得る。
【００２６】
また、入力対象となる可能性が高いと判断した文書プロパティについて色を変えて表示することで、ユーザの視認性を向上し、入力漏れを防ぐことができるという効果も得る。
【００２７】
また、入力対象となる可能性が高いと判断した文書プロパティについてフォントを変えて表示することで、ユーザの視認性を向上し、入力漏れを防ぐことができるという効果も得る。
【００２８】
また、文書プロパティの編集対象となっている文書を一覧で表示することで、現在作業中の文書が全体のどこに位置しているのかが一目で理解でき、ユーザの作業効率に寄与するという効果も得る。
【００２９】
また、ユーザが認識し易い手段をもって文書プロパティ編集中文書一覧画面で編集状態（未編集・一部編集・編集済み）によって文書の表示を区別できるため編集状態が一目で把握でき、作業効率の向上ひいてはユーザの入力漏れを防ぐことができるという効果も得る。
【００３０】
また、文書の編集状態によって文書の色を変えて表示するため、ユーザの視認性を向上し、入力漏れを防ぐことができるという効果も得る。
【００３１】
また、文書の編集状態によって文書のフォントを変えて表示するため、ユーザの視認性を向上し、入力漏れを防ぐことができるという効果も得る。
【００３２】
また、文書の編集状態によって該当する項目についてアイコンを表示するため、ユーザの視認性を向上し、入力漏れを防ぐことができるという効果も得る。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３３】
以下、添付図面を参照しながら、本発明を実施するための最良の形態について説明する。
【００３４】
先ず、図１に、本発明を実施するための最良の形態に係る文書管理装置１００のブロック構成について示す。
【００３５】
ユーザインターフェイス手段１は、表示装置（例えばディスプレイ）への各種画面表示を行えるようにしたり、キーボードやマウス等の入力装置による各種操作を行えるようにするものである。制御手段２は、文書プロパティ制御手段３、文書一覧制御手段４、文書プロパティ連続設定手段７、により設定された情報に基づき、データ管理装置アクセス手段５をもってデータ管理装置６に情報を格納する一連の処理を制御するものである。
【００３６】
文書プロパティ制御手段３は、候補値付置手段８、候補値付置無効化手段９、文書プロパティ易認識手段１０、文書プロパティ変色手段１１、文書プロパティフォント変更手段１２により文書プロパティの入力に関して一連の処理を制御するものである。
【００３７】
文書一覧制御手段４は、プロパティ編集対象文書一覧表示手段１３、文書易認識表示手段１４、文書一覧変色表示手段１５、文書一覧フォント変更手段１６、文書一覧アイコン変更手段１７により文書一覧の表示に関して一連の処理を制御するものである。
【００３８】
データ管理装置アクセス手段５は、ユーザの要求に伴いデータ管理装置６にアクセスしデータの受け渡しを行うものである。
【００３９】
データ管理装置６は、電子文書およびそれに付置されているプロパティに関する情報を保存するものである。
【００４０】
文書プロパティ連続設定手段７は、文書プロパティの編集画面をシームレスに連続してめくることを可能にするものである。
【００４１】
候補値付置手段８は、過去に入力された文書プロパティの項目ごとの入力値から現在入力対象となっている文書の項目それぞれに候補値を表示するものである。
【００４２】
候補値付置無効化手段９は、候補値付置手段８を無効化するものである。
【００４３】
文書プロパティ易認識手段１０は、文書プロパティ変色手段１１、文書プロパティフォント変更手段１２を用いて、文書プロパティ制御手段３によってユーザが入力する可能性が高いと判断した項目についてユーザの視認性を高めるものである。
【００４４】
文書プロパティ変色手段１１は、特定の文書プロパティの色を変えることでユーザの視認性を高めるものである。
【００４５】
文書プロパティフォント変更手段１２は、特定の文書プロパティのフォントを変えることでユーザの視認性を高めるものである。
【００４６】
プロパティ編集対象文書一覧表示手段１３は、プロパティ編集対象となっている文書の一覧をウィンドウが既存/新規に関わらず表示するものである。
【００４７】
文書易認識表示手段１４は、文書一覧変色表示手段１５、文書一覧フォント変更手段１６、文書一覧アイコン変更手段１７によって文書一覧画面上においてユーザが文書プロパティを入力した文書についての視認性を高めるものである。
【００４８】
文書一覧変色表示手段１５は、文書一覧画面上において特定の文書の色を変えることでユーザの視認性を高めるものである。
【００４９】
文書一覧フォント変更手段１６は、文書一覧画面上において特定の文書のフォントを変えることでユーザの視認性を高めるものである。
【００５０】
文書一覧アイコン変更手段１７は、文書一覧画面上において特定の文書に対してアイコンを用いることでユーザの視認性を高めるものである。
