(57)【要約】【課題】抽出精度に起因する処理期限の検出漏れを低く保ちつつ、自動抽出によってユーザの負荷を最小にした処理期限付き電子メールの処理技術を提供する。【解決手段】文書取得部１は電子メールを取得し文書保持部２に格納する。重要度付与部３は保持文書から重要度を抽出し重要度保持部５に格納する。処理期限自動抽出部４は文書から処理期限を抽出し期限保持部６に格納する。処理期限付与部７はユーザ指定により文書の処理期限を設定し、期限保持部６に格納する。処理結果付与部８はユーザの操作により文書の処理／未処理の処理結果を処理結果保持部９に格納する。緊急度計算部１１は対象文書の指定を文書提示部１２から受け取り、上記複数期限、現在時刻、処理結果を用いて対象文書の緊急度を算出する。文書提示部１２は全文書及び発信日等の情報、重要度、緊急度を用いてユーザの指定した形式で文書群を画面に提示する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書を保持する文書保持部と、
前記文書保持部に保持された文書の処理期限を抽出し保持する処理期限抽出保持部と、
文書に対する処理／未処理を管理する処理結果保持部と、
現在の時刻を取得する現在時刻取得部と、
前記処理期限保持部に保持された文書の処理期限と、前記処理結果保持部に保持された処理結果と、前記現在時刻取得部で取得された現在時刻とに基づいて文書に対する緊急度を算出する緊急度計算部とを備えたことを特徴とする文書処処理装置。
【請求項２】
前記文書に処理期限を付与する処理期限付与部をさらに備えたことを特徴とする請求項
１記載の文書処理装置。
【請求項３】
前記緊急度計算部は、未処理の対象文書に対して、処理期限および現在の日付から前記対象文書の処理期限に対する残日数を計算し、残日数が正の値のものを用いて対象文書の緊急度を付与し、処理済みの対象文書及び処理期限の付与されていない対象文書については最小の緊急度を付与することを特徴とする請求項１又は２記載の文書処理装置。
【請求項４】
前記未処理の文書に付与された処理期限について期限を過ぎたことを検出する期限超過文書検出部と、検出された文書をユーザに通知する通知部とをさらに備えたことを特徴とする請求項２又は３記載の文書処理装置。
【請求項５】
文書の重要度を検出し保持する重要度検出保持部と、
前記重要度と前記緊急度を２軸として用いて、ユーザに文書を提示する文書提示部とをさらに備えたことを特徴とする請求項１から４の何れか１項に記載の文書処理装置。
【請求項６】
前記重要度検出保持部は、文書中からあらかじめ定められた重要語とその重要度に基づいて文書の重要度を検出することを特徴とする請求項５記載の文書処理装置。
【請求項７】
保持された文書の処理期限を抽出して保持すると共に、文書に対する処理／未処理の処理結果を管理し、前記保持された文書の処理期限と、前記処理結果と、現在時刻とに基づいて文書に対する緊急度を算出することを特徴とする文書処理方法。
【請求項８】
前記文書に処理期限を付与することを特徴とする請求項７記載の文書処理方法。
【請求項９】
前記緊急度の算出は、前記未処理の対象文書に対して、処理期限及び現在の日付から前記対象文書の処理期限に対する残日数を計算し、残日数が正の値のものを用いて対象文書の緊急度を付与し、処理済みの対象文書及び処理期限の付与されていない対象文書については最小の緊急度を付与することを特徴とする請求項７又は８記載の文書処理方法。
【請求項１０】
前記未処理の文書に付与された処理期限について期限を過ぎたことを検出し、検出された文書をユーザに通知することを特徴とする請求項８又は９記載の文書処理方法。
【請求項１１】
文書の重要度を検出し保持すると共に、前記重要度と前記緊急度を２軸として用いて、ユーザに文書を提示することを特徴とする請求項７から１０の何れか１項に記載の文書処理方法。
【請求項１２】
前記重要度の検出は、文書中からあらかじめ定められた重要語とその重要度に基づいて
文書の重要度を検出することを特徴とする請求項１１記載の文書処理方法。
【請求項１３】
文書を保持する処理と、
前記保持された文書の処理期限を抽出し保持する処理と、
文書に対する処理／未処理の処理結果を管理する処理と、
現在時刻を取得する処理と、
前記保持された文書の処理期限と、前記処理結果と、前記取得した現在時刻とに基づいて文書に対する緊急度を算出する処理とをコンピュータに実行させるプログラム。
【請求項１４】
前記文書に処理期限を付与する処理をコンピュータに実行させる請求項１３記載のプログラム。
【請求項１５】
前記緊急度の算出は、未処理の対象文書に対して、処理期限および現在の日付から前記対象文書の処理期限に対する残日数を計算し、残日数が正の値のものを用いて対象文書の緊急度を付与し、処理済みの対象文書及び処理期限の付与されていない対象文書については最小の緊急度を付与することを特徴とする請求項１３又は１４記載のプログラム。
