(57)【要約】【課題】  ファクシミリ受信データの未読を防止することができるファクシミリ管理システムを提供することを課題とする。【解決手段】ファクシミリ管理システム１は、予め定められた監督者が使用する監督者端末５６ａと、受信したファクシミリ受信データが所定期間経過後に未読の場合に、監督者端末５６ａにファクシミリ受信データの未読者の未読通知情報を送信する送達管理サーバ６９と、を備えている。送達管理サーバ６９は、ＦＡＸ受信データの未読者の未読通知情報を送信することによって、ファクシミリ受信データの未読を防止する。【選択図】図１
2008227845.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
予め定められた監督者が使用する監督者端末と、
受信したファクシミリ受信データが所定期間経過後に未読の場合に、前記監督者端末に前記ファクシミリ受信データの未読者の未読通知情報を送信する送達管理サーバと、
を備えたことを特徴とするファクシミリ管理システム。
【請求項２】
電話回線網に接続された接続装置を介して受信した前記ファクシミリ受信データを記憶すると共に、前記ファクシミリ受信データと入力担当者端末によって入力された前記ファクシミリ受信データの宛先の宛先情報とを関連付けて蓄積させるファクシミリサーバと、
前記ファクシミリ受信データの受信ファクシミリデータ一覧が前記ファクシミリサーバから通知され、照会者が使用する照会者端末と、
を備えたことを特徴とする請求項１に記載のファクシミリ管理システム。
【請求項３】
前記ファクシミリサーバ、前記送達管理サーバおよび前記入力担当者端末は、管理センタに設置され、
前記照会者端末および前記監督者端末は、前記管理センタ以外の施設に配置されて、前記ファクシミリサーバおよび前記送達管理サーバに通信ネットワークを介して接続された通信手段をそれぞれ有し、
前記ファクシミリサーバは、前記管理センタおよび前記管理センタ以外の施設内に送られて来た前記ファクシミリ受信データおよび前記宛先情報を一括して記憶することを特徴とする請求項２に記載のファクシミリ管理システム。
【請求項４】
前記ファクシミリサーバは、前記所定期間内に前記ファクシミリ受信イメージデータが照会されたか否かを示す履歴情報のフラグを備え、
前記監督者端末は、前記未読通知情報の前記ファクシミリ受信データが照会されたか否かを選択し、この選択結果を前記ファクシミリサーバに送信して前記フラグを更新することを特徴とする請求項２または請求項３に記載のファクシミリ管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ファクシミリ受信データをファクシミリサーバに蓄積するファクシミリ管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、ファクシミリ装置の受信において、受信されたファクシミリ送信データは、自動的にファクシミリ用紙に印刷されていた。
しかしながら、このようなファクシミリ装置では、宛先者が不在であってもファクシミリ用紙に印刷されるので、受信内容を受取人以外の者でも参照可能であり、受信情報の漏洩や紛失の可能性があった。
さらに、送信者は、誤送信を防止して確実に宛先者に送信するために、ファクシミリ送信後、宛先者に電話を掛けてファクシミリ送信データが受信されていることを確認する必要があった。
【０００３】
近年、ＰＣ（Personal Computer）の普及に伴って、オペレータを介することなく受信したファクシミリ受信データをＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）内の各ＰＣに通知できるようにしたファクシミリサーバ装置が知られている（例えば、特許文献１参照）。
【０００４】
また、電子メールのメールサーバを用いて、受信されている電子メールが、設定された未読期間を経過しても未読の場合に、未読の電子メールの存在を通知する電子メール未読自動通知システムが知られている（例えば、特許文献２参照）。
【０００５】
【特許文献１】特開平１１−１２２４１３号公報
【特許文献２】特開２００３−６９６４７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、従来から使用されているファクシミリ装置では、ファクシミリ受信データが自動的に印刷されるので、出力用紙が無駄になると共に、ファクシミリ受信データの誤配送や紛失や漏洩の可能性があるため、業務の効率が低下するという問題点があった。
