(57)【要約】【課題】個人情報を蓄積するシステムにおいて、取得された個人情報データ及び個人情報データを含む履歴データから個人関連情報のみを削除することを可能にして個人情報を保護すると共に、これらのデータを蓄積データとして有効活用することができる個人情報管理システムを提供すること。【解決手段】ＤＢサーバ１０２には、個人情報が格納されているので、個人情報削除バッチプログラム１０８の制御下で動作する処理制御部１０３において、削除条件に関連する個人情報削除設定ファイル１０７に格納されているデータを参照することにより、削除条件に合致した顧客情報については削除対象属性のデータ項目を削除する。さらに、ケース情報テーブル１０５に記憶された第三者個人情報については、ウェブブラウザ１１１の表示画面で削除項目を決定し、第三者個人情報削除プログラム１１２により削除する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
個人情報を含む顧客情報を受信して所定の処理を行う情報処理システムが備える個人情報管理システムであって、
前記受信した顧客情報から、前記顧客の個人情報を抽出して記憶する第１の記憶手段と、
前記受信した顧客情報から、前記個人情報を含む前記顧客情報及び当該顧客情報に対する応答情報を、前記第１の記憶手段によって記憶された個人情報と対応付けて記憶する第２の記憶手段と、
顧客の個人情報の保存期間及び顧客の個人情報の削除項目とを定義情報として記憶する第３の記憶手段と、を備え、
前記顧客情報の受信日から現在日までの期間が前記保存期間を超えている場合に、前記第１の記憶手段及び第２の記憶手段に記憶された情報の内、前記削除項目に該当する項目を所定の文字列で書き換えることにより、当該項目に含まれていた情報を消去することを特徴とする個人情報管理システム。
【請求項２】
前記第２の記憶手段によって記憶された前記応答情報の内、前記顧客が指定した削除項目に該当する項目を所定の文字列で書き換えることにより、当該項目に含まれていた情報を消去することを特徴とする請求項１記載の個人情報管理システム。
【請求項３】
前記顧客が使用するコンピュータの表示画面上に前記応答情報を表示すると共に、前記削除項目を、前記表示画面を介して前記顧客に選択又は入力させることを特徴とする請求項２記載の個人情報管理システム。
【請求項４】
前記所定の文字列は、１文字以上のアスタリスクの並びであることを特徴とする請求項１から３のいずれか１項に記載の個人情報管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は個人情報管理システムに係り、特に、インターネット網における問合せ管理システム等の、個人情報を蓄積して使用する形態のシステム全般に適用可能な個人情報管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、ウェブページを提供するために使用されるデータ管理システムには、個人情報保護の観点から、個人のプライバシー保護機能を向上させたシステムが要望されるようになり、個人のプライバシー保護機能を強化させたデータ管理システム（即ち、個人情報管理システム）が既に開発されている。このようなデータ管理システムは、強化されたプライバシー保護機能を備えるだけではなく、本来のデータ管理機能の面においても、使い勝手が良いことや、機能性が考慮されている。
【０００３】
このようなプライバシー保護機能を向上させたデータ管理装置として、例えば、顧客の適用除外選択に基づいて適用除外選択のために全行（顧客レコード）を削除し、これによって、取り扱い中の顧客に対して、何らかの有効な適用除外選択フラッグが設定されている行を削除することで、如何なる直接販売も、また、サードパーティへの公開も阻止する技術が提案されている（例えば、特許文献１参照。）。
【特許文献１】特開２０００−２９３４２１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、上記背景技術で述べた従来の個人情報管理システムにあっては、例えば、特許文献１に開示されたデータ管理装置の場合、個人情報の削除がレコード単位で行われるために、蓄積データの有効活用が不可能になるという問題点が有った。
