(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書データに対応付けられて記憶されており、文書データに行うべき処理を示す複数の処理機能から構成される処理機能群のうち、前記文書データに実行すべき処理機能の指定を受付ける受付手段と、
前記受付手段により受け付けられた処理機能に対応する処理を、当該文書データに対して実行する処理実行手段と、
前記文書データに対して、当該文書データに対して実行済みの処理機能の情報を属性情報として付加する付加手段と、
前記付加手段により属性情報が付加された文書データを、他の情報処理装置に送信する送信手段と、
を備えた情報処理装置。
【請求項２】
文書データと、前記受付手段により受け付けられた処理機能が属する処理機能群と、当該文書データに対して実行済みの処理機能とを対応付けて記憶する記憶手段と、
前記処理実行手段による処理の実行後に、文書データの指定を再度受付けた場合に、指定された文書データに対応付けられて前記記憶手段に記憶されている処理機能群を、実行済みの処理機能が分かるように表示制御する表示制御手段とをさらに備え、
前記表示制御手段は、処理機能群を表示する際に、実行済みの処理機能を、実行されていない処理機能の表示形態とは異なる表示形態で表示する請求項１記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記処理機能群の情報には、複数の処理機能を実行すべき順序情報が含まれ、
前記表示制御手段は、前記受付手段により受け付けられた処理機能および当該処理機能よりも処理順序が前の処理機能を、当該文書データに対して実行済みの処理機能として表示する請求項２記載の情報処理装置。
【請求項４】
当該文書データに対して実行済みの処理機能の情報が属性情報として付加された文書データを受信する受信手段をさらに備え、
前記記憶手段は、前記受信手段により受信された文書データと、当該文書データに付加された実行済みの処理機能の情報とを対応付けて記憶する請求項２または３記載の情報処理装置。
【請求項５】
当該文書データに対して実行済みの処理機能の情報を、他の情報処理装置からもアクセス可能な外部装置に転送する転送手段と、
文書データに対して実行された処理機能の進捗状況に関する情報を前記外部装置から取得する取得手段とをさらに備え、
前記表示制御手段は、前記取得手段により取得された当該文書データに対して実行された処理機能の進捗状況に関する情報を表示するよう制御する請求項２から４のいずれか１項記載の情報処理装置。
【請求項６】
文書データに対応付けられて記憶されており、文書データに行うべき処理を示す複数の処理機能から構成される処理機能群のうち、前記文書データに実行すべき処理機能の指定を受付ける受付ステップと、
前記受付ステップにおいて受け付けられた処理機能に対応する処理を、当該文書データに対して実行する実行ステップと、
前記文書データに対して、当該文書データに対して実行済みの処理機能の情報を属性情報として付加する付加ステップと、
前記付加ステップにおいて属性情報が付加された文書データを、他の情報処理装置に送信する送信ステップと、
をコンピュータに実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置およびプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
特許文献１には、作成中のデータ、改正中のデータと、施行日待ちのデータと、現版のデータとを分離して保持しておき、データの施行日になると、このデータを現版のデータに自動的に切替えて使用を開始することにより、データの作成・改正中に、施行中のデータを誤って編集したり、作成・改正中のデータを登録してしまったりしないようにしたデータ管理システムが開示されている。
【０００３】
特許文献２には、履歴データを含む履歴配信文書を出力し、ユーザがその履歴配信文書を汎用ブラウザで閲覧することができるようにし、各履歴配信文書にはその文書の以前の状態を履歴として辿るためのハイパーリンクが含まれていて、これによりユーザが各処理装置でなされた処理を辿って、履歴を確認することができるようにした履歴管理装置が開示されている。
【０００４】
特許文献３には、操作結果の文書のＩＤ、その操作前の文書のＩＤや、その操作の種類、および操作の時刻等をＤＢに登録しておくことにより、旧バージョンの電子文書に対する操作に関する情報の検索を容易にするようにした文書管理装置が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開平１１−２５９３８４号公報
