(57)【要約】【課題】  会議の出席者を示す情報を、当該会議中に表示された電子データに対応付けて記憶する会議システム、及びその制御方法、プログラム、記憶媒体を提供する。【解決手段】  会議資料として使用される電子データをＭＦＰ１００のＨＤＤ２０４に格納する。格納された電子データに応じた表示信号を生成し、ディスプレイ装置１１０に表示させる。そして、入退室管理サーバ１４０が管理する入退室情報または会議スケジュール管理サーバ１５０が管理する会議スケジュール情報に基づいて会議の出席者を認識し、認識された出席者を示す情報を閲覧履歴情報として、表示された電子データに対応付けて記憶する。【選択図】  図７
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
会議資料として使用される電子データを格納する格納手段と、前記格納手段に格納された電子データを表示する表示手段とを有する会議システムにおいて、
会議の出席者を認識する認識手段と、
前記認識手段により認識された出席者を示す情報を閲覧履歴情報として当該会議中に前記表示手段により表示された電子データに対応付けて記憶する記憶手段と、
を備えることを特徴とする会議システム。
【請求項２】
ユーザを識別可能なユーザＩＤが記録されたＩＣカードを読み取る読取手段を更に備え、
前記記憶手段は、前記読取手段により読み取られたユーザＩＤを前記閲覧履歴情報として記憶することを特徴とする請求項１に記載の会議システム。
【請求項３】
前記表示手段が備えられた会議室におけるユーザの入退室情報を管理する管理手段を更に備え、
前記認識手段は、前記管理手段により管理されている入退室情報に基づいて、前記表示手段により電子データが表示される時に前記会議室内に入室しているユーザを、前記会議の出席者として認識することを特徴とする請求項１または２に記載の会議システム。
【請求項４】
会議の開催時間、及び当該会議への出席者を予め登録しておくスケジュール登録手段を更に備え、
前記認識手段は、前記表示手段により電子データが表示される時間に開催される会議の出席者として前記スケジュール登録手段により登録されているユーザを、前記会議の出席者として認識することを特徴とする請求項１に記載の会議システム。
【請求項５】
前記格納手段に格納された電子データに対応付けて、当該電子データを閲覧することが許可されたユーザを登録するユーザ登録手段と、
前記表示手段が電子データを表示する際に、前記認識手段により認識された前記会議の出席者に、当該電子データを閲覧することが許可されたユーザとして前記ユーザ登録手段により登録されていないユーザが含まれているか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段により前記会議の出席者に前記ユーザ登録手段により登録されていないユーザが含まれていると判定された場合に、前記表示手段による前記電子データの表示を制限するよう制御する表示制御手段と、を更に備えることを特徴とする請求項１から４のいずれか１項に記載の会議システム。
【請求項６】
前記表示制御手段は、前記判定手段により前記会議の出席者に前記ユーザ登録手段により登録されていないユーザが含まれていると判定された場合は、前記電子データを閲覧することが許可されていないユーザが存在する旨を通知したうえで前記表示手段に前記電子データの表示を行わせるとともに、前記判定手段により前記会議の出席者に前記ユーザ登録手段により登録されていないユーザが含まれていないと判定された場合は、前記通知を行うことなく前記表示手段に前記電子データの表示を行わせることを特徴とする請求項５に記載の会議システム。
【請求項７】
前記判定手段により前記会議の出席者に前記ユーザ登録手段により登録されていないユーザが含まれていると判定された場合に、前記電子データを閲覧することが許可されていないユーザが存在することについての承認を要求する要求手段を更に備え、
前記表示制御手段は、前記判定手段により前記会議の出席者に前記ユーザ登録手段により登録されていないユーザが含まれていると判定された場合であっても、前記要求手段が要求した承認が得られた場合には、前記表示手段に前記電子データの表示を行わせることを特徴とする請求項５または６に記載の会議システム。
【請求項８】
前記表示手段による電子データの表示が行われた時に前記ユーザ登録手段により登録されていないユーザがいる場合に、前記ユーザ登録手段は、当該登録されていないユーザを、前記表示された電子データを閲覧することが許可されているユーザとして新たに登録することを特徴とする請求項５から７のいずれか１項に記載の会議システム。
【請求項９】
前記格納手段に格納された電子データを、前記記憶手段に記憶された閲覧履歴情報を用いて検索する検索手段を更に備えることを特徴とする請求項１から８のいずれか１項に記載の会議システム。
【請求項１０】
前記格納手段に格納された複数の電子データのうち少なくとも１つを指定する指定手段と、
前記記憶手段に記憶された閲覧履歴情報に基づいて、前記指定手段により指定された電子データを閲覧したユーザを示す情報を提示する第１の提示手段と、を更に備えることを特徴とする請求項１から９のいずれか１項に記載の会議システム。
【請求項１１】
ユーザを選択する選択手段と、
前記選択手段により選択されたユーザに対応する情報が、前記閲覧履歴情報として対応付けて記憶されている電子データを、前記格納手段に格納されている電子データの中から特定する特定手段と、
前記特定手段により特定された電子データを、当該特定手段により特定されていない他の電子データと区別して提示する第２の提示手段と、を更に備えることを特徴とする請求項１から１０のいずれか１項に記載の会議システム。
【請求項１２】
ユーザを認証する認証手段と、
前記認証手段により認証されたユーザを示す情報が、前記閲覧履歴情報として対応付けて記憶されている電子データに対する当該認証されたユーザによるアクセスを許可するとともに、前記認証手段により認証されたユーザを示す情報が、前記閲覧履歴情報として対応付けて記憶されていない電子データに対する当該認証されたユーザによるアクセスを制限するアクセス制御手段と、を更に備えることを特徴とする請求項１から１１のいずれか１項に記載の会議システム。
【請求項１３】
会議資料として使用される電子データを格納する格納手段と、前記格納手段に格納された電子データを表示する表示手段とを有する会議システムの制御方法であって、
会議の出席者を認識する認識工程と、
前記認識工程で認識された出席者を示す情報を閲覧履歴情報として当該会議中に前記表示手段により表示された電子データに対応付けて記憶媒体に記憶する記憶工程と、
を備えることを特徴とする会議システムの制御方法。
【請求項１４】
請求項１３に記載の制御方法をコンピュータに実行させるためのプログラム。
【請求項１５】
請求項１３に記載の制御方法をコンピュータに実行させるためのプログラムを記憶したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、会議の出席者を示す情報を、当該会議中に表示された電子データに対応付けて記憶する会議システム、及びその制御方法、プログラム、記憶媒体に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来より、会議室に備えられたディスプレイに電子データを表示させ、会議の資料として使用することができる。これにより、複数の出席者の間で簡単に情報を共有することができ、円滑な会議の進行させることが可能となっている。また、会議が終った後に、会議の出席者が主催者に対して会議中に表示されていた電子データの配布を依頼するようなこともしばしば見かけられる。
