(57)【要約】【課題】会議において参加している時間と参加していない時間を考慮し、出席者毎に議事録を生成すること。【解決手段】会議スペースαで開催される会議に途中から参加する者や途中で退席する者がいることを考慮し、電子黒板用スキャナ２１で読み取った最終の議事録の情報を編集し、所定の出席者が参加している部分と所定の出席者が参加していない部分を区別した参加区別議事録情報を情報処理装置１で生成する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
特定の会議において時間の経過毎に生成された複数の議事録情報の各々を、その議事録情報が生成された時刻の情報（以下「生成時刻情報」という。）と関連付けて記憶する情報記憶部と、
前記会議における出席者の入退出時刻情報を取得する情報取得部と、
前記生成時刻情報と前記入退出時刻情報に基づき、前記情報記憶部に記憶された複数の議事録情報から所定の出席者に関連する議事録情報を選択し、選択した議事録情報を使用して、前記所定の出席者が会議に参加している部分と前記所定の出席者が会議に参加していない部分とを区別した参加区別議事録情報を生成する議事録情報生成部と、
を有することを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
シート上に出力された画像を読み取る画像読取部を有し、
前記情報記憶部に記憶された議事録情報は、シート上に出力された議事録情報を前記画像読取部で読み取ったものであることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記画像読取部で読み取った議事録情報から前記生成時刻情報を解析する画像解析部を有し、
前記情報記憶部に記憶された前記生成時刻情報は、前記画像解析部により解析したものであることを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記情報取得部は会議で使用される電子黒板と通信可能であり、
前記情報記憶部に記憶された議事録情報と前記生成時刻情報は、前記情報取得部が前記電子黒板より取得したものであることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記参加区別議事録情報を装置外へ出力する情報出力部を有することを特徴とする請求項１乃至４の何れか１項に記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記情報出力部は、前記参加区別議事録情報を画像としてシート上に出力することを特徴とする請求項５に記載の情報処理装置。
【請求項７】
前記情報出力部は、前記参加区別議事録情報を装置外へ送信することを特徴とする請求項５に記載の情報処理装置。
【請求項８】
情報を記憶する情報記憶部と、情報を取得する情報取得部と、特定の会議における議事録情報を生成する議事録情報生成部と、を有する情報処理装置に対して、一定の動作を実行させる情報処理プログラムであって、
特定の会議において時間の経過毎に生成された複数の議事録情報の各々を、その議事録情報が生成された時刻の情報（以下「生成時刻情報」という。）と関連付けて前記情報記憶部に記憶させる記憶工程と、
前記会議における出席者の入退出時刻情報を前記情報取得部に取得させる取得工程と、
前記生成時刻情報と前記入退出時刻情報に基づき、前記情報記憶部に記憶された複数の議事録情報から所定の出席者に関連する議事録情報を選択し、選択した議事録情報を使用して、前記所定の出席者が会議に参加している部分と前記所定の出席者が会議に参加していない部分とを区別した参加区別議事録情報を前記議事録情報生成部に生成させる生成工程と、
を前記情報処理装置に実行させることを特徴とする情報処理プログラム。
【請求項９】
前記情報処理装置はシート上に出力された画像を読み取る画像読取部を有し、
前記記憶工程において前記情報記憶部に記憶させる議事録情報は、シート上に出力された議事録情報を前記画像読取部で読み取ったものであることを特徴とする請求項８に記載の情報処理プログラム。
【請求項１０】
前記情報処理装置は前記画像読取部で読み取った議事録情報から前記生成時刻情報を解析する画像解析部を有し、
前記記憶工程において前記情報記憶部に記憶させる前記生成時刻情報は、前記画像解析部により解析したものであることを特徴とする請求項９に記載の情報処理プログラム。
【請求項１１】
前記情報取得部は会議で使用される電子黒板と通信可能であり、
前記記憶工程において前記情報記憶部に記憶させる議事録情報と前記生成時刻情報は、前記情報取得部が前記電子黒板より取得したものであることを特徴とする請求項８に記載の情報処理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
会議の議事録情報を生成する情報処理装置及び情報処理プログラムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