【０００７】
また、前記特許文献１のファクシミリサーバ装置や、前記特許文献２の電子メール未読自動通知システムでは、単に、ファクシミリ送信データを受信したことを通知したり、未読の電子メールの存在を通知したりするものである。このため、所定期間ファクシミリ受信データが未読であっても、その未読を防止することができないという問題点があった。
【０００８】
そこで、本発明は、前記した問題点に鑑み創案されたものであり、ファクシミリ受信データの未読を防止することができるファクシミリ管理システムを提供することを課題とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
前記課題を解決するために、請求項１に記載のファクシミリ管理システムは、予め定められた監督者が使用する監督者端末と、受信したファクシミリ受信データが所定期間経過後に未読の場合に、前記監督者端末に前記ファクシミリ受信データの未読者の未読通知情報を送信する送達管理サーバと、を備えたことを特徴とする。
ここで、監督者とは、ファクシミリサーバに登録され未読者の管理を担当されて監督する者や、照会者の上司等をいう。監督者端末は、その監督者としてファクシミリサーバに登録された者が使用する端末をいう。
未読者とは、ファクシミリサーバにアクセスせず、保存されているファクシミリ受信データを照会しない状態になっている宛先者をいう。その宛先者とは、入力担当者が入力した宛先の者、および宛名がない場合の担当部署等をいう。
【００１０】
請求項１に記載の発明によれば、送達管理サーバは、ファクシミリ受信データが所定期間経過後に未読の場合に、未読者が所属する監督者の監督者端末にファクシミリ受信データの未読者の未読通知情報を配信して知らせる。
これにより、監督者は、例えば、未読のファクシミリ受信データの存在を知ることができるので、自分でファクシミリ受信データを照会するか、または、部下に指示してファクシミリ受信データを照会するように指示することが可能となる。その結果、ファクシミリ受信データの未読を防止できる。
【００１１】
請求項２に記載のファクシミリ管理システムは、請求項１に記載のファクシミリ管理システムであって、電話回線網に接続された接続装置を介して受信した前記ファクシミリ受信データを記憶すると共に、前記ファクシミリ受信データと入力担当者端末によって入力された前記ファクシミリ受信データの宛先の宛先情報とを関連付けて蓄積させるファクシミリサーバと、前記ファクシミリ受信データの受信ファクシミリデータ一覧が前記ファクシミリサーバから通知され、照会者が使用する照会者端末と、を備えたことを特徴とする。
ここで、入力担当者とは、宛先情報を入力する担当者をいう。入力者管理端末は、その宛先情報を入力する端末としてファクシミリサーバに登録されたＰＣをいう。
照会者とは、ファクシミリサーバに登録されてアクセス可能な者を言い、例えば、上司等の監督者を含む一般的な社員をいう。照会者端末は、その照会者が入力する端末としてファクシミリサーバに登録されたＰＣをいう。
【００１２】
請求項２に記載の発明によれば、ファクシミリ管理システムは、ファクシミリ送信データが送信されて来ると、ファクシミリ受信データに宛先の宛先情報を関連付けてファクシミリサーバに蓄積される。ファクシミリサーバは、ファクシミリ受信データの受信ファクシミリ一覧を照会者が使用する照会者端末に自動的に通知する。
これにより、照会者は、例えば、自分宛のファクシミリ受信データがファクシミリサーバに保存されていることを適時な時間に知ることができるので、不在中に自分宛のファクシミリ受信データが印刷されたり、不要なファクシミリ受信データが印刷されたりすることを防止できるようになる。その結果、ファクシミリ受信データの誤配送や紛失や漏洩を解消することが可能となる。
【００１３】
請求項３に記載のファクシミリ管理システムは、請求項２に記載のファクシミリ管理システムであって、前記ファクシミリサーバ、前記送達管理サーバおよび前記入力担当者端末は、管理センタに設置され、前記照会者端末および前記監督者端末は、前記管理センタ以外の施設に配置されて、前記ファクシミリサーバおよび前記送達管理サーバに通信ネットワークを介して接続された通信手段をそれぞれ有し、前記ファクシミリサーバは、前記管理センタおよび前記管理センタ以外の施設内に送られて来た前記ファクシミリ受信データおよび前記宛先情報を一括して記憶することを特徴とする。
