(57)【要約】【課題】ユーザ毎に複製の制限をコントロールしてセキュリティの向上を図った画像形成装置とその制御方法、及び文書管理システムを提供する。【解決手段】無線タグユニットが貼り付けられた原稿から、原稿画像及び無線タグユニットのデータを読み取る読み取り部と、読取った原稿画像を複製処理する複製部と、ユーザ用のセキュリティレベルを表す第1のデータを含むユーザ情報が登録されたデータベースと、ユーザが原稿の複製をする際にユーザ情報をもとにユーザ認証を行う認証部と、無線タグユニットに管理用のセキュリティレベルを表す第２のデータが記憶されている場合に、第１，第２のデータの比較結果及びユーザ認証結果をもとに複製の可否を判断して複製部を制御する制御部と、を具備し、複製が許可されたときに、予め設定された処理機能を用いて複製を行う。【選択図】  図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
無線タグユニットが貼り付けられた原稿から、原稿画像及び前記無線タグユニットに記憶されたデータを読み取る読み取り部と、
前記読み取り部で読取った原稿画像を複製処理するための複製部と、
前記画像形成装置を使用可能なユーザ毎に、ユーザ用のセキュリティレベルを表す第1のデータを含むユーザ情報が登録されたデータベースと、
ユーザが前記原稿の複製を実行する際に、前記データベースに登録されたユーザ情報をもとにユーザ認証を行う認証部と、
前記無線タグユニットに管理用のセキュリティレベルを表す第２のデータが記憶されている場合に、前記第１のデータと前記第２のデータとの比較結果及び前記ユーザ認証結果をもとに前記原稿の複製の可否を判断して前記複製部を制御する制御部と、を具備し、
複製が許可されたときに、予め設定された処理機能を用いて複製を行うように制御することを特徴とする画像形成装置。
【請求項２】
前記読み取り部は、前記原稿から原稿画像を読取るスキャナと、前記無線タグユニットに記憶されたデータを読み取る無線タグリーダとから成ることを特徴とする請求項１記載の画像形成装置。
【請求項３】
前記画像形成装置は、ネットワークインタフェースを介して管理者端末と接続可能であって、前記ユーザ認証の結果又は前記第１のデータと前記第２のデータとの比較結果をもとに、前記原稿の複製が許可されていないユーザが複製を試みた場合に、前記管理者端末に通知することを特徴とする請求項１記載の画像形成装置。
【請求項４】
前記管理者端末は文書管理者の端末であって、前記無線タグユニットに記憶されたデータにはさらに文書管理者のデータが記憶され、前記原稿の複製が許可されていないユーザが複製を試みた場合に、前記文書管理者に通知することを特徴とする請求項３記載の画像形成装置。
【請求項５】
前記画像形成装置はネットワークインタフェースを介してサーバと接続可能であって、前記データベースを前記サーバに設けたことを特徴とする請求項１記載の画像形成装置。
【請求項６】
前記データベースに登録されたユーザ用のセキュリティレベルは、複数の段階レベルで表され、ユーザ毎にいずれか１つの段階レベルが設定されたことを特徴とする請求項１記載の画像形成装置。
【請求項７】
前記無線タグユニットには、前記第２のデータのほかに文書作成日、又は機密保持期限が記憶されていることを特徴とする請求項１記載の画像形成装置。
【請求項８】
原稿画像を複製処理するための複製部を備え、
画像形成装置を使用可能なユーザ毎に、ユーザ用のセキュリティレベルを表す第1のデータを含むユーザ情報をデータベースに登録し、
ユーザが前記原稿の複製を実行する際に、前記データベースに登録されたユーザ情報をもとにユーザ認証を行い、
無線タグユニットが貼り付けられた原稿から、原稿画像及び前記無線タグユニットに記憶されたデータを読み取り、
前記無線タグユニットに管理用のセキュリティレベルを表す第２のデータが記憶されている場合に、前記第１のデータと前記第２のデータとの比較結果及び前記ユーザ認証結果をもとに前記原稿の複製の可否を判断して前記複製部を制御し、
複製が許可されたときに、予め設定された処理機能を用いて複製を行うことを特徴とする画像形成装置の制御方法。
【請求項９】
