(57)【要約】【課題】汎用的な媒体に出力された紙文書の管理を行う文書管理サーバを提供すること。【解決手段】その紙文書を出力する画像形成装置、及び、出力の指示等の入力を受け付けるクライアントＰＣと、ネットワークを介して接続され、文書を管理する文書管理サーバであって、文書と該文書が出力された紙文書に係る情報とを対応づけて管理する文書管理手段と、出力される紙文書に対して識別情報を付与する識別情報付与手段とを有する文書管理サーバ。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書を管理する文書管理サーバであって、
文書と該文書が出力された紙文書に係る情報とを対応づけて管理する文書管理手段と、
出力される紙文書に対して識別情報を付与する識別情報付与手段と
を有することを特徴とする文書管理サーバ。
【請求項２】
前記紙文書に係る情報は、
当該紙文書の識別情報、所有者情報、出力日若しくは時刻に係る情報、変更に係る情報、又は、所有状況に係る情報のうち何れか一以上を含むこと
を特徴とする請求項１記載の文書管理サーバ。
【請求項３】
一の文書の出力要求を受信した場合に、当該一の文書に対応する紙文書に係る情報を表示する紙文書情報画面を生成する紙文書情報画面生成手段を有することを特徴とする請求項１記載の文書管理サーバ。
【請求項４】
ネットワークを介して接続された所定のアドレスに対して、メール送信又は情報の通知を行う情報送信手段を有し、
前記情報送信手段は、
一の文書が出力要求された場合に、前記一の文書に対応する紙文書の所有者のアドレスに対し、前記一の文書が出力要求されたことを通知することを特徴とする請求項３記載の文書管理サーバ。
【請求項５】
前記一の文書に対応する紙文書が複数の場合に、
前記紙文書情報画面生成手段は、紙文書の選択の入力を促す画面を生成し、
前記情報送信手段は、前記紙文書の選択の入力を促す画面に基づいて選択された紙文書の所有者のアドレスに対し、前記一の文書が出力要求されたことを送信すること
を特徴とする請求項４記載の文書管理サーバ。
【請求項６】
前記文書管理手段は、
紙文書の所有者毎に紙文書の所有状況を管理する所有状況管理手段を有することを特徴とする請求項１記載の文書管理サーバ。
【請求項７】
文書と該文書が出力された紙文書に係る情報とを対応づけて管理する文書管理サーバと接続された画像形成装置であって、
前記紙文書に係る情報を前記文書管理サーバと送受信する紙文書情報送受信手段と、
前記紙文書と該紙文書に係る情報とを出力する文書出力手段と
を有することを特徴とする画像形成装置。
【請求項８】
紙文書と該紙文書に係る情報とを読み取る画像読取手段と、
前記紙文書の所有状況に係る情報を入力する所有情報入力手段と
を有することを特徴とする請求項７記載の画像形成装置。
【請求項９】
読み取った前記紙文書に係る情報に基づき、前記紙文書に対応する第一の文書を文書管理サーバから取得する文書取得手段と、
前記第一の文書と前記画像読取手段が読み取った第二の文書とを比較して、前記紙文書の変更に係る情報を取得する変更情報取得手段と
を有することを特徴とする請求項８記載の画像形成装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理サーバ及び画像形成装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来から、文書を紙に出力する際に、文書の機密度に応じて出力する部数やＦＡＸ送信等の出力形態を制限する技術、又は、利用者毎に印刷枚数を制限する技術がある。これらの技術によって、紙に出力された紙文書を管理することができ、紙資源の節約によるコストの削減や、機密の保持を効率良く行うことができる。
【０００３】
例えば、特開２００５−１９０３６５号公報（特許文献１）には、文書ＩＤとともに、文書を出力した用紙の用紙ＩＤ、及び、印刷履歴を管理することにより、文書の出力から廃棄まで管理可能な出力文書管理システム等の技術が開示されている。
【０００４】
また、例えば、特開２００５−３３９３８３号公報（特許文献２）には、利用者毎に印刷枚数を制限する機能を有する印刷システムが開示されている。
【特許文献１】特開２００５−１９０３６５号公報
【特許文献２】特開２００５−３３９３８３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、上記特許文献１に記載の出力文書管理システム等では、予めＩＤが付された用紙を用いて出力文書の管理を行うため、そのような用紙を用意しなくてはならず、汎用性に欠けるという不具合があった。
【０００６】
また、紙資源の節約によるコストの削減又は機密保持の観点からは、他の操作者が既に出力した紙文書のうち、出力した操作者が不要になった紙文書を、新たに必要となっている操作者が譲り受けることが望ましいが、上記特許文献１及び２に開示されている技術では、そのようなことは考慮されていない。
