(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークに接続される会議支援装置であって、
会議に参加する複数の参加者が登録され、前記複数の参加者のうちから選択される少なくとも２人の参加者がコミュニケーション対象者として設定された会議情報を記憶する記憶手段と、
会議が開始された後、前記会議情報に基づいて、設定された前記コミュニケーション対象者のそれぞれが操作する少なくとも２つの情報処理端末のみから前記ネットワークを介してアクセス可能なＷｅｂページであって、前記会議の開始後に前記設定されたコミュニケーション対象者のみが当該会議と並行して相互にコミュニケーションを行うためのＷｅｂページを作成し、当該Ｗｅｂページにより、設定された前記コミュニケーション対象者のみが前記会議と並行して相互にコミュニケーションを行うコミュニケーション環境を提供するＷｅｂページ作成手段と、
を備えることを特徴とする会議支援装置。
【請求項２】
前記Ｗｅｂページ作成手段は、Ｗｅｂページを作成した後、前記コミュニケーション対象者のそれぞれが操作する少なくとも２つの情報処理端末から当該Ｗｅｂページに対する書き込みが行われる都度、当該Ｗｅｂページを更新することを特徴とする請求項１記載の会議支援装置。
【請求項３】
前記Ｗｅｂページ作成手段は、前記コミュニケーション対象者のそれぞれが操作する少なくとも２つの情報処理端末のそれぞれから入力するコマンドに基づいて、前記Ｗｅｂページに書き込まれた情報に対して強調表示処理を施すことを特徴とする請求項２記載の会議支援装置。
【請求項４】
前記記憶手段は、前記会議情報に関連付けて会議資料データを更に記憶し、
会議の進行に伴って前記記憶手段に記憶された前記会議資料データから１ページずつの資料画像を読み出し、前記ネットワークを介して所定の表示装置に出力する資料表示制御手段を更に備え、
前記Ｗｅｂページ作成手段は、前記資料表示制御手段によって前記表示装置に出力される資料画像を表示するためのＷｅｂページを更に作成し、当該Ｗｅｂページにより、前記コミュニケーション対象者が操作する情報処理端末に対して資料画像を配信することを特徴とする請求項１乃至３のいずれかに記載の会議支援装置。
【請求項５】
会議室の音声を入力する音声入力手段を更に備え、
前記Ｗｅｂページ作成手段は、前記コミュニケーション対象者が操作する情報処理端末に対して資料画像を配信する際、前記音声入力手段より入力する会議室の音声を同時に配信することを特徴とする請求項４記載の会議支援装置。
【請求項６】
前記会議情報には、前記コミュニケーション対象者のうちで資料画像の配信を行う参加者を指定する配信参加者指定情報と、配信を開始する資料を指定する配信資料指定情報とが含まれており、
前記Ｗｅｂページ作成手段は、前記資料表示制御手段によって前記表示装置に出力される資料画像が、前記配信資料指定情報で指定された資料画像である場合に、前記配信参加者指定情報で指定された参加者が操作する情報処理端末に対して資料画像を配信することを特徴とする請求項４又は５に記載の会議支援装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複数の参加者が参加する会議を円滑に進めることができるように会議を支援するための会議支援装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、映像及び音声を含むマルチメディア情報を扱う会議端末と会議サーバを通信網により接続し、多地点間で通信会議を行う遠隔会議システムが知られている（例えば特許文献１）。この従来技術は、実時間にその会議に参加できない者が予め議題に対しての意見を動画像、音声に拠って記録して、その記録を会議中に発表出来るようにする手段が設けられ、これにより、実質的に会議に参加できるようにするというものである。そのため、この従来技術によれば、遠隔会議に実時間参加できない者が、会議において意見を発表することができるようになる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開平７−１２３０９８号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、上記従来技術は、予め議題に対しての意見を動画像や音声で記録しておく必要があり、そのための準備が煩わしいという問題がある。特に、急な出張などにより、会議に参加できないことがその会議の直前に判明した場合には、意見を記録するための十分な時間を確保することができないこともある。その場合、会議において意見を発表することができなくなる。
【０００５】
ところで、会議への出席予定者が都合により出席することができなくなった場合、当初の出席予定者に代わって別の参加者がその会議に代理出席することが日常的によく行われている。この場合、当初の出席予定者は代理出席者に対して事前にある程度の指示を与えておくことで、代理出席者に適宜発言を行わせることができる。
【０００６】
しかし、この場合でも、代理出席者は、その会議についての事前情報に乏しいこともあり、会議中に適切な発言や判断を行うことができないケースが多い。そのため、代理出席者が出席する場合、会議の効率が低下するという問題がある。
【０００７】
そこで本発明は、上述した従来の問題点を解決し、複数の参加者が参加する会議において、当初の出席予定者が欠席し、代理出席者が出席する場合でもその会議を円滑に進めることができるように支援する会議支援装置を提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記目的を達成するため、請求項１にかかる発明は、ネットワークに接続される会議支援装置であって、会議に参加する複数の参加者が登録され、前記複数の参加者のうちから選択される少なくとも２人の参加者がコミュニケーション対象者として設定された会議情報を記憶する記憶手段と、会議が開始された後、設定された前記会議情報に基づいて、前記コミュニケーション対象者のそれぞれが操作する少なくとも２つの情報処理端末のみから前記ネットワークを介してアクセス可能なＷｅｂページであって、前記会議の開始後に前記設定されたコミュニケーション対象者のみが当該会議と並行して相互にコミュニケーションを行うためのＷｅｂページを作成し、当該Ｗｅｂページにより、設定された前記コミュニケーション対象者のみが前記会議と並行して相互にコミュニケーションを行うコミュニケーション環境を提供するＷｅｂページ作成手段と、を備えることを特徴とする構成である。
