(57)【要約】【課題】紙文書の電子化登録を効率的に実施できる文書登録システムを提供する。【解決手段】本発明の文書登録システムは、書誌情報ファイルが予め記憶されている書誌情報ファイル記憶部と、電子文書ファイルを記憶する電子文書ファイル記憶部と、登録対象となる文書２から文書情報及び当該文書２の書誌的事項の少なくとも一部の情報を示すバーコード情報を読み取り、読み取った文書情報に係る電子文書ファイルを読み取ったバーコード情報に基づいて定めたファイル名で前記電子文書ファイル記憶部に記憶させる読取装置１と、前記電子文書ファイル記憶部に記憶されている電子文書ファイルを順次ピックアップし、ピックアップした電子文書ファイルに対応する書誌情報ファイルを前記書誌情報ファイル記憶部から検索し、当該電子文書ファイル及びこれに対応する書誌情報ファイルを文書管理サーバ４に登録する監視登録サーバ３と、を備える。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書に表示されている文書情報を読み取って生成した電子文書ファイルと、当該文書の書誌的事項に基づき作成された書誌情報ファイルとを文書管理サーバに対応付けて登録する文書登録システムであって、
登録対象の文書上には、文書情報と共に当該文書の書誌的事項の少なくとも一部の情報を示すコード情報が表示されており、
前記書誌情報ファイルが予め記憶されている書誌情報ファイル記憶手段と、
前記電子文書ファイルを記憶する電子文書ファイル記憶手段と、
登録対象の文書から前記文書情報と前記コード情報を読み取って電子文書ファイルを生成すると共に、生成した電子文書ファイルを、読み取った前記コード情報に基づいて定めたファイル名で、前記電子文書ファイル記憶手段に記憶させる読取手段と、
前記電子文書ファイル記憶手段に記憶されている前記電子文書ファイルを順次ピックアップし、ピックアップした前記電子文書ファイルのファイル名に対応する前記書誌情報ファイルを前記書誌情報ファイル記憶手段から検索し、当該電子文書ファイル及びこれに対応する前記書誌情報ファイルを対応付けて前記文書管理サーバに登録する登録手段と、
を備えることを特徴とする文書登録システム。
【請求項２】
前記読取手段は、
登録対象である文書から前記文書情報を読み取り、読み取った前記文書情報に係る前記電子文書ファイルを所定のファイル名で前記電子文書ファイル記憶手段に記憶させる手段と、
前記登録対象である文書から、前記コード情報を読み取り、読み取ったコード情報に基づいてファイル名を定め、前記電子文書ファイル記憶手段に記憶させた前記電子文書ファイルのファイル名を、コード情報に基づいて定めたファイル名にリネームするリネーム手段と、
を備えることを特徴とする請求項１に記載の文書登録システム。
【請求項３】
前記登録手段は、ピックアップした前記電子文書ファイルのファイル名と一致する情報を含んでいる前記書誌情報ファイルを前記書誌情報ファイル記憶手段から検索する、
ことを特徴とする請求項１又は２に記載の文書登録システム。
【請求項４】
前記登録手段による処理結果を通知する処理結果通知手段を更に備える、
ことを特徴とする請求項１乃至３の何れか１項に記載の文書登録システム。
【請求項５】
文書に表示されている文書情報を読み取って生成した電子文書ファイルと、当該文書の書誌的事項に基づき作成された書誌情報ファイルとを文書管理サーバに対応付けて登録する文書登録方法であって、
登録対象の文書上には、文書情報と共に当該文書の書誌的事項の少なくとも一部の情報を示すコード情報が表示されており、
登録対象の文書から前記文書情報と前記コード情報を読み取って電子文書ファイルを生成すると共に、生成した電子文書ファイルを、読み取った前記コード情報に基づいて定めたファイル名で、電子文書ファイル用記憶装置に記憶させる読取工程と、
