(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
会議の参加予定者が使用する可搬型の情報端末と、当該会議で使用される会議資料の原稿データを管理する管理装置とが、所定のネットワークを介して通信可能に接続された会議資料配信システムであって、
前記情報端末は、
前記会議を特定可能な会議情報および前記原稿データが含まれる会議開催通知を受け付け、当該会議情報および当該原稿データを対応付けて管理する会議開催通知管理部と、
前記ネットワークから接続が解除された状態で、前記会議開催通知管理部により管理されている前記原稿データに基づく印刷を指示し、当該原稿データについての印刷履歴を記憶する印刷管理部と、
前記印刷管理部の指示に基づき印刷された印刷済みの原稿データに対応する原稿データが、前記管理装置において更新されたか否か確認するために、前記ネットワークに接続した状態で、前記印刷履歴を前記管理装置に送信する確認要求部と、
を備え、
前記管理装置は、
前記会議開催通知を受け付けて当該会議開催通知に含まれる前記会議情報および前記原稿データを対応付けて登録し、要求に応じて当該原稿データを更新する原稿データ管理部と、
前記確認要求部から送信された前記印刷履歴と、前記原稿データ管理部により登録された前記会議情報および前記原稿データとを解析して、前記印刷済みの原稿データに対応する原稿データが前記原稿データ管理部により更新されたか否か確認する更新確認部と、
前記更新確認部による確認結果を前記情報端末に通知する結果通知部と、
を備える会議資料配信システム。
【請求項２】
前記原稿データ管理部による原稿データの更新には、先に登録した原稿データよりも新しい原稿データを追加すること、および先に登録した原稿データに関連する別の原稿データを追加することの少なくともいずれかが含まれる、請求項１に記載の会議資料配信システム。
【請求項３】
前記印刷履歴には、前記印刷済みの原稿データについてのバージョン情報が含まれており、
前記更新確認部は、前記印刷履歴に含まれている前記バージョン情報と、前記原稿データ管理部により登録または更新された原稿データに予め付されている前記バージョン情報とを比較して、先に登録した原稿データよりも新しい原稿データが追加されたか否か確認する、請求項２に記載の会議資料配信システム。
【請求項４】
前記印刷管理部は、前記結果通知部から通知された前記確認結果を表示し、前記原稿データ管理部により更新された原稿データに基づく印刷を実行する指示を受け付けた場合には、前記管理装置に当該更新された原稿データに基づく印刷を指示し、
前記管理装置は、前記印刷管理部の指示に基づく印刷を、前記ネットワークに接続した画像形成装置に実行させる印刷制御部を備える、請求項１〜３のいずれか一項に記載の会議資料配信システム。
【請求項５】
前記印刷管理部は、前記結果通知部から通知された前記確認結果を表示し、前記原稿データ管理部により更新された原稿データに基づく印刷を実行する指示を受け付けた場合には、前記管理装置に当該更新された原稿データに基づく印刷を指示し、
前記管理装置は、前記ネットワークに接続した画像形成装置に組み込まれており、前記印刷管理部の指示に基づく印刷を実行する印刷実行部を備える、請求項１〜３のいずれか一項に記載の会議資料配信システム。
【請求項６】
前記印刷管理部は、指示した印刷が正常に完了した後、印刷した原稿データが会議資料の原稿データであるか否か判断し、会議資料の原稿データであれば、印刷した当該原稿データの印刷履歴を記憶する、請求項１〜５のいずれか一項に記載の会議資料配信システム。
【請求項７】
前記印刷管理部は、前記会議開催通知が特定のアプリケーションで開かれた状態で印刷指示された原稿データを、会議資料の原稿データであると判断する、請求項６に記載の会議資料配信システム。
【請求項８】
前記印刷管理部は、前記会議開催通知管理部により所定のフォルダに記憶されて管理されていた原稿データを、会議資料の原稿データであると判断する、請求項６に記載の会議資料配信システム。
【請求項９】
前記印刷管理部は、前記情報端末が前記ネットワークに接続した状態で印刷した原稿データの更新前の原稿データについての印刷履歴を削除する、請求項１〜８のいずれか一項に記載の会議資料配信システム。
【請求項１０】
前記会議情報には、会議開始時刻または会議終了時刻が含まれており、
前記印刷管理部は、現在時刻を取得し、当該現在時刻が前記会議開始時刻または前記会議終了時刻を経過している印刷履歴を削除する、請求項１〜９のいずれか一項に記載の会議資料配信システム。
【請求項１１】
前記印刷管理部は、同一会議で使用される原稿データの前記バージョン情報を参照し、最新の印刷履歴以外の印刷履歴を削除する、請求項３に記載の会議資料配信システム。
【請求項１２】
前記印刷管理部は、原稿データごとに印刷履歴を記憶し、
前記確認要求部は、前記印刷管理部により記憶された複数の印刷履歴を表示して、少なくとも１つの印刷履歴の選択を受け付け、選択された当該印刷履歴のみを前記管理装置に送信する、請求項１〜１１のいずれか一項に記載の会議資料配信システム。
【請求項１３】
前記印刷履歴には、前記印刷済みの原稿データが含まれていた会議開催通知を受け付けた日時を示す受付日時情報が含まれており、
前記更新確認部は、前記印刷履歴に含まれている前記受付日時情報と、前記原稿データ管理部により登録または更新された原稿データが含まれていた会議開催通知の受付日時情報とを比較して、先に登録した原稿データよりも新しい原稿データが追加されたか否か確認する、請求項２に記載の会議資料配信システム。
【請求項１４】
前記結果通知部は、前記印刷管理部の指示に基づく印刷が実行された場合、印刷結果を前記情報端末に通知する、請求項４または５に記載の会議資料配信システム。
【請求項１５】
前記確認結果の通知には、前記原稿データ管理部による原稿データの更新がされていないため印刷する必要がない旨の通知が含まれる、請求項１〜１４のいずれか一項に記載の会議資料配信システム。
【請求項１６】
前記確認結果の通知には、前記会議情報または前記原稿データが未登録である旨の通知が含まれる、請求項１〜１５のいずれか一項に記載の会議資料配信システム。
【請求項１７】
前記印刷管理部は、印刷済みの原稿データを削除するとともに、当該原稿データに対応付けられている前記会議情報および当該原稿データに予め付されている情報を、前記印刷履歴として記憶する、請求項１〜１２のいずれか一項に記載の会議資料配信システム。
【請求項１８】
会議の参加予定者が使用する可搬型の情報端末と、当該会議で使用される会議資料の原稿データを管理する管理装置とが、所定のネットワークを介して通信可能に接続された会議資料配信システムであって、
前記情報端末は、
前記会議を特定可能な会議情報および前記原稿データが含まれる会議開催通知を受け付け、当該会議情報および当該原稿データを対応付けて管理する会議開催通知管理部と、
前記ネットワークから接続が解除された状態で、前記会議開催通知管理部により管理されている前記原稿データに基づく印刷を指示し、当該原稿データについての印刷履歴を記憶する印刷管理部と、
前記印刷管理部の指示に基づき印刷された印刷済みの原稿データに対応する原稿データが、前記管理装置において更新されたか否か確認するために、前記ネットワークに接続した状態で、前記印刷履歴を前記管理装置に送信する確認要求部と、
を備え、
前記管理装置は、
前記会議開催通知を受け付けて当該会議開催通知に含まれる前記会議情報および前記原稿データを対応付けて登録し、要求に応じて当該原稿データを更新する原稿データ管理部と、
前記確認要求部から送信された前記印刷履歴と、前記原稿データ管理部により登録された前記会議情報および前記原稿データとを解析して、前記印刷済みの原稿データに対応する原稿データが前記原稿データ管理部により更新されたか否か確認する更新確認部と、
前記更新確認部により更新が確認された原稿データに基づく印刷を、前記ネットワークに接続した画像形成装置に実行させる印刷制御部と、
を備える会議資料配信システム。
【請求項１９】
印刷完了後に、前記更新確認部による確認結果、および印刷結果を前記情報端末に通知する結果通知部を備える、請求項１８に記載の会議資料配信システム。
【請求項２０】
コンピューターを、請求項１〜１９のいずれか一項に記載の会議資料配信システムとして機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、会議資料配信システム、およびそのプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来から、会議等で使用する資料のデジタルデータ（以下では「原稿データ」と称する）を、事前に参加予定者に配信する会議資料配信システムが開発されている（たとえば、特許文献１）。
