(57)【要約】【課題】データファイルを保存しておく必要がなくなった場合には、データファイルの保存期間が満了する前であっても、速やかに記憶領域を開放できるデータ処理装置を得る【解決手段】データファイルと関連づけられている全てのユーザが、送信データファイルを確認したと判断した場合に、記憶手段に記憶している前記データファイルを消去するデータ処理装置とする。【選択図】図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
データファイルと、ユーザの送信先と、を記憶する記憶手段と、
前記データファイルと複数のユーザとを関連づけて前記記憶手段に記憶させる管理制御手段と、
前記ユーザの送信先に、記憶している前記データファイルを送信する送信手段と、
を有するデータ処理装置であって、
前記管理制御手段は、前記データファイルと関連づけられている全てのユーザが、送信データファイルを確認したと判断した場合に、前記記憶手段に記憶している前記データファイルを消去することを特徴とするデータ処理装置。
【請求項２】
前記データ処理装置は、通信ネットワークに接続されており、前記送信手段は電子メール送信であり、送信された前記データファイルを確認したことを前記電子メールの開封確認通知により判断することを特徴とする請求項１に記載のデータ処理装置。
【請求項３】
前記データファイルは、会議に参加する複数のユーザと関連づけて記憶させた該会議に関するデータファイルであり、前記管理制御手段は、一つの会議に関する複数のデータファイルを会議ファイル群として管理することを特徴とする請求項１又は２に記載のデータ処理装置。
【請求項４】
前記管理制御手段は、前記会議ファイル群に属する複数のデータファイルのうち、ファイル容量が所定量以下のデータファイル、を送信することを特徴とする請求項３に記載のデータ処理装置。
【請求項５】
前記管理制御手段は、前記会議ファイル群に属する複数のデータファイルのうち、送信を行うデータファイルを選択する選択手段を有し、該選択手段で選択したデータファイルの送信を行うことを特徴とする請求項３に記載のデータ処理装置。
【請求項６】
前記データ処理装置は、記憶するデータファイルの保存期限を設定する設定手段を有し、
前記管理制御手段は、前記保存期限よりも前に予告期限を設定し、全てのユーザが送信したデータファイルを確認したと判断せずに、前記予告期限になった場合には、送信したデータファイルを確認したと判断していないユーザに対して、データファイル消去の予告通知を行うことを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載のデータ処理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
記憶手段に記憶されているデータの消去を適正に行うデータ処理装置に関し、特に通信ネットワークに接続されているデータ処理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、ネットワークに接続した記憶装置では、ユーザの要求に応じてデータファイルを保存することが可能であり、その場合にはユーザが消去するよう指示をしない限り、保存されたファイルは消去されないこととなる。特に消去の指示が煩わしい場合には消去指示が適切になされない場合が多くなりやすく、その役割を終えた不要なデータファイルが存在し続けることとなり、記憶領域を浪費するという問題があった。
【０００３】
このような問題に対して、特許文献１では、記憶領域毎に保存しておく期間を設定しておき、保存期間が満了した場合には、自動的に記憶領域内の画像データを消去させる画像記憶装置が開示されている。
【０００４】
しかし、保存期間満了時に自動消去をしてしまうと、消去したくない画像データがあった場合には複写機本体（記憶装置）でその取り消し操作を行う必要があった。特許文献２では、消去期限がきて自動消去をする際に消去をホストコンピュータに消去通知し、消去通知されたホストコンピュータで、更に確認操作を行った場合に画像データの消去を実行させるようにした画像形成装置が開示されている。また特許文献３では、消去通知を行う際に、消去を行うデータファイルの内容の一部分を添付して、ファイルの内容を容易かつ正確に把握できるようにしたファイル管理装置が開示されている。
