(57)【要約】【課題】  仮登録した文書を容易に且つ確実に実登録できるようにする。【解決手段】  仮文書を作成すると共に、その仮文書を実文書として登録するための登録条件を作成した仮文書に設定する。そして、ツリービュー表示領域５００３に表示されているフォルダの中からユーザによって指定されたフォルダ内にある仮文書のサムネイル画像（仮文書サムネイル画像６００１）を、文書表示領域５００４に表示する。そして、仮文書サムネイル画像６００１に、別途作成した実文書８００５がドラッグ・アンド・ドロップされ、仮文書を実文書として登録する登録操作が行われると、登録操作された実文書８００５が登録条件を満たすか否か判定する。この判定の結果、登録操作された実文書８００５が登録条件を満たす場合に、仮文書を実文書として登録し、そうでない場合には、そのことをユーザに報知する。【選択図】  図９
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
実際に登録すべき文書を仮登録した仮登録文書を作成する仮登録文書作成手段と、
前記仮登録文書を、実際に登録する実登録文書に更新するための条件を、仮登録文書毎に設定する条件設定手段と、
前記仮登録文書を前記実登録文書に更新するための操作がなされると、前記実登録文書が、前記仮登録文書に対して設定されている条件を満たすか否かを判定する条件判定手段と、
前記条件判定手段により条件を満たすと判定された場合、前記操作に従って、前記仮登録文書を前記実登録文書に更新する更新手段とを有することを特徴とするデータ処理装置。
【請求項２】
前記仮登録文書を保存するフォルダを表示するフォルダ表示手段と、
前記フォルダ表示手段により表示されたフォルダの中からユーザにより指定されたフォルダに保存されている仮登録文書のサムネイル画像を表示する仮登録サムネイル画像表示手段とを有し、
前記仮登録サムネイル画像表示手段は、前記サムネイル画像として表示する仮登録文書に対して設定されている条件を、そのサムネイル画像に表示することを特徴とする請求項１に記載のデータ処理装置。
【請求項３】
前記更新手段により、前記仮登録文書が前記実登録文書に更新されると、前記仮登録文書のサムネイル画像に代えて、前記実登録文書のサムネイル画像を表示する実登録サムネイル画像表示手段を有することを特徴とする請求項２に記載のデータ処理装置。
【請求項４】
前記仮登録文書のサムネイル画像が表示されているときに、そのサムネイル画像に対応させて、そのサムネイル画像が仮登録文書のサムネイル画像であることを示す第１の識別画像を表示する第１の識別画像表示手段と、
前記実登録文書のサムネイル画像が表示されているときに、そのサムネイル画像に対応させて、そのサムネイル画像が実登録文書のサムネイル画像であることを示す第２の識別画像を表示する第２の識別画像表示手段とを有し、
前記第２の識別画像表示手段は、前記更新手段により、前記仮登録文書が前記実登録文書に更新されると、前記第１の識別画像に代えて、前記第２の識別画像を表示することを特徴とする請求項３に記載のデータ処理装置。
【請求項５】
前記更新手段により既に登録されている実登録文書の差し替えがユーザにより指定されると、差し替える実登録文書を仮登録した仮差し替え文書を作成する仮差し替え文書作成手段と、
前記既に登録されている実登録文書を、前記仮差し替え文書に基づく実登録文書に差し替える操作がユーザによりなされると、そのユーザに関わる情報、及び差し替え対象である２つの実登録文書の属性に関わる情報との少なくとも何れか一方に基づいて、前記差し替えが可能かを判定する差し替え可否判定手段と、
前記差し替え可否判定手段により、前記差し替えが可能であると判定された場合に、前記操作に従って、前記既に登録されている実登録文書を、前記仮差し替え文書に基づく実登録文書に差し替える再更新手段とを有することを特徴とする請求項１〜４の何れか１項に記載のデータ処理装置。
【請求項６】
前記条件判定手段により登録条件を満たさないと判定された場合、前記仮登録文書を前記実登録文書に更新できないことを報知する報知手段を有することを特徴とする請求項１〜５の何れか１項に記載のデータ処理装置。
【請求項７】
前記条件判定手段は、文書の種別、文書のページ数、複数の仮登録文書の実登録文書への登録順序、実登録文書の承認者、及び仮登録文書の実登録文書への登録期限のうち、少なくとも何れか１つの条件を満たすか否かを判定することを特徴とする請求項１〜６の何れか１項に記載のデータ処理装置。
【請求項８】
実際に登録すべき文書を仮登録した仮登録文書を、仮登録文書作成手段が作成する仮登録文書作成ステップと、
前記仮登録文書を、実際に登録する実登録文書に更新するための条件を、条件設定手段が、仮登録文書毎に設定する条件設定ステップと、
前記仮登録文書を前記実登録文書に更新するための操作がなされると、前記実登録文書が、前記仮登録文書に対して設定されている条件を満たすか否かを、条件判定手段が判定する条件判定ステップと、
前記条件判定ステップにより条件を満たすと判定された場合、前記操作に従って、前記仮登録文書を前記実登録文書に、更新手段が更新する登録ステップとを有することを特徴とする電子文書登録方法。
【請求項９】
実際に登録すべき文書を仮登録した仮登録文書を作成する仮登録文書作成ステップと、
前記仮登録文書を、実際に登録する実登録文書に更新するための条件を、仮登録文書毎に設定する条件設定ステップと、
前記仮登録文書を前記実登録文書に更新するための操作がなされると、前記実登録文書が、前記仮登録文書に対して設定されている条件を満たすか否かを判定する条件判定ステップと、
前記条件判定ステップにより条件を満たすと判定された場合、前記操作に従って、前記仮登録文書を前記実登録文書に更新する登録ステップとをコンピュータに実行することを特徴とするコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、データ処理装置、電子文書登録方法、及びコンピュータプログラムに関し、特に、電子文書を登録するために用いて好適なものである。
【背景技術】
【０００２】
従来から、オフィス等での定型業務処理の場面において、ＭＦＰ（Multi Function Printer；デジタル複合機）や、ＰＣサーバーに、定められた文書を定められた方法で登録することが要望されている。そのような要望を満たすために、ワークフローアプリケーションを導入することで、定められた業務手順をシステムとして構築することが考えられる。
【０００３】
また、前述したワークフローアプリケーションを導入せずに、限られた処理に限定して効率的にドキュメントの登録を行うシステムも提案されている（特許文献１を参照）。特許文献１に記載の技術では、文書を電子図庫に登録する際に、文書の属性データが入力されると、予め規定された標準文書表紙データに、その属性データを結合させ、その属性データを含む文書の表紙を印刷する。その後、ユーザは、文書の本体を作成し、作成した文書（紙文書）を、印刷しておいた文書の表紙と一緒にスキャナに読み込ませて、電子図庫に登録する。この特許文献１に記載の技術では、文書の属性データを結合させて文書の表紙を印刷することにより、文書の表紙が印刷された時点で、文書の仮登録に類する処理を行うようにしている。
【０００４】
【特許文献１】特開２００２−２８８１９６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、前述したワークフローシステムを導入する場合には、別途ワークフローアプリケーションの導入が必要であった。更に例えワークフローアプリケーションを導入しても、詳細なワークフローの定義を行うためには専門知識が必要である。このため、例えば、アプリケーションの販売代理店にコンサルティングを依頼する等の必要があり、そのコンサルティングに要するコストは少なくなかった。また同じく、一旦ワークフローを定義した後でワークフローの一部を変更したり、画面の表示方法を変更したりしたい場合でも、ワークフローを簡単にカスタマイズすることはできなかった。
【０００６】