会議資料の配布を容易にしたり、会議における出席者を管理するなど、従来より会議を支援する様々な技術が提案されている。会議の主催者は会議開催の告知、会議資料の配布など様々な作業を行う必要があり、その作業負担を軽減する支援技術が要望されている。例えば電子黒板を利用して会議を複数人で行った場合、会議の主催者は会議終了後に電子黒板上に記載された議事録を各出席者へ配る必要があり、このような作業負担を軽減できれば主催者にとって有益である。
【０００３】
議事内容を出席者に配る技術として特許文献１に記載の技術がある。特許文献１に記載の技術は、電子黒板に書かれた会議の討議内容を自動編集し、議事録を出席者の通信端末に対して自動若しくは手動で配布するという技術である。この技術によれば議事録の出席者への配布を自動で行うことができるので会議の主催者の負担を軽減することが出来る。
【特許文献１】特開２００１−３３１６１３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
ところで会議の途中から参加する者（以下、「途中参加者」という。）や、会議の途中で退席する者（以下、「途中退席者」という。）がいる場合があり、その途中参加者や途中退席者にも電子黒板上に記載された最終の議事録が配られる。しかし、会議終了後、かなりの時間が経過してから途中参加者等が最終の議事録を見た場合、どの議事録が電子黒板上に記載された際に自分が参加していたのか又は自分が参加していないのか分からない場合がある。配られる最終の議事録において自分が参加していた部分と自分が参加していない部分が区別されていれば、途中参加者等は参加状況にそって議事録を理解することができるため良好である。
【０００５】
しかし、特許文献１に記載の技術では途中参加や途中退席のことは考慮されておらず、一律に同じ議事録が出席者に配布されている。
【０００６】
従って、本発明の目的は、会議において参加している時間と参加していない時間を考慮し、出席者毎に議事録を生成する情報処理装置及び情報処理プログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記目的を達成すべく、本発明に係る情報処理装置は、
特定の会議において時間の経過毎に生成された複数の議事録情報の各々を、その議事録情報が生成された時刻の情報（以下「生成時刻情報」という。）と関連付けて記憶する情報記憶部と、
前記会議における出席者の入退出時刻情報を取得する情報取得部と、
前記生成時刻情報と前記入退出時刻情報に基づき、前記情報記憶部に記憶された複数の議事録情報から所定の出席者に関連する議事録情報を選択し、選択した議事録情報を使用して、前記所定の出席者が会議に参加している部分と前記所定の出席者が会議に参加していない部分とを区別した参加区別議事録情報を生成する議事録情報生成部と、
を有することを特徴とするものである。
【０００８】
また、本発明に係る情報処理プログラムは、
情報を記憶する情報記憶部と、情報を取得する情報取得部と、特定の会議における議事録情報を生成する議事録情報生成部と、を有する情報処理装置に対して、一定の動作を実行させる情報処理プログラムであって、
特定の会議において時間の経過毎に生成された複数の議事録情報の各々を、その議事録情報が生成された時刻の情報（以下「生成時刻情報」という。）と関連付けて前記情報記憶部に記憶させる記憶工程と、
前記会議における出席者の入退出時刻情報を前記情報取得部に取得させる取得工程と、
前記生成時刻情報と前記入退出時刻情報に基づき、前記情報記憶部に記憶された複数の議事録情報から所定の出席者に関連する議事録情報を選択し、選択した議事録情報を使用して、前記所定の出席者が会議に参加している部分と前記所定の出席者が会議に参加していない部分とを区別した参加区別議事録情報を前記議事録情報生成部に生成させる生成工程と、
を前記情報処理装置に実行させることを特徴とするものである。
【発明の効果】
【０００９】
本発明に係る情報処理装置及び情報処理プログラムによれば、会議において参加している時間と参加していない時間を考慮して出席者毎に議事録を生成出来るため、途中参加者等は自身の参加状況に沿って議事録を理解することが出来る。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
図１は会議スペースαの周辺環境を示す概略図である。
【００１１】
複数の関係者が集まって開催される会議は会議スペースα内で行われ、議事内容は電子黒板２に記載される。電子黒板２に記載された議事内容は電子黒板用スキャナ２１によって読み取られ、その読取画像は電子黒板用プリンタ２２によってシート上に出力される。
【００１２】
会議スペースα内には情報処理装置１が設置されている。情報処理装置１は電子黒板用プリンタ２２によって出力された議事内容を画像読取部で読み取り、議事内容を読取データとして記憶する。また、情報処理装置１には画像形成部が設置されており、読取データとして記憶している議事内容をシート上に画像として出力することも可能である。
