(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
情報の入力及び表示を行わせる操作表示部と、
前記操作表示部を用いて入力された操作者の認証情報と予め記憶された前記操作者の認証情報とが一致するか否かを照合して、一致する場合には認証成功、不一致の場合には認証失敗の認証結果を出力する認証部と、
認証された人だけが作成及び利用が可能な文書保存用の複数のボックスと、
前記ボックスの１人当たりの作成可能な数と前記ボックスの保存容量との上限管理処理を行い、且つ、複数の保存文書が保存された複数の前記ボックスの最適化処理を行うボックス管理部と、
前記ボックス内の前記保存文書の画像形成を行う画像形成部と、
前記操作表示部、前記認証部及び前記ボックス管理部を制御し、前記認証成功の場合には、前記ボックス管理部の管理情報を前記操作表示部を用いて表示させて、前記ボックスの最適化処理を行わせると共に、前記画像形成部に対して前記画像形成を行わせる制御部と
を備え、
前記ボックス管理部は、最適化条件に対応する、複数の前記ボックスと異なる新たなボックスを作成し、複数の前記ボックス内の前記複数の保存文書のうちの、前記最適化条件に対応する保存文書をそれぞれ前記新たなボックスに移動し、前記保存文書の移動により空になった複数の前記ボックスを消去することにより、複数の前記ボックスの最適化処理を行う
画像形成装置。
【請求項２】
前記ボックス管理部は、前記ボックスの作成可能な数の上限値を一時的に超えて、前記新たなボックスを作成可能である
請求項１に記載の画像形成装置。
【請求項３】
前記ボックス管理部は、複数の前記ボックスのうちの、マクロに関連するボックスまたはスクリプト定義がなされているボックスを、前記最適化処理の対象から外す
請求項１または請求項２に記載の画像形成装置。
【請求項４】
前記ボックスの最適化処理は、
前記操作表示部から入力される最適化条件の判定を行って最適化条件判定結果を出力する最適化条件判定処理と、
前記最適化条件判定結果に基づいて選択される、文書作成日時による最適化処理、又は、文書フォーマットによる最適化処理と
を有する
請求項１から請求項３のいずれか一項に記載の画像形成装置。
【請求項５】
前記文書作成日時による最適化処理は、
前記文書作成日時による最適化後候補の前記ボックスのリストを前記操作表示部に表示する処理と、
前記操作表示部から入力される最適化実行の指示に基づき、期間ボックスを作成し、前記保存文書を前記期間ボックスへ移動する処理と、
最適化対象で且つ空になった前記ボックスを消去する処理と
を有する
請求項４に記載の画像形成装置。
【請求項６】
前記文書フォーマットによる最適化処理は、
前記文書フォーマットによる最適化後候補の前記ボックスのリストを前記操作表示部に表示する処理と、
前記操作表示部から入力される最適化実行の指示に基づき、フォーマットボックスを作成し、前記保存文書を前記フォーマットボックスへ移動する処理と、
最適化対象で且つ空になった前記ボックスを消去する処理と
を有する
請求項４に記載の画像形成装置。
【請求項７】
前記操作表示部は、前記最適化実行の指示の前に、前記最適化後候補の前記ボックスの前記リストを表示する
請求項５または請求項６に記載の画像形成装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、プリンタ、スキャナ、コピー機、ファクシミリ装置等の機能を搭載した複合機（Multifunction  Peripheral、以下「ＭＦＰ」という。）等の画像形成装置に係り、特に、そのボックス機能に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
例えば、特許文献１には、メールボックス（親展ボックス）を利用したファクシミリ（以下「ＦＡＸ」という。）装置における通信方法が記載されている。
従来、このようなＦＡＸ通信機能等を搭載したＭＦＰでは、記憶領域である格納領域（ストレージ）に、個人での利用を前提とする工リア（以下「個人ボックス」という。）の定義が可能になっている。通常、個人ボックスには、容量の上限と、所有できる個人ボックスの数が予め設定されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開平１１−２７５３３８号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
従来の画像形成装置の１つであるＭＦＰでは、個人ボックス数が上限に達し、ボックス追加が不可能な状況になった際に、既存ボックスを整理し、削除する必要がある。
