(57)【要約】【課題】  用紙が無駄に消費されるのを防止すること。【解決手段】  ＭＦＰは、少なくとも２以上のユーザに対応付けられたグループＢＯＸを有するＨＤＤを備え、グループＢＯＸにデータが記憶される際に（Ｓ１２でＹＥＳ）、当該データをプリントする受付期限を受け付け、該受付期限を含む属性情報を記憶し、グループＢＯＸに記憶されたデータのプリント指示を受付期限前に受け付けると（Ｓ１４でＹＥＳ）、データをプリントすることなくプリント指示をしたユーザを識別するための識別情報を属性情報に設定し、受付期限になると、データに関連付けられた属性情報に含まれる識別情報を含む回覧用紙を該データとともに出力する（Ｓ１５）。【選択図】        図３
2008209984.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
少なくとも２以上のユーザに対応付けられた、データを記憶するためのグループ記憶領域を有するデータ記憶手段と、
前記グループ記憶領域にデータが記憶される際に、当該データをプリントする受付期限を受け付け、該受付期限を含む属性情報を記憶する設定手段と、
前記グループ記憶領域に記憶された前記データのプリント指示を前記受付期限前に受け付けると、前記データをプリントすることなく前記プリント指示をしたユーザを識別するための識別情報を前記属性情報に設定するユーザ設定手段と、
前記受付期限になると、前記データに関連付けられた前記属性情報に含まれる識別情報を含む回覧用紙を該データとともに出力する一括出力手段と、を備えた画像形成装置。
【請求項２】
前記一括プリント手段は、前記属性情報に含まれる複数のユーザ識別情報が登録される画像形成装置が複数の場合、複数の前記画像形成装置毎に、当該画像形成装置に登録されているユーザ識別情報を含む前記回覧用紙を生成する装置別生成手段と、
複数の前記画像形成装置それぞれについて生成された前記回覧用紙を前記データとともに当該画像形成装置に出力する装置別出力手段と、を含む請求項１に記載の画像形成装置。
【請求項３】
前記装置別出力手段は、前記画像形成装置に、前記回覧用紙と前記データとをプリントする指示を送信するプリント指示手段を含む、請求項２に記載の画像形成装置。
【請求項４】
前記回覧用紙は、前記属性情報に含まれる識別情報をランダムに配列する回覧用紙生成手段を含む、請求項１に記載の画像形成装置。
【請求項５】
少なくとも２以上のユーザに対応付けられた、データを記憶するためのグループ記憶領域を有するデータ記憶手段と、
前記グループ記憶領域に記憶された前記データの最初のプリント指示が受け付けられると、前記データをプリントするとともに、前記グループ記憶領域に対応付けられたユーザの識別情報を含む回覧用紙をプリントする出力手段と、を備えた画像形成装置。
【請求項６】
前記グループ記憶領域と対応付けられた前記ユーザにデータが記憶されたことを通知する通知手段をさらに備えた、請求項１または５に記載の画像形成装置。
【請求項７】
少なくとも２以上のユーザに対応付けられた、データを記憶するためのグループ記憶領域を有するデータ記憶手段を備えた画像形成装置で実行されるプリント方法であって、
前記グループ記憶領域にデータが記憶される際に、当該データをプリントする受付期限を受け付け、該受付期限を含む属性情報を記憶するステップと、
前記グループ記憶領域に記憶された前記データのプリント指示が前記受付期限前にあると、前記プリント指示をしたユーザを識別するための識別情報を前記属性情報に設定するステップと、
前記受付期限になると、前記データに関連付けられた前記属性情報に含まれる識別情報を含む回覧用紙を該データとともに出力するステップと、を含むプリント方法。
【請求項８】
少なくとも２以上のユーザに対応付けられた、データを記憶するためのグループ記憶領域を有するデータ記憶手段を備えた画像形成装置で実行されるプリント方法であって、
前記グループ記憶領域に記憶された前記データの最初のプリント指示が受け付けられると、前記データをプリントするステップと、
前記グループ記憶領域に対応付けられたユーザの識別情報を含む回覧用紙をプリントするステップと、を含むプリント方法。
【請求項９】
少なくとも２以上のユーザに対応付けられた、データを記憶するためのグループ記憶領域を有するデータ記憶手段を備えた画像形成装置で実行されるプリントプログラムであって、
前記グループ記憶領域にデータが記憶される際に、当該データをプリントする受付期限を受け付け、該受付期限を含む属性情報を記憶するステップと、
前記グループ記憶領域に記憶された前記データのプリント指示が前記受付期限前にあると、前記プリント指示をしたユーザを識別するための識別情報を前記属性情報に設定するステップと、
前記受付期限になると、前記データに関連付けられた前記属性情報に含まれる識別情報を含む回覧用紙を該データとともに出力するステップと、を前記画像形成装置に実行させるプリントプログラム。
【請求項１０】
少なくとも２以上のユーザに対応付けられた、データを記憶するためのグループ記憶領域を有するデータ記憶手段を備えた画像形成装置で実行されるプリントプログラムであって、
前記グループ記憶領域に記憶された前記データの最初のプリント指示が受け付けられると、前記データをプリントするステップと、
前記グループ記憶領域に対応付けられたユーザの識別情報を含む回覧用紙をプリントするステップと、を前記画像形成装置に実行させるプリントプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は画像形成装置、プリント方法およびプリントプログラムに関し、特に複数のユーザ間でデータを受け渡しするのに適したデータ処理装置、データ処理方法およびプリントプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、ＭＦＰ等の画像形成装置は、複数人により共有して使用される。このＭＦＰは、ＨＤＤなどの記憶装置を備え、ＨＤＤに記憶されたデータを複数人がアクセスすることができる。複数人が同じデータをプリントすると、同一の印刷物が複数出力されることになり、紙資源等が無駄に消費されてしまう。
【０００３】
同一の印刷物が出力されるのを防止する技術として、特開２００１−７１５９３号公報には、過去に印刷したファイル毎にファイル名、ファイルリビジョン、印刷要求者名を含む出力データ履歴情報を記録し、コンピュータから転送されるファイルのファイル名がテーブルに記録された何れかの出力データ履歴情報中のファイル名に一致したとき、その出力データ履歴情報をユーザに通知し、ユーザから印刷の実行を指示する回答が得られたときに限って、当該ファイルの印刷を実行する印刷装置が記載されている。
【０００４】
