(57)【要約】【課題】  ネットワーク電子ファイリングシステムにファイルを連続で蓄積させている場合などにおいて、容量閾値を超えたことに気付かず、業務が停滞するなどの問題が発生している。【解決手段】  ネットワークを介し、前記入力装置から新規に送信されたファイルの容量と現在の使用量を合計し、前記閾値管理データベースに設定している前記使用可能ストレージ容量閾値情報と比較し、前記使用可能ストレージ容量閾値情報を超えていなければ登録を許可、使用量が前記使用可能ストレージ容量閾値情報の一定容量に達した場合、ネットワークを介してライセンスの更新を促すメッセージを前記入力装置に送信し、使用量が前記使用可能ストレージ容量閾値情報を超えた場合においても、前記使用可能ストレージ容量閾値情報を超えた時間より一定期間、前記使用可能ストレージ容量閾値情報を超えた分のファイルを蓄積することを特徴とする情報処理装置。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワーク電子ファイリングシステムの使用可能ストレージ容量閾値情報をもったライセンスを受付け、前記ネットワーク電子ファイリングシステムとの通信を実行可能とする入力装置と、前記入力装置から送信される前記使用可能ストレージ容量閾値情報を設定する閾値管理データベースを有し、前記使用可能ストレージ容量閾値情報の値の範囲でファイルを蓄積するネットワーク電子ファイリングシステムであり、ネットワークを介し、前記入力装置から新規に送信されたファイルの容量と現在の使用量を合計し、前記閾値管理データベースに設定している前記使用可能ストレージ容量閾値情報と比較し、前記使用可能ストレージ容量閾値情報を超えていなければ登録を許可、使用量が前記使用可能ストレージ容量閾値情報の一定容量に達した場合、ネットワークを介してライセンスの更新を促すメッセージを前記入力装置に送信し、使用量が前記使用可能ストレージ容量閾値情報を超えた場合においても、前記使用可能ストレージ容量閾値情報を超えた時間より一定期間、前記使用可能ストレージ容量閾値情報を超えた分のファイルを蓄積することを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
請求項1で前記入力装置は、前記ネットワーク電子ファイリングシステムの前記使用可能ストレージ容量閾値情報をもったライセンスを受付け、前記電子ファイリングシステムとの通信を実行可能とすることを特徴とする情報処理装置。
【請求項３】
請求項1で前記ネットワーク電子ファイリングシステムは、前記入力装置から送信される前記使用可能ストレージ容量閾値情報を設定する閾値管理データベースを有し、前記使用可能ストレージ容量閾値情報の値の範囲でファイルを蓄積することを特徴とする情報処理装置。
【請求項４】
請求項1で前記ネットワーク電子ファイリングシステムは、ネットワークを介し、前記入力装置から新規に送信されたファイルの容量と現在の使用量を合計し、前記閾値管理データベースに設定している前記使用可能ストレージ容量閾値情報と比較し、前記使用可能ストレージ容量閾値情報を超えていなければ登録を許可することを特徴とする情報処理装置。
【請求項５】
請求項1で前記ネットワーク電子ファイリングシステムは、使用量が前記使用可能ストレージ容量閾値情報の一定容量に達した場合、ネットワークを介してライセンスの更新を促すメッセージを前記入力装置に送信することを特徴とする情報処理装置。
【請求項６】
請求項1で前記ネットワーク電子ファイリングシステムは、使用量が前記使用可能ストレージ容量閾値情報を超えた場合、前記使用可能ストレージ容量閾値情報を超えた時間より一定期間、前記使用可能ストレージ容量閾値情報を超えた分のファイルを蓄積することを特徴とする情報処理装置。
【請求項７】
請求項1で前記ネットワーク電子ファイリングシステムは、使用量が前記使用可能ストレージ容量閾値情報を超えた場合、一定期間を超えた場合において前記使用可能ストレージ容量閾値情報を超えた分のファイル削除を実施する旨のメッセージおよびライセンスの更新を促すメッセージを前記入力装置に送信することを特徴とする情報処理装置。
