(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書と文書集合の関連付けを示す情報を用いて、対象としている文書が属している文書集合を取得する取得手段と、
文書集合の状態遷移の条件と状態遷移後の処理を定義した情報を用いて、前記取得手段によって取得された文書集合が満たしている条件の状態遷移にしたがって、該文書集合内の文書の状態を遷移させる遷移手段と、
文書毎の状態と該文書のアクセス権を定義した情報を用いて、前記遷移した状態に対応するアクセス権を、前記文書集合内の文書に設定する設定手段
を有する情報処理装置。
【請求項２】
前記遷移手段は、文書集合の状態遷移の条件と該文書集合以外の文書集合の状態遷移後の処理を定義した情報を用いて、前記取得手段によって取得された文書集合が満たしている条件の状態遷移にしたがって、該文書集合内の文書の状態を遷移させ、該文書集合以外の文書集合の状態を遷移させる、
請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記遷移手段は、前記文書集合の状態遷移の条件と該文書集合内の文書毎に状態遷移後の処理を定義した情報を用いて、前記文書集合が満たしている条件の状態遷移にしたがって、該文書集合内の文書毎の状態を遷移させる、
請求項１又は２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
コンピュータを、
文書と文書集合の関連付けを示す情報を用いて、対象としている文書が属している文書集合を取得する取得手段と、
文書集合の状態遷移の条件と状態遷移後の処理を定義した情報を用いて、前記取得手段によって取得された文書集合が満たしている条件の状態遷移にしたがって、該文書集合内の文書の状態を遷移させる遷移手段と、
文書毎の状態と該文書のアクセス権を定義した情報を用いて、前記遷移した状態に対応するアクセス権を、前記文書集合内の文書に設定する設定手段
として機能させるための情報処理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置及び情報処理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
特許文献１には、文書のライフサイクル間の関係を管理することを課題とし、ライフサイクル定義ＤＢは、文書が取り得る複数の状態と文書の状態遷移の条件とを定義するライフサイクル定義を記憶し、文書管理装置のライフサイクル定義処理部の生成登録部は、ライフサイクル定義ＤＢ中の指定されたライフサイクル定義における複数の状態のうち少なくとも１つについて、当該状態に含まれる複数の下位状態を定義する情報と、これらの複数の下位状態の状態遷移条件を表す情報と、を生成し、さらに、生成登録部は、指定されたライフサイクル定義に含まれる情報とともに生成した下位状態に関する情報を含む新たなライフサイクル定義を生成し、指定されたライフサイクル定義の下位ライフサイクル定義としてライフサイクル定義ＤＢに登録することが開示されている。
【０００３】
特許文献２には、管理対象文書を、公開先として指定した組織とともに、閲覧が必要な関連組織にも効率的に設定するための文書管理システム及び文書管理方法を提供することを課題とし、文書管理システムの制御部は、ユーザー端末から文書登録依頼を受信すると、管理対象文書、公開先の登録処理を実行し、制御部は、登録した管理対象文書に対して公開制限フラグが関連付けられている場合には、上位組織及び公開先の特定処理を実行し、関連公開先の登録処理を実行し、文書管理システムの制御部は、インデックスの登録処理において、公開制限する管理対象文書については、公開組織コード及び公開等級コードを、インデックスレコードに含めて記録し、制御部は、検索条件の組織識別子と、検索条件のキーワードとが記録されたインデックスレコードを抽出することにより、検索処理を実行することが開示されている。
【０００４】
特許文献３には、ひとつの文書に対して、文書と文書アクセス要求者との関係に基づく異なる種類のアクセス権を自動的に設定することを課題とし、文書の種別、権限保有者グループ、文書アクセス要求者所属のグループ及び当該文書アクセス要求者に対して付与する重みを含む権利関係情報を記憶するグループ関係情報記憶部と、文書種別、文書状態、文書アクセス要求者に対して設定されるべきアクセス権の種別及び当該アクセス権を設定するための重み条件を含むアクセス権情報を記憶するアクセス権情報記憶部とを有し、アクセス権判定部は、文書のアクセス要求に対し、当該文書の権限保有グループ及び文書アクセス要求者（関連グループ）に基づき当該文書アクセス要求者に付与する重みを特定し、その特定した重み、アクセス要求された文書の状態及び当該文書の種別に基づき当該文書アクセス要求者に設定すべきアクセス権の種類を特定することが開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２０１０−０６１３４５号公報
【特許文献２】特開２０１２−１８５７８０号公報
【特許文献３】特開２０１０−０２０４１９号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
文書のアクセス権を管理する場合にあって、例えば、特許文献３に記載の技術では、ひとつの文書に対して、文書と文書アクセス要求者との関係に基づく異なる種類のアクセス権を自動的に設定するようにしている。
しかし、業務で扱う文書は複数ある場合が一般的であり、その業務で扱う文書の集合として扱いたい場合であっても、個々の文書のアクセス権の設定が必要である。
そこで、本発明は、ひとつの文書に対して、文書と文書アクセス要求者との関係に基づく異なる種類のアクセス権を自動的に設定する技術と比較して、文書集合の遷移にしたがって、その文書集合に含まれている文書のアクセス権をまとめて設定するようにした情報処理装置及び情報処理プログラムを提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
かかる目的を達成するための本発明の要旨とするところは、次の各項の発明に存する。
請求項１の発明は、文書と文書集合の関連付けを示す情報を用いて、対象としている文書が属している文書集合を取得する取得手段と、文書集合の状態遷移の条件と状態遷移後の処理を定義した情報を用いて、前記取得手段によって取得された文書集合が満たしている条件の状態遷移にしたがって、該文書集合内の文書の状態を遷移させる遷移手段と、文書毎の状態と該文書のアクセス権を定義した情報を用いて、前記遷移した状態に対応するアクセス権を、前記文書集合内の文書に設定する設定手段を有する情報処理装置である。
【０００８】
請求項２の発明は、前記遷移手段は、文書集合の状態遷移の条件と該文書集合以外の文書集合の状態遷移後の処理を定義した情報を用いて、前記取得手段によって取得された文書集合が満たしている条件の状態遷移にしたがって、該文書集合内の文書の状態を遷移させ、該文書集合以外の文書集合の状態を遷移させる、請求項１に記載の情報処理装置である。
【０００９】
請求項３の発明は、前記遷移手段は、前記文書集合の状態遷移の条件と該文書集合内の文書毎に状態遷移後の処理を定義した情報を用いて、前記文書集合が満たしている条件の状態遷移にしたがって、該文書集合内の文書毎の状態を遷移させる、請求項１又は２に記載の情報処理装置である。
【００１０】