【０００５】
また、特許文献４では、一つのデータファイルを複数のユーザからなるグループでアクセス可能なように登録し、そのデータファイルの保存期間が満了した際にそのデータファイルに対して未アクセスのユーザがある場合には、そのユーザにデータファイルの削除可否の問い合わせを行う保存装置が開示されている。
【特許文献１】特開平１１−１７７７８７号公報
【特許文献２】特開２００１−１１１７９８号公報
【特許文献３】特開２００６−６５４４６号公報
【特許文献４】特開２００５−２４４６００号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかし、上記の従来技術では、早期にユーザがデータファイルを取得して、そのデータファイルがその役割を果たしても、保存期間が満了するまではデータファイルは消去されずに、記憶装置の記憶領域を浪費していたという問題があった。
【０００７】
本発明は上記問題に鑑み、データファイルを保存しておく必要がなくなった場合には、データファイルの保存期間が満了する前であっても、速やかに記憶領域を開放できるデータ処理装置を得ることを目的とするものである。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記の目的は、下記に記載する発明により達成される。
【０００９】
（１）データファイルと、ユーザの送信先と、を記憶する記憶手段と、前記データファイルと複数のユーザとを関連づけて前記記憶手段に記憶させる管理制御手段と、前記ユーザの送信先に、記憶している前記データファイルを送信する送信手段と、を有するデータ処理装置であって、
前記管理制御手段は、前記データファイルと関連づけられている全てのユーザが、送信データファイルを確認したと判断した場合に、前記記憶手段に記憶している前記データファイルを消去することを特徴とするデータ処理装置。
【００１０】
（２）前記データ処理装置は、通信ネットワークに接続されており、前記送信手段は電子メール送信であり、送信された前記データファイルを確認したことを前記電子メールの開封確認通知により判断することを特徴とする（１）に記載のデータ処理装置。
【００１１】
（３）前記データファイルは、会議に参加する複数のユーザと関連づけて記憶させた該会議に関するデータファイルであり、前記管理制御手段は、一つの会議に関する複数のデータファイルを会議ファイル群として管理することを特徴とする（１）又は（２）に記載のデータ処理装置。
【００１２】
（４）前記管理制御手段は、前記会議ファイル群に属する複数のデータファイルのうち、ファイル容量が所定量以下のデータファイル、を送信することを特徴とする（３）に記載のデータ処理装置。
【００１３】
（５）前記管理制御手段は、前記会議ファイル群に属する複数のデータファイルのうち、送信を行うデータファイルを選択する選択手段を有し、該選択手段で選択したデータファイルの送信を行うことを特徴とする（３）に記載のデータ処理装置。
【００１４】
（６）前記データ処理装置は、記憶するデータファイルの保存期限を設定する設定手段を有し、前記管理制御手段は、前記保存期限よりも前に予告期限を設定し、全てのユーザが送信したデータファイルを確認したと判断せずに、前記予告期限になった場合には、送信したデータファイルを確認したと判断していないユーザに対して、データファイル消去の予告通知を行うことを特徴とする（１）乃至（５）のいずれかに記載のデータ処理装置。
【発明の効果】
【００１５】
本発明によれば、登録ユーザにデータファイルの送信を行い、ユーザがそのデータファイルの取得を行ったと確認した場合には、保存期間が満了する前であっても、速やかに記憶領域を開放できるデータ処理装置を得ることが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１６】
本発明を実施の形態に基づいて説明するが、本発明は該実施の形態に限られない。
【００１７】