【請求項８】
請求項1で前記ネットワーク電子ファイリングシステムは、使用量が前記使用可能ストレージ容量閾値情報を超え、かつ前記使用可能ストレージ容量閾値情報を超えた分のファイルの蓄積期間を経過した場合、前記使用可能ストレージ容量閾値情報を超えた分のファイルを削除することを特徴とする情報処理装置。
【請求項９】
請求項1で前記ネットワーク電子ファイリングシステムは、前記入力装置から送信される前記使用可能ストレージ容量閾値情報がオープン（無制限）であった場合、閾値管理データベースにオープン（無制限）を設定し、使用量が前記使用可能ストレージ容量閾値情報の一定容量に達した場合、ネットワークを介してライセンスの更新を促すメッセージを前記入力装置に送信する機能を停止することを特徴とする情報処理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
入力装置とネットワーク電子ファイリングシステムの連携及びその情報処理装置。
【背景技術】
【０００２】
特開2002-259590、特開2004-080245、特開2004-206595のように、ユーザのパーソナルコンピュータなどの端末機器内にあるファイルを、ネットワークを介して電子ファイリングシステムに送信し、ユーザ毎に割当てられたファイリング容量閾値においてファイルを保管し、ファイリング容量閾値のファイリング使用量が一定範囲以上になった場合に、前記パーソナルコンピュータに警告する機能を有するストレージサービスが知られている。
【０００３】
また、ネットワークを介して電子ファイリングシステムにつながる入力装置は、前記パーソナルコンピュータのみだけでなく、ネットワークスキャナ、ファクシミリ機能及びスキャナ機能を併せ持つ複合機、ネットワークファクシミリなどが挙げられ、これらの装置の一部において、ライセンスによりネットワーク機能を制限しているものがあり、ネットワーク電子ファイリングシステムにファイル送信するにはライセンスが必要となる。
【特許文献１】特開2002-259590号公報
【特許文献２】特開2004-080245号公報
【特許文献３】特開2004-206595号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
ネットワーク電子ファイリングシステムに登録できるファイリング容量は契約により制限されている。ネットワークにつながる一部の入力装置は、ライセンスによりネットワーク電子ファイリングシステムに対するネットワーク接続制限をおこなっている。
【０００５】
入力装置のネットワーク接続ライセンスとネットワーク電子ファイリングシステムの制限契約がリンクしていないため、ネットワーク接続ライセンスはあるのにファイリング容量が不足していて、ファイルが登録できない。また、その逆のファイリング容量は問題ないのにネットワーク接続ライセンスが切れたため、ネットワーク電子ファイリングシステムが利用できない。などの問題が発生している。
【０００６】
また、ネットワーク電子ファイリングシステムの制限登録と入力装置ネットワーク接続ライセンス登録が別作業で行われるため無駄な時間およびコストが必要となっている。
【０００７】
そして、ネットワーク電子ファイリングシステムのファイリング容量制限の方法は、ファイリング容量閾値のファイリング使用量が一定範囲以上になった場合に、警告を行い、ファイリング容量閾値を超えた場合、新規登録を拒否するというものである。このような方法であると上記入力装置が自動（人手を介さずに）でファイル転送などを行い、ネットワーク電子ファイリングシステムにファイルを連続で蓄積させている場合などにおいて、容量閾値を超えたことに気付かず、業務が停滞するなどの問題が発生している。