(57)【要約】【課題】情報漏洩の危険を回避し、作業を簡略化して操作ミスの誘発を防止する文書管理システムを提供することを目的としている。【解決手段】紙文書を電子化された文書データとするスキャン部２１０を有する画像形成装置２００と、ユーザ認証を行うユーザ認証サーバ３００と、ユーザのアクセス権限に基づき文書データが格納される暗号化フォルダ４２０、４３０を備える暗号化文書サーバ４００とを有する。画像形成装置２００の配信部２６４は、暗号化部２６４により暗号化された文書データを、暗号化文書サーバ４００においてユーザ認証サーバ３００で認証されたユーザのアクセス権限によりアクセスできる暗号化フォルダへ配信する。【選択図】図３
2008165577.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
スキャン手段を有し、前記スキャン手段により紙文書を文書データとする画像形成装置と、ユーザを識別するためのユーザ識別情報と、前記ユーザのアクセス権限に係る情報とからなるユーザ情報が格納されてユーザ認証を行うユーザ認証サーバと、ユーザのアクセス権限に基づき前記文書データが格納される暗号化されたフォルダを有する暗号化文書サーバとからなる文書管理システムにおいて、
前記画像形成装置は、
前記ユーザ認証サーバで認証されたユーザのアクセス権限によりアクセスできる前記暗号化されたフォルダの一覧を前記暗号化文書サーバから取得する一覧取得手段と、
前記一覧取得手段により取得された前記一覧から、前記文書データの配信先となる前記暗号化されたフォルダを選択させるフォルダ選択手段と、
前記フォルダ選択手段により選択された前記暗号化されたフォルダへ前記文書データを配信する配信手段とを有することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記画像形成装置は、
前記文書データを暗号化する暗号化手段を有し、
前記配信手段は、前記選択手段により選択された前記暗号化されたフォルダへ、前記暗号化手段により暗号化された前記文書データを配信することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項３】
スキャン手段を有し、前記スキャン手段により紙文書を文書データとする画像形成装置と、ユーザを識別するためのユーザ識別情報を含むユーザ情報が格納されてユーザ認証を行うユーザ認証サーバと、前記スキャン手段によりスキャンされた文書データが格納される文書サーバとからなる文書管理システムにおいて、
前記画像形成装置は、
前記スキャン手段によりスキャンされた文書データを暗号化する暗号化手段と、
前記文書サーバにおける前記文書データの配信先を選択させる配信先選択手段と、
前記配信先選択手段により選択された配信先へ、前記暗号化手段により暗号化された前記文書データを配信する配信手段とを有することを特徴とする文書管理システム。
【請求項４】
前記画像形成装置は、
前記文書データが配信される場所の情報を設定する配信先設定手段を有し、
前記配信手段は、前記配信先設定手段による設定に基づき前記文書データを配信することを特徴とする請求項１ないし３の何れか一項に記載の文書管理システム。
【請求項５】
スキャン手段を有し、前記スキャン手段により紙文書を文書データとする画像形成装置と、ユーザを識別するためのユーザ識別情報を含むユーザ情報が格納されてユーザ認証を行うユーザ認証サーバと、前記スキャン手段によりスキャンされた文書データを電子メールにより送信するためのメール送信サーバとからなる文書管理システムにおいて、
前記画像形成装置は、
前記スキャン手段によりスキャンされた文書データを暗号化する暗号化手段と、
前記文書データの送信先メールアドレスを選択させるアドレス選択手段と、
前記暗号化手段により暗号化された前記文書データと、前記アドレス選択手段により選択された送信先メールアドレスとを前記メール送信サーバへ配信する配信手段とを有することを特徴とする文書管理システム。
【請求項６】
前記画像形成装置は、
前記文書データが送信される送信先メールアドレスを設定する送信先メールアドレス設定手段を有し、
前記アドレス選択手段は、前記送信先メールアドレス設定手段による設定されたメールアドレスから送信先メールアドレスを選択させることを特徴とする請求項５に記載の文書管理システム。
【請求項７】
前記暗号化手段は、前記ユーザ認証サーバに認証されたユーザ識別情報を用いて前記文書データを暗号化することを特徴とする請求項２ないし６の何れか一項に記載の暗号化文書管理システム。
【請求項８】
前記画像形成装置は、
前記画像形成装置における操作履歴情報を取得するログ情報取得手段と、
前記ログ情報取得手段により取得された操作履歴情報が蓄積されるログ記憶装置とを有することを特徴とする請求項１ないし７の何れか一項に記載の文書管理システム。
【請求項９】
前記画像形成装置は、前記スキャン手段によるスキャン条件を設定するスキャン条件設定手段を有し、
前記スキャン手段は、スキャン条件設定手段による設定に基づきスキャンを行うことを特徴とする請求項１ないし８の何れか一項に記載の文書管理システム。
【請求項１０】
ユーザを識別するためのユーザ識別情報と、前記ユーザのアクセス権限に係る情報とからなるユーザ情報が格納されてユーザ認証を行うユーザ認証サーバと、ユーザのアクセス権限に基づき文書データが格納される暗号化されたフォルダを有する暗号化文書サーバとに接続された画像形成装置であって、
紙文書をスキャンして文書データとするスキャン手段と、
前記ユーザ認証サーバで認証されたユーザのアクセス権限によりアクセスできる前記暗号化されたフォルダの一覧を前記暗号化文書サーバから取得する一覧取得手段と、
前記一覧取得手段により取得された前記一覧から、前記文書データの配信先となる前記暗号化されたフォルダを選択させるフォルダ選択手段と、
前記フォルダ選択手段により選択された前記暗号化されたフォルダへ前記文書データを配信する配信手段とを有することを特徴とする画像形成装置。
【請求項１１】
ユーザを識別するためのユーザ識別情報を含むユーザ情報が格納されてユーザ認証を行うユーザ認証サーバと、文書データが格納される文書サーバとに接続された画像形成装置であって、
紙文書をスキャンして文書データとするスキャン手段と、
前記スキャン手段によりスキャンされた文書データを暗号化する暗号化手段と、
前記文書サーバにおける前記文書データの配信先を選択させる配信先選択手段と、
前記配信先選択手段により選択された配信先へ、前記暗号化手段により暗号化された前記文書データを配信する配信手段とを有することを特徴とする画像形成装置。
【請求項１２】
ユーザを識別するためのユーザ識別情報を含むユーザ情報が格納されてユーザ認証を行うユーザ認証サーバと、文書データを電子メールにより送信するためのメール送信サーバとに接続された画像形成装置であって、
紙文書をスキャンして文書データとするスキャン手段と、
前記スキャン手段によりスキャンされた文書データを暗号化する暗号化手段と、
前記文書データの送信先メールアドレスを選択させるアドレス選択手段と、
前記暗号化手段により暗号化された前記文書データと、前記アドレス選択手段により選択された送信先メールアドレスとを前記メール送信サーバへ配信する配信手段とを有することを特徴とする画像形成装置。
【請求項１３】
スキャン手段を有し、前記スキャン手段により紙文書を文書データとする画像形成装置と、ユーザを識別するためのユーザ識別情報と、前記ユーザのアクセス権限に係る情報とからなるユーザ情報が格納されてユーザ認証を行うユーザ認証サーバと、ユーザのアクセス権限に基づき前記文書データが格納される暗号化されたフォルダを有する暗号化文書サーバとからなる文書管理システムにおける文書管理方法において、
前記画像形成装置による、
前記ユーザ認証サーバで認証されたユーザのアクセス権限によりアクセスできる前記暗号化されたフォルダの一覧を前記暗号化文書サーバから取得する一覧取得手順と、
前記一覧取得手順により取得された前記一覧から、前記文書データの配信先となる前記暗号化されたフォルダを選択させるフォルダ選択手順と、
前記フォルダ選択手順により選択された前記暗号化されたフォルダへ前記文書データを配信する配信手順とを有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項１４】
スキャン手段を有し、前記スキャン手段により紙文書を文書データとする画像形成装置と、ユーザを識別するためのユーザ識別情報を含むユーザ情報が格納されてユーザ認証を行うユーザ認証サーバと、前記スキャン手段によりスキャンされた文書データが格納される文書サーバとからなる文書管理システムにおける文書管理方法において、
前記画像形成装置による、
前記文書データを暗号化する暗号化手順と、
前記文書サーバにおける前記文書データの配信先を選択させる配信先選択手順と、
