(57)【要約】【課題】フォローアップが必要な事項の管理を容易にする。【解決手段】利用者情報記憶手段１１ａにより、利用者識別情報が記憶されると、記事情報取得手段１１ｂにより、利用者端末１２からの要求に応じて記事情報が取得される。次に、選択画面表示情報出力手段１１ｃにより、選択画面表示情報が出力されると、選択情報入力手段１１ｄにより、選択情報の入力が受け付けられる。そして、担当者入力手段１１ｅにより、記事に示された事項に対処する担当者の入力が受け付けられると、選択情報付加手段１１ｆにより、記事情報に、選択情報、および担当者を示す利用者識別情報が付加される。その後、記事情報設定手段１１ｇにより、記事情報が記事情報記憶手段１１ｈに記憶される。【選択図】図１
2008234127.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
利用者端末から利用者によって送信された記事を送受信して行われる電子会議の記事を管理する記事管理サーバにおいて、
前記利用者を識別する利用者識別情報を記憶する利用者情報記憶手段と、
前記利用者端末からの要求に応じて前記記事の内容を示す記事情報を取得する記事情報取得手段と、
取得した前記記事情報に基づく前記記事の内容と、前記記事をアクションアイテムに選択するか否かの入力を受け付ける画面とを表示するための選択画面表示情報を出力する選択画面表示情報出力手段と、
前記記事がアクションアイテムとして選択されたことを示す選択情報の入力を受け付ける選択情報入力手段と、
アクションアイテムとして選択された前記記事に示された事項に対処する担当者の入力を受け付ける担当者入力手段と、
アクションアイテムとして選択された前記記事情報に、前記選択情報入力手段によって入力された前記選択情報と、前記利用者情報記憶手段に基づいて、前記担当者入力手段によって入力された前記担当者を示す前記利用者識別情報と、を付加する選択情報付加手段と、
前記選択情報付加手段によって前記選択情報と前記担当者を示す前記利用者識別情報とが付加された前記記事情報を、記事情報記憶手段に記憶させる記事情報設定手段と、
を有することを特徴とする記事管理サーバ。
【請求項２】
前記利用者識別情報に基づいて、前記担当者に前記記事情報記憶手段に記憶された前記記事情報を出力する記事情報出力手段を備えることを特徴とする請求項１記載の記事管理サーバ。
【請求項３】
前記記事がアクションアイテムに選択された時の、前記担当者に対するコメントを示すコメント情報の入力を受け付けるコメント情報入力手段を有し、
前記選択情報付加手段は、さらに、前記記事情報に前記コメント情報を付加することを特徴とする請求項１記載の記事管理サーバ。
【請求項４】
利用者端末から利用者によって送信された記事を送受信して行われる電子会議の記事を管理する記事管理プログラムにおいて、
コンピュータを、
前記利用者を識別する利用者識別情報を記憶する利用者情報記憶手段、
前記利用者端末からの要求に応じて前記記事の内容を示す記事情報を取得する記事情報取得手段、
取得した前記記事情報に基づく前記記事の内容と、前記記事をアクションアイテムに選択するか否かの入力を受け付ける画面とを表示するための選択画面表示情報を出力する選択画面表示情報出力手段、
前記記事がアクションアイテムとして選択されたことを示す選択情報の入力を受け付ける選択情報入力手段、
アクションアイテムとして選択された前記記事に示された事項に対処する担当者の入力を受け付ける担当者入力手段、
アクションアイテムとして選択された前記記事情報に、前記選択情報入力手段によって入力された前記選択情報と、前記利用者情報記憶手段に基づいて、前記担当者入力手段によって入力された前記担当者を示す前記利用者識別情報と、を付加する選択情報付加手段、
前記選択情報付加手段によって前記選択情報と前記担当者を示す前記利用者識別情報とが付加された前記記事情報を、記事情報記憶手段に記憶させる記事情報設定手段、
として機能させることを特徴とする記事管理プログラム。
【請求項５】
コンピュータの演算処理により、利用者端末から利用者によって送信された記事を送受信して行われる電子会議の記事を管理する記事管理方法において、
利用者情報記憶手段が、前記利用者を識別する利用者識別情報を記憶し、
記事情報取得手段が、前記利用者端末からの要求に応じて前記記事の内容を示す記事情報を取得し、
選択画面表示情報出力手段が、取得した前記記事情報に基づく前記記事の内容と、前記記事をアクションアイテムに選択するか否かの入力を受け付ける画面とを表示するための選択画面表示情報を出力し、
選択情報入力手段が、前記記事がアクションアイテムとして選択されたことを示す選択情報の入力を受け付け、
担当者入力手段が、アクションアイテムとして選択された前記記事に示された事項に対処する担当者の入力を受け付け、
選択情報付加手段が、アクションアイテムとして選択された前記記事情報に、前記選択情報入力手段によって入力された前記選択情報と、前記利用者情報記憶手段に基づいて、前記担当者入力手段によって入力された前記担当者を示す前記利用者識別情報と、を付加し、
記事情報設定手段が、前記選択情報付加手段によって前記選択情報と前記担当者を示す前記利用者識別情報とが付加された前記記事情報を、記事情報記憶手段に記憶させる、
ことを特徴とする記事管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は利用者端末から利用者によって送信された記事を送受信して行われる電子会議の記事を管理する記事管理サーバ、記事管理プログラム、および記事管理方法に関し、特に利用者によって送信された記事のうち、フォローアップが必要な記事を管理するための記事管理サーバ、記事管理プログラム、および記事管理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、情報ネットワークを用いて、複数の利用者がメッセージを投稿して意見を交換する電子会議では、例えば、ある問題点が投稿された場合に、その問題点の解消のための対策の実施など、利用者の投稿内容に基づく次のアクションが必要になった事項（以下、アクションアイテム）について整理する技術が考えられている（例えば、特許文献１および特許文献２参照）。
【特許文献１】特開２００３−１５３２２４号公報
【特許文献２】特開２００５−３１８６６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
ところで、前述した特許文献１および特許文献２に記載のシステムでは、担当者が手作業でアクションアイテムをリストアップし、本来の記事が格納される電子ファイルとは別個に、会議でフォローが必要であると判断された事項を整理して電子ファイルに纏め、アクションアイテムとしてシステムに登録する必要があるという問題点がある。
【０００４】
さらに、これらのシステムでは、利用者のアクションに基づく状況の変化に応じて電子会議の記事を更新するために、関係者へのヒアリングやフォロー記事の監視などを行う必要があるという問題点がある。
【０００５】
本発明はこのような点に鑑みてなされたものであり、フォローアップが必要な事項の管理を容易にする記事管理サーバ、記事管理プログラム、および記事管理方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明では上記課題を解決するために、図１に示すような記事管理サーバ１１が提供される。本発明に係る記事管理サーバ１１は、利用者によって送信された記事を送受信して行われる電子会議の記事を管理するためのものである。この記事管理サーバ１１は、以下のような処理機能を有している。
【０００７】