【特許文献２】特開２００７−１７９２２８号公報
【特許文献３】特開２０１０−０３３２２７号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
文書データに対して様々な処理を行う文書編集ソフトでは、複数の処理からなる業務処理をツール群のように定型化してワークフロー（業務フロー）として管理することが行われている。しかし、文書データに対して実行可能な処理の数が多くなると用意しておくワークフローの数も多くなってしまい、どの文書データに対してどのワークフローを適用しなければならないかがわからなくなってしまうという問題があった。
【０００７】
特に、時間が経ってから文書に対する処理を再開する場合や、１人のユーザが並行して複数の文書の処理を実行している場合、１つの文書データを複数のユーザ間で送受信して各種の処理を実行するような場合、ユーザは、文書データに対してどの処理から実行すればいいのかを把握し難いときがある。
【０００８】
本発明の目的は、文書データに実行すべき複数のツール（処理機能）をツール群（処理機能群）として文書データとは対応づけずに登録しておくだけの構成と比較して、文書データに対して次に実行すべき処理機能を容易に把握することが可能な情報処理装置およびプログラムを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
［情報処理装置］
請求項１に係る本発明は、文書データに対応付けられて記憶されており、文書データに行うべき処理を示す複数の処理機能から構成される処理機能群のうち、前記文書データに実行すべき処理機能の指定を受付ける受付手段と、
前記受付手段により受け付けられた処理機能に対応する処理を、当該文書データに対して実行する処理実行手段と、
前記文書データに対して、当該文書データに対して実行済みの処理機能の情報を属性情報として付加する付加手段と、
前記付加手段により属性情報が付加された文書データを、他の情報処理装置に送信する送信手段とを備えた情報処理装置である。
【００１０】
請求項２に係る本発明は、文書データと、前記受付手段により受け付けられた処理機能が属する処理機能群と、当該文書データに対して実行済みの処理機能とを対応付けて記憶する記憶手段と、
前記処理実行手段による処理の実行後に、文書データの指定を再度受付けた場合に、指定された文書データに対応付けられて前記記憶手段に記憶されている処理機能群を、実行済みの処理機能が分かるように表示制御する表示制御手段とをさらに備え、
前記表示制御手段が、処理機能群を表示する際に、実行済みの処理機能を、実行されていない処理機能の表示形態とは異なる表示形態で表示する請求項１記載の情報処理装置である。
【００１１】
請求項３に係る本発明は、前記処理機能群の情報には、複数の処理機能を実行すべき順序情報が含まれ、
前記表示制御手段は、前記受付手段により受け付けられた処理機能および当該処理機能よりも処理順序が前の処理機能を、当該文書データに対して実行済みの処理機能として表示する請求項２記載の情報処理装置である。
【００１３】
請求項４に係る本発明は、当該文書データに対して実行済みの処理機能の情報が属性情報として付加された文書データを受信する受信手段をさらに備え、
前記記憶手段は、前記受信手段により受信された文書データと、当該文書データに付加された実行済みの処理機能の情報とを対応付けて記憶する請求項２または３記載の情報処理装置である。
【００１４】
請求項５に係る本発明は、当該文書データに対して実行済みの処理機能の情報を、他の情報処理装置からもアクセス可能な外部装置に転送する転送手段と、
文書データに対して実行された処理機能の進捗状況に関する情報を前記外部装置から取得する取得手段とをさらに備え、
前記表示制御手段は、前記取得手段により取得された当該文書データに対して実行された処理機能の進捗状況に関する情報を表示するよう制御する請求項２から４のいずれか１項記載の情報処理装置である。
【００１５】
[プログラム]
請求項６に係る本発明は、文書データに対応付けられて記憶されており、文書データに行うべき処理を示す複数の処理機能から構成される処理機能群のうち、前記文書データに実行すべき処理機能の指定を受付ける受付ステップと、
前記受付ステップにおいて受け付けられた処理機能に対応する処理を、当該文書データに対して実行する実行ステップと、
前記文書データに対して、当該文書データに対して実行済みの処理機能の情報を属性情報として付加する付加ステップと、
