(57)【要約】【課題】返信を要求するようなデータの同報送信が複数回行われた場合であっても、特定の同報送信に対応する返信用のデータを、手間をかけずに探し出せるようにする。【解決手段】MFP２は、ユーザＡから返信を要するデータをグループボックスＧＢ２で受け付けたとき、ユーザＡの個人ボックスに返信ボックスを作成するとともに、受け付けたデータに返信ボックスＩＤを添付してグループ員Ｂ及びグループ員Ｃの個人ボックス宛に同報送信する。MFP２は、さらに、グループ員Ｂ及びグループ員Ｃから返信ボックスＩＤを伴うデータをグループボックスＧＢ２で受け付けたとき、返信ボックスＩＤにより特定される返信ボックスに、受け付けたデータを保存する。【選択図】図７
2008134737.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の宛先にデータを同報送信する同報送信手段と、
前記同報送信手段による同報送信に固有のボックスを作成するボックス作成手段と、
前記ボックス作成手段により作成されたボックスを特定するボックス特定情報を、前記複数の宛先に通知するボックス特定情報通知手段と、
前記ボックス特定情報通知手段により通知されたボックス特定情報を伴うデータを受け付けたとき、当該ボックス特定情報により特定されるボックスに、受け付けたデータを保存する保存手段と
を備えることを特徴とするデータ管理装置。
【請求項２】
前記データ管理装置は、さらに、前記同報送信手段により同報送信されるデータが返信を要するデータであるか否かを示す返信要否情報を取得する返信要否情報取得手段を備え、
前記ボックス作成手段は、前記返信要否情報取得手段により取得された返信要否情報が返信を要するデータであることを示す場合にのみボックスを作成すること
を特徴とする請求項１に記載のデータ管理装置。
【請求項３】
前記データ管理装置は、さらに、前記同報送信手段により同報送信されたデータを提供したユーザの個人ボックスを特定する個人ボックス特定手段を備え、
前記ボックス作成手段は、前記個人ボックス特定手段により特定された個人ボックス内に、前記同報送信手段による同報送信に固有のボックスを作成すること
を特徴とする請求項１に記載のデータ管理装置。
【請求項４】
前記データ管理装置は、さらに、前記同報送信手段によりデータが同報送信されてから所定の期間が経過するまでに前記複数の宛先のうちのいずれかから前記特定情報通知手段により通知されたボックス特定情報を伴うデータを受け付けていない場合に、当該データを受け付けていない宛先にその旨を通知するデータ不受理通知手段を備えること
を特徴とする請求項１に記載のデータ管理装置。
【請求項５】
前記ボックス作成手段は、前記同報送信手段により同報送信されたデータと当該同報送信に固有のボックスとを関連付けること
を特徴とする請求項１に記載のデータ管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、データを管理するデータ管理装置に関し、特に、同報送信されたデータに応答して複数の宛先から返信されたデータを管理する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
最近のMFP(Multi Function Peripheral)は、ボックス機能を用いて文書や画像などのデータを保存するなど、データ管理装置としての役割も果たすようになってきている。ボックスには、ユーザ毎に割り当てられる個人ボックス、ユーザ全員が使用できる共有ボックス、特定のグループ員が使用できるグループボックス等がある。
また特許文献１は、ボックスにデータが保存されたとき、ボックス毎に設定されている所定の処理をそのデータに施す技術を開示している。この技術を応用することにより、グループボックスにデータが保存されたとき、各グループ員にそのデータを同報送信するようなデータ管理装置を実現することができる。このようなデータ管理装置を用いれば、グループ員に別々にデータを送信する場合に比べて、ユーザの手間を省くことができる。
【特許文献１】特開２００３−２８０９６１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
一般に同報送信されるデータのなかには、アンケートや質問状などを内容とする文書データのように、各グループ員からの返信を要するようなデータもある。従来、このような場合には、各グループ員は送信元のユーザの個人ボックス宛に返信用のデータを送信することにより、送信元のユーザの要求に応えている。
