(57)【要約】【課題】  本発明は文書管理情報を予めホスト機器に記録し、当該文書管理情報を使用して印刷文書の管理を行う印刷システムに関し、特に複写処理を行う際、自動的に印刷制御情報に基づく文書管理を行わせるものである。【解決手段】  本発明は文書管理情報又は印刷時の指定に従った印刷用制御情報を生成し、この情報を印刷物にシンボル情報として印刷し、当該印刷物の複写処理を行う際、シンボル情報を解析し、自動的に印刷用制御情報に従った文書処理を行わせる構成であり、例えばフォルダへの格納方法を指定し、又は配布先へのメール送信を自動的に行わせる構成である。【選択図】  図１
2008035323.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ホスト機器と印刷装置と複写装置がネットワークを介して接続された印刷システムであって、
前記ホスト機器は、
アプリケーションを使用して印刷データを生成する印刷データ生成手段と、文書管理情報を記憶する記憶手段と、該文書管理情報を前記印刷装置に予め送信する第１の送信手段と、前記文書管理情報と入力情報に基づいて印刷設定情報を作成し、前記印刷データと共に前記印刷装置に送信する第２の送信手段とを有し、
前記印刷装置は、前記印刷設定情報を前記印刷データと共に印刷するシンボル情報を生成し、該シンボル情報と共に印刷データの印刷を行う制御手段を有し、
前記複写装置は、
前記シンボル情報が印刷された印刷物の読み取りを行う読み取り手段と、
前記シンボル情報の解析を行う解析手段と、
該解析結果に従って複写文書管理処理を行う管理手段とを有する
ことを特徴とする印刷システム。
【請求項２】
前記印刷装置と複写装置は、単一の複合装置であることを特徴とする請求項１記載の印刷システム。
【請求項３】
前記管理手段は、解析結果に従って複写文書をフォルダに記憶することを特徴とする請求項１、又は２記載の印刷システム。
【請求項４】
前記管理手段は、解析結果に従って複写文書をメール送信することを特徴とする請求項１、２、又は３記載の印刷システム。
【請求項５】
前記印刷設定情報は、印刷時に指示された動作、又は前記文書管理情報に指示された動作を指定する指示であることを特徴とする請求項１、２、３、又は４記載の印刷システム。
【請求項６】
前記印刷設定情報は、フォルダへの格納方法を含むことを特徴とする請求項３記載の印刷システム。
【請求項７】
前記印刷設定情報は、ファイル名の指定方法を含むことを特徴とする請求項１、２、３、４、５、又は６記載の印刷システム。
【請求項８】
ホスト機器と印刷装置と文書管理サーバがネットワークを介して接続された印刷システムであって、
前記ホスト機器は、
アプリケーションを使用して印刷データを生成する印刷データ生成手段と、該印刷データと共にコピー制御情報を前記印刷装置に送信する送信手段とを有し、
前記印刷装置は、
前記コピー制御情報を前記印刷データと共に印刷するシンボル情報を生成し、該シンボル情報と共に印刷データの印刷を行う印刷制御手段と、前記コピー制御情報と装置の固有情報を前記文書管理サーバに送信する送信手段とを有し、
文書管理サーバは、前記コピー制御情報に基づいて前記印刷制御手段によって印刷出力される印刷物の管理を行う管理手段を有する
ことを特徴とする印刷システム。
【請求項９】
前記ネットワークには複写装置も接続され、前記シンボル情報が印刷された印刷物の読み取り処理を行い、該読み取り結果を前記文書管理サーバに送信することを特徴とする請求項８記載の印刷システム。
【請求項１０】
前記印刷装置と複写装置は、単一の複合装置であることを特徴とする請求項９記載の印刷システム。
【請求項１１】
前記コピー制御情報には複写ガード情報が含まれ、設定された頁の指定領域を指定された方法でマスクすることを特徴とする請求項８、９、又は１０記載の印刷システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ホスト機器と印刷装置がネットワークを介して接続された印刷システムに関し、特に文書管理情報を予めホスト機器に記録し、当該文書管理情報を使用して印刷文書の管理を行う印刷システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
今日、原稿に対して修正、加除を行いながら目的の文書（ドキュメント）を作成する作業にあたって、コンピュータ等を操作して電子文書形式のファイル処理を行い、文書を作成することが行われている。例えば、特許文献１には、複数の電子文書に基づいてコンピュータ上でその構成を変更、結合等を行い、新たな電子文書を作成する技術を開示している。
