(57)【要約】【課題】  会議の議事録情報の対応項目を容易かつ確実に管理することが可能となる情報管理装置、会議システム及びプログラムを提供する。【解決手段】  情報管理装置２００は、アクションアイテム抽出部２０３と、メッセージ管理部２０７とを備えている。アクションアイテム抽出部２０３は、議事録作成装置１００で作成された会議の議事録から当該会議に関連する者の対応すべき行動の指示内容を示すアクションアイテムを抽出する。メッセージ管理部２０７は、抽出されたアクションアイテムを管理する。【選択図】      図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
会議の議事録情報から当該会議に関連する者の対応すべき行動の指示内容を示す対応項目を抽出する第１の抽出手段と、
前記抽出手段で抽出された対応項目を管理する第１の管理手段とを備えることを特徴とする情報管理装置。
【請求項２】
前記会議の議事録情報は、当該会議を記録した会議情報に基づいて作成されるものであることを特徴とする請求項１記載の情報管理装置。
【請求項３】
前記第１の管理手段は、共同作業を管理する掲示板のメッセージを含むことを特徴とする請求項１又は２記載の情報管理装置。
【請求項４】
前記第１の管理手段は、前記対応項目の複数を階層的に管理することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の情報管理装置。
【請求項５】
前記会議の議事録情報から文書要素を抽出する第２の抽出手段と、
当該抽出された文書要素及び前記会議の議事録情報に基づいてメッセージを作成する作成手段と、
前記会議の議事録情報に含まれる宛先に前記作成手段で作成されたメッセージを送信する送信手段とを備えることを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の情報管理装置。
【請求項６】
前記会議の議事録情報は会議で使用された画像を含む会議情報に基づいて作成されており、前記作成手段は、前記会議の議事録情報の題名及び前記会議の議事録情報に含まれる画像を除いた前記対応項目を含む文書をそれぞれ題名及び本文とし、前記会議の議事録情報を添付したメッセージを作成し、表示することを特徴とする請求項５記載の情報管理装置。
【請求項７】
前記第１の抽出手段は、前記作成手段で作成されたメッセージに対する返信メッセージから前記対応項目を抽出することを特徴とする請求項５又は６記載の情報管理装置。
【請求項８】
前記第１の管理手段は、前記作成手段で作成されたメッセージに識別情報を付加して、前記会議の議事録情報と関連付けて前記識別情報の付加されたメッセージを管理する第２の管理手段を備えることを特徴とする請求項５乃至７のいずれか１項に記載の情報管理装置。
【請求項９】
前記会議の議事録情報及び前記対応項目の文書形式を変更する変換手段をさらに備え、前記作成手段は前記変換手段により文書形式の変換された会議の議事録情報及び対応項目に基づいて前記メッセージを作成し、前記第２の管理手段は、前記会議の議事録情報と関連付けて前記作成手段により作成されたメッセージを管理することを特徴とする請求項８記載の情報管理装置。
【請求項１０】
前記第２の管理手段は、前記対応項目、前記メッセージ及び前記議事録情報の関連情報を利用して、前記会議の議事録情報と関連付けて前記メッセージを管理する請求項８記載の情報管理装置。
【請求項１１】
前記対応項目の関連情報は、前記対応項目の識別情報、前記対応項目が存在する議事録情報のページ番号、前記対応項目が文であるか又は画像であるかを示す情報、前記対応項目の内容、前記対応項目の従属先である対応項目の識別情報、前記対応項目に従属する対応項目の識別情報、前記対応項目の作成日時、及び進捗管理の対象となる前記対応項目の識別情報を含むことを特徴とする請求項１０記載の情報管理装置。
【請求項１２】
前記メッセージの関連情報は、前記メッセージの識別情報、前記メッセージの作成日時、及び前記メッセージの変更日時を含むことを特徴とする請求項１０記載の情報管理装置。
【請求項１３】
前記議事録情報の関連情報は、前記議事録情報の識別情報を含むことを特徴とする請求項１０記載の情報管理装置。
【請求項１４】
前記第２の管理手段は、入力された指示に応じて、メッセージの書き込み、読み出し、更新及び削除の内、少なくとも１つを行うことを特徴とする請求項８乃至１３のいずれか１項に記載の情報管理装置。
【請求項１５】
前記第１管理手段は、前記対応項目の進捗状況及び前記対応項目の変更内容を管理する第３の管理手段と、前記第３の管理手段で管理されている前記対応項目の進捗状況及び前記対応項目の変更内容を表示する表示手段とを備えることを特徴とする請求項１乃至１４に記載の情報管理装置。
【請求項１６】
前記第１の抽出手段は、前記会議の議事録情報から人名及び日付を抽出し、前記第３の管理手段は前記抽出された人名及び日付に基づいて前記対応項目の進捗状況及び前記対応項目の変更内容を管理することを特徴とする請求項１５記載の情報管理装置。
【請求項１７】
前記第３の管理手段は、前記対応項目の進捗状況を管理するための識別情報、進捗度、状態、担当者、納期、状態変更日時及び状態変更者に関して前記対応項目の進捗状況及び前記対応項目の変更内容を管理する請求項１５又は１６記載の情報管理装置。
【請求項１８】
会議の議事録情報を作成する作成手段を備える議事録作成装置と、
前記作成手段により作成された会議の議事録情報から当該会議に関連する者の対応すべき行動の指示内容を示す対応項目を抽出する第１の抽出手段、及び
前記抽出手段で抽出された対応項目を管理する第１の管理手段を備える情報管理装置と
を有することを特徴とする会議システム。
【請求項１９】
前記作成手段は、前記会議の議事録情報を会議で使用された画像を含む会議情報に基づいて作成することを特徴とする請求項１８記載の会議システム。
【請求項２０】
前記情報管理装置は、前記対応項目の変更内容を管理する第１の管理手段と、前記対応項目の変更内容を前記議事録作成装置に通知する通知手段とを備え、
前記議事録作成装置は、前記作成手段で作成された会議の議事録情報を保存する保存手段と、前記通知手段により通知された対応項目の変更内容と前記保存手段で保存される会議の議事録情報とを関連付けて管理する第２の管理手段とを備えることを特徴とする請求項１８又は１９記載の会議システム。
【請求項２１】
前記議事録作成装置は、前記対応項目を入力する入力手段と、前記入力手段により入力された対応項目を前記情報管理装置に送信する送信手段とを備え、前記第１の管理手段は前記送信手段により送信された対応項目を管理することを特徴とする請求項１８乃至２０のいずれか１項に記載の会議システム。
【請求項２２】
前記送信手段は、前記対応項目の変更内容を前記情報管理装置に送信し、前記第１の管理手段は当該送信された対応項目の変更内容を管理することを特徴とする請求項２１記載の会議システム。
【請求項２３】
コンピュータを、
会議の議事録情報から当該会議に関連する者の対応すべき行動の指示内容を示す対応項目を抽出する第１の抽出手段と、
前記抽出手段で抽出された対応項目を管理する第１の管理手段として機能させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、議事録作成装置で作成された議事録から、所定の項目を抽出し管理する情報管理装置、会議システム及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来より、会議の議事録を作成する装置、方法及びシステムが知られている。また、会議中の議論の内容、対策、メモ書き等を議事録に反映させる装置、方法及びシステムが知られている。
【０００３】
例えば、特許文献１には、レビュー中の議論の内容及び対策をレビュー対象文書、レビュー議事録、懸案管理に自動的に反映させ、当該レビュー中の議論の内容及び対策を作成の手間を省くレビュー支援装置が記載されている。このレビュー支援装置は、レビュー中の議論に関連する情報を即座に表示し、レビューの効率を向上させる。また、このレビュー支援装置は、異なるシステム（アプリケーション）で作成された複数の文書を対象にしている。
【０００４】
特許文献２には、マルチメディアの会議議事録作成方法が記載されている。この方法では、ユーザから各メモ書きを受け取ると、コンテクスト情報がメモ書きと共に記録される。コンテクスト情報は、メモ書きと同時に受け取られたマルチメディア情報の直接関係のある部分を選択するために用いられ、メモ書きとマルチメディア情報の各選択された部分との間に関連が作成される。これらの関連は、メモ書きからのマルチメディア情報の選択された部分にアクセスするために用いられる。また、これらのメモ書きとそれぞれの関連は、将来の検索のために保存される。保存されたメモ書きは、ユーザからのメモ書きの変更されたコピーを受け取ることによって修正されてもよい。また、保存されたメモ書きは変更されたコピーに応じて変更される。
【０００５】
特許文献３には、会議の予約から課題の処理までの会議全体にわたって、会議の進行及び処理の効率化を図るオンライン会議システムが記載されている。このシステム内のサーバは、オンライン会議の予約、進行及び課題処理の管理を行う。特に、サーバは、進行管理の処理において、発言の種別を明確にし、議事録を作成する。
【０００６】
特許文献４には、会議の議事録を誰でも閲覧できるようにしたシステムが記載されている。このシステムでは、会議の議事録をＨＴＭＬ化してＷＷＷ（World Wide Web）サーバに格納し、メールサーバから会議参加者全員に電子メールでＨＴＭＬ（HyperText Markup Language）議事録のＵＲＬ（Uniform Resource Locator）情報を送信する。
【特許文献１】特開２００４−３４８３１０号公報
【特許文献２】特開２００３−３７６７７号公報
【特許文献３】特開２００３−１５３２２４号公報
【特許文献４】特開平１１−２０５３７５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