【００１３】
情報処理装置１はネットワークＮに接続されており、会議スペースα内の端末３Ａ等や会議スペースα外の端末４Ａ等から情報処理装置１にアクセス可能となっている。従って、会議資料のデータを端末４Ａから情報処理装置１に送信したり、情報処理装置１に記憶された議事内容のデータを端末３Ａにおいて取得したりすることが出来る。
【００１４】
メールサーバ５は端末４Ａ、４Ｂや端末３Ａ、３Ｂの間で送受信される電子メールを保存する。
【００１５】
会議スペースαには入退出管理システム６を設置されている。入退出管理システム６は、会議スペースαにだれが入退出したか、またどのような時刻に入退出したか、などの情報を取得するシステムである。会議スペースαに入退出用の扉（図示せず）を設け、会議スペースαに対して入退出する場合は入退出用の扉に設置された検知センサに各出席者のＩＤカードを読み込ませ、またその時刻を記録する。このようにすることにより、だれが入退出したか、またどのような時刻に入退出したかの情報を入退出管理システム６で取得する。入退出管理システム６はネットワークＮで情報処理装置１と接続されているため、情報処理装置１は入退出管理システム６から入退出に関する情報を取得することが出来る。
【００１６】
図２は情報処理装置１の制御系のブロック図であり、代表的な制御構成を示している。
【００１７】
情報取得部、画像解析部として機能するＣＰＵ１０１は情報処理装置１全体の動作を制御するものであり、システムバス１１１を介して、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）１０２やＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）１０３等に接続されている。このＣＰＵ１０１は、ＲＯＭ１０２に格納されている各種制御プログラムを読み出してＲＡＭ１０３に展開し、各部の動作を制御する。また、ＣＰＵ１０１は、ＲＡＭ１０３に展開したプログラムに従って各種処理を実行し、その処理結果をＲＡＭ１０３に格納するとともに、操作表示部１０５に表示させる。そして、ＲＡＭ１０３に格納した処理結果を所定の保存先に保存させる。
【００１８】
ネットワークインターフェイスカード（ＮＩＣ）１１０は、システムバス１１１とネットワークＮとのインターフェイスであり、ＮＩＣ１１０を介して情報処理装置１がネットワークＮに接続されている。後述する参加区別議事録情報を電子メールに添付して装置外に送信（出力）する場合は、ＣＰＵ１０１が情報出力部として機能する。
【００１９】
ＲＯＭ１０２は、プログラムやデータ等を予め記憶しており、この記録媒体は磁気的、光学的記録媒体、若しくは半導体メモリで構成されている。本発明に係る情報処理プログラムはＲＯＭ１０２に記憶されている。
【００２０】
ＲＡＭ１０３は、ＣＰＵ１０１によって実行される各種制御プログラムによって処理されたデータ等を一時的に記憶するワークエリアを形成する。
【００２１】
情報記憶部として機能するＨＤＤ（Ｈａｒｄ  Ｄｉｓｋ  Ｄｒｉｖｅ）１０４は、画像読取部１０７で読み取って得た議事内容等の画像データを記憶したり、出力済みの画像データ等を記憶したりする機能を有する。磁性体を塗布または蒸着した金属のディスクを一定の間隔で何枚も重ね合わせた構造になっており、これをモータで高速に回転させて磁気ヘッドを近づけてデータを読み書きする。
【００２２】
操作表示部１０５は各種の設定を可能にするものである。操作表示部１０５は例えばタッチパネル形式となっており、ユーザーが操作表示部１０５を通じて各種の情報を入力することが出来る。また、ネットワーク設定の情報等、各種の情報が操作表示部１０５に表示される。
【００２３】
通信部１０６は、他の機器とのデータ通信を行う通信インターフェイスであって、例えば、ＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ  Ｓｅｒｉａｌ  Ｂｕｓ）やＩＥＥＥ１２８４、ＩＥＥＥ１３９４、ＰＣＭＣＩＡ等により構成されている。
【００２４】
画像読取部１０７は、原稿画像を光学的に読み取って電気信号に変換する。
【００２５】
画像読取部１０７によって生成される画像データや、ネットワークＮを通じて送信される画像データは議事録情報生成部として機能する画像処理部１０８によって画像処理される。具体的には階調再現特性の補正を行ったり、濃度補正ＬＵＴを参照して網点などのスクリーン処理を行なったり、細線を強調するためのエッジ処理を行ったりする。
【００２６】
情報出力部として機能する画像形成部１０９は、画像処理部１０８によって画像処理された画像データに基づき、シート上に画像を形成する。具体的には、画像処理部１０８で生成した後述する参加区別議事録情報を画像としてシート上に出力する。
【００２７】
