(57)【要約】【課題】文書管理システムにおける承認作業のモチベーションと効率を高める。【解決手段】承認依頼書メタデータDB２に、承認依頼書メタデータを格納する。承認依頼書DB１に、承認依頼書の一覧を格納する。承認依頼通知装置６は、承認者が設定した日時または間隔で承認依頼一覧を通知して、承認依頼の断片化を防ぐ。承認依頼閲覧装置８では、承認依頼一覧の書式を任意の形式で閲覧できる。承認依頼が承認者に見過ごされないようになり、承認処理手順も簡潔になる。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子文書承認装置と承認依頼閲覧装置とを具備し、電子文書の登録または閲覧に承認者の承認が必要な文書管理システムであって、前記電子文書承認装置は、承認依頼書メタデータを格納する承認依頼書メタデータ格納手段と、承認依頼一覧を格納する承認依頼書格納手段と、承認依頼一覧を承認者に通知する承認依頼通知装置と、承認者の承認不承認の結果に基づいて電子文書に対して承認処理を実行する電子文書承認サーバーとを備え、前記承認依頼閲覧装置は、前記承認依頼一覧を閲覧する手段を備え、前記電子文書承認サーバーは、承認依頼書へのリンクを含んだ承認依頼書メタデータを生成する手段と、承認依頼書メタデータをリスト化して承認依頼一覧を生成する手段とを備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記承認依頼書メタデータ格納手段では、ＵＲＬ等の定まった形式で定義されている場所に承認依頼一覧が格納されていることを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記電子文書承認サーバーは、承認依頼書メタデータ格納手段に格納されている承認依頼一覧の格納場所を変更することなく承認依頼が発生するたびに承認依頼一覧を更新する手段を備えることを特徴とする請求項２記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記承認依頼閲覧装置は、前記承認依頼一覧の書式を任意の形式に変更して閲覧する手段を備えることを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記承認依頼閲覧装置に、承認者が受信したＥメールに書かれている承認依頼一覧に承認不承認を示すマーカーを書き足す手段と、前記マーカーを書き足したＥメールを返信する手段とを備え、前記電子文書承認装置に、返信されたＥメールを受信するためのメール受信装置と、受信したメールの内容を解析するメール内容解析部とを備えることを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記承認依頼通知装置は、承認者が設定した日時または間隔で通知する手段を備えることを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項７】
前記承認依頼閲覧装置は、承認依頼一覧のリストを表示している状態で承認または非承認処理を行う手段を備えることを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システムに関し、特に、コンピュータネットワーク環境において、文書登録などに承認者の承認が必要である電子文書管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、企業の知的資産あるいは作業の記録となる文書を登録するような文書管理システムがある。文書管理システムにおいて、文書作成者が文書を登録する際には、承認者の承認が必要である。文書登録時の登録申請が、Ｅメールで承認者に通知される。以下に、これに関連する従来技術の例をいくつかあげる。
【０００３】
特許文献１に開示された「文書管理システム」は、文書の最新版、旧版、廃止、配布に至る承認処理を、電子的なワークフローによって管理するものである。環境文書管理システム上では、文書に関する申請を受理すると、予め設定された各承認者に対して、承認メールがプッシュ配信される。承認メールには、承認画面へのURLリンクを含んでもよい。指定期間内に承認手続きが行われない場合には、催促メールを自動配信する。承認された最新文書や改訂版は、関係ユーザーへ配布される。新規文書の登録申請と、文書申請に関する承認と、承認後の配布からなる一連のプロセスが、システム管理者とユーザー間のネットワーク上の双方向コミュニケーションにより電子処理される。一連の処理プロセスの進捗状況管理を、ネットワーク上で一元的に行うことができる。
【０００４】
