(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
印刷データと当該印刷データの個別印刷を許可するユーザの情報とを紐付けて管理する管理手段と、
前記ユーザから個別印刷要求を受け付けると、前記管理手段で当該ユーザと紐付けて管理されている印刷データであって、前記ユーザから個別印刷要求を受け付けた印刷データの印刷ジョブを生成する個別印刷ジョブ生成手段と、
前記個別印刷ジョブ生成手段により前記印刷ジョブを生成した後に、前記個別印刷要求を行ったユーザを、当該ユーザが個別印刷要求を行った印刷データの印刷済みユーザとして記憶する記憶手段と、
印刷データの一括印刷要求を受け付けると、前記管理手段で管理されている当該一括印刷要求を受け付けた印刷データの個別印刷を許可するユーザの情報と、前記記憶手段に記憶されている当該一括印刷要求を受け付けた印刷データの印刷済みユーザの情報とに従って、一括印刷時の前記印刷データの印刷部数を決定する決定手段と、
一括印刷要求を受け付けた前記印刷データを、前記決定手段で決定した印刷部数分印刷するための印刷ジョブを生成する一括印刷ジョブ生成手段と、
前記個別印刷要求に従って前記個別印刷ジョブ生成手段で生成した印刷ジョブが印刷される前に、前記個別印刷要求を受け付けた印刷データと同一の印刷データの一括印刷要求に従って前記一括印刷ジョブ生成手段で当該印刷データの印刷ジョブを生成した場合に、前記個別印刷要求に従って生成した印刷ジョブを削除する削除手段と
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記個別印刷ジョブ生成手段で生成した印刷ジョブを印刷装置に送信する送信手段を更に備え、
前記削除手段は、前記個別印刷要求に従って前記個別印刷ジョブ生成手段で生成した印刷ジョブを前記送信手段により印刷装置に送信する前に、前記個別印刷要求に従って生成した印刷ジョブを削除することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記一括印刷ジョブ生成手段により一括印刷要求を受け付けた印刷データの印刷ジョブを生成した場合に、前記個別印刷ジョブ生成手段は、前記管理手段で管理されている当該印刷データの個別印刷を許可するユーザから、当該印刷データの個別印刷要求がなされても当該印刷データの印刷ジョブを生成しないことを特徴とする請求項１または２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記決定手段は、前記印刷データの個別印刷を許可するユーザの情報によって特定される前記印刷データを印刷すべき部数から、前記記憶手段で記憶されている当該印刷データを印刷済みユーザの情報によって特定される当該印刷データの印刷済み部数を除いた部数を、当該印刷データの印刷部数として決定することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記印刷データは、会議で使用する会議資料であり、前記印刷データの個別印刷を許可するユーザの情報とは、前記会議に参加するユーザの情報であることを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項６】
会議に参加するユーザから当該会議の参加可否情報を受け付ける参加可否情報受付手段を更に備え、
前記記憶手段は、前記参加可否情報受付手段で受け付けた前記参加可否情報を更に記憶し、
前記決定手段は、会議資料の一括印刷要求を受け付けると、前記管理手段で管理されている当該会議資料の一括印刷要求を受け付けた会議に参加するユーザの情報と、前記記憶手段に記憶されている前記会議に参加するユーザからの当該会議の参加可否情報と、前記記憶手段に記憶されている当該会議資料を印刷済みユーザの情報とに従って、前記会議資料の印刷部数を決定することを特徴する請求項５に記載の情報処理装置。
【請求項７】
印刷データと当該印刷データの個別印刷を許可するユーザの情報とを紐付けて管理する管理手段を備える情報処理装置によって行われる情報処理方法であって、
前記情報処理装置の個別印刷ジョブ生成手段が、前記ユーザから個別印刷要求を受け付けると、前記管理手段で当該ユーザと紐付けて管理されている印刷データであって、前記ユーザから個別印刷要求を受け付けた印刷データの印刷ジョブを生成する個別印刷ジョブ生成工程と、
