(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
第１のグループに設置されている第１の画像形成装置と、
第２のグループに設置されている第２の画像形成装置と、
サーバーと、
前記サーバーと前記第１の画像形成装置および前記第２の画像形成装置との間で情報を中継するための中継装置とを備え、
前記サーバーは、
１人以上のユーザーのそれぞれについての、各ユーザーが所属するグループを表わす情報である所属情報と、各ユーザーの宛先を表わす宛先情報とを記憶するための第１の記憶部を含み、
前記中継装置は、
前記サーバーから、１人以上のユーザーについての前記所属情報と前記宛先情報とを受信した場合に、前記第１のグループに所属するユーザーの前記宛先情報を前記第１の画像形成装置へ送信し、前記第２のグループに所属するユーザーの前記宛先情報を前記第２の画像形成装置へ送信するように構成されている送信処理部と、
前記所属情報を記憶するための第２の記憶部とを含み、
前記サーバーは、
前記中継装置へ、前記第１のグループに所属していた第１のユーザーが前記第２のグループへ所属するようになったことを通知するように構成されており、
前記送信処理部は、前記サーバーが、前記中継装置へ、前記第１のグループに所属していた第１のユーザーが前記第２のグループへ所属するようになったことを通知したことに応じて、
前記第２の画像形成装置へ、前記第１のユーザーの前記宛先情報を送信し、
前記第１の画像形成装置へ、前記第１のユーザーが前記第１のグループに所属しなくなったことを通知する変更情報を送信するように構成されており、
前記第１の画像形成装置は、
前記変更情報を受信したことに応じて、前記中継装置へ、前記第１のユーザーが所属するグループを問い合わせる情報を送信するように構成されている、情報処理部を含み、
前記送信処理部は、
前記情報処理部によって送信された前記第１のユーザーが所属するグループを問い合わせる情報を受信したことに応じて、前記第１の画像形成装置へ、前記第１のユーザーの変更後に所属するグループとして前記第２のグループを表わす情報と、前記第２の画像形成装置を特定する情報とを通知するように構成されており、
前記情報処理部は、
前記第２の画像形成装置を特定する情報を通知されたことに応じて、前記第２の画像形成装置に対して、前記第１のユーザーの前記宛先情報を問い合わせる情報を送信するように構成されており、
前記第２の画像形成装置は、
前記情報処理部によって送信された前記第１のユーザーの前記宛先情報を問い合わせ情報を受信したことに応じて、前記第１の画像形成装置へ、前記第１のユーザーの前記宛先情報を送信するように構成されている、画像形成システム。
【請求項２】
前記情報処理部は、前記第１のユーザーの前記第１の画像形成装置の利用履歴に基づいて、
前記第１のユーザーが前記第１のグループに所属しなくなったときの直近の所定期間において前記第１のユーザーが予め定められた頻度以上の頻度で前記第１の画像形成装置を利用していない場合には、前記第１のユーザーが所属するグループを問い合わせる情報を送信せず、
前記直近の所定期間において前記第１のユーザーが予め定められた頻度以上の頻度で前記第１の画像形成装置を利用している場合には、前記第１のユーザーが所属するグループを問い合わせる情報を送信する、ように構成されている、請求項１に記載の画像形成システム。
【請求項３】
前記情報処理部は、
前記第１のユーザーが前記第１のグループに所属しなくなったときの直近の所定期間において前記第１のユーザーの前記第１の画像形成装置の利用履歴がある場合には、前記第１のユーザーが所属するグループを問い合わせる情報を送信し、
前記直近の所定期間において前記第１のユーザーの前記第１の画像形成装置の利用履歴が無い場合には、前記第１のユーザーが所属するグループを問い合わせる情報を送信しない、ように構成されている、請求項１に記載の画像形成システム。
【請求項４】
画像形成動作を実行する画像形成部と、
中継装置から、第１のグループに所属する１人以上のユーザーのそれぞれの宛先を表わす宛先情報を受信するように構成された通信部と、
前記通信部が受信した宛先情報を記憶するための記憶部と、
前記中継装置によって送信された、前記第１のグループに所属していた第１のユーザーが前記第１のグループに所属しなくなったことを通知する変更情報を受信したことに応じて、前記中継装置へ、前記第１のユーザーが所属するグループを問い合わせる情報を送信するように構成された情報処理部とを備え、
前記中継装置は、第２のグループに所属するユーザーの宛先情報を前記第２のグループに設置されている他の画像形成装置へ送信し、前記第１のグループに所属していた前記第１のユーザーが前記第２のグループへ所属するようになった場合に、当該他の画像形成装置へ、前記第１のユーザーの前記宛先情報を送信すると共に、前記変更情報を前記通信部へ送信し、さらに、前記情報処理部から、前記第１のユーザーが所属するグループを問い合わせる情報を受信した場合には、前記他の画像形成装置を特定する情報を前記通信部へ送信するように構成されており、
前記情報処理部は、前記通信部が、前記第１のユーザーが所属するグループを問い合わせる情報の送信に応じて前記他の画像形成装置を特定する情報を受信した場合に、当該他の画像形成装置に対して、前記第１のユーザーの宛先情報を問い合わせる情報を送信するように構成されている、画像形成装置。
【請求項５】
画像形成装置のコンピューターによって実行されるプログラムであって、
前記プログラムは、前記コンピューターに、
中継装置によって送信された、第１のグループに所属する１人以上のユーザーのそれぞれの宛先を表わす宛先情報を受信するステップと、
前記コンピューターがアクセス可能な記憶部に前記宛先情報を記憶するステップと、
前記中継装置によって送信された、前記第１のグループに所属していた第１のユーザーが前記第１のグループに所属しなくなったことを通知する変更情報を受信したことに応じて、前記中継装置へ、前記第１のユーザーが所属するグループを問い合わせる情報を送信するステップと、を実行させ、
前記中継装置は、第２のグループに所属するユーザーの宛先情報を前記第２のグループに設置されている他の画像形成装置へ送信し、前記第１のグループに所属していた前記第１のユーザーが前記第２のグループへ所属するようになった場合に、当該他の画像形成装置へ、前記第１のユーザーの前記宛先情報を送信すると共に、前記変更情報を前記画像形成装置へ送信し、さらに、前記画像形成装置から、前記第１のユーザーが所属するグループを問い合わせる情報を受信した場合には、前記他の画像形成装置を特定する情報を前記画像形成装置へ送信するように構成されており、
前記プログラムは、前記コンピューターに、
前記第１のユーザーが所属するグループを問い合わせる情報の送信に応じて前記第１のユーザーが所属する第２のグループに設置されている他の画像形成装置を特定する情報を受信した場合に、当該他の画像形成装置に対して、前記第１のユーザーの宛先情報を問い合わせる情報を送信するステップを実行させる、プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本開示は、画像形成システム、画像形成装置、および、プログラムに関し、特に、２以上の部署のそれぞれに配置される画像形成装置を含む画像形成システム、ならびに、各部署に配置される画像形成装置およびそのような画像形成装置のコンピューターによって実行されるプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、ＭＦＰ（Multi-Functional  Peripheral）等の画像形成装置には、画像を形成するだけでなく、ユーザーの宛先情報を記憶し、形成された画像を宛先情報によって特定される宛先へ送信するものがあった。このような画像形成装置を利用した従来の画像形成システムには、サーバーと、２以上の部署のそれぞれに配置された２以上の画像形成装置とを備えるものがある。サーバーは、各画像形成装置へ向けて、それぞれの画像形成装置が配置された部署のユーザーの宛先情報を配信する。
【０００３】
ユーザーは、当該ユーザーが所属する部署の画像形成装置を利用して画像ファイルを生成し、生成された画像ファイルを、当該画像形成装置に記憶された当該ユーザーの宛先情報を利用して、当該ユーザー固有の記憶場所へ転送する。
【０００４】
