(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
イベントの開催情報及び資料が含まれ、前記イベントに参加する受信者と共に自装置に同報送信される通知情報を受信する通知情報受信部と、
前記通知情報を解析して前記開催情報を抽出し、前記通知情報に含まれる送信先情報から前記受信者の前記送信先情報を取得する通知情報解析部と、
前記受信者の前記送信先情報に紐付けて前記開催情報及び前記資料を開催情報記憶部に保存する開催情報編集部と、
前記受信者のログイン処理を行うログイン処理部と、
前記ログイン処理が行われた前記受信者に関連する前記開催情報を前記開催情報記憶部から検索する開催情報検索部と、
前記開催情報検索部によって検索された前記開催情報に対応する前記資料の画像形成用データに基づいて、前記資料の出力を制御する出力制御部と、を備える
画像形成装置。
【請求項２】
さらに、所定の表示型式に従って前記開催情報及び前記資料に関する情報を表示する表示部と、
前記資料に関する指示が行われる操作部と、
前記開催情報検索部が検索した前記開催情報を前記表示型式に従って前記表示部に表示する制御を行うと共に、前記操作部からの指示を前記出力制御部に送る表示制御部を備える
請求項１に記載の画像形成装置。
【請求項３】
前記通知情報解析部は、前記送信先情報に宛先又は複写のいずれが指定されたかを解析し、
前記開催情報編集部は、前記通知情報解析部により解析された前記送信先情報が宛先である場合に、前記受信者が前記資料の印刷を必須とすることを示す情報を前記開催情報記憶部に保存し、前記送信先情報が複写である場合に、前記受信者が前記資料の印刷を任意とすることを示す情報を前記開催情報記憶部に保存し、
前記表示制御部は、前記開催情報記憶部を参照して、前記受信者が前記資料の印刷が必須又は任意とすることを示す情報を、前記資料に関する情報として前記表示部に表示する
請求項２に記載の画像形成装置。
【請求項４】
前記表示型式は、
現在日時から前記イベントの開催日時までの期間が所定期間以上である前記開催情報を前記表示部に簡易表示する型式、又は前記現在日時から前記イベントの開催日時までの期間が前記所定期間未満である前記開催情報を前記表示部に詳細表示する型式のいずれかであり、
前記表示制御部は、前記表示部に詳細表示する型式である場合に、前記イベントが開催される会場に付属する設備に関する情報を保存する会場情報記憶部を参照して、前記開催情報に含まれる前記会場の付属設備に応じて、前記資料の印刷が任意若しくは必須であることを前記資料と共に前記表示部に表示する
請求項３に記載の画像形成装置。
【請求項５】
前記通知情報解析部は、前記通知情報に所定の表記で記載された前記開催情報に基づいて、前記イベントのイベント名称、開催日時、開催場所、前記資料の印刷が任意又は必須であることを取得し、
前記開催情報編集部は、前記通知情報解析部によって取得された前記イベントのイベント名称、開催日時、開催場所、前記資料の印刷が任意又は必須であることを前記開催情報として前記開催情報記憶部に保存する
請求項４に記載の画像形成装置。
【請求項６】
前記開催情報編集部は、前記イベントの開催日時から所定時間が経過した後、前記開催情報記憶部に記憶される前記開催情報を削除する
請求項１〜５のいずれか一項に記載の画像形成装置。
【請求項７】
前記開催情報編集部は、前記開催情報が前回までに受信した前記通知情報から解析された前記開催情報と同じ内容であって、前記通知情報に新たな前記資料が含まれている場合には、前記開催情報記憶部に記憶される前記資料を新たな前記資料に更新する
請求項１〜６のいずれか一項に記載の画像形成装置。
【請求項８】
前記出力制御部は、現在日時から前記イベントの開催日時までの期間が所定期間未満である場合、又は前記現在日時が前記イベントの開催期間内である場合に、他の印刷ジョブより優先して前記資料の出力を行う
請求項１〜７のいずれか一項に記載の画像形成装置。
【請求項９】
前記開催情報編集部は、前記通知情報解析部によって解析された前記開催情報に、前記イベントの中止案内が含まれる場合には、前記開催情報記憶部に保存されている前記開催情報に中止を示す情報を付加し、
前記表示制御部は、前記開催情報に中止を示す情報が付加されている場合に、前記表示部に前記イベントが中止されたことを表示する
請求項２〜８のいずれか一項に記載の画像形成装置。
【請求項１０】
さらに、前記受信者の送信先情報を、前記自装置を使用可能なユーザーのアカウントに変換するアカウント変換部を備える
請求項１〜９のいずれか一項に記載の画像形成装置。
【請求項１１】
前記表示制御部は、前記イベント毎に前記資料の印刷状況を前記表示部に一覧表示する制御を行う
請求項２〜１０のいずれか一項に記載の画像形成装置。
【請求項１２】
前記出力制御部は、前記開催情報から抽出した前記イベントの概要に対応する前記画像形成用データを、前記資料の画像形成用データの先頭に配置する
請求項１〜１１のいずれか一項に記載の画像形成装置。
【請求項１３】
イベントの開催情報及び資料が含まれ、前記イベントに参加する受信者と共に自装置に同報送信される通知情報を受信する手順と、
前記通知情報を解析して前記開催情報を抽出し、前記通知情報に含まれる送信先情報から前記受信者の前記送信先情報を取得する手順と、
前記受信者の前記送信先情報に紐付けて前記開催情報及び前記資料を開催情報記憶部に保存する手順と、
画像形成装置にログインする前記受信者のログイン処理を行う手順と、
前記画像形成装置からの要求に基づいて、前記受信者に関連する前記開催情報を前記開催情報記憶部から検索する手順と、
検索した前記開催情報及び前記資料を前記画像形成装置に送信する手順と、を
コンピュータに実行させるためのプログラム。
【請求項１４】
所定の表示型式に従って前記開催情報及び前記資料に関する情報を表示する表示部を有する画像形成装置に対し、検索された前記開催情報を前記表示型式に従って前記画像形成装置の前記表示部に表示させる指示を前記画像形成装置に送信する手順を、コンピュータに実行させるための
請求項１３に記載のプログラム。
【請求項１５】
前記送信先情報に宛先又は複写のいずれが指定されたかを解析する手順と、
解析された前記送信先情報が宛先である場合に、前記受信者が前記資料の印刷を必須とすることを示す情報を前記開催情報記憶部に保存し、前記送信先情報が複写である場合に、前記受信者が前記資料の印刷を任意とすることを示す情報を前記開催情報記憶部に保存する手順と、
前記受信者が前記資料の印刷が必須又は任意とすることを示す情報を、前記資料に関する情報として前記表示部に表示させる指示を前記画像形成装置に送信する手順を、コンピュータに実行させるための
請求項１４に記載のプログラム。
【請求項１６】
前記表示型式は、
現在日時から前記イベントの開催日時までの期間が所定期間以上である前記開催情報を前記表示部に簡易表示する型式、又は前記現在日時から前記イベントの開催日時までの期間が前記所定期間未満である前記開催情報を前記表示部に詳細表示する型式のいずれかであり、
前記表示部に詳細表示する型式である場合に、前記イベントが開催される会場に付属する設備に関する情報を保存する会場情報記憶部を参照して、前記開催情報に含まれる前記会場の付属設備に応じて、前記資料の印刷が任意若しくは必須であることを前記資料と共に前記表示部に表示させる指示を前記画像形成装置に送信する手順を、コンピュータに実行させるための
請求項１５に記載のプログラム。
【請求項１７】
前記通知情報に所定の表記で記載された前記開催情報に基づいて、前記イベントのイベント名称、開催日時、開催場所、前記資料の印刷が任意又は必須であることを取得する手順と、
取得された前記イベントのイベント名称、開催日時、開催場所、前記資料の印刷が任意又は必須であることを前記開催情報として前記開催情報記憶部に保存する手順と、をコンピュータに実行させるための
請求項１６に記載のプログラム。
【請求項１８】
前記イベントの開催日時から所定時間が経過した後、前記開催情報記憶部に記憶される前記開催情報を削除する手順をコンピュータに実行させるための
請求項１３〜１７のいずれか一項に記載のプログラム。
【請求項１９】
前記開催情報が前回までに受信した前記通知情報から解析された前記開催情報と同じ内容であって、前記通知情報に新たな前記資料が含まれている場合には、前記開催情報記憶部に記憶される前記資料を新たな前記資料に更新する手順をコンピュータに実行させるための
請求項１３〜１８のいずれか一項に記載のプログラム。
【請求項２０】
検索された前記開催情報に対応する前記資料の画像形成用データに基づいて、前記画像形成装置に前記資料の出力を指示する場合に、現在日時から前記イベントの開催日時までの期間が所定期間未満である場合、又は前記現在日時が前記イベントの開催期間内である場合に、他の印刷ジョブより優先して、前記資料を出力する指示を前記画像形成装置に送信する手順をコンピュータに実行させるための
請求項１３〜１９のいずれか一項に記載のプログラム。
【請求項２１】
解析された前記開催情報に、前記イベントの中止案内が含まれる場合には、前記開催情報記憶部に保存されている前記開催情報に中止を示す情報を付加する手順と、
前記開催情報に中止を示す情報が付加されている場合に、前記表示部に前記イベントが中止されたことを表示させる指示を前記画像形成装置に送信する手順と、をコンピュータに実行させるための
請求項１４〜２０のいずれか一項に記載のプログラム。
【請求項２２】
さらに、前記受信者の送信先情報を、前記自装置を使用可能なユーザーのアカウントに変換する手順をコンピュータに実行させるための
請求項１３〜２１のいずれか一項に記載のプログラム。
【請求項２３】
前記イベント毎に前記資料の印刷状況を前記表示部に一覧表示させる指示を前記画像形成装置に送信する手順をコンピュータに実行させるための
請求項１４〜２２のいずれか一項に記載のプログラム。
【請求項２４】
前記開催情報から抽出した前記イベントの概要に対応する前記画像形成用データを、前記資料の画像形成用データの先頭に配置する指示を前記画像形成装置に送信する手順をコンピュータに実行させるための
請求項１３〜２３のいずれか一項に記載のプログラム。
【請求項２５】
情報処理装置と、画像形成装置と、を備え、
