(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
受信したファクスデータを文書として記憶手段に記憶する画像形成装置から、前記ファクスデータの受信を示す通知であって、少なくとも前記ファクスデータの送信元の電話番号と前記ファクス受信通知に対応する前記ファクスデータが文書として作成された時の日時である作成日時を含むファクス受信通知を受ける通知受信手段と、
前記通知受信手段が前記ファクス受信通知を受けた場合に、前記記憶手段に新着文書が存在するかを判断する新着判断手段と、
前記新着判断手段が前記記憶手段に新着文書が存在しないと判断した場合に、前記ファクス受信通知を表示し、前記新着判断手段が前記記憶手段に新着文書が存在すると判断した場合に、さらに、前記通知受信手段が前記ファクス受信通知を受けた時の日時と前記ファクス受信通知に含まれる前記新着文書の作成日時との差が予め決められた閾値以下であるかを判断し、前記ファクス受信通知を受けた時の日時と前記新着文書の作成日時との差が前記閾値以下である場合に、前記ファクス受信通知に含まれる前記電話番号を前記新着文書のプロパティとして設定する設定手段とを備える
ことを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記新着判断手段は、前記記憶手段に新着文書が存在するかを定期的に判断し、
前記設定手段は、前記新着判断手段が、前記記憶手段に新着文書が存在すると判断したことを契機として、前記ファクス受信通知に含まれる前記電話番号を前記新着文書のプロパティとして設定する
ことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記設定手段は、前記通知受信手段が前記ファクス受信通知を受けた時の日時と前記ファクス受信通知に含まれる前記新着文書の作成日時との差が予め決められた閾値以下である場合に、前記新着文書のファイルのフォーマットが予め決められたフォーマットであるかを判断し、前記新着文書のファイルのフォーマットが予め決められたフォーマットである場合に、前記ファクス受信通知に含まれる前記電話番号を前記新着文書のプロパティとして設定する
ことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記設定手段は、前記新着文書のファイルのフォーマットが予め決められたフォーマットである場合に、前記新着文書のファイルのファイル名が予め決められた条件を満たすかを判断し、前記新着文書のファイルのファイル名が予め決められた条件を満たす場合に、前記ファクス受信通知に含まれる前記電話番号を前記新着文書のプロパティとして設定する
ことを特徴とする請求項３に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記設定手段は、前記新着判断手段が前記記憶手段に新着文書が存在したと判断した場合に、前記ファクス受信通知に含まれる前記電話番号を前記新着文書のプロパティとして設定するかを前記情報処理装置のユーザに問い合わせ、該問い合わせ結果に応じて、前記電話番号を前記新着文書のプロパティとして設定する
ことを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項６】
画像形成装置が、ファクスデータを受信して記憶手段に記憶する工程と、
前記画像形成装置が、前記ファクスデータの受信を示す通知であって、少なくとも前記ファクスデータの送信元の電話番号と前記ファクス受信通知に対応する前記ファクスデータが文書として作成された時の日時である作成日時を含むファクス受信通知を情報処理装置に対して送信する工程と、
前記情報処理装置が、前記画像形成装置から前記ファクス受信通知を受ける工程と、
前記情報処理装置が、前記画像形成装置から前記ファクス受信通知を受けた場合に、前記記憶手段に新着文書が存在するかを判断する工程と、
前記情報処理装置が、前記記憶手段に新着文書が存在しないと判断した場合に、前記ファクス受信通知を表示し、前記記憶手段に新着文書が存在すると判断した場合に、さらに、前記通知受信手段が前記ファクス受信通知を受けた時の日時と前記ファクス受信通知に含まれる前記新着文書の作成日時との差が予め決められた閾値以下であるかを判断し、前記ファクス受信通知を受けた時の日時と前記新着文書の作成日時との差が前記閾値以下である場合に、前記ファクス受信通知に含まれる前記電話番号を前記新着文書のプロパティとして設定する工程とを有する
ことを特徴とするプロパティ設定方法。
【請求項７】
コンピュータに、