さらに、画像形成システムでは、画像形成装置は、当該画像形成装置に記憶されている宛先情報を利用することにより、受信した画像ファイルを当該画像形成装置が設置される部署に所属するユーザーに配信することができる。
【０００５】
特開２０１４−２０３０８５号公報（特許文献１）は、認証サーバー（親機）と複数の画像形成装置（子機）とを備える画像形成システムを開示している。当該画像形成システムでは、親機は、各子機に認証情報を送信するとともに、各子機の認証情報を記憶している。特開２０００−２６１６３６号公報（特許文献２）は、本店に設置される１台のファクシミリ装置（親機）と、２以上の支店のそれぞれに設置される２以上のファクシミリ装置（子機）とを含む、ファクシミリ通信システムを開示している。当該ファクシミリ送信システムでは、親機に登録された短縮番号が、各子機にも自動的に登録される。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２０１４−２０３０８５号公報
【特許文献２】特開２０００−２６１６３６号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
画像形成システムは、サーバーと各部署の画像形成装置との間に配置された、中継装置として機能する画像形成装置をさらに備える場合がある。サーバーは、中継装置へ、２以上の部署のユーザーの宛先情報を一括して送信する。中継装置は、サーバーから送信された２以上の部署の宛先情報を、部署ごとに振り分けた後、各部署の画像形成装置へ宛先情報を送信する。
【０００８】
このような画像形成システムが、中継装置に２以上の部署のユーザーの宛先情報を保持するように構築された場合、中継装置は、サーバーと同程度の記憶容量を必要とする。これにより、画像形成システムのコストが上昇し得る。一方、画像形成システムが、中継装置に各部署のユーザーの宛先情報を保持させないように構築された場合、末端の画像形成装置は、転出者の宛先情報をサーバーへ問い合わせる必要が生じる。このような場合、画像形成システムにおいて、サーバーへのトラフィックが増大するという不都合が生じる。
【０００９】
本開示は、係る実情に鑑み考え出されたものであり、その目的は、画像形成システムにおいて、サーバーへのトラフィックの増大を抑えつつ、中継装置が必要とする記憶容量を抑えることである。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
本開示のある局面に従うと、第１のグループに設置されている第１の画像形成装置と、第２のグループに設置されている第２の画像形成装置と、サーバーと、サーバーと第１の画像形成装置および第２の画像形成装置との間で情報を中継するための中継装置とを備える画像形成システムが提供される。サーバーは、１人以上のユーザーのそれぞれについての、各ユーザーが所属するグループを表わす情報である所属情報と、各ユーザーの宛先を表わす宛先情報とを記憶するための第１の記憶部を含む。中継装置は、サーバーから、１人以上のユーザーについての所属情報と宛先情報とを受信した場合に、第１のグループに所属するユーザーの宛先情報を第１の画像形成装置へ送信し、第２のグループに所属するユーザーの宛先情報を第２の画像形成装置へ送信するように構成されている送信処理部と、所属情報を記憶するための第２の記憶部とを含む。サーバーは、中継装置へ、第１のグループに所属していた第１のユーザーが第２のグループへ所属するようになったことを通知するように構成されている。送信処理部は、サーバーが、中継装置へ、第１のグループに所属していた第１のユーザーが第２のグループへ所属するようになったことを通知したことに応じて、第２の画像形成装置へ、第１のユーザーの宛先情報を送信し、第１の画像形成装置へ、第１のユーザーが第１のグループに所属しなくなったことを通知する変更情報を送信するように構成されている。第１の画像形成装置は、変更情報を受信したことに応じて、中継装置へ、第１のユーザーが所属するグループを問い合わせる情報を送信するように構成されている、情報処理部を含む。送信処理部は、情報処理部によって送信された第１のユーザーが所属するグループを問い合わせる情報を受信したことに応じて、第１の画像形成装置へ、第１のユーザーの変更後に所属するグループとして第２のグループを表わす情報と、第２の画像形成装置を特定する情報とを通知するように構成されている。情報処理部は、第２の画像形成装置を特定する情報を通知されたことに応じて、第２の画像形成装置に対して、第１のユーザーの宛先情報を問い合わせる情報を送信するように構成されている。第２の画像形成装置は、情報処理部によって送信された第１のユーザーの宛先情報を問い合わせ情報を受信したことに応じて、第１の画像形成装置へ、第１のユーザーの宛先情報を送信するように構成されている。
【００１１】
好ましくは、情報処理部は、第１のユーザーが第１のグループに所属しなくなったときの直近の所定期間において第１のユーザーが予め定められた頻度以上の頻度で第１の画像形成装置を利用していない場合には、第１のユーザーが所属するグループを問い合わせる情報を送信せず、直近の所定期間において第１のユーザーが予め定められた頻度以上の頻度で第１の画像形成装置を利用している場合には、第１のユーザーが所属するグループを問い合わせる情報を送信する、ように構成されている。
【００１２】
好ましくは、情報処理部は、第１のユーザーが第１のグループに所属しなくなったときの直近の所定期間において第１のユーザーの第１の画像形成装置の利用履歴がある場合には、第１のユーザーが所属するグループを問い合わせる情報を送信し、直近の所定期間において第１のユーザーの第１の画像形成装置の利用履歴が無い場合には、第１のユーザーが所属するグループを問い合わせる情報を送信しない、ように構成されている。
【００１３】
本開示の他の局面に従うと、画像形成動作を実行する画像形成部と、中継装置から、第１のグループに所属する１人以上のユーザーのそれぞれの宛先を表わす宛先情報を受信するように構成された通信部と、通信部が受信した宛先情報を記憶するための記憶部と、中継装置によって送信された、第１のグループに所属していた第１のユーザーが第１のグループに所属しなくなったことを通知する変更情報を受信したことに応じて、中継装置へ、第１のユーザーが所属するグループを問い合わせる情報を送信するように構成された情報処理部とを備えた、画像形成装置が提供される。中継装置は、第２のグループに所属するユーザーの宛先情報を第２のグループに設置されている他の画像形成装置へ送信し、第１のグループに所属していた第１のユーザーが第２のグループへ所属するようになった場合に、当該他の画像形成装置へ、第１のユーザーの宛先情報を送信すると共に、変更情報を通信部へ送信し、さらに、情報処理部から、第１のユーザーが所属するグループを問い合わせる情報を受信した場合には、他の画像形成装置を特定する情報を通信部へ送信するように構成されている。情報処理部は、通信部が、第１のユーザーが所属するグループを問い合わせる情報の送信に応じて他の画像形成装置を特定する情報を受信した場合に、当該他の画像形成装置に対して、第１のユーザーの宛先情報を問い合わせる情報を送信するように構成されている。
【００１４】
本開示のさらに他の局面に従うと、画像形成装置のコンピューターによって実行されるプログラムが提供される。プログラムは、コンピューターに、中継装置によって送信された、第１のグループに所属する１人以上のユーザーのそれぞれの宛先を表わす宛先情報を受信するステップと、コンピューターがアクセス可能な記憶部に宛先情報を記憶するステップと、中継装置によって送信された、第１のグループに所属していた第１のユーザーが第１のグループに所属しなくなったことを通知する変更情報を受信したことに応じて、中継装置へ、第１のユーザーが所属するグループを問い合わせる情報を送信するステップと、を実行させる。中継装置は、第２のグループに所属するユーザーの宛先情報を第２のグループに設置されている他の画像形成装置へ送信し、第１のグループに所属していた第１のユーザーが第２のグループへ所属するようになった場合に、当該他の画像形成装置へ、第１のユーザーの宛先情報を送信すると共に、変更情報を画像形成装置へ送信し、さらに、画像形成装置から、第１のユーザーが所属するグループを問い合わせる情報を受信した場合には、他の画像形成装置を特定する情報を画像形成装置へ送信するように構成されている。プログラムは、コンピューターに、第１のユーザーが所属するグループを問い合わせる情報の送信に応じて第１のユーザーが所属する第２のグループに設置されている他の画像形成装置を特定する情報を受信した場合に、当該他の画像形成装置に対して、第１のユーザーの宛先情報を問い合わせる情報を送信するステップを実行させる。