また、特許文献１に記載の技術では、仮登録した文書（文書の表紙）を一旦紙へ印刷する必要があった。このため、仮登録した文書を実登録する際に手間を要する。しかも仮登録した文書を紙へ印刷するに過ぎないため、電子文書管理システム内で最終的にどのような文書がどのような設定で、どう保存されるのかを、ユーザが視覚的に把握することが出来ない。よって、文書の登録漏れや登録ミスが起こる可能性があった。更には、仮登録した文書と実登録した文書とをユーザが容易に識別することが出来なかったため、複数の文書を登録する場合には、全ての文書が揃ったか、登録作業に遅れはないか等をユーザが直感的に判断することができなかった。
【０００７】
本発明は、このような問題点に鑑みてなされたものであり、仮登録した文書を容易に且つ確実に実登録できるようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明のデータ処理装置は、実際に登録すべき文書を仮登録した仮登録文書を作成する仮登録文書作成手段と、前記仮登録文書を、実際に登録する実登録文書に更新するための条件を、仮登録文書毎に設定する条件設定手段と、前記仮登録文書を前記実登録文書に更新するための操作がなされると、前記実登録文書が、前記仮登録文書に対して設定されている条件を満たすか否かを判定する条件判定手段と、前記条件判定手段により条件を満たすと判定された場合、前記操作に従って、前記仮登録文書を前記実登録文書に更新する更新手段とを有することを特徴とする。
【０００９】
本発明の電子文書登録方法は、実際に登録すべき文書を仮登録した仮登録文書を、仮登録文書作成手段が作成する仮登録文書作成ステップと、前記仮登録文書を、実際に登録する実登録文書に更新するための条件を、条件設定手段が、仮登録文書毎に設定する条件設定ステップと、前記仮登録文書を前記実登録文書に更新するための操作がなされると、前記実登録文書が、前記仮登録文書に対して設定されている条件を満たすか否かを、条件判定手段が判定する条件判定ステップと、前記条件判定ステップにより条件を満たすと判定された場合、前記操作に従って、前記仮登録文書を前記実登録文書に、更新手段が更新する登録ステップとを有することを特徴とする。
【００１０】
本発明のコンピュータプログラムは、実際に登録すべき文書を仮登録した仮登録文書を作成する仮登録文書作成ステップと、前記仮登録文書を、実際に登録する実登録文書に更新するための条件を、仮登録文書毎に設定する条件設定ステップと、前記仮登録文書を前記実登録文書に更新するための操作がなされると、前記実登録文書が、前記仮登録文書に対して設定されている条件を満たすか否かを判定する条件判定ステップと、前記条件判定ステップにより条件を満たすと判定された場合、前記操作に従って、前記仮登録文書を前記実登録文書に更新する登録ステップとをコンピュータに実行することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、仮登録文書を実登録文書に更新するための操作がユーザによりなされると、実登録文書が、仮登録文書に対して設定されている条件を満たすか否かを判定し、条件を満たす場合に、仮登録文書を実登録文書に更新するようにした。したがって、仮登録文書を実登録文書に更新できるか否かをユーザが判断する必要がなくなる。よって、仮登録した文書を、従来よりも容易に且つ確実に実登録できるようになる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
次に、図面を参照しながら、本発明の一実施形態について説明する。
図１は、電子文書管理システムのシステム構成の一例を示した図である。本実施形態において、電子文書管理システムは、クライアントコンピュータ１０００と文書管理サーバ１１００とを有している。クライアントコンピュータ１０００と文書管理サーバ１１００は、例えば、パーソナルコンピュータであり、ＯＳ（Operating System）上で動作するアプリケーションプログラムを実行して以下に示す種々の処理を行う。クライアントコンピュータ１０００は、スキャナ等のデバイスや、ＯＳ上のファイルから文書データを取り込んで、文書管理サーバ１１００に送信する。文書管理サーバ１１００は、クライアントコンピュータ１０００から送信された文書データを保存しておくことにより、文書データを複数のユーザが管理できるようにする。また、本実施形態では、保存される全ての文書データは、ＸＭＬ形式に自動的に変換されて取り扱われるものとする。更に、クライアントコンピュータ１０００は、ＷＥＢブラウザを利用して、文書管理サーバ１１００にアクセスすることによって、保存されている文書データを取り扱うことも可能である。
【００１３】
＜文書入出力処理部１０２０＞
まず、クライアントコンピュータ１０００における文書入出力や操作を行う文書入出力処理部１０２０について説明する。
ユーザインタフェース部１００１は、例えば、キーボード、マウス、及び液晶ディスプレイ等を備えている。ユーザは、ユーザインタフェース部１００１を介して、文書管理サーバ１１００に対する文書の登録や、文書管理サーバ１１００からの文書の獲得や、文書管理サーバ１１００に保存されている文書の検索といった操作を行うことになる。また、ユーザは、固定キーワードに対するアクセス権（文書管理サーバ１１００へのアクセス権）の設定を行うための操作や、アクセス権が設定された後に行われる文書データの獲得や表示を行うための操作も、ユーザインタフェース部１００１を用いて行う。尚、本実施形態において、アクセス権の設定は、例えば、文書管理サーバ１１００へのログイン時に、ユーザが、ユーザインタフェース部１００１を用いて、ユーザＩＤとパスワードとを入力することにより行われる。
【００１４】
コマンド制御部１００２は、ユーザインタフェース部１００１で操作された内容を示す情報を解析して、解析した結果に応じた処理を行う。また、コマンド制御部１００２は、必要であれば、文書管理サーバ１１００と通信を行うためのコマンドを作成する。
デバイス制御部１００３は、スキャナ等、ネットワークを介して、又は直接クライアントコンピュータ１０００と接続されたデバイスを制御する。具体的にデバイス制御部１００３は、例えば、デバイスから文書データを吸い上げたり、デバイスから送信されるデータを受け取ったりする処理を行う。
【００１５】
ファイル制御部１００４は、クライアントコンピュータ１０００自身のＯＳや、文書管理サーバ１１００を含む外部装置のＯＳに保存された文書データを入力する。また、文書管理サーバ１１００に保存されている文書データを、クライアントコンピュータ１０００のＯＳにインポート又はエクスポートする処理を行う。
外部モジュール通信部１００５は、外部のアプリケーションプログラムと通信を行い、文書管理サーバ１１００内の文書データを外部のアプリケーションプログラムに渡したり、外部のアプリケーションプログラムから文書データを受け取ったりする処理を行う。外部モジュール通信部１００５は、例えば、ＭＡＰＩ（Messaging Application Program Interface）に対応したメーラーに、文書管理サーバ１１００に保存されている文書を渡したりする処理を行う。
【００１６】
＜クライアントシステム内部処理部１０３０＞
次に、クライアントコンピュータ１０００における各種処理を行うクライアントシステム内部処理部１０３０について説明する。
文書管理制御部１００６は、クライアントコンピュータ１０００の心臓部であり、文書入出力処理部１０２０から渡されたファイルやコマンドに応じて処理を行う。
内部データ保存部１００７は、テンポラリデータを保存するための記憶媒体である。内部データ保存部１００７は、画像処理を行う過程で作成されるデータや、文書管理サーバ１１００との通信の過程で作成されるデータ等を一時的に保存する。
【００１７】
前述したように本実施形態では、全てのデータをＸＭＬ形式で保存する。そこで、文書変換処理部１００８は、ＸＭＬ形式でない文書データをＸＭＬ形式のデータへ変換する。
ＯＣＲエンジン１００９は、文書データが画像データの場合、文書変換処理部１００８からの指示により、文書データをＯＣＲ処理してテキスト情報を抽出する。これにより、画像データである文書データが、ＸＭＬ形式のデータへ変換される。
