(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書管理サーバと、サービス提供サーバと、画像形成装置とが接続された印刷管理システムにおいて、
前記サービス提供サーバは、
文書ファイルから、前記画像形成装置で使用する印刷データに変換する変換手段と、
前記文書ファイルを、前記文書管理サーバに送信する送信手段と、
前記画像形成装置から印刷指示があった場合に、印刷指示情報を前記文書管理サーバに送信する印刷指示情報送信手段と、
前記印刷データが印刷データ削除条件に該当した場合には、当該印刷データを削除し、当該削除された印刷データに関する情報を含んだ削除要求を前記文書管理サーバに送信する削除要求送信手段と、
を備え、
前記文書管理サーバは、
前記サービス提供サーバから受信した文書ファイルを記憶する文書ファイル記憶手段と、
前記削除要求を受信した場合、当該削除要求に基づいて、文書ファイル削除条件に適合する文書ファイルを削除する文書ファイル削除手段と、
を備えることを特徴とする印刷管理システム。
【請求項２】
前記文書ファイル削除条件は、
前記印刷指示情報により印刷指示があった文書ファイルは削除せず、印刷指示がなかった文書ファイルは削除する条件であることを特徴とする請求項１に記載の印刷管理システム。
【請求項３】
前記印刷データ削除条件は、所定期間経過したか又は利用者により削除要求があったかを印刷データ削除条件とすることを特徴とする請求項１又は２に記載の印刷管理システム。
【請求項４】
前記印刷管理システムには、端末装置が更に接続され、
前記端末装置は、
キーワードを入力するキーワード入力手段と、
前記文書管理サーバに記憶されている文書ファイルから、前記キーワードを含む文書ファイルを検索する検索手段と、
を備えることを特徴とする請求項１から３の何れか一項に記載の印刷管理システム。
【請求項５】
文書管理サーバと、サービス提供サーバと、画像形成装置とが接続された印刷管理システムにおいて、
前記サービス提供サーバは、
文書ファイルから、前記画像形成装置で使用する印刷データに変換して記憶する印刷データ記憶手段と、
前記文書ファイルを、前記文書管理サーバに送信する送信手段と、
前記画像形成装置より、印刷指示を受信した場合には、印刷データを当該画像形成装置に送信する印刷データ送信手段と、
前記印刷データの中から、削除条件に該当した印刷データを削除する印刷データ削除手段と、
前記削除される印刷データが、文書ファイル保護条件に該当しない場合には、前記文書管理サーバに削除要求を送信する削除要求送信手段と、
を備え、
前記文書管理サーバは、
前記サービス提供サーバから受信した文書ファイルを記憶する文書ファイル記憶手段と、
前記削除要求を受信した場合、当該削除要求に基づいて、文書ファイルを削除する文書ファイル削除手段と、
を備えることを特徴とする印刷管理システム。
【請求項６】
前記文書ファイル保護条件は、
前記印刷データが前記画像形成装置に送信された場合には、前記印刷データに対応する文書ファイルを削除しない条件であることを特徴とする請求項５に記載の印刷管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は文書管理サーバと、サービス提供サーバと、画像形成装置とが接続された印刷管理システム等に関する。
【背景技術】
【０００２】
クラウドサービス等の普及により、例えば印刷するファイルを一度ネットワークに登録し、登録されたファイルをデジタル複合機（ＭＦＰ）で受信して印刷するような印刷管理システムが知られている。このような印刷管理システムでは、送信された文書ファイルを一度デジタル複合機に適した印刷データに変換し、必要に応じてデジタル複合機に送信している。
【０００３】
ここで、一度デジタル複合機に適した印刷データに変換するのは、処理速度の向上や、データ量の圧縮を目的としており、一般的に行われている。
【０００４】
また、印刷管理システムを利用するときに、利用者がどのようなファイルを印刷したのか、印刷履歴を残す発明が知られている（例えば、特許文献１参照）。また、どのようなファイルを印刷したかを後日確認するために、印刷ファイルをサーバに保存することが開示されている（例えば、特許文献２参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００６−１５５０８７号公報
【特許文献２】特開２００３−３３０６７７号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
近年、営業秘密の漏洩によるリスク管理から、印刷ファイルについて具体的な出力画像の監視に関する要望が高まっている。しかし、従来は印刷データの履歴を記録するに過ぎず具体的な情報を得ることは難しかった。
【０００７】
とくに、上述したように印刷管理システムでは、印刷データを保存することはあるが、当該印刷データがどのようなデータであるかは、印刷してみないと分からず、ファイル名等から推察するしか無かった。
【０００８】
また、仮に文書ファイルをそのまま保存するとなると、保存する量は膨大であり、サーバの容量ではカバー仕切れないという問題もあった。また、セキュリティ的にも、文書ファイルを、利用者が意図しないサーバに長い間保存しておくことに問題があった。
【０００９】
上述した課題に鑑み、本発明は、利用者が印刷した文書ファイルを適切に保存／削除することで、どのような文書ファイルが印刷したかを容易に確認することができる印刷管理システム等に関するものである。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
上述した課題を解決するために、本発明の印刷管理システムは、
文書管理サーバと、サービス提供サーバと、画像形成装置とが接続された印刷管理システムにおいて、
前記サービス提供サーバは、
文書ファイルから、前記画像形成装置で使用する印刷データに変換する変換手段と、
前記文書ファイルを、前記文書管理サーバに送信する送信手段と、
前記画像形成装置から印刷指示があった場合に、印刷指示情報を前記文書管理サーバに送信する印刷指示情報送信手段と、
前記印刷データが印刷データ削除条件に該当した場合には、当該印刷データを削除し、当該削除された印刷データに関する情報を含んだ削除要求を前記文書管理サーバに送信する削除要求送信手段と、
を備え、
前記文書管理サーバは、
前記サービス提供サーバから受信した文書ファイルを記憶する文書ファイル記憶手段と、
前記削除要求を受信した場合、当該削除要求に基づいて、文書ファイル削除条件に適合する文書ファイルを削除する文書ファイル削除手段と、
を備えることを特徴とする。
【００１１】
本発明の印刷管理システムは、
文書管理サーバと、サービス提供サーバと、画像形成装置とが接続された印刷管理システムにおいて、
前記サービス提供サーバは、
文書ファイルから、前記画像形成装置で使用する印刷データに変換して記憶する印刷データ記憶手段と、
前記文書ファイルを、前記文書管理サーバに送信する送信手段と、
前記画像形成装置より、印刷指示を受信した場合には、印刷データを当該画像形成装置に送信する印刷データ送信手段と、
