(57)【要約】【課題】領収書やメモ等を保管する手間を不要とし、社員等が行うデータ入力の工程数を最小限に抑えることでデータ信頼性を高めると共に、時間や場所に制約されることなく経費精算の申請が行うことができ、さらに、いかなる支払い先であっても適用できる経費精算処理システムを提供する。【解決手段】社員の有する携帯端末と、入力管理センターの有する端末装置と、会計事務所の有する端末装置と、企業の有する端末装置とがデータセンターの有するデータ管理サーバとが通信ネットワークを介して接続され、前記携帯端末から送信される経費精算申請メッセージに対して、データ管理サーバ及び各端末装置が順次データ処理を行うことにより経費の精算を行う経費精算処理システム。【選択図】図１
2008225958.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
社員の有する携帯端末と、入力管理センターの有する端末装置と、会計事務所の有する端末装置と、企業の有する端末装置とが、データセンターの有するデータ管理サーバと通信ネットワークを介して接続され、
前記携帯端末から送信される経費精算申請メッセージのデータ処理をデータ管理サーバ及び各端末装置が順次行うことにより経費の精算を行う経費精算処理システムであって、
前記社員の有する携帯端末は、
前記社員が業務上消費した経費に対応する現物証憑を画像データ化して記憶する画像データ化手段と、
前記画像データ化手段により作成した証憑画像データを添付した経費精算申請メッセージをデータ管理サーバへ送信するデータ送信手段と、
を有し、
前記データセンターの有するデータ管理サーバは、
社員から送信された経費精算申請メッセージを受信し、前記経費精算申請メッセージから少なくとも社員、社員の所属する企業、所属部署及び勘定科目並びに証憑画像データの各データを読み取り、一次データを作成する一次データ作成手段と、
入力管理センターのデータ補完手段により作成された補完データに対して照合ナンバーの情報を追加した二次データを作成する二次データ作成手段と、
企業の端末装置が有する仕訳データ作成依頼手段により送信された仕訳データ作成要求信号を受信した際に仕訳データを作成する仕訳データ作成手段と、
を有し、
前記入力管理センターの有する端末装置は、
前記一次データに対して不足するデータを補完するデータ補完手段を有し、
前記会計事務所の有する端末装置は、
前記二次データに対して会計上の点検、認証を行うデータ認証手段を有し、
前記企業の有する端末装置は、
前記データ認証手段によりデータ管理サーバ上に作成された認証データに対して電子承認を行う電子承認手段と、
前記電子承認手段によりデータ管理サーバ上に作成された電子承認データに基づいて仕訳データ作成を依頼する仕訳データ作成依頼手段と、
前記仕訳データに基づいて社員の経費の金銭出納を行う金銭出納手段と、
を有することを特徴とする経費精算処理システム。
【請求項２】
前記データセンターの有するデータ管理サーバは、前記二次データ作成手段により二次データが作成されると社員の携帯端末に対し現物証憑送付依頼メッセージを送信する現物証憑送付依頼メッセージ送信手段を有し、
現物証憑保管業者の端末装置は、前記現物証憑送付依頼メッセージを受信した社員により送付される現物証憑を封入した専用封筒に記載されている照合ナンバーと現物証憑の保管場所を特定するための保管ナンバーとから構成される保管データを作成する保管データ作成手段を有する
ことを特徴とする請求項１に記載の経費精算処理システム。
【請求項３】
前記企業の端末装置は、税務調査等により現物証憑が必要となった場合に、前記データセンターのデータ管理サーバに対して現物証憑取寄せ依頼信号を送信する現物証憑取寄せ依頼手段を有し、
前記データセンターのデータ管理サーバは、前記現物証憑取寄せ依頼信号を受信すると、現物証憑保管業者に対して現物証憑取寄せ依頼メッセージを送信する現物証憑取寄せ依頼メッセージ送信手段を有し、
前記現物証憑保管業者の端末装置は、前記現物証憑取寄せ依頼メッセージを受信する現物証憑取寄せ依頼メッセージ受信手段を有する
ことを特徴とする請求項１又は２に記載の経費精算処理システム。
【請求項４】
社員の携帯端末から送信される経費精算申請メッセージのデータ処理を順次行うことにより経費の精算を行う経費精算処理方法において、
前記社員が業務上消費した経費に対応する現物証憑を画像データ化して記憶するステップと、
前記経費精算申請メッセージから少なくとも社員、社員の所属する企業、所属部署及び勘定科目並びに証憑画像データの各データを読み取り、一次データを作成するステップと、
前記一次データに対して不足するデータを補完するステップと、
前記一次データへのデータ補完により作成された補完データに対して照合ナンバーの情報を追加した二次データを作成するステップと、
前記二次データに対して会計上の点検、認証を行い認証データを作成するステップと、
前記認証データに対して電子承認を行い電子承認データを作成するステップと、
前記電子承認データを基に仕訳データを作成するステップと、
前記仕訳データに基づいて社員の経費の金銭出納を行うステップと、
を有することを特徴とする経費精算処理方法。
【請求項５】
前記二次データが作成されると社員の携帯端末に対し現物証憑送付依頼メッセージを送信するステップと、
前記現物証憑送付依頼メッセージを受信した社員により送付される現物証憑を封入した専用封筒に記載されている照合ナンバーと現物証憑の保管場所を特定するための保管ナンバーとから構成される保管データを作成するステップと、
を有することを特徴とする請求項４に記載の経費精算処理方法。
【請求項６】
税務調査等により現物証憑が必要となった場合に、データセンターのデータ管理サーバに対して現物証憑取寄せ依頼信号を送信するステップと、
前記データセンターのデータ管理サーバが、前記現物証憑取寄せ依頼信号を受信すると、現物証憑保管業者に対して現物証憑取寄せ依頼メッセージを送信するステップと、
前記現物証憑保管業者の端末装置が、前記現物証憑取寄せ依頼メッセージを受信するステップと、
を有することを特徴とする請求項４又は５に記載の経費精算処理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、業務活動等で発生する立替経費の精算処理を行うためのシステムに関するものであり、特に、携帯端末の撮像機能を用いて行う立替経費精算システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来より、業務活動において、交通費や宿泊費等の経費が発生した場合、社員が立て替え支払いし後日精算するという行為が日常的に行われており、かかる立替経費の精算処理方法として、紙をベースにしたワークフロー処理が行われていたが、近年の通信技術やコンピュータ技術の発展により、ＰＣ（Personal Computer）を用いた電子的な精算処理方法が提案され、導入されてきた。
【０００３】
例えば、〔特許文献１〕に記載の発明は、プリペイド決済機能を有する携帯端末を用いた経費精算処理システムである。具体的には、まず、社員がプリペイド機能を有する携帯端末を用いてプリペイド決済端末に対して立替経費を支払う。すると、携帯端末のプリペイド残価から対価が差し引かれると共に、使用履歴が記録される。経費の精算を行う場合には、携帯端末からプリペイド決済ホストへ通信を介してアクセスし、プリペイド決済ホストへ精算要求を登録する。すると、プリペイド決済ホストから経費申請者が所属する企業に電子メール等の手段により精算要求明細が通知される。当該精算要求明細が通知された企業は、経理システムを用いて電子承認を行い、承認後、プリペイド決済システムに対して同様に電子メール等により承認通知を送信することにより、社員の所持する携帯端末のプリペイド残価記録が更新され、経費の精算処理が完了する。
【０００４】
かかる発明によれば、精算処理の電子化により経費精算の申請から決済までの処理をペーパレスでかつ迅速に実行することができる。
【特許文献１】特開第２００５−２７６０６１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、〔特許文献１〕に記載の発明にあっては、社員がプリペイド決済機能を有する携帯端末を所持し、なおかつ、経費の支払い先がプリペイド決済端末を有することが前提となるが、プリペイド決済機能を有する携帯端末はカメラ機能や音楽再生機能を有する携帯端末と比べるとあまり普及していないのが現状である。また、プリペイド決済端末を有する支払い先についても日本全国あらゆる場所で利用可能といえるほど普及はしてはいない。要するに、当該システムは限られた状況でしか利用することはできないのが現状である。
【０００６】
また、プリペイド決済機能が全国的に普及したとしても、かかる機能は日本国内でしか使用することはできないため、出張先が海外の場合、かかる経費精算システムを利用することはできない。
【０００７】
そこで、本発明は、領収書やメモ等を保管する手間を不要とし、社員等が行うデータ入力の工程数を最小限に抑えることでデータ信頼性を高めると共に、時間や場所に制約されることなく経費精算の申請が行うことができ、さらに、いかなる支払い先であっても適用できる経費精算処理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記目的を達成するため、請求項１記載の発明では、社員の有する携帯端末と、入力管理センターの有する端末装置と、会計事務所の有する端末装置と、企業の有する端末装置とがデータセンターの有するデータ管理サーバとが通信ネットワークを介して接続され、前記携帯端末から送信される経費精算申請メッセージに対して、データ管理サーバ及び各端末装置が順次データ処理を行うことにより経費の精算を行う経費精算処理システムであって、前記社員の有する携帯端末は、前記社員が業務上消費した経費に対応する証憑を画像データ化して記憶する画像データ化手段と、前記画像データ化手段により作成した証憑画像データを添付した経費精算申請メッセージをデータ管理サーバへ送信するデータ送信手段と、を有し、前記データセンターの有するデータ管理サーバは、社員から送信された経費精算申請メッセージを受信し、前記経費精算申請メッセージから少なくとも社員、社員の所属する企業、所属部署及び勘定科目並びに証憑画像データの各データを読み取り、一次データを作成する一次データ作成手段と、入力管理センターのデータ補完手段により作成された補完データに対して照合ナンバーの情報を追加した二次データを作成する二次データ作成手段と、企業の端末装置が有する仕訳データ作成依頼手段により送信された仕訳データ作成要求信号を受信した際に仕訳データを作成する仕訳データ作成手段と、を有し、前記入力管理センターの有する端末装置は、前記一次データに対して不足するデータを補完するデータ補完手段を有し、前記会計事務所の有する端末装置は、前記二次データに対して会計上の点検、認証を行うデータ認証手段を有し、前記企業の有する端末装置は、前記データ認証手段によりデータ管理サーバ上に作成された認証データに対して電子承認を行う電子承認手段と、前記電子承認手段によりデータ管理サーバ上に作成された電子承認データに基づいて仕訳データ作成を依頼する仕訳データ作成依頼手段と、前記仕訳データに基づいて社員の経費の金銭出納を行う金銭出納手段と、を有することを特徴とする。
【０００９】
