(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
ファイルサーバーとネットワーク経由での通信が可能な通信部と、
原稿読取部と、
画像形成部と、
制御部とを具備し、
前記制御部は、
前記原稿読取部を用いて、紙文書をスキャンして第１のスキャンデータとして読み込む読取制御部と、
前記通信部を用いて、前記ファイルサーバー又は他の装置から電子文書を取得する電子文書取得部と、
前記ファイルサーバーのＵＲＬを参照先情報として決定し、決定した前記参照先情報を参照先コードとしてコード化する参照先コード化部と、
前記参照先コードの画像と前記第１のスキャンデータ又は前記電子文書の画像とを合成して合成データを生成するコード合成部と、
前記通信部を用いて、前記ＵＲＬに基づいて前記ファイルサーバーに前記合成データを保存する電子文書保存部と、
前記合成データの画像を前記画像形成部を用いて印刷し、合成紙文書として出力する印刷制御部と、
前記読取制御部であって、さらに、前記原稿読取部を用いて、前記合成紙文書の内容が更新された紙文書である更新後紙文書をスキャンして、第２のスキャンデータとして読み込む前記読取制御部と、
前記第２のスキャンデータに含まれる前記参照先コードを認識し、前記参照先コードをデコードして前記参照先情報に含まれる前記ＵＲＬを取得する参照先情報認識部と、
前記通信部を用いて、前記ＵＲＬに基づいて前記ファイルサーバーから、前記合成データを取得する電子文書取得部と、
前記第２のスキャンデータと前記合成データの内容を比較し、差異をユーザーに提示する文書比較部と、
前記ユーザーが前記合成データの更新を指示したとき、前記通信部を用いて、前記ＵＲＬに基づいて、前記ファイルサーバーに保存された前記合成データを、前記第２のスキャンデータで更新し、
前記ユーザーが前記合成データの更新を指示しないとき、前記第２のスキャンデータを破棄し、前記画像形成部を用いて、前記内容が更新されていない前記合成データの画像を再度印刷し、前記合成紙文書として再度出力する文書処理部
として動作し、
前記第１のスキャンデータ又は前記電子文書は、前記参照先コードを含まない
画像形成装置。
【請求項２】
ファイルサーバーとネットワーク経由での通信が可能な通信部と、原稿読取部と、画像形成部と、制御部とを具備する画像形成装置の前記制御部が、
前記原稿読取部を用いて、紙文書をスキャンして第１のスキャンデータとして読み込み、
前記通信部を用いて、前記ファイルサーバー又は他の装置から電子文書を取得し、
前記ファイルサーバーのＵＲＬを参照先情報として決定し、決定した前記参照先情報を参照先コードとしてコード化し、
前記参照先コードの画像と前記第１のスキャンデータ又は前記電子文書の画像とを合成して合成データを生成し、
前記通信部を用いて、前記ＵＲＬに基づいて前記ファイルサーバーに前記合成データを保存し、
前記合成データの画像を前記画像形成部を用いて印刷し、合成紙文書として出力し、
前記原稿読取部を用いて、前記合成紙文書の内容が更新された紙文書である更新後紙文書をスキャンして、第２のスキャンデータとして読み込み、
第２のスキャンデータに含まれる前記参照先コードを認識し、前記参照先コードをデコードして前記参照先情報に含まれる前記ＵＲＬを取得し、
前記通信部を用いて、前記ＵＲＬに基づいて前記ファイルサーバーから、前記合成データを取得し、
前記第２のスキャンデータと前記合成データの内容を比較し、差異をユーザーに提示し、
前記ユーザーが前記合成データの更新を指示したとき、前記通信部を用いて、前記ＵＲＬに基づいて、前記ファイルサーバーに保存された前記合成データを、前記第２のスキャンデータで更新し、
前記ユーザーが前記合成データの更新を指示しないとき、前記第２のスキャンデータを破棄し、前記画像形成部を用いて、前記内容が更新されていない前記合成データの画像を再度印刷し、前記合成紙文書として再度出力し、
前記第１のスキャンデータ又は前記電子文書は、前記参照先コードを含まない