【請求項１６】
前記未処理の文書に付与された処理期限について期限を過ぎたことを検出する処理と、検出された文書をユーザに通知する処理とをコンピュータに実行させる請求項１４又は１５記載のプログラム。
【請求項１７】
文書の重要度を検出し保持する処理と、
前記重要度と前記緊急度を２軸として用いて、ユーザに文書を提示する処理をコンピュータに実行させる請求項１３から１６の何れか１項に記載のプログラム。
【請求項１８】
前記重要度の検出は、文書中からあらかじめ定められた重要語とその重要度に基づいて
文書の重要度を検出することを特徴とする請求項１７記載のプログラム。
【請求項１９】
請求項１３から１８の何れか１項に記載のプログラムを記憶したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は電子メール等の文書を処理する装置、方法、プログラム及びプログラムを記憶した記憶媒体に関し、より詳細には処理期限を持つ電子メール等の文書の処理技術に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
電子メールが普及し、利用者は、日々大量の電子メールを処理しなければならないという問題に直面している。特に、業務で電子メールを処理する場合、処理対象の電子メールは返信等の処理期限が設定されていることが多く、大量のメールを効率的に処理するためには、処理期限に応じた対応が必須である。
【０００３】
従来の電子メールの処理期限を抽出する技術として、文書からパターンマッチなどを用いて処理期限を抽出し、処理期限の順に文書をソートして、処理期限の近い順にユーザに提示する技術が提案されている（例えば、特許文献１参照）。また、処理期限と現在日時によってメールを複数のフォルダに振り分ける技術が提案されている（例えば、特許文献２参照）。また、パターンマッチを用いて、自動的に処理期限を抽出する技術が提案されている（例えば、特許文献３参照）。
【特許文献１】特開２００５−２８４４７５号公報
【特許文献２】特許第２９８８４０４号公報
【特許文献３】特開平１０−６９４７２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
特許文献1のような文書からの処理期限の抽出は、大量にやってくるメールに、すべて手動で処理期限を設定するのが現実的でないことや、メール中に記述される処理期限の表現方法が様々なバリエーションを持つことを考え合わせると、困難な課題のひとつであり、この特許文献１ではユーザ操作により半自動の処理期限抽出を行っているが、半自動の抽出では、ユーザの手間がゼロにはならない。また、特許文献２、３の処理期限抽出は、抽出精度に不安が残るという問題があった。
【０００５】
本発明は、抽出精度に起因する処理期限の検出漏れを低く保ちつつ、自動抽出によってユーザの負荷を最小にした処理期限付き電子メール等の文書の処理技術を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
請求項１の発明による文書処理装置は、文書を保持する文書保持部と、前記文書保持部に保持された文書の処理期限を抽出し保持する処理期限抽出保持部と、文書に対する処理／未処理を管理する処理結果保持部と、現在の時刻を取得する現在時刻取得部と、前記処理期限保持部に保持された文書の処理期限と、前記処理結果保持部に保持された処理結果と、前記現在時刻取得部で取得された現在時刻とに基づいて文書に対する緊急度を算出する緊急度計算部とを備えたことを特徴とするものである。
【０００７】
請求項２の発明による文書処理装置は、請求項１において、前記文書に処理期限を付与する処理期限付与部をさらに備えたことを特徴とするものである。
【０００８】
請求項３の発明による文書処理装置は、請求項１又は２の装置において、前記緊急度計算部は、未処理の対象文書に対して、処理期限および現在の日付から前記対象文書の処理期限に対する残日数を計算し、残日数が正の値のものを用いて対象文書の緊急度を付与し、処理済みの対象文書及び処理期限の付与されていない対象文書については最小の緊急度を付与することを特徴とするものである。
【０００９】
請求項４の発明による文書処理装置は、請求項２又は３の装置において、前記未処理の文書に付与された処理期限について期限を過ぎたことを検出する期限超過文書検出部と、検出された文書をユーザに通知する通知部とをさらに備えたことを特徴とするものである。
【００１０】
請求項５の発明による文書処理装置は、請求項１から４の何れかの装置において、文書の重要度を検出し
保持する重要度検出保持部と、前記重要度と前記緊急度を２軸として用いて、ユーザに文書を提示する文書提示部とをさらに備えたことを特徴とするものである。
