(57)【要約】【課題】複数の文書の最新状況（コンテキスト）を効率的に確認できるようにする。【解決手段】文書とその文書の属性情報、版管理情報を含むコンテキストの情報、関連文書情報を、文書ＩＤをキーにして対応付けて、文書データベースに登録する（Ｓ１０）。利用者によるフォルダ操作を受けると、そのフォルダに属する文書を取り扱う作業領域を設定し（Ｓ１２）、対象フォルダに属する文書リストを作成、取得する（Ｓ１４）。文書リストを元に、フォルダに属する各文書に関連付けられたコンテキストを取得し、コンテキストのリストを作成する（Ｓ１６）。作成したコンテキストのリストを表示し、ユーザの選択操作に応じて詳細情報を参照できるようにする（Ｓ１８）。コンテキストのリストに含まれるコンテキストの状況を確認し（Ｓ２０）、その確認結果に基づいて、各コンテキストの更新の概要を示す更新サマリを作成して提示する（Ｓ２４）。【選択図】図７
2008102567.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書を取り扱う作業領域を設定する作業領域設定部と、
前記作業領域設定部により設定された前記作業領域に属する各文書の状況を示す状況情報を取得する文書状況情報取得部と、
前記文書状況情報取得部により取得された各文書の状況情報を確認する状況確認部と、
前記状況確認部による確認結果に基づいて、各文書の状況の更新の概要を示す更新概要情報を作成する更新概要作成部と、
前記更新概要作成部により作成された前記更新概要情報を所定の提示手段にて提示する更新概要提示部と
を備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記文書と前記状況情報とを対応付けて管理する文書管理サーバと、
前記文書管理サーバが管理する文書を複製して管理する利用者端末とを備え、
前記作業領域設定部は、前記文書管理サーバが管理する文書と前記利用者端末が複製して管理する文書の何れをも、前記作業領域で取り扱うことのできる文書とすることが可能に構成されている
ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
文書を取り扱う作業領域を設定する作業領域設定部と、
前記作業領域設定部により設定された前記作業領域に属する各文書の状況の更新の概要を示す更新概要情報を所定の提示手段にて提示する更新概要提示部と
を備えたことを特徴とする、文書管理システムに利用される文書管理装置。
【請求項４】
文書管理サーバが管理する文書を複製して保存する文書記憶部、
前記作業領域設定部により設定された前記作業領域に属する各文書の状況を示す状況情報を取得する文書状況情報取得部、
前記文書状況情報取得部により取得された各状況情報を確認する状況確認部、
前記状況確認部による確認結果に基づいて、各文書の状況の更新の概要を示す更新概要情報を作成する更新概要作成部、
の内の少なくとも１つをさらに備えたことを特徴とする請求項３に記載の文書管理装置。
【請求項５】
前記状況確認部は、利用者より指定された期間について、前記文書状況情報取得部により取得された各文書の状況を確認する
ことを特徴とする請求項４に記載の文書管理装置。
【請求項６】
前記文書状況情報取得部は、指定されたタイミングで前記各文書の状況情報を取得し、
前記状況確認部は、この指定されたタイミングで取得された前記状況情報を確認する
ことを特徴とする請求項４に記載の文書管理装置。
【請求項７】
更新概要提示部は、複数の前記更新概要情報を、一覧形式で提示する
ことを特徴とする請求項４に記載の文書管理装置。
【請求項８】
更新概要提示部は、複数の前記更新概要情報を、所定の順に従って切り替えて提示する
ことを特徴とする請求項４に記載の文書管理装置。
【請求項９】
文書と当該文書の状況を示す状況情報を対応付けて管理する文書データベースと、
文書を取り扱うための作業領域に属する各文書の前記状況情報を取得する文書状況情報取得部、前記文書状況情報取得部により取得された各状況情報を確認する状況確認部、前記状況確認部による確認結果に基づいて各文書の状況の更新の概要を示す更新概要情報を作成する更新概要作成部、の内の少なくとも１つ
を備えたことを特徴とする、文書管理システムに利用される文書管理装置。
【請求項１０】
文書を取り扱う作業領域を設定する作業領域設定工程と、
前記作業領域設定工程により設定された前記作業領域に属する各文書の状況の更新の概要を示す更新概要情報を所定の提示手段にて提示する更新概要提示工程と
を電子計算機に実行させることを特徴とするプログラム。
【請求項１１】
前記作業領域設定工程により設定された前記作業領域に属する各文書の状況を示す状況情報を取得する文書状況情報取得工程、
前記文書状況情報取得工程により取得された各状況情報を確認する状況確認工程、
前記状況確認工程による確認結果に基づいて、各文書の状況の更新の概要を示す更新概要情報を作成する更新概要作成工程、
の内の少なくとも１つをさらに前記電子計算機に実行させることを特徴とする請求項１０に記載のプログラム。
【請求項１２】
文書と当該文書の状況を示す状況情報を対応付けて所定の記憶媒体に登録する登録工程と、
文書を取り扱うための作業領域に属する各文書の前記状況情報を取得する文書状況情報取得工程、前記文書状況情報取得工程により取得された各状況情報を確認する状況確認工程、前記状況確認工程による確認結果に基づいて各文書の状況の更新の概要を示す更新概要情報を作成する更新概要作成工程、の内の少なくとも１つを電子計算機に実行させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システム、文書管理装置、およびプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
文書の状況（コンテキスト；Context ）を、文書の利用者間で共有することにより、文書の活用を図る文書の属性管理の仕組みや、処理対象の文書に関連する関連情報を利用者に提示する仕組みなど、複数の利用者が文書を効率的に利用可能にする仕組みが種々提案されている（たとえば、特許文献１，２を参照）。
【０００３】
【特許文献１】特開２００３−２４２１７３号公報
【特許文献２】特開２００１−３１２５１５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
本発明は、複数の文書の状況を効率的に確認することのできる仕組みを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
請求項１に記載の発明は、文書を取り扱う作業領域を設定する作業領域設定部と、作業領域設定部により設定された作業領域に属する各文書の状況を示す状況情報を取得する文書状況情報取得部と、文書状況情報取得部により取得された各文書の状況情報を確認する状況確認部と、状況確認部による確認結果に基づいて各文書の状況の更新の概要を示す更新概要情報を作成する更新概要作成部と、更新概要作成部により作成された更新概要情報を所定の提示手段にて提示する更新概要提示部とを備えたことを特徴とする文書管理システムである。
【０００６】
請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の発明においてさらに、文書と前記付加情報とを対応付けて管理する文書管理サーバと、文書管理サーバが管理する文書を複製して管理する利用者端末とを備え、作業領域設定部は、文書管理サーバが管理する文書と利用者端末が複製して管理する文書の何れをも、作業領域で取り扱うことのできる文書とすることが可能に構成されていることを特徴とする。
【０００７】
請求項３に記載の発明は、文書を取り扱う作業領域を設定する作業領域設定部と、作業領域設定部により設定された作業領域に属する各文書の状況の更新の概要を示す更新概要情報を所定の提示手段にて提示する更新概要提示部とを備えたことを特徴とする、文書管理システムに利用される文書管理装置である。
【０００８】
請求項４に記載の発明は、請求項３に記載の発明においてさらに、文書管理サーバが管理する文書を複製して保存する文書記憶部、作業領域設定部により設定された作業領域に属する各文書の状況を示す状況情報を取得する文書状況情報取得部、文書状況情報取得部により取得された各状況情報を確認する状況確認部、および状況確認部による確認結果に基づいて各文書の状況の更新の概要を示す更新概要情報を作成する更新概要作成部、の内の少なくとも１つをさらに備えたことを特徴とする。
【０００９】
請求項５に記載の発明は、請求項４に記載の発明においてさらに、状況確認部は、利用者より指定された期間について、文書状況情報取得部により取得された各文書の状況を確認することを特徴とする。
【００１０】
請求項６に記載の発明は、請求項４に記載の発明においてさらに、文書状況情報取得部は、指定されたタイミングで各文書の状況情報を取得し、状況確認部は、この指定されたタイミングで取得された状況情報を確認することを特徴とする。
【００１１】
請求項７に記載の発明は、請求項４に記載の発明においてさらに、更新概要提示部は、複数の更新概要情報を一覧形式で提示することを特徴とする。
【００１２】
請求項８に記載の発明は、請求項４に記載の発明においてさらに、更新概要提示部は、複数の更新概要情報を所定の順に従って切り替えて提示することを特徴とする。
【００１３】
請求項９に記載の発明は、文書とこの文書の状況を示す状況情報を対応付けて管理する文書データベースと、文書を取り扱うための作業領域に属する各文書の状況情報を取得する文書状況情報取得部、文書状況情報取得部により取得された各状況情報を確認する状況確認部、および状況確認部による確認結果に基づいて各文書の状況の更新の概要を示す更新概要情報を作成する更新概要作成部の内の少なくとも１つと、を備えたことを特徴とする、文書管理システムに利用される文書管理装置である。
【００１４】
請求項１０に記載の発明は、文書を取り扱う作業領域を設定する作業領域設定工程と、作業領域設定工程により設定された作業領域に属する各文書の状況の更新の概要を示す更新概要情報を所定の提示手段にて提示する更新概要提示工程とを電子計算機に実行させることを特徴とするプログラムである。
【００１５】
請求項１１に記載の発明は、請求項１０に記載の発明においてさらに、作業領域設定工程により設定された作業領域に属する各文書の状況を示す状況情報を取得する文書状況情報取得工程、文書状況情報取得工程により取得された各状況情報を確認する状況確認工程、および状況確認工程による確認結果に基づいて各文書の状況の更新の概要を示す更新概要情報を作成する更新概要作成工程の内の少なくとも１つをさらに電子計算機に実行させることを特徴とする。
【００１６】