前記画像形成装置を、ネットワークインタフェースを介して管理者端末と接続し、
前記ユーザ認証の結果又は前記第１のデータと前記第２のデータとの比較結果をもとに、前記原稿の複製が許可されていないユーザが複製を試みた場合に、前記管理者端末に通知することを特徴とする請求項８記載の画像形成装置の制御方法。
【請求項１０】
記管理者端末は文書管理者の端末とし、前記無線タグユニットにはさらに文書管理者のデータを記憶し、
前記原稿の複製が許可されていないユーザが複製を試みた場合に、前記無線タグユニットに記憶された文書管理者のデータを用いて前記文書管理者に通知することを特徴とする請求項９記載の画像形成装置の制御方法。
【請求項１１】
前記データベースには、複数の段階レベルで表されるユーザ用のセキュリティレベルを登録し、ユーザ毎にいずれか１つの段階のセキュリティレベルを登録することを特徴とする請求項８記載の画像形成装置の制御方法。
【請求項１２】
前記無線タグユニットに、前記第２のデータのほかに文書作成日、又は機密保持期限を記憶することを特徴とする請求項８記載の画像形成装置の制御方法。
【請求項１３】
無線タグユニットを原稿に貼り付け、前記無線タグユニットに記憶されたデータを利用して前記原稿を管理する文書管理システムであって、
原稿画像及び前記無線タグユニットに記憶されたデータを読み取り可能な読み取り部と、
前記読み取り部で読取った原稿画像を複製処理するための複製部と、
予め設定したユーザのデータと、それぞれのユーザ用のセキュリティレベルを表す第1のデータとを含むユーザ情報が登録されたサーバと、
ユーザが前記原稿の複製を実行する際に、前記サーバに登録されたユーザ情報をもとにユーザ認証を行う認証部と、
前記無線タグユニットに管理用のセキュリティレベルを表す第２のデータが記憶されている場合に、前記第１のデータと前記第２のデータとの比較結果及び前記ユーザ認証結果をもとに前記原稿の複製の可否を判断し、前記複製部を制御する制御部とを具備し、
複製が許可されたユーザに対して予め設定された処理機能を用いて複製の実行を可能にしたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項１４】
前記文書管理システムは、ネットワークインタフェースを介して接続された管理者端末を含み、前記ユーザ認証の結果又は前記第１のデータと前記第２のデータとの比較結果をもとに、前記原稿の複製が許可されていないユーザが複製を試みた場合に、前記管理者端末に通知することを特徴とする請求項１３記載の文書管理システム。
【請求項１５】
前記管理者端末は文書管理者の端末であって、前記無線タグユニットに記憶されたデータにはさらに文書管理者のデータが記憶され、前記原稿の複製が許可されていないユーザが複製を試みた場合に、前記文書管理者に通知することを特徴とする請求項１４記載の文書管理システム。
【請求項１６】
前記データベースには、前記ユーザ情報として、さらにユーザ毎に設定された複製の処理機能の種別を表す種別データが登録され、
前記制御部は、前記種別データをもとに認証されたユーザに許可された処理機能を判別し、前記許可された処理機能を利用して複製の実行を制御することを特徴とする請求項１３記載の文書管理システム。
【請求項１７】
前記複製部はプリンタを含み、前記複製の処理機能として、前記読み取り部で読取った原稿画像を前記プリンタでコピーするコピー機能を有することを特徴とする請求項１６記載の文書管理システム。
【請求項１８】
前記文書管理システムは、ネットワークインタフェースを介して接続された外部機器を含み、前記複製部は、前記スキャナで読取った原稿画像をメール送信又はファクシミリにより送信する通信機能を有することを特徴とする請求項１６記載の文書管理システム。
【請求項１９】
前記文書管理システムは、記憶デバイスを含み、かつネットワークインタフェースを介して外部機器と接続可能であって、前記複製部は、前記読み取り部で読取った原稿画像を前記記憶デバイス又は前記外部機器に取り込むファイル機能を有することを特徴とする請求項１６記載の文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、デジタル複合機であるＭＦＰ（Multi-Function Peripherals）や複写機等の画像形成装置とその制御方法、及び文書管理システムに関し、セキュリティの向上を図ったものである。
