(57)【要約】【課題】流用可能な情報を効率的に検索することを目的とする。【解決手段】ワークフロー２０毎にスキーマ等のデータをワークフロー共有データ２４としてＤＢ１８に記憶すると共に、各ワークフロー２０に従って作成した所属ジョブフロー２２毎に帳票データ等をジョブフロー共有データ２６としてＤＢ１８に予め記憶する。そして、候補選択処理部３６が、ワークフロー２０やジョブフロー２２を識別するためのＩＤを用いて、対応するワークフロー共有データ２４やジョブフロー共有データ２６の検索を行うことによって、流用可能な情報を検索する。【選択図】図３
2008065466.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
所定の業務処理の流れに沿って発生する帳票の発生順序が予め定められた複数種類の業務処理手順を記憶すると共に、前記業務処理手順毎に各帳票が表す帳票データの構成ロジックを含む共有情報を記憶する記憶手段と、
前記記憶手段に記憶された各業務処理手順を識別するための識別情報を取得する取得手段と、
前記記憶手段に記憶された前記業務処理手順の中から、前記取得手段によって取得した前記識別情報に対応する前記業務処理手順を検索して、検索した業務処理手順に対応する前記共有情報を検索する検索手段と、
を備えた文書管理装置。
【請求項２】
前記記憶手段は、前記業務処理手順に所属する各帳票を作成することによって得られる帳票データを更に記憶し、
前記検索手段は、前記識別情報に対応する前記帳票データを更に検索することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記記憶手段は、予め定めた装置全体で共有する全体共有情報を更に記憶し、
前記検索手段は、前記識別情報に対応する前記共有情報または前記帳票データがない場合に、前記全体共有情報を検索結果とすることを特徴とする請求項１又は請求項２に記載の文書管理装置。
【請求項４】
コンピュータに以下の文書管理処理を実行させる文書管理プログラムであって、
前記文書管理処理は、
所定の業務処理の流れに沿って発生する帳票の発生順序が予め定められた複数種類の業務処理手順を記憶すると共に、各前記業務処理手順毎に各帳票が表す帳票データの構成ロジックを含む共有情報を記憶する記憶手段に記憶された各業務処理手順を識別するための識別情報を取得する取得ステップと、
前記記憶手段に記憶された前記業務処理手順の中から、前記取得ステップで取得した前記識別情報に対応する前記業務処理手順を検索して、検索した業務処理手順に対応する前記共有情報を検索する検索ステップと、
を含む文書管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理装置及び文書管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
帳票などの文書を作成する際に、紙や画像データ等の帳票の内容を、意味を持つデータとして表計算ソフトウエアやＸＭＬ（Extensible Markup Language）等の構造化文書に書き出す場合、目視によるデータの入力か、或いは画像の指定範囲を読み込んで入力することが一般的に行われている。
【０００３】
しかしながら、これらの方法では手間が非常にかかることは勿論であるが、一度入力した情報を複数回入力する可能性が高く、工数の無駄がある。大概使用されている帳票などの文書では関連するものが多く、重複した内容を入力する作業が多い。帳票などの内容のデータ化作業は工数削減の需要が高いため、このような複数入力の手間を省くことが望まれている。
【０００４】
一方、文書作成時の手間を省くための様々な技術が提案されており、例えば、特許文献１〜４に記載の技術が提案されている。
【０００５】
特許文献１に記載の技術では、ＸＭＬ等の構造化文書の構成ロジック（以下、スキーマと称す）群を予めデータベースに登録しておき、変換ルール生成要求を受けると、変換しようとする構造化文書と登録済みのスキーマが一致するか否かを検証して、一致する場合にはタグ名の対応関係を変換ルールとし、一致しない場合にはタグ名の同義語を用いたタグ名の対応関係を変換ルールとして追加するようにして、スキーマが異なる文書間の変換を容易に行うことが提案されている。
【０００６】
