(57)【要約】      （修正有）【課題】ユーザが保持している関連情報を、より簡単に他のユーザに通知することができる文書管理装置及びプログラムを提供する。【解決手段】送信の際のログインユーザ及び送信先ユーザを、送信されるファイルの関連ユーザとして当該送信されるファイルと対応付けて関連ユーザ情報格納部２３２に記憶し、送信先ユーザのいずれかからの応答に、送信されたファイルの識別情報と併せて関連ファイルが含まれている場合に、メール生成・解析部２０１が当該関連ファイルを抽出して送信対象ファイル格納部２３１に格納するとともに、新たな関連ファイルが格納された場合に、当該関連ファイルを送信したユーザ以外の関連ユーザに通知する。【選択図】図３
2008102638.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
第１のファイルに関する情報を、第１のユーザが指定する一以上の送信先ユーザに送信するファイル情報送信手段と、
前記送信先ユーザを、関連ユーザとして当該第１のファイルと対応付けて記憶する関連ユーザ情報格納手段と、
前記送信先ユーザのいずれかからの応答に、前記第１のファイルの識別情報と併せて関連ファイルが含まれている場合に、当該関連ファイルを抽出する関連ファイル抽出手段と、
前記関連ファイルを格納するファイル格納手段と、
新たな関連ファイルが前記ファイル格納手段に格納された場合に、当該関連ファイルを送信したユーザ以外の関連ユーザに通知する関連ファイル通知手段とを備える
ことを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
さらに、関連ユーザの追加登録を受け付ける関連ユーザ登録受付手段を備える
ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記関連ファイル通知手段は、さらに、
前記第１のファイルに新たな関連ユーザが増加した場合、当該第１のファイルの関連ファイルに関する情報を当該新たな関連ユーザに通知する
ことを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管理装置。
【請求項４】
さらに、前記第１のファイルの外部への送信が指示された場合に、当該第１のファイルの関連ファイルに関する情報を併せて送信するか否かを判定する関連ファイル送信判定手段を備え、
前記ファイル情報送信手段は、
関連ファイルに関する情報を併せて送信する場合には、前記第１のファイルに関する情報と併せて前記関連ファイルに関する情報を送信する
ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項５】
前記ファイル情報送信手段により情報を送信する場合、送信先ユーザを関連ユーザとして前記関連ユーザ情報格納手段に記憶するか否かを判定する関連ユーザ情報格納判定手段を備える
ことを特徴とする請求項１から４のいずれかに記載の文書管理装置。
【請求項６】
前記ファイル情報送信手段により情報を送信する場合、他に追加ファイルに関する情報を併せて送信するか否かを判定する追加ファイル送信判定手段を備え、
前記ファイル情報送信手段は、
追加ファイルに関する情報を併せて送信する場合には、前記第１のファイルに関する情報と併せて前記追加ファイルに関する情報を送信する
ことを特徴とする請求項１から５のいずれかに記載の文書管理装置。
【請求項７】
前記追加ファイルを関連ファイルとするか否かを判定する追加ファイル関連付け判定手段を備える
ことを特徴とする請求項６に記載の文書管理装置。
【請求項８】
前記第１のファイルと関連ファイルとの対応関係を記憶する関連ファイル情報格納手段を備える
ことを特徴とする請求項１から７のいずれかに記載の文書管理装置。
【請求項９】
前記関連ファイル通知手段は、
関連ファイルを送信したユーザから指定されたユーザにのみ、関連ファイルに関する情報を通知する
ことを特徴とする請求項１から８のいずれかに記載の文書管理装置。
【請求項１０】
前記関連ファイル通知手段は、
関連ファイルを添付した電子メールを送信することにより通知を行う
ことを特徴とする請求項１から９のいずれかに記載の文書管理装置。
【請求項１１】
前記関連ファイル通知手段は、
関連ファイルの所在を記述した電子メールを送信することにより通知を行う
ことを特徴とする請求項１から９のいずれかに記載の文書管理装置。
【請求項１２】
第１のファイルに関する情報を、第１のユーザが指定する一以上の送信先ユーザに送信するファイル情報送信処理と、
