(57)【要約】【課題】指定の文書をクライアントのデータ記憶媒体に書き出す場合に、関連文書も併せて書き出させることができ、関連文書に関する情報の欠如を回避できるクライアント、文書管理システム及び記憶媒体を提供する。【解決手段】ユーザがサーバに保存されている所望の文書“Ａ”を指定してクライアントのデータ記憶媒体に書き出す際に、親子の関係で関連付けが指定された関連文書“Ｂ”“Ｃ”のファイルも併せて取得し、そのファイルを関連文書のフォルダにまとめて先の文書ファイル“Ａ”とともにデータ記憶媒体に保存させることで、関連文書“Ｂ”“Ｃ”に関する情報の欠如がなく、当該文書ファイル“Ａ”を参照する上で、関連文書“Ｂ”“Ｃ”も必要に応じて簡単に参照することができるようにした。【選択図】        図１
2008217804.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書の実データファイルを保存する手段を備える文書管理用のサーバに接続され、かつ、閲覧用アプリケーションがインストールされたクライアントであって、
前記サーバに対して所望の文書を指定する際にその文書の実データファイルへのリンク先情報を持つショートカットファイルの作成を要求させてそのショートカットファイルを取得しショートカットファイルのファイル形式でデータ記憶媒体に保存させるショートカット取得手段と、
ショートカットファイルにより前記サーバ中の当該文書の実データファイルを参照した参照回数を計数する計数手段と、
計数手段により計数された参照回数が所定回数に達した場合にその文書について実データファイルに置き換えるとともにそのショートカットファイルのリンク先を前記データ記憶媒体に変更して当該データ記憶媒体に保存させる置き換え処理手段と、
を備えるクライアント。
【請求項２】
文書の実データファイルを保存する手段を備える文書管理用のサーバに接続され、かつ、閲覧用アプリケーションがインストールされたクライアントであって、
前記サーバに対して所望の文書を指定する際にその文書の実データファイルへのリンク先情報を持つショートカットファイルの作成を要求させてそのショートカットファイルを取得しショートカットファイルのファイル形式でデータ記憶媒体に保存させるショートカット取得手段と、
ショートカットファイルにより前記サーバ中の当該文書の実データファイルを参照した場合にその文書について実データファイルを前記データ記憶媒体に置き換えるとともにそのショートカットファイルのリンク先として前記データ記憶媒体を選択自在に併記して当該データ記憶媒体に保存させる置き換え処理手段と、
を備えるクライアント。
【請求項３】
前記データ記憶媒体に保存した文書の実データファイルの更新日時を管理する更新日時管理手段と、
ショートカットファイルにより当該文書の実データファイルを参照する場合に前記サーバにおいて管理される当該文書の実データファイルの更新日時と前記更新日時管理手段により管理される更新日時との新しさを比較する比較手段と、
この比較手段の比較結果に応じて参照する実データファイルを前記サーバ又は前記データ記憶媒体から取得させる取得先選択手段と、
を備える請求項２記載のクライアント。
【請求項４】
サーバと閲覧用アプリケーションがインストールされたクライアントとを接続した文書管理システムであって、
前記サーバは、文書の実データファイルを保存する手段と、ショートカットファイルの作成の要求を受けて文書のショートカットファイルを作成して出力するショートカット作成手段とを備え、
前記クライアントは、前記サーバに対して所望の文書を指定させてその文書の実データファイルへのリンク先情報を持つショートカットファイルの作成を要求し前記ショートカット作成手段により作成されたショートカットファイルを取得しショートカットファイルのファイル形式でデータ記憶媒体に保存させるショートカット取得手段と、ショートカットファイルにより前記サーバ中の当該文書の実データファイルを参照した参照回数を計数する計数手段と、計数手段により計数された参照回数が所定回数に達した場合にその文書について実データファイルに置き換えるとともにそのショートカットファイルのリンク先を前記データ記憶媒体に変更して当該データ記憶媒体に保存させる置き換え処理手段と、を備える文書管理システム。
【請求項５】
サーバと閲覧用アプリケーションがインストールされたクライアントとを接続した文書管理システムであって、
前記サーバは、文書の実データファイルを保存する手段と、ショートカットファイルの作成の要求を受けて関連文書のショートカットファイルを作成して出力するショートカット作成手段とを備え、
前記クライアントは、前記サーバに対して所望の文書を指定させてその文書の実データファイルへのリンク先情報を持つショートカットファイルの作成を要求し前記ショートカット作成手段により作成されたショートカットファイルを取得しショートカットファイルのファイル形式でデータ記憶媒体に保存させるショートカット取得手段と、ショートカットファイルにより前記サーバ中の当該文書の実データファイルを参照した場合にその文書について実データファイルを前記データ記憶媒体に置き換えるとともにそのショートカットファイルのリンク先として前記データ記憶媒体を選択自在に併記して当該データ記憶媒体に保存させる置き換え処理手段と、を備える文書管理システム。
【請求項６】
前記サーバは、保存した文書の実データファイルの更新日時を管理するサーバ側更新日時管理手段を備え、
前記クライアントは、前記データ記憶媒体に保存した文書の実データファイルの更新日時を管理するクライアント側更新日時管理手段と、ショートカットファイルにより当該文書の実データファイルを参照する場合に前記サーバにおいて前記サーバ側更新日時管理手段により管理される当該文書の実データファイルの更新日時と前記クライアント側更新日時管理手段により管理される更新日時との新しさを比較する比較手段と、この比較手段の比較結果に応じて参照する実データファイルを前記サーバ又は前記データ記憶媒体から取得する取得先選択手段と、を備える請求項５記載の文書管理システム。
【請求項７】
文書の実データファイルを保存する手段を備える文書管理用のサーバに接続され、かつ、閲覧用アプリケーションがインストールされたクライアント用のコンピュータにインストールされ、このコンピュータに、
前記サーバに対して所望の文書を指定させてその文書の実データファイルへのリンク先情報を持つショートカットファイルの作成を要求しそのショートカットファイルを取得しショートカットファイルのファイル形式でデータ記憶媒体に保存させるショートカット取得機能と、
ショートカットファイルにより前記サーバ中の当該文書の実データファイルを参照した参照回数を計数する計数機能と、
計数機能により計数された参照回数が所定回数に達した場合にその文書について実データファイルに置き換えるとともにそのショートカットファイルのリンク先を前記データ記憶媒体に変更して当該データ記憶媒体に保存させる置き換え処理機能と、
を実行させるプログラムが格納されたコンピュータ読取り可能な記憶媒体。
【請求項８】
文書の実データファイルを保存する手段を備える文書管理用のサーバに接続され、かつ、閲覧用アプリケーションがインストールされたクライアント用のコンピュータにインストールされ、このコンピュータに、
前記サーバに対して所望の文書を指定させてその文書の実データファイルへのリンク先情報を持つショートカットファイルの作成を要求しそのショートカットファイルを取得しショートカットファイルのファイル形式でデータ記憶媒体に保存させるショートカット取得機能と、
ショートカットファイルにより前記サーバ中の当該文書の実データファイルを参照した場合にその文書について実データファイルを前記データ記憶媒体に置き換えるとともにそのショートカットファイルのリンク先として前記データ記憶媒体を選択自在に併記して当該データ記憶媒体に保存させる置き換え処理機能と、
を実行させるプログラムが格納されたコンピュータ読取り可能な記憶媒体。
【請求項９】
前記データ記憶媒体に保存した文書の実データファイルの更新日時を管理する更新日時管理機能と、
ショートカットファイルにより当該文書の実データファイルを参照する場合に前記サーバにおいて管理される当該文書の実データファイルの更新日時と前記更新日時管理機能により管理される更新日時との新しさを比較する比較機能と、
この比較機能による比較結果に応じて参照する実データファイルを前記サーバ又は前記データ記憶媒体から取得させる取得先選択機能と、
を前記コンピュータに実行させるプログラムが格納された請求項８記載のコンピュータ読取り可能な記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、サーバクライアント型の文書管理システム、及び、当該システムに用いられるクライアント、並びに、プログラムが格納されてコンピュータ読取り可能な記憶媒体に関する。
【背景技術】
【０００２】
文書管理システムにおいては、多数の文書をデータベースに保存しておき、かつ、データベースに保存されている文書同士についてユーザが関連文書として関連付けを行えるものが実用されている。例えば、株式会社リコー製の総合文書管理システムＬＩＦＩＳＡ（リフィーサ）（登録商標）によれば、関連文書管理機能が付加されている。
【０００３】
図２５を参照して簡単に説明すると、例えば、“Ａ”という文書がサーバのデータベースに保存されている場合において、文書“Ａ”の関連文書として、データベースに保存されている別の文書“Ｄ”をユーザが親子の関係で関連付けておく。この場合の文書“Ａ”“Ｄ”同士を関連文書といい、文書“Ａ”は文書“Ｄ”の“親文書”、文書“Ｄ”は文書“Ａ”の“子文書”という。この場合、デーダベースにおいては、文書“Ａ”は文書付加情報の一つとして文書“Ｄ”が子文書であるというリンク情報を持ち、逆に、文書“Ｄ”は文書付加情報の一つとして文書“Ａ”が親文書であるというリンク情報を持って保存されている。
【０００４】
ここに、サーバクライアント型の文書管理システムにおいていえば、サーバに文書情報の実体（実データ）が保存されているため、通信ネットワークを介して接続されているクライアントに閲覧用アプリケーションがインストールされていれば、どこからでも文書情報の実データの閲覧が可能である。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
このような文書管理システムにおいて、サーバのデータベースに格納されている文書をクライアントのハードディスク（ＨＤＤ）やＦＤ或いはＭＯといったメディア（記憶媒体）に書き出し保存する場合には、ＯＳ（オペレーション・システム）のファイルシステムの最小単位であるファイル形式によって指定文書の実データがメディアに保存される。この時、メディアに書き出されるのは、指定文書の実データのみである。
【０００６】
よって、クライアントマシンに文書を書き出した時には、関連文書に関する情報が破棄されてしまう。即ち、関連文書に関する情報が欠如してしまい、不便である。従って、必要な場合には、ユーザが手作業によってデータベースより関連文書を探し出し、それらの関連文書をメディアに書き出し保存させる必要があるが、面倒である。
【０００７】
