(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
施設のバックエントランスから出入りする業者の入退出情報を管理する情報管理システムであって、
施設に出入りする業者を特定する業者情報が登録された業者情報データベースと、
前記業者情報データベースに業者情報が登録された業者に対して貸し出される当該業者を特定するバーコードが付された業者識別カードと、
識別番号が付された入場許可カードと、
前記業者識別カードに付されたバーコードを読み取るバーコードスキャナと、
情報を入力する入力手段と
情報を表示する表示手段と、
施設に入場する業者が提示した業者識別カードのバーコードをバーコードスキャナで読み取り、当該業者の業者情報を業者情報データベースから読み出して表示手段に表示させる手段と、
その業者に貸し出される入場許可カードの識別番号を入力手段で入力し、入力した情報と入場日時情報とをその業者の業者情報と関連付けて業者情報データベースに登録する手段と、
施設から退出する業者が提示した業者識別カードのバーコードをバーコードスキャナで読み取り、読み取った情報と退出日時情報とをその業者の業者情報と関連付けて業者情報データベースに登録する手段とを備えるとともに、
施設が業者に貸し出すことが可能な設備であって識別番号が付された貸与設備の貸し出しを施設に入場する業者が希望するときに、その業者に貸し出される入場許可カードの識別番号とともに貸し出す貸与設備の識別番号を入力手段で入力し、業者情報データベースに登録する手段と、
前記貸与設備が貸与された業者が施設から退出するときに提示した業者識別カードのバーコードをバーコードスキャナで読み取ったときに、貸与設備貸し出し中のステータスを含めて当該業者の業者情報を業者情報データベースから読み出して表示手段に表示させる手段と、
を備えた構成を有することを特徴とする施設の入退出情報管理システム。
【請求項２】
業者情報データベースに登録される業者情報は、業者名、業者住所、電話番号、利用車両の種別、車両番号、業種及び担当者名の各情報が含まれることを特徴とする請求項１に記載の施設の入退出情報管理システム。
【請求項３】
貸与設備は台車である請求項１又は２に記載の施設の入退出情報管理システム。
【請求項４】
請求項１に記載の入退出情報管理システムを用いて施設のバックエントランスから出入りする業者の入退出情報を管理する方法において、
業者の入場を受け付ける際に、
業者が提示する業者識別カードのバーコードをバーコードスキャナで読み取り、当該業者の業者情報を業者情報データベースから読み出して表示手段に表示させて、業者識別カードに付された業者の情報と表示手段に表示された業者情報が同一であることを確認するとともに、その業者に貸し出す入場許可カードの識別番号と貸し出す貸与設備の識別番号を入力手段で入力して入場日時情報とともにその業者の業者情報と関連付けて業者情報データベースに登録し、
業者の退出を受け付ける際に、
業者が提示する業者識別カードのバーコードをバーコードスキャナで読み取り、当該業者の業者情報を業者情報データベースから読み出して表示手段に表示させて、業者情報内に表示された入場許可カードの番号と業者が返却する入場許可カードの番号が同一であることを確認するとともに、貸与設備貸し出し中のステータスを解除した後、退出日時情報とともにその業者の業者情報と関連付けて業者情報データベースに登録することを特徴とする施設の入退出情報管理方法。
【請求項５】
貸与設備は台車である請求項４に記載の施設の入退出情報管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、都市部などに建てられた大規模なオフィスビルや、飲食店や雑貨・アパレル等の物販店が入居する複合ビル施設などの大型の施設のバックエントランスから出入りする業者の入退出情報を管理するシステムに関する。
【背景技術】
【０００２】
オフィスビルや工場などの施設への訪問者の出入りを管理する装置やシステムとして、訪問者が保有する又は貸与した磁気カードやＩＣカードの識別情報を施設の正面玄関などに設けられた情報読み取り装置で読み取り、訪問者の個人情報及び入退出時間を収集して、利用時間を集計する構成のものが利用されている（例えば特許文献１，２参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００４−１４５７８７号公報
【特許文献２】特開２００８−２１２６３号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
