(57)【要約】【課題】機密文書のコピーに加える制約に弾力性を持たせるとともに、機密文書がコピーされた場合には、そのコピー情報を管理者に通知することができる原稿読取記録装置を提供する。【解決手段】コピー操作時、原稿のスキャン・データ保存を実行すると、スキャン画像データと各機密文書の画像データを順次比較することにより、スキャンした原稿のデータと機密文書の原稿データとを照合し、スキャン原稿が機密文書であるか否かを判定する（ステップ201〜203）。スキャン原稿が機密文書である場合、当該機密文書がコピー禁止のときは、コピー禁止である旨を表示する（ステップ205、206）。また、当該機密文書がコピー制限の場合、入力された管理者ＩＤが一致した場合のみ、当該機密文書の管理者にコピー情報をメールするとともに、スキャン画像をプリント出力する（ステップ207〜214）。【選択図】図７
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
守秘義務原稿のデータを保存する守秘義務原稿保存手段と、読み取った原稿のデータが上記守秘義務原稿保存手段に保存された原稿のデータと一致した場合、上記読み取ったデータの記録を制約する制御手段とを備えた原稿読取記録装置であって、
上記守秘義務原稿保存手段が、各守秘義務原稿の管理情報及び制約内容を保存していることを特徴とする原稿読取記録装置。
【請求項２】
請求項１に記載された原稿読取記録装置において、
上記制約内容がコピー禁止またはコピー制限であり、上記制約内容がコピー禁止の場合、上記制御手段が原稿読み取りデータの記録を禁止し、上記制約内容がコピー制限の場合、上記制御手段が、当該守秘義務原稿の管理情報が入力された場合のみ、原稿読み取りデータを記録するとともに、コピー情報を当該守秘義務原稿の管理者に通知することを特徴とする原稿読取記録装置。
【請求項３】
請求項２に記載された原稿読取記録装置において、
上記管理情報が管理者ＩＤであり、コピー情報がコピー日時、ユーザ情報、原稿情報、コピー枚数であることを特徴とする原稿読取記録装置。
【請求項４】
請求項１〜請求項３のいずれかに記載された原稿読取記録装置において、
上記制御手段が、入力された管理情報に対応した守秘義務原稿と読み取った原稿のデータを比較することにより、読み取った原稿のデータが上記守秘義務原稿保存手段に保存された原稿か否かを判定することを特徴とする原稿読取記録装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、守秘義務のある原稿、すなわち機密文書のコピーを制約する機能を備えた原稿読取記録装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
原稿のコピーには複写機能、ファクシミリ機能、プリント機能、スキャナ機能等を有するデジタル複合機を用いるのが一般的であり、守秘義務のある原稿についても同様である。
現状では、守秘義務のある原稿のコピーに関してデジタル複合機での制限を行うことがなく、コピーする人物の意思によって管理体制が敷かれており、また、機密文書のコピーを防止するため、用紙自体に特殊な処理を施して、その用紙に印刷された文字や画像をコピー不能にすることも行われている。
【０００３】
しかしながら、機密文書のコピーを防止するため、用紙自体に特殊な処理を施す方法では、特殊な用紙を使用しなければならず、利便性に劣り、機密文書の作成が高価になるという問題が生じる。
また、機密保持を使用者のモラルに依存した場合、原稿に「マル秘」や「コピー厳禁」等の表示がなされているような機密文書であっても、デジタル複合機は何の区別もすることなくコピーしてしまうので、書類管理をする者の気づかない間に誰が・どの原稿を・何枚コピーしたのかが把握できず、情報が漏洩する場合がある。
【０００４】