本発明は、上記従来の問題点に鑑みてなされたものであって、個人情報を蓄積する情報処理システムにおいて、取得された個人情報データ及び個人情報データを含む履歴データから個人関連情報のみを削除することを可能にして個人情報を保護すると共に、これらのデータを蓄積データとして有効活用することができる個人情報管理システムを提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上記課題を解決するために、本発明に係る個人情報管理システムは、個人情報を含む顧客情報を受信して所定の処理を行う情報処理システムが備える個人情報管理システムであって、前記受信した顧客情報から、前記顧客の個人情報を抽出して記憶する第１の記憶手段と、前記受信した顧客情報から、前記個人情報を含む前記顧客情報及び当該顧客情報に対する応答情報を、前記第１の記憶手段によって記憶された個人情報と対応付けて記憶する第２の記憶手段と、顧客一般の個人情報の保存期間及び顧客一般の個人情報の削除項目とを定義情報として記憶する第３の記憶手段と、を備え、前記顧客情報の受信日から現在日までの期間が前記保存期間を超えている場合に、前記第１と第２の記憶手段によって記憶された情報の内、前記削除項目に該当する項目を所定の文字列で書き換えることにより、当該項目に含まれていた情報を消去することを特徴とする個人情報管理システムを提供するものである。
このように構成することにより、個人情報を蓄積する情報処理システムにおいて、個人情報の保護を行うと共に、蓄積データを有効に活用することができる個人情報管理システムを実現することができる。
【０００６】
また、前記個人情報管理システムは、前記第２の記憶手段によって記憶された前記応答情報の内、前記顧客が指定した削除項目に該当する項目に所定の文字列で書き換えることにより、当該項目に含まれていた情報を消去することを特徴とする。
このように構成することにより、前記応答情報から、保存期間を過ぎた個人情報が消去されるので、前記応答情報を利用する第三者によるデータ改ざんを防止することが可能となり、個人情報を蓄積する情報処理システムにあっても、セキュリティ管理を強化することを可能にしている。
【０００７】
また、前記個人情報管理システムは、前記顧客が使用するウェブブラウザによって表示される表示画面上に、前記応答情報を表示すると共に、前記削除項目を、前記表示画面を介して前記顧客に選択させ、かつ指定入力させることを特徴とする。
このように構成することにより、顧客情報の管理を、当該顧客自身の判断で行うことを可能にする。
【０００８】
また、前記個人情報管理システムにおいて、前記所定の文字列は、アスタリスクの並びであることを特徴とする。
このように構成することにより、保存期間を過ぎた顧客情報の個人情報がアスタリスクによって消去されるので、個人情報を蓄積する情報処理システムにあっても、セキュリティ管理を強化することを可能にしている。
【発明の効果】
【０００９】
以上説明したように、本発明の個人情報管理システムによれば、個人情報を蓄積する情報処理システムにおいて、個人情報の保護を行うことができると共に、蓄積データを有効に活用することができる個人情報管理システムを提供することができる効果が有る。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
以下、本発明の個人情報管理システムの最良の実施形態について、図面を参照して詳細に説明する。
【００１１】
図１は、本発明の実施形態に係る個人情報管理システムの全体構成を示す構成図である。
同図に示す本実施形態に係る個人情報管理システムは、問合せ管理システムであり、ウェブサーバ１０１と、ＤＢ（データベース）サーバ１０２と、ＬＡＮ（Local Area Network）１０６と、メールサーバ１１３と、を備えて構成される。
ウェブサーバ１０１は、処理制御部１０３と、個人情報削除設定ファイル１０７と、個人情報削除バッチプログラム１０８と、メモリ１０９と、第三者個人情報削除プログラム１１２とを備える。サーバ１０２は、顧客テーブル１０４と、ケース情報テーブル１０５と、を備える。クライアント１１０は、ウェブブラウザ１１１を備える。また、メールサーバ１１３は、メールボックス１１４を備える。