しかしながら、上記従来技術では、返信を要するようなデータの同報送信が複数回行われた場合、送信元のユーザの個人ボックスには、各グループ員からの返信用のデータが同報送信の回数分だけ混在することになる。そうすると、送信元のユーザが特定の同報送信に対応する返信用のデータを閲覧しようとするとき、各グループ員からの返信用のデータをひとつずつ探し出さなければならず、手間がかかる。
【０００４】
そこで本発明は、返信を要求するようなデータの同報送信が複数回行われた場合であっても、特定の同報送信に対応する返信用のデータを、手間をかけずに探し出すことができるデータ管理装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上記目的を達成するために本発明に係るデータ管理装置は、複数の宛先にデータを同報送信する同報送信手段と、前記同報送信手段による同報送信に固有のボックスを作成するボックス作成手段と、前記ボックス作成手段により作成されたボックスを特定するボックス特定情報を、前記複数の宛先に通知するボックス特定情報通知手段と、前記ボックス特定情報通知手段により通知されたボックス特定情報を伴うデータを受け付けたとき、当該ボックス特定情報により特定されるボックスに、受け付けたデータを保存する保存手段とを備える。
【０００６】
なお本明細書では「ボックスを作成する」とは、データ管理装置が主導してボックスを作成することを意味し、データ管理装置が自装置内にボックスを作成することを含むほか、データ管理装置がボックス作成命令を発行することによりデータ管理装置以外の装置にボックスを作成させることを含むものとする。
また本明細書では「データを保存する」とは、データ管理装置が主導してデータを保存することを意味し、データ管理装置が自装置内にデータを保存することを含むほか、データ管理装置がデータ保存命令を発行することによりデータ管理装置以外の装置にデータを保存させることを含むものとする。
【発明の効果】
【０００７】
上記構成によれば、同報送信が複数回行われた場合、その回数分だけボックスが作成され、各回の同報送信されたデータに対応するデータは、各回の同報送信に固有のボックスに保存される。このように返信用のデータは同報送信毎のボックスに分類して保存されるため、ユーザは特定の同報送信に対応する返信用のデータをまとめて探し出すことができ、ユーザの手間を省くことができる。
【０００８】
また、前記データ管理装置は、さらに、前記同報送信手段により同報送信されるデータが返信を要するデータであるか否かを示す返信要否情報を取得する返信要否情報取得手段を備え、前記ボックス作成手段は、前記返信要否情報取得手段により取得された返信要否情報が返信を要するデータであることを示す場合にのみボックスを作成することとしてもよい。
【０００９】
同報送信されたデータのなかには返信を必要としないデータもある。上記構成によれば、返信を必要とするデータの場合にのみボックスを作成するので、無駄にボックスが作成されることを防止することができる。
また、前記データ管理装置は、さらに、前記同報送信手段により同報送信されたデータを提供したユーザの個人ボックスを特定する個人ボックス特定手段を備え、前記ボックス作成手段は、前記個人ボックス特定手段により特定された個人ボックス内に、前記同報送信手段による同報送信に固有のボックスを作成することとしてもよい。
【００１０】
上記構成によれば、送信元のユーザの個人ボックス内に、同報送信に固有のボックスが作成される。したがって、送信元のユーザは、同報送信されたデータに応答するデータに容易にアクセスすることができる。
また、前記データ管理装置は、さらに、前記同報送信手段によりデータが同報送信されてから所定の期間が経過するまでに前記複数の宛先のうちのいずれかから前記特定情報通知手段により通知されたボックス特定情報を伴うデータを受け付けていない場合に、当該データを受け付けていない宛先にその旨を通知するデータ不受理通知手段を備えることとしてもよい。
【００１１】
上記構成によれば、同報送信されたデータに応答するデータを受け付けていない宛先にその旨が通知される。したがって、そのような宛先のユーザに注意喚起することができる。
また、前記ボックス作成手段は、前記同報送信手段により同報送信されたデータと当該同報送信に固有のボックスとを関連付けることとしてもよい。
【００１２】
上記構成によれば、ユーザはどの返信ボックスにどの同報送信に対応して返信されたデータが保存されているのかを容易に判別することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