請求項４の発明は、コンピュータを、文書と文書集合の関連付けを示す情報を用いて、対象としている文書が属している文書集合を取得する取得手段と、文書集合の状態遷移の条件と状態遷移後の処理を定義した情報を用いて、前記取得手段によって取得された文書集合が満たしている条件の状態遷移にしたがって、該文書集合内の文書の状態を遷移させる遷移手段と、文書毎の状態と該文書のアクセス権を定義した情報を用いて、前記遷移した状態に対応するアクセス権を、前記文書集合内の文書に設定する設定手段として機能させるための情報処理プログラムである。
【発明の効果】
【００１１】
請求項１の情報処理装置によれば、ひとつの文書に対して、文書と文書アクセス要求者との関係に基づく異なる種類のアクセス権を自動的に設定する技術と比較して、文書集合の遷移にしたがって、その文書集合に含まれている文書のアクセス権をまとめて設定することができる。
【００１２】
請求項２の情報処理装置によれば、文書集合の状態遷移の条件を満たした場合、その文書集合以外の文書集合の状態を遷移させることができる。
【００１３】
請求項３の情報処理装置によれば、文書集合の状態遷移の条件を満たした場合、その文書集合内の文書毎の状態を遷移させることができる。
【００１４】
請求項４の情報処理プログラムによれば、ひとつの文書に対して、文書と文書アクセス要求者との関係に基づく異なる種類のアクセス権を自動的に設定する技術と比較して、文書集合の遷移にしたがって、その文書集合に含まれている文書のアクセス権をまとめて設定することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１５】
【図１】本実施の形態の構成例についての概念的なモジュール構成図である。
【図２】本実施の形態を利用したシステム構成例を示す説明図である。
【図３】ユーザー情報テーブルのデータ構造例を示す説明図である。
【図４】文書保管テーブルのデータ構造例を示す説明図である。
【図５】文書状態保管テーブルのデータ構造例を示す説明図である。
【図６】文書集合定義テーブルのデータ構造例を示す説明図である。
【図７】文書状態定義テーブルのデータ構造例を示す説明図である。
【図８】文書集合の構造例を示す説明図である。
【図９】本実施の形態による処理例を示すフローチャートである。
【図１０】本実施の形態で対象とする業務の流れの例を示す説明図である。
【図１１】本実施の形態による処理例を示す説明図である。
【図１２】本実施の形態による処理例を示す説明図である。
【図１３】本実施の形態による処理例を示す説明図である。
【図１４】文書集合定義テーブルのデータ構造例を示す説明図である。
【図１５】文書状態定義テーブルのデータ構造例を示す説明図である。
【図１６】文書集合定義テーブルのデータ構造例を示す説明図である。
【図１７】文書状態定義テーブルのデータ構造例を示す説明図である。
【図１８】本実施の形態を実現するコンピュータのハードウェア構成例を示すブロック図である。
【発明を実施するための形態】
【００１６】
以下、図面に基づき本発明を実現するにあたっての好適な一実施の形態の例を説明する。
図１は、本実施の形態の構成例についての概念的なモジュール構成図を示している。
なお、モジュールとは、一般的に論理的に分離可能なソフトウェア（コンピュータ・プログラム）、ハードウェア等の部品を指す。したがって、本実施の形態におけるモジュールはコンピュータ・プログラムにおけるモジュールのことだけでなく、ハードウェア構成におけるモジュールも指す。それゆえ、本実施の形態は、それらのモジュールとして機能させるためのコンピュータ・プログラム（コンピュータにそれぞれの手順を実行させるためのプログラム、コンピュータをそれぞれの手段として機能させるためのプログラム、コンピュータにそれぞれの機能を実現させるためのプログラム）、システム及び方法の説明をも兼ねている。ただし、説明の都合上、「記憶する」、「記憶させる」、これらと同等の文言を用いるが、これらの文言は、実施の形態がコンピュータ・プログラムの場合は、記憶装置に記憶させる、又は記憶装置に記憶させるように制御するという意味である。また、モジュールは機能に一対一に対応していてもよいが、実装においては、１モジュールを１プログラムで構成してもよいし、複数モジュールを１プログラムで構成してもよく、逆に１モジュールを複数プログラムで構成してもよい。また、複数モジュールは１コンピュータによって実行されてもよいし、分散又は並列環境におけるコンピュータによって１モジュールが複数コンピュータで実行されてもよい。なお、１つのモジュールに他のモジュールが含まれていてもよい。また、以下、「接続」とは物理的な接続の他、論理的な接続（データの授受、指示、データ間の参照関係等）の場合にも用いる。「予め定められた」とは、対象としている処理の前に定まっていることをいい、本実施の形態による処理が始まる前はもちろんのこと、本実施の形態による処理が始まった後であっても、対象としている処理の前であれば、そのときの状況・状態に応じて、又はそれまでの状況・状態に応じて定まることの意を含めて用いる。「予め定められた値」が複数ある場合は、それぞれ異なった値であってもよいし、２以上の値（もちろんのことながら、全ての値も含む）が同じであってもよい。また、「Ａである場合、Ｂをする」という意味を有する記載は、「Ａであるか否かを判断し、Ａであると判断した場合はＢをする」の意味で用いる。ただし、Ａであるか否かの判断が不要である場合を除く。
また、システム又は装置とは、複数のコンピュータ、ハードウェア、装置等がネットワーク（一対一対応の通信接続を含む）等の通信手段で接続されて構成されるほか、１つのコンピュータ、ハードウェア、装置等によって実現される場合も含まれる。「装置」と「システム」とは、互いに同義の用語として用いる。もちろんのことながら、「システム」には、人為的な取り決めである社会的な「仕組み」（社会システム）にすぎないものは含まない。
また、各モジュールによる処理毎に又はモジュール内で複数の処理を行う場合はその処理毎に、対象となる情報を記憶装置から読み込み、その処理を行った後に、処理結果を記憶装置に書き出すものである。したがって、処理前の記憶装置からの読み込み、処理後の記憶装置への書き出しについては、説明を省略する場合がある。なお、ここでの記憶装置としては、ハードディスク、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）、外部記憶媒体、通信回線を介した記憶装置、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）内のレジスタ等を含んでいてもよい。
【００１７】
本実施の形態である情報処理装置１００は、文書のアクセス権を管理するものであって、図１の例に示すように、文書集合定義処理モジュール１０５、文書処理モジュール１２０、文書集合処理モジュール１３０を有している。特に、複数の文書に対して、アクセス権を設定することに用いられるものである。なお、情報処理装置１００は、文書情報記憶装置１５０を含んで構成してもよい。
例えば、貿易業務は多くの社内外の担当者が業務に関与し、手続きや申請作業などを実施する。業務量が増加することによって、情報伝達の遅れや作業の見落としにより遅延が発生したり、関与者が多く情報が漏洩したりといったリスクが存在する。
情報漏洩の防止という観点から、多くの関与者が利用する共通のシステム（例えば、文書管理システム）においては、利用対象となるコンテンツ（例えば、電子文書ファイル）に適切なアクセス権を設定する必要があり、アクセス権の付与、変更は柔軟に対応できることが望まれている。