請求項１２に記載の発明は、文書とこの文書の状況を示す状況情報を対応付けて所定の記憶媒体に登録する登録工程と、文書を取り扱うための作業領域に属する各文書の状況情報を取得する文書状況情報取得工程、文書状況情報取得工程により取得された各状況情報を確認する状況確認工程、および状況確認工程による確認結果に基づいて各文書の状況の更新の概要を示す更新概要情報を作成する更新概要作成工程の内の少なくとも１つと、を電子計算機に実行させることを特徴とするプログラムである。
【発明の効果】
【００１７】
請求項１に記載の発明によれば、文書を取り扱う作業領域の設定を契機として、文書を取り扱う作業領域に属する各文書の状況の更新の概要を確認することができる文書管理システムを実現できる。
【００１８】
請求項２に記載の発明によれば、利用者端末にて管理されている文書だけでなく複製元である文書管理サーバにて管理されている文書についても、その文書の状況の更新の概要を確認することができる。
【００１９】
請求項３に記載の発明によれば、文書を取り扱う作業領域の設定を契機として、文書を取り扱う作業領域に属する各文書の状況の更新の概要を確認することができる文書管理装置を実現できる。
【００２０】
請求項４に記載の発明によれば、文書の複製利用、状況情報の取得処理、状況情報の確認処理、および更新概要情報の作成処理の内の少なくとも１つを、利用者側の文書管理装置で実行することができる。
【００２１】
請求項５に記載の発明によれば、利用者より指定された期間を対象として、各状況の更新の概要を確認することができる。
【００２２】
請求項６に記載の発明によれば、指定されたタイミングで取得された状況情報に関して、各文書の状況の更新の概要を確認することができる。付加的な効果として、タイミングをシステム状況に応じて適正なものとすることで、効率的に状況情報を収集することができる。
【００２３】
請求項７に記載の発明によれば、複数の更新概要情報を一度に確認することができる。
【００２４】
請求項８に記載の発明によれば、更新概要情報を狭い提示領域にて確認することができる。
【００２５】
請求項９に記載の発明によれば、文書と状況情報とを一元管理でき、またそれらを複数の利用者間で共用できるようになるとともに、状況情報の取得処理、状況情報の確認処理、および更新概要情報の作成処理の内の少なくとも１つを、管理者側の文書管理装置で実行することができる。
【００２６】
請求項１０に記載の発明によれば、文書を取り扱う作業領域の設定を契機として、文書を取り扱う作業領域に属する各文書の状況の更新の概要を確認することができる仕組みを、利用者が使用する電子計算機を用いて実現できる。
【００２７】
請求項１１に記載の発明によれば、請求項１０に記載の発明においてさらに、状況情報の取得処理、状況情報の確認処理、および更新概要情報の作成処理の内の少なくとも１つを、利用者が使用する電子計算機を用いて実現できる。
【００２８】
請求項１２に記載の発明によれば、文書と状況情報との一元管理と、状況情報の取得処理、状況情報の確認処理、および更新概要情報の作成処理の内の少なくとも１つを、管理者側の電子計算機を用いて実現できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２９】
以下、図面を参照して本発明の実施形態について詳細に説明する。なお、本実施形態では、コンピュータシステムによって使用されるファイルとして電子文書を例にし、その電子文書（以下単に文書という）を、ファイル属性情報管理装置の一例である文書管理サーバによって集中管理する場合を例にして説明する。
【００３０】
＜＜システム構成＞＞
図１および図２は、文書管理システムの全体概要を示した図である。ここで、図１は、システム構成の典型例を示し、図２は、その変形例を示す。
【００３１】
本実施形態の文書管理システム１は、本システムで管理される文書を作成するユーザ（文書提供者）によって使用される提供者端末３と、文書提供者によって作成された文書を参照や印刷などのために利用するユーザ（文書利用者）によって使用されるローカル側端末の一例である利用者端末５と、本システムで管理する文書やその属性情報を管理するリモート側端末の一例である文書管理サーバ７が、ＬＡＮ(Local Area Network)などの通信網９により相互接続されている。
【００３２】
提供者端末３および利用者端末５は、何れも、クライアント装置、すなわち利用者側の文書管理装置２の一例である。一方、文書管理サーバ７は、管理者側の文書管理装置２の一例である。
【００３３】
なお、図示した例では、便宜的に、１台の提供者端末３と１台の利用者端末５が設けられた状態を示しているが、これは一例であって、それぞれの設置台数は任意である。また、文書管理サーバ７に関しても、１台に限らず、複数台を設置することもできる。
【００３４】
また、本実施形態では、クライアント装置を、便宜的に、文書提供者が使用する提供者端末３と、文書利用者が使用する利用者端末５とに分けて図示しまた説明するが、文書提供者は自ら作成した文書の利用者にもなり得、また、他のユーザが作成した文書の利用者にもなり得るので、１台のクライアント装置が、提供者端末３にも利用者端末５にもなり得る。
【００３５】
また、本実施形態では、複数ユーザにより共用されるファイル形式にて管理される文書を利用できるようにするために、文書管理用の文書管理サーバ７を設置して、文書を文書管理サーバ７にて集中管理させるようにシステムを構築している。文書の作成者は、新規作成した文書を文書管理サーバ７に登録しておけば、複数ユーザに対して文書利用を効率的に行なわせることができる。
【００３６】
本実施形態において、提供者端末３、利用者端末５、および文書管理サーバ７は、何れも、文書のコンテキストの管理に関する処理を実行する機能を備えた文書管理装置の一例である。
【００３７】
ここで、コンテキストとは、文書の状況（特に最新状況）を示す情報である。たとえば、文書には、文書の実体や属性情報とは別個の情報であって、各文書に付加的に関連付けて保持管理される付加情報が対応付けられることがある。たとえば、付加情報としては、文書の有効性を示す状態に関する情報や文書作成者による当該文書に対するコメントやメッセージなどの動的に追加や変更がされる情報や、文書の版の状態を示す情報などが該当する。コンテキストは、これら文書の状況を示す属性情報や付加情報を含むものである。
【００３８】
なお、本実施形態では、前述のように、文書の状況を示す情報を「コンテキスト」と称する。また、複数の文書の最新の関連状況を示す情報を「グループコンテキスト」と称する。後者も、文書の最新の状況を示す情報であり「コンテキスト」の一例でもあるので、特段区別する必要のないときには「グループコンテキスト」も単に「コンテキスト」と称して説明する。つまり、任意の数（１つであってもよいし複数であってもよい）の文書からなる文書グループの状況を示す情報が「コンテキスト」である。
【００３９】
各コンテキストに対して設定した情報は、文書に対応付けることによって当該文書の動的属性情報として設定される。つまり、本実施形態において取り扱う文書には、自己固有の静的属性情報と自己が属する文書グループに対応する動的属性情報とが当該文書の属性情報として設定されることになる。なお、文書に設定する属性情報の詳細については後述する。
【００４０】
本実施形態の文書管理システム１においては、文書の最新の状況（コンテキスト）を、文書の利用者間で共有可能に構成し、文書に属性情報を設定することにより、文書の活用を効率的に図ることのできる文書の属性管理の仕組みとする。
【００４１】
また、複数ユーザにより共用されるファイル形式にて管理される文書を利用できるようにするために、文書管理用の文書管理サーバ７をシステムに設置して、文書を文書管理サーバ７にて集中管理させるように、サーバ・クライアント方式のシステムを構築する。
【００４２】
そして、複数ユーザに対して文書利用を効率的に行なわせることができるように、文書の作成者は、提供者端末３にて新規作成した文書を、文書管理サーバ７に登録しておくようにする。この際、文書管理サーバ７で文書を管理するための文書ＩＤを、管理対象である文書のファイル中にも格納し、また、文書ＩＤに基づいて、該当する文書に対応した文書のコンテキストを文書管理サーバ７上で管理する構成とする。
【００４３】
また、利用者端末５を利用することで、文書の表示、印刷、編集などの文書に対する処理を行なうアプリケーションと連携動作し、文書ファイル中に格納された文書ＩＤに基づいて、文書管理サーバ７との間で対応する文書のコンテキストの更新や取得を行なうように構成する。
【００４４】
なお、本実施形態では、自己が作成した文書を、自己が使用する提供者端末３に搭載の文書を保存する機能を持った作成文書記憶部３６に保存することを前提に説明するが、他の提供者端末３もしくは利用者端末５に搭載の記憶媒体や、データベースサーバとして機能する文書管理サーバ７に搭載の記憶媒体を、共有ディスク装置として利用して保存するようにしてもよい。
【００４５】
＜システムの典型例について＞
先ず、図１に示すシステム構成の典型例にて、提供者端末３、利用者端末５、文書管理サーバ７のそれぞれについて説明する。
【００４６】
＜提供者端末＞
提供者端末３は、本システムの管理対象とする文書を作成し所定の記憶媒体に登録する文書作成登録処理部３２と、文書作成登録処理部３２で作成された文書の電子データを記憶する作成文書記憶部３６とを有している。
【００４７】
文書作成登録処理部３２は、本システムの管理対象とする文書を新規に作成する新規登録処理部３３と、作成した文書を更新することで文書を改版する改版登録処理部３４とを有している。
【００４８】
文書作成登録処理部３２は、本システムの管理対象とする文書を新規登録処理部３３で新規に作成して文書管理サーバ７へ登録する。あるいは、既存文書を新規文書として登録してもよい。改版登録処理部３４は、改版した文書を最新版として文書管理サーバ７へ登録する。あるいは、新規に作成した文書を既登録の文書の新版として登録してもよい。文書の新規作成および編集には、汎用的な文書作成ソフトウェアを利用する。また、新規登録処理部３３および改版登録処理部３４は、作成した文書に対して文書識別情報を付与するとともに、文書を文書管理サーバ７へ登録するときに、その文書の版管理情報も併せて登録する。
【００４９】
また、文書作成登録処理部３２は、本システムの管理対象とする文書を新規登録処理部３３により新規に作成して、その文書およびその属性情報を作成文書記憶部３６と文書管理サーバ７に登録する。また、文書作成登録処理部３２は、作成した文書が属すべきグループコンテキストに関する情報が設定されていない場合には、グループコンテキストに関する情報を設定する。
【００５０】