前記配信先選択手順により選択された配信先へ、前記暗号化手順により暗号化された前記文書データを配信する配信手順とを有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項１５】
スキャン手段を有し、前記スキャン手段により紙文書を文書データとする画像形成装置と、ユーザを識別するためのユーザ識別情報を含むユーザ情報が格納されてユーザ認証を行うユーザ認証サーバと、前記スキャン手段によりスキャンされた文書データを電子メールにより送信するためのメール送信サーバとからなる文書管理システムにおける文書管理方法において、
前記画像形成装置による、
前記文書データを暗号化する暗号化手順と、
前記文書データの送信先メールアドレスを選択させるアドレス選択手順と、
前記暗号化手順により暗号化された前記文書データと、前記アドレス選択手順により選択された送信先メールアドレスとを前記メール送信サーバへ配信する配信手順とを有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項１６】
ユーザを識別するためのユーザ識別情報と、前記ユーザのアクセス権限に係る情報とからなるユーザ情報が格納されてユーザ認証を行うユーザ認証サーバと、ユーザのアクセス権限に基づき前記文書データが格納される暗号化されたフォルダを有する暗号化文書サーバとに接続された画像形成装置における文書管理プログラムにおいて、
コンピュータに、
紙文書をスキャンして文書データとするスキャンステップと、
前記ユーザ認証サーバで認証されたユーザのアクセス権限によりアクセスできる前記暗号化されたフォルダの一覧を前記暗号化文書サーバから取得する一覧取得ステップと、
前記一覧取得ステップにより取得された前記一覧から、前記文書データの配信先となる前記暗号化されたフォルダを選択させるフォルダ選択ステップと、
前記フォルダ選択ステップにより選択された前記暗号化されたフォルダへ前記文書データを配信する配信ステップとを実行させることを特徴とする文書管理プログラム。
【請求項１７】
ユーザを識別するためのユーザ識別情報を含むユーザ情報が格納されてユーザ認証を行うユーザ認証サーバと、文書データが格納される文書サーバとに接続された画像形成装置における文書管理プログラムにおいて、
コンピュータに、
紙文書をスキャンして文書データとするスキャンステップと、
前記スキャンステップによりスキャンされた文書データを暗号化する暗号化ステップと、
前記文書サーバにおける前記文書データの配信先を選択させる配信先選択ステップと、
前記配信先選択ステップにより選択された配信先へ、前記暗号化ステップにより暗号化された前記文書データを配信する配信ステップとを実行させることを特徴とする文書管理プログラム。
【請求項１８】
ユーザを識別するためのユーザ識別情報を含むユーザ情報が格納されてユーザ認証を行うユーザ認証サーバと、文書データを電子メールにより送信するためのメール送信サーバとに接続された画像形成装置における文書管理プログラムにおいて、
紙文書をスキャンして文書データとするスキャンステップと、
前記スキャンステップによりスキャンされた文書データを暗号化する暗号化ステップと、
前記文書データの送信先メールアドレスを選択させるアドレス選択ステップと、
前記暗号化ステップにより暗号化された前記文書データと、前記アドレス選択ステップにより選択された送信先メールアドレスとを前記メール送信サーバへ配信する配信ステップとを実行させることを特徴とする文書管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書データを管理する文書管理システム、画像形成装置、文書管理方法、文書管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
機密文書の管理において、この機密文書を電子化し、さらに暗号化して管理するシステムがある。このようなシステムでは、まずスキャン機能を有する画像形成装置などにより紙の機密文書をスキャンして電子化された文書データとする。
【０００３】
この文書データは、画像形成装置から、ネットワークを介して接続されたクライアント端末へ送信され、このクライアント端末のフォルダ等に格納される。そして文書データは、クライアント端末においてユーザの指示により暗号化され、クライアント端末から暗号化された文書データとされた状態でサーバへ送られる。そしてこの暗号化された文書データは、サーバにおいてユーザが指示した場所へ格納されて管理される。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
このように従来の技術では、紙文書を電子化して文書データとした後に行われる文書データの管理に対しては、一定のセキュリティレベルが考慮されている。しかしながら上記従来の技術では、紙文書が電子化されて文書データとされてから、文書データの管理段階へ移行するまでのセキュリティに対して考慮がなされていない。
【０００５】
それ故、上記従来のシステムでスキャンされた文書データは、暗号化されずに平文のままクライアント端末まで送信されることとなり、この間に情報漏洩の危険に晒される。また、上記従来のシステムでは、ユーザ自身が文書データの暗号化処理の実行指示やサーバへの格納指示などを行う。このため操作が繁雑となり、操作ミスを誘発する可能性がある。
【０００６】
本発明は上記の事情を鑑みて、これを解決すべくなされたものであり、情報漏洩の危険性を回避し、作業を簡略化して操作ミスの誘発を防止する文書管理システムを提供することを目的とするものである。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明の文書管理システムは、上記の目的を達成するために、以下の如き構成を採用した。
【０００８】
本発明の文書管理システムは、スキャン手段を有し、前記スキャン手段により紙文書を文書データとする画像形成装置と、ユーザを識別するためのユーザ識別情報と、前記ユーザのアクセス権限に係る情報とからなるユーザ情報が格納されてユーザ認証を行うユーザ認証サーバと、ユーザのアクセス権限に基づき前記文書データが格納される暗号化されたフォルダを有する暗号化文書サーバとからなる文書管理システムにおいて、前記画像形成装置は、前記ユーザ認証サーバで認証されたユーザのアクセス権限によりアクセスできる前記暗号化されたフォルダの一覧を前記暗号化文書サーバから取得する一覧取得手段と、前記一覧取得手段により取得された前記一覧から、前記文書データの配信先となる前記暗号化されたフォルダを選択させるフォルダ選択手段と、前記フォルダ選択手段により選択された前記暗号化されたフォルダへ前記文書データを配信する配信手段とを有する構成とした。
【０００９】
係る構成によれば、情報漏洩の危険性を回避し、作業を簡略化して操作ミスの誘発を防止することができる。
【００１０】
また、前記画像形成装置は、前記文書データを暗号化する暗号化手段を有し、前記配信手段は、前記選択手段により選択された前記暗号化されたフォルダへ、前記暗号化手段により暗号化された前記文書データを配信する構成としても良い。
【００１１】
係る構成によれば、さらに情報漏洩の危険性を低減することができる。
【００１２】
本発明の文書管理システムは、スキャン手段を有し、前記スキャン手段により紙文書を文書データとする画像形成装置と、ユーザを識別するためのユーザ識別情報を含むユーザ情報が格納されてユーザ認証を行うユーザ認証サーバと、前記スキャン手段によりスキャンされた文書データが格納される文書サーバとからなる文書管理システムにおいて、前記画像形成装置は、前記スキャン手段によりスキャンされた文書データを暗号化する暗号化手段と、前記文書サーバにおける前記文書データの配信先を選択させる配信先選択手段と、前記配信先選択手段により選択された配信先へ、前記暗号化手段により暗号化された前記文書データを配信する配信手段とを有する構成とした。
【００１３】
係る構成によれば、情報漏洩の危険を回避し、作業を簡略化して操作ミスの誘発を防止することができる。
【００１４】
また、前記画像形成装置は、前記文書データが配信される場所の情報を設定する配信先設定手段とを有し、前記配信手段は、前記配信先設定手段による設定に基づき前記文書データを配信する構成とすることができる。
【００１５】
係る構成によれば、配信先を選択するだけで、前記文書データが自動的に配信されるので、配信に係る操作を簡略化できる。
【００１６】
本発明の文書管理システムによれば、スキャン手段を有し、前記スキャン手段により紙文書を文書データとする画像形成装置と、ユーザを識別するためのユーザ識別情報を含むユーザ情報が格納されてユーザ認証を行うユーザ認証サーバと、前記スキャン手段によりスキャンされた文書データを電子メールにより送信するためのメール送信サーバとからなる文書管理システムにおいて、前記画像形成装置は、前記スキャン手段によりスキャンされた文書データを暗号化する暗号化手段と、前記文書データの送信先メールアドレスを選択させるアドレス選択手段と、前記暗号化手段により暗号化された前記文書データと、前記アドレス選択手段により選択された送信先メールアドレスとを前記メール送信サーバへ配信する配信手段とを有する構成とした。