通信制御部１０１０は、文書管理サーバ１１００とネットワーク１２００を介して通信するための制御を行う。本実施形態では、通信制御部１０１０は、文書管理サーバ１１００と通信を行う処理に特化した制御を行っている。ＴＣＰ／ＩＰ等の通信そのものの制御は、ＯＳに用意されたものを使用している。
【００１８】
＜サーバシステム内部処理部＞
次に、文書管理サーバ１１００における各種処理を行うサーバシステム内部処理部１１２０について説明する。
通信制御部１１０１は、クライアントコンピュータ１０００の通信制御部１０１０との通信のための制御を行う。ただし、通信制御部１１０１は、多数のクライアントコンピュータ１０００の通信制御部１０１０と同時に通信を行うことが可能である。
ＷＷＷ制御部１１０２は、ＷＥＢブラウザから、ネットワーク１３００を介して文書管理サーバ１１００へアクセスしてきた場合に、アクセス元との通信のための制御を行う。ＷＷＷ制御部１１０２は、基本的には通信制御部１１０１と同様の処理を行う。ただし、ＷＷＷ制御部１１０２は、通信プロトコルとしてＨＴＴＰを用いる。
【００１９】
文書管理制御部１１０３は、クライアントコンピュータ１０００や、ＷＥＢブラウザからの指示に応じて、文書管理サーバ１１００における処理を制御する。
内部データ保存部１１０４は、テンポラリデータを保存するための記憶媒体である。内部データ保存部１１０４は、クライアントコンピュータ１０００との通信の過程で作成されるデータや、文書変換ルールに従って変換された文書等を一時的に保存する。
検索制御部１１０５は、クライアントコンピュータ１０００から依頼された検索のための処理を行う。また、検索制御部１１０５は、保存された文書の検索用インデックスデータを作成するための処理を行う。更に、検索制御部１１０５は、保存された文書内のキーワードの検索を行う。
【００２０】
＜データベース処理部＞
次に、文書管理サーバ１１００におけるデータベース処理部１１３０について説明する。
データベース制御部１１０６は、データベース１１０７〜１１０９に保存するデータを作成し、ボリュームデータベース１１０７、属性データベース１１０８、全文検索用データベース１１０９に、対応する文書を保存する処理を行う。また、クライアントコンピュータ１０００からの要求に応じて、夫々のデータベース１１０７〜１１０９からデータを取り出し、クライアントコンピュータ１０００に渡す文書データを作成する処理を行う。
【００２１】
ボリュームデータベース１１０７は、文書の実体が保存されるデータベースである。尚、ボリュームデータベース１１０７は、その実体がＯＳのファイルシステムにあってもよい。
属性データベース１１０８は、文書の名前、文書の作成日付（日時）、及びコメント等、文書の属性に関する情報が保存されるデータベースである。また、属性データベース１１０８は、電子文書管理システムを使用するユーザのＩＤやパスワード等のユーザ管理情報や、キーワードに対するアクセスコントロールテーブルや、アクセス権に応じた文書変換ルールも保存している。
全文検索用データベース１１０９は、保存されている文書データからテキストデータを抽出することにより得られた検索用インデックスデータを保存する。文書管理サーバ１１００で全文検索を行う指示が、クライアントコンピュータ１０００によりなされると、データベース制御部１１０６は、全文検索用データベース１１０９内を検索することになる。
【００２２】
＜クライアント文書登録処理＞
図２は、文書データを登録する際のクライアントコンピュータ１０００における処理の一例を説明するフローチャートである。
まず、ステップＳ２００１において、デバイス制御部１００３、ファイル制御部１００４、又は外部モジュール通信部１００５は、文書管理アプリケーションプログラムに文書データを取り込む処理を行う。具体的にこのステップＳ２００１の処理では、デバイス制御部１００３は、スキャナで読み込まれた画像データを、文書データとして、文書管理アプリケーションプログラムに取り込む。ファイル制御部１００４は、ＯＳに存在する文書データを、文書管理アプリケーションプログラムに取り込む。外部モジュール通信部１００５は、外部アプリケーションからの文書データを、文書管理アプリケーションプログラムに取り込む。
【００２３】
次に、ステップＳ２００２において、文書変換処理部１００８は、文書管理制御部１００６からの指示に基づいて、文書変換処理を行う。具体的に説明すると、文書変換処理部１００８は、例えば、文書データに対応したサムネイル画像を作成する処理や、必要に応じて電子文書管理システムでの文書保存形式（ＸＭＬ形式）に文書データを変換する処理を行う。この際、内部データ保存部１００７に、文書データが一時的にためられることがある。前述したように、保存される文書は全てＸＭＬ形式に変換される。このため、文書変換処理部１００８は、文書データがイメージ文書の場合には、ＯＣＲエンジン１００９を使用して、その文書データからテキストデータを抽出する。
【００２４】
次に、ステップＳ２００３において、通信制御部１０１０は、文書変換処理部１００８で生成されたサムネイル画像データ及び文書データを、文書管理サーバ１１００に送信するための処理を行う。前述したように本実施形態では、通信プロトコルとしてＴＣＰ／ＩＰが用いられる。また、ＴＣＰ／ＩＰに関する基本的な処理はＯＳが処理するものとする。
【００２５】
＜サーバ文書登録処理＞
図３は、文書データを登録する際の文書管理サーバ１１００における処理の一例を説明するフローチャートである。
まず、ステップＳ２１０１において、通信制御部１１０１は、クライアントコンピュータ１０００から送信されたデータ（サムネイル画像データ及び文書データ等）を受信する処理を行う。尚、文書管理サーバ１１００においても、クライアントコンピュータ１０００と同様に、ＴＣＰ／ＩＰに関する基本的な処理はＯＳが処理するものとする。
【００２６】
次に、ステップＳ２１０２において、文書管理制御部１１０３は、受信したデータ（サムネイル画像データ及び文書データ等）の登録処理のための準備を行う。
次に、ステップＳ２１０３において、文書管理制御部１１０３は、受信した文書データから、検索に用いる検索用インデックスデータを抽出する。
次に、ステップＳ２１０４において、データベース制御部１１０６は、クライアントコンピュータ１０００から受信した文書データとサムネイル画像画像データとを、ボリュームデータベース１１０７に登録する。
【００２７】
次に、ステップＳ２１０５において、データベース制御部１１０６は、文書データから抽出された検索用インデックスデータを、全文検索用データベース１１０９に登録する。
次に、ステップＳ２１０６において、データベース制御部１１０６は、以下のデータを属性データベース１１０８に登録する。すなわち、データベース制御部１１０６は、文書の属性データと、ボリュームデータベース１１０７に登録した文書データ及びサムネイル画像データのＩＤと、全文検索用データベース１１０９に登録した検索用インデックスデータのＩＤとを登録する。これによって、属性データベース１１０８、ボリュームデータベース１１０７、及び全文検索用データベース１１０９に登録されたデータの対応付けを行っている。
【００２８】
図１に示した電子文書管理システムは、スキャナ及びプリンタを備え、ネットワークと接続された画像処理装置と接続することが可能である。そして、図１に示した電子文書管理システムは、画像処理装置から文書データの入力を受け付けたり、文書を画像処理装置へ送って印刷やＦＡＸを行ったりすることが可能である。図４は、電子文書管理システムに接続された画像処理装置の構成の一例を示す図である。
【００２９】
図４において、画像処理装置１のネットワーク処理部２は、ネットワーク２５に接続されたコンピュータ２１、又はインターネット網２３を介して接続されたコンピュータ２０との間で行われるデータのやり取りを制御する。ネットワーク処理部２は、前述した電子文書管理システムの通信制御部１１０１と相互に接続してデータのやり取りを行う部分である。図４に示すコンピュータ２０又は２１が、前述した電子文書管理システムの文書管理サーバ１１００に相当する。
【００３０】
