(57)【要約】【課題】受信したドキュメントの属性情報を参照し、所定の条件を満たす場合のみ当該ドキュメントを記憶することにより、ドキュメントの誤送信によって当該ドキュメント内容が不正に利用される可能性を軽減できるドキュメント管理システムを提供する。【解決手段】受信側ファクシミリ装置５０Ｂは、受信したドキュメントの属性情報からエリア情報４０を取得する。受信側ファクシミリ装置５０Ｂは、受信側ファクシミリ装置５０Ｂが設置されている施設に対応するエリア情報４０を記憶しており、当該記憶しているエリア情報４０のセキュリティレベル値とドキュメント属性情報のエリア情報４０のセキュリティレベル値とを比較することにより、ドキュメントを記憶するか否か判定する。ドキュメントを記憶しないと判定した場合、当該ドキュメントを破棄する。【選択図】図７
2008092434.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを介して送信装置と通信可能に接続され、前記送信装置から送られたドキュメントに関する送受信及び利用を管理するドキュメント管理システムの受信装置であって、
前記ドキュメントには、施設毎に定義されているセキュリティレベル値を含むエリア情報であるドキュメント内エリア情報を前記ドキュメントの属性情報に含み、
前記受信装置は、
前記送信装置から送信された前記ドキュメントを受信するドキュメント受信手段と、
前記受信装置が設置されている施設に関するエリア情報である受信装置エリア情報及び前記ドキュメントを記憶する記憶手段と、
前記ドキュメント受信手段が受信した前記ドキュメントの属性情報から前記ドキュメント内エリア情報を読み取る受信ドキュメント内エリア情報読取手段と、
前記ドキュメント内エリア情報のセキュリティレベル値と前記受信装置エリア情報のセキュリティレベル値とを比較する第１のセキュリティレベル値比較手段と、
前記第１のセキュリティレベル値比較手段が比較した結果に基づく所定の条件に合致する場合は、前記ドキュメントを前記記憶手段に記憶し、前記第１のセキュリティレベル値比較手段が比較した結果に基づく所定の条件に合致しない場合は、前記ドキュメントを破棄するドキュメント受取拒否処理を行うドキュメント受信制御手段と、を備えることを特徴とする受信装置。
【請求項２】
前記ドキュメント受取拒否処理は、ドキュメントの受取拒否情報を記録したログ情報を前記送信装置へ送信する処理を含むことを特徴とする請求項１に記載の受信装置。
【請求項３】
入室中の施設に対応したエリア情報を記憶した情報記憶媒体を利用者が保持しており、
前記情報記憶媒体が記憶しているエリア情報である情報記憶媒体内エリア情報を前記情報記憶媒体から読み取る情報記憶媒体内情報読取手段と、
前記記憶手段が記憶しているドキュメントの属性情報からエリア情報を読み取る記憶ドキュメント内エリア情報読取手段と、
前記情報記憶媒体内エリア情報のセキュリティレベル値と前記記憶ドキュメント内エリア情報のセキュリティレベル値とを比較する第２のセキュリティレベル値比較手段と、
前記第２のセキュリティレベル値の比較結果に基づいて、前記記憶手段が記憶しているドキュメントへの利用禁止処理を行うドキュメント利用制御手段と、をさらに備えることを特徴とする請求項１又は２に記載の受信装置。
【請求項４】
前記ドキュメントの属性情報は、前記ドキュメントを利用できる利用者に関する情報である利用可能者情報を含み、
前記情報記憶媒体には、利用者に対応した情報である利用者情報が記憶され、
前記情報記憶媒体内情報読取手段は、前記利用者情報を読み取り、
前記受信装置は、
前記記憶手段が記憶しているドキュメントの属性情報から前記利用可能者情報を読み取るドキュメント内利用可能者情報読取手段と、
前記情報記憶媒体内情報読取手段が読み取った前記利用者情報及び前記ドキュメント内利用可能者情報を参照し、前記ドキュメントの利用可否を判定するドキュメント利用可否判定手段と、をさらに備え、
ドキュメント利用制御手段は、前記ドキュメントの利用可否判定手段が前記ドキュメントを利用不可と判定した場合、前記ドキュメントへの利用禁止処理を行うことを特徴とする請求項３に記載の受信装置。
【請求項５】
前記ドキュメント利用制御手段は、前記ドキュメントに対して所定の出力処理が行われた場合に、前記出力処理に関するログを送信装置に送信する処理を行うことを特徴とする請求項３又は４に記載の受信装置。
【請求項６】
ネットワークを介して、送信装置及び受信装置が通信可能に接続され、前記送信装置から前記受信装置へ送信するドキュメントに関する送受信及び利用を管理するドキュメント管理システムであって、
前記ドキュメントには、施設毎に定義されているセキュリティレベル値を含むエリア情報であるドキュメント内エリア情報を前記ドキュメントの属性情報に含み、
前記送信装置は、
施設毎に定義されているセキュリティレベル値を含むエリア情報であるドキュメント内エリア情報を前記ドキュメントの属性情報に登録するドキュメント内エリア情報登録手段と、
前記ドキュメントを受信装置へ送信するドキュメント送信手段と、を備え、
前記受信装置は、
前記送信装置から送信された前記ドキュメントを受信するドキュメント受信手段と、
前記受信装置が設置されている施設に関するエリア情報である受信装置エリア情報を記憶する記憶手段と、
前記ドキュメント受信手段により受信した前記ドキュメントの属性情報から前記ドキュメント内エリア情報を読み取るドキュメント内エリア情報読取手段と、
ドキュメント内エリア情報のセキュリティレベル値と受信装置エリア情報のセキュリティレベル値とを比較するセキュリティレベル値比較手段と、
前記第１のセキュリティレベル値比較手段が比較した結果に基づく所定の条件に合致する場合は、前記ドキュメントを前記記憶手段に記憶し、前記第１のセキュリティレベル値比較手段が比較した結果に基づく所定の条件に合致しない場合は、前記ドキュメントを破棄するドキュメント受取拒否処理を行うドキュメント受信制御手段と、を備えることを特徴とするドキュメント管理システム。
【請求項７】
ネットワークを介して、送信装置と通信可能に接続され、前記送信装置から送られたドキュメントに関する送受信及び利用を管理するコンピュータにより実行されるプログラムであって、
前記ドキュメントには、施設毎に定義されているセキュリティレベル値を含むエリア情報であるドキュメント内エリア情報を前記ドキュメントの属性情報に含み、
前記送信装置から送信された前記ドキュメントを受信するドキュメント受信手段と、
前記受信装置が設置されている施設に関するエリア情報である受信装置エリア情報を記憶する記憶手段と、
前記ドキュメント受信手段により受信した前記ドキュメントの属性情報から前記ドキュメント内エリア情報を読み取るドキュメント内エリア情報読取手段と、
ドキュメント内エリア情報のセキュリティレベル値と受信装置エリア情報のセキュリティレベル値とを比較するセキュリティレベル値比較手段と、
前記第１のセキュリティレベル値比較手段が比較した結果に基づく所定の条件に合致する場合は、前記ドキュメントを前記記憶手段に記憶し、前記第１のセキュリティレベル値比較手段が比較した結果に基づく所定の条件に合致しない場合は、前記ドキュメントを破棄するドキュメント受取拒否処理を行うドキュメント受信制御手段、として前記コンピュータを機能させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ドキュメントの送受信及び利用を管理するドキュメント管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、受信したドキュメントをメモリに蓄積し、利用者の操作に応じて、当該ドキュメントの属性情報の表示、当該ドキュメントの印刷、当該ドキュメントのメモリ消去が可能なファクシミリ装置が知られている（例えば、特許文献１参照）。
【０００３】