前記情報処理装置は、
イベントの開催情報及び資料が含まれ、前記イベントに参加する受信者に対して同報送信される通知情報を受信する通知情報受信部と、
前記通知情報を解析して前記開催情報を抽出し、前記通知情報に含まれる送信先情報から前記受信者の前記送信先情報を取得する通知情報解析部と、
前記受信者の前記送信先情報に紐付けて前記開催情報及び前記資料を開催情報記憶部に保存する開催情報編集部と、
前記画像形成装置から送信された前記開催情報及び前記資料の取得要求を受信する要求受信部と、
前記要求受信部が受信した前記取得要求に基づいて、前記受信者を送信先とする前記開催情報及び前記資料を前記開催情報記憶部から検索する開催情報検索部と、
検索した前記開催情報及び前記資料を前記画像形成装置に送信する開催情報送信部と、を有し、
前記画像形成装置は、
前記受信者のログイン処理を行うログイン処理部と、
前記情報処理装置に対して、前記ログイン処理が行われた前記受信者に関連する前記開催情報及び前記資料の取得要求を送信し、前記情報処理装置から前記開催情報及び前記資料を取得する開催情報検索部と、
前記開催情報検索部が取得した前記開催情報に対応する前記資料の画像形成用データに基づいて、前記資料の出力を制御する出力制御部と、を有する
画像形成システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、画像形成装置、プログラム及び画像形成システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、会議、講義、授業、展示会、説明会、又は発表会等のような、人々を特定の場所に集めて実施するイベントにおいては、参加者に資料を配付することが多い。このため、イベントの主催者は、資料を配付するために、参加者の人数を予測し、その人数分の資料を印刷する等して予め用意しなければならず、そのような作業は主催者に大きな負担であった。
【０００３】
このような問題を解決するために、資料を印刷するための技術が以下の特許文献１及び２に開示されていた。
特許文献１には、同報メールに添付されたデータを端末のユーザーに紐付け、受信者が端末を操作して画像形成装置に印刷を指示した際に、同報で他のユーザーに印刷済みであることを通知するための技術が開示されている。
【０００４】
特許文献２には、会議の資料データを資料配布装置に保存し、開催情報、メンバー、それぞれのメンバーの資料配布の可否等を端末から入力し、そこからユーザーボックスや会議室の資料配布装置にて出力される技術が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２０１４−１０９８６２号公報
【特許文献２】特開２００６−７２８４８号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
ところで、社内会議等で、主催者が参加者向けに資料を印刷して用意しても、参加者が会議を欠席したり、参加者が各自で印刷した資料を持ってきたり、ノートＰＣ（Personal Computer）等を持参してきたりした場合には、予め印刷した資料が無駄になってしまう。このため、全ての参加者が自ら資料を印刷してくることが望ましい。
【０００７】
しかし、特許文献１に開示された技術では、ユーザーの端末と資料の紐付けはされているものの、各ユーザーが予め配信された案内用のメールを探して会議の開催情報や印刷データを見つける必要があり、ユーザーが会議に必要な資料を探すための手間と時間が掛かっていた。
【０００８】
また、特許文献２に開示された技術では、主催者は、メンバー宛に送信した会議の案内メールとは別に、資料及び開催情報をシステムに入力しなければならない。また、主催者が資料を印刷する際には、システムのユーザーボックスから資料配付装置に資料を転送しなくてはならない。このため、主催者は、資料をシステムに入力する作業と、ユーザーボックスから資料を転送する作業により、資料を二重管理しなくてはならず、主催者の手間が掛かっていた。
【０００９】
本発明はこのような状況に鑑みて成されたものであり、参加者に同報送信された資料を出力するための手間を削減することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
本発明に係る画像形成装置は、通知情報受信部、通知情報解析部、開催情報編集部、ログイン処理部、開催情報検索部、及び出力制御部を備える。
通知情報受信部は、イベントの開催情報及び資料が含まれ、イベントに参加する受信者と共に自装置に同報送信される通知情報を受信する。通知情報解析部は、通知情報を解析して開催情報を抽出し、通知情報に含まれる送信先情報から受信者の送信先情報を取得する。開催情報編集部は、受信者の送信先情報に紐付けて開催情報及び資料を開催情報記憶部に保存する。ログイン処理部は、受信者のログイン処理を行う。開催情報検索部は、ログイン処理が行われた受信者に関連する開催情報を開催情報記憶部から検索する。出力制御部は、開催情報検索部によって検索された開催情報に対応する資料の画像形成用データに基づいて、資料の出力を制御する。
【００１１】
また、本発明に係る画像形成システムは、情報処理装置と、画像形成装置と、を備える。
情報処理装置は、通知情報受信部、通知情報解析部、開催情報編集部、要求受信部、開催情報検索部、開催情報送信部を有する。
通知情報受信部は、イベントの開催情報及び資料が含まれ、イベントに参加する受信者及び画像形成装置に対して同報送信される通知情報を受信する。通知情報解析部は、通知情報を解析して開催情報を抽出し、通知情報に含まれる送信先情報から受信者の送信先情報を取得する。開催情報編集部は、受信者の送信先情報に紐付けて開催情報及び資料を開催情報記憶部に保存する。要求受信部は、画像形成装置から送信された開催情報及び資料の取得要求を受信する。開催情報検索部は、要求受信部が受信した取得要求に基づいて、受信者を送信先とする開催情報及び資料を開催情報記憶部から検索する。開催情報送信部は、検索した開催情報及び資料を画像形成装置に送信する。
画像形成装置は、ログイン処理部、開催情報検索部、表示制御部、出力制御部を有する。
ログイン処理部は、受信者のログイン処理を行う。開催情報検索部は、ログイン処理が行われた受信者に関連する開催情報及び資料の取得要求を送信し、情報処理装置から開催情報及び資料を取得する。出力制御部は、開催情報検索部が取得した開催情報に対応する資料の画像形成用データに基づいて、資料の出力を制御する。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によれば、イベントの主催者は、受信者に通知情報を同報送信する際に、イベントの通知情報の送信先に画像形成装置を加えることにより、画像形成装置の開催情報記憶部にイベントの開催情報及び資料が記憶されるので、主催者が資料を管理する手間が軽減される。一方、受信者は、画像形成装置にログインするだけで、この受信者が参加するイベントの開催情報に対応する資料の出力が行われる。このため、受信者は、開催情報や資料を検索したり、個別に資料を画像形成装置に転送したりする作業を行わなくてよく、受信者の手間が軽減される。
上記した以外の課題、構成及び効果は、以下の実施の形態例の説明により明らかにされる。
【図面の簡単な説明】
【００１３】
【図１】本発明の第１の実施の形態例に係る画像形成システムの構成例を示す概要図である。
【図２】本発明の第１の実施の形態例に係るＰＣ端末のハードウェア構成例を示すブロック図である。
【図３】本発明の第１の実施の形態例に係る画像形成装置のハードウェア構成例を示す概要図である。
【図４】本発明の第１の実施の形態例に係る画像形成本体の概略構成例を示すブロック図である。
【図５】本発明の第１の実施の形態例に係る制御部及びＨＤＤが備える各部の構成例を示すブロック図である。
【図６】本発明の第１の実施の形態例に係るメールの内容を示す説明図である。
【図７】本発明の第１の実施の形態例に係るメールのヘッダーの一部を示す説明図である。
【図８】本発明の第１の実施の形態例に係る中止連絡メールの一例を示す説明図である。
【図９】本発明の第１の実施の形態例に係るアカウント情報テーブル、会議室情報テーブルの構成例を示す説明図である。
【図１０】本発明の第１の実施の形態例に係る開催情報テーブルの構成例を示す説明図である。
【図１１】本発明の第１の実施の形態例に係る操作パネルに表示される各画面の表示例を示すユーザー・インターフェイス図である。
【図１２】本発明の第１の実施の形態例に係る画像形成装置がメールを受信したときの処理例を示すフローチャートである。
【図１３】本発明の第１の実施の形態例に係る画像形成装置にログインしたユーザーが資料の印刷を指示するときの処理例を示すフローチャートである。
【図１４】本発明の第１の実施の形態例に係る排紙トレイから排紙された印刷物の例を示す説明図である。
【図１５】本発明の第２の実施の形態例に係る画像形成システムの構成例を示す概要図である。
【図１６】本発明の第２の実施の形態例に係る管理サーバの構成例を示すブロック図である。
【発明を実施するための形態】
【００１４】
以下、本発明を実施するための形態例について、添付図面を参照して説明する。本明細書及び図面において、実質的に同一の機能又は構成を有する構成要素については、同一の符号を付することにより重複する説明を省略する。
【００１５】
［第１の実施の形態例］
＜画像形成システム１の概略構成例＞
図１は、第１の実施の形態例に係る画像形成システム１の構成例を示す概要図である。
画像形成システム１は、画像形成装置２、ＰＣ端末Ｔ１、Ｔ２、携帯端末Ｔ３を備える。画像形成装置２とＰＣ端末Ｔ１、Ｔ２とは、無線又は有線からなるＬＡＮ（Local Area Network）等のネットワークＮを通じて接続されている。
【００１６】
ＰＣ端末Ｔ１（通信端末の一例）は、会議を開催する主催者Ｕ（Ｅ）によって操作される。主催者Ｕ（Ｅ）は、ＰＣ端末Ｔ１を操作して、主催者Ｕ（Ｅ）が会議の開催を通知するための通知情報の一例であるメールＭ１を、会議の参加者Ｕ（Ａ）〜Ｕ（Ｄ）に同報送信する。メールＭ１には、会議の開催情報と共に、会議で使用される資料の電子ファイル（以下、「資料」と呼ぶ。）が添付される。
