(57)【要約】【課題】  読み込んだ書類に対して電子メールで承認を求め、承認印とともにその書類の印刷を行えるようにした画像形成装置を提供する。【解決手段】  画像形成装置１４は、書類のデータを格納したＵＳＢメモり１６のデータを読み取るデータ読み取り手段８０と、読み取ったデータから印書データを抽出する印書データ抽出手段８２と、抽出した印書データを解析する印書データ解析手段８４と、書類のサムネイル画像を生成するサムネイル生成手段８６と、書類に対する承認要求を承認者に対して送信する承認要求送信手段８８と、承認者からの書類に対する承認の可否情報を受信する承認可否受信手段９０と、受信した承認の可否情報に応じて書類の印刷処理を行う印刷手段９２とを含んで構成される。【選択図】    図７
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
承認者による承認が必要とされる書類のデータを入力するデータ入力手段と、
前記書類に対する承認要求を、その判断に必要な所定の情報と共に前記承認者に対して送信する承認要求送信手段と、
前記承認者からの前記書類に対する承認の可否情報を受信する承認可否受信手段と、
前記受信した承認の可否情報に応じて前記書類の印刷処理を行う印刷手段と、
を備えた画像形成装置。
【請求項２】
前記印刷手段は、前記承認者によって前記書類が承認された場合に、承認を示す画像データを共に印刷する、請求項１に記載の画像形成装置。
【請求項３】
前記書類のデータが、書類上の所定位置に承認を示す画像データを予め含み、前記印刷手段は、前記承認者によって前記書類の承認がなされた場合に前記承認を示す画像データを共に印刷する、請求項２に記載の画像形成装置。
【請求項４】
前記書類のデータが、その属性情報として前記承認の判断に必要な所定の情報の一部または全部を含む、請求項１に記載の画像形成装置。
【請求項５】
前記書類のデータが、その属性情報として承認者の電子メールアドレス情報を含み、前記承認要求送信手段は、前記電子メールアドレス情報に基づいて承認者に承認要求を送信する、請求項４に記載の画像形成装置。
【請求項６】
前記承認の判断に必要な所定の情報が、その承認要求をする者を特定する情報および前記書類の画像データを含む、請求項１に記載の画像形成装置。
【請求項７】
前記書類のデータが、承認のためのパスワード情報を含み、前記承認要求送信手段は、前記承認者によって前記書類が承認される場合に、その承認者に対して前記パスワードの入力を要求する手段を含み、前記印刷手段は、前記書類のデータに含まれるパスワードと承認者から送信されたパスワードが一致する場合に前記書類の印刷処理を行う、請求項１に記載の画像形成装置。
【請求項８】
前記承認要求送信手段は、前記承認者によって前記書類が承認されない場合に、その承認者に対してその理由の入力を要求する手段を含み、前記印刷手段は、前記承認者によって前記書類が承認されなかった場合に、前記書類の印刷に代えて前記理由を印刷する、請求項１に記載の画像形成装置。
【請求項９】
前記データ入力手段は、前記書類のデータを格納したメディアのデータを読み取るデータ読み取り手段を含む、請求項１に記載の画像形成装置。
【請求項１０】
前記データ入力手段により入力された書類のデータから、その書類に対する承認者による承認が必要であるか否かを判断する承認要否判断手段を更に備えた、請求項１に記載の画像形成装置。
【請求項１１】
前記承認要否判断手段によりその書類に対する承認が必要と判断された場合に、前記承認の判断に必要な情報として、前記書類のサムネイル画像を生成するサムネイル生成手段を更に備えた、請求項１０に記載の画像形成装置。
【請求項１２】
承認者による承認が必要とされる書類のデータを入力するステップと、
前記書類に対する承認要求を、その判断に必要な所定の情報と共に前記承認者に対して送信するステップと、
前記承認者からの前記書類に対する承認の可否情報を受信するステップと、
前記受信した承認の可否情報に応じて前記書類の印刷処理を行うステップと、
を備えた画像形成プログラム。
【請求項１３】