受信したファクスデータを文書として記憶手段に記憶する画像形成装置から、前記ファクスデータの受信を示す通知であって、少なくとも前記ファクスデータの送信元の電話番号と前記ファクス受信通知に対応する前記ファクスデータが文書として作成された時の日時である作成日時を含むファクス受信通知を受ける処理と、
前記ファクス受信通知を受けた場合に、前記記憶手段に新着文書が存在するかを判断する処理と、
前記記憶手段に新着文書が存在しないと判断した場合に、前記ファクス受信通知を表示し、前記記憶手段に新着文書が存在すると判断した場合に、さらに、前記通知受信手段が前記ファクス受信通知を受けた時の日時と前記ファクス受信通知に含まれる前記新着文書の作成日時との差が予め決められた閾値以下であるかを判断し、前記ファクス受信通知を受けた時の日時と前記新着文書の作成日時との差が前記閾値以下である場合に、前記ファクス受信通知に含まれる前記電話番号を前記新着文書のプロパティとして設定する処理とを実行させる
ことを特徴とするコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置、プロパティ方法及びコンピュータプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
ファクスを受信し、ファクスデータを電子データとして保存し、ファクス送信元の電話番号をプロパティ情報に設定して保存、管理する画像形成装置（例えば、ファクス装置）が提案されている。
【０００３】
従来、ファクスを受信した画像形成装置のユーザは、電話番号をプロパティ情報に付与する時に、ファクス文書の内容から相手を特定し、プロパティ情報に電話番号を付与するという作業を手作業で行っていた。また、ファクスを受信して、ファクス送信元の電話番号を文書そのものに対して付与する画像形成装置が考えられる。
【０００４】
特許文献１は、文書を受信し、受信した文書の送信元の電話番号が予め設定された条件を満たす場合に、文書名を設定して記憶する画像形成装置（受信文書処理装置）を開示する。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００５−３０４０５３号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
ここで、ファクスデータ（文書）を受信する画像形成装置と、画像形成装置が受信した文書を管理する装置（文書管理装置）と、クライアント装置とを備える文書管理システムが考えられる。クライアント装置は、画像形成装置からファクス受信通知を受けるとともに、文書管理装置から文書を取得する情報処理装置である。
【０００７】
上記の文書管理システムにおいては、以下のような問題がある。すなわち、従来の画像形成装置は、文書そのものにのみ電話番号を付与することしかできず、文書管理装置が管理する当該文書のプロパティ情報に対して電話番号を付与することができない。文書管理装置が持つプロパティ情報に電話番号を付与するためには、画像形成装置が、個々の文書管理装置の構成に応じた処理を行わなければならないが、多数の文書管理装置が存在する場合には、文書管理装置の構成に応じた処理を行うのは困難である。そして、この問題を解決するためには、クライアント装置自身が、ファクス受信通知を受けた場合に、当該ファクス受信された文書のプロパティにファクス送信元の電話番号を付与することができるようにすることが必要である。
【０００８】
本発明は、ファクス受信通知を受けた場合に、ファクス受信された文書のプロパティにファクス送信元の電話番号を付与する情報処理装置の提供を目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明の一実施形態の情報処理装置は、受信したファクスデータを文書として記憶手段に記憶する画像形成装置から、前記ファクスデータの受信を示す通知であって、少なくとも前記ファクスデータの送信元の電話番号を含むファクス受信通知を受ける通知受信手段と、前記通知受信手段が前記ファクス受信通知を受けた場合に、前記記憶手段に新着文書が存在するかを判断する新着判断手段と、前記新着判断手段が前記記憶手段に新着文書が存在すると判断した場合に、前記ファクス受信通知に含まれる前記電話番号を前記新着文書のプロパティとして設定する設定手段とを備える。
【発明の効果】
【００１０】
本発明の情報処理装置によれば、ファクス受信された文書のプロパティにファクス送信元の電話番号を付与することが可能となる。すなわち、画像形成装置がファクス受信された文書を管理する装置（または処理部）に対応していなくても、情報処理装置自身が、文書のプロパティに電話番号を付与することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００１１】