【００１４】
請求項３に記載の発明によれば、ファクシミリ管理システムは、例えば、企業内全体で受信されたファクシミリ受信データを管理センタのファクシミリ管理サーバに一括して記憶して、支店や営業所等の管理センタ以外にいる宛先者に配信することができる。
【００１５】
請求項４に記載のファクシミリ管理システムは、請求項２または請求項３に記載のファクシミリ管理システムであって、前記ファクシミリサーバは、前記所定期間内に前記ファクシミリ受信イメージデータが照会されたか否かを示す履歴情報のフラグを備え、前記監督者端末は、前記未読通知情報の前記ファクシミリ受信データが照会されたか否かを選択し、この選択結果を前記ファクシミリサーバに送信して前記フラグを更新することを特徴とする。
【００１６】
請求項４に記載の発明によれば、ファクシミリ管理システムは、監督者端末を使用している監督者が、未読通知情報のファクシミリ受信データが照会されたか否かを管理できるようになるので、確実に、ファクシミリ受信データの未読を防止することができる。
【発明の効果】
【００１７】
本発明に係るファクシミリ管理システムによれば、送られて来たファクシミリ受信データの未読を確実に防止することができる。また、ファクシミリ受信データの誤配送や紛失や漏洩を解消して、業務の効率の向上やペーパレス化を図ることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１８】
以下、図面を参照しながら本発明の実施形態に係るファクシミリ管理システムを説明する。なお、本実施形態において、「ファクシミリ」を「ＦＡＸ」に、「データベース」を「ＤＢ」にそれぞれ適宜に省略して記載することとする。
図１は、本発明の実施形態に係るファクシミリ管理システムの構成を示すブロック図である。図２は、本発明の実施形態に係るファクシミリ管理システムの構成と役割を示すブロック図である。
【００１９】
≪ＦＡＸ（ファクシミリ）管理システムの構成≫
図１および図２に示すように、ＦＡＸ管理システム１は、例えば、外部の顧客等の送信元２の送信元ＦＡＸ装置２１から企業４の支店５等のＦＡＸ代表電話番号に送信され、管理センタ６に設置されたＦＡＸサーバ６３で受信されたＦＡＸ受信データと後記の入力担当者端末６５で入力した宛先情報とを関連付けて一括して蓄積して管理するものである。
【００２０】
このＦＡＸ管理システム１は、代表する支店５等に設置されたＦＡＸ代表電話番号の通信機器５１と、それぞれの支店５に設置された支店ボイスゲートウェイ装置５２、支店ボイスゲートウェイ装置５２に接続された支店ＬＡＮ５３、支店ＬＡＮ５３および企業内ＩＰ網７に接続された支店端末５６、支店ＬＡＮ５３および企業内ＩＰ網７に接続されたＦＡＸボイスゲートウェイ装置５４、このＦＡＸボイスゲートウェイ装置５４に接続された支店ＦＡＸ装置５５と、管理センタ６にそれぞれ設置されたＦＡＸサーバ６３、このＦＡＸサーバ６３に接続されたセンタＬＡＮ６４、このセンタＬＡＮ６４およびＦＡＸサーバ６３に接続されたセンタボイスゲートウェイ装置６１，６２と、支店５と管理センタ６とに設置されたそれぞれの前記機器に接続された企業内ＩＰ網７と、を備えて構成されている。
【００２１】
≪送信元の構成≫
送信元２は、ＦＡＸ代表電話番号の通信機器５１にダイヤルして送信可能な送信元ＦＡＸ装置２１が配置されているものであればよく、顧客でも、同じ企業４内に設置されたＦＡＸ装置（図示せず）でも構わない。
送信元ＦＡＸ装置２１は、電話回線網３に接続される一般的なＦＡＸ装置である。すなわち、送信元ＦＡＸ装置２１は、それぞれ不図示の送信先の電話番号等を入力する入力部と、入力された電話番号等を表示する表示部と、通信機能を果たす通信部と、受信データを印刷する印刷部と、送信する画像等を読み取るスキャナ部と、この読み取ったイメージデータや受信したイメージデータ等を記憶する記憶部と、それら全体を制御する制御部等を備えている。
【００２２】
≪企業の構成≫
図１に示す企業４は、ＦＡＸサーバ６３がある管理センタ６と、ＦＡＸ代表電話番号の通信機器５１や支店ＦＡＸ装置５５や支店端末５６や支店ＬＡＮ５３等を備えた支店５と、この支店５および管理センタ６以外であって、ＦＡＸ代表電話番号の通信機器５１が設置されていない支店（図示せず）等からなる。