貿易業務においては、業務量（文書量）が多く、さらに業務に関与するユーザーも多いため、システム管理者への負担が過大となることが想定される。
情報処理装置１００は、業務の状況に応じて、文書のアクセス権の制御を行う技術に関する。
なお、文書（以下、文書情報ともいう）とは、主にテキストデータ、場合によっては図形、画像、動画、音声等の電子データ（ファイルとも言われる）、又はこれらの組み合わせであり、記憶、編集及び検索等の対象となり、システム又は利用者間で個別の単位として交換できるものをいい、これらに類似するものを含む。具体的には、文書作成プログラムによって作成された文書、Ｗｅｂページ等を含む。また、文書の内容として、業務に用いられるものであればよく、例えば、前述した貿易業務に用いるものであってもよい。
【００１８】
文書集合定義処理モジュール１０５は、生成登録モジュール１１０、変更モジュール１１５を有しており、文書情報記憶装置１５０の文書集合情報管理モジュール１６０、ユーザー端末２１０Ａと接続されている。文書集合定義処理モジュール１０５は、ユーザーの操作に対応するユーザー端末２１０Ａからの参照要求（文書集合定義処理要求等）１９６に応じて、文書集合情報管理モジュール１６０内のユーザー情報と文書状態定義と文書集合定義と文書集合関連付け定義の生成登録、変更等を実施する。
生成登録モジュール１１０は、ユーザー端末２１０Ａからの指示にしたがって、文書集合情報管理モジュール１６０内の情報を生成、登録する。
変更モジュール１１５は、ユーザー端末２１０Ａからの指示にしたがって、文書集合情報管理モジュール１６０内の情報を変更する。
【００１９】
文書処理モジュール１２０は、文書集合制御モジュール１２５を有しており、文書情報記憶装置１５０の文書保管モジュール１５５、ユーザー端末２１０Ｂと接続されている。文書処理モジュール１２０は、ユーザーの操作に対応するユーザー端末２１０Ｂからの参照要求（文書登録や閲覧等）１９８に応じて、文書の登録処理、参照処理等を行う。
文書集合制御モジュール１２５は、文書情報記憶装置１５０の文書集合情報管理モジュール１６０と接続されている。文書集合制御モジュール１２５は、ユーザーからの参照要求（文書登録や閲覧等）１９８に対する可否を評価する。つまり、対象となっている文書に対して、そのユーザーが行おうとしている操作は、文書のアクセス権に応じて許可されているか否かを判断する。許可されている場合は、その処理を行う。許可されていない場合は、警告を表示する。また、その警告の表示は、その操作を行おうとしているユーザーに対して行うことの他に、その文書についてのアクセス権を有しているユーザーに対して行うようにしてもよい。
【００２０】
文書集合処理モジュール１３０は、文書集合評価モジュール１３５、文書情報検出モジュール１４０を有しており、文書情報記憶装置１５０の文書保管モジュール１５５、文書集合情報管理モジュール１６０と接続されている。文書集合処理モジュール１３０は、文書保管モジュール１５５の文書情報に基づき、文書及び文書集合の状態を評価する。
文書情報検出モジュール１４０は、文書保管モジュール１５５の文書情報を検出する。
【００２１】
文書集合評価モジュール１３５は、文書集合情報管理モジュール１６０内の文書集合定義に基づき、文書情報検出モジュール１４０によって検出された文書情報の状態を制御する。
具体的には、文書集合評価モジュール１３５は、文書集合関連付け定義記憶モジュール１９０に記憶されている情報を用いて、対象としている文書（文書情報検出モジュール１４０によって検出された文書）が属している文書集合を取得する。
そして、文書集合定義記憶モジュール１８５に記憶されている情報を用いて、取得した文書集合が満たしている条件の状態遷移にしたがって、その文書集合内の文書の状態を遷移させる。なお、文書集合の状態の遷移は、業務の遷移に対応付けて定義されている。
次に、文書状態定義記憶モジュール１８０に記憶されている情報を用いて、遷移した状態に対応するアクセス権を、対象としている文書集合内の文書に設定する。
また、文書集合評価モジュール１３５は、文書集合定義記憶モジュール１８５に記憶されている情報を用いて、取得した文書集合（Ａ）が満たしている条件の状態遷移にしたがって、その文書集合（Ａ）内の文書の状態を遷移させ、その文書集合（Ａ）以外の文書集合（Ｂ）の状態を遷移させるようにしてもよい。
また、文書集合評価モジュール１３５は、文書集合定義記憶モジュール１８５に記憶されている情報を用いて、文書集合が満たしている条件の状態遷移にしたがって、その文書集合内の文書毎の状態を遷移させるようにしてもよい。
【００２２】
文書情報記憶装置１５０は、文書保管モジュール１５５、文書集合情報管理モジュール１６０、ユーザー情報保管モジュール１６５、文書状態保管モジュール１７０、文書集合保管モジュール１７５、文書状態定義記憶モジュール１８０、文書集合定義記憶モジュール１８５、文書集合関連付け定義記憶モジュール１９０を有している。
文書保管モジュール１５５は、情報処理装置１００の文書処理モジュール１２０、文書集合処理モジュール１３０からアクセスされる。文書保管モジュール１５５は、文書情報を保管する。後述する図１１の例に示すように、階層構造を有しているフォルダに文書を記憶する。ユーザー端末２１０Ｂからの指示によって、文書処理モジュール１２０が、フォルダ内に文書を保管すると、文書情報検出モジュール１４０が検知して、文書集合評価モジュール１３５による処理が開始される。文書保管モジュール１５５は、例えば、文書保管テーブル４００を記憶している。図４は、文書保管テーブル４００のデータ構造例を示す説明図である。文書保管テーブル４００は、文書ＩＤ欄４１０、文書名欄４２０、ＵＲＬ欄４３０を有している。文書ＩＤ欄４１０は、文書を、本実施の形態において一意に識別するための情報（文書ＩＤ：ＩＤｅｎｔｉｆｉｃａｔｉｏｎ）を記憶している。文書名欄４２０は、その文書ＩＤの文書の文書名を記憶している。ＵＲＬ欄４３０は、その文書ＩＤの文書が格納されている場所を示すＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ  Ｒｅｓｏｕｒｃｅ  Ｌｏｃａｔｏｒ）を記憶している。このＵＲＬは、階層構造であるフォルダをも示している。
【００２３】
文書集合情報管理モジュール１６０は、ユーザー情報保管モジュール１６５、文書状態保管モジュール１７０、文書集合保管モジュール１７５を含んでおり、情報処理装置１００の文書集合定義処理モジュール１０５、文書集合制御モジュール１２５、文書集合処理モジュール１３０からアクセスされる。文書集合情報管理モジュール１６０は、ユーザー情報保管モジュール１６５、文書状態保管モジュール１７０、文書集合保管モジュール１７５内の情報、状態を管理する。
【００２４】
ユーザー情報保管モジュール１６５は、文書集合情報管理モジュール１６０に含まれている。ユーザー情報保管モジュール１６５は、ユーザーや組織情報を保管する。ユーザー情報保管モジュール１６５は、例えば、ユーザー情報テーブル３００を記憶している。図３は、ユーザー情報テーブル３００のデータ構造例を示す説明図である。ユーザー情報テーブル３００は、ユーザーＩＤ欄３１０、名前欄３２０、所属組織欄３３０、役職欄３４０を有している。ユーザーＩＤ欄３１０は、ユーザーを、本実施の形態において一意に識別するための情報（ユーザーＩＤ）を記憶している。名前欄３２０は、そのユーザーＩＤのユーザーの名前を記憶している。所属組織欄３３０は、そのユーザーが所属している組織を記憶している。役職欄３４０は、そのユーザーの役職を記憶している。