【００１１】
請求項６の発明による文書処理装置は、請求項５において、前記重要度検出保持部は、文書中からあらかじめ定められた重要語とその重要度に基づいて文書の重要度を検出することを特徴とするものである。
【００１２】
請求項７の発明による文書処理方法は、保持された文書の処理期限を抽出して保持すると共に、文書に対する処理／未処理の処理結果を管理し、前記保持された文書の処理期限と、前記処理結果と、現在時刻とに基づいて文書に対する緊急度を算出することを特徴とするものである。
【００１３】
請求項８の発明による文書処理方法は、請求項７の方法において、前記文書に処理期限を付与できることを特徴とするものである。
【００１４】
請求項９の発明による文書処理方法は、請求項７又は８の方法において、前記緊急度の算出は、前記未処理の対象文書に対して、処理期限及び現在の日付から前記対象文書の処理期限に対する残日数を計算し、残日数が正の値のものを用いて対象文書の緊急度を付与し、処理済みの対象文書及び処理期限の付与されていない対象文書については最小の緊急度を付与することを特徴とするものである。
【００１５】
請求項１０の発明による文書処理方法は、請求項８又は９の方法において、前記未処理の文書に付与された処理期限について期限を過ぎたことを検出し、検出された文書をユーザに通知することを特徴とするものである。
【００１６】
請求項１１の発明による文書処理方法は、請求項７から１０の何れかの方法において、文書の重要度を検出し保持すると共に、前記重要度と前記緊急度を２軸として用いて、ユーザに文書を提示することを特徴とするものである。
【００１７】
請求項１２の発明による文書処理方法は、請求項１１の方法において、前記重要度の検出は、文書中からあらかじめ定められた重要語とその重要度に基づいて文書の重要度を検出することを特徴とするものである。
【００１８】
請求項１３の発明によるプログラムは、文書を保持する処理と、前記保持された文書の処理期限を抽出し保持する処理と、文書に対する処理／未処理の処理結果を管理する処理と、現在時刻を取得する処理と、前記保持された文書の処理期限と、前記処理結果と、前記取得した現在時刻とに基づいて文書に対する緊急度を算出する処理とをコンピュータに実行させるものである。
【００１９】
請求項１４の発明によるプログラムは、請求項１３のプログラムにおいて、前記文書に処理期限を付与する処理をコンピュータに実行させるものである。
【００２０】
請求項１５の発明によるプログラムは、請求項１３又は１４のプログラムにおいて、前記緊急度の算出は、未処理の対象文書に対して、処理期限および現在の日付から前記対象文書の処理期限に対する残日数を計算し、残日数が正の値のものを用いて対象文書の緊急度を付与し、処理済みの対象文書及び処理期限の付与されていない対象文書については最小の緊急度を付与することを特徴とするものである。
【００２１】
請求項１６の発明によるプログラムは、請求項１４又は１５のプログラムにおいて、前記未処理の文書に付与された処理期限について期限を過ぎたことを検出する処理と、検出された文書をユーザに通知する処理とをコンピュータに実行させるものである。
【００２２】
請求項１７の発明によるプログラムは、請求項１３から１６の何れかのプログラムにおいて、文書の重要度を検出し保持する処理と、前記重要度と前記緊急度を２軸として用いて、ユーザに文書を提示する処理をコンピュータに実行させるものである。
【００２３】
請求項１８の発明によるプログラムは、請求項１７のプログラムにおいて、前記重要度の検出は、文書中からあらかじめ定められた重要語とその重要度に基づいて文書の重要度を検出することを特徴とするものである。
【００２４】
請求項１９の発明による記憶媒体は、請求項１３から１８の何れかに記載のプログラムを記憶したコンピュータ読み取り可能なものである。
【発明の効果】
【００２５】
本発明によれば、電子メール等の文書から可能なかぎりの処理期限を抽出し、抽出された複数の処理期限から単一の緊急度を算出する仕組みを提供することができる。これによって、単一の処理期限にしぼり込むことにより処理期限の検出漏れを最小にし、かつユーザの手間を最小にしながら大量のメール中から緊急を要する案件を漏れなく検出し、緊急を要するメールの処理にユーザが優先的に取り組むことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２６】
以下、本発明の実施の形態を図面と共に説明する。
図１は本発明の実施の形態による文書処理装置の構成を示すブロック図である。
