(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子マニュアルデータベースを有するサーバと、ネットワークを経由して前記電子マニュアルデータベースを利用する利用者端末と、を備えた電子マニュアル更新通知システムにおいて、
前記サーバは、電子マニュアル作成者が、電子マニュアルをサーバに新規に登録し、あるいは、既登録電子マニュアルを更新する際に登録・更新ログを採取する機能と、
電子マニュアル利用者が利用者端末を使い電子マニュアルを参照し、あるいは、ダウンロードする際に参照・ダウンロードログを採取する機能とを備えており、
電子マニュアルの更新時には、参照・ダウンロードログから取得した該当する電子マニュアルを参照・ダウンロードした利用者を特定し、
利用者の中から（１）参照した利用者とダウンロードした利用者、（２）ダウンロードした利用者のみ、（３）一定時間以上参照した利用者でダウンロードした利用者を区分し、（１）〜（３）の各区分で、それぞれ利用者を抽出区分で抽出を行い、
前記抽出した区分の利用者に送信するための前記電子マニュアルが更新された旨の電子メールを作成することを特徴とする電子マニュアル更新通知システム。
【請求項２】
請求項１に記載の電子マニュアル更新通知システムにおいて、前記サーバは、採取した前記登録・更新ログを記憶する登録・更新ログファイルと、採取した前記参照・ダウンロードログを記憶する参照・ダウンロードログファイルを備えていることを特徴とする電子マニュアル更新通知システム。
【請求項３】
請求項１または請求項２に記載の電子マニュアル更新通知システムにおいて、前記利用者端末は、採取した前記参照・ダウンロードログを記憶する参照・ダウンロードログファイルを備えており、前記サーバは、前記利用者端末の前記参照・ダウンロードログファイルに記憶された参照・ダウンロードログを、ネットワークを介して採取することを特徴とする電子マニュアル更新通知システム。
【請求項４】
請求項１ないし請求項３のいずれか一つに記載の電子マニュアル更新通知システムにおいて、前記利用者端末は、前記サーバの前記電子マニュアルデータベースをダウンロードする電子マニュアルデータベースと、前記ダウンロードされた電子マニュアルデータベースをオフラインで参照し、あるいは、ダウンロードする際に採取された参照・ダウンロードログを記憶する参照・ダウンロードログファイルを備えており、前記サーバは、前記利用者端末がオンライン接続された際に、前記オフライン時に前記参照・ダウンロードログファイルに記憶された参照・ダウンロードログをネットワークを介して採取することを特徴とする電子マニュアル更新通知システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子マニュアルを新規登録・更新した際に電子マニュアル利用者に電子マニュアル更新を通知する電子マニュアル更新通知システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
企業内の各部署において電子マニュアル（電子ドキュメント）をＤＢ（データベース）に格納し、多くの利用者が電子マニュアルＤＢにアクセスし、あるいは、電子マニュアルをダウンロードして利用する形態が普及している。現在では、電子マニュアルを新規登録・更新した際に、電子マニュアル作成者自身が新規登録・更新した旨を関係者に電子メールで広報している。
【０００３】
例えば、特許文献１には、更新通知を行う利用者を予め設定しておく方式の文書更新通知装置及び記憶媒体の発明が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２０００−１５５７３１号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
電子マニュアル（ＩＴ関連機器の保守マニュアル等を電子化したもの）システムにおいて、新規の電子マニュアルが登録された場合や既登録の電子マニュアル更新した場合には、下記の課題があった。