また、請求項２に記載の発明では、前記データセンターの有するデータ管理サーバは、前記二次データ作成手段により二次データが作成されると、社員の携帯端末に対し現物証憑送付依頼メッセージを送信する現物証憑送付依頼メッセージ送信手段を有し、現物証憑保管業者の端末装置は、前記現物証憑送付依頼メッセージを受信した社員により送付される現物証憑を封入した専用封筒に記載されている照合ナンバーと現物証憑の保管場所を特定するための保管ナンバーとから構成される保管データを作成する保管データ作成手段を有することを特徴とする。
【００１０】
また、請求項３に記載の発明では、前記企業の端末装置は、税務調査等により現物証憑が必要となった場合に、前記データセンターのデータ管理サーバに対して現物証憑取寄せ依頼信号を送信する現物証憑取寄せ依頼手段を有し、前記データセンターのデータ管理サーバは、前記現物証憑取寄せ依頼信号を受信すると、現物証憑保管業者に対して現物証憑取寄せ依頼メッセージを送信する現物証憑取寄せ依頼メッセージ送信手段を有し、前記現物証憑保管業者の端末装置は、前記現物証憑取寄せ依頼メッセージを受信する現物証憑取寄せ依頼メッセージ受信手段を有することを特徴とする。
【００１１】
また、請求項４に記載の発明では、社員の有する携帯端末と、入力管理センターの有する端末装置と、会計事務所の有する端末装置と、企業の有する端末装置とがデータセンターの有するデータ管理サーバとが通信ネットワークを介して接続され、前記携帯端末から送信される経費精算申請メッセージに対して、データ管理サーバ及び各端末装置が順次データ処理を行うことにより経費の精算を行う経費精算処理システムにおいて、前記社員の立替経費の精算処理を行う経費精算処理方法であって、前記社員の有する携帯端末が、前記社員が業務上消費した経費に対応する証憑を画像データ化して記憶するステップと、前記社員の有する携帯端末が、前記ステップにおいて証憑を画像データ化することにより作成された証憑画像データを添付した経費精算申請メッセージをデータ管理サーバへ送信するステップと、前記データセンターの有するデータ管理サーバが、社員から送信された経費精算申請メッセージを受信し、前記経費精算申請メッセージから少なくとも社員、社員の所属する企業、所属部署及び勘定科目並びに証憑画像データの各データを読み取り、一次データを作成するステップと、前記入力管理センターの有する端末装置が、前記一次データに対して不足するデータを補完するデータステップと、前記データセンターの有するデータ管理サーバが、前記補完データに対して照合ナンバーの情報を追加した二次データを作成するステップと、前記会計事務所の有する端末装置が、前記二次データに対して会計上の点検、認証を行うステップと、前記企業の有する端末装置が、前記二次データに対する会計上の点検、認証によりデータ管理サーバ上に作成された認証データに対して電子承認を行うステップと、前記企業の有する端末装置が、前記認証データに対して行う電子承認によりデータ管理サーバ上に作成された電子承認データに基づいて仕訳データ作成を依頼するステップと、前記データセンターの有するデータ管理サーバが、前記企業の端末装置からの仕訳データ作成依頼により仕訳データを作成するステップと、前記企業の有する端末装置が、前記仕訳データに基づいて社員の経費の金銭出納を行うステップと、を有することを特徴とする。
【００１２】
また、請求項５に記載の発明では、前記データセンターの有するデータ管理サーバが、前記二次データが作成されると社員の携帯端末に対し現物証憑送付依頼メッセージを送信するステップと、現物証憑保管業者の端末装置が、前記現物証憑送付依頼メッセージを受信した社員により送付される現物証憑を封入した専用封筒に記載されている照合ナンバーと現物証憑の保管場所を特定するための保管ナンバーとから構成される保管データを作成するステップと、を有することを特徴とする。
【００１３】
また、請求項６に記載の発明では、前記企業の端末装置が、税務調査等により現物証憑が必要となった場合に、前記データセンターのデータ管理サーバに対して現物証憑取寄せ依頼信号を送信するステップと、前記データセンターのデータ管理サーバが、前記現物証憑取寄せ依頼信号を受信すると、現物証憑保管業者に対して現物証憑取寄せ依頼メッセージを送信するステップと、前記現物証憑保管業者の端末装置が、前記現物証憑取寄せ依頼メッセージを受信するステップと、を有することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１４】
請求項１及び４に記載の発明は、経費精算の申請から立替金の給付までをスムーズに行うことが可能である。
【００１５】
また、経費精算に関するデータ及び現物証憑の管理を高度なセキュリティを有する専門業者にそれぞれ委託することで、自社においてかかる高度なセキュリティを確保するための設備投資を行う必要がなくなるため、高度なセキュリティによる経費精算処理を低コストにて行うことができる。
【００１６】
また、ミスの生じやすい手動によるデータ入力を入力管理センターによるデータ補完作業のみとしたことでデータの信頼性を高めることができると共に、社員が申請データ作成のために通常業務に支障をきたすこともない。
【００１７】
また、場所や時間の制約を受けることなく経費精算申請を行うことができるため、従来のように精算申請を行うためにわざわざ会社に戻らなくてもよく、精算申請し忘れるおそれも少ない。また、たとえ海外からであっても精算申請を行うことができる。
【００１８】
請求項２及び５に記載の本発明によれば、社員の現物証憑を管理する労力を削減することができると同時に、現物証憑の確実かつ高セキュリティな保管を実現することができる。
【００１９】
請求項３及び６に記載の本発明によれば、企業は、基本的に現物証憑の保管を現物証憑保管業者に委託し、必要な時のみ必要な現物証憑だけを手元に取り寄せることができるため、現物証憑を保管する労力を削減することができるとともに、安価で高セキュリティな保管を実現できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２０】
〔１．経費精算処理システムの概要〕
本発明の実施の形態における経費精算処理システムは、企業に所属する社員が、会社の業務を遂行するために使用した経費について、経費に対応する立替費用を企業から給付してもらうために、経費に対応する領収書等（以下、「現物証憑」と称する。）を画像データ化して、当該画像データ（以下、「証憑画像データ」と称する。）に対し各機関が所定の処理を行うことで企業が経費に対応する金銭の出納を社員に行うようにしたものである。
【００２１】
以下、本発明の実施の形態における経費精算処理システムについて、図面を参照して詳細に説明する。図１は、本実施形態における経費精算処理システムの全体的なシステム構成を示す図である。
【００２２】
本実施の形態における経費精算処理システムＳを構成するデータ処理機関としては、図１に示すように、企業の社員Ａ、データセンターＢ、入力管理センターＣ、会計事務所Ｄ、社員の所属する企業Ｅ、現物証憑保管業者Ｆからなる。
【００２３】
社員Ａは、企業に所属する者であり、開発、営業、接客等の職務を遂行する。社員Ａは、撮像機能を有する携帯端末１を有している。
【００２４】
データセンターＢは、主に経費に関する種々のデータを管理する企業であり、かかるデータ管理についての高度なセキュリティを有している。データセンターＢは、データ管理サーバ２を有している。
【００２５】
入力管理センターＣは、後述するデータ補完処理を行う際に必要となるデータ入力者を提供する企業である。データ入力者としては、自宅を仕事場とするＳＯＨＯ（Small Office/Home Office）形式による者等が考えられる。入力管理センターＣは、端末装置３を有している。
【００２６】
会計事務所Ｄは、企業Ｅの社内規定や社員Ａの職務権限等に基づき、後述する二次データのチェックを行い認証する機関である。会計事務所Ｄは、端末装置４を有する。
【００２７】
企業Ｅは、前記社員Ａが所属する組織であり、製造業、建設業、卸売・小売業等種々の業種が考えられる。企業Ｅは、端末装置５を有している。
【００２８】
現物証憑保管業者Ｆは、現物証憑を保管するとともに、必要な場合は企業Ｅに対して現物証憑を配送する業務を行う業者であり、現物証憑の保管に関して高度なセキュリティを有する。現物証憑保管業者Ｆは、端末装置６及び現物証憑を保管する保管倉庫７を有している。また、保管倉庫７内には現物証憑を保管するための数多くの保管棚が存在し、それぞれの保管棚には所望の現物証憑が保管されている保管棚の場所を特定するための保管ナンバーが割り振られている
【００２９】
図１に示すように、本実施形態における経費精算処理システムＳは、社員Ａの携帯端末１と、データセンターＢのデータ管理サーバ２と、入力管理センターＣの端末装置３と、会計事務所Ｄの端末装置４と、企業Ｅの端末装置６と、現物証憑保管業者Ｆの端末装置５を有しており、携帯端末１及び端末装置３ないし６は、インターネットなどの通信ネットワークを介してデータ管理サーバ２と接続される。
【００３０】
このように、本実施形態における経費精算処理システムＳは、経費精算に関する各種データの管理や現物証憑の保管に関して高度なセキュリティを有する専門業者によって構成されているため、企業Ｅは、自社においてかかる高度なセキュリティを確保するための設備投資を行う必要がなくなり、高度なセキュリティによる経費精算処理を低コストにて行うことができる。
【００３１】
なお、通信ネットワークは、インターネットなどのＷＡＮ（ワイド・エリア・ネットワーク）であるが、専用回線網を使用することもできる。また、各装置は、通信ネットワークに直接接続できないときには、ブロードバンドルータや専用機器を介して通信ネットワークに接続される。
【００３２】
〔２．携帯端末１の構成〕
ここで、社員Ａの有する携帯端末１の構成を具体的に説明する。図２は、携帯端末１の概要構成例を示す図であり、図３は、現物証憑の構成例を示した図である。
【００３３】
携帯端末１は、社員Ａが使用する撮像機能付きの携帯電話機やＰＨＳ（Personal Handyphone System）等の汎用の携帯情報端末装置である。携帯端末１は、図２に示すように、現物証憑を撮像して証憑画像データを作成するための撮像部１０と、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１７、作業用ＲＡＭ（Random Access Memory）１８及び各種プログラムを記録するＲＯＭ１９等から構成された制御部１１と、ＬＣＤ（Liquid Crystal Display）等の表示装置である表示部１２と、通信ネットワークを介してデータ管理サーバ２との間で通信を行う通信部１３と、テンキー、機能キー、ポインティングデバイス等の入力手段である入力部１４と、証憑画像データを含む各種データを記憶する記憶部１５とを備えて構成され、これらの各種構成要素はシステムバス１６を介して相互に接続されている。なお、後述するように、携帯端末１からは、データ管理サーバ２に対して証憑画像データを含む経費精算申請メッセージが送信される構成となっているが、例えば、携帯端末１の撮像機能によって作成した証憑画像データを、ＰＣ（Personal Computer）あるいはＰＤＡ（Personal Digital Assistance）等に取り込み、これらから通信ネットワークを介して経費精算申請メッセージを送信することも可能である。また同様に、データ管理サーバ２から送信される各種メッセージをＰＣやＰＤＡ等で受信することも可能である。これらの場合にあっては、上記ＰＣやＰＤＡ等も携帯端末１として含まれるものとする。
