(57)【要約】【課題】  プリンタからの印刷あるいはＭＦＰでのジョブ出力のジョブ追跡情報を蓄積し、管理追跡するシステムにおいて、印刷、コピー、ＦＡＸ、Ｓｅｎｄ等のジョブ出力の操作権限を柔軟に効率よく運用し、さらに情報漏えい時のジョブ追跡情報の絞込みを確実に行うことを目的とする。【解決手段】  ジョブ履歴管理システムにおいて、電子文書に埋め込んだキーワードとユーザ情報の組み合わせに対して設定した操作権限をポリシーサーバで管理し、さらにジョブ出力時のキーワード、および不正操作のログ情報をジョブ追跡情報として蓄積しておく。【選択図】  図７
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
プリンタに印刷した内容、およびＭＦＰから出力ジョブの出力内容を、ジョブログ情報として蓄積し追跡可能とすることで情報漏えいを抑止するジョブ履歴管理システムであって、
指示されたプリンタへの印刷内容から追跡対象情報を抽出・生成する手段と、
指示されたＭＦＰでの出力ジョブの追跡対象情報を抽出・生成する手段と、
前記抽出手段により抽出された情報を蓄積・管理する蓄積手段と、
前記抽出手段が抽出した追跡情報を前記蓄積手段に送信する手段と、
前記蓄積手段に蓄積された抽出情報を検索・閲覧する手段と、
印刷を指示する第一の情報機器内に追跡対象情報の抽出手段を
設けたことを特徴とするジョブ履歴管理システム。
【請求項２】
電子文書生成時にキーワードを埋め込み、ユーザ情報とそのキーワードの組み合わせで、プリンタで印刷時、あるいは印刷された紙文書のＭＦＰでのジョブ出力時に、操作権限により印刷あるいはジョブ出力を制御する方法であって、
電子文書にその文書の特徴を表す任意のキーワードを埋め込む手段と、
前記キーワードとユーザ情報の組み合わせによるプリンタでの印刷あるいはＭＦＰでのジョブ出力の操作権限を管理する管理手段と、
キーワードを埋め込まれた電子文書をプリンタで印刷する際に、前記管理手段から操作権限を確認し、印刷の可否を実行する手段と、
キーワードを埋め込まれた電子文書を印刷し紙となった文書をＭＦＰからジョブ出力する際に、前記管理手段から操作権限を確認し、印刷の可否を実行する手段を
設けたことを特徴とする印刷あるいはジョブ出力の制御方法。
【請求項３】
前記ジョブ履歴管理システムにおいて、プリンタからの印刷時あるいはＭＦＰでのジョブ出力時に埋め込まれたキーワードを蓄積しておき、情報漏えい発生時にそのキーワードを使用して絞り込む方法であって、
請求項２のキーワードを埋め込んだ電子文書のプリンタからの印刷時に、追跡情報の一部として抽出する手段と、
請求項２のキーワードを埋め込んだ電子文書を印刷した紙文書のＭＦＰからのジョブ出力時に、追跡情報の一部として抽出する手段を
設けたことを特徴とする請求項１のジョブ履歴管理システム。
【請求項４】
請求項１のジョブ履歴管理システムにおいて、請求項２のジョブ出力の制御方法により印刷あるいはジョブ出力不可と判断された操作を、蓄積手段に記録する方法であって、
請求項２のジョブ出力の制御方法により出力不可と判断された不正操作を、プリンタあるいはＭＦＰから請求項１の蓄積手段に記録する方法と、
前記記録した不正操作を検索・閲覧し、情報漏えい時の絞込みの要因とする手段を
設けたことを特徴とするジョブ履歴管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置および情報処理方法に関し、詳しくはパーソナルコンピュータ等の情報処理装置とプリンタなどの印刷装置、およびＭＦＰなどのコピー、印刷、ＦＡＸ、Ｓｅｎｄなどのジョブ出力装置を有して構成されるシステムにおいて、ポリシーサーバに前記印刷装置およびジョブ出力装置の使用制御を行うとともに、使用を許可されたユーザが前記印刷装置あるいはジョブ出力装置からの出力したジョブの内容を蓄積し追跡可能とする、情報漏えい抑止システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