【０００６】
（１）電子マニュアル作成者から見ると、電子マニュアルの新規登録・更新した旨を、その都度手作業で電子マニュアルの利用者に対し新規登録・更新を通知する必要があった。また、きめ細かな通知をするためには、該当する電子マニュアル毎に通知先を選択する必要があり手間がかかるという問題点があった。また、誤って古い電子マニュアルを利用して作業ミスしないように、電子マニュアル利用者が常に最新の電子マニュアルを利用できるようにする必要があった。
【０００７】
（２）一方、電子マニュアル利用者から見ると、電子マニュアルの新規登録・更新通知を受信すると、自分が関係する電子マニュアルの更新通知かを確認する必要があり煩雑であった。また、従来は、職制を通じて上長から連絡していた為、全国の担当者に伝達される時間にバラツキがあった。
【０００８】
また、上記特許文献１に記載のものは、更新通知を行う利用者を予め設定しておく方式のものであり、更新通知を行う利用者を予め設定していなくても、利用者の電子マニュアルの利用状況に応じて、電子マニュアルが更新されると必要な利用者を抽出し自動的に更新通知を送信することはできなかった。
【０００９】
本発明は、電子マニュアルが新規登録・更新されたことを、漏れなく確実に該当する電子マニュアル利用者へ伝えることができる電子マニュアル更新通知システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
本発明の電子マニュアル更新通知システムは、電子マニュアル（電子ドキュメント）管理システムにおいて、操作ログをもとに電子マニュアルの新規登録や更新がされたことを自動的に検知し、電子マニュアル利用者に対し新規登録や更新がされたことを通知する電子メールを自動的に作成することを特徴とする。
【００１１】
本発明の電子マニュアル更新通知システムは、
（１）電子マニュアル作成者が、電子マニュアルをサーバに新規に登録し、あるいは、既登録電子マニュアルの更新ができ、また、その際に登録・更新ログを採取する機能を備えている。
（２）また、電子マニュアル利用者が利用者端末を使い電子マニュアルを参照し、ダウンロードでき、また、その際に参照・ダウンロードログを採取する機能を備えている。
（３）また、電子マニュアルの更新時には、参照・ダウンロードログから取得した該当する電子マニュアルを参照・ダウンロードした社員に対し、電子マニュアルが更新された旨の電子メールを送信する機能を備えている。
あるいは、試しに参照した利用者をできる限り除くために、例えば、５分以上参照した社員とダウンロードした社員に通知するようにしても良い。
（４）また、利用者端末をネットワークへ未接続の状態で電子マニュアルを参照した場合には利用者端末側に参照・ダウンロードログを記録しておき、次回にネットワークに接続された場合に利用者端末側の参照・ダウンロードログをサーバへ反映する機能を備えている。
（５）また、電子マニュアルの新規登録時には、電子マニュアルが新規登録された旨の電子メールを全社員に対し送信する機能を備えている。
あるいは、新規登録時のメール送信先の部署（あるいは社員）を電子マニュアル毎に予め設定しておく方式にしても良い。
【発明の効果】
【００１２】
本発明の電子マニュアル更新通知システムは、
（１）電子マニュアル作成者は、電子マニュアルを新規登録・更新した際に、電子マニュアル利用者へ漏れなく確実に通知できるという効果を奏し、
（２）また、電子マニュアル利用者は、普段から電子マニュアルが更新されたか否かを意識しないでも、更新通知が来た場合にだけ、更新するかどうかを検討すれば良いため、使い勝手が向上するという効果を有している。
【図面の簡単な説明】
【００１３】
【図１】図１は本発明の電子マニュアル更新通知システムを適用した電子マニュアル利用システムの全体構成図である。
【図２】図２は本発明の実施例１の電子マニュアル更新通知システムのサーバのシステム構成を示す図である。
【図３】図３は本発明の実施例１の電子マニュアル更新通知システムのサーバ側の動作を示すフローチャートである。
