(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
会合の参加者の識別情報と要求電文を端末から受信し、前記会合で使用されるファイルの前記端末による閲覧を前記識別情報に基づいて許可する場合、第１情報を生成して前記端末に送信するサーバと、
前記会合の参加者として設定されている第１参加者の識別情報と要求電文を前記サーバに送信して前記第１情報を受信する、前記ファイルの閲覧が許可された第１端末と、
前記第１端末で受信される前記第１情報を取得し、前記第１情報、もしくは前記第１情報に基づき導き出される情報と、前記会合の参加者として設定されていない第２参加者の識別情報を送信する第２端末と、を有し、
前記サーバは、前記会合の全参加者の前記ファイルへのアクセス権限の平均より前記第２参加者のアクセス権限が高い場合、前記第２端末による前記ファイルの閲覧を許可し、前記平均のアクセス権限より前記第２参加者のアクセス権限が低い場合、前記第１参加者のアクセス権限が前記平均のアクセス権限より低い場合は前記第２端末による前記ファイルの閲覧を許可せず、前記第１参加者のアクセス権限が前記平均のアクセス権限より高い場合は前記第２端末による前記ファイルの閲覧を許可するファイル共有システム。
【請求項２】
会合の参加者の識別情報と要求電文を端末から受信し、前記会合で使用されるファイルの前記端末による閲覧を前記識別情報に基づいて許可する場合、第１情報を生成して前記端末に送信するサーバと、
前記会合の参加者として設定されている第１参加者の識別情報と要求電文を前記サーバに送信して前記第１情報を受信する、前記ファイルの閲覧が許可された第１端末と、
前記第１端末で受信される前記第１情報を取得し、前記第１情報、もしくは前記第１情報に基づき導き出される情報と、前記会合の参加者として設定されていない第２参加者の識別情報を送信する第２端末と、を有し、
前記サーバは、前記第２参加者の前記ファイルへのアクセス権限が、前記会合の全参加者のアクセス権限のうちの最も低いアクセス権限より高い場合、前記第２端末による前記ファイルの閲覧を許可し、前記第２参加者のアクセス権限が前記最も低いアクセス権限より低い場合、前記第１参加者が前記最も低いアクセス権限の参加者である場合は前記第２端末による前記ファイルの閲覧を許可せず、前記第１参加者が前記最も低いアクセス権限の参加者では無い場合は前記第２端末による前記ファイルの閲覧を許可するファイル共有システム。
【請求項３】
請求項１または２に記載のファイル共有システムにおいて、
前記第１端末は、さらに、前記第１情報を表示し、
前記第２端末は、前記第１端末で表示された前記第１情報が入力部を介してユーザから手入力されることで、前記第１情報を取得する
ファイル共有システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この明細書に記載の実施形態は、会合などで用いられる電子資料ファイルの共有を制御する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
シート媒体での資料以外に、パーソナルコンピュータ（以下、ＰＣ）を持ちこみ、会議や打ち合わせなどの会合に臨む態様が定着している。ＰＣを持ちこんだ会議参加者は、例えばファイルサーバなどに事前に準備されている会議資料のファイルをダウンロードして閲覧する。またファイルの共有を支援するシステムもある。
【０００３】
また、以下の技術が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００８−７０９５２号公報
【特許文献２】特開２００５−３１００９６号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
従来のシステムでは、参加者を会議ごとに事前に登録をすることを要し、登録された者が使用する端末に資料の配布を行っている。しかしながら、時として会議を行っている最中に、参加予定でなかった者が急遽飛び入りで参加することがある。従来のシステムではこの飛び入り参加に対応できず、飛び入り参加者に資料を配布できないという問題がある。
【０００６】
また、従来のシステムは、データを電子的に配布する前に、事前に会議に使用される資料ファイルを登録しておく必要がある。しかしながら、会議参加者が、会議中に飛び入りで資料を持ち込む場合があり、従来のシステムではこの突発的な資料ファイルの追加に対応できないという問題がある。
【０００７】
本実施形態の一態様は、上述した問題点を解決するためになされたものであり、飛び入り参加者に対しても会議資料のファイルを閲覧可能とすることができる技術を提供することを目的とする。
【０００８】