【００２３】
≪支店の構成≫
図１に示す支店５は、この企業４の支社や営業所や分室や店舗や工場や配送センタや関連企業等と含めて、管理センタ６以外の施設をいう。
【００２４】
＜通信機器の構成＞
通信機器５１は、ＦＡＸ管理システム１におけるＦＡＸ代表電話番号が付与された装置からなり、定められた支店５または管理センタ６等に設置される。以下、ＦＡＸ代表電話番号の通信機器５１が支店５に設置されている場合を説明する。
【００２５】
＜支店ボイスゲートウェイ装置（接続装置）の構成＞
支店ボイスゲートウェイ装置５２は、公衆電話の電話回線網３と、ＩＰネットワークである企業内ＩＰ網７とを相互的に接続したり、企業内ＩＰ網７に一般の電話を接続したりするための機器である。この支店ボイスゲートウェイ装置５２は、送信元ＦＡＸ装置２１からＦＡＸ代表電話番号の通信機器５１に送られて来たＦＡＸ受信データを管理センタ６に配置されたＦＡＸサーバ６３に自動的に転送するための装置である。この支店ボイスゲートウェイ装置５２は、一方が電話回線網３に接続され、他方が企業内ＩＰ網７を介してＦＡＸサーバ６３に接続されている。
【００２６】
＜支店ＬＡＮの構成＞
支店ＬＡＮ５３は、支店５内に設置されたそれぞれの支店端末５６と、支店ボイスゲートウェイ装置５２と、ＦＡＸボイスゲートウェイ装置５４と、企業内ＩＰ網７を介して管理センタ６のセンタＬＡＮ６４や他の支店（図示せず）の社内ＬＡＮ（図示せず）と、に接続されて相互に通信可能となっている。
【００２７】
＜ＦＡＸ（ファクシミリ）ボイスゲートウェイ装置および支店ＦＡＸ（ファクシミリ）装置の構成＞
ＦＡＸボイスゲートウェイ装置５４は、企業内ＩＰ網７および支店ＬＡＮ５３と、支店ＦＡＸ装置５５とを接続するための接続機器である。
支店ＦＡＸ装置５５は、例えば、支店５内に設置された内線ＦＡＸの機能を持つＦＡＸ装置であり、ＦＡＸサーバ６３にＩＤが登録されている。
【００２８】
＜支店端末の構成＞
支店端末５６は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、ＭＰＵ（Micro Processing Unit）等の演算および制御手段、半導体メモリ等の記憶手段、キーボードおよびマウス等の入力手段、液晶ディスプレイ等の表示手段、電子メールするための通信手段等を備えたＰＣ（Personal Computer）等である。この支店端末５６は、管理者または監督者等の上司が使用する監督者端末５６ａと、一般社員やその他の者が使用する照会者端末５６ｂ，５６ｃと、からなる。各支店端末５６は、そのＰＣのメールアドレスや、そのＰＣを使用する者の氏名、社員コード、部署名、部署コード、認証用のパスワード等が予めＦＡＸサーバ６３に登録されている。これらの支店端末５６は、支店ＬＡＮ５３や企業内ＩＰ網７によって管理センタ６内のＦＡＸサーバ６３等や支店プリンタ５７や他の機器と相互に通信可能に接続されている。
【００２９】
＜監督者端末の構成＞
監督者端末５６ａは、例えば、支店５における各部署の課長等の責任者（上司）が使用するＰＣである。監督者（上司）は、ＦＡＸサーバ６３から監督者端末５６ａに送信されて来た未読のＦＡＸ受信データの照会に対して、宛先者（部下）に未読のＦＡＸ受信データがあることを伝えて照会を指示するか、自分でＦＡＸ照会するようになっている。そして、監督者（上司）は、未読状態のＦＡＸ受信データが照会されたか否かを「照会済」または「未」のいずれかを選択できるようになっている。この場合、宛先者（部下）に指示する場合は、「未」にする。なお、監督者端末５６ａは、後記する照会者端末５６ｂ，５６ｃの機能も備えている。
【００３０】
＜照会者端末の構成＞
図１に示す照会者端末５６ｂ，５６ｃは、宛先者がＦＡＸサーバ６３に蓄積されたＦＡＸ受信データの照会を行うのに使用する前記監督者端末５６ａ以外のＰＣであって、支店５内の各部署の各社員が使用しているＰＣである。宛先者は、この照会者端末５６ｂ，５６ｃによって、ＦＡＸサーバ６３からの照会者宛の受信ＦＡＸ一覧から自分宛のＦＡＸ受信データを選択して照会することができるようになっている。そして、照会者端末５６ｂ，５６ｃからＦＡＸサーバ６３にアクセスしてＦＡＸ受信データを照会した場合には、照会済情報がＦＡＸサーバ６３から送達管理サーバ６９へ送信されるようになっている。