【００３４】
撮像部１０は、レンズ及びＣＣＤ（Charge Coupled Device）等の撮像素子等から構成されており、入力部１４より撮像指示信号を受けると、現物証憑を撮像して、証憑画像データを取得する。取得した証憑画像データは、記憶部１５に記憶される。
【００３５】
制御部１１は、ＣＰＵ１７がＲＯＭ１９に記憶された各種プログラムを読み出して実行することにより、携帯端末１全体を統括制御し、かつ、後述の画像データ化手段、データ送信手段、再送信依頼メッセージ受信手段、現物証憑送付依頼メッセージ受信手段等として機能する。
【００３６】
〔２．１  画像データ化手段について〕
画像データ化手段は、撮像部１０を用いて、現物証憑を撮像し証憑画像データを作成する。なお、社員Ａは作成した証憑画像データを携帯端末１の表示部１２に表示させて視認することができ、撮影した画像がぶれていたりぼけていたりしていないか確認をすることができる。画像が不鮮明である場合、社員Ａは再撮像を行う。画像データ化手段により作成された証憑画像データは、携帯端末１の記憶部１５に記憶される。なお、本実施形態においては、現物証憑は図３のような構成となっており、現物証憑１００には、立替金を支払った日時１０１、支払い金額１０２、支払い先１０３等が記載されている。
【００３７】
〔２．２  データ送信手段について〕
データ送信手段は、経費精算申請メッセージをデータ管理サーバ２に通信ネットワークを介して送信する。経費精算申請メッセージとは、立替経費の精算を申請するためにデータ管理サーバ２に対して通信ネットワークを介して送信される電子メールであり、前記画像データ化手段により作成された証憑画像データが添付される。つまり、経費精算申請メッセージには、送信元である携帯端末１のメールアドレス、送信先であるデータ管理サーバ２のメールアドレス及び証憑画像データの各情報が含まれる。
【００３８】
ここで、データ管理サーバ２は、経費の勘定科目に対応した複数のメールアドレスを有しており、経費精算申請メッセージは、立替支払いした経費の勘定科目に対応するメールアドレスを指定して送信される。例えば、立替支払いした経費の勘定科目が交際費であった場合、社員Ａは、データ管理サーバ２の有するメールアドレスの中から交際費に対応するメールアドレス（例えば、「kousaihi@***.co.jp」）を選択する。このように、経費の勘定科目に対応したメールアドレスを指定して送信することにより、データ管理サーバ２は経費精算申請メッセージを受信した際、前記メッセージの送信先アドレスから経費の勘定科目を特定することができる。
【００３９】
〔２．３  再送信依頼メッセージ受信手段について〕
再送信依頼メッセージ受信手段は、後述するデータ管理サーバ２から送信される再送信依頼メッセージを受信する。再送信依頼メッセージには、図６に示すように、撮像し直した現物証憑を添付した経費精算申請メッセージを再送信するよう依頼する旨のメッセージが記載されており、同メッセージを受信した社員Ａは、当該メッセージに従い撮像し直した証憑画像データを添付した経費精算申請メッセージをデータ管理サーバ２に対して再送信する。
【００４０】
〔２．４  現物証憑送付依頼メッセージ受信手段について〕
現物証憑送付依頼メッセージ受信手段は、後述するデータ管理サーバ２から送信される現物証憑送信依頼メッセージを受信する。同メッセージを受信すると、社員Ａは、現物証憑を現物証憑保管業者Ｆに送付する。この際、現物証憑は社員Ａに事前に配布される現物証憑送付用の専用封筒に封入されて現物証憑保管業者Ｆに送付される。かかる専用封筒には、送付先である現物証憑保管業者Ｆの住所が記載されているとともに社員Ａの氏名及び照合ナンバーを記載する欄が設けられている。照合ナンバーとは、現物証憑と同現物証憑に対応する仕訳データとを照合するために付加される所定の番号であり、詳しくは後述する。社員Ａは、かかる専用封筒に自己の氏名及び照合ナンバーを記載し現物証憑を封入した後、同封筒を現物証憑保管業者Ｆに送付する。
【００４１】
〔３．データ管理サーバ２の構成〕
次に、データ管理サーバ２の構成を具体的に説明する。図４は、データ管理サーバ２の概要構成例を示す図、図５は、二次データの構成例であって、図５ａは一覧表示データの構成例を示しており、図５ｂは個別表示データの構成例を示した図である。図６は、再送信依頼メッセージの構成例を示す図であり、図７は、現物証憑送付依頼メッセージの構成例を示す図である。
【００４２】
データ管理サーバ２は、一般のサーバコンピュータを適用可能であり、図４に示すように、ＣＰＵ２１、作業用ＲＡＭ２２、ＯＳ（Operating System）プログラムや一次データ作成プログラム及び財務会計プログラム等を記録するＲＯＭ２３から構成された制御部２０と、各種データを記憶するＨＤＤ（Hard Disc Drive）等から構成されたデータベース２４と、通信ネットワークを介して携帯端末１及び各端末装置３，４，５，６との間で通信を行う通信部２５を備えて構成され、これらの各種構成要素はシステムバス２６を介して相互に接続されている。
【００４３】
データベース２４は、主に経費精算処理に関する各種データを記憶する記憶部であり、社員Ａの携帯端末１から送信される経費精算申請メッセージに基づいて作成される一次データを記憶する一次データ記憶領域２４ａと、同端末装置３が有するデータ補完手段及びデータ管理サーバ２の二次データ作成手段により作成される二次データを記憶する二次データ記憶領域２４ｃと、会計事務所Ｄの端末装置４が有するデータ認証手段により作成される認証データを記憶する認証データ記憶領域２４ｄと、企業Ｅの端末装置５が有する電子承認手段により作成される電子承認データを記憶する電子承認データ記憶領域２４ｅと、データ管理サーバ２の有する仕訳データ作成手段により作成される仕訳データ記憶領域２４ｆとを有している。
【００４４】
制御部２０は、ＣＰＵ２１がＲＯＭ２３に記憶された各種プログラムを読み出して実行することにより、データ管理サーバ２全体を統括制御し、かつ、後述の一次データ作成手段、二次データ作成手段、再送信依頼メッセージ送信手段、現物証憑送付依頼メッセージ送信手段、仕訳データ作成手段、現物証憑取寄せ依頼メッセージ送信手段等として機能する。
【００４５】
〔３．１  一次データ作成手段について〕
一次データ作成手段は、社員Ａの携帯端末１から送信された経費精算申請メッセージに含まれる各種データを取出し、一次データを作成する。すなわち、経費精算申請メッセージは、上述のように、送信元メールアドレス、送信先メールアドレス、証憑画像データの各情報を含んでおり、制御部２０は、送信元メールアドレスから社員、企業、部署及び現物証憑の配送先となる企業の住所を特定する。また、上述したようにデータ管理サーバ２は、勘定科目に対応した複数のメールアドレスを有しており、社員Ａは立替経費の勘定科目に対応したメールアドレスを選択してメッセージを送信するため、制御部２０は、送信元アドレスによって勘定科目を特定することができる。経費精算申請メッセージから社員、企業、部署、配送先住所、勘定科目の各情報及び証憑画像データを取出した後、制御部２０は、これらのデータから構成される一次データを作成する。かかる一次データはデータベース２４の一次データ記憶領域２４ａに記憶される。なお、一次データは、図３１に示すような構成となっており、図３１ａに示すように複数のデータの一覧表示画面の所定の欄をマウス等でクリック操作することで、図３１ｂに示すような個別データを表示させることができる。また、社員、企業、部署及び企業の住所の各データは、予めデータベース２４の所定の領域に記憶されている。
【００４６】
〔３．２  二次データ作成手段〕
二次データ作成手段は、後述する入力管理センターＣの有する端末装置３のデータ補完手段により補完データが作成されると、同補完データに対して照合ナンバーを付加し二次データを作成する。照合ナンバーは、上述のように現物証憑と同現物証憑に対応する仕訳データとを照合するために付加される所定の番号である。本実施形態において、かかる照合ナンバーは、例えば「ＰＧ−２０１２９」のように、アルファベット２文字と数字５文字から構成される。そして、アルファベット２文字が本実施形態における経費精算処理システムＳを利用している企業Ｅ毎に与えられる企業識別コードとなっている。かかる構成とすることにより、後述する現物証憑配送処理を迅速に実行することが可能となる。作成された二次データは、データベース２４の二次データ記憶領域２４ｃに記憶される。ここで、二次データは、図５に示すような構成となっており、図５ａに示すような複数のデータの一覧表示画面の所定の欄をマウス等でクリック操作することで、図５ｂに示すような個別データを表示させることができる。
【００４７】
なお、照合ナンバーは本実施形態で示した構成に限定されるものではなく、その他の構成であってもよい。
【００４８】
〔３．３  再送信依頼メッセージ送信手段について〕
再送信依頼メッセージ送信手段は、後述する入力管理センターＣの端末装置３の有するエラーデータ登録手段により送信されたエラーデータ登録要求信号を受信し、同データに含まれる送信元メールアドレスから社員Ａの有する携帯端末１のメールアドレスを特定し、当該携帯端末１に対して、図６に示すように現物証憑を撮像し直し経費精算申請メッセージを再送信すべき旨を記載した再送信依頼メッセージ２７を自動送信により送信する。
【００４９】
〔３．４  現物証憑送付依頼メッセージ送信手段について〕
現物証憑送付依頼メッセージ送信手段は、後述する二次データ作成手段により作成された二次データに含まれる送信元メールアドレスから社員Ａの携帯端末１を特定し、当該携帯端末１に対して、図７に示すように、社員Ａに対して現物証憑を現物証憑保管業者Ｆに送付すべき旨を記載した現物証憑送付依頼メッセージ２８を自動送信により送信する。かかる現物証憑送付依頼メッセージ２８には、さらに、二次データに含まれる照合ナンバーが表記されるとともに現物証憑を送付する際に照合ナンバーを専用封筒に記入すべき旨が記載されている。
【００５０】
〔３．５  仕訳データ作成手段について〕
仕訳データ作成手段は、後述する企業Ｅの端末装置５から仕訳データ作成依頼手段により送信される仕訳データ作成要求信号を受信すると、電子承認データを基に仕訳データを作成する。
【００５１】
〔３．６  現物証憑取寄せ依頼メッセージ送信手段について〕
現物証憑取寄せ依頼メッセージ送信手段は、企業Ｅの依頼に応じて現物証憑保管業者Ｆに対して現物証憑取寄せ依頼メッセージを送信する。すなわち、データ管理サーバ２は、企業Ｅの端末装置５が有する現物証憑取寄せ依頼手段により送信される現物証憑取寄せ依頼信号を受信すると、該当する仕訳データから照合ナンバーのデータを取出し、当該照合ナンバーを記載した現物証憑取寄せ依頼メッセージを現物証憑保管業者Ｆに送信する。
【００５２】
〔４．入力管理センターＣの端末装置３の構成〕
次に、入力管理センターＣの端末装置３の構成を具体的に説明する。図８は、端末装置３の概要構成例を示す図である。
【００５３】