前記印刷データの中から、削除条件に該当した印刷データを削除する印刷データ削除手段と、
前記削除される印刷データが、文書ファイル保護条件に該当しない場合には、前記文書管理サーバに削除要求を送信する削除要求送信手段と、
を備え、
前記文書管理サーバは、
前記サービス提供サーバから受信した文書ファイルを記憶する文書ファイル記憶手段と、
前記削除要求を受信した場合、当該削除要求に基づいて、文書ファイルを削除する文書ファイル削除手段と、
ことを特徴とする。
【００１２】
本発明の文書管理方法は、
画像形成装置が接続可能なサーバにおける文書管理方法であって、
文書ファイルと、前記文書ファイルを、画像形成装置で使用する印刷データに変換された印刷データとを記憶するステップと、
前記画像形成装置より印刷指示を受信した場合には、印刷データを当該画像形成装置に送信する印刷データ送信ステップと、
前記印刷データの中から、削除条件に該当した印刷データを削除する印刷データ削除ステップと、
前記削除される印刷データが、文書ファイル保護条件に該当しない場合に、文書ファイルを削除する文書ファイル削除ステップと、
を含むことを特徴とする。
【発明の効果】
【００１３】
本発明の印刷管理システムによれば、サービス提供サーバは、文書ファイルから画像形成装置で使用する印刷データに変換し、当該文書ファイルは文書管理サーバに送信する。そして、画像形成装置から印刷指示があった場合は印刷指示情報を文書管理サーバに送信し、印刷データが印刷データ削除条件に該当した場合には、当該印刷データを削除して、削除された印刷データに関する情報を含んだ削除要求を文書管理サーバに送信する。文書管理サーバは、削除要求に基づいて、文書ファイルに適合する文書ファイルを削除する。このように、印刷データのみならず、文書ファイルを管理することにより、例えば印刷されたデータがどのような文書ファイルであったかを容易に確認することができるようになる。
【００１４】
また、印刷データを削除するときに、併せて文書ファイル削除条件に適合する文書ファイルの削除を行うが、文書ファイル削除条件に適合するファイルとして、例えば印刷された文書ファイルについては、文書ファイルの削除を行わないようにすることができる。
【図面の簡単な説明】
【００１５】
【図１】本明細書におけるシステム全体を説明するための図である。
【図２】サービス提供サーバの機能構成を説明するための図である。
【図３】文書管理サーバの機能構成を説明するための図である。
【図４】変換サーバの機能構成を説明するための図である。
【図５】ＰＣの機能構成を説明するための図である。
【図６】ＭＦＰの機能構成を説明するための図である。
【図７】第１実施形態における処理を説明するためのシーケンス図である。
【図８】第１実施形態におけるサービス提供サーバの処理の流れを説明するための図である。
【図９】第１実施形態における文書管理サーバの処理の流れを説明するための図である。
【図１０】第１実施形態における動作例を説明するための図である。
【図１１】第１実施形態における動作例を説明するための図である。
【図１２】第１実施形態における動作例を説明するための図である。
【図１３】第１実施形態における動作例を説明するための図である。
【図１４】第２実施形態における処理を説明するためのシーケンス図である。
【図１５】第３実施形態における処理を説明するためのシーケンス図である。
【図１６】第４実施形態における処理を説明するためのシーケンス図である。
【図１７】第４実施形態における動作例を説明するための図である。
【図１８】第４実施形態における動作例を説明するための図である。
【図１９】第５実施形態における文書管理サーバの処理の流れを説明するための図である。
【図２０】第５実施形態におけるサービス提供サーバの処理の流れを説明するための図である。
【図２１】第６実施形態におけるサービス提供サーバの機能構成を説明するための図である。
【図２２】第６実施形態における印刷データ削除条件テーブルのデータ構成の一例を示す図である。
【図２３】第６実施形態における文書ファイル保護条件テーブルのデータ構成の一例を示す図である。
【図２４】第６実施形態における処理を説明するためのシーケンス図である。
【図２５】第６実施形態におけるサービス提供サーバの処理の流れを説明するための図である。
【図２６】第６実施形態における文書管理サーバの処理の流れを説明するための図である。
【図２７】第６実施形態における動作例を説明するための図である。
【発明を実施するための形態】
【００１６】
以下、図面を参照して本発明を実施するための形態について説明する。なお、本実施形態でした説明は、説明の都合上便宜的にシステム構成、機能構成を説明しているに過ぎず、特許請求の範囲に記載した発明を限定して解釈するものではない。
【００１７】
［１．第１実施形態］
［１．１  全体構成］
図１は、本発明の印刷管理システムを適用したシステム１の全体を示す図である。システム１には、サービス提供サーバ１０と、文書管理サーバ２０と、変換サーバ３０とがネットワークＮＷを介して接続されている。
【００１８】
また、ネットワークＮＷを介して、利用者端末装置であるＰＣ４０と、出力装置となる画像形成装置であるＭＦＰ（Multifunction Peripheral/Printer）５０とが接続されている。利用者端末装置としては、例えばアクセスポイント４５を介して接続される携帯端末装置４８等であっても良い。ここで、ＰＣ４０と、携帯端末装置４８とは構成が同一と考えて良いので、以下はＰＣ４０について説明する。
【００１９】
［１．２  機能構成］
つづいて、各装置の機能構成について、図を用いて説明する。
【００２０】
［１．２．１  サービス提供サーバ］
サービス提供サーバ１０の機能構成について、図２を用いて説明する。図２に示すように、サービス提供サーバ１０は、制御部１００と、通信部１１０と、記憶部１２０とを備えて構成されている。
【００２１】
制御部１００は、サービス提供サーバ１０の全体を制御するための機能部である。制御部１００は、記憶部１２０に記憶されている各種プログラムを読み出して実行することにより各種機能を実現しており、例えばＣＰＵ（Central Process Unit）等により構成されている。
【００２２】
通信部１１０は、ネットワークＮＷに接続するための機能部である。例えば、１００／１０００ＢＡＳＥといった有線ＬＡＮであったり、ＷｉＦｉ等の無線ＬＡＮの通信であったりしても良い。また、３Ｇや、ＬＴＥといった通信回線を利用しても良い。
【００２３】
記憶部１２０は、サービス提供サーバ１０の動作に必要な各種プログラムや、各種データが記憶されている機能部である。記憶部１２０は、例えば、半導体メモリや、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）等により構成されている。
【００２４】
また、記憶部１２０には、印刷データ格納領域１２２が確保されており、認証情報１２４と、ログ情報１２６と、印刷データ削除条件テーブル１２８とが記憶されている。
【００２５】
印刷データ格納領域１２２は、変換サーバ３０から受信された印刷データを記憶するための領域である。印刷データ格納領域１２２に記憶された印刷データは、ＭＦＰ５０に送信される。ここで、印刷データとは、ＭＦＰ５０が印刷時に利用するデータ形式であり、ＭＦＰ５０が印刷時に利用可能なように最適化されているデータである。
