(57)【要約】【課題】業務の引継ぎに応じて依頼される管理作業の指示を、容易且つ的確に行うことのできる業務管理支援システムを提供する。【解決手段】管理作業の完了後に起動されるフローマップ画面（Ｓ２）において依頼する管理作業名を指定すると（Ｓ３）、その管理作業の担当として予め割り当てられた担当者名等が業務フローマスタＭ４から読み込まれ（Ｓ４）、依頼する管理作業名、及びその作作業対象を指定するキー項目のデータファイルが添付された、その担当者宛の依頼メールが自動生成される（Ｓ５）。この依頼メールの表示画面に設けられた依頼作業開始のメニュー項目を選択操作すると、添付されたデータに基づいて、依頼された管理作業の作業画面が自動起動される。【選択図】図８
2008027339.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
業務の各工程で逐次実施される複数の管理作業を通じて管理される各種のデータが、データ参照時のインデクスとなるキー項目と関連付けられて格納されるデータベースと、前記データベースのデータ管理を行うデータベース管理手段と、前記複数の管理作業のそれぞれに用いられる複数の処理プログラムをその起動に応じて実行するコンピュータ端末と、を備える業務管理支援システムにおいて、
当該システムのユーザ間の電子メールの送受を管理するメール管理手段と、
管理作業の種別及びユーザの指定に応じて、宛先がその指定されたユーザに設定されるとともに、指定された管理作業の種別情報の添付された作業依頼用の電子メールを自動生成する依頼メール生成手段と、
を備えることを特徴とする業務管理支援システム。
【請求項２】
請求項１に記載の業務管理支援システムにおいて、
前記依頼メール生成手段によって生成された前記作業依頼用の電子メールの内容を、依頼作業開始のメニュー項目とともに前記コンピュータ端末の画面表示部に表示させるメール表示手段と、
前記メニュー項目の選択操作に応じて、表示中の電子メールに添付された前記管理作業の種別情報を読み込んで、該当する種別の管理作業についての処理プログラムを選択して自動起動させる起動処理手段と、
を備えることを特徴とする業務管理支援システム。
【請求項３】
請求項２に記載の業務管理支援システムにおいて、
前記依頼メール生成手段は、依頼する管理作業のキー項目の指定に応じて、前記管理作業の種別情報と共にそのキー項目の情報を前記電子メールに併せ添付し、
前記起動処理手段は、その添付されたキー項目の情報を読み込んで、その読み込んだキー項目により管理作業の対象を指定した上で前記処理プログラムを起動させる
ことを特徴とする業務管理支援システム。
【請求項４】
管理作業の担当ユーザ、及び管理作業を依頼する旨の文書のデータが管理作業の種別毎に予め記憶されたデータテーブルである業務フローマスタを備え、
前記依頼メール生成手段は、前記管理作業の種別の指定に応じて、その業務フローマスタから指定された種別の管理作業の担当ユーザ及び前記文書のデータを読み込んで、自動生成する電子メールの宛先及びその電子メールに記載される文面を自動設定する
ことを特徴とする請求項１〜３のいずれか１項に記載の業務管理支援システム。
【請求項５】
管理作業の一覧を前記コンピュータ端末の画面表示部に表示させる作業一覧表示手段を備え、
前記依頼する管理作業の種別の指定は、その作業一覧表示手段によって表示された管理作業の一覧における所定の管理作業の指定操作に基づいて行われる
請求項１〜４のいずれか１項に記載の業務管理支援システム。
【請求項６】
前記作業一覧表示手段による管理作業の一覧表示は、管理作業のフローマップの図示を通じて行われる
ことを特徴とする請求項５に記載の業務管理支援システム。
【請求項７】
選択された任意のキー項目を記録するキー項目記録手段と、
そのキー項目記録手段に記録された前記キー項目の一覧を表示するキー項目記録表示欄を、前記コンピュータ端末の画面表示部に表示される前記各管理作業の作業画面に併せ表示させる記録表示手段と、
を備える請求項１〜６のいずれか１項に記載の業務管理支援システム。
【請求項８】
業務の各工程で逐次実施される複数の管理作業を通じて管理される各種のデータが、データ参照時のインデクスとなるキー項目と関連付けられて格納されるデータベースと、前記データベースのデータ管理を行うデータベース管理手段と、前記複数の管理作業のそれぞれに用いられる複数の処理プログラムをその起動に応じて実行するコンピュータ端末と、を備える業務管理支援システムにおいて、
選択された任意のキー項目を記録するキー項目記録手段と、
そのキー項目記録手段に記録された前記キー項目の一覧を表示するキー項目記録表示欄を、前記コンピュータ端末の画面表示部に表示される前記各管理作業の作業画面に併せ表示させる記録表示手段と、
を備えることを特徴とする業務管理支援システム。
【請求項９】
前記キー項目記録手段は、キー項目が入力された前記作業画面のキー項目入力欄の選択操作がなされ、その後、前記キー項目の一覧の表示欄への貼付操作がなされたことをもって前記入力欄に入力されたキー項目を記録する
ことを特徴とする請求項７又は８に記載の業務管理支援システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、業務管理支援システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来より、業務についての様々な情報をデータベースにて統括的に管理して、業務管理を支援するシステムが提案されている。こうした業務管理システムでは、業務に係る多くの情報がデータベースに集約されるため、生産管理やコスト管理などを効果的に行うことができる。
【０００３】
また個別受注生産や多品少量生産を行う製造／組立業者向けの業務管理システムとしては、例えば特許文献１、２に記載のものが知られている。こうした製造／組立業者では、仕様の異なる製品の生産業務が同時並行して多数行われるため、業務管理支援システムの運用に係る作業が複雑となる傾向にある。
