(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
機関毎に、文書の種別を示す種別情報と、該種別を判定する判定基準とが関係付けて格納される種別基準格納部と、
前記機関毎に、前記文書の破棄を判定する判定条件が格納される判定条件格納部と、
前記機関毎に、機関の規模を示す人数、収入、及び面積の内の少なくとも何れかを含む情報である機関情勢情報が格納される機関情勢格納部と、
第１の機関に属する第１の端末装置から、該第１の機関が所有する文書の文書情報を取得する文書取得部と、
前記種別基準格納部に格納された前記判定基準に基づいて、前記取得した文書情報の種別情報を取得する種別取得部と、
前記機関情勢格納部から、取得した前記種別情報に関連する前記機関情勢情報が、前記第１の機関と一致する第２の機関を取得する機関取得部と、
前記判定条件格納部から、前記第２の機関の判定条件を取得する判定基準取得部と、
取得した前記第２の機関の判定条件と前記文書情報とを比較して、前記文書情報を破棄するか否かの判定を行う判定部と、
を備えることを特徴とする文書廃棄判定支援装置。
【請求項２】
前記判定基準は、キーワードであり、
前記文書情報は、文字列情報であり、
前記種別取得部は、前記文字情報を細分化して単語群を取得し、前記種別基準格納部から、該単語群の組み合わせと一致する前記判定基準を取得し、該判定基準に対応する種別情報を取得する
ことを特徴とする請求項１に記載の文書廃棄判定支援装置。
【請求項３】
前記判定条件格納部は、前記機関毎に、破棄すべき文書の判定条件である破棄判定基準と、該機関毎に、保管すべき文書の判定条件である保管判定基準を格納し、
前記文書廃棄判定支援装置は、さらに、
前記第１の機関についての前記破棄判定基準と、取得した前記文書情報とを比較し、前記文書情報を破棄するか否かの判定を行い、前記第１の機関についての前記保管判定基準と、前記取得した文書情報とを比較し、前記文書情報を保管するか否かの判定を行う前置判定部と、
を備え、
前記種別取得部は、前記種別基準格納部に格納された前記判定基準に基づいて、前記前置判定部により破棄すべき及び保管すべきとのいずれとも判定されなかった文書情報の種別情報を取得する
ことを特徴とする請求項１または２に記載の文書廃棄判定支援装置。
【請求項４】
前記機関取得部は、前記取得した種別情報に応じて、前記機関情勢情報に含まれる前記機関の規模を示す前記人数、前記収入、及び前記面積の内の少なくとも何れの要素のうち、１以上の要素を決定し、該決定した要素により表される情報について、前記機関情勢格納部から前記第１の機関と一致する第２の機関を取得する
ことを特徴とする請求項１〜３のうちいずれか１項に記載の文書廃棄判定支援装置。
【請求項５】
前記文書が公文書である場合、
前記文書廃棄判定支援装置は、さらに、
前記公文書の決裁者の数、該決裁者の地位、該公文書の情報公開請求件数、及び該請求の受理件数のうち少なくともいずれかを取得する補助的処理部と、
取得した前記第２の機関の判定条件と前記文書情報との比較によるマッチング率と、取得した前記公文書の決裁者の数、該決裁者の地位、該公文書の情報公開請求件数、及び該請求の受理件数のうち少なくともいずれかに応じて、前記文書情報に重み付けたポイントを加算する加算部
を備え、
前記判定部は、前記重み付けたポイントを集計し、該集計した値に基づいて、前記文書情報を破棄するか否かの判定を行う
ことを特徴とする請求項１〜４のうちいずれか１項に記載の文書廃棄判定支援装置。
【請求項６】
コンピュータに、
第１の機関に属する第１の端末装置から、該第１の機関が所有する文書の文書情報を取得し、
機関毎に文書の種別を示す種別情報と該種別を判定する判定基準とが関係付けて格納される種別基準格納部に格納された前記判定基準に基づいて、前記取得した文書情報の種別情報を取得し、
前記機関毎に機関の規模を示す人数、収入、及び面積の内の少なくとも何れかを含む情報である機関情勢情報が格納される機関情勢格納部から、取得した前記種別情報に関連する前記機関情勢情報が、前記第１の機関と一致する第２の機関を取得し、
前記機関毎に前記文書の破棄を判定する判定条件が格納される判定条件格納部から、前記第２の機関の判定条件を取得し、
取得した前記第２の機関の判定条件と前記文書情報とを比較して、前記文書情報を破棄するか否かの判定を行う、
処理を実行させることを特徴とする文書廃棄判定支援プログラム。
【請求項７】
コンピュータにより実行される文書廃棄判定支援方法であって、
前記コンピュータは、
第１の機関に属する第１の端末装置から、該第１の機関が所有する文書の文書情報を取得し、
機関毎に文書の種別を示す種別情報と該種別を判定する判定基準とが関係付けて格納される種別基準格納部に格納された前記判定基準に基づいて、前記取得した文書情報の種別情報を取得し、
前記機関毎に機関の規模を示す人数、収入、及び面積の内の少なくとも何れかを含む情報である機関情勢情報が格納される機関情勢格納部から、取得した前記種別情報に関連する前記機関情勢情報が、前記第１の機関と一致する第２の機関を取得し、
前記機関毎に前記文書の破棄を判定する判定条件が格納される判定条件格納部から、前記第２の機関の判定条件を取得し、
取得した前記第２の機関の判定条件と前記文書情報とを比較して、前記文書情報を破棄するか否かの判定を行う、
処理を実行することを特徴とする文書廃棄判定支援方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本明細書は、文書の廃棄判定支援技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
国や地方公共団体の機関または公務員が、その職務上作成する文書を公文書という。例えば、自治体においては、一定期間保管した公文書を廃棄又は公文書館へ移管するかは、各ガイドラインに基づいて職員が個別に判断して決定している。
【０００３】
そのようなガイドラインでは、保管対象として示されている公文書は、「所定のテーマに関する公文書、歴史資料として重要な公文書」等のような広い概念で表現されているだけで、具体的にどのような事項を含む公文書を保管すべきかについては規定されていない。したがって、保管対象とすべき公文書であるかどうかは、そのガイドラインを用いて運用を行う人の裁量によって決定されていた。
【０００４】
このようにガイドラインによる運用方法では、保管対象とすべき公文書であるかどうかは、その決定する人の裁量に依存しているので、その人の業務環境または経験によって、決定内容が異なる可能性がある。例えば、業務繁忙や要員のスキルにより本来公文書館に移管すべき公文書が廃棄と決定されてしまうことが起こりうる。したがって、このような手法では、人のミスの可能性があるため、信頼性にかけると共に、労力もかかる。
【０００５】
一方、電子文書の保存および破棄を判断し、文書管理を行う技術がある。例えば、第１の技術では、ハードディスクに保存された文書画像データ（ファイル）のうち、アクセスがない期間が第１の所定期間（例えば１年）以上となったファイルは、不要なファイル（転送対象ファイル）と認定される。ファイルについて転送フラグが立てられ、暗号化されてホストコンピュータに転送される。コンピュータでは、暗号化されたファイルがハードディスクに記憶される。ファイルの本体はハードディスクから削除される。転送削除処理は定期的に自動的に実行される。検索時は、検索したファイルがハードディスクにある場合は直ちに取得し、転送済みである場合は、ホストコンピュータにファイルの返送要求をして取得する。
【０００６】