前記付加ステップにおいて属性情報が付加された文書データを、他の情報処理装置に送信する送信ステップとをコンピュータに実行させるためのプログラムである。
【発明の効果】
【００１６】
請求項１に係る本発明によれば、文書データに実行すべき複数の処理機能を処理機能群として文書データとは対応づけずに登録しておくだけの構成と比較して、文書データに対して次に実行すべき処理機能を容易に把握することが可能な情報処理装置を提供することができる。
さらに、請求項１に係る本発明によれば、他の情報処理装置においても、文書データに対して次に実行すべき処理機能を容易に把握することが可能な情報処理装置を提供することができる。
【００１７】
請求項２に係る本発明によれば、請求項１に係る本発明により得られる効果に加えて、実行済みの処理機能と実行されていない処理機能とを容易に把握することができる情報処理装置を提供することができる。
【００１８】
請求項３に係る本発明によれば、請求項２に係る本発明により得られる効果に加えて、実行すべき処理機能を実行せずに処理順序を飛ばした場合でも、次に実行すべき処理機能を容易に把握することが可能な情報処理装置を提供することができる。
【００２０】
請求項４に係る本発明によれば、請求項２または３に係る本発明により得られる効果に加えて、他の情報処理装置から受信した文書データに対して次に実行すべき処理機能を容易に把握することができる情報処理装置を提供することができる。
【００２１】
請求項５に係る本発明によれば、請求項２から４のいずれか１項に係る本発明により得られる効果に加えて、複数の情報処理装置により文書データの処理を実行する場合でも、その文書データの処理の進捗状況を把握することが可能な情報処理装置を提供することができる。
【００２２】
請求項６に係る本発明によれば、文書データに実行すべき複数の処理機能を処理機能群として文書データとは対応づけずに登録しておくだけの構成と比較して、文書データに対して次に実行すべき処理機能を容易に把握することが可能なプログラムを提供することができる。
さらに、請求項６に係る本発明によれば、他の情報処理装置においても、文書データに対して次に実行すべき処理機能を容易に把握することが可能なプログラムを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【００２３】
【図１】本発明の一実施形態の文書管理システムの構成を示す図である。
【図２】本発明の一実施形態における情報処理装置１１のハードウェア構成を示すブロック図である。
【図３】本発明の一実施形態における情報処理装置１１の機能構成を示すブロック図である。
【図４】表示部４２において文書データの編集画面においてツール群を表示させた場合の表示画面例を示す図である。
【図５】ツール群におけるツールボタンを操作した場合の情報処理装置１１の動作を説明するためのフローチャートである。
【図６】ツール群６１における先頭のツールボタン８１がグレーアウトされて実行済みであると分かるように表示された様子を示す図である。
【図７】ツールボタン８１が操作されたことにより文書データ７１の属性テーブルにツール群の情報および実行済みツールのツールＩＤの情報が付加された様子を示す図である。
【図８】ユーザがツールボタン８２、８３を順次操作することにより文書データ７１に対する処理を順次実行した場合の表示画面例を示す図である。
【図９】ツールボタン８２、８３に対応する「ＰＤＦ変換」、「枠消し」というツールのツールＩＤ等の情報が実行済みツールとして属性テーブルに追加された様子を説明するための図である。
【図１０】「受注票」という名称の文書データ７１に「ＦＡＸ受注業務」という名称のツール群６１が対応付けられ、「稟議書」という名称の文書データ７２に「社内承認業務」という名称のツール群６２が対応付けられた場合の表示画面例である。
【図１１】文書データが選択された際の動作を説明するためのフローチャートである。
【図１２】文書データ７１が再選択された際の表示画面例を示す図である。
【図１３】ツールボタン８１〜８３、８５に対応するツールが実行済みであり、ツールボタン８４に対応するツールについては未実行である場合の表示画面例を示す図である。
【図１４】文書データ７１をユーザＡの情報処理装置から、ユーザＢの情報処理装置に転送した場合の動作を説明するための図である。
【図１５】ユーザＡ〜Ｃの情報処理装置において作成されているツール群９１〜９３を示す図である。