【００５１】
以上の構成の文書管理装置１００における、候補値付置処理の一例を図２を参照して説明する。
【００５２】
同図において、制御手段２は、文書プロパティの編集画面が描画されると、まず候補値付置手段８が有効であるかどうかを確認する（処理Ｓ１０１）。この確認は、候補値付置無効化手段９によって、候補値付置手段８の有効／無効が切り替わることがあるために行う。
【００５３】
処理Ｓ１０１の確認の結果「有効」である場合は（判断Ｓ１０１のＹｅｓ）、続いて現在プロパティ編集中の文書が３文書目以降のものであるかを確認する（処理Ｓ１０２）。その確認の結果、３文書目以降であった場合は（判断Ｓ１０３のＹｅｓ）、続いて、それぞれの項目ごとに、過去にユーザが入力した値から規則性（ex:prefix/postfix/全く同じ値）があるか無いかを確認する（処理Ｓ１０４）。その確認の結果、規則性があると判断された場合は（判断Ｓ１０５のＹｅｓ）、続いてその規則性に基づいて候補値として画面に値を表示する（処理Ｓ１０６）。
【００５４】
次に、文書管理装置１００における、文書プロパティフォント変更処理の一例を図３を参照して説明する。
【００５５】
同図において、制御手段２は、文書プロパティの編集画面が描画されると、まず現在プロパティ編集中の文書が２文書目以降のものであるかを確認する（処理Ｓ２００）。その確認の結果２文書目以降であった場合は（判断Ｓ２０１のＹｅｓ）、続いて過去の文書で入力した項目を、認識し易い方法、つまりフォントを変えて表示する（処理Ｓ２０２）。
【００５６】
図４に、文書管理装置１００における、文書プロパティフォント変更手段１２の効果を示す文書プロパティ編集画面の一例を示す。
【００５７】
この例では文書プロパティフォント変更手段１２によって、文書名の値（会議資料２）がフォントの違い（この場合「斜体」）によって他と区別されている。
【００５８】
図５に、文書管理装置１００における、文書一覧アイコン変更手段１７の効果を示す文書プロパティ編集画面の一例を示す。
【００５９】
この例では文書一覧アイコン変更手段１７によって文書「会議資料.txt」にアイコン（この場合変更済みを示す文字「済」を丸で囲んだもの）が付置されている。
【００６０】
このように本発明を実施するための最良の形態によれば、文書プロパティの変更の作業効率の向上に寄与でき、かつ作業ステップも低減され、ヒューマンエラーが発生するリスクを抑えることができる。
【００６１】
図６は、文書一覧画面の他の例を示している。この場合の文書一覧画面は、フォルダ等の配置状況（構造）をツリー図として表示するための画面ＰＮ１と、画面ＰＮ１で表示選択されたフォルダに格納されている１つ以上の文書をアイコン表示する画面ＰＮ２から構成されている。この場合、フォルダ「０１」が選択されており、そのフォルダ「０１」に格納されている文書名「ａａａ」と文書名「ａａｂ」の２つの文書が、アイコン表示ＰＰ１，ＰＰ２されている。
【００６２】
そして、この場合、文書「ａａａ」が選択されたので、図７に示すようなプロパティダイアログ画面が表示されて、文書「ａａａ」に設定されているプロパティ情報が表示される。
【００６３】
このプロパティダイアログ画面では、右上に「前」ボタンＢＢ１、「次」ボタンＢＢ２、「ＯＫ」ボタンＢＢ３、「キャンセル」ボタンＢＢ４などのユーザ操作項目が設けられている。
【００６４】
そして、ユーザが「次」ボタンＢＢ２をオン操作するたびに、選択中のフォルダ「０１」に格納されている文書ファイルが、そのときの文書一覧画面での表示順に従って、順次選択され、その選択された文書のプロパティ情報の内容がプロパティダイアログ画面に順次表示される。
【００６５】
これにより、ユーザは、プロパティ情報を表示させたい文書を切換える際、いちいちプロパティダイアログ画面を閉じて、次の文書を選択し、再度プロパティダイアログ画面を表示させるという煩雑な操作を行わずに済み、その結果、ユーザの操作性が向上する。
【００６６】
また、「次」ボタンＢＢ２を押したときに、そのとき表示しているプロパティダイアログ画面の内容が変更されている場合には、図８に示すように、変更内容を適用するか否かを問い合わせる「変更適用の確認」ダイアログを表示して、ユーザに操作を行わせるようにする。
【００６７】
この場合のプロパティダイアログ画面の操作処理の一例を図９に示す。
【００６８】
プロパティダイアログ画面の操作項目をユーザが操作すると（ステップＳ３０１の結果がＹＥＳ）、その操作項目が「ＯＫ」ボタンＢＢ３であるか、「キャンセル」ボタンＢＢ４であるか、「次」ボタンＢＢ２であるか、それ以外の操作項目であるかを判断する（ステップＳ３０２，Ｓ３０３，Ｓ３０４）。
【００６９】
