(57)【要約】【課題】  運用負荷を重くすることなく、自分の業務に関係しないデータの改訂は通知されず、関係ないデータの通知を見て時間を浪費することを回避する。【解決手段】  ドキュメント管理サーバ１０は、新たなデータの登録があった場合、その前のバージョンのデータを判定し、前のバージョンのデータに対応するユーザを判定し、当該ユーザの通知先情報を判定する。そして、ドキュメント管理サーバ１０は、判定した通知先情報に示される通知先に対し、新たなデータが登録された旨の通知情報を送信する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
データ毎に、該当するデータのバージョン情報を対応付けて記憶するバージョン管理手段と、
データ毎に、該当するデータを参照したユーザを対応付けて記憶する参照ユーザ記憶手段と、
ユーザ毎に、該当するユーザの通知先情報を対応付けて記憶する通知先記憶手段と、
新たなデータの登録があった場合、前記バージョン管理手段の記憶内容に基づいて、前のバージョンのデータを判定する前バージョン判定手段と、
前記前バージョン判定手段により判定された前のバージョンのデータに対応するユーザを、前記参照ユーザ記憶手段の記憶内容に基づいて判定する通知ユーザ判定手段と、
前記通知ユーザ判定手段により判定されたユーザの通知先情報を、前記通知先記憶手段に基づいて決定する通知先決定手段と、
前記通知先決定手段により決定された通知先情報に示される通知先に対し、前記新たなデータが登録された旨の通知情報を送信する通知手段とを有することを特徴とするデータ管理装置。
【請求項２】
前記新たなデータの登録が、新規作成のためのデータ登録であるかを判定する新規登録判定手段と、
前記新規登録判定手段により、前記新たなデータの登録が新規作成のためのデータ登録であると判定された場合、前記新たなデータの関連データが指定されているか否かを判定する関連データ判定手段と、
前記関連データ判定手段により関連データが指定されていると判定された場合、前記参照ユーザ記憶手段に基づいて、当該関連データに対応するユーザを判定する関連ユーザ判定手段とを有し、
前記通知先決定手段は、前記関連データ判定手段により判定されたユーザの通知先情報を、前記通知先記憶手段の記憶内容に基づいて判定し、前記通知手段は、前記通知先決定手段により決定された通知先情報に示される通知先に前記新たなデータが登録された旨の通知情報を送信することを特徴とする請求項１に記載のデータ管理装置。
【請求項３】
前記参照ユーザ記憶手段は、ユーザが前記新たなデータを参照した場合、前記新たなデータと前記新たなデータを参照したユーザとを対応付けて記憶することを特徴とする請求項１又は２に記載のデータ管理装置。
【請求項４】
前記通知手段による通知を解除する解除要求を受け付ける受付手段と、
前記受付手段により前記解除要求を受け付けた場合、通知手段による通知を解除するように設定する設定手段とを更に有することを特徴とする請求項１乃至３の何れか１項に記載のデータ管理装置。
【請求項５】
前記通知情報は、電子メールであり、前記受付手段は、前記電子メールに対する返信メールを受信することにより、前記解除要求を受け付けることを特徴とする請求項４に記載のデータ管理装置。
【請求項６】
データ管理装置によるデータ管理方法であって、
新たなデータの登録があった場合、データ毎に、該当するデータのバージョン情報を対応付けて記憶するバージョン管理手段の管理内容に基づいて、前のバージョンのデータを判定する前バージョン判定ステップと、
前記第１の判定ステップにより判定された前のバージョンのデータに対応するユーザを、データ毎に、該当するデータを参照したユーザを対応付けて記憶する参照ユーザ記憶手段の記憶内容に基づいて判定する通知ユーザ判定ステップと、
前記通知ユーザ判定ステップにより判定されたユーザの通知先情報を、ユーザ毎に、該当するユーザの通知先情報を対応付けて記憶する通知先記憶手段に基づいて決定する通知先決定ステップと、
前記通知先決定ステップにより決定された通知先情報に示される通知先に対し、前記新たなデータが登録された旨の通知情報を送信する通知ステップとを含むことを特徴とするデータ管理方法。
【請求項７】
データ管理装置によるデータ管理方法をコンピュータに実行させるためのプログラムであって、
新たなデータの登録があった場合、データ毎に、該当するデータのバージョン情報を対応付けて管理するバージョン管理手段の管理内容に基づいて、前のバージョンのデータを判定する前バージョン判定ステップと、
前記前バージョン判定ステップにより判定された前のバージョンのデータに対応するユーザを、データ毎に、該当するデータを参照したユーザを対応付けて記憶する参照ユーザ記憶手段の記憶内容に基づいて判定する通知ユーザ判定ステップと、
前記通知ユーザ判定ステップにより判定されたユーザの通知先情報を、ユーザ毎に、該当するユーザの通知先情報を対応付けて記憶する通知先記憶手段に基づいて決定する通知先決定ステップと、