特許文献２に開示された「文書承認方法」は、回覧された複数案件の電子文書を一括して、閲覧と承認を行う方法である。承認対象として選択された電子文書を受け付ける。文書格納手段から電子文書データを取得する。読み出した文書データの内容を、承認データ表示エリアに表示する。表示された文書データの承認を指示する入力を受付け、当該文書データの内容が承認されたことを示す認証情報を生成する。生成した認証情報を文書データに付加し、文書データと認証情報とを一体とした承認後の文書データを生成する。
【０００５】
特許文献３に開示された「ワークフロー支援システム」は、大量の電子文書に関する同種の処理が同時に多数発生する場合に、ワークフロー内の各工程での作業に必要な情報の伝達を効率よく行うためのシステムである。複数の特許出願の審査請求要否を一括して検討する場合、ワークフロー内の各作業者により順次評価を書き込まれる各出願の電子書類を、サーバーで公開して共有する。各作業者には、作業概要と作業完了期限と電子書類へのリンクからなる電子メールを送信する。作業者は、受信したメール内のリンクをたどることにより、書類を閲覧できる。
【０００６】
特許文献４に開示された「文書ファイリング方法」は、紙の文書による承認処理を含む管理を、その申請段階から一元管理し、承認・保存までの一連の処理をシステム化する方法である。文書作成端末で作成された文書について、後処理コードを含む固有の識別子を文書管理サーバーで生成して保存する。機械読取可能な形式で識別子を印刷して、識別子を文書に付加する。印刷された文書の承認を受ける。承認された文書とその識別子を、読取装置で読み取る。文書管理サーバーに保存された識別子と照合して、有効性を判定する。有効であると認められた文書を、文書管理サーバーに登録する。文書に付加された識別子を解析し、その解析結果に対応する後処理を行う。
【０００７】
特許文献５に開示された「文書管理システム」は、文書作成者端末の画面に、作成文書を審査・承認の履歴と共に表示することで、文書の作成から審査・承認、公開、登録に至るまでの作業を効率化するシステムである。文書管理サーバーは、文書と、その審査・承認申請情報を、管理者端末に送信する。文書が承認されると、文書の公開依頼情報を文書作成者端末に送信する。文書作成者が公開処理をすると、承認対象の文書が正式文書としてデータベースに登録される。
【０００８】
特許文献６に開示された「ワークフローサーバー」は、文書管理システムにおける審査・承認作業に最適な審査者・承認者を選択して、作業を円滑に処理するものである。電子文書クライアント装置と電子文書管理サーバーとからなる電子文書管理システムとワークフローサーバーが、ネットワークを介して接続されている。ワークフローサーバーには、電子文書管理システム内の文書に関する審査・承認情報が格納されている。審査者・承認者毎の審査・承認の処理速度に関するデータも、取得して蓄積している。審査者・承認者の過去の平均処理時間や処理予想時間に基づいて、ワークフローサーバーが自動的に最適な審査者・承認者を選択する。ユーザーでも選択できる。
【０００９】
【特許文献１】特開2001-101324号公報
【特許文献２】特開2002-132759号公報
【特許文献３】特開2003-108500号公報
【特許文献４】特開2003-196357号公報
【特許文献５】特開2004-280321号公報
【特許文献６】特開2005-018281号公報
【非特許文献１】http://www.w3.org/RDF/
【非特許文献２】http://blogs.law.harvard.edu/tech/rss
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【００１０】
しかし、従来の文書管理システムには、次のような問題がある。
（Ａ）承認依頼が断片的に発生して、承認者の作業効率が悪い。
（Ｂ）承認依頼のＥメールが他のＥメールに埋もれて、承認者が気づかない。
（Ｃ）承認処理の手順が多くて操作が煩雑である。
（Ｄ）散在する承認依頼書を探す手間がかかる。
（Ｅ）承認者の都合が無視されてモチベーションが低下する。
（Ｆ）承認依頼書の形式は、必ずしも承認者に最適のものではない。
【００１１】
本発明の目的は、上記従来の問題を解決して、文書管理システムにおいて、承認者の都合に合わせて承認依頼がされ、承認依頼の断片化を防ぎ、承認依頼が承認者に見過ごされないようにし、承認者の望む形式で承認依頼を表示し、承認処理手順を簡潔にして、承認作業の効率を向上させ、承認者のモチベーションを高めることである。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