入力管理センターＣの端末装置３は、一般のサーバコンピュータを適用可能であり、図７に示すように、ＣＰＵ３１、作業用ＲＡＭ３２、ＯＳ（Operating System）プログラム等を記録するＲＯＭ３３から構成された制御部３０と、各種データを記憶するＨＤＤ（Hard Disc Drive）等から構成されたデータベース３４と、通信ネットワークを介してデータ管理サーバ２との間で通信を行う通信部３５と、所定の情報を入力可能なキーボード３６ａやマウス３６ｂ等の入力手段を制御する周辺機器制御チップ３６と、ＣＰＵ３１からイメージデータを受け取り、内部のビデオメモリ（図示せず）に書き込むとともにこのビデオメモリに書き込んだデータをディスプレイ３７ａに表示するビデオチップ３７とを備えて構成され、これらの各種構成要素はシステムバス３８を介して相互に接続されている。
【００５４】
制御部３０は、ＣＰＵ３１がＲＯＭ３３に記憶された各種プログラムを読み出して実行することにより、端末装置３全体を統括制御し、かつ、後述のデータ補完手段等として機能する。
【００５５】
〔４．１  データ補完手段について〕
データ補完手段は、一次データに不足するデータを補完する。すなわち、端末装置３は、データ管理サーバ２の有するデータベース２４の一次データ記憶領域２４ａに記憶されている一次データに通信ネットワークを介してアクセスし、図３１ｂに示すような一次データの個別表示データをディスプレイ３７ａに表示させる。そして、ディスプレイ３７ａに表示された証憑画像データから立替金を支払った日時１０１、支払い金額１０２、支払い先１０３の情報が入力管理センターＣの入力者により視認できる場合、これらの情報を一次データに手動入力により追加して補完データを作成する。一方、画像が不鮮明なために、ディスプレイ３７ａに表示した証憑画像データから支払い日時１０１、支払い金額１０２、支払い先１０３の情報が一つでも視認できない場合、入力管理センターＣの端末装置３は、入力管理センターＣの入力者の操作により、データ管理サーバ２に対してエラーデータ登録信号を送信する。かかるエラーデータ登録信号を受信したデータ管理サーバ２は、再送信依頼メッセージ送信手段により再送信依頼処理が行われる。
【００５６】
このように、入力管理センターＣの入力者によって一次データに不足するデータが補われことにより、経費精算申請者である社員Ａは、経費精算申請に必要なデータを一切入力する必要がなくなるため、社員Ａがデータ入力をする手間を省くことができ、社員Ａの通常業務に支障を来たすおそれもない。また、入力管理センターＣの入力者は、データ入力を専門とする者であるため、従来のような社員Ａによるデータ入力と比べ入力ミスを削減することができる。
【００５７】
〔５．会計事務所Ｄの端末装置４の構成〕
次に、会計事務所Ｄの端末装置４の構成を具体的に説明する。図９は、端末装置４の概要構成例を示す図である。
【００５８】
会計事務所Ｄの端末装置４は、一般のサーバコンピュータを適用可能であり、図８に示すように、ＣＰＵ４１、作業用ＲＡＭ４２、ＯＳ（Operating System）プログラム等を記録するＲＯＭ４３から構成された制御部４０と、各種データを記憶するＨＤＤ（Hard Disc Drive）等から構成されたデータベース４４と、通信ネットワークを介してデータ管理サーバ２との間で通信を行う通信部４５と、所定の情報を入力可能なキーボード４６ａやマウス４６ｂ等の入力手段を制御する周辺機器制御チップ４６と、ＣＰＵ４１からイメージデータを受け取り、内部のビデオメモリ（図示せず）に書き込むとともにこのビデオメモリに書き込んだデータをディスプレイ４７ａに表示するビデオチップ４７とを備えて構成され、これらの各種構成要素はシステムバス４８を介して相互に接続されている。
【００５９】
制御部４０は、ＣＰＵ４１がＲＯＭ４３に記憶された各種プログラムを読み出して実行することにより、端末装置４全体を統括制御し、かつ、後述のデータ認証手段等として機能する。
【００６０】
〔５．１  データ認証手段について〕
データ認証手段は、二次データに対して会計上の点検、認証を行う。すなわち、端末装置４は、データ管理サーバ２の有するデータベース２４の二次データ記憶領域２４ｃに記憶された二次データに通信ネットワークを介してアクセスし、ディスプレイ４７ａに図５ｂに示す二次データ個別表示データを表示させる。そして、会計事務所Ｄの所員がディスプレイ４７ａに表示させた二次データに基づき企業Ｅの社内規定や社員Ａの職務権限等に準じて同データのチェックを行い認証する。認証された二次データは、認証データとしてデータベース２４の認証データ記憶領域２４ｄに記憶される。
【００６１】
〔６．企業Ｅの端末装置５の構成〕
次に、企業Ｅの端末装置５の構成を具体的に説明する。図１０は、端末装置５の概要構成例を示す図であり、図１１は、仕訳データの個別表示画面の構成例を示した図である。
【００６２】
企業Ｅの端末装置５は、一般のサーバコンピュータを適用可能であり、図９に示すように、ＣＰＵ５１、作業用ＲＡＭ５２、ＯＳ（Operating System）プログラム等を記録するＲＯＭ５３から構成された制御部５０と、各種データを記憶するＨＤＤ（Hard Disc Drive）等から構成されたデータベース５４と、通信ネットワークを介してデータ管理サーバ２との間で通信を行う通信部５５と、所定の情報を入力可能なキーボード５６ａやマウス５６ｂ等の入力手段を制御する周辺機器制御チップ５６と、ＣＰＵ５１からイメージデータを受け取り、内部のビデオメモリ（図示せず）に書き込むとともにこのビデオメモリに書き込んだデータをディスプレイ５７ａに表示するビデオチップ５７とを備えて構成され、これらの各種構成要素はシステムバス５８を介して相互に接続されている。
【００６３】
制御部５０は、ＣＰＵ５１がＲＯＭ５３に記憶された各種プログラムを読み出して実行することにより、端末装置５全体を統括制御し、かつ、後述の電子承認手段、仕訳データ作成依頼手段、金銭出納手段、現物証憑取寄せ依頼手段等として機能する。
【００６４】
〔６．１  電子承認手段について〕
電子承認手段は、承認データに対して電子承認を行う。すなわち、端末装置５は、データベース２４の認証データ記憶領域２４ｄに通信ネットワークを介してアクセスし、図３２に示す認証データをディスプレイ４７ａに表示させる。そして、企業Ｅに所属する社員Ａの上司がディスプレイ４７ａに表示された認証データに基づき社内のワークフロー等に準じて認証データの内容をチェックし、当該内容に問題がない場合承認を行う。データ管理サーバ２は、承認された認証データに基づいて電子承認データを作成し、作成された電子承認データは、データベース２４の電子承認データ記憶領域２４ｅに記憶される。
【００６５】
〔６．２  仕訳データ作成要求手段について〕
仕訳データ作成要求手段は、データ管理サーバ２に対して仕訳データを作成する旨の要求信号を送信する。仕訳データ作成要求信号を受信したデータ管理サーバ２は、上述したように仕訳データ作成手段により仕訳データを作成する。
【００６６】
〔６．３  金銭出納手段について〕
金銭出納手段は、仕訳データに基づいて支払いデータを作成し、かかる支払いデータをファームバンキングシステムに送信することにより社員Ａに対して立替経費の精算を行う。
【００６７】
〔６．４  現物証憑取寄せ依頼手段について〕
現物証憑取寄せ依頼手段は、税務調査等により現物証憑が必要となった場合、データ管理サーバ２に対して現物証憑の取寄せの依頼を行う現物証憑取寄せ依頼信号を送信する。かかる現物証憑取寄せ依頼信号は、図１１に示すように、仕訳データの個別表示画面に表示される現物証憑取寄せボタン１９１を企業Ｅの経理担当者がマウス５６ｂを用いてクリックすることで通信ネットワークを介して送信される。データ管理サーバ２は、現物証憑取寄せ依頼信号を受信すると、上述したように現物証憑取寄せ依頼メッセージ送信手段により現物証憑保管業者Ｆに対して現物証憑取寄せ依頼メッセージを送信する。
【００６８】
〔７．現物証憑保管業者Ｆの端末装置６の構成〕
次に、現物証憑保管業者Ｆの端末装置６の構成を具体的に説明する。図１２は、端末装置６の概要構成例を示す図である。
【００６９】
現物証憑保管業者Ｆの端末装置６は、一般のサーバコンピュータを適用可能であり、図１０に示すように、ＣＰＵ６１、作業用ＲＡＭ６２、ＯＳ（Operating System）プログラム等を記録するＲＯＭ６３から構成された制御部６０と、各種データを記憶するＨＤＤ（Hard Disc Drive）等から構成されたデータベース６４と、通信ネットワークを介してデータ管理サーバ２との間で通信を行う通信部６５と、所定の情報を入力可能なキーボー６６ａやマウス６６ｂ等の入力手段を制御する周辺機器制御チップ６６と、ＣＰＵ６１からイメージデータを受け取り、内部のビデオメモリ（図示せず）に書き込むとともにこのビデオメモリに書き込んだデータをディスプレイ６７ａに表示するビデオチップ６７とを備えて構成され、これらの各種構成要素はシステムバス６８を介して相互に接続されている。
【００７０】
制御部６０は、ＣＰＵ６１がＲＯＭ６３に記憶された各種プログラムを読み出して実行することにより、端末装置６全体を統括制御し、かつ、後述の保管データ作成手段、現物証憑取寄せ依頼メッセージ受信手段等として機能する。
【００７１】
〔７．１  保管データ作成手段について〕
現物証憑保管手段は、社員Ａから送付される現物証憑を現物証憑保管業者Ｆの有する保管倉庫７に保管する。ここで、現物証憑を保管する際、端末装置６は、社員Ａが現物証憑を送付する際に用いた専用封筒に記載された照合ナンバーと当該現物証憑を保管する保管棚の保管ナンバーと配送先となる企業Ｅの住所とを含む保管データを作成し、データベース６４の所定の領域に記憶する。これにより、後述する現物証憑取寄せ処理の際に、照合ナンバーから該当する現物証憑がどの保管場所に保管されているかを即座に特定することができる。
【００７２】
〔７．２  現物証憑取寄せ依頼メッセージ受信手段について〕
現物証憑配送手段は、データ管理サーバ２の有する現物証憑取寄せ依頼メッセージ送信手段により送信された現物証憑取寄せ依頼メッセージを受信する。現物証憑取寄せ依頼メッセージを受信すると、現物証憑保管業者Ｆは、当該メッセージに記載されている照合ナンバーに基づいて該当する現物証憑を保管倉庫７の所定の保管棚から出庫し依頼先の企業Ｅへ配送する。
【００７３】
〔８．各端末の動作について〕
経費精算処理システムＳを構成する各端末は、以上のように構成されており、以下にそれぞれの動作を図面を参照して詳細に説明する。図１３は携帯端末１のメイン処理のフローチャート、図１４はデータ管理サーバ２のメイン処理のフローチャート、図１５はデータ管理サーバ２における携帯端末１からのデータ処理のフローチャート、図１６はデータ管理サーバ２の一次データ作成処理のフローチャート、図１７はデータ管理サーバ２における端末装置３からのデータ処理のフローチャート、図１８はデータ管理サーバ２における二次データ作成処理のフローチャート、図１９はデータ管理サーバ２の再送信依頼メッセージ送信処理のフローチャート、図２０はデータ管理サーバ２における端末装置４からのデータ処理のフローチャート、図２１はデータ管理サーバ２における端末装置５からのデータ処理のフローチャート、図２２は入力管理センターＣの有する端末装置３のメイン処理のフローチャート、図２３は会計事務所Ｄの有する端末装置４のメイン処理のフローチャート、図２４は企業Ｅの有する端末装置５のメイン処理のフローチャート、図２５は、端末装置５の電子承認登録処理のフローチャート、図２６は端末装置５の金銭出納処理のフローチャート、図２７は現物証憑保管業者Ｆの有する端末装置６のメイン処理のフローチャート、図２８は端末装置６の現物証憑配送処理のフローチャートである。
