(57)【要約】      （修正有）【課題】ドキュメントフロー処理の誤った実行を未然に防止し、フロー処理の効率化を図る情報処理システムを提供する。【解決手段】情報処理装置は、ドキュメントを受信するドキュメント受信手段６０と、受信したドキュメントに付加された処理履歴情報を解析する解析手段６２と、解析された処理履歴情報に基づきドキュメントの処理を実行すべきか否かを判定するフロー処理判定手段６４と、ドキュメントの処理を実行すべきと判定された場合、ドキュメントの処理を実行するフロー処理実行手段６８と、ドキュメントの処理を実行したとき処理履歴情報を更新する処理履歴情報更新手段７０と、ドキュメントを実行すべきでないと判定された場合、警告を発する警告手段６６とを有する。【選択図】図３
2008209973.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ドキュメントに付加された情報に基づき当該ドキュメントの処理を実行する情報処理装置であって、
ドキュメントを受信する受信手段と、
受信したドキュメントに付加された処理履歴情報を解析する解析手段と、
解析された処理履歴情報に基づきドキュメントの処理を実行すべきか否かを判定する判定手段と、
ドキュメントの処理を実行すべきと判定された場合、ドキュメントの処理を実行する実行手段と、
ドキュメントの処理を実行したとき、前記処理履歴情報の内容を更新する更新手段と、
ドキュメントを実行すべきでないと判定された場合、ドキュメントの処理を中止する中止手段と、
を有する情報処理装置。
【請求項２】
情報処理装置はさらに、ドキュメントの処理を中止したとき、ドキュメントの処理を中止したことを示す警告を発する警告手段を含む、請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
情報処理装置はさらに、更新された処理履歴情報を付加したドキュメントを出力する出力手段を含む、請求項１または２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記処理履歴情報は、前工程において処理を実行した情報処理装置を識別するための識別情報と、当該識別情報に関連付けされた前工程においてドキュメントに対して実行された処理内容とを含む、請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項５】
ドキュメントに付加された情報は、情報処理装置を識別するための識別情報と、当該識別情報に関連付けされドキュメントに対して実行すべきフロー処理内容とを含み、前記実行手段は、受信したフロー処理内容に基づきドキュメントの処理を実行する、請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記フロー処理情報は、ドキュメントの出力先を含む、請求項５に記載の情報処理装置。
【請求項７】
前記判定手段は、処理履歴情報とフロー処理情報とを比較し、ドキュメントへの処理が重複するとき、処理を実行すべきでないと判定する、請求項１ないし６いずれか１つに記載の情報処理装置。
【請求項８】
請求項１ないし７いずれか１つに記載の情報処理装置を複数含み、複数の情報処理装置がネットワークにより接続され、複数の情報処理装置によりドキュメントが処理される、情報処理システム。
【請求項９】
ドキュメントに付加された情報に基づき当該ドキュメントの処理を実行する情報処理プログラムであって、
ドキュメントを受信する受信手段と、
受信したドキュメントに付加された処理履歴情報を解析する解析手段と、
解析された処理履歴情報に基づきドキュメントの処理を実行すべきか否かを判定する判定手段と、
ドキュメントの処理を実行すべきと判定された場合、ドキュメントの処理を実行する実行手段と、
実行されたドキュメントの処理を反映するように前記処理履歴情報を更新する更新手段と、
ドキュメントを実行すべきでないと判定された場合、ドキュメントの処理を中止する中止手段と、
を有する情報処理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ドキュメントフローを制御する情報処理装置に関し、特に、ドキュメントフローの処理内容および処理経路を検証する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