【００３１】
＜支店プリンタの構成＞
支店プリンタ５７は、支店５内の各部署等に配置されるプリンタであり、各支店端末５６で照会したＦＡＸ受信データのイメージデータをそれぞれの支店端末５６から印刷信号を送って印刷することが可能になっている。
【００３２】
≪管理センタの構成≫
管理センタ６は、少なくともＦＡＸサーバ６３が設置されて、企業４内のＦＡＸ代表電話番号に送信されて来たＦＡＸ受信データを一括管理する施設であり、例えば、企業４の本社、本店、事務センタ等である。この管理センタ６には、例えば、それぞれ後記するセンタボイスゲートウェイ装置（接続装置）６１，６２と、ＦＡＸサーバ６３と、センタＬＡＮ６４と、入力担当者端末６５と、監督者端末６６と、照会者端末６７と、センタプリンタ６８と、送達管理サーバ６９と、が備えられている。
【００３３】
＜センタボイスゲートウェイ装置の構成＞
センタボイスゲートウェイ装置６１，６２は、ＦＡＸサーバ６３と、企業４内の全社間で通信可能な企業内ＩＰ網７、および、主に管理センタ６内に設けられたセンタＬＡＮ６４と、を接続するための接続機器である。
【００３４】
＜ＦＡＸサーバ（ファクシミリサーバ）の構成＞
ＦＡＸサーバ６３は、主に、企業４内で受信したＦＡＸ受信データを一括して記憶して管理するためのものであり、センタＬＡＮ６４と企業内ＩＰ網７とによって各支店５の支店端末５６等の機器と相互に通信可能に接続されている。このＦＡＸサーバ６３は、データベースを備え、支店ボイスゲートウェイ装置５２を介して受信されたＦＡＸ受信データに付与した宛先等の関連情報から抽出して返信したり、データベースにＦＡＸ受信データを記憶させて蓄積させたりすることができるようになっている。このＦＡＸサーバ６３は、記憶部６３１と、送受信部６３２と、制御部６３３とを備えている。
【００３５】
≪センタＬＡＮの構成≫
図１に示すセンタＬＡＮ６４は、管理センタ６内に設けられたＦＡＸサーバ６３と、送達管理サーバ６９と、入力担当者端末６５と、監督者端末６６と、照会者端末６７と、センタプリンタ６８と、センタボイスゲートウェイ装置６１，６２と、企業内ＩＰ網７を介して管理センタ６のセンタＬＡＮ６４や他の支店（図示せず）の社内ＬＡＮ（図示せず）と、に接続されて相互に通信可能となっている。
【００３６】
図２に示すように、記憶部６３１は、送受信された各種情報やＦＡＸサーバ６３の設定情報等を記憶するためのものであり、磁気ディスク、半導体メモリ等から構成されている。この記憶部６３１は、宛先情報ＤＢ（宛先情報データベース）６３１ｂと、受信ＦＡＸイメージＤＢ（受信ＦＡＸイメージデータベース）６３１ａとを有する。なお、記憶部６３１には、プログラム（ソフトウェア）が格納されており、このプログラムに基づいて制御部６３３が制御されるようになっている。
【００３７】
受信ＦＡＸイメージＤＢ６３１ａは、ＦＡＸ代表電話番号に送られて来て、ＦＡＸサーバ６３の記憶部６３１に記憶されたＦＡＸ受信データと、入力担当者が入力担当者端末６５で入力した宛先情報と、が格納されて、所定期間内にＦＡＸサーバ６３を経由して受信ＦＡＸイメージデータが照会されたか否かの履歴情報のフラグを持っている。
【００３８】
宛先情報ＤＢ６３１ｂには、各支店５の支店端末５６によって登録された社員やその社員の所属部署等の宛先情報が格納されている。宛先情報は、例えば、社員の名前、社員コード、社員のメールアドレス、所属部署名、部署コード、電話番号、およびＦＡＸ電話番号等である。ここで、社員とは、宛先者をいう。
【００３９】
送受信部６３２は、企業内ＩＰ網７やＬＡＮに接続されたＦＡＸサーバ６３と接続された支店ボイスゲートウェイ装置５２、支店ＦＡＸ装置５５（図１参照）、入力担当者端末６５、監督者端末５６ａ，６６、照会者端末５６ｂ，５６ｃ，６７、支店プリンタ５７、およびセンタプリンタ６８と、ＦＡＸサーバ６３との間の送受信を可能にする機能を有するものである。
【００４０】
制御部６３３は、記憶部６３１、送受信部６３２、およびＦＡＸサーバ６３全体を制御プログラムに基づいて制御する機能を有する。
【００４１】
≪入力担当者端末（入力手段）の構成≫