【０００３】
通常、原稿データは、会議資料配信システムの主幹となる管理装置等において管理され、必要に応じて更新（改訂、新たな原稿データの追加、等）される場合もある。
【０００４】
参加予定者は、原稿データが配信（保存場所の通知を含む）されると、然るべきタイミングで印刷し、事前に目を通しておくことができる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２０１４−１０９８１１号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかし、参加予定者によっては、原稿データが配信されたネットワーク（たとえば、社内ＬＡＮ）から切り離された自宅や出張先で原稿データを印刷することもある。このとき、管理装置等で管理されている原稿データが更新されても、参加予定者は、その更新の有無を容易には確認し難い。そのため、参加予定者は、自宅や出張先で印刷した原稿データが最新版ではないかもしれないという不安を抱えたまま会議に参加することがある。
【０００７】
本発明は、上記事情に鑑みてなされたものである。すなわち、原稿データが配信されたネットワークから切り離された環境で当該原稿データを印刷した場合であっても、原稿データの更新の有無を容易に確認できる会議資料配信システム等を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
（１）会議の参加予定者が使用する可搬型の情報端末と、当該会議で使用される会議資料の原稿データを管理する管理装置とが、所定のネットワークを介して通信可能に接続された会議資料配信システムであって、前記情報端末は、前記会議を特定可能な会議情報および前記原稿データが含まれる会議開催通知を受け付け、当該会議情報および当該原稿データを対応付けて管理する会議開催通知管理部と、前記ネットワークから接続が解除された状態で、前記会議開催通知管理部により管理されている前記原稿データに基づく印刷を指示し、当該原稿データについての印刷履歴を記憶する印刷管理部と、前記印刷管理部の指示に基づき印刷された印刷済みの原稿データに対応する原稿データが、前記管理装置において更新されたか否か確認するために、前記ネットワークに接続した状態で、前記印刷履歴を前記管理装置に送信する確認要求部と、を備え、前記管理装置は、前記会議開催通知を受け付けて当該会議開催通知に含まれる前記会議情報および前記原稿データを対応付けて登録し、要求に応じて当該原稿データを更新する原稿データ管理部と、前記確認要求部から送信された前記印刷履歴と、前記原稿データ管理部により登録された前記会議情報および前記原稿データとを解析して、前記印刷済みの原稿データに対応する原稿データが前記原稿データ管理部により更新されたか否か確認する更新確認部と、前記更新確認部による確認結果を前記情報端末に通知する結果通知部と、を備える会議資料配信システム。
【０００９】
（２）前記原稿データ管理部による原稿データの更新には、先に登録した原稿データよりも新しい原稿データを追加すること、および先に登録した原稿データに関連する別の原稿データを追加することの少なくともいずれかが含まれる、上記（１）に記載の会議資料配信システム。
【００１０】
（３）前記印刷履歴には、前記印刷済みの原稿データについてのバージョン情報が含まれており、前記更新確認部は、前記印刷履歴に含まれている前記バージョン情報と、前記原稿データ管理部により登録または更新された原稿データに予め付されている前記バージョン情報とを比較して、先に登録した原稿データよりも新しい原稿データが追加されたか否か確認する、上記（２）に記載の会議資料配信システム。
【００１１】
（４）前記印刷管理部は、前記結果通知部から通知された前記確認結果を表示し、前記原稿データ管理部により更新された原稿データに基づく印刷を実行する指示を受け付けた場合には、前記管理装置に当該更新された原稿データに基づく印刷を指示し、前記管理装置は、前記印刷管理部の指示に基づく印刷を、前記ネットワークに接続した画像形成装置に実行させる印刷制御部を備える、上記（１）〜（３）のいずれかに記載の会議資料配信システム。
【００１２】
（５）前記印刷管理部は、前記結果通知部から通知された前記確認結果を表示し、前記原稿データ管理部により更新された原稿データに基づく印刷を実行する指示を受け付けた場合には、前記管理装置に当該更新された原稿データに基づく印刷を指示し、前記管理装置は、前記ネットワークに接続した画像形成装置に組み込まれており、前記印刷管理部の指示に基づく印刷を実行する印刷実行部を備える、上記（１）〜（３）のいずれかに記載の会議資料配信システム。
【００１３】
（６）前記印刷管理部は、指示した印刷が正常に完了した後、印刷した原稿データが会議資料の原稿データであるか否か判断し、会議資料の原稿データであれば、印刷した当該原稿データの印刷履歴を記憶する、上記（１）〜（５）のいずれかに記載の会議資料配信システム。
【００１４】
（７）前記印刷管理部は、前記会議開催通知が特定のアプリケーションで開かれた状態で印刷指示された原稿データを、会議資料の原稿データであると判断する、上記（６）に記載の会議資料配信システム。
【００１５】
（８）前記印刷管理部は、前記会議開催通知管理部により所定のフォルダに記憶されて管理されていた原稿データを、会議資料の原稿データであると判断する、上記（６）に記載の会議資料配信システム。
【００１６】
（９）前記印刷管理部は、前記情報端末が前記ネットワークに接続した状態で印刷した原稿データの更新前の原稿データについての印刷履歴を削除する、上記（１）〜（８）のいずれかに記載の会議資料配信システム。
【００１７】
（１０）前記会議情報には、会議開始時刻または会議終了時刻が含まれており、前記印刷管理部は、現在時刻を取得し、当該現在時刻が前記会議開始時刻または前記会議終了時刻を経過している印刷履歴を削除する、上記（１）〜（９）のいずれかに記載の会議資料配信システム。
【００１８】
（１１）前記印刷管理部は、同一会議で使用される原稿データの前記バージョン情報を参照し、最新の印刷履歴以外の印刷履歴を削除する、上記（３）に記載の会議資料配信システム。
【００１９】
（１２）前記印刷管理部は、原稿データごとに印刷履歴を記憶し、前記確認要求部は、前記印刷管理部により記憶された複数の印刷履歴を表示して、少なくとも１つの印刷履歴の選択を受け付け、選択された当該印刷履歴のみを前記管理装置に送信する、上記（１）〜（１１）のいずれかに記載の会議資料配信システム。
【００２０】
（１３）前記印刷履歴には、前記印刷済みの原稿データが含まれていた会議開催通知を受け付けた日時を示す受付日時情報が含まれており、前記更新確認部は、前記印刷履歴に含まれている前記受付日時情報と、前記原稿データ管理部により登録または更新された原稿データが含まれていた会議開催通知の受付日時情報とを比較して、先に登録した原稿データよりも新しい原稿データが追加されたか否か確認する、上記（２）に記載の会議資料配信システム。
【００２１】
（１４）前記結果通知部は、前記印刷管理部の指示に基づく印刷が実行された場合、印刷結果を前記情報端末に通知する、上記（４）または（５）に記載の会議資料配信システム。
【００２２】
（１５）前記確認結果の通知には、前記原稿データ管理部による原稿データの更新がされていないため印刷する必要がない旨の通知が含まれる、上記（１）〜（１４）のいずれかに記載の会議資料配信システム。
【００２３】
（１６）前記確認結果の通知には、前記会議情報または前記原稿データが未登録である旨の通知が含まれる、上記（１）〜（１５）のいずれかに記載の会議資料配信システム。
【００２４】
（１７）前記印刷管理部は、印刷済みの原稿データを削除するとともに、当該原稿データに対応付けられている前記会議情報および当該原稿データに予め付されている情報を、前記印刷履歴として記憶する、上記（１）〜（１２）のいずれかに記載の会議資料配信システム。
【００２５】
