(57)【要約】【課題】顧客に適した情報を効率的に提供することができる受注確認システム、受注確認方法及び受注確認プログラムを提供する。【解決手段】ファクシミリ返信サーバ５０は、顧客からの注文を管理する注文管理サーバ４０に接続されており、配送遅延情報、商品情報、販売組織情報の各情報項目識別子に関連付けられたコメントを記憶するコメントファイルデータ記憶部５２を有する。注文管理サーバ４０から受信した注文識別子に基づいて、ファクシミリ返信サーバ５０の制御部５１は、顧客の配送拠点が適用対象の場合には配送遅延情報のコメント、顧客が注文した商品の商品識別子が適用対象の場合には商品情報のコメント、又は販売組織情報のコメントを取得する。この制御部５１は、取得したコメント、顧客情報、注文された商品情報及び納期に関する情報を含むファクシミリデータを生成し、これを顧客のファクシミリ１０に送信する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ファクシミリから受信した注文データに基づいて注文管理を行なう注文管理サーバと、
各注文を特定するための注文識別子に関連付けて、この注文を行なった顧客を特定するための顧客識別子と、注文された商品を特定するための商品識別子とを記憶する注文データ記憶手段と、
前記顧客識別子に関連付けられた顧客属性を記憶する顧客データ記憶手段と、
顧客属性又は商品識別子に関連付けられたコメントを記憶するコメントデータ記憶手段とに接続され、
前記顧客のファクシミリに対して、確認書データを送信する制御手段を用いて、注文の確認を行なう受注確認システムであって、
前記制御手段が、
前記注文管理サーバから、確認書の送信対象の注文識別子を取得し、この注文識別子に関連付けられている顧客識別子及び商品識別子を、前記注文データ記憶手段から抽出する抽出手段と、
前記抽出した顧客識別子の顧客属性を前記顧客データ記憶手段から取得し、この顧客属性又は前記抽出した商品識別子に関連付けられているコメントを前記コメントデータ記憶手段から取得する取得手段と、
前記取得したコメントと、前記注文識別子に関連付けられた前記商品識別子とを含む確認書データを生成し、この確認書データを送信する確認出力手段と
を備えたことを特徴とする受注確認システム。
【請求項２】
前記取得手段は、
前記注文データ記憶手段において、前記顧客識別子に関連付けられている注文識別子を特定し、
前記特定した注文識別子に関連付けられている商品識別子を前記注文データ記憶手段から抽出し、
この商品識別子に関連付けられているコメントを、前記コメントデータ記憶手段から更に取得するように構成したことを特徴とする請求項１に記載の受注確認システム。
【請求項３】
前記顧客属性は、顧客が属する配送地域に関連する配送地域識別子を含み、
前記コメントデータ記憶手段には、配送地域識別子に関連付けられたコメントが更に記憶されており、
前記取得手段は、前記顧客識別子に関連付けられている配送地域識別子を前記顧客データ記憶手段から抽出し、この配送地域識別子に関連付けられているコメントを、前記コメントデータ記憶手段から更に取得するように構成したことを特徴とすることを特徴とする請求項１又は２に記載の受注確認システム。
【請求項４】
前記取得手段は、前記注文管理サーバから取得した商品の納期回答に基づいて商品の配送ルートを特定し、この配送ルートに応じた配送地域識別子を特定し、
前記確認出力手段は、前記納期回答を更に含めて前記確認書データを生成することを特徴とする請求項３に記載の受注確認システム。
【請求項５】
前記コメントデータ記憶手段には、各識別子内における優先順位が記憶されており、
前記取得手段は、前記優先順位が高いコメントを取得することを特徴とする請求項１〜４のいずれか１つに記載の受注確認システム。
【請求項６】
前記コメントデータ記憶手段には、前記コメントを提供する適用期間に関するデータが記憶されており、
前記取得手段は、確認書の送信時期が、前記適用期間に含まれるコメントを抽出するこ
とを特徴とする請求項１〜５のいずれか１つに記載の受注確認システム。
【請求項７】
ファクシミリから受信した注文データに基づいて注文管理を行なう注文管理サーバと、
各注文を特定するための注文識別子に関連付けて、この注文を行なった顧客を特定するための顧客識別子と、注文された商品を特定するための商品識別子とを記憶する注文データ記憶手段と、
前記顧客識別子に関連付けられた顧客属性を記憶する顧客データ記憶手段と、
顧客属性又は商品識別子に関連付けられたコメントを記憶するコメントデータ記憶手段とに接続され、
前記顧客のファクシミリに対して、確認書データを送信する制御手段を用いて、注文の確認を行なう受注確認方法であって、
前記制御手段が、
前記注文管理サーバから、確認書の送信対象の注文識別子を取得し、この注文識別子に関連付けられている顧客識別子及び商品識別子を、前記注文データ記憶手段から抽出する抽出段階、
前記抽出した顧客識別子の顧客属性を前記顧客データ記憶手段から取得し、この顧客属性又は前記抽出した商品識別子に関連付けられているコメントを前記コメントデータ記憶手段から取得する取得段階、及び
前記取得したコメントと、前記注文識別子に関連付けられた前記商品識別子とを含む確認書データを生成し、この確認書データを送信する確認出力段階
を実行することを特徴とする受注確認方法。
【請求項８】
ファクシミリから受信した注文データに基づいて注文管理を行なう注文管理サーバと、
各注文を特定するための注文識別子に関連付けて、この注文を行なった顧客を特定するための顧客識別子と、注文された商品を特定するための商品識別子とを記憶する注文データ記憶手段と、
前記顧客識別子に関連付けられた顧客属性を記憶する顧客データ記憶手段と、
顧客属性又は商品識別子に関連付けられたコメントを記憶するコメントデータ記憶手段とに接続され、
前記顧客のファクシミリに対して、確認書データを送信する制御手段を用いて、注文の確認を行なう受注確認プログラムであって、
前記制御手段を、
前記注文管理サーバから、確認書の送信対象の注文識別子を取得し、この注文識別子に関連付けられている顧客識別子及び商品識別子を、前記注文データ記憶手段から抽出する抽出手段、
前記抽出した顧客識別子の顧客属性を前記顧客データ記憶手段から取得し、この顧客属性又は前記抽出した商品識別子に関連付けられているコメントを前記コメントデータ記憶手段から取得する取得手段、及び