しかし、上記のファクシミリ装置では、送信先の指定を誤ると、当該ドキュメントを誤った指定先のファクシミリ装置へ送信してしまうことになる。よって、例えば、機密のドキュメントを誤送信することにより、機密情報を漏洩してしまうという問題点が生じていた。
【０００４】
【特許文献１】特開２００２−２７１６１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
本発明は、以上の点を鑑みてなされたものであり、受信したドキュメントの属性情報を参照し、所定の条件を満たす場合のみ当該ドキュメントを記憶することにより、ドキュメントの誤送信によって当該ドキュメント内容が不正に利用される可能性を軽減できるドキュメント管理システムを提供することを課題にする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明の１つの観点では、ネットワークを介して送信装置と通信可能に接続され、前記送信装置から送られたドキュメントに関する送受信及び利用を管理するドキュメント管理システムの受信装置であって、前記ドキュメントには、施設毎に定義されているセキュリティレベル値を含むエリア情報であるドキュメント内エリア情報を前記ドキュメントの属性情報に含み、前記受信装置は、前記送信装置から送信された前記ドキュメントを受信するドキュメント受信手段と、前記受信装置が設置されている施設に関するエリア情報である受信装置エリア情報及び前記ドキュメントを記憶する記憶手段と、前記ドキュメント受信手段が受信した前記ドキュメントの属性情報から前記ドキュメント内エリア情報を読み取る受信ドキュメント内エリア情報読取手段と、前記ドキュメント内エリア情報のセキュリティレベル値と前記受信装置エリア情報のセキュリティレベル値とを比較する第１のセキュリティレベル値比較手段と、前記第１のセキュリティレベル値比較手段が比較した結果に基づく所定の条件に合致する場合は、前記ドキュメントを前記記憶手段に記憶し、前記第１のセキュリティレベル値比較手段が比較した結果に基づく所定の条件に合致しない場合は、前記ドキュメントを破棄するドキュメント受取拒否処理を行うドキュメント受信制御手段と、を備える。
【０００７】
上記のように構成された受信装置は、施設内に設置された、ドキュメントの送受信を管理する装置である。受信装置としては、例えば、ファクシミリ装置、プリンタ装置などが挙げられる。施設としては、例えばビルなどの建物、そのフロア、部屋などが挙げられる。また、ドキュメントの属性情報には、セキュリティレベル値を有するエリア情報が登録される。ここで、セキュリティレベルとは、各施設のセキュリティに関する重要度を示す。
【０００８】
具体的に、受信装置は、受信装置が設置されている施設に関する情報であるエリア情報を記憶する。受信装置は、ドキュメントを受信すると、当該ドキュメントの属性情報として登録されているエリア情報を読み込む。そして、受信装置は、エリア情報に含まれるセキュリティレベル値と、ドキュメントの属性情報に登録されているエリア情報に含まれるセキュリティレベル値とを比較することにより、受信対象のドキュメントであるか否か判定する。受信対象のドキュメントではないと判定した場合、受信装置は、当該ドキュメントを破棄し、受信対象のドキュメントであると判定した場合、受信装置は、当該ドキュメントを記憶する。
【０００９】
これによれば、受信装置の施設に関するエリア情報に含まれるセキュリティレベル値と、受信装置が受信したドキュメントの属性情報に登録されているエリア情報に含まれるセキュリティレベル値とを比較することにより、当該ドキュメントを記憶するか否かを判定するので、従来のように、送信先の指定を誤って、ドキュメントを誤送信した場合に、誤送信したドキュメントの内容が不正に利用される可能性を軽減することができる。
【００１０】
上記受信装置の一態様では、前記ドキュメント受取拒否処理は、ドキュメントの受取拒否情報を記録したログ情報を前記送信装置へ送信する処理を含む。これによれば、ドキュメントを送信した送信装置へドキュメントを受取拒否したという情報を通知することができる。
【００１１】
上記受信装置の一態様では、入室中の施設に対応したエリア情報を記憶した情報記憶媒体を利用者が保持しており、前記情報記憶媒体が記憶しているエリア情報である情報記憶媒体内エリア情報を前記情報記憶媒体から読み取る情報記憶媒体内情報読取手段と、前記記憶手段が記憶しているドキュメントの属性情報からエリア情報を読み取る記憶ドキュメント内エリア情報読取手段と、前記情報記憶媒体内エリア情報のセキュリティレベル値と前記記憶ドキュメント内エリア情報のセキュリティレベル値とを比較する第２のセキュリティレベル値比較手段と、前記第２のセキュリティレベル値の比較結果に基づいて、前記記憶手段が記憶しているドキュメントへの利用禁止処理を行うドキュメント利用制御手段と、をさらに備える。これによれば、情報記憶媒体内のエリア情報のセキュリティレベル値と、ドキュメント内のエリア情報のセキュリティレベル値を比較し、当該ドキュメントの属性情報に登録されているドキュメント内エリア情報のセキュリティレベル値が大きい場合、当該ドキュメントに対する利用処理を禁止している。よって、受信装置が、以前に設置されていた施設のエリア情報のセキュリティレベル値より低いセキュリティレベル値の施設に設置された場合に、移動前の施設に入る権限を有しない利用者によって、移動前に記憶したドキュメントが利用されることを防ぐことができる。
【００１２】
なお、利用処理とは、当該ドキュメントの情報を受信装置の画面に表示する処理や、当該ドキュメントの内容を印刷する処理等を意味する。また、情報記憶媒体としては、例えばＩＣカードなど、情報の読み取りが可能な媒体が使用される。
【００１３】
上記受信装置の一態様では、前記ドキュメントの属性情報は、前記ドキュメントを利用できる利用者に関する情報である利用可能者情報を含み、前記情報記憶媒体には、利用者に対応した利用者情報が記憶され、前記情報記憶媒体内情報読取手段は、前記利用者情報を読み取り、前記受信装置は、前記記憶手段が記憶しているドキュメントの属性情報から前記利用可能者情報を読み取るドキュメント内利用可能者情報読取手段と、前記情報記憶媒体内情報読取手段が読み取った前記利用者情報及び前記ドキュメント内利用可能者情報とを参照し、前記ドキュメントの利用可否を判定するドキュメント利用可否判定手段と、をさらに備え、ドキュメント利用制御手段は、前記ドキュメントの利用可否判定手段が前記ドキュメントを利用不可と判定した場合、前記ドキュメントへの利用禁止処理を行う。これによれば、利用者単位で上記ドキュメントの利用可否を判定することにより、情報記憶媒体内のエリア情報のセキュリティレベル値と、ドキュメント内のエリア情報のセキュリティレベル値とを比較した結果のみでドキュメントの利用可否を判定する場合に比して精度の高いドキュメント管理を実現できる。
【００１４】
上記受信装置の一態様では、前記ドキュメント利用制御手段は、前記ドキュメントに対して所定の出力処理が行われた場合に、前記出力処理に関するログを送信装置に送信する処理を行う。これによれば、送信した送信装置が、ログ情報を受信した後、当該ログ情報を表示することができる。よって、利用者が表示されている当該ログ情報を参照することにより、どの利用者によって、送信したドキュメントが利用されたか確認することができる。
【００１５】