【発明の効果】
【００１５】
本開示によれば、第１の部署に設置された第１の画像形成装置は、第１の部署に所属しなくなった第１のユーザーの宛先情報を、中継装置へ問い合わせる。中継装置は、第１の画像形成装置へ、第１のユーザーが新たに所属する第２の部署に設置された第２の画像形成装置を特定する情報を送信する。第１の画像形成装置は、第２の画像形成装置に問い合わせをすることにより、第１のユーザーの宛先情報を取得する。
【００１６】
中継装置が、第１のユーザーの宛先情報を記憶している必要が無い。これにより、中継装置が必要とする記憶容量の増加が回避され得る。
【００１７】
第１の画像形成装置は、第１のユーザーの新たな宛先情報を取得するために、中継装置および第２の画像形成装置と通信すればよく、サーバーと通信する必要がない。これにより、サーバーへのトラフィックの増大が回避され得る。
【図面の簡単な説明】
【００１８】
【図１】画像形成システムの一実施の形態の構成を概略的に示す図である。
【図２】画像形成システムにおける、人事異動時の処理の流れを概略的に説明するための図である。
【図３】人事管理サーバーのハードウェア構成の一例を示す図である。
【図４】ＭＦＰのハードウェア構成を示す図である。
【図５】画像形成システムにおいて扱われる人事データの構成を模式的に示す図である。
【図６】宛先情報および所属情報の一例を示す図である。
【図７】第１１開発課のＭＦＰの記憶装置に記憶される宛先情報の一例を示す図である。
【図８】人事異動に伴って変更された後の宛先情報および所属情報の一例を示す図である。
【図９】図８を用いて説明された人事異動に伴った、変更後の人事データの構成を模式的に示す図である。
【図１０】図８を用いて説明された人事異動に伴って所属情報が変更されることによる、第１１開発課のＭＦＰの記憶装置に記憶される宛先情報の一例を示す図である。
【図１１】第１１開発課のＭＦＰの操作パネルのディスプレイの表示画面の具体例を示す図である。
【図１２】第１１開発課のＭＦＰの操作パネルのディスプレイの表示画面の具体例を示す図である。
【図１３】第１１開発課のＭＦＰの操作パネルのディスプレイの表示画面の具体例を示す図である。
【図１４】中継装置の一例であるＭＦＰにおいて実行される処理のフローチャートである。
【図１５】各課に設置されたＭＦＰが、中継装置から宛先情報を受信したときに実行する処理のフローチャートである。
【図１６】図１５のステップＳ３０２の問い合わせを受けた中継装置において実行される処理のフローチャートである。
【図１７】転出者の利用頻度に応じて問い合わせの要否を決定する処理の一例のフローチャートである。
【図１８】画像形成システムの構成を概略的に示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１９】
以下に、図面を参照しつつ、画像形成システムの実施の形態について説明する。以下の説明では、同一の部品および構成要素には同一の符号を付してある。それらの名称および機能も同じである。したがって、これらの説明は繰り返さない。
【００２０】
［１．画像形成システムの構成］
図１は、画像形成システムの一実施の形態の構成を概略的に示す図である。
【００２１】
図１に示されるように、画像形成システム１は、人事管理サーバー１００と、６台のＭＦＰ２００Ａ，２００Ｂ，２００Ｃ，２００Ｘ，２００Ｙ，２００Ｚとを含む。画像形成システム１は、階層構造を有する組織に適用される。本実施の形態は、当該組織の一例として、会社組織を採用する。ＭＦＰ２００Ａ，２００Ｂ，２００Ｃ，２００Ｘ，２００Ｙ，２００Ｚは、これらに共通する性質の説明においては、ＭＦＰ２００と総称される。画像形成システム１を構成するＭＦＰ２００の数は、図１に示された６台に限定されない。画像形成システム１が適用される組織の構成は、図１に示されたものに限定されない。
【００２２】
画像形成システム１が適用される組織について、説明する。当該組織は、「開発本部」を含む。「開発本部」には、「第１開発部」と「第２開発部」とが属する。「第１開発部」には、「第１１開発課」「第１２開発課」および「第１３開発課」が属する。
【００２３】
画像形成システム１において、人事管理サーバー１００は、画像形成システム１全体を統括する。
【００２４】
ＭＦＰ２００Ａは、「開発本部」に所属するユーザーに共有される。
ＭＦＰ２００Ｂは、「第１開発部」に所属するユーザーに共有される。
【００２５】
ＭＦＰ２００Ｃは、「第２開発部」に所属するユーザーに共有される。
ＭＦＰ２００Ｘは、「第１開発部」の「第１１開発課」に所属するユーザーのデスクが設置される居室に配置される。
【００２６】
ＭＦＰ２００Ｙは、「第１開発部」の「第１２開発課」に所属するユーザーのデスクが設置される居室に配置される。
【００２７】
ＭＦＰ２００Ｚは、「第１開発部」の「第１３開発課」に所属するユーザーのデスクが設置される居室に配置される。
【００２８】
人事管理サーバー１００は、ＭＦＰ２００Ａに接続される。ＭＦＰ２００Ａは、ＭＦＰ２００ＢとＭＦＰ２００Ｃとに接続される。ＭＦＰ２００Ｂは、ＭＦＰ２００Ｘ，２００Ｙ，２００Ｚに接続される。
【００２９】
画像形成システム１では、人事管理サーバー１００は、各ユーザーの「宛先情報」を、各ユーザーが所属する「課」に設置されたＭＦＰ２００へ配信する。宛先情報とは、各ユーザーの宛先データを含む。宛先データとは、ユーザーに情報を送信するための宛先となる情報である。宛先データの一例は、メールアドレスである。他の例は、ファクシミリ番号（以下、「ＦＡＸ番号」という）である。
【００３０】
人事管理サーバー１００は、さらに、「所属情報」を記憶する。所属情報とは、各ユーザーの、組織における所属を特定するための情報である。図１に示された「所属情報」の例は、ユーザーＩＤ「Ａさん」で特定される（第１開発部の）第１１開発課に所属することを示し、ユーザーＩＤ「Ｂさん」で特定される（第１開発部の）第１２開発課に所属することを示す。
【００３１】
「課」に設置されていないＭＦＰ２００、つまり、図１中のＭＦＰ２００Ａ，２００Ｂ，２００Ｃは、人事管理サーバー１００から「課」に設置されたＭＦＰ２００への宛先情報の配信における、中継装置として機能する。
【００３２】
より具体的には、人事管理サーバー１００は、ＭＦＰ２００Ａへ、宛先情報と所属情報とを送信する。
【００３３】
ＭＦＰ２００Ａは、人事管理サーバー１００から送信された「所属情報」を参照することにより、第２開発部に所属するユーザーのユーザーＩＤを特定し、「宛先情報」から、第２開発部に所属するユーザーのユーザーＩＤに関連付けられた宛先データを抽出する。その後、ＭＦＰ２００Ａは、所属情報と抽出された宛先データとを（第２開発部の）ＭＦＰ２００Ｃへ送信する。さらに、ＭＦＰ２００Ａは、所属情報と残りの宛先データとをＭＦＰ２００Ｂへ送信する。
【００３４】
ＭＦＰ２００Ｂは、ＭＦＰ２００Ａから受信した宛先データのうち、「第１１開発課」に所属するユーザーの宛先データを、第１１開発課の宛先情報として、（第１１開発課の）ＭＦＰ２００Ｘへ送信する。ＭＦＰ２００Ｂは、「第１２開発課」に所属するユーザーの宛先データを、第１２開発課の宛先情報として、（第１２開発課の）ＭＦＰ２００Ｙへ送信する。ＭＦＰ２００Ｂは、「第１３開発課」に所属するユーザーの宛先データを、第１３開発課の宛先情報として、（第１３開発課の）ＭＦＰ２００Ｚへ送信する。
【００３５】
ＭＦＰ２００Ｂの記憶装置（後述する図５の記憶装置２０５）は、第１１開発課，第１２開発課，第１３開発課のそれぞれと、ＭＦＰ２００Ｘ，２００Ｙ，２００Ｚのそれぞれとを関連付ける情報（テーブル等）を記憶している。ＭＦＰ２００Ｂは、たとえば、当該情報に基づいて、各課の宛先データを各ＭＦＰ２００へ振り分ける。当該情報は、ＭＦＰ２００Ｂ外（人事管理サーバー１００等）の記憶装置に記憶されていてもよく、ＭＦＰ２００Ｂは当該記憶装置で記憶している情報を参照して、宛先データを振り分けてもよい。
【００３６】