利用者情報記憶手段１１ａは、利用者を識別する利用者識別情報を記憶する。記事情報取得手段１１ｂは、利用者端末１２からの要求に応じて記事の内容を示す記事情報を取得する。選択画面表示情報出力手段１１ｃは、取得した記事情報に基づく記事の内容、および記事をアクションアイテムに選択するか否かの入力を受け付ける画面を表示するための選択画面表示情報を出力する。選択情報入力手段１１ｄは、記事がアクションアイテムとして選択されたことを示す選択情報の入力を受け付ける。担当者入力手段１１ｅは、アクションアイテムとして選択された記事に示された事項に対処する担当者の入力を受け付ける。選択情報付加手段１１ｆは、アクションアイテムとして選択された記事情報に、選択情報入力手段１１ｄによって入力された選択情報、および利用者情報記憶手段１１ａに基づいて、担当者入力手段１１ｅによって入力された担当者を示す利用者識別情報を付加する。記事情報設定手段１１ｇは、選択情報付加手段１１ｆによって選択情報と担当者を示す利用者識別情報とが付加された記事情報を、記事情報記憶手段１１ｈに記憶させる。
【０００８】
このような記事管理サーバ１１によれば、利用者情報記憶手段１１ａにより、利用者識別情報が記憶され、記事情報取得手段１１ｂにより、利用者端末１２からの要求に応じて記事情報が取得される。次に、選択画面表示情報出力手段１１ｃにより、選択画面表示情報が出力されると、選択情報入力手段１１ｄにより、選択情報の入力が受け付けられる。そして、担当者入力手段１１ｅにより、担当者の入力が受け付けられると、選択情報付加手段１１ｆにより、記事情報に、選択情報、および利用者識別情報が付加される。その後、記事情報設定手段１１ｇにより、記事情報が記事情報記憶手段１１ｈに記憶される。
【発明の効果】
【０００９】
本発明では、電子会議中の記事の中からフォローアップが必要な記事をそのままアクションアイテムとして利用できる。これにより、電子会議室内に投稿された記事をアクションアイテム管理のために再度内容を入力する必要がないので、記事を整理してアクションアイテムとして登録する手間が省け、電子会議の管理の効率化が図れる。また、電子会議の管理情報に基づいて、アクションアイテムリストが漏れなく作成でき、確実性が向上する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
以下、本発明の実施の形態を図面を参照して説明する。
図１は、本実施の形態の概略を示す図である。本実施の形態は、利用者によって送信された記事を送受信して行われる電子会議の記事を管理する場合に、フォローアップが必要な記事の登録が容易に行えるようにしたものである。そのために、記事管理サーバ１１は、利用者情報記憶手段１１ａ、記事情報取得手段１１ｂ、選択画面表示情報出力手段１１ｃ、選択情報入力手段１１ｄ、担当者入力手段１１ｅ、選択情報付加手段１１ｆ、記事情報設定手段１１ｇ、および記事情報記憶手段１１ｈを有している。
【００１１】
利用者情報記憶手段１１ａは、電子会議の利用者を識別する利用者識別情報を記憶する。電子会議の利用者は、電子会議を利用するとき、事前に電子会議を運営する運営者に申請を行う。これにより利用者に利用者識別情報が割り当てられる。この利用者に割り当てられた識別情報により、電子会議において各利用者が識別される。また、この利用者識別情報に基づいて、各記事の発言元や送信先が管理される。
【００１２】
記事情報取得手段１１ｂは、利用者端末１２からの要求に応じて記事の内容を示す記事情報を取得する。記事情報は、記事の投稿されたメッセージの内容を示す情報である。
選択画面表示情報出力手段１１ｃは、取得した記事情報に基づく記事の内容、および記事をアクションアイテムに選択するか否かの入力を受け付ける画面を表示するための選択画面表示情報を出力する。ここで、選択画面は、利用者のうちから指名されたアクションアイテムを管理する管理者が記事をアクションアイテムとして登録するための入力を行う際の画面である。また、選択画面表示情報は、利用者が投稿した記事の内容を示す記事画像、およびその記事をアクションアイテムとして登録するか否かの選択結果を入力するための選択入力画像を表示するための情報である。
【００１３】
選択情報入力手段１１ｄは、記事がアクションアイテムとして選択されたことを示す選択情報の入力を受け付ける。例えば管理者が、選択情報入力手段１１ｄを操作することによって、選択情報が入力される。これにより、その記事がアクションアイテムとして登録される。
【００１４】
担当者入力手段１１ｅは、アクションアイテムとして選択された記事に示された事項に対処する担当者の入力を受け付ける。これにより、記事のフォローアップを行う利用者を入力することができる。
【００１５】
選択情報付加手段１１ｆは、アクションアイテムとして選択された記事の記事情報に、選択情報入力手段１１ｄによって入力された選択情報、および利用者情報記憶手段１１ａに基づいて、担当者入力手段１１ｅによって入力された担当者を示す利用者識別情報を付加する。これにより、アクションアイテムに選択された記事情報に、アクションアイテムとして選択されたことを示す選択情報および記事のフォローアップを担当する担当者の利用者識別情報が付加される。
【００１６】
記事情報設定手段１１ｇは、選択情報付加手段１１ｆによって選択情報と担当者を示す利用者識別情報とが付加された記事情報を、記事情報記憶手段１１ｈに記憶させる。この記事情報により、記事がアクションアイテムであること、およびフォローアップの担当者が示される。
【００１７】
このような記事管理サーバ１１によれば、利用者情報記憶手段１１ａにより、利用者を識別する利用者識別情報が記憶され、記事情報取得手段１１ｂにより、利用者端末１２からの要求に応じて記事の内容を示す記事情報が取得される。次に、選択画面表示情報出力手段１１ｃにより、取得した記事情報に基づく記事の内容、および記事がアクションアイテムに選択するか否かの入力を受け付ける画面を表示するための選択画面表示情報が出力される。
【００１８】
その後、選択情報入力手段１１ｄにより、記事がアクションアイテムとして選択されたことを示す選択情報の入力が受け付けられると、担当者入力手段１１ｅにより、アクションアイテムとして選択された記事に示された事項に対処する担当者の入力が受け付けられる。そして、選択情報付加手段１１ｆにより、アクションアイテムとして選択された記事情報に選択情報、および担当者を示す利用者識別情報が付加される。その後、記事情報設定手段１１ｇにより、記事情報が記事情報記憶手段１１ｈに記憶される。
【００１９】
このようにして、電子会議中の記事の中からフォローアップが必要な記事をそのままアクションアイテムとして利用できるようにした。これにより、電子会議室内に投稿された記事をアクションアイテム管理のために再度内容を入力する必要がないので、記事を整理してアクションアイテムとして登録する手間が省け、電子会議の管理の効率化が図れる。また、電子会議の管理情報に基づいて、アクションアイテムリストが漏れなく作成でき、確実性が向上する。
【００２０】
次に、本実施の形態の詳細を説明する。
図２は、本実施の形態のシステム構成例を示す図である。本実施の形態の電子会議システムは、ＷＥＢサーバを用いて構成されており、ネットワーク３００には、管理部１００、複数の利用者端末２０１ａ，利用者端末２０１ｂ，利用者端末２０１ｃ，・・・が接続されている。
【００２１】
管理部１００は、電子会議の記事の投稿の受付、記事の読み出しを管理する記事管理サーバ１０１や詳しくは後述するその他のサーバを備える。
