(57)【要約】【課題】  印刷システムに蓄積されたログを利用して、ユーザに様々な情報を提供することで、印刷システムを利用するユーザの利便性をより向上させる。【解決手段】  情報処理装置は、印刷装置において印刷されたファイルを示す識別情報を記憶する記憶手段にアクセス可能であり、前記記憶手段に記憶された識別情報に基づいて、ユーザによって指定されたファイルに関連するファイルを特定する。そして、特定されたファイルの情報を出力する。【選択図】  図１６
2008217349.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
印刷装置において印刷されたファイルを示す識別情報を記憶する記憶手段にアクセス可能な情報処理装置であって、
前記記憶手段に記憶された識別情報に基づいて、ユーザによって指定されたファイルに関連するファイルを特定する特定手段と、
前記特定手段によって特定されたファイルの情報を出力する出力手段と、
を有することを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記印刷装置において印刷された複数のファイルに関して、それぞれのファイルが印刷された日時の差が特定の時間より短い場合に、当該複数のファイルを関連付ける関連付け手段を更に有し、
前記特定手段は、前記関連付け手段によって関連付けられたファイルを特定することを特徴とする請求項１記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記識別情報は、前記印刷装置において印刷されたファイルのファイル名、及び当該ファイルの格納場所を含み、
前記ユーザによって指定されたファイルのファイル名及びファイルの格納場所と一致するファイル名及びファイルの格納場所を含んだ識別情報を、複数の識別情報の中から検索する検索手段を更に有し、
前記特定手段は、前記検索手段によって検索された識別情報に基づいて、ファイルを特定することを特徴とする請求項１又は２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記識別情報は、当該識別情報に対応するファイルが印刷された時間を含み、
前記特定手段は、前記検索手段で検索された識別情報に対応するファイルが印刷された時間と現在の時間とを比較し、その差分が特定の時間より小さかった場合、当該識別情報に対応するファイルを特定することを特徴とする請求項１乃至３の何れかに記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記識別情報は、当該識別情報に対応するファイルの印刷を指示したユーザを示す情報を含み、
前記特定手段は、前記検索手段で検索された識別情報に対応するファイルの印刷を指示したユーザが、当該ファイル以外に印刷を指示した他のファイルを特定することを特徴とする請求項１乃至３の何れかに記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記記憶手段は前記情報処理装置が備えることを特徴とする請求項１乃至５の何れかに記載の情報処理装置。
【請求項７】
印刷装置において印刷されたファイルを示す識別情報を記憶する記憶手段にアクセス可能な情報処理装置であって、
前記記憶手段に記憶された識別情報に基づいて、ユーザによって指定されたファイルを印刷した印刷装置を特定する特定手段と、
前記特定手段によって特定された印刷装置の情報を出力する出力手段と、
を有することを特徴とする情報処理装置。
【請求項８】
前記識別情報は、前記印刷装置において印刷されたファイルの種類を示す情報及び当該ファイルを印刷した印刷装置を示す情報を含み、
前記ユーザによって指定されたファイルの種類と一致するファイルの種類を含んだ識別情報を、複数の識別情報の中から検索する検索手段を更に有し、
前記特定手段は、前記検索手段によって検索された識別情報に含まれる印刷装置を示す情報を特定することを特徴とする請求項７に記載の情報処理装置。
【請求項９】
前記ファイルの種類は、グラフィックデータ又はテキストデータであることを特徴とする請求項７又は８に記載の情報処理装置。
【請求項１０】
印刷装置において印刷されたファイルを示す識別情報を記憶する記憶手段にアクセス可能な情報処理装置であって、
前記記憶手段に記憶された識別情報に基づいて、ユーザによって指定されたファイルを印刷した際の印刷レイアウトを特定する特定手段と、
前記特定手段によって特定された印刷レイアウトを出力する出力手段と、
を有することを特徴とする情報処理装置。
【請求項１１】
前記識別情報は、前記印刷装置において印刷されたファイルのファイル名、当該ファイルの格納場所、及び当該ファイルの印刷レイアウトを含み、
前記ユーザによって指定されたファイルのファイル名及びファイルの格納場所と一致するファイル名及びファイルの格納場所を含んだ識別情報を、複数の識別情報の中から検索する検索手段を更に有し、
前記特定手段は、前記検索手段によって検索された識別情報に含まれる印刷レイアウトを特定することを特徴とする請求項１０に記載の情報処理装置。
【請求項１２】
前記印刷レイアウトは、用紙サイズを示す情報、両面印刷の有無、ステイプル処理の有無のうちの少なくとも何れかを含むことを特徴とする請求項１０又は１１に記載の情報処理装置。
【請求項１３】
印刷装置において印刷されたファイルを示す識別情報を記憶する記憶手段にアクセス可能な情報処理装置であって、
ユーザによって指定されたファイルに含まれるキーワードを抽出する抽出手段と、
前記記憶手段に記憶された識別情報に基づいて、前記抽出手段によって抽出されたキーワードを含むファイルを特定する特定手段と、
前記特定手段によって特定されたファイルの情報を出力する出力手段と、
を有することを特徴とする情報処理装置。
【請求項１４】
前記出力手段は、ネットワーク上の外部装置に対して、前記特定手段により特定された情報を出力することを特徴とする請求項１乃至１３の何れかに記載の情報処理装置。
【請求項１５】
印刷装置において印刷されたファイルを示す識別情報を記憶する記憶手段にアクセス可能な情報処理装置の情報処理方法であって、
前記記憶手段に記憶された識別情報に基づいて、ユーザによって指定されたファイルに関連するファイルを特定する特定ステップと、
前記特定ステップによって特定されたファイルの情報を出力する出力ステップと、
を有することを特徴とする情報処理方法。
【請求項１６】
印刷装置において印刷されたファイルを示す識別情報を記憶する記憶手段にアクセス可能な情報処理装置の情報処理方法であって、
前記記憶手段に記憶された識別情報に基づいて、ユーザによって指定されたファイルを印刷した印刷装置を特定する特定ステップと、
前記特定ステップによって特定された印刷装置の情報を出力する出力ステップと、
を有することを特徴とする情報処理方法。
【請求項１７】
印刷装置において印刷されたファイルを示す識別情報を記憶する記憶手段にアクセス可能な情報処理装置の情報処理方法であって、
前記記憶手段に記憶された識別情報に基づいて、ユーザによって指定されたファイルを印刷した際の印刷レイアウトを特定する特定ステップと、
前記特定ステップによって特定された印刷レイアウトを出力する出力ステップと、
を有することを特徴とする情報処理方法。
【請求項１８】
印刷装置において印刷されたファイルを示す識別情報を記憶する記憶手段にアクセス可能な情報処理装置の情報処理方法であって、
ユーザによって指定されたファイルに含まれるキーワードを抽出する抽出ステップと、
前記記憶手段に記憶された識別情報に基づいて、前記抽出ステップによって抽出されたキーワードを含むファイルを特定する特定ステップと、
前記特定ステップによって特定されたファイルの情報を出力する出力ステップと、
を有することを特徴とする情報処理方法。
【請求項１９】
印刷装置において印刷されたファイルを示す識別情報を記憶する記憶手段にアクセス可能な情報処理装置に以下のステップを実行させるコンピュータプログラムであって、
前記記憶手段に記憶された識別情報に基づいて、ユーザによって指定されたファイルに関連するファイルを特定する特定ステップと、
前記特定ステップによって特定されたファイルの情報を出力する出力ステップと、
を有することを特徴とするコンピュータプログラム。
【請求項２０】
印刷装置において印刷されたファイルを示す識別情報を記憶する記憶手段にアクセス可能な情報処理装置に以下のステップを実行させるコンピュータプログラムであって、
前記記憶手段に記憶された識別情報に基づいて、ユーザによって指定されたファイルを印刷した印刷装置を特定する特定ステップと、
前記特定ステップによって特定された印刷装置の情報を出力する出力ステップと、
を有することを特徴とするコンピュータプログラム。
【請求項２１】
印刷装置において印刷されたファイルを示す識別情報を記憶する記憶手段にアクセス可能な情報処理装置に以下のステップを実行させるコンピュータプログラムであって、
前記記憶手段に記憶された識別情報に基づいて、ユーザによって指定されたファイルを印刷した際の印刷レイアウトを特定する特定ステップと、
前記特定ステップによって特定された印刷レイアウトを出力する出力ステップと、
を有することを特徴とするコンピュータプログラム。
【請求項２２】
印刷装置において印刷されたファイルを示す識別情報を記憶する記憶手段にアクセス可能な情報処理装置に以下のステップを実行させるコンピュータプログラムであって、
ユーザによって指定されたファイルに含まれるキーワードを抽出する抽出ステップと、
前記記憶手段に記憶された識別情報に基づいて、前記抽出ステップによって抽出されたキーワードを含むファイルを特定する特定ステップと、
前記特定ステップによって特定されたファイルの情報を出力する出力ステップと、
を有することを特徴とするコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、印刷システム適用される情報処理装置と、情報処理方法及びコンピュータプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年オフィスのネットワーク化が進み、パーソナルコンピュータや画像形成装置などのＯＡ機器がネットワークに接続された印刷システムが構築されており、用途に応じて画像形成装置が共有利用される環境が一般的になっている。
【０００３】
このような印刷システムに印刷ジョブが投入され印刷が実行されると、印刷結果に応じて様々なログが記録される。例えば印刷を実行したユーザ名や時刻、印刷データのファイル名など基本的な情報だけでなく、詳細な印刷設定情報なども記録されることが多い。記録されたログは、単純に利用履歴を確認するだけの利用にとどまらず、例えばログから印刷ジョブを再投入したり、課金のために利用されたりしている。
【０００４】
さらには、最近のセキュリティ意識の高まりから、印刷された画像を縮小圧縮してログとして記録しておき、もしも機密情報が流出するなどの事件が発生した時に追跡利用する方法などが実現されている（例えば特許文献１）。
【０００５】
または、環境に応じてユーザの利用方法に制限をもたせるためにログを利用している例もある（例えば特許文献２）。これは期間あたりのカラー印刷の枚数を制限するなどの目的に利用されている。
【特許文献１】特開２００４ー１１８２４３
【特許文献２】特開２００６−１５９５６５
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