本発明の別の観点では、ネットワークを介して、送信装置及び受信装置が通信可能に接続され、前記送信装置から前記受信装置へ送信するドキュメントに関する送受信及び利用を管理するドキュメント管理システムであって、前記ドキュメントには、施設毎に定義されているセキュリティレベル値を含むエリア情報であるドキュメント内エリア情報を前記ドキュメントの属性情報に含み、前記送信装置は、施設毎に定義されているセキュリティレベル値を含むエリア情報であるドキュメント内エリア情報を前記ドキュメントの属性情報に登録するドキュメント内エリア情報登録手段と、前記ドキュメントを受信装置へ送信するドキュメント送信手段と、を備え、前記受信装置は、前記送信装置から送信された前記ドキュメントを受信するドキュメント受信手段と、前記受信装置が設置されている施設に関するエリア情報である受信装置エリア情報を記憶する記憶手段と、前記ドキュメント受信手段により受信した前記ドキュメントの属性情報から前記ドキュメント内エリア情報を読み取るドキュメント内エリア情報読取手段と、ドキュメント内エリア情報のセキュリティレベル値と受信装置エリア情報のセキュリティレベル値とを比較するセキュリティレベル値比較手段と、前記第１のセキュリティレベル値比較手段が比較した結果に基づく所定の条件に合致する場合は、前記ドキュメントを前記記憶手段に記憶し、前記第１のセキュリティレベル値比較手段が比較した結果に基づく所定の条件に合致しない場合は、前記ドキュメントを破棄するドキュメント受取拒否処理を行うドキュメント受信制御手段と、を備える。
【００１６】
上記のように構成された送信装置は、利用者の操作に応じて、送信対象のドキュメントの属性情報にエリア情報を登録し、受信装置に対して当該ドキュメントを送信する。
【００１７】
受信装置は、受信装置が設置されている施設に対応したエリア情報を記憶しており、ドキュメントを受信すると、受信したドキュメントの属性情報を読取ることにより、ドキュメントの属性情報に登録されているエリア情報を取得する。そして、受信装置は、ドキュメントの属性情報に登録されているエリア情報に含まれているセキュリティレベル値と、受信装置が記憶しているエリア情報のセキュリティレベル値とを比較することにより、当該ドキュメントを受信するか否かを判定するので、従来のように、送信先の指定を誤って、ドキュメントを誤送信した場合に、誤送信したドキュメントの内容が不正に利用される可能性を軽減することができる。
【００１８】
本発明の別の観点では、ネットワークを介して、送信装置と通信可能に接続され、前記送信装置から送られたドキュメントに関する送受信及び利用を管理するコンピュータにより実行されるプログラムであって、前記ドキュメントには、施設毎に定義されているセキュリティレベル値を含むエリア情報であるドキュメント内エリア情報を前記ドキュメントの属性情報に含み、前記送信装置から送信された前記ドキュメントを受信するドキュメント受信手段と、前記受信装置が設置されている施設に関するエリア情報である受信装置エリア情報を記憶する記憶手段と、前記ドキュメント受信手段により受信した前記ドキュメントの属性情報から前記ドキュメント内エリア情報を読み取るドキュメント内エリア情報読取手段と、ドキュメント内エリア情報のセキュリティレベル値と受信装置エリア情報のセキュリティレベル値とを比較するセキュリティレベル値比較手段と、前記第１のセキュリティレベル値比較手段が比較した結果に基づく所定の条件に合致する場合は、前記ドキュメントを前記記憶手段に記憶し、前記第１のセキュリティレベル値比較手段が比較した結果に基づく所定の条件に合致しない場合は、前記ドキュメントを破棄するドキュメント受取拒否処理を行うドキュメント受信制御手段、として前記コンピュータを機能させる。
【００１９】
上記プログラムをコンピュータにより実行することにより、上述の受信装置を実現することができる。
【発明の効果】
【００２０】
本発明によれば、ドキュメントを受信した受信装置が当該ドキュメントの属性情報を参照し、所定の条件を満たす場合のみ当該ドキュメントを記憶するため、ドキュメントを誤送信した際に当該ドキュメントの内容が不正に利用される可能性を軽減することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２１】
以下、図面を参照して本発明の好適な実施の形態について説明する。
【００２２】
本発明は、ドキュメントを受信した受信装置がドキュメントの属性情報に登録されているエリア情報のセキュリティレベル値と受信装置が記憶しているエリア情報のセキュリティレベル値とを比較し、その比較結果に基づいて、当該ドキュメントの受信をするか否かを判定することにより、ドキュメントを誤送信した際に当該ドキュメントの内容が不正に利用される可能性を軽減するものである。
【００２３】
本実施形態においてドキュメントの送受信及び利用を管理するドキュメント送受信管理システムの概要を図１に示す。なお、本発明における施設とは、例えば、部屋、ビル、ビル内のフロア、特定場所、特定エリア、特定領域、特定地域、などが含まれるが、本実施形態の説明においては、一例として電子機器が備えられている部屋について説明する。なお、本実施形態では、送信装置は、部屋４Ａに設置された送信側ファクシミリ装置５０Ａであり、受信装置は、部屋４Ｂに設置された受信側ファクシミリ装置５０Ｂであるものとする。また、本実施形態におけるドキュメントとは、各種形式のドキュメントのことを意味する。また、ドキュメントは、各種属性情報を保持する。属性情報には、ドキュメントの作成者名、作成日時等がある。
【００２４】
部屋４Ａ内の送信側ファクシミリ装置５０Ａは、部屋４Ｂ内の受信側ファクシミリ装置５０Ｂに対して、ネットワーク５１を介してドキュメントを送信することができる。なお、ネットワーク５１は、電話通信網を含む。
【００２５】
以下、部屋４Ａに関して説明するが、部屋４Ｂと同様の構成であるため、部屋４Ｂの説明は、省略する。
【００２６】
部屋４Ａの内部に設置された送信側ファクシミリ装置５０Ａは、利用権限を有する利用者１のみ利用することができる。利用者１は、それぞれ情報記憶媒体である非接触ＩＣカード３を所持しており、当該非接触ＩＣカード３には各利用者１を識別する識別情報や所属情報（例えば、第１開発部、経理部等）等、利用者１に関する情報が記憶されている。本実施形態では、識別情報として利用者ＩＤを適用するものとする。
【００２７】
この部屋４Ａの入口５ａＡの近傍には、入室管理装置６Ａが備えられ、この入室管理装置６Ａにより入口５ａＡに備えられている自動ドア７Ａの開閉状態がコントロールされている。入室管理装置６Ａは、非接触ＩＣカード３との間で無線により情報の伝送が行えるように構成され、非接触ＩＣカード３に記憶されている情報の読み取りと、非接触ＩＣカード３への任意の情報の書き込みが可能である。そして、入室管理装置６Ａは、部屋４Ａに関する情報であるエリア情報４０Ａを保持しており、エリア情報４０Ａには、部屋の名称を意味するエリア名称と、部屋４Ａのセキュリティレベルを示すセキュリティレベル値が含まれる。
【００２８】
ここで、セキュリティレベルとは、各施設のセキュリティに関する重要度を示しており、本実施形態では、セキュリティレベル値が大きいほど、セキュリティ管理が充実していることを示す。
【００２９】
例として、監視カメラが設置されておらず、停電時用の電源管理もなされていない施設におけるセキュリティレベル値を「３」、監視カメラのみ設置されている施設におけるセキュリティレベル値を「４」、監視カメラが設置されており、且つ、停電時用の電源管理がなされている施設におけるセキュリティレベル値を「５」とする。
【００３０】
図１の例では、部屋４Ａにおける入室管理装置６Ａでは、エリア名称が「第１開発室」、セキュリティレベルが「４」であるエリア情報４０Ａを有しており、部屋４Ｂにおける入室管理装置６Ｂでは、エリア名称が「開発統合管理室」、セキュリティレベル値が「５」であるエリア情報４０Ｂを有している。
【００３１】
本実施形態では、セキュリティレベルを数値で表しているが、アルファベット（例えば、「Ａ」、「Ｂ」、「Ｃ」等）や、数値とアルファベットを合わせたもの（例えば、「４Ａ」、「４Ｂ」、「４Ｃ」等）等でも良く、複数のセキュリティレベルの値を比較することにより、上下関係が判別できれば良い。
【００３２】
