(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書の内容を示す内容データの複数を１つの文書ファイルとし、前記文書ファイルの版数により前記文書ファイルの更新の履歴を管理する文書管理プログラムであって、コンピュータに、
前記内容データが前記文書ファイルに追加された後の前記文書ファイルの第１の版数と前記内容データが前記文書ファイルから削除される前の前記文書ファイルの第２の版数とを前記内容データに対応付けて記憶手段に格納し、
第３の版数が入力されると、前記記憶手段を参照して、前記第１の版数が前記第３の版数以下で前記第２の版数が前記第３の版数以上の内容データを検索し、検索した１以上の内容データのそれぞれに削除指示を受け付ける入力手段を含む文章ファイル表示画面を表示装置に出力し、
前記入力手段により、何れかの内容データの削除指示が入力されると、前記記憶手段を参照して、削除指示された当該内容データに対応付けられた前記第２の版数を更新することで、検索された前記文書ファイルの内容データのうち、削除指示された内容データを前記文書ファイルから削除する、
処理を実行させる文書管理プログラム。
【請求項２】
前記文書ファイルに含まれる第１の内容データが第２の内容データに差替えられたことで前記文書ファイルの版数が更新されると、差替え前の前記文書ファイルの版数を前記第１の内容データの前記第２の版数に設定し、差替え後の前記文書ファイルの版数を前記第２の内容データの前記第１の版数に設定する、請求項１記載の文書管理プログラム。
【請求項３】
前記内容データが前記文書ファイルに追加されると、前記第２の版数として設定可能な最大値を、前記内容データの前記第２の版数に設定する、請求項１または２記載の文書管理プログラム。
【請求項４】
前記内容データは、前記文書の内容を撮像して取得された画像データである請求項１乃至３の何れか一項に記載の文書管理プログラム。
【請求項５】
文書の内容を示す内容データの複数を１つの文書ファイルとし、前記文書ファイルの版数により前記文書ファイルの更新の履歴を管理する情報処理装置であって、
前記内容データが前記文書ファイルに追加された後の前記文書ファイルの第１の版数と前記内容データが前記文書ファイルから削除される前の前記文書ファイルの第２の版数とを前記内容データに対応付けて記憶手段に格納する格納手段と、
第３の版数が入力されると、前記記憶手段を参照して、前記第１の版数が前記第３の版数以下で前記第２の版数が前記第３の版数以上の内容データを検索し、検索した１以上の内容データのそれぞれに削除指示を受け付ける入力手段を含む文書ファイル表示画面を表示装置に出力する出力手段と、
前記入力手段により、何れかの内容データの削除指示が入力されると、前記記憶手段を参照して、削除指示された当該内容データに対応付けられた前記第２の版数を更新することで、検索された前記文書ファイルの内容データのうち、削除指示された内容データを前記文書ファイルから削除する削除手段と、
を有する情報処理装置。
【請求項６】
文書の内容を示す内容データの複数を１つの文書ファイルとし、前記文書ファイルの版数により前記文書ファイルの更新の履歴を管理するコンピュータが実行する文書管理方法であって、
前記内容データが前記文書ファイルに追加された後の前記文書ファイルの第１の版数と前記内容データが前記文書ファイルから削除される前の前記文書ファイルの第２の版数とを前記内容データに対応付けて記憶手段に格納し、
第３の版数が入力されると、前記記憶手段を参照して、前記第１の版数が前記第３の版数以下で前記第２の版数が前記第３の版数以上の内容データを検索し、検索した１以上の内容データのそれぞれに削除指示を受け付ける入力手段を含む文書ファイル表示画面を表示装置に出力し、
前記入力手段により、何れかの内容データの削除指示が入力されると、前記記憶手段を参照して、削除指示された当該内容データに対応付けられた前記第２の版数を更新することで、検索された前記文書ファイルの内容データのうち、削除指示された内容データを前記文書ファイルから削除する、
文書管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は文書管理プログラム、情報処理装置および文書管理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
現在、帳票などの文書を電子化して一元管理する文書管理システムが利用されている。文書管理システムにより、文書へのアクセス性やメンテナンス性を向上し得る。
文書管理システムでは、文書の内容を示すデータ（以下、内容データということがある）の集合を１つの文書ファイル（複数の文書を綴る簿冊、バインダ）として扱い、当該文書ファイルの更新履歴を版数により管理することがある。文書ファイルは、例えば、文書ファイル中の内容データが更新された場合に、当該文書ファイルの版数に所定値（例えば、１）を加算した文書ファイルを新たに生成して記録する。
【０００３】
このような文書管理システムとして、例えば、版間に同じ文書内容がある場合、その文書内容を共有化し、当該共有化した文書内容を各版に関連付けることで、記憶領域の節約を図る提案がある（例えば、特許文献１参照）。
【０００４】
なお、テキストの版数を管理する場合に、テキストに含まれる文字列につき、当該文字列の生成時の版数や削除時の版数を取得する提案がある（例えば、特許文献２参照）。この提案では、テキストの内容を表示する際に、表示するテキストの版数と各文字列について取得した２つの版数との比較結果により、各文字列の表示方法を変更する。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００３−２２３４４０号公報
【特許文献２】特開平５−２２４８９６号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
内容データを各版に対応付ける場合、上記特許文献１のように内容データを登録した情報（コンテントデータＤＢ（DataBase））とは別個に、１つの版と当該版に含まれる内容データとの対応付けを定義した管理情報（版情報ＤＢ）を用意することが考えられる。
【０００７】
しかし、管理情報を別個に用意すると、その分の記憶領域を確保せねばならず、記憶領域が圧迫され得るという問題がある。特に、個々の版ごとに内容データとの対応付けを定義すると、当該管理情報のレコード数が膨大となる可能性があり、管理情報のサイズが大きくなるおそれがある。文書ファイルや内容データの数が大量（例えば、数千万件のオーダ）となる程、この問題は一層顕著となる。
【０００８】
本発明はこのような点に鑑みてなされたものであり、文書ファイルの版管理を効率的に行える文書管理プログラム、情報処理装置および文書管理方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