前記通知先決定ステップにより決定された通知先情報に示される通知先に対し、前記新たなデータが登録された旨の通知情報を送信する通知ステップとをコンピュータに実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、企画書、計画書、仕様書等のデータ（アイテム）を管理するための技術に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、或る業務で使用する企画書、計画書、仕様書等のアイテムがバージョンアップされた場合、特定の部門の所属社員全員にバージョンアップが通知されていた。
【０００３】
また、特許文献１には、対象となる全ユーザの文書閲覧履歴を管理し、その履歴内容に応じた内容で、各ユーザに対して文書閲覧の通知を行う文書配信管理方法が開示されている。本従来例においては、例えば、閲覧回数の少ないユーザに対しては、更に多くの閲覧回数を要求するような内容のメッセージを送信すること等が可能となる。
【０００４】
【特許文献１】特開平１０−３０２０１４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、特定の部門の所属社員全員にバージョンアップを通知する方法では、この特定の部門に所属はしているが、実際の業務上、バージョンアップされた文書とは関係のない社員にも一律に通知が行われることになる。これは、その文書とは関係のない社員にとって煩わしいという問題がある。
【０００６】
また、部門一律とせずに、社員の職種や役割と文書の種類に応じて、通知の可否を設定する方法も考えられる。しかしながら、社員の職種や役割が多岐に亘り、且つ文書の種類が多くなると、設定に多大な工数がかかり、組織移動等があると、その都度廃改が必要になるので運用の負荷が重い。
【０００７】
また、特許文献１に開示される発明では、うっかり参照を忘れていた者等にとってはありがたいが、やはり業務との関係で参照する必要がない者にとっては、わざわざ一度は見に行く必要が生じ、無駄な手間を強いることになる。かなり細かい設定をすればこのようなことは生じないが、同じく運用負荷が重くなるという問題生じる。
【０００８】
そこで、本発明の目的は、運用負荷を重くすることなく、自分の業務に関係しないデータの改訂は通知されず、関係ないデータの通知を見て時間を浪費することを回避することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明のデータ管理装置は、データ毎に、該当するデータのバージョン情報を対応付けて記憶するバージョン管理手段と、データ毎に、該当するデータを参照したユーザを対応付けて記憶する参照ユーザ記憶手段と、ユーザ毎に、該当するユーザの通知先情報を対応付けて記憶する通知先記憶手段と、新たなデータの登録があった場合、前記バージョン管理手段の記憶内容に基づいて、前のバージョンのデータを判定する前バージョン判定手段と、前記前バージョン判定手段により判定された前のバージョンのデータに対応するユーザを、前記参照ユーザ記憶手段の記憶内容に基づいて判定する通知ユーザ判定手段と、前記通知ユーザ判定手段により判定されたユーザの通知先情報を、前記通知先記憶手段に基づいて決定する通知先決定手段と、前記通知先決定手段により決定された通知先情報に示される通知先に対し、前記新たなデータが登録された旨の通知情報を送信する通知手段とを有することを特徴とする。
本発明のデータ管理方法は、データ管理装置によるデータ管理方法であって、新たなデータの登録があった場合、データ毎に、該当するデータのバージョン情報を対応付けて管理するバージョン管理手段の管理内容に基づいて、前のバージョンのデータを判定する前バージョン判定ステップと、前記前バージョン判定ステップにより判定された前のバージョンのデータに対応するユーザを、データ毎に、該当するデータを参照したユーザを対応付けて記憶する参照ユーザ記憶手段の管理内容に基づいて判定する通知ユーザ判定ステップと、前記通知ユーザ判定ステップにより判定されたユーザの通知先情報を、ユーザ毎に、該当するユーザの通知先情報を対応付けて記憶する通知先記憶手段に基づいて判定する通知先決定ステップと、前記通知先決定ステップにより決定された通知先情報に示される通知先に対し、前記新たなデータが登録された旨の通知情報を送信する通知ステップとを含むことを特徴とする。
本発明のプログラムは、データ管理装置によるデータ管理方法をコンピュータに実行させるためのプログラムであって、新たなデータの登録があった場合、データ毎に、該当するデータのバージョン情報を対応付けて管理するバージョン管理手段の管理内容に基づいて、前のバージョンのデータを判定する前バージョン判定ステップと、前記前バージョン判定ステップにより判定された前のバージョンのデータに対応するユーザを、データ毎に、該当するデータを参照したユーザを対応付けて記憶する参照ユーザ記憶手段の記憶内容に基づいて判定する通知ユーザ判定ステップと、前記通知ユーザ判定ステップにより判定されたユーザの通知先情報を、ユーザ毎に、該当するユーザの通知先情報を対応付けて記憶する通知先記憶手段に基づいて決定する通知先決定ステップと、前記通知先決定ステップにより決定された通知先情報に示される通知先に対し、前記新たなデータが登録された旨の通知情報を送信する通知ステップとをコンピュータに実行させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１０】
