(57)【要約】【課題】会議における出席者の事情を考慮し、会議終了後に配る資料を出席者毎に異ならせて配信又は配布すること。【解決手段】情報処理装置１は、会議名や開催場所等の会議情報と、電子黒板用プリンタ２２によってシート上に出力して読み取った議事録情報と、を合成した合成議事録を会議の出席者毎に作成する。また合成議事録を電子メール等により出席者毎に配信又は配布する。【選択図】図１
2008152527.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
特定の会議に関する複数の会議情報と、前記会議に関する出席者情報と、前記会議に関する議事録情報が登録される情報登録部と、
前記情報登録部に登録された前記出席者情報に基づき、前記情報登録部に登録された前記複数の会議情報から必要な会議情報を選択し、選択した会議情報と前記議事情報を合成して合成情報を生成する情報合成部と、
前記合成情報を装置外へ出力する情報出力部と、
を有することを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記出席者情報は前記会議の出席者の役目に関する情報であることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記複数の会議情報には、前記会議における出席者の参加時間又は不在時間に関する情報が含まれていることを特徴とする請求項１又は２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記複数の会議情報には、前記会議における議事決定時間に関する情報が含まれていることを特徴とする請求項１乃至３の何れか１項に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記情報出力部は、前記合成情報を画像としてシート上に出力することを特徴とする請求項１乃至４の何れか１項に記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記情報出力部は、前記合成情報を装置外へ送信することを特徴とする請求項１乃至４の何れか１項に記載の情報処理装置。
【請求項７】
複数の情報を登録する情報登録部と、当該情報登録部に登録された複数の情報から必要な情報を選択して合成情報を生成する情報合成部と、前記合成情報を装置外へ出力する情報出力部と、を有する情報処理装置に対して、一定の動作を実行させる情報処理プログラムであって、
特定の会議に関する複数の会議情報と、前記会議に関する出席者情報と、前記会議に関する議事録情報を前記情報登録部に登録させる登録工程と、
前記情報登録部に登録された前記出席者情報に基づき、前記情報登録部に登録された前記複数の会議情報から必要な会議情報を選択し、選択した会議情報と前記議事情報を前記情報合成部に合成させる合成工程と、
前記合成情報を装置外へ出力する出力工程と、
を前記情報処理装置に実行させることを特徴とする情報処理プログラム。
【請求項８】
前記出席者情報は前記会議の出席者の役目に関する情報であることを特徴とする請求項１に記載の情報処理プログラム。
【請求項９】
前記複数の会議情報には、前記会議における出席者の参加時間又は不在時間に関する情報が含まれていることを特徴とする請求項７又は８に記載の情報処理プログラム。
【請求項１０】
前記複数の会議情報には、前記会議における議事決定時間に関する情報が含まれていることを特徴とする請求項７乃至９の何れか１項に記載の情報処理プログラム。
【請求項１１】
前記情報出力部は、前記合成情報を画像としてシート上に出力することを特徴とする請求項７乃至１０の何れか１項に記載の情報処理プログラム。
【請求項１２】
前記情報出力部は、前記合成情報を装置外へ送信することを特徴とする請求項７乃至１１の何れか１項に記載の情報処理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
会議の議事録等を出力する情報処理装置及び情報処理プログラムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
会議資料の配布を容易にしたり、会議における出席者を管理するなど、従来より会議を支援する様々な技術が提案されている。複数人が集まって開催される会議は様々な形態があり、例えば遠隔地にいる者同士が一カ所に集まって開催される会議などがある。このような会議の場合、会議終了後に作成される議事録は各出席者に手渡しすることが難しいため、議事録データを各出席者に自動的に配信することが望まれる。