前記電子文書ファイル用記憶装置に記憶されている前記電子文書ファイルを順次ピックアップし、ピックアップした前記電子文書ファイルのファイル名に対応する前記書誌情報ファイルを書誌情報ファイル用記憶装置から検索し、当該電子文書ファイル及びこれに対応する前記書誌情報ファイルを対応付けて前記文書管理サーバに登録する登録工程と、
を備えることを特徴とする文書登録方法。
【請求項６】
前記読取工程は、
登録対象である文書から前記文書情報を読み取り、読み取った前記文書情報に係る前記電子文書ファイルを所定のファイル名で前記電子文書ファイル用記憶装置に記憶させる工程と、
前記登録対象である文書から、前記コード情報を読み取り、読み取ったコード情報に基づいてファイル名を定め、前記電子文書ファイル用記憶装置に記憶させた前記電子文書ファイルのファイル名を、コード情報に基づいて定めたファイル名にリネームするリネーム工程と、
を備えることを特徴とする請求項５に記載の文書登録方法。
【請求項７】
前記コード情報は、前記書誌情報ファイルに基づいて作成され、当該書誌情報ファイルに含まれる少なくとも一部の情報を示す、
ことを特徴とする請求項５又は６に記載の文書登録方法。
【請求項８】
前記登録工程では、ピックアップした前記電子文書ファイルのファイル名と一致する情報を含んでいる前記書誌情報ファイルを前記書誌情報ファイル用記憶装置から検索する、
ことを特徴とする請求項５乃至７の何れか１項に記載の文書登録方法。
【請求項９】
前記登録工程での処理結果を通知する処理結果通知工程を更に備える、
ことを特徴とする請求項５乃至８の何れか１項に記載の文書登録方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、書類や帳票等の内容を電子化して保存する文書登録システム及び文書登録方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、企業等では、パソコンを介しての作業が一般化し、また、ＬＡＮ等の通信環境の整備化も進んでいることから、取り扱う文書の電子化（いわゆるペーパレス化）が進展している。
【０００３】
文書を電子化して保存すると、情報の利用性（即ち、検索性、共有性）の向上、紙文書の保管スペースの縮小等の利点をもたらす。また、ｅ−文書法（電子文書法）の施行等もあって、企業等における文書の電子化への取り組みについては、今後、いっそう重視される傾向にあるといえる。
【０００４】
ここで、文書を電子化して保存（登録）する一般的な手法について簡単に説明する。先ず、登録対象となる文書の書誌情報ファイル（文書番号、名称、作成者名、作成年月日、分類等の情報を含むファイル）をパソコン等を使って作成する。次に、スキャナ等の画像入力装置を使って文書をスキャンし、文書に印刷された文字、図形、画像等の情報を読み取らせる。次に、かかるスキャンにより得た電子文書ファイルのファイル名を他のファイルと識別できるように書誌情報ファイルを参照してリネームする。そして、電子文書ファイルと書誌情報ファイルとをセットにして文書管理用サーバに登録する。
【０００５】
以上のような手順を踏む従来の手法では、登録すべき文書が複数ある場合、非常に手間がかかり、作業負担が大きいという問題がある。
【０００６】
ところで、電子化された文書に関しては、種々の技術が提案されている。例えば、特許文献１では、紙文書を使って、電子文書ファイルを保存するデータベースから所望する情報を入手できるシステムが提案されている。
【０００７】
【特許文献１】特許第３４７８７２５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
しかしながら、特許文献１には、電子化され保存されている文書（即ち、電子文書ファイル）の利用について利便性を高め得る技術は開示されているものの、文書の電子化登録についての提案はなされていない。
【０００９】
本発明は、上記実情に鑑みてなされたものであり、効率的かつ確実に文書の電子化登録を行える文書登録システム及び文書登録方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
