(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
外部の情報処理装置からのアクセスを可能にするように管理された記憶手段と、
読取り手段が原稿を読み取って生成する画像データ、または入力される画像データについて、前記画像データを後に監査するための監査用の画像データを生成する生成手段と、前記生成手段が生成した監査用の画像データを記録する記録手段と、
前記情報処理装置から前記記憶手段を参照する要求を受け付けた場合に、前記記憶手段に記憶された画像データのうち、前記記録手段によって前記監査用の画像データが記録された画像データに関する情報を作成する作成手段と、
前記作成手段が作成した前記情報を前記情報処理装置へ送信する送信手段と、
を備えることを特徴とする画像形成装置。
【請求項２】
前記記憶手段に記憶された画像データの一覧を表示する表示手段を備え、
前記表示手段は、前記記録手段によって前記監査用の画像データが作成された画像データと、前記記録手段によって監査用の画像データが作成されなかった画像データとについて、これらの画像データに関する情報を表示することを特徴とする請求項１記載の画像形成装置。
【請求項３】
前記送信手段は、前記作成手段が作成した画像データに関する情報をＳＭＢまたはＷｅｂＤＡＶを用いて前記情報処理装置へ送信することを特徴とする請求項１の画像形成装置。
【請求項４】
外部の情報処理装置からのアクセスを可能にするように管理された記憶手段を有する画像形成装置の制御方法において、
読取り手段が原稿を読み取って生成する画像データ、または入力される画像データについて、前記画像データを後に監査するための監査用の画像データを前記画像形成装置の生成手段が生成する生成工程と、
前記画像形成装置の記録手段が、前記生成工程で生成された監査用の画像データを記録する記録工程と、
前記画像形成装置が前記情報処理装置から前記記憶手段を参照する要求を受け付けた場合に、前記記憶手段に記憶された画像データのうち、前記記録手段に前記監査用の画像データが記録された画像データに関する情報を前記画像形成装置の作成手段が作成する作成工程と、
前記画像形成装置の送信手段が、前記作成工程で作成された前記情報を前記情報処理装置へ送信する送信工程と、
を備えることを特徴とする画像形成装置の制御方法。
【請求項５】
請求項４に記載の画像形成装置の制御方法をコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置に参照する画像データを記憶する画像形成装置、画像形成装置の制御方法、プログラムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
不揮発性の記憶装置、例えばハードディスク（ＨＤＤ）を備える画像形成装置が実用化されている。
【０００３】
このような画像形成装置においては、スキャンした画像データをＨＤＤに保存する形式として、例えばＰＤＦなどＰＣで扱いやすい形式で画像データを保存できる機能が提供されている（以下、画像保存機能）。
【０００４】
そして、画像形成装置に格納した画像データをより情報処理装置（ＰＣ）などから使いやすいように、保存機能には外部のＰＣや別の画像形成装置から画像形成装置に格納したＰＤＦなどの画像データを利用する機能（以下外部公開機能）が提供されている。
一方、別な画像形成装置の機能として、画像形成装置の画像データを含めたデータの出入りを記録するジョブアーカイブアプリケーションが提供されている。
【０００５】
ここで、ジョブアーカイブアプリケーションとは、画像形成装置の画像データの出入りと監査に用いるアーカイブ用画像データを記録する。記録先としては、画像形成装置の内部のＨＤＤなどのメモリや、外部のサーバに記録保管する。そして、記録したアーカイブ画像データは、別途サーバ上で動く監査アプリケーションで画像形成装置の画像データの出入りを監査することができる。そして、万一情報が漏洩した場合には、この監査アプリケーションを用いて該当情報を取り扱ったユーザを特定することができる。
【０００６】
このように、画像形成装置のジョブアーカイブアプリケーションと監査アプリケーションを組合わせることで、セキュリティ上画像形成装置を用いた情報の不正利用を抑止するための機能を提供できることが特許文献１に開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００７】
【特許文献１】特開２００６−２９３８３３号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
