(57)【要約】【課題】文書管理システムのデータベースに登録されている文書の改訂が行われても、サーバ側でＵＲＬを変更する作業を必要とせずに最新の改訂文書を閲覧できる文書管理システム及び文書管理装置を得る。【解決手段】複数の文書を登録する文書データベースと、前記文書データベースに登録された各文書へアクセスする際のアドレス情報を構成する文書ＩＤを登録する文書属性管理データベースと、前記文書データベースに登録された文書の改訂が行われると、改訂後の文書の文書ＩＤを生成して、従前にアクセスされたアドレス情報を構成する文書ＩＤと入れ替える改訂処理部とを備えた文書管理装置と、前記文書管理装置とネットワークを介して接続し、前記文書毎のアドレス情報を管理するサーバ装置と、前記ネットワークを介して前記サーバ装置に接続し、前記アドレス情報に基づいて前記文書管理装置に登録された文書にアクセスする端末とを備える。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の文書を登録する文書データベースと、前記文書データベースに登録された各文書へアクセスする際のアドレス情報を構成する文書ＩＤを登録する文書属性管理データベースと、前記文書データベースに登録された文書の改訂が行われると、改訂後の文書の文書ＩＤを生成して、従前にアクセスされたアドレス情報を構成する文書ＩＤと入れ替える改訂処理部とを備えた文書管理装置と、
前記文書管理装置とネットワークを介して接続し、前記文書毎のアドレス情報を管理するサーバ装置と、
前記ネットワークを介して前記サーバ装置に接続し、前記アドレス情報に基づいて前記文書管理装置に登録された文書にアクセスする端末と、
を備えた文書管理システム。
【請求項２】
複数の文書を登録する文書データベースと、
前記文書データベースに登録された各文書へアクセスする際のアドレス情報を構成する文書ＩＤを登録する文書属性管理データベースと、
前記文書データベースに登録された文書の改訂が行われると、改訂後の文書の文書ＩＤを生成して、従前にアクセスされたアドレス情報を構成する文書ＩＤと入れ替える改訂処理部と、
を備えた文書管理装置。
【請求項３】
前記文書属性管理データベースは、前記文書ＩＤ及び前記文書毎に生成され、改訂では更新されない文書番号を登録し、
前記改訂処理部は、前記文書データベースに登録された文書の改訂が行われると、改訂後の文書の文書ＩＤを生成し、改訂した文書と同一の文書番号に基づきアドレス情報を構成する文書ＩＤを詮索することを特徴とする請求項２記載の文書管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、複数の文書が登録された文書データベースへアクセスして文書を閲覧する文書管理システム及び文書管理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来の文書管理システムには、文書の登録及び登録された文書の改訂等の管理を行うデータベースを有する文書管理装置に、ネットワークを介して複数のクライアントコンピュータを接続し、データベースに登録された文書に対応付けられた参照リンクをクライアントコンピュータの画面上に表示し、データベースに登録された文書が改訂されると、前記文書に対応する参照リンクに該文書に改訂があったことを表示して、リンク先の文書の改訂等の状態をクライアントコンピュータから利用者が認識できるように構成したものがある（例えば、特許文献１参照）。
【０００３】
また、複数の文書が登録されている文書管理用データベースと電子署名等のＩＤが登録されているアクセス管理用データベースを有する有価証券報告書作成サービス会社のシステムに、ネットワークを介して接続されたクライアントコンピュータを使用して有価証券の作成を行うことが可能なシステムであって、ユーザがクライアントコンピュータから、有価証券の作成を行う際には、有価証券報告書作成サービス会社のポータルサイトへアクセスし、アクセス管理用データベースに保存されている電子署名等のＩＤによる本人確認を行った後に、文書管理用データベースへのアクセスを許可するものがある（例えば、特許文献２参照）。
【０００４】