本発明においては、例えば実際に業務で前のバージョンのデータを参照している人に対して洩れなく通知を行うようにしている。従って、本発明によれば、運用負荷を重くすることなく、自分の業務に関係しないデータの改訂は通知されず、関係ないデータの通知を見て時間を浪費することを回避することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
以下、本発明を適用した好適な実施形態を、添付図面を参照しながら詳細に説明する。
【００１２】
図１は、本発明の実施形態に係る文書管理システムの構成を示す図である。図１に示すように、本実施形態に係る文書管理システムは、ドキュメント管理サーバ１０、作成編集端末Ａ２０及び参照端末Ａ３０、Ｂ４０がＬＡＮ等の通信回線を介して接続されている。なお、図１においては、後述するアイテムの新規作成及びバージョン追加を行うための作成編集端末Ａ２０と、アイテムの参照を行うための参照端末Ａ３０、Ｂ４０とを異なる端末で示している。但し、これは飽くまでも説明の便宜の上であり、作成編集端末Ａ２０と参照端末Ａ３０、Ｂ４０との用途は一つの端末にまとめることもできる。さらに、ドキュメント管理サーバ１０、作成編集端末Ａ２０及び参照端末Ａ３０、Ｂ４０の配置数が、図１に示す形態に限定されないことは勿論である。
【００１３】
図２は、ドキュメント管理サーバ１０、作成編集端末Ａ２０及び参照端末Ａ３０、Ｂ４０のハードウェア構成を概略的に示すブロック図である。ドキュメント管理サーバ１０、作成編集端末Ａ２０及び参照端末Ａ３０、Ｂ４０は全て、図２に示す共通のハードウェア構成を備えているため、それぞれのハードウェア構成の説明は、図２を用いて行うものとする。
【００１４】
ＣＰＵ２１は、システムバス２０に接続される各構成を統括的に制御する。ＲＯＭ２３には、ＣＰＵ２１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Basic Input/Output System）等が記録されている。ハードディスク２８には、オペレーティングシステムプログラムや後述する図３、図４に示す処理のプログラム等が記憶されている。
【００１５】
ＲＡＭ２２は、ＣＰＵ２１の主メモリ又はワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＡＭ２２にロードして、プログラムを実行することで各種動作を実現するものである。
【００１６】
なお、本実施形態に係る図３、図４に示す処理を行うためのプログラムは、ハードディスク２８以外にも、フレキシブルディスク（ＦＤ）やＣＤ−ＲＯＭ等、コンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録され、それらの記録媒体から供給される構成としてもよい。また、当該プログラムがインターネット等の通信媒体を介して供給される構成としてもよい。
【００１７】
ＬＡＮアダプタ２４は、通信回線であるＬＡＮを介して接続される他の装置との通信を行うためのハードウェアである。
【００１８】
ビデオアダプタ２５は、不図示のディスプレイと接続するための端子、画像を描画するためのＬＳＩチップ、及び、画像データを保持するためのメモリ（ＶＲＡＭ）等で構成される。
【００１９】
キーボード２６及びマウス２７は、ユーザの操作手段であり、ユーザは、この操作手段を用いて情報の入力を行うことができる。
【００２０】
記憶媒体ドライブ２９は、フレキシブルディスク（ＦＤ）やＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−Ｒ等の外部記録媒体に対するアクセスを制御する。
【００２１】
ドキュメント管理サーバ１０のハードディスク２８には、オペレーションシステム（ＯＳ）、図３及び図４に示すフローチャートの処理を実行するためのアプリケーションプログラム、メールソフト、各種アイテム及び各種テーブルが格納されている。なお、ここでいうアイテムとは、例えば、仕様書や企画書等の様々なドキュメントデータのことをいう。また、格納されるテーブルとしては、後述する履歴監査テーブル、ユーザ情報テーブル、メール送信テーブル、アイテムテーブル等が挙げられる。
【００２２】
作成編集端末Ａ２０のハードディスク２８には、オペレーションシステム（ＯＳ）、図３に示すフローチャートの処理を実行するためのアプリケーションプログラム及びメールソフト等が格納されているが、上述したアイテム及びテーブルは格納されていない。
【００２３】
また、参照端末Ａ３０、Ｂ４０のハードディスク２８には、オペレーションシステム（ＯＳ）、図４に示すフローチャートの処理を実行するためのアプリケーションプログラム及びメールソフト等が格納されている。但し、上述したアイテム及びテーブルは格納されていない。
【００２４】
図５は、履歴監査テーブルの構成例を模式的に示す図である。図５に示すように、履歴監査テーブルは、シーケンス番号、アイテムＩＤ、バージョン番号、監査内容、実行者ＩＤ及び実行日時を含む履歴情報をレコード毎に記録している。