このため、コピーされたくない情報を記憶手段に記憶しておき、コピー原稿の画像データと上記記憶手段に記憶されている画像データが同一であると判断された場合には、画像の記録を禁止することにより、重要書類のコピーを防止することが提案されている（例えば、特許文献１参照）。
【特許文献１】特開２００４−８０４０３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
上記のように、コピー原稿の画像データと記憶手段に記憶されている機密文書のデータを比較することにより機密文書のコピーを禁止することが提案されているが、単に、記憶手段に記憶されている画像データの原稿のコピーを禁止するだけでは、本当にコピーが必要になった場合、記憶手段からその画像データを消去する等の作業を行わないと、コピーすることができないという不都合が生じる。
【０００６】
本発明は、上記の問題に鑑みてなされたもので、機密文書のコピーに加える制約に弾力性を持たせるとともに、機密文書がコピーされた場合には、そのコピー情報を管理者に通知することができる原稿読取記録装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上述の目的を達成するため、請求項１に係る発明の原稿読取記録装置は、守秘義務原稿のデータを保存する守秘義務原稿保存手段と、読み取った原稿のデータが上記守秘義務原稿保存手段に保存された原稿のデータと一致した場合、上記読み取ったデータの記録を制約する制御手段とを備えた原稿読取記録装置であって、上記守秘義務原稿保存手段が、各守秘義務原稿の管理情報及び制約内容を保存していることを特徴とする。
【０００８】
また、請求項２に係る発明の原稿読取記録装置は、請求項１に記載された原稿読取記録装置において、上記制約内容がコピー禁止またはコピー制限であり、上記制約内容がコピー禁止の場合、上記制御手段が原稿読み取りデータの記録を禁止し、上記制約内容がコピー制限の場合、上記制御手段が、当該守秘義務原稿の管理情報が入力された場合のみ、原稿読み取りデータを記録するとともに、コピー情報を当該守秘義務原稿の管理者に通知することを特徴とし、
請求項３に係る発明の原稿読取記録装置は、請求項２に記載された原稿読取記録装置において、上記管理情報が管理者ＩＤであり、コピー情報がコピー日時、ユーザ情報、原稿情報、コピー枚数であることを特徴とする。
【０００９】
さらに、請求項４に係る発明の原稿読取記録装置は、請求項１〜請求項３のいずれかに記載された原稿読取記録装置において、上記制御手段が、入力された管理情報に対応した守秘義務原稿と読み取った原稿のデータを比較することにより、読み取った原稿のデータが上記守秘義務原稿保存手段に保存された原稿か否かを判定することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１０】
請求項１〜請求項３に係る発明の原稿読取記録装置によれば、コピーの制約内容がコピー禁止及びコピー制限よりなり、制約内容がコピー禁止の場合には、原稿読み取りデータの記録が禁止され、制約内容がコピー制限の場合には、管理者ＩＤが入力された場合のみ、原稿読み取りデータが記録されるとともに、コピー情報、例えば、コピー日時、ユーザ情報、原稿情報、コピー枚数等が管理者に通知されるので、守秘義務原稿のコピーに加える制約に弾力性を持たせるとともに、守秘義務原稿がコピーされた場合には、そのコピー情報を当該守秘義務原稿の管理者が容易に知ることが可能となる。
【００１１】
また、請求項４に係る発明の原稿読取記録装置によれば、入力された管理情報、例えば、守秘義務原稿の管理番号や管理者ＩＤに対応した守秘義務原稿のデータと読み取った原稿のデータが比較されるので、読み取った原稿のデータを守秘義務原稿保存手段に保存された全ての原稿データと比較する必要がなくなり、原稿データの照合時間を短縮することが可能となる。
【実施例１】
【００１２】