また、メディアに書き出す文書が全て実データであると、処理するデータ量が多く、そのデータをダウンロードするのに要する時間がかかり、データ（実データ）を取得するプロセスがパフォーマンスを向上させる上でネックとなる。これは、形式上、サーバとクライアントとが同一マシン（１台のマシンでサーバとクライアントとの働きをする）の場合であっても同様である。加えて、ＦＤやＭＯのようなリムーバルなメディアに書き出す場合であれば、全ての文書が実データファイルであるとデータ量が多すぎて、書き出せる文書数が少ないという問題がある。即ち、実データファイルで書き出せば、そのデータがクライアント側にあるので、以後、サーバ側よりその実データを取得する必要がなく、動作のレスポンスが向上する反面、実データ自身は必ずしも常に必要としない場合がある。従って、動作のレスポンスと扱うデータ量とについて最適化を図る必要性がある。
【０００８】
このような事情は、例えば、関連文書に関する場合だけでなく、一般論として、例えば、データベースに保存されている所望の文書自身を参照する場合であっても同様であり、必ずしも実データファイルの形式では必要としない場合もあるが、実データファイルの形式で必要とする場合もあり、動作のレスポンスと扱うデータ量とについて最適化を図る必要性がある。
【０００９】
そこで、本発明は、動作のレスポンスと扱うデータ量とについて最適化を図れるクライアント、文書管理システム及び記憶媒体を提供することを目的とする。
【００１０】
より具体的には、本発明は、指定の文書をクライアントのデータ記憶媒体に書き出す場合に、関連文書も併せて書き出させることができ、関連文書に関する情報の欠如を回避できるクライアント、文書管理システム及び記憶媒体を提供することを目的とする。
【００１１】
上記目的を実現する上で、関連文書の内容がわかりやすく参照しやすいクライアント、文書管理システム及び記憶媒体を提供する。
【００１２】
また、上記目的を実現する上で、サーバ側にアクセスしなくても関連文書に関する実データファイルを参照でき、関連文書の参照に関する動作のレスポンスが向上するクライアント、文書管理システム及び記憶媒体を提供する。
【００１３】
また、上記目的を実現する上で、関連文書数やそのデータ量が多い場合でもクライアントのデータ記憶媒体へのダウンロードに要する時間及びデータ記憶媒体に占めるデータ容量が少なくて済み、通信ネットワークを通じた関連文書取得の動作レスポンスが向上するクライアント、文書管理システム及び記憶媒体を提供する。
【００１４】
さらには、上記目的を実現する上で、ユーザの必要性に応じて動作のレスポンスと扱うデータ量とについて最適化を図れるクライアント、文書管理システム及び記憶媒体を提供する。
【００１５】
また、上記目的を実現する上で、実際の文書の参照状況に応じて動作のレスポンスと扱うデータ量とについて最適化を図れるクライアント、文書管理システム及び記憶媒体を提供する。
【００１６】
さらには、上記目的を実現する上で、実際の文書の参照頻度に応じて自動的に動作のレスポンスと扱うデータ量とについて最適化を図れるクライアント、文書管理システム及び記憶媒体を提供する。
【００１７】
また、本発明は、リンク先へのアクセス方法の情報を持ち、実データファイルのデータ量に比べてデータ量が一般的に軽微なショートカットファイルを利用することで、動作のレスポンスと扱うデータ量とについて最適化を図れるクライアント、文書管理システム及び記憶媒体を提供する。
【００１８】
さらには、上記目的を実現する上で、ショートカットファイルに複数のリンク先の情報を持たせることで、動作のレスポンスと扱うデータ量とについてより一層の最適化を図れるクライアント、文書管理システム及び記憶媒体を提供する。
【００１９】
また、上記目的を実現する上で、ショートカットファイルに複数のリンク先の情報を持たせた場合の実データファイルの更新時期の適正化を図れるクライアント、文書管理システム及び記憶媒体を提供する。
【課題を解決するための手段】
【００２０】
上述した課題を解決し、目的を達成するために、請求項１にかかる発明は、文書の実データファイルを保存する手段を備える文書管理用のサーバに接続され、かつ、閲覧用アプリケーションがインストールされたクライアントであって、前記サーバに対して所望の文書を指定する際にその文書の実データファイルへのリンク先情報を持つショートカットファイルの作成を要求させてそのショートカットファイルを取得しショートカットファイルのファイル形式でデータ記憶媒体に保存させるショートカット取得手段と、ショートカットファイルにより前記サーバ中の当該文書の実データファイルを参照した参照回数を計数する計数手段と、計数手段により計数された参照回数が所定回数に達した場合にその文書について実データファイルに置き換えるとともにそのショートカットファイルのリンク先を前記データ記憶媒体に変更して当該データ記憶媒体に保存させる置き換え処理手段と、を備える。
【００２１】
請求項２記載の発明は、文書の実データファイルを保存する手段を備える文書管理用のサーバに接続され、かつ、閲覧用アプリケーションがインストールされたクライアントであって、前記サーバに対して所望の文書を指定する際にその文書の実データファイルへのリンク先情報を持つショートカットファイルの作成を要求させてそのショートカットファイルを取得しショートカットファイルのファイル形式でデータ記憶媒体に保存させるショートカット取得手段と、ショートカットファイルにより前記サーバ中の当該文書の実データファイルを参照した場合にその文書について実データファイルを前記データ記憶媒体に置き換えるとともにそのショートカットファイルのリンク先として前記データ記憶媒体を選択自在に併記して当該データ記憶媒体に保存させる置き換え処理手段と、を備える。
【００２２】
請求項３記載の発明は、請求項２記載のクライアントにおいて、前記データ記憶媒体に保存した文書の実データファイルの更新日時を管理する更新日時管理手段と、ショートカットファイルにより当該文書の実データファイルを参照する場合に前記サーバにおいて管理される当該文書の実データファイルの更新日時と前記更新日時管理手段により管理される更新日時との新しさを比較する比較手段と、この比較手段の比較結果に応じて参照する実データファイルを前記サーバ又は前記データ記憶媒体から取得させる取得先選択手段と、を備える。
【００２３】
従って、請求項２記載の発明を実現する上で、サーバ側、データ記憶媒体側の各々について実データファイルに関する更新日時を管理し、その更新日時の新しさの比較により、何れから実データファイルを取得するかを自動的に選択するので、ユーザトリガによってサーバ側の実データファイルとデータ記憶媒体側の実データファイルとの同期をとる場合に比べて、ユーザの負担を軽減して、常に最新の実データファイルを参照できる。
【００２４】
請求項４記載の発明は、サーバと閲覧用アプリケーションがインストールされたクライアントとを接続した文書管理システムであって、前記サーバは、文書の実データファイルを保存する手段と、ショートカットファイルの作成の要求を受けて文書のショートカットファイルを作成して出力するショートカット作成手段とを備え、前記クライアントは、前記サーバに対して所望の文書を指定させてその文書の実データファイルへのリンク先情報を持つショートカットファイルの作成を要求し前記ショートカット作成手段により作成されたショートカットファイルを取得しショートカットファイルのファイル形式でデータ記憶媒体に保存させるショートカット取得手段と、ショートカットファイルにより前記サーバ中の当該文書の実データファイルを参照した参照回数を計数する計数手段と、計数手段により計数された参照回数が所定回数に達した場合にその文書について実データファイルに置き換えるとともにそのショートカットファイルのリンク先を前記データ記憶媒体に変更して当該データ記憶媒体に保存させる置き換え処理手段と、を備える。
【００２５】
請求項５記載の発明は、サーバと閲覧用アプリケーションがインストールされたクライアントとを接続した文書管理システムであって、前記サーバは、文書の実データファイルを保存する手段と、ショートカットファイルの作成の要求を受けて関連文書のショートカットファイルを作成して出力するショートカット作成手段とを備え、前記クライアントは、前記サーバに対して所望の文書を指定させてその文書の実データファイルへのリンク先情報を持つショートカットファイルの作成を要求し前記ショートカット作成手段により作成されたショートカットファイルを取得しショートカットファイルのファイル形式でデータ記憶媒体に保存させるショートカット取得手段と、ショートカットファイルにより前記サーバ中の当該文書の実データファイルを参照した場合にその文書について実データファイルを前記データ記憶媒体に置き換えるとともにそのショートカットファイルのリンク先として前記データ記憶媒体を選択自在に併記して当該データ記憶媒体に保存させる置き換え処理手段と、を備える。
【００２６】
請求項６記載の発明は、請求項５記載の文書管理システムにおいて、前記サーバは、保存した文書の実データファイルの更新日時を管理するサーバ側更新日時管理手段を備え、前記クライアントは、前記データ記憶媒体に保存した文書の実データファイルの更新日時を管理するクライアント側更新日時管理手段と、ショートカットファイルにより当該文書の実データファイルを参照する場合に前記サーバにおいて前記サーバ側更新日時管理手段により管理される当該文書の実データファイルの更新日時と前記クライアント側更新日時管理手段により管理される更新日時との新しさを比較する比較手段と、この比較手段の比較結果に応じて参照する実データファイルを前記サーバ又は前記データ記憶媒体から取得する取得先選択手段と、を備える。
【００２７】
請求項７記載の発明のコンピュータ読取り可能な記憶媒体は、文書の実データファイルを保存する手段を備える文書管理用のサーバに接続され、かつ、閲覧用アプリケーションがインストールされたクライアント用のコンピュータにインストールされ、このコンピュータに、前記サーバに対して所望の文書を指定させてその文書の実データファイルへのリンク先情報を持つショートカットファイルの作成を要求しそのショートカットファイルを取得しショートカットファイルのファイル形式でデータ記憶媒体に保存させるショートカット取得機能と、ショートカットファイルにより前記サーバ中の当該文書の実データファイルを参照した参照回数を計数する計数機能と、計数機能により計数された参照回数が所定回数に達した場合にその文書について実データファイルに置き換えるとともにそのショートカットファイルのリンク先を前記データ記憶媒体に変更して当該データ記憶媒体に保存させる置き換え処理機能と、を実行させるプログラムが格納されている。
【００２８】
請求項８記載の発明のコンピュータ読取り可能な記憶媒体は、文書の実データファイルを保存する手段を備える文書管理用のサーバに接続され、かつ、閲覧用アプリケーションがインストールされたクライアント用のコンピュータにインストールされ、このコンピュータに、前記サーバに対して所望の文書を指定させてその文書の実データファイルへのリンク先情報を持つショートカットファイルの作成を要求しそのショートカットファイルを取得しショートカットファイルのファイル形式でデータ記憶媒体に保存させるショートカット取得機能と、ショートカットファイルにより前記サーバ中の当該文書の実データファイルを参照した場合にその文書について実データファイルを前記データ記憶媒体に置き換えるとともにそのショートカットファイルのリンク先として前記データ記憶媒体を選択自在に併記して当該データ記憶媒体に保存させる置き換え処理機能と、を実行させるプログラムが格納されている。
【００２９】
請求項９記載の発明は、請求項８記載のコンピュータ読取り可能な記憶媒体において、前記データ記憶媒体に保存した文書の実データファイルの更新日時を管理する更新日時管理機能と、ショートカットファイルにより当該文書の実データファイルを参照する場合に前記サーバにおいて管理される当該文書の実データファイルの更新日時と前記更新日時管理機能により管理される更新日時との新しさを比較する比較機能と、この比較機能による比較結果に応じて参照する実データファイルを前記サーバ又は前記データ記憶媒体から取得させる取得先選択機能と、を前記コンピュータに実行させるプログラムが格納されている。