承認者による承認が必要とされる書類のデータを作成するための情報端末であって、前記書類のデータが、承認の判断に必要な所定の情報を含むものと、
前記情報端末により作成された書類のデータを格納する携帯可能メディアと、
請求項１から１１のいずれかに記載の画像形成装置であって、そのデータ入力手段が、前記携帯可能メディアのデータを読み取るデータ読み取り手段を含むものと、
承認者により使用される情報端末であって、前記画像形成装置からの承認要求を受信すると共に前記画像形成装置へ承認の可否情報を送信するものと、
を備えた書類承認システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複写機などの画像形成装置に関し、特に稟議書などの承認が必要とされるビジネス文書を印刷する場合に好適な画像形成装置に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
企業業務においては、稟議書、企画書、議事録など、上司や第三者の承認が必要とされる類のビジネス文書が多用される。通常の業務フローにおいて、起案者はこの種の書類をコンピュータ上で作成し、印刷し、これを承認者に手渡しし、その書類上に承認印を受けるというプロセスが必要とされる。このため、内容に不備があって承認が下りなかったり、タイプミスがある場合には、印刷した書類が無駄となる問題がある。また、例えば起案者が顧客先にいるなど、起案者と承認者が離れた場所にいる場合には、書類の配送のために時間が掛かり、このような場合の業務効率の悪さが問題となっている。
【０００３】
このような問題に対応した技術として特許文献１および２がある。特許文献１は、承認者が外出先で携帯電話を使い、リモートで要求者のコンピュータ上のポインティングデバイスの指している位置に承認印を押すことができるようにするものである。
【０００４】
また、特許文献２は、稟議決済文書の決済路順のなかで権限委譲前の決裁者と権限委譲後の決裁者の両方を記録することで、書類の作成者以外の人にも決裁権限の委譲があったことがわかるようにし、これによって多数の者による決裁が円滑に行われるようにするものである。
【０００５】
【特許文献１】特開２００２−２８８３９８号公報
【特許文献２】特開２００４−２１２７３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、特許文献１に記載の方法によれば、要求者のコンピュータ上のデータに対して承認を行うこととなり、結果これは要求者が後に書類を改変する余地を残してしまい、承認の確証性という観点からは好ましくない。
【０００７】
また、特許文献２に記載の方法によれば、権限委譲があった場合の書類の回覧においてはその効率性が改善されることが期待されるが、決裁権限を委譲することが好ましくない重要書類などの承認においては、結局、承認者が不在などの場合にその承認に時間が掛かるという問題は解決されない。
【０００８】
そこで本発明は、起案者と承認者が離れた場所にいる場合においても、迅速にその承認が得られるようにすると共に、承認が得られた場合には、承認印と共にその書類の印刷を直ちに行えるようにした画像形成装置を提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明に係る画像形成装置は、承認者による承認が必要とされる書類のデータを入力するデータ入力手段と、前記書類に対する承認要求を、その判断に必要な所定の情報と共に前記承認者に対して送信する承認要求送信手段と、前記承認者からの前記書類に対する承認の可否情報を受信する承認可否受信手段と、前記受信した承認の可否情報に応じて前記書類の印刷処理を行う印刷手段とを備えている。
【００１０】
好ましくは、前記印刷手段は、前記承認者によって前記書類が承認された場合に、承認を示す画像データを共に印刷する。また、前記書類のデータが、書類上の所定位置に承認を示す画像データを予め含み、前記印刷手段は、前記承認者によって前記書類の承認がなされた場合に前記承認を示す画像データを共に印刷する。
【００１１】