【０００３】
また、最近ではセキュリティ意識の高まりにより、上述のようにディスプレイに表示する電子データに対するアクセス権を設定して管理することが考えられている。特に、電子データ自体にアクセスするユーザを制限するためのアクセス権を管理するだけでなく、表示された電子データを閲覧するユーザを制限するためのアクセス権の管理を行うことも考えられている。
【０００４】
例えば、特許文献１には以下のような内容が記載されている。即ち、会議の資料となるファイルをプロジェクタ等の表示装置を用いて表示する場合に、ＩＣカードを用いて表示装置の周辺にいるユーザを検知する。そして、各ユーザに設定されたアクセス権と表示されているファイルのアクセス権属性を比較することにより、検知されたユーザ全員が表示されているファイルを閲覧することが可能かどうか判定する。その結果、検知されたユーザの中にファイルの閲覧が不可能なユーザが一人でもいる場合は、表示を中止する。これにより、閲覧する権限を有していないユーザに機密情報が漏洩してしまうことを防ぐことができる。
【特許文献１】特開２００４−１１０６８１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、上述した従来の技術においては、以下のような問題があった。例えば、会議の出席者が会議中に表示された電子データを持ち帰りたい場合には、主催者に対してどのような内容の電子データが欲しいのかを細かく説明しなければならず面倒であった。特に長時間にわたる会議において、多数の電子データが会議の資料として使用された場合には、会議終了後に出席者が所望の電子データを特定することは困難な作業であった。
【０００６】
またセキュリティの観点から見れば、機密性の高い情報が含まれた電子データを会議の資料として用いる場合には、上述した特許文献１に記載された技術を採用することにより情報の漏洩を防ぐことができるが、この場合使い勝手が悪くなってしまうことがある。
【０００７】
つまり、特許文献１に記載された内容に基づけば、出席者の中に一人でもアクセス権を有さないユーザが含まれている場合には表示しないようにするので、たとえこのユーザが閲覧することを主催者が容認したとしても表示できないといった問題が発生してしまう。
【０００８】
本発明は、上記の問題点に鑑みなされたものであり、会議の出席者を示す情報を、当該会議中に表示された電子データに対応付けて記憶する会議システム、及びその制御方法、プログラム、記憶媒体を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記の目的を達成するために本発明の会議システムは、会議資料として使用される電子データを格納する格納手段と、前記格納手段に格納された電子データを表示する表示手段とを有する会議システムであって、会議の出席者を認識する認識手段と、前記認識手段により認識された出席者を示す情報を閲覧履歴情報として当該会議中に前記表示手段により表示された電子データに対応付けて記憶する記憶手段とを備えることを特徴とする。
【００１０】
また、本発明の会議システムの制御方法は、会議資料として使用される電子データを格納する格納手段と、前記格納手段に格納された電子データを表示する表示手段とを有する会議システムの制御方法であって、会議の出席者を認識する認識工程と、前記認識工程で認識された出席者を示す情報を閲覧履歴情報として当該会議中に前記表示手段により表示された電子データに対応付けて記憶媒体に記憶する記憶工程とを備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、会議の出席者を示す情報を、当該会議中に表示された電子データに対応付けて記憶することができる。これにより、出席者は会議で閲覧した電子データを容易に特定することが可能となる。または、これにより、機密性の高い情報を含む電子データを閲覧した出席者を特定することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下に、本発明の実施形態を説明する。
【００１３】
（第１の実施形態）
図１は、第１の実施形態における会議システムの全体図を示す。会議室内にはＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）１７０に接続されたＭＦＰ（マルチファンクションペリフェラル）１００、及びケーブル１６０を介してＭＦＰ１００とローカル接続されたディスプレイ装置１１０が備えられている。
【００１４】
ディスプレイ装置１１０は、ＭＦＰ１００から出力される表示信号に基づいて、会議の資料として使用される電子データを表示する。なお、表示方法についてはディスプレイ装置１１０のようにＭＦＰ１００とローカル接続された装置ではなく、ＬＡＮ１７０に接続された表示装置にＭＦＰ１００が表示信号を出力するようにしてもよい。あるいは、プロジェクタのような投影装置に出力するようにしてもよい。ＬＡＮ１７０上には、ＭＦＰ１００の他にＰＣ１２０、ＰＣ１３０、入退室管理サーバ１４０などが接続されている。
【００１５】
図２は、ＭＦＰ１００のシステムブロック図を示す。制御部２００は、画像入力デバイスであるスキャナ２３０や画像出力デバイスであるプリンタ２４０と接続されており、画像データの入出力を制御する。また一方で、制御部２００はＬＡＮ１７０やディスプレイ装置１１０に接続されており、画像データや表示信号などの入出力を制御する。
【００１６】
ＣＰＵ２０１は、ＭＦＰ１００の動作を制御するものであり、ＲＡＭ２０３に格納されたプログラムに基づいて動作する。ＲＡＭ２０３はまた、画像データを一時的に記憶するための画像メモリでもある。ＲＯＭ２０２はブートＲＯＭであり、システムのブートプログラムが格納されている。
【００１７】
ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）２０４には、システムソフトウェア、画像データ、ＭＦＰ１００の動作を制御するためのプログラム等が格納されている。ＨＤＤ２０４に格納されたプログラムがＲＡＭ２０３にロードされ、ＣＰＵ２０１はこれに基づいてＭＦＰ１００の動作を制御する。
【００１８】
ネットワークＩ／Ｆ２０５はＬＡＮ１７０に接続されて、各種情報の入出力を司る。操作部Ｉ／Ｆ２０６は、操作部２２０と制御部２００とを接続するインターフェースであって、操作部２２０に表示するための画像データを操作部２２０に出力する。また、操作部２２０からユーザが入力した情報をＣＰＵ２０１に伝達する。
【００１９】
ディスプレイＩ／Ｆ２０７は、ディスプレイ装置１１０と制御部２００とを接続するインターフェースであって、ディスプレイ装置１１０に表示させるための表示信号をディスプレイ装置１１０に対して出力する。
【００２０】
イメージバスＩ／Ｆ２０８は、システムバス２０９とイメージバス２１０とを接続するインターフェースであって、画像データの高速な入出力を制御する。ＲＩＰ（ラスターイメージプロセッサ）部２１１は、ＰＣ１３０などからＬＡＮ１７０及びネットワークＩ／Ｆ２０５を介して受信したＰＤＬコードをビットマップイメージに展開する。
【００２１】
スキャナＩ／Ｆ２１２は、スキャナ２３０と制御部２００とを接続するインターフェースであって、スキャナ２３０から入力された画像データを転送する。プリンタＩ／Ｆ２１３は、プリンタ２４０と制御部２００とを接続するインターフェースであって、制御部２００から出力される画像データをプリンタ２４０に転送する。