本発明を実施するための最良の形態を、図面を参照して詳細に説明する。
＜構成＞
図１は、本発明に係るデータ管理装置の動作環境を示す図である。
MFP１、MFP２、MFP３、PC１、PC２及びPC３がネットワークを介して接続されている。MFP１はユーザＡの個人ボックスを有し、MFP２はグループ員Ｂの個人ボックスを有し、MFP３はグループ員Ｃの個人ボックスを有する。MFP２は、さらにグループ員Ｂ及びグループ員Ｃが使用することができるグループボックスを有する。ここではMFP２が本発明に係るデータ管理装置として機能することとして説明する。
【００１４】
図２は、本発明に係るデータ管理装置のハードウェア構成を示す図である。
データ管理装置１０は、操作部１１、ディスプレイ部１２、スキャナ部１３、プリンタ部１４、給紙装置１５、通信インターフェイス１６、ドキュメントフィーダ１７、ＣＰＵ１８、ＲＯＭ１９、ハードディスク２０及びＲＡＭ２１を備える。データ管理装置１０は、ＣＰＵ１８がＲＯＭ１９、ハードディスク２０及びＲＡＭ２１に記憶されているプログラムを実行することにより、データ管理機能をはじめ、スキャナ機能、プリント機能、通信機能等を実現する。
＜動作＞
以下、データ管理装置１０の動作について説明する。
【００１５】
図３は、本発明に係るグループボックス管理処理を示す図である。
データ管理装置１０は、グループボックスにデータを受け付けるまでグループボックス管理処理の実行を待機している（ステップＳ１１：ＮＯ）。データ管理装置１０は、グループボックスにデータを受け付けたとき（ステップＳ１１：ＹＥＳ）、受け付けたデータが返信用のデータでなければ（ステップＳ１２：ＮＯ）同報送信処理を実行し（ステップＳ１３）、受け付けたデータが返信用のデータであれば（ステップＳ１２：ＹＥＳ）返信処理を実行する（ステップＳ１４）。ここで返信用のデータであるか否かは、後述する返信ボックスＩＤがデータに添付されているか否かにより判断される。データ管理装置１０は、返信ボックスＩＤがデータに添付されていれば、そのデータは返信用のデータであると判断する。
【００１６】
図４は、本発明に係る同報送信処理を示す図である。
データ管理装置１０は、受け付けたデータが各グループ員から返信を要求するデータであるか否かを判断する（ステップＳ２１）。返信を要求するデータであるか否かは、受け付けたデータに添付されている返信要否情報に基づいて判断される。返信要否情報を返信要に設定するか返信不要に設定するかは、当該データを送信した送信元のユーザにより定められる。
【００１７】
データ管理装置１０は、受け付けたデータが返信を要求するデータであれば（ステップＳ２１：ＹＥＳ）、送信元のユーザの個人ボックスを特定し（ステップＳ２２）、特定された個人ボックス内に返信ボックスを作成する（ステップＳ２３）。個人ボックスの特定は、例えば、ユーザ毎に個人ボックスの所在を示す情報が登録されているリストを用いることにより実現される。このリストは、データ管理装置１０に保有されていることとしてもよいし、ネットワークに接続されているサーバ装置に保有されていることとしてもよい。
【００１８】
次に、データ管理装置１０は、受け付けたデータに返信ボックスＩＤと返信期限情報とを添付して（ステップＳ２４）、グループ員の個人ボックス宛に同報送信する（ステップＳ２５）。返信ボックスＩＤは、データ管理装置１０により割り当てられる。またデータ管理装置１０は、返信ボックス管理リストを保有しており、返信ボックスＩＤに対応付けて当該返信ボックスの所在を示す情報及び返信期限情報を登録する。返信期限情報は、データを送信した送信元のユーザにより定められる。
【００１９】
一方、データ管理装置１０は、受け付けたデータが返信を要求しないデータであれば（ステップＳ２１：ＮＯ）、ステップＳ２２からＳ２４をスキップして、受け付けたデータをグループ員の個人ボックス宛に同報送信する（ステップＳ２５）。
図５は、本発明に係る返信処理を示す図である。
データ管理装置１０は、返信ボックスＩＤを伴うデータを送信した送信元のユーザを上述の返信ボックス管理リストに返信済登録する（ステップＳ３１）。
【００２０】
次に、データ管理装置１０は、返信ボックス管理リストを参照することにより、返信ボックスＩＤから返信ボックスの所在を特定し（ステップＳ３２）、特定された返信ボックスに、受け付けたデータを保存する（ステップＳ３３）。
図６は、本発明に係る期限管理処理を示す図である。
