(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書データと、当該文書データに対応する日時情報と、該日時情報からの経過を判定するための経過期間を管理する文書管理サーバと、前記文書データを表示する情報処理装置とを備える文書管理システムであって、
前記文書管理サーバは、
前記文書データに対応する複数のサイズが異なるサムネイル画像データを生成するサムネイル画像生成手段と、
前記情報処理装置に表示するフォルダ内の文書データの日時情報を取得する日時情報取得手段と、
前記情報処理装置の表示部でのソート条件に従って前記文書データを表示する際に、前記フォルダ内の文書データの内、所定期間経過している文書データをユーザに識別表示すべく、前記日時情報からの前記経過期間に応じて該経過期間後の文書データのサムネイル画像データが該経過期間前の文書データのサムネイル画像データより大きいサイズで表示されるように、前記フォルダ内の文書データそれぞれの経過期間に対応する、前記サムネイル画像生成手段で生成した所定のサイズのサムネイル画像データを取得するサムネイル画像取得手段と、
前記サムネイル画像取得手段で取得したサムネイル画像データを前記情報処理装置に送信するサムネイル画像送信手段とを備え、
前記情報処理装置は、
前記フォルダ内の文書データそれぞれに対応する前記サムネイル画像データを前記文書管理サーバから受信するサムネイル画像受信手段と、
前記サムネイル画像受信手段で受信したサムネイル画像データを、文書一覧表示画面に表示する表示制御手段と
を備えることを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記文書管理サーバは、
前記経過期間によりサムネイル画像のサイズが大きくなるように設定されたサイズ記憶手段を更に備え、
前記サムネイル画像生成手段は、前記サイズ記憶手段に設定されているサイズに従って、サムネイル画像を生成し、
前記サムネイル画像取得手段は、前記経過期間に応じて決定されるサイズのサムネイル画像を取得する
ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記文書データにアノテーションデータが付加されている場合、前記サムネイル画像生成手段は、前記アノテーションデータを含むアノテーションサムネイル画像データを生成する
ことを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記サムネイル画像生成手段により前記アノテーションサムネイル画像データを生成した場合、前記情報処理装置で文書データのサムネイル画像を切り替え表示可能にすべく、前記サムネイル画像送信手段は、前記サムネイル画像データと前記アノテーションサムネイル画像データとを前記情報処理装置に送信する
ことを特徴とする請求項３に記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記文書管理サーバから前記サムネイル画像データと前記アノテーションサムネイル画像データとを前記サムネイル画像受信手段が受信した場合、前記表示制御手段は、前記アノテーションサムネイル画像データを前記文書一覧表示画面に表示する
ことを特徴とする請求項４に記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記文書一覧表示画面に表示されるアノテーションサムネイル画像データに対して指示された場合、前記表示制御手段は、前記アノテーションサムネイル画像データに対応する前記サムネイル画像に表示を切り換え、更に、前記サムネイル画像に対して指示された場合、前記サムネイル画像に対応する前記アノテーションサムネイル画像データへ表示を戻す
ことを特徴とする請求項５に記載の文書管理システム。
【請求項７】
前記表示制御手段は、前記文書データに対応するサムネイル画像データの一覧を表示するサムネイル表示モードと、前記文書データの内容に関する文書書誌情報の一覧を表示するリスト表示モードとを選択的に切り換える表示モードを有する
ことを特徴とする請求項６に記載の文書管理システム。
【請求項８】
情報処理装置に表示させるための文書データと、当該文書データに対応する日時情報と、該日時情報からの経過を判定するための経過期間を管理する文書管理サーバであって、
前記文書データに対応する複数のサイズが異なるサムネイル画像データを生成するサムネイル画像生成手段と、
前記情報処理装置に表示するフォルダ内の文書データの日時情報を取得する日時情報取得手段と、
前記情報処理装置の表示部でのソート条件に従って前記文書データを表示する際に、前記フォルダ内の文書データの内、所定期間経過している文書データをユーザに識別表示すべく、前記日時情報からの前記経過期間に応じて該経過期間後の文書データのサムネイル画像データが該経過期間前の文書データのサムネイル画像データより大きいサイズで表示されるように、前記フォルダ内の文書データそれぞれの経過期間に対応する、前記サムネイル画像生成手段で生成した所定のサイズのサムネイル画像データを取得するサムネイル画像取得手段と、
前記サムネイル画像取得手段で取得したサムネイル画像データを前記情報処理装置に送信するサムネイル画像送信手段と
を備えることを特徴とする文書管理サーバ。
【請求項９】
文書データと、当該文書データに対応する日時情報と、該日時情報からの経過を判定するための経過期間を管理する文書管理サーバと、前記文書データを表示する情報処理装置とを備える文書管理システムの制御方法であって、
前記文書管理サーバが、
前記文書データに対応する複数のサイズが異なるサムネイル画像データを生成するサムネイル画像生成工程と、
前記情報処理装置に表示するフォルダ内の文書データの日時情報を取得する日時情報取得工程と、
前記情報処理装置の表示部でのソート条件に従って前記文書データを表示する際に、前記フォルダ内の文書データの内、所定期間経過している文書データをユーザに識別表示すべく、前記日時情報からの前記経過期間に応じて該経過期間後の文書データのサムネイル画像データが該経過期間前の文書データのサムネイル画像データより大きいサイズで表示されるように、前記フォルダ内の文書データそれぞれの経過期間に対応する、前記サムネイル画像生成工程で生成した所定のサイズのサムネイル画像データを取得するサムネイル画像取得工程と、
前記サムネイル画像取得工程で取得したサムネイル画像データを前記情報処理装置に送信するサムネイル画像送信工程とを実行し、
前記情報処理装置が、
前記フォルダ内の文書データそれぞれに対応する前記サムネイル画像データを前記文書管理サーバから受信するサムネイル画像受信工程と、
前記サムネイル画像受信工程で受信したサムネイル画像データを、文書一覧表示画面に表示する表示制御工程と
を実行することを特徴とする制御方法。
【請求項１０】
情報処理装置に表示させるための文書データと、当該文書データに対応する日時情報と、該日時情報からの経過を判定するための経過期間を管理する文書管理サーバの制御方法であって、
文書管理サーバが、
前記文書データに対応する複数のサイズが異なるサムネイル画像データを生成するサムネイル画像生成工程と、
前記文書データに対応する複数のサイズが異なるサムネイル画像データを生成するサムネイル画像生成工程と、
前記情報処理装置に表示するフォルダ内の文書データの日時情報を取得する日時情報取得工程と、
前記情報処理装置の表示部でのソート条件に従って前記文書データを表示する際に、前記フォルダ内の文書データの内、所定期間経過している文書データをユーザに識別表示すべく、前記日時情報からの前記経過期間に応じて該経過期間後の文書データのサムネイル画像データが該経過期間前の文書データのサムネイル画像データより大きいサイズで表示されるように、前記フォルダ内の文書データそれぞれの経過期間に対応する、前記サムネイル画像生成工程で生成した所定のサイズのサムネイル画像データを取得するサムネイル画像取得工程と、
前記サムネイル画像取得工程で取得したサムネイル画像データを前記情報処理装置に送信するサムネイル画像送信工程と