【０００３】
議事録データを配信する技術として特許文献１に記載の技術がある。特許文献１に記載の技術は、電子黒板に書かれた会議の討議内容を自動編集し、議事録を出席者の通信端末に対して自動若しくは手動で配布するという技術である。この技術によれば議事録の出席者への配布を自動で行うことができるので、会議の主催者の負担を軽減することが出来る。
【特許文献１】特開２００１−３３１６１３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
ところで会議終了後に出席者に配布される資料にどのような情報が記載されていて欲しいかは出席者によって区々である。例えば会議の主催者は、その会議における出席者、欠席者の情報を把握し、欠席者に対しては会議情報を詳細に知らせる等の対応が必要である。従って、配布される資料に出席者、欠席者の情報が記載されていれば会議の主催者にとって利便性が良い。一方、一般の出席者は出席者、欠席者の情報は必ずしも必要ではなく、会議中に電子黒板に記載された議事内容が会議終了後に配布される資料に記載されていれば十分である。
【０００５】
特許文献１に記載の技術では議事録を自動的に配布するのみで、どの出席者に対しても同じ議事録が送付され、出席者毎に考慮された議事録が送付されていなかった。
【０００６】
従って、本発明の目的は、会議における出席者の事情を考慮し、会議終了後に配る資料を出席者毎に異ならせて配信又は配布する情報処理装置及び情報処理プログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記目的を達成すべく、本発明に係る情報処理装置は、
特定の会議に関する複数の会議情報と、前記会議に関する出席者情報と、前記会議に関する議事録情報が登録される情報登録部と、
前記情報登録部に登録された前記出席者情報に基づき、前記情報登録部に登録された前記複数の会議情報から必要な会議情報を選択し、選択した会議情報と前記議事情報を合成して合成情報を生成する情報合成部と、
前記合成情報を装置外へ出力する情報出力部と、
を有することを特徴とするものである。
【０００８】
また、本発明に係る情報処理プログラムは、
複数の情報を登録する情報登録部と、当該情報登録部に登録された複数の情報から必要な情報を選択して合成情報を生成する情報合成部と、前記合成情報を装置外へ出力する情報出力部と、を有する情報処理装置に対して、一定の動作を実行させる情報処理プログラムであって、
特定の会議に関する複数の会議情報と、前記会議に関する出席者情報と、前記会議に関する議事録情報を前記情報登録部に登録させる登録工程と、
前記情報登録部に登録された前記出席者情報に基づき、前記情報登録部に登録された前記複数の会議情報から必要な会議情報を選択し、選択した会議情報と前記議事情報を前記情報合成部に合成させる合成工程と、
前記合成情報を装置外へ出力する出力工程と、
を前記情報処理装置に実行させることを特徴とするものである。
【発明の効果】
【０００９】
本発明に係る情報処理装置及び情報処理プログラムによれば、会議における出席者の事情を考慮し、会議終了後に配る資料を出席者毎に異ならせて配信又は配布することが出来るため、出席者にとって利便性がよい。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
図１は会議スペースαの周辺環境を示す概略図である。
【００１１】
複数の出席者が集まって開催される会議は会議スペースα内で行われ、議事内容は電子黒板２に記載される。電子黒板２に記載された議事内容は電子黒板用スキャナ２１によって読み取られ、その読取画像は電子黒板用プリンタ２２によってシート上に出力される。
【００１２】
会議スペースα内には情報処理装置１が設置されている。情報処理装置１は電子黒板用プリンタ２２によって出力された議事内容を読み取り、議事内容を議事録情報として記憶する。また、情報処理装置１には画像形成部が設置されており、データとして記憶している議事録情報を画像としてシート上に出力することも可能である。
【００１３】
