(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
メール種別に応じた固定部及び可変部の情報を有するメール定型文と送付先情報とを設定した管理ファイルを生成し、
前記メール種別に対応する前記管理ファイルを取得し、取得した前記管理ファイルに含まれる前記可変部を、予め設定された送付先情報に置き換え又は非表示にしたメールを生成し、
生成した前記メールを前記送付先情報に対応する送付先に送付し、
送付した前記メールに対する回答状況に応じて、送付した前記メールの前記可変部の予め設定された送付先情報に置き換え又は非表示にした内容に応じて、前記メールの回答に対する集計を行い、集計結果を送付するメールを生成するための前記管理ファイルを取得し、取得した前記管理ファイルの可変部に前記集計結果を置き換えたメールを生成し、生成した前記メールを送付する、処理をコンピュータに実行させるメール管理プログラム。
【請求項２】
前記送付先情報に含まれる催促日時までに前記送付したメールに対する回答が得られていない送付先に対し、催促メールに対応する前記管理ファイルを用いて催促メールを生成し、生成した前記催促メールを対象の送付先に送信することを特徴とする請求項１に記載のメール管理プログラム。
【請求項３】
前記送付先から途中経過の取得要求を受け付けた場合に、前記管理ファイルから現時点における前記集計結果を含むメールを生成し、生成したメールを前記取得要求を受けた前記送付先に送付することを特徴とする請求項２に記載のメール管理プログラム。
【請求項４】
前記可変部は、予め設定された制御記号により設定され、設定された前記制御記号により、前記置き換え又は非表示を判断することを特徴とする請求項１乃至３の何れか１項に記載のメール管理プログラム。
【請求項５】
メール種別に応じた固定部及び可変部の情報を有するメール定型文と送付先情報とを設定した管理ファイルを生成し、
前記メール種別に対応する前記管理ファイルを取得し、取得した前記管理ファイルに含まれる前記可変部を、予め設定された送付先情報に置き換え又は非表示にしたメールを生成し、
生成した前記メールを前記送付先情報に対応する送付先に送付し、
送付した前記メールに対する回答状況に応じて、送付した前記メールの前記可変部の予め設定された送付先情報に置き換え又は非表示にした内容に応じて、前記メールの回答に対する集計を行い、集計結果を送付するメールを生成するための前記管理ファイルを取得し、取得した前記管理ファイルの可変部に前記集計結果を置き換えたメールを生成し、生成した前記メールを送付する、処理をコンピュータに実行させることを特徴とするメール管理方法。
【請求項６】
メール種別に応じた固定部及び可変部の情報を有するメール定型文と送付先情報とを設定した管理ファイルを編集する編集手段と、
前記メール種別に対応する前記管理ファイルを取得し、取得した前記管理ファイルに含まれる前記可変部を、予め設定された送付先情報に置き換え又は非表示にしたメールを生成するメール生成手段と、
前記メール生成手段により生成した前記メールを前記送付先情報に対応する送付先に送付するメール送付手段と、
前記メール送付手段により送付した前記メールに対する回答状況に応じて、送付した前記メールの前記可変部の予め設定された送付先情報に置き換え又は非表示にした内容に応じて、前記メールの回答に対する集計を行い、集計結果を送付するメールを生成するための前記管理ファイルを取得し、取得した前記管理ファイルの可変部に前記集計結果を置き換えたメールを生成し、生成した前記メールを送付する管理手段とを有することを特徴とする情報処理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、メール管理プログラム、メール管理方法、及び情報処理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年では、電子メール（以下、「メール」という）を用いた情報のやり取りが一般化している。相手にメールを送る場合には、端末装置にインストールされたメールソフトや、サーバを利用したＷｅｂメールシステム等を用いて、宛先欄に相手のメールアドレスを指定し、メール本文欄に伝達内容や問い合わせ内容等を生成した後、指定した宛先にメールを送信する。
【０００３】
メールは、送信先へのアンケートや安否確認、問い合わせ、情報通知、情報回覧等の多用途で利用される。したがって、メールを送信する対象者の選択は、その用途に応じて送信者が判断しなければならない。また、受信したメールは、受信者が内容を確認して管理しなければならない。また、受け取ったメールに対する回答の必要性や、回答の内容等も受信者が判断している。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開平４−２９４６５５号公報
【特許文献２】特開平１１−３０６０９８号公報
【特許文献３】特開平２−１３２９４６号公報
【特許文献４】国際公開第２００４／０１０３０９号
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
上述したように、メールを送信する対象者の選択は、メールの内容等に応じてメール毎に送信者が意識して選択する必要がある。また、送信したメールに対する回答があったか否かも人手で判断して管理する必要があり、未回答の相手に対して催促メールを出す場合にも、対象者の選択を人手で行う必要がある。
【０００６】
したがって、メールでやり取りする対象者(例えば、送信者、回答者)が多い場合には、人手作業も多くなるために時間や費用がかかり、また作業漏れや間違いが発生しやすい。また、メールの内容を集計する場合にも、人手で内容を判断して必要な情報の抽出や集計を行わなければならない。
【０００７】
一つの側面では、本発明は、容易に様々なメールの利用を可能とすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
一つの態様では、メール管理プログラムは、メール種別に応じた固定部及び可変部の情報を有するメール定型文と送付先情報とを設定した管理ファイルを生成し、前記メール種別に対応する前記管理ファイルを取得し、取得した前記管理ファイルに含まれる前記可変部を、予め設定された送付先情報に置き換え又は非表示にしたメールを生成し、生成した前記メールを前記送付先情報に対応する送付先に送付し、送付した前記メールに対する回答状況に応じて、送付した前記メールの前記可変部の予め設定された送付先情報に置き換え又は非表示にした内容に応じて、前記メールの回答に対する集計を行い、集計結果を送付するメールを生成するための前記管理ファイルを取得し、取得した前記管理ファイルの可変部に前記集計結果を置き換えたメールを生成し、生成した前記メールを送付する、処理をコンピュータに実行させる。
【発明の効果】
【０００９】
一つの側面として、容易に様々なメールの利用を可能とする。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】メール管理システムの概略構成の一例を示す図である。
【図２】端末装置の機能構成例を示す図である。
【図３】ハードウェア構成の一例を示す図である。
【図４】管理ファイルの構成例を示す図である。
【図５】メール管理処理（メール送付）の一例を示すフローチャートである。
【図６】メール管理処理（メール集計）の一例を示すフローチャートである。
【図７】メール管理処理（催促メール）の一例を示すフローチャートである。
【図８】メール管理処理（途中結果送付）の一例を示すフローチャートである。
【図９】メール管理処理（回答送付）の一例を示すフローチャートである。
【図１０】メール管理処理（日報生成）の一例を示すフローチャートである。
【図１１】メール管理処理（週報、月報生成）の一例を示すフローチャートである。
【図１２】メール管理処理（くじ引きメール送付）の一例を示すフローチャートである。
【図１３】メール管理処理（くじ引き結果送付）の一例を示すフローチャートである。
【図１４】管理ファイル編集画面の一例を示す図である。
【図１５】詳細設定画面の一例を示す図である。
【図１６】定型文編集画面の一例を示す図である。
【図１７】プレビュー表示されたメールの一例を示す図である。
【図１８】実施例１における管理ファイルの一例を示す図である。
【図１９】アンケートメール生成の一例を示す図である。
【図２０】第１実施例における催促メール生成の一例を示す図である。
【図２１】第１実施例におけるアンケート結果生成の一例を示す図である。
【図２２】第２実施例における安否確認メール生成の一例を示す図である。
【図２３】第２実施例における催促メール生成の一例を示す図である。
【図２４】第２実施例における安否確認結果生成の一例を示す図である。
【図２５】第３実施例における回覧メール生成の一例を示す図である。
【図２６】第３実施例における催促メール生成の一例を示す図である。
【図２７】第３実施例に対応する回覧結果生成の一例を示す図である。
【図２８】第４実施例における日報メール生成の一例を示す図である。
【図２９】第４実施例における管理ファイルの集計管理情報の一例を示す図である。
【図３０】第４実施例における週報、月報メール生成の一例を示す図である。
【図３１】第５実施例におけるくじ引きメール生成の一例を示す図である。
【図３２】第５実施例におけるくじ引き結果メール生成の一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１１】
以下、図面に基づいて実施形態を説明する。
【００１２】
＜メール管理システムの概略構成例＞
図１は、メール管理システムの概略構成の一例を示す図である。図１に示すメール管理システム１０は、メール管理サーバ１１と、１又は複数の端末装置１２−１〜１２−ｎ（以下、必要に応じて「端末装置１２」と総称する）とを有する。メール管理サーバ１１及び端末装置１２は、情報処理装置の一例である。また、メール管理サーバ１１及び端末装置１２は、例えば通信ネットワーク１３によりデータの送受信が可能な状態で接続されている。
【００１３】
メール管理サーバ１１は、端末装置１２間において送受信されるメールを管理する。端末装置１２により生成及び送信されたメールは、メール管理サーバ１１が有するメールデータベース（以下、データベースを単に「ＤＢ」という）１４に蓄積される。例えば、送信先の端末装置１２が起動中でない場合でも、送信元の端末装置１２から送信されたメールがメールＤＢ１４に保存される。
【００１４】
メール管理サーバ１１は、端末装置１２を使用するユーザからメールの受信要求があった場合に、要求したユーザのアドレス情報（例えば、メールアドレス）に対応付けてメールＤＢ１４に保存されたメールを抽出して、受信要求をした端末装置１２に送信する。
