(57)【要約】【課題】電子データファイルのサイズ削減処理をより好適に実施する。【解決手段】文書ファイルを構成するオブジェクトの種別毎に当該オブジェクトのサイズ削減方法を定義した削減情報と、サイズ削減効果のレベルに合わせて設定した削減レベルと、当該削減レベルに従った削減処理にて削減対象とするオブジェクトを対応付けした削減レベル情報と、を予め作成しておく。また、削減レベル割付処理部１９は、文書ファイル、ページ又はオブジェクトに対して削減レベルを割り付ける。アクセス監視部１４により各文書ファイルへのアクセス状況を把握した削減処理部１３は、低アクセス頻度などの削減条件に合致した文書ファイル等に対して割り付けられた削減レベルに対応付けされたオブジェクトを、指定された削減方法に従い削減処理を実施する。【選択図】図２
2008123053.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子データファイルの構成要素の種別毎に定義されたサイズ削減方法を記憶する削減情報記憶手段と、
選択された削減対象の電子データファイルの構成要素に対して前記削減情報記憶手段に記憶されたサイズ削減方法に従い削減処理を実施する削減処理手段と、
を有することを特徴とするファイル管理装置。
【請求項２】
請求項１記載のファイル管理装置において、
削減効果のレベルに対応付けして設定された削減レベルと、各削減レベルに対応付けられた１乃至複数の構成要素のサイズ削減方法とを関連付けして設定された削減レベル情報を記憶する削減レベル情報記憶手段を有し、
前記削減処理手段は、指定された削減レベルに対応付けられた構成要素のサイズ削減方法に従い当該構成要素に対して削減処理を実施することを特徴とするファイル管理装置。
【請求項３】
請求項２記載のファイル管理装置において、
電子データファイルの構成要素に適用する削減レベルを割り付ける割付処理手段を有し、
前記削減処理手段は、削減対象として選択された電子データファイルの構成要素に対して、当該電子データファイルの構成要素に割り付けられた削減レベルに対応付けられた構成要素のサイズ削減方法に従い当該構成要素に対して削減処理を実施することを特徴とするファイル管理装置。
【請求項４】
請求項１又は２記載のファイル管理装置において、
電子データファイルへのアクセス状況を常時監視するアクセス監視手段を有し、
前記削減処理手段は、各電子データファイルのアクセス状況を解析することによって予め設定された削減条件に合致することになった電子データファイルを削減処理の対象とすることを特徴とするファイル管理装置。
【請求項５】
請求項３記載のファイル管理装置において、
前記割付処理手段は、電子データファイルの格納先となるフォルダに対して予めいずれかの削減レベルが割り付けられている場合、電子データファイルがいずれかのフォルダに格納されたときに、その格納されたフォルダに割り付けられている削減レベルを当該電子データファイルに割り付けることを特徴とするファイル管理装置。
【請求項６】
請求項３記載のファイル管理装置において、
前記割付処理手段は、ユーザにより選択されることで電子データファイルに新規に組み込まれることになるページに対して予めいずれかの削減レベルが割り付けられている場合、電子データファイルに当該ページが新規に組み込まれるときに、その組み込まれたページに割り付けられている削減レベルを当該ページに割り付けることを特徴とするファイル管理装置。
【請求項７】
請求項３記載のファイル管理装置において、
前記割付処理手段は、画面表示された電子データファイルにおいてユーザにより指定された表示領域に含まれるオブジェクトに対して、ユーザにより指定された削減レベルを割り付けることを特徴とするファイル管理装置。
【請求項８】
請求項３記載のファイル管理装置において、
前記割付処理手段は、時間の経過に応じて削減効果が大きくなるようオブジェクトの種別に対応付ける削減レベルを変化させることを特徴とするファイル管理装置。
【請求項９】
請求項１乃至８のいずれか１項に記載のファイル管理装置において、
電子データファイルの構成要素は、電子データファイルを構成するオブジェクト又はオブジェクトに付属的な情報であることを特徴とするファイル管理装置。
【請求項１０】
コンピュータを、