特許文献２に記載の技術では、複数の構造化文書間のスキーマを変換するための変換ルールの生成要求をユーザ端末から受け取り、この複数の構造化文書のそれぞれのスキーマを取得して、複数の構造化文書のそれぞれのスキーマからタグ名を抽出し、複数の構造化文書間の各タグ名間における類似度を算出して各タグ名について類似度が最も高いタグ名との対応関係を変換ルールとして追加して複数の構造化文書間のスキーマの変換ルールを生成することにより、スキーマが異なる文書間の変換を容易に行うことが提案されている。
【０００７】
特許文献３に記載の技術では、業務処理に関連する複数の参考データを記憶すると共に、複数の参考データについて過去に検索した際に使用した検索条件とその履歴データを記憶しておき、複数の参考データの中から必要とする参考データを検索するための検索条件を、過去に使用した検索条件の履歴データを参照してコンピュータ端末から設定して、設定された検索条件に従って、複数の参考データの中から必要とする参考データを検索することが提案されている。これによって、参考データを簡単且つ効率的に検索できるようにしている。
【０００８】
特許文献４に記載の技術では、受注書を作成する際に、受注番号及び製品番号によりファイル名を作成し、これと同一のファイル名を検索して抽出して利用する。また、近似のファイル名を検索して抽出し、内容を追加または削除して新たな受注書を作成することが提案されている。
【特許文献１】特開２００３−０５８５２３号公報
【特許文献２】特開２００３−２４２１６７号公報
【特許文献３】特開平１０−１８７８４０号公報
【特許文献４】特開平８−１６６７８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００９】
しかしながら、帳票などの文書を作成する際に流用可能な情報を利用して作成しようとすると、関連するグループ等が全データを共有すれば、ほとんどの情報を流用できるようなデータベースとすることが可能となるものの、膨大なデータから流用するデータを検索しなければならないため検索のための処理時間かかってしまう。
【００１０】
本発明は、上記を鑑みて成されたもので、流用可能な情報を効率的に検索することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
上記目的を達成するために請求項１に記載の発明は、所定の業務処理の流れに沿って発生する帳票の発生順序が予め定められた複数種類の業務処理手順を記憶すると共に、前記業務処理手順毎に各帳票が表す帳票データの構成ロジックを含む共有情報を記憶する記憶手段と、前記記憶手段に記憶された各業務処理手順を識別するための識別情報を取得する取得手段と、前記記憶手段に記憶された前記業務処理手順の中から、前記取得手段によって取得した前記識別情報に対応する前記業務処理手順を検索して、検索した業務処理手順に対応する前記共有情報を検索する検索手段と、を備えることを特徴としている。
【００１２】
請求項１に記載の発明によれば、記憶手段には、所定の業務処理の流れに沿って発生する帳票の発生順序が予め定められた複数種類の業務処理手順が記憶されると共に、業務処理手順毎に各帳票が表す帳票データの構成ロジックを含む共有情報が記憶される。
【００１３】
取得手段では、記憶手段に記憶された各業務処理手順を識別するための識別情報が取得される。
【００１４】
そして、検索手段では、記憶手段に記憶された業務処理手順の中から、取得手段によって取得した識別情報に対応する業務処理手順が検索され、検索された業務処理手順に対応する共有情報が検索される。すなわち、業務処理手順を検索キーとして対応する共有情報を検索することができる。
【００１５】
従って、作成する帳票を含む業務処理手順と同一または類似する業務処理手順では、共有情報を流用することが可能なことが多いため、業務処理手順を検索キーとして共有情報を検索することが可能となることによって、流用可能な情報を効率的に検索することができる。
【００１６】
なお、記憶手段は、請求項２に記載の発明のように、業務処理手順に所属する各帳票を作成することによって得られる帳票データを更に記憶するようにしてもよい。この場合には、検索手段は、識別情報に対応する帳票データを更に検索することによって、構成ロジックを含む共有情報だけではなく、帳票データについても流用することが可能となる。
【００１７】
また、記憶手段は、請求項３に記載の発明のように、予め定めた装置全体で共有する全体共有情報を更に記憶するようにしてもよい。この場合には、検索手段は、識別情報に対応する共有情報または帳票データがない場合に、全体共有情報を検索結果として出力する。これによって、少なくとも全体共有情報内のデータを流用することが可能となる。