情報処理装置１は画像形成装置としてプリンタ、複写、ＦＡＸが可能となるものが考えられる。例えば図３に示すような構造を有する装置が考えられる。複数の各感光体上にイエロー、マゼンタ、シアン、ブラックのトナー像を形成し、中間転写ベルト１０上でカラー画像を形成し、転写部２０でシート上に転写させる構造である。情報処理装置１の構造は図３に示すような構造に限定されることはなく、モノクロ専用の画像形成装置であってもよいことは勿論のこと、その画像形成方式も電子写真方式以外のどのような画像形成方式であっても構わない。
【００２８】
ところで会議スペースαで開催される会議が終了すると、会議の主催者は電子黒板２に記載された最終の議事録を各出席者に配る必要がある。会議では途中から参加する者や途中で退席する者がいることを考慮すると、出席者に配られる議事録は出席者毎に参加している部分と参加していない部分が区別されて表示されているものが望ましい。そこで会議に参加してる部分と会議に参加していない部分を区別した議事録（以下、「参加区別議事録情報」という）を生成する動作について以下に詳しく説明する。
【００２９】
図４は会議が開始されてから出席者毎に参加区別議事録情報を生成するまでの動作を説明するフローチャート図である。情報処理装置１と、電子黒板２と、入退出管理システム６が図４のフローチャートにおける動作に関与している。
【００３０】
まず会議が開始されると（ステップＳ１）、会議開始時の出席者を確定する（ステップＳ２）。例えば入退出管理システム６において会議開始時までにＩＤカードが読み込まれた人物の情報を情報処理装置１が取得し、情報処理装置１において出席者を確定する。入退出管理システム６を使用せず、情報処理装置１に出席者名を直接入力することにより出席者を確定してもよい。
【００３１】
会議が開始されてから終了するまで途中で参加する者や退席する者がいることを考慮し、出席者が会議スペースαに対して入退出する毎に入退出管理システム６において入退出者名と入退出時刻を記録する（ステップＳ３）。会議スペースαに対して入退出する場合、入退出者は必ず入退出用の扉に設置された検知センサに自身のＩＤカードを読み込ませるようにする。入退出者名と入退出時刻の情報は入退出管理システム６におけるＨＤＤ等の記憶媒体に記録される。
【００３２】
また電子黒板２に記載された議事録の経時的な変化を記録として残すため、出席者が会議スペースαに対して入退出する毎に電子黒板２に記載された議事録を電子黒板用スキャナ２１で読み取り、読み取った議事録を電子黒板用プリンタ２２によりシート上に出力させる（ステップＳ４）。この動作は入退出管理システム６と電子黒板２を接続し、入退出管理システム６における入退出情報を電子黒板２で取得することにより実行される。また出席者が会議スペースαに対して入退出する毎に、他の出席者が電子黒板２を操作することにより実行してもよい。
【００３３】
シート上に議事録を出力させる場合、電子黒板用スキャナ２１がその議事録を読み取った時刻もシート上に出力させる。シート上に出力させた議事録の例を図５（ａ）に示す。図５（ａ）で示すように議事録である「ＡＢＣＤＥ」という内容をシート上に出力させるとともに、電子黒板用スキャナ２１がその議事録を読み取った時刻Ｔ１（例えば「１１：５８」という文字）をシート上に出力させる。
【００３４】
会議が終了する際は、電子黒板２に記載された最終の議事録を読み取り、読み取った時刻をともにシート上に出力させる（ステップＳ５）。この動作は出席者が電子黒板２を操作することにより実行する。
【００３５】
会議が終了すると（ステップＳ６）、出席者毎に参加区別議事録情報を生成するため、情報処理装置１において以下に説明するステップＳ７〜Ｓ１０の動作を実行する。ステップＳ７〜Ｓ１０の動作は情報処理装置１における操作表示部１０５で選択した参加区別議事録情報生成のための特殊モードで実行される。
【００３６】
まず、電子黒板用プリンタ２２で議事録を出力した複数のシートを情報処理装置１における画像読取部１０７で読み取り、議事録情報である読取データをＨＤＤ１０４に記憶する（記憶工程としてのステップＳ７）。読取データには前述したように議事録の内容の他に電子黒板用スキャナ２１で読み取った時刻が含まれている。そこで読取データを解析し、解析して抽出した読取時刻（生成時刻情報）を読取データの属性情報に登録する（ステップＳ８）。この動作は複数ある読取データ毎に実行される。読取データの解析は所定のプログラムによりＣＰＵ１０１によって実行される。ステップＳ７とＳ８の動作により、会議において時間の経過毎に生成された複数の議事録情報が、議事録情報が生成された時刻の情報と関連付けられた状態でＨＤＤ１０４に記憶される。
【００３７】
次に情報処理装置１が入退出管理システム６から出席者毎の入退出時刻情報を取得する（取得工程としてのステップＳ９）。そして出席者毎に参加区別議事録情報を生成する場合は、入退出時刻情報と読取データにおける読取時刻に基づき、出席者毎に関連する読取データを選択し（ステップＳ１０）、選択した読取データを使用して参加区別議事録情報を生成する（生成工程としてのステップＳ１１）。この参加区別議事録情報の具体的な生成方法について図５〜図７に基づいて説明する。