電子データファイルの構成要素の種別毎に定義されたサイズ削減方法を記憶する削減情報記憶手段、
選択された削減対象の電子データファイルの構成要素に対して前記削減情報記憶手段に記憶されたサイズ削減方法に従い削減処理を実施する削減処理手段、
として機能させるファイル管理プログラム。
【請求項１１】
請求項１０記載のファイル管理プログラムにおいて、前記コンピュータを更に、
削減効果のレベルに対応付けして設定された削減レベルと、各削減レベルに対応付けられた１乃至複数の構成要素のサイズ削減方法とを関連付けして設定された削減レベル情報を記憶する削減レベル情報記憶手段として機能させ、
前記削減処理手段は、指定された削減レベルに対応付けられた構成要素のサイズ削減方法に従い当該構成要素に対して削減処理を実施することを特徴とするファイル管理プログラム。
【請求項１２】
請求項１１記載のファイル管理プログラムにおいて、前記コンピュータを更に、
電子データファイルの構成要素に適用する削減レベルを割り付ける割付処理手段として機能させ、
前記削減処理手段は、削減対象として選択された電子データファイルの構成要素に対して、当該電子データファイルの構成要素に割り付けられた削減レベルに対応付けられた構成要素のサイズ削減方法に従い当該構成要素に対して削減処理を実施することを特徴とするファイル管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ファイル管理装置、特に電子データファイルのサイズ削減方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
作成した電子データは、ファイル形式にてハードディスクドライブ（ＨＤＤ）等に保存していくことが一般的である。保存されたファイルは、基本的には明示的に削除しない限りそのまま残存するため、保存されるファイルの数が増えれば、それだけＨＤＤの記憶容量を圧迫していく。このため、ＨＤＤのアクセス速度の低下や大容量ファイルの保存ができないなどの弊害が生じうる。しかし、ファイルは、いったん消去すると基本的には参照できなくなるため、空き容量の増加という目的があるにせよ、ＨＤＤから削除することは、心理的にそう簡単にはできない。
【０００３】
そこで、従来では、ファイル装置の空き容量やファイルへのアクセス頻度に応じてファイルの圧縮方式を選択する技術がある（例えば、特許文献１）。この圧縮技術を利用すれば、ファイルサイズを小さくすることによってファイル自体を削除せずにＨＤＤの空き容量を増やすことができる。なお、オリジナル文書から画像等の不要なコンテンツを削除したり、行間、フォントタイプなどを変更したりすることで印刷ページ数を減らす技術が提案されている（例えば、特許文献２）。
【０００４】
【特許文献１】特開平６−２０２９２１号公報
【特許文献２】特表２００５−５３４１０５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、従来においては、ファイルの内容等を考慮してデータ量の削減を行っていない。例えば、文書編集アプリケーションによっては、入力文字データのみでなく画像データ等のオブジェクトを貼り付けて電子文書を作成することが可能であるが、従来においては、ファイル全体を圧縮するというファイル単位での削減に留まっていた。
【０００６】
本発明は、以上のような課題を解決するためになされたものであり、電子データファイルのサイズ削減処理をより好適に実施することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
以上のような目的を達成するために、本発明に係るファイル管理装置は、電子データファイルの構成要素の種別毎に定義されたサイズ削減方法を記憶する削減情報記憶手段と、選択された削減対象の電子データファイルの構成要素に対して前記削減情報記憶手段に記憶されたサイズ削減方法に従い削減処理を実施する削減処理手段とを有することを特徴とする。
【０００８】
また、削減効果のレベルに対応付けして設定された削減レベルと、各削減レベルに対応付けられた１乃至複数の構成要素のサイズ削減方法とを関連付けして設定された削減レベル情報を記憶する削減レベル情報記憶手段を有し、前記削減処理手段は、指定された削減レベルに対応付けられた構成要素のサイズ削減方法に従い当該構成要素に対して削減処理を実施することを特徴とする。