【００１８】
一方、請求項４に記載の文書管理プログラムは、コンピュータに以下の文書管理処理を実行させる文書管理プログラムであって、前記文書管理処理は、所定の業務処理の流れに沿って発生する帳票の発生順序が予め定められた複数種類の業務処理手順を記憶すると共に、各前記業務処理手順毎に各帳票が表す帳票データの構成ロジックを含む共有情報を記憶する記憶手段に記憶された各業務処理手順を識別するための識別情報を取得する取得ステップと、前記記憶手段に記憶された前記業務処理手順の中から、前記取得ステップで取得した前記識別情報に対応する前記業務処理手順を検索して、検索した業務処理手順に対応する前記共有情報を検索する検索ステップと、を含むことを特徴としている。
【００１９】
請求項４に記載の発明によれば、記憶手段には、所定の業務処理の流れに沿って発生する帳票の発生順序が予め定められた複数種類の業務処理手順が記憶されると共に、各業務処理手順毎に各帳票が表す帳票データの構成ロジックを含む共有情報が記憶され、取得ステップでは、記憶手段に記憶された各業務処理手順を識別するための識別情報を取得する。
【００２０】
そして、検索ステップでは、記憶手段に記憶された業務処理手順の中から、取得ステップで取得した識別情報に対応する業務処理手順を検索し、検索した業務処理手順に対応する共有情報を検索する。すなわち、業務処理手順を検索キーとして対応する共有情報を検索することができる。
【００２１】
従って、作成する帳票を含む業務処理手順と同一または類似する業務処理手順では、共有情報を流用することが可能なことが多いため、業務処理手順を検索キーとして共有情報を検索することが可能となることによって、流用可能な情報を効率的に検索することができる。
【００２２】
なお、記憶手段は、業務処理手順に所属する各帳票を作成することによって得られる帳票データを更に記憶するようにしてもよい。この場合には、検索ステップは、識別情報に対応する帳票データを更に検索することによって、構成ロジックを含む共有情報だけではなく、帳票データについても流用することが可能となる。
【００２３】
また、記憶手段は、予め定めた装置全体で共有する全体共有情報を更に記憶するようにしてもよい。この場合には、検索ステップは、識別情報に対応する共有情報または帳票データがない場合に、全体共有情報を検索結果として出力する。これによって、少なくとも全体共有情報内のデータを流用することが可能となる。
【発明の効果】
【００２４】
以上説明したように本発明によれば、記憶された業務処理手順の中から、取得した識別情報に対応する業務処理手順を検索し、検索された業務処理手順に対応する構成ロジックを含む共有情報を検索して検索結果を出力することによって、業務処理手順を検索キーとして対応する共有情報を検索することができるので、流用可能な共有情報を効率的に検索することができる、という効果がある。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２５】
以下、図面を参照して本発明の実施の形態の一例を詳細に説明する。図１は、本発明の実施の形態に係わる文管理装置を含む文書管理システムの概略構成を示すブロック図である。
【００２６】
ビジネスシーンで帳票を扱う場合、ある程度決まった順序で帳票を作成することが多い。このある程度決まった順序で帳票を作成することをワークフローというが、本実施の形態に係わる文書管理システム１０では、このワークフローを利用して、帳票を作成する際に流用可能な情報を検索するものである。
【００２７】
本発明の実施の形態に係わる文書管理システム１０は、図１に示すように、複数のコンピュータ１２及び本発明の文書管理装置としてのデータベース管理システム（以下ではＤＢ管理システムと称す）１４がネットワーク１６に接続されて構成されている。
【００２８】
なお、本実施の形態では、コンピュータ１２をネットワーク１６に複数接続したものを示すがこれに限るものではなく、コンピュータ１２の代わりに、スキャナ、ファクシミリ、複写機、これらを複合した複合機、メールサーバ、画像処理装置等を接続するようにしてもよい。また、ネットワーク１６は、各種ネットワークを適用することができ、各コンピュータ１２及びＤＢ管理システム１４は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、及びキーボードやマウス等の入力装置を備えた一般的なコンピュータを適用することができる。
【００２９】