本発明は、会議の議事録の対応項目を容易かつ確実に管理することが可能となる情報管理装置、会議システム及びプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記目的を達成するため、請求項１記載の情報管理装置は、会議の議事録情報から当該会議に関連する者の対応すべき行動の指示内容を示す対応項目を抽出する第１の抽出手段と、前記抽出手段で抽出された対応項目を管理する第１の管理手段とを備えることを特徴とする。
【０００９】
請求項２記載の情報管理装置は、請求項１記載の情報管理装置において、前記会議の議事録情報は、当該会議を記録した会議情報に基づいて作成されるものであることを特徴とする。
【００１０】
請求項３記載の情報管理装置は、請求項１又は２記載の情報管理装置において、前記第１の管理手段は、共同作業を管理する掲示板のメッセージを含むことを特徴とする。
【００１１】
請求項４記載の情報管理装置は、請求項１乃至３のいずれか１項に記載の情報管理装置において、前記第１の管理手段は、前記対応項目の複数を階層的に管理することを特徴とする。
【００１２】
請求項５記載の情報管理装置は、請求項１乃至４のいずれか１項に記載の情報管理装置において、前記会議の議事録情報から文書要素を抽出する第２の抽出手段と、当該抽出された文書要素及び前記会議の議事録情報に基づいてメッセージを作成する作成手段と、前記会議の議事録情報に含まれる宛先に前記作成手段で作成されたメッセージを送信する送信手段とを備えることを特徴とする。
【００１３】
請求項６記載の情報管理装置は、請求項５記載の情報管理装置において、前記会議の議事録情報は会議で使用された画像を含む会議情報に基づいて作成されており、前記作成手段は、前記会議の議事録情報の題名及び前記会議の議事録情報に含まれる画像を除いた前記対応項目を含む文書をそれぞれ題名及び本文とし、前記会議の議事録情報を添付したメッセージを作成し、表示することを特徴とする。
【００１４】
請求項７記載の情報管理装置は、請求項５又は６記載の情報管理装置において、前記第１の抽出手段は、前記作成手段で作成されたメッセージに対する返信メッセージから前記対応項目を抽出することを特徴とする。
【００１５】
請求項８記載の情報管理装置は、請求項５乃至７のいずれか１項に記載の情報管理装置において、前記第１の管理手段は、前記作成手段で作成されたメッセージに識別情報を付加して、前記会議の議事録情報と関連付けて前記識別情報の付加されたメッセージを管理する第２の管理手段を備えることを特徴とする。
【００１６】
請求項９記載の情報管理装置は、請求項８記載の情報管理装置において、前記会議の議事録情報及び前記対応項目の文書形式を変更する変換手段をさらに備え、前記作成手段は前記変換手段により文書形式の変換された会議の議事録情報及び対応項目に基づいて前記メッセージを作成し、前記第２の管理手段は、前記会議の議事録情報と関連付けて前記作成手段により作成されたメッセージを管理することを特徴とする。
【００１７】
請求項１０記載の情報管理装置は、請求項８記載の情報管理装置において、前記第２の管理手段は、前記対応項目、前記メッセージ及び前記議事録情報の関連情報を利用して、前記会議の議事録情報と関連付けて前記メッセージを管理する。
【００１８】
請求項１１記載の情報管理装置は、請求項１０記載の情報管理装置において、前記対応項目の関連情報は、前記対応項目の識別情報、前記対応項目が存在する議事録情報のページ番号、前記対応項目が文であるか又は画像であるかを示す情報、前記対応項目の内容、前記対応項目の従属先である対応項目の識別情報、前記対応項目に従属する対応項目の識別情報、前記対応項目の作成日時、及び進捗管理の対象となる前記対応項目の識別情報を含むことを特徴とする。
【００１９】
請求項１２記載の情報管理装置は、請求項１０記載の情報管理装置において、前記メッセージの関連情報は、前記メッセージの識別情報、前記メッセージの作成日時、及び前記メッセージの変更日時を含むことを特徴とする。
【００２０】
請求項１３記載の情報管理装置は、請求項１０記載の情報管理装置において、前記議事録情報の関連情報は、前記議事録情報の識別情報を含むことを特徴とする。
【００２１】
請求項１４記載の情報管理装置は、請求項８乃至１３のいずれか１項に記載の情報管理装置において、前記第２の管理手段は、入力された指示に応じて、メッセージの書き込み、読み出し、更新及び削除の内、少なくとも１つを行うことを特徴とする。
【００２２】
請求項１５記載の情報管理装置は、請求項１乃至１４に記載の情報管理装置において、前記第１管理手段は、前記対応項目の進捗状況及び前記対応項目の変更内容を管理する第３の管理手段と、前記第３の管理手段で管理されている前記対応項目の進捗状況及び前記対応項目の変更内容を表示する表示手段とを備えることを特徴とする。
【００２３】
請求項１６記載の情報管理装置は、請求項１５記載の情報管理装置において、前記第１の抽出手段は、前記会議の議事録情報から人名及び日付を抽出し、前記第３の管理手段は前記抽出された人名及び日付に基づいて前記対応項目の進捗状況及び前記対応項目の変更内容を管理することを特徴とする。
【００２４】
請求項１７記載の情報管理装置は、請求項１５又は１６記載の情報管理装置において、前記第３の管理手段は、前記対応項目の進捗状況を管理するための識別情報、進捗度、状態、担当者、納期、状態変更日時及び状態変更者に関して前記対応項目の進捗状況及び前記対応項目の変更内容を管理する。
【００２５】
請求項１８記載の会議システムは、会議の議事録情報を作成する作成手段を備える議事録作成装置と、前記作成手段により作成された会議の議事録情報から当該会議に関連する者の対応すべき行動の指示内容を示す対応項目を抽出する第１の抽出手段、及び前記抽出手段で抽出された対応項目を管理する第１の管理手段を備える情報管理装置とを有することを特徴とする。
【００２６】
請求項１９記載の会議システムは、請求項１８記載の会議システムにおいて、前記作成手段は、前記会議の議事録情報を会議で使用された画像を含む会議情報に基づいて作成することを特徴とする。
【００２７】
請求項２０記載の会議システムは、請求項１８又は１９記載の会議システムにおいて、前記情報管理装置は、前記対応項目の変更内容を管理する第１の管理手段と、前記対応項目の変更内容を前記議事録作成装置に通知する通知手段とを備え、前記議事録作成装置は、前記作成手段で作成された会議の議事録情報を保存する保存手段と、前記通知手段により通知された対応項目の変更内容と前記保存手段で保存される会議の議事録情報とを関連付けて管理する第２の管理手段とを備えることを特徴とする。
【００２８】
請求項２１記載の会議システムは、請求項１８乃至２０のいずれか１項に記載の会議システムにおいて、前記議事録作成装置は、前記対応項目を入力する入力手段と、前記入力手段により入力された対応項目を前記情報管理装置に送信する送信手段とを備え、前記第１の管理手段は前記送信手段により送信された対応項目を管理することを特徴とする。
【００２９】
請求項２２記載の会議システムは、請求項２１記載の会議システムにおいて、前記送信手段は、前記対応項目の変更内容を前記情報管理装置に送信し、前記第１の管理手段は当該送信された対応項目の変更内容を管理することを特徴とする。
【００３０】
請求項２３記載の会議システムは、コンピュータを、会議の議事録情報から当該会議に関連する者の対応すべき行動の指示内容を示す対応項目を抽出する第１の抽出手段と、前記抽出手段で抽出された対応項目を管理する第１の管理手段として機能させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００３１】
請求項１の発明によれば、会議の議事録情報の対応項目を容易かつ確実に管理することが可能となる。尚、対応項目としてはアクションアイテムが挙げられる。
【００３２】
請求項２の発明によれば、会議情報に基づいて作成された会議の議事録情報の対応項目を容易かつ確実に管理することが可能となる。
【００３３】
請求項３の発明によれば、会議の議事録情報の対応項目を、共同作業を管理する掲示板のメッセージとして管理することができる。
【００３４】
請求項４の発明によれば、対応項目の複数の対応関係を明確にして管理することができる。
【００３５】
請求項５の発明によれば、会議の議事録情報に基づいて作成されたメッセージを議事録情報に含まれる宛先に送信することができる。
【００３６】
請求項６の発明によれば、メッセージの本文で議事録情報に含まれる画像を除いた文書を確認することができ、メッセージに添付された議事録情報でその議事録情報全体を確認することができる。
【００３７】
請求項７の発明によれば、作成されたメッセージに対する返信メッセージから議事録情報の対応項目を抽出するので、返信の段階で加えられた議事録情報の対応項目を抽出することができ、漏れなく全ての議事録情報の対応項目を抽出することができる。
【００３８】
請求項８の発明によれば、会議の議事録情報と関連付けて、識別情報の付加されたメッセージを管理するので、会議の議事録情報とメッセージを一括管理することができる。
【００３９】
請求項９の発明によれば、会議の議事録情報と関連付けて、文書形式の変換された会議の議事録情報及び対応項目に基づいて作成されたメッセージを管理することができる。また、会議の議事録情報及び対応項目の文書形式を変更するので、より汎用性の高い文書形式に変更でき、会議の議事録情報及び対応項目の共有化を図り易くできる。
【００４０】
請求項１０の発明によれば、対応項目、メッセージ及び議事録情報の関連情報を使って、会議の議事録情報とメッセージを関連づけて、詳細に管理することができる。
【００４１】
請求項１１の発明によれば、対応項目の関連情報に関して、会議の議事録情報及びメッセージの詳細な管理が可能となり、対応項目の追加や変更の際に、会議の議事録情報及びメッセージに対応項目の追加や変更の内容を的確に反映することができる。
【００４２】
請求項１２の発明によれば、メッセージの関連情報に関して、会議の議事録情報及びメッセージの詳細な管理が可能となり、メッセージの追加や変更の際に、メッセージにその追加や変更の内容を的確に反映することができる。