【０００４】
なお、こうした業務管理支援システムの運用は、データベースに格納されるデータの登録や変更といったデータの管理作業を通じて行われる。こうした管理作業は、受注から製品の納入に至る一連の業務の各工程で逐次行う必要がある。
【特許文献１】特開平１１−６６１６３号公報
【特許文献２】特開平１１−６６１９８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
ところで、受注から製品の納入に至るまでの一連の業務は、営業部門、設計部門、購買部門、製造／組立部門といった複数の部門の担当者によって行われる。前工程の担当者から後工程の担当者に業務が引き継がれると、それに併せて業務管理支援システムの管理作業も引き継がれることになる。後工程の担当者への業務の引き継ぎは、書面や電子メールなどによる業務依頼を通じて行われる。
【０００６】
ところがこうした業務引継に際し、後工程の担当者に依頼する業務自体の指示は必要十分になされていても、それに付随する管理作業の指示までは具体的になされていないことがある。そうした場合、業務を引き継いだ担当者の管理作業の実施は非常に困難となってしまう。そしてその結果、必要な管理作業がなされるまま、業務が進められてしまうと、その後の業務に著しい支障が生じてしまうようになる。このように、業務の引継ぎ後に滞りなく管理作業を実施させるには、業務依頼とともに、具体的且つ的確な管理業務の指示を行う必要がある。ただし管理作業の依頼の都度、そうした必要十分な指示を行うこととすれば、依頼主に多大な負担が掛かるようになる。
【０００７】
本発明は、こうした実情に鑑みてなされたものであり、その解決しようとする課題は、他のユーザへの管理作業の依頼を、容易且つ的確に行うことのできる業務管理支援システムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記課題を解決するため、請求項１に記載の業務管理支援システムでは、業務の各工程で逐次実施される複数の管理作業を通じて管理される各種のデータが、データ参照時のインデクスとなるキー項目と関連付けられて格納されるデータベースと、前記データベースのデータ管理を行うデータベース管理手段と、前記複数の管理作業のそれぞれに用いられる複数の処理プログラムをその起動に応じて実行するコンピュータ端末と、を備える業務管理支援システムにおいて、当該システムのユーザ間の電子メールの送受を管理するメール管理手段と、管理作業の種別及びユーザの指定に応じて、宛先がその指定されたユーザに設定されるとともに、指定された管理作業の種別情報の添付された作業依頼用の電子メールを自動生成する依頼メール生成手段と、を備えることとした。
【０００９】
上記構成の業務管理支援システムでの管理作業の実施に際しては、コンピュータ端末において、業務の各工程で逐次実行される各管理作業のそれぞれに用いられる複数の処理プログラムの中から、該当する処理プログラムを選択して起動させることになる。ここでこの業務管理支援システムでは、データベースの管理作業を他のユーザに依頼しようとする場合、依頼する管理作業の種別及びユーザを指定すると、指定したユーザ宛の作業依頼用の電子メールが自動生成される。更にこのときに自動生成される作業依頼用の電子メールには、依頼する管理作業の種別情報が添付されているため、この情報を用いて依頼された管理作業の種別を容易に確認することができる。すなわち、この業務管理支援システムでは、依頼する管理作業の種別及びユーザの指定といった簡単な作業のみで、依頼先のユーザに、いずれの種別の管理作業を依頼したかを的確に指示することができる。
【００１０】
更に請求項２に記載の発明では、こうした請求項１に記載の業務管理支援システムにおいて、前記依頼メール生成手段によって生成された前記作業依頼用の電子メールの内容を、依頼作業開始のメニュー項目とともに前記コンピュータ端末の画面表示部に表示させるメール表示手段と、前記メニュー項目の選択操作に応じて、表示中の電子メールに添付された前記管理作業の種別情報を読み込んで、該当する種別の管理作業についての処理プログラムを選択して自動起動させる起動処理手段と、を備えることとしている。
【００１１】
こうした請求項２に記載の構成では、依頼先の担当者が、上記依頼メール生成手段によって自動生成された作業依頼用の電子メールの内容を表示させると、その表示画面に、依頼作業開始のメニュー項目が併せ表示されるようになる。そしてそのメニュー項目を選択操作すると、作業依頼用の電子メールに添付された管理作業の種別情報に基づいてその管理作業の処理プログラムが自動起動されるようになる。すなわち、上記構成では、依頼メール生成手段により作業依頼用の電子メールに添付された、依頼する管理作業の種別情報を、依頼に合致した処理プログラムを選択して自動起動させるために利用している。そして、これにより依頼先のユーザ自身が処理プログラムの選択を行わずとも、依頼に応じた処理プログラムの起動が誤りなく行われるようにしている。
【００１２】
更に請求項３に記載の発明では、上記請求項２に記載の業務管理支援システムにおいて、前記依頼メール生成手段は、依頼する管理作業のキー項目の指定に応じて、前記管理作業の種別情報と共にそのキー項目の情報を前記電子メールに併せ添付し、前記起動処理手段は、その添付されたキー項目の情報を読み込んで、その読み込んだキー項目により管理作業の対象を指定した上で前記処理プログラムを起動させることとしている。
【００１３】
データベースのデータ管理に係る作業（管理作業）を行う際には、キー項目により作業対象を指定する必要がある。しかしながら、キー項目は、データ管理の都合上、英数字の羅列として設定されていることが多く、憶え難いものとなっている。特に多数の業務を兼務している場合などには、実施すべき管理作業のキー項目のすべてを憶えておくことは事実上無理な場合がある。そのため、キー項目を調べる作業に多くの手間暇が掛かってしまい、作業効率の低下を招く要因となっている。