現在、オフィスなどの業務の電子化に伴い、ドキュメントフロー制御を利用したドキュメント管理システムが普及している。ドキュメントフロー制御とは、予め設定された規則に従い、フロー管理サーバがネットワークに接続された情報処理装置に適宜指示を与え、指示を受け取った情報処理装置がドキュメントを処理し、処理したドキュメントを次の情報処理装置に転送するものである。例えば、フロー管理サーバは、予め設定された回覧規則に従い、各ユーザが使用するＰＣにドキュメントを電子的に移動させ、特定のユーザにのみドキュメントを配布したり、あるいは、オフィス業務の一連の動作に合わせた規則に従い、特定の情報処理装置にドキュメントの編集や印刷などの処理を実行させることができる。
【０００３】
特許文献１は、フロー管理サーバを必要としない簡易なドキュメントフロー制御を実現するため、ドキュメントに作業履歴と次工程の作業内容の各情報を付与し、ドキュメントに付与された情報に基づき、アプリケーションソフトがフロー制御を実施する技術を開示している。
【特許文献１】特開２０００−２０７４８１号
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、特許文献１のようにフロー管理サーバを利用しないドキュメントフロー制御において、ドキュメントフローの設定に誤りがあると、ドキュメントフローがループ状に閉じ、エンドレスなフロー処理となったり、重複したフロー処理が繰り返し行われてしまい、非効率な無駄なフロー処理を招いてしまう。また、そのような設定のミスの原因を特定するのに多大な時間と労力を要してしまうことがある。
【０００５】
本発明は、このような従来の課題を解決するものであり、ドキュメントフロー処理の誤った実行を未然に防止し、フロー処理の効率化を図る情報処理システムを提供することを目的とする。
さらに本発明は、ドキュメントフロー処理の誤りの検出および検証を容易に行うことができる情報処理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明に係る情報処理装置は、ドキュメントに付加された情報に基づき当該ドキュメントの処理を実行するものであって、ドキュメントを受信する受信手段と、受信したドキュメントに付加された処理履歴情報を解析する解析手段と、解析された処理履歴情報に基づきドキュメントの処理を実行すべきか否かを判定する判定手段と、ドキュメントの処理を実行すべきと判定された場合、ドキュメントの処理を実行する実行手段と、ドキュメントの処理を実行したとき、前記処理履歴情報の内容を更新する更新手段と、ドキュメントを実行すべきでないと判定された場合、ドキュメントの処理を中止する中止手段とを有する。
【０００７】
好ましくは、情報処理装置は、ドキュメントの処理を中止したとき、ドキュメントの処理を中止したことを示す警告を発する警告手段を含み、さらに更新された処理履歴情報を付加したドキュメントを出力する出力手段を含む。
【０００８】
好ましくは処理履歴情報は、前工程において処理を実行した情報処理装置を識別するための識別情報と、当該識別情報に関連付けされ前工程においてドキュメントに対して実行された処理内容とを含む。また、ドキュメントに付加された情報は、情報処理装置を識別するための識別情報と、当該識別情報に関連付けされたドキュメントに対して実行すべきフロー処理内容とを含み、実行手段は、受信したフロー処理内容に基づきドキュメントの処理を実行する。好ましくは、フロー処理情報は、ドキュメントの出力先を含む。
【０００９】
好ましくは判定手段は、処理履歴情報とフロー処理情報とを比較し、ドキュメントへの処理が重複するとき、処理を実行すべきでないと判定する。これにより、フロー処理の設定ミスにより生じ得る無限ループ状の処理が中止される。
【００１０】
本発明に係る情報処理システムは、請求項１ないし７いずれか１つに記載の情報処理装置を複数含み、複数の情報処理装置がネットワークにより接続され、複数の情報処理装置によりドキュメントが処理される。
【００１１】
本発明に係る情報処理プログラムは、ドキュメントに付加された情報に基づき当該ドキュメントの処理を実行するものであって、ドキュメントを受信する受信手段と、受信したドキュメントに付加された処理履歴情報を解析する解析手段と、解析された処理履歴情報に基づきドキュメントの処理を実行すべきか否かを判定する判定手段と、ドキュメントの処理を実行すべきと判定された場合、ドキュメントの処理を実行する実行手段と、実行されたドキュメントの処理を反映するように前記処理履歴情報を更新する更新手段と、ドキュメントを実行すべきでないと判定された場合、ドキュメントの処理を中止する中止手段とを有する。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によれば、ドキュメントに付加された処理履歴情報からドキュメントを処理すべきか否かを判定し、その判定結果に基づきドキュメントの処理の実行または中止を行うようにしたので、ドキュメントの重複処理が防止され、また、ドキュメントフローに設定ミスがあったとき、閉じたループによる無限のフロー処理を回避することができる。さらに、ドキュメントの処理を中止したとき、警告を発することで、管理者は、ドキュメントフローの異常を迅速にかつ容易に検証することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を参照して説明する。