【０００３】
また、ＩＤと関連付けて画像データを記憶し、印刷時にＩＤを付加して印刷処理を行い、再印刷時にはＩＤから元情報を呼び出して印刷処理を行う印刷システムも提案されている。
【特許文献１】特許第３４５６４１１号
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、従来のＩＤ付き印刷制御方式では、１文書で１つ管理情報を指定するだけであり、印刷データを複写して自動的に配布し、配布した用紙を分類して保管する処理を行うことはできない。
【０００５】
また、従来のシステムでは、コピーガード情報を印刷物に含ませ、複写処理の際コピーガード情報に基づき、自動的に指定された部分を指定された方法でマスクする提案はなされていない。
【０００６】
そこで、本発明はホスト機器に文書管理情報を予め登録し、この文書管理情報を印刷装置に転送し、印刷データに従った印刷処理を行う際、例えば文書管理情報に基づく印刷制御情報をバーコード等の形式で印刷し、この印刷物を複写する際、自動的に印刷制御情報に基づく印刷処理を行わせるものである。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明は上記課題を解決するため、ホスト機器と印刷装置と複写装置がネットワークを介して接続された印刷システムであって、前記ホスト機器はアプリケーションを使用して印刷データを生成する印刷データ生成手段と、文書管理情報を記憶する記憶手段と、該文書管理情報を前記印刷装置に予め送信する第１の送信手段と、前記文書管理情報と入力情報に基づいて印刷設定情報を作成し、前記印刷データと共に前記印刷装置に送信する第２の送信手段とを有し、前記印刷装置は、前記印刷設定情報を前記印刷データと共に印刷するシンボル情報を生成し、該シンボル情報と共に印刷データの印刷を行う制御手段を有し、前記複写装置は前記シンボル情報が印刷された印刷物の読み取りを行う読み取り手段と、前記シンボル情報の解析を行う解析手段と、該解析結果に従って複写文書管理処理を行う管理手段とを有する印刷システムを提供することによって達成できる。
【０００８】
このように構成することにより、文書管理情報又は印刷時にユーザが指定した方法で複写後の文書管理を自動的に行うことができる。
また、印刷装置と複写装置は、例えば単一の複合装置で構成され、管理手段は、例えば解析結果に従って複写文書をフォルダに記憶し、又は解析結果に従って複写文書をメール転送する構成である。
【０００９】
また、印刷設定情報は、例えば印刷時に指示された動作、又は前記文書管理情報に指示された動作を指定する構成である。
さらに、本発明は上記課題を解決するため、ホスト機器と印刷装置と文書管理サーバがネットワークを介して接続された印刷システムであって、前記ホスト機器はアプリケーションを使用して印刷データを生成する印刷データ生成手段と、該印刷データと共にコピー制御情報を前記印刷装置に送信する送信手段とを有し、前記印刷装置は前記コピー制御情報を前記印刷データと共に印刷するシンボル情報を生成し、該シンボル情報と共に印刷データの印刷を行う印刷制御手段と、前記コピー制御情報と装置の固有情報を前記文書管理サーバに送信する送信手段とを有し、文書管理サーバは前記コピー制御情報に基づいて前記印刷制御手段によって印刷出力される印刷物の管理を行う管理手段を有する印刷システムを提供することによって達成できる。
【００１０】
このように構成することにより、コピー制御情報を印刷物に自動的に印刷し、文書管理サーバによって管理することができる。例えば、当該印刷物を複写する際、許可条件に従って複写枚数を制限し、更に複写ガードを行うことができる。
【発明の効果】
【００１１】
本発明の印刷システムによれば、フォルダ保存やメール送信等、文書管理情報又は印刷時にユーザが指定した方法で複写後の文書管理を自動的に行うことができる。
また、コピー制御情報を印刷物に自動的に印刷し、文書管理サーバによって管理し、例えば複写枚数の制限や、複写ガードを管理することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下、本発明の実施の形態について図面を参照して説明する。
（実施形態１）
図２は、本実施の形態の印刷システムのシステム構成図である。
【００１３】
同図において、本システムはホスト機器（例えば、パーソナルコンピュータ（ＰＣ））１と印刷装置２をＬＡＮ(Local Area Network)等のネットワークを介して接続し、ホスト機器１のアプリケーションに従って作成した印刷データをネットワークを介して印刷装置２に供給し、印刷装置２によって印刷処理を行う構成である。