上記の課題を解決するために、本発明では、電子文書承認装置と承認依頼閲覧装置とを具備し、電子文書の登録または閲覧に承認者の承認が必要な文書管理システムの電子文書承認装置に、承認依頼書メタデータを格納する承認依頼書メタデータ格納手段と、承認依頼一覧を格納する承認依頼書格納手段と、承認依頼一覧の内容を承認者に通知する承認依頼通知装置と、承認者の承認不承認の結果に基づいて電子文書に対して承認処理を実行する電子文書承認サーバーとを備え、承認依頼閲覧装置に、承認依頼一覧を閲覧する手段を備え、電子文書承認サーバーに、承認依頼書へのリンクを含んだ承認依頼書メタデータを生成する手段と、承認依頼書メタデータをリスト化して承認依頼一覧を生成する手段とを備えた構成とした。
【００１３】
承認依頼書メタデータ格納手段では、URLなどの定まった形式で定義されている場所に承認依頼一覧が格納されている。電子文書承認サーバーは、承認依頼書メタデータ格納手段に格納されている承認依頼一覧の格納場所を変更することなく承認依頼が発生するたびに承認依頼一覧を更新する手段を備える。承認依頼閲覧装置は、承認依頼一覧の書式を任意の形式に変更して閲覧する手段を備える。承認依頼閲覧装置に、承認者が受信したＥメールに書かれている承認依頼一覧に承認不承認を示すマーカーを書き足す手段と、マーカーを書き足したＥメールを返信する手段とを備え、電子文書承認装置に、返信されたＥメールを受信するためのメール受信装置と、受信したメールの内容を解析するメール内容解析部とを備える。承認依頼通知装置は、承認者が設定した日時または間隔で通知する手段を備える。承認依頼閲覧装置は、承認依頼一覧のリストを表示している状態で承認または非承認処理を行う手段を備える。
【発明の効果】
【００１４】
上記のように構成したことにより、承認者の都合に合わせて承認依頼が通知され、承認依頼の断片化が防がれ、定まった場所にある承認依頼が一覧できて承認者に見過ごされることがなく、承認者の望む形式で承認依頼を表示でき、承認処理手順が簡潔になり、承認作業のモチベーションと効率が高まる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
以下、本発明を実施するための最良の形態について、図１〜図12を参照しながら詳細に説明する。
【実施例】
【００１６】
本発明の実施例は、承認依頼書メタデータがリスト化された承認依頼一覧を、承認者が設定した時間に通知し、承認者が、承認依頼一覧を承認依頼閲覧装置で閲覧して、電子文書の承認を行う文書管理システムである。
【００１７】
図１は、本発明の実施例における文書管理システムの概念図である。図１において、承認依頼書DB１は、承認依頼書の一覧が格納されているデータベースである。承認依頼書メタデータDB２は、承認依頼書のメタデータが格納されているデータベースである。メール受信装置３は、承認者からのＥメールを受信する装置である。メール内容解析部４は、承認者からのＥメールの内容を解析する手段である。電子文書承認サーバー５は、電子文書の承認処理を行う装置であり、HTTPサーバーが動作している。承認依頼通知装置６は、承認依頼一覧を通知する装置であり、HTTPサーバーが動作している。承認依頼通知装置設定DB７は、承認依頼一覧の通知に必要な設定情報が格納されている装置である。承認依頼閲覧装置８は、承認依頼を閲覧するための装置である。承認依頼書DB１と承認依頼書メタデータDB２とメール受信装置３とメール内容解析部４と電子文書承認サーバー５と承認依頼通知装置６承認依頼通知装置設定DB７とで、電子文書承認装置を構成している。電子文書承認装置と承認依頼閲覧装置８とで、文書管理システムを構成している。電子文書承認装置については、機能的に分けて示してあるが、１つの装置でもかまわない。
【００１８】
図２は、承認依頼書の例である。図３は、承認依頼一覧のデータ例である。図４は、承認依頼書のメタデータの例である。図５は、更新された承認依頼一覧である。図６は、電子文書承認装置の動作手順を示す流れ図である。図７は、承認依頼一覧の通知に必要な設定情報と設定変更画面の例である。図８は、承認依頼一覧を通知するメールの例である。図９は、承認依頼通知装置の動作手順を示す流れ図である。図10は、ブラウザの承認依頼一覧画面の例である。図11は、承認非承認の返信メールの例である。図12は、メール内容解析部の動作手順を示す流れ図である。
【００１９】
上記のように構成された本発明の実施例における文書管理システムの機能と動作を説明する。最初に、図１を参照しながら、文書管理システムの機能の概要を説明する。この文書管理システムは、電子文書の登録または閲覧のために、承認者が承認を行うシステムである。承認を求める依頼者から、承認依頼書がネットワークを介して、電子文書承認サーバー５に送られてくる。電子文書承認サーバー５は、承認依頼書のメタデータを作成して、承認依頼書メタデータDB２に格納する。さらに、承認依頼書メタデータをリスト化して承認依頼一覧を作成し、承認依頼書DB１に格納する。承認依頼が発生するたびに、格納場所を変更することなく承認依頼一覧を更新する。承認依頼通知装置設定DB７に承認者が設定した日時または間隔のデータに従って、承認依頼一覧の内容を、承認依頼通知装置６で承認依頼閲覧装置８にＥメールにより通知する。
