(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
所属部署別に電子メールの相手先のアドレス情報を管理する共有アドレスデータベースと、
全社員の識別情報と所属期間と所属部署とを含む所属履歴情報を記憶保持する所属情報記憶手段と、
蓄積されている受信した電子メールのうち、送信日時が、入力されたあるいは予め決められた送信日時の範囲に属する電子メールを抽出する電子メール抽出手段と、
前記電子メール抽出手段により抽出された受信した前記電子メールに記載されている情報を解析して、アドレス帳に登録する相手先のアドレス情報を抽出するアドレス情報抽出手段と、
自ユーザである受信した前記電子メールの受信者の識別情報と解析対象の前記電子メールの送信日時とに基づいて前記所属情報記憶手段の前記所属履歴情報を参照し、前記受信者が前記送信日時において所属していた所属部署を、前記アドレス情報抽出手段で抽出された前記相手先のアドレス情報の登録先として特定する特定手段と、
前記共有アドレスデータベースに対して、前記アドレス情報抽出手段で抽出された前記相手先のアドレス情報を、前記特定手段で特定された前記所属部署のアドレス情報として登録する登録手段と
を備えることを特徴とするアドレス情報登録更新装置。
【請求項２】
請求項１に記載のアドレス情報登録更新装置であって、
前記電子メール抽出手段は、蓄積されている相手先へ送信した電子メールのうち、送信日時が、入力されたあるいは予め決められた送信日時の範囲に属する電子メールを抽出し、
前記アドレス情報抽出手段は、前記電子メール抽出手段により抽出された送信した前記電子メールに記載されている情報を解析して、アドレス帳に登録する相手先のアドレス情報を抽出し、
前記特定手段は、自ユーザである送信した前記電子メールの送信者の識別情報と解析対象の送信した前記電子メールの送信日時とに基づいて前記所属情報記憶手段の前記所属履歴情報を参照し、前記送信者が前記送信日時において所属していた所属部署を、前記アドレス情報抽出手段で抽出された前記相手先のアドレス情報の登録先として特定することを特徴とするアドレス情報登録更新装置。
【請求項３】
請求項１または請求項２のいずれかに記載のアドレス情報登録更新装置であって、
前記電子メール抽出手段で抽出された全ての前記電子メールについて、あるいは、予め設定された条件に合致した前記電子メールについて、前記共有アドレスデータベースへの登録対象にするか否かを問い合せる問い合せ処理手段と、
前記問い合わせ手段による問い合せに対する確認入力を受け付ける受付手段と、
前記受付手段を通じて受け付けた前記確認入力が前記共有アドレスデータベースへの登録を指示するものである場合に、前アドレス情報抽出手段と、記特定手段と、前記登録手段とを機能させ、前記電子メール抽出手段で抽出された前記電子メールから抽出される相手先のアドレス情報の登録を行うように制御する制御手段と
を備えることを特徴とするアドレス情報登録更新装置。
【請求項４】
請求項１、請求項２または請求項３のいずれかに記載のアドレス情報登録更新装置であって、
前記アドレス情報抽出手段で抽出された前記相手先のアドレス情報をユーザに提示する提示処理手段と、
前記提示処理手段を通じて提示された前記相手先のアドレス情報に対する修正入力を受け付ける修正受付手段と
を備え、
前記登録手段は、前記修正入力を反映させた相手先のアドレス情報を前記共有アドレスデータベースに登録する
ことを特徴とするアドレス情報登録更新装置。
【請求項５】
請求項１、請求項２、請求項３または請求項４のいずれかに記載のアドレス情報登録更新装置であって、
前記アドレス情報抽出手段で抽出された前記相手先のアドレス情報の前記共有アドレスデータベースへの登録の前に、重複登録のチェックを行い、重複登録となることが検出された場合に、重複登録となることを報知し、処理内容の確認を求めるチェック処理手段と、
前記チェック処理手段を通じて確認が求められた前記処理内容についての指示入力を受け付ける指示受付手段と、
前記指示入力受付手段を通じて受け付けた前記指示入力に応じた処理を行うように各部を制御する重複時制御手段と
を備えることを特徴とするアドレス情報登録更新装置。
【請求項６】
請求項１、請求項２、請求項３、請求項４または請求項５のいずれかに記載のアドレス情報登録更新装置であって、
前記共有アドレスデータベースは、相手先の所属に応じた分類ができることを特徴とするアドレス情報登録更新装置。
【請求項７】
所属部署別に電子メールの相手先のアドレス情報を管理する共有アドレスデータベースと、全社員の識別情報と所属期間と所属部署とを含む所属履歴情報を記憶保持する所属情報記憶手段とにアクセス可能なアドレス情報登録更新装置において用いられるアドレス情報登録更新方法であって、
電子メール抽出手段が、蓄積されている受信した電子メールのうち、送信日時が、入力されたあるいは予め決められた送信日時の範囲に属する電子メールを抽出する電子メール抽出工程と、
アドレス情報抽出手段が、前記電子メール抽出工程において抽出した受信した前記電子メールに記載されている情報を解析して、アドレス帳に登録する相手先のアドレス情報を抽出するアドレス情報抽出工程と、
特定手段が、自ユーザである電子メールの受信者の識別情報と解析対象の前記電子メールの送信日時とに基づいて前記所属情報記憶手段の前記所属履歴情報を参照し、前記受信者が前記送信日時において所属していた所属部署を、前記アドレス情報抽出工程で抽出した前記相手先のアドレス情報の登録先として特定する特定工程と、
登録手段が、前記共有アドレスデータベースに対して、前記アドレス情報抽出工程で抽出した前記相手先のアドレス情報を、前記特定工程で特定した前記所属部署のアドレス情報として登録する登録工程と
を有することを特徴とするアドレス情報登録更新方法。
【請求項８】
所属部署別に電子メールの相手先のアドレス情報を管理する共有アドレスデータベースと、全社員の識別情報と所属期間と所属部署とを含む所属履歴情報を記憶保持する所属情報記憶手段とにアクセス可能なアドレス情報登録更新装置に搭載されたコンピュータによって実行されるアドレス情報登録更新プログラムであって、
電子メール抽出手段が、蓄積されている受信した電子メールのうち、送信日時が、入力されたあるいは予め決められた送信日時の範囲に属する電子メールを抽出する電子メール抽出ステップと、
アドレス情報抽出手段が、前記電子メール抽出ステップにおいて抽出した受信した前記電子メールに記載されている情報を解析して、アドレス帳に登録する相手先のアドレス情報を抽出するアドレス情報抽出ステップと、
特定手段が、自ユーザである電子メールの受信者の識別情報と解析対象の前記電子メールの送信日時とに基づいて前記所属情報記憶手段の前記所属履歴情報を参照し、前記受信者が前記送信日時において所属していた所属部署を、前記アドレス情報抽出ステップで抽出した前記相手先のアドレス情報の登録先として特定する特定ステップと、
登録手段が、前記共有アドレスデータベースに対して、前記アドレス情報抽出ステップで抽出した前記相手先のアドレス情報を、前記特定工程で特定した前記所属部署のアドレス情報として登録する登録ステップと
を実行することを特徴とするアドレス情報登録更新プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、例えば、企業などの組織内において、アドレス情報を適切に共有できるようにする装置、方法、プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