これにより、ＭＦＰ２００Ｘは、当該ＭＦＰ２００Ｘが設置される第１１開発課に所属するユーザーの宛先データを取得する。ＭＦＰ２００Ｙは、当該ＭＦＰ２００Ｙが設置される第１２開発課に所属するユーザーの宛先データを取得する。ＭＦＰ２００Ｚは、当該ＭＦＰ２００Ｚが設置される第１３開発課に所属するユーザーの宛先データを取得する。ＭＦＰ２００Ｘ，２００Ｙ，２００Ｚのそれぞれでは、取得した宛先データ（たとえば、メールアドレスおよび／またはＦＡＸ番号）は、たとえば、ＭＦＰの機能であるスキャン機能・ＦＡＸ機能で利用する短縮宛先として利用される。
【００３７】
［２．画像形成システムにおける、人事異動時の課題の具体例］
画像形成システム１では、たとえば定期的に、宛先情報が、人事管理サーバー１００から各課のＭＦＰ（ＭＦＰ２００Ｘ，２００Ｙ，２００Ｚ）へと送信される。画像形成システム１では、人事異動に伴い、各課のＭＦＰに通知される宛先情報も変更される。たとえば、Ａさんが第１１開発課から第１２開発課に異動となった場合、第１１開発課のＭＦＰ（ＭＦＰ２００Ｘ）に対しては、Ａさんの宛先データが通知されなくなり、第１２開発課のＭＦＰ（ＭＦＰ２００Ｙ）に対しては、Ａさんの宛先データが追加された宛先情報が通知される。
【００３８】
一方、異動直後は、業務の引継ぎなどにより、第１２開発課に異動したＡさんに対しても、依然として第１１開発課のＭＦＰからスキャン機能またはＦＡＸ機能を使って、情報を伝達することが想定される。しかしながら、第１１開発課のＭＦＰの宛先情報は、Ａさんの宛先データが削除された宛先情報（人事情報）で上書きされている。このため、第１１開発課のＭＦＰでは、スキャン機能および／またはＦＡＸ機能の短縮登録されている宛先から、Ａさんの宛先が削除されている。したがって、第１１開発課のＭＦＰを通してＡさんに情報を伝達することが困難になっているという課題が存在する。
【００３９】
上記課題に対応するために、一定期間の間、更新前の古い情報を保持することも考えられる。しかしながら、ＦＡＸ番号のように「課」ごとに変わるような情報についての課題は、更新前の古い情報を保持することによっては、解決できない。
【００４０】
他の解決策として、更新前後で変更のあったユーザーの宛先データを、宛先情報を一元管理している人事管理サーバー１００に問い合わせることも考えられる。しかしながら、図１に示された構成によれば、当該問い合わせは、第１１開発課（ＭＦＰ２００Ｘ）、第１開発部（ＭＦＰ２００Ｂ）、および、開発本部（ＭＦＰ２００Ａ）を経由するため、時間も要する。全ての「課」に設置されたＭＦＰからの問い合わせを人事管理サーバー１００が処理することは、人事管理サーバー１００における通信のトラフィックの増大を招く。この点においても、上記他の解決策は、現実的ではない。
【００４１】
さらに他の解決策として、中継用のＭＦＰ（ＭＦＰ２００Ｂ等）が、各「課」のＭＦＰ（ＭＦＰ２００Ｘ，２００Ｙ，２００Ｚ等）に通知された宛先情報を全て保持する、ということも考えられる。当該解決策では、各「課」のＭＦＰ（ＭＦＰ２００Ｘ，２００Ｙ，２００Ｚ等）は、転出したユーザーの宛先情報を人事管理サーバー１００へ問い合わせる必要はない。しかしながら、中継用のＭＦＰ（ＭＦＰ２００Ｂ等）が、すべてのユーザーの宛先情報を記憶できる容量の記憶装置を備える必要が生じる。したがって、画像形成システム１を実現するためのコストの上昇が生じ得る。
【００４２】
［３．人事異動時の処理］
図２は、画像形成システム１における、人事異動時の処理の流れを概略的に説明するための図である。この例では、第１１開発課のＡさんが第１２開発課へ異動されたときの処理を説明する。
【００４３】
本実施の形態では、ＭＦＰ２００Ｘは、第１１開発課に設置され、第１１開発課に所属するユーザーの宛先情報を記憶する。Ａさんが第１１開発課から第１２開発課に異動したことにより、ＭＦＰ２００Ｘに送信される宛先情報は、Ａさんの宛先データを含まない。ＭＦＰ２００Ｘは、ＭＦＰ２００Ｂに、Ａさんの宛先データの保存先を問い合わせる。保存先がＭＦＰ２００Ｙであるという回答を取得すると、ＭＦＰ２００Ｘは、ＭＦＰ２００Ｙに、Ａさんの宛先データを要求する。以下、より詳細に説明する。
【００４４】
人事管理サーバー１００は、Ａさんの第１１開発課から第１２開発課への異動が登録されると、ＭＦＰ２００Ａを通して、ＭＦＰ２００Ｂへ、当該異動を通知する。人事管理サーバー１００は、当該人事管理サーバー１００にＡさんの第１１開発課から第１２開発課への異動が登録されたときに、所属情報を更新し、更新後の所属情報をＭＦＰ２００Ｂへ送信することにより、Ａさんの異動を通知してもよい。
【００４５】
人事管理サーバー１００からの通知に応じて、図２に記載されているように、ＭＦＰ２００Ｂは、Ａさんの異動前の課（第１１開発課）のＭＦＰ２００Ｘ、および、Ａさんの異動後の課（第１２開発課）のＭＦＰ２００Ｙへ、通知を行なう。より具体的には、ＭＦＰ２００Ｂは、ＭＦＰ２００Ｘへ、第１１開発課からＡさんが削除されたことを通知する。ＭＦＰ２００Ｂは、更新後の宛先情報を送信することによって、当該通知を行なってもよい。さらに、ＭＦＰ２００Ｂは、ＭＦＰ２００Ｙへ、第１２開発課へＡさんが追加されたことおよびＡさんの宛先情報を通知する。
【００４６】
その後、ＭＦＰ２００Ｂは、ユーザーＩＤと宛先情報の配分先とをリンクさせる情報を、当該ＭＦＰ２００Ｂ内に記憶する。記憶される情報は、人事管理サーバー１００から送信された所属情報であってもよい。
【００４７】
図２に示されるように、ＭＦＰ２００Ｘは、ＭＦＰ２００Ｂから通知を受けると、当該ＭＦＰ２００Ｘに配信された宛先情報からＡさんの宛先データが削除されていることを検出する。ＭＦＰ２００Ｘは、たとえば、更新後の宛先情報と、それ以前に受信した宛先情報とを比較することにより、宛先情報からＡさんの宛先データが削除されていることを検出する。
【００４８】
Ａさんの宛先データが削除されていることを検出すると、ＭＦＰ２００Ｘは、ＭＦＰ２００Ｂに対して、Ａさんが新たに所属する「課」を問い合わせる。これに応じて、ＭＦＰ２００Ｂは、たとえば最新の所属情報を参照することにより、ＭＦＰ２００Ｘへ、Ａさんの異動前の課（第１２開発課）を通知する。
【００４９】
ＭＦＰ２００Ｂから異動後のＡさんが所属する課を通知されると、ＭＦＰ２００Ｘは、当該課のＭＦＰ（ＭＦＰ２００Ｙ）へ、Ａさんの宛先情報を要求する。ＭＦＰ２００Ｂは、ＭＦＰ２００Ｘに、Ａさんの異動前の課（第１２開発課）とともに、当該課のＭＦＰ（ＭＦＰ２００Ｙ）のアドレスを通知してもよい。ＭＦＰ２００Ｘは、通知されたアドレスを用いて、ＭＦＰ２００Ｙへ、Ａさんの宛先情報を要求してもよい。
【００５０】
ＭＦＰ２００Ｘからの要求に応じて、ＭＦＰ２００Ｙは、ＭＦＰ２００Ｘへ、Ａさんの宛先情報を送信する。
【００５１】
ＭＦＰ２００Ｘは、第１１開発課の宛先情報に、ＭＦＰ２００Ｙから受信したＡさんの宛先データ追加する。
【００５２】
［４．人事管理サーバー１００のハードウェア構成］
図３は、人事管理サーバー１００のハードウェア構成の一例を示す図である。
【００５３】
図３に示されるように、人事管理サーバー１００は、主な構成要素として、ＣＰＵ（Central  Processing  Unit）１０１と、ＲＡＭ（Random  Access  Memory）１０２と、記憶装置１０３と、ディスプレイ１０４と、入力装置１０５と、ＮＩＣ（Network  Interface  Controller）１０６とを備えている。ＣＰＵ１０１と、ＲＡＭ１０２と、記憶装置１０３と、ディスプレイ１０４と、入力装置１０５と、通信装置１０６とは、互いに内部バスで接続されている。
【００５４】
ＣＰＵ１０１は、人事管理サーバー１００の全体的な動作を制御するための処理を実行する演算装置の一例である。
【００５５】
ＲＡＭ１０２は、ＣＰＵ１０１における処理実行時のワークエリアとして機能する。
記憶装置１０３は、各種のデータを記憶する。記憶装置１０３が記憶するデータの一例は、ＣＰＵ１０１が実行するＯＳ（オペレーティングシステム）および／またはブラウザーアプリケーションのプログラムである。他の例は、これらのプログラムの実行に利用されるデータである。
【００５６】