【００２０】
承認者は、承認依頼閲覧装置８で承認依頼一覧を閲覧する。承認依頼閲覧装置８では、承認依頼一覧の書式を、承認者が望む任意の形式に従って配置して閲覧できる。承認依頼閲覧装置８にリストを表示している状態で、承認非承認の処理を行うことができる。承認者は、承認依頼の通知として受信したＥメールに書かれている承認依頼一覧に、承認不承認を示すマーカーを書き足して、返信を出す。返信されたＥメールを、メール受信装置３で受ける。受信したＥメールの内容を、メール内容解析部４で解析して、電子文書承認サーバー５で承認処理を実行する。
【００２１】
次に、図２〜図５を参照しながら、承認依頼一覧について説明する。図２（ａ）に示す承認依頼書９と、図２（ｂ）に示す承認依頼書10が、依頼者から送られてくると、電子文書承認装置５は、承認依頼書９、10のメタデータを作成して、承認依頼書メタデータDB２のURLなどの定まった形式で定義されている場所に格納する。承認依頼書メタデータには、承認依頼書へのリンクが含まれている。メタデータから図３に示す承認依頼一覧12を作成する。
さらに、図２（ｃ）に示す承認依頼書11が送られてくると、電子文書承認サーバー５は、承認依頼書11のメタデータ13を、図４に示すように作成する。このメタデータを承認依頼一覧12の(Ａ)部に追加して、承認依頼一覧を更新する。その結果、図５に示すように、更新された承認依頼一覧14が作成される。
【００２２】
図３に示すように、承認依頼一覧はXMLで書かれており、記述形式にはRDFを採用している。RDFについては、必要なら非特許文献１を参照されたい。また、語彙のほとんどはRSSを利用している。RSSについては、必要なら非特許文献２を参照されたい。この承認依頼一覧には、XSL Transformations (XSLT)により、htmlへの変換指定がされている。このXSLTシートは、承認者が自由に編集できる。
【００２３】
次に、図６を参照しながら、電子文書承認サーバーの動作手順を説明する。ステップ21において、依頼者からネットワークを介して承認依頼書が電子文書承認サーバー５に送られてくることで、承認依頼が発生する。ステップ22において、承認依頼書のメタデータを作成して、承認依頼書メタデータDB２に格納する。ステップ23において、メタデータに基づいて承認者の承認依頼一覧を更新して、承認依頼書DB１に格納する。承認依頼が発生するたびに、格納場所を変更することなく承認依頼一覧を更新する。
【００２４】
次に、図７を参照しながら、承認依頼一覧の通知に必要な設定情報について説明する。図７（ａ）に示すように、承認者ごとに、通知先と通知時刻と通知間隔と最終通知時刻を設定しておく。承認者は、承認依頼閲覧装置８で承認依頼通知装置６にアクセスして、図７（ｂ）に示す設定変更画面18を表示して、通知時間と通知間隔を変更できる。現在の設定は、通知時刻10:00、通知間隔１日であるので、毎日10:00に通知が来る。これを、通知時刻20:00、通知間隔２日に変更するときは、画面をそのように書き替えて変更ボタンを押下する。CGIにて承認依頼通知装置設定DBが更新されて、１日おきの20:00に承認依頼一覧が届くようになる。
【００２５】
次に、図８を参照しながら、承認依頼一覧を通知するＥメールについて説明する。承認依頼通知装置６は、承認者の承認依頼閲覧装置８である通知先に、通知メール16を送信する。通知メール16には、すべての承認依頼書が記載されており、それぞれに＜承認＞？という行が追加されている。あるいは、承認依頼通知装置６から、通知メール17を送信してもよい。これには、承認依頼一覧14の一意の場所であるURLが記載されている。このURLを参照することで、承認依頼一覧を閲覧できる。
【００２６】
次に、図９を参照しながら、承認依頼通知装置の動作手順を説明する。ステップ１において、承認依頼通知装置設定DB７より、最終通知と通知間隔を取得する。ステップ２において、現在日時を取得する。ステップ３において、現在日時が最終通知より通知間隔分経過しているかどうか検査する。経過していなければ、ステップ２に戻る。経過していれば、ステップ４において、通知先に対して通知メールを送信する。ステップ５において、最終通知を現在日時で更新する。
【００２７】