また、本実施形態の一態様は、参加者からの突発的な資料ファイルの追加を可能とする技術を提供することが目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
実施形態の一態様のファイル共有システムは、第１端末と、第２端末と、サーバとを有する。サーバは、会合の参加者の識別情報と要求電文を端末から受信し、会合で使用されるファイルの端末による閲覧を識別情報に基づいて許可する場合、第１情報を生成して端末に送信する。第１端末は、会合の参加者として設定されている第１参加者の識別情報と要求電文をサーバに送信して第１情報を受信する、ファイルの閲覧が許可された端末である。第２端末は、第１端末で受信される第１情報を取得し、第１情報、もしくは第１情報に基づき導き出される情報と、会合の参加者として設定されていない第２参加者の識別情報を送信する。サーバは、会合の全参加者のファイルへのアクセス権限の平均より第２参加者のアクセス権限が高い場合、第２端末によるファイルの閲覧を許可し、平均のアクセス権限より第２参加者のアクセス権限が低い場合、第１参加者のアクセス権限が平均のアクセス権限より低い場合は第２端末によるファイルの閲覧を許可せず、第１参加者のアクセス権限が平均のアクセス権限より高い場合は第２端末によるファイルの閲覧を許可する。
また、実施形態の一態様のファイル共有システムは、第１端末と、第２端末と、サーバとを有する。サーバは、会合の参加者の識別情報と要求電文を端末から受信し、会合で使用されるファイルの端末による閲覧を識別情報に基づいて許可する場合、第１情報を生成して端末に送信する。第１端末は、会合の参加者として設定されている第１参加者の識別情報と要求電文をサーバに送信して第１情報を受信する、ファイルの閲覧が許可された端末である。第２端末は、第１端末で受信される第１情報を取得し、第１情報、もしくは第１情報に基づき導き出される情報と、会合の参加者として設定されていない第２参加者の識別情報を送信する。サーバは、第２参加者のファイルへのアクセス権限が、会合の全参加者のアクセス権限のうちの最も低いアクセス権限より高い場合、第２端末によるファイルの閲覧を許可し、第２参加者のアクセス権限が最も低いアクセス権限より低い場合、第１参加者が最も低いアクセス権限の参加者である場合は第２端末によるファイルの閲覧を許可せず、第１参加者が最も低いアクセス権限の参加者では無い場合は第２端末によるファイルの閲覧を許可する。
【００１０】
また実施形態の一態様のファイル共有システムは、第１端末と、第２端末と、サーバとを有する。第１端末は、会合に参加している第１ユーザが使用している端末であり、第１ユーザの識別情報を送信する。第２端末は、会合に参加しているユーザであり第１ユーザとは異なるユーザが使用している端末である。サーバは、第１端末から第１ユーザの識別情報を受信し、識別情報に基づき、会合に使用するとの事前登録の無い所定ファイルについて、第２端末での閲覧を許可するか否かを判定する。
【図面の簡単な説明】
【００１１】
【図１】システムの全体構成の一例を示す模式図である。
【図２】サーバ内部のハードウェア構成例を示すブロック図である。
【図３】タブレット端末の内部のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。
【図４】会議管理サーバが格納するテーブルの一例を示す図である。
【図５】社員のロール値の一例を示す図である。
【図６】第１実施形態の動作例を示すフローチャートである。
【図７】第１実施形態の動作を説明する図である。
【図８】第１実施形態の飛び入り参加者を今後の会議に参加させるための手続き動作の一例を示すフローチャートである。
【図９】第２実施形態で使用される、ファイル管理テーブルの一例を示す図である。
【図１０】第２実施形態の動作例を示すフローチャートである。
【図１１】第２実施形態の資料を追加するときの画面遷移例を示す図である。
【図１２】第２実施形態のオーナー権限を一時貸与するときの動作を説明する図である。
【発明を実施するための形態】
【００１２】
（第１実施形態）
図１は、実施形態のシステム構成例を示す図である。会議管理システム１００（ファイル共有システム）は、クライアントＰＣ１、管理サーバ２、書類配布サーバ３、タブレット端末４Ａ〜４Ｎを有する。
【００１３】
クライアントＰＣ１は、作成した資料ファイルをアップロードし、また会議についての必要情報を入力するための端末である。作成された資料ファイルは、クライアントＰＣ１を介して書類配布サーバ３にアップロードされる。会議についての情報は、クライアントＰＣ１で入力され、管理サーバ２に送信される。クライアントＰＣ１は、会議管理システム１００専用の入力端末とし、クライアントＰＣ１以外のＰＣからの会議情報は受け付けないものとするが、社員が業務上各自で使用しているそれぞれのＰＣを、そのままクライアントＰＣ１として活用する実装でもよい。すなわち、クライアントＰＣは複数あってもよい。