【発明の効果】
【００３０】
請求項１記載の発明のクライアントによれば、サーバに格納されている文書を指定してクライアントのデータ記憶媒体に書き出そうとする場合に、最初は、データ量の少ないショートカットファイルの形式で書き出させるが、その後、所定回数以上の参照回数があった場合には、当該文書の使用頻度が高いものと判断してその実データファイルをクライアントのデータ記憶媒体に保存させるようにしたので、以後は、サーバ側にアクセスしなくても当該ショートカットファイルを通じて当該文書の実データファイルを高速で参照でき、動作レスポンスを向上させることができ、使用頻度の低い文書については最初のショートカットファイルのままであるので、データ記憶媒体のデータ使用量を少なくすることができる。
【００３１】
請求項２記載の発明のクライアントによれば、基本的には、請求項１記載の発明の場合の効果が得られるが、特に、ショートカットファイルのリンク先の情報としてサーバ側とデータ記憶媒体との２つを選択自在に持たせるようにしたので、クライアント側にある実データファイルが古くなった場合にはサーバ側にアクセスして新しい実データファイルに更新することで対処することができる。
【００３２】
請求項３記載の発明によれば、請求項２記載の発明を実現する上で、サーバ側、データ記憶媒体側の各々について実データファイルに関する更新日時を管理し、その更新日時の新しさの比較により、何れから実データファイルを取得するかを自動的に選択するようにしたので、ユーザトリガによってサーバ側の実データファイルとデータ記憶媒体側の実データファイルとの同期をとる場合に比べて、ユーザの負担を軽減して、常に最新の実データファイルを参照することができる。
【００３３】
請求項４記載の発明の文書管理システムによれば、サーバに格納されている文書を指定してクライアントのデータ記憶媒体に書き出そうとする場合に、最初は、データ量の少ないショートカットファイルの形式で書き出させるが、その後、所定回数以上の参照回数があった場合には、当該文書の使用頻度が高いものと判断してその実データファイルをクライアントのデータ記憶媒体に保存させるようにしたので、以後は、サーバ側にアクセスしなくても当該ショートカットファイルを通じて当該文書の実データファイルを高速で参照でき、動作レスポンスを向上させることができ、使用頻度の低い文書については最初のショートカットファイルのままであるので、データ記憶媒体のデータ使用量を少なくすることができる。
【００３４】
請求項５記載の発明の文書管理システムによれば、基本的には、請求項４記載の発明の場合の効果が得られるが、特に、ショートカットファイルのリンク先の情報としてサーバ側とデータ記憶媒体との２つを選択自在に持たせるようにしたので、クライアント側にある実データファイルが古くなった場合にはサーバ側にアクセスして新しい実データファイルに更新することで対処することができる。
【００３５】
請求項６記載の発明によれば、請求項５記載の発明を実現する上で、サーバ側、データ記憶媒体側の各々について実データファイルに関する更新日時を管理し、その更新日時の新しさの比較により、何れから実データファイルを取得するかを自動的に選択するようにしたので、ユーザトリガによってサーバ側の実データファイルとデータ記憶媒体側の実データファイルとの同期をとる場合に比べて、ユーザの負担を軽減して、常に最新の実データファイルを参照することができる。
【００３６】
請求項７記載の発明の記憶媒体によれば、サーバに格納されている文書を指定してクライアントのデータ記憶媒体に書き出そうとする場合に、最初は、データ量の少ないショートカットファイルの形式で書き出させるが、その後、所定回数以上の参照回数があった場合には、当該文書の使用頻度が高いものと判断してその実データファイルをクライアントのデータ記憶媒体に保存させるようにしたので、以後は、サーバ側にアクセスしなくても当該ショートカットファイルを通じて当該文書の実データファイルを高速で参照でき、動作レスポンスを向上させることができ、使用頻度の低い文書については最初のショートカットファイルのままであるので、データ記憶媒体のデータ使用量を少なくすることができる。
【００３７】
請求項８記載の発明の記憶媒体によれば、基本的には、請求項７記載の発明の場合の効果が得られるが、特に、ショートカットファイルのリンク先の情報としてサーバ側とデータ記憶媒体との２つを選択自在に持たせるようにしたので、クライアント側にある実データファイルが古くなった場合にはサーバ側にアクセスして新しい実データファイルに更新することで対処することができる。
【００３８】
請求項９記載の発明によれば、請求項８記載の発明を実現する上で、サーバ側、データ記憶媒体側の各々について実データファイルに関する更新日時を管理し、その更新日時の新しさの比較により、何れから実データファイルを取得するかを自動的に選択するようにしたので、ユーザトリガによってサーバ側の実データファイルとデータ記憶媒体側の実データファイルとの同期をとる場合に比べて、ユーザの負担を軽減して、常に最新の実データファイルを参照することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３９】
第一の実施の形態を図１ないし図４に基づいて説明する。本実施の形態は、サーバクライアント型の文書管理システムへの適用例を示し、最も単純には、図１に示す接続図のように、サーバ１とクライアント２とを接続することによりシステム構成される。図示例は、ピアツゥピア接続の例であるが、ＬＡＮ等の通信ネットワークを介してサーバ１とクライアント２とを接続した構成でもよく、また、サーバ１やクライアント２の台数も特に問わないものである。さらには、１台のマシンでサーバとクライアントとの両方の役割を果たすように構成することも可能である。
【００４０】
次に、サーバ１やクライアント２の内部ハードウェア構成の概略について説明する。サーバ１としてはファイルサーバやデータベースサーバ等、クライアント２としてはパーソナルコンピュータ、ワークステーション等を用い得るが、ここでは、基本的に、サーバ１もクライアント２も例えばパーソナルコンピュータ等を利用した同一構造のものであり、例えばクライアント２を例にとり、図２を参照して説明する。
【００４１】
このクライアント２は、ＣＰＵ，ＲＯＭ及びＲＡＭからなるマイクロコンピュータ構成の制御部３により各部の動作を制御するもので、この制御部３にはバスライン４を介してメモリ５が接続されている他、キーボード６やマウス７に対する入力制御部８、データ記憶媒体や記憶媒体として機能する主記憶媒体９に対する主記憶制御部１０、ディスプレイ１１に対する表示制御部１２、ネットワーク接続用のネットワーク制御部１３が各々接続されている。主記憶媒体９としては、ハードディスク（ＨＤＤ）やＦＤやＭＯが用いられている。制御部３には、文書管理アプリケーション（閲覧用のアプリケーション）がインストールされている。
【００４２】
なお、後述するような各種機能を制御部３に実行させるためのプログラムが格納された記憶媒体としては、ハードディスク（ＨＤＤ）やＦＤやＭＯのみならず、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤなどの各種の光ディスク、半導体メモリ等、各種方式のメディアを用いることができる。また、インターネットなどのネットワークを介して何れかのプログラム資源領域からプログラムをダウンロードし、ＨＤＤにインストールするようにしてもよい。この場合に、送信側のサーバでプログラムを記憶している記憶装置も、本発明にいう記憶媒体に相当する。なお、プログラムは、所定のＯＳ（Operating System）、例えば、ウインドウズ上で動作するものであってもよいし、その場合に後述の各種処理の一部の実行をＯＳに肩代わりさせるものであってもよいし所定のアプリケーションソフトやＯＳなどを構成する一群のプログラムファイルの一部として含まれているものであってもよい。
【００４３】
また、サーバ１の場合には、特に図示しないが、文書管理システムの主要部を構成するために主記憶媒体部分がデータベース構成とされ、各種の文書に関する情報が実データファイルとして格納されている（文書の実データを保存させる手段）。また、図２５を参照して説明したように、データベースに保存されている文書についてユーザにより親子の関係で関連付けが指定された文書同士を関連文書としてそのリンク情報をデータベース上で保存する手段も備えている。
【００４４】
このような構成において、この文書管理システム及び文書管理アプリケーションを起動させた場合にサーバ１及びクライアント２の各々の制御部により実行される処理制御例（一部に操作も含む）を図３に示す概略フローチャートを参照して説明する。
【００４５】
まず、クライアント２側において、ユーザがサーバ１から引き出した所望の文書をウインドウズ上のドラッグ＆ドロップによりクライアント２にコピー操作することにより処理が開始される（ステップＣ１）。このコピー操作に伴い、ユーザにより選択指定された文書のデータ（実データファイル）をＨＤＤ（主記憶媒体９）にコピーさせる（Ｃ２）。このステップＣ２の処理により文書取得手段又は文書取得機能として実現されている。
【００４６】
このコピー処理に並行して、例えば「関連文書もコピーしますか？」というメッセージボックスをディスプレイ１１に表示させ（Ｃ３）、ユーザの選択操作を待つ。この選択操作が関連文書もコピーするものでなければ（Ｃ４のＮ）、そのまま、処理を終了する。一方、関連文書もコピーする旨が選択された場合には（Ｃ４のＹ）、サーバ１に対して関連文書の文書データの要求（Ｃ５）により、関連文書のリスト作成を要求する。サーバ１側では、この要求を受けて、自己のデータベースに保存されている関連文書のリンク情報を参照して、関連文書のリスト（親子文書の何れについても）を作成し（ステップＳ１）、作成した関連文書の文書データ（実データファイル）をクライアント２側に送信させる（Ｓ２）。このステップＳ１，Ｓ２の処理を含むステップＣ５の処理がクライアント２側からみた場合の関連文書取得手段又は関連文書取得機能として実現されている。
【００４７】
また、クライアント２側では関連文書の文書データの要求後、ＨＤＤ（主記憶媒体９）に「関連文書」用のフォルダを作成し（Ｃ６）、サーバ１側からの関連文書の文書データの送信（Ｓ２）を待つ。サーバ１側からの関連文書の文書データが送信されたら、ＨＤＤ（主記憶媒体９）に「関連文書」用のフォルダに関連文書のデータ（実データファイル）をコピーさせる（Ｃ７）。ステップＣ６，Ｃ７の処理が関連文書保存手段又は関連文書保存機能として実現されている。
【００４８】
このような処理制御例を、クライアント２側での操作手順に従い、図４を参照して説明する。
【００４９】
(a)サーバ１のデータベース上から所望する任意の文書“Ａ”をクライアント２のＨＤＤ（主記憶媒体９）にコピーする。
【００５０】
(b)ディスプレイ１１に「関連文書もコピーしますか？」というメッセージボックスが表示されるので、そのＹｅｓ，Ｎｏの何れかのボタンを操作する。
【００５１】
(c)Ｙｅｓを操作すると、クライアント２の指定したＨＤＤ（主記憶媒体９）に図４に示すような整然とした形態で関連文書もコピーされる。即ち、指定した文書“Ａ”と、「Ａの関連文書」というフォルダ名のフォルダが作成され、このフォルダ中に文書“Ａ”の関連文書“Ｂ”“Ｃ”が存在する保存形態となる。なお、関連文書“Ｂ”“Ｃ”に関して、親文書又は子文書の区別はない。