（１８）会議の参加予定者が使用する可搬型の情報端末と、当該会議で使用される会議資料の原稿データを管理する管理装置とが、所定のネットワークを介して通信可能に接続された会議資料配信システムであって、前記情報端末は、前記会議を特定可能な会議情報および前記原稿データが含まれる会議開催通知を受け付け、当該会議情報および当該原稿データを対応付けて管理する会議開催通知管理部と、前記ネットワークから接続が解除された状態で、前記会議開催通知管理部により管理されている前記原稿データに基づく印刷を指示し、当該原稿データについての印刷履歴を記憶する印刷管理部と、前記印刷管理部の指示に基づき印刷された印刷済みの原稿データに対応する原稿データが、前記管理装置において更新されたか否か確認するために、前記ネットワークに接続した状態で、前記印刷履歴を前記管理装置に送信する確認要求部と、を備え、前記管理装置は、前記会議開催通知を受け付けて当該会議開催通知に含まれる前記会議情報および前記原稿データを対応付けて登録し、要求に応じて当該原稿データを更新する原稿データ管理部と、前記確認要求部から送信された前記印刷履歴と、前記原稿データ管理部により登録された前記会議情報および前記原稿データとを解析して、前記印刷済みの原稿データに対応する原稿データが前記原稿データ管理部により更新されたか否か確認する更新確認部と、前記更新確認部により更新が確認された原稿データに基づく印刷を、前記ネットワークに接続した画像形成装置に実行させる印刷制御部と、を備える会議資料配信システム。
【００２６】
（１９）印刷完了後に、前記更新確認部による確認結果、および印刷結果を前記情報端末に通知する結果通知部を備える、上記（１８）に記載の会議資料配信システム。
【００２７】
（２０）コンピューターを、上記（１）〜（１９）のいずれかに記載の会議資料配信システムとして機能させるためのプログラム。
【発明の効果】
【００２８】
本発明によれば、原稿データが配信されたネットワークから切り離された環境で当該原稿データを印刷した場合には、印刷履歴を情報端末に記憶している。そのため、管理装置で管理されている原稿データが後から更新されたとしても、当該印刷履歴を用いて容易にその更新を確認できる。必要であれば、参加予定者は、更新された最新版の原稿データを印刷して会議に参加できる。
【図面の簡単な説明】
【００２９】
【図１】会議資料配信システムの概略構成図である。
【図２】管理装置のハードウェア構成例を示すブロック図である。
【図３】参加者ＰＣのハードウェア構成例を示すブロック図である。
【図４】管理装置の機能構成例を示すブロック図である。
【図５】参加者ＰＣの機能構成例を示すブロック図である。
【図６】会議開催通知の受付処理のフローチャートである。
【図７】会議開催通知の動作を説明するための図である。
【図８】会議開催通知の表示例を示す図である。
【図９】管理データの概略データ構造を示す図である。
【図１０】会議開催通知の登録処理のフローチャートである。
【図１１】登録データの概略データ構造を示す図である。
【図１２】印刷処理のフローチャートである。
【図１３】印刷処理の動作を説明するための図である。
【図１４】印刷履歴管理処理のフローチャートである。
【図１５】印刷履歴データの概略データ構造を示す図である。
【図１６】更新確認要求処理のフローチャートである。
【図１７】印刷履歴の表示例を示す図である。
【図１８】確認要求の動作を説明するための図である。
【図１９】確認結果通知の動作を説明するための図である。
【図２０】最新版の原稿データに基づく印刷の動作を説明するための図である。
【図２１】更新確認処理のフローチャートである。
【図２２】更新確認の動作を説明するための図である。
【図２３】履歴削除処理のフローチャートである。
【図２４】会議資料配信システムの変形例を説明するための図である。
【発明を実施するための形態】
【００３０】
以下、添付した図面を参照して、本発明の実施形態を説明する。なお、図面の説明において同一の要素には同一の符号を付し、重複する説明を省略する。また、図面の寸法比率は、説明の都合上誇張されており、実際の比率とは異なる場合がある。
【００３１】
［会議資料配信システム１０］
図１は、会議資料配信システム１０の概略構成図である。
【００３２】
（１−１）全体構成
図１に示すとおり、会議資料配信システム１０は、主催者ＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）１００と、管理装置２００と、画像形成装置３００と、参加者ＰＣ４００とを備える。
【００３３】
本実施形態において、各装置（１００、２００、３００、４００）は、会社等に構築された所定のコンピューターネットワーク（以下では、単に「ネットワークＡ」と称する）を介して相互に通信可能に接続される。ネットワークＡには、有線、無線を問わず、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）等が用いられる。
【００３４】
また、印刷装置５００は、ネットワークＡから切り離された環境（たとえば、自宅や出張先）に置かれ、会社等から持ち込まれた参加者ＰＣ４００と通信可能に接続される。
【００３５】
（１−２）主催者ＰＣ１００
主催者ＰＣ１００は、会社等で開催される会議の主催者が使用する情報処理装置である。主催者ＰＣ１００は、デスクトップ型のＰＣであってもよいし、可搬型の情報端末であってもよい。
【００３６】
主催者ＰＣ１００は、会議で使用される資料（以下、単に「会議資料」と称する場合もある）のデジタルデータ（すなわち、「原稿データ」）の作成に用いられる。作成された原稿データは、ネットワークＡを介して、主催者ＰＣ１００から管理装置２００および参加者ＰＣ４００へ配信される。なお、原稿データには、閲覧および印刷が可能な各種フォーマットのデジタルデータ（たとえば、ワードファイル、ＰＤＦファイル等）が含まれる。
【００３７】
（１−３）管理装置２００
管理装置２００は、原稿データを管理するサーバー装置である。したがって、管理装置２００は、一般的なコンピューター装置により実現され得る。
【００３８】
管理装置２００は、主催者ＰＣ１００から配信された原稿データを登録（蓄積）しておき、その原稿データを使用する会議が開始されるまで、あるいは終了するまで保管する。また、管理装置２００は、必要に応じて原稿データの更新（改訂、新たな原稿データの追加、等）を受け付ける。そして、管理装置２００は、参加者ＰＣ４００からの要求（後述する「確認要求」）に応じて、原稿データの更新の有無を確認し、その確認結果を参加者ＰＣ４００へ通知する。
【００３９】
（１−４）画像形成装置３００
画像形成装置３００は、少なくとも印刷機能を有するプリンター、複合機等である。図１には、１台の画像形成装置３００しか示されていないが、ネットワークＡには、複数台の画像形成装置３００が接続されていてもよい。
【００４０】
画像形成装置３００は、参加者ＰＣ４００からの要求に応じて、原稿データに基づく印刷を実行する。これにより、画像形成装置３００からは、会議資料に相当する印刷物が出力される。
【００４１】
（１−５）参加者ＰＣ４００
参加者ＰＣ４００は、会議の参加予定者が使用する可搬型の情報端末である。したがって、参加者ＰＣ４００は、ノートパソコン、タブレット端末、スマートフォン等に代表されるモバイルコンピューターである。なお、図１には、１台の参加者ＰＣ４００しか示されていないが、ネットワークＡには、複数台の参加者ＰＣ４００が接続されてもよい。
【００４２】
参加者ＰＣ４００は、ネットワークＡに接続した状態での利用に限らず、ネットワークＡから切り離された環境でも利用可能である。たとえば、多忙な参加予定者が主催者ＰＣ１００から配信された原稿データを会社内（ネットワークＡに接続した状態）で印刷できないとき、参加者ＰＣ４００を自宅等に持ち帰り、ネットワークＡから切り離された環境で当該原稿データを印刷することができる。また、参加者ＰＣ４００は、管理装置２００で管理されている原稿データの更新の有無について確認要求できる。
【００４３】
（１−６）印刷装置５００
印刷装置５００は、少なくとも印刷機能を有するプリンター、複合機等である。印刷装置５００は、会議の参加予定者が自宅等に持ち帰った参加者ＰＣ４００からの要求に応じて印刷を実行する。
【００４４】
次に、会議資料配信システム１０の主要な装置である管理装置２００および参加者ＰＣ４００のハードウェア構成について説明する。
【００４５】
（２−１）管理装置２００（ハードウェア構成）
図２は、管理装置２００のハードウェア構成例を示すブロック図である。
【００４６】
管理装置２００は、図２に示すとおり、制御部２１０と、通信部２２０とを有し、これらは信号をやり取りするための信号線（バス等）２３０を介して相互に接続されている。
【００４７】
制御部２１０は、管理装置２００全体を制御する。たとえば、制御部２１０は、ＣＰＵ２１１と、メモリー２１２と、ストレージ２１３とを有する。
【００４８】
ＣＰＵ２１１は、プログラムにしたがって上記各部の制御や各種の演算処理を実行するマルチコアのプロセッサ等から構成される制御回路であり、管理装置２００の各機能は、それに対応するプログラムをＣＰＵ２１１が実行することにより発揮される。
【００４９】