従来の印刷システムにおけるログ利用は、追跡や機能制限など、主に印刷システムを管理する管理者側の利便性を向上させるものが多かった。しかし、印刷システムを利用して印刷処理を実行する利用者側の利便性を向上させるためにログを利用することは、上記従来技術では具体的には行われていなかった。
【０００７】
一般的な考え方として、多くのユーザが行なう行動は有益な場合が多く、また多くのユーザから真似される行動は有益である場合が多い。例えば、複数の印刷装置が存在するネットワークにおいて、特定の印刷装置に利用が偏っている場合には、その印刷装置は高機能な印刷装置であるなどの理由が考えられる。
【０００８】
印刷システムに蓄積されるログはユーザの行動履歴であり、詳細解析することで他のユーザがどのような文書をどのような意思を持って印刷しているのかといった傾向をつかむことが出来る。
【０００９】
そこで本発明の目的は、印刷システムに蓄積されたログを利用して、有益な情報をユーザに提供することで、印刷システムを利用するユーザの利便性をより向上させることである。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
上記目的を達成するために、本発明の情報処理装置は、印刷装置において印刷されたファイルを示す識別情報を記憶する記憶手段にアクセス可能な情報処理装置であって、前記記憶手段に記憶された識別情報に基づいて、ユーザによって指定されたファイルに関連するファイルを特定する特定手段と、前記特定手段によって特定されたファイルの情報を出力する出力手段とを有することを特徴とする。
【００１１】
また、上記目的を達成するために、本発明の情報処理装置は、印刷装置において印刷されたファイルを示す識別情報を記憶する記憶手段にアクセス可能な情報処理装置であって、前記記憶手段に記憶された識別情報に基づいて、ユーザによって指定されたファイルを印刷した印刷装置を特定する特定手段と、前記特定手段によって特定された印刷装置の情報を出力する出力手段とを有することを特徴とする。
【００１２】
また、上記目的を達成するために、本発明の情報処理装置は、印刷装置において印刷されたファイルを示す識別情報を記憶する記憶手段にアクセス可能な情報処理装置であって、前記記憶手段に記憶された識別情報に基づいて、ユーザによって指定されたファイルを印刷した際の印刷レイアウトを特定する特定手段と、前記特定手段によって特定された印刷レイアウトを出力する出力手段とを有することを特徴とする。
【００１３】
また、上記目的を達成するために、本発明の情報処理装置は、印刷装置において印刷されたファイルを示す識別情報を記憶する記憶手段にアクセス可能な情報処理装置であって、ユーザによって指定されたファイルに含まれるキーワードを抽出する抽出手段と、前記記憶手段に記憶された識別情報に基づいて、前記抽出手段によって抽出されたキーワードを含むファイルを特定する特定手段と、前記特定手段によって特定されたファイルの情報を出力する出力手段とを有することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１４】
本発明によれば、印刷システムに蓄積されたログを利用して、有益な情報をユーザに提供することで、印刷システムを利用するユーザの利便性をより向上させることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
以下、本発明の実施の形態について図面を参照しながら説明する。
【００１６】
図１は、本実施例における印刷システムの構成を示す図である。
【００１７】
プリントサーバ１０１、データストレージ１０２、クライアントＰＣ１０３、カラーＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ  Ｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）１０４及び白黒ＭＦＰ１０５がそれぞれ１つ以上存在している。これらは、ＬＡＮやＷＡＮ、又はインターネットや無線ネットワーク等によって通信可能に接続されている。
【００１８】
プリントサーバ１０１、データストレージ１０２、クライアントＰＣ１０３は、それぞれパーソナルコンピュータやワークステーション等の情報処理装置によって構成される。
【００１９】
プリントサーバ１０１は、クライアントＰＣやＭＦＰから印刷ジョブを受信し、その中の印刷情報を印刷装置に送信する機能を備えている。尚、印刷装置は、プリント機能を有している画像形成装置であればよい。つまり図１に図示した白黒ＭＦＰやカラーＭＦＰであってもよいし、不図示のＳＦＰ（Ｓｉｎｇｌｅ  Ｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）であってもよい。また、本実施例におけるプリントサーバ１０１は、データストレージ１０２に蓄積されたログを解析し、後述するお勧め情報を、クライアントＰＣやＭＦＰに通知する機能を備えている。
【００２０】
データストレージ１０２は、プリントサーバ１０１によって生成されたログを格納するための装置である。ログは、以前に印刷処理された印刷ジョブの情報を示しており、印刷対象となったファイルを示す識別情報の一例である。
【００２１】
クライアントＰＣ１０３は、印刷ジョブを生成し、プリントサーバ１０１に対して印刷処理の実行を指示する。また、プリントサーバ１０１内で管理されているデバイスやジョブの監視や制御を補佐する機能を備えている。
【００２２】
カラーＭＦＰ１０４及び白黒ＭＦＰ１０５は、スキャン、プリント、コピーなど様々な機能を有する画像形成装置である。カラーＭＦＰと白黒ＭＦＰとでスピードやコストなどが異なるため、ユーザは、通常、用途に応じてこれらの装置を使い分けている。
【００２３】
なお、ここで示した印刷システムの構成は、本発明の実施形態を説明するための一例に過ぎず、他にも様々な形態が考えられる。例えばデータストレージ１０２の機能をプリントサーバ１０１が含んでいてもよい。また、プリントサーバ１０１の機能をカラーＭＦＰ１０４やモノクロＭＦＰ１０５等の画像形成装置、又はクライアントＰＣが含んでいてもよい。また、本実施形態の説明では、プリントサーバ１０１を介して印刷ジョブが印刷装置に送信されるが、印刷ジョブは、クライアントＰＣから、直接印刷装置に送信されてもよい。この場合、プリントサーバ１０１は、データストレージ１０２に蓄積されたログを解析し、後述するお勧め情報を、クライアントＰＣやＭＦＰに通知する機能を備える専用サーバとなる。
【００２４】
図２は、ＭＦＰ１０４の断面図を示したものである。２００は、ＭＦＰである。２８０はＡＤＦ（オートドキュメントフィーダ）である。２０１は、原稿載置台としてのプラテンガラスである。２０２は、スキャナであり、走査用ミラー２０４や照明ランプ２０３等で構成される。スキャナが所定方向に往復走査されて反射光が走査用ミラー２０４〜２０６を介してレンズ２０７を透過し、イメージセンサ２０８内のＣＣＤセンサに結像する。
【００２５】
２０９は、レーザやポリゴンスキャナ等で構成された露光制御部で、イメージセンサ部２０８で電気信号に変換され、後述する所定の画像処理が行われた画像信号に基づいて変調されたレーザ光２１９を感光体ドラム２１１に照射する。感光体ドラム２１１の周りには、１次帯電器２１２、現像器２１３、転写帯電器２１６、前露光ランプ２１４、クリーニング装置２１５が装備されている。画像形成部２１０において、感光体ドラム２１１は不図示のモータにより、図に示す矢印の方向に回転しており、１次帯電器２１２により所望の電位に帯電された後、露光制御部２０９からのレーザ光２１９が照射され、静電潜像が形成される。感光体ドラム２１１上に形成された静電潜像は、現像器２１３により現像されて、トナー像として可視化される。
【００２６】
一方、右カセットデッキ２２１、左カセットデッキ２２２、上段カセット２２３あるいは下段カセット２２４からピックアップローラ２２５、２２６、２２７、２２８により記録紙は給紙される。給紙された記録紙は、給紙ローラ２２９、２３０、２３１、２３２により本体に送られ、レジストローラ２３３により転写ベルト２３４に給送され、可視化されたトナー像が転写帯電器２１６により記録紙に転写される。転写後の感光体ドラム２１１は、クリーナー装置２１５により残留トナーが清掃され、前露光ランプ２１４により残留電荷が消去される。転写後の記録紙は、分離帯電器２１７によって感光体ドラム２１１から分離され、転写ベルト２３４によって定着器２３５に送られる。定着器２３５では加圧、加熱により定着され、排出ローラ２３６により本体２００の機外に排出される。
【００２７】
本体２００には、例えば４０００枚の記録紙を収納し得るデッキ２５０が装備されている。デッキ２５０のリフタ２５１は、ピックアップローラ２５２に記録紙が常に当接するように記録紙の量に応じて上昇し、記録紙は給紙ローラ２５３によって本体に送られる。また、１００枚の記録紙を収容し得る、マルチ手差し２５４が装備されている。
【００２８】
さらに、図２において、２３７は排紙フラッパであり、搬送パス２３８側と排出パス２４３側の経路を切り替える。２４０は下搬送パスであり、排紙ローラ２３６から送り出された記録紙を、反転パス２３９を介し記録紙を裏返して再給紙パス２４１に導く。左カセットデッキ２２２から給紙ローラ２３０により給紙された記録紙も、再給紙パス２４１に導かれる。２４２は記録紙を画像形成部２１０に再給紙する再給紙ローラである。２４４は排紙フラッパ２３７の近傍に配置されて、この排紙フラッパ２３７により排出パス２４３側に切り替えられた記録紙を機外に排出する排出ローラである。
【００２９】
両面記録（両面複写）時には、排紙フラッパ２３７を上方に上げて、複写済みの記録紙を搬送パス２３８、反転パス２３９、下搬送パス２４０を介して再給紙パス２４１に導く。このとき、反転ローラ２４５によって記録紙の後端が搬送パス２３８から全て抜け出し、且つ、反転ローラ２４５に記録紙が噛んだ状態の位置まで反転パス２３９に引き込み、反転ローラ２４５を逆転させることによって搬送パス２４０に送り出す。本体から記録紙を反転して排出する時には、排紙フラッパ２３７を上方へ上げ、反転ローラ２４５によって記録紙の後端が搬送パス２３８に残った状態の位置まで反転パス２３９に引き込む。そして反転ローラ２４５を逆転させることによって、記録紙を裏返して排出ローラ２４４側に送り出す。
【００３０】
２９０は、本体２００から排出した記録紙を揃えて閉じる排紙処理装置であり、一枚毎に排出される記録紙を処理トレイ２９４に積載して揃える。一部の画像形成の排出が終了したら、記録紙束をステープルして排紙トレイ２９２、又は、２９３に束で排出する。排紙トレイ２９３は不図示のモータで上下に移動制御され、画像形成動作開始前に処理トレイ２９４の位置になるように移動し、以降排出された記録紙が積載されていくと紙面の高さが処理トレイ２９４の位置になるように移動する。さらに、排紙トレイ２９３に約２０００枚の記録紙が積載された時に検知するように、排紙トレイ２９３の下限を検知するトレイ下限センサ（不図示）が設けられている。２９１は、排出された記録紙の間に挿入する区切り紙を積載する用紙トレイで、２９５は、排出された記録紙をＺ折りにするＺ折り機である。また、２９６は、排出された記録紙一部をまとめてセンター折りしステープルを行なうことによって製本を行う製本機であり、製本された紙束は排出トレイ２９７に排出される。尚、図２の例では、画像形成のプロセスとして電子写真方式の場合を説明したが、インクジェット方式など、その他の画像形成プロセスを実行する画像形成装置であってもよい。