【００１５】
メール管理サーバ１１は、例えばＰｅｒｓｏｎａｌ  Ｃｏｍｐｕｔｅｒ（ＰＣ）や汎用サーバ等でもよいが、これに限定されるものではなく、例えば一以上の情報処理装置を有するクラウドコンピューティングを用いたクラウドサーバ等であってもよい。
【００１６】
端末装置１２は、メール管理サーバ１１に対するメールの送受信や、メールの新規生成、送受信したメールの保存、閲覧、編集、転送、削除等のメールに関する各処理を実行する。
【００１７】
端末装置１２は、例えばメールの送信対象者、送信順序、個人毎の回答期間、全体の期限等をメール送信者が指定できる機能を有する。また、端末装置１２は、回答メールがあったか否かの判断、回答者や回答日時の抽出を行う機能を有する。また、端末装置１２は、ユーザ毎に管理されたメールの中から任意のキーワードで検索を行い、その結果を抽出する機能を有する。
【００１８】
端末装置１２は、上述した各機能等を行うために必要な情報を管理する管理ファイルを生成する。端末装置１２は、メール種別に対応する１又は複数の管理ファイルに基づいて、集計メールや催促メール、日報（週報、月報）メール、くじ引きメール等を自動送信する機能を有する。また、端末装置１２は、上述した管理ファイルに基づいて、メールの回覧状況の通知や回答内容を自動生成する機能、指定した条件や日時で、回答メールの送信先に自動送信する機能等を有する。
【００１９】
なお、端末装置１２は、例えば予めインストールされたメールソフトを起動させて、上述した管理ファイルの生成やその他の処理等を行ってもよく、またメール管理サーバ１１が備えるＷｅｂメール機能等を用いて管理ファイルの生成やその他の等の処理を行ってもよい。
【００２０】
これにより、本実施形態では、用途に応じて従来人手で行ってきた作業を、アプリケーション側で自動的に行うことにより、作業時間、労力、費用の大幅な短縮、削減による効率化、及び人為的ミスの防止による信頼性の向上が可能となる。
【００２１】
端末装置１２は、例えばタブレット端末やスマートフォン、Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｄｉｇｉｔａｌ  Ａｓｓｉｓｔａｎｔｓ（ＰＤＡ）、ノート型ＰＣ等であるが、これに限定されるものではなく、例えばゲーム機器、携帯電話等の通信端末であってもよい。また、端末装置１２は、ユーザが装着するウェアラブル端末であってもよい。
【００２２】
通信ネットワーク１３は、例えばインターネットやＬｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ（ＬＡＮ）等であるが、これに限定されるものではない。通信ネットワーク１３は、有線でも無線でもよく、これらの組み合わせでもよい。
【００２３】
メールＤＢ１４は、端末装置１２に対応する宛先（例えば、メールアドレス）毎にメールボックスを設定し、各メールボックスに対応するメールを管理する。例えば、端末装置１２は、メール管理サーバ１１に問い合わせを行うと、メール管理サーバ１１に接続されたメールＤＢ１４から、自己のメールアドレスに対応するメールや催促メール、回答メール等を抽出して受信することができる。なお、メールＤＢ１４は、メール管理サーバ１１で管理されていなくてもよく、例えば通信ネットワーク１３を介して接続可能なメールサーバやＤＢサーバ等で管理されてもよい。
【００２４】
図１に示すメール管理システム１０は、メール管理サーバ１１と端末装置１２とは１対ｎの構成となっているが、これに限定されるものではなく、例えば複数のサーバを有していてもよい。また、メール管理サーバ１１の機能の一部又は全部を端末装置１２に持たせてもよい。
【００２５】
＜端末装置１２の機能構成例＞
次に、上述した端末装置１２の機能構成例について図を用いて説明する。図２は、端末装置の機能構成例を示す図である。端末装置１２は、編集手段２１と、メール生成手段２２と、メール送付手段２３と、回答識別手段２４と、加工手段２５と、送付管理手段（管理手段）２６と、記憶手段２７とを有する。記憶手段２７は、管理ファイル３１と、メール定型文３２とを有する。
【００２６】
編集手段２１は、ユーザ（管理者等）からの指示により、管理ファイル３１、メール定型文３２等の生成や編集を行う。管理ファイル３１とは、例えば送付先、送付順（回覧順序）、回答期限、処理内容等が設定された情報であるが、これに限定されるものではない。例えば、編集手段２１は、メール種別に応じた固定部及び可変部の情報を有するメール定型文と送付先情報とを設定した管理ファイル３１を生成する。例えば、編集手段２１は、ユーザ操作に基づく編集機能等を使用して、メールに対する処理の内容や、処理に必要な情報を管理ファイル３１に設定すると共に、メール本文の固定部、可変部の内容を設定する。
【００２７】
ここで、メール種別とは、アンケート、安否確認、多数決等の集計結果通知メールや、催促メール、メールを複数人に順番を指定して送付する回覧（稟議）メール、複数のメール内容を抽出した日報（週報、月報）メール、及びメール回答の到着（返信）順等によるくじ引きメール等のうち、少なくとも１つを有するが、これに限定されるものではない。また、固定部とは、例えば日時や送付先等により変更されない文字や記号、文章等である。可変部とは、例えば所定の処理内容（例えば、アンケート、安否確認、多数決、日報（週報、月報）の生成、回覧、くじ引き）や送付先等に応じて変化する文字や記号、文章等である。編集手段２１により生成、編集された管理ファイル３１は、記憶手段２７に記憶される。
【００２８】
メール生成手段２２は、記憶手段２７に予め記憶されたメール定型文３２や、編集手段２１により得られる管理ファイル３１の可変部分等の情報を用いて、メールを自動生成する。メール生成手段２２は、例えば定型文に日時、送付先対象(名前、メールアドレス等)の可変部を付加して送付用メールを生成する。
【００２９】
メール生成手段２２が生成するメールとしては、上述したメール種別に対応するアンケートメール、回答メールに対する集計結果の通知メール、日報（週報、月報）メール、くじ引きメール、回覧メール等であるが、これに限定されるものではない。
【００３０】
メール送付手段２３は、メール生成手段２２により生成されたメールを指定されたメールアドレス等に送信する。また、メール送付手段２３は、加工手段２５により加工、集計された結果を通知するメールを指定されたメールアドレス宛てに送信する。送信されたメールは、メール管理サーバ１１のメールＤＢ１４に保存される。また、送信先の対象者からメール管理サーバ１１への受信要求等に応じて、メールＤＢ１４に保存されたメールが配信される。
【００３１】
回答識別手段２４は、メールＤＢ１４に保存された各メールに対し、管理情報として設定されたメール回答の有無、回答期限等を管理し、それらの情報と管理ファイル３１と照合してメール毎に回答識別を決定する。例えば、回答識別手段２４は、ユーザ（利用者）からの回答メールを収集し、回答メールから内容、日時、回答者等を管理ファイル３１の送付先管理情報等に設定する。
【００３２】
加工手段２５は、記憶手段２７に記憶された管理ファイル３１で設定された条件に基づいて、メールの加工や回答メールの集計等を行う。加工手段２５は、加工結果や集計結果を通知するメールを生成し、生成したメールをメール送付手段２３に出力する。
【００３３】
例えば、加工手段２５は、ユーザ（利用者）からの要求メールやユーザ（管理者）からの指示により、現在までの回答を集計し、その集計結果（途中経過）を取得するための加工を行ってもよい。また、加工手段２５は、全利用者から回答があった場合に、それぞれの回答を集計し、その集計結果（最終結果）を取得するための加工を行ってもよい。
【００３４】
また、加工手段２５は、複数のメールの内容を抽出してユーザ毎の日報（週報、月報）等の加工（集計）を行ってもよい。例えば、加工手段２５は、ユーザ毎に生成された日報メールを用いて週報メール、月報メールを生成するための集計等を行ってもよい。また、加工手段２５は、くじ引きメール等のメールの加工等を行ってもよい。
【００３５】
送付管理手段２６は、送付したメールに対する回答状況に応じて回答識別手段２４により設定された回答識別に基づいて前記メールを管理する。例えば、送付管理手段２６は、管理ファイル３１で定義された処理内容（例えば、催促メールや回答メール、送付順制御等）に対応するメール送付に関する制御を行う。例えば、送付管理手段２６は、回答の催促として、回答期限になったら未回答のユーザに催促メールを送付する。また、送付管理手段２６は、管理者等の指示により、未回答のユーザに催促メールを送付する。
【００３６】
なお、送付管理手段２６における管理内容は、これに限定されるものではない。また、送付管理手段２６は、所定のキーワード等を用いてメールＤＢ１４に蓄積された各メールの内容を検索し、検索結果を抽出する機能を有していてもよい。
【００３７】
記憶手段２７は、本実施形態において使用される各種データを記憶する。記憶手段２７は、上述した管理ファイル３１及びメール定型文３２だけでなく、端末装置１２内のおける処理経過や処理結果、異常処理時のメッセージ情報、ログ情報等を記憶してもよい。
【００３８】
ここで、例えばメール管理サーバ１１がメールサーバ等であり、端末装置１２が上記メールサーバのＷｅｂメール等を利用する場合、上述した端末装置１２の各機能構成の一部又は全部をメール管理サーバ１１側に設けてもよい。また、上述した管理ファイル３１及びメール定型文３２をメール管理サーバ１１側で管理する場合には、例えばユーザＩＤや所定のグループＩＤ等により各ユーザや各グループ単位でそれぞれの情報を管理してもよい。なお、上述した各機能は、例えばメールソフトとは独立したアプリケーションとして、汎用的に利用できるのが好ましいが、これに限定されるものではない。
【００３９】
＜メール管理サーバ１１、端末装置１２のハードウェア構成例＞
次に、上述したメール管理サーバ１１、端末装置１２の各情報処理装置（コンピュータ）のハードウェア構成例について、図を用いて説明する。図３は、ハードウェア構成の一例を示す図である。図３の例において、メール管理サーバ１１、端末装置１２等のコンピュータは、入力装置４１と、出力装置４２と、ドライブ装置４３と、補助記憶装置４４と、主記憶装置４５と、Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ（ＣＰＵ）４６と、ネットワーク接続装置４７とを有し、これらはシステムバスＢで相互に接続されている。
【００４０】
入力装置４１は、ユーザ等が操作するキーボード及びマウス等のポインティングデバイスやマイクロフォン等の音声入力デバイスを有しており、ユーザ等からのプログラムの実行指示、各種操作情報、ソフトウェア等を起動するための情報等の入力を受け付ける。
【００４１】