しかしながら、従来のジョブアーカイブアプリケーションは、画像形成装置がコピーやプリントや画像送信などのジョブを実行した場合に、ジョブの実行に伴う画像データの出入りを記録する。しかし、ジョブの実行によらずに画像データの出入りが行われた場合、従来のジョブアーカイブアプリケーションはアーカイブ用画像データを記録することができない場合がある。
【０００９】
例えば、画像形成装置がＵＳＢメモリ等のリムーバブルメモリを装着することが可能であるものとする。ＵＳＢメモリに格納された画像データの複製を画像形成装置内のＨＤＤに生成（いわゆるファイルコピー）した場合、画像形成装置がこのようなファイル操作をジョブとして扱わない場合には、画像データがＨＤＤに入力されたにもかかわらずアーカイブ用画像データが記録されない。従って、ＨＤＤに保存された画像データが誰により、どのように入力されたのかを後の監査でつきとめることができない。
【００１０】
また、例えば、画像形成装置が備えるＦＡＸ受信機能によって受信した画像データを画像形成装置内部のデータ転送機能を用いて当該画像データをＨＤＤに保存した場合、ＦＡＸ受信した際のアーカイブ用画像データは記録されるものの、ＨＤＤに保存された画像データに関するアーカイブ用画像データが記録されない。従って、ＨＤＤに保存された画像データが誰によりどのように入力されたのかを後の監査でつきとめることができない。  
一方、すべての画像保存機能への書込や変更などの画像データに関わる操作によって生成された画像データに対して監査に用いるアーカイブ用の画像データを生成するという手法もある。
【００１１】
しかし、監査に用いるアーカイブ用の画像データを生成する場合、外部のＰＣとしてフルからの一部の画像データの変更によっても監査に用いるアーカイブ用の画像データを全て生成しなければならなくなる。したがって、監査に用いるアーカイブ用の画像データが膨大となり、ＨＤＤの記憶容量を圧迫してしまう新たな課題も発生する。
【００１２】
本発明は、上記の課題を解決するためになされたもので、本発明の目的は、情報処理装置が外部共有される記憶装置に記憶された画像データを参照する際に、監査用の画像データが作成される画像データとそれ以外の画像データとを識別して、監査用の画像データが作成された画像データの一覧のみを情報処理装置に通知できる仕組みを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【００１３】
上記目的を達成する本発明の画像形成装置は、外部の情報処理装置からのアクセスを可能にするように管理された記憶手段と、読取り手段が原稿を読み取って生成する画像データ、または入力される画像データについて、前記画像データを後に監査するための監査用の画像データを生成する生成手段と、前記生成手段が生成した監査用の画像データを記録する記録手段と、前記情報処理装置から前記記憶手段を参照する要求を受け付けた場合に、前記記憶手段に記憶された画像データのうち、前記記録手段によって前記監査用の画像データが記録された画像データに関する情報を作成する作成手段と、前記作成手段が作成した前記情報を前記情報処理装置へ送信する送信手段と、を備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１４】
本発明によれば、情報処理装置が外部共有される記憶装置に記憶された画像データを参照する際に、監査用の画像データが作成される画像データとそれ以外の画像データとを識別して、監査用の画像データが作成された画像データの一覧のみを情報処理装置に通知できる。
【図面の簡単な説明】
【００１５】
【図１】画像形成装置を適用する画像形成システムの一例を示す図である。
【図２】画像形成装置のハードウェア構成の概略を示すブロック図である。
【図３】画像形成装置のソフトウェア機能を説明するブロック図である。
【図４】文書管理アプリケーションが管理する管理テーブルを示す図である。
【図５】情報処理装置で表示される画像データ選択画面を示す図である。
【図６】画像形成装置の制御手順を示すフローチャートである。
【図７】図１に示した操作部に表示されるＵＩを示す図である。
【図８】画像形成装置の制御手順を示すフローチャートである。
【図９】画像形成装置の制御手順を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１６】
次に本発明を実施するための最良の形態について図面を参照して説明する。ただし、以下の実施形態に記載されている構成要素はあくまで例示であり、本発明の範囲をそれらのみに限定する趣旨のものではない。