図１は、実施形態に係るデータ処理装置及び通信ネットワークの概略図である。１はデータ処理装置、２はメールサーバ、Ｐ１〜Ｐ３、Ｐ１１、Ｐ１２はＰＣ（ｐｅｒｓｏｎａｌ  ｃｏｍｐｕｔｅｒ）端末である。それらは同図に示すように、それぞれ会議室、サーバ室、営業部／企画部のそれぞれの部屋に配置されている。
【００１８】
これらは、ＴＣＰ（Ｔｒａｎｓｍｉｓｓｉｏｎ  Ｃｏｎｔｒｏｌ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）／ＩＰ（Ｉｎｔｅｒｎｅｔ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）プロトコルなどを使用した通信ネットワークＮに接続されている。またＦＷはファイアウォールであり、ＦＷを介して、外部のインターネットに接続されている。
【００１９】
図２は、データ処理装置１の制御ブロック図である。１１は、制御部であり、ＣＰＵやＲＡＭから構成されプログラムに従って各種の制御を実行する。またこの制御部１１が管理制御手段としても機能する。１２は通信部であり、ネットワークＮと接続することにより各種データの通信を行う。１３はシステムメモリであり、ＣＰＵ１１が実行するプログラムや、各種データを記憶している。１４はＨＤＤ（ｈａｒｄ  ｄｉｓｋ  ｄｒｉｖｅ）メモリであり、ユーザ毎、あるいは会議毎に記憶領域（フォルダあるいはディレクトリ）を確保し、その記憶領域内に、画像データ、議事録データ、会議資料データ等を保存する。なおこのＨＤＤメモリ１４が記憶手段として機能する。
【００２０】
１５は操作部、１６は表示部であり、これらを用いてユーザが各種設定を行ったり、設定情報を確認したりすることができる。１７は画像形成部、１８はスキャナ部である。スキャナ部１８から原稿を光学的に読み取ることにより画像データを作成する。画像形成部１７では画像データに基づいて用紙に画像を形成することができる。
【００２１】
図３は、実施形態に係るデータ処理装置の制御フローを示す図である。先ずステップＳ１では、会議用のＢＯＸを作成する。
【００２２】
表１は、その会議ＢＯＸの例を示したものである。会議用ＢＯＸには、会議名と、開催日時、会議に参加するユーザ（メンバー）、ユーザのメール送信先、及び会議主催者を登録する。なお、会議ＢＯＸとは、記憶手段として機能するＨＤＤメモリ１４内の一部を会議用の記憶領域として確保したものであり、いわゆるフォルダ又はディレクトリと呼ばれるものである。また一つの会議ＢＯＸ内にある複数のデータファイルを会議ファイル群とも称する。
【００２３】
【表１】
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【００２４】
これらの会議ＢＯＸは、会議開催に先立って作成されるものであり、一つの会議毎に個別の会議ＢＯＸが作成される。この際に、登録ユーザ（会議参加メンバー）に対しては、当該会議ＢＯＸへのアクセス権限が付与される。
【００２５】
ステップＳ２では、登録ユーザに、会議開催通知をメール送信する。送信したメール本文には、先ほど作成した会議ＢＯＸ（フォルダ）へのアクセス方法が記載しているので登録ユーザは、ネットワークＮに接続されている端末ＰＣからアクセスできる。必要に応じて、事前に、会議開催時に用いる会議報告資料等のデータファイルを会議ＢＯＸ内に保存するようにしてもよい（Ｓ３）。
【００２６】
なお、本実施形態においては会議ＢＯＸを作成したが、これに限られず、会議開催日時等の情報を付与しないユーザあるいは複数のユーザ名と、ユーザの送信先の情報からなるグループ用の記憶領域（フォルダ）を作成するようにしてもよい。
【００２７】
ステップＳ４では、会議を行い、これに伴い、会議開催時の議事録を作成する。議事録は会議室内に設置してある電子黒板（ホワイトボード）に記録した議事録を、用紙に印刷し、印刷した用紙をスキャナ部１８で読み込むことにより議事録を画像データとして作成する。あるいは、議事進行に合わせて、会議室内のＰＣ端末１１等によりキーボード入力を行ったり、ビデオカメラ等により動画ファイルとして記録したりするようにしてもよい。議事録のデータファイルは、会議ＢＯＸ内に、保存する。また議事録のデータファイルは一つに限られず複数のデータファイルを保存するようにしてもよい。
【００２８】
