(57)【要約】【課題】文書の生成と廃棄がそれぞれ別企業等で行われる場合であっても円滑な運用を行い得る文書廃棄システムを提供する。【解決手段】文書管理装置１０と画像読取装置２０と文書廃棄装置３０とを備えた文書廃棄システムにおいて、前記文書管理装置１０は、文書の識別情報およびステータス情報を関連づけて記憶管理する情報管理手段１１と、前記文書廃棄装置３０から問い合わせがあると前記ステータス情報に基づき文書の廃棄可否を判断する可否判断手段１２とを備え、前記画像読取装置２０は、廃棄依頼文書の識別情報を前記文書管理装置１０へ送信して当該文書のステータス情報を更新させる依頼通知手段２２を備え、前記文書廃棄装置３０は、廃棄対象文書について廃棄可否を前記文書管理装置１０に問い合わせる廃棄確認手段３２と、問い合わせの返答結果が廃棄可であれば文書廃棄処理を行う廃棄処理手段３３とを備える。【選択図】図１
2008117336.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書を廃棄する文書廃棄装置と、当該廃棄の依頼者が利用する画像読取装置と、前記文書廃棄装置および前記画像読取装置と通信可能な文書管理装置とを備えた文書廃棄システムであって、
前記文書管理装置は、
文書の識別情報およびステータス情報を互いに関連づけて記憶管理するとともに、前記画像読取装置からの廃棄依頼情報または前記文書廃棄装置からの廃棄処理情報に応じて前記ステータス情報の更新を行う情報管理手段と、
前記文書廃棄装置から文書の廃棄についての問い合わせがあると、当該文書のステータス情報に基づいて当該廃棄の可否を判断して、その判断結果を前記文書廃棄装置に返答する可否判断手段と、を備え、
前記画像読取装置は、
廃棄依頼に係る文書から当該文書の識別情報を抽出して当該識別情報を含む情報を前記廃棄依頼情報として前記文書管理装置へ送信する依頼通知手段を備え、
前記文書廃棄装置は、
廃棄対象となる文書から当該文書の識別情報を抽出する情報抽出手段と、
前記情報抽出手段が抽出した識別情報の文書について廃棄の可否を前記文書管理装置に問い合わせる廃棄確認手段と、
前記文書管理装置からの返答結果が廃棄可であれば前記廃棄対象となる文書の廃棄処理を行う廃棄処理手段と、
前記廃棄処理手段での廃棄処理が完了するとその旨の情報を前記廃棄処理情報として前記文書管理装置へ送信する完了通知手段と、を備える
ことを特徴とする文書廃棄システム。
【請求項２】
前記文書管理装置の前記情報管理手段は、文書の識別情報およびステータス情報に加えて、当該文書の画像イメージ情報を記憶管理するものであり、
前記画像読取装置の依頼通知手段は、廃棄依頼に係る文書から前記識別情報と前記画像イメージ情報との少なくとも一方を抽出して当該文書を特定するものである
ことを特徴とする請求項１記載の文書廃棄システム。
【請求項３】
前記文書管理装置の前記情報管理手段は、前記文書廃棄装置からの廃棄処理情報に応じて、記憶管理している前記画像イメージ情報の削除を行う
ことを特徴とする請求項２記載の文書廃棄システム。
【請求項４】
前記画像読取装置は、廃棄依頼に係る文書に対して難読化処理を施す難読化処理手段を備える
ことを特徴とする請求項１、２または３記載の文書廃棄システム。
【請求項５】
少なくとも文書の識別情報を記憶管理する文書管理装置と接続して用いられる文書廃棄装置であって、
廃棄対象となる文書から当該文書の識別情報を抽出する情報抽出手段と、
前記情報抽出手段が抽出した識別情報の文書について廃棄の可否を前記文書管理装置に問い合わせる廃棄確認手段と、
前記文書管理装置からの返答結果が廃棄可であれば前記廃棄対象となる文書の廃棄処理を行う廃棄処理手段と、
前記廃棄処理手段での廃棄処理が完了するとその旨の情報を廃棄処理情報として前記文書管理装置へ送信する完了通知手段と
を備えることを特徴とする文書廃棄装置。
【請求項６】
文書からの情報抽出および当該文書の廃棄処理を行うためのハードウエア構成を有した文書廃棄装置が備えるコンピュータを、
廃棄対象となる文書から当該文書の識別情報を抽出する情報抽出手段と、
前記情報抽出手段が抽出した識別情報の文書について廃棄の可否を前記文書管理装置に問い合わせる廃棄確認手段と、
前記文書管理装置からの返答結果が廃棄可であれば前記廃棄対象となる文書の廃棄処理を行う廃棄処理手段と、
前記廃棄処理手段での廃棄処理が完了するとその旨の情報を廃棄処理情報として前記文書管理装置へ送信する完了通知手段
として機能させることを特徴とする文書廃棄プログラム。
【請求項７】
文書を廃棄する文書廃棄装置および当該廃棄の依頼者が利用する画像読取装置のそれぞれと通信可能な文書管理装置であって、
文書の識別情報およびステータス情報を互いに関連づけて記憶管理するとともに、前記画像読取装置からの廃棄依頼情報または前記文書廃棄装置からの廃棄処理情報に応じて前記ステータス情報の更新を行う情報管理手段と、
前記文書廃棄装置から文書の識別情報を特定しつつ当該文書の廃棄についての問い合わせがあると、当該識別情報と関連するステータス情報に基づいて当該廃棄の可否を判断して、その判断結果を前記文書廃棄装置に返答する可否判断手段と
を備えることを特徴とする文書管理装置。
【請求項８】
文書を廃棄する文書廃棄装置および当該廃棄の依頼者が利用する画像読取装置のそれぞれと通信可能なコンピュータを、
文書の識別情報およびステータス情報を互いに関連づけて記憶管理するとともに、前記画像読取装置からの廃棄依頼情報または前記文書廃棄装置からの廃棄処理情報に応じて前記ステータス情報の更新を行う情報管理手段と、
前記文書廃棄装置から文書の識別情報を特定しつつ当該文書の廃棄についての問い合わせがあると、当該識別情報と関連するステータス情報に基づいて当該廃棄の可否を判断して、その判断結果を前記文書廃棄装置に返答する可否判断手段
