(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
利用者を登録する登録部と、
メールに添付された文書を保持する保持部と、
メールの宛先に係る利用者が前記登録部に既に登録されている場合に前記利用者に対して前記利用者に関連付けられた第１トークンを発行し、前記登録部に登録されていない場合に前記利用者に対して前記利用者に関連付けられておらず前記文書に関連付けられた第２トークンを発行し、かつ、前記第２トークン及び利用者情報が入力された場合に前記利用者情報に係る利用者に対して当該利用者に関連付けられた第１トークンを発行する発行部と、
前記第１トークンを用いて前記文書のプリント指示を出力し、前記第２トークンを用いて前記文書のプリント指示を出力しない出力部と、
を備えるプリントサーバ。  
【請求項２】
前記利用者毎のプリントコストを管理する管理部
をさらに備え、
前記管理部は、前記第１トークンを用いて前記文書のプリント指示を出力する場合に、前記第１トークンに関連付けられた利用者のプリントコストを更新する
請求項１に記載のプリントサーバ。
【請求項３】
前記第２トークンは、ＵＲＬに埋め込まれて発行される
請求項１、２のいずれかに記載のプリントサーバ。
【請求項４】
利用者を登録する登録部と、
メールに添付された文書を保持する保持部と、
メールの宛先に係る利用者が前記登録部に既に登録されている場合に前記利用者に対して前記利用者に関連付けられた第１トークンを発行し、前記登録部に登録されていない場合に前記利用者に対して前記利用者に関連付けられておらず前記文書に関連付けられた第２トークンを発行し、かつ、前記第２トークン及び利用者情報が入力された場合に前記利用者情報に係る利用者に対して当該利用者に関連付けられた第１トークンを発行する発行部と、
前記第１トークンを用いて前記文書のプリント指示を出力し、前記第２トークンを用いて前記文書のプリント指示を出力しない出力部と、
を備えるプリントサーバと、
前記第１トークンを前記プリントサーバに送信してプリント指示するプリント操作端末と、
前記プリントサーバからの前記プリント指示に応じて前記文書を印刷出力するプリンタと、
を備えるプリントシステム。
【請求項５】
コンピュータに、
利用者を登録する登録ステップと、
メールに添付された文書を保持する保持ステップと、
メールの宛先に係る利用者が既に登録されている場合に前記利用者に対して前記利用者に関連付けられた第１トークンを発行し、前記登録部に登録されていない場合に前記利用者に対して前記利用者に関連付けられておらず前記文書に関連付けられた第２トークンを発行し、かつ、前記第２トークン及び利用者情報が入力された場合に前記利用者情報に係る利用者に対して当該利用者に関連付けられた第１トークンを発行する発行ステップと、
前記第１トークンを用いて前記文書のプリント指示を出力し、前記第２トークンを用いて前記文書のプリント指示を出力しない出力ステップと、
を実行させるプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、プリントサーバ、プリントシステム及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来から、電子メールに添付した文書（画像を含む）を、中継あるいはその写しを受信することにより蓄積し、自動あるいは何らかの指示を受けてプリントするシステムが知られている。また、プリントに係るコストを受益者に対して割り当てて受益者の負担とすることも一般的である。
【０００３】
これらを組合せたシステムとして、以下のようなシステムが提案されている。
（１）プリント装置に料金の収納装置を備え、プリント指示の操作を行うとともに支払いを行うシステム
（２）プリント装置上で認証操作を行い、特定された利用者に予め割り当てられた課金枠（アカウント）に対してコストを割り当てるシステム
（３）メール受信者のそれぞれに対してメールアドレスに対応付けて予め登録された課金枠に対して請求することを表すトークンを発行し、プリント装置上において該トークンの入力によりコストの割り当て先を決定するシステム
【０００４】
なお、特許文献１には、管理センタに画像のプリント代を送信者側が負担するか否かを問い合わせ、プリント代を送信者側が負担する情報を受信すると、店頭プリント端末内での課金処理をせずにプリント出力することが記載されている。
【０００５】
特許文献２には、電子メール本文、演奏会等のチケット、商品券その他の情報を提供する端末からプリント時のプリント代金支払い情報を受信して、代金を情報の提供者側に対して課金することが記載されている。