【００１７】
係る構成によれば、情報漏洩の危険性を回避し、作業を簡略化して操作ミスの誘発を防止することができる。
【００１８】
また、前記画像形成装置は、前記文書データが送信される送信先メールアドレスを設定する送信先メールアドレス設定手段を有し、前記アドレス選択手段は、前記送信先メールアドレス手段による設定されたメールアドレスから送信先メールアドレスを選択させる構成とすることができる。
【００１９】
係る構成によれば、文書データを送信する際に、その都度送信先メールアドレスを入力する必要がなく、操作を簡略化することができる。
【００２０】
また、前記暗号化手段は、前記ユーザ認証サーバに認証されたユーザ識別情報を用いて前記文書データを暗号化する構成としても良い。
【００２１】
係る構成によれば、暗号化された文書データを復号にする際の操作を簡略化できる。
【００２２】
また、前記画像形成装置は、前記画像形成装置における操作履歴情報を取得するログ情報取得手段と、前記ログ情報取得手段により取得された操作履歴情報が蓄積されるログ記憶装置とを有する構成とすることができる。
【００２３】
係る構成によれば、情報漏洩が発生した場合に、情報の漏洩元を追跡することができる。
【００２４】
また、前記画像形成装置は、前記スキャン手段によるスキャン条件を設定するスキャン条件設定手段を有し、前記スキャン手段は、スキャン条件設定手段による設定に基づきスキャンを行う構成とすることができる。
【００２５】
係る構成によれば、紙文書をスキャンする際に、その都度スキャン条件を設定する必要がなくなり、操作を簡略化できる。
【００２６】
本発明の画像形成装置は、ユーザを識別するためのユーザ識別情報と、前記ユーザのアクセス権限に係る情報とからなるユーザ情報が格納されてユーザ認証を行うユーザ認証サーバと、ユーザのアクセス権限に基づき文書データが格納される暗号化されたフォルダを有する暗号化文書サーバとに接続された画像形成装置であって、紙文書をスキャンして文書データとするスキャン手段と、前記ユーザ認証サーバで認証されたユーザのアクセス権限によりアクセスできる前記暗号化されたフォルダの一覧を前記暗号化文書サーバから取得する一覧取得手段と、前記一覧取得手段により取得された前記一覧から、前記文書データの配信先となる前記暗号化されたフォルダを選択させるフォルダ選択手段と、前記フォルダ選択手段により選択された前記暗号化されたフォルダへ前記文書データを配信する配信手段とを有する構成とした。
【００２７】
係る構成によれば、情報漏洩の危険性を回避し、作業を簡略化して操作ミスの誘発を防止することができる。
【００２８】
本発明の画像形成装置は、ユーザを識別するためのユーザ識別情報を含むユーザ情報が格納されてユーザ認証を行うユーザ認証サーバと、文書データが格納される文書サーバとに接続された画像形成装置であって、紙文書をスキャンして文書データとするスキャン手段と、前記スキャン手段によりスキャンされた文書データを暗号化する暗号化手段と、前記文書サーバにおける前記文書データの配信先を選択させる配信先選択手段と、前記配信先選択手段により選択された配信先へ、前記暗号化手段により暗号化された前記文書データを配信する配信手段とを有する構成とした。
【００２９】
係る構成によれば、情報漏洩の危険性を回避し、作業を簡略化して操作ミスの誘発を防止することができる。
【００３０】
本発明の画像形成装置は、ユーザを識別するためのユーザ識別情報を含むユーザ情報が格納されてユーザ認証を行うユーザ認証サーバと、文書データを電子メールにより送信するためのメール送信サーバとに接続された画像形成装置であって、紙文書をスキャンして文書データとするスキャン手段と、前記スキャン手段によりスキャンされた文書データを暗号化する暗号化手段と、前記文書データの送信先メールアドレスを選択させるアドレス選択手段と、前記暗号化手段により暗号化された前記文書データと、前記アドレス選択手段により選択された送信先メールアドレスとを前記メール送信サーバへ配信する配信手段とを有する構成とした。
【００３１】
係る構成によれば、情報漏洩の危険性を回避し、作業を簡略化して操作ミスの誘発を防止することができる。
【００３２】
本発明の文書管理方法は、スキャン手段を有し、前記スキャン手段により紙文書を文書データとする画像形成装置と、ユーザを識別するためのユーザ識別情報と、前記ユーザのアクセス権限に係る情報とからなるユーザ情報が格納されてユーザ認証を行うユーザ認証サーバと、ユーザのアクセス権限に基づき前記文書データが格納される暗号化されたフォルダを有する暗号化文書サーバとからなる文書管理システムにおける文書管理方法において、前記画像形成装置による、前記ユーザ認証サーバで認証されたユーザのアクセス権限によりアクセスできる前記暗号化されたフォルダの一覧を前記暗号化文書サーバから取得する一覧取得手順と、前記一覧取得手順により取得された前記一覧から、前記文書データの配信先となる前記暗号化されたフォルダを選択させるフォルダ選択手順と、前記フォルダ選択手順により選択された前記暗号化されたフォルダへ前記文書データを配信する配信手順とを有する方法とした。
【００３３】
係る方法によれば、情報漏洩の危険性を回避し、作業を簡略化して操作ミスの誘発を防止することができる。
【００３４】
本発明の文書管理方法は、スキャン手段を有し、前記スキャン手段により紙文書を文書データとする画像形成装置と、ユーザを識別するためのユーザ識別情報を含むユーザ情報が格納されてユーザ認証を行うユーザ認証サーバと、前記スキャン手段によりスキャンされた文書データが格納される文書サーバとからなる文書管理システムにおける文書管理方法において、前記画像形成装置による、前記スキャン手段によりスキャンされた文書データを暗号化する暗号化手順と、前記文書サーバにおける前記文書データの配信先を選択させる配信先選択手順と、前記配信先選択手順により選択された配信先へ、前記暗号化手順により暗号化された前記文書データを配信する配信手順とを有する方法とした。
【００３５】
係る方法によれば、情報漏洩の危険性を回避し、作業を簡略化して操作ミスの誘発を防止することができる。
【００３６】
本発明の文書管理方法は、スキャン手段を有し、前記スキャン手段により紙文書を文書データとする画像形成装置と、ユーザを識別するためのユーザ識別情報を含むユーザ情報が格納されてユーザ認証を行うユーザ認証サーバと、前記スキャン手段によりスキャンされた文書データを電子メールにより送信するためのメール送信サーバとからなる文書管理システムにおける文書管理方法において、前記画像形成装置による、前記スキャン手段によりスキャンされた文書データを暗号化する暗号化手順と、前記文書データの送信先メールアドレスを選択させるアドレス選択手順と、前記暗号化手順により暗号化された前記文書データと、前記アドレス選択手順により選択された送信先メールアドレスとを前記メール送信サーバへ配信する配信手順とを有する方法とした。
【００３７】
係る方法によれば、情報漏洩の危険性を回避し、作業を簡略化して操作ミスの誘発を防止することができる。
【００３８】
本発明の文書管理プログラムは、ユーザを識別するためのユーザ識別情報と、前記ユーザのアクセス権限に係る情報とからなるユーザ情報が格納されてユーザ認証を行うユーザ認証サーバと、ユーザのアクセス権限に基づき文書データが格納される暗号化されたフォルダを有する暗号化文書サーバとに接続された画像形成装置における文書管理プログラムにおいて、コンピュータに、紙文書をスキャンして文書データとするスキャンステップと、前記ユーザ認証サーバで認証されたユーザのアクセス権限によりアクセスできる前記暗号化されたフォルダの一覧を前記暗号化文書サーバから取得する一覧取得ステップと、前記一覧取得ステップにより取得された前記一覧から、前記文書データの配信先となる前記暗号化されたフォルダを選択させるフォルダ選択ステップと、前記フォルダ選択ステップにより選択された前記暗号化されたフォルダへ前記文書データを配信する配信ステップとを実行させるプログラムとした。
【００３９】
係るプログラムによれば、情報漏洩の危険性を回避し、作業を簡略化して操作ミスの誘発を防止することができる。
【００４０】