【０００７】
本発明は、上記の点に鑑みて、これらの問題を解消するために発明されたものであり、汎用的な媒体に出力された紙文書の管理を行う文書管理サーバを提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記目的を達成するために、本発明の文書管理サーバは次の如き構成を採用した。
【０００９】
本発明の文書管理サーバは、文書を管理する文書管理サーバであって、文書と該文書が出力された紙文書に係る情報とを対応づけて管理する文書管理手段と、出力される紙文書に対して識別情報を付与する識別情報付与手段とを有する構成とすることができる。
【００１０】
これにより、汎用的な媒体に出力された紙文書の管理を行う文書管理サーバを提供することができる。
【００１１】
また、上記目的を達成するために、本発明の文書管理サーバが管理する前記紙文書に係る情報は、当該紙文書の識別情報、所有者情報、出力日若しくは時刻に係る情報、変更に係る情報、又は、所有状況に係る情報のうち何れか一以上を含むように構成することができる。
【００１２】
これにより、紙文書の識別情報、所有者情報、出力日若しくは時刻に係る情報、変更に係る情報、又は、所有状況に係る情報のうち何れか一以上の情報を文書と対応づけて管理することができる。
【００１３】
また、上記目的を達成するために、本発明の文書管理サーバは、さらに、一の文書の出力要求を受信した場合に、当該一の文書に対応する紙文書に係る情報を表示する紙文書情報画面を生成する紙文書情報画面生成手段を有する構成とすることができる。
【００１４】
これにより、紙文書情報画面によって当該文書に対応する紙文書に係る情報を表示させることができる。
【００１５】
また、上記目的を達成するために、本発明の文書管理サーバは、さらに、ネットワークを介して接続された所定のアドレスに対して、メール送信又は情報の通知を行う情報送信手段を有し、前記情報送信手段は、一の文書が出力要求された場合に、前記一の文書に対応する紙文書の所有者のアドレスに対し、前記一の文書が出力要求されたことを通知するように構成することができる。
【００１６】
これにより、文書が出力要求されたことを、出力要求された文書に対応する紙文書の所有者に対して通知することができる。
【００１７】
また、上記目的を達成するために、本発明の文書管理サーバは、さらに、前記一の文書に対応する紙文書が複数の場合に、前記紙文書情報画面生成手段は、紙文書の選択の入力を促す画面を生成し、前記情報送信手段は、前記紙文書の選択の入力を促す画面に基づいて選択された紙文書の所有者のアドレスに対し、前記一の文書が出力要求されたことを送信するように構成することができる。
【００１８】
これにより、文書に対応する紙文書が複数の場合に、操作者によって選択された紙文書の所有者に対し、文書が出力要求されたことを通知することができる。
【００１９】
また、上記目的を達成するために、本発明の文書管理サーバが有する前記文書管理手段は、紙文書の所有者毎に紙文書の所有状況を管理する所有状況管理手段を有する構成とすることができる。
【００２０】
これにより、紙文書の管理を所有者毎に行うため、効率良く管理することができる。
【００２１】
また、上記目的を達成するために、本発明の画像形成装置は、文書と該文書が出力された紙文書に係る情報とを対応づけて管理する文書管理サーバと接続された画像形成装置であって、前記紙文書に係る情報を前記文書管理サーバと送受信する紙文書情報送受信手段と、前記紙文書と該紙文書に係る情報とを出力する文書出力手段とを有する構成とすることができる。
【００２２】
これにより、文書管理サーバと紙文書に係る情報を送受信し、文書を出力する際に、あわせて、紙文書に係る情報を出力する画像形成装置を提供することができる。
【００２３】
また、上記目的を達成するために、本発明の画像形成装置は、さらに、紙文書と該紙文書に係る情報とを読み取る画像読取手段と、前記紙文書の所有状況に係る情報を入力する所有情報入力手段とを有する構成とすることができる。
【００２４】
これにより、読み込んだ紙文書に係る情報と、入力された所有状況に係る情報とから、紙文書に係る情報を更新させる画像形成装置を提供することができる。
【００２５】
また、上記目的を達成するために、本発明の画像形成装置は、さらに、読み取った前記紙文書に係る情報に基づき、前記紙文書に対応する第一の文書を文書管理サーバから取得する文書取得手段と、前記第一の文書と前記画像読取手段が読み取った第二の文書とを比較して、前記紙文書の変更に係る情報を取得する変更情報取得手段とを有する構成とすることができる。
【００２６】
これにより、読み取った紙文書と、文書管理サーバに格納されている文書とを比較して、紙文書の変更に係る情報を取得する画像形成装置を提供することができる。