また、提供者端末３は、作成または改版された文書の利用の可否（つまり有効であるのか無効であるのか）などの利用状態など版の状態を設定する文書状態設定処理部４２と、文書提供者が提供した文書に対する利用状況を監視する利用状況監視部４４とを有している。なお、文書状態設定処理部４２が設定する版の状態は、版管理情報に含まれている。利用状況監視部４４は、文書提供者が提供した文書に対する利用状況を文書管理サーバ７に記録させ、また、その記録した内容を取得する。
【００５１】
＜利用者端末＞
利用者端末５は、文書を取得する文書取得処理部５２と、文書取得処理部５２が取得した文書の電子データ（複製文書としての電子データ）を利用文書として記憶する利用文書記憶部５４と、利用文書記憶部５４に保存されている文書の中から利用者により入力指定された文書に対する情報取得要求に応じて、その文書に関連するコンテキスト、すなわち、その文書の属性情報や文書の版を示す版管理情報を含むその文書に関連する付加情報や、さらにその文書の関連文書に関する属性情報や付加情報を、文書管理サーバ７から取得する情報取得処理部５６とを有している。
【００５２】
また、利用者端末５は、コンテキストの更新の概要を示す更新概要情報である更新サマリを作成し、ユーザに提示するための所定の提示フォーマットに加工する更新概要情報処理部６０を有している。
【００５３】
ここで、「更新サマリ」とは、各文書の状況の更新の概要を示す更新概要情報であり、たとえば、所定の期間内に発生したコンテキストの更新内容を、更新内容の重要度ごとに分類した、更新内容、更新の対象となった文書およびその数、更新の対象となったコンテキストのリスト、更新が行なわれた回数などを示す情報である。
【００５４】
たとえば、［最近一週間分］のコメント数、［最近一週間分］の新規追加文書数、［最近一週間分］の無効文書数、［最近一週間分］のコメント、［最近一週間分］の新規追加文書、［最近一週間分］の無効に設定された文書、［最近一週間分］のコメントが追加された文書、［最近一週間分］の新規追加文書が追加されたコンテキストなどが該当する。
【００５５】
また、「所定の期間」としては、現在までの一定期間や、最後に更新があるまでの一定期間などを採用することができる。また、この「所定の期間」は、システムや装置で固定的に取り扱ってもよいし、ユーザの設定や更新情報の有無などの情況によって変更可能にしてもよい。
【００５６】
また、利用者端末５は、更新サマリ（更新概要情報）や文書の版管理情報や属性情報やその他の情報を、図示を割愛した所定の表示媒体上で提示する文書情報提示処理部６４と、文書取得処理部５２が取得した文書を、図示を割愛したプリンタなどの画像形成装置から印字出力する印刷処理部６８とを有している。
【００５７】
文書情報提示処理部６４は、表示画面上に、文書を取り扱う作業領域を設定する作業領域設定部６５と、更新概要作成部６２により作成された更新サマリを所定の提示手段にて提示する更新概要提示部６６とを具備している。
【００５８】
情報取得処理部５６は、作業領域設定部６５により設定された作業領域に属する各文書に関連付けられたコンテキストを取得する文書状況情報取得部５７を具備している。
【００５９】
更新概要情報処理部６０は、文書状況情報取得部５７により取得された各コンテキストの状況を確認する状況確認部６１と、状況確認部６１による確認結果に基づいて、各コンテキストの更新の概要を示す更新サマリ（更新概要情報）を作成する更新概要作成部６２とを具備している。
【００６０】
文書取得処理部５２は、利用したい文書についてユーザ操作により文書管理サーバ７からダウンロードすることで、あるいは提供者端末３から送信されてくる文書を受信することで、文書を取得し、取得した文書を利用文書記憶部５４に保存する。取得される文書は、当該文書の最新版の複製である。つまり、利用文書記憶部５４は、複製文書記憶部として機能するのである。
【００６１】
文書利用者は、基本的に利用文書記憶部５４に複製して格納した利用文書（複製文書）を利用することになる。このため、たとえば、図示を割愛するが、利用者端末５には、ユーザからの指示に応じて利用文書記憶部５４に保存された文書に所定の処理を施す文書処理部が設けられる。所定の処理とは、文書の表示や印刷など、文書を利用した処理である。実際には、文書は種々のアプリケーションによって利用され得るが、本実施形態では、文書の利用目的など詳細なことまで言及しないため、これらのアプリケーションに実現される処理を総括して文書処理と称する。
【００６２】
文書情報提示処理部６４は、文書管理サーバ７が保持管理している文書の属性情報や情報取得処理部５６が取得した版管理情報を含むコンテキストを受け取り、この受け取った文書の属性情報や版管理情報やその他の情報をコンテキストとしてそのまま利用者に提示する。あるいは、更新概要提示部６６は、更新概要情報処理部６０（詳しくは更新概要作成部６２）が作成した更新履歴のサマリ（更新サマリ）を提示する。
【００６３】
これらの提示に当たっては、表示デバイス上の画面で提示してもよいし、印刷処理部６８を利用して、出力用紙に印刷してもよい。たとえば、文書情報提示処理部６４は、更新概要情報処理部６０が作成したコンテキストのサマリを一覧表示してもよいし、更新内容の表示優先度などに従って、更新内容を順に表示するようにしてもよい。
【００６４】
たとえば、更新概要情報処理部６０と文書情報提示処理部６４とは協働して、文書管理サーバ７の文書データベース８０から該当するコンテキスト情報を全て取得し、サマリ作成期間に合せてサマリを作成して表示する。
【００６５】
なお、本実施形態の構成では、利用者端末５の更新概要情報処理部６０にてサマリを作成するようにしているが、更新概要情報処理部６０を利用者端末５に備えていることは必須ではなく、文書管理システム１の何れかの箇所に、同様の機能部が設けられていればよい。たとえば、後述するシステムの変形例のようにすることで、文書管理サーバ７側で、指定期間のサマリを作成して利用者端末５の文書情報提示処理部６４に作成結果を返すようにしてもよい。
【００６６】
また、更新概要情報処理部６０を利用者端末５に備える場合であっても、コンテキスト情報だけでなく、文書管理サーバ７の文書データベース８０から、サマリ作成に必要な情報を全て取得して、サマリを作成するようにしてもよい。
【００６７】
また、サマリ作成期間に関しては、文書管理サーバ７に更新日の範囲指定を検索キーにして情報を取得してサマリを作成するようにしてもよいし、文書管理サーバ７から取得された範囲内で、更新概要情報処理部６０で更新日の範囲指定で情報を再フィルタしてサマリを作成するようにしてもよい。
【００６８】
また、情報取得処理部５６や更新概要情報処理部６０が文書管理サーバ７から各種の情報を取得し状況確認するタイミングに関しては、前述のような例に限らず、指定された所定のタイミングとすることができる。
【００６９】
たとえば、過去の通信結果があれば、通信せずに使用することができるし、文書の利用に関係しつつ、適度に分散された時間間隔（指定されたタイミングの一例）で通信を行なうことでティッカー表示に必要なコンテキスト情報を情報取得処理部５６により収集し、状況確認部６１にて、その収集結果の状況を纏めることもできる。また、文書の利用とは関係のない夜間などの空き時間（指定されたタイミングの一例）を利用して情報取得処理部５６が収集したコンテキストに基づき状況確認部６１により一括確認した情報を使用することもできる。
【００７０】
また、フォルダを開く都度、通信してティッカー表示内容を作成して表示することもできる。さらに、文書データベース８０に保存（キャッシュ）されたコンテキスト情報を元にしてティッカー表示（詳細は後述する）の内容を都度作成して表示することもできる。
【００７１】
＜文書管理サーバ＞
文書管理サーバ７は、本システムで扱う文書に関する全般の管理を実行する文書管理部７１と、文書の版管理や文書の登録および削除あるいは登録されている文書の利用状況管理などを行なうデータベース管理部７２と、関連文書情報の登録、更新、削除などの情報管理を行なう関連文書情報設定部７３と、版管理情報を含む文書の付加情報の管理全般を行なう付加情報管理部７４とを有している。
【００７２】
また、文書管理サーバ７は、利用者端末５から送られてくる要求に応じて該当する文書の属性情報や付加情報などのコンテキストを当該利用者端末５へ送信する通知処理部の一例である情報提供部７６と、文書の利用状況を保存する管理ログファイル保存部７８と、文書やその文書に関連する情報をデータベース（ＤＢ：Database）化して保存する文書データベース８０とを有する。
【００７３】
文書データベース８０は、提供者端末３の文書作成登録処理部３２で作成された文書の電子データを共有文書としてデータベース化して記憶する共有文書データベース８２と、その文書の属性情報を文書と対応付けてデータベース化して記憶する文書属性情報データベース８４とを有している。
【００７４】
また、文書データベース８０は、提供者端末３の文書作成登録処理部３２で作成された文書や利用者端末５にて利用された文書の付加情報をデータベース化して記憶する付加情報記憶部の一例である付加情報データベース８６と、それら文書に関連する文書の情報（関連文書情報と称する）をデータベース化して記憶する関連文書情報記憶部の一例である関連文書情報データベース８８とを有している。
【００７５】
なお、本実施形態の文書データベース８０の構成では、各データベースを同じ文書管理サーバ７に配設しているが、これらの各データベースは、必ずしも同一のサーバコンピュータに設ける必要はなく、文書管理サーバ７の管理下において情報管理可能に構成さえすれば、異なるサーバコンピュータに配設してもよい。
【００７６】
文書管理部７１は、文書利用者からの要求に応じて文書のダウンロードを行なう。
【００７７】
データベース管理部７２は、文書提供者により作成または改版された文書に版管理情報を関連付けて版の管理を行なう。さらに、データベース管理部７２は、文書データベース８０への文書の登録や削除を行なうし、また登録されている文書の利用状況などの管理情報を管理ログファイル保存部７８に記録する。
【００７８】
たとえば、データベース管理部７２は、文書登録時において文書作成登録処理部３２と協調動作することで、提供者端末３から送られてくる新規作成文書を共有文書データベース８２に登録し、また、文書の属性情報を文書属性情報データベース８４に登録する。
【００７９】
また、データベース管理部７２は、文書利用時において文書取得処理部５２と協調動作することによって、利用者端末５から送られてくる要求に応じて該当する文書を共有文書データベース８２から読み出して、その利用者端末５へダウンロードする。
【００８０】
また、データベース管理部７２は、文書提供者により作成または改版された文書に版管理情報を関連付けて版の管理を行なう。また、データベース管理部７２は、文書データベース８０への文書の登録や削除、登録されている文書の利用状況などを管理ログファイル保存部７８に記録する。
【００８１】
