(57)【要約】【課題】長期間削除されない画像ファイルの削除を、前記画像ファイルを保存した使用者に促す警告を出し、且つ、警告無視の使用者による画像ファイルの保存を制限する画像形成装置を提供すること。【解決手段】画像ファイルと使用者名とを保存する電子ファイルを備える画像形成装置であって、前記画像ファイルが電子ファイルに保存されている保存時間を計時する計時手段と、計時値が設定値に到達する毎に、前記画像ファイルの保存を指示した使用者名を登録する第１の記憶手段と、登録回数を使用者名毎に記憶する第２の記憶手段と、前記登録回数が設定値に到達した使用者名を記憶する第３の記憶手段と、前記第３の記憶手段に記憶されている使用者が新たな画像ファイルを保存する指示操作を行った時に、警告メッセージを表示手段に出力する警告手段とを有することを特徴とする画像形成装置の提供。【選択図】図３
2008022313.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
使用者の指示操作によって、画像ファイルと使用者名とを保存する電子ファイルを備える画像形成装置であって、
前記画像ファイルが電子ファイルに保存されている保存時間を計時する計時手段と、
前記計時手段による計時値が予め設定する設定値に到達する毎に、前記画像ファイルの保存を指示した使用者名を登録する第１の記憶手段と、
前記第１の記憶手段に登録された登録回数を使用者名毎に記憶する第２の記憶手段と、
前記登録回数が予め設定する設定値に到達した使用者名を記憶する第３の記憶手段と、
前記第３の記憶手段に記憶されている使用者が新たな画像ファイルを保存する指示操作を行った時に、警告メッセージを表示手段に出力する警告手段と
を有することを特徴とする画像形成装置。
【請求項２】
前記第３の記憶手段に記憶された使用者による新たな画像ファイル保存の指示操作が行われた場合、前記警告メッセージを、新たな画像ファイル保存は既に保存されている画像ファイルが消去された後に受け付けられるものであるとするか、または、前記画像ファイルが消去されなくても受け付けられるものとするか、を選択する選択手段を有することを特徴とする請求項１に記載の画像形成装置。
【請求項３】
前記警告メッセージの出力後に、前記第３の記憶手段に記憶された使用者が新たな画像ファイルを保存したときに、前記第３の記憶手段に記憶された使用者名を記憶する第４の記憶手段と、
画像ファイルを保存しようとする使用者が、前記第４の記憶手段に記憶されている使用者であると判定されたときに、前記使用者の指示操作を受け付けないようにする受付禁止手段を有することを特徴とする請求項１に記載の画像形成装置。
【請求項４】
前記第４の記憶手段に記憶された使用者名を、表示手段に出力する、又は指定されている情報処理装置に送る管理情報出力手段を有することを特徴とする請求項３に記載の画像形成装置。
【請求項５】
管理者の指示操作により、前記第２の記憶手段に記憶されている使用者名と登録回数、又は前記第４の記憶手段に記憶されている使用者名を消去する登録解除手段を有することを特徴とする請求項１〜４のいずれか１項に記載の画像形成装置。
【請求項６】
前記計時手段による計時値が予め設定する設定値に到達した画像ファイルが消去されたときに、前記第２の記憶手段に記憶されている使用者の登録回数から、消去した画像ファイルが予め設定する設定値を超えた回数を減じ、登録回数がゼロとなったときに、前記第２の記憶手段から前記使用者名を削除する登録使用者名削除手段を有することを特徴とする請求項１〜５のいずれか１項に記載の画像形成装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、画像情報を記憶する電子ファイルを備えた画像形成装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
パーソナルコンピュータをはじめとする情報処理装置から送られた画像情報、又は原稿読み取り手段で読み取った画像情報を画像ファイルとして一時的に記憶する電子ファイルを備えた画像形成装置が一般に使用されている。