【００２５】
シーケンス番号は、履歴監査テーブルに対するレコード登録順に連続した番号で付される情報である。アイテムＩＤは、処理対象となったアイテムの識別情報である。バージョン番号は、当該アイテムのバージョン番号である。監査内容は、当該アイテムの新規作成（Create）、参照（View）又はバージョン追加（AddVersion）等の処理種別を示す情報である。実行者ＩＤは、当該アイテムに対して処理を実行したユーザの識別情報（ユーザＩＤ）である。実行日時は、その処理の実行日時を示す情報である。
【００２６】
図６は、ユーザ情報テーブルの構成例を模式的に示す図である。図６に示すように、ユーザ情報テーブルは、ユーザＩＤ、ログイン名（アイテムの新規作成や参照等でシステムにログインする際に使用されるユーザ名）及び通知先のメールアドレスをレコード毎に記憶している。また、ユーザ情報テーブルには、不図示の参照可能機密ランク、社員コード及び職種コードが更に記憶されているものとする。ドキュメント管理サーバ１０が、本ユーザ情報テーブルを用いて、該当するユーザの通知先を対応付けて管理する構成は、本発明の通知先記憶手段の一適用例となる構成である。
【００２７】
図７は、メール送信テーブルの構成例を模式的に示す図である。図７に示すように、メール送信テーブルは、アイテムＩＤ及び通知対象となるユーザのユーザＩＤをレコード毎に記憶している。ドキュメント管理サーバ１０が、本メール送信テーブルを用いて、該当するアイテムを参照したユーザを対応付けて管理する構成は、本発明の参照ユーザ記憶手段の一適用例となる構成である。
【００２８】
図８は、アイテムテーブルの構成例を模式的に示す図である。図８に示すように、アイテムテーブルは、アイテムＩＤ、アイテム名（例えば文書名等）、アイテム種別（仕様書／企画書等のアイテムの種別を示す記号又は文字）、登録ユーザＩＤ（アイテムを登録したユーザのユーザＩＤ）、登録日、改訂日、バージョン番号、関連アイテムＩＤ、関連アイテム名称、機密ランク、サーバ１０における記憶位置をレコード毎に記憶している。なお、ドキュメント管理サーバ１０における記憶位置とは、該当するアイテムを格納しているＵＲＬや、フォルダ名及びファイル名等によって示される情報である。また、アイテムテーブルは、レコード毎に、ドキュメント管理サーバ１０のハードディスク２８から該当するアイテムを削除するためのファイル更新通知解除ページのＵＲＬを記憶している。ドキュメント管理サーバ１０が、本アイテムテーブルを用いて、該当するアイテムのバージョン情報を対応付けて管理する構成は、本発明のバージョン管理手段の一適用例となる構成である。
【００２９】
図３は、アイテム登録・バージョン追加処理の流れを示すフローチャートである。図３のフローチャートにおいて、ステップＳ３０１乃至Ｓ３０７は、作成編集端末Ａ２０のＣＰＵ２１が実行する処理である。また、ステップＳ３２０乃至Ｓ３３０は、ドキュメント管理サーバ１０のＣＰＵ２１が実行する処理である。
【００３０】
図３のフローチャートに示す処理が実行される前に、作成編集端末Ａ２０とドキュメント管理サーバ１０間のセッションが確立され、作成編集端末Ａ２０からドキュメント管理サーバ１０にログイン名及びパスワードが送信される。そして、ログイン名及びパスワードを用いて認証処理が完了すると、不図示のメインメニュー画面がドキュメント管理サーバ１０から作成編集端末Ａ２０にダウンロードされる。作成編集端末Ａ２０のユーザによって、このメインメニュー画面上でアイテム登録処理を行うための操作が行われることにより、以下の処理が開始される。
【００３１】
ステップＳ３２０では、ドキュメント管理サーバ１０は、作成編集端末Ａ２０にアイテム登録画面を表示させるための画面情報を作成編集端末Ａ２０に送信する。
【００３２】
ステップＳ３０１では、作成編集端末Ａ２０は、ドキュメント管理サーバ１０から上記画面情報を受信し、不図示のディスプレイ上にアイテム登録画面が表示される。
【００３３】
図９は、アイテム登録画面の表示例を示す図である。図９に示すように、アイテム登録画面は、「登録アイテム参照」ボタン８０１、「登録アイテム選択」ボタン８０２、アイテム名一覧表示画面８０３、アイテム種別リストボックス８０４、機密ランクリストボックス８０５、バージョン入力欄８０６、「関連アイテム参照」ボタン８０７、「関連アイテム選択」ボタン８０８及び関連アイテム名一覧表示画面８０９を備える。
【００３４】
「登録アイテム参照」ボタン８０１は、ドキュメント管理サーバ１０内のハードディスク２８に格納されるアイテムのアイテム名を参照するための操作ボタンである。「登録アイテム選択」ボタン８０２は、「登録アイテム参照」ボタン８０１の押下により表示されるアイテム名の一覧から所望のアイテム（登録アイテム）を選択するための操作ボタンである。
【００３５】
アイテム名一覧表示画面８０３は、「登録アイテム参照」ボタン８０１の押下によりアイテム名の一覧が表示される表示画面である。アイテム種別リストボックス８０４は、「登録アイテム選択」ボタン８０２の操作により選択されたアイテムの種別を選択するためのリストボックスである。
【００３６】