前記取得したコメントと、前記注文識別子に関連付けられた前記商品識別子とを含む確認書データを生成し、この確認書データを送信する確認出力手段
として機能させることを特徴とする受注確認プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ファクシミリを介して受注した商品の確認を行なうために用いる受注確認システム、受注確認方法及び受注確認プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年の技術発達により、様々な手段を用いて商品を注文することができる。例えば、電話、ファクシミリや電子メールなどを用いて商品の注文を受け付け、注文の管理を行なう商品受注及び配送システムがある（例えば、特許文献１参照。）。
【０００３】
特許文献１においては、システムは、運営者の自社商品や他社の商品をユーザにファクシミリ、電話、電子メールのいずれかを用いて販売する。ここで、システムは、ユーザから購入依頼情報を集約し、ユーザから受け付けた購入依頼情報に基づいて受注処理を行なう。商品配送指示手段は、格納された各種情報を参照して、商品配送、サポート提供を提供業者に指示する。この特許文献１には、ファクシミリや電子メールで受注を行った場合には、購入依頼情報とともに配送日を、受注確認として顧客に送信することも記載されている。
【特許文献１】特開２００３−１８７１３３号公報（第１０頁）
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
ところで、上述のような受注確認は、顧客とのコミュニケーションツールとして利用できる可能性がある。例えば、台風や地震、大雪などの災害が発生した場合には、配送の遅延が生じることがあり、このような情報も顧客にとっては有効である。
【０００５】
また、商品の販売組織からのキャンペーン情報や、商品の改変に関する情報も、顧客にタイムリーに提供したいというニーズもあった。
本発明は、上述の課題に鑑みてなされ、その目的は、顧客に適した情報を効率的に提供することができる受注確認システム、受注確認方法及び受注確認プログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記問題点を解決するために、請求項１に記載の発明は、ファクシミリから受信した注文データに基づいて注文管理を行なう注文管理サーバと、各注文を特定するための注文識別子に関連付けて、この注文を行なった顧客を特定するための顧客識別子と、注文された商品を特定するための商品識別子とを記憶する注文データ記憶手段と、前記顧客識別子に関連付けられた顧客属性を記憶する顧客データ記憶手段と、顧客属性又は商品識別子に関連付けられたコメントを記憶するコメントデータ記憶手段とに接続され、前記顧客のファクシミリに対して、確認書データを送信する制御手段を用いて、注文の確認を行なう受注確認システムであって、前記制御手段が、前記注文管理サーバから、確認書の送信対象の注文識別子を取得し、この注文識別子に関連付けられている顧客識別子及び商品識別子を、前記注文データ記憶手段から抽出する抽出手段と、前記抽出した顧客識別子の顧客属性を前記顧客データ記憶手段から取得し、この顧客属性又は前記抽出した商品識別子に関連付けられているコメントを前記コメントデータ記憶手段から取得する取得手段と、前記取得したコメントと、前記注文識別子に関連付けられた前記商品識別子とを含む確認書データを生成し、この確認書データを送信する確認出力手段とを備えたことを要旨とする。
【０００７】
請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の受注確認システムにおいて、前記取得手段
は、前記注文データ記憶手段において、前記顧客識別子に関連付けられている注文識別子を特定し、前記特定した注文識別子に関連付けられている商品識別子を前記注文データ記憶手段から抽出し、この商品識別子に関連付けられているコメントを、前記コメントデータ記憶手段から更に取得するように構成したことを要旨とする。
【０００８】
請求項３に記載の発明は、請求項１又は２に記載の受注確認システムにおいて、前記顧客属性は、顧客が属する配送地域に関連する配送地域識別子を含み、前記コメントデータ記憶手段には、配送地域識別子に関連付けられたコメントが更に記憶されており、前記取得手段は、前記顧客識別子に関連付けられている配送地域識別子を前記顧客データ記憶手段から抽出し、この配送地域識別子に関連付けられているコメントを、前記コメントデータ記憶手段から更に取得するように構成したことを要旨とする。
【０００９】
請求項４に記載の発明は、請求項３に記載の受注確認システムにおいて、前記取得手段は、前記注文管理サーバから取得した商品の納期回答に基づいて商品の配送ルートを特定し、この配送ルートに応じた配送地域識別子を特定し、前記確認出力手段は、前記納期回答を更に含めて前記確認書データを生成することを要旨とする。
【００１０】
請求項５に記載の発明は、請求項１〜４のいずれか１つに記載の受注確認システムにおいて、前記コメントデータ記憶手段には、各識別子内における優先順位が記憶されており、前記取得手段は、前記優先順位が高いコメントを取得することを要旨とする。
【００１１】
請求項６に記載の発明は、請求項１〜５のいずれか１つに記載の受注確認システムにおいて、前記コメントデータ記憶手段には、前記コメントを提供する適用期間に関するデータが記憶されており、前記取得手段は、確認書の送信時期が、前記適用期間に含まれるコメントを抽出することを要旨とする。
【００１２】
請求項７に記載の発明は、ファクシミリから受信した注文データに基づいて注文管理を行なう注文管理サーバと、各注文を特定するための注文識別子に関連付けて、この注文を行なった顧客を特定するための顧客識別子と、注文された商品を特定するための商品識別子とを記憶する注文データ記憶手段と、前記顧客識別子に関連付けられた顧客属性を記憶する顧客データ記憶手段と、顧客属性又は商品識別子に関連付けられたコメントを記憶するコメントデータ記憶手段とに接続され、前記顧客のファクシミリに対して、確認書データを送信する制御手段を用いて、注文の確認を行なう受注確認方法であって、前記制御手段が、前記注文管理サーバから、確認書の送信対象の注文識別子を取得し、この注文識別子に関連付けられている顧客識別子及び商品識別子を、前記注文データ記憶手段から抽出する抽出段階、前記抽出した顧客識別子の顧客属性を前記顧客データ記憶手段から取得し、この顧客属性又は前記抽出した商品識別子に関連付けられているコメントを前記コメントデータ記憶手段から取得する取得段階、及び前記取得したコメントと、前記注文識別子に関連付けられた前記商品識別子とを含む確認書データを生成し、この確認書データを送信する確認出力段階を実行することを要旨とする。