【００３１】
次に、図３を用いてＭＦＰの構成について説明する。
【００３２】
ＭＦＰは、自装置内部にジョブのデータを複数記憶可能なハードディスク等のメモリを備えている。スキャナから出力された画像データに対し該メモリを介してプリンタ部でプリント可能にするコピー機能を備えている。さらに、コンピュータ等の外部装置から出力された印刷データに対し、該メモリを介してプリント部でプリント可能にするプリント機能を備えている画像形成装置である。
【００３３】
ＭＦＰには、フルカラー機器とモノクロ機器があり、色処理や内部データなどを除いて、基本的な部分において、フルカラー機器がモノクロ機器の構成を包含することが多い。そのため、ここではフルカラー機器を主に説明し、必要に応じて随時モノクロ機器の説明を加えることとする。
【００３４】
また、本実施例における画像形成装置は、上記複合機能型だけでなく、プリント機能のみを備えた単一機能型の画像形成装置であってもよい。
【００３５】
図３に示すように、紙原稿などの画像を読み取り、読み取られた画像データを画像処理する入力画像処理部３０１を備えている。さらには、ファクシミリなどに代表される電話回線を利用した画像の送受信を行なうＦＡＸ部３０２も備えている。さらには、ネットワークを利用して画像データや装置情報をやりとりするＮＩＣ部３０３と、外部装置と画像データなどの情報交換を行なう専用インターフェース部３０４を備えている。さらには、リムーバブルメディアの一種であるＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ  Ｓｅｒｉａｌ  Ｂｕｓ）メモリに代表されるＵＳＢ機器と、画像データなどを送受するＵＳＢＩ／Ｆ部３０５とを備えている。
【００３６】
そして、ＭＦＰ制御部３０９は、ＭＦＰの用途に応じて画像データを一時保存したり、経路を決定したりといった交通整理の役割を担っている。
【００３７】
次に、文書管理部３１３は、複数の画像データを格納可能なハードディスク等のメモリである。例えば、画像形成装置が具備する制御部（例えばＭＦＰ制御部のＣＰＵなど）が主体となって、複数種類の画像データを、該ハードディスクに複数格納可能に制御する。例えば入力画像処理部３０１やＮＩＣ部３０３、専用Ｉ／Ｆ部３０４やＵＳＢ  Ｉ／Ｆ部３０５を介して入力された様々な画像データが格納される。文書管理部３１３は、ハードディスクを、ジョブの種類毎やユーザ毎に複数の記憶領域に分割して管理している。これら複数の記憶領域の一つ一つをボックスと呼ぶ。ボックスには、ユーザボックス、システムボックス、ファックスボックス等のように、格納されるジョブの種類ごとに、複数の領域が分けられている。また、ユーザボックスの中には、ボックス番号１番〜９９番までの番号が割り当てられ、ユーザ毎にアクセス権を設けて管理することができる。
【００３８】
そして該ハードディスクに格納された画像データを適宜読み出して、プリンタ部等の出力部３０８に転送して、該プリンタ部３０８によるプリント処理等の出力処理を実行可能に制御する。
【００３９】
又、オペレータからの指示により、ハードディスクから読み出した画像データを、コンピュータや他の画像形成装置等の外部装置に転送可能に制御する。
【００４０】
画像データを文書管理部３１３に記憶する際には、必要に応じて、画像データを圧縮して格納する。逆に、圧縮して格納された画像データを読み出す際には、元の画像データに伸張する。これらの圧縮・伸張処理は、圧縮伸張部３１２において行われる。また、データがネットワークを経由する際には、ＪＰＥＧ、ＪＢＩＧ、ＺＩＰなどの圧縮データを使用することがある。これらの圧縮データは、ＭＦＰに入った後、この圧縮伸張部３１２にて伸張される。
【００４１】
また、リソース管理部３１４には、フォント、カラープロファイル、ガンマテーブルなど共通に扱われる各種パラメータテーブルなどが格納されており、必要に応じて呼び出すことができる。さらには新しいパラメータテーブルを格納したり、修正して更新したりすることもできる。
【００４２】
次に、ＭＦＰ制御部３０９では、ＰＤＬデータが入力された場合には、ＲＩＰ部３０７でＲＩＰ（Ｒａｓｔｅｒ  Ｉｍａｇｅ  Ｐｒｏｃｅｓｓｏｒ）処理を施す。そしてプリントする画像に対して、必要に応じて出力画像処理部３０８でプリントのための画像処理を行なう。更に、その際に作られる画像データの中間データやプリントレディデータ（プリントのためのビットマップデータやそれを圧縮したデータ）を必要に応じて、文書管理部３１３で再度格納することもできる。
【００４３】
そして、画像形成を行なうプリンタ部３１０に送られる。プリンタ部でプリントアウトされたシートは後処理部３１１へ送り込まれ、シートの仕分け処理やシートの仕上げ処理が行われる。
【００４４】
ここで、ＭＦＰ制御部３０９は円滑にジョブを流す役割を担っており、ＭＦＰの使い方に応じて、以下のようにパス切り替えが行われている。但し、中間データとして画像データを必要に応じて格納することは一般に知られているが、ここでは文書管理部が始点、終点になる以外のアクセスは表記しない。また、必要に応じて利用される圧縮伸張部３１２と後処理部、あるいは、全体のコアとなるＭＦＰ制御部３０９などの処理は省略して、おおよそのフローがわかるように記載する。
Ａ）  複写機能                ：入力画像処理部→出力画像処理部→プリンタ部
Ｂ）  ＦＡＸ送信機能          ：入力画像処理部→ＦＡＸ部
Ｃ）  ＦＡＸ受信機能          ：ＦＡＸ部→出力画像処理部→プリンタ部
Ｄ）  ネットワークスキャン    ：入力画像処理部→ＮＩＣ部
Ｅ）  ネットワークプリント    ：ＮＩＣ部→ＲＩＰ部→出力画像処理部→プリンタ部
Ｆ）  外部装置へのスキャン    ：入力画像処理部→専用Ｉ／Ｆ部
Ｇ）  外部装置からのプリント  ：専用Ｉ／Ｆ部→出力画像処理部→プリンタ部
Ｈ）  外部メモリへのスキャン  ：入力画像処理部→ＵＳＢ  Ｉ／Ｆ部
Ｉ）  外部メモリからのプリント：ＵＳＢ  Ｉ／Ｆ部→ＲＩＰ部→出力画像処理部→プリンタ部
Ｊ）  ボックススキャン機能    ：入力画像処理部→出力画像処理部→文書管理部
Ｋ）  ボックスプリント機能    ：文書管理部→プリンタ部
Ｌ）  ボックス受信機能        ：ＮＩＣ部→ＲＩＰ部→出力画像処理部→文書管理部
Ｍ）  ボックス送信機能        ：文書管理部→ＮＩＣ部
Ｎ）  プレビュー機能          ：文書管理部→操作部
上記以外にも、Ｅ−ｍａｉｌサービスやＷｅｂサーバ機能を初めとして、様々な機能との組み合わせが考えられるが、これらの機能は本実施例と直接関係がないため、ここでは説明を割愛する。
【００４５】
上記、ボックススキャン、ボックスプリント、ボックス受信、あるいは、ボックス送信とは、文書管理部３１３を利用したデータの書き込みや読み出しを伴うＭＦＰの機能である。具体的には、ジョブ毎やユーザ毎に文書管理部内のボックスに、画像データ等のファイルを書き込んだり、読み出したり、印刷したりする機能である。
【００４６】
また、操作部３０６は、上記の様々なフローや機能を選択したり操作指示したりするためのものである。操作部３０６の表示装置の高解像度化に伴い、文書管理部にある画像データをプレビューし、確認後ＯＫならばプリントするといったこともできる。
【００４７】
図４は、本実施の形態に係る情報処理装置としてのプリントサーバ１０１、データストレージ１０２、クライアントＰＣ１０３の基本的な構成を示すブロック図である。
【００４８】
図４において、ＣＰＵ４０１は、ＲＡＭ４０２にロードされたプログラムに従って装置全体の制御及び演算処理を行う。ＲＡＭ４０２は、処理毎にそれぞれのプログラム及びデータがロードされて実行される領域である。ＲＯＭ４０３は、システム制御プログラムや、フォントデータなどの記憶領域である。ＫＢＣ４０４はキーボード制御部で、キーボード４０５（ＫＢ）からのキー入力によりデータを受け取りＣＰＵ４０１へ伝達する。ＰＲＴＣ４０６はプリンタ制御部で、プリンタ装置４０７（ＰＲＴ）を制御している。このプリンタ装置４０７は、ＭＦＰ、レーザビームプリンタ、インクジェットプリンタ等のいずれでも良い。ディスプレイ制御部４０８は、表示部４０９への表示制御を行う。ＤＫＣ４１０はディスク制御部で、データ伝送などの制御を行う。４１１は、ＦＤ（フロッピィディスク）或はＨＤ（ハードディスク）或はＣＤ（ＣＤＲＯＭ）或はＤＶＤ（ＤＶＤＲＯＭ）等の外部記憶装置である。この外部記憶装置４１１は、プログラム及びデータを記憶しておき、そのプログラムの実行時、必要に応じて参照又はＲＡＭ４０２へプログラムをロードする。システムバス４１２は、上述の構成要素間におけるデータ転送の通路となるべきものである。
【００４９】
この情報処理装置は、基本Ｉ／Ｏ（入出力）プログラム、ＯＳ（オペレーティングシステム）を、ＣＰＵ４０１が実行することにより動作する。また、プリントサーバ１０１又はクライアントＰＣ１０３の外部記憶装置４１１やＲＯＭ４０３には、後述する処理フローを示すプログラムが記憶されており、ＣＰＵ４０１が実行することにより動作する。
【００５０】
基本Ｉ／ＯプログラムはＲＯＭ４０３に記憶されており、ＯＳはＨＤ４１１に書き込まれている。そして、このユーザ端末２０２の電源がオンされると、基本Ｉ／Ｏプログラム中のＩＰＬ（イニシャルプログラムローディング）機能によりＨＤ４１１からＯＳがＲＡＭ４０２に読み込まれてＯＳの動作が開始される。
【００５１】
次に図５を用いて、クライアントＰＣから送信された印刷ジョブが、プリンタサーバを介して印刷装置によって処理されるまでの流れを説明する。
【００５２】
ステップＳ５０１において、クライアントＰＣは、印刷対象となるファイルを開く。クライアントＰＣにおいて、ファイルは、クライアントＰＣ上で動作する所定のアプリケーションソフトを用いて開かれる。ファイルの例として、ドキュメントファイルや、画像ファイル、ＰＤＦファイル等が考えられるがこれ以外であってもよい。
【００５３】
次に、ステップＳ５０２において、クライアントＰＣは、ユーザからの指示に応じてプリンタドライバを実行する。ステップＳ５０２においてプリンタドライバが実行されると、クライアントＰＣの表示部４０９には、図６に示す画面が表示される。
【００５４】
図６は、プリンタドライバの操作画面の一例である。
【００５５】
プリンタドライバの設定画面６００は、作業者がＭＦＰ等の印刷装置に印刷データを送信する場合に、一般的に印刷アプリケーションの印刷メニューを選択することにより表示される画面である。
【００５６】
この設定画面の「プリンタ名」プルダウンリストボックス６０１により、使用する印刷装置が選択できる。印刷装置を選択すると、その下の「状態６０２」に印刷装置の状態が、「種類６０３」にプリンタドライバの種類が、「場所７０３」に印刷装置の設置場所情報が表示される。また、「コメント６０５」に、その印刷装置の管理者からのコメント情報が表示される。印刷データを印刷装置において印刷せずにファイルに出力したい場合は、「ファイルへ出力」チェックボックス６０６を選択する。「印刷範囲６０７」では、「全て」「現在のページ」「選択したページ」「ページ指定」のいずれかをラジオボタンで選択することにより、印刷したいページを指定できる。「ページ指定」を選択した場合は、エディットボックスに印刷したいページ番号を入力する。さらに「印刷対象」プルダウンリストボックス６０８により、印刷対象となる文書の属性を選択できる。また、「印刷指定」プルダウンリストボックス６０９により、全てのページを印刷するのか、奇数あるいは偶数ページだけを印刷するのかを指定できる。「印刷部数６１０」では、「部数」スピンボックスに印刷したい部数を入力する。複数部数をページ単位ではなく部単位で印刷する場合は、「部単位で印刷」チェックボックスを選択状態にする。「拡大／縮小６１１」では、「１枚あたりのページ数」プルダウンリストボックスにより、Ｎ−ｕｐ印刷（印刷面に複数ページをレイアウトする印刷）を指定できる。「用紙サイズの指定」プルダウンリストボックスにより、原稿サイズに対する用紙サイズを選択できる。