【図４】図４は本発明の実施例１の電子マニュアル更新通知システムの利用者端末側の動作を示すフローチャートである。
【図５】図５は本発明の（１）登録・更新ログ（電子マニュアル作成操作）を示す図表である。
【図６】図６は本発明の（２）参照・ダウンロードログ（電子マニュアル利用操作）を示す図である。
【図７】図７は本発明の（３）メールアドレステーブルを示す図である。
【図８】図８は本発明の（４）更新通知メールを示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１４】
以下、本発明の実施の形態について図面を参照して説明する。
【実施例１】
【００１５】
図１は、本発明の電子マニュアル更新通知システムを適用した電子マニュアル利用システムの全体構成図である。図１において、１は本社、２は営業所、３は支社、４はネットワーク、１０はサーバ、１１は電子マニュアルＤＢ、１２は参照・ダウンロードログ、１３は登録・更新ログ、２０は利用者端末、３０は作成者端末を示している。
【００１６】
本社１のサーバ１０と、営業所２の利用者端末２０及び支社３の利用者端末２０は、ネットワーク４によりオンライン接続されている。また、例えば、支社３の利用者端末２０は、お客様先に持ち出して、オフラインで利用することができる。
【００１７】
本社１のサーバ１０は、電子マニュアルＤＢ１１、参照・ダウンロードログ１２、及び登録・更新ログ１３を備えており、作成者端末３０と接続されている。電子マニュアル作成者が作成者端末３０を用いて、電子マニュアルＤＢ１１の電子ドキュメントの新規登録あるいは更新の操作を行うと、登録・更新ログ１３に操作結果が格納される。
【００１８】
また、後述するように、登録・更新ログ１３に格納される登録・更新ログ１３に対応して、電子マニュアルＤＢ１１の利用者に、電子マニュアルＤＢ１１の更新情報を通知する。
【００１９】
営業所２、支社３のオンライン接続された利用者端末２０、あるいは、支社３からお客様先に持ち出してオフラインで利用する利用者端末２０は、電子マニュアルＤＢ１１及び参照・を備えており、利用者端末２０からネットワーク４を介して本社の電子マニュアルＤＢ１１を参照し、あるいはダウンロードすると、利用者端末２０での電子マニュアルＤＢ１１の参照／ダウンロードの操作ログが、参照・ダウンロードログ１２に記録される。
【００２０】
支社３からお客様先に持ち出してオフラインで利用する利用者端末２０の場合も、利用者端末２０内の電子マニュアルＤＢをオフラインで参照する操作を電子マニュアルＤＢ１１及び参照・ダウンロードログ１２に記録することができる。
【００２１】
営業所２、支社３の利用者端末２０の参照・ダウンロードログ１２に記録された電子マニュアルＤＢの利用情報を、本社１内のサーバ１０が収集し、作成者端末３０を用いて電子マニュアルＤＢ１１の更新等の操作が行われた場合には、利用者端末２０の参照・ダウンロードログ１２に記録された電子マニュアルＤＢの利用情報を用いて、必要な利用者に電子マニュアルＤＢ１１の更新通知をメール配信する。
【００２２】
図２は、本発明の実施例１の電子マニュアル更新通知システムのサーバのシステム構成を示す図である。図２において、１０はサーバ、１１は電子マニュアルＤＢ、１２は参照・ダウンロードログ、１３は登録・更新ログ、１４は登録・更新制御部、１５はＤＢ管理部、１６は参照・ダウンロード制御部、１７はログ管理部、１８は更新検知部、１９は更新通知メール生成部、２０は利用者端末、３０は作成者端末を示している。
【００２３】
独立したＰＣやサーバの入出力装置である作成者端末３０からの操作により、サーバ１０の登録・更新制御部１４は、ＤＢ管理部１５を制御して、電子マニュアルＤＢ１１の電子ドキュメントの新規登録、更新、削除等の操作を行う。
【００２４】
登録・更新制御部１４は、登録・更新に伴う操作ログ情報を抽出してログ管理部１７に送信し、ログ管理部１７は、操作ログ情報を登録・更新ログ１３に記録する。