【００１３】
請求項８に記載の発明は、ファクシミリから受信した注文データに基づいて注文管理を行なう注文管理サーバと、各注文を特定するための注文識別子に関連付けて、この注文を行なった顧客を特定するための顧客識別子と、注文された商品を特定するための商品識別子とを記憶する注文データ記憶手段と、前記顧客識別子に関連付けられた顧客属性を記憶する顧客データ記憶手段と、顧客属性又は商品識別子に関連付けられたコメントを記憶するコメントデータ記憶手段とに接続され、前記顧客のファクシミリに対して、確認書データを送信する制御手段を用いて、注文の確認を行なう受注確認プログラムであって、前記制御手段を、前記注文管理サーバから、確認書の送信対象の注文識別子を取得し、この注文識別子に関連付けられている顧客識別子及び商品識別子を、前記注文データ記憶手段か
ら抽出する抽出手段、前記抽出した顧客識別子の顧客属性を前記顧客データ記憶手段から取得し、この顧客属性又は前記抽出した商品識別子に関連付けられているコメントを前記コメントデータ記憶手段から取得する取得手段、及び前記取得したコメントと、前記注文識別子に関連付けられた前記商品識別子とを含む確認書データを生成し、この確認書データを送信する確認出力手段として機能させることを要旨とする。
【００１４】
（作用）
請求項１、７又は８に記載の発明によれば、制御手段は、注文管理サーバから受信した注文識別子に関連付けられている顧客識別子及び商品識別子を、注文データ記憶手段から抽出する。制御手段は、抽出した顧客識別子の顧客属性に関連付けられているコメント、又は抽出した商品識別子に関連付けられているコメントをコメントデータ記憶手段から取得する。制御手段は、取得したコメントと、注文識別子に関連付けられた商品識別子とを含む確認書データを生成し、この確認書データを送信する。このため、確認書に、この顧客の顧客属性に対応するコメントや顧客が注文した商品に関連するコメントを入れることができるので、追加の通信費が掛からず効率的に、顧客に適した情報を提供することができる。
【００１５】
請求項２に記載の発明によれば、取得手段は、注文データ記憶手段において顧客識別子に関連付けられている注文識別子を特定し、この注文識別子に関連付けられている商品識別子を注文データ記憶手段から抽出する。更に、取得手段は、この商品識別子に関連付けられているコメントを、コメントデータ記憶手段から取得する。このため、顧客の注文履歴に応じて、顧客が注文したことのある商品に関連するコメントを確認書に入れることができるので、顧客に、より適した情報を提供することができる。
【００１６】
請求項３に記載の発明によれば、顧客属性は、顧客の配送地域に関連する配送地域識別子を含む。コメントデータ記憶手段には、配送地域識別子に関連付けられたコメントが更に記憶されている。取得手段は、顧客識別子に関連付けられている配送地域識別子を顧客データ記憶手段から抽出し、この配送地域識別子に関連付けられているコメントを、前記コメントデータ記憶手段から更に取得する。このため、配送地域識別子に関連付けて、その地域の災害など配送遅延に関するコメントを顧客に提供することができる。従って、顧客に対して、納期回答について、より正確な情報を提供することができる。
【００１７】
請求項４に記載の発明によれば、取得手段は、注文管理サーバから取得した商品の納期回答に基づいて商品の配送ルートを特定し、この配送ルートに応じた配送地域識別子を特定する。このため、顧客に商品が到着する配送ルートに応じた地域に関連付けられているコメントを取得できるので、より詳細な遅延情報を顧客に提供することができる。
【００１８】
請求項５に記載の発明によれば、コメントデータ記憶手段には、各識別子内における優先順位が記憶されている。取得手段は、優先順位が高いコメントを取得する。このため、顧客に対して提供したい情報が複数ある場合には、優先順位の高い情報を提供することができる。
【００１９】
請求項６に記載の発明によれば、コメントデータ記憶手段には、コメント提供する適用期間に関するデータが記録されている。取得手段は、確認書の送信時期が適用期間に含まれるコメントを抽出する。このため、古い情報や早すぎる情報などは顧客に提供しないため、顧客に対してタイムリーな情報を提供することができる。
【発明の効果】
【００２０】
本発明によれば、効率的に、顧客に対して情報を提供することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２１】
以下、本発明を具体化した一実施形態を図１〜図７に基づいて説明する。本実施形態の受注確認システムは、ファクシミリから受信した注文を受け付けた後、この注文の確認書をファクシミリに返信するためのシステムである。
【００２２】
ここで、まず、顧客が注文のために用いるファクシミリ１０について説明する。図１に示すように、ファクシミリ１０は、公衆回線網１１を介して受注システム２００に接続されている。このファクシミリ１０は、送信するデータが記録された紙の表面をスキャンして、このデータを画像データとして変換し、公衆回線網１１を介して送信する。また、このファクシミリ１０は、公衆回線網１１を介して受信したデータを紙に出力する。
【００２３】
次に、受注及び受注確認を行なう受注システム２００について説明する。この受注システム２００は、ファクシミリ受信サーバ２０、操作端末２５、データベースサーバ３０及び受注確認システムとしてのファクシミリ返信サーバ５０から構成されており、これらはネットワークＮを介して相互に接続されている。
【００２４】
ファクシミリ受信サーバ２０は、顧客のファクシミリ１０から受信した画像データから、顧客情報や注文情報を取得するためのサーバコンピュータである。このファクシミリ受信サーバ２０は、通信機能とＯＣＲ（Optical Character Reader）機能とを有する。通信機能は、公衆回線網１１を介してファクシミリ１０とのデータの送受信を行ない、ネットワークＮを介して、操作端末２５、データベースサーバ３０及び注文管理サーバ４０とデータの送受信を行なう。