オフィスビルや複合ビル施設では、入居するオフィスや物販店への来客者が入場するフロントエントランスの他に、オフィスに荷物を配達する宅配業者や物販店に商品を納品する業者、引越業者などの各種業者が出入りするためのバックエントランスが、施設の地下に設けられた納品車両が使用する荷捌き駐車場に隣接させて設けられている。
【０００５】
大規模施設のバックエントランスでは、荷物を納品・集荷する物流会社のトラックやドライバーが頻繁に出入りするため、施設周辺エリアで交通渋滞が発生したり荷捌きスペースや搬出入用エレベーターが混雑したりすることが問題となっており、施設の管理者において、その施設に業者が出入りする頻度や時間、傾向などを適正に管理し、問題の解消を業者に促すなどの対策を講ずる必要に迫られている。
【０００６】
然し乍ら、現状、バックエントランスでの入退出情報の管理は、バックエントランスに常駐する受付者が用意した管理台帳の用紙に、施設に入退出する業者が業者名や訪問先（納品先）、入場目的、入退出時間などを記入して提出するといった、紙による管理がメーンであり、リアルタイムに入場者の数や情報を得たり集計情報を作成したりするのに時間を要し、また、人手による集計なため計算違いなどを起こしやすく、前記問題の解消に利用可能な正確なデータを把握し難いという問題があった。
また、業者にとっては、入場と退出の都度に用紙に記入するのには手間と時間がかかって面倒であり、そのため、入場の際に必要な情報が記入されなかったり退出の際に記入をし忘れたりし、また、入場の際に貸し出される入場許可証を返却し忘れたりすることも多かった。
【０００７】
本発明は従来の技術の有するこのような問題点に鑑み、大規模な施設のバックエントランスから入退出する業者の入退出情報を正確に管理し、施設内の館内物流の効率化を図ることを課題とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
前記の通り、施設への業者の入退出の管理を業者自身が紙に記入した情報により行なっていたのでは、記入漏れや記入のし忘れなどにより正確な情報が得られず、情報の集計が面倒なことと相俟って、業者が入退出する動向や施設から業者への物品の貸し出し状況を把握したり、施設周辺の車両の混雑度合いなどの周辺環境を改善したりするための適正な情報を得ることができない。
【０００９】
そこで、本発明は、紙による管理に代えて、施設に出入りする業者に関する情報とその入退出に関する情報を収集しデータベースに登録して処理する情報管理システムを用いて行われるようにすることで、入退出の際の情報の取得が容易且つ正確に行なわれるようにし、取得した情報から施設に出入りする業者の頻度や時間などを適正に管理することができるようにした。
【００１０】
すなわち、本発明は、施設のバックエントランスから出入りする業者の入退出情報を管理する情報管理システムであって、
施設に出入りする業者を特定する業者情報が登録された業者情報データベースと、
前記業者情報データベースに業者情報が登録された業者に対して貸し出される当該業者を特定するバーコードが付された業者識別カードと、
識別番号が付された入場許可カードと、
前記業者識別カードに付されたバーコードを読み取るバーコードスキャナと、
情報を入力する入力手段と
情報を表示する表示手段と、
施設に入場する業者が提示した業者識別カードのバーコードをバーコードスキャナで読み取り、当該業者の業者情報を業者情報データベースから読み出して表示手段に表示させる手段と、
その業者に貸し出される入場許可カードの識別番号を入力手段で入力し、入場日時情報とともに業者情報データベースに登録する手段と、
施設から退出する業者が提示した業者識別カードのバーコードをバーコードスキャナで読み取って退出日時情報とともに業者情報データベースに登録する手段と、
を備えた構成を有することを特徴とする。
【００１１】
前記構成の情報管理システムにおいて、業者情報データベースに登録される業者情報は、業者名、業者住所、電話番号、利用車両の種別、車両番号、業種及び担当者名の各情報が含まれることを特徴とする。
【００１２】
前記構成の情報管理システムを用いた施設への業者の入退出情報の管理は、
業者の入場を受け付ける際に、
業者が提示する業者識別カードのバーコードをバーコードスキャナで読み取り、当該業者の業者情報を業者情報データベースから読み出して表示手段に表示させて、業者識別カードに付された業者の情報と表示手段に表示された業者情報が同一であることを確認するとともに、その業者に貸し出す入場許可カードの識別番号を入力手段で入力して入場日時情報とともに業者情報データベースに登録し、
