(57)【要約】【課題】文書管理システムにおいて、文書の出力から廃棄までに加えて廃棄証明の発行についても管理できるようにする。【解決手段】文書管理システム１は、文書を所定の出力媒体Ｐに形成する画像形成装置２と、画像形成装置２により出力媒体Ｐに形成された文書を廃棄する廃棄装置４と、廃棄装置４における廃棄処理の証明書を発行する廃棄証明発行装置６と、画像形成装置２により出力された文書を一意に特定する文書特定情報とこの文書が廃棄済であるか否かの情報とを含む文書属性管理情報を登録して管理する文書属性管理装置７を備える。廃棄証明発行装置６は、廃棄装置４から通知された廃棄処理の情報に基づいて廃棄証明書を発行する。文書属性管理装置７は、画像形成装置２が出力媒体Ｐに文書を形成したときには文書が未廃棄である旨を登録しておき、この後、廃棄装置４から通知される廃棄処理の情報が廃棄済であるときには、未廃棄を廃棄に変更する。【選択図】図１
2008123080.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書を所定の出力媒体に形成する画像形成部を具備した画像形成装置と、
前記画像形成装置により前記出力媒体に形成された文書を廃棄する文書廃棄部を具備した廃棄装置と、
前記廃棄装置における廃棄処理の証明書を発行する廃棄証明書発行部を具備した廃棄証明発行装置と
を備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記廃棄証明発行装置は、廃棄対象の文書を形成した前記画像形成装置に備えられている
ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記画像形成装置により出力された文書を一意に特定する文書特定情報と、当該文書が廃棄済であるか否かの情報とを含む文書属性管理情報を所定の記憶媒体に登録して管理するための文書属性管理部および文書情報更新部を具備した文書属性管理装置を備え、
前記廃棄装置は、廃棄処理時に前記文書属性管理装置に廃棄処理の情報を通知する廃棄情報通知部を有し、
前記文書属性管理装置において、前記文書属性管理部は前記画像形成装置が前記出力媒体に文書を形成したときには当該文書が未廃棄である旨を前記記憶媒体に登録しておき、この後、前記廃棄装置から通知される廃棄処理の情報が廃棄済である旨を示しているときには、前記文書情報更新部は前記未廃棄を廃棄に変更する
ことを特徴とする請求項１または２に記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記文書属性管理装置は、廃棄対象の文書を形成した前記画像形成装置に備えられている
ことを特徴とする請求項３に記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記廃棄装置は、廃棄処理時に前記廃棄証明発行装置に廃棄処理の情報を通知する廃棄情報通知部を有し、
前記廃棄証明発行装置の前記廃棄証明書発行部は、前記廃棄装置の前記廃棄情報通知部から通知された廃棄処理の情報に基づいて廃棄処理の証明書を発行する
ことを特徴とする請求項１〜４の内の何れか１項に記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記画像形成装置は、前記廃棄証明発行装置を特定するための装置情報を前記文書の出力媒体に添付する添付部を有し、
前記廃棄装置の廃棄情報通知部は、廃棄処理時に前記文書の出力媒体に添付されている装置情報を特定し、この特定した装置情報に対応する廃棄証明発行装置に廃棄処理の情報を通知する
ことを特徴とする請求項５に記載の文書管理システム。
【請求項７】
前記画像形成装置の前記添付部は、前記廃棄証明発行装置における前記廃棄処理の情報の通知先を特定するための宛先情報を前記装置情報として添付し、
前記廃棄装置の廃棄情報通知部は、廃棄処理時に前記文書の出力媒体に添付されている宛先情報を抽出し、この抽出した宛先情報に基づいて廃棄処理の情報を前記廃棄証明発行装置に通知する
ことを特徴とする請求項６に記載の文書管理システム。
【請求項８】
前記画像形成装置の前記添付部は、前記廃棄証明発行装置を一意に特定可能な証明発行装置特定情報を前記装置情報として添付し、
各装置は、前記廃棄証明発行装置における前記廃棄処理の情報の通知先を特定するための宛先情報を前記証明発行装置特定情報と対応付けて所定の記憶媒体に登録して管理する装置情報登録部を有し、
前記廃棄装置の廃棄情報通知部は、廃棄処理時に前記文書の出力媒体に添付されている証明発行装置特定情報を抽出し、この抽出した証明発行装置特定情報を前記装置情報登録部に登録されている情報と照合して前記廃棄処理の情報の通知先を特定するための宛先情報を特定し、この特定した宛先情報に基づいて廃棄処理の情報を前記廃棄証明発行装置に通知する
ことを特徴とする請求項６に記載の文書管理システム。
【請求項９】
前記装置情報登録部を備えた装置は、前記装置情報登録部に登録する情報の操作者入力を受け付ける登録情報入力受付部を有する
ことを特徴とする請求項８に記載の文書管理システム。
【請求項１０】
各装置は、システム内に存在する全ての他の装置を検索する装置検索部と、当該装置自身を一意に特定するための装置特定情報および自身の宛先情報を前記装置検索部が検索した全ての装置の前記装置情報登録部に通知する装置情報通知部とを有する
ことを特徴とする請求項８に記載の文書管理システム。
【請求項１１】
各装置の内の少なくとも１つは、操作者より文書検索指示を受け付け、前記文書属性管理装置に文書検索を指示する文書情報入力受付部と、前記文書属性管理装置からの検索結果に基づく操作者指示に従って廃棄証明書の再発行を指示する再発行指示部とを有し、
前記文書属性管理装置は、前記文書情報入力受付部からの文書検索指示に従って前記文書属性管理部に登録している前記文書属性管理情報を検索して、その検索結果を応答する応答処理部を有する
ことを特徴とする請求項３または４に記載の文書管理システム。
【請求項１２】
前記各装置の内の少なくとも１つは、前記文書属性管理装置の通知先を特定するための宛先情報を所定の記憶媒体に登録して管理する装置情報登録部を有し、当該装置情報登録部に登録されている情報に基づいて、検索指示を発する前記文書属性管理装置の宛先情報を特定する
ことを特徴とする請求項１１に記載の文書管理システム。
【請求項１３】
前記廃棄装置は、前記文書属性管理装置の通知先を特定するための宛先情報を所定の記憶媒体に登録して管理する装置情報登録部を有し、
前記廃棄装置を除く前記各装置の内の少なくとも１つは、前記廃棄装置の装置情報登録部に登録されている情報に基づいて、検索指示を発する前記文書属性管理装置の宛先情報を特定する
ことを特徴とする請求項１１に記載の文書管理システム。
【請求項１４】
文書を所定の出力媒体に形成する画像形成部と、
前記画像形成部により前記出力媒体に形成された文書を廃棄する廃棄装置における廃棄処理の証明書を発行する廃棄証明書発行部と
を備えたことを特徴とする画像形成装置。
【請求項１５】
文書を所定の出力媒体に形成する画像形成部と、
前記画像形成部により出力された文書を一意に特定する文書特定情報と、当該文書が廃棄済であるか否かの情報とを含む文書属性管理情報を所定の記憶媒体に登録して管理する文書属性管理部と、
前記画像形成部により前記出力媒体に形成された文書を廃棄する廃棄装置から通知される廃棄処理の情報が廃棄済である旨を示しているときには、前記文書が廃棄済であるか否かの情報を未廃棄から廃棄に変更する文書情報更新部と
を備えたことを特徴とする画像形成装置。
【請求項１６】
前記画像形成部により前記出力媒体に形成された文書を廃棄する廃棄装置における廃棄処理の証明書を発行する廃棄証明書発行部
をさらに備えたことを特徴とする請求項１５に記載の画像形成装置。
【請求項１７】
画像形成装置により出力媒体に形成された文書を廃棄する文書廃棄部と、
前記文書廃棄部における廃棄処理時に、前記画像形成装置により出力された文書を一意に特定する文書特定情報と当該文書が廃棄済であるか否かの情報とを含む文書属性管理情報を所定の記憶媒体に登録して管理する文書属性管理装置に廃棄処理の情報を通知する廃棄情報通知部と
を備えたことを特徴とする廃棄装置。
【請求項１８】
画像形成装置により出力媒体に形成された文書を廃棄する廃棄装置から通知された廃棄処理の情報に基づいて廃棄処理の証明書を発行する廃棄証明書発行部
を備えたことを特徴とする廃棄証明発行装置。
【請求項１９】
画像形成装置により出力媒体に形成された文書を一意に特定する文書特定情報と、当該文書が廃棄済であるか否かの情報とを含む文書属性管理情報を所定の記憶媒体に登録して管理する文書属性管理部と、
前記画像形成装置により前記出力媒体に形成された文書を廃棄する廃棄装置から通知される廃棄処理の情報を受信する廃棄情報受信部と、
前記廃棄情報受信部が受信した前記廃棄処理の情報が廃棄済である旨を示しているときには、前記文書が廃棄済であるか否かの情報を未廃棄から廃棄に変更する文書情報更新部と
を備えたことを特徴とする文書属性管理装置。
【請求項２０】
他の装置からの文書検索指示に従って、前記文書属性管理部に登録している前記文書属性管理情報を検索して、その検索結果を応答する応答処理部
をさらに備えたことを特徴とする請求項１９に記載の文書属性管理装置。
【請求項２１】
文書を所定の出力媒体に形成する画像形成部により前記出力媒体に形成された文書を廃棄する廃棄装置における廃棄処理の証明書を発行する廃棄証明書発行部と
して電子計算機を機能させることを特徴とするプログラム。
【請求項２２】
文書を所定の出力媒体に形成する画像形成部により出力された文書を一意に特定する文書特定情報と、当該文書が廃棄済であるか否かの情報とを含む文書属性管理情報を所定の記憶媒体に登録して管理する文書属性管理部と、
前記画像形成部により前記出力媒体に形成された文書を廃棄する廃棄装置から通知される廃棄処理の情報が廃棄済である旨を示しているときには、前記文書が廃棄済であるか否かの情報を未廃棄から廃棄に変更する文書情報更新部と
して電子計算機を機能させることを特徴とするプログラム。
【請求項２３】
画像形成装置により出力媒体に形成された文書を廃棄する文書廃棄部における廃棄処理時に、前記画像形成装置により出力された文書を一意に特定する文書特定情報と当該文書が廃棄済であるか否かの情報とを含む文書属性管理情報を所定の記憶媒体に登録して管理する文書属性管理装置に廃棄処理の情報を通知する廃棄情報通知部と
して電子計算機を機能させることを特徴とするプログラム。
【請求項２４】
画像形成装置により出力媒体に形成された文書を廃棄する廃棄装置から通知された廃棄処理の情報に基づいて廃棄処理の証明書を発行する廃棄証明書発行部
して電子計算機を機能させることを特徴とするプログラム。
【請求項２５】
画像形成装置により出力媒体に形成された文書を一意に特定する文書特定情報と、当該文書が廃棄済であるか否かの情報とを含む文書属性管理情報を所定の記憶媒体に登録して管理する文書属性管理部と、
前記画像形成装置により前記出力媒体に形成された文書を廃棄する廃棄装置から通知される廃棄処理の情報を受信する廃棄情報受信部と、
前記廃棄情報受信部が受信した前記廃棄処理の情報が廃棄済である旨を示しているときには、前記文書が廃棄済であるか否かの情報を未廃棄から廃棄に変更する文書情報更新部と
して電子計算機を機能させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システム、画像形成装置、廃棄装置、廃棄証明発行装置、文書属性管理装置、およびプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
文書の出力から廃棄までを管理する仕組みが提案されている（たとえば特許文献１を参照）。特許文献１に記載の仕組みでは、データベースで複写や廃棄の履歴を残し管理するようにしている。
【０００３】
【特許文献１】特開２００５−１９０３６５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
本発明は、文書の出力から廃棄までに加えて、廃棄証明の発行についても管理することのできる仕組みを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
請求項１に記載の発明は、文書を所定の出力媒体に形成する画像形成部を具備した画像形成装置と、画像形成装置により出力媒体に形成された文書を廃棄する文書廃棄部を具備した廃棄装置と、廃棄装置における廃棄処理の証明書を発行する廃棄証明書発行部を具備した廃棄証明発行装置とを備えたことを特徴とする文書管理システムである。
【０００６】
請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の発明においてさらに、廃棄証明発行装置は、廃棄対象の文書を形成した画像形成装置に備えられていることを特徴とする。
【０００７】
請求項３に記載の発明は、請求項１または２に記載の発明においてさらに、画像形成装置により出力された文書を一意に特定する文書特定情報と、この文書が廃棄済であるか否かの情報とを含む文書属性管理情報を所定の記憶媒体に登録して管理するための文書属性管理部および文書情報更新部を具備した文書属性管理装置を備え、廃棄装置は、廃棄処理時に文書属性管理装置に廃棄処理の情報を通知する廃棄情報通知部を有し、文書属性管理装置において、文書属性管理部は画像形成装置が出力媒体に文書を形成したときには当該文書が未廃棄である旨を記憶媒体に登録しておき、この後、廃棄装置から通知される廃棄処理の情報が廃棄済である旨を示しているときには、文書情報更新部は未廃棄を廃棄に変更することを特徴とする。
【０００８】
請求項４に記載の発明は、請求項３に記載の発明においてさらに、文書属性管理装置は、廃棄対象の文書を形成した画像形成装置に備えられていることを特徴とする。
【０００９】
請求項５に記載の発明は、請求項１〜４に記載の発明においてさらに、廃棄装置は、廃棄処理時に廃棄証明発行装置に廃棄処理の情報を通知する廃棄情報通知部を有し、廃棄証明発行装置の廃棄証明書発行部は、廃棄装置の廃棄情報通知部から通知された廃棄処理の情報に基づいて廃棄処理の証明書を発行することを特徴とする。
【００１０】