また、複数の文書が登録されたデータベースを有する文書管理装置とネットワークを介して複数のクライアントコンピュータが接続され、ユーザがクライアントコンピュータからデータベースへ新規文書の登録及びデータベースに登録された文書の改訂を行うことができる文書管理システムにおいて、文書の登録及び改訂の際に、文書に付された文書ＩＤから、同一の文書ＩＤを持つ文書が文書管理システムに登録されている場合には新規バージョンとしてデータベースへの登録を行い、同一の文書ＩＤを持つ文書が文書管理システムに登録されていない場合には新規文書としてデータベースへの登録を行うものがある（例えば、特許文献３参照）。
【０００５】
【特許文献１】特開２００２−２４０６５号公報
【特許文献２】特開２００２−３５２０７５号公報
【特許文献３】特開２００２−１８２９５６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
従来の文書管理システムは、上記のように構成されており、文書管理システムのデータベースに登録された文書へのアドレス情報であるＵＲＬ（Uniform Resource Locator）をＷｅｂサーバに設け、前記ＵＲＬに基づいて前記データベースに登録された文書へアクセスして該文書の閲覧を行う場合、前記文書の改訂が行われても、Ｗｅｂサーバに設けられたＵＲＬを自動的に改訂後の文書へ変更する手段を有しておらず、人手により前記ＵＲＬを変更する作業が必要となる課題がある。また、人手により前記ＵＲＬを変更する作業を行うため、ミスが発生しやすく、さらには、前記作業のための費用が発生するという課題がある。
【０００７】
この発明は上記のような課題を解決するためになされたもので、文書管理システムのデータベースに登録されている文書の改訂が行われても、サーバ側でＵＲＬを変更する作業を必要とせずに最新の改訂文書を閲覧できる文書管理システム及び文書管理装置を得ることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
この発明に係る文書管理システムは、複数の文書を登録する文書データベースと、前記文書データベースに登録された各文書へアクセスする際のアドレス情報を構成する文書ＩＤを登録する文書属性管理データベースと、前記文書データベースに登録された文書の改訂が行われると、改訂後の文書の文書ＩＤを生成して、従前にアクセスされたアドレス情報を構成する文書ＩＤと入れ替える改訂処理部とを備えた文書管理装置と、前記文書管理装置とネットワークを介して接続し、前記文書毎のアドレス情報を管理するサーバ装置と、前記ネットワークを介して前記サーバ装置に接続し、前記アドレス情報に基づいて前記文書管理装置に登録された文書にアクセスする端末とを備えた。
【発明の効果】
【０００９】
この発明によれば、複数の文書及び前記文書毎に付され前記文書にアクセスする際のアドレス情報を構成する文書ＩＤを登録する文書管理装置に、前記文書の改訂が行われると、改訂後の文書の文書ＩＤを生成して、従前にアクセスされたアドレス情報を構成する文書ＩＤと入れ替える改訂処理部を備えるようにしたので、前記の文書の改訂が行われても、サーバ側でＵＲＬを変更する作業を必要とせずに最新の改訂文書を閲覧できる効果がある。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
以下、この発明をより詳細に説明するために、この発明を実施するための最良の形態について、添付の図面に従って説明する。
実施の形態１．
図１は、本発明の実施の形態１による文書管理システムの一例を示すブロック図であり、文書管理装置１、Ｗｅｂサーバ２、ネットワーク３、ネットワーク４、クライアントコンピュータ５及び文書管理装置サーバ６から構成される。
【００１１】
文書管理装置１は、文書ＤＢ（データベース）１１、文書属性管理ＤＢ（データベース）１２、文書登録部１３及び改訂処理部１４から構成される。文書ＤＢ１１は、文書を登録するための複数のフォルダを有し、前記フォルダ内に複数の文書が登録されている。文書属性管理ＤＢ１２には、文書ＤＢ１１に登録されている文書を管理するための情報が登録されている。
【００１２】