文書管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子文書および紙文書を一括して管理する文書管理システムおよび文書管理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、文書を扱う環境のＩＴ化が進み、企業や学校で扱われるほとんどの文書が、電子データとして管理されている。しかし、依然として複合機（ＭＦＰ、Multifunction Peripheral）やプリンターで紙媒体に印刷された文書が、会議や試験の場で使用されることも多い。
【０００３】
このような電子文書と紙文書の情報を一括して管理することで、文書の利便性が向上することが期待される。
【０００４】
紙文書の管理にバーコードを使用することも行われている。
【０００５】
例えば、特許文献１において開示されている技術では、コピーする原稿の先頭ページにメールアドレスがエンコードされたバーコードを印刷しておく。複合機は、読み込んだバーコードから取得したメールアドレスに、原稿のコピー処理が終了した時点で終了通知を送信する。
【０００６】
また、例えば、特許文献２の技術では、文書の先頭にその文書のＩＤをバーコードで記録しておく。その文書をコピーする際には、先頭ページのバーコードから読み取ったＩＤ（Identification）に基づき、ファイルサーバーからその文書の電子化された画像を読み出し、印刷する。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００７】
【特許文献１】特開２００４−２３１９４号公報
【特許文献２】特開平１１−２０５５５８号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
しかし、上記の技術では、電子文書と紙文書の内容を同期させて管理することは難しかった。
【０００９】
以上のような事情に鑑み、本発明の目的は、電子文書と紙文書の内容を容易に同期させて管理できる文書管理システムおよび文書管理方法を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
上記目的を達成するため、本発明の一形態に係る文書管理システムは、ネットワーク接続された、画像形成装置とファイルサーバーを含み、前記画像形成装置は、前記ネットワーク経由での通信が可能な第１の通信部と、紙文書をスキャンしてスキャンデータとして読み込む原稿読取部と、前記スキャンデータから、前記紙文書上に記載され、前記紙文書の参照先情報がコード化された参照先コードを認識し、デコードして前記参照先情報を取得する参照先情報認識部と、ユーザーにより更新された前記紙文書が前記原稿読取部により読み込まれ、前記参照先情報認識部により取得された前記参照先情報がメールアドレスであるとき、前記スキャンデータを更新された前記紙文書に対応した電子文書としてメール送信する文書処理部とを備え、前記ファイルサーバーは、前記ネットワーク経由での通信が可能な第２の通信部と、前記電子文書を記憶可能な記憶部と、前記画像形成装置から取得した前記電子文書を前記記憶部に記憶させ、前記画像形成装置から要求された前記電子文書を前記記憶部から取得し前記画像形成装置に提供する電子文書管理部とを備える。そのため、電子文書と紙文書の内容を容易に同期させて管理できる。
【００１１】
上記目的を達成するため、本発明の一形態に係る文書管理システムでは、前記画像形成装置は、前記参照先情報に基づいて、前記ファイルサーバーから前記電子文書を取得する電子文書取得部と、前記スキャンデータと前記電子文書の内容を比較する文書比較部と、前記参照先情報に基づいて、前記ファイルサーバーに前記電子文書を保存する電子文書保存部とをさらに備え、前記文書処理部は、ユーザーにより更新された前記紙文書が前記原稿読取部により読み込まれ、前記参照先情報認識部により取得された前記参照先情報がＵＲＬであるとき、前記電子文書取得部に前記ＵＲＬに対応した電子文書を取得させ、前記文書比較部に前記スキャンデータと前記電子文書の内容を比較させ、前記ユーザーが前記電子文書の更新を指示したとき、前記スキャンデータを更新された前記紙文書に対応した電子文書として前記電子文書保存部を介して前記ファイルサーバーに保存させる構成でもよい。