【０００６】
特許文献３には、複数の処理を含むサービス処理の内容が記述された指示書に基づいて、複数の処理装置に複数の処理を連携処理させ、サービス料金を算出して課金することが記載されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００７】
【特許文献１】特許第４３７０６１２号
【特許文献２】特開２００３−２５６３２０号公報
【特許文献３】特開２００５−２５８６２７号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
メール受信者のそれぞれに対してメールアドレスに対応付けて予め登録された課金枠に対して請求することを表すトークンを発行し、プリント装置上において該トークンの入力によりコストの割り当て先を決定するシステムでは、トークンの入力はユーザ名やパスワードの入力よりも容易であるため利便性が高い。一方で、メール受信者の中に予め登録されていない受信者が含まれている場合に、そのような受信者に対してもコストの割り当て先を決定してプリント処理を実行することが必要になる場合がある。
【０００９】
本発明の目的は、メール宛先の中に登録されていない利用者が含まれる場合においても当該利用者に対してコストを割り当ててプリントすることができるプリントサーバ、プリントシステム及びプログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
請求項１に記載の発明は、利用者を登録する登録部と、メールに添付された文書を保持する保持部と、メールの宛先に係る利用者が前記登録部に既に登録されている場合に前記利用者に対して前記利用者に関連付けられた第１トークンを発行し、前記登録部に登録されていない場合に前記利用者に対して前記利用者に関連付けられておらず前記文書に関連付けられた第２トークンを発行し、かつ、前記第２トークン及び利用者情報が入力された場合に前記利用者情報に係る利用者に対して当該利用者に関連付けられた第１トークンを発行する発行部と、前記第１トークンを用いて前記文書のプリント指示を出力し、前記第２トークンを用いて前記文書のプリント指示を出力しない出力部とを備えるプリントサーバである。
【００１２】
請求項２に記載の発明は、前記利用者毎のプリントコストを管理する管理部をさらに備え、前記管理部は、前記第１トークンを用いて前記文書のプリント指示を出力する場合に、前記第１トークンに関連付けられた利用者のプリントコストを更新する請求項１に記載のプリントサーバである。
【００１３】
請求項３に記載の発明は、前記第２トークンは、ＵＲＬに埋め込まれて発行される請求項１、２のいずれかに記載のプリントサーバである。
【００１４】
請求項４に記載の発明は、利用者を登録する登録部と、メールに添付された文書を保持する保持部と、メールの宛先に係る利用者が前記登録部に既に登録されている場合に前記利用者に対して前記利用者に関連付けられた第１トークンを発行し、前記登録部に登録されていない場合に前記利用者に対して前記利用者に関連付けられておらず前記文書に関連付けられた第２トークンを発行し、かつ、前記第２トークン及び利用者情報が入力された場合に前記利用者情報に係る利用者に対して当該利用者に関連付けられた第１トークンを発行する発行部と、前記第１トークンを用いて前記文書のプリント指示を出力し、前記第２トークンを用いて前記文書のプリント指示を出力しない出力部とを備えるプリントサーバと、前記第１トークンを前記プリントサーバに送信してプリント指示するプリント操作端末と、前記プリントサーバからの前記プリント指示に応じて前記文書を印刷出力するプリンタとを備えるプリントシステムである。
【００１５】
請求項５に記載の発明は、コンピュータに、利用者を登録する登録ステップと、メールに添付された文書を保持する保持ステップと、メールの宛先に係る利用者が既に登録されている場合に前記利用者に対して前記利用者に関連付けられた第１トークンを発行し、前記登録部に登録されていない場合に前記利用者に対して前記利用者に関連付けられておらず前記文書に関連付けられた第２トークンを発行し、かつ、前記第２トークン及び利用者情報が入力された場合に前記利用者情報に係る利用者に対して当該利用者に関連付けられた第１トークンを発行する発行ステップと、前記第１トークンを用いて前記文書のプリント指示を出力し、前記第２トークンを用いて前記文書のプリント指示を出力しない出力ステップとを実行させるプログラムである。
【発明の効果】
【００１６】