図１および図２に示す入力担当者端末６５は、支店ボイスゲートウェイ装置５２を介してＦＡＸサーバ６３に送られて来たＦＡＸ受信データに、宛先情報を入力するオペレータ用のＰＣである。入力担当者端末６５は、例えば、センタＬＡＮ６４を介してＦＡＸサーバ６３および送達管理サーバ６９等にそれぞれ接続されて、送達管理サーバ６９への送達の制御の指示や、ＦＡＸサーバ６３の受信ＦＡＸイメージＤＢ６３１ａへの宛先者データの入力および照会等ができるようになっている。入力担当者端末６５は、その他に、ＦＡＸサーバ６３および送達管理サーバ６９と通信を行って各種情報の登録や設定の変更もすることができるようになっている。入力担当者端末６５は、ＦＡＸ代表電話番号に送られて来たＦＡＸ受信データに、入力担当者が宛先者の氏名、宛先者の社員コード、宛先者の所属部署名、および部署コード等の宛先情報や、送信元情報等を入力して関連付けてＦＡＸサーバ６３へ送信して記憶させる。
【００４２】
ここで、送信元情報とは、例えば、ＦＡＸ受信データを送信した送信元２の名称や、送信元ＦＡＸ装置２１の電話番号、送信日時、送信内容等である。なお、ＦＡＸ受信データの宛先者が不明な場合には、該当する部署の部署名および部署コード等を入力して、その部署を宛先者とする。
【００４３】
≪監督者端末、照会者端末およびセンタプリンタの構成≫
図１に示す管理センタ６に配置された監督者端末６６と照会者端末６７とセンタプリンタ６８とは、それぞれ前記支店５に配置された監督者端末５６ａと照会者端末５６ｂ，５６ｃと支店プリンタ５７と同様な役目をするものである。このセンタプリンタ６８のＩＤや、監督者端末６６および照会者端末６７のメールアドレスは、図２に示す宛先情報ＤＢ（宛先情報データベース）６３１ｂに登録されている。
【００４４】
図１に示す監督者端末６６は、管理センタ６内の各部署にそれぞれ配置された上司用や未読者の管理担当者用のＰＣであって、管理センタ６内で所定期間経過後に未読のＦＡＸ受信データがあった場合に、送達管理サーバ６９から未読の宛先者の通知（未読通知情報）が配信されて来るＰＣである。
照会者端末６７は、管理センタ６内の上司の部下が使用するＰＣである。この照会者端末６７および監督者端末６６は、送達管理サーバ６９からの未読通知情報や、ＦＡＸサーバ６３からの照会者情報に基づいて検索してＦＡＸ受信データを抽出して表示手段に表示したり、センタプリンタ６８で印刷したりすることができる。
【００４５】
≪送達管理サーバの構成≫
図２に示すように、送達管理サーバ６９は、所定期間内に照会されないＦＡＸ受信データがあれば、監督者情報ＤＢ６９１ａを参照して電子メールで監督者宛に未読の通知を送信する。送達管理サーバ６９は、送達記憶部６９１と、送達送受信部６９２と、送達制御部６９３とを備えている。
【００４６】
送達記憶部６９１は、ＦＡＸサーバ６３を経由して受信したＦＡＸ受信データの受信日時、未読者通知情報を監督者端末５６ａに送信した送信日時、ＦＡＸ受信データの未読者情報、照会済情報、照会の履歴情報等を記録している。なお、送達記憶部６９１には、プログラム（ソフトウェア）が格納されており、このプログラムに基づいて送達制御部６９３が制御されて送達送受信部６９２から未読のＦＡＸ受信データが送信されるようになっている。
送達送受信部６９２は、設定された所定期間が経過した未読のＦＡＸ受信データがあることを宛先者の上司の監督者端末５６ａ，６６（図１参照）に通知を自動配信させるための機能を有するものである。
送達制御部６９３は、送達記憶部６９１、送達送受信部６９２、および送達管理サーバ６９全体を駆動するための制御プログラムに基づいて制御するようになっている。
【００４７】
監督者情報ＤＢ６９１ａには、ＦＡＸサーバ６３に予め登録され、ＦＡＸサーバ６３から未読者リストの宛先者一覧が送付される上司等の監督者情報が格納されている。監督者情報は、例えば、宛先者一覧に送付先として登録された監督者の氏名、メールアドレス、部署、電話番号、およびＦＡＸ電話番号等である。
【００４８】
［作用］
次に、本発明の実施形態に係るファクシミリ管理システムの作用を説明する。図２および図３を参照しながら送信元ＦＡＸ装置２１から支店５の照会者端末５６ｂを使用する社員にＦＡＸ送信データが送られて来た場合を例に挙げて作用を説明する。
図３は、本発明の実施形態に係るファクシミリ管理システムにおける動作を示すフローチャートである。
【００４９】