【００２２】
画像処理部２１４は、プリンタ２４０から出力される画像データに対して補正・解像度変換などの各種処理を施す。また、画像処理部２１４は、スキャナ２３０から入力された画像データに対して補正・加工・編集などの各種処理を施す。
【００２３】
Ｗｅｂサーバ機能部２１５は、ＨＤＤ２０４に格納されたＨＴＭＬファイルをＬＡＮ１７０上の各端末に送出することにより、ＭＦＰ１００に対する指示を入力するための操作画面を提供する。
【００２４】
図３は、ＰＣ１２０のシステムブロック図を示す。ＣＰＵ３０１は、ＰＣ１２０の動作を制御するものであり、ＲＡＭ３０３に格納されたプログラムに基づいて動作する。ＲＡＭ３０３はまた、画像データを一時的に記憶するための画像メモリでもある。ＲＯＭ３０２はブートＲＯＭであり、システムのブートプログラムが格納されている。
【００２５】
ＨＤＤ３０４には、システムソフトウェア、画像データ、ＰＣ１２０の動作を制御するためのプログラム等が格納されている。ＨＤＤ３０４に格納されたプログラムがＲＡＭ３０３にロードされ、ＣＰＵ３０１はこれに基づいてＰＣ１２０の動作を制御する。ネットワークＩ／Ｆ３０５はＬＡＮ１７０に接続されて、各種情報の入出力を司る。
【００２６】
表示部３０６は、各種情報を表示することによりユーザインターフェースを提供する。具体的には、ＣＰＵ３０１からの指示に従って、ＰＣ１２０に対する指示を入力するための操作画面やＨＤＤ３０４に格納された画像データを表示する。ユーザは、表示部３０６に表示された内容に基づいて、キーボード３０７を用いてＰＣ１２０に対する指示を入力する。
【００２７】
Ｗｅｂブラウザ機能部３０８は、ＭＦＰ１００のＷｅｂサーバ機能部２１５により提供されるＨＴＭＬファイルを解析し、後述するような操作画面を表示部３０６に表示させる。なお、ＰＣ１３０はＰＣ１２０と同様の機能を有するものであるので説明は省略する。
【００２８】
図４は、入退室管理サーバ１４０のシステムブロック図を示す。ＣＰＵ４０１は、入退室管理サーバ１４０の動作を制御するものであり、ＲＡＭ４０３に格納されたプログラムに基づいて動作する。ＲＯＭ４０２はブートＲＯＭであり、システムのブートプログラムが格納されている。
【００２９】
ＨＤＤ４０４には、システムソフトウェアや入退室管理サーバ１４０の動作を制御するためのプログラム等が格納されている。ＨＤＤ４０４に格納されたプログラムがＲＡＭ４０３にロードされ、ＣＰＵ４０１はこれに基づいて入退室管理サーバ１４０の動作を制御する。ネットワークＩ／Ｆ４０５はＬＡＮ１７０に接続されて、各種情報の入出力を司る。
【００３０】
ＩＣカード読取部４０６は、図１に示す会議室の入口に備えられ、各ユーザを識別可能なユーザＩＤが記録されたＩＣカードを読み取る。第１の実施形態では、会議室を利用するユーザにそれぞれユーザＩＤが記録されたＩＣカードが配布されており、ユーザはこのＩＣカードをセンサ（ＩＣカード読取部４０６）にかざすことにより入室が許可される。
【００３１】
入退室情報管理部４０７は、ＩＣカード読取部４０６がＩＣカードから読み取ったユーザＩＤを管理し、いつからいつまで誰が会議室に入室していたかを示す入退室情報を管理している。そして、例えばＰＣ１３０が入退室管理サーバ１４０に対してある時刻において会議室に入室していたユーザを示す情報を要求した場合、入退室管理サーバ１４０は入退室情報管理部４０７により管理されている入退室情報を読み出して応答する。
【００３２】
＜電子データの格納＞
まず、第１の実施形態における電子データの格納処理について説明する。ここでは、ＰＣ１３０のＨＤＤ３０４に記憶された電子データを会議資料として使用するためにＭＦＰ１００のＨＤＤ２０４に格納する処理を行う。
【００３３】
図５は、ＰＣ１３０の表示部３０６に表示される操作画面を示す。図５に示す画面は、ＰＣ１３０がＭＦＰ１００にアクセスしてＨＴＭＬファイルを要求した場合に、ＭＦＰ１００から送られてきたＨＴＭＬファイルをＷｅｂブラウザ機能部３０８が解析することにより表示される。
【００３４】
図５に示す操作画面でユーザはボタン５０１またはボタン５０２のいずれかを選択する。会議資料として格納する電子データに閲覧権限情報を設定する場合には、ボタン５０２を押下する。また、この閲覧権限情報を設定しない場合には、ボタン５０１を押下する。第１の実施形態ではユーザはボタン５０１を押下して閲覧権限情報を設定することなく電子データを格納するものとし、ボタン５０２が押下される場合については後述する他の実施形態として説明する。
【００３５】
図６は、ＰＣ１３０のＨＤＤ３０４に記憶された電子データを会議資料として使用するためにＭＦＰ１００のＨＤＤ２０４に格納する一連の動作を明確に説明するためのフローチャートである。なお、図６に示すフローチャートにおける一連の動作の制御は、ＰＣ１３０のＣＰＵ３０１がＨＤＤ３０４に格納されたプログラムに基づいて実行するものとする。
【００３６】
ステップＳ６０１では、会議資料として格納する電子データに対して閲覧権限情報を設定することがユーザから指示されたか否かを判定する。具体的には、図５に示す操作画面において、ボタン５０１が押下された場合には閲覧権限情報を設定しないことが指示されたと判定し、ステップＳ６０２に進む。一方、ボタン５０２が押下された場合には閲覧権限情報を設定することが指示されたと判定し、他の処理を行う。
【００３７】
ステップＳ６０２では、ＰＣ１３０のＨＤＤ３０４に記憶されている複数の電子データの中から少なくとも１つの電子データが選択されたかどうかを判定し、選択されるまで待機する。そして、電子データが選択されたと判定した場合には、続くステップＳ６０３において選択された電子データをＭＦＰ１００に送出し、ＨＤＤ２０４に格納させる。以上のようにして、会議室のディスプレイ装置１１０に会議資料として表示させるための電子データを準備する。
【００３８】
＜電子データの表示＞
次に、会議においてＭＦＰ１００のＨＤＤ２０４に格納された電子データをディスプレイ装置１１０に表示させる表示処理について説明する。
【００３９】
ここでは、ＭＦＰ１００がＰＣ１２０からの指示に基づいて、ＨＤＤ２０４に格納された電子データに応じた表示信号を生成し、生成した表示信号をディスプレイ装置１１０に出力することにより電子データを表示させる処理を行う。
【００４０】
また、ＭＦＰ１００は、電子データが表示される時に会議室に入室しているユーザを入退室管理サーバ１４０に問い合せ、入退室管理サーバ１４０からの応答内容に基づいて会議の出席者を認識する。そして、ＭＦＰ１００は、認識された出席者を示す情報を閲覧履歴情報としてディスプレイ装置１１０に表示された電子データに対応付けて記憶する処理を行う。
【００４１】
図７は、会議においてＭＦＰ１００のＨＤＤ２０４に格納された電子データをディスプレイ装置１１０に表示させる一連の動作を明確に説明するためのフローチャートである。なお、図７に示すフローチャートにおける一連の動作の制御は、ＰＣ１２０のＣＰＵ３０１、ＭＦＰ１００のＣＰＵ２０１、入退室管理サーバ１４０のＣＰＵ４０１がそれぞれＨＤＤ３０４、２０４、４０４に格納されたプログラムに基づいて実行するものとする。
【００４２】
ステップＳ７０１では、ＰＣ１２０に表示された操作画面におけるユーザの指示に基づいて、ＰＣ１２０がＭＦＰ１００に対して電子データの一覧リストを要求する。なお、この一覧リストとは、図５に示すフローチャートに従って会議資料として使用するためにＨＤＤ２０４に予め格納された電子データの属性情報（ファイル名や作成者など）が示された一覧リストである。
