(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書閲覧装置と文書データ管理装置とが通信ネットワークによって接続された文書管理システムであって、
前記文書閲覧装置が、
文書データの識別情報を少なくとも含む文書管理情報についての予め記憶する最終更新時を示す情報を送信する最終更新時情報送信部と、
前記文書データ管理装置より文書管理情報を受信する文書管理情報受信部と、
前記受信した文書管理情報を記憶する文書管理情報記憶部と、
前記文書管理情報記憶部で記憶する複数の文書管理情報それぞれに含まれる異なる複数の文書データについての識別情報の中から少なくとも１つの識別情報の選択を受け付ける識別情報選択受付部と、
選択された文書データの識別情報と、当該文書データの作成履歴情報と、を少なくとも含む文書データ閲覧準備要求を前記文書データ管理装置へ送信する文書データ閲覧準備要求送信部と、
を備え、
前記文書データ管理装置が、
前記最終更新時を示す情報を前記文書閲覧装置より取得する最終更新時取得部と、
前記最終更新時から現在までに更新された前記文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信する文書管理情報更新部と、
前記文書閲覧装置より、前記文書データ閲覧準備要求を取得する閲覧準備要求取得部と、
前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合には、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報に関連付けられて記憶している文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信する閲覧準備処理部と、
を備え、
前記閲覧準備処理部は、
前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報に基づいて、当該識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されているか否かを判定し、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合であって、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されていない場合には、当該文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報についての文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信すると共に、当該文書データの送信を前記閲覧用データ送信部へ指示し、
前記閲覧準備処理部は、
前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合であって、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されている場合には、当該文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報についての文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信すると共に、当該文書データを構成する複数の文書データのうち、前記文書閲覧装置から要求された文書データのみの送信を前記閲覧用データ送信部へ指示する
ことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
文書閲覧装置と文書データ管理装置とが通信ネットワークによって接続された文書管理システムであって、
前記文書閲覧装置が、
文書データの識別情報を少なくとも含む文書管理情報についての予め記憶する最終更新時を示す情報を送信する最終更新時情報送信部と、
前記文書データ管理装置より文書管理情報を受信する文書管理情報受信部と、
前記受信した文書管理情報を記憶する文書管理情報記憶部と、
前記文書管理情報記憶部で記憶する複数の文書管理情報それぞれに含まれる異なる複数の文書データについての識別情報の中から少なくとも１つの識別情報の選択を受け付ける識別情報選択受付部と、
選択された文書データの識別情報と、当該文書データの作成履歴情報と、を少なくとも含む文書データ閲覧準備要求を前記文書データ管理装置へ送信する文書データ閲覧準備要求送信部と、
を備え、
前記文書データ管理装置が、
前記最終更新時を示す情報を前記文書閲覧装置より取得する最終更新時取得部と、
前記最終更新時から現在までに更新された前記文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信する文書管理情報更新部と、
前記文書閲覧装置より、前記文書データ閲覧準備要求を取得する閲覧準備要求取得部と、
前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合には、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報に関連付けられて記憶している文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信する閲覧準備処理部と、
を備え、
前記閲覧準備処理部は、
前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報に基づいて、当該識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されているか否かを判定し、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合であって、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されていない場合には、当該文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報についての文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信すると共に、当該文書データの送信を前記閲覧用データ送信部へ指示し、
前記閲覧準備処理部は、
前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合であって、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されている場合には、当該文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報についての文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信すると共に、当該文書データを構成する複数の文書データの一覧情報を送信し、当該一覧情報の送信の応答として前記文書閲覧装置から要求された文書データのみの送信を前記閲覧用データ送信部へ指示する
ことを特徴とする文書管理システム。
【請求項３】
文書データ管理装置と通信ネットワークによって接続され、
前記文書データ管理装置との間で通信接続が確立している場合に、文書データの識別情報を少なくとも含む文書管理情報についての予め記憶する最終更新時を示す情報を前記文書データ管理装置へ送信する最終更新時情報送信部と、
前記文書データ管理装置との間で通信接続が確立している場合に、前記文書データ管理装置より前記最終更新時から現在までに更新された文書管理情報を受信する文書管理情報受信部と、
前記受信した文書管理情報を含む複数の文書管理情報を記憶する文書管理情報記憶部と、
前記文書管理情報記憶部で記憶する複数の文書管理情報それぞれに含まれる異なる複数の文書データについての識別情報の中から少なくとも１つの識別情報の選択を受け付ける識別情報選択受付部と、
選択された文書データの識別情報を少なくとも含む文書データ閲覧準備要求を前記文書データ管理装置へ送信する文書データ閲覧準備要求送信部と、
前記文書データ管理装置との間で通信接続が確立している場合に、選択された文書データの識別情報と、当該文書データの作成履歴情報と、を少なくとも含む文書データ閲覧準備要求を前記文書データ管理装置へ送信する文書データ閲覧準備要求送信部と、
前記文書データ管理装置との間で通信接続が確立している場合であって前記作成履歴情報が最新を示すと前記文書データ管理装置において判定された場合には、当該最新を示す情報の前記文書データ管理装置からの受信に基づいて自装置で記憶する前記選択された文書データを表示し、前記文書データ管理装置との間で通信接続が確立している場合であって前記作成履歴情報が最新を示さないと前記文書データ管理装置において判定された場合には、前記作成履歴情報に基づく最新の文書データ情報の前記文書データ管理装置からの受信に基づいて当該文書データを表示する閲覧機能部と、
を備えることを特徴とする文書閲覧装置。
【請求項４】
前記文書データ管理装置より、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報によって特定された複数の文書データの一覧情報を受信し、当該一覧情報を表示し、当該一覧情報において選択された文書データの識別情報を含む文書データ要求を前記文書データ管理装置へ送信する
ことを特徴とする請求項３に記載の文書閲覧装置。
【請求項５】
前記選択された文書データが自端末に記録されているか否かを判定し、記録されてない場合にのみ前記一覧情報において選択された文書データの識別情報を含む文書データ要求を前記文書データ管理装置へ送信する