【０００３】
この様な画像形成装置は、複数の使用者によって共同使用されることが多いことから、画像品質の維持管理と共に、電子ファイルの使用状態も管理される必要がある。この電子ファイルの管理の中で最も重要なものの一つに、不要な画像ファイルの削除処理があり、その管理の目的は、不要な画像ファイルが長期にわたり保存され、これらが蓄積されることにより、新たな画像ファイルを保存するメモリ領域が狭められてしまうという弊害を防止することにある。
【０００４】
このような管理が必要とされながらも、一般的には、保存されている画像ファイルが、ある時点で不要なものであるか否かは、その画像ファイルを保存した使用者でなければ判らないことが多いことから、画像形成装置の管理者といえども保存されている画像ファイルを勝手に削除できないこともある。
【０００５】
このような状況に対応するために、保存したファイルの保存期間をあらかじめ設定して、保存期間を過ぎたものは自動的消去するようにしたり、あるいは保存したファイルの使用頻度により保存期間を調節する提案がある（例えば、特許文献１参照。）。また、新たに保存しようとするファイルのサイズが、電子ファイルに残されている使用可能領域のサイズよりも大きい場合には、既に保存されているファイルに圧縮処理を施して、使用可能領域を広げるという提案もある（例えば、特許文献２参照。）。
【０００６】
しかしながら、上述したように、保存されている画像ファイルが、ある時点で不要なものであるか否かは、基本的には、その画像ファイルを保存した使用者でなければ判らないことが多く、且つ、その画像ファイルを保存した使用者は画像ファイルの削除を忘れやすいという問題は、例に挙げたような提案では十分に解決されないことが多い。
【特許文献１】特開平８−２１４０２１号公報
【特許文献２】特開平８−３３５９５１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
本発明は、上述したような状況に鑑みてなされたもので、その目的は、長期間削除されない画像ファイルの削除を、前記画像ファイルを保存した使用者に促す警告を出し、且つ、警告無視の使用者による画像ファイルの保存を制限する画像形成装置を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記課題は、以下の発明を実現することにより達成される。
１．使用者の指示操作によって、画像ファイルと使用者名とを保存する電子ファイルを備える画像形成装置であって、
前記画像ファイルが電子ファイルに保存されている保存時間を計時する計時手段と、
前記計時手段による計時値が予め設定する設定値に到達する毎に、前記画像ファイルの保存を指示した使用者名を登録する第１の記憶手段と、
前記第１の記憶手段に登録された登録回数を使用者名毎に記憶する第２の記憶手段と、
前記登録回数が予め設定する設定値に到達した使用者名を記憶する第３の記憶手段と、
前記第３の記憶手段に記憶されている使用者が新たな画像ファイルを保存する指示操作を行った時に、警告メッセージを表示手段に出力する警告手段と
を有することを特徴とする画像形成装置。
２．前記第３の記憶手段に記憶された使用者による新たな画像ファイル保存の指示操作が行われた場合、前記警告メッセージを、新たな画像ファイル保存は既に保存されている画像ファイルが消去された後に受け付けられるものであるとするか、または、前記画像ファイルが消去されなくても受け付けられるものとするか、を選択する選択手段を有することを特徴とする１項に記載の画像形成装置。
３．前記警告メッセージの出力後に、前記第３の記憶手段に記憶された使用者が新たな画像ファイルを保存したときに、前記第３の記憶手段に記憶された使用者名を記憶する第４の記憶手段と、
画像ファイルを保存しようとする使用者が、前記第４の記憶手段に記憶されている使用者であると判定されたときに、前記使用者の指示操作を受け付けないようにする受付禁止手段を有することを特徴とする１項に記載の画像形成装置。
４．前記第４の記憶手段に記憶された使用者名を、表示手段に出力する、又は指定されている情報処理装置に送る管理情報出力手段を有することを特徴とする３項に記載の画像形成装置。