【００２５】
操作端末２５は、ディスプレイ、キーボードやポンティングデバイスなどを備えたコンピュータ端末である。この操作端末２５は、後述する各データ記憶部のデータの登録や変更を行なうために用いられる。更に、操作端末２５を用いて、ファクシミリ受信サーバ２０のＯＣＲ機能を用いて読み込んだデータの目視検査等に用いることもできる。
【００２６】
データベースサーバ３０は、ファクシミリ受信サーバ２０及びファクシミリ返信サーバ５０で共通して用いるデータを管理するサーバコンピュータである。本実施形態では、データベースサーバ３０に記録されたデータは、注文管理サーバ４０においても用いられる。このデータベースサーバ３０は、商品データ記憶部３２、顧客データ記憶手段としての顧客データ記憶部３３及び注文データ記憶手段としての注文データ記憶部３４を備えている。
【００２７】
商品データ記憶部３２には、商品に関する商品データが記録される。この商品データは、販売する商品が登録された場合に記録される。商品データは、商品識別子、商品名及び単価に関するデータを含んで構成されている。
【００２８】
商品識別子データ領域には、商品を特定するための識別子データが記録されている。商品名データ領域には、商品の名称に関するデータが記録されている。単価データ領域には、この商品の注文単位当りの値段に関するデータが記録されている。
【００２９】
顧客データ記憶部３３には、図２に示すように、取引を行なう顧客に関する顧客データ３３０が記録される。この顧客データ３３０は、注文を行なう顧客を登録した場合に記録される。本実施形態では、顧客データ３３０は、顧客識別子、販売組織識別子、顧客名、届け先名、電話番号、ファクシミリ番号、住所及び配送拠点識別子などの顧客属性に関するデータを含んで構成されている。
【００３０】
顧客識別子データ領域には、顧客を特定するための識別子に関するデータが記録されて
いる。
販売組織識別子データ領域には、この顧客に対して商品を販売する部署（例えば販社や販売店など）を特定するための識別子に関するデータが記録されている。
【００３１】
顧客名データ領域には、この顧客の名称に関するデータが記録されている。
届け先名データ領域には、この顧客おける宛先（例えば、担当者の氏名）に関するデータが記録されている。
【００３２】
電話番号データ領域には、この顧客の電話番号に関するデータが記録されている。
ファクシミリ番号データ領域には、この顧客のファクシミリ番号に関するデータが記録されている。このファクシミリ番号は、注文確認書を送信するために用いられる。
【００３３】
住所データ領域には、この顧客の住所に関するデータが記録されている。本実施形態では、この住所は、注文があった商品の配送先を特定するために用いられる。
配送拠点識別子データ領域には、この顧客に対して商品の配送を行なう配送拠点を特定するための識別子に関するデータが記録されている。この配送拠点は、顧客の住所に基づいて決定される。
【００３４】
注文データ記憶部３４は、顧客から受けた注文に関する注文データが記録される。この注文データは、顧客からの注文を受けた場合に登録される。この注文データは、図３に示すように、受注データ３４１と注文明細データ３４２とを含んで構成されている。
【００３５】
受注データ３４１は、注文識別子、顧客識別子、販売組織識別子、受信日時及び金額に関するデータを含んで構成される。
注文識別子データ領域には、この注文を特定するための識別子に関するデータが記録される。
【００３６】
顧客識別子データ領域には、この注文を依頼した顧客を特定するための識別子に関するデータが記録される。
販売組織識別子データ領域には、この顧客に対して商品を販売する部署を特定するための識別子に関するデータが記録される。
【００３７】
受信日時データ領域には、この注文を受信した年月日及び時刻に関するデータが記録される。
金額データ領域には、この受注した商品の代金に関する金額データが記録される。この金額データは、商品の単価及び数量などに基づいて算出される。
【００３８】
注文明細データ３４２は、注文識別子、商品識別子、数量及び納品予定日に関するデータを含んで構成される。
注文識別子データ領域には、顧客から受けた注文を特定するための識別子に関するデータが記録される。この注文識別子データを介して、受注データ３４１と注文明細データ３４２とが関連付けられる。
【００３９】
商品識別子データ領域には、この注文によって受注した商品を特定するための識別子に関するデータが記録される。
数量データ領域には、この注文によって受注した商品の数量に関するデータが記録される。
納品予定日データ領域には、受注した商品を顧客に納品する予定日に関するデータが記録される。
【００４０】
ファクシミリ返信サーバ５０は、受注の確認書データを送信するためのサーバコンピュータである。このファクシミリ返信サーバ５０は、図１に示すように、制御手段としての制御部５１を備える。制御部５１は、図示しないＣＰＵ、ＲＡＭ及びＲＯＭ等を有し、後述する処理（抽出段階、取得段階及び確認出力段階等を含む処理）を行なう。そして、このための受注確認プログラムを実行することにより、制御部５１は、抽出手段、取得手段及び確認出力手段等として機能する。
【００４１】
ファクシミリ返信サーバ５０は、コメントデータ記憶手段としてのコメントファイルデータ記憶部５２を備えている。
このコメントファイルデータ記憶部５２には、図４に示すように、ファイルデータ５２０が記憶されている。このファイルデータ５２０は、操作端末２５を用いて、コメントが登録された場合に記録される。このファイルデータ５２０は、情報項目識別子、項目内優先度、適用対象、適用期間及びコメントに関するデータを含んで構成されている。なお、本実施形態では、このコメントファイルデータ記憶部５２には、情報項目識別子及び項目内優先度が同じファイルデータ５２０を複数、記憶させることができる。
【００４２】
情報項目識別子データ領域には、顧客に提供するコメントが属する情報項目を特定するための識別子に関するデータが記録されている。本実施形態では、情報項目として「配送遅延情報」、「商品情報」及び「販売組織情報」を用いる。ここで、「配送遅延情報」は、配送地域において判明している災害や工事などにより配送の遅延に関連する情報である。「商品情報」は、商品に関する情報（例えば商品の製造中止やキャンペーンセール、注文された商品と同等の機能を有する商品の提案など）である。「販売組織情報」には、販社や販売店などの販売組織に関する情報（例えばキャンペーンや休業など）である。