【０００９】
また、電子データファイルの構成要素に適用する削減レベルを割り付ける割付処理手段を有し、前記削減処理手段は、削減対象として選択された電子データファイルの構成要素に対して、当該電子データファイルの構成要素に割り付けられた削減レベルに対応付けられた構成要素のサイズ削減方法に従い当該構成要素に対して削減処理を実施することを特徴とする。
【００１０】
また、電子データファイルへのアクセス状況を常時監視するアクセス監視手段を有し、前記削減処理手段は、各電子データファイルのアクセス状況を解析することによって予め設定された削減条件に合致することになった電子データファイルを削減処理の対象とする。
【００１１】
また、前記割付処理手段は、電子データファイルの格納先となるフォルダに対して予めいずれかの削減レベルが割り付けられている場合、電子データファイルがいずれかのフォルダに格納されたときに、その格納されたフォルダに割り付けられている削減レベルを当該電子データファイルに割り付けることを特徴とする。
【００１２】
また、前記割付処理手段は、ユーザにより選択されることで電子データファイルに新規に組み込まれることになるページに対して予めいずれかの削減レベルが割り付けられている場合、電子データファイルに当該ページが新規に組み込まれるときに、その組み込まれたページに割り付けられている削減レベルを当該ページに割り付けることを特徴とする。
【００１３】
また、前記割付処理手段は、画面表示された電子データファイルにおいてユーザにより指定された表示領域に含まれるオブジェクトに対して、ユーザにより指定された削減レベルを割り付けることを特徴とする。
【００１４】
また、前記割付処理手段は、時間の経過に応じて削減効果が大きくなるようオブジェクトの種別に対応付ける削減レベルを変化させることを特徴とする。
【００１５】
また、電子データファイルの構成要素は、電子データファイルを構成するオブジェクト又はオブジェクトに付属的な情報であることを特徴とする。
【００１６】
本発明に係るファイル管理プログラムは、コンピュータを、電子データファイルの構成要素の種別毎に定義されたサイズ削減方法を記憶する削減情報記憶手段、選択された削減対象の電子データファイルの構成要素に対して前記削減情報記憶手段に記憶されたサイズ削減方法に従い削減処理を実施する削減処理手段として機能させる。
【００１７】
また、前記コンピュータを更に、削減効果のレベルに対応付けして設定された削減レベルと、各削減レベルに対応付けられた１乃至複数の構成要素のサイズ削減方法とを関連付けして設定された削減レベル情報を記憶する削減レベル情報記憶手段として機能させ、前記削減処理手段は、指定された削減レベルに対応付けられた構成要素のサイズ削減方法に従い当該構成要素に対して削減処理を実施することを特徴とする。
【００１８】
また、前記コンピュータを更に、電子データファイルの構成要素に適用する削減レベルを割り付ける割付処理手段として機能させ、前記削減処理手段は、削減対象として選択された電子データファイルの構成要素に対して、当該電子データファイルの構成要素に割り付けられた削減レベルに対応付けられた構成要素のサイズ削減方法に従い当該構成要素に対して削減処理を実施することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１９】
本発明によれば、電子データファイルを構成するオブジェクト単位に指定された削減方法にて削減処理を施すことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２０】
以下、図面に基づいて、本発明の好適な実施の形態について説明する。
【００２１】
図１は、本発明に係るファイル管理装置のハードウェア構成図である。本実施の形態におけるファイル管理装置２０は、ハードウェア的には従前から存在する汎用的なコンピュータにて実現できる。すなわち、ファイル管理装置２０、図１に示したようにＣＰＵ１、ＲＯＭ２、ＲＡＭ３、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）４を接続したＨＤＤコントローラ５、入力手段として設けられたマウス６とキーボード７、及び表示装置として設けられたディスプレイ８をそれぞれ接続する入出力コントローラ９、通信手段として設けられたネットワークコントローラ１０を内部バス１１に接続して構成される。