情報処理装置１はネットワークＮに接続されており、会議スペースα内の端末３Ａ等や会議スペースα外の端末４Ａ等から情報処理装置１にアクセス可能となっている。従って、会議資料のデータを端末４Ａから情報処理装置１に送信したり、情報処理装置１に記憶された議事録情報を端末３Ａにおいて取得したりすることが出来る。
【００１４】
メールサーバ５は端末４Ａ、４Ｂ、４Ｃ、４Ｄや端末３Ａ、３Ｂの間で送受信される電子メールを保存する。
【００１５】
なお、会議スペースαの周辺環境に存在する端末の個数は図１に示す個数に限定されるものではない。
【００１６】
図２は情報処理装置１の制御系のブロック図であり、代表的な制御構成を示している。
【００１７】
ＣＰＵ１０１は情報処理装置１全体の動作を制御するものであり、システムバス１１１を介して、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）１０２やＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）１０３等に接続されている。このＣＰＵ１０１は、ＲＯＭ１０２に格納されている各種制御プログラムを読み出してＲＡＭ１０３に展開し、各部の動作を制御する。また、ＣＰＵ１０１は、ＲＡＭ１０３に展開したプログラムに従って各種処理を実行し、その処理結果をＲＡＭ１０３に格納するとともに、操作表示部１０５に表示させる。そして、ＲＡＭ１０３に格納した処理結果を所定の保存先に保存させる。後述する合成議事録を電子メールに添付して装置外に送信する場合は、ＣＰＵ１０１が情報出力部として機能する。
【００１８】
ネットワークインターフェイスカード（ＮＩＣ）１１０は、システムバス１１１とネットワークＮとのインターフェイスであり、ＮＩＣ１１０を介して情報処理装置１がネットワークＮに接続されている。
【００１９】
ＲＯＭ１０２は、プログラムやデータ等を予め記憶しており、この記録媒体は磁気的、光学的記録媒体、若しくは半導体メモリで構成されている。本発明に係る情報処理プログラムはＲＯＭ１０２に記憶されている。
【００２０】
ＲＡＭ１０３（ＲＡＭ１０３は情報登録部に成り得る）は、ＣＰＵ１０１によって実行される各種制御プログラムによって処理されたデータ等を一時的に記憶するワークエリアを形成する。
【００２１】
情報登録部として機能するＨＤＤ１０４は、画像読取部１０７で読み取った議事内容等の画像データを記憶したり、出力済みの画像データ等を記憶したりする機能を有する。磁性体を塗布または蒸着した金属のディスクを一定の間隔で何枚も重ね合わせた構造になっており、これをモータで高速に回転させて磁気ヘッドを近づけてデータを読み書きする。
【００２２】
操作表示部１０５は各種の設定を可能にするものである。操作表示部１０５は例えばタッチパネル形式となっており、ユーザーが操作表示部１０５を通じて各種の情報を入力することが出来る。また、ネットワーク設定の情報等、各種の情報が操作表示部１０５に表示される。
【００２３】
通信部１０６は、他の機器とのデータ通信を行う通信インターフェイスであって、例えば、ＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ  Ｓｅｒｉａｌ  Ｂｕｓ）やＩＥＥＥ１２８４、ＩＥＥＥ１３９４、ＰＣＭＣＩＡ等により構成されている。
【００２４】
画像読取部１０７は、原稿画像を光学的に読み取って電気信号に変換する。シート上に出力した議事内容はこの画像読取部１０７によって読み取られる。
【００２５】
画像読取部１０７によって生成される画像データや、ネットワークＮを通じて送信される画像データは情報合成部として機能する画像処理部１０８によって画像処理される。具体的には階調再現特性の補正を行ったり、濃度補正ＬＵＴを参照して網点などのスクリーン処理を行ったり、細線を強調するためのエッジ処理を行ったりする。また画像処理部１０８は複数の画像データを合成して合成画像を作成することも可能である。
【００２６】
画像形成部１０９は、画像処理部１０８によって画像処理された画像データに基づき、シート上に画像を形成する。後述する合成議事録を画像としてシートに出力する場合は、画像形成部１０９が情報出力部として機能する。
【００２７】
会議スペースαで開催される会議が終了すると、各出席者に議事内容等の資料を配布する必要がある。そこで出席者毎の事情を考慮し、配布する資料の内容を出席者毎に異ならせる。以下、情報処理装置１や電子黒板２などの動作について詳しく説明する。
【００２８】