【００７４】
〔８．１．携帯端末１の動作〕
図１３に示すように、携帯端末１の電源がＯＮになると、携帯端末１のＣＰＵ１７は、ＲＡＭ１８、ＲＯＭ１９及び記憶部１５などのアクセス許可、作業領域確保を初期化等の初期設定動作を実行し、ＯＳプログラム等をＣＰＵ１７による実行状態とし、制御部１１としての機能を動作させる。
【００７５】
制御部１１は、図１３に示すように、ＲＯＭ１９からメニュー画面表示用のデータを取出し、携帯端末１の表示部１２にメニュー画面を表示し（ステップＳ０１）、ステップＳ０２の処理に移行する。
【００７６】
次に、制御部１１は、入力部１４の電源ボタンが押下されたか否かを判定する（ステップＳ０２）。この処理において、電源ボタンが押下されたと判定すると（ステップＳ０２：Ｙｅｓ）、制御部１１は、携帯端末１の動作を停止して、メイン処理を終了する。
【００７７】
一方、この処理において、電源ボタンが押下されていないと判定すると（ステップＳ０２：Ｎｏ）、制御部１１は、撮像機能が選択されたか否かを判定する（ステップＳ０３）。
【００７８】
この処理において、撮像機能が選択されたと判定すると（ステップＳ０３：Ｙｅｓ）、制御部１１は、社員Ａによる入力部１４の操作により、社員Ａが経費の支払い先から受け取った現物証憑を撮像、すなわち画像データ化し（ステップＳ０４）、この画像データ化した証憑画像データを記憶部１５に記憶する（ステップＳ０５）。
【００７９】
ステップＳ０３において、撮像機能が選択されていないと判定すると（ステップＳ０３：Ｎｏ）、制御部１１は、メール機能が選択されたか否かを判定する（ステップＳ０６）。この処理において、メール機能が選択されたと判定すると（ステップＳ０６：Ｙｅｓ）、制御部１１は、メール機能を実行する。ここで、社員Ａによる入力部１４の操作により、データ管理サーバ２の有する複数のメールアドレスの中から勘定科目に対応したメールアドレスが選択されるとともに証憑画像データが添付され、経費精算申請メッセージが作成される。そして、制御部１１は、社員Ａによる入力部１４の操作により、前記経費精算申請メッセージをデータ管理サーバ２に対して通信ネットワークを介して送信する（ステップＳ０７）。
【００８０】
このように、経費精算申請を携帯端末から経費精算申請メッセージを送信することにより行うこととしたため、従来のように経費精算申請のためにわざわざ会社に戻る手間を省くことができ、場所や時間の制約を受けることなく経費精算申請を行うことができる。
【００８１】
ステップＳ０６において、メール機能が選択されていないと判定すると（ステップＳ０６：Ｎｏ）、制御部１１は、その他の機能が選択されたか否かを判定する（ステップＳ０８）。この処理において、その他の機能が選択されたと判定すると（ステップＳ０８：Ｙｅｓ）、制御部１１は、表示部１２に選択された機能に関する画面を表示し、社員Ａに選択した機能に応じた操作を促し、対応する処理を行う。
【００８２】
ステップＳ０５、ステップＳ０７、ステップＳ０９の処理が終了したときには、制御部１１は、処理をステップＳ０１へ移行し、ステップＳ０１からの処理を繰り返し行う。一方、ステップＳ０８において、他の機能が選択されていないと判定すると（ステップＳ０８：Ｎｏ）、制御部１１は、ステップＳ０２へ移行し、ステップＳ０２からの処理を繰り返し行う。
【００８３】
〔８．２．データ管理サーバ２の動作〕
図１４に示すように、まず、データ管理サーバ２の電源がＯＮになると、データ管理サーバ２のＣＰＵ２１は、ＲＡＭ２２、ＲＯＭ２３及びデータベース２４などのアクセス許可、作業領域確保を初期化等の初期設定動作を実行し、ＯＳプログラム等をＣＰＵ２１による実行状態とし、制御部２０としての機能を動作させる。
【００８４】
次に、制御部２０は、データを受信したか否かを判定する（ステップＳ１０）。データを受信したことを判定すると（ステップＳ１０：Ｙｅｓ）、制御部２０は、さらに、受信したデータが社員Ａの携帯端末１からのデータか否かを判定する（ステップＳ１１）。この処理において、携帯端末１からのデータであると判定すると（ステップＳ１１：Ｙｅｓ）、制御部２０は、携帯端末１からのデータ処理を行う（ステップＳ１２）。かかる処理は、図１５におけるＳ２０からＳ２２までの処理であり、後述する。
【００８５】
ステップＳ１１において、社員Ａの携帯端末１からデータを受信していないとき（ステップＳ１１：Ｎｏ）、制御部２０は、入力管理センターＣの端末装置３からデータを受信したか否かを判定する（ステップＳ１３）。この処理において、端末装置３からのデータであると判定すると（ステップＳ１３：Ｙｅｓ）、制御部２０は、端末装置３からのデータ処理を行う（ステップＳ１４）。かかる処理は、図１７におけるＳ２８からＳ３７までの処理であり、後述する。
【００８６】
ステップＳ１３において、入力管理センターＣの端末装置３からデータを受信していないとき（ステップＳ１３：Ｎｏ）、制御部２０は、会計事務所Ｄの端末装置４からデータを受信したか否かを判定する（ステップＳ１５）。この処理において、端末装置４からのデータであると判定すると（ステップＳ１５：Ｙｅｓ）、制御部２０は、端末装置４からのデータ処理を行う（ステップＳ１６）。かかる処理は、図２０におけるＳ３８からＳ４２までの処理であり、後述する。
【００８７】
ステップＳ１５において、会計事務所Ｄの端末装置４からデータを受信していないとき（ステップＳ１５：Ｎｏ）、制御部２０は、企業Ｅの端末装置５からデータを受信したか否かを判定する（ステップＳ１７）。この処理において、端末装置５からのデータであると判定すると（ステップＳ１７：Ｙｅｓ）、制御部２０は、端末装置５からのデータ処理を行う（ステップＳ１８）。かかる処理は、図２１におけるＳ４３からＳ５３までの処理であり、後述する。
【００８８】
ステップＳ１５において、企業Ｅの端末装置５からデータを受信していないとき（ステップＳ１７：Ｎｏ）、制御部２０は、受信したデータに応じた処理を行う（ステップＳ１９）。
【００８９】
ステップＳ１２、ステップＳ１４、ステップＳ１６、ステップＳ１８、ステップＳ１９の処理が終了したとき、或いはステップＳ１０においてデータを受信していないと判定したとき（ステップＳ１０：Ｎｏ）、制御部２０は、データ管理サーバ２の電源がＯＦＦ（シャットダウン）状態へ移行したか否かを判定する（ステップＳ５４）。データ管理サーバ２の電源がＯＦＦされていないと（ステップＳ５４：Ｎｏ）、制御部２０は、処理をステップＳ１０に移行する。一方、データ管理サーバ２の電源がＯＦＦされていると判定すると（ステップＳ５４：Ｙｅｓ）、制御部２０は、メイン処理を終了する。
【００９０】
次に、ステップＳ１２の携帯端末１からのデータ受信処理について図１５を参照して具体的に説明する。
【００９１】
図１５に示すように、携帯端末１からのデータを受信したことを判定すると、制御部２０は、受信したデータが経費精算申請メッセージか否かを判定する（ステップＳ２０）。この処理において、経費精算申請メッセージであると判定すると（ステップＳ２０：Ｙｅｓ）、制御部２０は、一次データ作成手段として一次データ作成処理を行う（ステップＳ２１）。この一次データ作成処理は、図１６におけるＳ２３からＳ２７までの処理である。
【００９２】
制御部２０は、携帯端末１から送信された経費精算申請メッセージを受信すると、一次データ作成手段として、図１６に示すように、同メッセージから送信元メールアドレス、送信先メールアドレス、証憑画像データの各情報を取出す（ステップＳ２３）。次に、制御部２０は、送信元アドレスである社員Ａのメールアドレスがデータベース内に登録されているか否かを判定する（ステップＳ２４）。この処理において、送信元アドレスがデータベース内に登録されているメールアドレスであると判定した場合（ステップＳ２４：Ｙｅｓ）、制御部２０は、経費精算申請メッセージに含まれる各種データを基に一次データを作成する。この際、制御部２０は、上述のように、送信元アドレスより社員Ａの氏名、社員Ａの所属する企業及び部署並びに現物証憑の配送先住所を特定し、さらに、経費の勘定科目に対応する送信先アドレスから経費の勘定科目を特定する（ステップＳ２５）。そして、特定された各データを証憑画像データとともに一次データとしてデータベース２４の一次データ記憶領域２４ａ内に記憶する（ステップＳ２６）。
【００９３】
送信元アドレスがデータベース内に登録されていないと判定した場合（ステップＳ２４：Ｙｅｓ）、制御部２０は、送信元アドレスに対して、当該メールアドレスは登録されていないため経費精算申請を行うことができない旨の内容を記載したエラーメールを送信する（ステップＳ２７）。
【００９４】
図１５のステップＳ２０において、受信したデータが経費精算申請メッセージではないときは（ステップＳ２０：Ｎｏ）、制御部２０は、受信したデータに応じた処理を行う（ステップＳ２２）。ステップＳ２１及びステップＳ２２の処理が終了したとき、制御部２０は、携帯端末１からのデータ処理を終了する。
【００９５】
次に、ステップＳ１４の端末装置３からのデータ受信処理について図１７を参照して具体的に説明する。
【００９６】
図１７に示すように、端末装置３からデータを受信したことを判定すると、制御部２０は、受信したデータが一次データ一覧送信要求信号であるか否かを判定する（ステップＳ２８）。この処理において、一次データ一覧送信要求信号であると判定すると（ステップＳ２８：Ｙｅｓ）、制御部２０は、端末装置３に対して通信ネットワークを介して一次データ一覧を送信する（ステップＳ２９）。
【００９７】
ここで、一次データ一覧は、本実施形態においては図３１ａに示すような構成となっており、さらに、個々のデータについて表示させたい場合、所定の欄をマウス等の入力部を用いてクリックすることで、図３１ｂに示すように、一次データの個別表示を行うことができる。かかる個別表示画面にあっては、図３１ｂに示すように、証憑画像データ１５０が表示されるとともに、社員名、企業名、部署名、勘定科目の情報が閲覧できるようになっている。また、企業名の欄をマウスを用いてクリックすることで、現物証憑配送処理の際に現物証憑の配送先となる企業Ｅの住所が表示されるようになっている。また、支払い金額、支払い先、支払い日時の各欄は空白になっており、入力管理センターＣの入力者によって各情報を追加入力することができる構成となっている。さらに、一次データの個別表示画面には、補完データをデータ管理サーバ２に送信する際に用いる補完データ送信ボタン１５４と、エラーデータ登録の際に用いるエラーデータ登録ボタン１５５とが表示されており、入力管理センターＣの入力者は、端末装置３のマウス３６ｂを用いて各ボタンをクリックすることで補完データあるいはエラーデータ登録信号がデータ管理サーバ２へと送信される。
【００９８】
受信したデータが一次データ一覧送信要求信号ではないときは（ステップＳ２８：Ｎｏ）、制御部２０は、受信したデータが補完データか否かを判定する（ステップＳ３０）。この処理において、補完データであると判定すると（ステップＳ３０：Ｙｅｓ）、制御部２０は、二次データ作成手段、現物証憑送付依頼メッセージ送付手段等として二次データ作成処理を行う（ステップＳ３１）。この二次データ作成処理は、図１８におけるＳ３１ａからＳ３１ｃまでの処理である。
【００９９】