記憶装置１０３は、たとえば、ＣＤ−ＲＯＭ（Compact  Disc  -  Read  Only  Memory）、ＤＶＤ−ＲＯＭ（Digital  Versatile  Disk  -  Read  Only  Memory）、ＵＳＢ（Universal  Serial  Bus）メモリー、メモリーカード、ＦＤ（Flexible  Disk）、ハードディスク、ＳＳＤ（Solid  State  Drive）、磁気テープ、カセットテープ、ＭＯ（Magnetic  Optical  Disc）、ＭＤ（Mini  Disc）、ＩＣ（Integrated  Circuit）カード（メモリーカードを除く）、光カード、マスクＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ（登録商標）（Electronically  Erasable  Programmable  Read-Only  Memory）などの、不揮発的にデータを記憶する媒体によって実現される。記憶装置１０３には、ネットワークを介してダウンロードされたプログラムがインストールされる場合もある。
【００５７】
本開示にかかるプログラムは、コンピューターのＯＳの一部として提供されるプログラムモジュールのうち、必要なモジュールを所定の配列で所定のタイミングで呼出して処理を実行させるものであってもよい。その場合、プログラム自体には上記モジュールが含まれずＯＳと協働して処理が実行される。このようなモジュールを含まないプログラムも、本発明にかかるプログラムに含まれ得る。
【００５８】
本開示にかかるプログラムは他のプログラムの一部に組込まれて提供されるものであってもよい。その場合にも、プログラム自体には上記他のプログラムに含まれるモジュールが含まれず、他のプログラムと協働して処理が実行される。このような他のプログラムに組込まれたプログラムも、本開示にかかるプログラムに含まれ得る。
【００５９】
提供されるプログラム製品は、ハードディスクなどのプログラム記憶部にインストールされて実行される。なお、プログラム製品は、プログラム自体と、プログラムが記録された記録媒体とを含む。
【００６０】
ディスプレイ１０４は、ＣＰＵ１０１によって実行されるプログラムの処理結果を示す画像を表示する。人事管理サーバー１００では、ディスプレイ１０４は省略され得る。
【００６１】
入力装置１０５は、たとえばキーボードおよび／または操作ボタンによって実現される。入力装置１０５は、情報の入力を受け付けると、当該情報をＣＰＵ１０１へ送る。
【００６２】
ＮＩＣ１０６は、人事管理サーバー１００がＭＦＰ２００と情報をやり取りする際の通信インターフェースである。
【００６３】
［５．ＭＦＰのハードウェア構成］
図４は、ＭＦＰ２００のハードウェア構成を示す図である。図４に示されるように、ＭＦＰ２００は、主な構成要素として、ＣＰＵ２０１と、ＲＯＭ（Read  Only  Memory）２０２と、ＲＡＭ２０３と、ＮＶ（Non-Volatile）−ＲＡＭ２０４と、記憶装置２０５と、ＮＩＣ２０６と、操作パネル２０７と、スキャナー部２０８と、プリンター部２０９と、ＦＡＸ部２１０とを備えている。ＭＦＰ２００内の各要素は、互いに内部バスで接続されている。
【００６４】
ＣＰＵ２０１は、ＭＦＰ２００の動作を統括的に制御するための処理を実行するプロセッサーの一例である。以下の説明では、ＭＦＰ２００Ａ，２００Ｂ，２００Ｃ，２００Ｘ，２００Ｙ，２００Ｚのそれぞれにおいて、各ＭＦＰ２００のＣＰＵ２０１が実行している処理が、ＭＦＰ２００自体が実行している処理として記述される場合がある。
【００６５】
ＲＯＭ２０２は、ＣＰＵ２０１が実行するプログラムを含む各種のデータを記憶する。
ＲＡＭ２０３およびＮＶ−ＲＡＭ２０４は、ＣＰＵ２０１におけるプログラム実行時のワークエリアとして機能する。ＲＡＭ２０３および／またはＮＶ−ＲＡＭ２０４は、スキャナー部２０８で読み取られた画像データ等を一時的に保存する場合もある。
【００６６】
記憶装置２０５は、ＭＦＰ２００に登録されている宛先情報またはドキュメントなどの各種のデータを保存する。ドキュメントのデータは、ネットワークを介してＭＦＰ２００に入力される場合もあれば、スキャナー部２０８で画像が読み取られることによって生成される場合もある。
【００６７】
ＮＩＣ２０６は、ＭＦＰ２００が他の機器と情報をやり取りする際の通信インターフェースである。
【００６８】
操作パネル２０７は、コピーの画質または用紙のための設定値、スキャンの送信先（宛先登録）を登録または選択するための情報など、各種の情報の入力を受け付ける。操作パネル２０７の表面には、たとえばタッチパネルが積層された液晶表示部が設けられている。操作パネル２０７は、たとえばＭＦＰ２００における設定内容を表示する。
【００６９】
スキャナー部２０８は、セットされた原稿をスキャンし、原稿の画像データを生成する。スキャナー部２０８における画像データの生成方法は公知の方法を採用することができる。
【００７０】
プリンター部２０９は、たとえば電子写真方式により、スキャナー部２０８で読み取られた画像データまたは外部の情報処理装置から送信されたプリントデータを、印刷のためのデータに変換し、変換後のデータに基づいて文書等の画像を印刷する装置である。電子写真方式などの画像形成の態様は、公知の技術を採用することができる。
【００７１】
ＦＡＸ部２１０は、ファクシミリ通信のための処理を実行する。ファクシミリ通信のための処理には、公知のファクシミリ通信の技術が採用され得るため、個々での詳細な説明は省略される。
【００７２】
ＭＦＰ２００では、ＣＰＵ２０１が適切なプログラムを実行することによって、本明細書に記載されたようなＭＦＰ２００の動作が実現される。ＣＰＵ２０１によって実行されるプログラムは、上記したようにＲＯＭ２０２に記憶されている代わりに、記憶装置２０５に記憶されていてもよいし、ＭＦＰ２００に対して着脱可能な記憶媒体に記憶されていてもよい。当該プログラムを記憶する記憶媒体は、たとえばＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＵＳＢメモリー、メモリーカード、ＦＤ、ハードディスク、ＳＳＤ、磁気テープ、カセットテープ、ＭＯ、ＭＤ、ＩＣカード（メモリーカードを除く）、光カード、マスクＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ（登録商標）などの、不揮発的にデータを記憶する媒体である。
【００７３】
［６．画像形成システムにおける人事データ］
図５は、画像形成システムにおいて扱われる人事データの構成を模式的に示す図である。図５に示されるように、画像形成システムにおいて扱われる人事データは、階層構造を持つ組織の下で管理される。階層構造の一部は、図５において、会社情報、開発本部情報、第１開発部情報、および、第１１開発課情報として示される。この中で、会社情報が最も上位の構造を示し、その次に上位の構造を開発本部情報が示し、その次に上位の構造を第１開発部情報が示す。第１１開発課情報が最も下位の構造を示す。
【００７４】
より具体的には、会社情報は、組織の最上位の分類を表わす。最上位の分類では、組織は、開発本部、営業本部、および、生産本部を含む。開発本部は、当該開発本部の本体に加えて、本部長、および、２人の副本部長を含む。開発本部の本体の構成要素は、開発本部情報として後述される。
【００７５】
営業本部は、営業本部の本体に加えて、本部長、および、２人の副本部長を含む。営業本部の本体の構成要素は、開発本部の本体の構成要素と同様とすることができるため、その具体的な内容の説明は図５では省略される。生産本部についても、開発本部と同様に、本体を構成する者と本部長等の役職を有する者とを含む。図５では、生産本部の詳細な構成の説明は省略される。
【００７６】
開発本部情報は、会社情報における開発本部の本体の構成を示す。開発本部情報として示されるように、開発本部は、第１開発部と、第２開発部と、第３開発部とを含む。これらの３つの開発部は、それぞれ、本体と、部長とを含む。
【００７７】
第１開発部情報は、開発本部情報における第１開発部の本体の構成を示す。第１開発部情報として示されるように、第１開発部は、第１１開発課と、第１２開発課と、第１３開発課とを含む。第１１開発課と第１２開発課のそれぞれは、それぞれの本体を構成する者と、３人の課長とを含む。第１３開発課は、その本体を構成する者と、２人の課長とを含む。
【００７８】
第１１開発課情報は、第１開発部情報の第１１開発課の本体の構成を示す。第１１開発課情報は、第１１開発課を構成する者のそれぞれの、ユーザーＩＤと、宛先情報とを含む。より具体的には、第１１開発課情報は、「佐藤さん」から「山田さん」までの１２人の第１１開発課に所属する者のユーザーＩＤおよび宛先情報を含む。たとえば、佐藤さんのユーザーＩＤは、「佐藤  ＊＊」である。佐藤さんの宛先情報は、佐藤さんのメールアドレス（satou_***@***.com）とファックス番号（***-***-0111）とを含む。
