(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
ファイルに対応付けてメッセージを登録するメッセージ登録部と、
印刷対象に選択されたファイルに対応付けて前記メッセージ登録部に登録されているメッセージを、前記選択したユーザに通知するメッセージ通知部と、を備えた印刷管理システムであって、
ファイルに対応付けて登録された当該メッセージについて、複数のユーザを通知対象として登録するユーザ登録部をさらに備え、
前記メッセージ通知部は、前記選択したユーザが前記ユーザ登録部に登録されている複数のユーザに含まれる場合に、前記通知を行う
ことを特徴とする印刷管理システム。
【請求項２】
前記メッセージ登録部は、ファイルの印刷が実行された場合に、そのファイルに対応付けて、メッセージを登録する
ことを特徴とする請求項１に記載の印刷管理システム。
【請求項３】
前記メッセージ通知部は、印刷対象に選択されたファイルと、前記メッセージ登録部に登録されているメッセージが対応付けされているファイルとの一致を、少なくともファイル名とファイルの更新日時とに基づいて判断する
ことを特徴とする請求項１または２に記載の印刷管理システム。
【請求項４】
前記メッセージ通知部は、前記選択したユーザと、前記ユーザ登録部に登録されているユーザとの一致を、ユーザが使用する端末装置のネットワークアドレス、もしくは、端末装置へのログインＩＤに基づいて判断する
ことを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１つに記載の印刷管理システム。
【請求項５】
前記通知後に、前記選択されたファイルの印刷開始またはキャンセルの指示を受け付ける
ことを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１つに記載の印刷管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ユーザへの通知機能を備えた印刷管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
プリンタや複合機などには、ユーザに各種の通知を行うものがある。
【０００３】
たとえば、印刷終了など所定のイベントが発生したとき、電子メールでそのイベントの発生を、印刷ジョブの依頼者や指定されたユーザに通知する画像形成装置がある（特許文献１参照。）。
【０００４】
また、多様な機能の使い方に不慣れなユーザに、管理者の作成したオリジナルの操作案内を通知するといった目的から、管理者等の作成した任意のメッセージとその表示タイミングとを設定できるようにした画像形成装置がある（たとえば、特許文献２参照。）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００４−１９２５６２号公報
【特許文献２】特開２００２−６７４５２号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
会議資料などを印刷する場合、既に印刷されていることに気付かずに、出席者や主催者の誰かが重複して印刷してしまうことがある。また、会議資料などのファイルが更新されていることに気付かずに、古いバージョンを印刷出力してしまうこともある。
【０００７】
特許文献１に開示の技術は、基本的に、印刷ジョブを投入したユーザ本人に、その印刷に係るイベントの発生（印刷終了やエラー発生など）を電子メールで通知する技術であり、上述した重複印刷や旧バージョンの印刷防止には貢献しない。また、既に印刷済みであることやバージョンアップされたことを関係者に電子メールで通知したとしても、その電子メールが印刷前に確認されないこともある。
【０００８】
特許文献２に開示の技術は、印刷装置の故障やメンテナンス告知等のメッセージを、クライアントＰＣの画面上や印刷装置の操作パネル上に一定期間表示させるものであり、ファイルを印刷しようとしているユーザに重複印刷等を防止するためのメッセージを伝えることはできない。また、メッセージが不要なユーザに対してもメッセージの表示が行われるので、メッセージが不要なユーザにとっては、不要なメッセージの表示により表示領域が少なくなって作業効率が低下してしまう。
【０００９】