ことを特徴とする請求項４に記載の文書閲覧装置。
【請求項６】
文書閲覧装置と通信ネットワークによって接続され、
文書データの識別情報を少なくとも含む文書管理情報の最終更新時を示す情報を前記文書閲覧装置より取得する最終更新時取得部と、
前記最終更新時から現在までに更新された前記文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信する文書管理情報更新部と、
前記文書閲覧装置の記憶する複数の文書管理情報それぞれに含まれる異なる複数の文書データについての識別情報の中から前記文書閲覧装置において選択された少なくとも１つの識別情報と、当該文書データの作成履歴情報と、を少なくとも含む文書データ閲覧準備要求を前記文書閲覧装置より取得する閲覧準備要求取得部と、
前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合には、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報に関連付けられて記憶している文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信し、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報である場合には、当該最新を示す情報のみを前記文書閲覧装置へ送信する閲覧準備処理部と、
を備えることを特徴とする文書データ管理装置。
【請求項７】
文書閲覧装置と通信ネットワークによって接続された文書データ管理装置のコンピュータを、
文書データの識別情報を少なくとも含む文書管理情報の最終更新時を示す情報を前記文書閲覧装置より取得する最終更新時取得手段、
前記最終更新時から現在までに更新された前記文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信する文書管理情報更新手段、
前記文書閲覧装置の記憶する複数の文書管理情報それぞれに含まれる異なる複数の文書データについての識別情報の中から前記文書閲覧装置において選択された少なくとも１つの識別情報と、当該文書データの作成履歴情報と、を少なくとも含む文書データ閲覧準備要求を前記文書閲覧装置より取得する閲覧準備要求取得手段、
前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合には、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報に関連付けられて記憶している文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信し、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報である場合には、当該最新を示す情報のみを前記文書閲覧装置へ送信する閲覧準備処理手段、
として機能させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書データを管理する文書管理システム、文書閲覧装置、文書データ管理装置とプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
サーバ等の文書データ管理装置に記録されている大量の文書データを、遠隔の携帯端末においてストレスなく表示させる技術が研究されている。例えば、特許文献１には、利用者が手動で最新情報の取得を行う必要がなく、かつネットワークに接続できないときにも情報を閲覧することのできる技術が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２０１１−９０４５５号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
ところで、上述のような技術は、例えばコンピュータ装置などの保守を行う会社において、顧客の所持するコンピュータ装置の保守を行う場合などに利用する。より具体的には、複数のコンピュータ装置についての機種情報、型番情報、部品、保守作業手順などの記載された文書データを文書データ管理装置に記録しておき、ユーザは携帯端末を用いて遠隔の顧客先から文書データ管理装置にアクセスする。そしてユーザは携帯端末を操作して、所望の文書データを文書データ管理装置から受信し、携帯端末に表示させる。これによりユーザは、保守対象であるコンピュータ装置について保守作業する際に必要な情報が記載されている文書データを閲覧しながら保守作業を行うことができる。
【０００５】
ここで、文書データ管理装置に記録される文書データは、何らかのタイミングで更新される場合があり、また同じ識別情報により管理されている複数の異なる文書データが存在する場合がある。このような場合に最新の識別情報や作成履歴を含む文書データを携帯端末が保持していない場合、ユーザは、最新の文書データを表示させるために、携帯端末を用いて文書データ管理装置へアクセスし、最新の文書データを入手する必要がある。しかしながら、携帯端末と文書データ管理装置とを繋ぐ通信回線の回線速度が遅いような状況においては、最新の文書データの携帯端末での取得に時間がかかってしまうという問題が発生する。
【０００６】
そこでこの発明は、上述の課題を解決することのできる文書データ管理装置及びその処理方法とプログラムを提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記目的を達成するために、本発明は、文書閲覧装置と文書データ管理装置とが通信ネットワークによって接続された文書管理システムであって、前記文書閲覧装置が、文書データの識別情報を少なくとも含む文書管理情報についての予め記憶する最終更新時を示す情報を送信する最終更新時情報送信部と、前記文書データ管理装置より文書管理情報を受信する文書管理情報受信部と、前記受信した文書管理情報を記憶する文書管理情報記憶部と、前記文書管理情報記憶部で記憶する複数の文書管理情報それぞれに含まれる異なる複数の文書データについての識別情報の中から少なくとも１つの識別情報の選択を受け付ける識別情報選択受付部と、選択された文書データの識別情報と、当該文書データの作成履歴情報と、を少なくとも含む文書データ閲覧準備要求を前記文書データ管理装置へ送信する文書データ閲覧準備要求送信部と、を備え、前記文書データ管理装置が、前記最終更新時を示す情報を前記文書閲覧装置より取得する最終更新時取得部と、前記最終更新時から現在までに更新された前記文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信する文書管理情報更新部と、前記文書閲覧装置より、前記文書データ閲覧準備要求を取得する閲覧準備要求取得部と、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合には、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報に関連付けられて記憶している文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信する閲覧準備処理部と、を備え、前記閲覧準備処理部は、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報に基づいて、当該識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されているか否かを判定し、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合であって、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されていない場合には、当該文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報についての文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信すると共に、当該文書データの送信を前記閲覧用データ送信部へ指示し、前記閲覧準備処理部は、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合であって、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されている場合には、当該文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報についての文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信すると共に、当該文書データを構成する複数の文書データのうち、前記文書閲覧装置から要求された文書データのみの送信を前記閲覧用データ送信部へ指示することを特徴とする文書管理システムである。