【００２６】
認証情報１２４は、利用者が本サービスを利用する場合、認証のために必要な情報が記憶されている。具体的には、利用者の識別情報（例えば、「利用者ＩＤ」）と、パスワード（例えば、「pass123」）とを記憶している。
【００２７】
例えば、ＰＣ４０やＭＦＰ５０等からログインしたときに、認証情報１２４と照合して利用者認証を行う。なお、利用者情報については、ＰＣ４０や、ＭＦＰ５０から新たに登録できても良い。また、ゲストモード等を了することにより、登録者でなくても利用可能である。
【００２８】
ログ情報１２６は、各種ファイル・操作のログを必要に応じて記憶している。例えば、文書ファイルの保存先であったり、インデックス用の縮小画像等であったりが記憶されている。また、利用者ＩＤに紐付けて、何のファイルを印刷したのか、送信したのかといった情報も記憶される。
【００２９】
印刷データ削除条件テーブル１２８は、印刷データが削除される条件／削除されない条件が記憶されている。記憶される削除条件としては、例えば所定期間（データ登録から１週間）であったり、権限（例えば、管理者のみ削除する）であったりする。
【００３０】
サービス提供サーバ１０は、前記印刷データ削除条件テーブル１２８に記憶されている印刷データ削除条件に合致した場合に、印刷データ格納領域１２２に記憶された印刷データを削除することとなる。
【００３１】
なお、この印刷データ削除条件は、予め記憶されていても良いし、利用者や管理者が設定出来ることとしてもよい。また、システム管理者がサーバを介して一斉に設定出来ることとしてもよいし、サーバ上に記憶された印刷データ削除条件を利用することとしてもよい。
【００３２】
［１．２．２  文書管理サーバ］
文書管理サーバ２０の機能構成について、図３を用いて説明する。図３に示すように、制御部２００と、通信部２１０と、記憶部２２０とを備えて構成されている。
【００３３】
制御部２００は、文書管理サーバ２０の全体を制御するための機能部である。制御部２００は、記憶部２２０に記憶されている各種プログラムを読み出して実行することにより各種機能を実現しており、例えばＣＰＵ（Central Process Unit）等により構成されている。
【００３４】
通信部２１０は、ネットワークＮＷに接続するための機能部である。例えば、１００／１０００ＢＡＳＥといった有線ＬＡＮであったり、ＷｉＦｉ等の無線ＬＡＮの通信であったりしても良い。また、３Ｇや、ＬＴＥといった通信回線を利用しても良い。
【００３５】
記憶部２２０は、文書管理サーバ２０の動作に必要な各種プログラムや、各種データが記憶されている機能部である。記憶部２２０は、例えば、半導体メモリや、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）等により構成されている。
【００３６】
また、記憶部２２０には、文書ファイル格納領域２２２が確保されており、管理情報２２４と、ログ情報２２６と、文書ファイル削除条件テーブル２２８とが記憶されている。
【００３７】
文書ファイル格納領域２２２は、文書ファイルが格納・記憶される領域である。文書ファイルは、サービス提供サーバ１０から受信し、受信したものが記憶される。ここで、文書ファイルとは、例えばテキストファイルや、ワープロソフトや表計算ソフトといったアプリケーションの形式で記憶されているファイル、ＰＤＦ（Portable Document Format）や、ＸＭＬ文書等といった何れかのデータ形式あっても良い。原則としては、文書ファイルに複数の単語（テキスト情報）が含まれており、当該単語・キーワードを管理者が検索出来る状態になっている。
【００３８】
なお、文書ファイルには、図形、画像、写真といったものを含んでも良い。例えば、画像の場合はＯＣＲ機能等を利用してテキスト情報が付加されても良いし、予め画像にタグ等のキーワードが不可されていても良い。また、画像認識により、タグ情報が付加されたものであっても良い。
【００３９】
管理情報２２４は、記憶されている文書ファイルの情報を管理するための情報である。例えば、対応する印刷データの情報が記憶されたり、文書ファイルが記憶された日時、記憶した者、印刷された日時、印刷者、印刷部数といった種々の情報が記憶されている。
【００４０】
管理情報２２４を参照することにより、文書ファイル（印刷データ）が印刷されたか否かを検索することが可能となる。また、文書ファイルに関するタグ（例えば、営業秘密や、経理情報、顧客情報といった文章を示す情報）を登録することにより、容易に文書ファイルから必要な情報を検索・抽出することが可能となる。
【００４１】
ログ情報２２６は、各種操作や処理のログが記憶されている。ログ情報２２６を参照することにより、例えば、文書ファイルを誰が記憶したのか、印刷したのかといった情報を遡って検索することが可能となる。
【００４２】
文書ファイル削除条件テーブル２２８は、文書ファイルが削除される条件／削除されない条件を記憶しているテーブルである。例えば、管理者により削除操作があった場合のみ文書ファイルを削除する、所定時間後に削除する、重要タグを含む文書ファイルは削除しないといった種々の条件を設定可能である。例えば、本実施形態では、以下のような条件が設定されている。
・文書ファイル（すなわち、対応する印刷データ）が印刷された文書ファイルは削除しない。
・所定期間（例えば、記憶されてから１週間）経過後の文書ファイルは削除する。
・管理者により削除操作があったファイルは削除する。
これらの条件に合致した文書ファイルが削除されることとなる。
【００４３】
なお、この文書ファイル削除条件は、予め記憶されていても良いし、利用者や管理者が設定出来ることとしてもよい。また、システム管理者がサーバを介して一斉に設定出来ることとしてもよいし、サーバ上に記憶された文書ファイル削除条件を利用することとしてもよい。
【００４４】
［１．２．３  変換サーバ］
変換サーバ３０の機能構成について、図４を用いて説明する。図４に示すように、変換サーバ３０は、制御部３００と、通信部３１０と、記憶部３２０と、印刷データ変換部３３０とを備えて構成されている。
【００４５】
制御部３００は、変換サーバ３０の全体を制御するための機能部である。制御部３００は、記憶部３２０に記憶されている各種プログラムを読み出して実行することにより各種機能を実現しており、例えばＣＰＵ（Central Process Unit）等により構成されている。
【００４６】
通信部３１０は、ネットワークＮＷに接続するための機能部である。例えば、１００／１０００ＢＡＳＥといった有線ＬＡＮであったり、ＷｉＦｉ等の無線ＬＡＮの通信であったりしても良い。また、３Ｇや、ＬＴＥといった通信回線を利用しても良い。
【００４７】
記憶部３２０は、変換サーバ３０の動作に必要な各種プログラムや、各種データが記憶されている機能部である。記憶部３２０は、例えば、半導体メモリや、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）等により構成されている。
【００４８】