【図１】本実施形態のシステム構成例を示す図である。
【図２】情報処理装置のハードウェア構成例を示す図である。
【図３】情報処理装置の機能ブロック図の例である。
【図４】プロパティ情報の例を示す図である。
【図５】画像形成装置の機能ブロック図の例である。
【図６】ファクス受信設定処理を説明するフローチャートの例である。
【図７】ファクス受信設定ＵＩの例を示す図である。
【図８】プロパティ付与処理を説明するフローチャートの例である。
【図９】ファクス受信通知画面の例である。
【図１０】プロパティ付与処理を説明するフローチャートの例である。
【図１１】プロパティ付与処理を説明するフローチャートの例である。
【図１２】プロパティ付与指定ＵＩの例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１２】
図１は、本実施形態のシステム構成例を示す図である。図１に示すシステムは、情報処理装置１と画像形成装置２とを備える。情報処理装置１と画像形成装置２とは、コマンド通信可能なネットワークで接続されているコンピュータである。本実施形態のプロパティ設定方法は、情報処理装置１と画像形成装置２とによって実現される。
【００１３】
図２は、図１に示す情報処理装置のハードウェア構成例を示す図である。情報処理装置１は、ＣＰＵ１１、ＲＯＭ１２、ＮＩＣ１３、キーボード１４を備える。ＣＰＵ１１は、Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔの略称である。ＲＯＭは、Ｒｅａｄ
Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙの略称である。ＮＩＣは、Ｎｅｔｗｏｒｋ  Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ  Ｃａｒｄの略称である。また、情報処理装置１は、ＲＡＭ１５、ＨＤＤ１６、ディスプレイ１７、ＦＤドライブ１８を備える。ＲＡＭは、Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙの略称である。ＨＤＤは、Ｈａｒｄ  Ｄｉｓｋ  Ｄｒｉｖｅの略称である。ＦＤは、Ｆｌｏｐｐｙ（登録商標）  Ｄｉｓｋの略称である。ＣＰＵ１１乃至ＦＤドライブ１８は、システムバス２０を介して接続されている。
【００１４】
ＣＰＵ１１は、情報処理装置１全体を制御する。例えば、ＣＰＵ１１は、ＨＤＤ１６に格納されているアプリケーションプログラム、プリンタドライバプログラム、ＯＳや文書管理プログラム等を実行する。文書管理プログラムは、本実施形態のプロパティ設定方法を実現するコンピュータプログラムである。また、ＣＰＵ１１は、ＲＡＭ１５にプログラムの実行に必要な情報、ファイル等を一時的に格納する制御を行う。
【００１５】
ＲＯＭ１２は、読み出し専用メモリである。ＲＯＭ１２は、基本Ｉ／Ｏプログラム等のプログラム、文書処理の際に使用するフォントデータ、テンプレート用データ等の各種データを予め記憶する。ＮＩＣ１３は、ネットワークインタフェースである。情報処理装置１は、ＮＩＣ１３を介して、外部装置とのデータのやり取りを行う。キーボード１４は、ユーザの操作に応じて、情報処理装置１上で動作する文書管理プログラムに対する制御コマンドの命令などを入力する入力装置である。入力装置は、キーボードに限らず、ポインティングデバイスのマウス、タッチパネル、ペンタブレット等、任意である。
【００１６】
ＲＡＭ１５は、一時記憶手段（随時アクセスメモリ）である。ＲＡＭ１５は、ＣＰＵ１１の主メモリやワークエリア等として機能する。ＨＤＤ１６は、外部記憶手段の一つである。ＨＤＤは、大容量メモリとして機能するハードディスク（ＨＤ）であり、アプリケーションプログラム、プリンタドライバプログラム、ＯＳ、ネットワークプリンタ制御プログラム、及び関係プログラム等を格納する。ディスプレイ１７は、表示手段である。ディスプレイ１７は、キーボード１４が入力したコマンドや、文書管理プログラムの状態等を表示したりする。
【００１７】
ＦＤドライブ１８は、記憶媒体読み込み手段としてのフロッピー（登録商標）ディスク（ＦＤ）ドライブである。情報処理装置１は、ＦＤドライブ１８を介して、ＦＤ１９に記憶されたプログラム等を情報処理装置１にロードすることができる。ＦＤ１９は、コンピュータが読み取り可能なプログラムが格納された記憶媒体である。なお、記憶媒体は、ＦＤに限らず、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＰＣカード、ＤＶＤ、ＩＣメモリカード、ＭＯ、メモリスティック等、任意である。システムバス２０は、情報処理装置１内の各コンポーネントを接続するバスであり、情報処理装置１内のデータの流れを司る。