電子メールは安価で手軽な通信ツールとして、ビジネス上においても無くてはならないものになってきている。そして、電子メールの送受に用いられるパーソナルコンピュータなどの通信機器には、電子メールの送信を簡単かつ確実に行うために、相手先の名前や電子メールアドレスなどのアドレス情報を記憶保持するアドレス帳機能が設けられている。通常、通信機器のアドレス帳に対しては、ユーザが直接にアドレス情報を入力したり、また、受信した電子メールに付加されているアドレス情報を登録する操作を行ったりすることによって、必要なアドレス情報を蓄積していく。このため、ユーザが通信機器のアドレス帳に対するメンテナンスを怠ると、役に立つアドレス帳が形成できない。
【０００３】
このため、後に記す特許文献１には、住所録更新支援方法及び装置に関する発明が開示されている。特許文献１に記載の発明は、まず、電子メールの着信を契機にパーソナル情報を抽出する対象となる電子メールを選択し、抽出対象となった電子メールに対してシグニチャー解析を行って住所録の更新情報を抽出して蓄積する。そして、一定の契機で、蓄積した更新情報をユーザの確認を取りながら、または、自動的に実際の住所録に反映させる。というものである。この特許文献１に記載の発明により、ユーザの通信機器の住所録（アドレス帳）に対するメンテナンスの負荷を軽減できる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開平１０−１７１８２７号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
近年、個人情報保護の観点から名刺を机上に置いておくことができなくなり、相手先の電話番号を探すにも時間がかかるようになってしまった。また、電子メールの送受信が頻繁に行われる現状から、ユーザが用いるパーソナルコンピュータから利用可能なアドレス帳を適切に更新し、より使い勝手のよいものにする必要がある。この場合、アドレス帳のメンテナンスをユーザが頻繁に行わなければならないのでは、ユーザの負荷が大きくなるため好ましくない。そこで、上述した特許文献１に記載の技術を用いることが考えられる。
【０００６】
しかし、企業などの組織においては、人事異動や担当替えの影響を受けて、せっかく整備した通信機器のアドレス帳が、突然、ほとんど役に立たないものになってしまうということがよくある。例えば、人事異動や担当替えにより、自分が担当する取引先が全部変わってしまった場合には、前任者から取引先の担当者の名刺を引き継いで、通信機器のアドレス帳に登録し直さなければならない。自分の後任者も同様のことを行わなければならない。すなわち、通信機器のアドレス帳の更新作業は、通信機器毎に行わなければならず、企業などの組織全体から見ると極めて非効率である。また、企業などの組織内のパーソナルコンピュータからアドレス情報を収集してきて共有アドレス帳を形成することも考えられるが、単にアドレス情報を収集しただけではアドレス情報が多くなりすぎ、使い勝手のよいアドレス帳は形成できない。
【０００７】
以上のことに鑑み、この発明は、ユーザの手を極力煩わせることなく、企業などの組織内において、種々の相手先についてのアドレス情報を、簡単かつ確実に管理し、使い勝手のよい共有アドレスデータベースを整えることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記課題を解決するため、請求項１に記載の発明のアドレス情報登録更新装置は、
所属部署別に電子メールの相手先のアドレス情報を管理する共有アドレスデータベースと、
全社員の識別情報と所属期間と所属部署とを含む所属履歴情報を記憶保持する所属情報記憶手段と、
蓄積されている受信した電子メールのうち、送信日時が、入力されたあるいは予め決められた送信日時の範囲に属する電子メールを抽出する電子メール抽出手段と、
前記電子メール抽出手段により抽出された受信した前記電子メールに記載されている情報を解析して、アドレス帳に登録する相手先のアドレス情報を抽出するアドレス情報抽出手段と、
自ユーザである受信した前記電子メールの受信者の識別情報と解析対象の前記電子メールの送信日時とに基づいて前記所属情報記憶手段の前記所属履歴情報を参照し、前記受信者が前記送信日時において所属していた所属部署を、前記アドレス情報抽出手段で抽出された前記相手先のアドレス情報の登録先として特定する特定手段と、
前記共有アドレスデータベースに対して、前記アドレス情報抽出手段で抽出された前記相手先のアドレス情報を、前記特定手段で特定された前記所属部署のアドレス情報として登録する登録手段と
を備えることを特徴とするアドレス情報登録更新装置。
【００１１】
これにより、種々の相手先についてのアドレス情報を、ユーザの手を極力煩わせることなく、簡単かつ確実に、所属別にアドレス情報を管理する共有アドレスデータベースに対して登録し、これを共有使用することができる。共有アドレスデータベースは、所属別にアドレス情報を管理するものであるので、単にアドレス情報を集めたアドレスデータベースとは異なり、使い勝手のより良いものとなる。また、電子メールの送信日時に基づいて、電子メールを受信したユーザの所属先を、所属履歴情報を参照して特定する。すなわち、人事異動などによりユーザの所属先が変わっていても、電子メールの送信日時を基準にして所属先を特定することができるので、蓄積されている電子メールから抽出する相手先のアドレス情報を、適切な所属先のアドレス情報として登録することができる。
【発明の効果】
【００１２】
ユーザの手を極力煩わせることなく、企業などの組織内において、種々の相手先についてのアドレス情報を、簡単かつ確実に管理し、使い勝手のよい共有アドレスデータベースを整えることができる。
【図面の簡単な説明】
【００１３】
【図１】所定の組織内に形成されるＬＡＮ（Local Area Network）システムと、当該ＬＡＮシステムに接続されたメールサーバ装置１とローカル端末装置５の構成例を説明するための図である。
【図２】共有アドレスデータベース２の構成例について説明するための図である。
【図３】人事情報データベース３の構成例を説明するための図である。
【図４】メールサーバ装置１及びローカル端末装置５において実行される共有アドレスデータベース２の登録更新処理を説明するためのフローチャートである。
【図５】図４に示したステップＳ１０３、ステップＳ１０４で行われる共有アドレスデータベース２の登録更新処理の詳細を説明するためのフローチャートである。
【図６】図５に続くフローチャートである。
【図７】図５、図６に示すフローチャートの処理において用いられる表示画面の例について説明するための図である。
【図８】図５、図６に示すフローチャートの処理において用いられる表示画面の例について説明するための図である。
【図９】相手先のアドレス情報を全自動で共有アドレスデータベース２に登録更新する場合の処理を説明するためのフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１４】
以下、図を参照しながら、この発明の装置、方法、プログラムの一実施の形態について説明する。以下に説明する実施の形態においては、例えば、企業などの所定の組織内に形成されるＬＡＮシステムのメールサーバ装置や主にパーソナルコンピュータであるローカル端末装置に、この発明を適用した場合を例にして説明する。
【００１５】
［メールサーバ装置、ローカル端末装置の構成例］
図１は、企業などの所定の組織内に形成されるＬＡＮシステムと、当該ＬＡＮシステムに接続されたメールサーバ装置とローカル端末装置の構成例を説明するための図である。この実施の形態のＬＡＮシステムは、メールサーバ装置１と、共有アドレスデータベース２と、人事情報データベース３と、多数のローカル端末装置５（１）、５（２）、５（３）、…とが、ＬＡＮ４を通じて接続されて形成されている。なお、以下においては、説明を簡単にするため、共有アドレスデータベース２は共有アドレスＤＢ２と、また、人事情報データベース３は人事ＤＢ３と略称する。