まず、図２に示す送信元２は、送信元ＦＡＸ装置２１からから企業４のＦＡＸ代表電話番号へダイヤルして電話を掛けてＦＡＸ送信データを送信する（ステップＳ１）。そのＦＡＸ送信データは、電話回線網３から支店ボイスゲートウェイ装置５２の機能によって、ＦＡＸ代表電話番号で受けた電話（ＦＡＸ）を企業内ＩＰ網７を介して管理センタ６のＦＡＸサーバ６３へ自動的に転送される（ステップＳ２）。ＦＡＸサーバ６３は、転送されたＦＡＸ送信データを着信してＦＡＸ通信を行い、ＦＡＸ受信データを蓄積してイメージデータファイル化する（ステップＳ３）。
【００５０】
次に、入力担当者（オペレータ）は、入力担当者端末６５の表示手段にファクシミリ受信データを表示して、その表示されたイメージデータや宛先情報ＤＢ６３１ｂを参照しながら入力手段でファクシミリ受信データを受信した受信日から予め設定した所定期間や、宛先者の氏名、社員コード、所属部署コードおよび所属部署名等の宛先情報を入力する（ステップＳ４）。
【００５１】
このとき、例えば、ＦＡＸ受信データから宛先（送り先）が社員名となっている場合には、宛先情報ＤＢ６３１ｂからその社員（宛先者）を照会者として選択し、その社員が使用する照会者端末５６ｂを照会すべきものとして更新する。また、ＦＡＸ受信データから宛先者や照会者端末５６ｂが特定できない場合には、該当する関連部署を照会者とし、その関連部署の端末を照会すべきものとして更新する。
そして、宛先情報のエントリが不能な場合は、入力担当者端末６５からＦＡＸサーバ６３にＦＡＸ受信データの要求のアクセスによって、ＦＡＸサーバ６３からセンタプリンタ６８にプリント出力信号が送られて出力される。
【００５２】
入力された宛先情報は、入力担当者端末６５からＦＡＸサーバ６３に送信され、ファクシミリ受信イメージデータに宛先の宛先情報を関連付けて蓄積させる（ステップＳ５）。
この場合、送信元２を特定できるときには、送信元２を宛先にしたＦＡＸ送付票のイメージを作成して、このＦＡＸ送付票を先頭ページに付けて折り返してもよい。このようにすれば、ＦＡＸを送信元２に返信するときに作成するＦＡＸ送付票の作成時間を短縮して作成作業の効率化を図ることができる。
【００５３】
そして、ＦＡＸサーバ６３は、ＦＡＸ受信データの宛先の照会者が使用している照会者端末５６ｂに、受信ＦＡＸ一覧を通知して、ＦＡＸが届いていることを自動的に知らせる（ステップＳ６）。このため、照会者は、受信ＦＡＸ一覧を、照会者端末５６ｂの表示手段に表示することにより、ＦＡＸ受信データがＦＡＸサーバ６３に保管されていることを知ることができる。
【００５４】
支店５の照会者は、照会者端末５６ｂからＦＡＸサーバ６３へ照会者情報をキーにして、ＦＡＸサーバ６３に蓄積されているＦＡＸ受信状況を照会する。ＦＡＸサーバ６３では、そのＦＡＸ受信データの照会があったか否かを判定する（ステップＳ７）。そして、そのＦＡＸ受信データの照会があった場合（ステップＳ７のＹｅｓ）は、照会があったことを示す照会済情報が送達管理サーバ６９に送信されてステップＳ８に進み。照会がなかった場合（ステップＳ７のＮｏ）には、ステップＳ１１に進んで、ステップＳ５の宛先情報を関連付けて蓄積させてから予め設定した所定期間内に照会があったか（所定期間未読となっているＦＡＸ受信データがあるか）監視される（ステップＳ１１のＮｏ）。
【００５５】
次に、ＦＡＸ受信データの照会があった場合を説明する。
前記照会結果は、照会者端末５６ｂの表示手段によって照会者宛のＦＡＸ受信データを表示して、ＦＡＸ出力する自分宛のＦＡＸ受信データを選択する（ステップＳ８）。すると、ＦＡＸサーバ６３から支店ＦＡＸ装置５５にＦＡＸ通信されて、支店ＦＡＸ装置５５に選択したＦＡＸ受信データが出力されて印刷され（ステップＳ９）、照会済情報がＦＡＸサーバ６３から送達管理サーバ６９へ送信されて、未読者情報が更新される。
このように、選択したＦＡＸ受信データを支店ＦＡＸ装置５５で印刷するようにすれば、宛先者が不在のときに、ＦＡＸ受信データが印刷されて第３者へ受信データが漏洩したり、紛失したりすることを防止できる。
【００５６】
なお、選択したＦＡＸ受信データは、ＦＡＸサーバ６３からＦＡＸ受信イメージデータとして、照会者端末５６ｂに送信させて取得してもよい。このようにすれば、ＦＡＸ受信イメージデータとして自分が使用する照会者端末５６ｂに保存できると共に、支店プリンタ５７にＦＡＸ受信イメージデータを送信して印刷することもできる。
【００５７】
また、ＦＡＸサーバ６３は、照会者端末５６ｂからの照会および選択で、支店ＦＡＸ装置５５にＦＡＸ通信されたＦＡＸ受信データを予め設定した所定期間経過後に自動的に削除する（ステップＳ１０）。