近年、企業の顧客情報等の機密情報漏えい事件が頻発している。一度情報漏えい事件が公になると、情報漏えいを起した企業に対する信用を失うことに加え、損害賠償や対応に莫大な出費を強いられる事例が多発している。
【０００３】
従来の情報漏えい事件とは比べものにならないほど大規模な情報漏えい事件が発生しており、より適切な情報漏えい対策が情報を管理する側に求められている。
【０００４】
この背景には、情報のデジタル化、ネットワーク化、モバイル化が進展したことに伴い、一度に大量の情報にアクセスすることが可能になると共に、情報の可搬性が飛躍的に向上したことなどがあり、今後もこれらの傾向は加速していくことは必至である。
【０００５】
従来、情報漏えい対策として広く用いられている手法として、機密情報またはこれを格納するストレージサーバーなどにアクセス権を設定することで機密情報にアクセスできるユーザを限定する方法がある。この方法では電子データの機密情報をＣＤ-ＲＯＭあるいはＵＳＢメモリなどの媒体に格納して持ち出すことによる情報漏えいを抑止する効果がある。
【０００６】
また近年、印刷、コピーなどの紙文書、あるいはＦＡＸ送信による情報漏えいを抑止するために、プリンタなどの印刷装置、あるいはＭＦＰなどのジョブ出力装置から出力したジョブ追跡情報を蓄積し追跡可能とすることにより、情報漏えい時にその情報を出力したユーザを絞り込む方法が考案されている。この方法では出力したジョブのジョブ追跡情報として、出力したユーザ名、日時、デバイス名といったログ情報とともに、印刷時にはプリンタドライバから出力した画像およびテキストも蓄積しておき、ＭＦＰからのジョブ出力時にはＭＦＰで抽出した画像および、その画像からＯＣＲにより抽出したテキストを蓄積しておく。そして情報漏えい時にユーザ名、日時、あるいは漏えいした情報に含まれる「個人情報」、「機密情報」といったキーワードから、蓄積しておいたテキストに検索をかけることで、ジョブ追跡情報の絞込みを行う（方法１）。
【０００７】
さらに上記方法１において、まず個人情報あるいは機密情報を含む文書に対するプリンタでの印刷あるいはＭＦＰでのコピーなどのジョブ出力の操作権限を設定することが望まれており、これに対して、文書作成時にその文書に対する印刷あるいはコピーなどの操作の権限をユーザ毎に指定し、その文書に埋め込むことで、権限のないユーザには印刷あるいはコピーをさせない方法が考案されている（方法２）。
【０００８】
又、従来例としては、例えば、印刷時にユーザの属性と文書の属性を取得し、これらの属性に基づき検索したポリシーに従った印刷の可否および印刷要件（ログの取得、追跡情報の埋め込み：実施例）を強制する手段をもつものがある（特許文献１参照）。
【特許文献１】特開２００４−１５２２６３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００９】
しかしながら方法１については、企業内で扱われる情報にはさまざまなものがあり、例えば紙文書を電子化しイメージデータとして保存していた個人情報を印刷する際には、印刷時には出力内容のテキストはほとんど抽出できないケースが考えられる。さらにその出力内容の画像にＯＣＲをかけても、文字のサイズが小さい、オリジナルの画像の画質が劣化していたなど、ＯＣＲによるテキスト抽出率が低くなるケースも多くなることが考えられ、検索時に必ずしもキーワードがヒットするとは限らず、絞込みが難しいケースが出てくる。
【００１０】
また方法２については、文書作成時に印刷あるいはコピーといった操作の権限をユーザ毎に割り当てる必要があるため、例えばあるソフトウェアの機能仕様書はそのプロジェクトを担当する設計室のメンバーにのみ割り当てたいが、プロジェクトの開始終了に合わせて組織変更が行われるといった、近年の企業の柔軟な開発体制に合わせて、操作権限を割り当てるためには煩雑な作業が発生してしまう。さらに製品のライフサイクルが短縮されたことに伴い、製品の開発コードなどのキーワードを頻繁に変更する必要性が出てきている。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