【００４３】
請求項１３の発明によれば、議事録情報の識別情報を使って、会議の議事録情報とメッセージを関連づけて、詳細に管理することができる。
【００４４】
請求項１４の発明によれば、メッセージの作成又は編集の指示を行うことができる。
【００４５】
請求項１５の発明によれば、管理されている対応項目の進捗状況及び対応項目の変更内容を確認することができる。
【００４６】
請求項１６の発明によれば、会議の議事録情報から抽出された人名及び日付に基づいて対応項目の進捗状況及び前記対応項目の変更内容が管理されるので、抽出された人名を担当者とし、抽出された日付を納期とする対応項目の進捗状況及び対応項目の変更内容の管理ができる。
【００４７】
請求項１７の発明によれば、対応項目の進捗状況及び対応項目の変更内容を詳細に管理することができる。
【００４８】
請求項１８の発明によれば、会議の議事録情報の対応項目を容易かつ確実に管理することが可能となる。尚、所定の形式とは、共同作業を管理する掲示板のメッセージである。
【００４９】
請求項１９の発明によれば、会議で使用された画像を含む会議情報に基づいて作成された会議の議事録情報の対応項目を容易かつ確実に管理することが可能となる。
【００５０】
請求項２０の発明によれば、議事録作成装置は、対応項目の変更内容と会議の議事録情報とを関連付けて管理するので、情報管理装置で変更された対応項目の変更内容を会議の議事録情報に反映することができる。
【００５１】
請求項２１の発明によれば、情報管理装置は、議事録作成装置で対応項目が入力されたときに、議事録情報の作成の完了を待たずに、当該入力された対応項目を所定の形式で管理することができる。
【００５２】
請求項２２の発明によれば、議事録情報の作成の完了を待たずに、議事録作成装置で変更された対応項目の変更内容を、情報管理装置で管理することができる。
【００５３】
請求項２３の発明によれば、会議の議事録情報の対応項目を容易かつ確実に管理することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００５４】
以下、図面を参照しながら本発明の実施の形態を説明する。
【００５５】
（第１の実施の形態）
図１は、本発明の実施の形態に係る情報管理装置を含む会議システムの概略構成図である。同図の会議システムは、会議の議事録情報（以下、単に議事録という）を作成する議事録作成装置１００と、議事録作成装置１００で作成された議事録に関連する各種のデータを管理する情報管理装置２００と、ブラウザやメールソフト等を介して議事録作成装置１００又は情報管理装置２００にアクセスするユーザ端末３０１，３０２とを備えている。
【００５６】
議事録作成装置１００、情報管理装置２００及びユーザ端末３０１，３０２は、ネットワークを介して互いに接続されている。情報管理装置２００及びユーザ端末３０１，３０２は、各々電子メールアドレスを有する。また、ユーザ端末３０１，３０２は、パソコンや携帯電話などで構成されており、情報やデータを送受信する送受信部３１１と、会議に使用されたスライド及び会議の映像データを表示すると共に会議の音声データを再生する表示再生部３１２と、マウス、キーボード、タッチパネル又は入力キーなどで構成される入力部３１３とを備えている。
【００５７】
まず、議事録作成装置１００の構成について説明する。議事録作成装置１００は、例えばコンピュータで構成され、入力部１０１と、表示部１０２と、送受信部１０３と、取得部１０４と、議事録作成部１０５と、議事録保存データベース（ＤＢ）１０６と、制御部１０７とを備えている。制御部１０７は、入力部１０１、表示部１０２、送受信部１０３、取得部１０４、議事録作成部１０５及び議事録保存ＤＢ１０６に接続されている。また、議事録作成部１０５は、送受信部１０３及び議事録保存ＤＢ１０６に接続されている。
【００５８】
入力部１０１は、不図示のキーボード、マウス又はタッチパネル等で構成され、議事録を構成する議事録データや実行命令等を入力し、当該入力された議事録データや実行命令等を制御部１０７へ送信する。尚、議事録データとは、議事録を構成するデータであり、特に、議事録を構成する文であるコメントを含む。
【００５９】
表示部１０２は、例えば、液晶表示部又はＣＲＴ等で構成されており、入力されたデータ及び配信する議事録等を表示する。
【００６０】
送受信部１０３は、議事録を情報管理装置２００に送信する。また、送受信部１０３は、ユーザ端末３０１又は３０２からの議事録閲覧要求を受信して、当該要求に対応する議事録をユーザ端末３０１又は３０２に送信する。
【００６１】
取得部１０４は、不図示のマイク、ビデオカメラ及びプロジェクタ等を備え、会議情報を取得する。ここで、会議情報とは、会議で使用されたスライドデータ、会議の音声データ及び会議の映像データ等である。
【００６２】
議事録作成部１０５は、取得部１０４で取得された会議情報及び入力部１０１で入力された議事録データに基づいて、議事録を作成する。
【００６３】
議事録保存ＤＢ１０６は、議事録作成部１０５で作成された議事録、取得部１０４で取得された会議情報、会議の識別情報及び会議の書誌的情報を互いに関連づけて保存している。ここで、会議の識別情報とは、会議毎に付与される一意のＩＤであり、会議の書誌的情報は、会議の名称、場所、開催時刻、出席者の名称、出席者の所属部門、出席者のメールアドレス、出席者の役職及び議題等を記載したメモ情報である。
【００６４】
制御部１０７は、議事録作成装置１００全体の動作を制御する。また、制御部１０７は、ユーザ端末３０１、３０２又は情報管理装置２００から検索要求を受けると、議事録保存ＤＢ１０６に保存された議事録、会議情報、会議の識別情報及び会議の書誌的情報等を参照し、検索処理を実行する。
【００６５】
図２は、表示部１０２に表示される議事録作成画面の一例を示す図である。
【００６６】
同図において、記事録作成画面４００は、議事録データの作成を支援するために用いられる支援情報を表示する入力支援領域４０１と、既に入力した議事録データを確認するための情報等を表示するコメント確認領域４０２と、議事録データとして入力するコメントを表示するコメント表示領域４０３と、不図示の会議選択画面の表示へ切り換える会議選択画面ボタン４０４と、後述する配信画面の表示へ切り換える配信画面ボタン４０５とから構成されている。また、議事録作成画面４００は、入力部１０１からの動作命令に応じて移動するポインタ４０６を表示する。
【００６７】
入力支援領域４０１は、スライド番号表示部４１１、スライド表示部４１２、スライドテキスト表示部４１３、出席者情報表示部４１４、選択ボタン４１５及び自動化チェックボックス４１６を備えている。
【００６８】
入力支援領域４０１は、会議において使用されているコンテンツ情報及び会議に出席している人物に関する情報（以下、出席者情報という）を表示することで議事録の作成を支援する。具体的には、入力支援領域４０１は、コンテンツ情報としてスライドコンテンツのサムネイル及びスライドコンテンツのテキスト情報等と出席者情報として会議の出席者の氏名、役職又は所属部署等を表示する。
【００６９】
スライド番号表示部４１１は、会議において使用されているスライドコンテンツに含まれる全て又は一部のスライド番号（ページ番号）を表示する。また、スライド番号表示部４１１は、自動化チェックボックス４１６がチェックされている場合には、会議において投影されているスライドのスライド番号を表示する。また、自動化チェックボックス４１６がチェックされていない場合には、スライド表示部４１２は、投影中のスライドコンテンツの内で選択ボタン４１５で選択されたスライドの番号を表示する。
【００７０】
スライド表示部４１２は、自動化チェックボックス４１６がチェックされている場合には、プロジェクタで投影中のスライドを表示する。また、スライド表示部４１２は、自動化チェックボックス４１６がチェックされていない場合には、選択されたスライドを表示する。
【００７１】
スライドテキスト表示部４１３は、スライド表示部４１２に表示されているスライドの有するテキストデータを表示する。出席者情報表示部４１４は、会議に出席している人物の氏名を表示し、特に発言中の人物の氏名は強調表示する。また、氏名の代わりに役職又は所属部署を表示する構成を採用しても良い。選択ボタン４１５は、スライド表示部４１２に表示されるスライドを変更するために使用される。
【００７２】
コメント確認領域４０２は、スライド番号表示部４２１、コメント表示部４２２及び編集ボタン群４２３を備えている。スライド番号表示部４２１の表示及び機能は、入力支援領域４０１のスライド番号表示部４１１と同様であるため省略する。コメント表示部４２２は、コメント表示領域４０３で入力されたコメントをスライド番号及び編集ボタン群４２３に含まれる編集ボタンと関連付けて表示する。
【００７３】
また、本議事録作成装置１００は、図示を省略するが、例えば、スピーカ等の出力部を有し、出力部は制御部１７０に接続している。コメント表示部４２２のコメントは、下線を付して表示される。これは、ポインタ４０６をコメントに合わせて入力部１０１によって選択することで、議事録保存ＤＢ１０６に保存されたコメント毎に関連付けられた会議の音声データを当該出力部から出力できること及び議事録保存ＤＢ１０６に保存されたコメント毎に関連付けられた会議の映像データを表示部１０２で表示できることを示している。
【００７４】
編集ボタン群４２３は、コメントの内容を編集する際に押下される編集ボタンの集合体である。編集ボタンが押下されると、編集対象のコメントがコメント表示領域４０３に表示される。
【００７５】
コメント表示領域４０３は、入力コメント表示部４３１、アクションアイテムチェックボックス４３２及び入力ボタン４３３を備えている。
【００７６】
コメント表示領域４０３は、入力又は編集中のコメントとコメントの属性を表示する。尚、本実施の形態では、コメントの属性として、コメントが、アクションアイテムであるか否かを挙げている。ここで、アクションアイテムとは、会議後に行う何者かの行動を記述する内容を含むコメント、即ち、会議に関連する者に対する、対応すべき行動の指示内容を含むコメントである。尚、本実施の形態では、会議の議事録の対応項目の一例としてアクションアイテムを挙げる。