請求項６に記載の発明は、請求項５に記載の発明においてさらに、画像形成装置は、廃棄証明発行装置を特定するための装置情報を前記文書の出力媒体に添付する添付部を有し、廃棄装置の廃棄情報通知部は、廃棄処理時に文書の出力媒体に添付されている装置情報を特定し、この特定した装置情報に対応する廃棄証明発行装置に廃棄処理の情報を通知することを特徴とする。
【００１１】
請求項７に記載の発明は、請求項６に記載の発明においてさらに、画像形成装置の添付部は、廃棄証明発行装置における廃棄処理の情報の通知先を特定するための宛先情報を装置情報として添付し、廃棄装置の廃棄情報通知部は、廃棄処理時に文書の出力媒体に添付されている宛先情報を抽出し、この抽出した宛先情報に基づいて廃棄処理の情報を廃棄証明発行装置に通知することを特徴とする。
【００１２】
請求項８に記載の発明は、請求項６に記載の発明においてさらに、画像形成装置の添付部は、廃棄証明発行装置を一意に特定可能な証明発行装置特定情報を前記装置情報として添付し、各装置（全てとは限らず何れか１つでもよい）は、廃棄証明発行装置における廃棄処理の情報の通知先を特定するための宛先情報を証明発行装置特定情報と対応付けて所定の記憶媒体に登録して管理する装置情報登録部を有し、廃棄装置の廃棄情報通知部は、廃棄処理時に文書の出力媒体に添付されている証明発行装置特定情報を抽出し、この抽出した証明発行装置特定情報を装置情報登録部に登録されている情報と照合して廃棄処理の情報の通知先を特定するための宛先情報を特定し、この特定した宛先情報に基づいて廃棄処理の情報を廃棄証明発行装置に通知することを特徴とする。
【００１３】
請求項９に記載の発明は、請求項８に記載の発明においてさらに、装置情報登録部を備えた装置は、装置情報登録部に登録する情報の操作者入力を受け付ける登録情報入力受付部を有することを特徴とする。
【００１４】
請求項１０に記載の発明は、請求項８に記載の発明においてさらに、各装置（全てとは限らず何れか１つでもよい）は、システム内に存在する全ての他の装置を検索する装置検索部と、当該装置自身を一意に特定するための装置特定情報および自身の宛先情報を前記装置検索部が検索した全ての装置の装置情報登録部に通知する装置情報通知部とを有することを特徴とする。
【００１５】
請求項１１に記載の発明は、請求項３または４に記載の発明においてさらに、各装置の内の少なくとも１つは、操作者より文書検索指示を受け付け、文書属性管理装置に文書検索を指示する文書情報入力受付部と、文書属性管理装置からの検索結果に基づく操作者指示に従って廃棄証明書の再発行を指示する再発行指示部とを有し、文書属性管理装置は、文書情報入力受付部からの文書検索指示に従って文書属性管理部に登録している文書属性管理情報を検索して、その検索結果を応答する応答処理部を有することを特徴とする。
【００１６】
請求項１２に記載の発明は、請求項１１に記載の発明においてさらに、各装置の内の少なくとも１つは、文書属性管理装置の通知先を特定するための宛先情報を所定の記憶媒体に登録して管理する装置情報登録部を有し、当該装置情報登録部に登録されている情報に基づいて、検索指示を発する文書属性管理装置の宛先情報を特定することを特徴とする。
【００１７】
請求項１３に記載の発明は、請求項１１に記載の発明においてさらに、廃棄装置は、文書属性管理装置の通知先を特定するための宛先情報を所定の記憶媒体に登録して管理する装置情報登録部を有し、廃棄装置を除く各装置の内の少なくとも１つは、廃棄装置の装置情報登録部に登録されている情報に基づいて、検索指示を発する前記文書属性管理装置の宛先情報を特定することを特徴とする。
【００１８】
請求項１４に記載の発明は、文書を所定の出力媒体に形成する画像形成部と、画像形成部により出力媒体に形成された文書を廃棄する廃棄装置における廃棄処理の証明書を発行する廃棄証明書発行部とを備えたことを特徴とする画像形成装置である。
【００１９】
請求項１５に記載の発明は、文書を所定の出力媒体に形成する画像形成部と、画像形成部により出力された文書を一意に特定する文書特定情報と当該文書が廃棄済であるか否かの情報とを含む文書属性管理情報を所定の記憶媒体に登録して管理する文書属性管理部と、画像形成部により出力媒体に形成された文書を廃棄する廃棄装置から通知される廃棄処理の情報が廃棄済である旨を示しているときには文書が廃棄済であるか否かの情報を未廃棄から廃棄に変更する文書情報更新部とを備えたことを特徴とする画像形成装置である。
【００２０】
請求項１６に記載の発明は、請求項１５に記載の発明においてさらに、画像形成部により出力媒体に形成された文書を廃棄する廃棄装置における廃棄処理の証明書を発行する廃棄証明書発行部をさらに備えたことを特徴とする。
【００２１】
請求項１７に記載の発明は、画像形成装置により出力媒体に形成された文書を廃棄する文書廃棄部と、文書廃棄部における廃棄処理時に画像形成装置により出力された文書を一意に特定する文書特定情報と当該文書が廃棄済であるか否かの情報とを含む文書属性管理情報を所定の記憶媒体に登録して管理する文書属性管理装置に廃棄処理の情報を通知する廃棄情報通知部とを備えたことを特徴とする廃棄装置である。
【００２２】
請求項１８に記載の発明は、画像形成装置により出力媒体に形成された文書を廃棄する廃棄装置から通知された廃棄処理の情報に基づいて廃棄処理の証明書を発行する廃棄証明書発行部を備えたことを特徴とする廃棄証明発行装置である。
【００２３】
請求項１９に記載の発明は、画像形成装置により出力媒体に形成された文書を一意に特定する文書特定情報と当該文書が廃棄済であるか否かの情報とを含む文書属性管理情報を所定の記憶媒体に登録して管理する文書属性管理部と、画像形成装置により出力媒体に形成された文書を廃棄する廃棄装置から通知される廃棄処理の情報を受信する廃棄情報受信部と、廃棄情報受信部が受信した廃棄処理の情報が廃棄済である旨を示しているときには文書が廃棄済であるか否かの情報を未廃棄から廃棄に変更する文書情報更新部とを備えたことを特徴とする文書属性管理装置である。
【００２４】
請求項２０に記載の発明は、請求項１９に記載の発明においてさらに、他の装置からの文書検索指示に従って、文書属性管理部に登録している文書属性管理情報を検索して、その検索結果を応答する応答処理部をさらに備えたことを特徴とする。
【００２５】
請求項２１に記載の発明は、画像形成装置を実現するに当たり、文書を所定の出力媒体に形成する画像形成部により出力媒体に形成された文書を廃棄する廃棄装置における廃棄処理の証明書を発行する廃棄証明書発行部として電子計算機を機能させることを特徴とするプログラムである。
【００２６】
請求項２２に記載の発明は、画像形成装置を実現するに当たり、文書を所定の出力媒体に形成する画像形成部により出力された文書を一意に特定する文書特定情報と、当該文書が廃棄済であるか否かの情報とを含む文書属性管理情報を所定の記憶媒体に登録して管理する文書属性管理部と、画像形成部により出力媒体に形成された文書を廃棄する廃棄装置から通知される廃棄処理の情報が廃棄済である旨を示しているときには、文書が廃棄済であるか否かの情報を未廃棄から廃棄に変更する文書情報更新部として電子計算機を機能させることを特徴とするプログラムである。
【００２７】
請求項２３に記載の発明は、廃棄装置を実現するに当たり、画像形成装置により出力媒体に形成された文書を廃棄する文書廃棄部における廃棄処理時に、画像形成装置により出力された文書を一意に特定する文書特定情報と当該文書が廃棄済であるか否かの情報とを含む文書属性管理情報を所定の記憶媒体に登録して管理する文書属性管理装置に廃棄処理の情報を通知する廃棄情報通知部として電子計算機を機能させることを特徴とするプログラムである。
【００２８】
請求項２４に記載の発明は、廃棄証明発行装置を実現するに当たり、画像形成装置により出力媒体に形成された文書を廃棄する廃棄装置から通知された廃棄処理の情報に基づいて廃棄処理の証明書を発行する廃棄証明書発行部して電子計算機を機能させることを特徴とするプログラムである。
【００２９】
請求項２５に記載の発明は、文書属性管理装置を実現するに当たり、画像形成装置により出力媒体に形成された文書を一意に特定する文書特定情報と、当該文書が廃棄済であるか否かの情報とを含む文書属性管理情報を所定の記憶媒体に登録して管理する文書属性管理部と、画像形成装置により出力媒体に形成された文書を廃棄する廃棄装置から通知される廃棄処理の情報を受信する廃棄情報受信部と、廃棄情報受信部が受信した廃棄処理の情報が廃棄済である旨を示しているときには、文書が廃棄済であるか否かの情報を未廃棄から廃棄に変更する文書情報更新部として電子計算機を機能させることを特徴とするプログラムである。
【発明の効果】
【００３０】
請求項１に記載の発明によれば、文書の出力から廃棄までに加えて、廃棄証明の発行についても管理することのできる文書管理システムを構築できる。
【００３１】
請求項２に記載の発明によれば、本構成を有していない場合に比較して、システムをコンパクトにできる。付加的な効果として、本構成を有していない場合に比較して、システムを低コストにできる。
【００３２】
請求項３に記載の発明によれば、画像形成装置から出力された文書が廃棄されているか否かを管理できる。
【００３３】
請求項４に記載の発明によれば、本構成を有していない場合に比較して、システムをコンパクトにできる。付加的な効果として、本構成を有していない場合に比較して、システムを低コストにできる。
【００３４】
請求項５に記載の発明によれば、廃棄情報の通知を契機として確実に廃棄証明を発行することができる。
【００３５】
請求項６に記載の発明によれば、システム的に通知先が一義的でない場合であっても、文書の出力媒体に添付されている装置情報に基づいて通知先を特定することができる。
【００３６】
請求項７に記載の発明によれば、添付されている宛先情報そのものに基づいて通知先を特定することができる。
【００３７】
請求項８に記載の発明によれば、宛先情報そのものが添付されていない場合であっても、添付されている証明発行装置特定情報を、登録されいている情報と照合することで、通知先を特定することができる。
【００３８】
請求項９に記載の発明によれば、操作者操作によって装置情報登録部に情報を登録することができる。
【００３９】
請求項１０に記載の発明によれば、操作者操作によらず自動的に装置情報登録部に情報を登録することができる。
【００４０】
請求項１１に記載の発明によれば、廃棄証明書を再発行することができる。
【００４１】
請求項１２に記載の発明によれば、文書検索指示や再発行指示を発する各装置自身にて登録管理している情報に基づいて文書検索指示の通知先を特定することができる。
【００４２】
請求項１３に記載の発明によれば、文書検索指示や再発行指示を発する各装置は、廃棄装置で登録管理している情報に基づいて文書検索指示の通知先を特定することができる。
【００４３】
請求項１４に記載の発明によれば、画像形成装置を廃棄証明発行装置の機能を備えた高機能の装置にすることができる。付加的な効果として、本構成を有していない場合に比較して、システムをコンパクトにできるし低コストにできる。
【００４４】
請求項１５に記載の発明によれば、画像形成装置を文書属性管理装置の機能を備えた高機能の装置にすることができる。付加的な効果として、本構成を有していない場合に比較して、システムをコンパクトにできるし低コストにできる。
【００４５】
請求項１６に記載の発明によれば、画像形成装置を文書属性管理装置および廃棄証明発行装置の機能を備えた高機能の装置にすることができる。付加的な効果として、本構成を有していない場合に比較して、システムをコンパクトにできるし低コストにできる。
【００４６】
請求項１７に記載の発明によれば、廃棄情報の通知を契機として確実に廃棄証明を発行することができる。
【００４７】
請求項１８に記載の発明によれば、廃棄情報の通知を契機として確実に廃棄証明を発行することができる。
【００４８】
請求項１９に記載の発明によれば、画像形成装置から出力された文書が廃棄されているか否かを管理できる。
【００４９】
請求項２０に記載の発明によれば、廃棄証明書を再発行するために必要な情報を他の装置に通知することができる。
【００５０】
請求項２１に記載の発明によれば、廃棄証明発行装置の機能を備えた高機能の装置にすることができ、また付加的な効果として、本構成を有していない場合に比較して、システムをコンパクトにできるし低コストにできる画像形成装置の仕組みを、コンピュータを用いて実現できる。
【００５１】
請求項２２に記載の発明によれば、文書属性管理装置の機能を備えた高機能の装置にすることができ、また付加的な効果として、本構成を有していない場合に比較して、システムをコンパクトにできるし低コストにできる画像形成装置の仕組みを、コンピュータを用いて実現できる。
【００５２】
請求項２３に記載の発明によれば、廃棄情報の通知を契機として確実に廃棄証明を発行することができる廃棄装置の仕組みを、コンピュータを用いて実現できる。
【００５３】
請求項２４に記載の発明によれば、廃棄情報の通知を契機として確実に廃棄証明を発行することができる廃棄証明発行装置の仕組みを、コンピュータを用いて実現できる。
【００５４】
請求項２５に記載の発明によれば、画像形成装置から出力された文書が廃棄されているか否かを管理できる文書属性管理装置の仕組みを、コンピュータを用いて実現できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００５５】
以下、図面を参照して本発明の実施形態について詳細に説明する。
【００５６】
＜システム構成の概要＞
図１は、画像形成装置から所定の出力媒体（たとえば印刷用紙）に出力された文書を管理する文書管理システムの一実施形態を示す図である。図示のように、本実施形態の廃棄処理管理機能を具備した文書管理システム１は、文書を印刷用紙などの出力媒体に出力する印刷機能を持った画像形成装置２と、画像形成装置２により出力媒体Ｐ上に形成された文書（つまり画像形成装置２から出力された）文書を廃棄する廃棄装置４と、廃棄装置４における廃棄処理の証明書（以下廃棄証明書とも称する）を発行する廃棄証明発行装置６と、画像形成装置２にて生成される文書属性管理情報を管理する文書属性管理装置７と、出力文書の管理を行なう文書管理サーバ８が、情報通信路９を利用して接続されている。
【００５７】