【００１４】
その点、上記構成では、上記依頼メール生成手段により自動生成される作業依頼用の電子メールに必要なキー項目の情報が添付され、その添付された情報を用いて、依頼された管理作業の処理プログラムが作業対象が指定された状態で起動されるようになる。具体的な例を挙げると、管理作業の作業画面が表示された時点で、依頼された作業を指定するキー項目がその入力欄に予め入力されているようになる。そのため、依頼先のユーザは、必要なキー項目を調べることも、入力欄に必要なキー項目を入力することもなく、直ちに管理作業を開始することができるようになる。
【００１５】
また請求項４に記載の発明では、上記の請求項１〜３のいずれか１項に記載の業務管理支援システムにおいて、管理作業の担当ユーザ、及び管理作業を依頼する旨の文書のデータが管理作業の種別毎に予め記憶されたデータテーブルである業務フローマスタを備え、前記依頼メール生成手段は、前記管理作業の種別の指定に応じて、その業務フローマスタから指定された種別の管理作業の担当ユーザ及び前記文書のデータを読み込んで、自動生成する電子メールの宛先及びその電子メールに記載される文面を自動設定することとしている。
【００１６】
上記構成では、電子メールの宛先やタイトル及び本文の文面といった、作業依頼用の電子メールの作成に際して必要なデータが、管理作業の種別毎に業務フローマスタに予め格納されており、そのデータを用いて依頼する管理作業の種別に応じた適切な作業依頼用の電子メールが自動生成されるようになる。そのため、自動生成された電子メールに殆ど手を加えなくても、適切な作業依頼を行うことができ、管理作業の依頼に際しての依頼主の作業が更に軽減されるようになる。
【００１７】
また請求項５に記載の構成では、上記の請求項１〜４のいずれか１項に記載の業務管理支援システムにおいて、管理作業の一覧を前記コンピュータ端末の画面表示部に表示させる作業一覧表示手段を備え、前記依頼する管理作業の種別の指定は、その作業一覧表示手段によって表示された管理作業の一覧における所定の管理作業の指定操作に基づいて行われることとしている。
【００１８】
上記構成では、画面表示された管理作業の一覧の中から適当なものを選択操作するだけで、依頼主による管理作業の依頼に際しての依頼する管理作業の種別が指定されるようになる。そのため、依頼時に行われる依頼対象の管理作業の選択作業がより効率的に行われるようになる。
【００１９】
更に請求項６に記載の発明では、こうした請求項５に記載の業務管理支援システムにおいて、前記作業一覧表示手段による管理作業の一覧表示は、管理作業のフローマップの図示を通じて行われることとしている。
【００２０】
こうした場合には、依頼する管理作業の選択が、各管理作業の相関が視覚的に分かり易く表示された画面上で行われるようになるため、管理作業の依頼に際しての依頼主の作業効率が高められるようになる。
【００２１】
以上の各業務管理支援システムによれば、他のユーザへの管理作業の依頼に際しての指示を的確なものとし、管理作業の依頼に際しての依頼主、依頼先のユーザの作業を軽減することができる。ただし、他のユーザから依頼された場合以外にも、管理作業を行う機会は多くあり、そうした場合には、キー項目による作業対象の指定をその都度、行わなければならなくなる。もっとも、そうした場合の管理作業は、以前に行った管理作業と作業対象が同じであることが多い。
【００２２】
そこで請求項７に記載の発明では、上記請求項１〜６のいずれか１項に記載の業務管理支援システムにおいて、選択された任意のキー項目を記録するキー項目記録手段と、そのキー項目記録手段に記録された前記キー項目の一覧を表示するキー項目記録表示欄を、前記コンピュータ端末の画面表示部に表示される前記各管理作業の作業画面に併せ表示させる記録表示手段と、を備えるようにしている。
【００２３】
また請求項８に記載の発明では、業務の各工程で逐次実施される複数の管理作業を通じて管理される各種のデータが、データ参照時のインデクスとなるキー項目と関連付けられて格納されるデータベースと、前記データベースのデータ管理を行うデータベース管理手段と、前記複数の管理作業のそれぞれに用いられる複数の処理プログラムをその起動に応じて実行するコンピュータ端末と、を備える業務管理支援システムにおいて、選択された任意のキー項目を記録するキー項目記録手段と、そのキー項目記録手段に記録された前記キー項目の一覧を表示するキー項目記録表示欄を、前記コンピュータ端末の画面表示部に表示される前記各管理作業の作業画面に併せ表示させる記録表示手段と、を備えるようにしている。
【００２４】
上記請求項７及び請求項８に記載の各構成では、ユーザにより選択された任意のキー項目が管理作業の作業画面上に記録されるようになる。そのため、作業画面上で必要なキー項目を確認することができるようになり、管理作業の開始に当たってのキー項目の検索に掛かる手間暇が軽減されるようになる。
【００２５】
更にこうした請求項７又は８に記載の業務管理支援システムにおいて、請求項９によるように、前記キー項目記録手段は、キー項目が入力された前記作業画面のキー項目入力欄の選択操作がなされ、その後、前記キー項目の一覧の表示欄への貼付操作がなされたことをもって前記入力欄に入力されたキー項目を記録することとすれば、簡単な操作でキー項目を記録させることができるようになる。
【発明の効果】
【００２６】
本発明の業務管理支援システム及び業務管理支援プログラムによれば、業務の引継ぎに応じて依頼される管理作業の指示を、容易且つ的確に行うことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２７】
以下、本発明を具体化した一実施形態を、図１〜図９を参照して詳細に説明する。なお本実施形態は、個別受注生産や多品種少量生産を行う製造／組立業者用の業務管理支援システムへの本発明の適用例となっている。
【００２８】