【００１４】
ホスト機器１は、定義ツール３を使用して作成された文書管理情報４を予め記憶し、アプリケーションによって作成した印刷データを、不図示のプリンタドライバに供給する。また、印刷装置２は、本例においては例えば複合機（以下、ＭＦＰ（多機能印刷装置・マルチファンクションプリンタ）で示す）であり、スキャナ部や、ＭＦＰ制御部、プリンタ部で構成されている。
【００１５】
図３はＭＦＰ２の構成を説明する図であり、ＭＦＰ２の前面上部には表示操作部（オペレーションパネル）５が位置し、印刷枚数の設定や濃度設定、サイズ設定等の各種設定指示を行う。また、ＭＦＰ２の前面下部には複数段の給紙カセット６が設けられ、対応する取手を持って給紙カセット６を手前に引き出すことができる。また、ＭＦＰ２には排紙部７も設けられ、給紙カセット６から給紙され、画像形成が行われた用紙（記録媒体）は排紙部７に出力される。尚、同図に示す８はスキャナ部である。
【００１６】
図４は上記外観構成を有するＭＦＰ２の内部構成を説明する図である。同図において、ＭＦＰ２は上記スキャナ部８、ＭＦＰ制御部９、プリンタ部１０で構成されている。スキャナ部８は読取機構部８ａを有し、読取機構部８ａの駆動により原稿台に載置された原稿画像が読み取られ、ＭＦＰ制御部９に原稿データが送信される。
【００１７】
ＭＦＰ制御部９は、ＭＦＰメイン部１２、読取機構制御部１３、表示操作制御部１４、ＦＡＸ通信制御部１５、ＬＡＮ通信制御部１６、インターネット通信制御部１７、記憶装置制御部１８、及び記憶装置部（ＨＤＤ）１９で構成されている。
【００１８】
読取機構制御部１３は前述のスキャナ部８に設けられた読取機構部８ａの機構制御を行い、スキャナ部８で読み取られた原稿データをＭＦＰ制御部９に送る。
表示操作制御部１４は、前述の表示操作部５に設けられたキー等の操作に基づく操作信号をＭＦＰメイン部１２に出力する。また、ＭＦＰメイン部１２から出力される表示データを表示操作部５に表示する。さらに、記憶装置制御部１８は、記憶装置部（ＨＤＤ）１９へのデータ書き込み、及び記憶装置部（ＨＤＤ）１９に記憶されたデータの読み出し制御を行う。ここで、記憶装置部（ＨＤＤ）１９には、例えば印刷プログラムや、前述の文書管理情報が記憶される。
【００１９】
また、ＬＡＮ通信制御部１６は、ＭＦＰ２をＬＡＮに接続する為のインターフェイスであり、ＦＡＸ通信制御部１５は、ファクシミリデータをＭＦＰメイン部１２に供給する。
一方、プリンタ部１０はプリンタ制御部２０、及び印刷機構部２１で構成され、プリンタ制御部２０の制御処理に基づいて印刷処理を行い、不図示の用紙（記録媒体）は給紙装置２２によって前述の給紙カセット６から搬出され、印刷結果は前述の排紙部７に出力される。尚、印刷機構部２１は印字ヘッドの他、画像形成部や現像部、転写部等の機構部で構成されている。また、ＭＦＰメイン部１２は、システムプログラムによってＭＦＰ制御部９の各部の制御を行い、不図示のＣＰＵとＲＡＭを含む。
【００２０】
図１は、本実施形態の印刷システムの要部を説明する図である。同図において、ＭＦＰ２には印刷データの他、文書管理情報や、通知制御ＩＤ、及び印刷データＩＤリストが前述のＬＡＮ通信制御部１６を介して入力する。ＭＦＰ２に入力した文書管理情報や、通知制御ＩＤは前述の記憶装置部（ＨＤＤ）１９に記憶される。また、スキャナ８は後述するバーコード等のシンボル情報が印刷された印刷物の画像データを読み取る。
【００２１】
また、図５は本例の基本的な処理動作を説明するフローチャートであり、本明細書において処理の進行に従って説明する。先ず、同図に従って文書管理情報の設定を行う（ステップ（以下、Ｗで示す）１）。
【００２２】
図６は、ホスト機器１に設定される文書管理情報の例である。文書管理情報には、例えば同図に示すデータＩＤ、名称、フォルダ名、ファイル名、配布先、基本動作の情報が登録されている。尚、上記文書管理情報は学校における生徒のテスト結果等の管理に関するものである。
【００２３】
同図に示す例では、例えばデータＩＤとして、「３Ａ−００１」が登録され、対応するエリアに名称「青木」、フォルダ名「青木」、ファイル名「Aoki」、配布先「teach@aa」、基本動作「フォルダ＋配布」の各情報が登録されている。また、データＩＤとして、「３Ａ−００２」には、名称「井上」、フォルダ名「井上」、ファイル名「Inoue」、配布先「user@aa」、基本動作「フォルダ」の情報が登録されている。以下、同図に示す通りである。