本発明に係る文書登録システムは、文書に表示されている文書情報を読み取って生成した電子文書ファイルと、当該文書の書誌的事項に基づき作成された書誌情報ファイルとを文書管理サーバに対応付けて登録する文書登録システムであって、登録対象の文書上には、文書情報と共に当該文書の書誌的事項の少なくとも一部の情報を示すコード情報が表示されており、前記書誌情報ファイルが予め記憶されている書誌情報ファイル記憶手段と、前記電子文書ファイルを記憶する電子文書ファイル記憶手段と、登録対象の文書から前記文書情報と前記コード情報を読み取って電子文書ファイルを生成すると共に、生成した電子文書ファイルを、読み取った前記コード情報に基づいて定めたファイル名で、前記電子文書ファイル記憶手段に記憶させる読取手段と、前記電子文書ファイル記憶手段に記憶されている前記電子文書ファイルを順次ピックアップし、ピックアップした前記電子文書ファイルのファイル名に対応する前記書誌情報ファイルを前記書誌情報ファイル記憶手段から検索し、当該電子文書ファイル及びこれに対応する前記書誌情報ファイルを対応付けて前記文書管理サーバに登録する登録手段と、を備えることを特徴とする。
【００１１】
上記構成において、前記読取手段は、登録対象である文書から前記文書情報を読み取り、読み取った前記文書情報に係る前記電子文書ファイルを所定のファイル名で前記電子文書ファイル記憶手段に記憶させる手段と、前記登録対象である文書から、前記コード情報を読み取り、読み取ったコード情報に基づいてファイル名を定め、前記電子文書ファイル記憶手段に記憶させた前記電子文書ファイルのファイル名を、コード情報に基づいて定めたファイル名にリネームするリネーム手段と、を備えてもよい。
【００１２】
また、前記登録手段は、ピックアップした前記電子文書ファイルのファイル名と一致する情報を含んでいる前記書誌情報ファイルを前記書誌情報ファイル記憶手段から検索するのが好ましい。
【００１３】
また、ユーザが登録可否に関する情報を確認できるようにするため、前記登録手段による処理結果を通知する処理結果通知手段を更に備える構成にするのが好ましい。
【００１４】
また、本発明に係る文書登録方法は、文書に表示されている文書情報を読み取って生成した電子文書ファイルと、当該文書の書誌的事項に基づき作成された書誌情報ファイルとを文書管理サーバに対応付けて登録する文書登録方法であって、登録対象の文書上には、文書情報と共に当該文書の書誌的事項の少なくとも一部の情報を示すコード情報が表示されており、登録対象の文書から前記文書情報と前記コード情報を読み取って電子文書ファイルを生成すると共に、生成した電子文書ファイルを、読み取った前記コード情報に基づいて定めたファイル名で、電子文書ファイル用記憶装置に記憶させる読取工程と、前記電子文書ファイル用記憶装置に記憶されている前記電子文書ファイルを順次ピックアップし、ピックアップした前記電子文書ファイルのファイル名に対応する前記書誌情報ファイルを書誌情報ファイル用記憶装置から検索し、当該電子文書ファイル及びこれに対応する前記書誌情報ファイルを対応付けて前記文書管理サーバに登録する登録工程と、を備えることを特徴とする。
【００１５】
上記構成において、前記読取工程は、登録対象である文書から前記文書情報を読み取り、読み取った前記文書情報に係る前記電子文書ファイルを所定のファイル名で前記電子文書ファイル用記憶装置に記憶させる工程と、前記登録対象である文書から、前記コード情報を読み取り、読み取ったコード情報に基づいてファイル名を定め、前記電子文書ファイル用記憶装置に記憶させた前記電子文書ファイルのファイル名を、コード情報に基づいて定めたファイル名にリネームするリネーム工程と、を備えてもよい。
【００１６】
また、前記コード情報は、前記書誌情報ファイルに基づいて作成され、当該書誌情報ファイルに含まれる少なくとも一部の情報を示すのが好ましい。
【００１７】