情報処理装置１における動作としては、会議スペースα内で開催された会議に関する会議情報（会議名、開催場所など）と、電子黒板用プリンタ２２によってシート上に出力して読み取った議事録情報と、を合成した合成議事録（合成情報）を出席者毎に生成し、その合成議事録を情報処理装置１から各出席者に配信又は配布するようにする。
【００２９】
図３は一連の動作を説明するフローチャート図である。
【００３０】
まず最初に、情報処理装置１において会議情報の設定、会議における出席予定者情報の設定、合成議事録の送付方法の設定を行う（登録工程としてのステップＳ１〜Ｓ３）。会議情報は、会議名、開催場所、開催時間、出席者、会議資料を保存したＵＲＬ先など、会議に関する情報である。設定された会議情報等はＨＤＤ１０４に記憶（登録）される。
【００３１】
情報処理装置１における会議情報等の設定は色々な方法が考えられるが、一例として情報処理装置１における操作表示部１０５を通じて行う設定方法について図４〜図８に基づき説明する。
【００３２】
情報処理装置１における操作表示部１０５において所定のボタンを押すと、図４に示す特殊モードの設定画面が操作表示部１０５上に表示される。特殊モードの設定画面には会議情報設定ボタン１０５Ａと合成議事録送付ボタン１０５Ｂがあり、各々のボタンを押すことにより、会議情報の設定や合成議事録送付の設定・実行が可能となる。
【００３３】
会議情報設定ボタン１０５Ａを押すと、図５に示す会議情報の設定画面が表示される。図５で示すように会議情報の設定画面は会議単位毎に矩形表示となっている。既に会議情報が登録されている場合は１０５Ｃで示すように登録名が表示される。登録された会議情報を編集する場合は登録名が表示された領域を押して編集する。新規の会議情報を登録する場合は１０５Ｄで示すブランクの領域を押して新規の会議情報を登録する。
【００３４】
例えば図５で示す１０５Ｃの領域を押すと、図６に示すように「会議Ｎｏ．１」に関する登録された会議情報（会議名、開催場所等）が表示される。会議名は「○○○会議」、開催場所は「Ａ会議室」、開催時間は「１１：００〜１２：００」である。登録名を変更したい場合は登録名の領域１０５Ｅを押して登録名を再入力し、会議名を変更したい場合は会議名の領域１０５Ｆを押して会議名を再入力する。
【００３５】
会議情報のうち出席予定者情報を設定したい場合は、出席者予定設定ボタン１０５Ｉを押して図７に示す設定画面を表示させる。出席者予定者情報に関する設定は「出席予定者名」と「種別」の２つの項目に関して行う。「種別」は会議における出席者の役目であり、図７に示す例ではＡさんが会議の主催者、Ｂさんが会議における議事承認者、Ｃさん、Ｄさん、Ｅさんが一般の出席者となっている。会議終了後に配る資料を作成する場合、この種別の情報に基づき必要な会議情報が選択され、合成議事録が出席者毎に作成される。
【００３６】
会議名等の会議情報と、電子黒板２に記載された議事録情報を合成した合成議事録を各出席者毎に配る場合、ある出席者の要望は合成議事録をデータをして電子メールに添付して配信してもらいたいというものであり、別の出席者の要望は合成議事録を画像としてシート上に出力してそのシートを配布してもらいたいという場合があり得る。そこで合成議事録の送付方法を出席者毎に設定する。合成議事録の送付方法を設定する場合は、図６に示す設定画面において送付方法設定ボタン１０５Ｊを押し、図８に示す送付方法に関する設定画面を表示させる。送付方法に関する設定は「出席予定者名」と「送付方法」の２つの項目に関して行う。ここでの「出席予定者名」は前述した出席予定者情報の設定内容と関連付けられている。合成議事録をシート上に出力して配布する場合は「プリント配布」と設定し、電子メールで配信したい場合は電子メールアドレスを出席者毎に設定する。
【００３７】
以上説明した設定方法により情報処理装置１における操作表示部１０５を通じて会議情報の設定を行うわけであるが、他の設定方法も考えられる。例えば出席者の端末間で送受信される電子メールの内容をメールサーバ５で解析し、解析したデータを情報処理装置１で受信して会議情報を設定する方法である。その内容を図９〜図１１を用いて説明する。
【００３８】
会議を開催する場合、会議の主催者から出席者へ開催通知の電子メールが送信され、その開催通知の電子メールに対して出席者から会議の主催者へ出欠情報等を記載した返信メールが送信される場合がある。これらの電子メールのヘッダ情報、メール内容を所定のプログラムによりメールサーバ５で解析し、会議名、開催場所等の会議情報を取得する。