【００１４】
管理サーバ２は、会議情報をクライアントＰＣ１から受信し、管理するサーバである。尚、本実施形態での「管理」は、データの検索や新規登録、削除、更新の各動作の総称であり、他の機器からの要求電文を受け、検索、登録、削除、更新の各処理を行い、また必要に応じ付帯処理を行い、結果を電文送信元の機器に返信する、という一連の動作も含む。
【００１５】
書類配布サーバ３は、会議に用いられる資料ファイルなどを永続的に記憶するサーバであり、タブレット端末４Ａ〜４Ｎからファイル要求電文を受信した場合、アクセス権などの条件を満たしている場合は要求されたファイルを返信し、満たしていない場合はファイルを返信しない。
【００１６】
タブレット端末４Ａ〜４Ｎは、タッチパネル等のユーザインターフェイスを備えたスレート端末であり、ここでは会議中に使用されるタブレットＰＣである。以降の説明では、タブレット端末４Ａ〜４Ｎについて特定する必要のない場合はタブレット端末４と称する。
【００１７】
これら各クライアントＰＣ１、管理サーバ２、書類配布サーバ３、タブレット端末４は、ネットワーク５０により互いに通信を行っている。クライアントＰＣ１、管理サーバ２、書類配布サーバ３の通信手段は有線とし、タブレット端末４の通信手段は無線とするが、態様はこれに限定されない。
【００１８】
図２は、管理サーバ２、書類配布サーバ３の内部のハードウェア構成例を示す図である。以下の説明では、管理サーバ２について説明するが、書類配布サーバ３も同様である。尚、図２の括弧内の符号は書類配布サーバ３内部のハードウェアの符号とする。
【００１９】
管理サーバ２は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）やＭＰＵ（Micro Processing Unit）などの演算処理装置であるプロセッサ２１、揮発性記憶装置であるＲＡＭ（Random Access Memory）２２、読み出し専用の記憶装置であるＲＯＭ（Read Only Memory）２３、不揮発性の補助記憶装置であるＨＤＤ（Hard disk drive）２４を有する。またキーボードやマウスなどの入力装置２５、モニタなどの出力装置２６、外部機器との通信を制御するネットワークＩ／Ｆ（Ｉ／Ｆ：Interface）２７を有する。これら各装置は、バス２８により互いにデータや信号の送受信を行う。このハードウェア構成は従前のコンピュータと同様構成であるため、詳細説明は省略する。入力装置や出力装置が無い構成でも構わない。またクライアントＰＣ１も同様構成である。
【００２０】
図３は、タブレット端末４の内部のハードウェア構成例を示す図である。タブレット端末４は、プロセッサ４１、ＲＡＭ４２、ＲＯＭ４３、ネットワークＩ／Ｆ４７を有する。これらは上記の管理サーバ２のものと同様機能である。またタブレット端末４は、サイズの大きいデータを不揮発性に記憶する補助記憶装置であるフラッシュメモリ４４を有し、入力装置や出力装置を兼ね備えるタッチパネルディスプレイ４５を有する。またタブレット端末４は、レンズや撮像素子を含んだカメラユニット４８を有し、外部の様を撮像してフラッシュメモリ４４に撮像した画像を記憶する。これら各ユニットはバス４９を介してデータの送受信が行われている。タブレット端末４の内部構成も従前のものと同様構成であるため、詳細説明は省略する。
【００２１】
次に、会議管理システム１００の動作を説明する。まずは会議情報の登録や資料ファイルのアップロードについて説明する。図４は、管理サーバ２で管理されているテーブルの一例を示す図である。尚、以下の説明では、社員ごとに社員ＩＤ（ＩＤ：Identification）が割り振られており、この社員ＩＤでクライアントＰＣ１やタブレット端末４にログインするものとして説明する。これにより、社員と当該社員が使用するＰＣや端末とが対応付けられる。
【００２２】
会議を設定し、登録する者（以下、会議オーナーもしくは単にオーナーと称する）は、会議の日時、会議名、会議の参加者の社員ＩＤ、当該会議で行われる議案の名称、および議案ごとに使用する資料ファイルの名前をクライアントＰＣ１で入力する。入力後、会議オーナーが画面上にある所定の送信ボタンを押下することで、クライアントＰＣ１は、ログインユーザのＩＤ（オーナーの社員ＩＤ）とともに、入力されたこれらの情報を管理サーバ２に送信する。尚、オーナーは当該会議に参加するものとするが、本実施形態では、単なるクライアントＰＣ１のオペレータなど、会議参加とは別扱いであってもよい。