として機能させることを特徴とする文書管理プログラム。
【請求項９】
文書を廃棄する文書廃棄装置と、当該廃棄の依頼者が利用する画像読取装置と、前記文書廃棄装置および前記画像読取装置と通信可能な文書管理装置とを備えた文書廃棄システムにて用いられる文書廃棄方法であって、
前記文書管理装置にて文書の識別情報およびステータス情報を互いに関連づけて記憶管理しておき、
前記画像読取装置は、廃棄依頼に係る文書から当該文書の識別情報を抽出して、当該識別情報を含む情報を廃棄依頼情報として前記文書管理装置へ送信し、
前記廃棄依頼情報を受信した前記文書管理装置は、当該廃棄依頼情報に応じて前記ステータス情報の更新を行い、
その後、前記文書廃棄装置は、廃棄対象となる文書から当該文書の識別情報を抽出して、当該識別情報の文書について廃棄の可否を前記文書管理装置に問い合わせ、
前記文書廃棄装置から問い合わせがあると、前記文書管理装置は、当該文書のステータス情報に基づいて当該廃棄の可否を判断して、その判断結果を前記文書廃棄装置に返答し、
前記文書管理装置からの返答結果が廃棄可であれば、前記文書廃棄装置は、前記廃棄対象となる文書の廃棄処理を行うとともに、当該廃棄処理が完了するとその旨の情報を廃棄処理情報として前記文書管理装置へ送信し、
前記廃棄処理情報を受信した前記文書管理装置は、当該廃棄処理情報に応じて前記ステータス情報の更新を行う
ことを特徴とする文書廃棄方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、紙文書（以下、単に「文書」という）の生成から廃棄までを管理するための文書廃棄システム、文書廃棄装置、文書廃棄プログラム、文書管理装置、文書管理プログラムおよび文書廃棄方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、文書データのみならず、文書データを印刷出力して得られる文書についても、そのセキュリティを高く保つための様々な技術が提案されている。その一例としては、画像形成装置（プリンタ等）が用紙ＩＤを有する用紙に文書を印刷出力するとともに、使用済みの文書を廃棄する文書廃棄装置（シュレッダ等）が当該文書の用紙ＩＤを読み取るようにして、そのＩＤをキーにしてサーバ装置が文書の履歴を生成（印刷出力）から廃棄まで管理するように構成されたシステムがある（例えば、特許文献１参照）。
【０００３】
【特許文献１】特開２００５−１９０３６５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
ところで、近年では、産業構造の多様化等により、文書の生成と廃棄とがそれぞれ別企業や別組織等で行われることがある。その場合に、従来における文書を廃棄するシステムでは、必ずしも円滑な運用を行い得るとは限らない。例えば、従来のシステムでは、事後的に文書の履歴を管理することはできても、文書のステータス（文書がどのような状態にあるか）を管理するものではないため、廃棄しようとする文書が真に廃棄してよいものか否かを判断したり、廃棄側へ送られた文書を廃棄させないようすること等、別企業や別組織等であるが故の柔軟な運用が実現困難だったからである。
【０００５】
そこで、本発明は、従来技術では困難であった文書の廃棄の管理を実現可能にして、文書の生成または利用とその廃棄とがそれぞれ別企業や別組織等で行われる場合であっても、円滑な運用を行い得る文書廃棄システム、文書廃棄装置、文書廃棄プログラム、文書管理装置、文書管理プログラムおよび文書廃棄方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明は、上記目的を達成するために案出された文書廃棄システム、文書廃棄装置、文書廃棄プログラム、文書管理装置、文書管理プログラムおよび文書廃棄方法である。
請求項１に係る発明は、文書を廃棄する文書廃棄装置と、当該廃棄の依頼者が利用する画像読取装置と、前記文書廃棄装置および前記画像読取装置と通信可能な文書管理装置とを備えた文書廃棄システムであって、前記文書管理装置は、文書の識別情報およびステータス情報を互いに関連づけて記憶管理するとともに、前記画像読取装置からの廃棄依頼情報または前記文書廃棄装置からの廃棄処理情報に応じて前記ステータス情報の更新を行う情報管理手段と、前記文書廃棄装置から文書の廃棄についての問い合わせがあると、当該文書のステータス情報に基づいて当該廃棄の可否を判断して、その判断結果を前記文書廃棄装置に返答する可否判断手段と、を備え、前記画像読取装置は、廃棄依頼に係る文書から当該文書の識別情報を抽出して当該識別情報を含む情報を前記廃棄依頼情報として前記文書管理装置へ送信する依頼通知手段を備え、前記文書廃棄装置は、廃棄対象となる文書から当該文書の識別情報を抽出する情報抽出手段と、前記情報抽出手段が抽出した識別情報の文書について廃棄の可否を前記文書管理装置に問い合わせる廃棄確認手段と、前記文書管理装置からの返答結果が廃棄可であれば前記廃棄対象となる文書の廃棄処理を行う廃棄処理手段と、前記廃棄処理手段での廃棄処理が完了するとその旨の情報を前記廃棄処理情報として前記文書管理装置へ送信する完了通知手段と、を備えることを特徴とする文書廃棄システムである。
請求項２に係る発明は、前記文書管理装置の前記情報管理手段が、文書の識別情報およびステータス情報に加えて、当該文書の画像イメージ情報を記憶管理するものであり、前記画像読取装置の依頼通知手段は、廃棄依頼に係る文書から前記識別情報と前記画像イメージ情報との少なくとも一方を抽出して当該文書を特定するものであることを特徴とする請求項１記載の文書廃棄システムである。