機密ランクリストボックス８０５は、「登録アイテム選択」ボタン８０２の操作により選択されたアイテムの機密ランクを選択するためのリストボックスである。バージョン入力欄８０６は、「登録アイテム選択」ボタン８０２の操作により選択されたアイテムのバージョン番号を入力するための欄である。
【００３７】
「関連アイテム参照」ボタン８０７は、ドキュメント管理サーバ１０内のハードディスク２８に格納されるアイテムのアイテム名を参照するための操作ボタンである。
【００３８】
「関連アイテム選択」ボタン８０８は、「関連アイテム参照」ボタン８０７の押下により表示されるアイテム名の一覧から「登録アイテム選択」ボタン８０２の操作により選択したアイテムに関連するアイテム（関連アイテム）を選択するための操作ボタンである。
【００３９】
関連アイテム名一覧表示画面は、「関連アイテム参照」ボタン８０７の押下によりアイテム名の一覧が表示される表示画面である。
【００４０】
さらに、アイテム登録画面は、「メインメニュー画面」ボタン８１０、「登録」ボタン８１１及び「終了」ボタン８１２を備える。「メインメニュー画面」ボタン８１０は、メインメニュー画面（前の画面）の表示に遷移させるための操作ボタンである。「登録」ボタン８１１は、「登録アイテム選択」ボタン８０７及び「関連アイテム選択」ボタン８０８の操作によって選択された、登録アイテム及び関連アイテムの登録処理を実行するための操作ボタンである。「終了」ボタン８１２は、本アイテム登録画面の表示を終了させるための操作ボタンである。
【００４１】
なお、ユーザの操作によってバージョン入力欄８０６にバージョン番号を入力する方法の他に、選択されたアイテムのプロパティに記憶されているバージョン番号を読み込んで表示するようにしても良い。
【００４２】
ステップＳ３０２では、作成編集端末Ａ２０は、登録アイテムのアイテム名、アイテム種別及び機密ランクの選択操作、並びに、バージョン番号の入力操作を受け付け、その上で、「登録」ボタン８１１の操作を受け付けると、処理をステップＳ３０３に進める。
【００４３】
ステップＳ３０３では、作成編集端末Ａ２０は、「登録」ボタン８１１の操作時において指定されているアイテム名、アイテム種別、機密ランク及びバージョン番号をドキュメント管理サーバ１０に送信する。なお、「関連アイテム選択」ボタン８０８の操作により関連アイテムが指定された場合には、その関連アイテム名も併せてドキュメント管理サーバ１０に対して送信される。
【００４４】
ステップＳ３２１では、ドキュメント管理サーバ１０は、ステップＳ３０３で作成編集端末Ａ２０から送信された情報を受信し、ＲＡＭ２２に記憶する。
【００４５】
ステップＳ３２２では、ドキュメント管理サーバ１０は、ＲＡＭ２２に記憶された登録アイテム名をアイテムテーブルから検索する。該当するアイテム名がない場合は、新規のアイテムＩＤを採番してアイテムテーブルに当該アイテム名を登録するための新規レコードを追加する。それとともに、ドキュメント管理サーバ１０は、アイテムＩＤ、バージョン番号、監査内容、実行者ＩＤ（新規作成したユーザのユーザＩＤ）、実行日時（ドキュメント管理サーバ１０のシステム日時）を履歴監査テーブルに新規レコードとして追加する。ここでは、監査内容として、新規作成の意味を示す"Create"が登録される。
【００４６】
一方、アイテムテーブルに該当するアイテム名が存在する場合も、ドキュメント管理サーバ１０は、履歴監査テーブルにアイテムＩＤ、バージョン番号、監査内容、実行者ＩＤ、実行日時を履歴監査テーブルに追加する。但し、この場合、監査内容としてバージョン追加の意味を示す"AddVersion"が登録される。
【００４７】
ステップＳ３２３では、ドキュメント管理サーバ１０は、履歴監査テーブルへの登録を終えると、登録を終えた旨のメッセージを作成編集端末Ａ２０に対して送信し、処理をステップＳ３２４に進める。
【００４８】
ステップＳ３０４では、作成編集端末Ａ２０は、ドキュメント管理サーバ１０からのメッセージ送信待ち状態にあり、一定の時間間隔で処理をＳ３０５に進める。
【００４９】
ステップＳ３０５では、作成編集端末Ａ２０は、ドキュメント管理サーバ１０からメッセージを受信したか否かを判定し、メッセージを受信した場合には処理をステップＳ３０６に進める。メッセージを受信しなかった場合には処理をステップＳ３０４に戻す。
【００５０】
ステップＳ３０６では、作成編集端末Ａ２０は、受信したメッセージに基づき、ディスプレイ上に「アイテムが登録されました」とのメッセージを表示する。
【００５１】
ステップＳ３０７では、作成編集端末Ａ２０は、アイテム登録画面（図９）内の「終了」ボタンが押下されたかを判定し、押下された場合には処理を終了する。一方、押下されなかった場合には処理をＳ３０１に戻す。
【００５２】
ステップＳ３２４では、ドキュメント管理サーバ１０は、履歴監査テーブル（図５）を参照し、今回追加された新規レコードの監査内容をＲＡＭ２２のワークエリアに記憶する。なお、作成編集端末Ａ２０から関連アイテム名を受信している場合には、関連アイテム名もＲＡＭ２２のワークエリアに記憶する。
【００５３】