【００１２】
以下、本実施形態に係る個人情報管理システムの機能について説明する。
メールまたはウェブフォームからの顧客の個人情報含む顧客情報（ここでは問合せ内容とする）は、メールサーバ１１３内のメールボックス１１４に蓄積される。この蓄積された問合せ内容（顧客情報）は、ウェブサーバ１０１内の処理制御部１０３により受信される。この受信された問合せ内容の内、顧客の個人情報は、処理制御部１０３の制御により、一覧表形式に纏められてＤＢサーバ１０２の顧客テーブル１０４に登録され、前記顧客及び第三者の個人情報を含む問合せ情報は、処理制御部１０３の制御により、ＤＢサーバ１０２のケース情報テーブル１０５に格納される。
【００１３】
また、電話からの問合せ内容は、オペレータにより取得され、当該オペレータの誘導操作により、顧客の入力操作により、クライアント１１０のウェブブラウザ１１１を介して、処理制御部１０３に入力される。この受信された問合せ内容の内、顧客の個人情報は、処理制御部１０３の制御により、一覧表形式に纏められてＤＢサーバ１０２の顧客テーブル１０４に登録され、前記顧客及び第三者の個人情報を含む問合せ情報は、処理制御部１０３の制御により、ＤＢサーバ１０２のケース情報テーブル１０５に格納される。問合せ管理システムのＤＢサーバ１０２に記憶された前記問合せ情報は、ウェブブラウザ１１１を介してクライアント１１０に回答される。
【００１４】
クライアント１１０からの前記問合せと、当該問い合わせに対する回答とがやり取りされる間は、上記の処理を繰り返され、上記の問合せと、当該問い合わせに対する回答との対応付けは、ＤＢサーバ１０２のケース情報テーブル１０５のケースＩＤを引き継ぐことで取られる。
上記の問合せと、当該問い合わせに対する回答とのやり取りが終了した時は、ＤＢサーバ１０２のケース情報テーブル１０５のケース区分にケース終了フラグを格納する。
【００１５】
なお、ＤＢサーバ１０２のケース情報テーブル１０５には、問い合わせ情報（顧客情報）に対する回答内容（応答情報）も、回答内容が作成された時点で格納されるものとする。この回答内容には、一般に、前記顧客の個人情報と第三者の個人情報とが含まれている可能性が有る。
【００１６】
ＤＢサーバ１０２に登録された情報（即ち、顧客テーブル１０４（個人情報）及びケース情報テーブル１０５（問合せ情報））には、前記顧客の個人情報（例えば、姓、名、電話番号、住所性別）が含まれているので、削除条件に関連する個人情報削除設定ファイル１０７（その格納データの１例を図２に示す）に格納されているデータを参照することにより、削除条件に合致した顧客情報については削除対象属性のデータ項目が消去（削除）される（個人情報削除手段）。この個人情報削除手段の詳細については、図６に示すフローャート図を用いて、個人情報削除処理の処理手順として後述する。
【００１７】
ＤＢサーバ１０２のケース情報テーブル１０５に格納された問合せ情報には、さらに、第三者の個人情報（例えば姓）が含まれているので、この第三者の個人情報を消去するための第三者個人情報削除手段が用意されている。この第三者個人情報削除手段の詳細については、図７，８に示すフローャート図を用いて、第三者個人情報削除処理の処理手順として後述する。
【００１８】
図２は、個人情報削除設定ファイル１０７の格納データの１例を示す説明図である。
同図に例示する個人情報削除設定ファイル１０７の格納データには、個人情報保持期間として「１８０（日）」、顧客テーブル削除属性（即ち、顧客テーブル１０４の削除すべき項目）として、「姓」、「名」、「電話番号」、「住所」、等、ケース情報テーブル削除属性（即ち、ケース情報テーブル１０５の削除すべき項目）として、回答内容、件名、の各項目が含まれる。
【００１９】
図３は、顧客テーブル１０４の格納データの１例を示す説明図である。
同図に例示する顧客テーブル１０４の格納データには、「ＩＤ（ケース情報テーブル１０５のケースＩＤとの対応を取るための識別番号）」、「姓」、「名」、「電話番号」、「住所」、「性別」、の各項目が含まれる。