【００１８】
図３は、図１に示す情報処理装置の機能ブロック図の例である。図３に示す情報処理装置１が備える処理部は、情報処理装置上で動作する文書管理プログラムの機能によって実現される。
【００１９】
情報処理装置１は、ＵＩ表示部１０１、文書管理制御部１０２、文書保存管理部１０３、プロパティ設定部１０４、文書確認部１０５、文書保存部１０６を備える。また、情報処理装置１は、画像形成装置制御部１０７、受信通知取得部１０８、画像形成装置管理部１０９を備える。
【００２０】
ＵＩ表示部１０１は、情報処理装置１のユーザがキーボード１４を介してコマンドを入力するためのＵＩ（User Interface）を表示する。また、ＵＩ表示部１０１は、文書管理プログラムによる処理結果をディスプレイ１７に表示する。文書管理制御部１０２は、文書保存部１０６が保存している文書に対する処理全般を管理する。文書管理制御部１０２は、文書保存管理部１０３に対して、文書保存部１０６への文書の保存を指示する。これにより、文書保存部１０６に文書が保存される。文書保存部１０６は、文書を記憶する記憶手段である。この例では、文書保存部１０６は、ＨＤＤ１６の一部である。なお、文書の保存先は、ＨＤＤ１６に限らず、ＦＤ１９でも不図示のサーバ上にある保存部でもよい。プロパティ設定部１０４は、文書保存部１０６に保存された文書のプロパティ情報を管理する。
【００２１】
図４は、プロパティ情報の例を示す図である。プロパティ情報４０１は、文書に付与しているプロパティ情報の構造を示す一例である。一つの文書に対して、一つ以上のプロパティ情報が付与され、当該プロパティ情報がプロパティ設定部１０４によって管理される。プロパティ情報４０１内で定義している情報は、例えば、文書名４０２、文書格納箇所４０３、文書のプロパティ４０４などがある。この例では、文書のプロパティ４０４に、この文書の送信元すなわちファクス送信元の電話番号が格納されている。以下の説明では、ファクス送信元をファクスデータの送信元とも記述する。プロパティ設定部１０４は、文書管理制御部１０２の指示に従って、図４中に示す文書のプロパティ４０４内で、プロパティ表示名４０５やプロパティ値４０６を設定する。プロパティの保存形式として、この例では、ＸＭＬを用いているが、他の言語を用いてもよい。
【００２２】
図３に戻って、文書確認部１０５は、文書保存部１０６に新着文書が存在するかどうかを確認する。新着文書は、新たに文書保存部１０６に保存された文書である。文書確認部１０５は、定期的に文書保存部１０６を監視することで、新着文書の存在を確認してもよいし、ＨＤＤ１６と連携するＯＳからの新着文書通知イベントを取得し、この新着文書通知イベントに基づいて、新着文書の存在を確認してもよい。
【００２３】
画像形成装置制御部１０７は、画像形成装置管理部１０９を介して画像形成装置２と通信を行い、画像形成装置２から通知される装置の状態やジョブの状態を管理する。画像形成装置制御部１０７は、例えば、画像形成装置２がジョブ受信通知を行う機能を有するかを示す情報を予め管理する。画像形成装置管理部１０９は、画像形成装置制御部１０７から指示を受け、この指示に従って画像形成装置２と通信する。
【００２４】
受信通知取得部１０８は、画像形成装置管理部１０９を介して、画像形成装置２からファクス受信通知を受け取る。ファクス受信通知は、ファクスデータの受信を示す通知であって、少なくともファクスデータの送信元の電話番号を含む。ファクス受信通知は、例えば、ファクス受信時間、受信デバイス名、送信元電話番号、受信回線に関する情報、文書の作成日時等を含む。ファクス受信時間は、例えば、画像形成装置２がファクス受信した時の日時である。受信デバイス名は、ファクスを受信した画像形成装置２の名称である。送信元電話番号は、ファクスデータの送信元の電話番号である。文書の作成日時は、ファクス受信通知に対応するファクスデータが文書として作成された時の日時、すなわち、画像形成装置２がファクスデータを文書として作成した時の時間である。ファクス受信時間が、情報処理装置１が画像形成装置２からファクス受信通知を受けた時の日時であってもよい。ファクスの受信は、公衆交換電話網を用いた受信が一般的であるが、公衆交換電話網に限らず、次世代網やメールを利用したＳＭＴＰといったプロトコルで行われるＩ−ＦＡＸでも構わない。この例では、全ての受信について通知が来るものとする。
【００２５】
図５は、画像形成装置の機能ブロック図の例である。画像形成装置２は、入力画像処理部２１、ＦＡＸ部２２、ＮＩＣ／ＲＩＰ部２３、操作部２４、ＭＦＰ制御部２５、メモリ部２６、出力画像処理部２７、プリンタ部２８を備える。