本発明の文書管理プログラムは、ユーザを識別するためのユーザ識別情報を含むユーザ情報が格納されてユーザ認証を行うユーザ認証サーバと、文書データが格納される文書サーバとに接続された画像形成装置における文書管理プログラムにおいて、コンピュータに、紙文書をスキャンして文書データとするスキャンステップと、前記ユーザ認証サーバに格納された前記ユーザ識別情報に基づきユーザ認証を行うユーザ認証ステップと、前記スキャン手段によりスキャンされた文書データを暗号化する暗号化ステップと、前記文書サーバにおける前記文書データの配信先を選択させる配信先選択ステップと、前記配信先選択ステップにより選択された配信先へ、前記暗号化ステップにより暗号化された前記文書データを配信する配信ステップとを実行させるプログラムとした。
【００４１】
係るプログラムによれば、情報漏洩の危険性を回避し、作業を簡略化して操作ミスの誘発を防止することができる。
【００４２】
本発明の文書管理プログラムは、ユーザを識別するためのユーザ識別情報を含むユーザ情報が格納されてユーザ認証を行うユーザ認証サーバと、文書データを電子メールにより送信するためのメール送信サーバとに接続された画像形成装置における文書管理プログラムにおいて、紙文書をスキャンして文書データとするスキャンステップと、前記ユーザ認証サーバに格納された前記ユーザ識別情報に基づきユーザ認証を行うユーザ認証ステップと、前記スキャンステップによりスキャンされた文書データを暗号化する暗号化ステップと、前記文書データの送信先メールアドレスを選択させるアドレス選択ステップと、前記暗号化ステップにより暗号化された前記文書データと、前記アドレス選択ステップにより選択された送信先メールアドレスとを前記メール送信サーバへ配信する配信ステップとを実行させるプログラムとした。
【００４３】
係るプログラムによれば、情報漏洩の危険性を回避し、作業を簡略化して操作ミスの誘発を防止することができる。
【発明の効果】
【００４４】
本発明によれば、情報漏洩の危険性を回避し、作業を簡略化して操作ミスの誘発を防止することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００４５】
本発明では、紙文書を電子化された文書データとするスキャン手段をする画像形成装置と、ユーザ認証を行うユーザ認証サーバと、ユーザのアクセス権限に基づき文書データが格納される暗号化されたフォルダを有する暗号化文書サーバとを有する。画像形成装置は、スキャン手段によりスキャンされた文書データを暗号化文書サーバへ配信する。暗号化文書サーバでは、配信された文書データが、ユーザ認証サーバで認証されたユーザのアクセス権限によりアクセスできる暗号化フォルダへ格納される。
（第一の実施形態）
以下に図面を参照して本発明の第一の実施形態について説明する。
【００４６】
図１は、本発明における第一の実施形態の文書管理システム１００のシステム構成図の例である。本実施形態の文書管理システム１００は、画像形成装置２００、ユーザ認証サーバ３００、暗号化文書サーバ４００が、例えばＬＡＮなどのネットワークを介して接続されて構成されている。
【００４７】
次に、図２を参照して本発明の文書管理システム１００の動作概要を説明する。図２は、第一の実施形態の文書管理システム１００の動作概要を説明する図の例である。
【００４８】
本実施形態の画像形成装置２００は、スキャン部２１０、プリント部２２０、ＦＡＸ部２３０、コピー部２４０、操作パネル２５０、クライアント用ソフトウェア２６０とを有する複合機である。
【００４９】
スキャン部２１０では、紙文書がスキャンされて文書データとされる。プリント部２２０では、例えば画像形成装置２００とネットワークを介して接続された印刷要求端末からの指示により印刷処理を行う。ＦＡＸ部２３０ではＦＡＸの送受信を行う。コピー部２４０は紙原稿のコピー処理を行う。
【００５０】
操作パネル２５０は、例えば表示パネル上に形成されたタッチパネル等であり、画像形成装置２００における各種操作が行われる。クライアント用ソフトウェア２６０は、画像形成装置２００をユーザ認証サーバ３００及び暗号化文書サーバ４００と連携させ、本発明における画像形成装置２００の機能を実現させるソフトウェアである。
【００５１】
ユーザ認証サーバ３００は、ユーザ情報が格納されており、ユーザ毎の暗号化文書サーバ４００へのアクセス権限の管理を行う。暗号化文書サーバ４００は、暗号化されたフォルダが生成されており、ユーザのアクセス権限に基づきこの暗号化されたフォルダへのアクセスを制御する。暗号化文書サーバ４００で生成された暗号化フォルダには、アクセスを許可されたユーザにより配信された文書データが格納されている。
【００５２】
本実施形態の文書管理システム１００では、画像形成装置２００の操作パネル２５０においてユーザが本システムへのログイン操作を行うと、ユーザ認証サーバ３００によりユーザの認証処理が行われる。ユーザ認証サーバ３００によりユーザ認証がなされると、この認証されたユーザのアクセス権限により、画像形成装置２００から暗号化文書サーバ４００内の暗号化フォルダにアクセスすることができる。このため本実施形態では、画像形成装置２００においてスキャンされた機密文書データなどを、画像形成装置２００から暗号化文書サーバ４００へ直接登録することができる。
【００５３】
本実施形態の文書管理システム１００におけるユーザ認証サーバ３００や暗号化文書サーバ４００は、例えば一般のコンピュータ（以下ＰＣ）に、上記のサーバ機能を実現させるサーバ用ソフトウェアをインストールされることにより実現される。また画像形成装置２００は、一般の画像形成装置に上記のクライアント機能を実現させるクライアント用ソフトウェア２６０をインストールすることにより、実現される。
【００５４】
本実施形態のように、システムにおけるサーバとクライアントにそれぞれソフトウェアをインストールし、管理したい文書データを暗号化する製品として、例えば日立ソフトウェアエンジニアリング株式会社の「秘文」（登録商標）等がある。本実施形態では、例えば画像形成装置２００に秘文クライアントの有するような機能と同等の機能を搭載させても良い。これにより、画像形成装置２００においてスキャンされた文書データが、画像形成装置２００において暗号化され、さらにこの暗号化された文書データが画像形成装置２００から直接暗号化文書サーバ４００へ格納される。
【００５５】
以下に図３を参照して本実施形態の文書管理システム１００を構成する各装置についてさらに説明する。図３は、第一の実施形態における画像形成装置２００、ユーザ認証サーバ３００、暗号化文書サーバ４００の機能構成を示す図の例である。
【００５６】
まず画像形成装置２００について説明する。
【００５７】
画像形成装置２００は、スキャン部２１０、プリント部２２０、ＦＡＸ部２３０、コピー部２４０、操作パネル２５０、クライアント用ソフトウェア２６０以外に、制御部２７０、通信部２８０、ブラウザ部２９０、記憶装置２９５とを備える。
【００５８】
制御部２７０は、画像形成装置２００で実行される各種処理の制御を司る。通信部２８０は、画像形成装置２００と、ユーザ認証サーバ３００及び暗号化文書サーバ４００との間の通信を行う。ブラウザ部２９０はウェブブラウザであり、画像形成装置２００によりネットワークを介してウェブページなどを閲覧できる。記憶装置２９５はメモリやハードディスクなどで実現されるものであり、本実施形態の画像形成装置２００における各設定情報等が記憶されている。
【００５９】
ここで、クライアント用ソフトウェア２６０の詳細について説明する。
【００６０】
クライアント用ソフトウェア２６０は、一覧取得部２６１、暗号化部２６２、画像処理部２６３、配信部２６４、配信先設定部２６５、スキャン条件設定部２６６、ログ情報取得部２６７とを備える。
【００６１】
一覧取得部２６１は、暗号化文書サーバ４００より、暗号化文書サーバ４００において生成されている暗号化されたフォルダの一覧を取得する。暗号化部２６２は、スキャン部２１０によりスキャンされた文書データを暗号化する。ここでの暗号化処理の詳細は後述する。画像処理部２６３は、スキャン部２１０によりスキャンされた文書データを予め設定されたファイル形式へ変換する。ここでのファイル形式の設定についても詳細は後述する。配信部２６４は、画像形成装置２００からの暗号化文書サーバ４００への文書データの配信を行う。
【００６２】
配信先設定部２６５は、暗号化文書サーバ４００における各暗号化されたフォルダの場所に係る情報を設定する。スキャン条件設定部２６６は、スキャン部２１０によるスキャン条件に係る情報を設定する。配信先設定部２６５、スキャン条件設定部２６６についての詳細は後述する。
【００６３】
ログ取得部２６８は、画像形成装置２００における操作履歴情報であるログ情報を取得する。ここでのログ情報とは、例えば画像形成装置２００のユーザ名、操作日時、処理の種類、画像形成装置２００のＩＰアドレス、ユーザ認証サーバ３００及び暗号化文書サーバ４００へのアクセス履歴などである。このログ情報は、例えば記憶装置２９５に格納されても良いし、画像形成装置２００の有する図示しないハードディスクなどに格納されて蓄積されても良い。
【００６４】