前記情報処理装置の記憶手段が、前記生成工程により前記印刷ジョブを生成した後に、前記個別印刷要求を行ったユーザを、当該ユーザが個別印刷要求を行った印刷データの印刷済みユーザとして記憶する記憶工程と、
前記情報処理装置の決定手段が、印刷データの一括印刷要求を受け付けると、前記管理手段で管理されている当該一括印刷要求を受け付けた印刷データの個別印刷を許可するユーザの情報と、前記記憶工程で記憶されている当該一括印刷要求を受け付けた印刷データの印刷済みユーザの情報とに従って、一括印刷時の前記印刷データの印刷部数を決定する決定工程と、
前記情報処理装置の一括印刷ジョブ生成手段が、一括印刷要求を受け付けた前記印刷データを、前記決定工程で決定した印刷部数分印刷するための印刷ジョブを生成する一括印刷ジョブ生成工程と、
前記情報処理装置の削除手段が、前記個別印刷要求に従って前記個別印刷ジョブ生成工程で生成した印刷ジョブが印刷される前に、前記個別印刷要求を受け付けた印刷データと同一の印刷データの一括印刷要求に従って前記一括印刷ジョブ生成工程で当該印刷データの印刷ジョブを生成した場合に、前記個別印刷要求に従って生成した印刷ジョブを削除する削除工程と
を備えることを特徴とする情報処理方法。
【請求項８】
コンピュータを、請求項１乃至６のいずれか１項に記載の情報処理装置の各手段として機能させるためのコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置、情報処理方法、及びコンピュータプログラムに関し、特に、印刷データの個別印刷を許可するユーザの印刷データの印刷状況を的確に管理し、無駄の少ない印刷データの印刷を行うことが可能な仕組みに関する。
【背景技術】
【０００２】
企業等では、日々様々な会議が行われており、会議で使用する使用を会議主催者が用意することが一般的である。しかし、会議資料は事前に配布されることも多く、会議参加者がその会議資料を印刷し、持参することも多い。
【０００３】
特許文献１には、会議に参加する参加者の人数に応じて、会議資料の印刷部数を決定することで無駄な印刷処理を抑制する技術が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００５−２２２４６７号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
前述したとおり、会議参加者の中には、自らが印刷出力した会議資料を持参し会議に参加することもある。これでは会議参加者の人数に応じて会議資料を印刷しても、想定よりもあまりが多く出てしまい結局印刷の無駄になってしまっていた。
【０００６】
会議主催者は、参加者による会議資料を事前に配布した資料の印刷状況を把握できていなかったので、当日会議参加者が会議資料を印刷して持参することを事前に把握することができなかった。それが無駄な会議資料の印刷を行うことにつながってしまい、コスト的にも問題となっている。
【０００７】
本発明は、印刷データの個別印刷を許可するユーザの印刷データの印刷状況を的確に管理し、無駄の少ない印刷データの印刷を行うことが可能な仕組みを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明は、印刷データと当該印刷データの個別印刷を許可するユーザの情報とを紐付けて管理する管理手段と、前記ユーザから個別印刷要求を受け付けると、前記管理手段で当該ユーザと紐付けて管理されている印刷データであって、前記ユーザから個別印刷要求を受け付けた印刷データの印刷ジョブを生成する個別印刷ジョブ生成手段と、前記個別印刷ジョブ生成手段により前記印刷ジョブを生成した後に、前記個別印刷要求を行ったユーザを、当該ユーザが個別印刷要求を行った印刷データの印刷済みユーザとして記憶する記憶手段と、印刷データの一括印刷要求を受け付けると、前記管理手段で管理されている当該一括印刷要求を受け付けた印刷データの個別印刷を許可するユーザの情報と、前記記憶手段に記憶されている当該一括印刷要求を受け付けた印刷データの印刷済みユーザの情報とに従って、一括印刷時の前記印刷データの印刷部数を決定する決定手段と、一括印刷要求を受け付けた前記印刷データを、前記決定手段で決定した印刷部数分印刷するための印刷ジョブを生成する一括印刷ジョブ生成手段と、前記個別印刷要求に従って前記個別印刷ジョブ生成手段で生成した印刷ジョブが印刷される前に、前記個別印刷要求を受け付けた印刷データと同一の印刷データの一括印刷要求に従って前記一括印刷ジョブ生成手段で当該印刷データの印刷ジョブを生成した場合に、前記個別印刷要求に従って生成した印刷ジョブを削除する削除手段とを備えることを特徴とする。