【００１７】
メールＭ１の送信先は、宛先が参加者Ｕ（Ａ）〜Ｕ（Ｃ）、主催者Ｕ（Ｅ）であり、Ｃｃ（カーボンコピー：複写）が参加者Ｕ（Ｄ）と画像形成装置２である。画像形成装置２は、メールＭ１の宛先に含まれていてもよい。参加者Ｕ（Ａ）〜Ｕ（Ｃ）、主催者Ｕ（Ｅ）は、会議に必ず参加しなければならず、参加者Ｕ（Ｄ）は会議に参加することが任意であるとする。画像形成装置２は、例えば、会議室の近くに設置され、用紙に資料の画像を形成することで、会議の資料を印刷することが可能である。
【００１８】
なお、主催者Ｕ（Ｅ）は、メールＭ１を送信したことを後で確認できるようにするために、自身のメールアドレスを宛先の他にＣｃにも含めてよい。また、主催者Ｕ（Ｅ）は、会議に参加する者と規定したが、会議に参加せずメールＭ１を送信するだけの役割の者（例えば、秘書）であってもよい。この場合においても、主催者Ｕ（Ｅ）のメールアドレスをメールＭ１のＣｃに含めてよい。
【００１９】
以下の説明では、参加者Ｕ（Ａ）〜Ｕ（Ｄ）、主催者Ｕ（Ｅ）を区別しない場合にユーザーＵとも記載する。また、印刷処理とは、画像形成装置本体３による画像形成処理、後処理装置ＦＮによる後処理を含むが、画像形成処理だけであっても印刷処理と呼ぶ場合がある。
【００２０】
ＰＣ端末Ｔ２（通信端末の一例）は、ユーザーＵによって操作される。ＰＣ端末Ｔ２毎に、メールＭ１を展開可能なメーラーがインストールされており、ユーザーＵは、各自のメールアドレスに届いたメールＭ１を読むことができる。そして、ユーザーＵは受信したメールＭ１に添付される資料を画像形成装置２から印刷することができる。
【００２１】
携帯端末Ｔ３（通信端末の一例）は、スマートフォンやタブレット等のスマートデバイス、携帯電話機等のユーザーＵが所持して使用する携帯型端末機器である。携帯端末Ｔ３は、Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標）、ＷｉＦｉ（登録商標）等を用いた近距離無線通信の通信接続により、ネットワークＮに設けられた不図示のアクセスポイントに接続可能である。そして、ＰＣ端末Ｔ１から送信されたメールＭ１は、ネットワークＮを通じた無線通信により携帯端末Ｔ３が受信可能である。
【００２２】
画像形成装置２は、用紙に画像を形成する画像形成装置本体３と、画像形成装置本体３から排出される画像が形成された用紙（「印刷物」とも呼ぶ。）に所定の後処理を行う後処理装置ＦＮ（後処理部の一例）とを備える。後処理装置ＦＮが行う後処理として、例えば、「紙折り」、「断裁」、「ステープル」及び「製本」処理がある。後処理は、印刷ジョブに設定された後処理の組合せに基づいて後処理装置ＦＮにて行われる。
【００２３】
画像形成装置２の画像形成装置本体３は、ログインしたユーザーＵが操作パネル５を操作することにより、ユーザーＵが印刷を要求した資料の印刷ジョブに基づいて画像を形成する。後処理装置ＦＮは、画像が形成された用紙に後処理を行った後、この用紙を排紙トレイ２４に排紙する。ユーザーＵは、排紙トレイ２４に排出された用紙（印刷物）を取得することが可能である。なお、画像形成装置２に後処理装置ＦＮが設けられない場合、排紙トレイ２４は画像形成装置本体３に取り付けられる。
【００２４】
＜クライアント端末のハードウェア構成例＞
図２は、ＰＣ端末Ｔ１のハードウェア構成例を示すブロック図である。なお、ＰＣ端末Ｔ２、Ｔ３についても、ＰＣ端末Ｔ１と同様の構成例としているため、ＰＣ端末Ｔ２、Ｔ３のハードウェア構成例については説明を省略する。
【００２５】
ＰＣ端末Ｔ１は、制御部１０、操作部１５、表示部１６より構成される。また、制御部１０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１１、メモリ１２、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）１３、通信Ｉ／Ｆ（Interface）１４を備える。
【００２６】
ＣＰＵ１１は、制御部１０内の各部を制御しており、例えば、ユーザーＵの印刷指示に基づいて入力データを生成したり、出力設定を行ったりする。
メモリ１２は、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）等であって、各処理に必要なプログラム、データを記憶する。
ＨＤＤ１３は、ＣＰＵ１１が入力データを生成したり、出力設定を行ったりするために必要なプログラムや入力データ等を記録する。
通信Ｉ／Ｆ１４は、画像形成装置２、ＰＣ端末Ｔ２、Ｔ３との間で通信回線Ｎを介してデータ送受信の処理を行う。
【００２７】
ＣＰＵ１１には、操作部１５、表示部１６が接続される。
操作部１５は、キーボードやマウス等によって構成される。ユーザーＵは、表示部１６に表示された画面を見ながら、操作部１５を操作して画像形成装置２に印刷指示や出力設定を行うことができる。
表示部１６は、ディスプレイモニター等によって構成されており、出力設定画面等を表示する。
ＰＣ端末Ｔ１、Ｔ２では、操作部１５と表示部１６は別々に構成されるが、携帯端末Ｔ３では、操作部１５と表示部１６は一体化したタッチパネルディスプレイとして構成される。
【００２８】
＜画像形成装置のハードウェア構成例＞
次に、画像形成装置２のハードウェア構成例について説明する。
図３は、画像形成装置２のハードウェア構成例を示す概要図である。
画像形成装置２は、画像形成装置本体３、後処理装置ＦＮを備える。
【００２９】
画像形成装置本体３は、静電気を用いて画像の形成を行う電子写真方式を採用しており、例えばＹ（イエロー），Ｍ（マゼンタ），Ｃ（シアン），Ｋ（ブラック）の４色のトナー画像を重ね合わせたカラー印刷が可能である。この画像形成装置本体３は、自動原稿給送装置（ＡＤＦ）４と、操作パネル５と、給紙部６と、画像形成部２０と、中間転写ベルト２１（像担持体）と、２次転写部２２と、定着部２３とを有する。
【００３０】
自動原稿給送装置４は、原稿の読み取りに際して、原稿を自動給送する。そして、自動原稿給送装置４に設けられたスキャナ４５（後述する図４を参照）は、画像形成装置本体３の上部プラテンガラスに置かれた原稿や、自動原稿給送装置４で自動搬送される原稿の画像を読み取ることができる。
【００３１】
操作パネル５は、例えば画像形成処理等の各種ジョブの開始を指示する操作部４１（後述する図４を参照）を備えている。操作パネル５には、ＬＣＤ（Liquid Crystal Display）が設置されている。ＬＣＤはタッチパネルで構成されており、ユーザーＵによる操作、及び各種情報の表示が可能になっている。ＬＣＤは、後述する図４に示す操作部４１と表示部４２を兼用している。なお、操作部４１をマウス、操作スイッチ等で構成し、表示部４２とは別体で構成することも可能である。
【００３２】
給紙部６は、用紙のサイズや種類に応じて複数の用紙収納部を備える。給紙部６では、画像形成装置本体３からの指示に基づいて該当する用紙収納部が選択されると、用紙収納部から用紙が取り出され、搬送路Ｃに用紙が送られる。
【００３３】
画像形成部２０は、Ｙ，Ｍ，Ｃ，Ｋの各色のトナー画像を形成するために、４つの画像形成ユニット７Ｙ，７Ｍ，７Ｃ，７Ｋを備えている。画像形成部２０は、画像形成部２０の画像形成ユニット７Ｙ，７Ｍ，７Ｃ，７Ｋの動作を制御して、Ｙ，Ｍ，Ｃ，Ｋのトナー画像を形成する。また、画像形成装置本体３は、搬送路Ｃに用紙を搬送するための複数のローラ（搬送ローラ）を備えている。これらのローラは、通常、ローラ対により構成される。
【００３４】
画像形成装置本体３は、画像形成モードにおいて、画像形成ユニット７Ｙ，７Ｍ，７Ｃ，７Ｋが有する感光体を帯電させると共に、電荷を消去して露光し、感光体に静電潜像を形成する。そして、Ｙ，Ｍ，Ｃ，Ｋの感光体の静電潜像に対し現像部を用いてトナーを付着させ、各色のトナー画像を形成する。次に、Ｙ，Ｍ，Ｃ，Ｋの感光体に形成されたトナー画像を、矢印方向へ回転する中間転写ベルト２１の表面に順次、１次転写する。
【００３５】
次に、２次転写部２２（２次転写ローラ）により、中間転写ベルト２１上に１次転写された各色のトナー画像を、給紙部６から供給されてローラにより搬送される用紙に２次転写する。中間転写ベルト２１上の各色のトナー画像が用紙に２次転写されることにより、カラー画像が形成される。画像形成装置本体３は、カラーのトナー画像が形成された用紙を、定着部２３へ搬送する。
【００３６】
定着部２３は、カラーのトナー画像が形成された用紙に定着処理を行う装置である。定着部２３は、搬送された用紙を加圧及び加熱して、転写されたトナー画像を用紙に定着させる。定着部２３は、例えば、定着部材である定着上ローラ及び定着下ローラ（不図示）で構成されている。定着上ローラ及び定着下ローラは、互いに圧接した状態で配置されており、定着上ローラと定着下ローラとの圧接部として定着ニップ部が形成される。
【００３７】
定着上ローラの内部には、不図示の加熱部が設けられている。この加熱部からの輻射熱により定着上ローラの外周部にあるローラ部が温められる。用紙は、２次転写部２２によりトナー画像が転写された面（定着対象面）が定着上ローラと向き合うように定着ニップ部に搬送される。定着ニップ部を通過する用紙には、定着上ローラと定着下ローラとによる加圧と、定着上ローラのローラ部の熱による加熱が行われる。定着部２３により定着処理が行われた用紙は、後処理装置ＦＮに排出される。そして、後処理装置ＦＮにより印刷ジョブに設定された所定の後処理が行われた後、用紙が排紙トレイ２４に排紙される。ユーザーＵは、排紙トレイ２４に排紙された用紙を印刷物として取得する。
なお、本実施の形態例において、カラー画像を形成する画像形成装置２を例示したが、モノクロ画像を形成する画像形成装置を用いてもよい。
【００３８】
＜画像形成装置本体の概略構成例＞
次に、画像形成装置本体３の概略構成例を説明する。
図４は、画像形成装置本体３の概略構成を示すブロック図である。
【００３９】
画像形成装置本体３は、コピー機能、スキャン機能、印刷機能等を備えた、いわゆる複合機（ＭＦＰ：Multi Function Printer）である。コピー機能とは、原稿を光学的に読み取ってその複製画像を用紙に印刷する機能である。スキャン機能とは、読み取った原稿の画像データをファイルにして保存したり、ネットワークＮを通じて画像データをＰＣ端末Ｔ１、Ｔ２、携帯端末Ｔ３に送信したりする機能である。印刷機能とは、ネットワークＮを通じて外部から受信した印刷ジョブ、又は操作部４１より印刷指示された資料の印刷ジョブに基づいて用紙に文書や画像を印刷して出力する機能である。