【００３９】
図９は会議の主催者から出席者へ送信される開催通知の電子メール内容を示す説明図である。
【００４０】
電子メールＸはヘッダ部分Ｙと文章部分（メール内容）Ｚから構成されており、ヘッダ部分Ｙと文章部分Ｚを各々解析する。
【００４１】
まず、ヘッダ部分Ｙを所定のプログラムにより解析する。「Ｆｒｏｍ」の欄に記載された電子メールアドレスにおいて、＠マークより前の情報を会議の主催者名と認識する。また、「Ｔｏ」の欄に記載された電子メールアドレスにおいて、＠マークより前の情報を出席予定者名と認識し、電子メールアドレスの後にカッコで種別が記載されている場合は、その種別を出席予定者に関連付ける。図９に示す例でいえば、会議の主催者はＡさんであり、出席予定者はＢさん、Ｃさん、Ｄさん、Ｅさんである。またＢさんの電子メールアドレスの後にカッコで種別が記載されているため、Ｂさんが議事承認者として種別を認識する。Ｃさん、Ｄさん、Ｅさんは電子メールアドレスの後にカッコで種別が記載されていないため、一般の出席予定者として種別を認識する。
【００４２】
次に文章部分（メール内容）Ｚを所定のプログラムにより解析する。「会議名」、「開催場所」、「開催時間」の項目が記載されているため、その部分の文章を解析することにより、会議名は「○○○会議」、開催場所は「Ａ会議室」、開催時間は「１１：００〜１２：００」であると認識する。
【００４３】
図１０は出席者から会議の主催者へ返信された電子メール内容を示す説明図である。
【００４４】
返信された電子メールも開催通知の電子メール内容と同様にヘッダ部分Ｙと文章部分（メール内容）Ｚを各々解析する。
【００４５】
まずヘッダ部分を解析すると、「件名」の欄に「Ｒｅ：○○○会議  開催通知」と記載されているため、開催通知の電子メールに対する返信メールであることを認識する。次に「Ｆｒｏｍ」の欄に記載された電子メールアドレスにおいて、＠マークより前の情報を認識し、図１０に示す例でいえば、出席予定者であるＢさんからの返信メールであると認識する。
【００４６】
次に文章部分（メール内容）Ｚを解析すると、「出欠確認」、「送付方法」の項目が記載されているため、その部分の文章を解析することにより、出欠確認は「出席」、送付方法は「プリント配布」であると認識する。
【００４７】
このようにメールサーバ５において電子メールを解析することにより会議名等の一連の会議情報を認識すると、図１１に示すデータテーブルが作成される。データテーブルに複数の会議情報が含まれており、このデータテーブルがメールサーバ５から情報処理装置１へ送信される。そして情報処理装置１がデータテーブルの内容を認識することにより、会議名、開催場所等の会議情報が設定される。
【００４８】
図３に戻って一連の動作の説明を継続する。
【００４９】
ステップＳ１〜Ｓ３における各種の設定が行われると、会議を開始する前に出席者の確定を行う（ステップＳ４）。この動作は実際に会議に出席した者と欠席した者とを区別するために行う。
【００５０】
出席者の確定は、例えば会議スペースαに設定されている情報処理装置１において出席者のＩＤカードを読み込ませることにより行う。
【００５１】
また、図１２で示すように会議スペースαに入退出管理システム６を設置し、この入退出管理システム６を利用して出席者を確定してもよい。入退出管理システム６とは、会議スペースαにだれが入退出したか、またどのような時刻に入退出したか、などの情報を取得するシステムである。会議スペースαに入退出用の扉（図示せず）を設け、会議スペースαに対して入退出する場合は入退出用の扉に設置された検知センサに各出席者のＩＤカードを読み込ませ、またその時間も記録する。このようにすることにより、だれが入退出したか、またどのような時刻に入退出したかの情報を入退出管理システム６で取得する。入退出管理システム６はネットワークＮで情報処理装置１と接続されているため、入退出管理システム６から取得した情報により情報処理装置１において出席者を確定させることが出来る。
【００５２】
ステップＳ２で情報処理装置１において出席予定者情報を設定したわけであるが、この出席者の確定により出席予定者情報を出席者情報として確定させる。
【００５３】
図３に示す出席者の確定が行われると（ステップＳ４）、会議スペースαにおいて会議を開始する（ステップＳ５）。会議が終了する前に電子黒板２に記載された議事内容を電子黒板用スキャナ２１で読み取り（ステップＳ６）、シート上に議事内容を出力させて会議を終了する（ステップＳ７）。