次に、図10を参照しながら、承認依頼一覧画面について説明する。承認者は、通知メール16を受け取った場合、一般的なWebブラウザで承認依頼一覧のURLを指定すると、画面19のように表示されるので、承認依頼一覧を閲覧できる。承認者は、画面19上において、承認依頼書毎に、承認非承認ボタンを押下することによって、文書の承認非承認を決定する。ボタンを押下すると、CGIにより、電子文書承認サーバー５にリクエストが送信され、電子文書承認サーバー５にて承認処理が実行される。
【００２８】
次に、図11を参照しながら、承認非承認の返信メールについて説明する。承認者は、承認依頼通知装置６から通知メール16を受取った場合、承認非承認を決定し、その結果を返信メール20として送信する。返信メール20は、"<承認>"の後に書かれていた"？"を、承認なら○に、非承認なら×に書き換えたものである。返信メールはメール受信装置３に届き、メール内容解析部４にて解析される。対象となる承認依頼書と承認結果は、電子文書承認サーバー５に送信され、承認処理が実行される。
【００２９】
次に、図12を参照しながら、メール内容解析部の動作手順を説明する。ステップ11において、メール内容より１行取り出す。ステップ12において、行頭に"リンク："があるかどうか調べる。あれば、ステップ13において、"リンク："以降を取り出し、承認対象URLとし、ステップ11に戻る。なければ、ステップ14において、行頭に"<承認>"があるかどうか調べる。あれば、"<承認>"以降を取り出し、承認ステータスとする。ステップ15において、承認対象URLの承認依頼に対して承認処理を行い、ステップ11に戻る。行頭に"<承認>"がなければ、ステップ16において、行が無いかどうか調べる。行があればステップ11に戻り、行が無ければ終了する。
【００３０】
上記のように、本発明の実施例では、文書管理システムを、承認依頼書へのリンクを含んだ承認依頼書のメタデータが書かれた承認依頼書メタデータを承認依頼書メタデータDBに格納し、承認依頼書メタデータがリスト化された承認依頼一覧を、承認依頼書DBに格納し、承認依頼一覧の内容を承認依頼通知装置で通知し、承認依頼一覧を承認依頼閲覧装置で閲覧でき、電子文書の登録または閲覧のために承認者が承認を行う構成としたので、承認者の都合に合わせて承認依頼がされ、承認依頼の断片化が防がれ、定まった場所にある承認依頼が一覧できて承認者に見過ごされることがなく、承認者の望む形式で承認依頼を表示でき、承認処理手順が簡潔になり、承認作業のモチベーションと効率が高まる。
【産業上の利用可能性】
【００３１】
本発明の文書管理システムは、コンピュータネットワーク環境において、承認者により文書を承認する電子文書管理システムとして最適である。
【図面の簡単な説明】
【００３２】
【図１】本発明の実施例における文書管理システムの概念図である。
【図２】本発明の実施例における文書管理システムで処理される承認依頼書の例を示す図である。
【図３】本発明の実施例における文書管理システムで作成される承認依頼一覧の例を示す図である。
【図４】本発明の実施例における文書管理システムで作成される承認依頼書のメタデータの例を示す図である。
【図５】本発明の実施例における文書管理システムで更新された承認依頼一覧の例を示す図である。
【図６】本発明の実施例における文書管理システムの電子文書承認装置の動作手順を示す流れ図である。
【図７】本発明の実施例における文書管理システムで用いられる承認依頼一覧の通知に必要な設定情報と設定変更画面の例を示す図である。
【図８】本発明の実施例における文書管理システムで、承認依頼一覧を通知するＥメールの例を示す図である。
【図９】本発明の実施例における文書管理システムの承認依頼通知装置の動作手順を示す流れ図である。
【図１０】本発明の実施例における文書管理システムの承認依頼閲覧装置でのブラウザの承認依頼一覧画面の例である。
【図１１】本発明の実施例における文書管理システム送られる承認非承認の返信メールの例である。
【図１２】本発明の実施例における文書管理システムのメール内容解析部の動作手順を示す流れ図である。
【符号の説明】
【００３３】
１・・・承認依頼書DB、２・・・承認依頼書メタデータDB、３・・・メール受信装置、４・・・メール内容解析部、５・・・電子文書承認サーバー、６・・・承認依頼通知装置、７・・・承認依頼通知装置設定DB、８・・・承認依頼閲覧装置、９・・・承認依頼書、10・・・承認依頼書、11・・・承認依頼書、12・・・承認依頼一覧、13・・・メタデータ、14・・・承認依頼一覧、15・・・設定データ、16・・・通知メール、17・・・通知メール、18・・・設定変更画面、19・・・承認依頼一覧画面、20・・・返信メール。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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