関連文書情報設定部７３は、管理者などによる所定の入力操作に従って関連文書情報データベース８８に関連文書情報の登録、更新、削除などの情報管理を行なう。
【００８２】
付加情報管理部７４は、文書作成者などが使用する利用者端末５から送られてくる付加情報を収集し、またデータベース管理部７２で得られる版管理情報を含めて、付加情報データベース８６に登録するなど付加情報の管理全般を行なう。
【００８３】
＜システムの変形例について＞
なお、図１に示した提供者端末３、利用者端末５、文書管理サーバ７に備えられる各機能要素の配置態様は、典型例を示したものであり、システムの運用形態によっては、提供者端末３に備えられている利用状況監視部４４を利用者端末５側に配置することもできる。また、提供者端末３や利用者端末５に備えられている機能部の一部を文書管理サーバ７側に配置することもできる。
【００８４】
ただし、変形態様を採る場合でも、利用者が文書操作時に利用者端末５を使用するという観点では、最低でも、図２に示すように、利用者端末５としては、表示画面上に文書を取り扱う作業領域を設定する作業領域設定部６５と、作業領域設定部６５により設定された作業領域に属する各文書に関連付けられた各コンテキストの更新の概要を示す更新サマリを所定の提示手段にて提示する更新概要提示部６６とを具備する文書情報提示処理部６４を備えていることが必要である。
【００８５】
また、前述のように、一般的には、文書管理サーバ７の共有文書データベース８２に保存されている文書をそのままの形態で使用するのではなく、自身に備えられている記憶媒体に複製して使用するので、図２に示すように、文書管理サーバ７が管理する文書を複製して保存する文書記憶部としての利用文書記憶部５４をも利用者端末５に備えているのが好ましい。
【００８６】
一方、コンテキストの収集や状況確認については、利用者端末５側で行なうのか文書管理サーバ７側で行なうのかは、自由であると考えてよい。よって、情報取得処理部５６（詳細には文書状況情報取得部５７）や、更新概要情報処理部６０（詳細には状況確認部６１や更新概要作成部６２）は、利用者端末５および文書管理サーバ７の何れに配置してもよいことになる。たとえば、図２に示すように、これらの全てを文書管理サーバ７に備えるようにしてもよい。
【００８７】
＜文書情報の収集について＞
ここで、本実施形態の文書管理システム１においては、ローカル側である利用者端末５の利用文書記憶部５４に保存されている利用文書（複製文書やローカル文書とも称する）に関する情報と、その利用文書と関連性のあるリモート側である文書管理サーバ７の文書データベース８０に保存されている登録文書（リモート文書とも称する）に関する情報とを、利用者端末５の文書情報提示処理部６４が利用する表示デバイス上の同じ表示画面で表示することで、利用文書であるのか登録文書であるのかを問わず、コンテキストの関係が一目瞭然に把握できるようにする。さらに好ましくは、利用文書であるのか登録文書であるのかを一目瞭然に把握できるようにする。
【００８８】
このため、提供者端末３、利用者端末５、文書管理サーバ７のそれぞれにおいては、このような情報提供を可能にするために必要な情報を収集、生成し得る構成を採る。
【００８９】
たとえば、先ず、文書には、文書ＩＤ、文書名、作成日時などの属性情報を付加する。また、文書の属性情報とは別に、文書作成者などによって文書利用者に知らせたいコメントやメッセージなどの文書利用に有効な付加情報を各文書に対応させて文書データベース８０に登録設定する。文書管理サーバ７の文書データベース８０に保存されている文書を利用者端末５の利用文書記憶部５４に複製して保存する際にも、文書ＩＤが引き継がれるようにする。
【００９０】
また、関連文書情報設定部７３は、関連文書情報を関連文書情報データベース８８に登録する際、関連性のある文書群ごとにグループＩＤを識別情報として割り当ててグループ管理する。各グループ情報には、グループＩＤに対応させて、そのグループに属する各文書の文書ＩＤを設定登録する。
【００９１】
文書管理サーバ７側の付加情報管理部７４は、文書作成者などの要求に応じて付加情報を付加情報データベース８６に登録する。たとえば、各文書に付加情報として、各文書の有効性（有効か無効か）を示す情報、コメント情報、あるいはメッセージ情報を文書ごとに設定する。
【００９２】
文書の有効性に関しては、たとえば、改訂版が作成されたために、その文書が旧版となった場合、あるいは改訂作業中のために一時ダウンロードを休止させたいような場合に無効にされ、また、必要により有効に設定変更される。なお、文書が無効と設定変更されても共有文書データベース８２からは削除されない。
【００９３】
コメント情報には、その文書の改訂理由や有効性を変更した理由など、主に、その文書そのものに関して文書利用者に知らせたいメッセージを含むようにする。一方、メッセージ情報には、コメント情報以外の情報であって、文書作成者が文書利用者に知らせたい任意のメッセージと、その登録日時を含むようにする。
【００９４】
なお、文書の有効性は、文書の状態を示す固有の情報であり、文書ごとに単一の情報であるが、コメント情報やメッセージ情報は、一文書に対して複数設定してもよい。
【００９５】
また、文書管理サーバ７においては、利用者端末５から情報取得要求が送られてくると、情報提供部７６は、その中に含まれている対象文書の文書ＩＤをキーにして文書属性情報データベース８４や付加情報データベース８６を検索することによって対象文書に対応付けられている属性や付加情報を抽出して、要求発信元の利用者端末５へ返信する。
【００９６】
また、情報提供部７６は、関連文書情報データベース８８を検索することによって対象文書の関連文書の文書ＩＤを抽出する。そして、関連文書の属性情報およびコンテキストの内、少なくとも有効性を示す情報を共有文書データベース８２、文書属性情報データベース８４、付加情報データベース８６から取り出して、要求発信元の利用者端末５へ返信する。
【００９７】
また、本実施形態の文書管理システム１では、利用者端末５の情報取得処理部５６において、利用文書やその利用文書に関連する各種の関連文書のコンテキストの情報を収集する際、先ず作業領域設定部６５の機能を具備した文書情報提示処理部６４は、文書管理サーバ７が管理する共有文書と利用者端末５が複製して管理する利用文書の何れをも、作業領域で取り扱う文書とすることのできる仕組みを採る。極端なケースでは、取り扱う文書の全てが、利用文書記憶部５４には保存されておらず、たとえば文書管理サーバ７の共有文書データベース８２に保存されている文書の場合もあり得る。
【００９８】
たとえば、作業領域として利用するフォルダには、複数の文書ファイルを格納することができ、利用者が、が自由に分類、整理することができる。また、このフォルダの中にさらにフォルダを作成し、より細かく分類することも可能できる。また、フォルダに格納する文書ファイルは、自装置の利用文書記憶部５４に保存している複製文書（利用文書）に限らず、ネットワーク環境下にある他の利用者端末５の利用文書記憶部５４に保存している複製文書（利用文書）や文書管理サーバ７の共有文書データベース８２に保存されている大元の文書をも、仮想的に格納することができる。
【００９９】
これは、たとえば、ＯＳ（Operating Systems ）で提供されるフォルダ管理の仕組みにおいて、自身のコンピュータに保存されている文書ファイルだけでなく、ネットワーク接続されたコンピュータ上の文書ファイルをも、自身のコンピュータが管理するフォルダ内で取り扱うことができるようにリンク設定するのと似通っている。その具体的な仕組みについては、公知の様々な仕組みを採り得るので、ここではその詳細説明を割愛する。
【０１００】
情報取得処理部５６は、文書情報提示処理部６４により設定された作業環境に属する文書について、文書の実体が利用文書記憶部５４に複製されて保存されているものだけでなく、文書管理サーバ７の共有文書データベース８２に保存されている共有文書についても、コンテキストの収集対象とする。
【０１０１】
更新概要情報処理部６０と文書情報提示処理部６４は、その結果を受けて、コンテキストやそのコンテキストの更新サマリを利用者に提示する際には、利用者端末５の利用文書記憶部５４に保存した利用文書に関する情報を提示するだけでなく、文書管理サーバ７の共有文書データベース８２に保存されている共用文書に関する情報も提示するようにする。たとえば、利用したい文書(表示対象文書)に関する情報並びに表示対象文書の関連文書についての情報を同じ表示画面内で表示する。
【０１０２】
＜電子計算機を利用した構成例＞
図３は、提供者端末３、利用者端末５、および文書管理サーバ７といったコンテキストの管理に関する処理を実行する文書管理装置２のハードウェア的な構成の一例を示す図である。提供者端末３および利用者端末５は、ハードウェア的には汎用的なパーソナルコンピュータ（パソコンと称する）で実現できる。また、文書管理サーバ７は、ハードウェア的には汎用的なサーバコンピュータで実現できる。
【０１０３】
つまり、本実施形態の提供者端末３、利用者端末５、および文書管理サーバ７などの文書管理装置２は、各種の機能部の一部を、ハードウェア処理回路により構成することに限らず、その機能を実現するプログラムコードに基づき電子計算機（コンピュータ）と同様の仕組みを用いてソフトウェア的に実現することが可能である。
【０１０４】
電子計算機と同様の仕組みで、コンテキスト管理機能をソフトウェアにより実行する場合には、そのソフトウェアを構成する処理プログラムが、その処理プログラムを記憶したＣＤ−ＲＯＭやフィレキシブルディスクなどの記憶媒体（記録媒体）から、装置内部の記憶媒体（記憶媒体）にインストールされる。
【０１０５】
処理プログラムを記憶した記憶媒体は、コンピュータのハードウェア資源に備えられている読取装置に対して、プログラムの記述内容に応じて、磁気、光、電気などのエネルギの状態変化を引き起こして、それに対応する信号の形式で、読取装置にプログラムの記述内容を伝達できるものである。
【０１０６】
なお、コンテキスト管理機能をコンピュータに実行させるプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭなどの記憶媒体を通じて配布されることに限らず、ダウンロードサイトなどの他のサーバなどからインターネットなどのネットワーク（有線であるか無線であるかは問わない）を経由してプログラムをダウンロード（コンピュータに転送）して取得したり、あるいは更新したりしてもよい。コンピュータでは、そのようにして転送されてくるプログラムを受信し、内蔵するハードディスクなどの記憶媒体にインストールする。
【０１０７】
また、コンテキスト管理機能を実現するプログラムコードを記述したファイルとしてプログラムが提供されるが、この場合、一括のプログラムファイルとして提供されることに限らず、コンピュータで構成されるシステムのハードウェア構成に応じて、個別のプログラムモジュールとして提供されてもよい。