【００２４】
この文書管理情報は、印刷処理を行う前、ＬＡＮを介してＭＦＰ２に転送され、ＭＦＰメイン部１２及び記憶装置制御部１８の制御によって記憶装置部（ＨＤＤ）１９に記憶される（Ｗ２）。
【００２５】
次に、印刷時における処理を説明する。
図７はこの処理を説明する模式図であり、前述のようにホスト機器１はアプリケーションを使用して印刷データを作成し、ＭＦＰ２に出力する。この印刷データには描画データと共に、印刷データのＩＤリスト、及び通知制御ＩＤを含む。ここで、印刷データのＩＤリストは図８に示すように、前述の図６で説明した文書管理情報の中で印刷処理を行うデータＩＤの情報である。ＩＤ付加印刷を行う場合、上記文書管理情報の中から選択する（Ｗ３）。例えば、同図に示す例では、ＩＤリストとしてNo．１〜No．３を選択している。
【００２６】
また、通知制御ＩＤは文書管理方法を指定し（Ｓ４）、指定した文書管理方法とホスト機器で設定した文書管理情報とから通知制御ＩＤを生成する（Ｗ５）。例えば、図９は生成された通知制御ＩＤの例であり、動作指示、ベースフォルダ、格納方法、ファイル名指定の各項目に対して指示内容と詳細内容が設定されている。ここで、上記各項目と指示内容の関係を説明すると、以下のようになる。尚、カッコ内の数値は、制御コードを示す。
【００２７】
先ず、項目「動作指示」は、印刷後、印刷物をスキャンして得た情報をどのように管理するかを指示する。例えば、「１」は基本動作に従う指示であり、前述の文書管理情報に定義された基本情報に従って動作させる指示である。一方、「２」は印刷時の指定に従う指示であり、印刷時にフォルダ格納、配布、又は双方の指示が行われた場合、当該指示に対応する処理を行う。
【００２８】
次に、項目「ベースフォルダ」は、スキャンしたデータの管理場所を指定する。例えば、「１」は文書管理情報に従う指示であり、「２」は印刷時に管理場所を指定する指示である。
【００２９】
次に、項目「格納方法」は、スキャンしたデータのフォルダ・ファイル名称を指定する指示である。例えば、「１」はファイル指定であり、文書管理情報で指定したフォルダの下に指定した名称のファイルを作成させる。一方、「２」はフォルダ指定であり、指定したフォルダの下に文書管理情報で指定したファイルを作成させる。
【００３０】
最後に、項目「ファイル名指定」は、スキャンしたデータのファイル名称の確定方法の指定である。例えば、「１」はファイル名と日付の指定であり、「２」はファイル名と重複しない番号の割付け指定である。
【００３１】
尚、図９は上記条件に従って作成された通知制御ＩＤの一例であり、例えばデータＩＤ「３Ａ−００１」の例である。この例では、動作指示が「２」であり、ベースフォルダが「２」であり、格納方法が「２」であり、ファイル名が「１」の指定である。したがって、この場合「基本動作」が印刷時の指示であり、「ベースフォルダ」も印刷時の指示であり、「格納方法」も印刷時の指示であり、項目「ファイル名指定」は前述の文書管理情報に従う指示である。
【００３２】
上記構成の通知制御ＩＤは、選択したＩＤリスト毎に作成し、印刷データ（描画データ）、印刷データのＩＤリストと共にＭＦＰ２に転送される（Ｗ６、Ｗ７）。
ＭＦＰ２では、供給された通知制御ＩＤに基づいて、ＭＦＰ制御部９（ＭＦＰメイン部１２）の制御により、印刷用制御ＩＤを生成する。すなわち、記憶装置部（ＨＤＤ）１９に記憶された前述の文書管理情報を参照し、通知制御ＩＤの情報に従って印刷用制御ＩＤを生成する（Ｗ８）。図１０は前述の通知制御ＩＤに従って生成される印刷用制御ＩＤの構成を示す。また、図１１（ａ）は印刷用制御ＩＤの基本構造を示し、同図（ｂ）はその具体例を示す。
【００３３】
印刷用制御ＩＤの基本構造は、項目数、項目１〜ｎのオフセット値、及び各項目１〜ｎのデータ長とデータ詳細である。具体的には、同図（ｂ）に示すように、本例の場合、項目数は「６」であり、データＩＤの項目は「３Ａ−００１」であり、詳細情報オフセットは「５２」である。また、動作指示は前述のように「２」であり、詳細情報オフセットは「６３」であり、ベースフォルダの指示は「２」であり、詳細情報オフセットは「６８」であり、以下格納方法の指示、ファイル名指定の指示、ページ数の指定、及び対応する項目の詳細情報オフセットが順次記述される。
【００３４】
次に、印刷用制御ＩＤに基づいて、上記のようにテーブル化された情報をバーコード等のシンボル画像に変換する。そして、印刷データ（描画データ）と共に前述のプリンタ部１０に送信し、例えば用紙の右上の所定位置（印字領域外）に合成印刷する（Ｗ９）。