【０００９】
また、本発明は、印刷データと当該印刷データの個別印刷を許可するユーザの情報とを紐付けて管理する管理手段を備える情報処理装置によって行われる情報処理方法であって、前記情報処理装置の個別印刷ジョブ生成手段が、前記ユーザから個別印刷要求を受け付けると、前記管理手段で当該ユーザと紐付けて管理されている印刷データであって、前記ユーザから個別印刷要求を受け付けた印刷データの印刷ジョブを生成する個別印刷ジョブ生成工程と、前記情報処理装置の記憶手段が、前記生成工程により前記印刷ジョブを生成した後に、前記個別印刷要求を行ったユーザを、当該ユーザが個別印刷要求を行った印刷データの印刷済みユーザとして記憶する記憶工程と、前記情報処理装置の決定手段が、印刷データの一括印刷要求を受け付けると、前記管理手段で管理されている当該一括印刷要求を受け付けた印刷データの個別印刷を許可するユーザの情報と、前記記憶工程で記憶されている当該一括印刷要求を受け付けた印刷データの印刷済みユーザの情報とに従って、一括印刷時の前記印刷データの印刷部数を決定する決定工程と、前記情報処理装置の一括印刷ジョブ生成手段が、一括印刷要求を受け付けた前記印刷データを、前記決定工程で決定した印刷部数分印刷するための印刷ジョブを生成する一括印刷ジョブ生成工程と、前記情報処理装置の削除手段が、前記個別印刷要求に従って前記個別印刷ジョブ生成工程で生成した印刷ジョブが印刷される前に、前記個別印刷要求を受け付けた印刷データと同一の印刷データの一括印刷要求に従って前記一括印刷ジョブ生成工程で当該印刷データの印刷ジョブを生成した場合に、前記個別印刷要求に従って生成した印刷ジョブを削除する削除工程とを備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、印刷データの個別印刷を許可するユーザの印刷データの印刷状況を的確に管理して、無駄の少ない印刷データの印刷処理を行うことが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】本発明の情報処理システムのシステム構成の一例を示す図である。
【図２】図１の管理サーバ１０１のハードウェア構成の一例を示す図である。
【図３】図１の複合機１０２のハードウェア構成の一例を示す図である。
【図４】本発明の情報処理システムによって行われる会議情報登録処理を示すフローチャートである。
【図５】本発明の情報処理システムによって行われる印刷ジョブ作成処理（参加者）を示すフローチャートである。
【図６】本発明の情報処理システムによって行われる印刷ジョブ作成処理（会議主催者）を示すフローチャートである。
【図７】本発明の情報処理システムによって行われる印刷処理を示すフローチャートである。
【図８】管理サーバ１０１に外部メモリ２１１に記憶されている各種データベース（ＤＢ）のデータ構成の一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１３】
以下、図面を参照して、本発明の実施の形態の一例について説明する。
【００１４】
図１は、本発明の情報処理システムの構成の一例を示す図である。図１に示すように、本発明の情報処理システムは、管理サーバ１０１、クライアント装置１０２−１、１０２−２（以下、まとめてクライアント装置１０２とする）、複合機１０３−１、１０３−２(以下、まとめて複合機１０３とする)、ＬＡＮ等のネットワーク１０４を備えて構成されている。
【００１５】
管理サーバ１０１は、開催される会議情報を記憶管理するとともに、クライアント装置１０２から会議で使用する会議資料の印刷要求を受け付けると、印刷ジョブデータを作成し、印刷要求を行ったユーザ情報と対応付けて登録する。また、複合機１０３からの印刷ジョブデータの印刷処理を受け付けると、指定された印刷ジョブデータを複合機１０３に対して送信する。そして、複合機１０３から印刷終了情報を受け付けると、印刷履歴情報の更新を行う。
【００１６】
クライアント装置１０２は、会議の主催者が管理サーバ１０１に会議情報の登録要求を行うために、また、会議主催者や会議参加者が会議資料の印刷要求を行うために使用される。
【００１７】
複合機１０３は、会議資料の印刷処理を行う。また、会議資料の印刷処理が終了すると、印刷履歴情報の更新要求を管理サーバ１０１に対して行う。
【００１８】