コンピュータに実行させる文書管理プログラムであって、文書の内容を示す内容データの複数を１つの文書ファイルとし、文書ファイルの版数により文書ファイルの更新の履歴を管理する文書管理プログラムが提供される。この文書管理プログラムは、コンピュータに、内容データが文書ファイルに追加された後の文書ファイルの第１の版数と内容データが文書ファイルから削除される前の文書ファイルの第２の版数とを内容データに対応付けて記憶手段に格納し、第３の版数が入力されると、記憶手段を参照して、第１の版数が第３の版数以下で第２の版数が第３の版数以上の内容データを検索し、検索した１以上の内容データのそれぞれに削除指示を受け付ける入力手段を含む文書ファイル表示画面を表示装置に出力し、入力手段により、何れかの内容データの削除指示が入力されると、記憶手段を参照して、削除指示された当該内容データに対応付けられた第２の版数を更新することで、検索された文書ファイルの内容データのうち、削除指示された内容データを文書ファイルから削除する、処理を実行させる。
【００１０】
また、文書の内容を示す内容データの複数を１つの文書ファイルとし、文書ファイルの版数により文書ファイルの更新の履歴を管理する情報処理装置が提供される。この情報処理装置は格納手段と出力手段と削除手段とを有する。格納手段は、内容データが文書ファイルに追加された後の文書ファイルの第１の版数と内容データが文書ファイルから削除される前の文書ファイルの第２の版数とを内容データに対応付けて記憶手段に格納する。出力手段は、第３の版数が入力されると、記憶手段を参照して、第１の版数が第３の版数以下で第２の版数が第３の版数以上の内容データを検索し、検索した１以上の内容データのそれぞれに削除指示を受け付ける入力手段を含む文書ファイル表示画面を表示装置に出力する。削除手段は、入力手段により、何れかの内容データの削除指示が入力されると、記憶手段を参照して、削除指示された当該内容データに対応付けられた第２の版数を更新することで、検索された文書ファイルの内容データのうち、削除指示された内容データを文書ファイルから削除する。
【００１１】
また、文書の内容を示す内容データの複数を１つの文書ファイルとし、文書ファイルの版数により文書ファイルの更新の履歴を管理するコンピュータが実行する文書管理方法が提供される。
【発明の効果】
【００１２】
文書ファイルの版管理を効率的に行える。
【図面の簡単な説明】
【００１３】
【図１】第１の実施の形態に係る情報処理装置を示す図である。
【図２】第２の実施の形態に係る文書管理システムを示す図である。
【図３】文書管理サーバのハードウェア例を示す図である。
【図４】文書管理システムのソフトウェア例を示す図である。
【図５】文書ファイルの例を示す図である。
【図６】文書管理テーブルの例を示す図である。
【図７】内容データ管理テーブルの例を示す図である。
【図８】業務メニュー画面の例を示す図である。
【図９】帳票読取画面／更新読取画面の例を示す図である。
【図１０】読取帳票確認画面の例を示す図である。
【図１１】点検一覧画面／点検画面の例を示す図である。
【図１２】文書検索画面／文書ファイル表示画面の例を示す図である。
【図１３】帳票照会画面の例を示す図である。
【図１４】文書ファイル登録／更新時の処理例を示すフローチャートである。
【図１５】文書ファイル検索時の処理例を示すフローチャートである。
【図１６】検索される内容データの例を示す図である。
【図１７】文書ファイルを管理するための他の例を示す図である。
【図１８】内容データ管理テーブルの他の例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１４】
以下、本実施の形態を図面を参照して説明する。
［第１の実施の形態］
図１は、第１の実施の形態に係る情報処理装置を示す図である。情報処理装置１は、文書ファイル２を記憶する。文書ファイル２は、文書の内容を示す内容データの集合である。文書ファイル２は、内容データが追加／削除されることで更新され得る。情報処理装置１は、内容データの追加や削除の履歴を、文書ファイル２の版数により管理する。版数は、数値で表され、値が大きい程、最新の更新を反映したものとなる。情報処理装置１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）などのプロセッサとＲＡＭ（Random Access Memory）などのメモリとを備えてもよく、メモリに記憶されたプログラムをプロセッサが実行するコンピュータであってもよい。情報処理装置１は、格納手段１ａ、記憶手段１ｂおよび検索手段１ｃを有する。
【００１５】
格納手段１ａは、内容データＡ，Ｂ，Ｃそれぞれが文書ファイル２に追加された後の文書ファイル２の第１の版数と、内容データＡ，Ｂ，Ｃそれぞれが文書ファイル２から削除される前の文書ファイル２の第２の版数とを内容データＡ，Ｂ，Ｃそれぞれに対応付けて記憶手段１ｂに格納する。例えば、版数“２”の文書ファイル２に内容データＡが追加されて当該版数が“３”に更新された場合、内容データＡに対して第１の版数“３”を格納する。また、例えば、版数“８”の文書ファイル２から内容データＡが削除されて当該版数が“９”に更新された場合、内容データＡに対して第２の版数“８”を格納する。
【００１６】
記憶手段１ｂは、内容データＡ，Ｂ，Ｃおよび内容データＡ，Ｂ，Ｃに対する第１，第２の版数を記憶する。例えば、記憶手段１ｂには、内容データＡ以外にも、内容データＢに対して第１の版数“４”、第２の版数“７”が格納されている。また、内容データＣに対して第１の版数“６”、第２の版数“１０”が格納されている。なお、記憶手段１ｂは、ＲＡＭやＨＤＤ（Hard Disk Drive）によって実装されてもよい。
【００１７】
検索手段１ｃは、第３の版数が入力されると、記憶手段１ｂを参照して、第１の版数が第３の版数以下で第２の版数が第３の版数以上の内容データを検索し、検索した内容データを含む文書ファイル２を出力する。
【００１８】
例えば、第３の版数“５”が検索手段１ｃに入力されたとする。このとき、内容データＡ，Ｂの第１の版数“３”、“４”は、第３の版数“５”以下である。また、内容データＡ，Ｂ，Ｃの第２の版数“８”、“７”、“１０”は、第３の版数“５”以上である。よって、検索手段１ｃは、第３の版数“５”に対して、内容データＡ，Ｂを抽出する。一方、内容データＣは抽出しない。内容データＣは、第１の版数“６”が第３の版数“５”より大きく、「第１の版数が第３の版数以下」の条件を満たさないためである。検索手段１ｃは、検索により抽出した内容データＡ，Ｂを含む文書ファイル２を出力する。
【００１９】
情報処理装置１によれば、格納手段１ａにより、第１，第２の版数が内容データＡ，Ｂ，Ｃそれぞれに対応付けて記憶手段１ｂに格納される。第３の版数が入力されると、検索手段１ｃにより、記憶手段１ｂが参照され、第１の版数が第３の版数以下で第２の版数が第３の版数以上の内容データが検索され、検索された内容データを含む文書ファイル２が出力される。
【００２０】
ここで、１つの版数と内容データとの対応付けを定義した管理情報を、内容データを格納したデータベースとは別個に設け、当該版数の文書ファイルに含まれる内容データを当該管理情報により検索することも考え得る。
【００２１】
しかし、管理情報を別個に用意すると、当該管理情報のための記憶領域を確保しなければならず、記憶領域の使用量が増大する。特に、個々の版ごとに内容データとの対応付けを定義すると、当該管理情報のレコード数が膨大となる可能性があり、管理情報のサイズが大きくなるおそれがある。また、この場合、ある版の文書ファイルに含まれる内容データをデータベースから取得する前に、当該管理情報を参照する必要が生ずる。別の情報を参照するとなると、その分だけ処理効率が悪化する。このような問題は、文書ファイルや文書ファイル内の内容データの数が大量になるほど、特に顕著となる。