【００５４】
そしてシート上に出力させた議事内容を情報処理装置１における画像読取部１０７で読み取り、ＨＤＤ１０４に議事録情報を登録し（登録工程としてのステップＳ８）、登録した議事録情報と会議情報を合成した合成議事録を作成する（合成工程としてのステップＳ９）。この合成議事録は出席者毎に異なったものとなっている。そして合成議事録を各出席者毎へ電子メールで配信したり、シート上に出力させて配布するようにする（出力工程としてのステップＳ１０）。
【００５５】
図３に示すステップＳ８〜Ｓ１０までの動作について図４、図１３〜１９を用いて詳しく説明する。
【００５６】
ステップＳ８〜Ｓ１０までの動作を情報処理装置１で実行する場合は、まず情報処理装置１における操作表示部１０５において所定のボタンが押し、図４に示す特殊モードの設定画面を操作表示部１０５上に表示させる。そして合成議事録送付ボタン１０５Ｂを押し、図１３に示すような設定画面を表示させる。
【００５７】
図１３に示すように合成議事録送付の設定画面では会議の登録名が表示されており、合成議事録を送付する登録名の領域を押す。例えば「会議Ｎｏ．１」の領域１０５Ｋを押すと、図１４に示すような設定画面が表示され、「会議Ｎｏ．１」の関する会議名等の会議情報が表示される。表示内容を確認した上で電子黒板用プリンタ２２で出力したシートを情報処理装置１の画像読取部１０７にセットし、送付ボタン１０５Ｌを押すと議事内容が読み取られる。そして合成議事録が作成され、その合成議事録が各出席者に電子メールなどで送付される。
【００５８】
図１５は合成議事録のデータ構造を示す説明図である。図１５（ａ）は主催者用の合成議事録データであり、図１５（ｂ）は一般の出席者用の合成議事録データである。
【００５９】
図１５で示すように合成議事録データＤは会議情報データＤ１と議事録情報データＤ２から構成される。会議情報データＤ１には会議名や開催場所等が含まれており、ＨＤＤ１０４に登録された出席者情報（例えば出席者の役目に関する情報）に基づき、複数の会議情報から必要な会議情報が選択され、会議情報データＤ１内に反映される。合成議事録データＤは所定のプログラムに基づき画像処理部１０８により生成される。
【００６０】
議事内容データＤ２は主催者用と一般の出席者用で同一の内容であるが、会議情報データＤ１は主催者用と一般の出席者用で異なる。会議情報データＤ１を詳しく見ると、会議名、開催場所、開催時間は、主催者用、一般の出席者用とも付与されている。しかし、主催者用の会議情報データＤ１には出席者名、欠席者名、議事承認者名が付与されているが、一般の出席者用の会議情報データＤ１には付与されていない。主催者は合成議事録データにより出席者、欠席者の情報を把握し、欠席者に対して会議情報を詳細に知らせる等の対応が必要であるが、一般の出席者はその対応をする必要がないためである。このように出席者の事情を考慮し、会議終了後に配る資料を出席者毎に異ならせれば各出席者にとって利便性が良い。
【００６１】
合成議事録データを出席者毎に配信又は配布する場合は、図８や図１１で説明した送付方法により配信又は配布される。具体的に説明するとプリント出力をする場合は合計何枚出力すればよいのかＣＰＵ１０１が算出し、その算出結果によって情報処理装置１によりプリント出力される。また電子メールで配信する場合は合成議事録データを所定のアドレス先に電子データを配信するようにする。このようにすれば各出席者は要望に沿った形態で合成議事録データを取得することができるため良好である。
【００６２】
主催者用の合成議事録データは図１５（ａ）の示した形態以外にも考えられる。
【００６３】
例えば、図１６（ａ）に示すように出席者や議事承認者の会議における参加時間を会議情報内に付加することも考えられる。これは図１２で説明したように入退出管理システム６で取得した出席者の入退出情報（会議スペースαにだれが入退出したか、またどのような時刻に入退出したかなどの情報）を情報処理装置１で取得し、会議情報データＤ１に付与する。例えばＢさんが１１：００〜１１：３５まで参加していたことが入退出管理システム６において把握された場合、Ｂさんの後にその情報を付加する。なお、参加時間ではなく、不在時間を表示させても良い。このように参加時間又は不在時間を会議情報内に付加すれば、主催者はどの出席者がどの時間に参加していたか又は不在だったかを容易に把握することができるため、不在していた会議内容を出席者へ知らせる等の対応が円滑にとれる。