ネットワーク１０４は、上記した各装置を相互に通信可能に接続するためのネットワークであり、その接続形態は有線／無線を問わない。以上が本発明の情報処理システムの構成の一例の説明である。
【００１９】
次に、図２を参照して、図１の管理サーバ１０１のハードウェア構成の一例について説明する。
【００２０】
図２において、２０１はＣＰＵで、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０３あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Basic Input / Output System）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、各サーバ或いは各ＰＣの実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。
【００２１】
２０２はＲＡＭで、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ２０３あるいは外部メモリ２１１からＲＡＭ２０２にロードして、ロードした該当プログラムを実行することで各種動作を実現するものである。
【００２２】
また、２０５は入力コントローラで、キーボードやポインティングデバイス等の入力装置２０９からの入力を制御する。２０６はビデオコントローラで、ディスプレイ装置２１０等の表示器への表示を制御する。これらは必要に応じて操作者が使用するものである。
【００２３】
２０７はメモリコントローラで、ブートプログラム，各種のアプリケーション，フォントデータ，ユーザファイル，編集ファイル，各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）や、フレキシブルディスク（ＦＤ）、或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。
【００２４】
２０８は通信Ｉ／Ｆ（インタフェース）コントローラで、ネットワーク（例えば、図１に示したＬＡＮ１０４）を介して外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いた通信等が可能である。
【００２５】
なお、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０２内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ディスプレイ装置２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ディスプレイ装置２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
【００２６】
本発明を実現するための後述するフローチャートに示す各ステップの処理は、コンピュータで読み取り実行可能なプログラムにより実行され、そのプログラムは外部メモリ２１１に記録されている。そして、必要に応じてＲＡＭ２０２にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。さらに、上記プログラムの実行時に用いられる定義ファイル及び各種情報テーブル等も、外部メモリ２１１に格納されており、これらについての詳細な説明も後述する。以上が図１の管理サーバ１０１に適用可能な情報処理装置のハードウェア構成の一例の説明である。
【００２７】
次に、図３を参照して、図１の複合機１０３のハードウェア構成について説明する。図３は、図１の複合機１０３のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。
【００２８】
図３において、３１６はコントローラユニットで、画像入力デバイスとして機能するスキャナ３１４や、画像出力デバイスとして機能するプリンタ部３１２と接続する一方、ＬＡＮ（例えば、図１に示したネットワーク１０４）や公衆回線（ＷＡＮ）（例えば、ＰＳＴＮまたはＩＳＤＮ等）と接続することで、画像データやデバイス情報の入出力を行う。
【００２９】
コントローラユニット３１６において、３０１はＣＰＵで、システム全体を制御するプロセッサである。３０２はＲＡＭで、ＣＰＵ３０１が動作するためのシステムワークメモリであり、プログラムを記録するためのプログラムメモリや、画像データを一時記録するための画像メモリでもある。