メモリー２１２は、作業領域として一時的にプログラムおよびデータを記憶する高速アクセス可能な主記憶装置である。メモリー２１２には、たとえば、ＤＲＡＭ（Ｄｙｍａｍｉｃ  Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）、ＳＤＲＡＭ（Ｓｙｎｃｈｒｏｎｏｕｓ  Ｄｙｍａｍｉｃ  Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）、ＳＲＡＭ（Ｓｔａｔｉｃ  Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）等が採用される。
【００５０】
ストレージ２１３は、オペレーティングシステムを含む各種プログラムや各種データを格納する大容量の補助記憶装置である。ストレージ２１３には、たとえば、ハードディスク、ソリッドステートドライブ、フラッシュメモリー、ＲＯＭ等が採用される。
【００５１】
通信部２２０は、主催者ＰＣ１００、画像形成装置３００、および参加者ＰＣ４００とネットワークＡを介して通信するためのインターフェイスである。
【００５２】
（２−２）参加者ＰＣ４００（ハードウェア構成）
図３は、参加者ＰＣ４００のハードウェア構成例を示すブロック図である。
【００５３】
参加者ＰＣ４００は、図３に示すとおり、制御部４１０と、表示部４２０と、入力部４３０と、通信部４４０とを有し、これらは信号をやり取りするための信号線（バス等）４５０を介して相互に接続されている。
【００５４】
制御部４１０は、参加者ＰＣ４００全体を制御する。たとえば、制御部４１０は、ＣＰＵ４１１と、メモリー４１２と、ストレージ４１３とを有する。ＣＰＵ４１１、メモリー４１２、ストレージ４１３については、それぞれ、管理装置２００と同様の構成により実現できるため、説明を省略する。
【００５５】
表示部４２０は、参加者ＰＣ４００を操作するために必要な情報や設定情報など、各種データを表示する。表示部４２０には、たとえば、液晶ディスプレイ、有機ＥＬ（Ｅｌｅｃｔｒｏ−Ｌｕｍｉｎｅｓｃｅｎｃｅ）等が採用される。
【００５６】
入力部４３０は、会議の参加予定者の指示に従って各種データを入力する。入力部４３０には、たとえば、キーボードやタッチパッド等のポインティングデバイスが採用される。
【００５７】
通信部４４０は、主催者ＰＣ１００、管理装置２００、および画像形成装置３００とネットワークＡを介して通信するためのインターフェイスである。
【００５８】
次に、会議資料配信システム１０の主要な装置である管理装置２００および参加者ＰＣ４００の機能構成について説明する。
【００５９】
（３−１）管理装置２００（機能構成）
図４は、管理装置２００の機能構成例を示すブロック図である。
【００６０】
管理装置２００の制御部２１０は、図４に示すとおり、原稿データ管理部６１０と、更新確認部６２０と、結果通知部６３０と、印刷制御部６４０とを有する。
【００６１】
原稿データ管理部６１０は、主催者ＰＣ１００からの会議開催通知を受け付ける。会議開催通知には、開催予定の会議を特定可能な会議情報と、当該会議で使用する会議資料のデジタルデータ（すなわち、「原稿データ」）とが含まれている。原稿データ管理部６１０は、受け付けた会議開催通知に含まれる会議情報および原稿データを対応付けて登録し、主催者（主催者ＰＣ１００等）の要求に応じて当該原稿データを更新する。この登録および更新された会議情報、原稿データは、ストレージ２１３に記憶される。
【００６２】
なお、原稿データの更新には、先に登録した原稿データよりも新しいバージョンの原稿データを追加すること、および先に登録した原稿データに関連する別の原稿データを追加することの少なくともいずれかが含まれる。
【００６３】
更新確認部６２０は、参加者ＰＣ４００からの要求（確認要求）に応じて、ネットワークＡから切り離された環境で印刷済みの原稿データに対応する原稿データが、管理装置２００において原稿データ管理部６１０により更新されたか否か確認する。
【００６４】
結果通知部６３０は、更新確認部６２０による確認結果を参加者ＰＣ４００に通知する。
【００６５】
印刷制御部６４０は、参加者ＰＣ４００からの指示に基づく印刷を、ネットワークＡに接続した画像形成装置３００に実行させる。
【００６６】
なお、原稿データ管理部６１０、更新確認部６２０、結果通知部６３０、および印刷制御部６４０は、それぞれ、ＣＰＵ２１１が、ストレージ２１３にインストールされているプログラムをメモリー２１２に読み出して実行することにより実現される。ただし、これに限らず、ＡＳＩＣ等のハードウェアにより実現されてもよい。
【００６７】
（３−２）参加者ＰＣ４００（機能構成）
図５は、参加者ＰＣ４００の機能構成例を示すブロック図である。
【００６８】
参加者ＰＣ４００の制御部４１０は、図５に示すとおり、会議開催通知管理部７１０と、印刷管理部７２０と、確認要求部７３０とを有する。
【００６９】
会議開催通知管理部７１０は、主催者ＰＣ１００からの会議開催通知を受け付け、会議開催通知に含まれる会議情報および原稿データを対応付けて管理する。これらの管理された会議情報および原稿データは、ストレージ４１３に記憶される。
【００７０】
印刷管理部７２０は、参加者ＰＣ４００がネットワークＡから接続が解除された状態で、会議開催通知管理部７１０により管理されている原稿データに基づく印刷を指示し、当該原稿データについての印刷履歴を記憶する。
【００７１】
確認要求部７３０は、印刷管理部７２０の指示に基づき印刷された印刷済みの原稿データに対応する原稿データが、管理装置２００において更新されたか否か確認するために、ネットワークＡに接続した状態で印刷履歴を管理装置２００に送信する。
【００７２】
なお、会議開催通知管理部７１０、印刷管理部７２０、および確認要求部７３０は、それぞれ、ＣＰＵ４１１が、ストレージ４１３にインストールされているプログラムをメモリー４１２に読み出して実行することにより実現される。ただし、これに限らず、ＡＳＩＣ等のハードウェアにより実現されてもよい。
【００７３】
［会議資料配信システム１０の動作］
次に、本実施形態に係る会議資料配信システム１０の特徴的な動作について説明する。
【００７４】
（１）会議開催通知の受付処理
図６は、会議開催通知の受付処理のフローチャートである。図７は、会議開催通知の動作を説明するための図である。図８は、会議開催通知の表示例を示す図である。図９は、管理データの概略データ構造を示す図である。以下、図６〜図９を参照して、参加者ＰＣ４００において実行される会議開催通知の受付処理の手順について説明する。なお、以下の会議開催通知の受付処理において、制御部４１０は、会議開催通知管理部７１０として機能する。
【００７５】
制御部４１０は、たとえば、ネットワークＡに接続した状態で参加者ＰＣ４００に電源が投入されたときに、会議開催通知の受付処理を開始する。
【００７６】
（ステップＳ１０１）
会議開催通知の受付処理を開始すると、制御部４１０は、主催者ＰＣ１００からの会議開催通知の有無を判別する。
【００７７】
ここで、会議開催通知は、図７に示すように、ネットワークＡを介して、主催者ＰＣ１００から管理装置２００および参加者ＰＣ４００に送信される。たとえば、会議開催通知は、電子メールによって行われる。
【００７８】
会議開催通知用の電子メールには、図８に示すように、タイトル欄に会議名（例：××会議）が記載されている。また、宛先欄には、会議開催通知の送信先、すなわち、管理装置２００および各参加者Ａ、Ｂ、Ｃに割り当てられたメールアドレスが記載されている。また、電子メールには、会議の開催場所を示す情報（例：○○会議室）、会議の開催日時を示す情報（例：１２月２５日  １３：００−１５：００）が記載されている。また、電子メールには、会議資料の原稿データが添付されている。
【００７９】
制御部４１０は、通信部４４０を介して受信した電子メールのタイトル欄に少なくとも会議名が記載されている場合には、会議開催通知と判断して（ステップＳ１０１：ＹＥＳ）、処理をステップＳ１０２に進める。一方、制御部４１０は、タイトル欄に会議名が記載された電子メールを受信していない場合には、会議開催通知はないと判断して（ステップＳ１０１：ＮＯ）、会議開催通知の受付処理を終了する。
【００８０】
（ステップＳ１０２）
処理がステップＳ１０２に移行した場合には、制御部４１０は、会議開催通知に含まれている会議情報および原稿データを記憶する。
【００８１】
具体的には、制御部４１０は、図９に示すように、受付日時情報、会議情報（会議名、開催場所、開催日時、参加者情報）、および原稿データを対応付けて、管理データとしてストレージ４１３の所定のフォルダに記憶する。
【００８２】