ＤＢ管理システム１４には、帳票の発生する順序と共に帳票の構成ロジック（スキーマ）等をワークフローとして記憶するデータベース（以下ではＤＢと称す）１８が接続されている。また、ＤＢ１８には、ワークフローに所属するジョブフローや帳票を表す帳票データ等の各種データが記憶され、各種データは、例えば、ＸＭＬ（Extensible Markup Language）等の構造化文書で記述されたものを適用することができる。
【００３０】
各コンピュータ１２は、例えば、図１に示すように、帳票Ａ〜Ｃの順で各帳票を作成して、ネットワーク１６及びＤＢ管理システム１４を介してＤＢ１８に各帳票を登録する。コンピュータ１２からＤＢ１８に帳票を作成して登録する際には、ＤＢ１８内の登録先（後述する所属ワークフローを識別するための情報やジョブフローを識別するための情報（以下、ＩＤと称す））と共に、帳票データをネットワーク１６を介してＤＢ管理システム１４に送信することによって登録を行う。また、ＤＢ１８に帳票の登録を行う際には、作成した帳票中において共有を制限する部分等を指示して登録するようにしてもよい。なお、各帳票は、単一のコンピュータ１２で作成するようにしてもよいし、複数のコンピュータ１２で順次作成するようにしてもよい。また、各コンピュータ１２は、それぞれ異なる会社のコンピュータ１２とすることもできる。
【００３１】
図２は、ＤＢ管理システム１４に接続されたＤＢ１８の詳細な構成の一例を示す図である。
【００３２】
ＤＢ１８内には、種々の業務処理等に従って発生する帳票を表す帳票データが発生順序と共にワークフロー２０として記憶される。
【００３３】
ワークフロー２０は複数種類のものがＤＢ１８内に記憶され、それぞれ識別するためのＩＤに対応して記憶される。また、各ワークフロー２０に従って実際に帳票を作成して記憶したものが所属ジョブフロー２２としてＤＢ１８内に登録される。各ワークフロー２０内の各所属ジョブフロー２２は所属するワークフロー２０が示す業務処理に従って作成した帳票データやスキーマ等が記憶される。
【００３４】
また、各ワークフロー２０内には、当該ワークフロー２０内で共有可能なスキーマ等のデータがワークフロー共有データ２４として記憶されると共に、各ワークフロー２０内の各所属ジョブフロー２２内には、当該所属ジョブフロー２２内で共有可能なデータがジョブフロー共有データ２６として記憶される。
【００３５】
さらに、全体で共有する情報からなる全体共有データ２８などがＤＢ１８に記憶される。全体共有データ２８としては、例えば、会社名などの全体に対して公開しても差し支えのない情報が記憶される。
【００３６】
そして、ＤＢ１８は、ワークフロー２０、所属ジョブフロー２２、ワークフロー共有データ２４、ジョブフロー共有データ２６などの登録や読出し等の管理はＤＢ管理システム１４によって行われる。
【００３７】
図２では、ＩＤ＝１〜Ｎに対応するワークフロー２０がＤＢ１８に記憶されている一例を示す。詳細には、図２では、ＩＤ＝１のワークフロー２０内のＩＤ＝ＹＹＹに対応する所属ジョブフロー２２として帳票Ａ、帳票Ｂ、帳票Ｃの順の所属ジョブフローが記憶され、ＩＤ＝２のワークフロー２０内のＩＤ＝ＹＹＹに対応する所属ジョブフロー２２として帳票Ｄ、帳票Ｅ、帳票Ｆの順の所属ジョブフロー２２が記憶され、ＩＤ＝Ｎのワークフロー２０内のＩＤ＝ＹＹＹに対応する所属ジョブフロー２２として帳票Ａ、帳票Ｆ、帳票Ｃの順の所属ジョブフロー２２が記憶された例を示す。
【００３８】
図３は、ＤＢ管理システム１４の構成を示すブロック図である。なお、図３では、ＤＢ１８には、図２に対して、更に帳票種類に対応する必要なスキーマが記憶される帳票種類とスキーマ３０が更に記憶されているものを示す。
【００３９】
ＤＢ管理システム１４は、共有データ管理部３２、登録データ管理部３４、及び候補選択処理部３６を備えている。
【００４０】
共有データ管理部３２は、全体共有データ２８、ワークフロー共有データ２４、ジョブフロー共有データ２６、帳票種類と必要なスキーマ３０等に対する情報の追加登録や削除などの処理を行う。また、共有データ管理部３２は、この他に登録した共有情報に対する共有制限等の設定などを行うようにしてもよい。なお、共有情報に対する共有制限などの設定は、各コンピュータ１２からの指示に基づいて行うことが可能である。
【００４１】
登録データ管理部３４は、各コンピュータ１２からの指示に応じてＤＢ１８に対して帳票の登録処理を行う。例えば、ワークフロー２０のＩＤや所属ジョブフロー２２のＩＤが指示された場合には各ＩＤに対応する位置に帳票を登録する。