【図１６】文書データに処理が実行される毎に各ユーザの情報処理装置１１〜１３からサーバ装置２０に対して、実行した処理の履歴情報（ログ情報）が送信される様子を示す図である。
【図１７】サーバ装置２０に蓄積される文書データ毎の処理の進捗情報の一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００２４】
次に、本発明の実施の形態について図面を参照して詳細に説明する。
【００２５】
図１は本発明の一実施形態の文書管理システムのシステム構成を示す図である。
【００２６】
本発明の一実施形態の文書管理システムは、図１に示されるように、ネットワーク３０により相互に接続されたパーソナルコンピュータ等の情報処理装置１１〜１３、およびサーバ装置２０により構成される。
【００２７】
情報処理装置１１〜１３には、文書編集ソフトウェアがインストールされており、この文書編集ソフトウェアにより文書データを編集したり作成したりすることが可能となっている。
【００２８】
また、情報処理装置１１〜１３には、それぞれ、同様の文書編集ソフトウェアがインストールされていることにより、生成した文書データを互いに送受信したり、閲覧、修正することが可能になっている。
【００２９】
また、サーバ装置２０は、情報処理装置１１〜１３とネットワーク３０を介して接続されており、情報処理装置１１〜１３により生成されたデータを格納することができるようになっている。そして、情報処理装置１１〜１３は、サーバ装置２０に格納されているデータを読み出すことができるようになっていることにより、情報処理装置１１〜１３は、サーバ装置２０を介してのデータの受け渡しが可能となる。
【００３０】
次に、本実施形態の文書管理システムにおける情報処理装置１１のハードウェア構成を図２に示す。なお、情報処理装置１２、１３の構成は、情報処理装置１１の構成と同じであるためその説明は省略する。
【００３１】
情報処理装置１１は、図２に示されるように、ＣＰＵ３１、メモリ３２、ネットワーク３０を介して外部の装置等との間でデータの送信及び受信を行う通信インタフェース（ＩＦ）３３、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）等の記憶装置３４、タッチパネル又は液晶ディスプレイ並びにキーボードを含むユーザインタフェース（ＵＩ）装置３５を有する。これらの構成要素は、制御バス３６を介して互いに接続されている。
【００３２】
ＣＰＵ３１は、メモリ３２または記憶装置３４に格納された制御プログラムに基づいて所定の処理を実行して、情報処理装置１１の動作を制御する。なお、本実施形態では、ＣＰＵ３１は、メモリ３２または記憶装置３４内に格納された制御プログラムを読み出して実行するものとして説明したが、当該プログラムをＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してＣＰＵ３１に提供することも可能である。
【００３３】
図３は、上記の制御プログラムが実行されることにより実現される情報処理装置１１の機能構成を示すブロック図である。
【００３４】
本実施形態の情報処理装置１１は、図３に示されるように、制御部４１と、表示部４２と、通信部４３と、処理実行部４４と、記憶部４５と、受付部４６とを備えている。
【００３５】
受付部４６は、文書データの指定を受付けるとともに、この文書データに実行すべきツール（処理機能）の指定を受付ける。
【００３６】
また、受付部４６は、文書データと対応付けて記憶されているツール群が記憶部４５において複数存在する場合、文書データの指定を受付けた際に、その複数のツール群の中から表示させたいツール群の指定を受付ける。
【００３７】
記憶部４５は、文書データに行うべき処理を示す複数のツール（処理機能）から構成されるツール群（処理機能群）の情報を記憶するとともに、受付部４６により受け付けられた文書データと、受付部４６により受け付けられたツールが属するツール群と、当該文書データに対して実行済みのツールとを対応付けて記憶する。
【００３８】
表示部４２は、制御部４１による制御に基づいて、文書データやツール群等の情報を表示する。
【００３９】
通信部４３は、制御部４１による制御に基づいて、情報処理装置１２、１３やサーバ装置２０等との間で通信を行い、これらの装置との間で文書データの送受信や各種情報の送受信を行う。
【００４０】
処理実行部４４は、受付部４６により受け付けられたツールに対応する処理を、文書データに対して実行する。
【００４１】