【００２２】
一方、情報処理装置１では、内容データと共に第１，第２の版数を記憶手段１ｂに格納する。このように、内容データ本体を格納したデータベースと別個の管理情報を設けないので、管理情報を別個に設ける場合よりも記憶領域の使用量を低減できる。また、第１，第２の版数と第３の版数との大小を比較して、第３の版数の文書ファイル２に含まれる内容データを記憶手段１ｂから一度の処理で抽出できる。よって、第３の版数の文書ファイル２を高速に取得できる。
【００２３】
このように、情報処理装置１によれば、文書ファイルの版管理を効率的に行える。
［第２の実施の形態］
図２は、第２の実施の形態に係る文書管理システムを示す図である。第２の実施の形態の文書管理システムは、文書管理サーバ１００、ストレージ２００、検索クライアント３００、登録サーバ４００、読取クライアント５００、認識クライアント６００、外部サーバ７００および複合機８００を含む。
【００２４】
文書管理サーバ１００、ストレージ２００および検索クライアント３００は、ネットワーク１０に接続されている。登録サーバ４００、読取クライアント５００および認識クライアント６００は、ネットワーク２０に接続されている。外部サーバ７００および複合機８００は、ネットワーク３０に接続されている。また、ネットワーク１０，２０は接続されている。例えば、ネットワーク１０，２０は、ある拠点に形成されたＬＡＮ（Local Area Network）である。ネットワーク３０は、他の拠点に形成されたＬＡＮである。ネットワーク２０，３０は、インターネットなどの広域ネットワークを介して接続されてもよい。
【００２５】
文書管理サーバ１００は、文書ファイルの登録、更新、削除および検索を制御するサーバコンピュータである。文書管理サーバ１００は、ストレージ２００に接続されている。文書管理サーバ１００は、検索クライアント３００から、文書ファイルの検索指示を受信すると、文書ファイルの検索を行い、検索結果を応答する。文書管理サーバ１００は、Ｗｅｂサーバ機能を備えており、検索指示を入力するためのＧＵＩ（Graphical User Interface）を検索クライアント３００に提供する。
【００２６】
ストレージ２００は、文書ファイルを記憶する記憶装置である。文書管理サーバ１００とストレージ２００との間のインタフェースには、例えば、ＳＣＳＩ（Small Computer System Interface）やファイバチャネル（Fibre Channel）などを用いてもよい。ストレージ２００は、ＨＤＤやＳＳＤ（Solid State Drive）などの記憶デバイスを備える。ストレージ２００は、文書管理サーバ１００に内蔵されてもよい。
【００２７】
検索クライアント３００は、ユーザが文書ファイルの検索のために利用するクライアントコンピュータである。検索クライアント３００は、Ｗｅｂブラウザを備える。ユーザは、当該Ｗｅｂブラウザに文書管理サーバ１００が提供するＧＵＩを表示させて、検索指示を入力できる。
【００２８】
登録サーバ４００は、文書ファイルの登録および更新を文書管理サーバ１００に依頼するサーバコンピュータである。登録サーバ４００は、読取クライアント５００および外部サーバ７００から受信した文書ファイルの登録または更新の指示に基づき、文書ファイルの登録または更新を文書管理サーバ１００に依頼する。
【００２９】
読取クライアント５００は、ユーザが文書ファイルの登録および更新を行うために利用するクライアントコンピュータである。読取クライアント５００は、イメージスキャナ５００ａと接続されている。イメージスキャナ５００ａは、帳票の内容を撮像して画像データを生成し、読取クライアント５００に送信する。当該画像データを以下では内容データと呼ぶ。すなわち、内容データは帳票１枚分をスキャンした画像データである。文書ファイルは内容データの集合である。
【００３０】
読取クライアント５００は、ユーザが文書ファイルの内容の点検を行うためにも利用される。点検は、文書ファイル登録前に内容の適否を事前判断する作業である。登録サーバ４００は、点検が完了した文書ファイルにつき、文書管理サーバ１００に登録を依頼する。読取クライアント５００は、文書ファイルの登録、更新および点検の指示を入力するためのＧＵＩをユーザに提供する。
【００３１】
認識クライアント６００は、帳票の種類（契約書や添付書類などを区分した文書種別）の認識を行うクライアントコンピュータである。認識クライアント６００は、登録サーバ４００からの指示に応じて、文書ファイルに含まれる内容データを解析し、内容データに応じた文書種別を判断する。認識クライアント６００は、判断結果を登録サーバ４００に送信する。
【００３２】
外部サーバ７００は、ユーザが文書ファイルの登録および更新を行うために利用するサーバコンピュータである。外部サーバ７００は、複合機８００と通信する。
複合機８００は、帳票の内容を撮像して内容データを生成し、外部サーバ７００に送信する装置である。
【００３３】
外部サーバ７００は、複合機８００から内容データを受信すると登録サーバ４００に文書ファイルの登録または更新を指示する。外部サーバ７００は、文書ファイルの登録および更新の指示を入力するためのＧＵＩをユーザに提供する。
【００３４】
図３は、文書管理サーバのハードウェア例を示す図である。文書管理サーバ１００は、ＣＰＵ１０１、ＲＡＭ１０２、ＨＤＤ１０３、画像信号処理部１０４、入力信号処理部１０５、ディスクドライブ１０６および通信部１０７を有する。各ユニットが文書管理サーバ１００のバスに接続されている。検索クライアント３００、登録サーバ４００、読取クライアント５００、認識クライアント６００および外部サーバ７００も文書管理サーバ１００と同様のハードウェアを用いて実装できる。
【００３５】
ＣＰＵ１０１は、文書管理サーバ１００の情報処理を制御するプロセッサである。ＣＰＵ１０１は、ＨＤＤ１０３に記憶されているプログラムやデータの少なくとも一部を読み出し、ＲＡＭ１０２に展開してプログラムを実行する。なお、文書管理サーバ１００は、複数のプロセッサを設けて、プログラムを分散して実行してもよい。
【００３６】
ＲＡＭ１０２は、ＣＰＵ１０１が実行するプログラムや処理に用いるデータを一時的に記憶する揮発性メモリである。なお、文書管理サーバ１００は、ＲＡＭ以外の種類のメモリを備えてもよく、複数個のメモリを備えていてもよい。
【００３７】
ＨＤＤ１０３は、ＯＳプログラムやアプリケーションプログラムなどのプログラムおよびデータを記憶する不揮発性の記憶装置である。ＨＤＤ１０３は、ＣＰＵ１０１の命令に従って、内蔵の磁気ディスクに対してデータの読み書きを行う。なお、文書管理サーバ１００は、ＨＤＤ以外の種類の不揮発性の記憶装置（例えば、ＳＳＤなど）を備えてもよく、複数の記憶装置を備えていてもよい。
【００３８】
画像信号処理部１０４は、ＣＰＵ１０１の命令に従って、文書管理サーバ１００に接続されたディスプレイ１１に画像を出力する。ディスプレイ１１としては、例えば、ＣＲＴ（Cathode Ray Tube）ディスプレイや液晶ディスプレイを用いることができる。