また、サービス提供サーバ１０から文書ファイルを受信し一時的に記憶する。また、印刷データ変換部３３０で変換された印刷データを一時的に記憶する。
【００４９】
印刷データ変換部３３０は、受信された文書ファイルを、ＭＦＰ５０が印刷するために利用するデータ形式である印刷データに変換するための機能部である。ここで、印刷データに変換されるファイルとしては、上述した文書ファイルに基づいて生成されるため、例えば画像データのファイルが変換される場合もある。
【００５０】
［１．２．４  ＰＣ］
ＰＣ４０の機能構成について、図５を用いて説明する。図５に示すように、ＰＣ４０は、制御部４００と、通信部４１０と、記憶部４２０と、表示操作部４３０とを備えて構成されている。
【００５１】
制御部４００は、ＰＣ４０の全体を制御するための機能部である。制御部４００は、記憶部４２０に記憶されている各種プログラムを読み出して実行することにより各種機能を実現しており、例えばＣＰＵ（Central Process Unit）等により構成されている。
【００５２】
通信部４１０は、ネットワークＮＷに接続するための機能部である。例えば、１００／１０００ＢＡＳＥといった有線ＬＡＮであったり、ＷｉＦｉ等の無線ＬＡＮの通信であったりしても良い。また、３Ｇや、ＬＴＥといった通信回線を利用しても良い。
【００５３】
記憶部４２０は、ＰＣ４０の動作に必要な各種プログラムや、各種データが記憶されている機能部である。記憶部４２０は、例えば、半導体メモリや、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）等により構成されている。
【００５４】
また記憶部４２０には文書ファイル４２２が記憶されている。ＰＣ４０により文書ファイル４２２をサービス提供サーバ１０に送信することで、印刷管理システム１において文書ファイルを利用出来るようになる。
【００５５】
表示操作部４３０は、ＰＣ４０に対して操作指示を行ったり、各種情報を表示したりする機能部である。例えば、液晶ディスプレイ等の表示装置と、キーボード・マウス等の入力装置から構成されても良いし、タッチパネルとして一体に形成されていてもよい。
【００５６】
ここで、利用者が文書ファイルを送信時に、当該ファイルを削除する条件（削除条件）を設定可能としても良い。例えば、データ保存期間として「１週間」が選択された場合、１週間経つと印刷管理システム１から文書ファイル（実際は印刷データ）が削除される。
【００５７】
［１．２．５  ＭＦＰ］
ＭＦＰ５０の機能構成について、図６を用いて説明する。図６に示すように、ＭＦＰ５０は、制御部５００と、通信部５１０と、記憶部５２０と、画像形成部５３０と、表示操作部５４０とを備えて構成されている。
【００５８】
制御部５００は、ＭＦＰ５０の全体を制御するための機能部である。制御部５００は、記憶部５２０に記憶されている各種プログラムを読み出して実行することにより各種機能を実現しており、例えばＣＰＵ（Central Process Unit）等により構成されている。
【００５９】
通信部５１０は、ネットワークＮＷに接続するための機能部である。例えば、１００／１０００ＢＡＳＥといった有線ＬＡＮであったり、ＷｉＦｉ等の無線ＬＡＮの通信であったりしても良い。また、３Ｇや、ＬＴＥといった通信回線を利用しても良い。
【００６０】
記憶部５２０は、ＭＦＰ５０の動作に必要な各種プログラムや、各種データが記憶されている機能部である。記憶部５２０は、例えば、半導体メモリや、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）等により構成されている。
【００６１】
また、記憶部５２０には、印刷データ５２２が記憶されている。サービス提供サーバ１０から受信した印刷データを記憶している。
【００６２】
画像形成部５３０は、画像を形成するための機能部である。印刷データに基づいて記録紙上に画像を形成する機能部であり、例えばレーザプリンタ等で構成されている。また、入力される印刷データとしては、ネットワークから受信された画像であったり、スキャナ（不図示）により読み取られた画像であったりしてもよい。
【００６３】
表示操作部５４０は、ＭＦＰ５０に対して操作指示を行ったり、各種情報を表示したりする機能部である。例えば、液晶ディスプレイ等の表示装置と、ハードウェアキー等の入力装置から構成されても良いし、タッチパネルとして一体に形成されていてもよい。
【００６４】
［１．３  処理の流れ］
［１．３．１  システム全体の流れ］
システム全体の流れについて、図７を用いて説明する。まず、ＰＣ４０と、サービス提供サーバ１０は、認証処理を実行する（Ｓ１０００）。例えば、ＰＣ４０から、認証で用いるＩＤとパスワードが送信され、サービス提供サーバ１０の認証情報１２４と一致すれば認証が行われたとして、サービスが提供される。
【００６５】
次に、ＰＣ４０から、サービス提供サーバ１０に対して文書ファイルが送信される（Ｓ１００２）。サービス提供サーバ１０は、文書ファイルを文書管理サーバ２０と（Ｓ１００４）、変換サーバ３０とに送信する（Ｓ１０１０）。
【００６６】
ここで、文書管理サーバ２０は、送信された文書ファイルを記憶し、ファイル名を決定する（Ｓ１００６）。そして、管理情報２２４を更新し（Ｓ１００８）、必要に応じて管理情報をサービス提供サーバ１０に送信する（Ｓ１０１６）。
【００６７】
また、変換サーバ３０に送信された文書ファイルは、印刷データに変換される（Ｓ１０１２）。変換された印刷データは、サービス提供サーバ１０に送信される（Ｓ１０１４）。
【００６８】
つづいて、ＭＦＰ５０から印刷指示が行われると、印刷指示がサービス提供サーバ１０に送信される（Ｓ１０１８）。なお、ＭＦＰ５０においても、印刷指示の前にサービス提供サーバ１０と認証処理が実行されても良い。
【００６９】
サービス提供サーバ１０は、認証されている場合には、印刷データをＭＦＰ５０に送信する（Ｓ１０２０）。併せて、印刷データを送信したことを、印刷指示情報として文書管理サーバ２０に送信する（Ｓ１０２２）。
【００７０】
文書管理サーバ２０は、印刷指示情報を受信すると、管理情報２２４を更新する（Ｓ１０２４）。管理情報２２４が更新されることにより、印刷が実行された文書ファイルであることを把握することが可能となる。
【００７１】
ここで、印刷ファイル削除条件に合致する印刷データを削除するために、印刷データ削除処理がサービス提供サーバ１０で実行されると（Ｓ１０２６）、削除要求が文書管理サーバ２０に送信される（Ｓ１０２８）。文書管理サーバ２０は、削除要求に従って、文書ファイル削除条件に合致する文書ファイルの削除処理を実行する（Ｓ１０３０）。この、印刷データ削除処理、文書ファイル削除処理は後述する。
【００７２】
また、削除要求には、サービス提供サーバ１０で削除される印刷データ又は文書管理サーバ２０で削除される文書ファイルに関する情報が含まれている。
【００７３】
［１．３．２  サービス提供サーバの処理］
サービス提供サーバ１０の処理の流れについて図８を用いて説明する。なお、処理フローには図示していないが、接続される各装置（例えば、ＰＣ４０、ＭＦＰ５０）からサービスに接続する場合には、認証処理が実行され、利用者の認証が行われる構成としても良い。