【００７９】
［７．宛先情報の具体例］
人事管理サーバー１００は、組織に属する各者の宛先データと、組織における各者がどこに所属するかを表わす所属情報とを記憶する。組織内の複数の者の宛先データを統合したものを、宛先情報と呼ぶ。図６は、宛先情報および所属情報の一例を示す図である。図６を参照して、宛先情報の構成を説明する。
【００８０】
宛先情報は、図６の上部に示されるように、組織に属する各者のユーザーＩＤと宛先データとを互いに関連付ける。たとえば、宛先情報は、佐藤さんのユーザーＩＤ（佐藤  ＊＊）と、佐藤さんの宛先情報（メールアドレス（satou_***@***.com）およびファックス番号（***-***-0111））とを、互いに関連付ける。宛先情報は、さらに、山田さんのユーザーＩＤ（山田  ＊＊）と、山田さんの宛先情報（メールアドレス（yamada_***@***.com）およびファックス番号（***-***-1112））とを、互いに関連付ける。
【００８１】
［８．所属情報の具体例］
図６を参照して、所属情報の構成を説明する。
【００８２】
所属情報は、図６の下部に示されるように、組織に属する各者のユーザーＩＤと当該ユーザーが所属する部署（グループ）とを互いに関連付ける。たとえば、所属情報は、佐藤さんのＩＤ（佐藤  ＊＊）と、佐藤さんが所属する部署（開発本部の第１開発部の第１１開発課）とを、互いに関連付ける。宛先情報は、さらに、山田さんのユーザーＩＤ（山田  ＊＊）と、山田さんが所属する部署（開発本部の第１開発部の第１１開発課）とを、互いに関連付ける。
【００８３】
［９．第１１開発課のＭＦＰが記憶している宛先情報の一例］
図７は、第１１開発課のＭＦＰ２００Ｘの記憶装置（図５の記憶装置２０５）に記憶される宛先情報の一例を示す図である。ＭＦＰ２００Ｘの記憶装置には、第１１開発課の宛先情報として、第１１開発課に所属するユーザーの宛先データが記憶される。
【００８４】
図１を参照して説明されたように、画像形成システム１では、人事管理サーバー１００は、ＭＦＰ２００Ａを通して、ＭＦＰ２００Ｂに、図６に示されたような宛先情報および所属情報を送信する。ＭＦＰ２００ＢのＣＰＵ（図のＣＰＵ２０１）は、所属情報を参照することにより、第１１開発課に所属するユーザーのユーザーＩＤを抽出し、抽出されたユーザーＩＤに対応する宛先データを、第１１開発課のＭＦＰ２００Ｘへ送信する。これに応じて、当該宛先データを受信すると、第１１開発課のＭＦＰ２００ＸのＣＰＵ（図５のＣＰＵ２０１）は、当該ＭＦＰ２００Ｘの記憶装置（図５の記憶装置２０５）に、当該宛先データを記憶する。
【００８５】
［１０．所属情報の変更］
組織において人事異動があったときに、人事管理サーバー１００において変更されるデータについて説明する。図８は、人事異動に伴って変更された後の宛先情報および所属情報の一例を示す図である。
【００８６】
図８の下部に示された所属情報は、図６の所属情報において第１１開発課に所属していた山田さんが、第１１開発課ではなく第１２開発課に所属することを示している。図８の上部に示された宛先情報では、人事異動によって、山田さんの宛先データのファックス番号が、図６に示された「***-***-1112」から、「***-***-2111」へと変更されていることを示す。
【００８７】
図９は、図８を用いて説明された人事異動に伴った、変更後の人事データの構成を模式的に示す図である。図５に示された構成では、第１１開発課情報が山田さんのデータを含んでいたのに対して、図９に示された構成では、第１１開発課情報は山田さんのデータを含まない。
【００８８】
［１１．所属情報の変更後に第１１開発課のＭＦＰに記憶される情報の一例］
図１０は、図８を用いて説明された人事異動に伴って所属情報が変更されることによる、第１１開発課のＭＦＰ２００Ｘの記憶装置に記憶される宛先情報の一例を示す図である。
【００８９】
図１０には、情報２８０と、情報２９０とが示されている。情報２８０は、人事異動後にＭＦＰ２００Ｘに送信される宛先情報を示す。情報２９０は、人事異動後にＭＦＰ２００Ｘに記憶される宛先情報であって、転出者の宛先データが補完された宛先情報を示す。人事異動によりある部署から他の部署へ異動した者を、異動前の部署の「転出者」とも呼ぶ。
【００９０】
山田さんが第１１開発課から第１２開発課に異動したことにより、図８に示されたように所属情報が変更される。これにより、ＭＦＰ２００Ｂは、第１１開発課に設置されたＭＦＰ２００Ｘに山田さんの宛先データが送信しない。このことから、ＭＦＰ２００Ｘに送信される情報は、情報２８０として示されるように、山田さんの宛先データを含まない。
【００９１】
ＭＦＰ２００Ｘは、ＭＦＰ２００Ｂから第１１開発課の宛先情報を受信すると、それまで宛先データを記憶していたユーザーＩＤのうち、当該宛先情報に宛先データを含まれているユーザーＩＤについては、宛先データを更新する。一方、ＭＦＰ２００Ｘは、受信された宛先情報に対応する宛先データが含まれないユーザーＩＤについては、宛先データを削除する。人事異動後にＭＦＰ２００Ｘに送信された宛先情報は、山田さんの宛先データを含まない。これにより、情報２８０では、山田さんの宛先データが「−」として示されている。これは、山田さんの宛先データが削除されたことが示されている。
【００９２】
ＭＦＰ２００Ｘは、人事異動によって第１１開発課に所属しなくなったユーザーを特定する。当該ユーザーの特定は、たとえば、対応する宛先データを削除されたユーザーＩＤを特定することによって実現される。
【００９３】
ＭＦＰ２００Ｘは、人事異動によって第１１開発課に所属しなくなったユーザーが存在する場合、ＭＦＰ２００Ｂに対して、当該ユーザーが異動後に所属する部署を問い合わせる。当該問い合わせは、たとえば、当該ユーザーのユーザーＩＤを含む。山田さんについての問い合わせは、たとえば、山田さんのユーザーＩＤ（山田  ＊＊）を含む。
【００９４】
ＭＦＰ２００Ｂは、上記ユーザーが異動後に所属する部署の問い合わせを受けると、最新の所属情報を参照することにより、当該ユーザーが異動後に所属する部署を特定し、ＭＦＰ２００Ｘへ回答する。異動後に所属する部署は、たとえば、異動したユーザーのユーザーＩＤによって特定される。当該回答は、移動後に所属する部署に設置されているＭＦＰ２００を特定する情報を伴ってもよい。
【００９５】
ＭＦＰ２００Ｂから回答を受けると、ＭＦＰ２００Ｘは、異動後に所属する部署に設置されたＭＦＰ２００へ、異動したユーザーの宛先データを要求する。たとえば、山田さんについては、ＭＦＰ２００Ｘは、ＭＦＰ２００Ｂから、異動後に山田さんが所属する部署が第１２開発課であるという回答を受ける。当該回答に応じて、ＭＦＰ２００Ｘは、第１２開発課に設置されているＭＦＰ２００Ｙへ、山田さんの宛先データを要求する。
【００９６】
上記要求に応じて、ＭＦＰ２００Ｘには、転出者の宛先データが送信される。これに応じて、ＭＦＰ２００Ｘは、第１１開発課に所属するユーザーの宛先データに、転出者の宛先データを追加することによって、宛先情報を構成する。ＭＦＰ２００Ｘでは、転出者の宛先データは、第１１開発課に所属するユーザーの宛先データとは区別されて記憶されることが好ましい。図１０の情報２９０は、第１１開発課に所属するユーザーの宛先データを示す情報２９１と、転出者の宛先データを示す情報２９２とが、互いに区別されて記憶されていることを示す。当該区別は、たとえば、互いに異なるタグの下で情報が保持されることによって実現される。
【００９７】
［１２．第１１開発課のＭＦＰにおける宛先情報の提供の具体例］
図１１〜図１３は、第１１開発課のＭＦＰ２００Ｘの操作パネル（図４の操作パネル２０７）のディスプレイの表示画面の具体例を示す図である。図１１には、山田さんの異動前の表示画面が示される。図１２および図１３には、山田さんの異動後の表示画面が示される。
【００９８】
ＭＦＰ２００Ｘでは、ユーザーは、当該ＭＦＰ２００Ｘが記憶している宛先情報の１件以上の宛先データのそれぞれをボタン操作で指定することができる。より具体的には、ＭＦＰ２００Ｘは、その操作パネルのディスプレイに、図１１の画面２５０を表示する。画面２５０は、会社タグ２５１、開発本部タグ２５２、第１開発部タグ２５３、第１１開発課タグ２５４、および、転出者タグ２５５を含む。画面２５０は、第１１開発課タグ２５４が選択されたときに表示される。
