(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
クライアント端末からＷｅｂ上での回答を要求する電子メールを受け付け、
受け付けた前記電子メールを識別するメール識別情報と、回答依頼内容へのアクセス情報とを対応づけて第１の記憶部に記憶し、
前記電子メールが送信先である複数のクライアント端末各々における該電子メールの開封状況を取得し、
前記メール識別情報と前記開封状況とを対応づけて第２の記憶部に記憶し、
前記メール識別情報を含む要求を取得し、
前記第１の記憶部を参照して前記要求に含まれるメール識別情報に対応する前記アクセス情報に基づいて、前記複数のクライアント端末各々におけるＷｅｂ上での回答状況を取得し、
前記複数のクライアント端末を、複数のグループ毎に分類して管理すると共に、前記複数のグループ毎に、取得した前記回答状況が未回答である数と、前記第２の記憶部から取得した前記開封状況が未開封である数とに基づいて、前記複数のグループ各々に対応するクライアント端末を管轄する管轄端末に督促情報を出力する、処理をコンピュータに実行させるためのメール督促プログラム。
【請求項２】
前記アクセス情報は、ＵＲＬ又は添付ファイル名を含むことを特徴とする請求項１に記載のメール督促プログラム。
【請求項３】
前記開封状況は、前記管轄端末が管轄するクライアント端末における前記電子メールの開封率、受信メール数、及び前記アクセス情報へのアクセス回数のうち、少なくとも１つを含むことを特徴とする請求項１又は２に記載のメール督促プログラム。
【請求項４】
前記開封率、前記受信メール数、及び前記アクセス情報へのアクセス回数と、対応する閾値との比較結果に基づいて、対応する督促情報の内容を選択することを特徴とする請求項３に記載のメール督促プログラム。
【請求項５】
前記回答状況を、前記回答依頼内容を作成したクライアント端末に表示させる画面を作成することを特徴とする請求項１乃至４の何れか１項に記載のメール督促プログラム。
【請求項６】
クライアント端末からＷｅｂ上での回答を要求する電子メールを受け付け、受け付けた前記電子メールを識別するメール識別情報と、回答依頼内容へのアクセス情報とを対応づけて記憶する第１の記憶部と、
前記電子メールが送信先である複数のクライアント端末各々における該電子メールの開封状況を取得し、前記メール識別情報と前記開封状況とを対応づけて記憶する第２の記憶部と、
前記メール識別情報を含む要求を取得し、前記第１の記憶部を参照して前記要求に含まれるメール識別情報に対応する前記アクセス情報に基づいて、前記複数のクライアント端末各々におけるＷｅｂ上での回答状況を取得する回答状況取得部と、
前記複数のクライアント端末を、複数のグループ毎に分類して管理すると共に、前記複数のグループ毎に、前記回答状況取得部から取得した前記回答状況が未回答である数と、前記第２の記憶部から取得した前記開封状況が未開封である数とに基づいて、前記複数のグループ各々に対応するクライアント端末を管轄する管轄端末に督促情報を出力する督促文送信部とを有することを特徴とするメール装置。
【請求項７】
クライアント端末からＷｅｂ上での回答を要求する電子メールを受け付け、
受け付けた前記電子メールを識別するメール識別情報と、回答依頼内容へのアクセス情報とを対応づけて第１の記憶部に記憶し、
前記電子メールが送信先である複数のクライアント端末各々における該電子メールの開封状況を取得し、
前記メール識別情報と前記開封状況とを対応づけて第２の記憶部に記憶し、
前記メール識別情報を含む要求を取得し、
前記第１の記憶部を参照して前記要求に含まれるメール識別情報に対応する前記アクセス情報に基づいて、前記複数のクライアント端末各々におけるＷｅｂ上での回答状況を取得し、
前記複数のクライアント端末を、複数のグループ毎に分類して管理すると共に、前記複数のグループ毎に、取得した前記回答状況が未回答である数と、前記第２の記憶部から取得した前記開封状況が未開封である数とに基づいて、前記複数のグループ各々に対応するクライアント端末を管轄する管轄端末に督促情報を出力する、処理を有することを特徴とするメール督促方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子メールの受信状況に基づいて適切なメールの督促を効率的に行うためのメール督促プログラム、メール装置、及びメール督促方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来では、電子メールを用いた情報の伝達が日常的に行われている。また、従来では、電子メールを用いて、担当者が複数の対象者から回答を収集する場合がある。その場合、担当者は、複数の対象者に対して電子メールを発信し、電子メールに対する返信として回答を収集する。なお、昨今では、メール文化の普及により、大量のメールを送受信する状況になっており、それに起因してメール利用者が、回答期限付きメールを回答し忘れるという状況が増えてきている。
【０００３】
なお、従来では、発信者が発信したメールを、受信者が開封したか、返信したかを管理し、その発信者が設定した条件に合致するメールを蓄積部から抽出して通知する仕組みが存在する（例えば、特許文献１参照）。特許文献１に示されている技術によれば、発信者は自身のメールに対する返信の有無によって、回答状況を把握することができる。
【０００４】
更に、従来では、電子メールを用いて回答を要求する場合であっても、メールに記載されたＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ  Ｒｅｓｏｕｒｃｅ  Ｌｏｃａｔｏｒ）へのアクセスを促し、Ｗｅｂ上で回答を収集する場合がある。具体的には、例えばＷｅｂアンケートシステムを用いて、Ｗｅｂ上でアンケートの回答を行う場合である。
【０００５】
更に、Ｗｅｂ（ウェブ）を用いた回答においては、回答を行った対象者個人を特定できないようにして、回答を募る場合がある。具体的には、例えば職場環境の満足度調査等の場合に、所属のみを入力し個人名がわからない状況で調査が行われる場合である。このような場合、担当者は、回答数を特定することが可能であるため、例えば企業の組織単位で、回答数を確認することができる。そして、従来では、回答数の向上のために、担当者は所属長に各所属員への回答の呼び掛けを行う等の運用もなされている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開平０７−１８３９１２号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、上述した回答率を向上させるためには、Ｗｅｂ上の回答数だけでは不十分な場合があった。例えば、依頼メール自体の認識率（電子メールの開封率）が低い場合には、回答率の低さがその認識率に起因するものであるのか、又は認識率は高いのに回答率が低いのかがわからなかった。つまり、認識率が高い場合で回答率が低い場合には、回答することを忘れていることや、自分に回答する必要がないと思われている場合等が考えられる。一方、認識率が低く回答率が高い場合には、そもそもメール自体を認識していない場合等が考えられる。
【０００８】
したがって、実際には、担当者が督促を行う場合や、幹部社員が呼び掛けを行う場合に、何れのパターンかを認識することで、より効果的な督促等を行うことができるのが好ましい。
【０００９】
開示の技術は、かかる問題を鑑み、電子メールの受信状況に基づいて適切なメールの督促を効率的に行うことで、回答依頼に対する回答率を向上させることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
開示の一態様におけるメール督促プログラムは、クライアント端末からＷｅｂ上での回答を要求する電子メールを受け付け、受け付けた前記電子メールを識別するメール識別情報と、回答依頼内容へのアクセス情報とを対応づけて第１の記憶部に記憶し、前記電子メールが送信先である複数のクライアント端末各々における該電子メールの開封状況を取得し、前記メール識別情報と前記開封状況とを対応づけて第２の記憶部に記憶し、前記メール識別情報を含む要求を取得し、前記第１の記憶部を参照して前記要求に含まれるメール識別情報に対応する前記アクセス情報に基づいて、前記複数のクライアント端末各々におけるＷｅｂ上での回答状況を取得し、前記複数のクライアント端末を、複数のグループ毎に分類して管理すると共に、前記複数のグループ毎に、取得した前記回答状況が未回答である数と、前記第２の記憶部から取得した前記開封状況が未開封である数とに基づいて、前記複数のグループ各々に対応するクライアント端末を管轄する管轄端末に督促情報を出力する、処理をコンピュータに実行させる。
【発明の効果】
【００１１】
開示の技術によれば、電子メールの受信状況に基づいて適切なメールの督促を効率的に行うことができる。また、開示の技術によれば、回答依頼に対する回答率を向上させることができる。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】第１実施例におけるメールシステムの一構成例を示す図である。
【図２】第１実施例におけるメールサーバの機能構成の一例を示す図である。
【図３】第１実施例におけるクライアント端末の機能構成の一例を示す図である。
【図４】第１実施例におけるメール督促処理が実現可能なハードウェア構成の一例を示す図である。
【図５】利用者認証ＤＢのデータ例を示す図である。
【図６】人事ＤＢのデータ例を示す図である。
【図７】メールＤＢのデータ例を示す図である。
【図８】回答状況ＤＢのデータ例を示す図である。
【図９】メールＵＲＬ対応ＤＢのデータ例を示す図である。
【図１０】設定ＤＢのデータ例を示す図である。
【図１１】督促文ＤＢのデータ例を示す図である。
【図１２】第１実施例のメールプログラムにおける処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１３】第１実施例におけるアクセス数計算処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１４】第１実施例のメールサーバにおける送信処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１５】第１実施例における回答状況送信処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１６】第１実施例のメールサーバにおける回答状況データ作成プログラムの処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１７】第１実施例における表示プログラムの処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１８】第１実施例のクライアント端末における送信処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１９】メッセージ作成画面の一例を示す図である。
【図２０】回答用紙追加画面を表示したメール送信画面例を示す図である。
【図２１】メール内容の一例を示す図である。
【図２２】送信メール表示画面の一例を示す図である。
【図２３】回答状況表示画面の一例を示す図である。
【図２４】督促文のメール例を示す図である。