データ管理装置１０は、返信期限情報に示される返信期限が到来すれば（ステップＳ４１：ＹＥＳ）、未返信のグループ員を特定する（ステップＳ４２）。未返信のグループ員であるか否かは、返信ボックス管理リストに返信済登録されているか否かにより判断される。
【００２１】
データ管理装置１０は、未返信のグループ員が存在しなければ（ステップＳ４３：ＮＯ）、データを送信した送信元のユーザ（依頼元のユーザ）に返信完了通知を行う（ステップＳ４４）。
一方、データ管理装置１０は、未返信のグループ員が存在すれば（ステップＳ４３：ＹＥＳ）、特定された未返信のグループ員に督促通知（初回）を行うとともに依頼元のユーザに返信状況通知（初回）を行う（ステップＳ４５）。さらに、データ管理装置１０は、初回の督促通知及び返信状況通知を行った後、返信期限情報に示される超過期限が到来すれば（ステップＳ４６：ＹＥＳ）、未返信のグループ員を特定する（ステップＳ４７）。このとき、データ管理装置１０は、未返信のグループ員が存在しなければ（ステップＳ４８：ＮＯ）、依頼元のユーザに返信完了通知を行い（ステップＳ４９）、未返信のグループ員が存在すれば（ステップＳ４８：ＹＥＳ）、特定された未返信のグループ員に督促通知（最終）を行うとともに依頼元のユーザに返信状況通知（最終）を行う（ステップＳ５０）。
＜動作例＞
以下、データ管理装置１０の動作例を説明する。
【００２２】
図７は、本発明に係るデータ管理装置の動作例を示す図である。
ここに示されているのは、ユーザＡがグループ員Ｂ及びグループ員Ｃに返信を要するデータを同報送信する場面である。
ユーザＡ（ユーザＩＤ：０５９３２）は、MFP１の個人ボックスに保存されているデータ（依頼文書１）をMFP２のグループボックス（ＧＢ２）宛に送信させる。そのためにユーザＡは、MFP１の操作部１１を用いて、送信するデータ（依頼文書１）、宛先（ＧＢ２）、返信要否情報（返信要）、及び返信期限情報（２００６．０７．３１）を設定する。これらの設定が終了したとき、MFP１のディスプレイ部１２に図９に示す表示が行われる。
【００２３】
MFP２は、グループボックス（ＧＢ２）に返信を要するデータ（依頼文書１）を受け付けたとき、MFP１のユーザＡの個人ボックス内に返信ボックス（返信ボックスＩＤ：０５９３２＿００１）を作成する。それとともに、受け付けたデータ（依頼文書１）に返信ボックスＩＤ（０５９３２＿００１）及び返信期限情報（２００６．０７．３１）を添付して、グループ員Ｂ及びグループ員Ｃの個人ボックス宛に送信する。
【００２４】
これによりグループ員Ｂ及びグループ員Ｃは、自己の個人ボックスに保存されたデータ（依頼文書１）を取得することができる。さらに、返信ボックスＩＤ（０５９３２＿００１）及び返信期限情報（２００６．０７．３１）を知ることができる。
図８は、本発明に係るデータ管理装置の動作例を示す図である。
ここに示されているのは、同報送信を受けたグループ員Ｂ及びグループ員ＣがユーザＡに返信する場面である。
【００２５】
グループ員Ｂは、MFP２の個人ボックスに保存されているデータ（返信文書１）に返信ボックスＩＤ（０５９３２＿００１）を伴わせてMFP２のグループボックス（ＧＢ２）宛に送信させる。そのためにグループ員Ｂは、MFP２の操作部１１を用いて、送信するデータ（返信文書１）、宛先（ＧＢ２）、返信ボックスＩＤ（０５９３２＿００１）を設定する。これらの設定が終了したとき、MFP２のディスプレイ部１２に図１０に示す表示が行われる。
【００２６】
一方、グループ員Ｃは、MFP３の個人ボックスに保存されているデータ（返信文書２）に返信ボックスＩＤ（０５９３２＿００１）を伴わせてMFP２のグループボックス（ＧＢ２）宛に送信させる。そのためにグループ員Ｃは、MFP３の操作部１１を用いて、送信するデータ（返信文書２）、宛先（ＧＢ２）、返信ボックスＩＤ（０５９３２＿００１）を設定する。
【００２７】
MFP２は、グループボックス（ＧＢ２）に返信ボックスＩＤ（０５９３２＿００１）を伴うデータ（返信文書１、返信文書２）を受け付けたとき、返信ボックスＩＤ（０５９３２＿００１）から返信ボックスの所在を特定し、特定した返信ボックスにデータ（返信文書１、返信文書２）を保存する。
これによりユーザＡは、自己の個人ボックス内の返信ボックスに保存されたデータ（返信文書１、返信文書２）を取得することができる。返信ボックスは、同報送信が複数回行われた場合その回数分だけ作成され、各回の同報送信されたデータに対応するデータは、各回の同報送信に固有のボックスに保存される。このように返信用のデータは同報送信毎のボックスに分類して保存されるため、ユーザＡは特定の同報送信に対応する返信用のデータをまとめて探し出すことができ、ユーザＡの手間を省くことができる。