好ましくは、前記書類のデータが、その属性情報として前記承認の判断に必要な所定の情報の一部または全部を含む。また、前記書類のデータが、その属性情報として承認者の電子メールアドレス情報を含み、前記承認要求送信手段は、前記電子メールアドレス情報に基づいて承認者に承認要求を送信する。また、前記承認の判断に必要な所定の情報が、その承認要求をする者を特定する情報および前記書類の画像データを含む。
【００１２】
好ましくは、前記書類のデータが、承認のためのパスワード情報を含み、前記承認要求送信手段は、前記承認者によって前記書類が承認される場合に、その承認者に対して前記パスワードの入力を要求する手段を含み、前記印刷手段は、前記書類のデータに含まれるパスワードと承認者から送信されたパスワードが一致する場合に前記書類の印刷処理を行う。
【００１３】
好ましくは、前記承認要求送信手段は、前記承認者によって前記書類が承認されない場合に、その承認者に対してその理由の入力を要求する手段を含み、前記印刷手段は、前記承認者によって前記書類が承認されなかった場合に、前記書類の印刷に代えて前記理由を印刷する。また、前記データ入力手段は、前記書類のデータを格納したメディアのデータを読み取るデータ読み取り手段を含む。メディアには、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）メモリ、磁気カード、メモリカード、CD等の記録媒体を用いることができる。
【００１４】
好ましくは、前記データ入力手段により入力された書類のデータから、その書類に対する承認者による承認が必要であるか否かを判断する承認要否判断手段を更に備える。また、前記承認要否判断手段によりその書類に対する承認が必要と判断された場合に、前記承認の判断に必要な情報として、前記書類のサムネイル画像を生成するサムネイル生成手段を更に備えている。
【００１５】
本発明に係る画像形成プログラムは、承認者による承認が必要とされる書類のデータを入力するステップと、前記書類に対する承認要求を、その判断に必要な所定の情報と共に前記承認者に対して送信するステップと、 前記承認者からの前記書類に対する承認の可否情報を受信するステップと、前記受信した承認の可否情報に応じて前記書類の印刷処理を行うステップとを備えている。
【００１６】
本発明に係る書類承認システムは、承認者による承認が必要とされる書類のデータを作成するための情報端末であって、前記書類のデータが、承認の判断に必要な所定の情報を含むものと、前記情報端末により作成された書類のデータを格納する携帯可能メディアと、前記画像形成装置であって、そのデータ入力手段が、前記携帯可能メディアのデータを読み取るデータ読み取り手段を含むものと、承認者により使用される情報端末であって、前記画像形成装置からの承認要求を受信すると共に前記画像形成装置へ承認の可否情報を送信するものとを備えている。
【発明の効果】
【００１７】
本発明によれば、承認を要求する者が外出先にいるなど、承認者と離れた場所にいるような場合においても、その書類の印刷に先立って、承認者への承認の要求が画像形成装置を介して自動的になされ、該書類に対し承認者からの承認印を直ちに得ることができるようになる。一方で、承認者からの承認が得られない場合には、当該書類の印刷を中止することができ、資源の無駄を防ぐことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１８】
以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を参照して説明する。
【実施例】
【００１９】
図１は、作成した書類に承認を受けて印刷をするための書類承認システムの一構成例を示す図である。図に示すように書類承認システム１０は、書類の作成者が使用するパーソナルコンピュータなどの情報端末（以下、ＰＣ１２）と、印刷機能や画像読み取り機能などを備えた複写機や複合機などの画像形成装置１４と、ＰＣ１２で作成した書類データを格納し、画像形成装置１４に読み取らせるための携帯可能メディアとしてのＵＳＢメモリ１６と、書類の承認者が使用するパーソナルコンピュータなどの情報端末（以下、ＰＣ１８）とを備えて構成される。
