(57)【要約】【課題】  文書管理システムにおいて、ある特定のキーワード（例えば個人名等）のみは一定以上の権利を持った人にしか公開したくないという状況はよくある。これに対して現在の文書管理システムは文書そのものに対してはアクセス権を設定できるが個別のキーワードに対するアクセス権の設定が行うことができない。【解決手段】  キーワードに関するアクセスコントロールテーブルを有し、文書内にキーワードが含まれる時には、アクセスコントロールテーブルをチェックして、文書を開こうとするユーザがキーワードに対してアクセス権を所有していなければキーワードを見えなくすることを特徴とした文書管理システム。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数のユーザを登録可能で、システム内に保存した文書を登録したユーザ間で共有するための文書管理システムにおいて、特定の文字列を登録および保管するための手段と、文書内に前記登録された文字列が含まれるかどうかを確認する手段と、文字列が含まれていた場合その文字列の位置情報を獲得する手段と、前記登録された文字列と前記のユーザを結びつけたアクセスコントロールテーブルを登録および保存する手段とを備え、前期の登録された文字列が含まれていた文書にユーザがアクセスした際に、ユーザがアクセスコントロールテーブルに登録されていなければ、前記文字列位置情報獲得手段から得た位置情報に従って、特定の文字列をマスクしてユーザにデータを渡すことを特徴とした文書管理システム。
【請求項２】
全文検索機能を備え、アクセスコントロールテーブルに登録された文字列をキーワードとしてアクセス権のないユーザが検索を行った際には対象の文字列による検索結果として対象文書なしとすることを特徴とした1項記載の文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書をシステム内に保存して複数のユーザで共有するための文書管理システムに関するもので、特にユーザによってアクセス権限を制御する機構を備えたものに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
かかるオフィス環境では、文書を読み取り可能なデバイスと、文書を管理するサーバ、それらを利用するためのPCなどのクライアントが同一ネットワーク上に配置され、文書管理システムが構築されている。
【０００３】
また、文書管理システムには、複数のユーザで文書の共有が行われる場合に、文書やフォルダにアクセス権を設定して、特定のユーザにのみ文書へのアクセス権を与えるといった利用方法を提供しているものが数多く存在する。
【０００４】
その中でも特開平10-187542に書かれる文書管理システムでは文書中に含まれる特定のキーワードに着目し、特定キーワードが含まれている場合に文書そのものに対してのアクセスに対してパスワード制限を設けている。
【特許文献１】特開平10-187542号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
概してこのようなシステムにおいては、文書そのものに対してのアクセス権を制御しているために、以下のような問題点があった。
【０００６】
１．文書の一部を公開するためには文書を作り直すか、印刷してその部分をマスクして配布するといった面倒な手順が必要である。
【０００７】
２．大量の文書がある場合に、特定の文字に対して制限をかけたいといった要望に対応しきれない。特開平10-187542はこの要望に対応するものであるが、アクセス権を与える場合にはパスワードを配布する必要がある。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明は、上記問題を解決するためになされたもので、ユーザによってアクセス権限を制御する機構を備えた文書システムにおいて、より細かなアクセス権の設定手段を提供することを目的としている。
【０００９】
上記目的を達成するために本発明は、複数のユーザを登録可能で、システム内に保存した文書を登録したユーザ間で共有するための文書管理システムにおいて、特定の文字列を登録および保管するための手段と、文書内に前記登録された文字列が含まれるかどうかを確認する手段と、文字列が含まれていた場合その文字列の位置情報を獲得する手段と、前記登録された文字列と前記のユーザを結びつけたアクセスコントロールテーブルを登録および保存する手段とを備え、前期の登録された文字列が含まれていた文書にユーザがアクセスした際に、ユーザがアクセスコントロールテーブルに登録されていなければ、前記文字列位置情報獲得手段から得た位置情報に従って、特定の文字列をマスクしてユーザにデータを渡すことを特徴としている。
【００１０】