請求項１，４，５に記載の発明によれば、メール宛先の中に登録されていない利用者が含まれる場合においてもコストを割り当ててプリントすることができる。
【００１７】
請求項２に記載の発明によれば、さらに、登録されていない利用者に対してもトークンを用いたプリント及びコスト割り当てが実現する。
【００１８】
請求項３に記載の発明によれば、さらに第２トークンを用いて容易に第１トークンを取得できる。
【図面の簡単な説明】
【００１９】
【図１】実施形態のシステム構成図である。
【図２】実施形態のメール受信処理のフローチャートである。
【図３】実施形態のトークン受付処理のフローチャートである。
【図４】実施形態の仮トークン更新処理のフローチャートである。
【図５】文書保持部のデータの一例を示す図である。
【図６】利用者管理部のデータの一例を示す図である。
【図７】課金枠管理部のデータの一例を示す図である。
【図８】トークン生成・管理部のデータの一例を示す図である。
【図９】仮トークン生成・管理部のデータの一例を示す図である。
【図１０】実施形態のメール画面の一例を示す図（その１）である。
【図１１】実施形態のメール画面の一例を示す図（その２）である。
【図１２】実施形態のメール画面の一例を示す図（その３）である。
【図１３】実施形態のメール画面の一例を示す図（その４）である。
【図１４】実施形態のメール画面の一例を示す図（その５）である。
【図１５】実施形態のメール画面の一例を示す図（その６）である。
【発明を実施するための形態】
【００２０】
以下、図面に基づき本発明の実施形態について説明する。
【００２１】
＜基本原理＞
まず、本実施形態の基本原理について説明する。
【００２２】
本実施形態では、受信したメールに文書が添付されていればその文書を保持するとともに、受信したメールの宛先が、予め登録された利用者であるか否かを判定し、予め登録された利用者であれば、利用者及びその文書に関連付けられた第１トークンを当該利用者に対して発行する。当該利用者、つまり受信したメールの宛先であり、予め登録された利用者は、発行された第１トークンを用いて文書をプリントする。第１トークンは利用者及び文書に関連付けられているので、第１トークンを用いて文書をプリントした場合、プリント処理（プリントジョブ）に係る利用者及び文書を一意に特定することができるから、そのプリント処理に要するコストをその利用者に適切に割り当てることができる。
【００２３】
他方、受信したメールの宛先が、予め登録された利用者でない場合には、第１トークンを発行することができない。そこで、本実施形態では、このような利用者に対しては、暫定的あるいは仮のトークンとしての第２トークンを発行する。第２トークンは文書のみに関連付けられているので、そのままではプリント処理を実行することはできない。第２トークンを取得した利用者は、自身の情報を利用者情報として入力することで新たに利用者登録し、さらに第２トークンを入力することで、第２トークンを第１トークンに更新する。利用者は、このようにして更新された第１トークンにより文書をプリントすることができる。また、第１トークンは利用者及び文書に関連付けられているので、第１トークンを用いて文書をプリントした場合、プリント処理に係る利用者及び文書を一意に特定することができるから、そのプリント処理に要するコストをその利用者、つまりメール受信時には登録されていなかった利用者に対しても適切に割り当てることができる。
【００２４】
本実施形態における第２トークンは、登録されていない利用者に対してその登録を促す機能を有しているから、誘因トークンあるいは仮トークンと称することができる。以下の実施形態では、第１トークンを単に「トークン」、第２トークンを「仮トークン」として説明する。
【００２５】
また、以下の実施形態では、第１トークン及び第２トークンともに有効期限を設定していないが、発行から所定期間内の有効期限を設定してもよく、有効期限が経過したトークンについてはこれを無効化してもよい。
【００２６】
＜構成＞
図１は、本実施形態におけるプリントシステムの全体構成図を示す。プリントシステムは、メールプリントサーバ１０、メールサービスサーバ１２、利用者端末１４、プリント操作端末１６、及びプリンタ１８を備え、これらはネットワークに接続されて相互にデータ送受が可能である。
【００２７】