【００２０】
本実施の形態においては、書類の作成者が外出先において承認が必要となる書類を作成し、社内にいる承認者に対して承認を求める場合に沿って、本システムの概要を説明する。想定される好適な利用態様としては、書類の作成者が携帯型ＰＣ上で書類を作成し、コンビニエンスストアや出先企業に設置されたネットワーク対応型複写機を利用して、社内にいる上司の承認を直ちに得るというような場合がある。
【００２１】
承認が必要とされる書類、例えば、稟議書、企画書、起案書などの電子文書は、ＰＣ１２に搭載されているワードプロセッサやＸＭＬエディタなどのアプリケーションソフトウェアを用いて作成することができる。この電子文書には、作成者の作成者印データならびに承認者への承認要求印データが付される。これらの印象データには、各印形を象った画像データの他に、それぞれ作成者を特定する属性情報、承認者を特定する属性情報が含まれる。この詳細については後述する。これら印データを備えた電子文書は、一纏まりの書類データとしてＵＳＢメモリ１６に読み出され、画像形成装置１４に読み込めるようになる。
【００２２】
承認者の使用するＰＣ１８は、インターネット２０を介して画像形成装置１４とデータ交換可能に接続されている。ＰＣ１８には、画像形成装置１４から送信される電子メールを受信し、これに対して応答文書を送信するための電子メールクライアントなどのアプリケーションソフトウェアが搭載される。このような機能を有する限り携帯電話端末をＰＣ１８として構成してもよい。
【００２３】
図２は、ＰＣ１２およびＰＣ１８のハードウェア構成例を示す図である。ＰＣ１２およびＰＣ１８は、キーボードやマウスなどの操作により情報を入力する入力部２２、ディスプレイに文字、図形などの情報を表示する表示部２４、ＲＯＭまたはＲＡＭを含みアプリケーションプログラムその他の起動プログラムを記憶する主記憶部２６、ハードディスクなどの大容量記憶装置を含み、書類データなどのファイルや各種プログラムを蓄積する記憶部２８、メディアデバイスなどの外部機器やネットワークとの接続を可能にするインタフェース３０、主記憶部２６に記憶されたプログラムに従い各部を制御する中央演算処理装置（ＣＰＵ）３２、およびこれらを接続するためのバス３４を含んでいる。ＰＣ１２およびＰＣ１８の記憶部２８には、予めワードプロセッサや電子メールクライアントなどのアプリケーションソフトウェアがインストールされており、これらは使用者の起動命令を受けて主記憶部２６上に読み出され、それらの機能が利用可能になる。
【００２４】
承認が必要とされる書類は前記構成のＰＣ１２上で作成される。図３は、ＰＣ１２上で作成されるこのような書類の一例を示している。書類はそこに属性情報を保持することができる所定の形式、例えばＸＭＬ（Extensible Markup Language）形式のデータフォーマットを用いて記述される。書類は１または複数頁に亘ることができ、その本文記述領域３６にテキスト、図、グラフあるいはそれらの組み合わせによる、承認の対象となる事項が記述される。書類の最初の頁のヘッダー領域３８には、作成者印データ４０および承認要求印データ４２を埋め込む領域が確保される。
【００２５】
作成者印データ４０は、書類の作成者の作成者印を象った画像データ、ならびに作成者の氏名、その所属組織名、電子メールアドレスや電話番号などの連絡先情報を含む作成者に関するデータをまとめたパッケージデータである。図４に、作成者印データ４０に含まれるデータ構成を視覚的に示した。このパッケージデータには、データ認証用のパスワードやデータ改竄を防止するためのセキュリティコードやシリアルコードを含ませることができる。作成者印データ４０は、画像データに、そのメタ情報として前記作成者に関するデータを付したものとして構成することもできる。書類のヘッダー領域３８にこの作成者印データ４０が埋め込まれる、あるいはそのデータへのイメージリンクがここで貼られると、視覚上、その領域に作成者印データ４０内の画像データが表示され、後に、画像形成装置１４による印刷時には書類と共に印刷される。
【００２６】