を実行することを特徴とする制御方法。
【請求項１１】
文書データと、当該文書データに対応する日時情報と、該日時情報からの経過を判定するための経過期間を管理する文書管理サーバと、前記文書データを表示する情報処理装置とを備える文書管理システムのプログラムであって、
前記文書管理サーバを、
前記文書データに対応する複数のサイズが異なるサムネイル画像データを生成するサムネイル画像生成手段と、
前記情報処理装置に表示するフォルダ内の文書データの日時情報を取得する日時情報取得手段と、
前記情報処理装置の表示部でのソート条件に従って前記文書データを表示する際に、前記フォルダ内の文書データの内、所定期間経過している文書データをユーザに識別表示すべく、前記日時情報からの前記経過期間に応じて該経過期間後の文書データのサムネイル画像データが該経過期間前の文書データのサムネイル画像データより大きいサイズで表示されるように、前記フォルダ内の文書データそれぞれの経過期間に対応する、前記サムネイル画像生成手段で生成した所定のサイズのサムネイル画像データを取得するサムネイル画像取得手段と、
前記サムネイル画像取得手段で取得したサムネイル画像データを前記情報処理装置に送信するサムネイル画像送信手段として機能させ、
前記情報処理装置を、
前記フォルダ内の文書データそれぞれに対応する前記サムネイル画像データを前記文書管理サーバから受信するサムネイル画像受信手段と、
前記サムネイル画像受信手段で受信したサムネイル画像データを、文書一覧表示画面に表示する表示制御手段と
して機能させることを特徴とするプログラム。
【請求項１２】
情報処理装置に表示させるための文書データと、当該文書データに対応する日時情報と、該日時情報からの経過を判定するための経過期間を管理する文書管理サーバのプログラムであって、
前記文書管理サーバを、
前記文書データに対応する複数のサイズが異なるサムネイル画像データを生成するサムネイル画像生成手段と、
前記文書データに対応する複数のサイズが異なるサムネイル画像データを生成するサムネイル画像生成手段と、
前記情報処理装置に表示するフォルダ内の文書データの日時情報を取得する日時情報取得手段と、
前記情報処理装置の表示部でのソート条件に従って前記文書データを表示する際に、前記フォルダ内の文書データの内、所定期間経過している文書データをユーザに識別表示すべく、前記日時情報からの前記経過期間に応じて該経過期間後の文書データのサムネイル画像データが該経過期間前の文書データのサムネイル画像データより大きいサイズで表示されるように、前記フォルダ内の文書データそれぞれの経過期間に対応する、前記サムネイル画像生成手段で生成した所定のサイズのサムネイル画像データを取得するサムネイル画像取得手段と、
前記サムネイル画像取得手段で取得したサムネイル画像データを前記情報処理装置に送信するサムネイル画像送信手段と
して機能させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書データと、当該文書データに対応する日時情報とを管理する文書管理サーバと、前記文書データを表示する情報処理装置とを備える文書管理システム、文書管理サーバ及びその制御方法に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
画像や文書のページなどを表示する際には、視認性を高めるために縮小させた代表画像としてサムネイル画像が使用される。ＰＣ（パーソナルコンピュータ）内のフォルダや文書管理ソフトウェアに保存されている文書について、ファイル名等ではその内容が判断しづらい場合でも、サムネイル画像を見れば画像や文書の全体イメージを容易に掴むことができる。
【０００３】
また、文書を探しやすくするために、特許文献１には、文書のサムネイル画像とアノテーションのサムネイル画像を合成したサムネイル画像を表示する仕組みが開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００５−２４４３０１号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
サムネイル画像を表示して業務を行うものとして、例えば、ＦＡＸ受注業務がある。
【０００６】
このＦＡＸ受注業務においては、複合機のＦＡＸ機能を用いて受信したデータ（受注伝票のデータ）を画像ファイルに変換し、変換した画像ファイルを文書管理ソフトウェアがインストールされている文書管理サーバに保存する。そして、オペレーターがクライアント端末で、文書管理サーバに保存した画像ファイルを表示、確認する。その上で、受注伝票を受領したことを示す。あるいは、修正して再送してもらうために取引先に、コメントを入力したアノテーション（「受領しました）「××を修正して再送ください」等）を付加した受注伝票の画像ファイルを用いて、ＦＡＸ送信（返信）することが行われている。
【０００７】
上述のような業務を行う場合、素早く文書（画像ファイル）の全体像を把握するためにサムネイル画像を表示を使用することが多いが、全体を把握するには効果的な半面、サムネイル画像は文書の縮小画像であるため文書の内容を把握するには困難であった。
【０００８】
特に、上述の業務では、レスポンスタイム（受注して、○時間以内に注文者に一次回答をする、△日以内に納品する等）の目標時間を掲げていることが多い。この場合、文書を一度開いて、○時間以内に回答、△日以内に納品等のコメントをアノテーションに入力し、アノテーション文書に付加する。そして、アノテーションに従って後処理をすることが行われる。
【０００９】
この場合、アノテーションを見ながら業務を進めるが、アノテーションを付加したサムネイル画像は小さい。そのため、サムネイル画像をダブルクリックして実際の文書（画像ファイル）を開いて、アノテーションや文書を閲覧して、業務を遂行しなければならず、業務効率の改善につながらなかった。
【００１０】
また、アノテーションを見落とすことによって、期限内に処理できない未処理文書が発生してしまう問題もあった。
【００１１】
そこで、本発明は、登録された文書データのサムネイル画像を表示する際に、経過期間後の文書データのサムネイル画像を経過期間前の文書データより大きいサイズのサムネイル画像を表示させることで、ユーザに対して処理対象の文書の視認性を向上させ、情報処理装置における文書データのソートによる処理漏れを防ぐことを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
上記の目的を達成するための本発明による文書管理システムは以下の構成を備える。即ち、
文書データと、当該文書データに対応する日時情報と、該日時情報からの経過を判定するための経過期間を管理する文書管理サーバと、前記文書データを表示する情報処理装置とを備える文書管理システムであって、
前記文書管理サーバは、
前記文書データに対応する複数のサイズが異なるサムネイル画像データを生成するサムネイル画像生成手段と、
前記情報処理装置に表示するフォルダ内の文書データの日時情報を取得する日時情報取得手段と、
前記情報処理装置の表示部でのソート条件に従って前記文書データを表示する際に、前記フォルダ内の文書データの内、所定期間経過している文書データをユーザに識別表示すべく、前記日時情報からの前記経過期間に応じて該経過期間後の文書データのサムネイル画像データが該経過期間前の文書データのサムネイル画像データより大きいサイズで表示されるように、前記フォルダ内の文書データそれぞれの経過期間に対応する、前記サムネイル画像生成手段で生成した所定のサイズのサムネイル画像データを取得するサムネイル画像取得手段と、
前記サムネイル画像取得手段で取得したサムネイル画像データを前記情報処理装置に送信するサムネイル画像送信手段とを備え、
前記情報処理装置は、
前記フォルダ内の文書データそれぞれに対応する前記サムネイル画像データを前記文書管理サーバから受信するサムネイル画像受信手段と、
前記サムネイル画像受信手段で受信したサムネイル画像データを、文書一覧表示画面に表示する表示制御手段と
を備える。
【発明の効果】
【００１３】