【図２５】第２実施例におけるクライアント端末の機能構成の一例を示す図である。
【図２６】第２実施例におけるメールＤＢのデータ例を示す図である。
【図２７】第２実施例のメールプログラムにおける処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図２８】第２実施例のメールサーバにおける送信処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図２９】第２実施例における回答状況送信処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図３０】第２実施例における表示プログラムの処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図３１】第２実施例のクライアント端末における送信処理手順の一例を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１３】
以下、添付図面を参照しながら実施例について詳細に説明する。
【００１４】
＜第１実施例：システム構成例＞
第１実施例におけるメールシステムの構成例について、図を用いて説明する。図１は、第１実施例におけるメールシステムの一構成例を示す図である。図１に示すメールシステム１０は、メールサーバ１１と、クライアント端末１２−１〜１２−ｎとを有する。また、メールサーバ１１とクライアント端末１２−１〜１２−ｎは、例えばインターネットやＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）等に代表される通信ネットワーク１３によりデータの送受信が可能な状態で接続されている。
【００１５】
メールサーバ１１は、各クライアント端末１２−１〜１２−ｎに対する個々のメールの送受信を管理するメール装置である。したがって、メールサーバ１１は、各クライアント端末１２−１〜１２−ｎ毎の送信メールや受信メールを集約して管理する。また、メールサーバ１１には、データベース（以下、「ＤＢ」と略称する）として、例えばメールＵＲＬ対応ＤＢ（第１の記憶部）や、メールＤＢ（第２の記憶部）、利用者認証ＤＢ、設定ＤＢ、人事ＤＢ、回答状況ＤＢ、督促文ＤＢ等の各ＤＢを有する。なお、各ＤＢは、自らが記憶すべき情報を取得し、幾つかの項目同士を関連づけて記憶する機能を有する。メールサーバ１１は、上述した各ＤＢを用いてクライアント端末１２の利用者を管理する。
【００１６】
また、メールサーバ１１は、第１実施例におけるメール督促処理等を実現するためのメール督促プログラム（例えば、メールプログラムや回答状況データ作成プログラム）等を有する。
【００１７】
クライアント端末１２は、メールサーバ１１から送られるメールの内容を表示する表示プログラム（例えば、ブラウザ表示用のプログラム等）を有する。また、クライアント端末１２は、表示プログラムにより表示されるメールの内容を確認したり、表示されたメール内容に記述された質問への回答を行う。
【００１８】
ここで、クライアント端末１２が行う回答は、例えばメール内容に記述したＵＲＬ等のアクセス情報に基づいて外部装置等にアクセスし、そのアクセス先で得られる質問に対する回答等が含まれる。このとき、上述した外部装置は、メールサーバ１１の管理外でもよく、また管理内でもよい。
【００１９】
なお、クライアント端末１２には、回答依頼者や回答者が使用する端末が含まれる。したがって、例えば回答依頼者が使用するクライアント端末１２の場合には、Ｗｅｂ上での回答を要求する電子メールをメールサーバ１１に送信したり、メールサーバ１１から回答状況を取得することができる。また、回答者が使用するクライアント端末１２の場合には、例えばＷｅｂ上での回答を要求する電子メールを受信し、Ｗｅｂ上で回答を作成することができる。
【００２０】
なお、図１では、メールサーバ１１とクライアント端末１２との関係を１：ｎとしているが、これに限定されるものではなく、例えば、ｍ：ｎ（ｍ、ｎは１以上）の関係でもよい。
【００２１】
＜第１実施例：メールサーバ１１の機能構成例＞
図２は、第１実施例におけるメールサーバの機能構成の一例を示す図である。なお、図２では、説明の便宜上、回答依頼側のクライアント端末１２−１と、回答側のクライアント端末１２−２とが、メールサーバ１１に対してデータの送受信が可能な状態で接続されているものとする。したがって、以下の説明において「利用者」とは、第１実施例におけるメールシステム１０を利用するメール回答依頼側及びメール回答側のクライアント（ユーザ）の意味を含むものとする。
【００２２】
図２に示すメールサーバ１１は、メールプログラム２０と、回答状況データ作成プログラム３０とを有する。メールプログラム２０は、利用要求受信部２１と、利用者認証部２２と、メール送信部２３と、回答状況取得部２４と、回答状況送信部２５と、督促要求受信部２６と、督促文送信部２７とを有する。回答状況データ作成プログラム３０は、回答受信部３１と、データ更新部３２とを有する。また、メールサーバ１１は、ＤＢとして、利用者認証ＤＢ４１と、人事ＤＢ４２と、メールＤＢ４３と、回答状況ＤＢ４４と、メールＵＲＬ対応ＤＢ（第１の記憶部）４５と、設定ＤＢ４６と、督促文ＤＢ４７とを有する。
【００２３】
利用要求受信部２１は、回答依頼側のクライアント端末１２−１からの利用要求を受信する。このとき、利用要求受信部２１は、利用要求のあったクライアント端末１２−１に対して、利用者情報入力画面を送信する。なお、利用者情報とは、例えば利用者ＩＤ、パスワード等である。利用要求受信部２１は、クライアント端末１２−１から利用者ＩＤ、パスワードを受信すると、利用者認証ＤＢ４１を参照し、利用者認証部２２に情報を出力して認証を行わせる。
【００２４】
利用者認証部２２は、例えば利用要求受信部２１により得られるクライアント端末１２−１からの利用者ＩＤ、パスワードが、利用者認証ＤＢ４１に含まれているか否かを判断して利用者認証を行う。利用者認証部２２は、認証がＯＫ（利用可能）であれば、許可された利用者に対して、人事ＤＢ４２を参照して利用者の部署、役職（代表者情報）等の確認を行う。また、利用者認証部２２は、認証エラーであった場合には、その旨のメッセージ画面を生成し、クライアント端末１２−１の表示部に表示させるように制御する。
【００２５】
メール送信部２３は、利用者認証部２２からの認証結果に基づいて、メールＤＢ４３を参照し、その利用者に送信するメールの内容（メール情報）を取得し、取得したメールの内容に基づいて対象者である回答側のクライアント端末１２−２にメールを送信する。
【００２６】
また、メール送信部２３は、例えば複数のクライアント端末１２各々における電子メールの開封状況を取得し、クライアント端末１２から受け付けた電子メールを識別するメール識別情報と開封状況とを対応づけてメールＤＢ４３等に記憶させる機能を有していてもよい。
【００２７】
回答状況取得部２４は、メールＵＲＬ対応ＤＢ４５及び回答状況ＤＢ４４に基づいて、各回答側のクライアント端末１２各々における回答状況を取得する。具体的には、回答状況取得部２４は、例えば上述したメール識別情報を含む要求を取得し、メールＵＲＬ対応ＤＢ４５等を参照して要求に含まれるメール識別情報に対応するＵＲＬ等のアクセス情報に基づいて、回答依頼内容に対するＷｅｂ上での回答状況を取得する。
【００２８】
なお、回答状況取得部２４は、例えば上述したメール識別情報と、回答依頼内容へのアクセス情報とを対応づけてメールＵＲＬ対応ＤＢ４５に記憶させる機能を有していてもよい。
【００２９】
回答状況送信部２５は、現時点で、回答状況取得部２４により得られる回答状況結果を督促要求受信部２６及び回答依頼側のクライアント端末１２−１に出力する。
【００３０】
督促要求受信部２６は、クライアント端末１２−１で指定された督促要求を受信し、受信した督促要求を督促文送信部２７に出力する。
【００３１】
督促文送信部２７は、設定ＤＢ４６を参照して督促要求に対応する設定情報を抽出すると共に、督促文ＤＢ４７を参照して督促要求及び設定情報に対応する督促文を取得する。また、督促文送信部２７は、取得した督促文の内容を回答側の所定のクライアント端末１２−２に出力する。
【００３２】
つまり、督促文送信部２７は、例えば上述した回答状況と開封状況とに基づいて、上述した設定情報との比較を行い、その結果に基づいて督促文ＤＢ４７から選択された督促文（督促情報）を、その対象となるクライアント端末１２の利用者を管轄する人が利用する管轄端末（詳細は後述する）に出力する。ここで、管轄端末に出力する形態としては、例えば電子メール等があるが、これに限定されるものではない。
【００３３】
回答受信部３１は、回答側のクライアント端末１２−２からの回答結果を受信する。また、回答受信部３１は、クライアント端末１２−２からの回答結果をデータ更新部３２に出力する。
【００３４】
データ更新部３２は、回答受信部３１により得られる回答結果に基づいて回答状況ＤＢ４４を更新する。
【００３５】
利用者認証ＤＢ４１は、例えば、利用者ＩＤとパスワードとが対応づけられて記憶されており、クライアント端末１２の認証をする際に用いられる。
【００３６】
人事ＤＢ４２は、例えば、利用者ＩＤと、氏名と、部署名と、役職（代表者情報）とが対応づけられて記憶されており、認証された利用者に対する情報を取得する際に用いられる。
【００３７】
メールＤＢ４３は、メールを利用する利用者毎にメール情報等が格納されている。なお、メールＤＢ４３には、クライアント端末１２による電子メールの開封状況が取得され、メッセージＩＤ（メール識別情報）や開封状況等が対応づけられて記憶されている。また、メールは、送信メールと受信メールとに大きく分類される。受信メールの情報には、例えばそのメールが開封済であるか未開封であるかを示すデータ等が含まれる。また、送信メールには、例えばそのメールが回答要のものか否かを示すデータ等が含まれる。
【００３８】
回答状況ＤＢ４４は、例えば、部署等の所定のグループ毎に、所属人数と、回答数と、現在の回答率と、開封数と、開封率と、その後に受信したメールの数とが対応づけて記録されている。なお、上述した情報は、例えば回答用ＵＲＬ等のアクセス情報毎に存在するが、これに限定されるものではない。
【００３９】
メールＵＲＬ対応ＤＢ４５は、回答を依頼した回答期限付メールのメッセージＩＤ（メール識別情報）と、そのメール内容に記載された回答用ＵＲＬ等のアクセス情報とが対応づけられて記憶されている。
【００４０】
設定ＤＢ４６は、回答期限メールの送信者が設定した督促文を利用する際の開封率の閾値や、その後の受信メール数の閾値等が記憶されている。なお、上述した情報は、例えば回答期限メール毎に存在するが、これに限定されるものではない。
【００４１】
督促文ＤＢ４７は、例えば開封率とその後に受信したメール数とに対応づけられて督促文が記憶され、上述した設定ＤＢ４６における各閾値との比較結果に応じて適切な督促文が利用される。
【００４２】
なお、クライアント端末１２−１，１２−２では、それぞれが表示プログラム５０を有し、必要に応じてメールサーバ１１から送信されるメールの内容や回答状況、督促文等を参照することができる。つまり、第１実施例では、表示プログラム５０を有することで、ブラウザ等を用いたＷｅｂメール等により、上述した内容等を実現することができる。
【００４３】