【００３９】
入力信号処理部１０５は、文書管理サーバ１００に接続された入力デバイス１２から入力信号を取得し、ＣＰＵ１０１に出力する。入力デバイス１２としては、例えば、マウスやタッチパネルなどのポインティングデバイス、キーボードなどを用いることができる。
【００４０】
ディスクドライブ１０６は、記録媒体１３に記録されたプログラムやデータを読み取る駆動装置である。記録媒体１３として、例えば、ブルーレイディスク（ＢＤ：Blu-ray Disk）(Ｂｌｕ−ｒａｙは登録商標)、ＣＤ（Compact Disc）やＤＶＤ（Digital Versatile Disc）などの光ディスク、光磁気ディスク（ＭＯ：Magneto-Optical disk）を使用できる。ディスクドライブ１０６は、例えば、ＣＰＵ１０１の命令に従って、記録媒体１３から読み取ったプログラムやデータをＲＡＭ１０２またはＨＤＤ１０３に格納する。文書管理サーバ１００は、記録媒体１３から読み取ったプログラムをＣＰＵ１０１が実行することで、後述する処理機能を実現できる。文書管理サーバ１００は、通信部１０７を介して、ネットワーク１０，２０，３０の何れかに接続された所定のサーバコンピュータから当該プログラムを取得してもよい。
【００４１】
通信部１０７は、ネットワーク１０，２０を介して検索クライアント３００、登録サーバ４００と通信を行う通信インタフェースである。通信部１０７は、有線通信インタフェースでもよいし、無線通信インタフェースでもよい。
【００４２】
図４は、文書管理システムのソフトウェア例を示す図である。図４に示すユニットの一部または全部は、文書管理サーバ１００、登録サーバ４００および外部サーバ７００が実行するプログラムのモジュールであってもよい。また、図４に示すユニットの一部または全部は、ＦＰＧＡ（Field Programmable Gate Array）やＡＳＩＣ（Application Specific Integrated Circuit）などの電子回路であってもよい。
【００４３】
文書管理サーバ１００は、格納部１１０、検索部１２０を有する。
格納部１１０は、登録サーバ４００から受け付けた文書ファイルの登録および更新の依頼に応じて、ストレージ２００に文書ファイルを登録する。格納部１１０は、文書ファイルの版管理も行う。すなわち、格納部１１０は、文書ファイルの更新に伴い、当該文書ファイルの版を更新する。
【００４４】
検索部１２０は、検索用のＧＵＩを記述したＨＴＭＬ（HyperText Markup Language）ファイルを検索クライアント３００に提供する。検索部１２０は、検索クライアント３００上のＷｅｂブラウザから検索指示を受け付け、文書ファイルの検索を行う。検索部１２０は、検索結果を検索クライアント３００に応答する。
【００４５】
ストレージ２００は、記憶部２１０を有する。記憶部２１０は、文書ファイルを管理するための文書管理テーブルを記憶する。記憶部２１０は、文書ファイルに含まれる内容データを管理するための内容データ管理テーブルを記憶する。文書管理テーブルおよび内容データ管理テーブルは、格納部１１０により参照され、更新される。また、文書管理テーブルおよび内容データ管理テーブルは、検索部１２０により参照される。更に、ストレージ２００は、文書ファイルの検索に用いる文字列などを管理するための情報を記憶する。
【００４６】
登録サーバ４００は、記憶部４１０および連携部４２０を有する。記憶部４１０は、登録サーバ４００が取得した文書ファイルのデータ（内容データなど）を一時的に記憶する。記憶部４１０には、連携部４２０がアクセスする。
【００４７】
連携部４２０は、文書管理サーバ１００、読取クライアント５００および認識クライアント６００との連携処理を制御する。具体的には、連携部４２０は、読取クライアント５００から文書ファイルの登録または更新の内容を取得すると、記憶部４１０へ格納する。その後、認識クライアント６００に文書種別の認識処理を行わせる。
【００４８】
読取クライアント５００は、認識後の文書ファイルのデータを連携部４２０から得て、点検を行い、点検後の文書ファイルのデータを連携部４２０へ送信する。
連携部４２０は、登録または更新の内容を格納部１１０に送信し、文書ファイルの格納を依頼する。
【００４９】
また、連携部４２０は、外部サーバ７００から文書ファイルの登録依頼を受け付ける。連携部４２０は、当該登録依頼に基づき、文書管理サーバ１００に文書ファイルの登録依頼を行う。
【００５０】
外部サーバ７００は、記憶部７１０および連携部７２０を有する。記憶部７１０は、外部サーバ７００が取得した文書ファイルのデータ（内容データなど）を一時的に記憶する。記憶部７１０には、連携部７２０がアクセスする。連携部７２０は、連携部４２０と同様の機能を備える。ただし、連携部７２０は、連携部４２０に対して文書ファイルの登録を依頼する。
【００５１】
図５は、文書ファイルの例を示す図である。文書ファイルは、内容データの追加、削除および差替えにより更新され得る。各時点での文書ファイルは、版数によって識別される。版数は、最初を“１”（第１版）とする。版数は、更新のたびに“１”が加算される。版数が大きい程、最新の更新内容を反映している。
【００５２】
例えば、文書ファイル４０は第１版である。文書ファイル４０は、内容データＸ，Ｙを含む。文書ファイル４０に内容データＺを追加する。すると、版数が１加算されて第２版となり、文書ファイル４０ａを得る。文書ファイル４０ａは内容データＸ，Ｙ，Ｚを含む。文書ファイル４０ａから内容データＹを削除する。すると、版数が１加算されて第３版となり、文書ファイル４０ｂを得る。文書ファイル４０ｂは内容データＸ，Ｚを含む。
【００５３】
このようにして、文書管理サーバ１００は、文書ファイルの版数管理を行う。
図６は、文書管理テーブルの例を示す図である。文書管理テーブル２１１は、記憶部２１０に格納される。文書管理テーブル２１１は、文書ファイルＩＤ（IDentifier）、版数、文書ファイル名、文書種別および顧客番号の項目を含む。
【００５４】
文書ファイルＩＤの項目には、文書ファイルの識別番号が登録される。版数の項目には、文書ファイルの版数番号が登録される。文書ファイル名の項目には、文書ファイルの名称が登録される。文書種別の項目には、契約書や添付書類などを示す文書種別が登録される。顧客番号の項目には、文書ファイルに関連する顧客番号（顧客を識別するための番号）が登録される。
【００５５】
例えば、文書ファイルＩＤ“２”の文書（文書ファイル名“顧客名簿”）は、版数が“１”、“２”、“３”のレコードが存在している。これは、文書ファイルＩＤ“２”で示される文書ファイルに版数“１”、“２”、“３”の３つの版数が存在することを示す。
【００５６】
図７は、内容データ管理テーブルの例を示す図である。内容データ管理テーブル２１２は、記憶部２１０に格納される。内容データ管理テーブル２１２は、文書ファイルＩＤ、文書内通番、登録版数、最終版数、ファイル名およびデータ本体の項目を含む。
【００５７】