請求項３に係る発明は、前記文書管理装置の前記情報管理手段が、前記文書廃棄装置からの廃棄処理情報に応じて、記憶管理している前記画像イメージ情報の削除を行うことを特徴とする請求項２記載の文書廃棄システムである。
請求項４に係る発明は、前記画像読取装置が、廃棄依頼に係る文書に対して難読化処理を施す難読化処理手段を備えることを特徴とする請求項１、２または３記載の文書廃棄システムである。
請求項５に係る発明は、少なくとも文書の識別情報を記憶管理する文書管理装置と接続して用いられる文書廃棄装置であって、廃棄対象となる文書から当該文書の識別情報を抽出する情報抽出手段と、前記情報抽出手段が抽出した識別情報の文書について廃棄の可否を前記文書管理装置に問い合わせる廃棄確認手段と、前記文書管理装置からの返答結果が廃棄可であれば前記廃棄対象となる文書の廃棄処理を行う廃棄処理手段と、前記廃棄処理手段での廃棄処理が完了するとその旨の情報を廃棄処理情報として前記文書管理装置へ送信する完了通知手段とを備えることを特徴とする文書廃棄装置である。
請求項６に係る発明は、文書からの情報抽出および当該文書の廃棄処理を行うためのハードウエア構成を有した文書廃棄装置が備えるコンピュータを、廃棄対象となる文書から当該文書の識別情報を抽出する情報抽出手段と、前記情報抽出手段が抽出した識別情報の文書について廃棄の可否を前記文書管理装置に問い合わせる廃棄確認手段と、前記文書管理装置からの返答結果が廃棄可であれば前記廃棄対象となる文書の廃棄処理を行う廃棄処理手段と、前記廃棄処理手段での廃棄処理が完了するとその旨の情報を廃棄処理情報として前記文書管理装置へ送信する完了通知手段として機能させることを特徴とする文書廃棄プログラムである。
請求項７に係る発明は、文書を廃棄する文書廃棄装置および当該廃棄の依頼者が利用する画像読取装置のそれぞれと通信可能な文書管理装置であって、文書の識別情報およびステータス情報を互いに関連づけて記憶管理するとともに、前記画像読取装置からの廃棄依頼情報または前記文書廃棄装置からの廃棄処理情報に応じて前記ステータス情報の更新を行う情報管理手段と、前記文書廃棄装置から文書の識別情報を特定しつつ当該文書の廃棄についての問い合わせがあると、当該識別情報と関連するステータス情報に基づいて当該廃棄の可否を判断して、その判断結果を前記文書廃棄装置に返答する可否判断手段とを備えることを特徴とする文書管理装置である。
請求項８に係る発明は、文書を廃棄する文書廃棄装置および当該廃棄の依頼者が利用する画像読取装置のそれぞれと通信可能なコンピュータを、文書の識別情報およびステータス情報を互いに関連づけて記憶管理するとともに、前記画像読取装置からの廃棄依頼情報または前記文書廃棄装置からの廃棄処理情報に応じて前記ステータス情報の更新を行う情報管理手段と、前記文書廃棄装置から文書の識別情報を特定しつつ当該文書の廃棄についての問い合わせがあると、当該識別情報と関連するステータス情報に基づいて当該廃棄の可否を判断して、その判断結果を前記文書廃棄装置に返答する可否判断手段として機能させることを特徴とする文書管理プログラムである。
請求項９に係る発明は、文書を廃棄する文書廃棄装置と、当該廃棄の依頼者が利用する画像読取装置と、前記文書廃棄装置および前記画像読取装置と通信可能な文書管理装置とを備えた文書廃棄システムにて用いられる文書廃棄方法であって、前記文書管理装置にて文書の識別情報およびステータス情報を互いに関連づけて記憶管理しておき、前記画像読取装置は、廃棄依頼に係る文書から当該文書の識別情報を抽出して、当該識別情報を含む情報を廃棄依頼情報として前記文書管理装置へ送信し、前記廃棄依頼情報を受信した前記文書管理装置は、当該廃棄依頼情報に応じて前記ステータス情報の更新を行い、その後、前記文書廃棄装置は、廃棄対象となる文書から当該文書の識別情報を抽出して、当該識別情報の文書について廃棄の可否を前記文書管理装置に問い合わせ、前記文書廃棄装置から問い合わせがあると、前記文書管理装置は、当該文書のステータス情報に基づいて当該廃棄の可否を判断して、その判断結果を前記文書廃棄装置に返答し、前記文書管理装置からの返答結果が廃棄可であれば、前記文書廃棄装置は、前記廃棄対象となる文書の廃棄処理を行うとともに、当該廃棄処理が完了するとその旨の情報を廃棄処理情報として前記文書管理装置へ送信し、前記廃棄処理情報を受信した前記文書管理装置は、当該廃棄処理情報に応じて前記ステータス情報の更新を行うことを特徴とする文書廃棄方法である。
【発明の効果】
【０００７】
請求項１、５〜９に係る発明によれば、文書の識別情報およびステータス情報を記憶管理しておくとともに、そのステータス情報を必要に応じて更新し、文書廃棄についての問い合わせに対して当該ステータス情報に基づいてその可否を判断する、といった一連の手順を経ることにより、廃棄しようとする文書が真に廃棄してよいものか否かを判断し、また廃棄を依頼した文書を廃棄させないようすること等が容易に実現可能となる。したがって、従来技術では困難であった文書の廃棄の管理が実現可能となるので、例えば文書の生成または利用とその廃棄とがそれぞれ別企業や別組織等で行われる場合であっても円滑な運用を行い得るようになり、結果として利用者の利便性向上や文書廃棄に対する信頼性向上が図れるようになる。
請求項２に係る発明によれば、文書の識別情報およびステータス情報に加えて画像イメージ情報を記憶管理することで、その文書の識別および内容把握をより一層容易かつ確実なものとすることが可能となり、特にイメージログとして画像イメージ情報を記憶管理するシステムに適用して好適なものとなる。
請求項３に係る発明によれば、廃棄処理情報に応じて画像イメージ情報を削除することで、廃棄処理が行われた文書については画像イメージ情報も削除されることになるので、廃棄される文書のセキュリティが十分に確保されることになる。