【００４３】
ＰＣ１２０から電子データの一覧リストを要求されたＭＦＰ１００は、ステップＳ７０２においてＨＤＤ２０４に格納されている電子データの一覧リストを読み出し、続くステップＳ７０３で読み出した一覧リストを要求元のＰＣ１２０に送出する。
【００４４】
ＰＣ１２０は、ステップＳ７０４でＭＦＰ１００から電子データの一覧リストを受信する。そして、ＰＣ１２０は続くステップＳ７０５において、受信した一覧リストに基づいてユーザから少なくとも１つの電子データが選択されたかどうかを判定し、選択されるまで待機する。そして、電子データが選択されたと判定した場合は、続くステップＳ７０６において、選択された電子データをディスプレイ装置１１０に表示させることをＭＦＰ１００に要求する。
【００４５】
ＭＦＰ１００は、ステップＳ７０７において、ＰＣ１２０から表示することを要求された電子データに応じた表示信号を生成し、続くステップＳ７０８で生成した表示信号をディスプレイ装置１１０に送出する。これにより、ディスプレイ装置１１０においてＰＣ１２０のユーザが選択した電子データが会議資料として表示される。
【００４６】
ＭＦＰ１００は、続けてステップＳ７０９において、入退室管理サーバ１４０に対して会議室内に入室しているユーザを問い合わせる。この問合せを受けた入退室管理サーバ１４０は、ステップＳ７１０において入退室情報管理部４０７により管理されている入退室情報を読み出す。
【００４７】
図８は、入退室情報管理部４０７により管理されている入退室情報テーブルを示す。図８に示す例では、２００７年４月１日の会議室における入退室の詳細が記録されている。領域８０１には、各ユーザが入退室した時刻が記録されている。領域８０２には、入退室したユーザのユーザＩＤが記録されている。なお、この領域８０２には、入退室管理サーバ１４０のＩＣカード読取部４０６が読み取ったユーザＩＤが記録されるものとする。
【００４８】
領域８０３には、入退室したユーザの名称が記録される。図８に示す例では、ユーザＡ〜Ｄが入退室していることが分かる。領域８０４には、各ユーザが入室したかまたは退室したかを示す情報が記録される。領域８０５には、各時刻において入室中のユーザを示す情報が記録されている。
【００４９】
領域８０５の情報は、各ユーザが入退室する度に最新の情報に更新されるので、他の端末からの問い合わせがあった場合、問い合わされた時点で入室しているユーザを迅速に通知することができる。また、図８に示すように過去の各時刻における入室中のユーザを示す情報も管理しているので、過去に遡って所定の時刻に入室していたユーザを通知することもできる。
【００５０】
図７に戻り、入退室管理サーバ１４０は、ステップＳ７１１において、読み出した入退室情報に基づいて現在会議室内に入室中のユーザの一覧リストを作成し、ＭＦＰ１００に送出する。なお、この一覧リストには、領域８０２の情報または領域８０３の情報が含まれているものとする。
【００５１】
ＭＦＰ１００は、ステップＳ７１２で入退室管理サーバ１４０から入室中のユーザの一覧リストを受信し、続くステップＳ７１３でこのリストに含まれる情報（ユーザＩＤ）を閲覧履歴情報として、表示された電子データに対応付けて記憶する。
【００５２】
図９は、ＨＤＤ２０４に格納された各電子データにそれぞれ対応付けて記憶された閲覧履歴情報の構成を示す図である。領域９０１には、ＨＤＤ２０４に格納された各電子データのファイル名を示す情報が記録されている。領域９０２には、電子データが表示された日時を示す情報がそれぞれの電子データに対応付けて記録されている。領域９０３には、電子データが表示されたときの会議の出席者、即ち表示された電子データを閲覧したユーザを示す情報が記録されている。
【００５３】
図９に示す例では、「テキスト．ｐｄｆ」という名称の電子データは、２００７年３月１０日の１５時、２００７年４月１日の１１時、及び２００７年５月２０日の１２時に表示されたことが分かる。また、２００７年４月１日の１１時に表示されたときには、会議室内にはユーザＡ、Ｃ及びＤが入室中であったことが分かる。
【００５４】
以上のようにして、会議において電子データが表示されたときに会議室内にいるユーザを示す情報が電子データに対応付けて記憶される。即ち、表示された電子データを閲覧したユーザを示す情報が電子データに対応付けて記憶されるので、この電子データを誰が閲覧したかを後から知ることが可能となる。
【００５５】
＜閲覧ユーザの確認＞
次に、過去に表示された電子データを誰が閲覧したかを確認する確認処理について説明する。
【００５６】
ここでは、ユーザがＭＦＰ１００のＨＤＤ２０４に格納された電子データを指定した場合に、指定された電子データに対応付けて記憶されている閲覧履歴情報に基づいて、この電子データを閲覧したユーザを提示する処理を行う。
【００５７】
図１０は、ユーザにより指定された電子データを閲覧したユーザを提示する一連の動作を明確に説明するためのフローチャートである。なお、図１０に示すフローチャートにおける一連の動作の制御は、ＭＦＰ１００のＣＰＵ２０１がＨＤＤ２０４に格納されたプログラムに基づいて実行するものとする。
【００５８】
ステップＳ１００１では、ＭＦＰ１００の操作部２２０を用いたユーザの指示に従って、ＨＤＤ２０４に格納された電子データの一覧リスト（領域９０１の情報）を操作部２２０に備えられた液晶パネル部に表示する。
【００５９】
ステップＳ１００２では、ステップＳ１００１で表示した一覧リストに基づいて、少なくとも１つの電子データがユーザにより指定されたかどうかを判定し、指定されるまで待機する。そして、電子データが指定されたと判定した場合は、続くステップＳ１００３において指定された電子データが表示された日時の一覧リスト（領域９０２の情報）を操作部２２０に備えられた液晶パネル部に表示する。
【００６０】
ステップＳ１００４では、ステップＳ１００３で表示した一覧リストに基づいて、少なくとも１つの日時がユーザにより指定されたかどうかを判定し、指定されるまで待機する。そして、日時が指定されたと判定した場合は、続くステップＳ１００５において指定された日時において電子データを閲覧したユーザの一覧リスト（領域９０３の情報）を操作部２２０に備えられた液晶パネル部に表示する。このようにして、指定された電子データを閲覧したユーザの一覧を提示することができる。
【００６１】
以上のように、第１の実施形態では、会議資料として使用される電子データを格納手段であるＨＤＤ２０４に格納する。そして、ＨＤＤ２０４に格納された電子データに応じた表示信号を生成し、表示手段であるディスプレイ装置１１０に電子データを表示させる。
【００６２】
認識手段であるＣＰＵ２０１は、管理手段である入退室情報管理部４０７で管理されている入退室情報であって、読取手段であるＩＣカード読取部４０６により読み取られた情報に基づいて、会議の出席者を認識する。
【００６３】
そして、記憶手段であるＨＤＤ２０４は、認識された出席者を示す情報を閲覧履歴情報として表示された電子データに対応付けて記憶する。さらに、ＨＤＤ２０４に格納されている電子データが指定手段である操作部２２０を用いて指定された場合には、指定された電子データを閲覧したユーザを第１の提示手段である操作部２２０の液晶パネル部に表示させることにより、提示する。
【００６４】