また、前記登録工程では、ピックアップした前記電子文書ファイルのファイル名と一致する情報を含んでいる前記書誌情報ファイルを前記書誌情報ファイル用記憶装置から検索する仕様とするのが好ましい。
【００１８】
また、ユーザが登録可否に関する情報を確認できるようにするため、前記登録工程での処理結果を通知する処理結果通知工程を更に備える構成とするのが好ましい。
【発明の効果】
【００１９】
以上の如く、本発明によれば、文書の電子化登録を効率的かつ確実に実施できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２０】
以下、本発明に係る文書登録システムの一実施形態について図面を参照して説明する。
【００２１】
図１に示すように、この文書登録システムは、読取装置１と、監視登録サーバ３と、文書管理サーバ４と、端末装置５と、これらを接続するネットワーク６と、から構成される。
【００２２】
読取装置１は、紙等に文字、図形、記号若しくは画像又はこれらの組み合わせ等からなる文書情報が表示された文書２からその文書情報（表示されている情報）を読み取って、任意のフォーマットで電子化するイメージ・スキャナ等の画像入力装置である。また、読取装置１は、文書２に表示されたバーコードをスキャンし、その情報を解読（デコード）するバーコードリーダ機能も備えている。本実施形態では、読取装置１で読み取りの対象となる文書２はその書式が定められており、読取装置１は、文書情報とバーコードの領域とをその位置に基づいて識別して読み取る。
【００２３】
監視登録サーバ３は、読取装置１が読み取った文書情報に係るデータファイル（電子文書ファイル）と、後述する書誌情報ファイルとを一時的に保管する。そして、その保管している電子文書ファイル及びこれに対応する書誌情報ファイルを所定のタイミングで文書管理サーバ４に対応付けて登録する処理を行う。
【００２４】
文書管理サーバ４は、電子文書ファイルとその書誌情報ファイルとを対応付けて記憶する。文書管理サーバ４は、例えば、書誌情報をキーとする文書検索の指示があると、該当する書誌情報ファイルを検索し、検索した書誌情報ファイルに対応付けられている文書ファイルを取得する。
【００２５】
端末装置５は、ユーザが本システムを利用するためのユーザＩ／Ｆとなる装置である。端末装置５は、モニタと、キーボード・マウス等の入力装置と、ハードディスク等の記憶装置と、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等からなる制御装置と、から構成された一般的なパーソナルコンピュータである。
【００２６】
読取装置１、監視登録サーバ３、文書管理サーバ４及び端末装置５は、企業等の組織で構築されたネットワーク６に接続し、相互にデータ通信可能な状態に構成されている。
【００２７】
監視登録サーバ３は、図２に示すように、制御部３１と、通信部３２と、記憶部３３とを備える。
【００２８】
制御部３１は、マイクロコンピュータと、本システムを機能させるためのプログラム等を記憶するＲＯＭと、演算処理の際のワークエリア等として使用されるＲＡＭ（何れも図示せず）とをその内部に備え、監視登録サーバ３全体の制御を行う。
【００２９】
通信部３２は、ネットワーク６を介して他の装置等と通信を行うための装置である。
【００３０】
記憶部３３はハードディスク等の記憶装置から構成される。また、記憶部３３は、書誌情報ファイルを記憶するための記憶領域である書誌情報ファイル記憶部３３ａと、電子文書ファイルを記憶するための記憶領域である電子文書ファイル記憶部３３ｂと、登録処理の結果に関する情報（ログ情報）を記憶するための記憶領域であるログ情報記憶部３３ｃと、を有する。
【００３１】