これらの議事録のデータファイルや、前述の事前に記憶されていた会議報告資料等のデータファイルは一つの会議ＢＯＸ内に保存される。表２は、その会議ＢＯＸ内に保存されているデータファイルの一例である。これら一連のデータファイルは一つの会議に関する「会議ファイル群」としてファイル消去及び保存、ユーザへの送信、等の管理が行われる。
【００２９】
【表２】
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【００３０】
ステップＳ５では、会議データの送信を行う。この送信は、管理制御手段（制御部１１）により、あらかじめ登録されていたユーザ（会議参加メンバー）の電子メールアドレス宛に向けて行う。なおこの際には、会議ＢＯＸ内に保存してある全てのデータファイル（表２の例では３個のデータファイル）の全てを添付して送信する。また送信メールには開封確認通知を付加して送信している。
【００３１】
「開封確認通知（Ｄｉｓｐｏｓｉｔｉｏｎ  Ｎｏｔｉｆｉｃａｔｉｏｎ）」とは、送信側で電子メールに受信確認の返信要求を付加して送信するものであり、受信側でその電子メールの本文を開いた時点で、返信要求に基づいて受信確認のメールを返信するものである。この受信確認のメールにより、データ処理装置１の管理制御手段（送信側）では、ユーザ（受信側）が送信されたデータを確認したと判断している。
【００３２】
なお、実施形態の例では、ネットワーク分散型の電子メールシステムであることから電子メールの開封確認通知機能により、データを確認したことの判断を行う例について説明をしたが、これに限られず、ローカルなネットワークにおいて一つのメールサーバ２で全てのメールを集中して管理可能な状態であれば、ユーザがメールサーバからのユーザ宛のメールの取り出しをした時点で、送信されたデータを確認したと判断できるようにしてもよい。
【００３３】
ステップＳ６では、保存期限及び予告期限の設定を行う。この設定の制御フローについては後述する。続いて、ステップＳ７ではユーザ（受信側）からの開封通知を受信する。これは、前述のとおり、ステップＳ５で送信した開封確認通知、に応じて返信されたものである。会議ＢＯＸに登録されている全てのユーザから開封通知を受信した場合には（Ｓ８のＹｅｓ）、会議ＢＯＸ（フォルダ）及びその内部のデータファイルの消去を行う（Ｓ９）。なおここでいう、全てのユーザとは、表１に示す例ではＡ氏、Ｂ氏、Ｃ氏、Ｄ氏、Ｅ氏のことである。
【００３４】
このように、全てのユーザがデータファイルの取得を行った場合には、その役割を果たしたので、直ぐにデータファイルを消去することにより速やかに記憶領域を開放できるデータ処理装置を得ることが可能となる。
【００３５】
［保存期限に基づく制御フロー］
ここで、ステップＳ６の保存期限を設定するサブルーチン処理について説明をする。図４は、Ｓ６のサブルーチン処理を示す図である。図４（ａ）は、操作部１５及び表示部１６を設定手段として機能させることにより保存期間の設定（入力）するものであり、図４（ｂ）は、制御部１１が設定手段として機能し、会議ＢＯＸ情報から保存期間を自動的に算出するフローを示したものである。
【００３６】
図４（ａ）のステップＳ６５で保存期間の取得を行う。保存期間の設定操作について、図に基づいて説明する。図５は表示部１６の詳細図である。同図では、Ｄ２欄に表示している会議ＢＯＸ（フォルダ）に関しての保存期限の設定を行う。同図においては、Ｄ３欄は保存期限を直接入力する設定欄であり、Ｄ４欄は、保存期間の設定を行う欄である。同図に示す欄の左側のボタンｄを選択することにより、保存期間あるいは保存期限の設定を行うことができる。同図に示す例では、保存期間として１ヶ月間を選択している状態を示している。
【００３７】
図４（ａ）のフローの説明に戻る。Ｓ６５で保存期間の設定を行った後に、現在の日時情報を取得する（Ｓ６６）。これは、データ処理装置１の内部時計から情報を取得する。ステップＳ６７では、保存期間と現在の日時から、保存期限の算出を行う。
【００３８】