また本実施形態では、セキュリティレベルの値を、セキュリティ管理が充実しているか否かに基づいて設定しているが、その他の種々の取り決めによって、設定しても良い。
【００３３】
さらに、この部屋４Ａの出口５ｂＡの近傍には、退室管理装置１０Ａが備えられ、この退室管理装置１０Ａにより自動ドア７Ａの開閉状態がコントロールされている。また、退室管理装置１０Ａは、非接触ＩＣカード３との間で無線により情報の伝送が行えるように構成され、非接触ＩＣカード３に記憶されている情報の読み取りと、非接触ＩＣカード３への任意の情報の書き込みが可能である。このように、本実施形態では、入退室のアクセス制御として非接触ＩＣカード３を使用している。
【００３４】
なお、部屋４Ａには、入口５ａＡと出口５ｂＡを別々に設ける場合と、入口５ａＡと出口５ｂＡを１つにして出入口とする場合とがあるが、図１には、１つの出入口を用いた場合が示されている。また、入室管理装置６Ａと退室管理装置１０Ａを一体型に構成した入退室管理装置とし、部屋の外部と内部を隔てる壁の一部に設けるようにしてもよい。ここで、入退室管理装置とは、例えば、非接触ＩＣカード３からの情報の読取及び非接触ＩＣカード３への情報の書込を行うことができるＩＣカードリーダライタ等を備えている。
【００３５】
また、送信側ファクシミリ装置５０ＡはＩＣカードリーダライタ９Ａが備えられている。ＩＣカードリーダライタ９Ａは、入退室管理装置と同様に、非接触ＩＣカード３からの情報の読取を行うことができる。
【００３６】
情報記憶媒体である非接触ＩＣカード３は、例えば、図２乃至図４に示すように、カード基材３０及び３１の内部に非接触ＩＣタグ８が内蔵された構成を有している。非接触ＩＣタグ８は、例えば、非接触データキャリアやＲＦＩＤとも呼ばれ、図４に示すように、プラスチック等の基材８１にコイルパターンからなる送受信部８８が形成されている。非接触ＩＣタグ８は、コイルと容量素子とにより共振回路を形成して一定周波数の電波を受信及び送信する。また、他の方式として、リーダライタからの搬送波の電磁誘導により電力伝送及びデータ伝送を行うようにしてもよい。一般的には、１３５ｋＨｚ（中波）、１３．５６ＭＨｚ、２．４５ＧＨｚ（マイクロ波）の周波数帯が使用される。
【００３７】
図示した例の場合、コイルパターンからなる送受信部８８は、導通部材８４により基材８１の裏面でジャンピング回路を形成し、コイル接続端子８８ＣによりＩＣチップ８２の裏面のバンプに接続している。ＩＣチップ８２には、ＣＰＵである制御部８９と、メモリである記憶部９０とが備えられている。
【００３８】
図示した例では、容量素子はＩＣチップ８２に内蔵されている。このような非接触ＩＣタグ８は、樹脂基材にラミネートしたアルミ箔等の金属箔をフォトエッチングやレジスト印刷後にエッチングすることによりコイルパターンを形成し、ＩＣチップ８２を装着し、保護用の被覆を設けることにより形成される。その大きさも３０ｍｍ×３０ｍｍ程度以下のサイズとすることができる。
【００３９】
非接触ＩＣタグ８に使用する樹脂基材８１としては、ＰＥＴやポリプロピレン、ポリエチレン、ポリスチレン、ナイロン等の各種材料を使用することができる。なお、基材は紙であってもよい。基材の厚みは１５〜３００μｍとすることができるが、強度、加工作業性、コスト等の点から２０〜１００μｍがより好ましい。金属箔としては銅箔やアルミ箔あるいは鉄箔を使用できるが、コスト、加工性からアルミ箔が好ましく、その厚みは６〜５０μｍ程度が好ましい。
【００４０】
これらの非接触ＩＣタグ８に記録した情報の読み取りや情報の書き込みは、ＩＣカードリーダライタ９から非接触ＩＣタグ８に対して共振する呼び出し信号を発信し、数ｃｍから数十ｃｍの距離で非接触ＩＣタグ８からの応答信号を読み取ることにより行われる。これにより、非接触ＩＣタグ８のＩＣチップ８２の記憶部であるメモリに記録された情報を読み取ったり、情報を書き込んだりすることができる。また、ＩＣチップ８２の記憶部であるメモリには、本人であることを認証するためのＩＤ情報（識別情報）等が予め登録されている。
【００４１】
次に、図５に示す非接触ＩＣカード３と入退室管理装置に関するブロック図を参照し、非接触ＩＣカード３と入退室管理装置について詳細に説明する。図５には、非接触ＩＣカード３、入退室管理装置、ＩＣカードリーダライタ９及びファクシミリ装置５０を含むシステム構成が示されている。
【００４２】
なお、図５のブロック図における、入退室管理装置は、図１における入室管理装置６及び退室管理装置１０を一体型に構成した装置である。
【００４３】
出入口５の近傍に設けられた入退室管理装置は、送受信部１１、入室権限判定部１３、記憶部１４、情報書込部１６、ドア開閉部１７、エリア情報書込部１８及び制御部２０を有している。各部は、制御部２０により制御される。
【００４４】
送受信部１１は、非接触ＩＣカード３の送受信部８８と無線による情報の送受信を行い、非接触ＩＣカード３に記憶された情報を読み取る。
【００４５】
入室権限判定部１３は、入退室の際に非接触ＩＣカード３から読み取った情報に含まれる識別情報と、予め記憶部１４に記憶されている入室権限テーブルとに基づいて、当該非接触ＩＣカード３を所持する利用者１が入室権限を有しているか否かを判定する。
【００４６】
記憶部１４は、エリア情報４０（例えば、エリア情報４０Ａ等）や入室権限テーブルを記憶する。ここで、図６を参照して、記憶部１４に記憶されている入室権限テーブルについて説明する。図６は、入室権限テーブルのデータ構造を模式的に示す図である。なお、本実施形態において非接触ＩＣカード３には、識別情報として利用者ＩＤが含まれている。
【００４７】
入室権限テーブルは、図示のように、利用者ＩＤ及び入室権限の項目から構成されている。利用者ＩＤは、各利用者１を識別する情報である。入室権限は、部屋４に入室することができる権限であり、入室権限テーブルでは、入室権限を持つ利用者ＩＤに対応する入室権限項目に、入室可を示す情報（図６では説明の便宜上「丸（○）」として示している）が格納される。入室権限判定部１３は、非接触ＩＣカード３の記憶部９０から読み取った情報に含まれる識別情報、即ち利用者ＩＤに基づいて入室権限テーブルを参照することにより、当該非接触ＩＣカードを所持する利用者１が入室権限を有しているか否かを容易に判定することができる。
【００４８】
ドア開閉部１７は、入退室の際、入室権限判定部１３により、非接触ＩＣカード３を所持する利用者１が入室権限を有していると判定された場合に自動ドア７を開く。
【００４９】
エリア情報書込部１８は、記憶部１４に記憶しているエリア情報４０を抽出し、送受信部１１を介し、非接触ＩＣカード３の記憶部９０に対して当該エリア情報４０を書込む。
【００５０】
このように、本システムでは、入室権限を有する利用者１が部屋４内に入室している間、当該利用者１が所持する非接触ＩＣカード３の記憶部９０にエリア情報４０が記憶される。
【００５１】
次に、図７に示す送信側ファクシミリ装置５０Ａと受信側ファクシミリ装置５０Ｂに関するブロック図を参照し、送信側ファクシミリ装置５０Ａと受信側ファクシミリ装置５０Ｂについて詳細に説明する。
【００５２】
送信側ファクシミリ装置５０Ａは、表示部２１Ａ、インタフェース（Ｉ／Ｆ）２２Ａ、入力部２３Ａ、記憶部２４Ａ、ＩＣカード内情報読取部２５Ａ、通信部２８Ａ、ドキュメント内属性情報生成部６１を有しており、各部は、制御部２９Ａにより制御される。
【００５３】