本発明によれば、登録された文書データのサムネイル画像を表示する際に、経過期間後の文書データのサムネイル画像を経過期間前の文書データより大きいサイズのサムネイル画像を表示させることで、ユーザに対して処理対象の文書の視認性を向上させ、情報処理装置における文書データのソートによる処理漏れを防ぐことができる。
【図面の簡単な説明】
【００１４】
【図１】文書管理システムの構成図である。
【図２】文書管理のハードウェア構成を概略的に示すブロック図である
【図３】複合機のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。
【図４】クライアント端末と文書管理サーバの機能ブロック図である。
【図５】クライアント端末のディスプレイに表示する文書一覧表示画面を示す図である。
【図６】サムネイル画像表示設定画面を示す図である。
【図７】文書管理サーバのデータベースで管理するサムネイル設定テーブルの一例を示す図である。
【図８】データベースに記憶されている文書管理テーブルの一例を示す図である。
【図９】文書登録処理のフローチャートである。
【図１０】文書表示処理のフローチャートである。
【図１１】サムネイル更新処理のフローチャートである。
【図１２】サムネイル表示モードの表示処理のフローチャートである。
【図１３】アノテーションサムネイル画像の切換処理のフローチャートである。
【図１４】文書一覧表示画面におけるサムネイル画像の表示例を示す図である。
【図１５】文書一覧表示画面におけるサムネイル画像の表示例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１５】
以下、本発明の実施の形態について図面を用いて詳細に説明する。
【００１６】
図１において、文書管理サーバ１０２とクライアント端末（情報処理装置）１０１と複合機１０５がＬＡＮ１０４のネットワーク（有線／無線）を介して通信可能に接続されている。文書管理サーバ１０２は、複合機１０５で受信したＦＡＸデータから生成された文書データ（画像）を受信しデータベース１０３に保存する。また、文書管理サーバ１０２は、クライアント端末１０１で表示するための、文書データに対するサムネイル画像データを生成し、データベース１０３に保存する。
【００１７】
尚、文書データ（画像）はスキャナ（不図示）やクライアント端末１０１から取得した文書データ（画像）であってもよい。また、保存した文書データやサムネイル画像データは別サーバ内の記憶部に登録されていても良い。
【００１８】
クライアント端末１０１は、文書データ（画像）やサムネイル画像データを表示する。文書管理サーバ１０２は、クライアント端末１０１からの要求に従って、クライアント端末１０１に文書データやサムネイル画像データの送信、また、クライアント端末１０１からの要求に従って、文書データの移動やフォルダの表示等の各種処理を実行する。文書管理サーバ１０２やデータベース１０３には、文書データやサムネイル画像データを管理するための管理情報（例えば、文書管理テーブル）を保持している。尚、クライアント端末１０１は複数あるように構成してもよい。
【００１９】
複合機１０５は、公衆回線網（電話回線）を介して外部ネットワークのＦＡＸ（例えば、取引先のＦＡＸ）と通信可能に接続され、受信したＦＡＸ画像を文書管理サーバ１０２へ送信することで、文書データが登録される。
【００２０】
図２は図１の文書管理サーバ１０２のハードウェア構成を概略的に示すブロック図である。尚、クライアント端末１０１のハードウェア構成は基本的に文書管理サーバ１０２と同一であるため、以下、文書管理サーバ１０２のハードウェア構成についてのみ説明し、クライアント端末１０１についてはハードウェア構成の説明は省略する。
【００２１】
ＣＰＵ２０１は、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ  Ｉｎｐｕｔ／Ｏｕｔｐｕｔ  Ｓｙｓｔｅｍ）が記憶されている。更に、ＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１には、オペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、各サーバ或いは各ＰＣの実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＡＭ２０３にロードして、プログラムを実行することで各種動作を実現するものである。
【００２２】
また、入力コントローラ２０５は、キーボード（ＫＢ）２０９やマウス等のポインティングデバイス（不図示）からの入力を制御する。ビデオコントローラ２０６は、ディスプレイ（ＣＲＴ等）２１０等の表示器への表示を制御する。表示器はＣＲＴだけでなく、液晶ディスプレイでも構わない。これらは必要に応じて管理者が使用するものである。本発明には直接関係があるものではない。
【００２３】
メモリコントローラ２０７は、外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。外部メモリ２１１には、ハードディスク（ＨＤ）やフロッピー（登録商標）ディスク或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等がある。また、外部メモリ２１１は、ブートプログラム、ブラウザソフトウエア、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶する。
【００２４】
通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８は、ネットワークを介して、外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いたインターネット通信等が可能である。尚、ＣＰＵ２０１は、例えば、ＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ディスプレイ２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ディスプレイ２１０上のマウスカーソル等のポインタでユーザ指示を可能とする。
【００２５】
次に、図３を用いて、図１に示した複合機１０５（複合機）のハードウェア構成について説明する。
【００２６】
図３は図１の複合機１０５のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。
【００２７】
図３において、３１６はコントローラユニットである。コントローラユニット３１６は、画像入力デバイスとして機能するスキャナ部３１４や、画像出力デバイスとして機能するプリンタ部３１２と接続する。一方で、コントローラユニット３１６は、ＬＡＮ（例えば、図１のＬＡＮ１０４）や公衆回線（ＷＡＮ）（例えば、ＰＳＴＮまたはＩＳＤＮ等）と接続することで、画像データやデバイス情報の入出力を行う。
【００２８】
コントローラユニット３１６において、３０１はＣＰＵであり、システム全体を制御するプロセッサである。３０２はＲＡＭであり、ＣＰＵ３０１が動作するためのシステムワークメモリであり、プログラムを記録するためのプログラムメモリや、画像データを一時記録するための画像メモリでもある。３０３はＲＯＭであり、システムのブートプログラムや各種制御プログラムを記憶している。３０４はハードディスクドライブ（ＨＤＤ）であり、システムを制御するための各種プログラム、画像データ等を記憶する。
【００２９】
３０７は操作部インタフェース（操作部Ｉ／Ｆ）であり、操作部３０８とのインタフェース部である。また、操作部Ｉ／Ｆ３０７は、操作部３０８から入力したキー情報（例えば、スタートボタンの押下）をＣＰＵ３０１に伝える役割をする。
【００３０】
３０５はネットワークインタフェース（Ｎｅｔｗｏｒｋ  Ｉ／Ｆ）であり、ネットワーク（ＬＡＮ）１０４に接続し、データの入出力を行う。３０６はモデム（ＭＯＤＥＭ）であり、公衆回線に接続し、ＦＡＸの送受信等のデータの入出力を行う。
【００３１】