以上により、第１の実施形態では、会議の出席者を示す情報を、当該会議中に表示された電子データに対応付けて記憶するので、セキュリティを向上させることができる。即ち、機密性の高い情報を含む電子データを会議資料として表示した場合に、誰がその情報を知ったかが後から分かるように記憶しておくので、万が一情報が漏洩してしまったとしても漏洩元を特定し易くなる。なお、このようにして閲覧したユーザを示す情報が記憶されることを前もって周知させておけば、情報漏洩を抑制する効果がより高まる。
【００６５】
なお、上述した第１の実施形態では、ＰＣ１３０からの指示で電子データを格納し、ＰＣ１２０からの指示で電子データを表示させ、ＭＦＰ１００を操作することにより電子データを閲覧したユーザを確認する場合について説明したが、他の態様であっても構わない。即ち、ＰＣ１２０、ＰＣ１３０、及びＭＦＰ１００のうちどの装置からも上述した各処理の実行を指示できるようにすればより使い勝手がよくなる。
【００６６】
また、上述した例では、ＰＣ１３０に予め記憶されていた電子データを会議資料としてＭＦＰ１００のＨＤＤ２０４に格納する場合について説明したが、ＭＦＰ１００に備えられたスキャナ２４０を用いて原稿上の画像を読み取って格納するようにしてもよい。
【００６７】
（第２の実施形態）
次に、本発明の第２の実施形態について説明する。第２の実施形態と第１の実施形態との第１の相違点は、入退室管理サーバ１４０の代わりに会議スケジュール管理サーバ１５０が備えられ、この会議スケジュール管理サーバ１５０に管理されている情報に基づいて会議の出席者を認識することである。
【００６８】
第２の実施形態と第１の実施形態との第２の相違点は、電子データに対応付けて記憶された閲覧履歴情報に基づいて電子データの検索を行えるようにしたことである。なお、第２の実施形態における第１の実施形態と同様な構成については説明を省略し、第２の実施形態における第１の実施形態と異なる点について以下に説明する。
【００６９】
図１１は、第２の実施形態における会議システムの全体図を示す。図１１に示すように、第２の実施形態では第１の実施形態で説明した入退室管理サーバ１４０の代わりに会議スケジュール管理サーバ１５０が備えられている。なお、これ以外の各装置（ＭＦＰ１００、ディスプレイ装置１１０、ＰＣ１２０、ＰＣ１３０）はそれぞれ第１の実施形態で説明したものと同様である。
【００７０】
図１２は、会議スケジュール管理サーバ１５０のシステムブロック図を示す。ＣＰＵ１２０１は、会議スケジュール管理サーバ１５０の動作を制御するものであり、ＲＡＭ１２０３に格納されたプログラムに基づいて動作する。ＲＯＭ１２０２はブートＲＯＭであり、システムのブートプログラムが格納されている。
【００７１】
ＨＤＤ１２０４には、システムソフトウェアや会議スケジュール管理サーバ１５０の動作を制御するためのプログラム等が格納されている。ＨＤＤ１２０４に格納されたプログラムがＲＡＭ１２０３にロードされ、ＣＰＵ１２０１はこれに基づいて、会議スケジュール管理サーバ１５０の動作を制御する。ネットワークＩ／Ｆ１２０５はＬＡＮ１７０に接続されて、各種情報の入出力を司る。
【００７２】
会議スケジュール情報管理部１２０７は、予め登録されている会議の予定を示す会議スケジュール情報を管理している。そして、例えばＰＣ１３０が会議スケジュール管理サーバ１５０に対してある会議のスケジュールを問い合わせた場合、会議スケジュール管理サーバ１５０は会議スケジュール情報管理部１２０７により管理されている会議スケジュール情報を読み出して応答する。
【００７３】
＜会議スケジュールの登録＞
まず、第２の実施形態における会議スケジュールの登録処理について説明する。ここでは、ユーザが会議に先立ってＰＣ１３０を操作して会議のスケジュールを登録する場合について説明する。
【００７４】
図１３は、ＰＣ１３０の表示部３０６に表示される操作画面を示す。図１３に示す画面は、ＰＣ１３０がＭＦＰ１００にアクセスしてＨＴＭＬファイルを要求した場合に、ＭＦＰ１００から送られてきたＨＴＭＬファイルをＷｅｂブラウザ機能部３０８が解析することにより表示される。
【００７５】
図１３に示す操作画面でユーザは各項目に対応する情報の入力を行う。入力欄１３０１には会議の名称を入力する。入力欄１３０２には会議の開催日時を入力する。入力欄１３０３には会議の開催場所を入力する。入力欄１３０４には会議の出席者を入力する。各項目に必要な情報を入力した後で登録ボタン１３０５が押下されると、入力された情報に基づく会議スケジュールが登録される。
【００７６】
図１４は、会議スケジュール管理サーバ１５０の会議スケジュール情報管理部１２０７で管理されている会議スケジュール情報テーブル１４００を示す図である。図１４に示すように、会議スケジュール情報テーブル１４００には図１３に示す操作画面で入力された情報がそれぞれ管理されている。
【００７７】
なお、図１３に示す画面で会議のスケジュールが登録された場合には、会議室の使用予約も自動的に行われる。即ち、図１３に示す例で会議のスケジュールが登録された場合には、これ以降に同じ時間（２００７年５月１日１５：００〜１７：００）で同じ会議室を使用する会議のスケジュールを登録することはできなくなる。
【００７８】
また、会議のスケジュールが登録された場合には、会議の開催場所として指定された場所に設置されているＭＦＰのＨＤＤ内に、登録された会議専用のフォルダが自動的に生成される。図１３に示す例では、会議の開催場所として会議室が指定されているので、会議室に設置されているＭＦＰ１００のＨＤＤ２０４内に「グループミーティング」という名称のフォルダが生成される。ユーザはこのフォルダに会議資料として表示させる予定の電子データを格納しておくことができる。
【００７９】
図１５は、会議においてＭＦＰ１００のＨＤＤ２０４に格納された電子データをディスプレイ装置１１０に表示させる一連の動作を明確に説明するためのフローチャートである。なお、第１の実施形態の図７で説明したステップＳ７０１〜Ｓ７０８、及びステップＳ７１３は第２の実施形態においても同様であるので説明は省略し、図７におけるステップＳ７０９〜Ｓ７１２に代わる動作について図１５を用いて説明する。
【００８０】
図１５に示すフローチャートにおける一連の動作の制御は、ＭＦＰ１００のＣＰＵ２０１、会議スケジュール管理サーバ１５０のＣＰＵ１２０１がそれぞれＨＤＤ２０４、１２０４に格納されたプログラムに基づいて実行するものとする。
【００８１】
ステップＳ１５０１では、会議中にディスプレイ装置１１０により電子データが表示された場合に、ＭＦＰ１００は当該会議の出席者を会議スケジュール管理サーバ１５０に問い合わせる。会議スケジュール管理サーバ１５０は、ＭＦＰ１００から会議の出席者に関する問合せを受けた場合に、ステップＳ１５０２で会議スケジュール情報管理部１２０７により管理されている会議スケジュール情報を読み出す。
【００８２】
会議スケジュール管理サーバ１５０は更に、読み出した会議スケジュール情報に基づいて、問合せを行ったＭＦＰ１００が設置されている場所で開催されている会議の出席者として登録されているユーザを特定する。そして、会議スケジュール管理サーバ１５０は、続くステップＳ１５０３において、特定したユーザ（出席者）の一覧リストを作成し、ＭＦＰ１００に対して送出する。
【００８３】
ＭＦＰ１００はステップＳ１５０４で、会議スケジュール管理サーバ１５０から送られてきた会議の出席者の一覧リストを受信して、続くステップＳ７１３に進む。
【００８４】
＜電子データの検索＞