情報通信路９は、有線および無線の何れの方式のものであってもよい。また、各装置の間を直接に接続する形態のものであってもよいし、ＬＡＮ(Local Area Network)やＷＡＮ（Wide Area Network ）などの通信網（ネットワーク）構成のものであってもよい。ここでは、通信網構成のものとする。通信網構成とする場合には、情報通信路９との接続インタフェースを取るためのネットワークカードもしくはそれと同等の機能部が各装置に設けられる。
【００５８】
なお、図１に示したシステム構成は、典型的なものを示したものであり、画像形成装置２や廃棄装置４や廃棄証明発行装置６をそれぞれ２台で示しているが、何れも、１台であってもよいし３台以上であってもよい。また、画像形成装置２が廃棄証明発行装置６を兼ねる構成としてもよい。また、文書管理サーバ８の機能を画像形成装置２や廃棄装置４や廃棄証明発行装置６が備えるようにすることで、物理的には、文書管理サーバ８を備えないシステム構成を採ることもできる。文書管理サーバ８を備えないシステム構成とする場合には、画像形成装置２、廃棄装置４、および廃棄証明発行装置６を、ネットワークを介さずに直接に接続してもよい。また、必要に応じて、プリントサーバを設けてもよい。
【００５９】
画像形成装置２としては、文書を印刷用紙などの出力媒体に出力する印刷装置や複写装置やＦＡＸ装置やこれらの機能を複合的に備えた複合機などの、文書の印刷機能を持ったものであれば何でもよい。
【００６０】
廃棄装置４としては、使用目的を終えた文書を裁断する裁断装置（いわゆるシュレッダ）や、不特定の操作者（以下、操作者をユーザとも記す）による取出しを制限した廃棄箱などを用いるとよい。
【００６１】
文書管理サーバ８は、セキュリティ上の見地から自由な閲覧が制限されている文書（以下機密文書とも称する）を予め登録しておく文書データベース（文書ＤＢ）８０２を備える。また、必要に応じて、画像形成装置２から出力された機密文書の履歴を登録しておく出力履歴データベース（出力履歴ＤＢ）８０４を備える。出力履歴データベース８０４は、文書属性管理装置７の機能を文書管理サーバ８に備える構成を採るときに、文書属性管理装置７の代用装置として設けられるものである。
【００６２】
文書管理サーバ８は、文書の保存機能だけでなく、文書属性管理装置７の機能をも代用することができ、文書の画像形成装置２による出力処理、画像形成装置２から出力された文書の廃棄装置４による廃棄処理、および廃棄装置４による廃棄証明書の発行処理を管理する。
【００６３】
つまり。本実施形態においては、機密文書を画像形成装置２により印刷用紙などの出力媒体に出力する時点から機密文書の管理を開始する。出力文書の管理とは、機密文書が出力されたことを出力履歴データベース８０４に記録し、また、この機密文書が廃棄装置４により廃棄（廃棄）されるまでを追跡可能とし、さらに、廃棄証明発行装置６による廃棄証明書の発行とその後の追跡も可能とすることを意味する。
【００６４】
なお、本実施形態の文書管理の仕組みは、システム構成上は、機密文書に限らず、一般文書にも適用可能であるが、本実施形態では、機密文書を対象に説明する。
【００６５】
本実施形態における機密文書の管理の流れの概要は以下の通りであり、画像形成装置２を直接に操作しての開始と文書管理サーバ８を介しての処理開始の何れかを取り得る。何れの場合においても、機密文書を画像形成装置２を用いて出力媒体Ｐに印刷する。
【００６６】
このとき、本実施形態においては、出力対象の文書を一意に特定する情報（以下文書特定情報とも称する）と、その文書の出力処理を担当した画像形成装置２を一意に特定する情報（以下出力装置特定情報とも称する）などを含む文書属性管理情報を出力媒体Ｐに添付する。
【００６７】
また、廃棄証明書の発行を担当する廃棄証明発行装置６が画像形成装置２とは独立に設けられたシステム構成の場合には、廃棄証明発行装置６を一意に特定する情報（以下証明発行装置特定情報とも称する）も文書属性管理情報に含めて出力媒体Ｐに添付するのが好ましい。
【００６８】
また、画像形成装置２にて生成した文書属性管理情報を管理する構成を採る場合において、文書属性管理情報を管理する機能部分を備えた文書属性管理装置７が画像形成装置２とは独立に設けられたシステム構成の場合には、廃棄装置４での廃棄処理と連動して、文書情報の管理状態を更新するようにするべく、文書属性管理装置７を一意に特定する情報（以下文書属性管理装置特定情報とも称する）も文書属性管理情報に含めて出力媒体Ｐに添付するのが好ましい。
【００６９】
出力対象の文書を一意に特定する文書特定情報とは、他の文書との区別をできる情報を意味し、その限りにおいて、様々な情報を使用することができる。文書特定情報としては、たとえば、出力処理の日時を一意に特定する情報（以下処理時刻情報とも称する）や、出力処理を指示したユーザを一意に特定するユーザＩＤなどの情報（以下利用者情報とも称する）や、出力処理態様がプリント（通常の印刷）、複写（コピー）、ＦＡＸなどのサービス種を特定する情報（以下サービス種情報とも称する）などの何れか１つもしくはこれらの任意の組合せを用いるのがよい。好ましくは、処理時刻情報（日時）、ユーザ情報（ユーザＩＤ）、およびサービス種情報の全てが含まれるようにしておくとよい。
【００７０】
画像形成装置２や廃棄証明発行装置６や文書属性管理装置７を一意に特定する出力装置特定情報とは、システム内における他の装置との区別をできる情報を意味し、その限りにおいて、様々な情報を使用することができる。出力装置特定情報、証明発行装置特定情報、文書属性管理装置特定情報としては、たとえば装置の型番やシリアル番号やその他の任意の番号を利用した装置番号（ＭＣ Ｎｏ.）や、ネットワークカードなどに固有に割り当てられるＭＡＣアドレス（Media Access Control address）などを用いるのがよい。
【００７１】
また、特に情報通信路９が通信網構成の場合には、各装置の情報通信路９上の宛先を特定する情報（以下宛先情報とも称する）も文書属性管理情報に含めて出力媒体Ｐに添付するようにしてもよい。宛先情報としては、たとえば各装置のＩＰ（Internet Protocol ）アドレスを用いるのがよい。
【００７２】
画像形成装置２の出力装置特定情報および対応する宛先情報を纏めて出力装置情報とも称する。廃棄証明発行装置６の証明発行装置特定情報および対応する宛先情報を纏めて廃棄証明発行装置情報とも称する。文書属性管理装置７の文書属性管理装置特定情報および対応する宛先情報を纏めて文書属性管理装置情報とも称する。
【００７３】
なお、各装置の情報通信路９上の宛先を示す宛先情報を文書属性管理情報に含めて出力媒体Ｐに添付する場合には、対応する各装置の特定情報を文書属性管理情報に含めて出力媒体Ｐに添付する必要はない。宛先情報によって対応する装置を特定できるからである。
【００７４】
各装置の情報通信路９上の宛先を特定する宛先情報を出力媒体Ｐに添付しないときには、各装置を一意に特定する情報と各装置の宛先情報とを対応付けて管理する仕組み（具体的にはデータベース）を、廃棄装置４、廃棄証明発行装置６、もしくは文書属性管理装置７あるいは文書管理サーバ８に設ける。
【００７５】
そして、廃棄装置４にて、その出力媒体Ｐの廃棄処理がなされたときには、廃棄装置４からの通知を受けて廃棄証明発行装置６にて廃棄証明書を発行するし、文書属性管理装置７にて管理情報を更新する。廃棄証明書の発行は、電子データ（廃棄証明書の文書データ）でのものであってもよいし印刷用紙などの出力媒体Ｐへ出力するものであってもよい。
【００７６】
出力媒体Ｐへ出力する場合、画像形成装置２が廃棄証明発行装置６の機能を備えるようにして、その出力媒体Ｐの出力処理を担当した画像形成装置２自身が廃棄証明書を発行するものとしてもよいし、別の画像形成装置２が廃棄証明書を発行するものとしてもよい。
【００７７】
また、廃棄装置４での廃棄処理や廃棄証明発行装置６での廃棄証明書の発行処理が完了した後、文書の登録状態や再度の廃棄証明書の発行要求を廃棄装置４を除く装置（画像形成装置２、他の廃棄証明発行装置６、文書属性管理装置７）から受けたときには、文書属性管理装置７は廃棄済や廃棄証明書を発行済であることをその別の装置に通知する。この通知を受けた別の装置では、ユーザ指示に従って所定の廃棄証明発行装置６に対して廃棄証明書の発行を指示する。各装置を介してのユーザ指示に従って廃棄証明発行装置６は廃棄証明書を発行する。
【００７８】
また、このとき、文書属性管理情報を登録・管理する文書属性管理装置７の装置情報を自装置で登録管理しているときには、その登録情報を利用して文書属性管理装置７の宛先情報を特定する。つまり、検索対象文書の問合せや廃棄証明書の再発行指示を、廃棄装置４を除く各装置で行ない、かつ、装置情報の登録も自装置にて行なう。
【００７９】
あるいは、文書属性管理情報を登録・管理する文書属性管理装置７の装置情報が廃棄装置４に登録されているときには、その登録情報を利用して文書属性管理装置７の宛先情報を特定する。つまり、検索対象文書の問合せや廃棄証明書の再発行指示を廃棄装置を除く各装置で行ない、かつ、装置情報の登録を廃棄装置４で行なっておき、各装置は廃棄装置４に問い合わせる。
【００８０】
また、廃棄装置４での廃棄処理や廃棄証明発行装置６での廃棄証明書の発行処理が完了した後、文書の登録状態や再度の廃棄証明書の発行要求を廃棄装置４から受けたときには、文書属性管理装置７は廃棄済や廃棄証明書を発行済であることをその廃棄装置４に通知する。この通知を受けた廃棄装置４では、ユーザ指示に従って所定の廃棄証明発行装置６に対して廃棄証明書の発行を指示する。廃棄装置４を介してのユーザ指示に従って廃棄証明発行装置６は廃棄証明書を発行する。つまり、検索対象文書の問合せや廃棄証明書の再発行指示を、廃棄装置４で行ない、かつ、装置情報の登録も廃棄装置４にて行なう。
【００８１】
このような本実施形態のシステム構成においては、機密文書は、閲覧などの使用目的が終えると、ユーザにより廃棄装置４で廃棄される。このとき、廃棄装置４は出力媒体Ｐに添付されている文書属性管理情報を文書属性読取部で読み取り、文書属性管理情報と対応付けて機密文書が廃棄されたことを文書属性管理装置７にて登録する。なお、文書管理サーバ８を設けるシステム構成の場合、この登録処理を文書管理サーバ８が担当するようにしてもよい。またこのとき、廃棄証明発行装置６にて、廃棄証明書を発行する。さらにその後に、廃棄証明書の発行要求（事実上の再発行要求である）があったときには、前述の文書属性管理装置７における登録処理結果を確認して廃棄証明書を発行する。機密文書の出力から廃棄までに加えて、廃棄証明の発行についても管理するのである。
【００８２】
＜文書属性管理情報の添付例＞
図２は、出力媒体Ｐに文書属性管理情報を添付する方法を説明する図である。
【００８３】
前述のように、本実施形態では、画像形成装置２にて文書を出力媒体Ｐに印刷する際には、その出力済の出力媒体Ｐには、文書属性管理情報を添付するようにする。
【００８４】
その仕組みとしては、廃棄処理時にその文書属性管理情報を認識可能なものである限り、どのような仕組みのものを使用してもよく、たとえば、出力媒体Ｐの全面もしくは一部に、文字情報、バーコード（１次元のものに限らず２次元のものを含む）、電子透かし、ＩＣタグや無線タグ（ＲＦＩＤ；Radio Frequency IDentification）などとも称される非接触ＩＣチップ（電子荷札）などを利用して形成しておけばよい。
【００８５】
そして、出力媒体Ｐの搬送時に、その文書属性管理情報を含む出力媒体Ｐを、光学的、磁気的、あるいは電磁気的などの各種の手法を使って非接触で読み取ってから文書属性管理情報を抽出し、抽出した文書属性管理情報を解析するようにすればよい。
【００８６】
光学的手法を使った読取方法は、文字情報、バーコード、ＩＤ情報、あるいは電子透かしの形態で文書属性管理情報を含む出力媒体Ｐが画像情報として出力媒体Ｐに透き込まれている場合に、一般的なスキャナ装置と同様に、搬送過程にある出力媒体Ｐを光で走査することで文書属性管理情報を読み取る手法である。
【００８７】
磁気的手法を使った読取方法は、文書属性管理情報を含む出力媒体Ｐが磁気情報で出力媒体Ｐに透き込まれている場合に、その磁気情報を磁気センサを利用して読み取ることで文書属性管理情報を取得する手法である。磁気情報を出力媒体Ｐに透き込む場合、磁気カードと同様の仕組みを利用することもできるが、複数の金属線を並べて配置し、バーコードと同様にして、文書属性管理情報を表すコード情報と各金属線の磁化状態とを対応させる手法を利用することもできる。
【００８８】
電磁気的手法を使った読取方法は、電子荷札の形態で文書属性管理情報が出力媒体Ｐに透き込まれている場合に、電波や電磁波など非接触電力伝送技術を利用してタグに記録されている情報を読み取ることで文書属性管理情報を取得する手法である。
【００８９】
たとえば、図２は、文書属性管理情報を２次元のバーコードで出力媒体Ｐに添付する例を示した図である。２次元のバーコードとしては、たとえばＱＲコード（Quick Response code を用いるとよい。
【００９０】
１次元のバーコードは、バーの太さとバー同士の間隔というバーの配列でのみ情報を表現するのに対し、ＱＲコードを始めとする２次元コードは、小さな正方形の点を縦横同じ数だけ並べたマトリックス型のコードである。
【００９１】
なお、画像形成装置２が出力媒体Ｐに文書を出力する際に、出力媒体Ｐに文書属性管理情報を添付するに当たっては、画像形成装置２とは別の管理情報書込装置で文書属性管理情報がバーコードや電子荷札で事前に記録されている出力媒体Ｐに文書を印刷する形態を採ってもよい。あるいは、画像形成装置２に、管理情報付加モジュールや管理情報記録部などの管理情報書込装置の機能部を設けて、画像形成装置２にて機密文書の出力処理を行なう際に、文書属性管理情報を生成してバーコードを印刷したり電子荷札にコードデータを書き込んだりする形態を採ってもよい。
【００９２】
次に、具体的な事例に基づいて、本実施形態の文書管理システム１の作用を説明する。
【００９３】
＜第１実施形態：システム構成＞
図３および図４は、本発明に係る文書管理システムの第１実施形態の構成例を示す機能ブロック図である。この第１実施形態の文書管理システム１は、画像形成装置２の情報通信路９上の宛先を特定する証明発行装置特定情報（本例ではＩＰアドレス）を文書属性管理情報に含めて出力媒体Ｐに添付する点に特徴を有する。
【００９４】