【実施例】
【００１４】
図１は、本発明の実施例による情報処理システムにおけるドキュメントフローの概要を説明する図である。情報処理システムは、複数の画像処理装置１０Ａ、１０Ｂ、１０Ｃを含み、画像処理装置１０Ａは、前工程でフロー処理されたドキュメント１２を受け取り、受け取ったドキュメント１２を処理し、処理したドキュメント１２Ａを次工程の画像処理装置１０Ｂへ出力する。画像処理装置１０Ｂは、前工程で処理されたドキュメント１２Ａを受け取り、このドキュメント１２Ａを処理し、処理したドキュメント１２Ｂを次工程の画像処理装置１０Ｃへ出力する。上記と同様に画像処理装置１０Ｃは、ドキュメント１２Ｃを処理し、ドキュメント１２Ｃを出力する。
【００１５】
画像処理装置１０Ａ、１０Ｂ、１０Ｃには、それぞれフロー処理を実行するためのアプリケーションソフトウエアが搭載され、ドキュメント１２、１２Ａ、１２Ｂには、各画像処理装置１０Ａ、１０Ｂ、１０Ｃが処理すべき処理内容が付加され、画像処理装置１０Ａ、１０Ｂ、１０Ｃは、受け取ったドキュメントに含まれる処理内容に基づき処理を実行する。こうして、アプリケーションソフトウエアとドキュメントとを用いた簡易な構成でドキュメントフロー処理を実現することができ、ドキュメントフロー制御を統括的に管理する管理サーバを要しない。
【００１６】
ここで、ドキュメントとは、テキストデータ、画像データ、またはテキストと画像データの双方を含む電子データであり、上記した処理内容等の制御情報を付加することができるものである。例えば、ＸＰＳやＰＤＦのようなデータフォーマットを用いることができる。
【００１７】
図１に示す情報処理システムを構成する電子機器は、画像処理装置に限らず、パーソナルコンピュータ等を含むものであってもよい。また、画像処理装置は、ネットワークに接続可能なファクシミリ、プリンタ、複写機、または複合機を含む。画像処理装置は、例えば、原稿を光学的に読込みドキュメントを生成する読取機能、ドキュメントを紙媒体に印刷する印刷機能、ドキュメントの編集や加工を行う編集機能、他の情報処理装置とドキュメント等のデータを送受する通信機能などを含むことができる。さらに、画像処理装置は、図１に示すように、画像処理装置１０Ａ、１０Ｂ、１０Ｃがシーケンシャルに接続される構成であってもよいし、画像処理装置１０Ａ、１０Ｂ、１０Ｃがネットワークを介して相互に接続される構成であってもよい。
【００１８】
図２は、情報処理装置の一般的なハードウェアの構成例を示す図である。情報処理装置１０は、キーボードやマウス等の操作により情報を入力する入力部４０、ディスプレイにドキュメントや警告情報を表示する表示部４２、ＲＯＭまたはＲＡＭを含み、処理すべきドキュメント等を記憶する主記憶部４４、フロー制御を実行するアプリケーションソフトウエアやその他のデータを保存する記憶部４６、ネットワーク上に接続された他の画像処理装置とのデータの送受を可能にするインターフェース４８、各部を制御する中央演算装置（ＣＰＵ）５０、およびこれらを接続する内部バス５２を含んでいる。
【００１９】
図３は、本実施例におけるドキュメントフロー制御を行うアプリケーションソフトウエアの機能的な構成を示すブロック図である。ドキュメントフロー制御は、前工程からドキュメントを受信するドキュメント受信手段６０と、受信したドキュメントに付加された処理履歴情報を解析する解析手段６２と、処理履歴情報の解析結果に基づきフロー処理を実行するか否かを判定するフロー処理判定手段６４と、フロー処理判定手段６４によりフロー処理を実行すべきでないと判定されたとき、管理者に警告情報を通知する警告手段６６と、フロー処理判定手段６４によりフロー処理を実行すべきと判定されたとき、ドキュメントに含まれる処理内容を解読し、当該処理内容に応じた処理を実行するフロー処理実行手段６８と、フロー処理実行手段６８により実行されたフロー処理に基づき処理履歴情報を更新する処理履歴情報更新手段７０と、フロー処理実行手段６８により処理を実行したドキュメントに更新された処理履歴情報を付加し、後工程の画像処理装置に出力する出力手段７２をから構成される。