【００２０】
図４は、ケース情報テーブル１０５の格納データの１例を示す説明図である。同図に例示するケース情報テーブル１０５の格納データには、問い合わせに対する「回答内容」、問い合わせの、「件名」、「日時」、「問い合わせ区分」、「顧客ＩＤ」、「ケースＩＤ」、「ケース区分」、の各項目が含まれる。
【００２１】
図５は、第三者個人情報の削除処理時にウェブブラウザ１１１によって表示される表示画面の１例を示す説明図である。
同図に例示する第三者個人情報の削除処理用の表示画面の個人情報削除画面（図５の左半分に表示された画面）には、ケース情報テーブル１０５の格納データから採取された「件名」と、「回答内容」が表示され、最下段には「個人情報削除」ボタンが表示されている。なお、第三者情報（ここでは「日情」）に該当する箇所は識別可能であるように明示することができる（但し、削除すべき第三者情報は、本来顧客の選択に委ねられるので、この明示は必ずしも強制されるものではない）。
【００２２】
また、この第三者情報に該当する箇所（削除すべき箇所の候補）の選択方法として、当該箇所に空白を入力することができる。また、当該箇所に予め規定されている削除記号を挿入することができる。さらに、削除すべき個人情報が含まれる箇所（１つ以上）が識別できるように表示されている場合は、さらに、前記の箇所に、予め選択用のボタンを設けることができるので、削除すべき時には当該ボタンをクリックして選択することができる。削除すべき個人情報が含まれる箇所の選択が全て完了すると、「個人情報削除」ボタンをクリックする。
【００２３】
同図に例示する第三者個人情報の削除処理用の表示画面の削除確認画面（図５の右半分に表示された画面）は、第三者情報の削除処理を確認するために応答される画面であり、削除された結果として、「件名」と、「回答内容」が表示され、最下段には「ＯＫ」ボタンが表示されている。表示された削除内容が承認されるものである場合には「ＯＫ」ボタンをクリックする。
【００２４】
図６は、本発明の実施形態に係る個人情報管理システムにおける個人情報削除処理の手順を示すフローチャート図である。
以下、図１〜４を参照しながら、図６に示すフローチャート図を使用して、本実施形態に係る個人情報管理システムにおける個人情報削除処理の手順を説明する。
【００２５】
まず、ウェブサーバ１０１の処理制御部１０３は、個人情報削除バッチプログラム１０８をスケジュールによって自動起動する（ステップＳ１）。これにより、以下、処理制御部１０３は、個人情報削除バッチプログラム１０８によって制御される。
次に、処理制御部１０３は、個人情報削除設定ファイル１０７より、個人情報保持期間、削除対象属性を取得し、メモリ１０９に記憶する（ステップＳ２）。
次に、処理制御部１０３は、ＤＢサーバ１０２の顧客テーブル１０４より、１件分の顧客データを取得する（ステップＳ３）。
次に、処理制御部１０３は、ＤＢサーバ１０２の顧客テーブル１０４に登録されている顧客データの内、現在日から顧客情報の受信日（図６では「顧客登録日」としている）までの日数差がメモリ１０９に記憶された前記の個人情報保持期間（日数）を超えているものを選定する（ステップＳ４）。
【００２６】
さらに、処理制御部１０３は、前記選定された顧客データの中から、問い合わせ完了済み（ケース完了済み）の顧客データを選定する（ステップＳ５）。
次に、処理制御部１０３は、前記選定された顧客データを、メモリ１０９に記憶して、以後、管理する（ステップＳ６）。
次に、処理制御部１０３は、ＤＢサーバ１０２の顧客テーブル１０４から、メモリ１０９に記憶された顧客データの削除対象属性（図２に示す個人情報削除設定ファイル１０７の格納データの１例を参照）に該当する項目（顧客属性値）を削除する（ステップＳ７）。
【００２７】
さらに、処理制御部１０３は、前記削除した項目（顧客属性値）を、後での検索処理に備えて、メモリ１０９に一旦格納する（ステップＳ８）。
次に、処理制御部１０３は、ＤＢサーバ１０２のケース情報テーブル１０５から、前記選定された顧客データにリンク付けされたレコードを対象に、メモリ１０９に記憶したケース情報テーブル削除対象属性の項目に沿ってケース情報属性値を取得し、メモリ１０９に格納する（ステップＳ９）。