ここで、受付日時情報は、会議開催通知用の電子メールを受け付けた時に制御部４１０が取得した現在時刻である。現在時刻は、ＣＰＵ４１１が内蔵する時計（リアルタイムクロック）から取得してもよいし、外部サーバーからインターネットを介して取得してもよい。また、会議開催通知用の電子メールのヘッダに記述されている発信時刻を用いてもよい。
【００８３】
また、会議名、開催場所、開催日時、参加者情報は、それぞれ、会議開催通知用の電子メールに記載されていた情報である。開催日時は、図９に示すように、会議の開始時刻と終了時刻から構成される。参加者情報は、会議開催通知用の電子メールの宛先欄に記載されていたメールアドレスでもよいし、参加予定者の名前でもよい。
【００８４】
また、原稿データには、会議資料名（ファイル名）、バージョン情報（Ａ版、Ｂ版等）等が予め付されており、制御部４１０は、原稿データとともにこれらの付属情報を記憶する。また、図９に示すように、原稿データの代わりに、原稿データの保存場所を示すリンク情報を記憶してもよい。
【００８５】
ステップＳ１０２の処理が終了すると、制御部４１０は、会議開催通知の受付処理を終了する。
【００８６】
以上の会議開催通知の受付処理が定期的に繰り返し実行されることにより、参加者ＰＣ４００は、主催者ＰＣ１００から送信された会議開催通知を受け付け、会議開催通知毎に会議情報および原稿データを対応付けて記憶し、管理できる。
【００８７】
（２）会議開催通知の登録処理
図１０は、会議開催通知の登録処理のフローチャートである。図１１は、登録データの概略データ構造を示す図である。以下、図１０〜図１１を参照して、管理装置２００において実行される会議開催通知の登録処理の手順について説明する。なお、以下の会議開催通知の登録処理において、制御部２１０は、原稿データ管理部６１０として機能する。
【００８８】
制御部２１０は、たとえば、管理装置２００に電源が投入されたときに、会議開催通知の登録処理を開始する。
【００８９】
（ステップＳ２０１）
会議開催通知の登録処理を開始すると、制御部２１０は、主催者ＰＣ１００からの会議開催通知の有無を判別する。
【００９０】
ここで、会議開催通知は、図７に示すように、ネットワークＡを介して主催者ＰＣ１００から参加者ＰＣ４００に送信されたものと同一の会議開催通知である。
【００９１】
制御部２１０は、通信部２２０を介して受信した電子メールのタイトル欄に少なくとも会議名が記載されている場合には、会議開催通知と判断して（ステップＳ２０１：ＹＥＳ）、処理をステップＳ２０２に進める。一方、制御部２１０は、タイトル欄に会議名が記載された電子メールを受信していない場合には、会議開催通知はないと判断して（ステップＳ２０１：ＮＯ）、会議開催通知の登録処理を終了する。
【００９２】
（ステップＳ２０２）
処理がステップＳ２０２に移行した場合には、制御部２１０は、会議開催通知に含まれている会議情報および原稿データを登録する。
【００９３】
具体的には、制御部２１０は、図１１に示すように、受付日時情報、会議情報（会議名、開催場所、開催日時、参加者情報）、および原稿データを対応付けて、登録データとして記憶する。
【００９４】
ここで、受付日時情報は、会議開催通知用の電子メールを受け付けた時に制御部２１０が取得した現在時刻である。現在時刻は、ＣＰＵ２１１が内蔵する時計（リアルタイムクロック）から取得してもよいし、外部サーバーからインターネットを介して取得してもよい。また、会議開催通知用の電子メールのヘッダに記述されている発信時刻を用いてもよい。
【００９５】
また、会議名、開催場所、開催日時、参加者情報は、それぞれ、会議開催通知用の電子メールに記載されていた情報である。開催日時は、図１１に示すように、会議の開始時刻と終了時刻から構成される。参加者情報は、会議開催通知用の電子メールの宛先欄に記載されていたメールアドレスでもよいし、参加予定者の名前でもよい。
【００９６】
また、原稿データには、会議資料名（ファイル名）、バージョン情報（Ａ版、Ｂ版等）等が予め付されており、制御部２１０は、原稿データとともにこれらの付属情報を記憶する。ただし、図１１に示すように、原稿データの代わりに、原稿データの保存場所を示すリンク情報を記憶してもよい。
【００９７】
なお、制御部２１０は、複数の登録データのうち、同一会議名を持つ登録データが存在する場合には、図１１に示すように、会議（会議名）毎にまとめて管理する。
【００９８】
ステップＳ２０２の処理が終了すると、制御部２１０は、会議開催通知の登録処理を終了する。
【００９９】
以上の会議開催通知の登録処理が定期的に繰り返し実行されることにより、管理装置２００は、主催者ＰＣ１００から送信された会議開催通知を受け付け、会議開催通知毎および会議毎に、会議情報および原稿データを対応付けて登録し、管理できる。
【０１００】
また、管理装置２００に登録した原稿データを更新したい場合には、主催者ＰＣ１００から管理装置２００へ会議開催通知を送信するだけで、先に登録しておいた原稿データの改訂や、新たな原稿データの追加等できる。
【０１０１】
（３）印刷処理
図１２は、印刷処理のフローチャートである。図１３は、印刷処理の動作を説明するための図である。以下、図１２〜図１３を参照して、参加者ＰＣ４００において実行される印刷処理の手順について説明する。なお、以下の印刷処理において、制御部４１０は、印刷管理部７２０として機能する。
【０１０２】
制御部４１０は、たとえば、ネットワークＡから接続が解除された状態（たとえば、自宅や出張先）で、参加者ＰＣ４００に保存されている電子メールを特定のアプリケーションで開く指示を受け付けたときに、印刷処理を開始する。
【０１０３】
（ステップＳ３０１）
印刷処理を開始すると、制御部４１０は、電子メールの内容を表示部４２０に表示する。図８に示す例では、会議開催通知用の電子メールが、メーラー、ブラウザ等によって表示されている。
【０１０４】
このとき、制御部４１０は、印刷対象の原稿データの選択を、入力部４３０を介して受け付ける。たとえば、電子メールに添付されている原稿データを指定する操作（クリック等）により、印刷対象の原稿データを選択できる。
【０１０５】
ただし、原稿データの選択方法は、これに限らず、上記ステップ１０２で管理データとして所定のフォルダに記憶されて管理されていた原稿データから直接選択してもよい。
【０１０６】
（ステップＳ３０２）
制御部４１０は、印刷を実行する画像形成装置の選択を、入力部４３０を介して受け付ける。図１３に示す例では、参加者ＰＣ４００には、印刷装置５００しか接続されていないため、ステップＳ３０２では、印刷装置５００が選択される。
【０１０７】
（ステップＳ３０３）
制御部４１０は、画像形成装置に印刷指示を出力する。たとえば、図１３に示す例では、制御部４１０は、ステップＳ３０２で選択された印刷装置５００に対して、ステップＳ３０１で選択された原稿データに基づく印刷を指示する。より具体的には、制御部４１０は、印刷対象の原稿データを印刷装置５００で印刷可能な形式の印刷データに変換し、印刷コマンドとともに印刷装置５００に送信する。
【０１０８】
（ステップＳ３０４）
印刷装置５００は、参加者ＰＣ４００からの印刷指示に基づく印刷を実行する。このとき、印刷装置５００からは、図１３に示すように、ステップＳ３０１で選択された原稿データに基づく印刷物（たとえば、会議資料）が出力される。印刷装置５００は、印刷が正常に完了した場合には、印刷完了の通知を参加者ＰＣ４００に対して送信する。
【０１０９】
参加者ＰＣ４００の制御部４１０は、ステップＳ３０３において指示した印刷が完了したか否か判別する。具体的には、制御部４１０は、印刷装置５００から送信された印刷完了の通知を受信した場合には（ステップＳ３０４：ＹＥＳ）、印刷が完了したと判断して、処理をステップＳ３０５に進める。一方、制御部４１０は、印刷完了の通知を受信していない場合には（ステップＳ３０４：ＮＯ）、印刷完了の通知を受信するまで待機する。
【０１１０】
（ステップＳ３０５）
制御部４１０は、ステップＳ３０３において印刷を指示した原稿データが、会議資料の原稿データであるか否か判断する。具体的には、制御部４１０は、会議資料通知が特定のアプリケーションで開かれた状態で印刷指示された原稿データであれば、会議資料の原稿データであると判断する。たとえば、ステップＳ３０１で会議情報を含む電子メールがメーラー、ブラウザ等で開かれ、その後ステップＳ３０３で印刷指示された原稿データであれば、会議資料の原稿データであると判断する。制御部４１０は、会議資料の原稿データであると判断した場合には（ステップ３０５：ＹＥＳ）、処理をステップＳ３０６に進める。
【０１１１】