また第２の技術では、入力装置からの電子データに電子署名が付与されているか否かが判定される。電子署名が付与されているときには、署名者に関する重要度と長期保存の必要性の有無が取得される。また、前記電子データの中に所定のキーワードが含まれているか否かが判定される。所定のキーワードが含まれているときには、該キーワードに関する重要度と長期保存の必要性の有無が取得される。署名者およびキーワードに関する重要度と長期保存の必要性の有無の情報に基づき、重要度と長期保存の必要性の有無の情報に応じた格納機器に電子データが格納される。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００７】
【特許文献１】特開２００１−１７５５１６号公報
【特許文献２】特開２００６−２６００１７号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
例えば、第２の技術を文書の破棄または保管に適用する場合、文書をスキャナ等で読み取って電子化し、文書から抽出したキーワードと予め定義した重要キーワードとの一致度に基づいて、文書の破棄または保存の判断を行うことが考えられる。
【０００９】
しかし、文書から抽出したキーワードと重要キーワードとして登録したものとの一致度が低いからといって、その文書を破棄すべき文書であるとみなしてよいかについても疑問が残る。
【００１０】
そこで、本明細書では、文書の破棄判断をより適正に行うための判定支援を行う技術を提供する。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
文書廃棄判定支援装置は、種別基準格納部、判定条件格納部、機関情勢格納部、文書取得部、種別取得部、機関取得部、判定基準取得部、判定部を含む。種別基準格納部には、機関毎に、文書の種別を示す種別情報と、種別を判定する判定基準とが関係付けて格納される。判定条件格納部には、機関毎に、文書の破棄を判定する判定条件が格納される。
機関情勢格納部は、機関毎に、機関の規模を示す人数、収入、及び面積の内の少なくとも何れかを含む情報である機関情勢情報が格納される。文書取得部は、第１の機関に属する第１の端末装置から、第１の機関が所有する文書の文書情報を取得する。種別取得部は、種別基準格納部に格納された判定基準に基づいて、取得した文書情報の種別情報を取得する。機関取得部は、機関情勢格納部から、取得した種別情報に関連する機関情勢情報が、第１の機関と一致する第２の機関を取得する。判定基準取得部は、判定条件格納部から、第２の機関の判定条件を取得する。判定部は、取得した第２の機関の判定条件と文書情報とを比較して、文書情報を破棄するか否かの判定を行う。
【発明の効果】
【００１２】
本明細書の文書廃棄判定支援技術によれば、文書の破棄判断をより適正に行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【００１３】
【図１】本実施形態における文書廃棄判定支援システムのブロック図の一例を示す。
【図２】本実施形態（実施例１）における公文書廃棄判定支援装置２ａのブロック図を示す。
【図３】本実施形態（実施例１）におけるジャンル・キーワード関係テーブル３１の一例を示す。
【図４】本実施形態（実施例１）における比較項目関係テーブル３２の一例を示す。
【図５】本実施形態（実施例１）における自治体情勢テーブル３３の一例を示す。
【図６】本実施形態（実施例１）における移管文書キーワードテーブル３４の一例を示す。
【図７】本実施形態（実施例１）における移管・廃棄登録テーブル３５の一例を示す。
【図８】本実施形態（実施例１）における起案データ入力画面の一例を示す。
【図９】本実施形態（実施例１）における判定結果画面の一例を示す。
【図１０】本実施形態（実施例１）における文書廃棄判定支援処理フローの一例を示す。
【図１１】本実施形態（実施例２）における公文書廃棄判定支援装置２ｂのブロック図を示す。
【図１２Ａ】本実施形態（実施例２）における文書廃棄判定支援処理フロー（その１）の一例を示す。
【図１２Ｂ】本実施形態（実施例２）における文書廃棄判定支援処理フロー（その２）の一例を示す。
【図１３】公文書廃棄判定支援装置のハードウェア環境の構成ブロック図である。
【発明を実施するための形態】
【００１４】
たとえば、第２の技術を公文書の破棄または保管に適用する場合、まず、公文書はスキャナ等で読み取られて電子化される。それから、公文書から抽出したキーワードと予め定義した重要キーワードとの一致度に基づいて、公文書の破棄または保存の判断を行う。
【００１５】
しかし、公文書から抽出したキーワードと重要キーワードに登録したものとの一致度が低い場合であっても、その公文書は破棄すべき公文書であると判断してもよいか困難な場合がある。
【００１６】
さらには、公文書はさまざまなジャンルがあり、重要キーワードの管理についてもジャンルごとに行わなければならない。そのため、破棄判断についても、さらに煩雑となることが予測される。
【００１７】
そこで、以下の実施形態では、自機関の破棄判断実績だけでなく、自機関と類似する他機関の破棄判断実績を用いることにより、破棄判断をより慎重に行う技術について説明する。
【００１８】
図１は、本実施形態における文書廃棄判定支援システムのブロック図の一例を示す。文書廃棄判定支援システム１は、文書廃棄判定支援装置２、端末装置１１、ネットワーク１２を含む。端末装置１１は、例えば、第１の機関、第２の機関等の各機関に設けられたコンピュータである。文書廃棄判定支援装置２と各端末装置１１とは、ネットワークを介して通信可能となっている。
【００１９】
文書廃棄判定支援装置２は、文書取得部３、種別取得部４、機関取得部５、判定基準取得部６、判定部７、判定結果通知部８、種別基準格納部９、機関情勢格納部１０、判定条件格納部を含む。
【００２０】
種別基準格納部９には、機関毎に、文書の種別を示す種別情報と、該種別を判定する判定基準とが関係付けて格納される。種別基準格納部９の一例として、ジャンル・キーワード関係テーブル３１がある。
【００２１】
機関情勢格納部１０には、機関毎に、機関の情勢に関する情報である機関情勢情報が格納される。機関情勢格納部１０の一例として、自治体情勢テーブル３３がある。
判定条件格納部１３には、前記機関毎に、前記文書の破棄を判定する判定条件が格納される。判定条件格納部１３の一例には、移管文書キーワードテーブル３４がある。
【００２２】
文書取得部３は、第１の機関に属する第１の端末装置から、第１の機関が所有する文書の文書情報を取得する。文書取得部３の一例として、取得部２１がある。
種別取得部４は、種別基準格納部９に格納された判定基準に基づいて、取得した文書情報の種別情報を取得する。種別取得部４の一例として、ジャンル解析部２２がある。
【００２３】
機関取得部５は、機関情勢格納部１０から、取得した種別情報に関連する機関情勢情報が、第１の機関と一致する第２の機関を取得する。機関取得部５の一例として、比較自治体決定部２４がある。
【００２４】
判定基準取得部６は、判定情報格納部１３から、第２の機関の判定条件を取得する。判定基準取得部６の一例として、照合部２５がある。
判定部７は、取得した第２の機関の判定条件と文書情報とを比較して、文書情報を破棄するか否かの判定を行う。判定部７の一例として、照合部２５及び判定部２６がある。判定結果通知部８は、判定部７による判定の結果を、第１の端末装置に通知する。
【００２５】
このように構成することにより、文書の破棄判断をより適正に行うことができる。