【００５７】
ステップＳ５０３において、プリンタドライバは、印刷ジョブの送信先となる印刷装置を選択する。具体的には、ユーザが図６のプリンタ名プルダウンリストボックス６０１の中から、所望の印刷装置を選択する。ユーザに選択された印刷装置を、プリンタドライバは、印刷ジョブの送信先の印刷装置として選択する。
【００５８】
次に、Ｓ５０４において、プリンタドライバは、印刷対象となっているファイルの印刷設定を決定する。具体的には、ユーザが図６のプロパティボタン６１２を押下すると、プリンタドライバは、印刷設定画面である図７をクライアントＰＣに表示させる。ユーザは、図７の印刷設定画面から、所望の印刷レイアウトを選択できる。印刷レイアウトとは、出力用紙サイズや印刷の向き、カラーかモノクロか、両面印刷か片面印刷か、ステイプル処理等の後処理を実行するか否か等の設定のことを言う。ユーザが図７の画面から印刷レイアウトを選択し、ＯＫボタン７１６を押下すると、プリンタドライバは、ユーザに選択された設定を印刷レイアウトとして決定する。以下、図７の印刷設定画面における各設定項目を説明する。
【００５９】
「お気に入り」プルダウンリストボックス７０１では、予め決められたページ設定モードの中から最適なページ設定を選択する。その左に位置する２つのボタンにより、お気に入りの選択項目を追加したり編集したりすることができる。また、「設定確認」ボタン７０２を押下することにより、印刷設定画面で設定した内容を一覧表示することができ、印刷設定画面で設定した内容は、その上に表示されているページイメージ７０３に反映される。「出力方法」プルダウンリストボックス７０４では、出力方法を選択する。ＭＦＰ等の印刷装置に通常印刷あるいはセキュア印刷をするのか、印刷装置のハードディスクに保存するのか、印刷装置で編集とプレビューを実行するのかといったような出力方法を指定する。「原稿サイズ」「出力用紙サイズ」プルダウンリストボックス７０５では、印刷対象となる原稿サイズと印刷装置の出力用紙サイズを選択する。「部数」スピンボックス７０６では、印刷したい部数を入力し、「印刷の向き」ラジオボタン７０７では、「縦」「横」といったようなプリントデバイスの出力用紙の向きを選択する。「ページレイアウト」プルダウンリストボックス７０８では、Ｎ−ｕｐ印刷を指定し、「倍率を指定する」チェックボックス７０９を選択状態にした場合は、「倍率」スピンボックス７１０に拡大／縮小の倍率を％単位で入力する。「スタンプ」チェックボックス７１１を選択状態にした場合は、プルダウンリストボックスで予め決められたスタンプの種類を選択する。「スタンプ編集」ボタン７１２を押下することにより、スタンプの種類を追加したり編集したりすることができる。「ユーザ定義用紙」ボタン７１３を押下することにより、ユーザ定義用紙を定義したり、「ページオプション」ボタン７１４を押下することにより、さらに詳細なページオプションを設定したりすることができる。また、「標準に戻す」ボタン７１５を押下することにより、これらの設定をデフォルトに戻すことができる。ユーザがプリンタドライバの印刷設定画面の設定を終了したならば、「ＯＫ」ボタン８１６を押下することにより、これらの印刷属性を実際の印刷に反映することができる。印刷設定画面の設定を止める場合は、「キャンセル」ボタン８１７を押下すればよい。「ヘルプ」ボタン８１８は、印刷設定画面のヘルプ画面を表示するものである。
【００６０】
印刷装置の選択及び印刷レイアウトの決定が終わり、図６の画面のＯＫボタン６１３が押下されると、ステップＳ５０５において、クライアントＰＣは、プリントサーバに対して印刷ジョブを送信する。
【００６１】
ステップＳ５０６において、プリントサーバは、クライアントＰＣから送信された印刷ジョブを受信し、スプーラ上にスプールする。
【００６２】
ステップＳ５０７において、プリントサーバは、印刷ジョブを参照し、指定された印刷装置を特定する。そして、特定された印刷装置に対して、現在の状況を問合せる。その結果、ジョブの投入が可能であれば印刷ジョブを印刷装置に対して送信する。一方、何らかの事情により印刷ジョブの投入が不可能であれば、スプール状態を継続する。
【００６３】
ステップＳ５０８において、印刷装置は、プリントサーバから送信された印刷ジョブを受信する。
【００６４】
ステップＳ５０９において、印刷装置は、受信した印刷ジョブを、印刷の順番が来るまでの間、印刷装置のスプーラ上にスプールする。
【００６５】
印刷の順番が来ると、ステップＳ５１０において、印刷ジョブを実行し、ステップＳ５１１では、印刷結果をプリントサーバに通知する。
【００６６】
ステップＳ５１２において、プリントサーバは、印刷装置から送信された印刷結果を受信する。
【００６７】
印刷結果を受信すると、ステップＳ５１３において、プリントサーバは、ログ生成処理を実行する。ログ生成処理については後述する。
【００６８】
その後、ステップＳ５１４において、プリントサーバは、印刷装置から受信した印刷結果をクライアントＰＣに通知する。
【００６９】
ステップＳ５１５において、クライアントＰＣが印刷結果をプリントサーバから受信し、一連の処理が終了する。
【００７０】
次に図８を用いて、ＭＦＰのボックスに保存されているファイルを印刷処理する際の流れを説明する。
【００７１】
ステップＳ８０１において、ＭＦＰは、ユーザからのログインを受け付ける。続いて、ステップＳ８０２において、ＭＦＰは、ＭＦＰのボックスに保存されているファイルの中から、印刷対象となるファイルを選択する。具体的には、図９及び図１０の画面を介してユーザに入力された内容に応じて、ファイルを選択する。
【００７２】
図９は、ＭＦＰの操作部にあるタッチパネル上に表示されるボックス選択画面（９００）の例である。９０１はボックス番号を示している。９０２は、ＭＦＰのハードディスク内で、ボックスの領域として割り当てられている領域の空き容量を示している。図９の画面において、ユーザが何れかのボックス番号を選択すると、図１０の画面が表示される。図１０は、図９で選択されたボックスに格納されるファイルを示す画面である。尚、ボックスはＭＦＰに搭載されたハードディスク上に存在する場合もあれば、ネットワークで接続されたストレージ装置またはネットワークで接続された別のＭＦＰに搭載されたハードディスク上に存在する場合もある。その場合、図９や図１０では、他のＭＦＰのボックスに関する画面が表示される。
【００７３】
図１０の１００１は、ボックス内に格納されているファイルの一覧を示している。ユーザは、矢印キー１００２を操作するか、タッチパネル上で所望の文書名をタッチすることで、ファイルの選択を行う。プリントボタン１００３は文書一覧１００１で選択されたファイルの印刷を行なうためのボタンである。移動／複製ボタン１００４は文書一覧１１０１で選択されたファイルを移動または複製を行なうためのボタンである。詳細情報ボタン１００５は文書一覧１００１で選択された文書の詳細情報を表示するためのボタンである。原稿読み込みボタン１００６はスキャナ装置２０２を用いて紙原稿をスキャンし、その結果得られるデータをボックスに保存するためのボタンである。消去ボタン１００７は文書一覧１００１で選択された文書の消去を行なうためのボタンである。送信ボタン１００８は文書一覧１００１で選択された文書を電子メールなどの手段を用いて送信するためのボタンである。編集メニューボタン１００９は文書一覧１００１で選択された文書の書す愛属性を編集するためのボタンである。閉じるボタン１０１０はボックス操作を終了するためのボタンである。
【００７４】
図９及び図１０の画面を介して、ユーザによって印刷対象となるファイルが選択され、更に、ユーザに印刷設定等が入力されると、ステップＳ８０４へと進む。
【００７５】
ステップＳ８０４では、ＭＦＰは、ユーザによってプリントボタン１００３が押下されるのに応じて、プリンタ部３１０に印刷データを送信する。
【００７６】
プリンタ部３１０において印刷処理が完了すると、ステップＳ９０５において、ＭＦＰは、印刷結果をプリントサーバ１０１に通知する。
【００７７】
ステップＳ８０６において、プリントサーバは、ＭＦＰから受信した印刷結果に基づいて、ログ生成処理を実行する。ログ生成処理については後述する。
【００７８】
ステップＳ８０７において、ＭＦＰは、印刷結果をタッチパネル上に表示し、一連の処理を終了する。
【００７９】
次に、プリントサーバ１０１によって生成される印刷ジョブのログについて説明する。本実施例のプリントサーバ１０１は、印刷装置において印刷処理が完了すると、その印刷ジョブに関するログを生成し、生成したログをデータストレージ１０２に送信し、管理する。
【００８０】
図１１は、プリントサーバ１０１によって生成されたログのフォーマットの一例である。
【００８１】
図１１に示すように、プリントサーバによって生成されるログ１１００は、図１１の１１０１〜１１１１に示すように１１個の項目を含んでいる。
【００８２】
これらの項目は、大きく分けて、以下の二つの項目に分けられる。一つは、クライアントＰＣ又はＭＦＰのような、印刷処理を依頼する装置から取得する項目である。もう一つは、プリントサーバにおいて生成する項目である。
【００８３】
印刷処理を依頼する装置から取得する項目として、ユーザＩＤ１１０３、格納場所１１０５、ファイル名１１０６、ファイルの種類１１０７、出力先プリンタ１１０８、レイアウト１１０９がある。一方、プリントサーバが生成する項目として、ジョブＩＤ１１０１、ジョブ投入日時１１０２、機密レベル１１０４、キーワード１１１０、関連ジョブＩＤ１１１１がある。
【００８４】
ユーザＩＤ１１０３は、印刷処理を依頼したユーザを識別するための識別情報である。例えばクライアントＰＣからユーザが印刷処理を依頼した場合には、クライアントＰＣにログインする際に入力するユーザＩＤである。また、ＭＦＰからユーザが印刷処理を依頼した場合には、ＭＦＰにログインする際に入力するユーザＩＤである。ユーザＩＤは、ユーザを識別することができれば、番号や文字列など、どのような形式であっても構わない。
【００８５】
格納場所１１０５は、印刷対象となったファイルが格納されていた場所を示す情報である。例えば、印刷対象となったファイルが、クライアントＰＣ内の所定の記憶領域に格納されている場合には、その記憶領域へのパス情報が該当する。例えば、インターネット上のＷｅｂページを印刷対象とした場合には、そのＷｅｂページのＵＲＬが該当する。ファイル名１１０６は、印刷対象となったファイルにつけられているファイル名である。ファイルの種類１１０７は、印刷対象となったファイルのフォーマットである。プリントサーバは、例えば、ファイル名の拡張子から、ファイルの種類を特定することができる。ファイルの種類は、例えば、ワープロデータ、グラフィックデータ、テキストデータ等がある。出力先プリンタ１１０８は、印刷処理を実行する印刷装置を識別するための識別情報である。出力先プリンタは、印刷装置を識別することができれば、装置名やＩＰアドレス、ＭＡＣアドレスなど、どのような形式であっても構わない。レイアウト１１０９は、ユーザによって指定された印刷設定の内容である。例えば、用紙サイズや両面印刷の有無、ステイプル処理の有無等の情報が含まれる。