本発明では、上記課題に鑑みて、情報漏えい時のユーザの絞込みを確実に行い、さらに印刷あるいはコピーといった操作の権限を柔軟に効率的に与えるために、以下の手段を持つ。
【００１２】
・文書生成時に、文書の特徴を示すキーワードを文書に埋め込む手段
キーワードは、「個人情報」、「機密」、「機能仕様書」、プロジェクト名など紙文書が電子化されたものにも埋め込む
・文書にキーワードを埋め込む際に、ポリシーサーバにそのキーワードを登録する手段
そのポリシーサーバで管理しているユーザ、ユーザグループにそのキーワードを埋め込まれた文書に対する操作権限を与える手段
・ポリシーサーバとアーカイブサーバは連動し、ポリシーサーバに登録されたキーワードはアーカイブサーバにも登録され、検索時のキーワードとして使用可能とする手段
【発明の効果】
【００１３】
以上の説明のとおり、本発明では電子文書の作成時に文書にキーワードを埋め込み、ポリシーサーバで管理しているユーザ情報とキーワードの関連付けによるプリンタあるいはＭＦＰの操作権限の設定により、頻繁な組織変更によるユーザ情報の変更、あるいは製品のライフサイクルの短縮によるキーワードの頻繁な変更に、柔軟かつ効率的に対応することが可能となった。
【００１４】
さらに、プリンタからの印刷、あるいはＭＦＰからのジョブ出力による情報漏えい時に、プリンタドライバで抽出したテキスト、あるいは出力画像にＯＣＲをかけて抽出したテキストに検索をかけるよりも、文書に埋め込んだキーワードそのもので確実に検索することにより、ジョブ追跡情報の絞込みを容易に行うことを可能とした。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
以下、図面を参照して本発明の実施例を説明する。
【実施例１】
【００１６】
図１は、本発明の実施例のシステム構成を示すブロック図である。図中、１０は各構成要素を接続するＬＡＮなどのネットワーク、１１はジョブ追跡情報を蓄積するアーカイブサーバ、１２はユーザ操作によりコピー、印刷、ＦＡＸ、Ｓｅｎｄなどの各ジョブを出力し、ジョブ追跡情報をアーカイブサーバ１１に送信する機能、およびポリシーサーバ１６との連携によりユーザが埋め込まれたキーワードを持つ文書のジョブ出力の操作権限を持つかどうかを判断し、操作の可否を実行する機能を持つＭＦＰ、１３はユーザ操作により電子文書にキーワードを埋め込み、そのキーワードをポリシーサーバ１６に送信し、またアプリケーションから印刷指示を出し、その際にプリンタドライバの追加機能としてジョブ追跡情報をプリントサーバ１４に送信するクライアントＰＣ、１４はクライアントＰＣからの印刷指示を受けて印刷データをプリンタ１５に送信し、印刷時のジョブ追跡情報一時保存しアーカイブサーバに送るプリントサーバ、１６はキーワードとユーザ情報の組み合わせに対してプリンタでの印刷、ＭＦＰでのコピー、ＦＡＸ、Ｓｅｎｄなどのジョブ出力の操作権限を管理するポリシーサーバである。
【００１７】
図２は、図１のアーカイブサーバ１１、クライアントＰＣ１３、プリントサーバ１４、ポリシーサーバ１６のハードウェア構成を示すブロック図である。いずれもＩＢＭ−ＰＣ／ＡＴ互換機などの汎用ＰＣなので同じブロック図としている。図中、２１は内部バスで接続される各デバイス（後述のＲＯＭ、ＲＡＭ他）を直接或いは間接的に制御し、本発明を実現するためのプログラムを実行するＣＰＵである。２２はＢＩＯＳなどの基本ソフトウェアを格納してあるＲＯＭ。２３はＣＰＵ２１のワーク領域として利用されたり、本発明を実現するためのプログラム（電子文書へのキーワードの埋め込み、キーワードとユーザ情報の組み合わせに対する操作権限の管理、あるいはジョブ追跡情報の蓄積機能を実現するもの）をロードするための一時記憶として利用されるＲＡＭ、２４は前記プログラムをファイルとして格納してあるＨＤＤ（ハードディスクドライブ）、２５は前記プログラムの中で操作画面を持つものを操作するための入力装置、２６は前記操作の確認のためのモニタ、２７はネットワークに接続するためのＬＡＮ  Ｉ／Ｆである。
【００１８】