図１８に示すように、補完データを受信したと判定すると、制御部２０は、補完データに対して照合ナンバーのデータを付加する（ステップＳ３１ａ）。この照合ナンバーは、後述するように、現物証憑保管業者Ｆが現物証憑と同現物証憑に対応する仕訳データとを照合するための所定の番号であり、本実施形態では、例えば「ＰＧ−２０１２９」のようにアルファベットと数字とから構成されるものである。なお、補完データに照合ナンバーを付加したデータを二次データと呼ぶ。作成された二次データは、データベース２４の二次データ記憶領域２４ｃに記憶する（ステップＳ３１ｂ）。
【０１００】
二次データを二次データ記憶領域２４ｃに記憶すると、制御部２０は、現物証憑送付依頼メッセージ送信手段として、社員Ａの携帯端末１に対して通信ネットワークを介して現物証憑送付依頼メッセージを送信する（ステップＳ３１ｃ）。
【０１０１】
現物証憑送付依頼メッセージは、図７に示すように、社員Ａに対して自動送信される電子メールであり、現物証憑を現物証憑保管業者Ｆに送付すべき旨が記載されている。また、かかる現物証憑送付依頼メッセージには、照合ナンバーが記載されるとともに現物証憑を送付する際、かかる照合ナンバーを専用封筒の所定の欄に記入すべき旨が記載されており、さらに、当該メッセージを受け取った社員Ａが何れの現物証憑についての送付依頼なのかを特定することができるよう、送付すべき現物証憑に対応する証憑画像データが添付される。現物証憑送付依頼メッセージを受け取った社員Ａは、事前に配布されていた専用封筒に上記メッセージに記載された照合ナンバーを専用封筒に記載し現物証憑を封入したものを現物証憑保管業者Ｆに送付する。これにより、社員Ａの現物証憑を保管する労力を削減することができるとともに、現物証憑の確実かる高セキュリティな保管を実現することができる。
【０１０２】
図１７のステップＳ３０において、補完データを受信していないと判定すると（ステップＳ３０：Ｎｏ）、制御部２０は、エラーデータ登録信号を受信したか否かの判定をする（ステップＳ３２）。この処理において、エラーデータ登録信号を受信したと判定すると（ステップＳ３２：Ｙｅｓ）、制御部２０は、再送信依頼メッセージ送信手段として再送信依頼メッセージ送信処理を行う（ステップＳ３３）。この再送信依頼メッセージ送信処理は、図１９におけるＳ３４からＳ３６までの処理である。
【０１０３】
図１９に示すように、エラーデータ登録信号を受信すると、制御部２０は、受信したエラーデータ登録信号に対応する一次データを取出す（ステップＳ３４）。一次データを取出すと、制御部２０は、前記一次データから社員Ａの電子メールアドレス及び証憑画像データを取出し（ステップＳ３５）、取出したメールアドレスに対して、証憑画像データを添付した再送信依頼メッセージを送信する（ステップＳ３６）。ここで、再送信依頼メッセージとは、図６に示すように、現物証憑を撮影し直し再度経費精算申請メッセージを送信すべき旨が記載されている電子メールのことである。
【０１０４】
図１７のステップＳ３２において、受信したデータがエラーデータ登録信号ではないときは（ステップＳ３２：Ｎｏ）、制御部２０は、受信したデータに応じた処理を行う（ステップＳ３７）。
【０１０５】
次に、ステップＳ１６の端末装置４からのデータ受信処理について図２０を参照して具体的に説明する。
【０１０６】
図２０に示すように、端末装置４からデータを受信したことを判定すると、制御部２０は、受信したデータが二次データ一覧送信要求信号であるか否かを判定する（ステップＳ３８）。この処理において、二次データ一覧送信要求信号であると判定すると（ステップＳ３８：Ｙｅｓ）、制御部２０は、端末装置４に対して通信ネットワークを介して二次データ一覧を送信する（ステップＳ３９）。
【０１０７】
ここで、二次データ一覧は、本実施形態において図５ａに示すような構成となっており、さらに、個別のデータ毎に表示させたい場合、所定の欄をマウス等の入力部を用いてクリックすることで、図５ｂに示すように、二次データを個別表示させることができる。
【０１０８】
受信したデータが二次データ一覧送信要求信号ではないときは（ステップＳ３８：Ｎｏ）、制御部２０は、受信したデータが認証登録信号か否かを判定する（ステップＳ４０）。この処理において、認証登録信号であると判定すると（ステップＳ４０：Ｙｅｓ）、認証登録された二次データを基に認証データを作成し、かかる認証データは、データベース２４の認証データ記憶領域２４ｄに記憶される（ステップＳ４１）。
【０１０９】
ステップＳ４０において、受信したデータが認証登録信号ではないときは（ステップＳ４０：Ｎｏ）、制御部２０は、受信したデータに応じた処理を行う（ステップＳ４２）。
【０１１０】
次に、図１４におけるステップＳ１８の端末装置５からのデータ受信処理について図２１を参照して具体的に説明する。
【０１１１】
図２１に示すように、端末装置５からデータを受信したことを判定すると制御部２０は、受信したデータが認証データ一覧送信要求信号であるか否かを判定する（ステップＳ４３）。この処理において、認証データ一覧送信要求信号であると判定すると（ステップＳ４３：Ｙｅｓ）、制御部２０は、端末装置５に対して通信ネットワークを介して認証データ一覧を送信する（ステップＳ４４）。
【０１１２】
受信したデータが認証データ一覧送信要求信号ではないときは（ステップＳ４３：Ｎｏ）、制御部２０は、受信したデータが電子承認登録信号か否かを判定する（ステップＳ４５）。この処理において、電子承認登録信号であると判定すると（ステップＳ４５：Ｙｅｓ）、電子承認登録された認証データをデータベース２４の電子承認データ記憶領域２４ｅに記憶し電子承認データを作成する（ステップＳ４６）。
【０１１３】
受信したデータが電子承認登録信号ではないときは（ステップＳ４５：Ｎｏ）、制御部２０は、受信したデータが電子承認データ一覧送信要求信号か否かを判定する（ステップＳ４７）。この処理において、電子承認データ一覧送信要求信号であると判定すると（ステップＳ４７：Ｙｅｓ）、制御部２０は、端末装置５に対して通信ネットワークを介して電子承認データ一覧を送信する（ステップＳ４８）。
【０１１４】
受信したデータが電子承認データ一覧送信要求信号ではないときは（ステップＳ４７：Ｎｏ）、制御部２０は、受信したデータが仕訳データ作成要求信号か否かを判定する（ステップＳ４９）。この処理において、仕訳データ作成要求信号であると判定すると（ステップＳ４９：Ｙｅｓ）、制御部２０は、仕訳データ作成手段として、当該信号に基づき電子承認データから仕訳データを作成し、作成した仕訳データをデータベース２４の仕訳データ記憶領域２４ｆに記憶する（ステップＳ５０）。なお、仕訳データの作成は、一般的に用いられている自動仕訳方法により作成されるものである。
【０１１５】
受信したデータが仕訳データ作成要求信号ではないときは（ステップＳ４９：Ｎｏ）、制御部２０は、受信したデータが現物証憑取寄せ依頼信号か否かを判定する（ステップＳ５１）。この処理において、現物証憑取寄せ依頼信号であると判定すると（ステップＳ５１：Ｙｅｓ）、制御部２０は、現物証憑取寄せ依頼メッセージ送信手段として、現物証憑保管業者Ｆに対して現物証憑取寄せ依頼メッセージを送信する（ステップＳ５２）。すなわち、制御部２０は、現物証憑取寄せ依頼信号を受信すると、現物証憑取寄せ依頼メッセージ送信手段として、該当する仕訳データから照合ナンバーの情報を取出し、当該照合ナンバーを記載した現物証憑取寄せ依頼メッセージを現物証憑保管業者Ｆに通信ネットワークを介して送信するのである。
【０１１６】
受信したデータが現物証憑取寄せ依頼信号ではないときは（ステップＳ５１：Ｎｏ）、制御部２０は、受信したデータに応じた処理を行う（ステップＳ５３）。
【０１１７】
〔８．３．端末装置３の動作〕
図２２に示すように、まず、入力管理センターＣの有する端末装置３の電源がＯＮになると、端末装置３のＣＰＵ３１は、ＲＡＭ３２、ＲＯＭ３３及びデータベース３４などのアクセス許可、作業領域確保を初期化等の初期設定動作を実行し、ＯＳプログラム等をＣＰＵ３１による実行状態とし、制御部３０としての機能を動作させる。
【０１１８】
次に、制御部３０は、入力管理センターＣの入力者の操作によりデータ管理サーバ２に一次データ一覧送信要求信号を送信すると（ステップＳ６０）、データ管理サーバ２より送信された一次データ一覧をディスプレイ３７ａに表示させる（ステップＳ６１）。次に、制御部３０は、入力管理センターＣの入力者の操作によりディスプレイ３７ａに図３１ｂに示すような一次データの個別表示画面を表示させる（ステップＳ６２）。
【０１１９】
次に、制御部３０は、入力者による操作により補完データ送信ボタン１５４がクリックされたか否かを判定する（ステップＳ６３）。この処理において、入力者により補完データ送信ボタン１５４がクリックされたと判定すると（ステップＳ６３：Ｙｅｓ）、制御部３０は、データ管理サーバ２に対して補完データを送信する（ステップＳ６４）。
【０１２０】
入力者により補完データ送信ボタン１５４がクリックされていないと判定すると、制御部３０は、エラーデータ登録ボタン１５５がクリックされたか否かを判定する（ステップＳ６５）。この処理において、エラーデータ登録ボタン１５５がクリックされたと判定すると（ステップＳ６５：Ｙｅｓ）、制御部３０は、データ管理サーバ２に対してエラーデータ登録信号を送信する（ステップＳ６６）。
【０１２１】
入力者によりエラーデータ登録ボタン１５５がクリックされていないと判定すると（ステップＳ６５：Ｎｏ）、制御部３０は、入力者による操作に応じた処理を行う（ステップＳ６７）。
【０１２２】
ステップＳ６４、ステップＳ６６、ステップＳ６７の処理が終了したとき、制御部３０は、端末装置３の電源がＯＦＦ（シャットダウン）状態へ移行したか否かを判定する（ステップＳ６８）。端末装置３の電源がＯＦＦされていないと判定すると（ステップＳ６８：Ｎｏ）、制御部３０は、処理をステップＳ６０に移行する。一方、端末装置３の電源がＯＦＦされていると判定すると（ステップＳ６８：Ｙｅｓ）、制御部３０は、メイン処理を終了する。
【０１２３】
〔８．４．端末装置４の動作〕
図２３に示すように、まず、会計事務所Ｄの有する端末装置４の電源がＯＮになると、端末装置４のＣＰＵ４１は、ＲＡＭ４２、ＲＯＭ４３及びデータベース４４などのアクセス許可、作業領域確保を初期化等の初期設定動作を実行し、ＯＳプログラム等をＣＰＵ４１による実行状態とし、制御部４０としての機能を動作させる。
【０１２４】
次に、制御部４０は、会計事務所Ｄの所員の操作によりデータ管理サーバ２に対して二次データ一覧送信要求信号を送信すると（ステップＳ７０）、データ管理サーバ２より送信された二次データ一覧を受信しディスプレイ４７ａに表示させる（ステップＳ７１）。次に、ディスプレイ４７ａに表示させた二次データを閲覧した会計事務所Ｄの所員により会計上のチェックが行われ、内容に問題がない場合当該二次データは認証される。二次データに対して認証登録がなされると、制御部４０は、データ管理サーバ２に対して通信ネットワークを介して認証登録信号を送信する（ステップＳ７２）。
【０１２５】
〔８．５．端末装置５の動作〕
図２４に示すように、まず、企業Ｅの有する端末装置５の電源がＯＮになると、端末装置５のＣＰＵ５１は、ＲＡＭ５２、ＲＯＭ５３及びデータベース５４などのアクセス許可、作業領域確保を初期化等の初期設定動作を実行し、ＯＳプログラム等をＣＰＵ５１による実行状態とし、制御部５０としての機能を動作させる。
【０１２６】