判定基準は、例えば、キーワードである。文書情報は、例えば、文字列情報である。種別取得部４は、文字情報を細分化して単語群を取得し、種別基準格納部９から、単語群の組み合わせと一致する判定基準を取得し、判定基準に対応する種別情報を取得する。このように構成することにより、文書のジャンルを特定することができる。
【００２６】
なお、上記では、判定基準としてキーワードを用いたがこれに限定されない。例えば、「種別：会計に関する公文書は、保存５年（通常は３年）」としてルール化された判定条件を用いてもよい。この場合、種別基準格納部９には、種別情報として会計が格納されており、判定基準として保存５年が格納されているとする。種別取得部４は、判定基準と前記取得した文書情報とを比較する場合、取得した文書情報から、その文書の保存期間が５年である旨を抽出する。それから、文書取得部は、前記判定基準（保存５年）とその文書の保存期間とを比較して、種別基準格納部９から、該判定基準に対応する種別（会計）を取得する。
【００２７】
判定条件格納部１３は、機関毎に破棄すべき文書の判定条件である破棄判定基準と、機関毎に保管すべき文書の判定条件である保管判定基準を格納する。破棄判定基準の一例として、廃棄対象キーワードテーブル１１４に格納されたキーワードがある。保管判定基準格納部の一例として、移管対象キーワードテーブル１１５に格納されたキーワードがある。
【００２８】
文書廃棄判定支援装置は、さらに、前置判定部を含む。前置判定部は、第１の機関についての破棄判定基準と、取得した文書情報とを比較し、文書情報を破棄するか否かの判定を行う。また、前置判定部は、第１の機関についての保管判定基準と、取得した文書情報とを比較し、文書情報を保管するか否かの判定を行う。前置判定部の一例として、前処理部１１１がある。
【００２９】
このとき、種別取得部４は、種別基準格納部９に格納された判定基準に基づいて、前置判定部により破棄すべき及び保管すべきとのいずれとも判定されなかった文書情報の種別情報を取得する。
【００３０】
このように構成することにより、廃棄すべき文書と、移管すべき文書と、廃棄すべきか否かの判断が困難な公文書とを仕分け、廃棄すべきか否かの判定が困難な文書について本実施形態における処理を行うことができる。
【００３１】
また、機関情勢情報は、機関に属する人数、収入、及び面積のうち少なくともいずれかの要素を含む。機関取得部は、取得した種別情報に応じて、機関情勢情報の１以上の要素を決定し、決定した要素により表される情報について、機関情勢格納部から第１の機関と一致する第２の機関を取得する。
【００３２】
このように構成することにより、第１の機関と類似する第２の機関を特定することができる。
また、文書が公文書であるとする。この場合、文書廃棄判定支援装置は、さらに、補助的処理部、加算部を含む。
【００３３】
補助的処理部は、公文書の決裁者の数、決裁者の地位、公文書の情報公開請求件数、及び請求の受理件数のうち少なくともいずれかを取得する。補助的処理部の一例として、補助的比較処理部がある。
【００３４】
加算部は、取得した第２の機関の判定条件と文書情報との比較によるマッチング率と、取得した公文書の決裁者の数、決裁者の地位、公文書の情報公開請求件数、及び請求の受理件数のうち少なくともいずれかに応じて、文書情報に重み付けたポイントを加算する。加算部の一例として、加点処理部１１３がある。
【００３５】
このとき、判定部７は、重み付けたポイントを集計し、集計した値に基づいて、文書情報を破棄するか否かの判定を行う。
このように構成することにより、判定対象の文書に対して、多面的な判定条件に応じて重み付けを行ったポイントを加算し、その集計値に応じて、廃棄すべきか否かの判定をすることができる。
【００３６】
以下では、文書データの一例として公文書データを用い、機関の一例として自治体を用いた、公文書廃棄判定支援システムについて説明する。
図２は、本実施形態（実施例１）における公文書廃棄判定支援装置２ａのブロック図を示す。公文書廃棄判定支援装置２ａは、制御部２０、及び記憶部３０を含む。記憶部３０には、ジャンル・キーワード関係テーブル３１、比較項目関係テーブル３２、自治体情勢テーブル３３、移管文書キーワードテーブル３４、移管・廃棄登録テーブル３５を含む。
【００３７】
ジャンル・キーワード関係テーブル３１には、公文書のジャンルと１以上のキーワードが関係付けられて格納されている。比較項目関係テーブル３２には、公文書のジャンルと比較項目とか関係付けられて格納されている。ここで、比較項目とは、自治体情勢テーブル３３に含まれる１以上のデータ項目の組み合わせをいう。自治体情勢テーブル３３には、複数の自治体の規模及び財政等に関する情勢情報が格納されている。移管文書キーワードテーブル３４には、各自治体において既に移管された公文書に関するジャンル及びキーワードが関係付けられて格納されている。移管・廃棄登録テーブル３５には、その公文書が移管対象であるか廃棄対象であるかを示す情報が格納されている。
【００３８】
制御部２０は、取得部２１、ジャンル解析部２２、比較項目取得部２３、比較自治体決定部２４、照合部２５、判定部２６、通知部２７、及び移管・廃棄登録部２８を含む。
取得部２１は、端末装置１１から入力された公文書データ及びその端末装置１１が設置されている自治体の自治体Ｎｏを取得する。
【００３９】
ジャンル解析部２２は、公文書データを単語に細分化する。ジャンル解析部２２は、その単語の組み合わせを用いて、ジャンル・キーワード関係テーブル３１から、その公文書データのジャンルを取得する。
【００４０】
比較項目取得部２３は、取得したジャンルをキーにして、比較項目関係テーブル３２から、比較項目を取得する。
比較自治体決定部２４は、自治体情勢テーブル３３のデータ項目のうちの比較項目について、取得した自治体Ｎｏの比較項目に設定されている情報と一致する情報を有する自治体Ｎｏ．を取得する。比較自治体決定部２４は、その自治体Ｎｏ．により特定される自治体を比較対象自治体として決定する。
【００４１】
照合部２５は、移管文書キーワードテーブル３４から、比較対象自治体において既に移管された公文書に関するキーワードを取得する。それから、照合部３５は、取得した比較対象自治体のキーワード群と、ジャンル解析部２２で得られたキーワード群とのマッチング率を算出する。
判定部２６は、算出されたマッチング率に応じて、公文書データが移管対象であるか廃棄対象であるかの判定を行う。
【００４２】
通知部２７は、公文書データが移管対象であるか廃棄対象であるかの判定結果を端末装置１１へ送信する。公文書データを入力したユーザは、その判定を参考にして、最終的にその公文書データが移管対象であるか廃棄対象であるかの判定を行う。
移管・廃棄登録部２８は、ユーザにより入力された判定情報に応じて、移管・廃棄登録テーブル３５の移管・廃棄フラグを登録する。
【００４３】
図３は、本実施形態（実施例１）におけるジャンル・キーワード関係テーブル３１の一例を示す。ジャンル・キーワード関係テーブル３１は、「自治体Ｎｏ．」４１、「ジャンルＮｏ．」４２、「ジャンル名」４３、「対象キーワード１」４４−１、「対象キーワード２」４４−２、・・・「対象キーワードｎ」４４−ｎ（ｎ：任意の整数）のデータ項目を含む。
【００４４】
「自治体Ｎｏ．」４１には、自治体を識別する情報が格納されている。「ジャンルＮｏ．」４２には、公文書のジャンルを識別する情報が格納される。「ジャンル名」４３には、公文書のジャンル名が格納される。「対象キーワード１」４４−１，・・・４４−ｎにはそれぞれ、そのジャンルに関連するキーワードが格納される。
【００４５】