一方、制御部４１０は、ステップＳ３０１で開かれた電子メールに会議情報が含まれていない場合には、その後ステップＳ３０３で印刷指示された原稿データは、会議資料の原稿データではないと判断する。制御部４１０は、会議資料の原稿データではないと判断した場合には（ステップＳ３０５：ＮＯ）、印刷履歴を記憶（作成、更新）せずに、印刷処理を終了する。
【０１１２】
なお、制御部４１０は、管理データとしてストレージ４１３の所定のフォルダに記憶されて管理されていた原稿データの中から選択され、その後ステップＳ３０３で印刷指示された原稿データを、会議資料の原稿データであると判断してもよい。
【０１１３】
（ステップＳ３０６）
制御部４１０は、ステップＳ３０３で印刷指示された原稿データの印刷履歴を記憶（作成、更新）するために、印刷履歴管理処理を実行する。印刷履歴管理処理の詳細については後述する。
【０１１４】
ステップＳ３０６の処理が終了すると、制御部４１０は、印刷処理を終了する。
【０１１５】
以上の印刷処理が実行されることにより、会社等のネットワークＡから切り離された環境で会議資料の原稿データを印刷した場合に、印刷履歴を管理できる。
【０１１６】
（４）印刷履歴管理処理（Ｓ３０６）
図１４は、印刷履歴管理処理のフローチャートである。図１５は、印刷履歴データの概略データ構造を示す図である。以下、図１４〜図１５を参照して、参加者ＰＣ４００において実行される印刷履歴管理処理の手順について説明する。なお、以下の印刷履歴管理処理においては、制御部４１０は、印刷管理部７２０として機能する。
【０１１７】
制御部４１０は、上記印刷処理のステップＳ３０６に処理が移行すると、印刷履歴管理処理を開始する。
【０１１８】
（ステップＳ３６１）
印刷履歴管理処理を開始すると、制御部４１０は、ステップＳ３０３で直前に印刷した原稿データに関する情報を取得する。具体的には、制御部４１０は、印刷した原稿データに対応付けて管理されている会議情報および付属情報（会議資料名、バージョン情報）を取得する。
【０１１９】
（ステップＳ３６２）
制御部４１０は、ステップＳ３０３で直前に印刷した原稿データと同一会議の原稿データ（会議名が同一の原稿データ）の印刷履歴が、既に印刷履歴データに存在しているか否か判別する。制御部４１０は、既に印刷履歴データに存在している場合には（ステップＳ３６２：ＹＥＳ）、処理をステップＳ３６３に進め、印刷履歴データに存在しない場合には（ステップＳ３６２：ＮＯ）、処理をステップＳ３６５に進める。なお、印刷履歴データは、図１５に示すように、受付日時情報、ファイル名（会議資料名）、バージョン情報、会議名、印刷日時が対応付けて記憶されている。
【０１２０】
（ステップＳ３６３）
制御部４１０は、ステップＳ３０３で直前に印刷した原稿データが最新版であるか否か判別する。具体的には、制御部４１０は、ステップＳ３６１で直前に取得した原稿データに付されているバージョン情報と、印刷履歴データに記憶されている各原稿データの印刷履歴に含まれているバージョン情報とを比較して判別する。
【０１２１】
制御部４１０は、ステップＳ３０３で直前に印刷した原稿データが最新版である場合には（ステップＳ３６３：ＹＥＳ）、処理をステップＳ３６４に進める。一方、制御部４１０は、ステップＳ３０３で直前に印刷した原稿データが最新版ではない場合には（ステップＳ３６３：ＮＯ）、印刷履歴として保存しておく必要がないため、印刷履歴管理処理を終了する。
【０１２２】
（ステップＳ３６４）
制御部４１０は、最新の印刷履歴以外を削除する。具体的には、制御部４１０は、ステップＳ３０３で直前に印刷した原稿データと同一会議の原稿データの印刷履歴のうち、直前に印刷した原稿データよりも古いまたは同一のバージョン情報を持つ原稿データの印刷履歴を、図１５に示す印刷履歴データから削除する。
【０１２３】
（ステップＳ３６５）
制御部４１０は、最新の印刷履歴を追加する。具体的には、制御部４１０は、ステップＳ３６１で取得した会議情報および付属情報を、ステップＳ３０３で直前に印刷した原稿データの印刷履歴として、図１５に示す印刷履歴データに追加する。これとともに、制御部４１０は、ステップＳ３０３で直前に印刷した印刷済みの原稿データを削除してもよい。
【０１２４】
ステップＳ３６５の処理が終了すると、制御部４１０は、処理を図１２の印刷処理に戻す。
【０１２５】
以上の印刷履歴管理処理が実行されることにより、会社等のネットワークＡから切り離された環境で会議資料の原稿データを印刷する毎に、印刷履歴を記憶（作成、更新）できる。また、同一会議で使用される原稿データのバージョン情報を参照して、最新の印刷履歴（最新版の原稿データの印刷履歴）以外の印刷履歴を削除しているため、印刷履歴のデータ量を最小限に抑えることができる。
【０１２６】
（５）更新確認要求処理
図１６は、更新確認要求処理のフローチャートである。図１７は、印刷履歴の表示例を示す図である。図１８は、確認要求の動作を説明するための図である。図１９は、確認結果通知の動作を説明するための図である。以下、図１６〜図１９を参照して、参加者ＰＣ４００において実行される更新確認要求処理の手順について説明する。なお、以下の更新確認要求処理においては、制御部４１０は、確認要求部７３０として機能する。
【０１２７】
制御部４１０は、たとえば、ネットワークＡに接続した状態で、印刷履歴を表示する指示を、入力部４３０を介して受け付けると、更新確認要求処理を開始する。
【０１２８】
（ステップＳ４０１）
更新確認要求処理を開始すると、制御部４１０は、上記印刷履歴管理処理によって記憶された複数の印刷履歴（印刷履歴データに含まれている印刷履歴）を表示部４２０に表示する。たとえば、制御部４１０は、図１７に示すように、原稿データごとの印刷履歴と、各印刷履歴を選択可能なチェックボックス５１０と、確認要求送信ボタン５２０とを、表示部４２０に表示する。
【０１２９】
このとき、制御部４１０は、管理装置２００に確認要求する対象の原稿データ（印刷履歴）の選択を、入力部４３０を介して受け付ける。ここでの確認要求は、ネットワークＡから切り離された環境で印刷された印刷済みの原稿データに対応する原稿データが、管理装置２００において更新されたか否か確認するための要求である。参加者ＰＣ４００を操作する会議の参加予定者は、たとえば、図１７に示すチェックボックス５１０にチェックを入れる操作により、確認要求を希望する少なくとも１つの原稿データ（印刷履歴）を選択できる。
【０１３０】
ただし、印刷履歴の表示方法は、これに限定されず、同一会議で使用する原稿データの印刷履歴については、まとめて表示してもよい。
【０１３１】
（ステップＳ４０２）
制御部４１０は、管理装置２００に対して確認要求する。たとえば、制御部４１０は、図１７に示す確認要求送信ボタン５２０にタッチする操作を、入力部４３０を介して受け付けると、ステップＳ４０１で選択された原稿データの印刷履歴を、ネットワークＡを介して管理装置２００に送信する（図１８）。なお、ステップＳ４０２において管理装置２００に送信される印刷履歴は、ステップＳ４０１で選択された原稿データの印刷履歴のみである。また、当該印刷履歴には、上述したとおり、受付日時情報、ファイル名（会議資料名）、バージョン情報、会議名、印刷日時等が含まれている（図１５）。
【０１３２】
（ステップＳ４０３）
管理装置２００は、ステップＳ４０２の確認要求を受け付けると、後述する更新確認処理を実行し（図１８）、確認要求の対象の原稿データが更新されたか否か確認する。管理装置２００は、その確認結果を、ネットワークＡを介して参加者ＰＣ４００に通知する（図１９）。
【０１３３】
このとき、参加者ＰＣ４００の制御部４１０は、管理装置２００から確認結果の通知があるか否か判別する。そして、制御部４１０は、管理装置２００から確認結果が通知された場合には（ステップＳ４０３：ＹＥＳ）、処理をステップＳ４０４に進める。一方、制御部４１０は、管理装置２００から確認結果が通知されない場合には（ステップＳ４０３：ＮＯ）、確認結果が通知されるまで待機する。
【０１３４】
（ステップＳ４０４）
制御部４１０は、管理装置２００から通知された確認結果を表示部４２０に表示する（図１９）。
【０１３５】
（ステップＳ４０５）
制御部４１０は、管理装置２００において更新された原稿データに基づく印刷の指示があるか否か判別する。たとえば、制御部４１０は、入力部４３０を介して、更新された原稿データに基づく印刷を実行する指示を受け付けた場合には（ステップＳ４０５：ＹＥＳ）、処理をステップＳ４０６に進める。一方、制御部４１０は、印刷指示を受け付けない場合、または印刷しない指示を受け付けた場合には（ステップＳ４０５：ＮＯ）、更新確認要求処理を終了する。
【０１３６】
（ステップＳ４０６）