図２は、文書属性管理ＤＢ１２に登録されている情報の構造の一例を示した図であり、文書ＩＤ、フォルダＩＤ、文書番号、版名及び属性情報等から構成される。ここで文書ＩＤは文書ＤＢ１１に登録されている文書毎に付された固有番号であり、前記文書ＩＤに基づき文書ＤＢ１１に登録されている文書を特定することができる。フォルダＩＤは、文書が登録されている文書ＤＢ１１のフォルダ番号である。また、文書番号は新規登録する文書にシステム管理者及びオペレータ（以下、管理者等）が付す管理用の番号であり前記文書が改訂されても更新されない。また、版名は前記文書が改訂される毎に更新されるバージョン情報、属性情報は文書の作成者及び文書属性管理ＤＢ１２への登録日時や改訂日時等の情報である。
【００１３】
文書登録部１３は、文書ＤＢ１１へ新規文書の登録操作が行われると、前記新規文書を文書ＤＢ１１へ登録した後、前記新規文書の文書ＩＤ、フォルダＩＤ、文書番号、版名及び属性情報を生成して文書属性管理ＤＢへ登録する。改訂処理部１４は文書ＤＢ１１に登録されている文書が改訂され、改訂後の文書の登録操作が行われると、前記改訂後文書を文書ＤＢへ登録した後、前記改訂後の文書の文書ＩＤ、フォルダＩＤ、文書番号、版名及び属性情報を生成し、改訂後の文書の文書番号と同一の文書番号を有する文書のうち最も新しい版名を有する文書の文書ＩＤと、改訂後の文書の文書ＩＤを入れ替えた後、文書ＩＤ、フォルダＩＤ、文書番号、版名及び属性情報を文書属性管理ＤＢ１２へ登録する。ここで前記文書番号及び前記属性情報は管理者等が入力した情報をもとに生成される。
【００１４】
Ｗｅｂサーバ２は、ネットワーク４を介してアクセスしてきた文書管理システムのユーザ（以下、ユーザ）に対して、ポータルサイトとしての機能を提供するサーバ装置である。具体的には、ネットワーク３を介して文書管理装置１及び文書管理装置サーバ６と、ネットワーク４を介して複数のクライアントコンピュータ５と接続されており、文書管理装置１に登録されている文書のアドレス情報であるＵＲＬを有する。
【００１５】
ネットワーク３は、文書管理装置１、文書管理装置サーバ６及びＷｅｂサーバ２を接続するＬＡＮ（Local Area Network）等のネットワークである。ネットワーク４は、Ｗｅｂサーバ２とクライアントコンピュータ５を接続するＷＡＮ（Wide Area Network）等のネットワークである。
【００１６】
クライアントコンピュータ５は、ユーザが、文書管理装置１に登録された文書を閲覧する際に利用する端末であり、前記文書の閲覧を行う際に必要なインターフェースである入力機器、モニタ等（図示せず）を備えている。図３は、ユーザがクライアントコンピュータ５からＷｅｂサーバ２にアクセスした際に、クライアントコンピュータ５のモニタ上に表示される画像の一例であり、文書ＤＢ１１に登録された文書番号、文書の作成者及び作成日付が表示される。ここで、前記作成者及び作成日付は、前述した文書の属性情報を利用して表示されている。
【００１７】
クライアントコンピュータ５のモニタ上に表示された文書番号は、文書管理装置１に登録されている文書へのアドレス情報であるＵＲＬへリンクされている。図４は、前記ＵＲＬの構成の一例を示した図であり、文書管理装置サーバ名、文書管理装置名、文書属性ＤＢ名及び文書ＩＤから構成される。ユーザが、モニタ上に表示された文書番号を選択すると、前記文書番号にリンクされたＵＲＬに基づいて、前記ＵＲＬに対応した文書ＩＤを有する文書へアクセスして前記文書を閲覧することができる。
【００１８】
文書管理装置サーバ６は、文書管理装置１を一元管理するためのサーバであり、図示しない入力デバイス及びモニタが備えられており、管理者がこれらを使用して文書管理装置１へ新規文書の登録及び登録された文書の改訂、削除、廃止、検索、閲覧、回覧等の操作を行うことができるように構成されている。また、図１では文書管理装置１は一つであるが、一つの文書管理装置サーバ６が複数の文書管理装置１の管理を行うように構成しても良い。
【００１９】
次に動作について説明する。
ここでは、図２に示したように、文書ＤＢ１１に３つの文書「ＡＢＣ００１」、「ＤＥＦ０１０」及び「ＡＢＣ００２」が登録されている場合に、文書番号「ＡＢＣ００１」の文書を改訂し、改訂後の文書の登録操作を行った場合の動作について説明を行う。図５は、本発明の実施の形態１による文書管理システムの動作を示したフローチャートである。また、図６は文書管理装置１の文書ＤＢ１１に登録された文書の改訂を行う際の文書属性管理ＤＢ１２の情報の構造を示した図であり、図６（Ａ）は改訂後の文書を登録中の文書属性管理ＤＢ１２の構造を、図６（Ａ）は改訂後の文書を登録した後の文書属性管理ＤＢ１２の情報の構造を示している。以下、図２、図５及び図６を使用して、改訂後の文書の登録操作を行った場合の動作の詳細について説明を行う。