【００５２】
従って、本実施の形態によれば、指定の文書をクライアント２のＨＤＤ（主記憶媒体９）に書き出す場合に、関連文書の文書ファイルも併せて書き出すことで、ＨＤＤ（主記憶媒体９）を参照する上でも関連文書に関する情報が欠落してしまうとがなく、関連文書も有効に参照できる。特に、図４に示すように指定文書と関連文書とが整然とした形態で保存されているので、当該指定文書に対する関連文書の存在が明確であり、関連文書を利用しやすい。また、関連文書も指定文書と同様に、実データファイルの形式で格納されているので、関連文書を参照する上で、サーバ１側のデータベースにアクセスする必要がなく、クライアント２自身のＨＤＤ（主記憶媒体９）を参照すればよく、参照時の動作レスポンスが向上する。
【００５３】
本発明の第二の実施の形態を図５及び図６に基づいて説明する。第一の実施の形態で示した部分と同一部分は同一符号を用いて示し、説明も省略する（以降の各実施の形態でも順次同様とする）。
【００５４】
文書管理システム及び文書管理アプリケーションを起動させた場合にサーバ１及びクライアント２の各々の制御部により実行される本実施の形態の処理制御例（一部に操作も含む）を図５に示す概略フローチャートを参照して説明する。
【００５５】
まず、クライアント２側におけるステップＣ１〜Ｃ４の処理・操作は同様である。ここに、本実施の形態では、関連文書もコピーする旨の選択操作を行った場合（Ｃ４のＹ）、サーバ１に対して関連文書中の子文書の文書データの要求（Ｃ１１）により、子文書のリスト作成を要求する。サーバ１側では、この要求を受けて、自己のデータベースに保存されている関連文書のリンク情報を参照して、子文書のリストを作成し（Ｓ１１）、作成した関連文書の子文書の文書データ（実データファイル）をクライアント２側に送信させる（Ｓ１２）。このステップＳ１１，Ｓ１２の処理を含むステップＣ１１の処理がクライアント２側からみた場合の子文書に関する関連文書取得手段又は関連文書取得機能として実現されている。
【００５６】
また、クライアント２側では子文書の文書データの要求後、ＨＤＤ（主記憶媒体９）に「関連文書」用のフォルダ及びこのフォルダ内に「子文書」用のフォルダを作成し（Ｃ１２）、サーバ１側からの子文書の文書データの送信（Ｓ１２）を待つ。サーバ１側からの関連文書の文書データが送信されたら、ＨＤＤ（主記憶媒体９）に「関連文書」用のフォルダ中の「子文書」用のフォルダに子文書のデータ（実データファイル）をコピーさせる（Ｃ１３）。ステップＣ１２，Ｃ１３の処理により子文書用の関連文書保存手段又は関連文書保存機能が実現されている。
【００５７】
引き続き、サーバ１に対して関連文書中の親文書の文書データの要求（Ｃ１４）により、親文書のリスト作成を要求する。サーバ１側では、この要求を受けて、自己のデータベースに保存されている関連文書のリンク情報を参照して、親文書のリストを作成し（Ｓ１３）、作成した関連文書の親文書の文書データ（実データファイル）をクライアント２側に送信させる（Ｓ１４）。このステップＳ１３，Ｓ１４の処理を含むステップＣ１４の処理よりクライアント２側からみた場合の親文書に関する関連文書取得手段又は関連文書取得機能が実現されている。
【００５８】
また、クライアント２側では親文書の文書データの要求後、ＨＤＤ（主記憶媒体９）に「関連文書」用のフォルダ内に「親文書」用のフォルダを作成し（Ｃ１５）、サーバ１側からの親文書の文書データの送信（Ｓ１４）を待つ。サーバ１側からの関連文書の文書データが送信されたら、ＨＤＤ（主記憶媒体９）の「関連文書」用のフォルダ中の「親文書」用のフォルダに親文書のデータ（実データファイル）をコピーさせる（Ｃ１６）。ステップＣ１５，Ｃ１６の処理が親文書用の関連文書保存手段又は関連文書保存機能として実現されている。
【００５９】
このような処理制御例を、クライアント２側での操作手順に従い、図６を参照して説明する。
【００６０】
(a)サーバ１のデータベース上から所望する任意の文書“Ａ”をクライアント２のＨＤＤ（主記憶媒体９）にコピーする。
【００６１】
(b)ディスプレイ１１に「関連文書もコピーしますか？」というメッセージボックスが表示されるので、そのＹｅｓ，Ｎｏの何れかのボタンを操作する。
【００６２】
(c)Ｙｅｓを操作し、子文書、親文書の順に順次文書データを要求すると、クライアント２の指定したＨＤＤ（主記憶媒体９）に図６に示すような整然とした形態で関連文書もコピーされる。即ち、指定した文書“Ａ”と、「Ａの関連文書」というフォルダ名のフォルダが作成され、このフォルダ中に「親文書」「子文書」各々のフォルダも分別して作成され、「親文書」のフォルダには文書“Ａ”の親文書なる関連文書“Ｂ”“Ｃ”が存在する保存形態となり、「子文書」のフォルダには文書“Ａ”の子文書なる関連文書“Ｄ”“Ｅ”が存在する保存形態となる。
【００６３】
従って、本実施の形態による場合も、基本的には第一の実施の形態の場合と同様であるが、特に、関連文書が「親文書」「子文書」各々のフォルダに分別されて保存されるので、関連文書の関係が親文書であるか子文書であるかが直ぐにわかり、関連文書をより一層参照しやすくなる。
【００６４】
本発明の第三の実施の形態を図７及び図８に基づいて説明する。文書管理システム及び文書管理アプリケーションを起動させた場合にサーバ１及びクライアント２の各々の制御部により実行される本実施の形態の処理制御例（一部に操作も含む）を図７に示す概略フローチャートを参照して説明する。
【００６５】
まず、クライアント２側におけるステップＣ１〜Ｃ４の処理・操作は同様である。ここに、本実施の形態では、関連文書もコピーする旨の選択操作を行った場合（Ｃ４のＹ）、サーバ１に対して関連文書中の子文書のショートカットファイルの要求（Ｃ２１）により、子文書のリスト作成を要求する。サーバ１側では、この要求を受けて、自己のデータベースに保存されている関連文書のリンク情報を参照して、子文書のリストを作成し（Ｓ２１）、作成した関連文書の子文書のショートカットファイルを作成し、そのショートカットファイルをクライアント２側に送信させる（Ｓ２２）。このステップＳ２１，Ｓ２２の処理によりサーバ１におけるショートカット作成手段が実現され、ステップＣ２１の処理によりクライアント２側からみた場合の子文書に関するショートカットファイル形式での関連文書取得手段又は関連文書取得機能が実現されている。
【００６６】
また、クライアント２側では子文書のショートカットファイルの要求後、ＨＤＤ（主記憶媒体９）に「関連文書」用のフォルダ及びこのフォルダ内に「子文書」用のフォルダを作成し（Ｃ２２）、サーバ１側からの子文書のショートカットファイルの送信（Ｓ２２）を待つ。サーバ１側からの子文書のショートカットファイルが送信されたら、ＨＤＤ（主記憶媒体９）に「関連文書」用のフォルダ中の「子文書」用のフォルダに子文書のショートカットファイルをコピーさせる（Ｃ２３）。ステップＣ２２，Ｃ２３の処理により子文書に関するショートカットファイル形式での関連文書保存手段又は関連文書保存機能が実現されている。
【００６７】
引き続き、サーバ１に対して関連文書中の親文書のショートカットファイルの要求（Ｃ２４）により、親文書のリスト作成を要求する。サーバ１側では、この要求を受けて、自己のデータベースに保存されている関連文書のリンク情報を参照して、親文書のリストを作成し（Ｓ２３）、作成した関連文書の親文書のショートカットファイルを作成し、そのショートカットファイルをクライアント２側に送信させる（Ｓ２４）。このステップＳ２３，Ｓ２４の処理がサーバ１におけるショートカット作成手段として実現され、ステップＣ２４の処理によりクライアント２側からみた場合の親文書に関するショートカットファイル形式での関連文書取得手段又は関連文書取得機能が実現されている。
【００６８】
また、クライアント２側では親文書のショートカットファイルの要求後、ＨＤＤ（主記憶媒体９）に「関連文書」用のフォルダ内に「親文書」用のフォルダを作成し（Ｃ２５）、サーバ１側からの親文書のショートカットファイルの送信（Ｓ２４）を待つ。サーバ１側からの親文書のショートカットファイルが送信されたら、ＨＤＤ（主記憶媒体９）に「関連文書」用のフォルダ中の「親文書」用のフォルダに親文書のショートカットファイルをコピーさせる（Ｃ２６）。ステップＣ２５，Ｃ２６の処理により親文書に関するショートカットファイル形式での関連文書保存手段又は関連文書保存機能が実現されている。
【００６９】
このような処理制御例を、クライアント２側での操作手順に従い、図８を参照して説明する。
【００７０】
(a)サーバ１のデータベース上から所望する任意の文書“Ａ”をクライアント２のＨＤＤ（主記憶媒体９）にコピーする。
【００７１】
(b)ディスプレイ１１に「関連文書のショートカットもコピーしますか？」というメッセージボックスが表示されるので、そのＹｅｓ，Ｎｏの何れかのボタンを操作する。
【００７２】
(c)Ｙｅｓを操作し、子文書、親文書の順にショートカットファイルを要求すると、クライアント２の指定したＨＤＤ（主記憶媒体９）に図８に示すような整然とした形態で関連文書もコピーされる。即ち、指定した文書“Ａ”と、「Ａの関連文書」というフォルダ名のフォルダが作成され、このフォルダ中に「親文書」「子文書」各々のフォルダも分別して作成され、「親文書」のフォルダには文書“Ａ”の親文書なる関連文書“Ｂ”“Ｃ”の各々のショートカットファイルが存在する保存形態となり、「子文書」のフォルダには文書“Ａ”の子文書なる関連文書“Ｄ”“Ｅ”の各々のショートカットファイルが存在する保存形態となる。
【００７３】
これらの関連文書についてのショートカットファイルは、文書管理アプリケーションがインストールされているクライアント２の環境下では、これらのショートカットファイルを通じてサーバ１のデータベース中の実データファイルにアクセスして参照することが可能である。
【００７４】
従って、本実施の形態によれば、関連文書をショートカットファイルの形式でＨＤＤ（主記憶媒体９）に保存するので、関連文書に関する情報をサーバ１側からダウンロードする上でそのデータ量が実データファイルの場合に比べて少なくて済み、ダウンロードに要する動作レスポンスを向上させることができるとともに、ＨＤＤ（主記憶媒体９）中に占める関連文書のデータ量を減らすことができる。また、関連文書の実データファイルへのアクセスが必要な場合には、上述のように、クライアント２に文書管理アプリケーションがインストールされているので、ショートカットファイルを通じてサーバ１側へアクセスすることにより確保できる。
【００７５】
なお、本実施の形態では、親文書と子文書とを分別する形態への適用例としたが、第一の実施の形態の場合と同様に、親子文書を特に分別としない場合でも、ショートカットファイル方式は同様に適用できる（以降の実施の形態でも同様である）。
【００７６】
本発明の第四の実施の形態を図９ないし図１１に基づいて説明する。関連文書の保存に関して、前述の第二の実施の形態では一律に実データファイル形式、第三の実施の形態では一律にショートカットファイル形式で保存させるようにしたが、本実施の形態では、ユーザの選択操作に応じて、実データファイル形式とショートカットファイル形式とを任意に選択指定できるように構成したものである。
【００７７】
文書管理システム及び文書管理アプリケーションを起動させた場合にサーバ１及びクライアント２の各々の制御部により実行される本実施の形態の処理制御例（一部に操作も含む）を図９に示す概略フローチャートを参照して説明する。