【００４０】
画像形成装置本体３は、画像形成装置本体３の動作を統括的に制御する制御部３０を備える。制御部３０は、ＣＰＵによって各種の処理を実行する。制御部３０には、ＲＯＭ３１、ＲＡＭ３２、不揮発メモリ３３、ＨＤＤ３４、通信インタフェース３５、操作パネル５、印刷インタフェース４３、読み取りインタフェース４４、ユーザーＩＤ読取部４６等が接続されている。印刷インタフェース４３には、画像形成部２０が接続されている。読み取りインタフェース４４には、スキャナ４５が接続されている。
【００４１】
制御部３０は、ＯＳ（Operating System）プログラムをベースとし、その上で、ミドルウェアやアプリケーションプログラム等のプログラムを実行する。制御部３０によって実行される各部の処理は後述する。
【００４２】
ＲＯＭ３１には各種のプログラムが格納されており、これらのプログラムに従って制御部３０が処理を実行することで画像形成装置本体３の各機能が実現される。
ＲＡＭ３２は制御部３０がプログラムを実行する際に各種のデータ、画像形成用データを一時的に格納するワークメモリとして使用される。
不揮発メモリ３３には各種の設定が保存される。
ＨＤＤ３４には、通信インタフェース３５がＰＣ端末Ｔ１から受信したメールＭ１に添付される資料、ユーザーＵ毎に設定されたユーザーＩＤ、パスワード等の各種テーブルが格納される。
通信インタフェース３５は、ネットワークＮを通じて、ＰＣ端末Ｔ１からメールＭ１を受信することが可能である。
【００４３】
操作パネル５は、操作部４１と表示部４２を備える。
操作部４１は、スタートボタン等の各種操作スイッチ、表示部４２の表示面上に設けられたタッチパネル等で構成される。ユーザーＵは、操作部４１を用いて、画像形成装置２に対する指示（印刷指示等）を行う。タッチパネルは、タッチペンや指等で押下された座標位置を検出する。また、フリック操作、ドラッグ操作、スクロールバーに対する操作等を検出する。
表示部４２は、液晶ディスプレイ（ＬＣＤ）等で構成され、各種の操作画面、設定画面等を表示する機能を果たす。表示部４２は、所定の表示型式に従って開催情報及び資料に関する情報を表示する。操作パネル５に表示される画面の例は、後述する図１１に示す。
【００４４】
印刷インタフェース４３には、画像形成部２０が接続されており、制御部３０で作成された画像形成用データが画像形成部２０に送信される。
画像形成部２０は、制御部３０の制御により、画像形成用データに基づいて画像を用紙に形成する画像形成処理を行う。
【００４５】
読み取りインタフェース４４には、原稿を光学的に読み取って画像データを取得する機能を果たすスキャナ４５が接続されている。
スキャナ４５は、例えば、ラインイメージセンサと、移動ユニットと、光学経路と、データ変換部等を備えて構成される。ラインイメージセンサは、原稿に光を照射する光源と、その反射光を受けて原稿を幅方向に１ライン分読み取る。移動ユニットは、ライン単位の読取位置を原稿の長さ方向に順次移動させる。光学経路は、原稿からの反射光をラインイメージセンサに導いて結像させるレンズやミラー等からなる。データ変換部は、ラインイメージセンサの出力するアナログ画像信号をデジタルの画像データに変換する。
【００４６】
ユーザーＩＤ読取部４６は、ユーザーＵがユーザーＩＤ読取部４６にかざしたＩＣ（Integrated Circuit）カード、ユーザーＵが保持するＩＣカード機能を備えた携帯端末Ｔ３等と近接無線通信を行って、ユーザーＩＤを読み取る。ユーザーＩＤ読取部４６が読み取ったユーザーＩＤは、制御部３０に送られる。
【００４７】
図５は、制御部３０及びＨＤＤ３４が備える各部の構成例を示すブロック図である。
制御部３０は、通知情報受信部５１、通知情報解析部５２、アカウント変換部５３、開催情報編集部５４、ログイン処理部５５、開催情報検索部５６、表示制御部５７、出力制御部５８、画像形成用データ作成部５９を備える。
また、ＨＤＤ３４は、アカウント情報テーブルＤ１、開催情報テーブルＤ２、会議室情報テーブルＤ３を備える。
【００４８】
通知情報受信部５１は、ＰＣ端末Ｔ１から送信されたメールＭ１を通知情報として受信する。通知情報には、会議の開催情報及び資料が含まれ、会議に参加する受信者と共に自装置（画像形成装置２）に同報送信される。通知情報受信部５１が受信可能な通知情報には、メールＭ１だけでなく、一般的な会議システムが有する通知機能により発行された情報も含まれる。
【００４９】
通知情報解析部５２は、通知情報受信部５１が受信したメールＭ１を解析し、メールＭ１から開催情報を抽出する。開催情報には、例えば、会議名称、開催日時（開始時間及び終了時間）、開催場所等が含まれる。メールＭ１には、所定の表記で開催情報が記載されているため、通知情報解析部５２は、この表記に従ってメールＭ１から開催情報を抽出可能である。また、通知情報解析部５２は、メールＭ１の受信者への送信先に宛先又はＣｃのいずれが指定されたかを送信先情報の表記に従って解析し、メールＭ１から受信者のメールアドレスを取得することが可能である。そして、通知情報解析部５２は、メールＭ１の宛先、Ｃｃに指定されたメールアドレスより、会議の必須参加者と任意参加者を把握することができる。
【００５０】
アカウント変換部５３は、アカウント情報テーブルＤ１（アカウント情報記憶部の一例）を参照し、通知情報解析部５２が解析したメールＭ１の受信者のメールアドレスを、画像形成装置２を使用可能なユーザーＵ毎に割り当てられるＭＦＰアカウント（後述する図９を参照）に変換する。
【００５１】
開催情報編集部５４は、メールＭ１の受信者のメールアドレスに紐付けて開催情報を開催情報テーブルＤ２（開催情報記憶部の一例）に保存する。このとき、開催情報編集部５４は、通知情報解析部５２が抽出した会議の開催情報、資料、アカウント変換部５３が変換した会議の参加者のＭＦＰアカウントを開催情報テーブルＤ２に保存する。このとき、開催情報編集部５４は、通知情報解析部５２により解析されたメールＭ１の送信先が宛先である場合に、受信者が資料の印刷を必須とすることを示す情報を開催情報テーブルＤ２に保存する。また、開催情報編集部５４は、メールＭ１の送信先が複写である場合に、受信者が資料の印刷を任意とすることを示す情報を開催情報テーブルＤ２に保存する。
【００５２】
また、開催情報編集部５４は、今回受信したメールＭ１から取得された開催情報が、前回までに受信したメールＭ１から解析された開催情報と同じ内容であって、メールＭ１に新たな資料Ｐ１が含まれている場合には、開催情報テーブルＤ２に記憶される資料Ｐ１を新たな資料Ｐ１に更新する。このとき、開催情報編集部５４は、例えば、以前に主催者Ｕ（Ｅ）から送信されたメールＭ１の開催情報と同じスケジュール、件名のメールＭ１を受信したかどうかを判断している。なお、開催情報編集部５４は、新たな資料Ｐ１により、以前の資料Ｐ１を置き換えてもよいし、以前の資料と新たな資料を共に履歴として保存してもよい。
【００５３】
また、通知情報解析部５２がメールＭ１を解析した結果、例えば、件名又は本文に「中止」という文字が入っているメールＭ１が、以前に主催者Ｕ（Ｅ）が送信したメールＭ１の返信メールである場合がある。この場合、開催情報編集部５４は、メールＭ１が会議の中止案内であると判断することができるため、開催情報テーブルＤ２に保存していた開催情報の該当レコードに中止マークを付加する。このため、ユーザーＵが画像形成装置２にログインしたときに操作パネル５に表示される画面には、会議が中止になったことが表示される。
【００５４】
また、参加者として送信先に指定されていたユーザーＵがメールＭ１に対する返信メールに、会議の不参加を書き込むことがある。この場合、開催情報編集部５４は、返信メールを送信したユーザーＵが参加する予定であった会議の開催情報を開催情報テーブルＤ２から検索し、開催情報テーブルＤ２の該当レコードにユーザーＵが不参加である旨の情報を書き込む。
【００５５】
また、開催情報編集部５４は、会議の開催日時（例えば、開始時間）から所定時間（例えば、１日）が経過した後、この会議の開催情報及び資料を含むレコードを開催情報テーブルＤ２から削除する。このため、操作パネル５に削除された会議の開催情報は表示されなくなる。ただし、開催情報編集部５４は、会議の件名や開催日時等を図示しない履歴テーブルに保存することにより、会議の履歴を検索可能としてもよい。
【００５６】
ログイン処理部５５は、アカウント情報テーブルＤ１を参照し、ユーザーＩＤ読取部４６がＩＣカードから読み取ったユーザーＩＤに予め紐付けられているＭＦＰアカウントを特定する。そして、ログイン処理部５５は、特定したＭＦＰアカウントに基づいて、メールＭ１の受信者であるユーザーＵが画像形成装置２にログインするための認証処理を行う。
【００５７】
開催情報検索部５６は、ログイン処理部５５によってログイン処理が行われた受信者に関連する開催情報及び資料を開催情報テーブルＤ２から検索する。開催情報テーブルＤ２から開催情報及び資料を検索する際には、ログイン処理によって特定されたＭＦＰアカウントが用いられる。このため、ユーザーＵが参加する会議が複数である場合、開催情報検索部５６は、開催情報テーブルＤ２から複数のレコードを検索する。
【００５８】
表示制御部５７は、開催情報検索部５６が検索したユーザーＵが参加する会議の開催情報を所定の表示型式に従って表示部４２に表示する制御を行うと共に、操作部４１からの指示を出力制御部５８に送る。このとき、表示制御部５７は、開催情報テーブルＤ２を参照して、受信者が資料の印刷を必須又は任意とする情報を、資料に関する情報として表示部４２に表示することが可能である。このため、表示部４２の画面には、資料の印刷が必須又は任意であることを示す情報、ユーザーＵが参加すべき会議の件数等が表示される。また、表示制御部５７は、会議室情報テーブルＤ３（会場情報記憶部の一例）を参照し、会議が開催される会議室に関する情報を操作パネル５に表示する制御を行う。また、表示制御部５７は、更新前後の資料を並べて提示することにより、ユーザーＵが印刷しようとする資料を選択することも可能としている。なお、表示制御部５７は、ユーザーＵが会議の必須参加者であるか、任意参加者であるかによって、ユーザーＵがログインした際に操作パネル５に表示する画面（後述する図１１Ａと図１１Ｂを参照）を変えることができる。