次に、制御部５０は、端末装置５の入力者が入力操作を行ったか否かを判定する（ステップＳ８０）。この処理において、入力操作を行ったと判定すると（ステップＳ８０：Ｙｅｓ）、制御部５０は、入力者による入力が認証データ一覧送信要求操作であるか否かを判定する（ステップＳ８１）。この処理において、入力者による入力が認証データ一覧送信要求操作であると判定すると（ステップＳ８１：Ｙｅｓ）、制御部５０は、電子承認手段等として、電子承認登録処理を実行する（ステップＳ８２）。この電子承認登録処理は、図２５におけるステップＳ９３からステップＳ９６までの処理であり、後述する。
【０１２７】
ステップＳ８１において、入力者による入力が認証データ一覧送信要求操作ではないと判定すると（ステップＳ８１：Ｎｏ）、制御部５０は、入力者による入力が電子承認データ一覧送信要求操作であるか否かを判定する（ステップＳ８３）。この処理において、入力者による入力が電子承認データ一覧送信要求操作であると判定すると（ステップＳ８３：Ｙｅｓ）、制御部５０は、仕訳データ作成要求手段等として、データ管理サーバ２に対して仕訳データ作成要求信号を通信ネットワークを介して送信する（ステップＳ８４）。
【０１２８】
ステップＳ８３において、入力者による入力が電子承認データ一覧送信要求操作ではないと判定すると（ステップＳ８３：Ｎｏ）、制御部５０は、入力者による入力が仕訳データ一覧送信要求操作であるか否かを判定する（ステップＳ８５）。この処理において、入力者による入力が仕訳データ一覧送信要求操作であると判定すると（ステップＳ８５：Ｙｅｓ）、制御部５０は、データ管理サーバ２に対して仕訳データ一覧送信要求信号を通信ネットワークを介して送信する（ステップＳ８６）。
【０１２９】
入力者による入力が仕訳データ一覧送信要求操作ではないと判定すると（ステップＳ８５：Ｎｏ）、制御部５０は、入力者による入力が金銭出納操作であるか否かを判定する（ステップＳ８７）。この処理において、入力者による入力が金銭出納操作であると判定すると（ステップＳ８７：Ｙｅｓ）、制御部５０は、金銭出納手段等として、金銭出納処理を行う（ステップＳ８８）。この処理は、図２６におけるステップＳ９７からステップＳ９８までの処理であり、後述する。
【０１３０】
ステップＳ８７において、入力者による入力が金銭出納操作ではないと判定すると（ステップＳ８７：Ｎｏ）、制御部５０は、入力者による入力が現物証憑取寄せ依頼操作であるか否かを判定する（ステップＳ８９）。この処理において、入力者による入力が現物証憑取寄せ依頼操作であると判定すると（ステップＳ８９：Ｙｅｓ）、制御部５０は、現物証憑取寄せ依頼手段として、データ管理サーバ２に対して現物証憑取寄せ依頼信号を通信ネットワークを介して送信する（ステップＳ９０）。
【０１３１】
ステップＳ８９において、入力者による入力が現物証憑取寄せ依頼操作ではないと判定すると（ステップＳ８９：Ｎｏ）、制御部５０は、前記入力者による入力に応じた処理を行う（ステップＳ９１）。
【０１３２】
ステップＳ８２、ステップＳ８４、ステップＳ８６、ステップＳ８８、ステップＳ９０、ステップＳ９１の処理が終了したとき、或いはステップＳ８０において入力者による操作がないと判定したとき（ステップＳ８０：Ｎｏ）、制御部５０は、端末装置５の電源がＯＦＦ（シャットダウン）状態へ移行したか否かを判定する（ステップＳ９２）。端末装置５の電源がＯＦＦされていないと判定すると（ステップＳ９２：Ｎｏ）、制御部５０は、処理をステップＳ８０に移行する。一方、端末装置５の電源がＯＦＦされていないと判定すると（ステップＳ９２：Ｙｅｓ）、制御部５０は、メイン処理を終了する。
【０１３３】
ここで、ステップＳ８２における電子承認登録処理について図２５を参照して具体的に説明する。
【０１３４】
図２５に示すように、制御部５０は、電子承認登録処理を開始すると、入力者による操作を受けて認証データ一覧送信要求信号をデータ管理サーバ２に対して送信する（ステップＳ９３）。次に、制御部５０は、データ管理サーバ２から認証データ一覧を受信し（ステップＳ９４）、かかる認証データ一覧をディスプレイ５７ａに表示させ、さらに、かかる認証データ一覧画面からさらに図３２に示すような認証データの個別表示画面を表示させる（ステップＳ９５）。入力者は、社内のワークフロー等に準じてディスプレイ５７ａに表示された認証データ１７０の内容をチェックし、当該内容に問題がない場合、承認登録ボタン１７１をマウス５６ｂを操作してクリックする。そして、承認登録ボタン１７１がクリックされたと判定した制御部５０は、データ管理サーバ２に対し電子承認登録信号を送信する。（ステップＳ９６）。
【０１３５】
次に、ステップＳ８８における金銭出納処理について、図２６を参照して具体的に説明する。
【０１３６】
図２６に示すように、制御部５０は、金銭出納処理を開始すると、仕訳データを基に端末装置５の入力者の操作により支払いデータを作成する（ステップＳ９７）。次に、作成した支払いデータを銀行のファームバンキングシステムに送信する（ステップＳ９８）。
【０１３７】
〔８．６．端末装置６の動作〕
図２７に示すように、先ず、現物証憑保管業者Ｆの有する端末装置６の電源がＯＮになると、端末装置６のＣＰＵ６１は、ＲＡＭ６２、ＲＯＭ６３及びデータベース６４などのアクセス許可、作業領域確保を初期化等の初期設定動作を実行し、ＯＳプログラム等をＣＰＵ６１による実行状態とし、制御部６０としての機能を動作させる。
【０１３８】
次に、制御部６０は、端末装置６の入力者によるデータ入力があったか否かを判定する（ステップＳ２００）。この処理において、入力者によるデータ入力があったと判定すると（ステップＳ２００：Ｙｅｓ）、制御部６０は、入力者によるデータ入力が保管データの入力であるか否かを判定する（ステップＳ２０１）。この処理において、入力者によるデータ入力が保管データの入力であると判定すると（ステップＳ２０１：Ｙｅｓ）、制御部６０は、保管データ作成手段等として、保管データを作成する（ステップＳ２０２）
【０１３９】
保管データは、データ管理サーバ２の二次データ作成手段によって補完データに付加された照合ナンバーと現物証憑保管業者Ｆの有する保管倉庫の保管ナンバーとを含むデータである。かかる保管データの作成により、どの場所にどの現物証憑が保管されているかを即座に特定することができ、後述する現物証憑配送処理の際、現物証憑の配送を迅速に行うことが可能となる。
【０１４０】
入力者によるデータ入力が保管データに関するものでないと判定すると（ステップＳ２０１：Ｎｏ）、制御部６０は、入力者のデータ入力に対応した処理を行う（ステップＳ２０３）。
【０１４１】
ステップＳ２００において、入力者によるデータ入力がないと判定すると（ステップＳ２００：Ｎｏ）、制御部６０は、メッセージを受信したか否かを判定する（ステップＳ２０４）。この処理において、メッセージを受信したと判定すると（ステップＳ２０４：Ｙｅｓ）、制御部６０は、受信したメッセージが現物証憑取寄せ依頼メッセージであるか否かを判定する（ステップＳ２０５）。
【０１４２】
この処理において、受信したメッセージが現物証憑取寄せ依頼メッセージであると判定すると（ステップＳ２０５：Ｙｅｓ）、制御部６０は、現物証憑配取寄せ依頼メッセージ受信手段等として、現物証憑配送処理を行う（ステップＳ２０６）。この処理は、図２８におけるステップＳ２１０からステップＳ２１４までの処理であり、後述する。
【０１４３】
受信したメッセージが現物証憑取寄せ依頼メッセージでないと判定すると（ステップＳ２０５：Ｎｏ）、制御部６０は、受信したメッセージに対応した処理を行う（ステップＳ２０７）。
【０１４４】
ステップＳ２０２、ステップＳ２０３、ステップＳ２０６、ステップＳ２０７の処理が終了したとき、或いはステップＳ２０４においてメッセージを受信していないと判定したとき（ステップＳ２０４：Ｎｏ）、制御部６０は、端末装置６の電源がＯＦＦ（シャットダウン）状態へ移行したか否かを判定する（ステップＳ２０８）。端末装置６の電源がＯＦＦされていないと判定すると（ステップＳ２０８：Ｎｏ）、制御部６０は、処理をステップＳ２００に移行する。一方、端末装置６の電源がＯＦＦされていないと判定すると（ステップＳ２０８：Ｙｅｓ）、制御部６０は、メイン処理を終了する。
【０１４５】
次に、ステップＳ２０６における現物証憑配送処理について図２８を参照して具体的に説明する。
【０１４６】
図２８に示すように、制御部６０は、現物証憑配送処理を開始すると、先ず、現物証憑取寄せ依頼メッセージの中に含まれる照合ナンバーを取出す（ステップＳ２１０）。次に、保管データにアクセスし（ステップＳ２１１）、現物証憑取寄せ依頼メッセージから取出した照合ナンバーから現物証憑が保管されている保管棚の保管ナンバーを特定するとともに、配送先である企業の住所を特定する（ステップＳ２１２）。なお、配送先は、上述したように、照合ナンバーに含まれるアルファベットから特定されるものである。そして、これらの情報を含んだ配送指示データを作成し（ステップＳ２１３）、この配送指示データを保管倉庫の端末装置へと送信する（ステップＳ２１４）。
【０１４７】
これにより、現物証憑保管業者Ｆの従業員は、配送指示データにより取り寄せ依頼がなされている現物証憑の保管場所及び配送先を即座に特定するとこができるため、現物証憑の取寄せ依頼から配送までを迅速に行うことが可能となる。
【０１４８】
また、企業Ｅは、現物証憑の保管を現物証憑保管業者に委託し、必要なときのみ必要な現物証憑だけを手元に取寄せることができるため、現物証憑を保管する労力を削減することができるとともに、安価で高セキュリティな保管を実現することができる。
【０１４９】
以下に、本システムを用いた経費精算処理システムの一例として、企業の社員である「甲田三郎」が交際費を立替支払いした際の立替金の精算処理を図面を用いて具体的に説明する。図２９は、支払い先から受け取る領収書を示した図。図３０は、携帯端末１の電子メール送信画面の構成例。図３１は、一次データの構成例を表した図であって、図３１ａは、一覧表示データであり、図３１ｂは、個別表示データである。図３２は、認証データの構成例。図３３は、電子承認データの構成例を示した図である。
【０１５０】
乙林建設会社の営業マンである甲田三郎は、得意先の接待をクラブ「○△□」で行った。甲田は、同接待にかかった金額５万円を立て替えて支払うとともに、クラブ○△□から領収書１００を受け取った。かかる領収書１００には、図２９に示すように、支払い日時１０１、支払い金額１０２及び支払い先１０３が記載されている。
【０１５１】
甲田は、受け取った領収書１００を自己の所有する携帯端末１の撮像機能を用いて撮像し、受け取った領収書の画像データ（すなわち証憑画像データ）を作成する。次に、図３０に示すように、証憑画像データを添付した経費精算申請メッセージを作成し、データセンターＢの有するデータ管理サーバ２へ送信する。この際、甲田は、図３０に示すように、送信先としてデータセンターＢの有する複数のメールアドレスの中から「交際費」に対応するメールアドレスである「kousaihi@***.co.jp」を選択して送信する。
【０１５２】
データセンターＢのデータ管理サーバ２は、甲田から送信された経費精算申請メッセージを受信すると、同メッセージから勘定科目、社員、社員が所属する企業及び部署名並びに現物証憑の配送先住所の各情報を取出し、証憑画像データとともに一次データとしてデータベース２４の一次データ記憶領域ａに記憶する。
【０１５３】