請求項４に係る発明によれば、廃棄依頼に係る文書に対して難読化処理を施すことで、例えば書の生成または利用とその廃棄とがそれぞれ別企業や別組織等で行われる場合であっても、その間における文書のセキュリティが十分に確保されることになる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００８】
以下、図面に基づき本発明に係る文書廃棄システム、文書廃棄装置、文書廃棄プログラム、文書管理装置、文書管理プログラムおよび文書廃棄方法について説明する。
【０００９】
〔文書廃棄システム全体の構成〕
先ず、文書廃棄システムの構成について説明する。図１は、本発明に係る文書廃棄システムの機能構成例を示すブロック図である。図例の文書廃棄システムは、少なくとも、文書管理装置１０と、画像読取装置２０と、文書廃棄装置３０と、文書管理装置１０と画像読取装置２０および文書廃棄装置３０との間をそれぞれ接続する通信回線４０と、を備えて構成されている。なお、文書管理装置１０、画像読取装置２０および文書廃棄装置３０は、それぞれが別企業や別組織等に離間して設置されているものとする。例えば、文書管理装置１０は文書管理企業に設置され、画像読取装置２０は文書生成企業に設置され、文書廃棄装置３０は文書廃棄企業に設置されている、といった具合である。
【００１０】
〔文書管理装置の構成〕
文書管理装置１０は、例えばサーバとして機能するコンピュータ装置からなるもので（以下、当該装置を「文書管理サーバ」という）、システムで処理する文書の一元管理を行うものである。そのために、文書管理サーバ１０では、情報管理手段１１および可否判断手段１２としての機能を備えている。
【００１１】
情報管理手段１１は、システムで処理する文書の識別情報、画像イメージ情報およびステータス情報を互いに関連づけて記憶管理するようになっている。ここで、「文書」とは、システムでの管理対象となる文書、さらに詳しくは生成（印刷出力）から廃棄まで管理される文書のことをいい、具体的にはシステム内の複写機やプリンタ装置（ただし不図示）等で印刷出力された紙文書等が相当する。「識別情報」とは、文書を識別するための情報のことをいい、具体的にはプリンタ装置での印刷出力時に文書別にシステム内で一意に付与される文書ＩＤが相当する。なお、識別情報は、文書を構成する用紙毎に付与される用紙ＩＤであってもよいが、システム内では文書単位で取り扱われることが一般的であるため、情報処理負荷や記憶容量等の軽減という観点からも、文書ＩＤを識別情報とすることが望ましい。「画像イメージ情報」とは、文書の内容を特定する画像イメージに関する情報のことをいい、具体的にはイメージログ情報等がこれに相当する。「ステータス情報」とは、文書のステータス（文書がどのような状態にあるか）を特定する情報のことをいう。このステータス情報が特定する文書の状態としては、後述するように「生成」「配布」「廃棄」「廃棄完了」等がある。
【００１２】
情報管理手段１１では、これらの情報を、互いに関連づけて、例えばテーブル形式で記憶管理する。図２は、テーブルの一具体例を示す説明図である。なお、情報管理手段１１では、これらの情報を記憶管理するだけでなく、外部からの所定情報の入力をトリガにして、その記憶管理する情報の更新を行うようにもなっている。具体的には、詳細を後述する画像読取装置２０からの廃棄依頼情報または文書廃棄装置３０からの廃棄処理情報に応じて、ステータス情報の更新を行ったり、画像イメージ情報の削除を行ったりするようになっている。
【００１３】
可否判断手段１２は、情報管理手段１１が記憶管理する文書のステータス情報に基づいて、当該文書についての廃棄の可否を判断するものである。ただし、可否判断手段１２では、文書廃棄装置３０から文書の廃棄についての問い合わせがあると、当該廃棄の可否を判断するようになっており、また廃棄の可否を判断すると、その判断結果を問い合わせ元の文書廃棄装置３０に返答するようになっている。
【００１４】
〔画像読取装置の構成〕
画像読取装置２０は、例えば文書の廃棄の依頼者が利用する複写機あるいは複合機等からなるもので、当該依頼者が文書の廃棄を依頼するために用いられるものである。そのために、画像読取装置２０では、画像読取手段２１、依頼通知手段２２および難読化処理手段２３としての機能を備えている。
【００１５】
画像読取手段２１は、依頼者による指示操作に従いつつ、廃棄依頼に係る文書からの画像データの読み取りを行うものである。
【００１６】
依頼通知手段２２は、画像読取手段２１が読み取った画像データを解析して、廃棄依頼に係る文書から当該文書の識別情報を抽出するものである。識別情報の抽出は、当該識別情報の文書中への埋め込み態様（文字形式、二次元コード形式等）に応じて、それぞれに対応した周知技術を用いて行えばよい。また、抽出は、画像イメージ情報について行うようにしてもよい。つまり、識別情報と画像イメージ情報とのいずれか一方のみでも文書の特定が可能であることから、依頼通知手段２２は、識別情報と画像イメージ情報との少なくとも一方について、望ましくはこれらの両方について、その抽出を行うようになっている。そして、その抽出後は、抽出した識別情報と画像イメージ情報との少なくとも一方を含む情報を、廃棄依頼情報として、文書管理サーバ１０へ送信するようになっている。
【００１７】
難読化処理手段２３は、廃棄依頼に係る文書で、画像読取手段２１による画像データの読み取りおよび依頼通知手段２２による情報抽出を経た後のものに対して、難読化処理を施すものである。難読化処理とは、文書の難読化を図ることをいい、具体的には文書上に所定画像を重ねて印刷出力したり、文書を形成するインクを溶解したり、シールを貼付したり、あるいは開封できない容器に入れる等の周知技術を用いて実現すればよい。