制御部４１０は、ネットワークＡを介して管理装置２００に更新された原稿データに基づく印刷を指示する（図２０）。このとき、管理装置２００の制御部２１０は、印刷制御部６４０として機能し、参加者ＰＣ４００の指示に基づく印刷を、ネットワークＡに接続した画像形成装置３００に実行させる。より具体的には、管理装置２００の制御部２１０は、更新された原稿データを画像形成装置３００で印刷可能な形式の印刷データに変換し、印刷コマンドとともに画像形成装置３００に送信する（図２０）。
【０１３７】
画像形成装置３００は、管理装置２００からの印刷指示に基づく印刷を実行する。このとき、画像形成装置３００からは、図２０に示すように、更新された原稿データに基づく印刷物が出力される。画像形成装置３００は、印刷が正常に完了した場合には、印刷完了の通知を、管理装置２００に送信する。このとき、管理装置２００の制御部２１０は、結果通知部６３０として機能し、印刷結果（印刷完了の旨など）を参加者ＰＣ４００に対して通知する。
【０１３８】
（ステップＳ４０７）
参加者ＰＣ４００の制御部４１０は、ステップＳ４０６において指示した印刷が完了したか否か判別する。具体的には、制御部４１０は、管理装置２００から送信された印刷結果の通知を受信した場合には（ステップＳ４０７：ＹＥＳ）、処理をステップＳ４０８に進める。一方、制御部４１０は、印刷結果の通知を受信していない場合には（ステップＳ４０７：ＮＯ）、印刷結果の通知を受信するまで待機する。
【０１３９】
（ステップＳ４０８）
制御部４１０は、ステップＳ４０６で印刷された原稿データの更新前の原稿データについての印刷履歴を削除する。たとえば、図２０に示す例のように、資料１（Ｂ版）、資料２（Ａ版（Ｂ版よりも古い））が画像形成装置３００で印刷された場合には、その更新前の資料１（Ａ版）についての印刷履歴が印刷履歴データから削除される。
【０１４０】
なお、ステップＳ４０８の処理の代わりに、ステップＳ３０６の処理を実行してもよい。この場合には、更新前の原稿データについての印刷履歴は削除され、ステップＳ４０６で印刷された原稿データの印刷履歴が追加される。
【０１４１】
ステップＳ４０８の処理が終了すると、制御部４１０は、更新確認要求処理を終了する。
【０１４２】
以上の更新確認要求処理が実行されることにより、会社等のネットワークＡから切り離された環境で会議資料の原稿データが印刷された場合であっても、その原稿データの更新の有無について管理装置２００に確認要求できる。また、必要であれば、参加予定者は、更新された最新版の原稿データを印刷して会議に参加できる。
【０１４３】
（６）更新確認処理
図２１は、更新確認処理のフローチャートである。図２２は、更新確認の動作を説明するための図である。以下、図２１〜図２２を参照して、管理装置２００において実行される更新確認処理の手順について説明する。なお、以下の更新確認処理において、制御部２１０は、更新確認部６２０として機能する。
【０１４４】
制御部２１０は、たとえば、管理装置２００に電源が投入されたときに、更新確認処理を開始する。
【０１４５】
（ステップＳ５０１）
更新確認処理を開始すると、制御部２１０は、参加者ＰＣ４００から確認要求（ステップＳ４０２の確認要求）があるか否か判別する。たとえば、制御部２１０は、ネットワークＡを介して参加者ＰＣ４００から送信された印刷履歴を受信した場合には（ステップＳ５０１：ＹＥＳ）、これを確認要求と判断して、処理をステップＳ５０２に進める。一方、制御部２１０は、印刷履歴を受信していない場合には（ステップＳ５０１：ＮＯ）、印刷履歴が参加者ＰＣ４００から送られてくるまで待機する。
【０１４６】
（ステップＳ５０２）
制御部２１０は、確認要求された原稿データよりも新しい原稿データがあるか否か確認する。そのために、制御部２１０は、ステップＳ５０１において受信した印刷履歴と、管理装置２００において管理されている会議情報および原稿データを解析して判断する。より具体的には、制御部２１０は、ステップＳ５０１において受信した印刷履歴に含まれているバージョン情報と、管理装置２００において登録または更新された原稿データに予め付されているバージョン情報とを比較して判断する。
【０１４７】
たとえば、図２２に示すように、会議名が「ＸＸ会議」、会議資料名が「資料１」、バージョン情報が「Ａ版」の印刷履歴と、会議名が「ＹＹ会議」、会議資料名が「資料３」、バージョン情報が「Ｂ版」の印刷履歴とを、管理装置２００が受信したとする。
【０１４８】
このとき、制御部２１０は、「ＸＸ会議」と同一の会議名を持つ会議情報を登録データから抽出する（図１１、図２２）。次に、制御部２１０は、抽出した会議情報に対応付けられている原稿データの中から、「資料１」と同一の会議資料名（ファイル名）を持つ原稿データを特定する。そして、制御部２１０は、ここで特定した原稿データに予め付されたバージョン情報（「Ａ版」、「Ｂ版」）と、印刷履歴に含まれていたバージョン情報（「Ａ版」）とを比較する。このとき、制御部２１０は、登録データの中から特定した原稿データのバージョン情報の方が、印刷履歴に含まれていたバージョン情報より新しければ、確認要求された原稿データよりも新しい原稿データ（最新版の原稿データ）があると判断する。
【０１４９】
また、制御部２１０は、「ＹＹ会議」と同一の会議名を持つ会議情報を登録データから抽出する（図１１、図２２）。次に、制御部２１０は、抽出した会議情報に対応付けられている原稿データの中から、「資料３」と同一の会議資料名（ファイル名）を持つ原稿データを特定する。そして、制御部２１０は、ここで特定した原稿データに予め付されたバージョン情報（「Ａ版」、「Ｂ版」）と、印刷履歴に含まれていたバージョン情報（「Ｂ版」）とを比較する。このとき、制御部２１０は、登録データの中から特定した原稿データのバージョン情報が、印刷履歴に含まれていたバージョン情報よりも古いまたは同一である場合には、確認要求された原稿データよりも新しい原稿データ（最新版の原稿データ）はないと判断する。
【０１５０】
（ステップＳ５０３）
次に、制御部２１０は、確認要求された原稿データに関連する別の原稿データがあるか否か確認する。具体的には、制御部２１０は、ステップＳ５０１において受信した印刷履歴と、管理装置２００において管理されている会議情報および原稿データを解析して判断する。
【０１５１】
たとえば、図２２に示すように、会議名が「ＸＸ会議」、会議資料名が「資料１」、バージョン情報が「Ａ版」の印刷履歴と、会議名が「ＹＹ会議」、会議資料名が「資料３」、バージョン情報が「Ｂ版」の印刷履歴とを、管理装置２００が受信したとする。
【０１５２】
このとき、制御部２１０は、「ＸＸ会議」と同一の会議名を持つ会議情報を登録データから抽出する（図１１、図２２）。次に、制御部２１０は、抽出した会議情報に対応付けられている原稿データの中から、「資料１」と異なる会議資料名（ファイル名）を持つ原稿データを検索する。このとき、制御部２１０は、「資料１」と異なる会議資料名（ファイル名）を持つ原稿データ（「資料２（Ａ版）」）が存在すれば、確認要求された原稿データに関連する別の原稿データがあると判断する。
【０１５３】
また、制御部２１０は、「ＹＹ会議」と同一の会議名を持つ会議情報を登録データから抽出する（図１１、図２２）。次に、制御部２１０は、抽出した会議情報に対応付けられている原稿データの中から、「資料３」と異なる会議資料名（ファイル名）を持つ原稿データを検索する。このとき、制御部２１０は、「資料３」と異なる会議資料名（ファイル名）を持つ原稿データが存在しなければ、確認要求された原稿データに関連する別の原稿データはないと判断する。
【０１５４】
（ステップＳ５０４）
制御部２１０は、結果通知部６３０として機能し、ステップＳ５０２およびＳ５０３の確認結果を、ネットワークＡを介して参加者ＰＣ４００に通知する（ステップＳ４０３の通知、図１９）。したがって、制御部２１０は、ステップＳ５０１で確認要求された原稿データよりも新しい原稿データが管理装置２００にあるか否か、ステップＳ５０１で確認要求された原稿データが関連する別の原稿データがあるか否かを、参加者ＰＣ４００に通知する。
【０１５５】
ステップＳ５０４の処理が終了すると、制御部２１０は、更新確認処理を終了する。
【０１５６】
以上の更新確認処理が実行されることにより、参加者ＰＣ４００からの要求に応じて、管理装置２００で管理されている原稿データの更新の有無について確認し、その確認結果を通知できる。
【０１５７】
（７）履歴削除処理
図２３は、履歴削除処理のフローチャートである。以下、図２３を参照して、参加者ＰＣ４００において実行される履歴削除処理の手順について説明する。なお、以下の履歴削除処理において、制御部４１０は、印刷管理部７２０として機能する。
【０１５８】
制御部４１０は、たとえば、参加者ＰＣ４００に電源が投入されたときに、履歴削除処理を開始する。
【０１５９】
