(57)【要約】【課題】一つの文書から複数部が印刷出力された場合であっても印刷出力から廃棄処理までを統一して管理できるようにすること。【解決手段】本発明は、文書を複数部印刷出力するユーザ６０１からの指示を受けた場合、その指示に係る一つの文書に対して複数部の各印刷物に対応した文書ＩＤを生成して管理するとともに、その文書ＩＤを各対応する印刷物に付与する文書管理装置１０１と、印刷物の廃棄を行う機構を備え、印刷物を廃棄するにあたりその印刷物に付与されている文書ＩＤを読み取り、その読み取った文書ＩＤを文書管理装置１０１へ通知する文書廃棄装置３０１とを備える文書管理システムである。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書を複数部印刷出力するユーザからの指示を受けた場合、その指示に係る一つの文書に対して複数部の各印刷物に対応した識別符号を生成して管理するとともに、その識別符号を各対応する印刷物に付与する文書管理装置と、
印刷物の廃棄を行う機構を備え、前記印刷物を廃棄するにあたりその印刷物に付与されている識別符号を読み取り、その読み取った識別符号を前記文書管理装置へ通知する文書廃棄装置と
を備えることを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記文書管理装置は、前記文書廃棄装置から通知された識別符号を受けて、前記一つの文書の複数部の印刷物に対応して管理されている前記識別符号について廃棄済みである旨の情報を書き込む
ことを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記文書管理装置は、前記文書廃棄装置から通知された識別符号を受けた場合、その識別符号に対応した前記文書の印刷出力指示を出したユーザにその旨の通知を行う
ことを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記文書廃棄装置は、印刷物を廃棄するにあたりその印刷物の廃棄を指示したユーザを認識し、前記文書管理装置へ通知する
ことを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記文書管理装置は、前記文書廃棄装置から印刷物の廃棄を指示したユーザの通知およびその印刷物に付与された識別符号を受けた場合、前記一つの文書の複数部の印刷物に対応して管理されている前記識別符号について前記ユーザが廃棄した旨の情報を書き込む
ことを特徴とする請求項４記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記文書管理装置は、前記文書廃棄装置から通知された識別符号に基づき、その識別符号に対応した前記一つの文書における全ての印刷物について廃棄済みか否かを判断し、全ての印刷物が廃棄済みであった場合、前記文書の印刷出力指示を出したユーザにその旨を通知する
ことを特徴とする請求項２記載の文書管理システム。
【請求項７】
前記文書管理装置は、前記一つの文書に対応して有効期限を管理しており、前記文書廃棄装置から通知された識別符号によってその識別符号に対応した文書が有効期限内であるか否かを判断し、有効期限内でない場合であって未廃棄の他の印刷物がある場合にその旨の通知を前記文書の印刷出力指示を出したユーザに行う
ことを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項８】
文書を複数部印刷出力するユーザからの指示を受けた場合、その指示に係る一つの文書に対して複数部の各印刷物に対応した識別符号を生成してテーブル管理し、その識別符号を各対応する印刷物に付与するステップと、
印刷物を廃棄するにあたり文書廃棄装置で読み取ったその印刷物に付与されている識別符号を受信して、前記一つの文書の複数部の印刷物に対応してテーブル管理されている前記識別符号について廃棄済みである旨の情報を書き込むステップと