【００２２】
図２は、本実施の形態におけるファイル管理装置２０のブロック構成図である。図２には、文書処理部１２、削減処理部１３、アクセス監視部１４、情報管理部１５、削減情報記憶部１６、削減レベル情報記憶部１７及び文書データベース（ＤＢ）１８を有している。文書データベース１８には、本実施の形態においてファイルサイズ削減対象とする文書ファイルが保存されている。削減情報記憶部１６及び削減レベル情報記憶部１７には、それぞれ削減情報及び削減レベル情報が記憶される。文書処理部１２は、文書編集アプリケーションを実行することによって文書編集処理を実行する。本実施の形態における文書処理部１２には、文書ファイルの構成要素に対して削減レベルをそれぞれ割り付ける削減レベル割付処理部１９が含まれる。削減処理部１３は、削減情報及び削減レベル情報を参照して削減対象の文書ファイルの該当する構成要素に対して減処理を実施する。アクセス監視部１４は、文書ファイルへのアクセス状況を常時監視する。情報管理部１５は、削減情報記憶部１６及び削減レベル情報記憶部１７にそれぞれ記憶される削減情報及び削減レベル情報の新規登録、変更、削除等をユーザ指示に応じて情報管理を行う。ファイル管理装置２０に含まれる各構成要素１２〜１５は、ファイル管理装置２０を形成するコンピュータと、ＣＰＵ１で動作するプログラムとの協調動作により実現される。削減情報記憶部１６は、ＲＡＭ３、ＨＤＤ４あるいは削減処理部１３を実現するプログラムに組み込まれるなどして実現される。削減レベル情報記憶部１７は、ＲＡＭ３又はＨＤＤ４にて実現される。文書データベース１８は、ＨＤＤ４にて実現される。本実施の形態で用いるプログラムは、通信手段により提供することはもちろん、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に格納して提供することも可能である。
【００２３】
図３は、本実施の形態における削減情報記憶部１６にて保持される削減情報のデータ構成例を示した図である。電子ファイルは、文字データ、画像データ等のコンテンツ要素や、各コンテンツ要素の表示に必要な色等の属性情報、さらにアノテーション等の付加情報などオブジェクトに対して付属的な情報要素を組み合わされて構成される。これら電子ファイルを構成する要素を「オブジェクト」と総称すると、削減情報は、オブジェクト種別と削減方法とが対応付けして形成される。オブジェクト種別には、前述したように電子ファイルの構成要素に相当するオブジェクトの種別が設定される。図３では、表示画像やサムネイル画像等のコンテンツや色情報やフォント情報等の属性情報若しくは付加情報を設定した例を示した。また、削減方法には、対応付けられたオブジェクトをどのようにしてサイズを削減するかという削減手法が設定される。例えば、画像データであれば圧縮により、属性情報であれば削除によりデータ量を削減する。また、図形であれば、破線を実線で描画するよう変更する。各レコードには、各レコードを識別するための管理番号が割り振られている。
【００２４】
この例のように、画像データは、圧縮により解像度が低下しても画像自体は確認できる可能性がある。また、文字の装飾を取り除いても文字自体は判読できると考えられる。本実施の形態では、このように電子ファイルを構成するオブジェクトの種別によってサイズ削減の実現方法を設定できるようにした。なお、このような効果が得られるように、本実施の形態では、ユーザが削減情報を生成して削減情報記憶部１６に予め設定登録しておくことを想定している。本実施の形態では、オブジェクトの種別毎にサイズの削減方法を設定できることを特徴としているので、図３に示した設定例に限らず、例えば、表示画像を削除してもよいし、印刷属性情報を削減対象から外してもよい。このように、ファイル管理装置２０が管理する文書ファイルの特性等に適合させて様々な内容で設定することが可能である。
【００２５】