ここで図４を参照して、配信先設定部２６５とスキャン条件設定部２６６について説明する。図４は、第一の実施形態における画像形成装置２００の配信先設定部２６５とスキャン条件設定部２６６を説明する図である。
【００６５】
本実施形態の画像形成装置２００では、ブラウザ部２９０を用いて暗号化文書サーバ４００にアクセスし、暗号化文書サーバ４００の内部の状態を参照しながら配信先となるフォルダの場所に係る情報やスキャン条件などを設定することができる。この設定を行うための画面は、ブラウザ部２９０の機能により、画像形成装置２００の操作パネル２５０に表示される。すなわち、図４に示す設定画面が操作パネル２５０に表示される。
【００６６】
図４に示す設定画面における配信先設定部２６５では、配信先となるフォルダの名称と、このフォルダが格納されている位置を示すフォルダパス等が設定される。この設定画面では、例えばフォルダの名称欄に、暗号化文書サーバ４００に存在する暗号化フォルダの一覧がプルダウン方式で表示されても良い。そしてこの一覧よりフォルダが選択されると、選択されたフォルダの名称が自動的にフォルダの名称欄に入力されても良い。さらに配信先設定部２６５では、フォルダの名称欄のフォルダの名称が入力されると同時に、フォルダパス欄にフォルダのフォルダパスが自動的に入力されても良い。
【００６７】
このようにして設定された暗号化フォルダとフォルダパスは、紐付けされた状態で画像形成装置２００の記憶装置２９５に格納される。そして画像形成装置２００から文書データの配信する際に、記憶装置２９５からこの暗号化フォルダとフォルダパスが配信先情報として呼び出されても良い。
【００６８】
またこのとき、配信先設定部２６５では、配信される文書データを暗号化するか否かが設定されても良い。例えば図４に示す設定画面では、暗号化設定部２６８が設けられている。画像形成装置２００は、この設定に基づき文書データを暗号化するか否かを決定しても良い。この暗号化設定部２６８において、図４に示すように暗号化を行う設定としておけば、画像形成装置２００においてスキャンされた文書データは自動的に暗号化される。
【００６９】
また、図４に示す設定画面において、スキャン条件設定部２６６ではフォルダごとのスキャン条件が設定される。ここで設定されるスキャン条件とは、図４に示すように、画像形成装置２００における紙原稿のセット箇所、スキャン時の解像度、濃度、スキャン後の文書データのファイル形式などである。ここでのファイル形式は、例えばＰＤＦ形式、ｇｉｆ形式、ｔｉｆ形式などがある。
【００７０】
スキャン条件設定部２６６で設定されたスキャン条件に係る情報は、配信先に係る情報と同様に、記憶装置２９５に格納されても良い。そしてスキャン部２１０によるスキャン処理が実行される際に、記憶装置２９５から呼び出されても良い。尚配信先設定部２６５およびスキャン条件設定部２６６による設定は、システム管理者などにより予めなされるものとした。
【００７１】
ここで図３に戻って、ユーザ認証サーバ３００について説明する。
【００７２】
ユーザ認証サーバ３００は、ユーザ認証サーバ３００で実行される各種の処理の制御を行う制御部３１０と、ユーザ情報格納部３２０とを有する。ユーザ情報格納部３２０にはユーザ情報が格納されており、このユーザ情報には、ユーザＩＤ３２１、パスワード３２２、アクセス権限３２３とが含まれる。アクセス権限３２３は、暗号化文書サーバ４００における暗号化されたフォルダに対して実行できる処理の権限を示す。具体的には、アクセス権限３２３は、例えば暗号化されたフォルダにアクセスできるか否か、またに暗号化されたフォルダに対するデータの格納処理を実行できる否か、暗号化されたフォルダからのデータの読出処理を実行できるか否か等を示す情報である。
【００７３】
次に暗号化文書サーバ４００について説明する。
【００７４】
暗号化文書サーバ４００は、暗号化文書サーバ４００において実行される各種の処理の制御を司る制御部４１０、暗号化されたフォルダである暗号化フォルダ４２０、暗号化フォルダ４３０とを備える。暗号化フォルダ４２０、４３０は、暗号化文書サーバ４００においてフォルダ単位で暗号化されたフォルダであり、それぞれの暗号化フォルダに対するアクセス権限を有するユーザにのみ、アクセスが許可され、アクセス権限に対応した処理が実行される。
【００７５】
ここで図５を参照して、本実施形態の文書管理システム１００の動作について説明する。図５は、第一の実施形態の文書管理システム１００の動作を説明するフローチャートの例である。
【００７６】
画像形成装置２００において機密文書管理処理が選択されると、制御部２７０はクライアント用ソフトウェア２６０を起動させ、画像形成装置２００とユーザ認証サーバ３００、暗号化文書サーバ４００とを連携させる。そして制御部２７０は、操作パネル２５０に例えば図６に示すようなユーザのログイン画面を表示させる。図６は第一の実施形態の画像形成装置２００の操作パネル２５０にログイン画面が表示された状態を示す図である。
【００７７】
画像形成装置２００において、このログイン画面にユーザ情報であるユーザＩＤとパスワードが入力されると、このユーザ情報が通信部２８０を介してユーザ認証サーバ３００へ送信される。
【００７８】
ユーザ認証サーバ３００は、このユーザ情報を受けると、ユーザ情報格納部３２０に受信したユーザ情報と同一のユーザ情報が格納されている否か判断し、同一のユーザ情報が格納されている場合にユーザを認証する（Ｓ５１０）。ユーザ認証サーバ３００においてユーザが認証されると、画像形成装置２００では、操作パネル２５０に処理メニューを表示させる。
【００７９】
ここで暗号化文書サーバ４００への文書データの送信処理が選択されると（Ｓ５１１）、画像形成装置２００において一覧取得部２６１は、ユーザ認証サーバ３００へアクセスし、Ｓ５１０で認証されたユーザのアクセス権限を参照する（Ｓ５１２）。そして一覧取得部２６１は、暗号化文書サーバ４００から、暗号化文書サーバ４００においてこのアクセス権限によりアクセス可能な暗号化フォルダの一覧を取得し（Ｓ５１３）、操作パネル２５０に選択可能に表示する。
【００８０】
図７は第一の実施形態の画像形成装置２００において、操作パネル２５０にアクセス可能な暗号化フォルダの一覧が表示された状態を示している。ここで以下に操作パネル２５０の表示について説明する。
【００８１】
本実施形態では、例えばＳ５１０で認証されたユーザのアクセス権限によりアクセス可能な暗号化フォルダを、暗号化フォルダ３４０のみとした。よって画像形成装置２００の操作パネル２５０には暗号化フォルダ３４０が表示され、さらに暗号化フォルダ３４０内の下層フォルダの一覧が表示されている。ここで、例えば暗号化フォルダ３４０に下層フォルダが存在しない場合には、アクセス可能な暗号化フォルダの一覧として暗号化フォルダ３４０のみが表示される。
【００８２】
このときの操作パネル２５０の表示レイアウトは、画像形成装置２００において予め設定されていても良い。この表示レイアウトは、操作パネル２５０に表示される表示レイアウト設定画面により設定されても良い。例えば画像形成装置２００では、ブラウザ部２９０により暗号化文書サーバ４００にアクセスし、暗号化文書サーバ４００内の暗号化フォルダの一覧を参照し、図８に示すような表示レイアウト設定画面を操作パネル２５０に表示させても良い。図８は、第一の実施形態の画像形成装置２００における操作パネル２５０の表示レイアウト設定を説明する図である。
【００８３】
図８に示す表示レイアウト設定画面では、暗号化文書サーバ４００における暗号化フォルダの階層に合わせて操作パネル２５０の表示レイアウトが設定される。図８に示す設定画面の例は、暗号化文書サーバ４００に１つの暗号化フォルダが存在し、その暗号化フォルダ内に、暗号化フォルダの下層フォルダとして４つのフォルダが存在する場合を示す。この場合、Ｓ５１３における暗号化フォルダの一覧の表示レイアウトは、一行目の一列目に下層フォルダ１、一行目の二列目に下層フォルダ２、というようなる。また本実施形態の表示レイアウト設定では、表示用の各フォルダの名称をテキストデータで入力することができる。尚ここでの設定は、システム管理者などにより予めなされるものとした。
【００８４】
以下、再び図５に戻って、さらに本実施形態の文書管理システム１００の動作を説明する。
【００８５】
画像形成装置２００では、Ｓ５１３で操作パネル２５０に暗号化フォルダの一覧が表示された後、ユーザにより文書データの配信先の暗号化フォルダが選択される（Ｓ５１４）。すると画像形成装置２００では、制御部２７０により、予め設定されたフォルダ毎のスキャン条件設定が記憶装置２９５から呼び出され、操作パネル２５０に表示される（Ｓ５１５）。図９に、操作パネル２５０にスキャン条件の設定情報が表示された状態を示す。
【００８６】
画像形成装置２００では、Ｓ５１５においてスキャン条件が表示された後に紙文書のスキャン処理が可能となり、スキャン部２１０はユーザからのスキャン処理実行指示を受けてスキャン処理を行う（Ｓ５１６）。