５．管理者の指示操作により、前記第２の記憶手段に記憶されている使用者名と登録回数、又は前記第４の記憶手段に記憶されている使用者名を消去する登録解除手段を有することを特徴とする１〜４項のいずれか１項に記載の画像形成装置。
６．前記計時手段による計時値が予め設定する設定値に到達した画像ファイルが消去されたときに、前記第２の記憶手段に記憶されている使用者の登録回数から、消去した画像ファイルが予め設定する設定値を超えた回数を減じ、登録回数がゼロとなったときに、前記第２の記憶手段から前記使用者名を削除する登録使用者名削除手段を有することを特徴とする１〜５項のいずれか１項に記載の画像形成装置。
【発明の効果】
【０００９】
本発明により、電子ファイルに保存された不要な画像ファイルの消去を促す警告が、該画像ファイルを保存した使用者に出されることにより、使用者の消去忘れが防止され、また、警告を無視する使用者の画像ファイルの保存が禁止されることから、特定の使用者により引き起こされる電子ファイルの使用領域の減少が防止される。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
本発明の実施の形態を、以下、図面に基づいて説明する。
【００１１】
図１は、画像形成システムの構成例を示す概念図である。
【００１２】
図１の画像形成システムは、電子写真技術による画像形成装置１０、自動原稿送り装置２０、第１後処理装置３０、第２後処理装置４０、給紙装置５０から構成される。
【００１３】
自動原稿送り装置２０は、原稿載置台２１から原稿を、１枚ずつプラテンローラ２７の下部の原稿読み取り位置に搬送して、画像形成装置１０の原稿読み取り手段１９により画像読み取りがなされた原稿を原稿排紙台２３に排紙する。
【００１４】
画像形成装置１０においては、前記原稿読み取り手段１９にて読み取った画像情報を、制御手段ＣのメモリＭに記憶する。また、使用者が操作表示手段１００から入力する指示情報により、前記読み取られた画像情報から画像ファイルを生成して電子ファイルである磁気ディスク２００に保存することができる。なお、通信手段Ｔ１により接続される情報処理装置から送られる画像情報にも、前記原稿読み取り手段１９にて読み取った画像情報と同様な処理がなされる。
【００１５】
前記メモリＭ又は磁気ディスク２００に記憶された画像情報は読み出されて、画像書き込み手段１７のレーザビームによる感光体１１の表面への走査露光によって、感光体１１上に潜像が形成される。
【００１６】
画像形成手段１２は、感光体１１に対し、帯電、露光、現像を行い、感光体１１上の潜像からトナー画像を形成する。前記トナー画像は、用紙収納トレイ１３、あるいは給紙装置５０から給送されてきた用紙Ｐに転写される。
【００１７】
トナー画像を担持した用紙Ｐは定着器１５によりトナー画像の定着が行われ、片面出力の場合には、第１後処理装置３０に送られ、両面出力の場合には、反転給紙部１４にて反転された後、再度、画像形成部１２に給送され、裏面への画像形成に供される。
【００１８】
第１後処理装置３０は、画像形成装置１０から給送された、定着処理済みの用紙Ｐにファイリング用の穴開けを行った後に、Ｚ折りをする機能を有するもので、その機能を使用するか否かはユーザにより適宜に選択される。
【００１９】
第２後処理装置４０は、第１後処理装置から送られた用紙Ｐを複数枚蓄積し、整頓してステイプラにて１部ずつ綴じるステイプル機能を有するもので、その機能を使用しない場合には、用紙Ｐは排紙皿６０に排紙され、機能を使用した場合には排紙台６１に綴じられた用紙Ｐが順次積載される。
【００２０】
給紙装置５０は、多量の用紙Ｐを収容し、画像形成装置に用紙Ｐを１枚ずつ供給する公知の大容量給紙装置である。
【００２１】
図２は、画像形成装置１０の制御関係を示すブロック図である。
【００２２】
制御手段ＣはＣＰＵ、メモリＭを始め、図に記されてはいないが演算ユニット、Ｉ／Ｏポート、通信用インターフェイス、駆動回路等を有するコンピュータシステムであり、図示の各手段、又は装置とは対応するＩ／Ｏポート、通信用インターフェイス、駆動回路にて接続されている。