【００７４】
サービス提供サーバ１０は、ＰＣ４０から文書ファイルを受信すると（ステップＳ１０２；Ｙｅｓ）、文書ファイルを記憶部１２０に一時記憶する。そして、一時記憶された文書ファイルを、変換サーバ３０と、文書管理サーバ２０とに送信する（ステップＳ１０４）。変換サーバ３０は、受信された文書ファイルを、ＭＦＰ５０で印刷可能なデータ形式である印刷データに変化し、サービス提供サーバ１０に送信する。
【００７５】
サービス提供サーバ１０は、印刷データを変換サーバ３０から受信した場合には（ステップＳ１０６；Ｙｅｓ）、印刷データを印刷データ格納領域１２２に記憶する（ステップＳ１０８）。
【００７６】
ここで、印刷データを受信した場合には、一時記憶していた文書ファイルを削除する。セキュリティ確保の観点から、文書ファイルについては削除する処理を行うのが好ましいためである。なお、このとき文書ファイルのサムネイルを作成してもよい。
【００７７】
つぎに、印刷指示を受信した場合には（ステップＳ１１０；Ｙｅｓ）、印刷指示を送信した装置に印刷データを送信する（ステップＳ１１２）。本実施形態では、ＭＦＰ５０から印刷指示を受信することから、ＭＦＰ５０に印刷データが送信される。
【００７８】
また、印刷データを送信後に、当該印刷データに対応する文書ファイルが印刷されたことを示す印刷指示情報を文書管理サーバ２０に送信する（ステップＳ１１４）。
【００７９】
つぎに、印刷データ削除条件に合致した印刷データを削除する処理を実行する。本処理では、一例として、印刷データが所定期間経過した場合に、印刷データを削除することが、印刷データ削除条件として設定されている場合を例に説明する。
【００８０】
当該印刷データが所定期間経過した場合には、印刷データを削除する（ステップＳ１１６；Ｙｅｓ→ステップＳ１１８）。印刷データ削除条件として、各印刷データには所定の記憶する期間（寿命）が定められている。例えば、１週間という設定であれば、印刷データ格納領域１２２に記憶されている印刷データの中から、記憶されてから１週間を経過しているものを抽出する。そして、当該ファイルを削除し、併せて文書管理サーバ２０に削除要求を送信する（ステップＳ１２０）。また、このときサムネイル画像が保存されていれば、併せてサムネイル画像も削除される。
【００８１】
なお、本実施形態においては、印刷データ削除す条件（削除条件）としては時間経過（例えば、文書ファイルを受信してから１週間等）としているが、それ以外の条件を設定してもよい。例えば、削除指示を利用者や管理者がすることとしても良い。このとき、利用者の権限により削除をするか否かを設定できることとしても良い。
【００８２】
例えば、一般ユーザは印刷データを削除出来ないが、上級ユーザは印刷データを削除できると設定したり、管理者のみ印刷データを削除出来るという設定としても良い。また、ファイルサイズによる削除や、課金情報に基づいて削除するといった削除条件が設定されていてもよい。
【００８３】
［１．３．３  文書管理サーバの処理］
文書管理サーバ２０の処理について図９を用いて説明する。まず、サービス提供サーバ１０から文書ファイルを受信すると（ステップＳ２０２；Ｙｅｓ）、文書ファイルを記憶する（ステップＳ２０４）。すなわち、文書ファイルが文書ファイル格納領域２２２に記憶される。
【００８４】
ここで、文書ファイルを記憶する場合に、文書管理サーバ２０は、ファイル名をユニークな名前に変更して記憶する。例えば、「ファイルＩＤ＋ユーザ番号＋日時＋元ファイル名」のように変更する。ファイル名をユニークにすることで、ファイル名が同一の場合に、上書きされてしまうことを防ぐことが可能となる。また、本実施形態では、併せて管理情報が管理情報２２４に記憶される。管理情報２２４は、元ファイル名や、ファイルの所有者の情報、印刷された否か等の情報が記憶される。
【００８５】
次に、印刷指示情報が受信された場合（ステップＳ２０６；Ｙｅｓ）、該当する文書ファイルの印刷フラグをＯＮにする（ステップＳ２０８）。該当する文書ファイルの文書ファイルの印刷フラグは、管理情報２２４に記憶される。また、併せてログ情報２２６にログが記録される。管理者がログ情報２２６を参照する事で、誰がどのファイルをいつ印刷したか分かるようになる。
【００８６】
つづいて、文書管理サーバ２０に記憶されている文書ファイルの削除処理について説明する。サービス提供サーバ１０から、削除要求を受信すると（ステップＳ２１０）、当該ファイルについて削除する処理を実行する。
【００８７】
ここで、文書ファイルを削除する場合には、文書ファイル削除条件に合致するファイルを削除する処理を実行する。例えば、本処理では、文書ファイル削除条件として、印刷された文書ファイル、すなわち文書ファイルに対応する印刷データが印刷された文書ファイルは削除せず、それ以外のファイルについて削除する削除条件が設定されている。
【００８８】
これにより、本処理であれば、１週間以上記憶されている文書ファイルは原則として削除されるが、利用者により印刷された文書ファイルは削除されず、後ほど管理者が確認することができるといったことが実現可能となる。
【００８９】
以下、具体的に説明すると、削除要求を受信した文書ファイルの印刷フラグが「ＯＮ」と管理されている場合には、文書ファイルの削除を行わない（ステップＳ２１２；Ｙｅｓ→ステップＳ２１４）。他方、該当する文書ファイルの印刷フラグが「ＯＮ」でないときは、ファイルを削除しない（すなわち、文書管理サーバ２０に保持する）こととなる。
【００９０】
なお、この保存されている文書ファイルについては、管理者（又は操作権限がある利用者）が、文書ファイルを印刷したり、削除したりすることが可能である。
【００９１】
また、印刷データや、文書ファイルが削除された場合には、画面表示を行ったり、メール送信を行ったり、リストが印刷されるなどの、削除に関する情報の出力処理を更に行っても良い。これにより、管理者はどのようなファイルが削除されたのかを容易に把握することが可能となる。
【００９２】
このように、印刷された文書ファイルが文書管理サーバ２０に残っていることから、管理者は印刷された文書を表示したり、検索したりすることが可能となる。また、印刷されていないファイルは、印刷データとともに、所定期間経過後自動的に削除されるため、文書管理サーバ２０の容量を圧迫することを防ぐことが可能となる。
【００９３】
また、文書ファイル削除条件としては、他の削除条件が設定されていてもよい。例えば、文書ファイル名に所定のキーワード（「社外秘」等）が含まれているファイルは削除しないや、管理情報２２４により、所定のタグが紐付けられている文書ファイルについては削除されないといった文書ファイル削除条件を設定してもよい。
【００９４】
［１．４  動作例］
本実施形態の動作例について、表示画面の一例を利用して説明する。図１０は、本実施形態における設定画面Ｗ１００の一例を示したものである。図１０の設定画面では、例えば文書バックアップ機能を利用するか否かが選択可能となっており（領域Ｒ１０２）、文書の保存期間も設定可能となっている（領域Ｒ１０４）。
【００９５】