【背景技術】
【０００２】
一般に、ＭＦＰや複写機等の画像形成装置においては、コピー機能や、スキャン機能など、複数の機能を有するものがある。このような複合型の画像形成装置では、同じ画像データを複数コピーする場合には、スキャンを行う際にＨＤＤ等の記憶デバイスに画像データを一時的に記憶し、この記憶デバイスから画像データを読み出しプリンタで出力するようにしている。また、ＭＦＰとＰＣ(Personal Computer)をネットワーク接続し、ＰＣで作成した画像データをＭＦＰで印刷したり、ＭＦＰでスキャンして読取った画像データをＰＣに送信することもある。
【０００３】
ところで、画像形成装置では、ＨＤＤ（記憶デバイス）に画像データが残ってしまうため、画像データの機密保持の観点から問題がある。このため、ＨＤＤに上書きして画像データを消去したり、ユーザ認証によりアクセス制限を行うことでセキュリティの向上を図っている。
【０００４】
一方、印刷物に対してのセキュリティ対策は難しく、紙文書及びその複製物からの情報漏えいを抑止、防止することが課題となっている。
【０００５】
特許文献１には、出版物やデータに対する不正コピーを防止するため、無線タグを用いた著作権管理システムが記載されている。この例では、識別コードを書き込んだ無線タグを原稿に貼り付け、この原稿を複写する時に無線タグ内の識別コードを読み取るようにしている。読取った識別コードは、ネットワークを介して著作権管理サーバヘ送信され、原稿が複写可能か否かの問い合わせを行うとこにより、不正コピーを防止するようにしている。
【０００６】
また、特許文献２には、無線タグを埋め込んだ用紙を用いた文書管理システムについて記載されている。この例では、用紙に埋め込まれた無線タグの識別子を読み込み、読み込んだ識別子を文書管理サーバへ送信し、文書の複写の可否を問い合わせるようにしている。
【０００７】
さらに、特許文献３に記載の画像形成装置では、管理情報を記憶した無線タグユニットを記録媒体に貼り付け、無線タグユニットと画像形成装置とで無線通信を行う例が記載されている。この例では、無線タグユニットから管理情報を読取り、管理情報に基いて再複写の実行を制限するようにしている。
【０００８】
しかしながら、上述した例では、複写の制限をユーザ毎に細かく設定することはできないという不具合があった。
【特許文献１】特開２００５−３１７９１号公報
【特許文献２】特開２００５−３５０９５号公報
【特許文献３】特開２００５−３１１５３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００９】
上記した従来の画像形成装置では、複写の制限をユーザ毎に細かく設定することはできないという不具合があった。
【００１０】
本発明は、上記事情に鑑みてなされたものであり、ユーザ毎に複製の制限をコントロールしてセキュリティの向上を図った画像形成装置とその制御方法、及び文書管理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
請求項１記載の本発明の画像形成装置は、無線タグユニットが貼り付けられた原稿から、原稿画像及び前記無線タグユニットに記憶されたデータを読み取る読み取り部と、前記読み取り部で読取った原稿画像を複製処理するための複製部と、前記画像形成装置を使用可能なユーザ毎に、ユーザ用のセキュリティレベルを表す第1のデータを含むユーザ情報が登録されたデータベースと、ユーザが前記原稿の複製を実行する際に、前記データベースに登録されたユーザ情報をもとにユーザ認証を行う認証部と、前記無線タグユニットに管理用のセキュリティレベルを表す第２のデータが記憶されている場合に、前記第１のデータと前記第２のデータとの比較結果及び前記ユーザ認証結果をもとに前記原稿の複製の可否を判断して前記複製部を制御する制御部とを具備し、複製が許可されたときに、予め設定された処理機能を用いて複製を行うように制御することを特徴とする。