〔第１実施形態〕
【００１７】
図１は、本実施形態を示す画像形成装置を適用する画像形成システムの一例を示す図である。なお、本例は、ＰＣクライアントと画像形成装置が各１台接続されるシステム例を示すが、複数のＰＣが複数の画像形成装置を利用可能なシステムであってもよい。また、本例では、画像形成装置として、ＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ  Ｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）の例を示す。また、本実施形態の画像形成装置は、情報処理装置からの外部公開要求に従い、メモリに記憶された画像データに対するファイル共有機能サービスを提供する。つまり、本実施形態における画像形成装置は、画像データを記憶する記憶手段（後述するハードディスク（ＨＤＤ））を情報処理装置が外部共有可能に管理する機能を備える。
【００１８】
図１において、画像形成装置１０１は、ＰＣクライアント１０２からネットワーク１０３を経由して利用可能に構成されている。また加えて、画像形成装置１０１が入出力する画像データを後の監査の目的で不図示のサーバへ格納するアーカイブ機能を持ち、不図示のサーバ上で動く監査アプリケーションが画像形成装置で入出力された画像データを監査することができる。
【００１９】
ＰＣクライアント１０２は、所定のプロトコル、例えばＷｅｂＤＡＶ（Distributed Authoring and Versioning protocol for the WWW）、ＳＭＢ（Service Message Block）等のプロトコルを用いて画像形成装置１０１の外部公開機能にアクセスする情報処理装置である。
また、ネットワーク１０３は、画像形成装置１０１、ＰＣクライアント１０２が接続したネットワークである。例えばイーサネット（登録商標）ワークなどＬＡＮ接続を実現するネットワークである。
図２は、図１で示した画像形成装置１０１のハードウェア構成の概略を示すブロック図である。
【００２０】
図２において、コントローラユニット２０１は、文書原稿等の画像データを読み取って画像データを入力する画像入力装置としてのスキャナ２１７や画像出力装置であるプリンタ２１８と接続する。
【００２１】
また、コントローラユニット２０１は、図１で示したＰＣクライアント１０２とネットワーク１０３を経由して通信を行う。さらに、コントローラユニット２０１は、画像データやデバイス情報の入出力を制御する。
【００２２】
ＣＰＵ２０２は、図１に示した画像形成装置１０１内のシステム全体を制御するコントローラである。ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０２が動作するためのシステムワークメモリであり、且つ画像データを一時記憶するための画像メモリである。ＲＯＭ２０８は、ブートＲＯＭであり、画像形成装置１０１のシステムのブートプログラムが格納されている。
【００２３】
メモリ２０９は、画像形成装置１０１のハードディスクドライブで構成される。そして、メモリ２０９は、図３に示すシステムソフトウェアやアプリケーションソフトウェア、画像データを格納する。また、メモリ２０９は、後述する第１の画像データと第２の画像データとを記憶可能に構成されている。ここで、第２の画像データは、外部記憶手段として、例えばＵＳＢメモリに記憶された画像データ、文書データ（ＰＤＦファイルを含む）であって、図示しないＵＳＢＩ／Ｆを介して画像形成装置に入力される。また、モデム２０７が受信するファクシミリ画像データも第２の画像データに含まれる。
【００２４】
メモリ２０９の画像データ用格納領域としては、外部公開機能で用いる画像データを格納する記憶領域が確保される。また、メモリ２０９は、画像形成装置１０１の画像データの入出力を記録するアーカイブ用画像データを格納する記憶領域も確保されている。なお、メモリ２０９はハードディスクドライブ（ＨＤＤ）、あるいはＳＳＤ（Solid State Drive）などで構成されているものとする。
【００２５】
本実施形態において、アーカイブ用画像データとは、画像データを監査するための監査用の画像データに対応し、スキャナ２１７から読み込まれる画像データをメモリ２０９に記憶する際に作成される。なお、読取り手段としてのスキャナ２１７から読み込まれる画像データを第１の画像データと称する。また、本実施形態では、例えばモデム２０７が受信したファクシミリ画像データや、図示しないＵＳＢＩ／Ｆに接続されるＵＳＢメモリに記憶された画像データ、文書データ（ＰＤＦファイルを含む）を第２の画像データと称する。