出力装置４２は、本実施形態における処理を行うためのコンピュータ本体を操作するのに必要な各種ウィンドウやデータ等を表示するディスプレイ等を有する。出力装置４２は、ＣＰＵ４６が有する制御プログラムによりプログラムの実行経過や結果等を表示することができる。
【００４２】
ここで、本実施形態において、例えばコンピュータ本体にインストールされる実行プログラムは、記録媒体４８等により提供される。記録媒体４８は、ドライブ装置４３にセット可能である。ＣＰＵ４６からの制御信号に基づき、記録媒体４８に格納された実行プログラムが、記録媒体４８からドライブ装置４３を介して補助記憶装置４４にインストールされる。
【００４３】
補助記憶装置４４は、例えばＨａｒｄ  Ｄｉｓｋ  Ｄｒｉｖｅ（ＨＤＤ）やＳｏｌｉｄ  Ｓｔａｔｅ  Ｄｒｉｖｅ（ＳＳＤ）等のストレージ手段等である。補助記憶装置４４は、ＣＰＵ４６からの制御信号に基づき、本実施形態における実行プログラム（メール管理プログラム）や、コンピュータに設けられた制御プログラム等を記憶し、必要に応じて入出力を行う。補助記憶装置４４は、ＣＰＵ４６からの制御信号等に基づいて、記憶された各情報から必要な情報を読み出したり、書き込むことができる。
【００４４】
主記憶装置４５は、ＣＰＵ４６により補助記憶装置４４から読み出された実行プログラム等を格納する。主記憶装置４５は、Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ（ＲＯＭ）やＲａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ（ＲＡＭ）等である。
【００４５】
ＣＰＵ４６は、Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ  Ｓｙｓｔｅｍ（ＯＳ）等の制御プログラム、及び主記憶装置４５に格納されている実行プログラムに基づいて、各種演算や各ハードウェア構成部とのデータの入出力等、コンピュータ全体の処理を制御して各処理を実現する。プログラムの実行中に必要な各種情報等は、補助記憶装置４４から取得することができ、また実行結果等を格納することもできる。
【００４６】
具体的には、ＣＰＵ４６は、例えば入力装置４１から得られるプログラムの実行指示等に基づき、補助記憶装置４４にインストールされたプログラムを実行させることにより、主記憶装置４５上でプログラムに対応する処理を行う。例えば、端末装置１２の場合に、ＣＰＵ４６は、プログラムを実行させることで、編集手段２１による編集処理、メール生成手段２２によるメール生成処理、メール送付手段２３によるメール送付処理、回答識別手段２４による回答識別処理、加工手段２５による加工処理、送付管理手段２６による送付管理処理等を行う。なお、ＣＰＵ４６による処理内容は、これに限定されるものではない。ＣＰＵ４６により実行された内容は、必要に応じて補助記憶装置４４等に記憶される。
【００４７】
ネットワーク接続装置４７は、上述した通信ネットワーク１３を介して、データの送受信が可能な外部装置との通信を行う。ネットワーク接続装置４７は、ＣＰＵ４６からの制御信号に基づき、通信ネットワーク１３等と接続することにより、実行プログラムやソフトウェア、設定情報等を外部装置等から取得する。また、ネットワーク接続装置４７は、プログラムを実行することで得られた実行結果をメール管理サーバ１１を介して他の外部装置等に提供したり、本実施形態における実行プログラム自体を外部装置等に提供してもよい。
【００４８】
記録媒体４８は、上述したように実行プログラム等が格納されたコンピュータで読み取り可能な記録媒体である。記録媒体４８は、例えばフラッシュメモリ等の半導体メモリやＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ等の可搬型の記録媒体であるが、これに限定されるものではない。
【００４９】
図３に示すハードウェア構成に実行プログラム（例えば、メール管理プログラム等）をインストールすることで、ハードウェア資源とソフトウェアとが協働して本実施形態におけるメール管理処理等を実現することができる。
【００５０】
＜管理ファイル３１の構成例＞
次に、本実施形態で適用される管理ファイルの構成例について、図を用いて説明する。図４は、管理ファイルの構成例を示す図である。図４（Ａ）は、基礎管理情報の構成例である。図４（Ｂ）は、送付先管理情報の構成例である。図４（Ｃ）は、定型文管理情報の構成例である。図４（Ｄ）は、集計管理情報の構成例である。なお、本実施形態におけるデータ例については、これに限定されるものではない。
【００５１】
図４（Ａ）に示す基礎管理情報の項目としては、例えば「識別番号」、「処理種別」、「件名」、「送付者アドレス」、「名前」、「付加情報」、「期限」、「催促時期」、「送付先のリンク」、「定型文のリンク」、「集計先のリンク」等であるが、これに限定されるものではない。
【００５２】
「識別番号」は、管理ファイルの識別情報である。「識別番号」には、ユニークな番号が設定される。「処理種別」は、メールの用途を識別するための情報（メール種別）である。「処理種別」には、例えば「１：アンケート」、「２：安否確認」、「３：稟議（回覧等）」、「４：日報（週報、月報でもよい）」等が設定されるが、これに限定されるものではなく、例えば「５：くじ引き」、「６：多数決」等があってもよい。
【００５３】
「件名」は、メールの件名であり、メールの識別用に使用される。「送付者アドレス」は、送付者のアドレス情報（例えば、メールアドレス等）である。「名前」は、送付者の名前である。
【００５４】
「付加情報」は、送付者の付加情報（例えば、送信者の所属等）である。「期限」は、送付するメールに対する回答期限である。例えば、メールがアンケートや安否確認等の場合に回答期限が設定される。例えば、「期限」が未設定の場合は、回答期限がないことを示す。「催促時期」は、メールを送信後に返信を催促する時期が設定される。「催促時期」は、例えば回答期限を基準に所定数（例えば、２日前等）を設定してもよい。また、「催促時期」が未設定の場合は、催促を行わないことを示す。
【００５５】
「送付先のリンク」は、図４（Ｂ）に示す送付先管理情報へのリンク先（例えば、アドレス情報やファイル名等）の情報である。「定型文のリンク」は、図４（Ｃ）に示す定型文管理情報へのリンク先（例えば、アドレス情報やファイル名等）の情報である。「集計先のリンク」は、図４（Ｄ）に示す集計管理情報へのリンク先（例えば、アドレス情報やファイル名等）の情報である。
【００５６】
図４（Ｂ）に示す送付先管理情報の項目としては、例えば「Ｎｏ」、「送付先アドレス」、「名前」、「付加情報」、「期限」、「催促時期」、「送付日時」、「回答日時」等であるが、これに限定されるものではない。「Ｎｏ」は、追番（例えば、処理種別が稟議の場合には送付順）等の識別情報である。「送付先アドレス」は、送付先のアドレス情報（例えば、メールアドレス）である。「名前」は、送付先の名前である。「付加情報」は、送付先の付加情報（例えば、所属等）である。「期限」は、送付先単位の回答期限である。「催促時期」は、送付先単位の催促期限である。「催促時期」が未設定の場合は、催促を行わないことを示す。「送付日時」は、送付した日時情報である。「回答日時」は、回答が来た日時である。「回答日時」が未回答の場合は、まだ送信したメールに対する回答を受信していないことを示す。
【００５７】
図４（Ｃ）に示す定型文管理情報の項目としては、例えば「定型文（送付用）」、「定型文（回答用）」、「定型文（催促用）」等であるが、これに限定されるものではない。「定型文（送付用）」には、送付するメールの内容が１又は複数の定型文として設定されている。「定型文（回答用）」には、回答するメールの内容が１又は複数の定型文として設定されている。「定型文（催促用）」には、催促するメールの内容が１又は複数の定型文として設定されている。定型文を利用する場合には、メールを送付する目的等に応じて、定型文管理情報から少なくとも１つの定型文を選択して利用する。
【００５８】
図４（Ｄ）に示す集計管理情報の項目としては、例えば「集計項目」、「集計数」等であるが、これに限定されるものではなく、例えば「集計日時」等を有していてもよい。「集計項目」は、集計対象の項目名である。「集計数」は、集計対象を実際に集計したときの集計数である。上述した管理ファイル等を用いて、各用途に応じてメールの生成や送付、回覧、集計等を行う。
【００５９】
＜メール管理処理の一例＞
次に、本実施形態におけるメール管理処理の一例についてフローチャートを用いて説明する。図５は、メール管理処理（メール送付）の一例を示すフローチャートである。図５の例において、編集手段２１は、例えば、上述した図４に示すような管理ファイルの生成や生成済みの管理ファイルの編集等を行う（Ｓ０１）。
【００６０】
次に、メール生成手段２２は、所定の用途（例えば、アンケート）に応じてメールを送付する際、メール種別等に基づいて定型文管理情報の送付用情報（例えば、図４（Ｃ）に示す定型文（送付用））を読み込み（Ｓ０２）、送付用文中の制御記号の置き換えを実行する（Ｓ０３）。Ｓ０３の処理としては、例えば［％Ａｄｄ％］や［％Ｎａｍｅ％］等の予め設定された１又は複数の制御記号が定型文中の所定の位置に記述されており、その制御記号に対して上述した図４（Ａ）に示す基礎管理情報や図４（Ｂ）に示す送付先管理情報等から情報を取得し、取得した情報で置き換える。例えば、［％Ａｄｄ％］の記述部分を送付先管理情報の「付加情報」の内容に置き換えたり、［％Ｎａｍｅ％］の記述部分を送付先管理情報の「名前」の内容等を置き換える等の処理を行うが、処理内容についてはこれに限定されるものではない。例えば、予め設定された制御記号（例えば、［％Ｃｈｅｃｋ  Ｓｔａｒｔ％］〜［％Ｃｈｅｃｋ  Ｅｎｄ％］等）で囲まれた部分を非表示にしてもよい。
【００６１】
次に、メール送付手段２３は、置き換えたメールを送付する（Ｓ０４）。送付後、図４（Ｂ）に示す送付先管理情報に送付日時を設定する（Ｓ０５）。ここで、送付対象先の全てにメールを送付したか否かを判断し（Ｓ０６）、送付対象先の全てにメールを送付していない場合（Ｓ０６において、ＮＯ）、Ｓ０３の処理に戻り、例えば各送付対象先に対応させた文字に置き換えてメール送付等を行う。
【００６２】
また、Ｓ０６の処理において、送付対象先の全てにメールを送付した場合（Ｓ０６において、ＹＥＳ）、処理を終了する。メール送付手段２３により送付されたメールは、メール管理サーバ１１によりメールＤＢ１４に記憶され、メールＤＢ１４から各宛先の端末装置１２に送付される。
【００６３】