【００８６】
ジョブＩＤ１１０１は、印刷処理が実行された印刷ジョブのＩＤであり、プリントサーバがログを一意に特定できるように、ユニークなＩＤが割り当てられる。ジョブ投入日時１１０２は、印刷ジョブがクライアントＰＣからプリントサーバに投入された日時である。又はＭＦＰのボックスに格納されたファイルが印刷処理された場合には、印刷処理の終了通知をプリントサーバが受信した日時である。プリントサーバは、自身が備える時計装置（不図示）から、日時情報を取得する。機密レベル１１０４は、印刷対象となったファイルの機密のレベルを示す情報である。ファイルの機密レベルは、予め定められた所定のルールに従って決められる。例えば、印刷対象となったファイルが、インターネット上のＷｅｂページなど、誰にでもアクセス可能な場所に格納されているファイルは、機密レベルを低くする。逆にクライアントＰＣのローカル内に格納されたファイルは、機密レベルを高くするなどである。又、例えばファイルの種類に応じて機密レベルを決定してもよい。又、例えば、ユーザＩＤに応じて機密レベルを決定してもよい。又、ファイルへのアクセス権限が付与されている場合には機密レベルを高くするなどである。キーワード１１１０は、プリントサーバにおいて、印刷対象となったファイルから抽出されたキーワードである。キーワードを抽出する処理は後述する。関連ジョブＩＤ１１１１は、複数のファイルが連続して印刷対象となった場合に、これらのファイルを関連するジョブとして識別できるようにするための情報である。具体的には、関連ジョブＩＤには、ＰｒｅｖとＮｅｘｔというフィールドが存在する。連続して実行されたジョブは時系列順に数珠状に連なって記録されるためこれらフィールドが利用される。例えばＡ、Ｂ、Ｃという３つのファイルが連続して実行された場合、ファイルＡの印刷ジョブのログの関連ジョブＩＤのＮｅｘｔフィールドにはファイルＢの印刷ジョブＩＤが記録され、Ｐｒｅｖフィールドは空になる。ファイルＢの印刷ジョブのログの関連ジョブＩＤのＮｅｘｔフィールドには、ファイルＣの印刷ジョブのジョブＩＤが記録される。そして、ＰｒｅｖフィールドにはファイルＡの印刷ジョブのジョブＩＤが記録される。ファイルＣの印刷ジョブのログの関連ジョブＩＤのＮｅｘｔフィールドは空になり、ＰｒｅｖフィールドにはファイルＢの印刷ジョブのジョブＩＤが記録される。これらの関連ジョブに関する具体的な例は図１２で示す。
【００８７】
尚、図１１に示したログのフォーマットは一例であり、これ以外の項目がログとして記録されていてもよい。
【００８８】
次に図１２を用いて、連続して実行された３つの印刷ジョブのログの具体例について説明する。
【００８９】
１２０１は連続して実行されたジョブのうち、最初に実行されたジョブのログである。関連ジョブＩＤのＰｒｅｖフィールドは、該ジョブが、連続して実行されたジョブの先頭のジョブであるため「なし」と記録される。Ｎｅｘｔフィールドには該ジョブの次に実行されたジョブ１２０２のＩＤである「１００００５２」が記録される。同様にして、１２０２に示されるログは連続して実行されたジョブのうち２番目に実行されたジョブのログである。関連ジョブＩＤのＰｒｅｖフィールドには該ジョブの前に実行されたジョブ１２０１のジョブＩＤ「１００００２３」が記録される。また、Ｎｅｘｔフィールドには、該ジョブの次に実行されたジョブ１２０３のジョブＩＤである「１００００６８」が記録される。最後に実行されたジョブ１２０３の関連ジョブＩＤのＰｒｅｖフィールドには、該ジョブの前に実行されたジョブ１２０２のジョブＩＤ「１００００５２」が記録される。また、Ｎｅｘｔフィールドには該ジョブが最後に実行されたジョブであるため「なし」が記録される。
【００９０】
図１３を用いて、プリントサーバにおいて実行されるログ生成処理について説明する。図１３の各ステップは、プリントサーバのＨＤやＲＯＭに格納されたプログラムをＣＰＵが実行することによって処理される。
【００９１】
ステップＳ１３０１において、ＣＰＵ４０１は、図１１で示されるフォーマットのログのレコードを新規に作成して登録を行う。このとき作成したレコードのポインタを変数「ｎｅｗＬｏｇ」に保持する。
【００９２】
続いて、ステップＳ１３０２において、ＣＰＵは、ｎｅｗＬｏｇの「ジョブＩＤ、投入日時、ユーザ名、機密レベル、格納場所、ファイル名、ファイルの種類、プリンタ、レイアウト」の各項目に、それぞれの情報を記録する。ユーザ名、格納場所、ファイル名、ファイルの種類、プリンタ、レイアウトの各項目は、クライアントＰＣから受信した印刷ジョブに含まれる情報に基づいて記録する。又は、ＭＦＰから送られた印刷終了通知に含まれる情報に基づいて記録する。ジョブＩＤ、投入日時、機密レベルの各項目は、印刷ジョブや印刷終了通知には含まれていないため、プリントサーバにおいて生成した値を記録する。
【００９３】
続いて、サブルーチンであるステップＳ１３０３では、印刷対象となったファイルから、キーワードを抽出する。キーワードを抽出する処理は、図１４のフローに従って、ＣＰＵで処理される。図１４のフローについては後述する。
【００９４】
ステップＳ１３０４において、ＣＰＵは、ステップＳ１３０３で抽出されたキーワードをｎｅｗＬｏｇのキーワード欄に記録する。
【００９５】
ステップＳ１３０５以降の処理は、ログの中の関連ジョブＩＤの項目を記録するための処理である。まず、ステップＳ１３０５において、ＣＰＵは、データストレージ１０２に記録されているログ群の中から、ｎｅｗＬｏｇのユーザＩＤと同一のユーザＩＤのログを検索する。検索の結果、同一のユーザＩＤのログが見つかった場合は、見つかったログのポインタを変数ｏｌｄＬｏｇに保持する。ここで、ｎｅｗＬｏｇのユーザＩＤと同一のユーザＩＤのログが複数見つかった場合には、その中で、ジョブの投入日時が最も新しいログを特定し、そのログのポイントを変数ｏｌｄＬｏｇに保持する。そして、ステップＳ１３０６へと進む。ステップＳ１３０６では、ｏｌｄＬｏｇの投入日時の項目の値を取得する。ステップＳ１３０５における検索の結果、同一のユーザＩＤのログが見つからなかった場合には、処理を終了する。
【００９６】
ステップＳ１３０７において、ＣＰＵは、ｏｌｄＬｏｇの投入日時からｎｅｗＬｏｇの投入時刻までの経過時間を計算する。
【００９７】
ステップＳ１３０８において、ＣＰＵは、ステップＳ１３０７において計算した経過時間が、プリントサーバに予め設定されている閾値よりも小さいかどうかの判定を行う。尚、この閾値については変更が可能であり、システム管理者などによって値を変更しても良い。
【００９８】
ステップＳ１３０８における判定の結果がＮｏ（経過時間が閾値よりも大きい）だった場合は、ステップＳ１３０５へ戻り、ｎｅｗＬｏｇのユーザＩＤと同一のユーザＩＤのログを再度、検索する。
【００９９】
ステップＳ１３０８における判定の結果がＹｅｓ（経過時間が閾値よりも小さい）だった場合は、ステップＳ１３０９に進む。ステップＳ１３０９において、ＣＰＵは、ｏｌｄＬｏｇの関連ジョブＩＤのＮｅｘｔフィールドに、ｎｅｗＬｏｇのジョブＩＤを記録する。
【０１００】
そして、ステップＳ１３１０において、ＣＰＵは、ｎｅｗＬｏｇの関連ジョブＩＤのＰｒｅｖフィールドに、ｏｌｄＪｏｂのジョブＩＤを記録する。
【０１０１】
ステップＳ１３１０の処理が終了すると、再びステップＳ１３０５へ戻るが、同一ユーザのログはもうないため、処理が終了される。
【０１０２】
以上の処理によって、プリントサーバにおいて印刷ジョブのログが生成され、プリントサーバは、生成されたログをデータストレージ１０２に格納する。
【０１０３】
尚、図１３の例では、連続して投入されたジョブであるかどうかを判定するための条件として、ジョブの投入間隔が閾値以下であるという条件を用いたが、これは一例に過ぎない。例えばクライアントＰＣやＭＦＰへのログインが維持されたままの状態で投入された複数のジョブは、連続投入されたジョブとして判定するなど、他に様々な実施形態が考えられる。
【０１０４】
次に、図１４を用いて、印刷対象となったファイルから、キーワードを抽出する処理について説明する。図１４に示すフローは、プリントサーバ１０１のＣＰＵによって実行される。
【０１０５】
ステップＳ１４０１において、ＣＰＵは、印刷データの解析を行う。ステップＳ１４０２において、ＣＰＵは、解析結果から、印刷データが画像のみのデータであるか否かを判定する。画像のみのデータであると判定された場合には、ステップＳ１４０３へと進む。ステップＳ１４０３において、ＣＰＵは、その印刷データに対してＯＣＲ処理を実行し、画像データから文字列情報の抽出を行う。ステップＳ１４０２の判定に置いて画像のみのデータであると判定されなかった場合、及びステップＳ１４０３の処理が終了すると、ステップＳ１４０４へと進む。ステップＳ１４０４において、ＣＰＵは、抽出された文字列情報から、キーワードの抽出を行う。具体的には、ＣＰＵは、予めプリントサーバの外部記憶装置４１１に記憶されているキーワードデータと、抽出された文字列情報とを照合する。即ち、抽出された文字列情報の中に、予め記憶されているキーワードデータがどれだけ含まれているかを抽出する。ステップＳ１４０４の処理が終了すると、図１４のフローは終了する。尚、プリントサーバに記憶しておくキーワードデータは、予め、管理者等によってプリントサーバに入力されたものであってもよいし、その他の方法でプリントサーバに入力されたものであってもよい。
【０１０６】
次に図１５を用いて、ユーザにおすすめ情報を通知するフローについて説明する。なおこのフローはユーザがクライアントＰＣ上のプリンタドライバまたはＭＦＰ上のタッチパネルを操作するフローおよびプリントサーバで実行されるフローによって成り立っている。
【０１０７】
ステップＳ１５０１において、クライアントＰＣを操作するユーザは、印刷対象とするドキュメントを特定してプリンタドライバを起動する。このとき、クライアントＰＣの画面には、図７に示すプリンタドライバの画面が表示される。また、ステップＳ１５０１において、ＭＦＰを操作するユーザは、ＭＦＰの操作部を操作して図１０に示す画面から、所望のボックス番号を指定する。その後、図１１に示す画面から、所望のドキュメントを選択する。
【０１０８】
所望のドキュメントが選択されると、クライアントＰＣ又はＭＦＰは、プリントサーバ１０１に、リファレンス情報とユーザ情報を送信する。ここで、リファレンス情報とは、選択された印刷データの格納場所、ファイル名、ファイルの種類を含む情報である。また、ユーザ情報とは、ユーザＩＤ及びそのユーザの機密レベルを含む情報である。尚、これらの情報を送信するタイミングは、図７又は図１１において、不図示の「おすすめ情報取得」ボタンが押下された時としてもよい。このボタンが押下されない限り送信を行わないようにすれば、おすすめ情報を取得するか否かをユーザが選択できるようになる。
【０１０９】
ステップ１５０２〜１５０５の処理は、プリントサーバ１０１において実行される。
【０１１０】