【００６４】
また別の例として図１６（ｂ）に示すように会議における議事決定時間を会議情報内に付加することも考えられる。議事決定時間を主催者用の合成議事録データＤに付加すれば議事決定時間に議事承認者が会議に参加していたかどうか容易に把握することができる。
【００６５】
ここでいう議事決定時間とは会議において議事が承認された時間をいう。議事決定時間を情報処理装置１で取得する方法は色々考えられる。例えば議事決定時間を電子黒板用スキャナ２１で読み取る時間とみなし、電子黒板用スキャナ２１で議事内容を読み取る場合、その読み取る時間を議事内容を付加させてシート上に出力する。そして出力した議事内容を情報処理装置１で読み取る際に、読取画像から電子黒板用スキャナ２１で読み取った時間を認識することが考えられる。また図１７に示すように電子黒板２２をネットワークＮに接続し、電子黒板用スキャナ２１で議事内容を読み取った時間に関する情報をネットワークＮ経由で情報処理装置１に送信することも考えられる。
【００６６】
以上説明した本発明のように、出席者の事情を考慮し、会議終了後に配る資料を出席者毎に異ならせれば各出席者にとって利便性が良い。
【００６７】
なお、本発明は当該実施の形態に限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲における変更や追加があっても本発明に含まれる。
【００６８】
情報処理装置１は画像形成装置としてプリンタ、複写、ＦＡＸが可能となるものが考えられる。例えば図１８に示すような構造を有する情報処理装置１が考えられる。図１８に示す情報処理装置１は複数の各感光体上にイエロー、マゼンタ、シアン、ブラックのトナー像を形成し、中間転写ベルト１０上でカラー画像とし転写部２０でシート上に転写させる構造である。図１８は一例であり、画像を形成する他の構造のものであっても良い。
【００６９】
また議事録情報は電子黒板２２に記載された議事内容のほか、出席者の手書きメモでも構わない。
【図面の簡単な説明】
【００７０】
【図１】会議スペースαの周辺環境を示す概略図である。
【図２】図２は情報処理装置１の制御系のブロック図である。
【図３】合成議事録を各出席者毎に作成し、その合成議事録を情報処理装置１から各出席者に配信・配布する動作を説明するフローチャート図である。
【図４】操作表示部１０５における特殊モードの設定画面に関する説明図である。
【図５】操作表示部１０５における会議情報の設定画面に関する説明図である。
【図６】操作表示部１０５における会議情報の設定画面に関する説明図である。
【図７】操作表示部１０５における出席予定者の設定画面に関する説明図である。
【図８】操作表示部１０５における送付方法の設定画面に関する説明図である。
【図９】会議の主催者から出席者へ送信される開催通知の電子メール内容を示す説明図である。
【図１０】出席者から会議の主催者へ返信された電子メール内容を示す説明図である。
【図１１】メールサーバ５で作成されたデータテーブルを示す説明図である。
【図１２】入退出管理システムを有する会議スペースαの周辺環境を示す概略図である。
【図１３】操作表示部１０５における合成議事録送付の設定画面に関する説明図である。
【図１４】操作表示部１０５における合成議事録送付の設定画面に関する説明図である。
【図１５】合成議事録のデータ構造を示す説明図である。
【図１６】主催者用の合成議事録データを示す説明図である。
【図１７】電子黒板がネットワークに接続された周辺環境を示す概略図である。
【図１８】情報処理装置１の内部構成の一例を示す中央概略図である。
【符号の説明】
【００７１】
１  情報処理装置
２  電子黒板
３Ａ、３Ｂ  端末
４Ａ、４Ｂ、４Ｃ、４Ｄ  端末
５  メールサーバ
６  入退出管理システム
１０１  ＣＰＵ
１０２  ＲＯＭ
１０３  ＲＡＭ
１０５  操作表示部
１０７  画像読取部
１０８  画像処理部
【図１】
2008152527.tif 000003
【図２】
2008152527.tif 000004
【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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