以下、本発明の原稿読取記録装置を複写機能、ファクシミリ機能、プリント機能、スキャナ機能等を有するデジタル複合機に適用した実施例について説明する。図１はデジタル複合機を備えたシステムのネットワーク構成例を示す図であり、図２はデジタル複合機のハードウェア構成を示すブロック図である。
【００１３】
図１に示すネットワーク構成図において、１はデジタル複合機、２、３、４・・・はパソコン、５は公衆交換電話網（ＰＳＴＮ）、６はＬＡＮ（Local Area Network）、７はインターネット網である。デジタル複合機１はコピーモード、プリンタモード、ファクスモードの各機能を備えるとともに、メール送信機能も備え、ＰＳＴＮ５及びＬＡＮ６に接続されており、このＬＡＮ６に端末装置として複数のパソコン２、３、４・・・が接続されている。このＬＡＮ６はインターネット網７にも接続されており、デジタル複合機１はこのインターネット網７を介してメールの送受信を行うことが可能である。
【００１４】
デジタル複合機１は、図２に示すように、ＣＰＵ１１、ＲＯＭ（Read  Only  Memory）１２、ＲＡＭ（Random  Access  Memory）１３、表示・操作部１４、読取部１５、画像メモリ１６、記録部１７、コーデック１８、モデム１９、ネットワーク制御ユニットＮＣＵ２０、ＬＡＮインターフェース（Ｉ／Ｆ）２１及び機密文書保存部２２から構成され、各部がバス２３を介して接続されている。
【００１５】
ＣＰＵ１１はバス２３を介してデジタル複合機１のハードウェア各部を制御するとともに、ＲＯＭ１２に記憶されたプログラムに基づいて各種のプログラムを実行し、ＲＯＭ１２はデジタル複合機の動作に必要な種々のプログラムや操作メッセージ等を予め記憶している。また、ＲＡＭ１３はＳＲＡＭ等で構成され、プログラムの実行時に発生する一時的なデータを記憶する。
【００１６】
表示・操作部１４は、デジタル複合機１の動作状態を表示したり、種々の機能の操作画面の表示を行う表示部と、デジタル複合機１を操作するための複数のキーよりなり、図３に示すように、表示部を構成するＬＣＤ表示部３１と多数の操作キーから構成されている。ＬＣＤ表示部３１には、タッチパネルスイッチが配設され、ＬＣＤ表示部３１に表示された項目部分を押下することで、対応する項目の選択や機能の実行を行うことができる。また、操作キーとして、テンキー３２、スタートキー３３、リセットキー３４、ストップキー３５、複数のワンタッチダイヤルキー３６、十字キー３７、リターンキー３８、セットキー３９、ＦＡＸ切替キー４０、コピー切替キー４１、スキャナ切替キー４２等の各種キーが設けられている。なお、ＬＣＤ表示部３１によりこれらの操作キーの一部又は全部を代用することも可能である。
【００１７】
読取部１５はオートドキュメントフィーダー（ＡＤＦ）やフラットベッドスキャナ（ＦＢＳ）等の読取り用原稿載置台を備え、ＣＣＤ等を利用したスキャナで原稿を読み取り、ドットイメージデータを出力する。
また、画像メモリ１６は、ＤＲＡＭ等を用いて構成され、送信すべき画像データまたは受信した画像データあるいは読取部１５で読み取った画像データを記憶し、記録部１７は電子写真方式等のプリンタ装置を備え、受信したデータ、コピー原稿データあるいは外部のパソコン２、３、４等から送信されたプリントデータをプリントアウトする。
【００１８】
コーデック１８は所定のプロトコルに対応して符号化・復号するものであり、読み取った原稿の画像データを送信するためにＭＨ、ＭＲまたはＭＭＲ方式により符号化し、外部から受信した画像データを復号するとともに、電子メールに添付可能なファイルとして一般的に利用される画像フォーマットであるＴＩＦＦ方式等にも対応して符号化、復号する。
モデム１９はバス２３に接続されており、ファクシミリ通信が可能なファクスモデムとしての機能を有し、このモデム１９は同様にバス２３に接続されたＮＣＵ２０と接続されている。ＮＣＵ２０はアナログ回線の閉結及び開放の動作を行うハードウェアであり、必要に応じてモデム１９をＰＳＴＮ５に接続する。