【０１０８】
たとえば、図３に示すように、コンピュータシステムとして構成される文書管理装置２は、装置全体の動作を制御するシステム制御部１０２を装置本体２ａに備える。本実施形態において、システム制御部１０２は、コンテキスト管理処理機能を実現するコンテキスト管理制御部としての機能を持つ。
【０１０９】
システム制御部１０２は、具体的には、コントローラ部（制御部）１０４と、図示したハードディスク装置（ＨＤＤ）１１８あるいは光／磁気ディスク装置１１９や、図示を割愛した、フレキシブルディスク（ＦＤ）ドライブ、ＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disk ROM）ドライブ、半導体メモリコントローラなどの、所定の記憶媒体からデータを読み出したり記録したりするための記録・読取制御部１０６とを有する。
【０１１０】
なお、ハードディスク装置１１８や光／磁気ディスク装置１１９は、装置本体２ａ内ではなく、外部に情報蓄積装置２ｂとして設けるようにしてもよい。この態様は、特に、文書管理サーバ７を構成する場合に好適である。
【０１１１】
コントローラ部１０４は、ＣＰＵ１１２、読出専用の記憶部であるＲＯＭ１１３、随時書込みおよび読出しが可能であるとともに揮発性の記憶部の一例であるＲＡＭ１１５、および不揮発性の記憶部の一例であるＲＡＭ（ＮＶＲＡＭと記述する）１１６を有する。
【０１１２】
なお、上記において“揮発性の記憶部”とは、装置の電源がオフされた場合には、記憶内容を消滅してしまう形態の記憶部を意味する。一方、“不揮発性の記憶部”とは、装置のメイン電源がオフされた場合でも、記憶内容を保持し続ける形態の記憶部を意味する。記憶内容を保持し続けることができるものであればよく、半導体製のメモリ素子自体が不揮発性を有するものに限らず、バックアップ電源を備えることで、揮発性のメモリ素子を“不揮発性”を呈するように構成するものであってもよい。
【０１１３】
また、半導体製のメモリ素子により構成することに限らず、磁気ディスクや光ディスクなどの媒体を利用して構成してもよい。たとえば、ハードディスク装置１１８や光／磁気ディスク装置１１９を不揮発性の記憶部として利用できる。また、ＣＤ−ＲＯＭなどの記憶媒体から情報を読み出す構成を採ることでも不揮発性の記憶部として利用できる。
【０１１４】
また、コンピュータシステムと同様の仕組みで構成された文書管理装置２は、装置の操作指示を受け付けるなどのユーザインタフェースをなす機能部としての指示受付部１５２と、操作時のガイダンス画面（操作メニュー）や装置の動作状態や処理結果などの所定の情報をユーザに提示する表示出力部１５４と、各機能部との間のインタフェース機能をなすインタフェース部（ＩＦ部）１９０とを、装置本体２ａに有する。
【０１１５】
インタフェース部１９０としては、処理データ（画像データを含む）や制御データの転送経路であるシステムバス１９１の他、たとえば、操作パネル部１９２ａおよび操作キー部１９２ｂを具備したユーザインタフェース部１９２や、プロトコル制御を実行しネットワークとのインタフェース機能をなす通信インタフェース部１９４や、その他の外部デバイスとのインタフェース機能をなすデバイスインタフェース部を有する。
【０１１６】
通信インタフェース部１９４は、ＬＡＮ（Local Area Network）やＷＡＮ（Wide Area Network ）などの有線形態のネットワークを制御するネットワークコントローラ１４２や、公衆回線網（たとえば電話回線）などを通じ、コンピュータ同士でデータをやり取りするときに利用するモデム１４４などの通信制御機能を持つ。なお、ネットワークは、有線形態のものに限らず、無線形態のネットワークであってもよく、この場合無線仕様のネットワークコントローラ１４６が設けられる。
【０１１７】
デバイスインタフェース部は、後述するように、各種のデバイス装置をコントロールする。
【０１１８】
指示受付部１５２としては、たとえば、ユーザインタフェース部１９２の操作キー部１９２ｂを利用することができる。あるいは、キーボード１５２ａやマウス１５２ｂなどを利用することもできる。
【０１１９】
ユーザインタフェース部１９２やキーボード１５２ａやマウス１５２ｂは、図示を割愛するが、キーボード１５２ａからのキー入力およびマウス１５２ｂといったポインティングデバイスからの入力を制御するそれぞれに応じたデバイスインタフェース部を介してシステムバス１９１に接続される。
【０１２０】
表示出力部１５４は、表示制御部と表示装置とを備える。表示装置としては、たとえば、ユーザインタフェース部１９２の操作パネル部１９２ａを利用することができる。あるいは、ＣＲＴ（Cathode Ray Tube；陰極線管）やＬＣＤ（Liquid Crystal Display；液晶）などでなるその他のディスプレイ部１５４ａを利用することもできる。
【０１２１】
また、文書管理装置２には、前述の各機能部の他にも、装置機能に応じた特有の機能部も設けられる。一例として、各種の記憶媒体（作成文書記憶部３６、利用文書記憶部５４、共有文書データベース８２など）に保存する文書や、文書属性情報データベース８４に保存する文書属性情報や付加情報データベース８６に保存するコンテキスト情報のデータ量を少なくする機能を持つ場合であれば、文書データやその他のデータの圧縮伸張処理やデータ加工などの処理を実行するデータ処理部１８０が設けられる。
【０１２２】
各種のデバイスは、それらに応じたアプリケーションプログラムとコントローラ部１０４による全体を制御するアプリケーションプログラム（オペレーティングシステム用のソフトウェアなど）との連携（協調動作）によって、文書生成や取得並びに保存やその文書に関連する属性情報やコンテキストの取得並びに保存といったコンテキスト管理処理に関わる各種のサービスを提供するように構築される。
【０１２３】
これら各デバイス用の各アプリケーションは、アプリケーションごとに、追加（インストール）、仕様変更（バージョンアップやバグ修正などの同一バージョン内での微小変更）、または削除（アンインストール）することができし、アプリケーションを構成するモジュールごとにも、追加、仕様変更、あるいは削除することができる。
【０１２４】
ＣＰＵ１１２は、システムバス１９１を介してシステム全体の制御を行なう。ＲＯＭ１１３は、ＣＰＵ１１２が使用する制御プログラムを含む各種固定データを格納する。ＲＡＭ１１５は、ＳＲＡＭ（Static Random Access Memory ）などで構成され、プログラム制御変数や各種処理のためのデータなどを格納し、また、所定のアプリケーションプログラムに従って演算して得たデータや外部から取得したデータなどを一時的に格納する領域を含んでおり、ＣＰＵ１１２がデータ処理などを行なう際に、ワークメモリなどの用途に使用される。
【０１２５】
ＮＶＲＡＭ１１６は、制御パラメータや処理されたデータなどを記憶しておくものであり、バックアップされる。特に、本実施形態の構成では、コンテキスト管理処理に関連する各種のデータを保存する機能をなすようになっている。
【０１２６】
また、ハードディスク装置１１８や光／磁気ディスク装置１１９は、フレキシブルディスク１０７ａやＣＤ−ＲＯＭ１０７ｂなどの可搬型の記憶媒体１０７から取り込んだコンテキスト管理処理用のプログラムや各種のアプリケーションプログラム、あるいはフォントデータやユーザファイルといったユーザデータや制御管理データを保持したり、自装置で取得したデータや外部から取得したデータなどを大量に一時的に格納したりする領域を含んでおり、入出力インタフェース機能をなす記録・読取制御部１０６によりデータの読出しや書込みが制御される。
【０１２７】
このような構成により、所定の指令にて、コンテキスト管理機能を実行するプログラムが記憶されているＣＤ−ＲＯＭなどの読取可能な記憶媒体から、あるいは通信網を介して、ＲＡＭ１１５にコンテキスト管理プログラムがインストールされ、また指示受付部１５２を介した操作者による指令や所定の条件を契機とする自動処理にてコンテキスト管理プログラムが起動される。
【０１２８】
ＣＰＵ１１２は、このコンテキスト管理プログラムに従って後述するコンテキスト管理処理に伴う処理ステップを実行し、処理結果をＲＡＭ１１５やハードディスク装置１１８などの記憶装置に格納し、必要により操作パネル部、あるいはＣＲＴやＬＣＤなどの表示装置に情報提示出力する。コンテキスト管理処理を実行するプログラムが記録した記憶媒体を用いることにより、既存のシステムを変えることなく、コンテキスト管理処理を実行する文書管理装置２を汎用的に構築することができる。
【０１２９】
なお、このようなコンピュータを用いた構成に限らず、前述のように、各機能部の処理をなす専用のハードウェアの組合せにより、コンテキスト管理機能を実行することを可能とする文書管理装置２を構成することもできる。また、コンテキスト管理のための一連の処理はハードウェア、またはソフトウェアの一方のみで実行されることに限らず、両者の複合構成によって実行することも可能である。
【０１３０】
また、後述するコンテキスト管理処理は、後述する記載に従って時系列に実行されるのみならず、処理を実行する装置の処理能力あるいは必要に応じて並列的にあるいは個別に実行されてもよい。
【０１３１】
次に、本実施形態におけるコンテキスト管理処理機能について詳細に説明する。なお、本実施形態においては、図１に示した機能要素により種々の機能を提供するが、提供者端末３、利用者端末５、および管理サーバ７などの文書管理装置２における各処理機能は、図３に示したようなコンピュータ構成の文書管理装置２上でアプリケーションを動作させることによって実現されるものとして説明する。
【０１３２】
＜＜コンテキスト管理機能＞＞
図４〜図６は、コンテキスト管理機能に関わる文書情報の管理態様を説明する図である。ここで、図４は、属性情報の構成例を示す図である。図５は、コンテキスト情報の構成例を示す図である。図６は、文書とコンテキストとの関係を示した概念図である。
【０１３３】
本実施形態では、文書に対して静的属性情報および動的属性情報という２種類の属性情報を設定する。図４に示すように、静的属性情報は、各文書に固有の属性であり、文書名、文書ＩＤ、作成者など、各文書に依存する固有の情報であり、また、動的属性情報は、文書をグループ化して取り扱うときに、文書グループに属する各文書に対して文書グループにおいて有効となるよう設定される属性である。
【０１３４】
本実施形態では、文書グループごとに各文書属性を設定することで文書の動的属性情報として設定する。たとえば、１つの文書が複数のグループに属する場合、その文書には属性情報として前述した１つの静的属性情報と、属するグループ数分の動的属性情報とが設定される。
【０１３５】