制御部４１は、受付部４６により文書データの指定を再度受付けた場合に、指定された文書データに対応付けられて記憶部４５に記憶されているツール群を、実行済みのツールが分かるように表示するよう表示部４２を制御する。例えば、制御部４１は、実行済みのツール上または上部に「実行済み」と表示させるようにしてもよい。
【００４２】
また、制御部４１は、受付部４６が複数のツール群の中から表示させたいツールの群の指定を受付けた場合、指定を受付けたツール群を表示するよう表示部４２を制御する。
【００４３】
また、制御部４１は、受付部４６により受け付けられたツールが、そのツールが属するツール群において実行順序が最後のツールの場合、ユーザに対して新たなツール群をその文書データに対して対応付けるよう通知するようにしてもよい。
【００４４】
なお、制御部４１は、記憶部４５に記憶されているツール群を、そのツール群に含まれる各ツール毎に選択可能なように表示する。
【００４５】
また、制御部４１は、ツール群を表示する際に、実行済みのツールを、実行されていないツールの表示形態とは異なる表示形態で表示する。例えば、制御部４１は、実行済みのツールを、グレーアウトさせた状態で表示させるようにする。
【００４６】
なお、ツール群の情報には、複数のツールを実行すべき順序情報を含めるようにして、制御部４１は、受付部４６により受け付けられたツールおよびこのツールよりも処理順序が前のツールを、その文書データに対して実行済みのツールとして表示するようにしても良い。
【００４７】
また、制御部４１は、文書データに対して、この文書データに対して実行済みのツールの情報を属性情報として付加する。そして、制御部４１は、属性情報が付加された文書データを、通信部４３を介して他の情報処理装置１２、１３等に送信する。
【００４８】
さらに、制御部４１は、文書データに対して実行済みのツールの情報が属性情報として付加された文書データを他の情報処理装置１２、１３等から受信する。
【００４９】
すると、記憶部４５は、制御部４１により受信された文書データと、この文書データに付加された実行済みのツールの情報とを対応付けて記憶する。
【００５０】
さらに、制御部４１は、文書データに対して実行済みのツールの情報を、他の情報処理装置１２、１３からもアクセス可能な外部装置であるサーバ装置２０に転送する。
【００５１】
そして、制御部４１は、受付部４６により受け付けられた文書データに対して実行されたツールの進捗状況に関する情報をサーバ装置２０から取得する。
【００５２】
そして、制御部４１は、取得した文書データに対して実行されたツールの処理の進捗状況に関する情報を表示部４２に表示する。
【００５３】
次に、本実施形態の文書管理システムの動作について図面を参照して詳細に説明する。
【００５４】
まず、情報処理装置１１の表示部４２において文書データの編集画面においてツール群を表示させた場合の表示画面例を図４に示す。
【００５５】
図４に示した表示画面例では、「受注票」という名称が付された文書データ７１が示されている。また、この表示画面例では、文書データに対して実行するための各種機能がツールバー５１上にツールとして表示されている。
【００５６】
さらに、図４に示した表示画面例では、ツールバー５１とは別に、「ＦＡＸ受注業務」という名称が付されたツール群６１が設定されている様子が示されている。この図４では、ツール群６１には、「ＦＡＸ受信」、「ＰＤＦ変換」、「枠消し」、「ＯＣＲ処理」、「承認印」、「印刷処理」、「転送処理」というツールが設定されている。なお、このツール群６１では、左に配置されたツールから順に実行すべきであるという実行順序が設定されている。
【００５７】
次に、図４に示した表示画面例において、ツール群におけるツールボタンを操作した場合の情報処理装置１１の動作を図５のフローチャートを参照して説明する。
【００５８】
まず、ユーザは、ツール群による処理を実行するための文書データを選択する（ステップＳ１０１）。図４に示した表示画面例では、「受注票」という文書データ７１が選択されたことにより外枠が濃く変化して表示されているのが分かる。
【００５９】
そして、文書データが選択された状態で、ユーザがツール群のツールボタンを押下することによりツールの実行指示を行う（ステップＳ１０２）。ここでは、ユーザがツール群の先頭のツールである「ＦＡＸ受信」というツールを操作した場合を用いて説明する。
【００６０】
処理実行部４４は、ツールボタンが押下されたことにより、このツールボタンに対応する処理を実行する（ステップＳ１０３）。ここでは、「ＦＡＸ受信」というツールボタンが押下されたことにより、ＦＡＸ受信された文書データ閲覧する画面が開くことになる。