【００２６】
入力画像処理部２１は、紙原稿等をスキャナなどの画像読み取り装置で読み取り、読み取られた画像データを画像処理する。ＦＡＸ部２２は、ファクシミリなどに代表される電話回線を利用した画像の送受信を行う。ＮＩＣ／ＲＩＰ部２３は、ＮＩＣ部とＲＩＰ部とを備える。ＮＩＣは、Ｎｅｔｗｏｒｋ  Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ  Ｃａｒｄの略称である。ＲＩＰは、Ｒａｓｔｅｒ  Ｉｍａｇｅ  Ｐｒｏｃｅｓｓｏｒの略称である。
【００２７】
ＮＩＣ部は、ネットワークを介して入力された画像データ（例えば、ＰＤＬデータ）をＲＩＰ部に渡したり、画像形成装置２が保持する画像データや装置情報をネットワークを介して外部に送信したりする。ＲＩＰ部は、入力されたＰＤＬ（Page Description Language）データを解読し、ＲＩＰ展開する。
【００２８】
ＭＦＰ制御部２５は、操作部２４からの指示に応じて、画像形成装置２へのデータの入力や、画像形成装置２からのデータの出力を制御する。ＭＦＰ制御部２５は、画像形成装置２に入力された画像データを一旦メモリ部２６に格納する。ＭＦＰ制御部２５は、メモリ部２６に格納された画像データを、必要に応じて呼び出して、出力画像処理部２７に渡す。
【００２９】
出力画像処理部２７は、ＭＦＰ制御部２５から受け取った画像データに対して、プリントするための画像処理を施して、プリンタ部２８に送る。プリンタ部２８は、シートを給紙し、画像データをシート上に順次印字していく。操作部２４は、画像形成装置２のユーザの操作に従って、ＭＦＰ制御部２５に対して指示を行う。
【００３０】
図６は、本発明の実施例１におけるファクス受信設定処理を説明するフローチャートの例である。なお、フローチャートが示す処理は、ＨＤＤ１６に記憶されている文書管理プログラムをＣＰＵ１１（図２）が実行することによって実現される。
【００３１】
まず、情報処理装置１が備えるＵＩ表示部１０１が、ファクス受信設定ＵＩを表示する。そして、文書管理制御部１０２が、ファクス受信設定ＵＩ上でのユーザの操作に応じて、画像形成装置２を指定する（ステップＳ１）。
【００３２】
図７は、ファクス受信設定ＵＩの例を示す図である。ファクス受信設定ＵＩは、ダイアログ６０１内に、画像形成装置を選択するボックス６０２とファクス文書受信フォルダを指定するボックス６０３を有する。ファクス文書受信フォルダは、記憶手段であって、ファクス受信された文書（ファクス文書）が格納されるフォルダである。ファクス文書受信フォルダは、文書保存部１０６に設けられる。
【００３３】
次に、画像形成装置制御部１０７が、画像形成装置がジョブ受信通知を行う機能を有するかを示す情報に基づいて、ステップＳ１において指定された画像形成装置２がファクス受信通知をすることができる画像形成装置であるかを判断する（ステップＳ２）。ファクス受信通知は、ファクスデータの受信を示す通知である。
【００３４】
ステップＳ１において指定された画像形成装置２がファクス受信通知をすることができる画像形成装置でない場合は、ステップＳ４に進む。そして、ＵＩ表示部１０１が、ファクス受信通知を受けることができないことを示す情報をディスプレイ１７に表示する（ステップＳ４）。
【００３５】
ステップＳ１において指定された画像形成装置２がファクス受信通知をすることができる画像形成装置である場合は、ステップＳ３に進む。そして、ＵＩ表示部１０１が、ファクス受信設定ＵＩ（図７）上でのユーザの操作に応じて、ファクス文書受信フォルダを指定する（ステップＳ３）。
【００３６】
図８は、実施例１におけるファクス受信文書へのプロパティ付与処理を説明するフローチャートの例である。まず、画像形成装置２が、ファクスデータを受信し、受信したファクスデータを文書として格納する（ステップＳ１１）。ステップＳ１１においては、画像形成装置２は、さらに、情報処理装置１に対してファクス受信通知を行う。
【００３７】
次に、情報処理装置１の文書管理制御部１０２が、ファクス受信通知を受け取る通知受信手段として機能する（ステップＳ１２）。このファクス受信通知には、ファクス送信元の電話番号が含まれる。続いて、文書確認部１０５が、ファクス文書受信フォルダに新着文書が存在するかを確認する（ステップＳ１３）。
【００３８】
次に、文書管理制御部１０２が、ステップＳ１３における確認処理の結果に基づいて、ファクス文書受信フォルダに新着文書が存在するかを判断する新着判断手段として機能する（ステップＳ１４）。ファクス文書受信フォルダに新着文書が存在しない場合、文書管理制御部１０２が、ＵＩ表示部１０１に指示して、ファクス受信通知画面を表示する（ステップＳ１９）。ファクス受信通知画面は、ファクス受信通知を表示する画面である。図９（Ａ）は、表示されるファクス受信通知画面の例である。