続くステップＳ６８では、「予告期限」の算出を行う。この算出は、管理制御手段として機能する制御部１１により実行される。算出方法としては、保存期限よりも所定期間前、例えば３日前、に設定するようにしてもよく、あるいは、設定時の保存期間が８割経過した時点、例えば保存期間１月間であれば、２４日経過時を保存期限に設定するようにしてもよい。
【００３９】
続いて図４（ａ）の変形例である図４（ｂ）のフローの説明を行う。ステップＳ６１では、メンバー情報とデータ情報を取得する。メンバー情報とは、会議ＢＯＸを作成した際の登録ユーザ（メンバー）の身分、権限、勤務地の情報と登録ユーザ数等の情報であり、データ情報とは、会議ＢＯＸに現時点で記憶されているデータファイルの数、合計記憶容量、あるいは、会議主催者があらかじめ入力しておく会議の重要性に関する情報である。
【００４０】
ステップＳ６２では、保存期間を自動的に算出する。これはあらかじめ設定してある所定の基本期間、例えば１月間、を基準としてこの基本期間に、ステップＳ６１で入手した情報を加味した係数を掛けることにより保存期間を算出する。
【００４１】
例えば、登録ユーザの身分が高い、権限が多い、勤務地が遠い、データファイル数が多い、合計記憶容量が多い、会議重要度が高い、場合等の条件に当てはまる場合には、基本期間を長くするような１よりも大きい係数をそれぞれ掛けるように設定することにより１月間の基本期間を３ヶ月あるいは、６ヶ月等に延長して設定する。逆に、登録ユーザの身分が高くない、データファイル数が少ない場合等では、基本期間を短くするような系数をそれぞれ掛けるように設定することにより１０日間、あるいは２週間のように短縮して設定する。ステップＳ６６以降は、図４（ａ）のフローと同一なので説明を省略する。
【００４２】
以上までが、保存期限及び予告期限を設定するフローの説明である。図３のステップＳ８以降のフローの説明を行う。全てのユーザが送信したデータを確認したと判断できない場合、つまり開封通知を受信していないユーザがいる場合には（Ｓ８のＮｏ）には、ステップＳ１０で、保存期限に到達しているか否かを判断する。既に保存期限を経過している場合（Ｓ１０のＹｅｓ）には会議ＢＯＸを消去して（Ｓ９）終了する。
【００４３】
一方、保存期限を経過していない場合には（Ｓ１０のＹｅｓ）、次に予告期限になったかを判断する。予告期限は前述のとおり保存期限よりも前、例えば３日前に設定されているものである。予告期限になった場合（Ｓ１１のＹｅｓ）には、送信したデータを確認したと判断していないユーザ、つまり開封通知を受信していないユーザ、に対してデータ消去の予告通知を送信する（Ｓ１２）。「予告通知」とは、保存期限になった場合にデータファイルを消去する旨の記載がなされた電子メールであり、またこの電子メールには受信確認の返信要求を付加して送信している。
【００４４】
なお、ステップＳ１２での「開封通知を受信していないユーザ」への予告通知に加えて、会議主催者として登録したユーザにも予告通知するようにしてもよい。このようにすることで長期間、電子メールを開封できないユーザがいるような場合に、会議主催者側で対応を行わせるためである。更に、実施形態においては、１回のみ予告通知を行う例について説明したが、これに限られず、予告期限経過後は所定時間毎に予告通知を再送したり、複数の予告期限を設定したりしてもよい。
【００４５】
このように、保存期限を設定して、保存期限よりも前の予告期限になった場合に、送信したデータを確認したと判断していないユーザに対して、データ消去の予告通知を行うことにより、必要なデータファイルを不用意に消去してしまうことを防ぐデータ処理装置を得ることができる。
【００４６】
図６は、他の実施形態に係るデータ処理装置の制御フローを示す図である。本制御フローにおいては、会議ファイル群に属する会議に関する全部のデータファイルを送信するのではなく、条件に応じてその一部のデータファイルを送信するものである。また同図に示す制御フローは、図３に示すステップＳ５を変形した制御フローであり、それ以外の制御フローは図３の制御フローと共通する。
【００４７】
先ずステップＳ５１では、ユーザ指定が全部送信であるかを判断する。ここでユーザ指定の設定手順について、図７の表示部１６の設定画面に基づいて説明する。同図のＤ６欄には、会議ファイル群の各データファイルを表示している。Ｄ５欄の釦を選択することにより、全部送信するか、あるいは一部のデータファイルを送信するかを選択可能である。一部送信する場合には、更に、送信容量上限で送信可否を判断するか、あるいは、個別でユーザが選択することにより送信可否を判断するかを選択することができる。