ＰＤＬ展開部３は、コンピュータ２０、２１より送られてきた印刷データ（ＰＤＬデータ）を、印刷イメージデータに展開して内部バス５を通じてプリンタ部８に転送する。プリンタ部８は、ＰＤＬ展開部３から転送された印刷イメージデータを印刷する。また、ハードディスク１２内の所定の記憶領域をＢＯＸとし、コンピュータ２０、２１から送信された印刷データを、印刷イメージデータとしてＢＯＸに保持しておき、そのＢＯＸに保持しておいた印刷イメージデータをプリンタ部８にて印刷することも可能である。
【００３１】
モデム通信部４は、公衆回線網２４に接続されたＦＡＸ２２との間で行われるデータのやり取りを制御する。スキャナ部６は、セットされた原稿をスキャナで読み取る。スキャナ部６で読み取られた画像データは、ＣＰＵ９によりデータ処理部１１へ転送される。データ処理部１１は、転送された画像データの回転・変倍等の画像処理を行い、画像処理を行った画像データをメモリ１０に蓄積する。
【００３２】
表示・操作部７は、タッチパネルを内蔵した液晶ディスプレイを備えており、アプリケーションプログラムの状態を表示したり、ユーザによる入力操作を受け付けたりする。
ＣＰＵ９は、メモリ１０に格納されたアプリケーションプログラムの実行、各処理部における演算処理の実行、及びデータの転送等を行う。
給紙トレイ１３は、印刷する紙を保管しておく給紙カセットや、印刷に用いる紙を必要に応じてセットするトレイを備えている。尚、給紙カセットは複数存在している。用紙サイズの違いや、用途毎に別々の給紙カセットに用紙がセットされる。
【００３３】
ＲＦＩＤ（Radio Frequency Identification）読取部１４は、ＲＦＩＤ内に記録されている情報を読み取る。ＲＦＩＤ書込部１５は、ＲＦＩＤに情報を書き込む書込み部であり、既にＲＦＩＤ内に記録されている情報の一部を書き換えたり、ＲＦＩＤに情報を追記したりする。
【００３４】
図５は、仮登録文書を作成する際の電子文書管理システムにおける処理の一例を説明するフローチャートである。
ステップＳ３００１において、クライアントコンピュータ１０００は、ユーザによるユーザインタフェース部１００１の操作に基づいて、仮登録文書を作成する。このとき、クライアントコンピュータ１０００は、仮登録文書のサムネイル画像データを作成する。そして、クライアントコンピュータ１０００は、作成した仮登録文書の文書データと、その仮登録文書のサムネイル画像データとを文書管理サーバ１１００に送信する。これにより、作成した仮登録文書の文書データと、その仮登録文書のサムネイル画像データとが、文書管理サーバ１１００に保存される。
このように本実施形態では、例えば、ステップＳ３００１の処理を行うことにより仮登録文書作成手段が実現される。
次に、ステップＳ３００２において、クライアントコンピュータ１０００は、ユーザによるユーザインタフェース部１００１の操作に基づいて、作成した仮登録文書を、実登録文書として登録（更新）するための登録条件等を、文書データの属性として設定する。この登録条件は、作成した仮登録文書毎に設定される。
このように本実施形態では、例えば、ステップＳ３００２の処理を行うことにより条件設定手段が実現される。
【００３５】
図６は、実際に登録すべき実登録文書の作成を完了した後に、仮登録文書を実登録文書で更新する際の電子文書管理システムにおける処理の一例を説明するフローチャートである。尚、以下の説明では、仮登録文書を必要に応じて仮文書と称し、実登録文書を必要に応じて実文書と称する。
ステップＳ４００１において、クライアントコンピュータ１０００は、ユーザによるユーザインタフェース部１００１の操作に基づいて実文書の登録操作を受けると、登録操作された実文書が、ステップＳ３００２で設定された登録条件を満たすか否かを判定する。
このように本実施形態では、例えば、ステップＳ４００１の処理を行うことによって条件判定手段が実現される。
【００３６】
この判定の結果、登録操作された実文書が、登録条件を満たさない場合には、ステップＳ４００４に進む。そして、ステップＳ４００４において、クライアントコンピュータ１０００は、実文書の登録が出来ない旨を、ユーザインタフェース部１００１を用いてユーザに通知する。このように本実施形態では、例えば、ステップＳ４００４の処理を行うことによって報知手段が実現される。
【００３７】
一方、登録操作された実文書が、登録条件を満たす場合には、ステップＳ４００２に進む。尚、後述するようにして実文書を再登録する場合には、ステップＳ４００１の判定の結果、必ずステップＳ４００２に進むものとする。
そして、ステップＳ４００２において、クライアントコンピュータ１０００は、登録操作された実文書が、初めて登録する実文書か、それとも登録済みであり再登録（更新）する実文書かを判定する。この判定の結果、再登録する実文書ではなく、初めて登録する実文書であれば、ステップＳ４００５に進む。そして、ステップＳ４００５において、クライアントコンピュータ１０００は、登録操作された実文書を仮文書に上書きして、仮文書を実文書に更新して登録する。このとき、クライアントコンピュータ１０００は、登録した実文書のサムネイル画像データの作成、更新、及び表示等、必要な文書属性更新処理を行う。そして、クライアントコンピュータ１０００は、登録した実文書の文書データと、その実文書のサムネイル画像データとを文書管理サーバ１１００に送信する。これにより、登録した実文書の文書データと、その実文書のサムネイル画像データとが、文書管理サーバ１１００に保存される。
以上のように本実施形態では、例えば、ステップＳ４００５の処理によって更新手段が実現される。
【００３８】
ステップＳ４００２において、登録操作された実文書が、再登録（更新）する実文書であると判定された場合には、ステップＳ４００３に進む。そして、ステップＳ４００３において、クライアントコンピュータ１０００は、予め設定された条件に基づいて、登録操作された実文書を再登録することが可能か否かを判定する。尚、このステップＳ４００３の判定で使用される条件については、図１４を用いて後述する。
【００３９】
この判定の結果、登録操作された実文書を再登録することが可能である場合には、ステップＳ４００５に進む。そして、ステップＳ４００５において、クライアントコンピュータ１０００は、既に登録されている実文書に対して、登録操作された実文書を上書きして実文書の再登録を行う。このとき、クライアントコンピュータ１０００は、再登録した実文書のサムネイル画像データの作成、更新、及び表示等、必要な文書属性更新処理を行う。そして、クライアントコンピュータ１０００は、再登録した実文書の文書データと、その実文書のサムネイル画像データとを文書管理サーバ１１００に送信する。これにより、再登録した実文書の文書データと、その実文書のサムネイル画像データとが、文書管理サーバ１１００に保存される。
一方、登録操作された実文書を再登録できない場合には、ステップＳ４００４に進む。そして、ステップＳ４００４において、クライアントコンピュータ１０００は、実文書の登録が出来ない旨を、ユーザインタフェース部１００１を用いてユーザに通知する。
尚、図６のフローチャートは、文書単位で実行される。すなわち、実文書を登録する回数に応じて、図６のフローチャートの処理が繰り返し行われる。
【００４０】
次に、図５のステップＳ３００１における仮文書の作成の方法と、ステップＳ３００２における仮文書を実文書として登録するための登録条件の設定の方法の具体例を説明する。図７は、文書管理アプリケーションプログラムを実行して、仮文書の作成を行うときに、クライアントコンピュータ１０００が表示する表示画面の一例を示した図である。図７に示す表示画面は、文書管理サーバ１１００内の情報をクライアントコンピュータ１０００側で表示したものである。また、図７に示す表示画面は、図５のステップＳ３００１の処理で表示されるものである。
図７において、表示画面５００１は、文書管理アプリケーションプログラムを実行しているときに、クライアントコンピュータ１０００が表示する表示画面である。この表示画面により、クライアントコンピュータ１０００とユーザとのコミュニケーションが実現される。
【００４１】
メニューバー５００２は、複数の階層的なメニューの中から、ユーザが所望する処理を指示するためのものである。このメニューバー５００２を用いることにより、ユーザは、電子文書管理システム内のフォルダ、及び文書の属性の表示・変更、並びに文書の登録、削除、移動等、様々な操作を指示することが可能である。