【発明の効果】
【００２７】
本発明の文書管理サーバによれば、汎用的な媒体に出力された紙文書の管理を行う文書管理サーバを提供することが可能になる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２８】
以下、本発明の実施例を図面に基づき説明する。    
〔第一の実施の形態〕
（本発明の一実施の形態に係る文書管理サーバが接続されたネットワーク）
図１は、本発明の一実施の形態に係る文書管理サーバ１０が接続されたネットワークを説明する図である。図１の文書管理サーバ１０は、ネットワークを介して、複合機２０、及び、クライアントＰＣ３０に接続されている。文書管理サーバ１０は、さらに、文書管理データベース（以下、「ＤＢ」という）９０と接続され、文書管理機能を実現する。
【００２９】
文書管理ＤＢ９０は、文書と文書が出力された紙文書に係る情報とが、対応づけて格納されているＤＢである。
【００３０】
複合機２０は、スキャナ及びプリンタの機能を有し、さらに、ネットワークを介して文書管理サーバ１０と接続されることにより、出力する紙文書に対応する、識別情報等の紙文書に係る情報を出力する。複合機２０は、また、紙文書と紙文書に係る情報とを読み取り、紙文書の所有状況等の入力を受け付ける端末として機能してもよい。
【００３１】
クライアントＰＣ３０は、文書管理サーバ１０及び複合機３０と、ネットワークを介して接続され、文書の出力の指示、又は、紙文書情報の表示等を行う。
【００３２】
なお、文書管理サーバ１０又は画像形成装置２０は、例えばパーソナルコンピュータ（ＰＣ）等で実現されるものであって、ＣＰＵがＲＯＭやハードディスク装置等に記憶されたプログラムに従い、ＲＡＭ等のメインメモリをワークエリアとして使用し、実行及び処理されてもよい。
【００３３】
（本発明の一実施の形態に係る文書管理サーバ及び画像形成装置の機能構成図）
図２は、本発明の一実施の形態に係る文書管理サーバ１００及び画像形成装置２００がネットワークを介して接続されている。文書管理サーバ１００は、さらに、文書管理ＤＢ９００に接続されている。ネットワークには、さらに、クライアントＰＣ３００が接続されていてもよい。
【００３４】
文書管理サーバ１００は、文書管理手段１１０、及び、識別情報付与手段１２０を有する。文書管理サーバ１００は、さらに、紙文書情報画面生成手段１３０、及び、情報送信手段１４０を有してもよい。
【００３５】
文書管理手段１１０は、文書管理ＤＢ９００に格納されている文書を管理する手段である。文書管理手段１１０は、文書と、その文書が出力された紙文書に係る情報とを対応づけて管理する。紙文書に係る情報は、例えば、紙文書の識別情報、所有者情報、出力日若しくは時刻に係る情報、変更に係る情報、又は、所有状況に係る情報である。文書管理手段１１０は、一の文書に対して出力された紙文書が複数の場合には、紙文書毎に紙文書に係る情報を管理する。
【００３６】
文書管理手段１１０は、また、所有状況管理手段１１１を有してもよい。所有状況管理手段１１１は、所有者毎に、紙文書に係る情報を管理する手段である。所有状況管理手段１１１により、例えば、それぞれの所有者が有する紙文書のリストを表示することが容易になり、さらに、所有者毎に保持する紙文書の数を制限することが容易になる。
【００３７】
識別情報付与手段１２０は、出力される紙文書毎に識別情報を発行し、付与する手段である。紙文書の識別情報により、それぞれの紙文書を識別することが可能になる。また、文書管理手段１１０が、紙文書の識別情報と文書とを対応づけて管理することができる。
【００３８】
紙文書情報画面生成手段１３０は、一の文書が出力要求された場合に、その文書に対応する紙文書に係る情報を表示する紙文書情報画面を生成する手段である。紙文書情報画面は、例えば、ネットワークを介して接続され、文書の出力が指示されたクライアントＰＣ３００が制御する表示装置に表示される。これにより、文書の出力を指示した操作者に対し、文書に対応する紙文書に係る情報を好適に通知することができる。
【００３９】
情報送信手段１４０は、例えば、紙文書の所有者のアドレスに対し、対応する文書が出力要求されたことを送信する手段である。これにより、例えば、その所有者が所有する紙文書が、既に不要になっている場合に、出力を要求した操作者にその紙文書を提供するように促すことができる。
【００４０】
なお、一の文書に対応する紙文書が複数の場合には、紙文書情報画面は、それらの紙文書に係る情報の一覧を表示する画面であってもよい。さらに、紙文書情報画面に基づき、文書の出力要求を行った操作者が、複数の紙文書の中から一の紙文書の選択を入力した場合に情報送信手段１４０は、選択された紙文書の所有者に対して、文書が出力要求されたことを送信してもよい。これにより、複数の紙文書の中から、操作者が譲り受けることのできそうな紙文書を選択し、その所有者に対して通知することができる。