文書処理装置は、文書取得部１、文書保持部２、重要度付与部３、処理期限自動抽出部４、重要度保持部５、期限保持部６、処理期限付与部７、処理結果付与部８、処理結果保持部９、現在時刻取得部１０、緊急度計算部１１、文書提示部１２、期限超過文書検出部１３、通知部１４より構成される。また、文書処理装置とは別に、携帯電話網などを介して電子メールを装置に送るメールサーバ１５が存在する。
【００２７】
文書取得部１は、電子メールを取得し、文書保持部２に文書としてこれを格納する。文書保持部２に文書が格納されると、重要度付与部３及び処理期限自動抽出部４が呼び出され、重要度付与部３では文書から１つの重要度を抽出し、重要度保持部５に格納する。また、処理期限自動抽出部４では文書から複数の処理期限を抽出し、期限保持部６に格納する。また、処理期限付与部７では、ユーザからの指定によって対象文書と関連付けて処理期限を設定し、これを期限保持部６に格納する。処理結果付与部８では、ユーザからの操作を受け取り、対象文書と関連付けて処理結果を処理結果保持部９に格納する。現在時刻取得部１０は、呼び出しに対して常に現在の時刻を通知する。
【００２８】
緊急度計算部１１では対象文書の指定を文書提示部１２から受け取り、期限保持部６からの複数期限、現在時刻取得部１０からの現在時刻、処理結果保持部９からの処理結果を用いて対象文書の緊急度を算出し、文書提示部１２に返す。文書提示部１２は、文書保持部２に保持されたすべての文書及び発信日などの情報、重要度保持部５から取得する重要度、緊急度計算部１１から取得する緊急度を用いて、ユーザの指定した形式で文書群を画面に提示する。また、期限超過文書検出部１３は、１日１回起動し、前回起動時から現在時刻までの間に処理期限が存在する文書を期限保持部６から取得し、それらの文書について、処理結果保持部９を参照して、未処理の文書のリストを通知部１４に送る。通知部１４では、画面に文書リストを提示すると共に、アラーム音によりユーザに通知を行う。
【００２９】
表１は、文書保持部２に保持される文書群の一例である。
【００３０】
【表１】
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【００３１】
文書の保持する情報は、通常の電子メールと同じである。また、文書ごとにユニークなＩＤとして文書ＩＤが付与されている。
表２は、期限保持部６に保持される複数処理期限の一例である。
【００３２】
【表２】
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【００３３】
表１の文書ＩＤと対応し、複数処理期限が保持されている。文書ＩＤ0045に対応する処理期限は、複数の処理期限が抽出されており、複数の処理期限が格納されている。
表３は、重要度保持部５に保持される重要度の一例である。
【００３４】
【表３】
2008171364.tif 000005
【００３５】
文書ＩＤと対応づけられて、１つの重要度が格納されている。
表４は、処理結果保持部９に保持される処理結果の一例である。
【００３６】
【表４】
2008171364.tif 000006
【００３７】
文書ＩＤと対応づけられて１つの処理結果が格納されている。
【００３８】
図２は緊急度を計算する処理のフローチャートである。
緊急度計算部１１に文書ＩＤが渡されると、緊急度計算部１１では、まず、文書ＩＤに対応する文書の処理結果を処理結果保持部９から取得する。処理結果が「処理」であれば、すでに緊急ではないので緊急度として０を返す。「未処理」であれば、現在時刻取得部１０で現在時刻を取得する。また、期限保持部６を文書ＩＤ=nによって検索し、複数の処理期限を得る。処理期限が１個も存在しない場合は、やはり緊急の案件ではないため、緊急度として０を返す。処理期限が存在する場合には、複数の処理期限のそれぞれについて残日数（Ｄｘ−ＤＣ）の逆数を用いて仮緊急度を計算し、最も大きい仮緊急度の値を、その文書の緊急度として返す。処理期限を過ぎた場合は、仮緊急度は負値となる。また処理期限の１日前の場合、仮緊急度は１となる。２日前の場合は１／２となる。処理期限当日の場合は、逆数が取れないため、仮緊急度として２を設定する。
【００３９】
重要度の計算は本発明の主眼とは異なるが、実施例として説明する。
図３は重要度を計算する処理のフローチャートである。
表５は、重要語とこれに対応する重要度の一例である。
【００４０】
【表５】
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【００４１】
重要度の計算方法は様々な方法があり、表５によらない方法を用いても良い。
【００４２】
図３において、重要度付与部３に文書ＩＤが渡されると、重要度付与部３では、まず文書ＩＤを用いて文書そのものを文書保持部２から取得する。さらに文書に対する重要度ＰＴの初期値を０に設定する。重要度付与部３では、次に重要度付与部３内に持つ複数重要語のリストＷ１〜Ｗｎのそれぞれについて、文書中に重要語が存在するか否かをチェックする。重要語Ｗｘが存在する場合にはそれに対応する重要度の値ＰｘをＰＴに加算する。この処理をすべての重要語について繰り返し、その文書の重要度を計算する。