【００４２】
ツリービュー表示領域５００３は、電子文書管理システム内のフォルダの構造をツリー形式で表示する。フォルダは、直感的な文書の置き場所でもある場合もあるし、例えば、特定の属性情報の値にフィルタリングをかけて、該当する文書を探し出し、あたかもそのフォルダの下に文書が存在するように見せるような概念的なものである場合もある。文書表示領域５００４は、ツリービュー表示領域５００３に表示されているフォルダの中からユーザによって指定されたフォルダの下の文書が表示される領域である。更にそのフォルダがサブフォルダを持つ場合には、そのサブフォルダの文書も文書表示領域５００４に表示される。
このように本実施形態では、例えば、ステップＳ３００１で、ツリービュー表示領域５００３を表示することによって、フォルダ表示手段が実現される。
【００４３】
文書の仮登録を行うために、ユーザは、メニューバー５００２から、文書の仮登録を指定するか、文書表示領域５００４内でマウスの右クリックにより表示される操作メニュー５００５から文書の仮登録５００６を指定する。この文書の仮登録は、電子文書管理システムの管理者、作成される文書の責任者、又は作業の取りまとめ担当者によって行われる。よって、文書の仮登録を行う者は、実際の文書の作成者と同一人物の場合もあれば異なる場合もある。
【００４４】
電子文書管理システムの管理者は、該当するユーザに対して、仮文書を作成する権限を設定する。これによって不用意に仮文書が氾濫することを防止し、計画的に文書作成業務を管理することができる。ユーザは、仮文書を作成する場合、文書管理サーバ１１００にログインする。文書管理サーバ１１００は、このときに入力されるユーザＩＤとパスワードとに基づいて、ログインするユーザが、仮文書を作成する権限を有するか否かを判定する。そして、文書管理サーバ１１００は、仮文書を作成する権限を有する場合に限り、クライアントコンピュータ１０００によるアクセスを許可し、そのユーザに仮文書の作成を許可する。このようにして仮文書の作成が許可されると、クライアントコンピュータ１０００は、図７に示した表示画面５００１を表示する。
【００４５】
図８は、図７に示した表示画面５００１において、文書の仮登録５００６が指定された場合に、クライアントコンピュータ１０００が表示する表示画面の一例を示した図である。図８に示す表示画面は、図５のステップＳ３００１、Ｓ３００２で表示されるものである。
図７に示した文書の仮登録５００６が指定されると、クライアントコンピュータ１０００は、文書表示領域５００４上に、仮文書サムネイル画像６００１と、文書属性設定画面６００２とを表示する。文書属性設定画面６００２は、作成した仮文書（仮文書サムネイル画像６００１）に関する属性情報の表示と設定とを行うためのものである。作成した仮文書（仮文書サムネイル画像６００１）が置かれるフォルダパスが、フォルダパス表示領域６０１１に表示される。
【００４６】
プロパティリスト６００３は、作成した仮文書（仮文書サムネイル画像６００１）の属性情報の一部であり、文書に関する基本的な情報のリストを表示するためのものである。仮文書プロパティリスト６００４は、仮文書に固有な設定情報の表示と設定とを行うためのものであり、実文書が完成し仮文書に置き換えられる際に、その実文書の登録を受け付ける登録条件を設定するためのものである。尚、本実施形態では、仮文書プロパティリスト６００４に設定されている全ての登録条件を満たすか否かを判定するようにしているが、全ての登録条件ではなく、少なくとも何れか１つの登録条件を満たすか否かを判定するようにしてもよい。
仮文書プロパティリスト６００４において、文書タイプ６００５は、登録されるべき文書の種別を指定する部分である。ユーザは、ドロップダウンリストより文書種別を選択する。ここで選択された文書タイプ６００５以外の文書では、作成した仮文書（仮文書サムネイル画像６００１）を更新することはできない。つまり、文書タイプ６００５の設定と同一の文書属性を持っている実文書でないと、作成した仮文書（仮文書サムネイル画像６００１）を更新することができない。
【００４７】
文書タイプ（文書名）６００５は、電子文書管理システム（文書管理サーバ１１００）に予め登録されている。更に、それぞれの文書タイプに該当する文書も、文書の雛型として、電子文書管理システム（文書管理サーバ１１００）に予め登録されている。その際、例えば、文書の雛型属性に「表紙」と設定して、それぞれの文書タイプに該当する文書を登録する。既に文書の雛型属性に「表紙」と設定されている文書がある場合には、雛型属性に「表紙」と既に設定されている文書を編集して、その文書を更新する必要がある。このように本実施形態では、文書タイプ６００５として「表紙」が設定されている場合には、必ず決められた表紙フォーマットの雛型を用いるようにする。
【００４８】
ページ条件６００６は、登録されるべき実文書のページ数を指定する部分である。不用意に大量のページ数の文書を登録することによって、電子文書管理システムに不要な負荷をかけないようにするために、本実施形態では、文書のページ数、又はその文書のページ数の上限値を、ページ条件６００６として設定することが出来るようにしている。したがって、ここで選択されたページ数を超える文書では、作成した仮文書（仮文書サムネイル画像６００１）を更新することはできない。
尚、ページ条件６００６として、ページ数の他に、ページ種別（ＰＤＦ、ＴＩＦＦ等のファイル形式）やページサイズを指定することができるようにすることができる。例えば、定型文書では、指定されたページサイズ以外の文書では、作成した仮文書（仮文書サムネイル画像６００１）を更新することはできない。
【００４９】
登録順序６００７は、ツリービュー表示領域５００３に表示されているフォルダの中からユーザによって指定されたフォルダ内に、複数の仮文書が存在する場合、その登録順序を設定するためのものである。例えば「表紙」の文書に承認者の電子署名を付与する必要がある場合、「表紙」の文書は、全ての文書の内容確認が行われた後に承認され、登録されるべきものである。そのため、「表紙」の文書では、登録順序６００７が「最後」となる。
【００５０】
承認者６００８には、文書タイプ６００５で指定されたタイプの文書を承認できるユーザのユーザＩＤが設定される。このユーザＩＤに対応するユーザの電子署名が付与されている実文書以外の文書では、作成した仮文書（仮文書サムネイル画像６００１）を更新することはできない。
作成者６００９には、実文書が完成した際に、その実文書を登録することができるユーザのユーザＩＤが設定される。複数のユーザＩＤを設定することができる。
作成期限６０１０には、実文書の登録期限が設定される。例えば、年月日（時分）を実文書の登録期限として設定することが可能である。本実施形態では、この登録期限を過ぎると、仮文書サムネイル画像６００１の表示方法や、仮文書サムネイル画像６００１と共に表示される文書アイコンを変更することで、登録期限を過ぎた文書をユーザに一目で判別させるようにしている。
【００５１】
次に、図６のフローチャートにおける実文書の登録の方法の具体例を説明する。クライアントコンピュータ１０００から実文書の登録を行う場合と、画像処理装置１から実文書の登録を行う場合とがある。
まず、クライアントコンピュータ１０００から実文書を登録する場合について説明する。図９は、実文書の登録を行うためのアプリケーションプログラムを実行しているときに、クライアントコンピュータ１０００が表示する表示画面の一例を示した図である。図９に示す表示画面は、図６のステップＳ４００１を行う前に表示される。
【００５２】
液晶ディスプレイの表示画面８００１の中に、図８に示した表示画面５００１が表示されている。その表示画面５００１の文書表示領域５００４の中に、仮文書サムネイル画像６００１が表示されている。一方、クライアントコンピュータ１０００でユーザが作成した実文書８００５は、クライアントコンピュータ１０００上の任意のフォルダ８００４に保存されている。この状態でユーザは、仮文書サムネイル画像６００１へ実文書８００５をマウスでドラッグ・アンド・ドロップすることで実文書の登録操作を行うことが出来る。この登録操作により、図６のステップＳ４００１の判定が実行される。