【００２６】
本実施形態では、第２の画像データについては、監査用の画像データを作成しないことでメモリ２０９に記憶する第２の画像データの容量を制限する。これにより、第２の画像データの監査用の画像データをメモリ２０９にすべて記憶させることがなくなり、スキャナ２１７が読み取る画像データを効率良くメモリ２０９に記憶させることが可能となる。
【００２７】
なお、監査用の画像データとは、スキャナ２１７から読み取られる画像データに対して解像度変換等の画像処理を施した画像データであって、これにログ情報を関連付けた情報を履歴情報としてメモリ２０９等で記憶する。そして、監査用の画像データは所定のタイミングでネットワーク１０３を経由して不図示のサーバへ送信される。
操作部Ｉ／Ｆ２０４は、操作部２０５とのインタフェース部であり、操作部２０５に表示する画像データを操作部２０５に対して出力する。
【００２８】
また、操作部Ｉ／Ｆ２０４は、操作部２０５から画像形成装置１０１のユーザが入力した情報をＣＰＵ  ２０２に伝える機能を有する。ＮｅｔｗｏｒｋＩ／Ｆ２０６は、ネットワーク１０３に接続され、情報の入出力を行う。
モデム２０７は、公衆回線（図示せず）に接続され、情報の入出力を行う。上述した各デバイスがシステムバス２１９上に配置される。
Ｉｍａｇｅ  ＢｕｓＩ／Ｆ２１０は、データ構造を変換するバスブリッジであり、システムバス２１９及び画像データを高速で転送する画像バス２２０に接続されている。
【００２９】
画像バス２２０上には、ラスターイメージプロセッサ（ＲＩＰ）２１２、デバイスＩ／Ｆ２１３、スキャナ画像処理部２１４、プリンタ画像処理部２１５、画像回転部２１６、及び画像圧縮伸張・密度変換部２１１の各デバイスが配置される。
【００３０】
ＲＩＰ２１２は、ＰＤＬコードを解析してＲＡＭ２０３上にビットマップイメージに展開する。デバイスＩ／Ｆ２１３は、スキャナ２１７やプリンタ２１８とコントローラユニット２０１とを接続する。
【００３１】
スキャナ画像処理部２１４は、スキャナ２１７より入力された画像データに対して補正、加工、及び編集を行う。スキャナ画像処理部２１４は、読み取った画像データを、例えばＰＤＦ形式のデータに変換する機能を備える。
【００３２】
プリンタ画像処理部２１５は、プリンタ２１８に出力する画像データに対して印刷補正、解像度変換等を行う。画像回転部２１６は、画像データの回転を行う。画像圧縮伸張・密度変換部２１１は、多値画像データをＪＰＥＧに変換したり、２値画像データに対してＪＢＩＧ、ＭＭＲ、又はＭＨの圧縮伸長処理をしたりする。
【００３３】
図３は、図１に示した画像形成装置１０１のソフトウェア機能を説明するブロック図である。なお、図３の３０２〜３０８、３２０〜３２７で示される各ソフトウェアは、図２のメモリ２０９に格納され、ＣＰＵ２０２が実行する。
Ｓｃａｎ機能部３０２はスキャナ２１７を用いたＳｃａｎ機能処理を実行し、紙文書を読み取り、二値または多値画像データに変換する。
Ｐｒｉｎｔ機能部３０３は、先にＳｃａｎ機能部３０２により読み取られ、画像データに変換された画像データを、プリンタ２１８に対するコマンドを付加してプリンタ２１８に出力する。
【００３４】
ファクシミリ機能部３０４は、Ｓｃａｎ機能部３０２により読み取られ、画像データに変換された画像データを、Ｇ３、Ｇ４等のファクシミリ規格に応じた符号化処理を行う。また、ファクシミリ機能部３０４は、モデム２０７を用いてファクシミリ規格に応じたプロトコルにより外部のファクシミリ装置と画像通信を行う。さらに、ファクシミリ機能部３０４は、モデム２０７を経由して外部ファクシミリよりファクシミリ規格に応じてファクシミリ画像データを送受信する。
【００３５】
ジョブ制御部３０５は、Ｓｃａｎ機能部３０２から受信した画像データや、ファクシミリ機能部３０４が外部から受信したファクシミリ画像データをプリントジョブとしてキューイングする。そして、ジョブ制御部３０５は、Ｐｒｉｎｔ機能部３０３やファクシミリ機能部３０４や、後述するネットワーク機能部３０６に対して画像データを適宜出力する。
【００３６】
ネットワーク機能部３０６は、ＴＣＰ／ＩＰ、ＨＴＴＰ、ＦＴＰ、ＬＤＡＰ、ＳＮＭＰ、ＳＭＴＰ、ＳＳＬ、ＳＭＢ等の各種ネットワークプロトコル機能を有する。ネットワーク機能部３０６は、例えば、ＮｅｔｗｏｒｋＩ／Ｆ２０６を経由してＰＣクライアント１０２からのＳＭＢによるファイル共有のプロトコル処理を行う。
【００３７】