ここで、具体的な処理について説明すると、第１実施例では、メールクライアントの利用者（クライアント端末１２−１）が、自らが送信した送信メールの履歴から回答状況を見たい回答期限付メールを選択し、表示要求をメールサーバ１１に送信する。メールサーバ１１は、その要求を受け付けると、そのメールのメッセージＩＤから、メールＵＲＬ対応ＤＢ４５に基づいて、回答用ＵＲＬを取得する。
【００４４】
次に、第１実施例では、取得した回答用ＵＲＬに対応する回答状況ＤＢ４４に基づき、例えば組織毎の回答状況、開封／未開封状況、その後の平均受信メール数を含めた回答状況表示画面を作成し、作成した画面の情報をメールクライアント（クライアント端末１２−１）に返送する。
【００４５】
メールクライアント側（クライアント端末１２−１）では、回答状況表示画面をメールサーバ１１から受信し、受信した画面の情報を表示する。クライアント端末１２−１の利用者は、画面に表示されている１又は複数の組織のうち、ある組織（グループ）を選択し、督促送信要求を送信する。
【００４６】
メールサーバ１１は、クライアント端末１２−１から上述した督促送信要求を受け付けると、設定ＤＢ４６と、回答状況ＤＢ４４と、督促文ＤＢ４７とに基づいて、督促文を自動的に作成する。次に、選択された部署名から部署の管理者の宛先を人事ＤＢ４２から取得し、督促文をその宛先に送信する。
【００４７】
なお、先に記載した管轄端末とは、ここでいう管理者が利用している端末のことを指す。管轄端末は、複数のクライアント端末のうち、予め設定された少なくとも一部のクライアント端末を管轄する。第１実施例では、例えば複数のクライアント端末を複数のグループ毎に分類して管理すると共に、複数のグループ毎に回答状況が未回答である数、開封状況が未開封である数等に基づいて、複数のグループ各々に対応する管轄端末へ督促情報を出力することができる。
【００４８】
＜第１実施例：クライアント端末１２の機能構成例＞
図３は、第１実施例におけるクライアント端末の機能構成の一例を示す図である。図３では、説明の便宜上、メールサーバ１１を簡略的に示しているが、図２に示す構成等を有するものである。
【００４９】
図３に示すクライアント端末１２は、表示プログラム５０を有する。表示プログラム５０は、メール表示要求部５１と、利用者情報送信部５２と、メール表示部５３と、メール送信部５４と、回答送信部５５と、回答状況表示要求部５６と、回答状況受信部５７と、回答状況表示部５８とを有する。
【００５０】
メール表示要求部５１は、クライアント端末１２を使用する利用者に対するメール情報を表示するための要求を作成し、作成した要求情報をメールサーバ１１に出力するために利用者情報送信部５２に出力する。
【００５１】
利用者情報送信部５２は、メール表示要求部５１からの表示要求に基づき、クライアント端末１２でメール情報を表示するため、利用者情報をメールサーバ１１に送信する。なお、利用者情報とは、例えば、利用者ＩＤやパスワード等である。また、利用者情報は、利用者情報送信部５２が有するメモリ（記憶部）に記憶されていてもよく、利用者がキーボード等の入力部等を用いてメール表示要求をする度に入力してもよい。
【００５２】
メール表示部５３は、メールサーバ１１から得られたメール表示要求に対応するメール情報をディスプレイ等の表示部の画面に表示する。
【００５３】
メール送信部５４は、クライアント端末１２でメールを作成した場合に、その作成したメール情報をメールサーバ１１に送信する。
【００５４】
回答送信部５５は、受信したメールに含まれている回答用ＵＲＬ等により所定のサイト（例えば、ホームページ等）にアクセスし、アクセスしたサイトに表示される質問に対する回答を作成し、作成した回答情報をメールサーバ１１に送信する。なお、上述したメールの作成及び回答の作成は、例えばクライアント端末１２等に設けられたキーボードやマウス、タッチパネル等のデータ入力部等を用いて利用者により行われる。
【００５５】
回答状況表示要求部５６は、回答依頼側のクライアントが、回答状況を表示したい場合に、回答状況表示要求をメールサーバ１１に送信する。
【００５６】
回答状況受信部５７は、回答状況表示要求部５６が要求した回答状況表示要求に対してメールサーバ１１から得られる回答状況を受信する。また、回答状況受信部５７は、受信した情報を回答状況表示部５８に出力する。
【００５７】
回答状況表示部５８は、回答状況受信部５７により得られる回答状況を表示するための所定の画面を作成し、作成された画面をディスプレイ等の表示部の画面に表示する。
【００５８】
なお、上述した回答状況表示要求部５６、回答状況受信部５７、及び回答状況表示部５８とは、回答依頼側のクライアント端末１２−１が有する機能であるが、回答側のクライアント端末２１２−２にも有していてもよい。
【００５９】
＜ハードウェア構成例＞
ここで、上述したメールサーバ（メール装置）１１及びクライアント端末１２においては、各機能をコンピュータに実行させることができる実行プログラム（例えば、メール督促プログラム、表示プログラム等）を作成し、例えば汎用のパーソナルコンピュータ、サーバ、携帯端末、ゲーム機器等にその実行プログラムをインストールすることにより、メール督促処理、表示処理等を実現することができる。
【００６０】
ここで、第１実施例におけるメール督促処理が実現可能なコンピュータのハードウェア構成例について図を用いて説明する。図４は、第１実施例におけるメール督促処理が実現可能なハードウェア構成の一例を示す図である。
【００６１】
図４におけるコンピュータ本体には、入力装置６１と、出力装置６２と、ドライブ装置６３と、補助記憶装置６４と、メモリ装置６５と、各種制御を行うＣｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ（ＣＰＵ）６６と、ネットワーク接続装置６７とを有するよう構成されており、これらはシステムバスＢで相互に接続されている。
【００６２】
入力装置６１は、利用者等が操作するキーボード及びマウス等のポインティングデバイスを有しており、利用者等からのプログラムの実行等、各種操作信号を入力する。
【００６３】
出力装置６２は、第１実施例における各処理を行うためのコンピュータ本体を操作するのに必要な各種ウィンドウやデータ等を表示するディスプレイを有し、ＣＰＵ６６が有する制御プログラムによりプログラムの実行経過や結果等を表示することができる。
【００６４】
ここで、コンピュータ本体にインストールされる実行プログラムは、例えばＵｎｉｖｅｒｓａｌ  Ｓｅｒｉａｌ  Ｂｕｓ（ＵＳＢ）メモリやＣＤ−ＲＯＭ等の可搬型の記録媒体６８等により提供される。プログラムを記録した記録媒体６８は、ドライブ装置６３にセット可能であり、記録媒体６８に含まれる実行プログラムが、記録媒体６８からドライブ装置６３を介して補助記憶装置６４にインストールされる。
【００６５】
補助記憶装置６４は、ハードディスク等のストレージ手段であり、第１実施例における実行プログラムやコンピュータに設けられた制御プログラム等を蓄積し、必要に応じて入出力を行うことができる。
【００６６】
メモリ装置６５は、ＣＰＵ６６により補助記憶装置６４から読み出された実行プログラム等を格納する。なお、メモリ装置６５は、Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ（ＲＯＭ）やＲａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ（ＲＡＭ）等からなる。
【００６７】
ＣＰＵ６６は、Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ  Ｓｙｓｔｅｍ（ＯＳ）等の制御プログラム、及びメモリ装置６５に格納されている実行プログラムに基づいて、各種演算や各ハードウェア構成部とのデータの入出力等、コンピュータ全体の処理を制御して、メール督促における各処理を実現することができる。なお、プログラムの実行中に必要な各種情報等は、補助記憶装置６４から取得することができ、また実行結果等を格納することもできる。
【００６８】
ネットワーク接続装置６７は、通信ネットワーク等と接続することにより、実行プログラムを通信ネットワークに接続されている他の端末等から取得したり、プログラムを実行することで得られた実行結果又は第１実施例における実行プログラム自体を他の端末等に提供することができる。
【００６９】
第１実施例では、上述したようなハードウェア構成により、第１実施例における各プログラムをインストールすることで、汎用のパーソナルコンピュータ等で第１実施例における各処理を容易に実現することができる。なお、上述したメール督促プログラム、表示プログラム等に関する各処理については、後述する。
【００７０】
＜データベース例＞
以下の説明では、第１実施例に示すデータベース例について、図５〜図１１を用いて説明する。図５は、利用者認証ＤＢのデータ例を示す図である。また、図６は、人事ＤＢのデータ例を示す図である。また、図７は、メールＤＢのデータ例を示す図である。また、図８は、回答状況ＤＢのデータ例を示す図である。また、図９は、メールＵＲＬ対応ＤＢのデータ例を示す図である。また、図１０は、設定ＤＢのデータ例を示す図である。また、図１１は、督促文ＤＢのデータ例を示す図である。
【００７１】
図５に示す利用者認証ＤＢ４１のデータ項目としては、例えば、「利用者ＩＤ」、「パスワード」等からなるが、これに限定されるものではない。利用者ＩＤは、上述するクライアント端末１２を利用する利用者の識別情報に相当し、図５の例ではメールアドレスを用いている。つまり、利用者認証ＤＢ４１は、クライアント端末１２からのアクセスに対して、利用者ＩＤとパスワードとにより、その利用者を特定すると共に認証を行い、利用権限があるか否かを判断するためのＤＢである。
【００７２】
図６に示す人事ＤＢ４２のデータ項目としては、例えば、「利用者ＩＤ」、「氏名」、「部署名」、「代表者（役職）」、「所属コード」、及び「メーリングリスト名（ＭＬ名）」等からなるが、これに限定されるものではない。また、「部署名」は、更に細分化して、例えば「統括部名」、「部名」、「  課名」等の項目を有していてもよい。人事ＤＢ４２は、利用者毎の現時点での所属や役職等を、メールプログラム２０が取得するためのＤＢである。この人事ＤＢ４２は、本システム（メールシステム１０）内で管理されていてもよく、総務部や人事部等が管理するＤＢに直接アクセスして情報を取得してもよい。
【００７３】
図７に示すメールＤＢ４３の項目としては、例えば、「利用者ＩＤ」、「フォルダ名」、「メッセージＩＤ」、「開封状況」、「回答要求」、「差出人」、「宛先」、「発信日時」、「メール情報」等からなるが、これに限定されるものではない。また、「メール情報」は、更に細分化して、例えば、「タイトル」、「本文」等の項目を有していてもよい。
【００７４】
メールＤＢ４３は、利用者ＩＤ毎に、各フォルダの何れかに蓄積されているメールの開封状況、そのメールの回答要求の有無、差出人、宛先、発信日時、メール情報（タイトル、本文等）を管理する。なお、図７の例では、利用者ＩＤが「ｈｏｎｄａ＠ｘｘｘ．ｗｗ」のみのメール情報が蓄積されているが、これに限定されずに、メールサーバ１１に登録される複数の利用者毎にメールが管理される。また、回答要求が「有」とするメールの「本文」には、本文中に含まれるＵＲＬ等のアクセス情報が含まれる。また、メール情報には、添付ファイル名や添付ファイルの内容等をアクセス情報として含めてもよいが、全てのメールの本文にアクセス情報が含まれているわけではない。