利用者２００ａ，利用者２００ｂ，利用者２００ｃ，・・・は、参加している電子会議に対して記事を投稿し、また、他の利用者から投稿された記事を受け取ることによって、意見を交換する。これによって電子会議が進行する。利用者２００ａ，利用者２００ｂ，利用者２００ｃ，・・・の元には、利用者端末２０１ａ，利用者端末２０１ｂ，利用者端末２０１ｃ，・・・が設けられている。
【００２２】
図３は、本実施の形態のサーバ構成例を示す図である。
管理部１００には、記事管理サーバ１０１、会議室管理サーバ１０２、セキュリティ管理サーバ１０３、利用者データベース（以下、利用者ＤＢ）１１１、記事データベース（以下、記事ＤＢ）１１２を具備する。管理部１００には、ＬＡＮ１４０が配設されており、このＬＡＮ１４０によって管理部１００内のサーバや端末、データベースが接続されている。
【００２３】
記事管理サーバ１０１は、ネットワーク３００を介して、利用者端末２０１によって投稿された記事を受信し、受信した記事を記事ＤＢ１１２に格納する。また、記事管理サーバ１０１は、ＷＥＢサーバとしての機能を具備し、ブラウザとしての機能を具備する利用者端末２０１からの記事の読み出し要求に応じて、要求された記事を記事ＤＢ１１２から読み出し、読み出した記事をその利用者端末２０１に送信する。また、記事管理サーバ１０１は、詳しくは後述するが、管理者が使用する管理者端末との通信により、投稿された記事のアクションアイテム管理も行う。
【００２４】
会議室管理サーバ１０２は、電子会議が行われるＷＥＢ上の電子会議室（電子掲示板）
の開設や終了（クローズ）、消去などを管理するサーバである。
セキュリティ管理サーバ１０３は、電子会議や電子会議システムを保護するために、電子会議にアクセスする利用者２００や管理者（以下、利用者など）を認証し、各利用者などの権限をチェックするサーバである。セキュリティ管理サーバ１０３は、各利用者などを利用者ＤＢ１１１に記録された利用者ＩＤ（利用者識別情報）およびパスワードによって認証するが、指紋などの生体認証、例えば、ソフトウェアの不正コピー防止などに使用されるドングルなどのハードキーを用いて認証してもよい。
【００２５】
利用者ＤＢ１１１は、利用者２００を識別する利用者識別情報（利用者ＩＤ）を格納する。この利用者識別情報によって利用者２００を識別することができ、電子会議に投稿された記事の発信者を特定できる。また、電子会議室の参加者や閲覧者を制限するときには、また、利用者ＩＤと関連付けて、パスワードを格納する。これらの利用者ＩＤおよびパスワードによって利用者２００を認証することにより、電子会議および電子会議システムを保護する。
【００２６】
さらに、利用者ＤＢ１１１は、管理者識別情報および管理者用パスワードを格納する。
本実施の形態では、これらの管理者識別情報および管理者用パスワードを用いて管理者の認証を行う。
【００２７】
記事ＤＢ１１２は、利用者２００が投稿した記事を格納する。また、詳しくは後述するが、アクションアイテムの登録および実行時において利用者２００や管理者が入力したコメントを格納する。
【００２８】
データ入出力部１３１は、ＬＡＮ１４０およびネットワーク３００を接続するゲートウェイサーバである。
図４は、本実施の形態の記事管理サーバのハードウェア構成例を示す図である。記事管理サーバ１０１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１０１１によって装置全体が制御されている。ＣＰＵ１０１１には、バス１０１０を介してＲＡＭ（Random Access Memory）１０１２、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ:Hard Disk Drive）１０１３、グラフィック処理装置１０１４、入力インタフェース１０１５、および通信インタフェース１０１６が接続されている。
【００２９】
ＲＡＭ１０１２には、ＣＰＵ１０１１に実行させるＯＳ（Operating System）のプログラムやアプリケーションプログラムの少なくとも一部が一時的に格納される。また、ＲＡＭ１０１２には、ＣＰＵ１０１１による処理に必要な各種データが格納される。ＨＤＤ１０１３には、ＯＳやアプリケーションプログラムが格納される。
【００３０】
グラフィック処理装置１０１４には、モニタ１０１７が接続されている。グラフィック処理装置１０１４は、ＣＰＵ１０１１からの命令に従って、画像をモニタ１０１７の画面に表示させる。入力インタフェース１０１５には、キーボード１０１８とマウス１０１９とが接続されている。入力インタフェース１０１５は、キーボード１０１８やマウス１０１９から送られてくる信号を、バス１０１０を介してＣＰＵ１０１１に送信する。
【００３１】
通信インタフェース１０１６は、ＬＡＮ１４０に接続されており、ＬＡＮ１４０を介して他のコンピュータとの間でデータの送受信を行う。
なお、図４には記事管理サーバ１０１のハードウェア構成を示したが、会議室管理サーバ１０２、セキュリティ管理サーバ１０３、利用者端末２０１ａ、利用者端末２０１ｂ、利用者端末２０１ｃ、・・・のハードウェア構成も同様である。
【００３２】
以上のようなハードウェア構成によって、本実施の形態の処理機能を実現することができる。
図５は、記事管理サーバの機能を示すブロック図である。本実施の形態の記事管理サーバ１０１には、利用者情報記憶部１０１ａ、記事情報取得部１０１ｂ、選択画面表示情報出力部１０１ｃ、選択情報入力部１０１ｄ、担当者入力部１０１ｅ、コメント情報入力部１０１ｆ、選択情報付加部１０１ｇ、記事情報設定部１０１ｈ、記事情報記憶部１０１ｉ、および記事情報出力部１０１ｊが設けられている。
【００３３】
利用者情報記憶部１０１ａは、電子会議の利用者２００を識別する利用者識別情報を記憶する。電子会議を利用する電子会議の利用者２００（管理者）は、事前に電子会議システムを運営する運営者に申請を行い、運営者によって利用者識別情報（管理者識別情報）の割り当てを受けなければならない。この利用者識別情報により、電子会議において各利用者２００が識別される。また、この利用者識別情報に基づいて、各記事の発言元や送信先が特定される。本実施の形態の利用者ＤＢ１１１は、利用者情報記憶部１０１ａとして機能する。
【００３４】
記事情報取得部１０１ｂは、利用者端末２０１からの要求に応じて記事の内容を示す記事情報を取得する。記事情報は、記事の投稿されたメッセージの内容を示す情報である。本実施の形態の電子会議システムは、記事は文字によって表され、記事情報はテキストデータであるものとして説明するが、記事は音声や図形や手書き情報であってもよく、これに従い、記事情報は、音声データやイメージデータなどのデータであってもよい。
【００３５】
選択画面表示情報出力部１０１ｃは、取得した記事情報に基づく記事の内容、および記事をアクションアイテムに選択するか否かの入力を受け付ける画面を表示するための選択画面表示情報を出力する。ここで、選択画面は、管理者が記事をアクションアイテムとして登録するための入力を行う際の画面である。また、選択画面表示情報は、利用者が投稿した記事の内容を示す記事画像、およびその記事をアクションアイテムとして登録するか否かの選択結果を入力するための選択入力画像を表示するための情報である。
【００３６】
選択情報入力部１０１ｄは、記事がアクションアイテムとして選択されたことを示す選択情報の入力を受け付ける。例えば電子会議の管理者が、選択情報入力手段を操作することによって、選択情報が入力される。これにより、その記事がアクションアイテムとして登録される。前述した選択入力画像には、選択情報入力手段として、例えば、操作によって記事の選択情報を入力可能な登録ボタンが表示される。
【００３７】