本発明は、上記の問題を解決しようとするものであり、ファイルに関するメッセージをそのファイルを印刷しようとするユーザに確実に伝達することのできる印刷管理システムを提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
かかる目的を達成するための本発明の要旨とするところは、次の各項の発明に存する。
【００１１】
［１］ファイルに対応付けてメッセージを登録するメッセージ登録部と、
印刷対象に選択されたファイルに対応付けて前記メッセージ登録部に登録されているメッセージを、前記選択したユーザに通知するメッセージ通知部と、を備えた印刷管理システムであって、
ファイルに対応付けて登録された当該メッセージについて、複数のユーザを通知対象として登録するユーザ登録部をさらに備え、
前記メッセージ通知部は、前記選択したユーザが前記ユーザ登録部に登録されている複数のユーザに含まれる場合に、前記通知を行う
ことを特徴とする印刷管理システム。
【００１２】
上記発明では、ファイルに対応付けてメッセージを登録しておくと、ユーザがそのファイルを印刷しようとした際に、そのユーザに対してそのファイルに対応付けて登録されているメッセージが通知される。たとえば、ユーザが端末装置から印刷対象のファイルを選択して印刷指示を行うと、そのファイルに対応付けられているメッセージが該印刷指示を行ったユーザ（印刷依頼ユーザ）の端末装置の表示画面に表示される。なお、メッセージの通知は表示に限定されず、音声でメッセージを読み上げる方法でもよい。メッセージの登録は、ファイルの印刷時に行うようにしてもよいし、印刷とは別の独立した任意のタイミングで登録可能にしてもよい。また、上記発明では、メッセージの通知対象のユーザを限定することができる。通知対象のユーザは、ファイル毎に登録可能としてもよいし、メッセージを登録したユーザ毎に登録可能にしてもよい。また、印刷管理システム単位でもかまわない。
【００１３】
［２］前記メッセージ登録部は、ファイルの印刷が実行された場合に、そのファイルに対応付けて、メッセージを登録する
ことを特徴とする［１］に記載の印刷管理システム。
【００１４】
上記発明では、ファイルを印刷したとき、そのファイルに関するメッセージを登録する。たとえば、「会議資料として１０部印刷済み」などのメッセージをその印刷時に登録することができる。
【００１５】
［３］前記メッセージ通知部は、印刷対象に選択されたファイルと、前記メッセージ登録部に登録されているメッセージが対応付けされているファイルとの一致を、少なくともファイル名とファイルの更新日時とに基づいて判断する
ことを特徴とする［１］または［２］に記載の印刷管理システム。
【００１６】
上記発明では、ファイル名と更新日時に基づいて、ファイルの一致を判断する。バージョン毎に別のメッセージを登録・表示することができる。
【００１９】
［４］前記メッセージ通知部は、前記選択したユーザと、前記ユーザ登録部に登録されているユーザとの一致を、ユーザが使用する端末装置のネットワークアドレス、もしくは、端末装置へのログインＩＤに基づいて判断する
ことを特徴とする［１］乃至［３］のいずれか１つに記載の印刷管理システム。
【００２０】
［５］前記通知後に、前記選択されたファイルの印刷開始またはキャンセルの指示を受け付ける
ことを特徴とする［１］乃至［４］のいずれか１つに記載の印刷管理システム。
【００２１】
上記発明では、印刷対象のファイルに対応付けされているメッセージを表示する場合は、そのメッセージを表示してから印刷の開始、キャンセルの選択操作を受ける。これにより、ユーザは、印刷しようとしたファイルに対応付けて登録されているメッセージを見て、この印刷を実行するか否かを判断することができる。
【発明の効果】
【００２２】
本発明に係る印刷管理システムによれば、ファイルに関するメッセージをそのファイルを印刷しようとするユーザに伝達することができ、たとえば、重複印刷や旧バージョンのファイルの印刷を防ぐことができる。
【図面の簡単な説明】
【００２３】
【図１】本発明の実施の形態に係る印刷管理システムの構成例を示す説明図である。
【図２】画像形成装置の概略構成を示すブロック図である。
【図３】端末装置の概略構成を示すブロック図である。
【図４】メッセージ管理テーブルの一例を示す説明図である。
【図５】ユーザ管理テーブルの一例を示す説明図である。
【図６】印刷管理システムの端末装置、画像形成装置が有する各機能およびデータの流れを示す説明図である。
【図７】印刷管理システムの印刷する際の処理シーケンスを示す流れ図である。