次に、処理制御部１０３は、メモリ１０９に格納された前記ケース情報属性値を対象に、ステップＳ７でメモリ１０９に一旦格納した顧客属性値に一致するものを検索し、検索されたケース情報属性値を、予め指定された文字列（例えば、文字「＊」の並び）で置換することで消去する（ステップＳ１０）。
次に、処理制御部１０３は、前記修正済のケース情報属性値をケース情報テーブル１０５の元のフィールドへ格納し直す（ステップＳ１１）。なお、ステップＳ７〜Ｓ１１の処理は、ステップＳ６でメモリ１０９に記憶された顧客データ数分だけ繰り返す。
【００２８】
図７，８は、本発明の実施形態に係る個人情報管理システムにおける第三者個人情報削除処理の手順を示すフローチャート図である。
以下、図５を参照しながら、図７，８に示すフローチャート図を使用して、本実施形態に係る第三者個人情報削除処理の手順を説明する。
以下の処理手順の実行に際し、最初は、未だ、個人情報削除バッチプログラム１０８の制御下にある。
【００２９】
まず、処理制御部１０３は、問合せ履歴内容から第三者の個人情報を削除する場合、該当する問合せ内容をＤＢサーバ１０２のケース情報テーブル１０５から取得し、ウェブサーバ１０１のメモリ１０９に格納する（ステップＳ３１）。
次に、処理制御部１０３は、クライアント１１０のウェブブラウザ１１１が表示する問合せ履歴画面により、問合せ内容を含む個人情報削除画面（図５の左半分の情報）を表示する（ステップＳ３２）。
次に、クライアント１１０により、表示された個人情報削除画面が視認され、表示された問合せ内容に第三者の個人情報が含まれているか否かが判断される。前記問合せ内容に第三者の個人情報が含まれている場合は、クライアント１１０は、引き続きステップＳ３４の手続きに移り、前記問合せ内容に第三者の個人情報が含まれていないとの応答が有った場合は、処理制御部１０３は、制御の流れをステップＳ３１に戻す（ステップＳ３３）。
【００３０】
ステップ３４では、クライアント１１０によって、前記表示された問合せ内容から、第三者の個人情報が確認されて削除すべき箇所が選択される。引き続き、クライアント１１０により、前記画面に表示されている「個人情報削除」ボタンがクリックされる（ステップＳ３５）。なお、この削除すべき箇所の選択方法は、図５で説明したように、当該箇所に空白を入力することができる。また、当該箇所に予め規定されている削除記号を挿入することができる。さらに、処理制御部１０３によって、削除すべき個人情報が含まれる箇所（１つ以上）が識別できるように表示すると共に、これらの箇所に予め選択用のボタンを設けることができる。
次に、処理制御部１０３は、この削除指示を処理した後、前記問合せ履歴画面を介して問合せ内容の削除確認画面（図５の右半分の情報）を表示するので、クライアント１１０は、この個人情報削除確認画面にて問合せ内容の確認を行い（ステップＳ３６）、消去すべき第三者の個人情報が未だ残っているか否かを判別する（ステップＳ３７）。第三者の個人情報を削除した問合せ内容に消去すべき第三者の個人情報が未だ残っている間は、ステップＳ３４〜Ｓ３７を繰り返される（ステップＳ３８）が、第三者の個人情報を削除した問合せ内容に第三者の個人情報が残っていない場合は、クライアント１１０は、「ＯＫ」ボタンをクリックし、第三者個人情報削除プログラム１１２（図１）を起動する（ステップＳ３８）。なお、前述の個人情報削除画面（図５の左半分の情報）を介して、クライアント１１０によって選択された削除すべき箇所には、処理制御部１０３によって、予め指定された文字列（ここでは文字「＊」の並び）が挿入されるものとする。
【００３１】
以下、図８のフローチャートに示す処理手順の説明に移る。
処理制御部１０３は、第三者個人情報削除プログラム１１２（図１）の制御下で、第三者の個人情報の削除が完了した前記問合せ内容と、ウェブサーバ１０１のメモリ１０９に格納された問合せ内容と、を比較するための文字比較位置変数の初期化を実行する。（ステップＳ３９）。
