(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書の全体に対して承認者に承認を求める承認依頼を受付ける第１受付手段と、
前記文書の一部であって対象となる範囲ごとに、該範囲に対して審査を求める審査者を指定する指定情報を受付けて該文書に付加する第２受付手段と、
前記文書の一部について、過去に審査が行われていた場合は、前記文書内の前記審査の対象となった範囲と、該範囲の審査者と、該範囲に対する該審査者の審査結果とを示す審査情報を、前記文書に付加する第１付加手段と、
承認者による文書の閲覧の指示に応じて、前記文書に付加された後に分離された前記審査情報を視認できる態様で表示させるよう制御する表示制御手段と、
前記指定情報が文書に付加されている場合は、該指定情報によって指定される前記範囲を前記審査者に視認させるための範囲情報と、前記審査情報の記入を受付ける記入欄とを生成して、前記文書に付加する第２付加手段と、
前記第２付加手段により前記範囲情報および前記記入欄が付加された前記文書を、前記審査者に通知する第１通知手段と、
前記文書に付加された前記審査情報が示す前記審査結果に前記範囲の修正の要求が含まれていない場合、該範囲を指定した前記指定情報及び前記審査情報を前記文書から分離して、前記範囲に対する修正を禁止する禁止手段と、
前記文書に付加された全ての指定情報が該文書から分離され、かつ、前記第１受付手段が前記承認依頼を受付けたときに、該文書を前記承認者に通知する第２通知手段と、
を備える情報処理装置。
【請求項２】
前記指定情報は、前記審査の依頼者によって前記文書に貼り付けられた付箋として付加され、
前記範囲情報は、前記文書に重畳して表示される矩形として付加される
ことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記審査者の審査結果を受付ける第３受付手段と、
前記審査結果に修正の要求が含まれている場合に、前記審査の依頼者に対して前記範囲を修正するよう要求する要求手段を有し、
前記第１付加手段は、前記要求手段の要求に応じて前記審査の依頼者が前記範囲を修正した場合に、該範囲を前記審査者に再度、審査させた結果を示す審査情報を、前記承認の対象となる前記文書に付加する
ことを特徴とする請求項１又は２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記第２付加手段は、前記要求手段の要求に応じて前記審査の依頼者が修正した後の前記範囲と、修正される前の該範囲との差分を示す差分情報を、再度の審査の対象となる文書に付加する
ことを特徴とする請求項３に記載の情報処理装置。
【請求項５】
コンピュータを、
文書の全体に対して承認者に承認を求める承認依頼を受付ける第１受付手段と、
前記文書の一部であって対象となる範囲ごとに、該範囲に対して審査を求める審査者を指定する指定情報を受付けて該文書に付加する第２受付手段と、
前記文書の一部について、過去に審査が行われていた場合は、前記文書内の前記審査の対象となった範囲と、該範囲の審査者と、該範囲に対する該審査者の審査結果とを示す審査情報を、前記文書に付加する第１付加手段と、
承認者による文書の閲覧の指示に応じて、前記文書に付加された後に分離された前記審査情報を視認できる態様で表示させるよう制御する表示制御手段と、
前記指定情報が文書に付加されている場合は、該指定情報によって指定される前記範囲を前記審査者に視認させるための範囲情報と、前記審査情報の記入を受付ける記入欄とを生成して、前記文書に付加する第２付加手段と、
前記第２付加手段により前記範囲情報および前記記入欄が付加された前記文書を、前記審査者に通知する第１通知手段と、
前記文書に付加された前記審査情報が示す前記審査結果に前記範囲の修正の要求が含まれていない場合、該範囲を指定した前記指定情報を前記文書から分離して、前記範囲に対する修正を禁止する禁止手段と、
前記文書に付加された全ての指定情報が該文書から分離され、かつ、前記第１受付手段が前記承認依頼を受付けたときに、該文書を前記承認者に通知する第２通知手段
として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置およびプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
特許文献１には、文書送信時に文書中に受信者のみが操作可能なエリアを設定できるようにし、受信時に受信者が自分用の操作エリアに対する操作で文書に対する参照済や承認を明示できるようにした文書伝達システムが記載されている。