【図８】メッセージや伝言ユーザを設定する入力設定画面の一例を示す正面図である。
【図９】ファイル判定処理（図７のステップＳ２０１）の詳細を示す流れ図である。
【図１０】ユーザ判定処理（図７のステップＳ２０３）の詳細を示す流れ図である。
【図１１】メッセージ画面の一例を示す正面図である。
【図１２】印刷とは別の独立した任意のタイミングでメッセージを登録する場合の処理シーケンスを示す流れ図である。
【図１３】プリントサーバを設けた場合の印刷管理システムの構成例を示す説明図である。
【図１４】複数の画像形成装置の中の１台がメッセージ管理テーブルやユーザ管理テーブルを一元管理する場合の印刷管理システムの構成例を示す説明図である。
【図１５】ドキュメント管理装置にメッセージ管理テーブルやユーザ管理テーブルを保存する場合の印刷管理システムの構成例を示す説明図である。
【発明を実施するための形態】
【００２４】
以下、図面に基づき本発明の実施の形態を説明する。
【００２５】
図１は、本発明の実施の形態に係る印刷管理システム５の構成例を示している。印刷管理システム５は、１または２以上の端末装置３０と、端末装置３０から受信した印刷データに基づく印刷などを行う画像形成装置１０とから構成され、これらはＬＡＮ（Local Area Network）などのネットワーク２を介して通信可能に接続されている。
【００２６】
印刷管理システム５では、ファイルに対応付けてメッセージを登録したメッセージ管理テーブル５０を画像形成装置１０などに保持し、画像形成装置１０に対して端末装置３０からファイルの印刷を行う際に、その印刷対象に選択されたファイルに対応付けされたメッセージがメッセージ管理テーブル５０に登録されているか否かを調べ、登録されている場合はそのメッセージを端末装置３０に表示する、機能を備えている。
【００２７】
図２は、画像形成装置１０の概略構成を示している。画像形成装置１０は、端末装置３０（以後、クライアントＰＣとも呼ぶ）から受信したデータに基づいて記録紙に画像形成（印刷）して出力するＰＣプリント機能を有するプリンタや複合機である。本例では、画像形成装置１０は、原稿を光学的に読み取ってその複製画像を記録紙に印刷するコピージョブ、読み取った原稿の画像データをファイルにして保存したり外部端末へ送信したりするスキャンジョブ、端末装置３０から受信した印刷データに係る画像を記録紙上に形成して印刷出力するＰＣプリントジョブなどのジョブを実行する機能を備えた複合機となっている。
【００２８】
画像形成装置１０は、当該画像形成装置１０の動作を統括制御するＣＰＵ（Central Processing Unit）１１と、このＣＰＵ１１に接続されたＲＯＭ（Read Only Memory）１２と、ＲＡＭ（Random Access Memory）１３と、スキャナ部１４と、プリンタ部１５と、表示部１６と、操作部１７と、画像処理部１８と、ハードディスク装置１９と、不揮発メモリ２１と、ネットワークＩ／Ｆ部２２とを備えている。
【００２９】
ＣＰＵ１１ではＯＳプログラムをベースとし、その上で、ミドルウェアやアプリケーションプログラムなどが実行される。ＲＯＭ１２には各種のプログラムが格納されており、これらのプログラムに従ってＣＰＵ１１が処理を実行することでジョブの実行など画像形成装置１０の各機能が実現される。ＲＡＭ１３はＣＰＵ１１がプログラムを実行する際に各種のデータを一時的に格納するワークメモリや画像データを格納する画像メモリなどとして使用される。なお、その他の必要なプログラムはハードディスク装置１９からＲＡＭ１３にロードされて実行される。
【００３０】
スキャナ部１４は、原稿を光学的に読み取って画像データを取得する機能を果たす。スキャナ部１４は、たとえば、原稿に光を照射する光源と、その反射光を受けて原稿を幅方向に１ライン分読み取るラインイメージセンサ、ライン単位の読取位置を原稿の長さ方向に順次移動させる移動手段（モータなどを含む）と、原稿からの反射光をラインイメージセンサに導いて結像させるレンズやミラーなどからなる光学経路、ラインイメージセンサの出力するアナログ画像信号をデジタルの画像データに変換する変換部などを備えて構成される。
【００３１】
プリンタ部１５は、画像データに応じた画像を記録紙上に形成して出力する機能を果たす。ここでは、記録紙の搬送装置と、感光体ドラムと、帯電装置と、レーザユニットと、現像装置と、転写装置と、分離装置と、クリーニング装置と、定着部とを有し、電子写真プロセスによって画像形成を行う、所謂、レーザープリンタとして構成されている。