図４は、本実施形態（実施例１）における比較項目関係テーブル３２の一例を示す。比較項目関係テーブル３２は、「自治体Ｎｏ．」５１、「ジャンルＮｏ．」５２、「ジャンル名」５３、「人口」５４、「税収」５５、・・・、「面積」５６のデータ項目を含む。
【００４６】
「自治体Ｎｏ．」５１には、自治体を識別する情報が格納されている。「ジャンルＮｏ．」５２には、公文書のジャンルを識別する情報が格納される。「ジャンル名」５３には、公文書のジャンル名が格納される。「人口」５４には、自治体情勢テーブル３３において、データ項目「人口」を比較対象とするか否かに関する情報が格納される。「税収」５５には、自治体情勢テーブル３３において、データ項目「税収」を比較対象とするか否かに関する情報が格納される。「面積」５６には、自治体情勢テーブル３３において、データ項目「面積」を比較対象とするか否かに関する情報が格納される。
【００４７】
図５は、本実施形態（実施例１）における自治体情勢テーブル３３の一例を示す。自治体情勢テーブル３３は、「自治体Ｎｏ．」６１、「自治体名」６２、「人口」６３、「税収」６４、・・・、「面積」６５のデータ項目を含む。
【００４８】
「自治体Ｎｏ．」６１には、自治体を識別する情報が格納されている。「自治体名」６２には、自治体名が格納されている。「人口」６３、「税収」６４、・・・、「面積」６５にはそれぞれ、人口、税収、・・・、面積のレンジが格納されている。ここで、レンジとは、人口、税収、・・・、面積等の規模を表すものであり、その規模は例えば、レンジ１−５の５段階で表される。
【００４９】
図６は、本実施形態（実施例１）における移管文書キーワードテーブル３４の一例を示す。移管文書キーワードテーブル３４は、「自治体Ｎｏ．」７１、「キーワードＮｏ．」７２、「キーワード」７３、「ジャンル」７４のデータ項目を含む。
【００５０】
「自治体Ｎｏ．」７１には、自治体を識別する情報が格納されている。「キーワードＮｏ．」７２には、キーワードを識別する情報が格納されている。「キーワード」７３には、自治体Ｎｏ．で識別される自治体において既に公文書館へ移管された公文書のキーワードが格納されている。「ジャンル」７４には、その公文書のジャンルが格納されている。
【００５１】
図７は、本実施形態（実施例１）における移管・廃棄登録テーブル３５の一例を示す。移管・廃棄登録テーブル３５は、「公文書Ｎｏ．」８１、「移管・廃棄フラグ」８２のデータ項目を含む。「公文書Ｎｏ．」８１には、公文書を識別する識別情報が格納されている。「移管・廃棄フラグ」８２には、公文書を移管するか（フラグ＝１）、または廃棄するか（フラグ＝０）の情報が格納されている。
【００５２】
図８は、本実施形態（実施例１）における起案データ入力画面の一例を示す。起案データ入力画面９０は、端末装置１１の表示部に表示される。ユーザは、起案データ入力画面９０を用いることにより、公文書を作成する。
【００５３】
起案データ入力画面９０は、件名入力欄９１、起案情報入力欄９２、添付欄９３、「クリア」ボタン、「登録」ボタン９５を含む。
件名入力欄９１には、作成する公文書の件名が入力される。起案情報入力欄９２には、起案情報（公文書の内容）が入力される。添付欄９３には、添付ファイル等が設定される。「クリア」ボタンが押下されると、件名入力欄９１、起案情報入力欄９２、添付欄９３に入力・添付した内容がクリアされる。
【００５４】
「登録」ボタン９５が押下されると、件名入力欄９１、起案情報入力欄９２、添付欄９３で入力した内容がサーバ装置へ登録される。このとき、後述する処理により、その入力内容に基づく起案情報が保存期間経過後に移管すべきか廃棄すべきかの判定処理がなされる。
【００５５】
図９は、本実施形態（実施例１）における判定結果画面の一例を示す。判定結果画面１００は、判定結果表示部１０１、「承認」ボタン１０２、及び「否認」ボタン１０３を含む。
【００５６】
判定結果表示部１０１には、起案データ入力画面９０を用いて作成した起案情報（公文書の内容）が保存期間経過後に移管すべきか廃棄すべきかの判定結果が表示される。
「承認」ボタン１０２が押下されると、判定結果表示部１０１に表示された結果が承認される。「否認」ボタン１０３が押下されると、判定結果表示部１０１に表示された結果が否認される。例えば、判定結果表示部１０１に移管すべき旨の判定結果が表示されている場合に「承認」ボタン１０２が押下されると、移管・廃棄登録テーブル３５において、その起案情報（公文書Ｎｏ．）に対応する「移管・廃棄フラグ」に「１」が設定される。例えば、判定結果表示部１０１に移管すべき旨の判定結果が表示されている場合に「否認」ボタン１０３が押下されると、移管・廃棄登録テーブル３５において、その起案情報（公文書Ｎｏ．）に対応する「移管・廃棄フラグ」に「０」が設定される。例えば、判定結果表示部１０１に廃棄すべき旨の判定結果が表示されている場合に「承認」ボタン１０２が押下されると、移管・廃棄登録テーブル３５において、その起案情報（公文書Ｎｏ．）に対応する「移管・廃棄フラグ」に「０」が設定される。例えば、判定結果表示部１０１に廃棄すべき旨の判定結果が表示されている場合に「否認」ボタン１０３が押下されると、移管・廃棄登録テーブル３５において、その公文書Ｎｏ．に対応する「移管・廃棄フラグ」に「１」が設定される。
【００５７】
図１０は、本実施形態（実施例１）における文書廃棄判定支援処理フローの一例を示す。公文書廃棄判定支援装置２ａにおいて、制御部２０は、記憶装置から公文書廃棄判定支援処理を実行するプログラムを読み出し、図１０のフローを実行する。このとき、制御部２０は、取得部２１、ジャンル解析部２２、比較項目取得部２３、比較自治体決定部２４、照合部２５、判定部２６、通知部２７、及び移管・廃棄登録部２８として機能する。
【００５８】
まず、ユーザによって、端末装置１１に表示された起案データ入力画面９０の入力項目に入力事項が入力された後、「登録」ボタン９５が押下される。すると、ネットワークを介して、起案データ入力画面９０に入力された入力情報と、その使用された端末装置１１の設置されている自治体の自治体Ｎｏ．（自団体Ｎｏ．）とが公文書廃棄判定支援装置２ａに送信される。
【００５９】
制御部２０は、起案データ入力画面９０の件名入力欄９１及び起案情報入力欄９２に入力された情報と、自団体Ｎｏ．を取得する（Ｓ１）。以下では、件名入力欄９１及び起案情報入力欄９２に入力された情報を起案情報という。制御部２０は、取得した起案情報を細分化し、単語を抽出する（Ｓ２）。
【００６０】
制御部２０は、自団体Ｎｏ．と、抽出した単語群とから起案情報のジャンルを決定する（Ｓ３）。具体的には、制御部２０は、ジャンル・キーワード関係テーブル３１から、自団体Ｎｏ．についてのジャンル・キーワード関係情報を抽出する。それから、制御部２０は、その自団体Ｎｏ．についてのジャンル・キーワード関係情報から、Ｓ２で抽出した単語群と一致するキーワード数が最も多いジャンルＮｏ．を取得する。これにより、起案情報のジャンルが決定される。本実施例では、例えば、ジャンルＮｏ．＝３（法令）が起案情報のジャンルとして決定されたとする。
【００６１】
制御部２０は、自団体Ｎｏ．及び決定したジャンルに基づいて、比較項目関係テーブル３２から「比較項目」を取得する（Ｓ４）。すなわち、制御部２０は、Ｓ１で取得した自団体Ｎｏ．及びＳ４で取得したジャンルＮｏ．をキーとして、比較項目関係テーブル３２から、比較項目情報を取得する。本実施例では、例えば、自治体Ｎｏ．＝１、ジャンルＮｏ．＝３をキーとして、「人口＝比較対象、税収＝比較対象、・・・、面積＝比較対象外」が取得される。
【００６２】