前記送信先ユーザのいずれかからの応答に、前記第１のファイルの識別情報と併せて関連ファイルが含まれている場合に、当該関連ファイルを抽出する関連ファイル抽出処理と、
新たな関連ファイルが抽出された場合に、当該関連ファイルを送信したユーザ以外の関連ユーザに通知する関連ファイル通知処理とをプロセッサに実行させる
ことを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理装置及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
文書などを協同して作成する環境において、過去のレビュー履歴を保存しておき、ある作業者からデータの変更要求があった場合に、例えば同じ箇所に対するレビュー等を検索・表示する構成とした討議支援システムが特許文献１に開示されている。
【０００３】
【特許文献１】特開平９−１６７１５８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
複数人のグループで共同作業を行う場合、あるユーザが有している文書に関連する文書を他のユーザが保持している場合がある。特許文献１の構成では、そのように他のユーザが保持している文書を他のユーザに容易に配布等することができないという問題点があった。
【０００５】
本発明は上記の点に鑑みてなされたものであって、ユーザが保持している関連情報を、より簡単に他のユーザに通知することができる文書管理装置及びプログラムを提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記の問題点を解決するために、本発明に係る文書管理装置は、第１のファイルに関する情報を、第１のユーザが指定する一以上の送信先ユーザに送信するファイル情報送信手段と、前記送信先ユーザを、関連ユーザとして当該第１のファイルと対応付けて記憶する関連ユーザ情報格納手段と、前記送信先ユーザのいずれかからの応答に、前記第１のファイルの識別情報と併せて関連ファイルが含まれている場合に、当該関連ファイルを抽出する関連ファイル抽出手段と、前記関連ファイルを格納するファイル格納手段と、新たな関連ファイルが前記ファイル格納手段に格納された場合に、当該関連ファイルを送信したユーザ以外の関連ユーザに通知する関連ファイル通知手段とを備えることを特徴としている。
【０００７】
本発明の構成では、新たな関連ファイルがあった場合に、他の関連ユーザに通知するため、関連情報を、より簡単に他のユーザに通知することができる。
【０００８】
さらに、関連ユーザの追加登録を受け付ける関連ユーザ登録受付手段を備える構成とすることができる。
前記関連ファイル通知手段は、さらに、前記第１のファイルに新たな関連ユーザが増加した場合、当該第１のファイルの関連ファイルに関する情報を当該新たな関連ユーザに通知する構成とすることもできる。
【０００９】
さらに、前記第１のファイルの外部への送信が指示された場合に、当該第１のファイルの関連ファイルに関する情報を併せて送信するか否かを判定する関連ファイル送信判定手段を備え、前記ファイル情報送信手段は、関連ファイルに関する情報を併せて送信する場合には、前記第１のファイルに関する情報と併せて前記関連ファイルに関する情報を送信する構成とすることもできる。
【００１０】
前記ファイル情報送信手段により情報を送信する場合、送信先ユーザを関連ユーザとして前記関連ユーザ情報格納手段に記憶するか否かを判定する関連ユーザ情報格納判定手段を備える構成とすることもできる。
【００１１】
前記ファイル情報送信手段により情報を送信する場合、他に追加ファイルに関する情報を併せて送信するか否かを判定する追加ファイル送信判定手段を備え、前記ファイル情報送信手段は、追加ファイルに関する情報を併せて送信する場合には、前記第１のファイルに関する情報と併せて前記追加ファイルに関する情報を送信する構成とすることもできる。
【００１２】
前記追加ファイルを関連ファイルとするか否かを判定する追加ファイル関連付け判定手段を備える構成とすることもできる。
【００１３】
前記第１のファイルと関連ファイルとの対応関係を記憶する関連ファイル情報格納手段を備える構成とすることもできる。
【００１４】
前記関連ファイル通知手段は、関連ファイルを送信したユーザから指定されたユーザにのみ、関連ファイルに関する情報を通知する構成とすることもできる。
【００１５】
前記関連ファイル通知手段は、関連ファイルを添付した電子メールを送信することにより通知を行う構成とすることもできる。
【００１６】