ステップＳ３２５では、ドキュメント管理サーバ１０は、ＲＡＭ２２に記憶された監査内容が新規作成であるかバージョン追加であるかを判定する。バージョン追加の場合は、処理をステップＳ３２７に進め、そうでない場合（新規作成の場合）は処理をステップＳ３２６に進める。なお、ステップＳ３２５は、本発明の新規登録判定手段の一処理例となる処理である。
【００５４】
ステップＳ３２６では、ドキュメント管理サーバ１０は、ステップＳ３２４で記憶したＲＡＭ２２のワークエリア内に関連アイテム名が存在するか否かを判定する。関連アイテム名が存在する場合は処理をステップＳ３２７に進める。一方、関連アイテム名が存在しない場合は処理を終了する。ステップＳ３２６は、本発明の関連データ判定手段の一処理例となる処理である。
【００５５】
ステップＳ３２５から直接ステップＳ３２７に処理が移行した場合（バージョン追加の場合）、ステップＳ３２７では、ドキュメント管理サーバ１０は、該当するアイテムの前バージョンのアイテムＩＤを、アイテムテーブル（図８）から読み出す。この処理は、ステップＳ３２１で受信したアイテム名と同じアイテム名に対応付けられるアイテムＩＤを、アイテムテーブルから検索することによって行われる。
【００５６】
そして、ドキュメント管理サーバ１０は、読み出したアイテムＩＤに対応するユーザＩＤをメール送信テーブル（図７）から抽出し、ＲＡＭ２２のワークエリアに記憶する。即ち、ここでは、バージョン追加対象となったアイテムの前バージョンのアイテムＩＤに対応する全てのユーザＩＤがメール送信テーブルから抽出される。
【００５７】
一方、ステップＳ３２５からステップＳ３２６を介してステップＳ３２７に処理が移行した場合（新規作成であって、且つ関連アイテム名がＲＡＭ２２のワークエリア内に存在する場合）、ステップＳ３２７では、ドキュメント管理サーバ１０は、各関連アイテム名に対応するアイテムＩＤをアイテムテーブルから読み出す。そして、ドキュメント管理サーバ１０は、読み出した各アイテムＩＤに対応するユーザＩＤをメール送信テーブルから重複なしに抽出し、ＲＡＭ２２のワークエリアに記憶する。なお、ステップＳ３２７は、本発明の前バージョン判定手段、通知ユーザ判定手段及び関連ユーザ判定手段の一処理例となる処理である。
【００５８】
ステップＳ３２８では、ドキュメント管理サーバ１０は、ＲＡＭ２２のワークエリアに記憶したユーザＩＤをキーにしてユーザ情報テーブルを参照し、対応するメールアドレスのリストをＲＡＭ２２のワークエリアに記憶する。なお、メールアドレスのリストは、ハードディスク２８のワークファイルに記憶するようにしても良い。ステップＳ３２８は、本発明の通知先決定手段の一処理例となる処理である。
【００５９】
ステップＳ３２９では、ドキュメント管理サーバ１０は、ＲＡＭ２２に記憶したメールアドレスリストを用いて通知対象ユーザに対して送信する通知メールを作成し、ハードディスク２８に記憶する。なお、この通知メール作成の際には、対象となる登録アイテム名、改定日、バージョン番号、ハードディスク２８内における当該登録アイテムの記憶位置（ＵＲＬ、フォルダ名・ファイル名等）がアイテムテーブルから参照され、これらの情報が含まれるメール本文が作成される。また、通知メールの作成の際には、ハードディスク２８に記憶されているメールテンプレートデータが用いられる。
【００６０】
ステップＳ３３０では、ドキュメント管理サーバ１０は、ステップＳ３２９で作成した通知メールを、メールソフトを起動して各通知先（例えば、作成編集端末Ａ２０、参照端末Ａ３０、Ｂ４０等）に送信する。ステップＳ３３０は、本発明の通知手段の一処理例となる処理である。
【００６１】
図１０は、各通知先に送信される通知メールの一例を示す図である。図１０に示すように、各通知先に送信される通知メールには、登録アイテム名１００１、改訂日、バージョン番号、ドキュメント管理サーバ１０における記憶位置（ＵＲＬ、フォルダ名・ファイル名等）１００２を示す情報が含まれる。さらに、通知メールには、この通知を解除するための解除用ＵＲＬ１００３が表示される。
【００６２】
単にこの通知メールに対して返信を行うと、ドキュメント管理サーバ１０は、以下の処理を実行する。ドキュメント管理サーバ１０は、受信した通知メール中の返信者のメールアドレスについてユーザ情報テーブルを参照することにより、削除対象となるユーザＩＤを特定する。
【００６３】
次に、ドキュメント管理サーバ１０は、返信メール本文中に記載されたアイテム名についてアイテムテーブルを参照し、当該アイテム名に対応するアイテムＩＤを特定する。そして、ドキュメント管理サーバ１０は、特定したユーザＩＤ及びアイテムＩＤに基づいて、メール送信テーブル上の当該ユーザＩＤ及びアイテムＩＤの組合せのレコードを削除する。
【００６４】
一方、解除用ＵＲＬ１００３が選択された場合、該当するアイテムのファイル更新通知解除ページがドキュメント管理サーバ１０から作成編集端末Ａ２０に対してダウンロードされる。図１１は、ファイル更新通知解除ページの一構成例を示す図である。
【００６５】
作成参照端末Ａ２０の通知対象ユーザが、図１１に示すファイル更新通知解除ページ内において通知設定の解除を指定するために「はい」ボタンを押下すると、ドキュメント管理サーバ１０は、ファイル更新通知解除ページのＵＲＬをキーにして、対応するアイテムＩＤをアイテムテーブルから特定する。