また本発明は、文書閲覧装置と文書データ管理装置とが通信ネットワークによって接続された文書管理システムであって、前記文書閲覧装置が、文書データの識別情報を少なくとも含む文書管理情報についての予め記憶する最終更新時を示す情報を送信する最終更新時情報送信部と、前記文書データ管理装置より文書管理情報を受信する文書管理情報受信部と、前記受信した文書管理情報を記憶する文書管理情報記憶部と、前記文書管理情報記憶部で記憶する複数の文書管理情報それぞれに含まれる異なる複数の文書データについての識別情報の中から少なくとも１つの識別情報の選択を受け付ける識別情報選択受付部と、選択された文書データの識別情報と、当該文書データの作成履歴情報と、を少なくとも含む文書データ閲覧準備要求を前記文書データ管理装置へ送信する文書データ閲覧準備要求送信部と、を備え、前記文書データ管理装置が、前記最終更新時を示す情報を前記文書閲覧装置より取得する最終更新時取得部と、前記最終更新時から現在までに更新された前記文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信する文書管理情報更新部と、前記文書閲覧装置より、前記文書データ閲覧準備要求を取得する閲覧準備要求取得部と、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合には、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報に関連付けられて記憶している文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信する閲覧準備処理部と、を備え、前記閲覧準備処理部は、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報に基づいて、当該識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されているか否かを判定し、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合であって、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されていない場合には、当該文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報についての文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信すると共に、当該文書データの送信を前記閲覧用データ送信部へ指示し、前記閲覧準備処理部は、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合であって、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されている場合には、当該文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報についての文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信すると共に、当該文書データを構成する複数の文書データの一覧情報を送信し、当該一覧情報の送信の応答として前記文書閲覧装置から要求された文書データのみの送信を前記閲覧用データ送信部へ指示することを特徴とする文書管理システムである。
【０００８】
また本発明は、文書データ管理装置と通信ネットワークによって接続され、前記文書データ管理装置との間で通信接続が確立している場合に、文書データの識別情報を少なくとも含む文書管理情報についての予め記憶する最終更新時を示す情報を前記文書データ管理装置へ送信する最終更新時情報送信部と、前記文書データ管理装置との間で通信接続が確立している場合に、前記文書データ管理装置より前記最終更新時から現在までに更新された文書管理情報を受信する文書管理情報受信部と、前記受信した文書管理情報を含む複数の文書管理情報を記憶する文書管理情報記憶部と、前記文書管理情報記憶部で記憶する複数の文書管理情報それぞれに含まれる異なる複数の文書データについての識別情報の中から少なくとも１つの識別情報の選択を受け付ける識別情報選択受付部と、選択された文書データの識別情報を少なくとも含む文書データ閲覧準備要求を前記文書データ管理装置へ送信する文書データ閲覧準備要求送信部と、前記文書データ管理装置との間で通信接続が確立している場合に、選択された文書データの識別情報と、当該文書データの作成履歴情報と、を少なくとも含む文書データ閲覧準備要求を前記文書データ管理装置へ送信する文書データ閲覧準備要求送信部と、前記文書データ管理装置との間で通信接続が確立している場合であって前記作成履歴情報が最新を示すと前記文書データ管理装置において判定された場合には、当該最新を示す情報の前記文書データ管理装置からの受信に基づいて自装置で記憶する前記選択された文書データを表示し、前記文書データ管理装置との間で通信接続が確立している場合であって前記作成履歴情報が最新を示さないと前記文書データ管理装置において判定された場合には、前記作成履歴情報に基づく最新の文書データ情報の前記文書データ管理装置からの受信に基づいて当該文書データを表示する閲覧機能部と、を備えることを特徴とする文書閲覧装置である。
【０００９】
また本発明は、文書閲覧装置と通信ネットワークによって接続され、文書データの識別情報を少なくとも含む文書管理情報の最終更新時を示す情報を前記文書閲覧装置より取得する最終更新時取得部と、前記最終更新時から現在までに更新された前記文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信する文書管理情報更新部と、前記文書閲覧装置の記憶する複数の文書管理情報それぞれに含まれる異なる複数の文書データについての識別情報の中から前記文書閲覧装置において選択された少なくとも１つの識別情報と、当該文書データの作成履歴情報と、を少なくとも含む文書データ閲覧準備要求を前記文書閲覧装置より取得する閲覧準備要求取得部と、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合には、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報に関連付けられて記憶している文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信し、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報である場合には、当該最新を示す情報のみを前記文書閲覧装置へ送信する閲覧準備処理部と、を備えることを特徴とする文書データ管理装置である。
【００１０】
また本発明は、文書閲覧装置と通信ネットワークによって接続された文書データ管理装置のコンピュータを、文書データの識別情報を少なくとも含む文書管理情報の最終更新時を示す情報を前記文書閲覧装置より取得する最終更新時取得手段、前記最終更新時から現在までに更新された前記文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信する文書管理情報更新手段、前記文書閲覧装置の記憶する複数の文書管理情報それぞれに含まれる異なる複数の文書データについての識別情報の中から前記文書閲覧装置において選択された少なくとも１つの識別情報と、当該文書データの作成履歴情報と、を少なくとも含む文書データ閲覧準備要求を前記文書閲覧装置より取得する閲覧準備要求取得手段、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合には、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報に関連付けられて記憶している文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信し、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報である場合には、当該最新を示す情報のみを前記文書閲覧装置へ送信する閲覧準備処理手段、として機能させることを特徴とするプログラムである。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、文書閲覧装置は、当該文書閲覧装置と文書データ管理装置とを接続する通信回線の単位時間当たりのデータ送信量が少ない場合でも、最小限の通信量で素早く、ユーザの要求する文書データを文書データ管理装置から取得して表示することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】文書管理システムの構成を示すブロック図である。
【図２】文書データ管理装置の機能ブロック図である。
【図３】文書閲覧装置の機能ブロック図である。
【図４】文書管理情報データベースの記憶するデータ例を示す図である。
【図５】文書管理情報記憶部の記憶するデータ例を示す図である。
【図６】文書データベースの記憶するデータ例を示す図である。
【図７】文書データ記憶部の記憶するデータ例を示す図である。
【図８】装置型番データベースおよび装置型番記憶部の記憶するデータ例を示す図である。
【図９】機種情報データベースおよび機種情報記憶部の記憶するデータ例を示す図である。
【図１０】最終更新時情報記憶部の記憶するデータ例を示す図である。
【図１１】文書管理システムの処理フローを示す第１の図である。
【図１２】文書管理システムの処理フローを示す第２の図である。
【発明を実施するための形態】
【００１３】
以下、本発明の一実施形態による文書管理システム及び文書管理システムを構成する文書データ管理装置と文書閲覧端末とを図面を参照して説明する。
図１は同実施形態による文書管理システムの構成を示すブロック図である。
この図において、符号１０は文書管理システムである。当該文書管理システム１０は、文書データ管理装置１と文書閲覧装置２とを備えている。文書データ管理装置１と文書閲覧装置２とは、インターネット等の通信ネットワークを介して接続されている。当該通信ネットワークは、３ＧやＬＴＥ（Long Term Evolution）等の携帯電話通信網であってよい。また文書閲覧装置２は、無線ＬＡＮ等の近距離無線通信機能を有し、無線ＬＡＮ（Local Area Network）の親機（アクセスポイント）を介して、インターネットやイントラネット網に接続しても良い。文書閲覧装置２は、具体的には、例えば携帯電話、スマートフォン、タブレットＰＣなどの携帯端末である。