制御部２０は、自治体情勢テーブル３３から、Ｓ４で取得した「比較項目」（比較対象の項目に限る）に対応するデータ項目の値が自団体と類似する自治体を抽出し、比較対象となる自治体を決定する（Ｓ５）。例えば、Ｓ４で取得された比較項目情報が「人口＝比較対象、税収＝比較対象、・・・、面積＝比較対象外」の場合、比較項目として有効な項目は、「人口」、「税収」である。このとき、制御部２０は、自治体情勢テーブル３３のデータ項目「人口」、「税収」について、自団体と同じレンジを有する自治体を検索する。図５の場合、データ項目「人口」、「税収」について、自治体Ｎｏ．＝１（Ａ市）と同じレンジを有する「自治体Ｎｏ．＝４，Ｄ市」が検索される。これにより比較対象となる自治体が「Ｄ市」として決定される。
【００６３】
制御部２０は、移管文書キーワードテーブル３４から、比較対象となる自治体についてのキーワード群を取得する。それから、制御部２０は、その比較対象となる自治体についてのキーワード群と、Ｓ２で取得した単語群とを比較し、マッチング率を算出する（Ｓ６）。例えば、移管文書キーワードテーブル３４から、比較対象となるＤ市についてのキーワード群が２０個取得されたとする。この場合、Ｄ市のキーワード群２０個うち、Ｓ２で取得した単語が６個含まれていたとする。この場合、マッチング率は、６／２０×１００＝３０％となる。
【００６４】
制御部は、算出されたマッチング率が閾値以上か否かに基づいて、その起案情報を公文書館へ移管すべきか廃棄すべきかを判定する（Ｓ７）。例えば、閾値が２５％で設定されているとする。この場合、マッチング率＝３０％のときには、制御部は、その起案情報を公文書館へ移管すべきと判定する。
【００６５】
制御部２０は、Ｓ７の判定結果を端末装置１１へ送信する（Ｓ８）。端末装置１１では、判定結果画面１００の判定結果表示部１０１に、その起案情報は保存期間経過後に移管すべき旨または廃棄すべき旨が表示される。
【００６６】
その後、判定結果画面１００の判定結果表示部１０１に表示された内容に対して、「承認」ボタン１０２または「否認」ボタン１０３が押下される。例えば、判定結果表示部１０１に移管すべき旨の判定結果が表示されている場合に「承認」ボタン１０２が押下されると、制御部２０は、移管・廃棄登録テーブル３５において、その公文書Ｎｏ．に対応する「移管・廃棄フラグ」に「１」を設定する。例えば、判定結果表示部１０１に移管すべき旨の判定結果が表示されている場合に「否認」ボタン１０３が押下されると、制御部２０は、移管・廃棄登録テーブル３５において、その公文書Ｎｏ．に対応する「移管・廃棄フラグ」に「０」を設定する。例えば、判定結果表示部１０１に廃棄すべき旨の判定結果が表示されている場合に「承認」ボタン１０２が押下されると、制御部２０は、移管・廃棄登録テーブル３５において、その公文書Ｎｏ．に対応する「移管・廃棄フラグ」に「０」を設定する。例えば、判定結果表示部１０１に廃棄すべき旨の判定結果が表示されている場合に「否認」ボタン１０３が押下されると、制御部２０は、移管・廃棄登録テーブル３５において、その公文書Ｎｏ．に対応する「移管・廃棄フラグ」に「１」を設定する。
【００６７】
本実施形態によれば、ある自治体で作成された公文書の移管・廃棄が、その自治体と同規模の自治体における同様の公文書の移管・廃棄状況に基づいて判定され、その判定結果がユーザに通知される。そして、ユーザはその判定結果に基づいて、その作成した公文書を公文書館へ移管すべきか廃棄すべきかを決定することができる。これにより、ユーザが、間違って重要な公文書を廃棄することがなくなる。
【００６８】
次に、本実施形態（実施例２）について説明する。実施例２の公文書廃棄判定支援装置は、特に、廃棄すべきか否かの判断の難しい公文書について、実施例１を適用する。このとき、実施例２では、様々な判定基準に応じて重み付けされたポイントが、判定対象の公文書に付与され、集計されたポイント数に応じて、その公文書を廃棄すべきか否かが判定される。
なお、実施例２において、実施例１と同一の構成、処理、機能等については同一の符号を付し、その説明を省略する。
【００６９】
図１１は、本実施形態（実施例２）における公文書廃棄判定支援装置２ｂのブロック図を示す。図１１の公文書廃棄判定支援装置２ｂは、図２の公文書廃棄判定支援装置２ｂにおいて、制御部２０と記憶部３０に次のブロックを追加したものである。すなわち、制御部２０には、前処理部１１１、補助的比較処理部１１２、加点処理部１１３が追加されている。記憶部３０には、廃棄対象キーワードテーブル１１４、移管対象キーワードテーブル１１５、請求・受理件数テーブル１１６、ＷＥＢ検索数テーブル１１７等が追加されている。
【００７０】
廃棄対象キーワードテーブル１１４には、公文書の件名に含まれた場合に廃棄対象と判断されるキーワードが格納されている。移管対象キーワードテーブル１１５には、公文書の件名に含まれた場合に移管対象と判断されるキーワードが格納されている。請求・受理件数テーブル１１６には、各自治体において、住民から、その公文書について情報公開するように請求があった件数及びその請求を受理した件数が格納されている。ＷＥＢ検索数テーブル１１７には、ある時期にインターネット上の検索サイトにおいて、どのようなキーワードで検索が多かったかを集計したテーブルである。
【００７１】
前処理部１１１は、廃棄対象キーワードテーブル１１４及び移管対象キーワードテーブル１１５を用いて、取得された起案情報の件名に基づいて、その起案情報が廃棄すべき公文書であるか、または移管すべき公文書であるかを第１次的に判定する。前処理部１１１は、起案情報（公文書データ）の件名に基づいて、その起案情報が廃棄すべき公文書であるか、または移管すべき公文書であるかを判定できなった公文書をジャンル解析部へ送る。
【００７２】
補助的比較処理部１１２は、請求・受理件数テーブル１１６、ＷＥＢ検索数テーブル１１７等に対して、その起案情報について検索を行ったり、その起案情報の決裁者数、決裁者の地位等を判定する。
加点処理部１１３は、照合部２５による照合結果及び補助的比較部１１２による検索結果に応じて加点する。
【００７３】
図１２Ａ及び図１２Ｂは、本実施形態（実施例２）における文書廃棄判定支援処理フローの一例を示す。公文書廃棄判定支援装置２ｂにおいて、制御部２０は、記憶装置から公文書廃棄判定支援処理を実行するプログラムを読み出し、図１３のフローを実行する。このとき、制御部２０は、取得部２１、前処理部１１１、ジャンル解析部２２、比較項目取得部２３、比較自治体決定部２４、照合部２５、補助的比較処理部１１２、判定部２６、通知部２７、及び移管・廃棄登録部２８、加点処理部１１３として機能する。
【００７４】
まず、ユーザによって、端末装置１１に表示された起案データ入力画面９０の入力項目に入力事項が入力された後、「登録」ボタン９５が押下される。すると、ネットワークを介して、起案データ入力画面９０に入力された入力情報と、その使用された端末装置１１の設置されている自治体の自治体Ｎｏ．（自団体Ｎｏ．）とが公文書廃棄判定支援装置２ｂに送信される。
【００７５】
制御部２０は、起案データ入力画面９０の件名入力欄９１及び起案情報入力欄９２に入力された情報と、自団体Ｎｏ．を取得する（Ｓ１１）。以下では、件名入力欄９１に入力された情報（件名）及び起案情報入力欄９２に入力された情報（本文）を起案情報という。制御部２０は、取得した起案情報を細分化し、単語を抽出する（Ｓ１２）。
【００７６】