承認要求印データ４２は、承認者による承認印を象った画像データ、未承認状態を表す印を象った画像データ、ならびに承認者の氏名、その所属組織名、電子メールアドレスや電話番号などの連絡先情報、承認を有効にするためのパスワードを含む承認者に関するデータをまとめたパッケージデータである。図５に、承認要求印データ４２に含まれるデータ構成を視覚的に示した。このパッケージデータには、データ認証用のパスワードやデータ改竄を防止するためのセキュリティコードやシリアルコードを含ませることができる。承認要求印データ４２は、画像データに、そのメタ情報として前記承認者に関するデータを付したものとして構成することもできる。書類のヘッダー領域３８にこの承認要求印データ４２が埋め込まれる、あるいはそのデータへのイメージリンクがここで貼られると、視覚上、その領域には承認要求印データ４２内の未承認状態を示す画像データが最初に表示される。後に説明するように、画像形成装置１４を介して承認者からの承認が得られると、対応領域には、未承認状態を示す画像データに代えて、承認印を象った画像データが顕在化され、印刷時には書類と共に印刷される。
【００２７】
承認要求印データ４２には、図５にも示したように、複数の承認者についての画像データおよびアクセス情報を含めることができる。本システムにおいては、所定のデータフラグを用いて、一の書類に対して同時に複数者による承認を要求する場合と、最初の承認者からの返信が得られなかった場合に次の承認者へ承認を順次求める場合とに対応を切り分けることが可能である。これらの処理については後に述べる。
【００２８】
次に、図１の画像形成装置１４の構成について説明する。図６は、画像形成装置１４のハードウェアの構成例を示す図である。画像形成装置１４は、ユーザからの指示を入力する入力部６０、印刷設定情報や書類の承認に関する情報をディスプレイに表示する表示部６２、文書や画像などの原稿を読み取る読取部６４、電子文書などを紙などの媒体に印刷する印刷部６６、ＵＳＢメモリなどの携帯可能メディアを接続してその内容を読み取り可能にする記録メディアインタフェース６８、メディアプリントを制御するプログラムや種々のデータなどを記憶する主記憶部７０、ハードディスクなどの大容量記憶装置を含み、電子文書などを蓄積する記憶部７２、プログラムに従い各部を制御するＣＰＵ７４、インターネットなどのネットワークに本画像形成装置を接続するためのネットワークインタフェース７６、およびこれらを接続するバス７８を含んでいる。
【００２９】
図７は、本実施例に係る画像形成装置において書類の承認およびその印刷を行うための機能的なブロック図である。画像形成装置１４は、書類のデータを格納したＵＳＢメモり１６のデータを読み取るデータ読み取り手段８０と、読み取ったデータから印書データを抽出する印書データ抽出手段８２と、抽出した印書データを解析する印書データ解析手段８４と、書類のサムネイル画像を生成するサムネイル生成手段８６と、書類に対する承認要求を承認者に対して送信する承認要求送信手段８８と、承認者からの書類に対する承認の可否情報を受信する承認可否受信手段９０と、受信した承認の可否情報に応じて書類の印刷処理を行う印刷手段９２とを含んで構成される。
【００３０】
データ読み取り手段８０は、ＵＳＢメモリ１６を接続するＵＳＢポートとそのインタフェースドライバソフトウェアを含んで構成され、ユーザによる画像形成装置１４の入力部６０の操作に応じて、ここに接続されたＵＳＢメモリ１６から書類データを主記憶７０に読み出して、更に記憶部７２に格納する。この状態でユーザは読み取った書類データに対する印刷のための操作を、入力部６０および表示部６２を介して実行できるようになる。
【００３１】
印書データ抽出手段８２および印書データ解析手段８４は、読み取った書類データの中から、そこに埋め込まれた印書データ、すなわち作成者印データ４０と承認要求印データ４２を抽出しその内容を解析するものである。これら手段によって、対象の書類に対する承認要求がされているか否かが判断され、その結果に応じてサムネイル生成手段８６および承認要求送信手段８８が起動される。