【０００５】
しかしながら、全てのボックスの中を確認して整理するのは、手数を要し、面倒である。そのため、目的のデータを円滑に保存できるような画像形成装置が要望されていた。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明の画像形成装置は、情報の入力及び表示を行わせる操作表示部と、前記操作表示部を用いて入力された操作者の認証情報と予め記憶された前記操作者の認証情報とが一致するか否かを照合して、一致する場合には認証成功、不一致の場合には認証失敗の認証結果を出力する認証部と、認証された人だけが作成及び利用が可能な文書保存用の複数のボックスと、前記ボックスの１人当たりの作成可能な数と前記ボックスの保存容量との上限管理処理を行い、且つ、複数の保存文書が保存された複数の前記ボックスの最適化処理を行うボックス管理部と、画像形成部と、制御部とを備える。
【０００７】
ここで、前記画像形成部は、前記ボックス内の前記保存文書の画像形成を行うものである。前記制御部は、前記操作表示部、前記認証部及び前記ボックス管理部を制御し、前記認証成功の場合には、前記ボックス管理部の管理情報を前記操作表示部を用いて表示させて、前記ボックスの最適化処理を行わせると共に、前記画像形成部に対して前記画像形成を行わせるものである。前記ボックス管理部は、最適化条件に対応する、複数の前記ボックスと異なる新たなボックスを作成し、複数の前記ボックス内の前記複数の保存文書のうちの、前記最適化条件に対応する保存文書をそれぞれ前記新たなボックスに移動し、前記保存文書の移動により空になった複数の前記ボックスを消去することにより、複数の前記ボックスの最適化処理を行うものである。
【発明の効果】
【０００８】
本発明の画像形成装置によれば、データ保存量が上限値を超過する場合に、記憶領域であるボックスに保存されているデータの中から、削除してもよいデータを選択して他のボックスへ移動するようにしたので、目的のデータを円滑に保存できる。そのため、ボックス数が上限に達し、ボックス追加が不可能な状況になっても、操作者（ユーザ）が、全てのボックスの中を確認して整理する必要がなくなり、利便性が向上する。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】図１は、本発明の実施例１の画像形成装置１０を示す概略の構成図である。
【図２】図２は、最適化前個人ボックス２０Ａの表示項目を示す図である。
【図３】図３は、最適化前個人ボックス（最適化非対象ボックスあり）２０Ｂの表示項目を示す図である。
【図４】図４は、文書フォーマットによる最適化後個人ボックス２０Ｃの表示項目を示す図である。
【図５】図５は、文書フォーマットによる最適化後個人ボックス（最適化非対象ボックスあり）２０Ｄの表示項目を示す図である。
【図６】図６は、文書作成日時による最適化後個人ボックス２０Ｅの表示項目を示す図である。
【図７】図７は、文書作成日時による最適化後個人ボックス（最適化非対象ボックスあり）２０Ｆの表示項目を示す図である。
【図８】図８は、図１の画像形成装置１０における個人ボックスリス卜表示処理を示すフローチャー卜である。
【図９】図９は、図８の個人ボックス最適化処理（スッテプＳ５）を示すフローチャー卜である。
【図１０】図１０は、図９の文書作成日時による個人ボックス最適化処理（ステップＳ１２）を示すフローチャー卜である。
【図１１】図１１は、図１０の個人ボックスリストの表示処理（ステップＳ３１）を示すフローチャートである。
【図１２】図１２は、図９の文書フォーマットによる個人ボックス最適化処理（ステップＳ１３）を示すフローチャー卜である。
【図１３】図１３は、図１２の個人ボックスリストの表示処理（ステップＳ５１）を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１０】
本発明を実施するための形態は、以下の好ましい実施例の説明を添付図面と照らし合わせて読むと、明らかになるであろう。但し、図面はもっぱら解説のためのものであって、本発明の範囲を限定するものではない。
【実施例１】
【００１１】
（実施例１の構成）
図１は、本発明の実施例１の画像形成装置１０を示す概略の構成図である。
【００１２】
この画像形成装置１０は、例えば、ＭＦＰであり、操作表示部としての操作パネル１１を有している。操作パネル１１は、例えば、大型の液晶パネルを備え、画像形成装置１０の機能実行指示や、画像形成装置１０の状態の表示等を行い、更に、ボックスの一覧表示や、文書一覧表示、ボックス操作指示等も行えるようになっている。この操作パネル１１には、制御部１２が接続されている。