図６は、メール管理処理（メール集計）の一例を示すフローチャートである。図６の例において、回答識別手段２４は、メールＤＢ１４からアンケートメールに対応する回答メールを識別する（Ｓ１１）。回答メールか否かの判断は、例えば自己のアドレスに対応する受信ボックス内にある各メールの件名を参照し、アンケート時の件名（例えば、「○○アンケート」）の文字や返信を示す「Ｒｅ：」等の所定の記号が含まれている場合に、回答メールであると判断することができるが、これに限定されるものではない。
【００６４】
次に、回答識別手段２４は、回答メールのメール本文中から回答内容を抽出する（Ｓ１２）。次に、回答識別手段２４は、図４（Ｃ）に示す定型文管理情報から定型文（送付用）を取り出し（Ｓ１３）、回答値のチェックを行う（Ｓ１４）。Ｓ１４の処理では、例えば定型文に対して予め設定された制御記号［％Ｃｈｅｃｋ  Ｓｔａｒｔ］〜［％Ｃｈｅｃｋ  Ｅｎｄ］で定義された内容に基づいて回答値のチェックを行うが、これに限定されるものではない。また、Ｓ１４の処理におけるチェック対象は、数値等に限定されるものではなく、文字や記号等でもよい。
【００６５】
次に、回答識別手段２４は、回答値のチェックエラーがないか否かを判断し（Ｓ１５）、チェックエラーがない場合（Ｓ１５において、ＹＥＳ）、回答値の加工や集計を行う（Ｓ１６）。Ｓ１６の処理では、例えば定型文の［％Ｃｏｕｎｔ  Ｓｔａｒｔ］〜［％Ｃｏｕｎｔ  Ｅｎｄ］で定義した内容でユーザ毎又は予め設定された所属等のグループ毎に加工や集計を行ってもよいが、これに限定されるものではない。
【００６６】
次に、回答識別手段２４は、加工や集計した値（例えば、集計項目、集計数等）を図４（Ｄ）に示す集計管理情報として記憶し（Ｓ１７）、図４（Ｂ）に示す送付先管理情報に回答日時を設定する（Ｓ１８）。なお、回答識別手段２４は、上述したＳ１５の処理において、チェックエラーがある場合（Ｓ１５において、ＮＯ）、そのメールの回答値を無効とする（Ｓ１９）。
【００６７】
ここで、回答識別手段２４は、メール集計を終了するか否かを判断し（Ｓ２０）、メール集計を終了しない場合（Ｓ２０において、ＮＯ）、Ｓ１１の処理に戻る。また、Ｓ２０の処理において、メール集計を終了する場合（Ｓ２０において、ＹＥＳ）、メール集計処理を終了する。
【００６８】
図７は、メール管理処理（催促メール）の一例を示すフローチャートである。図７の例において、送付管理手段２６は、図４（Ａ）に示す基礎管理情報の「期限」を参照し、期限ありのメールか否かを判断する（Ｓ３１）。
【００６９】
ここで、期限がある場合（Ｓ３１において、ＹＥＳ）、次に、送付管理手段２６は、図４（Ａ）に示す基礎管理情報の「催促時期」を参照し、催促ありか否かを判断する（Ｓ３２）。
【００７０】
送付管理手段２６は、催促ありの場合（Ｓ３２において、ＹＥＳ）、現在日時が催促日時と一致しているか否かを判断する（Ｓ３３）。Ｓ３３の処理では、例えば「催促日時＝期限（２０１４年１０月３１日）−催促時期（３日前）」が、現在日時（２０１４年１０月２８日）である場合に、催促日時であると判断して処理対象とするが、これに限定されるものではない。
【００７１】
送付管理手段２６は、現在日時が催促日時と一致している場合（Ｓ３３において、ＹＥＳ）、図４（Ｂ）に示す送付先管理情報から「回答日時」を取り出す（Ｓ３４）。次に、送付管理手段２６は、送付先管理情報における回答日時が未設定か否かを判断し（Ｓ３５）、回答日時が未設定である場合（Ｓ３５において、ＹＥＳ）、メール送付手段２３は、対象のユーザに対して催促メール（例えば、アンケート催促用メール）を送付する（Ｓ３６）。
【００７２】
次に、送付管理手段２６は、基礎管理情報に含まれる全てのデータを対象に、催促対象先の全てにメールを送付したか否かを判断する（Ｓ３７）。Ｓ３７の処理では、例えば基礎管理情報の「処理種別」を参照し、その中から所定の種別（例えば、１：アンケート）を対象として全員への催促メールが終了したか否かの処理を行ってもよい。
【００７３】
Ｓ３７の処理において、全員への催促メールが完了していない場合（Ｓ３７において、ＮＯ）、Ｓ３４の処理に戻る。また、Ｓ３７の処理において、全員完了している場合（Ｓ３７において、ＹＥＳ）、処理を終了する。
【００７４】
また、上述したＳ３１の処理において期限がない場合（Ｓ３１において、ＮＯ）、Ｓ３２の処理において催促がない場合（Ｓ３２において、ＮＯ）、Ｓ３３の処理において現在の日時が催促日時と一致していない場合（Ｓ３３において、ＮＯ）、Ｓ３５の処理において回答日時が未設定である場合（Ｓ３５において、ＮＯ）、処理を終了する。
【００７５】
図８は、メール管理処理（途中結果送付）の一例を示すフローチャートである。なお、以下の例では、アンケートの途中結果を要求する場合の例について説明する。図８の例において、回答識別手段２４は、メールＤＢ１４のメールから「アンケート結果要求」のメールを識別する（Ｓ４１）。Ｓ４１の処理では、例えば「件名」、「回答者（送付先）」等の情報から、予め設定された文字や記号が含まれているか否かにより、アンケート結果を要求している対象メールを識別する。また、本文部分に「結果要求」の語句を記載し、通常の返信メールと区別してもよい。
【００７６】
次に、メール生成手段２２は、アンケート（回答用）を生成し、要求先に送付する。具体的には、メール生成手段２２は、例えば図４（Ａ）に示す基礎管理情報、図４（Ｂ）に示す送付先管理情報から「件名」、「送付者」、「送付先アドレス」を取り出し、取り出した情報を用いて送付メールの基本的な情報を生成する。次に、メール生成手段２２は、メール本文の記載に対し、例えば図４（Ｃ）に示す定型文管理情報の回答用情報（定型文（回答用））を読み込み（Ｓ４２）、回答用文中の制御記号の置き換えを実行する（Ｓ４３）。Ｓ４３の処理では、例えば予め設定された制御記号［％Ｓｕｍ１−１％］を集計１−１の値に置き換えたり、制御記号［％Ｓｕｍ１−２％］を集計１−２の値に置き換える等の処理を行うが、これに限定されるものではない。例えば、所定の制御記号に対応する部分を非表示にしてもよい。
【００７７】
次に、メール送付手段２３は、メール生成手段２２により生成された置き換え後の途中結果メールを送付先へ送付する（Ｓ４４）。
【００７８】
図９は、メール管理処理（回答送付）の一例を示すフローチャートである。図９の例において、送付管理手段２６は、処理対象のメールが回答期限か否かを判断する（Ｓ５１）。Ｓ５１の処理では、例えば現在日時が図４（Ｂ）に示す送付先管理情報の「期限」と一致する場合に、対象のメールが回答期限であると判断できるが、これに限定されるものではない。
【００７９】
現在日時が回答期限である場合（Ｓ５１において、ＹＥＳ）、メール生成手段２２は、アンケート（回答用）を生成し、送付先に送付する。具体的には、メール生成手段２２は、図４（Ａ）に示す基礎管理情報、図４（Ｂ）に示す送付先管理情報から「件名」、「送付者」、「送付先アドレス」を取り出し、取り出した情報を用いて送付メールの基本的な情報を生成する。次に、メール生成手段２２は、メール本文の記載に対し、例えば図４（Ｂ）に示す定型文管理情報（定型文（回答用））を読み込み（Ｓ５２）、回答用文中の制御記号の置き換えを実行する（Ｓ５３）。Ｓ５３の処理では、例えば予め設定された制御記号［％Ｓｕｍ１−１％］を集計１−１の値に置き換え、制御記号［％Ｓｕｍ１−２％］を集計１−２の値を置き換える処理を実行するが、これに限定されるものではない。例えば、所定の制御記号に対応する部分を非表示にしてもよい。
【００８０】
次に、メール送付手段２３は、メール生成手段２２により生成された置き換え後の回答メールを送付する（Ｓ５４）。次に、送付対象先の全てにメールを送付したか否かを判断し（Ｓ５５）、送付対象先の全てにメールを送付していない場合（Ｓ５２において、ＮＯ）、Ｓ５３の処理に戻る。また、送付対象先の全てにメールを送付した場合（Ｓ５５において、ＹＥＳ）、処理を終了する。
【００８１】
図１０は、メール管理処理（日報生成）の一例を示すフローチャートである。図１０の例において、メール生成手段２２は、例えば図４（Ｃ）に示す定型文管理情報から送付用情報（定型文（送付用）を読み込み（Ｓ６１）、ユーザ等からの日報に対する編集内容及びメール送付指示を受け付ける（Ｓ６２）。編集内容とは、例えば定型文等で設定された項目（例えば、作業状況、問題点等）に対してユーザが入力した情報等であり、所定の制御委記号を含んでいてもよい。また、メール送付先は、予め設定した日報提出用の宛先でもよく、またメールの送付指示毎にユーザが設定してもよい。
【００８２】
次に、メール生成手段２２は、送付用文中の制御記号の置き換えを実行する（Ｓ６３）。Ｓ６３処理では、例えばメール生成手段２２は、図４（Ａ）に示す基礎管理情報、図４（Ｂ）に示す送付先管理情報から「件名」、「送付者」、「送付先アドレス」等を取り出し、取り出した情報を用いて送付メールの基本的な情報を生成する。また、メール生成手段２２は、送付メールに対して、例えば制御記号［％Ａｄｄ％］を付加情報に置き換えたり、制御記号［％Ｎａｍｅ％］を送付先の名前に置き換える等の処理を実行する。
【００８３】
次に、メール生成手段２２は、所定の制御記号（例えば、［％Ｍ％］、［％Ｗ％］、［％Ａ％］等）がある行（例えば、文章等）を抽出して集計管理情報に記憶する等の処理を行う（Ｓ６４）。なお、所定の制御記号は、Ｓ６２の処理でユーザが編集時に指定することができ、制御記号の種別に応じて週報、月報、又はその両方に使用される行が設定される。したがって、ユーザは、Ｓ６２の処理において、その日報として記載した内容からどの情報を週報、月報に使用するかを判断して制御記号を付与することができる。
【００８４】
次に、メール送付手段２３は、メール生成手段２２により得られたメールを対象者へ送付し（Ｓ６５）、図４（Ｂ）に示す送付先管理情報の送付日時等の情報を設定する（Ｓ６６）。
【００８５】
図１１は、メール管理処理（週報、月報生成）の一例を示すフローチャートである。図１１の例では、メール生成機能で、日報メールから週報メール、月報メールを生成し、送付先に送付する。
【００８６】
例えば、図１１の例では、メール生成手段２２は、例えば図４（Ｃ）に示す定型文管理情報から送付用情報（定型文（送付用）を読み込み（Ｓ７１）、ユーザ等による週報又は月報の開始日を受け付ける（Ｓ７２）。なお、Ｓ７２の処理では、週報又は月報のどちらの処理を行うかを指定してもよく、指定がない場合は、週報及び月報を生成してもよい。
【００８７】
次に、メール生成手段２２は、図４（Ｄ）に示す集計管理情報から開始日を基準とした所定期間（例えば、一週間、一ヶ月等）分の情報を読み込み（Ｓ７３）、送付用文中の制御記号の置き換えを実行する（Ｓ７４）。Ｓ７３の処理では、Ｓ７２の処理によりユーザから指定された期間に応じた期間の情報を読み込む。Ｓ７４の処理では、メール生成手段２２は、図４（Ａ）に示す基礎管理情報、図４（Ｂ）に示す送付先管理情報から「件名」、「送付者」、「送付先アドレス」等を取り出し、取り出した情報を用いて送付メールの基本的な情報を生成する。また、メール生成手段２２は、送付メールに対して、例えば制御記号［％Ａｄｄ％］を付加情報に置き換えたり、制御記号［％Ｎａｍｅ％］を送付先の名前に置き換えたり、日報で作成されたメール本文中に所定の制御記号［％Ｗ％］等がある行を抽出して週毎、月毎に集計したり、集計した情報を集計管理情報に記憶する等の処理を行う。