メールプリントサーバ１０は、文書保持部、利用者管理部、課金枠管理部、トークン生成・管理部、コスト計算部、利用者特定・通知部、仮トークン生成・管理部、メール中継・受信部、メール通知部、トークン受付部、及び仮トークン更新部を備える。プリントサーバ１０は、具体的にはサーバコンピュータで構成され、コンピュータとしての公知の構成、すなわちＣＰＵ、プログラムメモリ、ワーキングメモリ、記憶装置あるいはデータベース、通信インタフェースを備える。ＣＰＵは、プログラムメモリに記憶された処理プログラムに従って各種処理を実行する。プリントサーバ１０の各機能ブロックは、ＣＰＵで実現される。ＣＰＵで実行される処理を例示すると、以下の通りである。
・メールを受信する機能
・受信したメールに添付された添付ファイルを文書としてデータベースに保持する機能
・利用者をデータベースに登録する機能
・受信したメールの宛先に係る利用者がデータベースに登録されているか否かを判定する機能
・登録されている利用者に対してトークンを生成（発行）する機能
・登録されていない利用者に対して仮トークンを生成（発行）する機能
・仮トークンをトークンに更新する機能
・トークンを受け付けてプリンタ１８に対してプリント指示出力する機能
【００２８】
メール中継・受信部は、メールサービスサーバ１２からの電子メール（単にメールと称する）を受信し、受信したメールに添付ファイルが含まれていれば当該添付ファイルを文書保持部に供給する。また、メール中継・受信部は、受信したメールを利用者管理部に供給する。
【００２９】
文書保持部は、添付ファイルを保持するデータベースを備える。また、文書保持部は、添付ファイルを保持するに際し、保持文書の識別子をリストとして保持する。保持文書の識別子は、保持文書を一意に特定するためのデータであり、その形式は任意である。
【００３０】
利用者管理部は、予め利用者を登録して保持するデータベースを備える。
【００３１】
利用者特定・通知部は、受信したメールの宛先毎に、利用者管理部で既に登録されているか否かを判定し、既に登録されている利用者を特定するとともに、登録されていない利用者を特定する。また、登録されている利用者に対してはメール通知部を介してトークンを通知する。また、登録されていない利用者に対してはメール通知部を介して仮トークンを通知する。
【００３２】
トークン生成（発行）・管理部は、利用者の識別子と保持文書の識別子に関連付けてトークンを生成して管理する。ここで、トークンとは、プリント操作において入力することを意図した文字ないし数字列データであり、利用者及び保持文書に関連付けられたデータである。トークンは、偶然の一致を防止する観点から、ランダムな文字列ないし数字列とすることが好適である。また、トークン生成・管理部は、受け付けたトークンから当該トークンに関連付けられた利用者の識別子及び保持文書の識別子を抽出する。
【００３３】
仮トークン生成（発行）・管理部は、保持文書の識別子に関連付けて仮トークンを生成して管理する。ここで、仮トークンとは、トークンそのものではなく暫定的なトークンであり、トークンが利用者と保持文書に関連付けられているのに対し、保持文書のみに関連付けられている点でトークンと異なる。仮トークンも、ランダムな文字列ないし数字列とすることができる。
【００３４】
メール通知部は、生成されたトークンを登録利用者に送信し、生成された仮トークンを未登録の利用者に送信する。
【００３５】
トークン受付部は、プリント操作端末１６から入力されたトークンを受け付けてトークン生成・管理部に供給する。
【００３６】
コスト計算部は、文書保持部に保持されている文書データのうち、受け付けたトークンに関連付けられた保持文書の文書データをプリントする際のコストを算出する。コストは、文書データの容量やプリント形式（白黒／カラーを含む）、あるいは用紙の種別を用いて算出する。
【００３７】
課金枠管理部は、利用者毎の課金枠を管理する。課金枠管理部は、受け付けたトークンに関連付けられた利用者に対し、受け付けたトークンに関連付けられた保持文書についてコスト計算部で算出されたコストを加算することで課金枠を管理する。
【００３８】
利用者端末１４は、パソコンや携帯端末等であり、メールサービスサーバ１２を介してメールの送受信や、その上で起動するＷｅｂブラウザからネットワークを介してメールプリントサーバ１０に対して要求を送信する。
【００３９】
プリント操作端末１６及びプリンタ１８は、互いに近傍に配置され、ネットワークを介してメールプリントサーバ１０とデータを送受信する。利用者は、プリント操作端末１６からトークンを入力して所望の文書のプリント指示をメールプリントサーバ１０に対して出力する。プリンタ１８は、メールプリントサーバ１０からのプリント指示により、指示された文書をプリント出力する。
【００４０】
プリント操作端末１６は、入力装置と表示装置を兼用したタッチパネルを備えていてもよく、プリント操作端末１６とプリンタ１８が一体的に構成されてもよい。プリント操作端末１６も、利用者端末１４と同様にＣＰＵ及びメモリを備えるコンピュータで構成されてもよい。