【０００９】
請求項２にかかる発明は、請求項１に記載の会議支援装置において、前記Ｗｅｂページ作成手段は、Ｗｅｂページを作成した後、前記コミュニケーション対象者のそれぞれが操作する少なくとも２つの情報処理端末から当該Ｗｅｂページに対する書き込みが行われる都度、当該Ｗｅｂページを更新することを特徴とする構成である。
【００１０】
請求項３にかかる発明は、請求項２に記載の会議支援装置において、前記Ｗｅｂページ作成手段は、前記コミュニケーション対象者のそれぞれが操作する少なくとも２つの情報処理端末のそれぞれから入力するコマンドに基づいて、前記Ｗｅｂページに書き込まれた情報に対して強調表示処理を施すことを特徴とする構成である。
【００１１】
請求項４にかかる発明は、請求項１乃至３のいずれかに記載の会議支援装置において、前記記憶手段は、前記会議情報に関連付けて会議資料データを更に記憶し、会議の進行に伴って前記記憶手段に記憶された前記会議資料データから１ページずつの資料画像を読み出し、前記ネットワークを介して所定の表示装置に出力する資料表示制御手段を更に備え、前記Ｗｅｂページ作成手段は、前記資料表示制御手段によって前記表示装置に出力される資料画像を表示するためのＷｅｂページを更に作成し、当該Ｗｅｂページにより、前記コミュニケーション対象者が操作する情報処理端末に対して資料画像を配信することを特徴とする構成である。
【００１２】
請求項５にかかる発明は、請求項４に記載の会議支援装置において、会議室の音声を入力する音声入力手段を更に備え、前記Ｗｅｂページ作成手段は、前記コミュニケーション対象者が操作する情報処理端末に対して資料画像を配信する際、前記音声入力手段より入力する会議室の音声を同時に配信することを特徴とする構成である。
【００１３】
請求項６にかかる発明は、請求項４又は５に記載の会議支援装置において、前記会議情報には、前記コミュニケーション対象者のうちで資料画像の配信を行う参加者を指定する配信参加者指定情報と、配信を開始する資料を指定する配信資料指定情報とが含まれており、前記Ｗｅｂページ作成手段は、前記資料表示制御手段によって前記表示装置に出力される資料画像が、前記配信資料指定情報で指定された資料画像である場合に、前記配信参加者指定情報で指定された参加者が操作する情報処理端末に対して資料画像を配信することを特徴とする構成である。
【発明の効果】
【００１４】
本発明の会議支援装置によれば、複数の参加者が参加する会議において、当初の出席予定者が欠席し、代理出席者が出席する場合でも、会議を欠席する参加者が代理出席者である参加者に対してＷｅｂページを介して適切な指示などを与えることが可能になり、会議を円滑に進めることができるように支援することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１５】
【図１】会議システムの一構成例を示す図である。
【図２】会議支援装置して動作する情報機器の内部構成の一例を示すブロック図である。
【図３】記憶装置に予め記憶される会議情報の一例を示す図である。
【図４】資料配信用Ｗｅｂページの表示画面の一例を示す図である。
【図５】Ｗｅｂフォーラム用Ｗｅｂページの表示画面の一例を示す図である。
【図６】Ｗｅｂフォーラム用Ｗｅｂページの表示画面においてインデントボタンが操作された場合の投稿欄の強調表示の一例を示す図である。
【図７】Ｗｅｂフォーラム用Ｗｅｂページの表示画面において装飾ボタンが操作された場合の投稿欄の強調表示の一例を示す図である。
【図８】会議支援装置によって行われる主たる処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図９】ユーザ認証処理の詳細な処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１０】資料画像表示処理の詳細な処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１１】資料画像配信処理の詳細な処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１２】Ｗｅｂフォーラム更新処理の詳細な処理手順の一例を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１６】
以下、本発明に関する好ましい実施形態について図面を参照しつつ詳細に説明する。尚、以下に説明する実施形態において互いに共通する部材には同一符号を付しており、それらについての重複する説明は省略する。
【００１７】
図１は、本発明の一実施形態である会議システムの一構成例を示す図である。この会議システムは、会議支援装置２と、会議に参加する各ユーザが操作する複数の情報処理端末４（４ａ，４ｂ，４ｃ，４ｄ）と、スクリーン７に会議資料などの画像を表示する表示装置５とが、ＬＡＮやインターネットなどを含むネットワーク６を介して相互にデータの入出力を行うことが可能な構成である。
【００１８】
本実施形態の会議支援装置２は、複合機やＭＦＰ（Multi Function Peripheral）などと呼ばれる情報機器１０によって構成される。表示装置５は、例えばプロジェクタで構成され、会議の進行中に複数のユーザが同時に視認可能なように会議資料に関する画像をスクリーン７に表示するものである。尚、表示装置５は、大画面ディスプレイ装置などで構成されても良い。
【００１９】
各ユーザが操作する情報処理端末４は、例えば一般的なパーソナルコンピュータ（ＰＣ）で構成される。本実施形態では、４人のユーザＡ，Ｂ，Ｃ，Ｄが会議に参加する場合を例示しており、各ユーザＡ，Ｂ，Ｃ，Ｄが個別に操作する情報処理端末４として、複数の情報処理端末４ａ，４ｂ，４ｃ，４ｄが設けられている。これら情報処理端末４ａ，４ｂ，４ｃ，４ｄには、ネットワーク６を介してＷｅｂページを閲覧するためのブラウザプログラムなどがインストールされている。また、これら情報処理端末４ａ，４ｂ，４ｃ，４ｄは、ネットワーク６に対し、有線接続されたものであっても良いし、無線接続されたものであっても良い。