特許文献２には、押印のイメージデータが合成されているか否かにより文書の送付先を決定するワークフローシステムが記載されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開平６−１８７２６２号公報
【特許文献２】特開平８−２４１３５５号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
本発明は、文書の作成と並行して審査を進め、その文書が完成するまでの期間を短縮することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
本発明の請求項１に係る情報処理装置は、文書の全体に対して承認者に承認を求める承認依頼を受付ける第１受付手段と、前記文書の一部であって対象となる範囲ごとに、該範囲に対して審査を求める審査者を指定する指定情報を受付けて該文書に付加する第２受付手段と、前記文書の一部について、過去に審査が行われていた場合は、前記文書内の前記審査の対象となった範囲と、該範囲の審査者と、該範囲に対する該審査者の審査結果とを示す審査情報を、前記文書に付加する第１付加手段と、承認者による文書の閲覧の指示に応じて、前記文書に付加された後に分離された前記審査情報を視認できる態様で表示させるよう制御する表示制御手段と、前記指定情報が文書に付加されている場合は、該指定情報によって指定される前記範囲を前記審査者に視認させるための範囲情報と、前記審査情報の記入を受付ける記入欄とを生成して、前記文書に付加する第２付加手段と、前記第２付加手段により前記範囲情報および前記記入欄が付加された前記文書を、前記審査者に通知する第１通知手段と、前記文書に付加された前記審査情報が示す前記審査結果に前記範囲の修正の要求が含まれていない場合、該範囲を指定した前記指定情報及び前記審査情報を前記文書から分離して、前記範囲に対する修正を禁止する禁止手段と、前記文書に付加された全ての指定情報が該文書から分離され、かつ、前記第１受付手段が前記承認依頼を受付けたときに、該文書を前記承認者に通知する第２通知手段と、を備える。
【０００７】
本発明の請求項２に係る情報処理装置は、請求項１に記載の態様において、前記指定情報は、前記審査の依頼者によって前記文書に貼り付けられた付箋として付加され、前記範囲情報は、前記文書に重畳して表示される矩形として付加されることを特徴とする。
【０００９】
本発明の請求項３に係る情報処理装置は、請求項１又は２に記載の態様において、前記審査者の審査結果を受付ける第３受付手段と、前記審査結果に修正の要求が含まれている場合に、前記審査の依頼者に対して前記範囲を修正するよう要求する要求手段を有し、前記第１付加手段は、前記要求手段の要求に応じて前記審査の依頼者が前記範囲を修正した場合に、該範囲を前記審査者に再度、審査させた結果を示す審査情報を、前記承認の対象となる前記文書に付加することを特徴とする。
【００１０】
本発明の請求項４に係る情報処理装置は、請求項３に記載の態様において、前記第２付加手段は、前記要求手段の要求に応じて前記審査の依頼者が修正した後の前記範囲と、修正される前の該範囲との差分を示す差分情報を、再度の審査の対象となる文書に付加することを特徴とする。
【００１１】
本発明の請求項５に係るプログラムは、コンピュータを、文書の全体に対して承認者に承認を求める承認依頼を受付ける第１受付手段と、前記文書の一部であって対象となる範囲ごとに、該範囲に対して審査を求める審査者を指定する指定情報を受付けて該文書に付加する第２受付手段と、前記文書の一部について、過去に審査が行われていた場合は、前記文書内の前記審査の対象となった範囲と、該範囲の審査者と、該範囲に対する該審査者の審査結果とを示す審査情報を、前記文書に付加する第１付加手段と、承認者による文書の閲覧の指示に応じて、前記文書に付加された後に分離された前記審査情報を視認できる態様で表示させるよう制御する表示制御手段と、前記指定情報が文書に付加されている場合は、該指定情報によって指定される前記範囲を前記審査者に視認させるための範囲情報と、前記審査情報の記入を受付ける記入欄とを生成して、前記文書に付加する第２付加手段と、前記第２付加手段により前記範囲情報および前記記入欄が付加された前記文書を、前記審査者に通知する第１通知手段と、前記文書に付加された前記審査情報が示す前記審査結果に前記範囲の修正の要求が含まれていない場合、該範囲を指定した前記指定情報を前記文書から分離して、前記範囲に対する修正を禁止する禁止手段と、前記文書に付加された全ての指定情報が該文書から分離され、かつ、前記第１受付手段が前記承認依頼を受付けたときに、該文書を前記承認者に通知する第２通知手段として機能させるためのプログラムである。