【００７７】
入力コメント表示部４３１は、入力又は編集中のコメントを表示する。アクションアイテムチェックボックス４３２は、入力又は編集中のコメントがアクションアイテムであるか否かを表す。コメントがアクションアイテムである場合にはチェックを表示し、そうで無い場合にはチェックを表示しない。また、コメントがアクションアイテムである場合には、コメント表示部４２２のコメントに「ActionItem」の文字が表示され、そうで無い場合には、コメント表示部４２２のコメントに「ActionItem」の文字は表示されない。尚、コメントがアクションアイテムであることを示す方法は、コメント表示部４２２のコメントに「ActionItem」の文字を表示することに限らず、コメントがアクションアイテムであることを示す記号やアイコン等を表示してもよい。
【００７８】
入力ボタン４３３は、入力中のコメントを議事録を構成する議事録データとして確定できることを表すボタンである。尚、議事録データの属性は、例えば、「高」「中」「低」のような議事録データの重要度や、「Public」又は「Private」のような議事録データの公開度にしてもよい。
【００７９】
図３は、表示部１０２に表示される議事録を配信するための配信画面の一例を示す図である。配信画面は、図２の配信画面ボタン４０５が押下されることで、表示部１０２に表示される。
【００８０】
同図において、配信画面５００は、議事録の配信元、配信先、カーボンコピー及び件名等を表示する配信先等指定領域５０１と、議事録の作成を支援する情報を表示する作成支援領域５０２と、議事録の記録対象とした会議の概要を表示する概要表示領域５０３と、議事録を構成する議事録データを選択する選択領域５０４と、議事録作成画面４００の画面表示に切り換える議事録作成画面ボタン５０５と、不図示の確認画面の画面表示に切り換える確認ボタン５０６とから構成されている。また、配信画面５００は、入力部１０１からの動作命令に応じて移動するポインタ５０７を表示する。
【００８１】
配信先等指定領域５０１は、配信元表示部５１１、配信先表示部５１２、カーボンコピー表示部５１３及び件名表示部５１４を備えている。配信元表示部５１１は、議事録を配信するために使用される電子メールの配信元メールアドレスを表示する。配信先表示部５１２は、議事録を配信する電子メールの宛先メールアドレスを表示する。また、同様にブラインドカーボンコピー（受信者に通知されないが配信される仕組み）の入力をサポートしてもよい。カーボンコピー表示部５１３は、参考として議事録を配信する場合に指定する電子メールの宛先メールアドレスを表示する。件名表示部５１４は、議事録を配信する電子メールの件名を表示する。
【００８２】
また、配信先表示部５１２には、議事録を配信するために予め本議事録作成装置１００に登録した全会議参加者の電子メールアドレスが予め指定されている。尚、配信先表示部５１２、カーボンコピー表示部５１３及び件名表示部５１４にそれぞれ表示された送信先、カーボンコピー先及び件名は、入力部１０１を操作することで編集することができる。
【００８３】
作成支援領域５０２は、スライド番号表示部５２１、スライド表示部５２２及び選択ボタン５２３を備えている。スライド番号表示部５２１、スライド表示部５２２及び選択ボタン５２３の表示及び機能は、議事録作成画面４００の入力支援領域４０１のスライド番号表示部４１１、スライド表示部４１２及び選択ボタン４１５と同様であるため省略する。
【００８４】
概要表示領域５０３は、概要表示部５３１及びスクロールバー５３２を備えている。概要表示部５３１は、会議の書誌情報等を含む会議の概要を表示する。スクロールバー５３２は、概要表示部５３１に表示された情報をスクロールするためのバーである。会議の概要に含まれる会議の書誌情報の内で、特に会議の開催時刻については、同じく書誌情報である会議の開催場所の現地時刻を併記する。
【００８５】
選択領域５０４は、スライド番号表示部５４１、コメント表示部５４２及び配信チェックボックス５４３を備えている。スライド番号表示部５４１の表示及び機能は、議事録作成画面４００の入力支援領域４０１のスライド番号表示部４１１と同様であるため省略する。コメント表示部５４２の表示及び機能は、議事録作成画面４００のコメント確認領域４０２のコメント表示部４２２と同様であるため省略する。配信チェックボックスは、コメント表示部５４２に表示されたコメント内で、議事録を構成するコメントであるか否かをチェック表示で表している。
【００８６】
制御部１０７は、配信画面５００で作成された議事録を議事録作成部１０５から送受信部１０３を介して配信先表示部５１２及びカーボンコピー表示部５１３に記載された宛先メールアドレスに対応するユーザ端末と情報管理装置２００とに配信する。
【００８７】
図４は、情報管理装置２００で受信する議事録の一例を示す図である。尚、この議事録は、配信先表示部５１２及びカーボンコピー表示部５１３に記載された宛先メールアドレスに対応するユーザ端末も受信する。
【００８８】
図４の議事録は、ＨＴＭＬ（HyperText Markup Language）形式で記載されたデータ構造を有し、配信先等指定部６１０、概要表示部６２０、スライド表示部６３０及びコメント表示部６４０、コメントリンク６５０及び会議リンク６６０で構成されている。
【００８９】
配信先等指定部６１０は、図３の配信先等指定領域５０１に表示された情報と同じ情報を表示する。概要表示部６２０は、図３の概要表示領域５０３に表示された情報と同じ情報を表示する。スライド表示部６３０は、コメント表示部６４０に表示されたコメントと関連付けされているスライドのサムネイルを表示する。スライド表示部６３０に表示されるスライドのサムネイルは、本議事録作成装置１００の議事録保存ＤＢ１０６に保存されているスライドコンテンツにリンクが張られている。不図示のポインタをスライドのサムネイルに合わせて選択すると、ユーザ端末及び情報管理装置２００はリンク先を参照して、議事録作成装置１００の議事録保存ＤＢ１０６に保存されたスライドのコンテンツを送受信部１０３を介して取得し、取得したスライドのコンテンツをユーザ端末又は情報管理装置２００が有する表示再生部に表示する。
【００９０】
コメント表示部６４０は、図３の選択領域５０４で選択されたコメントを表示する。コメント表示部６４０に表示される各コメントは、当該コメントに関連付けられた、議事録保存ＤＢ１０６に保存されている会議の音声データ及び映像データにリンク付けされている。コメント表示部６４０に表示される各コメントを不図示のポインタでクリックすると、ユーザ端末又は情報管理装置２００は当該コメントに関連付けられた、議事録保存ＤＢ１０６に保存されている会議の音声データ及び映像データを送受信部１０３を介して取得し、取得された会議の音声データ及び映像データをユーザ端末又は情報管理装置２００が有する表示再生部で再生する。
【００９１】
コメントリンク６５０は、コメント表示部６４０に表示される全部のコメントに関連付けられた、議事録保存ＤＢ１０６に保存されている会議の音声データ及び映像データにリンク付けされている。このコメントリンク６５０を不図示のポインタでクリックすると、ユーザ端末又は情報管理装置２００は、コメント表示部６４０に表示される全部のコメントに関連付けられた、議事録保存ＤＢ１０６に保存されている会議の音声データ及び映像データを送受信部１０３を介して取得し、取得された会議の音声データ及び映像データをユーザ端末又は情報管理装置２００が有する表示再生部で再生する。
【００９２】
会議リンク６６０は、この議事録に対応する会議の音声データ及び映像データにリンク付けされている。この会議リンク６６０を不図示のポインタでクリックすると、ユーザ端末又は情報管理装置２００は、議事録保存ＤＢ１０６に保存されている、この議事録に対応する会議の音声データ及び映像データを送受信部１０３を介して取得し、取得された会議の音声データ及び映像データをユーザ端末又は情報管理装置２００が有する表示再生部で再生する。
【００９３】
次に、図１の情報管理装置２００について説明する。この情報管理装置２００は、議事録作成装置１００から受信した議事録の中からアクションアイテムを抽出し、後述する共同作業管理ソフトにおいて当該抽出されたアクションアイテムを本文とするメッセージを作成する。これにより、共同作業管理ソフトと議事録に含まれるアクションアイテムとの連携を図る。尚、作成されたメッセージは会議参加者や会議に関連するタスク（即ち、共同作業を行うチーム）等に配信される。
【００９４】
また、情報管理装置２００は、アクションアイテムが会議に関連する者に対する行動の指示内容を含むコメントであるので、その会議に関連する行動の進捗状況を管理する機能を提供する。
【００９５】
図１の情報管理装置２００は、例えばコンピュータで構成され、メッセージ送受信部２０１、変換部２０２、アクションアイテム抽出部２０３、文書要素抽出部２０４、抽出結果記憶部２０５、進捗管理部２０６、メッセージ管理部２０７、データ蓄積部２０８、制御部２０９、表示再生部２１０及び入力部２１１を備えている。制御部２０９は、メッセージ送受信部２０１、変換部２０２、アクションアイテム抽出部２０３、文書要素抽出部２０４、抽出結果記憶部２０５、進捗管理部２０６、メッセージ管理部２０７、表示再生部２１０及び入力部２１０に接続されている。データ蓄積部２０８は、制御部２０９、進捗管理部２０６及びメッセージ管理部２０７に接続されている。
【００９６】
メッセージ送受信部２０１は、議事録及び議事録ＩＤを議事録作成装置１００から受信すると共に議事録に基づいて作成されたメッセージを議事録の配信先等指定部６１０に記載された宛先メールアドレスに対応するユーザ端末に送信する。変換部２０２は、議事録のＨＴＭＬフォーマットを進捗管理が容易な文書フォーマット（例えば、ＰＤＦフォーマット、ＸＤＷフォーマットなど）に変換する。
【００９７】
アクションアイテム抽出部２０３は、議事録の中からアクションアイテムを抽出し、後述するアクションアイテムテーブルを作成する。文書要素抽出部２０４は、議事録の中からスライドのサムネイルを除いた文書要素を抽出する。抽出結果記憶部２０５は、文書要素抽出部２０４で抽出された文書要素を記憶する。