業者の退出を受け付ける際に、
業者が提示する業者識別カードのバーコードをバーコードスキャナで読み取り、当該業者の業者情報を業者情報データベースから読み出して表示手段に表示させて、業者情報内に表示された入場許可カードの番号と業者が返却する入場許可カードの番号が同一であることを確認した後、退出日時情報とともに業者情報データベースに登録する処理ステップを経て行うことができる。
【００１３】
これによれば、施設に業者が入場する際及び退出する際の情報の入力は、業者が提示する業者識別カードのバーコードをバーコードスキャナで読み取ることで行われるので、入退出に関する情報の入力に手間を要さず、入退出する業者を特定する情報とその入退出した月日と時刻の情報を関連付けて正確な入退出情報を漏れなく取得することができる。
また、施設に出入りする業者の情報として、業者名や業者住所、電話番号の他に、利用車両の種別や車両番号などを登録しておくことで、前記業者が施設に入退出した履歴情報を集計することで、一定期間内での業者が施設に入退出する状況や、バックエントランスに隣接した駐車場の利用状況、業者の出入りが集中したときの施設周辺の車両の混雑度合いなどの、施設の館内物流の効率化や周辺環境の改善を図るために有益な情報を得ることができる。
【００１４】
また、本発明は、前記構成の入退出情報管理システムにおいて、
識別番号が付された複数の台車を備え、
施設に入場する業者が台車の貸与を希望するときに、その業者に貸し出される入場許可カードの識別番号とともに貸し出す台車の識別番号を入力手段で入力し、業者情報データベースに登録する手段と、
前記台車が貸与された業者が施設から退出するときに提示した業者識別カードのバーコードをバーコードスキャナで読み取ったときに、台車貸し出し中のステータスを含めて当該業者の業者情報を業者情報データベースから読み出して表示手段に表示させる手段と、
を備えた構成を有することを特徴とする。
【００１５】
この場合、施設への業者の入退出情報の管理は、
業者の入場を受け付ける際に、
業者が提示する業者識別カードのバーコードをバーコードスキャナで読み取り、当該業者の業者情報を業者情報データベースから読み出して表示手段に表示させて、業者識別カードに付された業者の情報と表示手段に表示された業者情報が同一であることを確認するとともに、その業者に貸し出す入場許可カードの識別番号と貸し出す台車の識別番号を入力手段で入力して入場日時情報とともに業者情報データベースに登録し、
業者の退出を受け付ける際に、
業者が提示する業者識別カードのバーコードをバーコードスキャナで読み取り、当該業者の業者情報を業者情報データベースから読み出して表示手段に表示させて、業者情報内に表示された入場許可カードの番号と業者が返却する入場許可カードの番号が同一であることを確認するとともに、台車貸し出し中のステータスを解除した後、退出日時情報とともに業者情報データベースに登録する処理ステップを経て行うことができる。
【００１６】
これによれば、業者に台車を貸し出す際に、その業者の入場許可カードの識別番号と台車の識別番号を関連付けて業者情報データベースに登録することで、業者が施設から退出する際に入場許可カードとともに台車が確実に返却されていたか否などの、入場許可カード及び台車の貸し出しとその後の返却の情報を適正に管理することができる。
なお、台車以外の施設が業者に貸し出すことが可能な設備についても、その設備に識別番号を付して前記と同様に処理して、貸し出しの状況などを管理するようにしてもよい。
【発明の効果】
【００１７】
本発明によれば、大規模な施設のバックエントランスから入退出する業者の入退出情報を、入力に手間を要することなく、正確な入退出情報を漏れなく取得することが可能であり、また、出入りする業者の利用車両の種別や車両番号などを登録し、業者が施設に入退出した履歴情報を集計することで、施設の館内物流の効率化や周辺環境の改善を図るために有益な情報を得ることができる。また、施設から業者に貸し出す設備の貸し出しや返却の状況などを適正に管理することが可能である。
【図面の簡単な説明】
【００１８】
【図１】本発明の入退出情報管理システムの構成の一例を示した図である。
【図２】業者の入退出を受け付ける際のディスプレィの表示画面を示した図である。
【図３】入場登録処理を行う際のディスプレィの表示画面を示した図である。
【図４】退出登録処理を行う際のディスプレィの表示画面を示した図である。
【発明を実施するための形態】
【００１９】
本発明の好適な一実施形態を、図面を参照して説明する。