動的属性情報に含まれる有効／無効は、文書がグループにおいて有効か無効かを示す情報である。通知の有無は、グループに文書が属するより以前に属していた文書を開いたクライアントユーザにグループに文書が新たに属したことを通知するか否かを設定する。
【０１３６】
たとえば、図５に示すように、各文書には、それぞれ静的属性情報として固有の文書ＩＤ＝Ｄ１〜Ｄ５が割り当てられている。また、要求仕様書および基本仕様書は、“開発業務”に属しているため文書ＩＤとは別個にコンテキストＩＤ（グループＩＤ）＝Ｃ１が割り当てられる。また、機能仕様書第１版および機能仕様書第２版は、“機能仕様書” に属しているため文書ＩＤとは別個にコンテキストＩＤ＝Ｃ２が割り当てられる。機能仕様書第３版は、“開発業務”および“機能仕様書”という２つのグループに属しているため、２つのコンテキストＩＤ＝Ｃ１，Ｃ２が割り当てられる。
【０１３７】
グループに対応させて設定される動的属性情報は、図５に示すように、各グループを識別する上記コンテキストＩＤおよびコンテキスト名と、属性情報およびグループに属する文書の文書ＩＤで構成されている。文書ＩＤは、グループに属する文書群である。図示した例では、“開発業務”というグループには、文書ＩＤ＝Ｄ１，Ｄ２，Ｄ５が含まれていることが分かる。
【０１３８】
ここで、文書と属性情報との関係は、図６に示すようになる。なお、図６には、“開発業務”および“機能仕様書”という２つのグループコンテキストが示されている。“開発業務”にはＣ１というコンテキスト識別情報（ＩＤ）が、“機能仕様書” にはＣ２というコンテキストＩＤが、それぞれ割り当てられているとする。“開発業務”というのは、あるプロジェクトのために作成される仕様書の文書グループであり、この文書グループには、要求仕様書、基本仕様書および機能仕様書が含まれている。一方、“機能仕様書”という文書グループは、機能仕様書の文書グループであり、この文書グループには、機能仕様書の各版が含まれている。
【０１３９】
図６においては、矢印で各文書が属するグループを模式的に明示している。グループが交差する位置の文書は、複数のグループに属することを意味している。このように、図６に示した態様は、複数のグループに属する文書が存在する場合、一方のグループを示した矢印に対して、他方のグループを示した矢印が、串刺し状態となって示される。このようなコンテキストの表示態様を「コンテキストの串刺しビュー」と称する。
【０１４０】
図から分かるように、実体的に１つのファイル（図では“機能仕様書第３版”）に対して当該ファイルの属するファイルグループによって異なる内容の動的属性情報が設定され得る。ファイルグループという観点から着目すると、ファイル固有の属性情報（静的属性情報）に加えて、各ファイルグループに属する各ファイルに対して、そのファイルグループにおいて有効な属性情報（動的属性情報）を設定することで、ファイルグループ単位での文書管理をも実現するのである。
【０１４１】
たとえば、基本仕様書に記述ミスが見つかったことを文書利用者に通知したいとき、「機能仕様書第３版」の文書ＩＤおよび「開発業務」のコンテキストＩＤを明示することで、該当する文書利用者、すなわち「開発業務」のコンテキストに属する「機能仕様書第３版」を利用する者のみに上記旨の通知を行なう。換言すると、「機能仕様書第３版」の利用者であっても「機能仕様書」というコンテキストに属する「機能仕様書第３版」を利用する者には通知しない。
【０１４２】
＜コンテキストの更新概要通知機能＞
ところで、文書利用者が利用者端末５にて文書を取得する際には、その文書とともに、その文書が属するコンテキストを特定することになる。図６に示す例で、機能仕様書第３版を取得すると、その機能仕様書第３版が属する“開発業務”および“機能仕様書”についてのコンテキスト情報が収集される。情報提供部７６は、収集されたコンテキスト情報を、所定の条件に従って利用者が使用する利用者端末５に送る。これによって、利用者は、利用者端末５にて、コンテキストを確認する。
【０１４３】
ここで、新規文書の追加や編集や改版や、コメントあるいはメッセージの編集や追加や削除があると、その都度、文書の状況（コンテキスト）が、つまりその時点での最新状況が変化することになる。文書を複数の利用者間で効率的に共有する場合、このようなコンテキストの変化が発生したときには、できるだけ早期に、そのことを各利用者が認識することが望まれる。たとえば、文書を開いたときだけでは、コンテキストに発生している変化を確認する機会が非常に少ないため、コンテキストの変化を確認できる機会を増やしたいという要望がある。特に、「文書の利用者がコメントを追加した」というような事象については、文書の提供者が気づく機会が非常に少ないと問題となり得る。しかしながら、如何様にして、「できるだけ早期に」最新の状況を確認できるようにするかについては、検討の余地がある。
【０１４４】
そこで、本実施形態では、文書を操作するための「作業環境」にある文書（通常は複数の文書が存在する）について、コンテキストの最新状態の概要を、適切なタイミングで、利用者に提示することにより、対処する仕組みを採る。以下、この点について説明する。
【０１４５】
閲覧や印刷など文書に対する各種の操作を一括して管理することのできるアプリケーションソフトウェアでは、文書を取り扱うための作業環境として「フォルダ」を設定することがある。つまり、フォルダは作業場所の意味合いが強く、文書に対してのある仕事を行なうために、作業場所であるフォルダを開くという操作が行なわれる。
【０１４６】
たとえば、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）のエクスプローラや、Ｗｅｂベースの文書管理システムなどを含む、文書／ファイルの管理システムにおいて、ディレクトリやフォルダ、コレクションなど、複数の文書を纏めて管理する作業環境の単位をフォルダと呼び、フォルダの文書一覧を行なう操作のことを、フォルダを開く操作と呼ぶ。なお、ある文書ファイルを指定して、その文書の属するフォルダを開くようにしてもよい。
【０１４７】
本実施形態では、これから仕事を行なうための文書の作業領域であるフォルダを開くという操作を契機として、そのフォルダに属する各文書について、コンテキスト（文書の最新状況）の情報を収集し、さらに、所定期間についての状況確認をすることでコンテキストの更新サマリを整理して、利用者に提示する。
【０１４８】
このため、本実施形態では、先ず、利用者端末５上のフォルダを含む、任意のフォルダを対象とすることができるように、図４，図５に示したような、文書の最新の状況（コンテキスト）を、文書の利用者間で共有することにより、文書の活用を図る文書の属性管理の仕組みをベースとして、図６に示したような「コンテキストの串刺しビュー」を実現し、フォルダを直接に開くなどの作業環境の設定操作に伴って、表示される文書一覧に対応する、コンテキストの更新サマリを利用者に提示する仕組みを採る。
【０１４９】
＜処理手順＞
図７は、図１に示した文書管理システム１の管理下において、文書利用者が文書を利用する際の動作例を示すフローチャートである。
【０１５０】
先ず、文書管理サーバ７においては、文書（の電子データ）、その文書の属性情報、版管理情報を含むコンテキストの情報、および関連文書情報を、文書ＩＤをキーにして対応付けて、文書データベース８０に登録しておく（Ｓ１０；登録工程）。
【０１５１】
この後、利用者は、これからある文書について編集や印刷などの仕事を行なうため、対象文書が属する作業領域であるフォルダを開く。
【０１５２】
文書情報提示処理部６４は、この利用者によるフォルダ操作を受けて、そのフォルダに属する文書を取り扱う作業領域を設定する（Ｓ１２；作業領域設定工程）。
【０１５３】
文書取得処理部５２は、フォルダを開く動作に伴って文書情報提示処理部６４により設定される作業領域である対象フォルダに属する各文書のリスト（文書リストと称する）を作成、または、取得する（Ｓ１４）。
【０１５４】
次に、文書取得処理部５２は、文書リストを元にして、そのフォルダに属する各文書に関連付けられたコンテキストを取得し、そのコンテキストのリストを作成する（Ｓ１６；付加情報取得工程）。なお、予め用意されているコンテキストのリストを取得するようにしてもよい。
【０１５５】
また、文書情報提示処理部６４は、ここで作成したコンテキストのリストを表示し、ユーザの選択操作に応じて詳細情報を参照できるようにする（Ｓ１８）。
【０１５６】
更新概要情報処理部６０は、文書取得処理部５２により作成または取得されたコンテキストのリストに含まれるコンテキストの状況を確認する（Ｓ２０；状況確認工程）。ここで、コンテキストの状況を確認する際には、過去の確認結果を利用してもよいし、夜間など、システムの空き時間（バックグラウンド）などを使って確認することもできる。
【０１５７】
そして、更新概要情報処理部６０は、コンテキストの状況の確認結果に基づいて、各コンテキストの更新の概要を示す更新サマリ（更新概要情報）を作成し、ユーザに提示するための提示フォーマットに加工して、その表示データを文書情報提示処理部６４に渡す（Ｓ２２；更新概要作成工程）。
【０１５８】
文書情報提示処理部６４は、更新概要情報処理部６０から受け取った表示データに基づき、コンテキストの更新サマリを提示フォーマットに従って所定の表示媒体上で提示する（Ｓ２４；更新概要提示工程）。
【０１５９】
＜更新サマリの通知機能；第１例＞
図８〜図１７は、更新サマリやコンテキストをユーザに提示する際の提示フォーマットの第１例を示す図である。ここで、図８および図９は、フォルダを選択したときに表示されるサマリ表示画面の一例を示した図である。図１０〜図１３は、選択フォルダ内で指定された対象フォルダに関する関連文書、無効文書、コメントの各サマリ表示画面の一例を示した図である。図１４〜図１７は、コンテキストの一覧表示画面の一例を示した図である。
【０１６０】
本実施形態では、コンテキストの更新サマリを利用者に通知する際には、フォルダ全体を通して、そのフォルダに属する各文書に対応付けられている各コンテキストを新着のものも含めて通知することのできる通知画面を構成する。たとえば、通知を受けて、詳細を見ようとしたとき、その通知のある文書の一覧やコンテキストの一覧を利用者に提示する。たとえば、フォルダを開いたときに、新着のコンテキストの存在を通知することで注意喚起を促し、その注意喚起に基づく詳細表示要求を受けて更新サマリを表示してもよい。以下、幾つかの例を具体的に示す。
【０１６１】
更新概要提示部６６にて更新サマリをユーザに提示する際の第１例の提示フォーマットは、一覧（リスト）形式で提示する点に特徴を有する。
【０１６２】
更新概要情報処理部６０と文書情報提示処理部６４との協調動作により、図８や図９に示すように、操作対象であるフォルダについてのコンテキスト状態の更新サマリが表示される。
【０１６３】