図４は、本実施の形態における削減レベル情報記憶部１７にて保持される削減レベル情報のデータ構成例を示した図である。削減レベル情報は、削減レベルと削減処理内容が対応付けして形成される。削減レベルは、電子ファイルが使用する記憶容量の削減効果の大小によってレベル分けしたときの各レベルを示す値であり、本実施の形態では、削減レベルの数が小さいほど削減効果が大きい。削減処理内容には、削減情報に設定された管理番号が設定される。図４には、削減レベル５に対応させて管理番号 “１”，“２”が設定された例が示されている。これは、削減レベル５が指定されたとき、削減処理として管理番号 “１”及び“２”の削減処理内容、すなわち、図３に示した設定例によると、表示画像の圧縮とサムネイルの削除を実施する指示が設定されていることになる。削減処理の詳細は、追って説明する。
【００２６】
例えば、次の趣旨に従い各削減レベルに削減処理を割り振れば好適である。まず、削減レベル５には、仮にオブジェクトに対してサイズの削減処理を実施しても、何らかの手段を講じることによってファイルを元の状態に復帰できるためにファイルを劣化させない削減処理内容を割り振ることが望ましい。例えば、サムネイルの削除である。サムネイルは、オリジナル画像から再作成できるからである。削減レベル４には、ファイルを表示させたときに見た目は変わらない、つまり視覚的に相違がない若しくは視認することが極めて困難か不可能な削減処理内容を割り振ることが望ましい。例えば、画像をディスプレイの解像度レベルまで下げる。削減レベル３には、ファイルを表示させたときに見た目がわずかに劣化する、つまり視覚的に相違があり、かつその相違を視認できるが、内容の把握自体に影響がない削減処理内容を割り振ることが望ましい。例えば、フォント情報の削除である。削減レベル２には、ファイルを表示させたときに見た目が更に劣化する、つまり視覚的に相違があり、かつその相違を容易に視認できるが、内容の把握自体に影響がほとんどない削減処理内容を割り振ることが望ましい。例えば、色情報の削除である。削削減レベル１には、ファイルを表示させたときに表示されないオブジェクトが含まれるかもしれない削減処理内容を割り振ることが望ましい。例えば、画像情報の削除である。
【００２７】
なお、本実施の形態では、ユーザがレベルを考慮しながら削減レベル情報を生成して削減レベル情報記憶部１７に予め設定登録しておくことを想定している。本実施の形態では、図４から明らかなように上位に位置する（レベル値の小さい）削減レベルが下位を包含するように設定することで、削減効果の大小が明確になるよう設定した。また、本実施の形態では、５段階にレベル分けをしたが、この段階数は、削減レベル情報記憶部１７への設定内容を更新することで適宜設定変更可能である。
【００２８】
なお、本実施の形態では、オブジェクト毎に１種類の削減方法を設定するようにしたが、たとえば、“表示画像”という１つのオブジェクト種別に対して“圧縮”を対応付けた削減情報と、“削除”を対応付けた削減情報という削減効果の異なる複数の削減情報を作成して削減情報記憶部１６に登録しておき、そして、いずれか一方の削除情報が削減処理に採用されるように削減レベル情報を生成するようにしてもよい。
【００２９】
次に、本実施の形態における動作について説明する。ここでは、削減情報及び削減レベル情報は、事前に作成され各記憶部１６，１７に登録されているものとし、以下、文書ファイルを構成する各オブジェクトに削減レベルを設定する処理と該当する文書ファイルを削減する処理とについて説明する。
【００３０】
まず、文書ファイルを構成する各オブジェクトに削減レベルを設定する処理について説明する。
【００３１】
図５は、文書処理部１２により実行される文書編集アプリケーションが表示する画面の例を示した図である。このアプリケーションは、各文書ファイルをフォルダ単位に縮小版で表示するものとする。ユーザは、削減レベルを設定したい文書ファイルを選択した後、ツールバーに表示された削減レベルボタン３１のうち適用する削減レベルに対応したボタンをクリック操作する。例えば、ユーザが文書Ｃを選択してから削減レベル３を選択したとすると、文書処理部１２における削減レベル割付処理部１９は、文書Ｃに削減レベル３を割り付ける。このように、文書ファイルを選択させることによってファイル単位に削減レベルを割り付けることができる。なお、文書Ｃに割り付けられた削減レベル３を特定する情報は、文書Ｃの属性情報として文書データベース１８に登録する。以下に説明する割付処理においても同様である。