そして、所定期間経過後、支店ＦＡＸ装置５５から出力されなかった不要なＦＡＸ受信データ（例えば、宣伝等のＦＡＸ受信データ）も自動的に削除するようにしてもよい。このようにすれば、不要なＦＡＸ受信データを印刷する必要がないので、出力用紙の無駄をなくすことができる。
【００５８】
次に、ステップＳ１１でＹｅｓと判定された場合、すなわち、ＦＡＸ受信データの照会がない状態が所定期間経過した場合（ＦＡＸ受信データが所定期間未読となっている場合）を説明する。
送達管理サーバ６９は、ＦＡＸサーバ６３のＦＡＸ受信データが所定期間経過後に未読の状態になっている場合、監督者情報ＤＢ（データベース）６９１ａを検索して取り出した未読者が所属する監督者（上司）の監督者端末５６ａにＦＡＸ受信データの未読者（部下）の未読通知情報を電子メールで自動送信する（ステップＳ１２）。
【００５９】
監督者は、監督者端末５６ａに送信された未読通知情報によって、部署内宛に送られて来た未読のＦＡＸ受信データがあることが知られる。そして、監督者は、未読のＦＡＸ受信データがあることを未読者（部下）に知らせてＦＡＸ受信データを照会することを指示したり、自分で照会したりすることができる（ステップＳ１３）。このため、ＦＡＸ管理システム１は、通知情報のファクシミリ受信データが照会されたか否かを管理して、確実に、ファクシミリ受信データの未読を防止することができる。
【００６０】
監督者は、監督者端末５６ａによって、ＦＡＸサーバ６３の履歴情報のフラグにアクセスして、ＦＡＸ受信データを照会したときには「照会済」を選択して、照会情報を入力し、部下に指示したときには「未」を選択して書き込んで更新する（ステップＳ１４）。このため、監督者は、監督者端末５６ａによって、いつまでも未読の状態になっているＦＡＸ受信データの未読者情報を調整できる。
そして、照会してから予め設定した所定期間が経過したときには、ＦＡＸサーバ６３に蓄積された未読であったＦＡＸ受信データも削除される（ステップＳ１０）。
【００６１】
なお、本発明は、前記実施形態に限定されるものではなく、その技術的思想の範囲内で種々の改造および変更が可能であり、本発明はこれら改造および変更された発明にも及ぶことは勿論である。
【００６２】
なお、前記本実施形態では、送達管理サーバ６９がＦＡＸサーバ６３と別々に設けられているが、例えば、同一のＦＡＸサーバ６３内に搭載させるようにしても構わない。
また、本実施形態では、支店５と管理センタ６との間の企業４における場合を例に挙げて説明したが、同じグループの学校や、病院や、その他の団体や、特別なグループ間におけるＦＡＸ受信データの管理にも適用することができる。
【００６３】
前記実施形態では、支店５や、支店５内の監督者端末５６ａ等がそれぞれ１つの場合を例に挙げて説明したが、支店５の数や監督者端末５６ａの数に応じて適宜な数にすればよく、多数あっても構わない。そして、監督者端末５６ａは、上司が使用している場合を例に挙げて説明したが、未読通知情報が送信されて来る端末であって、ＦＡＸサーバ６３に登録した適宜に定めた端末であればよく、その端末を使用する者も監督者に限定されるものではない。
【図面の簡単な説明】
【００６４】
【図１】本発明の実施形態に係るファクシミリ管理システムの構成を示すブロック図である。
【図２】本発明の実施形態に係るファクシミリ管理システムの構成と役割を示すブロック図である。
【図３】本発明の実施形態に係るファクシミリ管理システムにおける動作を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００６５】
１      ＦＡＸ管理システム（ファクシミリ管理システム）
２      送信元
３      電話回線網
４      企業
５      支店
６      管理センタ
２１    送信元ＦＡＸ装置（送信元ファクシミリ装置）
５２    支店ボイスゲートウェイ装置（接続装置）
５６ａ，６６  監督者端末
５６ｂ，５６ｃ，６７  照会者端末
６３    ＦＡＸサーバ（ファクシミリサーバ）
６５    入力担当者端末
６９    送達管理サーバ
６３２  送受信部
【図１】
2008227845.tif 000003
【図２】
2008227845.tif 000004
【図３】
2008227845.tif 000005