【００２８】
以上、本発明に係るデータ管理装置について、実施の形態に基づいて説明したが、本発明はこれらの実施の形態に限られない。例えば、以下のような変形例が考えられる。
（１）実施の形態に示す動作例では、ユーザＡは、MFP１の操作部１１を用いて、送信するデータ（依頼文書１）、宛先（ＧＢ２）、返信要否情報（返信要）、及び返信期限情報（２００６．０７．３１）を設定し、データを送信することとしているが、本発明はこの例に限られない。例えば、ユーザＡが、PC１を用いて、送信するデータ（依頼文書１）、宛先（ＧＢ２）、返信要否情報（返信要）、及び返信期限情報（２００６．０７．３１）を設定し、電子メールでMFP２にデータを送信することとしてもよい。電子メールの利用は、MFP２のメールアドレスをメールヘッダに書き込み、送信するデータ（依頼文書１）をメール本文に添付し、宛先（ＧＢ２）、返信要否情報（返信要）、及び返信期限情報（２００６．０７．３１）をメール本文又はメールヘッダに書き込むことで実現することができる。
（２）実施の形態に示す動作例では、グループ員Ｂは、MFP２の操作部１１を用いて、送信するデータ（返信文書１）、宛先（ＧＢ２）及び返信ボックスＩＤ（０５９３２＿００１）を設定し、データを送信することとしているが、本発明はこの例に限られない。例えば、グループ員Ｂが、PC２を用いて、送信するデータ（返信文書１）、宛先（ＧＢ２）及び返信ボックスＩＤ（０５９３２＿００１）を設定し、電子メールでMFP２にデータを送信することとしてもよい。電子メールの利用は、MFP２のメールアドレスをメールヘッダに書き込み、送信するデータ（返信文書１）をメール本文に添付し、宛先（ＧＢ２）及び返信ボックスＩＤ（０５９３２＿００１）をメール本文又はメールヘッダに書き込むことで実現することができる。
（３）実施の形態では、同報送信されたデータと作成された返信ボックスとの関連付けを行っていないが、これらを関連付けることとしてもよい。例えば、データ管理装置１０が同報送信されたデータを返信ボックスに保存したり、データ管理装置１０が同報送信されたデータのファイル名を返信ボックスＩＤに反映させたりすることにより、同報送信されたデータと作成された返信ボックスとを関連付けることができる。このようにすれば、依頼元のユーザは、どの返信ボックスにどの同報送信に対応して返信されたデータが保存されているのかを容易に判別することができる。
（４）実施の形態では、送信元のユーザの個人ボックス内に返信用ボックスを作成しているが、本発明は、送信元のユーザがアクセス可能であれば、どこに返信用ボックスを作成しても構わない。
【産業上の利用可能性】
【００２９】
本発明はMFP等に利用することができる。
【図面の簡単な説明】
【００３０】
【図１】本発明に係るデータ管理装置の動作環境を示す図である。
【図２】本発明に係るデータ管理装置のハードウェア構成を示す図である。
【図３】本発明に係るグループボックス管理処理を示す図である。
【図４】本発明に係る同報送信処理を示す図である。
【図５】本発明に係る返信処理を示す図である。
【図６】本発明に係る期限管理処理を示す図である。
【図７】本発明に係るデータ管理装置の動作例を示す図である。
【図８】本発明に係るデータ管理装置の動作例を示す図である。
【図９】本発明に係るデータ管理装置のディスプレイ部における表示例を示す図である。
【図１０】本発明に係るデータ管理装置のディスプレイ部における表示例を示す図である。
【符号の説明】
【００３１】
１０    データ管理装置
１１    操作部
１２    ディスプレイ部
１３    スキャナ部
１４    プリンタ部
１５    給紙装置
１６    通信インターフェイス
１７    ドキュメントフィーダ
１８    ＣＰＵ
１９    ＲＯＭ
２０    ハードディスク
２１    ＲＡＭ
【図１】
2008134737.tif 000003
【図２】
2008134737.tif 000004
【図３】
2008134737.tif 000005
【図４】
2008134737.tif 000006
【図５】
2008134737.tif 000007
【図６】
2008134737.tif 000008
【図７】
2008134737.tif 000009
【図８】
2008134737.tif 000010
【図９】
2008134737.tif 000011
【図１０】
2008134737.tif 000012