なお、図３に示す基本構成では機密文書を出力媒体Ｐ上に出力する画像形成装置２と廃棄証明書の発行を担当する廃棄証明発行装置６とが別体のシステム構成を採っているが、図４に示す変形構成のように、機密文書を出力する画像形成装置２自身が廃棄証明発行装置６の機能を備えたシステム構成を採ってもよい。
【００９５】
たとえば、第１実施形態の文書管理システム１において、文書を出力媒体Ｐに出力する画像形成装置２と、画像形成装置２から出力された文書を廃棄する廃棄装置４とは、１対１もしくは通信網で情報通信路９により接続されている。通信網で接続する構成を採る場合には文書管理サーバ８を設けてもよい。
【００９６】
画像形成装置２は、文書特定情報（処理時刻情報（日時）、利用者情報（ユーザＩＤ）、サービス種情報（プリント、コピー、ＦＡＸ、…））、出力装置特定情報（型番やシリアル番号やＭＡＣアドレスなど）、証明発行装置特定情報、文書属性管理装置特定情報などの文書属性管理情報を処理対象の文書（文書の画像）ごとに生成する文書属性生成部２０２と、文書属性生成部２０２で生成された文書属性管理情報を符号化（コード化）するつまり文書属性管理情報をコードデータに変換する文書属性コード生成部２０４と、文書属性生成部２０２が生成した文書属性管理情報を文書属性管理装置７に通知する文書属性通知部２０５とを備える。
【００９７】
文書属性生成部２０２は、出力装置特定情報（ＭＡＣアドレス）や証明発行装置特定情報（ＩＰアドレス）を生成する際には、これらを管理する自装置内の機能部に問い合せて取得すればよい。
【００９８】
また、画像形成装置２は、出力処理の対象となる文書を取得する文書取得部２０６と、文書取得部２０６が取得した文書を画像データに変換してハードディスク装置などの所定の記憶媒体に蓄積（記憶）する事実上の文書記憶部として機能する画像蓄積部２０８とを備える。
【００９９】
文書取得部２０６としては、プリント機能や、ＦＡＸ機能や、別の記憶媒体に記憶されている蓄積文書の出力機能をなす構成を採る場合には画像入力部２０６ａを設ける。また、複写機能をなす構成を採る場合には画像読取部２０６ｂを設ける。
【０１００】
また画像形成装置２は、画像蓄積部２０８に蓄積されている文書（詳しくは文書の画像）に、文書属性コード生成部２０４が生成した文書属性管理情報のコードデータを添付する文書属性添付部２１０と、文書を出力媒体Ｐに形成する画像形成部２１２とを備える。
【０１０１】
本実施形態においては、文書属性添付部２１０としては、文書属性コード生成部２０４が生成した文書属性管理情報のコードデータを、図２（Ａ）に示したように、２次元コードにして、画像蓄積部２０８に蓄積されている文書の画像と合成する画像合成部２１０ａを設ける。
【０１０２】
廃棄証明発行装置６は、少なくとも文書特定情報とその文書特定情報で特定される文書が破棄済であるか否かを示す情報とを含んだ廃棄処理の情報（以下廃棄情報とも称する）を廃棄装置４から受信する廃棄情報受信部６０２と、廃棄情報受信部６０２が受信した文書特定情報が文書が破棄済であることの情報を含んでいるときに、つまり文書特定情報で特定される文書が破棄済であるときに廃棄証明書を発行する廃棄証明書発行部６１０とを備える。
【０１０３】
廃棄証明書発行部６１０は、廃棄証明書の電子データを作成する廃棄証明作成部６１２と、廃棄証明作成部６１２が作成した廃棄証明書の電子データに基づいて廃棄証明を出力媒体Ｐに印字（出力）する廃棄証明印字部６１４とを有する。
【０１０４】
なお、本実施形態のように、画像形成装置２が廃棄証明発行装置６の機能を備えるシステム構成を採る場合には、廃棄証明印字部６１４を取り外して、画像形成部２１２が廃棄証明印字部６１４の機能を果たすように構成してもよい。
【０１０５】
文書属性管理装置７は、少なくとも文書特定情報とその文書特定情報で特定される文書が破棄済であるか否かを示す情報とを含んだ廃棄情報を廃棄装置４から受信する廃棄情報受信部７０２と、文書属性生成部２０２で生成され文書属性通知部２０５を介して通知された文書属性管理情報をハードディスク装置などの所定の記憶媒体に記憶して管理する文書属性管理部７０４と、廃棄情報受信部７０２が受信した廃棄情報に基づいて文書状態を更新（改訂）する文書情報更新部７０６とを備える。
【０１０６】
なお、基本構成では、廃棄証明発行装置６が文書属性管理装置７の機能の全てを具備するシステム構成で示しているが、文書属性管理装置７を廃棄証明発行装置６とは独立に設けてもよい。
【０１０７】
文書属性管理部７０４は、文書属性管理情報を記憶する際に、文書状態を「未廃棄（生存）」に設定しておく。なお、文書管理サーバ８を備えるシステム構成の場合には、文書属性管理部７０４は、文書管理サーバ８に設けるようにしてもよい。また、文書管理サーバ８を備えるシステム構成の場合には、文書情報更新部７０６は、文書管理サーバ８に設けるようにしてもよい。この点は、文書属性管理部７０４を文書管理サーバ８に設けるのと同様である。
【０１０８】
なお、文書の出力から廃棄までに加えて廃棄証明の発行についても管理するという基本的な仕組みを実現するに当たって、本実施形態の場合、証明発行装置特定情報（ＩＰアドレス）を文書属性管理情報に含めておくので、文書を出力した画像形成装置２を特定する出力装置特定情報（ＭＡＣアドレス）を文書属性管理情報に含めておく必要はない。
【０１０９】
ただし、本実施形態のように、文書属性生成部２０２で生成された文書属性管理情報を文書属性管理部７０４により管理する構成を採る場合、廃棄装置４での廃棄処理と連動して、文書情報の管理状態を更新するので、文書情報を管理する文書属性管理部７０４を具備した画像形成装置２を特定可能にするべく、文書の出力処理を担当した画像形成装置２を特定する出力装置特定情報もしくは画像形成装置２の情報通信路９上の宛先を特定するＩＰアドレス（宛先情報）などの文書属性管理装置特定情報も文書属性管理情報に含めて出力媒体Ｐに添付するようにするのがよい。
【０１１０】
なお、各装置２，４，６，７が１対１で接続されているなど接続相手を一意に特定可能な場合であって、各装置特定情報を使わなくても廃棄装置４側で通信相手の装置を特定可能な場合には、各装置特定情報やそれに対応する宛先情報を出力媒体Ｐに添付しておかなくてもよい。
【０１１１】
また、文書属性管理部７０４を画像形成装置２にではなく文書管理サーバ８に備えるシステム構成を採る場合には、その文書属性管理部７０４を具備した文書管理サーバ８の情報通信路９上の宛先を特定する文書属性管理装置特定情報を文書属性管理情報に含めて出力媒体Ｐに添付する。ただし、文書管理サーバ８が１台である場合など、文書属性管理装置特定情報を使わなくても廃棄装置４側で文書管理サーバ８を特定可能な場合には、文書属性管理装置特定情報やそれに対応する宛先情報を出力媒体Ｐに添付しておかなくてもよい。
【０１１２】
本実施形態では、基本構成および変形構成の何れも、廃棄証明発行装置６に、文書属性管理装置７における廃棄情報受信部７０２と文書情報更新部７０６を組み込んで示している。この場合、廃棄情報受信部６０２と廃棄情報受信部７０２とを纏めて１つにしてもよい。
【０１１３】
また、画像形成装置２が廃棄証明発行装置６や文書属性管理装置７の機能を具備するようにした変形構成では、文書属性管理部７０４が本来の画像形成装置２側に、廃棄情報受信部７０２と文書情報更新部７０６が廃棄証明発行装置６側に備えられている構成例で示している。この場合、文書属性生成部２０２が生成した文書属性管理情報を文書属性管理装置７に通知する文書属性通知部２０５は不要となる。
【０１１４】
もちろん、これらを画像形成装置２や廃棄証明発行装置６とは独立にして文書属性管理装置７として構成してもよい。また、文書属性管理装置７の全体を文書管理サーバ８側に設けるようにしてもよい。
【０１１５】
文書情報更新部７０６は、廃棄情報受信部７０２が受信した文書特定情報が文書が破棄済であることの情報を含んでいるときには、つまり文書特定情報で特定される文書が破棄済であるときには文書属性管理部７０４を検索して文書を無効状態にする。たとえば、登録時の「未廃棄（生存）」を、「廃棄」へ更新する。
【０１１６】
このとき、画像蓄積部２０８では、連動して、蓄積してある文書の画像データを無効にしてもよい。ここで、文書の画像データを無効にするとは、少なくとも一般ユーザの操作範囲では、その文書の画像データを取り扱うことができないようにすることを意味し、いわゆるディレクトリからの削除までで留めておいてもよいし、別データを上書きするなどして完全にその画像データを削除するまで行なってもよい。
【０１１７】
一方、廃棄装置４は、文書の廃棄処理を行なう文書廃棄部４０２を備える。文書廃棄部４０２は、廃棄許可を受け付ける廃棄許可受付部４０４と、廃棄許可受付部４０４が廃棄許可を受け付け付けたことを条件として文書を廃棄する廃棄部４０６とを有する。
【０１１８】
廃棄部４０６としては、たとえば、リサイクル対象用の回収箱および廃棄対象用の回収箱とを備えた回収装置と、所定サイズの媒体を細片にする裁断装置（シュレッダ）とを設けた構成にするのがよい。なお、回収装置に裁断装置を組み込んでもよい。さらに好ましくは、繊維質を分離する解繊装置と、脱墨工程や脱インキ工程を実行する分離装置と、再生紙を生成する抄紙装置とを備えた構成にしてもよい。
【０１１９】
なお、回収箱としては、再生紙用に回すための回収箱の他に、片面印刷済のものと両面印刷済のものとを分別できるように、再利用（裏紙利用）用の回収箱と焼却や土中埋込みなどに回すための回収箱も用意するとよい。
【０１２０】
本実施形態においては、文書廃棄部４０２は、図示を割愛した回収装置の投入口に文書が投入されたことを契機として廃棄許可を受け付けるものとする。
【０１２１】
また、廃棄装置４は、廃棄処理時に画像形成装置２により文書が形成された出力媒体Ｐに添付されている文書属性管理情報のコードデータを読み取る文書属性読取部４１２と、文書属性読取部４１２が読み取った文書属性管理情報のコードデータを解析して元の文書属性管理情報を復元する文書属性解析部４１４と、廃棄対象の文書を出力した画像形成装置２に廃棄情報を通知する廃棄情報通知部４３０とを備える。
【０１２２】
第１実施形態において、廃棄情報通知部４３０は、文書属性解析部３０４による解析処理によって特定される宛先情報を参照して、廃棄対象の文書を出力した画像形成装置２や廃棄証明発行装置６や文書属性管理装置７に廃棄情報を通知する。
【０１２３】
このように、第１実施形態の廃棄装置４は、文書を廃棄する機能を備えるだけでなく、出力媒体Ｐ上に形成された文書属性管理情報のコードデータを取得し、取得した文書属性管理情報のコードデータを解析し、解析した宛先情報に基づいて、廃棄対象の文書に関する廃棄証明書の発行を担当する廃棄証明発行装置６や文書属性管理装置７やこれらの機能を具備した画像形成装置２に文書特定情報を通知するようになっている。
【０１２４】
＜第１実施形態：処理手順＞
図５および図６は、第１実施形態の文書管理システム１における処理手順の一例を示したフローチャートである。ここで  図５は図３に示すシステム構成の場合、図６は図４に示すシステム構成の場合であって、画像形成装置２自身もしくは別の廃棄証明発行装置６にて廃棄証明書を発行する場合である。
【０１２５】
画像形成装置２は、文書の出力媒体Ｐへの出力処理時に、廃棄装置４側にて、廃棄証明書の発行を担当する廃棄証明発行装置６を特定可能な証明発行装置特定情報（本例ではＩＰアドレスで代用する）を文書属性生成部２０２で生成して、文書特定情報と纏めて文書属性管理情報とし（Ｓ１２０）、この文書属性管理情報を文書属性コード生成部２０４にてコードデータに変換する（Ｓ１２２）。
【０１２６】
証明発行装置特定情報を廃棄証明発行装置６のＩＰアドレスで代用するのは、廃棄装置４側で必要な情報は、廃棄証明発行装置６そのものを一意に特定する情報ではなく、廃棄情報の情報通信路９上の通知先を示す宛先情報だからである。
【０１２７】
なお、文書属性管理部７０４を画像形成装置２にではなく文書管理サーバ８に備えるシステム構成を採る場合には、その文書属性管理部７０４を具備した文書管理サーバ８の情報通信路９上の宛先を特定する文書属性管理装置特定情報（本例ではＩＰアドレスで代用する）を文書属性管理情報に含めて出力媒体Ｐに添付する。
【０１２８】
文書属性管理装置特定情報を文書属性管理装置７のＩＰアドレスで代用するのは、廃棄装置４側で必要な情報は、文書属性管理装置７そのものを一意に特定する情報ではなく、廃棄情報の情報通信路９上の通知先を示す宛先情報だからである。
【０１２９】
また、文書属性管理部７０４は、文書状態を「未廃棄（生存）」に設定して、文書属性管理情報を記憶する（Ｓ１２４）。文書属性添付部２１０は、文書属性管理情報のコードデータと文書の画像データとを合成して（Ｓ１２６）、画像形成部２１２にて出力媒体Ｐ上に出力する（Ｓ１２８）。
【０１３０】
画像形成装置２による文書の出力媒体Ｐへの出力が完了後には、廃棄装置４では、文書廃棄部４０２の廃棄許可受付部４０４は、回収装置の投入口に文書が投入されたことを契機として廃棄許可を受け付けると（Ｓ１３０−ＹＥＳ）、その情報を廃棄部４０６に通知する（Ｓ１３２）。廃棄部４０６は、廃棄許可受付部４０４が廃棄許可を受け付け付けたことを条件として文書を廃棄する（Ｓ１３４）。
【０１３１】
この廃棄処理と連動して、文書属性読取部４１２は、回収装置の投入口に文書が投入され廃棄部４０６で廃棄処理される過程で、破棄処理に回された出力媒体Ｐに添付されている文書属性管理情報のコードデータを読み取り、この読み取った情報を文書属性解析部４１４に渡す（Ｓ１４０）。
【０１３２】
文書属性解析部４１４は、文書属性読取部４１２が読み取った文書属性管理情報のコードデータを解析して元の文書属性管理情報を復元し廃棄情報通知部４３０に渡す（Ｓ１４２）。
【０１３３】
廃棄情報通知部４３０は、文書属性解析部４１４から受け取った文書属性管理情報で特定される証明発行装置特定情報（ＩＰアドレス）を参照して、廃棄証明書の発行を担当する廃棄証明発行装置６に、廃棄情報を通知する（Ｓ１４８）。なお、図６に示すように、その文書の出力処理を担当した画像形成装置２自身が廃棄証明発行装置６の機能を備えたシステム構成の場合には、その画像形成装置２が具備する廃棄証明発行装置６に、廃棄情報を通知してもよい。
【０１３４】