【００２０】
次に、ドキュメントに付加される情報について説明する。本実施例において、ドキュメントに付加される情報は、図４に示すように、フロー処理情報と処理履歴情報とを有する。フロー処理情報は、装置ＩＤと処理内容を含み、どの画像処理装置がどのような処理をするかを記述している。上記したフロー処理実行手段６８は、ドキュメントに含まれるフロー処理情報を読取り、処理を実行する。このフロー処理情報は、管理者によって予めドキュメントに設定される。例えば、図４(ａ)に示す例において、フロー処理００１は、画像処理装置Ａが受け取ったドキュメントをフォルダＸに保存することを規定し、フロー処理００２は、画像処理装置Ｂが受け取ったドキュメントを画像処理装置Ｃへ送信することを規定し、フロー処理００３は、画像処理装置Ｃが受け取ったドキュメントを印刷することを規定している。
【００２１】
フロー処理実行手段６８によりフロー処理が実行されると、処理履歴情報更新手段７０は、処理履歴情報を更新する。処理履歴更新情報は、図４（ｂ）に示すように、処理履歴、装置ＩＤおよび処理内容を含み、どの画像処理装置がどのような処理をしたかを記述する。図４（ｂ）に示す例では、画像処理装ＡがドキュメントをフォルダＸに保存したこと、画像処理装置Ｂがドキュメントを画像処理装置Ｃへ送信したことまでの処理が行われたことが示されている。
【００２２】
次に、ドキュメントフロー処理を行う具体的な情報処理システムの構成例を図５に示す。情報処理システム１００は、ネットワーク１４０に接続されたファクシミリサーバ１１０と、Ｗｅｂサーバ１２０と、複合型の複写機１３０とを備えている。これらの装置には、ドキュメントフロー処理を実行するためのアプリケーションソフトウエアが搭載される。ファクシミリサーバ１１０、Ｗｅｂサーバ１２０および複写機１３０は、図６(ａ)、（ｂ）、（ｃ）に示すフロー処理を実行するものとし、このときのフロー処理の動作を図７および図８に示すフローチャートを参照して説明する。
【００２３】
先ず、ドキュメント受信手段６０は、画像データを受信したか否かを判定し（ステップＳ１０１）、画像データを受信したとき、付加された処理履歴情報が受信されたか否かを判定する（ステップＳ１０２）。例えば、ファクシミリサーバ１１０は、前工程が存在しないため、画像データに付加された処理履歴情報には履歴は存在しない。Ｗｅｂサーバ１２０は、前工程であるファクシミリサーバ１１０により処理された内容を処理履歴情報として受け取り、複写機１３０は、Ｗｅｂサーバ１２０により処理された内容を処理履歴情報として受け取る。
【００２４】
解析手段６２は、画像データに付加された処理履歴情報を受信すると、その処理履歴情報を解析し（ステップＳ１０３）、解析結果から、過去に画像データに対して成された処理内容およびその処理を行った装置を管理する（ステップＳ１０４）。
【００２５】
次に、フロー処理判定手段６４は、画像データに付加された図４（ａ）に示すようなフロー処理情報に基づき、画像データに関連するフロー処理があるか否かを判定する（ステップＳ１０５）。フロー処理があるとき、フロー処理判定手段６４は、処理履歴情報の解析結果に基づき、実行するべきフロー処理が過去に行われた処理に重複するか否かを判定する（ステップＳ１０６）。好ましくは、フロー処理判定手段６４は、図４(ａ)に示すフロー処理情報と図４（ｂ）に示す処理履歴情報とを比較し、フロー処理情報に含まれる処理内容が処理履歴情報に含まれる処理内容と一致するとき、処理が重複すると判定する。これにより、ループ状の閉じたフロー処理を検出することができる。
【００２６】
例えば、図６（ｃ）に示す複写機１３０の場合、処理内容１として「コンピュータＡへデータ保存」を含んでいるが、図６（ａ）に示すように前工程であるファクシミリサーバ１１０が処理内容１として「コンピュータＡへデータ保存」を含んでいるため、重複する処理と判定する。
【００２７】
重複する処理であると判定されたとき、フロー処理判定手段６４は、さらに、再処理が許可されるか否かを判定する（ステップＳ１０７）。これは、重複する処理であっても、フロー処理を必要とする場合がある。例えば、画像データの内容が同じであっても、フォーマットが変換されていたり、画像データが編集されている場合である。図６（ｃ）に示す処理内容１は、メール受信文書をコンピュータＡに保存するものであり、図６（ａ）に示す処理内容１は、ＦＡＸ受信文書をコンピュータＡに保存するものであり、保存するデータの形式が異なるようであれば、再処理を許可することも可能である。再処理をするか否かの条件は、予め設定したり、あるいは、その旨を表示部４２に表示し、ユーザが決定するようにしてもよい。