図１には、本実施形態の業務管理支援システムの全体構造が模式的に示されている。同図に示す業務管理支援システムは、サーバ＝クライアント型のシステムとして構成されている。またこの業務管理支援システムには、ユーザ（各業務の担当者）間の業務連絡に使用される電子メール機能が一体に組み込まれてもいる。
【００２９】
本実施形態の業務管理支援システムの中核を担うサーバ１０は、データベース１１、データベース管理システム１２、メール管理システム１３を備えて構成されている。データベース１１には、業務に関する各種データが格納されている。このデータベース１１に格納される各データは、受注から納入に至る一連の業務の各工程でユーザにより逐次実施される各種の管理作業において、登録、更新、及び参照される。こうしたデータベース１１のデータの登録や更新、参照といったデータ管理は、データベース管理システム１２を通じて行われる。一方、ユーザ間の電子メールの送受を管理するメール管理システム１３は、受信した電子メールの宛先情報を読み込み、その読み込んだ宛先情報に基づいて、ユーザ毎に割り当てられた記憶領域（メールボックス）への電子メールを振り分ける処理を行う。
【００３０】
なお、本実施形態の業務管理支援システムでは、データベース管理システム１２が上記データベース管理手段に相当する構成となっている。またメール管理システム１３が上記メール管理手段に対応する構成となっている。
【００３１】
こうしたサーバ１０には、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）１４を通じて、本システムのユーザの使用するクライアント用のコンピュータ端末１５が多数接続されている。クライアント用の各コンピュータ端末１５は、管理作業を行うための作業画面を表示する画面表示部（ディスプレイ）や、表示された作業画面において各種操作を行うための操作入力部（キーボードやマウス等）を備えている。またサーバ１０及びクライアント用の各コンピュータ端末１５の記憶装置には、管理作業に用いられる各種の処理プログラムが記憶されている。
【００３２】
図２は、こうした業務管理支援システムのシステムフローの一例を示している。次に、同図２を参照して、受注から製品の納入に至るまでの一連の業務において逐次実施されるデータベース１１の管理作業の流れについて説明する。
【００３３】
まず受注業務では、「受注入力」の作業が行われる。この「受注入力」では、受注内容に関する情報をデータベース１１に登録する作業が行われる。
また受注した製品の設計を行う設計業務では、「製番入力」や「製品入力」、「部品表入力」の作業が行われる。「製番入力」では、受注により発生する製造業務の内容に関する情報をデータベース１１に登録する作業が行われる。「製品入力」では、製造する製品の内容に関する情報をデータベース１１に登録する作業が、「部品表入力」では、製品の製造に必要な部品に関する情報をデータベース１１に登録する作業が、それぞれ行われる。
【００３４】
更に設計業務の後工程として行われる各業務では、次のような管理作業が行われる。まず完成部品の外部購入や製造する部品の材料の購入に係る購買業務では、「購入品発注」、「発注書発行」、「納入検収」といった管理作業が行われる。また部品の製造に係る製造業務では、「工程表入力」といった管理作業が行われ、更に部品を自社製造する場合には「作業指示」、「作業実績収集」、「作業完了入力」といった管理作業が、部品の製造を外注する場合には、「外注指示」、「外注納入検収」といった管理作業がそれぞれ行われる。そして製品の完成時には「完成入力」の管理作業が、更に完成した製品の出荷時には「出荷入力」の管理作業がそれぞれ行われる。
【００３５】
これらの各管理作業は、基本的には以下の態様で行われる。まず管理作業を実施しようとするユーザは、自身のコンピュータ端末１５において、業務管理支援システムのクライアント用プログラムを起動する。このプログラムが起動されると、ユーザ認証の作業に続き、そのコンピュータ端末１５のディスプレイにメニュー画面が起動される。このメニュー画面には、上述した各管理作業がメニュー項目として一覧表示されている。このメニュー画面においてメニュー項目の選択操作（マウスによるクリック操作など）が行われると、コンピュータ端末１５のディスプレイに該当する管理作業の作業画面が起動される。この作業画面上でユーザにより行われるデータの入力や変更等の作業が完了されると、コンピュータ端末１５は、その作業の結果をデータベース１１に反映させる旨の指令をデータベース管理システム１２に対して送信する。指令を受けたデータベース管理システム１２は、その指令に応じたデータベース１１のデータ管理処理を実施する。
【００３６】
なお、上記メニュー画面や各管理作業の作業画面には、着信メール表示、新規メール作成といった電子メール関連のメニュー項目が表示されてもいる。これらのメニュー項目を選択操作すると、着信メール表示画面、新規メール作成画面がコンピュータ端末１５のディスプレイにそれぞれポップアップ表示される。
【００３７】
図３は、本実施形態の業務管理支援システムにおけるデータベース１１のデータ管理構造を部分的に示したものである。次に、同図３を参照して、データベース１１のデータ管理構造について説明する。
【００３８】
同図に示すようにデータベース１１には、受注マスタＭ１、製番マスタＭ２、製品マスタＭ３などの多数のデータテーブルが設けられている。各データテーブルにおいてデータは、そのデータの参照時のインデクスとして用いられるキー項目に関連付けられて格納されている。例えば受注マスタＭ１には、上記「受注入力」の作業時に設定される受注番号をキー項目として、営業担当者名、顧客名、受注日付、納期といった各々の受注の内容についてのデータが格納される。同様に製番マスタＭ２には、上記「製番入力」の作業時に設定された製番をキー項目として、各々の製造業務の内容についてのデータが、製品マスタＭ３には、製品番号をキー項目として各製品のデータが、それぞれ格納される。なおデータベース１１には、これら以外にも、部品番号をキー項目として各部品のデータが格納される部品マスタや、発注番号をキー項目として各発注の内容についてのデータが格納される発注マスタなどの多数のデータテーブルが設けられている。