【００４２】
また、登録データ管理部３４は、コンピュータ１２からの指示に応じて、ＤＢ１８に記憶された、全体共有データ２８、ワークフロー共有データ２４、ジョブフロー共有データ２６、帳票種類とスキーマ３０等の共有情報を読み出して、要求先のコンピュータ１２に返信する。これによって、各コンピュータ１２で帳票を作成する際に、共有情報を参照して流用することで効率的に帳票を作成することが可能となる。
【００４３】
候補選択処理部３６は、コンピュータ１２から登録データ管理部３４を介して要求された共有情報の検索を行う。具体的には、コンピュータ１２は、共有情報の検索を行う際に、検索キーとして、ワークフローＩＤ、ジョブフローＩＤ、帳票種類等の情報を添付して送信することによって共有情報の検索要求を行い、候補選択処理部３６は、検索キーを用いて、必要なデータやスキーマを、自然言語処理を利用してスキーマのタグ名の類似度の算出、或いは予め登録した単語列の辞書等を作成し意味合いの近いものを判別等を行うことによって妥当性の高い候補を選択する。この際に、ワークフロー２０の順序などによって重み付けを行い、より妥当性の高い候補を絞り込む。また、候補選択処理部３６は、要求された共有情報の候補を検索する際に、所属ジョブフロー２２、ワークフロー２０、全体共有データ２８の順で検索を行うことによって、全体を検索するよりも効率的にデータやスキーマの検索を行うことができる。
【００４４】
例えば、候補選択処理部３６は、ワークフロー２０及びジョブフロー２２のＩＤと、帳票の種類と、が共有情報の要求と共に送信された場合には、ＩＤ及び帳票種類に対応するワークフロー共有データ２４を検索すると共に、ＩＤ及び帳票種類に対応するジョブフロー共有データ２６を検索して登録データ管理部３４及びネットワーク１６を介してコンピュータ１２に返信し、ワークフロー２０及びジョブフロー２２のＩＤのみが共有情報の要求と共に送信された場合には、ＩＤに対応するワークフロー共有データ２４を検索すると共に、ＩＤに対応するジョブフロー共有データ２６を検索して登録データ管理部３４及びネットワーク１６を介してコンピュータ１２に返信し、ワークフロー２０のＩＤのみが共有情報の要求と共に送信された場合には、ＩＤに対応するワークフロー共有データ２４を検索して登録データ管理部３４及びネットワーク１６を介してコンピュータ１２に返信し、帳票の種類のみが共有情報の要求と共に送信された場合には、帳票種類に対応するスキーマ等のデータを帳票種類と必要なスキーマ３０から検索して登録データ管理部３４及びネットワーク１６を介してコンピュータ１２に返信し、何れも対応する共有情報がない場合には、全体共有データ２８内の情報を共有情報の検索結果として登録データ管理部３４及びネットワーク１６を介してコンピュータ１２に返信する。これによって、コンピュータ１２側では、返信された情報の中から必要な共有情報を流用して、帳票の作成を行うことが可能となる。
【００４５】
続いて、上述のように構成された本発明の実施の形態に係わる文書管理システムで行われる処理について説明する。
【００４６】
まず始めに、ＤＢ１８に対してワークフロー２０、所属ジョブフロー２２、ワークフロー共有データ２４、ジョブフロー共有データ２６、帳票種類と必要なスキーマ３０、全体共有データ２８等の共有情報を予め登録しておく。例えば、コンピュータ１２等からこれらの共有情報を送信することによって登録する。
【００４７】
そして、コンピュータ１２で帳票を作成する際に、共有情報の要求をＤＢ管理システム１４に対して行うことによって、ＤＢ管理システム１４が流用可能な情報を各共有情報から検索してコンピュータ１２に返信する
ここで、ＤＢ管理システム１４で行われる詳細な処理について説明する。図４は、ＤＢ管理システム１４で行われる共有情報検索処理の流れの一例を示すフローチャートである。なお、図４のフローチャートはＤＢ管理システム１４内のハードウエア処理としてもよいし、ソフトウエアー処理としてもよい。
【００４８】
コンピュータ１２で帳票を作成する際に、流用情報を取得するために、ＤＢ１８に記憶された共有情報の取得要求がなされると、ステップ１００では、登録データ管理部３４によってコンピュータ１２から送信された共有情報取得要求が受信されてステップ１０２へ移行する。
【００４９】
ステップ１０２では、共有情報を取得するための情報として、ワークフロー２０及び所属ジョブフロー２２のＩＤと、帳票種類を受信したか否か登録データ管理部３４によって判定され、該判定が肯定された場合にはステップ１０４へ移行し、否定された場合にはステップ１１０へ移行する。