【００１４】
図２は文書データ管理装置１の機能ブロック図である。
この図が示すように、文書データ管理装置１は、通信部１０１、制御部１０２、最終更新時取得部１０３、文書管理情報更新部１０４、閲覧準備要求取得部１０５、閲覧準備処理部１０６、データ要求取得部１０７、閲覧用データ送信部１０８の各処理部を備えている。また文書データ管理装置１は、文書管理情報データベース１０９、文書データベース１１０、装置型番データベース１１１、機種情報データベース１１２の各データベースを備えている。
【００１５】
ここで、文書データ管理装置１において通信部１０１は、通信ネットワークを介して文書閲覧装置２と情報を送受信する処理部である。通信部１０１は文書閲覧装置２からのアクセスに基づいて予め記憶するウェブページのデータ等を文書閲覧装置２へ送信する機能を備えてよい。
また制御部１０２は、文書データ管理装置１の各処理部を制御する。
また最終更新時取得部１０３は、文書データ管理装置１の記憶する文書データの識別情報を少なくとも含む文書管理情報の当該文書データ管理装置１における最終更新時の情報であって、文書閲覧装置２が文書データ管理装置１から最後に受信し記憶している最終更新時の情報を、当該文書閲覧装置２より取得する処理部である。なお文書データは、例えば、所定の文書作成ソフトによって作成された文書データでも良いし、ＨＴＭＬ（HyperText Markup Language）文書でも良いし、またテキスト文書でも良いし、書き換えできない文書データ（例えばｐｄｆファイル等）であってもよい。
【００１６】
また文書管理情報更新部１０４は、文書閲覧装置２より取得した最終更新時から現在までに更新された文書管理情報を文書閲覧装置２へ送信する処理部である。
また閲覧準備要求取得部１０５は、例えば、文書閲覧装置２より、文書データの識別情報と、当該文書データの作成履歴情報と、を少なくとも含む文書データ閲覧準備要求を取得する処理部である。
【００１７】
また閲覧準備処理部１０６は、文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合に、文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報に関連付けられて記憶している文書管理情報を文書閲覧装置へ送信する処理部である。
または閲覧準備処理部１０６は、文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報に基づいて、当該識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されているか否かを判定し、文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合であって、文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されていない場合には、当該文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報についての文書管理情報を文書閲覧装置２へ送信すると共に、当該文書データの送信を指示する処理部であってよい。
【００１８】
または閲覧準備処理部１０６は、文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合であって、文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されている場合には、当該文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報についての文書管理情報を文書閲覧装置２へ送信すると共に、当該文書データを構成する複数の文書データのうち、文書閲覧装置２から要求された文書データのみの送信を指示する処理部であってよい。
または閲覧準備処理部１０６は、文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合であって、文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されている場合には、当該文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報についての文書管理情報を文書閲覧装置２へ送信すると共に、当該文書データを構成する複数の文書データの一覧情報を送信し、当該一覧情報の送信の応答として文書閲覧装置２から要求された文書データのみの送信を指示する処理部であってよい。
なお、これらの処理の詳細については後述する。
【００１９】
またデータ要求取得部１０７は、一覧情報に含まれる複数の文書データのうち、文書閲覧装置２に記録されていない何れか１つまたは複数の文書データを示す文書データ要求を取得する処理部である。
また閲覧用データ送信部１０８は、文書データ要求に含まれる文書データを文書閲覧装置２へ送信する処理部である。
なお、文書管理情報データベース１０９、文書データベース１１０、装置型番データベース１１１、機種情報データベース１１２に記録される情報については後述する。これらデータベースは、ＳＱＬｉｔｅでも良いし、マイクロソフト（登録商標）のＡＣＣＥＳＳ（登録商標）でも良いし、ＥＸＣＥＬ（登録商標）でも良いし、また、ＣＳＶ（Comma Separated Values）等のテキストファイルによって構成されたデータテーブルファイルであってあっても良い。つまり、既知のものであればどのようなデータベースであってもよい。
【００２０】
図３は文書閲覧装置の機能ブロック図である。
この図で示すように文書閲覧装置２は、通信部２０１、制御部２０２、文書データ閲覧機能部２０３（最終更新時情報送信部、文書管理情報受信部、識別情報選択受付部、文書データ閲覧準備要求送信部）の各処理部を備えている。また文書閲覧装置２は、文書管理情報記憶部２１１、文書データ記憶部２１２、装置型番記憶部２１３、機種情報記憶部２１４、最終更新時情報記憶部２１５の各記憶部を備えている。
なお、文書閲覧装置２の備える各記憶部は、当該文書閲覧装置２の本体内部に予め備わる記憶部であっても良いし、着脱可能なメモリカードであっても良い。また各記憶部を構成するメモリは、フラッシュメモリ等の、不揮発性メモリであっても良い。
また本実施形態による文書閲覧装置２は、例えば、携帯電話、スマートフォン、タブレット端末（Ａｎｄｒｏｉｄ（登録商標）ＯＳを搭載した端末）に限らず、無線通信機能を有する他の装置（例えば、ゲーム機、タブレットＰＣ(Personal Computer)、ノートＰＣ、ＰＤＡ(Personal Data Assistants：携帯情報端末）であってよい。
【００２１】
ここで通信部２０１は文書データ管理装置１と情報を送受信する処理部である。
また制御部２０２は文書閲覧装置２の各処理部を制御する。
また文書データ閲覧機能部２０３は、文書データの閲覧に関する各処理を行う処理部である。
文書管理情報記憶部２１１、文書データ記憶部２１２、装置型番記憶部２１３、機種情報記憶部２１４、最終更新時情報記憶部２１５の各記憶部に記録される情報の詳細については後述する。
【００２２】
図２及び図３で示した文書データ管理装置１や文書閲覧装置２を有する文書管理システムにより、ユーザは、所望の最新の文書データを短時間で文書閲覧装置２に表示させることが可能となる。
なお、図２では文書データ管理装置１が複数のデータベースを備える場合の例を示しているが、それら各データベースを他のサーバに備え、文書データ管理装置１は他のサーバにアクセスして各データベースに記録されている情報を取得するようにしてもよい。
【００２３】
図４は文書管理情報データベース１０９の記憶するデータ例を示す図である。
本実施形態による文書管理システムは、コンピュータ装置の保守作業を行うための文書データを管理するコンピュータシステムである。そして文書データ管理装置１の文書管理情報データベース１０９は、図４で示すように、文書データに割り当てられた文書番号、文書データの作成履歴情報である文書版数、文書名称、章番号、章表題、文書データのファイル名、文書更新日時、新規に登録された文書データであるか廃棄される文書データであるかを示す新規・廃止フラグを対応付けて記憶している。なお、文書データ管理装置１では、複数の文書データに、同一の文書番号、文書版数、文書名称、章番号などの識別情報が割り当てられる場合が存在する。例えば、文書データのデータファイルを章ごとに複数に分割して記憶している場合などである。この場合には章番号、章表題、文書データのファイル名によって、文書データが区別される。
【００２４】
図５は文書管理情報記憶部２１１の記憶するデータ例を示す図である。
文書閲覧装置２の文書管理情報記憶部２１１では、文書データ管理装置１の文書管理情報データベース１０９と同様に、文書番号、文書版数、文書名称、章番号、章表題、ファイル名、文書更新日時、を対応付けて記憶している。文書閲覧装置２の文書管理情報記憶部２１１で記憶するこれらの情報は、図４で示した文書管理情報データベース１０９に記録されている情報の一部または全部が、文書データ管理装置１から文書閲覧装置２へ送信されて記録されたものである。
【００２５】
図６は文書データベース１１０の記憶するデータ例を示す図である。