ユーザインタフェース（ＵＩ）機能部３０７は、画像形成装置１０１の操作部２０５を管理する。ＵＩ機能部３０７は、操作部２０５上に入力フィールド、出力メッセージフィールド等を表示し、ユーザからの入力フィールドに対する入力値を受け取り、他機能部に通知する。また、ＵＩ機能部３０７は、他機能部からのユーザに対するメッセージを操作部２０５に表示する。
【００３８】
ユーザ認証機能部３０８は、アプリケーション機能部３２０内の各種アプリケーションのユーザ認証要求に対し、ユーザ認証情報を用いて画像形成装置１０１の各種機能を操作するユーザを認証する。
【００３９】
ここでユーザが操作する手段としては、ＵＩ機能部３０７やＰＣクライアント１０２である。そして、用いるユーザ認証情報としては、ネットワーク上のユーザ認証サーバ（図示せず）や画像形成装置１０１内部のユーザ認証情報（図示せず）などを用いることで、ユーザ認証を実現する。
【００４０】
アプリケーション機能部３２０は、画像形成装置１０１上で動作する各種アプリケーションをインストール、実行、アンインストールする。Ｓｃａｎアプリケーション３２１は、アプリケーション機能部３２０上で動作する画像形成装置１０１のアプリケーションの一つである。Ｓｃａｎアプリケーション３２１は、ユーザによる操作部２０５のスキャン要求に従い、Ｓｃａｎ機能部３０２を用いてスキャナ２１７を用いて原稿のスキャン操作を行う。そして、Ｓｃａｎアプリケーション３２１は、読み取られた画像データを所定の文書管理アプリ３２４が管理するメモリ２０９上に確保される文書管理領域に保存する。
【００４１】
ＦＡＸ受信アプリケーション３２２は、アプリケーション機能部３２０上で動作する画像形成装置１０１のアプリケーションの一つである。ＦＡＸ受信アプリケーション３２２は、ファクシミリ機能部３０４が受信した画像データを、Ｐｒｉｎｔアプリ３２５を用いてプリンタ２１８より印刷したり、所定の文書管理アプリ３２４の文書管理領域に保存したりする。
【００４２】
ＦＡＸ送信アプリケーション３２３は、アプリケーション機能部３２０上で動作する画像形成装置１０１のアプリケーションの一つである。ＦＡＸ送信アプリケーション３２３は、ユーザの操作部２０５のスキャン要求に従い、Ｓｃａｎ機能部３０２を用いてスキャナ２１７を用いて原稿のスキャン操作を行う。そして、ＦＡＸ送信アプリケーション３２３は、読み取った画像データを所定の送信先にファクシミリ機能部３０４を用いて送信する。文書管理アプリケーション３２４は、アプリケーション機能部３２０上で動作する画像形成装置１０１のアプリケーションの一つである。文書管理アプリケーション３２４は、画像形成装置１０１のメモリ２０９に、Ｓｃａｎアプリケーション３２１などで格納した画像データを保管管理するアプリケーションである。文書管理アプリケーション３２４は、図４に示したようなデータ構造の管理テーブルを持ち、各保存した画像データを管理する。
【００４３】
図４は、図３に示した文書管理アプリケーション３２４が管理する管理テーブルの一例を示す図である。
図４において、画像データ名４１は、画像データの参照のために用いられる。実データ格納位置情報４２は、メモリ２０９上の格納位置情報を示す。画像データサイズ４３は、画像データのサイズである。画像データ更新時刻４４は、画像データの更新時刻である。
アクセス権４５は、ユーザ認証部３０８のユーザ情報を元に、各画像データに対する書込み（Ｗｒｉｔｅ）、読み込み（Ｒｅａｄ）の各権限の有無を示す。
【００４４】
なお、図４の例では、ユーザｍｉｈｉｒａに対してのみ書込み権限があり、また、すべてのユーザ（ａｎｙ）に対して読み込み権限があることを示している。アーカイブ済みフラグ４６は、各画像データがアーカイブアプリ３２７によってアーカイブ済みであるか否かを示している。図４の例のようにアーカイブ済みフラグに「１」がセットされている場合にはアーカイブ済みであることを示す。一方、アーカイブ済みフラグに「０」がセットされている場合にはアーカイブされていないことを示す。
【００４５】
Ｐｒｉｎｔアプリケーション３２５は、アプリケーション機能部３２０上で動作する画像形成装置１０１のアプリケーションの一つである。Ｐｒｉｎｔアプリケーション３２５は、文書管理アプリケーション３２４で管理されている画像データや連携する別の画像形成装置１０１上の画像データなどを印刷する機能を有するアプリケーションである。
【００４６】