【００４３】
項目内優先度データ領域には、各情報項目内におけるコメントの優先度に関するデータである。本実施形態では、このデータには、例えば「０」〜「９」のいずれかの値を用いることができる。この値が大きい程、優先度が高く、優先的に適用される。
【００４４】
適用対象データ領域には、このコメントを適用する対象に関するデータが記録されている。情報項目識別子が「配送遅延情報」のファイルデータ５２０においては、コメントを適用する対象となる配送拠点（配送地域）を特定する識別子に関するデータが記録されている。情報項目識別子が「商品情報」のファイルデータ５２０においては、コメントを適用する対象となる商品を特定する識別子に関するデータが記録されている。情報項目識別子が「販売組織情報」のファイルデータ５２０においては、コメントを適用する対象となる販売組織を特定する識別子に関するデータが記録されている。
【００４５】
適用期間データ領域には、このコメントを適用する期間に関するデータが記録されている。この適用期間は、適用開始年月日と適用終了年月日とから構成されている。ファクシミリ返信の指示を受けた年月日が、この適用開始年月日と適用終了年月日の間に含まれる場合には、制御部５１は、このコメントを適用することができる。
【００４６】
コメントデータ領域には、後述する注文確認書の案内欄に表示させるコメントの内容に関するデータが記録されている。
なお、本実施形態では、販売組織識別子毎に、少なくとも１つのファイルデータ５２０が記録されており、これがデフォルトメッセージとして利用される。
【００４７】
更に、受注システム２００は、ネットワークＮを介して、注文管理サーバ４０に接続されている。この注文管理サーバ４０は、注文データの管理を行なうための基幹システムであり、ファクシミリだけでなく、電話やインターネットを介して受注した注文も合わせて管理を行なう。この注文管理サーバ４０は、在庫データ記憶部４２を備えている。
【００４８】
在庫データ記憶部４２は、在庫に関するデータが記録されている。この在庫データは、商品識別子、数量及び倉庫識別子に関するデータを含んで構成される。商品識別子データ領域及び数量データ領域には、在庫商品の識別子及びその商品の数量に関するデータが記録される。倉庫識別子データ領域には、在庫がある倉庫を特定するための識別子に関するデータが記録されている。この倉庫識別子から顧客への納品日を算出することができる。
【００４９】
この注文管理サーバ４０は、ネットワークを介して、出荷システム６０に接続されている。この出荷システム６０は、注文管理サーバ４０からの出荷指示を受けて、各倉庫から在庫商品の出庫を指示する。更に、この出荷システム６０には、交通情報システム（図示せず）から道路状況や交通状況に応じた遅延情報を取得する。そして、出荷指示を受けた場合には、この出荷システム６０は、取得した道路状況や交通状況に応じた遅延情報を、ネットワークを介して注文管理サーバ４０に送信する。
【００５０】
上記のように構成された受注システム２００における処理について、図５〜図７を用いて説明する。
まず、顧客が注文を行なう場合には、図５に示すオーダーシート１００を作成する。このオーダーシート１００には、注文する商品の商品識別子、商品名及び数量に関する注文情報と、自分の顧客識別子及び顧客名に関する顧客特定情報とが記載される。そして、このオーダーシート１００を、ファクシミリ１０を用いて送信する。この場合、ファクシミリ１０は、オーダーシート１００を読み取って画像データに変換し、この画像データを、公衆回線網１１を介してファクシミリ受信サーバ２０に送信する。
【００５１】
ファクシミリ受信サーバ２０は、データ受信処理を行なう（ステップＳ１−１）。具体的には、ファクシミリ受信サーバ２０は、ファクシミリ１０から受信したファクシミリ画像データを一時的に記憶する。そして、ファクシミリ受信サーバ２０は、受信した時刻及びその年月日を受信日時データとして、ファクシミリ画像データに関連付けて記憶する。
【００５２】
次に、ファクシミリ受信サーバ２０は、ＯＣＲ処理を行なう（ステップＳ１−２）。具体的には、ファクシミリ受信サーバ２０は、ファクシミリ画像データに基づいて、その画像に含まれる文字や数字を認識する。更に、ファクシミリ受信サーバ２０は、認識した文字や数字から、送信されたオーダーシート１００に含まれる顧客識別子及び顧客名、商品識別子、商品名及び数量に関するデータを取得する。
【００５３】
そして、ファクシミリ受信サーバ２０は、顧客特定情報及び商品情報の確認処理を行なう（ステップＳ１−３）。具体的には、ファクシミリ受信サーバ２０は、ＯＣＲ処理により取得した顧客識別子及び顧客名に該当する顧客データ３３０を顧客データ記憶部３３から抽出する。更に、ファクシミリ受信サーバ２０は、取得した商品識別子及び商品名に該当する商品データを商品データ記憶部３２から抽出する。該当する顧客データ３３０及び商品データを抽出した場合には、抽出した顧客識別子と商品識別子に関するデータを用いて、後述するデータ送信処理を実行する。
【００５４】
一方、該当する顧客データ３３０及び商品データを抽出しなかった場合には、ファクシミリ受信サーバ２０は、目視検査のために、そのデータを操作端末２５のディスプレイに表示させる。これにより、操作端末２５を用いて、オペレータは、目視によりファクシミリ画像を確認し、顧客及び注文された商品を特定し、その顧客の顧客識別子及び注文された商品の商品識別子を入力する。
【００５５】
そして、ファクシミリ受信サーバ２０は、データ送信処理を行なう（ステップＳ１−４）。具体的には、ファクシミリ受信サーバ２０は、取得した顧客識別子及び商品識別子と
、受注した商品の数量と、受信日時に関するデータを注文管理サーバ４０に送信する。
【００５６】