ステップＳ１５０２では、関連文書を検索する処理が実行される。これは、ステップＳ１５０１において送信されたファイルと同一のファイルが過去に印刷されていた場合に、そのファイルと共にどのようなファイルが印刷されていたかを検索する処理である。ステップＳ１５０２において実行される処理については図１６を用いて後述する。尚、この処理によって得られるお勧め情報は、次のような場面において、印刷処理を行うユーザにとって有益な情報となる。例えば、ある会議で利用する資料が指定されている場合に、出席者は必要資料をあらかじめ印刷して会議に出席する。もしログからこれら資料の組み合わせを判定することが出来れば、同一会議に出席する別ユーザが資料を印刷する時におすすめ情報として文書の組み合わせを表示することが出来る。また、例えば、ある新技術が発表された時の第１のＷｅｂページを印刷した時に同時に関連技術について紹介された第２のＷｅｂページも印刷した場合にはそのログがのこる。このログを元に、別のユーザが第１のＷｅｂページを印刷した場合に関連技術の第２のＷｅｂページをおすすめ情報として通知してくれれば、関連技術の情報まで得ることが出来る。
【０１１１】
ステップＳ１５０３では、お勧めプリンタを検索する処理を行う。これは、ステップＳ１５０１において送信されたファイルと同一のファイルが過去に印刷されていた場合に、そのファイルがどのプリンタでプリントされたのかを検索する処理である。ステップＳ１５０３において実行される処理については図１７を用いて後述する。尚、この処理によって得られるお勧め情報は、次のような理由で、印刷処理を行うユーザにとって有益な情報となる。例えば高画質データには高画質カラー機、特殊な後処理が必要なデータには後処理装置が充実した画像形成装置、ページ数が多いデータは高速動作可能な画像形成装置を選択することが必要である。もし、ログから、印刷を行なう文書をどの画像形成装置で印刷すべきかという情報をおすすめ情報としてユーザに通知することが出来れば、ユーザは画像形成装置の選択に迷わなくなる。
【０１１２】
ステップＳ１５０４では、お勧めレイアウトを検索する処理を行う。これは、ステップＳ１５０１において送信されたファイルと同一のファイルが過去に印刷されていた場合に、そのファイルがどのようなレイアウトでプリントされたのかを検索する処理である。ステップＳ１５０４において実行される処理については図１８を用いて後述する。尚、この処理によって得られるお勧め情報は、次のような理由で、印刷処理を行うユーザにとって有益な情報となる。印刷レイアウトを意識して作られている文書が存在する。例えば製本レイアウトで印刷されることを前提にした文書や、割付印刷されることを前提にした文書である。もし、ログから、印刷を行なう文書をどのようなレイアウトで印刷すべきかという情報をおすすめ情報としてユーザに通知することが出来れば、ユーザは印刷レイアウトの設定に迷わなくなる。
【０１１３】
ステップＳ１５０５では、プリントサーバは、ステップＳ１５０２〜１５０４の検索処理の結果を、クライアントＰＣ又はＭＦＰへ通知する。
【０１１４】
ステップＳ１５０６において、クライアントＰＣ又はＭＦＰは、プリントサーバから受信した結果通知を、画面に表示する。
【０１１５】
図２０は、ステップＳ１５０６においてクライアントＰＣに表示されたプリンタドライバの画面の例である。図７に示した画面と比較して、２００１のおすすめ情報が追加されている。ユーザが、「詳細を見る」ボタン２００２を押下すると、図２１の画面が表示される。図２１は、おすすめ情報の詳細画面である。図２１の表示画面は、Ｓ１５０２の処理に対応する関連文書、Ｓ１５０３の処理に対応するお勧めプリンタ、Ｓ１５０４の処理に対応するお勧めレイアウトの３つに関して、表示されている。それぞれ、詳細を見るボタン２１０４、２１０６、２１０８を押下すると、関連文書、お勧めプリンタ、お勧めレイアウトの詳細を見ることができる。また、一緒に印刷ボタン２１０５を押下すると、ステップＳ１５０２の処理で検索された関連文書を、現在選択中の文書と併せて印刷指示することができる。また、選択プリンタを変更ボタン２１０７を押下すると、図７の７０１の出力先プリンタが、ステップＳ１５０３の処理で検索されたプリンタに変更される。また、レイアウトを変更ボタン２１０９を押下すると、図８において設定した印刷レイアウトが、ステップＳ１５０４において検索されたレイアウトに変更される。
【０１１６】
図２２は、ステップＳ１５０６においてＭＦＰの表示部に表示された印刷設定画面の例である。図１０に示した画面と比較して、２２０１の「お勧め情報を見る」ボタンが追加されている。ユーザが、「おすすめ情報を見る」ボタン２２０１を押下すると、図２３の画面が表示される。図２３は、おすすめ情報の詳細画面である。図２３の表示画面は、Ｓ１５０２の処理に対応する関連文書、Ｓ１５０３の処理に対応するお勧めプリンタ、Ｓ１５０４の処理に対応するお勧めレイアウトの３つに関して、表示されている。それぞれ、詳細を見るボタン２３０４、２３０６、２３０８を押下すると、関連文書、お勧めプリンタ、お勧めレイアウトの詳細を見ることができる。また、一緒に印刷ボタン２３０５を押下すると、ステップＳ１５０２の処理で検索された関連文書を、現在選択中の文書と併せて印刷指示することができる。また、選択プリンタを変更ボタン２３０７を押下すると、出力先プリンタが、自装置から、ステップＳ１５０３の処理で検索されたプリンタに変更される。また、レイアウトを変更ボタン２３０９を押下すると、印刷レイアウトが、ステップＳ１５０４において検索されたレイアウトに変更される。なお図２０〜２３に示したプリンタドライバ及びＭＦＰの画面は一例に過ぎず様々な実施形態が考えられる。
【０１１７】
ステップＳ１５０７において、ユーザが印刷の実行を指示すると、クライアントＰＣ又はＭＦＰは、印刷ジョブを、プリントサーバに送信する。ここで、印刷ジョブとは、上記のリファレンス情報とユーザ情報のほかに、印刷情報を更に含んだデータである。印刷情報とは、選択されたファイルに基づいて生成された印刷データ、印刷設定情報（レイアウト）、出力先プリンタを示す情報とを含む。
【０１１８】
ステップＳ１５０８において、プリントサーバは、キーワードから関連文書を検索する処理を行う。これは、ステップＳ１５０７において送信された印刷ジョブに含まれる印刷データから抽出されたキーワードを含むその他の印刷データを、過去に印刷されていた印刷データの中から検索する処理である。ステップＳ１５０８において実行される処理については図１９を用いて後述する。尚、この処理によって得られるお勧め情報は、次のような場面において、印刷処理を行うユーザにとって有益な情報となる。特定のカテゴリに属する文書を同時に印刷することがある。例えば来年度の予算に関する資料が複数存在する場合、それらを同時に印刷する場合がある。そのような文書を印刷する場合に、文書の内容を解析しキーワードを抽出してログに記録しておく。もし、別のユーザが同一カテゴリに属する文書を印刷する時に関連する文書をおすすめ情報として通知することが出来れば、ユーザは関連資料の存在について知ることが出来て利便性が向上すると言える。
【０１１９】
ステップＳ１５０９において、プリントサーバは、印刷処理を実行するために、受信した印刷ジョブに含まれる出力先プリンタによって示されるＭＦＰ（プリンタ）へ、印刷データを送信する。
【０１２０】
ステップＳ１５１０では、プリントサーバは、ステップＳ１５０８の検索処理の結果を、クライアントＰＣ又はＭＦＰへ通知する。
【０１２１】
ステップＳ１５１１では、クライアントＰＣ又はＭＦＰは、ステップＳ１５１０において通知された検索処理結果を受信し、受信した結果を表示する。
【０１２２】
ステップＳ１５１０及び１５１１の通知、表示の方法には色々な実施形態が考えられ、例えば図２４に示すような印刷の終了画面にステップ１５０８の結果を表示しても良い。図２４はプリンタドライバの印刷終了画面２４００の例であり２４０１ではステップ１５０２の結果を再度表示し、２４０２ではステップ１５０８の結果であるキーワードから検索された関連文書を表示することが出来る。他の方法としては例えばタッチパネルにボックス印刷の終了画面を表示し、図２４と同様におすすめ情報を表示しても良い。又はプリントサーバにあらかじめ登録されたユーザの電子メールアドレスを用いて電子メールで通知する方法でも良い。他には、例えば次回プリンタドライバを開いた時に前回のおすすめ情報を表示したり、同様にタッチパネルでボックス印刷の画面を開いた時に前回のおすすめ情報を表示しても良い。他の方法としては例えばＰＣ上で常駐動作するアプリケーションを用いてもよい。おすすめ情報監視ソフトを導入しおすすめ情報がある場合に非同期にプリントサーバからＰＣに通知を行なっても良い。おすすめ情報の通知及び表示方法は、他にも色々な実施形が考えられる。通知及び表示方法について、その中の一つまたは複数をユーザが選択できるようにすれば、あらかじめ好みの方法をサーバに登録しておくことで、ユーザが望む方法で通知及び表示を行なうことが可能になる。
【０１２３】
次に図１６を用いて、プリントサーバ１０１において実行される、関連文書を検索する処理について説明する。図１６の処理は、図１５のステップ１５０２の処理を示している。
【０１２４】
図１６の各ステップは、プリントサーバのＣＰＵが、ＨＤやＲＯＭに記録されたプログラムを実行することによって処理される。
【０１２５】
以下の説明では、図１２に示すログ１２０１、１２０２、１２０３が既にデータストレージ１０２に格納されている場合を想定して具体例を説明する。また、図１５のステップ１５０１において、送信されるファイルの格納場所は「￥￥ＢＯＸ８９￥０７８９３７￥２００６」であり、ファイル名は「３２居室設計図」であり、ユーザの機密レベルは「Ｃ」であるとする。
【０１２６】
ステップＳ１６０１において、ＣＰＵは、受信した情報のうちの、ファイル名、格納場所が両方共一致するログを、データストレージ１０２に格納されているログの中から検索する。ここでの検索とは、データストレージ１０２に格納されている複数のログの中の一つに着目し、そのログのファイル名と格納場所を、受信した情報と比較する処理である。
【０１２７】
検索の結果、ステップＳ１６０２において、着目しているログのファイル名、格納場所が、受信した情報と同一であると判断された場合にはステップＳ１６０３へと進む。上記具体例では、ファイル名が「３２居室設計図」、且つ、格納場所が「￥￥ＢＯＸ８９￥０７８９３７￥２００６」であるログが、図１２に示すログの中から検索される。その結果、ログ５０２が見つかる。
【０１２８】
ステップＳ１６０３において、ＣＰＵは、見つかったログの関連ジョブＩＤの項目のＮｅｘｔまたはＰｒｅｖのフィールドに値がセットされているかどうかの判定を行なう。もし値がセットされていない場合はステップ１６０１に戻り別のログの検索を行なう。もし値がセットされている場合は、ステップＳ１６０４へと進み、Ｐｒｅｖフィールドを辿って、連続して印刷されたジョブの先頭までログを辿る。図１２の例では１２０２の関連ジョブＩＤのＰｒｅｖフィールドにジョブＩＤとして１００００２３が記録されているのでこのＩＤをキーにログを検索し同一ＩＤのログである１２０１が見つかる。同様にして１２０１の関連ジョブＩＤのＰｒｅｖフィールドの値を調べると、１２０１の関連ジョブＩＤのＰｒｅｖフィールドは「なし」であるため１２０１が連続して投入されたジョブの先頭であると判定される。
【０１２９】
ステップＳ１６０５において、ＣＰＵは、現在の日時と、ステップＳ１６０５で見つかったログのジョブの投入日時の差をとり経過時間を計算する。現在の日時は、プリントサーバが備える時計（不図示）によって判断する。
【０１３０】