【００２０】
本実施形態では、会議室Ａに、情報機器１０と、表示装置５とが設けられる場合を例示する。情報機器１０には、マイク３が接続されており、会議室Ａの音声を入力可能である。尚、情報機器１０は、必ずしも会議室Ａに設けられる必要はない。この場合、マイク３だけが、会議室Ａに設けられ、情報機器１０とマイク３とは例えばネットワーク６を介して接続される。このような情報機器１０は、コピー機能、スキャナ機能、プリンタ機能などの標準的な機能の他に、会議支援機能を備えており、その会議支援機能が作動することにより情報機器１０が会議支援装置２として動作する。
【００２１】
また本実施形態では、一例として、会議室Ａで行われる会議の参加者として、ユーザＡ，Ｂ，Ｃ，Ｄの４名が参加するが、その会議の出席者として最適なユーザＤは都合により会議室Ａでの会議に出席することができず、ユーザＤの代理出席者としてユーザＣが出席する場合を例示する。ユーザＡ，Ｂ，Ｃは、この会議室Ａにおいて会議が行われる時に、それぞれ自身の情報処理端末４ａ，４ｂ，４ｃを会議室Ａに持ち込み、ネットワーク６に接続して使用する。また、ユーザＤは、自身の情報処理端末４ｄを別の場所でネットワーク６に接続することにより、遠隔地からユーザＣを支援することが可能である。
【００２２】
このような会議支援装置２は、会議資料に関する会議資料データを保持し、会議が開始されると、その会議資料データからスクリーン７に表示すべき１ページ分の資料画像を読み出し、ネットワーク６を介して表示装置５に出力する。
【００２３】
また、この会議支援装置２は、Ｗｅｂサーバとしても機能する。会議支援装置２は、Ｗｅｂサーバとして機能することにより、会議の進行中、次の２つの機能を各ユーザに提供する。
【００２４】
第１の機能は、複数の情報処理端末４ａ，４ｂ，４ｃ，４ｄのうちから予め指定された情報処理端末に対し、会議の進行に伴って表示装置５によってスクリーン７に表示される資料画像をリアルタイムで閲覧可能にするための資料配信用のＷｅｂページを作成して提供する機能である。この資料配信用のＷｅｂページでは、マイク３から入力される会議中の音声も同時に配信される。
【００２５】
第２の機能は、会議の進行に伴って複数の情報処理端末４ａ，４ｂ，４ｃ，４ｄのうちから予め指定された少なくとも２つの情報処理端末において相互にコミュニケーションを行うことを可能にするための電子フォーラム（Ｗｅｂフォーラム）のＷｅｂページを作成し、そのＷｅｂページを介して複数のコミュニケーション対象者が相互にコミュニケーションを行うことができる環境を提供する機能である。
【００２６】
以下、このような会議支援装置２について更に詳しく説明する。図２は、会議支援装置２して動作する情報機器１０の内部構成の一例を示すブロック図である。情報機器１０は、各部を制御する制御部２０と、ユーザが情報機器１０を直接操作する際のユーザインタフェースとなる操作パネル２１と、原稿を読み取って画像データを生成するスキャナ部２２と、画像データに基づいてプリント出力を行うプリンタ部２３と、ハードディスク装置などで構成される記憶装置２４と、マイク３から音声信号入力する外部インタフェース２５と、ネットワーク６を介して他の装置とデータ通信を行うためのネットワークインタフェース２６とを備えている。
【００２７】
記憶装置２４には、種々のプログラムや各種データが記憶されている。そのうち、会議支援装置２として動作するための情報としては、ユーザ情報２７と、会議情報２８と、会議資料データ９が格納されるＢＯＸ２９とが保持される。ユーザ情報２７は、例えば情報機器１０を使用するユーザが予め登録された情報であり、例えば登録されたユーザごとに、ユーザを識別するための識別情報（例えばユーザＩＤとパスワードを組み合わせた情報）や電子メールアドレスなどが登録される。会議情報２８は、会議室Ａにおいて行われる会議が登録された情報である。この会議情報２８の詳細は後述する。ＢＯＸ２９は、記憶装置２４に設けられる記憶領域であり、本実施形態では会議資料データ９を格納するための専用の記憶領域となっている。
【００２８】
制御部２０は、図示しないＣＰＵとメモリとを備えている。そしてＣＰＵが所定のプログラムを実行することにより、制御部２０は、上述したコピー機能、スキャナ機能、プリンタ機能、会議支援機能などの各種機能を動作させる。特に、会議支援機能を動作させると、制御部２０は、図２に示すように、会議情報登録部３１、および、会議支援処理部３２として機能する。制御部２０において、会議情報登録部３１および会議支援処理部３２が機能することにより、情報機器１０は会議支援装置２として動作する。
【００２９】
会議情報登録部３１は、会議支援装置２に会議情報２８や会議資料データ９を登録する処理部である。例えば、ユーザＡ，Ｂ，Ｃ，Ｄのいずれかが、操作パネル２１を直接操作することにより、又は、情報処理端末４ａ，４ｂ，４ｃ，４ｄから遠隔操作を行うことにより、会議支援装置２にログインし、会議情報登録部３１を機能させることでＢＯＸ２９に会議資料データ９を保存したり、会議情報２８に新たな会議に関する情報を登録したりすることができる。会議情報登録部３１は、ユーザＡ，Ｂ，Ｃ，Ｄのいずれかにより登録される新規な会議に関する情報を、会議情報２８に登録すると共に、その会議において使用される会議資料データ９をＢＯＸ２９に保存する。尚、このような登録操作は、会議が開始される前に行われる。
【００３０】
図３は、会議情報登録部３１により登録される会議情報２８の一例を示す図である。会議情報登録部３１は、図３に示すような会議情報２８を作成して記憶装置２４に保存する。図３に示すように、会議情報２８には、会議室Ａにおいて行われる複数の会議に関する会議情報を登録可能であり、図例では２つの会議に関する会議情報２８１，２８２が登録されている。これらの会議情報２８１，２８２は、会議ごとに、会議名２８ａと、会議時間２８ｂと、参加者２８ｃと、配信指定２８ｄと、配信資料指定２８ｅと、フォーラム設定２８ｆと、フォーラムＵＲＬ２８ｇとが登録された情報となっている。
【００３１】