前記関連ファイル通知手段は、関連ファイルの所在を記述した電子メールを送信することにより通知を行う構成とすることもできる。
【００１７】
本発明に係るプログラムは、第１のファイルに関する情報を、第１のユーザが指定する一以上の送信先ユーザに送信するファイル情報送信処理と、前記送信先ユーザのいずれかからの応答に、前記第１のファイルの識別情報と併せて関連ファイルが含まれている場合に、当該関連ファイルを抽出する関連ファイル抽出処理と、新たな関連ファイルが抽出された場合に、当該関連ファイルを送信したユーザ以外の関連ユーザに通知する関連ファイル通知処理とをプロセッサに実行させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１８】
本発明に係る文書管理装置及びプログラムによると、ユーザが保持している関連情報を、より簡単に他のユーザに通知することができるという効果を奏する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１９】
以下、本発明の実施の形態について、本発明に係る文書管理装置の適用対象である機器の一例としてＭＦＰを用いる場合を例として、図面を参照しながら説明する。
【００２０】
（１）文書管理システムの構成
図１は、本実施の形態の文書管理システムの全体的な構成の一例を示す図である。本実施の形態の文書管理システムは本実施の形態の文書管理装置がインストールされたＭＦＰ１０１、ＰＣ３１、及びメールサーバ３３が、ＬＡＮ（ローカル・エリア・ネットワーク）等のネットワーク５００に接続されて構成される。
【００２１】
本実施の形態のＭＦＰ１０１では、ＭＦＰ１０１において送信先メールアドレスを指定して電子メール（以下、単に「メール」ともいう。）の送信を行うことができる。後述するスキャナ部で原稿画像を読み取って得た画像データをメールに添付して送信することも可能である（スキャン・ｔｏ・Ｅメール）。送信されたメールは、例えばメールサーバ３３に蓄積される。蓄積されたメールをＰＣ３１等の情報処理装置からダウンロードすることができる。ＰＣ３１等の情報処理装置の側では、当該メールに対する返信メールをＭＦＰ１０１に送信することもできる。
【００２２】
（２）ＭＦＰ１０１の構成
次に、ＭＦＰ１０１の構成について説明する。図２は、ＭＦＰ１０１のハードウェア構成の一例を示す図である。
【００２３】
ＭＦＰ１０１は、操作部１１、ディスプレイ部１２、スキャナ部１３、プリンタ部１４、通信インタフェース１６、ドキュメントフィーダ１７、給紙装置１８、ＣＰＵ２０、ＲＯＭ２１、ＲＡＭ２２、およびハードディスク２３などによって構成される。
【００２４】
操作部１１は、数字、文字、および記号などを入力するための複数のキー、押下されたキーを認識するセンサ、および認識したキーを示す信号をＣＰＵ２０に送信する送信用回路などによって構成される。
【００２５】
ディスプレイ部１２は、ユーザに対してメッセージを表示する画面、ユーザが設定内容や処理内容を入力するための画面、およびＭＦＰ１０１で実行された処理の結果を示す画面などを表示する。本実施の形態ではディスプレイ部１２にタッチパネルが用いられており、これは操作部１１に含まれる。タッチパネルは、ユーザが指で触れたタッチパネル上の位置を検知し、検知結果を示す信号をＣＰＵ２０に送信する機能を備えている。
【００２６】
スキャナ部１３は、原稿に光を照射して反射光を検出することにより、原稿に描かれている画像を所定の読み取り解像度で読み取って、デジタルの画像データ（ここでは、ＲＧＢまたはブラックの濃度を表す濃度データ）を生成する。
【００２７】
得られた画像データは、プリンタ部１４において印刷のために用いられるほか、ＴＩＦＦ、ＰＤＦ、ＪＰＥＧなどの形式のファイルに変換されてハードディスク２３に記憶される。ＦＡＸデータに変換されてＦＡＸ送信に供されることもある。また、前記したようにメールに添付されて外部に送信されることもある。ドキュメントフィーダ１７は、例えばＭＦＰ１０１の本体上部に設けられており、１枚または複数枚の原稿をスキャナ部１３に順次送るために用いられる。
【００２８】
プリンタ部１４は、スキャナ部１３にて読み取られた画像、ＬＡＮ等のネットワークを介して接続された他のＭＦＰ等の外部装置から送信されてきたデータの画像、またはＦＡＸ受信したＦＡＸデータの画像を、用紙またはフイルムなどの記録シートに印刷する。
【００２９】
給紙装置１８は、例えばＭＦＰ１０１本体下部に設けられており、記録シートをプリンタ部１４に供給するために用いられる。プリンタ部１４によって画像が印刷された記録シートは、例えば排紙トレイ上に排出される。