【００１２】
また請求項８記載の本発明の画像形成装置の制御方法は、原稿画像を複製処理するための複製部を備え、画像形成装置を使用可能なユーザ毎に、ユーザ用のセキュリティレベルを表す第1のデータを含むユーザ情報をデータベースに登録し、ユーザが前記原稿の複製を実行する際に、前記データベースに登録されたユーザ情報をもとにユーザ認証を行い、無線タグユニットが貼り付けられた原稿から、原稿画像及び前記無線タグユニットに記憶されたデータを読み取り、前記無線タグユニットに管理用のセキュリティレベルを表す第２のデータが記憶されている場合に、前記第１のデータと前記第２のデータとの比較結果及び前記ユーザ認証結果をもとに前記原稿の複製の可否を判断して前記複製部を制御し、複製が許可されたときに、予め設定された処理機能を用いて複製を行うことを特徴とする。
【００１３】
さらに請求項１３記載の本発明は、無線タグユニットを原稿に貼り付け、前記無線タグユニットに記憶されたデータを利用して前記原稿を管理する文書管理システムであって、原稿画像及び前記無線タグユニットに記憶されたデータを読み取り可能な読み取り部と、前記読み取り部で読取った原稿画像を複製処理するための複製部と、予め設定したユーザのデータと、それぞれのユーザ用のセキュリティレベルを表す第1のデータとを含むユーザ情報が登録されたサーバと、ユーザが前記原稿の複製を実行する際に、前記データベースに登録されたユーザ情報をもとにユーザ認証を行う認証部と、前記無線タグユニットに管理用のセキュリティレベルを表す第２のデータが記憶されている場合に、前記第１のデータと前記第２のデータとの比較結果及び前記ユーザ認証結果をもとに前記原稿の複製の可否を判断し、前記複製部を制御する制御部とを具備し、複製が許可されたユーザに対して予め設定された処理機能を用いて複製の実行を可能にしたことを特徴とする。
【発明の効果】
【００１４】
本発明によれば、原稿を読取ってコピー、ファイル、送信といった処理を行う場合には、原稿に貼り付けられた無線タグユニットの情報を読み取り、即座に複製可能か否かを判断することができ、不正なアクセスを禁止することができる。また、ユーザ毎に原稿の複製が可能か否かを制御できるので、細かな管理をすることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
以下、図面を参照して、この発明の実施形態について詳細に説明する。尚、各図において同一箇所については同一の符号を付す。
【実施例１】
【００１６】
図１は、本発明の一実施形態に係る画像形成装置を含む文書管理システムを示す構成図である。尚、以下の説明では、画像形成装置としてＭＦＰ（Multi-Function Peripherals）を用いた例を説明するが、複写機、及び他の画像形成装置にも適用できる。
【００１７】
図１において、１０はＭＦＰである。ＭＦＰの本体１１の上部には操作部１２が設けられている。操作部１２は、動作条件を設定するための各種のキーを有し、例えばスタートキー、テンキー、コピーキー、スキャンキー、プリントキー、ファクシミリキー、設定／登録キーなどを含む。また操作部１２に隣接して、液晶などの表示部１３が設けられている。これら操作部１２と表示部１３は操作パネル１４に設けられている。
【００１８】
ＭＦＰ１０は、上部に原稿台が設けられ、原稿台上に自動原稿送り装置（ＡＤＦ）が開閉自在に設けられている。また本体１１の下部には、各種サイズの用紙が収容されたカセット１５が設けられている。さらに本体１１内部には図２に示す読み取り部１６とプリンタ１９を有している。読み取り部１６は、原稿画像を読み取るスキャナ１７と無線タグユニットの情報を読み取る無線タグリーダ１８を備えている。本発明では、秘匿性を有する原稿に無線タグユニットを貼り付け、この無線タグユニットに記憶した情報を読み出し、読み出した情報をもとに原稿の複製を制限するものであり、無線タグリーダ１８で無線タグユニットの情報を読み取ることができる。
【００１９】
画像形成装置１０のジョブ機能としては、例えばプリンタ機能、スキャン機能、カラーコピー機能、ネットワークプリント機能、ファクス機能などがある。
【００２０】