文書ファイルＩＤの項目には、文書ファイルの識別番号が登録される。文書内通番の項目には、文書内において内容データを識別するための番号が登録される。登録版数の項目には、内容データが当該文書ファイルに追加された直後の、当該文書ファイルの版数が登録される。最終版数の項目には、内容データが当該文書ファイルから削除される直前の、当該文書ファイルの版数が登録される。ファイル名の項目には、内容データのファイル名が登録される。データ本体の項目には、内容データの本体が登録される。
【００５８】
例えば、登録版数“１”は、文書ファイルが最初に登録されたときに追加された内容データである。最終版数“２”は、文書ファイルが第３版になるときに削除された内容データである。なお、内容データを文書ファイルに追加するとき、最終版数には“９９９９”を登録しておく。すなわち、最終版数“９９９９”は、現状の最新版でも削除されていない内容データであることを示す。ここで、“９９９９”は、当該項目に設定可能な最大値である。これにより、現状の最新版でも削除されていない内容データを、後述する検索処理で適正に抽出できる。
【００５９】
次に、第２の実施の形態の文書管理システムでユーザの操作を支援するＧＵＩを説明する。まず、文書ファイルの読取および点検を支援するために読取クライアント５００が出力する画面を説明する。
【００６０】
なお、内容データ管理テーブル２１２には、各内容データや登録版数などに対応付けて他の情報を登録してもよい。例えば、内容データのデフォルトの表示サイズや縦／横の表示方法を区別するための情報を含めてもよい。
【００６１】
図８は、業務メニュー画面の例を示す図である。業務メニュー画面５０は、読取クライアント５００が、読取クライアント５００に接続された表示装置に出力する画面である。業務メニュー画面５０は、帳票読取ボタン５１、更新読取ボタン５２および点検ボタン５３を有する。
【００６２】
帳票読取ボタン５１は、帳票の新規読取を開始するためのボタンである。更新読取ボタン５２は、帳票の更新読取を開始するためのボタンである。点検ボタン５３は、読取済みの内容データの点検を開始するためのボタンである。
【００６３】
例えば、ユーザは、読取クライアント５００に接続されたポインティングデバイスにより、ポインタＰ１を操作して、何れかのボタンを押下操作できる。
図９は、帳票読取画面／更新読取画面の例を示す図である。図９（Ａ）は帳票読取画面５０ａを示す。帳票読取画面５０ａは、業務メニュー画面５０で帳票読取ボタン５１が押下された後に読取クライアント５００が出力する画面である。帳票読取画面５０ａは、テキストボックス５１ａ、ＡＤＦ（Auto Document Feeder）ボタン５２ａおよびＦＢ（Flat Bed）ボタン５３ａを有する。
【００６４】
テキストボックス５１ａは、帳票の読取枚数を入力するためのフォームである。ＡＤＦボタン５２ａは、自動紙送り機構（ＡＤＦ）付きのスキャナを用いた帳票の読取を開始するためのボタンである。ＦＢボタン５３ａは、台型（ＦＢ）のスキャナを用いた帳票の読取を開始するためのボタンである。
【００６５】
図９（Ｂ）は更新読取画面５０ｂを示す。更新読取画面５０ｂは、業務メニュー画面５０で更新読取ボタン５２が押下された後に読取クライアント５００が出力する画面である。更新読取画面５０ｂは、テキストボックス５１ｂ，５２ｂ，５３ｂ、ＡＤＦボタン５４ｂおよびＦＢボタン５５ｂを有する。
【００６６】
テキストボックス５１ｂは、更新対象とする文書ファイルの文書ファイルＩＤを入力するためのフォームである。テキストボックス５２ｂは、内容データの差替えを行う場合に、差替え対象とする内容データの文書内通番を入力するためのフォームである。テキストボックス５３ｂは、読取枚数を入力するためのフォームである。例えば、既存の文書ファイルに対し新たに内容データを追加する場合、テキストボックス５１ｂ，５３ｂに設定値を入力する。また、既存の文書ファイルの内容データを、新たな内容データで置換する場合、テキストボックス５１ｂ，５２ｂに設定値を入力する（この場合、読取枚数の入力は無効となる）。
【００６７】
ＡＤＦボタン５４ｂおよびＦＢボタン５５ｂは、図９（Ａ）で説明したＡＤＦボタン５２ａおよびＦＢボタン５３ａと同様である。
図１０は、読取帳票確認画面の例を示す図である。読取帳票確認画面５０ｃは、読取クライアント５００が出力する画面である。読取帳票確認画面５０ｃは、帳票読取画面５０ａまたは更新読取画面５０ｂから入力された読取指示に応じて、イメージスキャナ５００ａが読み取った帳票イメージを確認するための画面である。読取帳票確認画面５０ｃは、帳票イメージ表示部５１ｃ、読取結果枚数表示部５２ｃ、テキストボックス５３ｃ、ＡＤＦボタン５４ｃ、ＦＢボタン５５ｃおよび実行ボタン５６ｃを有する。
【００６８】
帳票イメージ表示部５１ｃは、読み取った帳票イメージを表示する領域である。読取結果枚数表示部５２ｃは、読取を行った帳票の枚数を表示する領域である。テキストボックス５３ｃは、追加で帳票を読み取る場合に、読取枚数を入力するためのフォームである。
【００６９】
ＡＤＦボタン５４ｃおよびＦＢボタン５５ｃは、図９（Ａ）で説明したＡＤＦボタン５２ａおよびＦＢボタン５３ａと同様である。ＡＤＦボタン５４ｃおよびＦＢボタン５５ｃは、テキストボックス５３ｃに入力された枚数分の帳票の追加読取を開始するためのボタンである。
【００７０】
実行ボタン５６ｃは、読取結果を確定し、文書ファイルに登録する内容データを得るためのボタンである。実行ボタン５６ｃが押下されると、読取クライアント５００は、内容データを登録サーバ４００に送信する。登録サーバ４００に送信された内容データは、認識クライアント６００による文書種別の自動認識が行われた後に点検可能となる。
【００７１】
図１１は、点検一覧画面／点検画面の例を示す図である。図１１（Ａ）は点検一覧画面５０ｄを示す。点検一覧画面５０ｄは、業務メニュー画面５０で点検ボタン５３が押下された後に読取クライアント５００が出力する画面である。点検一覧画面５０ｄは、案件一覧表示部５１ｄおよび実行ボタン５２ｄを有する。
【００７２】
案件一覧表示部５１ｄは、点検待ちの案件の一覧を表示する領域である。案件一覧表示部５１ｄには、例えば、案件番号、面数、案件状態、更新先文書ファイルＩＤおよび文書内通番などの項目が表示される。案件番号は、点検待ち案件を管理するための番号である。案件番号は、文書ファイルの登録または更新指示を受けた登録サーバ４００が、登録前の内容データの集合（束）に対して付与する管理用の番号である。面数は、当該集合に含まれる内容データの数を示す。案件状態は、当該案件が未点検の状態か途中まで点検された状態（保留）かを示す。更新先文書ファイルＩＤは、内容データを追加する場合に、対象となる既存の文書ファイルのＩＤを設定する。新規に文書ファイルを登録する場合、更新先文書ファイルＩＤの項目の表示は、設定なしを示す“−”（ハイフン）となる。文書内通番は、内容データの差替えである場合に表示される。文書内通番は、既存の文書ファイルのＩＤとともに指定される。差替えでない場合、文書内通番の表示は、設定なしを示す“−”（ハイフン）となる。ユーザは、読取クライアント５００に接続されたポインティングデバイスを操作して、カーソルＣ１により点検を行う案件の行を選択できる。
【００７３】
実行ボタン５２ｄは、カーソルＣ１で選択された行に対応する案件の点検を開始するためのボタンである。