【００３２】
図６は、文書処理部１２により実行される文書編集アプリケーションが表示する画面の例を示した図である。このアプリケーションは、選択された文書ファイルをページ単位に表示する機能を有しているものとする。ユーザは、文書ファイル（この例では「文書Ｃ」）のうち削減レベルを設定したいページを表示させ、ツールバーに表示された削減レベルボタン３１のうち適用する削減レベルに対応したボタンをクリック操作する。文書処理部１２における削減レベル割付処理部１９は、このユーザ操作に応じて開かれている文書ファイルの中から画面表示されたページに対して選択された削減レベルを割り付ける。このように、文書ファイルの中からページを選択させることによってページ単位に削減レベルを割り付けることができる。
【００３３】
更に、図６において、ユーザは、表示させたページ上に領域３２を指定した後、ツールバーに表示された削減レベルボタン３１のうち適用する削減レベルに対応したボタンをクリック操作する。文書処理部１２における削減レベル割付処理部１９は、このユーザ操作に応じて指定された領域３２に含まれているオブジェクトに対して選択された削減レベルを割り付ける。このように、領域３２を指定させることによってページの部分毎に削減レベルを割り付けることができる。なお、文書Ｃに割り付けられた削減レベル３を特定する情報は、文書Ｃの属性情報として文書データベース１８に登録する。
【００３４】
図７は、文書処理部１２により実行される文書編集アプリケーションが表示するサブ画面の例を示した図である。上記例では、ツールバーに削減レベルボタンを表示して、ユーザに選択させることで削減レベルを割り付けるようにした。ここでは、割付対象とする範囲を指定された後、削減レベル割付処理部１９は、例えば右クリックなどに応じて図７に示したサブ画面を表示する。この画面から所望の削減レベルを選択させることによって削減レベルを割り付けるようにしてもよい。この画面では、削減レベルの詳細情報を表示するようにしたので、各削減レベルにおける削減対象及び削減方法を把握していないユーザにとっては便宜である。
【００３５】
また、この他にも例えば、フォルダを選択させた後、削減レベルを指定させることで、当該フォルダに含まれている全てのファイルに削減レベルをまとめて割り付けることができる。あるいは、フォルダに予め削減レベルを設定しておき、当該フォルダにファイルを格納した時点で当該ファイルに格納先のフォルダに設定されていた削減レベルを割り付けるようにしてもよい。
【００３６】
更に、文書編集アプリケーションが新規作成するページに予め削減レベルを設定しておく。つまり、本実施の形態では、５段階の削減レベルを用意しているので、それぞれの削減レベルに対応させて５枚の新規ページを準備しておく。ユーザが新規ページを作成したい場合、いずれかの削減レベルが割り付けられたページを選択することで、当該ページに対して選択された削減レベルを割り付けることができる。
【００３７】
以上のようにして、文書ファイル、あるいはページ及びその一部分に削減レベルが割り付けられると、次の削減処理が実施されることで該当する文書ファイルのサイズが削減されることになる。本実施の形態における削減処理を図８に示したフローチャートを用いて説明する。なお、削減レベルを文書データベース１８に保存されている全ての文書ファイルに対して設定する必要はなく、設定された文書ファイルのみが、本実施の形態の削減処理対象となる。削減レベルが割り付けられていない文書ファイルに対しては、従前通りの取扱いをすることになる。
【００３８】
削減処理の実行タイミングは、削減条件に合致することになった文書ファイルが検出されたタイミングで実施する場合とユーザ指示に応じて実施する場合とがある。まず、前者の場合から説明する。なお、削減レベルは、ファイル単位に限らずページ単位や更に細かな単位で割付可能である。
【００３９】