たとえば、図示した例では、関連文書と無効文書のそれぞれについて、新規に発生した文書数と、その新規に発生した文書のそれぞれに対応付けられているコンテキスト数とが、一目で把握できるようになっている。
【０１６４】
また、コメントやメッセージに関しても、新規に発生したコメント数やメッセージ数と、その新規に発生したコメントやメッセージの対象となる文書数とが、一目で把握できるようになっている。
【０１６５】
なお、図中の下部には、更新サマリを作成する際の対象期間を設定するためのスライダーバー表示が設けられている。状況確認部６１は、このスライダーバー表示にて設定された期間について、文書情報提示処理部６４により取得された各コンテキストの状況を確認する。更新概要作成部６２は、文書情報提示処理部６４により取得された各コンテキストの内、状況確認部６１により確認された設定された期間に関してのコンテキストの状況に基づいて、文書情報提示処理部６４により取得された各コンテキストの全てについてではなく、その設定された期間に関しての更新サマリを作成する。これを受けて、更新概要提示部６６は、利用者により設定された期間に関してのみ更新サマリを利用者に提示する。
【０１６６】
一例として、対象期間は、最近のＸ日間で指定するものとする。図８に示すサマリ表示画面の第１例では、２日が設定されているが、スライダーバーの操作に伴って、更新サマリーを表示する期間を変更することができる。たとえば、スライダーバーの操作により、図９に示すサマリ表示画面の第２例のように、対象期間を１０日に変更することができる。
【０１６７】
ここで、図８および図９の何れにおいても、関連文書、無効文書、コメント、メッセージのそれぞれについて、対象期間内に更新された情報（つまり新規な情報）がある場合は、その数と、その新規な情報のそれぞれに対応付けられているコンテキストの総数を纏めて、サマリ情報として表示される。また、関連文書、無効文書、コメント、メッセージのそれぞれを絵柄状のアイコンを利用したボタンが有効な状態（たとえばハイライト表示）で表示される。一方、更新された情報が対象期間内にない場合は、各ボタンが無効な状態（たとえば半輝度表示）で表示される。
【０１６８】
ユーザが有効な状態で表示された各ボタンをクリックすると、図１０〜図１３に示すような、対応するサマリ画面が表示される。また、「コンテキスト一覧を表示」ボタンをクリックすることで、図１４〜図１７に示すようなコンテキスト一覧ビューが表示される。
【０１６９】
たとえば、関連文書についてのボタンをクリックすることで、図１０に示すような関連文書サマリ表示画面ＳＭ１が表示される。この関連文書サマリ表示画面ＳＭ１では、所定期間の間に文書が追加されたコンテキストの一覧、および、それぞれのコンテキストに追加された文書（対象文書と新規関連文書）の一覧を参照することができる。
【０１７０】
また、対象文書のリストから何れかを選択して「対象文書のプロパティを参照」ボタンをクリックすることで、選択された対象文書についてのプロパティ画面（図示は割愛する）が表示される。プロパティ画面では、たとえば、コンテキストに対応した静的属性情報や動的属性情報が表示される。
【０１７１】
また、新規関連文書のリストから何れかを選択して「新規文書を開く」ボタンをクリックすることで、選択された新規関連文書が開かれて表示される。また、対象コンテキストのリストから何れかを選択して「コンテキスト一覧を表示」ボタンをクリックすることで、図１３〜図１６に示すようなコンテキスト一覧ビューが表示される。
【０１７２】
また、無効文書についてのボタンをクリックすることで、図１１に示すような無効文書サマリ表示画面ＳＭ２が表示される。この無効文書サマリ表示画面ＳＭ２では、所定期間の間に状態を無効に設定された文書（対象無効文書）の一覧と、それぞれについて、関連文書およびコンテキストの一覧を参照することができる。
【０１７３】
また、対象無効文書のリストから何れかを選択して「対象文書のプロパティを参照」ボタンをクリックすることで、選択された対象無効文書についてのプロパティ画面（図示は割愛する）が表示される。プロパティ画面では、たとえば、コンテキストに対応した静的属性情報や動的属性情報が表示される。また、新規関連文書のリストから何れかを選択して「新規文書を開く」ボタンをクリックすることで、選択された新規関連文書が開かれて表示される。
【０１７４】
また、コメントについてのボタンをクリックすることで、図１２に示すようなコメントサマリ表示画面ＳＭ３が表示される。このコメントサマリ表示画面ＳＭ３では、所定期間の間にコメントが追加された文書の一覧と、それぞれについて、 Totalコメント数、新規コメント数、および最新コメントの一覧を参照することができる。
【０１７５】
また、対象文書のリストから何れかを選択して「対象文書のプロパティを参照」ボタンをクリックすることで、選択された対象文書についてのプロパティ画面（図示は割愛する）が表示される。プロパティ画面では、たとえば、コンテキストに対応した静的属性情報や動的属性情報が表示される。
【０１７６】
図示を割愛するが、メッセージについてのボタンをクリックすることで、メッセージサマリ表示画面が表示される。このメッセージサマリ表示画面では、所定期間にメッセージが追加された文書の一覧、および、それぞれ追加されたメッセージの一覧を参照することができる。
【０１７７】
なお、それぞれについては、過去に結果を確認しているか否かの状態により、過去に確認していない部分を新着として、新着を強調する、新着のみしらせるなどの機能を合わせて使用できる。
【０１７８】
また、「コンテキスト一覧を表示」ボタンをクリックすることで、対象フォルダに含まれる文書が関連するコンテキストの一覧と、各コンテキストに関連する対象フォルダにファイルのある文書の一覧とを示すコンテキスト一覧ビューが表示される。
【０１７９】
ここで、コンテキストの一覧と、関連する対象フォルダにファイルのある文書の一覧とを表示する際の手法としては、これらを一覧で表示する限りにおいて、様々な手法を採用することができる。
【０１８０】
たとえば、対象フォルダに含まれる文書が関連するコンテキストの一覧を表示するとともに、コンテキストに関連し、かつ、対象フォルダにファイルのある文書のみを表示する態様を採ることができる。
【０１８１】
たとえば、図１４に示すコンテキスト一覧ビューＣＬ１の表示態様では、対象フォルダに含まれる文書が関連するコンテキストの一覧を先ず表示しつつ、それと同じ表示領域内で、そのコンテキストに対応付けて、各コンテキストに関連し、かつ、対象フォルダにファイルのある文書（対象フォルダに存在する文書）のみを表示する。全体として、対象フォルダを親として、コンテキストを枝に配置して表示し、そのさらに枝（葉）に、対応するファイルのある文書を表示することで、３段階のツリー構造の表示としている。
【０１８２】
なお、図示した態様では、既に、コンテキストの下位側に、対応するファイルのある文書を表示した状態を示しているが、最初は、後述するコンテキスト一覧ビューＣＬ２の左側領域の状態と同じようにコンテキストのみを一覧表示しておいてもよい。ユーザがその一覧表示された各コンテキストの何れかをクリックすることで、その下位側に、そのコンテキストに関連し、かつ、対象フォルダにファイルのある文書（対象フォルダに存在する文書）のみを一覧表示し、また、その文書の一覧表示がある状態で、上位側のコンテキストがクリックされると、文書の一覧表示を消すようにしてもよい。つまり、コンテキストのみの一覧表示でのユーザの選択操作に応じて、同一領域内に、詳細情報を参照できるようにし、また消すことができるようにするのである。
【０１８３】
一方、図１５に示すコンテキスト一覧ビューＣＬ２の表示態様では、先ず、対象フォルダに含まれる文書が関連するコンテキストの一覧を表示する左側領域と、各コンテキストに関連する対象フォルダにファイルのある文書の一覧を表示する右側領域とを別にしている。そして、左側領域では、対象フォルダを親として、対象フォルダに含まれる文書が関連するコンテキストを枝に配置して一覧表示することで、２段階のツリー構造の表示としている。
【０１８４】
ユーザが左側領域内で一覧表示された各コンテキストの何れかをクリックすることで、右側領域内に、そのコンテキストに関連し、かつ、対象フォルダにファイルのある文書（対象フォルダに存在する文書）のみが表示される。つまり、左側領域内でのユーザの選択操作に応じて、右側領域内で、詳細情報を参照できるようにするのである。
【０１８５】
また、図１４および図１５の何れにおいても、「コンテキスト内の文書を全て表示」ボタンがクリックされると、図１４のコンテキスト一覧ビューＣＬ１は図１６のコンテキスト一覧ビューＣＬ３に、また図１５のコンテキスト一覧ビューＣＬ２は図１７のコンテキスト一覧ビューＣＬ４に、それぞれ表示が切り替るようにする。
【０１８６】
なお、本例では、図１４および図１５の何れも、コンテキストおよび文書の何れについても、それぞれをテキストでファイル名を示しているが、これに限らず、それぞれの種類が分かるような簡単な文字や絵柄（デザイン）で示されたアイコンを使用することができる。
【０１８７】
また、対象フォルダに含まれる文書が関連するコンテキストの一覧を表示するとともに、コンテキストに関連し、さらに対象フォルダにファイルのある文書（対象フォルダに存在する文書）、および、対象フォルダに存在しない文書が、存在するものと存在しないものを区別できる状態で表示する態様を採ることができる。たとえば、対象文書や関連文書の実体が、ローカル側である利用者端末５の利用文書記憶部５４に複製されて保存されているのか、リモート側である文書管理サーバ７の共有文書データベース８２にのみ存在するのかを、一目瞭然に確認できる状態で表示する態様を採る。
【０１８８】
たとえば、図１６に示すコンテキスト一覧ビューＣＬ３の表示態様は、図１４に示したコンテキスト一覧ビューＣＬ１の表示態様に対応するものである。すなわち、対象フォルダに含まれる文書が関連するコンテキストの一覧を先ず表示しつつ、それと同じ表示領域内で、そのコンテキストに対応付けて、各コンテキストに関連し、さらに対象フォルダにファイルのある文書をハイライト（全輝度）で、また対象フォルダに存在しない文書は対象フォルダに存在する文書よりも低輝度（たとえば半輝度）で表示し、さらに好ましくは同様の半輝度でハッチングを付けて表示する。全体としては、対象フォルダを親として、コンテキストを枝に配置して表示し、そのさらに枝（葉）に、対応するファイルのある文書を表示することで、３段階のツリー構造の表示としている点ではコンテキスト一覧ビューＣＬ１の表示態様と共通する。
【０１８９】