【００３９】
ファクス文書受信フォルダに新着文書が存在する場合、文書管理制御部１０２が、ユーザに対して、新着文書のプロパティに、当該新着文書に対応するファクス送信元の電話番号を付与するかを確認する（ステップＳ１５）。具体的には、文書管理制御部１０２が、ＵＩ表示部１０１に指示して、図９（Ｂ）に示すファクス受信通知画面を表示する。文書管理制御部１０２は、ファクス受信通知画面の表示を通じて、ファクス送信元の電話番号を新着文書のプロパティとして設定するかを情報処理装置１のユーザに問い合わせる。ファクス受信通知画面は、新着文書を示す情報と、ファクス送信元の電話番号とを含む。このファクス受信通知画面を見たユーザが、この電話番号を新着文書のプロパティに付与する場合には、ファクス受信通知画面内の「付与する」を選択する。ユーザが、この電話番号を新着文書のプロパティに付与しない場合には、ファクス受信通知画面内の「付与しない」を選択する。
【００４０】
次に、文書管理制御部１０２が、ファクス受信通知画面上でのユーザの選択操作に応じて、電話番号を新着文書のプロパティに付与するかを判断する（ステップＳ１６）。文書管理制御部１０２が、電話番号を新着文書のプロパティに付与しないと判断した場合は、ステップＳ１８に進む。文書管理制御部１０２が、電話番号を新着文書のプロパティに付与すると判断した場合、文書管理制御部１０２が、プロパティ設定部１０４を通じて、電話番号を新着文書のプロパティに付与する（ステップＳ１７）。すなわち、文書管理制御部１０２およびプロパティ設定部１０４は、文書管理制御部１０２がファクス文書受信フォルダに新着文書が存在すると判断した場合に、ファクス受信通知に含まれる電話番号を新着文書のプロパティとして設定する設定手段として機能する。文書管理制御部１０２は、ユーザに対する上記ステップＳ１５における問い合わせ結果に応じて、ファクス送信元の電話番号を新着文書のプロパティとして設定する。そして、文書保存管理部１０３が、ファクス文書受信フォルダ内の当該新着文書を処理済み文書として記憶する（ステップＳ１８）。当該処理済み文書は、新着文書として認識されない。
【００４１】
実施例１の情報処理装置によれば、ファクス受信された文書のプロパティにファクス送信元の電話番号を付与することが可能となる。すなわち、画像形成装置がファクス受信された文書を管理する装置（または処理部）に対応していなくても、情報処理装置自身が、文書のプロパティに電話番号を付与することが可能となる。
【００４２】
図１０は、実施例２におけるファクス受信文書へのプロパティ付与処理を説明するフローチャートの例である。図１０のステップＳ２２は、図８のステップＳ１２と同様である。図１０のステップＳ２３乃至Ｓ２９は、図８のステップＳ１３乃至Ｓ１９と同様である。また、図１０のステップＳ３２乃至Ｓ３６は、図８のステップＳ１４乃至Ｓ１８と同様である。
【００４３】
図１０のステップＳ２１において、画像形成装置２が、ファクスデータを受信し（ステップＳ２１）、情報処理装置１に対してファクス受信通知を行う。画像形成装置２は、ファクス受信通知を行った後、任意の時間または所定の時間経過してから、ファクスデータをファクス受信文書としてファクス文書受信フォルダに格納する。
【００４４】
ステップＳ２４において、ファクス文書受信フォルダに新着文書が存在しないと判断された場合、つまりファクス受信文書がファクス文書受信フォルダに格納される前に文書管理制御部１０２が、ファクス受信通知を受け取った場合には、ステップＳ２９に進む。そして、文書管理制御部１０２が、ＵＩ表示部１０１に指示して、ファクス受信通知画面を表示し（ステップＳ２９）、ステップＳ３０に進む。
【００４５】
ファクス受信通知が表示された後、画像形成装置２が、ファクスデータを文書として格納する（ステップＳ３０）。情報処理装置１の文書管理制御部１０２が、定期的に（一定期間毎に）、ファクス文書受信フォルダに新着文書が存在するかを判断し（ステップＳ３１）、ステップＳ３２に進む。そして、文書管理制御部１０２は、ファクス文書受信フォルダに新着文書が存在すると判断したことを契機として（ステップＳ３２でＹｅｓ）、ファクス送信元の電話番号を新着文書のプロパティとして設定する（Ｓ３５）。
【００４６】
実施例２の情報処理装置１によれば、画像形成装置２からファクス受信通知を受け取った後に画像形成装置２によってファクス文書受信フォルダに新着文書が格納された場合であっても、新着文書にプロパティを付与することが可能となる。
【００４７】