【００３５】
次に、上記シンボル画像が付加され、印刷された印刷物をスキャナ部８に載置し、読み取り処理を行う（Ｗ１０）。前述のように、スキャナ部８によって読み取られた画像データは、ＭＦＰメイン部１２によって解析処理が行われ、前述の印刷用制御ＩＤが含まれている場合、文書管理に必要な情報が取得される（Ｗ１１、Ｗ１２）。尚、印刷用制御ＩＤが含まれていない場合、格納場所を指定される（Ｗ１３）。
【００３６】
その後、印刷用制御ＩＤに従って、後述するフォルダへの格納処理、又はメール配信処理を行う（Ｗ１４）。以下、図１２に示すフローチャートに従って処理を説明する。
ＭＦＰメイン部１２は、先ず動作指示の項目が印刷時指示であるか判断する（ステップ（以下、Ｓで示す）１）。上記例では動作指示は「２」（印刷時指定）であり（Ｓ１がＹＥＳ）、印刷用制御ＩＤから情報を取得する（Ｓ２）。この場合、図１０に示すフォルダへの格納(Ox01)処理である。尚、動作指示が「１」であれば、印刷時指示ではなく（Ｓ１がＮО）、文書管理情報から情報を取得する（Ｓ３）。
【００３７】
次に、フォルダ格納指示を判断する（Ｓ４）。この場合、上記のようにフォルダ格納指示であれば（Ｓ４がＹＥＳ）、ファイル生成処理を実行する（Ｓ５）。また、配布指示を判断し（Ｓ６）、配布指示があれば（Ｓ６がＹＥＳ）、メール送信処理を実行する（Ｓ７）。以下、ファイル生成処理、及びメール送信処理について具体的に説明する。
【００３８】
先ず、ファイル生成処理は以下のように行う。最初に、ベースフォルダの項目が印刷時指示であるか判断する（Ｓ８）。前述の例ではベースフォルダの指示は「２」であり、印刷時指示であり（Ｓ８がＹＥＳ）、印刷用制御ＩＤから情報を取得する（Ｓ９）。この場合、図１０に示すように「\\Local\Data2」のフォルダが指定される。尚、ベースフォルダの指示が「１」であれば、印刷時指示ではなく（Ｓ８がＮО）、文書管理情報から情報が取得される（Ｓ１０）。
【００３９】
次に、格納方法を判断する（Ｓ１１）。前述の例では格納方法の指示は「２」であり、印刷時指定であり、図６に示す文書管理情報からファイル名（Aoki）の情報が読み出され（Ｓ１２）、図１０に示す印刷用制御ＩＤから「２学期期末テスト」の情報が読み出される（Ｓ１３）。一方、格納方法の指定が「１」であれば、図６に示す文書管理情報で指定されたフォルダ「青木」の下に、図１０で指定された「２学期期末テスト」の情報が読み出される（Ｓ１４、Ｓ１５）。
【００４０】
次にファイル名指定の判断を行う（Ｓ１６）。前述の例ではファイル名の指定は「１」であり、ファイル名と日付情報が付加される（Ｓ１７）。この場合、印刷用制御ＩＤからファイル名と日付の情報を取得し（Ｓ１８）、一時パスを生成する（Ｓ１９）。尚、ファイル名の指示が「２」であれば、ファイル名と連番を付加するため、文書管理情報から情報を取得し（Ｓ２０、Ｓ２１）、一時パスを生成する（Ｓ１９）。その後、ファイル名を生成し、処理を終了する（Ｓ２２、Ｓ２３）。
【００４１】
尚、上記連続番号の取得は、カウンタを開いてカウント番号を読み出し（Ｓ２４）、計数値を＋１し（Ｓ２５）、カウンタ値を更新する（Ｓ２６）。
以上の処理により、例えば前述の「青木」の例では、フォルダに以下の情報が記録される。
リストNo．1（青木）／／Local／Data2／2学期末テスト／Aoki＿20051107091630．tif 
その後、リスト２及び３のデータＩＤ「３Ａ−００２」及び「３Ａ−００３」についても同様の処理を行い、更に以下のデータがフォルダに格納される。
リストNo．2（井上）／／Local／Data2／2学期末テスト／Inoue＿20051105111510．tifリストNo．3（加藤）／／Local／Data2／2学期末テスト／加藤＿20051107091420．tif
尚、他の例として、格納方法を文書管理情報のフォルダ名と印刷時指定ファイル指定（２学期末テスト）とし、ファイル名指定の情報をファイル名と連番付加に設定した場合の結果は、以下の通りである。
リストNo．1（青木）//Local/Data2/青木/2学期末テスト00001.tif
リストNo．2（井上）//Local/Data2/井上/2学期末テスト00001.tif
リストNo．3（加藤）//Local/Data2/加藤/2学期末テスト00001.tif