【００５３】
次に、画像処理装置１から実文書を登録する場合について説明する。図１０は、実文書の登録を行うためのアプリケーションプログラムを実行しているときに、画像処理装置１が表示する表示画面の一例を示した図である。尚、このアプリケーションプログラムは、アプリケーションプラットフォーム上で動作するものである。
図１０において、操作画面９００１は、画像処理装置１の表示・操作部７に表示される。画像処理装置１の電源が投入されると、ユーザＩＤとパスワードとを入力するための入力画面が表示される。クライアントコンピュータ１０００と同様に画像処理装置１においても、ユーザは、この入力画面を用いて、文書管理サーバ１１００へログインするためのユーザ認証を受ける必要がある。ユーザ認証されると操作画面９００１が表示される。
【００５４】
操作画面９００１は、タッチスクリーンとなっている。画像処理装置１は、ユーザが操作画面９００１に触れたことを検知し、入力を受け付けることができる。ユーザ毎のタスク表示領域９００２には、ログインしたユーザ（図１０に示す例ではユーザＡＡＡ）に割り当てられている文書登録タスクが自動的に表示される。ユーザの登録文書表示領域９００３には、ログインしたユーザが登録する文書が表示される。
【００５５】
図１０に示す例では、ユーザＡＡＡに、「評価サンプル」という文書を登録する作業が割り当てられている。「評価サンプル」は文書タイプの一つであり、前述した文書タイプ６００５で選択可能なものの中の１つである。つまり、仮文書の登録時に文書タイプ６００５に「評価サンプル」を設定し、作成者６００９に"ＡＡＡ"を設定することで、図１０に示すような表示がなされる。
【００５６】
ユーザの登録文書表示領域９００３には、実文書を登録すべき電子文書管理システムのフォルダパス９００４、９００５が表示されている。このフォルダパス９００４、９００５は、フォルダパス表示領域６０１１に表示されたフォルダパスと一致するものである。図１０に示す例では、ユーザＡＡＡは、「評価サンプル」という文書タイプの実文書を２つ作成して登録する必要があり、夫々を２つのフォルダへ登録する必要がある。
【００５７】
その後ユーザは、作成した紙の原稿を実文書として登録するために原稿をスキャナ部６へ置き、スキャン送信ボタン９００６を押下する。するとスキャナ部６内のスキャナから原稿が読み取られる。読み取たれた原稿の縮小画像（サムネイル画像）が、プレビュー領域９００７に表示される。尚、原稿が読み取られる前は、プレビュー領域９００７には何も表示されていない。ユーザは、プレビュー領域９００７に表示された原稿の縮小画像を確認する。その後、ユーザは、その原稿の文書データを文書管理サーバ１１００へ登録するために、その原稿の文書データの登録先を示すフォルダパス９００４又は９００５を押下することで選択する。フォルダパス９００４又は９００５が押下されると、読み取られた原稿の文書データと、その原稿のサムネイル画像データは、文書管理サーバ１１００へ登録される。これと同時に、登録先となったフォルダパス９００４又は９００５は、ユーザの登録文書表示領域９００３から消去される。
【００５８】
図１１は、５つの仮文書が予め登録されている状態を表示する表示画面の一例を示した図である。尚、この表示画面は、図５のステップＳ３００２の処理が終わった後にクライアントコンピュータ１０００側に表示されるものである。図１１に示す表示画面は、図５のステップＳ３００２で表示されるものである。
図１１において、仮文書サムネイル画像６１０１ａは、文書タイプが「表紙」である仮文書のサムネイル画像である。仮文書サムネイル画像６１０２ａは、文書タイプが「試験結」である仮文書のサムネイル画像である。仮文書サムネイル画像６１０３ａは、文書タイプが「評価環境」である仮文書のサムネイル画像である。仮文書サムネイル画像６１０４ａは、文書タイプが「評価項目」である仮文書のサムネイル画像である。仮文書サムネイル画像６１０５ａは、文書タイプが「評価サンプル」である仮文書のサムネイル画像である。
【００５９】
図１１では、夫々の仮文書（仮文書サムネイル画像６１０１ａ〜６１０５ａ）に対し、実文書が未登録である。このため、ユーザは、仮文書サムネイル画像６１０２ａ〜６１０５ａのように白紙表示とする場合と、仮文書サムネイル画像６１０１ａのように仮文書プロパティリスト６００４で設定した属性情報（登録条件）をサムネイルで表示する場合とを選択できる。この選択は、メニューバー５００２を用いることによって可能となる。
このように本実施形態では、例えば、ステップＳ３００２の処理で、仮文書サムネイル画像６１０２ａ〜６１０５ａが表示されることにより、仮登録サムネイル画像表示手段が実現される。
【００６０】
仮文書サムネイル画像６１０１ａ〜６１０５ａの下には、文書アイコン６２０１ａ〜６２０５ａが表示されている。本実施形態では、文書アイコン６２０１ａ〜６２０５ａを青色で表示することによって、表示されている文書が仮文書であることを、ユーザが一目で判別可能となるようにしている。
文書アイコン６２０１ａ〜６２０５ａの横には、文書名６３０１ａ〜６３０５ａが表示されている。本実施形態では、この文書名６３０１ａ〜６３０５ａの先頭に「未：」と表示することによって、文書名６３０１ａ〜６３０５ａからも、表示されている文書が仮文書であることを、ユーザが一目で判別可能となるようにしている。
このように本実施形態では、例えば、文書アイコン６２０１ａ〜６２０５ａ及び文書名６３０１ａ〜６３０５ａを用いて、第１の識別画像を実現する。そして、例えば、図５のステップＳ３００２の処理で、文書アイコン６２０１ａ〜６２０５ａ及び文書名６３０１ａ〜６３０５ａを表示することにより、第１の識別画像表示手段が実現される。
【００６１】
図１２は、図１１に示した５つの仮文書が実文書に置き換えられて実文書が登録された状態を表示する表示画面の一例を示した図である。尚、図１２に示す表示画面は、図６のステップＳ４００５の処理でクライアントコンピュータ１０００側に表示されるものである。前述したように、実文書を登録する回数に応じて、図６のフローチャートの処理が繰り返し行われる。したがって、図１２に示す表示画面では、ステップＳ４００５の処理を５回行った状態を示している。
【００６２】
図１２において、実文書サムネイル画像６１０１ｂは、文書タイプが「表紙」である実文書のサムネイル画像である。実文書サムネイル画像６１０２ｂは、文書タイプが「試験結」である実文書のサムネイル画像である。実文書サムネイル画像６１０３ｂは、文書タイプが「評価環境」である実文書のサムネイル画像である。実文書サムネイル画像６１０４ｂは、文書タイプが「評価項目」である実文書のサムネイル画像である。実文書サムネイル画像６１０５ｂは、文書タイプが「評価サンプル」である実文書のサムネイル画像である。
このように本実施形態では、例えば、図６のステップＳ４００５で、実文書サムネイル画像６１０１ｂ〜６１０５ｂが表示されることにより、実登録サムネイル画像表示手段が実現される。
【００６３】
実文書サムネイル画像６１０１ｂ〜６１０５ｂの下には、文書アイコン６２０１ｂ〜６２０５ｂが表示されている。本実施形態では、青色の文書アイコン６２０１ａ〜６２０５ａに代えて、文書アイコン６２０１ｂ〜６２０５ｂを灰色で表示することによって、表示されている文書が実文書であることを、ユーザが一目で判別可能となるようにしている。
文書アイコン６２０１ｂ〜６２０５ｂの横には、文書名６３０１ｂ〜６３０５ｂが表示されている。本実施形態では、この文書名６３０１ｂ〜６３０５ｂの先頭に「済：」と表示することによって、文書名６３０１ｂ〜６３０５ｂからも、表示されている文書が仮文書であることを、ユーザが一目で判別可能となるようにしている。
このように本実施形態では、例えば、文書アイコン６２０１ｂ〜６２０５ｂ及び文書名６３０１ｂ〜６３０５ｂを用いて、第２の識別画像を実現する。そして、例えば、図６のステップＳ４００５の処理で、文書アイコン６２０１ｂ〜６２０５ｂ及び文書名６３０１ｂ〜６３０５ｂを表示することにより、第２の識別画像表示手段が実現される。