【００７５】
図８に示す回答状況ＤＢ４４の項目としては、例えば、「送信日時」、「期限日時」、「統括部名」、「部名」、「課名」、「所属コード」、「所属人数」、「回答数」、「回答率」、「述べアクセス数」、「一日平均アクセス数（一人当り）」、「督促日１」、「督促日２」等からなるが、これに限定されるものではない。回答状況ＤＢ４４は、回答用ＵＲＬ毎に存在する。図８の例では、ＵＲＬが、例えば「ｈｔｔｐ：／／ｗｗｗ．ｋａｉｔｏｕ３．ｎｅ．ｊｐ／ｋａｉｔｏｕ３．ｈｔｍｌ」の例を示している。
【００７６】
なお、図８の例では、「統括部名」、「部名」、「課名」毎の回答状況が設定されている。これにより、統括部単位、部単位、課単位の回答状況を容易に確認することができる。また、図８の例では、督促日として最大２つの日付（督促日１、督促日２）を設定することができるが、これに限定されるものではなく、例えば１つの日付でも、３つ以上の日付を設定することができる。第１実施例では、データ更新部３２により回答状況ＤＢ４４の更新が行われ、回答状況取得部２４により回答状況ＤＢ４４を参照することで、回答状況を容易且つ適切に把握することができる。
【００７７】
図９に示すメールＵＲＬ対応ＤＢ４５の項目としては、「メッセージＩＤ」、「回答用ＵＲＬ」からなるが、これに限定されるものではない。メールＵＲＬ対応ＤＢ４５は、回答を必要とするメールに対して、そのメッセージＩＤと、アクセス情報であるＵＲＬとを対応づけて管理するためのＤＢである。なお、アクセス情報としては、ＵＲＬに限定されず、例えば添付ファイル名等であってもよい。また、メッセージＩＤに対応するアクセス情報は、１つに限定されずに複数あってもよく、その場合のアクセス情報は、ＵＲＬ及びファイル名のうちの一方でもよく、また両方であってもよい。
【００７８】
図１０に示す設定ＤＢ４６の項目としては、「設定対象」、「閾値」からなるが、これに限定されるものではない。設定ＤＢ４６は、例えば回答期限メール毎に存在する。図１０の例では、例えば、「ａｎｋｅ−ｔｏ＠ｘｘｘ．ｗｗ」の例を示している。第１実施例では、設定ＤＢ４６の内容に基づいて督促文の内容を判断するための処理が行われる。ここで、設定対象としては、例えば複数のクライアント端末のうち管轄端末が管轄する少なくとも一部のクライアント端末１２における電子メールの開封率、受信メール数、及びアクセス情報へのアクセス回数のうち、少なくとも１つであればよい。なお、設定対象は、これに限定されるものではない。
【００７９】
図１１に示す督促文ＤＢ４７の項目としては、「パターン」、「督促文」からなるが、これに限定されるものではない。督促文ＤＢ４７は、設定ＤＢ４６を用いた督促文の判定を行う処理により、判定されたパターン（例えば、「開封率」、「受信メール数」、「アクセス数」、「閾値外（定型）」）に対応した督促文を管理するためのＤＢである。また、「督促文」の一部には、図１１に示すように変数部分を有していてもよい。その変数部分には、例えば、人事ＤＢ４２等から得られた部署管理者の氏名や、発信者の氏名、回答期限付きメールの件名、部署名等が入力される。なお、第１実施例におけるパターンの種類及び督促文の内容等については、これに限定されるものではない。
【００８０】
＜第１実施例のメールサーバ１１におけるメールプログラム２０の処理手順例＞
次の説明では、上述した第１実施例のメールサーバ１１におけるメールプログラム２０の処理手順例について、フローチャートを用いて説明する。図１２は、第１実施例のメールプログラムにおける処理手順の一例を示すフローチャートである。図１２の例において、メールプログラム２０は、メール利用要求をクライアント端末１２から受信したか否かを判断し（Ｓ０１）、受信していない場合（Ｓ０１において、ＮＯ）、Ｓ０１に戻り、受信があるまで待機する。なお、以下の説明において、受信したか否かとは、例えば所定時間内に受信したか否かが判断されるものとする。
【００８１】
また、メールプログラム２０は、受信があった場合（Ｓ０１において、ＹＥＳ）、利用者ＩＤ、パスワード入力画面をクライアント端末１２に送信する（Ｓ０２）。
【００８２】
次に、メールプログラム２０は、利用者情報として利用者ＩＤ、パスワードを受信したか否かを判断し（Ｓ０３）、受信していない場合（Ｓ０３において、ＮＯ）、Ｓ０３に戻り、受信があるまで待機する。また、メールプログラム２０は、受信があった場合（Ｓ０３において、ＹＥＳ）、利用者認証ＤＢ４１を用いて、認証を行う（Ｓ０４）。
【００８３】
次に、メールプログラム２０は、認証ＯＫか否かを判断し（Ｓ０５）、認証ＯＫである場合（Ｓ０５において、ＹＥＳ）、アクセス数計算処理を行う（Ｓ０６）。なお、アクセス数計算処理については、後述する。
【００８４】
次に、メールプログラム２０は、メッセージ作成要求をクライアント端末１２から受信したか否かを判断する（Ｓ０７）。メールプログラム２０は、メッセージ作成要求を受信した場合（Ｓ０７において、ＹＥＳ）、送信処理を行う（Ｓ０８）。なお、送信処理については、後述する。メールプログラム２０は、Ｓ０８の処理の終了後、又は上述したＳ０８の処理において、メッセージ作成要求を受信していない場合（Ｓ０７において、ＮＯ）、送信メール表示要求をクライアント端末１２から受信したか否かを判断する（Ｓ０９）。
【００８５】
メールプログラム２０は、送信メール表示要求をクライアント端末１２から受信した場合（Ｓ０９において、ＹＥＳ）、回答状況送信処理を行う（Ｓ１０）。なお、回答状況送信処理については、後述する。また、メールプログラム２０は、Ｓ１０の終了後、又はＳ０９の処理において、送信メール表示要求をクライアント端末１２から受信していない場合（Ｓ０９において、ＮＯ）、処理を終了する。なお、メールプログラム２０は、上述したＳ０５の処理において、認証ＯＫでなかった場合（Ｓ０５において、ＮＯ）、認証エラー画面を作成し、クライアント端末１２に送信し（Ｓ１１）、処理を終了する。
【００８６】
＜Ｓ０６：アクセス数計算処理の処理手順＞
図１３は、第１実施例におけるアクセス数計算処理手順の一例を示すフローチャートである。図１３の例において、メールプログラム２０は、人事ＤＢ４２を用いて、その利用者ＩＤの所属コードを取得する（Ｓ２１）。次に、メールプログラム２０は、回答状況ＤＢ４４に、Ｓ２１で取得した所属コードを含む回答状況データが存在するか否かを判断する（Ｓ２２）。
【００８７】
メールプログラム２０は、その所属コードを含む回答状況データが存在する場合（Ｓ２２において、ＹＥＳ）、回答状況ＤＢ４４の述べアクセス数をインクリメント（１増加）する（Ｓ２３）。なお、この場合には、上記所属コードの階層に相当する所属の述べアクセス数もインクリメントする。
【００８８】
次に、メールプログラム２０は、それぞれの回答状況ＤＢ４４の一日平均アクセス数を計算し、更新する(Ｓ２４)。
【００８９】
＜Ｓ０８：送信処理手順＞
図１４は、第１実施例のメールサーバにおける送信処理手順の一例を示すフローチャートである。図１４の例において、メールプログラム２０は、メッセージ作成画面を作成し、クライアント端末１２に送信する（Ｓ３１）。
【００９０】
次に、メールプログラム２０は、一般メール情報、宛先、タイトル、記事本文を受信したか否かを判断し（Ｓ３２）、上述の情報を受信した場合（Ｓ３２において、ＹＥＳ）、本メールを識別するためのメッセージＩＤ、ヘッダ情報等を作成する（Ｓ３３）。また、メールプログラム２０は、宛先のメールＤＢの受信フォルダ欄に、メッセージＩＤ、タイトル、記事本文、差出人、回答要求「０」を記録する（Ｓ３４）。なお、回答要求が「０」とは、回答要求がないことを意味するが、回答要求がないことを意味する種別であれば、「０」以外の他の種別が記録されてもよい。
【００９１】
また、メールプログラム２０は、差出人のメールＤＢの送信フォルダ欄に、メッセージＩＤ、タイトル、記事本文、差出人、回答要求「０」を記録する（Ｓ３５）。
【００９２】
また、メールプログラム２０は、上述したＳ３２の処理において、一般メール情報、宛先、タイトル、記事本文を受信していない場合（Ｓ３２において、ＮＯ）、次に、回答要求メール情報、宛先、タイトル、記事本文、回答用ＵＲＬを受信したか否かを判断する（Ｓ３６）。
【００９３】
メールプログラム２０は、上述した情報を受信していない場合（Ｓ３６において、ＮＯ）、Ｓ３２に戻る。また、メールプログラム２０は、上述した情報を受信した場合（Ｓ３６において、ＹＥＳ）、メッセージＩＤ、ヘッダ情報等を作成する（Ｓ３７）。次に、メールプログラム２０は、メッセージＩＤと、回答用ＵＲＬとを対応づけてメールＵＲＬ対応ＤＢに記録する（Ｓ３８）。次に、メールプログラム２０は、宛先のメールＤＢの受信フォルダ欄に、メッセージＩＤ、タイトル、記事本文、差出人、回答要求「１」を記録する（Ｓ３９）。なお、回答要求が「１」とは、回答要求があることを意味するが、回答要求があることを意味する種別であれば、「１」以外の他の種別が記録されてもよい。
【００９４】
次に、メールプログラム２０は、差出人のメールＤＢの送信フォルダ欄に、メッセージＩＤ、タイトル、記事本文、差出人、回答要求「１」を記録する（Ｓ４０）。次に、メールプログラム２０は、回答用ＵＲＬ毎の回答状況ＤＢ４４を作成し、人事ＤＢ４２を用いて、宛先に相当する所属名、所属人数を記録する（Ｓ４２）。
【００９５】
＜Ｓ１０：回答状況送信処理手順＞
図１５は、第１実施例における回答状況送信処理手順の一例を示すフローチャートである。図１５の例において、メールプログラム２０は、利用者ＩＤのメールＤＢ４３から送信フォルダ内のメールを取得し（Ｓ５１）、メールＤＢ４３から、当利用者ＩＤの送信メールを取得し、送信メール表示画面を作成する（Ｓ５２）。次に、メールプログラム２０は、送信メール表示画面をクライアント端末１２に送信する（Ｓ５３）。
【００９６】
次に、メールプログラム２０は、メッセージＩＤと、回答状況表示要求を受信したか否かを判断し（Ｓ５４）、受信した場合（Ｓ５４において、ＹＥＳ）、メールＵＲＬ対応ＤＢ４５に基づいて、メッセージＩＤに対応するＵＲＬを取得する（Ｓ５５）。
【００９７】
また、メールプログラム２０は、そのメールの回答状況表示画面を、取得したＵＲＬの回答状況ＤＢ４４を用いて作成し（Ｓ５６）、作成した回答状況表示画面をクライアント端末１２に送信する（Ｓ５７）。
【００９８】
ここで、メールプログラム２０は、Ｓ５７の処理の終了後、又はＳ５４の処理において、メッセージＩＤと、回答状況表示要求を受信していない場合（Ｓ５４において、ＮＯ）、部署名と、督促要求とをクライアント端末１２から受信したか否かを判断する（Ｓ５８）。メールプログラム２０は、クライアント端末１２から上述した情報を受信していない場合（Ｓ５８において、ＮＯ）、Ｓ５８に戻り、受信するまで待機する。また、メールプログラム２０は、クライアント端末１２から上述した情報を受信した場合（Ｓ５８において、ＹＥＳ）、選択された部署の代表者を人事ＤＢ４２から取得する（Ｓ５９）。次に、メールプログラム２０は、選択された部署の開封率をメールＤＢ４３から算出する（Ｓ６０）。
【００９９】
ここで、メールプログラム２０は、設定ＤＢ４６の開封率の閾値よりも低いか否かを判断し（Ｓ６１）、開封率の閾値よりも低い場合（Ｓ６１において、ＹＥＳ）、督促文ＤＢ４７の開封率に対応する督促文を取得する（Ｓ６２）。