【００８７】
画像形成装置２００では、紙文書がスキャンされて文書データとされると、画像処理部２６３により、文書データをスキャン条件設定部により設定されたファイル形式へ変換する処理を行う（Ｓ５１７）。Ｓ５１７において文書データの画像処理が終了すると、暗号化部２６２は、暗号化設定部２６８の設定に基づき文書データの暗号化を行うか否かを判断する（Ｓ５１８）。
【００８８】
暗号化設定部２６８により暗号化処理の実行が設定されていた場合、暗号化部２６２は文書データの暗号化処理を行い（Ｓ５１９）、暗号化された文書データを配信部２６４により指定された暗号化フォルダへ配信する（Ｓ５２０）。
【００８９】
このとき本実施形態の画像形成装置２００は、Ｓ５１０においてユーザ認証サーバ３００により認証されたユーザ情報を保持しているものとした。画像形成装置２００は、配信部２６４により暗号化された文書データを配信する際に、この暗号化された文書データにユーザ情報を紐付けして暗号化文書サーバ４００へ配信する。
【００９０】
暗号化文書サーバ４００では、暗号化された文書データと、これに紐付けされたユーザ情報を受けると、制御部４１０によるアクセス権限の確認処理が行われる。すなわち、このユーザ情報に含まれるアクセス権限により、配信先として選択された暗号化フォルダへのアクセス及び文書データの格納処理が実行可能かどうかを判定する。制御部４１０において、指定された暗号化フォルダへのアクセス及び格納処理の実行が可能と判定されると、暗号化された文書データは、暗号化文書サーバ４００の指定された暗号化フォルダへ格納される。
【００９１】
Ｓ５１８において、暗号化設定部２６８により暗号化処理の実行が設定されていない場合、画像形成装置２００は文書データの暗号化を行わない。よって配信部２６４は、文書データを平文のまま指定された暗号化フォルダへ配信する。配信された平文の文書データは、暗号化文書サーバ４００の指定された暗号化フォルダへ格納される。尚ここでも文書データにはユーザ情報が紐付けされ暗号化文書サーバ４００へ配信される。暗号化文書サーバ４００における文書データの格納処理については上で説明した通りである。
【００９２】
画像形成装置２００において、文書データの配信が終了すると、ログ取得部２６７により、一連の操作のログ情報が取得される（Ｓ５２１）。ここでさらなる継続処理がない場合（Ｓ５２２）、画像形成装置２００は、本システムからのログアウト処理を実行し（Ｓ５２３）、本実施形態における文書データの配信処理を終了する。尚Ｓ５２３のログアウト処理は、例えばＳ５２２において、継続処理があるか否かを選択させる選択画面を操作パネル２５０に表示させ、継続処理がない旨が選択されたとき自動的に行ってもよい。または画像形成装置２００において、予め設定された所定時間継続処理が行われなかった場合に、グアウト処理の実行を開始しても良い。
【００９３】
Ｓ５２２において継続処理を行う旨が選択された場合、制御部２７０はこの選択を受けて、配信先を変更せずにスキャン処理を継続するか否かを選択させる選択画面を操作パネル２５０に表示させても良い（Ｓ５２４）。ここでスキャン処理の継続が選択された場合、画像形成装置２００はＳ５１６から処理を再開する。尚本実施形態の画像形成装置２００では、Ｓ５１４において、どの暗号化フォルダが選択されたかを示す情報が配信先情報として一時的に記憶装置２９５に保持されるものとした。
【００９４】
Ｓ５２４において、スキャン処理を継続しない旨が選択された場合、制御部２７０は、配信先を変更するか否かを選択させる選択画面を操作パネル２５０に表示しても良い（Ｓ５２５）。Ｓ５２５において、配信先を変更しない旨が選択された場合、背手魚部２７０は処理を終了するものと判断し、Ｓ５２３のログアウト処理を実行する。
【００９５】
Ｓ５２５において、配信先を変更する旨が選択されると、画像形成装置２００は、Ｓ５１３から処理を再開する。
【００９６】
ここでＳ５１９において行われる暗号化処理について説明する。本実施形態の暗号化部２６２は、文書データに対して自己復号型暗号化処理を行う。
【００９７】
Ｓ５１９において、暗号化部２６２による暗号化処理が開始されると、画像形成装置２００はユーザ認証サーバ３００にアクセスし、ユーザ情報格納部３２０からＳ５１０で認証されたユーザのパスワードを取得する。暗号化部２６２は、ここで取得されたパスワードを復号パスワードとして文書データを暗号化しても良い。
【００９８】
また画像形成装置２００では、スキャン条件設定部２６６において復号パスワードを予め設定して記憶装置２９５に格納しておき、暗号化処理を実行する際にこの記憶装置２９５に格納された復号パスワードを呼び出して用いても良い。また暗号化処理において、どの復号パスワードを使用するかということについても、スキャン条件設定部２６６において設定可能であっても良い。例えばスキャン条件設定部３６６では、予め設定された復号パスワードを使用するか、またはユーザ認証サーバ３００から取得したパスワードとのいずれを使用するかを設定可能であっても良い。
【００９９】
このように、本実施形態によれば、画像形成装置２００から直接暗号化文書サーバ４００へ文書データを配信することができる。よって、例えば紙文書である機密文書を電子化して管理したい場合には、画像形成装置２００において配信先を選択してスキャンするだけで、電子化された文書データとして暗号化文書サーバ４００へ直接格納することができる。
【０１００】
このため本実施形態では、紙文書が電子化されて文書データとされてから、文書データの管理段階へ移行するまでの間の情報漏洩の危険性を回避することができる。また本実施形態によれば、紙文書が電子化されて文書データとされてから、文書データの管理段階へ移行するまでの間、すなわち紙文書を文書データとしてから暗号化文書サーバ４００に格納するまでの操作を簡略化できる。よって操作ミスなどにより発生する誤配信などの危険性を回避しつつ、操作性を向上させることができる。
【０１０１】
また本実施形態によれば、画像形成装置２００において文書データを暗号化して直接暗号化文書サーバ４００へ格納することができるので、さらに高い確率で情報漏洩の危険性を回避することができる。
【０１０２】
また本実施形態の説明では、ユーザ認証サーバ３００と暗号化文書サーバ４００とが別々に設けられた例を説明したが、例えばユーザ認証サーバ３００と暗号化文書サーバ４００とが一体化した一つのサーバとして設けられても良い。この場合には、このひとつのサーバの内部にユーザ情報格納部と、暗号化フォルダとが共存し、上で説明した機能と同様の機能を実現する。
（第二の実施形態）
以下に図面を参照して本発明の第二の実施形態について説明する。図１０は本発明の第二の実施形態の文書管理システム１００Ａのシステム構成を示す図である。本実施形態では、第一の実施形態における暗号化文書サーバ４００の代わりに、通常の文書サーバ５００が画像形成装置２００Ａとユーザ認証サーバ３００とに接続されている点が第一の実施形態と相違する。よって以下の本実施形態の説明では、第一の実施形態との相違点のみを説明し、第一の実施形態と同様の機能構成を有するものには第一の実施形態の説明で用いた符号と同様の符号を付与し、その説明を省略する。
【０１０３】
本実施形態の文書サーバ５００において生成されている文書データが格納されるフォルダは、特別な暗号化などがされていない。このため本実施形態の文書サーバ５００では、文書データの配信においてアクセス権限に基づく制御が不要である。そこで本実施形態の画像形成装置２００Ａでは、ユーザ認証サーバ３００に格納されたユーザのアクセス権限を参照せずに、文書サーバ５００への配信処理を行う。
【０１０４】
本実施形態の画像形成装置２００Ａにおいて、ユーザによりユーザ情報が入力されて本システムへのログイン処理が成されると、ユーザ認証サーバ３００がこのユーザ情報に基づきユーザの認証処理を行う。ユーザ認証サーバ３００において、ユーザ認証がなされると、画像形成装置２００Ａでは、認証されたユーザのユーザ情報を用いて文書データを暗号化し、暗号化された文書データを文書サーバ５００へ配信する。
【０１０５】
図１１を参照し、本実施形態の文書管理システム１００Ａを構成する各装置について説明する。図１１は、第二の実施形態おける画像形成装置２００Ａ、ユーザ認証サーバ３００、文書サーバ５００の機能構成を示す図の例である。
【０１０６】
本実施形態の画像形成装置２００Ａの備えるクライアント用ソフトウェア２６０Ａでは、一覧取得部２６１Ａが、文書サーバ５００内のフォルダ全ての一覧を取得する点で、第一の実施形態と異なる。
【０１０７】
本実施形態の文書サーバ５００は、文書サーバ５００で実行される各処理の制御を司る制御部５１０と、文書データが格納されるフォルダ５２０、フォルダ５３０とを備える。
【０１０８】