次に、過去に会議資料として表示された電子データを検索する処理について説明する。ここでは、ユーザがＭＦＰ１００を操作して、ＨＤＤ２０４に格納された電子データを検索するための検索条件を入力し、ＭＦＰ１００は入力された検索条件に従って電子データを検索する処理を行う。
【００８５】
図１６は、閲覧履歴情報に基づいて電子データを検索する一連の動作を明確に説明するためのフローチャートである。なお、図１６に示すフローチャートにおける一連の動作の制御は、ＭＦＰ１００のＣＰＵ２０１がＨＤＤ２０４に格納されたプログラムに基づいて実行するものとする。
【００８６】
ステップＳ１６０１では、ＭＦＰ１００の操作部２２０において、ユーザからＨＤＤ２０４に格納された電子データを検索するための検索条件が入力されたかどうかを判定し、判定されるまで待機する。そして、検索条件が入力されたと判定した場合は、続くステップＳ１６０２に進み、入力された検索条件に基づいて電子データの検索を行う。
【００８７】
図１７は、ＭＦＰ１００の操作部２２０に備えられた液晶パネル部に表示される操作画面を示す図である。ユーザはこの操作画面において、電子データを検索するための検索条件を入力する。なお、ここでは入力欄１７０１に検索条件として電子データを閲覧したユーザを指定して、検索実行ボタン１７０２を押下することにより、指定されたユーザが閲覧したことがある電子データが検索される。
【００８８】
具体的には、検索を実行する場合に図９に示す形式で管理されている閲覧履歴情報を読み出して、この閲覧履歴情報に基づいて、入力欄１７０１で指定されたユーザを示す情報が対応付けて記憶されている電子データを抽出する。そして、ステップＳ１６０３では、抽出した電子データを検索結果として操作部２２０の液晶パネル部に表示する。
【００８９】
なお、検索条件としてユーザを指定するだけでなく、会議の名称や会議の開催時間、会議の開催場所なども検索条件として指定するようにしても構わない。
【００９０】
以上のように、第２の実施形態では、会議の開催時間、及び当該会議への出席者を予めスケジュール登録手段である会議スケジュール情報管理部１２０７に登録しておき、この情報に基づいて電子データが表示された時間に開催されている会議の出席者を認識する。また、検索手段であるＭＦＰ１００のＣＰＵ２０１は、電子データに対応付けて記憶されている閲覧履歴情報を用いて電子データを検索する。
【００９１】
以上により、第２の実施形態では、予め登録された会議のスケジュールの情報をサーバが管理するようにしているので、第１の実施形態における入退室管理サーバ１４０のような特別なシステムを必要とせずに会議の出席者を認識することができる。また、電子データに対応付けて記憶された閲覧履歴情報を用いて電子データを検索することができるので、例えば自分が過去に閲覧したことがある電子データを容易に見つけ出すことが可能になり、使い勝手がよくなる。
【００９２】
なお、上述した第２の実施形態では、ＰＣ１３０からの指示で会議スケジュールを登録し、ＭＦＰ１００を操作することにより電子データを検索する場合について説明したが、他の態様であっても構わない。即ち、ＰＣ１２０、ＰＣ１３０、及びＭＦＰ１００のうちどの装置からも上述した各処理の実行を指示できるようにすればより使い勝手がよくなる。
【００９３】
（第３の実施形態）
次に、本発明の第３の実施形態について説明する。第３の実施形態と第１の実施形態との第１の相違点は、会議資料として使用するために電子データを格納する際に、閲覧可能なユーザを予め設定しておくことである。
【００９４】
第３の実施形態と第１の実施形態との第２の相違点は、電子データが表示されたときに閲覧可能でないユーザが存在する場合に、当該ユーザを閲覧可能なユーザとして新たに設定することである。
【００９５】
図１８は、会議資料として使用するためにＭＦＰ１００のＨＤＤ２０４に格納された電子データを管理するための管理テーブルを示す図である。領域１８０１には、各電子データのファイル名を示す情報が記録されている。領域１８０２には、電子データを閲覧することを許可されたユーザを示す情報（閲覧権限情報）がそれぞれの電子データに対応付けて管理されている。
【００９６】
領域１８０２に記録される情報は、ユーザがＰＣ１２０やＰＣ１３０からＨＤＤ２０４に電子データを格納する際に設定する。なお、このように閲覧権限情報を登録する場合は、図５に示す操作画面でユーザがボタン５０２を選択した場合であるものとする。
【００９７】
図１９は、会議においてＭＦＰ１００のＨＤＤ２０４に格納された電子データをディスプレイ装置１１０に表示させる一連の動作を明確に説明するためのフローチャートである。なお、第１の実施形態の図７で説明したステップＳ７０１〜Ｓ７０６は第３の実施形態においても同様であるので説明は省略し、図７におけるステップＳ７０７〜Ｓ７１３に代わる動作について図１９を用いて説明する。
【００９８】
図１９に示すフローチャートにおける一連の動作の制御は、ＭＦＰ１００のＣＰＵ２０１、入退室管理サーバ１４０のＣＰＵ４０１がそれぞれＨＤＤ２０４、４０４に格納されたプログラムに基づいて実行するものとする。
【００９９】
ＰＣ１２０からの電子データの表示要求を受けたＭＦＰ１００は、ステップＳ１９０１において、図１８に示す閲覧権限情報を読み出す。そして、続くステップＳ１９０２では入退室管理サーバ１４０に対して会議室内に入室しているユーザを問い合わせる。この問合せを受けた入退室管理サーバ１４０は、ステップＳ１９０３において入退室情報管理部４０７により管理されている入退室情報を読み出す。
【０１００】
入退室管理サーバ１４０は、ステップＳ１９０４において、読み出した入退室情報に基づいて現在会議室内に入室中のユーザの一覧リストを作成し、ＭＦＰ１００に送出する。ＭＦＰ１００は、ステップＳ１９０５で入退室管理サーバ１４０から入室中のユーザ一覧リストを受信する。
【０１０１】
ステップＳ１９０６では、入退室管理サーバ１４０から通知された入室中のユーザと、閲覧権限情報により閲覧が許可されているユーザとを比較する。そして、続くステップＳ１９０７では、表示しようとする電子データの閲覧が許可されていないユーザが入室中であるかどうかを判定する。ここで、閲覧が許可されていないユーザが入室中でないと判定した場合はステップＳ１９１１に進む。
【０１０２】
一方、閲覧が許可されていないユーザが入室中であると判定した場合は、ステップＳ１９０８に進み、表示しようとする電子データを閲覧することが許可されていないユーザが存在することについての承認を要求する。
【０１０３】
そして、ステップＳ１９０９では表示しようとする電子データを閲覧することが許可されていないユーザが存在することが、閲覧することが許可されているユーザによって承認されたか否かを判定する。なお、この承認に関しては、閲覧することが許可されているユーザの誰でも承認を行えるようにしてもよいし、予め承認する権限を持つユーザを１人決めておくようにしてもよい。また、この時承認したユーザを示す情報を電子データに対応付けて記憶するようにしてもよい。
【０１０４】
ステップＳ１９０９で電子データを閲覧することが許可されていないユーザが存在することが承認されたと判定した場合には、ステップＳ１９１０に進み、閲覧が許可されていなかったユーザを閲覧が許可されているユーザとして新たに設定する。即ち、図１８に示す閲覧権限情報に設定されていなかったユーザが新たに閲覧することを許可されるということになる。
【０１０５】