【発明の効果】
【００１２】
請求項１、５に係る発明によれば、文書の一部について過去に審査が行われていた場合に、完成した文書全体を承認する承認者がその審査情報を視認することができ、文書の一部について審査する審査者に対し、その審査の対象となる範囲を視認させるとともに、審査結果の記入を受付けることができ、指定された範囲に対する修正の要求を含まない審査がされた場合に、その範囲を修正されないようにすることができる。
【００１４】
請求項２に係る発明によれば、付箋および矩形によって表示されない態様と比べて、審査の依頼と、その審査の対象となる範囲を審査者が把握し易くなる。
【００１６】
請求項３に係る発明によれば、指定された範囲が修正された場合に、修正後の内容で審査を進めることができる。
【００１７】
請求項４に係る発明によれば、指定された範囲が修正された場合に、修正前後の変化を知ることができる。
【図面の簡単な説明】
【００１８】
【図１】文書管理システムの全体構成を示す図。
【図２】端末装置の構成を示す図。
【図３】サーバ装置の構成を示す図。
【図４】サーバ装置の制御部の機能的構成を示す図。
【図５】記憶部に記憶される文書を説明するための図。
【図６】端末装置における指定情報の表示態様を示す図。
【図７】文書の修正を説明するための図。
【図８】文書と指定情報との分離を説明するための図。
【図９】指定情報に審査情報を付加する動作の流れを示すフロー図。
【図１０】文書から指定情報を分離する動作の流れを示すフロー図。
【発明を実施するための形態】
【００１９】
１．実施形態
１−１．文書管理システムの全体構成
図１は、本発明の一実施形態に係る文書管理システム９の全体構成を示す図である。図１に示すように、文書管理システム９は、サーバ装置１、および端末装置２を有している。サーバ装置１と端末装置２とは通信回線３により接続されている。サーバ装置１の数は複数であってもよい。また、端末装置２の数は複数であってもよい。また、通信回線３の数は、複数であってもよい。
【００２０】
サーバ装置１には文書が記憶される。ユーザは端末装置２により通信回線３を介してサーバ装置１に記憶された文書を取り扱う。ユーザには、文書を作成する作成者、文書を修正する修正者、文書を審査する審査者、文書を承認する承認者がある。ここで、「審査」とは、文書のうち指定された範囲に対して修正の要否を判断することをいう。
また、「承認」とは、１つの文書が完成したと認めることをいう。承認者は、１つの文書が完成したか否かを判断し、その文書が完成したと判断した場合にはその文書を承認し、その文書が完成していないと判断した場合にはその文書を承認しない。
なお、これらのユーザにはそれぞれ個別の端末装置２が割り当てられていてもよい。また、作成者と修正者は共通の者であってもよい。
【００２１】
１−２．端末装置の構成
図２は、端末装置２の構成を示す図である。制御部２１は、端末装置２の各部の動作を制御する手段である。制御部２１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）などの演算処理装置や、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）などの記憶装置を備え、これら記憶装置に記憶されたプログラムを実行する。通信部２３は、通信回線３を介してサーバ装置１と操作情報などを通信するインターフェイスであり、例えばＩＭＴ−２０００などに準拠した無線通信回路である。
【００２２】
表示部２５は、液晶などを使用したディスプレイ装置であり、制御部２１からの指示に応じて画像を表示する。操作部２４は各種の指示をするためのタッチパネルやボタンなどを有しており、ユーザによる操作を受付けてその操作内容に応じた信号を制御部２１に供給する。操作部２４により供給された信号に基づいて制御部２１は、操作情報を生成し、通信部２３を介してその操作情報をサーバ装置１へ送信する。
【００２３】
記憶部２２はフラッシュメモリなどの大容量の記憶手段であり、制御部２１に読み込まれるプログラムを記憶する。なお、記憶部２２は、いわゆるリムーバブルディスク、すなわち着脱可能な記録媒体を含んでもよい。
【００２４】
１−３．サーバ装置の構成
図３は、サーバ装置１の構成を示す図である。制御部１１は、サーバ装置１の各部の動作を制御する手段である。制御部１１は、ＣＰＵなどの演算処理装置や、ＲＯＭ、ＲＡＭなどの記憶装置を備え、これら記憶装置に記憶されたプログラムを実行する。