【００３９】
一方、データベース１１の各データテーブルのデータは、上記キー項目を通じて互いに関係付けられている。例えば受注マスタＭ１には、その受注に関連する製造業務の製番がデータ項目の一つとして格納されており、その製番に対応する製番マスタＭ２のデータと関係づけられている。図３の例では、製番マスタＭ２には、各製造業務のデータ項目には、受注マスタＭ１のデータ参照キーとなる「受注番号」が設けられており、例えば製番「ＹＹＹ１」及び「ＹＹＹ２」のデータは、それぞれ受注マスタＭ１の受注番号「ＸＸＸＸ」と関連付けられている。また製品マスタＭ３に格納される各製品のデータ項目には、受注マスタＭ１のデータ参照キーとなる「受注番号」、及び製番マスタＭ２のデータ参照キーとなる「製番」の双方がそれぞれ設けられている。そして、例えば製品番号「ＺＺＺ１」、「ＺＺＺ２」のデータはそれぞれ、受注マスタＭ１の受注番号「ＸＸＸＸ」のデータ、及び製番マスタＭ２の製番「ＹＹＹ１」のデータに関連付けられている。
【００４０】
こうした態様でデータベース１１に格納された各データの管理に係る、上述の各管理作業では、上記各データテーブルのキー項目によってその作業の対象を指定して行われる。例えば「製番入力」の作業は、受注番号により作業の対象となる受注案件を指定した上で行うこととなる。
【００４１】
（管理作業の依頼機能）
ところで、一般に受注、設計、購買、製造などの業務は、それぞれ別々の部門の担当者により行われる。すなわち、受注に応じて発生した一連の業務は、各部門の担当者が業務を順次引き継いで行われる。後工程の担当者への業務の引き継ぎは、書面や電子メールなどによる業務依頼を通じて行われる。こうした業務の引き継ぎとともに、業務管理支援システムの管理作業も、後工程の担当者に引き継がれることになる。例えば営業担当者による「受注入力」の作業が完了すると、業務は設計担当者に引き継がれ、その設計担当者によりその後の「製番入力」や「製品入力」、「部品表入力」の作業が行われる。更にその後、業務は購買担当者や製造担当者に引き継がれ、業務を引き継いだ各々の担当者によってその後の「購入品発注」や「作業指示」、「外注指示」等の作業が行われる。
【００４２】
通常、業務の引き継ぎに伴い依頼される管理作業を行うには、上記メニュー画面から該当する管理作業のメニュー項目を選択し、キー項目により作業対象を指定する必要がある。しかしながら、引き継ぎ時の業務依頼において、行うべき管理作業の具体的な指示がなされていなかったり、作業対象のキー項目が適切に説明されていなかったりした場合には、依頼された管理作業の実施は非常に困難となってしまう。
【００４３】
またキー項目は、データ管理の都合上、英数字の羅列として設定されていることが多く、多数の業務を兼務している場合などには、実施すべき管理作業のキー項目のすべてを憶えておくことは困難となっている。管理作業の実施の都度、業務依頼の書面や電子メール等を読み直してキー項目を調べ直さなければならないようでは、作業効率の著しい悪化を招いてしまう。そこで従来より、多くの業務管理支援システムには、キー項目の検索機能が備えられており、例えば顧客名や受注日付など、受注内容についての情報の一部が解れば、受注番号を調べられるようになっている。しかしながら、管理作業の都度、そうした検索作業を要するのであれば、作業性が十分に高いとは言い難い。
【００４４】
そこで本実施形態には、業務管理支援システムでは、こうした業務の引き継ぎに伴う後工程の担当者への管理作業の依頼は、上記メール管理システム１３により管理される電子メールを利用して行うことができるようになっている。そしてそうした電子メールを利用した管理作業の依頼に際して、依頼主の担当者が依頼先の担当者に、管理作業の指示を容易且つ的確に行えるようにする機能が備えられている。
【００４５】
こうした管理作業の依頼機能の概要は、次のようなものとなっている。
依頼主の担当者が自身のコンピュータ端末１５において上述した各管理作業でのデータ登録を完了すると、その管理作業の作業画面上に、図４に例示するようなフローマップ画面が自動起動される。このフローマップ画面には、業務における管理作業の流れ図（フローマップ）が描画されている。
【００４６】
このフローマップ画面の各管理作業の表示項目にマウスのポインタＰを位置させると、その管理作業の担当として予め指定された担当部門、担当者名、及び管理作業を依頼する文書（メッセージ）を表示する表示欄がポップアップ表示される。そして、依頼する管理作業の表示項目をマウスで選択操作すると、新規メール作成画面が起動される。
【００４７】
このとき起動される新規メール作成画面には、図５に示すように、宛先の入力欄２０には管理作業の依頼先の担当部門及び担当者名が、メールタイトルの入力欄２１及びメール本文の入力欄２２にはそれぞれ、依頼する管理作業の種別に応じた文面が既に入力された状態となっている。すなわち、上記業務フローマップ画面での依頼する管理作業の指定に応じて、作業依頼用の電子メール（依頼メール）が自動生成されるようになっている。
【００４８】
またこのとき自動生成される依頼メールには、データファイルが自動添付される。同図の例では、その添付ファイルの表示欄２３に表示されるファイル名「ＤＡＴＡ．ｄａｔ」のデータファイルが自動添付されている。このデータファイルには、依頼する管理作業名、及びその作業対象を指定するキー項目のデータが格納されている。
【００４９】
このときの自動生成される依頼メールの宛先やタイトル文、本文は、データベース１１に設けられたデータテーブルの一つである業務フローマスタＭ４から取得される。図６は、こうした業務フローマスタＭ４の一例を示している。同図に示すように業務フローマスタＭ４は、管理作業名をキー項目とし、各管理作業に割り当てられた担当者名、その担当者の所属する部門名、依頼メールのメールタイトル及びメール本文の文書データがデータ項目として格納するデータテーブルとなっている。