【００１９】
ＬＡＮインターフェース２１はＬＡＮ６に接続され、インターネット網７からの信号を受信する一方、ＬＡＮ６に対して信号やデータを送信するものであり、信号変換やプロトコル変換などのインターフェース処理を実行する。
一方、機密文書保存部２２は、ＨＤＤ等の記憶手段により構成され、機密文書をスキャンした画像データを保存する画像保存領域と、当該画像データ毎の管理番号、管理者ＩＤ、管理者のｅメールアドレス等の管理情報及びコピー制約内容を表すフラグを記憶する管理テーブルの記憶領域を備えている。
【００２０】
デジタル複合機１は上記のような構成を備えており、ファクシミリ送信時には、原稿の画像データが読取部１５で読み取られ、コーデック１８で圧縮されて画像メモリ１６に蓄積される。この圧縮された画像データが画像メモリ１６から読み出されてモデム１９で変調され、ＮＣＵ２０からＰＳＴＮ５を通して通信相手先に送信される。また、ファクシミリ受信時には、受信した画像データがモデム１９で復調され、画像メモリ１６に蓄積された後、コーデック１８で復号されて記録部１７により印刷される。  
【００２１】
一方、このデジタル複合機は、上記のように機密文書の画像データを保存できるようになっており、以下、機密文書の画像データの保存時の作用について図４のフローチャートにより説明する。
ユーザが読取部１５の読取り用原稿載置台に保存する機密文書をセットした後、表示・操作部１４のＬＣＤ表示部３１に表示された機能選択画面で機密文書の画像データ保存を選択すると、ＣＰＵ１１は図４のフローチャートに示す機密文書の画像データ保存プログラムを開始し、まず、ＬＣＤ表示部３１に図５に示す機密文書スキャン設定画面を表示する（ステップ１０１）。
【００２２】
この機密文書スキャン設定画面には、図に示すように、当該機密書類データを管理する管理番号、機密書類のコピーを禁止するか、コピーを制限するかの制約事項の選択欄、管理者のＩＤ及びメールアドレスを手動入力する欄、「実行」ボタン及び「取消し」ボタンが表示されている。
この機密文書スキャン設定画面を表示した後、ＣＰＵ１１は、機密文書スキャン設定画面で「実行」ボタンが押下されたか否かを判別し（ステップ１０２）、「実行」ボタンが押下されていないと判定した場合、「取消し」ボタンが押下されたか否かを判定する（ステップ１０３）。
【００２３】
ステップ１０３で「取消し」ボタンが押下されていないと判定した場合、ＣＰＵ１１は、再びステップ１０２に戻って「実行」ボタンが押下されたか否かを判定し、「取消し」ボタンが押下されたと判定した場合、プログラムを終了する。
一方、ステップ１０２で「実行」ボタンが押下されたと判定した場合、ＣＰＵ１１は、機密文書スキャン設定画面で入力された管理者ＩＤ及びメールアドレスを機密文書保存部２２の管理テーブルに記憶した（ステップ１０４）後、読取部１５によりセットされた機密文書のスキャンを実行し、読み取った画像データをコーデック１８で圧縮して機密文書保存部２２の画像保存領域に上記管理番号を付して記憶・保存する（ステップ１０５）。
【００２４】
次に、ＣＰＵ１１は、図５の機密文書スキャン設定画面で管理者がコピー制約事項として「コピー禁止」を選択したか否かを判定し（ステップ１０６）、管理者が「コピー禁止」を選択していた場合には、機密文書保存部２２の管理テーブルの当該管理番号の「コピー禁止」フラグをオンにした（ステップ１０７）後、プログラムを終了する。
また、管理者が「コピー禁止」を選択していなかった場合、ＣＰＵ１１は、図５の機密文書スキャン設定画面で管理者がコピー制約事項として「コピー制限」を選択したか否かを判定し（ステップ１０８）、管理者が「コピー制限」を選択していた場合には、機密文書保存部２２の管理テーブルの当該管理番号の「コピー制限」フラグをオンにした（ステップ１０９）後、プログラムを終了する。