【００６６】
次に、ドキュメント管理サーバ１０は、作成参照端末Ａ２０からのアクセス時に入力されたログイン名に対応するユーザＩＤを、ユーザ情報テーブルを参照して特定する。そして、ドキュメント管理サーバ１０は、特定されたアイテムＩＤ及びユーザＩＤに基づいて、メール送信テーブルから該当するユーザＩＤ及びアイテムＩＤの組み合わせのレコードを削除する。以上の解除要求の受付により、メール送信テーブルから該当するレコードを削除する処理は、本発明の受付手段及び設定手段の一処理例となる処理である。
【００６７】
図３の処理によれば、各アイテムを参照したユーザ、又は、関連アイテムとして登録されたアイテムを参照したユーザに対して改訂通知が送信される。従って、実際に業務で当該アイテムを参照している人には洩れなく改訂通知が届くとともに、自分の業務に関連しないアイテムの改訂は通知されないので、関係ないアイテムの改訂通知を見て時間を浪費することがなくなる。また、細かい設定を行う必要がないため、運用負荷に影響はない。
【００６８】
また、アイテムの名称変更や複数アイテムの統合等があった場合でも、関連アイテムとして登録するだけで、前のアイテムを参照していたユーザに洩れなく通知することができるという効果を奏する。
【００６９】
図４は、アイテム参照時及びダウンロード処理時の処理の流れを示すフローチャートである。図４のフローチャートにおいて、ステップＳ４０１乃至Ｓ４０８は、参照端末Ｂ４０のＣＰＵ２１が実行する処理である。また、ステップＳ４２０乃至Ｓ４２６は、ドキュメント管理サーバ１０のＣＰＵ２１が実行する処理である。
【００７０】
図４のフローチャートに示す処理が実行される前に、参照端末Ｂ４０とドキュメント管理サーバ１０間のセッションが確立され、参照端末Ｂ４０からドキュメント管理サーバ１０にログイン名及びパスワードが送信される。そして、ログイン名及びパスワードを用いて認証処理が完了すると、不図示のメインメニュー画面がドキュメント管理サーバ１０から参照端末Ｂ４０にダウンロードされる。このメインメニュー画面上で参照対象のアイテムの検索処理を行うための操作が参照端末Ｂ４０のユーザによって行われることにより、検索結果の一覧画面を参照端末Ｂ４０で表示させるための画面情報がドキュメント管理サーバ１０で生成されているものとする。
【００７１】
ステップＳ４２０では、ドキュメント管理サーバ１０は、検索結果の一覧画面を表示させるための画面情報を参照端末Ｂ４０に送信する。
【００７２】
図１２は、検索結果の一覧画面の表示例を示す図である。図１２に示すように、検索結果の一覧画面には、検索キーワードを入力するためのキーワード入力欄１１０１、その検索キーワードによる検索を指示するための「絞込検索」ボタン１１０２及び検索結果一覧表示欄１１０３が含まれる。
【００７３】
ユーザによって「絞込検索」ボタン１１０２が操作されると、ドキュメント管理サーバ１０では、そのときキーワード入力欄１１０１に入力されている検索キーワードでの検索処理が実行される。その結果が、検索結果一覧表示欄１１０３に表示される。
【００７４】
検索結果一覧表示欄１１０３には、検索されたアイテム毎に、アイテム種別、アイテム名、改訂日、バージョン番号、当該ユーザの権限情報及び「詳細表示」ボタン１１０４が表示される。当該ユーザの権限情報とは、ユーザ情報テーブルに記憶されている機密ランクや職種コード等に基づいて定められた権限情報（コメント追加可否、ダウンロード可否等）である。さらに、検索結果の一覧画面には、アイテム名に対応するアイテムＩＤ（図１２に示す画面上には非表示）が含まれる。
【００７５】
ステップＳ４０１では、参照端末Ｂ４０は、図１２に示す検索結果の一覧画面が表示される。
【００７６】
ステップＳ４０２では、参照端末Ｂ４０は、何れかの「詳細表示」ボタン１１０４が押下されると、処理をステップＳ４０３に進める。
【００７７】
ステップＳ４０３では、参照端末Ｂ４０は、「詳細表示」ボタン１１０４が押下されると、当該ユーザのログイン名と、選択されたアイテムを特定する情報（以下、アイテム特定情報と称す）とをドキュメント管理サーバ１０に送信する。アイテム特定情報には、アイテム名、アイテム種別、バージョン番号、改定日等が含まれる。
【００７８】
ステップＳ４２１では、ドキュメント管理サーバ１０は、ログイン名とアイテム特定情報とを参照端末Ｂ４０から受信してＲＡＭ２２に記憶する。
【００７９】
ステップＳ４２２では、ドキュメント管理サーバ１０は、ＲＡＭ２２内のログイン名についてユーザ情報テーブルを参照することにより、当該ログイン名に対応するユーザＩＤを特定する。それとともに、ドキュメント管理サーバ１０は、ＲＡＭ２２内のアイテム特定情報についてアイテムテーブルを参照することにより、当該アイテム特定情報に対応するアイテムＩＤを特定する。
【００８０】
次に、ドキュメント管理サーバ１０は、アイテムＩＤ、バージョン情報、監査内容（ここでは、参照（View））、実行者ＩＤ、実行日時を履歴監査テーブルに追加する。なお、ここで登録される実行者ＩＤ及びアイテムＩＤは、ステップＳ４２２にて特定されたユーザＩＤ及びアイテムＩＤである。