【００４１】
画像形成装置２００は、文書を紙文書として出力し、さらに、その紙文書に係る情報を出力する。紙文書に係る情報は、例えば、紙文書とは異なる媒体に、カバーシートとして形成されてもよく、また、例えば、紙文書と一の媒体に形成されてもよい。
【００４２】
画像形成装置２００は、紙文書情報送受信手段２１０、及び、文書出力手段２２０を有する。画像形成装置２００は、さらに、画像読取手段２３０、所有情報入力手段２４０、文書取得手段２５０、及び、変更情報取得手段２６０を有してもよい。
【００４３】
紙文書情報送受信手段２１０は、ネットワークを介して接続された文書管理サーバ１００と、紙文書に係る情報を送受信する手段である。紙文書情報受信手段２１０は、出力要求された文書とともに、出力する紙文書の識別情報を、文書管理サーバ１００から受信する。紙文書情報送受信手段２１０は、また、画像読取手段２３０から読み取られた紙文書に係る情報を、文書管理サーバ１００に送信してもよい。
【００４４】
文書出力手段２２０は、媒体上に文書を画像として形成し、出力する手段である。文書出力手段２２０が画像を形成する媒体は、汎用的な媒体であればよい。文書出力手段２２０は、また、出力する紙文書に係る情報を、画像として、その紙文書が形成される媒体、又は、別の媒体に形成し出力する。
【００４５】
画像読取手段２３０は、操作者が入力した紙文書を読み取る手段である。画像読取手段２３０は、さらに、その紙文書に係る情報を読み取って取得する。画像読取手段２３０が読み取る紙文書と紙文書に係る情報とは、一の媒体に形成されていてもよく、また、例えば、紙文書とそのカバーシートのように、別の媒体に形成されていてもよい。
【００４６】
所有情報入力手段２４０は、画像読取手段２３０によって読み取られた紙文書の所有状況を入力する手段である。所有者が、紙文書を不要になった場合に、画像読取手段２３０によって読み取らせ、所有情報入力手段２４０から「不要」又は「譲渡可能」等の入力を行うことに基づき、文書管理サーバ１００が管理する紙文書に係る情報が更新される。これにより、文書管理サーバ１００に接続されたクライアントＰＣ３００等の操作者が、出力された紙文書を求める場合に、紙文書の所有状況が「不要」又は「譲渡可能」等の紙文書の所在を知ることができる。
【００４７】
所有情報入力手段２４０は、また、所有者の変更の入力を行う手段であってもよい。これにより、紙文書の所有者が、譲渡等によって変更された場合に、所有者情報を更新させることができる。
【００４８】
文書取得手段２５０は、文書管理サーバ１００に格納されている文書を取得する手段であって、画像読取手段２３０によって読み取られた紙文書に係る情報が、紙文書情報送受信手段２１０によって文書管理サーバ１００に送信されること基づき、同じく読み取られた紙文書に対応する文書を、文書管理サーバ１００から取得する。文書管理サーバ１００に送信される紙文書に係る情報は、例えば、紙文書の識別情報である。
【００４９】
変更情報取得手段２６０は、文書取得手段２５０が取得した第一の文書と、画像読取手段２３０が読み取った第二の文書とを比較し、紙文書の変更に係る情報を取得する手段である。変更情報取得手段２６０は、例えば、変更の割合を取得する。
【００５０】
なお、図２では、操作者は、クライアントＰＣ３００から、文書の出力の指示を行うが、本発明の実施の形態は、これに限らない。例えば、文書管理サーバ１００又は画像形成装置２００に設けられた又は接続された入力手段から、文書の出力の指示を行ってもよい。
【００５１】
図２では、さらに、紙文書情報画面生成手段１３０によって生成された紙文書情報画面は、クライアントＰＣ３００に接続された表示装置に表示されるが、本発明の実施の形態は、これに限らない。例えば、文書管理サーバ１００又は画像形成装置２００に接続等され制御される表示手段に表示されてもよい。
【００５２】
（文書管理サーバ１００の処理の例）
図３は、文書管理サーバ１００が実行する処理の例のシーケンス図である。図３では、クライアントＰＣ３００等から入力された文書の出力の指示に基づき、紙文書に係る処理を実行する。図３のステップＳ１１では、図示しない通信手段等によって、クライアントＰＣ３００等から入力された文書の出力要求を受信する。文書の出力の指示は、クライアントＰＣ３００から入力される他に、文書管理サーバ１００が有する図示しない入力手段又は、画像形成装置３００等から入力されてもよい。
【００５３】
ステップＳ１１に続いてステップＳ１２に進み、紙文書情報画面生成手段１３０が、文書管理手段１１０によって管理される文書と紙文書に係る情報とに基づき、紙文書情報画面を生成する。紙文書情報画面は、クライアントＰＣ３００等の文書の出力の指示が入力された装置が制御する表示手段に表示される。
【００５４】