【００８８】
次に、メール送付手段２３は、メール生成手段２２により得られたメールを対象者へ送付し（Ｓ７５）、図４（Ｂ）に示す送付先管理情報の送付日時等の情報を設定する（Ｓ７６）。
【００８９】
図１２は、メール管理処理（くじ引きメール送付）の一例を示すフローチャートである。また、図１３は、メール管理処理（くじ引き結果送付）の一例を示すフローチャートである。図１２，図１３の例では、メール生成機能で、くじ引きメール（送付用）を生成して１又は複数の送付先に送付し、その返信結果や返信順序等からくじの当選者を決めて、その結果をメールで通知する。
【００９０】
例えば、図１２の例では、メール生成手段２２は、例えば図４（Ｃ）に示す定型文管理情報から送付用情報（定型文（送付用））を読み込む（Ｓ８１）。次に、加工手段２５は、予め設定された送付先対象者数からランダムにくじの当たり数を抽出し、図４（Ｄ）に示す集計管理情報に設定する（Ｓ８２）。Ｓ８２の処理では、例えば当たり数に応じた返信メールの到着順序等を設定する。
【００９１】
次に、メール送付手段２３は、送付先対象者にくじ引きメールを送付し（Ｓ８３）、図４（Ｂ）に示す送付先情報に送付日時等を設定する（Ｓ８４）。なお、Ｓ８３の処理では、まず、メール生成手段２２は、図４（Ａ）に示す基礎管理情報、図４（Ｂ）に示す送付先管理情報からくじ引き対象者に対応する「送付者」、「送付先アドレス」等を取り出し、取り出した情報を用いて送付メールの基本的な情報を生成する。また、「件名」は、例えば「くじ引きにチャレンジ」等の予め設定された内容を設定することができる。
【００９２】
また、図１３の例において、回答識別手段２４は、メールＤＢ１４を参照し、くじ引き返信のメールを識別する（Ｓ９１）。Ｓ９１の処理では、例えばメールの「件名」と「回答者(送付先)」情報から対象メールを識別し、更に返信の到着順を抽出する。次に、メール生成手段２２は、メール生成機能で、くじ引き（回答用）を生成し、送付先に送付する。
【００９３】
例えば、メール生成手段２２は、図４（Ｃ）に示す定型文管理情報から回答用情報（定型文（回答用））を読み込み（Ｓ９２）、くじに当選した人に対して回答用文中の制御記号の置き換えを実行する（Ｓ９３）。Ｓ９３の処理では、まず、メール生成手段２２は、図４（Ａ）に示す基礎管理情報、図４（Ｂ）に示す送付先管理情報からくじ引き対象者に対応する「送付者」、「送付先アドレス」等を取り出し、取り出した情報を用いて送付メールの基本的な情報を生成する。また、「件名」は、例えば「くじ引き当選発表」等の予め設定された内容を設定することができる。次に、メール生成手段２２は、文中に予め設定された制御記号［％１−Ａｄｄ％］を付加情報に置き換え、また制御記号［％１−Ｎａｍｅ％］を名前に置き換える。なお、くじの当選は、メールの到着順（返信順）に基づいて行われ、例えば図４（Ｄ）に示す集計管理情報の到着順と、メールＤＢ１４における返信メールの到着順とが一致したメールを当選メール（当たりメール）とするが、これに限定されるものではない。また、Ｓ９３の処理では、例えば所定の制御記号に対応する部分を非表示にしてもよい。
【００９４】
次に、メール送付手段２３は、当選したユーザ又は参加者ユーザに対して、Ｓ９３の処理等で置き換えたメールを送付する（Ｓ９４）。
【００９５】
＜各種画面例＞
次に、本実施形態においてユーザが使用する各種画面例について、図を用いて説明する。図１４は、管理ファイル編集画面の一例を示す図である。図１４に示す管理ファイル編集画面５０は、端末装置１２上に表示される画面である。管理ファイル編集画面５０は、管理情報設定領域５１と、ボタン領域５２とを有するが、画面レイアウトについては、これに限定されるものではない。
【００９６】
管理情報設定領域５１は、どのメールに対する管理ファイルを生成するかを選択する。メールの種類としては、例えば、「アンケート」、「安否確認」、「稟議」、「日報（週報、月報）」、「くじ引き」等があるが、これに限定されるものではない。ユーザは、上述したメールの種類をプルダウン形式等で選択することができるが、これに限定されるものではなく、例えばチェックボックス等により選択してもよい。
【００９７】
また、管理情報設定領域５１は、メールの件名、送付元メールアドレス、送付先メールアドレス等を指定する。送付元メールアドレスは、予め設定された自己のメールアドレスが画面表示時点で自動で設定されていてもよい。
【００９８】
送付先のメールアドレスは、例えば図１４に示す「参照」ボタンを選択して、予め記憶されたアドレス情報ファイル（１又は複数のメールアドレスを有する電話帳等）を指定して一括入力してもよく、「新規」ボタンで１件単位に入力してもよい。一度入力したアドレスを取り消す場合は、図１４に示す「削除」ボタンで削除する。
【００９９】
また、ボタン領域５２において、「確定」ボタンは、管理ファイル編集画面５０での設定内容を確定する。「キャンセル」ボタンは、管理ファイル編集画面５０を用いて設定した管理ファイルの設定内容を破棄する。「詳細設定」ボタンは、詳細情報を設定する画面（詳細設定画面）に遷移する。例えば、詳細設定が必要なメール種別の場合は、「確定」ボタンを押した際、詳細設定が未設定であれば、詳細設定が必要な旨の通知が行われる。
【０１００】
図１５は、詳細設定画面の一例を示す図である。図１５の詳細設定画面６０は、詳細情報設定領域６１と、ボタン領域６２とを有する。図１５の例では、メール種別がアンケートの場合の詳細情報の設定画面を示している。
【０１０１】
詳細情報設定領域６１は、「期限」、「送付元」、「送付先」、「メール定型文」の設定領域を示している。「期限」には、メールの回答期限を設定する。例えば、期限前に催促メールを送付したい場合は、催促のチェックボックスを選択し、「期間」に期限の何時間又は日前とするか設定する。「送付元」には、前画面（管理ファイル編集画面５０）で入力した送付先を表示する。なお、表示された内容は、詳細設定画面６０上で変更することができる。例えば、メール本文中に送付対象者等の「名前」、所属等の「付加情報」を記載したい場合は、詳細設定画面６０で設定する。「送付元」の情報は、新規、追加、削除が可能である。
【０１０２】
詳細情報設定領域６１は、メールの定型文を指定する。既存のものはプルダウンから選択してもよい。また、詳細情報設定領域６１は、図１５に示す「参照」ボタン等を用いて外部ファイルから取り込んでもよい。
【０１０３】
ボタン領域６２において、「確定」ボタンは、詳細設定画面６０での設定内容を確定する。「キャンセル」ボタンは、設定内容を破棄する。「定型文編集」ボタンは、定型文を編集する画面（定型文編集画面）に遷移する。例えば、定型文が必要なメール種別の場合は、「確定」ボタンを押した際、定型文が未設定であれば、定型文が必要な旨の通知が行われる。
【０１０４】
図１６は、定型文編集画面の一例を示す図である。図１６に示す定型文編集画面７０は、メール種別設定領域７１と、本文フォーマット設定領域７２と、ボタン領域７３とを有する。
【０１０５】
メール種別設定領域７１は、例えば図１３に示すようにラジオボタン等でメールの種類を選択する。図１３の例では、予め設定されたメールの種類（例えば、「送付用」、「回答用」、「催促用」）のうち、何れか１つを選択する例を示しているが、これに限定されるものではない。
【０１０６】
本文フォーマット設定領域７２には、メール本文のフォーマットが設定される。本文フォーマットには、固定部と可変部とを有する。メール本文の［％〜％］は、制御記号であり、可変部であることを示している。また、それ以外の文字は、固定部の文字情報等である。例えば、制御記号［％Ａｄｄ％］は、メール生成時に詳細設定画面６０で設定した「付加情報」の情報に置き換えられる。また、［％Ｎａｍｅ％］は、メール生成時に詳細設定画面６０で設定した「名前」の情報に置き換えられる。
【０１０７】
また、［％Ｌｉｍｉｔ％］は、メール生成時に詳細設定画面６０で設定した「期限」の情報に置き換えられる。また、［％Ａｎｓ＊（＊：１，２，３，…）％］は、回答メールから各値を取り出すことを定義している。送付メールの場合には、この制御記号は対応する語句に置き換えられる。
【０１０８】
また、［％Ｃｈｅｃｋ  Ｓｔａｒｔ％］〜［％Ｃｈｅｃｋ  Ｅｎｄ％］は、回答値のチェック内容等が定義される。送付メールには、この間の内容は記載されない。例えば、「Ａｎｓ＊＝｛...｝」は、回答値が取り得る値を定義し、不一致のものは無効と判定する。また、「Ａｎｓ＊＝ｎｎ」は、回答値が数値の場合の有効桁数、範囲外は無効と判定する。また、［％Ａｎｓ＊％］は、回答メールからの値の取り出しを定義する。
【０１０９】
［％Ｃｏｕｎｔ  Ｓｔａｒｔ％］〜［％Ｃｏｕｎｔ  Ｅｎｄ％］は、回答値の集計方法等が定義される。送付メールには、この間の内容は記載されない。例えば、図１６に示す「Ｓｕｍ１−１＝Ａｎｓ１［"はい"］は、Ａｎｓ１の値が"はい"の件数を集計した値をＳｕｍ１−１に設定することを示している。「Ｓｕｍ２−１＝Ａｎｓ２［"Ａ"］／Ｔｏｔａｌ」は、Ａｎｓ２の値が"Ａ"の件数の集計した値／Ｔｏｔａｌ（全体件数）で割った値（％）をＳｕｍ２−１に設定することを示している。また、「Ｓｕｍ３−１＝Ａｎｓ３［ｉｆ  Ａｎｓ２＝"Ａ"］は、Ａｎｓ２の値が"Ａ"の場合に、Ａｎｓ３に指定した値を集計してＳｕｍ３−１に設定することを示している。このように、本実施形態では、可変部分で得られる値を用いて所定の演算処理を行うことができる。
【０１１０】
図１６に示すボタン領域７３において、「確定」ボタンは、定型文編集画面７０での設定内容を確定する。「キャンセル」ボタンは、設定内容を破棄する。「チェック」ボタンは、記載内容に間違いがないかチェックする。例えば、本文中のＡｎｓ＊と［％Ｃｈｅｃｋ  Ｓｔａｒｔ％］〜［％Ｃｈｅｃｋ  Ｅｎｄ％］内との対応や、本文中のＡｎｓ＊と［％Ｃｏｕｎｔ  Ｓｔａｒｔ％］〜［％Ｃｏｕｎｔ  Ｅｎｄ％］内との対応等をチェックする。また、「プレビュー」ボタンは、制御記号を置き換え、メール送付される前の内容を画面表示する。
【０１１１】
ここで、図１７は、プレビュー表示されたメールの一例を示す図である。図１７の例では、図１６に示す定型文編集画面７０で設定された内容に対応してプレビュー表示されたメール８０の一例を示している。メール生成後には、メール８０に示すように、制御記号に対応する部分が、各送付先に対応して設定した文字等が置き換えられたり、又は非表示で各送信先に送付される。