【００５０】
ステップ１０４では、ＩＤと帳票種類に対応するワークフロー共有データ２４及びジョブフロー共有データ２６が候補選択処理部３６によって検索されてステップ１０６へ移行する。
【００５１】
ステップ１０６では、検索した結果、対象があるか否か候補選択処理部３６によって判定され、該判定が肯定された場合にはステップ１０８へ移行し、否定された場合にはステップ１１２へ移行する。
【００５２】
ステップ１０８では、検索によって得られた、ＩＤと帳票種類に対応するワークフロー共有データ２４及びジョブフロー共有データが、候補選択処理部３６によって登録データ管理部３４及びネットワーク１６を介してコンピュータ１８に返信されて一連の処理を終了する。
【００５３】
また、ステップ１１０では、共有情報を取得するための情報として、ワークフロー２０及び所属ジョブフロー２２のＩＤを受信したか否か登録データ管理部３４によって判定され、該判定が肯定された場合にはステップ１１２へ移行し、否定された場合にはステップ１２０へ移行する。
【００５４】
ステップ１１２では、ＩＤに対応するワークフロー共有データ２４及びジョブフロー共有データ２６が候補選択処理部３６によって検索されてステップ１１４へ移行する。
【００５５】
ステップ１１４では、検索した結果、対象があるか否か候補選択処理部３６によって判定され、該判定が肯定された場合にはステップ１１６へ移行し、否定された場合にはステップ１２０へ移行する。
【００５６】
ステップ１１６では、検索によって得られた、ＩＤに対応するワークフロー共有データ２４及びジョブフロー共有データ２６が、候補選択処理部３６によって登録データ管理部３４及びネットワーク１６を介してコンピュータ１２に返信されて一連の処理を終了する。
【００５７】
また、ステップ１１８では、共有情報を取得するための情報として、ワークフロー２０のＩＤのみを受信したか否か登録データ管理部３４によって判定され、該判定が肯定された場合にはステップ１２０へ移行し、否定された場合にはステップ１２８へ移行する。
【００５８】
ステップ１２０では、ワークフロー２０のＩＤに対応するワークフロー共有データ２４が候補選択処理部３６によって検索されてステップ１２２へ移行する。
【００５９】
ステップ１２２では、検索した結果、対象があるか否か候補選択処理部３６によって判定され、該判定が肯定された場合にはステップ１２４へ移行し、否定された場合にはステップ１２８へ移行する。
【００６０】
ステップ１２４６では、検索によって得られたＩＤに対応するワークフロー共有データ２４が、候補選択処理部３６によって登録データ管理部３４及びネットワーク１６を介してコンピュータ１２に返信されて一連の処理を終了する。
【００６１】
また、ステップ１２６では、共有情報を取得するための情報として、コンピュータ１２で作成しようとする帳票種類のみを受信したか否か登録データ管理部３４によって判定され、該判定が肯定された場合にはステップ１２８へ移行し、否定された場合にはステップ１３４へ移行する。
【００６２】
ステップ１２８では、帳票種類に対応するスキーマが候補選択処理部３６によって帳票種類と必要なスキーマ３０から検索されてステップ１３０へ移行する。
【００６３】
ステップ１３０では、検索した結果、対象があるか否か候補選択処理部３６によって判定され、該判定が肯定された場合にはステップ１３２へ移行し、否定された場合にはステップ１３４へ移行する。
【００６４】
ステップ１３２では、検索によって得られた帳票種類に対応する帳票種類と必要なスキーマ３０が、候補選択処理部３６によって登録データ管理部３４及びネットワーク１６を介してコンピュータ１２に返信されて一連の処理を終了する。
【００６５】
一方、コンピュータ１２から要求されたものが上記の何れにも該当するものがない場合には、ステップ１３４へ移行して、全体共有データ２８内の情報が候補選択処理部３６によって登録データ管理部３４及びネットワーク１６を介してコンピュータ１２に返信されて一連の処理を終了する。
【００６６】
このように本発明の実施の形態に係わる文書管理システム１０では、ワークフロー２０や所属ジョブフロー２２毎の共有スキーマを参照することで、分類数や種類が限定されるので、ＤＢ１８内のスキーマやデータと整合性をとるよりも精度が高いと共に、処理コストが低く帳票内の情報の流用が可能となる。
【００６７】