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記目的を達成するため、本発明に係る装置は、ネットワーク電子ファイリングシステムの使用可能ストレージ容量閾値情報をもったライセンスを受付け、前記ネットワーク電子ファイリングシステムとの通信を実行可能とする入力装置と、前記入力装置から送信される前記使用可能ストレージ容量閾値情報を設定する閾値管理データベースを有し、前記使用可能ストレージ容量閾値情報の値の範囲でファイルを蓄積するネットワーク電子ファイリングシステムであり、ネットワークを介し、前記入力装置から新規に送信されたファイルの容量と現在の使用量を合計し、前記閾値管理データベースに設定している前記使用可能ストレージ容量閾値情報と比較し、前記使用可能ストレージ容量閾値情報を超えていなければ登録を許可、使用量が前記使用可能ストレージ容量閾値情報の一定容量に達した場合、ネットワークを介してライセンスの更新を促すメッセージを前記入力装置に送信し、使用量が前記使用可能ストレージ容量閾値情報を超えた場合においても、前記使用可能ストレージ容量閾値情報を超えた時間より一定期間、前記使用可能ストレージ容量閾値情報を超えた分のファイルを蓄積することを特徴とする。
【０００９】
前記入力装置は、前記ネットワーク電子ファイリングシステムの前記使用可能ストレージ容量閾値情報をもったライセンスを受付け、前記電子ファイリングシステムとの通信を実行可能とすることを特徴とする。
【００１０】
前記ネットワーク電子ファイリングシステムは、前記入力装置から送信される前記使用可能ストレージ容量閾値情報を設定する閾値管理データベースを有し、前記使用可能ストレージ容量閾値情報の値の範囲でファイルを蓄積することを特徴とする。
【００１１】
前記ネットワーク電子ファイリングシステムは、ネットワークを介し、前記入力装置から新規に送信されたファイルの容量と現在の使用量を合計し、前記閾値管理データベースに設定している前記使用可能ストレージ容量閾値情報と比較し、前記使用可能ストレージ容量閾値情報を超えていなければ登録を許可することを特徴とする。
【００１２】
前記ネットワーク電子ファイリングシステムは、使用量が前記使用可能ストレージ容量閾値情報の一定容量に達した場合、ネットワークを介してライセンスの更新を促すメッセージを前記入力装置に送信することを特徴とする。
【００１３】
前記ネットワーク電子ファイリングシステムは、使用量が前記使用可能ストレージ容量閾値情報を超えた場合、前記使用可能ストレージ容量閾値情報を超えた時間より一定期間、前記使用可能ストレージ容量閾値情報を超えた分のファイルを蓄積することを特徴とする。
【００１４】
前記ネットワーク電子ファイリングシステムは、使用量が前記使用可能ストレージ容量閾値情報を超えた場合、一定期間を超えた場合において前記使用可能ストレージ容量閾値情報を超えた分のファイル削除を実施する旨のメッセージおよびライセンスの更新を促すメッセージを前記入力装置に送信することを特徴とする。
【００１５】
前記ネットワーク電子ファイリングシステムは、使用量が前記使用可能ストレージ容量閾値情報を超え、かつ前記使用可能ストレージ容量閾値情報を超えた分のファイルの蓄積期間を経過した場合、前記使用可能ストレージ容量閾値情報を超えた分のファイルを削除することを特徴とする。
【００１６】
前記ネットワーク電子ファイリングシステムは、前記入力装置から送信される前記使用可能ストレージ容量閾値情報がオープン（無制限）であった場合、閾値管理データベースにオープン（無制限）を設定し、使用量が前記使用可能ストレージ容量閾値情報の一定容量に達した場合、ネットワークを介してライセンスの更新を促すメッセージを前記入力装置に送信する機能を停止することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１７】
本発明によれば、入力装置の通信ライセンスとネットワーク電子ファイリングシステムの使用条件がリンクし、ユーザの使い勝手が向上し、再契約が容易となり売上が増加する。
【００１８】
また、入力装置により自動（無人）ファイル送信を行い、ネットワーク電子ファイリングシステムに文書ファイルを蓄積している場合において、蓄積容量閾値を超えたことによる登録不能がライセンス更新メッセージの送信により回避可能となり、もし蓄積容量閾値を超えたとしても、一定期間文書ファイルの蓄積は可能なので業務が滞ることはない。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１９】