ステップＳ１６０６において、ＣＰＵは、ステップＳ１６０５で計算された経過時間とあらかじめプリントサーバに設定されている閾値との比較を行なう。この閾値は印刷システムの管理者が自由に設定可能な値であり不図示のフローで登録される。比較の結果、閾値以上と判定された場合は、ステップＳ１６０１に戻り別のログの検索を継続する。閾値以下と判定された場合は、ステップＳ１６０７に進む。
【０１３１】
ステップＳ１６０７において、ＣＰＵは、ステップＳ１６０４の結果得られた連続して投入されたジョブの先頭から逆にログを辿っていく。そして、ファイルの格納場所および機密レベルの調査を行い、適切であると判断された場合に、関連するジョブ情報として通知するために、通知情報として記録する。ログのファイルの格納場所が、そのファイルを投入したユーザのＰＣのローカル領域である場合は、関連するジョブ情報としては通知しない。同様に、ログの機密レベルが印刷を実行するユーザの機密レベルよりも高い場合にも、関連するジョブ情報としては通知しない。
【０１３２】
上記具体例では、先頭のジョブ１２０１については、格納場所がネットワーク上のファイルサーバーであり、さらに機密レベルがＥでありので、印刷を実行するユーザの機密レベルＣよりも低い。そのため、関連ジョブ情報として通知される。続いて１２０１の関連ジョブＩＤのＮｅｘｔフィールドを調査し次に実行されたジョブであるジョブＩＤ「１００００５２」のログ１２０２に移動する。しかし、ログ１２０２に関しては、印刷対象としているファイルと同一のファイルであるため、関連ジョブとしては適していない。従って、ログ１２０２は関連するジョブ情報として通知されない。続いて１２０２の関連ジョブＩＤのＮｅｘｔフィールドを調査し、次に実行されたジョブであるジョブＩＤ「１００００６８」のログ１２０３に移動する。１２０３についても同様に、ファイルの格納場所および機密レベルを調査する。１２０３の格納場所はローカルのＰＣ上であるため関連するジョブとしては不適切であると判定される。その結果、ログ１２０３のファイルは、関連するジョブ情報として通知されない。続いて次のログを辿ろうとするが１２０３の関連ジョブＩＤのＮｅｘｔフィールドが「なし」であるため連続して実行されたジョブは１２０３で終了であると判定される。
【０１３３】
ステップＳ１６０７の処理が終ると、ステップＳ１６０１に戻り別のログの検索を継続する。そして全ログの検索が終わりステップＳ１６０２でこれ以上同一格納場所かつ同一ファイル名のログが無いと判定されると、ステップＳ１６０８に進む。
【０１３４】
ステップＳ１６０８では、ＣＰＵは、ステップ１６０７の処理の結果、通知情報として記録されたジョブがあるかどうかの判定を行なう。もし存在しなければ関連するジョブは無かったという結果を返して図１６の処理を終了する。もし記録された情報がある場合は、ステップＳ１６０９へ進む。ステップＳ１６０９において、ＣＰＵは、これらの記録された情報を、図１５のステップＳ１５０５において通知する通知情報として登録し、処理を終了する。
【０１３５】
尚、図１６の例では、同一格納場所且つ同一ファイル名のログの関連ジョブに関して、いくつかの条件を満たすログを、関連ジョブとして通知していた。つまり、同一格納場所且つ同一ファイル名のログがあった場合でも、ステップＳ１６０４の判断における関連ジョブがなければ、何も通知されないことになってしまう。そこで、同一格納場所且つ同一ファイル名のログがあった場合には、そのログのユーザ名を抽出し、そのユーザが他に印刷を行ったファイルを関連文書として通知するようにしてもよい。その場合、抽出されたユーザ名をキーとして、再びデータストレージ内のログを検索することになる。その結果見つかったログのうち、ステップＳ１６０８と同様に、格納場所、機密レベルの条件を満たすログを、関連文書の情報として通知するようにしてもよい。
【０１３６】
次に、図１７を用いて、プリントサーバ１０１において実行される、おすすめプリンタを検索する処理について説明する。図１７の処理は、図１５のステップ１５０３の処理を示している。
【０１３７】
図１７の各ステップは、プリントサーバのＣＰＵが、ＨＤやＲＯＭに記録されたプログラムを実行することによって処理される。
【０１３８】
以下の説明では、図２５に示すログ２５０１〜２５０８が既にデータストレージ１０２に格納されている場合を想定して具体例を説明する。また、図１５のステップ１５０１において、送信されるファイルの格納場所は「￥￥ＢＯＸ８９￥０７８９３７￥２００６」であり、ファイル名は「３２居室設計図」であり、ファイルの種類は「グラフィックデータ」であるとする。また、ユーザの機密レベルは「Ｃ」であるとする。
【０１３９】
ステップＳ１７０１において、ＣＰＵは、受信した情報のうちのファイルの種類が一致するログを、データストレージ１０２に格納されているログの中から検索する。ここでの検索とは、データストレージ１０２に格納されている複数のログの中の一つに着目し、そのログのファイルの種類を、受信した情報と比較する処理である。
【０１４０】
検索の結果、ステップＳ１７０２において、着目しているログのファイルの種類が、受信した情報と同一であると判断された場合には、ステップＳ１７０３へと進む。上記具体例では、ファイルの種類が「グラフィックデータ」であるログが検索される。その結果、ログ２５０３と２５０５が見つかる。
【０１４１】
ステップＳ１７０３において、ＣＰＵは、現在の日時と、ステップＳ１７０２で見つかったログのジョブの投入日時の差をとり経過時間を計算する。現在の日時は、プリントサーバが備える時計（不図示）によって判断する。
【０１４２】
ステップＳ１７０４において、ＣＰＵは、ステップＳ１７０３で計算された経過時間とあらかじめプリントサーバに設定されている閾値との比較を行なう。この閾値は印刷システムの管理者が自由に設定可能な値であり不図示のフローで登録される。比較の結果、閾値以上と判定された場合は、ステップＳ１７０１に戻り別のログの検索を継続する。閾値以下と判定された場合は、ステップＳ１７０５に進む。例えば現在の日時が「２００６／１２／５  １８：４５：４５」であって、閾値が１週間に設定されていた場合、図２５の例では、２５０５は閾値以下であると判定され、２５０３は閾値以上であると判定される。
【０１４３】
ステップＳ１７０５において、ＣＰＵは、ステップＳ１７０４において閾値以下であると判定されたログの中のプリンタの欄を参照する。図２５の例では、ログ２５０５のプリンタ「３２−ＯＡ−ｉＲＣ３２２０」を参照する。そして、Ｓ１７０５において、ＣＰＵは、参照されたプリンタ名を、お勧めプリンタとして登録する。このとき、既にお勧めプリンタとして同一のプリンタが登録されていた場合には、カウンタの値をインクリメントする。尚、ステップＳ１７０３及びＳ１７０４において、閾値との比較を行うことで、最近利用されたプリンタのみをお勧め情報として抽出することができるようになる。即ち、古いプリンタがお勧め情報として通知されないようにすることができる。ただし、プリンタの新旧を問わず、全てのプリンタの中から、お勧めプリンタを抽出したい場合には、これらのステップを省略しても構わない。
【０１４４】
その後、ステップＳ１７０１へ戻り、別のログの検索を継続する。そして、データストレージ１０２に格納されている全ログの検索が終わりステップＳ１７０２で、これ以上同じファイルの種類のログが無いと判定されると、ステップＳ１７０６に進む。
【０１４５】
ステップＳ１７０６において、ＣＰＵは、ステップ１７０５でお勧めプリンタとして登録されたプリンタが、ネットワーク上に存在するかどうかを判定する。具体的には、プリントサーバは、お勧めプリンタとして登録されたプリンタ名をキーワードとして、ネットワーク上に検索パケットを送信する。その結果、プリンタが見つかった場合にはネットワーク上にお勧めプリンタが存在すると判定される。ステップＳ１７０６において、お勧めプリンタが存在すると判定された場合にはステップＳ１７０７へと進み、存在しない場合には、お勧めプリンタがないとして処理を終了する。
【０１４６】
ステップＳ１７０７において、ＣＰＵは、ステップＳ１７０５で記録されたカウンタの値が、閾値以上であるか否かを判定する。この閾値も印刷システムの管理者が自由に設定可能な値であり不図示のフローで登録される。閾値を超えるプリンタが一つもない場合はおすすめプリンタなしとして、処理を終了する。閾値を越えるプリンタがある場合には、ステップＳ１７０８で、そのプリンタをお勧めプリンタとしてクライアントＰＣ又はＭＦＰに通知するために、通知情報に登録する。このとき、カウンタの値が閾値を越えるプリンタが複数見つかった場合には、その中で、カウンタの値が最も高いプリンタのみをお勧めプリンタとして通知するようにしてもよい。又は閾値を越えたプリンタ全てを通知する際に、カウンタの値も共に通知して、どのプリンタが一番利用されているかをユーザにわからせるようにしてもよい。
【０１４７】
尚、図１７の例では、ステップＳ１７０２において、ファイルの種類を元にログの検索を行った。こうすることで、ユーザは、これから印刷しようとするファイルと同一の種類のファイルが、過去にどのプリンタで印刷されていることが多いかを知ることができる。しかし、ステップＳ１７０２において検索キーとなる項目は、ファイルの種類以外の項目であってもよい。例えば、ファイル名と格納場所を検索キーとしてステップＳ１７０２の処理を行ってもよい。この場合、ユーザは、これから印刷しようとするファイルと同一のファイルが、過去にどのプリンタで印刷されていることが多いかを知ることができる。
【０１４８】
次に、図１８を用いて、プリントサーバ１０１において実行される、おすすめレイアウトを検索する処理について説明する。図１８の処理は、図１５のステップＳ１５０４の処理を示している。
【０１４９】
図１８の各ステップは、プリントサーバのＣＰＵが、ＨＤやＲＯＭに記録されたプログラムを実行することによって処理される。
【０１５０】
以下の説明では、図２５に示すログ２５０１〜２５０８が既にデータストレージ１０２に格納されている場合を想定して具体例を説明する。また、図１５のステップ１５０１において、送信されるファイルの格納場所は「￥￥ｆｉｌｅｓｅｒｖｅｒ１￥２００６」であり、ファイル名は「２００６年度予算」であるとする。また、ユーザの機密レベルは「Ｃ」であるとする。
【０１５１】
まずステップＳ１８０１において、ＣＰＵは、受信した情報のうちのファイル名、格納場所が両方共一致するログを、データストレージ１０２に格納されているログの中から検索する。ここでの検索とは、データストレージ１０２に格納されている複数のログの中の一つに着目し、そのログのファイル名、格納場所を、受信した情報と比較する処理である。
【０１５２】
検索の結果、ステップＳ１８０２において、着目しているログのファイル名と格納場所が両方共、受信した情報と同一であると判断された場合には、ステップＳ１８０３へと進む。上記具体例では、ファイル名が「２００６年度予算」、且つ、格納場所が「￥￥ｆｉｌｅｓｅｒｖｅｒ１￥２００６」であるログが、図２５に示すログの中から検索される。その結果、ログ２５０１とログ２５０４とが見つかる。
【０１５３】
ステップＳ１８０３において、ＣＰＵは、現在の日時と、ステップＳ１８０２で見つかったログのジョブの投入日時の差をとり経過時間を計算する。現在の日時は、プリントサーバが備える時計（不図示）によって判断する。
【０１５４】