【００９９】
図１１の画面２５０は、移動前の第１１開発課に所属する１２人のユーザー（佐藤、鈴木、高橋、…、吉田、山田）のそれぞれに対応する１２個のソフトウェアボタンを含む。ＭＦＰ２００Ｘは、１２個のソフトウェアボタンのうち、操作されたボタンに対応する宛先データを、実行中の処理に利用する。
【０１００】
一例では、ＭＦＰ２００Ｘは、ファックス送信の処理中に画面２５０を表示する。画面２５０の中の「佐藤  ＊＊」に対応するソフトウェアボタンを操作されると、ＭＦＰ２００Ｘは、ファックスの送信先として「佐藤  ＊＊」に対応する宛先データ（ユーザーＩＤ「佐藤  ＊＊」に関連付けられたファックス番号）を、ファックスの送信先として設定する。
【０１０１】
他の例では、ＭＦＰ２００は、アドレス帳の編集処理中に画面２５０を表示する。画面２５０の中の「佐藤  ＊＊」に対応するソフトウェアボタンを操作されると、ＭＦＰ２００Ｘは、ユーザーＩＤ「佐藤  ＊＊」に関連付けられた宛先データを編集する画面を、操作パネルに表示する。
【０１０２】
次に、図１２および図１３を参照して、人事異動後に表示される画面について説明する。ＭＦＰ２００Ｘは、第１１開発課タグ２５４を操作されると、図１２の画面２６０を表示する。画面２６０は、１１個のソフトウェアボタンを含む。当該１１個のソフトウェアボタンのそれぞれは、図１０の情報２９０のうち、情報２９１として示された、第１１開発課に所属する１１人のユーザーのそれぞれのユーザーＩＤに対応する。ＭＦＰ２００Ｘは、画面２６０に表示されたソフトウェアボタンのいずれかを操作されると、操作されたソフトウェアボタンに対応するユーザーＩＤを特定し、特定されたユーザーＩＤに対応する宛先データを、実行中の処理に利用する。
【０１０３】
ＭＦＰ２００Ｘは、転出者タグ２５５を操作されると、図１３の画面２７０を表示する。画面２７０は、１個のソフトウェアボタンを含む。当該１個のソフトウェアボタンは、図１０の情報２９０のうち、情報２９２として示された、転出者のユーザーＩＤに対応する。ＭＦＰ２００Ｘは、画面２７０に表示されたソフトウェアボタンのいずれかを操作されると、ソフトウェアボタンが対応する当該ユーザーＩＤを特定し、特定されたユーザーに対応する宛先データを、実行中の処理に利用する。
【０１０４】
［１３．宛先情報の分配］
図１４は、中継装置の一例であるＭＦＰ２００Ｂにおいて実行される処理のフローチャートである。図１４の処理は、宛先情報を、各課に設置されたＭＦＰ２００に割り振るための処理の一例である。
【０１０５】
図１４に示されるように、ＭＦＰ２００Ｂは、ステップＳ１００で、人事管理サーバー１００から送信された宛先情報を受信したか否かを判断する。宛先情報を受信していないと判断すると（ステップＳ１００でＮＯ）、ＭＦＰ２００Ｂは、ステップＳ１００に制御を留める。ステップＳ１００の制御は、たとえば、一定時間（たとえば１分）ごとに実行される。宛先情報を受信したと判断すると（ステップＳ１００でＹＥＳ）、ＭＦＰ２００Ｂは、ステップＳ１０１へ制御を進める。
【０１０６】
ステップＳ１０１で、ＭＦＰ２００Ｂは、受信した宛先情報を各課のＭＦＰ２００へ分配する。より具体的には、宛先情報において、対応する課（第１１開発課、第１２開発課、第１３開発課、等）ごとに宛先データを分類する。その後、ＭＦＰ２００Ｂは、課ごとに分類された宛先データの組を、対応する課に設置されたＭＦＰ（ＭＦＰ２００Ｘ，２００Ｙ，２００Ｚ，等）へ送信する。これにより、第１１開発課には、第１１開発課に対応付けられた宛先データの組が送信される。その後、制御はステップＳ１０２へ進む。
【０１０７】
ステップＳ１０２で、ＭＦＰ２００Ｘは、送信された宛先データに対応するユーザーＩＤと送信先のＭＦＰ（分配先）とをリンクさせる情報を記憶する。この情報は、たとえば、宛先情報である。その後、処理は、終了する。
【０１０８】
［１４．宛先情報の問い合わせ］
図１５は、各課に設置されたＭＦＰ（たとえば、ＭＦＰ２００Ｘ）が、中継装置から宛先情報を受信したときに実行する処理のフローチャートである。図１５の処理は、転出者の宛先データを取得するための処理の一例である。
【０１０９】
図１５に示されるように、ＭＦＰ２００Ｘは、ステップＳ３００で、中継装置から宛先情報を受信したか否かを判断する。ＭＦＰ２００Ｘは、宛先情報を受信したと判断するまで、制御をステップＳ３００に留める（ステップＳ３００でＮＯ）。ＭＦＰ２００Ｘは、たとえば、一定時間（たとえば、１秒）ごとに、図１５の制御を繰り返す。宛先情報を受信したと判断すると（ステップＳ３００でＹＥＳ）、ＭＦＰ２００Ｘは、ステップＳ３０１へ制御を進める。
【０１１０】
ステップＳ３０１で、ＭＦＰ２００Ｘは、今回受信した宛先情報（新宛先情報）と前回受信した宛先（旧宛先情報）との間で、宛先データに変更があったユーザーＩＤを探す。ＭＦＰ２００Ｘは、そのようなユーザーＩＤを検出すると（ステップＳ３０１でＹＥＳ）、ステップＳ３０２へ制御を進める。一方、ＭＦＰ２００Ｘは、そのようなユーザーＩＤを検出できなければ（ステップＳ３０１でＮＯ）、ステップＳ３０７へ制御を進める。
【０１１１】
ステップＳ３０２で、ＭＦＰ２００Ｘは、中継装置（ＭＦＰ２００Ｂ）に、転出者の宛先データの保存先を問い合わせる。その後、制御はステップＳ３０３へ進む。
【０１１２】
ステップＳ３０３で、ＭＦＰ２００Ｘは、中継装置から、ステップＳ３０２の問い合わせに対する回答を受けたか否かを判断する。ＭＦＰ２００Ｘは、回答を受けたと判断するまで、ステップＳ３０３に制御を留める（ステップＳ３０３でＮＯ）。ＭＦＰ２００Ｘは、回答を受けたと判断すると（ステップＳ３０３でＹＥＳ）、ステップＳ３０４へ、制御を進める。転出者の宛先データの保存先の一例は、転出者が所属する課に設置されたＭＦＰ２００である。
【０１１３】
ステップＳ３０４で、ＭＦＰ２００Ｘは、転出者の宛先データの保存先に対して、転出者の宛先データを要求する。当該要求は、たとえば、転出者のユーザーＩＤを含み、要求用のメッセージの送信によって実現される。その後、制御はステップＳ３０５へ進む。
【０１１４】
ステップＳ３０５で、ＭＦＰ２００Ｘは、転出者の宛先データを取得したかどうかを判断する。ＭＦＰ２００Ｘは、転出者の宛先データを取得したと判断するまで、ステップＳ３０５に制御を留める（ステップＳ３０５でＮＯ）。転出者の宛先データを取得したと判断すると（ステップＳ３０５でＹＥＳ）、ＭＦＰ２００Ｘは、ステップＳ３０６へ制御を進める。
【０１１５】
ステップＳ３０６で、ＭＦＰ２００Ｘは、転出者の宛先データを、ＭＦＰ２００Ｘが設置されている課の宛先情報（ステップＳ３００で取得した宛先情報）に付加する。ＭＦＰ２００Ｘが設置されている課の宛先情報は、図１０では、情報２９１として例示される。転出者の宛先データは、図１０では、情報２９２として例示される。その後、制御はステップＳ３０７へ進む。
【０１１６】
ステップＳ３０７で、ＭＦＰ２００Ｘは、古い宛先情報を、新しい宛先情報で上書きした後、保存する。古い宛先情報は、本実施の形態では図７に例示される。新しい宛先情報は、図１０において情報２９０として例示される。その後、図１５の処理が終了する。
【０１１７】
［１５．宛先情報の問い合わせへの対応］
図１６は、図１５のステップＳ３０２の問い合わせを受けた中継装置（たとえば、ＭＦＰ２００Ｂ）において実行される処理のフローチャートである。図１６の処理は、転出者がそれまでに所属していた課に設置されているＭＦＰへ、転出者が所属する課に設置されたＭＦＰを通知するための処理の一例である。
【０１１８】
図１６に示されるように、ステップＳ２００で、ＭＦＰ２００Ｂは、転出者の宛先データの保存先の問い合わせを受けたか否かを判断する。ＭＦＰ２００Ｂは、問い合わせを受けたと判断するまで、ステップＳ２００へ制御を留める（ステップＳ２００でＮＯ）。ＭＦＰ２００Ｂは、たとえば、所定時間（たとえば、１秒）ごとに、図１６の処理を実行する。問い合わせを受けたと判断すると（ステップＳ２００でＹＥＳ）、ＭＦＰ２００Ｂは、ステップＳ２０１へ制御を進める。
【０１１９】
ステップＳ２０１で、ＭＦＰ２００Ｂは、所属情報から、問い合わせの対象となったユーザーの宛先データの分配先（ＭＦＰ）を特定する。上記問い合わせは、ユーザーＩＤを含む場合がある。この場合、ＭＦＰ２００Ｂは、所属情報において、問い合わせに含まれるユーザーＩＤに関連付けられているＭＦＰを特定する。その後、制御はステップＳ２０２へ進む。