３１８は外部インタフェース（外部Ｉ／Ｆ）であり、ＵＳＢ、ＩＥＥＥ１３９４、プリンタポート、ＲＳ−２３２Ｃ等の外部入力を受け付けるＩ／Ｆ部である。本実施形態においては、認証で必要となる携帯端末のＩＣカード（記憶媒体）の読取用のカードリーダ３１９が外部Ｉ／Ｆ３１８に接続されている。そして、ＣＰＵ３０１は、この外部Ｉ／Ｆ３１８を介してカードリーダ３１９による携帯端末のＩＣカードからの情報読取を制御し、該携帯端末のＩＣカードから読み取られた情報を取得可能である。以上のデバイスがシステムバス３０９上に配置される。
【００３２】
３２０はイメージバスインタフェース（ＩＭＡＧＥ  ＢＵＳ  Ｉ／Ｆ）であり、システムバス３０９と画像データを高速で転送する画像バス３１５とを接続し、データ構造を変換するバスブリッジである。画像バス３１５は、ＰＣＩバスまたはＩＥＥＥ１３９４で構成される。画像バス３１５上には以下のデバイスが配置される。
【００３３】
３１０はラスタイメージプロセッサ（ＲＩＰ）であり、例えば、ＰＤＬコード等のベクトルデータをビットマップイメージに展開する。３１１はプリンタインタフェース（プリンタＩ／Ｆ）であり、プリンタ部３１２とコントローラユニット３１６を接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。また、３１３はスキャナインタフェース（スキャナＩ／Ｆ）であり、スキャナ部３１４とコントローラユニット３１６を接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。
【００３４】
３１７は画像処理部であり、入力画像データに対し補正、加工、編集を行ったり、印刷出力画像データに対して、プリンタの補正、解像度変換等を行う。また、これに加えて、画像処理部３１７は、画像データの回転や、多値画像データに対してはＪＰＥＧ、２値画像データはＪＢＩＧ、ＭＭＲ、ＭＨ等の圧縮伸張処理を行う。
【００３５】
スキャナ部３１４は、原稿となる紙上の画像を照明し、ＣＣＤラインセンサで走査することで、ラスタイメージデータとして電気信号に変換する。原稿用紙は原稿フィーダのトレイにセットし、装置使用者が操作部３０８から読み取り起動指示することにより、ＣＰＵ３０１がスキャナ部３１４に指示を与え、フィーダは原稿用紙を１枚ずつフィードし原稿画像の読取動作を行う。
【００３６】
プリンタ部３１２は、ラスタイメージデータを用紙上の画像に変換して印刷する。その印刷方式は、感光体ドラムや感光体ベルトを用いた電子写真方式、微少ノズルアレイからインクを吐出して用紙上に直接画像を印字するインクジェット方式等があるが、どの方式でも構わない。印刷動作の起動は、ＣＰＵ３０１からの指示によって開始する。尚、プリンタ部３１２には、異なる用紙サイズまたは異なる用紙向きを選択できるように複数の給紙段を持ち、それに対応した用紙カセットがある。
【００３７】
操作部３０８は、ＬＣＤ表示部を有し、ＬＣＤ上にタッチパネルシートが貼られており、システムの操作画面を表示するとともに、表示してあるキーが押されるとその位置情報を操作部Ｉ／Ｆ３０７を介してＣＰＵ３０１に伝える。また、操作部３０８は、各種操作キーとして、例えば、スタートキー、ストップキー、ＩＤキー、リセットキー等を備える。
【００３８】
尚、操作部３０８のＬＣＤ表示部は、複合機１０５の種類によって表示性能が異なり、タッチパネルを介して操作をできる複合機や、単に液晶画面を備え文字列を表示（印刷状態や印刷している文書名の表示）させるだけの複合機がある。
【００３９】
ここで、操作部３０８のスタートキーは、原稿画像の読取動作を開始する時などに用いる。スタートキーの中央部には、緑と赤の２色ＬＥＤがあり、その色によってスタートキーが使える状態にあるかどうかを示す。また、操作部３０８のストップキーは、稼働中の動作を止める働きをする。また、操作部３０８のＩＤキーは、使用者のユーザＩＤを入力する時に用いる。リセットキーは、操作部３０８からの設定を初期化する時に用いる。
【００４０】
カードリーダ３１９は、ＣＰＵ３０１からの制御により、携帯端末内に備えられたＩＣカードに記憶されている情報を読み取り、該読み取った情報を外部Ｉ／Ｆ３１８を介してＣＰＵ３０１へ通知する。
【００４１】
以上のような構成によって、複合機１０５は、スキャナ部３１４から読み込んだ画像データをＬＡＮ１０４上に送信したり、ＬＡＮ１０４から受信した印刷データをプリンタ部３１２により印刷出力することができる。
【００４２】
また、スキャナ部３１４から読み込んだ画像データをモデム３０６により、公衆回線上にＦＡＸ送信したり、公衆回線からＦＡＸ受信した画像データをプリンタ部３１２により出力することできる。
【００４３】
図４はクライアント端末１０１と文書管理サーバ１０２の機能ブロック図である。
【００４４】
文書管理サーバ１０２において、サムネイル画像生成部４０１は、文書データに対応する複数のサイズが異なるサムネイル画像（大、中、小等のサムネイル画像データやアノテーションサムネイル画像データ）を生成する。日時情報取得部４０２は、クライアント端末１０１に表示する文書データの日時情報（受信日時や更新日時）を取得する。経過期間算出部４０３は、日時情報が示す日時からの経過期間を算出する。
【００４５】
サムネイル画像取得部４０４は、経過期間算出部４０３で算出された経過期間に従って、所定のサイズのサムネイル画像データ（サムネイル画像データやアノテーションサムネイル画像データ）を取得する。これは、日時情報が示す日時からの経過期間が指定期間より長い文書データのサムネイル画像データを、経過期間が指定期間内、あるいは指摘期間より短い文書データのサムネイル画像データより大きく表示するためである。経過期間算出部４０３で算出された経過期間に従って、所定のサイズのサムネイル画像データ（サムネイル画像データやアノテーションサムネイル画像データ）を取得する。サムネイル画像送信部４０５は、取得したサムネイル画像データをクライアント端末１０１にネットワークを介して送信する。
【００４６】
クライアント端末１０１において、サムネイル画像受信部４０６は、文書管理サーバ１０２からネットワークを介してサムネイル画像データを受信する。表示制御部４０７は、受信したサムネイル画像データを、対応する日時情報に従ってディスプレイ２１０に一覧表示する。
【００４７】
図５はクライアント端末１０１のディスプレイに表示する文書一覧表示画面を示す図である。
【００４８】
文書一覧表示画面５００は、メインウインドウ５０１と、文書ビューア５０６とから構成される。メインウインドウ５０１は、データベース１０３に保存された文書データの一覧をサムネイル表示／リスト表示からなる文書一覧、文書データが保存されたフォルダ、文書データのサムネイル画像データを表示するためのウインドウである。
【００４９】
文書ビューア５０６は、メインウインドウ５０１に表示した文書一覧（サムネイル画像による文書一覧、リスト表示による文書一覧）の内、指定された文書のイメージと、それに付加されているアノテーション５０７を表示するためのイメージビューアである。
【００５０】
メインウインドウ５０１の左側領域には、データベース１０３内のキャビネット構成やフォルダ構成を表示するツリービューが表示される。また、メインウインドウ５０１の右側領域には、指定したキャビネット５０２のフォルダ５０３に分類されている文書の一覧を表示するための文書一覧表示領域を有する。
【００５１】
この文書一覧表示領域に対しては、サムネイル形式で表示するサムネイル表示モードで表示するためのサムネイル表示タブ５０５、リスト形式で表示するリスト表示モードでリスト表示タブ５０４が用意されている。ユーザは、これらのタブを選択的に操作することで、サムネイル表示とリスト表示とを切り換えて表示することができる。ここで、サムネイル表示とは、文書データに対応するサムネイル画像データによる表示を意味し、一方、リスト表示とは、例えば、文書データの文書名、サイズ、作成日時等の文書データに関する文書書誌情報による表示を意味する。
【００５２】