【００３２】
画像形成装置１０の操作パネルは表示部１６と操作部１７を備えて構成される。表示部１６は、液晶ディスプレイ（ＬＣＤ…Liquid Crystal Display）などで構成され、各種の操作画面、設定画面などを表示する機能を果たす。操作部１７は、ユーザからジョブの投入や設定など各種の操作を受け付ける機能を果たす。操作部１７は、表示部１６の画面上に設けられて押下された座標位置を検出するタッチパネルのほかテンキーや文字入力キー、スタートキーなどを備えて構成される。
【００３３】
画像処理部１８は、画像の拡大縮小、回転などの処理のほか、印刷データをイメージデータに変換するラスタライズ処理、画像データの圧縮、伸張処理などを行う。
【００３４】
ハードディスク装置１９は、大容量不揮発の記憶装置であり、プログラムのほか、たとえば、印刷データや画像データ、ジョブ履歴の保存などに使用される。またメッセージ管理テーブル５０や後述するユーザ管理テーブル６０などもハードディスク装置１９に保存される。不揮発メモリ２１は、電源がオフされても記憶内容が破壊されないメモリ（フラッシュメモリ）であり、各種設定情報の保存などに使用される。
【００３５】
ネットワークＩ／Ｆ部２２は、ネットワーク２を通じて端末装置３０やその他の画像形成装置１０や外部装置、サーバなどとの間でデータを送受信して通信する機能を果たす。
【００３６】
図３は、端末装置３０（クライアントＰＣ）の概略構成の一例を示している。端末装置３０は、ＣＰＵ３１と、ＲＯＭ３２と、ＲＡＭ３３と、入出力Ｉ／Ｆ部３４と、不揮発メモリ３７と、ハードディスク装置３８と、ネットワークＩ／Ｆ部３９とを備えている。さらに入出力Ｉ／Ｆ部３４を介して、キーボードやマウスなどの入力デバイス３５と、液晶ディスプレイなどの表示装置３６が接続されている。
【００３７】
ＲＯＭ３２には起動用のプログラムや固定データが記憶される。ＲＡＭ３３には、ハードディスク装置３８からロードしたプログラムが記憶される。またＲＡＭ３３は、ＣＰＵ３１がプログラムを実行する際に各種のデータを一時的に格納するワークメモリなどとして使用される。
【００３８】
不揮発メモリ３７は、電源をオフにしても記憶内容が破壊されないメモリ（フラッシュメモリ）である。ハードディスク装置３８は、大容量不揮発の記憶装置であり、ＯＳプログラムや画像処理装置１０のドライバプログラム、ミドルウェア、各種アプリケーションプログラム、ファイル、データなどが保存される。
【００３９】
ネットワークＩ／Ｆ部３９は、ＬＡＮなどのネットワーク２を介して画像形成装置１０や他の端末装置３０や外部装置、サーバなどと通信する機能を果たす。
【００４０】
図４は、メッセージ管理テーブル５０の一例を示している。メッセージ管理テーブル５０には、ファイルを特定するための情報（ファイル情報）に対応付けてメッセージが登録される。メッセージはユーザが任意に入力して指定するほか、たとえば、予め用意された複数種類の規定メッセージの中から選択する方法で指定するようになっている。ファイルを特定するためのファイル情報は、ファイル名と、タイムスタンプ（更新日時）で構成される。
【００４１】
図４では、メッセージ管理テーブル５０に、２つのメッセージがそれぞれ個別のファイルに対応付けて登録されている例を示している。メッセージ管理テーブル５０には、任意数のメッセージを登録することができる。
【００４２】
図５は、ユーザ管理テーブル６０の一例を示している。ユーザ管理テーブル６０には、メッセージの通知対象のユーザが登録される。ユーザ管理テーブル６０は、ユーザを一意に特定する情報として、ユーザＩＤとそのユーザが使用する端末装置３０のＩＰ（Internet Protocol）アドレスとが対応付けて登録されている。ユーザを特定する情報は、たとえば、ユーザのログインＩＤなどでもかまわない。なお、ここでは、ユーザ管理テーブル６０は、ファイル毎に作成されて登録されるものとし、対応するファイルに紐付けされているものとする。たとえば、ファイル情報をキーに紐付けすればよい。
【００４３】
次に、印刷管理システム５の動作について説明する。
【００４４】
図６は印刷管理システム５の端末装置３０、画像形成装置１０が有する各機能およびデータの流れを示し、図７は印刷管理システム５における印刷処理の流れを示している。