つまり、廃棄装置４は、廃棄処理時に、文書が形成された出力媒体Ｐから文書属性管理情報を読み取り、文書属性管理情報に基づいて廃棄証明書の発行を担当する廃棄証明発行装置６を特定する証明発行装置特定情報を取得し、その証明発行装置特定情報で特定される廃棄証明発行装置６に、廃棄対象の文書を一意に特定する文書特定情報を通知するのである。
【０１３５】
廃棄証明発行装置６では、廃棄情報受信部６０２により廃棄情報を受信すると（Ｓ１６０−ＹＥＳ）、その廃棄情報を文書情報更新部７０６に通知する（Ｓ１６２）。文書情報更新部７０６は、先ず、廃棄情報受信部６０２が受信した文書特定情報が文書が破棄済であることの情報を含んでいるか否か、つまり文書特定情報で特定される文書が破棄済であるか否かを判定する（Ｓ１６４）。
【０１３６】
文書情報更新部７０６は、文書特定情報で特定される文書が破棄済であるときには（Ｓ１６４−ＹＥＳ）、文書属性管理部７０４を検索して文書情報の登録状態を、「未廃棄（生存）」から「廃棄」へ更新する（Ｓ１６６）。
【０１３７】
この登録状態の更新処理と連動して、廃棄証明作成部６１２は、廃棄証明書の電子データを作成して廃棄証明印字部６１４に渡す（Ｓ１７０）。廃棄証明印字部６１４は、廃棄証明作成部６１２が作成した廃棄証明書の電子データに基づいて廃棄証明を出力媒体Ｐに印字（出力）する（Ｓ１７２）。なお、廃棄証明を出力媒体Ｐに印字することは必須ではなく、廃棄証明作成部６１２が生成した廃棄証明書の電子データをファイルにしてフレキシブルディスクなどの記憶媒体に保存するなどして提供してもよい。
【０１３８】
＜第２実施形態：システム構成＞
図７および図８は、本発明に係る文書管理システムの第２実施形態を説明する図である。ここで、図７は、本発明に係る文書管理システムの第２実施形態の構成例を示す機能ブロック図である。なお、ここでは、画像形成装置２が廃棄証明発行装置６の機能を具備する図４に示したシステム構成に対する変形例で示す。また、図８は、廃棄装置４で管理する各装置特定情報を説明する図である。
【０１３９】
第２実施形態の文書管理システム１は、画像形成装置２は証明発行装置特定情報や文書属性管理装置特定情報に対応する各装置の情報通信路９上の宛先を示す宛先情報を除く、出力装置特定情報と文書特定情報と証明発行装置特定情報と文書属性管理装置特定情報（何れも装置を特定する型番やシリアル番号やＭＡＣアドレスなど）を文書属性管理情報に含めて出力媒体Ｐに添付するとともに、証明発行装置特定情報や文書属性管理装置特定情報などの各装置特定情報に対応する各装置の宛先情報の登録・管理は廃棄装置４にて行なうようにした点に特徴を有する。
【０１４０】
特に、後述する第３実施形態との相違点として、証明発行装置特定情報や文書属性管理装置特定情報などの各装置特定情報や対応する宛先情報の登録をユーザ（システム管理者）が行なう点に特徴を有する。以下、第１実施形態との相違点を中心に説明する。
【０１４１】
第２実施形態の文書管理システム１において、画像形成装置２は、装置構成上は、第１実施形態の変形構成と同じである。
【０１４２】
一方、第２実施形態の廃棄装置４は、第１実施形態の構成に加えて、証明発行装置特定情報や文書属性管理装置特定情報などの装置特定情報および対応する宛先情報を、ハードディスク装置などの所定の記憶媒体に記憶して管理する装置情報登録部４２４を備える。
【０１４３】
また、後述する第３実施形態の相違点として、廃棄装置４は、証明発行装置特定情報とこれに対応する廃棄証明発行装置６の情報通信路９上の宛先を特定する宛先情報としてのＩＰアドレス、並びに、文書属性管理装置特定情報とこれに対応する文書属性管理装置７の情報通信路９上の宛先を特定する宛先情報としてのＩＰアドレスなどの登録情報のユーザ（たとえばシステム管理者）による入力を受け付ける登録情報入力受付部４２０を有する。
【０１４４】
登録情報入力受付部４２０は、図示を割愛した操作パネルに設けられている操作キーのユーザ操作を受け付けて、そのユーザより入力された証明発行装置特定情報および対応するＩＰアドレスや文書属性管理装置特定情報および対応するＩＰアドレスを、対応付けて装置情報登録部４２４に登録する。
【０１４５】
図８（Ａ）に示すように、装置情報登録部４２４は、先ず、廃棄証明発行装置６を一意に特定する証明発行装置特定情報（たとえば廃棄証明発行装置６の型番やシリアル番号やＭＡＣアドレス）を、この廃棄証明発行装置６の情報通信路９上の宛先を特定するＩＰアドレスと対応付けて記憶する。
【０１４６】
なお、画像形成装置２が廃棄証明発行装置６の機能を具備するシステム構成を採る場合、装置情報登録部４２４は、廃棄証明発行装置６の機能を具備した画像形成装置２を一意に特定する証明発行装置特定情報（たとえば画像形成装置２の型番やシリアル番号やＭＡＣアドレス）を、この画像形成装置２の情報通信路９上の宛先を特定するＩＰアドレスと対応付けて記憶するのは言うまでもない。
【０１４７】
また、図８（Ｂ）に示すように、装置情報登録部４２４は、文書属性管理部７０４や文書情報更新部７０６を具備した文書属性管理装置７を一意に特定する文書属性管理装置特定情報（たとえば文書属性管理装置７の型番やシリアル番号やＭＡＣアドレス）を、この文書属性管理装置７の情報通信路９上の宛先を特定するＩＰアドレスと対応付けて記憶する。
【０１４８】
なお、文書属性管理部７０４や文書情報更新部７０６を文書管理サーバ８に具備するシステム構成を採る場合、装置情報登録部４２４は、その文書管理サーバ８を一意に特定する文書属性管理装置特定情報（たとえば文書管理サーバ８のＭＡＣアドレス）を、この文書管理サーバ８の情報通信路９上の宛先を特定するＩＰアドレスと対応付けて記憶するのは言うまでもない。
【０１４９】
なお、画像形成装置２が、廃棄証明発行装置６の機能を具備するとともに、文書属性管理部７０４や文書情報更新部７０６で構成された文書属性管理装置７を画像形成装置２に備えるシステム構成を採る場合には、証明発行装置特定情報と文書属性管理装置特定情報とが共通になり、これらを出力装置特定情報が兼ねるようになるので、図８（Ｃ）に示すように、画像形成装置２を一意に特定する出力装置特定情報（たとえば画像形成装置２の型番やシリアル番号やＭＡＣアドレス）を、この画像形成装置２の情報通信路９上の宛先を特定するＩＰアドレスと対応付けて記憶すればよい。
【０１５０】
第２実施形態の廃棄情報通知部４３０は、文書属性解析部３０４による解析処理によって特定された画像形成装置２や廃棄証明発行装置６や文書属性管理装置７の各装置特定情報を、装置情報登録部４２４が管理している登録情報と突き合わせることで、各装置の宛先情報を特定し、その宛先情報を参照して、廃棄対象の文書を出力した画像形成装置２や廃棄証明発行装置６や文書属性管理装置７に廃棄情報を通知する。
【０１５１】
このように、第２実施形態の廃棄装置４は、文書を廃棄する機能を備えるだけでなく、出力媒体Ｐ上に形成された文書属性管理情報のコードデータを取得し、取得した文書属性管理情報のコードデータを解析し、さらに解析した装置特定情報を装置情報登録部４２４の登録情報と照合して宛先情報を特定し、この特定した宛先情報に基づいて、廃棄対象の文書に関する廃棄証明書の発行を担当する廃棄証明発行装置６や文書属性管理装置７やこれらの機能を具備した画像形成装置２に文書特定情報を通知するようになっている。
【０１５２】
＜第２実施形態：処理手順＞
図９は、第２実施形態の文書管理システム１における処理手順の一例を示したフローチャートである。ここでは、図６に示す第１実施形態の処理手順に対する変形例で示す。なお、第２実施形態の処理ステップは２００番台で示し、第１実施形態と同様もしくは対応する処理ステップには、第１実施形態と同じ１０番台と１番台の番号を付して示す。以下、第１実施形態との相違点を中心に説明する。
【０１５３】
先ず廃棄装置４において、廃棄証明発行装置６や文書属性管理装置７が画像形成装置２とは独立に設けられているシステム構成の場合には（Ｓ２１０−ＹＥＳ）、ユーザ（たとえばシステム管理者）は、廃棄証明発行装置６の装置情報、つまり廃棄証明発行装置６の証明発行装置特定情報およびこれに対応する廃棄証明発行装置６の情報通信路９上の宛先情報としてのＩＰアドレスを登録情報入力受付部４２０を介して入力する（Ｓ２１２）。また、ユーザ（たとえばシステム管理者）は、文書属性管理装置７の装置情報、つまり文書属性管理装置７の文書属性管理装置特定情報およびこれに対応する文書属性管理装置７の情報通信路９上の宛先情報としてのＩＰアドレスを登録情報入力受付部４２０を介して入力する（Ｓ２１４）。
【０１５４】
なお、画像形成装置２が廃棄証明発行装置６や文書属性管理装置７の機能を具備する場合には（Ｓ２１０−ＮＯ）、ユーザは、証明発行装置特定情報や文書属性管理装置特定情報と代用される当該画像形成装置２の装置情報、つまり画像形成装置２の出力装置特定情報およびこれに対応する宛先情報としてのＩＰアドレスを登録情報入力受付部４２０を介して入力する（Ｓ２１６）。
【０１５５】
装置情報登録部４２４は、登録情報入力受付部４２０を介してこれらのユーザ入力を受け付けると、そのユーザより入力された証明発行装置特定情報および対応するＩＰアドレスや文書属性管理装置特定情報および対応するＩＰアドレスを、それぞれ対応付けて登録する（Ｓ２１８）。
【０１５６】
画像形成装置２は、文書の出力媒体Ｐへの出力処理時に、廃棄装置４側にて、廃棄証明書の発行を担当する廃棄証明発行装置６を特定可能な証明発行装置特定情報（本例では廃棄証明発行装置６の型番やシリアル番号やＭＡＣアドレス）を文書属性生成部２０２で生成して、文書特定情報と纏めて文書属性管理情報とし（Ｓ２２０）、この文書属性管理情報を文書属性コード生成部２０４にてコードデータに変換し（Ｓ２２２）、そのコードデータを出力媒体Ｐに添付する（Ｓ２２８）。
【０１５７】
なお、文書属性管理部７０４を画像形成装置２にではなく文書管理サーバ８に備えるシステム構成を採る場合には、その文書属性管理部７０４を具備した文書管理サーバ８を特定する文書属性管理装置特定情報（本例では文書管理サーバ８の型番やシリアル番号やＭＡＣアドレス）を文書属性管理情報に含めて出力媒体Ｐに添付する。
【０１５８】
画像形成装置２による文書の出力媒体Ｐへの出力が完了後には、廃棄装置４では、文書廃棄部４０２の廃棄許可受付部４０４は、回収装置の投入口に文書が投入されたことを契機として廃棄許可を受け付けると（Ｓ２３０−ＹＥＳ）、その情報を廃棄部４０６に通知する（Ｓ２３２）。廃棄部４０６は、廃棄許可受付部４０４が廃棄許可を受け付け付けたことを条件として文書を廃棄する（Ｓ２３４）。
【０１５９】
この廃棄処理と連動して、文書属性読取部４１２は、回収装置の投入口に文書が投入され廃棄部４０６で廃棄処理される過程で、破棄処理に回された出力媒体Ｐに添付されている文書属性管理情報のコードデータを読み取り、この読み取った情報を文書属性解析部４１４に渡す（Ｓ２４０）。
【０１６０】
文書属性解析部４１４は、文書属性読取部４１２が読み取った文書属性管理情報のコードデータを解析して元の文書属性管理情報を復元し廃棄情報通知部４３０に渡す（Ｓ２４２）。
【０１６１】
廃棄情報通知部４３０は、文書属性解析部４１４から受け取った文書属性管理情報で特定される出力装置特定情報（装置型番など）を装置情報登録部４２４に登録してある装置情報と突き合わせて、対応する宛先情報を特定し（Ｓ２４４）、この特定した宛先情報を参照して、廃棄証明書の発行を担当する廃棄証明発行装置６（その文書の出力処理を担当した画像形成装置２自身が廃棄証明発行装置６の機能を備えたシステム構成の場合にはその画像形成装置２）に、廃棄情報を通知する（Ｓ２４８）。
【０１６２】
つまり、廃棄装置４は、廃棄処理時に、文書が形成された出力媒体Ｐから文書属性管理情報を読み取り、文書属性管理情報に基づいて廃棄証明書の発行を担当する廃棄証明発行装置６を特定する証明発行装置特定情報を取得し、その証明発行装置特定情報で特定される廃棄証明発行装置６に、廃棄対象の文書を一意に特定する文書特定情報を通知するのである。
【０１６３】
廃棄証明発行装置６では、廃棄情報受信部６０２により廃棄情報を受信すると（Ｓ２６０−ＹＥＳ）、その廃棄情報を文書情報更新部７０６に通知する（Ｓ２６２）。文書情報更新部７０６は、先ず、廃棄情報受信部６０２が受信した文書特定情報が文書が破棄済であることの情報を含んでいるか否か、つまり文書特定情報で特定される文書が破棄済であるか否かを判定する（Ｓ２６４）。
【０１６４】
文書情報更新部７０６は、文書特定情報で特定される文書が破棄済であるときには（Ｓ２６４−ＹＥＳ）、文書属性管理部７０４を検索して文書情報の登録状態を、「未廃棄（生存）」から「廃棄」へ更新する（Ｓ２６６）。
【０１６５】
この登録状態の更新処理と連動して、廃棄証明作成部６１２は、廃棄証明書の電子データを作成して廃棄証明印字部６１４に渡す（Ｓ２７０）。廃棄証明印字部６１４は、廃棄証明作成部６１２が作成した廃棄証明書の電子データに基づいて廃棄証明を出力媒体Ｐに印字（出力）する（Ｓ２７２）。なお、廃棄証明を出力媒体Ｐに印字することは必須ではなく、廃棄証明作成部６１２が生成した廃棄証明書の電子データをファイルにしてフレキシブルディスクなどの記憶媒体に保存するなどして提供してもよい。
【０１６６】
＜第３実施形態：システム構成＞
図１０は、本発明に係る文書管理システムの第３実施形態の構成例を示す機能ブロック図である。なお、ここでは、画像形成装置２が廃棄証明発行装置６の機能を具備する図４に示したシステム構成に対する変形例で示す。
【０１６７】
第３実施形態の文書管理システム１は、画像形成装置２は証明発行装置特定情報や文書属性管理装置特定情報に対応する各装置の情報通信路９上の宛先を示す宛先情報を除く、出力装置特定情報と文書特定情報と証明発行装置特定情報と文書属性管理装置特定情報（何れも装置を特定する型番やシリアル番号やＭＡＣアドレスなど）を文書属性管理情報に含めて出力媒体Ｐに添付するとともに、証明発行装置特定情報や文書属性管理装置特定情報に対応する各装置の宛先情報の登録・管理は廃棄装置４にて行なうようにした点に特徴を有する。
【０１６８】
特に、前述の第２実施形態との相違点として、証明発行装置特定情報や文書属性管理装置特定情報などの各装置特定情報や対応する宛先情報の登録を、ユーザ操作によらず自動的に行なう点に特徴を有する。以下、第２実施形態との相違点を中心に説明する。
【０１６９】