尚、図５は、ツリービューで、例えば、キャビネット５０２（キャビネットＩ）の下の階層のフォルダ５０３（Ｆｏｌ１）を指定した状態にある。そして、図５では、文書一覧表示領域において、サムネイル表示モードで、指定されたフォルダ５０３内の３つの文書１、文書２、文書３を表示した状態を示している。
【００５３】
また、文書一覧表示領域で表示する文書の順序は、様々なソート条件を指定することができる。図５では、例えば、文書データの受信日時でソートして表示するための受信日時順ボタン５０８と、他のフォルダの文書データを指定されたフォルダへ格納した格納日時でソートして表示するための格納日時順ボタン５０９とが用意されている。ソート条件としては、これに限定されず、用途や目的に応じて、更新日時順や名前順、ファイルサイズ順等の様々な条件を設定することができることは言うまでもない。ソート条件としては、デフォルトとしては受信日時順が指定されていて、図５ではその状態を示している。
【００５４】
図６はサムネイル画像表示設定画面を示す図である。
【００５５】
サムネイル画像表示設定画面６００は、文書管理サーバ１０２や管理者のクライアント端末１０１で表示する画面である。尚、サムネイル画像表示設定画面６００は、管理者の操作によって、サムネイル画像表示設定画面６００を生成するアプリケーションがＲＡＭ２０３に読み出され、ディスプレイ２１０に表示される。
【００５６】
サムネイル画像表示設定画面６００では、メインウインドウ５０１で表示するサムネイル画像やその条件を設定することが可能である。具体的には、所定のタイミング（例えば、フォルダに文書データが保存されてから１日後）から経過した日数を経過日数６０１で設定することができる。また、その設定した経過日数に達した場合にどの種類（大、中、小、アノテーション）のサムネイル画像を表示させるかを表示サムネイル６０２に設定することができる。
【００５７】
経過日数６０１と表示サムネイル６０２でサムネイル画像が設定された状態で、保存ボタン６０３がユーザによって押下されると、これらの情報が設定情報として、文書管理サーバ１０２のデータベース１０３で管理するサムネイル設定テーブルに保存される。
【００５８】
図７は文書管理サーバ１０２のデータベース１０３で管理するサムネイル設定テーブル７００の一例を示す図である。
【００５９】
サムネイル設定テーブル７００は、サムネイル種類７０１、判定基準日数７０２（経過日数）、サムネイルサイズ７０３を対応付けて管理している。サムネイル種類７０１とサムネイルサイズ７０３は予め設定されていて、判定基準日数７０２は、図６のサムネイル画像表示設定画面６００で設定された経過日数が設定される。
【００６０】
尚、デフォルトのサムネイル画像は小サムネイルであり、それを使用する場合には、その経過日数を設定する必要がないため、判定基準日数７０２には「０」が設定される。また、経過日数でなく、経過時間であってもよい。
【００６１】
サムネイル種類７０１は、サムネイル画像の種類名が設定され、図６の表示サムネイル６０２で選択するための情報としても用いられる。サムネイルサイズ７０３は、サムネイル画像を生成するために用いられるための情報であり、サムネイルの横×縦のサイズ値（ピクセル数）が設定されている。尚、このサイズ値は、ピクセル数に限定されるものではなく、管理者が任意のサイズ値（例えば、インチ等）で設定することも可能である。
【００６２】
図８はデータベース１０３に記憶されている文書管理テーブル８００の一例を示す図である。
【００６３】
文書管理テーブル８００は、文書ＩＤ８０１、文書名８０２、受信日時８０３、更新日時８０４、文書サムネイル画像名８０５、アノテーションサムネイル画像名８０６、アノテーション情報８０７で構成されている。
【００６４】
文書ＩＤ８０１は、キャビネット内の文書データを一意に識別するためのＩＤである。文書名８０２は、その文書データの名称である。受信日時８０３は、その文書データを文書管理サーバ１０２で受信した日時である。更新日時８０４は、文書データを最後に更新した日時である。尚、受信日時８０３は、文書データを新規に保存（格納）した日時としてもよい。
【００６５】
文書サムネイル画像名８０５は、その文書データのサムネイル画像データが保存されている。ここでは、特に、図７のサムネイル設定テーブル７００で管理するサムネイル種類の内、小サムネイル、中サムネイル、大サムネイルのサムネイル画像データが保存されている。また、各サムネイル画像データは、サムネイルサイズ７０３のサイズに従って生成された画像である。
【００６６】
アノテーションサムネイル画像名８０６は、その文書データのアノテーション部分が拡大されたアノテーションサムネイル画像データが保存されている。尚、アノテーションが付加されていない文書データの場合には、アノテーションサムネイル画像データは保存されない。
【００６７】
アノテーション情報８０７は、文書データのアノテーションを規定する情報であり、具体的にはアノテーション内のテキストデータ、テキストフォント、テキストのサイズ（ポイント）とアノテーションが付加されている座標情報である。座標情報は、例えば、文書データ内のアノテーションとなる矩形の座標（矩形の左上隅のＸＹ座標、矩形の右下隅のＸＹ座標）である。
【００６８】
尚、図８の文書管理テーブル８００では、便宜上、文書サムネイル画像名８０５とアノテーションサムネイル画像名８０６は分けて記載しているが、分けずに１つのカラムで管理するように構成してもよい。また、サムネイル設定テーブル７００や文書管理テーブル８００の各種テーブルの構成及びその内容は限定されるものではなく、用途や目的に応じて様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。
【００６９】
以下、図９、図１０、図１１、図１２、図１３のフローチャートを用いて、本実施形態における文書管理システムの詳細な処理について説明する。
【００７０】
図９は文書登録処理のフローチャートである。
【００７１】
ステップＳ９０１では、複合機１０５のＣＰＵ３０１が電話回線等を介して、外部装置からＦＡＸデータを受信する。ステップＳ９０２では、複合機１０５のＣＰＵ３０１が受信したＦＡＸデータを画像ファイル（以下、文書データ）に変換する。ここでは、例えば、ＴＩＦＦデータに変換する。ステップＳ９０３では、複合機１０５のＣＰＵ３０１が、生成した文書データを、文書管理サーバ１０２へネットワークを介して送信する。
【００７２】
ステップＳ９０４では、文書管理サーバ１０２のＣＰＵ２０１が、複合機１０５から文書データを受信する。ステップＳ９０５では、文書管理サーバ１０２のＣＰＵ２０１が、文書データを受信した日時を文書管理サーバ１０２が保持するシステム時間から取得する。尚、文書データのプロパティ等に記憶されている文書生成日時を取得する構成であってもよい。
【００７３】
ステップＳ９０６では、文書管理サーバ１０２のＣＰＵ２０１が、文書管理テーブル８００に１レコード追加し、新たに生成した文書ＩＤを追加したレコードの文書ＩＤ８０１へ、取得した受信日時を追加したレコードの受信日時８０３に登録を行う。また、文書名８０２には文書データの文書名（ファイル名）が登録される。尚、文書名は、文書管理サーバ１０２で任意の文字列が付加されてもよく、例えば、ＦＡＸ受信先の電話番号から顧客名を取得して顧客名に受信日時を付加した名称等がある。この際、更新日時８０４には、受信日時８０３と同じ日時が登録される。
【００７４】
ステップＳ９０７では、文書管理サーバ１０２のＣＰＵ２０１が、文書データをデータベース１０３へ登録する。この場合、文書ＩＤと対応づけて文書管理テーブル８００で管理する。また、文書管理テーブル８００では、文書データそのものに代えて、その存在位置を示す情報である管理対象の文書データのファイルパスを保持するようにしてもよい。
【００７５】
ステップＳ９０８では、文書管理サーバ１０２のＣＰＵ２０１が、登録した文書データからサムネイル画像データを生成する。具体的には、図７の小サムネイル、中サムネイル、大サムネイルのサムネイルサイズ７０３からサイズを取得し、このサイズの文書データの縮小画像をそれぞれ生成する。
【００７６】