制御部２０は、取得した起案情報の件名と、自団体Ｎｏ．をキーとして、廃棄対象キーワードテーブル１１４を検索する（Ｓ１３）。検索の結果、検索したキーと一致する情報が廃棄対象キーワードテーブル１１４に含まれている場合（Ｓ１４で「Ｙｅｓ」）、制御部２０は、その起案情報は保存期間経過後廃棄すべき旨の判定結果を端末装置１１へ送信する（Ｓ２８）。端末装置１１では、判定結果画面１００の判定結果表示部１０１に、その起案情報は保存期間経過後に廃棄すべき旨が表示される。
【００７７】
Ｓ１３での検索の結果、検索したキーと一致する情報が廃棄対象キーワードテーブル１１４に含まれていない場合（Ｓ１４で「Ｎｏ」）、制御部２０は、次の処理を行う。すなわち、制御部２０は、取得した起案情報の件名と、自団体Ｎｏ．をキーとして、移管対象キーワードテーブル１１５を検索する（Ｓ１５）。検索の結果、検索したキーと一致する情報が移管対象キーワードテーブル１１５に含まれている場合（Ｓ１６で「Ｙｅｓ」）、制御部２０は、その起案情報は保存期間経過後に移管すべき旨の判定結果を端末装置１１へ送信する（Ｓ２８）。端末装置１１では、判定結果画面１００の判定結果表示部１０１に、その起案情報は保存期間経過後移管すべき旨が表示される。
【００７８】
Ｓ１５での検索の結果、検索したキーと一致する情報が廃棄対象キーワードテーブル１１４に含まれていない場合（Ｓ１６で「Ｎｏ」）、制御部２０は、次の処理を行う。すなわち、制御部２０は、自団体Ｎｏ．と、抽出した単語群とから起案情報のジャンルを決定する（Ｓ１７）。具体的には、制御部２０は、ジャンル・キーワード関係テーブル３１から、自団体Ｎｏ．についてのジャンル・キーワード関係情報を抽出する。それから、制御部２０は、その自団体Ｎｏ．についてのジャンル・キーワード関係情報から、Ｓ２で抽出した単語群と一致するキーワード数が最も多いジャンルＮｏ．を取得する。これにより、起案情報のジャンルが決定される。Ｓ１７の処理は、図１０のＳ３の処理と同様である。
【００７９】
制御部２０は、自団体Ｎｏ．及び決定したジャンルに基づいて、比較項目関係テーブル３２から「比較項目」を取得する（Ｓ１８）。すなわち、制御部２０は、Ｓ１１で取得した自団体Ｎｏ．及びＳ１７で取得したジャンルＮｏ．をキーとして、比較項目関係テーブル３２から、比較項目情報を取得する。Ｓ１８の処理は、図１０のＳ４の処理と同様である。
【００８０】
制御部２０は、自治体情勢テーブル３３から、Ｓ１８で取得した「比較項目」（比較対象の項目に限る）に対応するデータ項目の値が自団体と類似する自治体を抽出し、比較対象となる自治体を決定する（Ｓ１９）。Ｓ１９の処理は、図１０のＳ５の処理と同様である。
【００８１】
制御部２０は、移管文書キーワードテーブル３４から、比較対象となる自治体についてのキーワード群を取得する。それから、制御部２０は、その比較対象となる自治体についてのキーワード群と、Ｓ１２で取得した単語群とを比較し、マッチング率を算出する（Ｓ６）。Ｓ２０の処理は、図１０のＳ６の処理と同様である。
【００８２】
制御部２０は、算出されたマッチング率に応じて加点する（Ｓ２１）。例えば、マッチング率が２０％以上の場合には、制御部２０は、その起案情報に対して「＋１」を付与する。例えば、マッチング率が３５％以上の場合には、制御部２０は、その起案情報に対して「＋２」を付与する。例えば、マッチング率が５０％以上の場合には、制御部２０は、その起案情報に対して「＋３」を付与する。
【００８３】
次に、制御部２０は、その起案情報に対して決済を行った人の数、及び／または決裁者の地位に応じて、加点する（Ｓ２２）。例えば、Ｓ１１において、自団体Ｎｏ．及び起案情報と共に、決済した人の情報も取得されているとする。このとき、制御部２０は、その起案情報に対して、例えば、決裁者数が５人以上の場合には「＋１」を付与し、１０人以上の場合には「＋２」を付与し、１５人以上の場合には「＋３」を付与する。また、例えば、制御部２０は、その起案情報に対して、最終決裁者の役職が部長である場合には「＋１」を付与し、三役である場合には「＋２」を付与し、知事である場合には「＋３」を付与する。
【００８４】
次に、制御部２０は、その起案情報に対して情報公開するように請求のあった件数、及び／またはその請求の受理件数に応じて加点する（Ｓ２３）。例えば、制御部２０は、その起案情報についての情報公開するように請求のあった件数、及び／またはその請求の受理件数を外部のデータベースより取得する。そして、例えば、制御部２０は、その起案情報に対して、請求件数が１０件以上の場合には「＋１」を付与し、５０件以上の場合には「＋２」を付与する。
【００８５】
次に、制御部２０は、起案情報（Ｓ１２で細分化された単語群）がインターネットの検索サイトでどれだけ検索されているかの照合を行い、検索数が多いと判定した場合に加点する（Ｓ２４）。例えば、制御部２０は、ＷＥＢ検索数テーブル１１７を参照して、Ｓ１２で細分化した各単語が、各分野の上位１００位以内であれば、制御部２０は、その起案情報に対して「＋３」を付与する。
【００８６】
制御部２０は、Ｓ２１−Ｓ２４において、加算されたポイントの集計値に基づいて、その起案情報を移管すべきか廃棄すべきかを判定する（Ｓ２５）。例えば、集計値が１点以上であれば、制御部２０は、その起案情報を公文書館へ移管すべきであると判定してもよい。また、例えば、集計値が０点であれば、制御部２０は、その起案情報を廃棄すべきであると判定してもよい。
【００８７】
このとき、制御部２０は、集計値に応じて、起案情報（公文書）の保存期間を決定してもよい。例えば、集計値が５点以上である場合には、制御部２０は、起案情報（公文書）の保存期間を５年と決定してもよい。
【００８８】
制御部２０は、Ｓ２５の判定結果を端末装置１１へ送信する（Ｓ２６）。端末装置１１では、判定結果画面１００の判定結果表示部１０１に、その起案情報は保存期間経過後に移管すべき旨または廃棄すべき旨が表示される。このとき、Ｓ２５で決定した保存期間を判定結果表示部１０１に表示させてもよい。
【００８９】
その後、判定結果画面１００の判定結果表示部１０１に表示された内容に対して、「承認」ボタン１０２または「否認」ボタン１０３が押下される。例えば、判定結果表示部１０１に移管すべき旨の判定結果が表示されている場合に「承認」ボタン１０２が押下されると、制御部２０は、移管・廃棄登録テーブル３５において、その公文書Ｎｏ．に対応する「移管・廃棄フラグ」に「１」を設定する。例えば、判定結果表示部１０１に移管すべき旨の判定結果が表示されている場合に「否認」ボタン１０３が押下されると、制御部２０は、移管・廃棄登録テーブル３５において、その公文書Ｎｏ．に対応する「移管・廃棄フラグ」に「０」を設定する。例えば、判定結果表示部１０１に廃棄すべき旨の判定結果が表示されている場合に「承認」ボタン１０２が押下されると、制御部２０は、移管・廃棄登録テーブル３５において、その公文書Ｎｏ．に対応する「移管・廃棄フラグ」に「０」を設定する。例えば、判定結果表示部１０１に廃棄すべき旨の判定結果が表示されている場合に「否認」ボタン１０３が押下されると、制御部２０は、移管・廃棄登録テーブル３５において、その公文書Ｎｏ．に対応する「移管・廃棄フラグ」に「１」を設定する。
【００９０】
本実施形態（実施例２）によれば、廃棄すべき公文書と、移管すべき公文書と、廃棄すべきか否かの判断が困難な公文書とを仕分け、廃棄すべきか否かの判定が困難な公文書について実施例１を適用することができる。また、判断対象の公文書に対して、多面的な判定基準に応じて重み付けを行ったポイントを加算し、その集計値に応じて、廃棄すべきか否かの判定ができる。そのため、経験の少ないユーザであっても、最終的に廃棄すべきか否かの判定をすることが容易になる。
【００９１】