【００２３】
管理サーバ２は、受信した情報の中の、会議名、日時の情報の組み合わせに基づき、会議ＩＤを生成する。会議ＩＤは、会議名と登録日時との組み合せでもよい。また管理サーバ２は、受信した参加者の情報のロール値をそれぞれ導出し、得られたロール値の平均値および最大値を算出する。
【００２４】
ここで、ロール値について説明する。本実施形態では、社員ごとに権限が設けられており、管理サーバ２は、この権限値（ロール値）と、社員の識別情報とを対応付けて管理する。ロール値は、ファイルへのアクセス権を意味し、本例では社内の役職に基づき定義されるが、態様はこれに限定されない。
【００２５】
管理サーバ２には、図５に例示するロール値と社員ＩＤとの対応関係を保持しており、この対応関係に基づき、受信した参加者の社員ＩＤで、それぞれのロール値を導出する。ロール値は、情報へのアクセス権限を示す値であり、本例では値が小さい程権限を有し、値が大きい程権限を有さない社員として定義される。尚、ロール値の平均値、最大値の算出は、本実施形態ではオーナーについては考慮せず、参加者のロール値のみで算出しているが、オーナーや参加者のロール値を用いて算出してもよい。
【００２６】
管理サーバ２は、会議ＩＤ、会議の日時、会議名、オーナーの社員ＩＤ、参加者の社員ＩＤ、ロール平均値、ロール最大値を１つのレコードとして、自己のＨＤＤ２４に登録（記憶）する（図４（Ａ）参照）。また、会議ＩＤ、議案番号（システム側で番号を付与する）、議案名、議案で使用する資料のファイル名を１つのレコードに含むように対応付けて、自己のＨＤＤ２４に登録する（図４（Ｂ）参照）。
【００２７】
管理サーバ２は、登録が完了した場合、その旨をクライアントＰＣ１に送信するとともに、生成した会議ＩＤをクライアントＰＣ１に送信し、会議ＩＤおよび議案名を書類配布サーバ３に送信する。
【００２８】
書類配布サーバ３は、受信した会議ＩＤを識別名としたフォルダを自己のＨＤＤ３４に作成し、さらにそのフォルダの中に議案名を識別名としたサブフォルダを作成する。書類配布サーバ３は、その後クライアントＰＣ１に、直接もしくは管理サーバ２を介してファイル送信指示を通知する。クライアントＰＣ１は、通知を受けた場合、書類配布サーバ３へ会議ＩＤ、議案名および資料ファイルを送信する。この際、議案名と資料ファイルとが対となるように送信される。書類配布サーバ３は、作成した会議ＩＤフォルダ中の議案名フォルダに、対応する資料ファイルを格納する。尚、この例以外にも、資料ファイルの保持についての態様は様々なものがある。
【００２９】
このようにして会議の設定や資料ファイルのアップロードが行われた後、実際に会議が開かれる。このときの資料ファイルのダウンロードの動作について説明する。まず会議の参加者は、自己の社員ＩＤでログインしたタブレット端末４に対し、所定操作を行う。タブレット端末４は、この所定操作をトリガとして、社員自身が参加する会議ＩＤの一覧を管理サーバ２より受信し、表示する。参加者は、表示される一覧から今回行われる会議ＩＤを選択する。
【００３０】
タブレット端末４は、社員ＩＤ（ログインのＩＤ）および選択された会議ＩＤを書類配布サーバ３に送信する。書類配布サーバ３は、当該会議ＩＤのフォルダがあるか、フォルダ内に資料があるかを判定するとともに、受信した社員ＩＤおよび会議ＩＤを管理サーバ２に送信する。管理サーバ２は、当該会議ＩＤのレコードに含まれている参加者ＩＤの中に、送信された社員ＩＤがあるかを判定する。この判定結果は、書類配布サーバ３に返信され、書類配布サーバ３は、この判定結果が良好である場合、送信元のタブレット端末４に、フォルダ内の資料ファイルを送信する。会議参加者は、このようにして会議資料を取得する。尚、この動作はあくまでも一例であり、設計によりさまざまな動作が構築可能である。
【００３１】
会議が進行し、飛び入り参加者が発生した場合の動作例を図６のフローチャートおよび図７の模式図を用いて説明する。尚、既存の参加者のタブレット端末を４Ａとし、飛び入り参加者のタブレット端末を４Ｂとして説明する。
【００３２】
タブレット端末４Ａは、共有設定をするための手続きを行い（ＡＣＴ００１）、現在行われている会議のＩＤ、タブレット端末４Ａを使用している社員のＩＤ（ログインＩＤ）とともに、ワンタイムパスワードの発行要求を管理サーバ２へ送信する（ＡＣＴ００２）。この操作は、図７に示すボタンＢ１が押下されることで行われる。
【００３３】
管理サーバ２は、送信される社員ＩＤに基づき、ワンタイムパスワードの発行の可否を判定する（ＡＣＴ００３）。この判定は、社員ＩＤが当該会議の参加者であるか、社員ＩＤのロール値が会議の平均ロール値を下回っているか等のロール値に基づき判定が行われる。発行条件を満たしていない場合（ＡＣＴ００３、ＮＧ）、条件が満たされていないことをタブレット端末４Ａに送信して終了となる。