【００２５】
文書状態保管モジュール１７０は、文書集合情報管理モジュール１６０に含まれている。文書状態保管モジュール１７０は、文書保管モジュール１５５で管理されている文書の状態とアクセス権情報を保管する。文書状態保管モジュール１７０は、例えば、文書状態保管テーブル５００を記憶している。図５は、文書状態保管テーブル５００のデータ構造例を示す説明図である。文書状態保管テーブル５００は、文書ＩＤ欄５１０、状態欄５２０、アクセス権欄５３０を有している。文書ＩＤ欄５１０は、文書ＩＤを記憶している。状態欄５２０は、その文書ＩＤの文書の状態を記憶している。アクセス権欄５３０は、その文書ＩＤの文書に付与されているアクセス権を記憶している。例えば、図５に示すように、ユーザーＩＤとともに、そのユーザーＩＤのユーザーに認められているアクセス権（参照権、操作権等）が設定されている。
【００２６】
文書集合保管モジュール１７５は、文書集合情報管理モジュール１６０に含まれており、文書状態定義記憶モジュール１８０、文書集合定義記憶モジュール１８５、文書集合関連付け定義記憶モジュール１９０を含んでいる。
【００２７】
文書状態定義記憶モジュール１８０は、文書集合保管モジュール１７５に含まれている。文書状態定義記憶モジュール１８０は、文書毎の状態とその文書のアクセス権を定義した情報を記憶している。文書状態定義記憶モジュール１８０は、例えば、文書状態定義テーブル７００を記憶している。図７は、文書状態定義テーブル７００のデータ構造例を示す説明図である。文書状態定義テーブル７００は、文書名欄７１０、状態欄７２０、アクセス権欄７３０を有している。文書名欄７１０は、文書名を記憶している。状態欄７２０は、その文書の状態を記憶している。アクセス権欄７３０は、その文書がその状態に遷移した場合に行う、アクセス権の設定処理の内容を記憶している。後述する図６の例に示す文書集合定義テーブル６００の状態遷移後の処理欄６５０の処理を行った結果、その文書の状態にしたがって、アクセス権欄７３０に定めているアクセス権の設定処理を行う。
図７の例に示す文書状態定義テーブル７００では、文書Ａが状態「公開終了」に遷移した場合は、その文書Ａについて、アクセス権管理として「○○グループの全ユーザーの操作権限を削除」する処理を行う。文書Ａが状態「非公開」に遷移した場合は、その文書Ａについて、アクセス権管理として「文書登録者に参照権／編集権を設定、○○グループの全ユーザーの操作権限を削除」する処理を行う。文書Ａが状態「公開」に遷移した場合は、その文書Ａについて、アクセス権管理として「○○グループの全ユーザーに参照権を設定」する処理を行う。文書Ａが状態「作成中」に遷移した場合は、その文書Ａについて、アクセス権管理として「文書登録者に参照権／編集権を設定」する処理を行う。
また、文書Ｂが状態「承認済」に遷移した場合は、その文書Ｂについて、アクセス権管理として「文書登録者の操作権限を削除、承認担当者に参照権を設定」する処理を行う。文書Ｂが状態「差戻し」に遷移した場合は、その文書Ｂについて、アクセス権管理として「文書登録者に参照権／編集権を設定、承認担当者に参照権を設定」する処理を行う。文書Ｂが状態「公開」に遷移した場合は、その文書Ｂについて、アクセス権管理として「文書登録者と承認担当者に参照権を設定」する処理を行う。文書Ｂが状態「作成中」に遷移した場合は、その文書Ｂについて、アクセス権管理として「文書登録者に参照権／編集権を設定」する処理を行う。
また、文書Ｃが状態「公開終了」に遷移した場合は、その文書Ｃについて、アクセス権管理として「文書登録者の操作権限を削除」する処理を行う。文書Ｃが状態「公開」に遷移した場合は、その文書Ｃについて、アクセス権管理として「文書登録者に参照権を設定」する処理を行う。文書Ｃが状態「作成中」に遷移した場合は、その文書Ｃについて、アクセス権管理として「文書登録者に編集権を設定」する処理を行う。
また、文書Ｄが状態「公開」に遷移した場合は、その文書Ｄについて、アクセス権管理として「文書登録者に参照権を設定」する処理を行う。文書Ｄが状態「作成中」に遷移した場合は、その文書Ｄについて、アクセス権管理として「文書登録者に編集権を設定」する処理を行う。
【００２８】
文書集合定義記憶モジュール１８５は、文書集合保管モジュール１７５に含まれている。文書集合定義記憶モジュール１８５は、文書集合の状態遷移の条件と状態遷移後の処理を定義した情報を記憶している。また、文書集合（Ａ）の状態遷移の条件とその文書集合（Ａ）以外の文書集合（Ｂ）の状態遷移後の処理を定義した情報を記憶していてもよい。また、文書集合の状態遷移の条件とその文書集合内の文書毎に状態遷移後の処理を定義した情報を記憶していてもよい。文書集合定義記憶モジュール１８５は、例えば、文書集合定義テーブル６００を記憶している。図６は、文書集合定義テーブル６００のデータ構造例を示す説明図である。文書集合定義テーブル６００は、文書集合名欄６１０、文書集合定義ＩＤ欄６２０、状態欄６３０、状態遷移条件欄６４０、状態遷移後の処理欄６５０を有している。文書集合名欄６１０は、文書集合名を記憶している。文書集合定義ＩＤ欄６２０は、文書集合定義を、本実施の形態において一意に識別するための情報（文書集合定義ＩＤ）を記憶している。状態欄６３０は、その文書集合の状態を記憶している。状態遷移条件欄６４０は、その文書集合がその状態に遷移するための条件を記憶している。状態遷移後の処理欄６５０は、状態遷移後の処理を記憶している。
図６の例に示す文書集合定義テーブル６００では、文書集合αには、４つの文書集合定義（ＤｏｃｕｍｅｎｔＳｅｔ１、ＤｏｃｕｍｅｎｔＳｅｔ２、ＤｏｃｕｍｅｎｔＳｅｔ３、ＤｏｃｕｍｅｎｔＳｅｔ４）があり、ＤｏｃｕｍｅｎｔＳｅｔ１では、状態「公開終了」に遷移する条件として、「［公開］状態に遷移してから６０日後」が定義されており、その状態遷移後の処理として「文書Ａと文書Ｂの状態を［廃棄］に変更する」処理を行うことを示している。
ＤｏｃｕｍｅｎｔＳｅｔ２では、状態「非公開」に遷移する条件として、「差戻し文書α＝＝登録済」（差戻し文書αが登録済みであること）が定義されており、その状態遷移後の処理として「文書Ａと文書Ｂの状態を［非公開］に変更する」処理を行うことを示している。
ＤｏｃｕｍｅｎｔＳｅｔ３では、状態「公開」に遷移する条件として、「文書Ａ＝＝登録済かつ文書Ｂ＝＝登録済」が定義されており、その状態遷移後の処理として「文書Ａと文書Ｂの状態を［公開］に変更する」処理を行うことを示している。
ＤｏｃｕｍｅｎｔＳｅｔ４では、状態「作成中」に遷移する条件として、「文書Ａ＝＝登録済又は文書Ｂ＝＝登録済」が定義されており、その状態遷移後の処理として「登録済み文書Ａ又は文書Ｂの状態を［作成中］に変更する」処理を行うことを示している。
文書集合βには、３つの文書集合定義（ＤｏｃｕｍｅｎｔＳｅｔ５、ＤｏｃｕｍｅｎｔＳｅｔ６、ＤｏｃｕｍｅｎｔＳｅｔ７）があり、ＤｏｃｕｍｅｎｔＳｅｔ５では、状態「差戻し」に遷移する条件として、「差戻し文書β＝＝登録済」が定義されており、その状態遷移後の処理として「文書集合αの状態を［非公開］に、文書Ｃ／文書Ｄの状態を［作成中］に変更する」処理を行うことを示している。