【００２５】
通信部１３は、通信回線３を介して端末装置２と情報を通信するインターフェイスであり、例えば各種のモデムやＩＭＴ−２０００に準拠した無線通信回路、あるいは、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）規格に準拠したシリアルインターフェースや、ＩｒＤＡ（Infrared Data Association）、Bluetooth（登録商標）などに準拠した無線インターフェイスなどである。
【００２６】
記憶部１２はハードディスクなどの大容量の記憶手段であり、制御部１１に読み込まれるプログラムを記憶する。なお、記憶部１２は、いわゆるリムーバブルディスク、すなわち着脱可能な記録媒体を含んでもよい。
【００２７】
また、記憶部１２は、文書を記憶する領域と、文書から分離された指示情報を記憶する領域とを有する。
【００２８】
１−４．サーバ装置の機能的構成
図４は、サーバ装置１の制御部１１の機能的構成を示す図である。サーバ装置１の制御部１１は、付加部１１１、分離部１１２、禁止部１１３、要求部１１４、修正部１１５、第１通知部１１６、第２通知部１１７、および生成部１１８として機能する。
【００２９】
図５は、記憶部１２に記憶される文書Ｄ１を説明するための図である。文書は、その文書の内容の他に、その内容に関連する情報（メタデータという）を付加することが可能なフォーマットで構成される。例えば、文書は、メタデータが付加される領域としてアノテーション領域が定められていてもよい。また、文書は、開始タグと終了タグとに挟まれた領域にメタデータを記述するマークアップ言語に従って記述されていてもよい。
【００３０】
図５（ａ）に示す文書Ｄ１には、指定情報Ｄ２が付加されていない。例えば、文書Ｄ１の作成者が端末装置２から、文書Ｄ１内の審査の対象となる範囲と、その範囲を審査する審査者とを指定する操作をすると、その操作に応じた操作情報が端末装置２において生成され、サーバ装置１に送信される。この範囲と審査者とを指定することを、文書の審査依頼という。サーバ装置１の通信部１３および制御部１１は、本発明に係る第２受付手段の一例である。送信された操作情報によって示される文書の審査依頼を受付けたサーバ装置１の制御部１１は、その審査依頼に応じて、上記の範囲および審査者を指定する指定情報Ｄ２を生成し、文書Ｄ１に付加する。図５（ｂ）に示す文書Ｄ１は、指定情報Ｄ２が付加された文書である。なお、文書の審査依頼をする者（依頼者という）と、文書の作成者とは別人物であってもよい。
【００３１】
制御部１１は、記憶部１２に記憶された文書Ｄ１に指定情報Ｄ２が付加されているか否かを判断し、指定情報Ｄ２が付加されている場合、さらにその指定情報Ｄ２が指定する範囲に対して審査者による審査が行われているか否か判断する。この審査が行われていない場合、制御部１１は第１通知部１１６として機能し、この指定情報Ｄ２が指定する審査者に対して、この範囲を通知する。すなわち、第１通知部１１６として機能する制御部１１は、本発明に係る第１通知手段の一例である。
【００３２】
指定情報Ｄ２が付加された文書Ｄ１は、端末装置２に参照されると制御部２１に解釈され、決められた型式で表示される。図６は、端末装置２における指定情報Ｄ２の表示態様を示す図である。端末装置２において、指定情報Ｄ２は図６（ａ）に示すように審査の依頼者によって文書Ｄ１に貼付された付箋として表示される。指定情報Ｄ２は、文書Ｄ１内の審査の対象となる範囲と、その範囲を審査する審査者とを指定している。この指定は様々な方法があってよいが、文字列で指定してもよく、例えば、図６（ｂ）に示す例では、審査の対象となる範囲として文書Ｄ１内の「概要」が指定されている。また、この例では、審査を依頼する審査者として「Ｅ技官」が指定されている。
【００３３】
制御部１１は、指定情報Ｄ２が付加された文書Ｄ１を端末装置２に供給する際に、指定情報Ｄ２に基づいて、文書Ｄ１内の審査の対象となる範囲を審査者に視認させるための範囲情報Ｒ１と、その範囲に対する審査者の審査結果を示す審査情報の記入を受付ける記入欄Ｒ２とを生成する。ここでこの「文書Ｄ１内の審査の対象となる範囲」とは文書Ｄ１内の全体ではなく、例えば章や節、頁、段落などで区切られる部分である。
【００３４】
例えば、図６（ｂ）に示す指定情報Ｄ２が文書Ｄ１に付加されている場合、制御部１１は、審査の対象となる範囲として「概要」という文字列が指定されていることを解釈し、文書Ｄ１中の「概要」に当たる部分を強調して審査者に視認させるための矩形の枠をその部分に重畳して端末装置２に表示させるデータを生成し文書Ｄ１に付加する。このデータを範囲情報Ｒ１という。