図１３は、公文書廃棄判定支援装置のハードウェア環境の構成ブロック図である。公文書廃棄判定支援装置２ａ，２ｂは、ＣＰＵ１２２、ＲＯＭ１２３、ＲＡＭ１２６、通信Ｉ／Ｆ１２４、記憶装置１２７、出力Ｉ／Ｆ１２１、入力Ｉ／Ｆ１２５、読み取り装置１２８、バス１２９、出力機器１３１、入力機器１３２によって構成されている。
【００９２】
ここで、ＣＰＵは、中央演算装置を示す。ＲＯＭは、リードオンリメモリを示す。ＲＡＭは、ランダムアクセスメモリを示す。Ｉ／Ｆは、通信インターフェースを示す。バス１２９には、ＣＰＵ１２２、ＲＯＭ１２３、ＲＡＭ１２６、通信Ｉ／Ｆ１２４、記憶装置１２７、出力Ｉ／Ｆ１２１、入力Ｉ／Ｆ１２５、及び読み取り装置１２８が接続されている。読み取り装置１２８は、可搬型記録媒体を読み出す装置である。出力機器１３１は、出力Ｉ／Ｆ１２１に接続されている。入力機器１３２は、入力Ｉ／Ｆ１２５に接続にされている。
【００９３】
記憶装置１２７としては、ハードディスク、フラッシュメモリ、磁気ディスクなど様々な形式の記憶装置を使用することができる。記憶装置１２７またはＲＯＭ１２３には、例えば、上記実施形態で説明した処理を実現するプログラムが格納されている。
また、記憶装置１２７またはＲＯＭ１２３には、ジャンル・キーワード関係テーブル３１、比較項目関係テーブル３２、自治体情勢テーブル３３、移管文書キーワードテーブル３４、移管・廃棄登録テーブル３５が格納されている。さらに、記憶装置１２７またはＲＯＭ１２３には、廃棄対象キーワードテーブル１１４、移管対象キーワードテーブル１１５、請求・受理件数テーブル１１６、ＷＥＢ検索数テーブル１１７等が格納されている。
【００９４】
ＣＰＵ１２２は、記憶装置１２７等に格納した上記実施形態で説明した処理を実現するプログラムを読み出し、当該プログラムを実行する。
上記実施形態で説明した処理を実現するプログラムは、プログラム提供者側から通信ネットワーク１３０、および通信Ｉ／Ｆ１２４を介して、例えば記憶装置１２７に格納してもよい。また、上記実施形態で説明した処理を実現するプログラムは、市販され、流通している可搬型記憶媒体に格納されていてもよい。この場合、この可搬型記憶媒体は読み取り装置１２８にセットされて、ＣＰＵ１２２によってそのプログラムが読み出されて、実行されてもよい。可搬型記憶媒体としてはＣＤ−ＲＯＭ、フレキシブルディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＩＣカード、ＵＳＢメモリ装置など様々な形式の記憶媒体を使用することができる。このような記憶媒体に格納されたプログラムが読み取り装置１２８によって読み取られる。
【００９５】
また、入力機器１３２には、キーボード、マウス、電子カメラ、ウェブカメラ、マイク、スキャナ、センサ、タブレットなどを用いることが可能である。また、出力機器１３１には、ディスプレイ、プリンタ、スピーカなどを用いることが可能である。また、ネットワーク１３０は、インターネット、ＬＡＮ、ＷＡＮ、専用線、有線、無線等の通信網であってよい。
【００９６】
なお、本実施形態は、以上に述べた実施の形態に限定されるものではなく、本実施形態の要旨を逸脱しない範囲内で種々の構成または実施形態を取ることができる。
【００９７】
上記実施形態に関し、更に以下の付記を開示する。
（付記１）
機関毎に、文書の種別を示す種別情報と、該種別を判定する判定基準とが関係付けて格納される種別基準格納部と、
前記機関毎に、前記文書の破棄を判定する判定条件が格納される判定条件格納部と、
前記機関毎に、機関の情勢に関する情報である機関情勢情報が格納される機関情勢格納部と、
第１の機関に属する第１の端末装置から、該第１の機関が所有する文書の文書情報を取得する文書取得部と、
前記種別基準格納部に格納された前記判定基準に基づいて、前記取得した文書情報の種別情報を取得する種別取得部と、
前記機関情勢格納部から、取得した前記種別情報に関連する前記機関情勢情報が、前記第１の機関と一致する第２の機関を取得する機関取得部と、
前記判定条件格納部から、前記第２の機関の判定条件を取得する判定基準取得部と、
取得した前記第２の機関の判定条件と前記文書情報とを比較して、前記文書情報を破棄するか否かの判定を行う判定部と、
を備えることを特徴とする文書廃棄判定支援装置。
（付記２）
前記判定基準は、キーワードであり、
前記文書情報は、文字列情報であり、
前記種別取得部は、前記文字情報を細分化して単語群を取得し、前記種別基準格納部から、該単語群の組み合わせと一致する前記判定基準を取得し、該判定基準に対応する種別情報を取得する
ことを特徴とする付記２に記載の文書廃棄判定支援装置。
（付記３）
前記判定条件格納部は、前記機関毎に、破棄すべき文書の判定条件である破棄判定基準と、該機関毎に、保管すべき文書の判定条件である保管判定基準を格納し、
前記文書廃棄判定支援装置は、さらに、
前記第１の機関についての前記破棄判定基準と、取得した前記文書情報とを比較し、前記文書情報を破棄するか否かの判定を行い、前記第１の機関についての前記保管判定基準と、前記取得した文書情報とを比較し、前記文書情報を保管するか否かの判定を行う前置判定部と、
を備え、
前記種別取得部は、前記種別基準格納部に格納された前記判定基準に基づいて、前記前置判定部により破棄すべき及び保管すべきとのいずれとも判定されなかった文書情報の種別情報を取得する
ことを特徴とする付記１または２に記載の文書廃棄判定支援装置。
（付記４）
前記機関情勢情報は、前記機関に属する人数、収入、及び面積のうち少なくともいずれかの要素を含み、
前記機関取得部は、前記取得した種別情報に応じて、前記機関情勢情報の１以上の要素を決定し、該決定した要素により表される情報について、前記機関情勢格納部から前記第１の機関と一致する第２の機関を取得する
ことを特徴とする付記１〜３のうちいずれか１項に記載の文書廃棄判定支援装置。
（付記５）
前記文書が公文書である場合、
前記文書廃棄判定支援装置は、さらに、
前記公文書の決裁者の数、該決裁者の地位、該公文書の情報公開請求件数、及び該請求の受理件数のうち少なくともいずれかを取得する補助的処理部と、
取得した前記第２の機関の判定条件と前記文書情報との比較によるマッチング率と、取得した前記公文書の決裁者の数、該決裁者の地位、該公文書の情報公開請求件数、及び該請求の受理件数のうち少なくともいずれかに応じて、前記文書情報に重み付けたポイントを加算する加算部
を備え、
前記判定部は、前記重み付けたポイントを集計し、該集計した値に基づいて、前記文書情報を破棄するか否かの判定を行う
ことを特徴とする付記１〜４のうちいずれか１項に記載の文書廃棄判定支援装置。
（付記６）
コンピュータに、
第１の機関に属する第１の端末装置から、該第１の機関が所有する文書の文書情報を取得し、
機関毎に文書の種別を示す種別情報と該種別を判定する判定基準とが関係付けて格納される種別基準格納部に格納された前記判定基準に基づいて、前記取得した文書情報の種別情報を取得し、
前記機関毎に機関の情勢に関する情報である機関情勢情報が格納される機関情勢格納部から、取得した前記種別情報に関連する前記機関情勢情報が、前記第１の機関と一致する第２の機関を取得し、
前記機関毎に前記文書の破棄を判定する判定条件が格納される判定条件格納部から、前記第２の機関の判定条件を取得し、
取得した前記第２の機関の判定条件と前記文書情報とを比較して、前記文書情報を破棄するか否かの判定を行う、
処理を実行させることを特徴とする文書廃棄判定支援プログラム。
（付記７）
前記判定基準は、キーワードであり、
前記文書情報は、文字列情報であり、