【００４１】
＜処理＞
図２は、メールプリントサーバ１０におけるメール受信処理の処理フローチャートを示す。
【００４２】
利用者端末１４から複数の受信者（宛先）を含むメールが送信されると、メールサービスサーバ１２は当該メールをメールプリントサーバ１０に送信し、メールプリントサーバ１０のメール中継・受信部で当該メールを受信する。メール中継・受信部は、ＳＭＴＰ等のメール中継プロトコルや、ＰＯＰ３等のメール受信プロトコルによりメールサービスサーバ１２からのメールを受信する。受信したメールにはプリント対象となり得る添付ファイルが付されているものとする（Ｓ１０１）。
【００４３】
メール中継・受信部は、受信したメールに添付されている添付ファイルを文書保持部に供給し、文書保持部で当該添付ファイルを保持する（Ｓ１０２）。このとき、文書保持部は、保持した添付ファイルを識別するための識別子をリストとして保持しておく。
【００４４】
また、メール中継・受信部は、受信したメールを利用者特定・通知部に供給し、利用者特定・通知部は、受信したメールに含まれる宛先を利用者管理部のデータベースで検索する（Ｓ１０３）。データベースには、予め利用者が登録されており、受信したメールに含まれる宛先がデータベースに予め登録された利用者に一致するか否かを判定する（Ｓ１０４）。
【００４５】
宛先が登録済みである場合（Ｓ１０４でＹＥＳ）、宛先メールアドレスに対応する利用者の識別子をデータベースから取得してトークン生成・管理部に供給する（Ｓ１０５）。また、トークン生成・管理部は、文書保持部に保持されているリストから保持文書の識別子を取得し、利用者管理部からの利用者の識別子と保持文書の識別子からトークンを生成する（Ｓ１０６）。
【００４６】
トークン生成・管理部で利用者及び保持文書に関連付けられたトークンを生成した後、メール通知部は、宛先にトークン一覧を含むメールを送信する（Ｓ１０７）。送信されたメールは、メールサービスサーバ１２を介して当該宛先で受信され、受信者はトークンを取得することができる。
【００４７】
他方、宛先が登録済みでない場合（Ｓ１０４でＮＯ）、トークン生成・管理部は、トークンを生成しない。その代わり、仮トークン生成・管理部は、文書保持部に保持されているリストから保持文書の識別子を取得し、保持文書の識別子から借りトークンを生成する（Ｓ１０８）。
【００４８】
仮トークン生成・管理部で保持文書に関連付けられた仮トークンを生成した後、メール通知部は、宛先に仮トークン一覧を含むメールを送信する（Ｓ１０９）。送信されたメールは、メールサービスサーバ１２を介して当該宛先で受信され、受信者は仮トークンを取得することができる。
【００４９】
なお、Ｓ１０３〜Ｓ１０９の処理は、メールの宛先が複数存在する場合には宛先毎に実行される。従って、あるメールの宛先が登録済みであれば当該宛先に関してはＳ１０５〜Ｓ１０７の処理が実行され、他の宛先が登録済みでなければ当該宛先に関してはＳ１０８〜Ｓ１０９の処理が実行される。
【００５０】
図３は、メールプリントサーバ１０におけるトークン受付処理の処理フローチャートを示す。この処理の前提として、メール宛先に対してトークンが既に送信されているものとする。
【００５１】
メール宛先のユーザは、プリント操作端末１６からトークンを入力する（Ｓ２０１）。入力されたトークンはネットワークを介してメールプリントサーバ１０に送信され、トークン受付部で受信する。
【００５２】
トークン生成・管理部は、受信したトークンから利用者の識別子と保持文書の識別子を抽出する（Ｓ２０２）。また、トークン生成・管理部は、抽出した保持文書の識別子を文書保持部に供給し、文書保持部は当該識別子に対応する保持文書の文書データを取り出す（Ｓ２０３）。
【００５３】
次に、コスト計算部は、取り出した文書データをプリントする際のコストを算出する（Ｓ２０４）。
【００５４】
次に、課金枠管理部は、トークン生成・管理部で抽出した利用者の識別子を用いて、利用者の課金枠に対してコスト計算部で算出されたコストを加算する（Ｓ２０５）。
【００５５】
最後に、文書保持部は、受け付けたトークンに関連付けられた文書データをプリンタ１８に送信し、当該文書データをプリントするようにネットワークを介して指示出力する（Ｓ２０６）。
【００５６】
図４は、メールプリントサーバ１０及び利用者端末１４における仮トークン更新処理を示す。この処理の前提として、図２のＳ１０８、Ｓ１０９で仮トークンが生成され、登録されていないメール宛先に対して仮トークンが送信されているものとする。