（ステップＳ６０１）
履歴削除処理を開始すると、制御部４１０は、現在時刻を取得する。たとえば、制御部４１０は、ＣＰＵ２１１が内蔵する時計（リアルタイムクロック）から現在時刻を取得してもよいし、外部サーバーからインターネットを介して現在時刻を取得してもよい。
【０１６０】
（ステップＳ６０２）
制御部４１０は、印刷履歴データから各印刷履歴の会議開始時刻または会議終了時刻を取得する。なお、図１１に示すように、印刷履歴データの会議情報には、会議の開催日時として会議開始時刻と会議終了時刻とが含まれている。
【０１６１】
（ステップＳ６０３）
制御部４１０は、印刷履歴データの中に、現在時刻が会議開始時刻または会議終了時刻を経過している印刷履歴があるか否か判別する。たとえば、制御部４１０は、ステップＳ６０１で取得した現在時刻が、ステップＳ６０２で取得した会議開始時刻または会議終了時刻を経過しているか否か判別すればよい。
【０１６２】
制御部４１０は、現在時刻が会議開始時刻または会議終了時刻を経過している印刷履歴がある場合には（ステップＳ６０３：ＹＥＳ）、処理をステップＳ６０４に進める。一方、制御部４１０は、現在時刻が会議開始時刻または会議終了時刻を経過している印刷履歴がない場合には（ステップＳ６０３：ＮＯ）、履歴削除処理を終了する。
【０１６３】
（ステップＳ６０４）
制御部４１０は、現在時刻が会議開始時刻または会議終了時刻を経過している印刷履歴を削除する。
【０１６４】
ステップＳ６０４の処理が終了すると、制御部４１０は、履歴削除処理を終了する。
【０１６５】
以上の履歴削除処理が定期的に繰り返し実行されることにより、会議が開始され、または終了して不要となった印刷履歴を直ちに削除でき、印刷履歴を保存しているメモリー等を有効利用できる。
【０１６６】
なお、上記した各フローチャートの各処理単位は、会議資料配信システム１０の理解を容易にするために、主な処理内容に応じて分割したものである。処理ステップの分類の仕方やその名称によって、本願発明が制限されることはない。会議資料配信システム１０で行われる処理は、さらに多くの処理ステップに分割することもできる。また、１つの処理ステップが、さらに多くの処理を実行してもよい。
【０１６７】
＜変形例＞
また、上記の実施形態は、本発明の要旨を例示することを意図し、本発明を限定するものではない。多くの代替物、修正、変形例は当業者にとって明らかである。
【０１６８】
たとえば、上記の実施形態では、ステップＳ５０２において、制御部２１０は、印刷履歴に含まれているバージョン情報と、管理装置２００において登録または更新された原稿データに予め付されているバージョン情報とを比較している。そして、制御部２１０は、このような比較処理によって、先に登録した原稿データ（すなわち、参加者ＰＣ４００から確認要求された原稿データ）よりも新しい原稿データが管理装置２００（図１１の登録データ）に追加されたか否か確認している。
【０１６９】
しかし、本発明は、この確認方法に限定する必要はない。たとえば、ステップＳ５０２において、制御部２１０は、印刷履歴に含まれている受付日時情報と、管理装置２００において登録または更新された原稿データが含まれていた会議開催通知の受付日時情報とを比較することにより確認してもよい。この確認方法によれば、バージョン情報を確認しなくても、管理装置２００と参加者ＰＣ４００での会議開催通知の受付日時が一致しているか否かにより確認できる。そのため、原稿データにバージョン情報が付されていない場合であってもバージョンの異なる原稿データが管理装置２００に追加されたことを容易かつ高速に確認できる。
【０１７０】
また、上記の実施形態では、管理装置２００は、ステップＳ４０３において、確認結果を参加者ＰＣ４００に通知しており、その確認結果の通知には、原稿データが更新されている旨や、原稿データが更新されていないため印刷する必要がない旨の通知が含まれている。しかし、本発明は、これに限定されず、確認結果の通知には、確認要求された会議情報または原稿データが管理装置２００に未登録である旨の通知が含まれていてもよい。
【０１７１】
また、上記の実施形態では、管理装置２００の制御部２１０は、参加者ＰＣ４００から確認要求された原稿データよりも新しい原稿データがあるか否か確認し、その確認結果を参加者ＰＣ４００に通知している。その通知後に、管理装置２００は、参加者ＰＣ４００からの印刷指示を受けて、更新された原稿データに基づく印刷を画像形成装置３００に実行させている。
【０１７２】
しかし、本発明は、これに限定されない。管理装置２００は、参加者ＰＣ４００から確認要求された原稿データよりも新しい原稿データがあることを確認後、確認結果を参加者ＰＣ４００に通知せずに、更新が確認された原稿データに基づく印刷を画像形成装置３００に実行させてもよい。この場合には、管理装置２００の制御部２１０は、結果通知部６３０として機能し、印刷完了後に、確認結果および印刷結果を参加者ＰＣ４００に通知する。このような制御により、管理装置２００と参加者ＰＣ４００の間で何度もやりとりすることなく、更新された原稿データに基づく会議資料を出力できる。
【０１７３】
また、上記の実施形態では、原稿データごとに印刷履歴を選択可能に表示している（図１７）。しかし、本発明は、これに限定されず、制御部４１０は、会議（会議名）ごとに印刷履歴を選択可能に表示してもよい。この場合には、制御部４１０は、選択された会議で使用する全ての原稿データについての印刷履歴を管理装置２００に送信する。
【０１７４】
また、上記の実施形態では、会議開催通知は、電子メールによって行われている。しかし、本発明は、これに限定されず、会議開催通知は、ＷＥＢブラウザで閲覧可能なデータ（たとえば、ＨＴＭＬデータ）等の送信によって行われてもよい。
【０１７５】
また、図２４は、会議資料配信システム１０の変形例を説明するための図である。図２４に示す変形例のように、管理装置２００は、画像形成装置３００に組み込まれていてもよい。この場合、管理装置２００が組み込まれた画像形成装置３００は、参加者ＰＣ４００から印刷指示を直接受け、当該印刷指示に基づく印刷を実行する印刷実行部を備える。また、上記の実施形態および変形例で説明した管理装置２００の機能は、全て画像形成装置３００が有していてもよい。
【０１７６】
また、上記の会議資料配信システム１０の構成は、上記の実施形態の特徴を説明するにあたって主要構成を説明したのであって、上記の構成に限られない。また、一般的な会議資料配信システム１０が備える構成を排除するものではない。
【０１７７】
また、図４、図５に示す各機能構成は、各機能構成の理解を容易にするために、主な処理内容に応じて分類したものである。構成要素の分類の仕方や名称によって、本願発明が制限されることはない。各機能構成は、処理内容に応じて、さらに多くの構成要素に分類することもできる。また、１つの構成要素がさらに多くの処理を実行するように分類することもできる。
【０１７８】
また、図４、図５に示す各機能構成の処理は、専用のハードウェア回路によっても実現することもできる。この場合には、１つのハードウェアで実行されてもよいし、複数のハードウェアで実行されてもよい。
【０１７９】
また、会議資料配信システム１０を動作させるプログラムは、ＵＳＢメモリー、フレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ等のコンピューター読み取り可能な記録媒体によって提供されてもよいし、インターネット等のネットワークを介してオンラインで提供されてもよい。この場合、コンピューター読み取り可能な記録媒体に記録されたプログラムは、通常、メモリーやストレージ等に転送され記憶される。また、このプログラムは、たとえば、単独のアプリケーションソフトとして提供されてもよいし、会議資料配信システム１０の一機能としてその各装置のソフトウェアに組み込んでもよい。
【符号の説明】
【０１８０】
１０  会議資料配信システム、
１００  主催者ＰＣ、
２００  管理装置、
２１０  制御部（管理装置）、
２２０  通信部（管理装置）、
３００  画像形成装置、
４００  参加者ＰＣ、
４１０  制御部（参加者ＰＣ）、
４２０  表示部、
４３０  入力部、
４４０  通信部（参加者ＰＣ）、
５００  印刷装置、
６１０  原稿データ管理部、
６２０  更新確認部、
６３０  結果通知部、
６４０  印刷制御部、
７１０  会議開催通知管理部、
７２０  印刷管理部、
７３０  確認要求部、
Ａ  ネットワーク。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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