【００６４】
図１３は、仮文書プロパティリスト６００４で設定された登録期限を文書がある場合の表示画面の一例を示した図である。図１３の表示画面は、図６のステップＳ４００５で表示されるものである。
図１３に示す表示画面では、まだ作業の途中段階であり、仮文書と実文書とが混在している。仮文書毎に仮文書プロパティリスト６００４が設定されているが、仮文書サムネイル画像６１０６は、作成期限６０１０により設定された登録期限を過ぎていることを示している。この仮文書サムネイル画像６１０６は、文書タイプが「評価項目」である仮文書のサムネイル画像ではなく、期限切れであることを示す画像６１０６ａを表示する。この期限切れであることを示す画像６１０６ａは、文書管理サーバ１１００に予め登録されている。更に、本実施形態では、この仮文書サムネイル画像６１０６の下に表示されている文書アイコン６２０６を、警告を示す赤色で表示することにより、何らかの問題が発生していることをユーザが一目で判別可能となるようにしている。
【００６５】
尚、仮文書プロパティリスト６００４で設定された登録条件を満たさない実文書の登録操作が行われた場合、図１３に示すような警告状態を画面に表示するだけでなく、例えばその旨を、システム管理者や仮文書を作成したユーザに電子メールで送信してもよい。更に、登録条件を満たさない実文書の登録操作が行われたことをログとして記録してもよい。
【００６６】
図１４は、既に登録されている実文書の差し替え（再登録）がユーザによって指定された場合の表示画面の一例を示した図である。図１４に示す表示画面は、図６のステップＳ４００２、Ｓ４００３、Ｓ４００５の処理が行われているときに表示される。
図１４において、実文書サムネイル画像６１０２ｂや、青色の文書アイコン６２０２ｂや、先頭に「済：」が表示されている文書名６３０２ｂから明らかなように、文書タイプが「試験結果」である文書は、既に実文書が登録されている状態となっている。
【００６７】
ところで、このようにして既に登録した実文書を、他の実文書に差し替えたい場合がある。しかしながら、実文書の更新を自由に許すと、実文書がいつ更新されたのかを、実文書を更新した者以外の者が把握することができない。このため、実文書を更新した者以外の者が、そのまま古い実文書を使い続けてしまい問題となる場合がある。そのため、本実施形態では、実文書の再登録が行われた場合には、実文書を上書き更新するのではなく、改めて仮差し替え文書として、実文書を一旦仮登録するための仮差し替え文書を生成する。仮差し替え文書のサムネイル画像である仮差し替え文書サムネイル画像６１０７が、実文書サムネイル画像６１０２ｂとは別に表示される。
このように本実施形態では、例えば、ステップＳ４００５で、仮差し替え文書を生成することにより、仮差し替え文書作成手段が実現される。
【００６８】
仮差し替え文書サムネイル画像６１０７には、表示されている文書が仮差し替え文書であることをユーザが一目で判別可能とするために、再登録であることを示す画像６１０７ａが表示される。仮差し替え文書サムネイル画像６１０７の下に表示されている文書名６３０７の先頭に「再：」と表示することによって、表示されている文書が仮差し替え文書であることをユーザが一目で判別可能となるようにしている。
【００６９】
仮差し替え文書は、最終的な完了形として残される文書ではない。このため、仮差し替え文書サムネイル画像６１０７の下に、文書アイコンは付かない。仮差し替え文書が作成されると、その旨が、電子文書管理システムの管理者、又は実文書を登録したユーザへ電子メールで送付される。また、仮差し替え文書が作成されたことがログとして記録される。電子文書管理システムの管理者、又は実文書を登録したユーザは、仮差し替え文書を開いて内容を確認し、必要に応じて仮差し替え文書の作成者へ変更箇所を問い合わせ、差し替え対象である実文書を差し替えて良いか否かを判断する。実文書を差し替える場合、電子文書管理システムの管理者、又は実文書を登録したユーザは、仮差し替え文書サムネイル画像６１０７を実文書サムネイル画像６１０２ｂへマウスでドラッグ・アンド・ドロップする。尚、クライアントコンピュータ１０００は、電子文書管理システムの管理者、又は実文書を登録したユーザが操作していることを、文書管理サーバ１１００へログインする際に行われるユーザ認証によって認識することができる。
【００７０】
そして、クライアントコンピュータ１０００は、仮差し替え文書サムネイル画像６１０７における実文書の文書タイプと、実文書サムネイル画像６１０２ｂに対応する実文書の文書タイプとが一致するか否かを判定する。更にクライアントコンピュータ１０００は、仮差し替え文書サムネイル画像６１０７を実文書サムネイル画像６１０２ｂへドラッグ・アンド・ドロップした者が、電子文書管理システムの管理者、又は実文書を登録したユーザであるかを判定する。クライアントコンピュータ１０００は、これら２つの判定条件を満たす場合に、実文書サムネイル画像６１０２ｂに対応する実文書を、仮差し替え文書のものに差し替えると同時に、仮差し替え文書を自動的に消去する。そして、クライアントコンピュータ１０００は、実文書が差し替えられたという情報をログに記録する。
このように本実施形態では、図６のステップＳ４００３の処理で、前述した２つの判定条件を満たすか否かを判定することによって、差し替え可否判定手段が実現される。そして、ステップＳ４００５で、実文書サムネイル画像６１０２ｂに対応する実文書を、仮差し替え文書のものに差し替えることによって、再更新手段が実現される。尚、この前述した２つの判定条件の双方を採用すればより好ましいが、これら２つの判定条件のうち、少なくとも何れか一方を採用していれば、必ずしも双方を採用しなくてもよい。
【００７１】
以上のように本実施形態では、仮文書を作成すると共に、その仮文書を実文書として登録するための登録条件を作成した仮文書に設定する。そして、ツリービュー表示領域５００３に表示されているフォルダの中からユーザによって指定されたフォルダ内にある仮文書のサムネイル画像（仮文書サムネイル画像）を、文書表示領域５００４に表示する。そして、仮文書サムネイル画像に、別途作成した実文書８００５がドラッグ・アンド・ドロップされ、仮文書を実文書として登録する登録操作が行われると、登録操作された実文書８００５が登録条件を満たすか否か判定する。この判定の結果、登録操作された実文書８００５が登録条件を満たす場合に、仮文書を実文書として登録し、そうでない場合には、そのことをユーザに報知する。
【００７２】
したがって、実文書の登録漏れや登録ミスを、ユーザに大きな負担をかけることなく、従来よりも確実に防止することができる。よって、仮登録した文書を容易に且つ確実に実登録できる。例えば、特別なワークフローアプリケーションの導入すること無しに、文書登録業務を手順化することができる。更に、特別な専門知識も必要としないため、低コストで誰でもすぐに使うことができる。また、カスタマイズも容易であるため短期間で所望の運用を行うことが可能となる。また、実文書がどのような設定で、どのように保存されるのかをユーザに視覚的に把握させることが可能となる。そのため実文書の登録漏れや登録ミスをより確実に防止することができる。
【００７３】
また、仮文書サムネイル画像６１０１ａ〜６１０５ａの下に表示される文書アイコン６２０１ａ〜６２０５ａの色と、実文書サムネイル画像６１０１ｂ〜６１０５ｂの下に表示される文書アイコン６２０１ｂ〜６２０５ｂの色とを異ならせた。更に、仮文書サムネイル画像６１０１ａ〜６１０５ａの下に表示される文書名６３０１ａ〜６３０５ａの先頭の文字と、実文書サムネイル画像６１０１ｂ〜６１０５ｂの下に表示される文書名６３０１ａ〜６３０５ａの先頭の文字とを異ならせた。したがって、複数の実文書を登録する場合でも、実文書の登録が完了したかをユーザに容易に判断させることができる。よって、全ての実文書を登録したか、登録作業に遅れはないかといったことをユーザに直感的に判断させることが可能となり、作業効率が向上する。
【００７４】
また、本実施形態では、仮差し替え文書サムネイル画像６１０７に、再登録であることを示す画像６１０７ａを表示すると共に、仮差し替え文書サムネイル画像６１０７の下に表示されている文書名６３０７の先頭に「再：」と表示した。従って、表示されている文書が仮差し替え文書であることをユーザに直感的に判断させることが可能となる。