注文管理サーバ４０は、受注処理を行なう（ステップＳ２−１）。ここで、注文管理サーバ４０は、注文データを注文データ記憶部３４に記録する。具体的には、まず、注文管理サーバ４０は、ファクシミリ受信サーバ２０から受信した注文データに対して注文識別子を付与する。そして、注文管理サーバ４０は、この注文識別子を有する受注データ３４１を注文データ記憶部３４に記録する。ここで、注文管理サーバ４０は、受注データ３４１の顧客識別子データ領域に、ファクシミリ受信サーバ２０から受信した顧客識別子を記録する。更に、注文管理サーバ４０は、この顧客識別子に一致する顧客データ３３０を顧客データ記憶部３３から抽出し、この顧客データ３３０の販売組織識別子データを取得して、販売組織識別子データ領域に記録する。更に、注文管理サーバ４０は、受信した受信日時データを受信日時データ領域に記録する。
【００５７】
続いて、注文管理サーバ４０は、商品毎の注文明細データ３４２を注文データ記憶部３４に記録する。ここで、注文管理サーバ４０は、付与した注文識別子と、受信した商品識別子及び数量とを含むデータを生成し記録する。
【００５８】
更に、注文管理サーバ４０は、注文の金額を算出し、この金額を注文データ記憶部３４に記録する。具体的には、注文管理サーバ４０は、商品識別子に基づいて商品の単価データを商品データ記憶部３２から取得し、この単価と各商品の数量とを乗算した金額と配送料などを合計して金額を算出し、この金額に関するデータを記録する。なお、この段階では、注文明細データ３４２には、納品予定日に関するデータは記録されていない。
【００５９】
次に、注文管理サーバ４０は、在庫引当処理を行なう（ステップＳ２−２）。具体的には、注文管理サーバ４０は、注文明細データ３４２と、在庫データ記憶部４２に記憶されている各商品の在庫データから、発送可能な商品を特定し、配送拠点における商品の割り当てを行なう。そして、商品の割り当てに応じて配送に必要に日数（配送日数）を算出する。
【００６０】
注文管理サーバ４０は、納期設定処理を行なう（ステップＳ２−３）。具体的には、在庫引当処理において算出された配送日数と、現在の日時とから、顧客に商品を配送できる納品予定日を算出する。そして、注文管理サーバ４０は、算出した各商品の納品予定日を、注文明細データ３４２の納品予定日データ領域に記録する。
【００６１】
そして、注文管理サーバ４０は、出荷手配処理を行なう（ステップＳ２−４）。具体的には、注文管理サーバ４０は、ネットワークＮを介して、出荷システムに在庫引当処理（ステップＳ２−２）で割り当てたスケジュールを送信する。
【００６２】
この出荷手配処理を受信した出荷システム６０は、納期確認処理を行なう（ステップＳ３−１）。ここで、出荷システム６０は、出荷指示に基づいて、配送のスケジューリングを行ない、納品日に配送できる状態か否かを確認する。具体的には、配送経路にスケジューリングに影響する災害や渋滞などによる遅延が発生していないかを確認する。
【００６３】
この納期確認処理の結果、出荷システム６０は、新たな遅延が発生している場合には、注文管理サーバ４０に、その遅延情報を送信する（ステップＳ３−２）。この場合、出荷システム６０は、交通情報システムから取得した遅延情報を送信する。
【００６４】
一方、出荷手配処理（ステップＳ２−４）を行なった注文管理サーバ４０は、納期回答処理を行なう（ステップＳ２−５）。ここで、注文管理サーバ４０は、所定時間が経過しても、出荷システム６０から遅延情報を受信しなかった場合には、遅延情報がないとして
、納期回答を行なう。具体的には、注文管理サーバ４０は、納期予定日及び注文識別子に関するデータを含めた納期回答をファクシミリ返信サーバ５０に送信する。
【００６５】
また、注文管理サーバ４０は、所定時間内に、出荷システム６０から遅延情報を受信した場合、遅延情報とともに、納期回答を行なう。具体的には、注文管理サーバ４０は、納期予定日及び注文識別子とともに、受信した遅延情報に関するデータを含めた納期回答をファクシミリ返信サーバ５０に送信する。
【００６６】
一方、ファクシミリ返信サーバ５０は、注文管理サーバ４０から納期回答を受信すると、図６に示す処理を行なう。ここで、まず、ファクシミリ返信サーバ５０の制御部５１は、遅延情報の有無の確認処理を行なう（ステップＳ４−１）。具体的には、制御部５１は、注文管理サーバ４０から、注文識別子とともに遅延情報を受信したか否かを判断する。
【００６７】
遅延情報を受信した場合（ステップＳ４−１において「ＹＥＳ」の場合）には、制御部５１は、この遅延情報に基づいてコメントを取得する（ステップＳ４−２）。この場合、例えば、出荷システム６０から受信した遅延情報をそのまま配送遅延情報のコメントとして利用してもよい。また、受信した遅延情報を操作端末２５に表示させて、オペレータに対して配送遅延情報に対するコメントを入力するように促し、操作端末２５において入力されたコメントとして利用してもよい。
【００６８】
一方、所定時間以内に遅延情報を取得しなかった場合（ステップＳ４−１において「ＮＯ」の場合）には、制御部５１は、顧客データ３３０を取得する（ステップＳ４−３）。具体的には、制御部５１は、注文管理サーバ４０から受信した注文識別子を含む受注データ３４１の顧客識別子を取得し、この顧客識別子を有する顧客データ３３０を顧客データ記憶部３３から取得する。
【００６９】
次に、制御部５１は、この注文の配送拠点が、ファイルデータ５２０の適用対象になっているか否かを判断する（ステップＳ４−４）。具体的には、制御部５１は、コメントファイルデータ記憶部５２に記憶されているファイルデータ５２０の内、配送遅延情報の情報項目識別子を含むファイルデータ５２０を抽出する。更に、制御部５１は、抽出したファイルデータ５２０において、先に抽出した顧客データ３３０の配送拠点識別子を含むファイルデータ５２０を検索する。なお、以下の処理では、制御部５１は、現在の年月日と、ファイルデータ５２０の適用期間の年月日とを比較し、適用期間に該当するファイルデータ５２０のみを利用する。
【００７０】
この配送拠点識別子を含むファイルデータ５２０を検出した場合（ステップＳ４−４において「ＹＥＳ」の場合）には、制御部５１は、配送遅延情報のコメントを取得する（ステップＳ４−２）。ここで、制御部５１は、複数のファイルデータ５２０を抽出した場合には、最も高い優先度のファイルデータ５２０を抽出し、これに含まれるコメントデータを取得する。具体的には、抽出したファイルデータ５２０の項目内優先度データ領域に記録されている値を比較し、値が大きいファイルデータ５２０を抽出する。
【００７１】