また、システムが全文検索機能を備えた場合には、アクセスコントロールテーブルに登録された文字列をキーワードとしてアクセス権のないユーザが検索を行った際には対象の文字列による検索結果として対象文書なしとすることを特徴としている。
【発明の効果】
【００１１】
以上説明したように、本発明によれば、複数のユーザを登録可能で、システム内に保存した文書を登録したユーザ間で共有するための文書管理システムにおいて、特定の文字列を登録および保管するための手段と、文書内に前記登録された文字列が含まれるかどうかを確認する手段と、文字列が含まれていた場合その文字列の位置情報を獲得する手段と、前記登録された文字列と前記のユーザを結びつけたアクセスコントロールテーブルを登録および保存する手段とを備え、前期の登録された文字列が含まれていた文書にユーザがアクセスした際に、ユーザがアクセスコントロールテーブルに登録されていなければ、前記文字列位置情報獲得手段から得た位置情報に従って、特定の文字列をマスクしてユーザにデータを渡すことによって、より細かなアクセス権の設定手段を提供することが可能になり、文書管理システムにおけるユーザの利便性があがる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下、図面を用いて本発明の実施例について説明する。
【００１３】
図1は本発明における固定キーワードに対するアクセス件設定機能を持った文書管理システムのシステムブロックを示した図である。本実施例における文書管理システムはパーソナルコンピュータのOS上で動作するクライアント（1000）・サーバ（1100）型のアプリケーションであり、スキャナなどのデバイスや、OS上のファイルから文書を取り込み、文書を複数のユーザで管理することを目的としている。
【００１４】
＜文書入出力処理部＞
まず、文書入出力や操作を行う処理部について説明する。
【００１５】
1001はユーザインターフェース部である。ユーザはユーザインターフェース部を介して文書サーバに対して文書の登録や、文書サーバからの文書の獲得、あるいは文書の検索といった操作を行うことになる。また、本発明にかかわる固定キーワードに対するアクセス権の設定、アクセス権の設定された文書の獲得、表示といった操作もここで行われる。
【００１６】
ユーザインターフェース部から操作された情報は1002のコマンド制御部で解析され、適切な処理が行われることになる。また必要であればサーバとの通信を行うためのコマンドはここで作成される。
【００１７】
スキャナ等のデバイスはデバイス制御部1003によって制御が行われる。ここでは、デバイス側から文書データを吸い上げたり、デバイス側から送信されるデータを受け取ったりする処理がなされる。
【００１８】
ファイルサーバ等のOS上に保存された文書ファイルは、文書データをインポートする形態で、1004のファイル制御部において入力処理させることができるようになっている。また、文書管理サーバ上で管理するファイルをOS上にエクスポートする処理もここで行われる。
【００１９】
1005は外部モジュール通信部で、外部アプリケーションとの通信を行い、文書管理サーバ内の文書を外部アプリケーションに渡したり、外部アプリケーションから文書を受け取とったりといった処理を行う。例えば、MAPIに対応したメーラーに文書管理サーバで管理している文書を渡したりする処理はここで行われる。
【００２０】
＜クライアントシステム内部処理部＞
次に、クライアントシステム内に配置される各種処理部について説明する。
【００２１】
1006は文書管理制御部であり、クライアントの心臓部である。ここでは、入出力処理部より渡された画像やコマンドに応じて処理を行う。
【００２２】
1007はテンポラリデータを保存するための内部データ保存部である。画像処理を行う過程で作成されるデータや、サーバとの通信の過程で作成されるデータ等を一時的に保存する場所である。
【００２３】
1008はイメージ文書処理部で、サムネイル画像の作成や必要に応じて画像変換といった処理が行われる。
【００２４】
1009は通信制御部で、サーバ1100と通信するための制御を行う。本実施例の通信制御部は文書管理サーバの処理に特化した制御のみを行っており、TCP/IP等の通信そのものの制御はOSに用意されたものを使用している。
【００２５】
＜サーバシステム内部処理部＞
次に、サーバシステム内に配置される各種処理部について説明する。
【００２６】
1101は通信制御部で、クライアントの通信制御部1011と通信のための制御を行う。ただしサーバの通信制御部は多数のクライアントの通信制御部と同時に通信を行うことが可能になっている。
【００２７】