【００５９】
そして、表示制御部５７は、ユーザーＵが操作パネル５を通じて入力した操作指示を出力制御部５８に送る。この操作指示は、主に会議で使用される資料の印刷を指示するものである。ただし、操作指示には、ユーザーＵが資料の印刷を不要とする指示が含まれる場合がある。表示制御部５７は、資料の印刷を不要とする指示を受けると、開催情報テーブルＤ２の中止フィールドのフラグを立てる処理を行う（後述する図８と図１０を参照）。
【００６０】
出力制御部５８は、表示制御部５７から受け取った資料の印刷指示に基づいて、開催情報テーブルＤ２から資料を取得する。そして、出力制御部５８は、資料の画像形成処理を行わせるための印刷ジョブを生成し、この印刷ジョブを画像形成用データ作成部５９に出力して、資料の印刷出力を制御する。この印刷ジョブには、資料の印刷部数、割り付け印刷等の印刷設定が含まれる。また、出力制御部５８は、現在日時から会議の開催日時までの期間が所定期間（例えば、１日）未満である場合、又は現在日時が会議の開催期間内である場合に、他の印刷ジョブより優先して資料の出力を行うように制御することも可能である。
【００６１】
なお、出力制御部５８は、表示制御部５７の制御を行うことなく、資料の画像形成処理を行わせるための印刷ジョブを生成することも可能である。例えば、ユーザーＵが会議の開始時間まで３０分以内にログインした場合には、ユーザーＵができるだけ早く資料の印刷をしたいと考えられる。このような場合に出力制御部５８は、開催情報検索部５６によって検索された開催情報に対応する資料の画像形成用データに基づいて、資料の出力を制御する。このため、ユーザーＵは操作パネル５にて資料の選択を行わなくても、画像形成装置２が直ちに印刷した資料を取得することが可能となる。
【００６２】
画像形成用データ作成部５９は、ユーザーＵによって印刷を指示された資料にラスタライズ処理等を行って画像形成用データを作成する。
画像形成部２０（図３を参照）は、画像形成用データ作成部５９により作成された画像形成用データを用いて用紙に画像を形成する。そして、排紙トレイ２４に画像が形成された用紙が印刷物として排出される。なお、印刷ジョブに後処理が設定されている場合には、後処理装置ＦＮによって後処理が行われた用紙が、排紙トレイ２４に印刷物として排出される。
【００６３】
次に、メールＭ１に含まれる開催情報について、図６と図７を参照して説明する。
図６は、メールＭ１の内容を示す説明図である。
図７は、メールＭ１のヘッダーの一部を示す説明図である。
【００６４】
主催者Ｕ（Ｅ）から参加者Ｕ（Ａ）〜Ｕ（Ｄ）に届いたメールＭ１は、件名、送信者、宛先、Ｃｃ、添付、本文の各欄を含んで構成される。
件名欄には、会議名称として、例えば「Ｐ会議」が開催されることを示す「P-meeting」が示されている。
送信者欄には、メールＭ１を送信した主催者Ｕ（Ｅ）のメールアドレスが示されている。
【００６５】
宛先欄には、メールＭ１の送信先として宛先が指定された参加者Ｕ（Ａ）〜Ｕ（Ｃ）、主催者Ｕ（Ｅ）のメールアドレスが示されている。
Ｃｃ欄には、メールＭ１の送信先としてＣｃ（複写）が指定された参加者Ｕ（Ｄ）と、画像形成装置２のメールアドレスが記載されている。
添付欄には、メールＭ１に添付された資料（Ｐ会議で使用される資料Ｐ１）が示されている。
【００６６】
本文欄には、メールＭ１の本文が示されている。この本文には、開催日時項目、開催場所項目、印刷項目が記載されており、各項目に下線で示された箇所に、Ｐ会議の開始時間及び終了時間を含む開催日時、開催場所、資料Ｐ１の印刷任意又は必須の区別が記載されている。このように所定の表記に従って、各項目の下線で示された箇所に特定の内容が記載されるようにメールＭ１が構成される。
【００６７】
なお、メールＭ１に添付された資料について、印刷が必須又は任意であることを決まった表記によりメールＭ１の本文中に指定してもよい。この表記として、「印刷必須：［ファイル名］」／「［ファイル名］は印刷しなくても構いません」、「［添付ＡＡＡＡ．ｘｌｓ］は印刷してきて下さい」等のキーワードを用いた表記がある。この表記例では、［ファイル名］、［ＡＡＡＡ．ｘｌｓ］だけを任意の名称に置き換えることが可能である。また、資料の印刷が必須又は任意であることを示す情報を資料名に付してもよい。
【００６８】
そして、図７には、メールＭ１のＭＩＭＥ（Multipurpose Internet Mail Extension）ヘッダーの表記例が示される。メールＭ１のヘッダーには、Ｆｒｏｍ欄にメールＭ１の送信元である主催者Ｕ（Ｅ）のメールアドレスが示され、Ｔｏ欄にメールＭ１の宛先である必須参加者Ｕ（Ａ）〜Ｕ（Ｃ）、主催者Ｕ（Ｅ）のメールアドレスが示される。そして、Ｃｃ欄に、任意参加者Ｕ（Ｄ）、画像形成装置２のメールアドレスが示される。また、Ｓｕｂｊｅｃｔ欄にメールＭ１の件名が示される。
【００６９】
このため、通知情報解析部５２は、図６に示すメールＭ１に所定の表記で記載された開催情報に基づいて、会議の会議名称、開催日時、開催場所、資料Ｐ１の印刷が任意又は必須であることを取得することが可能である。また、通知情報解析部５２は、図７に示すメールＭ１のヘッダーに基づいて、メールＭ１の送信先に設定された宛先とＣｃのメールアドレスを取得することが可能となる。そして、開催情報編集部５４は、通知情報解析部５２によって取得された会議の会議名称、開催日時、開催場所、資料Ｐ１の印刷が任意又は必須であることを開催情報として開催情報テーブルＤ２に保存することが可能となる。
【００７０】
図８は、中止連絡メールの一例を示す説明図である。
会議の開催を参加者に通知するメールＭ１が送信された後に、会議の内容が変更されたときには、メールＭ１に対する返信メールとして参加者に変更内容が通知される。この返信メールには、新たな資料が追加されたり、参加者に中止連絡が行われたりする。図８に示す中止連絡メールの本文には、所定の表記に従って、Ｓ会議を中止することが記載されている。
【００７１】
この場合、通知情報解析部５２は、返信メールを解析してＳ会議の中止を抽出する。開催情報編集部５４は、通知情報解析部５２によって解析された開催情報に会議の中止案内が含まれる場合には、開催情報テーブルＤ２に保存されている開催情報に中止を示す情報を付加する。このとき、開催情報テーブルＤ２に格納されるＳ会議の中止フィールドにフラグが立てられる（後述する図１０では、Ｓ会議の中止が丸印で表現される）。このため、表示制御部５７は、参照した開催情報テーブルＤ２の開催情報に中止を示す情報が付加されていれば、表示部４２に会議が中止されたことを表示するよう制御する。
【００７２】
次に、各テーブルの構成例について、図９と図１０を参照して説明する。
図９は、アカウント情報テーブルＤ１、会議室情報テーブルＤ３の構成例を示す説明図である。
図１０は、開催情報テーブルＤ２の構成例を示す説明図である。
【００７３】
アカウント情報テーブルＤ１に格納されるレコードは、ユーザーＵ毎に特定の値を持つ。アカウント情報テーブルＤ１は、ＭＦＰアカウント、メールアドレス、ユーザーＩＤの各フィールドを持つ。
ＭＦＰアカウントフィールドには、画像形成装置２を使用するユーザーＵを一意に識別するためのＭＦＰアカウントが格納される。
メールアドレスフィールドには、ユーザーＵが使用可能なメールアドレスが格納される。
ユーザーＩＤフィールドには、ユーザーＵが持つＩＣカード等に記録され、ユーザーＵを一意に識別するためのユーザーＩＤが格納される。
このようにＭＦＰアカウント、メールアドレス、ユーザーＩＤは、ユーザーＵ毎に紐付けられている。
【００７４】
会議室情報テーブルＤ３は、会議が開催される会場に付属する設備に関する情報を保存する。会議室情報テーブルＤ３に格納されるレコードは、会議室毎に特定の値を持つ。会議室情報テーブルＤ３は、会議室名称、付属設備、地図の各フィールドを持つ。
会議室名称フィールドには、会議室の名称が格納される。
付属設備フィールドには、会議室に付属する設備（例えば、白板、プロジェクター、画像形成装置２等）の情報が格納される。
地図フィールドには、会議室の所在地を示す地図ファイルが格納される。
【００７５】
図１０に示す開催情報テーブルＤ２は、会議の開催情報と、会議で用いられる資料を保存する。開催情報テーブルＤ２の会議毎のレコードは、通知情報解析部５２によって解析されたメールＭ１の開催情報、アカウント変換部５３によって変換されたＭＦＰアカウント等を格納する。開催情報テーブルＤ２は、画像形成装置２がメールＭ１を受信する度に内容が更新される。
【００７６】
開催情報テーブルＤ２は、会議名称、開催日時、開催場所、必須参加者、任意参加者、資料、更新日時、印刷、印刷済、中止、不要、不参加の各フィールドを持つ。
会議名称フィールド、開催日時フィールド、開催場所フィールドには、それぞれ会議室の名称、会議の開催日時、会議の開催場所の情報が格納される。
必須参加者フィールド、任意参加者フィールドには、それぞれ会議の必須参加者、任意参加者のＭＦＰアカウントが格納される。
資料フィールドには、会議で使用される資料の情報が格納される。
更新日時フィールドには、各会議のレコードが最後に更新された日時が格納される。
印刷フィールドには、会議に使用される資料の印刷が必須又は任意のいずれであるかが格納される。
印刷済フィールドには、資料を印刷したユーザーＵのＭＦＰアカウントが格納される。
中止フィールドには、会議が中止となったことを示すフラグが格納される。
不要フィールドには、資料の印刷を不要と指示したユーザーＵのＭＦＰアカウントが格納される。
不参加フィールドには、会議に不参加を表明したユーザーＵのＭＦＰアカウントが格納される。
【００７７】
図１０の上側に示される更新前の開催情報テーブルＤ２には、Ｐ、Ｑ、Ｒ、Ｓ会議の内容を示す４つのレコードが格納されている。各レコードが開催情報テーブルＤ２に新規保存された日時が更新日時フィールドに格納される。