【００７８】
まず、クライアント２側におけるステップＣ１〜Ｃ４の処理・操作は同様である。ここに、本実施の形態では、関連文書もコピーする旨の選択操作を行った場合（Ｃ４のＹ）、サーバ１に対して関連文書中の親子文書のリストの要求（Ｃ３１）により、親子文書のリスト作成を要求する。サーバ１側では、この要求を受けて、自己のデータベースに保存されている関連文書のリンク情報を参照して、親子文書のリストを作成し（Ｓ３１）、作成した関連文書の親子文書のリストをクライアント２側に送信させる（Ｓ３２）。このステップＳ３１，Ｓ３２の処理を含むステップＣ３１の処理によりクライアント２側からみた場合の関連文書取得手段又は関連文書取得機能が実現されている。
【００７９】
また、クライアント２側では親子文書のリストの要求後、ディスプレイ１１において、「書き出し方法の選択」のダイアログを表示させ（Ｃ３２）、ユーザによる書き出し方法の選択操作を待つ（Ｃ３３）。この場合の「書き出し方法の選択」のダイアログは、例えば、図１０に示すようなものであり、ここでは、親文書、子文書毎に、実データファイル形式で書き出すか、ショートカットファイル形式で書き出すかが選択設定自在とされている。図示例では、関連文書“Ｂ”“Ｃ”“Ｄ”“Ｅ”に関して、関連文書“Ｂ”“Ｄ”は実データファイル形式、関連文書“Ｃ”“Ｅ”はショートカットファイル形式が選択設定されている例を示している。これらのステップＣ３２，Ｃ３３の処理・操作により選択手段又は選択機能が実現されている。
【００８０】
また、クライアント２側では書き出し方法の選択操作に並行して、ＨＤＤ（主記憶媒体９）に「関連文書」用のフォルダ及びこのフォルダ内に「親文書」用のフォルダを作成し（Ｃ３４）、サーバ１側に親文書の実データファイル（文書“Ｂ”）を要求し（Ｃ３５）、その文書データの送信（Ｓ３３）を待つ。サーバ１側からの親文書の実データファイル（文書“Ｂ”）が送信されたら、ＨＤＤ（主記憶媒体９）に「関連文書」用のフォルダ中の「親文書」用のフォルダに親文書の実データファイル（文書“Ｂ”）をコピーさせる（Ｃ３６）。ステップＣ３６の処理により親文書用の関連文書保存手段又は関連文書保存機能が実現されている。
【００８１】
引き続き、サーバ１側に親文書のショートカットファイル（文書“Ｃ”）を要求する（Ｃ３７）。サーバ１側では、この要求を受けて、親文書のショートカットファイル（文書“Ｃ”）を作成し（Ｓ３４）、そのショートカットファイル（文書“Ｃ”）をクライアント２側に送信させる（Ｓ３５）。これらのステップＳ３４，Ｓ３５の処理によりショートカット作成手段が実現されている。クライアント２側では、サーバ１側から親文書のショートカットファイル（文書“Ｃ”）が送信されたら、ＨＤＤ（主記憶媒体９）に「関連文書」用のフォルダ中の「親文書」用のフォルダに親文書のショートカットファイル（文書“Ｃ”）をコピーさせる（Ｃ３８）。ステップＣ３８の処理により親文書用の関連文書保存手段又は関連文書保存機能が実現されている。
【００８２】
さらに、ＨＤＤ（主記憶媒体９）に「関連文書」用のフォルダ内に「子文書」用のフォルダを作成し（Ｃ３９）、サーバ１側に子文書の実データファイル（文書“Ｄ”）を要求し（Ｃ４０）、その文書データの送信（Ｓ３６）を待つ。サーバ１側から子文書の実データファイル（文書“Ｄ”）が送信されたら、ＨＤＤ（主記憶媒体９）に「関連文書」用のフォルダ中の「子文書」用のフォルダに子文書の実データファイル（文書“Ｄ”）をコピーさせる（Ｃ４１）。ステップＣ４１の処理により子文書用の関連文書保存手段又は関連文書保存機能が実現されている。
【００８３】
引き続き、サーバ１側に子文書のショートカットファイル（文書“Ｅ”）を要求する（Ｃ４２）。サーバ１側では、この要求を受けて、子文書のショートカットファイル（文書“Ｅ”）を作成し（Ｓ３７）、そのショートカットファイル（文書“Ｅ”）をクライアント２側に送信させる（Ｓ３８）。これらのステップＳ３７，Ｓ３８の処理によりショートカット作成手段が実現されている。クライアント２側では、サーバ１側から子文書のショートカットファイル（文書“Ｅ”）が送信されたら、ＨＤＤ（主記憶媒体９）に「関連文書」用のフォルダ中の「子文書」用のフォルダに子文書のショートカットファイル（文書“Ｅ”）をコピーさせる（Ｃ４３）。ステップＣ４３の処理により子文書用の関連文書保存手段又は関連文書保存機能が実現されている。
【００８４】
このような処理制御例を、クライアント２側での操作手順に従い、図１１を参照して説明する。
【００８５】
(a)サーバ１のデータベース上から所望する任意の文書“Ａ”をクライアント２のＨＤＤ（主記憶媒体９）にコピーする。
【００８６】
(b)ディスプレイ１１に「関連文書のショートカットもコピーしますか？」というメッセージボックスが表示されるので、そのＹｅｓ，Ｎｏの何れかのボタンを操作する。
【００８７】
(c)Ｙｅｓを選択操作すると、今度は、図１０に示すような「書き出し方法の選択」のダイアログがディスプレイ１１に表示されるので、親文書、子文書の各々について、実データファイル形式で書き出すか、ショートカットファイル形式で書き出すかを適宜選択設定する。
【００８８】
(d)選択設定後、ＯＫボタンを押すと、各々の選択設定に従って関連文書のデータがサーバ１側から読み出され、クライアント２の指定したＨＤＤ（主記憶媒体９）に図１１に示すような整然とした形態で関連文書もコピーされる。即ち、指定した文書“Ａ”と、「Ａの関連文書」というフォルダ名のフォルダが作成され、このフォルダ中に「親文書」「子文書」各々のフォルダも分別して作成され、「親文書」のフォルダには文書“Ａ”の親文書なる関連文書“Ｂ（実データファイル）”“Ｃ（ショートカットファイル）”が存在する保存形態となり、「子文書」のフォルダには文書“Ａ”の子文書なる関連文書“Ｄ（実データファイル）”“Ｅ（ショートカットファイル）”が存在する保存形態となる。
【００８９】
これらの関連文書中のショートカットファイルは、文書管理アプリケーションがインストールされているクライアント２の環境下では、これらのショートカットファイルを通じてサーバ１のデータベース中の実データファイルにアクセスして参照することが可能である。
【００９０】
従って、本実施の形態によれば、ユーザの必要性に応じて、関連文書として書き出す文書のファイル形式を実データファイルとするかショートカットファイルとするかを任意に設定でき、ユーザ嗜好に則した、動作レスポンスと扱うデータとの最適化を図ることができる。即ち、使用頻度が高いと思われる関連文書に関しては、実データファイル形式を指定して保存させることで、その実データファイルはクライアント２側のＨＤＤ（主記憶媒体９）に存在することとなり、以後、同じデータをサーバ１側から取得する必要がなくなり、当該関連文書を参照する場合の同士レスポンスが向上する。逆に、使用頻度が低いと思われる関連文書に関しては、ショートカットファイル形式を指定して保存させることで、通信ネットワークを経由するデータ量が少なくて済み、書き出し動作（ダウンロード）に要する動作レスポスを向上させることができるとともに、クライアント２側のＨＤＤ（主記憶媒体９）のデータ使用量が軽微で済むこととなる。
【００９１】
本発明の第五の実施の形態を図１２ないし図１３に基づいて説明する。関連文書の保存に関して、前述の第三の実施の形態では、ユーザの選択操作に応じて、実データファイル形式とショートカットファイル形式とを任意に選択指定できるように構成したが、本実施の形態では、サーバ１において過去の参照頻度が高い文書（関連文書）はユーザの必要性が高い文書であるとの認識の下に、参照頻度に応じて実データファイル形式とショートカットファイル形式との何れで書き出すかの判断（選択）をサーバ１側において自動的に行わせるように構成したものである。
【００９２】
文書管理システム及び文書管理アプリケーションを起動させた場合にサーバ１及びクライアント２の各々の制御部により実行される本実施の形態の処理制御例（一部に操作も含む）を図１２に示す概略フローチャートを参照して説明する。
【００９３】
まず、クライアント２側におけるステップＣ１〜Ｃ４の処理・操作は同様である。ここに、本実施の形態では、関連文書もコピーする旨の選択操作を行った場合（Ｃ４のＹ）、サーバ１に対して関連文書中の親文書の文書データの要求（Ｃ５１）により、親文書のリスト作成を要求する。サーバ１側では、この要求を受けて、自己のデータベースに保存されている関連文書のリンク情報を参照して、親文書のリストを作成する（Ｓ５１）。
【００９４】
引き続き、当該親文書に対する参照回数をチェックする（Ｓ５２）。サーバ１内部において各文書毎に過去何回参照されたかの履歴により管理されている。ちなみに、複数のクライアント２がある場合、各クライアント２毎にログオン入力時にアカウントが入力され、各文書を参照した場合にそのダウンロードしたもの（クライアント）がわかるので、クライアント毎に参照回数を管理することも容易である。この参照回数がユーザ設定による閾値、例えば、５回を超えている場合には（Ｓ５２のＹ）、使用頻度が高い文書であると判断され、当該親文書に関しては実データファイルを作成させる（Ｓ５３）。一方、この参照回数が５回に達していない場合には（Ｓ５２のＮ）、使用頻度が低い文書であると判断され、当該親文書に関してはショートカットファイルを作成させる（Ｓ５４）。これらの処理が親文書リスト分の全てについて同様に繰返される（Ｓ５５）。これらのステップＳ５２〜Ｓ５５の処理よりファイル形式選択手段が実現されている。その後、これらの親文書の実データファイル（例えば、文書“Ｂ”）とショートカットファイル（例えば、文書“Ｃ”）とをクライアント２側に送信させる（Ｓ５６）。
【００９５】
また、クライアント２側では親文書のデータ要求後、ＨＤＤ（主記憶媒体９）に「関連文書」用のフォルダ及びこのフォルダ内に「親文書」用のフォルダを作成し（Ｃ５２）、サーバ１側からのファイルの送信（Ｓ５６）を待つ。サーバ１側からのファイルが送信されたら、ＨＤＤ（主記憶媒体９）に「関連文書」用のフォルダ中の「親文書」用のフォルダに親文書の実データファイル（例えば、文書“Ｂ”）とショートカットファイル（例えば、文書“Ｃ”）とをコピーさせる（Ｃ５３）。ステップＣ５２，Ｃ５３の処理により親文書に関する関連文書保存手段又は関連文書保存機能が実現されている。
【００９６】
さらに、サーバ１に対して関連文書中の子文書の文書データの要求（Ｃ５４）により、子文書のリスト作成を要求する。サーバ１側では、この要求を受けて、自己のデータベースに保存されている関連文書のリンク情報を参照して、子文書のリストを作成する（Ｓ５７）。
【００９７】
引き続き、当該子文書に対する参照回数をチェックする（Ｓ５８）。即ち、サーバ１内部において各文書毎に過去何回参照されたの履歴により管理されている。この参照回数がユーザ設定による閾値、例えば、５回を超えている場合には（Ｓ５８のＹ）、使用頻度が高い文書であると判断され、当該子文書に関しては実データファイルを作成させる（Ｓ５９）。一方、この参照回数が５回に達していない場合には（Ｓ５２のＮ）、使用頻度が低い文書であると判断され、当該子文書に関してはショートカットファイルを作成させる（Ｓ６０）。これらの処理が子文書リスト分の全てについて同様に繰返される（Ｓ６１）。これらのステップＳ５８〜Ｓ６１の処理よりファイル形式選択手段が実現されている。その後、これらの子文書の実データファイル（例えば、文書“Ｄ”）とショートカットファイル（例えば、文書“Ｅ”）とをクライアント２側に送信させる（Ｓ６２）。
【００９８】