図１１（Ｂ）は点検画面５０ｅを示す。点検画面５０ｅは、点検一覧画面５０ｄで（カーソルＣ１で何れかの行が選択された状態で）実行ボタン５２ｄが押下された後に読取クライアント５００が出力する画面である。点検画面５０ｅは、サムネイル表示部５１ｅ、帳票イメージ表示部５２ｅ、テキストボックス５３ｅ，５４ｅ，５５ｅ、保留ボタン５６ｅおよび実行ボタン５７ｅを有する。
【００７４】
サムネイル表示部５１ｅは、案件に含まれる内容データのサムネイルを表示する領域である。ユーザは、サムネイル表示部５１ｅに表示されたサムネイルの中から、参照したい内容データを選択できる。帳票イメージ表示部５２ｅは、サムネイルの中から選択された内容データを拡大表示する領域である。ユーザは、帳票イメージ表示部５２ｅを目視して、記述された内容を点検できる。
【００７５】
テキストボックス５３ｅ，５４ｅ，５５ｅは、文書ファイルに付与するキーワードを入力するためのフォームである。入力されたキーワードは、例えば、検索時のキーワードとして利用される。保留ボタン５６ｅは、点検を一時的に中断（保留）するためのボタンである（押下後は、例えば点検一覧画面５０ｄに戻る）。実行ボタン５７ｅは、点検を完了して、文書ファイルの登録を促すためのボタンである（押下後は、例えば点検一覧画面５０ｄに戻る）。実行ボタン５７ｅが押下されると、登録サーバ４００は文書ファイルの登録（文書種別を含む）または更新を文書管理サーバ１００に依頼する。文書管理サーバ１００は、当該依頼に基づいて、文書ファイルの登録または更新を行う。
【００７６】
ユーザは、検索クライアント３００を操作して、文書管理サーバ１００が登録した文書ファイルを検索できる。次に、文書ファイルの検索を支援するために検索クライアント３００が出力する画面を説明する。例えば、ユーザは検索クライアント３００上のＷｅｂブラウザを用いて、文書管理システムにログインする。例えば、ユーザは、文書管理サーバ１００（あるいは、所定の認証サーバ）が提供するログイン画面にユーザＩＤおよびパスワードを入力することでログイン操作を行う。すると、Ｗｅｂブラウザは、以下に示す文書検索画面を表示する。
【００７７】
図１２は、文書検索画面／文書ファイル表示画面の例を示す図である。図１２（Ａ）は文書検索画面５０ｆを示す。文書検索画面５０ｆは、検索クライアント３００のＷｅｂブラウザが、検索クライアント３００に接続された表示装置に出力する画面である。文書検索画面５０ｆは、テキストボックス５１ｆ，５２ｆ、検索実行ボタン５３ｆおよび検索結果一覧表示部５４ｆを有する。
【００７８】
テキストボックス５１ｆ，５２ｆは、検索用のキーワードを入力するためのフォームである。このうち、テキストボックス５１ｆには、顧客番号で検索したいときに、対象の顧客番号を入力する。テキストボックス５２ｆには、文書種別で検索したいときに、対象の文書種別を入力する。テキストボックス５１ｆ，５２ｆには何れか一方が入力されてもよいし、両方が入力されてもよい。両方が入力された場合は、顧客番号および文書種別の両方を検索用のキーワードとして用いる。なお、文書ファイルに対して、顧客番号や文書種別以外の情報（例えば、契約番号など）が対応付けられている場合には、当該情報をキーワードとして指定可能としてもよい。検索実行ボタン５３ｆは、検索部１２０による検索処理を開始するためのボタンである。
【００７９】
検索結果一覧表示部５４ｆは、検索結果を表示する領域である。検索結果一覧表示部５４ｆは、検索処理を行っていない場合には、何れの情報も表示されない（通知用の文字列などは表示され得る）。検索結果一覧表示部５４ｆには、例えば、顧客番号、文書種別、文書ファイル名［版］および文書ファイルＩＤなどの項目が表示される。例えば、顧客番号は、当該行で示される文書ファイル内容を参照するための画面へのリンク（例えば、リンクＬ１）となっている。例えば、ユーザは、検索クライアント３００に接続されたポインティングデバイスによりポインタＰ２を操作して、当該顧客番号を選択できる。
【００８０】
図１２（Ｂ）は文書ファイル表示画面５０ｇを示す。文書ファイル表示画面５０ｇは、文書検索画面５０ｆでリンクＬ１が選択された後に検索クライアント３００が出力する画面である。文書ファイル表示画面５０ｇは、文書ファイル名表示部５１ｇ、版数見出し表示部５２ｇ，５３ｇ，５４ｇ、表示ボタン群５５ｇ、削除ボタン群５６ｇおよびファイル名表示部５７ｇを有する。
【００８１】
文書ファイル名表示部５１ｇは、表示中の文書ファイル名（例えば、“顧客名簿”）を表示する領域である。版数見出し表示部５２ｇ，５３ｇ，５４ｇは、表示中の文書ファイルにつき選択し得る版数を表示する領域である。版数見出し表示部５２ｇ，５３ｇ，５４ｇ内の版数は、ポインタＰ２により選択可能となっている。当該版数が選択されると、その版数に含まれる内容データの一覧（表示ボタン群５５ｇ、削除ボタン群５６ｇおよびファイル名表示部５７ｇ）が表示される。なお、文書ファイル表示画面５０ｇは、リンクＬ１が選択された場合に表示される画面である。このため、リンクＬ１に対応する第３版の内容データがデフォルトで表示されている。
【００８２】
表示ボタン群５５ｇは、内容データを表示させるための表示ボタンの集合である。例えば、２つの表示ボタンの内の上側の表示ボタンは、ファイル名“２０１１０７２９＿００１．ＴＩＦ”の内容データを表示させるためのボタンである。削除ボタン群５６ｇは、内容データを削除させるための削除ボタンの集合である。例えば、２つの削除ボタンの内の上側の削除ボタンは、ファイル名“２０１１０７２９＿００１．ＴＩＦ”の内容データを削除させるためのボタンである。なお、削除ボタン群５６ｇは、ログインしたユーザに与えられた権限に応じて非表示としてもよい。
【００８３】
ファイル名表示部５７ｇは、内容データのファイル名の一覧を表示するための領域である。
図１３は、帳票照会画面の例を示す図である。帳票照会画面５０ｈは、文書ファイル表示画面５０ｇで、表示ボタン群５５ｇのうちの何れかの表示ボタンが押下操作されたときに、検索クライアント３００が出力する画面である。帳票照会画面５０ｈは、帳票イメージ表示部５１ｈ、前帳票ボタン５２ｈ、次帳票ボタン５３ｈ、拡大ボタン５４ｈ、縮小ボタン５５ｈおよび印刷ボタン５６ｈを有する。
【００８４】
帳票イメージ表示部５１ｈは、内容データを画像表示する領域である。前帳票ボタン５２ｈは、現在表示している内容データよりも文書内通番が小さい内容データを、帳票イメージ表示部５１ｈに画像表示させるためのボタンである。次帳票ボタン５３ｈは、現在表示している内容データよりも文書内通番が大きい内容データを、帳票イメージ表示部５１ｈに画像表示させるためのボタンである。拡大ボタン５４ｈは、帳票イメージ表示部５１ｈに表示された画像を拡大させるためのボタンである。縮小ボタン５５ｈは、帳票イメージ表示部５１ｈに表示された画像を縮小させるためのボタンである。印刷ボタン５６ｈは、帳票イメージ表示部５１ｈに表示中の内容データを、検索クライアント３００またはネットワーク１０に接続されたプリンタに印刷させるためのボタンである。
【００８５】
次に、以上の構成の文書管理システムの処理手順を説明する。まず、文書ファイル登録／更新時の処理手順を説明する。
図１４は、文書ファイル登録／更新時の処理例を示すフローチャートである。以下、図１４に示す処理をステップ番号に沿って説明する。
【００８６】