【００３０】
３０３はＲＯＭで、システムのブートプログラムや各種制御プログラムが格納されている。３０４はハードディスクドライブ（ＨＤＤ）で、システムを制御するための各種プログラム，画像データ等を格納する。例えば、電子メールの送受信を行うためのプログラムはこのハードディスクドライブ（ＨＤＤ）に記憶されており、必要に応じてＣＰＵ３０１によりＲＡＭ３０２にロードされ、ロードしたプログラムによる制御により、後述するフローチャートに記載の処理を実行することになる。
【００３１】
３０７は操作部インタフェース（操作部Ｉ／Ｆ）で、操作部３０８とのインタフェース部である。また、操作部Ｉ／Ｆ３０７は、操作部３０８から入力したキー情報（例えば、スタートボタンの押下）をＣＰＵ３０１に伝える役割をする。
【００３２】
３０５はネットワークインタフェース（ネットワークＩ／Ｆ）で、ＬＡＮ１０３等のネットワークに接続し、データの入出力を行う。３０６はモデムで、公衆回線に接続し、ＦＡＸの送受信等のデータの入出力を行う。
【００３３】
３１８は外部インタフェース（外部Ｉ／Ｆ）で、ＵＳＢ、ＩＥＥＥ１３９４，プリンタポート，ＲＳ−２３２Ｃ等の外部入力を受け付けるＩ／Ｆ部であり、本実施形態においてはユーザの認証を行う際に必要となる非接触ＩＣカード（記憶媒体）の読み取り用のカードリーダ３１９が外部Ｉ／Ｆ部３１８に接続されている。そして、ＣＰＵ３０１は、この外部Ｉ／Ｆ３１８を介してカードリーダ３１９によるＩＣカードからの情報読み取りを制御し、該ＩＣカードから読み取られた情報を取得可能である。以上のデバイスがシステムバス３０９上に配置される。
【００３４】
３２０はイメージバスインタフェース（イメージバスＩ／Ｆ）であり、システムバス３０９と画像データを高速で転送する画像バス３１５とを接続し、データ構造を変換するバスブリッジである。画像バス３１５は、ＰＣＩバスまたはＩＥＥＥ１３９４で構成される。画像バス３１５上には以下のデバイスが配置される。
【００３５】
３１０はラスタイメージプロセッサ（ＲＩＰ）で、例えば、ＰＤＬコード等のベクトルデータをビットマップイメージに展開する。３１１はプリンタインタフェース（プリンタＩ／Ｆ）で、プリンタ部３１２とコントローラユニット３１６を接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。また、３１３はスキャナインタフェース（スキャナＩ／Ｆ）で、スキャナ３１４とコントローラユニット３１６を接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。
【００３６】
３１７は画像処理部で、入力画像データに対し補正、加工、編集を行ったり、プリント出力画像データに対して、プリンタの補正、解像度変換等を行ったりする。また、これに加えて、画像処理部３１７は、画像データの回転や、多値画像データに対してはＪＰＥＧ、２値画像データはＪＢＩＧ、ＭＭＲ、ＭＨ等の圧縮伸張処理を行う。そして、この画像処理部３１７は、スキャナ部３１４を駆動して画像読み取りされた画像データを画像処理して、ファイル出力可能な形式（例えば、ＰＤＦ形式ファイル）に変換し、ＣＰＵ３０１と連携して、ネットワークＩ／Ｆ３０５を介して、外部装置に画像データのファイルを送
信することができる。
【００３７】
スキャナ部３１４は、原稿となる紙上の画像を照明し、ＣＣＤラインセンサで走査することで、ラスタイメージデータとして電気信号に変換する。原稿用紙は原稿フィーダのトレイにセットし、装置使用者が操作部３０８から読み取り起動指示することにより、ＣＰＵ３０１がスキャナ３１４に指示を与え、フィーダは原稿用紙を１枚ずつフィードし原稿画像の読み取り動作を行う。
【００３８】
プリンタ部３１２は、ラスタイメージデータを用紙上の画像に変換する部分であり、その方式は感光体ドラムや感光体ベルトを用いた電子写真方式、微少ノズルアレイからインクを吐出して用紙上に直接画像を印字するインクジェット方式等があるが、どの方式でも構わない。プリント動作の起動は、ＣＰＵ３０１からの指示によって開始する。なお、プリンタ部３１２には、異なる用紙サイズまたは異なる用紙向きを選択できるように複数の給紙段を持ち、それに対応した用紙カセットがある。
【００３９】
操作部３０８は、ＬＣＤ表示部を有し、ＬＣＤ上にタッチパネルシートが貼られており、システムの操作画面を表示するとともに、表示してあるキーが押されるとその位置情報を操作部Ｉ／Ｆ３０７を介してＣＰＵ３０１に伝える。また、操作部３０８は、各種操作キーとして、例えば、スタートキー、ストップキー、ＩＤキー、リセットキー等を備える。