図３は、ポリシーサーバ１６上で動作するソフトウェアモジュールの構成図を示している。ポリシーサーバ１６では、図４に示すような文書の特徴を示すキーワードとユーザ情報の組み合わせに対して設定された操作権限を管理する操作権限管理機能が、ＢＩＯＳおよびＯＳといったプラットフォーム上で動作している。操作権限管理機能は図２のＨＤＤ２４に格納されており、実行時にはＲＡＭ２３上にロードされ、ＣＰＵ２１の制御のもと実行される。
【００１９】
図４は、ポリシーサーバ１６上で動作する操作権限管理機能が操作権限を管理するために使用する操作権限テーブルを示している。ここでは一例として、ユーザ情報としてユーザグループ単位での操作権限の管理を示している。
【００２０】
図５は、アーカイブサーバ１１のモジュール構成を示している。ＢＩＯＳおよびＯＳといったプラットフォーム上で、プリントサーバ１４あるいはＭＦＰ１２から送信されるジョブ追跡情報を受信し、バックエンドサーバに蓄積するためのサービスプロバイダが動作している。
【００２１】
なお、バックエンドサーバは文書管理システムあるいはデータベースなどを、プリンタおよびＭＦＰの台数、あるいは扱うジョブ数の規模によって、組み合わせることが出来るものとする。
【００２２】
図６は、サービスプロバイダのモジュール構成を示している。アーカイブプロバイダではプリントサーバ１４あるいはＭＦＰ１２から送信されたジョブ対的情報を受信し、データ処理サービスでは印刷内容あるいはジョブ出力内容の画像のフォーマット変換、テキスト抽出のためのＯＣＲを行い、さらにバックエンド対応サービスでは一時保管フォルダに保管されたジョブ追跡情報をバックエンドとのＩ／Ｆに従って蓄積していく。また、検索サービスでは一度バックエンドサーバに蓄積されたジョブ追跡情報を日時、ユーザ名、あるいは文書の特徴を表すキーワードで検索する機能を提供する。さらにレポートサービスでは、定期的に検索サービスでヒットしたジョブ追跡情報、あるいは不正ジョブ出力のログ情報を管理者にメールなどで通知する機能を持つ。
【００２３】
これらの各サービスは図２のＨＤＤ２４に格納されており、実行時にはＲＡＭ２３上にロードされ、ＣＰＵ２１の制御のもと実行される。
【００２４】
図７は、キーワードの設定およびプリンタでの印刷あるいはＭＦＰでのジョブ出力時の操作権限のチェックについて示した図である。ここで、電子文書に埋め込むキーワードは、バーコードあるいは電子透かしのような、印刷され紙文書となっても、コピー、ＦＡＸ、Ｓｅｎｄのスキャン時に抽出可能なものとする。従ってクライアントＰＣ１３上で電子文書にキーワードを埋め込む方法、および電子文書あるいは紙文書からキーワードを検出する方法は既知のものとなる。また、クライアントＰＣ上で電子文書にキーワードを埋め込む際に、ポリシーサーバ１６へのキーワードの登録を行い、ユーザ情報との組み合わせで操作権限を設定する。ポリシーサーバ１６では各ユーザがどのユーザグループに所属しているかをダイナミックに管理できているものとする。
【００２５】
登録されたキーワードはポリシーサーバ１６からアーカイブサーバ１１に通知され、検索によるジョブ追跡情報の絞込みに使用される。
【００２６】
図８は、プリンタでの印刷あるいはＭＦＰでのジョブ出力、およびそのときのジョブ追跡情報のアーカイブサーバへの蓄積の流れについて示した図である。ここで、ジョブ追跡情報はログ情報とジョブ出力の内容から構成される。プリンタからの印刷時のジョブ追跡情報は、クライアントＰＣにおいてプリンタドライバの追加機能によりプリントサーバに送信され、一時保存された後にアーカイブサーバに送信され蓄積されるものとする。ＭＦＰからのジョブ出力時のジョブ追跡情報は、直接ＭＦＰからアーカイブサーバに送信され蓄積されるものとする。これらのジョブ追跡情報には、プリンタでの印刷時には電子文書に埋め込まれたキーワード、ＭＦＰでのジョブ出力時には紙文書に埋め込まれたキーワードも含まれるものとする。
【００２７】
図９は、ユーザ操作により、プリンタでの印刷あるいはＭＦＰでのジョブ出力指示に始まり、操作権限のチェックを行い、ジョブ追跡情報の蓄積を行うまでの手順を示したフローチャートである。
【００２８】