ステップＳ１８０４において、ＣＰＵは、ステップＳ１８０３で計算された経過時間とあらかじめプリントサーバに設定されている閾値との比較を行なう。この閾値は印刷システムの管理者が自由に設定可能な値であり不図示のフローで登録される。比較の結果、閾値以上と判定された場合は、ステップＳ１８０１に戻り別のログの検索を継続する。閾値以下と判定された場合は、ステップＳ１８０５に進む。例えば現在の日時が「２００６／１２／５  １８：４５：４５」であって、閾値が１週間に設定されていた場合、図２５の例では、ログ２５０４は閾値以下であると判定され、ログ２５０１は閾値以上であると判定される。
【０１５５】
ステップＳ１８０５において、ＣＰＵは、ステップＳ１８０４において閾値以下であると判定されたログの中のレイアウトの欄を参照する。図２５の例では、ログ２５０４のレイアウト「２ｉｎ１、両面」を参照する。そして、Ｓ１８０５において、ＣＰＵは、参照されたレイアウトを、お勧めレイアウトとして登録する。このとき、既にお勧めレイアウトとして同一のレイアウトが登録されていた場合には、カウンタの値をインクリメントする。尚、ステップＳ１８０３及びＳ１８０４において、閾値との比較を行うことで、最近利用されたレイアウトのみをお勧め情報として抽出することができるようになる。ただし、これらのステップを省略しても構わない。
【０１５６】
その後、ステップＳ１８０１へ戻り、別のログの検索を継続する。そして、データストレージ１０２に格納されている全ログの検索が終わりステップＳ１８０２で、これ以上同じ格納場所且つファイル名のログが無いと判定されると、ステップＳ１８０６に進む。
【０１５７】
ステップＳ１８０６において、ＣＰＵは、ステップ１８０５において、何らかのレイアウトがお勧めレイアウトとして登録されているか否かを判断する。ステップＳ１８０６において、お勧めレイアウトが存在すると判定された場合にはステップＳ１８０７へと進み、存在しない場合には、お勧めレイアウトがないとして処理を終了する。
【０１５８】
ステップＳ１８０７において、ＣＰＵは、ステップＳ１８０５で記録されたカウンタの値が、閾値以上であるか否かを判定する。この閾値も印刷システムの管理者が自由に設定可能な値であり不図示のフローで登録される。閾値を超えるレイアウトが一つもない場合はおすすめレイアウトなしとして、処理を終了する。閾値を越えるレイアウトがある場合には、ステップＳ１８０８で、そのレイアウトをお勧めレイアウトとしてクライアントＰＣ又はＭＦＰに通知するために、通知情報に登録する。このとき、カウンタの値が閾値を越えるレイアウトが複数見つかった場合には、その中で、カウンタの値が最も高いレイアウトのみをお勧めレイアウトとして通知するようにしてもよい。又は閾値を越えたレイアウト全てを通知する際に、カウンタの値も共に通知して、どのレイアウトが一番利用されているかをユーザにわからせるようにしてもよい。
【０１５９】
次に、図１９を用いて、プリントサーバ１０１において実行される、キーワードから関連文書を検索する処理について説明する。図１９の処理は、図１５のステップＳ１５０８の処理を示している。
【０１６０】
図１９の各ステップは、プリントサーバのＣＰＵが、ＨＤやＲＯＭに記録されたプログラムを実行することによって処理される。
【０１６１】
以下の説明では、図２５に示すログ２５０１〜２５０８が既にデータストレージ１０２に格納されている場合を想定して具体例を説明する。また、図１４に示すキーワード抽出処理を行った結果、「２００６年度、予算案、設備費」がキーワードとして抽出された場合を想定する。
【０１６２】
まず、ステップＳ１９０１において、印刷対象となったファイルから抽出されたキーワードが一致するログを、データストレージ１０２に格納されているログの中から検索する。ここでの検索とは、データストレージ１０２に格納されている複数のログの中の一つに着目し、そのログのキーワードを、抽出したキーワードと比較する処理である。
【０１６３】
検索の結果、ステップＳ１９０２において、着目しているログのキーワードが、抽出したキーワードと同一であると判断された場合には、ステップＳ１９０３へと進む。上記具体例では、ログの各項目の中のキーワードの項目１１１０に、「２００６年度、予算案、設備費」が書き込まれているログが、図２５に示すログの中から検索される。その結果、ログ２５０２、ログ２５０５、ログ２５０８が見つかる。
【０１６４】
ステップＳ１９０３において、ＣＰＵは、現在の日時と、ステップＳ１９０２で見つかったログのジョブの投入日時の差をとり経過時間を計算する。現在の日時は、プリントサーバが備える時計（不図示）によって判断する。
【０１６５】
ステップＳ１９０４において、ＣＰＵは、ステップＳ１９０３で計算された経過時間とあらかじめプリントサーバに設定されている閾値との比較を行なう。この閾値は印刷システムの管理者が自由に設定可能な値であり不図示のフローで登録される。比較の結果、閾値以上と判定された場合は、ステップＳ１９０１に戻り別のログの検索を継続する。閾値以下と判定された場合は、ステップＳ１９０５に進む。例えば現在の日時が「２００６／１２／５  １８：４５：４５」であって、閾値が１週間に設定されていた場合、図２５の例では、ログ２５０５とログ２５０８は閾値以下であると判定され、ログ２５０２は閾値以上であると判定される。
【０１６６】
続いてステップＳ１９０５において、ＣＰＵは、ステップＳ１９０４の結果得られたログの、ファイルの格納場所の項目１１０５、及び機密レベルの項目１１０４に書き込まれた情報から、通知情報として適切か否かを判断する。適切であると判断された場合に、該当するジョブを、関連するジョブの情報として通知するために、通知情報として記録する。適切か否かの判断は、図１６のステップＳ１６０７と同様に行われる。上記具体例において、例えば、印刷を実行したユーザの機密レベルが「Ｂ」であった場合は、ログ１４０８に対応するジョブが、通知情報として適切なジョブとして判断される。
【０１６７】
ステップＳ１９０５の処理が終ると、ステップＳ１９０１に戻り別のログの検索を継続する。そして全ログの検索が終わりステップＳ１９０２でこれ以上同一キーワードのログが無いと判定されると、ステップＳ１９０６に進む。
【０１６８】
ステップＳ１９０６では、ＣＰＵは、ステップ１９０５の処理の結果、通知情報として記録されたジョブがあるかどうかの判定を行なう。もし存在しなければ関連するジョブは無かったという結果を返して図１９の処理を終了する。もし記録された情報がある場合は、ステップＳ１９０７へ進む。ステップＳ１９０７において、ＣＰＵは、これらの記録された情報を、図１５のステップＳ１５０５において通知する通知情報として登録し、処理を終了する。
【０１６９】
以上説明したように、本実施例によれば、印刷を実行したユーザは、印刷対象となったファイルに関連した様々なおすすめ情報を知ることができるようになる。
【０１７０】
特に、印刷対象となったファイルと同一のファイルが過去に印刷されていた場合に、そのファイルと共にどのようなファイルが印刷されていたかを知ることができる。これにより、印刷対象となったファイルに関連するファイルをユーザが探す手助けとなる。
【０１７１】
また、そのファイルが過去にどのプリンタでプリントされたのかを知ることができる。これにより、印刷対象となったファイルを印刷するのに適したプリンタをユーザが知る手助けとなる。
【０１７２】
また、そのファイルが過去にどのようなレイアウトでプリントされたのかを知ることができる、これにより、印刷対象となったファイルを印刷するのに適したレイアウトをユーザが知る手助けとなる。
【０１７３】
また、そのファイルに含まれるキーワードを含んだ別のファイルを知ることができる。これにより、印刷対象となったファイルと関連するファイルをユーザが探す手助けとなる。
【０１７４】
尚、本実施例においては、これら４種類のお勧め情報を全て提供する場合を説明したが、この中から、ユーザが必要なお勧め情報を選択できるようにしてもよい。この場合、図６のプリンタドライバの操作画面又は図１０のボックス操作画面上に、ユーザが必要なお勧め情報を選択できるボタンを設け、そのボタンをユーザが選択することにより、対応するお勧め情報のみをユーザに提供するようにする。これにより、例えば、お勧めプリンタの情報のみをユーザが得たり、お勧めレイアウトの情報のみをユーザが得ることができるようになる。
【０１７５】
（他の実施形態）
本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。
【０１７６】
また、本発明は、前述した実施例のフローチャートを実現するソフトウェアのコンピュータプログラムコードを記録した記憶媒体を、システムあるいは装置に供給してもよい。そして、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（ＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても達成され得る。
【０１７７】
この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【０１７８】
プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フロッピディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭなどを用いることができる。
【図面の簡単な説明】
【０１７９】
【図１】本実施例における印刷システム構成図
【図２】本実施例におけるＭＦＰの断面図
【図３】本実施例におけるＭＦＰのハードウェアブロック図
【図４】本実施例におけるプリントサーバ、データストレージ、クライアントＰＣのハードウェアブロック図
【図５】本実施例におけるクライアントＰＣを用いた印刷処理を示したフロー図
【図６】本実施例におけるプリンタドライバの操作画面
【図７】本実施例におけるプリンタドライバの操作画面
【図８】本実施例におけるＭＦＰを用いた印刷処理を示したフロー図
【図９】本実施例におけるＭＦＰの操作画面
【図１０】本実施例におけるＭＦＰの操作画面
【図１１】本実施例におけるログの一例
【図１２】本実施例におけるログの一例
【図１３】本実施例におけるログ生成処理のフロー図
【図１４】本実施例におけるキーワード抽出処理を示したフロー図
【図１５】本実施例におけるお勧め情報をユーザに通知する処理を示すフロー図
【図１６】本実施例における関連文書検索処理を示すフロー図
【図１７】本実施例におけるお勧めプリンタ検索処理を示すフロー図
【図１８】本実施例におけるお勧めレイアウト検索処理を示すフロー図
【図１９】本実施例におけるキーワードに基づく関連文書検索処理を示すフロー図
【図２０】本実施例におけるおすすめ情報表示の一例（プリンタドライバ）
【図２１】本実施例におけるおすすめ情報の詳細表示の一例（プリンタドライバ）
【図２２】本実施例におけるおすすめ情報表示の一例（タッチパネル）
【図２３】本実施例におけるおすすめ情報の詳細表示の一例（タッチパネル）
【図２４】本実施例における印刷終了画面の一例
【図２５】本実施例におけるデータストレージに格納されるログの例
【符号の説明】
【０１８０】
１００  印刷システム
１０１  プリントサーバ
１０２  データストレージ
１０３  クライアントＰＣ
１０４  カラーＭＦＰ
１０５  モノクロＭＦＰ
４０１  ＣＰＵ
４０２  ＲＡＭ
４０３  ＲＯＭ
４０６  ＰＲＴＣ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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