図１１は、実施例３におけるファクス受信文書へのプロパティ付与処理を説明するフローチャートの例である。図１１のステップＳ４１乃至Ｓ４４は、図８のステップＳ１１乃至Ｓ１４と同様である。図１１のステップＳ５４は、図８のステップＳ１９と同様である。また、図１１のステップＳ５０乃至Ｓ５３は、図８のステップＳ１５乃至Ｓ１８と同様である。
【００４８】
実施例３においては、文書管理制御部１０２が、ファクス文書受信フォルダに新着文書が存在すると判断した場合（ステップＳ４４でＹｅｓ）、文書管理制御部１０２が、以下の処理を実行する。文書管理制御部１０２が、ファクス文書受信フォルダに新たに格納された文書すなわち新着文書に関する情報を取得する（ステップＳ４５）。本実施例では、ファクス受信通知は、ファクス送信元の電話番号と、ファクス受信時間と、新着文書のファイル（新着文書ファイル）の作成時間とを含む。新着文書ファイルの作成時間は、例えば、新着文書ファイルが作成された日時である。従って、ステップＳ４５において、文書管理制御部１０２は、ファクス受信通知が含む、電話番号と、新着文書ファイルの作成時間とを取得する。また、文書管理制御部１０２は、新着文書ファイルのフォーマットと、新着文書ファイルのファイル名も取得する。ステップＳ４５においては、文書管理制御部１０２は、さらに、図１２に示すプロパティ付与指定ＵＩ上で指定された情報を取得する。
【００４９】
図１２は、プロパティ付与指定ＵＩの例を示す図である。プロパティ付与指定ＵＩは、閾値、文書フォーマット、ファイル命名規則を指定するＵＩである。ＵＩ表示部１０１が、プロパティ付与指定ＵＩを表示し、表示されたプロパティ付与指定ＵＩ上でのユーザの指定操作に応じて、閾値、文書フォーマット条件、ファイル命名規則を指定する。閾値は、ファクス受信時間と新着文書ファイルの作成時間との差に関する閾値である。
【００５０】
新着文書ファイルの作成時間とファクス受信時間との差が、指定された閾値以内である場合、情報処理装置１は、この新着文書がファクス受信文書であると判断する。新着文書ファイルの作成時間とファクス受信時間との差が、指定された閾値以内でない場合、情報処理装置１は、この新着文書がファクス受信文書でないと判断する。文書フォーマット条件は、新着文書のフォーマットに関する条件である。ファイル命名規則は、新着文書のファイル名に関する規則である。
【００５１】
プロパティ付与指定ＵＩが含むチェックボックス１３０１は、閾値を指定するか否かを指定する。ユーザが閾値を指定する場合、ユーザは、スピンボックス１３０２に閾値を指定する。チェックボックス１３０３は、文書フォーマットを指定するか否かを指定する。ユーザが文書フォーマットを指定する場合、ユーザは、テキストボックス１３０４に拡張子を記述する。この例では、ｔｉｆとｐｄｆとｂｍｐとが記述されている。文書ファイルが、テキストボックス１３０４に記述された拡張子を有することが、文書フォーマット条件である。
【００５２】
チェックボックス１３０５は、ファイル命名規則を指定するか否かを指定する。ユーザが、ファイル命名規則を指定する場合、以下の操作を行う。ユーザが、ファイル名が数値のみで構成されていることをファイル命名規則として指定する場合、ユーザは、ラジオボタン１３０６を指定する。ユーザが、ファイル名が所定の文字列を含むことをファイル命名規則として指定する場合、ユーザは、ラジオボタン１３０７を指定し、ファイル名に含まれるべき文字列をテキストボックス１３０８に指定する。
【００５３】
図１１に戻って、文書管理制御部１０２が、ステップＳ４５において取得された情報に基づいて、以下のステップＳ４６，Ｓ４７，Ｓ４８，Ｓ４９，Ｓ５５の処理を実行する。文書管理制御部１０２は、ファクス受信時間と新着文書のファイル作成時間との差が、プロパティ付与指定ＵＩで指定された閾値以下であるかを判断する（ステップＳ４６）。ファクス受信時間と新着文書のファイル作成時間との差が閾値以下でない場合は、ステップＳ５３に進む。すなわち、この場合には、文書管理制御部１０２は、新着文書がファクス受信文書ではなく、ファクス受信以外の他の要因でファクス文書受信フォルダに格納された文書であると判断して、プロパティに電話番号を付与しない。
【００５４】
ファクス受信時間と新着文書のファイル作成時間との差が閾値以下である場合は、ステップＳ４７に進む。次に、文書管理制御部１０２が、新着文書ファイルのフォーマットが、予め決められたフォーマットであるか、すなわち、プロパティ付与指定ＵＩで指定された文書フォーマット条件を満たすかを判断する（ステップＳ４７）。
【００５５】