ステップＳ１２に続いてステップＳ１３に進み、紙文書情報画面に基づき、出力の指示を行った操作者が、出力を選択した場合には、ステップＳ１４に進む。一方、操作者が、紙文書を選択した場合には、ステップＳ１６に進む。
【００５５】
なお、出力要求された文書に対応する紙文書が複数の場合には、紙文書情報画面は、それらの一覧を表示する画面であってもよく、紙文書が無い場合には、紙文書情報画面の代わりに、文書の出力を指示する画面であってもよい。
【００５６】
ステップＳ１３に続くステップＳ１４では、識別情報付与手段１２０が、紙文書に対して識別情報を付与する。ステップＳ１４に続いてステップＳ１５に進み、情報送信手段１４０が、文書と紙文書に係る情報とを、画像形成装置２００に対して送信する。
【００５７】
一方、ステップＳ１３に続くステップＳ１６では、情報送信手段１４０が、選択された紙文書の所有者のアドレスに対して、その紙文書に対応する文書が出力要求されたことを通知する。これに基づき、紙文書の所有者が、操作者に対して、紙文書を譲渡等することを促すことができる。
【００５８】
以上のステップＳ１１からステップＳ１５又はＳ１６の処理により、文書の出力要求に基づく、文書管理サーバ１００の機能が実現される。
【００５９】
（文書管理ＤＢ９００に格納される情報の例）
図４及び図５は、文書管理ＤＢ９００に格納され、又は、文書管理手段１１０によって管理される、紙文書に係る情報等の例である。
【００６０】
図４は、文書に係る情報の例であって、文書を識別する「文書番号」、「文書名」、文書の「作成日」、文書の「作成者」、及び、文書ファイルの名称とパス名の各項目が、一の文書に対応するレコードとして管理されている。なお、図４は一例であり、本発明は、全ての項目を含まなくてもよく、また、他の項目が含まれていてもよい。
【００６１】
図５は、紙文書に係る情報の例であって、図４の文書に対応する紙文書の情報の例である。図５では、文書番号「１２３４５」の文書に対して、３つの紙文書が対応づけられ、管理されている。図５の紙文書に係る情報は、紙文書を識別する「紙文書番号」、対応する文書の「文書番号」、紙文書が出力された日である「印刷日」、紙文書の「所有者」、紙文書の「所有状況」、紙文書の変更に係る情報である「変更度」、紙文書の譲渡に係る情報である「譲渡依頼」、及び、「譲渡依頼者」の各項目が、一の紙文書に対応するレコードとして管理されている。なお、図５は一例であり、本発明は、全ての項目を含まなくてもよく、また、他の項目が含まれていてもよい。
【００６２】
「所有状況」は、その紙文書の所有者が、紙文書を使用中であるか、又は、既に使用しなくなっていて譲渡が可能になっているか否かを、管理する項目である。紙文書が未だ使用中である場合には、「譲渡不可」であり、既に譲渡が可能になっている紙文書は、「譲渡可能」となっている。
【００６３】
「変更度」は、紙文書が出力された後、書き込み又は一部の欠落等により、文書管理サーバ１００によって管理されている文書との差を示す、変更に係る情報である。ここでは、変更された部分の割合を、パーセントで表している。
【００６４】
「譲渡依頼」における「依頼中」その紙文書に対して、対応する文書を出力しようとした操作者から、紙文書を譲り受ける依頼の通知が送信されたことを示す。
【００６５】
（出力要求された文書の情報を表示する画面の例）
図６は、出力要求された文書の情報を表示する画面の例であって、その文書に対応する紙文書が過去に出力されていない場合の例である。図６では、「文書名」、「作成日」、「文書番号」、及び、「作成者」の各項目とともに、文書を画面で閲覧することを指示する「表示」のボタン、及び、文書を出力することを指示する「新規文書印刷」のボタンが表示されている。「新規文書印刷」のボタンを押下又はクリック等することに基づき、画像形成装置２００から紙文書が出力される。なお、図６で情報が表示されている文書は、例えば、図４で説明された文書である。
【００６６】
（紙文書に係る情報が印刷されたカバーシートの例）
図７は、紙文書とともに出力されるカバーシートの例である。図７では、カバーシートに、紙文書に係る情報等である「文書名」及び「紙文書番号」が印刷されている。「文書名」は、紙文書に対応する文書の文書名であり、「紙文書番号」は、紙文書の識別情報である。ここでは、紙文書番号は、図５における、「文書番号」と「紙文書番号」とを、ハイフン（―）によって繋げている。
【００６７】
なお、図７では、紙文書に係る情報が、紙文書とは別のカバーシートに形成されているが、本発明は、この例に限らない。紙文書に係る情報と紙文書とが、一の媒体上に形成されてもよい。
【００６８】
（出力要求された文書に対応する紙文書情報画面の例）
図８は、紙文書情報画面の例である。図８では、出力要求された文書の「文書名」が「ＡＢＣ設計書」等となっている。これは、例えば、図４の例で説明された文書である。図８の画面では、「文書名」、「作成日」、「文書番号」、「作成者」、及び、「表示」ボタンは、図６で説明したものと同一である。