【００４０】
ここで、操作部３０８のスタートキーは、原稿画像の読み取り動作を開始する時などに用いる。スタートキーの中央部には、緑と赤の２色ＬＥＤがあり、その色によってスタートキーが使える状態にあるかどうかを示す。また、操作部３０８のストップキーは、稼働中の動作を止める働きをする。また、操作部３０８のＩＤキーは、使用者のユーザＩＤを入力する時に用いる。リセットキーは、操作部からの設定を初期化する時に用いる。
【００４１】
カードリーダ３１９は、ＣＰＵ３０１からの制御により、非接触ＩＣカードに記憶されている情報を読み取り、該読み取った情報を外部Ｉ／Ｆ３１８を介してＣＰＵ３０１へ通知する。以上が複合機１０３のハードウェア構成である。
【００４２】
次に、図４を参照して本発明の情報処理システムによって行われる会議情報登録処理について説明する。この処理は、クライアント装置１０２から管理サーバ１０１に対して会議情報の登録要求がなされた際に行われる処理である。
【００４３】
クライアント装置１０２から管理サーバ１０１に対して、会議情報の登録要求がなされると、管理サーバ１０１は、クライアント装置１０２に対して、不図示の会議情報入力画面を表示するための画面情報を送信する。そして、その画面情報に基づきクライアント装置１０２にディスプレイ装置に表示される会議情報入力画面を介して入力される会議情報、当該会議で使用する会議資料をクライアント装置１０２のＣＰＵ２０１は管理サーバ１０１に対して送信する。会議情報としては、例えば、会議開催日時、使用資料数、使用資料、関係者人数、等の入力を受け付け、それらを管理サーバ１０１に対して送信することになる。
【００４４】
管理サーバ１０１はクライアント装置１０２から受信した会議情報、会議資料を会議情報ＤＢ８００、会議資料ＤＢ８１０に登録する（ステップＳ４０１）。
【００４５】
ここで、図８を参照して、管理サーバ１０１に記憶されている各種のデータベース（ＤＢ）のデータ構成について説明する。
【００４６】
管理サーバ１０１の外部メモリ２１１には会議情報ＤＢ８００、会議資料ＤＢ８１０、ユーザ情報ＤＢ８２０、印刷ジョブＤＢ８３０、印刷履歴情報ＤＢ８４０、会議参加状況ＤＢ８５０を備えている。
【００４７】
会議情報ＤＢ８００は、開催される会議の情報を管理するデータベースであって、データ項目として会議ＩＤ８０１、開催日時８０２、使用会議資料数８０３、会議資料情報８０４、関係者人数８０５、関係者情報８０６を備えている。尚、会議資料情報８０４は使用会議資料数、関係者情報８０６は関係者人数分登録される。
【００４８】
会議資料ＤＢ８１０は、会議で使用される会議資料を管理するデータベースであって、データ項目として会議資料ＩＤ８１１、ファイル名（パス名）８１２を備えている。
【００４９】
ユーザＤＢ８２０は、会議に参加するユーザ情報を管理するデータベースであって、データ項目として、ユーザＩＤ８２１、ユーザ名８２２、所属部署８２３、メールアドレス８２４等を備えている。
【００５０】
印刷ジョブＤＢ８３０は、会議参加者からの会議資料の印刷要求を受け付けることで作成される印刷ジョブデータを管理するデータベースであって、会議資料ＩＤ８３１、ユーザＩＤ８３２、印刷部数８３３を備えている。
【００５１】
印刷履歴情報ＤＢ８４０は、会議参加者の会議資料の印刷状況を管理するためのデータベースであって、会議資料ＩＤ８４１、ユーザＩＤ８４２、印刷日時８４３を備えている。
【００５２】
会議参加状況ＤＢ８５０は、会議関係者の会議への参加／不参加の予定を管理するデータベースであって、会議ＩＤ８５１、ユーザＩＤ８５２、参加／不参加８５３を備えている。以上が、管理サーバ１０１の外部メモリ２１１に記憶されている各種のデータベースのデータ構成の説明である。
【００５３】
図４の説明に戻る。ステップＳ４０１の処理終了後、管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、会議情報ＤＢ８００の会議関係者に登録した全てのユーザに対して、会議の開催通知を送信する（ステップＳ４０２）。開催通知を受信した会議の関係者は、クライアント装置１０２を用いて、管理サーバ１０１に対して、会議への参加可否情報を送信することになる。
【００５４】