表示部２１は、操作状況や記憶しているドキュメントに関する情報等を表示する。具体的には、ＬＣＤ（Licquid Crystal Display）等である。入力部２３は、利用者がメニュー等の選択・決定や、送信対象のドキュメントの基となる画像の読取を行う手段である。具体的には、タッチパネルや、各種操作キーや、カラースキャナ等である。記憶部２４は、ドキュメントや各種プログラムやファクシミリ装置５０に関する情報（例えば、エリア情報４０）等を記憶する。具体的には、ハードディスク等である。なお、記憶部２４Ａは、送信側ファクシミリ装置５０Ａが設置されている部屋４Ａに関するエリア情報（以下、「送信装置エリア情報」とも呼ぶ。）であるエリア情報４０Ａを記憶しており、記憶部２４Ｂは、受信側ファクシミリ装置５０Ｂが設置されている部屋４Ｂに関するエリア情報（以下、「受信装置エリア情報」とも呼ぶ。）であるエリア情報４０Ｂを記憶する。
【００５４】
ＩＣカード内情報読取部２５は、非接触ＩＣカード３の記憶部９０に記憶されているエリア情報４０や識別情報等を読み取る。これにより、ファクシミリ装置５０を利用している利用者に関する情報を取得することができる。通信部２８では、送信側ファクシミリ装置５０Ａと受信側ファクシミリ装置５０Ｂ間で、ドキュメント等を授受する。
【００５５】
ドキュメント内属性情報生成部６１は、利用者が入力部２３を介して指定した送信先のエリア情報４０や、利用可能者情報等を属性情報に登録する。これにより、当該ドキュメントを受け取った受信側ファクシミリ装置５０Ｂが当該属性情報を参照すれば、受信側ファクシミリ装置５０Ｂが受信すべきドキュメントであるか否か判別することができる。
【００５６】
ここで、利用可能者情報とは、当該ドキュメントを利用できる利用者について、利用者情報を基に定めた条件であり、具体例として、「利用者ＩＤが０００１以上」や「所属が開発部」等がある。また、利用者情報とは、利用者を識別する識別する情報（利用者ＩＤ等）や所属情報を含む情報である。
【００５７】
受信側ファクシミリ装置５０Ｂは、表示部２１Ｂ、インタフェース（Ｉ／Ｆ）２２Ｂ、入力部２３Ｂ、記憶部２４Ｂ、ＩＣカード内情報読取部２５Ｂ、通信部２８Ｂ、ドキュメント内エリア情報読取部７１、セキュリティレベル比較部７２、ドキュメント受信制御部７３、ドキュメント内利用可能者情報読取部７４、利用者情報判定部７５、ドキュメント利用制御部７６、記憶ドキュメント内エリア情報読取部７７を有しており、各部は、制御部２９Ｂにより制御される。
【００５８】
ドキュメント内エリア情報読取部７１は、送信側ファクシミリ装置５０Ａから送信されたドキュメントの属性情報に含まれるエリア情報（以下、「ドキュメント内エリア情報」とも呼ぶ。）４０を読み取る。
【００５９】
セキュリティレベル比較部７２は、記憶部２４Ｂが記憶している受信装置エリア情報４０のセキュリティレベル値と、ドキュメント内エリア情報読取部７１が取得したドキュメント内エリア情報４０のセキュリティレベル値とを比較することにより、「受信装置エリア情報４０のセキュリティレベル値の方が２つ上」、「受信装置エリア情報４０のセキュリティレベル値とドキュメント内エリア情報４０に含まれているセキュリティレベル値が同等」、「ドキュメント内エリア情報４０に含まれているセキュリティレベル値の方が上」等の比較結果を出力する。
【００６０】
このように、受信装置エリア情報４０のセキュリティレベル値とドキュメント内エリア情報４０のセキュリティレベル値とを比較することにより、それぞれのエリア情報４０のセキュリティレベル値の上下関係を把握することができる。
【００６１】
また、セキュリティレベル比較部７２は、受信側ファクシミリ装置５０Ｂに記憶したドキュメントの属性情報として登録されているエリア情報４０のセキュリティレベル値と非接触ＩＣカード３の記憶部９０に記憶されているエリア情報４０のセキュリティレベル値とを比較し、その比較結果を出力する。
【００６２】
ドキュメント受信制御部７３は、上記セキュリティレベル比較部７２が出力した受信装置エリア情報４０のセキュリティレベル値とドキュメント内エリア情報４０のセキュリティレベル値とを比較した比較結果に基づいて、受信したドキュメントを記憶部２４Ｂへ記憶するか否か制御する。また、ドキュメント受信制御部７３は、受信したドキュメントを記憶しない場合、記憶しない旨を記載したログ情報を送信側ファクシミリ装置５０Ａへ送信する。
【００６３】
ドキュメント内利用可能者情報読取部７４は、受信した後に記憶部２４Ｂに記憶したドキュメントの属性情報に含まれる利用可能者情報を読み取る。
【００６４】
受信側ファクシミリ装置５０Ｂは、この利用可能者情報と、非接触ＩＣカード３の記憶部９０に記憶されている利用者情報（利用者ＩＤや所属情報等）を照らし合わせることにより、受信側ファクシミリ装置５０Ｂを使用している利用者１が、当該ドキュメントを利用可能か否か判別することができる。
【００６５】
利用者情報判定部７５は、上記ドキュメント内利用可能者情報読取部７４が読み取ったドキュメントの属性情報に含まれる利用可能者情報と、ＩＣカード内情報読取部２５が読み取った利用者情報とを照らし合わせることにより、当該ドキュメントを利用可能か否か判定する。
【００６６】
ドキュメント利用制御部７６は、上記利用者情報判定部７５の判定結果がドキュメント利用不可に該当する場合、当該ドキュメントに関する情報を表示部２１Ｂへ表示することや、当該ドキュメントを印刷することを禁止する。また、ドキュメント利用制御部７６は、上記利用者情報判定部７５の判定結果がドキュメント利用可に該当する場合、利用者１の操作に応じて、当該ドキュメントの情報を表示部２１Ｂへ表示したり、当該ドキュメントを印刷部２６により印刷したりすることを許可する。そして、ドキュメント利用制御部７６は、利用者１の操作に応じて、当該ドキュメントの情報を表示部２１Ｂへ表示したり、当該ドキュメントを印刷部２６により印刷したりしたことを検出すると、表示処理や印刷処理を行ったことに関するログを送信側ファクシミリ装置５０Ａへ送信する。
【００６７】
記憶ドキュメント内エリア情報読取部７７は、記憶部２４Ｂに記憶しているドキュメントの属性情報からエリア情報４０を読取る。
【００６８】
印刷部２６は、利用者１の操作に応じて記憶部２４Ｂに記憶しているドキュメントを印刷する。具体的には、プロッタ等である。
【００６９】
以上の構成を有する本実施形態においては、部屋４が施設に相当し、非接触ＩＣカード３が情報記憶媒体に相当し、送信側ファクシミリ装置５０Ａが送信装置として機能し、受信側ファクシミリ装置５０Ｂが受信装置として機能し、通信部２８Ｂがドキュメント受信手段として機能し、記憶部２４Ｂが記憶手段として機能し、ドキュメント内エリア情報読取部７１が受信ドキュメント内エリア情報読取手段として機能し、セキュリティレベル比較部７２が第１のセキュリティレベル値比較手段及び第２のセキュリティレベル値比較手段として機能し、ドキュメント受信制御部７３がドキュメント受信制御手段として機能し、ＩＣカード内情報読取部２５Ｂが情報記憶媒体内情報読取手段として機能し、記憶ドキュメント内エリア情報読取部７７が記憶ドキュメント内エリア情報読取手段として機能し、ドキュメント利用制御部７６がドキュメント利用制御手段として機能し、ドキュメント内利用可能者情報読取部７４がドキュメント内利用可能者情報読取手段として機能し、利用者情報判定部７５がドキュメント利用可否判定手段として機能し、通信部２８Ａがドキュメント送信手段として機能し、ドキュメント内属性情報生成部６１がドキュメント内エリア情報登録手段として機能する。
【００７０】
[入室処理手順]
次に、上述のドキュメント管理システムによる入室処理について図８を参照して説明する。図８は、入室処理のフローチャートである。
【００７１】
入室処理とは、利用者１が部屋４へ入室する際に、入退室管理装置が非接触ＩＣカード３を用いて利用者１の権限チェックを行うことにより、利用者１の入室可否を判定する処理である。
【００７２】