文書データベース１１０は、図６で示すように、文書データのファイル名、と文書データの実ファイルデータとを対応付けて記憶する。なお文書データの実ファイルデータを、さらに文書データの文書番号に対応付けて記録してもよい。
【００２６】
図７は文書データ記憶部２１２の記憶するデータ例を示す図である。
文書閲覧装置２の文書データ記憶部２１２では、文書データ管理装置１の文書データベース１１０と同様に、文書データのファイル名、と文書データの実ファイルデータとを対応付けて記憶する。文書閲覧装置２の文書データ記憶部２１２で記憶するこれらの情報は、図５で示した文書データベース１１０に記録されている情報の一部または全部が、文書データ管理装置１から文書閲覧装置２へ送信されて記録されたものである。文書データ記憶部２１２は、文書データの実ファイルデータを、さらに文書データの文書番号に対応付けて記録してもよい。
【００２７】
図８は装置型番データベース１１１および装置型番記憶部２１３の記憶するデータ例を示す図である。
図８で示すように、文書データ管理装置１の装置型番データベース１１１や、文書閲覧装置２の装置型番記憶部２１３は、文書番号と、装置型番の情報とを対応付けて記憶している。装置型番とは、文書番号が示す文書データに記載されている保守対象のコンピュータを識別するための情報の一種である。
【００２８】
図９は機種情報データベース１１２および機種情報記憶部２１４の記憶するデータ例を示す図である。
図９で示すように、文書データ管理装置１の機種情報データベース１１２や、文書閲覧装置２の機種情報記憶部２１４は、文書番号と、機種情報とを対応付けて記憶している。機種情報とは、文書番号が示す文書データに記載されている保守対象のコンピュータを識別するための情報の一種である。
【００２９】
図１０は最終更新時情報記憶部２１５の記憶するデータ例を示す図である。
図１０で示すように文書閲覧装置２の最終更新時情報記憶部２１５では、文書管理情報の文書閲覧装置２における最終更新時を示す情報を記憶している。具体的には最終更新時の情報は、年，月，日，時刻（最終ＤＢ追加・削除日時）からなる情報である。
【００３０】
図１１は文書管理システムの処理フローを示す第１の図である。
図１２は文書管理システムの処理フローを示す第２の図である。
以下、文書管理システムの処理の詳細について順を追って説明する。
まず、ユーザは、文書閲覧装置２を用いて文書データを閲覧したい場合、文書閲覧装置２に記録されている文書データの閲覧ソフトウェアのプログラムを起動する（ステップＳ１）。これにより文書閲覧装置２に文書データ閲覧機能部２０３の機能が備わることとなる。文書データ閲覧機能部２０３は、起動後に通信ネットワークを介して文書データ管理装置１へ通信接続要求を行う。例えば、文書データ管理装置１の配信しているウェブページへアクセスするためのＵＲＬを予め記憶しておき、当該ＵＲＬに基づいて文書データ管理装置１のＩＰアドレスを検出し、そのＩＰアドレス宛に通信接続要求を送信する。そして、文書閲覧装置２の文書データ閲覧機能部２０３は、通信接続要求に応じた返信を文書データ管理装置１より受信したかどうかによって、文書データ管理装置１と接続できたか否かを判定する（ステップＳ２）。文書閲覧装置２は、それ以外の方法によって文書データ管理装置１と接続できたか否かを判定するようにしてもよい。なお、文書データ閲覧機能部２０３は、文書データ管理装置１と接続できないと判定した場合、ステップＳ１３の処理へ移行する。
【００３１】
文書データ閲覧機能部２０３は、文書データ管理装置１と接続できたと判定した場合、最終更新時情報記憶部２１５から最終更新時情報を読み取る。当該最終更新時情報は、文書閲覧装置２が最後に文書管理情報記憶部２１１に記録されている文書管理情報を更新した日時を示す情報である。そして文書データ閲覧機能部２０３は、読み取った最終更新時情報を、文書データ管理装置１へ送信する（ステップＳ３）。文書データ管理装置１の通信部１０１は、最終更新時情報を受信すると、通信部１０１、制御部１０２を介して最終更新時取得部１０３がその情報を取得する。そして最終更新時取得部１０３は、最終更新時情報を文書管理情報更新部１０４へ出力する。
【００３２】
次に文書データ管理装置の文書管理情報更新部１０４は、最終更新時情報を入力すると、文書管理情報データベース１０９（以下、データベースをＤＢと記載する）において、入力した最終更新時情報の示す日時以降に記録された文書管理情報が記録されているかを、文書管理情報ＤＢ１０９内の文書更新日時と比較して判定する（ステップＳ４）。そして文書管理情報更新部１０４は、文書管理情報ＤＢ１０９において、入力した最終更新時情報の示す日時以降に記録された文書管理情報が記録されている場合には、その文書管理情報を読み取る。当該読み取る文書管理情報は、図４で示すような、文書番号、文書版数、文書名称、章番号、章表題、文書ファイル名、文書更新日時、新規・廃止フラグの全てでもよいし、それらのうち、更新された文書データを特定するための何れか１つ又は複数の情報でもよい。本実施形態においては読み取った文書管理情報における各文書データの項目には新規・廃止フラグが立った状態で記録されている。
【００３３】
また文書管理情報更新部１０４は、読み取った文書番号に基づいて、装置型番ＤＢ１１１から装置型番を読み取り、またその文書番号に基づいて、機種情報ＤＢ１１２より機種情報を読み取る。また文書管理情報更新部１０４は、文書データ管理装置１において時計機能部（図示せず）が計時している現在の時刻を読み取って、当該現在時刻を示す最終更新時の情報を生成する。そして文書管理情報更新部１０４は、読み取った文書管理情報と、装置型番と、機種情報と、最終更新時とを含む更新情報を、通信部１０１を介して文書閲覧装置２へ送信する（ステップＳ５）。
【００３４】
なお、文書管理情報更新部１０４は、文書管理情報ＤＢ１０９において、入力した最終更新時情報の示す日時以降に記録された文書管理情報が記録されていない場合には、文書データ管理装置１において時計機能部が計時している現在の時刻を読み取って、当該現在時刻を示す最終更新時の情報を生成する。そして、文書管理情報更新部１０４は、文書更新がないことを示す情報と、最終更新時とを含む更新情報を、通信部１０１を介して文書閲覧装置２へ送信する（ステップＳ６）。
【００３５】
文書閲覧装置２の文書データ閲覧機能部２０３は、通信部２０１、制御部２０２を介して更新情報を入力すると、当該更新情報に含まれる情報を検出し、文書更新がないことを示す情報が存在するか否かを判定する（ステップＳ７）。そして文書データ閲覧機能部２０３は、更新情報に、文書更新がないことを示す情報が含まれている場合には、その更新情報に含まれる最終更新時を読み取り、最終更新時情報記憶部２１５に記録されている最終ＤＢ追加・削除日時の情報を、更新情報から読み取った最終更新時の日時に書き換える（ステップＳ８）。
【００３６】
また文書データ閲覧機能部２０３は、更新情報に、文書更新がないことを示す情報が含まれていない場合には、更新情報に含まれる文書管理情報と、装置型番と、機種情報と、最終更新時とを読み取る。そして文書データ閲覧機能部２０３は、読み取った文書管理情報を、文書管理情報記憶部２１１にマージする（ステップＳ９）。なお、文書データ閲覧機能部２０３は、読み取った文書管理情報に含まれる文書番号、文書版数、文書名称、章番号、の同一の文書管理情報が既に文書管理情報記憶部２１１に記録されている場合には、既に文書管理情報記憶部２１１に記録されている当該文書管理情報を削除して、更新情報から読み取った文書管理情報に書き換えるようにしてよい。
【００３７】
また文書データ閲覧機能部２０３は、更新情報から読み取った文書管理情報に含まれる文書番号と、更新情報から読み取った装置型番とを対応付けて、装置型番記憶部２１３に記録する（ステップＳ１０）。なお既に、それら文書番号と装置型番との対応関係が装置型番記憶部２１３に記録されている場合には、文書データ閲覧機能部２０３は文書番号と装置型番とを対応付けて装置型番記憶部２１３に記録する処理を行わなくとも良い。
また文書データ閲覧機能部２０３は、更新情報から読み取った文書管理情報に含まれる文書番号と、更新情報から読み取った機種情報とを対応付けて、機種情報記憶部２１４に記録する（ステップＳ１１）。既に、それら文書番号と機種情報との対応関係が機種情報記憶部２１４に記録されている場合には、文書データ閲覧機能部２０３は文書番号と機種情報とを対応付けて機種情報記憶部２１４に記録する処理を行わなくとも良い。
また文書データ閲覧機能部２０３は、最終更新時情報記憶部２１５に記録されている最終ＤＢ追加・削除日時の情報を、更新情報から読み取った最終更新時の日時に書き換える（ステップＳ１２）。
【００３８】
そして、文書データ閲覧機能部２０３は、文書データの検索画面を、文書閲覧装置２に備わる表示部に出力する（ステップＳ１３）。文書閲覧装置２のユーザは、表示部に表示された文書データの検索画面を用いて、所望の文書データを選択することができる。例えば本実施形態において文書データは、ユーザが客先でコンピュータ装置を保守するために必要な文書データであり、ユーザは検索画面において、保守対象となるコンピュータ装置の機種情報と、装置型番とを選択一覧から選択することにより、文書データを検索することができる。文書データ閲覧機能部２０３は、検索画面における機種情報や装置型番などの選択一覧を、装置型番記憶部２１３に記録されている装置型番のデータや、機種情報記憶部２１４に記録されている機種情報のデータに基づいて作成し、表示部に表示することができる。なお、検索画面には検索文字列を入力する検索文字列入力欄が存在し、文書データ閲覧機能部２０３は、この検索文字列にユーザが入力した検索文字列に基づいて、文書データについての文書管理情報を検索することもできる。文書データ閲覧機能部２０３は、上述のステップＳ２において文書データ管理装置１と接続できないと判定した場合にも、ステップＳ１３に移行して、文書データの検索画面を、文書閲覧装置２に備わる表示部に出力する。