図１０の下側に示される更新後の開催情報テーブルＤ２は、更新前の開催情報テーブルＤ２から所定時間経過した後のレコードの状態を表している。各レコードの内容が更新された日時が更新日時フィールドに格納される。
【００７８】
更新後の開催情報テーブルＤ２より以下のことが分かる。
例えば、Ｐ会議のレコードでは、参加者Ｕ（Ａ）により資料Ｐ１の印刷不要が指示されている。また、主催者Ｕ（Ｅ）は、既に資料Ｐ１を印刷済であり、参加者Ｕ（Ｄ）により会議の不参加が表明されている。
Ｑ会議のレコードでは、新たな資料Ｑ２のレコードが追加されている。図１０では、更新前の資料Ｑ１を残すため、新たな資料Ｑ２のレコードが追加されているが、レコードを追加することなく更新前の資料Ｑ１が新たな資料Ｑ２に上書きされてもよい。また、参加者Ｕ（Ｂ）、（Ｃ）は、既に資料Ｐ２を印刷済である。
【００７９】
Ｒ会議のレコードでは、参加者Ｕ（Ｂ）により資料Ｒ１の印刷不要が指示され、参加者Ｕ（Ｂ）により会議の不参加が表明されている。また、参加者Ｕ（Ａ）により既に資料Ｒ１が印刷済である。
Ｓ会議のレコードでは、図中に丸印で示すように、中止フィールドのフラグがオンされたことにより、Ｓ会議が中止になっている。
【００８０】
図１１は、操作パネル５に表示される各画面の表示例を示すユーザー・インターフェイス図である。画像形成装置２にログインしたユーザーＵに提示される開催情報は、会議の日時、場所、参加者の参加が必須又は任意であるか等によって、必要に応じて段階的に詳細度を変えて提示される。以下に各画面の表示例について説明する。
【００８１】
図１１Ａは、簡易表示画面Ｗ１の表示例を示す。簡易表示画面Ｗ１は、現在日時から開催日時までの期間が所定期間以上である会議の開催情報を表示部４２に簡易表示する表示型式であり、ユーザーＵに開催情報の有無を簡易的に知らせるために用いられる。送信先がＣｃであるメールアドレスによって示されるユーザーＵが任意参加者である場合に、表示制御部５７は、ユーザーＵがログインした後、操作パネル５に簡易表示画面Ｗ１を表示する制御を行う。なお、表示制御部５７は、直近の会議が明日以降である場合には、操作パネル５のログイン後の初期画面として簡易表示画面Ｗ１を表示する制御を行う。
【００８２】
この簡易表示画面Ｗ１は、ユーザー名表示欄Ｗ２、開催情報表示欄Ｗ３、会議数表示ボタンＷ４、機能選択欄Ｗ５を備える。
ユーザー名表示欄Ｗ２は、画像形成装置２にログインしているユーザーＵのユーザー名を表示する。ここでは、ユーザー名とＭＦＰアカウントが同じ表記であるが、異なる表記であってもよい。
開催情報表示欄Ｗ３は、ユーザーＵが参加する会議の開催情報の有無を表示する。
【００８３】
会議数表示ボタンＷ４は、ユーザーＵが参加する会議の件数を表示する。例えば、参加者Ｕ（Ａ）であれば、図１０に示したようにＰ会議とＲ会議に必須参加するため、会議の件数は「２」と表示される。そして、参加者Ｕ（Ａ）が会議数表示ボタンＷ４を押すと、図１１Ｂに示す詳細表示画面Ｗ１０がポップアップ表示される。
機能選択欄Ｗ５は、ユーザーＵが資料を印刷する以外の一般操作（コピー、ファックス、スキャン、アプリケーション）を選択するための選択ボタンを表示する。
【００８４】
図１１Ｂは、詳細表示画面Ｗ１０の表示例を示す。詳細表示画面Ｗ１０は、現在日時から開催日時までの期間が所定期間未満である会議の開催情報を表示部４２に詳細表示する表示型式であり、ユーザーＵが参加可能な会議で使用される資料を印刷するために用いられる。詳細表示画面Ｗ１０は、簡易表示画面Ｗ１の上にポップアップ表示される。ユーザーＵは、詳細表示画面Ｗ１０を通じて、資料の印刷を行ったり、資料の印刷が不要であることを指示したりすることが可能である。メールアドレスの送信先が宛先であるユーザーＵは必須参加者であるので、表示制御部５７は、ユーザーＵがログインした後、操作パネル５に詳細表示画面Ｗ１０を直ちに表示する制御を行う。なお、表示制御部５７は、直近の会議が当日である場合には、操作パネル５に最初に詳細表示画面Ｗ１０を表示する制御を行う。なお、ユーザーＵが任意参加者である場合には、詳細表示画面Ｗ１０の表示は行われない。
【００８５】
詳細表示画面Ｗ１０は、開催情報有無表示欄Ｗ１１、開催情報表示欄Ｗ１２、会議室情報表示欄Ｗ１３、会議順番表示部Ｗ１４、印刷ボタンＷ１５、不要ボタンＷ１６、会議選択ボタンＷ１７、要否一覧ボタンＷ１８、閉じるボタンＷ１９を備える。
【００８６】
開催情報有無表示欄Ｗ１１は、ユーザーＵが参加可能な会議がある場合に、ユーザーＵが会議の必須参加者又は任意参加者のいずれであるかをユーザーＵに通知する。
開催情報表示欄Ｗ１２は、ユーザーＵが表示を選択した会議の会議名称、開催日時といった開催情報を表示する。
会議室情報表示欄Ｗ１３は、会議が開催される会議室の名称、プロジェクター又は画像形成装置２の設置有無、会議室の地図を表示する。プロジェクター又は画像形成装置２の設置有無は、会議室情報テーブルＤ３の付属設備フィールドから読出された情報に基づいて表示される。
会議順番表示部Ｗ１４は、詳細表示画面Ｗ１０に表示される開催情報が、ユーザーＵが参加する全ての会議の開催情報のうち、何番目に該当するかを表示する。
【００８７】
印刷ボタンＷ１５は、ユーザーＵが資料の印刷を指示するために用いられる。このとき、表示制御部５７は、会議室情報テーブルＤ３を参照して、開催情報に含まれる会場の付属設備に応じて、資料Ｐ１の印刷が任意又は必須であることを資料Ｐ１と共に表示部４２に表示する。このため、印刷ボタンＷ１５の隣には、ユーザーＵにとって資料の印刷が任意又は必須であることを示す情報が表示される。例えば、資料の印刷が任意である場合、又はプロジェクターが設置されている会議室で会議が行われる場合には、印刷ボタンＷ１５の隣に「任意」と表示される。一方、資料の印刷が必須である場合、又はプロジェクターが設置されていない会議室で会議が行われる場合には、印刷ボタンＷ１５の隣に「必須」と表示される。
【００８８】
不要ボタンＷ１６は、資料の印刷が任意であるときに、ユーザーＵが資料の印刷の要否を選択するために用いられる。ユーザーＵが不要ボタンＷ１６を押すと、画像形成装置２に対して、ユーザーＵは資料の印刷が不要である旨の指示を行うことができる。この指示により、開催情報テーブルＤ２の不要フィールドには、印刷不要の指示を行ったユーザーＵのＭＦＰアカウントが書き込まれる。
【００８９】
会議選択ボタンＷ１７は、ユーザーＵが参加可能な会議を選択するために用いられる。会議選択ボタンＷ１７には、「前の会議」と「次の会議」が選択可能に表示される。例えば、参加者Ｕ（Ａ）が参加可能な会議がＰ会議とＲ会議であって、操作パネル５にＰ会議の詳細情報が表示されていれば、参加者Ｕ（Ａ）が「次の会議」を選択するとＲ会議の詳細情報に更新して表示される。
要否一覧ボタンＷ１８は、図１１Ｃに示す印刷状況一覧画面Ｗ２０を表示するために用いられる。
閉じるボタンＷ１９は、詳細表示画面Ｗ１０を閉じるために用いられる。詳細表示画面Ｗ１０が閉じると、図１１Ａに示した簡易表示画面Ｗ１が表示される。
【００９０】
図１１Ｃは、印刷状況一覧画面Ｗ２０の表示例を示す。印刷状況一覧画面Ｗ２０は、資料を印刷済であるユーザーＵと、資料の印刷を不要と指示したユーザーＵを主催者Ｕ（Ｅ）が確認するために用いられる。この確認は、主催者Ｕ（Ｅ）だけでなく、参加者Ｕ（Ａ）〜Ｕ（Ｄ）が行えるようにしてもよい。そして、表示制御部５７は、開催情報テーブルＤ２を参照して、会議毎に資料Ｐ１の印刷状況を表示部４２に一覧表示する制御を行うことが可能である。
【００９１】
印刷状況一覧画面Ｗ２０は、開催情報表示欄Ｗ２１、会議順番表示部Ｗ２２、参加者表示欄Ｗ２３、不参加表示欄Ｗ２４、印刷済表示欄Ｗ２５、印刷要否表示欄Ｗ２６、会議選択ボタンＷ２７、閉じるボタンＷ２８を備える。
開催情報表示欄Ｗ２１は、会議の開催情報を表示するために用いられる。
会議順番表示部Ｗ２２は、印刷状況一覧画面Ｗ２０に表示される開催情報が、ユーザーＵが参加する全ての会議の開催情報のうち、何番目に該当するかを表示する。
【００９２】
参加者表示欄Ｗ２３は、会議の必須参加者と任意参加者のユーザー名を表示する。ここでも、ユーザー名とＭＦＰアカウントが同じ表記であるが、異なる表記であってもよい。
不参加表示欄Ｗ２４は、会議に不参加であることを表明したユーザーＵを表示する。例えば、Ｐ会議に不参加であることを表明した参加者Ｕ（Ｄ）の行には、「不参加」と表示される。
【００９３】
印刷済表示欄Ｗ２５は、既に資料を印刷したユーザーＵを表示する。例えば、資料Ｐ１を印刷した主催者Ｕ（Ｅ）の行には、「済み」と表示される。
印刷要否表示欄Ｗ２６は、ユーザーＵが指示した資料の印刷の要否を表示する。例えば、資料の印刷を不要と指示した参加者Ｕ（Ａ）の行には、「不要」と表示される。
会議選択ボタンＷ２７は、ユーザーＵが参加可能な会議を選択するために用いられる。
閉じるボタンＷ２８は、印刷状況一覧画面Ｗ２０を閉じるために用いられる。印刷状況一覧画面Ｗ２０が閉じると、図１１Ｂに示した詳細表示画面Ｗ１０が表示される。
【００９４】
次に、制御部３０の処理例について、図１２と図１３を参照して説明する。
図１２は、画像形成装置２がメールＭ１を受信したときの処理例を示すフローチャートである。
始めに、通知情報受信部５１は、主催者Ｕ（Ｅ）が送信したメールＭ１を受信する（Ｓ１）。次に、通知情報解析部５２は、メールＭ１を解析し（Ｓ２）、メールＭ１に会議の開催情報があるか否かを判定する（Ｓ３）。
【００９５】
通知情報解析部５２がメールＭ１に開催情報がないと判定した場合（Ｓ３のＮＯ）、メールＭ１は会議に関するものではない。このため、ユーザーＵが画像形成装置２にてメールＭ１を開き、ユーザーＵの操作により選択したメールＭ１の印刷することが可能である（Ｓ６）。その後、ステップＳ１に戻り、通知情報受信部５１が新たなメールＭ１を受信するまで待機する。
【００９６】
一方、通知情報解析部５２がメールＭ１に開催情報があると判定した場合（Ｓ３のＹＥＳ）、アカウント変換部５３は、アカウント情報テーブルＤ１を参照し、メールＭ１に含まれているメールアドレスをＭＦＰアカウントに変換する（Ｓ４）。そして、開催情報編集部５４は、開催情報テーブルＤ２に開催情報を保存する。既に同じ会議の開催情報が開催情報テーブルＤ２に保存されている場合、開催情報編集部５４は、今回の処理で受信したメールＭ１の開催情報に基づいて、開催情報テーブルＤ２のレコードを更新する（Ｓ５）。