データ管理サーバ２に記憶されている一次データは、入力管理センターＣの端末装置３によりアクセスされ、端末装置３のディスプレイ３７ａには、一次データ一覧が表示される。入力管理センターＣの入力者は、一次データ一覧からさらに一次データの個別表示画面をディスプレイ３７ａに表示させる。次に、当該個別表示画面に表示された証憑画像データ１５０に記載されている支払い日付１５１、支払い金額１５２、支払い先１５３の各情報を読み取り、これらの情報を当該個別表示画面の所定の空欄１５６，１５７，１５８に入力した後、補完データ送信ボタン１５４をマウス３６ｂを用いてクリック操作することにより、補完データがデータ管理サーバ２へ送信される。
【０１５４】
ここで、ディスプレイ３７ａに表示された証憑画像データから支払い日付１５１、支払い金額１５２、支払い先１５３の何れか一つでも入力者が視認出来ない場合、入力者によりエラーデータ登録ボタン１５５がクリック操作され、これにより、データ管理サーバ２にエラーデータ登録信号が送信される。データ管理サーバ２は、エラーデータ登録信号を受信すると、甲田の携帯端末１に対して再送信依頼メッセージを送信する。
【０１５５】
補完データを受信したデータ管理サーバ２は、補完データの各情報に照合ナンバーを追加した二次データを作成し、二次データをデータベース２４の二次データ記憶領域２４ｃに記憶するとともに、甲田に対して現物証憑送付依頼メッセージを送信する。現物証憑送付依頼メッセージを受信した甲田は、事前に配布されていた専用封筒に上記メッセージに記載された照合ナンバーを専用封筒に記載し領収書１００を封入したものを現物証憑保管業者Ｆに送付する。そして、当該封筒を受け取った現物証憑保管業者Ｆは、封筒に記載された照合ナンバーと現物証憑を保管する保管倉庫７の保管ナンバーとを含む保管データを作成するとともにかかる現物証憑を所定の場所に保管する。
【０１５６】
次に、二次データ記憶領域２４ｃに記憶された二次データは、会計事務所Ｄの端末装置４によりアクセスされ、端末装置４のディスプレイ４７ａには、二次データ一覧が表示される。会計事務所Ｄの所員は、二次データ一覧からさらに図５ｂに示すような二次データの個別表示画面１６０をディスプレイ４７ａに表示させる。所員は、乙林建設会社の社内規定や甲田の職務権限等に基づき当該二次データに対して会計上のチェックを行う。かかる会計上のチェックにより二次データが認証されると、所員は、認証登録ボタン１６１をマウス４６ｂを用いてクリック操作し、認証登録信号をデータ管理サーバ２に対して送信する。認証登録信号を受信したデータ管理サーバ２は、当該認証登録を受けた二次データを認証データとしてデータベース２４の認証データ記憶領域２４ｄに記憶する。
【０１５７】
認証データ記憶領域２４ｄに記憶された認証データは、乙林建設会社に所属する甲田の上司の端末装置５によってアクセスされる。甲田の上司は、社内のワークフロー等に準じてディスプレイ５７ａに表示された認証データ１７０の内容をチェックする。認証データの内容に問題がない場合、上司は、承認登録ボタン１７１をマウス５６ｂを操作してクリックし、電子承認登録信号をデータ管理サーバ２に送信する。電子承認登録信号を受信したデータ管理サーバ２は、電子承認された認証データを基に電子承認データを作成し、電子承認データは、データベース２４の電子承認データ記憶領域２４ｅに記憶される。
【０１５８】
次に、乙林建設会社の経理担当者は、仕訳データを作成するため、電子承認データ記憶領域２４ｅに記憶された電子承認データ１８０にアクセスし、仕訳データ作成ボタン１８１をマウス５６ｂを用いてクリック操作する。これにより、データ管理サーバ２に対して仕訳データ作成要求信号を送信され、当該信号を受信したデータ管理サーバ２は、電子承認データに基づいて仕訳データを作成し、データベース２４の仕訳データ記憶領域２４ｆに記憶する。
【０１５９】
そして、経理担当者は、仕訳データを基に作成した支払いデータを銀行のファームバンキングシステムへ送信することで、甲田の銀行口座に立替経費として支払った金額５万円が振り込まれて経費精算処理は完了する。
【０１６０】
次に、乙林建設会社の経理担当者が現物証憑の取り寄せ依頼を行った場合について説明する。
【０１６１】
乙林建設会社の経理担当者は、税務調査等により現物証憑が必要となった場合、図１１に示す仕訳データ１９０にアクセスし、ディスプレイ５７ａに表示された現物証憑取寄せボタン１９１をマウス５６ｂを用いてクリック操作することにより、現物証憑取寄せ依頼信号をデータ管理サーバ２に対して送信する。現物証憑取り寄せ依頼信号を受け取ったデータ管理サーバ２は、現物証憑保管業者Ｆに対して照合ナンバー「ＨＨ−１０００１」を記載した現物証憑依頼メッセージを送信する。
【０１６２】
現物証憑保管業者Ｆは、現物証憑依頼メッセージを受信すると、保管データに基づき当該メッセージに含まれる照合ナンバーから保管ナンバー及び送付先である乙林建設会社の住所を特定し、これらの情報を配送データとして、保管倉庫の端末装置へ送る。そして、保管倉庫の出庫担当者は、配送データを基に、現物証憑を保管倉庫から取出すとともに送付先である乙林建設会社に配送する。
【０１６３】
本発明の実施の形態に記載された効果は、本発明から生じる最も好適な効果を列挙したに過ぎず、本発明による効果は、本発明の実施の形態に記載されたものに限定されるものではない。
【図面の簡単な説明】
【０１６４】
【図１】本実施形態における経費精算処理システムの全体的なシステム構成を示す図である。
【図２】本実施形態における携帯端末の概要構成例を示す図である。
【図３】本実施形態における現物証憑の一例である。
【図４】本実施形態におけるデータ管理サーバの概要構成例である。
【図５】本実施形態におけるデータ管理サーバのデータベースに記憶される二次データの一例を示す図であり、図５ａは一覧表示データであり、図５ｂは個別表示データである。
【図６】本実施形態におけるデータ管理サーバから携帯端末に送信される再送信依頼メッセージの一例を示した図である。
【図７】本実施形態におけるデータ管理サーバから携帯端末に送信される現物証憑送付依頼メッセージの一例を示した図である。
【図８】本実施形態における入力管理センターの端末装置の概要構成例である。
【図９】本実施形態における会計事務所の端末装置の概要構成例である。
【図１０】本実施形態における企業の端末装置の概要構成例である。
【図１１】本実施形態におけるデータ管理サーバのデータベースに記憶される仕訳データの一例を示す図である。
【図１２】本実施形態における現物証憑保管業者の端末装置の概要構成例である。
【図１３】本実施形態における携帯端末のメイン処理のフローチャートである。
【図１４】本実施形態におけるデータ管理サーバのメイン処理のフローチャートである。
【図１５】本実施形態におけるデータ管理サーバの携帯端末からのデータ処理のフローチャートである。
【図１６】本実施形態におけるデータ管理サーバの一次データ作成処理のフローチャートである。
【図１７】本実施形態におけるデータ管理サーバの端末装置３からのデータ処理のフローチャートである。
【図１８】本実施形態におけるデータ管理サーバの二次データ作成処理のフローチャートである。
【図１９】本実施形態におけるデータ管理サーバの再送信依頼メッセージ送信処理のフローチャートである。
【図２０】本実施形態におけるデータ管理サーバの端末装置４からのデータ処理のフローチャートである。
【図２１】本実施形態におけるデータ管理サーバの端末装置５からのデータ処理のフローチャートである。
【図２２】本実施形態における端末装置３のメイン処理のフローチャートである。
【図２３】本実施形態における端末装置４のメイン処理のフローチャートである。
【図２４】本実施形態における端末装置５のメイン処理のフローチャートである。
【図２５】本実施形態における端末装置５の電子承認登録処理のフローチャートである。
【図２６】本実施形態における端末装置５の金銭出納処理のフローチャートである。
【図２７】本実施形態における端末装置６のメイン処理のフローチャートである。
【図２８】本実施形態における端末装置６の現物証憑配送処理のフローチャートである。
【図２９】本実施形態における現物証憑の一例である。
【図３０】本実施形態における経費精算メッセージの一例を示す図である。
【図３１】本実施形態における一次データの構成例を示した図であり、図３１ａは一覧表示データであり、図３１ｂは個別表示データである。
【図３２】本実施形態における認証データの構成例を示した図である。
【図３３】本実施形態における電子承認データの構成例を示した図である。
【符号の説明】
【０１６５】
Ｓ    経費精算処理システム
１    携帯端末
２    データ管理サーバ
３    入力管理センターの有する端末装置
４    会計事務所の有する端末装置
５    企業の有する端末装置
６    現物証憑保管業者の有する端末装置
７    保管倉庫
【図１】
2008225958.tif 000003
【図２】
2008225958.tif 000004
【図３】
2008225958.tif 000005
【図４】
2008225958.tif 000006
【図５】
2008225958.tif 000007
【図６】
2008225958.tif 000008
【図７】
2008225958.tif 000009
【図８】
2008225958.tif 000010
【図９】
2008225958.tif 000011
【図１０】
2008225958.tif 000012
【図１１】
2008225958.tif 000013
【図１２】
2008225958.tif 000014
【図１３】
2008225958.tif 000015
【図１４】
2008225958.tif 000016
【図１５】
2008225958.tif 000017
【図１６】
2008225958.tif 000018
【図１７】
2008225958.tif 000019
【図１８】
2008225958.tif 000020
【図１９】
2008225958.tif 000021
【図２０】
2008225958.tif 000022
【図２１】
2008225958.tif 000023
【図２２】
2008225958.tif 000024
【図２３】
2008225958.tif 000025
【図２４】
2008225958.tif 000026
【図２５】
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【図２６】
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【図２７】
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【図２８】
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【図２９】
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【図３０】
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【図３１】
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【図３２】
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【図３３】
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