複数の会議情報２８１，２８２のそれぞれにおいて、会議名２８ａには、ユーザＡ，Ｂ，Ｃ，Ｄによって入力される会議の名称が登録される。会議時間２８ｂには、会議室Ａで行われるその会議の会議時間が他の会議と重複しないように登録される。参加者２８ｃには、その会議に参加するユーザが登録される。この参加者２８ｃは、実際にその会議に出席するユーザだけでなく、その会議に出席することができなくなったユーザも登録される。配信指定２８ｄは、会議情報２８に登録されたユーザごとに、資料配信用のＷｅｂページにより、資料画像をリアルタイムで配信するか否かを指定するためのものであり、配信する場合はＹＥＳと登録され、配信しない場合はＮＯと登録される。配信資料指定２８ｅは、配信指定２８ｄがＹＥＳの場合に登録され、会議資料データ９に複数の資料が含まれる場合、資料画像の配信を開始する資料を指定するためのファイル名などが登録される。
【００３２】
フォーラム設定２８ｆは、会議の進行中に、複数のユーザが互いにコミュニケーションを行うためのＷｅｂフォーラム用のＷｅｂページを作成するか否かに関する設定が登録される。このフォーラム設定２８ｆは、参加者２８ｃとして登録されたユーザごとに設定され、例えば、会議に出席することができなくなったユーザと、その代理出席者として会議に参加するユーザとに対してＷｅｂフォーラム用のＷｅｂページを作成するための設定が登録される。そしてユーザに対応させてＷｅｂフォーラムを作成する場合はＹＥＳと登録され、Ｗｅｂフォーラムを作成しない場合はＮＯと登録される。
【００３３】
フォーラムＵＲＬ２８ｇは、フォーラム設定２８ｆがＹＥＳとなっているユーザごとに登録される情報であり、Ｗｅｂフォーラムとして作成されるＷｅｂページのＵＲＬ（Uniform Resource Locator）などのアドレス情報が登録される。このフォーラムＵＲＬ２８ｇでは、少なくとも２人のユーザに対して同じアドレス情報が登録される。つまり、それら少なくとも２人のユーザが、互いにコミュニケーションを行うコミュニケーション対象者として設定されることとなり、それらコミュニケーション対象者がＷｅｂフォーラムとして作成される１つのＷｅｂページを共有するようになっている。そして、その１つのＷｅｂページにより、それらコミュニケーション対象者が会議の進行中に互いにコミュニケーションを行う環境が提供される。
【００３４】
図３において会議情報２８１には、４名のユーザＡ，Ｂ，Ｃ，Ｄが参加する会議が登録されている。上述したように、この会議では、ユーザＤは都合により会議室Ａでの会議に出席することができず、ユーザＤの代理出席者としてユーザＣが出席する。この場合、ユーザＤに対してリアルタイムで資料画像を配信するために、配信指定２８ｄが「ＹＥＳ」として登録され、ユーザＤに対して資料画像の配信を開始する資料として「資料１」が登録されている。
【００３５】
また、会議の進行中、ユーザＣとユーザＤとが互いにコミュニケーションを行う必要がある。そのため、ユーザＣ，Ｄに対応するフォーラム設定２８ｆは「ＹＥＳ」として登録され、それぞれのフォーラムＵＲＬ２８ｇには、同一のアドレス情報が登録されている。
【００３６】
会議情報登録部３１は、ユーザによって入力される情報に基づき、会議の開始時刻となる前に、上記のような会議情報２８１を予め作成して会議情報２８に登録する。また会議情報登録部３１は、会議情報２８に新規な会議情報２８１を登録した際、その新規な会議情報２８１に登録されている各ユーザＡ，Ｂ，Ｃ，Ｄに対し、登録された情報を電子メールにより通知するようにしても良い。この場合、会議名２８ａや会議時間２８ｂは全てのユーザＡ，Ｂ，Ｃ，Ｄに対して通知するが、配信指定２８ｄ，配信資料指定２８ｅ，フォーラム設定２８ｆおよびフォーラムＵＲＬ２８ｇは、それぞれ設定されたユーザに対してのみ通知することが好ましい。
【００３７】
また、会議情報登録部３１は、会議資料データ９をＢＯＸ２９に保存する際、上記のような会議情報２８１に対応付けて保存する。これにより、記憶装置２４に複数の会議資料データ９が保存されている場合でも、ひとつの会議に対応する会議資料データ９を読み出すことができるようになる。
【００３８】
次に、会議支援処理部３２は、会議情報２８に開始前の会議情報２８１が登録されている場合に機能し、会議を支援するための各種処理を実行する。この会議支援処理部３２は、会議資料読出部３３と、資料画像出力部３４と、音声入力処理部３５と、Ｗｅｂページ作成部３６とを備えている。またＷｅｂページ作成部３６は、更に、資料画像配信部３７と、電子フォーラム提供部３８とを備えている。
【００３９】
会議資料読出部３３は、例えば、各ユーザＡ，Ｂ，Ｃ，Ｄが情報処理端末４ａ，４ｂ，４ｃ，４ｄを操作することにより、会議支援装置２に対してリモートログインした状態となり、且つ、会議情報２８に登録されている会議時間になると、その会議に対応する会議資料データ９を読み出す処理部である。例えば、会議資料読出部３３は、情報処理端末４ａ，４ｂ，４ｃ，４ｄから受信するログイン要求に基づいてユーザ情報２７を参照することによりユーザ認証を行い、ユーザを特定する。そして、その特定したユーザが会議情報２８に登録されている複数の会議情報２８１，２８２のいずれかに参加者として登録されていれば、その会議の会議時間になることを条件として、会議資料データ９を記憶装置２４から読み出すようになっている。つまり、本実施形態では、会議資料読出部３３が、会議資料データ９を読み出すことにより、会議室Ａにおける会議が開始されると共に、会議支援装置２による会議進行中の会議支援機能が作動する。
【００４０】
資料画像出力部３４は、会議資料読出部３３によって読み出された会議資料データ９から１ページ分の資料画像を生成し、その資料画像を表示装置５に出力する処理部である。この資料画像出力部３４は、情報処理端末４ａ，４ｂ，４ｃ，４ｄのいずれかからページ更新指示を入力すると、それに伴い、会議資料データ９から次のページの資料画像を生成して表示装置５に出力する。ただし、ユーザＤは、会議室Ａで行われる実際の会議には出席しないため、資料画像出力部３４は、ユーザＤの情報処理端末４ｄからページ更新指示を入力した場合にはその指示を無視するようにしても良い。また、複数の情報処理端末４ａ，４ｂ，４ｃ，４ｄのうちの少なくとも１台の情報処理端末を、会議支援装置２に対してページ更新指示を行うことが可能な端末として予め設定しておいても良い。この資料画像出力部３４は、表示装置５に対して資料画像の出力を行うと、その資料画像をＷｅｂページ作成部３６にも出力する。