【００３９】
文書データ閲覧機能部２０３は、検索画面を表示部に表示した後に、検索文字列入力欄に例えば文書名称などの文字列が入力されると共に、検索開始の指示を入力すると（ステップＳ１４）、検索文字列入力欄に入力された文字列に一致する文字列、または類似する文字列を含む文書名称と、その文書名称に対応付けられて記録されている文書番号を、文書管理情報記憶部２１１から検索する（ステップＳ１５）。そして、文書データ閲覧機能部２０３は、検索結果の文書番号と文書名称の対応関係を含む文書管理情報の一覧を、文書管理情報記憶部２１１から読み取って表示部に表示する（ステップＳ１６）。なお、文書データ閲覧機能部２０３は、装置型番や機種情報の一覧から選択された装置型番や機種情報に対応付けられて文書管理情報記憶部２１１に記録されている文書番号と文書名称の対応関係を検索し、その検索結果である当該文書番号と文書名称の対応関係を含む文書管理情報の一覧を、表示部に表示するようにしてもよい。そして、文書データ閲覧機能部２０３は検索結果である文書管理情報の一覧において、ユーザ所望の文書データに関する文書番号や文書名称などによる１つの文書データについての文書管理情報の選択を受け付ける（ステップＳ１７）。
【００４０】
文書データ閲覧機能部２０３は、文書番号や文書名称などによる１つの文書データについての文書管理情報の選択を受け付けると、ステップＳ２の処理と同様に、文書データ管理装置１と接続できたか否かを判定する（ステップＳ１８）。文書データ閲覧機能部２０３は、文書データ管理装置１と接続できないと判定した場合には、選択された文書管理情報が示す文書番号、文書版数、文書名称、章番号などのうちの１つまたは複数の情報に基づいて、文書データの実ファイルが文書データ記憶部２１２に記録されているかを判定し、文書データの実ファイルが文書データ記憶部２１２に記録されている場合には、その文書データの実ファイルを用いて文書データの内容を表示部に表示し（ステップＳ２８）、処理を終了する。
【００４１】
他方、ステップＳ１８において文書データ管理装置１と接続できると判定した場合、文書データ閲覧機能部２０３は、選択された文書管理情報に含まれる文書番号と文書版数を文書管理情報記憶部２１１から読み取る。そして文書データ閲覧機能部２０３は、読み取った文書番号と文書版数とを含む文書データ閲覧準備要求を、通信部２０１を介して文書データ管理装置１へ送信する（ステップＳ１９）。当該文書データ閲覧準備要求は、文書閲覧装置２の文書管理情報記憶部２１１において記憶する文書管理情報が、文書データ管理装置１の文書管理情報ＤＢ１０９に記録されている文書管理情報と、完全に一致していない場合があることを考慮して、最新の文書データを文書閲覧装置２の表示部に表示することができるような処理を文書データ管理装置１へ要求するために送信する情報である。文書データ管理装置１においては、閲覧準備要求取得部１０５が、通信部１０１および制御部１０２を介して、文書閲覧装置２の送信した文書データ閲覧準備要求の情報を取得する。そして閲覧準備要求取得部１０５は、取得した文書データ閲覧準備要求の情報を、閲覧準備処理部１０６へ出力する。
【００４２】
次に文書データ管理装置１の閲覧準備処理部１０６は、文書データ閲覧準備要求の情報に含まれる文書番号と文書版数とを読み取る。そして閲覧準備処理部１０６は、文書データ閲覧準備要求の情報から読み取った文書番号に対応付けられて文書管理情報ＤＢ１０９に記録されている文書データの文書版数のうち最も大きい文書版数（一番最近に作成された文書データの版数）の情報を取得して、文書データ閲覧準備要求から読み取った文書版数と比較して一致するかを判定する（ステップＳ２０）。そして、閲覧準備処理部１０６は、文書データ閲覧準備要求の情報から読み取った文書番号に対応付けられて文書管理情報ＤＢ１０９に記録されている文書データの文書版数のうち最も大きい文書版数と、文書データ閲覧準備要求から読み取った文書版数とが一致する場合には、ユーザの選択した文書管理情報の示す文書データが最新の版の文書データであることを示す情報を、通信部１０１を介して文書閲覧装置２へ送信する（ステップＳ２１）。
【００４３】
文書データ閲覧準備要求の情報から読み取った文書番号に対応付けられて文書管理情報ＤＢ１０９に記録されている文書データの文書版数のうち最も大きい文書版数と、文書データ閲覧準備要求から読み取った文書版数とが一致しない場合、閲覧準備処理部１０６は、文書データ閲覧準備要求から読み取った文書番号に基づいて、その文書データが複数の文書データによって構成されているか否かを判定する（ステップＳ２２）。例えば、閲覧準備処理部１０６は、文書データ閲覧準備要求から読み取った文書番号に基づいて、同一の文書番号に対応付けられて文書管理情報ＤＢ１０９に記録されている文書管理情報を取得する。そして当該取得した文書管理情報の示す情報が複数の文書データを示す（例えば、取得した文書管理情報に章番号が記録されている場合）には、閲覧準備処理部１０６は、文書データ閲覧準備要求から読み取った文書番号の示す文書データが複数の文書データによって構成されていると判定する。
【００４４】
閲覧準備処理部１０６は、文書データ閲覧準備要求から読み取った文書番号の示す文書データが複数の文書データによって構成されていないと判定した場合には、文書データ閲覧準備要求から読み取った文書番号に基づいて、文書管理情報ＤＢ１０９より文書管理情報を取得して、その文書管理情報と現在時刻とを含む更新情報を生成する。そして、閲覧準備処理部１０６は、更新情報を通信部１０１を介して文書閲覧装置２へ送信する（ステップＳ２３）。また閲覧準備処理部１０６は、文書データ閲覧準備要求から読み取った文書番号の示す文書データについての最新の文書版数の実ファイルデータを、文書ＤＢ１１０から読み取る。そして閲覧準備処理部１０６は、文書データの実ファイルデータを送信するよう閲覧用データ送信部１０８へ指示する。すると、閲覧用データ送信部１０８は、文書データ閲覧準備要求から読み取った文書番号の示す文書データについての最新の文書版数の実ファイルデータを、通信部１０１を介して文書閲覧装置２へ送信する（ステップＳ２４）。
【００４５】
また上述のステップＳ２２において、文書データ閲覧準備要求から読み取った文書番号の示す文書データが複数の文書データによって構成されていると判定した場合、閲覧準備処理部１０６は、文書データ閲覧準備要求から読み取った文書番号に基づいて、文書管理情報ＤＢ１０９より当該文書番号の文書データについての文書管理情報を取得する。そして閲覧準備処理部１０６は、その文書管理情報と現在時刻とを含む更新情報を生成する。そして、閲覧準備処理部１０６は、更新情報を通信部１０１を介して文書閲覧装置２へ送信する（ステップＳ２５）。また閲覧準備処理部１０６は、文書データ閲覧準備要求から読み取った文書番号の文書データを構成する、複数の文書データについての最新の文書版数の複数の文書ファイル名を文書管理情報ＤＢ１０９より読み取る。そして閲覧準備処理部１０６は、その文書ファイル名の一覧情報を生成する。そして、閲覧準備処理部１０６は、生成した文書ファイル名の一覧情報を、通信部１０１を介して文書閲覧装置２へ送信する（ステップＳ２６）。
【００４６】
文書閲覧装置２の文書データ閲覧機能部２０３は、ユーザの選択した文書管理情報の示す文書データが最新の版の文書データであることを示す情報を、文書データ管理装置１のステップＳ２１の処理に基づいて受信した場合、当該ユーザの選択した文書管理情報に基づいて、文書ファイル名を特定する。そして文書データ閲覧機能部２０３は、特定した文書ファイル名に対応付けられて文書データ記憶部２１２に記録されている実ファイルデータを読み取り（ステップＳ２７）、その内容を表示部に表示する（ステップＳ２８）。
【００４７】
または文書データ閲覧機能部２０３は、更新情報と、最新の文書版数の実ファイルデータを、文書データ管理装置１のステップＳ２３，ステップＳ２４の処理に基づいて受信した場合、まず更新情報に含まれる文書管理情報を読み取り、読み取った文書管理情報を、文書管理情報記憶部２１１にマージする（ステップＳ２９）。そして文書データ閲覧機能部２０３は、受信した最新の文書版数の実ファイルデータの内容を表示部に表示する（ステップＳ２８）。
【００４８】
または文書データ閲覧機能部２０３は、更新情報と、最新の文書版数の複数の文書ファイル名の一覧情報を、文書データ管理装置１のステップＳ２５，ステップＳ２６の処理に基づいて受信した場合、まず更新情報に含まれる文書管理情報を読み取り、読み取った文書管理情報を、文書管理情報記憶部２１１にマージする（ステップＳ３１）。そして文書データ閲覧機能部２０３は、受信した文書ファイル名の一覧情報を表示部に表示する（ステップＳ３２）。当該一覧情報には、ステップＳ１７においてユーザの選択した文書管理情報が示す文書データを構成する、最新の複数の文書データについての各文書ファイル名が表示される。また当該一覧情報には文書ファイル名だけでなく、更新情報を用いてステップＳ２９で更新された文書管理情報から読み取られた、文書ファイル名に対応する文書番号、文書版数、文書名称、章番号などが文書ファイル名と共に表示されるようにしてもよい。
【００４９】