しかしながら、後にプリント指示したユーザが、出力データ履歴を見て、既にプリントされていることを認識したとしても、先にプリント指示したユーザは、自ら手にした印刷媒体を、後に他人が必要とすることを知ることができないため、廃棄してしまったり、紛失してしまったりする場合がある。また、後にプリント指示するユーザは、先にプリント指示したユーザに対して、閲覧を依頼しなければならず、煩わしい作業が必要となるといった問題がある。
【特許文献１】特開２００１−７１５９３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
この発明は上述した問題点を解決するためになされたもので、この発明の目的の一つは、用紙が無駄に消費されるのを防止した画像形成装置を提供することである。
【０００６】
この発明の他の目的は、用紙が無駄に消費されるのを防止することが可能なプリント方法を提供することである。
【０００７】
この発明のさらに他の目的は、用紙が無駄に消費されるのを防止することが可能なプリントプログラムを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上述した目的を達成するためにこの発明のある局面によれば、画像形成装置は、少なくとも２以上のユーザに対応付けられた、データを記憶するためのグループ記憶領域を有するデータ記憶手段と、グループ記憶領域にデータが記憶される際に、当該データをプリントする受付期限を受け付け、該受付期限を含む属性情報を記憶する設定手段と、グループ記憶領域に記憶されたデータのプリント指示を受付期限前に受け付けると、データをプリントすることなくプリント指示をしたユーザを識別するための識別情報を属性情報に設定するユーザ設定手段と、受付期限になると、データに関連付けられた属性情報に含まれる識別情報を含む回覧用紙を該データとともに出力する一括出力手段と、を備える。
【０００９】
この局面に従えば、グループ記憶領域にデータが記憶され、データのプリント指示を受付期限前に受け付けると、データをプリントすることなくプリント指示をしたユーザの識別情報が設定され、受付期限になると、設定された識別情報を含む回覧用紙がデータとともに出力される。このため、複数のユーザが１つのデータのプリントを指示しても１回のみプリントするので、同じ画像の用紙が複数枚プリントされるのを回避することができる。その結果、用紙が無駄に消費されるのを防止した画像形成装置を提供することができる。
【００１０】
好ましくは、一括プリント手段は、属性情報に含まれる複数のユーザ識別情報が登録される画像形成装置が複数の場合、複数の画像形成装置毎に、当該画像形成装置に登録されているユーザ識別情報を含む回覧用紙を生成する装置別生成手段と、複数の画像形成装置それぞれについて生成された回覧用紙を、当該画像形成装置にデータとともに出力する装置別出力手段を、含む。
【００１１】
この局面に従えば、複数のユーザ識別情報が登録される画像形成装置が複数の場合、複数の画像形成装置毎に、当該画像形成装置に登録されているユーザ識別情報を含む回覧用紙が生成され、複数の画像形成装置それぞれについて生成された回覧用紙がデータとともに当該画像形成装置に出力される。このため、ユーザが登録されている画像形成装置が複数の場合には、それぞれの画像形成装置において１回のみプリントされる。このため、回覧する部数を増やすことができる。
【００１２】
好ましくは、装置別出力手段は、画像形成装置に、回覧用紙とデータとをプリントする指示を送信するプリント指示手段を含む。
【００１３】
この局面に従えば、他の画像形成装置から自動的に回覧用紙とデータとをプリントさせることができる。
【００１４】
好ましくは、回覧用紙は、属性情報に含まれる識別情報をランダムに配列する回覧用紙生成手段を含む。
【００１５】
この局面に従えば、同じ人が常に最初に回覧されるのを回避することができる。
【００１６】
この発明のさらに他の局面によれば、画像形成装置は、少なくとも２以上のユーザに対応付けられた、データを記憶するためのグループ記憶領域を有するデータ記憶手段と、グループ記憶領域に記憶されたデータの最初のプリント指示が受け付けられると、データをプリントするとともに、グループ記憶領域に対応付けられたユーザの識別情報を含む回覧用紙をプリントする出力手段と、を備える。
【００１７】
この局面に従えば、グループ記憶領域にデータが記憶されると、データをプリントするとともに、グループ記憶領域に対応付けられたユーザの識別情報を含む回覧用紙がプリントされる。このため、データとともに回覧用紙がプリントされるので、２回目以降のプリント指示に対してデータをプリントする必要がない。その結果、同じ画像の用紙が複数枚プリントされるのを回避することができ、用紙が無駄に消費されるのを防止した画像形成装置を提供することができる。
【００１８】
好ましくは、グループ記憶領域と対応付けられたユーザにデータが記憶されたことを通知する通知手段をさらに備える。
【００１９】
この発明のさらに他の局面によれば、プリント方法は、少なくとも２以上のユーザに対応付けられた、データを記憶するためのグループ記憶領域を有するデータ記憶手段を備えた画像形成装置で実行されるプリント方法であって、グループ記憶領域にデータが記憶される際に、当該データをプリントする受付期限を受け付け、該受付期限を含む属性情報を記憶するステップと、グループ記憶領域に記憶されたデータのプリント指示が受付期限前にあると、プリント指示をしたユーザを識別するための識別情報を属性情報に設定するステップと、受付期限になると、データに関連付けられた属性情報に含まれる識別情報を含む回覧用紙を該データとともに出力するステップと、を含む。
【００２０】
この局面に従えば、用紙が無駄に消費されるのを防止することが可能なプリント方法を提供することができる。
【００２１】
この発明のさらに他の局面によれば、プリント方法は、少なくとも２以上のユーザに対応付けられた、データを記憶するためのグループ記憶領域を有するデータ記憶手段を備えた画像形成装置で実行されるプリント方法であって、グループ記憶領域に記憶されたデータの最初のプリント指示が受け付けられると、データをプリントするステップと、グループ記憶領域に対応付けられたユーザの識別情報を含む回覧用紙をプリントするステップと、を含むプリント方法。
【００２２】
この局面に従えば、用紙が無駄に消費されるのを防止することが可能なプリント方法を提供することができる。
【００２３】
この発明のさらに他の局面に従えば、プリントプログラムは、少なくとも２以上のユーザに対応付けられた、データを記憶するためのグループ記憶領域を有するデータ記憶手段を備えた画像形成装置で実行されるプリントプログラムであって、グループ記憶領域にデータが記憶される際に、当該データをプリントする受付期限を受け付け、該受付期限を含む属性情報を記憶するステップと、グループ記憶領域に記憶されたデータのプリント指示が受付期限前にあると、プリント指示をしたユーザを識別するための識別情報を属性情報に設定するステップと、受付期限になると、データに関連付けられた属性情報に含まれる識別情報を含む回覧用紙を該データとともに出力するステップと、を画像形成装置に実行させる。