【００２５】
これにより、機密文書保存部２２の画像保存領域に、機密文書の原稿データが順次番号が付されて保存されるととともに、機密文書保存部２２の管理テーブルに、図６に示すように、各機密文書の管理番号に対応して管理者ＩＤ、メールアドレス、コピー制約内容のフラグが記憶される。
なお、この機密文書保存部２２内の機密文書原稿データの削除は管理者のＩＤでのみ行えるようにすることが望ましい。
【００２６】
次に、ユーザが種々の原稿をコピーする場合の作用を図７のフローチャートにより説明する。
ユーザが表示・操作部１４のコピー切替キー４１を押下し、読取部１５の読取り用原稿載置台にコピー原稿をセットした後、スタートキー３３を押下すると、ＣＰＵ１１は図７のフローチャートに示すコピープログラムを開始し、読取部１５によりセットされた原稿のスキャンを実行し、読み取った画像データをコーデック１８で圧縮して画像メモリ１６に記憶する（ステップ２０１）。
【００２７】
次に、ＣＰＵ１１は、画像メモリ１６に記憶された画像データと、機密文書保存部２２に保存されている各機密文書の画像データを順次比較することにより、スキャンした原稿のデータと機密文書の原稿データとの照合を実行する（ステップ２０２）。
なお、この照合は指紋照合等と同様に、特徴点の位置と方向の情報を比較することにより文書の一致を判別することが可能である。
【００２８】
スキャンした原稿データと機密文書の原稿データとの照合を完了すると、ＣＰＵ１１は、スキャンした原稿データと一致した機密文書の原稿データがあったか否かを判定することにより、読取り用原稿載置台にセットされた原稿が機密文書であるか否かを判定し（ステップ２０３）、スキャンした原稿データと一致した機密文書の原稿データがなく、読取り用原稿載置台にセットされた原稿が機密文書でないと判定した場合、画像メモリ１６に蓄積された画像データをコーデック１８で復号した後、記録部１７によりプリント出力し（ステップ２０４）、プログラムを終了する。
【００２９】
一方、ステップ２０３でスキャンした原稿データと一致した機密文書の原稿データがあり、読取り用原稿載置台にセットされた原稿が機密文書であると判定した場合、ＣＰＵ１１は、図６の管理テーブルを参照することにより、当該機密文書がコピー禁止か否かを判定し（ステップ２０５）、当該機密文書がコピー禁止であると判定した場合、ＬＣＤ表示部３１に、例えば、「この原稿は機密文書であり、コピーできません。」等のコピー禁止である旨を表示した（ステップ２０６）後、プログラムを終了する。
【００３０】
一方、ステップ２０５で当該機密文書がコピー禁止でないと判定した場合、ＣＰＵ１１は、図６の管理テーブルを参照することにより、当該機密文書がコピー制限か否かを判定し（ステップ２０７）、当該機密文書がコピー制限でないと判定した場合、画像メモリ１６に蓄積された画像データをコーデック１８で復号した後、記録部１７によりプリント出力し（ステップ２０４）、プログラムを終了する。
【００３１】
また、ステップ２０７で、当該機密文書がコピー制限であると判定した場合、ＣＰＵ１１は、ＬＣＤ表示部３１に図８に示す管理者ＩＤ・ユーザＩＤ入力画面を表示する（ステップ２０８）。この画面には、図に示すように、管理者ＩＤとユーザＩＤの入力欄が表示されており、機密文書の管理者ＩＤと、ユーザ自身のＩＤを入力した後、「ＯＫ」ボタンを押下することにより、機密文書をプリントすることができる。
【００３２】
管理者ＩＤ・ユーザＩＤ入力画面を表示した後、ＣＰＵ１１は、「ＯＫ」ボタンが押下されたか否かを判定し（ステップ２０９）、「ＯＫ」ボタンが押下されていないと判定した場合、管理者ＩＤ・ユーザＩＤ入力画面を表示してから一定時間が経過したか否かを判定する（ステップ２１０）。