一方、メール送信については、図１３に示すフローチャートに従って送信処理が行われる。先ず、添付ファイル生成用の一時フォルダを取得する（ステップ（以下、ＳＴで示す）１）。次に、格納方法の判断を行う（ＳＴ２）。この処理は前述と同様、格納方法の指示は「２」であり、印刷時指定であり、図６に示す文書管理情報からファイル名（Aoki）の情報が読み出され（ＳＴ３）、図１０に示す印刷用制御ＩＤから「２学期期末テスト」の情報が読み出される（ＳＴ４）。尚、格納方法の指定が「１」であれば、図６に示す文書管理情報で指定されたフォルダ「青木」の下に、図１０で指定された「２学期期末テスト」の情報が読み出される（ＳＴ５、ＳＴ６）。
【００４２】
次に、ファイル名指定の判断を行う（ＳＴ７）。この処理も前述と同様、ファイル名の項目が「１」であれば、ファイル名と日付を付加し（ＳＴ８）、印刷用制御ＩＤからファイル名と日付の情報を取得し（ＳＴ９）、一時パスを生成する（ＳＴ１０）。一方、ファイル名の指示が「２」であれば、ファイル名と連番を付加するため、文書管理情報から情報を取得し（ＳＴ１１、ＳＴ１２）、一時パスを生成する（ＳＴ１０）。その後、添付用ファイルを生成し（ＳＴ１３）、メール送信情報を生成し（ＳＴ１４）、メールの送信を行う（ＳＴ１５）。
【００４３】
また、連続番号の取得は前述と同様、カウンタを開いてカウント番号を読み出し（ＳＴ１６）、計数値を＋１し（ＳＴ１７）、カウンタ値を更新する（ＳＴ１８）。
上記例の場合、以下のようになる。
リストNo．1（青木）  ２学期末テスト−Aoki＿20051107091630．tif
リストNo．2（井上）  ２学期末テスト−Inoue＿20051105111510．tif
リストNo．3（加藤）  ２学期末テスト−加藤＿20051107091420．tif
また、他の例として、前述と同様、ファイル名指定の情報をファイル名と連番付加に設定した場合、下記の通りとなる。
リストNo．1（青木）  青木−２学期末テスト00001.tif
リストNo．2（井上）  井上−２学期末テスト00001.tif
リストNo．3（加藤）  加藤−２学期末テスト00001.tif
以上のように、本例によれば印刷物を複写する際、以後の処理作業の情報が印刷されており、複写後の文書管理を容易に行うことができる。すなわち、バーコード等のシンボル画像を解析した結果に基づいて自動的に複写後の文書管理を行うことができる。
【００４４】
また、上記文書管理情報として、メール送信の指示を設定しておくことにより、スキャナ８で読み取った印刷物の情報を自動的に指定した送信先に送信することができる。
（実施形態２）
次に、本発明の実施形態２について、以下で説明する。
【００４５】
図１４は、本例の印刷システムのシステム構成図である。同図において、本システムはホスト機器３１、印刷装置３２、及び文書管理サーバ３３をＬＡＮ等のネットワークで接続し、ホスト機器３１のアプリケーションに従って作成した印刷データ（描画データ）にコピー制御情報を付加して印刷装置３２に出力し、印刷装置３２によって印刷処理を行うと共に、印刷データ（描画データ）に前述のコピー制御情報、及び文書管理ＩＤを付加して文書管理サーバ３３に出力する構成である。また、文書管理サーバ３３に供給された上記印刷データ（描画データ）、コピー制御情報、及び文書管理ＩＤは、ハードディスク（ＨＤＤ）等の記憶装置に記憶される。
【００４６】
図１５は、本例の基本処理動作を説明するフローチャートである。
先ず、コピー制御情報を指定する（ステップ（以下、Ｕで示す）１）。図１６は、ホスト機器３１から印刷データと共に出力されるコピー制御情報の内容を説明する図である。このコピー制御情報は共に出力される印刷データに対する印刷制御であり、許可条件及び複写情報で構成されている。
【００４７】
許可条件は、特定ユーザであるか等によって複写部数や複写内容に差を設ける設定であり、Owner（元文書の印刷実行者）、Other（オーナや印刷を許可されたユーザ以外のコピー者）、User1、User2（特定ユーザ）、Admin、22Kai（権限を持ったユーザ）で分類され、defaultは上記許可条件の設定が行われなかった場合の規定値を示す。
【００４８】
また、複写情報はモノクロ、段組、両面、情報印刷、コピーガードに関する制限内容を指定するものである。ここで、情報印刷とは複写結果にユーザ名及び日時を印刷するものであり、コピーガードとは指定領域を指定された方法でマスクする処理である。このコピーガードは、同図に示すコピーガード情報に基づいて処理され、ページリストに従って先頭アドレスがポイントするページの位置情報が指定する領域からマスク処理を行う。このため、テーブルにはページ、リスト数、位置情報が記憶され、位置情報としては同図に示すように、ｘｙの矩形座標情報で記憶され、描画方法は網掛け等の指定が行われる。