【００１２】
上記目的を達成するため、本発明の一形態に係る文書管理システムでは、前記画像形成装置は、前記電子文書を印刷する画像形成部を更に備え、前記文書処理部は、ユーザーにより更新された前記紙文書が前記原稿読取部により読み込まれ、前記参照先情報認識部により取得された前記参照先情報がＵＲＬであるとき、前記電子文書取得部に前記ＵＲＬに対応した電子文書を取得させ、前記文書比較部に前記スキャンデータと前記電子文書の内容を比較させ、前記ユーザーが前記紙文書の内容を前記電子文書の内容に戻す指示をしたとき、前記電子文書を前記画像形成部に印刷させる構成でもよい。
【００１３】
上記目的を達成するため、本発明の一形態に係る文書管理方法では、画像形成装置の原稿読取部が、紙文書をスキャンしてスキャンデータとして読み込み、前記画像形成装置の参照先情報認識部が、前記スキャンデータから、前記紙文書上に記載され、前記紙文書の参照先情報がコード化された参照先コードを認識し、デコードして前記参照先情報を取得し、前記画像形成装置の文書処理部が、ユーザーにより更新された前記紙文書が前記原稿読取部により読み込まれ、前記参照先情報認識部により取得された前記参照先情報がメールアドレスであるとき、前記スキャンデータを更新された前記紙文書に対応した電子文書としてメール送信する。
【発明の効果】
【００１４】
以上のように、本発明によれば、電子文書と紙文書の内容を容易に同期させて管理できる。
【図面の簡単な説明】
【００１５】
【図１】本発明の一実施形態に係る文書管理システム１の全体構成図である。
【図２】ファイルサーバー１０が一般的なコンピューターにより構成される場合の構成図である。
【図３】画像形成装置２０の構成を概略的に示す構成図である。
【図４】紙文書から電子文書を生成し、生成した電子文書と紙文書を対応させる処理の流れを説明するためのフローチャートである。
【図５】電子文書から紙文書を生成し、生成した紙文書と電子文書を対応させる処理の流れを説明するためのフローチャートである。
【図６】ユーザーにより紙文書の内容が更新された場合の処理の流れを説明するためのフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１６】
以下、図面を参照しながら、本発明の実施形態を説明する。
【００１７】
［全体構成］
最初に、本発明の一実施形態に係る文書管理システムの全体構成を説明する。図１は、本発明の一実施形態に係る文書管理システム１の全体構成図である。
【００１８】
文書管理システム１は、ネットワークで接続された、ファイルサーバー１０と画像形成装置２０を含んで構成される。
【００１９】
ファイルサーバー１０は、画像形成装置２０において紙文書をスキャナにより読み取って得られた画像データであるスキャンデータを、電子文書として保存する。
【００２０】
画像形成装置２０は、紙文書をスキャナで読み込んだり、電子文書を印刷したりする。
【００２１】
ネットワークに接続されたＰＣ（Personal Computer）３０は、電子文書を提供したり、文書管理システム１をリモートから操作したりするために用いられる。
【００２２】
以上、本発明の一実施形態に係る文書管理システムの全体構成を説明した。
【００２３】
［ファイルサーバーの構成］
次に、ファイルサーバー１０の構成について説明する。ファイルサーバー１０は、専用のハードウェアやソフトウェアにより構成されていてもよいし、一般的なコンピューターにより構成されてもよい。ファイルサーバー１０が一般的なコンピューターにより構成される場合の構成図を図２に示す。
【００２４】
同図に示すように、ファイルサーバー１０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１１、ＲＯＭ（Read Only Memory）１２、ＲＡＭ（Random Access Memory）１３、操作入力部１４、通信部（第２の通信部）１５、表示部１６、および記憶部１７を有し、これら各ブロックがバス１８を介して接続されている。