1102は検索制御部で、クライアントから依頼された検索のための処理を行ったり、登録された文書の検索用インデックス作成のための処理を行ったりしている。本発明にかかわる、文書からの固定文字列の抽出および、固定文字位置の特定は本制御部で行っている。
【００２８】
1103はイメージ文書処理部である。主な機能はクライアントのものと同じであるが、サーバでは登録された文書に応じて検索用のインデックスを文書から抽出する処理を行っている。つまり、文書を処理しやすいフォーマットにイメージ文書処理部で変換を行い、1104のOCRエンジンを使用してインデックスデータおよび固定文字情報を抽出する。
【００２９】
1105は文書管理制御部で、文書管理に関するすべての処理の振り分けを行っている。
【００３０】
1106はサーバ側で使用するテンポラリデータ格納場所である。
【００３１】
＜データベース処理部＞
次に、データベース処理部について説明する。
【００３２】
1107はデータベース制御部で、データベースに保存するデータを作成し、ボリュームデータベース、属性データベース、全文検索用データベースに対応する文書を保存する処理を行う。また、クライアントからの要求に応じてそれぞれのデータベースからデータを取り出し、クライアントに渡す文書を作成する処理を行う。
【００３３】
1108はボリュームデータベースで、文書の実態が保存されるデータベースである。ボリュームデータベースは概念的なものであって、実態がOSのファイルシステムであっても問題はない。
【００３４】
1109は属性データベースで、文書の名前や作成日付、コメントなどの属性に関する情報が保存されるデータベースである。また、1109には本発明にかかわる文書管理システムを使用するユーザの情報等の管理情報データや、キーワードに対するアクセスコントロールテーブル、文書毎のキーワードの位置情報データも保存している。
【００３５】
1110は全文検索用データベースで、登録された文書からテキストデータを抽出し、インデックス情報にしたデータが登録される。クライアントで全文検索が行われると、全文検索データベース内を検索する。
【００３６】
図２は本実施例の文書管理システムの基本動作である、文書登録処理の、サーバおよびクライアントにおけるフローを示す図である。
【００３７】
＜クライアント文書登録処理＞
まずクライアント側における文書登録の処理について説明する。
【００３８】
S2001でアプリケーションにファイルを取り込む処理を行う。この処理ではデバイス制御部（1003）、ファイル制御部（1004）、外部モジュール制御部（1005）を使用して、ＯＳ上に存在するファイルやスキャナからの画像、外部アプリケーションからの文書を、文書管理アプリケーションに取り込む。
【００３９】
S2002で、イメージ文書処理が行われる。この処理は1008のイメージ文書処理部で行われ、文書データに対応したサムネイル作成や、必要に応じて文書管理システムでの文書保存形式に文書を変換するといった処理を行う。この際テンポラリフォルダ1007に一時的にファイルがためられることがある。
【００４０】
S2003で、サムネイルおよび文書データをサーバに送信するための処理が行われる。本実施例では通信のプロトコルとしてTCP/IPが用いられ、TCP/IPに関する基本的な処理はOSが処理するものとする。
【００４１】
以上がクライアントにおける文書登録処理である。
【００４２】
＜サーバ文書登録処理＞
次にサーバ側における文書登録の処理について説明する。
【００４３】
S2101で、クライアントから送信されたデータを受信する処理が行われる。ここもクライアントと同様にTCP/IPに関する基本的な処理はOSが処理するものとする。
【００４４】
S2102で、受信した文書のイメージ文書処理が行われる。この処理は1103のイメージ文書処理部で行われ、必要に応じて文書の画像変換を行う。ここで行う画像変換はＯＣＲに適した画像を得るための処理のためであり、実際にデータベースに登録される画像はクライアントから受信した文書をそのまま登録する。
【００４５】
S2103で、S2102で変換された画像にOCRを行い、検索用インデックスデータを抽出する。
【００４６】
S2104で、クライアントから受信した文書データを、1108のボリュームデータベースに保存する処理を行う。ボリュームデータベースに保存されるデータは、受信した文書データそのものおよび、サムネイルデータである。
【００４７】
S2105で、文書データから抽出した検索用のインデックスデータを、1110の全文検索用データベースに登録する処理を行う。
【００４８】
S2106で、文書の属性データおよび、ボリュームデータベースに登録した文書データのID、全文検索用データベースに登録した検索用インデックスデータのＩＤを属性データベース1109に登録する。これによって、属性データベース、ボリュームデータベース、検索用データベースに登録されたデータの対応付けを行っている。