ステップ２１０で管理者ＩＤ・ユーザＩＤ入力画面を表示してから一定時間が経過していないと判定した場合、ＣＰＵ１１は、再びステップ２０９に戻って「ＯＫ」ボタンが押下されたか否かを判定し、管理者ＩＤ・ユーザＩＤ入力画面を表示してから一定時間が経過したと判定した場合、ＬＣＤ表示部３１に、例えば、「この原稿は機密文書であり、管理者ＩＤがないとコピーできません。」等のコピーできない旨を表示した（ステップ２１１）後、プログラムを終了する。
【００３３】
また、ステップ２０９で「ＯＫ」ボタンが押下されたと判定した場合、ＣＰＵ１１は、管理者ＩＤ・ユーザＩＤ入力画面で入力された管理者ＩＤが当該機密文書の管理者ＩＤと一致するか否かを判定し（ステップ２１２）、入力された管理者ＩＤが当該機密文書の管理者ＩＤと一致しないと判定した場合、上記と同様に、コピーできない旨を表示した（ステップ２１１）後、プログラムを終了する。
【００３４】
一方、ステップ２１２で入力された管理者ＩＤが当該機密文書の管理者ＩＤと一致したと判定した場合、ＣＰＵ１１は、図６の管理テーブルを参照することにより、当該機密文書の管理者が設定したメールアドレスを読出した後、機密文書のコピー情報、例えば、コピー日時、管理者ＩＤ・ユーザＩＤ入力画面で入力されたユーザＩＤ、コピーされた機密文書の管理番号、コピー枚数等、を管理者に通知するテキストデータを添付したメールを作成し、ＳＭＴＰプロトコルを用いてＬＡＮインターフェース２１、ＬＡＮ６を介して上記のメールアドレスに宛てて送信する（ステップ２１３）。次に、ＣＰＵ１１は画像メモリ１６に蓄積された画像データをコーデック１８で復号した後、記録部１７によりプリント出力し（ステップ２０４）、プログラムを終了する。
【００３５】
以上のように、各機密文書のコピー制約内容としてコピー禁止またはコピー制限を設定することができ、制約内容がコピー禁止の場合には、原稿読み取りデータの記録が禁止され、制約内容がコピー制限の場合には、管理者ＩＤが入力された場合のみ、原稿読み取りデータが記録されるとともに、コピー情報、例えば、コピー日時、ユーザ情報、原稿情報、コピー枚数等が当該機密文書の管理者に通知されるので、機密文書のコピーに加える制約に弾力性を持たせることができるとともに、機密保持文書がコピーされた場合には、そのコピー情報を当該機密文書の管理者が容易に知ることができる。
【実施例２】
【００３６】
上記の実施例では、コピーが実行されるたびに、スキャンした原稿データと機密文書保存部に保存された全ての機密文書の原稿データを比較しなければならず、データ照合に時間がかかるので、機密文書のコピー時に予め管理情報を入力させることにより、スキャンした原稿データと照合する機密文書の原稿データの数を減らすこともでき、以下、機密文書のコピー時に予め当該機密文書の管理番号を入力させる場合の実施例について説明する。
【００３７】
ユーザが読取部１５の読取り用原稿載置台にコピー原稿をセットした後、表示・操作部１４のＬＣＤ表示部３１に表示された機能選択画面で機密文書コピーを選択すると、ＣＰＵ１１は図９のフローチャートに示す機密文書コピープログラムを開始し、まず、ＬＣＤ表示部３１に図１０に示す機密文書コピー操作画面を表示する（ステップ３０１）。
この機密文書コピー操作画面には、図に示すように、機密文書の管理番号とユーザＩＤの入力欄が表示されており、機密文書の管理番号と、ユーザ自身のＩＤを入力した後、「ＯＫ」ボタンを押下することにより、機密文書をコピーすることができる。
【００３８】
この機密文書コピー操作画面を表示した後、ＣＰＵ１１は、機密文書コピー操作画面で「ＯＫ」ボタンが押下されたか否かを判定し（ステップ３０２）、「ＯＫ」ボタンが押下されていないと判定した場合、「取消し」ボタンが押下されたか否かを判定する（ステップ３０３）。
ステップ３０３で「取消し」ボタンが押下されていないと判定した場合、ＣＰＵ１１は、再びステップ３０２に戻って「ＯＫ」ボタンが押下されたか否かを判定し、「取消し」ボタンが押下されたと判定した場合、プログラムを終了する。