なお、プリンタでの印刷の場合にはクライアントＰＣ１３上でＯＳ起動時のログイン操作でユーザ認証が行われており、ＭＦＰのジョブ出力の場合には、ＭＦＰの操作画面からのログインあるいはＩＣカードなどによるユーザ認証が行われているものとする。
【００２９】
次に、図７、図８および図９に従って、本発明の動作を説明する。
【００３０】
まず図９において、印刷の場合にはクライアントＰＣ１３上でユーザ操作により印刷指示が出されると、ステップＳ９１ではプリンタドライバの追加機能がユーザ認証されたユーザ名を取得し、ステップＳ９２では印刷しようとしている電子文書に埋め込まれたキーワードを検出する。ステップＳ９３では、図７に示すようにクライアントＰＣ１３からユーザ名とキーワードがポリシーサーバ１６に送信され、ポリシーサーバ１６から印刷の可否が返信される。このときポリシーサーバ１６上では、操作権限管理機能が操作権限テーブルを参照し、キーワードとユーザ名からそのユーザがその文書の印刷を行う権限があるかどうかを調べる。ステップＳ９４では、プリンタドライバの追加機能がポリシーサーバ１６から返信された印刷の可否を調べ、印刷可能の場合にはステップＳ９５に進む。ステップＳ９５では、プリンタドライバからプリントサーバ１４経由でプリンタ１５に印刷ジョブデータが送られ、印刷が実行される。さらにステップＳ９６では、図８に示すようにジョブ追跡情報がプリンタドライバの追加機能からプリントサーバ１４経由でアーカイブサーバ１１に送られ、蓄積される。このときに電子文書のキーワードもジョブ追跡情報の一部として蓄積される。なお、ステップＳ９４で印刷不可の場合には、ステップＳ９７に進み、プリンタドライバの追加機能が印刷停止処理を行い、ユーザにその旨メッセージ表示等で通知し、ステップＳ９８では図８に示すように、不正操作のジョブ追跡情報をプリンタドライバの追加機能からプリントサーバ１４経由でアーカイブサーバ１１に蓄積する。
【００３１】
ＭＦＰ１２でのジョブ出力の場合にも同様に、ＭＦＰ１２の操作パネルからジョブ出力指示があると、ステップＳ９１ではＭＦＰ１２内で認証されたユーザ名が取得され、ステップＳ９２ではジョブ出力しようとしている紙文書に埋め込まれたキーワードを検出し、ステップＳ９３ではそのユーザにその文書のジョブ出力を行う権限があるかどうかをポリシーサーバ１１に確認する。次にステップＳ９４ではポリシーサーバ１１への確認結果をＭＦＰ１２内で調べ、ジョブ出力が可能な場合にはステップＳ９５に進む。ステップＳ９５ではＭＦＰ１２でジョブ出力が実行され、ステップＳ９６ではＭＦＰ１２で取得されたジョブ追跡情報がアーカイブサーバ１１に送信され、蓄積される。ステップＳ９４でジョブ出力不可の場合にはステップＳ９７に進み、ＭＦＰ１２でジョブ出力が停止され、ユーザにその旨通知された後、ステップＳ９８で不正操作のジョブ追跡情報がアーカイブサーバ１１に蓄積される。
【図面の簡単な説明】
【００３２】
【図１】本システムにおけるシステム構成を示すブロック図。
【図２】本システムにおけるアーカイブサーバ１１、クライアントPC１３、プリントサーバ１４およびポリシーサーバ１６のハードウェア構成を示すブロック図。
【図３】本システムにおけるポリシーサーバ１６上で動作するソフトウェアのモジュール構成。
【図４】本システムにおけるポリシーサーバの操作権限テーブル。
【図５】本システムにおけるアーカイブサーバ上で動作するソフトウェアのモジュール構成。
【図６】本システムにおけるサービスプロバイダのモジュール構成図。
【図７】本システムにおけるキーワード設定および操作権限のチェックの流れを示す。
【図８】本システムにおけるジョブ出力およびジョブ追跡情報の蓄積の流れを示す。
【図９】本システムにおけるジョブ出力の可否実行の手順を示すフローチャート。
【符号の説明】
【００３３】
１０  ＬＡＮ
１１  アーカイブサーバ
１２  ＭＦＰ
１３  クライアントＰＣ
１４  プリントサーバ
１５  プリンタ
１６  ポリシーサーバ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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