【００１３】
制御部１２は、操作パネル１１の操作内容に対して、各処理部へ、処理の開始、終了を指示するものであり、中央処理装置（ＣＰＵ）等で構成されている。この制御部１２には、認証部１３、ボックス管理部としての個人ボックス管理部１５、コピー機能部３１、ＦＡＸ機能部３２、画像形成部としてのプリンタ機能部３３、スキャン・ツー・イーメール（以下「Ｓｃａｎ  Ｔｏ  Ｅｍａｉｌ」という。）機能部３４、及び、スキャン・ツー・ボックス（以下「Ｓｃａｎ  Ｔｏ  Ｂｏｘ」という。）３５が接続されている。
【００１４】
制御部１２に接続された認証部１３は、画像形成装置１０を使用するユーザ（使用者）を認証するものであり、これにはユーザ情報データベース１４が接続されている。認証部１３は、次のような機能を有している。
【００１５】
例えば、画像形成装置１０の利用希望者は、自分を示す情報を認証情報として操作パネル１１へ入力を行う。操作パネル１１に入力された認証情報は、認証部１３へ認証要求として通知される。認証部１３は、ユーザ情報データベース１４ヘアクセスし、入力された認証情報と、ユーザ情報データベース１４内の認証情報と、を照合し、一致している場合には、認証成功とし、一致しなかった場合には、認証失敗とする。認証情報としては、ユーザ名／パスワード、ＰＩＮコード（Personal  Identification  Number  cord；ＩＣカード用暗証番号）、或いは、操作パネル１１に接続して使用するＩＣカードの情報等がある。
【００１６】
認証情報は、ユーザを一意に示す情報と紐付けされている。認証部１３からは、認証成功した場合、この認証成功がユーザＩＤ（ユーザを示す識別子）が制御部１２へ送られ、認証失敗した場合、この認証失敗が制御部１２へ送られる。認証が成功した場合、制御部１２は、操作パネル１１に認証成功を通知し、機能実行が可能となる画面を表示させる。
【００１７】
制御部１２に接続された個人ボックス管理部１５は、格納領域であるボックスとしての個人ボックス２０を管理する機能を有している。個人ボックス２０は、個人に利用が限られるボックスである。この個人ボックス２０は、ユーザＩＤと紐付けされて、個人ボックスデータベース１６で管理されている。
【００１８】
個人ボックス２０は、複数作成が可能である。しかし、個人ボックス２０の１人当たりの作成上限が決められており、上限を超えての作成はできない。個人ボックス２０の保存できる文書の数にも上限がある。更に、１文書に保存可能なページ数にも上限がある。それらの上限管理についても、個人ボックス管理部１５が行う。
【００１９】
制御部１２に接続されたコピー機能部３１は、装置でコピー印刷する機能を提供するものである。コピー印刷した文書は、同時に文書として個人ボックス２０に保存することもできる。ＦＡＸ機能部３２は、ＦＡＸ送信や、ＦＡＸ受信印刷の機能を有している。送信文書や、受信文書は、個人ボックス２０に保存することができる。プリンタ機能部３３は、図示しない上位装置（例えば、パーソナルコンピュータ（以下「ＰＣ」という。））から受信した印刷データ（これはページ記述言語（ＰＤＬ言語）で記述されている。）を翻訳し、画像データ化し、画像形成（即ち、印刷）する画像形成部としての機能を有している。図示しないＰＣから受信した印刷データは、文書として個人ボックス２０に保存できる。
【００２０】
Ｓｃａｎ  Ｔｏ  Ｅｍａｉｌ機能部３４は、Ｓｃａｎ  Ｔｏ  Ｅｍａｉｌ機能を有している。Ｓｃａｎ  Ｔｏ  Ｅｍａｉｌ機能とは、スキャナで読み取った画像を、指定されたアドレスヘ、Ｅｍａｉｌの添付ファイルとして送信する機能である。添付した画像ファイルを、文書として個人ボックス２０に保存できる。Ｓｃａｎ  Ｔｏ  Ｂｏｘ機能部３５は、Ｓｃａｎ  Ｔｏ  Ｂｏｘ機能を有している。Ｓｃａｎ  Ｔｏ  Ｂｏｘ機能とは、スキャンした画像を個人ボックス２０に文書として保存する機能である。
【００２１】
（実施例１の動作）
図２は、最適化前個人ボックス２０Ａの表示項目を示す図である。
【００２２】
最適化前の個人ボックス２０Ａの表示項目には、例えば、ユーザ名（個人ボックスの所有者を示す。）２１、最適化非対象（最適化処理の対象ボックスか否かを示す。）２２、ボックス名（個人ボックス名）２３、ジョブマクロからの利用有無（ジョブマクロにボックスが使われているか否かを示す。）２４、文書名（個人ボックスに保存されている文書の文書名）２６、作成日時（各文書の作成日時を表示する。）２７、及び、文書フォーマット（各文書のフォーマッ卜を表示する。）２８が含まれている。
【００２３】