【００９７】
図１３は、画像形成装置２にログインしたユーザーＵが資料の印刷を指示するときの処理例を示すフローチャートである。
ユーザーＵが画像形成装置２にログインした後、本処理が開始される。このとき、ログイン処理部５５は、アカウント情報テーブルＤ１を参照し、ユーザーＩＤ読取部４６がＩＣカード等から読み取ったユーザーＩＤに基づいてログイン処理を行う。
【００９８】
次に、開催情報検索部５６は、開催情報テーブルＤ２を参照し、ログインしたユーザーＵのＭＦＰアカウントが参加者として含まれる会議の開催情報を検索する（Ｓ１１）。そして、開催情報検索部５６は、ユーザーＵが参加する会議の開催情報が開催情報テーブルＤ２にあるか否かを判定する（Ｓ１２）。
【００９９】
開催情報検索部５６は、会議の開催情報がないと判定した場合（Ｓ１２のＮＯ）、画像形成装置２は通常処理を行った後（Ｓ１３）、本処理を終了する。この通常処理では、例えば、ユーザーＵが画像形成装置２に印刷要求を行った文書の画像形成処理等が行われる。
【０１００】
開催情報検索部５６は、会議の開催情報があると判定した場合（Ｓ１２のＹＥＳ）、表示制御部５７は、操作パネル５に表示する開催情報の表示型式を決定する（Ｓ１４）。この表示型式は、ユーザーＵが参加する会議の開催日が当日であれば詳細表示、当日以外であれば簡易表示として決定される。
なお、画像形成装置２が即時印刷状態である場合には、開催情報検索部５６が会議の開催情報があると判定した時点（Ｓ１２のＹＥＳ）で、操作パネル５に開催情報の表示がされることなく直ちに資料（後述する図１４を参照）の印刷が開始される。
【０１０１】
ステップＳ１４の後、表示制御部５７は、決定した表示型式が詳細表示であるか否かを判定する（Ｓ１５）。表示型式が詳細表示ではない場合（Ｓ１５のＮＯ）、表示制御部５７は、図１１Ａに示す簡易表示画面Ｗ１の表示データを作成し、操作パネル５に簡易表示画面Ｗ１を表示する（Ｓ１６）。その後、表示制御部５７は、ユーザーＵからの詳細表示画面Ｗ１０の表示指示が行われたか、すなわち簡易表示画面Ｗ１の会議数表示ボタンＷ４が押されることで、詳細表示の表示指示がされたか否かを判定する（Ｓ１７）。詳細表示の表示指示がされなかった場合（Ｓ１７のＮＯ）、本処理を終了する。一方、詳細表示の表示指示がされた場合（Ｓ１７のＹＥＳ）、ステップＳ１８に移る。
【０１０２】
ステップＳ１５にて表示型式が詳細表示である場合（Ｓ１５のＹＥＳ）、又はステップＳ１７にてユーザーＵからの詳細表示画面Ｗ１０の表示指示がされた場合（Ｓ１７のＹＥＳ）、表示制御部５７は、図１１Ｂに示す詳細表示画面Ｗ１０の表示データを作成し、操作パネル５に詳細表示画面Ｗ１０を表示する（Ｓ１８）。このとき、表示制御部５７は、会議室情報テーブルＤ３を参照し、詳細表示画面Ｗ１０に会議室情報を含めた表示データを作成する。
【０１０３】
次に、表示制御部５７は、詳細表示画面Ｗ１０を通じてユーザーＵが行う指示を判定する（Ｓ１９）。指示が閉じるボタンＷ１９の押下である場合、表示制御部５７は詳細表示画面Ｗ１０を閉じて、本処理を終了する。
【０１０４】
指示が印刷ボタンＷ１５の押下である場合、不図示の印刷画面にて印刷可能な資料が一覧表示されるため、ユーザーＵは資料を選択する（Ｓ２０）。次に、出力制御部５８は、現時点で会議が開催中であるか、又は開催間近（例えば、開始時間まで１０分以内）であるか否かを判定する（Ｓ２２）。会議が開催中、かつ開催間近ではない場合（Ｓ２２のＮＯ）、出力制御部５８は、通常の優先度で、資料の印刷を制御する（Ｓ２３）。
【０１０５】
一方、会議が開催中、又は開催間近である場合（Ｓ２２のＹＥＳ）、出力制御部５８は、高い優先度で、資料の印刷を制御する（Ｓ２４）。ステップＳ２３、Ｓ２４にて、画像形成用データ作成部５９は、資料の印刷ジョブに基づいて画像形成用データを作成し、画像形成部２０が画像形成用データに基づいて印刷処理を行った後、本処理を終了する。
【０１０６】
ここで、優先度とは、印刷ジョブの処理を実行する順番を意味する。通常の優先度であれば、待ち状態である他の印刷ジョブがあった場合には、他の印刷ジョブの実行が終了した後に、資料の印刷ジョブが実行される。一方、高い優先度であれば、待ち状態である他印刷ジョブの先頭又は途中に割り込んで、資料の印刷ジョブが実行される。
【０１０７】
ステップＳ１９にて、ユーザーＵが行う指示が会議選択ボタンＷ１７による会議選択指示であれば、表示制御部５７は、ユーザーＵによって選択された「前の会議」又は「次の会議」の詳細表示画面Ｗ１０に表示データを更新する（Ｓ２１）。その後、ステップＳ１８に戻り、表示制御部５７は、「前の会議」又は「次の会議」の詳細表示画面Ｗ１０を操作パネル５に表示する。
【０１０８】
図１４は、排紙トレイ２４から排紙された印刷物の例を示す説明図である。
例えば、参加者Ｕ（Ａ）が印刷を指示した資料Ｐ１は、排紙トレイ２４から排紙される。ここで、参加者Ｕ（Ａ）が資料Ｐ１を取得した後、時間が経過すると、いつどこで開催される会議に資料Ｐ１が用いられるのか分からなくなる場合がある。このため、出力制御部５８は、開催情報から抽出した会議の概要に対応する画像形成用データを、資料Ｐ１の画像形成用データの先頭に配置する。これにより、資料Ｐ１の前にＰ会議の開催情報の概要を示す先頭ページが追加される。この先頭ページには、例えば、Ｐ会議の開催日、開催時間、開催場所、資料有無、必須参加者、任意参加者、不参加等の情報の他、Ｐ会議の議題等が印刷される。このため、参加者Ｕ（Ａ）は、Ｐ会議の開催日時、開催場所等を確認して、資料Ｐ１を持参することが可能となる。
【０１０９】
以上説明した第１の実施の形態例では、例えば、主催者Ｕ（Ｅ）が参加者Ｕ（Ａ）〜Ｕ（Ｄ）に同報送信したメールＭ１の送信先に画像形成装置２のメールアドレスを加えることにより、画像形成装置２がメールＭ１を受信し、このメールＭ１に添付された資料を画像形成装置２に保存する。このため、主催者Ｕ（Ｅ）が、会議に用いられる資料と、会議に参加するユーザーＵとの紐付け作業を行う必要がない。
【０１１０】
また、画像形成装置２が即時印刷状態であれば、ユーザーＵが画像形成装置２にログインした際に、操作パネル５に開催情報が表示されることなく当日開催される会議で使用される資料の印刷が直ちに開始される。このため、ユーザーＵは、操作パネル５を操作しなくても、ユーザーＵが参加する会議の資料を得ることができる。
【０１１１】
また、画像形成装置２が通常状態であれば、ユーザーＵが画像形成装置２にログインした際に、ユーザーＵに関係する会議の資料が画像形成装置２によって自動的に印刷される。このため、ユーザーＵは、ＰＣ端末Ｔ２等を操作して、過去に受信したメールＭ１から開催情報が記載されたメールＭ１を検索したり、資料が添付されたメールＭ１を検索したりする手間が掛からない。
【０１１２】
また、画像形成装置２による自動印刷の機能をオフにしておけば、ユーザーＵが画像形成装置２にログインした際に、ユーザーＵが参加する会議の開催情報が操作パネル５に表示される。このため、ユーザーＵは、自身に関係する会議の開催情報を操作パネル５で確認することができる。
【０１１３】
また、ユーザーＵが画像形成装置２から資料を印刷する場合には、メールＭ１に添付された資料が既に画像形成装置２に保存されているので、画像形成装置２は保存した資料を印刷するだけでよい。このため、ユーザーＵが各自のＰＣ端末Ｔ２等から画像形成装置２に向けて資料を転送する必要がないため、ネットワークＮのトラフィックを低減することができる。また、ユーザーＵが画像形成装置２に資料を転送する操作を行わないため、画像形成装置２が資料の印刷を開始するまでの時間を低減することもできる。
【０１１４】
また、開催情報に基づいて、操作パネル５に表示される画面が変わる。例えば、会議の開始日時が明日以降、又はユーザーＵが任意参加者である場合には、簡易表示画面Ｗ１が表示される。一方、会議の開始日時が当日、又はユーザーＵが必須参加者である場合には、詳細表示画面Ｗ１０が表示される。また、詳細表示画面Ｗ１０には、開催情報の他、会議室の付属設備に関しても表示され、ユーザーＵに資料の印刷が任意又は必須であることが通知されるので、ユーザーＵは資料の印刷要否を判断しやすくなる。
【０１１５】
また、会議の開始時間が間近であれば、ユーザーＵが画像形成装置２にログインした際に、操作パネル５に画面を表示することなく、この会議の資料を印刷することができる。この場合、ユーザーＵは、操作パネル５に表示された画面から資料を探す必要がないため、速やかに印刷された資料を取得することができる。
【０１１６】
なお、開催情報編集部５４は、アカウント変換部５３によるＭＦＰアカウントへの変換を行うことなく、開催情報テーブルＤ２の必須参加者及び任意参加者のフィールドにメールＭ１のメールアドレスをそのまま格納してもよい。そして、ユーザーＵが画像形成装置２にログインしたときに、ユーザーＵが表示部４２に表示されたメールアドレスを選択することで、ログイン処理部５５がアカウント情報テーブルＤ１にメールアドレスとＭＦＰアカウントを紐付けて保存してもよい。これにより、ユーザーＵが次回以降に画像形成装置２にログインしたときには、開催情報検索部５６がアカウント情報テーブルＤ１を参照することで、ＭＦＰアカウントに紐付けられたメールアドレスに基づいて開催情報を直ちに検索することが可能となる。この場合、アカウント変換部５３によるメールアドレスをＭＦＰアカウントに変換する処理は不要となる。
【０１１７】
［第２の実施の形態例］
次に、本発明の第２の実施の形態例に係る画像形成システムについて説明する。
図１５は、画像形成システム１Ａの構成例を示すブロック図である。画像形成システム１Ａでは、新たに管理サーバＳＶがネットワークＮに接続されている。図１５では、紙面の都合から参加者Ｕ（Ｃ）、（Ｄ）を不図示とする。
【０１１８】
Ｐ会議の主催者Ｕ（Ｅ）が送信するメールＭ１の宛先は、参加者Ｕ（Ａ）、Ｕ（Ｂ）、Ｕ（Ｃ）、主催者Ｕ（Ｅ）であり、メールＭ１のＣｃは、参加者Ｕ（Ｄ）、管理サーバＳＶであるとする。このため、主催者Ｕ（Ｅ）が送信したメールＭ１は、参加者Ｕ（Ａ）〜Ｕ（Ｄ）、主催者Ｕ（Ｅ）、管理サーバＳＶによって受信される。なお、メールＭ１のＣｃではなく、宛先に管理サーバＳＶが含まれていてもよい。