また、ステップ３０２で「ＯＫ」ボタンが押下されたと判定した場合、ＣＰＵ１１は、読取部１５によりセットされた原稿のスキャンを実行し、読み取った画像データをコーデック１８で圧縮して画像メモリ１６に保存する（ステップ３０４）。
【００３９】
次に、ＣＰＵ１１は、図１０の機密文書コピー操作画面で機密文書の管理番号が入力されたか否かを判定し（ステップ３０５）、機密文書コピー操作画面で機密文書の管理番号が入力されていたと判定した場合、入力された管理番号が付与された機密文書の画像データを機密文書保存部２２から読み出した（ステップ３０６）後、スキャンした原稿の画像データと当該機密文書の画像データが一致するか否かを判定する（ステップ３０７）。
スキャンした原稿データと当該管理番号が付与された機密文書の原稿データが一致しないと判定した場合、ＣＰＵ１１は、ＬＣＤ表示部３１に、例えば、「この原稿は指定された機密文書ではありません。」等の機密文書でない旨を表示した（ステップ３０８）後、プログラムを終了する。
【００４０】
一方、スキャンした原稿データと当該管理番号が付与された機密文書の原稿データが一致したと判定した場合、ＣＰＵ１１は、図６の管理テーブルを参照することにより、当該管理番号の機密文書がコピー禁止か否かを判定し（ステップ３０９）、当該管理番号の機密文書がコピー禁止であると判定した場合、ＬＣＤ表示部３１に、例えば、「この原稿はコピー禁止です。」等のコピー禁止である旨を表示した（ステップ３１０）後、プログラムを終了する。
【００４１】
また、ステップ３０９で当該管理番号の機密文書がコピー禁止でないと判定した場合、ＣＰＵ１１は、図６の管理テーブルを参照することにより、当該管理番号の機密文書がコピー制限か否かを判定し（ステップ３１１）、当該管理番号の機密文書がコピー制限でないと判定した場合、画像メモリ１６に蓄積された画像データをコーデック１８で復号した後、記録部１７によりプリント出力し（ステップ３１３）、プログラムを終了する。
【００４２】
さらに、ステップ３１１で、当該管理番号の機密文書がコピー制限であると判定した場合、ＣＰＵ１１は、図６の管理テーブルを参照することにより、当該機密文書の管理者が設定したメールアドレスを読出した後、機密文書のコピー情報、例えば、コピー日時、機密文書コピー操作画面で入力されたユーザＩＤ、コピーされた機密文書の管理番号、コピー枚数等、を管理者に通知するテキストデータを添付したメールを作成し、ＳＭＴＰプロトコルを用いてＬＡＮインターフェース２１、ＬＡＮ６を介して上記のメールアドレスに宛てて送信する（ステップ３１２）。次に、ＣＰＵ１１は画像メモリ１６に蓄積された画像データをコーデック１８で復号した後、記録部１７によりプリント出力し（ステップ３１３）、プログラムを終了する。
【００４３】
一方、ステップ３０５で機密文書の管理番号が入力されなかったと判定した場合、ＣＰＵ１１は、画像メモリ１６に記憶されたスキャンデータと、機密文書保存部２２に保存されている各機密文書の画像データを順次比較することにより、スキャンした原稿と機密文書の照合を実行する（ステップ３１４）。
スキャンした原稿データと機密文書の原稿データとの照合を完了すると、ＣＰＵ１１は、スキャンした原稿データと一致した機密文書の原稿データがあったか否かを判定することにより、読取り用原稿載置台にセットされた原稿が機密文書であるか否かを判定し（ステップ３１５）、スキャンした原稿データと一致した機密文書の原稿データがなく、読取り用原稿載置台にセットされた原稿が機密文書でないと判定した場合、上記と同様に、ＬＣＤ表示部３１に機密文書でない旨を表示した（ステップ３０８）後、プログラムを終了する。
【００４４】