前者の場合、削減条件に合致することになった文書ファイルを検出するために、本実施の形態では、アクセス監視部１４を設けた。すなわち、アクセス監視部１４は、文書データベース１８に保存されている全ての文書ファイルに対するアクセス状況を常時監視する。具体的には、どの文書ファイルのどのページのどのオブジェクトに対して操作、表示等のアクセスがされたのかということを認識するように監視する。そして、削減処理部１３は、各文書ファイルのアクセス状況を予め設定された削減条件と照合することで削減処理の対象とすべきか否かを判断する（ステップ１０１）。ここで、予め設定しておく削減条件について説明する。本実施の形態では、例えば次のような削減条件を設定する。なお、ここでは、便宜的に削減レベルがファイル単位に割り付けられた場合を代表させて説明する。
【００４０】
まず、所定期間におけるアクセス回数が所定の閾値を下回るときである。また、所定期間におけるアクセス時間が所定の閾値を下回るときである。これらは、該当するファイルに対するアクセス頻度が残存基準（上記閾値）に達しなかったため、達しているファイルと比較して削減対象としても不都合とはならないと考えられる。
【００４１】
また、ファイルが直前に更新された時刻（最終アクセス日時）から所定時間経過したときである。また、文書データベース１８に新規登録されてから所定時間経過したときである。上記削減条件がアクセス頻度という量的なアクセスを基準にしていたのに対し、これらは、時間的なアクセスを基準にしたものである。すなわち、新規登録されてから、また更新されなくなってから所定期間経過したのだから、当該ファイルは現在アクティブでない可能性があるが相対的に高いので、相対的に新しいファイルや現在でも更新され続けられているファイルと比較して削減対象としても不都合とはならないと考えられる。
【００４２】
アクセス監視部１４は、前述したような削減条件に合致するようになるか否かの基準となるアクセス状況を監視し、記録する。そして、削減処理部１３は、各文書ファイルのアクセス状況を前述した削減条件と照合することで削減処理の対象とすべきか否かを判断する。その結果、削減条件に合致することになった文書ファイルが存在すれば（ステップ１０２でＹ）、削減処理対象として選出することになる（ステップ１０４）。
【００４３】
一方、ユーザ指示に応じて実施する後者の場合、削減処理部１３は、ユーザにより選択指示された文書ファイルがあれば（ステップ１０３でＹ）、その文書ファイルを削減処理対象として受け付ける（ステップ１０４）。
【００４４】
このようにして、削減処理対象とする文書ファイルが特定されると、当該文書ファイルに割り付けられている削減レベルを文書データベース１８から読み出すことで特定する（ステップ１０５）。そして、特定した削減レベルに該当する削減処理内容を、削減レベル情報記憶部１７を参照することによって特定し、特定した削減処理内容、具体的には特定した管理番号に対応付けされたオブジェクトの種別及び削減方法を、削減情報記憶部１６を参照することによって特定する（ステップ１０６）。そして、削減処理部１３は、該当するオブジェクトの種別に対して、対応付けされた削減方法にて指定された削減処理を実施する（ステップ１０７）。例えば、削減処理対象とする文書ファイルに削減レベル５が割り付けられていた場合、当該文書ファイルに含まれている表示画像データを圧縮する。また、当該文書ファイルに含まれているサムネイル画像データを削除する。この結果、表示画像データが圧縮され、かつサムネイル画像データが削除された分のファイルサイズが減少することになる。このサイズが減少した文書ファイルで既存の文書ファイルを置き換える。
【００４５】
本実施の形態によれば、以上のようにして文書ファイルを構成するオブジェクト単位に指定した適切な削減方法にて削減処理を施すことができる。
【００４６】
また、上記説明では、削減対象としてファイルに限定して説明したが、本実施の形態では、前述したとおりページ単位若しくはより細かな単位で削減レベルを割り付けることができるので、ファイルを構成するページ若しくはページに含まれる一部分単位に削減対象とするか否かを設定することができる。すなわち、削減対象としてよいオブジェクトとそうでないオブジェクトを選択しながらファイルサイズの削減を効率的かつ効果的に行うことができる。
【００４７】
なお、上記説明において、削減条件との照合によって削減処理対象とする文書ファイルを特定する処理では、最終アクセス日時からの経過時間によって削減処理対象とするか否かを判断していた。本実施の形態では、ファイル単位に限らずページ単位やオブジェクト単位でも削減対象とすることができるので、ページやオブジェクトの属性情報として最終アクセス日時を持たせる必要がある。