【００６１】
すると、制御部４１は、実行を指示されたツールが含まれるツール群のツール群ＩＤが、選択された文書データの属性テーブルに含まれるか否かを判定する（ステップＳ１０４）。
【００６２】
なお、ここでは「受注票」という文書データ７１に対応する属性テーブルは作成されていないため（ステップＳ１０４においてｎｏ）、制御部４１は、選択された文書データに対応する属性テーブルを作成して、この属性テーブルに、実行を指示されたツールの属するツール群の情報を追加する（ステップＳ１０５）。
【００６３】
具体的には、文書データ７１の属性テーブルに、実行を指示された「ＦＡＸ受信」というツールが属するツール群の情報を追加する。ユーザが文書に対して処理を行うツールを選択し、文書に対して処理が行われた際に、文書とツール群が対応付けられて記憶されるため、ユーザが文書とツール群を対応づける操作を意図して行わなくても、文書とツール群を対応付けて記憶することができる。
【００６４】
そして、制御部４１は、この属性テーブルに、実行済みツールのツールＩＤを追加する（ステップＳ１０６）。具体的には、制御部４１は、「ＦＡＸ受信」というツールのツールＩＤを実行済みツールとして、文書データ７１の属性テーブルに追加する。
【００６５】
そして、制御部４１は、実行されたツールのツールボタンをグレーアウトして、実行済みであることがユーザに分かるように表示部４２に表示させる（ステップＳ１０７）。
【００６６】
例えば、図６に示すように、ツール群６１における先頭のツールボタン８１をグレーアウトして実行済みであると分かるように表示する。なお、この図６では、表示し易さの都合上、ツールボタン８１が網掛けされた状態で表示されているが、実際にはツールボタン８１の色がグレーに変化して実行済みであることが分かるように表示される。
【００６７】
また、上記のようにツールボタン８１が操作されたことにより文書データ７１の属性テーブルにツール群の情報および実行済みツールのツールＩＤの情報が付加された様子を図７に示す。
【００６８】
図７に示された属性テーブル例では、「受注票」の文書データ７１に対して、ツール群情報として、ツール群ＩＤと「ＦＡＸ受注業務」というツール名が登録され、ツール情報リストとして、実行済みツールＩＤ、実行済みツール名、実行日時、実行者のユーザＩＤが登録されている。
【００６９】
そして、図８に示す表示画面例のように、ユーザがツールボタン８２、８３を順次操作することにより文書データ７１に対する処理を順次実行した場合、属性テーブルは図９のように更新される。
【００７０】
図９に示された属性テーブルでは、ツールボタン８２、８３に対応する「ＰＤＦ変換」、「枠消し」というツールが実行されたことにより、これらのツールＩＤ等の情報が実行済みツールとして追加されているのが分かる。
【００７１】
図６、図８に示した表示画面例では、「受注票」という文書データ７１と、「ＦＡＸ受注業務」というツール群６１とが対等付けられて表示されていたが、２つの文書データに対してそれぞれ異なるツール群が対応付けられた際の動作について説明する。
【００７２】
図１０は、「受注票」という名称の文書データ７１に「ＦＡＸ受注業務」という名称のツール群６１が対応付けられ、「稟議書」という名称の文書データ７２に「社内承認業務」という名称のツール群６２が対応付けられた場合の表示画面例である。
【００７３】
そして、制御部４１は、それぞれの文書データ７１、７２に対応付けられたツール群６１、６２をタブ形式にて表示しており、タブを切り替えるごとに表示するツール群をツール群６１、６２と切り替えられるようになっている。
【００７４】
そして、複数の文書データが書類編集ソフト上で扱われる場合であっても、文書データとツール群とが対応付けられて設定されていることにより、文書データが選択されることにより、その文書データに対応付けられているツール群が表示されることになる。
【００７５】
具体的には、図１０では、「稟議書」という名称の文書データ７２が選択されていることにより、この「稟議書」の文書データ７２に対応付けられている「社内承認業務」というツール群６２が表示されている。
【００７６】
次に、このように文書データが選択された際の動作を図１１のフローチャートを参照して説明する。
【００７７】
制御部４１では、文書データが選択された場合（ステップＳ２０１）、選択された文書データに対応付けられたツール群ＩＤを、図７、図９等に示した属性テーブルから取得する（ステップＳ２０２）。
【００７８】