【００３５】
また、制御部１１は、この範囲情報Ｒ１が示す範囲に対する審査情報の記入を受付ける記入欄Ｒ２を生成し文書Ｄ１に付加する。すなわち、制御部１１は生成部１１８として機能し、指定情報Ｄ２が文書Ｄ１に付加されているとき、その指定情報Ｄ２によって指定される範囲を審査者に視認させるための範囲情報Ｒ１と、審査情報の記入を受付ける記入欄Ｒ２とを生成して文書Ｄ１に付加する。すなわち、生成部１１８として機能する制御部１１は、本発明に係る第２付加手段の一例である。
【００３６】
記入欄Ｒ２は、例えば、図６（ｃ）に示す態様で端末装置２に表示される。すなわち、図６（ｃ）に示す通り、記入欄Ｒ２は、範囲情報Ｒ１を示す枠から吹き出した図形として端末装置２で表示され、その内部に審査者の審査結果を示す審査情報を記入するためのテキストボックスなどが配置される。記入欄Ｒ２は、例えば図６（ｄ）に示すように、修正の要否を指定する行と、修正の指示内容を記入する行と、修正原稿を提出する期限である提出期限を記入する行とを含む。
【００３７】
修正の要否を指定する行には、二者択一のチェックボックスなどが配置されており、審査者は、修正が必要であるか否かを選択してこのチェックボックスにチェックする。具体的には、審査者は、チェックボックスにマウスカーソルをあわせたり、タッチパネルの相当する位置に触れたりすることで、修正の要否を選択する操作を行う。この操作に応じて、端末装置２は、修正の要否のいずれかが選択された文字列を表示する。図６（ｄ）に示す例では、「修正不要」の文字列を取り消して修正が必要である旨を示す「修正要」が選択されている。この「修正要」は、後述する修正要求Ｄ４となる。
【００３８】
第１通知部１１６による通知に応じて審査者が上述した範囲を審査し、その結果を示す審査結果を表した文字列を編集し、その文字列を記入欄Ｒ２に記入すると、その文字列と上述した修正要求Ｄ４とは、審査情報Ｄ３としてサーバ装置１に送信される。サーバ装置１の通信部１３および制御部１１は、この審査情報Ｄ３を受付ける。すなわち、サーバ装置１の通信部１３および制御部１１は、本発明に係る第３受付手段の一例である。サーバ装置１の制御部１１は、受付けた審査情報Ｄ３を指定情報Ｄ２に付加する。つまり、この制御部１１は、文書Ｄ１内の審査の対象となる範囲とその範囲の審査者とを指定する指定情報Ｄ２が、文書Ｄ１に付加されているとき、その範囲に対するその審査者の審査結果を示す審査情報Ｄ３を、指定情報Ｄ２に付加する付加部１１１として機能する。ここで、審査情報Ｄ３が修正要求Ｄ４を含んでいない場合、指定情報Ｄ２が付加されている文書Ｄ１は承認対象の文書となる。つまり、付加部１１１は、文書の一部について、過去に審査が行われていた場合に、その文書内のその審査の対象となった範囲と、その範囲の審査者と、その範囲に対するその審査者の審査結果とを示す審査情報を、承認対象の文書に付加する第１付加手段の一例である。図５（ｃ）に示す文書Ｄ１は、指定情報Ｄ２が付加された文書であり、この指定情報Ｄ２には審査情報Ｄ３が付加されている。
【００３９】
図７は、文書Ｄ１の修正を説明するための図である。図７（ａ）に示す文書Ｄ１には、指定情報Ｄ２が付加されており、その指定情報Ｄ２には審査情報Ｄ３が付加されている。そして、その審査情報Ｄ３には指定情報が指定する範囲に修正を要求する修正要求Ｄ４が含まれている。図７（ａ）に示すように付加部１１１が付加した審査情報Ｄ３に、上述した範囲の修正の要求である修正要求Ｄ４が含まれている場合に、制御部１１は要求部１１４として機能し、文書Ｄ１の修正者に対してその範囲を修正するよう要求する。すなわち、要求部１１４として機能する制御部１１は、本発明に係る要求手段の一例である。なお、修正者は、予め定められていてもよいし、文書Ｄ１の作成者であってもよい。また、修正者は、修正要求Ｄ４において指定されていてもよい。修正要求Ｄ４には、文書Ｄ１の修正に関する理由や示唆などが記述されていてもよい。
【００４０】
要求部１１４の要求に応じて修正者が上述した範囲を修正する内容を示す修正情報Ｄ５を端末装置２から送信すると、サーバ装置１の制御部１１は修正部１１５として機能し、受信した修正情報Ｄ５に基づいて文書Ｄ１を修正する。また、制御部１１は修正情報Ｄ５を指定情報Ｄ２に付加する。図７（ｂ）に示す文書Ｄ１は、審査情報Ｄ３に含まれていた修正要求Ｄ４に応じて修正されたものである。この修正の内容は指定情報Ｄ２に付加された修正情報Ｄ５に記述されている。修正情報Ｄ５は、例えば、要求部１１４の要求に応じて修正者が修正した後の範囲と、修正される前のその範囲との差分を示す差分情報であってもよい。この場合、制御部１１は、要求部１１４の要求に応じて審査の依頼者が修正した後の範囲と、修正される前のその範囲との差分を示す差分情報を、再度の審査の対象となる文書に付加する第２付加手段として機能する。