【００６９】
図８では、さらに、文書に対応する紙文書に係る情報が表示されている。紙文書に係る情報は、ここでは、紙文書の識別情報である「番号」、紙文書が出力された日である「印刷日」、紙文書の「所有者」、紙文書の「所有状況」、及び、「変更度」の各項目が設けられ、３つの紙文書毎にそれぞれの項目の内容が表示されている。
【００７０】
図８では、さらに、「詳細」、「送付依頼」、及び、「新規文書印刷」のボタンが設けられている。「詳細」ボタンは、その紙文書に係る情報をさらに詳しく表示させることを指示するボタンであり、３つの紙文書全てに対して設けられている。
【００７１】
一方、「送付依頼」ボタンは、「所有状況」が「譲渡可能」である紙文書に対して設けられており、このボタンを押下又はクリック等することにより、その紙文書の所有者のアドレスに対して、紙文書に対応する文書が出力要求されたことを送信する。これにより、例えば、紙文書の所有者に対し、譲渡可能な文書の譲渡を促すことができる。
【００７２】
「新規文書印刷」ボタンは、新たな紙文書を出力する場合に押下又はクリック等して、出力を指示するためのボタンである。
【００７３】
（送付依頼を行った場合の画面の例）
図９は、図８において「送付依頼」のボタンを押下又はクリック等することにより、そのボタンに対応する紙文書の所有者のアドレスにメッセージが送信されたことを、操作者に対して表示する画面である。図９は、図８における番号が「２」の紙文書の所有者に対して、譲渡依頼のメールが送信された例である。
【００７４】
（送付依頼のメッセージの例）
図１０は、送付依頼のメールの例である。図１０は、例えば、図９の例と対応しており、図８における番号が「２」の紙文書の所有者に対し、対応する文書が出力要求され、「送付依頼」が入力されたことに基づき、譲渡依頼を行うメッセージである。
【００７５】
（送付依頼が行われた後の紙文書情報画面の例）
図１１は、図８の紙文書情報画面において「送付依頼」が入力された後の、紙文書情報画面の例である。番号が「２」の紙文書の「所有状況」が、図８では「譲渡可能」となっていたが、図１１では、下線ａで示されるように「送付依頼済」となっている。その他の項目は、図８と同じである。
【００７６】
（送付依頼を行わなかった場合の画面の例）
図１２は、図３のステップＳ１３において、紙文書が選択されなかった場合の例である。図１２は、また、図８において、「新規文書印刷」のボタンが押下又はクリック等された場合の例であってもよい。図８では、番号が「１」及び「２」の紙文書の所有状況が、「譲渡可能」となっている。そこで、「譲渡可能」の紙文書があるにも関わらず「新規文書印刷」が入力された場合には、操作者に対して、図１２のメッセージを表示することにより、既に出力された紙文書の利用を促す。
【００７７】
図１２では、譲渡可能紙文書の数、及び、印刷を行うか否かの確認のボタンが設けられている。これにより、操作者が、出力するか否かを再度確認することができる。
【００７８】
（本発明の一実施の形態に係る画像形成装置２００の処理の例）
図１３は、本発明の一実施の形態に係る画像形成装置２００の処理の例のシーケンス図である。図１３は、文書を出力しようとした操作者が、既に出力された紙文書を所有者より譲り受けた場合に、紙文書の所有者情報等を登録する処理の例である。
【００７９】
図１３のステップＳ２１では、操作者が読み取りを指示することにより、画像読取手段２３０が、紙文書と紙文書に係る情報とが読み取る。ステップＳ２１に続いてステップＳ２２に進み、所有情報入力手段２４０が、操作者によって入力された所有者の情報を受け付ける。
【００８０】
ステップＳ２２に続いてステップＳ２３に進み、文書取得手段２５０が、ステップＳ２１で読み取られた紙文書に係る情報に基づき、文書管理サーバ１００から紙文書に対応する文書を取得する。より詳細には、紙文書に係る情報のうち、例えば、紙文書の識別情報を文書管理サーバ１００に送信することにより、文書管理サーバ１００から紙文書に対応する文書を取得する。
【００８１】
ステップＳ２３に続いてステップＳ２４に進み、変更情報取得手段２６０が、ステップＳ２３で文書管理サーバ１００から取得した第一の文書と、ステップＳ２１で画像読取手段２３０が読み取った第二の文書をと比較し、変更に係る情報を取得する。ここでは、例えば、第一の文書と第二の文書との差分を取得する。
【００８２】
ステップＳ２４に続いてステップＳ２５に進み、画像形成装置２００が制御する図示しない表示手段等に、第一の文書と第二の文書との差の有無を表示する。その表示に基づき、操作者が、第二の文書において、第一の文書から変更又は紛失された分を出力しないことを選択した場合には、ステップＳ２６に進む。一方、操作者が、変更又は紛失された分を出力することを選択した場合には、ステップＳ２７に進む。