（ステップＳ１１）読取クライアント５００は、自身に接続された表示装置に業務メニュー画面５０を表示させる。
（ステップＳ１２）読取クライアント５００は、業務メニュー画面５０内の何れかのボタンの押下を受け付ける。帳票読取ボタンまたは更新読取ボタンの押下を受け付けた場合、処理をステップＳ１３に進める。点検ボタンの押下を受け付けた場合、処理をステップＳ１８に進める。
【００８７】
（ステップＳ１３）読取クライアント５００は、帳票読取ボタンの押下に対して、帳票読取画面５０ａを表示装置に表示させる。あるいは、読取クライアント５００は、更新読取ボタンの押下に対して、更新読取画面５０ｂを表示装置に表示させる。読取クライアント５００は、帳票読取画面５０ａまたは更新読取画面５０ｂの何れかから帳票の読取内容の入力を受け付け、帳票の読取を開始する。
【００８８】
（ステップＳ１４）読取クライアント５００は、読取帳票確認画面５０ｃを表示装置に表示させる。
（ステップＳ１５）読取クライアント５００は、実行ボタン５６ｃの押下を受け付ける。すると、読取クライアント５００は、帳票を撮像して生成した画像データを内容データとして取得する。読取クライアント５００は、取得した内容データを登録サーバ４００に送信し、文書ファイルの登録または更新を指示する。連携部４２０は、読取クライアント５００から受信した内容データ（あるいは、その集合）に案件番号を付与して、記憶部４１０に格納する。
【００８９】
（ステップＳ１６）認識クライアント６００は、登録サーバ４００から文書種別の未認識の案件の内容データを取得し、文書種別の認識処理を行う。認識クライアント６００は、登録サーバ４００に認識結果を応答する。連携部４２０は、当該認識結果を受信すると、認識された文書種別の情報を案件番号に対応付けて記憶部４１０に記録する。
【００９０】
（ステップＳ１７）連携部４２０は、文書種別を記録した案件を点検待ち状態とする。
（ステップＳ１８）読取クライアント５００は、登録サーバ４００から点検待ち状態の案件を取得して、点検一覧画面５０ｄを表示装置に表示させる。読取クライアント５００は、点検一覧画面５０ｄで何れかの案件が選択された状態で、実行ボタン５２ｄの押下を受け付ける。
【００９１】
（ステップＳ１９）読取クライアント５００は、選択された案件の点検画面５０ｅを表示装置に表示させる。
（ステップＳ２０）読取クライアント５００は、テキストボックス５３ｅ，５４ｅへのキーワードの入力を受け付ける。なお、テキストボックス５４ｅには、自動認識された文書種別がデフォルトの状態で入力されている。読取クライアント５００は、実行ボタン５７ｅの押下を受け付けると、入力されたキーワードを登録サーバ４００に送信する。連携部４２０は、受信したキーワードとともに、文書ファイルの登録または更新を文書管理サーバ１００に依頼する。このとき、連携部４２０は、更新の場合には更新対象の文書ファイルＩＤを文書管理サーバ１００に通知する。更に、更新（差替え）の場合には、更新対象の内容データを示す文書内通番を文書管理サーバ１００に通知する。
【００９２】
（ステップＳ２１）格納部１１０は、登録依頼の場合、文書ファイルＩＤを新たに採番して、文書管理テーブル２１１に登録する（版数“１”）。また、格納部１１０は、更新依頼の場合、指定された文書ファイルＩＤの最新の版数に１加算したレコードを文書管理テーブル２１１に登録する。例えば、版数“２”の文書ファイルの更新の場合、版数“３”のレコードを新たに登録する。
【００９３】
（ステップＳ２２）格納部１１０は、内容データ管理テーブル２１２を更新する。具体的には、登録の場合、受け付けた内容データを新たに付与した文書ファイルＩＤに対応付けて内容データ管理テーブル２１２に登録する（登録版数“１”、最終版数“９９９９”）。更新の場合、受け付けた内容データを指定された更新対象の文書ファイルＩＤに対応付けて内容データ管理テーブル２１２に格納する。特に、更新の場合は、（１）内容データを追加する場合、および（２）内容データを差替える場合、で登録版数と最終版数との設定方法が異なる。（１）内容データを追加する場合、追加する内容データを更新対象の文書ファイルＩＤに対応付けて内容データ管理テーブル２１２に登録する（登録版数“（更新後の版数）”、最終版数“９９９９”）。（２）内容データを差替える場合、差替え対象となる既存の内容データの最終版数を、差替え直前の版数に変更する。そして、差替え後の内容データを更新対象の文書ファイルＩＤに対応付けて内容データ管理テーブル２１２に登録する（登録版数“（更新後の版数）”、最終版数“９９９９”）。
【００９４】
このようにして、文書ファイルの登録／更新の処理が行われる。
次に、文書ファイル検索時の処理手順を説明する。
図１５は、文書ファイル検索時の処理例を示すフローチャートである。以下、図１５に示す処理をステップ番号に沿って説明する。
【００９５】
（ステップＳ３１）文書管理サーバ１００は、ユーザのログイン処理を受け付け、検索クライアント３００に、文書検索画面５０ｆのＨＴＭＬファイルを提供する。検索クライアント３００上のＷｅｂブラウザは、自身に接続された表示装置に文書検索画面５０ｆを表示させる。検索クライアント３００は、文書検索画面５０ｆの検索実行ボタン５３ｆが押下されると、入力されたキーワードに対応する文書ファイルの検索を文書管理サーバ１００に依頼する。
【００９６】
（ステップＳ３２）検索部１２０は、文書管理テーブル２１１を参照し、入力されたキーワードに対応する文書ファイルを検索する。
（ステップＳ３３）検索部１２０は、文書ファイルの検索結果を検索クライアント３００に応答する。検索クライアント３００は、検索結果一覧表示部５４ｆに検索結果を反映させる。
【００９７】
（ステップＳ３４）検索クライアント３００は、検索結果一覧表示部５４ｆから、文書ファイルの選択入力を受け付ける。
（ステップＳ３５）検索クライアント３００は、指定された文書ファイルＩＤおよび版数（当該版数を検索版数という）を文書管理サーバ１００に送信する。検索部１２０は、文書ファイルＩＤと検索版数とを取得する。
【００９８】
（ステップＳ３６）検索部１２０は、内容データ管理テーブル２１２を参照して、指定された文書ファイルＩＤ、検索版数に対応する内容データを抽出する。具体的には、検索部１２０は、登録版数が検索版数以下で最終版数が検索版数以上の内容データを抽出する。
【００９９】
（ステップＳ３７）検索部１２０は、抽出した内容データに基づいて、文書ファイル表示画面５０ｇのＨＴＭＬファイルを生成し、検索クライアント３００に提供する。検索クライアント３００のＷｅｂブラウザは、文書ファイル表示画面５０ｇを表示装置に表示させる。
【０１００】
（ステップＳ３８）検索クライアント３００は、文書ファイル表示画面５０ｇの表示ボタンおよび削除ボタンの何れかの押下を受け付けたかを判定する。表示ボタンの押下を受け付けた場合、処理をステップＳ３９に進める。削除ボタンの押下を受け付けた場合、処理をステップＳ４０に進める。なお、文書ファイル表示画面５０ｇでは、版数見出し表示部５２ｇ，５３ｇ，５４ｇの選択も受け付け得る。例えば、第３版に含まれる内容データの一覧を表示しているときに、版数見出し表示部５３ｇ（第２版）が選択された場合、検索クライアント３００は、文書ファイルＩＤおよび検索版数を文書管理サーバ１００に再度送信して検索を依頼する。検索クライアント３００は、その検索の結果を文書管理サーバ１００から取得して、第２版の文書ファイルに含まれる内容データの一覧を版数見出し表示部５３ｇの下方に表示させる。