を文書管理装置で実行することを特徴とする文書管理プログラム。
【請求項９】
前記文書廃棄装置から通知された識別符号を受けた場合、その識別符号に対応した前記文書の印刷出力指示を出したユーザにその旨の通知を行うステップを有する
ことを特徴とする請求項８記載の文書管理プログラム。
【請求項１０】
前記文書廃棄装置から印刷物の廃棄を指示したユーザの通知およびその印刷物に付与された識別符号を受けた場合、前記一つの文書の複数部の印刷物に対応してテーブル管理されている前記識別符号について前記ユーザが廃棄した旨の情報を書き込むステップを有する
ことを特徴とする請求項８記載の文書管理プログラム。
【請求項１１】
前記文書廃棄装置から通知された識別符号に基づき、その識別符号に対応した前記一つの文書における全ての印刷物について廃棄済みか否かを判断し、全ての印刷物が廃棄済みであった場合、前記文書の印刷出力指示を出したユーザにその旨を通知するステップを有する
ことを特徴とする請求項８記載の文書管理プログラム。
【請求項１２】
前記一つの文書に対応して有効期限を管理しており、前記文書廃棄装置から通知された識別符号によってその識別符号に対応した文書が有効期限内であるか否かを判断し、有効期限内でない場合であって未廃棄の他の印刷物がある場合にその旨の通知を前記文書の印刷出力指示を出したユーザに行うステップを有する
ことを特徴とする請求項８記載の文書管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書の用紙出力から廃棄までを管理する文書管理システムおよび文書管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、印刷出力した文書の管理を行う技術として、特許文献１に示される管理システムが開示されている。すなわち、特許文献１においては、用紙を識別する用紙ＩＤを有する用紙に対して、文書を識別する文書ＩＤを有する文書を印刷する。そして文書ＩＤと用紙ＩＤとを紐付け管理しておき、印刷、廃棄、コピーを行う場合に読み取り、文書管理サーバで管理することで、文書の出力から廃棄まで管理可能な出力文書管理のシステムを提供している。
【０００３】
【特許文献１】特開２００５−１９０３６５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、出力する文書が機密文書等、文書内容としては同一であるが複数印刷された文書のすべてが廃棄されているかを確認したい文書が対象となる場合がある。この場合においては、文書を作成したユーザが、一つの文書に対して複数印刷した文書が全て確実に廃棄されているかどうかを管理する必要がある。
【０００５】
そして、特許文献１において、特に上記特許における出力文書管理サーバはユーザが印刷した複数文書の廃棄状況を管理する手段と管理情報のユーザへの通知手段を持たないため、通常の運用範囲内で、複数印刷した機密文書に掲載されている情報に対して機密文書情報であることがわからないため、適切な廃棄処置が行われないまま放置され、外部に漏れ出す危険性がある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明はこのような課題を解決するために成されたものである。すなわち、本願請求項１に係る発明は、文書を複数部印刷出力するユーザからの指示を受けた場合、その指示に係る一つの文書に対して複数部の各印刷物に対応した識別符号を生成して管理するとともに、その識別符号を各対応する印刷物に付与する文書管理装置と、印刷物の廃棄を行う機構を備え、前記印刷物を廃棄するにあたりその印刷物に付与されている識別符号を読み取り、その読み取った識別符号を前記文書管理装置へ通知する文書廃棄装置とを備えることを特徴とする文書管理システムである。
【０００７】