【００８３】
ステップＳ２５に続くステップＳ２６では、紙文書情報送受信手段２１０が、ステップＳ２２で入力された所有者の情報を、文書管理サーバ１００に対して送信する。
【００８４】
一方、ステップＳ２５に続くステップＳ２７では、文書出力手段２２０が、第二の文書のうち第一の文書に対して変更又は紛失された分を出力する。ステップＳ２７に続いてステップＳ２８に進み、紙文書情報送受信手段２１０が、ステップＳ２２で入力された所有者の情報と、ステップＳ２７で新たに出力することにより、変更された変更に係る情報とを、文書管理サーバ１００に対して送信する。より詳細には、ステップＳ２７で、変更又は紛失された分を全て出力した場合には、第二の文書の、第一の文書に対する変更に係る情報は、変更度が「０」となる。
【００８５】
以上のステップＳ２１からステップＳ２６又はＳ２８の処理により、画像形成装置２００において、譲渡された紙文書の所有者情報等が入力され、文書管理サーバ１００が管理する紙文書に係る情報が更新される。
【００８６】
（所有者情報を変更する場合に、画像形成装置２００が表示する画面の例）
図１４は、画像形成装置２００によって表示される画面の例であって、譲渡等により所有者情報が変更されたことを入力する場合に表示される画面の例である。図１４では、画像形成装置２００の操作者に対し、紙文書と紙文書に係る情報が形成されたカバーシートとを所定の位置にセットすることを指示する表示と、操作者が、画像形成装置２００に対して処理の開始を指示するための「ＯＫ」ボタンとが設けられている。
【００８７】
（読み込まれた紙文書の変更に係る情報を表示する画面の例）
図１５は、読み込まれた紙文書の変更に係る情報を表示する画面の例であって、例えば、図１３のステップＳ２４の処理に基づき、文書管理サーバ１００から取得された第一の文書に対する、画像読取手段２３０が読み取った第二の文書の変更に係る情報を表示する例である。
【００８８】
図１５では、紙文書のページ毎に、変更の有無等が判断され、「変更されているページ」、「変更のないページ」、及び、「紛失しているページ」のページ数が表示されている。図１５は、さらに、変更又は紛失されたページを出力するためのボタンが設けられ、「変更、紛失分を印刷」、又は、「紛失分を印刷」のボタンが選択された場合には、それぞれのボタンに対応する紙文書の該当ページが出力される。
【００８９】
（紙文書の所有者情報が更新された紙文書情報画面の例）
図１６は、図８又は図１１の紙文書情報画面に対し、図１３の処理等を行うことにより、紙文書の所有者情報が更新された場合の、紙文書情報画面の例である。図１６では、下線ｂで示されたように、所有者が更新されている。図１６では、さらに、下線ｃで示されたように、変更度が更新されている。変更度は、例えば、図１３のステップＳ２７等において、文書管理サーバ１００が管理する文書に対して変更又は紛失されたページが出力されることにより、更新されたものである。
【００９０】
（所有状況を変更する処理の例のシーケンス図）
図１７は、本発明の一実施の形態における画像形成装置２００において、紙文書の所有状況を変更する処理の例のシーケンス図である。図１７では、操作者が、画像読取手段２３０から紙文書等を読み取らせることを、図示しない入力手段等から指示することに基づき、処理が開始される。
【００９１】
ステップＳ３１では、画像読取手段２３０が、紙文書と紙文書に係る情報とを読み取る。ステップＳ３１に続いてステップＳ３２に進み、所有情報入力手段２４０が、所有状況の入力を受け付ける。ここで入力される所有状況は、例えば、「譲渡可能」等である。
【００９２】
ステップＳ３２に続く、ステップＳ３３及びステップＳ３４の処理は、図１３におけるステップＳ２３及びステップＳ２４の処理と同一であるので、ここでは説明を省略する。
【００９３】
ステップＳ３４に続いてステップＳ３５に進み、紙文書情報送受信手段２１０が、ステップＳ３２で入力された紙文書の所有状況、及び、ステップＳ３４で取得された紙文書の変更に係る情報を、文書管理サーバ１００に対して送信する。
【００９４】
以上の処理によって、画像形成装置２００において、紙文書の所有状況等に係る情報が取得され、文書管理サーバ１００に対して送信される。文書管理サーバ１００が有する文書管理手段１１０は、送信された情報に基づき、文書管理ＤＢ９００に格納されている、紙文書に係る情報を更新する。
【００９５】
（所有状況を変更する場合に、画像形成装置２００が表示する画面の例）
図１８は、画像形成装置２００によって表示される画面の例であって、紙文書の所有者が、紙文書が不要になったこと等に基づき、所有状況の情報を変更する場合に表示される画面の例である。図１８では、画像形成装置２００の操作者に対し、紙文書と紙文書に係る情報が形成されたカバーシートとを所定の位置にセットすることを指示する表示と、操作者が、画像形成装置２００に対して処理の開始を指示するための「ＯＫ」ボタンとが設けられている。