ＤｏｃｕｍｅｎｔＳｅｔ６では、状態「公開」に遷移する条件として、「文書Ｃ＝＝登録済かつ文書Ｄ＝＝登録済」が定義されており、その状態遷移後の処理として「文書Ｃと文書Ｄの状態を［公開］に変更する」処理を行うことを示している。
ＤｏｃｕｍｅｎｔＳｅｔ７では、状態「作成中」に遷移する条件として、「文書Ｃ＝＝登録済又は文書Ｄ＝＝登録済」が定義されており、その状態遷移後の処理として「登録済み文書Ｃ又は文書Ｄの状態を［作成中］に変更する」処理を行うことを示している。
【００２９】
文書集合関連付け定義記憶モジュール１９０は、文書集合保管モジュール１７５に含まれている。文書集合関連付け定義記憶モジュール１９０は、文書と文書集合の関連付けを示す情報を記憶している。文書集合内には、文書の他に、文書集合を含んでいてもよい。図８は、文書集合の構造例を示す説明図である。文書集合β８００は、文書Ｃ８０２、文書Ｄ８０４、差戻し文書β８０６、文書集合α８０８を有している。文書集合α８０８は、文書Ａ８１０、文書Ｂ８１２、差戻し文書α８１４を有している。文書集合関連付け定義記憶モジュール１９０は、これらの関係を示す情報を記憶している。具体的には、文書ＩＤ（又は文書集合ＩＤ）とその文書ＩＤの文書（又はその文書集合ＩＤの文書集合）が含まれている文書集合を示す文書集合ＩＤを対応させて記憶するテーブルを用意すればよい。又は、文書集合ＩＤとその文書集合ＩＤの文書集合に含まれている文書（又は文書集合）の文書ＩＤ（又は文書集合ＩＤ）を対応させて記憶するテーブルを用意すればよい。
【００３０】
ユーザー端末２１０は、情報処理装置１００を用いるユーザーによって利用されるものであって、例えば、パーソナルコンピュータ、携帯端末等が該当する。
ユーザー端末２１０Ａは、情報処理装置１００の文書集合定義処理モジュール１０５と接続されている。ユーザー端末２１０Ａは、文書集合定義、文書状態定義等の情報の管理に関する指示を行うユーザー（管理者）によって操作され、文書集合定義処理モジュール１０５に対して、参照要求（文書集合定義処理要求等）１９６を行う。
ユーザー端末２１０Ｂは、情報処理装置１００の文書処理モジュール１２０と接続されている。ユーザー端末２１０Ｂは、業務を行うユーザー（担当者等）によって操作され、文書処理モジュール１２０に対して、参照要求（文書登録や閲覧等）１９８を行う。
【００３１】
図２は、本実施の形態を利用したシステム構成例を示す説明図である。
情報処理装置１００Ａ、文書情報記憶装置１５０Ｂを含む情報処理装置１００Ｂ、文書情報記憶装置１５０Ａ、ユーザー端末２１０Ａ、ユーザー端末２１０Ｂ、ユーザー端末２１０Ｃ、ユーザー端末２１０Ｄは、通信回線２９０を介してそれぞれ接続されている。通信回線２９０は、無線、有線、これらの組み合わせであってもよく、例えば、通信インフラとしてのインターネット、イントラネット等であってもよい。また、情報処理装置１００による機能は、クラウドサービスとして実現してもよい。ユーザー端末２１０は、業務に携わるユーザーによって操作され、文書の作成、文書情報記憶装置１５０への文書の登録、文書の閲覧等の処理が行われる。もちろんのことながら、そのユーザーには、文書情報記憶装置１５０内の文書へのアクセス権があるか否かが情報処理装置１００によって確認される。また、文書情報記憶装置１５０への文書の登録が行われると、情報処理装置１００による文書集合の状態が変化し、その文書集合に含まれる文書のアクセス権の設定が行われる。
【００３２】
図９は、本実施の形態による処理例を示すフローチャートである。
ステップＳ９０２では、文書集合処理モジュール１３０は、文書保管モジュール１５５から文書情報を検出する。ステップＳ９０２の処理の実行の契機として、文書保管モジュール１５５に新しく文書情報が登録されたことを検出するようにしてもよいし、予め定められた間隔で、前回の処理を実行した後に登録された文書情報を検出するようにしてもよい。なお、この予め定められた間隔は、ユーザーにより指定可能としてもよい。
ステップＳ９０４では、文書情報が１つ以上存在するか否かを判断し、１つ以上存在する場合はステップＳ９０６へ進み、それ以外の場合は処理を終了する（ステップＳ９９９）。
ステップＳ９０６では、文書集合処理モジュール１３０は、検出した文書情報から１つの文書情報を抽出する。
【００３３】
ステップＳ９０８では、文書集合処理モジュール１３０は、文書集合情報管理モジュール１６０から、文書集合の状態遷移条件に、抽出した文書情報を含む全ての文書集合を取得する。
ステップＳ９１０では、文書集合が１つ以上存在するか否かを判断し、１つ以上存在する場合はステップＳ９１２へ進み、それ以外の場合はステップＳ９２４へ進む。
ステップＳ９１２では、文書集合処理モジュール１３０は、取得した文書集合の優先度の高い順（文書集合定義ＩＤの昇順）から、文書集合の状態遷移条件を評価する。この処理で関連文書の登録状況などを評価する。
【００３４】
ステップＳ９１４では、評価結果を判断し、「ＴＲＵＥ」の場合はステップＳ９１６へ進み、「ＦＡＬＳＥ」の場合はステップＳ９２０へ進む。
ステップＳ９１６では、文書集合処理モジュール１３０は、評価結果がＴＲＵＥとなった文書集合の状態における状態遷移後処理において、文書の状態を変更し、文書に対するアクセス権を設定する。
ステップＳ９２０では、文書集合処理モジュール１３０は、評価した文書集合に評価済みフラグを設定する。
【００３５】
ステップＳ９２２では、未評価の文書集合が存在するか否かを判断し、存在する場合はステップＳ９１２へ戻り、それ以外の場合はステップＳ９２４へ進む。
ステップＳ９２４では、文書集合処理モジュール１３０は、抽出した文書情報の状態を［公開（デフォルト）］に変更し、その文書に対するアクセス権を設定し、ステップＳ９３０へ進む。なお、デフォルトの状態は管理者によって指定可能としてもよい。
ステップＳ９３０では、文書集合処理モジュール１３０は、評価した文書情報（関連文書を含む）に評価済みフラグを設定する。
ステップＳ９３２では、評価していない文書情報が存在するか否かを判断し、存在する場合はステップＳ９０６へ戻り、それ以外の場合は処理を終了する（ステップＳ９９９）。
【００３６】
次に、具体的な処理例を示す。以下の処理を説明する。
（手順１）ユーザーの操作に応じて、文書情報記憶装置１５０の案件毎のフォルダに文書が登録されていく。
（手順２）情報処理装置１００は、定期的にフォルダを監視し、前回の監視以降に登録された文書を検出する。
（手順３）情報処理装置１００は、手順２で検出した文書が対応する文書集合を評価する。
（手順４）情報処理装置１００は、手順３の評価結果に基づき、関連する文書の状態を変更する。その状態の変更に伴って、その文書のアクセス権を変更する。
【００３７】
図１０は、本実施の形態で対象とする業務の流れの例を示す説明図である。
船積準備プロセス１０１０を行い、船積準備プロセス１０１０が完了すると承認プロセス１０２０を行い、承認プロセス１０２０が完了すると船積プロセス１０３０を行う。ただし、承認プロセス１０２０において、差戻しが行われると、船積準備プロセス１０１０へ戻る処理の流れとなる。
具体的には、以下のようなアクセス権処理が行われる。
（１）船積準備プロセス１０１０の担当者が、“船積み依頼書”（文書１１０８）を作成し、文書保管モジュール１５５内の船積依頼書フォルダ１１０６に登録する。この時点では、“船積み依頼書”の参照権／編集権は船積準備プロセス１０１０の担当者のみである。