【００２５】
サーバ１０のログ管理部１７は、参照・ダウンロード制御部１６を介して、ネットワーク４に接続された利用者端末２０とオンライン通信を行い、参照・ダウンロード制御部１６は、利用者端末２０からの電子マニュアルＤＢの参照操作、あるいは、電子マニュアルＤＢのダウンロード操作の操作ログを抽出してログ管理部１７に送信し、ログ管理部１７は、参照・ダウンロードの操作ログ情報を参照・ダウンロードログ１２に記録する。
【００２６】
参照・ダウンロードログ１２に記録された操作ログ情報を元に条件を設定して検索し、電子マニュアルＤＢの利用者情報を作成する。更新検知部１８は、ログ管理部１７が登録・更新ログ１３に操作ログ情報を登録・更新ログ１３に記録する際に、更新を検知して、高新を検知すると、更新通知メール生成部１９が、電子マニュアルＤＢの利用者に対して電子マニュアルＤＢの更新情報を通知する。
【００２７】
図３は、本発明の実施例１の電子マニュアル更新通知システムのサーバ１０側の動作を示すフローチャートである。図３のステップ１０１において、サーバ側の動作を開始すると、ステップ１０２において、社員番号．パスワード等を用いてログインし、ステップ１０３において、ネットワーク接続を行い、その後、＜新規登録＞、＜更新＞、＜参照＞、＜ダウンロード＞、＜利用者端末から参照・ダウンロードログを受信＞、＜終了＞の動作に分岐する。
【００２８】
新規登録の場合には、ステップ１２１において、電子マニュアルを電子マニュアルＤＢへ格納し、ステップ１２２において、登録・更新ログを記録し、ステップ１２３において、登録・更新ログを参照して、新規登録された電子マニュアルのＩＤ等を取得し、ステップ１２４において、プリセット宛先のメールアドレスを抽出して、ステップ１２５において、新規登録メールを作成する。新規登録メールを送信する場合には、人手による送信操作により、ステップ１２６において、新規登録メールをプリセット宛先のメールアドレスに送信する。
【００２９】
更新の場合には、ステップ１３１において、電子マニュアルの更新部分を検索し、ステップ１３２において、電子マニュアルＤＢを更新し、ステップ１３３において、登録・更新ログを記録し、ステップ１３４において、登録・更新ログを参照し、更新された電子マニュアルのＩＤ等を取得し、ステップ１３５において、参照・ダウンロードログを参照し、更新された電子マニュアルを参照・ダウンロードした社員のメールアドレスを抽出し、ステップ１３６において、更新メールを作成する。更新メールを送信する場合には、人手による送信操作により、ステップ１３７において、更新メールを参照・ダウンロードした社員のメールアドレスに送信する。
【００３０】
ステップ１３５において、参照・ダウンロードログを参照して、更新された電子マニュアルを参照・ダウンロードした社員のメールアドレスを抽出する場合、通知先社員の抽出は、例えば、（１）参照した社員とダウンロードした社員、（２）ダウンロードした社員のみ、（３）５分以上参照した社員でダウンロードした社員（本来は参照する必要がない電子マニュアルを試しにため参照してみた社員等を除くため）等で抽出するようにしても良い。
【００３１】
参照の場合には、ステップ１４１において、電子マニュアルＤＢを参照し、ステップ１４２において、サーバから電子マニュアルをダウンロードし、ステップ１４３において、参照・ダウンロードログを記録する。
【００３２】
ダウンロードの場合には、ステップ１５１において、ダウンロードする電子マニュアルを電子マニュアルＤＢから検索し、ステップ１５２において、電子マニュアルを利用者端末へ送信し、ステップ１５３において、参照・ダウンロードログを記録する。
【００３３】
また、利用者端末から参照・ダウンロードログを受信する場合には、ステップ１６１において、受信した参照・ダウンロードログを記録（マージ）する。
【００３４】
修了する場合には、ステップ１０４において、ログオフを行い、ステップ１０５において、動作を終了する。
【００３５】