ＭＦＰ１００は、ステップＳ１９１１において表示することを要求された電子データに応じた表示信号を生成し、続くステップＳ１９１２で生成した表示信号をディスプレイ装置１１０に送出する。これにより、ディスプレイ装置１１０においてＰＣ１２０のユーザが選択した電子データが会議資料として表示される。
【０１０６】
ステップＳ１９１３では、入退室管理サーバ１４０から受信した入室中のユーザ一覧リストに含まれる情報（ユーザＩＤ）を閲覧履歴情報として、表示された電子データに対応付けて記憶する。
【０１０７】
以上のように、第３の実施形態では、予め閲覧することが許可されたユーザを電子データに対応付けてユーザ登録手段であるＨＤＤ２０４に登録しておく。そして、電子データを表示する際に、会議の出席者の中に表示しようとする電子データを閲覧することが許可されたユーザとして登録されていないユーザが含まれているか否かを判定手段であるＣＰＵ２０１が判定する。そして、出席者の中に登録されていないユーザが含まれている場合には、表示制御手段であるＣＰＵ２０１が電子データの表示を制限する。
【０１０８】
具体的には、表示制御手段は、会議の出席者の中に電子データを閲覧することが許可されていないユーザが存在する旨を通知したうえで電子データを表示する。またこの時、要求手段でもあるＣＰＵ２０１は、電子データを閲覧することが許可されていないユーザが存在することについての承認を要求し、承認が得られた場合に電子データを表示させる。更に、電子データを閲覧することが許可されていなかったユーザを、閲覧することが許可されたユーザとして新たに登録する。
【０１０９】
以上により、第３の実施形態では、閲覧が許可されたユーザを電子データに対応付けて予め登録しておくことにより、電子データを表示する際に閲覧を許可されていないユーザがいることを通知することができるので、セキュリティがより高めることができる。また、閲覧が許可されていないユーザがいたとしても、承認を得ることによりこのユーザを閲覧が許可されたユーザとして自動的に登録するので使い勝手がよくなる。
【０１１０】
（第４の実施形態）
次に、本発明の第４の実施形態について説明する。第４の実施形態と第１の実施形態との相違点は、ユーザが閲覧したデータと閲覧していないデータを区別して提示するようにしたことである。
【０１１１】
図２０は、選択されたユーザが閲覧したことがある電子データと閲覧したことがない電子データとを区別して表示する一連の動作を明確に説明するためのフローチャートである。なお、図２０に示すフローチャートにおける一連の動作の制御は、ＭＦＰ１００のＣＰＵ２０１がＨＤＤ２０４に格納されたプログラムに基づいて実行するものとする。
【０１１２】
ステップＳ２００１では、操作部２２０の液晶パネル部にユーザの一覧リストを表示する。続くステップＳ２００２では、ステップＳ２００１で表示した一覧リストに基づいて少なくとも１人のユーザが選択されたかどうかを判定し、選択されるまで待機する。そして、ユーザが選択されたと判定した場合は、続くステップＳ２００３に進む。
【０１１３】
なお、ここでのユーザの選択は上述したように表示された一覧リストに基づいて選択する方法以外の方法を採用してもよく、例えばユーザから入力されたユーザＩＤに基づいてユーザを選択するようにしてもよい。
【０１１４】
ステップＳ２００３では、選択されたユーザに対応する情報が閲覧履歴情報として対応付けて記憶されている電子データを特定する。具体的には、図９に示すような閲覧履歴情報を読み出して、選択されたユーザに対応する情報が対応付けられている電子データとそうでない電子データとを区別する。
【０１１５】
ステップＳ２００４では、ステップＳ２００３で特定した電子データとそうでない電子データとを区別して操作部２２０の液晶パネル部に表示する。
【０１１６】
図２１は、操作部２２０の液晶パネル部に表示された操作画面を示す図であって、電子データの一覧リストの例を示す。領域２１０１には、各電子データのファイル名を示す情報が表示される。領域２１０２には、電子データそれぞれについてユーザＡが過去に閲覧したかどうかを示す情報が表示されている。
【０１１７】
図２１の例ではユーザＡが過去に閲覧したことがある「スケジュール．ｄｏｃ」及び「テキスト．ｐｄｆ」は、過去に閲覧したことがない「販売計画．ｐｐｔ」及び「住所録．ｘｌｓ」と区別して表示されている。
【０１１８】
以上のように、第４の実施形態では、選択手段である操作部２２０を用いてユーザが選択された場合に、選択されたユーザに対応する情報が閲覧履歴情報として対応付けて記憶されている電子データを特定手段であるＣＰＵ２０１が特定する。そして、第２の提示手段である操作部２２０の液晶パネル部は、特定された電子データと特定されていない電子データとを区別して提示する。
【０１１９】
以上により、第４の実施形態では、ＨＤＤ２０４に格納された電子データの一覧リストを表示する際に、所定のユーザが閲覧したことがある電子データと閲覧したことがない電子データとを区別して提示することができる。即ち、ユーザは閲覧したことがある電子データまたは閲覧したことがない電子データを容易に見分けられるようになるので、使い勝手がよくなる。
【０１２０】
（第５の実施形態）
次に、本発明の第５の実施形態について説明する。第５の実施形態と第１の実施形態との相違点は、ユーザを認証するとともに、当該認証されたユーザに対して、過去に閲覧したことがある電子データへのアクセスは許可し、過去に閲覧したことがない電子データへのアクセスは制限するようにしていることである。
【０１２１】
図２２は、認証されたユーザが電子データにアクセスしようとする場合に、このユーザが過去に閲覧したことがあるかどうかに応じてアクセスを許可または拒否する一連の動作を明確に説明するためのフローチャートである。なお、図２２に示すフローチャートにおける一連の動作の制御は、ＭＦＰ１００のＣＰＵ２０１がＨＤＤ２０４に格納されたプログラムに基づいて実行するものとする。
【０１２２】
ステップＳ２２０１では、ＭＦＰ１００を操作するユーザを認証する。具体的には操作部２２０の液晶パネル部に表示されるログイン画面においてユーザはユーザＩＤ及びパスワードを入力し、予めＨＤＤ２０４内に登録されているユーザ情報と比較される。その結果、ユーザが正常に認証された場合にはステップＳ２２０３へ進み、正常に認証されなかった場合（ユーザＩＤが未登録、またはパスワード間違いなど）には処理を終了する。
【０１２３】
ステップＳ２２０３では、ＨＤＤ２０４に格納されている電子データの一覧リストを表示する。そして、続くステップＳ２２０４では、Ｓ２２０３で表示された電子データの一覧リストに基づいて少なくとも１つの電子データが指定されたかどうかを判定し、指定されるまで待機する。
【０１２４】
ステップＳ２２０５では、指定された電子データに対応付けて記憶されている閲覧履歴情報を読み出して、この閲覧履歴情報に基づいて、認証されたユーザが指定された電子データを閲覧したことがあるかどうかを判定する。
【０１２５】
その結果、認証されたユーザが過去に閲覧したことがある電子データであれば、ステップＳ２２０６に進み、当該電子データへのアクセスを許可する。一方、認証されたユーザが過去に閲覧したことがない電子データであれば、ステップＳ２２０７に進み、当該電子データへのアクセスを拒否する。
【０１２６】
なお、ここでは認証されたユーザが過去に閲覧したことがある／ないに関わらず、ステップＳ２２０３では全ての電子データの一覧リストを表示するようにしているが、他の態様であっても構わない。即ち、最初から認証されたユーザがアクセス可能な電子データのみの一覧リストを表示するようにしても構わない。