【００４１】
修正が行われると修正後の範囲に対しては審査がされていないため、制御部１１は、第１通知部１１６として機能する。つまり、このとき制御部１１は、指定情報Ｄ２が指定する審査者に対して、修正されたこの範囲を通知する。この通知に対して、審査者が再度この範囲を審査（再審査）し、その結果を示す審査情報Ｄ６がサーバ装置１に送信されると、制御部１１は、この審査情報Ｄ６を指定情報Ｄ２に付加する。つまり、制御部１１は、要求部１１４の要求に応じて審査の依頼者が範囲を修正した場合に、その範囲を審査者に再度審査させた結果を示す審査情報を、承認対象の文書に付加する付加部１１１として機能する。図７（ｃ）に示す文書Ｄ１は、指定情報Ｄ２が付加された文書であり、この指定情報Ｄ２には再審査された結果を示す審査情報Ｄ６が付加されている。
【００４２】
図８は、文書Ｄ１と指定情報Ｄ２との分離を説明するための図である。指定情報に付加された審査情報のうち修正要求を含んでいないものがあると、制御部１１は、その指定情報を文書から分離する。例えば、図５（ｃ）に示すように、指定情報Ｄ２に付加された審査情報Ｄ３に修正要求が含まれていない場合、制御部１１は分離部１１２として機能し、文書Ｄ１に付加された指定情報Ｄ２を文書Ｄ１から分離し、文書Ｄ１とは別のファイルとして記憶部１２に記憶する。すなわち、分離部１１２として機能する制御部１１は、本発明に係る分離手段の一例である。
【００４３】
指定情報Ｄ２が分離されると、制御部１１は、指定情報Ｄ２により指定された範囲に対する修正を禁止する。例えば、制御部１１は、文書Ｄ１の指定情報Ｄ２が指定する範囲が修正禁止であることを示すメタデータを文書Ｄ１に付加してもよい。すなわち、この制御部１１は、本発明に係る禁止手段の一例である。
【００４４】
そして、制御部１１は、記憶部１２に記憶したそのファイルの所在を示す所在情報Ｄ７を生成し、この所在情報Ｄ７を指定情報Ｄ２が分離された文書Ｄ１に付加する。所在情報Ｄ７とは、例えば、指定情報Ｄ２が記憶された場所を示すＵＲＩ（Uniform Resource Identifier）などである。すなわち、この制御部１１は、分離手段が文書から分離した指定情報の所在を示す所在情報を、その文書に付加する付加手段の一例である。
【００４５】
図８（ａ）に示す文書Ｄ１には、所在情報Ｄ７が付加されている。図８（ｂ）に示す指定情報Ｄ２は、文書Ｄ１から分離されて記憶部１２に記憶されたファイルである。
【００４６】
図８（ａ）に示す文書Ｄ１のように、付加された全ての指定情報が文書から分離されている場合、制御部１１はその文書を決められた承認者に通知する。すなわち、この制御部１１は、本発明に係る第２通知手段の一例である。ここで、サーバ装置１の通信部１３および制御部１１は、依頼者による承認依頼を受付けてもよい。承認依頼とは、承認者に対し、文書を閲覧してその文書に対し承認を求める依頼である。この場合、依頼者とは、文書の作成者、修正者であってもよいし、他の者であってもよい。そして、付加された全ての指定情報が文書から分離されていて、かつ、通信部１３および制御部１１が、依頼者による承認依頼を受付けたときに、制御部１１は、その文書を決められた承認者に通知してもよい。つまり、サーバ装置１の通信部１３および制御部１１は、文書の承認依頼を受付ける第１受付手段の一例である。
【００４７】
承認者は、文書Ｄ１の通知を受けると、文書Ｄ１を閲覧する指示をする。この指示を受けたサーバ装置１の制御部１１は、文書Ｄ１に付加された（この実施形態においては分離されている）指定情報に含まれる審査情報を視認できる態様で表示させる制御信号を、承認者が閲覧する端末装置２に対して送る。すなわち、サーバ装置１の制御部１１は、本発明に係る表示制御手段の一例である。承認者は、文書Ｄ１の内容を確認し、必要であれば所在情報Ｄ７により記憶部１２に記憶された指定情報Ｄ２（およびこれに含まれる審査情報Ｄ３）を参照し、審査と修正の過程を確認する。そして、文書Ｄ１が完成したと判断した場合に、承認者は、例えば自身に割当てられた端末装置２を操作して文書Ｄ１を承認する。この承認の操作は、サーバ装置１の通信部１３により受付けられ、制御部１１により解釈される。そして、承認された文書Ｄ１は、完成図書として記憶部１２に記憶される。
【００４８】
１−５．文書管理システムの動作