【０１００】
また、メールプログラム２０は、開封率の閾値よりも低くない場合（Ｓ６１において、ＮＯ）、選択された部署の平均受信メール数をメールＤＢ４３から算出する（Ｓ６３）。
【０１０１】
次に、メールプログラム２０は、設定ＤＢ４６の受信メールの閾値よりも高いか否かを判断し（Ｓ６４）、受信メールの閾値よりも高い場合（Ｓ６４において、ＹＥＳ）、督促文ＤＢ４７の受信メール数に対応する督促文を取得する（Ｓ６５）。また、メールプログラム２０は、受信メールの閾値よりも高くない場合（Ｓ６４において、ＮＯ）、選択された部署の平均アクセス数を回答状況ＤＢ４４から取得する（Ｓ６６）。
【０１０２】
次に、メールプログラム２０は、設定ＤＢ４６のアクセス数よりも低いかを判断し（Ｓ６７）、アクセス数よりも低くない場合（Ｓ６７において、ＮＯ）、督促文ＤＢ４７から定型の督促文を取得する（Ｓ６８）。
【０１０３】
Ｓ６２の処理後、Ｓ６５の処理後、Ｓ６８の処理後、又はＳ６７の処理において、設定ＤＢ４６のアクセス数よりも低い場合（Ｓ６７において、ＹＥＳ）、人事ＤＢ４２を用いて、取得した督促文内にある変数に、代表者、部署名を代入する（Ｓ６９）。
【０１０４】
また、メールプログラム２０は、部署の代表者（例えば、管轄端末）に対して、取得した督促文を送信し（Ｓ７０）、督促修了通知をクライアントに送信する（Ｓ７１）。
【０１０５】
＜メールサーバ１１における回答状況データ作成プログラム３０の処理手順例＞
以下の説明では、メールサーバ１１における回答状況データ作成プログラム３０の処理手順例について、フローチャートを用いて説明する。図１６は、第１実施例のメールサーバにおける回答状況データ作成プログラムの処理手順の一例を示すフローチャートである。
【０１０６】
図１６の例において、回答状況データ作成プログラム３０は、回答用ＵＲＬから回答を受信したか否かを判断する（Ｓ８１）。回答状況データ作成プログラム３０は、回答を受信した場合（Ｓ８１において、ＹＥＳ）、所属コードの入力を受け付けているか否かを判断する（Ｓ８２）。ここで、回答状況データ作成プログラム３０は、所属コードの入力を受け付けている場合（Ｓ８２において、ＹＥＳ）、回答状況ＤＢ４４のその所属コードに対応する回答数をインクリメント（１増加）する（Ｓ８３）。また、回答状況データ作成プログラム３０は、回答率を計算し、回答状況ＤＢ４４の回答率を更新する（Ｓ８４）。
【０１０７】
ここで、回答状況データ作成プログラム３０は、利用者等の指示等により処理を終了するか否かを判断し（Ｓ８５）、処理を終了しない場合（Ｓ８５において、ＮＯ）、Ｓ８１に戻る。また、回答状況データ作成プログラム３０は、Ｓ８５において、処理を終了する場合（Ｓ８５において、ＹＥＳ）、回答状況データ作成処理を終了する。
【０１０８】
なお、回答状況データ作成プログラム３０は、上述したＳ８１の処理において、回答用ＵＲＬから回答を受信していない場合（Ｓ８１において、ＮＯ）、Ｓ８１に戻る。また、回答状況データ作成プログラム３０は、上述したＳ８２の処理において、所属コードの入力を受け付けていない場合（Ｓ８２において、ＮＯ）、Ｓ８１に戻る。
【０１０９】
＜クライアント端末１２における表示プログラム５０の処理手順例＞
次の説明では、クライアント端末１２における表示プログラム５０の処理手順例について、フローチャートを用いて説明する。図１７は、第１実施例における表示プログラムの処理手順の一例を示すフローチャートである。
【０１１０】
図１７の例において、表示プログラム５０は、メール利用要求を利用者から受け付けたか否かを判断する（Ｓ９１）。表示プログラム５０は、メール利用要求を受け付けていない場合（Ｓ９１において、ＮＯ）、Ｓ９１に戻り、メール利用要求を受け付けるまで待機する。
【０１１１】
また、表示プログラム５０は、メール利用要求を受け付けた場合（Ｓ９１において、ＹＥＳ）、メールサーバ１１に、メール利用要求を送信する（Ｓ９２）。次に、表示プログラム５０は、メールサーバ１１から、利用者ＩＤ、パスワード入力画面を受信したか否かを判断する（Ｓ９３）。ここで、表示プログラム５０は、上記画面を受信していない場合（Ｓ９３において、ＮＯ）、Ｓ９３に戻り、受信するまで待機する。また、表示プログラム５０は、上記画面を受信した場合（Ｓ９３において、ＹＥＳ）、利用者ＩＤ、パスワード入力画面を表示する（Ｓ９４）。
【０１１２】
ここで、表示プログラム５０は、利用者ＩＤ、パスワードの入力を受け付けたか否かを判断し（Ｓ９５）、上記入力を受け付けていない場合（Ｓ９５において、ＮＯ）、Ｓ９５に戻り、上記入力があるまで待機する。また、表示プログラム５０は、上記入力を受け付けた場合（Ｓ９５において、ＹＥＳ）、利用者情報である利用者ＩＤ、パスワードをメールサーバ１１に送信する（Ｓ９６）。なお、利用者ＩＤ、パスワードは、クライアント端末１２が備える入力部等により入力されてもよく、予めメモリ等の記憶部に記憶されていてもよい。
【０１１３】
次に、表示プログラム５０は、認証エラー画面を受信したか否かを判断し（Ｓ９７）、認証エラー画面を受信していない場合（Ｓ９７において、ＮＯ）、メッセージ作成要求を受け付けたか否かを判断する（Ｓ９８）。表示プログラム５０は、メッセージ作成要求を受け付けた場合（Ｓ９８において、ＹＥＳ）、送信処理を行う（Ｓ９９）。なお、送信処理については、後述する。
【０１１４】
また、表示プログラム５０は、Ｓ９９の処理の終了後、又はＳ９８の処理において、メッセージ作成要求を受け付けていない場合（Ｓ９８において、ＮＯ）、送信メール表示要求を受け付けたか否かを判断する（Ｓ１００）。ここで、表示プログラム５０は、送信メール表示要求を受け付けた場合（Ｓ１００において、ＹＥＳ）、メールサーバ１１に送信メール表示要求を送信する（Ｓ１０１）。また、表示プログラム５０は、送信メール表示画面をメールサーバ１１から受信したか否かを判断し（Ｓ１０２）、送信メール表示画面を受信していない場合（Ｓ１０２において、ＮＯ）、Ｓ１０２に戻り、送信メール表示画面を受信するまで待機する。また、表示プログラム５０は、送信メール表示画面を受信した場合（Ｓ１０２において、ＹＥＳ）、送信メール表示画面をメール表示部５３に表示する(Ｓ１０３)。
【０１１５】
表示プログラム５０は、Ｓ１０３の処理後、又はＳ１００の処理において、送信メール表示要求を受け付けていない場合（Ｓ１００において、ＮＯ）、メールの選択と、回答状況表示要求を受け付けたか否かを判断する（Ｓ１０４）。
【０１１６】
表示プログラム５０は、メールの選択と、回答状況表示要求を受け付けた場合（Ｓ１０４において、ＹＥＳ）、メールサーバ１１に、選択されたメールのメッセージＩＤと回答状況表示要求を送信する（Ｓ１０５）。また、表示プログラム５０は、Ｓ１０５の処理が終了後、又はＳ１０４の処理において、メールの選択と、回答状況表示要求を受け付けなかった場合（Ｓ１０４において、ＮＯ）、回答状況表示画面をメールサーバ１１から受信したか否かを判断する（Ｓ１０６）。ここで、表示プログラム５０は、回答状況表示画面を受信していない場合（Ｓ１０６において、ＮＯ）、Ｓ１０６に戻り、回答状況表示画面を受信するまで待機する。また、表示プログラム５０は、回答状況表示画面を受信した場合（Ｓ１０６において、ＹＥＳ）、回答状況表示画面を表示する（Ｓ１０７）。
【０１１７】
また、表示プログラム５０は、部署の選択と、督促要求を受け付けたか否かを判断し（Ｓ１０８）、部署の選択と、督促要求を受け付けていない場合（Ｓ１０８において、ＮＯ）、Ｓ１０８に戻り、部署の選択と、督促要求を受け付けるまで待機する。また、表示プログラム５０は、部署の選択と、督促要求を受け付けた場合（Ｓ１０８において、ＹＥＳ）、選択された部署名と、督促要求をメールサーバ１１に送信する（Ｓ１０９）。
【０１１８】
次に、表示プログラム５０は、督促送信修了通知をメールサーバ１１から受信したか否かを判断し（Ｓ１１０）、督促送信修了通知を受信していない場合（Ｓ１１０において、ＮＯ）、Ｓ１１０に戻り、督促送信修了通知を受信するまで待機する。また、表示プログラム５０は、督促送信修了通知を受信した場合（Ｓ１１０において、ＹＥＳ）、督促送信修了通知を表示する（Ｓ１１１）。
【０１１９】
また、表示プログラム５０は、Ｓ９７の処理において、認証エラー画面を受信した場合（Ｓ９７において、ＹＥＳ）、認証エラー画面を表示する（Ｓ１１２）。
【０１２０】
＜Ｓ９９：送信処理手順＞
図１８は、第１実施例のクライアント端末における送信処理手順の一例を示すフローチャートである。図１８の例において、表示プログラム５０は、メールサーバ１１にメッセージ作成要求を送信し（Ｓ１２１）、メッセージ作成画面をメールサーバ１１から受信したか否かを判断する（Ｓ１２２）。
【０１２１】
表示プログラム５０は、メッセージ作成画面を受信していない場合（Ｓ１２２において、ＮＯ）、Ｓ１２２に戻り、メッセージ作成画面を受信するまで待機する。また、表示プログラム５０は、メッセージ作成画面を受信した場合（Ｓ１２２において、ＹＥＳ）、メッセージ作成画面をメール表示部５３に表示する（Ｓ１２３）。また、表示プログラム５０は、宛先、タイトル、記事本文等の入力を受け付ける（Ｓ１２４）。
【０１２２】
ここで、表示プログラム５０は、一般メール送信要求を受け付けたか否かを判断し（Ｓ１２５）、一般メール送信要求を受け付けた場合（Ｓ１２５において、ＹＥＳ）、一般メール情報、宛先、タイトル、記事本文をメールサーバ１１に送信する（Ｓ１２６）。また、表示プログラム５０は、一般メール送信要求を受け付けていない場合（Ｓ１２５において、ＮＯ）、回答要求メール送信要求を受け付けたか否かを判断する（Ｓ１２７）。
【０１２３】
表示プログラム５０は、回答要求メール送信要求を受け付けていない場合（Ｓ１２７において、ＮＯ）、Ｓ１２５に戻る。また、表示プログラム５０は、回答要求メール送信要求を受け付けた場合（Ｓ１２７において、ＹＥＳ）、回答用ＵＲＬの受け付け画面をメール表示部５３に表示し、ＵＲＬを受け付ける（Ｓ１２８）。また、表示プログラム５０は、回答要求メール情報、宛先、タイトル、記事本文、回答用ＵＲＬをメールサーバ１１に送信する（Ｓ１２９）。
【０１２４】
なお、第１実施例では、上述した図１２〜図１８に示した各処理が、第１実施例におけるメール督促処理に相当する。第１実施例では、上述した各処理手順により、例えば、回答期限付きメールを複数の宛先に送信した際に、宛先が所属する組織毎の受信メールの受信状況によって、組織管理者に送付する回答督促文面を異ならせて作成することができる。これにより、第１実施例では、電子メールの受信状況に基づいて適切なメールの督促を効率的に行うことで、回答依頼に対する回答率を向上させることができる。したがって、例えば、Ｗｅｂアンケートシステム上での回答を電子メールで要求する際には、メッセージＩＤ（メール識別情報）とメール記載のＵＲＬ等のアクセス情報とを管理し、回答率と電子メール開封率とに基づく情報を利用者へ提供することで、低回答率への対策構築を支援することができる。具体的には、督促文を受信した部署管理者は、自らが管理する部署のメンバに、「未開封であることが多い」、「その後の受信メールが多いために埋もれている可能性が高い」等の情報を伝えることができる。これによって、部署のメンバは、未回答メールを無闇に探すことがなくなるという効果がある。
【０１２５】
＜第１実施例における画面例＞