【００２５】
ＲＯＭ１２は、各種の処理を実行するためのファームウェア等の複数のプログラムやデータを記憶する。ＲＡＭ１３は、ＣＰＵ１１の作業用領域として用いられ、ＯＳ（Operating System）、実行中の各種アプリケーション、処理中の各種データを一時的に保持する。
【００２６】
記憶部１７は、例えばＨＤＤ（Hard Disk Drive）や、フラッシュメモリー、その他の不揮発性メモリーである。記憶部１７には、ＯＳや各種アプリケーション、各種データ、電子文書１７ａが記憶される。
【００２７】
電子文書１７ａは、画像形成装置２０でスキャンされた画像データから構成される電子文書や、ＰＣ３０等から取得した元々電子的に生成された電子文書などである。
【００２８】
なお、電子文書には、その電子文書を一意に識別するためのＩＤとして参照先情報が、バーコードなどの１次元コードまたはＱＲコード（登録商標）などの２次元コードとして記録されている。なお、以下ではこれらを参照先コードと呼ぶ。
【００２９】
なお、参照先情報は、電子文書の画像に合成されて記録される上に、電子文書の属性情報として保存されてもよい。
【００３０】
通信部１５は、画像形成装置２０やＰＣ３０と情報のやりとりを行う為のネットワークと結ばれている。
【００３１】
ＣＰＵ１１は、ＲＯＭ１２や記憶部１７に格納された複数のプログラムのうち、操作入力部１４から与えられる命令に対応するプログラムをＲＡＭ１３に展開し、この展開されたプログラムにしたがって、表示部１６及び記憶部１７を適宜制御する。
【００３２】
操作入力部１４は、例えばマウス等のポインティングデバイス、キーボード、タッチパネル、その他の操作装置である。
【００３３】
表示部１６は、例えば液晶ディスプレイ、ＥＬ（Electro-Luminescence）ディスプレイ、プラズマディスプレイ等である。
【００３４】
次に、ＣＰＵ１１においてプログラムが実行されることにより実現される機能ブロックについて説明する。
【００３５】
ファイルサーバー１０のＣＰＵ１１において実現される機能ブロックは、電子文書管理部１１ａである。
【００３６】
電子文書管理部１１ａは、画像形成装置２０から電子文書を取得して記憶部１７に保存したり、画像形成装置２０またはＰＣ３０からの要求に応じて、記憶部１７に保管している電子文書を提供したりする。
【００３７】
以上、ファイルサーバー１０の構成について説明した。
【００３８】
［画像形成装置の構成］
次に、画像形成装置２０の構成について説明する。図３は画像形成装置２０の構成を概略的に示す構成図である。
【００３９】
画像形成装置２０は、制御部２１を備える。制御部２１は、ＣＰＵ、ＲＡＭ、ＲＯＭ、および専用のハードウェア回路等から構成され、画像形成装置２０の全体的な動作制御を司る。
【００４０】
制御部２１は、原稿読取部２２、画像処理部２３、画像メモリー２４、画像形成部２５、操作部２６、表示部２６ａ、ファクシミリ通信部２７、通信部（第１の通信部）２８、記憶部２９等と接続されている。制御部２１は、接続されている上記各部の動作制御や、各部との間での信号又はデータの送受信を行う。
【００４１】
制御部２１は、ユーザーから、操作部２６またはネッワーク接続されたＰＣ等を通じて入力されるジョブの実行指示に従って、スキャナ機能、印刷機能、コピー機能、およびファクシミリ送受信機能などの各機能についての動作制御を実行するために必要な機構の駆動及び処理を制御する。
【００４２】
また、制御部２１は、読取制御部２１ａ、参照先コード化部２１ｂ、コード合成部２１ｃ、電子文書保存部２１ｄ、印刷制御部２１ｅ、電子文書取得部２１ｆ、参照先情報認識部２１ｇ、文書処理部２１ｈ、および文書比較部２１ｉを有している。
【００４３】