【００２４】
この局面に従えば、用紙が無駄に消費されるのを防止することが可能なプリントプログラムを提供することができる。
【００２５】
この発明のさらに他の局面によれば、プリントプログラムは、少なくとも２以上のユーザに対応付けられた、データを記憶するためのグループ記憶領域を有するデータ記憶手段を備えた画像形成装置で実行されるプリントプログラムであって、グループ記憶領域に記憶されたデータの最初のプリント指示が受け付けられると、データをプリントするステップと、グループ記憶領域に対応付けられたユーザの識別情報を含む回覧用紙をプリントするステップと、を画像形成装置に実行させる。
【００２６】
この局面に従えば、用紙が無駄に消費されるのを防止することが可能なプリントプログラムを提供することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２７】
以下、本発明の実施の形態について図面を参照して説明する。以下の説明では同一の部品には同一の符号を付してある。それらの名称および機能も同じである。したがってそれらについての詳細な説明は繰り返さない。
【００２８】
図１は、本発明の実施の形態の一つにおけるプリントシステムの全体概要を示す図である。図１を参照して、プリントシステム１は、ネットワーク２にそれぞれ接続された複合機（以下、「ＭＦＰ」という）１００，１００Ａ，１００Ｂ，１００Ｃと、パーソナルコンピュータ（以下「ＰＣという」）２００と、を含む。ＰＣ２００は、一般的なコンピュータである。その構成及び機能は周知なのでここでは説明を繰り返さない。ＭＦＰ１００，１００Ａ，１００Ｂ，１００Ｃは、その構成および機能は同じなので、ここでは特に言及しない限りＭＦＰ１００を例に説明する。
【００２９】
ＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ Ｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）１００は、画像形成装置であり、原稿を読取るためのスキャナ、画像データに基づいて紙などの記録媒体に画像を形成するための画像形成部、ファクシミリを含む、画像読取機能、複写機能、ファクシミリ送受信機能を備えている。
【００３０】
ネットワーク２は、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）であり、有線または無線を問わない。またネットワーク２は、ＬＡＮに限らず、インターネットなどのワイドエリアネットワーク（ＷＡＮ）、一般公衆回線を用いたネットワーク等であってもよい。
【００３１】
図２は、本実施の形態におけるＭＦＰ１００のハードウェア構成を示すブロック図である。なお、ＭＦＰ１００Ａ、ＭＦＰ１００ＢおよびＭＦＰ１００Ｃは、ＭＦＰ１００と同じハード構成を有するため、説明を繰り返さない。図２を参照して、ＭＦＰ１００は、それぞれがバス１２０に接続された中央演算装置（ＣＰＵ）１０１と、ＣＰＵ１０１が実行するためのプログラムなどを記録したＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）１０３と、実行されるプログラムをロードするための、およびプログラム実行中のデータを記憶するためのＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）１０５と、データを不揮発的に記憶するためのハードディスクドライブ（ＨＤＤ）１０７と、フラッシュＲＯＭ１０８が装着されるカードインターフェース（Ｉ／Ｆ）１０９と、ＭＦＰ１００をネットワーク２に接続するための通信Ｉ／Ｆ１１１と、スキャナ１１３と、画像形成部１１５と、ファクシミリ（ＦＡＸ）１１７と、ユーザとのインターフェイスとなるオペレーションパネル１１９とを含む。
【００３２】
ＨＤＤ１０７は、複数の記憶領域を含む。複数の記憶領域それぞれを、ここではＢＯＸという。ＢＯＸは、個人ＢＯＸとグループＢＯＸとを含む。個人ＢＯＸは、ＭＦＰ１００を使用するユーザとして登録された複数のユーザ個々に割り当てられる記憶領域である。グループＢＯＸは、複数のユーザのうち２以上のユーザに割り当てられる記憶領域である。個人ＢＯＸおよびグループＢＯＸは、それぞれに対して登録されたユーザのみがアクセス可能とされる。或いは、登録されたユーザ以外のユーザからのアクセスについて何らかの制限を課すようにされる。
【００３３】
ＣＰＵ１０１は、カードＩ／Ｆ１０９に装着されたフラッシュＲＯＭ１０８に記録されたプリントプログラムをＲＡＭ１０５にロードして実行する。なお、ＣＰＵ１０１で実行するプログラムは、フラッシュＲＯＭ１０８に記録されたプリントプログラムに限られず、ＣＰＵ１０１に別に接続されたＥＥＰＲＯＭ（Ｅｌｅｃｔｒｉｃａｌｌｙ  Ｅｒａｓａｂｌｅ／Ｐｒｏｇｒａｍａｂｌｅ  ＲＯＭ）に記憶されたプログラムをＲＡＭ１０５にロードして実行するようにしてもよい。ＥＥＰＲＯＭを用いれば、プリントプログラムを書き換えるまたは追加して書き込みすることが可能となる。このため、ネットワーク２に接続されたＰＣ２００が、ＭＦＰ１００のＥＥＰＲＯＭに記憶されたプリントプログラムを書き換える、または、新たなプリントプログラムを追加して書き込むようにしてもよい。さらに、ＭＦＰ１００が、インターネットに接続された他のコンピュータからプリントプログラムをダウンロードして、そのプリントプログラムをＥＥＰＲＯＭに記憶するようにしてもよい。さらに、ＣＰＵ１０１は、ＨＤＤ１０７に保存されたプリントプログラムをＲＡＭ１０５にロードして実行するようにしてもよい。
【００３４】
ここでいうプログラムは、ＣＰＵ１０１により直接実行可能なプログラムだけでなく、ソースプログラム、圧縮処理されたプログラム、暗号化されたプログラム等を含む。
【００３５】
画像形成部１１５は、レーザプリンタ、または、インクジェットプリンタ等であり、画像データに基づいて画像を形成し、紙などの記録媒体に画像データを可視化する。スキャナ１１３は、ＣＣＤ（Ｃｈａｒｇｅ  Ｃｏｕｐｌｅｄ  Ｄｅｖｉｃｅ）等の光電変換素子を含み、原稿を光学的に読み取って画像データとしての電子データを出力する。ＦＡＸ１１７は、画像データをファクシミリ規格に従って一般電話回線を介して送受信する。
【００３６】
オペレーションパネル１１９は、入力部１１９Ａと表示部１１９Ｂとを含む。入力部１１９Ａは、ＭＦＰ１００のユーザによる操作の入力を受付けるためのタッチパネル、キーボードまたはマウス等の入力装置である。表示部１１９Ｂは、液晶表示装置または有機ＥＬ（Ｅｌｅｃｔｒｏ−Ｌｕｍｉｎｅｓｃｅｎｃｅ）ディスプレイパネルである。入力部１１９Ａに透明な部材からなるタッチパネルを用いる場合には、表示部１１９Ｂ上にタッチパネルを重ねて設置することで、表示部１１９Ｂに表示されたボタンの指示を検出することができる。これにより、種々の操作の入力が可能となる。