【００５０】
ちなみに、クライアント用の各コンピュータ端末１５には、アドレス帳が上記メールプログラムに付随して設けられている。このアドレス帳は、部門名及び担当者名をキー項目として該当する担当者のメールアドレスをデータ項目とするデータテーブルとなっている。メール送信時にコンピュータ端末１５は、上記宛先の入力欄２０に入力された担当部門及び担当者名に基づいて、このアドレス帳を参照して宛先のメールアドレスを取得する。
【００５１】
こうして自動生成された依頼メールは、メール管理システム１３を通じて依頼先の担当者に配信される。依頼先の担当者は、自身のコンピュータ端末１５でメールプログラムを起動し、着信した上記依頼メールの内容を確認することになる。
【００５２】
図７は、依頼先の担当者のコンピュータ端末に着信された上記依頼メールの表示画面を示している。この表示画面には、差出人、受取人、メールタイトル、添付ファイル、メール本文等の表示欄２４〜２８に加え、依頼されら管理作業を開始するためのメニュー項目２９が表示されている。このメニュー項目２９にマウスのポインタＰを合わせ、選択操作（クリック操作）すると、依頼された管理作業の作業画面が自動起動示される。このとき自動起動される作業画面では、その作業の対象が既に指定された状態となっている。すなわち、起動された作業画面上で、作業の対象を指定するためのキー項目の入力欄に、依頼された作業のキー項目を入力する操作が自動的に行われるようになっている。
【００５３】
このように本実施形態の業務管理支援システムでは、依頼先の担当者への管理作業の依頼を、簡単な操作のみで的確に行うことができる。またメニュー画面でのメニュー項目の選択や、作業対象の指定のためのキー項目の入力を行わずとも、依頼された管理作業を、作業対象を違えることなく、滞りなく行うことができる。
【００５４】
続いて、こうした業務管理支援システムの管理作業依頼機能を実現するための具体的な処理の詳細を、図８及び図９を併せ参照して説明する。なお図８は、依頼主の担当者が管理作業が完了した時点から依頼メールが送信されるまでの依頼主のコンピュータ端末１５ａ側での処理を、図９は、その依頼メールの着信から依頼された管理作業が開始されるまでの依頼先のコンピュータ端末１５ｂ側での処理をそれぞれ示している。
【００５５】
まず、図８を参照して依頼主のコンピュータ端末１５ｂ側の処理の詳細を説明する。
依頼主のコンピュータ端末１５ａで実行中の管理作業の処理プログラムは、その管理作業を完了する操作がなされると（Ｓ１）、コンピュータ端末１５ａのディスプレイに上述の業務フローマップ画面を起動する（Ｓ２）。そしてその業務フローマップ画面で依頼する管理業務の表示項目の選択操作がなされると（Ｓ３）、選択された管理作業名をキーとして上述の業務フローマスタＭ４が参照されて、担当者名、部門名、依頼メールのタイトル及び本文の文書のデータが読み込まれる（Ｓ４）。
【００５６】
データの読み込みが完了すると、処理プログラムは、コンピュータ端末１５ａのディスプレイに新規メール作成画面を自動起動する（Ｓ５）。このとき、先に業務フローマスタＭ４から読み込んだデータに基づいて、電子メールの宛先、タイトル及び本文を各々の入力欄に自動入力する処理（Ｓ５−１）が行われる。またこれとともに、及び依頼する管理作業名及びその作業対象を指定するキー項目のデータが格納されたデータファイルを自動添付する処理（Ｓ５−２）も行われる。その結果、業務フローマップ画面で選択した管理作業についての依頼メールが自動生成されるようになる。その後、新規メール作成画面において電子メールの送信操作がなされると、こうして自動生成された依頼メールのデータがメール管理システム１３に送信される（Ｓ６）。送信された依頼メールは、メール管理システム１３により依頼先の担当者のメールボックスに配信される。
【００５７】
続いて図９を参照して、上記依頼メールを受信してからの依頼先のコンピュータ端末１５ｂ側の処理について説明する。
依頼先の担当者のコンピュータ端末１５において、上記依頼メールが受信され（Ｓ７）、その内容を表示する旨の操作がなされると、コンピュータ端末１５ｂのディスプレイに依頼メールの表示画面が起動される（Ｓ８）。このときの依頼メールの表示画面には、依頼メールの内容に加え、上述の依頼作業開始のメニュー項目２９が併せ表示される。
【００５８】
ここで上記依頼作業開始のメニュー項目２９の選択操作が行われると（Ｓ９）、依頼された管理作業の処理プログラムを自動起動させるための起動処理プログラムが起動される（Ｓ１０）。起動された起動処理プログラムは、依頼メールに添付されたデータファイルを読み込み、管理作業名及びキー項目のデータを取得する（Ｓ１１）。そして取得したデータに基づいて該当する管理作業の処理プログラムを起動させるとともに、起動させた処理プログラムに読み込んだキー項目を受け渡す（Ｓ１２）。こうして起動された処理プログラムによって、作業対象を指定するキー項目の入力欄に受け渡されたキー項目が入力された状態でその管理作業の作業画面が起動される（Ｓ１３）。
【００５９】
ちなみに本実施形態の業務管理支援システムでは、上述の作業一覧表示手段の処理は、依頼主のコンピュータ端末１５ａでの図８の処理Ｓ２を通じて行われる。また上述の依頼メール生成手段の処理は、依頼主のコンピュータ端末１５ａでの同図８の処理Ｓ３〜Ｓ５を通じて行われる。更に上述のメール表示手段の処理は、依頼先のコンピュータ端末１５ｂでの同図８の処理Ｓ８を通じて、上述の起動処理手段の処理は、同じくコンピュータ端末１５ｂでの同図８の処理Ｓ１０〜Ｓ１３を通じて、それぞれ行われる。
【００６０】
（キー項目の記録機能）
