(57)【要約】【課題】文書の作成者が登録時に新着文書一覧への表示／非表示や表示順序に関する設定を行い、それに従って文書の作成者の意図を新着文書一覧表示に反映するドキュメント管理システムを提供する。【解決手段】データベースに登録されている文書のうち予め設定された新着期間に登録された文書を一覧表示するための新着文書一覧表示用ユーザインタフェースと、前記データベースに登録されている文書の情報としてユーザが新着文書一覧表示／非表示のフラグ情報を設定するための新着文書一覧表示フラグ設定用ユーザインタフェースと、前記新着文書一覧表示用ユーザインタフェースで新着文書一覧を表示するときに当該文書に対して新着文書一覧表示フラグの設定を判定し、非表示の設定がされていれば表示の対象から外す新着文書一覧表示判定手段を備え、ユーザの設定により新着文書一覧に該当文書を表示しない。【選択図】図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
情報の入出力をグラフィカルに行うユーザインタフェースと、
前記ユーザインタフェースからの入力を元にデータベースにアクセスし、その結果を前記ユーザインタフェースに返すデータベースアクセス手段と、
文書情報を保持するデータベースとを有するドキュメント管理システムにおいて、
前記データベースに登録されている文書のうち予め設定された新着期間に登録された文書を一覧表示するための新着文書一覧表示用ユーザインタフェースと、
前記データベースに登録されている文書の情報として、ユーザが新着文書一覧表示／非表示のフラグ情報を設定するための新着文書一覧表示フラグ設定用ユーザインタフェースと、
前記新着文書一覧表示用ユーザインタフェースで新着文書一覧を表示するときに、前記新着文書に対して、新着文書一覧表示フラグの設定を判定し、非表示の設定がされていれば表示の対象から外す新着文書一覧表示判定手段とを備え、
ユーザの設定により新着文書一覧に該当文書を表示しないことを特徴とするドキュメント管理システム。
【請求項２】
前記データベースに登録されている文書の内容をユーザが参照した参照回数を文書情報として管理するための文書内容参照回数管理手段と、
前記データベースに登録されている文書の情報として、ユーザが新着文書一覧表示時に文書内容参照回数が多い文書を新着文書一覧表示時の上位に表示するか、下位に表示するかのフラグ情報を設定するための新着文書一覧ソートフラグ設定用ユーザインタフェースと、
前記新着文書一覧表示用ユーザインタフェースで新着文書一覧を表示するときに、前記新着文書に対して、前記新着文書一覧ソートフラグ設定用ユーザインタフェースで設定されたフラグ情報と、文書内容参照回数管理手段で管理されている参照回数を元に一覧表示順序を決定するための新着文書一覧ソート手段を備え、
ユーザが設定したフラグ情報と参照回数に従った順序で新着文書一覧を表示することを特徴とする請求項１に記載のドキュメント管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ドキュメント管理システムに係り、特に、文書登録時に新着文書一覧への表示／非表示や表示順序に関する設定を行い、それに従って、新着文書一覧表示する方式に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、文書管理システムにおいて、特に注目を要する文書を自動的に抽出して一覧表示するための一つの方法として、新たに登録された文書は過去に登録された文書よりも参照する必要性がより高いという経験則から、予め設定された期間に登録された文書を一覧表示する方法（新着一覧機能、または、What's New機能などと呼ばれる）が一般に用いられている。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
この方法によれば、文書の作成者の意図に依らず、期間内に登録された文書を一覧表示するため、例えば、忘備録のような作成者にとって注目を望まないものも新着文書一覧として表示されてしまう、という問題があった。
また、一覧の表示順序についても、登録順序くらいでしか順序付けできず、真に注目を要する文書が登録してから日が経つにつれてより後に表示されてしまい注目されにくくなってしまう、という問題があった。
本発明は、前記従来技術の問題点を解決するためになされたものであり、本発明の目的は、文書の作成者が登録時に新着文書一覧への表示／非表示や表示順序に関する設定を行い、それに従って文書の作成者の意図を新着文書一覧表示に反映するドキュメント管理システムを提供することにある。
本発明の前記ならびにその他の目的と新規な特徴は、本明細書の記述及び添付図面によって明らかにする。
【課題を解決するための手段】
【０００４】
本願において開示される発明のうち、代表的なものの概要を簡単に説明すれば、下記の通りである。