プリンタ機能は画像データをプリントする機能である。スキャン機能は、スキャナ１７で読取った画像データをコピーする機能や、本体１１でスキャンした画像データを後述するＰＣ（パーソナルコンピュータ）等に記憶するファイル機能や、本体１１でスキャンした画像データをEメールの形で外部機器に送信するメール機能を含む。またネットワークプリント機能は、外部機器から本体１１に送られた画像データを本体１１側でプリントする機能であり、ファクス機能は画像データをファクス送信する機能である。
【００２１】
原稿を読取って複製の処理を行う機能としては、上記したコピー機能やファイル機能、及びメール送信やファクシミリ送信等の通信機能が関係する。
【００２２】
ＭＦＰ１０は、ネットワーク４１を介して外部機器に接続可能であり、外部機器としては、サーバ４２、ＰＣ（パーソナルコンピュータ）４３，４４や、ファクシミリ装置４５等があり、例えばＰＣ４３は管理者端末であり、ＰＣ４４は一般ユーザ用の端末である。
【００２３】
図２は、本発明の一実施形態に係る画像形成装置１０の構成を示すブロック図である。
【００２４】
画像形成装置１０には、ＣＰＵ２１が設けられている。ＣＰＵ２１は制御部２１１を含み、ＰＣＩバス２２に接続されている。ＰＣＩバスはPeripheral Component Interconnect Busの略である。ＰＣＩバス２２には、ＲＯＭ（リード・オンリー・メモリ）２３、ＲＡＭ（ランダム・アクセス・メモリ）２４が接続されている。ＲＯＭ２３には、本体1１の動作に必要な各種の制御プログラムデータが記憶されている。ＲＡＭ２４は、各部の動作時の制御情報を格納する。
【００２５】
また、画像形成装置１０には、ネットワークインタフェース２５が設けられ、ネットワークインタフェース２５は、ネットワークコントローラ２６を介してＰＣＩバス２２に接続されている。ネットワークインタフェース２５はＬＡＮボードやＦＡＸモデムなどを含み、ネットワーク４１を介して外部機器、例えばサーバ４２、ＰＣ４３、ＰＣ４４やファクシミリ装置４５に接続されている。
【００２６】
ネットワークコントローラ２６は、ネットワークインタフェース２５を介して外部機器との間のデータ送受信を制御する。ネットワーク４１に接続されたサーバ４２には、後述するユーザ毎のロール（Role）情報を定義したデータベースが設けられている。
【００２７】
また、ＰＣＩバス２２にはカードリーダ２７が接続されている。カードリーダ２７は、ＭＦＰ１０を操作する操作者が正規のユーザがどうかを判別する際に使用される。正規のユーザは予め識別コードが記憶されたカードを保有しており、ＭＦＰ１０にカードをかざすことにより、カードリーダ２７は、識別コードを読み取り、ＣＰＵ２１は正規のユーザか否かを認証する。あるいは、正規のユーザがどうかを認証する方法としては、ユーザが操作部１２を操作して暗証番号を入力する方法を用いることもできる。
【００２８】
また、ＰＣＩバス２２には、操作パネル１４が接続され、さらにＩＤＥ２８を介してＨＤＤ(記憶デバイス)２９が接続されている。ＩＤＥ２８はＨＤＤ２９をＰＣＩバス２２に接続するためのインタフェースであり、Integrated Device Electronicsの略である。操作パネル１４は、前述した操作部１２と表示部１３を含む。
【００２９】
さらに、ＰＣＩバス２２には、コピー制御部３０、読み取り制御部３１、プリンタ制御部３２、ＦＡＸ制御部３３が接続されている。ＣＰＵ２１の制御部２１１は、コピー制御部３０、読み取り制御部３１、プリンタ制御部３２、ＦＡＸ制御部３３を制御するジョブ管理部を構成する。
【００３０】
コピー制御部３０は、読み取り部１６およびプリンタ１９を使用した通常のコピー機能を制御する。
【００３１】
読み取り制御部３１は、スキャナ１７を使用して原稿を読み取るスキャン機能や、スキャンした画像データをＰＣ４２に記憶するファイル機能や、画像データを外部機器に送信するＥメール機能を制御する。さらに読み取り制御部３１は、無線タグリーダ１８による無線タグユニット（後述）の情報の読み取りを制御する。
【００３２】