一方、顧客データ３３０の配送拠点識別子を含むファイルデータ５２０を検出できない場合（ステップＳ４−４において「ＮＯ」の場合）には、制御部５１は、顧客についての注文データを取得する（ステップＳ４−５）。具体的には、制御部５１は、この顧客の顧客識別子を有する受注データ３４１を注文データ記憶部３４から抽出する。更に、制御部５１は、抽出した受注データ３４１の注文識別子を有する注文明細データ３４２を注文データ記憶部３４から抽出する。
【００７２】
そして、制御部５１は、顧客がこれまでに注文したことのある商品が、コメントの適用
対象になっているかどうかを判断する（ステップＳ４−６）。具体的には、制御部５１は、コメントファイルデータ記憶部５２に記憶されているデータの内、商品情報の情報項目識別子を有するファイルデータ５２０を抽出する。そして、制御部５１は、この顧客に関する注文明細データ３４２の商品識別子を適用対象として含むファイルデータ５２０を検索する。
【００７３】
このような商品識別子を含むファイルデータ５２０があった場合（ステップＳ４−６において「ＹＥＳ」の場合）には、制御部５１は、この商品情報のコメントを取得する（ステップＳ４−７）。ここで、制御部５１は、複数のファイルデータ５２０を抽出した場合には、最も高い優先度のファイルデータ５２０を抽出する。
【００７４】
一方、このような商品識別子を有するファイルデータ５２０を検出できない場合（ステップＳ４−６において「ＮＯ」の場合）には、制御部５１は、販売組織情報のコメントを取得する（ステップＳ４−８）。具体的には、制御部５１は、顧客データ３３０の販売組織識別子を取得し、この販売組織識別子に一致するファイルデータ５２０を抽出する。ここで、制御部５１は、複数のファイルデータ５２０を抽出した場合には、最も高い優先度のファイルデータ５２０を抽出する。
【００７５】
このようにしてコメントを取得すると（ステップＳ４−２，Ｓ４−７，Ｓ４−８）、制御部５１は、ファクシミリデータを生成し、送信を行なう（ステップＳ４−９）。具体的には、制御部５１は、顧客データ３３０と、注文識別子から特定される受注データ３４１と、納品予定日が記録された注文明細データ３４２と、取得したコメントデータを用いてファクシミリデータを生成する。従って、このファクシミリデータには、顧客特定情報、注文情報、納期予定情報及びコメントデータの案内情報が含まれる。そして、制御部５１は、顧客データ３３０のファクシミリ番号データで特定されるファクシミリ１０に対して、公衆回線網１１を介して、生成したファクシミリデータを送信する。
【００７６】
そして、ファクシミリ返信サーバ５０から送信されたデータは、顧客のファクシミリ１０によって受信される。具体的には、ファクシミリ１０は、受信したファクシミリデータに基づいて、紙にデータを出力する。これにより、注文確認書８００が生成される。
【００７７】
この注文確認書８００には、図７に示すように、注文識別子としての問い合わせ番号と、顧客名、顧客識別子及びファクシミリ番号などを含む顧客特定情報８１０と、注文した商品及び数量などに関する注文情報８２０と、各商品の納品予定日に関する納品予定情報８３０と、付加情報８５０が表示される。そして、この付加情報８５０として、遅延情報に基づくコメント又はコメントファイルデータ記憶部５２から抽出されたコメントが表示される。顧客は、この注文確認書８００を見ることにより、顧客の指示どおりに注文がされているかを確認できる。更に、顧客は、各商品の納品予定を知ることができるとともに、顧客に関係する情報を知ることができる。
【００７８】
本実施形態によれば、以下のような効果を得ることができる。
・  本実施形態では、注文管理サーバ４０から注文識別子を受信したファクシミリ返信サーバ５０の制御部５１は、この注文識別子に関連付けられた顧客データ３３０を取得し（ステップＳ４−３）、又は顧客の注文データを取得し（ステップＳ４−５）、顧客の配送遅延情報、商品情報又は販売組織情報のコメントをファイルデータ５２０から取得する。制御部５１は、コメントを取得すると、このコメントデータを含むファクシミリデータを生成し、送信を行なう（ステップＳ４−９）。このため、顧客に対して送信する注文確認書８００に、この顧客に関連するコメントや顧客が注文した商品に関連するコメントを入れることができる。従って、追加の通信費が掛からず効率的に、顧客に適した情報を提供することができる。
【００７９】
・  本実施形態では、ファクシミリ返信サーバ５０の制御部５１は、注文管理サーバ４０から納期回答を受信すると、注文の配送拠点が適用対象となっている配送遅延情報のコメントがある場合（ステップＳ４−４において「ＹＥＳ」の場合）には、これを取得する。このため、顧客からの注文に関連する納品回答及びそれに関係する配送遅延情報を効率的に顧客に提供することができる。
【００８０】
・  本実施形態では、ファクシミリ返信サーバ５０の制御部５１は、注文管理サーバ４０から納期回答とともに、遅延情報を受信した場合には、この遅延情報に対応する配送遅延情報のコメントを取得する。このため、リアルタイムに取得した遅延情報を顧客に提供することができる。
【００８１】
・  本実施形態では、ファクシミリ返信サーバ５０の制御部５１は、顧客についての注文データを取得し（ステップＳ４−５）、顧客がこれまでに注文したことのある商品が、コメントの適用対象になっているか場合（ステップＳ４−６において「ＹＥＳ」の場合）には、商品情報のコメントを取得する（ステップＳ４−７）。このため、顧客の注文履歴に応じて、顧客が注文したことのある商品に関連するコメントを確認書に入れることができるので、顧客に、より適した情報を提供することができる。
【００８２】
・  本実施形態では、ファイルデータ５２０は、項目内における優先度データを含む。このため、ファクシミリ返信サーバ５０の制御部５１は、複数のファイルデータ５２０を抽出した場合には、最も高い優先度のファイルデータ５２０を抽出し、これに含まれるコメントを取得する。このため、顧客に対して複数の情報を提供したい場合には、優先度の高い、より有効な情報を提供することができる。
【００８３】
・  本実施形態では、ファイルデータ５２０には、適用期間データを含む。このため、ファクシミリ返信サーバ５０の制御部５１は、現在の年月日と、ファイルデータ５２０の適用期間の年月日とを比較し、適用期間に該当するファイルデータ５２０のみを利用する。このため、古い情報や早すぎる情報などは顧客に提供しないため、顧客に対してタイムリーな情報を提供することができる。
【００８４】