第３実施形態の文書管理システム１において、先ず画像形成装置２は、第１や第２実施形態の構成に加えて、廃棄装置４を検索する装置検索部２２０と、自身の装置情報を廃棄装置４に通知する装置情報通知部２２２とを備える。
【０１７０】
装置検索部２２０は、検索結果を装置情報通知部２２２に通知する。装置情報通知部２２２は、画像形成装置２の出力装置特定情報と宛先情報を対応付けて出力装置情報として、装置検索部２２０により検索された各廃棄装置４に通知する。
【０１７１】
また、廃棄証明発行装置６は、廃棄装置４を検索する装置検索部６２０と、自身の装置情報を廃棄装置４に通知する装置情報通知部６２２とを備える。
【０１７２】
装置検索部６２０は、検索結果を装置情報通知部６２２に通知する。装置情報通知部６２２は、廃棄証明発行装置６の証明発行装置特定情報と宛先情報を対応付けて廃棄証明発行装置情報として、装置検索部６２０により検索された各廃棄装置４に通知する。
【０１７３】
また、文書属性管理装置７は、廃棄装置４を検索する装置検索部７２０と、自身の装置情報を廃棄装置４に通知する装置情報通知部７２２とを備える。
【０１７４】
装置検索部２２０は、検索結果を装置情報通知部７２２に通知する。装置情報通知部７２２は、文書属性管理装置７の文書属性管理装置特定情報と宛先情報を対応付けて文書属性管理装置情報として、装置検索部７２０により検索された各廃棄装置４に通知する。
【０１７５】
なお、廃棄証明発行装置６が文書属性管理装置７の機能を具備するシステム構成の場合には、図示のように、各装置検索部６２０，７２０を１つの機能部に纏めてよい。同様に、各装置情報通知部６２２，７２２も１つの機能部に纏めてよい。また、画像形成装置２が廃棄証明発行装置６や文書属性管理装置７の機能を具備するシステム構成の場合には、各装置検索部２２０，６２０，７２０を１つの機能部に纏めてよいし、同様に、各装置情報通知部２２２，６２２，７２２も１つの機能部に纏めてよい。
【０１７６】
一方、第３実施形態の廃棄装置４は、第２実施形態の構成において設けられていた登録情報入力受付部４２０に代えて、各装置情報通知部２２２，６２２，７２２から通知された各装置情報を受信する装置情報受信部４２２を備える。
【０１７７】
装置情報受信部４２２は、受信した各装置情報（各装置の装置特定情報および宛先情報）を対応付けて装置情報登録部４２４に登録する。
【０１７８】
＜第３実施形態：処理手順＞
図１１は、第３実施形態の文書管理システム１における処理手順の一例を示したフローチャートである。ここでは、図９に示す第２実施形態の処理手順に対する変形例で示す。なお、第３実施形態の処理ステップは３００番台で示し、第２実施形態と同様もしくは対応する処理ステップには、第２実施形態と同じ１０番台と１番台の番号を付して示す。以下、第２実施形態との相違点を中心に説明する。
【０１７９】
先ず、画像形成装置２や廃棄証明発行装置６や文書属性管理装置７において、装置検索部２２０，６２０，７２０は、廃棄処理管理機能を具備した文書管理システム１内の廃棄装置４を検索し、廃棄装置４からの応答を待つ（Ｓ３００，Ｓ３０６）。この検索処理は、たとえば、ブロードキャスト通信で、廃棄装置４の商品コードや型番やシリアル番号などを検索キーとして検索することで実現すればよい。
【０１８０】
廃棄装置４は、ブロードキャストで送信されてきた商品コードなどの検索キーと自己の商品コードや型番やシリアル番号とが一致するか否かを判定し（Ｓ３０２）、一致したならば自己の宛先情報を応答する（Ｓ３０２−ＹＥＳ，Ｓ３０４）。
【０１８１】
この宛先情報の応答を受信した装置検索部２２０，６２０，７２０は（Ｓ３０６−ＹＥＳ）、受信した応答結果（廃棄装置４の宛先情報）を内部に蓄積する（Ｓ３０８）。
【０１８２】
廃棄証明発行装置６や文書属性管理装置７が画像形成装置２とは独立に設けられているシステム構成の場合には（Ｓ３１０−ＹＥＳ）、廃棄証明発行装置６は、応答してきた廃棄装置４に、当該廃棄証明発行装置６の装置情報、つまり証明発行装置特定情報およびこれに対応する宛先情報としてのＩＰアドレスを装置情報通知部６２２を介して通知する（Ｓ３１２）。また、文書属性管理装置７は、応答してきた廃棄装置４に、当該文書属性管理装置７の装置情報、つまり文書属性管理装置特定情報およびこれに対応する宛先情報としてのＩＰアドレスを装置情報通知部７２２を介して通知する（Ｓ３１４）。
【０１８３】
なお、画像形成装置２が廃棄証明発行装置６や文書属性管理装置７の機能を具備する場合には（Ｓ３１０−ＮＯ）、画像形成装置２は、応答してきた廃棄装置４に、証明発行装置特定情報や文書属性管理装置特定情報と代用される当該画像形成装置２の装置情報、つまり出力装置特定情報およびこれに対応する宛先情報としてのＩＰアドレスを装置情報通知部２２２を介して通知する（Ｓ３１６）。
【０１８４】
装置情報登録部４２４は、装置情報受信部４２２を介して装置特定情報およびこれに対応する宛先情報を受け付けると、その装置特定情報およびこれに対応する宛先情報を、それぞれ対応付けて登録する（Ｓ３１８）。以下、第２実施形態と同様である。
【０１８５】
＜第４実施形態：システム構成＞
図１２は、本発明に係る文書管理システムの第４実施形態の構成例を示す機能ブロック図である。なお、ここでは、画像形成装置２が廃棄証明発行装置６の機能を具備する図４に示したシステム構成に対する変形例で示す。
【０１８６】
第４実施形態の文書管理システム１は、ある画像形成装置２で出力された文書についての文書属性管理装置７の登録状況（特に廃棄の有無）を、当該文書属性管理装置７以外の装置（別の文書属性管理装置７を含む）から確認可能に構成した点に特徴を有する。
【０１８７】
また、ある廃棄装置４にて廃棄処理がなされ、ある廃棄証明発行装置６にてその廃棄処理を証明する廃棄証明書が発行された後、文書属性管理装置７が文書の登録状態の問合せのある装置から受け付けたときには、文書属性管理装置７は文書の登録状態を応答し、この応答を受けた装置では、再度の廃棄証明書の発行要求をユーザから受けたときには、そのユーザ指示に従って廃棄証明書の発行指示を可能とした点に特徴を有する。
【０１８８】
特に、後述する第５実施形態や第６実施形態との相違点としては、文書属性管理情報を登録・管理する文書属性管理装置７の装置情報を、廃棄装置４を除く各装置（文書属性管理装置７の場合は他の文書属性管理装置７）自身が登録・管理する点と、文書の登録状態の問合せや廃棄証明書の再発行指示は廃棄装置４を除く各装置で行なう点に特徴を有する。
【０１８９】
第４実施形態の文書管理システム１において、先ず画像形成装置２、廃棄証明発行装置６、文書属性管理装置７は、第１実施形態の変形構成に加えて、他の文書属性管理装置７の文書属性管理装置特定情報および対応する宛先情報を、前述の図８（Ｂ）もしくは図８（Ｃ）のように、ハードディスク装置などの所定の記憶媒体に記憶して管理する装置情報登録部２２４，６２４，７２４と、検索対象の文書情報の入力を受け付け文書属性管理装置７に通知して文書検索を指示する文書情報入力受付部２２６，６２６，７２６と、文書属性管理装置７からの文書検索結果に基づくユーザ指示に従って廃棄証明書の再発行を指示する再発行指示部２２７，６２７，７２７とを備える。
【０１９０】
なお、廃棄証明発行装置６が文書属性管理装置７の機能を具備するシステム構成の場合には、図示のように、各装置情報登録部６２４，７２４を１つの機能部に纏めてよい。同様に、各文書情報入力受付部６２６，７２６も１つの機能部に纏めてよいし、各再発行指示部６２７，７２７も１つの機能部に纏めてよい。また、画像形成装置２が廃棄証明発行装置６や文書属性管理装置７の機能を具備するシステム構成の場合には、各装置情報登録部２２４，６２４，７２４を１つの機能部に纏めてよいし、同様に、各文書情報入力受付部２２６，６２６，７２６も１つの機能部に纏めてよいし、各再発行指示部６２７，７２７も１つの機能部に纏めてよい。
【０１９１】
装置情報登録部２２４，６２４，７２４への登録処理は、第２実施形態のように、登録情報入力受付部を設けてユーザ操作によって行なう仕組みとしてもよいし、第３実施形態のように、装置検索部や装置情報通知部や装置情報受信部を設けて、ユーザ操作によらずブロードキャスト通信を利用して自動的に行なう仕組みとしてもよい。
【０１９２】
文書情報入力受付部２２６，６２６，７２６は、ユーザより入力された検索対象の文書特定情報を、装置情報登録部２２４，６２４，７２４に登録されている文書属性管理装置７に送信する。
【０１９３】
各画像形成装置２、廃棄証明発行装置６、文書属性管理装置７は、その応答結果を所定の表示媒体に表示する。そして、その表示結果に基づいて、再度の廃棄証明書の発行要求をユーザより受け付けたときには、そのユーザ指示に従って、所定の廃棄証明発行装置６（たとえば前回使用した廃棄証明発行装置６とは異なる廃棄証明発行装置６）に対して廃棄証明書の発行を指示する。
【０１９４】
また、本実施形態の特徴部分として、文書属性管理装置７は、各装置から受信した検索対象の文書情報と文書属性管理部７０４で管理している文書属性管理情報とを照合して該当する文書の有無を検索し、受信した検索対象の文書特定情報の状態を応答する応答処理部７３０を備える。
【０１９５】
応答処理部７３０は、各装置から検索対象の文書情報を受信する文書情報受信部７３２と、文書情報受信部７３２が受信した文書情報を検索キーとして文書属性管理部７０４の登録内容を照合して該当文書を検索する文書検索部７３４と、文書検索部７３４の検索結果を送信する検索結果送信部７３６とを有する。
【０１９６】
＜第４実施形態：処理手順＞
図１３は、第４実施形態の文書管理システム１における処理手順の一例を示したフローチャートである。なお、第４実施形態の処理ステップは４００番台で示す。
【０１９７】
先ず、前提として、前述の第１〜第３実施形態の何れかによって、ある文書についての出力媒体Ｐへの出力処理（印刷処理）と、その文書の印刷済の出力媒体Ｐの廃棄処理および廃棄証明書の発行並びに文書属性管理部７０４の登録情報の更新処理が完了しているものとする。
【０１９８】
先ず、画像形成装置２、廃棄証明発行装置６、あるいは文書属性管理装置７において、装置情報登録部２２４，６２４，７２４は、文書属性管理装置７（文書属性管理装置７の場合は他の文書属性管理装置７）の文書属性管理装置特定情報および対応する宛先情報を対応付けて登録しておく（Ｓ４００）。この登録処理は、第２実施形態のステップＳ２１０〜Ｓ２１８と同様にして、もしくは第３実施形態のステップＳ３００〜Ｓ３１８と同様にして実施すればよい。
【０１９９】
ユーザは、画像形成装置２、廃棄証明発行装置６、あるいは文書属性管理装置７を使って、文書属性管理装置７に登録済の文書属性管理情報を検索する。たとえば、文書状態検索処理（文書状態取得処理とも称する）は、ユーザによって、検索対象の文書情報のユーザ入力を文書情報入力受付部２２６，６２６，７２６が受け付けたことで開始する（Ｓ４１０）。検索対象の文書情報としては、出力処理に使用した画像形成装置２の出力装置特定情報や検索対象の文書を特定する文書特定情報の処理時刻情報、利用者情報、あるいはサービス種情報などの何れか１つもしくはこれらの任意の組合せを利用すればよい。
【０２００】
文書情報入力受付部２２６，６２６，７２６は、ユーザによって入力された検索対象の文書情報を、装置情報登録部２２４，６２４，７２４に登録されている文書属性管理装置７の宛先情報を参照して、その文書属性管理装置７に通知して文書検索を指示する（Ｓ４３２）。
【０２０１】
この通知を受けた文書属性管理装置７（図１２に示すように画像形成装置２が具備するものでもよい）において、応答処理部７３０は、受信した検索対象の文書情報を検索キーとして、文書属性管理部７０４で管理している文書属性管理情報の登録内容と照合して、該当する文書を検索する（Ｓ４３４）。
【０２０２】
応答処理部７３０は、該当する文書を検索できたときには、その該当する文書の文書属性管理情報を応答し（Ｓ４３６）、該当する文書を検索できなければ、「該当なし」を応答する（Ｓ４３８）。
【０２０３】
該当する文書の文書属性管理情報の応答内容としては、たとえば、文書特定情報の処理時刻情報、利用者情報、あるいはサービス種情報から特定される、いつ、誰が、どのようなサービス（たとえばコピー）で出力した文書であるのかである。また、文書属性管理部７０４が、その出力処理時の画像データをイメージログとして保存してある場合には、文書の確認用として、そのイメージログを応答してもよい。
【０２０４】
検索処理の応答を文書属性管理装置７から受け付けた各装置では、検索処理結果を所定の表示媒体に表示する（Ｓ４４０）。ユーザは、この表示を確認して、求めていた文書だと判断した場合、その文書の登録状態（特に廃棄処理の有無）を文書属性管理装置７に問い合わせる（Ｓ４４４）。
【０２０５】
この問合せを受け付けた文書属性管理装置７において、応答処理部７３０は、文書属性管理部７０４で管理している文書属性管理情報の登録内容と照合して、問合せのあった文書の状態（特に廃棄処理の有無）を調査する（Ｓ４４６）。そして、この調査結果に基づいて、問合せのあった文書が、「未廃棄（生存）」状態にあるのか、それとも、「廃棄」状態にあるのかを応答する（Ｓ４４８）。
【０２０６】
文書状態の問合せ処理の応答を文書属性管理装置７から受け付けた各装置では、問合せ処理結果に基づく問合せ対象文書の登録状態（特に廃棄処理の有無）を所定の表示媒体に表示する（Ｓ４５０）。文書が「廃棄」状態にある場合には、ユーザは、廃棄証明書の発行指示（事実上の再発行指示）が可能である（Ｓ４５２）。この廃棄証明書の発行指示を受け付けた廃棄証明発行装置６では、ユーザ指示に従って廃棄証明書を出力媒体Ｐに印刷（発行）する（Ｓ４５４）。
【０２０７】
なお、画像形成装置２が廃棄証明発行装置６の機能を具備している場合において、この画像形成装置２がユーザから文書検索や再発行指示を受け付けているときには、当該画像形成装置２自身で廃棄証明書を再発行すればよい。
【０２０８】
＜第５実施形態：システム構成＞
図１４は、本発明に係る文書管理システムの第５実施形態の構成例を示す機能ブロック図である。なお、ここでは、図１２に示した第４実施形態のシステム構成に対する変形例で示すが、図７に示した第２実施形態や図１０に示した第３実施形態のシステム構成に対する変形例としても適用可能である。
【０２０９】