【０１０１】
（ステップＳ３９）検索クライアント３００のＷｅｂブラウザは、選択された内容データ（例えば、ファイル名“２０１１０７２９＿００１．ＴＩＦ”）を文書管理サーバ１００から取得する。そして、帳票照会画面５０ｈに内容データを表示する。
【０１０２】
（ステップＳ４０）検索クライアント３００は、文書ファイルＩＤと文書内通番とを文書管理サーバ１００に通知して、内容データの削除を依頼する。格納部１１０は、当該削除の依頼に応じて、文書管理テーブル２１１に新たな文書ファイルを登録する（削除直前の版数に１加算した版数の文書ファイル）。
【０１０３】
（ステップＳ４１）格納部１１０は、通知された文書ファイルＩＤおよび文書内通番に基づいて、内容データ管理テーブル２１２を更新する。具体的には、格納部１１０は、当該文書ファイルＩＤにおける、指定された文書内通番のレコードの最終版数に削除直前の版数を登録する。
【０１０４】
このようにして、ユーザは文書ファイルの検索や文書ファイルからの内容データの削除を行える。
図１６は、検索される内容データの例を示す図である。図１６（Ａ）、（Ｂ）、（Ｃ）は、記憶部２１０に内容データ管理テーブル２１２が格納されている場合に、文書ファイルＩＤ“２”の文書ファイルに対して異なる検索版数を指定した各場合に、図１５で示したステップＳ３６で検索される内容データを例示している。
【０１０５】
図１６（Ａ）は、検索版数“１”が指定された場合に検索される内容データである。次の内容データが検索される。
（１）登録版数“１”かつ最終版数“９９９９”の内容データＸ。
【０１０６】
（２）登録版数“１”かつ最終版数“２”の内容データＹ。
なお、登録版数“２”かつ最終版数“９９９９”の内容データＺは登録版数“２”＞検索版数“１”より、「検索版数が登録版数以上」の条件を満たさないため抽出されない。
【０１０７】
図１６（Ｂ）は、検索版数“２”が指定された場合に検索される内容データである。次の内容データが検索される。
（１）登録版数“１”かつ最終版数“９９９９”の内容データＸ。
【０１０８】
（２）登録版数“１”かつ最終版数“２”の内容データＹ。
（３）登録版数“２”かつ最終版数“９９９９”の内容データＺ。
図１６（Ｃ）は、検索版数“３”が指定された場合に検索される内容データである。次の内容データが検索される。
【０１０９】
（１）登録版数“１”かつ最終版数“９９９９”の内容データＸ。
（２）登録版数“２”かつ最終版数“９９９９”の内容データＺ。
なお、登録版数“１”かつ最終版数“２”の内容データＹは最終版数“２”＜検索版数“３”より、「検索版数が最終版数以下」の条件を満たさないため抽出されない。
【０１１０】
次に、文書ファイルを管理するための他の例を示して、第２の実施の形態の文書管理システムの文書ファイルの管理方法と対比する。
図１７は、文書ファイルを管理するための他の例を示す図である。文書ファイルを管理するための方法として、例えば、版数管理される文書ファイルの各版につき、内容データ管理ファイルを記録することが考えられる。内容データ管理ファイルは、当該版数に含まれる内容データを登録したファイルである。内容データ管理ファイルは、例えばＸＭＬ（Extensible Markup Language）形式やＣＳＶ（Comma Separated Values）形式で記述されたデータである。具体的には、第１版の文書ファイル７１に対して第１版用の内容データ管理ファイル７１ａを記憶する。第２版の文書ファイル７２に対して第２版用の内容データ管理ファイル７２ａを記憶する。第３版の文書ファイル７３に対して第３版用の内容データ管理ファイル７３ａを記憶する。
【０１１１】
そして、内容データ管理ファイル７１ａ，７２ａ，７３ａに内容データの更新を反映させる。例えば、内容データ管理ファイル７１ａに内容データＸ，Ｙを参照するための情報が記述されているとする。文書ファイル７１に、内容データＺを参照するための情報を追加して文書ファイル７２を作る時、内容データ管理ファイル７２ａを新たに生成して記憶する。文書ファイル７２から内容データＹを参照するための情報を削除して文書ファイル７３を作る時、内容データ管理ファイル７３ａを新たに生成して記憶する。このように、内容データ管理ファイル７１ａ，７２ａ，７３ａと、版ごとの文書ファイルは例えば次のように管理される。
【０１１２】
図１８は、内容データ管理テーブルの他の例を示す図である。内容データ管理テーブル２１２ａは、図１７で説明した内容データ管理ファイル７１ａ，７２ａ，７３ａを管理するためのテーブルである。内容データ管理テーブル２１２ａは、例えば、文書ファイルＩＤ、版数、ファイル番号、ファイル名およびデータの項目を含む。
【０１１３】
文書ファイルＩＤの項目には、文書ファイルＩＤが登録される。版数の項目には、版数が登録される。ファイル番号の項目には、ファイル内容を識別するための番号が登録される（例えば、“１”は内容データ管理ファイルであることを示す）。ファイル名の項目には、ファイル名が登録される。データの項目には、データ本体が登録される。
【０１１４】
このように、内容データ管理ファイルを版数ごとに記憶する場合、当該ファイルの分だけ利用する記憶領域のサイズが増大してしまう。
また、ある版数の文書ファイルを検索するとき、当該版数に対応するレコードにつき、ファイル番号から内容データ管理ファイル（ファイル番号＝“１”）を取得し、当該内容データ管理ファイルを参照して、内容データを抽出せねばならない。この場合、内容データ管理ファイルを参照するための余計なステップが生じてしまう。
【０１１５】
これらの問題は、文書管理システムに登録された文書ファイルの件数、版数および内容データの数が多くなるほど深刻となる。
例えば、第２の実施の形態の文書管理システムでは、登録される文書ファイル数が数千万件のオーダとなり得る。更に、各文書ファイルに複数の版数が存在し得る。その場合、例えば１つの内容データ管理ファイルのサイズを数ＫＢ（Kilo Bytes）としても、内容データ管理ファイルだけで数ＧＢ（Giga Bytes）〜数百ＧＢのオーダとなり得る。
【０１１６】
更に、このように膨大なデータの中から、内容データ管理ファイルを検索・参照して、内容データを抽出しようとすると、当該検索の処理遅延も増大する。
一方、図１６までで説明した様に、第２の実施の形態の文書管理システムでは、内容データ管理ファイルを設けない。このため、記憶領域の使用量を低減できる。また、内容データと共に、登録版数および最終版数を管理する。このため、検索時には、検索版数を登録版数および最終版数と比較して、検索版数の文書ファイルに含まれる内容データを一度に抽出でき、検索のレスポンスを高速化できる。
【符号の説明】
【０１１７】
１  情報処理装置
１ａ  格納手段
１ｂ  記憶手段
１ｃ  検索手段
２  文書ファイル
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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