また、本願請求項２に係る発明は、前記文書管理装置が、前記文書廃棄装置から通知された識別符号を受けて、前記一つの文書の複数部の印刷物に対応して管理されている前記識別符号について廃棄済みである旨の情報を書き込むことを特徴とする請求項１記載の文書管理システムである。
【０００８】
また、本願請求項３に係る発明は、前記文書管理装置が、前記文書廃棄装置から通知された識別符号を受けた場合、その識別符号に対応した前記文書の印刷出力指示を出したユーザにその旨の通知を行うことを特徴とする請求項１記載の文書管理システムである。
【０００９】
また、本願請求項４に係る発明は、前記文書廃棄装置は、印刷物を廃棄するにあたりその印刷物の廃棄を指示したユーザを認識し、前記文書管理装置へ通知することを特徴とする請求項１記載の文書管理システムである。
【００１０】
また、本願請求項５に係る発明は、前記文書管理装置が、前記文書廃棄装置から印刷物の廃棄を指示したユーザの通知およびその印刷物に付与された識別符号を受けた場合、前記一つの文書の複数部の印刷物に対応して管理されている前記識別符号について前記ユーザが廃棄した旨の情報を書き込むことを特徴とする請求項４記載の文書管理システムである。
【００１１】
また、本願請求項６に係る発明は、前記文書管理装置が、前記文書廃棄装置から通知された識別符号に基づき、その識別符号に対応した前記一つの文書における全ての印刷物について廃棄済みか否かを判断し、全ての印刷物が廃棄済みであった場合、前記文書の印刷出力指示を出したユーザにその旨を通知することを特徴とする請求項２記載の文書管理システムである。
【００１２】
また、本願請求項７に係る発明は、前記文書管理装置が、前記一つの文書に対応して有効期限を管理しており、前記文書廃棄装置から通知された識別符号によってその識別符号に対応した文書が有効期限内であるか否かを判断し、有効期限内でない場合にその旨の通知を前記文書の印刷出力指示を出したユーザに行うことを特徴とする請求項１記載の文書管理システムである。
【００１３】
また、本願請求項８に係る発明は、文書を複数部印刷出力するユーザからの指示を受けた場合、その指示に係る一つの文書に対して複数部の各印刷物に対応した識別符号を生成してテーブル管理し、その識別符号を各対応する印刷物に付与するステップと、印刷物を廃棄するにあたり文書廃棄装置で読み取ったその印刷物に付与されている識別符号を受信して、前記一つの文書の複数部の印刷物に対応してテーブル管理されている前記識別符号について廃棄済みである旨の情報を書き込むステップとを文書管理装置で実行することを特徴とする文書管理プログラムである。
【００１４】
また、本願請求項９に係る発明は、前記文書廃棄装置から通知された識別符号を受けた場合、その識別符号に対応した前記文書の印刷出力指示を出したユーザにその旨の通知を行うステップを有することを特徴とする請求項８記載の文書管理プログラムである。
【００１５】
また、本願請求項１０に係る発明は、前記文書廃棄装置から印刷物の廃棄を指示したユーザの通知およびその印刷物に付与された識別符号を受けた場合、前記一つの文書の複数部の印刷物に対応してテーブル管理されている前記識別符号について前記ユーザが廃棄した旨の情報を書き込むステップを有することを特徴とする請求項８記載の文書管理プログラムである。
【００１６】
また、本願請求項１１に係る発明は、前記文書廃棄装置から通知された識別符号に基づき、その識別符号に対応した前記一つの文書における全ての印刷物について廃棄済みか否かを判断し、全ての印刷物が廃棄済みであった場合、前記文書の印刷出力指示を出したユーザにその旨を通知するステップを有することを特徴とする請求項８記載の文書管理プログラムである。
【００１７】
また、本願請求項１２に係る発明は、前記一つの文書に対応して有効期限を管理しており、前記文書廃棄装置から通知された識別符号によってその識別符号に対応した文書が有効期限内であるか否かを判断し、有効期限内でない場合にその旨の通知を前記文書の印刷出力指示を出したユーザに行うステップを有することを特徴とする請求項８記載の文書管理プログラムである。