【００２３】
制御手段Ｃによる制御は、メモリＭに格納されている所定のプログラムが実行されることによりなされる。
【００２４】
前記制御手段Ｃは、通信手段Ｔ１を介してパーソナルコンピュータ等の複数の情報処理装置との情報交換を行うことができる。
【００２５】
また、前記制御手段Ｃには、大容量記憶手段である磁気ディスク２００が接続されている。この磁気ディスク２００は、複数の画像ファイルを保存する電子ファイルとして使用される。
【００２６】
なお、本図では、本実施の形態の説明に直接関係しないブロックの記載が省略されている。
【００２７】
上述したように、本実施の形態の画像形成システムに用いられる画像形成装置は、情報処理装置により作られた画像ファイル、又は読み取り装置１９にて読み取った画像情報から作られた画像ファイルを電子ファイルとして使用する磁気ディスクに保存することができる。この保存は、情報処理装置の操作表示手段（不図示）、又は画像形成装置１０の操作表示手段１００を用いた予め定められた指示操作により入力された指示情報に基づいて行われる。
【００２８】
前記指示情報は、保存指示情報と、保存する画像ファイル名と、保存を指示する使用者を特定する使用者名を含んでいる。
【００２９】
使用者が、画像ファイルを保存すると、その画像ファイルを保存した時を起点とする計時を行うタイマーＴＭが起動して、前記タイマーが予め設けた設定値に到達したときに、前記画像ファイルは所定の保存期間を超えたものとして、前記画像ファイルに付属する保存を指示した使用者名を、メモリＭに設けたファイル消し忘れ使用者登録テーブルＴＢ１（第１の記憶手段）に登録する。
【００３０】
図３は、画像ファイルの保存期間を計時して、使用者名を登録する流れを示すフローチャートである。
【００３１】
保存することを指示された画像ファイルが磁気ディスク２００（電子ファイル）に保存されると（ステップＳ１：Ｙ）、前記画像ファイルにタイマーＴと超過回数カウンタＣＭが割り付けられ、初期値（ゼロ）がセットされる（ステップＳ２）。
【００３２】
タイマーＴＭが計時を開始して、予め設けた設定値ＴＯＵＴ（例えば、４８時間）を超えた場合（ステップＳ：Ｙ）、前記画像ファイルの保存を指示した使用者名をファイル消し忘れ使用者登録テーブルＴＢ１に登録する（ステップＳ５）。ファイル消し忘れ使用者テーブルＴＢ１への登録が終了すると、前記画像ファイルの保存時間が設定値ＴＯＵＴを何回超えたかをカウントする超過回数カウンタＣＭの値ＣＣに１を加え（ステップＳ６）、タイマーＴＭの値をリセットして（ステップＳ７）、再度計時を開始する（ステップＳ３）。
【００３３】
図３で示す処理は、画像ファイルが保存される毎にこの処理が開始され、保存された画像ファイルが削除されるときに行われるタイマーＴＭ及び超過回数カウンタＣＭの割付解除処理が行われるまで継続される。
【００３４】
ファイル消し忘れ使用者テーブルＴＢ１に使用者名が登録されると、登録された使用者名は、使用者名毎に前記ファイル消し忘れ使用者テーブルＴＢ１に登録された回数を記録する登録回数テーブルＴＢ２（第２の記憶手段）に登録され、登録された回数ＮＮが予め設けた設定値ＮＯＵＴを超えると、当該の使用者名はファイル消し忘れ常習者リストＴＢ３（第３の記憶手段）に登録される。
【００３５】
図４は、ファイル消し忘れ常習者リストＴＢ３への登録処理の流れを示すフローチャートである。
【００３６】
ファイル消し忘れ使用者テーブルＴＢ１に、使用者名が登録されると（ステップＳ１１：Ｙ）、登録された使用者名が既に登録回数テーブルＴＢ２に登録されている使用者名であるか否かが判定され（ステップＳ１２）、もし登録されていない使用者名であれば（ステップＳ１２：Ｎ）、その使用者名が登録回数テーブルＴＢ２に登録される（ステップＳ１３）。なお、登録回数テーブルＴＢ２には、登録された使用者名毎に設けた登録回数カウンタＣＮが設けられている。
【００３７】