【０１１２】
本実施形態では、予め管理ファイル３１内の定型文に固定部や可変部を設定しておき、これらをメールの種別等に応じて置き換えることで、容易に様々なメールの利用を可能とする。
【０１１３】
＜メール種別毎の実施例＞
次に、メール種別毎の実施例について、具体的に説明する。
【０１１４】
＜第１実施例：アンケート＞
第１実施例では、アンケートの場合のメール管理処理について説明する。図１８は、実施例１における管理ファイルの一例を示す図である。図１８（Ａ）は、基礎管理情報の一例であり、上述した図４（Ａ）に対応する。また、図１８（Ｂ）は、送付先管理情報の一例であり、上述した図４（Ｂ）に対応する。基礎管理情報及び送付先管理情報についての各項目は、上述した内容と同様であるため、ここでの具体的な説明は省略する。
【０１１５】
なお、図１８（Ｂ）に示す送付先管理情報は、部署等の所属や送信対象者等の所定のグループ単位で管理されてもよく、それぞれに識別情報（例えば、Ｔ１０００００１）等を設定してもよい。図１８（Ｂ）で管理される送付先の情報は、そのグループ等に属する送付者毎に設定され、送付者それぞれを識別情報（例えば、Ｎｏ）等により識別してもよい。例えば、処理種別が「稟議」等のように、メールの回覧順序が予め決まっている場合には、その送付順に識別情報が連続して設定することで、識別情報順に稟議を回覧するようにように送付制御することができる。
【０１１６】
図１９は、アンケートメール生成の一例を示す図である。図１９（Ａ）は、第１実施例に対応するアンケート生成用の管理ファイル３１に基づいて抽出したメール定型文３２の内容を示し、図１９（Ｂ）は、図１９（Ａ）に対応して生成された送付用のアンケートメールの一例を示している。
【０１１７】
端末装置１２は、ユーザ等の操作によりアンケートメールを生成する場合には、メール生成手段２２において生成するメールの種別等に対応させて、記憶手段２７からアンケート生成時に用いられる管理ファイル３１及びメール定型文３２等を取得する。
【０１１８】
図１９（Ａ）に示す制御記号［％〜％］の部分は、送付されるメール上では、図１８（Ａ）に示す基礎管理情報や図１８（Ｂ）に示す送付先管理情報で設定されている値に置き換えられたり、非表示等が行われ、図１９（Ｂ）に示すようなメールが生成される、生成されたメールは、対象のユーザに送付される。なお、どの制御記号が置き換えられ、またどの制御記号が非表示となるかは、予め設定されている。例えば、図１９（Ａ）の例では、［％Ｃｈｅｃｋ  Ｓｔａｒｔ％］〜［％Ｃｈｅｃｋ  Ｅｎｄ％］、［％Ｃｏｕｎｔ  Ｓｔａｒｔ％］〜［％Ｃｏｕｎｔ  Ｅｎｄ％］内の内容が非表示となり、それ以外の制御記号の部分は、置き換えが行われるよう設定されているが、これに限定されるものではない。また、図１９に示すアンケートの内容は一例であり、これに限定されるものではない。
【０１１９】
図２０は、第１実施例における催促メール生成の一例を示す図である。図２０（Ａ）は、第１実施例における催促メール生成の管理ファイル３１に基づいて抽出したメール定型文３２の内容を示し、図２０（Ｂ）は、図２０（Ａ）に対応して生成された催促メールの一例を示している。
【０１２０】
端末装置１２は、ユーザ等の操作により送付したアンケートメールに対して未だ回答を得られていない送付者に対し、催促メールを生成して送付する。催促メールを送付する場合、メール生成手段２２は、生成するメールの種別等に対応させて、記憶手段２７からアンケートに対する催促メール生成時に用いられる管理ファイル３１及びメール定型文３２等を取得する。その後、メール生成手段２２は、図２０（Ａ）に示す定型文の制御記号を予め設定された情報に置き換えて、図２０（Ｂ）に示す催促メールを生成する。
【０１２１】
例えば、図２０（Ａ）において、メール生成手段２２は、制御記号［％Ａｄｄ％］を図１８（Ｂ）に示す送付先管理情報の「付加情報」に設定された情報に置き換え、制御信号［％Ｎａｍｅ％］を送付先管理情報の「名前」に設定された情報に置き換える。また、図２０（Ａ）において、メール生成手段２２は、制御記号［％Ｓ＿Ｄａｔｅ％］を図１８（Ｂ）に示す送付先管理情報における「送信日時」に設定された情報に置き換え、制御記号［％Ｄｅｍａｎｄ％］を図１８（Ｂ）に示す送付先管理情報における「催促時期」の情報が置き換える。このようにして、図２０（Ｂ）に示すメールが生成され、回答を得ていない各送付先へ送付される。
【０１２２】
図２１は、第１実施例におけるアンケート結果生成の一例を示す図である。図２１（Ａ）は、第１実施例における回答用の管理ファイル３１の定型文の内容を示し、図２１（Ｂ）は、図２１（Ａ）に対応して生成された送付用メールの一例を示し、図２１（Ｃ）は、第１実施例に対応するアンケート結果の集計管理情報を示している。
【０１２３】
端末装置１２は、ユーザ等の操作によりアンケート結果メールを生成する場合には、メール生成手段２２において生成するメールの種別等に対応させて、記憶手段２７からアンケート結果生成時に用いられる管理ファイル３１及びメール定型文３２等を取得する。
【０１２４】
第１実施例では、加工手段２５により集計されたアンケート結果が図２１（Ｃ）に示す集計管理情報として管理される。なお、集計管理情報の項目は、上述した図４（Ｄ）に示す集計管理情報と同様であるため、ここでの説明は省略する。
【０１２５】
各集計項目の集計数は、例えば図１６（Ａ）に示す定型文の［％Ｃｏｕｎｔ  Ｓｔａｒｔ％］〜［％Ｃｏｕｎｔ  Ｅｎｄ％］の定義情報から加工手段２５により自動生成される。また、集計数には、回答メールに設定された値を予め定義された集計方法に基づいて計算した値（例えば、平均、最大値、最小値等）が設定される。
【０１２６】
例えば、図２１（Ａ）の制御記号部分（可変部）の各集計項目（例えば、Ｓｕｍ１−１等）に対し、図２１（Ｃ）に示す各集計結果の値（例えば、Ｓｕｍ１−１に対して集計数６５等）を用いて置き換えて、図２１（Ｂ）に示すメールが生成される。生成されたアンケート結果のメールは、予め設定されたアンケートメールの送付先や回答者に対して送付する。
【０１２７】
＜第２実施例：安否確認＞
次に、第２実施例として、安否確認の場合のメール管理処理について説明する。第２実施例における基礎管理情報及び送付先管理情報の内容は、上述した図１８と同様であるため、ここでの説明は省略する。なお、安否確認の場合には、対応する処理種別（例えば、種別「２」等）が設定され、件名等の情報も対応した情報（例えば、「新横浜地区の安否確認」等）となる。また、安否確認は、短時間でメール回答が得られた方が好ましい。したがって、送付先管理情報の「期限」や「催促時期」は、送付日時から短い時間に設定される。また、「催促時期」は、複数の時期（例えば、期限の６，４，２，１時間前等）が設定されてもよい。
【０１２８】
図２２は、第２実施例における安否確認メール生成の一例を示す図である。図２２（Ａ）は、第２実施例に対応する安否確認メール生成用の管理ファイル３１に基づいて抽出したメール定型文３２の内容を示し、図２２（Ｂ）は、図２２（Ａ）に対応して生成された送付用メールの一例を示している。
【０１２９】
端末装置１２は、ユーザ等の操作により安否確認メールを生成する場合には、メール生成手段２２において生成するメールの種別等に対応させて、記憶手段２７から安否確認生成時に用いられる管理ファイル３１及びメール定型文３２等を取得する。
【０１３０】
図２２（Ａ）に示す制御記号［％〜％］の部分は、送付されるメール上では、図１８（Ａ）に示す基礎管理情報や図１８（Ｂ）に示す送付先管理情報で設定されている値に置き換えられたり、非表示等が行われ、図２２（Ｂ）に示すようなメールが送付される。図２２に示す安否確認の内容は一例であり、これに限定されるものではない。
【０１３１】
図２３は、第２実施例における催促メール生成の一例を示す図である。図２３（Ａ）は、第２実施例に対応する催促メール生成の管理ファイル３１に基づいて抽出したメール定型文３２の内容を示し、図２３（Ｂ）は、図２３（Ａ）に対応して生成された催促メールの一例を示している。
【０１３２】
端末装置１２は、ユーザ等の操作により安否確認メールに対する催促メールを生成する場合には、メール生成手段２２において生成するメールの種別等に対応させて、記憶手段２７から安否確認に対する催促メール生成時に用いられる管理ファイル３１及びメール定型文３２等を取得する。
【０１３３】
図２３（Ａ）に示す定型文の各制御記号（例えば、［％Ａｄｄ％］、［％Ｎａｍｅ％］、［％Ｓ＿Ｄａｔｅ％］、［％Ｌｉｍｉｔ％］、［％Ｄｅｍａｎｄ％］等）を、管理ファイル３１に設定された対応する情報に置き換えて、図２３（Ｂ）に示す催促メールを生成する。なお、図２３（Ａ）に示す［％Ｄｅｍａｎｄ％］の値には、期限日時と現在日時との差分を算出し、その値を設定してもよい。メール送付手段２３は、図２３（Ｂ）に示す催促メールを回答を得ていない各送付先へ送付する。
【０１３４】
図２４は、第２実施例における安否確認結果生成の一例を示す図である。図２４（Ａ）は、第２実施例に対応する回答用の管理ファイル３１に基づいて抽出したメール定型文３２の内容を示し、図２４（Ｂ）は、図２４（Ａ）に対応して生成された送付用メールの一例を示し、図２４（Ｃ）は、第２実施例に対応する安否確認結果の集計管理情報を示している。
【０１３５】
端末装置１２は、ユーザ等の操作により安否確認結果メールを生成する場合には、メール生成手段２２において生成するメールの種別等に対応させて、記憶手段２７から安否確認結果生成時に用いられる管理ファイル３１及びメール定型文３２等を取得する。
【０１３６】
第２実施例では、加工手段２５により集計された結果が図２４（Ｃ）に示す集計管理情報として管理される。なお、集計管理情報の項目は、上述した図４（Ｄ）に示す集計管理情報と同様であるため、ここでの説明は省略する。図２４（Ｃ）に示す各集計項目の集計数は、図２２（Ａ）に示す定型文の［％Ｃｏｕｎｔ  Ｓｔａｒｔ％］〜［％Ｃｏｕｎｔ  Ｅｎｄ％］の定義から加工手段２５により自動生成される。また、加工手段２５は、例えば、図２４（Ａ）に示す制御記号［％Ｓｕｍ１−１／Ｔｏｔａｌ＊１００％］等のように、１又は複数の集計項目を用いた四則演算、平均、最大、最小、標準偏差等の各種の計算等を行い、その結果をメールに反映させることができる。メール送付手段２３は、加工手段２５等により生成された安否確認の結果を予め設定した管理者等の特定の送付先に送付したり、回答者に送付する。
【０１３７】
なお、上述した第１実施例におけるアンケート結果や第２実施例における安否確認結果は、例えば多数決メール等の集計結果通知メールにも適用することができる。
【０１３８】
＜第３実施例：回覧（稟議）メール＞