第５実施形態の文書管理システム１は、ある画像形成装置２で出力された文書についての文書属性管理装置７の登録状況（特に廃棄の有無）を、当該文書属性管理装置７以外の装置（別の文書属性管理装置７を含む）から確認可能に構成した点に特徴を有する。この点は、前述の第４実施形態や後述する第６実施形態と同様である。
【０２１０】
また、ある廃棄装置４にて廃棄処理がなされ、ある廃棄証明発行装置６にてその廃棄処理を証明する廃棄証明書が発行された後、文書属性管理装置７が文書の登録状態の問合せをある装置から受け付けたときには、文書属性管理装置７は文書の登録状態を応答し、この応答を受けた装置では、再度の廃棄証明書の発行要求をユーザから受けたときには、そのユーザ指示に従って廃棄証明書の発行指示を可能とした点に特徴を有する。この点も、前述の第４実施形態や後述する第６実施形態と同様である。
【０２１１】
ただし、文書属性管理情報を登録・管理する文書属性管理装置７の装置情報を廃棄装置４が登録・管理する点では前述の第４実施形態と相違し、また、文書の登録状態の問合せや廃棄証明書の再発行指示は廃棄装置４を除く各装置で行なう点では、前述の第４実施形態と同一でかつ後述する第６実施形態と相違する。
【０２１２】
つまり、基本構成としては、第２実施形態や第３実施形態のように、装置情報登録部４２４を具備し、文書属性管理情報を登録・管理する文書属性管理装置７の装置情報が廃棄装置４に登録されているので、廃棄装置４を除く各装置では、廃棄装置４の装置情報登録部４２４に登録されている文書属性管理装置７の装置情報を問い合わせて、取得した装置情報を基にして文書属性管理装置７の宛先情報を特定し、文書の生存検索や廃棄証明書の再発行を実施可能とする点に特徴を有するのである。
【０２１３】
第５実施形態の文書管理システム１において、先ず廃棄装置４は、第４実施形態の構成に加えて、第３実施形態と同様に、装置情報受信部４２２および装置情報登録部４２４を備える。また、廃棄装置４は、各装置からの装置情報取得要求に対して、装置情報登録部４２４に登録されている文書属性管理装置特定情報およびそれに対応する宛先情報を応答する応答処理部４２８を備える。
【０２１４】
また、画像形成装置２、廃棄証明発行装置６、文書属性管理装置７は、第４実施形態の構成に加えて、文書属性管理情報を登録・管理する他（つまり自身以外）の文書属性管理装置７に関しての装置情報を廃棄装置４から取得する管理装置情報取得部２２８，６２８，７２８を備える。
【０２１５】
なお、廃棄証明発行装置６が文書属性管理装置７の機能を具備するシステム構成の場合には、図示のように、各管理装置情報取得部６２８，７２８を１つの機能部に纏めてよい。また、画像形成装置２が廃棄証明発行装置６や文書属性管理装置７の機能を具備するシステム構成の場合には、各管理装置情報取得部２２８，６２８，７２８を１つの機能部に纏めてよい。
【０２１６】
管理装置情報取得部２２８，６２８，７２８は、文書属性管理情報を登録・管理する文書属性管理装置７の装置情報（文書属性管理装置特定情報および対応する宛先情報）を廃棄装置４から取得すると、その文書属性管理装置７の装置情報を内部に蓄積する。
【０２１７】
なお、第４実施形態と同様に、装置情報登録部２２４，６２４，７２４を設けておいてもよく、この場合、管理装置情報取得部２２８，６２８，７２８は、廃棄装置４から取得した文書属性管理装置７の装置情報を装置情報登録部２２４，６２４，７２４に追加登録する。
【０２１８】
なお、本実施形態では、画像形成装置２、廃棄証明発行装置６、文書属性管理装置７側に装置情報登録部２２４，６２４，７２４を設けておく必然性はない。
【０２１９】
＜第５実施形態：処理手順＞
図１５は、第５実施形態の文書管理システム１における処理手順の一例を示したフローチャートである。ここでは、図１３に示す第４実施形態の処理手順に対する変形例で示す。なお、第５実施形態の処理ステップは５００番台で示し、第４実施形態と同様もしくは対応する処理ステップには、第４実施形態と同じ１０番台と１番台の番号を付して示す。以下、第４実施形態との相違点を中心に説明する。
【０２２０】
先ず、前提として、前述の第１〜第３実施形態の何れかによって、ある文書についての出力媒体Ｐへの出力処理（印刷処理）と、その文書の印刷済の出力媒体Ｐの廃棄処理および廃棄証明書の発行並びに文書属性管理部７０４の登録情報の更新処理が完了しているものとする。
【０２２１】
また、前述の第４実施形態のステップＳ４００と同様にして、文書属性管理装置７の文書属性管理装置特定情報およびこれに対応する宛先情報の登録処理が完了しているものとする。
【０２２２】
ユーザは、画像形成装置２、廃棄証明発行装置６、あるいは文書属性管理装置７を使って、文書属性管理装置７に登録済の文書属性管理情報を検索する。たとえば、第４実施形態のステップＳ４１０と同様に、文書状態検索処理は、ユーザによって、検索対象の文書情報のユーザ入力を文書情報入力受付部２２６，６２６，７２６が受け付けたことで開始する（Ｓ５１０）。
【０２２３】
画像形成装置２、廃棄証明発行装置６、あるいは文書属性管理装置７において、管理装置情報取得部２２８，６２８，７２８は、廃棄装置４に登録されている文書属性管理装置７の装置情報を要求する（Ｓ５２０）。
【０２２４】
各装置からの装置情報取得要求を受け付けた廃棄装置４において、応答処理部４２８は、装置情報登録部４２４に登録されている文書属性管理装置特定情報およびそれに対応する宛先情報を応答する（Ｓ５２２）。
【０２２５】
この装置情報取得要求に対する廃棄装置４からの応答を受け付けた管理装置情報取得部２２８，６２８，７２８は、文書属性管理装置７の装置情報（文書属性管理装置特定情報および対応する宛先情報）を内部の記憶媒体に記憶（蓄積）する、あるいは装置情報登録部２２４，６２４，７２４を備えている場合には、この装置情報登録部２２４，６２４，７２４に追加登録する（Ｓ５２４）。
【０２２６】
文書情報入力受付部２２６，６２６，７２６は、ユーザによって入力された検索対象の文書情報を、受信した文書属性管理装置７の宛先情報を参照して、その文書属性管理装置７に通知して文書検索を指示する（Ｓ５３２）。以下、第４実施形態と同様である。
【０２２７】
＜第６実施形態：システム構成＞
図１６は、本発明に係る文書管理システムの第６実施形態の構成例を示す機能ブロック図である。なお、ここでは、図１４に示した第５実施形態のシステム構成に対する変形例で示す。
【０２２８】
第６実施形態の文書管理システム１は、ある画像形成装置２で出力された文書についての文書属性管理装置７の登録状況（特に廃棄の有無）を、当該文書属性管理装置７以外の装置（別の文書属性管理装置７を含む）から確認可能に構成した点に特徴を有する。この点は、前述の第４、第５実施形態と同様である。
【０２２９】
また、ある廃棄装置４にて廃棄処理がなされ、ある廃棄証明発行装置６にてその廃棄処理を証明する廃棄証明書が発行された後、文書属性管理装置７が文書の登録状態の問合せをある装置から受け付けたときには、文書属性管理装置７は文書の登録状態を応答し、この応答を受けた装置では、再度の廃棄証明書の発行要求をユーザから受けたときに、そのユーザ指示に従って廃棄証明書の発行指示を可能とした点に特徴を有する。この点も、前述の第４、第５実施形態と同様である。
【０２３０】
ただし、文書属性管理情報を登録・管理する文書属性管理装置７の装置情報を廃棄装置４が登録・管理する点では前述の第４実施形態と相違しかつ第５実施形態と同一であり、また、文書の登録状態の問合せや廃棄証明書の再発行指示は廃棄装置４で行なう点では、前述の第４、第５実施形態と相違する。
【０２３１】
つまり、基本構成としては、第２実施形態や第３実施形態のように、装置情報登録部４２４を具備し、文書属性管理情報を登録・管理する文書属性管理装置７の装置情報が廃棄装置４に登録されているので、廃棄装置４自身において、装置情報登録部４２４に登録されている文書属性管理装置７の装置情報を基にして文書属性管理装置７の宛先情報を特定し、文書の生存検索や廃棄証明書の再発行を実施可能とする点に特徴を有するのである。
【０２３２】
第６実施形態の文書管理システム１において、画像形成装置２、廃棄証明発行装置６、文書属性管理装置７は、第５実施形態に設けられていた文書情報入力受付部２２６，６２６，７２６を取り外している。
【０２３３】
また、廃棄装置４は、先ず、第５実施形態に設けられていた応答処理部４２８を取り外している。また、廃棄装置４は、第５実施形態の構成に加えて、検索対象の文書情報の入力を受け付ける文書情報入力受付部４２６と、文書属性管理装置７からの文書検索結果に基づくユーザ指示に従って廃棄証明書の再発行を指示する再発行指示部４２７を備える。文書情報入力受付部４２６は、第４、第５実施形態の文書情報入力受付部２２６，６２６，７２６と同様の機能を備えるものである。再発行指示部４２７は、第４、第５実施形態の再発行指示部２２７，６２７，７２７と同様の機能を備えるものである。
【０２３４】
＜第６実施形態：処理手順＞
図１７は、第６実施形態の文書管理システム１における処理手順の一例を示したフローチャートである。ここでは、図１３に示す第４実施形態や図１５に示す第５実施形態の処理手順に対する変形例で示す。なお、第６実施形態の処理ステップは６００番台で示し、第４，第５実施形態と同様もしくは対応する処理ステップには、第４，第５実施形態と同じ１０番台と１番台の番号を付して示す。以下、第４，第５実施形態との相違点を中心に説明する。
【０２３５】
先ず、前提として、前述の第１〜第３実施形態の何れかによって、ある文書についての出力媒体Ｐへの出力処理（印刷処理）と、その文書の印刷済の出力媒体Ｐの廃棄処理および廃棄証明書の発行並びに文書属性管理部７０４の登録情報の更新処理が完了しているものとする。
【０２３６】
また、廃棄装置４においては、第２実施形態のステップＳ２１０〜Ｓ２１８と同様にして、もしくは第３実施形態のステップＳ３００〜Ｓ３１８と同様にして、文書属性管理装置７の文書属性管理装置特定情報およびこれに対応する宛先情報の装置情報登録部４２４への登録処理が完了しているものとする。
【０２３７】
ユーザは、廃棄装置４を使って、文書属性管理装置７に登録済の文書属性管理情報を検索する。たとえば、第４実施形態のステップＳ４１０や第５実施形態のステップＳ５１０と同様に、文書状態検索処理（文書状態取得処理とも称する）は、ユーザによって、検索対象の文書情報のユーザ入力を文書情報入力受付部４２６が受け付けたことで開始する（Ｓ６１０）。
【０２３８】
文書情報入力受付部４２６は、ユーザによって入力された検索対象の文書情報を、装置情報登録部４２４に登録されている文書属性管理装置７の宛先情報を参照して、その文書属性管理装置７に通知して文書検索を指示する（Ｓ６３２）。
【０２３９】
この通知を受けた各文書属性管理装置７（図１６に示すように画像形成装置２が具備するものでもよい）において、応答処理部７３０は、受信した検索対象の文書情報を検索キーとして、文書属性管理部７０４で管理している文書属性管理情報の登録内容と照合して、該当する文書を検索する（Ｓ７３４）。
【０２４０】
該当する文書を検索できた文書属性管理装置７（本例では文書属性管理装置Ｂ）においては、応答処理部７３０は、その該当する文書の文書属性管理情報を応答する（Ｓ７３６）。一方、該当する文書を検索できなかった文書属性管理装置７（本例では文書属性管理装置Ａ）においては、応答処理部７３０は、「該当なし」を応答する（Ｓ６３８）。以下、第４、第５実施形態と同様である。
【０２４１】
＜各装置の別態様；計算機構成＞
図１８は、前述の第１〜第６実施形態の文書管理システム１に設けられる画像形成装置２、廃棄装置４、廃棄証明発行装置６、文書属性管理装置７、文書管理サーバ８の他の構成例を示すブロック図である。ここでは、パーソナルコンピュータなどの電子計算機を利用して、文書の出力処理から廃棄処理まで並びに廃棄証明の発行処理（纏めて文書管理処理とも称する）を、ソフトウェアを実行するマイクロプロセッサなどから構築されるより現実的なハードウェア構成を示している。
【０２４２】
すなわち、本実施形態において、文書管理処理を実行する仕組みは、ハードウェア処理回路により構成することに限らず、その機能を実現するプログラムコードに基づき電子計算機（コンピュータ）を用いてソフトウェア的に実現することも可能である。
【０２４３】
よって、本発明に係る仕組みを、電子計算機（コンピュータ）を用いてソフトウェアで実現するために好適なプログラムあるいはこのプログラムを格納したコンピュータ読取可能な記憶媒体を発明として抽出することもできる。ソフトウェアにより実行させる仕組みとすることで、ハードウェアの変更を伴うことなく、処理手順などを容易に変更できる利点を享受できるようになる。
【０２４４】
電子計算機に、文書管理処理機能をソフトウェアにより実行させる場合には、そのソフトウェアを構成するプログラムが、専用のハードウェアに組み込まれているコンピュータ（組込マイコンなど）、あるいは、ＣＰＵ（Central Processing Unit ）、論理回路、記憶装置などの機能を１つのチップ上に搭載して所望のシステムを実現するＳＯＣ（System On a Chip：システムオンチップ）、または、各種のプログラムをインストールすることで各種の機能を実行することが可能な汎用のパーソナルコンピュータなどに、記録媒体からインストールされる。
【０２４５】
記録媒体は、コンピュータのハードウェア資源に備えられている読取装置に対して、プログラムの記述内容に応じて、磁気、光、電気などのエネルギの状態変化を引き起こして、それに対応する信号の形式で、読取装置にプログラムの記述内容を伝達できるものである。
【０２４６】
たとえば、コンピュータとは別に、ユーザにプログラムを提供するために配布される、プログラムが記録されている磁気ディスク（フレキシブルディスクＦＤを含む）、光ディスク（ＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disc-Read Only Memory ）、ＤＶＤ（Digital Versatile Disc）を含む）、光磁気ディスク（ＭＯ（Magneto Optical Disk）を含む）、または半導体メモリなどよりなるパッケージメディア（可搬型の記憶媒体）により構成されるだけでなく、コンピュータに予め組み込まれた状態でユーザに提供される、プログラムが記録されているＲＯＭやハードディスクなどで構成されてもよい。
【０２４７】