【００３４】
尚、ＡＣＴ００２で、飛び入り参加者のＩＤも合わせて送信される場合、ＡＣＴ００３では、このＩＤのロール値がロール平均値を下回っているか、ロール最大値以下であるか、等の飛び入り参加者の社員ＩＤと既存参加者の社員ＩＤとに基づき判定され、条件を満たさない場合（飛び入り参加者のロール値が高い場合）、その旨が送信されて終了となる。
【００３５】
発行条件を満たしている場合（ＡＣＴ００３、ＯＫ）、管理サーバ２は、ワンタイムパスワード（第１情報）を生成してタブレット端末４Ａに送信し、タブレット端末４Ａは、受信したワンタイムパスワードを表示する（ＡＣＴ００４）（図７のタブレット端末４Ａの右図参照）。
【００３６】
飛び入り参加者は、タブレット端末４Ａを使用している社員（既存参加者）から、このワンタイムパスワードを見せてもらい、自身が使用するタブレット端末４Ｂにこのパスワードをタッチパネルディスプレイ４５を介して入力する（ＡＣＴ００５）。タブレット端末４Ｂは、入力後に送信ボタンＢ２（図７参照）が押下されると、参加者の社員ＩＤ（タブレット端末４ＢのログインＩＤ）と、入力されたパスワードとを管理サーバ２に送信することで、パスワードの当否を問い合わせる（ＡＣＴ００６）。尚、この送信については、タブレット端末４Ｂがハッシュ関数を用いて入力パスワードのハッシュ値を算出し、このハッシュ値を送信する実装でもよい。
【００３７】
管理サーバ２は、タブレット端末４Ｂから受信したパスワードと、自らが生成したワンタイムパスワードとを比較する（ＡＣＴ００７）。タブレット端末４Ｂからのデータがハッシュ値である場合、管理サーバ２は、自らが生成したワンタイムパスワードのハッシュ値を、タブレット端末４Ｂのものと同じハッシュ関数を用いて算出し、これと比較する。ＡＣＴ００７の判定が不良である場合（ＡＣＴ００７、ＮＧ）、パスワードが異なっていることをタブレット端末４Ｂに送信して処理は終了となる。ＡＣＴ００７の判定が良好である場合（ＡＣＴ００７、ＯＫ）、管理サーバ２は、当該レコードの参加者カラムに飛び入り参加者の社員ＩＤを登録更新し、登録が完了したことをタブレット端末４Ｂに送信する（ＡＣＴ００８）。これにより、当該飛び入り参加者の資料ファイルの閲覧が許可される。
【００３８】
以降、上述に例示したダウンロードの手続きを行うことで、タブレット端末４Ｂに資料が配布され、閲覧可能となる（ＡＣＴ００９）（図７の端末４Ｂ右図も参照）。
【００３９】
上記は、ワンタイムパスワードを用いる例としたが、ＱＲコードやバーコードで行われてもよい。管理サーバ２が、ワンタイムパスワードやこれに替わるキーをＱＲコードやバーコードで機械読み取り可能な形式にコード化し、このコード化された画像データを既存参加者のタブレット端末４Ａへ送信する。タブレット端末４Ａは、自己のタッチパネルディスプレイ４５に送信されたＱＲコードやバーコードの画像を表示する。タブレット端末４Ｂのカメラユニット４８は、表示されているＱＲコードやバーコードの画像を撮像する。タブレット端末４Ｂのプロセッサ４１は、撮像画像からコード値（パスワードやキー）を求め、ネットワークＩ／Ｆ４７を介して管理サーバ２に送信する。以降の動作は、ＡＣＴ００７〜ＡＣＴ００９と同様である。
【００４０】
タブレット端末４Ａから４Ｂへのデータの受け渡し手法は、これら以外にも赤外線通信などの近接無線通信を用いる方法もある。タブレット端末４Ａ、４Ｂともに近接無線通信手段がネットワークＩ／Ｆ４７に内包されている場合、互いに近接させることで、管理サーバ２から払い出されたパスワードやキーを送受信することができる。
【００４１】
また、ＡＣＴ００３の判定については、上記以外にも以下のルールを設け、判定されてもよい。尚、これらはあくまでも一例であり、これら以外にも様々な実装をすることができる。
１．ロール平均値に基づく判定
飛び入り参加者のロール値が会議のロール平均値より低い（役職が上）である場合、どの既存参加者のタブレット端末４へ払い出したワンタイムパスワードであっても会議への飛び入りを許可するが、飛び入り参加者のロール値がロール平均値よりロールが高い（役職が下である）場合、ロール平均値よりも低い（役職が上の）既存参加者のタブレット端末４へ払い出したワンイムパスワードでないと飛び入りを許可しない。
２．ロール最大値に基づく判定
飛び入り参加者のロール値がロール最大値よりも低い（役職が上）である場合、どの既存参加者のタブレット端末４へ払い出したワンタイムパスワードであっても会議への飛び入りを許可するが、飛び入り参加者のロール値がロール最大値よりも高い（役職が下）である場合、ロール最大値を下回っている既存参加者（ロール最大値と同値の既存参加者は含まれない）のタブレット端末４へ払い出したワンタイムパスワードでないと飛び入りを許可しない。