【００５７】
まず、利用者、すなわち登録されていない利用者であって仮トークンを取得した利用者は、利用者端末１４のＷｅｂブラウザを起動してメールプリントサーバ１０にアクセスし（Ｓ３０１）、利用者情報を入力するとともに仮トークンを入力する（Ｓ３０２）。
【００５８】
利用者情報及び仮トークンを受信したメールプリントサーバ１０は、利用者管理部で入力された情報を用いて利用者を登録する（Ｓ４０１）。また、仮トークン生成・管理部は、入力された仮トークンから保持文書の識別子を抽出する（Ｓ４０２）。仮トークンには保持文書の識別子が関連付けられていることは上記の通りであり、この関連付けを利用して保持文書の識別子を抽出する。
【００５９】
次に、トークン生成・管理部は、利用者管理部で登録された利用者の識別子と、仮トークン生成・管理部で抽出された保持文書の識別子を用いてトークンを生成し（Ｓ４０３）、利用者端末１４に返信する。トークン生成・管理部は、生成されたトークンを保持・管理する。生成されたトークンには、登録済みの利用者に対して生成されたトークンと、仮トークンから更新されたトークンの２種類が存在することになる。利用者端末１４は、返信されたトークンを表示装置に表示する（Ｓ３０３）。以上の処理により、仮トークンのトークンへの更新処理が完了する。仮トークンを更新して得られたトークンは、図３のトークン受付処理によりプリント操作端末１６から入力され、プリント処理に用いられる。
【００６０】
登録済みの宛先に係る利用者及び登録されていない宛先に係る利用者の処理をまとめると、それぞれ以下の通りである。
【００６１】
＜登録済み宛先に係る利用者＞
メールプリントサーバ１０からトークンを受信→当該トークンを用いてプリント操作端末でプリント指示→プリンタ１８で保持文書のプリント
【００６２】
＜登録されていない宛先に係る利用者＞
メールプリントサーバ１０から仮トークンを受信→利用者端末１４を用いて利用者情報を登録し、仮トークンを入力→プリントサーバ１０からトークンを受信→当該トークンを用いてプリント操作端末でプリント指示→プリンタ１８で保持文書のプリント
【００６３】
登録されていない宛先に係る利用者であっても、仮トークン及びトークンを入力するだけで、所望の保持文書を容易にプリントすることが可能である。また、登録されていない宛先に係る利用者が入力するトークンにも、利用者及び保持文書が関連付けられているため、保持文書をプリントする際のコストを当該利用者に正しく割り当て得る。
【００６４】
＜データ構造＞
図５は、文書保持部で保持・管理するデータの一例を示す。保持文書の識別子、文書データパス、添付ファイル名が互いに関連付けてテーブルとして記録・管理される。識別子は互いに異なっていればよく、新たな文書を保持する際に自動的に付与される。文書データパスは、オペレーティングシステム上のファイルパス等とする。また、添付ファイル名は、メールに添付されていた時のファイル名である。
【００６５】
図６は、利用者管理部で管理するデータの一例を示す。利用者の識別子、メールアドレス、利用者名が互いに関連付けてテーブルとして記録・管理される。利用者の識別子も互いに異なっていればよく、新たな利用者を登録する際に自動的に付与される。利用者名は利用者自身が設定するものである。メールアドレスを参照することで、新たに受信したメールの宛先が既に登録されているものであるか否かが判定される。
【００６６】
図７は、課金枠管理部で管理するデータの一例を示す。利用者の識別子、利用残高、付け替え部門コードが互いに関連付けてテーブルとして記録・管理される。利用者の識別子は、利用者管理部で自動的に付与された識別子である。利用残高は、プリント操作端末１６でプリントを指示する毎に、その相当コストが加算されるものであり、利用総額と言い換えることもできる。精算が行われると、精算済みの額だけ減額される。付け替え部門コードは、精算処理において参照されるものであり、必ずしも必須ではない。
【００６７】
図８は、トークン生成・管理部で管理されるデータの一例を示す。トークン、保持文書の識別子、利用者の識別子が互いに関連付けてテーブルとして保持・管理される。トークンは互いに異なっており、例えばランダムな１０桁の数字列からなる。トークンの数字列がランダムであるほど、予測可能性が低下し、意図しない利用者によるプリント操作が防止される。保持文書の識別子は文書保持部が自動的に付与したものであり、利用者の識別子は利用者管理部が自動的に付与したものである。
【００６８】