【００１６】
ＬＡＮ４は、有線と無線の一方あるいは両方が用いられて所定の組織内に形成されたネットワークである。メールサーバ装置１は、ＬＡＮ４と外部との間で、また、ＬＡＮ４内において、電子メールの送受信を行えるようにするものである。すなわち、メールサーバ装置１は、ＳＭＴＰ（Simple Mail Transfer Protocol）サーバとしての機能とＰＯＰ（Post Office Protocol）サーバとしての機能を合わせ持つものである。
【００１７】
共有アドレスＤＢ２は、ハードディスクなどの大容量記録媒体内に形成され、部署別にアドレス情報を管理し、ＬＡＮ４に接続されたメールサーバ装置１や後述する各ローカル端末装置の５（１）、５（２）、５（３）…のそれぞれが利用可能なものである。図２は、共有アドレスＤＢ２の構成例について説明するための図である。図２に示すように、共有アドレスＤＢ２は、「管理部署」、「登録Ｎｏ．」、「氏名」、「会社」、「所属部署」、「電話」、「住所」、「電子メール」、「ＵＲＬ」、「備考」を蓄積する。「管理部署」は、当該アドレス情報を管理すべき自社内の部署を示す情報である。なお、各管理部署のそれぞれには、図２において、番号「００１」、「００２」、「００３」、…が示すように部署コードが付されている。
【００１８】
図２において、「登録Ｎｏ．」は、各管理部署における各アドレス情報に付される識別情報であり、管理部署に付される部署コードと共に、各アドレス情報を特定するためのインデックス情報としての機能を実現する。すなわち、「部署コード＋登録Ｎｏ．」が各アドレス情報を特定するインデックス情報になる。そして、図２において、「氏名」から「ＵＲＬ」までの情報が、相手先のアドレス情報（相手先情報）を構成する。なお、「備考」には必要になった種々の情報が入力される。この他にも、例えば、アドレス情報毎に自社の担当者情報を付加するなど、種々の情報を含めることが可能である。
【００１９】
図２において、「氏名」は、相手先担当者の氏名（名前）であり、「会社」は、相手先担当者が属する会社（組織）の名称であり、「所属部署」は、相手先担当者が所属する部署の部署名である。また、「電話」は、相手先担当者の電話番号である。共有アドレスＤＢ２の「電話」の欄では、相手先担当者が属する会社の代表番号、相手先担当者の属する部署の電話番号、相手先担当者の直通番号、相手先担当者の携帯電話番号、相手先担当者のファクシミリ番号のそれぞれが管理できる。また、「住所」は、相手先担当者に郵便等を郵送する場合に用いる住所情報であり、通常は当該相手先担当者が所属する会社や事務所の所在地を示すものである。そして、「電子メール」は、相手先担当者の電子メールアドレスであり、「ＵＲＬ」は、相手先担当者が属する会社や部署のホームページのＵＲＬである。
【００２０】
そして、図２に示すように、相手先のアドレス情報は、共有アドレスＤＢ２において、管理部署別に管理される。したがって、担当者の他部署への異動や担当替えなどが起こっても、共有アドレスＤＢ２のアドレス情報を変更する必要はない。
【００２１】
図１において、人事情報ＤＢ３は、ハードディスクなどの大容量記録媒体内に形成され、自社の全社員の社員情報を管理する。人事情報ＤＢ３は、許可された範囲内において、ＬＡＮ４に接続されたメールサーバ装置１や各ローカル端末装置５（１）、５（２）、５（３）、…が参照可能なものである。図３は、人事情報ＤＢ３の構成例を説明するための図である。図３に示すように、人事情報ＤＢ３は、「社員ＩＤ」、「社員氏名」、「電子メールアドレス」、「入社年月日」、「所属履歴情報」を蓄積する。この他にも、人事情報ＤＢ３は、各社員の、自宅住所、自宅電話番号、学歴、職歴などの種々の情報をも蓄積する。しかし、この実施の形態で用いることは無いので、図３においてはそれらの情報の記載を省略している。
【００２２】
図３において、「社員ＩＤ」は各社員に割り当てられた固有の識別情報である。また、「社員氏名」は各社員の氏名であり、「電子メールアドレス」は各社員に割り当てられた電子メールアドレスであり、「入社年月日」は各社員がいつ入社したかを示す情報である。そして、「所属履歴情報」は、各社員の自社における所属履歴（異動履歴）情報に相当するものであり、開始年月日と終了年月日とにより特定される所属期間と、所属部署とが対応付けられたものである。
【００２３】
したがって、図３に示した例の場合、社員ＩＤ「０５０００１」で特定される社員「○○太郎」さんは、「ｘｘｘｘ＠…」という電子メールアドレスを有し、「２００５年４月１日」に入社したことが人事情報ＤＢ３で管理されている。そして、社員「○○太郎」さんは、「２００５年４月１日〜２００７年３月３１日」までは「第１営業部」に所属し、「２００７年４月１日〜２０１０年３月３１日」までは「第２営業部」に所属し、「２０１０年３月３１日〜現在」までは総務部に所属していることが人事情報ＤＢ３で管理されている。
【００２４】
また、「社員ＩＤ」「０６００５２」で特定される社員「△△花子」さんは、「ｙｙｙｙ＠…」という電子メールアドレスを有し、「２００６年７月２０日」に入社したことが人事情報ＤＢ３で管理されている。そして、社員「△△花子」さんは、「２００６年７月２０日〜現在」まで設計部に所属していることが人事情報ＤＢ３で管理されている。このように、この実施の形態の人事情報ＤＢ３は、自社社員の所属履歴情報を有し、どの社員がいつからいつまで、どこの部署に所属していたのかを正確に管理している。
【００２５】
また、図１において、ローカル端末装置５（１）、５（２）、５（３）、…のそれぞれは、社員によって使用される主にパーソナルコンピュータであり、種々のアプリケーションプログラムを備え、種々の情報処理を行う。また、ローカル端末装置５（１）、５（２）、５（３）、…のそれぞれは、電子メールを送受信するためのいわゆるメーラーを備え、メールサーバ装置１を通じて、電子メールの送受信を行うことができる。
【００２６】
そして、この実施の形態において、メールサーバ装置１は、配下のローカル端末宛の受信した電子メール（受信メール）や配下のローカル端末装置から送信した電子メール（送信メール）を蓄積する。そして、メールサーバ装置１は、例えば、１日分乃至は設定日数分の蓄積した受信メール及び送信メールを解析処理して相手先のアドレス情報（相手先情報）を抽出して、これを共有アドレスＤＢに登録更新する機能を有する。
【００２７】
同様に、ローカル端末装置５（１）、５（２）、５（３）、…のそれぞれもまた、受信した電子メール（受信メール）や送信した電子メール（送信メール）を蓄積する。そして、ローカル端末装置５（１）、５（２）、５（３）、…のそれぞれは、受信日又は送信日の日付順に、蓄積した受信メール及び送信メールを解析処理して相手先のアドレス情報を抽出して、これを共有アドレスＤＢに登録更新する機能を有する。
【００２８】
そして、図２を用いて説明したように、共有アドレスＤＢ２は、部署別に相手先のアドレス情報を管理する。このため、メールサーバ装置１と、ローカル端末装置５（１）、５（２）、５（３）、…のそれぞれとは、人事情報ＤＢ３の情報を利用することにより、電子メールの送信日時における受信者や送信者の所属部署を特定する。そして、メールサーバ装置１と、ローカル端末装置５（１）、５（２）、５（３）、…のそれぞれとは、解析して抽出した相手先のアドレス情報を、特定した部署の相手先のアドレス情報として共有アドレスＤＢに登録したり、更新したりする。
【００２９】