担当者入力部１０１ｅは、アクションアイテムとして選択された記事に示された事項に対処する、そのアクションアイテムの担当者の入力を受け付ける。これにより、例えば管理者が、例えば、記事のフォローアップを行うなどの、アクションアイテムとして選択された記事に示された事項に対処する利用者２００を入力することができる。
【００３８】
コメント情報入力部１０１ｆは、記事のアクションアイテムへの登録の際、その担当者に対するコメントを示すコメント情報の入力を受け付ける。
選択情報付加部１０１ｇは、アクションアイテムとして選択された記事の記事情報に、選択情報入力部１０１ｄによって入力された選択情報、および利用者情報記憶部１０１ａに基づいて、担当者入力部１０１ｅによって入力された担当者を示す利用者識別情報を付加する。これにより、アクションアイテムに選択された記事情報に、アクションアイテムとして選択されたことを示す選択情報および記事のフォローアップを担当する担当者の利用者識別情報が付加される。選択情報付加部１０１ｇは、さらに記事情報に、コメント情報入力部によって入力が受け付けられたコメント情報を付加する。これにより、後述する記事情報出力部１０１ｊによって、記事情報とともにコメント情報が、担当者や他の利用者２００に送信される。
【００３９】
記事情報設定部１０１ｈは、選択情報付加部１０１ｇによって選択情報と担当者を示す利用者識別情報とが付加された記事情報を、記事情報記憶部１０１ｉに記憶させる。この記事情報により、記事がアクションアイテムであること、およびフォローアップの担当者が示される。
【００４０】
記事情報出力部１０１ｊは、記事情報記憶部１０１ｉに記憶された記事情報を、電子会議に参加している利用者２００や管理者に向けて出力する。これにより、記事をアクションアイテムに登録した者は、この記事の登録を確認することができる。さらに、各参加者は、アクションアイテムに登録されたことを知ることができる。また、記事情報出力部１０１ｊは、利用者識別情報に基づいて、このアクションアイテムを担当する担当者に、この記事の記事情報を出力する。
【００４１】
次に、記事管理サーバ１０１で実行される処理を詳細に説明する。まず、記事管理サーバ１０１で実行される処理の流れを説明する。
図６は、記事管理サーバの動作を示す図である。図６には、電子会議システムにおいて利用者端末２０１で利用者２００によって記事が投稿されてから、管理者端末１０４で管理者１１０によってアクションアイテムに登録されて、フォローの完了報告がされるまでの場面を示す。
【００４２】
ここで、本実施の形態では、利用者２００のうち、会議の進行を管理する管理者１１０が指名されている。そして、この管理者１１０が、アクションアイテムに登録する記事を選択し、その記事をアクションアイテムに登録する権限を有する。また、この管理者として指名された利用者２００が用いる利用者端末２０１を、管理者端末１０４とする。
【００４３】
まず、利用者２００がテキスト入力によってメッセージを作成し、ネットワーク３００を介して記事を投稿する。これにより利用者２００の発言が電子会議システムに受け付けられる。なお、本実施の形態は、ＷＥＢによって構成され、記事やメッセージはテキストデータがＷＥＢ入力で受け付けられるが、これに限らず、利用者は発言を音声で入力し、音声データを投稿して意見交換を行う構成にしてもよい。これにより、記事管理サーバ１０１により、利用者２００によって投稿された記事の内容が記事ＤＢ１１２に格納され、他の利用者や管理者１１０が記事を見ることができる。
【００４４】
次に、電子会議の管理者１１０は、投稿された記事を見て、投稿された記事の中でフォローが必要な内容の記事を選択し、図１５において後述するアクションアイテム登録ボタン１０４１ｂを操作する。
【００４５】
次に、管理者１１０は、選択された発言の会議室番号、記事番号、登録者、登録日時などの登録情報を、アクションアイテム管理テーブルに格納する。また、管理者１１０は、アクションアイテムに選択した記事のフォローを担当する担当者を、電子会議に参加している利用者２００の中から決定して入力し、さらにその担当者に対するコメントを入力する。これにより、担当者に決定された利用者に対して、そのアクションアイテムの担当に決定された旨、およびそのアクションアイテムに関する、担当に割り当てた管理者のコメントが通知される。
【００４６】
次に、通知を受けた担当者は、そのアクションアイテムの対応の状況に関するコメントを送信する。また、アクションアイテムの対応が完了した時点で完了報告および対応に関するコメントを送信する。これらにより、フォロー対象である記事の状態や、その記事のフォローについての担当者のコメントがアクションアイテム管理テーブルに格納される。
【００４７】
次に、管理者１１０は、担当者による完了報告の内容を確認し、フォローが十分であると判断した場合には、アクションアイテムを完了登録する。これにより、アクションアイテム管理テーブルに完了日時が格納される。
【００４８】
なお、本実施の形態では、管理者１１０は、管理者端末１０４のみによって、記事のアクションアイテムの登録やフォロー状況の入力など、アクションアイテムを管理するが、これに限らず、管理者は、利用者端末２０１やその他の端末を用いてアクションアイテムの管理をすることができるようにしてもよい。また、全ての利用者２００がアクションアイテムの管理を可能にしてもよい。
【００４９】
図７は、利用者テーブルの例を示す図である。図７の例は、利用者ＤＢ１１１に格納されており、利用者および管理者の氏名、識別番号、パスワード、権限、および参加会議を関連付けた利用者テーブル１１１ａである。利用者テーブル１１１ａには、氏名、識別情報、パスワード、権限、参加会議の欄などが設けられている。図中、横方向に並べられた情報が互いに関連付けられており、１つのレコードを構成している。
【００５０】
氏名の欄には、アカウントが登録された利用者または管理者の氏名が設定される。識別情報の欄には、利用者識別情報および管理者識別情報が設定される。ここで、利用者識別情報とは、各利用者を一意に特定可能に割り当てられた識別情報であり、管理者識別情報とは、各管理者を一意に特定可能に割り当てられた識別情報である。利用者および管理者のアカウントは、これらの利用者識別情報および管理者識別情報に基づいて管理される。パスワードの欄には、その利用者または管理者を認証するためのパスワードが設定される。
【００５１】
権限の欄には、電子会議システムにおいてその者が有する管理上の権限が設定される。本実施の形態では、権限は、「利用者」または「管理者」に区分されて示されている。また、本実施の形態では、「管理者」の電子会議における権限は「利用者」の権限を兼ね、アクションアイテムの管理とともに、利用者のように通常の記事の投稿も可能である。なお、これに限らず、利用者と管理者とを同一人が兼ねる場合には、「利用者」としての登録と、「管理者」としての登録とをそれぞれ別個に行い、それぞれの登録によるアカウントで会議の参加およびアクションアイテムの管理を行うようにしてもよい。
【００５２】
参加会議の欄には、その利用者が参加している会議、または管理者が管理している会議が設定される。ある利用者がある会議に参加していれば、その会議が行われている「会議室」の値には「１」が設定され、参加していなければ、その会議が行われている「会議室」の値には「０」が設定される。例えば、図の例では、利用者「Ｕ．Ｙ」は、「会議１」には参加しているが、「会議２」には参加していないことが示されている。
【００５３】
本実施の形態では、全ての利用者および管理者のデータが、この例の利用者テーブル１１１ａのように、テーブル形式で利用者ＤＢ１１１に記憶されている。