また、上記実施形態は以下のように変更してもよい。
○  上記実施形態においては、ファクシミリ返信サーバ５０の制御部５１は、出荷システム６０からの遅延情報を、注文管理サーバ４０を介して取得した。これに限らず、ファクシミリ返信サーバ５０は、出荷システム６０から直接、遅延情報を取得してもよい。また、この場合、制御部５１は、取得した遅延情報を新たな配送遅延情報として、コメントファイルデータ記憶部５２に登録してもよい。更に、上記実施形態では、出荷システム６０から所定時間内に遅延情報を取得しなかった場合には、遅延情報がないとしたが、出荷システム６０から遅延情報がない旨の回答を受信してもよい。
【００８５】
○  上記実施形態においては、デフォルトメッセージとして、販売組織識別子毎に、少なくとも１つのファイルデータ５２０が記録されており、これをデフォルトメッセージとして利用した。これに限らず、販売組織情報のコメントが取得できない場合には、例えば、「いつもご利用ありがとうございます」などの定型文のコメントを取得してもよい。
【００８６】
○  上記実施形態においては、コメントファイルデータ記憶部５２には、顧客の配送拠点に関連付けた配送遅延情報のコメントが記憶されていた。これに限らず、ファクシミリ返信サーバ５０の制御部５１は、注文管理サーバ４０から納期回答を受信した場合に、この納期回答に応じた顧客の配送地域を特定してもよい。例えば、納期回答として、商品の出庫をする倉庫の所在などの情報を取得した場合、制御部５１は、出発地と到達地とを特
定するとルートを決定するルートナビゲーションシステムを用いてこの納期回答に応じた配送ルートを特定する。そして、制御部５１は、この配送ルートから配送を行なうために通過する地域（本実施形態では、この地域も配送地域と呼ぶ）を特定する。また、コメントファイルデータ記憶部５２に、配送地域を特定する識別子に関連付けて、配送遅延情報に関するコメントを記憶させておく。そして、制御部５１は、特定した顧客の配送地域を特定する識別子に関連付けられているファイルデータ５２０をコメントファイルデータ記憶部５２から抽出してもよい。これにより、顧客に対して、商品の納期について、配送ルートを考慮して、より正確な情報を提供することができる。
【００８７】
○  上記実施形態においては、コメントファイルデータ記憶部５２には、配送遅延情報、商品情報及び販売組織情報に関連付けたコメントを記憶させた。これに限らず、顧客識別子に関連付けたコメントを記憶させてもよい。例えば、顧客の注文履歴を抽出し、注文が一定期間なかった顧客に対しては、新製品の提案や売れ筋製品の提案を行ってもよい。具体的には、制御部５１は、顧客識別子を有する受注データ３４１の受信日時を取得し、最新の注文の受信日時と１つ前の受信日時との期間と、登録されている所定期間とを比較する。比較した結果、所定期間よりも大きい場合には、その間に販売された新製品や売れ筋商品の説明に関するデータを、コメントデータとして取得する。これにより、注文の確認とともに販売促進を行なうこともできる。
【００８８】
更に、初めて注文を受けた顧客に対しては、その初回注文に対するコメントを取得してもよい。具体的には、注文が初回であることを示す項目情報識別子に関連付けて初回注文に対するコメントをコメントファイルデータ記憶部５２に記録する。制御部５１は、受注データ３４１が１つだけか否かを判断する。受注データ３４１が１つの場合には、制御部５１は、注文が初回であることを示す項目情報識別子を設定する。そして、制御部５１は、この項目情報識別子に対応付けられたファイルデータ５２０のコメントデータをコメントファイルデータ記憶部５２から取得する。
【００８９】
○  上記実施形態においては、遅延情報がなかった場合、配送遅延情報、商品情報及び販売組織情報の順番で顧客に提供するコメントを提供したが、コメントを取得する順番は、これに限られない。例えば、顧客に提供する情報が複数ある場合には、情報項目識別子に関係なく優先順位が高いコメントを提供してもよい。具体的には、配送遅延情報、商品情報子及び販売組織情報のそれぞれのファイルデータ５２０において、顧客の顧客属性や注文履歴に該当するコメントがあるかを抽出する。複数のコメントがあった場合には、制御部５１は、情報識別子が異なる情報であっても、優先度が高いファイルデータ５２０のコメントを取得する。
【００９０】
○  上記実施形態においては、制御部５１は、コメントファイルデータ記憶部５２から１つのファイルデータ５２０を抽出した。これに限らず、適用対象の識別子データに基づいて、複数のファイルデータ５２０を抽出した場合には、これらの全部又は１部のコメントを用いてもよい。この場合、注文確認書８００の付加情報８５０を表示するスペースが限られているため、制御部５１は、表示するスペースのデータ量と、抽出したファイルデータ５２０のデータ量以下に調整する。
【００９１】
○  上記実施形態においては、顧客データ３３０に記憶されているファクシミリ番号のファクシミリに対して、確認書を送信した。ファクシミリ１０からデータを受信した場合に送信される番号を用いてもよい。
【図面の簡単な説明】
【００９２】
【図１】実施形態におけるシステムの概略図。
【図２】顧客データ記憶部に記録されたデータの説明図。
【図３】注文データ記憶部に記録されたデータの説明図。
【図４】コメントファイルデータ記憶部に記録されたデータの説明図。
【図５】実施形態におけるシステムの全体的な処理手順を説明するための流れ図。
【図６】ファクシミリ返信サーバにおける処理手順を説明するための流れ図。
【図７】注文確認書を説明するための説明図。
【符号の説明】
【００９３】
１０…ファクシミリ、３３…顧客データ記憶手段としての顧客データ記憶部、３４…注文データ記憶手段としての注文データ記憶部、４０…注文管理サーバ、５０…受注確認システムとしてのファクシミリ返信サーバ、５１…制御手段としての制御部、５２…コメントデータ記憶手段としてのコメントファイルデータ記憶部、８００…注文確認書。
【図１】
2008123455.tif 000003
【図２】
2008123455.tif 000004
【図３】
2008123455.tif 000005
【図４】
2008123455.tif 000006
【図５】
2008123455.tif 000007
【図６】
2008123455.tif 000008
【図７】
2008123455.tif 000009