(57)【要約】【課題】  複合機の機器の内部情報を、電子メールで出力する。【解決手段】  内部情報のサービスレポートを、電子メール送信、ファクシミリ送信、プリントアウトで出力し、出力形式毎に出力先の電子メールアドレスやファクシミリ番号を記憶し、設定自在にする。【選択図】    図７
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メール送信とファクシミリ送信とを行う送信部と、プリンタとを備えたネットワーク複合機において、
機器の内部情報の出力形式を電子メール送信、ファクシミリ送信及びプリントアウトから設定すると共に、前記内部情報の出力先の電子メール送信アドレスとファクシミリ番号とを出力先として設定するための設定部と、
前記設定された出力形式と出力先とを記憶するための記憶部とを設けて、
前記内部情報を所定の出力先に所定の出力形式で出力することを特徴とする、ネットワーク複合機。
【請求項２】
前記内部情報を、前記電子メール送信及びファクシミリ送信のそれぞれについて、複数の出力先に出力可能とすることを特徴とする、請求項１のネットワーク複合機。
【請求項３】
前記設定部は複数の出力形式を設定可能とすることを特徴とする、請求項１または２のネットワーク複合機。
【請求項４】
前記設定部に、電子メール送信もファクシミリ送信もしないことを設定するための単一のボタンを設けることを特徴とする、請求項１〜３のいずれかのネットワーク複合機。
【請求項５】
前記内部情報の電子メール送信時に、該内部情報のリンクデータのみを送信することを特徴とする、請求項１〜４のいずれかのネットワーク複合機。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明はネットワーク複合機に関し、特に機器の内部情報の出力に関する。
【背景技術】
【０００２】
ネットワーク複合機において、コピー枚数や、通信時間、紙詰まり回数、トナー残量などの機器の内部情報をプリントアウトやファクシミリ送信で定期的に出力することは、行われている。しかしこれら内部情報を特定のクライアントなどにメール送信することは、行われていない。また出力の形式を、電子メール送信やファクシミリ送信、プリントアウトからユーザが設定することも、行われていない。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
この発明の課題は、機器の内部情報の出力を、電子メールを含む出力形式からユーザが設定でき、受信側で処理しやすいデータ形式で送信することにある（請求項１〜５）。
請求項２の発明での追加の課題は、機器の内部情報を複数の出力先に送ることができるようにすることにある。
請求項３の発明での追加の課題は、出力の形式を複数設定できるようにすることにある。
請求項４の発明での追加の課題は、機器毎に一括して内部情報の送信の可否を設定可能にすることにある。
請求項５の発明での追加の課題は、送信のデータ量を少なくすることにある。
【課題を解決するための手段】
【０００４】
この発明は、電子メール送信とファクシミリ送信とを行う送信部と、プリンタとを備えたネットワーク複合機において、機器の内部情報の出力形式を電子メール送信、ファクシミリ送信及びプリントアウトから設定すると共に、前記内部情報の出力先の電子メール送信アドレスとファクシミリ番号を出力先として設定するための設定部と、前記設定された出力形式と出力先とを記憶するための記憶部とを設けて、前記内部情報を所定の出力先に所定の出力形式で出力することを特徴とする。
【０００５】
好ましくは、前記内部情報を、前記電子メール送信及びファクシミリ送信のそれぞれについて、複数の出力先に出力可能とする（請求項２）。
また好ましくは、前記設定部は複数の出力形式を設定可能とする（請求項３）。
またさらに好ましくは、前記設定部に、電子メール送信もファクシミリ送信もしないことを設定するための単一のボタンを設ける（請求項４）。
また好ましくは、前記内部情報の電子メール送信時に、該内部情報のリンクデータのみを送信する（請求項５）。
【発明の効果】
【０００６】
この発明では、機器の内部情報の出力を管理者やサービスセンタなどの特定の出力先に電子メールで出力することができる。またＧ３ファクシミリ送信、プリントアウト以外に電子メールでの出力ができる。ユーザは、これらの出力形式から選択して設定することができるので、出力先にとって便利なデータ形式で機器の内部情報を送信することができる。電子メールでＣＳＶ等のデータ形式を用い送信することができ、出力先ではデータの処理や加工を行いやすい。サービスセンタ等では、機器のコピー枚数や、通信時間、紙詰まり回数、トナー残量などの機器の内部情報を、扱いやすい形式で取得して管理することができる（請求項１〜５）。
【０００７】
また複数の出力先に機器の内部情報を、送ることができる（請求項２）。
さらにユーザは、複数の出力形式を設定することができる（請求項３）。
またユーザは、自機の内部情報を電子メールやファクシミリで送信するか否かの設定を、一括して行うことができる（請求項４）。
さらに出力先へ送信するデータを減らすことができる（請求項５）。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００８】
以下に本発明を実施するための最適実施例を示す。
【実施例】
【０００９】