【００３０】
通信インタフェース１６は、ＰＣ３１、メールサーバ３３等の外部装置とＬＡＮ、ＷＡＮ等のネットワークを介して通信を行ったり、電話回線を通じてＦＡＸ送受信を行ったりするためのインタフェースである。通信インタフェース１６として、例えばＮＩＣ（ネットワーク・インタフェース・カード）、ＴＡ（ターミナル・アダプタ）などを用いることができる。
【００３１】
ＲＯＭ２１には、画像の読取（スキャン）、原稿の複写（コピー）、ＦＡＸデータの送受信、ネットワークプリンティング、およびドキュメントサーバ（ボックス機能）などのＭＦＰ１０１の基本機能を実現するためのプログラム、データが記憶されている。そのほか、本実施の形態の機能を実現するプログラムおよびデータが記憶されている。
【００３２】
なお、これらのプログラムまたはデータの一部または全部を、ハードディスク２３にインストールしておいてもよい。この場合は、ハードディスク２３にインストールされているプログラムまたはデータは、必要に応じてＲＡＭ２２にロードされる。
【００３３】
本実施の形態で説明する機能は、必ずしもＣＰＵ２０だけでなく専用ハードウェアを利用したり、一部はオペレーティングシステム（ＯＳ）等の汎用プログラムの機能を利用して実現することもできる。
【００３４】
図３は、本実施の形態のＭＦＰ１０１の機能的構成の一例について説明するためのブロック図である。ＭＦＰ１０１は、メール生成・解析部２０１、及びメール送受信部２０２を備えている。これらの各部の機能は、ＲＯＭ２１やＲＡＭ２２に格納されたプログラムがＣＰＵ２０上で動作することにより実現される。
【００３５】
ハードディスク２３は、送信対象ファイル格納部２３１、関連ユーザ情報格納部２３２、関連ファイル情報格納部２３３を有している。送信対象ファイル格納部２３１には、メールに添付して送信されるファイルや、外部から送信されてきたメールに添付された関連ファイルなどが格納される。
【００３６】
関連ユーザ情報格納部２３２には、関連ユーザ情報が格納される。図４は、関連ユーザ情報の内容の一例について説明するための図である。本実施の形態では、関連ユーザ情報として、メールに添付して外部に送信されたファイルのファイル名、ファイルＩＤ、送信時のログインユーザのユーザ名、関連ユーザであるファイルの送信先ユーザのユーザ名が格納される。
【００３７】
関連ファイル情報格納部２３３には、関連ファイル情報が格納される。図５は、関連ファイル情報の内容の一例について説明するための図である。本実施の形態では、関連ファイル情報として、前記関連ユーザ情報に含まれる外部への送信ファイル（以下、「関連付け先ファイル」ともいう。）のファイル名、ファイルＩＤ、及び関連ファイルのファイル名、ファイルＩＤが格納される。なお、本実施の形態のファイルＩＤは、ＭＦＰ１０１にて動作するＯＳ（オペレーティング・システム）で管理されている各々のファイルの識別子である。
【００３８】
関連ファイルとは、送信先ユーザに送信されたファイルと関連を有するファイルである。両者の関連付けは、ユーザが操作部１１を介して適宜行うことができる。また、関連付け先ファイルが外部に送信された場合、当該送信への応答に関連ファイルが添付されていた場合に、自動的に関連付けを行うこともできる。
【００３９】
図３に戻り、メール生成・解析部２０１は、操作部１１からの入力を受けて、外部に送信するメールの生成や、外部から受信したメールの解析を行う。外部にメールを送信する場合に上記したユーザとファイルに関する関連付けの処理を行うことができる。また、関連ファイルが添付されたメールを受信した場合には、関連ファイルを抽出して送信対象ファイル格納部２３１に格納し、関連ファイル情報を更新する。
【００４０】
メール送受信部２０２は、通信インタフェース１６を介して、外部へのメールの送信や外部からのメールの受信を行う。
【００４１】
（３）ＭＦＰ１０１の処理内容
以下、本実施の形態のＭＦＰ１０１の処理内容について、フローチャートを参照して説明する。図６は、ファイルを添付したメールを外部に送信する際のＭＦＰ１０１の処理内容の一例について説明するためのフローチャートである。
【００４２】
ＭＦＰ１０１では、まず操作部１１を介して、送信ファイルのファイル名と送信先ユーザが指定される（Ｓ１０１）。図７は、このときにディスプレイ部１２に表示される画面の一例を示す図である。ユーザは、同図のような画面において、送信ファイル名入力ボックス１２１に送信ファイル名を入力し、送信先ユーザ入力ボックス１２２に送信先ユーザ名を入力することができる。
【００４３】