そして、制御部４１は、取得したツール群ＩＤに対応するツール群が、書類編集ソフトにおいて予め登録されているツール群の中に存在するか否かを判定する（ステップＳ２０４）。
【００７９】
そして、制御部４１は、取得したツール群ＩＤに該当するツール群が存在する場合（ステップＳ２０４においてｙｅｓ）、該当するツール群を表示部４２に表示させる（ステップＳ２０５）。
【００８０】
なお、ステップＳ２０４において、取得したツール群ＩＤに該当するツール群が存在する場合（ステップＳ２０４においてｎｏ）、制御部４１は、当該文書データに対応するツール群は存在しないため、文書データが選択された場合でもツール群の表示を行わない。
【００８１】
また、上記のような処理が行われることにより、図１０に示したような表示画面例において、再度「受注票」の文書データ７１が選択された場合、図１２に示すように、文書データ７１に対応した「ＦＡＸ受注業務」というツール群６１が表示されている。
【００８２】
この図１０、図１２を参照すると分かるように、処理を実行しようとして文書データを選択すると、選択した文書データと対応付けられているツール群が表示されるように切り替わる。そのため、ユーザは、わざわざどの文書データにどのような処理を実行する必要があるかを覚えておかなくても、その文書データに対して実行すべき処理を知ることができる。
【００８３】
なお、図１２では、「受注票」という文書データ７１が再度選択されたことにより、ツール群のタブが切り替わり「ＦＡＸ受注業務」のツール群６１が表示されるようになっている。そして、ツール群６１が再表示された場合でも、ツールボタン８１〜８３はグレーアウトされた状態で表示されており、このツールボタン８１〜８３に対応するツールの処理は実行済みであることが分かるようになっている。
【００８４】
なお、このように文書データが再選択された場合には、この文書データの属性テーブルにおける実行済みツールのツールＩＤの情報に基づいて、実行済みツールのツールボタンのグレーアウト処理が行われている。しかし、実行済みツールのツールボタンのみをグレーアウトするのではなく、実行済みのツールよりも実行順序が前のツールを、その文書データに対して実行済みのツールであるとしてグレーアウトして表示するようにしても良い。
【００８５】
例えば、図１３に示すように、ツールボタン８１〜８３、８５に対応するツールが実行済みであり、ツールボタン８４に対応するツールについては未実行であるような場合でも、ツールボタン８１〜８５の全てのツールボタンを実行済みであるとしてグレーアウトして表示するようにしても良い。
【００８６】
上記で説明した本実施形態の文書管理システムにおける動作は、１つの情報処理装置１１において文書データの処理・編集を行う場合であったが、以下においては１つの文書データを複数人のユーザにより処理・編集する場合について説明を行う。
【００８７】
例えば、図１４に示すように、文書データ７１をユーザＡの情報処理装置から、ユーザＢの情報処理装置に転送した場合を用いて説明する。
【００８８】
ここで、ユーザＡの情報処理装置からユーザＢの情報処理装置に転送される文書データ７１には、図９に示すようなツール群情報と、実行済みのツール情報リストとが属性情報として付加されている。
【００８９】
そのため、予めユーザＡと同様に「ＦＡＸ受注業務」というツール群を自己の情報処理装置内に設定していたユーザＢの情報処理装置では、転送されてきた文書データ７１と「ＦＡＸ受注業務」というツール群を対応付けるとともに、文書データ７１が選択されると「ＦＡＸ受信」、「ＰＤＦ変換」、「枠消し」というツールが実行済みツールとしてグレーアウトして表示される。
【００９０】
このように１つの文書データの処理を複数のユーザにより実行するような場合でも、それぞれのユーザの情報処理装置において予め同じツール群を設定しておけば、文書データをユーザ間で転送するだけで処理の進捗が共有されることになる。
【００９１】
次に、１つの文書データに対してユーザＡ〜Ｃという３人のユーザ間で異なるツール群による処理を行う場合の処理の一例を図１５〜図１７を参照して説明する。
【００９２】
図１５は、ユーザＡ〜Ｃの情報処理装置において作成されているツール群９１〜９３を示す図である。
【００９３】
図１５を参照すると、ユーザＡの情報処理装置には、「ＦＡＸ受信」、「確認印」、「承認依頼」、「承認済み」、「指定フォルダに格納」というツールから構成されるツール群が設定されている。
【００９４】