次に、第３実施例として、回覧（稟議）メールの場合のメール管理処理について説明する。第３実施例における基礎管理情報及び送付先管理情報の内容は、上述した図１８と同様であるため、ここでの説明は省略する。なお、回覧メールの場合には、対応する処理種別（例えば、種別「３」等）が設定され、件名等の情報も対応した情報（例えば、「承認依頼」等）となる。
【０１３９】
図２５は、第３実施例における回覧メール生成の一例を示す図である。図２５（Ａ）は、第３実施例に対応する回覧メール生成用の管理ファイル３１に基づいて抽出したメール定型文３２の内容を示し、図２５（Ｂ）は、図２５（Ａ）に対応して生成された回覧メールの一例を示している。
【０１４０】
端末装置１２は、ユーザ等の操作により回覧メールを生成する場合には、メール生成手段２２において生成するメールの種別等に対応させて、記憶手段２７から回覧メール生成時に用いられる管理ファイル３１及びメール定型文３２等を取得する。
【０１４１】
図２５（Ａ）に示す制御記号［％〜％］の部分は、送付されるメール上では、図１８（Ａ）に示す基礎管理情報や図１８（Ｂ）に示す送付先管理情報で設定されている値に置き換えられたり、非表示等が行われ、図２５（Ｂ）に示すようなメールが送付される。図２５（Ａ）における「Ａｎｓ２＝Ｓ１００」とは、Ａｎｓ２の項目に１００文字以内の文字列が入力可能であることを示している。
【０１４２】
また、回覧の順序は、例えば図１８（Ｂ）に示す送付先管理情報の「Ｎｏ」の順序で回覧される。図２５に示すアンケートの内容は一例であり、これに限定されるものではない。
【０１４３】
図２６は、第３実施例における催促メール生成の一例を示す図である。図２６（Ａ）は、第３実施例に対応する催促メール生成の管理ファイル３１に基づいて抽出したメール定型文３２の内容を示し、図２６（Ｂ）は、図２６（Ａ）に対応して生成された催促メールの一例を示している。
【０１４４】
端末装置１２は、ユーザ等の操作により回覧メールに対する催促メールを生成する場合には、メール生成手段２２において生成するメールの種別等に対応させて、記憶手段２７からアンケートに対する催促メール生成時に用いられる管理ファイル３１及びメール定型文３２等を取得する。
【０１４５】
図２６（Ａ）に示す定型文の制御記号を予め設定された情報に置き換えて、図２６（Ｂ）に示す催促メールを生成する。図２６に示す回覧メールは、まだ回答を得られていない回覧先に対して送付される。回覧メールに対する回答済みであるか否かの判断は、図１８（Ｂ）に示す送付先管理情報の「回答日時」に日時が設定されているか否かにより判断することができるが、これに限定されるものではない。
【０１４６】
図２７は、第３実施例に対応する回覧結果生成の一例を示す図である。図２７（Ａ）は、第３実施例に対応する回答用の管理ファイルの定型文の内容を示し、図２７（Ｂ）は、図２７（Ａ）に対応して生成された送付用メールの一例を示し、図２７（Ｃ）は、第３実施例に対応する回覧結果の集計管理情報を示している。
【０１４７】
端末装置１２は、ユーザ等の操作により回覧結果メールを生成する場合には、メール生成手段２２において、記憶手段２７から回覧結果生成時に用いられる管理ファイル３１及びメール定型文３２等を取得する。
【０１４８】
第３実施例では、加工手段２５により集計された結果が図２７（Ｃ）に示す集計管理情報として管理される。各集計項目の集計数は、例えば図２７（Ａ）に示す定型文内の制御記号［％Ｌｏｏｐ  Ｓｔａｒｔ％］〜［％Ｌｏｏｐ  Ｅｎｄ％］間を送付者数分繰り返す。ここで、第３実施例では、例えば図２７（Ａ）において、「Ｓ＿Ｄａｔｅ（送付日時）」が「ｎｕｌｌ（未設定）」の時、「Ｓｔａｔｕｓ（状況）」に「未送付」、「Ｄａｔｅ（日時）」に「  （空欄）」を設定する。また、「Ｓ＿Ｄａｔｅ」が「ｎｏｔ  ｎｕｌｌ（設定済）」、「Ｒ＿Ｄａｔｅ（回答日時）」が「ｎｕｌｌ」の時、「Ｓｔａｔｕｓ」に「送付済」、「Ｄａｔｅ」に「Ｓ＿Ｄａｔｅ」を設定する。また、図２７（Ａ）において、「Ｒ＿Ｄａｔｅ」が「ｎｏｔ  ｎｕｌｌ」の時、「Ｓｔａｔｕｓ」に「回答済」、「Ｄａｔｅ」に「Ｒ＿Ｄａｔｅ」を設定する。
【０１４９】
加工手段２５は、図２７（Ａ）の制御記号部分（可変部）に対し、図２７（Ｃ）に示す送付先分の判定結果及び意見の情報（値）を用いて置き換えて、図２７（Ｂ）に示すメールが生成される。メール送付手段２３は、生成された回覧結果のメールを予め設定された管理者や回答者に対して送付する。
【０１５０】
＜第４実施例：日報、週報、月報メール＞
次に、第４実施例として、日報、週報、月報メールの場合のメール管理処理について説明する。なお、以下のメール生成においては、日報メールの生成内容と、生成した日報メールを用いた週報、月報メールの生成内容について説明する。
【０１５１】
第４実施例における基礎管理情報及び送付先管理情報の内容は、上述した図１８と同様であるため、ここでの説明は省略する。なお、日報メールの場合には、対応する処理種別（例えば、種別「４」等）が設定され、件名等の情報も対応した情報（例えば、「ＸＸＸ作業報告」等）となる。
【０１５２】
図２８は、第４実施例における日報メール生成の一例を示す図である。図２８（Ａ）は、第４実施例に対応する送付用の日報メール生成用の管理ファイル３１に基づいて抽出したメール定型文３２の内容を示し、図２８（Ｂ）は、図２８（Ａ）に対応して生成された送付者が出す日報メールの一例（例えば、件名：ＸＸＸ作業報告等）を示している。また、図２８（Ｃ）は、実際に送付される日報メールの内容を示している。
【０１５３】
端末装置１２は、ユーザ等の操作により日報メールを生成する場合には、メール生成手段２２において生成するメールの種別等に対応させて、記憶手段２７から日報メール生成時に用いられる管理ファイル３１及びメール定型文３２等を取得する。
【０１５４】
図２８（Ａ）に示す制御記号［％〜％］の部分は、送付されるメール上では、図１８（Ａ）に示す基礎管理情報や図１８（Ｂ）に示す送付先管理情報で設定されている値に置き換えられたり、非表示等が行われ、図２８（Ｂ）に示すようなメールが送付される。
【０１５５】
ここで、日報の場合には、各集計結果を日毎（週報の場合は週毎、月報の場合は月毎）にまとめる必要がある。そこで、図２８（Ａ）では、例えば、制御記号[％Ａｎｓ＊（＊：追番）  Ｓｔａｒｔ％]で集計管理情報から抽出する開始行を指定し、[％Ａｎｓ＊  Ｅｎｄ％]で集計管理情報から抽出する終了行を指定する。
【０１５６】
ここで、図２９は、第４実施例における管理ファイルの集計管理情報の一例を示す図である。図２９に示す集計管理情報の項目としては、「項目名」、「日時」、「領域」、「種別」、「文字列」等を示している。「日時」は、日報メール生成時に文字列情報をユーザが入力したときの日時情報である。「日時」は、年月日に限定されずに、例えば時間情報を有していてもよい。「領域」は、例えば日報生成時に用いた定型文の各項目の情報から、週報又は月報のメール生成時にどの領域に記載するのかを識別する情報である。例えば、日報生成時に「作業状況」の項目に記載した内容は、領域１に識別され、日報生成時に「問題点」の項目に記載した内容は、領域２に識別される。これにより、週報や月報生成時には、識別された領域に対応して予め設定されたメール本文中の位置に、対応する内容が挿入される。
【０１５７】
「種別」は、週報、月報のどの場合に使用する文字列であるかが設定される。図２９の例では、例えば、種別「Ｗ」は週報に出力する情報を示し、種別「Ｍ」は月報に出力する情報を示し、種別「Ａ」は週報、月報に出力する情報を示すが、種別と内容については、これに限定されるものではない。これらの種別は、日報メール生成時にユーザにより指定される情報である。「文字列」は、作業状況（作業に対する進捗情報等）や問題点等のメール本文の情報等を示す。
【０１５８】
ユーザ（日報メールの作成者）は、例えば、図２８（Ａ）に示す「作業状況」や「問題点」等の定型部分に対して、日報を入力するが、そのとき同時に制御記号による可変部分を設定する。ユーザは、図２８（Ｂ）に示すように、定型部分の項目に対して例えばＡ〜Ｆ作業に関する内容（メール本文）を入力すると共に、週報又は月報で使用する内容（情報）に対して、その目的に応じた制御記号［％Ｗ％］、［％Ｍ％］、［％Ａ％］を設定する。
【０１５９】
なお、この制御記号は、メール送付時には、図２８（Ｃ）に示すようにメール本文には含まれない。これにより、日報メールの生成時に得られる情報を週報、月報、又はその両方に使用できる情報として区分けして、図２９に示す集計管理情報で管理することができる。また、この情報を用いて週報生成時又は月報生成時に対応する部分のみを抽出して、メールを自動生成して、予め設定された管理者等や送付者宛てに送付することができる。
【０１６０】
図３０は、第４実施例における週報、月報メール生成の一例を示す図である。図３０（Ａ）は、送付用の週報メール生成用の管理ファイル３１に基づいて抽出したメール定型文３２の内容と、それに対応して生成された送付者が出す週報メールの一例を示している。また、図３０（Ｂ）は、送付用の月報メール生成用の管理ファイル３１に基づいて抽出したメール定型文３２の内容と、それに対応して生成された送付者が出す月報メールの一例を示している。
【０１６１】
端末装置１２は、ユーザ等の操作により週報メールを生成する場合には、メール生成手段２２において生成するメールの種別等に対応させて、記憶手段２７から週報メール生成時に用いられる管理ファイル３１及びメール定型文３２等を取得する（図３０（Ａ）上部）。また、端末装置１２は、ユーザ等の操作により月報メールを生成する場合には、メール生成手段２２において生成するメールの種別等に対応させて、記憶手段２７から月報メール生成時に用いられる管理ファイル３１及びメール定型文３２等を取得する（図３０（Ｂ）上部）。
【０１６２】
これらの各定型文に対し、例えば図２９に示すような集計管理情報を参照し、「日時」、「種別」に基づいて、ユーザが事前に作成した日報メールの情報等から週報、月報に用いる情報を抽出し、「領域」に対応する部分に、抽出した内容を挿入する。これにより、図３０（Ａ）下部、図３０（Ｂ）下部に示すように、自動で週報メール、月報メールを作成することができる。
【０１６３】
なお、第４実施例では、作成した週報、月報メールに対してユーザが更に編集を行うこともできる。また、第４実施例では、件名、送付先、送付元等の情報から、キーワード検索等により処理対象のメールを抽出し、抽出した内容を日毎、週毎、月毎にまとめてメール送付することができる。
【０１６４】
＜第５実施例：メール回答の到着（返信）順によるくじ引き、結果通知＞
次に、第５実施例として、メール回答の到着（返信）順によるくじ引き、結果通知の場合のメール管理処理について説明する。第５実施例の場合には、上述した第１〜第３実施例に示すようなメールを生成し、そのメールを送信すると共に、予め到着順位に基づく当選者（くじの当たり）を管理ファイル３１等で予め設定しておく。