（１）情報の入出力をグラフィカルに行うユーザインタフェースと、前記ユーザインタフェースからの入力を元にデータベースにアクセスし、その結果を前記ユーザインタフェースに返すデータベースアクセス手段と、文書情報を保持するデータベースとを有するドキュメント管理システムにおいて、前記データベースに登録されている文書のうち予め設定された新着期間に登録された文書を一覧表示するための新着文書一覧表示用ユーザインタフェースと、前記データベースに登録されている文書の情報として、ユーザが新着文書一覧表示／非表示のフラグ情報を設定するための新着文書一覧表示フラグ設定用ユーザインタフェースと、前記新着文書一覧表示用ユーザインタフェースで新着文書一覧を表示するときに、前記新着文書に対して、新着文書一覧表示フラグの設定を判定し、非表示の設定がされていれば表示の対象から外す新着文書一覧表示判定手段とを備え、ユーザの設定により新着文書一覧に該当文書を表示しない。
（２）（１）において、前記データベースに登録されている文書の内容をユーザが参照した参照回数を文書情報として管理するための文書内容参照回数管理手段と、前記データベースに登録されている文書の情報として、ユーザが新着文書一覧表示時に文書内容参照回数が多い文書を新着文書一覧表示時の上位に表示するか、下位に表示するかのフラグ情報を設定するための新着文書一覧ソートフラグ設定用ユーザインタフェースと、前記新着文書一覧表示用ユーザインタフェースで新着文書一覧を表示するときに、前記新着文書に対して、前記新着文書一覧ソートフラグ設定用ユーザインタフェースで設定されたフラグ情報と、文書内容参照回数管理手段で管理されている参照回数を元に一覧表示順序を決定するための新着文書一覧ソート手段を備え、ユーザが設定したフラグ情報と参照回数に従った順序で新着文書一覧を表示する。
【発明の効果】
【０００５】
本願において開示される発明のうち代表的なものによって得られる効果を簡単に説明すれば、下記の通りである。
本発明によれば、文書の更新日時での自動抽出による新着文書一覧の機能に、文書の作成者の意図を反映する方法を追加することにより、一覧表示件数を絞り込み、表示順序を適正にして、より効率的に注目すべき文書を参照することが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００６】
以下、図面を参照して本発明の実施例を詳細に説明する。
なお、実施例を説明するための全図において、同一機能を有するものは同一符号を付け、その繰り返しの説明は省略する。
［実施例１］
図１は、本発明の実施例１のドキュメント管理システムの概略構成を表すブロック図である。同図において、１０１は、情報の入出力をグラフィカルに行うユーザインタフェース、１０２は、ユーザインタフェース１０１からの入力を元にデータベースにアクセスし、その結果を前記ユーザインタフェースに返すデータベースアクセス手段、１０３はデータベースである。データベース１０３は、文書１０４を管理する。
ユーザインタフェース１０１は、新着文書一覧表示用ユーザインタフェース１０５と新着文書一覧表示フラグ設定用ユーザインタフェース１０６から構成される。
データベースアクセス手段１０２は、新着文書一覧表示判定手段１０７から構成される。
図２は、図１に示す文書１０４のテーブルの一例を表す図である。図２において、２０１は文書ＩＤのカラム、２０２は文章名のカラム、２０３は更新日時のカラム、２０４は新着文書一覧表示フラグのカラムである。本実施例では、各文書レコードに対して新着文書一覧表示フラグのカラム２０４を追加する。
【０００７】
文書作成者ユーザは、文書登録時に新着文書一覧表示フラグ設定用ユーザインタフェース１０６を使用して当該文書を新着文書一覧に表示するか否かを設定する。
新着文書一覧表示する場合は、新着文書一覧表示フラグのカラム２０４に「真」を、新着文書一覧表示しない場合は、新着文書一覧表示フラグのカラム２０４に「偽」を登録する。
新着文書一覧を参照するユーザは、新着文書一覧表示用ユーザインタフェース１０５から新着文書一覧表示要求を行う。
この要求により、新着文書一覧を取得するために、文書１０４のテーブルの更新日時のカラム２０３に記憶された更新日時が予め設定された新着期間に含まれている文書の検索を行うが、そのときに新着文書一覧表示判定手段１０７において「新着文書一覧表示フラグのカラム２０４の値が真であるもの」という検索条件を付加して検索を実行する。
これにより、文書作成者ユーザの設定により当該文書の新着一覧への表示／非表示の切り替えが可能となる。
【０００８】
［実施例２］
次に、新着文書一覧の表示順序を設定する手段を実施例２で説明する。