外部公開アプリケーション３２６は、アプリケーション機能部３２０上で動作する画像形成装置１０１のアプリケーションの一つである。外部公開アプリケーション３２６は、文書管理アプリケーション３２４が保存するデータを、ＰＣクライアント１０２や連携する別の画像形成装置から読み取る機能（ＳＭＢやＷｅｂＤＡＶで実現）を提供する。また、逆に、外部公開アプリケーション３２６は、ＰＣクライアント１０２や連携する別の画像形成装置からデータを書込み保存する機能を提供したりするアプリケーションである。
なお、ＰＣクライアント１０２は、ＰＣクライアント１０２のネットワーク機能の一つである、ＳＭＢクライアント等の機能を用いて画像形成装置１０１の外部公開機能にアクセスする。
【００４７】
具体的には、ＰＣクライアント１０２は、画像形成装置１０１のネットワーク上の名前が、図５のようにｍｆｐ−１である場合には、例えば、￥￥ｍｆｐ−１￥ｓｈａｒｅという名前で画像形成装置１０１にアクセスする。ここで、「ｓｈａｒｅ」は外部公開機能を使って公開されたメモリ２０９内のフォルダとなる。
【００４８】
すると、ＰＣクライアント１０２は、図５に示したように、画像形成装置１０１の提供する外部公開機能を用いて、画像形成装置１０１がメモリ２０９に格納した画像データにアクセスすることができる。
【００４９】
アーカイブアプリケーション３２７は、アプリケーション機能部３２０上で動作する画像形成装置１０１のアプリケーションの一つである。アーカイブアプリケーション３２７は、画像形成装置１０１が入力または出力する画像データを記録する機能を有するアプリケーションである。アーカイブアプリケーション３２７が記録したアーカイブ画像は不図示のサーバへ送信され、サーバ上で動く監査アプリケーションによって監査される。
【００５０】
本実施形態では、メモリ２０９上に第２の画像データが記憶されていても、図５に示すＰＣクライアント１０２（情報処理装置）側のＵＩ画面上には、第２の画像データに関わる一覧は表示されることはない。つまり、ＰＣクライアント１０２が画像形成装置１０１にアクセスして画像形成装置が外部公開しているファイルを参照しても、ＰＣクライアント１０２の表示画面（図５）には、画像形成装置に記憶された第１の画像データに関わる一覧が表示される。
これにより、アーカイブアプリケーション３２７によってアーカイブされていない画像データが画像形成装置１０１の外部へ送信されてしまうことを防止することができる。
次に、画像形成装置１０１におけるアーカイブアプリケーション３２７と外部公開アプリケーション３２６とのアーカイブ済みフラグを用いた連携を、フローチャートを用いて説明する。
【００５１】
図６は、本実施形態における画像形成装置の制御手順を示すフローチャートである。本フローチャートは、画像形成装置１０１におけるＳｃａｎアプリケーション３２１によるＳｃａｎ機能実施時の制御例である。なお、各ステップは、ＣＰＵ２０２がＲＡＭ２０３に制御プログラムをロードして実行することで実現される。
ユーザは、画像形成装置１０１に対して操作部２０５を用いてＳｃａｎ操作を開始・指示する。
コントローラユニット２０１上で動くＳｃａｎアプリケーション３２１は、操作部２０５を介してユーザにより入力されるＳｃａｎ実行指示を受け取る（Ｓ５１１）。
【００５２】
次に、Ｓｃａｎアプリケーション３２１は、Ｓｃａｎ機能部３０２を用いて原稿をスキャンする（Ｓ５１２）。そして、Ｓｃａｎアプリケーション３２１は、Ｓｃａｎ機能部３０２より保存用画像データを受け取り、文書管理アプリケーション３２４に保存する（Ｓ５１３）。
【００５３】
また、Ｓｃａｎアプリケーション３２１は、アーカイブ用の画像データを生成しメモリ２０９に保存する（Ｓ５１４）。そして、アーカイブ用の画像データを作成したことをアーカイブアプリケーション３２７へ通知する。
そして、Ｓｃａｎアプリケーション３２１は、文書管理アプリケーション３２４にアーカイブ済みフラグの設定を依頼する。そして本フローチャートを終了する。
【００５４】
なお、図６では、Ｓｃａｎ機能を実行した場合にアーカイブ用の画像データを生成して記録する例を示す。しかしながら、画像形成装置１０１が有する他の機能、例えば、ＰＣクライアント１０２から受信した画像データを印刷する場合においても、受信した画像データからアーカイブ用の画像データを生成して記録してもよい。
【００５５】
図７は、図１に示した操作部２０５に表示されるユーザインタフェース（操作画面）の一例を示す図である。本例は、図３に示した画像形成装置１０１におけるＰｒｉｎｔアプリケーション３２５に関連する操作画面の表示例を示している。
【００５６】