【０１２７】
以上のように、第５の実施形態では、まず認証手段がユーザを認証する。そして、アクセス制御手段は、認証されたユーザを示す情報が対応付けて記憶されている電子データへのアクセスは許可し、認証されたユーザを示す情報が対応付けて記憶されていない電子データへのアクセスは制限するようにしている。
【０１２８】
以上により、第５の実施形態では、過去に閲覧したことがある電子データへのアクセスは許可し、閲覧したことがない電子データへのアクセスを制限するので、セキュリティを向上させることができる。即ち、ユーザは自分が出席した会議において表示された電子データへはアクセスできるものの、自分が見たことがない電子データへはアクセスできなくなるので、第三者に機密情報が漏洩することを抑制することができる。
【０１２９】
（その他の実施形態）
以上、実施形態例を詳述したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラム若しくは記憶媒体（記録媒体）等としての実施態様をとることが可能である。具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【０１３０】
尚、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラム（実施形態では図に示すフローチャートに対応したプログラム）を、システムあるいは装置に直接あるいは遠隔から供給する。そして、そのシステムあるいは装置のコンピュータが該供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合を含む。
【０１３１】
従って、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、該コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。
【０１３２】
その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であっても良い。
【０１３３】
プログラムを供給するためのコンピュータ読み取り可能な記録媒体としては、例えば、以下のようなものがある。フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）。
【０１３４】
その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページからハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。すなわち、ホームページに接続し、該ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをダウンロードする。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明に含まれるものである。
【０１３５】
また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布する。そして、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせる。そして、その鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。
【０１３６】
また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される。その他にも、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部または全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。
【０１３７】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後にも前述した実施形態の機能が実現される。すなわち、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行うことによっても前述した実施形態の機能が実現される。
【図面の簡単な説明】
【０１３８】
【図１】本発明の実施形態における会議システムの全体図である。
【図２】本発明の実施形態におけるＭＦＰ１００のシステムブロック図である。
【図３】本発明の実施形態におけるＰＣ１２０（ＰＣ１３０）のシステムブロック図を示す。
【図４】本発明の実施形態における入退室管理サーバ１４０のシステムブロック図を示す。
【図５】本発明の実施形態におけるＰＣ１３０の表示部３０６に表示される操作画面を示す図である。
【図６】本発明の実施形態における会議資料として使用する電子データをＨＨＤ２０４に格納する動作を説明するフローチャートである。
【図７】本発明の実施形態における電子データを表示する動作を説明するフローチャートである。
【図８】本発明の実施形態における入退室情報テーブルを示す図である。
【図９】本発明の実施形態における閲覧履歴情報を示す図である。
【図１０】本発明の実施形態における過去に表示された電子データを誰が閲覧したかを確認する動作を説明するフローチャートである。
【図１１】本発明の実施形態における会議システムの全体図である。
【図１２】本発明の実施形態における会議スケジュール管理サーバ１５０のシステムブロック図である。
【図１３】本発明の実施形態におけるＰＣ１３０の表示部３０６に表示される操作画面を示す図である。
【図１４】本発明の実施形態における会議スケジュール情報テーブルを示す図である。
【図１５】本発明の実施形態における電子データを表示する動作を説明するフローチャートである。
【図１６】本発明の実施形態における電子データを検索する動作を説明するフローチャートである。
【図１７】本発明の実施形態におけるＭＦＰ１００の操作部２２０の液晶パネル部に表示される操作画面を示す図である。
【図１８】本発明の実施形態における電子データの管理テーブルを示す図である。
【図１９】本発明の実施形態における電子データを表示する動作を説明するフローチャートである。
【図２０】本発明の実施形態におけるユーザが閲覧済の電子データとそうでない電子データとを区別して提示する動作を説明するフローチャートである。
【図２１】本発明の実施形態における操作部２２０の液晶パネル部に表示される操作画面を示す図である。
【図２２】本発明の実施形態における電子データへのアクセスを許可または拒否する動作を説明するフローチャートである。
【符号の説明】
【０１３９】
１００  ＭＦＰ（マルチファンクションペリフェラル）
１１０  ディスプレイ装置
１２０  ＰＣ
１３０  ＰＣ
１４０  入退室管理サーバ
１５０  会議スケジュール管理サーバ
１６０  ケーブル
１７０  ＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）
【図１】
2008299626.tif 000003
【図２】
2008299626.tif 000004
【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
2008299626.tif 000019
【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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