図９は、文書管理システム９の動作のうち、指定情報に審査情報を付加する動作の流れを示すフロー図である。また、図１０は、文書管理システム９の動作のうち、文書から指定情報を分離する動作の流れを示すフロー図である。
【００４９】
制御部１１は、文書に指定情報が付加されているか否かを判断し（ステップＳ１０１）、付加されていないと判断すると（ステップＳ１０１；ＮＯ）、処理を終了する。文書に指定情報が付加されていると判断すると（ステップＳ１０１；ＹＥＳ）、制御部１１は、その指定情報に審査情報が付加されているか否か判断する（ステップＳ１０２）。
【００５０】
指定情報に審査情報が付加されていないと判断すると（ステップＳ１０２；ＮＯ）、制御部１１は、指定情報が示す範囲に対して審査者による審査が行われていないとして、その範囲をその審査者に通知したか否か判断する（ステップＳ１０３）。通知していないと判断すると（ステップＳ１０３；ＮＯ）、制御部１１は、審査者に向けてその範囲を通知する（ステップＳ１０４）。
【００５１】
一方、審査者にその範囲を通知したと判断すると（ステップＳ１０３；ＹＥＳ）、制御部１１は、審査者がその範囲を審査した結果を示す審査情報を取得しているか否か判断する（ステップＳ１０５）。審査情報を取得していると判断すると（ステップＳ１０５；ＹＥＳ）、制御部１１は、取得したその審査情報を上述の指定情報に付加する（ステップＳ１０６）。審査情報を取得していないと判断すると（ステップＳ１０５；ＮＯ）、制御部１１は、処理を終了する。
【００５２】
ステップＳ１０２において、指定情報に審査情報が付加されていると判断すると（ステップＳ１０２；ＹＥＳ）、制御部１１は、審査情報に修正要求が含まれているか否かを判断する（図１０のＡ、ステップＳ２０１）。審査情報に修正要求が含まれていないと判断する場合（ステップＳ２０１；ＮＯ）、制御部１１は、指定情報により指定される範囲の修正を禁止し（ステップＳ２０２）、指定情報を文書から分離して別のファイルにし（ステップＳ２０３）、そのファイルの所在を示す所在情報を、指定情報が取り除かれたその文書に付加する（ステップＳ２０４）。制御部１１は、全ての指定情報が文書から分離されたか否かを判断し（ステップＳ２０５）、全ての指定情報が文書から分離されたと判断すると（ステップＳ２０５；ＹＥＳ）、指定情報が分離された文書を承認者に通知する（ステップＳ２０６）。少なくとも１つ以上の指定情報が文書から分離されていないと判断すると（ステップＳ２０５；ＮＯ）、制御部１１は、処理を終了する。
【００５３】
審査情報に修正要求が含まれていると判断する場合（ステップＳ２０１；ＹＥＳ）、制御部１１は、その修正要求に応じて文書が修正されているか否か判断する（ステップＳ２０７）。修正要求に応じて文書が修正されていると判断すると、（ステップＳ２０７；ＹＥＳ）、制御部１１は、処理をステップＳ１０３に戻す（図９のＢ）。修正要求に応じて文書が修正されていないと判断すると、（ステップＳ２０７；ＮＯ）、制御部１１は、修正者に対して指定情報が指定する範囲を修正するよう要求したか否か判断する（ステップＳ２０８）。修正者に修正するよう要求していないと判断すると（ステップＳ２０８；ＹＥＳ）、制御部１１は、修正者に修正を要求して（ステップＳ２０９）、処理を終了する。
【００５４】
修正者に修正するよう要求したと判断すると（ステップＳ２０８；ＹＥＳ）、制御部１１は、修正者が修正した内容を示す修正情報を取得しているか否か判断する（ステップＳ２１０）。この修正情報を取得していないと判断する場合（ステップＳ２１０；ＮＯ）、制御部１１は、修正情報を取得するまで待機する。一方、修正情報を取得していると判断する場合（ステップＳ２１０；ＹＥＳ）、制御部１１は、取得したこの修正情報に基づいて、文書を修正し（ステップＳ２１１）、処理を終了する。
【００５５】
以上、説明したとおり、この文書管理システム９は、作成中の文書であっても指定した範囲について承認に先立って審査を受けることができるので、文書作成中にこの審査を受けることができないシステムと比べて、文書が承認されるまでの期間を短くすることができる。
【００５６】
２．変形例
以上が実施形態の説明であるが、この実施形態の内容は以下のように変形し得る。また、以下の変形例を組み合わせてもよい。
【００５７】
２−１．変形例１
上述した実施形態において、サーバ装置１は、通信回線３を介して端末装置２が受付けた操作情報を受信していたが、サーバ装置１がユーザの操作を受付ける操作部を有していてもよい。この場合、この操作部が受付けた操作に応じて、文書の審査、修正、承認などが行われてもよい。