【０１２０】
ステップＳ２０２で、ＭＦＰ２００Ｂは、ステップＳ２０１で特定した保存先（ＭＦＰ）を、ステップＳ２００の問い合わせに対する返答として、問い合わせの送信元（ＭＦＰ）へ送信する。その後、図１６の処理は終了する。
【０１２１】
図１に示されたような組織において、第１１開発課から第１２開発課に異動した山田さんについて、ＭＦＰ２００ＸがＭＦＰ２００Ｂに宛先データの保存先を問い合わせた場合、ＭＦＰ２００Ｂは、回答として、保存先がＭＦＰ２００Ｙであることを送信する。ＭＦＰ２００Ｂは、当該回答を、ＭＦＰ２００Ｙのアドレス（ＩＰアドレス、等）とともに送信してもよい。
【０１２２】
［１６．宛先情報の問い合わせの要否の決定の変形例］
本実施の形態において、各課に設置されたＭＦＰは、中継装置から宛先情報を受信したことを条件として、中継装置に転出者の宛先データの保存先を問い合わせる。当該問い合わせは、ユーザーからの操作を必要としない。
【０１２３】
問い合わせの要否の決定の１つ目の変形例では、各課に設置されたＭＦＰは、新／旧の宛先情報において宛先データに変更があったユーザーＩＤを操作パネルに表示し、ユーザーからの操作を待って、中継装置に対して問い合わせを行なってもよい。ユーザーが、問い合わせを行なわないことを指定する指示を入力した場合には、ＭＦＰは、転出者の宛先データの保存先の問い合わせを行なわなくてもよい。
【０１２４】
問い合わせの要否の決定の２つ目の変形例では、転出者の利用履歴が採用される。より具体的には、転出者が、異動前の一定期間（たとえば、１か月間）、一定の頻度以上ＭＦＰを利用していたことを条件として、ＭＦＰは、中継装置に、転出者の宛先データの保存先を問い合わせる。
【０１２５】
図１７は、転出者の利用頻度に応じて問い合わせの要否を決定する処理の一例のフローチャートである。図１７の処理は、たとえば、ＭＦＰ２００Ｘによって実行される。図１７の処理は、図１５のステップＳ３０１の代わりに実行される。
【０１２６】
図１７に示されるように、ＭＦＰ２００Ｘは、ステップＳ３０１０で、新宛先情報と旧宛先情報との間で差異があるユーザーＩＤが検出されたか否かを判断する。そのようなユーザーＩＤが検出されたと判断すると（ステップＳ３０１０でＹＥＳ）、ＭＦＰ２００Ｘは、ステップＳ３０１１へ制御を進める。一方、ＭＦＰ２００Ｘは、そのようなユーザーＩＤが検出されなかったと判断すると（ステップＳ３０１０でＮＯ）、ステップＳ３０７（図１５参照）へ制御を進める。
【０１２７】
ステップＳ３０１１で、ＭＦＰ２００Ｘは、直近の所定期間（たとえば、１か月間）にステップＳ３０１０で検出されたユーザーＩＤの利用履歴があるか否かを判断する。ＭＦＰ２００Ｘは、たとえば、記憶装置２０５に、ＭＦＰ２００ＸにログインしたユーザーのユーザーＩＤをログとして記録する。ステップＳ３０１１で、ＭＦＰ２００Ｘは、たとえば、直近の１か月の当該ログにおいて、ステップＳ３０１０で検出されたユーザーＩＤがある場合には、ログインユーザーＩＤの利用履歴があると判断する。直近の所定期間のログに上記ユーザーＩＤがなければ、ＭＦＰ２００Ｘは、当該ユーザーＩＤの利用履歴が無いと判断する。
【０１２８】
ＭＦＰ２００Ｘは、上記ユーザーＩＤの利用履歴があると判断すると（ステップＳ３０１１でＹＥＳ）、ステップＳ３０２（図１５参照）へ制御を進める。これにより、ＭＦＰ２００Ｘは、中継装置への問い合わせが行なわれる。ＭＦＰ２００Ｘは、上記ユーザーＩＤの利用履歴が無いと判断すると（ステップＳ３０１１でＮＯ）、ステップＳ３０７（図１５参照）へ制御を進める。これにより、中継装置への問い合わせは行なわれない。
【０１２９】
図１７の処理では、直近の所定期間において転出者が１回でもＭＦＰにログインしていれば、転出者が所定の頻度以上の頻度で、ＭＦＰを利用していたとみなされる。利用頻度は、適宜設定され得る。転出者が、直近の所定期間において、一定の回数以上ＭＦＰを利用していたことを条件として、当該転出者の宛先データの保存先の問い合わせが実行されてもよい。
【０１３０】
利用履歴は、利用頻度以外の事項の特定に利用されてもよい。より具体的には、第１１開発課のＭＦＰは、転出者が当該ＭＦＰにおいて特定の態様で利用しているか否かによって、中継装置に、当該転出者の宛先データの保存先を問い合わせるか否かを決定してもよい。特定の態様の一例は、当該転出者のファックス番号を利用したファックス送信である。ＭＦＰは、転出者が、異動直近の一定期間内に、ＭＦＰにおいて、当該転出者のファックス番号をアドレス帳から呼び出してファックス送信をしていた場合には、中継装置に、当該転出者の宛先データの保存先を問い合わせてもよい。ＭＦＰは、転出者が当該一定期間内に、たとえ当該ＭＦＰにログインしていても、上記特定の態様でＭＦＰを利用していなければ、中継装置に、当該転出者の宛先データの保存先を問い合わせなくてもよい。
【０１３１】
［１７．画像形成システムにおける処理のまとめ］
図１８は、画像形成システム１の構成を概略的に示す図である。
【０１３２】
図１８に示された画像形成システム１において、人事管理サーバー１００（サーバー）は、ＭＦＰ２００Ｂ（中継装置）へ、第１１開発課（第１のグループ）に所属していた山田さん（山田さん（第１のユーザー））が第１２開発課（第２のグループ）へ所属するようになったことを通知する。ＭＦＰ２００ＢのＣＰＵ（送信処理部）は、人事管理サーバー１００（サーバー）が、ＭＦＰ２００Ｂ（中継装置）へ、第１１開発課（第１のグループ）に所属していた山田さん（第１のユーザー）が第１２開発課（第２のグループ）へ所属するようになったことを通知したことに応じて、少なくとも以下の２つの処理を実行する。
【０１３３】
（１）ＭＦＰ２００Ｙ（第２の画像形成装置）へ、山田さん（第１のユーザー）の宛先情報を送信する。
【０１３４】
（２）ＭＦＰ２００Ｘ（第１の画像形成装置）へ、山田さん（第１のユーザー）が第１１開発課（第１のグループ）に所属しなくなったことを通知する変更情報を送信する。
【０１３５】
変更情報は、新宛先情報そのものであってもよいし、新宛先情報と旧宛先情報の差分を示す情報であってもよい。
【０１３６】
ＭＦＰ２００Ｘ（第１の画像形成装置）は、変更情報を受信したことに応じて、ＭＦＰ２００Ｂ（中継装置）へ、山田さん（第１のユーザー）が所属するグループを問い合わせる情報を送信するように構成されている、ＭＦＰ２００ＸのＣＰＵ（情報処理部）を含む。
【０１３７】
ＭＦＰ２００ＢのＣＰＵ（送信処理部）は、ＭＦＰ２００ＸのＣＰＵ（情報処理部）によって送信された山田さん（第１のユーザー）が所属するグループを問い合わせる情報を受信したことに応じて、ＭＦＰ２００Ｘ（第１の画像形成装置）へ、山田さん（第１のユーザー）の変更後に所属するグループとして第１２開発課（第２のグループ）を表わす情報と、第１２開発課（第２のグループ）に設置されているＭＦＰ２００Ｙ（第２の画像形成装置）を特定する情報とを通知する。
【０１３８】
ＭＦＰ２００ＸのＣＰＵ（情報処理部）は、ＭＦＰ２００Ｙ（第２の画像形成装置）を特定する情報を通知されたことに応じて、ＭＦＰ２００Ｙ（第２の画像形成装置）に対して、山田さん（第１のユーザー）の宛先情報を問い合わせる情報を送信する。
【０１３９】
ＭＦＰ２００Ｙ（第２の画像形成装置）は、ＭＦＰ２００ＸのＣＰＵ（情報処理部）によって送信された山田さん（第１のユーザー）の宛先情報を問い合わせ情報を受信したことに応じて、ＭＦＰ２００Ｘ（第１の画像形成装置）へ、山田さん（第１のユーザー）の宛先情報を送信する。
【０１４０】
今回開示された各実施の形態は全ての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内での全ての変更が含まれることが意図される。また、実施の形態および各変形例において説明された発明は、可能な限り、単独でも、組合わせても、実施することが意図される。
【符号の説明】
【０１４１】
１  画像形成システム、１００  人事管理サーバー、２００，２００Ａ，２００Ｂ，２００Ｃ，２００Ｘ，２００Ｙ，２００Ｚ  ＭＦＰ、２５０，２６０，２７０  画面。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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