【００４５】
まず、端末装置３０において、印刷対象のファイルが選択され、さらに、ユーザが希望する場合は、そのファイルに対応付けるメッセージの入力、およびこのメッセージの通知対象となるユーザ（伝言ユーザ）を特定する情報の入力などが行われる（図６：機能Ｆ１、図７ステップＳ１０１）。メッセージや伝言ユーザを特定する情報（伝言ユーザ情報）の入力は、端末装置３０にインストールされている画像形成装置１０のドライバプログラムが端末装置３０の表示装置３６に表示する図８に示すような入力設定画面７０を通じて行われる。伝言ユーザ情報の入力内容は端末装置３０側に保存され、次回の入力設定画面７０にデフォルト表示されるようになっている。
【００４６】
次に、端末装置３０において印刷指示を受けると（図７：ステップＳ１０２）、端末装置３０は印刷対象に選択されているファイルを特定するファイル情報（ファイル名、タイムスタンプ）、当該端末装置３０を使用中のユーザ（印刷指示を行ったユーザ：印刷依頼ユーザとする）を特定する情報（たとえば、ユーザＩＤや当該端末装置３０のＩＰアドレス）を画像形成装置１０へ送信する（図６：機能Ｆ２、図７；ステップＳ１０３）。
【００４７】
これらを受信した画像形成装置１０は、ファイル情報によって特定されるファイルがメッセージの表示対象のファイルか否かを調べる（図６：機能Ｇ１、図７：ステップＳ２０１）。
【００４８】
図９は、図７のステップＳ２０１（ファイル判定処理）の詳細を示している。端末装置３０から受信したファイル情報を読み込み（ステップＳ２４１）、そのファイル情報でメッセージ管理テーブル５０を検索する（ステップＳ２４２）。受信したファイル情報のファイル名と一致し（ステップＳ２４３；Ｙｅｓ）、かつ受信したファイル情報が示すタイムスタンプと一致するファイル情報がメッセージ管理テーブル５０に登録されている場合は（ステップＳ２４４；Ｙｅｓ）、受信したファイル情報によって特定されたファイル（印刷対象に選択されたファイル）はメッセージ表示対象のファイルであると判断する（ステップＳ２４６、リターン）。
【００４９】
ファイル名、タイムスタンプのいずれか１つでも一致しない場合は（ステップＳ２４３；Ｎｏ、またはステップＳ２４４；Ｎｏ）、受信したファイル情報によって特定されたファイルはメッセージ表示対象のファイルでないと判断する（ステップＳ２４５、リターン）。
【００５０】
図７に戻って説明を続ける。画像形成装置１０は、印刷対象に選択されたファイルがメッセージ表示対象のファイルでない場合は（ステップＳ２０２；Ｎｏ）、ステップＳ２０５へ移行する。印刷対象に選択されたファイルがメッセージ表示対象のファイルである場合は（ステップＳ２０２；Ｙｅｓ）、端末装置３０から受信した情報の示す印刷依頼ユーザが、ユーザ管理テーブル６０に登録されているメッセージ表示対象のユーザか否かを調べる（図６：機能Ｇ２、図７：ステップＳ２０３）。
【００５１】
図１０は、図７のステップＳ２０３（ユーザ判定処理）の詳細を示している。端末装置３０から受信した印刷依頼ユーザを示す情報を読み込み（ステップＳ２５１）、該印刷依頼ユーザでユーザ管理テーブル６０を検索する（ステップＳ２５２）。検索対象のユーザ管理テーブル６０は、印刷対象のファイル（端末装置３０から受信したファイル情報が示すファイル）に紐付けされているものである。
【００５２】
印刷依頼ユーザと一致するユーザがユーザ管理テーブル６０に登録されている場合（ステップＳ２５３；Ｙｅｓ）、今回の印刷依頼ユーザをメッセージ表示対象のユーザと判断する（ステップＳ２５５、リターン）。印刷依頼ユーザと一致するユーザがユーザ管理テーブル６０に登録されていない場合は（ステップＳ２５３；Ｎｏ）、今回の印刷依頼ユーザはメッセージ表示対象のユーザでないと判断する（ステップＳ２５４、リターン）。たとえば、印刷依頼ユーザを特定する情報が端末装置３０のＩＰアドレスである場合、ユーザ管理テーブル６０にそのＩＰアドレスが登録してあれば、メッセージ表示対象のユーザであると判断し、登録されてなければメッセージ表示対象のユーザでないと判断する。
【００５３】
図７に戻って説明を続ける。画像形成装置１０は、印刷依頼ユーザがメッセージ表示対象のユーザでない場合は（ステップＳ２０４；Ｎｏ）、ステップＳ２０５へ移行する。ステップＳ２０５では、端末装置３０に対して、印刷継続指示（メッセージ表示などを行わずにそのまま印刷を開始する指示）を送信する。