ＯＫボタン１２６が押下されると、以後の処理に進む。入力された送信先ユーザ名は、不図示のユーザ情報テーブルを参照して、送信先ユーザのメールアドレスに変換することができる。
【００４４】
図６に戻り、送信ファイル名及び送信先ユーザの指定を受けたメール生成・解析部２０１は、関連ファイル情報格納部２３３に格納された関連ファイル情報を参照し、送信ファイルに関連ファイルが存在するか否かを判定する（Ｓ１０２）。
【００４５】
関連ファイルが存在しない場合（Ｓ１０２：ＮＯ）、ステップＳ１０４へと進む。
図６において、送信ファイルに関連ファイルが存在する場合（Ｓ１０２：ＹＥＳ）、関連ファイルも併せて送信する指定がされているか否かを判定する（Ｓ１０３）。この判定は、図７の画面で、チェックボックス１２４がチェックされているか否かを参照して行うことができる。なお、チェックボックス１２４は、送信ファイルに関連ファイルが存在する場合のみチェックすることが可能となる。
【００４６】
関連ファイルを送信する指定がされていない場合（Ｓ１０３：ＮＯ）、通常のファイル添付メール送信を行う（Ｓ１０８）。具体的には、送信ファイルとして指定されたファイルのみをメールに添付して送信する。
【００４７】
関連ファイルを送信する指定がされている場合（Ｓ１０３：ＹＥＳ）、追加して送信するファイルがあるか否かを判定する（Ｓ１０４）。この判定は、図７のチェックボックス１２５がチェックされているか否かにより行うことができる。なお、チェックボックス１２５がチェックされている場合、図９に一例が示されるような画面を表示して追加ファイルを指定する構成とすることができる。この構成により、関連ファイルを送信する際に、さらに追加してファイルを送信することが可能となる。
【００４８】
図９の画面では、追加送信ファイル名入力ボックス１２７にファイル名を入力することで、追加ファイルを指定することができる。追加ファイルが指定された状態でＯＫボタン１２６が押下された場合、図６のステップＳ１０４の判定がＹＥＳとなったものとして、図８のフローチャートへと進む。
【００４９】
図８のフローチャートでは、追加ファイルについても関連付けを行うか否かを判定する（Ｓ２０１）。この判定は、図９の画面において、チェックボックス１２８がチェックされているか否かを参照して行うことができる。追加ファイルの関連付けを行う場合（Ｓ２０１：ＹＥＳ）、関連ファイル情報を更新する（Ｓ２０２）。この処理により、追加ファイルが、最初に図７のボックス１２１に入力された送信ファイルの関連ファイルとして登録される。このようにすることで、関連ファイルとするわけではないが、一時的に関連ファイルに追加して追加ファイルを送信することも可能となり、利便性が向上する。
【００５０】
その後は、図１０のフローチャートへと移行し、送信ファイルと送信先ユーザとの関連付けを行う指定がされているか否かを判定する（Ｓ３０１）。この判定は、図７の画面のチェックボックス１２３がチェックされているか否かを参照して行うことができる。このチェックボックス１２３により、ファイルを送信するユーザは、任意に送信ファイルと送信先ユーザとの関連付けを行うことができる。
【００５１】
関連付けを行う指定がされている場合（Ｓ３０１：ＹＥＳ）、関連ユーザ情報を更新する（Ｓ３０２）。即ち、図４のテーブルに、送信ファイル名、ログインユーザ、及び送信先ユーザの対応関係が追加される。関連付けを行わない場合には（Ｓ３０１：ＮＯ）、関連ユーザ情報の更新を行わずに、図６に戻る。特に関連付けを行う必要のないファイル送信に対応するためである。
【００５２】
ＯＫボタン１２６が押下される際に図９の画面において、チェックボックス１２９をチェックすることにより、さらに追加ファイルを指定することができる。チェックボックス１２９がチェックされていない状態でＯＫボタン１２６が押下された場合、図６のフローチャートのステップＳ１０４の判定がＮＯとなったものとして、図１０の処理に進む。チェックボックス１２９がチェックされていても、追加送信ファイル名入力ボックス１２７がブランクの状態でＯＫボタン１２６が押下された場合、図１０の処理へと進むようにしてもよい。
【００５３】
図６のステップＳ１０５では、メールに添付して送信される送信対象ファイルを取得する。送信対象ファイルには、ユーザの指定に応じて、送信ファイル、関連ファイル、及び追加ファイルが含まれ得る。そして、送信されるメールに送信対象ファイルの情報を記述し（Ｓ１０６）、送信対象ファイルを添付したメールを送信する（Ｓ１０７）。送信対象ファイルの情報として、送信対象ファイルのファイル名の他、関連ユーザ情報や関連ファイル情報に含まれるファイルＩＤを記述することができる。