【００９６】
（読み込まれた紙文書の変更に係る情報を表示する画面の例）
図１９は、読み込まれた紙文書の変更に係る情報を表示する画面の例であって、例えば、図１７のステップＳ３４の処理に基づき、文書管理サーバ１００から取得された第一の文書に対する、画像読取手段２３０が読み取った第二の文書の変更に係る情報を表示する例である。
【００９７】
図１９では、紙文書のページ毎に、変更の有無等が判断され、「変更されているページ」、「変更のないページ」、及び、「紛失しているページ」のページ数が表示されている。図１９は、さらに、この変更状況を登録するためのボタンが設けられ、「登録ＯＫ」のボタンが選択された場合には、表示されている変更に係る情報とともに、図１７のステップＳ３２で入力された所有状況が、文書管理サーバ１００に対して送信される。
【００９８】
（所有者毎に紙文書に係る情報を表示する画面の例）
図２０は、所有者毎に、紙文書に係る情報を表示する画面の例である。図２０の例では、所有者が使用中等であるために譲渡不可能としている紙文書の一覧と、所有者が不要になった等により譲渡可能としている紙文書の一覧とが、それぞれ表示されている。図２０では、さらに、譲渡不可能な紙文書と、譲渡可能な紙文書との、それぞれについて、所有する数に制限が設けられていることが表示されている。この制限に基づき、例えば、所有者に対して、所有する紙文書の譲渡を促す、又は、廃棄を促す、等のメッセージを送信することができる。
【００９９】
なお、図２０の表示は、例えば、所有状況管理手段１１１が管理する紙文書に係る情報に基づき、表示されてもよい。
【０１００】
（文書管理サーバ１００によって管理される利用状況の例）
図２１は、文書管理サーバ１００によって管理される利用状況の例である。図２１では、紙文書に係る処理が行われる毎に、その処理を指示した操作者等と、処理の内容とを対応づけて保持する。
【０１０１】
これにより、文書管理サーバ１００によって管理される文書及び紙文書に係る情報の利用状況を、文書管理サーバ１００等の管理者、又は、操作者等が知ることができる。
【０１０２】
以上、発明を実施するための最良の形態について説明を行ったが、本発明は、この最良の形態で述べた実施の形態に限定されるものではない。本発明の主旨をそこなわない範囲で変更することが可能である。
【図面の簡単な説明】
【０１０３】
【図１】本発明の一実施の形態に係る文書管理サーバが接続されたネットワークの例。
【図２】本発明の一実施の形態に係る文書管理サーバ及び画像形成装置の機能構成図の例。
【図３】文書管理サーバ１００が実行する処理の例のシーケンス図。
【図４】文書管理ＤＢ９００に格納される文書に係る情報の例。
【図５】文書管理ＤＢ９００に格納される紙文書に係る情報の例。
【図６】出力要求された文書の情報を表示する画面の例。
【図７】紙文書に係る情報が印刷されたカバーシートの例。
【図８】出力要求された文書に対応する紙文書情報画面の例。
【図９】送付依頼を行った場合の画面の例。
【図１０】送付依頼のメッセージの例。
【図１１】送付依頼が行われた後の紙文書情報画面の例。
【図１２】送付依頼を行わなかった場合の画面の例。
【図１３】本発明の一実施の形態に係る画像形成装置２００における所有者情報等を登録する処理の例のシーケンス図。
【図１４】所有者情報を変更する場合に、画像形成装置２００が表示する画面の例。
【図１５】読み込まれた紙文書の変更に係る情報を表示する画面の例。
【図１６】紙文書の所有者情報が更新された紙文書情報画面の例。
【図１７】本発明の一実施の形態に係る画像形成装置２００における所有状況を変更する処理の例のシーケンス図。
【図１８】所有状況を変更する場合に、画像形成装置２００が表示する画面の例。
【図１９】読み込まれた紙文書の変更に係る情報を表示する画面の例。
【図２０】所有者毎に紙文書に係る情報を表示する画面の例。
【図２１】文書管理サーバ１００によって管理される利用状況の例。
【符号の説明】
【０１０４】
１０、１００  文書管理サーバ
２０  複合機
２００  画像形成装置
３０、３００  クライアントＰＣ
９０、９００  文書管理ＤＢ
１１０  文書管理手段
１１１  所有状況管理手段
１２０  識別情報付与手段
１３０  紙文書徐湯法画面生成手段
１４０  情報送信手段
２１０  紙文書情報送受信手段
２２０  文書出力手段
２３０  画像読取手段
２４０  所有情報入力手段
２５０  文書取得手段
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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