【００５４】
メッセージ表示対象のユーザである場合は（ステップＳ２０４；Ｙｅｓ）、端末装置３０から受信したファイル情報と一致するファイル情報に対応付けてメッセージ管理テーブル５０に登録されているメッセージをメッセージ管理テーブル５０から読み出し、該メッセージとその表示指示とを端末装置３０に送信する（ステップＳ２０６）。
【００５５】
メッセージとその表示指示とを画像形成装置１０から受信した端末装置３０は、受信したメッセージを表示装置３６に表示し（ステップＳ１０４）、印刷を継続するか否かの選択を受け付ける（図６：機能Ｆ３、図７ステップＳ１０５）。たとえば、図１１に示すようなメッセージ画面８０を表示する。メッセージ画面８０の下部には、画像形成装置１０から受信したメッセージが表示される。また、メッセージ画面８０には、印刷の実行を選択するための「はい」釦８１と、印刷のキャンセルを選択するための「いいえ」釦８２が表示される。
【００５６】
端末装置３０は、印刷のキャンセルが選択された場合は（図７：ステップＳ１０６；Ｎｏ）、今回の印刷指示をキャンセルして印刷中止する。
【００５７】
印刷の実行が選択された場合は（ステップＳ１０６；Ｙｅｓ）、印刷対象に選択されているファイルの印刷データと、ステップＳ１０１において入力されたメッセージがあれば、メッセージの登録情報（登録するメッセージ本文と、伝言ユーザ情報と、印刷対象ファイルを特定するファイル情報）を画像形成装置１０へ送信（印刷ジョブを送信）する（図６：機能Ｆ４、図７：ステップＳ１０７）。なお、伝言ユーザ情報を別途のタイミング（印刷時以外の適宜のタイミング）で登録する構成の場合は、伝言ユーザ情報は印刷データと共に送信する登録情報に含めなくてもよい。
【００５８】
画像形成装置１０は上記印刷ジョブを端末装置３０から受信する（図６：機能Ｇ３、図７：ステップＳ２１０）。画像形成装置１０は、受信した印刷ジョブの中にメッセージの登録情報が含まれていない場合は（Ｓ２１１、ステップＳ２１２；Ｎｏ）、受信した印刷データに基づく印刷を行って（図６：機能Ｇ５，図７：ステップＳ２１５）処理を終了する。
【００５９】
受信した印刷ジョブの中にメッセージの登録情報が含まれている場合は（ステップＳ２１１、Ｓ２１２；Ｙｅｓ）、その登録情報に基づいて、メッセージをメッセージ管理テーブル５０に登録する（図６：機能Ｇ４、図７：ステップＳ２１３）。すなわち、受信したファイル情報に対応付けて、受信したメッセージをメッセージ管理テーブル５０に登録する。また、受信した登録情報の中に伝言ユーザ情報が含まれている場合はその伝言ユーザ情報を該当するユーザ管理テーブル６０に登録する（ステップＳ２１４）。そして、受信した印刷データに基づく印刷を行って（図６：機能Ｇ５，図７：ステップＳ２１５）処理を終了する。
【００６０】
このように、端末装置３０から画像形成装置１０に対して印刷を依頼する際に、その印刷対象のファイルに対応付けされているメッセージを該ファイルの印刷依頼ユーザに通知（メッセージを表示）するので、ファイルに対応付けて登録しておいたメッセージを、そのファイルを印刷しようとするユーザに確実に伝えることができる。
【００６１】
次に、印刷の際とは別の独立した任意のタイミングでメッセージを登録する機能について説明する。
【００６２】
図１２は、印刷とは別の独立した任意のタイミングでメッセージを登録する場合における印刷管理システム５の動作を示している。端末装置３０（特に画像形成装置１０のドライバプログラム）は、所定のメッセージ登録画面にて、ファイルの選択を受け付け、さらにそのファイルに対応付けるメッセージの入力、およびこのメッセージの通知対象となるユーザ（伝言ユーザ情報）の入力などを受ける（図６：機能Ｆ５、図１２：ステップＳ３０１）。
【００６３】
その後、登録指示を受けると（ステップＳ３０２）、端末装置３０は、ステップＳ３０１で入力された登録情報（メッセージ本文と、伝言ユーザ情報と、選択されたファイルのファイル情報）を画像形成装置１０へ送信する（図６：機能Ｆ５、図１２：ステップＳ３０３）。なお、伝言ユーザ情報を別途登録しておく構成の場合、伝言ユーザ情報は今回送信する登録情報に含めなくてもよい。
【００６４】
画像形成装置１０は上記登録情報を端末装置３０から受信し（ステップＳ４０１）、その受信した登録情報に基づいて、メッセージをメッセージ管理テーブル５０に登録する（ステップＳ４０２）。また、受信した情報の中に伝言ユーザ情報が含まれている場合はその伝言ユーザ情報をユーザ管理テーブル６０に登録して（ステップＳ４０３）処理を終了する。