なお、本実施の形態では、管理者１１０のみが、記事のアクションアイテムの登録やフォロー状況の入力など、アクションアイテムを管理する権限を有するが、これに限らず、全ての利用者２００がアクションアイテムの管理をできるようにしてもよい。
【００５４】
図８は、会議室管理テーブルの例を示す図である。図８の例は、記事ＤＢ１１２に格納されており、会議室番号、記事番号、タイトル、記事内容、および投稿者を関連付けた会議室管理テーブル１１２ａである。会議室管理テーブル１１２ａには、会議室番号、記事番号、タイトル、記事内容、投稿者の欄などが設けられている。図中、横方向に並べられた情報が互いに関連付けられており、１つのレコードを構成している。
【００５５】
会議室番号の欄には、記事が投稿された会議室が設定される。この会議室番号により、その記事がどの会議に対する発言であるかが特定される。記事番号の欄には、記事が会議室において投稿された順序を示す番号が設定される。この記事番号と会議室番号とにより、電子会議システムに投稿された記事を一意に特定することができる。
【００５６】
タイトルの欄には、記事を投稿した利用者が入力した記事のタイトルが設定される。記事内容の欄には、利用者が投稿した記事の内容が設定される。本実施の形態では、記事はテキストデータ形式などの文書ファイルで構成されるが、これに限らず、音声データやイメージデータ、またはその他のデータ形式で記事を構成してもよく、さらにこれらを組み合わせて用いてもよい。投稿者の欄は、記事を投稿した利用者を示す利用者識別情報が設定される。これにより、記事の発信元を特定することができる。
【００５７】
本実施の形態では、全ての記事が、この例の会議室管理テーブル１１２ａのように、テーブル形式で記事ＤＢ１１２に記憶されている。
図９は、アクションアイテム管理テーブルの例を示す図である。図９の例は、記事ＤＢ１１２に格納されており、会議室番号、記事番号、登録者、登録日時、担当者、コメント、完了報告日時、および完了確認日時を関連付けたアクションアイテム管理テーブル１１２ｂである。アクションアイテム管理テーブル１１２ｂには、会議室番号、記事番号、登録者、登録日時、担当者、コメント、完了報告日時、完了確認日時の欄などが設けられている。図中、横方向に並べられた情報が互いに関連付けられており、１つのレコードを構成している。
【００５８】
登録者の欄には、記事をアクションアイテムに登録した管理者を示す管理者識別情報が設定される。これにより、その記事を登録した管理者を特定することができる。登録日時の欄には、その記事がアクションアイテムとして登録された日時が設定される。担当者の欄には、管理者によって割り当てられた、そのアクションアイテムのフォローを担当する利用者の利用者識別情報が設定される。なお、担当者は、アクションアイテムとして登録された元の記事を投稿した利用者を選択してもよいが、それ以外の利用者を選択することもできる。管理者は、アクションアイテムの内容やその他の状況に応じて、利用者の中から自由に担当者を選択することができる。
【００５９】
コメントの欄には、アクションアイテムが利用者に割り当てられた際に、管理者から利用者に向けられたコメントの内容が設定される。これにより、管理者から担当者に向けて、アクションアイテムのフォローの際の補足説明や注意事項、詳細な指示などが伝達される。完了報告日時の欄には、担当者によってアクションアイテムのフォローの完了報告が送信された日時が設定される。完了確認日時の欄には、管理者によってアクションアイテムのフォローの完了が確認された日時が設定される。
【００６０】
本実施の形態では、全ての記事が、この例のアクションアイテム管理テーブル１１２ｂのように、テーブル形式で記事ＤＢ１１２に記憶されている。
また、本実施の形態では、会議室管理テーブル１１２ａとアクションアイテム管理テーブル１１２ｂとは、会議室番号および記事番号によって関連付けられ、一つのデータベースを構成している。本実施の形態の会議室管理テーブル１１２ａおよびアクションアイテム管理テーブル１１２ｂは、記事情報として機能する。
【００６１】
次に、記事管理サーバ１０１および利用者端末２０１によって実行される記事投稿処理について説明する。図１０は、記事投稿処理の手順を示すフローチャートである。以下、図１０に示す処理をステップ番号に沿って説明する。記事投稿処理は、利用者端末２０１が記事管理サーバと接続され、利用者の認証に成功し、利用者の権限が確認され、利用者端末２０１によって記事が表示された後に実行が開始される。
【００６２】
［ステップＳ１１］  利用者端末２０１は、利用者による、記事の投稿を行う電子会議を示す会議室番号の入力を受け付け、受け付けた会議室番号を記事管理サーバ１０１に送信する。
【００６３】
［ステップＳ１２］  利用者端末２０１は、利用者による、投稿される記事、および記事のタイトルの入力を受け付け、受け付けた記事の内容を示す記事情報および記事のタイトルを記事管理サーバ１０１に送信する。
【００６４】
［ステップＳ１３］  記事情報を受信した記事管理サーバ１０１の記事情報取得部１０１ｂは、既に投稿された記事の記事番号に基づいて受信した記事の記事番号を生成し、その記事の会議室番号、記事番号、記事のタイトル、投稿者の利用者識別情報、投稿日時などを含む記事付加情報を生成する。
【００６５】
［ステップＳ１４］  記事管理サーバ１０１は、受信した記事情報に生成した記事付加情報を付加し、記事付加情報が付加された記事情報を記事ＤＢ１１２の会議室管理テーブル１１２ａに格納する。その後、処理が終了する。
【００６６】
このような記事投稿処理によって、電子会議に利用者の記事が投稿される。
次に、記事管理サーバ１０１および管理者端末１０４によって実行されるアクションアイテム登録処理について説明する。図１１は、アクションアイテム登録処理の手順を示すフローチャートである。以下、図１１に示す処理をステップ番号に沿って説明する。アクションアイテム登録処理は、記事情報取得部１０１ｂによって取得された記事が選択画面表示情報出力部１０１ｃを介して管理者端末１０４において表示され、管理者によるアクションアイテムの選択入力を行うことによって実行が開始される。
【００６７】
［ステップＳ２１］  管理者端末１０４は、管理者による、アクションアイテムの登録を行う記事を特定する会議室番号および記事番号の入力を受け付け、受け付けた会議室番号および記事番号を記事管理サーバ１０１に送信する。送信された会議室番号および記事番号は、記事管理サーバ１０１の選択情報入力部１０１ｄによって、会議室番号および記事番号が示す記事がアクションアイテムとして選択されたことを示す選択情報として取得される。
【００６８】
［ステップＳ２２］  管理者端末１０４は、管理者による、アクションアイテムとして登録される記事のフォローを担当する担当者の入力、およびアクションアイテムが割り当てられた担当者に対するコメントの入力を受け付け、受け付けた担当者を示す利用者識別情報、およびコメントの内容を示すコメント情報を記事管理サーバ１０１に送信する。送信された利用者識別情報は、記事管理サーバ１０１の担当者入力部１０１ｅにより、担当者を示す利用者識別情報として取得される。送信されたコメント情報は、記事管理サーバ１０１のコメント情報入力部１０１ｆによって取得される。
【００６９】
［ステップＳ２３］  選択情報、担当者の利用者識別情報、およびコメント情報を受信した記事管理サーバ１０１が具備する選択情報付加部１０１ｇは、選択情報、アクションアイテムに選択した管理者の利用者識別情報、選択された日時、担当者の利用者識別情報、コメント情報などを含む登録情報を生成する。
【００７０】