【００４１】
音声入力処理部３５は、マイク３から入力する音声信号を処理する。この音声入力処理部３５は、Ｗｅｂページ作成部３６において資料画像配信部３７が機能することに伴い、マイク３から入力する音声信号に所定の信号処理を行って資料画像配信部３７に出力する。
【００４２】
Ｗｅｂページ作成部３６は、会議情報２８に登録された会議情報２８１，２８２のいずれかに対応する会議が開始されると、それに伴って機能する。図３に示した会議情報２８１に対応する会議が開始された場合を例に挙げると、Ｗｅｂページ作成部３６は、会議情報２８１を読み出し、会議の参加者として登録されている複数のユーザＡ，Ｂ，Ｃ，Ｄのうち、配信指定２８ｄが「ＹＥＳ」として登録されているユーザが存在すれば、そのユーザに対して資料画像を配信するために資料画像配信部３７を機能させる。また、複数のユーザＡ，Ｂ，Ｃ，Ｄの中に、フォーラム設定２８ｆが「ＹＥＳ」として登録されている少なくとも２人のユーザが存在すれば、それらのユーザに対してコミュニケーション環境を提供するために電子フォーラム提供部３８を機能させる。
【００４３】
資料画像配信部３７は、資料画像出力部３４によって表示装置５に出力されている資料画像が、配信資料指定２８ｅで指定された資料の画像である場合、資料配信用のＷｅｂページを作成し、そのユーザの情報処理端末からリアルタイムで資料画像を閲覧可能にする処理部である。例えば、図３の会議情報２８１では、ユーザＤに対応する配信指定２８ｄに「ＹＥＳ」が登録され、配信資料指定２８ｅに「資料１」が登録されているので、資料画像配信部３７は、資料画像出力部３４によって表示装置５に出力されている資料画像が「資料１」に対応する画像である場合、資料配信用のＷｅｂページを作成してユーザＤの情報処理端末４ｄからリアルタイムでその資料画像を閲覧可能にする。これにより、ユーザＤの情報処理端末４ｄは、ブラウザプログラムを起動して会議支援装置２にアクセスすることにより、会議室Ａにおいて表示装置５により表示されている資料画像をリアルタイムで表示することができるようになる。
【００４４】
また資料画像配信部３７は、資料配信用のＷｅｂページにおいて、音声入力処理部３５から入力する音声信号を資料画像と同時に配信する。
【００４５】
図４は、ユーザＤの情報処理端末４ｄにおいて表示される資料配信用Ｗｅｂページの表示画面Ｇ１の一例を示す図である。図４に示すように、この資料配信用のＷｅｂページには、資料画像表示領域Ｒ１が設けられ、その資料画像表示領域Ｒ１に対して会議支援装置２から送信される資料画像が表示される。この資料画像表示領域Ｒ１に表示される資料画像は、表示装置５によってスクリーン７に表示される画像が更新される都度、それに対応する画像に更新される。また、図４に示す表示画面Ｇ１が表示されているとき、資料画像配信部３７によって配信される音声が情報処理端末４ｄのスピーカから出力されるようになる。したがって、ユーザＤは、会議室Ａとは異なる場所に居る場合でも、会議室Ａでの会議の進行状況をリアルタイムで把握することができる。
【００４６】
また、図４に示すように、表示画面Ｇ１において資料画像表示領域Ｒ１の下方には、フォーラム表示ボタンＢ１が表示される。このフォーラム表示ボタンＢ１には、会議情報２８１のフォーラムＵＲＬ２８ｇに設定されているアドレス情報がリンク設定されている。そのため、ユーザＤは、情報処理端末４ｄのキーボードやマウスなどを操作することにより、ポインタ画像ＭＰをフォーラム表示ボタンＢ１に移動させてクリック操作を行うことにより、電子フォーラム提供部３８で提供されるＷｅｂフォーラム用のＷｅｂページにアクセスし、Ｗｅｂフォーラム用のＷｅｂページを閲覧できるようになっている。
【００４７】
電子フォーラム提供部３８は、会議情報２８１においてフォーラム設定２８ｆが「ＹＥＳ」に設定されている場合、その会議が開始された後に、フォーラムＵＲＬ２８ｇに登録されているアドレスに、Ｗｅｂフォーラム用のＷｅｂページを作成する処理部である。電子フォーラム提供部３８によりＷｅｂフォーラム用のＷｅｂページが作成されると、ユーザＣおよびＤは、自身の情報処理端末４ｃ，４ｄを操作することにより、そのＷｅｂページにアクセスして互いにコミュニケーションを行うことが可能となる。
【００４８】
図５は、ユーザＣ，Ｄの情報処理端末４ｃ，４ｄにおいて表示されるＷｅｂフォーラム用Ｗｅｂページの表示画面Ｇ２の一例を示す図である。この表示画面Ｇ１には、フォーラム表示領域Ｒ２が設けられ、そのフォーラム表示領域Ｒ２には、ユーザＣ，Ｄが質問、回答、意見、指示などを自由に書き込むことが可能な投稿欄が表示される。電子フォーラム提供部３８は、ひとつの投稿欄に書き込みが行われると、その書き込み情報をＷｅｂフォーラムに追加して反映し、Ｗｅｂフォーラム用のＷｅｂページを更新する。図５の例では、ユーザＣ，Ｄが互いに複数の書き込みを行った状態を示している。つまり、ユーザＣ，Ｄによって投稿欄への書き込みが行われる都度、フォーラム表示領域Ｒ２にはその書き込み情報が反映された投稿欄がリアルタイムで順次追加されていく。フォーラム表示領域Ｒ２に表示される投稿欄には、メイン投稿欄５１と、サブ投稿欄５２との２種類がある。
【００４９】
メイン投稿欄５１は、例えば他の投稿欄に書き込まれた内容とは関係しない内容が書き込まれる投稿欄である。このメイン投稿欄５１は、フォーラム表示領域Ｒ２において左寄せした状態の所定位置に表示される。
【００５０】
これに対し、サブ投稿欄５２は、メイン投稿欄５１に書き込まれた内容に関係する返答などが書き込まれる投稿欄である。このサブ投稿欄５２は、フォーラム表示領域Ｒ２においてメイン投稿欄５１の最下欄に追加されると共に、通常は一定幅右寄せした状態の所定位置に表示される。したがって、サブ投稿欄５２は、図５に示すようにメイン投稿欄５１の下欄において通常は一定幅字下げした状態に表示される。
【００５１】