また、文書ファイルとしてバックアップ可能なファイルの種類が設定可能となっている（領域Ｒ１０６）。バックアップ可能なファイルを全て記憶することとしてもよいし、所定のファイルの種類だけを記憶することとしても良い。
【００９６】
図１１は、管理者が文書管理サーバ２０に記憶された文書ファイルから入力された検索キーワードが含まれているファイルが一覧表示されている表示画面Ｗ２００の一例を示す図である。例えば、管理者が検索キーワードとして「社外秘」を領域Ｒ２０２に入力している。そして、検索が実行されると、文書ファイルの中に「社外秘」が含まれる文書が文書リストとして領域Ｒ２０４に表示されている。
【００９７】
文書リストの中からファイルを選択した表示画面Ｗ３００の一例を図１２に示す。文書リストの中から一のファイルが選択され（Ｒ３０２）、このファイルに対する操作指示が行われている（Ｒ３０４）。例えば、この中で「表示」が選択されると、図１３の表示画面Ｗ４００のように、選択された文書ファイルがＲ４００に表示される。ここで、図１３に示すように、例えば検索キーワードで入力された「社外秘」が反転表示（強調表示）されるような構成としても良い。
【００９８】
［２．第２実施形態］
つづいて、第２実施形態について説明する。第２実施形態は、文書管理サーバ２０の機能を、サービス提供サーバ１０が併せて行う場合について説明する。
【００９９】
第２実施形態の機能は、第１実施形態から文書管理サーバ２０がサービス提供サーバ１０に含まれただけであり、その機能構成等は略同一であるため省略する。
【０１００】
第２実施形態のシステム全体のシーケンス図を図１４に示す。なお、図１４のシーケンス図と、第１実施形態の図７で示したシーケンス図とで、同一の処理には同一の符号を付してその説明を省略する。
【０１０１】
すなわち、第１実施形態で実行していたＳ１００６、Ｓ１００８はサービス提供サーバ１０で実行される。また、管理情報の更新（Ｓ１０２４）もサービス提供サーバ１０で実行される。
【０１０２】
すなわち、文書ファイル格納領域２２２が記憶部１２０に確保され、管理情報２２４及びログ情報２２６もサービス提供サーバ１０で記憶される。
【０１０３】
これにより、第２実施形態によれば、文書管理サーバ２０の機能をサービス提供サーバ１０が実行することにより、一元的に管理することができる。また、更にＭＦＰ５０にサービス提供サーバ１０の機能を持たせることにより、単一の装置で上述のサービスを提供することが可能となる。
【０１０４】
［３．第３実施形態］
つづいて第３実施形態について説明する。第３実施形態は、印刷前ではなく、印刷後に該当する文書ファイルを文書管理サーバ２０に送信する実施形態について説明する。なお、第３実施形態の機能構成等は、第１実施形態と同一である。
【０１０５】
第２実施形態のシステム全体のシーケンス図を図１５に示す。なお、図１５のシーケンス図と、第１実施形態の図７で示したシーケンス図とで、同一の処理には同一の符号を付してその説明を省略する。
【０１０６】
サービス提供サーバ１０は、ＰＣ４０から送信された文書ファイルを変換サーバ３０に送信し、当該文書ファイルを記憶部１２０に記憶しておく。ここで、ＭＦＰ５０から印刷指示を受信すると（Ｓ１０１８）、印刷データをＭＦＰ５０に送信するのと併せて（Ｓ１０２０）、文書ファイルを文書管理サーバ２０に送信する（Ｓ１００４）。そして、文書管理サーバ２０は、文書ファイルのファイル名を決定し（Ｓ１００６）、文書ファイルを管理する（Ｓ１００８）。
【０１０７】
ここで、文書管理サーバ２０に記憶されているファイルは、全て印刷が実行されているファイルである。したがって、所定期間経過後は、サービス提供サーバ１０に一時的に記憶されている文書ファイルを削除し、文書管理サーバ２０に記憶されているファイルは削除されない（管理者のみが削除する）という構成となる。したがって、この場合は文書ファイルを印刷したか否かの管理は不要となる。
【０１０８】
なお、同じファイルを印刷する場合や、印刷者の管理を行う場合には、管理情報を利用することが考えられる。すなわち、文書管理サーバから管理情報が送信されたり（Ｓ１０１６）、印刷指示情報が文書管理サーバ２０に送信され（Ｓ１０２２）、管理情報が更新される（Ｓ１０２４）構成となってもよい。
【０１０９】
［４．第４実施形態］
つづいて第４実施形態について説明する。第４実施形態は、利用者が文書ファイルを印刷する場合に、権限等が無い場合には注意喚起がされたり、印刷が実行されなかったりする実施形態である。なお、第４実施形態の機能構成等は、第１実施形態と同一である。
【０１１０】
第４実施形態のシステム全体のシーケンス図を図１６に示す。なお、図１６のシーケンス図と、第１実施形態の図７で示したシーケンス図とで、同一の処理には同一の符号を付してその説明を省略する。
【０１１１】
本実施形態では、印刷指示をＭＰＦ５０から受信すると、警告条件に該当するか否かを判定する（Ｓ２００２）。具体的にはファイルの種類、印刷禁止キーワードが含まれているか否か、利用者ＩＤの権限等に基づいて判断する。
【０１１２】
ここで、警告条件に該当する場合には（Ｓ２００２）、ＰＣ４０に注意喚起情報が送信される（Ｓ２００４）。また、ＭＦＰ５０に対しても注意喚起情報が送信される（Ｓ２００６）。
【０１１３】
ここで、注意喚起情報とは、印刷を許可して良いか、印刷の許可待ちであるかといった内容を送信する。そして、注意喚起情報がＰＣ４０、ＭＦＰ５０に送信された後に、印刷許可処理が実行される（Ｓ２００８）。当該処理で、管理者は印刷を許可したり、印刷を取り消したりすることが可能となる。
【０１１４】
印刷許可処理において、ＭＦＰ５０の印刷指示に対して許可を与える場合には、印刷データを送信する（Ｓ１０２０）。
【０１１５】
本実施形態の処理例を、図１７及び図１８に示す。図１７に示すように、ＰＣ４０に表示される表示画面Ｗ５００の一例である。表示画面Ｗ５００には、今回設定されている（該当した場合の）警告条件と、現在印刷をしようとしている印刷者の属性と、実際に印刷しようとしているファイル名とが表示されている。
【０１１６】
例えば、ここで「表示」が選択されると、印刷する予定のファイルの印刷物の内容を確認することが可能となる。
【０１１７】
また、ここで「印刷強制中止」が選択されると、ＭＦＰ５０では印刷処理が実行されない。この場合のＭＦＰ５０における表示画面Ｗ６００の一例が図１８である。図１８では、印刷処理が取り消された内容が表示されており、選択した文書ファイルの印刷が行えない状態となっている。
【０１１８】
［５．第５実施形態］
つづいて第５実施形態について説明する。第５実施形態は、第４実施形態までは、ファイルの削除をサービス提供サーバ１０がトリガーとなって説明していたが、文書管理サーバ２０がトリガーになる場合について説明する。
【０１１９】
例えば、第１実施形態のＳ１０３０において文書ファイル削除が行われ、削除されたデータに基づいて削除要求がサービス提供サーバ１０に送信される。サービス提供サーバ１０は、削除要求がきた印刷データは削除する処理を実行する。
【０１２０】
例えば、本実施形態の文書管理サーバ２０の処理の流れを図１９に示す。図１９は第１実施形態の図９において説明した動作フローに、ステップＳ５０２〜Ｓ５０４を変更した処理である。
【０１２１】