次に図１２を参照して本実施形態の文書管理システム１００Ａの動作を説明する。図１２は、第二の実施形態の文書管理システム１００Ａの動作を説明するフローチャートである。
【０１０９】
画像形成装置２００Ａにおいて、機密文書管理処理が選択されてクライアント用ソフトウェア２６０Ａが起動され、ユーザによりユーザ情報が入力されると、画像形成装置２００Ａはこのユーザ情報をユーザ認証サーバ３００へ送信する。ユーザ認証サーバ３００では、このユーザ情報を受けてユーザの認証処理を行う（Ｓ１２０１）。
【０１１０】
Ｓ１２０１においてユーザが認証された後、画像形成装置２００Ａにおいて文書サーバ５００への文書データの配信処理が選択されると（Ｓ１２０２）、一覧取得部２６１Ａは文書サーバ５００へアクセスし、文書サーバを参照して文書サーバ５００内のフォルダの一覧を取得する（Ｓ１２０３）。Ｓ１２０３で取得された一覧は、制御部２７０により、操作パネル２５０において選択可能に表示される。ここで、操作パネル２５０における表示レイアウトや、表示レイアウト設定については第一の実施形態で説明した通りである。
【０１１１】
画像形成装置２００Ａにおいて、操作パネル２５０に表示されたフォルダの一覧から、文書データの配信先となるフォルダが選択される（Ｓ１２０４）。すると制御部２７０により、設憶装置２９５から予め設定されたフォルダ毎のスキャン条件が呼び出され、操作パネル２５０に表示される（Ｓ１２０５）。
【０１１２】
尚、本実施形態においても第一の実施形態と同様に、文書サーバ５００内を参照しながら配信先の場所に係る情報やスキャン条件などを設定することができる。これらの設定は、第一の実施形態で説明した通りである。すなわち本実施形態の画像形成装置２００Ａにおいても、ブラウザ部２９０機能により文書サーバ５００を参照し、操作パネル２５０により配信先の場所に係る情報やスキャン条件などが設定される。
【０１１３】
画像形成装置２００Ａでは、Ｓ１２０５でスキャン条件設定が表示された後、スキャン部２１０により紙文書がスキャンされる（Ｓ１２０６）。そしてスキャンされた文書データは、画像処理部２６３により画像処理が施された後（Ｓ１２０７）、暗号化部２６２により暗号化処理が施される（Ｓ１２０８）。ここでの暗号化処理も第一の実施形態で説明した通りである。
【０１１４】
図１２におけるＳ１２０９からＳ１２１４までの処理は、第一の実施形態で説明した図５のＳ５２０からＳ５２５と同様であるから説明を省略する。
【０１１５】
以上に説明したように、本実施形態によれば、画像形成装置２００Ａにおいて機密文書を電子化した文書データとした場合に、この文書データを画像形成装置２００Ａから配信先の文書サーバ５００へ直接配信することができる。また本実施形態によれば、文書データの配信先が一般の文書サーバなどであり、アクセス権限と無関係に誰でもアクセスできるサーバであった場合に、文書データを自動的に暗号化して配信することができる。
【０１１６】
よって本実施形態によれば、紙文書が電子化されて文書データとされてから、文書データの管理段階へ移行するまでの間の情報漏洩の危険性を回避することができる。また本実施形態によれば、紙文書が電子化されて文書データとされてから、文書データの管理段階へ移行するまでの間の操作を簡略化し、操作ミスによる誤配信などの危険性を回避することができる。
（第三の実施形態）
以下に図面を参照して本発明の第三の実施形態について説明する。図１３は本発明の第三の実施形態の文書管理システム１００Ｂのシステム構成を示す図である。本実施形態では、第一の実施形態における暗号化文書サーバ４００の代わりに、メール送信サーバ６００が画像形成装置２００Ｂとユーザ認証サーバ３００とに接続されている点が第一の実施形態と相違する。よって以下の本実施形態の説明では、第一の実施形態との相違点のみを説明し、第一の実施形態と同様の機能構成を有するものには第一の実施形態の説明で用いた符号と同様の符号を付与し、その説明を省略する。
【０１１７】
本実施形態の画像形成装置２００Ｂでは、暗号化された文書データを電子メールに添付してメール送信サーバ６００へ配信することにより、画像形成装置２００Ｂから暗号化された文書データを直接メール送信することができる。
【０１１８】
図１４を参照して本実施形態の文書管理システム１００Ｂを構成する各装置についてさらに説明する。図１４は、第三の実施形態における画像形成装置２００Ｂ、ユーザ認証サーバ３００、メール送信サーバ６００の機能構成を示す図の例である。
【０１１９】
まず画像形成装置２００Ｂについて説明する。
【０１２０】
本実施形態の画像形成装置２００Ｂは、送信先アドレス記憶部２６９を備える。この送信先アドレス記憶部２６９は、例えばメモリやハードディスクなどにより実現される。また本実施形態の画像形成装置２００Ｂにおけるクライアント用ソフトウェア２６０Ｂは、送信先アドレス設定部２６５Ａを備える。
【０１２１】
本実施形態の画像形成装置２００Ｂでは、送信先アドレス設定部２６５Ａにより設定さたれ送信先メールアドレスが送信先アドレス記憶部２６９に格納されている。画像形成装置２００Ｂでは、スキャン部２１０によりスキャンされた文書データが暗号化部２６２により暗号化された状態で、この送信先アドレス記憶部２６９に格納されたメールアドレスから選択された送信先アドレスを送信される。
【０１２２】
以下に図１５を参照して本実施形態の送信先アドレス設定部２６５Ａについて説明する。図１５は、第三の実施形態における画像形成装置２００Ｂの送信先アドレス設定部２６５Ａを説明する図である。
【０１２３】
本実施形態の画像形成装置２００Ｂは、操作パネル２５０に図１５に示すような送信先アドレス設定画面を表示させ、送信先メールアドレスと、送信先メールアドレス毎のスキャン条件を設定させることができる。
【０１２４】
図１５に示す設定画面における送信先アドレス設定部２６５Ａでは、送信先メールの名称と送信先メールアドレスを入力して設定することができる。また図１５に示す設定画面におけるスキャン条件設定部２６６は、第一の実施形態で説明した通りである。尚ここでの設定は、システム管理者などにより予めなされるものとした。
【０１２５】
本実施形態では、送信先アドレス設定部２６５Ａにより設定された送信先アドレスと、スキャン条件設定部２６６により設定されたスキャン条件が紐付けされて、送信先アドレス記憶部２６９に記憶される。尚図１５に示す設定画面では、第一の実施形態と同様に、暗号化設定部２６８が設けられていても良い。
【０１２６】
次に図１４に戻って、メール送信サーバ６００について説明する。メール送信サーバ６００は、一般的なメール送信用のサーバであり、制御部６１０と、メール文書が格納されるメール文書格納部６２０とを備える。本実施形態のメール送信サーバ６００では、画像形成装置２００Ｂから文書データが添付されたメール文書が配信され、この配信されたメール文書がメール文書格納部６２０に格納される。メール文書格納部６２０に格納されたメール文書は、順次指定された送信先アドレスへ送信される。
【０１２７】
次に図１６を参照して本実施形態の文書管理システム１００Ｂの動作を説明する。図１６は、第三の実施形態の文書管理システム１００Ｂの動作を説明するフローチャートの例である。
【０１２８】
画像形成装置２００Ｂにおいて、機密文書管理処理が選択されてクライアント用ソフトウェア２６０Ｂが起動され、ユーザによりログイン処理がなされると、画像形成装置２００Ｂはこのユーザ情報をユーザ認証サーバ３００へ送信する。ユーザ認証サーバ３００では、このユーザ情報を受けて認証処理を行う（Ｓ１６０１）。
【０１２９】
Ｓ１６０１において、ユーザが認証された後、画像形成装置２００Ｂにおいて文書データのメール送信処理が選択されると（Ｓ１６０２）、制御部２７０は送信先アドレス記憶部２６９に格納された送信先アドレスの一覧を選択可能に操作パネル２５０に表示させる（Ｓ１６０３）。図１７は、本実施形態の画像形成装置２００Ｂにおいて、操作パネル２５０に送信先アドレスの一覧が表示された状態を示す図の例である。
【０１３０】
尚このときの操作パネル２５０の表示レイアウト等は、画像形成装置２００Ｂにおいて予め設定されている。また本実施形態の画像形成装置２００Ｂでは、文書データが添付されたメール文書の配信先となるメール送信サーバ６００を特定する情報が予め設定されている。例えば画像形成装置２００Ｂでは、図１８に示すような設定画面を操作パネル２５０に表示させても良い。図１８は、第三の実施形態の画像形成装置２００Ｂにおける設定画面を示す図の例である。
【０１３１】
図１８に示す設定画面では、表示レイアウト設定部１８１により、送信先アドレス記憶部２６９に格納されたアドレスに合わせて操作パネル２５０の表示レイアウトを設定することができる。図１８に示す設定画面の例は、送信先アドレス記憶部２６９に４つのメールアドレスが格納されている場合を示す。この場合、Ｓ１６０３で表示される送信先アドレスの一覧の表示レイアウトは、一行目の一列目にアドレス１、一行目の二列目にアドレス２、というようなる。尚このとき、表示レイアウト設定部１８１では、操作パネルへの表示用として、アドレス１に対するテキスト表示が設定されても良い。