【００４９】
また、モノクロ、段組、両面、情報印刷、コピーガードの各項目に記載されている「する」の指定は、対応する処理を強制的に行う指示であり、「しない」の指定は強制的な指示は行わないが複写を行う者が任意に設定できるものである。
【００５０】
尚、同図に示すユーザ別部数は、上記許可条件に基づいて最大限複写処理を行うことができる限度値である。
上記構成のコピー制御情報は、前述のように印刷装置３２に供給される（Ｕ２）。印刷装置３２では上記印刷データが入力すると、受信時刻及びホスト機器のシリアルナンバーの情報から文書ＩＤを作成する（Ｕ３）。そして、印刷装置３２は描画データと共に生成した文書管理ＩＤを、例えば用紙の右上に描画し、描画データ、コピー制御情報、及び文書ＩＤを文書管理サーバ３３に送信する（Ｕ４、Ｕ５）。
【００５１】
文書管理サーバ３３では上記文書ＩＤをキーとして、描画データ及びコピー制御情報を管理する。具体的には、図１７に示すように、描画データとコピー制御情報に実行情報を付加して文書管理情報として管理する。
【００５２】
図１８（ａ）〜（ｃ）は、実行情報のデータ構成例である。先ず、同図（ａ）に示すように、トータルコピー部数、ユーザ情報件数、ユーザ情報の記録領域があり、ユーザ情報の記録領域にはユーザリスト先頭アドレスが記録されている。同図（ｂ）は、上記ユーザリスト先頭アドレスが指示するテーブルを示し、ユーザ名、制御フラグ、ユーザコピー部数、コピー情報件数、コピー情報の各データが記録される。同図の例では、ユーザ名として「User1」が登録され、コピー枚数等の情報は現在「０」である。
【００５３】
また、同図（ｃ）は、コピー情報のエリアによって指定されるコピー情報リストの先頭アドレスを示すテーブルであり、コピー実行装置の情報、コピー日時、コピー部数、結果情報が記録される。同図（ｃ）の例では、コピー実行装置として、装置のシリアル番号「１２３４５６７８」が記録され、コピー日時として「２００５/１１/１５  １０：１５：２０」が記録されている。また、結果情報としては、コピーした時の複写情報、又は拒否した場合の理由が記録される。
【００５４】
次に、複写処理を行う際の動作を説明する。
図１９は、印刷結果をＭＦＰ２によって複写する際の処理を説明するフローチャートである。先ず、ＭＦＰ２のスキャナ８に印刷物を載置し、画像情報の読み取り処理を行い、描画データ、及び文書ＩＤを取得し、文書管理サーバ３３に転送する。
【００５５】
文書管理サーバ３３は入力した文書ＩＤから文書管理情報を取得し（ステップ（以下、ＳＴＰで示す）１）、ユーザ名、シリアル番号、日時、指定コピー部数、及びユーザ名等の情報をセットする（ＳＴＰ２）。次に、ユーザ情報をチェックし、現在登録されていなければ追加処理を行う（ＳＴＰ３）。
【００５６】
次に、入力したユーザ情報をもとに、文書管理サーバ３３はユーザ認証を行う（ＳＴＰ４）。ここで、ユーザ認証に失敗すると（ＳＴＰ４が失敗）、コピー情報の結果をセットし、ユーザ認証に失敗した旨の情報をコピー情報に追加し、複写処理を実行しない（ＳＴＰ５）。
【００５７】
一方、ユーザ認証がＯＫであれば、コピー制御情報に該当するユーザ名が存在するか判断し（ＳＴＰ６）、該当するユーザ名が存在しない場合（ＳＴＰ６が無し）、前述のOtherがコピー許可されているか判断する（ＳＴＰ７）。本例では前述の図１４に示すユーザ別部数に「０」が設定されているため、許可しない設定であり、拒否ユーザを示す情報をコピー情報に追加し、コピー処理を実行しない（ＳＴＰ８）。
【００５８】
一方、コピー制御情報に該当するユーザ名が存在する場合（ＳＴＰ６が有り）、該当ユーザのコピー制御情報を参照し、コピー情報を取得する（ＳＴＰ９）。そして、実行情報を参照し、当該ユーザのトータルコピー数を取得し（ＳＴＰ１０）、現在のトータルコピー数から許可されているコピー数をオーバする場合、部数オーバを示す情報をコピー情報に追加し、複写処理を実行しない（ＳＴＰ１１、ＳＴＰ１２）。
【００５９】
次に、実行情報から該当ユーザのコピー部数を取得し、当該部数のコピーを実行するとトータルコピー数を越える場合、部数オーバを示す情報をコピー情報に追加し、複写処理を実行しない（ＳＴＰ１４、ＳＴＰ１２）。一方、当該部数のコピーを実行してもトータルコピー数を越えないと判断する場合、取得した複写情報に従って複写処理を実行し、実行情報のトータル部数に複写部数を加算する（ＳＴＰ１５、ＳＴＰ１６）。その後、コピー情報の結果をセットし（ＳＴＰ１７）、コピー情報を追加する（ＳＴＰ１８）。