なお、図示した態様では、既に、コンテキストの下位側に、対応するファイルのある文書を表示した状態を示しているが、最初は、後述するコンテキスト一覧ビューＣＬ４（ＣＬ２とも共通する）の左側領域の状態と同じようにコンテキストのみを一覧表示しておいてもよい。ユーザがその一覧表示された各コンテキストの何れかをクリックすることで、その下位側に、そのコンテキストに関連し、さらに対象フォルダにファイルのある文書（対象フォルダに存在する文書）、および、対象フォルダに存在しない文書が、存在するものと存在しないものを区別できるように、異なる輝度で一覧表示し、また、その文書の一覧表示がある状態で、上位側のコンテキストがクリックされると、文書の一覧表示を消すようにしてもよい。つまり、コンテキストのみの一覧表示でのユーザの選択操作に応じて、同一領域内に、詳細情報を参照できるようにし、また消すことができるようにするのである。この点は、コンテキスト一覧ビューＣＬ１について述べた変形例と共通する。
【０１９０】
一方、図１７に示すコンテキスト一覧ビューＣＬ２の表示態様は、図１５に示したコンテキスト一覧ビューＣＬ２の表示態様に対応するものである。すなわち、先ず、対象フォルダに含まれる文書が関連するコンテキストの一覧を表示する左側領域と、文書の一覧を表示する右側領域とを別にしている。そして、左側領域では、対象フォルダを親として、対象フォルダに含まれる文書が関連するコンテキストを枝に配置して一覧表示することで、２段階のツリー構造の表示としている。全体として、２段階のツリー構造の表示としている点ではコンテキスト一覧ビューＣＬ２の表示態様と共通する。
【０１９１】
ユーザが左側領域内で一覧表示された各コンテキストの何れかをクリックすることで、右側領域内に、そのコンテキストに関連し、さらに対象フォルダにファイルのある文書をハイライト（全輝度）で、また対象フォルダに存在しない文書は対象フォルダに存在する文書よりも低輝度（たとえば半輝度）で表示され、さらに好ましくは同様の半輝度でハッチングを付けて表示される。つまり、左側領域内でのユーザの選択操作に応じて、右側領域内で、対象フォルダに存在するか否かを区別可能な状態で、詳細情報を参照できるようにするのである。
【０１９２】
また、図１６および図１７の何れにおいても、「フォルダ内にある文書のみ表示」ボタンがクリックされると、図１６のコンテキスト一覧ビューＣＬ３は図１４のコンテキスト一覧ビューＣＬ１に、また図１７のコンテキスト一覧ビューＣＬ４は図１５のコンテキスト一覧ビューＣＬ２に、それぞれ表示が切り替るようにする。
【０１９３】
なお、本例では、図１４および図１５の何れも、対象フォルダ内に存在するものと存在しないものを区別できる状態で表示する態様の一例として、表示輝度を異なるようにする事例を示したが、両者を区別し得る表示態様であればよく、たとえば、色を変える、文書ファイル名は同じ輝度や色にしつつ、一方にハッチングを付けるなど、その他の手法を採用してもよい。
【０１９４】
また、図１６および図１７の何れも、コンテキストおよび文書の何れについても、それぞれをテキストでファイル名を示しているが、これに限らず、それぞれの種類が分かるような簡単な文字や絵柄（デザイン）で示されたアイコンを使用してもよい。
【０１９５】
＜更新サマリの通知機能；第２例＞
図１８は、更新サマリやコンテキストをユーザに提示する際の提示フォーマットの第２例を示す図である。
【０１９６】
更新概要提示部６６にて更新サマリをユーザに提示する際の第２例の提示フォーマットは、複数の更新サマリを所定の順序で切り替えて提示する切替提示を採用する点に特徴を有する。切り替えて提示するという点においては、第１例の提示フォーマットとは異なり、印刷処理部６８を利用した態様を採用することは事実上無く、表示デバイス上に表示する態様を採ることになる。
【０１９７】
切替表示の一例としては、たとえば、Ｗｅｂサイトの更新情報の確認やコンテンツの配信手段として、標準化が進められているＲＳＳ（Rich Site Summary ）に付随して利用される、ティッカー表示に準じた表示手法を採用することができる。なお、従前のティッカー表示では、同じ情報を繰り返し表示することにより利用者の目にとまる機会を増やしているが、これらは、配信したい情報（文書）のタイトルや更新日時などの情報のリスト（ＲＳＳ）を取得し、ＲＳＳに格納された文書タイトルを繰り返し表示するに留まっており、一般的な文書については対処できない点で、この第２実施形態の仕組みと異なる。
【０１９８】
たとえば、更新サマリの通知をするための表示領域として、図１８に示すようになファイル管理用のフォルダ表示のステータスバー（Status Bar）を利用して、または、ファイル管理用のフォルダ表示とは別に、図示を割愛した専用の表示領域を設けて、以下のような表示順に従って、コンテキストの更新サマリを表示するとよい。
【０１９９】
たとえば、図１８に示すように、フォルダ一覧のウインドウの下端にあって様々な情報を表示することが可能な小さなウインドウであるステータスバーＳＢ内の空き領域で、指定された対象フォルダに関して、コンテキストの更新サマリをスクロール表示する。なお、対象フォルダは、サブフォルダを含むようにしてよいしサブフォルダを除外してもよい。たとえば図中にハッチングで示したフォルダ２_1が対象のときには、それに属する全てのサブフォルダ２_1_1，２_1_2を対象としてもよい。
【０２００】
表示順は、たとえば、更新の表示優先順位順を採用できる。この場合、たとえば、文書無効→新規文書→コメントの順とするとよい。また、一定期間内の参照頻度の高い順、同一フォルダにある文書の数が多い順、更新頻度の高い順、コンテキスト順にコンテキストごとに見せる、文書順に文書ごとに見せる、などを採用することもできる。また、このような各種の表示順基準を定期的に切り替えての繰り返し表示するようにしてもよい。
【０２０１】
なお、これらの実現に当たっては、コンテキストの状況を確認することが必要になるが、その確認は以下のようにするとよい。たとえば、過去の通信結果を元にして、ティッカー表示をする手法を採ることが考えられる。また、適度に分散された時間間隔で通信を行ない、ティッカー表示に必要な情報を収集してもよい。
【０２０２】
また、フォルダを開くときには新着のみ確認するようにしてもよいし、フォルダを開く都度、通信してティッカー表示内容を作成して表示するようにしてもよい。また、文書データベース８０の付加情報データベース８６に蓄積（キャッシュ）されたコンテキスト情報を元にして、ティッカー表示内容を都度作成して表示するようにしてもよい。さらに、ティッカー表示内容を所定の記憶媒体に保存（キャッシュ）するティッカーキャッシュの仕組みを採ってもよい。
【０２０３】
また、一般的なファイル操作の行なわれていない、ファイルの利用とは関係のない所定のタイミング（期間）を利用した、いわゆるバックグランドで、監視対象ファイルに関するコンテキストの状況の確認する手法を採用してもよい。
【０２０４】
バックグランド期間としては、たとえば夜間を利用することができ、いわゆる夜間パトロールとの連携を取ることができる。この場合、先ず、夜間パトロールの情報を表示し、夜間パトロールの対象になっている場合には、設定に応じて通信し、さらに表示を更新するのがよい。つまり、通信キャッシュの更新を行ない、ティッカーキャッシュの更新を行ない、その結果を受けて表示を更新するのである。
【図面の簡単な説明】
【０２０５】
【図１】文書管理システムの全体概要の典型例を示した図である。
【図２】文書管理システムの全体概要の変形例を示した図である。
【図３】コンテキスト管理機能を具備した文書管理装置のハードウェア的な構成の一例を示す図である。
【図４】属性情報の構成例を示す図である。
【図５】コンテキスト情報の構成例を示す図である。
【図６】文書とコンテキストとの関係を示した概念図である。
【図７】図１に示した文書管理システムの管理下において、文書利用者が文書を利用する際の動作例を示すフローチャートである。
【図８】フォルダを選択したときに表示されるサマリ表示画面の第１例を示した図である。
【図９】フォルダを選択したときに表示されるサマリ表示画面の第２例を示した図である。
【図１０】選択フォルダ内で指定された対象フォルダに関する関連文書、のサマリ表示画面の一例を示した図である。
【図１１】選択フォルダ内で指定された対象フォルダに関する無効文書のサマリ表示画面の一例を示した図である。
【図１２】選択フォルダ内で指定された対象フォルダに関するコメントのサマリ表示画面の一例を示した図である。
【図１３】選択フォルダ内で指定された対象フォルダに関するメッセージのサマリ表示画面の一例を示した図である。
【図１４】コンテキストの一覧表示画面の第１例を示した図である。
【図１５】コンテキストの一覧表示画面の第２例を示した図である。
【図１６】コンテキストの一覧表示画面の第３例を示した図である。
【図１７】コンテキストの一覧表示画面の第４例を示した図である。
【図１８】更新サマリやコンテキストをユーザに提示する際の提示フォーマットの第２例を示す図である。
【符号の説明】
【０２０６】
１…文書管理システム、２…文書管理装置、３…提供者端末、５…利用者端末、７…文書管理サーバ、９…通信網、３２…文書作成登録処理部、３３…新規登録処理部、３４…改版登録処理部、３６…作成文書記憶部、４２…文書状態設定処理部、４４…利用状況監視部、５２…文書取得処理部、５４…利用文書記憶部、５６…情報取得処理部、５７…文書状況情報取得部、６０…更新概要情報処理部、６１…状況確認部、６２…更新概要作成部、６４…文書情報提示処理部、６５…作業領域設定部、６６…更新概要提示部、６８…印刷処理部、７１…文書管理部、７２…データベース管理部、７３…関連文書情報設定部、７４…付加情報管理部、７６…情報提供部、７８…管理ログファイル保存部、８０…文書データベース、８２…共有文書データベース、８４…文書属性情報データベース、８６…付加情報データベース、８８…関連文書情報データベース
【図１】
2008102567.tif 000003
【図２】
2008102567.tif 000004
【図３】
2008102567.tif 000005
【図４】
2008102567.tif 000006
【図５】
2008102567.tif 000007
【図６】
2008102567.tif 000008
【図７】
2008102567.tif 000009
【図８】
2008102567.tif 000010
【図９】
2008102567.tif 000011
【図１０】
2008102567.tif 000012
【図１１】
2008102567.tif 000013
【図１２】
2008102567.tif 000014
【図１３】
2008102567.tif 000015
【図１４】
2008102567.tif 000016
【図１５】
2008102567.tif 000017
【図１６】
2008102567.tif 000018
【図１７】
2008102567.tif 000019
【図１８】
2008102567.tif 000020