【００３７】
通信Ｉ／Ｆ１１１は、ＭＦＰ１００をネットワーク２と接続するための通信インターフェイスである。これにより、ＭＦＰ１００は、他のＭＦＰ１００Ａ，１００Ｂ，１００Ｃ、ＰＣ２００との間で通信することが可能となる。ＭＦＰ１００と、他のＭＦＰ１００Ａ，１００Ｂ，１００Ｃ、ＰＣ２００とは、ネットワーク２を介して接続されるが、シリアルインターフェイスまたはパラレルインターフェイスを用いて直接接続されてもよい。通信Ｉ／Ｆ１１１は、ＭＦＰ１００と他のＭＦＰ１００Ａ，１００Ｂ，１００Ｃとの接続形態に応じたインターフェイスが用いられる。
【００３８】
ＭＦＰ１００へのデータの入力は、（１）スキャナ１１３で原稿を読み取って、画像データが入力される場合、（２）通信Ｉ／Ｆを介してネットワーク２に接続されたＰＣ２００、または他のＭＦＰ１００Ａ，１００Ｂ，１００Ｃから画像データが受信される場合、（３）フラッシュＲＯＭ１０８に記憶された画像データがカードＩ／Ｆを介して読み出される場合、（４）ＦＡＸ１１７で、ファクシミリデータが受信される場合である。ＭＦＰ１００に入力されたデータは、ファイル名が付されて、一時的にＨＤＤ１０７の所定の領域に記憶される。
【００３９】
ＭＦＰ１００からのデータの出力は、ＨＤＤ１０７に記憶されたデータが、（１）画像形成部１１５により紙などの記録媒体に可視化される場合、（２）通信Ｉ／Ｆ１１１を介してネットワークに接続されたＰＣ２００、または他のＭＦＰ１００Ａ，１００Ｂ，１００Ｃに送信される場合、（３）フラッシュＲＯＭ１０８に記憶される場合、（４）ＦＡＸ１１７によりファクシミリデータとして出力される場合、（５）表示部１１９Ｂに表示される場合がある。
【００４０】
なお、プリントプログラムを記憶する記録媒体としては、フラッシュＲＯＭ１０８に限られず、フレキシブルディスク、カセットテープ、光ディスク（ＭＯ（Ｍａｇｎｅｔｉｃ  Ｏｐｔｉｃａｌ  Ｄｉｓｃ／ＭＤ（Ｍｉｎｉ  Ｄｉｓｃ）／ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ  Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ  Ｄｉｓｃ））、ＩＣカード、光カード、マスクＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭなどの半導体メモリ等の固定的にプログラムを担持する媒体でもよい。
【００４１】
図３は、ＭＦＰで実行されるメイン処理の流れを示すフローチャートである。図３に示すメイン処理は、ＣＰＵ１０１がフラッシュＲＯＭ１０８に記憶されたプリントプログラムを実行することにより、ＣＰＵ１０１により実行される処理である。図３を参照して、ＣＰＵ１０１は、ユーザ認証を実行する（ステップＳ０１）。ユーザ認証に成功するまで待機状態となり（ステップＳ０１でＮＧ）、成功すれば処理をステップＳ０２に進める。ＭＦＰ１００は、ユーザが入力部１１９Ａに入力するユーザ識別情報とパスワードとを受け付け、それらに基づいて認証する。ＭＦＰ１００は、ＨＤＤ１０７に後述するユーザテーブルを予め記憶しており、入力部１１９Ａより受け付けたユーザ識別情報とパスワードとの組を含むユーザデータがユーザテーブルに存在するか否かを判断する。入力部１１９Ａより受け付けたユーザ識別情報とパスワードとの組を含むユーザデータが存在すれば認証し、そうでなければ認証しない。以下、ユーザ認証に成功したユーザをログインユーザという。
【００４２】
ステップＳ０２においては、ログインユーザのユーザ識別情報がＭＦＰ１００の管理者に設定されているか否かを判断する。管理者のユーザ識別情報を予め記憶しておき、ステップＳ０１で受け付けたユーザ識別情報が、管理者のユーザ識別情報として予め記憶されたユーザ識別情報と同じならば処理をステップＳ０３に進め、そうでなければ処理をステップＳ０７に進める。管理者に設定されたユーザと、管理者でないユーザとで実行を許可する処理を異ならせるためである。
【００４３】
ステップＳ０３においては、ＭＦＰ１００を使用するユーザを新規に登録するためのユーザ登録指示を受け付けたか否かを判断する。具体的には、表示部１１９Ｂに管理者用のメニュー画面を表示し、メニュー画面に含まれるユーザ登録を指示するための選択肢を選択する指示が入力部１１９Ａに入力されると、入力部１１９Ａからユーザ登録指示を受け付ける。ユーザ登録指示を受け付けたならば処理をステップＳ０４に進め、そうでなければステップＳ０４をスキップして処理をステップＳ０５に進める。ステップＳ０４においては、ユーザ登録処理を実行する。ユーザ登録処理については後述するが、登録されたユーザごとにユーザレコードを生成し、そのユーザレコードをユーザテーブルに追加する処理である。
【００４４】
ステップＳ０５においては、グループＢＯＸを生成するためのグループＢＯＸ生成指示を受け付けたか否かを判断する。具体的には、表示部１１９Ｂに管理者用のメニュー画面を表示し、メニュー画面に含まれるグループＢＯＸの生成を指示するための選択肢を選択する指示が入力部１１９Ａに入力されると、入力部１１９ＡからグループＢＯＸを生成する指示を受け付ける。グループＢＯＸを生成する指示を受け付けたならば処理をステップＳ０６に進め、そうでなければステップＳ０６をスキップして処理をステップＳ０７に進める。ステップＳ０６においては、グループＢＯＸ生成処理を実行する。グループＢＯＸ生成処理については後述するが、ＨＤＤ１０７に新たにグループＢＯＸを生成する処理である。
【００４５】
ステップＳ０７においては、ＨＤＤ１０７にデータが格納されたか否かを判断する。ＨＤＤ１０７にデータが格納されたならば処理をステップＳ０８に進め、そうでなければ処理をステップＳ１４に進める。ステップＳ０８においては、データが格納されたＨＤＤ１０７の領域が個人ＢＯＸか否かを判断する。個人ＢＯＸにデータが格納されたならば処理をステップＳ０９に進め、そうでなければ処理をステップＳ１２に進める。
【００４６】
ステップＳ０９においては、データが格納された個人ＢＯＸに対応するユーザレコードが存在するか否かを判断する。具体的には、データが格納された個人ＢＯＸを識別するためのＢＯＸ識別情報を定義するユーザレコードがユーザテーブルに存在するか否かを判断する。そのようなユーザレコードが存在すれば、処理をステップＳ１０に進め、存在しなければ処理をステップＳ１４に進める。ステップＳ１０においては、データが格納された個人ＢＯＸに対応するユーザレコードが処理方法を定義するか否かを判断する。処理方法を定義するならば処理をステップＳ１１に進め、そうでなければ処理をステップＳ１４に進める。
【００４７】
ステップＳ１１においては、ステップＳ０７において個人ＢＯＸに格納されたデータを、ユーザレコードで定義された処理方法に従って処理し、処理をステップＳ１４に進める。これにより、ユーザがユーザ登録処理において、予め設定した処理方法でデータが処理される。例えば、処理方法に電子メールによる送信処理を定義しておけば、ユーザは、個人ＢＯＸにデータが格納されると、そのデータを電子メールで受信することができる。