なお、電子メールの送信日時における受信者や送信者の所属部署を特定するのは、蓄積されている電子メールを処理対象とするため、人事異動が行われた場合であっても、電子メールの送信日時における所属部署を適切に特定するためである。したがって、第１営業部から総務部に異動したユーザが、受信したり送信したりした電子メールから相手先のアドレス情報を抽出して共有アドレスＤＢ２に登録更新する処理を異動後に行ったとする。この場合、異動前、すなわち、第１営業部に所属していたときに受信したり、送信したりした電子メールからのアドレス情報は、第１営業部のアドレス情報として管理すべきものと判別できる。また、移動後、すなわち、総務部に異動してから受信したり、送信したりした電子メールからのアドレス情報は、総務部のアドレス情報として管理すべきものと判別できる。
【００３０】
なお、例えば、人事異動後に、例えば相手先の担当者も変わるなどして、異動前の所属部署に関する新たな相手先からの電子メールを受信することもある。このような場合には、当該相手先に自分が異動したこと、及び新たな担当者を通知する電子メールを返信し、当該電子メールのアドレス情報については、共有アドレスＤＢ２の登録更新の対象から外すことで対処する。このようにすれば、本来、その部署に登録されるべきでないアドレス情報が登録されてしまうといった不都合を回避することができる。
【００３１】
次に、図１に示したように構成されるこの実施の形態のＬＡＮシステムのメールサーバ装置１と、ローカル端末装置５（１）、５（２）、５（３）、…のそれぞれにおける、共有アドレスＤＢ２に対する登録更新処理を行うための主要部について説明する。メールサーバ装置１は、図１の上端側にブロック図で示したように、共有アドレスＤＢ２の登録更新処理を行うための主要部を備える。また、ローカル端末装置５（１）は、図１の下端側にブロック図で示したように、共有アドレスＤＢ２の登録更新処理を行うための主要部を備える。なお、ローカル端末装置５（２）、５（３）、…のそれぞれもまた、ローカル端末装置５（１）と同様の構成を有する。このため、以下では、特に区別して示した場合を除き、ローカル端末装置５（１）、５（２）、５（３）、…を総称してローカル端末装置５という。
【００３２】
そして、メールサーバ装置１とローカル端末装置５のブロック図を比較すると分かるように、メールサーバ装置１は通信Ｉ／Ｆ１１を備えるが、ローカル端末装置５は通信Ｉ／Ｆを備えていない点を除けば、ほぼ同様の構成を有する。このため、ここでは、通信Ｉ／Ｆ１１以外の共通部分については、重複説明を避けるために説明を共通に行うこととする。
【００３３】
メールサーバ装置１の通信Ｉ／Ｆ１１は、インターネット等の広域ネットワークを通じて通信を行うためのものである。具体的に通信Ｉ／Ｆ１１は、広域ネットワークからの信号を受信し、自機が処理可能なデータに変換し制御部１２に供給する。また、通信Ｉ／Ｆ１１は、制御部１２を通じて供給される送信用の種々のデータを、プロトコルに準拠した信号に変換して広域ネットワークに送出する。
【００３４】
次に、メールサーバ装置１とローカル端末装置５の共通部分について説明する。制御部１２、５２は、装置１、５の各部を制御するものであり、図示しないがＣＰＵ（Central Processing Unit）、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）がＣＰＵバスを通じて接続されて構成されたコンピュータ装置である。ＬＡＮＩ／Ｆ１３、５３は、ＬＡＮ４を通じて情報の送受を行うためのものである。この実施の形態において、ＬＡＮＩ／Ｆ１３、５３は、ＬＡＮ４上の共有アドレスＤＢ２や人事情報ＤＢにアクセスして情報を参照したり、また、共有アドレスＤＢ２に対してアドレス情報を登録したり、更新したりする場合などにおいて用いられる。
【００３５】
受信メール蓄積部１４、５４は、受信メールを蓄積するためのものであり、また、送信メール蓄積部１５、５５は、送信メールを蓄積するためのものである。これら、受信メール蓄積部１４、５４や送信メール蓄積部１５、５５は、ハードディスクなどの大容量記録媒体内に形成される。そして、操作部１６、５６は、キーボード、マウス（ポインティングデバイス）などからなり、ユーザからの操作入力を受け付け、受け付けた情報を制御部１２、５２に供給する。表示部１７は、種々の表示情報を表示するためのものである。また、ＨＤＤ１８、５８は、ハードディスクを備え、種々のアプリケーションプログラムや種々の処理により得られたデータ等のハードディスクへの書込み／記録保持／読み出し／削除を行う。
【００３６】
そして、問い合せ処理部１９ａ、５９ａは、必要に応じて、蓄積された受信メールや送信メールのそれぞれについて、相手先のアドレス情報を抽出して共有アドレスＤＢ２に登録するか否かの問い合せを行う。相手先情報抽出部１９ｂ、５９ｂは、受信メールや送信メールを解析し、共有アドレスＤＢ２に登録する相手先のアドレス情報を抽出する。相手先情報提示処理部１９ｃ、５９ｃは、相手先情報抽出部１９ｂ、５９ｂで抽出された相手先のアドレス情報を、表示部１７、５７に表示するなどしてユーザに提示し、制御部１２、５２と協働し、確認や変更の入力を受け付ける。
【００３７】
登録先特定部１９ｄ、５９ｄは、相手先情報抽出部１９ｂ、５９ｂが抽出した相手先のアドレス情報を登録する共有アドレスＤＢ２の登録先（管理部署）を特定する。具体的に、登録先特定部１９ｄ、５９ｄは、相手先のアドレス情報を抽出した受信メールや送信メールの送信日時と、当該受信メールや送信メールの受信者や送信者に基づいて、人事情報ＤＢ３を参照することによって、アドレス情報の登録先を特定する。
【００３８】
チェック処理部１９ｅ、５９ｅは、相手先情報抽出部１９ｂ、５９ｂで抽出した相手先のアドレス情報を、登録先特定部１９ｄ、５９ｄで特定した登録先のアドレス情報として共有アドレスＤＢ２に登録した場合に、重複登録となるか否かをチェックする。チェック処理部１９ｅ、５９ｅは、重複登録となることを検出した場合には、制御部１２、５２と協働し、登録されている相手先のアドレス情報を更新するのか、今回抽出した相手先のアドレス情報を別名で登録するのか、また、更新や登録をしないのかの選択入力を、操作部１６、５６を通じて受け付ける。
【００３９】
そして、アドレス登録部１９ｆ、５９ｆは、抽出した相手先のアドレス情報を、共有アドレスＤＢ２の特定した登録先（管理部署）の情報として登録したり、あるいは、既に登録されている相手先のアドレス情報を更新したりする処理を行う。
【００４０】
このように、メールサーバ装置１とローカル端末装置５のそれぞれは、適宜のタイミングで、自機に蓄積されている受信メールや送信メールから相手先のアドレス情報を抽出する。そして、アドレス情報を部署別に管理する共有アドレスＤＢ２に対して、抽出した相手先のアドレス情報を用いて、相手先のアドレス情報の登録や更新を行う。この場合、人事異動をも考慮して、電子メールの受信者や送信者の電子メールの送信日時における所属先に応じて、アドレス情報を管理すべき部署を適切に特定することができる。
【００４１】
これにより、各ローカル端末装置５（１）、５（２）、５（３）、…を通じて利用可能な共有アドレスＤＢ２を、簡単かつ確実に更新することができる。しかも、共有アドレスＤＢ２では、部署別に相手先のアドレス情報を管理するので、使い勝手のよい共有アドレスＤＢを実現できる。
【００４２】
［共有アドレスＤＢ２の登録更新処理］
次に、メールサーバ装置１及びローカル端末装置５で行われる共有アドレスＤＢ２の登録更新処理について、より具体的に説明する。図４は、メールサーバ装置１及びローカル端末装置５において実行される共有アドレスＤＢ２の登録更新処理を説明するためのフローチャートである。装置１、５の制御部１２、５２は、操作部１６、５６を通じて、共有アドレスＤＢ２の登録更新処理を行うための所定の操作入力を受け付けたとする。この場合、制御部１２、５２は、例えばＨＤＤ１８、５８から図４に示すフローチャートの処理を実行するためのアプリケーションプログラムを読み出して、これを実行する。このように、制御部１２、５２は、アプリケーション実行部としての機能を有する。また、当該所定の操作入力は、例えば、当該処理に対応付けられたアイコンやメニュー項目等を選択するものである。