【００９８】
進捗管理部２０６は、アクションアイテムを含むコメントの進捗状況等を管理する。進捗管理部２０６は、例えば、図５（Ａ）に示すコメントの進捗管理テーブルを備えている。
【００９９】
図５（Ａ）に示すコメントの進捗管理テーブルは、進捗管理ＩＤ、進捗度、状態、担当者、納期、状態変更日時及び状態変更者の項目で構成されている。「進捗管理ＩＤ」の項目には、コメントを進捗管理する際の識別情報が記録され、管理するコメントにのみ識別情報が記録される。図５では、進捗管理ＩＤとして「１」、「２」が付与されているコメントが管理される。「進捗度」の項目には、コメントの進捗度（履行状況）が記録される。このコメントの進捗度は、コメントの記載された日時と納期と状態との関係で決定されるが、入力部２１１を介してユーザが自由に変更することも可能である。「状態」の項目には、コメントの進捗状況の段階が記録され、「受付」の他にも、例えば「承認」、「承認待」、「却下」、「完了」等がある。「担当者」の項目には、コメントの進捗を管理する担当者が記録される。「納期」の項目には、コメントの完了予定日時が記録される。「状態変更日時」の項目には、コメントの進捗状況が更新された日時が記録される。「状態変更者」の項目には、進捗状況を更新した変更者が記録される。
【０１００】
メッセージ管理部２０７は、議事録に基づいて作成されたメッセージを当該議事録と関連づけて管理する。メッセージ管理部２０７は、例えば、図６に示すメッセージ管理テーブルを備えている。
【０１０１】
図６に示すメッセージ管理テーブルは、コメントＩＤ、文書ＩＤ、ページ、コメントタイプ、コメント内容、親ＩＤ、子ＩＤ、コメント日時、進捗管理ＩＤ、メッセージＩＤ、メッセージ作成日時、メッセージ変更日時、議事録（データ）及び議事録ＩＤの項目で構成されている。「コメントＩＤ」の項目には、メッセージに含まれるコメントの識別情報が記録される。「文書ＩＤ」の項目には、当該コメントが存在する文書ファイルの識別情報が記録される。尚、議事録は文書ファイルの１種として記録される。
【０１０２】
「ページ」の項目には、コメントが存在する文書ファイル内のページ番号が記録される。「コメントタイプ」の項目には、コメントがテキストであるか又はビットマップであるかを示す情報が記録される。「コメント内容」の項目には、実際のコメントの内容が記録される。「親ＩＤ」の項目には、当該コメントの従属先であるコメントのコメントＩＤが記録される。「子ＩＤ」の項目には、当該コメントに従属するコメントのコメントＩＤが記録される。「コメント日時」の項目には、コメントの作成日時が記録される。
【０１０３】
「進捗管理ＩＤ」の項目には、コメントを進捗管理部２０６で管理する際の識別情報が入力される。図６の進捗管理ＩＤの項目は、図５（Ａ）の進捗管理テーブルの進捗管理ＩＤの項目と関連付けられている。即ち、図６では、コメントＩＤ「１」「２」に対応する２つのコメントに進捗管理ＩＤ「１」「２」が付されており、当該２つのコメントは図５（Ａ）の進捗管理テーブルで管理されている。
【０１０４】
「メッセージＩＤ」の項目には、メッセージの識別情報が記録される。「メッセージ作成日時」の項目には、当該メッセージの作成日時が記録され、「メッセージ変更日時」は作成されたメッセージを更新した日時が記録される。「議事録（データ）」の項目には、議事録のファイル名が記録され、「議事録ＩＤ」の項目には、議事録の識別情報が記録される。「議事録（データ）」及び「議事録ＩＤ」の項目には、文書ファイルが議事録の場合に、ファイル名及び識別情報がそれぞれ入力される。尚、この「議事録ＩＤ」は、議事録作成装置１００においても管理されている。
【０１０５】
データ蓄積部２０８は、議事録作成装置１００から受信した議事録、当該議事録の中から抽出されたアクションアイテム及び当該議事録に基づいて作成されたメッセージ等を蓄積する。データ蓄積部２０８は、図７（Ａ）に示す文書ＩＤ管理テーブルを備えている。文書ＩＤ管理テーブルは文書ＩＤと文書名（ファイル名）とから構成されている。
【０１０６】
また、データ蓄積部２０８は、共同作業管理ソフトを備えている。この共同作業管理ソフトは、文書、図面、メールなどをフォルダ毎に管理しており、さらに電子メール、メッセージで構成される掲示板、文書共有などの機能を統合した共同作業の場を提供する。また、この共同作業管理ソフトは、共同作業を行うタスク（即ち、共同作業を行うチーム）毎に、参加メンバーやその電子メールアドレスの登録、タスク管理、タスク情報の入手、アクセス権の設定などが行える。さらに、共同作業管理ソフトでは、タスクのメンバーに向けて、メッセージ管理部２０７で管理されるメッセージ、タスクに関連のある電子文書、ＵＲＬ、活動状況報告、メンバー相互の連絡などを掲示板に書き込むことができ、タスクのメンバーが収集した情報をタスクの参加メンバー全員で共有する。
【０１０７】
制御部２０９は、メッセージ送受信部２０１、変換部２０２、アクションアイテム抽出部２０３、文書要素抽出部２０４、抽出結果記憶部２０５、進捗管理部２０６、メッセージ管理部２０７及び表示再生部２１０を制御する。また、制御部２０９は、議事録の内容を解析して、アクションアイテムを本文とするメッセージを作成する。
【０１０８】
表示再生部２１０は、液晶モニター又はＣＲＴとスピーカとで構成され、議事録、メッセージ及び各種のデータを表示すると共に議事録作成装置１００の議事録保存ＤＢ１０６から取得された会議の音声データ及び映像データを再生する。入力部２１１は、マウス及びキーボード等で構成され、オペレータの操作指示を入力する。
【０１０９】
図８は、情報管理装置１００のハードウエアの構成図である。
【０１１０】
情報管理装置１００は、例えばコンピュータであり、装置全体を制御するＣＰＵ１、ＲＯＭ２、ＲＡＭ３、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）４、マウスやキーボード等と接続する入力インターフェース５と、議事録作成装置１００及びユーザ端末３０１，３０２と接続するためのネットワークインタフェース６と、サウンドインターフェース７と、ビデオインターフェース８と、スピーカー及びマイク９と、液晶モニタ又はＣＲＴで構成される表示装置１０とを備えている。ＣＰＵ１はシステムバス１１を介してＲＯＭ２、ＲＡＭ３、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）４、入力インターフェース５、ネットワークインタフェース６、サウンドインターフェース７及びビデオインターフェース８と接続されている。サウンドインターフェース７には、スピーカー及びマイク９が接続され、サウンドインターフェース８には表示装置１０が接続されている。
【０１１１】
上記メッセージ送受信部２０１、変換部２０２、アクションアイテム抽出部２０３、文書要素抽出部２０４、抽出結果記憶部２０５、進捗管理部２０６、メッセージ管理部２０７、データ蓄積部２０８、制御部２０９及び表示再生部２１０は、上記ハードウエア構成で実現される。尚、議事録作成装置１００及びユーザ端末３０１，３０２のハードウエア構成は、情報管理装置１００のハードウエア構成と同一であるので、その説明は省略する。
【０１１２】
次に、制御部２０９で作成される、共同作業管理ソフトの掲示板におけるメッセージについて説明する。図９は、制御部２０９で作成される、共同作業管理ソフトの掲示板におけるメッセージの一例を示す図である。
【０１１３】
メッセージは、メッセージのタイトルを表示するタイトル表示部７０１と、メッセージの本文を表示する本文表示部７０２と、メッセージに添付されるファイル名を表示する添付ファイル表示部７０３と、メッセージに添付されるファイルを選択するための参照ボタン７０４と、添付ファイル表示部７０３及び参照ボタン７０４を追加的に表示するための追加ボタン７０５と、メッセージにリンクされるリンク元の名称を表示するリンク名表示部７０６と、メッセージにリンクされるリンク元のＵＲＬ（Uniform Resource Locator）を表示するＵＲＬ表示部７０７と、リンク名表示部７０６及びＵＲＬ表示部７０７を追加的に表示するための追加ボタン７０８と、メッセージの内容を確定するためのＯＫボタン７０９と、メッセージの内容をキャンセルするためのキャンセルボタン７１０とを備えている。
【０１１４】
メッセージの作成方法は後述するが、作成されるメッセージは、議事録の配信先等指定部６１０のタイトル（Subject）欄に記載されたタイトル内容をタイトル表示部７０１に、議事録からスライド表示部６３０のスライドのサムネイルを取り除いたデータを本文表示部７０２に、議事録のＨＴＭＬファイルを添付ファイル表示部７０３にそれぞれ貼り付けたものとなる。
【０１１５】
図１０は、情報管理装置２００で実行される処理を示すフローチャートである。尚、議事録は、上述したように、ＨＴＭＬ形式で記載されたデータ構造を有する。
【０１１６】
まず、メッセージ送受信部２０１は、議事録作成装置１００から議事録及び議事録ＩＤを受信し、議事録を受信したことを示すコマンドを制御部２０９に通知する（ステップＳ１０１）。制御部２０９は、メッセージ管理部２０７を介してメッセージ送受信部２０１で受信された議事録をデータ蓄積部２０８に記録する（ステップＳ１０２）。このとき、制御部２０９は、データ蓄積部２０８に記憶されている文書ＩＤ管理テーブルを更新する。更新された文書ＩＤ管理テーブルの一例を図７（Ｂ）に示す。その後、制御部２０９は、議事録を文書要素抽出部２０４に送信する（ステップＳ１０３）。
【０１１７】
次いで、文書要素抽出部２０４は、議事録から文書要素を抽出し、抽出された文書要素を抽出結果記憶部２０５に記憶する（ステップＳ１０４）。具体的には、文書要素抽出部２０４は、議事録の配信先等指定部６１０に含まれるsubjectタグの行に記載されているデータをタイトルの文書要素として抽出し、議事録からスライドを取り除いたＨＴＭＬデータをメッセージ本文の文書要素として抽出する。文書要素抽出部２０４は、抽出されたタイトルの文書要素及びメッセージ本文の文書要素を抽出結果記憶部２０５に記憶する。