書誌情報ファイルとは、登録対象となる文書の書誌的事項に基づき、ユーザによって作成された電子データである。書誌的事項は、図３に例示するように、文書の検索や整理を容易にするための情報、例えば、名称、分類、作成者名、作成年月日等を含む。また、書誌情報ファイル作成の際に、文書識別コード（電子文書ファイルを一意に識別するための文字（数値含む）、記号等から構成される一種のＩＤ）が監視登録サーバ３から付与され、かかる文書識別コードも書誌情報ファイルに格納される。
【００３２】
ユーザは、端末装置５を使用して書誌情報ファイルを作成し、作成したデータをネットワーク６を介して監視登録サーバ３に送信する。監視登録サーバ３の制御部３１は通信部３２を介して書誌情報ファイルを受信し、受信した書誌情報ファイルを書誌情報ファイル記憶部３３ａに保存する。この際、制御部３１は、ユニークな文書識別コードを生成（採番）し、受信した書誌情報ファイルに追加する。尚、ユーザは、ネットワーク６に接続する他のパソコン等を使用して書誌情報ファイルを作成し、監視登録サーバ３に送信することもできる。その他、記録メディア（例えば、光ディスクやフレキシブルディスク等）を介して、ユーザが作成した書誌情報ファイルが監視登録サーバ３の書誌情報ファイル記憶部３３ａに保存されるようにしてもよい。
【００３３】
制御部３１は、機能的には、図４に示すように、書誌情報作成部３００と、バーコード作成部３０１と、監視登録部３０２と、処理結果通知部３０３と、を備える。
【００３４】
書誌情報作成部３００は、端末装置５等（端末装置５及びネットワーク６を介して監視登録サーバ３にアクセス可能な他のパソコン等をいう。以下同じ。）に書誌情報ファイルを作成するためのユーザＩ／Ｆ（具体的には、書誌情報ファイル作成画面）を提供し、また、文書識別コードの付与も行う。
【００３５】
ユーザは、書誌情報ファイル作成画面を介して、登録対象となる文書の書誌的事項をキーボード・マウス等の入力装置を使って入力し、書誌情報ファイルを作成する。作成した書誌情報ファイルは、監視登録サーバ３に送信され、書誌情報ファイル記憶部３３ａに保存される。
【００３６】
バーコード作成部３０１は、端末装置５等にバーコード情報を作成するためのユーザＩ／Ｆ（具体的には、バーコード作成画面）を提供する。ユーザが、かかるバーコード作成画面を介して、先に作成した書誌情報ファイルのファイル名を指定すると、バーコード作成部３０１は、当該書誌情報ファイルの所定情報（本実施形態では、文書識別コード）を示すバーコード情報を作成する。
【００３７】
ユーザは、このバーコード情報を任意のプリンタで印刷して、予め定められたサイズのバーコードが表示されたバーコードラベル７を作成することができる。そして、読取装置１での読み取り前に、当該文書２に作成したバーコードラベル７を貼付する（図５参照）。尚、文書２をプリンタの給紙トレイにセットし、文書２の予め定められている位置に予め定められたサイズのバーコードを直接印刷してもよい。また、文書管理サーバ４に登録する対象の文書が、電子文書（アプリケーションプログラムで作成したテキスト文書、スプレッドシート等）である場合には、バーコード情報と電子文書とを合成して、文書２の上にバーコードが重畳された画像を印刷しても構わない。この場合、バーコードは、文書の予め定められている位置に予め定められたサイズで合成される。
【００３８】
監視登録部３０２は、定周期的に書誌情報ファイル記憶部３３ａ及び電子文書ファイル記憶部３３ｂの監視を行い、保存している電子文書ファイル及びこれに対応する書誌情報ファイルを文書管理サーバ４に登録する処理を行う。具体的には、電子文書ファイル記憶部３３ｂに保存されている電子文書ファイルを順次ピックアップし、そのピックアップした電子文書ファイルのファイル名と一致する情報を含んでいる書誌情報ファイルを書誌情報ファイル記憶部３３ａから検索する。そして、そのピックアップした電子文書ファイル及び検索した書誌情報ファイルの登録要求を文書管理サーバ４に対して行う。また、監視登録部３０２は、登録要求に対する文書管理サーバからの応答に基づいて、登録可否についての情報であるログ情報を作成し、記憶部３３のログ情報記憶部３３ｃに保存する。