【００４３】
表６は処理期限自動抽出部４で文書中から日付表現を抽出するためのテンプレートおよび処理のリストである。
【００４４】
【表６】
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【００４５】
処理期限自動抽出部４では、文書ＩＤが渡されると、まず文書そのものを文書保持部２から取得し、文書中にテンプレートに相当する表現が存在するか否かをチェックし、存在した場合は期限自動抽出処理を実施し、その結果を期限保持部６に格納する。この処理を、チェックに該当したすべてのテンプレートについて実施する。なお、表６において下線で示したアルファベットはすべて、０〜９に一致する１文字の数字であり、例えばテンプレートと処理においてＸとして文書中にパターンマッチした数字は、処理部分では同じＸの表現にて引用される。また、（今年）、（今月）、（今日）の表現はそれぞれ、現在時刻の年、月、日を示す。
【００４６】
処理期限の自動抽出についても、以上述べた方法によらない方法を用いても良い。
特に、携帯電話などの機器においては、上述した方法は負荷が大きく、あらかじめサーバー側で単一の形に整形しておく方法が考えられる。
【００４７】
図４及び図５は、文書提示部１２により、ユーザに提示される画面の一例である。
図４では、文書の送信日順に文書が提示されている。ユーザは左端の項目をクリックすることにより、処理結果付与部８を起動し、文書を処理したことをシステムに伝えることができる。また、日付の項目をクリックすると、処理期限付与部７を起動でき、その文書に対する処理期限を新たに設定することができる。さらに件名の項目をクリックすると、文書の本文を見ることができる。
【００４８】
ユーザが、緊急度Ｘ重要度のボタンをクリックすると、図５に示すような画面で文書群がユーザに提示される。図５において、左上は緊急かつ重要なメール、右下は非緊急かつ非重要なメールを示す。
【００４９】
なお、図２、図３のフローチャートに示す処理を含む文書処理装置が実行する処理を、ＣＰＵが実行するためのプログラムは本発明によるプログラムを構成する。また、このプログラムを記憶する記憶媒体は、本発明によるコンピュータ読み取り可能な記憶媒体を構成する。この記憶媒体としては、半導体記憶装置や光学的及び／又は磁気的な記憶装置等を用いることができる。このようなプログラム及び記憶媒体を、前述した実施の形態とは異なる構成の装置やシステム等で用い、そこのＣＰＵで上記プログラムを実行させることにより、本発明と実質的に同じ効果を得ることができる。
【００５０】
上記実施形態によれば、請求項１記載の自動処理では抽出できなかった処理期限を付与するための機能を提供することができる。
【００５１】
また、緊急度の算出方法として、簡単な仕組みで実装の簡単な方法を提供することができる。
【００５２】
また、一般の期限付き文書を扱う場合に必須と思われる期限超過の取り扱い方法を提供することを目的とする。
【００５３】
また、複数の処理期限から緊急度を算出するため、処理期限を一意に絞る方法よりは、緊急度による絞込みが効きにくい傾向にある。これを解決するため、必要な場合には、補助的に重要度を用いてさらなる絞込みができるようになる。即ち、絞込みができなかった場合に、さらに絞込みを行う手段を提供することができる。
【００５４】
また、重要度を算出するための精度の高い具体的な方法を提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【００５５】
【図１】本発明の実施の形態による文書処理装置の構成を示すブロック図である。
【図２】緊急度を計算する処理を示すフローチャートである。
【図３】重要度を計算する処理を示すフローチャートである。
【図４】ユーザに対して文書の送信日順に文書が提示される画面の一例を示す構成図である。
【図５】ユーザに対して緊急かつ重要なメール及び非緊急かつ非重要なメールが提示される画面の一例を示す構成図である。
【符号の説明】
【００５６】
２    文書保持部
３    重要度付与部
５    重要度保持部
６    期限保持部
７    処理期限付与部
８    処理結果付与部
１０    現在時刻取得部
１１    緊急度計算部
１２    文書提示部
１３    期限超過文書検出部
１４    通知部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
2008171364.tif 000012
【図５】
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