すなわち、文書管理サーバ２０で所定期間が経過した場合（ステップＳ５０２；Ｙｅｓ）、当該所定期間が経過した文書ファイルに対して削除するか保持するかの処理を実行する（ステップＳ２１２〜Ｓ２１６）。そして、ファイルが削除された場合には、削除されたファイルの情報を含む削除要求がサービス提供サーバ１０に送信される（Ｓ５０４）。
【０１２２】
このときの、サービス提供サーバ１０の処理を図２０に示す。図２０は、第１実施形態の図８において説明した動作フローに、ステップＳ５１０を変更した処理である。
【０１２３】
すなわち、削除要求を受信した場合には（ステップＳ５１０；Ｙｅｓ），削除要求に含まれるファイルの情報に基づいて、対応する印刷データを削除する（ステップＳ１１８）。
【０１２４】
このように、本実施形態によれば、文書管理サーバ２０が主導してファイルの管理を行うことができる。例えば、ＰＣ４０側からファイル保存期限を設定できる場合であっても、管理者側から削除される期間を設定することが可能となる。これにより、利用者が１日で削除する指示をした場合であっても、管理者のポリシーにより１週間データを保持するといったことが可能となる。
【０１２５】
［６．第６実施形態］
つづいて、第６実施形態について説明する。第６実施形態は、削除条件（保護条件）に基づいて処理を実行し、サービス提供サーバ１０が主導で処理を実行する場合の実施形態について説明する。
【０１２６】
図２１は、本実施形態におけるサービス提供サーバ１０の機能構成図である。上述した実施形態と異なる点は、記憶部１２０に、印刷データ削除条件テーブル１３２と、文書ファイル保護条件テーブル１３４と、管理情報１４２とを更に記憶している点である。なお、本実施形態においては、文書管理サーバ２０には、管理情報及び文書ファイル削除条件テーブルは記憶されていない。
【０１２７】
印刷データ削除条件テーブル１３２は、印刷データが削除される場合の条件について記憶されているテーブルである。例えば、図２２に示すように、経過時間が「７日間」経過したら削除されるといった条件や、削除可能な権限ユーザのレベルが「一般」、すなわち一般権限以上を有するユーザが削除可能といった条件等が記憶されている。
【０１２８】
文書ファイル保護条件テーブル１３４は、文書ファイルが削除されない場合の条件について記憶されているテーブルである。例えば、図２３に示すように、印刷フラグが「ＯＮ」の文書ファイルは削除せずに保護することや、キーワードとして「社外秘」が含まれているファイルは削除せずに保護することが記憶されている。
【０１２９】
ここで、印刷フラグとは、印刷データが送信されたか（すなわち、印刷されたか）否かを示す情報である。例えば、ＭＦＰ５０から印刷指示を受信し、印刷データが送信された印刷データ（文書ファイル）のフラグが「ＯＮ」となる。
【０１３０】
これらの文書ファイル保護条件は、一つのみ利用されても良いし、複数の条件が組み合わされて利用されても良い。
【０１３１】
管理情報１４２は、印刷データ、文書ファイルを管理している情報である。印刷データに対応づけて、文書管理サーバ２０で管理されている文書ファイル名と、印刷フラグとが記憶されている。また、印刷フラグと併せて又は印刷フラグに変えて、印刷日時（ＭＦＰ５０に印刷データを送信した日時）や、印刷者を記憶しても良い。
【０１３２】
また、文書ファイルに関する情報が更に記憶されても良い。例えば、文書ファイルの種類や属性、文書ファイルに含まれるキーワードや、タグ情報等が管理されてもよい。その他に、登録者や、管理権限といった情報が併せて記憶されても良い。
【０１３３】
図２４は、本実施形態におけるシーケンス図である。第１実施形態の図７の同一の処理には同一の符号を付し、詳細な説明を省略する。
【０１３４】
サービス提供サーバ１０は、認証処理が完了したＰＣ４０から受信した文書ファイルを受信し、文書管理サーバ２０と、変換サーバ３０に送信する（Ｓ１０００、Ｓ１００２、Ｓ１００４、Ｓ１０１０）。
【０１３５】
文書管理サーバ２０は、受信された文書ファイルのファイル名を決定し（Ｓ１００６）、決定された文書ファイル名をサービス提供サーバ１０に送信する（Ｓ３００２）。サービス提供サーバ１０は、受信した文書ファイル名を、印刷データに対応づけて管理情報１４２に記憶する。
【０１３６】
なお、本実施形態では、文書ファイル名は文書管理サーバ２０で決定しているが、サービス提供サーバ１０で決定してもよい。すなわち、サービス提供サーバ１０で文書ファイルのファイル名を決定した後、文書管理サーバ２０に文書ファイルを送信し、交わせて管理情報１４２に記憶すれば良い。
【０１３７】
また、変換サーバ３０は、印刷データに変換した後、印刷データをサービス提供サーバ１０に送信する（Ｓ１０１２、Ｓ１０１４）。
【０１３８】
その後、ＭＦＰ５０から送信された印刷指示を受信すると（Ｓ１０１８）、印刷指示の送信元のＭＦＰ５０に、サービス提供サーバ１０から印刷データを送信する（Ｓ１０２０）。ここで、印刷データに対応づけられた印刷フラグが「ＯＮ」になるよう、管理情報１４２が更新される（Ｓ３００４）。なお、併せて印刷日時、印刷者を併せて記憶しても良い。
【０１３９】
ここで、サービス提供サーバ１０で印刷データ削除処理が実行される（Ｓ１０２６）。印刷データ削除条件テーブル１３２に記憶されている印刷条件から、削除される印刷データが決定され、削除される。
【０１４０】
また、削除された印刷データに対応する文書ファイルが削除される。このとき、文書ファイル保護条件テーブル１３４の文書ファイル保護条件に一致するファイルは削除されない。すなわち、文書ファイル保護条件以外の文書ファイルは削除されることとなる。
【０１４１】
文書ファイルの削除は、サービス提供サーバ１０から、文書管理サーバ２０に対して削除要求を送信することにより行う（Ｓ１０２８）。文書管理サーバ２０は、受信した削除要求に基づいて、文書ファイルの削除を行う。
【０１４２】
なお、本実施形態では、サービス提供サーバ１０が複数あってもよい。この場合、文書管理サーバ２０は、各々のサーバから受信された文書ファイルを記憶することとなる。
【０１４３】
また、文書管理サーバ２０と、サービス提供サーバ１０は、一つのサーバや、一つのクラウド領域で構成されていても良い。すなわち、印刷データと、文書ファイルとを同じサーバや、同じクラウド領域で記憶しても良い。
【０１４４】
つづいて、本実施形態におけるサービス提供サーバ１０の処理の流れについて、図２５を用いて説明する。図２５におけるサービス提供サーバ１０の処理は、第１実施形態の図８で示した処理の流れから、一部置き換えたものであり、同一の処理には同一の符号をふして、説明を省略する。
【０１４５】
印刷データを送信した場合には、管理情報１４２を更新し、印刷フラグを「ＯＮ」とする（ステップＳ６０２）。これにより、サービス提供サーバ１０は、どの印刷データ（文書ファイル）が印刷されたものであるかを管理することができる。
【０１４６】
また、印刷データ削除が実行されている場合、印刷データが削除条件に該当すれば（ステップＳ６０４；Ｙｅｓ）、印刷データを削除する（ステップＳ１１８）。
【０１４７】
なお、印刷データ削除条件に該当するか否かは、印刷データ削除条件テーブル１３２を読み出し、当該条件に合致するか否かで判断する。