【０１１８】
図１１は、抽出結果記憶部２０５に記憶される文書要素の抽出結果を示すデータの一例を示す。ここでは、タイトルの文書要素には、議事録の配信先等指定部６１０に含まれるsubjectタグの行に記載されているデータが割り当てられている。メッセージ本文の文書要素には、議事録からスライドのサムネイルを取り除いたＨＴＭＬデータが割り当てられている。
【０１１９】
図１０に戻り、制御部２０９は、メッセージ管理部２０７を介して受信した議事録と、抽出結果記憶部２０５に記憶される文書要素の抽出結果とに基づいてメッセージを作成し、作成されたメッセージをメッセージ管理部２０７を介してデータ蓄積部２０８に格納する（ステップＳ１０５）。より具体的には、制御部２０９は、図１１のタイトルの文書要素に割り当てられているデータを図９のタイトル表示部７０１に貼り付けて、図１１のメッセージ本文の文書要素に割り当てられているデータを図９の本文表示部７０２に貼り付けて、議事録のＨＴＭＬファイルを図９の添付ファイル表示部７０３に貼り付けて、メッセージを作成する。このとき、メッセージ管理部２０７は、制御部２０９から受信したメッセージに一意のメッセージＩＤを付与して、メッセージＩＤの付与されたメッセージをデータ蓄積部２０８に保存する。
【０１２０】
また、メッセージ管理部２０７は、図６に示すメッセージ管理テーブルの内容を更新する。図１２は、図６に示すメッセージ管理テーブルに新たにメッセージが追加された場合のメッセージ管理テーブルの一例を示す図である。図１２では、図６の状態からメッセージＩＤが「Ｍ００２」であるメッセージが追加されている。また、追加されたメッセージの元になった文書ファイルが議事録であるため、「議事録（データ）」及び「議事録ＩＤ」の項目には、議事録のファイル名及び議事録の識別情報がそれぞれ入力されている。
【０１２１】
次いで、制御部２０９は、アクションアイテムの抽出をアクションアイテム抽出部２０３に要求する（ステップＳ１０６）。アクションアイテム抽出部２０３は、抽出結果記憶部２０５に記憶されているメッセージ本文の文書要素に割り当てられているデータ（即ち、議事録からスライドのサムネイルを取り除いたＨＴＭＬデータ）に対してアクションアイテムが含まれているか否かの判定を実行し、アクションアイテムが含まれている場合にはメッセージ本文の文書要素に割り当てられているデータから当該アクションアイテムを抽出する（ステップＳ１０７）。      
【０１２２】
ここで、アクションアイテム抽出部２０３が実行するステップＳ１０７の詳細な処理を図１３を用いて説明する。
【０１２３】
アクションアイテム抽出部２０３は、メッセージ本文の文書要素に割り当てられているデータにおいて、先頭に「ActionItem」の文字が付加された行の文字列データや、「Todo」のような段落を識別する文字が付加されている段落内で箇条書きされた各行の文字列データをアクションアイテムであると判定し、アクションアイテムと判定された行の文字列データを抽出する（ステップＳ２０１）。
【０１２４】
さらに、アクションアイテム抽出部２０３は、抽出されたアクションアイテムである行の文字列データの内容を解析し、人名及び日付のデータを行の文字列データから抽出する（ステップＳ２０２）。人名及び日付のデータは、固有表現抽出処理を実行することで、行の文字列データから抽出する。固有表現抽出処理とは、固有名詞を抽出する処理である。ここでは、アクションアイテム抽出部２０３が、予め人名や日付の辞書を備え、人名や日付の辞書に登録された内容と一致する内容を行の文字列データから抽出する処理を実行する。
【０１２５】
次に、アクションアイテム抽出部２０３は、人名及び日付のデータを行の文字列データから抽出できたか否かを判別する（ステップＳ２０３）。人名及び日付のデータを行の文字列データから抽出できた場合には（ステップＳ２０３でＹＥＳ）、その抽出された人名及び日付のデータをそれぞれ担当者名及び納期とする、図１０に示すアクションアイテムテーブルを作成し、作成されたアクションアイテムテーブルを抽出結果記憶部２０５に記憶して（ステップＳ２０４）、ステップＳ２０６に進む。
【０１２６】
人名及び日付のデータを行の文字列データから抽出できない場合には（ステップＳ２０３でＮＯ）、会議参加者が所属するタスクのリーダ名を担当者名とすると共に議事録の送信日時＋１日を日付とする、図１０に示すアクションアイテムテーブルを作成し、作成されたアクションアイテムテーブルを抽出結果記憶部２０５に記憶する（ステップＳ２０５）。尚、ステップＳ２０５で作成されたアクションアイテムテーブルの担当者名と日付には、クエッションマークなどの記号を付して、メッセージにも人名及び日付のデータを行の文字列データから抽出できないことを示すクエッションマークなどの記号を付す。
その後、アクションアイテム抽出部２０３は、メッセージ本文の文書要素に割り当てられているデータに含まれる全ての行の文字列データの解析が終了したか否かを判別する（ステップＳ２０６）。全ての行の文字列データの解析が終了していない場合には、上記ステップＳ２０１に戻る。一方、全ての行の文字列データの解析が終了した場合には、図１０のステップＳ１０８に進む。
【０１２７】
図１４は、アクションアイテム抽出部２０３で作成されるアクションアイテムテーブルを示す図である。
【０１２８】
このアクションアイテムテーブルは、コメントＩＤ８０１、文書要素文字列８０２、アクションアイテムフラグ８０３、行動の指示内容８０４、担当者名８０５及び納期８０６の項目で構成されている。コメント番号８０１の項目には、コメント毎に振られたＩＤが入力される。文書要素文字列８０２の項目には、各コメントの文字列が入力される。アクションアイテムフラグ８０３の項目には、コメントがアクションアイテムである場合には「true」の文字が入力され、コメントがアクションアイテムでない場合には「False」の文字が入力される。行動の指示内容８０４の項目には、アクションアイテムフラグ８０３の欄で「true」の文字が入力されたコメントの文字列から「ActionItem」の文字を削除した文字列が入力される。担当者名８０５及び納期８０６の項目には、上記ステップＳ２０４又はステップＳ２０５で決定された人名及び日付がそれぞれ入力される。
【０１２９】
図１０に戻り、制御部２０９は、抽出結果記憶部２０５に記憶されたアクションアイテムテーブルを進捗管理部２０６に送信する（ステップＳ１０８）。
【０１３０】
次いで、進捗管理部２０６は、制御部２０９からアクションアイテムテーブルを取得し、入力部２１１又は入力３１３を介して入力された指示に従って進捗管理の対象であるコメントを選択する（ステップＳ１０９）。図１５は、進捗管理の対象であるコメントを選択するためのユーザインターフェースの一例を示す図である。図１５では、アクションアイテムを含むコメントが選択されている。選択されたコメントには、進捗管理要否の項目にチャックマークが表示される。
【０１３１】
進捗管理部２０６は、メッセージ管理部２０７に保存されている図１２のメッセージ管理テーブルを取得し、ステップＳ１０９で選択された進捗管理の対象であるコメント（即ちアクションアイテム）に対応するメッセージ管理テーブル内の進捗管理ＩＤの内容を更新する。さらに、進捗管理部２０６は、取得されたアクションアイテムテーブルの情報と、進捗管理ＩＤの内容が更新されたメッセージ管理テーブルとを使って、進捗管理テーブルの内容を更新し、会議に関連する者に対する行動の指示内容の進捗状況、即ち、アクションアイテムの進捗状況を管理する（ステップＳ１１０）。図１６は、進捗管理ＩＤの内容が更新されたメッセージ管理テーブルの一例を示す図である。図１６のメッセージ管理テーブルは、図１２のメッセージ管理テーブルのコメントＩＤ「６」「８」「９」に対応する進捗管理ＩＤの項目に「３」「４」「５」のＩＤが記録されている。更新されたメッセージ管理テーブルはメッセージ管理部２０７に記録される。また、図５（Ｂ）は、更新された進捗管理テーブルの一例を示す図である。図５（Ｂ）の進捗管理テーブルには、図５（Ａ）の進捗管理テーブルに進捗管理ＩＤ「３」「４」「５」に対応するデータ、即ちアクションアイテムに関するデータが追加されている。
【０１３２】
その後、進捗管理部２０６は、制御部２０９からアクションアイテムテーブルをデータ蓄積部２０８に記録する（ステップＳ１１１）。
【０１３３】
次に、制御部２０９は、議事録の作成に利用されたスライドを含む元文書の保存先及び文書タイプの検出処理を実行する（ステップＳ１１２）。元文書の文書タイプとは、元文書が最終バージョンの正式文書であるか否かを示す文書属性のことである。
【０１３４】
ここで、制御部２０９が実行するステップＳ１１２の詳細な処理を図１７を用いて説明する。
【０１３５】
まず、制御部２０９は、議事録の作成に利用されたスライドを含む元文書の保存先が検出できるか否かを判別する（ステップＳ３０１）。元文書の保存先が検出できない場合には（ステップＳ３０１でＮＯ）、本処理を終了する。
【０１３６】
元文書の保存先が検出できる場合には（ステップＳ３０１でＹＥＳ）、制御部２０９は、議事録の作成に利用されたスライドを含む元文書が最終バージョンの正式文書であるか否かを判別する（ステップＳ３０２）。元文書が最終バージョンの正式文書であるか否かは、制御部２０９が元文書のデータ更新日に基づいて判断する。
【０１３７】
元文書が最終バージョンの正式文書である場合には（ステップＳ３０２でＹＥＳ）、制御部２０９は元文書の保存先を示す保存先情報をメッセージに添付し（ステップＳ３０３）、保存先情報を添付されたメッセージをメッセージ管理部２０７を介してデータ蓄積部２０８に保存して（ステップＳ３０４）、図１０のステップＳ１１３に進む。
【０１３８】
一方、上記ステップＳ３０２の判別の結果、元文書が最終バージョンの正式文書でない場合には、当該元文書が削除される可能性があるので、制御部２０９は、議事録作成装置１００から元文書を取得し、取得された元文書をメッセージに添付し（ステップＳ３０５）、元文書が添付されたメッセージをメッセージ管理部２０７を介してデータ蓄積部２０８に保存して（ステップＳ３０６）、図１０のステップＳ１１３に進む。