【００４８】
ステップＳ１２においては、データが格納されたＨＤＤ１０７の領域がグループＢＯＸか否かを判断する。グループＢＯＸにデータが格納されたならば処理をステップＳ１３に進め、そうでなければ処理をステップＳ１４に進める。ステップＳ１４においては、グループＢＯＸ格納処理を実行し、処理をステップＳ１４に進める。グループＢＯＸ格納処理については後述する。
【００４９】
ステップＳ１４においては、グループＢＯＸを閲覧する指示を受け付けたか否かを判断する（ステップＳ１４）。具体的には、入力部１１９Ａに予め設けられたグループＢＯＸを選択するボタンが押下されると、入力部１１９ＡからグループＢＯＸ閲覧指示を受け付ける。グループＢＯＸ閲覧指示を受け付けたならば処理をステップＳ１５に進め、そうでなければステップＳ１５をスキップして処理を終了する。ステップＳ１５においては、出力設定処理を実行する。出力設定処理については後述するが、グループＢＯＸに格納されたデータをプリントするための指示を受け付ける処理である。
【００５０】
図４は、ユーザ登録処理の流れを示すフローチャートである。ユーザ登録処理は、図３のステップＳ０４において実行される処理である。図４を参照して、ＣＰＵ１０１は、表示部１１９Ｂにユーザ登録画面を表示する（Ｓ２１）。そして、ユーザ情報の入力が完了するまで入力を受付けて（ステップＳ２２でＮＯ）、ユーザ情報の入力完了指示が入力されたならば（ステップＳ２２でＹＥＳ）、処理をステップＳ２３に進める。ステップＳ２３においては、ユーザを登録する。具体的には、ユーザ登録画面に従って入力されたユーザ情報に従ってユーザレコードを生成し、生成したユーザレコードをＨＤＤ１０７に記憶されているユーザテーブルに追加する。
【００５１】
本実施の形態におけるプリントシステムにおいては、ＭＦＰ１００、１００Ａ，１００Ｂ，１００Ｃそれぞれにおいて、ユーザ登録処理が実行されることにより、それを主に使用するユーザが登録される。ここでは、ユーザを基準にして、そのユーザのユーザ情報が記憶されたＭＦＰ１００、１００Ａ，１００Ｂ，１００Ｃを「ホーム装置」という。たとえば、ユーザ「デービッド」のユーザ情報が、ＭＦＰ１００に記憶されていれば、ユーザ「デービッド」のホーム装置はＭＦＰ１００である。なお、ＭＦＰ１００、１００Ａ，１００Ｂ，１００Ｃそれぞれに、ユーザ情報を記憶させるのは、主に使用するユーザを定めるものであって、ユーザ情報が記憶されていないユーザの使用を禁止するものではない。
【００５２】
図５は、ユーザ登録画面の一例を示す図である。図５を参照して、ユーザ登録画面は、ユーザ情報を入力する領域と、処理方法を入力する領域とを含む。ユーザ情報を入力する領域は、ユーザ名を入力する領域と、パスワードを入力する領域と、ＢＯＸＮｏ．を入力する領域と、電子メールアドレスを入力する領域と、権限レベルを入力する領域とを含む。ユーザ名は、ユーザを識別するためのユーザ識別情報である。パスワードは、ユーザ識別情報とともに認証に用いられる認証情報である。ＢＯＸＮｏ．は、ＨＤＤ１０７が有する複数のＢＯＸのいずれであるかを識別するためのＢＯＸ識別情報である。ＢＯＸＮｏ．が入力されることにより、ユーザ識別情報で識別されるユーザにそのＢＯＸＮｏ．で識別されるＢＯＸが割り当てられる。電子メールアドレスは、ユーザに情報を通知するために用いられる。権限レベルは、ＨＤＤ１０７に記憶されたデータにアクセスできるか否かを判断するために用いられる。具体的には、データに予め付されたアクセスレベルと、そのデータをアクセスしようとするユーザの権限レベルとが比較され、アクセス可能か否かが判断される。ここでは、権限レベルおよびアクセスレベルともに、レベル１〜レベル５までの５段階としている。権限レベルがアクセスレベル以上であればアクセスが認められる。
【００５３】
処理方法は、ユーザに割り当てられたＢＯＸに格納されたデータに対して実行する処理を規定する。処理方法は、「プリント」、「メール受信」、「ＦＡＸ受信」および「ＦＴＰ受信」を含む。処理方法を入力する領域は、「プリント」の処理方法を指定するための「指定装置で印刷する」の項目、「メール受信」の処理方法を指定するための「メール受信」の項目、「ＦＡＸ受信」の処理方法を指定するための「ＦＡＸ受信」の項目および「ＦＴＰ受信」の処理方法を指定するための「ＦＴＰ受信」の項目を含む。「指定装置で印刷する」の項目が指示されることにより処理方法「プリント」が指定される。「メール受信」の項目が指示されることにより処理方法「メール受信」が指定される。「ＦＡＸ受信」の項目が指示されることにより処理方法「ＦＡＸ受信」が指定される。「ＦＴＰ受信」の項目が指示されることにより処理方法「ＦＴＰ受信」が指定される。ユーザは、これらの処理方法のいずれかの指定が可能である。なお、複数の指定を可能とするようにしてもよい。
【００５４】
処理方法「プリント」は、個人ＢＯＸに格納されたデータを指定した装置に印刷させる処理を定義する。印刷させる装置を指定するために装置識別情報を入力するための領域がユーザ登録画面に設けられており、処理方法「プリント」が指定された場合には装置識別情報の入力がユーザに要求される。図ではＭＦＰ１００Ａに付された装置識別情報「ＭＦＰ−２」が入力されている場合を示している。処理方法「メール受信」は、個人ＢＯＸに格納されたデータを電子メールで送信する処理を定義する。ユーザ情報を入力する領域における電子メールアドレスを入力する領域に入力された電子メールアドレスが電子メールの宛先として設定される。処理方法「ＦＡＸ受信」は、個人ＢＯＸに格納されたデータをファクシミリで送信する処理を規定する。ファクシミリを送信する先のファクシミリ装置を指定するためにファクシミリ番号を入力するための領域がユーザ登録画面に設けられており、処理方法「ＦＡＸ受信」が指定された場合にはファクシミリ番号の入力がユーザに要求される。処理方法「ＦＴＰ受信」は、個人ＢＯＸに格納されたデータをＦＴＰ（Ｆｉｌｅ  Ｔｒａｎｓｆｅｒ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）で送信する処理を定義する。ＦＴＰでデータを送信する送信先を指定するために送信先の装置のＩＰアドレスおよび格納場所を入力するための領域がユーザ登録画面に設けられている。
【００５５】