以下に、図面を参照して、この発明の好適な実施形態を例示的に詳しく説明する。ただし、この実施形態に記載されている構成要件はあくまで例示であり、この発明の範囲をそれらのみに限定する趣旨のものではない。
【００２０】
（装置の説明）
図１は本発明の好適な実施形態に係る情報処理装置を含むネットワークシステムの構成図である。このネットワークシステムは、ネットワーク電子ファイリングシステムに関する情報をやり取りし、管理するためのシステムである。
【００２１】
図１中、１０１はネットワーク機能を有する入力装置であり、例えば、ネットワークスキャナ、ファクシミリ機能及びスキャナ機能を併せ持つ複合機、ネットワークファクシミリが挙げられる。このネットワーク機能とは、ネットワーク１０３上に接続されるネットワーク電子ファイリングシステム１０２と通信して、データの授受が可能な機能である。
【００２２】
入力装置１０１は、ネットワーク機能を使用するためには、常に、ライセンスが必要とされる。入力装置１０１に含まれるライセンス入力部１０４は、ライセンスを受付け、ライセンスを認証し、ネットワーク機能を入力装置１０１に追加する。
【００２３】
また、入力装置１０１は、複数の原稿をスキャンして、そのスキャン画像（電子化原稿）をネットワーク電子ファイリングシステム１０２へ入力装置１０１に含まれるファイル送信部１０７の機能を使用して送信することができる。
【００２４】
１０５は、入力装置１０１に含まれるメッセージ表示部であり、ネットワーク電子ファイリングシステム１０２に含まれるメッセージ送信部１０８より送信されるメッセージを表示する。
【００２５】
１０６は、入力装置１０１に含まれる閾値情報送信部であり、ライセンスに含まれる使用可能ストレージ容量閾値情報をネットワーク電子ファイリングシステム１０２に含まれる閾値管理DB（データベース）１１２に送信し、閾値管理DB１１２は受信した閾値情報をDBに登録し、使用可能ストレージ容量を管理する。
【００２６】
１０２は、ネットワーク電子ファイリングシステムであり、ネットワーク１０３を介して画像情報ファイルとその管理情報を受信、管理する。
【００２７】
１０８は、ネットワーク電子ファイリングシステム１０２に含まれるメッセージ送信部であり、入力装置１０１に含まれるメッセージ表示部１０５にメッセージを送信する。
【００２８】
１０９は、ネットワーク電子ファイリングシステム１０２に含まれる使用量計算部であり、ネットワーク電子ファイリングシステム１０２に含まれるファイル受信部１１０により受信したファイルとネットワーク電子ファイリングシステム１０２に含まれるストレージ部１１１で使用されている使用量を合計し、閾値管理DB１１２に登録されている使用可能ストレージ容量閾値情報と比較し、各種メッセージの作成、送信指示およびファイル削除指示などを各機能部門におこなう。
【００２９】
次に本発明の処理手順を図２から図５のフローチャートを参照しながら説明する。
【００３０】
図２は、本実施の形態の入力装置におけるライセンス処理について説明する。
【００３１】
ステップ２０１で入力装置にライセンス入力操作を行うと、本処理が起動される。２０２では正当なライセンスであるかの認証を行う。ライセンスが不正な場合２０３にて、エラーが表示される。正当なライセンスであると、２０４において入力装置にネットワーク機能を追加する処理が実行される。次に、２０５にてライセンスに付随する使用可能ストレージ容量閾値情報をネットワーク電子ファイリングシステムに送信する。２０６にて使用可能ストレージ容量閾値情報送信確認を行い、送信が完了しない場合は、２０７エラー表示となる。
【００３２】
次に図３のフローチャートを用いて、ネットワーク電子ファイリングシステムにおける使用可能ストレージ容量閾値情報登録処理について説明する。
【００３３】