【００１８】
なお、画像読取装置２０は、これらの各手段２１〜２３としての機能の他に、文書データを印刷出力して文書を生成する文書生成手段等としての機能を備えたものであってもよい。
【００１９】
〔文書廃棄装置の構成〕
文書廃棄装置３０は、例えば文書を細断するシュレッダーからなるもので、当該文書を廃棄するための用いられるものである。そのために、文書廃棄装置３０では、情報抽出手段３１、廃棄確認手段３２、廃棄処理手段３３および完了通知手段３４としての機能を備えている。
【００２０】
情報抽出手段３１は、廃棄対象となる文書に対する画像読み取りを行い、その結果を基にして、当該文書の識別情報を抽出するものである。なお、情報抽出手段３１では、画像読取装置２０における依頼通知手段２２と同様に、識別情報と併せて、あるいは識別情報とは別に、画像イメージ情報を抽出するものであってもよい。
【００２１】
廃棄確認手段３２は、情報抽出手段３１が抽出した識別情報（または画像イメージ情報、以下同様とする）の文書について、その識別情報によって文書を特定しつつ、廃棄の可否を文書管理サーバ１０に問い合わせるものである。このときの問い合わせ形式は、特に限定されるものではない。
【００２２】
廃棄処理手段３３は、廃棄確認手段３２の問い合わせに対する文書管理サーバ１０からの返答結果が廃棄可であれば、廃棄対象となる文書の廃棄処理、具体的には文書を構成する用紙の細断処理等を行うものである。
【００２３】
完了通知手段３４は、廃棄処理手段３３での廃棄処理が完了すると、その旨の情報を、廃棄処理情報として、文書管理サーバ１０へ送信するものである。なお、廃棄処理情報の送信は、識別情報の単位、すなわち識別情報が文書ＩＤであれば文書単位で、行われるものとする。
【００２４】
〔システム内のその他の構成〕
通信回線４０は、文書管理サーバ１０と画像読取装置２０の間および文書管理サーバ１０と文書廃棄装置３０との間の通信を行い得るようにするためのものであるが、それぞれの間での各種情報の授受が可能であれば、有線または無線を問わず、さらには公衆回線網等を利用した広域ネットワークを構築するものであっても、あるいはローカルエリアネットワークを構築するものであっても構わない。
【００２５】
また、通信回線４０には、文書管理サーバ１０、画像読取装置２０および文書廃棄装置３０の他に、文書データを印刷出力して文書を生成する文書生成手段等として機能するプリンタ装置等が接続されていてもよい。
【００２６】
以上のような構成の文書廃棄システムにおいて、文書管理サーバ１０における各手段１１，１２は、文書管理サーバ１０のコンピュータとしての機能が、所定プログラムを実行することによって実現されるものである。その場合に、当該所定プログラムは、文書管理サーバ１０内へのインストールに先立ち、コンピュータ読み取り可能な記憶媒体に格納されて提供されるものであっても、または有線若しくは無線による通信手段を介して配信されるものであってもよい。つまり、本実施形態で説明する文書管理サーバ１０は、その文書管理サーバ１０にインストール可能な文書配信管理プログラムによっても実現することが可能である。
【００２７】
このことは、画像読取装置２０および文書廃棄装置３０についても同様である。すなわち、本実施形態で説明する画像読取装置２０は、その画像読取装置２０にインストール可能な処理プログラムによって実現することが可能であり、また本実施形態で説明する文書廃棄装置３０は、その文書廃棄装置３０にインストール可能な文書廃棄プログラムによって実現することが可能である。
【００２８】
〔文書廃棄方法の手順〕
次に、以上のように構成された文書廃棄システムにおける処理動作例、すなわち本発明に係る文書廃棄方法について説明する。図３〜５は本発明に係る文書廃棄方法の処理手順を示すフローチャートであり、図６はその処理全体の概要を示す説明図である。なお、ここでは、それぞれが別企業である文書管理企業に文書管理サーバ１０が設置され、文書生成企業に画像読取装置２０が設置され、文書廃棄企業に文書廃棄装置３０が設置されている場合を例に挙げ、また文書管理サーバ１０が文書の識別情報として文書ＩＤを記憶管理する場合を例に挙げる。
【００２９】
上記構成の文書廃棄システムでは、図３（ａ）に示すように、画像読取装置２０における文書生成手段等としての機能やシステム内のプリンタ装置等を用いた印刷出力により新規文書を作成すると（ステップ１０１、以下ステップを「Ｓ」と略す）、その作成した新規文書についての文書管理サーバ１０への登録を行う（Ｓ１０２）。すなわち、当該新規文書に対してシステム内で一意に付与される文書ＩＤを、文書管理サーバ１０の情報管理手段１１に記憶させる。また、当該新規文書の画像イメージ情報についても同様に処理する。さらには、これらの情報と関連付けて、「生成」というステータス情報を生成し、これを情報管理手段１１に記憶させる。これにより、当該新規文書についての文書ＩＤ、画像イメージ情報およびステータス情報の各情報は、文書管理サーバ１０の情報管理手段１１にて互いに関連付けられた状態で記憶管理され一元管理されることになる。なお、この情報記憶管理のための処理は、文書作成者による所定操作に応じて行われるものであってもよいし、新規文書の作成をトリガにして自動的に行われるものであってもよい。また、各情報の作成は、画像読取装置２０やプリンタ装置等の文書作成側で行ってもよいし、文書管理サーバ１０の側で行ってもよい。
【００３０】