これらメイン投稿欄５１とサブ投稿欄５２のそれぞれには、投稿者であるユーザ名と、投稿が行われた時間とが表示される。また、これに加え、メイン投稿欄５１とサブ投稿欄５２のそれぞれには、インデントボタン５３と、装飾ボタン５４とが表示される。インデントボタン５３と装飾ボタン５４は、その投稿欄に書き込みを行ったユーザが適宜に相手のユーザに対してその投稿欄に注目させるために、投稿欄を強調表示させるボタンである。ユーザＣ，Ｄは、情報処理端末４ｃ，４ｄのキーボードやマウスなどを操作することにより、ポインタ画像ＭＰをそれらインデントボタン５３又は装飾ボタン５４に移動させてクリック操作を行うことにより、自身で書き込みを行った投稿欄を強調表示させることができる。
【００５２】
図６は、インデントボタン５３によるサブ投稿欄５２の強調表示の一例を示す図である。図６に示すように、ひとつのサブ投稿欄５２においてインデントボタン５３がクリック操作されると、そのサブ投稿欄５２の表示位置は、メイン投稿欄５１と同様に、フォーラム表示領域Ｒ２において左寄せした状態の所定位置に表示される。これにより、インデントボタン５３の操作されたサブ投稿欄５２が他のサブ投稿欄５２とは異なる位置に表示されるので、コミュニケーション対象者である相手ユーザがその投稿欄を注目するようになる。また、インデントボタン５３がクリック操作されると、そのインデントボタン５３は上記のような強調表示を解除するためのボタンに切り替わる。尚、メイン投稿欄５１に設けられたインデントボタン５３を操作しても有効な強調表示は行われないため、メイン投稿欄５１に対する強調表示を行いたい場合は装飾ボタン５４をクリック操作することが好ましい。
【００５３】
図７は、装飾ボタン５４によるサブ投稿欄５２の強調表示の一例を示す図である。図７に示すように、ひとつのサブ投稿欄５２において装飾ボタン５４がクリック操作されると、例えばそのサブ投稿欄５２の表示色が異なる色に変化する。これにより、装飾ボタン５４の操作されたサブ投稿欄５２が他のサブ投稿欄５２とは異なる色で表示されるので、コミュニケーション対象者である相手ユーザがその投稿欄を注目するようになる。ただし、色を変化させるだけでなく、文字をイタリック体に変化させたり、太字に変化させたりするようにしても良い。装飾ボタン５４がクリック操作されると、その装飾ボタン５４は上記のような強調表示を解除するためのボタンに切り替わる。尚、メイン投稿欄５１に設けられた装飾ボタン５４がクリック操作された場合もこれと同様であり、メイン投稿欄５１に装飾加工が付与されることにより有効な強調表示が行われる。
【００５４】
このように電子フォーラム提供部３８は、コミュニケーション対象者として設定されたユーザＣ，Ｄの情報処理端末４ｃ，４ｄから入力する情報に基づいてＷｅｂフォーラム用のＷｅｂページを適宜更新する。コミュニケーション対象者は、会議の進行中に、電子フォーラム提供部３８により適宜更新されるＷｅｂページを閲覧することにより、相手のユーザとリアルタイムでコミュニケーションを行うことができる。したがって、ユーザＤが会議室Ａで行われる実際の会議に出席していなくても、代理出席者であるユーザＣに対してリアルタイムで適切な指示を与えることができるようになる。また、ユーザＣにとっても、会議の進行中、必要なタイミングでユーザＤによる適切な判断を仰ぐことができるようになる。
【００５５】
次に上記のように構成される会議支援装置２の具体的な動作について説明する。図８は、会議支援装置２によって行われる主たる処理手順の一例を示すフローチャートである。この処理は、上述した会議支援処理部３２によって行われる処理であり、会議情報登録部３１によって既に会議情報２８が登録されているものとする。会議支援処理部３２は、この処理を開始すると、会議情報２８に登録されている会議時間が終了するまで、ユーザ認証処理（ステップＳ１）と、資料画像表示処理（ステップＳ２）と、資料画像配信処理（ステップＳ３）と、Ｗｅｂフォーラム更新処理（ステップＳ４）とを順次に繰り返し実行する。以下、ユーザ認証処理（ステップＳ１）、資料画像表示処理（ステップＳ２）、資料画像配信処理（ステップＳ３）、および、Ｗｅｂフォーラム更新処理（ステップＳ４）のそれぞれについて詳しく説明する。
【００５６】
図９は、ユーザ認証処理（ステップＳ１）の詳細な処理手順の一例を示すフローチャートである。会議支援処理部３２は、ユーザ認証処理を開始すると、各ユーザの情報処理端末４ａ，４ｂ，４ｃ，４ｄからログイン要求を入力したか否かを判断する（ステップＳ１０）。ここでログイン要求を入力していない場合、ユーザ認証処理は終了する。またログイン要求を入力している場合、会議支援処理部３２は、ユーザ情報２７を読み出し（ステップＳ１１）、ユーザ認証処理を実行する（ステップＳ１２）。このユーザ認証処理では、例えばログイン要求に付加されているユーザＩＤとパスワードとの組み合わせに一致する識別情報がユーザ情報２７に登録されているか否かが判断される。その結果、一致する識別情報がユーザ情報２７に登録されていれば、認証成功となる。これに対し、一致する識別情報が登録されていなければ認証失敗となる。そして会議支援処理部３２は、ユーザ認証処理を行った結果、認証成功であるか否かを判断する（ステップＳ１３）。そして認証失敗であれば、ユーザ認証処理は終了する。これに対し、認証成功であれば、会議支援処理部３２は、ログイン要求を行ったユーザをログインユーザとして特定し（ステップＳ１４）、そのログインユーザがリモートログインした状態に設定し、ユーザ認証処理を終了する。
【００５７】
次に、図１０は、資料画像表示処理（ステップＳ２）の詳細な処理手順の一例を示すフローチャートである。会議支援処理部３２は、資料画像表示処理を開始すると、まずログインユーザがリモートログインした状態であるか否かを判断する（ステップＳ２０）。ここでログインユーザがリモートログインした状態でない場合、資料画像表示処理は終了する。またログインユーザがリモートログインしている状態の場合、会議支援処理部３２は、会議情報２８を読み出し（ステップＳ２１）、その会議情報２８にログインユーザが参加者として登録されている会議情報が存在するか否かを判断する（ステップＳ２２）。その結果、ログインユーザが参加者として登録されている会議情報が存在しない場合、資料画像表示処理は終了する。これに対し、ログインユーザが参加者として登録されている会議情報が存在する場合、現在時刻を取得し（ステップＳ２３）、その現在時刻が会議情報２８に登録されている会議時間になっているか否かを判断する（ステップＳ２４）。現在時刻が会議時間でない場合、資料画像表示処理は終了する。また、現在時刻が会議時間内である場合、ステップＳ２５に進む。