図７において、画像データ表示６１１〜６１４は、文書管理アプリケーション３２４に保存されている画像データを示している。ここでは、文書管理アプリケーション３２４によりメモリ２０９に保存されているすべての画像データを表示している。
【００５７】
図７に示した操作画面で、ユーザが指示できる操作は、Ｐｒｉｎｔアプリ３２５が実行する「印刷」のみである。そして、印刷ジョブ（プリントジョブ）に対しては、印刷実行時に印刷した画像データをアーカイブアプリケーション３２７に通知する。これにより、メモリ２０９に画像データを保存する際にアーカイブされていない画像データであっても画像形成装置１０１から印刷される場合にはアーカイブされることになる。
一方、図５に示す表示例は、画像形成装置１０１に対して、ＰＣクライアント１０２から画像データに関わる参照を行ったときの表示画面である。
ここでは、画像形成装置１０１の外部からの文書管理アプリケーション３２４に対するアクセスであるため、アーカイブ済みフラグセットされた画像データだけが表示されている。
例えば、図７に示したＦＡＸ−２００９１２１１．ｐｄｆ（画像データ６１３）や組織図．ｊｐｇ（画像データ６１４）は、図５では表示されないように制御される。
【００５８】
これらの画像データは、図６に示したＳｃａｎ操作ではなく、外部のＰＣクライアント１０２からメモリ２０９への画像データのコピーであったり、ＦＡＸ受信アプリケーション３２２からの画像データ書込みであったりする。また、あるいは、着脱可能な記憶媒体（ＵＳＢメモリ等）に記憶された画像データがメモリ２０９へコピーされた場合も図５では表示されない。このような画像データは、メモリ２０９に記憶される際にアーカイブ用画像データの生成、記録が行われない。そのため、アーカイブアプリケーション３２７は、これらの画像データに関して、アーカイブ済みフラグを設定していない。よって、このような画像データを外部のＰＣクライアント１０２などの装置に対して公開してしまうと、画像データがファイルコピーの操作などでＰＣクライアント１０２に送出できてしまう。その際にも画像データはアーカイブされることはない。このようにして画像形成装置１０１を介して入出力された画像データはアーカイブすることができなくなってしまう。
【００５９】
したがって、本実施形態では、スキャンジョブ等のアーカイブの対象となる画像入力処理を経て入力された画像データ、即ちアーカイブ済みである画像データは、ＰＣクライアント１０２等からアクセス可能とする。また、本実施形態では、アーカイブ済みでない画像データはＰＣクライアント１０２等からアクセスできないようにする。これにより、アーカイブされない画像データが画像形成装置１０１から出力されることを防止できる。
【００６０】
図８は、本実施形態を示す画像形成装置の制御手順を示すフローチャートである。本例は、画像形成装置１０１における文書管理アプリケーション３２４が、Ｐｒｉｎｔアプリケーション３２５や外部公開アプリケーション３２６からの、画像データリスト要求時の画像データリスト生成処理例である。なお、各ステップは、ＣＰＵ２０２がＲＡＭ２０３に制御プログラムをロードして実行することで実現される。
この画像データリスト生成処理は、文書管理アプリケーション３２４が図７や図５のような画像データリストを表示するときに実行する処理である。
【００６１】
まず、コントローラユニット２０１上で動く文書管理アプリケーション３２４は、Ｐｒｉｎｔアプリケーション３２５や外部公開アプリケーション３２６からアクセス要求があったディレクトリの画像データ情報を一件読み込む（Ｓ８１１）。
【００６２】
そして、文書管理アプリケーション３２４は、この画像データリスト生成処理の要求元が、外部公開アプリケーション３２６からのものであるかを判断する（Ｓ８１２）。ここで、外部公開アプリケーション３２６からであると文書管理アプリケーション３２４が判断した場合、文書管理アプリケーション３２４は、アーカイブ済みフラグが「アーカイブ済み」であるか否かを判断する（Ｓ８１３）。ここで、外部公開アプリケーション３２６からとは、即ち、外部の、例えばＰＣクライアント１０２からのアクセス要求である。
【００６３】
ここで、アーカイブ済みフラグが「アーカイブ済み」でないと文書管理アプリケーション３２４が判断した場合は、Ｓ８１５へ進む。つまり、未アーカイブであると文書管理アプリケーション３２４が判断した場合には、読み込んだ一件の画像データ名は読み飛ばして、Ｓ８１５へ進む。
一方、Ｓ８１３で、アーカイブ済みフラグが「アーカイブ済み」であると文書管理アプリケーション３２４が判断した場合は、Ｓ８１４へ進む。