読取制御部２１ａ、参照先コード化部２１ｂ、コード合成部２１ｃ、電子文書保存部２１ｄ、印刷制御部２１ｅ、電子文書取得部２１ｆ、参照先情報認識部２１ｇ、文書処理部２１ｈ、および文書比較部２１ｉは、ＲＯＭなどからＲＡＭにロードされたプログラムがＣＰＵにより実行されることで実現される機能ブロックである。
【００４４】
読取制御部２１ａは、原稿読取部２２を制御して、紙原稿を読み取り、スキャンデータとして画像メモリー２４または記憶部２９に記憶させる。
【００４５】
参照先コード化部２１ｂは、記憶部２９ａに記憶された参照先情報２９ａ（後述）を参照し、読み込んだスキャンデータを電子文書として保存する際のＵＲＬ（Uniform Resource Locator）または電子文書を保管する保管者の電子メールアドレスを、参照先コードとしてコード化する。
【００４６】
コード合成部２１ｃは、参照先コード化部２１ｂにより参照先コードとしてコード化された参照先情報を、電子文書の画像に合成する。例えば、電子文書の１ページ目の空白部分に参照先コードを画像として埋め込み合成してもよい。
【００４７】
電子文書保存部２１ｄは、画像形成装置２０で保持している電子文書を、通信部２８を介してネットワーク経由でファイルサーバー１０に保存する。
【００４８】
印刷制御部２１ｅは、画像形成部２５を制御し、電子文書を印刷する。
【００４９】
電子文書取得部２１ｆは、ファイルサーバー１０から電子文書を取得する。
【００５０】
参照先情報認識部２１ｇは、紙文書をスキャンして得られたスキャンデータから参照先コードの部分を認識し、コード化されている参照先情報をデコードする。
【００５１】
文書処理部２１ｈは、参照先情報認識部２１ｇによりデコードされた参照先情報に基づき、参照先情報が示すＵＲＬから電子文書を取得したり、参照先情報が示すメールアドレスに電子文書をメール送信したりする。
【００５２】
文書比較部２１ｉは、紙文書が更新された際に、更新された紙文書を再度読み取ったスキャンデータと対応する電子文書の内容を比較し、ユーザーに提示する。
【００５３】
原稿読取部２２は、原稿から画像を読み取る。
【００５４】
画像処理部２３は、原稿読取部２２で読み取られた画像の画像データを必要に応じて画像処理する。例えば、画像処理部２３は、原稿読取部２２により読み取られた画像が画像形成された後の品質を向上させるために、シェーディング補正等の画像処理を行う。
【００５５】
画像メモリー２４は、原稿読取部２２による読み取りで得られた原稿画像のデータを一時的に記憶したり、画像形成部２５での印刷対象となるデータを一時的に記憶したりする領域である。
【００５６】
画像形成部２５は、原稿読取部２２で読み取られた画像データ等の画像形成を行う。
【００５７】
操作部２６は、画像形成装置２０が実行可能な各種動作及び処理についてユーザーからの指示を受け付けるタッチパネル部および操作キー部を備える。タッチパネル部は、タッチパネルが設けられたＬＣＤ（Liquid Crystal Display）等の表示部２６ａを備えている。
【００５８】
ファクシミリ通信部２７は、図示しない符号化／復号化部、変復調部、およびＮＣＵ（Network Control Unit）を備え、公衆電話回線網を用いてのファクシミリの送信を行う。
【００５９】
通信部２８は、ＬＡＮボード等の通信モジュールから構成され、通信部２８に接続されたＬＡＮ等を介して、ファイルサーバー１０やＰＣ３０など、ローカルエリア内の装置と種々のデータの送受信を行う。
【００６０】
記憶部２９は、原稿読取部２２によって読み取られた原稿画像などを記憶する。記憶部２９は、ＨＤＤなどの大容量の記憶装置である。記憶部２９には、保存する文書のＵＲＬやメール送信するためのメールアドレスを決定するための参照先情報２９ａが記憶されている。
【００６１】
以上、画像形成装置２０の構成について説明した。
【００６２】
［処理の流れ（紙文書から対応する電子文書の生成）］
次に、文書管理システム１における処理のうち、紙文書から電子文書を生成し、生成した電子文書と紙文書を対応させる処理の流れを説明する。図４は、紙文書から電子文書を生成し、生成した電子文書と紙文書を対応させる処理の流れを説明するためのフローチャートである。