【００６５】
このように、印刷とは別の独立したタイミングでメッセージを登録することができるので、たとえば、ファイルのバージョンを更新した場合などに、更新したこと示すメッセージを、更新前のファイルに対応付けて登録することができる。この登録を行っておけば、誰かが更新前のファイルを印刷しようとしたとき、ファイルが更新されている旨のメッセージを警告として表示することができる。
【００６６】
なお、本発明の印刷管理システムの構成は図１に示すものに限定されない。図１３はプリントサーバ９１を設けた場合の印刷管理システム５Ｂの構成例を示している。プリントサーバ９１は、メッセージの登録・表示に関して図１の印刷管理システム５の画像形成装置１０が備えていた全ての機能を、すなわち、図６の機能Ｇ１、Ｇ２、Ｇ３、Ｇ４を備えたコンピュータ装置である。メッセージ管理テーブル５０やユーザ管理テーブル６０はプリントサーバ９１に作成・保存される。端末装置３０は、図１の構成で画像形成装置１０に対して行っていた動作を全てプリントサーバ９１に対して行う。プリントサーバ９１は、図６の機能５に相当する機能として、端末装置３０から受信した印刷データを画像形成装置１０へ送信する。
【００６７】
この場合、メッセージ管理テーブル５０やユーザ管理テーブル６０をプリントサーバ９１が一元管理するので、端末装置３０から指定した画像形成装置１０がどの装置であっても、メッセージの登録・表示を行うことができる。たとえば、端末装置３０（ａ）のユーザＡがファイルａｂｃを画像形成装置１０（ａ）で印刷した際にそのファイルにメッセージを登録した場合において、ユーザＢが端末装置３０（ｂ）からそのファイルａｂｃを印刷しようとしたとき、ファイルａｂｃに対応付けされたメッセージがユーザＢの端末装置３０（ｂ）に表示される。
【００６８】
図１４は、複数の画像形成装置１０の中の１台がメッセージ管理テーブル５０やユーザ管理テーブル６０を一元管理する場合の印刷管理システム５Ｃの構成例を示している。たとえば、マスタの画像形成装置１０（ｃ）は、印刷管理システム５ｂにおけるプリントサーバ９１の機能を有している。
【００６９】
図１５は、ドキュメント管理装置９３にメッセージ管理テーブル５０やユーザ管理テーブル６０を保存する場合の印刷管理システム５Ｄの構成例を示している。印刷管理システム５Ｄでは、ドキュメント管理装置９３は、メッセージ管理テーブル５０やユーザ管理テーブル６０の記憶場所として利用される。
【００７０】
印刷管理システム５Ｄの端末装置３０は、ドキュメント管理装置９３内のメッセージ管理テーブル５０やユーザ管理テーブル６０のアドレスを認識しており、これらに直接アクセスして、印刷対象に選択されたファイルに対応するメッセージが存在するか否かを調べ、存在する場合はメッセージ画面８０を表示する等を行う。すなわち、図７において画像形成装置１０が行っていた処理のうち、ステップＳ２０１からＳ２０６の処理を端末装置３０側のドライバプログラム（画像形成装置１０用のドライバプログラム）が行う。
【００７１】
画像形成装置１０もドキュメント管理装置９３内のメッセージ管理テーブル５０やユーザ管理テーブル６０のアドレスを認識しており、これらにアクセスして書き込み・更新を行う。すなわち、画像形成装置１０は、図７のステップＳ２１０からＳ２１５の処理を担当する。
【００７２】
印刷管理システム５Ｄにおいてもメッセージ管理テーブル５０やユーザ管理テーブル６０は複数の画像形成装置１０に対して１つであり、一元管理することができる。すなわち、どの端末装置３０からどの画像形成装置１０に対して印刷を行う場合にも、印刷対象のファイルに対応付けてメッセージを登録し、また表示することができる。
【００７３】
なお、印刷管理システム５Ｄにおいて、メッセージの登録に関する処理についても、端末装置３０側のドライバプログラムが行うように構成されてもよい。
【００７４】
このように、本発明の印刷管理システムは各種のシステム構成をとることができ、いずれのシステム構成においても、ファイルに対応付けてメッセージを登録しておけば、そのファイルの印刷が行われる際に（印刷開始前）に該印刷を指示した印刷依頼ユーザにそのメッセージを通知することができる。これにより、会議資料などのファイルを印刷した場合、印刷済みである旨のメッセージをそのファイルに対応付けて登録しておけば、他の出席者や主催者の誰かがそのファイルを印刷しようとした際に、「印刷済み」であることを示すメッセージが表示されるので、既に印刷されていることに気付かずに重複印刷してしまうことが防止される。