ステップＳ９０９では、文書管理サーバ１０２のＣＰＵ２０１が、生成したサムネイル画像データをデータベース１０３に登録する。具体的には、生成した各サムネイル画像データのファイル名を文書管理テーブル８００の文書サムネイル画像名８０５へ記憶する。
【００７７】
図１０は文書表示処理のフローチャートである。
【００７８】
ステップＳ１００１では、クライアント端末１０１のＣＰＵ２０１が、文書管理サーバ１０２で管理している文書データを閲覧するためのクライアントアプリケーションを起動する。
【００７９】
ステップＳ１００２では、クライアント端末１０１のＣＰＵ２０１が、サムネイル表示モード（サムネイル表示タブ５０５）が指定されているか、リスト表示モード（リスト表示タブ５０４）が指定されているかを判定する。サムネイル表示モードが指定されている場合（ステップＳ１００２でＹＥＳ）、図１２のフローチャートへ移る。一方、サムネイル表示モードが指定されていない場合（ステップＳ１００２でＮＯ）、つまり、リスト表示モードが指定されている場合には、ステップＳ１００３へ処理を移す。
【００８０】
ステップＳ１００３では、クライアント端末１０１のＣＰＵ２０１が、閲覧対象の文書データに対する文書一覧をリスト形式で表示するために、文書管理サーバ１０２へ文書一覧要求を行う。この場合、指定されたフォルダ情報（例えば、Ｆｏｌ１）についても渡す。
【００８１】
ステップＳ１００４では、文書管理サーバ１０２のＣＰＵ２０１が、文書一覧要求をクライアント端末１０１から受信する。ステップＳ１００５では、文書管理サーバ１０２のＣＰＵ２０１が、受信した文書一覧要求に含まれるフォルダ情報に従って、図８の文書管理テーブル８００からフォルダに分類されている文書情報を取得する。取得する文書情報としては、文書ＩＤ、文書名、受信日時、更新日時等がある。取得した文書情報をクライアント端末１０１へ送信する。
【００８２】
ステップＳ１００６では、クライアント端末１０１のＣＰＵ２０１が、文書情報を文書管理サーバ１０２から受信し、その文書情報に基づく文書一覧からなる文書一覧表示画面５００をディスプレイ２１０に表示する。ステップＳ１００７では、クライアント端末１０１のＣＰＵ２０１が、文書一覧表示画面５００に対するユーザ操作によって指定された文書情報に従って、文章ＩＤや文書名等の文書識別情報を含む文書取得要求を文書管理サーバ１０２へ送信する。
【００８３】
ステップＳ１００８では、文書管理サーバ１０２のＣＰＵ２０１が、文書取得要求をクライアント端末１０１から受信し、文書識別情報に従って、図８の文書管理テーブル８００から表示する文書を特定して、対応する文書データ（画像ファイル）を取得する。ステップＳ１００９では、文書管理サーバ１０２のＣＰＵ２０１が、取得した文書データをクライアント端末１０１へ送信する。
【００８４】
ステップＳ１０１０では、クライアント端末１０１のＣＰＵ２０１が、文書データを文書管理サーバ１０２から受信する。ステップＳ１０１１では、クライアント端末１０１のＣＰＵ２０１が、受信した文書データを表示する文書ビューア５０６をディスプレイ２１０に表示する。
【００８５】
ステップＳ１０１２では、クライアント端末１０１のＣＰＵ２０１が、ユーザの操作に応じて、アノテーション画像データを生成し、文書データに付加する。具体的に図５を用いて説明すると、アノテーション５０７を文書Ａにドラッグし、空のアノテーションを文書Ａ上に表示する。また、ユーザの操作に応じて入力されたテキストデータをアノテーション内に表示する。尚、アノテーションを付加しないようにすることも可能である。
【００８６】
ステップＳ１０１３では、クライアント端末１０１のＣＰＵ２０１が、ユーザの操作によって文書保存指示がなされると、表示した文書データを保存（更新）するために、アノテーションが付加された文書データを文書管理サーバ１０２へ送信する。尚、この文書保存指示に応じて、アノテーションの内容（例えば、テキストデータ）、文書内のどの位置にアノテーションが付加されたかを示す位置情報を含むアノテーション情報とともに、文書データが送信される。また、アノテーションが付加されていない場合には、文書データのみが送信される。
【００８７】
ステップＳ１０１４では、文書管理サーバ１０２のＣＰＵ２０１が、文書データをクライアント端末１０１から受信する。ステップＳ１０１５では、文書管理サーバ１０２のＣＰＵ２０１が、文書名等の文書識別情報に従って、文書データを保存（上書き）する。その際、アノテーションが付加されている場合には、アノテーション情報を文書管理テーブル８００のアノテーション情報８０７に記憶する。
【００８８】
ステップＳ１０１６では、文書管理サーバ１０２のＣＰＵ２０１が、保存した文書データ（画像ファイル）をデータベース１０３から取得する。ステップＳ１０１７では、文書管理サーバ１０２のＣＰＵ２０１が、文書データにアノテーションがあるか否かを判定する。アノテーションがあるか否かについては、文書管理テーブル８００のアノテーション情報に記憶されているか否かで判定する。アノテーションがある場合（ステップＳ１０１７でＹＥＳ）、ステップＳ１０１８へ処理を移す。一方、アノテーションがない場合（ステップＳ１０１７でＮＯ）、処理を終了する。
【００８９】
ステップＳ１０１８では、文書管理サーバ１０２のＣＰＵ２０１が、サムネイル更新するための更新処理を行う。サムネイル更新処理は、図１１で説明する。
【００９０】
図１１はサムネイル更新処理のフローチャートである。
【００９１】
ステップＳ１１０１では、文書管理サーバ１０２のＣＰＵ２０１が、アノテーションが付加されたサムネイル画像データを生成する。サムネイル画像データの生成としては、文書データ（画像ファイル）にアノテーション画像データを埋め込み、アノテーションが付加された文書データ（画像ファイル）から縮小画像を生成する。
【００９２】
尚、アノテーションが付加されたサムネイル画像データの生成方法は、前述の方法に限定されない。例えば、ステップＳ１１０５で生成したサムネイル画像データに合成可能なサイズのアノテーションの縮小画像を生成し、合成することでサムネイル画像データを生成してもよい。サムネイル画像データの生成の際には、ステップＳ１１０５と同様に、図７のサムネイル設定テーブル７００に記憶されている小サムネイル、中サムネイル、大サムネイルのサムネイルサイズを取得して、各サムネイル画像データを生成する。
【００９３】
また、本実施形態では大中小のサムネイル画像データを生成しているが、これに限定されない。例えば、デフォルトとして表示する小サムネイル画像データと文書データの日時情報から所定期間経過した際に表示する大サムネイル画像データの２種類のサムネイル画像データを生成するように構成してもよい。すなわち、通常表示するための小サムネイル画像データ（経過期間が所定期間内あるいは所定期間よりも短い文書データのサムネイル画像データ）に加え、日時情報から所定期間経過した際に表示する大サムネイル画像データを生成するようにしても良い。
【００９４】
更に、本実施形態では、サムネイル画像データをこのタイミングで生成するように構成しているが、これに限定されない。例えば、通常表示する小サムネイル画像データだけをこのタイミングで生成し、所定期間経過した場合に表示する中サムネイル画像データや大サムネイル画像データは、後述するステップＳ１２０７で生成するように構成することも可能である。
【００９５】
ステップＳ１１０２では、文書管理サーバ１０２のＣＰＵ２０１が、ステップＳ１０１６で取得した文書データに対応するアノテーション情報から座標情報を取得する。ステップＳ１１０３では、文書管理サーバ１０２のＣＰＵ２０１が、取得した座標情報（矩形の左上隅のＸＹ座標、矩形の右下隅のＸＹ座標）を用いて、矩形内にテキストデータを入力したアノテーションをＲＡＭ２０３に描画する。ステップＳ１１０４では、文書管理サーバ１０２のＣＰＵ２０１が、ＲＡＭ２０３に描画したアノテーションを画像ファイルに変換し、アノテーションサムネイル画像データを生成する。
【００９６】