前記比較をして、該判定基準に対応する種別を取得する場合、前記文字情報を細分化して単語群を取得し、前記種別基準格納部から、該単語群の組み合わせと一致する前記判定基準を取得し、該判定基準に対応する種別を取得する
ことを特徴とする付記６に記載の文書廃棄判定支援プログラム。
（付記８）
前記コンピュータは、さらに、
前記機関毎に破棄すべき文書の判定条件である破棄判定基準が格納される破棄判定基準格納部に格納された前記第１の機関についての前記破棄判定基準と、取得した前記文書情報とを比較し、前記文書情報を破棄するか否かの判定を行い、
前記機関毎に保管すべき文書の判定条件である保管判定基準が格納される保管判定基準格納部に格納された前記第１の機関についての前記保管判定基準と、取得した前記文書情報とを比較し、前記文書情報を保管するか否かの判定を行う
処理を実行させ、
前記種別基準格納部に格納された前記判定基準に基づいて、破棄すべき及び保管すべきとのいずれとも判定されなかった文書情報の種別情報を取得する
ことを特徴とする付記６または７に記載の文書廃棄判定支援プログラム。
（付記９）
前記機関情勢情報は、前記機関に属する人数、収入、及び面積のうち少なくともいずれかの要素を含み、
前記第１の機関と一致する第２の機関を取得する場合、前記取得した種別情報に応じて、前記機関情勢情報の１以上の要素を決定し、該決定した要素により表される情報について、前記機関情勢格納部から前記第１の機関と一致する第２の機関を取得する
ことを特徴とする付記６〜８のうちいずれか１項に記載の文書廃棄判定支援プログラム。
（付記１０）
前記文書が公文書である場合、
前記コンピュータは、さらに、
前記公文書の決裁者の数、該決裁者の地位、該公文書の情報公開請求件数、及び該請求の受理件数のうち少なくともいずれかを取得し、
取得した前記第２の機関の判定条件と前記文書情報との比較によるマッチング率と、取得した前記公文書の決裁者の数、該決裁者の地位、該公文書の情報公開請求件数、及び該請求の受理件数のうち少なくともいずれかに応じて、前記文書情報に重み付けたポイントを加算する
処理を実行させ、
取得した前記第２の機関の判定条件と前記文書情報とを比較して、前記文書情報を破棄するか否かの判定を行う場合において、前記重み付けたポイントを集計し、該集計した値に基づいて、前記文書情報を破棄するか否かの判定を行う
ことを特徴とする付記６〜９のうちいずれか１項に記載の文書廃棄判定支援プログラム。
（付記１１）
コンピュータにより実行される文書廃棄判定支援方法であって、
前記コンピュータは、
第１の機関に属する第１の端末装置から、該第１の機関が所有する文書の文書情報を取得し、
機関毎に文書の種別を示す種別情報と該種別を判定する判定基準とが関係付けて格納される種別基準格納部に格納された前記判定基準に基づいて、前記取得した文書情報の種別情報を取得し、
前記機関毎に機関の情勢に関する情報である機関情勢情報が格納される機関情勢格納部から、取得した前記種別情報に関連する前記機関情勢情報が、前記第１の機関と一致する第２の機関を取得し、
前記機関毎に前記文書の破棄を判定する判定条件が格納される判定条件格納部から、前記第２の機関の判定条件を取得し、
取得した前記第２の機関の判定条件と前記文書情報とを比較して、前記文書情報を破棄するか否かの判定を行う、
処理を実行することを特徴とする文書廃棄判定支援方法。
（付記１２）
前記判定基準は、キーワードであり、
前記文書情報は、文字列情報であり、
前記比較をして、該判定基準に対応する種別を取得する場合、前記コンピュータは、前記文字情報を細分化して単語群を取得し、前記種別基準格納部から、該単語群の組み合わせと一致する前記判定基準を取得し、該判定基準に対応する種別を取得する
ことを特徴とする付記１１に記載の文書廃棄判定支援方法。
（付記１３）
前記コンピュータは、さらに、
前記機関毎に破棄すべき文書の判定条件である破棄判定基準が格納される破棄判定基準格納部に格納された前記第１の機関についての前記破棄判定基準と、取得した前記文書情報とを比較し、前記文書情報を破棄するか否かの判定を行い、
前記機関毎に保管すべき文書の判定条件である保管判定基準が格納される保管判定基準格納部に格納された前記第１の機関についての前記保管判定基準と、取得した前記文書情報とを比較し、前記文書情報を保管するか否かの判定を行う
処理を実行し、
前記コンピュータは、前記種別基準格納部に格納された前記判定基準に基づいて、破棄すべき及び保管すべきとのいずれとも判定されなかった文書情報の種別情報を取得する
ことを特徴とする付記１１または１２に記載の文書廃棄判定支援方法。
（付記１４）
前記機関情勢情報は、前記機関に属する人数、収入、及び面積のうち少なくともいずれかの要素を含み、
前記第１の機関と一致する第２の機関を取得する場合、前記コンピュータは、前記取得した種別情報に応じて、前記機関情勢情報の１以上の要素を決定し、該決定した要素により表される情報について、前記機関情勢格納部から前記第１の機関と一致する第２の機関を取得する
ことを特徴とする付記１１〜１３のうちいずれか１項に記載の文書廃棄判定支援方法。
（付記１５）
前記文書が公文書である場合、
前記コンピュータは、さらに、
前記公文書の決裁者の数、該決裁者の地位、該公文書の情報公開請求件数、及び該請求の受理件数のうち少なくともいずれかを取得し、
取得した前記第２の機関の判定条件と前記文書情報との比較によるマッチング率と、取得した前記公文書の決裁者の数、該決裁者の地位、該公文書の情報公開請求件数、及び該請求の受理件数のうち少なくともいずれかに応じて、前記文書情報に重み付けたポイントを加算する
処理を実行し、
取得した前記第２の機関の判定条件と前記文書情報とを比較して、前記文書情報を破棄するか否かの判定を行うにおいて、前記コンピュータは、前記重み付けたポイントを集計し、該集計した値に基づいて、前記文書情報を破棄するか否かの判定を行う
ことを特徴とする付記１１〜１４のうちいずれか１項に記載の文書廃棄判定支援方法。
【符号の説明】
【００９８】
１      文書廃棄判定支援システム
２，２ａ，２ｂ  文書廃棄判定支援装置
３      文書取得部
４      種別解析部
５      機関特定部
６      判定基準取得部
７      判定部
８      判定結果通知部
９      種別基準格納部
１０    機関情勢格納部
１１    端末装置
１２    ネットワーク
１３    判定条件格納部
２０    制御部
２１    取得部
２２    ジャンル解析部
２３    比較項目取得部
２４    比較自治体決定部
２５    照合部
２６    判定部
２７    通知部
２８    移管・廃棄登録部
３０    記憶部
３１    ジャンル・キーワード関係テーブル
３２    比較項目関係テーブル
３３    自治体情勢テーブル
３４    移管文書キーワードテーブル
３５    移管・廃棄登録テーブル
１１１  前処理部
１１２  補助的比較処理部
１１３  加点処理部
１１４  廃棄対象キーワードテーブル
１１５  移管対象キーワードテーブル
１１６  請求・受理件数テーブル
１１７  ＷＥＢ検索数テーブル
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２Ａ】
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【図１２Ｂ】
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【図１３】
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