また、ソフトウェアを構成するプログラムは、記録媒体を用いずに、記録媒体を介して提供されることに限らず、有線あるいは無線などの通信網を介して提供されてもよい。
【０２４８】
たとえば、文書管理処理機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても、ハードウェア処理回路にて構成する場合と同様の効果は達成される。この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が文書管理処理機能を実現する。
【０２４９】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することで、文書管理処理を行なう機能が実現されるだけでなく、プログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（Operating Systems ；基本ソフト）などが実際の処理の一部または全部を行ない、その処理により文書管理処理を行なう機能が実現される場合であってもよい。
【０２５０】
さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張カードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によって文書管理処理機能が実現される場合であってもよい。
【０２５１】
なお、文書管理処理機能を実現するプログラムコードを記述したファイルとしてプログラムが提供されるが、この場合、一括のプログラムファイルとして提供されることに限らず、コンピュータで構成されるシステムのハードウェア構成に応じて、個別のプログラムモジュールとして提供されてもよい。
【０２５２】
たとえば、コンピュータシステム９００は、コントローラ部９０１と、ハードディスク装置、フレキシブルディスク（ＦＤ）ドライブ、あるいはＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disk ROM）ドライブ、半導体メモリコントローラなどの、所定の記憶媒体からデータを読み出したり記録したりするための記録・読取制御部９０２とを有する。
【０２５３】
コントローラ部９０１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit ）９１２、読出専用の記憶部であるＲＯＭ（Read Only Memory）９１３、随時書込みおよび読出しが可能であるとともに揮発性の記憶部の一例であるＲＡＭ（Random Access Memory）９１５、および不揮発性の記憶部の一例であるＲＡＭ（ＮＶＲＡＭと記述する）９１６を有している。
【０２５４】
なお、上記において“揮発性の記憶部”とは、装置の電源がオフされた場合には、記憶内容を消滅してしまう形態の記憶部を意味する。一方、“不揮発性の記憶部”とは、装置のメイン電源がオフされた場合でも、記憶内容を保持し続ける形態の記憶部を意味する。記憶内容を保持し続けることができるものであればよく、半導体製のメモリ素子自体が不揮発性を有するものに限らず、バックアップ電源を備えることで、揮発性のメモリ素子を“不揮発性”を呈するように構成するものであってもよい。
【０２５５】
また、半導体製のメモリ素子により構成することに限らず、磁気ディスクや光ディスクなどの媒体を利用して構成してもよい。たとえば、ハードディスク装置を不揮発性の記憶部として利用できる。また、ＣＤ−ＲＯＭなどの記録媒体から情報を読み出す構成を採ることでも不揮発性の記憶部として利用できる。
【０２５６】
また、コンピュータシステム９００は、ユーザインタフェースをなす機能部としての指示入力部９０３と、操作時のガイダンス画面や処理結果などの所定の情報をユーザに提示する表示出力部９０４と、各機能部との間のインタフェース機能をなすインタフェース部（ＩＦ部）９０９とを有する。
【０２５７】
なお、文書管理処理結果を印刷出力してユーザに提示する構成とするべく、処理結果を所定の出力媒体（たとえば印刷用紙）に出力する画像形成部９０６（画像形成部２１２に対応する）を設けてもよい。もちろん、画像形成装置２を構成する場合であれば、この画像形成部９０６を備えていることは必須である。また、廃棄証明発行装置６において、廃棄証明書を出力媒体Ｐに出力する構成とする場合にも、画像形成部９０６を備えていることは必須である。また、複写機能を備える場合には、画像を読み取る画像読取部９０５（画像読取部２０６ｂに対応する）を設けてもよい。
【０２５８】
指示入力部９０３としては、たとえば、ユーザインタフェース部９８５の操作キー部９８５ｂを利用してもよい。あるいは、キーボードやマウスなどを利用してもよい。
【０２５９】
表示出力部９０４は、表示制御部９１９と表示装置とを備える。表示装置としては、たとえば、ユーザインタフェース部９８５の操作パネル部９８５ａを利用してもよい。あるいは、ＣＲＴ（Cathode Ray Tube；陰極線管）やＬＣＤ（Liquid Crystal Display；液晶）などでなるその他のディスプレイ部を利用してもよい。
【０２６０】
たとえば、表示制御部９１９が、操作パネル部９８５ａやディスプレイ部上に、ガイダンス情報や画像読取部９０５が取り込んだ全体画像などを表示させる。また、各種の情報をユーザに通知する際の表示デバイスとしても利用される。なお、表示面上にタッチパネルを有するディスプレイ部とすることで、指先やペンなどで所定の情報を入力する指示入力部９０３を構成してもよい。
【０２６１】
インタフェース部９０９としては、処理データ（画像データを含む）や制御データの転送経路であるシステムバス９９１の他、たとえば、画像形成部９０６や他のプリンタとのインタフェース機能をなすプリンタＩＦ部９９６、および情報通信路９との間の通信データの受け渡しを仲介する通信ＩＦ部９９９を有している。
【０２６２】
このような構成において、ＣＰＵ９１２は、システムバス９９１を介してシステム全体の制御を行なう。ＲＯＭ９１３は、ＣＰＵ９１２の制御プログラムなどを格納する。ＲＡＭ９１５は、ＳＲＡＭ（Static Random Access Memory ）などで構成され、プログラム制御変数や各種処理のためのデータなどを格納する。また、ＲＡＭ９１５は、所定のアプリケーションプログラムに従って演算して得たデータや外部から取得したデータなどを一時的に格納する領域を含んでいる。
【０２６３】
たとえば、文書管理処理機能をコンピュータに実行させるプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭなどの記録媒体を通じて配布される。あるいは、このプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭではなくＦＤに格納されてもよい。また、ＭＯドライブを設け、ＭＯに前記プログラムを格納してもよく、またフラッシュメモリなどの不揮発性の半導体メモリカードなど、その他の記録媒体にプログラムを格納してもよい。さらに、他のサーバなどからインターネットなどのネットワークを経由してプログラムをダウンロードして取得したり、あるいは更新したりしてもよい。
【０２６４】
なおプログラムを提供するための記録媒体としては、ＦＤやＣＤ−ＲＯＭなどの他にも、ＤＶＤなどの光学記録媒体、ＭＯなどの光磁気記録媒体、テープ媒体、磁気記録媒体、ＩＣカードやミニチュアカードなどの半導体メモリを用いてもよい。記録媒体の一例としてのＦＤやＣＤ−ＲＯＭなどには、文書管理処理機能を実現する際の、一部または全ての機能を格納してもよい。
【０２６５】
また、ハードディスク装置は、制御プログラムによる各種処理のためのデータを格納したり、自装置で取得したデータや外部から取得したデータなどを大量に一時的に格納したりする領域を含んでいる。
【０２６６】
このような構成により、操作キー部９８５ｂを介した操作者による指令にて、前述の文書管理処理方法（つまり各フローチャートに示した処理手順）を実行するプログラムが記憶されているＣＤ−ＲＯＭなどの読取可能な記録媒体からＲＡＭ９１５に文書管理処理プログラムがインストールされ、また操作キー部９８５ｂを介した操作者による指令や自動処理にて文書管理処理プログラムが起動される。
【０２６７】
ＣＰＵ９１２は、この文書管理処理プログラムに従って前述の文書管理処理方法に伴う各種の処理を実行し、また処理結果をＲＡＭ９１５やハードディスクなどの記憶装置に格納し、必要により操作パネル部９８５ａ、あるいはＣＲＴやＬＣＤなどの表示装置に出力する。
【０２６８】
なお、このようなコンピュータを用いた構成に限らず、各構成図を用いて示した各機能部の処理をなす専用のハードウェアの組合せにより、文書の出力処理から廃棄処理まで並びに廃棄証明の発行処理に関わる画像形成装置２、廃棄装置４、廃棄証明発行装置６、文書属性管理装置７、文書管理サーバ８を構成してもよい。
【０２６９】
たとえば、文書管理処理のための各機能部分の全ての処理をソフトウェアで行なうのではなく、各機能部分の一部を専用のハードウェアにて行なう処理回路９０８を設けてもよい。ソフトウェアで行なう仕組みは、並列処理や連続処理に柔軟に対処し得るものの、その処理が複雑になるに連れ、処理時間が長くなるため、処理速度の低下が問題となる。
【０２７０】
これに対して、ハードウェア処理回路で構築すると、処理が複雑であっても、処理速度の低下を防ぐことができ、高いスループットを得ることができる高速化を図ったアクセラレータシステムが構築される。
【図面の簡単な説明】
【０２７１】
【図１】文書管理システムの一実施形態を示す図である。
【図２】出力媒体に文書属性管理情報を添付する方法を説明する図である。
【図３】本発明に係る文書管理システムの第１実施形態の構成例を示す機能ブロック図（基本構成）である。
【図４】本発明に係る文書管理システムの第１実施形態の構成例を示す機能ブロック図（変形構成）である。
【図５】第１実施形態の文書管理システム（基本構成）における処理手順の一例を示したフローチャートである。
【図６】第１実施形態の文書管理システム（変形構成）における処理手順の一例を示したフローチャートである。
【図７】本発明に係る文書管理システムの第２実施形態の構成例を示す機能ブロック図である。
【図８】廃棄装置で管理する各装置特定情報を説明する図である。
【図９】第２実施形態の文書管理システムにおける処理手順の一例を示したフローチャートである。
【図１０】本発明に係る文書管理システムの第３実施形態の構成例を示す機能ブロック図である。
【図１１】第３実施形態の文書管理システムにおける処理手順の一例を示したフローチャートである。
【図１２】本発明に係る文書管理システムの第４実施形態の構成例を示す機能ブロック図である。
【図１３】第４実施形態の文書管理システムにおける処理手順の一例を示したフローチャートである。
【図１４】本発明に係る文書管理システムの第５実施形態の構成例を示す機能ブロック図である。
【図１５】第５実施形態の文書管理システムにおける処理手順の一例を示したフローチャートである。
【図１６】本発明に係る文書管理システムの第６実施形態の構成例を示す機能ブロック図である。
【図１７】第６実施形態の文書管理システムにおける処理手順の一例を示したフローチャートである。
【図１８】第１〜第６実施形態の文書管理システムに設けられる各装置画の他の構成例を示すブロック図である。
【符号の説明】
【０２７２】
１…文書管理システム、２…画像形成装置、２０２…文書属性生成部、２０４…文書属性コード生成部、２０５…文書属性通知部、２０６…文書取得部、２０６ｂ…画像読取部、２０６ａ…画像入力部、２０８…画像蓄積部、２１０…文書属性添付部、２１０ａ…画像合成部、２１２…画像形成部、２２０…装置検索部、２２２…装置情報通知部、２２４…装置情報登録部、２２６…文書情報入力受付部、２２７…再発行指示部、２２８…管理装置情報取得部、４…廃棄装置、４０２…文書廃棄部、４０４…廃棄許可受付部、４０６…廃棄部、４１２…文書属性読取部、４１４…文書属性解析部、４２０…登録情報入力受付部、４２２…装置情報受信部、４２４…装置情報登録部、４２６…文書情報入力受付部、４２７…再発行指示部、４２８…応答処理部、４３０…廃棄情報通知部、６…廃棄証明発行装置、６０２…廃棄情報受信部、６１０…廃棄証明書発行部、６１２…廃棄証明作成部、６１４…廃棄証明印字部、６２０…装置検索部、６２２…装置情報通知部、６２４…装置情報登録部、６２６…文書情報入力受付部、６２７…再発行指示部、６２８…管理装置情報取得部、７…文書属性管理装置、７０２…廃棄情報受信部、７０４…文書属性管理部、７０６…文書情報更新部、７２０…装置検索部、７２２…装置情報通知部、７２４…装置情報登録部、７２６…文書情報入力受付部、７２７…再発行指示部、７２８…管理装置情報取得部、７３０…応答処理部、７３２…文書情報受信部、７３４…文書検索部、７３６…検索結果送信部、８…文書管理サーバ、８０２…文書データベース、８０４…出力履歴データベース、９…情報通信路、Ｐ…出力媒体
【図１】
2008123080.tif 000003
【図２】
2008123080.tif 000004
【図３】
2008123080.tif 000005
【図４】
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【図５】
2008123080.tif 000007
【図６】
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【図７】
2008123080.tif 000009
【図８】
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【図９】
2008123080.tif 000011
【図１０】
2008123080.tif 000012
【図１１】
2008123080.tif 000013
【図１２】
2008123080.tif 000014
【図１３】
2008123080.tif 000015
【図１４】
2008123080.tif 000016
【図１５】
2008123080.tif 000017
【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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