【００３２】
サムネイル生成手段８６は、承認者に送信するための書類のサムネイルデータ、すなわち縮刷版の画像データを生成する。このような画像データは送信データ容量を少なくすると共に、受信側において特別なアプリケーションソフトウェアが必要とされないので、書類の内容を確認させる手段として好適である。もっとも、書類データをＰＤＦ（Portable Document Format）などの形式に変換して電子メールに添付するといった方法を採用しても良い。
【００３３】
承認要求送信手段８８は、印書データ解析手段８４により書類に対する承認要求がされていると判断された場合に、承認者に対して電子メールを送信する。承認者の特定は、印書データ解析手段８４により得られた承認者のアクセス情報に基づいて行われる。この電子メールには、サムネイル生成手段８６で生成されたサムネイルデータ、サムネイルデータとして与えられた書類に対する承認を求める記述、書類の作成者や送信元となっている画像形成装置に関する情報などについての記述、承認する場合のパスワードの入力を求める記述、承認しない場合の理由の入力を求める記述が含まれる。図８は、画像形成装置１４が送信する電子メールの内容の一例を視覚的に示した図である。これらの情報に基づいて、承認者は対象の書類に対して承認するか否かの判断をし、その旨を返信する。判断方法は、例えば、印刷機の場所や印刷料金の妥当性や、登録済みのUSBメモリのシリアル番号であるかを確認して行う。好適な実施形態において、この電子メールはＸＭＬなどの構造化フォーマットを用いて記述され、ここに任意のスクリプト言語を用いてパスワードや理由の入力フォーム、承認または不承認を選択するラジオボタン、この承認要求に対し返信する場合の送信ボタンなどを形成し、これによって承認手続きを比較的簡易に行えるようにできる。
【００３４】
承認可否受信手段９０は、承認者からの前記返信メールを受信し、その内容を解析する。すなわち、受信メールから承認者が、書類に対して承認をしているか、承認をしていないかを判断する。返信文書をテキストフォーマットとし、この承認可否受信手段９０においてテキスト解析を実施することによってこれを判断することもできるが、好ましくは、前述したＸＭＬなどの構造化フォーマットを用い、そのタグ情報から対象を特定する方式を採用する。承認可否受信手段９０は、書類に対する承認がされていると判断した場合には、送信されたパスワードを承認要求印データ４２に含まれるパスワードと比較し、承認者の認証を行う。
【００３５】
印刷手段９２は、印書データ解析手段８４および承認可否受信手段９０におけるデータ解析結果に従って、書類の印刷を実行する。この実行のプロセスについては画像形成装置の動作フローチャートにおいて説明する。
【００３６】
次に、本実施形態に係る書類承認システムにおける処理の流れについて、図１の構成図、および図９、図１０のフローチャートを参照して説明する。まず、書類の作成者は、ＰＣ１２において対象の書類を作成する。書類データには、前述した作成者の作成者印データと承認要求印データが含まれる。すなわち書類の作成者は、このＰＣ１２上でこれらの印書データを作成するか、予め作成された印書データ群の中から必要とされるものを選択して、書類データにパッケージングする（ステップＳ１００）。ＰＣ１２にＵＳＢメモリ１６を接続し、ここに作成した書類データを読み込ませる（ステップＳ１０２）。
【００３７】
作成者が画像形成装置１４の設置場所に移動し、ＵＳＢメモリ１６をそのメディアポートに接続し、入力部６０で所定の操作（例えば、ＵＳＢメモリ１６内の書類の印刷要求）をすることによって、画像形成装置１４における書類承認のための一連のプログラムが起動される。プログラムの最初のステップで、ＵＳＢメモリ１４内のデータが主記憶７０上に読み出される（ステップＳ１０４）。主記憶７０上のデータは、次いで解析処理に掛けられ、そこに含まれている印書データが抽出され、解析される（ステップＳ１０６）。必要に応じて解析されたデータを、記憶部７２に一時的に待避する。解析された印書データにおいて承認要求印データがあるかが判断され（ステップＳ１０８）、書類データに承認要求印データが含まれていないと判断された場合には、承認要求が必要ない書類として、処理は印刷手段９２に渡され、通常の印刷処理が実行される（ステップＳ１１０）。