図１〜図７に、ネットワーク複合機２の実施例を示す。ネットワーク複合機２はＬＡＮ４やインターネット６などのネットワークに接続され、ＬＡＮ４を介してクライアントのパーソナルコンピュータ８やファイル管理サーバ１０や、ルータ１２等と接続され、さらにルータ１２、インターネット６を介してサービスセンタのパーソナルコンピュータ１４等と接続する。
【００１０】
図１において、２０はＬＡＮインターフェース、２２は主制御部、２４はＧ３ファクシミリ機能処理部で、公衆電話回線網（ＰＳＴＮ）を介しＧ３ファクシミリ等の送受信などを行う。２６はインターネットファクシミリ機能処理部で、例えば電子メール形式でインターネットファクシミリの送受信を処理する。２８はネットワークススキャナ機能処理部で、３０はネットワークプリンタ部、３２はコピー機能処理部である。また３４はＬＣＤ等の表示部で、３６はキーボードやタッチパネル等の操作部である。ＲＡＭ３８は、ＳＲＡＭやＤＲＡＭ、フラッシュメモリ等で構成され、機器の内部情報や処理に伴う各種データ等を保存する。またＲＯＭ４０は、複合機２の動作に必要なプログラムを記憶する。
【００１１】
４２はサービスレポート出力部で、機器の内部情報をサービスレポートとして出力する。機器の内部情報は、コピー枚数や、通信時間、紙詰まり回数などの機器の使用頻度や、トナー残量などの消耗品に関する情報などであり、ネットワークで接続されるサービスセンタ１４やＬＡＮ４内のクライアント８などで各複合機の内部情報を管理する。実施例ではサービスレポートの出力は、プリントアウトの他、クライアント８やサービスセンタ１４などへの電子メール送信やＧ３ファクシミリ送信を行う。
【００１２】
サービスレポート出力部４２には、ユーザがサービスレポートの出力形式を設定するための出力設定部４４と、電子メールやファクシミリ送信の出力先を記憶するための出力先記憶部４６とを設ける。出力形式とこれに対応する出力先メールアドレス等とは、それぞれ出力先情報記憶テーブル４８に記憶する。ユーザは操作部３６から出力形式の設定を行ったり、テーブル４８に登録する出力先や、そのアドレス等を入力する。
【００１３】
図２に、出力形式と出力先情報とを記憶する出力先情報記憶テーブル４８を示す。実施例では、図３に示すようにユーザがサービスレポートの出力形式を設定することができ、設定した出力形式に対応する出力先のアドレス等をテーブル４８で参照する。例えば、ユーザが電子メールで複数の出力先にサービスレポートを送信することを設定すれば、出力先Ａと出力先Ｂとにそれぞれメール送信し、ファクシミリ送信を設定していれば、出力先Ｃにファクシミリ送信すると、設定することができる。またテーブル４８には、出力先Ａへのメール送信時には、内部情報の詳細データを添付することを記憶している。なお各々の出力形式について、ユーザはそれぞれＯＮ／ＯＦＦの設定をすることができ、さらに出力先毎にそれぞれＯＮ／ＯＦＦの設定をすることができる。図２では、出力先Ａへメール送信し、出力先Ｂ，Ｃへは送信しない設定になっている。
【００１４】
図４に、ユーザがサービスレポートの出力形式の登録や設定を行うための表示／操作画面６０を示す。内部情報の送信の可否はボタン６２で設定し、ボタン６２でのＯＦＦ設定で内部情報の送信は行わずプリントアウトのみを行う。また画面６０にプリントアウト設定ボタンも別に設けて、ボタン６２のＯＦＦ設定でサービスレポートの出力をしない、と設定しても良い。ボタン６４はファクシミリ送信の設定ボタンで、ボタン６６は電子メール送信の設定ボタンである。ボタン６６で電子メール送信に関する画面６８を表示し、「Mail Adress」ボタン７０を選択してメールアドレスの入力を行う。画面６８で、サービスレポートを電子メールで送信しファクシミリ送信しないことや、サービスレポートの出力間隔は２週間と設定されていることを表示する。また画面６８において、ファクシミリ設定ボタン７２を選択してそれぞれ出力先のファクシミリ番号を入力することができるので、複数の出力先を登録することや出力先毎にＯＮ／ＯＦＦを設定することもできる。さらにファクシミリと電子メールとの双方による送信を設定することもできる。図４の画面６０は、管理者のＰＣ８やサービスセンタ１４の画面に表示しても良い。
【００１５】
図５に、サービスレポートを本文部分に記載した電子メール５０を示す。実施例では、本文部分にＣＳＶ等のテキストデータ形式で内部情報を記載すると共に、添付ファイルにもイメージデータとしての内部情報を添付する。本文には内部情報の要約を、添付ファイルには詳細データを添付するようにしても良い。本文部分のテキストデータは、出力先のサービスセンタ等で処理／加工等が容易で、データベースなどへの格納もそのまま行うことができる。そして電子メールでサービスレポートを送信することで、サービスセンタ等では複合機の内部情報を定期的に取得し、その機器の使用頻度をチェックしたり、消耗品の残量や保守料金の算出等を行う。図５で示すように内部情報を電子メールを用いて送信することで、本文にはサービスセンタへのテキストデータを送信し、イメージデータはその添付ファイルとして送信することができる。
【００１６】
Ｇ３ファックスの場合、出力先をサービス要員等のファクシミリ番号とすると、サービスレポートをイメージデータで受信したいという要望に応じることができる。
【００１７】