【００４３】
そして、装置１、５の制御部１２、５２は、電子メールの送信日時の範囲指定を受け付けるための表示情報を表示部１７、５７に表示し、操作部１６、５６を通じて、送信日時の範囲指定を受け付ける（ステップＳ１０１）。ステップＳ１０１で表示部１７、５７に表示される送信日時の範囲指定を受け付けるための表示情報は、図示しないが、例えば、開始送信日時と終了送信日時の入力欄と、入力操作が完了したことを指示する「ＯＫ」ボタンとを含むものである。
【００４４】
次に、制御部１２、５２は、操作部１６、５６を通じて、入力操作が完了したことを示す「ＯＫ」ボタンが選択されたか否かを判別する（ステップＳ１０２）。ステップＳ１０２の判別処理において、「ＯＫ」ボタンは選択されていないと判別したときには、制御部１２、５２は、ステップＳ１０１からの処理を繰り返し、送信日時の範囲指定の入力を行えるようにする。
【００４５】
また、ステップＳ１０２の判別処理において、「ＯＫ」ボタンが選択されたと判別したときには、制御部１２、５２は、まず受信メールに基づく、共有アドレスＤＢ２の登録更新処理を実行する（ステップＳ１０３）。ステップＳ１０３の処理の後、制御部１２、５２は、送信メールに基づく、共有アドレスＤＢ２の登録更新処理を実行し（ステップＳ１０４）、この図４に示す共有アドレスＤＢ２の登録更新処理を終了する。
【００４６】
このように、メールサーバ装置１、ローカル端末装置５のそれぞれにおいては、まず、処理対象となる電子メールの送信日時の範囲を特定する。この後、受信メールと送信メールとのそれぞれ毎に、共有アドレスＤＢ２への登録更新処理を行うことによって、共有アドレスＤＢ２を整えるようにしている。
【００４７】
［共有アドレスＤＢ２の登録更新処理の詳細］
次に、図４に示したステップＳ１０３とステップＳ１０４で行われる共有アドレスＤＢ２への登録更新処理の詳細について説明する。なお、図４に示したフローチャートのステップＳ１０３とステップＳ１０４で行われる処理は、処理対象が受信メールか送信メールかが異なる点と、受信メールと送信メールとでは相手先のアドレス情報の抽出方法が異なる点を除き、ほぼ同様に行われる。このため、以下においては、図４に示したステップＳ１０３とステップＳ１０４で行われる処理について、共通に図５、図６に示すフローチャートを用いて説明し、異なる部分については具体的にその違いを説明する。
【００４８】
図５、図６は、図４に示したステップＳ１０３、ステップＳ１０４で行われる共有アドレスＤＢの登録更新処理の詳細を説明するためのフローチャートである。また、図７、図８は、図５、図６に示すフローチャートの処理において用いられる表示画面の例について説明するための図である。まず、制御部１２、５２は、蓄積している電子メールから送信日時が、図４のステップＳ１０１で受け付けた送信日時の範囲に属する電子メールをＨＤＤ１８、５８に抽出し、解析に適した所定のフォーマットのデータに変換する（ステップＳ２０１）。
【００４９】
この場合、図４に示したステップＳ１０３において、この図５、図６の処理が実行された時には、処理対象の電子メールは、受信メール蓄積部１４、５４に蓄積されている受信メールとなる。また、図４に示したステップＳ１０４において、この図５、図６の処理が実行された時には、処理対象の電子メールは、送信メール蓄積部１５、５５に蓄積されている送信メールとなる。
【００５０】
次に、制御部１２、５２の制御の下、問い合せ処理部１９ａ、５９ａが、ＨＤＤ１８、５８に抽出され、フォーマット変換された電子メールを１件毎に表示部１７、５７に表示し、共有アドレスＤＢ２への登録更新処理を行うか否かを問い合せる（ステップＳ２０２）。そして、制御部１２、５２は、当該問い合せに対する確認入力を、操作部１６、５６を通じて受け付ける（ステップＳ２０３）。図７Ａは、ステップＳ２０２において、表示部１７、５７に表示される問い合せ用の表示画面の一例を説明するための図である。
【００５１】
図７Ａに示すように、問い合せ用の表示画面には、送信元（Ｆｒｏｍ）、送信先（Ｔｏ）、送信日時（Ｄａｔｅ）、件名のいわゆるヘッダ情報と電子メール本文とが表示される。さらに、当該問い合せ用の表示画面の右上端部には、当該電子メールを処理の対象にするか否かの確認入力を求めるためのウィンドウＷｄが表示される。そして、ユーザは、表示された電子メール情報を確認し、共有アドレスＤＢ２に相手先のアドレス情報を登録する場合にはウィンドウＷｄの「する」ボタンを、また、登録しない場合にはウィンドウＷｄの「しない」ボタンを選択する操作を操作部１６、５６に対して行う。なお、表示されたメール本文については、装置１、５の操作部１６、５６を通じて所定の操作を行うことによってスクロール表示させ、その全文を見ることができる。
【００５２】
そして、制御部１２、５２は、「する」ボタンが選択されたか否かを判別する（ステップＳ２０４）。ステップＳ２０４の判別処理において、「する」ボタンが選択されていないと判別したときには、「しない」ボタンが選択されたか否かを判別する（ステップＳ２０５）。ステップＳ２０５の判別処理において、「しない」ボタンは選択されていないと判別したときには、制御部１２、５２は、ステップＳ２０３からの処理を繰り返し、ユーザからの選択入力を受け付ける。また、ステップＳ２０５の判別処理において、「しない」ボタンが選択されたと判別したときには、制御部１２、５２は、処理対象を次の電子メールに位置付け（ステップＳ２０６）、ステップＳ２０２からの処理を繰り返す。
【００５３】
また、ステップＳ２０４の判別処理において、「する」ボタンが選択されたと判別したとする。この場合、制御部１２、５２の制御の下、相手先情報抽出部１９ｂ、５９ｂが、処理対象とされた電子メールを解析し、相手先のアドレス情報を抽出する（ステップＳ２０７）。ステップＳ２０７では、処理対象が受信メールであるときには、電子メールに含まれるいわゆるシグニチャー部分を解析することによって、相手先の氏名、会社名、所属部署、電話番号、住所、ホームページのＵＲＬを抽出する。また、送信元の電子メールアドレスを当該相手先の電子メールアドレスとして特定する。
【００５４】
なお、シグニチャーは、電子メールの末尾等に付加される、送信者の氏名や連絡先、ＵＲＬなどの情報を数行程度にまとめたものである。また、電子メールの場合、メール本文の文頭か文末に送り主の氏名や社名、所属部署が記述されていることも多い。そこで、処理対象が受信メールの場合には、電子メールの本文中の「お世話になっております○○の□□です。」などという幾つかの想定される相手先の特定情報を含む記載を見つけ出し、その記載から相手先の会社や所属部署、氏名を抽出することもできる。
【００５５】
また、処理対象が送信メールの場合、電子メールの本文中の「○○会社△△部□□様」などという幾つかの想定される相手先の特定情報を含む記載を見つけ出し、その記載から相手先の会社や所属部署、氏名を抽出することができる。また、処理対象が送信メールの場合、送信先の電子メールアドレスを当該相手先の電子メールアドレスとして特定する。なお、処理対象が受信メール、送信メールのいずれの場合であっても、抽出できなかった相手先の情報については、共有アドレスＤＢ２に登録後において補うことができる。例えば、相手先の電話番号やファクシミリ番号などが抽出できなかった場合などにおいては、共有アドレスＤＢ２に登録された相手先のアドレス情報に対して判明した相手先の情報を加えることができる。
【００５６】