文書フォーマッ卜２８は、例えば、４種あり、“ｆａｘ”、“ＪＰＥＧ”、“ｐｄｆ”、“ＰＲＮ”である。“ｆａｘ”は、ＦＡＸの送受信に使われるために保存された文書である。“ＪＰＥＧ”（Joint  Photographic  Experts  Group）は、カラー多値画像をｊｐｅｇ圧縮したものであり、カラー静止画像の符号化方式である。“Ｐｄｆ”（portable  document  format）は、Ａｄｏｂｅ社で開発された文書フォーマッ卜である。Ｐｄｆファイルの実体は、（Post  Script）のプログラムである。“ＰＲＮ”は、プリンタドライバから受信した印刷用データを文書として保存したものを指す。
【００２４】
図３は、最適化前個人ボックス（最適化非対象ボックスあり）２０Ｂの表示項目を示す図である。この図３では、最適化非対象個人ボックスがある個人ボックス２０Ｂの一覧が示されている。個人ボックス２０Ｂが現在最適化の対象になっているか否かは、最適化非対象項目２２の値が、“非対象”となっているものである。
【００２５】
図４は、文書フォーマットによる最適化後個人ボックス２０Ｃの表示項目を示す図である。
【００２６】
図５は、文書フォーマットによる最適化後個人ボックス（最適化非対象ボックスあり）２０Ｄの表示項目を示す図である。
【００２７】
図６は、文書作成日時による最適化後個人ボックス２０Ｅの表示項目を示す図である。
【００２８】
図７は、文書作成日時による最適化後個人ボックス（最適化非対象ボックスあり）２０Ｆの表示項目を示す図である。
【００２９】
これらの図２〜図７を参照しつつ、以下、本実施例１の画像形成装置１０における、（Ｉ）個人ボックスリスト表示処理、（ＩＩ）個人ボックス最適化処理、（ＩＩＩ）文書作成日時による最適化処理、及び、（ＩＶ）文書フォーマットによる最適化の例を説明する。
【００３０】
（Ｉ）  個人ボックスリスト表示処理
図８は、図１の画像形成装置１０における個人ボックスリス卜表示処理を示すフローチャー卜である。
【００３１】
個人ボックスリス卜表示には、先ず、操作している個人を特定する必要があるため、ステップＳ１において、個人認証を行う。操作パネル１１に入力された認証情報を、制御部１２を経由して認証部１３へ渡す。認証部１３は、ユーザ情報データベース１４を参照し、入力された認証情報に一致するユーザを検索する。検索に成功すれば、認証成功となり、検索に失敗すれば、認証失敗となる。個人認証後、ステップＳ２へ進む。
【００３２】
ステップＳ２において、認証部１３は、個人認証結果の確認を行い、成功していれば、ステップＳ３ヘ進み、失敗していれば、ステップＳ１に戻る。
【００３３】
ステップＳ３において、個人ボックスリストの表示を行う。個人ボックスリス卜の表示を行うために、認証部１３から制御部１２を経由して個人ボックス管理部１５ヘ、認証に成功したユーザのユーザＩＤを渡す。個人ボックス管理部１５は、ユーザＩＤと紐付けされた個人ボックス２０を、個人ボックスデータベース１６より検索し、リスト化する。リスト化された個人ボックス２０Ａは、制御部１２を通して操作パネル１１上に表示される。リスト化された個人ボックス２０Ａの表示項目が、図２に示されている。個人ボックスリストの表示後、ステップＳ４へ進む。
【００３４】
ステップＳ４において、制御部１２は、個人ボックス２０Ａの最適化指示の判定を行う。ユーザから最適化指示があった場合は、ステップＳ５へ進み、制御部１２の制御により、個人ボックス管理部１５が、個人ボックス最適化処理を実行する。ユーザから最適化指示がなかった場合は、個人ボックスリスト表示処理を終了する。ステップＳ４において、個人ボックス２０Ａの最適化指示の判定を行うタイミングは、操作パネル１１上でのユーザのボタン操作に従う。
【００３５】
（ＩＩ）  個人ボックス最適化処理
図９は、図８の個人ボックス最適化処理（スッテプＳ５）を示すフローチャー卜である。
【００３６】
個人ボックス２０Ａの最適化指示をする際には、ユーザが操作パネル１１上で、最適化条件の指定をする必要がある。そのため、ステップＳ５の個人ボックス最適化処理の先頭のステップＳ１１において、個人ボックス管理部１５は、最適化条件の判定を行う。最適化条件には、２種類あり、文書作成日時による個人ボックス最適化と、文書フォーマットによる個人ボックス最適化である。個人ボックス管理部１５が行う最適化条件の判定では、指定された最適化条件に応じた最適化処理の呼出しを行う。文書作成日時による最適化が選択された場合には、ステップＳ１２へ進んで、文書作成日時による個人ボックス最適化処理の呼出しを行う。文書フォーマッ卜による最適化が選択された場合には、ステップＳ１３へ進んで、文書フォーマットによる個人ボックス最適化処理が呼び出される。
【００３７】