【００４２】
また、会議内の１つの議案について飛び入り参加を許可する場合については、議案ごとに参加者を対応付けることで、上記例を適用させることができる。具体的には、図４（Ｂ）に示すテーブルに、さらに参加者カラムを設け、議案ごとに参加する社員のＩＤを対応付ける。飛び入り参加者がいる場合、タブレット端末４Ａは、ＡＣＴ００１やＡＣＴ００２の処理タイミングで、飛び入り参加がある議案名も合わせて管理サーバ２に通知する。引き続きＡＣＴ００３〜ＡＣＴ００７の処理が行われ、ＡＣＴ００７で良好である場合、管理サーバ２は、ＡＣＴ００８のタイミングで図４（Ｂ）のテーブルに設けられる参加者カラムに飛び入り参加者のＩＤを追加する。書類配布サーバ３は、ＡＣＴ００９のタイミングで、図４（Ｂ）のテーブルに設けられる参加者カラムのデータに基づき、ファイルの配布処理を行う。
【００４３】
飛び入り参加のあった会議が定例会議である場合、飛び入り参加者を今後の会議に参加者として加えるときの動作例を図８に示す。
【００４４】
会議のオーナーは、クライアントＰＣ１に表示されている申請画面に、次回の会議の流用作成を申請する（ＡＣＴ１０１）。管理サーバ２は、前回の会議において飛び入り参加者があったこと、および飛び入り参加者の氏名もしくは社員ＩＤをクライアントＰＣ１に通知する（ＡＣＴ１０２）。クライアントＰＣ１は、この通知内容をダイアログ表示するとともに、次回会議の参加者扱いにするかどうかをオーナーに問い合わせるボタン（「はい」や「いいえ」のラベルが付されたボタン）を表示する。
【００４５】
ここで「はい」ボタンが押下される場合（ＡＣＴ１０３、Ｙｅｓ）、会議サーバ２は、既存参加者の社員ＩＤ、および飛び入り参加者の社員ＩＤを参加者カラムに加えて、図４（Ａ）に例示するレコードを新規登録する（ＡＣＴ１０４）。一方、「いいえ」ボタンが押下される場合（ＡＣＴ１０３、Ｎｏ）、管理サーバ２は、飛び入り参加者の社員ＩＤを参加者カラムには加えず、既存参加者の社員ＩＤのみとして図４（Ａ）に例示するレコードを新規登録する（ＡＣＴ１０５）。ＡＣＴ１０４、ＡＣＴ１０５では、オーナーやロール平均値、ロール最大値等、現時点で確定することができるデータについては、その値を入れ、日時カラムや図４（Ｂ）に示す書類カラム等、現時点で決まっていないデータについては、空欄として、レコードを新規登録する。空欄については、後日決まり次第登録される。またＡＣＴ１０４、ＡＣＴ１０５では、新規登録ではなく、前回の会議についての情報である既存レコードを更新する処理でもよい。
【００４６】
（第２実施形態）
第２実施形態では、参加者が持参した、会議に使用する予定の無かったファイルを、会議中に資料ファイルとしてサーバに追加する実装例について説明する。システム構成や各装置のハードウェア構成、データ構成は、第１実施形態のものをそのまま流用して説明する（図１〜図５参照）。また以下の説明では、タブレット端末４Ａ内に記憶されているファイルを会議中に飛び入りで追加する実装例について説明する。
【００４７】
第２実施形態では、さらに図９に例示するテーブルが管理サーバ２で管理、保持されている。図９に示すように、資料ファイルは、ファイル名とともに、ファイルを一意に定義付けるファイルＩＤ、ファイルを作成した社員のＩＤ（図９の「所有者ＩＤ」）、閲覧属性が対応付けられており、閲覧属性が「ｅｖｅｎｔ」である場合は、会議ＩＤも対応付けられている。閲覧属性とは、アクセス範囲を示すデータであり、「ｐｒｉｖａｔｅ」のファイルはそのファイルを作成したユーザのみが閲覧や修正を行うことができる。また閲覧属性が「ｅｖｅｎｔ」のファイルは、そのファイルを作成したユーザが閲覧、修正を行うことができ、且つ、対応付けられた会議ＩＤについての会合の参加者が閲覧できるファイルとなる。
【００４８】
図１０は、第２実施形態の会議管理システムの動作例を示すフローチャートである。ユーザは、会議資料として追加させたいファイルをタブレット端末４Ａに表示させ、「ファイル共有」ボタンを押下する（ＡＣＴ２０１）。図１１（Ａ）は、このときのタブレット端末４Ａで表示される状態を示す図である。タブレット端末４Ａを会議時に使用しているユーザは、資料として追加したいファイルを表示させ、所定操作により表示されるボタンＢ３を押下する。これにより、タブレット端末４Ａは、資料を追加させる会議一覧を表示する（図１１（Ｂ）参照）。このときの動作について説明する。タブレット端末４Ａは、タブレット端末４Ａを使用しているユーザのログインＩＤ（社員ＩＤ）を管理サーバ２に送信する。管理サーバ２は、当該ＩＤを有するユーザが参加する会議のＩＤを、図４（Ａ）に示すテーブルから検索する。管理サーバ２は、検索結果で得られた全ての会議ＩＤをタブレット端末４Ａに送信し、タブレット端末４Ａは、この会議ＩＤを受信してダイアログＤ１に一覧表示する（図１１（Ｂ）参照）。