また、クライアント２側では子文書のデータ要求後、ＨＤＤ（主記憶媒体９）の「関連文書」用のフォルダ内に「子文書」用のフォルダを作成し（Ｃ５５）、サーバ１側からのファイルの送信（Ｓ６２）を待つ。サーバ１側からのファイルが送信されたら、ＨＤＤ（主記憶媒体９）に「関連文書」用のフォルダ中の「子文書」用のフォルダに子文書の実データファイル（例えば、文書“Ｄ”）とショートカットファイル（例えば、文書“Ｅ”）とをコピーさせる（Ｃ５６）。ステップＣ５５，Ｃ５６の処理により子文書に関する関連文書保存手段又は関連文書保存機能が実現されている。
【００９９】
このような処理制御例を、クライアント２側での操作手順に従い、図１３を参照して説明する。
【０１００】
(a)サーバ１のデータベース上から所望する任意の文書“Ａ”をクライアント２のＨＤＤ（主記憶媒体９）にコピーする。
【０１０１】
(b)ディスプレイ１１に「関連文書のショートカットもコピーしますか？」というメッセージボックスが表示されるので、そのＹｅｓ，Ｎｏの何れかのボタンを操作する。
【０１０２】
(c)Ｙｅｓを選択操作すると、関連文書のリストが作成され、各々の文書の参照回数がチェックされる。即ち、サーバ１内部に過去何回各々の文書を参照したかの履歴があり、関連文書“Ｂ”“Ｄ”に関しては各々５回以上の参照履歴があったものとする。この参照回数が閾値５回に達しているか否かに応じて、関連文書は実データファイル形式又はショートカットファイル形式でクライアント２側に送信される。
【０１０３】
(d)クライアント２の指定したＨＤＤ（主記憶媒体９）に図１３に示すような整然とした形態で関連文書もコピーされる。即ち、指定した文書“Ａ”と、「Ａの関連文書」というフォルダ名のフォルダが作成され、このフォルダ中に「親文書」「子文書」各々のフォルダも分別して作成され、「親文書」のフォルダには文書“Ａ”の親文書なる関連文書“Ｂ（実データファイル）”“Ｃ（ショートカットファイル）”が存在する保存形態となり、「子文書」のフォルダには文書“Ａ”の子文書なる関連文書“Ｄ（実データファイル）”“Ｅ（ショートカットファイル）”が存在する保存形態となる。
【０１０４】
これらの関連文書中のショートカットファイルは、文書管理アプリケーションがインストールされているクライアント２の環境下では、これらのショートカットファイルを通じてサーバ１のデータベース中の実データファイルにアクセスして参照することが可能である。
【０１０５】
従って、本実施の形態によれば、基本的に第四の実施の形態の場合と同様な効果が得られるが、特に、本実施の形態においては、実データファイル形式で保存するかショートカットファイル形式で保存するかがサーバ１側での判断・選択により自動的に行われるので、ユーザが選択する手間を省くことができる。
【０１０６】
本発明の第六の実施の形態を図１４及び図１５に基づいて説明する。本実施の形態では、関連文書の保存に関して、最初は一律にショートカットファイル形式で保存させるが、その後、ショートカットファイルを使用して関連文書の参照があった場合には実データフィルに置き換えるようにしたものである。
【０１０７】
文書管理システム及び文書管理アプリケーションを起動させた場合にサーバ１及びクライアント２の各々の制御部により実行される本実施の形態の処理制御例（一部に操作も含む）を図１４に示す概略フローチャートを参照して説明する。
【０１０８】
まず、クライアント２側におけるステップＣ１〜Ｃ４の処理・操作は同様である。ここに、本実施の形態では、関連文書もコピーする旨の選択操作を行った場合（Ｃ４のＹ）、サーバ１に対して関連文書中の子文書のショートカットファイルの要求（Ｃ６１）により、子文書のリスト作成を要求する。サーバ１側では、この要求を受けて、自己のデータベースに保存されている関連文書のリンク情報を参照して、子文書のリストを作成し（Ｓ７１）、作成した関連文書の子文書のショートカットファイルを作成し、そのショートカットファイルをクライアント２側に送信させる（Ｓ７２）。このステップＳ７１，Ｓ７２の処理によりサーバ１におけるショートカット作成手段が実現され、ステップＣ６１の処理によりクライアント２側からみた場合の子文書に関するショートカットファイル形式での関連文書取得手段又は関連文書取得機能が実現されている。
【０１０９】
また、クライアント２側では子文書のショートカットファイルの要求後、ＨＤＤ（主記憶媒体９）に「関連文書」用のフォルダ及びこのフォルダ内に「子文書」用のフォルダを作成し（Ｃ６２）、サーバ１側からの子文書のショートカットファイルの送信（Ｓ７２）を待つ。サーバ１側からの子文書のショートカットファイルが送信されたら、ＨＤＤ（主記憶媒体９）に「関連文書」用のフォルダ中の「子文書」用のフォルダに子文書のショートカットファイルをコピーさせる（Ｃ６３）。ステップＣ６２，Ｃ６３の処理により子文書に関するショートカットファイル形式での関連文書保存手段又は関連文書保存機能が実現されている。
【０１１０】
引き続き、サーバ１に対して関連文書中の親文書のショートカットファイルの要求（Ｃ６４）により、親文書のリスト作成を要求する。サーバ１側では、この要求を受けて、自己のデータベースに保存されている関連文書のリンク情報を参照して、親文書のリストを作成し（Ｓ７３）、作成した関連文書の親文書のショートカットファイルを作成し、そのショートカットファイルをクライアント２側に送信させる（Ｓ７４）。このステップＳ７３，Ｓ７４の処理によりサーバ１におけるショートカット作成手段が実現され、ステップＣ６４の処理によりクライアント２側からみた場合の親文書に関するショートカットファイル形式での関連文書取得手段又は関連文書取得機能が実現されている。
【０１１１】
また、クライアント２側では親文書のショートカットファイルの要求後、ＨＤＤ（主記憶媒体９）の「関連文書」用のフォルダ内に「親文書」用のフォルダを作成し（Ｃ６５）、サーバ１側からの親文書のショートカットファイルの送信（Ｓ７４）を待つ。サーバ１側からの親文書のショートカットファイルが送信されたら、ＨＤＤ（主記憶媒体９）に「関連文書」用のフォルダ中の「親文書」用のフォルダに親文書のショートカットファイルをコピーさせる（Ｃ６６）。ステップＣ６５，Ｃ６６の処理により親文書に関するショートカットファイル形式での関連文書保存手段又は関連文書保存機能が実現されている。
【０１１２】
このような関連文書の保存処理後、任意の時点で、ＨＤＤ（主記憶媒体９）のフォルダ内にある関連文書“Ｂ”のショートカットファイルを指定して文書を開く操作が行われると（Ｃ６７）、サーバ１側に対して関連文書“Ｂ”の実データファイルを要求する（Ｃ６８）。サーバ１側ではこの要求を受けて、データベース内にある関連文書“Ｂ”の実データファイルをクライアント２側に送信する（Ｓ７５）。クライアント２側ではこのファイル送信を受けて、関連文書“Ｂ”の実データファイルをＨＤＤ（主記憶媒体９）の「関連文書」用のフォルダ内の「親文書」用のフォルダ内にコピーする（Ｃ６９）。併せて、この「親文書」用のフォルダ内にあった関連文書“Ｂ”のショートカットファイルを削除する（Ｃ７０）。これらのステップＣ６９，Ｃ７０の処理により置き換え処理手段又は置き換え処理機能が実現されている。さらに、ＨＤＤ（主記憶媒体９）の「関連文書」用のフォルダ内の「親文書」用のフォルダ内に保存した関連文書“Ｂ”の実データファイルの内容をディスプレイ１１に表示させ（Ｃ７１）、ユーザに提示する。
【０１１３】
このような処理制御例を、クライアント２側での操作手順に従い、図１５を参照して説明する。
【０１１４】
(a)サーバ１のデータベース上から所望する任意の文書“Ａ”をクライアント２のＨＤＤ（主記憶媒体９）にコピーする。
【０１１５】
(b)ディスプレイ１１に「関連文書のショートカットもコピーしますか？」というメッセージボックスが表示されるので、そのＹｅｓ，Ｎｏの何れかのボタンを操作する。
【０１１６】
(c)Ｙｅｓを操作し、子文書、親文書の順にショートカットファイルを要求すると、クライアント２の指定したＨＤＤ（主記憶媒体９）に図１５（ａ）に示すような整然とした形態で関連文書もコピーされる。即ち、指定した文書“Ａ”と、「Ａの関連文書」というフォルダ名のフォルダが作成され、このフォルダ中に「親文書」「子文書」各々のフォルダも分別して作成され、「親文書」のフォルダには文書“Ａ”の親文書なる関連文書“Ｂ”“Ｃ”の各々のショートカットファイルが存在する保存形態となり、「子文書」のフォルダには文書“Ａ”の子文書なる関連文書“Ｄ”“Ｅ”の各々のショートカットファイルが存在する保存形態となる。
【０１１７】
これらの関連文書についてのショートカットファイルは、文書管理アプリケーションがインストールされているクライアント２の環境下では、これらのショートカットファイルを通じてサーバ１のデータベース中の実データファイルにアクセスして参照することが可能である。
【０１１８】
(d)その後、任意の時点で、例えば“Ｂのショートカットファイル”を指定して文書を開くと、その文書が開かれる（実データファイルがサーバ１から取り込まれる）。これに対応して、「親文書」のフォルダの親文書なる関連文書“Ｂ”はショートカットファイルから実データファイルに置き換えられる。
【０１１９】
従って、本実施の形態によれば、当初は一律にショートカットファイル形式で関連文書を保存するので、扱うデータ容量が少なくて済む。その後、必要が生じて、ショートカットファイルを使用して関連文書を参照した時点で、実データファイルへの置き換え、即ち、データダウンロードの遅延処理を行わせるので、以降は、当該関連文書についてはクライアント２のみで直接参照でき、参照時の動作レスポンスが向上する。即ち、実際の参照状況に応じた実データファイルへの置き換えが可能となる。
【０１２０】
本発明の第七の実施の形態を図１６ないし図１８に基づいて説明する。本実施の形態では、任意の指定文書の保存に関して、最初はショートカットファイル形式で保存させるが、その後、ショートカットファイルを使用して当該文書の参照が所定回数（例えば、３回）以上あった場合には実データフィルに置き換えてＨＤＤ（主記憶媒体９）に保存し、かつ、依然としてショートカットファイルでＨＤＤ（主記憶媒体９）の実データフィルを参照できるようにしたものである。
【０１２１】
即ち、本実施の形態では、ショートカットファイルのプロパティを表示させたとき、図１６（ａ）に示すような状況になっていることを想定している。まず、ショートカットファイルは、「リンク先」「参照回数」の２つの情報を持っている。リンク先には、当該文書の実データフィルへのパスが書かれており、ショートカットファイルを開いた場合、リンク先に示された文書が開かれる。また、参照回数には、このショートカットファイルを開いた回数が書き込まれる。図１６（ａ）に示す例では、２回参照されたことを示している。
【０１２２】
文書管理システム及び文書管理アプリケーションを起動させた場合にサーバ１及びクライアント２の各々の制御部により実行される本実施の形態の処理制御例（一部に操作も含む）を図１７及び図１８に示す概略フローチャートを参照して説明する。
【０１２３】
まず、ショートカットファイル形式での保存処理について、図１７を参照して説明する。クライアント２において、サーバ１のデータベースに保存されている文書中における任意の所望の文書を選択し、「ショートカットを作成」コマンドを実行させることで（Ｃ８１）、サーバ１に対して選択文書のショートカットファイルを要求する（Ｃ８２）。サーバ１側ではこの要求を受けて、選択文書のショートカットファイルを作成し（Ｓ８１）、サーバ１のデータベースに保存されている実データファイルへのリンク先を書き込んで（Ｓ８２）、クライアント２側に送信させる（Ｓ８３）。クライアント２側ではこのショートカットファイルの送信を受けて、指定のＨＤＤ（主記憶媒体９）にショートカットファイルをコピーし保存させる（Ｃ８３）。ステップＣ８１，Ｃ８３の処理によりショートカット取得手段又はショートカット取得機能が実現されている。