新たな登録が完了すると（ステップＳ１３）、又は、既に使用者名が登録済みであった場合には（ステップＳ１２：Ｙ）、当該の使用者名に対応する登録回数カウンタＣＮの値ＮＮに１が加えられる（ステップＳ１４）。その結果、もし、登録回数カウンタＣＮの値ＮＮが予め設けた設定値ＮＯＵＴを超えたならば（ステップＳ１５：Ｙ）、対応する使用者名をファイル消し忘れ常習者リストＴＢ３に登録してルーチンを出る。また、登録回数カウンタＣＮの値が予め設けた設定値ＮＯＵＴ以下であった場合には（ステップＳ１５：Ｎ）、そのままルーチンから出る。
【００３８】
ファイル消し忘れ常習者リストＴＢ３に登録された使用者が、新たな画像ファイルを保存しようとしたときには警告が出される。
【００３９】
図５は、警告出力処理の流れを示すフローチャートである。
【００４０】
画像ファイルの保存が指示されると（ステップＳ２１：Ｙ）、その画像ファイルの保存を指示した使用者名を取得する（ステップＳ２２）。次いで、取得した使用者名がファイル消し忘れ常習者リストＴＢ３に登録されている使用者名であるか否かを確認する（ステップＳ２３）。
【００４１】
もし、取得した使用者名がファイル消し忘れ常習者リストＴＢ３に登録されていなかった場合には（ステップＳ２３：Ｎ）、そのままルーチンを出て、もし、登録されていた場合には（ステップＳ２３：Ｙ）、前記画像ファイルの保存の指示操作を行った情報処理装置の表示部（不図示）、または画像形成装置１０の操作表示手段１００に、電子ファイル中の不要なファイルの削除を促す警告メッセージを出力してルーチンを出る（ステップＳ２４）。
【００４２】
上述したような警告メッセージを出力しても、警告を無視する使用者により保存が実行される場合があるが、本実施の形態では、このような使用者名を管理者に知らせると共に、該使用者の以降の画像ファイル保存指示を受付ないようにしている。
【００４３】
図６は、警告無視使用者処理の流れを示す図である。
【００４４】
画像ファイルの保存指示が出されると（ステップＳ３１：Ｙ）、その保存指示が警告を無視して出されたものであるか否かが判定され（ステップＳ３２）、もし、無視したものであれば（ステップＳ３２：Ｙ）、該使用者が既に警告無視使用者リストに登録されている使用者であるか否かが判定される（ステップＳ３３）。
【００４５】
もし登録されていない使用者であれば（ステップＳ３３：Ｎ）、次回の該使用者の保存指示を拒否するために、該使用者名を警告無視使用者リストＴＢ４に登録する（ステップＳ３４）。前記保存指示拒否使用者リストＴＢ４に登録された使用者名は、画像形成装置１０に接続される管理者の情報処理装置に送られる共に、管理者が画像形成装置の操作表示手段１００に呼び出せるように処理される（ステップＳ３５）。
【００４６】
もし、既に、その使用者名が警告無視使用者リストＴＢ４に登録されていた場合には（ステップＳ３３：Ｙ）、該使用者による保存指示の受付は拒否される（ステップＳ３６）。
【００４７】
通常、使用者は、警告メッセージを受け取る前、あるいは受け取った後に、自分が保存した画像ファイルのうち不要なものを削除する。削除された前記画像ファイルの保存期間が図３で示すタイマーＴＭの設定時間ＴＯＵＴを超えていた場合には、図４にて説明した登録回数カウンタＣＮに記録された値ＮＮから、削除された画像ファイルに対応する超過回数カウンタに記録されていた値ＭＭが引かれる。登録回数カウンタＣＮに記録された値ＮＮが０（ゼロ）になったときには、登録回数テーブルＴＢＬ２、ファイル消し忘れ常習者リストＴＢ３、警告無視使用者リストＴＢ４から当該の使用者名が削除される。
【００４８】
図７は、消し忘れファイル削除処理の流れを示すフローチャートである。
【００４９】
電子ファイルに保存されている画像ファイルの削除が行われると（ステップＳ４１）、削除された画像ファイルの超過回数カウンタＣＭの値ＭＭが読み出され（ステップＳ４２）、ＭＭが０（ゼロ）であれば（ステップＳ４３）、消し忘れファイルではないので、直ちに処理ルーチンから出る。
【００５０】
もし、ＭＭが０（ゼロ）でないならば、その画像ファイルの保存を指示した使用者の名と、その使用者が保存を指示した一つの、あるいは複数の画像ファイルが、予め設けた設定時間ＴＯＵＴを超えた回数とを記録している登録回数テーブルＴＢ２の中の登録回数カウンタＣＮの値ＮＮを読み出して（ステップＳ４４）、ＮＮ−ＭＭの値が０になったか否かを判定する（ステップＳ４５）。