【０１３９】
図１０に戻り、制御部２０９は、メッセージ管理部２０７でメッセージに付与されたメッセージＩＤ及び議事録ＩＤをメッセージ送受信部２０１を介して議事録作成装置１００の議事録保存ＤＢ１０６に送信する（ステップＳ１１３）。議事録作成装置１００の制御部１０７は、議事録ＩＤに基づいて議事録とメッセージＩＤとを関連づけて保存する。これにより、制御部１０７は、議事録とメッセージの管理を実行する。なお、情報管理装置２００で作成されたメッセージも議事録作成装置１００の議事録保存ＤＢ１０６に送信して、議事録ＩＤに基づいて議事録とメッセージＩＤとメッセージとを関連づけて保存するようにしてもよい。
【０１４０】
制御部２０９は、議事録の配信先等指定部６１０に記載されている電子メールのアドレスを抽出し、抽出された電子メールのアドレスに対して、作成されたメッセージを自動配信し（ステップＳ１１４）、本処理を終了する。
【０１４１】
次に、進捗管理を変更する際に使用する進捗管理一覧画面について説明する。図１８は、進捗管理一覧画面の一例を示す図である。この画面は、情報管理装置２００の表示再生部２１０又はユーザ端末３０１，３０２の表示再生部３１２に表示される。
【０１４２】
図１８に示されるように、文書名、コメント内容、進捗度、状態、担当者、納期、コメント日時、状態変更日時項目に対応して、進捗管理対象のコメントに関する情報がそれぞれ表示されている。特に、文書２に関しては、アクションアイテムに関する情報がそれぞれ表示されている。画面内下側に配設されるスクロールバーを操作することで、この他、状態変更者などの項目も表示される。
【０１４３】
この進捗管理一覧画面は、情報管理装置２００の入力部２１１又はユーザ端末３０１，３０２の入力部３１３などを用いて操作することができ、画面内の「文書１」をクリックした場合、実際の文書ファイルが表示される。即ち、議事録作成装置１００で管理される文書ファイルが表示される。また、状態や担当者の項目は、リストボックスで選択が可能である。画面内の文書名、コメント内容、進捗度、状態、担当者、納期、コメント日時又は状態変更日時の項目をクリックした場合には、各項目のデータは、それぞれ所定の優先順番に並び替えて表示される。      
【０１４４】
尚、この進捗管理一覧画面でアクションアイテムの状態又は担当者が変更された場合には、進捗管理部２０６は、進捗管理テーブルの状態又は担当者の内容を更新する。また、進捗管理一覧画面でアクションアイテムの状態が変更された場合には、進捗度の項目も変更された状態に応じて進捗管理部２０６により再計算され、画面に再計算の結果が表示される。さらに状態変更日時や状態変更者の項目も更新される。図５（Ｃ）の進捗管理テーブルは、図５（Ｂ）の進捗管理テーブルの状態が変更された場合の一例を示す。図５（Ｃ）の進捗管理テーブルでは、図５（Ｂ）の進捗管理ＩＤ「３」「４」「５」に対応する状態が変更されており、これに応じて進捗度、状態変更日時、状態変更者の項目が更新されている。
【０１４５】
次に、メッセージ一覧画面について説明する。図１９（Ａ）は、メッセージ一覧のタグが押下されたときのメッセージ一覧画面の一例を示す図であり、図１９（Ｂ）は、アクションアイテム一覧のタグが押下されたときのメッセージ一覧画面の一例を示す図である。これらの画面は、ブラウザなどを介して情報管理装置２００の表示再生部２１０又はユーザ端末３０１，３０２の表示再生部３１２に表示される。
【０１４６】
図１９（Ａ）の画面には、新規メッセージを作成するための新規メッセージ作成ボタン９０１、メッセージ一覧画面の表示を更新するための更新ボタン９０２、メッセージ一覧の表示項目も変更するための表示項目変更ボタン９０３、メッセージのスレッド表示を折り畳むための終了スレッド折り畳みボタン９０４、メッセージの表示方法を変更するためのプルダウンボタン９０５及びメッセージの一覧を表示するメッセージ表示領域９０６が表示されている。上述した図１０のステップＳ１０５で制御部２０９により作成されたメッセージは、このメッセージ一覧画面に表示される。
【０１４７】
メッセージ表示領域９０６には、メッセージ番号、緊急、開封、ラベル及びメッセージの項目のデータが表示される。緊急の項目には、緊急性のあるメッセージに対してチェックマークが表示される。開封の項目の「１／４」の表示は、メッセージが送信された４人のうち、メッセージを確認した人数が１人であることを示している。ラベルの項目には、ラベルの付いたメッセージに対して色が表示される。メッセージの項目には、作成されたメッセージのタイトルが表示される。
【０１４８】
この画面で作成されたメッセージは、データ蓄積部２０８に保存される。また、メッセージ管理部２０７は、情報管理装置２００の入力部１１１又はユーザ端末３０１，３０２の入力部３１３を介して入力された指示に応じて、データ蓄積部２０８に対してメッセージの書き込み、読み出し、更新及び削除を行う。
【０１４９】
図１９（Ａ）の画面で、アクションアイテム一覧のタグが押下されると、図１９（Ｂ）の画面が表示される。メッセージ表示領域９０６のメッセージの項目の最上段にメッセージのタイトルが表示され、このメッセージのタイトルの下に、メッセージに記載されたアクションアイテムのみが表示される。
【０１５０】
以上説明したように、本実施の形態では、情報管理装置２００は、議事録作成装置１００から受信した議事録及び当該議事録の中から抽出されたアクションアイテムに基づいて共同作業管理ソフトの掲示板におけるメッセージを作成する。このようにして、議事録の中から抽出されたアクションアイテムを共同作業管理ソフトの掲示板に関連づけて管理する。また、議事録の中から抽出されたアクションアイテムの進捗状況も進捗管理テーブルを利用して管理する。
【０１５１】
本実施の形態では、制御部２０９は、議事録の配信先等指定部６１０に記載されている電子メールアドレスに対して、作成されたメッセージを自動配信したが、議事録の配信先等指定部６１０に記載されている電子メールアドレスやメンバー名からタスクを特定し、当該タスクに所属するメンバー全員に作成されたメッセージを自動配信するようにしてもよい。
【０１５２】
また、本実施の形態では、議事録がＨＴＭＬファイルで構成されているが、議事録がＸＭＬ（Extensible Markup Language）ファイルやＸＨＴＭＬ（Extensible HyperText Markup Language）ファイルで構成されている場合には、アクションアイテム抽出部２０３は、アクションアイテムを示す要素（具体的にはタグ）に基づいて、議事録の中からアクションアイテムを抽出する。
【０１５３】
また、本実施の形態では、制御部２０９で作成されたメッセージに議事録のＨＴＭＬファイルを添付しているが、これに代えて、制御部２０９は、議事録のＨＴＭＬファイルのデータをアクションアイテム毎に分解して、アクションアイテム毎に分解されたデータをメッセージに添付するようにしてもよい。この場合、アクションアイテムにリンク付けされているスライド、音声データ及び映像データのリンク先は、図９のメッセージのＵＲＬ表示部７０７に設定する。
【０１５４】
また、本実施の形態では、アクションアイテム抽出部２０３は、議事録のみからアクションアイテムを抽出していたが、メッセージに対する返信メールの内容からアクションアイテムを抽出したり、又はアクションアイテムの状態又は担当者を変更するようにしてもよい。
【０１５５】
また、本実施の形態において、制御部２０９は、議事録の作成に利用されたスライドを含む元文書が変更された場合には、元文書が添付されたメッセージに対して元文書が更新されたことを示す返信メッセージを共同作業管理ソフトの掲示板に追加する。制御部２０９は、変更された元文書を議事録ＩＤと共に議事録作成装置１００に送信する。議事録作成装置１００の制御部１０７は、議事録保存ＤＢ１０６に保存されている元文書を変更された元文書に更新する。
【０１５６】
（第２の実施の形態）
以下、本発明の第２の実施の形態について説明する。
【０１５７】
第１の実施の形態では、情報管理装置２００は、データ蓄積部２０８に議事録のＨＴＭＬファイルを保存している。
【０１５８】
これに対して、本実施の形態では、変換部２０２が、制御部２０９から議事録を取得し、議事録のＨＴＭＬフォーマットを進捗管理が容易な文書フォーマット（例えば、ＰＤＦフォーマット、ＸＤＷフォーマットなど）に変換する。変換部２０２では、文書フォーマットを変換するための仮想プリンタープログラム、即ちフォーマット変換プログラムを有している。また、変換部２０２は、議事録のＨＴＭＬファイルからスライドのサムネイルを抽出し、フォーマット変換後の議事録に拡大したスライドのサムネイル画像を貼り付けるようにしてもよい。
【０１５９】
制御部２０９は、議事録のＨＴＭＬファイルから抽出されたアクションアイテムを変換部２０２に送信する。変換部２０２は、アクションアイテムをフォーマット変換後の議事録と関連付け可能なテキスト型のアノテーション（付箋）に変換して、フォーマット変換後の議事録の所定の位置にセットする。テキスト型のアノテーションが付加されたフォーマット変換後の議事録の一例を図２０に示す。
【０１６０】
また、変換部２０２は、このセットされたテキスト型のアノテーションに進捗管理の対象であることを示す属性情報をセットする。その後、テキスト型のアノテーションがセットされた議事録は、制御部２０９を介して進捗管理部２０６に送信される。進捗管理部２０６は、テキスト型のアノテーションにセットされた進捗管理の対象であることを示す属性情報を検出して、アクションアイテムである当該テキスト型のアノテーションの進捗管理を実行する。
【０１６１】
また、変換部２０２は、議事録内にＨＴＭＬのリンク情報（例えば、図４のコメントリンク６５０及び会議リンク６６０など）がある場合には、当該ＨＴＭＬのリンク情報を変換後の議事録と関連付け可能なリンク型のアノテーションに変換して、変換後の議事録の所定位置に当該リンク型のアノテーションをセットする。
【０１６２】