【０１３２】
図１８に示す設定画面において、メール送信サーバ６００を特定する情報を設定するメール送信サーバ設定部１８２では、メール送信サーバ６００の位置情報やポート番号などの情報が設定される。
【０１３３】
以下に、図１６に戻って、本実施形態の文書管理システム１００Ｂの動作をさらに説明する。
【０１３４】
画像形成装置２００Ｂでは、Ｓ１６０３において操作パネル２５０に送信先アドレス一覧が表示されると、文書データの送信先アドレスが選択される（Ｓ１６０４）。すると制御部２７０は、送信先アドレス記憶部２６９より選択された送信先アドレスを呼び出し、操作パネル２５０へ表示させる（Ｓ１６０５）。図１９は、第三の実施形態において、操作パネル２５０に選択された送信先アドレスが表示された状態を示す図の例である。
【０１３５】
Ｓ１６０５において、文書データの送信先アドレスが表示されると、画像形成装置２００Ｂにおいて紙文書のスキャンが開始される（Ｓ１６０６）。
【０１３６】
ここで、図１６のＳ１６０６からＳ１６０８までの処理は、第二の実施形態で説明した図５のＳ１２０６からＳ１２０８までの処理と同様であるから説明を省略する。
【０１３７】
画像形成装置２００Ｂは、Ｓ１６０８において文書データの暗号化処理が終了すると、暗号化された文書データをメール文書に添付し、配信部２６４によりメール送信サーバ６００へ配信する（Ｓ１６０９）。図１６のＳ１６１０からＳ１６１４までの処理は、図５のＳ５２１からＳ５２５の処理と同様なので説明を省略する。
【０１３８】
以上に説明したように、本実施形態では、画像形成装置２００Ｂにおいて暗号化された文書データをメール文書に添付することにより、暗号化された文書データを画像形成装置２００Ｂからメール送信サーバ６００へ直接配信することができる。このため、画像形成装置２００Ｂでメール送信操作を行うことにより、暗号化された文書データを直接メールで送信することができる。よってメール送信途中における情報漏洩の危険性を回避でき、さらにメール送信までの操作を簡略化することができる。
【０１３９】
また本実施形態では、予め送信先アドレスが設定されており、送信先アドレスを選択するだけで、自動的に送信先アドレスが入力される。よって本実施形態によれば、送信先アドレスの誤入力などの、紙文書が電子化されて文書データとされてから、文書データの管理段階へ移行するまでの間に発生する操作ミスの危険性を回避しつつ操作性を向上させることができる。
【０１４０】
図２０は各実施形態で説明した各機能を実現させる文書管理プログラムが記録された記録媒体を説明する図である。本発明の文書管理プログラムは、例えばスキャン部９１０、プリント部９２０を有する画像形成装置９００に内蔵されているコンピュータ８００に読み取り可能なプログラムであっても良い。コンピュータ８００では、記録媒体７１０に記録された文書管理プログラム７００が、記録媒体読込部８７０に読み込まれて実行されることにより、本実施形態で説明した各機能を画像形成装置に実現させることができる。
【０１４１】
例えばコンピュータ８００は、ＣＰＵ８１０、ハードディスク８２０、メモリ８３０、表示部８４０、入力部８５０、通信部８６０、記録媒体読込部８７０を備えている。ＣＰＵ８１０は演算処理装置であって、コンピュータ８００において実行される演算や処理を実行する。ハードディスク８２０は、データを格納する記憶手段であって、コンピュータ８００上で動作するアプリケーションや、このアプリケーションにより作成されたデータなどが格納されている。メモリ８３０には、コンピュータ８００に係る各種の設定値や、ＣＰＵ８１０での演算結果などが格納される。
【０１４２】
表示部８４０はディスプレイなどであり、コンピュータ８００において作成されたデータなどをユーザに閲覧可能に表示する。入力部８５０は例えばキーボードやマウスであって、ユーザの操作により各種データが入力される。通信部８６０は例えばネットワークコントロールユニットなどであり、コンピュータ８００が外部の装置と通信を行うためのものである。記録媒体読み込み部８７０は、各種記録媒体に記録されたデータやプログラムなどを読み込むものであり、例えばフロッピー（登録商標）ディスクドライバなどである。
【０１４３】
記録媒体７１０は、本実施形態の各機能を実現させる文書管理プログラム７００が記録されている。この文書管理プログラム７００は、記録媒体読込部８７０により読み込まれてＣＰＵ８１０において実行される。記録媒体７１０は、例えばフロッピー（登録商標）ディスクやＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disk Read Only Memory）等であっても良く、コンピュータ８００において読み取り可能なに媒体であれば良い。また、文書管理プログラム７００はネットワークを介して通信部８６０により受信されて、ハードディスク８２０等に格納されても良い。
【０１４４】
以上、各実施形態に基づき本発明の説明を行ってきたが、上記実施形態に示した要件に本発明が限定されるものではない。これらの点に関しては、本発明の主旨をそこなわない範囲で変更することができ、その応用形態に応じて適切に定めることができる。
【産業上の利用可能性】
【０１４５】
本発明は、文書データを管理する文書管理システム、画像形成装置、文書管理方法、文書管理プログラムに利用することができる。
【図面の簡単な説明】
【０１４６】
【図１】第一の実施形態の文書管理システム１００のシステム構成図である。
【図２】第一の実施形態の文書管理システム１００の動作概要を説明する図である。
【図３】第一の実施形態における画像形成装置２００、ユーザ認証サーバ３００、暗号化文書サーバ４００の機能構成を示す図である。
【図４】第一の実施形態における画像形成装置２００の配信先設定部２６５とスキャン条件設定部２６６を説明する図である。
【図５】第一の実施形態の文書管理システム１００の動作を説明するフローチャートである。
【図６】第一の実施形態の画像形成装置２００の操作パネル２５０にログイン画面が表示された状態を示す図である。
【図７】第一の実施形態の画像形成装置２００において、操作パネル２５０にアクセス可能な暗号化フォルダの一覧が表示された状態を示す図である。
【図８】第一の実施形態の画像形成装置２００における操作パネル２５０の表示レイアウト設定を説明する図である。
【図９】第一の実施形態の画像形成装置２００の操作パネル２５０にスキャン条件の設定情報が表示された状態を示す図である。
【図１０】第二の実施形態の文書管理システム１００Ａのシステム構成図である。
【図１１】第二の実施形態おける画像形成装置２００Ａ、ユーザ認証サーバ３００、文書サーバ５００の機能構成を示す図である。
【図１２】第二の実施形態の文書管理システム１００Ａの動作を説明するフローチャートである。
【図１３】第三の実施形態の文書管理システム１００Ｂのシステム構成図である。
【図１４】第三の実施形態における画像形成装置２００Ｂ、ユーザ認証サーバ３００、メール送信サーバ６００の機能構成を示す図である。
【図１５】第三の実施形態における画像形成装置２００Ｂの送信先アドレス設定部２６５Ａを説明する図である。
【図１６】第三の実施形態の文書管理システム１００Ｂの動作を説明するフローチャートである。
【図１７】第三の実施形態の画像形成装置２００Ｂにおいて、操作パネル２５０に送信先アドレスの一覧が表示された状態を示す図である。
【図１８】第三の実施形態の画像形成装置２００Ｂにおける設定画面を示す図である。
【図１９】第三の実施形態の操作パネル２５０に選択された送信先アドレスが表示された状態を示す図である。
【図２０】各実施形態で説明した各機能を実現させる文書管理プログラムが記録された記録媒体を説明する図である。
【符号の説明】
【０１４７】
１００、１００Ａ、１００Ｂ  文書管理システム
２００、２００Ａ、２００Ｂ、９００  画像形成装置
２１０、９１０  スキャン部
２２０、９２０  プリント部
２５０  操作パネル
２６０  クライアント用ソフトウェア
２６２  暗号化部
２６４  配信部
２６６  スキャン条件設定部
２６７  ログ取得部
２７０  制御部
２９０  ブラウザ部
３００  ユーザ認証サーバ
３２０  ユーザ情報格納部
４００  暗号化文書サーバ
４２０、４３０  暗号化フォルダ
５００  文書サーバ
６００  メール送信サーバ
７００  文書管理プログラム
７１０  記録媒体
８００コンピュータ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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