【００６３】
まず、読取制御部２１ａが、原稿読取部２２を用いて、紙文書をスキャンしてスキャンデータとして読み込む（ステップＳ１）。
【００６４】
次に、参照先コード化部２１ｂが、参照先情報２９ａに基づいて、読み込んだスキャンデータの保存先となるＵＲＬまたはメール送信先となるメールアドレスを決定する（ステップＳ２）。なお、ＵＲＬまたはメールアドレスは、ユーザーが入力したものを用いる構成でもよい。
【００６５】
次に、参照先コード化部２１ｂが、決定した参照先情報を参照先コードとしてコード化する（ステップＳ３）。
【００６６】
次に、コード合成部２１ｃが、参照先コードの画像とスキャンデータの画像を合成する（ステップＳ４）。
【００６７】
次に、電子文書保存部２１ｄが、参照先コードが合成されたスキャンデータを電子文書として、ファイルサーバー１０に保存する（ステップＳ５）。
【００６８】
次に、印刷制御部２１ｅが、参照先コードが合成されたスキャンデータを、画像形成部２５を用いて印刷する（ステップＳ６）。印刷された紙文書は、ステップＳ１において読み込まれた紙文書と置換して保存される。
【００６９】
以上、文書管理システム１における処理のうち、紙文書から電子文書を生成し、生成した電子文書と紙文書を対応させる処理の流れを説明した。
【００７０】
［処理の流れ（電子文書から対応する紙文書の生成）］
次に、文書管理システム１における処理のうち、電子文書から紙文書を生成し、生成した紙文書と電子文書を対応させる処理の流れを説明する。図５は、電子文書から紙文書を生成し、生成した紙文書と電子文書を対応させる処理の流れを説明するためのフローチャートである。
【００７１】
まず、電子文書取得部２１ｆが、ファイルサーバー１０やＰＣ３０から文書管理システム１で管理する元となる電子文書を取得する（ステップＳ１０）。なお、電子文書の取得は、電子メールの受信により行われてもよい。
【００７２】
次に、参照先コード化部２１ｂが、参照先情報２９ａに基づいて、読み込んだスキャンデータの保存先となるＵＲＬまたはメール送信先となるメールアドレスを決定する（ステップＳ１１）。なお、ＵＲＬまたはメールアドレスは、ユーザーが入力したものを用いる構成でもよい。
【００７３】
次に、参照先コード化部２１ｂが、決定した参照先情報を参照先コードとしてコード化する（ステップＳ１２）。
【００７４】
次に、コード合成部２１ｃが、参照先コードの画像とスキャンデータの画像を合成する（ステップＳ１３）。
【００７５】
次に、文書処理部２１ｈが、参照先コードが合成されたスキャンデータを、文書管理システム１で管理される電子文書として、ファイルサーバー１０に保存する（ステップＳ１４）。
【００７６】
次に、印刷制御部２１ｅが、参照先コードが合成されたスキャンデータを、画像形成部２５を用いて印刷する（ステップＳ１５）。
【００７７】
以上、文書管理システム１における処理のうち、電子文書から紙文書を生成し、生成した紙文書と電子文書を対応させる処理の流れを説明した。
【００７８】
［処理の流れ（紙文書の更新時）］
次に、文書管理システム１における処理のうち、ユーザーにより紙文書の内容が更新（手書きで内容が追加された場合など）された場合の処理の流れを説明する。図６は、ユーザーにより紙文書の内容が更新された場合の処理の流れを説明するためのフローチャートである。
【００７９】
まず、内容が更新された紙文書を読取制御部２１ａが、原稿読取部２２を用いて読み取る（ステップＳ２０）。
【００８０】
次に、参照先情報認識部２１ｇが、読み取ったスキャンデータから参照先コードの部分を認識し、参照先情報をデコードする（ステップＳ２１）。
【００８１】
次に、文書処理部２１ｈが、認識した参照先情報はメールアドレスであるか否かを判断する（ステップＳ２２）。
【００８２】
参照先情報がメールアドレスである場合（ステップＳ２２のＹ）、文書処理部２１ｈは、スキャンデータを電子文書としてメール送信し、処理を終了する。
【００８３】