【発明の効果】
【００１８】
したがって、このような本発明によれば次のような効果がある。すなわち、本願請求項１に係る発明では、一つの文書から複数部が印刷出力された場合であっても、その一つの文書に対応して各印刷物ごとに付与した識別符号によってその文書に対する状態を管理することが可能となる。
【００１９】
また、本願請求項２に係る発明では、一つの文書から複数部が印刷出力された場合であっても、その一つの文書に対応して各印刷物ごとに付与した識別符号によってその文書に対する廃棄の状態を管理することが可能となる。
【００２０】
また、本願請求項３に係る発明では、印刷物が廃棄された場合にその印刷物の文書に対する印刷指示を出したユーザにその旨の通知を行うため、印刷指示を出したユーザは複数部のうちどの印刷物が廃棄されたかを把握することが可能となる。
【００２１】
また、本願請求項４に係る発明では、印刷物の廃棄を指示したユーザを各印刷物ごとに管理することが可能となる。
【００２２】
また、本願請求項５に係る発明では、印刷物の廃棄を行った場合にどの印刷物を誰が廃棄したかを各印刷物ごとに管理することが可能となる。
【００２３】
また、本願請求項６に係る発明では、一つの文書に対して複数部印刷出力した場合に、全ての部数の印刷物が廃棄されたか否かを管理することが可能となる。
【００２４】
また、本願請求項７に係る発明では、一つの文書に対応して有効期限を過ぎて未廃棄の印刷物がある場合、ユーザはそれを把握することが可能となる。
【００２５】
また、本願請求項８に係る発明では、一つの文書から複数部が印刷出力された場合であっても、その一つの文書に対応して各印刷物ごとに付与した識別符号によってその文書に対する廃棄の状態を管理することが可能となる。
【００２６】
また、本願請求項９に係る発明では、印刷物が廃棄された場合にその印刷物の文書に対する印刷指示を出したユーザにその旨の通知を行うため、印刷指示を出したユーザは複数部のうちどの印刷物が廃棄されたかを把握することが可能となる。
【００２７】
また、本願請求項１０に係る発明では、印刷物の廃棄を行った場合にどの印刷物を誰が廃棄したかを各印刷物ごとに管理することが可能となる。
【００２８】
また、本願請求項１１に係る発明では、一つの文書に対して複数部印刷出力した場合に、全ての部数の印刷物が廃棄されたか否かを管理することが可能となる。
【００２９】
また、本願請求項１２に係る発明では、一つの文書に対応して有効期限を過ぎて未廃棄の印刷物がある場合、ユーザはそれを把握することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３０】
以下、本発明の実施の形態を図に基づき説明する。すなわち、本実施形態に係る文書管理システムは、印刷時に生成される複数の文書をまとめて管理できる。本実施形態では、ユーザが文書を複数印刷した場合に、印刷した文書の中でどれだけの文書が廃棄されたことをユーザに通知することで、ユーザがオリジナルの文書から複数印刷された文書が適切に廃棄処理をされているかを把握、証明することができる。また、複数部の各印刷物に対応した識別符号を生成し、各印刷物に配布する先のユーザを紐付け管理するため、適切な文書廃棄を実行していない者を検出、警告し廃棄を促することができる。そのため文書が廃棄されずに放置されることで、情報の漏洩の原因となる危険性を減らすことができるという特徴を有する。
【００３１】
つまり、従来の技術は、文書単体の廃棄状態を管理するものであったが、文書が複数印刷された場合、親文書と同一の情報を持つ子文書が複数作成されるため、親文書の情報が廃棄されたことを証明するためには、子文書が全て廃棄されていることを示す必要がある。本実施形態では、親文書から複数枚印刷される子文書の廃棄状態を文書管理装置で管理することで、文書の印刷時に生成された文書情報が廃棄されたことをユーザが把握する手段を提供するものである。