そして、文書データ閲覧機能部２０３は、文書ファイル名の一覧情報の中から一つの文書ファイル名の選択を受け付ける（ステップＳ３３）。すると文書データ閲覧機能部２０３は、選択された文書ファイル名に基づいて、文書管理情報記憶部２１１に文書データの実ファイルデータが記録されているかを判定する（ステップＳ３４）。そして選択された文書ファイル名の文書データの実ファイルデータが文書管理情報記憶部２１１に記録されている場合には、当該実ファイルデータを読み取り（ステップＳ３５）、その内容を表示部に表示する（ステップＳ２８）。
【００５０】
文書データ閲覧機能部２０３は、ステップＳ３３の処理に基づいて、選択された文書ファイル名の文書データの実ファイルデータが文書管理情報記憶部２１１に記録されていないと判定した場合、当該選択された文書ファイル名と、その文書ファイル名に対応付けられて文書管理情報記憶部２１１に記録されている文書版数とを読み取る。そして文書データ閲覧機能部２０３は、選択された文書ファイル名とその文書データの文書版数とを格納した文書データ要求を生成し、その文書データ要求を、通信部２０１を介して文書データ管理装置１へ送信する（ステップＳ３６）。
【００５１】
文書データ管理装置１のデータ要求取得部１０７は、通信部１０１、制御部１０２を介して文書データ要求を取得すると、その文書データ要求に含まれる文書ファイル名と文書版数とを閲覧用データ送信部１０８へ出力する。すると閲覧用データ送信部１０８は、入力した文書ファイル名と文書版数とに基づいて、文書ＤＢ１１０より文書データの実ファイルデータを読み取る（ステップＳ３７）。また閲覧用データ送信部１０８は、入力した文書ファイル名と文書版数とに基づいて、文書管理情報ＤＢ１０９からユーザの選択した文書データについての文書管理情報を全て読み取り、その文書管理情報と現在時刻とを含む更新情報を生成する（ステップＳ３８）。そして、閲覧用データ送信部１０８は、読み取った文書データの実ファイルデータと、生成した更新情報とを、通信部１０１を介して文書閲覧装置２へ送信する（ステップＳ３９）。そして、文書閲覧装置２は、受信した更新情報に含まれる文書管理情報を、文書管理情報記憶部２１１に既に記録されている情報にマージし、その後、受信した文書データの実ファイルデータの内容を表示部へ表示する（ステップＳ２８）。
【００５２】
以上の処理によれば、上述の文書管理システムにおいては、文書データの閲覧ソフトウェアのプログラムが起動された直後に、文書閲覧装置２が文書データ管理装置１に通信接続できる場合、文書閲覧装置２は、文書データ管理装置１において更新された文書管理情報を取得して、自装置で記憶する文書管理情報を更新する。これにより、文書データの実ファイルデータを送受信することなく、文書閲覧装置２において表示させることのできる文書データの一覧を示す最新の文書管理情報を当該文書閲覧装置２に記録することができる。従ってユーザが所望の文書データを表示させる際において、文書閲覧装置２は検索時における内容確認などのために異なる文書データを文書データ管理装置１から受信することなく、文書管理情報からユーザ所望の文書データを選択させることができる。従って、文書閲覧装置２と文書データ管理装置１とを接続する通信回線の単位時間当たりのデータ送信量が少ない場合でも、ユーザ所望の文書データを文書閲覧装置２に送信するにあたり、文書データ管理装置１から文書閲覧装置２への文書データの送受信回数を最小限にとどめることが出来る。これにより、文書閲覧装置２は、最小限の通信量で素早く、ユーザの要求する文書データを文書データ管理装置から取得して表示することができる。
【００５３】
また、同一の識別情報が付与された文書データが複数存在する場合にも、それら全ての文書データの実ファイルを文書データ管理装置１から文書閲覧装置２へ送信せずに、ファイル名一覧を文書閲覧装置２へ送信し、その一覧においてユーザから選択を受けたファイル名の文書データの実ファイルデータであって、文書閲覧装置２に記録されていない実ファイルデータのみを、文書データ管理装置１から文書閲覧装置２へ送信している。これにより、文書データ管理装置１と文書閲覧装置２との間の文書データの送受信の回数を削減できるため、文書データ管理装置１と文書閲覧装置２との間の通信帯域が狭い場合でも、ユーザ所望の文書データを短時間で文書閲覧装置２に表示させることができる。
【００５４】
また、本発明によれば、機種情報、装置型番、文書番号、文書表題、並びに文書データのファイル単位情報を文書管理情報としてそれぞれ関連付けして格納する機能を用い、ユーザがその文書管理情報の中から検索画面によって複数のキーワードから検索可能とすることで、ユーザの文書データの検索容易性を向上させることができる。またユーザは、必要な文書データのファイル単位での情報取得と表示を行うことができる。
【００５５】
なお、上述の各装置は内部に、コンピュータシステムを有している。そして、上述した各処理の過程は、プログラムの形式でコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記憶されており、このプログラムをコンピュータが読み出して実行することによって、上記処理が行われる。ここでコンピュータ読み取り可能な記録媒体とは、磁気ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、半導体メモリ等をいう。また、このコンピュータプログラムを通信回線によってコンピュータに配信し、この配信を受けたコンピュータが当該プログラムを実行するようにしても良い。
【００５６】
また、上記プログラムは、前述した機能の一部を実現するためのものであっても良い。さらに、前述した機能をコンピュータシステムにすでに記録されているプログラムとの組み合わせで実現できるもの、いわゆる差分ファイル（差分プログラム）であっても良い。
【００５７】
上記の実施形態の一部又は全部は、以下の付記のようにも記載されるが、以下には限られない。
【００５８】
（付記１）
文書閲覧装置と文書データ管理装置とが通信ネットワークによって接続された文書管理システムであって、
前記文書閲覧装置が、
文書データの識別情報を少なくとも含む文書管理情報についての予め記憶する最終更新時を示す情報を送信する最終更新時情報送信部を備え、
前記文書データ管理装置が、
前記最終更新時を示す情報を前記文書閲覧装置より取得する最終更新時取得部と、
前記最終更新時から現在までに更新された前記文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信する文書管理情報更新部と、
を備えることを特徴とする文書管理システム。
（付記２）
前記文書閲覧装置が、
前記文書データ管理装置より文書管理情報を受信する文書管理情報受信部と、
前記受信した文書管理情報を記憶する文書管理情報記憶部と、
前記文書管理情報記憶部で記憶する複数の文書管理情報それぞれに含まれる異なる複数の文書データについての識別情報の中から少なくとも１つの識別情報の選択を受け付ける識別情報選択受付部と、
選択された文書データの識別情報と、当該文書データの作成履歴情報と、を少なくとも含む文書データ閲覧準備要求を前記文書データ管理装置へ送信する文書データ閲覧準備要求送信部と、
を備え、
前記文書データ管理装置が、
前記文書閲覧装置より、前記文書データ閲覧準備要求を取得する閲覧準備要求取得部と、
前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合には、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報に関連付けられて記憶している文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信する閲覧準備処理部と、
を備えることを特徴とする付記１に記載の文書管理システム。
（付記３）
前記閲覧準備処理部は、
前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報に基づいて、当該識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されているか否かを判定し、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合であって、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されていない場合には、当該文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報についての文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信すると共に、当該文書データの送信を前記閲覧用データ送信部へ指示する
ことを特徴とする付記２に記載の文書管理システム。
（付記４）
前記閲覧準備処理部は、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合であって、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されている場合には、当該文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報についての文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信すると共に、当該文書データを構成する複数の文書データのうち、前記文書閲覧装置から要求された文書データのみの送信を前記閲覧用データ送信部へ指示する
ことを特徴とする付記２または付記３に記載の文書管理システム。
（付記５）