【０１１９】
そして、管理サーバＳＶ（情報処理装置の一例）は、主催者Ｕ（Ｅ）から送信されたメールＭ１を解析して、メールＭ１から会議の開催情報と資料を取得した後、開催情報と資料を保存する。このため、管理サーバＳＶは、メールＭ１を保存する必要はないが、メールＭ１を保存する構成であってもよい。
【０１２０】
一方、画像形成装置２は、管理サーバＳＶに開催情報及び資料（図中にデータＦ１として示す）の取得を要求し、管理サーバＳＶが配信した開催情報及び資料を取得する。これにより、画像形成装置２は、操作パネル５に開催情報を表示したり、資料を印刷したりすることが可能となる。このため、画像形成装置２は、上述した第１の実施の形態例に係る通知情報受信部５１、通知情報解析部５２、アカウント変換部５３、開催情報編集部５４を備えない構成としてもよい。
【０１２１】
なお、画像形成装置２は、上述した第１の実施の形態例と同様に、通知情報受信部５１、通知情報解析部５２、アカウント変換部５３、開催情報編集部５４を備えることで、メールＭ１を解析して、メールＭ１から開催情報及び資料を取得して保存してもよい。この場合、画像形成装置２にユーザーＵがログインした際には、画像形成装置２が内部に保存している開催情報及び資料に基づいて、操作パネル５に開催情報を表示したり、資料を印刷したりする。
【０１２２】
図１６は、管理サーバＳＶの構成例を示すブロック図である。
始めに、管理サーバＳＶの構成例及び動作例について説明する。
管理サーバＳＶは、通知情報受信部６１、通知情報解析部６２、アカウント変換部６３、開催情報編集部６４、要求受信部６５、開催情報検索部６６、開催情報送信部６７を備える。また、管理サーバＳＶは、アカウント情報テーブルＤ１１、開催情報テーブルＤ１２、会議室情報テーブルＤ１３を備える。なお、管理サーバＳＶのハードウェア構成は、上述した図２に示したＰＣ端末Ｔ１と同様である。
【０１２３】
通知情報受信部６１、通知情報解析部６２、アカウント変換部６３、開催情報編集部６４、要求受信部６５、開催情報検索部６６、開催情報送信部６７は、管理サーバＳＶ内に設けられたＣＰＵ、ＲＡＭ、ＲＯＭによって機能が実現される。
また、アカウント情報テーブルＤ１１、開催情報テーブルＤ１２、会議室情報テーブルＤ１３は、管理サーバＳＶ内に設けられたＨＤＤ内に構築される。アカウント情報テーブルＤ１１、開催情報テーブルＤ１２、会議室情報テーブルＤ１３の構成は、第１の実施の形態例に係るアカウント情報テーブルＤ１、開催情報テーブルＤ２、会議室情報テーブルＤ３と同様である。
【０１２４】
通知情報受信部６１は、主催者Ｕ（Ｅ）から会議に参加する受信者及び管理サーバＳＶに同報送信されたメールＭ１を受信する。
通知情報解析部６２は、通知情報受信部６１が受信したメールＭ１を解析し、メールＭ１から開催情報を抽出する。
アカウント変換部６３は、アカウント情報テーブルＤ１１を参照し、通知情報解析部６２が解析したメールＭ１の受信者のメールアドレスを、画像形成装置２を使用可能なユーザーＵ毎に割り当てられるＭＦＰアカウントに変換する。
開催情報編集部６４は、メールＭ１の受信者のメールアドレスに紐付けて開催情報を開催情報テーブルＤ１２に保存する。
このように通知情報受信部６１、通知情報解析部６２、アカウント変換部６３、開催情報編集部６４の機能は、上述した第１の実施の形態例に係る通知情報受信部５１、通知情報解析部５２、アカウント変換部５３、開催情報編集部５４と同様である。
【０１２５】
要求受信部６５は、画像形成装置２にログインしたユーザーＵが参加する会議の開催情報及び資料の取得要求を受信する。この取得要求には、画像形成装置２にログインしたユーザーＵのＭＦＰアカウントが含まれている。
開催情報検索部６６は、要求受信部６５が受信した取得要求に基づいて、開催情報テーブルＤ１２からユーザーＵのＭＦＰアカウントが含まれる会議の開催情報及び資料を検索する。また、開催情報検索部６６は、検索した会議の開催情報に基づいて会議室情報テーブルＤ１３を参照し、資料の印刷が必須又は任意であることを判定する。
開催情報送信部６７は、開催情報検索部６６が検索した開催情報及び資料を画像形成装置２に送信する。
【０１２６】
次に、画像形成装置２の動作例について、図５と図１６を参照して説明する。
ユーザーＵが画像形成装置２にログインすると、開催情報検索部５６が、ログインしたユーザーＵが参加する会議の開催情報及び資料を開催情報テーブルＤ２から検索する。開催情報テーブルＤ２に開催情報が保存されていない場合、開催情報検索部５６は、管理サーバＳＶに対して、開催情報及び資料の取得要求を送信する。
【０１２７】
管理サーバＳＶの要求受信部６５が画像形成装置２から開催情報及び資料の取得要求を受信すると、開催情報検索部６６がユーザーＵのＭＦＰアカウントに基づいて開催情報テーブルＤ１２から開催情報及び資料を検索する。そして、開催情報送信部６７は、検索した開催情報及び資料を画像形成装置２に送信する。
【０１２８】
画像形成装置２の開催情報検索部５６は、管理サーバＳＶから開催情報及び資料を受信する。このため、表示制御部５７は、開催情報を操作パネル５に表示したり、ユーザーＵからの印刷指示を受け取ったりすることができる。以降の出力制御部５８、画像形成用データ作成部５９、画像形成部２０の処理は、上述した第１の実施の形態例に係る各処理と同じである。
【０１２９】
以上説明した第２の実施の形態例では、管理サーバＳＶが受信したメールＭ１に基づいて、開催情報及び資料を保存し、画像形成装置２から取得要求を受信したときに、この画像形成装置２に対して、ログインしたユーザーＵが参加する会議の開催情報及び資料を送信する。このため、ユーザーＵは、任意の画像形成装置２から資料を印刷したり、会議の開催情報を確認したりすることが可能である。
【０１３０】
また、管理サーバＳＶがメールＭ１を解析して、メールＭ１から開催情報及び資料を事前に取得するため、メールＭ１の送信先に含まれていない画像形成装置２であっても、管理サーバＳＶから開催情報及び資料を受信することができる。このため、画像形成装置２がメールＭ１から開催情報及び資料を取得する処理を行わなくてよく、画像形成装置２の処理負荷を抑えることができる。
【０１３１】
また、会議の開催を示す所定の表記に従って記述されたメールＭ１であれば、管理サーバＳＶに全てのメールＭ１が送信されるようにしておけば、メールＭ１の送信先に画像形成装置２を含めなくてもよい。この場合においても、ユーザーＵがログインした任意の画像形成装置２は、管理サーバＳＶから開催情報及び資料を受信することが可能となる。
【０１３２】
また、管理サーバＳＶは、上述した第１の実施の形態例にて説明した画像形成装置２が備えるログイン認証、開催情報検索、表示制御、出力制御の機能を備えてもよい。これにより、管理サーバＳＶは、画像形成装置２が読み取ったユーザーＵのユーザーＩＤを画像形成装置２から受信し、アカウント情報テーブルＤ１１を参照することで、画像形成装置２にログインしたユーザーのログイン認証を行うことができる。また、管理サーバＳＶは、ログイン認証されたユーザーＵが参加可能な会議の開催情報を開催情報テーブルＤ１２から検索し、開催情報及び資料を画像形成装置２に送信することができる。このとき、管理サーバＳＶは、会議室情報テーブルＤ１３を参照して会議室情報を画像形成装置２に送信することもできる。また、管理サーバＳＶは、画像形成装置２に対して、操作パネル５に所定の表示型式で開催情報を表示する指示を送信することができる。さらに、管理サーバＳＶは、操作パネル５に表示された各種画面を通じて行われた操作入力の内容を画像形成装置２から受信することで、画像形成装置２に資料の印刷指示を送信したり、会議の開催情報を示す先頭ページを追加する指示を送信したりすることもできる。
【０１３３】
なお、本発明は上述した実施の形態例に限られるものではなく、特許請求の範囲に記載した本発明の要旨を逸脱しない限りその他種々の応用例、変形例を取り得ることは勿論である。
例えば、上述した実施の形態例は本発明を分かりやすく説明するために装置及びシステムの構成を詳細かつ具体的に説明したものであり、必ずしも説明した全ての構成を備えるものに限定されない。また、ここで説明した実施の形態例の構成の一部を他の実施の形態例の構成に置き換えることは可能であり、さらにはある実施の形態例の構成に他の実施の形態例の構成を加えることも可能である。また、各実施の形態例の構成の一部について、他の構成の追加、削除、置換をすることも可能である。
また、制御線や情報線は説明上必要と考えられるものを示しており、製品上必ずしも全ての制御線や情報線を示しているとは限らない。実際には殆ど全ての構成が相互に接続されていると考えてもよい。
【符号の説明】
【０１３４】
１…画像形成システム、２…画像形成装置、３…画像形成装置本体、５…操作パネル、２０…画像形成部、３０…制御部、４１…操作部、４２…表示部、４６…ユーザーＩＤ読取部、５１…通知情報受信部、５２…通知情報解析部、５３…アカウント変換部、５４…開催情報編集部、５５…ログイン処理部、５６…開催情報検索部、５７…表示制御部、５８…出力制御部、５９…画像形成用データ作成部、Ｄ１…アカウント情報テーブル、Ｄ２…開催情報テーブル、Ｄ３…会議室情報テーブル
【図１】
0006589694.tif 000002
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
0006589694.tif 000006
【図６】
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【図７】
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【図８】
0006589694.tif 000009
【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
0006589694.tif 000013
【図１３】
0006589694.tif 000014
【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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