【００５１】
ＮＮ−ＭＭの値が０（ゼロ）でないならば（ステップＳ４５：Ｎ）、削除された画像ファイル以外に該使用者により保存され、且つ、予め設けた設定時間ＴＯＵＴを超えた画像ファイルが残っていることから、消し忘れ回数カウンタの値ＮＮをＮＮ−ＭＭに置きかえ（ステップＳ４７）、削除された画像ファイルに割り付けられていたタイマーＴと超過回数カウンタＣＭの割付を解除して（ステップＳ４８）、ルーチンを出る。
【００５２】
ＮＮ−ＭＭの値が０（ゼロ）となった場合には、前記削除された画像ファイルの保存を指示した使用者により保存され、且つ、予め設けた設定時間ＴＯＵＴを超える画像ファイルは電子ファイル中に存在しないことから、ファイル消し忘れテーブルＴＢ２に登録されていた、また、場合によってはファイル消し忘れ常習者リストＴＢ３、又は警告無視使用者リストＴＢ４に登録されていた前記削除された画像ファイルに対応する使用者名を削除して（ステップＳ４６）、消し忘れ回数カウンタの値ＮＮを０とした後（ステップＳ４７）、削除された画像ファイルに割り付けられていたタイマーＴと超過回数カウンタＣＭの割付を解除して（ステップＳ４８）、ルーチンを出る。
【００５３】
図１〜７を基に説明した処理は、長期に保存されているファイルは使用者の消し忘れによるものであるという前提であるが、実際には、繰り返し使用するために長期に保存され無ければならないファイルもある。従って、管理者が消し忘れ回数テーブルＴＢ２、及び消し忘れ常習者リストＴＢ３に記録されている使用者名、又は消し忘れカウンタの値ＮＮをクリアすることによって、ファイル消し忘れ常習者リストＴＢ３への登録を防止することが望ましい。このような処理は、消し忘れ回数テーブルＴＢ２ファイル、及び消し忘れ常習者リストＴＢ３の中の所定の項目の内容を削除、又はリセットするプログラムである登録解除手段の実行により行われる。なお、プログラムである前記登録解除手段は適宜に設計される公知の技術手段である。
【００５４】
また、消し忘れの常習者への警報と保存受付拒否に代わり、消し忘れの常習者と通常の使用者との使用上の制限条件に差をつけて、消し忘れを防止するようにしても良い。例えば、消し忘れ回数テーブルＴＢ２に登録されている使用者が保存できる画像ファイルのサイズを、登録されていない使用者が保存できる画像ファイルのサイズよりも小さくなるように制限する保存画像ファイルサイズ制限手段を設けても良い。
【００５５】
以上説明したような画像形成装置により、画像形成装置の備える電子ファイルに画像ファイルの保存を指示した使用者が、前記画像ファイルを消し忘れることが防止され、その結果、ファイル消し忘れにより電子ファイルの使用領域の減少が防止される。また、管理者は、長期保存が必要な画像ファイルに対しては、長期保存を可能にする処理をすることができるので、実際の使用環境に適合した画像形成装置の管理が実現される。
【図面の簡単な説明】
【００５６】
【図１】画像形成システムの構成例を示す概念図である。
【図２】画像形成装置の制御関係を示すブロック図である。
【図３】画像ファイルの保存期間を計時して、使用者名を登録する流れを示すフローチャートである。
【図４】ファイル消し忘れ常習者リストへの登録処理の流れを示すフローチャートである。
【図５】警告出力処理の流れを示すフローチャートである。
【図６】警告無視処理の流れを示す図である。
【図７】消し忘れファイル消去処理の流れを示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００５７】
１０  画像形成装置
１００  操作表示手段
２００  磁気ディスク（電子ファイル）
Ｃ  制御手段
Ｍ  メモリ
Ｔ１〜５  信手段
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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