【００３８】
図５は最終の議事録の内容と各出席者の入退出状況を示す説明図である。
【００３９】
図５（ａ）は電子黒板２に記載された最終の議事録を電子黒板用プリンタ２２により出力したシートＳを示している。Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄ、Ｆという文字が会議の経過とともに電子黒板２に記載され、最終の議事録の内容となっている。またシートＳの右上には最終の議事録を電子黒板用スキャナ２１で読み取った時刻Ｔ１が記載されている。
【００４０】
図５（ｂ）は経過時間を横軸とし、各出席者の入退出状況を示している。図５（ｂ）における「ＳＴＡＲＴ」は会議の開始時刻を示し、例えば１０時に会議が開始されたものとする。また図５（ｂ）における「ＥＮＤ」は会議の終了時刻を示し、例えば１２時に会議が終了したものとする。図５（ｂ）で示すように会議が開始されてから終了するまでにＡ、Ｂ、Ｃ、Ｄ、Ｅの各々の文字が時間の経過とともの順々に電子黒板２に記載されている。
【００４１】
図５（ｂ）で説明する会議では「Ｐ１」「Ｐ２」「Ｐ３」「Ｐ４」「Ｐ５」という５人の人物が会議に出席しており、実線は各出席者の入退出状況を示している。「ＩＮ」は会議スペースαに入って会議に参加していることを示し、「ＯＵＴ」は会議スペースαから出て会議に参加していないことを示す。例えばＰ１の入退出状況をみると、Ｐ１は会議の開始時から会議に参加し、電子黒板２にＡ、Ｂ、Ｃが記載されたあとで会議スペースαから出て、そのまま会議が終了している。またＰ２の入退出状況をみると、Ｐ２は会議の開始時には会議に参加しておらず、電子黒板２にＡが記載されたあとで途中参加し、会議が終了するまでそのまま会議に参加している。
【００４２】
ＩＮからＯＵＴに変わった際又はＯＵＴからＩＮに変わった際に、電子黒板２に記載された議事録が電子黒板用スキャナ２１により読み取られる。また会議が進行して終了する際も電子黒板２に記載された最終の議事録が電子黒板用スキャナ２１により読み取られる。
【００４３】
図６は出席者毎に生成する参加区別議事録情報を示した説明図である。
【００４４】
図６（ａ）は図５（ｂ）におけるＰ１に関して生成した参加区別議事録情報を説明するものである。
【００４５】
Ｐ１という出席者は会議の開始時から会議に参加し、電子黒板２にＡ、Ｂ、Ｃが記載されたあとで会議スペースαから出て、そのまま会議が終了している。Ｐ１が会議スペースαから出た時刻、つまりＰ１に関してＩＮからＯＵＴに変わった時刻が１１時１５分であった場合、その直後に電子黒板用スキャナ２１により電子黒板２に記載された議事録が読み取られる。読取時刻が１１時１６分であるとすると、図６（ａ）に示すような画像が形成されたシートＳ１が電子黒板用プリンタ２２より出力される。このシートＳ１は最終の議事録が出力されたシートＳ２など、他の複数のシートとともに情報処理装置１に読み取られ、読取データをして情報処理装置１のＨＤＤ１０４に記憶される。
【００４６】
情報処理装置１でＰ１に関する参加区別議事録情報を生成する場合は、まず入退出管理システム６からＰ１に関する入退出時刻情報を取得する。Ｐ１に関する入退出時刻情報は１１時１５分に会議スペースαから出たという情報である。
【００４７】
次に読取データの属性情報に登録されている読取時刻と入退出時刻情報をもとに、ＨＤＤ１０４に記憶されている複数の読取データの中からＰ１に関連する読取データを選択する。Ｐ１は１１時１５分に会議スペースαから出たわけであるから、複数の読取データから読取時刻が１１時１５分の後で最も近い時刻の読取データを選択する。Ｐ１に関してはシートＳ１に関する読取データが選択される。選択したシートＳ１に関する読取データと、最終の議事録であるシートＳ２に関する読取データを用いてＰ１に関する参加区別議事録情報を生成する。
【００４８】
情報処理装置１は入退出管理システム６により取得したＰ１の入退出時刻情報により、Ｐ１が会議開始時の１０時から１１時１５分まで会議に参加しているということを把握出来る。従って、シートＳ１に出力されたＡ、Ｂ、Ｃの部分はＰ１が会議に参加している部分の議事録であると情報処理装置１は認識する。またＰ１は１１時１５分から会議終了時の１２時まで会議に参加していないということが把握できるため、シートＳ２に関する読取データとシートＳ１に関する読取データの差であるＤ、Ｅの部分はＰ１が会議に参加していない部分の議事録であると情報処理装置１は認識する。この認識結果をもとにＰ１が参加している部分の議事録と参加していない部分の議事録を区別して参加区別議事録情報を生成する。
【００４９】