【００４９】
図１１（Ｂ）の表示になった後、ユーザは、ファイルを共有する会議ＩＤを一覧から選択する（ＡＣＴ２０２）。本例では会議「2011031711000-販売PJ」が選択されるものとする。タブレット端末４Ａは、選択された会議ＩＤ（2011031711000-販売PJ）とともに、ファイル共有要求の電文を管理サーバ２に送信する（ＡＣＴ２０３）。管理サーバ２は、先に送信された社員ＩＤが当該会議の参加者であるかを判定したり、また社員ＩＤのロール値と当該会議のロール平均値やロール最大値とを比較判定したりすることで、要求の検証を行う（ＡＣＴ２０４）。条件を満たしていない場合（ＡＣＴ２０４、ＮＧ）、その旨を示すメッセージをタブレット端末４Ａに送信して処理は終了となる。一方、条件を満たしている場合（ＡＣＴ２０４、ＯＫ）、管理サーバ２は、会議「2011031711000-販売PJ」に対するファイルの共有を許可し、タブレット端末４Ａおよび書類配布サーバ３に対し、ファイル共有のためのキー（本例ではＫ１と称する）の発行を行う（ＡＣＴ２０５）。タブレット端末４Ａ、書類配布サーバ３は、管理サーバ２よりキーＫ１を受信する。
【００５０】
タブレット端末４Ａは、書類配布サーバ３に対して、資料として追加したいファイルとキーＫ１、および追加させる会議のＩＤ（2011031711000-販売PJ）を送信する（ＡＣＴ２０６）。書類配布サーバ３は、ファイルとキーＫ１を受信し、先に管理サーバ２から送信されたキーＫ１と、タブレット端末４Ａから送信されるキーとが一致しているかなどの検証を行い、検証が良好である場合は、フォルダ名が会議ＩＤとなっているフォルダの中に当該ファイルを追加して保持する（ＡＣＴ２０７）。尚、議案名が現時点では知り得ないため、本実施形態では、会議ＩＤのフォルダの直下に追加ファイルが格納される。また追加したファイルのファイル名と、追加したことを示す電文を、管理サーバ２に送信する。
【００５１】
管理サーバ２はこの電文を受信し、図４（Ｂ）に示すテーブルに新規レコードを登録して書類カラムに受信したファイル名を登録する。尚、議案番号、議案名はこの段階では知り得ないため値無しとする。
【００５２】
追加ファイルが図９に示すテーブルに登録されていない場合、管理サーバ２は当該追加ファイルについてのレコードを作成する。すなわち、管理サーバ２は、ファイルＩＤを払い出し、ファイル名、所有者、閲覧属性（「ｅｖｅｎｔ」となる）、会議ＩＤを１つのレコードとなるように対応付けて登録する。尚、追加ファイルが図９に既に登録されているファイルである場合、管理サーバ２は、その閲覧属性を「ｐｒｉｖａｔｅ」から「ｅｖｅｎｔ」へ更新し、会議ＩＤを対応付ける。
【００５３】
各データテーブルの更新や登録が完了した場合、管理サーバ２は、該当会議に参加している参加者がログインしているタブレット端末４に、ファイルが追加された旨の電文を送信する（ＡＣＴ２０８）。このときのタブレット端末４の表示例を図１１（Ｃ）に示す。追加されたファイルの閲覧属性が「ｅｖｅｎｔ」であるため、他の会議参加者も当該追加ファイルを閲覧することが可能となる。
【００５４】
また、上記のフローにおいて会議の指定ではなく、会議に紐付けられている議案を指定することも可能となる。この場合はＡＣＴ２０２において、会議の指定の後に議案の指定をすることにより、会議の議案に資料ファイルを追加することが可能になる。
【００５５】
また、上記の流れに対して会議「2011031711000-販売PJ」に属している会議参加者全てに共有権限を与える方法と、社内のロール値により共有権限を与える方法がある。例えば会議「2011031711000-販売PJ」の場合、
・社内ロール平均値２．７以下のロール値のメンバーである社長Ａ、統括部長Ｂは共有権限を持つ。
・社内ロール最大値５以下のロール値のメンバーである社長Ａ、統括部長Ｂ、社員Ｊは共有権限を持つ。
といった方法で共有権限を制限することも可能となる。
【００５６】
また、セキュリティポリシーの関係で、会議のオーナーのみがファイルの追加を行うことができる設定である場合、その他の参加者がファイルを追加する実装例を図１２を参照しつつ説明する。ファイルの追加を所望する参加者のタブレット端末４Ａは、近接通信などを用いることで、オーナー権限でログインしているタブレット端末（本例では４Ｃ）と通信し、オーナー権限を一時的に付与してもらうことにより、ファイルを会議に追加する。その方法を以下に記す。
（ＡＣＴ３０１）  タブレット端末４Ａは、共有したい「ｐｒｉｖａｔｅ」に属しているファイルを表示している状態で、「このファイルを共有」ボタンＢ３を押下する。