次に、制御部１２、５２の制御の下、相手先情報提示処理部１９ｃ、５９ｃが、ステップＳ２０７で抽出した相手先のアドレス情報の確認画面を表示部１７、５７に表示する（ステップＳ２０８）。そして、制御部１２、５２は、操作部１６、５６を通じてユーザからの修正入力等を受け付ける（ステップＳ２０９）。図７Ｂは、ステップＳ２０９において、表示部１７、５７に表示される当該確認画面の一例を説明するための図である。図７Ｂに示すように、相手先のアドレス情報の確認画面では、ステップＳ２０７で抽出された相手先のアドレス情報を表示し、表示された項目にカーソルＣＳを位置付けて修正することができる。
【００５７】
また、図７Ｂに示す確認画面は、この図５、図６に示す相手先のアドレス情報の登録更新処理を終了させるための「終了」ボタンと、表示された相手先のアドレス情報の登録更新処理を行うことを指示する「ＯＫ」ボタンが設けられている。ステップＳ２０９では、図７Ｂに示した各項目の修正入力や、「終了」ボタンあるいは「ＯＫ」ボタンに対する操作入力が受け付けられる。
【００５８】
そして、制御部１２、５２は、「ＯＫ」ボタンが選択されたか否かを判別し（ステップＳ２１０）、「ＯＫ」ボタンは選択されていないと判別したときには、「終了」ボタンが選択されたか否かを判別する（ステップＳ２１１）。ステップＳ２１１の判別処理において、「終了」ボタンは選択されていないと判別したときには、制御部１２、５２は、ステップＳ２０９からの処理を繰り返し、相手先のアドレス情報の確認画面に対する入力を行えるようにする。また、ステップＳ２１１の判別処理において、「終了」ボタンが選択されたと判別したときには、使用中のデータファイルをクローズするなどの所定の終了処理を行って（ステップＳ２１２）、この図５、図６に示す処理を終了させる。
【００５９】
ステップＳ２１０の判別処理において、「ＯＫ」ボタンが選択されたと判別したときには、制御部１２、５２の制御の下、登録先特定部１９ｄがＬＡＮＩ／Ｆ１３、５３を通じて人事情報ＤＢ３を参照し、相手先のアドレス情報を登録する共有アドレスＤＢ２の登録先（管理部署）を特定する処理を行う（ステップＳ２１３）。ステップＳ２１３において、処理対象の電子メールが受信メールである場合には、当該電子メールの送信日時と受信元の電子メールアドレスに基づいて人事情報ＤＢ３の所属履歴情報を参照して登録先を特定する。また、ステップＳ２１３において、処理対象の電子メールが送信メールである場合には、当該電子メールの送信日時と送信元の電子メールアドレスに基づいて人事情報ＤＢ３の所属履歴情報を参照して登録先を特定する。もちろん、受信者や送信者の氏名をも考慮してもよい。
【００６０】
次に、制御部１２、５２の制御の下、チェック処理部１９ｅ、５９ｅが機能し、登録対象の相手先のアドレス情報が、既に共有アドレスＤＢ２に登録されているか否かをチェックする（ステップＳ２１４）。このステップＳ２１４のチェック処理では、少なくとも「氏名」と「電子メールアドレス」とが一致する場合、重複すると判別する。この後、図６のステップＳ２１５の処理に進み、制御部１２、５２は、ステップＳ２１４のチェック結果に基づき、重複登録か否かを判別する（ステップＳ２１５）。
【００６１】
ステップＳ２１５の判別処理において、処理対象の相手先のアドレス情報を共有アドレスＤＢ２に登録した場合に重複登録になると判別したとする。この場合、制御部１２、５２は、当該相手先のアドレス情報についての処理内容をユーザに確認するため、処理内容の確認画面を表示部１７、５７に表示し、確認入力を受け付ける（ステップＳ２１６）。図８は、ステップＳ２１６において、処理対象の相手先のアドレス情報についての処理内容をユーザに確認するための確認画面の一例を説明するための図である。当該処理内容の確認画面（図８）においては、処理対象の相手先のアドレス情報が重複登録になることを通知するメッセージと、今回抽出された相手先のアドレス情報（新たなアドレス情報）と、共有アドレスＤＢ２に登録されているアドレス情報とが表示される。更に、当該確認画面（図８）の下端部には、「更新」ボタンと、「別名登録」ボタンと、「スキップ」ボタンとが表示される。
【００６２】
ユーザは、図８に示した処理内容の確認画面を通じてアドレス情報の内容を確認し、今回抽出した相手先のアドレス情報をどのように処理するのかを決める。そして、当該相手先のアドレス情報を用いて、共有アドレスＤＢ２に既に登録されているアドレス情報を更新するときには、ユーザは「更新」ボタンを選択する。また、当該相手先のアドレス情報を、「氏名」を変えて新たなアドレス情報として登録するときには、ユーザは「別名登録」ボタンを選択する。また、当該相手先のアドレス情報を用いた更新も登録も行わない場合には、ユーザは「スキップ」ボタンを選択する。
【００６３】
このため、制御部１２、５２は、まず、「更新」ボタンが選択されたか否かを判別する（ステップＳ２１７）。ステップＳ２１７の判別処理において、「更新」ボタンが選択されたと判別したとする。この場合、制御部１２、５２の制御の下、アドレス登録部１９ｆがＬＡＮＩ／Ｆ１３、５３を通じて、処理対象の相手先のアドレス情報を用い、ステップＳ２１３において特定した管理部署のアドレス情報として共有アドレスＤＢ２に登録されている既存のアドレス情報（重複するアドレス情報）を更新する処理を行う（ステップＳ２１８）。この場合、重複するアドレス情報は、上述もしたように、「部署コードと登録Ｎｏ．」とによって特定することができる。そして、例えば、図８に示したように、「所属」が異なっている場合には、当該「所属」が「企画部」から新たな「営業部」に書き換えられる。また、図８に示したように、「ＵＲＬ」が判明した場合には、「ＵＲＬ」に「ｙｙｙ．ｃｏ．ｊｐ」が書き加えられる。
【００６４】
また、ステップＳ２１７の判別処理において、「更新」ボタンは選択されていないと判別したとする。この場合、制御部１２、５２は「別名登録」ボタンが選択されたか否かを判別する（ステップＳ２１９）。ステップＳ２１９の判別処理において、「別名登録」ボタンが選択されたと判別したときには、制御部１２、５２は操作部１６、５６を通じて「氏名」の変更入力を受け付ける（ステップＳ２２０）。なお、ステップＳ２２０の処理においては、「氏名」だけでなく、その他の情報の変更入力を受け付けるようにしてもよい。そして、制御部１２、５２の制御の下、アドレス登録部１９ｆ、５９ｆが機能し、「氏名」変更後の相手先のアドレス情報を、ＬＡＮＩ／Ｆ１３、５３を通じて、ステップＳ２１２において特定した管理部署のアドレス情報として共有アドレスＤＢ２に登録する処理を実行する（ステップＳ２２１）。この場合、登録するアドレス情報には、新たな「登録Ｎｏ．」が付与される。これにより、「部署コードと登録Ｎｏ．」とが、そのアドレス情報のインデック情報となり、当該アドレス情報を一意に特定することができるようになり、削除や変更も可能となる。
【００６５】
また、ステップＳ２１５の判別処理において、重複登録ではないと判別したとする。この場合、制御部１２、５２の制御のものと、アドレス登録部１９ｆ、５９ｆが機能し、ステップＳ２０７において抽出した相手先のアドレス情報をそのまま、ステップＳ２１３において特定した管理部署のアドレス情報として、ＬＡＮＩ／Ｆ１３、５３を通じて共有アドレスＤＢ２に登録する処理を実行する（ステップＳ２２１）。この場合、登録するアドレス情報には、新たな「登録Ｎｏ．」が付与される。
【００６６】
そして、ステップＳ２１８の処理の後、あるいは、ステップＳ２２１の処理の後、また、ステップＳ２１９において、「別名登録」ボタンが選択されていないと判別したときには、ステップＳ２２２の処理に進む。そして、今回、処理対象となった電子メール（相手先のアドレス情報を抽出した電子メール）は、ステップＳ２０１で抽出した電子メールの最後の電子メールか否かを判別する（ステップＳ２２２）。ステップＳ２２２の判別処理において、処理対象となった電子メールは最後の電子メールであると判別したには、使用中のデータファイルをクローズするなどの所定の終了処理を行って（ステップＳ２２３）、この図５、図６に示す処理を終了させる。また、ステップＳ２２２の判別処理において、処理対象となった電子メールは最後の電子メールではないと判別したには、制御部１２、５２は、処理対象を次の電子メールに位置付け（ステップＳ２２４）、図５に示したステップＳ２０２からの処理を繰り返す。