（２）船積準備プロセス１０１０の担当者が、“送り状”（文書１１１２）を作成し、文書保管モジュール１５５内の送り状フォルダ１１１０に登録する。船積準備プロセス１０１０を完了するための文書が揃ったので、“船積み依頼書”と“送り状”に対して、次工程である承認プロセス１０２０の承認者に対して、参照権／編集権を付与する。
（３−１）承認プロセス１０２０の承認者により、“船積み依頼書”と“送り状”が承認済み状態となった場合は、次工程の船積プロセス１０３０の担当者に参照権を付与する。
また、承認済み状態になったため、船積準備プロセス１０１０における申請者、承認プロセス１０２０における承認者の編集権限を削除する。したがって、その申請者、承認者は参照のみ可能となる。
（３−２）承認プロセス１０２０で“船積み依頼書”に不備を発見した場合は、“送り状”については承認済みで、（３−１）と同じアクセス権を付与する。しかし、“船積み依頼書”については、申請者の編集権を残したままとする。そして、承認プロセス１０２０に差戻す。この時点で、船積プロセス１０３０の出荷担当者は“船積み依頼書”も“送り状”も参照できない。
【００３８】
文書保管モジュール１５５内では、図１１の例に示すようなフォルダの階層構造となっているとする。図１１は、本実施の形態による処理例を示す説明図である。ｒｏｏｔ１１０２は、案件１フォルダ１１０４、案件２フォルダ１１１４を有している。案件１フォルダ１１０４は、船積依頼書フォルダ１１０６、送り状フォルダ１１１０を有している。船積依頼書フォルダ１１０６は、文書１１０８を有している。送り状フォルダ１１１０は、文書１１１２を有している。ここで、ユーザー端末２１０Ｂのユーザーの操作に応じて、船積依頼書フォルダ１１０６に文書１１０８が登録されたり、送り状フォルダ１１１０に文書１１１２が登録されたりする。つまり、案件毎に船積依頼書フォルダ１１０６、送り状フォルダ１１１０等のフォルダが用意されており、各フォルダに文書が登録されることによって業務が進行する。
【００３９】
図１２、図１３の例を用いて説明する。図１２の例は、業務の流れにそって、案件１フォルダ１２００内の船積準備フォルダ１２１２、承認フォルダ１２１４、船積フォルダ１２１６に登録されている文書を示している。船積準備のプロセスでは、船積準備フォルダ１２１２内に船積依頼書と送り状の登録が必要であり、承認のプロセスでは、承認フォルダ１２１４内に承認完了報告書又は差戻し理由書の登録が必要であり、船積のプロセスでは、船積フォルダ１２１６内に船荷証券が必要であることを示している。図１３の例は、業務の流れに伴う、文書状態の遷移を示している。
【００４０】
図１２（Ａ）の例では、船積準備フォルダ１２１２Ａのフォルダに船積依頼書が登録されたことを示している。他の文書は、未登録の状態である。
この状態では、図１３（Ａ）の例に示すように、選択中の文書集合ＩＤは「ＤｏｃｕｍｅｎｔＳｅｔ４」の状態であり、船積依頼書は「非公開」の状態であり、送り状は「Ｎｕｌｌ」の状態であり、承認完了報告書は「Ｎｕｌｌ」の状態であり、差戻し理由書は「Ｎｕｌｌ」の状態であり、船荷証券は「Ｎｕｌｌ」の状態である。
【００４１】
図１２（Ｂ）の例では、船積準備フォルダ１２１２Ａのフォルダに船積依頼書と送り状が登録されたことを示している。ここで、承認された場合は図１２（Ｃ）又は差戻しされた場合（非承認の場合）は図１２（Ｄ）のいずれかの状態に遷移することになる。
この状態では、図１３（Ｂ）の例に示すように、選択中の文書集合ＩＤは「ＤｏｃｕｍｅｎｔＳｅｔ３」の状態であり、船積依頼書は「公開」の状態であり、送り状は「公開」の状態であり、承認完了報告書は「Ｎｕｌｌ」の状態であり、差戻し理由書は「Ｎｕｌｌ」の状態であり、船荷証券は「Ｎｕｌｌ」の状態である。
【００４２】
図１２（Ｃ）の例では、船積準備フォルダ１２１２Ｃのフォルダに船積依頼書と送り状が、承認フォルダ１２１４Ｃのフォルダに承認完了報告書が登録されたことを示している。
この状態では、図１３（Ｃ）の例に示すように、選択中の文書集合ＩＤは「ＤｏｃｕｍｅｎｔＳｅｔ５」の状態であり、船積依頼書は「承認済」の状態であり、送り状は「承認済」の状態であり、承認完了報告書は「公開」の状態であり、差戻し理由書は「Ｎｕｌｌ」の状態であり、船荷証券は「Ｎｕｌｌ」の状態である。
【００４３】
図１２（Ｄ）の例では、船積準備フォルダ１２１２Ｄのフォルダに船積依頼書と送り状が、承認フォルダ１２１４Ｄのフォルダに差戻し理由書が登録されたことを示している。
この状態では、図１３（Ｄ）の例に示すように、選択中の文書集合ＩＤは「ＤｏｃｕｍｅｎｔＳｅｔ６」の状態であり、船積依頼書は「非公開」の状態であり、送り状は「非公開」の状態であり、承認完了報告書は「Ｎｕｌｌ」の状態であり、差戻し理由書は「公開」の状態であり、船荷証券は「Ｎｕｌｌ」の状態である。
【００４４】
図１３の例に示すようになったのは、図１４の例に示す文書集合定義テーブル１４００、図１５の例に示す文書状態定義テーブル１５００にしたがった処理を行った結果である。
図１４は、文書集合定義テーブル１４００のデータ構造例を示す説明図である。文書集合定義テーブル１４００は、文書集合名欄１４１０、文書集合定義ＩＤ欄１４２０、状態欄１４３０、状態遷移条件欄１４４０、状態遷移後の処理欄１４５０を有している。文書集合定義テーブル１４００は文書集合定義記憶モジュール１８５内にあり、文書集合定義テーブル６００と同等のデータ構造である。文書集合名欄１４１０は、文書集合名を記憶している。文書集合定義ＩＤ欄１４２０は、文書集合定義ＩＤを記憶している。状態欄１４３０は、状態を記憶している。状態遷移条件欄１４４０は、状態遷移条件を記憶している。状態遷移後の処理欄１４５０は、状態遷移後の処理を記憶している。
つまり、図１４の例に示す文書集合定義テーブル１４００では、文書集合「船積準備」には、４つの文書集合定義（ＤｏｃｕｍｅｎｔＳｅｔ１、ＤｏｃｕｍｅｎｔＳｅｔ２、ＤｏｃｕｍｅｎｔＳｅｔ３、ＤｏｃｕｍｅｎｔＳｅｔ４）があり、ＤｏｃｕｍｅｎｔＳｅｔ１では、状態「承認済」に遷移する条件として、「管理者やシステムからの要求があった場合」が定義されており、その状態遷移後の処理として「船積依頼書と送り状の文書状態を［承認済］に設定」する処理を行うことを示している。
ＤｏｃｕｍｅｎｔＳｅｔ２では、状態「非公開」に遷移する条件として、「管理者やシステムからの要求があった場合」が定義されており、その状態遷移後の処理として「船積依頼書と送り状の文書状態を［非公開］に設定」する処理を行うことを示している。
ＤｏｃｕｍｅｎｔＳｅｔ３では、状態「公開」に遷移する条件として、「船積依頼書＝＝登録済かつ送り状＝＝登録済」が定義されており、その状態遷移後の処理として「船積依頼書と送り状の文書状態を［公開］に設定」する処理を行うことを示している。
ＤｏｃｕｍｅｎｔＳｅｔ４では、状態「作成中」に遷移する条件として、「船積依頼書＝＝登録済又は送り状＝＝登録済」が定義されており、その状態遷移後の処理として「登録された文書の文書状態を［非公開］に設定」する処理を行うことを示している。
文書集合「承認」には、２つの文書集合定義（ＤｏｃｕｍｅｎｔＳｅｔ５、ＤｏｃｕｍｅｎｔＳｅｔ６）があり、ＤｏｃｕｍｅｎｔＳｅｔ５では、状態「承認済」に遷移する条件として、「承認完了報告書＝＝登録済」が定義されており、その状態遷移後の処理として「承認完了報告書の状態を［承認済］に設定、差戻し理由書が登録されている場合は、差戻し理由書の状態を［承認済］に設定、文書集合［船積準備］を［ＤｏｃｕｍｅｎｔＳｅｔ１］に設定」する処理を行うことを示している。なお、「文書集合［船積準備］を［ＤｏｃｕｍｅｎｔＳｅｔ１］に設定」の処理は、文書集合関連付け定義記憶モジュール１９０内の情報に基づき、他の文書集合（ＤｏｃｕｍｅｎｔＳｅｔ５以外のＤｏｃｕｍｅｎｔＳｅｔ１）の状態を遷移させることを示している。