【００４９】
以上がサーバにおける文書登録処理である。
【００５０】
図３は属性データベース1109に登録されている文書に関する情報のデータ構造概念図である。
【００５１】
3001は属性データベースのルートであり、全ての登録されるデータはルートの子データである。
【００５２】
3002はフォルダデータであり、ユーザがデータを格納するためのフォルダのデータである。フォルダデータはフォルダIDとフォルダ属性情報、親フォルダIDから成り立っている。フォルダは複数存在することができるので、最上位に存在するフォルダはその数分だけ、3003のようにルートの直下に接続される子データとして登録される。最上位のフォルダの親フォルダはルートになる。
【００５３】
3004は文書データであり、格納されるフォルダの子データとして存在する。文書データは文書IDと文書属性情報、親フォルダIDからなり、文書属性情報として文書名や更新日時、コメントデータなどのデータを保存している。文書データもフォルダの下に複数存在することができるので、その数分だけ3005のように登録される。
【００５４】
また、フォルダの下にさらにフォルダを、存在させフォルダの階層化構造をとること可能である。この場合は3006のように登録される。
【００５５】
3007はページデータで、登録された文書の各ページに関する情報が保存される。ページデータはページIDとページ属性情報、検索インデックスID、ボリュームデータID、文書データIDからなりたっている。検索インデックスIDは全文検索データベースに保存された情報のIDで、ボリュームデータIDはボリュームデータベースに登録されたIDで、IDを利用して文書煮関連した情報を各データベースから引き出すことが可能である。ページ属性情報にはページ番号、ファイルフォーマットといった情報が保存される。ページデータもページ数分だけ存在することが可能で、3008のように登録される。
【００５６】
3009はキーワードリンクデータで、本発明にかかわるキーワードと文書データの関連付けを行っている。キーワードリンクデータはキーワードリンクIDと、キーワードID、キーワードの位置情報とページIDから成り立っている。キーワードIDは後述するキーワードテーブルに登録されているIDでキーワードを区別するために用いられる。位置情報は文書中のキーワードの位置を示すもので、本実施例においては始点の座標と終点の座標として登録されているものとする。キーワードリンクデータはページ中に含まれているキーワードの数だけ存在し、3010のように登録される。
【００５７】
図4は属性データベース1109に登録されている、ユーザ情報テーブルのデータ構造概念図である。
【００５８】
ユーザ情報テーブルは、ID、ログイン名、プロパティの要素から成り立ち、システム内のユーザを管理している。IDはユーザを区別するために用いられ、システム内に一意のものである。ログイン名もユーザを区別するために用いられ、システム内で一意である。プロパティにはパスワードを含めユーザに付随する情報を格納している。
【００５９】
図5は属性データベース1109に登録されている、キーワード情報テーブルのデータ構造概念図である。
【００６０】
キーワード情報テーブルは、ID、キーワードの要素から成り立ち、登録されたキーワードを管理している。IDはキーワードを区別するために用いられ、システム内に一意のものである。キーワードはユーザが任意に入力することができる文字列でありシステム内で重複してもかまわないものとする。
【００６１】
図6は属性データベース1109に登録されている、キーワードリンク情報テーブルのデータ構造概念図である。
【００６２】
キーワードリンクテーブルは、User ID、Keyword IDの要素から成り立ち、どのユーザがどのキーワードにアクセスできるかの情報を管理している。
【００６３】
図7は、本発明の文書管理システムにおいて、キーワードを登録する画面の一例である。
【００６４】
この画面で、登録するキーワードとキーワードにアクセス可能なユーザを設定することができる。本実施例ではキーワードに対して、読み込み権や削除権などは設定できないが、もちろん設定するようにしてもよい。
【００６５】
図8は、本実施例の文書管理システムにおいて、登録された文書データとキーワードデータから3009で示したキーワードリンクデータを登録する処理のフローを示す図である。本実施例において、この処理は文書管理システムサーバ上で定期的に動作するサービスソフトウェアが処理を行っているものとする。
【００６６】