【００５８】
ステップＳ２５に進むと、会議支援処理部３２は、既に資料画像を表示装置５に出力中であるか否かを判断する。その結果、未だ資料画像の出力を開始していない場合、会議支援処理部３２は、会議資料データ９を読み出し（ステップＳ２６）、１ページ目の資料画像を生成する（ステップＳ２７）。これに対し、既に資料画像の出力を開始している場合、会議支援処理部３２は、ログインユーザの情報処理端末４ａ，４ｂ，４ｃ，４ｄのいずれかからページ更新指示を入力しているか否かを判断する（ステップＳ２８）。そしてページ更新指示があれば、会議資料データ９から次のページの資料画像を生成する（ステップＳ２９）。またページ更新指示がない場合は、ステップＳ２９の処理はスキップする。そして会議支援処理部３２は、ステップＳ２７又はＳ２９で生成した資料画像を表示装置５に出力する（ステップＳ３０）。
【００５９】
このような資料画像表示処理により、会議情報２８に参加者として登録されているユーザが、会議支援装置２に対してリモートログインした状態となり、且つ、会議情報２８に登録されている会議時間になると、その会議に対応する会議資料データ９から１ページ分の資料画像が生成され、表示装置５に出力される。そして表示装置５は、会議支援装置２から入力する資料画像をスクリーン７に投影し、会議の出席者がその資料画像を視認できるようになる。
【００６０】
次に、図１１は、資料画像配信処理（ステップＳ３）の詳細な処理手順の一例を示すフローチャートである。会議支援処理部３２は、資料画像配信処理を開始すると、まず資料画像を表示装置５に出力中であるか否かを判断する（ステップＳ４０）。ここで資料画像を出力中でない場合、資料画像配信処理は終了する。また資料画像を出力中である場合、会議支援処理部３２は、ログインユーザに対応する配信指定２８ｄが「ＹＥＳ」になっているか否かを判断する（ステップＳ４１）。その結果、配信指定２８ｄが「ＮＯ」であれば、ステップＳ４８に進む。これに対し、配信指定２８ｄが「ＹＥＳ」として登録されている場合、既に資料画像の配信を行っているか否かを判断する（ステップＳ４２）。ここで、既に資料画像の配信中であれば、資料画像の配信を開始する必要がないため、ステップＳ４８に進む。一方、資料画像の配信が行われていない場合、会議支援処理部３２は、さらに配信資料指定２８ｅに資料画像の配信を開始する資料が指定されているか否かを判断する（ステップＳ４３）。そして資料画像の配信を開始する資料が指定されていれば、その指定された資料の画像が、表示装置５に対して出力されているか否かを判断する（ステップＳ４４）。ここで、指定された資料の画像が未だ表示装置５に出力されていない場合、ステップＳ４８に進む。これに対し、指定された資料の画像が既に表示装置５に出力されている場合、会議支援処理部３２は、マイク３からの音声入力を開始し（ステップＳ４５）、資料配信用のＷｅｂページを作成する（ステップＳ４６）。そしてステップＳ４６で作成したＷｅｂページにより、資料画像の配信を開始する（ステップＳ４７）。
【００６１】
続いて会議支援処理部３２は、ログインユーザに対応するフォーラム設定２８ｆが「ＹＥＳ」になっているか否かを判断する（ステップＳ４８）。ここで、フォーラム設定２８ｆが「ＮＯ」であれば、資料画像配信処理は終了する。また、フォーラム設定２８ｆが「ＹＥＳ」であれば、既にＷｅｂフォーラム用のＷｅｂページを作成済みであるか否かを判断し（ステップＳ４９）、未だＷｅｂフォーラム用のＷｅｂページが作成されていなければ、そのＷｅｂページを作成する（ステップＳ５０）。
【００６２】
このような資料画像配信処理により、会議が開始されると、表示装置５によって表示される資料画像が予め指定された資料の画像になると、その資料画像がＷｅｂページによって配信されるようになる。また、会議が開始されると、Ｗｅｂフォーラム用のＷｅｂページが作成されるので、コミュニケーション対象者であるユーザＣとＤとが互いにコミュニケーションを行うことができるようになる。
【００６３】
次に、図１２は、Ｗｅｂフォーラム更新処理（ステップＳ４）の詳細な処理手順の一例を示すフローチャートである。会議支援処理部３２は、Ｗｅｂフォーラム更新処理を開始すると、まずＷｅｂフォーラム用のＷｅｂページが作成されているか否かを判断する（ステップＳ６０）。ここで、Ｗｅｂフォーラム用のＷｅｂページが作成されていない場合、Ｗｅｂフォーラム更新処理は終了する。またＷｅｂフォーラム用のＷｅｂページが既に作成されている場合、会議支援処理部３２は、投稿欄に新規な書き込みが行われたか否かを判断する（ステップＳ６１）。そして新規な書き込みが行われていれば、投稿欄に書き込み情報を反映する（ステップＳ６２）。尚、新規な書き込みが行われていない場合、ステップＳ６２はスキップする。
【００６４】
次に会議支援処理部３２は、インデントボタン５３がクリック操作されたか否かを判断する（ステップＳ６３）。そしてインデントボタン５３がクリック操作された場合、会議支援処理部３２は、クリック操作されたインデントボタン５３に対応する投稿欄を特定し、その投稿欄を左寄せした所定位置に配置する（ステップＳ６４）。尚、インデントボタン５３がクリック操作されていない場合、ステップＳ６４はスキップする。
【００６５】
次に会議支援処理部３２は、インデント解除ボタンがクリック操作されたか否かを判断する（ステップＳ６５）。そしてインデント解除ボタンがクリック操作された場合、会議支援処理部３２は、そのクリック操作された解除ボタンに対応する投稿欄を特定し、その投稿欄を右寄せした元の位置に配置する（ステップＳ６６）。尚、インデント解除ボタンがクリック操作されていない場合、ステップＳ６６はスキップする。
【００６６】
次に会議支援処理部３２は、装飾ボタン５４がクリック操作されたか否かを判断する（ステップＳ６７）。そして装飾ボタン５４がクリック操作された場合、会議支援処理部３２は、クリック操作された装飾ボタン５４に対応する投稿欄を特定し、その投稿欄に含まれる書き込み情報に対して装飾加工処理を施す（ステップＳ６８）。ここでは、例えば投稿欄の表示色を異なる色に変化させる処理が行われる。尚、装飾ボタン５４がクリック操作されていない場合、ステップＳ６８はスキップする。