【００３９】
処理結果通知部３０３は、端末装置５等からの要求に応じて、ログ情報記憶部３３ｃからログ情報を取得し、端末装置５等に送信する。
【００４０】
次に、以上のように構成された本実施形態に係る文書登録システムが実施する電子化文書の登録処理について説明する。
【００４１】
文書２を文書管理サーバ４に登録する処理は、ｉ）登録対象の文書２を用意し、文書２の書誌情報ファイルを作成して監視登録サーバ３に保存し、バーコードラベル７を作成して、登録文書２の所定位置に貼り付け、ii）読取装置１で文書２上に表示されている文書情報とバーコードとを読み取って電子文書ファイルを作成し、iii）電子文書ファイルと書誌情報ファイルとを文書管理サーバ４に登録する、という手順をとる。
【００４２】
そこで、まず、登録対象となる書誌情報ファイルを作成する手順を図６の手順図を参照して説明する。
【００４３】
まず、ユーザは、登録対象となる文書２の書誌情報を作成するため、監視登録サーバ３にアクセスし、書誌情報ファイル作成画面を呼び出す（ステップＳ６０１）。このアクセスに応答して、監視登録サーバ３の制御部３１の書誌情報作成部３００が起動し、ユーザの操作をサポートする。ユーザは、図３に示す各項目、即ち、文書の名称（文書名）、分類、作成者名、作成年月日等の情報を、例えば、表示されているテンプレートに入力する（ステップＳ６０２）。
【００４４】
書誌情報作成部３００は、文書識別コードを生成（採番）し、ユーザが入力した事項に追加して、書誌情報ファイルを作成し（ステップＳ６０３）、記憶部３３の書誌情報ファイル記憶部３３ａに保存する（ステップＳ６０４）。
【００４５】
次に、ユーザは、端末装置５を介して、バーコード作成部３０１を起動すると共に何れかの書誌情報ファイルを指定し、さらに、プリンタを指定する。この操作に応答して、バーコード作成部３０１は、指定された書誌情報ファイルに含まれている文書識別コードを読み出し、この文書識別コードをバーコードに変換する。さらに、バーコード作成部３０１は、指定されたプリンタに、作成したバーコードの印刷を指示する。プリンタは、その指示に従ってシール状の所定用紙にバーコードを印刷し、バーコードラベル７を出力する。ユーザは、図５に示すように、バーコードラベル７を登録対象の文書２の所定位置に貼付する。以上で、登録対象の文書２を準備する処理は終了する。
【００４６】
次に、登録対象となる文書２から文書情報を読み取り、その読み取った文書情報に係る電子文書ファイルを監視登録サーバ３の電子文書ファイル記憶部３３ｂに保存する処理（読取処理）の流れを図７のフローチャートを参照して説明する。
【００４７】
ユーザは、バーコードラベル７を貼付した文書２を読取装置１にセットし、読み取りを指示する。読取装置１は、指示に応答して、セットされた文書２から文書情報及びバーコード情報を読み取る（ステップＳ７０１）。この際、読取装置１は、文書２の中央の所定のエリアを文書情報エリアとして認識してこれをＪＰＥＧ形式、ＴＩＦＦ形式等で読み取って文書ファイルを生成し、一方、文書２の右肩部分の枠で囲まれた領域を識別して、これをバーコードエリアとして読み出す。或いは、読取装置１は、文書２全体をＪＰＥＧ形式、ＴＩＦＦ形式等で読み取って電子化した後、読み取った画像内の所定位置の画像を文書情報として切り出して文書ファイルを生成し、読み取った画像の右肩部分の枠で囲まれた領域をバーコード情報として切り出す。
【００４８】
読取装置１は、読み取ったバーコード情報に基づいて、読み取った文書情報に係る電子文書ファイルに付与するファイル名を決定する（ステップＳ７０２）。例えば、上述の例では、バーコード情報は、文書識別コードをバーコード化して生成されている。従って、文書識別コードが「００１１０１」であるとすれば、例えば、文書ファイルのファル名も、対応する「００１１０１」となる。
【００４９】