以上説明したように、本実施の形態では、情報管理装置２００は、議事録のＨＴＭＬフォーマットを進捗管理が容易な所定の文書フォーマットに変換して、アクションアイテムの進捗管理の容易化を図っている。また、議事録のＨＴＭＬフォーマットを所定の文書フォーマットに変換することで、文書の共有化を図りやすくしている。
【０１６３】
（第３の実施の形態）
以下、本発明の第３の実施の形態について説明する。
【０１６４】
第１の実施の形態では、図１８の進捗管理一覧画面において、アクションアイテムの状態又は担当者が変更された場合には、進捗管理部２０６は、進捗管理テーブルの状態又は担当者の内容を更新する。
【０１６５】
これに対して、本実施の形態では、この進捗管理一覧画面でアクションアイテムの状態又は担当者が変更された場合には、当該変更されたアクションアイテムに対応するコメントＩＤ及び議事録ＩＤと共にアクションアイテムの状態又は担当者の変更内容を議事録作成装置１００に送信する。議事録作成装置１００の制御部１０７は、議事録ＩＤに基づいて、当該送信されたコメントＩＤ及びアクションアイテムの状態又は担当者の変更内容と、議事録とを関連づけて議事録保存ＤＢ１０６に保存する。これにより、制御部１０７は、議事録とアクションアイテムの状態又は担当者の変更内容とを関連づけて管理する。
【０１６６】
尚、議事録作成装置１００でコメントＩＤを管理していない場合には、制御部２０９は、議事録内のアクションアイテムの内容文字列を議事録作成装置１００の制御部１０７に送信する。議事録作成装置１００の制御部１０７は、受信したアクションアイテムの内容文字列を使って、議事録保存ＤＢ１０６内の議事録に対して文字列照合を行い、対応する議事録を特定する。制御部１０７は、特定された議事録のアクションアイテムにアクションアイテムの状態又は担当者の変更内容を反映する。
【０１６７】
以上説明したように、本実施の形態では、議事録作成装置１００においても、アクションアイテムの状態又は担当者の変更内容を議事録に関連づけて管理する。
【０１６８】
（第４の実施の形態）
以下、本発明の第４の実施の形態について説明する。
【０１６９】
ユーザが入力部２１１又は入力部３１３を介して、議事録作成装置１００の議事録保存ＤＢ１０６に保存されている議事録を変更した場合やアクションアイテムの状態を変更した場合には、議事録作成装置１００の制御部１０７は変更された議事録やアクションアイテム及びこの変更に対応する議事録ＩＤを情報管理装置２００に通知する。
【０１７０】
情報管理装置２００のメッセージ管理部２０７は、変更された議事録やアクションアイテム及びこの変更に対応する議事録ＩＤに基づいてメッセージを更新し、メッセージ管理テーブルの内容を更新する。また、進捗管理部２０６は、変更された議事録やアクションアイテム及びこの変更に対応する議事録ＩＤに基づいて進捗管理テーブルの内容を更新する。
【０１７１】
以上説明したように、本実施の形態では、議事録作成装置１００において議事録やアクションアイテムの状態が変更された場合に、情報管理装置２００は、その変更内容を反映したアクションアイテムやメッセージを管理する。
【０１７２】
（第５の実施の形態）
以下、本発明の第５の実施の形態について説明する。
【０１７３】
第１の実施の形態では、議事録作成部１０５において、アクションアイテムを含む議事録を作成し、情報管理装置２００に送信する。
【０１７４】
本実施の形態では、入力部１０１を介してアクションアイテムが入力された段階で、制御部１０７が議事録ＩＤ及びコメントＩＤと共に入力されたアクションアイテムを情報管理装置２００に送信するようにしてもよい。この場合、作成された議事録の議事録ＩＤと入力されたアクションアイテムと共に送信される議事録ＩＤとは同一であるものとする。
【０１７５】
こうすることで、議事録が完成する前のアクションアイテムが入力された段階で、情報管理装置２００は当該入力されたアクションアイテムを管理することが可能になる。
【０１７６】
上記第１〜第５の実施の形態では、例えば、第１の抽出手段は、アクションアイテム抽出部２０３及び文書要素抽出部２０４で構成される。請求項１の第１の管理手段は、例えば、進捗管理部２０６及びメッセージ管理部２０７で構成される。第２の抽出手段は、例えば、文書要素抽出部２０４で構成され、作成手段は制御部２０９及び表示再生部２１０で構成され、送信手段はメッセージ送受信部２０１で構成される。第２の管理手段は、例えば、メッセージ管理部２０７で構成される。変換手段は、例えば、変換部２０２で構成される。第３の管理手段は、例えば、進捗管理部２０６で構成され、表示手段は、例えば、表示再生部２１０で構成される。請求項１３の作成手段は、例えば、議事録作成部１０５で構成される。請求項１４の第１の管理手段は、例えば、進捗管理部２０６で構成される。通知手段は、例えば、制御部２０９及びメッセージ送受信部２０１で構成される。保存手段は、例えば、議事録保存ＤＢ１０６で構成される。請求項１４の第２の管理手段は、例えば、制御部１０７及び議事録保存ＤＢ１０６で構成される。入力手段は、例えば、入力部１０１で構成され、送信手段は、例えば、制御部１０７及び送受信部１０３で構成される。
【０１７７】
図１の各機能ブロックは、ＣＰＵ１がＨＤＤ４から読み出してＲＡＭ３に記憶させた所定のプログラムを実行することによって実現されているが、記憶媒体から読み出してＲＡＭ３に記憶させた所定のプログラムを実行することによって実現するようにしてもよい。上記第１〜５の実施の形態で使用されるテーブルなどの各種の情報を記憶媒体に格納してもよい。
【０１７８】
上記第１〜５の実施の形態では、情報管理装置２００及び議事録作成装置１００の例としてコンピュータを挙げたが、上述した図８のハードウエア構成を備える装置であれば、コンピュータに限定されず、例えば、携帯電話、モバイル端末などでもよい。
【０１７９】
なお、本発明は、上述した実施の形態に限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲内で種々変形して実施することが可能である。
【図面の簡単な説明】
【０１８０】
【図１】本発明の実施の形態に係る情報管理装置を含む会議システムの概略構成図である。
【図２】表示部１０２に表示される議事録作成画面の一例を示す図である。
【図３】表示部１０２に表示される議事録を配信するための配信画面の一例を示す図である。
【図４】情報管理装置２００で受信する議事録の一例を示す図である。
【図５】（Ａ）はコメントの進捗管理テーブルの一例を示す図であり、（Ｂ）はアクションアイテムに関するデータが追加された進捗管理テーブルの一例を示す図であり、（Ｃ）は、（Ｂ）の進捗管理テーブルの状態が変更された場合の一例を示す図である。
【図６】メッセージ管理テーブルの一例を示す図である。
【図７】（Ａ）は文書ＩＤ管理テーブルの一例を示す図であり、（Ｂ）は（Ａ）の状態から更新された文書ＩＤ管理テーブルの一例を示す図である。
【図８】情報管理装置１００のハードウエアの構成図である。
【図９】制御部２０９で作成される、共同作業管理ソフトの掲示板におけるメッセージの一例を示す図である。
【図１０】情報管理装置２００で実行される処理を示すフローチャートである。
【図１１】抽出結果記憶部２０５に記憶される文書要素の抽出結果を示すデータの一例を示す図である。
【図１２】図６に示すメッセージ管理テーブルに新たにメッセージが追加された場合のメッセージ管理テーブルの一例を示す図である。
【図１３】アクションアイテム抽出部２０３が実行する図１０のステップＳ１０７の詳細な処理を示すフローチャートである。
【図１４】アクションアイテム抽出部２０３で作成されるアクションアイテムテーブルを示す図である。
【図１５】進捗管理の対象であるコメントを選択するためのユーザインターフェースの一例を示す図である。
【図１６】進捗管理ＩＤの内容が更新されたメッセージ管理テーブルの一例を示す図である。
【図１７】制御部２０９が実行する図１０のステップＳ１１２の詳細な処理を示すフローチャートである。
【図１８】進捗管理一覧画面の一例を示す図である。
【図１９】（Ａ）は、メッセージ一覧のタグが押下されたときのメッセージ一覧画面の一例を示す図であり、（Ｂ）は、アクションアイテム一覧のタグが押下されたときのメッセージ一覧画面の一例を示す図である。
【図２０】テキスト型のアノテーションが付加されたフォーマット変換後の議事録の一例を示す図である。
【符号の説明】
【０１８１】
１００  議事録作成装置
１０１  入力部
１０２  表示部
１０３  送受信部
１０４  取得部
１０５  議事録作成部
１０６  議事録保存データベース（ＤＢ）
１０７  制御部
２００  情報管理装置
２０１  メッセージ送受信部
２０２  変換部
２０３  アクションアイテム抽出部
２０４  文書要素抽出部
２０５  抽出結果記憶部
２０６  進捗管理部
２０７  メッセージ管理部
２０８  データ蓄積部
２０９  制御部
２１０  表示再生部
２１１  入力部
【図１】
2008140089.tif 000003
【図２】
2008140089.tif 000004
【図３】
2008140089.tif 000005
【図４】
2008140089.tif 000006
【図５】
2008140089.tif 000007
【図６】
2008140089.tif 000008
【図７】
2008140089.tif 000009
【図８】
2008140089.tif 000010
【図９】
2008140089.tif 000011
【図１０】
2008140089.tif 000012
【図１１】
2008140089.tif 000013
【図１２】
2008140089.tif 000014
【図１３】
2008140089.tif 000015
【図１４】
2008140089.tif 000016
【図１５】
2008140089.tif 000017
【図１６】
2008140089.tif 000018
【図１７】
2008140089.tif 000019
【図１８】
2008140089.tif 000020
【図１９】
2008140089.tif 000021
【図２０】
2008140089.tif 000022