尚、描画したアノテーションが大きい場合は、図７のサムネイル設定テーブル７００のサムネイルサイズ７０３で管理されるアノテーションサムネイルのサイズに縮小したサムネイル画像データを生成する。また、描画したアノテーションが小さい場合は、矩形を拡大し、テキストデータのサイズ（ポイント）を拡大して描画し、サムネイルサイズ７０３のサイズに縮小したサムネイル画像データを生成する。あるいは、描画したアノテーションを画像ファイルに変換し、サムネイルサイズ７０３のサイズに拡大したサムネイル画像データを生成する。アノテーションの内容がユーザに認識できるようにアノテーションサムネイル画像データが生成されれば、上述のサムネイル生成方法に限定されることはない。さらに、アノテーションサムネイル画像データは任意の色を設定し、ユーザが識別しやすいアノテーションサムネイル画像データを生成するように構成することも可能である。
【００９７】
ステップＳ１１０５では、文書管理サーバ１０２のＣＰＵ２０１が、ステップＳ１１０１で生成したサムネイル画像データと、ステップＳ１１０４で生成したアノテーションサムネイル画像データをデータベース１０３に登録する。また、文書管理サーバ１０２のＣＰＵ２０１が、図８の文書管理テーブル８００の文書サムネイル画像名８０５とアノテーションサムネイル画像名８０６を更新する。
【００９８】
図１２はサムネイル表示モードの表示処理のフローチャートである。
【００９９】
ステップＳ１２０１では、クライアント端末１０１のＣＰＵ２０１が、文書管理サーバ１０２へサムネイル一覧要求を行う。その際、クライアント端末１０１で指定されたフォルダ情報（例えば、Ｆｏｌ１）も送信する。
【０１００】
ステップＳ１２０２では、文書管理サーバ１０２のＣＰＵ２０１が、サムネイル一覧要求をクライアント端末１０１から受信する。サムネイル一覧要求を受信すると、文書管理サーバ１０２のＣＰＵ２０１が、文書管理サーバ１０２で管理しているシステム時間から現在の日時を取得する。ステップＳ１２０３では、文書管理サーバ１０２のＣＰＵ２０１が、指定されたフォルダに分類されている文書情報を取得する。具体的には、文書情報として、文書ＩＤ、受信日時、更新日時を取得する。
【０１０１】
ステップＳ１２０４では、文書管理サーバ１０２のＣＰＵ２０１が、現在日時と受信日時から経過日を算出する。尚、更新日時から経過を算出してもよい。つまり、文書データに対応づけられる日時から経過日を算出できればよい。また、前述したように日ではなく、時間であってもよい。ステップＳ１２０５では、文書管理サーバ１０２のＣＰＵ２０１が、図７のサムネイル設定テーブル７００の判定基準日数と経過日を比較する。
【０１０２】
ステップＳ１２０６では、文書管理サーバ１０２のＣＰＵ２０１が、経過日に一致した判定基準日からサムネイル種類を特定する。例えば、経過日が１日であった場合には、中サムネイルが特定できる。ステップＳ１２０７では、文書管理サーバ１０２のＣＰＵ２０１が、特定されたサムネイル種類に従って、ステップＳ１２０３で取得した文書ＩＤに対応する文書データのサムネイル画像データ又はアノテーションサムネイル画像データを取得する。例えば、文書ＩＤが００００１であり、サムネイル種類が中サムネイルである場合には、００００１中サムネイル．ｇｉｆが取得できる。
【０１０３】
ステップＳ１２０８では、文書管理サーバ１０２のＣＰＵ２０１が、取得したサムネイル画像データが、アノテーションサムネイル画像データであるか否かを判定する。判定には、ステップＳ１２０６で特定したサムネイル種類から判定する。尚、ファイル名から特定できる場合にはファイル名から判定してもよい。サムネイル画像データがアノテーションサムネイル画像データである場合（ステップＳ１２０８でＹＥＳ）、ステップＳ１２０９へ処理を移す。一方、サムネイル画像データがアノテーションサムネイル画像データでない場合（ステップＳ１２０８でＮＯ）、ステップＳ１２１０へ処理を移す。
【０１０４】
ステップＳ１２０９では、文書管理サーバ１０２のＣＰＵ２０１が、文書ＩＤに従って、大サムネイル画像データを取得する。ステップＳ１２０７で取得したアノテーションサムネイル画像データと、取得した大サムネイル画像データを対応付ける。対応付けは、例えば、マルチＴＩＦＦにする。マルチＴＩＦＦで対応付ける以外に、ファイル名で対応付くような構成であってもよい。
【０１０５】
通常、アノテーションサムネイル画像データをクライアント端末１０１で表示した場合、文書の全体を把握することができない。そこで、大サムネイル画像データを取得して、後述するステップＳ１２１１でアノテーションサムネイル画像データとともにクライアント端末１０１へ送信する。これにより、クライアント端末１０１でアノテーションサムネイル画像データから大サムネイル画像データに簡易的に切り換え、文書の全体を把握させることができる。
【０１０６】
ステップＳ１２１０では、文書管理サーバ１０２のＣＰＵ２０１が、フォルダ内の全ての文書データのサムネイル画像データを取得したか否かを判定する。全ての文書データに対するサムネイル画像データを取得した場合（ステップＳ１２１０でＹＥＳ）、ステップＳ１２１１へ処理を移す。一方、全ての文書に対するサムネイル画像データを取得していない場合（ステップＳ１２１０でＮＯ）、ステップＳ１２０３に戻り、次の文書情報を取得する。ステップＳ１２１１では、文書管理サーバ１０２のＣＰＵ２０１が、取得したサムネイル画像データをクライアント端末１０１へ送信する。
【０１０７】
ステップＳ１２１２では、クライアント端末１０１のＣＰＵ２０１が、サムネイル画像データを文書管理サーバ１０２から受信する。ステップＳ１２１３では、クライアント端末１０１のＣＰＵ２０１が、受信したサムネイル画像データを、指定されたソート条件に従って、文書一覧表示画面５００に表示する。
【０１０８】
ここで、サムネイル画像を表示した文書一覧表示画面１４００の一例を、図１４（ａ）に示す。１４０１は文書１のアノテーションサムネイル画像を表示した例であり、１４０２は文書２の大サムネイル画像を表示した例であり、１４０３は文書３の中サムネイル画像を表示した例である。１４０４は文書４〜６それぞれの小サムネイル画像を表示した例である。
【０１０９】
また、文書一覧として表示する各文書のソート条件は、デフォルトでは受信日時であるため、図１４では、受信日時順ボタン１４０８及び格納日時順ボタン１４０９の内、受信日時順ボタン１４０８が選択されている状態を示している。
【０１１０】
図１４のサムネイル表示モードでは、文書一覧表示画面５００に表示される大サムネイル画像あるいはアノテーションサムネイル画像は、それぞれ対応するアノテーションサムネイル画像あるいは大サムネイル画像に切り換えることができる。そこで、この切換処理について、図１３を用いて説明する。
【０１１１】
図１３はアノテーションサムネイル画像の切換処理のフローチャートである。
【０１１２】
ステップＳ１３０１では、クライアント端末１０１のＣＰＵ２０１が、表示されているサムネイル画像がユーザの操作によって実行指示（ダブルクリック）されたか否かを判定する。実行指示された場合（ステップＳ１３０１でＹＥＳ）、ステップＳ１００７へ処理を移す。一方、実行指示されていない場合（ステップＳ１３０１でＮＯ）、ステップＳ１３０２へ処理を移す。
【０１１３】
ステップＳ１３０２では、クライアント端末１０１のＣＰＵ２０１が、アノテーションサムネイル画像に対して指示（クリック或いはフォーカスがあたる）されたか否かを判定する。指示された場合（ステップＳ１３０２でＹＥＳ）、ステップＳ１３０３へ処理を移す。一方、指示されていない場合（ステップＳ１３０２でＮＯ）、指示待ちとして、ステップＳ１３０１へ処理を移す。
【０１１４】
ステップＳ１３０３では、クライアント端末１０１のＣＰＵ２０１が、ステップＳ１２１２で受信したアノテーションサムネイル画像データに対応する大サムネイル画像データを取得する。ステップＳ１３０４では、クライアント端末１０１のＣＰＵ２０１が、取得したアノテーションサムネイル画像データを用いて、文書一覧表示画面５００に表示されているアノテーションサムネイル画像を大サムネイル画像に切り換えて表示する。例えば、アノテーション画像１４０６（図１４（ｂ））から、大サムネイル画像１４０５（図１４（ｃ））へ切り換える。
【０１１５】