以上説明したように、本実施形態の業務管理支援システムでは、システムと一体化された電子メールを利用した管理作業の依頼機能によって、他のユーザから依頼された管理作業を容易且つ的確に実施可能となっている。もっとも、他のユーザから依頼される場合以外にも、管理作業を行うことはあり、そうした場合には、メニュー画面でのメニュー項目の選択、及びキー項目による作業対象の指定を行った上で管理作業を開始する必要がある。上述したように、単なる英数字の羅列として設定されていることの多いキー項目を完全に憶えておくことは困難であり、管理作業の都度、システムに設けられた検索機能等を用いて必要なキー項目を調べる手間が要り、作業性の低下の要因となる。
【００６１】
そのため、本実施形態の業務管理支援システムには、管理作業の作業画面上にキー項目を記録する機能を設けることで、キー項目の検索に係る作業負荷を軽減してい作業性の改善を図るようにしている。
【００６２】
図１０は、こうしたキー項目記録表示欄３０の設けられた作業画面の一例を示している。同図に示すように、管理作業の作業画面には、データ管理作業を行うための各種データの入力欄の設けられた作業領域３１とともに、上記キー項目記録表示欄３０が設けられている。なお同図の画面例では、キー項目記録表示欄３０には、「ＭＹワーク」というタイトルが付されている。
【００６３】
このキー項目記録表示欄３０へのキー項目の記録は、以下の態様で行われる。１）まずマウスのポインタＰを、作業領域３１に設けられた入力済のキー項目入力欄３２に移動させ、そこでマウスの選択操作（クリック操作）を行う。２）その後、マウスのポインタを上記キー項目記録表示欄３０まで移動させ、そこで貼付操作を行う。３）以上の操作により、図１１に示すように、キー項目記録表示欄３０に表示されるキー項目の一覧に、上記１）で選択操作したキー項目入力欄３２に入力されたキー項目３３が追加登録される。なお、同様の選択、貼付操作を通じて、キー項目記録表示欄３０に表示されたキー項目３３のいずれかを、作業領域３１のキー項目入力欄３２に貼り付けることが行えるようにもなっている。更にキー項目記録表示欄３０からのキー項目３３の削除は、例えばその削除するキー項目３３をマウスにより選択操作した上で、キー項目記録表示欄３０に表示された「ごみ箱」のアイコン３４に貼付操作する、といった簡易な操作で行えるようになっている。
【００６４】
キー項目記録表示欄３０に一覧表示される各キー項目３３のデータは、クライアント用のコンピュータ端末１５の記憶装置に設けられたデータテーブルである、キー項目記録テーブルに格納される。キー項目記録表示欄３０の表示は、管理作業の処理プログラムが、そのキー項目記録テーブルから、格納中のキー項目３３のデータを読み込んで、その一覧をキー項目記録表示欄３０に表示させることで行われる。またキー項目記録表示欄３０へのキー項目の追加登録は、やはり管理作業の処理プログラムが、上記のキー項目３３の追加登録の操作に応じて、追加するキー項目３３のデータをキー項目記録テーブルに追加登録することで行われる。
【００６５】
なお本実施形態の業務管理支援システムでは、上記キー項目記録手段の処理は、各管理作業の処理プログラムによるキー項目記録テーブルへのキー項目の格納に係る処理を通じて行われるようになっている。また上記キー項目記録表示手段の処理は、同じく各管理作業の処理プログラムによる、キー項目記録表示欄３０が設けられた作業画面の表示に係る処理を通じて行われるようになっている。
【００６６】
以上説明した本実施形態の業務管理支援システムによれば、次の効果を奏することができる。
（１）本実施形態の業務管理支援システムでは、依頼主の担当者が依頼する管理作業名の指定を行うと、その指定した管理作業名、及び依頼した管理作業で作業対象を指定するために必要なキー項目のデータが格納されたデータファイルを添付した、依頼先の担当者に対する依頼メールが自動生成される。そして依頼先の担当者が、その依頼メールの表示画面に併せ表示される、依頼作業開始用のメニュー項目２９を選択操作すると、添付されたデータファイルのデータを利用して、作業対象が既に指定された状態で、依頼された管理作業の処理プログラムが自動起動される。そのため、依頼主の担当者は、簡単な操作を行うだけで管理作業の依頼を的確に行うことができる。また依頼先の担当者も、簡単な操作を行うだけで、依頼に応じた処理プログラムの起動を適切に行うことができる。
【００６７】
（２）依頼メールに添付されたデータファイルに格納されたキー項目のデータに基づいて、依頼された作業対象を予め指定した状態で、上記処理プログラムの自動起動が行われるため、依頼された管理作業に際してのキー項目を調べて入力する作業を省くことができる。
【００６８】
（３）依頼メールの生成に必要なデータが管理作業の種別毎に予め格納された業務フローマスタを設け、その業務フローマスタのデータを用いて依頼メールの自動生成を行うようにしている。そのため、そのため、より容易且つ適切に管理作業を依頼することが可能となり、管理作業の依頼に際しての依頼主の作業を更に軽減することができる。
【００６９】
（４）依頼時に行われる依頼対象の管理作業の選択作業を、各管理作業の相関が視覚的に分かり易く示された業務フローマップ画面での選択操作で行うようにしているため、上記選択作業をより効率的に行うことができる。
【００７０】
（５）管理作業の作業画面上に設けられたキー項目記録表示欄３０に、ユーザにより選択された任意のキー項目を記録することができるため、作業画面上で必要なキー項目の確認が可能となり、管理作業の開始に当たってのキー項目の検索作業の負担を軽減することができる。しかも、キー項目記録表示欄３０へのキー項目の記録を、マウスを用いて、作業領域３１のキー項目入力欄３２のマウスによる選択操作後にキー項目記録表示欄３０にて貼付操作を行うだけの簡単な操作で行うことができる。
【００７１】
なお、上記実施形態は以下のように変更してもよい。
・図４，５，７，１０，１１に例示した各画面の構成（各項目の画面上での配置など）は、必要に応じて適宜変更しても良い。またフローマップ画面での依頼する管理作業の選択や管理作業の作業画面でのキー項目の記録等に係る操作の手順についても、適宜変更しても良い。要は、そうした業務管理支援システムのユーザインタフェイスは、必要とされる機能を実現する上で適切であれば、システム設計者の裁量で任意に設定することができる。