［ステップＳ２４］  記事管理サーバ１０１は、アクションアイテムとして選択された記事の記事情報に生成した登録情報を付加し、登録情報が付加された記事情報を記事ＤＢ１１２のアクションアイテム管理テーブル１１２ｂに格納する。これにより、選択された記事が記事ＤＢ１１２にアクションアイテムとして登録される。
【００７１】
［ステップＳ２５］  記事管理サーバ１０１は、担当者に選択された利用者に対して、アクションアイテムとして選択された記事のフォローを担当する担当者に割り当てられた旨を示す割当メールを送信する。その後、処理が終了する。
【００７２】
この割当メールには、アクションアイテムに登録された記事のＷＥＢページのＵＲＬが記載されている。このＵＲＬは、例えば、「http://www.aaa.com/1-10」のように構成される。ここで、URLの「1-10」は、ハイフンの前の「1」が会議室番号を示し、ハイフンの後の「10」が記事番号を示す。これにより、選択された担当者に、アクションアイテムのフォローが割り当てられたことが通知され、担当者はそのアクションアイテムの内容を確認することができる。
【００７３】
このようなアクションアイテム登録処理によって、フォローを要する記事がアクションアイテムとして登録される。
次に、記事管理サーバ１０１および利用者端末２０１によって実行される着手報告処理について説明する。図１２は、着手報告処理の手順を示すフローチャートである。以下、図１２に示す処理をステップ番号に沿って説明する。着手報告処理は、利用者が割り当てられたアクションアイテムを確認するために、アクションアイテムとして割り当てられた記事を特定する情報（例えば、前述した割当メールに記載されたＵＲＬ、または記事の会議室番号および記事番号）を利用者端末２０１に入力し、入力が受け付けられた情報が記事管理サーバ１０１に送信されることによって実行が開始される。
【００７４】
［ステップＳ３１］  記事管理サーバ１０１は、利用者端末２０１から送信されたアクションアイテムの対象である記事を特定する情報を受信すると、特定された記事の記事情報を記事ＤＢ１１２から取得する。取得された記事情報には、アクションアイテム登録処理によって付加された、管理者によるコメントなどの情報が含まれている。取得された記事情報は、利用者端末２０１に送信される。
【００７５】
［ステップＳ３２］  利用者端末２０１は、その利用者による、アクションアイテムの割当を確認したことを示す着手報告情報の入力を受け付け、受け付けた着手報告情報を記事管理サーバ１０１に送信する。これにより、着手報告情報が記事管理サーバ１０１に取得される。
【００７６】
［ステップＳ３３］  利用者端末２０１は、その利用者による、アクションアイテムのフォローの着手に関する着手コメントの入力を受け付け、受け付けた着手コメントの内容を示す着手コメント情報を記事管理サーバ１０１に送信する。着手コメント情報を受信した記事管理サーバ１０１は、着手コメント情報、および割り当てが確認された着手日時などを含む着手報告付加情報を生成する。
【００７７】
［ステップＳ３４］  記事管理サーバ１０１は、その記事の記事情報に受信した着手報告情報および生成した着手報告付加情報を付加し、着手報告および着手報告付加情報が付加された記事情報を記事ＤＢ１１２のアクションアイテム管理テーブル１１２ｂに格納する。その後、処理が終了する。
【００７８】
このような着手報告処理によって、アクションアイテムが割り当てられた利用者による割当の確認が報告される。
次に、記事管理サーバ１０１および利用者端末２０１によって実行される回答報告処理について説明する。図１３は、回答報告処理の手順を示すフローチャートである。以下、図１３に示す処理をステップ番号に沿って説明する。回答報告処理は、利用者が割り当てられたアクションアイテムのフォローを終え、その結果を報告するために、利用者端末２０１から報告対象の記事を特定する情報が記事管理サーバ１０１に送信されることによって実行が開始される。
【００７９】
［ステップＳ４１］  記事管理サーバ１０１は、利用者端末２０１から送信されたフォローの利用者による回答の対象である記事を特定する情報を受信すると、特定された記事の記事情報を記事ＤＢ１１２から取得する。取得された記事情報には前述の処理によって付加された種々の情報が含まれている。取得された記事情報は、利用者端末２０１に送信される。
【００８０】
［ステップＳ４２］  利用者端末２０１は、その利用者による、アクションアイテムのフォローを終えたことを示す回答報告情報の入力を受け付け、受け付けた回答報告情報を記事管理サーバ１０１に送信する。これにより、回答報告情報が記事管理サーバ１０１に取得される。
【００８１】
［ステップＳ４３］  利用者端末２０１は、その利用者による、アクションアイテムのフォローの回答に関する回答コメントの入力を受け付け、受け付けた回答コメントの内容を示す回答コメント情報を記事管理サーバ１０１に送信する。回答コメント情報を受信した記事管理サーバ１０１は、回答コメント情報、および回答報告が行われた回答日時などを含む回答報告付加情報を生成する。
【００８２】
［ステップＳ４４］  記事管理サーバ１０１は、その記事の記事情報に受信した回答報告情報および生成した回答報告付加情報を付加し、回答報告および回答報告付加情報が付加された記事情報を記事ＤＢ１１２のアクションアイテム管理テーブル１１２ｂに格納する。その後、処理が終了する。
【００８３】
このような回答報告処理によって、アクションアイテムのフォローを行った担当者によるフォローの作業終了および結果についての回答コメントが報告される。
次に、記事管理サーバ１０１および管理者端末１０４によって実行されるアクションアイテム確認処理について説明する。図１４は、アクションアイテム確認処理の手順を示すフローチャートである。以下、図１４に示す処理をステップ番号に沿って説明する。アクションアイテム確認処理は、管理者がアクションアイテムのフォローの報告結果を確認するために、管理者端末１０４から報告対象の記事を特定する情報が記事管理サーバ１０１に送信されることによって実行が開始される。
【００８４】
［ステップＳ５１］  記事管理サーバ１０１は、管理者端末１０４から送信されたフォローの結果報告の対象である記事を特定する情報を受信すると、特定された記事の記事情報を記事ＤＢ１１２から取得する。取得された記事情報には前述の処理によって付加された種々の情報が含まれている。取得された記事情報は、管理者端末１０４に送信される。
【００８５】
［ステップＳ５２］  管理者端末１０４は、その管理者による、担当者フォローに基づいてアクションアイテムを完了させるか否かの判断結果の入力を受け付ける。そして、受け付けた判断結果が「アクションアイテムは完了」を示すものであれば、ステップＳ５３に処理が進む。受け付けた判断結果が「アクションアイテムはフォロー続行」を示すものであれば、ステップＳ５５に処理が進む。
【００８６】
［ステップＳ５３］  アクションアイテムは完了したと判断されたならば、管理者端末１０４は、記事管理サーバ１０１に、アクションアイテムの完了を送信する。アクションアイテムの完了を受信した記事管理サーバ１０１は、アクションアイテムの完了を判断した管理者の利用者識別情報、管理者によって完了が判断された完了日時などを含む完了情報を生成する。
【００８７】
［ステップＳ５４］  記事管理サーバ１０１は、その記事の記事情報に生成した完了情報を付加し、完了情報が付加された記事情報を記事ＤＢ１１２のアクションアイテム管理テーブル１１２ｂに格納する。その後、処理が終了する。
【００８８】