以下の説明では、第１実施例における画面例について図を用いて説明する。図１９は、メッセージ作成画面の一例を示す図である。図１９に示すメッセージ作成画面７０は、ボタン領域７１と、文字入力領域７２とを有するが、これに限定されるものではない。
【０１２６】
図１９の例では、ボタン領域７１に、一般メール送信ボタンと、回答要求メール送信ボタンと、ログアウトボタンとを有する。また、図１９の例では、文字入力領域７２に、「宛先」、「ＣＣ」、「件名」、「記事入力画面」等を有するが、これに限定されるものではない。
【０１２７】
利用者は、ボタン領域７１の一般メール送信ボタンと回答要求メール送信ボタンにより、一般メール送信、又は第１実施例における回答要求メール送信の何れかを選択することができる。ここで、第１実施例では、回答要求メール送信を選択することで、上述したメール督促処理を行うことができる。なお、ログアウトを選択すると、メッセージ作成画面７０が終了する（閉じる）。
【０１２８】
また、文字入力領域７２において、例えば、「宛先」には、「ａ−ｔｏｕｋａｔｕ−ｍｌ＠ｘｘｘ．ｗｗ，ｂ−ｔｏｕｋａｔｕ−ｍｌ＠ｘｘｘ．ｗｗ」と入力される。また、「件名」には、「職場アンケート（回答用）」と入力される。また、「記事入力画面」には、「総務部の本田です。職場アンケートのご協力をお願いします。このアンケートは、職場活性化のために、毎年実施しているものです。多忙かと思われますが、７月２３日までにご回答願います。」と入力される。
【０１２９】
ここで、図２０は、回答用紙追加画面を表示したメール送信画面例を示す図である。図２０の例では、上述したメッセージ作成画面７０の他に、回答設定画面８０が表示されている。回答設定画面８０は、回答要求メール送信を選択することで、表示される画面である。
【０１３０】
回答設定画面８０には、例えば、回答用紙がＵＲＬの場合のＵＲＬ入力領域８１と、回答用紙が添付ファイルの場合のファイル名入力領域８２と、回答期限を設定するための回答期限設定領域８３とを有する。
【０１３１】
ＵＲＬ入力領域８１には、メール内容に、回答用ＵＲＬとして追記されるＵＲＬの内容が入力される。また、ファイル名入力領域８２には、回答用紙が添付ファイルの場合に、その回答用紙のファイルを選択することで、そのファイル名がアクセス情報として入力される。また、回答期限設定領域８３には、選択された回答期限が設定される。また、回答設定画面８０には、確定ボタンやキャンセルボタンを有し、何れかを選択することで、設定事項の確定又はキャンセルが行われる。
【０１３２】
ここで、図２１は、メール内容の一例を示す図である。図２１では、上述した図２０の回答設定画面８０で設定された内容がメール内容として表示されている。なお、図２１に示すメール内容に含まれるアドレス情報としてのＵＲＬ「ｈｔｔｐ：／／ｗｗｗ．ｋａｉｔｏｕ２．ｎｅ．ｊｐ／ｋａｉｔｏｕ２．ｈｔｍｌ」は、ハイパーリンク表示することができる。したがって、メール受信者は、上記ＵＲＬの表示部分にカーソルを合わせてクリックすると、対応するサイトに画面をジャンプさせることができる。
【０１３３】
図２２は、送信メール表示画面の一例を示す図である。図２２に示す送信メール表示画面９０は、例えば、ボタン領域９１と、送信フォルダの内容表示領域９２とを有する。ボタン領域９１には、例えば、回答状況表示ボタン及びログアウトボタンを有する。
【０１３４】
送信メール表示画面９０において、利用者は、回答状況を表示したいメールを選択し、回答状況表示ボタンを押すことで、選択したメールに対応する回答状況を表示することができる。なお、第１実施例では、回答要の設定をしていないメールは選択ボタンが表示されない。
【０１３５】
また、図２２の例では、回答状況が表示できるメールであるか否かの識別情報９３を有する。例えば、図２２の例では、識別情報９３−１の表示の場合には、対応する回答状況が表示でき、識別情報９３−２の表示の場合には、回答する回答状況が表示できないが、識別情報の種類等がこれに限定されるものではない。
【０１３６】
図２３は、回答状況表示画面の一例を示す図である。図２３に示す例では、回答状況表示画面１００の一例として、部署別の回答状況表示画面１００が表示されている。利用者は、クライアント端末１２から督促メールを送信したい部署（例えば、統括部名、部名、課名等）を１又は複数選択し、督促要求ボタンを選択することで、対象部署に適切な督促文からなる督促メールを送信する。なお、図２３における選択クリアボタンは、現在選択している部署を全てクリアするときに用いられる。
【０１３７】
図２３では、表示される項目として、例えば「選択」、「統括部名」、「部名」、「課名」、「所属人数」、「回答率」、「開封率」、「一日平均アクセス数」、「一人当たり平均受信メール数」、「督促日情報」等が表示されているが、これに限定されるものではない。
【０１３８】
また、図２３の例では、各項目のうち、設定ＤＢ４６の条件に当てはまらない状況（例えば、回答の悪い状況）にある項目については、その数値を強調表示（例えば、太字、色分け、点滅）等の表示を行うことができる。図２３の例では、例えばＡ−１−１課の開封率や、Ａ−２部の一人当たり平均受信メール数等が強調表示されている。これにより、利用者は、容易に督促対象のメールを把握することができる。
【０１３９】
また、図２３の例において、回答率及び開封率のカッコ書きの数値は、以前に督促をした場合に、その督促時点での回答率及び開封率を示している。例えば、図２３の例では、Ａ統括部の回答率「４０（３０）（１２）」とは、現時点の回答率が４０％で、前回督促時の回答率が３０％で、前々回督促時の回答率が１２％であったことを示している。これにより、第１実施例では、督促による部署の回答状況や、督促後の回答率の伸び率等のより詳細な情報を取得することができる。
【０１４０】
なお、第１実施例では、一つのメールの複数の回答用ＵＲＬが含まれる場合もある。そのような場合には、メールＵＲＬ対応ＤＢ４５に、一つのメッセージＩＤに複数のＵＲＬが対応づけられることになる。そのため、上述した回答状況表示画面１００は、例えば、複数のＵＲＬに対応して複数存在することになる。
【０１４１】
また、図２４は、督促文のメール例を示す図である。図２４（ａ）では、Ｂ統括部を選択した場合のＢ統括部長宛ての督促文の一例を示し、図２４（ｂ）では、Ａ−２−１課を選択した場合の、Ａ−２−１課長宛ての督促文の一例を示している。つまり、図２４の例では、Ｂ統括部長の端末及びＡ−２−１課長の端末が、管轄端末としてのクライアント端末となる。
【０１４２】
図２４（ａ）、図２４（ｂ）に示すように、同一の回答要求メールに対する督促であったとしても部署の回答状況に基づいて、適切な督促文を適切なタイミングで効率的に送信することができる。なお、第１実施例における上述した各画面例は、例えばクライアント端末１２がＷｅｂメール等を用いた場合にブラウザ表示されるものである。つまり、クライアント端末１２は、メールサーバ１１にアクセスし、メールサーバ１１が作成した各画面を取得して表示部に表示する。
【０１４３】
これにより、第１実施例では、具体的には、督促文を受信した部署管理者は、自らが管理する部署のメンバに、「未開封であることが多い」、「その後の受信メールが多いために埋もれている可能性が高い」等の適切な情報を伝えることができる。これによって、部署のメンバは、未回答メールを無闇に探すことがなくなるという効果がある。
【０１４４】
第１実施例では、例えば、回答期限付きメールを複数の宛先に送信した際に、宛先が所属する組織毎の受信メールの受信状況によって、組織管理者に送付する回答督促文面を異ならせて作成することができる。これにより、第１実施例では、電子メールの受信状況に基づいて適切なメールの督促を効率的に行うことで、回答依頼に対する回答率を向上させることができる。したがって、例えば、Ｗｅｂアンケートシステム上での回答を電子メールで要求する際には、メッセージＩＤ（メール識別情報）とメール記載のＵＲＬ等のアクセス情報とを管理し、回答率と電子メール開封率とに基づく情報を利用者へ提供することで、低回答率への対策の構築を支援することができる。
【０１４５】
＜第２実施例＞
上述した第１実施例では、例えばＷｅｂメール等を用いてメール閲覧等を行う構成について説明した。他の実施例としては、例えばＯＵＴＬＯＯＫ（登録商標）等のいわゆるＰＯＰ（Ｐｏｓｔ  Ｏｆｆｉｃｅ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）型のメールソフトウェア（メーラー機能）を備えたクライアント端末に対しても上述したメール督促処理を適用することができる。以下の説明では、上述した内容に対応する実施例を第２実施例として説明する。
【０１４６】
なお、第２実施例におけるメールシステムのシステム構成、及びメールサーバの機能構成については、第１実施例と同様の構成を適用できるため、ここでの具体的な説明は省略する。また、第２実施例では、例えば第１実施例と同様にＷｅｂ上の質問に対する回答を要求する電子メール等が用いられる。
【０１４７】
＜第２実施例：クライアント端末１２の機能構成例＞
図２５は、第２実施例におけるクライアント端末の機能構成の一例を示す図である。図２５では、説明の便宜上、メールサーバ１１を簡略的に示しているが、メールサーバ１１は図２に示す構成等を有するものである。以下の説明において、上述した第１実施例と略同一の処理を行う構成部分については、同一の符号を付するものとし、ここでの説明は省略する。
【０１４８】
図２５に示すクライアント端末１２は、表示プログラム５０を有する。表示プログラム５０は、メール表示要求部５１と、利用者情報送信部５２と、メール表示部５３と、メール送信部５４と、回答送信部５５と、回答状況表示要求部５６と、回答状況受信部５７と、回答状況表示部５８と、回答状況要求受付部１０１とを有する。また、第２実施例におけるクライアント端末１２は、記憶部としてメールＤＢ１０２を有する。
【０１４９】
ここで、第２実施例におけるクライアント端末１２は、第１実施例におけるクライアント端末１２と比較して第２実施例に回答状況要求受付部１０１及びメールＤＢ１０２を有する。
【０１５０】
回答状況要求受付部１０１は、利用者からの回答状況の要求を受け付け、受け付けた内容で、回答状況表示要求部５６に回答状況の表示要求を行う。回答状況表示要求部５６は、回答依頼側のクライアントが、回答状況を表示したい場合に、回答状況表示要求をメールサーバ１１に送信する。
【０１５１】
メールＤＢ１０２は、メールサーバ１１から受信した利用者に対応するメール情報を蓄積しておくためのＤＢである。つまり、メール表示手段５３は、メールＤＢ１０２に蓄積されたメール情報を表示することができると共に、メールサーバ１１のメールＤＢ１０２から取得したメール情報も表示することができる。
【０１５２】
ここで、第２実施例におけるメールサーバ（メール装置）１１及びクライアント端末１２においては、第１実施例と同様に、各機能をコンピュータに実行させることができる実行プログラム（例えば、メール督促プログラム（メールプログラムや回答状況データ作成プログラム等）、表示プログラム）を作成し、例えば汎用のパーソナルコンピュータ、サーバ、携帯端末、ゲーム機器等にその実行プログラムをインストールすることにより、メール督促処理等を実現することができる。
【０１５３】
ここで、本実施例におけるメール督促処理が実現可能なコンピュータのハードウェア構成例については、上述した第１実施例におけるハードウェア構成と同様であるため、ここでの具体的な説明は省略する。