【００７２】
・上記実施形態では、依頼する管理作業の選択を、図４に例示したようなフローマップ画面上で行うようにしていたが、そうした画面に代えて単なる管理作業名の一覧表を表示してその中から選択を行うようにしたり、ユーザが依頼する管理作業名を直接入力することで選択を行うようにしたりしても良い。要は、依頼する管理作業の種別を特定することができるのであれば、上記選択に係る操作のやり方は、任意に変更しても良い。
【００７３】
・上記実施形態では、業務フローマスタＭ４からのデータ読み込みにより、依頼メールの宛先、タイトル、本文を自動設定するようにしていたが、業務フローマスタＭ４を設けず、それらを手動で入力するようにしても良い。その場合にも、依頼メールの宛先等を入力する手間は増えるものの、依頼する管理作業の種別及びその作業対象を指定するキー項目のデータが依頼メールに添付されるのであれば、依頼先に依頼する管理作業の指示を的確に行うことはできる。
【００７４】
・上記実施形態では、依頼する管理作業の種別のデータに加え、その作業対象を指定するキー項目のデータを依頼メールに添付し、そのキー項目のデータを用いて、作業対象を指定した上で、依頼した管理作業の作業画面を自動起動するようにしていた。もっとも、依頼する管理作業の種別のデータのみを依頼メールに添付し、作業対象を指定せずに、依頼した管理作業の作業画面を自動起動するだけでも、いずれの種別の管理作業を依頼したかを依頼先に確実に指示することは可能である。
【００７５】
・上記実施形態では、依頼メールに添付されたデータを利用して、依頼する管理作業の作業画面を自動起動するようにしていた。このように管理作業の作業画面を直接自動起動するのではなく、添付されたデータを利用してユーザが行う予定の管理作業の一覧表である「ＴＯＤＯリスト」に依頼された管理作業の項目を追加するだけでも、管理作業の依頼に際しての依頼先への指示を的確とすることができる。なお、こうした「ＴＯＤＯリスト」への追加は、依頼メールの着信に応じて自動的に行うようにしたり、依頼メールの表示画面にリスト追加のメニュー項目を表示して、その選択操作を通じて行うようにしたりすることができる。なお、そうした「ＴＯＤＯリスト」に表示された項目の選択操作を通じて、該当項目の管理作業の作業画面が自動起動されるようにすれば、依頼された管理作業を開始するに当たっての依頼先のユーザの作業を軽減することができる。このように依頼メールに添付された管理作業の種別やキー項目のデータを、依頼した管理作業の作業画面の自動起動以外の用途に利用しても、依頼する管理作業の指示を的確とすること、或いは依頼された管理作業の開始に当たっての依頼先のユーザの作業を軽減することは可能である。
【００７６】
・上記実施形態では、電子メールを利用した依頼機能と、管理作業の作業画面上へのキー項目の記録機能との双方の機能を備える構成例を説明したが、それら機能のいずれか一方のみを備えるものとして業務管理支援システムを構成するようにしても良い。そうした場合にも、それぞれ具備した機能についての効果は得られるようになる。
【００７７】
・上記実施形態では、クライアント用のコンピュータ端末１５が管理作業用の処理プログラムを読み込んで実行するようにしていた。これを、サーバ１０が処理プログラムの読み込み、実行を行い、作業画面の表示データをクライアント用のコンピュータ端末１５に送信してそのディスプレイに表示させるシステム構成とすることもできる。
【図面の簡単な説明】
【００７８】
【図１】本発明の一実施形態に係る業務管理支援システムについてその全体構造を模式的に示す図。
【図２】同実施形態の業務管理支援システムのシステムフロー。
【図３】同業務管理支援システムに設けられたデータベースのデータ管理構造の模式図。
【図４】同システムでの管理作業の依頼に係る作業中に依頼主のコンピュータ端末のディスプレイに表示されるフローマップ画面の模式図。
【図５】同管理作業の依頼に係る作業中に依頼主のコンピュータ端末のディスプレイに表示される新規メール作成画面の模式図。
【図６】同作業での依頼メールの自動生成に用いられる業務フローマスタのデータ構造を示す模式図。
【図７】同作業中に依頼先のコンピュータ端末のディスプレイに表示される依頼メールの表示画面の模式図。
【図８】同管理作業の依頼に係る依頼主のコンピュータ端末側の処理の流れを示すフローチャート。
【図９】同管理作業の依頼に係る依頼先のコンピュータ端末側の処理の流れを示すフローチャート。
【図１０】上記業務管理支援システムのクライアント用コンピュータ端末での管理作業時にそのディスプレイに表示される管理作業の作業画面の模式図。
【図１１】同じく管理作業の作業画面の模式図。
【符号の説明】
【００７９】
１０…サーバ、１１…データベース、１２…データベース管理システム、１３…メール管理システム、１４…ローカルエリアネットワーク、１５，１５ａ，１５ｂ…クライアント用のコンピュータ端末、Ｍ１…受注マスタ、Ｍ２…製番マスタ、Ｍ３…製品マスタ、Ｍ４…業務フローマスタ。
【００８０】
新規メール作成画面：２０…宛先入力欄、２１…メールタイトル入力欄、２２…メール本文入力欄。２３…添付ファイルの表示欄。
電子メール表示画面：２４…差出人表示欄、２５…宛先表示欄、２６…メールタイトル表示欄、２７…添付ファイル表示欄、２８…メール本文表示欄、２９…依頼作業開始のメニュー項目。
【００８１】
管理作業の作業画面：３０…キー項目記録表示欄、３１…作業領域、３２…キー項目入力欄、３３…キー項目、３４…「ごみ箱」のアイコン。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
2008027339.tif 000011
【図１０】
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【図１１】
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