読取装置１は、生成した当該電子文書ファイルを監視登録サーバ３に送信する（ステップＳ７０３）。監視登録サーバ３の制御部３１は、通信部３２を介してこの電子文書ファイルを受信し、受信した電子文書ファイルを電子文書ファイル記憶部３３ｂに保存する（ステップＳ７０４）。監視登録サーバ３は、このとき、保存時刻をタイムスタンプとして付与する。以上で、ユーザ自身が行う処理は終了する。
【００５０】
図８は、監視登録サーバ３の監視登録部３０２が行う監視登録処理の流れを示すフローチャートである。監視登録部３０２は、定周期的に起動し、以下に示す一連の処理を行う。先ず、監視登録部３０２は、電子文書ファイル記憶部３３ｂを検索し、登録対象となる電子文書ファイルをピックアップする。その際、保存済みの電子文書ファイルが複数存在する場合には、予め決められた優先順位に従ってピックアップする。本実施形態では、保存してからの経過時間が長い順番にピックアップする。
【００５１】
電子文書ファイル記憶部３３ｂの検索の結果、ピックアップすべき（即ち、登録対象となる）電子文書ファイルが存在しない場合（ステップＳ８０１でＮＯ）は、本処理を抜ける。一方、登録対象となる電子文書ファイルが存在する場合（ステップＳ８０１でＹＥＳ）は、その電子文書ファイルのファイル名を抽出し（ステップＳ８０２）、その抽出したファイル名を含んでいる書誌情報ファイルを書誌情報ファイル記憶部３３ａから検索する（ステップＳ８０３）。この例では、電子文書ファイルのファイル名と同一の文書識別コードを含んでいる書誌情報ファイルを検索する。
【００５２】
その結果、該当する書誌情報ファイルが存在しない場合（ステップＳ８０４でＮＯ）は、その旨のログ情報を作成し（ステップＳ８０５）、ステップＳ８０９に移行する。この場合のログ情報には、例えば、ファイル名、読み取りを行った日時、エラー種別等が含まれる。一方、該当する書誌情報ファイルが存在する場合（ステップＳ８０４でＹＥＳ）は、当該電子文書ファイルと検索した書誌情報ファイルの登録要求を文書管理サーバ４に対して行う（ステップＳ８０６）。文書管理サーバ４は、電子文書ファイルと書誌情報ファイルとを対応付けて登録する。文書管理サーバ４は、登録に成功した場合には、登録ＯＫを示す成功応答を、登録に失敗した場合には、登録ＮＧとその原因を示すエラーコードを監視登録サーバ３に送信する。
【００５３】
監視登録サーバ３の監視登録部３０２は、登録要求に対する文書管理サーバ４からの応答を受信した場合（ステップＳ８０７でＹＥＳ）には、応答内容に基づいたログ情報を作成する（ステップＳ８０８）。その際のログ情報には、登録ＯＫを示す応答であった場合では、例えば、ファイル名、読み取りを行った日時、登録日時等が含まれ、登録ＮＧを示す応答であった場合では、例えば、ファイル名、読み取りを行った日時、エラー種別等が含まれる。
【００５４】
また、登録ＯＫであった場合には、当該電子文書ファイル及び対応する書誌情報ファイルをそれぞれ電子文書ファイル記憶部３３ｂ及び書誌情報ファイル記憶部３３ａから削除する。
【００５５】
次に、作成したログ情報をログ情報記憶部３３ｃに保存する（ステップＳ８０９）。以上の処理は、ピックアップすべき電子文書ファイルが電子文書ファイル記憶部３３ｂに存在しなくなるまで（ステップＳ８０１でＮＯ）繰り返し続けられる。
【００５６】
ユーザは、以上のようにして監視登録処理が行われた結果を知りたい場合、端末装置５等から監視登録サーバ３に対してログ表示要求を行う。監視登録サーバ３の処理結果通知部３０３は、かかるログ表示要求を受けると、ログ情報記憶部３３ｃからログ情報を取得し、要求元の端末装置５等に送信する。端末装置５等が、取得したログ情報をモニタに表示することで、ユーザは、登録の可否についての情報を確認することができる。
【００５７】