【０１５４】
＜データベース例＞
ここで、第２実施例に示すデータベース例について説明する。なお、第２実施例では、メールＤＢをメールサーバ１１側と、クライアント端末１２側とに設けている。また、それ以外のＤＢは、上述した第１実施例と同様のＤＢを適用することができる。したがって、以下に示すＤＢの説明では、メールＤＢについて説明し、他のＤＢについての具体的な説明は省略する。
【０１５５】
図２６は、第２実施例におけるメールＤＢのデータ例を示す図である。なお、図２６（ａ）は、メールサーバ１１側のメールＤＢ４３のデータ例を示し、図２６（ｂ）は、クライアント端末１２側のメールＤＢ１０２のデータ例を示している。
【０１５６】
図２６（ａ）に示すメールＤＢ４３の項目としては、「利用者ＩＤ」、「フォルダ名」、「メッセージＩＤ」、「回答要求」、「差出人」、「宛先」、「発信日時」、「メール情報」からなるが、これに限定されるものではない。また、図２６（ｂ）に示すメールＤＢ１０２の項目としては、「利用者ＩＤ」、「フォルダ名」、「メッセージＩＤ」、「開封状況」、「回答要求」、「差出人」、「宛先」、「発信日時」、「メール情報」からなるが、これに限定されるものではない。また、図２６（ａ）、図２６（ｂ）に示す「メール情報」は、更に細分化して、例えば、「タイトル」、「本文」等の項目を有していてもよい。
【０１５７】
つまり、第２実施例においては、メールサーバ１１のメールＤＢ４３に蓄積されるメール情報は、クライアント端末１２に送信されていないメール情報であり、送信後は即時又は所定期間経過後に削除されるものである。
【０１５８】
また、メールサーバ１１のメールＤＢ４３は、利用者ＩＤ毎に、上述した情報が管理されており、クライアント端末１２には、その端末の利用者（ユーザ）のメール情報が管理される。また、「本文」には、本文中に含まれるＵＲＬ等のアクセス情報等が含まれる。また、メール情報には、添付ファイル名や添付ファイルのデータの内容等をアクセス情報として含めてもよい。
【０１５９】
つまり、第２実施例におけるいわゆるＰＯＰ型のメーラーでは、例えば未受信のメールがメールサーバ１１側のメールＤＢ４３に保存される。また、第２実施例では、クライアント端末１２により受信されたものが開封／未開封に関わらずクライアント端末１２側のメールＤＢ１０２に保存される。したがって、第２実施例では、クライアント端末１２側のメールＤＢ１１２に「開封状況」の項目が含まれている。
【０１６０】
＜第２実施例のメールサーバ１１におけるメールプログラム２０の処理手順例＞
次の説明では、第２実施例のメールサーバ１１におけるメールプログラム２０の処理手順例について、フローチャートを用いて説明する。図２７は、第２実施例のメールプログラムにおける処理手順の一例を示すフローチャートである。図２７の例において、メールプログラム２０は、メール利用要求をクライアント端末１２から受信したか否かを判断し（Ｓ１３１）、受信していない場合（Ｓ１３１において、ＮＯ）、Ｓ１３１に戻り、受信があるまで待機する。また、メールプログラム２０は、受信があった場合（Ｓ１３１において、ＹＥＳ）、利用者ＩＤ、パスワード入力画面をクライアント端末１２に送信する（Ｓ１３２）。
【０１６１】
次に、メールプログラム２０は、利用者情報として利用者ＩＤ、パスワードを受信したか否かを判断し（Ｓ１３３）、受信していない場合（Ｓ１３３において、ＮＯ）、Ｓ１３３に戻り、受信があるまで待機する。また、メールプログラム２０は、受信があった場合（Ｓ１３３において、ＹＥＳ）、利用者認証ＤＢ４１を用いて、認証を行う（Ｓ１３４）。
【０１６２】
次に、メールプログラム２０は、認証ＯＫか否かを判断し（Ｓ１３５）、認証ＯＫである場合（Ｓ１３５において、ＹＥＳ）、アクセス数計算処理を行う（Ｓ１３６）。なお、アクセス数計算処理については、上述した第１実施例におけるアクセス数計算処理と同様の処理を行うことができるため、ここでの具体的な説明は省略する。
【０１６３】
次に、メールプログラム２０は、送信処理を行い（Ｓ１３７）、処理を終了する。なお、メールプログラム２０は、上述したＳ１３５の処理において、認証ＯＫでなかった場合（Ｓ１３５において、ＮＯ）、認証エラー画面を作成し、クライアント端末１２に送信し（Ｓ１３８）、処理を終了する。
【０１６４】
＜Ｓ１３７：送信処理手順＞
図２８は、第２実施例のメールサーバにおける送信処理手順の一例を示すフローチャートである。図２８の例において、メールプログラム２０は、一般メール情報、宛先、タイトル、記事本文を受信したか否かを判断する（Ｓ１４１）。上述の情報を受信した場合（Ｓ１４１において、ＹＥＳ）、メールプログラム２０は、宛先のメールＤＢの受信フォルダ欄に、メッセージＩＤ、タイトル、記事本文、差出人、回答要求「０」を記録する（Ｓ１４２）。なお、回答要求が「０」とは、回答要求がないことを意味するが、回答要求がないことを意味する種別であれば、「０」以外の他の種別が記録されてもよい。
【０１６５】
また、メールプログラム２０は、差出人のメールＤＢの送信フォルダ欄に、メッセージＩＤ、タイトル、記事本文、差出人、回答要求「０」を記録する（Ｓ１４３）。
【０１６６】
また、メールプログラム２０は、上述したＳ１４１の処理において、一般メール情報、宛先、タイトル、記事本文を受信していない場合（Ｓ１４１において、ＮＯ）、次に、回答要求メール情報、宛先、タイトル、記事本文、回答用ＵＲＬ、ヘッダ情報を受信したか否かを判断する（Ｓ１４４）。
【０１６７】
メールプログラム２０は、また、メールプログラム２０は、上述した情報を受信した場合（Ｓ１４４において、ＹＥＳ）、メッセージＩＤと、回答用ＵＲＬとを対応づけてメールＵＲＬ対応ＤＢに記録する（Ｓ１４５）。
【０１６８】
次に、メールプログラム２０は、宛先のメールＤＢの受信フォルダ欄に、メッセージＩＤ、タイトル、記事本文、差出人、回答要求「１」を記録する（Ｓ１４６）。なお、回答要求が「１」とは、回答要求があることを意味するが、回答要求があることを意味する種別であれば、「１」以外の他の種別が記録されてもよい。
【０１６９】
次に、メールプログラム２０は、回答状況表示要求をクライアント端末１２から受信したか否かを判断し（Ｓ１４７）、回答状況表示要求を受信していない場合（Ｓ１４７において、ＮＯ）、Ｓ１４７に戻り、受信するまで待機する。また、メールプログラム２０は、回答状況表示要求を受信した場合（Ｓ１４７において、ＹＥＳ）、回答状況表示処理を行う（Ｓ１４８）。回答状況表示処理については、後述する。
【０１７０】
なお、上述したＳ１４４の処理において、回答要求メール情報、宛先、タイトル、記事本文、回答用ＵＲＬ、ヘッダ情報を受信していない場合（Ｓ１４４において、ＮＯ）、そのまま処理を終了する。
【０１７１】
＜Ｓ１４８：回答状況送信処理手順＞
図２９は、第２実施例における回答状況送信処理手順の一例を示すフローチャートである。図２９の例において、メールプログラム２０は、メッセージＩＤと、回答状況表示要求を受信したか否かを判断し（Ｓ１５１）、受信した場合（Ｓ１５１において、ＹＥＳ）、メールＵＲＬ対応ＤＢ４５に基づいて、メッセージＩＤに対応するＵＲＬを取得する（Ｓ１５２）。
【０１７２】
また、メールプログラム２０は、取得したＵＲＬに対応する回答状況DBから、所属名（例えば、統括部名、部名、課名等）、所属人数、回答数、回答率、一日平均アクセス数等を取得する（Ｓ１５３）。また、メールプログラム２０は、取得した所属名（例えば、統括部名、部名、課名等）、所属人数、回答数、回答率、一日平均アクセス頻度等をクライアント端末１２に送信する（Ｓ１５４）。
【０１７３】
ここで、メールプログラム２０は、Ｓ１５４の処理の終了後、又はＳ１５１の処理において、メッセージＩＤと、回答状況表示要求を受信していない場合（Ｓ１５１において、ＮＯ）、部署名と、督促要求とをクライアント端末１２から受信したか否かを判断する（Ｓ１５５）。メールプログラム２０は、クライアント端末１２から上述した情報を受信していない場合（Ｓ１５５において、ＮＯ）、Ｓ１５５に戻り、受信するまで待機する。
【０１７４】
また、メールプログラム２０は、クライアント端末１２から上述した情報を受信した場合（Ｓ１５５において、ＹＥＳ）、選択された部署の代表者を人事ＤＢ４２から取得する（Ｓ１５６）。次に、メールプログラム２０は、選択された部署の開封率をメールＤＢ４３から算出する（Ｓ１５７）。
【０１７５】
ここで、メールプログラム２０は、設定ＤＢ４６の開封率の閾値よりも低いか否かを判断し（Ｓ１５８）、開封率の閾値よりも低い場合（Ｓ１５８において、ＹＥＳ）、督促文ＤＢ４７の開封率に対応する督促文を取得する（Ｓ１５９）。
【０１７６】
また、メールプログラム２０は、開封率の閾値よりも低くない場合（Ｓ１５８において、ＮＯ）、選択された部署の平均受信メール数をメールＤＢ４３から算出する（Ｓ１６０）。
【０１７７】
次に、メールプログラム２０は、設定ＤＢ４６の受信メールの閾値よりも高いか否かを判断し（Ｓ１６１）、受信メールの閾値よりも高い場合（Ｓ１６１において、ＹＥＳ）、督促文ＤＢ４７の受信メール数に対応する督促文を取得する（Ｓ１６２）。また、メールプログラム２０は、受信メールの閾値よりも高くない場合（Ｓ１６１において、ＮＯ）、選択された部署の平均アクセス数を回答状況ＤＢ４４から取得する（Ｓ１６３）。
【０１７８】
次に、メールプログラム２０は、設定ＤＢ４６のアクセス数よりも低いかを判断し（Ｓ１６４）、アクセス数よりも低くない場合（Ｓ１６４において、ＮＯ）、督促文ＤＢ４７から定型の督促文を取得する（Ｓ１６５）。
【０１７９】
Ｓ１５９の処理後、Ｓ１６２の処理後、Ｓ１６５の処理後、又はＳ１６４の処理において、設定ＤＢ４６のアクセス数よりも低い場合（Ｓ１６４において、ＹＥＳ）、取得した督促文について、人事ＤＢ４２を用いて、代表者、部署名の変数を代入する（Ｓ１６６）。
【０１８０】
また、メールプログラム２０は、部署の代表者（例えば、管轄端末）に対して、取得した督促文を送信し（Ｓ１６７）、督促修了通知をクライアント端末１２に送信する（Ｓ１６８）。
【０１８１】
ここで、第２実施例のメールサーバ１１における回答状況データ作成プログラム３０の処理手順については、上述した第１実施例と同様の処理を行うため、ここでの具体的な説明は省略する。
【０１８２】
＜第２実施例のクライアント端末１２における表示プログラム５０の処理手順例＞
次の説明では、第２実施例のクライアント端末１２における表示プログラム５０の処理手順例について、フローチャートを用いて説明する。図３０は、第２実施例における表示プログラムの処理手順の一例を示すフローチャートである。
【０１８３】
図３０の例において、表示プログラム５０は、メール利用要求を利用者から受け付けたか否かを判断する（Ｓ１７１）。なお、利用者とは、例えば上述したクライアント（ユーザ）を意味する。表示プログラム５０は、メール利用要求を受け付けていない場合（Ｓ１７１において、ＮＯ）、Ｓ１７１に戻り、メール利用要求を受け付けるまで待機する。
【０１８４】
また、表示プログラム５０は、メール利用要求を受け付けた場合（Ｓ１７１において、ＹＥＳ）、メールサーバ１１に、メール利用要求を送信する（Ｓ１７２）。次に、表示プログラム５０は、メールサーバ１１から、利用者ＩＤ、パスワード入力要求を受信したか否かを判断する（Ｓ１７３）。ここで、表示プログラム５０は、上記要求を受信していない場合（Ｓ１７３において、ＮＯ）、Ｓ１７３に戻り、受信するまで待機する。また、表示プログラム５０は、上記要求を受信した場合（Ｓ１７３において、ＹＥＳ）、利用者ＩＤ、パスワード入力画面を表示する（Ｓ１７４）。