図３は、本発明の実施例２のドキュメント管理システムの概略構成を表すブロック図である。本実施例では、ユーザインタフェース１０１に新着文書一覧ソートフラグ設定用ユーザインタフェース３０１を追加する。また、データベースアクセス手段１０２に文書内容参照回数管理手段３０２と新着文書一覧ソート手段３０３を追加する。
図４は、本実施例における文書１０４のテーブルの一例を表す図である。
本実施例では、各文書レコードに対して、新着文書一覧ソートフラグのカラム４０１と文書内容参照回数のカラム４０２とが追加される。
文書作成者ユーザは、文書登録時に、新着文書一覧ソートフラグ設定用ユーザインタフェース３０１を使用して、当該文書を文書内容の参照回数により昇順に並べるか、降順に並べるかを設定する。
昇順に並べる場合は新着文書一覧ソートフラグのカラム４０１に「真」を、降順に並べる場合は新着文書一覧ソートフラグのカラム４０１に「偽」を登録する。
新着文書一覧として文書内容の参照回数により昇順に並べるとよい文書としては、参照した人が少ない文書を優先する必要のある、例えば、通達文書などが挙げられる。新着文書一覧として文書内容の参照回数により降順に並べるとよい文書としては、より多く参照されている文書に注目すべき例えばノウハウ集などが挙げられる。
【０００９】
文書内容参照が発生するたびに、文書内容参照回数管理手段３０２により文書内容参照回数のカラム４０２の値を１ずつ増加させる。
新着文書一覧表示用ユーザインタフェース１０５で新着文書一覧を表示するときに、新着文書一覧ソート手段３０３により、新着文書一覧ソートフラグのカラム４０１の値が「真」の文書と、「偽」の文書で別に一覧を生成し、「真」の新着文書一覧は文書内容参照回数により昇順に、「偽」の新着文書一覧は文書内容参照回数により降順に、ソートして表示する。
新着文書一覧ソートフラグのカラム４０１の値が「真」の文書と「偽」の文書の文書内容参照回数のカラム４０２の値を統合して評価する方法（例えば、「偽」の文書の文書内容参照回数のカラム４０２には、実際の参照回数ではなく「<全ユーザ数>−<参照回数>」を格納しソートする、など）を使って、「真」と「偽」の新着文書一覧を分けずに統合して表示してもよい。
【００１０】
以上説明したように、本実施例によれば、文書の作成者が、登録時に新着文書一覧への表示／非表示を新着文書一覧表示フラグとして設定できるようになり、忘備録のような、注目を要しないと文書の作成者が判断した文書について、新着期間内であっても新着文書一覧として表示しないようすることができる。
また、新着文書一覧の表示順序を文書内容参照回数の昇順とするか、降順とするかを、新着文書一覧ソートフラグとして、文書の作成者が登録時に設定できるようになり、単に登録順のみのソートではなく、文書作成者の意図を反映した順序で、新着文書の一覧表示を行うことができる。
このように、本実施例では、文書の更新日時での自動抽出による新着文書一覧の機能に、文書の作成者の意図を反映する方法を追加することにより、一覧表示件数を絞り込み、表示順序を適正にして、より効率的に注目すべき文書を参照できるようになる。
以上、本発明者によってなされた発明を、前記実施例に基づき具体的に説明したが、本
発明は、前記実施例に限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲において種々変更可能であることは勿論である。
【図面の簡単な説明】
【００１１】
【図１】本発明の実施例１のドキュメント管理システムの概略構成を表すブロック図である。
【図２】本発明の実施例１の文書のテーブルの一例を表す図である。
【図３】本発明の実施例２のドキュメント管理システムの概略構成を表すブロック図である。
【図４】本発明の実施例２の文書のテーブルの一例を表す図である。
【符号の説明】
【００１２】
１０１  ユーザインタフェース
１０２  データベースアクセス手段
１０３  データベース
１０４  文書
１０５  新着文書一覧表示用ユーザインタフェース
１０６  新着文書一覧表示フラグ設定用ユーザインタフェース
１０７  新着文書一覧表示判定手段
２０１  新着文書一覧表示フラグのカラム
２０１  文書ＩＤのカラム
２０２  文章名のカラム
２０３  更新日時のカラム
２０４  新着文書一覧表示フラグのカラム
３０１  新着文書一覧ソートフラグ設定用ユーザインタフェース
３０２  文書内容参照回数管理手段
３０３  新着文書一覧ソート手段
４０１  新着文書一覧ソートフラグのカラム
４０２  文書内容参照回数のカラム
【図１】
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【図２】
2008217182.tif 000004
【図３】
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【図４】
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