管理サーバ１０１は、クライアント装置１０２からユーザの会議への参加可否情報を受信すると（ステップＳ４０３でＹＥＳ）、その情報を会議参加状況ＤＢ８５０に登録する（ステップＳ４０４）。そして、ステップＳ４０３、Ｓ４０４の処理をステップＳ４０５の終了判定処理で管理サーバ１０１がＹＥＳと判定するまで行うことになる。
【００５５】
次に、図５を参照して、本発明の情報処理システムによって行われる印刷ジョブ作成処理（参加者）について説明する。この処理はクライアント装置１０２からの会議資料印刷要求に応じて行われる処理である。
【００５６】
まず、管理サーバ１０１は、クライアント装置１０２を操作するユーザの特定処理を行う（ステップＳ５０１）。その後、資料を印刷する会議の指定情報をクライアント装置１０２から受け付ける（ステップＳ５０２）。
【００５７】
会議の指定情報をクライアント装置１０２から受け付けると、その会議資料が会議の主催者により既に行われているかを、印刷履歴情報ＤＢ８４０を参照して確認する（ステップＳ５０３）。
【００５８】
その確認の結果、既に会議の主催者により資料の印刷処理が行われていると判定した場合には（ステップＳ５０４でＹＥＳ）、本処理を終了する。一方、会議の主催者による会議資料の印刷処理がまだ行われていないと判定した場合には（ステップＳ５０４でＮＯ、処理をステップＳ５０５に進める。
【００５９】
その後、クライアント装置１０２からの印刷指示を受信すると（ステップＳ５０５でＹＥＳ）、印刷ジョブデータを作成し（ステップＳ５０６）、作成した印刷ジョブデータを印刷ジョブＤＢに登録する（ステップＳ５０７）。以上が、印刷ジョブ作成処理（参加者）である。
【００６０】
次に、図６を参照して、印刷ジョブ作成処理（主催者）について説明する。まず管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は主催者が使用するクライアント装置１０２から印刷する会議資料の選択を受け付けると（ステップＳ６０１）、会議参加者による当該会議資料の印刷状況を確認する。この処理により、既に印刷されている会議資料の印刷部数を特定することになる。
【００６１】
そして、当該会議の参加者数を会議参加条項ＤＢを参照して特定し、その参加者数と既に会議参加者のより印刷されている当該会議資料の印刷部数とから不足部数を算出する（ステップＳ６０３）。
【００６２】
そして、当該会議資料の印刷ジョブを生成し（ステップＳ６０４）、作成した印刷ジョブを印刷ジョブＤＢ８３０に登録する（ステップＳ６０５）。この時、印刷部数８３３にはステップＳ６０３で算出された不足部数が登録される。尚、予め予備部数が設定されている場合には、不足部数＋予備部数で導出される数が印刷部数８３３に登録されることになる。
【００６３】
ステップＳ６０５で印刷ジョブＤＢ８３０に印刷ジョブを登録後、印刷ジョブＤＢ８３０にステップＳ６０５で登録した以外の当該印刷データの印刷ジョブが登録されているかを判定し（ステップＳ６０６）、登録されている（ＹＥＳ）と判定した場合には、その印刷ジョブデータを削除する（ステップＳ６０７）。
【００６４】
ステップＳ６０３で既に複合機１０２での印刷処理が済んだ印刷部数をもとに不足部数を算出するので、ステップＳ６０７の処理では、作成されたがまだ印刷処理が実施されていない印刷ジョブを削除することにより、無駄な印刷を抑制するようにしている。
【００６５】
以上が、印刷ジョブ作成処理（主催者）の説明である。
【００６６】
次に、図７を参照して、本発明の情報処理システムによって行われる会議資料の印刷処理について説明する。
【００６７】
まず、複合機１０３のＣＰＵ３０１は、複合機１０３を使用するユーザを特定する（ステップＳ７０１）。例えば、ユーザが所有するＩＣカードをＩＣカードリーダにかざすことによりカード情報を用いた認証処理等により、ユーザを特定することになる。
【００６８】
ユーザ特定後、複合機１０３のＣＰＵ３０１は、管理サーバ１０１に対して当該ユーザの印刷ジョブデータを要求することになる。
【００６９】
この印刷ジョブデータの要求に応じて管理サーバ１０１から送信される情報に従って、当該ユーザの印刷ジョブデータが印刷ジョブＤＢに登録されているかを判定する（ステップＳ７０２）。この時、印刷ジョブデータが登録されている場合にはその一覧情報が管理サーバ１０１から送信され、登録されていない場合には、その旨の通知がされることになる。
【００７０】