【０１２４】
その後、任意の時点でショートカットファイルを使用して文書を参照した場合の処理制御について、図１８を参照して説明する。まず、クライアント２において、ショートカットファイルを選択して「文書を開く」コマンドを実行させた場合（Ｃ９１）、選択されたショートカットファイルは３回以上開かれたことがあるかの参照回数がチェックされる（Ｃ９２）。３回未満の場合には（Ｃ９２のＮ）、選択文書の実データファイルをサーバ１側に要求する（Ｃ９４）。サーバ１側ではこの要求を受けて、選択文書の実データファイルを作成し（Ｓ９１）、クライアント２側に送信させる（Ｓ９２）。クライアント２は、この実データファイルの送信を受けると、指定のＨＤＤ（主記憶媒体９）に選択文書の実データファイルをコピーする（Ｃ９５）。さらに、ショートカットファイルのリンク先を当該クライアント２内の選択文書をの実データファイルを保存した個所に変更して保存する（Ｃ９６）。これらのステップＣ９５，Ｃ９６の処理により置き換え処理手段又は置き換え処理機能が実現されている。そして、選択文書の実データファイルを開き、ディスプレイ１１に表示させることで（Ｃ９７）、ユーザに提示する。
【０１２５】
一方、参照回数が３回以上の場合には（Ｃ９２のＹ）、ショートカットファイルのリンク先がクライアント２のＨＤＤ（主記憶媒体９）にある選択文書の実データファイルになっているので、クライアント２のＨＤＤ（主記憶媒体９）にある選択文書の実データファイルを直接開き、ディスプレイ１１に表示させることで（Ｃ９３）、ユーザに提示する。
【０１２６】
このような処理制御例を、クライアント２側での操作手順に従い、図１６を参照して説明する。
【０１２７】
(a)任意の文書“Ａ”を選択し、クライアント２のＨＤＤ（主記憶媒体９）にショートカットファイルを作成する。
【０１２８】
(b)(a)で作成したショートカットファイルを開く。
【０１２９】
(c)ショートカットファイルを開いた回数が３回未満であれば、サーバ１にある実データファイルをクライアント２にコピーし、コピーした文書を表示させる。一方、ショートカットファイルを開いた回数が３回以上であれば、クライアント２のＨＤＤ（主記憶媒体９）にある実データファイルを直接開き、表示させる。
【０１３０】
即ち、図１６（ａ）に示した例では、参照回数が３回未満であるため、ショートカットファイルのリンク先はサーバ内の実データファイルを指しているが、参照回数が３回以上になるとその文書は頻繁に参照されるものとして、実データファイルがサーバ１からクライアント２にコピーされる。ショートカットファイルのリンク先の情報も、図１６（ｂ）に示すように、サーバ１からクライアント２にコピーされた実データファイルの保存個所に自動的に書換えられる。このショートカットファイルを使用して選択文書を参照すれば、リンク先がクライアント２の実データファイルの保存個所となるため、サーバ１側からダウンロードするより文書へのアクセス（動作レスポンス）が速くなる。
【０１３１】
従って、本実施の形態によれば、或る選択文書をクライアント２のＨＤＤ（主記憶媒体９）に書き出そうとする場合、当初はショートカットファイルの形式で書き出すが、その後にショートカットファイルを使用する頻度が高ければ、実データファイルがクライアント２のＨＤＤ（主記憶媒体９）に書き出されてショートカットファイルのリンク先もＨＤＤ（主記憶媒体９）となるので、サーバ１側にアクセスしなくても実データファイルを参照できることとなり、以降の動作レスポンスが向上する。また、使用頻度の低い文書については、ショートカットファイルの形式で書き出されたままとなるので、クライアント２側でのＨＤＤ（主記憶媒体９）のデータ使用量が軽微で済む。
【０１３２】
本発明の第八の実施の形態を図１９ないし図２１に基づいて説明する。前述の第七の実施の形態の場合には、ショートカットファイルのリンク先が切換えられるため、実データファイルがサーバ１側とクライアント２側とに２つ存在することとなり、２つの実データファイル間に差異が生ずる可能性があることから、本実施の形態では、ショートカットファイルのリンク先情報として２つ併記可能とし、サーバ１側とクライアント２側とで併用させることで、ユーザトリガによって２つの実データファイル間の同期をとれるように構成したものである。
【０１３３】
即ち、本実施の形態では、ショートカットファイルのプロパティを表示させたとき、図１９（ａ）に示すような状況になっていることを想定している。まず、ショートカットファイルは、「サーバへのリンク先」「クライアントへのリンク先」の２つの情報を持っている。各々のリンク先には、当該文書の実データフィルへのパスが書かれており、ショートカットファイルを開いた場合、リンク先に示された文書が開かれる。図１９（ａ）に示す例では、クライアント２には実データファイルがまだコピーされておらず、サーバへのリンク先のみが書かれた状況を示している。
【０１３４】
文書管理システム及び文書管理アプリケーションを起動させた場合にサーバ１及びクライアント２の各々の制御部により実行される本実施の形態の処理制御例（一部に操作も含む）を図２０及び図２１に示す概略フローチャートを参照して説明する。
【０１３５】
ショートカットファイル形式での保存処理について、図１７に示した場合と同じであるので、図示及び説明を省略する。その後、ショートカットファイルを開いた場合において、そのショートカットファイルにクライアントへのリンク先がない場合の処理例について図２０を参照して説明する。まず、クライアント２において、所望のショートカットファイルを選択し、「文書を開く」のコマンドを実行させると（Ｃ１０１）、そのショートカットファイルに関して「クライアント内のリンク先」に情報が存在するか否かがチェックされる（Ｃ１０２）。この「クライアント内のリンク先」に情報が存在しない場合には（Ｃ１０２のＮ）、選択文書の実データファイルをサーバ１側に要求する（Ｃ１０３）。サーバ１側ではこの要求を受けて、選択文書の実データファイルを作成し（Ｓ１０１）、クライアント２側に送信させる（Ｓ１０２）。クライアント２は、この実データファイルの送信を受けると、指定のＨＤＤ（主記憶媒体９）に選択文書の実データファイルをコピーする（Ｃ１０４）。さらに、ショートカットファイルのリンク先として当該クライアント２内の選択文書の実データファイルを保存した個所をクライアント内のリンク先として併記してショートカットファイルに登録する（Ｃ１０５）。これらのステップＣ１０４，Ｃ１０５の処理により置き換え処理手段又は置き換え処理機能が実現されている。そして、選択文書の実データファイルを開き、ディスプレイ１１に表示させることで（Ｃ１０６）、ユーザに提示する。
【０１３６】
一方、そのショートカットファイルにクライアントへのリンク先がある場合には、図２１に示すように、クライアントの文書（実データファイル）の更新が選択されなければ（Ｃ１０７のＮ）、クライアント内のリンク先の情報に従い、クライアント２のＨＤＤ（主記憶媒体９）にある選択文書の実データファイルを直接開き、ディスプレイ１１に表示させることで（Ｃ１１０）、ユーザに提示する。
【０１３７】
さらに、そのショートカットファイルにクライアントへのリンク先があっても、クライアントの文書（実データファイル）の更新が選択された場合には（Ｃ１０７のＹ）、選択文書の実データファイルをサーバ１側に要求する（Ｃ１０８）。サーバ１側ではこの要求を受けて、選択文書の実データファイルを作成し（Ｓ１０３）、クライアント２側に送信させる（Ｓ１０４）。クライアント２は、この実データファイルの送信を受けると、指定のＨＤＤ（主記憶媒体９）に選択文書の実データファイルをコピーする（Ｃ１０９）。即ち、上書きする。そして、この上書きされた選択文書の実データファイルを開き、ディスプレイ１１に表示させることで（Ｃ１０６）、ユーザに提示する。
【０１３８】
このような処理制御例を、クライアント２側での操作手順に従い、図１９を参照して説明する。
【０１３９】
(a)任意の文書“Ａ”を選択し、クライアント２のＨＤＤ（主記憶媒体９）にショートカットファイルを作成する。
【０１４０】
(b)(a)で作成したショートカットファイルを開く。
【０１４１】
(c)ショートカットファイルに図１９（ａ）に示す如くクライアント内のリンク先情報がない場合には、サーバ１にある文書（実データファイル）がクライアント２にコピーされ、コピーされたクライアント内のファイルデータが表示される。同時に、そのクライアントの実データファイルへのリンク先の情報が図１９（ｂ）に示す如くショートカットファイルに登録され、処理を終了する。ショートカットファイルに図１９（ｂ）に示す如くクライアント内のリンク先情報がある場合には、次の(d)以降の処理を実行する。
【０１４２】
(d)「クライアントの文書を更新しますか？」のメッセージがディスプレイ１１に表示されるので、ユーザはＹｅｓ，Ｎｏの何れかを選択する。
【０１４３】
(d)Ｙｅｓを選択した場合には、サーバ１にある文書（実データファイル）をクライアント２にコピーし（上書き）、上書きしたその文書を表示させる。Ｎｏを選択した場合には、クライアント内のリンク先情報に従いクライアント内に保存されている実データファイルにアクセスしてその文書を表示させる。
【０１４４】
従って、本実施の形態によれば、基本的には第七の実施の形態の場合と同様な効果が得られるが、特に、本実施の形態においては、ショートカットファイルがサーバへのリンク先とクライアント内のリンク先との２つのリンク先を併有しているので、クライアント２内にある文書の実データファイルがサーバ１内にある文書の実データファイルに比べて古くなった場合には、ショートカットファイルにてサーバ１側にアクセスして実データファイルを取得し、クライアント２内にある実データファイルを上書きにより更新することで、サーバ１側の実データファイルとの更新時期の同期を取ることができる。
【０１４５】
本発明の第九の実施の形態を図２２ないし図２４に基づいて説明する。本実施の懈怠では、前述の第八の実施の形態に対して、サーバ１側とクライアント２側との双方に文書情報の更新日時の管理機能を持たせ、管理される更新日時の比較により、クライアント２側の文書の更新を自動的に行わせるようにしたものである。
【０１４６】
即ち、本実施の形態では、ショートカットファイルのプロパティを表示させたとき、図２２（ａ）に示すような状況になっていることを想定している。まず、ショートカットファイルは、「サーバへのリンク先」「クライアントへのリンク先」の２つの情報とともに、クライアント２のＨＤＤ（主記憶媒体９）に格納されている文書に関する更新日時の情報を持っている。各々のリンク先には、当該文書の実データフィルへのパスが書かれており、ショートカットファイルを開いた場合、リンク先に示された文書が開かれる。図１９（ａ）に示す例では、クライアント２には実データファイルがまだコピーされておらず、サーバへのリンク先のみが書かれて状況を示している。更新日時の情報としては、クライアント２のＨＤＤ（主記憶媒体９）に格納された文書に関する最新の更新日時が表示される。一方、特に図示しないが、サーバ１内においては、そのデータベース上で各文書（実データファイル）についてその文書が更新登録される毎にその更新日時が付加され登録されることにより管理される（サーバ側更新日時管理手段）。
【０１４７】