【００３２】
図１は、本実施形態に係る文書管理システムを説明する構成図である。すなわち、本実施形態に係る文書管理システムは、主として文書管理装置１０１と、文書廃棄装置３０１とによって構成される。また、本実施形態の文書管理プログラムは、主として文書管理装置１０１で実行されるソフトウェアであり、所定の媒体に記録されたり、所定の回線を介して配信されたりする。
【００３３】
文書管理装置１０１は、文書を複数部印刷出力するユーザ６０１からの指示を受けた場合、その指示に係る一つの文書に対して複数部の各印刷物に対応した文書ＩＤ（識別符号）を生成して、テーブル管理するとともに、その文書ＩＤを各対応する印刷物に付与するため文書出力装置２０１へ出力指示を与える。
【００３４】
文書管理装置１０１は、例えば文書出力装置（例えば、プリンタ）もしくは文書廃棄装置に含まれる構成や、ネットワーク上のサーバとして提供される構成を取る。
【００３５】
文書廃棄装置３０１は、印刷物の裁断等による廃棄を行う機構と、印刷物を廃棄するにあたりその印刷物に付与されている文書ＩＤを読み取る機構を備えている。すなわち、印刷物の廃棄を行う際に印刷物を挿入口へ送り込むと、挿入口から廃棄機構までの間に光学センサが配置され、その光学センサによって印刷物に付与された文書ＩＤを読み取ることができるようになっている。
【００３６】
そして、印刷物の廃棄処理に先立って読み取った文書ＩＤを、所定の回線を介して文書管理装置１０１へ通知する機構を備えている。
【００３７】
次に、このような文書管理システムにおける文書管理処理の流れを説明する。図２は、文書管理処理の流れを説明するフローチャートである。なお、このフローチャートにおける文書管理装置での処理が本実施形態の文書管理プログラムとなる。
【００３８】
先ず、ユーザよりネットワークを通じてユーザＩＤと印刷を指示されたオリジナル文書αの文書データと印刷部数を文書管理装置で受信する（ステップＳ１〜Ｓ２）。ユーザが文書をコピー機で複数枚コピー出力を行う場合は、オリジナル文書αをスキャンした文書データを受信してもよい。
【００３９】
次に、文書管理装置は、受信した文書データに対して、文書ＩＤを割り当てる（ステップＳ３）。この際、ユーザが印刷指示した一つの文書データに対して各部ごとに文書ＩＤを割り当てる。また、各部ごとの文書ＩＤはオリジナル文書αであることが分かるようテーブル管理される。
【００４０】
具体的には、図１に示すように、例えばオリジナル文書αについて６部の印刷出力が指示された場合、文書αに対応して６部の各々に文書ＩＤが付与され、これらがテーブル管理されることになる。
【００４１】
そして、文書ＩＤと文書の印刷数を文書管理装置が持つ文書管理情報記憶部に保持する（ステップＳ４）。図３は、文書管理情報記憶部のテーブルの例である。このテーブルには、印刷指示を行ったユーザのＩＤ、文書ＩＤ、文書印刷部数、文書廃棄状態が管理される。例えば、Ａさんが印刷を行った場合、その文書に付与された文書ＩＤ「１２３４５」が登録され、これに対応して印刷部数「６部」も登録される。
【００４２】
また、文書管理情報記憶部は、文書ＩＤに対して複数文書の廃棄状態情報（文書が印刷数のうち何枚廃棄されているか）を持っている。図３に示す例では、Ａさんが印刷した文書の文書ＩＤ「１２３４５」に対応して、文書廃棄状態「４部破棄済み」が登録されている。なお、このテーブルには、文書の管理方法の設定情報を持たせても良い。また、ユーザから送信された印刷を指示する文書データと同時に文書の管理方法の設定情報を受信し、文書管理情報記憶部に保持してもよい。
【００４３】
文書データが元から文書ＩＤを持っていた場合、文書管理装置は文書管理情報記憶部を調べ、同じ文書ＩＤが存在した場合、その文書ＩＤの管理テーブルを更新することで、以降の処理を実施してもよい。