まず、入室が管理された施設である部屋４に入室する際、利用者１は、部屋４の入口から入室するために、情報記憶媒体である非接触ＩＣカード３を入退室管理装置に近づける。この際、入退室管理装置は、非接触ＩＣカード３の記憶部９０に記憶されている情報を読み取り、利用者ＩＤを特定する（ステップＳ１）。入退室管理装置の入室権限判定部１３は、読み取られた利用者ＩＤと、入退室管理装置の記憶部１４に予め登録されている入室権限テーブルとに基づいて、非接触ＩＣカード３を所持する利用者１が入室権限を有しているか否かを判定する（ステップＳ２）。入室権限を有していない場合（ステップＳ２；Ｎｏ）、自動ドア７を開くことなく処理は終了する。
【００７３】
一方、入室権限を有している場合（ステップＳ２；Ｙｅｓ）、エリア情報書込部１８は、記憶部１４に記憶しているエリア情報４０を、送受信部１１を介して、非接触ＩＣカード３の記憶部９０に記憶する（ステップＳ３）。そして、ドア開閉部１７は、自動ドア７を開き、入室権限を有する利用者１が部屋４へ入室可能な状態とする。これにより、入室処理は完了する。
【００７４】
こうして、非接触ＩＣカード３の記憶部９０には、部屋４に関連するエリア情報４０が記憶される。ファクシミリ装置５０は、非接触ＩＣカード３から当該エリア情報４０を読み取ることにより、ファクシミリ装置５０が配置されている部屋４のエリア情報４０を取得することができる。
【００７５】
また、各部屋４の入退室管理装置に非接触ＩＣカード３を近づけるだけで、各部屋４に対応したエリア情報４０が非接触ＩＣカード３に記憶されるため、リアルタイムで現在入室中の部屋４のエリア情報４０を非接触ＩＣカード３に記憶させることができる。
【００７６】
なお、利用者１は、非接触ＩＣカード３を入退室管理装置にかざすことで、部屋４から退室する。このとき、入退室管理装置は、非接触ＩＣカード３に記憶されたエリア情報４０を削除する。当該エリア情報４０を削除した後、自動ドア７を開けることにより、利用者１は部屋４から退室することができる。
【００７７】
[ドキュメント送信処理]
次に、本実施形態におけるドキュメント送信処理について、図９を参照して説明する。図９は、ドキュメント送信処理のフローチャートである。
【００７８】
ドキュメント送信処理とは、送信対象のドキュメントに所定の属性情報を付加して、当該ドキュメントを送信側ファクシミリ装置５０Ａから受信側ファクシミリ装置５０Ｂへ送信する処理である。
【００７９】
利用者１Ａの操作に応じて、入力部２１Ａ（例えば、スキャナ等）が文書、地図、写真等を読み込み、読み込んだ内容を画像とすることにより、送信対象のドキュメントを生成する。（ステップＳ１１）。
【００８０】
上記ドキュメントが生成された後、ドキュメント内属性情報生成部６１は、利用者１Ａが入力部２３Ａ（例えば、操作キー等）を操作することにより指定されたエリア情報４０や利用可能者情報（例えば、「所属が開発部である利用者」等）を上記ドキュメントの属性情報に登録する（ステップＳ１２）。
【００８１】
利用者１Ａによる入力部２３Ａの操作を介して、送信指示がなされたことを、送信側ファクシミリ装置５０Ａが検知すると、通信部２８Ａを介して受信側ファクシミリ装置５０Ｂへ上記ドキュメントを送信する（ステップＳ１３）。
【００８２】
これにより、ドキュメントの属性情報に利用者１Ａが指定したエリア情報４０及び利用可能者情報を含めることになるため、当該ドキュメントを受信したファクシミリ装置５０（例えば、受信側ファクシミリ装置５０Ｂ）は、当該ドキュメントの属性情報を参照すれば、当該ドキュメントの送信時に、利用者１Ａの操作に応じて登録した、エリア情報４０のセキュリティレベル値や利用可能者情報を参照することができる。
【００８３】
[ドキュメント受信処理]
次に、本実施形態におけるドキュメント受信処理について、図１０を参照して説明する。図１０は、ドキュメント受信処理のフローチャートである。
【００８４】
ドキュメント受信処理とは、受信したドキュメントの属性情報を参照し、当該ドキュメントを記憶するか否か判定する処理である。
【００８５】
送信側ファクシミリ装置５０Ａから受信側ファクシミリ装置５０Ｂへドキュメントが送信されると、受信側ファクシミリ装置５０Ｂが、通信部２８Ｂを介して当該ドキュメントを受信する（ステップＳ２１）。
【００８６】
ドキュメント内エリア情報読取部７１は、上記ドキュメントの属性情報に登録されているドキュメント内エリア情報４０を読み取る（ステップＳ２２）。
【００８７】
セキュリティレベル比較部７２は、記憶部２４Ｂに記憶されている受信装置エリア情報４０であるエリア情報４０Ｂのセキュリティレベル値と、上記ドキュメント内エリア情報４０のセキュリティレベル値とを比較し、比較結果を出力する（ステップＳ２３）。
【００８８】
ドキュメント受信制御部７３は、上記セキュリティレベル比較部７２が、上記ドキュメント内エリア情報４０のセキュリティレベル値と受信装置エリア情報４０のセキュリティレベル値とを比較した結果、受信装置エリア情報４０のセキュリティレベル値がドキュメント内エリア情報４０のセキュリティレベル値以上である場合（ステップＳ２３；Ｙｅｓ）、当該ドキュメントを記憶部２４Ｂに記憶し（ステップＳ２５）、ドキュメント受信処理を終了する。
【００８９】
ドキュメント受信制御部７３は、上記セキュリティレベル比較部７２が、上記ドキュメント内エリア情報４０のセキュリティレベル値と受信装置エリア情報４０のセキュリティレベル値とを比較した結果、受信装置エリア情報４０のセキュリティレベル値がドキュメント内エリア情報４０のセキュリティレベル値より低い場合（ステップＳ２３；Ｎｏ）、当該ドキュメントを破棄した後に、当該ドキュメントを破棄した旨を記載したログを送信側ファクシミリ装置５０Ａに送信する（ステップＳ２４）。
【００９０】
このように、当該ドキュメントを破棄した場合に、ログを送信側ファクシミリ装置５０Ａに送信することにより、送信側ファクシミリ装置５０Ａが、上記ログ情報を受信した後、当該ログ情報を表示部２１Ａに表示することができる。よって、利用者１Ａが表示部２１Ａに表示されている当該ログ情報を参照することにより、ドキュメントの送信が失敗したことを確認することができる。上記のように、ログを送信した後、ドキュメント受信処理を終了する。
【００９１】
これによれば、受信側ファクシミリ装置５０Ｂには、エリア情報４０が記憶されている。受信側ファクシミリ装置５０Ｂが送信側ファクシミリ装置５０Ａからドキュメントを受信すると、ドキュメント内エリア情報読取部７１は、ドキュメント内エリア情報４０を読取る。そして、セキュリティレベル比較部７２は、受信装置エリア情報４０のセキュリティレベル値と、上記ドキュメントの属性情報に登録されているエリア情報４０のセキュリティレベル値とを比較し、比較結果を出力する。ドキュメント受信制御部７３は、当該比較結果に基づいて、当該ドキュメントを記憶するか否かを判断する。具体的に、受信側ファクシミリ装置５０Ｂは、受信側ファクシミリ装置５０Ｂに記憶されているエリア情報４０のセキュリティレベル値が、当該ドキュメントの属性情報として登録されているエリア情報４０のセキュリティレベル値より下回る場合、ドキュメント受信制御部７３は、当該ドキュメントを破棄する。
【００９２】
よって、例えば、ドキュメント内エリア情報４０のセキュリティレベル値が「５」である場合、受信装置エリア情報４０であるエリア情報４０Ｂのセキュリティレベル値が「５」であり、受信装置エリア情報４０のセキュリティレベル値がドキュメント内エリア情報４０のセキュリティレベル値以上であるため、ドキュメントを記憶部２４Ｂに記憶する。
【００９３】
一方、ドキュメント内エリア情報４０のセキュリティレベル値が「６」である場合、受信装置エリア情報４０であるエリア情報４０Ｂのセキュリティレベル値が「５」であり、受信装置エリア情報４０のセキュリティレベル値がドキュメント内エリア情報４０のセキュリティレベル値未満であるため、ドキュメントを記憶部２４Ｂに記憶することなく、当該ドキュメントを破棄する。
【００９４】