その後、印刷出力した文書について、その廃棄を行う必要が生じた場合には、当該文書の廃棄依頼者の側で、当該廃棄の対象となる廃棄文書を、画像読取装置２０のＡＤＦ（Automatic Document Feeder）等にセットする（Ｓ１０３）。そして、画像読取装置２０に、当該廃棄文書からの画像読み取りを行わせる。
【００３１】
このとき、画像読取装置２０は、図３（ｂ）に示すように、廃棄文書がセットされると（Ｓ２０１）、画像読取手段２１がその廃棄文書からの画像読み取りを行う（Ｓ２０２）。そして、依頼通知手段２２が、画像読取手段２１での読み取り結果を解析して、廃棄文書の文書ＩＤと画像イメージ情報との少なくとも一方を抽出し、廃棄依頼情報として、文書管理サーバ１０へ送信する（Ｓ２０３）。少なくとも一方を抽出送信するのは、いずれか一方のみでも廃棄文書の特定が可能だからである。このことは、イメージログとして画像イメージ情報を記憶管理するシステムにおいて、文書ＩＤを抽出することなく、画像イメージ情報のみであっても、文書特定が可能であることを意味する。画像イメージ情報のみでの文書特定は、画像特徴量抽出やパターンマッチング等の公知技術を用いて行えばよい。ただし、以下の説明では文書ＩＤによって文書の特定を行う場合を例に挙げる。
【００３２】
また、文書の廃棄依頼者の側では、図３（ａ）に示すように、画像読取装置２０での画像読み取り後の廃棄文書に対して、画像読取装置２０に難読化処理を行わせる。（Ｓ１０４）。難読化処理は、文書の廃棄依頼者による所定操作に応じて行われるものであってもよいし、廃棄文書からの文書ＩＤの抽出完了をトリガにして自動的に行われるものであってもよい。また、難読化処理は、高レベルであれば文書全面に対して施すが、低レベルであれば文書の一部のみの施すといったように、レベル分けが設定されていてもよい。そして、難読化処理後の廃棄文書について、これを文書の廃棄処理者の側、すなわち文書廃棄装置３０が設置されている文書廃棄企業へ発送する（Ｓ１０５）。
【００３３】
つまり、上記構成の文書廃棄システムを用いて文書の廃棄を行う場合には、図６に示すように、文書の廃棄依頼者の側にて、画像読取装置２０に廃棄文書の画像読み取りを行わせる（Ｓ２０２）。そして、その画像読取装置２０の依頼通知手段２２に画像読取手段２１での読み取り結果を解析させ、廃棄文書から文書ＩＤおよび画像イメージ情報を抽出して、これらの少なくとも一方を含む廃棄依頼情報を文書管理サーバ１０へ送信する（Ｓ２０３）。その後、廃棄文書については、文書ＩＤおよび画像イメージ情報の抽出後に、画像読取装置２０の難読化処理手段２３が難読化処理を施し（Ｓ１０４）、その難読化処理後の文書が文書の廃棄処理者の側へ送付されることになる（Ｓ１０５）。このときの配送は一般的な流通手段を用いて行えばよいが、廃棄文書に対して難読化処理を施しているので、一般的な流通手段を用いてもセキュリティが十分に確保されることになる。
【００３４】
一方、文書の廃棄処理者の側では、図４（ａ）に示すように、文書の廃棄依頼者の側から発送された廃棄文書を受け取ると（Ｓ３０１）、その受け取った廃棄文書について、文書廃棄装置３０のＡＤＦ等へのセットを行う（Ｓ３０２）。
【００３５】
このとき、文書廃棄装置３０は、図４（ｂ）に示すように、廃棄文書がセットされると（Ｓ４０１）、情報抽出手段３１がその廃棄文書に対する画像読み取りを通じて、当該廃棄文書の文書ＩＤを抽出するとともに（Ｓ４０２）、廃棄確認手段３２がその文書ＩＤによって特定される文書についての廃棄の可否を文書管理サーバ１０に問い合わせる（Ｓ４０３）。そして、問い合わせの結果、文書管理サーバ１０からの返答結果が廃棄可であれば（Ｓ４０４）、廃棄処理手段３３がセットされた廃棄文書の廃棄処理を行う（Ｓ４０５）。さらには、廃棄処理の終了後に、完了通知手段３４が、文書ＩＤにより文書を特定しつつ、当該文書の廃棄処理が完了した旨の情報を、廃棄処理情報として、文書管理サーバ１０へ送信する（Ｓ４０６）。一方、問い合わせの結果、文書管理サーバ１０からの返答結果が廃棄不可であれば（Ｓ４０４）、文書廃棄装置３０では、廃棄文書の廃棄処理を行わない。
【００３６】
なお、図４（ａ）に示すように、文書廃棄装置３０が廃棄文書の廃棄処理を行わない場合には（Ｓ３０３）、廃棄処理者の側では、廃棄処理を行わなかった廃棄文書を、その廃棄処理の依頼元である廃棄依頼者の側へ返送する（Ｓ３０４）。
【００３７】
つまり、上記構成の文書廃棄システムを用いて文書の廃棄を行う場合、文書の廃棄処理者の側では、図６に示すように、文書廃棄装置３０に廃棄文書の画像読み取りを行わせる（Ｓ４０２）。そして、その文書廃棄装置３０の情報抽出手段３１に画像読み取り結果を解析させ廃棄文書からの文書ＩＤの抽出を行わせる。その後は、廃棄確認手段３２が、その抽出された文書ＩＤについて、文書廃棄の可否を文書管理サーバ１０に問い合わせる（Ｓ４０３）。この問い合わせの結果、廃棄可である旨の返答を得ると、文書廃棄装置３０では、廃棄処理手段３３が廃棄文書の廃棄処理を行い（Ｓ４０５）、その廃棄処理の完了後に、完了通知手段３４がその旨の情報を廃棄処理情報として文書管理サーバ１０へ送信する（Ｓ４０６）。一方、廃棄不可である旨の返答を得た場合であれば、文書廃棄装置３０は、廃棄文書の廃棄処理を行わない。
【００３８】
また、文書管理サーバ１０の側では、その文書管理サーバ１０が通信回線４０を介して送信されてくる各種情報や要求等について常時その監視を行っており、各種情報や要求等の送信があると、これに応じて図５に示すような処理動作を行う。すなわち、文書管理サーバ１０では、通信回線４０を介して各種情報や要求等を受信すると、先ず、それが画像読取装置２０やプリンタ装置等での文書新規作成に伴って送信される新規文書登録要求であるか否かを判断する（Ｓ５０１）。この判断は、受信した情報や要求等の属性を認識するといったように、公知技術を利用して行えばよい。そして、受信したのが新規文書登録要求であれば、文書管理サーバ１０では、情報管理手段１１が管理しているテーブルに新規文書のためのエントリを作成して（Ｓ５０２）、そのエントリに文書ＩＤ等の各種情報を格納するとともに、そのエントリにおけるステータス情報を「生成」という状態にし（Ｓ５０３）、さらには必要に応じて廃棄条件の設定（例えば、廃棄が可能となる文書有効期限の設定）等も行う（Ｓ５０４）。