【００４４】
次に、文書管理装置から文書出力装置へ文書データと文書ＩＤと送信する（ステップＳ５）。そして、文書出力装置は、文書管理装置から文書データと文書ＩＤと受け取り、印刷する文書に文書ＩＤを付加して印刷する（ステップＳ６）。付与する文書ＩＤは、例えば２次元コード、バーコード、文字列、ＩＤチップといった形で文書に付与される。複数部印刷される場合、各部に各々対応した文書ＩＤが付与されることになる。
【００４５】
次に、印刷された文書（印刷物）が配布され、その後、印刷物を廃棄する場合、文書廃棄装置は廃棄される印刷物に文書ＩＤが付与されているか否かを判断する（ステップＳ７）。ここで文書ＩＤが付与されていない場合には処理を終了する。
【００４６】
一方、文書ＩＤが付与されている場合には、文書ＩＤを読み取り、その後、印刷物を廃棄する（ステップＳ８）。また、文書廃棄装置は、読み取った文書ＩＤと廃棄した旨の情報を文書管理装置へ通知する（ステップＳ９）。
【００４７】
文書管理装置は、文書廃棄装置から通知された廃棄済文書の文書ＩＤと廃棄した旨の情報（文書廃棄済情報）とを受信し、廃棄済文書の文書ＩＤを文書管理情報記憶部に保存されている情報と照合し、受信した文書ＩＤと同等の文書ＩＤを持つ文書管理情報記憶部の複数文書の廃棄状態情報を更新（カウントアップ）する（ステップＳ１０）。
【００４８】
そして、文書管理装置は、文書印刷部数と廃棄済み文書数とが等しいか否かを判断する（ステップＳ１２）。つまり、廃棄状態情報を更新した後、更新した文書ＩＤに対応する廃棄済み文書の部数と、その文書の印刷部数とを比較し、等しいか否かを判断する。そして、等しい場合には、文書の廃棄完了を示す通知をその文書を印刷指示したユーザに伝える（ステップＳ１２）。
【００４９】
つまり、廃棄文書数が文書の印刷部数と等しくなった場合には、その文書から複数部印刷した全て印刷物が廃棄されたことになり、その文書の印刷者であるユーザへ廃棄完了証明を電子メール等で通知する。一方、廃棄文書数と印刷部数とが等しくない場合には、印刷された複数部数のうち未だ廃棄されていないものがあるため、ユーザには完了通知を出さないで処理を終了する。これにより、一つの文書から複数部の印刷を行った場合でも、全ての印刷物が廃棄されたか否かを確実に管理することが可能となる。
【００５０】
次に、他の実施形態について説明する。図４は、他の実施形態を説明する構成図である。他の実施形態に係る文書管理システムでは、有効期限管理を加えた構成となっている。
【００５１】
すなわち、他の本実施形態に係る文書管理システムは、主として文書管理装置１０１と、文書廃棄装置３０１とによって構成される。また、本実施形態の文書管理プログラムは、主として文書管理装置１０１で実行されるソフトウェアであり、所定の媒体に記録されたり、所定の回線を介して配信されたりする。
【００５２】
文書管理装置１０１は、文書を複数部印刷出力するユーザ６０１からの指示を受けた場合、その指示に係る一つの文書に対して複数部の各印刷物に対応した文書ＩＤ（識別符号）を生成して、テーブル管理するとともに、その文書ＩＤを各対応する印刷物に付与するため文書出力装置２０１へ出力指示を与える。
【００５３】
また、文書管理装置１０１は、印刷指示された一つの文書に対応して有効期限を管理しており、文書廃棄装置から通知された識別符号によってその識別符号に対応した文書が有効期限内であるか否かを判断し、有効期限内でない場合であって未廃棄の他の印刷物がある場合にその旨の通知を文書の印刷出力指示を出したユーザ６０１に行う機能を備えている。
【００５４】
文書管理装置１０１は、例えば文書出力装置（例えば、プリンタ）もしくは文書廃棄装置に含まれる構成や、ネットワーク上のサーバとして提供される構成を取る。
【００５５】