【００８１】
ステップＳ４２３では、ドキュメント管理サーバ１０は、当該アイテムＩＤについてアイテムテーブルを参照し、対応するハードディスク２８の記憶位置からアイテム自体の情報（アイテムの内容情報）を読み出し、参照端末Ｂ４０に送信する。
【００８２】
ステップＳ４０４では、参照端末Ｂ４０は、アイテム自体の情報の受信待ちとなり、一定時間間隔で処理をステップＳ４０５に進める。
【００８３】
ステップＳ４０５では、参照端末Ｂ４０は、アイテム自体の情報を受信したか否かを判定する。アイテム自体の情報を受信した場合は処理をステップＳ４０６に進め、受信していない場合は、処理をステップＳ４０４に戻す。
【００８４】
ステップＳ４０６では、参照端末Ｂ４０は、アイテム自体の情報を表示するためのアイテム表示画面を表示する。
【００８５】
図１３は、アイテム表示画面の一構成例を示す図である。図１３に示すように、アイテム表示画面には、アイテム表示欄１２０１、「前の画面」ボタン１２０２及び「終了」ボタン１２０３が含まれる。アイテム表示欄１２０１は、アイテム自体の情報を表示するための表示欄である。「前の画面」ボタン１２０２は、検索結果の一覧画面の表示に戻るための操作ボタンである。「終了」ボタン１２０３は、本アイテム表示画面の表示を終了させるための操作ボタンである。
【００８６】
その他にも、図１３に示すアイテム表示画面には、アイテム表示欄に表示されるアイテムにコメントを追加するための「コメント追加」ボタン１２０４、当該アイテムを印刷するための「印刷」ボタン１２０５、アイテム表示欄の表示ページの前ページ、次ページを表示させるための「前ページ」ボタン１２０７、「次ページ」ボタン１２０６等が含まれる。
【００８７】
ステップＳ４０７では、参照端末Ｂ４０は、「前の画面」ボタン１２０２が押下されたか否かを判定する。「前の画面」ボタン１２０２が押下された場合は、処理をステップＳ４０１に戻す。一方、押下されない場合は、処理をステップＳ４０８に進める。
【００８８】
ステップＳ４０８では、参照端末Ｂ４０は、「終了」ボタン１２０３が押下されたか否かを判定する。「終了」ボタン１２０３が押下された場合は、アイテム表示画面の表示を終了する。一方、押下されない場合は、処理をステップＳ４０６に戻す。
【００８９】
ステップＳ４２４では、ドキュメント管理サーバ１０は、ステップＳ４２２にて特定されたユーザＩＤとアイテムＩＤとの組み合わせについてメール送信テーブルを参照する。
【００９０】
ステップＳ４２５では、ドキュメント管理サーバ１０は、当該ユーザＩＤとアイテムＩＤとの組み合わせが既にメール送信テーブルに登録済みか否かを判定する。登録済みの場合、処理をステップＳ４２１に戻す。未登録の場合は処理をステップＳ４２６に進める。
【００９１】
ステップＳ４２６では、ドキュメント管理サーバ１０は、当該ユーザＩＤとアイテムＩＤとの組み合わせを示すレコードをメール送信テーブルに追加し、処理をステップＳ４２１に戻す。
【００９２】
図４の処理により、各アイテムを参照すると、履歴監査テーブルに履歴が記憶され、また、初回参照時にはメール送信テーブルにユーザＩＤとアイテムＩＤが追加される。
【００９３】
次に、本発明の他の実施形態について説明する。図４のステップＳ４２２で、履歴監査テーブルに参照回数を更に記憶し、参照毎に新たなレコードを追加することなく、参照回数をインクリメントする処理を行う。このような処理にすることで、履歴監査テーブルのレコード数の増加を抑制し、ハードディスク容量を節約することができる。
【図面の簡単な説明】
【００９４】
【図１】本発明の実施形態に係る文書管理システムの構成を示す図である。
【図２】ドキュメント管理サーバ、作成編集端末及び参照端末のハードウェア構成を概略的に示すブロック図である。
【図３】アイテム登録・バージョン追加処理の流れを示すフローチャートである。
【図４】アイテム参照時及びダウンロード処理時の処理の流れを示すフローチャートである。
【図５】履歴監査テーブルの構成例を模式的に示す図である。
【図６】ユーザ情報テーブルの構成例を模式的に示す図である。
【図７】メール送信テーブルの構成例を模式的に示す図である。
【図８】アイテムテーブルの構成例を模式的に示す図である。
【図９】アイテム登録画面の表示例を示す図である。
【図１０】各通知先に送信される通知メールの一例を示す図である。
【図１１】ファイル更新通知解除ページの一構成例を示す図である。
【図１２】検索結果の一覧画面の表示例を示す図である。
【図１３】アイテム表示画面の一構成例を示す図である。
【符号の説明】
【００９５】
１０：ドキュメント管理サーバ
２０：作成編集端末Ａ
３０：参照端末Ａ
４０：参照端末Ｂ
２０：システムバス
２１：ＣＰＵ
２２：ＲＡＭ
２３：ＲＯＭ
２４：ＬＡＮアダプタ
２５：ビデオアダプタ
２６：キーボード
２７：マウス
２８：ハードディスク
２９：記憶領域ドライブ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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