ステップＳ１３０５では、クライアント端末１０１のＣＰＵ２０１が、アノテーションサムネイル画像へ戻すか否か判定する。戻すか否かの判定は、大サムネイル画像に対して指示（クリック或いはフォーカスが解除）されたか否かで判定する。アノテーションサムネイル画像へ戻す場合（ステップＳ１３０５でＹＥＳ）、ステップＳ１３０６へ処理を移す。一方、アノテーションサムネイル画像へ戻さない場合（ステップＳ１３０５でＮＯ）、指示されるまで待機する。尚、待機中にサムネイル画像がダブルクリックされた場合には、ステップＳ１３０１からステップＳ１００７へ処理を移す。
【０１１６】
ステップＳ１３０６では、クライアント端末１０１のＣＰＵ２０１が、大サムネイル画像に対応するアノテーションサムネイル画像（ステップＳ１２１３で表示したアノテーションサムネイル画像）を取得する。ステップＳ１３０７では、クライアント端末１０１のＣＰＵ２０１が、大サムネイル画像から、取得したアノテーションサムネイル画像に切り換えて表示する。
【０１１７】
ステップＳ１３０８では、クライアント端末１０１のＣＰＵ２０１が、表示処理を終了したか否かを判定する。表示処理を終了（クライアントアプリケーション終了等）した場合（ステップＳ１３０８でＹＥＳ）、処理を終了する。一方、終了していない場合（ステップＳ１３０８でＮＯ）、ステップＳ１３０１へ処理を移し、ユーザからの指示待ちとなる。
【０１１８】
尚、本実施形態では、図１４のサムネイル画像の表示例を用いて説明しているが、図１５のサムネイル画像のように、順序として後の方に配置されている文書のサムネイル画像をアノテーションサムネイル画像１５０１で表示することも可能である。
【０１１９】
これは、特に、アプリケーションの仕様上、フォルダに格納された格納日時順でサムネイル画像がソートされる場合がある。つまり、ソート条件の変更として、受信日時順ボタン１５０２が選択された状態から、図１５のように、格納日時順ボタン１５０３が選択される場合がある。この場合、他の担当者のフォルダに一度振り分けられた文書が間違っていると、本来の担当者のフォルダに移動する。そうすると、受信日時が古いにも関わらず、格納日時順にソートされてしまうため、サムネイル画像は順序として後の方に配置されてしまう。
【０１２０】
このように、ソート条件が格納日時順にソートしてサムネイル画像を表示する場合、図１５のように、サムネイル画像を経過日数や経過時間によってサイズの異なるサムネイル画像に切り換えたり、更には、アノテーションサムネイル画像１５０１に切り換える。つまり、格納日時順でソートされることによって、文書一覧表示領域中で後方に配置された文書についてもユーザが認識しやすくなり、処理漏れを防ぐことができる。このように、図１５は、ソート条件として格納日時順ボタン１５０３が指定されている状態で、順序として後方に配置されたサムネイル画像をアノテーションサムネイル画像で表示した例を示している。
【０１２１】
尚、例えば、文書を別のフォルダに移動した場合には、経過日数に限らず、アノテーションサムネイル画像を表示するようにすることもできる。この場合、文書管理テーブル８００に、フォルダ移動フラグを設ける。そして、フォルダ移動フラグのある文書のサムネイル画像をステップＳ１２０７で取得する際には、ステップＳ１２０６で特定したサムネイル種類ではなく、アノテーションサムネイル画像を取得するように構成する。
【０１２２】
上述の構成をとると、フォルダが移動する場合に、初めの担当者が文書にアノテーションを付加する。そして、そのアノテーションに依頼事項（例えば、「処理をお願いします。」）を入力して、フォルダ移動すると、依頼事項が入力されたアノテーションサムネイル画像が大きく表示されるので、フォルダ移動された文書をフォルダの担当者がすぐに認識でき、業務効率を上げることができる。
【０１２３】
本実施形態では、クライアント端末１０１に文書管理サーバ１０２のアプリケーションと通信して実行するクライアントアプリケーションを想定したクライアントサーバ型の構成としているが、これに限定されない。例えば、文書管理サーバ１０２のアプリケーションをＷｅｂアプリケーションとして、文書管理サーバ１０２でクライアント端末１０１のブラウザで表示する画面を生成して、クライアント端末１０１に送信するＷｅｂシステム型の構成であってもよい。
【０１２４】
以上説明したように、本実施形態によれば、登録された文書をサムネイル画像表示する際に、文書の経過した期間によってサイズの異なるサムネイル画像を表示することで、ユーザに対して処理対象の文書を容易に認識、識別可能にすることができる。これにより、例えば、ＦＡＸ受信した画像に対しての返信処理の漏れを防ぐ（未処理文書を減らす）ことが可能となり、業務効率をあげることができる。
【０１２５】
尚、上述した各種データの構成及びその内容はこれに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。
【０１２６】
以上、一実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施態様をとることが可能である。具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【０１２７】
また、本発明におけるプログラムは、図９〜図１３に示すフローチャートの処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムであり、本発明の記憶媒体は図９〜図１３の処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムが記憶されている。尚、本発明におけるプログラムは図９〜図１３の各装置の処理方法ごとのプログラムであってもよい。
【０１２８】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給する。そして、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【０１２９】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。
【０１３０】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＯＭがある。更には、記録媒体として、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、シリコンディスク、ソリッドステートドライブ等を用いることができる。
【０１３１】
また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけではない。例えば、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１３２】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込む。その後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１３３】
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１３４】
さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１３５】
尚、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【符号の説明】
【０１３６】
１０１  クライアント端末
１０２  文書管理サーバ
１０３  データベース
１０４  ＬＡＮ
１０５  複合機
４０１  サムネイル画像生成部
４０２  日時情報取得部
４０３  経過期間算出部
４０４  サムネイル画像取得部
４０５  サムネイル画像送信部
４０６  サムネイル画像受信部
４０７  表示制御部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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