図１２に示すプロパティ付与指定ＵＩの例では、テキストボックス１３０４に、拡張子としてｔｉｆとｐｄｆとｂｍｐとが記述されている。従って、文書管理制御部１０２は、新着文書ファイルの拡張子がｔｉｆ，ｐｄｆ，ｂｍｐのいずれかであるかを判断する。そして、文書管理制御部１０２は、拡張子がｔｉｆ，ｐｄｆ，ｂｍｐのいずれかである場合に、新着文書ファイルのフォーマットがプロパティ付与指定ＵＩで指定された文書フォーマット条件を満たすと判断する。文書管理制御部１０２は、拡張子がｔｉｆ，ｐｄｆ，ｂｍｐのいずれでもない場合に、新着文書ファイルのフォーマットがプロパティ付与指定ＵＩで指定された文書フォーマット条件を満たさないと判断する。
【００５６】
文書管理制御部１０２が、新着文書ファイルのフォーマットがプロパティ付与指定ＵＩで指定された文書フォーマット条件を満たさないと判断した場合は、ステップＳ５３に進む。すなわち、この場合には、文書管理制御部１０２は、新着文書ファイルが画像形成装置２が作成可能なフォーマットで保存されていない、すなわち、新着文書ファイルがファクス受信文書でないと判断し、プロパティに電話番号を付与しない。文書管理制御部１０２が、新着文書ファイルのフォーマットがプロパティ付与指定ＵＩで指定された文書フォーマット条件を満たすと判断した場合は、ステップＳ４８に進む。
【００５７】
ステップＳ４８，Ｓ４９，およびＳ５５において、文書管理制御部１０２が、新着文書ファイルのファイル名が、新着文書のファイルのファイル名が予め決められた条件を満たすかを判断する。すなわち、文書管理制御部１０２は、当該ファイル名が、プロパティ付与指定ＵＩ上で指定されたファイル命名規則を満たすかを判断する。
【００５８】
ステップＳ４８において、文書管理制御部１０２が、指定されているファイル命名規則が、ファイル名が数値のみで構成されていること、またはファイル名が所定の文字列を含むことのいずれであるかを判断する（ステップＳ４８）。指定されているファイル命名規則が、ファイル名が数値のみで構成されていることである場合は、ステップＳ４９に進む。指定されているファイル命名規則が、ファイル名が所定の文字列を含むことである場合は、ステップＳ５５に進む。
【００５９】
ステップＳ４９において、文書管理制御部１０２が、新着文書ファイルのファイル名が、ファイル命名規則を満たすか、すなわち、数値のみで構成されているかを判断する（ステップＳ４９）。新着文書ファイルのファイル名が、数値のみで構成されている場合は、ステップＳ５０に進む。新着文書ファイルのファイル名が、数値のみで構成されていない場合は、ステップＳ５３に進む。
【００６０】
また、ステップＳ５５において、文書管理制御部１０２が、新着文書ファイルのファイル名が、ファイル命名規則を満たすか、すなわち、指定された文字列を含むかを判断する（ステップＳ４９）。図１２に示すプロパティ付与指定ＵＩ上では、テキストボックス１３０８に、ファイル名に含まれるべき文字列としてＦＡＸが指定されている。従って、文書管理制御部１０２は、例えば、新着文書ファイルのファイル名がＦＡＸという文字列を含むかを判断する。新着文書ファイルのファイル名が、指定された文字列を含む場合は、ステップＳ５０に進む。新着文書ファイルのファイル名が、指定された文字列を含まない場合は、ステップＳ５３に進む。
【００６１】
実施例３の情報処理装置１によれば、画像形成装置２がファクス文書受信フォルダ内にファクス文書以外の文書を格納してしまった場合に、当該ファクス文書以外の文書に対して電話番号を付与してしまうことを防ぐことができる。
【００６２】
（その他の実施例）
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。この場合、そのプログラム、及び該プログラムを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【符号の説明】
【００６３】
１  情報処理装置
２  画像形成装置
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
0005780841.tif 000006
【図６】
0005780841.tif 000007
【図７】
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【図８】
0005780841.tif 000009
【図９】
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【図１０】
0005780841.tif 000011
【図１１】
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【図１２】
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