（ＩＩＩ）  文書作成日時による個人ボックス最適化処理
図１０は、図９の文書作成日時による個人ボックス最適化処理（ステップＳ１２）を示すフローチャー卜である。
【００３８】
先ず、ステップＳ３１において、個人ボックス管理部１５の指示により、制御部１２を経由して操作パネル１１上に、文書作成日時による個人ボックス最適化候補後の個人ボックスリス卜を表示する。具体的な表示内容や処理内容については、図２の最適化前個人ボックス２０Ａと、図６の文書作成日時による最適化後個人ボックス２０Ｅと、を参照して説明する。
【００３９】
ステップＳ３１では、個人ボックス管理部１５により、最適化対象となる個人ボックス２０Ａに含まれる全ての文書を、図２に示されるように、リスト化する。図２の最適化前個人ボックス２０Ａでは、最適化非対象２２となる個人ボックスはない。非対象となる個人ボックスが含まれる例は、図３に示されている。
【００４０】
個人ボックス管理部１５は、図２のリスト化した文書を、図６に示されるように、作成日時順に並び替えを行う。並び替えを行った後、ボックスの文書格納最大数に従い、リス卜を分割する。
【００４１】
図６の例では、最適化後個人ボックス２０Ｅに格納できる文書の最大数は５文書としている。分割した文書リスト毎にボックス名２３をつける。ボックス名２３の命名規則としては、（固定文字列＋数値＋格納した文書の作成日の最小と最大）で構成する。固定文字列には“個人期間ボックス”を使用する。数値は、１から開始（スター卜）する数値で、個人期間ボックスを作成する度に増分（インクリメン卜）して使用する。格納した文書の作成日の最小と最大については、括弧（  ）を前後に付ける。作成日は、年、月、日の順で、スラッシュ（／）で区切った文字列とする。最小と最大の間には、記号（〜）を追加してユーザが分かりやすい表記とする。
【００４２】
更に、最適化後個人ボックス２０Ｅの保存期間の定義を装置に対して行っておいた場合は、保存期間の過ぎた文書だけを集めて、（“保存期間超え文書の個人期間ボックス”＋数値）と言う名前の個人ボックスを作成して、保存期間超えの文書だけを集めた図示しない個人ボックス２０Ｇを作成する。個人期間ボックスを操作パネル１１に表示する。
【００４３】
次に、図３の最適化前個人ボックス２０Ｂを参照して、最適化非対象となる個人ボックスのある例を説明する。
【００４４】
図３の最適化前個人ボックス２０Ｂにおいて、最適化非対象２２の項目が非対象となる条件は、ユーザからの明示的な非対象指定、若しくは個人ボックスが、ジョブマクロ中に記載されている処理の入出力先に指定されている場合や、個人ボックス自体にスクリプト定義（即ち、アプリケーションソフトウェアを作成するための簡易的なプログラム言語の一種の定義）がなされている場合である。
【００４５】
ジョブマクロで使用されている場合や、スクリプ卜定義がある個人ボックスを非対象とする理由は、ジョブマク口との関連を持った個人ボックスや、スクリプト定義のある個人ボックスは、単なる格納領域では無く、特別な用途を持った個人ボックスと考えるためであり、ヒューマンエラーを防止する意図がある。ジョブマクロからの利用の有無２４や、スクリプト定義の有無２５は、個人ボックスリス卜上でも表示する。ただ、初期値として、最適化非対象とするが、ユーザが意図的に最適化対象にするとの設定変更を行った場合には最適化対象とする。
【００４６】
図３の最適化前個人ボックス２０Ｂでは、“個人ボックス２”と、“個人ボックス３”と、“個人ボックス５”と、が最適化非対象となっている。“個人ボックス２”は、明示的に最適化非対象とされた個人ボックスである。“個人ボックス３”は、ジョブマクロから利用されているために最適化非対象としている。“個人ボックス５”は、個人ボックスにスクリプト定義があるため、最適化非対象としている。
【００４７】
図３の最適化前個人ボックス２０Ｂに対して、文書作成日時による最適化を行った場合、図７の最適化後個人ボックス２０Ｆのようになる。最適化非対象２２の設定になっている“個人ボックス２”、“個人ボックス３”、及び“個人ボックス５”はそのまま維持される。最適化対象となっている“個人期間ボックス１”は、文書の作成日時２７により最適化される。
【００４８】
前記のように、ステップＳ３１において、文書作成日時による最適化候補後の個人ボックス一覧を操作パネル１１上に表示した後、ステップＳ３２において、個人ボックス管理部１５は、ユーザに対して最適化実行を行うか否かの判断を仰ぐ。ユーザの指示が“実行する”（Ｙｅｓ）であった場合、ステップＳ３３へ進む。ステップＳ３３において、個人ボックス管理部１５は、“個人期間ボックス１”を作成し、文書を移動する処理を行う。ステップＳ３２での指示が“実行しない”（Ｎｏ）であった場合は、文書作成日時による最適化処理を終了する。