次に、処理制御部１０３は、第三者の個人情報削除プログラムにて、第三者の個人情報の削除が完了した問合せ内容と、ウェブサーバ１０１のメモリ１０９に格納された問合せ内容とから、文字比較のための内部パラメータである「文字比較位置変数」が示す文字位置の文字をそれぞれ取得して、その内容を検証し、第三者の個人情報の削除が完了した前記問合せ内容から取得した前記文字が「＊」ではない場合、若しくは、第三者の個人情報の削除が完了した前記問合せ内容から取得した前記文字がメモリ１０９に格納されている問合せ内容から取得される文字と不一致であった場合はステップＳ４２に移ってアラートを表示し（この場合はデータ改ざんと見做す）、さもなければステップＳ４３に進む。
【００３２】
ステップ４３では、第三者の個人情報の削除が完了した問合せ内容から取得した文字が「＊」であるか、若しくは、第三者の個人情報を削除した問合せ内容から取得した文字がメモリに格納した問合せ内容から取得した文字と一致した場合（この文字についてはデータ改ざんが無い場合）として、前記の「文字比較位置変数」を１だけ増加させる。
ステップ４４では、ステップ４０〜ステップＳ４３における第三者の個人情報の削除が完了した問合せ内容とウェブサーバ１０１のメモリ１０９に格納された問合せ内容とから行われる前記文字取得処理及び前記文字比較処理を、第三者の個人情報の削除が完了した問合せ内容の文末まで繰り返し、それが完了するとステップＳ４５に移る。
ステップＳ４５では、三者の個人情報の削除が完了した問合せ内容でもって、ＤＢサーバ１０２のケース情報テーブル１０５を更新する。
【００３３】
以上に説明したとおり、本実施形態に係る個人情報管理システムによれば、個人情報保護と、蓄積データの有効活用との両立が可能になり、個人情報を蓄積し、管理する必要があるシステムの構築に効果がある。
なお、本発明に係る個人情報管理システムの処理の少なくとも一部をコンピュータ制御により実行するものとし、かつ、上記処理を、図６〜８のフローチャートで示した手順によりコンピュータに実行せしめるプログラムは、半導体メモリを始め、ＣＤ−ＲＯＭや磁気テープなどのコンピュータ読み取り可能な記録媒体に格納して配付してもよい。そして、少なくともマイクロコンピュータ，パーソナルコンピュータ，汎用コンピュータを範疇に含むコンピュータが、上記の記録媒体から上記プログラムを読み出して、実行するものとしてもよい。
【産業上の利用可能性】
【００３４】
本発明は、個人情報を蓄積するシステムにおいて、個人情報を管理することが必要なシステムの構築に適用することができる。例えば、個人情報が含まれる問い合わせ内容を受信する問い合わせシステム等の構築に好適である。
【図面の簡単な説明】
【００３５】
【図１】本発明の実施形態に係る個人情報管理システムの全体構成を示す構成図である。
【図２】個人情報削除設定ファイル１０７の格納データの１例を示す説明図である。
【図３】顧客テーブル１０４の格納データの１例を示す説明図である。
【図４】ケース情報テーブル１０５の格納データの１例を示す説明図である。
【図５】第三者個人情報の削除処理時にウェブブラウザ１１１によって表示される表示画面の１例を示す説明図である。
【図６】本発明の実施形態に係る個人情報管理システムにおける個人情報削除処理の手順を示すフローチャート図である。
【図７】本発明の実施形態に係る個人情報管理システムにおける第三者個人情報削除処理の手順を示すフローチャート図（１／２）である。
【図８】本発明の実施形態に係る個人情報管理システムにおける第三者個人情報削除処理の手順を示すフローチャート図（２／２）である。
【符号の説明】
【００３６】
１０１  ウェブサーバ
１０２  ＤＢサーバ
１０３  処理部
１０４  顧客テーブル
１０５  ケース情報テーブル
１０６  ＬＡＮ
１０７  個人情報削除設定ファイル
１０８  個人情報削除バッチプログラム
１０９  メモリ
１１０  クライアント
１１１  ウェブブラウザ
１１２  第三者個人情報削除プログラム
１１３  メールサーバ
１１４  メールボックス
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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