【００６７】
このようにして、メールサーバ装置１、ローカル端末装置５のそれぞれにおいては、受信したり送信したりした電子メールを蓄積しておき、それらから一括して相手先のアドレス情報を抽出し、部署別にアドレス情報を管理する共有アドレスＤＢ２に登録更新することができる。しかも、人事情報ＤＢ３を用い、人事異動をも考慮して、電子メールの受信者や送信者の電子メールの送信日時における所属先に応じて、アドレス情報を管理すべき部署を適切に特定することができる。したがって、蓄積した電子メールを処理対象としても、共有アドレスＤＢ２にアドレス情報を適切に登録、更新することができる。
【００６８】
なお、この実施の形態においては、ステップＳ２０１において、ユーザによって指示された期間に送信日時が属することになる全ての電子メールを処理の対象にしたが、これに限るものではない。電子メールアドレスは、ユーザが決めるローカル部と、インターネット上のメールサーバ装置等を特定するためのドメイン名とからなっている。このため、予め指定したドメイン名を有する電子メールだけを処理対象とすることができる。また、ドメイン名に「．ｃｏｍ」や「．ｃｏ．ｊｐ」を含む電子メールだけを処理対象とすることができる。このように、予め定めた条件に合致する電子メールだけを処理とすることもできる。
【００６９】
［共有アドレスＤＢ２の登録更新処理の他の例］
図５、図６を用いて説明した共有アドレスＤＢ２の登録更新処理の場合には、処理対象とする電子メールの問い合せ、抽出した相手先のアドレス情報の確認、相手先のアドレス情報の重複時の処理内容の問い合せをユーザに対して行うようにした。しかし、ユーザの確認入力等を求めることなく、全て自動で相手先のアドレス情報の共有アドレスＤＢ２の登録更新を行うこともできる。
【００７０】
図９は、相手先のアドレス情報を全自動で共有アドレスＤＢ２に登録更新する場合の処理を説明するためのフローチャートである。この図９に示す処理は、制御部１２、５２によって、まず、受信メールを処理対象として実行された後、次に、送信メールを処理対象として実行される。
【００７１】
この例の場合、まず、制御部１２、５２は、蓄積している電子メールから送信日時が予め決められた期間に属する電子メールをＨＤＤ１８、５８に抽出し、解析に適した所定のフォーマットのデータに変換する（ステップＳ３０１）。ここで、予め決められた期間は、処理日の１日分、処理日を含む過去１週間分などのように予め決められたものである。もちろん、図４を用いて説明したように、ユーザが事前に設定しておくようにしてもよい。そして、このステップＳ３０１の処理は、図５に示したステップＳ２０１の処理と同様に行われる。したがって、初めに、受信メール蓄積部１４、５４に蓄積されている受信メールを処理対象として登録更新処理を行った後に、送信メール蓄積部１５、５５に蓄積されている送信メールを処理対象として登録更新処理を行うことになる。
【００７２】
次に、制御部１２、５２の制御の下、相手先情報抽出部１９ｂ、５９ｂが、処理対象とされた電子メールを解析し、相手先のアドレス情報を抽出する（ステップＳ３０２）。このステップＳ３０２の処理は、図５に示したステップＳ２０７と同様に行われる処理である。この後、制御部１２、５２の制御の下、登録先特定部１９ｄが、相手先のアドレス情報を登録する共有アドレスＤＢ２の登録先（管理部署）を特定する処理を行う（ステップＳ３０３）。このステップＳ３０３の処理は、図５に示したステップＳ２１３の処理と同様に行われる処理である。
【００７３】
すなわち、ステップＳ３０３において、処理対象の電子メールが受信メールである場合には、当該電子メールの送信日時と受信元の電子メールアドレスに基づいて人事情報ＤＢ３の所属履歴情報を参照して登録先を特定する。また、ステップＳ３０３において、処理対象の電子メールが送信メールである場合には、当該電子メールの送信日時と送信元の電子メールアドレスに基づいて人事情報ＤＢ３の所属履歴情報を参照して登録先を特定する。
【００７４】
次に、制御部１２、５２の制御の下、チェック処理部１９ｅ、５９ｅが機能し、登録対象の相手先のアドレス情報が、既に共有アドレスＤＢ２に登録されているか否かをチェックする（ステップＳ３０４）。このステップＳ３０４の処理は、図４に示したステップＳ２１４と同様に行われる処理である。したがって、ステップＳ３０４においては、少なくとも「氏名」と「電子メールアドレス」とが一致する場合、重複すると判別する。この後、制御部１２、５２は、ステップＳ３０４のチェック結果に基づき、重複登録か否かを判別する（ステップＳ３０５）。このステップＳ３０５の判別処理は、図６に示したステップＳ２１５と同様に行われる処理である。
【００７５】
そして、ステップＳ３０５の判別処理において、重複登録ではないと判別した場合には、ステップＳ３０２において抽出した相手先のアドレス情報をそのまま、ステップＳ３０３において特定した管理部署のアドレス情報として共有アドレスＤＢ２に登録する処理を実行する（ステップＳ３０６）。このステップＳ３０６の処理は、図６に示したステップＳ２２１の処理と同様に行われる処理である。
【００７６】
また、ステップＳ３０５の判別処理において、重複登録であると判別した場合には、制御部１２、５２は、ステップＳ３０２において抽出した相手先のアドレス情報をＨＤＤ１８、５８の重複データファイルに記録する（ステップＳ３０７）。このステップＳ３０７において、重複データファイルに記録された相手先のアドレス情報については、後で、ユーザに提示して確認を求め、登録、更新、別名登録が指示された場合にそれらの指示に従って、共有アドレスＤＢ２への登録更新の対象となる。
【００７７】
ステップＳ３０６とステップＳ３０７の処理の後においては、制御部１２、５２は、今回、処理対象となった電子メール（相手先のアドレス情報を抽出した電子メール）は、ステップＳ３０１で抽出した電子メールの最後の電子メールか否かを判別する（ステップＳ３０８）。このステップＳ３０８の処理は、図６に示したステップＳ２２２の処理と同様に行われる処理である。
【００７８】
そして、ステップＳ３０８の判別処理において、処理対象となった電子メールは最後の電子メールであると判別したには、使用中のデータファイルをクローズするなどの所定の終了処理を行って（ステップＳ３０９）、この後、この図９に示す処理を終了させる。また、ステップＳ３０８の判別処理において、処理対象となった電子メールは最後の電子メールではないと判別したには、制御部１２、５２は、処理対象を次の電子メールに位置付け（ステップＳ３１０）、図９のステップＳ３０２からの処理を繰り返す。なお、ステップＳ３０９、ステップＳ３１０の処理は、図６に示したステップＳ２２３、ステップＳ２２４の処理と同様に行われる処理である。
【００７９】
このようにして、ユーザに一々確認入力等を求めることなく、受信メールと送信メールとのそれぞれについて、蓄積された電子メールから相手先のアドレス情報を抽出し、これを管理部署別にアドレス情報を管理する共有アドレスＤＢ２に登録することができる。この場合にも、人事情報ＤＢ３を用い、人事異動をも考慮して、電子メールの受信者や送信者の電子メールの送信日時における所属先に応じて、アドレス情報を管理すべき部署を適切に特定することができる。したがって、図９を用いて説明した例の場合にも、蓄積した電子メールを処理対象とし、共有アドレスＤＢ２にアドレス情報を適切に登録、更新することができる。
【００８０】