参照先情報がメールアドレスではない場合（ステップＳ２２のＮ）、文書処理部２１ｈは、参照先情報は電子文書が保存されている場所のＵＲＬであるとして、電子文書取得部２１ｆを介して参照先情報が示すＵＲＬから、保存してある電子文書を取得する（ステップＳ２４）。
【００８４】
次に、文書比較部２１ｉが、読み込んだスキャンデータと取得した電子文書の内容を比較し、差異をユーザーに提示する（ステップＳ２５）。
【００８５】
次に、文書処理部２１ｈは、ユーザーの指示に基づき、電子文書のほうを更新するか否かを判断する（ステップＳ２６）。
【００８６】
電子文書を更新する場合（ステップＳ２６のＹ）、スキャンデータを更新された電子文書としてファイルサーバー１０に保存し、処理を終了する（ステップＳ２７）。
【００８７】
電子文書を更新しない場合（ステップＳ２６のＮ）、紙文書になされた更新内容を破棄し、文書の内容を電子文書のものに戻すため、文書処理部２１ｈは、印刷制御部２１ｅを介して電子文書を印刷する（ステップＳ２８）。新たに印刷された紙文書により、以前の紙文書は置換される。
【００８８】
以上、文書管理システム１における処理のうち、ユーザーにより紙文書の内容が更新された場合の処理の流れを説明した。
【００８９】
［補足事項］
以上のように、本発明に係る文書管理システム１は、ネットワーク接続された、画像形成装置１０とファイルサーバー１０を含み、前記画像形成装置２０は、前記ネットワーク経由での通信が可能な第１の通信部２８と、紙文書をスキャンしてスキャンデータとして読み込む原稿読取部２２と、前記スキャンデータから、前記紙文書上に記載され、前記紙文書の参照先情報２９ａがコード化された参照先コードを認識し、デコードして前記参照先情報２９ａを取得する参照先情報認識部２１ｇと、ユーザーにより更新された前記紙文書が前記原稿読取部２２により読み込まれ、前記参照先情報認識部２１ｇにより取得された前記参照先情報２９ａがメールアドレスであるとき、前記スキャンデータを更新された前記紙文書に対応した電子文書としてメール送信する文書処理部２１ｈとを備え、前記ファイルサーバー１０は、前記ネットワーク経由での通信が可能な第２の通信部１５と、前記電子文書を記憶可能な記憶部１７と、前記画像形成装置から取得した前記電子文書を前記記憶部１７に記憶させ、前記画像形成装置から要求された前記電子文書を前記記憶部１７から取得し前記画像形成装置２０に提供する電子文書管理部１１ａとを備える。
【００９０】
その他、本発明は、上述の実施形態にのみ限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々変更を加え得ることは勿論である。
【符号の説明】
【００９１】
１  …  文書管理システム
１０  …  ファイルサーバー
１１  …  ＣＰＵ
１１ａ…  電子文書管理部
１２  …  ＲＯＭ
１３  …  ＲＡＭ
１４  …  操作入力部
１５  …  通信部
１６  …  表示部
１７  …  記憶部
１７ａ…  電子文書
１８  …  バス
２０  …  画像形成装置
２１  …  制御部
２１ａ…  読取制御部
２１ｂ…  参照先コード化部
２１ｃ…  コード合成部
２１ｄ…  電子文書保存部
２１ｅ…  印刷制御部
２１ｆ…  電子文書取得部
２１ｇ…  参照先情報認識部
２１ｈ…  文書処理部
２１ｉ…  文書比較部
２２  …  原稿読取部
２３  …  画像処理部
２４  …  画像メモリー
２５  …  画像形成部
２６  …  操作部
２６ａ…  表示部
２７  …  ファクシミリ通信部
２８  …  通信部
２９  …  記憶部
２９ａ…  参照先情報
３０  …  ＰＣ
【図１】
0006561890.tif 000002
【図２】
0006561890.tif 000003
【図３】
0006561890.tif 000004
【図４】
0006561890.tif 000005
【図５】
0006561890.tif 000006
【図６】
0006561890.tif 000007