文書廃棄装置３０１は、印刷物の裁断等による廃棄を行う機構と、印刷物を廃棄するにあたりその印刷物に付与されている文書ＩＤを読み取る機構を備えている。すなわち、印刷物の廃棄を行う際に印刷物を挿入口へ送り込むと、挿入口から廃棄機構までの間に光学センサが配置され、その光学センサによって印刷物に付与された文書ＩＤを読み取ることができるようになっている。
【００５６】
そして、印刷物の廃棄処理に先立って読み取った文書ＩＤを、所定の回線を介して文書管理装置１０１へ通知する機構を備えている。
【００５７】
次に、他の実施形態に係る文書管理システムでの文書管理処理の流れを説明する。図５は、文書管理処理の流れを説明するフローチャートである。なお、このフローチャートにおける文書管理装置での処理が本実施形態の文書管理プログラムとなる。
【００５８】
先ず、ユーザはユーザＩＤを入力し（ステップＳ２１）、オリジナル文書αの文書データと印刷部数、文書の配布先、文書の有効期限を指定する（ステップＳ２２）。文書管理装置は、ネットワークを通じてユーザＩＤと印刷を指示されたオリジナル文書αの文書データと印刷部数、文書の配布先、文書の有効期限を受信し、文書管理情報記憶部に、各部に対応して「印刷文書ＩＤ」と「文書配布先」と「文書の有効期限」の情報を管理するテーブルに保存する（ステップＳ２４）。ここで、印刷文書ＩＤとは、一つの文書に付された文書ＩＤと関連し、その文書を複数部印刷した際の各印刷物ごとに付される識別符号を言う。
【００５９】
図７は、文書管理情報記憶部のテーブルの例である。このテーブルには、印刷指示を行ったユーザのＩＤ、文書ＩＤ、文書印刷部数、文書有効期限、印刷文書ＩＤ、文書配布先、文書廃棄状態が管理される。この例では、印刷文書ＩＤとして、対応する文書ＩＤに部数ごとの通し番号が付されたものを用いている。
【００６０】
また、文書管理情報記憶部は文書ＩＤに対して複数文書の廃棄状態情報（文書が印刷数のうち何枚廃棄されているか）を管理するテーブルと、文書の管理方法の設定情報を持つ。なお、ユーザから送信された印刷を指示する文書データと同時に文書の管理方法の設定情報を受信し、文書管理情報記憶部に保持してもよい。
【００６１】
文書データが元から文書ＩＤを持っていた場合、文書管理装置は文書管理情報記憶部を調べ、同じ文書ＩＤが存在した場合、その文書ＩＤの管理テーブルを更新することで、以降の処理を実施してもよい。
【００６２】
次に、文書管理装置から文書出力装置へ文書データと文書ＩＤと送信する（ステップＳ２５）。そして、文書出力装置は、文書管理装置から文書データと印刷文書ＩＤと受け取り、印刷する文書に印刷文書ＩＤを付加して印刷する（ステップＳ２６）。付与する印刷文書ＩＤは、例えば２次元コード、バーコード、文字列、ＩＤチップといった形で文書に付与される。これにより、複数部印刷される各印刷物に各々印刷文書ＩＤが付与されることになる。
【００６３】
次に、印刷された文書（印刷物）が配布され、その後、印刷物を廃棄する場合、文書廃棄装置は廃棄される印刷物に印刷文書ＩＤが付与されているか否かを判断する（ステップＳ７２）。ここで印刷文書ＩＤが付与されていない場合には処理を終了する。
【００６４】
一方、印刷文書ＩＤが付与されている場合には、印刷文書ＩＤを読み取り、その後、印刷物を廃棄する（ステップＳ２８）。また、文書廃棄装置は、読み取った印刷文書ＩＤと廃棄した旨の情報を文書管理装置へ通知する（ステップＳ２９）。また、印刷文書ＩＤの他に、廃棄を行うユーザを識別し、文書管理装置に文書廃棄者として送信することで廃棄者の管理を行ってもよい。
【００６５】
これ以降の処理（図５の一点鎖線枠内）は図６のフローチャートのＡ図となる。文書管理装置は、文書廃棄装置から通知された廃棄対象の印刷文書ＩＤを文書管理情報記憶部に登録し（ステップＳ３０）、文書印刷部数と廃棄済み文書数とが等しいか否かを判断する（ステップＳ３１）。そして、等しい場合には、文書の廃棄完了を示す通知をその文書を印刷指示したユーザに伝える（ステップＳ３２）。
【００６６】