【００４９】
ステップＳ３３の処理では、前述したルールで、最適化候補後の格納先となる“個人期間ボックス１”を作成し、この“個人期間ボックス１”ヘ、文書を移動する。一時的に所有可能な個人ボックス上限を超えることになることも発生するが、最適化処理終了まで所有可能な個人ボックス上限超を許容する。
【００５０】
その後、ステップＳ３４において、最適化対象で、且つ、空になった、格納文書の無い状態の個人ボックスのすべてを消去し、文書作成日時による最適化処理を終了する。
【００５１】
図１１は、図１０の個人ボックスリストの表示処理（ステップＳ３１）の一例を示すフローチャートである。
【００５２】
個人ボックスリストの表示処理（ステップＳ３１）を行う場合、ステップＳ４１において、個人ボックス管理部１５は、内部のカウンタ値を“０”に初期化し、ステップＳ４２へ進む。ステップＳ４２において、個人ボックス管理部１５は、個人ボックスデータベース１６から、最適化候補の対象となっている個人ボックス内の文書を古い順に、個人ボックスの文書最大格納数分要求し、ステップＳ４３ヘ進む。
【００５３】
ステップＳ４３において、個人ボックス管理部１５は、文書リストを取得したか否かを判定し、取得しなくなった場合（Ｎｏ）、ステップＳ４８へ進み、取得した場合（Ｙｅｓ）、ステップＳ４４へ進む。スッテップＳ４４において、個人ボックス管理部１５は、内部のカウンタ値をインクリメント（＋１）して、ステップＳ４５へ進む。ステップＳ４５において、個人ボックス管理部１５は、個人ボックスデータベース１６から取得した文書リストに含まれる文書の一番古い文書作成日付と、一番新しい文書作成日付と、を確認し、ステップＳ４６へ進む。
【００５４】
ステップＳ４６において、個人ボックス管理部１５は、ボックス名２３を下記式で作成する。
“個人期間ボックス”＋カウンタ値＋
“（”＋一番古い文書作成日付＋“〜”＋“一番新しい文書作成日付”＋“）”
【００５５】
次に、ステップＳ４７において、個人ボックス管理部１５は、作成したボックス名２３を文書リストに関連付けし、ステップＳ４２に戻る。ステップＳ４２を経て、ステップＳ４３において、文書リストを取得しなくなった場合（Ｎｏ）、つまり、文書リストを全て取得し終わった場合、ステップＳ４８へ進む。
【００５６】
ステップＳ４８において、個人ボックス管理部１５は、制御部１２を経由して操作パネル１１へ、全ての文書リストを送る。操作パネル１１は、送られてきた全ての文書リストを最適化候補後の個人ボックスリストとして表示する。表示の際には、最適化候補対象外のボックスも同時に表示し、個人ボックスリストの表示処理を終了する。
【００５７】
（ＩＶ）  文書フォーマットによる最適化の例
図１２は、図９の文書フォーマットによる個人ボックス最適化処理（ステップＳ１３）を示すフローチャー卜である。
【００５８】
図２の最適化前個人ボックス２０Ａと、図４の文書フォーマットによる最適化後個人ボックス２０Ｃと、を参照しつつ、個人ボックス最適化前後の個人ボックス２０Ａ，２０Ｃの状態について説明する。
【００５９】
先ず、図１２のステップＳ５１において、個人ボックス管理部１５は、制御部１２を経由して操作パネル１１へ、図２中の文書フォーマッ卜２８による個人ボックス最適化候補後の図４の個人ボックスリストを送る。操作パネル１１は、送られてきた個人ボックス最適化候補後の図４の個人ボックスリストを表示する。
【００６０】
即ち、図２の最適化前個人ボックス２０Ａにおいて、最適化候補対象となっている全ての文書をリス卜化する。その中から、文書フォーマッ卜２８にて分類を行う。図２の最適化前個人ボックス２０Ａの例では、文書フォーマッ卜２８が４種あり、“ｆａｘ”、“ＪＰＥＧ”、“ｐｄｆ”、“ＰＲＮ”である。
【００６１】
続けて、図４の最適化後個人ボックス２０Ｃに示すように、文書フォーマッ卜２８が“ｆａｘ”の文書を集め、（“個人Ｆａｘボックス”＋数値）のボックス名２３を付けた個人ボックスと関連付けを行う。文書フォーマッ卜２８が“ＪＰＥＧ”の文書を集め、（“個人画像ボックス”＋数値）のボックス名２３を付けた個人ボックスと関連付けを行う。文書フォーマッ卜２８が“ｐｄｆ”の文書を集め、（“個人ドキュメントボックス”＋数値）のボックス名２３を付けた個人ボックスと関連付けを行う。更に、文書フォーマッ卜２８が“ＰＲＮ”の文書を集め、（“個人印刷ボックス”＋数値）のボックス名２３を付けた個人ボックスと関連付けを行う。
【００６２】