【００２０】
管理者等が、文書管理装置サーバ６に備えられた入力デバイスを使用して、文書管理装置１の文書ＤＢ１１に登録されている文書番号「ＡＢＣ００１」の文書を改訂して、改訂後の文書の登録操作を行うと、改訂処理部１４は、改訂後の文書を文書ＤＢ１１へ登録して、改訂後の文書を管理する情報である、文書ＩＤ、フォルダＩＤ，文書番号、版名及び属性情報を生成して文書属性管理ＤＢ１２へ登録する処理を行う。
【００２１】
まず、改訂処理部１４は、図６（Ａ）に示すように、改訂後の文書の文書ＩＤ、フォルダＩＤ、文書番号、版名及び属性情報を生成する。改訂処理部１４は、文書属性管理ＤＢ１２の文書ＩＤを検索し、最も新しい（最も大きな値を有する）文書ＩＤに１を足した文書ＩＤ「４」を生成する（ステップＳＴ１）。次に改訂処理部１４は、フォルダＩＤを生成するが、改訂後の文書は、改訂前の文書が格納されているフォルダと同じフォルダに格納されるため、改訂前の文書のフォルダＩＤと同じフォルダＩＤ「１」を生成する。次に改訂処理部１４は、文書番号を生成するが、改訂登録では文書番号は更新されないため、改訂前の文書番号と同じ文書番号「ＡＢＣ００１」を生成する。次に改訂処理部１４は版名を生成する。ここで、前記文書は改訂が行われているため版名として「改訂Ａ」を生成する。ここで版名は、「初版」、「改訂Ａ」となっているが、「１」、「２」のように通し番号としてもよい。
【００２２】
次に、改訂処理部１４は文書属性管理ＤＢ１２に登録された文書番号を検索し、改訂後の文書の文書番号「ＡＢＣ００１」と同一の文書番号を有する文書を選択し（ステップＳＴ２）、最も新しい版名を有する文書を選択する（ステップＳＴ３）。次に文書管理装置１は、図６（Ｂ）に示すように、ステップＳＴ３で選択した文書の文書ＩＤ「１」を、ステップＳＴ１で生成した文書ＩＤ「４」に変更（ステップＳＴ４）し、改訂後の文書の文書ＩＤを、ステップＳＴ３選択した文書ＩＤ「１」に変更（ステップＳＴ５）して文書ＩＤを入れ替えた後、文書ＩＤ、フォルダＩＤ、文書番号、版名及び属性情報を文書属性管理ＤＢ１２へ登録して作業を終了する。
【００２３】
以上のように実施の形態１によれば、文書管理装置１に複数の文書を登録する文書ＤＢ１１と、前記文書毎に付され前記文書へアクセスする際のアドレス情報を構成する文書ＩＤを登録する文書属性管理ＤＢ１２と、文書ＤＢ１１に登録された文書の改訂が行われると、改訂後の文書の文書ＩＤを生成して、従前にアクセスされたアドレス情報を構成する文書ＩＤと入れ替える改訂処理部１４とを備えるようにしたので、文書管理装置１に登録されている文書の改訂が行われても、Ｗｅｂサーバ２側でＵＲＬを変更する作業を必要とせずに最新の改訂文書を閲覧できる効果がある。また、前記ＵＲＬの変更作業を人手で行う必要がないため、ミスの発生がなく、作業のための費用が発生するということもない。
【図面の簡単な説明】
【００２４】
【図１】本発明の実施の形態１による文書管理システムの一例を示すブロック図である。
【図２】文書属性管理データベースの情報の構造を示す図である。
【図３】クライアントコンピュータのモニタ上に表示される画面の一例である。
【図４】実施の形態１による文書管理システムのＵＲＬの構成の一例を示した図である。
【図５】実施の形態１による文書管理システムの動作を示したフローチャートである。
【図６】改訂後の文書を登録する際の文書属性管理データベースの情報の構造を示した図である。
【符号の説明】
【００２５】
１  文書管理装置、２  Ｗｅｂサーバ（サーバ装置）、３  ネットワーク、４  ネットワーク、５  クライアントコンピュータ（端末）、６  文書管理装置サーバ、１１  文書ＤＢ（データベース）、１２  文書属性管理ＤＢ（データベース）、１３  文書登録部、１４  改訂処理部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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