【００４８】
本実施の形態では、削減レベルを設けて、削減レベルに対応したオブジェクトのみを削減対象となるようにした。これにより、ユーザが所望するより細かな単位でオブジェクトをサイズ削減対象とすることが可能になる。
【００４９】
また、ファイル毎に削減対象とするか否かを選択することはできないが、削減レベルを必ずしも割り付けなくても削減処理対象とすることができる。例えば、第１の方法としては、文書ファイルを文書データベース１８に新規登録する際に無条件に削減レベル５を割り付ける方法が考えられる。この方法では、時間の経過と共に削減レベルを５から４，３と徐々に上げていく。このように、文書データベース１８に新規登録されてからの経過時間によって段階的に削減レベルを上げていくことで、相対的に古い文書ファイルに対してファイルサイズがより削減できるような自動削減方法を採用すれば、削減レベルをファイル等に割り付けなくてもよくなる。
【００５０】
第２の方法としては、削減対象及び方法をレベル分けしない方法である。つまり、全ての文書ファイルを削減対象とし、削減レベル情報を用いずに削減情報の設定内容に従い削減処理を実施する。削減情報には、オブジェクトの種別毎に削減方法を設定できるため、ファイル全体に対して圧縮を行う従来の方法よりも、より細かなサイズ削減処理を施すことができる。削減情報記憶部１６への設定内容は、情報管理部１５によって変更可能なので、登録する内容を変更することで削減処理を任意の設定することができる。
【００５１】
本実施の形態では、電子データファイルの例として文書ファイルを用いて説明したが、必ずしも文書ファイルに限定する必要はない。また、文書ファイルの記憶手段として文書データベース１８、すなわちＨＤＤ４の使用容量の削減について説明したが、記憶手段としてはＨＤＤ４に限定する必要はなく、ＲＡＭ３などの他の記憶手段にも適用することは可能である。
【００５２】
また、本実施の形態では、１台のコンピュータによってファイル管理装置を構成する場合を例にしたが、ネットワークを介して接続された複数台のコンピュータを連携動作させて実現するようにしてもよい。
【図面の簡単な説明】
【００５３】
【図１】本発明に係るファイル管理装置のハードウェア構成図である。
【図２】本実施の形態におけるファイル管理装置のブロック構成図である。
【図３】本実施の形態における削減情報のデータ構成例を示した図である。
【図４】本実施の形態における削減レベル情報のデータ構成例を示した図である。
【図５】本実施の形態における文書処理部により実行される文書編集アプリケーションが表示する画面の例を示した図である。
【図６】本実施の形態における文書処理部により実行される文書編集アプリケーションが表示する他の画面の例を示した図である。
【図７】本実施の形態における文書処理部により実行される文書編集アプリケーションが表示するサブ画面の例を示した図である。
【図８】本実施の形態における削減処理を示したフローチャートである。
【符号の説明】
【００５４】
１  ＣＰＵ、２  ＲＯＭ、３  ＲＡＭ、４  ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）、５  ＨＤＤコントローラ、６  マウス、７  キーボード、８  ディスプレイ、９  入出力コントローラ、１０  ネットワークコントローラ、１１  内部バス、１２  文書処理部、１３  削減処理部、１４  アクセス監視部、１５  情報管理部、１６  削減情報記憶部、１７  削減レベル情報記憶部、１８  文書データベース、１９  削減レベル割付処理部、２０  ファイル管理装置。
【図１】
2008123053.tif 000003
【図２】
2008123053.tif 000004
【図３】
2008123053.tif 000005
【図４】
2008123053.tif 000006
【図５】
2008123053.tif 000007
【図６】
2008123053.tif 000008
【図７】
2008123053.tif 000009
【図８】
2008123053.tif 000010