【０１８５】
ここで、表示プログラム５０は、利用者ＩＤ、パスワードの入力を受け付けたか否かを判断し（Ｓ１７５）、上記入力を受け付けていない場合（Ｓ１７５において、ＮＯ）、Ｓ１７５に戻り、上記入力があるまで待機する。また、表示プログラム５０は、上記入力を受け付けた場合（Ｓ１７５において、ＹＥＳ）、利用者ＩＤ、パスワードをメールサーバ１１に送信する（Ｓ１７６）。なお、利用者ＩＤ、パスワードは、クライアント端末１２が備える入力部等により入力されてもよく、予めメモリ等の記憶部に記憶されていてもよい。
【０１８６】
次に、表示プログラム５０は、認証エラー画面を受信したか否かを判断し（Ｓ１７７）、認証エラー画面を受信していない場合（Ｓ１７７において、ＮＯ）、メッセージ作成要求を受け付けたか否かを判断する（Ｓ１７８）。表示プログラム５０は、メッセージ作成要求を受け付けた場合（Ｓ１７８において、ＹＥＳ）、送信処理を行う（Ｓ１７９）。なお、送信処理については、後述する。
【０１８７】
また、表示プログラム５０は、Ｓ１７９の処理の終了後、又はＳ１７８の処理において、メッセージ作成要求を受け付けていない場合（Ｓ１７８において、ＮＯ）、送信メール表示要求を受け付けたか否かを判断する（Ｓ１８０）。ここで、表示プログラム５０は、送信メール表示要求を受け付けた場合（Ｓ１８０において、ＹＥＳ）、クライアント端末１２側のメールＤＢ１０２から送信フォルダ内のメールを取得する（Ｓ１８１）。また、表示プログラム５０は、Ｓ１８１の処理で取得したメール情報に基づいて、送信メール表示画面を作成し、メール表示部５３に表示する(Ｓ１８２)。
【０１８８】
表示プログラム５０は、Ｓ１８２の処理後、又はＳ１８０の処理において、送信メール表示要求を受け付けていない場合（Ｓ１８０において、ＮＯ）、メールの選択と、回答状況表示要求を受け付けたか否かを判断する（Ｓ１８３）。
【０１８９】
表示プログラム５０は、メールの選択と、回答状況表示要求を受け付けた場合（Ｓ１８３において、ＹＥＳ）、メールサーバ１１に、選択されたメールのメッセージＩＤと回答状況表示要求を送信する（Ｓ１８４）。また、表示プログラム５０は、Ｓ１８４の処理が終了後、又は１８３の処理において、メールの選択と、回答状況表示要求を受け付けなかった場合（Ｓ１８３において、ＮＯ）、以下の判断を行う。具体的には、表示プログラム５０は、メールサーバ１１から、所属名（例えば、統括部名、部名、課名等）、所属人数、回答数、回答率、一日平均アクセス数等を受信したか否かを判断する（Ｓ１８５）。
【０１９０】
ここで、表示プログラム５０は、上述した情報を受信していない場合（Ｓ１８５において、ＮＯ）、Ｓ１８５に戻り、上述した情報を受信するまで待機する。また、表示プログラム５０は、上述した情報を受信した場合（Ｓ１８５において、ＹＥＳ）、受信した所属名、所属人数、回答数、回答率、一日平均アクセス数等の情報から、回答状況表示画面を作成し、表示する（Ｓ１８６）。
【０１９１】
また、表示プログラム５０は、部署の選択と、督促要求を受け付けたか否かを判断し（Ｓ１８７）、部署の選択と、督促要求を受け付けていない場合（Ｓ１８７において、ＮＯ）、Ｓ１８７に戻り、部署の選択と、督促要求を受け付けるまで待機する。また、表示プログラム５０は、部署の選択と、督促要求を受け付けた場合（Ｓ１８７において、ＹＥＳ）、選択された部署名と、督促要求をメールサーバ１１に送信する（Ｓ１８８）。
【０１９２】
次に、表示プログラム５０は、督促送信修了通知をメールサーバ１１から受信したか否かを判断し（Ｓ１８９）、督促送信修了通知を受信していない場合（Ｓ１８９において、ＮＯ）、Ｓ１８９に戻り、督促送信修了通知を受信するまで待機する。また、表示プログラム５０は、督促送信修了通知を受信した場合（Ｓ１８９において、ＹＥＳ）、督促送信修了通知を表示する（Ｓ１９０）。
【０１９３】
また、表示プログラム５０は、Ｓ１７７の処理において、認証エラー画面を受信した場合（Ｓ１７７において、ＹＥＳ）、認証エラー画面を表示する（Ｓ１９１）。
【０１９４】
＜Ｓ１７９：送信処理手順＞
図３１は、第２実施例のクライアント端末における送信処理手順の一例を示すフローチャートである。図３１の例において、表示プログラム５０は、メッセージ作成画面をメール表示部５３に表示する（Ｓ２０１）。また、表示プログラム５０は、宛先、タイトル、記事本文の入力を受け付ける（Ｓ２０２）。
【０１９５】
ここで、表示プログラム５０は、一般メール送信要求を受け付けたか否かを判断し（Ｓ２０３）、一般メール送信要求を受け付けた場合（Ｓ２０３において、ＹＥＳ）、メッセージＩＤ、ヘッダ情報を作成する（Ｓ２０４）。そして、表示プログラム５０は、作成したメッセージＩＤ、ヘッダ情報と共に、一般メール情報、宛先、タイトル、記事本文をメールサーバ１１に送信する（Ｓ２０５）。
【０１９６】
また、表示プログラム５０は、一般メール送信要求を受け付けていない場合（Ｓ２０３において、ＮＯ）、回答要求メール送信要求を受け付けたか否かを判断する（Ｓ２０６）。
【０１９７】
表示プログラム５０は、回答要求メール送信要求を受け付けていない場合（Ｓ２０６において、ＮＯ）、Ｓ２０３に戻る。また、表示プログラム５０は、回答要求メール送信要求を受け付けた場合（Ｓ２０６において、ＹＥＳ）、メッセージＩＤ、ヘッダ情報を作成する（Ｓ２０７）。そして、表示プログラム５０は、作成したメッセージＩＤ、ヘッダ情報と共に、回答用ＵＲＬの受け付け画面をメール表示部５３に表示し、ＵＲＬを受け付ける（Ｓ２０８）。また、表示プログラム５０は、回答要求メール情報、宛先、タイトル、記事本文、回答用ＵＲＬをメールサーバ１１に送信する（Ｓ２０９）。
【０１９８】
なお、第２実施例では、上述した図２７〜図３１に示した各処理が、第２実施例におけるメール督促処理に相当するが、部分的に上述した第１実施例と同様の処理を行う。
【０１９９】
また、第２実施例における画面例については、上述した第１実施例における画面例と同一の画面を適用できるため、ここでの具体的な説明は省略する。なお、第１実施例では、表示プログラム５０によりブラウザ表示させているが、第２実施例では、表示プログラム５０を適用したメールソフトウェアにより、クライアント端末１２の表示部に表示される。
【０２００】
第２実施例では、上述した各処理手順により、第１実施例と同様に、例えば回答期限付きメールを複数の宛先に送信した際に、宛先が所属する組織毎の受信メールの受信状況によって、組織管理者に送付する回答督促文面を異ならせて作成することができる。これにより、第２実施例では、いわゆるＰＯＰ型のメールソフトウェアを備えたクライアント端末に対しても電子メールの受信状況に基づいて適切なメールの督促を効率的に行うことで、回答依頼に対する回答率を向上させることができる。したがって、例えば、アンケートシステム上での回答を電子メールで要求する際には、メッセージＩＤ（メール識別情報）とメールに付加されたＵＲＬ等のアクセス情報とを管理し、回答率と電子メール開封率とに基づく情報を利用者へ提供することで、低回答率への対策構築を支援することができる。具体的には、督促文を受信した部署管理者は、自らが管理する部署のメンバに、「未開封であることが多い」、「その後の受信メールが多いために埋もれている可能性が高い」等の情報を伝えることができる。これによって、部署のメンバは、未回答メールを無闇に探すことがなくなるという効果がある。
【０２０１】
なお、上述した第１及び第２実施例については、組み合わせて適用することもできる。したがって、上述した図１に示すメールシステム１０のクライアント端末１２−１〜１２−ｎには、第１実施例のクライアント端末と第１実施例のクライアント端末との一方又は両方を含めることができる。その場合には、メールサーバ１１のメールプログラム２０等において、アクセスしてきたクライアント端末１２がどちらの形態の端末であるかを、利用者情報（例えば、利用者ＩＤやパスワード）等に基づいて管理し、端末の形態に対応させて、上述した処理を実行させる。更に、１つのクライアント端末が、上述した第１及び第２の実施例の両方を実現するための構成を有していてもよく、その場合には利用者の選択により何れかの処理が行われる。
【０２０２】
以上、各実施例について詳述したが、特定の実施例に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された範囲内において、種々の変形、変更が可能である。
【符号の説明】
【０２０３】
１０  メールシステム
１１  メールサーバ
１２  クライアント端末
１３  通信ネットワーク
２０  メールプログラム
２１  利用要求受信部
２２  利用者認証部
２３  メール送信部
２４  回答状況取得部
２５  回答状況送信部
２６  督促要求受信部
２７  督促文送信部
３０  回答状況データ作成プログラム
４１  利用者認証ＤＢ
４２  人事ＤＢ
４３，１０２  メールＤＢ（第２の記憶部）
４４  回答状況ＤＢ
４５  メールＵＲＬ対応ＤＢ（第１の記憶部）
４６  設定ＤＢ
４７  督促文ＤＢ
５０  表示プログラム
５１  メール表示要求部
５２  利用者情報送信部
５３  メール表示部
５４  メール送信部
５５  回答送信部
５６  回答状況表示要求部
５７  回答状況受信部
５８  回答状況表示部
６１  入力装置
６２  出力装置
６３  ドライブ装置
６４  補助記憶装置
６５  メモリ装置
６６  ＣＰＵ
６７  ネットワーク接続装置
６８  記録媒体
７０  メッセージ作成画面
７１，９１  ボタン領域
７２  文字入力領域
８０  回答設定画面
８１  ＵＲＬ入力領域
８２  ファイル名入力領域
８３  回答期限設定領域
９０  送信メール表示画面
９２  内容表示領域
９３  識別情報
１００  回答状況表示画面
１０１  回答状況要求受付部
【図１】
0005799655.tif 000002
【図２】
0005799655.tif 000003
【図３】
0005799655.tif 000004
【図４】
0005799655.tif 000005
【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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【図２６】
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【図２７】
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【図２８】
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【図２９】
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【図３０】
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【図３１】
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