【００２８】
フロー処理判定手段６４により、処理が重複し、かつ再処理が許可されないと判定されたとき、フロー実行手段６４は、当該フロー処理を中止する（ステップＳ１０８）。処理が重複せず、または処理が重複するが再処理が許可されたと判定されたとき、フロー処理実行手段６４は、当該フロー処理を実行する（ステップＳ１０９）。フロー処理が実行されると、処理履歴情報更新手段７０は、処理履歴情報を更新する（ステップＳ１１０）。
【００２９】
次に、出力手段７２は、画像データに付加されたフロー処理に後工程のフローが存在するか否かを判定し（ステップＳ１１１）、後工程のフロー処理があるとき、処理済みの画像データと処理履歴情報を送信する（ステップＳ１１２）。送信先のアドレスは、例えば画像データに付加されたフロー処理に含ませ、この送信先のアドレスに従い画像データを送信することができる。あるいは、複数の画像処理装置を直列に接続し、ある画像処理装置から出力された画像データが次の画像処理装置に入力されるようにしてもよい。
【００３０】
一方、フロー処理が中止された場合には、警告手段６６は、管理者による通知設定が有効であるか否かを判定し（ステップＳ１１３）、通知設定が有効であるとき、フロー処理を中止したことを管理者に通知する（ステップＳ１１４）。通知は、どの装置がどの処理を中止したのかの情報を含むことができ、例えば電子メール等により通知される。フロー処理の中止が通知されることで、管理者は、ドキュメントフロー処理に異常があったことを知り、中止した原因を迅速に検証することができる。
【００３１】
上記実施例は例示的なものであり、これによって本発明の範囲が限定的に解釈されるべきものではなく、本発明の構成要件を満足する範囲内で他の方法によっても実現可能であることは言うまでもない。
【００３２】
上記実施例では、処理対象として画像データを用いたが、テキストデータを含むものであっても良い。また、上記実施例では、それぞれの画像処理装置がドキュメントフロー処理を行うアプリケーションソフトウエアを搭載する例を示したが、ドキュメントにアプリケーションソフトウエアを付加し、ドキュメントを受信した画像処理装置が受信したアプリケーションソフトウエアを実行するようにしてもよい。
【産業上の利用可能性】
【００３３】
本発明は、プリンタ、スキャナ、複写機およびＰＣ等のネットワークに接続可能な情報処理機器において利用される。
【図面の簡単な説明】
【００３４】
【図１】本発明の実施例に係る情報処理システムにおけるドキュメントフロー処理を説明する図である。
【図２】画像処理装置のハードウェアの構成例を示す図である。
【図３】ドキュメントフロー処理を実行するアプリケーションソフトウエアの機能的な構成を示すブロック図である。
【図４】ドキュメントに付加される情報を説明する図であり、同図(ａ)はフロー処理情報、同図（ｂ）は処理履歴情報を示す。
【図５】本実施例においてドキュメントフロー処理を行う具体的な情報処理システムの構成を示す図である。
【図６】図５に示す各装置のフロー処理を示す図である。
【図７】図５に示すドキュメントフロー処理の動作フローチャートである。
【図８】図５に示すドキュメントフロー処理の動作フローチャートである。
【００３５】
１０Ａ、１０Ｂ、１０Ｃ：画像処理装置    １２：ドキュメント
４０：入力部                            ４２：表示部
４４：主記憶部                          ４６：記憶部
４８：インターフェース                  ５０：中央演算装置（ＣＰＵ）
５２：内部バス                          ６０：ドキュメント受信手段
６２：解析手段                          ６４：フロー処理判定手段
６６：警告手段                          ６８：フロー処理実行手段
７０：処理履歴情報更新手段              ７２：出力手段
１００：情報処理システム                １１０：ファクシミリ
１２０：Ｗｅｂサーバ                    １３０：複写機
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
2008209973.tif 000008
【図７】
2008209973.tif 000009
【図８】
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