（ＡＣＴ３０２）  タブレット端末４Ａは、「ｅｖｅｎｔ」に属している共有する会議を選択する画面を表示する（図１１（Ｂ）参照）。ここでは、ファイルを追加させる会議として、会議「2011031711000-販売PJ」が選択されるものとする。
（ＡＣＴ３０３）  タブレット端末４Ａは、オーナー権限でログインしているタブレット端末４Ｃと近接通信などを行い、タブレット端末４Ａに対するオーナー権限の一時付与を依頼する。
（ＡＣＴ３０４）  タブレット端末４Ｃは、タブレット端末４Ａからオーナー権限を一時付与の依頼をうけると、自分の権限をタブレット端末４Ａに対して、管理サーバ２に保持されているロール値などを参照することで、一時付与するか判断した後、一時付与を決定する。
（ＡＣＴ３０５）  タブレット端末４Ｃは、近接通信などを用いてタブレット端末４Ａに対してオーナー権限を持ったキー（ここではキーＫ２と称する）を発行する。このキーＫ２は、管理サーバ２から払い出されたキーである。
（ＡＣＴ３０６）  オーナー権限を一時付与されたタブレット端末４Ａは、書類配布サーバ３に対して、会議「2011031711000-販売PJ」についての追加ファイルをキーＫ２とともに送り、依頼する。
（ＡＣＴ３０７）  書類配布サーバ３は、タブレット端末４ＡからファイルＡＰとキーＫ２を受け取ると管理サーバ２に対して、キーＫ２とともにその妥当性を依頼する。
（ＡＣＴ３０８）  管理サーバ２は、払い出したキーＫ２と書類配布サーバ３から送信されるキーとが一致しているかなど、妥当性を検証した上で、良好である場合は書類配布サーバ３に対してファイルの追加を許可する。
（ＡＣＴ３０９）  書類配布サーバ３は、ファイルの追加を行う。
（ＡＣＴ３１０）  管理サーバ２は、ファイルが会議「2011031711000-販売PJ」に追加された旨を該当会議に参加している参加者がログインしている電子閲覧端末４Ｂに通知する。この際、各データテーブルにも当該追加ファイルについての情報が追加、更新される。
【００５７】
また、上記のＡＣＴ３０５において、近接通信ではなく、タブレット端末４Ｃにおいてワンタイムパスワードを表示し、それをタブレット端末４Ａにおいて入力するという形式を取ることもできる。
【００５８】
第１、第２本実施形態では、会議全般の情報を管理するサーバを管理サーバ２とし、ファイルを管理しているサーバを書類配布サーバ３として説明し、図４、図５、図９に示すテーブルは管理サーバ２に格納されているとして説明したが、態様はこれに限定されない。データテーブルの一部が書類配布サーバ３に格納させてもよく、管理サーバ２の機能の一部を書類配布サーバ３が担ってもよい。逆に、書類配布サーバ３の機能の一部を管理サーバ２が担ってもよい。これは、サーバの構成やハードウェアの性能などに依拠する。また、全ての情報の格納や処理実行を１つのサーバ筺体が行う実装でもよい。
【００５９】
また、第１実施形態で説明した態様と第２実施形態で説明した態様とを組み合わせることもできる。
【００６０】
第１情報は、本実施形態ではワンタイムパスワード、キー、ＱＲコードやバーコードに相当する。これらの情報は、本実施形態では一時的に有効な情報としてサーバより払い出される情報である。
【００６１】
以上に詳述したように、この明細書に記載した一態様の技術によれば、所定ファイルの閲覧許可が既になされた端末を介して、他の端末での閲覧の可否が判定されるため、例えば会合などで飛び入り参加者が発生した場合でも、機密性を担保しつつ、その者に所定ファイルの情報を提供することができ、情報の共有を図ることができる。
【００６２】
またこの明細書に記載した一態様の技術によれば、会合中でも、その会合に使用するファイルの飛び入り追加および飛び入り追加されるファイルについての参加者への情報提供が可能となる。
【００６３】
本発明は、その精神または主要な特徴から逸脱することなく、他の様々な形で実施することができる。そのため、前述の実施の形態はあらゆる点で単なる例示に過ぎず、限定的に解釈してはならない。本発明の範囲は、特許請求の範囲によって示すものであって、明細書本文には、なんら拘束されない。さらに、特許請求の範囲の均等範囲に属する全ての変形、様々な改良、代替および改質は、すべて本発明の範囲内のものである。
【符号の説明】
【００６４】
１  クライアントＰＣ、２  管理サーバ、３  書類配布サーバ、４Ａ〜４Ｎ  タブレット端末、１００  会議管理システム。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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