また、候補選択処理部３６によって検索した共有情報の候補が誤った他の候補を挙げたとしても、候補を再度検索する際には候補を全体から検索するよりも処理が少なくすることができる。
【００６８】
なお、本発明の実施の形態に係わるＤＢ管理システム１４は、過去の帳票作成時に行ったスキーマの変換等をログとして記憶するようにして、次に同じワークフロー２０の帳票を作成する際には、同じワークフロー２０であることを認識させることにより、ＤＢ１８の記憶領域を検索するだけでスキーマ変換やデータ流用を自動的に実行させるようにしてもよい。また、所属ジョブフロー２２自体でも関連付けを行っているので、所属ジョブフローを２２指定した場合に、後工程先工程に関わらず、修正や構成の改変を全行程に反映するようにしてもよい。
【００６９】
図５は、本発明の文書管理装置の機能をコンピュータプログラムで実現した場合におけるコンピュータプログラム及びそのコンピュータプログラムを格納した記憶媒体とコンピュータの一例の説明図である。図中、５０はプログラム、５２はコンピュータ、５４は光磁気ディスク、５６は光ディスク、５８は磁気ディスク、６０はメモリ、６２は内部メモリ、６６は読取部、７０はハードディスク、６８、７４はインタフェース、７２は通信部である。
【００７０】
上述の実施の形態で説明した本発明の文書管理装置の各部の機能の一部または全部を、コンピュータにより実行可能なプログラム５０によって実現することが可能である。その場合、そのプログラム５０及びそのプログラムが用いるデータなどは、コンピュータが読み取り可能な記憶媒体に記憶することも可能である。記憶媒体としては、コンピュータのハードウエア資源に備えられている読取部６６に対して、プログラムの記述内容に応じて、磁気、光、電気等のエネルギーの変化状態を引き起こして、それに対応する信号の形式で、読取部６６にプログラムの記述内容を伝達できるものである。例えば、光磁気ディスク５４、光ディスク５６（ＣＤやＤＶＤなどを含む）、磁気ディスク５８、メモリ６０（ＩＣカード、メモリカードなどを含む）等である。もちろんこれらの記憶媒体は、可搬型に限られるものではない。
【００７１】
これらの記憶媒体にプログラム５０を格納しておき、例えばコンピュータ５２の読取部６６あるいはインタフェース７４にこれらの記憶媒体を装着することによって、コンピュータからプログラム５０を読み出し、内部メモリ６２またはハードディスク７０に記憶し、ＣＰＵ６４によってプログラム５０を実行することによって、本発明の文書管理装置の機能を実現することができる。あるいは、ネットワークなどを介してプログラム５０をコンピュータ５２に転送し、コンピュータ５２では通信部７２でプログラム５０を受信して内部メモリ６２またはハードディスク７０に記憶し、ＣＰＵ６４によってプログラム５０を実行することによって、本発明の文書管理装置の機能を実現してもよい。なお、コンピュータ５２には、このほかインタフェース６８を介して様々な装置と接続することができ、例えば情報を表示する表示装置やユーザが情報を入力する入力装置等も接続されている。
【００７２】
もちろん、一部の機能についてハードウエアによって構成することもできるし、すべてをハードウエア構成としてもよい。あるいは、他の構成とともに本発明も含めたプログラムとして構成することも可能である。
【図面の簡単な説明】
【００７３】
【図１】本発明の実施の形態に係わる文管理装置を含む文書管理システムの概略構成を示すブロック図である。
【図２】ＤＢ管理システムに接続されたＤＢの詳細な構成の一例を示す図である。
【図３】ＤＢ管理システムの構成を示すブロック図である。
【図４】ＤＢ管理システムで行われる共有情報検索処理の流れの一例を示すフローチャートである。
【図５】本発明の文書管理装置の機能をコンピュータプログラムで実現した場合におけるコンピュータプログラム及びそのコンピュータプログラムを格納した記憶媒体とコンピュータの一例の説明図である。
【符号の説明】
【００７４】
１０    文書管理システム
１４    ＤＢ管理システム
１８    ＤＢ
２０    ワークフロー
２２    所属ジョブフロー
２４    ワークフロー共有データ
２６    ジョブフロー共有データ
２８    全体共有データ
３４    登録データ管理部
３６    候補選択処理部
【図１】
2008065466.tif 000003
【図２】
2008065466.tif 000004
【図３】
2008065466.tif 000005
【図４】
2008065466.tif 000006
【図５】
2008065466.tif 000007