このように、利用者１Ａが送信先のファクシミリ番号の指定を誤った場合でも、ドキュメントを受信するファクシミリ装置５０（例えば、受信側ファクシミリ装置５０Ｂ）が、ドキュメントの属性情報に登録されているドキュメント内エリア情報４０のセキュリティレベル値と、受信側ファクシミリ装置５０Ｂの記憶部２４Ｂに記憶されている受信装置エリア情報４０のセキュリティレベル値とを比較することにより、ドキュメント内エリア情報４０のセキュリティレベル値以上のセキュリティレベル値を含む受信装置エリア情報４０を有するファクシミリ装置５０以外では、当該ドキュメントが受信された後に、当該ドキュメントが記憶されることはない。
【００９５】
つまり、利用者１Ａの操作により、ドキュメントを誤送信した場合に、当該ドキュメントが不正に利用される可能性を軽減することができる。
【００９６】
また、例えば、受信側ファクシミリ装置５０Ｂは、エリア情報４０のセキュリティレベル値が「６」である部屋４に設置されていたが、ファクシミリ番号を変更することなく本実施形態のように、セキュリティレベル値が「５」であるエリア情報４０Ｂに対応する部屋４Ｂに移動したと仮定する。この場合、従来のファクシミリ装置では、送信側のファクシミリ装置が、移動前に比してセキュリティレベル値の低い部屋にある受信側ファクシミリ装置にドキュメントを送信した場合、受信側ファクシミリ装置は、エリア情報のセキュリティレベル値に関して判定を行うことなく、当該ドキュメントを記憶する。これにより、利用者の操作に応じて、受信側ファクシミリ装置は、当該ドキュメントに関する情報を表示したり、当該ドキュメントを印刷したりすることができてしまう。
【００９７】
このことは、送信側ファクシミリ装置を操作した利用者が、受信側ファクシミリ装置が設置されていると想定している部屋に設置されているか否かに関係なく、ドキュメントの表示や印刷等の出力がなされることになる。つまり、移動前と比してセキュリティレベル値の低い部屋に受信側ファクシミリ装置を移動させると、移動前の部屋の入室権限を有しないが、移動後の部屋の入室権限を有する利用者によって、当該受信側ファクシミリ装置を利用してドキュメントの表示や印刷等の出力が可能となってしまうため、当該ドキュメントの内容が不正に利用される可能性が高まる。
【００９８】
一方、本実施形態では、送信側ファクシミリ装置５０Ａにおいて、送信対象のドキュメントに対し、ドキュメントの属性情報にドキュメント内エリア情報４０を登録している。受信側ファクシミリ装置５０Ｂは、当該ドキュメント内エリア情報４０のセキュリティレベル値と、受信装置エリア情報４０のセキュリティレベル値との比較結果を基に、当該ドキュメントを受信側ファクシミリ装置５０Ｂに記憶するか否か判定する。これにより、送信側ファクシミリ装置５０Ａを操作する利用者１Ａが、受信側ファクシミリ装置５０Ｂが設置されていると想定している部屋４に対応するエリア情報４０のセキュリティレベル値未満の部屋４に受信側ファクシミリ５０Ｂが設置されている場合、受信側ファクシミリ装置５０Ｂのドキュメント受信制御部７３は、送信対象のドキュメントを破棄する。
【００９９】
このように、送信側ファクシミリ装置５０Ａの利用者１Ａが指定したセキュリティレベル値未満の部屋４に設置されている受信側ファクシミリ装置５０Ｂに送信した場合、当該ドキュメントが破棄されるため、受信側ファクシミリ装置５０Ｂの設置部屋４が変更されることにより、意図しない利用者１によって、当該ドキュメントの内容が不正に利用される可能性を軽減できる。
【０１００】
なお、本実施形態では、ドキュメント受信制御部７３は、セキュリティレベル比較部７２によって比較した結果、受信装置エリア情報４０のセキュリティレベル値が、ドキュメント内エリア情報４０のセキュリティレベル値未満である場合に、当該受信したドキュメントを破棄する場合について述べたが、本発明はこれに限定されるものではない。例えば、受信装置エリア情報４０のセキュリティレベル値が、ドキュメント内エリア情報４０のセキュリティレベル値以下である場合に、ドキュメント受信制御部７３が、受信したドキュメントを破棄する等、セキュリティレベル比較部７２によって比較した結果を利用した種々の条件に基づいて受信したドキュメントを破棄するようにしても良い。
【０１０１】
[ドキュメントの利用可能判定処理]
次に、本実施形態におけるドキュメント利用可能判定処理について、図１１を参照して説明する。図１１は、ドキュメントの利用可能判定処理のフローチャートである。
【０１０２】
ドキュメント利用可能判定処理とは、非接触ＩＣカード３Ｂに記憶されているエリア情報４０のセキュリティレベル値と記憶部２４Ｂに記憶されているドキュメントの属性情報として登録されているエリア情報４０のセキュリティレベル値とを比較した比較結果、及び受信側ファクシミリ装置５０Ｂを操作している利用者１Ｂが所持している非接触ＩＣカード３Ｂに記憶されている利用者情報がドキュメントの属性情報に登録されている利用可能者情報に含まれるか否かの判定結果に基づいて当該ドキュメントの利用可否を判定する処理である。
【０１０３】
ここで、ドキュメントの利用とは、記憶部２４に記憶したドキュメントを表示部２１に表示したり、印刷部２６を介して印刷したりすることを意味する。
【０１０４】
ここでは、具体例として、受信側ファクシミリ装置５０Ｂの記憶部２４Ｂに記憶されているドキュメントを利用する場合について説明する。
【０１０５】
利用者１Ｂは、上記入室処理により、部屋４Ｂへ入室する。これにより、利用者１Ｂが所持している非接触ＩＣカード３Ｂの記憶部９０には、エリア情報４０Ｂが記憶される。また、当該非接触ＩＣカード３Ｂの記憶部９０には、予め当該利用者１Ｂに関する利用者情報が記憶されている。
【０１０６】
次に、利用者１Ｂが非接触ＩＣカード３ＢをＩＣカードリーダ９Ｂに近づけると、受信側ファクシミリ装置５０ＢのＩＣカード内情報読取部２５Ｂは、非接触ＩＣカード３Ｂの記憶部９０に記憶されているエリア情報（以下、ＩＣカード内エリア情報とも呼ぶ）４０であるエリア情報４０Ｂ及び利用者情報を読み取る（ステップＳ３１）。
【０１０７】
次に、記憶ドキュメント内エリア情報読取部７７は、ファクシミリ装置５０Ｂの記憶装置２４に記憶されているドキュメントの属性情報に登録されているドキュメント内エリア情報４０を読み取り、ドキュメント内利用可能者情報読取部７４は、当該ドキュメントの属性情報に登録されている利用可能者情報を読み取る（ステップＳ３２）。
【０１０８】
次に、セキュリティレベル比較部７２は、上記ＩＣカード内エリア情報４０のセキュリティレベル値と上記ドキュメント内エリア情報４０のセキュリティレベル値とを比較し、比較結果を出力する（ステップＳ３３）。
【０１０９】
ドキュメント利用制御部７６は、上記ＩＣカード内エリア情報４０のセキュリティレベル値と上記ドキュメント内エリア情報４０のセキュリティレベル値とを比較した結果、ＩＣカード内エリア情報４０のセキュリティレベル値がドキュメント内エリア情報４０のセキュリティレベル値より低い場合（ステップＳ３３；Ｎｏ）、当該ドキュメントの利用禁止処理を行う（ステップＳ３５）。
【０１１０】
ここで、ドキュメントの利用禁止処理とは、当該ドキュメントに関する情報を表示部２１Ｂへ非表示する処理や、当該ドキュメントを印刷部２６を介して印刷することを禁止する処理等を意味する。
【０１１１】
このように、ＩＣカード内エリア情報４０のセキュリティレベル値と、ドキュメント内エリア情報４０のセキュリティレベル値を比較した結果、当該ドキュメントの属性情報に登録されているドキュメント内エリア情報４０のセキュリティレベル値が大きい場合、当該ドキュメントの利用処理を禁止している。
【０１１２】
例えば、受信側ファクシミリ装置５０Ｂがセキュリティレベル値「６」のエリア情報４０に対応する部屋４に設置されていた後に、受信側ファクシミリ装置５０Ｂが、属性情報にセキュリティレベル値「６」のエリア情報４０が登録されているドキュメントを記憶した状態で、部屋４Ｂに移設されたとする。
【０１１３】