図６は、ユーザテーブルの一例を示す図である。図６（Ａ）は、ＭＦＰ１００に記憶されるユーザテーブルの一例を示す図であり、図６（Ｂ）は、ＭＦＰ１００Ａに記憶されるユーザテーブルの一例を示す図であり、図６（Ｃ）は、ＭＦＰ１００Ｂに記憶されるユーザテーブルの一例を示す図であり、図６（Ｄ）は、ＭＦＰ１００Ｃに記憶されるユーザテーブルの一例を示す図である。ユーザテーブルは、ユーザ識別情報と、パスワードと、ＢＯＸ識別情報と、処理方法と、電子メールアドレスと、権限レベルとの組を定義する少なくとも１つのユーザレコードを含む。なお、ユーザに関する付随情報を含むようにしてもよい。付随情報は、そのユーザの顔を撮影して得られる顔画像データなど、そのユーザに関連する情報である。認証情報は、ログイン時のユーザの認証に用いられる情報であり、ここでは、パスワードを用いている。顔画像データを認証情報に用いることも可能である。認証情報は、生体認証が用いられる場合には、指紋、声紋、虹彩、静脈パターンなどが用いられる。
【００５６】
処理方法は、「プリント」、「メール受信」、「ＦＡＸ受信」および「ＦＴＰ受信」のいずれか、または複数の組合せを含む。処理方法は、「プリント」とされる場合には装置識別情報を含み、「ＦＡＸ受信」とされる場合にはファクシミリ番号を含む。処理方法は、「メール受信」とされる場合には、送信先の電子メールアドレスを含む。処理方法は、「ＦＴＰ受信」の場合には、ＦＴＰでデータの送信先となる装置に割り当てられたＩＰアドレスと、データを格納する位置情報、例えばＵＲＬを含む。
【００５７】
図７は、グループＢＯＸ生成処理の流れの一例を示すフローチャートである。グループＢＯＸ生成処理は、図３のステップＳ０６で実行される処理である。図７を参照して、ＣＰＵ１０１は、他のＭＦＰ１００Ａ，１００Ｂ，１００Ｃに対してそれぞれが記憶するユーザテーブルの送信を要求するための問い合わせを行う（ステップＳ３１）。他のＭＦＰ１００Ａ，１００Ｂ，１００Ｃに登録されているユーザを、ＭＦＰ１００に登録されているユーザとともに同じグループに含めることを可能とするためである。この問い合わせに応じて、他のＭＦＰ１００Ａ，１００Ｂ，１００Ｃそれぞれは、それが有するＨＤＤ１０７に記憶されているユーザテーブルをＭＦＰ１００に送信する。ステップＳ３２ではユーザテーブルの受信待ちとなっており（ステップＳ３２でＮＯ）、ユーザテーブルを受信すると処理をステップＳ３３に進める。
【００５８】
ステップＳ３３では、ユーザテーブルを受信する。ここでは、他のＭＦＰ１００Ａ，１００Ｂ，１００Ｃすべてからユーザテーブルが受信されたとする。この際に、ユーザテーブルとともにそれを送信してきたＭＦＰの装置識別情報が受信されるので、ユーザテーブルがＭＦＰ１００Ａ，１００Ｂ，１００Ｃのいずれから受信されたものかが判る。したがって、受信されたユーザテーブルを、それを送信してきたＭＦＰを識別するための装置識別情報とともに管理するようにしてもよい。
【００５９】
ステップＳ３４においては、ＭＦＰ１００に記憶されているユーザテーブルをＨＤＤ１０７から読み出す。そして、ユーザ一覧画面を表示部１１９Ｂに表示する（ステップＳ３５）。ユーザ一覧画面は、ステップＳ３３で受信されたユーザテーブル、およびステップＳ３４で読み出したユーザテーブルそれぞれに含まれる全てのユーザレコードから複数のユーザ識別情報を抽出し、一覧表示する画面である。
【００６０】
次に、ユーザ一覧画面に表示されたユーザ識別情報のうちから、グループに含めるユーザ識別情報の指定を受け付けるまで待機状態となり（ステップＳ３６でＮＯ）、指定を受け付けたならば処理をステップＳ３７に進める。ステップＳ３７においては、指定されたユーザ識別情報を含むユーザレコードを抽出し、そのユーザレコードで定義されている権限レベルおよび電子メールアドレスを抽出する。そして、そのユーザのホーム装置を抽出する（ステップＳ３８）。ホーム装置は、ＭＦＰ１００、１００Ａ，１００Ｂ，１００ＣのうちステップＳ３７で抽出されたユーザレコードが記憶されていたＭＦＰである。そして、ユーザ識別情報の指定が終了したか否かを判断する（ステップＳ３９）。ユーザが、入力部１１９Ａに設けられた指定の終了を指示するためのボタンを押下すると、入力部１１９Ａから指定を終了させる指示を受け付ける。指定を終了させる指示を受け付けたならば処理をステップＳ４０に進めるが、そうでなければ処理をステップＳ３６に戻す。複数のユーザ識別情報が指定されると、指定された複数のユーザ識別情報で識別されるユーザが同じグループに割り当てられる。
【００６１】
ステップＳ４０においては、グループテーブルを生成する。グループテーブルは、ステップＳ３６で指定されたユーザ識別情報と、ステップＳ３７で抽出された権限レベルおよび電子メールアドレスと、ステップＳ３７で抽出されたユーザレコードが記憶されていたホーム装置名と、を含む。
【００６２】
次のステップＳ４１においては、グループＢＯＸの指定を受け付ける。ＨＤＤ１０７が有する複数のＢＯＸのうちから１つのＢＯＸを識別するためのＢＯＸＮｏ．が受け付けられる。そして、グループＢＯＸとして指定されたＢＯＸＮｏ．のＢＯＸとグループテーブルとを関連付ける（ステップＳ４２）。具体的には、グループＢＯＸにグループテーブルを記憶する。
【００６３】
図８は、グループテーブルの一例を示す図である。ここでは、図６（Ａ）〜（Ｄ）に示したＭＦＰ１００，１００Ａそれぞれに登録ユーザとして登録された全てのユーザを同じ１つのグループに割り当てた場合に生成されるグループテーブルを示している。図８を参照して、グループテーブルは、ユーザ識別情報と、処理方法との組からなる複数のグループレコードを含む。
【００６４】
図９は、グループＢＯＸ格納処理の流れの一例を示すフローチャートである。グループＢＯＸ格納処理は、図３のステップＳ１３において実行される処理である。図９を参照して、ＣＰＵ１０１は、ＨＤＤ１０７に格納するデータに対するアクセスレベルの設定を受け付ける（ステップＳ５１）。データを格納しようとしているユーザが、表示部１１９Ｂにアクセスレベル設定画面を表示し、アクセスレベル設定画面が含むレベル１〜レベル５のボタンをユーザが指示するすると、入力部１１９Ａから指示されたボタンに対応するアクセスレベルを受け付ける。
【００６５】
そして、受付期限の設定を受け付ける（ステップＳ５２）。受付期限は、格納したデータに対してプリント指示を受け付け可能な最終日時を示す。表示部１１９Ｂに受付期限設定画面を表示し、受付期限設定画面が含む受付期限を入力する領域にユーザが日時を入力部１１９Ａに入力すると、入力部から受付期限を受け付ける。そして、ＨＤＤ１０７に格納するデータの属性情報を生成し（ステップＳ５３）、データとともに属性情報をＨＤＤ１０７のグループＢＯＸに格納する（ステップＳ５４）。
【００６６】
次に、データが格納されたグループＢＯＸのグループテーブルを読み出し（ステップＳ５５）、グループテーブルに含まれるグループレコードを１つ選択する（ステップＳ５６）。そして、グループレコードにより定義されている権限レベルとステップＳ５１で設定されたアクセスレベルとを比較し、権限レベルがアクセスレベル以上か否かを判断する（ステップＳ５７）。権限レベルがアクセスレベル以上ならば処理をステップＳ５８に進め、そうでなければ処理をステップＳ５９に進める。ステップＳ５８においては、選択されたグループレコードにより定義されている電子メールアドレス宛に、電子メールを送信する（ステップＳ５８）。電子メールは、グループＢＯＸにデータが記憶されたことを示すメッセージを含む。このため、グループＢＯＸに割り当てられたユーザのうち、データへのアクセスが許可されたユーザのみにそのデータがＢＯＸに格納されたことを通知することができる。