【００３８】
ステップＳ１０８において、書類データに承認要求印データが含まれてると判断された場合には、承認要求が必要な書類として、承認要求のための一連のプログラムが実行される。承認要求されていると判断された場合、書類データはまず、ラスターイメージデータ（ビットマップ画像データ）に変換され、このイメージからサムネイル画像データが作成される（ステップＳ１１２）。前記解析によって得られた作成者の情報、承認者の情報、および画像形成装置１４の情報などと共に、このサムネイル画像データを、承認者の電子メールアドレス宛に送信する（ステップＳ１１４）。承認要求印データに複数の承認者情報が含まれており、かつこれら複数の者すべての承認が要求されている場合には、これらの者に同報的に電子メールを送信する。一方、承認要求印データに複数の承認者情報が含まれており、かつそれらの者の承認順位が定められている場合には、筆頭の承認者に電子メールを送信する。電子メールの送信に先立って、画像形成装置の表示部６２に送信情報を表示して、使用者に確認を求めるようにしてもよい。
【００３９】
電子メールの送信処理が終了すると、画像形成装置１４は、これら処理のデータを一旦記憶部７２に待避させ、他者による通常の印刷処理が行えるようにモード切替えを行う（ステップＳ１１６）。この通常モードのバックグラウンドでは、電子メールの受信デーモンプログラムが起動しており、常時、承認者からの電子メールを待ち受けている。
【００４０】
承認者は、前記画像形成装置１４からの電子メールをＰＣ１８で受信し、ここに添付されたサムネイル画像で書類の内容を確認する（ステップＳ１１８）。更に、承認者は、承認者に関する情報、画像形成装置の利用に関する情報（例えば、印刷するのに適当な場所であるか、印刷料金など）、承認者自身に関する情報などを確認する。内容確認の結果、承認者が書類に対し承認を行う場合は、所定フォーマットに従ってその旨を表示し、承認印を有効化するためのパスワードを付加し、一方、承認をしない場合は、その旨と共にその理由を付して、返信メールを画像形成装置１４に対し送信する（ステップＳ１２０）。
【００４１】
画像形成装置１４は、承認者からの返信メールを受信すると、書類承認のためのモードに切り替わり、主記憶７０上にそのための実行プログラムが読み込まれる（ステップＳ１２２）。好ましい実施形態においては、受信した電子メールが書類の承認に係るものである場合、画像形成装置１４の表示部６２にその旨を表示し、使用者にアクセスパスワードなどの入力を求めることによって、書類の送信者のみが後の処理を実行できるようにする。また、返信メールを受信した場合、その旨を書類の作成者に電子メールで通知するようにしてもよい。こうすることで、作成者が承認者からの返信を画像形成装置の前で待つ必要がなくなる。
【００４２】
次の処理で、読み込まれたプログラムによって、返信メールの内容解析がなされ、書類に対する承認の可否が判断される（ステップＳ１２４）。承認要求において複数の承認が要求されている場合には、すべての承認者からの返信を待って、このステップが実施される。
【００４３】
解析の結果、書類に対して承認がなされている場合には、ステップＳ１２６〜Ｓ１３４の一連の処理が実行される。すなわち、電子メール中のパスワードが抽出され（ステップＳ１２６）、承認要求印データ４２に含まれるパスワードと比較される（ステップＳ１２８）。これらのパスワードが一致する場合には、承認者の認証がなされたものとして、書類上に未承認の画像データに代えて、承認済みの画像データを顕在化させる。そしてこの承認印が付された書類のデータの印刷を行う（ステップＳ１３０）。同時に、画像形成装置１４の利用に対する領収書（会社名、印刷した書類名、使用料などを表示）の印刷が行われる（ステップＳ１３２）。このようにして、書類の作成者は、外出先においても書類に対する承認者の承認が得られるようになる。画像形成装置１４による書類上の承認印の形成は、自動化されているので、書類の作成者が承認を受けてからその内容を変更するようなことができなくなり、承認された書類の信頼性が向上する。ステップＳ１２８でパスワードが一致しないと判断された場合には、その旨とともに、再度承認者に承認を求める電子メールを送付し、承認の再送を促す（ステップＳ１３４）。