サービスソフトウェアは起動すると図5で示したキーワード情報テーブルにキーワードが登録されているかどうかを確認する(S8001)。キーワードが登録されていなければ処理は終了し、登録されていればS8002でキーワード情報を抜き出す。
次にS8003で抜き出したキーワードを用いて全文検索を行う。全文検索の結果、キーワードにヒットした文書がなければ、次のキーワードを探すためにS8001に処理が戻る。ヒットした文書があった場合は、S8005で対象の文書からヒットしたキーワードに関するページ情報および位置情報を獲得する。
【００６７】
獲得したデータを利用して、S8006で対象のページ情報ツリーの下に3009で示したキーワードリンク情報を登録する。登録後は再びS8004に戻り次のヒットした文書について処理を行う。
【００６８】
これらの処理を全ての文書、全てのキーワードについて行い、最新のキーワードリンクデータを作成する。
【００６９】
図9は本実施例の文書管理システムにおいて、クライアントから文書獲得の指示が行われた場合のサーバ側の処理フローを示す図である。
【００７０】
サーバはクライアントからの文書獲得要求にこたえて、S9001で対象文書の文書データ情報（3004）を1109の属性データベースから獲得する。引き続き属性データベースからS9002でページデータ情報（3007）を獲得する。ページデータ情報にはボリュームデータIDが含まれているので、S9003でそのデータIDに対応したページデータを1108のボリュームデータベースから獲得する。獲得したページデータは1106のテンポラリデータ格納領域に一時的に保存される。
【００７１】
次にS9004で対象ページにキーワードリンク情報が登録されているかどうかを確認し、格納されていれば、そのキーワードと操作ユーザとのリンク情報が図6で示したキーワードリンク情報テーブルに登録されているかどうかを確認する（S9005）。
【００７２】
S9004でキーワードリンク情報がない、もしくはS9005でユーザがキーワードに対してアクセス権があると判断された場合は、特に処理をすることなくS9006で次のページの存在チェックを行う。
【００７３】
S9005でキーワードにアクセス権がないと判断された場合はS9006でテンポラリデータに格納されたデータに対してマスク処理を行う。この処理は1103のイメージ処理部が行い、本実施例ではキーワードの位置情報を元に対象領域を黒く塗りつぶすものとする。その後はS9006で次ページの存在チェックを行う。
【００７４】
全てのページを処理した後に、S9007で全てのページをクライアントに転送して処理を終了する。
【００７５】
図10は本実施例の文書管理システムにおいて処理を行ったデータの一例である。
【図面の簡単な説明】
【００７６】
【図１】文書管理システムのシステムブロックを示した図である。
【図２】文書登録処理の、サーバおよびクライアントにおけるフローを示す図である。
【図３】属性データベースに登録されている文書に関するデータのデータ構造概念図である。
【図４】ユーザ情報テーブルのデータ構造概念図である。
【図５】キーワード情報テーブルのデータ構造概念図である。
【図６】キーワードリンク情報テーブルのデータ構造概念図である。
【図７】実施例におけるキーワードを登録する画面の一例を示す図である。
【図８】キーワードリンクデータを登録する処理のフローを示す図である。
【図９】クライアントから文書獲得の指示が行われた場合のサーバ側の処理フローを示す図である。
【図１０】本実施例の文書管理システムにおいて処理を行ったデータの一例を示す図である。
【符号の説明】
【００７７】
1001  ユーザインターフェース部である。
1002  コマンド制御部である。
1003  デバイス制御部である。
1004  ファイル制御部である。
1005  外部モジュール通信部である。
1006  文書管理制御部である
1007  内部データ保存部である。
1008  イメージ文書処理部である。
1009  通信制御部である。
1101  通信制御部である。
1102  検索制御部である。
1103  イメージ文書処理部である。
1104  OCRエンジンである。
1105  文書管理制御部である。
1106  内部データ保存部である。
1107  データベース制御部である。
1108  ボリュームデータベースである。
1109  属性データベースである。
1110  全文検索用データベースである。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
2008083961.tif 000009
【図８】
2008083961.tif 000010
【図９】
2008083961.tif 000011
【図１０】
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