ＤｏｃｕｍｅｎｔＳｅｔ６では、状態「差戻し」に遷移する条件として、「差戻し理由書＝＝登録済」が定義されており、その状態遷移後の処理として「差戻し理由書の状態を［公開］に設定、文書集合［船積準備］を［ＤｏｃｕｍｅｎｔＳｅｔ２］に設定」する処理を行うことを示している。なお、「文書集合［船積準備］を［ＤｏｃｕｍｅｎｔＳｅｔ２］に設定」の処理は、文書集合関連付け定義記憶モジュール１９０内の情報に基づき、他の文書集合（ＤｏｃｕｍｅｎｔＳｅｔ６以外のＤｏｃｕｍｅｎｔＳｅｔ２）の状態を遷移させることを示している。
文書集合「船積」には、１つの文書集合定義（ＤｏｃｕｍｅｎｔＳｅｔ７）があり、ＤｏｃｕｍｅｎｔＳｅｔ７では、状態「公開」に遷移する条件として、「船荷証券＝＝登録済」が定義されており、その状態遷移後の処理として「船荷証券の状態を［公開］に設定」する処理を行うことを示している。
【００４５】
図１５は、文書状態定義テーブル１５００のデータ構造例を示す説明図である。
文書状態定義テーブル１５００は、文書名欄１５１０、状態欄１５２０、アクセス権欄１５３０を有している。文書名欄１５１０は、文書名を記憶している。状態欄１５２０は、状態を記憶している。アクセス権欄１５３０は、アクセス権を記憶している。文書状態定義テーブル１５００は文書状態定義記憶モジュール１８０内にあり、文書状態定義テーブル７００と同等のデータ構造である。
つまり、図１５の例に示す文書状態定義テーブル１５００では、船積依頼書が状態「承認済」に遷移した場合は、その船積依頼書について、アクセス権管理として「船積準備担当者と承認者と船積担当者に参照権を設定」する処理を行う。船積依頼書が状態「公開」に遷移した場合は、その船積依頼書について、アクセス権管理として「船積準備担当者と承認者に参照権／編集権を設定」する処理を行う。船積依頼書が状態「非公開」に遷移した場合は、その船積依頼書について、アクセス権管理として「船積準備担当者に参照権／編集権を設定」する処理を行う。
また、送り状が状態「承認済」に遷移した場合は、その送り状について、アクセス権管理として「船積準備担当者と承認者と船積担当者に参照権を設定」する処理を行う。送り状が状態「公開」に遷移した場合は、その送り状について、アクセス権管理として「船積準備担当者と承認者に参照権／編集権を設定」する処理を行う。送り状が状態「非公開」に遷移した場合は、その送り状について、アクセス権管理として「船積準備担当者に参照権／編集権を設定」する処理を行う。
また、承認完了報告書が状態「承認済」に遷移した場合は、その承認完了報告書について、アクセス権管理として「船積準備担当者と承認者に参照権を設定」する処理を行う。
また、差戻し理由書が状態「承認済」に遷移した場合は、その差戻し理由書について、アクセス権管理として「船積準備担当者と承認者に参照権を設定」する処理を行う。差戻し理由書が状態「公開」に遷移した場合は、その差戻し理由書について、アクセス権管理として「船積準備担当者と承認者に参照権を設定」する処理を行う。
また、船荷証券が状態「公開」に遷移した場合は、その船荷証券について、アクセス権管理として「船積担当者に参照権を設定」する処理を行う。
また、その他の文書が状態「公開」に遷移した場合は、その文書について、アクセス権管理として「担当者に参照権を設定」する処理を行う。なお、文書状態定義テーブル１５００の最終行では、図９の例に示したフローチャートにおけるステップＳ９２４におけるデフォルト処理に該当するものである。
【００４６】
図１６は、文書集合定義テーブル１６００のデータ構造例を示す説明図である。
文書集合定義テーブル１６００は、文書集合名欄１６１０、文書集合定義ＩＤ欄１６２０、状態欄１６３０、状態遷移条件欄１６４０、状態遷移後の処理欄１６５０を有している。文書集合名欄１６１０は、文書集合名を記憶している。文書集合定義ＩＤ欄１６２０は、文書集合定義ＩＤを記憶している。状態欄１６３０は、状態を記憶している。状態遷移条件欄１６４０は、状態遷移条件を記憶している。状態遷移後の処理欄１６５０は、状態遷移後の処理を記憶している。文書集合定義テーブル１６００は文書集合定義記憶モジュール１８５内にあり、文書集合定義テーブル６００と同等のデータ構造である。
そして、図１４の例に示した文書集合定義テーブル１４００とは、２行目（ＤｏｃｕｍｅｎｔＳｅｔ２）における状態遷移後の処理欄１６５０が異なっている。具体的には、ＤｏｃｕｍｅｎｔＳｅｔ２では、状態「非公開」に遷移する条件として、「管理者やシステムからの要求があった場合」が定義されており、その状態遷移後の処理として「船積依頼書の文書状態を［編集中］に設定し、送り状の文書状態を［非公開］に設定」する処理を行うことを示している。つまり、ここでは、文書集合内の文書毎に状態遷移後の処理を定義している。
【００４７】
図１７は、文書状態定義テーブル１７００のデータ構造例を示す説明図である。
文書状態定義テーブル１７００は、文書名欄１７１０、状態欄１７２０、アクセス権欄１７３０を有している。文書名欄１７１０は、文書名を記憶している。状態欄１７２０は、状態を記憶している。アクセス権欄１７３０は、アクセス権を記憶している。文書状態定義テーブル１７００は文書状態定義記憶モジュール１８０内にあり、文書状態定義テーブル７００と同等のデータ構造である。
そして、図１５の例に示した文書状態定義テーブル１５００とは、４行目（船積依頼書の状態が編集中の場合は、船積準備担当者に編集権を設定）、７行目（送り状の状態が非公開の場合は、船積準備担当者に参照権を設定）が異なっている。つまり、文書集合の同じ状態に属していても、文書毎に異なるアクセス権（開示範囲）を設定している。具体的には、ＤｏｃｕｍｅｎｔＳｅｔ２（状態：非公開）に船積依頼書、送り状は含まれているが、船積依頼書は、船積準備担当者に編集権が設定され、送り状には、船積準備担当者に参照権が設定されることになる。なお、文書集合定義テーブル１４００、文書状態定義テーブル１５００を用いた場合は、ＤｏｃｕｍｅｎｔＳｅｔ２（状態：非公開）に含まれている船積依頼書、送り状の両者とも、船積準備担当者に参照権／編集権が設定される。
【００４８】
図１８を参照して、本実施の形態の情報処理装置のハードウェア構成例について説明する。図１８に示す構成は、例えばパーソナルコンピュータ（ＰＣ）等によって構成されるものであり、スキャナ等のデータ読み取り部１８１７と、プリンタ等のデータ出力部１８１８を備えたハードウェア構成例を示している。
【００４９】
ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）１８０１は、前述の実施の形態において説明した各種のモジュール、すなわち、文書集合定義処理モジュール１０５、生成登録モジュール１１０、変更モジュール１１５、文書処理モジュール１２０、文書集合制御モジュール１２５、文書集合処理モジュール１３０、文書集合評価モジュール１３５、文書情報検出モジュール１４０等の各モジュールの実行シーケンスを記述したコンピュータ・プログラムにしたがった処理を実行する制御部である。
【００５０】
ＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）１８０２は、ＣＰＵ１８０１が使用するプログラムや演算パラメータ等を格納する。ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）１８０３は、ＣＰＵ１８０１の実行において使用するプログラムや、その実行において適宜変化するパラメータ等を格納する。これらはＣＰＵバス等から構成されるホストバス１８０４により相互に接続されている。
【００５１】
ホストバス１８０４は、ブリッジ１８０５を介して、ＰＣＩ（Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ  Ｃｏｍｐｏｎｅｎｔ  Ｉｎｔｅｒｃｏｎｎｅｃｔ／Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）バス等の外部バス１８０６に接続されている。
【００５２】
キーボード１８０８、マウス等のポインティングデバイス１８０９は、操作者により操作される入力デバイスである。ディスプレイ１８１０は、液晶表示装置又はＣＲＴ（Ｃａｔｈｏｄｅ  Ｒａｙ  Ｔｕｂｅ）等があり、各種情報をテキストやイメージ情報として表示する。
【００５３】
ＨＤＤ（Ｈａｒｄ  Ｄｉｓｋ  Ｄｒｉｖｅ）１８１１は、ハードディスク（フラッシュメモリ等であってもよい）を内蔵し、ハードディスクを駆動し、ＣＰＵ１８０１によって実行するプログラムや情報を記録又は再生させる。ハードディスクには、ハードディスクは、文書保管モジュール１５５、文書集合情報管理モジュール１６０、ユーザー情報保管モジュール１６５、文書状態保管モジュール１７０、文書集合保管モジュール１７５、文書状態定義記憶モジュール１８０、文書集合定義記憶モジュール１８５、文書集合関連付け定義記憶モジュール１９０等としての機能を実現させる。さらに、その他の各種データ、各種コンピュータ・プログラム等が格納される。
【００５４】
ドライブ１８１２は、装着されている磁気ディスク、光ディスク、光磁気ディスク、又は半導体メモリ等のリムーバブル記録媒体１８１３に記録されているデータ又はプログラムを読み出して、そのデータ又はプログラムを、インタフェース１８０７、外部バス１８０６、ブリッジ１８０５、及びホストバス１８０４を介して接続されているＲＡＭ１８０３に供給する。リムーバブル記録媒体１８１３も、ハードディスクと同様のデータ記録領域として利用可能である。
【００５５】
接続ポート１８１４は、外部接続機器１８１５を接続するポートであり、ＵＳＢ、ＩＥＥＥ１３９４等の接続部を持つ。接続ポート１８１４は、インタフェース１８０７、及び外部バス１８０６、ブリッジ１８０５、ホストバス１８０４等を介してＣＰＵ１８０１等に接続されている。通信部１８１６は、通信回線に接続され、外部とのデータ通信処理を実行する。データ読み取り部１８１７は、例えばスキャナであり、ドキュメントの読み取り処理を実行する。データ出力部１８１８は、例えばプリンタであり、ドキュメントデータの出力処理を実行する。
【００５６】
なお、図１８に示す情報処理装置のハードウェア構成は、１つの構成例を示すものであり、本実施の形態は、図１８に示す構成に限らず、本実施の形態において説明したモジュールを実行可能な構成であればよい。例えば、一部のモジュールを専用のハードウェア（例えば特定用途向け集積回路（Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ  Ｓｐｅｃｉｆｉｃ  Ｉｎｔｅｇｒａｔｅｄ  Ｃｉｒｃｕｉｔ：ＡＳＩＣ）等）で構成してもよく、一部のモジュールは外部のシステム内にあり通信回線で接続しているような形態でもよく、さらに図１８に示すシステムが複数互いに通信回線によって接続されていて互いに協調動作するようにしてもよい。また、特に、パーソナルコンピュータの他、携帯情報通信機器（携帯電話、スマートフォン、モバイル機器、ウェアラブルコンピュータ等を含む）、情報家電、ロボット、複写機、ファックス、スキャナ、プリンタ、複合機（スキャナ、プリンタ、複写機、ファックス等のいずれか２つ以上の機能を有している画像処理装置）などに組み込まれていてもよい。
【００５７】
なお、説明したプログラムについては、記録媒体に格納して提供してもよく、また、そのプログラムを通信手段によって提供してもよい。その場合、例えば、前記説明したプログラムについて、「プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体」の発明として捉えてもよい。
「プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、プログラムのインストール、実行、プログラムの流通等のために用いられる、プログラムが記録されたコンピュータで読み取り可能な記録媒体をいう。
なお、記録媒体としては、例えば、デジタル・バーサタイル・ディスク（ＤＶＤ）であって、ＤＶＤフォーラムで策定された規格である「ＤＶＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＡＭ等」、ＤＶＤ＋ＲＷで策定された規格である「ＤＶＤ＋Ｒ、ＤＶＤ＋ＲＷ等」、コンパクトディスク（ＣＤ）であって、読出し専用メモリ（ＣＤ−ＲＯＭ）、ＣＤレコーダブル（ＣＤ−Ｒ）、ＣＤリライタブル（ＣＤ−ＲＷ）等、ブルーレイ・ディスク（Ｂｌｕ−ｒａｙ（登録商標）  Ｄｉｓｃ）、光磁気ディスク（ＭＯ）、フレキシブルディスク（ＦＤ）、磁気テープ、ハードディスク、読出し専用メモリ（ＲＯＭ）、電気的消去及び書換可能な読出し専用メモリ（ＥＥＰＲＯＭ（登録商標））、フラッシュ・メモリ、ランダム・アクセス・メモリ（ＲＡＭ）、ＳＤ（Ｓｅｃｕｒｅ  Ｄｉｇｉｔａｌ）メモリーカード等が含まれる。
そして、前記のプログラム又はその一部は、前記記録媒体に記録して保存や流通等させてもよい。また、通信によって、例えば、ローカル・エリア・ネットワーク（ＬＡＮ）、メトロポリタン・エリア・ネットワーク（ＭＡＮ）、ワイド・エリア・ネットワーク（ＷＡＮ）、インターネット、イントラネット、エクストラネット等に用いられる有線ネットワーク、又は無線通信ネットワーク、さらにこれらの組み合わせ等の伝送媒体を用いて伝送させてもよく、また、搬送波に乗せて搬送させてもよい。
さらに、前記のプログラムは、他のプログラムの一部分であってもよく、又は別個のプログラムと共に記録媒体に記録されていてもよい。また、複数の記録媒体に分割して記録されていてもよい。また、圧縮や暗号化等、復元可能であればどのような態様で記録されていてもよい。
【符号の説明】
【００５８】
１００…情報処理装置
１０５…文書集合定義処理モジュール
１１０…生成登録モジュール
１１５…変更モジュール
１２０…文書処理モジュール
１２５…文書集合制御モジュール
１３０…文書集合処理モジュール
１３５…文書集合評価モジュール
１４０…文書情報検出モジュール
１５０…文書情報記憶装置
１５５…文書保管モジュール
１６０…文書集合情報管理モジュール
１６５…ユーザー情報保管モジュール
１７０…文書状態保管モジュール
１７５…文書集合保管モジュール
１８０…文書状態定義記憶モジュール
１８５…文書集合定義記憶モジュール
１９０…文書集合関連付け定義記憶モジュール
２１０…ユーザー端末
２９０…通信回線
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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