【００３９】
また、通信回線４０を介して受信した各種情報や要求等が受信新規文書登録要求でなければ、文書管理サーバ１０では、続いて、それが画像読取装置２０やプリンタ装置等での文書新規作成に伴って送信される画像イメージ登録要求であるか否かを判断する（Ｓ５０５）。この判断も、公知技術を利用して行えばよい。そして、受信したのが画像イメージ登録要求であれば、文書管理サーバ１０では、情報管理手段１１が、指定された文書ＩＤのエントリへの画像イメージ情報の登録を行う（Ｓ５０６）。これにより、文書管理サーバ１０は、イメージログとして画像イメージ情報を記憶管理することになり、そのイメージログ利用により文書識別および内容把握を容易かつ確実なものとすることができ、利用者にとっての利便性を向上させ得るようになる。
【００４０】
また、通信回線４０を介して受信した各種情報や要求等が画像イメージ登録要求でもなければ、文書管理サーバ１０では、次いで、それが画像読取装置２０から送信される廃棄依頼情報、文書廃棄装置３０から送信される廃棄処理情報またはこれらに準ずる情報のいずれか、すなわち情報管理手段１１が記憶管理するステータス情報の変更更新を要求するものであるか否かを判断する（Ｓ５０７）。この判断も、公知技術を利用して行えばよい。そして、受信したのがステータス変更要求であれば、文書管理サーバ１０では、情報管理手段１１が、指定された文書ＩＤのエントリにおけるステータス情報の更新を行う（Ｓ５０８）。例えば、画像読取装置２０からの廃棄依頼情報を受信した場合であれば、情報管理手段１１は、当該廃棄依頼情報に含まれる文書ＩＤに対応するステータス情報を「生成」→「廃棄」に更新する。また、例えば、文書廃棄装置３０からの廃棄処理情報を受信した場合であれば、情報管理手段１１は、当該廃棄処理情報に含まれる文書ＩＤに対応するステータス情報を「廃棄」→「廃棄完了」に更新する。
【００４１】
また、通信回線４０を介して受信した各種情報や要求等がステータス変更要求でもなければ、文書管理サーバ１０では、次いで、それが文書廃棄装置３０から送信される廃棄可否の問い合わせ、すなわち文書廃棄装置３０からの廃棄許可確認要求であるか否かを判断する（Ｓ５０９）。この判断も、公知技術を利用して行えばよい。そして、受信したのが廃棄許可確認要求であれば、文書管理サーバ１０では、可否判断手段１２が、その廃棄許可確認要求で指定される文書ＩＤに対応するステータス情報を確認し、また必要に応じて対応する廃棄条件の設定を確認し、問い合わせに対する廃棄の可否を決定する（Ｓ５１０）。例えば、ステータス情報が「廃棄」であれば「廃棄可」と判断し、それ以外の場合は「廃棄不可」と判断する、といった具合である。そして、廃棄の可否を決定すると、可否判断手段１２は、その廃棄許可判断の決定結果を、問い合わせ要求元の文書廃棄装置３０に返答する（Ｓ５１１）。
【００４２】
つまり、上記構成の文書廃棄システムを用いて文書の廃棄を行う場合、文書管理サーバ１０が設置されている文書管理企業の側では、システム内で処理する文書の文書ＩＤ、画像イメージ情報およびステータス情報の各情報について、互いに関連付けて記憶管理しておくことで一元管理するとともに、図６に示すように、文書の廃棄依頼者の側の画像読取装置２０から廃棄依頼情報が送信されてくると（Ｓ２０３）、これに応じて当該廃棄依頼情報に含まれる文書ＩＤに対応するステータス情報の更新を文書管理サーバ１０が行う（Ｓ５０８）。そして、文書の廃棄処理者の側の文書廃棄装置３０から問い合わせがあると（Ｓ４０３）、文書管理サーバ１０では、情報管理手段１１が記憶管理する文書のステータス情報に基づいて、可否判断手段１２が当該文書についての廃棄の可否を判断し、その判断結果を問い合わせ元の文書廃棄装置３０に返答する（Ｓ５１１）。その結果、「廃棄可」である旨の返答を得た文書廃棄装置３０が廃棄文書の廃棄処理を行い（Ｓ４０５）、その廃棄処理の完了後に当該文書廃棄装置３０から廃棄処理情報が送信されてくると（Ｓ４０６）、これに応じて当該廃棄処理情報に含まれる文書ＩＤに対応するステータス情報の更新を文書管理サーバ１０が行い（Ｓ５０８）、さらには当該文書ＩＤに対応する画像イメージ情報の削除も行う。したがって、文書管理サーバ１０がイメージログとして画像イメージ情報を記憶管理する場合であっても、廃棄処理が完了した文書については、これに応じて画像イメージ情報も削除されることになるので、画像イメージ情報のみが残存してしまうことがなく、廃棄文書のセキュリティを高く保つ上で非常に好適なものとなる。
【００４３】
以上のように、上述した構成の文書廃棄システムを用いて上述した手順により文書の廃棄を行えば、文書ＩＤおよびステータス情報を記憶管理しておくとともに、そのステータス情報を必要に応じて更新し、文書廃棄についての問い合わせに対して当該ステータス情報に基づいてその可否を判断する、といった一連の手順を経ることになるので、廃棄しようとする文書が真に廃棄してよいものか否かを判断し、また廃棄を依頼した文書を廃棄させないようすること等が容易に実現可能となる。したがって、従来技術では困難であった文書の廃棄の管理が実現可能となるので、例えば文書の生成または利用とその廃棄とがそれぞれ別企業や別組織等で行われる場合であっても円滑な運用を行い得るようになる。