図６に、内部情報のリンクデータをＨＴＭＬ形式等で電子メール送信する場合について示す。機器の内部情報を、例えばＬＡＮ４で接続するファイル管理サーバ１０等で記憶／管理し、サーバ１０のデータ８０へのリンク情報をサービスセンタ１４等に送信する。多量のデータを保存する場合などに、全てのデータをサービスセンタ１４等に送信するのではなく、必要なデータをリンク形式で関連づける。サービスセンタ１４は、受信したサービスレポートにリンクづけられるデータをファイル管理サーバ１０から取得することができる。ここで内部情報の種類毎に別のリンクファイルとして、リンクファイル毎のリンクデータをサービスセンタへ送信すると、必要な内部情報のみを取得できる。
【００１８】
図７に、サービスレポートの送信処理を示す。サービスレポートの出力は、所定時間毎に定期的に行う。レポート出力時間になれば（Ｓ１）、サービスレポートを送信する設定かをチェックする（Ｓ２）。送信処理のＯＦＦ時には、プリントアウトのみを行い（Ｓ３）、送信処理のＯＮ時には、電子メールやファクシミリでの送信処理を行う。
【００１９】
送信時には、サービスレポートの出力先のメールアドレスやファクシミリ番号などの出力先情報を出力先情報記憶テーブルから取得し（Ｓ４）、テーブルに登録する出力先にサービスレポートの送信処理を行う（Ｓ５）。送信処理がエラーになれば、サービスレポートをプリントアウトして終了する（Ｓ６，Ｓ７）。なお送信処理が正常終了の場合にもプリントアウトして、送信処理とプリントアウトの双方の出力を行っても良い。
【００２０】
実施例では、 ユーザは機器の内部情報の出力を、サービスレポートの電子メールでの送信、ファクシミリ送信、プリントアウトの出力形式から設定することができる。電子メールでの送信では、本文に内部情報をテキストデータで記載し、イメージデータはその添付ファイルとして送信することができる。テキストデータを受信した例えばサービスセンタでは、データの処理が簡単で、保存も容易に行うことができる。また添付ファイルにイメージデータを添付したり、ファクシミリでのイメージデータでの出力は、サービス要員などにとって便利である。
【００２１】
また送信データが多い場合などには、蓄積データへのリンク情報を電子メールで送信することができる。例えばデータをファイル管理サーバで管理する場合には、サービスセンタなどは電子メールに記載されたリンク先情報から、サーバに保存する情報を取得することができる。このように出力先（受信側）に都合の良いデータ形式での送信が可能になり、サービスセンタ等では機器のコピー枚数や、通信時間、紙詰まり回数、トナー残量などの機器の内部情報を、扱いやすい形式で取得して管理することができる。またこれら内部情報の種類毎にリンクファイルとすると、サービスセンタは必要な情報のみを取得することができる。
【００２２】
さらに出力形式を複数設定しても良く、例えば電子メールでの送信のみとすることや、電子メールとファクシミリでの送信とすることもできる。出力先はそれぞれ複数個登録して、同じ出力形式で複数の出力先に出力することもできる。
【００２３】
また出力形式毎に個別にＯＮ／ＯＦＦを設定したり、出力先毎にも個別にＯＮ／ＯＦＦを設定することができる。出力形式は出力先に応じて設定することができ、受信したテキストデータを加工／保存するサービスセンタへは電子メールで出力し、サービス要員等への出力の場合は、イメージデータでの送信を行う。
【図面の簡単な説明】
【００２４】
【図１】実施例のネットワーク複合機とその使用環境を示すブロック図
【図２】実施例の、出力先情報記憶テーブルを示す図
【図３】実施例での、サービスレポートの出力形式の設定を説明するための図
【図４】実施例での、出力形式の設定を行うための表示画面を示す図
【図５】実施例での、テキストデータでサービスレポートを記載する電子メールを示す図
【図６】実施例で、サービスレポートによるリンク情報の送信を説明するための図
【図７】実施例のサービスレポートの出力処理を示すフローチャート
【符号の説明】
【００２５】
２                        ネットワーク複合機
４                        ＬＡＮ
６                        ネットワーク
８                        パーソナルコンピュータ
１０                      ファイル管理サーバ
１２                      ルータ
１４                      サービスセンタ
２０                      ＬＡＮインターフェース
２２                      主制御部
２４                      Ｇ３ファクシミリ機能処理部
２６                      インターネットファクシミリ機能処理部
２８                      スキャナ機能処理部
３０                      プリンタ機能処理部
３２                      コピー機能処理部
３４                      表示部
３６                      操作部
３８                      ＲＡＭ
４０                      ＲＯＭ
４２                      サービスレポート出力部
４４                      出力設定部
４６                      出力先情報記憶テーブル
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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