プリンタ制御部３２は、プリンタ１９を使用したプリント機能又はネットワークプリント機能を制御する。さらにファクシミリ制御部３３は、ファクシミリ機能を制御する。またＨＤＤ２９には、プリンタ１９で印刷処理する際の画像データが記憶される。
【００３３】
図３は、無線タグユニット５１について説明する図であり、無線タグユニット５１は原稿５０に貼り付けて利用する。無線タグユニット５１は、ＲＦＩＤ（Radio Frequency Identification）と呼ばれ、データ記憶用のＩＣチップと通信用アンテナを内蔵し、ＩＣチップには、図３の５２に示すようなデータが記憶されている。
【００３４】
データ５２には、無線タグユニット５１が貼付された原稿の文書管理者、文書の作成年月日、セキュリティレベルなどが記憶されている。セキュリティレベルは、例えば３段階のレベル、「High」「Middle」「Low」で規定され、「High」は極秘文書、「Middle」は機密文書、「Low」は通常文書を意味する。なお、セキュリティレベルは、上記した３段階に限らず、より多段階で規定することもできる。
【００３５】
図４は、サーバ４２に格納されたユーザ情報５３の一例を説明する図である。ユーザ情報５３は、ＭＦＰ１０の各機能のうち使用可能な処理機能示す種別データと、ユーザ毎に定義されたセキュリティレベルのデータを含む。図４では、ユーザ名に対応してユーザＩＤが設定されており、ＭＦＰ１０の機能毎にそれぞれのユーザが使用できる機能と使用できない機能が設定されている。図４で「ＹＥＳ」は使用可能な機能を示し、「ＮＯ」は使用できない機能を示している。
【００３６】
また機能の種類としては、例えば「Ｃｏｐｙ」「E-Ｍａｉｌ」「Ｆｉｌｅ」「ＦＡＸ」がある。「Ｃｏｐｙ」は通常のコピー機能であり、「E-Ｍａｉｌ」は原稿をスキャンして得た画像データを所定の宛先にメール送信する機能である。「Ｆｉｌｅ」は原稿をスキャンして得た画像データをＭＦＰ１０のＨＤＤ２９に取り込んだり、ＰＣ４３に取り込む機能であり、「ＦＡＸ」は原稿をスキャンして得た画像をＦＡＸ送信する機能である。これらの機能は原稿の複製のために用いることができる。
【００３７】
図４の例では、ＡＡ氏は「Ｃｏｐｙ」の処理機能のみを使用することができ、扱える原稿は「Middle」以下のセキュリティレベル、即ち、機密文書と通常文書に限定され、「High」の極秘文書を扱うことはできない。またＣＣ氏は、「Ｃｏｐｙ」「E-Ｍａｉｌ」「Ｆｉｌｅ」「ＦＡＸ」の処理機能を使用することができ、「High」以下のセキュリティレベルの文書、即ち、極秘文書、機密文書、通常文書を扱うことができる。
【００３８】
図５は、本発明の画像形成装置を使用した文書管理システムの動作を説明するもので、無線タグユニット５１が貼り付けられた原稿をコピーするときのフローチャートである。
【００３９】
図５において、ステップＳ１は動作開始ステップであり、ステップＳ２ではユーザ認証が行われる。ユーザ認証は、ＭＦＰ１０を操作する操作者が正規のユーザがどうかを判別するもので、正規のユーザは予め識別コードが記憶されたカードをＭＦＰ１０にカードをかざすことにより、カードリーダ２７が識別コードを読み取る。
【００４０】
読み取った識別コードは、ネットワーク４１を経由してサーバ４２に転送され、正規のユーザかどうかの問い合わせを行う（ステップＳ３）。正規のユーザであれば、サーバに記憶されたユーザ情報５３（図４）をもとに、該当するユーザのセキュリティレベルが返送される。正規のユーザでないと判断されるとステップＳ２に戻る。
【００４１】
ステップＳ４ではユーザに許可された機能を判別し、例えば、コピー機能が許可されたユーザであれば、ステップＳ５においてコピー操作用の画面（コピー画面）を表示する。一方、コピー機能が許可されていないユーザであればステップＳ６に移行して、コピー以外の許可されているモードの画面を表示する。
【００４２】
次にステップＳ７において、無線タグユニット５１が貼り付られた原稿５０を原稿台にセットし、操作部１２を操作してコピーキーを押すと、コピー動作がスタートし、スキャナ１７によって原稿を読み取り、同時にステップＳ８で無線タグリーダ１８は、無線タグユニット５１に書き込まれたデータ５２を読み取る。
【００４３】