前記閲覧準備処理部は、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合であって、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されている場合には、当該文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報についての文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信すると共に、当該文書データを構成する複数の文書データの一覧情報を送信し、当該一覧情報の送信の応答として前記文書閲覧装置から要求された文書データのみの送信を前記閲覧用データ送信部へ指示する
ことを特徴とする付記２または付記３に記載の文書管理システム。
（付記６）
文書データ管理装置と通信ネットワークによって接続され、
文書データの識別情報を少なくとも含む文書管理情報についての予め記憶する最終更新時を示す情報を前記文書データ管理装置へ送信する最終更新時情報送信部と、
前記文書データ管理装置より前記最終更新時以降に更新された文書管理情報を受信する文書管理情報受信部と、
複数の文書管理情報を記憶する文書管理情報記憶部と、
前記複数の文書管理情報それぞれに含まれる異なる複数の文書データについての識別情報の中から当該識別情報の選択を受け付ける識別情報選択受付部と、
選択された文書データの識別情報を少なくとも含む文書データ閲覧準備要求を前記文書データ管理装置へ送信する文書データ閲覧準備要求送信部と、
を備えることを特徴とする文書閲覧装置。
（付記７）
前記文書データ管理装置より、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報によって特定された複数の文書データの一覧情報を受信し、当該一覧情報を表示し、当該一覧情報において選択された文書データの識別情報を含む文書データ要求を前記文書データ管理装置へ送信する
ことを特徴とする付記６に記載の文書閲覧装置。
（付記８）
前記選択された文書データが自端末に記録されているか否かを判定し、記録されてない場合にのみ前記一覧情報において選択された文書データの識別情報を含む文書データ要求を前記文書データ管理装置へ送信する
ことを特徴とする付記７に記載の文書閲覧装置。
（付記９）
文書閲覧装置と通信ネットワークによって接続され、
文書データの識別情報を少なくとも含む文書管理情報の最終更新時を示す情報を前記文書閲覧装置より取得する最終更新時取得部と、
前記最終更新時から現在までに更新された前記文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信する文書管理情報更新部と、
を備えることを特徴とする文書データ管理装置。
（付記１０）
前記文書閲覧装置において選択された文書データの識別情報と、当該文書データの作成履歴情報と、を少なくとも含む文書データ閲覧準備要求を、前記文書閲覧装置より取得する閲覧準備要求取得部と、
前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合には、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報に関連付けられて記憶している文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信する閲覧準備処理部と、
を備えることを特徴とする付記９に記載の文書データ管理装置。
（付記１１）
前記閲覧準備処理部は、
前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報に基づいて、当該識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されているか否かを判定し、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合であって、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されていない場合には、当該文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報についての文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信すると共に、当該文書データの送信を前記閲覧用データ送信部へ指示する
ことを特徴とする付記１０に記載の文書データ管理装置。
（付記１２）
前記閲覧準備処理部は、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合であって、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されている場合には、当該文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報についての文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信すると共に、当該文書データを構成する複数の文書データのうち、前記文書閲覧装置から要求された文書データのみの送信を前記閲覧用データ送信部へ指示する
ことを特徴とする付記１０または付記１１に記載の文書データ管理装置。
（付記１３）
前記閲覧準備処理部は、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合であって、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されている場合には、当該文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報についての文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信すると共に、当該文書データを構成する複数の文書データの一覧情報を送信し、当該一覧情報の送信の応答として前記文書閲覧装置から要求された文書データのみの送信を前記閲覧用データ送信部へ指示する
ことを特徴とする付記１０または付記１１に記載の文書データ管理装置。
（付記１４）
文書データ管理装置と通信ネットワークによって接続された文書閲覧装置が、
文書データの識別情報を少なくとも含む文書管理情報についての予め記憶する最終更新時を示す情報を前記文書データ管理装置へ送信し、
前記文書データ管理装置より前記最終更新時以降に更新された文書管理情報を受信し、
複数の文書管理情報を記憶し、
前記複数の文書管理情報それぞれに含まれる異なる複数の文書データについての識別情報の中から当該識別情報の選択を受け付け、
選択された文書データの識別情報を少なくとも含む文書データ閲覧準備要求を前記文書データ管理装置へ送信する
ことを特徴とする処理方法。
（付記１５）
文書閲覧装置と通信ネットワークによって接続された文書データ管理装置が、
文書データの識別情報を少なくとも含む文書管理情報の最終更新時を示す情報を前記文書閲覧装置より取得し、
前記最終更新時から現在までに更新された前記文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信する
ことを特徴とする処理方法。
（付記１６）
複数の文書管理情報を記憶する文書管理情報記憶部を備え、文書データ管理装置と通信ネットワークによって接続された文書閲覧装置のコンピュータを、
文書データの識別情報を少なくとも含む文書管理情報についての予め記憶する最終更新時を示す情報を前記文書データ管理装置へ送信する最終更新時情報送信手段、
前記文書データ管理装置より前記最終更新時以降に更新された文書管理情報を受信する文書管理情報受信手段、
前記文書管理情報記憶部内の前記複数の文書管理情報それぞれに含まれる異なる複数の文書データについての識別情報の中から当該識別情報の選択を受け付ける識別情報選択受付手段、
選択された文書データの識別情報を少なくとも含む文書データ閲覧準備要求を前記文書データ管理装置へ送信する文書データ閲覧準備要求送信手段、
として機能させることを特徴とするプログラム。
（付記１７）
文書閲覧装置と通信ネットワークによって接続された文書データ管理装置を、
文書データの識別情報を少なくとも含む文書管理情報の最終更新時を示す情報を前記文書閲覧装置より取得する最終更新時取得手段、
前記最終更新時から現在までに更新された前記文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信する文書管理情報更新手段、
として機能させることを特徴とするプログラム。
【符号の説明】
【００５９】
１・・・文書データ管理装置
２・・・文書閲覧装置
１０１，２０１・・・通信部
１０２，２０２・・・制御部
１０３・・・最終更新時取得部
１０４・・・文書管理情報更新部
１０５・・・閲覧準備要求取得部
１０６・・・閲覧準備処理部
１０７・・・データ要求取得部
１０８・・・閲覧用データ送信部
１０９・・・文書管理情報データベース
１１０・・・文書データベース
１１１・・・装置型番データベース
１１２・・・機種情報データベース
２０３・・・文書データ閲覧機能部
２１１・・・文書管理情報記憶部
２１２・・・文書データ記憶部
２１３・・・装置型番記憶部
２１４・・・機種情報記憶部
２１５・・・最終更新時情報記憶部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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