ショートカットファイル形式での保存処理について、図１７に示した場合と同じであるので、図示及び説明を省略する。その後、ショートカットファイルを開いた場合において、そのショートカットファイルにクライアントへのリンク先がない場合の処理例について図２３を参照して説明する。まず、クライアント２において、所望のショートカットファイルを選択し、「文書を開く」のコマンドを実行させると（Ｃ１０１）、そのショートカットファイルに関して「クライアント内のリンク先」に情報が存在するか否かがチェックされる（Ｃ１０２）。この「クライアント内のリンク先」に情報が存在しない場合には（Ｃ１０２のＮ）、選択文書の実データファイルをサーバ１側に要求する（Ｃ１０３）。サーバ１側ではこの要求を受けて、選択文書の実データファイルを作成し（Ｓ１０１）、クライアント２側に送信させる（Ｓ１０２）。クライアント２は、この実データファイルの送信を受けると、指定のＨＤＤ（主記憶媒体９）に選択文書の実データファイルをコピーする（Ｃ１０４）。さらに、ショートカットファイルのリンク先として当該クライアント２内の選択文書の実データファイルを保存した個所をクライアント内のリンク先として併記してショートカットファイルに登録する（Ｃ１１０）。このステップＣ１１１の処理の際、そのデータを登録した現在時刻をクライアント文書の更新日時の情報としてショートカットファイルに書き込む。これらのステップＣ１０４，Ｃ１１０の処理により置き換え処理手段又は置き換え処理機能が実現されている。また、ステップＣ１１０の処理によりクライアント側更新日時管理手段又は更新日時管理機能が実現されている。そして、選択文書の実データファイルを開き、ディスプレイ１１に表示させることで（Ｃ１０６）、ユーザに提示する。
【０１４８】
一方、そのショートカットファイルにクライアントへのリンク先がある場合には、図２４に示すように、サーバ１側で管理されているサーバ１内の実データファイルの更新日時の情報を取得するためにサーバ１に要求する（Ｃ１１１）。この要求に応じてサーバ１側から選択文書に関するサーバ１内での更新日時の情報を取得すると（Ｓ１０５）、クライアント文書の更新日時と取得したサーバ側の更新日時とを比較することにより、クライアント２側の文書がサーバ１側の文書よりも新しいか若しくは同じであるかをチェックする（Ｃ１１２）。このステップＣ１１２の処理により比較手段又は比較機能並びに取得先選択手段又は取得先選択機能が実現されている。
【０１４９】
この比較の結果、クライアント２側の更新日時の方が新しい又は同じである場合には（Ｃ１１２のＹ）、クライアント内のリンク先の情報に従い、クライアント２のＨＤＤ（主記憶媒体９）にある選択文書の実データファイルを直接開き、ディスプレイ１１に表示させることで（Ｃ１１６）、ユーザに提示する。
【０１５０】
一方、比較の結果、サーバ１側の更新日時の方が新しい場合には（Ｃ１１２のＮ）、選択文書の実データファイルをサーバ１側に要求する（Ｃ１１３）。サーバ１側ではこの要求を受けて、選択文書の実データファイルを作成し（Ｓ１０６）、クライアント２側に送信させる（Ｓ１０７）。クライアント２は、この実データファイルの送信を受けると、指定のＨＤＤ（主記憶媒体９）に選択文書の実データファイルをコピーする（Ｃ１１４）。即ち、上書き更新する。併せて、ショートカットファイルにあるクライアント文書の更新日時を上書き更新した現在日時に更新する（Ｃ１１５）。そして、この上書き更新された選択文書の実データファイルを開き、ディスプレイ１１に表示させることで（Ｃ１１６）、ユーザに提示する。
【０１５１】
このような処理制御例を、クライアント２側での操作手順に従い、図２２を参照して説明する。
【０１５２】
(a)任意の文書“Ａ”を選択し、クライアント２のＨＤＤ（主記憶媒体９）にショートカットファイルを作成する。
【０１５３】
(b)(a)で作成したショートカットファイルを開く。
【０１５４】
(c)ショートカットファイルに図２２（ａ）に示す如くクライアント内のリンク先情報がない場合には、サーバ１にある文書（実データファイル）がクライアント２にコピーされ、コピーされたクライアント内のファイルデータが表示される。同時に、そのクライアントの実データファイルへのリンク先の情報が図２２（ｂ）に示す如くショートカットファイルに登録され、処理を終了する。この時、クライアント文書の更新日時として現在日時が登録される。ショートカットファイルに図２２（ｂ）に示す如くクライアント内のリンク先情報がある場合には、次の(d)以降の処理を実行する。
【０１５５】
(d)サーバ１側にある文書の更新日時とクライアント２側にある文書の更新日時とを比較する。
【０１５６】
(e)比較の結果、サーバ１側の更新日時の方が新しい場合には、サーバ１にある文書（実データファイル）をクライアント２にコピーし（上書き更新）、上書きしたその文書を表示させる。クライアント２側の更新日時の方が新しい又は同じである場合には、クライアント内のリンク先情報に従いクライアント内に保存されている実データファイルにアクセスしてその文書を表示させる。
【０１５７】
従って、本実施の形態によれば、基本的に前述した第八の実施の形態の場合の効果が得られるが、特に、サーバ１側にある文書の更新日時とクライアント２側にある文書の更新日時とを管理し、それらの更新日時を比較することにより、自動的に、常に新しい更新日時の方の実データファイルがクライアント２に登録されるようにしたので、ユーザの判断操作によることなく、常に最新の文書を参照することができる。
【図面の簡単な説明】
【０１５８】
【図１】本発明の第一の実施の形態を示す文書管理システムの基本的な構成図である。
【図２】クライアントの内部ハードウェア構成を示す概略ブロック図である。
【図３】クライアント・サーバ間の処理制御例を示す概略フローチャートである。
【図４】提供されるフォルダ構成例を模式的に示す説明図である。
【図５】本発明の第二の実施の形態のクライアント・サーバ間の処理制御例を示す概略フローチャートである。
【図６】提供されるフォルダ構成例を模式的に示す説明図である。
【図７】本発明の第三の実施の形態のクライアント・サーバ間の処理制御例を示す概略フローチャートである。
【図８】提供されるフォルダ構成例を模式的に示す説明図である。
【図９】本発明の第四の実施の形態のクライアント・サーバ間の処理制御例を示す概略フローチャートである。
【図１０】書き出し方法の選択のダイアログを示す説明図である。
【図１１】提供されるフォルダ構成例を模式的に示す説明図である。
【図１２】本発明の第五の実施の形態のクライアント・サーバ間の処理制御例を示す概略フローチャートである。
【図１３】提供されるフォルダ構成例を模式的に示す説明図である。
【図１４】本発明の第六の実施の形態のクライアント・サーバ間の処理制御例を示す概略フローチャートである。
【図１５】提供されるフォルダ構成例を模式的に示す説明図である。
【図１６】本発明の第七の実施の形態のショートカットファイルのプロパティの表示例を示す説明図である。
【図１７】クライアント・サーバ間のショートカットファイル作成までの処理制御例を示す概略フローチャートである。
【図１８】クライアント・サーバ間のショートカットファイル作成以後の処理制御例を示す概略フローチャートである。
【図１９】本発明の第八の実施の形態のショートカットファイルのプロパティの表示例を示す説明図である。
【図２０】クライアント内のリンク先がない場合のクライアント・サーバ間の処理制御例を示す概略フローチャートである。
【図２１】クライアント内のリンク先がある場合のクライアント・サーバ間の処理制御例を示す概略フローチャートである。
【図２２】本発明の第九の実施の形態のショートカットファイルのプロパティの表示例を示す説明図である。
【図２３】クライアント内のリンク先がない場合のクライアント・サーバ間の処理制御例を示す概略フローチャートである。
【図２４】クライアント内のリンク先がある場合のクライアント・サーバ間の処理制御例を示す概略フローチャートである。
【図２５】関連文書について模式的に示す説明図である。
【符号の説明】
【０１５９】
１ サーバ
２ クライアント
９ データ記憶媒体、記憶媒体
Ｃ２ 文書取得手段、文書取得機能
Ｃ５ 関連文書取得手段、関連文書取得機能
Ｃ６，Ｃ７ 関連文書保存手段、関連文書保存機能
Ｃ１１ 関連文書取得手段、関連文書取得機能
Ｃ１２，Ｃ１３ 関連文書保存手段、関連文書保存機能
Ｃ１４ 関連文書取得手段、関連文書取得機能
Ｃ１５，Ｃ１６ 関連文書保存手段、関連文書保存機能
Ｃ２１ 関連文書取得手段、関連文書取得機能
Ｃ２２，Ｃ２３ 関連文書保存手段、関連文書保存機能
Ｃ２４ 関連文書取得手段、関連文書取得機能
Ｃ２５，Ｃ２６ 関連文書保存手段、関連文書保存機能
Ｃ３１ 関連文書取得手段、関連文書取得機能
Ｃ３２，Ｃ３３ 選択手段、選択機能
Ｃ３６，Ｃ３８ 関連文書保存手段、関連文書保存機能
Ｃ４１，Ｃ４３ 関連文書保存手段、関連文書保存機能
Ｃ５２，Ｃ５３ 関連文書保存手段、関連文書保存機能
Ｃ５６ 関連文書保存手段、関連文書保存機能
Ｃ６１ 関連文書取得手段、関連文書取得機能
Ｃ６２，Ｃ６３ 関連文書保存手段、関連文書保存機能
Ｃ６４ 関連文書取得手段、関連文書取得機能
Ｃ６５，Ｃ６６ 関連文書保存手段、関連文書保存機能
Ｃ６９，Ｃ７０ 置き換え処理手段、置き換え処理機能
Ｃ８１，Ｃ８３ ショートカット取得手段又はショートカット取得機能
Ｃ９５，Ｃ９６ 置き換え処理手段、置き換え処理機能
Ｃ１０４，Ｃ１０５ 置き換え処理手段、置き換え処理機能
Ｃ１０４，Ｃ１１０ 置き換え処理手段、置き換え処理機能
Ｃ１１０ 更新日時管理手段、更新日時管理機能
Ｃ１１２ 比較手段、比較機能、取得先選択手段、取得先選択機能
Ｓ２１，Ｓ２２ ショートカット作成手段
Ｓ３４，Ｓ３５，Ｓ３７，Ｓ３８ ショートカット作成手段
Ｓ５２〜Ｓ５５ ファイル形式選択手段
Ｓ５８〜Ｓ６１ ファイル形式選択手段
Ｓ７１，Ｓ７２ ショートカット作成手段
【図１】
2008217804.tif 000003
【図２】
2008217804.tif 000004
【図３】
2008217804.tif 000005
【図４】
2008217804.tif 000006
【図５】
2008217804.tif 000007
【図６】
2008217804.tif 000008
【図７】
2008217804.tif 000009
【図８】
2008217804.tif 000010
【図９】
2008217804.tif 000011
【図１０】
2008217804.tif 000012
【図１１】
2008217804.tif 000013
【図１２】
2008217804.tif 000014
【図１３】
2008217804.tif 000015
【図１４】
2008217804.tif 000016
【図１５】
2008217804.tif 000017
【図１６】
2008217804.tif 000018
【図１７】
2008217804.tif 000019
【図１８】
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【図１９】
2008217804.tif 000021
【図２０】
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【図２１】
2008217804.tif 000023
【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
2008217804.tif 000026
【図２５】
2008217804.tif 000027