Ｐ１に関して生成した参加区別議事録情報を図６（ａ）のＤ１に示す。このデータの生成は情報処理装置１における画像処理部１０８により行われる。Ｄ１で示すようにＰ１が参加している部分の議事録（Ａ、Ｂ、Ｃ）と参加していない部分の議事録（Ｄ、Ｅ）を区別してデータを生成する。例えば色で区別するようにし、Ａ、Ｂ、Ｃの部分を黒文字データとし、Ｄ、Ｅの部分を赤文字データとする。なお、両者が区別できればどのようなデータの形態であってもよい。例えば参加している部分の議事録を単なる実線で表示し、参加していない部分の議事録をマーキングや網掛け、下線をつけて表示するなどしてもよい。画像処理部１０８で生成した参加区別議事録情報はシートに出力してＰ１に配布してもよいし、参加区別議事録情報を電子メールに添付してＰ１宛の端末へ送信しても良い。
【００５０】
次に図５（ｂ）におけるＰ２に関して生成した参加区別議事録情報を図６（ｂ）を用いて説明する。
【００５１】
Ｐ２という出席者は会議の開始時には会議に参加しておらず、電子黒板２にＡが記載されたあとで途中参加し、会議が終了するまでそのまま会議に参加している。Ｐ２が会議スペースαに入った時刻、つまりＰ２に関してＯＵＴからＩＮに変わった時刻が１０時１５分であった場合、その直後に電子黒板用スキャナ２１により電子黒板２に記載された議事録が読み取られる。読取時刻が１０時１６分であるとすると、図６（ｂ）に示すような画像が形成されたシートＳ３が電子黒板用プリンタ２２より出力される。このシートＳ３は最終の議事録が出力されたシートＳ４など、他の複数のシートとともに情報処理装置１に読み取られ、読取データをして情報処理装置１のＨＤＤ１０４に記憶される。
【００５２】
情報処理装置１でＰ２に関する参加区別議事録情報を生成する場合は、まず入退出管理システム６からＰ２に関する入退出時刻情報を取得する。Ｐ２に関する入退出時刻情報は１０時１５分に会議スペースαに入ったという情報である。
【００５３】
次に読取データの属性情報に登録されている読取時刻と入退出時刻情報をもとに、ＨＤＤ１０４に記憶されている複数の読取データの中からＰ２に関連する読取データを選択する。Ｐ２は１０時１５分に会議スペースαに入ったわけであるから、複数の読取データから読取時刻が１０時１５分の後で最も近い時刻の読取データを選択する。Ｐ２に関してはシートＳ３に関する読取データが選択される。選択したシートＳ３に関する読取データと、最終の議事録であるシートＳ４に関する読取データを用いてＰ２に関する参加区別議事録情報を生成する。
【００５４】
情報処理装置１は入退出管理システム６により取得したＰ２の入退出時刻情報により、Ｐ２が会議開始時の１０時から１０時１５分まで会議に参加していないということを把握出来る。従って、シートＳ３に出力されたＡの部分はＰ２が会議に参加していない部分の議事録であると情報処理装置１は認識する。またＰ２は１０時１５分から会議終了時の１２時まで会議に参加しているということが把握できるため、シートＳ４に関する読取データとシートＳ３に関する読取データの差であるＢ、Ｃ、Ｄ、Ｅの部分はＰ２が会議に参加している部分の議事録であると情報処理装置１は認識する。この認識結果をもとにＰ３が参加している部分の議事録と参加していない部分の議事録を区別して図６（ｂ）のＤ２に示す参加区別議事録情報をＰ２用として生成する。
【００５５】
図５（ｂ）におけるＰ３に関しては会議の開始から会議の終了まで参加しているため、参加区別議事録情報を生成せず、最終の議事録のデータをＰ３用として配布又は配信する。
【００５６】
図５（ｂ）におけるＰ４に関して生成した参加区別議事録情報を図７を用いて説明する。
【００５７】
Ｐ４という出席者は会議の開始時には会議に参加しておらず、電子黒板２にＡ、Ｂが記載されたあとで途中参加し、電子黒板２にＡ、Ｂ、Ｃ、Ｄが記載されたあとで途中退席し、そのまま会議が終了している。
【００５８】
Ｐ４が会議スペースαに入った時刻、つまりＰ４に関してＯＵＴからＩＮに変わった時刻が１０時５０分であった場合、その直後に電子黒板用スキャナ２１により電子黒板２に記載された議事録が読み取られる。読取時刻が１０時５１分であるとすると、図７に示すような画像が形成されたシートＳ５が電子黒板用プリンタ２２より出力される。
【００５９】
Ｐ４が会議スペースαから出た時刻、つまりＰ４に関してＩＮからＯＵＴに変わった時刻が１１時４２分であった場合、その直後にも電子黒板用スキャナ２１により電子黒板２に記載された議事録が読み取られる。読取時刻が１１時４３分であるとすると、図７に示すような画像が形成されたシートＳ６が電子黒板用プリンタ２２より出力される。
【００６０】
シートＳ５、Ｓ６は最終の議事録が出力されたシートＳ７など、他の複数のシートとともに情報処理装置１に読み取られ、読取データをして情報処理装置１のＨＤＤ１０４に記憶される。
【００６１】
情報処理装置１でＰ４に関する参加区別議事録情報を生成する場合は、まず入退出管理システム６からＰ４に関する入退出時刻情報を取得する。Ｐ４に関する入退出時刻情報は１０時５０分に会議スペースαに入ったという情報と、１１時４２分に会議スペースαから出たという情報である。
【００６２】