また、ユーザＢの情報処理装置には、「承認依頼」、「承認印」、「部長へ依頼」というツールから構成されるツール群が設定されている。また、ユーザＣの情報処理装置には、「承認依頼」、「決済印」、「担当者に戻す」というツールから構成されるツール群が設定されている。
【００９５】
そして、ユーザＡが確認印を書類データに押した後に「承認依頼」のツールを操作して文書データを受信トレイ内に格納する処理を実行すると、ユーザＢの「承認依頼」の受信トレイは書類が転送されてきたことを示すような表示に切り替わる。そして、ユーザＢがこの「承認依頼」のツールを操作して文書データを受け取ることになる。
【００９６】
同様な処理が行われることにより、ユーザＢが承認印を押した文書データがユーザＣに転送され、ユーザＣが決済印を押した文書データがユーザＡに戻され、最後に指定フォルダに格納されるという一連の処理が実行されることになる。
【００９７】
このように複数のユーザにより同じ文書データに対してそれぞれのツール群による処理が実行される場合に、図１６に示すように、文書データに処理が実行される毎に各ユーザの情報処理装置１１〜１３からサーバ装置２０に対して、実行した処理の履歴情報（ログ情報）が送信されるようにする。
【００９８】
この履歴情報には、処理を行ったツールのツールＩＤ、ツール群ＩＤ、処理を行った文書データの文書ＩＤ、実行者のユーザＩＤ、実行日時情報等が含まれる。
【００９９】
このようにそれぞれのユーザの情報処理装置１１〜１３から文書データに処理を実行する毎に実行した処理の履歴情報をサーバ装置２０に送信するようにすれば、サーバ装置２０では、図１７に示すような各文書データ毎に処理の進捗が分かる情報が蓄積されることになる。
【０１００】
サーバ装置２０では、文書データに対してどのような順序でツールによる処理が実行されるかの情報が登録されており、情報処理装置１１〜１３から送信されてくる履歴情報のうち最後に実行された情報のみを残して管理している。
【０１０１】
そのため、情報処理装置１１〜１３からサーバ装置２０にアクセスして、この履歴情報を参照することにより、それぞれの文書データの処理の進捗を把握することができるようになっている。
【０１０２】
例えば、図１７に示した履歴情報の例では、「ＦＡＸ００１０２１」という文書名の文書データは、ユーザＢの「承認依頼」というツールが実行された状態、つまりユーザＢが承認依頼を受信したがまだ承認印を押していない状態となっていることが分かるようになっている。
【０１０３】
[変形例]
上記実施形態では、文書編集ソフトに対して本発明を適用した場合を用いて説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、文書データ（文書ファイル）等に対して編集操作を行う構成を有するソフトウェアであれば同様に本発明を適用することができるものである。
【０１０４】
例えば、パーソナルコンピュータ上で文書データを編集するようなソフトウェアだけでなく、スマートフォン、タブレット端末装置等の携帯情報端末装置等において文書データの編集操作を行うようなソフトウェアに対しても本発明は同様に適用可能である。
【０１０５】
また、実施形態において、情報処理装置によって実行されるプログラムは、磁気記録媒体（磁気テープ、磁気ディスク（ＨＤＤ、ＦＤ（Flexible Disk））など）、光記録媒体（光ディスク（ＣＤ（Compact Disk）、ＤＶＤ（Digital Versatile Disk））など）、光磁気記録媒体、半導体メモリ（フラッシュＲＯＭなど）などのコンピュータが読み取り可能な記録媒体に記憶した状態で提供されてもよい。また、これらのプログラムは、インターネットなどのネットワーク経由でダウンロードされてもよい。
【符号の説明】
【０１０６】
１１、１２、１３    情報処理装置
２０    サーバ装置
３０    ネットワーク
３１    ＣＰＵ
３２    メモリ
３３    通信インタフェース（ＩＦ）
３４    記憶装置
３５    ユーザインタフェース（ＵＩ）装置
３６    制御バス
４１    制御部
４２    表示部
４３    通信部
４４    処理実行部
４５    記憶部
４６    受付部
５１    ツールバー
５２    タスクオブジェクト生成ボタン
６１、６２    ツール群
７１、７２    文書データ
８１〜８５    ツールボタン
９１〜９３    ツール群
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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