【００４８】
ユーザ指定が全部送信でない場合（Ｓ５１のＮｏ）で、容量上限で選択する、の設定になっている場合（Ｓ５２のＹｅｓ）には、各データファイルの容量を算出し（Ｓ５３）、ファイル容量が所定量以下（例えば１０ＭＢ以下）である場合には「送信可」に設定し、所定量より大きい場合には「送信不可」に設定する（Ｓ５４）。
【００４９】
【表３】
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【００５０】
表３に示す例は、記憶手段の会議ＢＯＸ内に記憶している会議ファイル群の各データファイルを、前述のファイル容量が１０ＭＢ以下であるか否かに応じて、「送信可」と「送信不可」とに設定した例を示したものである。表３の「送信するデータ」列は、送信する内容を示したものである。
【００５１】
ステップＳ５５では、開封通知の送信とともに、「送信可」に設定されたものは、データファイルは電子メールに添付して登録したユーザに送信する。「送信不可」に設定されたものは、「送信するデータ」列に示すようにデータファイルの送信は行わずに、ファイルの存在場所を示すアドレス情報、例えばＵＲＬ（ｕｎｉｆｏｒｍ  ｒｅｓｏｕｒｃｅ  ｌｏｃａｔｏｒ）を送信する。
【００５２】
「送信可」、「送信不可」の設定をデータファイルの容量ではなく、ユーザによりデータファイル毎に個別に設定できるようにしたものが、ステップＳ５２のＮｏ以降のフローである。その場合には、図７のＤ６１釦をそれぞれ各データファイル毎に選択することにより、送信可否を設定する。強制的に会議ファイル群の全部のデータファイルを送信する条件に設定していた場合（Ｓ５１のＹｅｓ）には、全データファイルを開封確認通知とともに送信して終了する（Ｓ５６）。
【００５３】
なお、ステップＳ５４の所定量は図７のＤ５１に入力することにより任意の容量に設定することが可能である。
【００５４】
更に、図６に示す実施形態においては、「送信不可」のデータファイルに関しては、ユーザの手元にはそのデータファイル自信は送信されないこととなる。ユーザ側でデータファイルを入手するためには受信した電子メールの本文に記載されたＵＲＬ等のファイルの存在場所を示す情報を元に、データ処理装置１のＨＤＤメモリ１４にアクセスする必要がある。
【００５５】
このような場合には、開封通知を受信した後（図３のＳ６）、直ぐにデータファイル（会議ＢＯＸ）を消去してしまう（同Ｓ７）と、ユーザがアクセスする間にデータファイルが消去されてしまう事態が生じることとなるので、その対応として、全てのユーザから開封通知を受信してから、所定期間、例えば１日〜数日、を経過してから会議ＢＯＸを消去するようにした方が好ましい。
【００５６】
このようにすることで大容量のファイルを送信することによる、メールサーバの負荷増や、ネットワーク上に大きなトラフィックが発生することを防ぐことが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００５７】
【図１】実施形態に係るデータ処理装置及び通信ネットワークの概略図である。
【図２】データ処理装置の制御ブロック図である。
【図３】実施形態に係るデータ処理装置の制御フローを示す図である。
【図４】サブルーチン処理を示す図である。
【図５】表示部１６の詳細図である。
【図６】他の実施形態に係るデータ処理装置の制御フローを示す図である。
【図７】表示部１６の詳細図である。
【符号の説明】
【００５８】
１  データ処理装置
２  メールサーバ
Ｎ  通信ネットワーク
Ｐ１、Ｐ２、Ｐ３、Ｐ１１、Ｐ１２  ＰＣ端末
１１  制御部（管理制御手段）
１２  通信部
１４  ＨＤＤメモリ（記憶手段）
１５  操作部
１６  表示部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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