次に読取データの属性情報に登録されている読取時刻と入退出時刻情報をもとに、ＨＤＤ１０４に記憶されている複数の読取データの中からＰ４に関連する読取データを選択する。Ｐ４は１０時５０分に会議スペースαに入ったわけであるから、複数の読取データから読取時刻が１０時５０分の後で最も近い時刻の読取データをまず選択する。Ｐ４に関してはシートＳ５に関する読取データがまず選択される。また、Ｐ４は１１時４２分に会議スペースαから出たわけであるから、複数の読取データから読取時刻が１１時４２分の後で最も近い時刻の読取データを選択する。Ｐ４に関してはシートＳ６に関する読取データも選択される。選択したシートＳ５、Ｓ６に関する読取データと、最終の議事録であるシートＳ７に関する読取データを用いてＰ４に関する参加区別議事録情報を生成する。
【００６３】
情報処理装置１は入退出管理システム６により取得したＰ４の入退出時刻情報により、Ｐ４が会議開始時の１０時から１０時５０分まで会議に参加していないということを把握来る。従って、シートＳ５に出力されたＡ、Ｂの部分はＰ４が会議に参加していない部分の議事録であると情報処理装置１は認識する。またＰ２は１０時５０分から１１時４２分まで会議に参加しているということが把握できるため、シートＳ６に関する読取データとシートＳ５に関する読取データの差であるＣ、Ｄの部分はＰ４が会議に参加している部分の議事録であると情報処理装置１は認識する。さらにＰ４は１１時４２分から会議終了時の１２時まで会議に参加していないということが把握できるため、シートＳ７に関する読取データとシートＳ６に関する読取データの差であるＥの部分はＰ４が会議に参加していない部分の議事録であると情報処理装置１は認識する。この認識結果をもとにＰ４が参加している部分の議事録と参加していない部分の議事録を区別して図７のＤ３に示す参加区別議事録情報をＰ４用として生成する。
【００６４】
次に図５（ｂ）におけるＰ５に関して生成した参加区別議事録情報を図８を用いて説明する。
【００６５】
Ｐ５という出席者は会議の開始時から会議に参加しており、電子黒板２にＡ、Ｂが記載されたあとで途中退席し、電子黒板２にＡ、Ｂ、Ｃ、Ｄが記載されたあとで途中参加しそのまま会議に参加して会議が終了している。
【００６６】
Ｐ５が会議スペースαから出た時刻、つまりＰ５に関してＩＮからＯＵＴに変わった時刻が１０時４５分であった場合、その直後に電子黒板用スキャナ２１により電子黒板２に記載された議事録が読み取られる。読取時刻が１０時４６分であるとすると、図８に示すような画像が形成されたシートＳ８が電子黒板用プリンタ２２より出力される。
【００６７】
Ｐ５が会議スペースαに入った時刻、つまりＰ５に関してＯＵＴからＩＮに変わった時刻が１１時４２分であった場合、その直後にも電子黒板用スキャナ２１により電子黒板２に記載された議事録が読み取られる。読取時刻が１１時４３分であるとすると、図８に示すような画像が形成されたシートＳ９が電子黒板用プリンタ２２より出力される。
【００６８】
シートＳ８、Ｓ９は最終の議事録が出力されたシートＳ１０など、他の複数のシートとともに情報処理装置１に読み取られ、読取データをして情報処理装置１のＨＤＤ１０４に記憶される。
【００６９】
情報処理装置１でＰ５に関する参加区別議事録情報を生成する場合は、まず入退出管理システム６からＰ５に関する入退出時刻情報を取得する。Ｐ５に関する入退出時刻情報は１０時４５分に会議スペースαから出たという情報と、１１時４２分に会議スペースαに入ったという情報である。
【００７０】
次に読取データの属性情報に登録されている読取時刻と入退出時刻情報をもとに、ＨＤＤ１０４に記憶されている複数の読取データの中からＰ５に関連する読取データを選択する。Ｐ５は１０時４５分に会議スペースαから出たわけであるから、複数の読取データから読取時刻が１０時４５分の後で最も近い時刻の読取データをまず選択する。Ｐ５に関してはシートＳ８に関する読取データがまず選択される。また、Ｐ５は１１時４２分に会議スペースαに入ったわけであるから、複数の読取データから読取時刻が１１時４２分の後で最も近い時刻の読取データを選択する。Ｐ５に関してはシートＳ９に関する読取データも選択される。選択したシートＳ８、Ｓ９に関する読取データと、最終の議事録であるシートＳ１０関する読取データを用いてＰ５に関する参加区別議事録情報を生成する。
【００７１】
情報処理装置１は入退出管理システム６により取得したＰ５の入退出時刻情報により、Ｐ５が会議開始時の１０時から１０時４５分まで会議に参加しているということを把握来る。従って、シートＳ８に出力されたＡ、Ｂの部分はＰ５が会議に参加している部分の議事録であると情報処理装置１は認識する。またＰ５は１０時４５分から１１時４２分まで会議に参加していないということが把握できるため、シートＳ９に関する読取データとシートＳ８に関する読取データの差であるＣ、Ｄの部分はＰ５が会議に参加していない部分の議事録であると情報処理装置１は認識する。さらにＰ５は１１時４２分から会議終了時の１２時まで会議に参加しているということが把握できるため、シートＳ１０に関する読取データとシートＳ９に関する読取データの差であるＥの部分はＰ５が会議に参加している部分の議事録であると情報処理装置１は認識する。この認識結果をもとにＰ５が参加している部分の議事録と参加していない部分の議事録を区別して図８のＤ４に示す参加区別議事録情報をＰ５用として生成する。