「ＯＫ」ボタンＢＢ３が操作されてステップＳ３０２の結果がＹＥＳになるときには、操作内容を保存し（ステップＳ３０５）、画面を閉じる（ステップＳ３０６）。また、「キャンセル」ボタンＢＢ４が操作されてステップＳ３０３の結果がＹＥＳになるときには、ステップＳ３０６に進んで、画面を閉じる。
【００７０】
また、「次」ボタンＢＢ２が操作されてステップＳ３０４の結果がＹＥＳになるときには、「次」ボタン処理（ステップＳ３０７）を行い、それ以外の操作項目が操作された場合で、ステップＳ３０４の結果がＮＯになるときには、操作された項目に対応した処理を実行する（Ｓ３０８）。
【００７１】
図１０は、「次」ボタン処理（ステップＳ３０７）の一例を示している。
【００７２】
まず、プロパティ値が変更されているかどうかを調べ（ステップＳ４０１）、ステップＳ４０１の結果がＹＥＳになるときには、文書プロパティ制御手段３は、変更適用の確認ダイアログを表示する（ステップＳ４０２）。
【００７３】
この変更適用の確認ダイアログに対するユーザの選択が「変更を適用する」である場合は（ステップＳ４０３の結果がＹＥＳ）、文書プロパティ制御手段３はプロパティ値の変更を取得し、制御手段２を通してデータ管理アクセス手段５へプロパティの更新を依頼する（ステップＳ４０４）。
【００７４】
また、ステップＳ４０１の結果がＮＯになるとき、および、ステップ４０３の結果がＮＯになるときには、次のステップＳ４０５へ進む。
【００７５】
そして、制御手段２は、文書一覧制御手段４に対して「次」文書のＩＤの取得を依頼し（ステップＳ４０５）、制御手段２は取得した「次」文書のＩＤをもとに、データ管理アクセス手段５に対して該当文書のプロパティ情報の取得を依頼する（ステップＳ４０６）。
【００７６】
これにより、データ管理アクセス手段５はデータ管理装置６から取得した文書のプロパティの情報を制御手段２に返す（ステップＳ４０７）。そして、制御手段２は取得したプロパティ情報を文書プロパティ制御手段３へ渡してダイアログの表示更新を依頼する（ステップＳ４０８）。
【００７７】
それにより、文書プロパティ制御手段３は、渡された文書プロパティの情報をプロパティダイアログに表示し（ステップＳ４０９）、その結果、次の文書のプロパティ情報がプロパティダイアログ画面に表示される。
【００７８】
ところで、上述した実施例における文書、文書ＩＤ、および、文書プロパティの情報は、データ管理装置６に保存され、データ管理装置アクセス手段５を介して、制御手段２へ渡されるようになっているが、これらの文書、文書ＩＤ、および、文書プロパティの情報を、この文書管理装置１００とネットワークを介して接続された外部のサーバ装置へ保存し、文書管理装置１００の必要に応じ、ネットワーク等を介して、サーバ装置より取得するように構成することもできる。
【００７９】
なお、以上本発明を実施するための最良の形態について説明したが、本発明は上記のものに限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で種々変更可能であることはいうまでもない。
【図面の簡単な説明】
【００８０】
【図１】本発明を実施するための最良の形態に係る文書管理装置のブロック構成について示す図である。
【図２】図１に示した文書管理装置における、候補値付置処理の一例を示したフローチャートである。
【図３】図１に示した文書管理装置における、文書プロパティフォント変更処理の一例を示したフローチャートである。
【図４】図１に示した文書管理装置における、文書プロパティフォント変更手段の効果を示す文書プロパティ編集画面の一例を示す図である。
【図５】図１に示した文書管理装置における、文書一覧アイコン変更手段の効果を示す文書プロパティ編集画面の一例を示す図である。
【図６】文書一覧画面の他の例を示した概略図。
【図７】プロパティダイアログ画面の一例を示した概略図。
【図８】「変更適用の確認」ダイアログの一例を示した概略図。
【図９】プロパティダイアログ画面の操作処理の一例を示したフローチャート。
【図１０】「次」ボタン処理（ステップＳ３０７）の一例を示したフローチャート。
【符号の説明】
【００８１】
１  ユーザインターフェイス手段
２  制御手段
３  文書プロパティ制御手段
４  文書一覧制御手段
５  データ管理装置アクセス手段
６  データ管理装置
７  選択文書プロパティ連続設定手段
８  候補値付置手段
９  候補値付置無効化手段
１０  文書プロパティ易認識手段
１１  文書プロパティ変色手段
１２  文書プロパティフォント変更手段
１３  プロパティ編集対象文書一覧表示手段
１４  文書易認識表示手段
１５  文書一覧変色表示手段
１６  文書一覧フォント変更手段
１７  文書一覧アイコン変更手段
【図１】
2008226228.tif 000003
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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