［ステップＳ５５］  アクションアイテムは完了しないと判断されたならば、管理者端末１０４は、その記事をアクションアイテムとして再び登録するために、その記事についてアクションアイテム登録処理（図１１）を再度実行する。これにより、アクションアイテムが完了していない理由やアドバイスなどをコメントとして付加して、担当者に再度フォローを要求することができる。また、割り当てる担当者を変更して記事をアクションアイテムに登録することもできる。そして、アクションアイテム確認処理は終了する。
【００８９】
このようなアクションアイテム確認処理によって、管理者により、アクションアイテムのフォローが確認される。そして、確認結果に基づいてアクションアイテムが完了し、または再度アクションアイテムとしてフォローされる。
【００９０】
次に、管理者端末１０４および利用者端末２０１に表示される画面の例を示す。
図１５は、管理者端末に表示された記事閲覧画面の例を示す図である。管理者が、管理者端末１０４から電子会議システムにアクセスし、利用者によって投稿された記事を閲覧しているとき、管理者端末１０４の図示しないモニタには、図のような記事閲覧画面１０４１が表示される。
【００９１】
記事閲覧画面１０４１には、電子会議に参加している利用者によって投稿された記事１０４１ａが表示される。また、記事閲覧画面１０４１には、記事１０４１ａをアクションアイテムとして登録するためのアクションアイテム登録ボタン１０４１ｂが設けられる。
【００９２】
記事を閲覧中に、管理者がその記事１０４１ａをアクションアイテムに登録することを選択した場合は、アクションアイテム登録ボタン１０４１ｂを操作する。これにより、その記事がアクションアイテムとして記事ＤＢ１１２に登録される。
【００９３】
図１６は、管理者端末に表示された起動画面の例を示す図である。管理者が、利用者によって投稿された記事をアクションアイテムに選択し、アクションアイテム登録ボタン１０４１ｂを操作したとき、管理者端末１０４の図示しないモニタには、図のような起動画面１０４２が表示される。
【００９４】
起動画面１０４２には、記事１０４１ａをアクションアイテムに選択した管理者の氏名１０４２ａが表示される。また、起動画面１０４２には、記事１０４１ａのアクションアイテムの担当に割り当てられたことを、アクションアイテムのフォローを担当する担当者に通知するための、図１７で後述する担当者通知入力画面１０４３を起動する起動ボタン１０４２ｂが設けられる。
【００９５】
管理者が起動ボタン１０４２ｂを操作することにより、担当者通知入力画面１０４３が起動する。
図１７は、管理者端末に表示された担当者通知入力画面の例を示す図である。管理者が、アクションアイテムの担当者として選択した利用者に対して、アクションアイテムの担当に割り当てられた旨を通知するために起動ボタン１０４２ｂを操作したとき、管理者端末１０４の図示しないモニタには、図のような担当者通知入力画面１０４３が表示される。
【００９６】
担当者通知入力画面１０４３には、記事１０４１ａのアクションアイテムをフォローする担当者を入力するための担当者入力欄１０４３ａが設けられる。担当者入力欄１０４３ａにより、管理者は、担当者を入力する。入力された担当者に基づいて、アクションアイテムの担当が割り当てられ、後述するアクションアイテム担当者通知が送信される。
【００９７】
また、担当者通知入力画面１０４３には、アクションアイテムが割り当てられた担当者に通知する割当コメントを入力する割当コメント入力欄１０４３ｂが設けられる。割当コメント入力欄１０４３ｂにより、管理者は、割当コメントを入力する。割当コメントは、アクションアイテム担当者通知に含められて、担当者に送信される。
【００９８】
また、担当者通知入力画面１０４３には、アクションアイテム担当者通知を担当者に送信する担当者通知ボタン１０４３ｃが設けられている。管理者が担当者通知ボタン１０４３ｃを操作することにより、アクションアイテム担当者通知が担当者に送信される。
【００９９】
また、担当者通知入力画面１０４３には、担当者に指定するフォローの報告の回答期限を入力する回答期限入力欄１０４３ｄが設けられる。回答期限入力欄１０４３ｄにより、管理者は、担当者に通知する回答期限を入力する。
【０１００】
図１８は、担当者の利用者端末に表示された着手設定画面の例を示す図である。管理者によってアクションアイテムを割り当てられた利用者が、割り当てられた記事のアクションアイテムを取得したときに、担当者の利用者端末２０１の図示しないモニタには、図のような着手設定画面２０１４が表示される。
【０１０１】
着手設定画面２０１４には、記事１０４１ａのアクションアイテムが割り当てられた担当者の氏名２０１４ａが表示される。また、着手設定画面２０１４には、アクションアイテムが割り当てられたことを確認し、アクションアイテムに着手する旨などを、アクションアイテムを割り当てた管理者に通知する着手コメントを入力する着手コメント入力欄２０１４ｂが設けられる。着手コメント入力欄２０１４ｂにより、担当者は、管理者に通知する着手コメントを入力する。また、着手設定画面２０１４には、着手コメントを送信し、アクションアイテムの割り当てを確認した旨を管理者に通知するための、アクションアイテム着手設定ボタン２０１４ｃが設けられる。
【０１０２】
担当者がアクションアイテム着手設定ボタン２０１４ｃを操作することにより、着手コメントが管理者に通知される。
図１９は、担当者の利用者端末に表示されたアクションアイテム報告画面の例を示す図である。担当者が、管理者によって割り当てられたアクションアイテムのフォローを終え、フォローの結果を管理者に報告するためにアクションアイテムを取得すると、利用者端末２０１の図示しないモニタには、図のようなアクションアイテム報告画面２０１５が表示される。
【０１０３】
アクションアイテム報告画面２０１５には、アクションアイテムが担当者によって着手中であること（例えば図の例では、記事１０４１ａのアクションアイテムが、担当者「Ｕ．Ｙ」によって「着手中」であること）を示す着手中表示２０１５ａが表示される。また、アクションアイテム報告画面２０１５には、記事１０４１ａのアクションアイテムのフォローを終えたことを、アクションアイテムを管理する管理者に通知するための、図２０で後述するアクションアイテム報告通知入力画面２０１６を起動するアクションアイテム回答報告ボタン２０１５ｂが設けられる。
【０１０４】
担当者がアクションアイテム回答報告ボタン２０１５ｂを操作することにより、アクションアイテム報告通知入力画面２０１６が起動する。
図２０は、担当者の利用者端末に表示されたアクションアイテム報告通知入力画面の例を示す図である。担当者が、アクションアイテムの管理者に対して、アクションアイテムのフォローを終えた旨を通知するために、アクションアイテム回答報告ボタン２０１５ｂを操作したとき、利用者端末２０１の図示しないモニタには、図のようなアクションアイテム報告通知入力画面２０１６が表示される。
【０１０５】
アクションアイテム報告通知入力画面２０１６には、アクションアイテムのフォローが完了した旨およびフォローの報告のコメントの内容を通知するアクションアイテム回答報告通知の通知先を入力するための通知先入力欄２０１６ａが設けられる。通知先入力欄２０１６ａにより、担当者は、通知先を入力する。担当者が入力する通知先に管理者を含めることによって、アクションアイテム回答報告通知が管理者に通知される。
【０１０６】
また、アクションアイテム報告通知入力画面２０１６には、アクションアイテム回答報告通知の通知先に通知する回答コメントを入力する回答コメント入力欄２０１６ｂが設けられる。回答コメント入力欄２０１６ｂにより、担当者は、回答コメントを入力する。回答報告は、アクションアイテム回答報告通知に含められて、入力された通知先に通知される。