【００７２】
なお、電子黒板用スキャナ２１における一連の読取動作を出席者が入退出毎に行うことを述べたが、会議が開始してから一定時間毎（例えば１０分毎）に電子黒板用スキャナ２１の読取動作を実行し、電子黒板用プリンタ２２でシート上に出力させてもよい。
【００７３】
図９は参加区別議事録情報の別の態様を示す説明図である。
【００７４】
図５〜図８で説明したように出席者毎に参加区別議事録情報を生成するわけであるが、生成した参加区別議事録情報をシート上に出力した場合、図９で示すように複数頁に及ぶ場合がある。例えば図９に示すように３頁分の参加区別議事録情報が生成される場合、出席者によっては１頁分すべて参加していない部分の議事録がシート上に出力される場合がある。
【００７５】
そこで生成した参加区別議事録情報をシートに出力した場合、１頁分にわたって参加していない部分の議事録が記載されるものに対して特定の表示を挿入する。例えば図９の例で考えると、２／３頁に示すように「○○様  御退席中の議事録」という情報を付加する。このようにすれば会議に参加していない部分の議事録の頁を一目で理解することが出来る。
【００７６】
図１０は会議スペースαの別の周辺環境を示す概略図である。
【００７７】
図１で示した周辺環境と異なる点は電子黒板２がネットワークＮに接続されている点である。
【００７８】
会議が開始されてから出席者毎に参加区別議事録情報を生成するまでの動作を図４のフローチャートで説明した。図４のフローチャート図では電子黒板２に記載された議事録を電子黒板用スキャナ２１で読み取り、読み取った議事録及び読取時刻を電子黒板用プリンタ２２によりシート上に出力させている。そして出力した複数のシートを情報処理装置１における画像読取部１０７で読み取り、読取データをＨＤＤ１０４に記憶させている。このような動作は電子黒板２がネットワークＮに接続されておらず、電子黒板２で読み取った議事録や読取時刻の情報を情報処理装置１がネットワークＮ経由で取得出来ないために行う必要があった。
【００７９】
しかし、図１０で示すような周辺環境では、議事録等をシートに出力したり、出力したシートを画像読取部１０７で読み取ったりすることはせず、議事録と読取時刻の情報を情報処理装置１がネットワークＮ経由で直接電子黒板２から取得する。そして取得した議事録の情報をＨＤＤ１０４に記憶し、複数の議事録の情報から参加区別議事録情報情報を生成することが考えられる。議事録や読取時刻の情報は所定のプログラムによりＣＰＵ１０１が取得する。このように電子黒板２がネットワークＮに接続されていれば、シートへの出力動作及びシートの読取動作を省くことができる。
【００８０】
以上、本発明に係る内容を図面に基づいて説明したが、本発明によれば会議において参加している時間と参加していない時間を考慮して出席者毎に議事録を生成出来るため、途中参加者等は自身の参加状況に沿って議事録を理解することが出来る。
【００８１】
なお、本発明は当該実施の形態に限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲における変更や追加があっても本発明に含まれる。
【００８２】
情報処理装置１はシート上に画像を出力できる装置に限られず、データ情報を処理できる装置であればよい。
【図面の簡単な説明】
【００８３】
【図１】会議スペースαの周辺環境を示す概略図である。
【図２】情報処理装置１の制御系のブロック図である。
【図３】情報処理装置１の内部構成の一例を示す中央概略図である。
【図４】会議が開始されてから出席者毎に参加区別議事録情報を生成するまでの動作を説明するフローチャート図である。
【図５】最終の議事録の内容と各出席者の入退出状況を示す説明図である。
【図６】出席者毎に生成する参加区別議事録情報を示した説明図である。
【図７】出席者毎に生成する参加区別議事録情報を示した説明図である。
【図８】出席者毎に生成する参加区別議事録情報を示した説明図である。
【図９】参加区別議事録情報の別の態様を示す説明図である。
【図１０】会議スペースαの別の周辺環境を示す概略図である。
【符号の説明】
【００８４】
１  情報処理装置
２  電子黒板
３Ａ、３Ｂ  端末
４Ａ、４Ｂ、４Ｃ、４Ｄ  端末
５  メールサーバ
６  入退出管理システム
１０１  ＣＰＵ
１０２  ＲＯＭ
１０３  ＲＡＭ
１０５  操作表示部
１０７  画像読取部
１０８  画像処理部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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