【００４４】
〔他の実施具体例〕
なお、本実施形態では、本発明の好適な実施具体例について説明したが、本発明はその内容に限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で適宜変更することが可能である。
【００４５】
図７は、文書廃棄の他の実施具体例の概要を示す説明図である。図例は、文書管理サーバ１０が設置された文書管理企業と、画像読取装置２０が設置された文書生成企業と、文書廃棄装置３０が設置された文書廃棄企業との他に、文書生成企業からの文書の配布を受けて、その配布された文書を活用する文書活用企業が存在する点で、上述した実施具体例とは異なる。
【００４６】
このような文書廃棄システムでは、文書生成企業にて機密文書を作成すると、先ず、画像読取装置２０を用いて、その機密文書についての登録処理を行う（Ｓ６０１）。すなわち、画像読取装置２０で機密文書の画像読み取りを行い、その画像読み取りで得られた文書ＩＤおよび画像イメージ情報を文書管理サーバ１０へ送信する（Ｓ６０２）。そして、文書ＩＤおよび画像イメージ情報が送信される文書管理企業の側では、文書管理サーバ１０が、その文書ＩＤに対応するステータス情報を「文書作成」とするとともに、送信された画像イメージ情報をその文書ＩＤに対応付けて記憶管理する（Ｓ６０３）。
【００４７】
また、文書生成企業は、生成した機密文書を文書活用企業へ配布して、その文書活用企業に活用させる（Ｓ６０４）。そして、その旨の情報が文書生成企業の側または文書活用企業の側から通知されると、文書管理企業の側では、文書管理サーバ１０が、配布文書の文書ＩＤに対応するステータス情報を「配布」に更新する（Ｓ６０５）。
【００４８】
その後、文書活用企業での文書活用が終了し、その文書の廃棄を行う必要が生じた場合には、当該文書活用企業の側で、当該廃棄の対象となる廃棄文書に対し、難読化処理を施し（Ｓ６０６）、その難読化処理後の廃棄文書を文書廃棄企業の側へ送付する（Ｓ６０７）。一方、文書廃棄企業の側では、廃棄文書を受け取ると、その受け取った廃棄文書について、文書廃棄装置３０がその廃棄文書に対する画像読み取りを行い（Ｓ６０８）、その画像読み取りを通じて抽出した文書ＩＤによって特定される文書についての廃棄の可否を文書管理サーバ１０に問い合わせる（Ｓ６０９）。
【００４９】
このとき、問い合わせを受けた文書管理サーバ１０は、その問い合わせに係る文書ＩＤに対応するステータス情報を確認し、また必要に応じて対応する廃棄条件の設定を確認し、問い合わせに対する廃棄の可否を決定し、その決定結果を問い合わせ元の文書廃棄装置３０へ返答する（Ｓ６１０）。その結果、文書管理サーバ１０からの返答結果が廃棄可であれば、文書廃棄装置３０は、廃棄文書の廃棄処理を行うが（Ｓ６１１）、返答結果が廃棄不可であれば廃棄処理を行わない。これにより、文書生成企業の側で廃棄を許可していない文書が、文書活用企業の側から文書廃棄企業の側へ送付されても、その文書が廃棄されてしまうのを回避し得るようになる。そして、廃棄可である旨の文書管理サーバ１０からの返答結果に基づき、文書廃棄装置３０が廃棄文書の廃棄処理を行うと、当該文書廃棄装置３０からは、文書ＩＤにより文書を特定しつつ、当該文書の廃棄処理が完了した旨の情報として、廃棄処理情報が文書管理サーバ１０へ送信される（Ｓ６１２）。この廃棄処理情報を受け取ると、文書管理サーバ１０は、当該廃棄処理情報に含まれる文書ＩＤに対応するステータス情報を「廃棄完了」に更新するとともに、当該文書ＩＤに対応する画像イメージ情報の削除を行う（Ｓ６１３）。
【００５０】
このような構成の文書廃棄システムにおいても、文書管理サーバ１０が文書ＩＤおよびステータス情報を記憶管理しておくとともに、そのステータス情報を必要に応じて更新し、文書廃棄についての問い合わせに対して当該ステータス情報に基づいてその可否を判断する、といった一連の手順を経ることにより、文書生成企業と文書活用企業とが別企業である場合でも円滑な運用を行い得るようになり、廃棄しようとする文書が真に廃棄してよいものか否かを判断し、また廃棄を依頼した文書を廃棄させないようすること等が容易に実現可能となり、さらには文書生成企業の側から文書が廃棄されたか否かを文書管理サーバ１０に問い合わせて確認することも実現可能となる（Ｓ６１４）。
【図面の簡単な説明】
【００５１】
【図１】本発明に係る文書廃棄システムの機能構成例を示すブロック図である。
【図２】本発明に係る文書廃棄システムを構成する文書管理サーバが記憶管理するテーブルの一具体例を示す説明図である。
【図３】本発明に係る文書廃棄方法の処理手順を示すフローチャート（その１）であり、廃棄依頼側での処理動作例を示すものである。
【図４】本発明に係る文書廃棄方法の処理手順を示すフローチャート（その２）であり、廃棄処理側での処理動作例を示すものである。
【図５】本発明に係る文書廃棄方法の処理手順を示すフローチャート（その３）であり、文書管理側での処理動作例を示すものである。
【図６】本発明に係る文書廃棄方法の処理全体の概要を示す説明図である。
【図７】本発明に係る文書廃棄方法の処理全体の概要の他の例を示す説明図である。
【符号の説明】
【００５２】
１０…文書管理装置、１１…情報管理手段、１２…可否判断手段、２０…画像読取装置、２１…画像読取手段、２２…依頼通知手段、２３…難読化処理手段、３０…文書廃棄装置、３１…情報抽出手段、３２…廃棄確認手段、３３…廃棄処理手段、３４…完了通知手段、４０…通信回線
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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