次にステップＳ９では、サーバ４２から受信したセキュリティレベルと無線タグユニット５１に書き込まれたセキュリティレベルとを比較し、コピーが許可された文書か否かを判断する。即ち、サーバ４２から受信したセキュリティレベルが「Middle」で、無線タグユニット５１に書き込まれたセキュリティレベルが「Middle」または「Low」であれば、このユーザは機密文書または通常文書は扱うことができると判断し、ステップＳ１０においてコピー動作を実行し、コピーが完了すれば終了ステップＳ１３に移行する。
【００４４】
一方、サーバ４２から受信したセキュリティレベルが「Middle」で、無線タグユニット４１に書き込まれたセキュリティレベルが「High」であれば、このユーザは極秘文書を扱う権限が無いと判断し、ステップＳ９からステップＳ１１に移行し、「この文書はコピー禁止です。」というメッセージを表示部１３に表示し、コピー動作を停止する。また、ステップＳ１２に示すように無線ダダユニット５１から読み取った文書管理者へ不正コピーが実行されようとした旨をメール等で通知してもよい。例えば管理者用端末４３を文書管理者用の端末とすれば、不正コピーが実行されようとしたことを文書管理者に通知することができる。
【００４５】
こうして、正規のユーザか否かの判断を行い、かつユーザに許可された機能の種別を判別した上で、許可された文書のコピーを行うことができる。なお、図５のステップＳ７〜Ｓ１２は、コピーを実行する際のフローを示したものであるが、コピー以外の機能を実行する場合は、ステップＳ６からステップＳ１４に進み、他の許可された機能（例えばメール機能、ファイル機能、ＦＡＸ機能）についてステップＳ７〜Ｓ１２と同様の処理（及び判断）を行う。
【００４６】
尚、無線タグユニット５２の作成日時のデータを利用することで、文書作成日から所定の期間を経過したものは複製可能とすることもできる。また、作成日時のデータ以外に、複製を禁止する機密保持期間を表すデータを記憶するようにしても良い。
【００４７】
このように、本発明では、原稿を読取ってコピー、ファイル、送信といった処理を行う場合には、原稿に貼り付けられた無線タグユニット５１の情報を読み取り、即座に複製可能か否かを判断することができ、不正なアクセスを禁止することができる。また、ユーザ毎に原稿の複製が可能か否かを制御できるので、細かな管理をすることができる。
【００４８】
尚、本発明は以上の説明した実施形態に限定されることなく、特許請求の範囲を逸脱しない範囲で種々の変形が可能である。
【図面の簡単な説明】
【００４９】
【図１】本発明の画像形成装置を含む文書管理システムを示す構成図である。
【図２】本発明の一実施形態に係る画像形成装置の構成を示すブロック図。
【図３】本発明の文書管理システムで使用する無線タグユニットの使用例と、無線タグユニットに記憶されたデータの一例を示す説明図。
【図４】本発明の文書管理システムのサーバに保管されたユーザ情報の一例を示す説明図。
【図５】本発明の文書管理システムの動作を説明するフローチャート。
【符号の説明】
【００５０】
１０…ＭＦＰ（画像形成装置）
１１…画像形成装置本体
１２…操作部
１３…表示部
１４…操作パネル
１５…カセット
１６…読み取り部
１７…スキャナ
１８…無線タグリーダ
１９…プリンタ
２１…ＣＰＵ
２２…ＰＣＩバス
２３…ＲＯＭ
２４…ＲＡＭ
２５…ネットワークインタフェース
２６…ネットワークコントローラ
２７…カードリーダ
２８…ＩＤＥ
２９…ＨＤＤ
３０…コピー制御部
３１…読み取り制御部
３２…プリンタ制御部
３３…ＦＡＸ制御部
３４…操作パネル
３５…ＩＤＥ
３６…ＨＤＤ
５０…原稿
５１…無線タグユニット
【図１】
2008022547.tif 000003
【図２】
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【図３】
2008022547.tif 000005
【図４】
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【図５】
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