ボックス名２３の数値としている部分は、同一文書フォーマットで、複数ボックスを作らなければならなくなった場合に、インクリメント（＋１）をしてボックス名２３を決定する。初期値は１である。
【００６３】
文書フォーマット２８による最適化候補で、最適化非対象ボックスを含む例は、図３の最適化前個人ボックス２０Ｂと、図５の文書フォーマットによる最適化後個人ボックス２０Ｄと、で確認できる。明示的に非対象とされた場合や、ジョブマクロで利用されている場合、スクリプト定義のある個人ボックスは最適化候補から非対象になる。ジョブマクロでの利用や、スクリプ卜定義で最適化非対象２２とされたボックスでも、ユーザの意思で最適化候補対象に設定変更することができる。
【００６４】
次に、図１２のステップＳ５２において、個人ボックス管理部１５は、ユーザの指示に基づき、最適化実行するか否かの判定を行う。ユーザの指示が、最適化実行指示であった場合は（Ｙｅｓ）、ステップＳ５３へ進む。ユーザの指示が、最適化実行指示でない場合（Ｎｏ）は、文書フォーマットによる最適化処理を終了する。
【００６５】
ステップＳ５３において、個人ボックス管理部１５は、個人フォーマットボックスを作成し、文書を移動し、ステップＳ５４へ進む。その後、ステップＳ５４において、個人ボックス管理部１５は、最適化対象で、且つ、最適化で空になった個人ボックスを消去し、文書フォーマットによる最適化処理を終了する。
【００６６】
図１３は、図１２の個人ボックスリストの表示処理（ステップＳ５１）の一例を示すフローチャートである。
【００６７】
個人ボックスリストの表示処理（ステップＳ５１）を行う場合、図１３のステップＳ６１において、個人ボックス管理部１５は、内部のカウンタ値を“０”に初期化し、ステップＳ６２へ進む。ステップＳ６２において、個人ボックス管理部１５は、注目文書フォーマットを確定する。即ち、装置がサポートする文書フォーマットから注目文書フォーマットを確定し、ステップＳ６２へ進む。
【００６８】
ステップＳ６２において、個人ボックス管理部１５は、個人ボックスデータベース１６から、最適化候補の対象となっている個人ボックス内の文書を、注目文書フォーマット２８により抽出し、文書の古い順に、個人ボックス２０Ｃの文書最大格納数分要求し、ステップＳ６４ヘ進む。
【００６９】
ステップＳ６４において、個人ボックス管理部１５は、文書リストを取得したか否かを判定し、取得しなくなった場合（Ｎｏ）、ステップＳ６９へ進み、取得した場合（Ｙｅｓ）、ステップＳ６５へ進む。スッテップＳ６５において、個人ボックス管理部１５は、内部のカウンタ値をインクリメント（＋１）して、ステップＳ６６へ進む。ステップＳ６６において、個人ボックス管理部１５は、個人ボックスデータベース１６から取得した文書リストに含まれる文書の一番古い文書作成日付と、一番新しい文書作成日付と、を確認し、ステップＳ６７へ進む。
【００７０】
ステップＳ６７において、個人ボックス管理部１５は、図示しないボックス名２３を下記式で作成する。
“個人”＋文書フォーマット名＋“ボックス”＋カウンタ値＋
“（”＋一番古い文書作成日付＋“〜”＋“一番新しい文書作成日付”＋“）”
【００７１】
次に、ステップＳ６８において、個人ボックス管理部１５は、作成したボックス名２３を文書リストに関連付けし、ステップＳ６３に戻る。ステップＳ６３を経て、ステップＳ６４において、文書リストを取得しなくなった場合（Ｎｏ）、つまり、文書リストを全て取得し終わった場合、ステップＳ６９へ進む。
【００７２】
ステップＳ６９において、個人ボックス管理部１５は、全てのフォーマットの処理が完了したか否かを判定し、処理が完了していない場合（Ｎｏ）には、ステップＳ６１に戻り、処理が完了している場合（Ｙｅｓ）には、ステップＳ７０へ進む。ステップＳ７０において、個人ボックス管理部１５は、制御部１２を経由して操作パネル１１へ、全ての文書リストを送る。操作パネル１１は、送られてきた全ての文書リストを最適化候補後の個人ボックスリストとして表示する。表示の際には、最適化候補対象外のボックスも同時に表示し、個人ボックスリストの表示処理を終了する。
【００７３】
（本実施例１の要点）
本実施例１の要点をまとめれば、以下のようになる。
【００７４】
個人ボックス２０（２０Ａ，２０Ｂ）を自動で最適化する。ユーザ毎に作成できるボックス数と、ボックス格納可能な文書数に上限が設定される環境において、ボックス数の上限に達した場合、自動で個人ボックス２０Ａ，２０Ｂを最適化し、使用中ボックス数を減らす。
【００７５】
個人ボックス最適化の方式については、選択が可能で、例えば、文書作成日時による最適化（図９のステップＳ１２）と、文書フォーマットによる最適化（図９のステップＳ１３）と、の選択が可能である。