【００５４】
なお、この際、必ずしも送信対象ファイルをメールに添付する必要はなく、ステップＳ１０６において、送信対象ファイルの所在を示す情報をメールに記述することもできる。図１１は、送信ファイルの所在を示す情報を記述したメールの内容の一例を示す図である。また、図１２は、関連ファイルについても併せて所在を示す情報を記述したメールの内容の一例を示す図である。
【００５５】
さて、上記のようなメールを受信したユーザ側において、当該メールへの応答として、関連ファイルを添付したメールをＭＦＰ１０１に送信することができる。本実施の形態の文書管理装置では、ユーザから関連ファイルを添付したメールが送信された場合に、関連ファイルとして自動的に関連ファイル情報に登録される。以下、この際のＭＦＰ１０１の処理について説明する。図１３は、この場合の応答メールの内容の一例を示す図である。同図の例では、ユーザからの応答に、送信ファイルである「調査報告．ｔｘｔ」を示す情報が記述されているとともに、ファイル「メーカ情報．ｔｘｔ」が添付されている。
【００５６】
図１４は、このような応答メールを受信した際のＭＦＰ１０１の処理内容の一例について説明するためのフローチャートである。
【００５７】
ＭＦＰ１０１ではメールを受信した際（Ｓ４０１：ＹＥＳ）、上記送信ファイルである「調査報告．ｔｘｔ」及びファイルＩＤといった送信ファイルの情報が記述されているか否かを判定する（Ｓ４０２）。
【００５８】
送信ファイルの情報が記述されていない場合には（Ｓ４０２：ＮＯ）、そのまま処理を終了する。送信ファイルの情報が記述されている場合には（Ｓ４０２：ＹＥＳ）、関連ファイルが添付されているか否かを判定する（Ｓ４０３）。関連ファイルが添付されていない場合には（Ｓ４０３：ＮＯ）、そのまま処理を終了する。なお、送信ファイルの情報が関連ユーザ情報や関連ファイル情報として登録されているものと類似である場合に確認画面を表示するような構成も可能である。
【００５９】
関連ファイルが添付されている場合には（Ｓ４０３：ＹＥＳ）、送信ファイルを特定する（Ｓ４０４）。この処理は、図１３のメールの「ＯＲＧ」フィールドの内容から容易に行うことができる。
【００６０】
次に関連ファイルを抽出し（Ｓ４０５）、送信対象ファイル格納部２３１に格納する（Ｓ４０６）。そして関連ファイル情報を更新する（Ｓ４０７）。関連ファイル情報を更新するのは、ユーザからの応答メールにより、新たな関連ファイルが増加するからであるから、既に関連ファイルとして登録されているファイルが再度送信されてきたような場合は、上記の処理はスキップすることも可能である。図１５は、更新された関連ファイル情報の内容の一例を示す図である。同図の例では、ファイル「メーカ情報．ｔｘｔ」が、ＭＦＰ１０１におけるファイルＩＤとともに関連ファイルとして追加されている。
【００６１】
次に関連ユーザ情報を取得する（Ｓ４０８）。この処理は、ステップＳ４０４で特定された送信ファイルに基づいて図４の関連ユーザ情報から取得することができる。そして新たな関連ファイルの情報をメールに記述し（Ｓ４０９）、ステップＳ４０８で取得された関連ユーザに、関連ファイルの情報を記述したメールを送信する（Ｓ４１０）。このメールには新たな関連ファイルを添付しても良いし、関連ファイルの所在を示す情報を記述して、ファイルの添付は省略するようにしてもよい。
【００６２】
なお、関連ファイルを送信するユーザは、関連ファイルの情報を記述したメールの送信先ユーザを限定するように指定することができる。図１６は、この場合の応答メールの内容の一例を示す図である。同図の例では、メール本文の「ＵＳＥＲユーザ」フィールドに、ユーザ「Ｋｅａｔｏｎ」を指定している。
【００６３】
このメールを受信したＭＦＰ１０１では、例えば図１７に示すように、関連ファイル情報に指定された対象ユーザを記憶するとともに、図１４のステップＳ４１０におけるメールの送信先を、対象ユーザに限定することができる。対象ユーザの限定は、メールの送信だけでなく、関連ファイルのアクセス権限として設定することも可能である。なお、図１６の例では、関連付け先ファイルを送信したユーザである「Ｋｅａｔｏｎ」が指定されているが、他のユーザを指定することも可能であるし、複数のユーザを指定することもできる。
【００６４】
（変形例）
以上、本発明の実施の形態について説明したが、本発明の内容が上記実施の形態において説明された具体例によって限定されないことは勿論であり、例えば、以下のような変形例も考えられる。
【００６５】