このような状況下で、利用者１Ｂが非接触ＩＣカード３ＢをＩＣカードリーダ９Ｂに近づけると、ＩＣカード内情報読取部２５Ｂが、非接触ＩＣカード３Ｂの記憶９０に記憶されているエリア情報４０であるセキュリティレベル値「５」のエリア情報４０Ｂを読取る。
【０１１４】
そして、セキュリティレベル比較部７２は、ＩＣカード内エリア情報４０のセキュリティレベル値と受信側ファクシミリ装置５０Ｂが記憶しているドキュメントのドキュメント内エリア情報４０のセキュリティレベル値とを比較する。
【０１１５】
この場合、ＩＣカード内エリア情報４０のセキュリティレベル値が「５」であり、ドキュメント内エリア情報４０のセキュリティレベル値が「６」であるため、ドキュメント利用制御部７６は、当該ドキュメントの利用禁止処理を行う。
【０１１６】
従って、ファクシミリ装置５０に記憶されているドキュメントの属性情報に登録されているエリア情報４０のセキュリティレベル値より低いセキュリティレベル値を有するエリア情報４０が定義されている部屋４にファクシミリ装置５０が移動等した場合に、当該ドキュメントの利用を禁止することにより、移動前のファクシミリ装置５０が設置されていた部屋４に入室する権限を有していないが、移動後のファクシミリ装置５０が設置されている部屋４に入室する権限を有している利用者１による当該ドキュメントの利用を禁止することができる。
【０１１７】
つまり、意図しない利用者１によって、当該ドキュメントの内容が不正に利用される可能性を軽減できる。
【０１１８】
上記ＩＣカード内エリア情報４０のセキュリティレベル値と上記ドキュメント内エリア情報４０のセキュリティレベル値とを比較した結果、ＩＣカード内エリア情報４０のセキュリティレベル値がドキュメント内エリア情報４０のセキュリティレベル値以上である場合（ステップＳ３３；Ｙｅｓ）、利用者情報判定部７５は、ドキュメントの属性情報として登録されている利用可能者情報と非接触ＩＣカード３の記憶部９０に記憶されている利用者情報を参照し、当該利用者情報が当該利用可能者情報に含まれているか否か判定することにより、利用可否を判定する（ステップＳ３４）。
【０１１９】
上記利用者情報判定部７５が利用可能ではないと判定した場合（ステップＳ３４；Ｎｏ）、ドキュメント利用制御部７６は、当該ドキュメントの利用禁止処理を行う（ステップＳ３５）。
【０１２０】
このように、利用者単位で上記ドキュメントの利用可否を判定することにより、ＩＣカード内エリア情報４０のセキュリティレベル値とドキュメント内エリア情報４０のセキュリティレベル値との比較結果のみでドキュメントの利用可否を判定する場合に比して精度の高いドキュメント管理を実現できる。
【０１２１】
また、上記利用者情報判定部７５が利用可能であると判定した場合、ドキュメント利用制御部７６は、当該ドキュメントに関する情報を表示部２１Ｂに表示したり、当該ドキュメントを印刷したりすることを許可する（ステップＳ３４；Ｙｅｓ）。
【０１２２】
そして、上記利用者情報判定部７５が利用可能であると判定した場合、受信側ファクシミリ装置５０Ｂが当該ドキュメントに関する情報を表示部２１に表示したり、当該ドキュメントを印刷したりすると（ステップＳ３６）、ドキュメント利用制御部７６は、当該ドキュメントを送信したファクシミリ装置５０（例えば、送信側ファクシミリ装置５０Ａ）に対して、利用内容（例えば、「印刷」、「表示」等）や操作した利用者１に関する情報（例えば、利用者ＩＤ等）を有するログ情報を送信する（ステップＳ３７）。
【０１２３】
これによれば、送信側ファクシミリ装置５０Ａが、上記ログ情報を受信した後、当該ログ情報を表示部２１Ａに表示することができる。よって、利用者１Ａが表示部２１Ａに表示されている当該ログ情報を参照することにより、どの利用者１によって、送信したドキュメントが利用されたか確認することができる。因みに、従来のファクシミリ装置の場合、ドキュメントを送信した後に、どの利用者によって当該ドキュメントが利用されたのか、不明である。よって、ドキュメントを管理する上で、従来に比して有用性のあるドキュメント管理システムを実現できる。
【０１２４】
なお、本実施形態では、ドキュメント利用制御部７６は、セキュリティレベル比較部７２によって比較した結果、ＩＣカード内エリア情報４０のセキュリティレベル値が、ドキュメント内エリア情報４０に含まれているセキュリティレベル値未満である場合に、当該ドキュメントの利用を禁止する場合について述べたが、本発明はこれに限定されるものではない。例えば、ＩＣカード内エリア情報４０のセキュリティレベル値が、ドキュメント内エリア情報４０のセキュリティレベル値以下である場合に、ドキュメント利用制御部７６が、ドキュメント利用を禁止する等、セキュリティレベル比較部７２によって比較した結果を利用した種々の条件に基づいてドキュメント利用を禁止するようにしても良い。
【０１２５】
また、本実施形態では、非接触ＩＣカード３を利用することとしているが、本発明はこれに限定されるものではなく、情報記憶媒体を装着した携帯電話を利用することとしてもよい。つまり、本発明では、入退室のアクセス制御として利用可能であれば任意の可般記憶媒体を適用することができる。
【０１２６】
さらに、本実施形態では、送信装置として、送信側ファクシミリ装置５０Ａ、受信装置として、受信側ファクシミリ装置５０Ｂとするようにした場合について述べたが、本発明は、これに限られず、これ以外の種々の装置、機器に適用することができる。例えば、送信装置としてパーソナルコンピュータを使用し、受信装置としてプリンタを使用する等が考えられる。
【産業上の利用可能性】
【０１２７】
本発明は、属性情報を有するドキュメントを送受信し、ドキュメントを誤送信した際に当該ドキュメントの内容が不正に利用される可能性を軽減することができるドキュメント管理システムとして利用することができる。
【図面の簡単な説明】
【０１２８】
【図１】ドキュメント管理システムの概要を説明する図である。
【図２】非接触ＩＣカードの平面図である。
【図３】図２のＡ−Ａ線による断面図である。
【図４】非接触ＩＣカードに内蔵されているＩＣタグの平面図である。
【図５】ドキュメント管理システムの非接触ＩＣカードと入退室管理装置に関するブロック図である。
【図６】入室権限テーブルのデータ構造を模式的に示す図である。
【図７】ドキュメント管理システムの送信装置と受信装置に関するブロック図である。
【図８】ドキュメント管理システムの入室処理を示すフローチャートである。
【図９】ドキュメント管理システムによるドキュメント送信処理を示すフローチャートである。
【図１０】ドキュメント管理システムによるドキュメント受信処理を示すフローチャートである。
【図１１】ドキュメント管理システムによるドキュメント利用判定処理を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【０１２９】
１…利用者
３…非接触ＩＣカード
４…部屋
６…入室管理装置
９…ＩＣカードリーダライタ
１０…退室管理装置
５０…ファクシミリ装置
６０…ネットワーク
【図１】
2008092434.tif 000003
【図２】
2008092434.tif 000004
【図３】
2008092434.tif 000005
【図４】
2008092434.tif 000006
【図５】
2008092434.tif 000007
【図６】
2008092434.tif 000008
【図７】
2008092434.tif 000009
【図８】
2008092434.tif 000010
【図９】
2008092434.tif 000011
【図１０】
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【図１１】
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