本発明の入退出情報管理システムは、主として大規模施設のバックエントランスの入退出の受付所に設置され、例えばデスクトップ型やノート型のコンピュータに、施設に入退出する業者の情報を登録して管理する機能を奏するアプリケーションプログラムをインスツールして構成されるものである。
【００２０】
図１は、本発明の一実施形態の入退出情報管理システムの構成を示しており、図中、符番１はコンピュータ本体、２は情報の表示部である表示ディスプレィ、３は情報を入力する入力部、４はバーコードを読み取るバーコードスキャナ、５は外部記憶装置、６は帳票などを印字出力するプリンタである。
【００２１】
コンピュータ本体１は、ＯＳなどの制御プログラム及び所要のデータを格納する内部メモリを有し、内部メモリにインスツールされたアプリケーションプログラムに従って前記各処理部を制御し、各処理部を介して入出力されるデータを管理するようになっている。入力部３は、キーボードやマウスなどのデータ入力手段と、コンピュータ読み取り可能なＣＤ−ＲＯＭ、ＵＳＢメモリなどの記録媒体を読み取る手段よりなる。バーコードスキャナ４は、読み取ったバーコードのデータをコンピュータ本体１に無線で送信し、コンピュータ本体１は受信した情報をメモリに取り込んで処理するように設けてある。外部記憶装置５は、ハードディスクなどのストレージ手段であり、後述の業者情報データベースが格納されている。
【００２２】
また、符番７は業者情報データベースに業者情報が登録された業者に対して施設から貸し出される、業者を特定する業者名とバーコードが付された業者識別カード、８は入場受け付け手続が完了した業者に対して施設から貸し出される入場許可カード、９は業者に貸し出せるように施設が保管する台車である。入場許可カード８と台車９は、それぞれ管理のための固有の識別番号を表面に付してある。
【００２３】
図示した入退出情報管理システムは、コンピュータ本体１に格納されたアプリケーションプログラムにより、業者情報の登録、施設への入場の受け付け登録、退出の受け付け登録及び入退出情報の集計などの各処理を行なうように構成されている。図２〜図４に示した表示ディスプレィの表示画面を参照して各処理の手順を説明する。
【００２４】
〈業者の情報の登録〉
先ず、施設に出入りする業者に関する情報を事前に登録しておく。登録する情報は、業者名、業者住所、電話番号、利用車両の種別、車両番号、業種、担当者名、訪問先などの各情報であり、予め業者が施設に出向いた際などに業者の申請により前記各情報を取得してコンピュータ本体１に入力し、外部記憶装置５の業者情報データベースに登録する。業者情報データベースに登録されることにより、その業者の固有の業者番号が自動で付与される。
業者情報の登録が完了した業者には、その業者を特定する業者番号とそのバーコード及び業者名が付された業者識別カード７を貸し出しておき、以降、業者が施設に入場するときは、業者は貸し出された業者識別カード７を提示して入場受け付けを行なう。
【００２５】
〈施設への入場の受け付け登録〉
業者が施設に入場する際は、入場する業者とその日時を登録する処理を行なう。
入場の受け付けは、受付所の受付担当者が、業者が提示する業者識別カード７のバーコードをバーコードスキャナ４で読み取ってバーコードのデータをコンピュータ本体１に入力する。
バーコードのデータが入力されると、コンピュータ本体１は、入力されたデータを基に業者情報データベースを検索して業者情報を読み出して、図２に示される、業者名欄１０ａに該当の業者名（ＡＢＣＤ株式会社）と業者番号欄１０ｂにその業者の業者番号（０３３５１３５３２３）を表示した処理画面１０を表示ディスプレィ２に表示させる。
【００２６】
次いで、受付担当者が処理画面１０中の「入館」キー１０ｃをマウスでクリックすると、コンピュータ本体１は、図３に示される処理画面１１を表示ディスプレィ２に表示させる。
処理画面１１には、その画面上側に、業者番号欄１１ａ、業者名欄１１ｂ、業者住所欄１１ｃ、業種欄１１ｄ、担当者名欄１１ｅ、業者電話番号欄１１ｆ、業者携帯番号欄１１ｇ、車種欄１１ｈ、車両番号欄１１ｉなどの業者情報の表示欄がレイアウトされており、前記業者情報データベースを検索して読み出した業者情報が各欄に表示される。また、入館日時欄１１ｊには入場受け付け処理している月日及び時刻が表示されるようになっている。
また、処理画面１１の画面下側には、施設から業者に貸し出される物や設備の情報を処理する貸し出し情報処理欄１１ｋがレイアウトしてある。
【００２７】