【００４４】
一方、ステップＳ１２４の処理において、承認者による承認がされなかったと判断された場合には、電子メールに含まれる否決の理由を印刷する（ステップＳ１３６）。書類の作成者は、その理由に基づいて書類の訂正を行い、再度、本システムの承認要求を利用することができる。否決の場合、書類データは破棄され、印刷の対象とならない。もっとも、作成者に選択を促すことにより、未承認の状態で書類を印刷するようにしてもよい。
【００４５】
なお、画像形成装置１４が、ステップＳ１１４において電子メールを送信してから一定時間経っても承認者からの返信が得られない場合、その旨を書類の作成者に電子メールで通知するよう構成しても良い。また、承認要求印データにおいて順位づけられた複数の承認者が設定されている場合、その順位に従って、順次同様の電子メールを送信するように構成することもできる。
【００４６】
前記実施例は例示的なものであり、これによって本発明の範囲が限定的に解釈されるべきものではなく、本発明の構成要件を満足する範囲内で他の方法によっても実現可能であることは言うまでもない。
【００４７】
例えば、実施例では画像形成装置内に、携帯型メディアから承認が必要とされる書類データを読み込む例を示したが、ネットワークを介してＰＣ１２から書類データを読み込むように構成しても良いし、また、印刷された書類をその読取部６４でスキャニングして得られた書類データを対象のデータとすることもできる。後者の場合は、その書類に関する属性情報（作成者の情報、承認者の情報など）は、別途携帯可能メディアから読み込ませても良いし、予めそのような情報を画像形成装置１４の記憶部７２に保持しておいても良い。
さらに本実施例では、画像形成装置を例示したが、画像形成装置は特に理由がない限り広汎に解され、画像データの処理機能を備えた画像処理装置やそれに類する電子装置を包含するものである。
【産業上の利用可能性】
【００４８】
本発明は、ネットワーク機能を備えた複写機、複合機、プリンタなどにおいて利用される。
【図面の簡単な説明】
【００４９】
【図１】本発明の実施例に係る書類承認システムの一構成例を示す図である。
【図２】ＰＣのハードウェア構成例を示す図である。
【図３】承認が必要とされる書類の一例を示す図である。
【図４】作成者印データに含まれるデータ構成を視覚的に示した図である。
【図５】承認要求印データに含まれるデータ構成を視覚的に示した図である。
【図６】画像形成装置のハードウェアの構成例を示す図である。
【図７】本実施例に係る画像形成装置において書類の承認およびその印刷を行うための機能的なブロック図である。
【図８】画像形成装置が送信する電子メールの内容の一例を視覚的に示した図である。
【図９】本実施形態に係る書類承認システムにおける処理の流れを示すフローチャートである。
【図１０】本実施形態に係る書類承認システムにおける処理の流れを示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００５０】
１０：書類承認システム                １２：ＰＣ
１４：画像形成装置                    １６：ＵＳＢメモリ
１８：ＰＣ                            ８０：データ読み取り手段
８２：印書データ抽出手段              ８４：印書データ解析手段
８６：サムネイル生成手段              ８８：承認要求送信手段
９０：承認可否受信手段                ９２：印刷手段
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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