ステップＳ７０２の判定処理で、当該ユーザの印刷ジョブデータが登録されていない（ＮＯ）と判定した場合には、本処理を終了する。一方、登録されている（ＹＥＳ）と判定した場合には、管理サーバ１０１から送信される一覧情報に従って印刷ジョブデータの一覧情報をＬＣＤ表示部に表示する（ステップＳ７０３）。そしてその後、印刷ジョブデータの指定を受け付ける（ステップＳ７０４）。
【００７１】
そして、印刷指示を受け付けると（ステップＳ７０５でＹＥＳ）、ステップＳ７０４で指定を受け付けた印刷ジョブデータを管理サーバ１０１より取得し、取得した印刷ジョブデータに従って印刷処理を実行する（ステップＳ７０６）。
【００７２】
複合機１０３での印刷処理実行後、その正常完了通知を受信すると、管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、複合機１０３で印刷処理が行われた印刷ジョブを削除する（ステップＳ７０７）。そして、印刷履歴情報ＤＢ８４０に、ユーザによる会議資料の印刷履歴情報を登録する。このような形で管理サーバ１０１は複合機１０３で実行された会議資料の印刷の管理を行うことになる。
【００７３】
一方、複合機１０３のＣＰＵ３０１は、指定された印刷ジョブの削除処理を受け付けると（ステップＳ７０９でＮＯ）、その情報を管理サーバ１０１に送信する。その情報に従って、管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、印刷ジョブデータを印刷ジョブＤＢから削除する（ステップＳ７１０）。
【００７４】
そして、ステップＳ７０４からステップＳ７１０の処理を、複合機１０３がユーザより終了指示を受け付ける（ステップＳ７１１でＹＥＳと判定する）まで行うことになる。以上が会議資料の印刷処理の説明である。
【００７５】
本発明では、上記のような形で会議資料の印刷処理が行われると、複合機１０３から管理サーバ１０１に対して印刷処理が実行された通知が行われ、印刷履歴情報として管理されることになる。これにより、本発明では、会議資料の印刷状況に応じて不足分の印刷部数を特定し、不足する分のみの印刷処理を行うことが可能となる。その結果として無駄な会議資料の印刷を抑制することが可能となり、印刷に係るコストの削減につながる。
【００７６】
本発明の目的は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記録媒体（または記憶媒体）を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても、達成されることは言うまでもない。この場合、記録媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記録した記録媒体は本発明を構成することになる。
【００７７】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているオペレーティングシステム（ＯＳ）などが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００７８】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張カードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００７９】
本発明を上記記録媒体に適用する場合、その記録媒体には、先に説明したフローチャートに対応するプログラムコードが格納されることになる。
【符号の説明】
【００８０】
１０１  管理サーバ
１０２−１、１０２−２  クライアント装置
１０３−１、１０３−２  複合機
１０４  ネットワーク
２０１  ＣＰＵ
２０２  ＲＡＭ
２０３  ＲＯＭ
２０４  システムバス
２０５  入力コントローラ
２０６  ビデオコントローラ
２０７  メモリコントローラ
２０８  通信Ｉ／Ｆ（インタフェース）コントローラ
２０９  入力装置
２１０  ディスプレイ装置
２１１  外部メモリ
【図１】
0005728938.tif 000002
【図２】
0005728938.tif 000003
【図３】
0005728938.tif 000004
【図４】
0005728938.tif 000005
【図５】
0005728938.tif 000006
【図６】
0005728938.tif 000007
【図７】
0005728938.tif 000008
【図８】
0005728938.tif 000009