図９は、仮トークン生成・管理部で管理されるデータの一例を示す。仮トークン、保持文書の識別子が互いに関連付けてテーブルとして保持・管理される。仮トークンも互いに異なっており、例えばランダムな１０桁の数字列からなる。図８と図９を対比することで、仮トークンとトークンの相違は明白となろう。なお、図９では仮トークンをトークンと同じ１０桁の数字列としたが、仮トークンを文字列とすることで外形上、トークンと異ならせてもよく、利用者が視認した場合に仮トークンであることを容易に把握できるようにしてもよい。
【００６９】
図１０は、図２のＳ１０１で受信するメールの一例を示す。メールの宛先として、
abc@example.com
def@example.com
xyz@example.com
が含まれており、添付ファイルとして
meeting.pdf
が含まれているものとする。
【００７０】
３つのメール宛先のうち、
abc@example.com
xyz@example.com
は利用者管理部に既に登録されており、
def@example.com
は利用者管理部に登録されていないものとする。添付ファイルである
meeting.pdf
は文書保持部で保持され、識別子として例えば
D00001
が付与される。
【００７１】
図１１は、図２のＳ１０７で登録済みの宛先に送信されるメールの一例を示す。登録済みの宛先は、
abc@example.com
であり、添付ファイル名とトークン0174056173が含まれる。そして、このトークンをプリント操作端末から入力することでプリントできること、及びプリントするとプリント利用残高に加算されることが報知される。
【００７２】
図１２は、図２のＳ１０９で登録されていない宛先に送信されるメールの一例を示す。登録されていない宛先は、
def@example.com
であり、利用者登録を行うこと、利用者登録を行うためのアクセス先とともに、添付ファイルに関連付けられた仮トークン8729816452が報知される。また、プリントするには（仮トークンではなく）トークンをプリント操作端末から入力すべきことが報知される。
【００７３】
図１３は、図４のＳ３０２で利用者情報を入力する際の画面例を示す。メールアドレス、利用者名、及び付け替え部門コードが入力される。既述したように、付け替え部門コードは必須ではない。
【００７４】
図１４は、利用者情報の登録とともに、仮トークンを更新するための画面例を示す。仮トークン8729816452を入力してメールプリントサーバ１０に送信する。
【００７５】
図１５は、図４のＳ３０３で表示されるトークン（仮トークンを更新して得られるトークン）の画面例を示す。添付ファイル名とともに、トークン4328946255が表示される。
【００７６】
以上のように、本実施形態では、メール宛先に係る利用者が既に登録されている場合には、利用者と保持文書と関連付けられたトークンが発行されて当該トークンを用いて保持文書をプリントできるとともに、メール宛先に係る利用者が登録されていない場合には、保持文書と関連付けられた仮トークンが発行され、当該仮トークンにより利用者登録を促し、仮トークンを更新して得られる、利用者と保持文書と関連付けられたトークンが発行されて当該トークンを用いて保持文書をプリントすることができる。
【００７７】
また、本実施形態では、図１２に示すように、数字列の仮トークンを生成すると、仮トークンをメールで通知し、利用者が数字列の仮トークンを入力してトークンに更新しているが、生成した仮トークンをＵＲＬとして利用者に送信し、利用者が当該ＵＲＬをクリックすることでトークンに更新するように構成してもよい。例えば、仮トークンを012345とすると、
http://~/register?doctoken=012345
等として利用者に送信する等である。これにより、利用者は仮トークンの数字列（あるいは文字列）を別途入力する手間が省ける。
【００７８】
また、本実施形態では、メールの添付ファイルについては、プリンタ１８で直接プリントできることを前提としているが、メールプリントサーバ１０に文書変換部を設けることで、プリンタ１８で直接プリントできない文書形式の添付ファイルに対応してもよい。さらに、メール本文（テキスト形式、ＨＴＭＬ形式）をプリンタ１８で直接プリントできる文書形式に変換するために用いてもよい。
【符号の説明】
【００７９】
１０  メールプリントサーバ、１２  メールサービスサーバ、１４  利用者端末、１６  プリント操作端末、１８  プリンタ。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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