【００６７】
次に会議支援処理部３２は、装飾解除ボタンがクリック操作されたか否かを判断する（ステップＳ６９）。そして装飾解除ボタンがクリック操作された場合、会議支援処理部３２は、そのクリック操作された解除ボタンに対応する投稿欄を特定し、その投稿欄に施されている装飾加工を解除し、元の状態に戻す（ステップＳ７０）。尚、装飾解除ボタンがクリック操作されていない場合、ステップＳ７０はスキップする。
【００６８】
このようなＷｅｂページ更新処理により、コミュニケーション対象者がＷｅｂフォーラムのＷｅｂページに表示されている投稿欄に新規な書き込みを行うと、その書き込み情報がＷｅｂフォーラムに反映され、Ｗｅｂページが更新される。また、コミュニケーション対象者が書き込みを行った投稿欄を強調表示させるための操作を行うと、それに伴い、指定された強調表示が行われ、Ｗｅｂページが更新される。さらに、コミュニケーション対象者が投稿欄の強調表示を解除するための操作を行うと、それに伴い、指定された強調表示が解除され、Ｗｅｂページが更新される。
【００６９】
以上のように本実施形態の会議支援装置２は、会議に参加する複数の参加者が登録され、それら複数の参加者のうちから選択される少なくとも２人の参加者がコミュニケーション対象者として設定される会議情報２８を予め記憶装置２４に記憶しておく。そして会議が開始された後、その会議情報２８に基づいて、コミュニケーション対象者のそれぞれが操作する少なくとも２つの情報処理端末からネットワーク６を介してアクセス可能なＷｅｂページを作成し、当該Ｗｅｂページにより、コミュニケーション対象者が相互にコミュニケーションを行うコミュニケーション環境を提供するように構成される。したがって、複数の参加者が参加する会議において、当初の出席予定者が欠席して代理出席者が出席する場合、その会議の進行中に、会議を欠席している参加者が、代理出席する参加者とＷｅｂページを介して相互にコミュニケーションを行うことにより、代理出席する参加者に適切な指示などを与えることが可能であり、その会議を効率良く円滑に進めることができるようになる。
【００７０】
また本実施形態の会議支援装置２は、コミュニケーション対象者がコミュニケーションを行うためのＷｅｂページを作成した後、コミュニケーション対象者のそれぞれが操作する少なくとも２つの情報処理端末から当該Ｗｅｂページに対する書き込みが行われる都度、当該Ｗｅｂページを更新する構成である。そのため、コミュニケーション対象者は、他のユーザによってＷｅｂページに書き込まれた情報をリアルタイムで確認することができ、適切なタイミングで円滑にコミュニケーションを行うことが可能である。
【００７１】
また本実施形態の会議支援装置２は、コミュニケーション対象者のそれぞれが操作する少なくとも２つの情報処理端末のそれぞれから入力するコマンドに基づいて、コミュニケーションを行うためのＷｅｂページに書き込まれた情報に対して強調表示処理を施すことができるようになっている。そのため、コミュニケーション対象者は、例えば自身で書き込んだ情報に相手ユーザを注目させることができ、早期にそれに対応する適切な指示などのやり取りを行うことができるようになる。
【００７２】
また本実施形態の会議支援装置２は、コミュニケーションを行うためのＷｅｂページとは別に、表示装置５によって会議室Ａで表示されている資料画像を配信するためのＷｅｂページを更に作成し、当該Ｗｅｂページにより、コミュニケーション対象者が操作する情報処理端末に対して資料画像を配信する構成である。そのため、会議を欠席している参加者は、そのＷｅｂページで資料画像を閲覧することにより、会議室Ａでの会議の進行状況を把握することができるようになる。特に、本実施形態では、コミュニケーション対象者が操作する情報処理端末に対して資料画像を配信する際、マイク３から入力する会議室Ａの音声を同時に配信するので、会議を欠席している参加者は、会議の進行状況を正確に把握することができるようになる。
【００７３】
また、会議支援装置２は、会議情報２８に含まれる配信資料指定２８ｅにより、資料画像の配信を開始する資料を予め指定しておくことができる。そのため、会議に出席しない参加者に対しては、必要な資料画像のみを配信することも可能である。
【００７４】
以上、本発明に関する実施形態について説明したが、本発明は上述した内容に限られるものではなく、種々の変形例が適用可能である。例えば、上記実施形態では、複合機やＭＦＰなどで構成される情報機器１０が会議支援装置２としての機能を実現する場合を例示したが、上述した情報機器１０の機能は、例えば一般的なコンピュータやサーバ装置などによって実現しても構わない。
【符号の説明】
【００７５】
２  会議支援装置
３  マイク（音声入力手段）
４，４ａ，４ｂ，４ｃ，４ｄ  情報処理端末
５  表示装置
６  ネットワーク
９  会議資料データ
２０  制御部
２４  記憶装置（記憶手段）
２８  会議情報
３１  会議情報登録部
３２  会議支援処理部
３３  会議資料読出部
３４  資料画像出力部
３５  音声入力処理部
３６  Ｗｅｂページ作成部（Ｗｅｂページ作成手段）
３７  資料画像配信部
３８  電子フォーラム提供部
【図１】
0005732759.tif 000002
【図２】
0005732759.tif 000003
【図３】
0005732759.tif 000004
【図４】
0005732759.tif 000005
【図５】
0005732759.tif 000006
【図６】
0005732759.tif 000007
【図７】
0005732759.tif 000008
【図８】
0005732759.tif 000009
【図９】
0005732759.tif 000010
【図１０】
0005732759.tif 000011
【図１１】
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【図１２】
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