【００６０】
上記処理によって、変更された実行情報は文書ＩＤ、描画データ、コピー制御情報に付加され（Ｕ６）、次に複写するユーザ情報を入力し（Ｕ７）、コピー制御情報に従って複写処理を実行する。
【００６１】
したがって、上記処理を実行することによって、許可条件に従った複写処理を自動的に行うことができる。すなわち、印刷時に文書ＩＤを自動的に付加し、コピー制御情報と共に文書管理サーバ３３で管理し、複写時において複写部数の制限やモノクロ、段組、両面、情報印刷、コピーガード等の複写情報に従った処理を自動的に行うことができる。また、コピーガード情報を使用し、マスクする頁、位置、マスクの描画方法を指定し、部分的に複写画像を隠すことができる。
【００６２】
尚、上記実施形態の説明では、印刷装置としてＭＦＰ２の例で説明したが、図２０に示すように、読み取り装置（スキャナ）４０と印刷装置４１を別体で構成し、読み取り装置（スキャナ）４０から文書ＩＤ等を入力し、ユーザ情報はユーザ管理サーバ４２から取得する構成としてもよい。
【００６３】
また、前述の実施形態では、コピー制御情報を文書管理サーバ３３によって管理していたが、コピー制御情報そのものを制御ＩＤとして印刷し、図２１に示すように、印刷装置３５により印刷された印刷物４４を複写する際、コピー者情報を入力し、印刷された制御ＩＤとコピー者情報をもとに、モノクロ印刷や、段組印刷、コピーガード複写等の複写制御を行う構成としてもよい。
【００６４】
さらに、上記実施形態で使用するシンボルとしては、図２２に示すようにバーコード、二次元コード、ステルスバーコード、電子透かし印刷などの各種形式で印刷物に付加することができる。また、印刷位置も用紙の右上に限定されるものではない。
【図面の簡単な説明】
【００６５】
【図１】本実施形態の印刷システムの要部を説明する図である。
【図２】本実施の形態の印刷システムのシステム構成図である。
【図３】複合機の外観図である。
【図４】複合機の回路ブロック図である。
【図５】基本的な処理動作を説明するフローチャートである。
【図６】ホスト機器に予め記憶される文書管理情報の例を示す図である。
【図７】実施形態１の処理を説明する模式図である。
【図８】印刷データのＩＤリストの一例を示す図である。
【図９】文書管理情報の指示内容と詳細内容を説明する図である。
【図１０】通知制御ＩＤに従って生成される印刷用制御ＩＤの構成を説明する図である。
【図１１】（ａ）は、印刷用制御ＩＤの基本構造を示し、  （ｂ）は、その具体例を示す。
【図１２】実施形態１の処理を説明するフローチャートである。
【図１３】実施形態１の変形例を示す図である。
【図１４】実施形態２の印刷システムのシステム構成図である。
【図１５】実施形態２の基本的な処理動作を説明するフローチャートである。
【図１６】ホスト機器から印刷データと共に出力されるコピー制御情報の内容を説明する図である。
【図１７】文書管理情報の構成を示す図である。
【図１８】（ａ）〜（ｃ）は、実行情報のデータ構成例を示す図である。
【図１９】実施形態２の処理動作を説明するフローチャートである。
【図２０】実施形態２の変形例を示すシステム構成図である。
【図２１】実施形態２の変形例を示すシステム構成図である。
【図２２】シンボル印刷の例、及び印字位置の例を示す図である。
【符号の説明】
【００６６】
１・・・ホスト機器
２・・・印刷装置
３・・・定義ツール
４・・・文書管理情報
５・・・表示操作部
６・・・給紙カセット
７・・・排紙部
８・・・スキャナ部
９・・・ＭＦＰ制御部
１０・・プリンタ部
１２・・ＭＦＰメイン部
１３・・読取機構制御部
１４・・表示操作制御部
１５・・ＦＡＸ通信制御部
１６・・ＬＡＮ通信制御部
１７・・インターネット通信制御部
１８・・記憶装置制御部
１９・・記憶装置部（ＨＤＤ）
３１・・ホスト機器
３２・・印刷装置
３３・・文書管理サーバ
４０・・読み取り装置（スキャナ）
４１・・印刷装置
４２・・ユーザ管理サーバ
４４・・印刷物
【図１】
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【図２】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図３】
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【図２２】
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