なお、この図９を用いて説明した処理においても、ステップＳ３０１において、例えば、予め設定したドメイン名を有する電子メールだけを処理対象とするなど、予め定めた条件に合致する電子メールだけを処理とすることもできる。
【００８１】
［実施の形態の効果］
上述したように、電子メールを受信したり送信したりする毎に処理を行うことなく、蓄積された受信メールや送信メールを処理対象として、相手先のアドレス情報を抽出する。そして、抽出したアドレス情報を部署別にアドレス情報を管理する共有アドレスＤＢ２に登録するが、この場合に、電子メールの送信日時における受信者や送信者の所属部署に対応して、抽出したアドレス情報を登録すべき部署を特定する。したがって、人事異動などの影響を受けることなく、相手先のアドレス情報を適切な管理部署のアドレス情報として共有アドレスＤＢ２に登録することができる。したがって、共有アドレスＤＢ２は、人事異動の影響を受けて作り直すといった必要のないものとなる。
【００８２】
また、登録対象とする電子メールを選択したり、抽出された相手先のアドレス情報の確認を求め、修正したりすることもできる。また、相手先のアドレス情報が重複登録となる場合には、既に共有アドレスＤＢ２に登録されているアドレス情報を更新するのか、別名で登録するのか等のユーザに指示に応じた処理を行うこともできる。これにより、きめ細かく、アドレス情報を登録する相手先、登録するアドレス情報の内容、アドレス情報が重複する場合の処理等を、ユーザがコントロールすることもできる。
【００８３】
また、ユーザの手を煩わせることなく、相手先のアドレス情報の抽出から共有アドレスＤＢ２への登録更新までの処理を自動化することもできる。この場合には、重複登録となる相手先のアドレス情報についての処理を、後でユーザの指示に応じて行うことができる。
【００８４】
また、アドレス情報の抽出と共有アドレスＤＢ２への登録更新処理は、種々のタイミングで行うことができる。例えば、朝に前日分の電子メールを処理対象として処理したり、月曜日に、前週分の電子メールを処理対象として処理したりすることができる。もちろん、１０日毎、１５日毎、１ヶ月毎などの所定の周期で、蓄積した電子メールからアドレス情報を抽出し、共有アドレスＤＢ２に登録更新する処理を行うようにすることもできる。
【００８５】
これらを通じて、ユーザの手を極力煩わせることなく、企業などの組織内において、種々の相手先についてのアドレス情報を、簡単かつ確実に管理し、使い勝手のよい共有アドレスデータベースを整えることができる。
【００８６】
［変形例等］
なお、アドレス帳のファイル形式には種々のものがある。例えば、ＣＳＶ（コンマ区切り）、ＬＤＩＦ（ＬＤＡＰサーバ）、ｖＣａｒｄ（ＶＣＦファイル）、Ｗｉｎｄｏｅｓ（登録商標）アドレス帳ファイル（Ｏｕｔｌｏｏｋ  Ｅｘｐｒｅｓｓ  アドレス帳、．Ｗａｂファイル）、ＸＭＬ、ＴＥＸＴ、各種携帯電話の形式をサポートする。これにより、共有アドレスＤＢ２がどのような形式で作成されるものであっても、アドレス情報を適切に登録、更新することができる。
【００８７】
また、上述した実施の形態において、共有アドレスＤＢ２は、部署別にアドレス情報を管理するものとして説明したが、これに限るものではない。電子メールの送信元や受信先の会社別（会社別かつ部署別）に分類し、管理するものとしてもよい。すなわち、共有アドレスＤＢは、自社内の部署別にアドレス情報を分類（グループ化）する構成としてもよいし、相手先の部署別にアドレス情報を分類（グループ化）する構成としてもよい。
【００８８】
また、上述した実施の形態においては、送信日時に基づいて、処理対象となる電子メールを特定したり、また、所定のドメイン名を有する電子メールを処理対象とするなど、予め決められた条件に合致する電子メールを処理対象としたりした。しかし、これに限るものではない。送信日時がユーザによって指示された範囲内に属し、かつ、所定の条件に合致した電子メールだけを処理対象とすることももちろんできる。
【００８９】
また、受信メールについては、送信元の電子メールアドレスが所定のドメイン名を有し、また、送信メールの場合には送信先の電子メールアドレスが所定のドメイン名を有する場合には、無条件に相手先のアドレス情報の共有アドレスＤＢ２への登録対象とすることもできる。したがって、当該電子メールについては処理対象とするか否かの問い合せを行う必要はない。しかし、受信メールについては、送信元の電子メールアドレスが所定のドメイン名を有しない場合、また、送信メールの場合には送信先の電子メールアドレスが所定のドメイン名を有しない場合には、当該電子メールについて、相手先のアドレス情報を共有アドレスＤＢ２への登録対象とするか否かをユーザに問い合せるようにする。
【００９０】
このようにすれば、ビジネス上必ず必要な相手先のアドレス情報については、確実に共有アドレスＤＢ２に登録することができる。一方、ビジネス上、必要か否かが不明確な相手先については、ユーザがその都度、相手先のアドレス情報を共有アドレスＤＢ２に登録するか否かを判別し、不必要な相手先のアドレス情報を共有アドレスＤＢ２に登録しないようできる。
【００９１】
また、上述した実施の形態においては、電子メールからの相手先のアドレス情報の抽出と、抽出したアドレス情報の共有アドレスＤＢへの登録更新処理は、メールサーバ装置とローカル端末装置との両方で行えるようにした。しかし、これに限るものではない。いずれか一方の装置だけで行うようにしてもよい。しかし、メールサーバ装置とローカル端末装置との両方で行えるようにしておくことにより、例えば、どのローカル端末装置も受信処理せずに、メールサーバ装置に残ってしまった電子メールについても、アドレス情報の共有アドレスＤＢの登録対象とすることができる。
【００９２】
また、上述した実施の形態においては、ローカル端末装置５は主にパーソナルコンピュータであるものとして説明したが、これに限るものではない。例えば、タブレット型端末やパット型端末などと呼ばれる情報端末など、ＬＡＮに接続して通信処理が可能な種々の通信機器をローカル端末装置とすることができる。
【００９４】
また、図４、図５及び図６、あるいは、図９に示した処理は、この発明のアドレス情報登録更新方法に対応するものである。また、図４、図５及び図６、或いは、図９のフローチャートに応じた処理を実行するプログラムが、メールサーバ装置１あるいはローカル端末装置５で実行されるアドレス情報登録更新プログラムである。
【００９５】
したがって、図４、図５及び図６、或いは、図９に示した処理を実行するプログラムを形成し、これをメールサーバ装置やローカル端末装置に搭載して、当該装置において実行可能にしておくことにより、この発明のアドレス情報登録更新装置を容易に実現することができる。
【符号の説明】
【００９６】
１…メールサーバ装置、２…共有アドレスＤＢ、３…人事情報ＤＢ、４…ＬＡＮ、５…ローカル端末装置、１１…通信Ｉ／Ｆ、１２、５２…制御部、１３、５３…ＬＡＮＩ／Ｆ、１４、５４…受信メール蓄積部、１５、５５…送信メール蓄積部、１６、５６…操作部、１７、５７…表示部、１８、５８…ＨＤＤ、１９ａ、５９ａ…問い合せ処理部、１９ｂ、５９ｂ…相手先情報抽出部、１９ｃ、５９ｃ…相手先情報提示処理部、１９ｄ、５９ｄ…登録先特定部、１９ｅ、５９ｅ…チェック処理部、１９ｆ、５９ｆ…アドレス登録部
【図１】
0005767962.tif 000002
【図２】
0005767962.tif 000003
【図３】
0005767962.tif 000004
【図４】
0005767962.tif 000005
【図５】
0005767962.tif 000006
【図６】
0005767962.tif 000007
【図７】
0005767962.tif 000008
【図８】
0005767962.tif 000009
【図９】
0005767962.tif 000010