【０１０７】
また、アクションアイテム報告通知入力画面２０１６には、アクションアイテム回答報告通知を通知先に送信する回答報告通知ボタン２０１６ｃが設けられている。担当者が回答報告通知ボタン２０１６ｃを操作することにより、アクションアイテム回答報告通知が通知先に送信される。
【０１０８】
図２１は、管理者端末に表示された報告確認画面の例を示す図である。担当者からのアクションアイテム回答報告通知を管理者が取得したときに、管理者の管理者端末１０４の図示しないモニタには、図のような報告確認画面１０４７が表示される。
【０１０９】
報告確認画面１０４７には、アクションアイテム回答報告を行った担当者の氏名１０４７ａが表示される。また、報告確認画面１０４７には、管理者によってフォローが十分でありアクションアイテムは完了であると判断されたときに操作されるアクションアイテム完了ボタン１０４７ｂ、および管理者によって再フォローの必要があると判断されたときに操作される再アクションボタン１０４７ｃが設けられる。
【０１１０】
管理者によりアクションアイテム完了ボタン１０４７ｂが操作されると、そのアクションアイテムは完了した旨が記事ＤＢ１１２に登録される。一方、管理者により再アクションボタン１０４７ｃが操作されると、記事１０４１ａは再度アクションアイテムとして記事ＤＢ１１２に登録される。管理者は、これにより、前述したように、再び記事１０４１ａのアクションアイテムのフォローを行う担当者を選択し、フォローを行わせることができる。
【０１１１】
以上のようにして、本実施の形態の記事管理サーバ１０１によれば、電子会議中の記事の中からフォローアップが必要な記事をそのままアクションアイテムとして利用できる。これにより、電子会議室内に投稿された記事をアクションアイテム管理のために再度内容を入力する必要がないので、記事を整理してアクションアイテムとして登録する手間が省け、電子会議の管理の効率化が図れる。また、電子会議の管理情報に基づいて、アクションアイテムリストが漏れなく作成でき、確実性が向上する。
【０１１２】
なお、上記の処理機能は、コンピュータによって実現することができる。その場合、記事管理サーバ１０１が有すべき機能の処理内容を記述したプログラムが提供される。そのプログラムをコンピュータで実行することにより、上記処理機能がコンピュータ上で実現される。処理内容を記述したプログラムは、コンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録しておくことができる。コンピュータで読み取り可能な記録媒体としては、磁気記録装置、光ディスク、光磁気記録媒体、半導体メモリなどがある。磁気記録装置には、ハードディスク装置（ＨＤＤ）、フレキシブルディスク（ＦＤ）、磁気テープなどがある。光ディスクには、ＤＶＤ（Digital Versatile Disc）、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disc Read Only Memory）、ＣＤ−Ｒ（Recordable）／ＲＷ（ReWritable）などがある。光磁気記録媒体には、ＭＯ（Magneto-Optical disk）などがある。
【０１１３】
プログラムを流通させる場合には、例えば、そのプログラムが記録されたＤＶＤ、ＣＤ−ＲＯＭなどの可搬型記録媒体が販売される。また、プログラムをサーバコンピュータの記憶装置に格納しておき、ネットワークを介して、サーバコンピュータから他のコンピュータにそのプログラムを転送することもできる。
【０１１４】
プログラムを実行するコンピュータは、例えば、可搬型記録媒体に記録されたプログラムもしくはサーバコンピュータから転送されたプログラムを、自己の記憶装置に格納する。そして、コンピュータは、自己の記憶装置からプログラムを読み取り、プログラムに従った処理を実行する。なお、コンピュータは、可搬型記録媒体から直接プログラムを読み取り、そのプログラムに従った処理を実行することもできる。また、コンピュータは、サーバコンピュータからプログラムが転送される毎に、逐次、受け取ったプログラムに従った処理を実行することもできる。
【０１１５】
なお、本発明は、上述の実施の形態にのみ限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々の変更を加えることができる。
【図面の簡単な説明】
【０１１６】
【図１】本実施の形態の概略を示す図である。
【図２】本実施の形態のシステム構成例を示す図である。
【図３】本実施の形態のサーバ構成例を示す図である。
【図４】本実施の形態に用いる記事管理サーバのハードウェア構成例を示す図である。
【図５】記事管理サーバの機能を示すブロック図である。
【図６】記事管理サーバの動作を示す図である。
【図７】利用者テーブルの例を示す図である。
【図８】会議室管理テーブルの例を示す図である。
【図９】アクションアイテム管理テーブルの例を示す図である。
【図１０】記事投稿処理の手順を示すフローチャートである。
【図１１】アクションアイテム登録処理の手順を示すフローチャートである。
【図１２】着手報告処理の手順を示すフローチャートである。
【図１３】回答報告処理の手順を示すフローチャートである。
【図１４】アクションアイテム確認処理の手順を示すフローチャートである。
【図１５】管理者端末に表示された記事閲覧画面の例を示す図である。
【図１６】管理者端末に表示された起動画面の例を示す図である。
【図１７】管理者端末に表示された担当者通知入力画面の例を示す図である。
【図１８】担当者の利用者端末に表示された着手設定画面の例を示す図である。
【図１９】担当者の利用者端末に表示されたアクションアイテム報告画面の例を示す図である。
【図２０】担当者の利用者端末に表示されたアクションアイテム報告通知入力画面の例を示す図である。
【図２１】管理者端末に表示された報告確認画面の例を示す図である。
【符号の説明】
【０１１７】
１１  記事管理サーバ
１１ａ  利用者情報記憶手段
１１ｂ  記事情報取得手段
１１ｃ  選択画面表示情報出力手段
１１ｄ  選択情報入力手段
１１ｅ  担当者入力手段
１１ｆ  選択情報付加手段
１１ｇ  記事情報設定手段
１１ｈ  記事情報記憶手段
【図１】
2008234127.tif 000003
【図２】
2008234127.tif 000004
【図３】
2008234127.tif 000005
【図４】
2008234127.tif 000006
【図５】
2008234127.tif 000007
【図６】
2008234127.tif 000008
【図７】
2008234127.tif 000009
【図８】
2008234127.tif 000010
【図９】
2008234127.tif 000011
【図１０】
2008234127.tif 000012
【図１１】
2008234127.tif 000013
【図１２】
2008234127.tif 000014
【図１３】
2008234127.tif 000015
【図１４】
2008234127.tif 000016
【図１５】
2008234127.tif 000017
【図１６】
2008234127.tif 000018
【図１７】
2008234127.tif 000019
【図１８】
2008234127.tif 000020
【図１９】
2008234127.tif 000021
【図２０】
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【図２１】
2008234127.tif 000023