以上説明したように、本実施形態に係る文書登録システムは、文書情報と共に文書識別コードを示すバーコード情報も読み取り、読み取った文書情報に係る電子文書ファイルにバーコード情報に基づいて決定したファイル名を自動的に付与する。したがって、ユーザは、先に作成した書誌情報ファイルを参照して、他のファイルと識別できるように電子文書ファイルのファイル名をリネームする、といった作業から解放され作業負担の軽減が図れる。また、読み取って保存した電子文書ファイルは、対応する書誌情報ファイルと共に文書管理サーバに自動的に登録されるので、作業効率が従来に比べ格段に向上する。
【００５８】
尚、本発明は、上記実施形態に限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲で種々の変更が可能である。
【００５９】
例えば、上記実施形態の読取装置１は、ユーザからの一の読み取り指示に応答して、文書情報と共にバーコードもスキャンする機能を有しているが、これに限定されることはない。例えば、読取装置１が、文書情報を読み取るイメージ・スキャナ等の画像入力装置と、バーコード情報を読み取るバーコードリーダとから構成されるようにしてもよい。
【００６０】
この場合、電子文書ファイルは、デフォルトのファイル名（例えば、日時分秒等に基づいて機械的に付与されたファイル名）のまま、監視登録サーバ３の電子文書ファイル記憶部３３ｂに一旦保存される。そして、監視登録サーバ３の制御部（リネーム手段）３１は、バーコードリーダが読み取ったバーコード情報に基づいて、その保存した電子文書ファイルのファイル名をリネームする。このような構成にすれば、上記実施形態に係る文書登録システムと同等の効果を成し得る。
【００６１】
また、監視登録サーバと文書管理サーバとを別体にする必要はなく、一つのサーバとして一体化することも当然可能である。
【００６２】
上記実施の形態においては、文書２上に表示するバーコードを文書識別コードに対応するものとしたが、バーコードの内容自体は任意である。例えば、文書名をバーコード化してもよい。
【００６３】
また、バーコードとして一次元のバーコードを例示したが、ＱＲコード等の二次元バーコードを生成してもよい。さらに、バーコードに限定されず、読取装置１で読み取り可能ならば、任意のコード使用することができる。
【００６４】
上記実施の形態において、読取装置１は、文書情報とバーコード情報とを、文書２内の位置に基づいて識別したが、例えば、文書情報とバーコード情報をそれぞれ所定の枠で囲い、枠を認識して、認識した枠内の画像を文章情報或いはバーコード情報として処理するようにしてもよい。
【００６５】
図１〜図４に示したシステム及びデータの構成、図６〜図８に示した処理手順等は一例であり、同様の機能と処理を実現できるならば、任意に変更可能である。
【図面の簡単な説明】
【００６６】
【図１】本発明の一実施形態に係る文書登録システムの構成を示す図である。
【図２】図１の監視登録サーバの内部構成を示すブロック図である。
【図３】書誌情報の構成例を示す図である。
【図４】図２の制御部の機能構成を示すブロック図である。
【図５】文書に表示されるバーコードについて説明するための図である。
【図６】書誌情報ファイル作成の手順を示す手順図である。
【図７】読取処理の流れを示すフローチャートである。
【図８】監視登録処理の流れを示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００６７】
１  読取装置
２  文書
３  監視登録サーバ
４  文書管理サーバ
５  端末装置
７  バーコードラベル
３１  制御部
３２  通信部
３３  記憶部
３３ａ  書誌情報ファイル記憶部
３３ｂ  電子文書ファイル記憶部
３３ｃ  ログ情報記憶部
３００  書誌情報作成部
３０１  バーコード作成部
３０２  監視登録部
３０３  処理結果通知部
【図１】
2008134723.tif 000003
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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