【００７５】
また、会議資料などのファイルを更新した場合に、旧バージョンのファイルにバージョンアップ版が存在することをメッセージとして登録すれば、誰かが旧バージョンのファイルを印刷しようとした際にバージョンアップ版が存在する旨のメッセージが表示されるので、旧バージョンを誤って印刷出力してしまうことが防止される。
【００７６】
以上、本発明の実施の形態を図面によって説明してきたが、具体的な構成は実施の形態に示したものに限られるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲における変更や追加があっても本発明に含まれる。
【００７７】
実施の形態では、ファイルの一致確認を、ファイル名とタイムスタンプで行うようにしたが、ファイル名のみで行うようにしてもよい。この場合、更新版を印刷した際にそのファイルに「更新済み」であるメッセージを登録しておけば、誰かが旧バージョンのファイルを印刷しようとした際にも「更新済み」のメッセージが表示される。
【００７８】
また、ファイルとメッセージとの対応付けは、ファイルの実体にメッセージを直接対応付けるようにしてもよい。たとえば、メッセージ管理テーブル５０のファイル情報の部分にファイルの実体を保存してメッセージとの対応付けを行う構成でもかまわない。
【００７９】
実施の形態では、ユーザ管理テーブル６０に登録されているユーザにのみメッセージを通知するようにしたが、すべてのユーザに通知する構成でもかまわない。
【００８０】
また、実施の形態ではユーザ管理テーブル６０をファイル毎に個別に設けるようにしたが、たとえば、端末装置３０毎にユーザ管理テーブル６０を設ける構成でもよい。この場合、メッセージを登録する際に、ファイル情報およびメッセージに対応付けて、このメッセージを登録した端末装置３０の識別情報（たとえばＩＰアドレス）をメッセージ管理テーブル５０に登録する。また、ユーザ管理テーブル６０は端末装置３０毎（ＩＰアドレス毎）に作成する。そして、あるファイルを印刷する際に、そのファイルに対応付けされたメッセージがメッセージ管理テーブル５０に登録されている場合、そのファイル情報およびメッセージに対応付けてメッセージ管理テーブル５０に登録されているＩＰアドレス（端末装置３０の識別情報）をキーにして対応するユーザ管理テーブル６０を特定し、これを参照して印刷依頼ユーザが伝言ユーザか否かを判定するようにすればよい。
【００８１】
また、印刷管理システム単位にユーザ管理テーブル６０を設ける構成でもかまわない。
【００８２】
なお、印刷管理システム単位あるいは端末装置３０毎にユーザ管理テーブル６０を設ける場合、伝言ユーザ情報の登録処理は、ファイルを印刷するときに行う必要はなく、別途の任意のタイミングで行うようにすればよい。すなわち、伝言ユーザ情報の入力・登録のみを行うように図１２に示す処理を変形したものを登録処理として設ければよい。
【００８３】
実施の形態では画像形成装置１０が複合機の場合を例に説明したが、端末装置からＰＣプリントジョブを受信して実行する装置であればよく、ネットワーク接続可能なプリンタなどでもかまわない。
【符号の説明】
【００８４】
２…ネットワーク
５、５Ｂ、５Ｃ、５Ｄ…印刷管理システム
１０…画像形成装置
１１…ＣＰＵ
１２…ＲＯＭ
１３…ＲＡＭ
１４…スキャナ部
１５…プリンタ部
１６…表示部
１７…操作部
１８…画像処理部
１９…ハードディスク装置（ＨＤＤ）
２１…不揮発メモリ
２２…ネットワークＩ／Ｆ部
３０…端末装置（クライアントＰＣ）
３１…ＣＰＵ
３２…ＲＯＭ
３３…ＲＡＭ
３４…入出力Ｉ／Ｆ部
３５…入力デバイス
３６…表示装置
３７…不揮発メモリ
３８…ハードディスク装置（ＨＤＤ）
３９…ネットワークＩ／Ｆ部
５０…メッセージ管理テーブル
６０…ユーザ管理テーブル
７０…入力設定画面
８０…メッセージ画面
８１…「はい」釦
８２…「いいえ」釦
９１…プリントサーバ
９３…ドキュメント管理装置
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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