【００６７】
ステップＳ５９においては、次人選択するべき未処理のグループレコードが存在するか否かを判断する。未処理のグループレコードが存在するならば処理をステップＳ５６に戻し、存在しなければ処理をメイン処理に戻す。
【００６８】
図１０は、データ属性情報のフォーマットの一例を示す図である。データ属性情報は、データを識別するためのファイル名の項目と、アクセスレベルの項目と、受付期限の項目と、複数の出力指示ユーザ識別情報（１）〜（Ｎ）の項目と、を含む。出力指示ユーザ識別情報（１）〜（Ｎ）の項目は、データにプリント指示をしたユーザのユーザ識別情報が設定される。これについては、後述する。したがって、グループＢＯＸ格納処理が実行された後の段階では、ファイル名の項目と、アクセスレベルの項目と、受付期限の項目とが設定され、出力指示ユーザ識別情報（１）〜（Ｎ）の項目は、ブランクである。
【００６９】
図１１は、出力設定処理の流れの一例を示す第１のフローチャートである。出力設定処理は、図３のステップＳ１５において実行される処理である。図１１を参照して、図３のステップＳ１４において閲覧を指示されたグループＢＯＸに記憶されているデータのファイル名の一覧を、表示部１１９Ｂに表示する（ステップＳ６１）。そして、一覧表示されたファイル名のうちからいずれかを選択するための指示を受け付けたか否かを判断する（ステップＳ６２）。選択指示を受け付けたならば処理をステップＳ６３に進め、そうでなければ処理をメイン処理に戻す。ステップＳ６３においては、選択指示されたファイル名のデータを縮小したサムネイルを表示部１１９Ｂに表示する。そして、プリント指示を受け付けたか否かを判断する。例えば、入力部１１９Ａが備えるスタートキーが押下されたか否かを判断する。プリント指示を受け付けたならば処理をステップＳ６５に進め、そうでなければ処理をメイン処理に戻す。
【００７０】
ステップＳ６５においては、受付期限内か否かを判断する。ステップＳ６２において選択指示されたファイル名のデータに対応するデータ属性情報により定義されている受付期限よりも現在日時が前か否かを判断する。受付期限内であれば処理をステップＳ６６に進めるが、そうでなければ処理をメイン処理に戻す。受付期限内に限って、プリントまたは回覧可能にするためである。
【００７１】
ステップＳ６６においては、権限レベルがアクセスレベル以上か否かを判断する。具体的には、ＭＦＰ１００を操作するユーザの権限レベルと、ステップＳ６２において選択指示されたファイル名のデータに対応するデータ属性情報により定義されているアクセスレベルとを比較する。権限レベルがアクセスレベル以上ならば処理をステップＳ６７に進め、そうでなければ処理をメイン処理に戻す。
【００７２】
ステップＳ６７においては、データ属性情報に出力設定をし、処理をメイン処理に戻す。具体的には、ステップＳ６２において選択指示されたファイル名のデータに対応するデータ属性情報の出力指示ユーザ識別情報（１）〜（Ｎ）の項目のいずれかに、ＭＦＰ１００を操作するユーザのユーザ識別情報を設定する。出力指示ユーザ識別情報（１）から順に、ユーザ識別情報を格納していく。例えば、出力指示ユーザ識別情報（１）〜（ｎ）の項目まで既にユーザ識別情報が設定されている場合には、出力指示ユーザ識別情報（ｎ＋１）の項目にユーザ識別情報を設定する。
【００７３】
このように、ユーザがプリント指示をした場合、受付期限内であれば出力指示ユーザ識別情報の項目にユーザ識別情報が設定されるが、プリント指示をした時点ではプリントされない。プリント指示をしたときから受付期限までに他のユーザがプリント指示をするのを受け付けるためである。
【００７４】
図１２は、グループＢＯＸデータ出力処理の流れの一例を示す図である。グループＢＯＸデータ出力処理は、ＭＦＰ１００のＣＰＵ１０１がプリントプログラムを実行することにより、ＣＰＵ１０１により実行される処理である。また、グループＢＯＸデータ出力処理は、予め定められた時、例えば、ＭＦＰ１００に電源が入ったとき、所定時間間隔で実行され、グループＢＯＸ毎に実行される。したがって、グループＢＯＸが複数ある場合には、複数のグループＢＯＸすべてに対してそれぞれ実行される。
【００７５】
図１２を参照して、ＣＰＵ１０１は、グループＢＯＸ内に記憶されているデータを１つ選択し（ステップＳ７１）、そのデータに対応するデータ属性情報を読み出す（ステップＳ７２）。そして、データ属性情報により定義されている受付期限内か否かを判断する（ステップＳ７３）。受付期限内ならば処理をステップＳ８４に進めるが、受付期限を過ぎていれば処理をステップＳ７４に進める。
【００７６】
ステップＳ７４においては、出力指示ユーザが存在するか否かを判断する。データ属性情報の出力指示ユーザ識別情報（１）〜（Ｎ）の項目のいずれかにユーザ識別情報が定義されているか否かを判断する。出力指示ユーザが存在すれば処理をステップＳ７５に進めるが、存在しなければ処理をステップＳ８４に進める。ステップＳ７６においては、同一のホーム装置に登録ユーザとして登録されているユーザをまとめる。データ属性情報の出力指示ユーザ識別情報（１）〜（Ｎ）の項目に定義されているすべてのユーザ識別情報について、ホーム装置で分類する。
【００７７】
次のステップＳ７７においては、最初のホーム装置を選択する。そして、データ属性情報の出力指示ユーザ識別情報（１）〜（Ｎ）の項目に定義されているユーザ識別情報のうち、ホーム装置に登録されているユーザ識別情報のユーザ名を含む回覧用紙を生成する（ステップＳ７８）。ユーザ名を配列する順番は、ランダムにするのが好ましい。回覧順序が最初になるユーザが毎回同じになるのを回避するためである。そして、自装置が処理対象となっているホーム装置か否かを判断し（ステップＳ７９）、自装置がホーム装置ならば処理をステップＳ８０に進め、そうでなければ処理をステップＳ８１に進める。
【００７８】
ステップＳ８０においては、ステップＳ７８において生成された回覧用紙とステップＳ７１において選択されたデータとをプリントする。これにより、回覧用紙と、データをプリントした１部の用紙とが出力される。ステップＳ８１においては、処理対象となっているホーム装置のＭＦＰを特定する。そして、特定されたＭＦＰに、ステップＳ７８において生成された回覧用紙とステップＳ７１において選択されたデータとの出力指示を送信する（ステップＳ８２）。出力指示は、回覧用紙と、データを１部プリントする指示である。
【００７９】