また、ステップ３１５でスキャンした原稿が機密文書であると判定した場合、ＣＰＵ１１は、図６の管理テーブルを参照することにより、当該機密文書がコピー禁止か否かを判定し（ステップ３１６）、当該機密文書がコピー禁止であると判定した場合、ＬＣＤ表示部３１に、上記と同様に、「この原稿はコピー禁止です。」等のコピー禁止である旨を表示した（ステップ３１０）後、プログラムを終了する。
【００４５】
さらに、ステップ３１６で当該機密文書がコピー禁止でないと判定した場合、ＣＰＵ１１は、図６の管理テーブルを参照することにより、当該機密文書がコピー制限か否かを判定し（ステップ３１７）、当該機密文書がコピー制限でないと判定した場合、画像メモリ１６に蓄積された画像データをコーデック１８で復号した後、記録部１７によりプリント出力し（ステップ３１３）、プログラムを終了する。
【００４６】
また、ステップ３１７で、当該機密文書がコピー制限であると判定した場合、ＣＰＵ１１は、上記と同様に、当該機密文書の管理者に宛てて機密文書のコピー情報を記載したテキストデータを添付したメールを送信した（ステップ３１２）後、画像メモリ１６に蓄積された画像データをコーデック１８で復号した後、記録部１７によりプリント出力し（ステップ３１３）、プログラムを終了する。
【００４７】
以上のように、入力された機密文書の管理番号に対応した機密文書の原稿データと読み取った原稿のデータを比較するのみで、読み取った原稿が機密文書か否かを判定することができ、機密文書保存部に保存された全ての原稿データとの比較を実行する必要がないので、原稿データの照合時間を短縮することが可能となる。
なお、この実施例では、入力された機密文書の管理番号に該当する機密文書を選択してスキャンデータと比較したが、管理者ＩＤを入力させるようにして、管理者ＩＤが一致する全ての機密文書のデータとスキャンデータを比較して機密文書か否かの照合を行うようにすることもでき、このようにしても、スキャンデータとの照合を行う機密文書データを減らすことができるので、照合時間を短縮することができる。
【００４８】
また、以上の実施例では、コピー情報として、コピー日時、ユーザＩＤ、コピーされた機密文書の管理番号、コピー枚数等を管理者に通知したが、ユーザの名前を通知する等、適宜コピー情報を変更することが可能である。
さらに、上記の実施例では、本発明の原稿読取記録装置をデジタル複合機に適用した例について説明したが、本発明の原稿読取記録装置は単機能のコピー装置やコピー機能を備えたファクシミリ等にも適用することが可能である。
【図面の簡単な説明】
【００４９】
【図１】デジタル複合機を備えたシステムのネットワーク構成例を示す図である。
【図２】デジタル複合機のハードウェア構成を示すブロック図である。
【図３】表示・操作部の詳細な構成を示す図である。
【図４】機密文書の画像データの保存時の作用を示すフローチャートである。
【図５】機密文書スキャン設定画面の一例である。
【図６】機密文書保存部に保存される管理テーブルの一例である。
【図７】種々の原稿をコピーする場合の作用を示すフローチャートである。
【図８】管理者ＩＤ・ユーザＩＤ入力画面の一例である。
【図９】機密文書のコピー時に予め当該機密文書の管理番号を入力させる場合の作用を示すフローチャートである。
【図１０】機密文書コピー操作画面の一例である。
【符号の説明】
【００５０】
１  デジタル複合機
２、３、４  パソコン
５  ＰＳＴＮ
６  ＬＡＮ
７  インターネット網
１１  ＣＰＵ
１２  ＲＯＭ
１３  ＲＡＭ
１４  表示・操作部
１５  読取部
１６  画像メモリ
１７  記録部
１８  コーデック
１９  モデム
２０  ＮＣＵ
２１  ＬＡＮ  Ｉ／Ｆ
２２  機密文書保存部
２３  バス
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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