【００５８】
２−２．変形例２
上述した実施形態において、サーバ装置１の制御部１１は、文書から分離して記憶部１２に記憶した指定情報の所在を示す所在情報を、その文書に付加していたが、文書にこの所在情報を付加しなくてもよい。例えば、文書の所在情報と文書から分離した指定情報の所在情報とを対応付けた表を生成してもよい。この場合、承認者は、文書の承認の際にこの表を使って指定情報を特定し、この指定情報を参照することにより、その文書に対する審査の経過を確認すればよい。要するに、承認者が文書の閲覧を要求する指示をした場合に、文書から特定される所在情報または指定情報を用いて、過去に行われた審査に関し、その審査の対象となった範囲と、その範囲を審査した審査者と、その範囲に対するその審査者の審査結果とを示す審査情報が、承認者に視認できる態様で表示されればよい。
【００５９】
２−３．変形例３
上述した実施形態において、サーバ装置１の制御部１１は、指定情報が分離されると、その指定情報により指定された範囲に対する修正を禁止していたが、禁止しなくてもよい。この場合、制御部１１は、既に文書から分離された指定情報が指定する範囲に対して修正がなされたことを検知すると、その範囲を審査した審査者にその修正が行われたことを通知してもよい。
【００６０】
２−４．変形例４
上述した実施形態において、サーバ装置１の制御部１１は、文書に付加した審査情報に範囲の修正の要求である修正要求が含まれている場合に、その文書の修正者に対してその範囲を修正するよう要求していたが、この要求はしなくてもよい。例えば、修正者が文書にアクセスしたときに、その文書の名称やアイコンなどによって、付加されている審査情報に修正要求が含まれているか否かが明示されていてもよい。要するに、文書に対して行われた審査に修正要求が含まれていることが、その文書の修正者にわかればよい。
【００６１】
２−５．変形例５
上述した実施形態において、修正情報として、修正者が修正した後の範囲と、修正される前のその範囲との差分を示す差分情報を例示したが、修正情報はこれに限られない。例えば、修正された後の上記の範囲が全て、修正情報として記述されていてもよい。要するに、修正情報は、修正の経緯がわかる情報であればよい。
【００６２】
２−６．変形例６
上述した実施形態において、サーバ装置１の制御部１１は、指定情報が指定する範囲に対して審査が行われていない場合、この指定情報が指定する審査者に対して、この範囲を通知していたが、通知しなくてもよい。例えば、審査者が文書にアクセスしたときに、その文書の名称やアイコンなどによって、付加されている指定情報が指定する範囲に対して審査が行われているか否かが明示されていてもよい。要するに、文書に未審査の範囲があることが、その文書の審査者にわかればよい。
【００６３】
２−７．変形例７
上述した実施形態において、サーバ装置１の制御部１１は、付加された全ての指定情報が文書から分離されている場合、その文書を決められた承認者に通知していたが、通知しなくてもよい。例えば、承認者が文書にアクセスしたときに、その文書の名称やアイコンなどによって、付加された全ての指定情報が文書から分離されているか否かが明示されていてもよい。要するに、文書に指定情報が１つも付加されていないことが、その文書の承認者にわかればよい。
【００６４】
２−８．変形例８
サーバ装置１の制御部１１によって実行されるプログラムは、磁気テープや磁気ディスクなどの磁気記録媒体、光ディスクなどの光記録媒体、光磁気記録媒体、半導体メモリなどの、コンピュータ装置が読み取り可能な記録媒体に記憶された状態で提供し得る。また、このプログラムを、インターネットなどの通信回線を経由してダウンロードさせることも可能である。なお、上記の制御部１１によって例示した制御手段としてはＣＰＵ以外にも種々の装置が適用される場合があり、例えば、専用のプロセッサなどが用いられる。
【符号の説明】
【００６５】
１…サーバ装置、１１…制御部、１１１…付加部、１１２…分離部、１１３…禁止部、１１４…要求部、１１５…修正部、１１６…第１通知部、１１７…第２通知部、１２…記憶部、１３…通信部、２…端末装置、２１…制御部、２２…記憶部、２３…通信部、２４…操作部、２５…表示部、３…通信回線、９…文書管理システム、Ｄ１…文書、Ｄ２…指定情報、Ｄ３…審査情報、Ｄ４…修正要求、Ｄ５…修正情報、Ｄ６…審査情報、Ｄ７…所在情報。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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