ステップＳ８３においては、処理対象として次に選択するべき未処理のホーム装置が存在するか否かを判断する。未処理のホーム装置が存在するならば処理をステップＳ７８に戻し、未処理のホーム装置が存在しないならば処理をステップＳ８４に進める。ステップＳ８４においては、次に処理対象として選択するべき未処理のデータが存在するか否かを判断する。未処理のデータが存在するならば処理をステップＳ７１に戻し、未処理のデータが存在しないならば処理を終了する。
【００８０】
以上説明したように本実施の形態におけるＭＦＰ１００は、グループＢＯＸにデータが記憶されると、ユーザにデータが記憶されたことが電子メールで通知される。その後、データをプリントさせるためのプリント指示が受付期限前に受け付けられると、データをプリントすることなくプリント指示をしたユーザのユーザ識別情報がデータ属性情報に設定される。そして、受付期限になると、設定されたユーザ識別情報を含む回覧用紙がデータとともに出力される。このため、複数のユーザが１つのデータのプリントを指示しても１回のみプリントするので、同じ画像の用紙が複数枚プリントされるのを回避することができる。
【００８１】
＜変形例＞
上述した実施の形態におけるＭＦＰ１００は、ユーザが、グループＢＯＸに記憶されているデータをプリントする指示を入力しても、直ちにはプリントされない。変形例においては、プリント指示を入力した時点で、データおよび回覧用紙をプリントするようにしたものである。以下、上述したＭＦＰ１００と異なる点を説明する。
【００８２】
図１３は、変形例における出力設定処理の流れの一例を示すフローチャートである。変形例における出力設定処理は、図３のステップ１５において実行される処理である。図１３を参照して、ステップＳ６１〜ステップＳ６６は、図３において説明したのでここでは説明を繰り返さない。ステップＳ９１においては、データ属性情報を読み出す。そして、そして、データ属性情報に出力設定し（ステップＳ９２）、処理をステップＳ９３に進める。具体的には、ステップＳ６２において選択指示されたファイル名のデータに対応するデータ属性情報の出力指示ユーザ識別情報（１）〜（Ｎ）の項目のいずれかに、ＭＦＰ１００を操作するユーザのユーザ識別情報を設定する。
【００８３】
ステップＳ９３においては、ステップＳ６４で受け付けられたプリント指示がステップＳ６２で選択されたデータに対する最初のプリント指示か否かを判断する。データ属性情報の出力指示ユーザ識別情報（１）〜（Ｎ）の項目のいずれにもユーザ識別情報が設定されていなければ最初のプリント指示と判断する。最初のプリント指示ならば処理をステップＳ９４に進め、最初でなければ処理をステップＳ９７に進める。
【００８４】
ステップＳ９４においては、データをプリントし、処理をステップＳ９５に進める。ステップＳ９５においては、回覧用紙を生成する。生成される回覧用紙は、ステップＳ６２で選択指示されたデータが格納されているグループＢＯＸに関連付けられたユーザのユーザ識別情報（ユーザ名）を含む。具体的には、データが格納されたグループＢＯＸのグループテーブルを読み出し、グループテーブルに含まれるグループレコードのうち、権限レベルがアクセスレベル以上のすべてのグループレコードそれぞれのユーザ識別情報を含む回覧用紙を生成する。ユーザ識別情報を配列する順番は、ランダムにするのが好ましい。回覧順序が最初になるユーザが毎回同じになるのを回避するためである。そして、生成された回覧用紙をプリントし（ステップＳ９６）、処理をメイン処理に戻す。
【００８５】
一方、ステップＳ９７においては、「回覧中です。」をＭＦＰ１００を操作するユーザに通知し、処理をメイン処理に戻す。具体的には、表示部１１９Ｂに「回覧中です。」のメッセージを表示する。処理をステップＳ９７に進める場合は、データをプリントしないので、そのデータが複数回プリントされることがない。
【００８６】
変形例におけるＭＦＰ１００においては、図１２に示したグループＢＯＸデータ出力処理は、実行されない。変形例におけるＭＦＰ１００においては、データに最初にプリント指示した場合にそのデータと回覧用紙とがプリントされ、２回目以降にプリント指示した場合には、データはプリントされない。データをプリントアウトするのは、最初の１回のみなので、１つのデータが複数回プリントされるのを回避して、用紙が無駄に消費されるのを防止することができる。
【００８７】
なお、上述した実施の形態においては、画像形成装置の一例としてＭＦＰ１００について説明したが、図３、図４、図７、図９、図１１〜図１３に示した処理をコンピュータに実行させるためのプリント方法またはプリントプログラムとして発明を捉えることができるのは言うまでもない。
【００８８】
今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。
【図面の簡単な説明】
【００８９】
【図１】本発明の実施の形態の一つにおけるプリントシステムの全体概要を示す図である。
【図２】本実施の形態におけるＭＦＰのハードウェア構成を示すブロック図である。
【図３】ＭＦＰで実行されるメイン処理の流れを示すフローチャートである。
【図４】ユーザ登録処理の流れを示すフローチャートである。
【図５】ユーザ登録画面の一例を示す図である。
【図６】ユーザテーブルの一例を示す図である。
【図７】グループＢＯＸ生成処理の流れの一例を示すフローチャートである。
【図８】グループテーブルの一例を示す図である。
【図９】グループＢＯＸ格納処理の流れの一例を示すフローチャートである。
【図１０】データ属性情報のフォーマットの一例を示す図である。
【図１１】出力設定処理の流れの一例を示す第１のフローチャートである。
【図１２】グループＢＯＸデータ出力処理の流れの一例を示す図である。
【図１３】変形例における出力設定処理の流れの一例を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００９０】
１  プリントシステム、２  ネットワーク、１００，１００Ａ，１００Ｂ，１００Ｃ  ＭＦＰ、１０１  ＣＰＵ、１０３  ＲＯＭ、１０５  ＲＡＭ、１０７  ＨＤＤ、１０８  フラッシュＲＯＭ、１０９  カードＩ／Ｆ、１１１  通信Ｉ／Ｆ、１１３  スキャナ、１１５  画像形成部、１１７  ＦＡＸ、１１９  オペレーションパネル、１１９Ａ  入力部、１１９Ｂ  表示部、１２０  バス、２００  ＰＣ。
【図１】
2008209984.tif 000003
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
2008209984.tif 000009
【図８】
2008209984.tif 000010
【図９】
2008209984.tif 000011
【図１０】
2008209984.tif 000012
【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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