【０１６５】
次に、対象者にメールを送付後、その回答メールの到着順や到着時間等に基づいて、くじの当選者を抽出する。また、回答期限を有するメールの場合には、その時間の締め切り後、事前に決めた順位、くじの当たりやはずれ等の結果を対象者に送付してもよい。なお、くじ引きの利用例としては、例えば会議における議長や書記等の担当決めを行う場合や、景品等をプレゼントする場合等があるが、これに限定されるものではない。
【０１６６】
第５実施例における基礎管理情報及び送付先管理情報の内容は、上述した図１８と同様であるため、ここでの説明は省略する。なお、くじ引きメールの場合には、対応する処理種別（例えば、種別「５」等）が設定され、件名等の情報も対応した情報（例えば、「くじ引き」等）となる。
【０１６７】
図３１は、第５実施例におけるくじ引きメール生成の一例を示す図である。図３１（Ａ）は、第５実施例に対応するくじ引きメール生成用の管理ファイル３１に基づいて抽出したメール定型文３２の内容を示し、図３１（Ｂ）は、図３１（Ａ）に対応して生成された送付用のくじ引きメールの一例を示している。また、図３１（Ｃ）は、第５実施例に対応する集計管理情報を示している。
【０１６８】
端末装置１２は、ユーザ等の操作によりくじ引きメールを生成する場合には、メール生成手段２２において生成するメールの種別等に対応させて、記憶手段２７からくじ引きメール生成時に用いられる管理ファイル３１及びメール定型文３２等を取得する。
【０１６９】
第５実施例では、予めくじ引きでの当たりの数が設定される。図３１（Ａ）に示す例では、「Ｓｅｌｅｃｔ＝２」として、くじ引きで２つの当たりがあることを示している。また、メールの返信順（到着順）により、くじの当たりを決定する。図３１（Ｃ）に示す集計管理情報では、６番目にメールを返信したユーザが、ＮＯ−１に対応する当たりとし、１０番目にメールを返信したユーザがＮＯ−２に対応する当たりとして設定される。なお、この設定は、予め設定された送付先対象者数（例えば、１５人）からランダムに決定されてもよく、メール送付者が設定してもよい。
【０１７０】
ここで、メール送付者は、図３１（Ｂ）に示すようなメールを生成し、生成したメールを予め設定した各ユーザに送付する。メールを受信したユーザは、そのメールを所定の時間内等で返信する。返信したメールは、メールＤＢ１４に格納される。くじ引きメールを送信したユーザは、端末装置１２からくじ引きメールを送信してから所定時間経過後にメールＤＢ１４にアクセスし、全ての返信メールの中から６番目に返信したユーザと１０番目に返信したユーザを決定する。
【０１７１】
ここで、図３２は、第５実施例におけるくじ引き結果メール生成の一例を示す図である。図３２（Ａ）は、第５実施例に対応するくじ引き結果メール生成用の管理ファイル３１に基づいて抽出したメール定型文３２の内容を示し、図３２（Ｂ）は、図３２（Ａ）に対応して生成された送付用のくじ引き結果メールの一例を示している。
【０１７２】
端末装置１２は、ユーザ等の操作によりくじ引き結果メールを生成する場合には、メール生成手段２２において生成するメールの種別等に対応させて、記憶手段２７からくじ引き結果メール生成時に用いられる管理ファイル３１及びメール定型文３２等を取得する。
【０１７３】
また、加工手段２５は、くじ引きに当たったユーザ情報に基づいて、図３２（Ｂ）に示すように、制御記号の部分を置き換える。メール送付手段２３は、生成されたくじ引き結果メールをくじ引きメールを送付したユーザ、予め設定された管理者等に送付する。
【０１７４】
なお、上述した第１〜第５実施例は、複数の実施例の一部又は全部を組み合わせてもよい。上述したように、本実施形態によれば、管理ファイル３１等で設定された情報を用いて容易に様々なメールの利用することができる。また、人手によるメール生成作業が最低限で済むため、効率的にミスなくメール管理を実現できる。また、本実施形態は、管理ファイルによる文字情報を用いた処理であるため、安価、容易、ハード(ＰＣ,携帯端末,スマートフォン等)の制約が少なく、利用する対象も小人数から大人数まで対応することができる。
【０１７５】
また、本実施形態で説明した各機能は、メール用ソフトウェアの付加的なアプリケーションとして提供することができる。また、このアプリケーションは、サーバ用、端末装置（クライアント）用、クライアント・サーバ用の３種類の構成の何れであっても利用することができ、例えば利用対象のシステム規模等により使い分けることができる。
【０１７６】
以上、各実施例等について詳述したが、特定の実施例に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された範囲内において、種々の変形及び変更が可能である。また、上述した各実施例の一部又は全部を組み合わせることも可能である。
【０１７７】
なお、以上の実施例に関し、更に以下の付記を開示する。
（付記１）
メール種別に応じた固定部及び可変部の情報を有するメール定型文と送付先情報とを設定した管理ファイルを生成し、
前記メール種別に対応する前記管理ファイルを取得し、取得した前記管理ファイルに含まれる前記可変部を、予め設定された送付先情報に置き換え又は非表示にしたメールを生成し、
生成した前記メールを前記送付先情報に対応する送付先に送付し、
送付した前記メールに対する回答状況に応じて前記メールを管理する、処理をコンピュータに実行させるメール管理プログラム。
（付記２）
前記送付先情報に含まれる催促日時までに前記送付したメールに対する回答が得られていない送付先に対し、催促メールに対応する前記管理ファイルを用いて催促メールを生成し、生成した前記催促メールを対象の送付先に送信することを特徴とする付記１に記載のメール管理プログラム。
（付記３）
前記可変部に設定された内容に応じて、前記メールの回答に対する集計を行い、集計結果を送付するメールを生成するための前記管理ファイルを取得し、取得した前記管理ファイルの可変部に前記集計結果を置き換えたメールを生成し、生成した前記メールを送付することを特徴とする付記１又は２に記載のメール管理プログラム。
（付記４）
前記送付先から途中経過の取得要求を受け付けた場合に、前記管理ファイルから現時点における前記集計結果を含むメールを生成し、生成したメールを前記取得要求を受けた前記送付先に送付することを特徴とする付記３に記載のメール管理プログラム。
（付記５）
前記可変部は、予め設定された制御記号により設定され、設定された前記制御記号により、前記置き換え又は非表示を判断することを特徴とする付記１乃至４の何れか１項に記載のメール管理プログラム。
（付記６）
前記メール種別は、集計結果通知メール、回覧メール、日報メール、及びくじ引きメールのうち、少なくとも１つを有することを特徴とする付記１乃至５の何れか１項に記載のメール管理プログラム。
（付記７）
メール種別に応じた固定部及び可変部の情報を有するメール定型文と送付先情報とを設定した管理ファイルを生成し、
前記メール種別に対応する前記管理ファイルを取得し、取得した前記管理ファイルに含まれる前記可変部を、予め設定された送付先情報に置き換え又は非表示にしたメールを生成し、
生成した前記メールを前記送付先情報に対応する送付先に送付し、
送付した前記メールに対する回答状況に応じて前記メールを管理する、処理をコンピュータに実行させることを特徴とするメール管理方法。
（付記８）
メール種別に応じた固定部及び可変部の情報を有するメール定型文と送付先情報とを設定した管理ファイルを編集する編集手段と、
前記メール種別に対応する前記管理ファイルを取得し、取得した前記管理ファイルに含まれる前記可変部を、予め設定された送付先情報に置き換え又は非表示にしたメールを生成するメール生成手段と、
前記メール生成手段により生成した前記メールを前記送付先情報に対応する送付先に送付するメール送付手段と、
前記メール送付手段により送付した前記メールに対する回答状況に応じて前記メールを管理する管理手段とを有することを特徴とする情報処理装置。
【符号の説明】
【０１７８】
１０  メール管理システム
１１  メール管理サーバ
１２  端末装置
１３  通信ネットワーク
１４  メールＤＢ
２１  編集手段
２２  メール生成手段
２３  メール送付手段
２４  回答識別手段
２５  加工手段
２６  送付管理手段
４１  入力装置
４２  出力装置
４３  ドライブ装置
４４  補助記憶装置
４５  主記憶装置
４６  ＣＰＵ
４７  ネットワーク接続装置
４８  記録媒体
５０  管理ファイル編集画面
５１  管理情報設定領域
５２，６２，７３  ボタン領域
６０  詳細設定画面
６１  詳細情報設定領域
７０  定型文編集画面
７１  メール種別設定領域
７２  本文フォーマット設定領域
８０  メール
【図１】
0006536093.tif 000002
【図２】
0006536093.tif 000003
【図３】
0006536093.tif 000004
【図４】
0006536093.tif 000005
【図５】
0006536093.tif 000006
【図６】
0006536093.tif 000007
【図７】
0006536093.tif 000008
【図８】
0006536093.tif 000009
【図９】
0006536093.tif 000010
【図１０】
0006536093.tif 000011
【図１１】
0006536093.tif 000012
【図１２】
0006536093.tif 000013
【図１３】
0006536093.tif 000014
【図１４】
0006536093.tif 000015
【図１５】
0006536093.tif 000016
【図１６】
0006536093.tif 000017
【図１７】
0006536093.tif 000018
【図１８】
0006536093.tif 000019
【図１９】
0006536093.tif 000020
【図２０】
0006536093.tif 000021
【図２１】
0006536093.tif 000022
【図２２】
0006536093.tif 000023
【図２３】
0006536093.tif 000024
【図２４】
0006536093.tif 000025
【図２５】
0006536093.tif 000026
【図２６】
0006536093.tif 000027
【図２７】
0006536093.tif 000028
【図２８】
0006536093.tif 000029
【図２９】
0006536093.tif 000030
【図３０】
0006536093.tif 000031
【図３１】
0006536093.tif 000032
【図３２】
0006536093.tif 000033