【００７６】
最適化後、ボックス数が変わらない場合や、増えてしまうこともあるため、最適化を実行する前に、最適化候補後のボックス数、各ボックス名、及び各個人ボックス２０に格納される文書一覧を確認することができる（図１０のステップＳ３１、図１２のステップＳ５１）。確認した最適化候補結果を見て、最適化を中断することもできる（図１０のステップＳ３２、図１２のステップＳ５２）。ボックス名２３は、最適化法によって異なるルールにて自動で生成される。
【００７７】
最適化の非対象（２２）にしたいボックスの指定や、逆に最適化したいボックスの指定をすることもできる。
【００７８】
最適化した際、管理者の定める保存期間を過ぎている文書だけを集めて、保存期間を超えた個人ボックス２０Ｇを作成することもできる。何をキーにして最適化しても、必ずできるように管理者は設定できる。管理者は、保存期間を過ぎている文書だけを集めた個人ボックス２０Ｇを、手動、又は定期的に自動で、全てのユーザの個人ボックス２０Ａ，２０Ｂで、作成することができる。
【００７９】
更に、ボックス自体にスクリプ卜定義がある場合（２５）や、ジョブマクロ定義の入出力先として指定されている場合（２４）は、ボックス一覧にて有無の確認ができ、自動で最適化対象から外される。ボックス自体にスクリプト定義がある場合（２５）や、ジョブマク口定義の入出力先として指定されているか否かの情報（２４）は、最適化の際だけではなく、手動でのボックス編集の際にも有用な情報となる。
【００８０】
（実施例１の効果）
本実施例１の画像形成装置１０によれば、次の（１）〜（４）のような効果がある。
【００８１】
（１）  個人で持てる個人ボックス２０（２０Ａ，２０Ｂ）の数や、個人ボックス２０（２０Ａ，２０Ｂ）に格納できる文書数に制限がある環境において、個人ボックス２０（２０Ａ，２０Ｂ）を自動で整理し、個人ボックス２０（２０Ａ，２０Ｂ）を再構成して、使用中ボックス数を減らすことができる。
【００８２】
（２）  ボックス名２３を自動で、最適化条件に応じたものに変更するので、分かりやすい。
【００８３】
（３）  個人ボックス２０（２０Ａ，２０Ｂ）の最適化や編集の際に、対象ボックスのスクリプト定義の有無や、ジョブマクロからの利用の有無（２４，２５）の確認ができるため、誤ったボックス編集を行うことも防止できる。
【００８４】
（４）  保存期間を過ぎた文書だけを集めた個人ボックス２０Ｇが作成されることから、効率的に不要文書の選別と削除をユーザが行うことができる。
【００８５】
（変形例）
本発明は、上記実施例１に限定されず、種々の利用形態や変形が可能である。この利用形態や変形例としては、例えば、次の（ａ）〜（ｅ）のようなものがある。
【００８６】
（ａ）  図８の個人ボックス表示処理（ステップＳ３）において、ボックス数が上限近くになったら、警告を表示するようにすれば、利便性がより向上する。
【００８７】
（ｂ）  図１において、保存先の個人ボックスデータベース１６は、画像形成装置外部のファイルサーバ等にあってもよい。
【００８８】
（ｃ）  認証情報についても、ユーザ情報データベース１４は、画像形成装置外部にある認証サーバ等との連携で実現してもよい。
【００８９】
（ｄ）  本発明の画像形成装置は、語順の並び替え等のソート機能にも適用できる。
【００９０】
（ｅ）  本発明の画像形成装置は、ＭＦＰ以外の他の画像形成装置にも適用できる。
【符号の説明】
【００９１】
１０      画像形成装置
１１      操作パネル
１２      制御部
１３      認証部
１５      個人ボックス管理部
２０，２０Ａ〜２０Ｇ      個人ボックス
３３      プリンタ機能部
【図１】
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【図２】
0006518602.tif 000003
【図３】
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【図４】
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【図５】
0006518602.tif 000006
【図６】
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【図７】
0006518602.tif 000008
【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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