【０１４８】
つづいて、削除された印刷データに対応する文書ファイルが、文書ファイル保護条件に該当するか否かを判定する（ステップＳ６０６）。ここで、文書ファイルが保護条件に該当しなければ、削除して良いファイルと判断し、削除要求を送信する（ステップＳ６０６；Ｎｏ→ステップＳ１２０）。
【０１４９】
他方、文書ファイルが文書ファイル保護条件に該当する場合には（ステップＳ６０６；Ｙｅｓ）、削除してはいけないファイルであることから、文書ファイルを削除せず、そのままとする。すなわち、文書管理サーバ２０から文書ファイルが削除されないこととなる。
【０１５０】
図２６は、文書管理サーバ２０の処理を説明するための図である。当該処理は、第１実施形態の図９で示した処理から必要な処理を記載したものであり、同一の処理には同一の符号を付している。
【０１５１】
すなわち、文書ファイルを受信すれば、文書ファイルを記憶し（ステップＳ２０２；Ｙｅｓ→ステップＳ２０４）、削除要求を受信すれば、文書ファイルを削除する（ステップＳ２１０；Ｙｅｓ→ステップＳ２１４）。なお、文書ファイルを記憶する場合は、上述したように、一意のファイル名となるように、ファイル名を決定する。
【０１５２】
本実施形態の文書管理サーバ２０は、サービス提供サーバ１０のトリガーに基づいて、文書ファイルを記憶し、保存（保持）することとなる。
【０１５３】
図２７は、削除条件や、保存条件の設定画面Ｗ７００の一例である。印刷データ／文書データの削除／保存条件は、任意に設定出来ることとして良い。このように、設定可能とすることにより、システムポリシーに応じて適用させることが可能となる。このような設定画面を利用すると、管理者が、印刷データ削除条件テーブル１３２に記憶されている印刷データ削除条件や、文書ファイル保護条件テーブル１３４に記憶されている文書ファイル保護条件を記憶することができる。
【０１５４】
［７．変形例］
以上、この発明の実施形態について図面を参照して詳述してきたが、具体的な構成はこの実施形態に限られるものではなく、この発明の要旨を逸脱しない範囲の設計等も特許請求の範囲に含まれる。
【０１５５】
また、説明の都合上実施形態を分けて説明しているが、矛盾の無い範囲で適宜実施形態を組み合わせてシステムを実現しても良いことは勿論である。例えば、第３実施形態は、印刷前ではなく、印刷後に該当する文書ファイルを文書管理サーバ２０に送信する実施形態であったが、これと第６実施形態を組み合わせることにより、印刷データ／文書ファイルの管理をサービス提供サーバ１０で行うといった実施形態について、実施可能となることは当然である。
【０１５６】
また、実施形態において各装置で動作するプログラムは、上述した実施形態の機能を実現するように、ＣＰＵ等を制御するプログラム（コンピュータを機能させるプログラム）である。そして、これら装置で取り扱われる情報は、その処理時に一時的に一時記憶装置（例えば、ＲＡＭ）に蓄積され、その後、各種ＲＯＭやＨＤＤの記憶装置に格納され、必要に応じてＣＰＵによって読み出し、修正・書き込みが行なわれる。
【０１５７】
ここで、プログラムを格納する記録媒体としては、半導体媒体（例えば、ＲＯＭや、不揮発性のメモリカード等）、光記録媒体・光磁気記録媒体（例えば、ＤＶＤ（Digital Versatile Disc）、ＭＯ（Magneto Optical Disc）、ＭＤ（Mini Disc）、ＣＤ（Compact Disc）、ＢＤ等）、磁気記録媒体（例えば、磁気テープ、フレキシブルディスク等）等の何れであってもよい。また、ロードしたプログラムを実行することにより、上述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、オペレーティングシステムあるいは他のアプリケーションプログラム等と共同して処理することにより、本発明の機能が実現される場合もある。
【０１５８】
また、市場に流通させる場合には、可搬型の記録媒体にプログラムを格納して流通させたり、インターネット等のネットワークを介して接続されたサーバコンピュータに転送したりすることができる。この場合、サーバコンピュータの記憶装置も本発明に含まれるのは勿論である。
【０１５９】
また、上述した実施形態における各装置の一部又は全部を典型的には集積回路であるＬＳＩ（Large Scale Integration）として実現してもよい。各装置の各機能ブロックは個別にチップ化してもよいし、一部又は全部を集積してチップ化してもよい。また、集積回路化の手法はＬＳＩに限らず専用回路又は汎用プロセッサで実現しても良い。また、半導体技術の進歩によりＬＳＩに代替する集積回路化の技術が出現した場合、当該技術による集積回路を用いることも可能であることは勿論である。
【符号の説明】
【０１６０】
１  システム
１０  サービス提供サーバ
１００  制御部
１１０  通信部
１２０  記憶部
１２２  印刷データ格納領域
１２４  認証情報
１２６  ログ情報
１２８  印刷データ削除条件テーブル
２０  変換サーバ
２００  制御部
２１０  通信部
２２０  記憶部
２２２  文書ファイル格納領域
２２４  管理情報
２２６  ログ情報
２２８  文書ファイル削除条件テーブル
３０  文書管理サーバ
３００  制御部
３１０  通信部
３２０  記憶部
３３０  印刷データ変換部
４０  ＰＣ
４００  制御部
４１０  通信部
４２０  記憶部
４２２  文書ファイル
４３０  表示操作部
５０  ＭＦＰ
５００  制御部
５１０  通信部
５２０  記憶部
５２２  印刷データ
５３０  画像形成部
５４０  表示操作部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
0006581910.tif 000008
【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
0006581910.tif 000014
【図１４】
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【図１５】
0006581910.tif 000016
【図１６】
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【図１７】
0006581910.tif 000018
【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
0006581910.tif 000022
【図２２】
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【図２３】
0006581910.tif 000024
【図２４】
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【図２５】
0006581910.tif 000026
【図２６】
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【図２７】
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