即ち、上記実施の形態では詳細に説明を省略したが、ユーザは、例えば操作部１１を介して新たな関連ユーザを追加登録することができる。追加登録は、メール等の手段を用いて外部から行う構成も可能である。新たに追加登録された関連ユーザは、図４の関連ユーザ情報において、通常の関連ユーザ（関連付け先ファイルの送信先ユーザ）と同様に管理しても良いし、上記通常の関連ユーザとは別のフィールドで管理する構成でも良い。
【００６６】
この場合、指定されたファイルの関連ファイルを新たに登録された関連ユーザに通知する構成とすれば、例えばプロジェクトチームに新たなメンバーが追加されたような場合の情報伝達に便宜である。この場合も、例えばメールに関連ファイルを添付して送信するようにしても良いし、関連ファイルのパス名など、関連ファイルの所在に関する情報をメールに記述して送信する構成としても良い。
【産業上の利用可能性】
【００６７】
本発明は、例えばＭＦＰ等にインストールされる文書管理装置に適用することができる。
【図面の簡単な説明】
【００６８】
【図１】本発明の実施の形態の文書管理システムの全体的な構成の一例を示す図である。
【図２】ＭＦＰのハードウェア構成の一例を示す図である。
【図３】本実施の形態のＭＦＰ１０１の機能的構成の一例について説明するためのブロック図である。
【図４】関連ユーザ情報の内容の一例について説明するための図である。
【図５】関連ファイル情報の内容の一例について説明するための図である。
【図６】ファイルを添付したメールを外部に送信する際のＭＦＰ１０１の処理内容の一例について説明するためのフローチャートである。
【図７】送信ファイルのファイル名、送信先ユーザを指定する際にディスプレイ部１２に表示される画面の一例を示す図である。
【図８】ＭＦＰ１０１の処理内容の一例について説明するためのフローチャートである。
【図９】追加ファイルを指定する際にディスプレイ部１２に表示される画面の一例を示す図である。
【図１０】ＭＦＰ１０１の処理内容の一例について説明するためのフローチャートである。
【図１１】送信ファイルの所在を示す情報を記述したメールの内容の一例を示す図である。
【図１２】関連ファイルについても併せて所在を示す情報を記述したメールの内容の一例を示す図である。
【図１３】関連ファイルを添付した応答メールをＭＦＰ１０１に送信する場合における応答メールの内容の一例を示す図である。
【図１４】応答メールを受信した際のＭＦＰ１０１の処理内容の一例について説明するためのフローチャートである。
【図１５】更新された関連ファイル情報の内容の一例を示す図である。
【図１６】関連ファイルの情報を記述したメールの送信先ユーザを限定するように指定した応答メールの内容の一例を示す図である。
【図１７】関連ファイルの情報を記述したメールの送信先ユーザを限定するように指定した応答メールを受信した場合に、更新された関連ファイル情報の内容の一例を示す図である。
【符号の説明】
【００６９】
１１                      操作部
１２                      ディスプレイ部
１３                      スキャナ部
１４                      プリンタ部
１６                      通信インタフェース
１７                      ドキュメントフィーダ
１８                      給紙装置
２０                      ＣＰＵ
２１                      ＲＯＭ
２２                      ＲＡＭ
２３                      ハードディスク
３１                      パーソナルコンピュータ（ＰＣ）
３３                      メールサーバ
１０１                    ＭＦＰ
２０１                    メール生成・解析部
２０２                    メール送受信部
２３１                    送信対象ファイル格納部
２３２                    関連ユーザ情報格納部
２３３                    関連ファイル情報格納部
５００                    ネットワーク（ＬＡＮ）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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