ステップ３０１にてネットワーク電子ファイリングシステムは、送信された使用可能ストレージ容量閾値情報を受信する。３０２にて受信した使用可能ストレージ容量閾値情報をデータベースに登録、正常に登録できなかった場合は３０３にてエラーメッセージを入力装置に対し送信する。次に、３０４において、データベースに登録された使用可能ストレージ容量閾値情報がオープン（無制限）であるかの確認を行い、使用可能ストレージ容量閾値情報がオープン（無制限）で合った場合、３０５にて容量関連メッセージ送信解除の処理を行う。最後に、３０６にて登録完了メッセージを入力装置に対し送信する。
【００３４】
次に図４のフローチャートを用いて、ネットワーク電子ファイリングシステムにおける文書ファイル登録処理について説明する。
【００３５】
ステップ４０１にてネットワーク電子ファイリングシステムは、送信された文書ファイルを受信する。次に、４０２において使用可能ストレージ容量閾値情報がオープン（無制限）であるかの判断を行い、オープン（無制限）であった場合は、４０７文書ファイル登録を行い処理を終了する。使用可能ストレージ容量閾値情報に閾値がある場合は、４０３において、送信された文書ファイル容量と現在使用しているストレージの使用量を合計し、使用可能ストレージ容量閾値情報と比較を行う、比較の結果、使用可能ストレージ容量閾値情報が大きく、かつ４０４使用可能ストレージ容量閾値情報の一定量以内であった場合は４０７文書ファイル登録を行い処理を終了する。４０４使用可能ストレージ容量閾値情報の一定量を超えていた場合は、４０６ライセンス更新を促すメッセージを入力装置に送信した後に４０７文書ファイル登録を行い処理を終了する。また、比較の結果、送信された文書ファイル容量と現在使用しているストレージの使用量の合計が使用可能ストレージ容量閾値情報を超えていた場合、４０５において、任意指定値の閾値超過分の文書ファイルを蓄積しておく制限期間（蓄積期間）内であるか判断し、期間内であった場合は、４０６ライセンス更新を促すメッセージを入力装置に送信した後に４０７文書ファイル登録を行い処理を終了する。４０５において、任意指定値の閾値超過分の文書ファイルを蓄積しておく制限期間（蓄積期間）を超えていた場合は、新規の文書ファイルの蓄積はできないため、４０８文書ファイル削除メッセージを入力装置に送信し、４０９文書ファイル削除処理を行う。
【００３６】
次に図５のフローチャートを用いて、ネットワーク電子ファイリングシステムにおける超過分文書ファイル削除処理について説明する。
【００３７】
ステップ５０１にてネットワーク電子ファイリングシステムは、現在使用しているストレージの使用量が使用可能ストレージ容量閾値情報を超えているか確認処理を行う。現在使用しているストレージの使用量が使用可能ストレージ容量閾値情報を超えている場合、５０２において任意指定値の閾値超過分の文書ファイルを蓄積しておく制限期間（蓄積期間）を超えていた場合は、５０３超過分文書ファイル削除メッセージを入力装置に送信し、５０４超過分文書ファイル削除処理を行う。
【図面の簡単な説明】
【００３８】
【図１】本発明の一実施の形態における情報処理装置を含むネットワークシステムの構成図である。
【図２】本発明の一実施の形態における入力装置によるライセンス処理のフローチャートである。
【図３】本発明の一実施の形態におけるネットワーク電子ファイリングシステムによる使用可能ストレージ容量閾値情報登録処理のフローチャートである。
【図４】本発明の一実施の形態におけるネットワーク電子ファイリングシステムによる文書ファイル登録処理のフローチャートである。
【図５】本発明の一実施の形態におけるネットワーク電子ファイリングシステムにおける超過分文書ファイル削除処理のフローチャートである。
【符号の説明】
【００３９】
１０１  入力装置
１０２  ネットワーク電子ファイリングシステム
１０３  ネットワーク
１０４  ライセンス入力部
１０５  メッセージ表示部
１０６  閾値情報送信部
１０７  ファイル送信部
１０８  メッセージ送信部
１０９  使用量計算部
１１０  ファイル受信部
１１１  ストレージ部
１１２  閾値管理データベース
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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