そして、コントローラユニット２０１上で動く文書管理アプリケーション３２４は、画像データリストに処理中の画像データ名を追加する（Ｓ８１４）。
【００６４】
次に、コントローラユニット２０１上で動く文書管理アプリケーション３２４は、該当ディレクトリに対して、すべての画像データを処理したかを判断する（Ｓ８１５）。ここで、すべてを処理し終えていないと文書管理アプリケーション３２４が判断した場合には、Ｓ８１１に戻り、終わっていると文書管理アプリケーション３２４が判断した場合には、Ｓ８１６に移る。
【００６５】
そして、コントローラユニット２０１上で動く文書管理アプリケーション３２４は、生成した画像データリストを処理要求元である、Ｐｒｉｎｔアプリケーション３２５や外部公開アプリケーション３２６に通知し（Ｓ８１６）、本処理を終了する。
【００６６】
図９は、本実施形態を示す画像形成装置の制御手順を示すフローチャートである。本例は、画像形成装置１０１における文書管理アプリケーション３２４が、Ｐｒｉｎｔアプリケーション３２５や外部公開アプリケーション３２６からの、画像データ読み込み処理例である。なお、各ステップは、ＣＰＵ２０２がＲＡＭ２０３に制御プログラムをロードして実行することで実現される。この画像データ読み込み処理は、文書管理アプリケーション３２４が図７の表示後選択画像データをＰｒｉｎｔする場合や、図５でクライアントＰＣ１０２から画像データを開くときに用いられる。
【００６７】
コントローラユニット２０１上で動く文書管理アプリケーション３２４は、この画像データ読み取り処理の要求元が、外部公開アプリケーション３２６からのものであるかを判断する（Ｓ９１１）。ここで、外部公開アプリケーション３２６からとは、外部の、例えばＰＣクライアント１０２からのアクセス要求である。Ｓ９１１において、外部公開アプリケーション３２６からであると文書管理アプリケーション３２４が判断した場合には、さらに、文書管理アプリケーション３２４はアーカイブ済みフラグがアーカイブ済みであるかどうかを判断する（Ｓ９１２）。そして、Ｓ９１２で、「アーカイブ済み」でないと文書管理アプリケーション３２４が判断した場合は、Ｓ９１５へ進む。
一方、Ｓ９１２で、アーカイブ済みフラグが設定されていると文書管理アプリケーション３２４が判断した場合には、Ｓ９１３へ進む。
【００６８】
そして、文書管理アプリケーション３２４は、該当要求をおこなったユーザに当該画像データへのアクセス権があるかを確認する（Ｓ９１３）。ここで、アクセス権があると文書管理アプリケーション３２４が判断した場合には、Ｓ９１４に進み、アクセス権がないと文書管理アプリケーション３２４が判断した場合には、Ｓ９１５に処理を移す。
【００６９】
そして、文書管理アプリケーション３２４は、画像データを処理要求元である、Ｐｒｉｎｔアプリケーション３２５や外部公開アプリケーション３２６に転送し（Ｓ９１４）、本処理を終了する。
【００７０】
また、文書管理アプリケーション３２４は、画像データを処理要求元である、Ｐｒｉｎｔアプリケーション３２５や外部公開アプリケーション３２６にアクセス不許可であることを通知し（Ｓ９１５）、本処理を終了する。
【００７１】
以上、本実施形態によれば、画像形成装置において入出力される画像データの全てを監査用に保存（アーカイブ）しない場合でも、アーカイブ済みでない画像データがアーカイブされないまま画像形成装置から出力されることを防止することで監査漏れを防止することができる。
【００７２】
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。
本発明は上記実施形態に限定されるものではなく、本発明の趣旨に基づき種々の変形（各実施形態の有機的な組合せを含む）が可能であり、それらを本発明の範囲から除外するものではない。
本発明の様々な例と実施形態を示して説明したが、当業者であれば、本発明の趣旨と範囲は、本明細書内の特定の説明に限定されるのではない。
なお、本発明の趣旨には、上述した各図のフローチャートに示すステップの一部または全てを組み合わせてなる処理手順も含まれる。
【符号の説明】
【００７３】
１０１  画像形成装置
１０２  ＰＣクライアント（情報処理装置）
【図１】
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【図２】
0005675254.tif 000003
【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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