一方、廃棄文書数と印刷部数とが等しくない場合には、その印刷文書ＩＤに対応する文書の有効期限を参照し、有効期限内であるか否かを判断する（ステップＳ３３）。有効期限内である場合には処理を終了する。
【００６７】
一方、有効期限が過ぎている場合には、その文書の印刷指示を出したユーザに、有効期限を過ぎても廃棄されていない印刷物がある旨の通知を行う（ステップＳ３４）。また、その印刷文書ＩＤに紐付けられている文書配布先のうち、未だ廃棄処理が成されていない配布先に対して文書の廃棄要請を通知する（ステップＳ３５）。なお、印刷文書ＩＤのステータス（文書廃棄状態）全てが廃棄済になった時に、廃棄完了を文書作成者に通知、または文書廃棄完了証明書を発行してもよい。
【００６８】
ここで、具体的な例を説明する。図４に示すように、ユーザからオリジナル文書αを６部印刷する指示を文書管理装置で受けた場合、文書管理装置では各部に印刷文書ＩＤを付与するとともに、各部の配布先（ここでは、Ａさん〜Ｆさん）を文書管理情報記憶部（図７参照）のテーブルに登録する。
【００６９】
このような状況で、いくつかの印刷物が廃棄されたとする。例えば、文書廃棄装置（１）でＡさん、Ｂさん、Ｄさん、Ｅさんに配布された印刷物を廃棄した場合、文書廃棄装置（１）は各印刷物に付与された印刷文書ＩＤを読み取り、文書管理装置１０１へ通知する。
【００７０】
文書管理装置では、文書廃棄装置（１）から通知された印刷文書ＩＤを受信して、それに対応するテーブルに廃棄済みである情報を登録する。また、その印刷物を廃棄したユーザの情報を受信した場合にはそれを登録してもよい。図４に示す例では、Ａさん、Ｅさんは各自に配布された印刷物を自ら廃棄し、ＢさんはＢさんに配布された印刷物とＤさんに配布された印刷物とを廃棄している。
【００７１】
ここで、文書管理装置は、印刷部数と廃棄済み部数との比較を行い、これらが一致していない場合にはその文書の有効期限を参照する。そして、有効期限が過ぎている場合、未廃棄である印刷文書ＩＤに対応した印刷物の配布先のユーザへ廃棄を促す通知を例えば電子メールで行う。この例では、Ｃさん、Ｆさんに配布された印刷物が未廃棄のため、Ｃさん、Ｆさんに、「有効期限が過ぎた印刷物の廃棄が済んでいません。」といったメッセージを通知する。また、印刷指示を出したオリジナル文書αのユーザにも、有効期限の過ぎた未廃棄の印刷物がある旨の通知を行う。
【００７２】
そして、Ｃさん、Ｆさんに配布された印刷物が文書廃棄装置（２）で廃棄されると、読み取った印刷文書ＩＤを文書管理装置へ通知し、文書管理情報記憶部のテーブルの対応部分に廃棄済みを示す情報を登録する。印刷部数と廃棄部数とが一致した場合、オリジナル文書αの印刷指示を出したユーザに、全ての印刷物の廃棄が完了した旨の通知を行う。これにより、一つの文書から複数部の印刷を行った場合でも、全ての印刷物が廃棄されたか否か、また有効期限を過ぎても廃棄されていないものが残っているか否かを確実に管理することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００７３】
【図１】本実施形態に係る文書管理システムを説明する構成図である。
【図２】文書管理処理の流れを説明するフローチャートである。
【図３】文書管理情報記憶部のテーブルの例を示す図である。
【図４】他の実施形態を説明する構成図である。
【図５】文書管理処理の流れを説明するフローチャート（その１）である。
【図６】文書管理処理の流れを説明するフローチャート（その２）である。
【図７】文書管理情報記憶部のテーブルの例を示す図である。
【符号の説明】
【００７４】
１０１…文書管理装置、２０１…文書出力装置、３０１…文書廃棄装置、６０１…ユーザ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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