図４は、本発明の実施例１の電子マニュアル更新通知システムの利用者端末２０側の動作を示すフローチャートである。図４のステップ２０１において、利用者端末２０側の動作を開始すると、ステップ２０２において、社員番号，パスワード等を用いてログインし、その後、＜参照＞、＜ダウンロード＞、＜終了＞の動作に分岐する。
【００３６】
参照の場合、ステップ２０３において、ネットワーク接続で利用するかどうかの判定を行う。ネットワーク接続の場合には、ステップ２０４において、ネットワーク接続の処理を行い、ステップ２０５において、サーバの電子マニュアルＤＢを参照し、ステップ２０６において、利用者端末の電子マニュアルＤＢを参照する。
【００３７】
ダウンロードの場合には、ステップ２０７において、ネットワーク接続を行い、ステップ２０８において、ダウンロードする電子マニュアルＩＤを指定し、ステップ２０９において、サーバから電子マニュアルをダウンロードする。そして、ステップ２１０において、利用者端末内の参照・ダウンロードログを記録する。
【００３８】
終了の場合は、ステップ２１１において、ログオフを行い、ステップ２１２において、ネットワークク接続で利用するかの判定を行い、ネットワークク接続で利用する場合には、ステップ２１３において、参照・ダウンロードログをサーバへ転送し、ステップ２１４において、サーバへログ転送「済」にし、ステップ２１５において、終了の動作を行う。
【００３９】
図５は、本発明の（１）登録・更新ログ（電子マニュアル作成操作）を示す図である。図５において、５１は登録・更新開始日時、５２は登録・更新終了日時、５３は電子マニュアルＩＤ、５４は変更前の版番号、５５は変更後の版番号、５６は変更ページ、５７は利用内容、５８は社員番号を示している。
【００４０】
図６は、本発明の（２）参照・ダウンロードログ（電子マニュアル利用操作）を示す図である。図６において、６１はログイン日時、６２はログアウト日時、６３は電子マニュアルＩＤ、６４はネットワーク接続、６５はサーバへのログ転送、６７は利用時間（分）、６８は利用内容、６９は社員番号を示している。
【００４１】
図７は、本発明の（３）メールアドレステーブルを示す図である。図７において、７１は社員番号、７２は氏名、７３はメールアドレスを示している。
【００４２】
図８は、本発明の（４）更新通知メールを示す図である。図８において、８１は更新通知メールを示している。（４）更新通知メールは、例えば、（１）電子マニュアル情報、（２）更新日、（３）版番号、等の情報を付加した電子マニュアル更新通知が、電子マニュアルの利用者である宛先へ送信される。
【産業上の利用可能性】
【００４３】
本発明の電子マニュアル更新通知システムは、オンライン接続されたデータベースを利用するユーザに対して、データベースの更新時に更新情報を必要なユーザに送信する手段として広範囲な分野に利用可能である。
【符号の説明】
【００４４】
１  本社
２  営業所
３  支社
４  ネットワーク
１０  サーバ
１１  電子マニュアルＤＢ
１２  参照・ダウンロードログ
１３  登録・更新ログ
１４  登録・更新制御部
１５  ＤＢ管理部
１６  参照・ダウンロード制御部
１７  ログ管理部
１８  更新検知部
１９  更新通知メール生成部
２０  利用者端末
３０  作成者端末
５１  登録・更新開始日時
５２  登録・更新終了日時
５３  電子マニュアルＩＤ
５４  変更前の版番号
５５  変更後の版番号
５６  変更ページ
５７  利用内容
５８  社員番号
６１  ログイン日時
６２  ログアウト日時
６３  電子マニュアルＩＤ
６４  ネットワーク接続
６５  サーバへのログ転送
６７  利用時間（分）
６８  利用内容
６９  社員番号
７１  社員番号
７２  氏名
７３  メールアドレス
８１  更新通知メール
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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