処理画面１１が表示ディスプレィ２に表示されたならば、受付担当者は、業者識別カード７に付された業者名及び業者番号と処理画面１１中の業者情報が同一であることを確認し、処理画面１１中の貸し出し情報処理欄１１ｋのセキュリティカードの貸し出しにチェックを入れた上で業者に貸し出す入場許可カード８の識別番号をコンピュータ本体１に入力して、同処理欄中に表示させる。
【００２８】
入場許可カード８の識別番号を入力した後、受付担当者が処理画面１１中の「入館」キー１１ｌをマウスでクリックすると、コンピュータ本体１は、入場許可カード８の識別番号と入場日時情報をその業者の業者情報と関連付けて業者情報データベースに登録し、入場の受け付け登録が完了する。入場の受け付け登録の完了により、業者は受付担当者から入場許可カード８を受取って施設内に入場し、目的の場所へ向かうことができる。
【００２９】
また、施設に入場する業者が、施設が保管する台車９の貸し出しを業者が希望するときは、前記処理画面１１中の貸し出し情報処理欄１１ｋに入場許可カード８の識別番号を入力する際に、受付担当者は、貸し出し情報処理欄１１ｋ中の台車の貸し出しにチェックを入れた上で業者に貸し出す台車９の識別番号をコンピュータ本体１に入力して、同処理欄中に表示させる。
業者に台車９を貸し出しているとの情報は、前記の通り、受付担当者が処理画面１１中の「入館」キー１１ｌをマウスでクリックして入場許可カード８の識別番号及び入場日時情報をその業者の業者情報と関連付けて業者情報データベースに登録する際に、台車９の識別番号が入場許可カード８の識別番号に紐付けされて業者情報データベースに登録される。
入場の受け付け登録の完了により、業者は受付担当者から入場許可カード８と台車９を受取って施設内に入場し、目的の場所へ向かうことができる。
【００３０】
〈退出の受け付け登録〉
業者が施設から退出する際は、退出する業者とその日時を登録する処理を行なう。
退出の受け付けは、受付所の受付担当者が、業者が提示する業者識別カード７のバーコードをバーコードスキャナ４で読み取ってバーコードのデータをコンピュータ本体１に入力する。
バーコードのデータが入力されると、入場の受け付けの処理と同様に、コンピュータ本体１は、入力されたデータを基に業者情報データベースを検索して業者情報を読み出して、図２に示される処理画面１０を表示ディスプレィ２に表示させる。
【００３１】
受付担当者が処理画面１０中の「退館」キー１０ｄをマウスでクリックすると、コンピュータ本体１は、図４に示される処理画面１２を表示ディスプレィ２に表示させる。
処理画面１２の情報表示欄のレイアウトは、画面１１中の「入館」キー１１ｌに代えて、「退館」キー１２ａが配置されている以外、画面１１と同じである。
【００３２】
処理画面１２が表示ディスプレィ２に表示されたならば、受付担当者は、業者識別カード７に付された業者名及び業者番号と処理画面１２中の業者情報が同一であること確認し、また、業者から返却された入場許可証カード８の識別番号と台車９の識別番号が処理画面１２中の登録情報と同じであることを確認した上で、セキュリティカードと台車の返却にチェックを入れて、貸し出しのステータスを解除する。
そして、受付担当者が処理画面１２中の「退館」キー１２ａをマウスでクリックすると、コンピュータ本体１は、退出日時情報をその業者の業者情報と関連付けて業者情報データベースに登録し、退出の受け付け登録が完了する。入場許可カード８と台車９が返却された情報も併せて登録される。
【００３３】
〈入退出情報の集計〉
入退出情報の集計は、業者情報データベースに登録された入退出の履歴情報を、汎用の表計算ソフトなどを用いて加工することで行なうことができる。具体的には、業者情報に含まれる業種や利用車両の種別情報などと入退出の月日や時刻情報を関連付けるなどして、その施設における、業者の入館時間情報や滞在時間情報、曜日別来館情報、時間帯別来館情報、業種別来館頻度情報、来館車種情報などに加工することができ、入退出の履歴情報を集計することで、業者が入退出する動向や施設周辺の車両の混雑度合いなどの周辺環境を改善したりするための適正な情報を得ることができる。
【００３４】
なお、図示した入退出情報管理システムの構成や表示画面のレイアウトは一例であり、本発明は他の適宜な形態で構成することが可能である。
【符号の説明】
【００３５】
１  コンピュータ本体、２  表示ディスプレィ、３  入力部、４  バーコードッスキャナ、５  外部記憶装置、６  プリンタ、７  業者識別カード、８  入場許可カード、９  台車、１０，１１，１２  処理画面
【図１】
0006549427.tif 000002
【図２】
0006549427.tif 000003
【図３】
0006549427.tif 000004
【図４】
0006549427.tif 000005