【００７５】
更に、仮差し替え文書が作成されると、その旨をシステム管理者等に通知し、システム管理者による承認が得られた場合に、その仮差し替え文書を、既に登録済みの実文書に置き換え、そうでない場合には、その仮差し替え文書を置き換えられないことを報知する。したがって、実文書がいつ更新されたのかを、実文書を更新した者以外の者が把握することが可能になる。
【００７６】
また、作成期限６０１０により設定された登録期限を過ぎている仮文書サムネイル画像６１０６に、期限切れであることを示す画像６１０６ａを表示するようにしたので、登録期限が過ぎていることをユーザに容易に把握させることが可能になる。
尚、本実施形態において、データ処理装置の一例であるクライアントコンピュータ１０００が行っている処理を、画像処理装置１で行うようにしてもよい。この場合、アプリケーションプラットフォーム上で動作するアプリケーションプログラムを用いて、画像処理装置１は、クライアントコンピュータ１０００が行っている処理を実現することができる。
【００７７】
（本発明の他の実施形態）
前述した本発明の実施形態における電子文書管理システムを構成する各手段、並びに電子文書登録方法の各ステップは、コンピュータのＲＡＭやＲＯＭなどに記憶されたプログラムが動作することによって実現できる。このプログラム及び前記プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体は本発明に含まれる。
【００７８】
また、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラム若しくは記憶媒体等としての実施形態も可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用してもよいし、また、一つの機器からなる装置に適用してもよい。
【００７９】
なお、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラム（実施形態では図２、図３、図５、図６に示すフローチャートに対応したプログラム）を、システムあるいは装置に直接、あるいは遠隔から供給する。そして、そのシステムあるいは装置のコンピュータが前記供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合を含む。
【００８０】
したがって、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、前記コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。
【００８１】
その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であってもよい。
【００８２】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷなどがある。また、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）などもある。
【００８３】
その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続する。そして、前記ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、若しくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。
【００８４】
また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明に含まれるものである。
【００８５】
また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせる。そして、ダウンロードした鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。
【００８６】
また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される。その他、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。
【００８７】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれる。その後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。
【００８８】
なお、前述した各実施形態は、何れも本発明を実施するにあたっての具体化の例を示したものに過ぎず、これらによって本発明の技術的範囲が限定的に解釈されてはならないものである。すなわち、本発明はその技術思想、又はその主要な特徴から逸脱することなく、様々な形で実施することができる。
【図面の簡単な説明】
【００８９】
【図１】本発明の実施形態を示し、電子文書管理システムのシステム構成の一例を示した図である。
【図２】本発明の実施形態を示し、文書データを登録する際のクライアントコンピュータにおける処理の一例を説明するフローチャートである。
【図３】本発明の実施形態を示し、文書データを登録する際の文書管理サーバにおける処理の一例を説明するフローチャートである。
【図４】本発明の実施形態を示し、電子文書管理システムに接続された画像処理装置の構成の一例を示す図である。
【図５】本発明の実施形態を示し、仮登録文書を作成する際の電子文書管理システムにおける処理の一例を説明するフローチャートである。
【図６】本発明の実施形態を示し、実際の文書作成を完了した後に、仮登録文書を実登録文書で更新する際の電子文書管理システムにおける処理の一例を説明するフローチャートである。
【図７】本発明の実施形態を示し、文書管理アプリケーションプログラムを実行して、仮文書の作成を行うときに、クライアントコンピュータ１０００が表示する表示画面の一例を示した図である。
【図８】本発明の実施形態を示し、図７に示した表示画面において、文書の仮登録が指定された場合に、クライアントコンピュータが表示する表示画面の一例を示した図である。
【図９】本発明の実施形態を示し、実文書の登録を行うためのアプリケーションプログラムを実行しているときに、クライアントコンピュータが表示する表示画面の一例を示した図である。
【図１０】本発明の実施形態を示し、実文書の登録を行うためのアプリケーションプログラムを実行しているときに、画像処理装置が表示する表示画面の一例を示した図である。
【図１１】本発明の実施形態を示し、５つの仮文書が予め登録されている状態を表示する表示画面の一例を示した図である。
【図１２】本発明の実施形態を示し、図１１に示した５つの仮文書が実文書に置き換えられて実文書が登録された状態を表示する表示画面の一例を示した図である。
【図１３】本発明の実施形態を示し、仮文書プロパティで設定された登録期限を文書がある場合の表示画面の一例を示した図である。
【図１４】本発明の実施形態を示し、既に登録されている実文書の差し替え（再登録）がユーザによって指定された場合の表示画面の一例を示した図である。
【符号の説明】
【００９０】
１  画像処理装置
１０００  クライアントコンピュータ
１１００  文書管理サーバ
５００３  ツリービュー表示領域
５００４  文書表示領域
６００１、６１０１ａ〜６１０５ａ  仮文書サムネイル画像
６１０１ｂ〜６１０５ｂ  実文書サムネイル画像
６００４  仮文書プロパティリスト
６００５  文書タイプ
６００６  ページ条件
６００７  登録順序
６００８  承認者
６００９  作成者
６０１０  作成期限
８００５  実文書
６２０１〜６２０５  文書アイコン
６３０１〜６３０５  文書名
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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