(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書に対して操作を行った操作者を表す操作者情報を取得した場合に、前記文書の文書識別情報と、取得した操作者情報を含む操作履歴と、を関連付けて操作履歴記憶手段に登録する登録手段と、
前記操作履歴に対する利用制限の設定のために予め定められた規則であって、前記操作者情報に関する条件を含む設定条件と、前記操作履歴を利用可能となる主体を表す利用制限情報と、を関連付ける設定規則を記憶した設定規則記憶手段を参照し、前記登録手段による登録の対象の前記操作履歴に含まれる前記操作者情報が前記設定規則における前記設定条件を満たす場合に、当該満たされる設定条件に関連付けられた利用制限情報を、前記登録の対象の前記操作履歴に関連付けられた文書識別情報の文書の操作履歴に対する利用制限に用いるよう設定する設定手段と、
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記登録手段は、さらに、前記操作者が前記文書に対して行った操作の種別を表す操作種別を前記操作者情報と共に取得し、取得した操作種別をさらに含む前記操作履歴を前記文書識別情報に関連付けて前記操作履歴記憶手段に登録し、
前記設定規則における前記設定条件は、さらに、前記操作種別に関する条件を含み、
前記設定手段は、前記登録の対象の前記操作履歴に含まれる前記操作者情報および前記操作種別が前記設定条件を満たす場合に、当該満たされる設定条件に関連付けられた利用制限情報を、前記登録の対象の前記操作履歴に関連付けられた文書識別情報の文書の操作履歴に対する利用制限に用いるよう設定する、
ことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記設定手段は、さらに、前記操作履歴に対する利用制限に用いるよう設定された利用制限情報の少なくとも一部を削除するために予め定められた削除規則であって、前記操作履歴記憶手段に登録された操作履歴に関する削除条件と、削除の対象の利用制限情報を表す削除対象情報と、を関連付ける削除規則を記憶した削除規則記憶手段を参照し、前記操作履歴記憶手段に登録された操作履歴が前記削除条件を満たす場合に、当該満たされる削除条件に関連付けられた削除対象情報が表す利用制限情報を、前記操作履歴に対する利用制限に用いるよう設定された利用制限情報から削除する、
ことを特徴とする請求項１または２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記設定手段は、さらに、前記操作履歴に対する利用制限に用いるための前記利用制限情報を設定済みの文書の種類を表す情報を設定実績情報記憶手段に登録し、前記登録の対象の前記操作履歴に関連付けられた文書識別情報の文書の種類が前記設定実績情報記憶手段に登録された文書の種類と同じである場合に、当該種類の文書の操作履歴について設定済みの前記利用制限情報の少なくとも一部を、前記登録の対象の前記操作履歴に関連付けられた文書識別情報の文書の操作履歴の利用制限に用いるよう設定する、
ことを特徴とする請求項１から３のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記設定手段は、前記設定条件に関連付けられた利用制限情報を、前記設定条件を満たす操作履歴に対する利用制限に用いるよう設定する、
ことを特徴とする請求項１または２に記載の情報処理装置。
【請求項６】
文書に対して操作を行った操作者を表す操作者情報を取得した場合に、前記文書の文書識別情報と、取得した操作者情報を含む操作履歴と、を関連付けて操作履歴記憶手段に登録する登録ステップと、
前記操作履歴に対する利用制限の設定のために予め定められた規則であって、前記操作者情報に関する条件を含む設定条件と、前記操作履歴を利用可能となる主体を表す利用制限情報と、を関連付ける設定規則を記憶した設定規則記憶手段を参照し、前記登録ステップにおける登録の対象の前記操作履歴に含まれる前記操作者情報が前記設定規則における前記設定条件を満たす場合に、当該満たされる設定条件に関連付けられた利用制限情報を、前記登録の対象の前記操作履歴に関連付けられた文書識別情報の文書の操作履歴に対する利用制限に用いるよう設定する設定ステップと、
をコンピュータに実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置およびプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
電子情報のアクセス管理を行う技術がある。例えば、特許文献１に記載の医用情報のアクセス管理装置は、使用者からのアクセスの範囲を定めるアクセス権限を、画像情報および患者情報のフィルタ条件と許可される操作種別の組合せで、当該画像情報および患者情報とは別に保持する手段と、画像情報および患者情報のうちの少なくともいずれか一方に対して使用者が要求したアクセスを受け付ける手段と、このアクセスを受け付けたときに、保持されているアクセス権限に基づいて当該アクセスを許可するか否かを判定する手段と、を備える。
【０００３】
また例えば、特許文献２には、アクセス権の設定およびグループメンバの追加を容易にするため、１以上のユーザが所有するオブジェクトのアクセス権の変更条件を設定しておく技術が開示されている。特許文献２に記載の技術では、上述のアクセス権の変更条件を満たすアクセス権変更要求があったときに、オブジェクトのアクセス権を変更する。
【０００４】
また、文書に識別情報を付して、文書に対する操作の履歴を管理する技術がある。例えば、特許文献３には、複数の業務担当間を回送される帳票に識別情報を付して管理するシステムが開示されている。特許文献３に記載のシステムでは、識別情報を有する帳票を帳票発行装置が発行し、各担当者の帳票管理端末が、業務担当名、回送された帳票の識別情報、および回送された帳票授受の日時を対応付けた帳票授受情報を、帳票管理データベースに送信する。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００７−１０２６１５号公報
【特許文献２】特開２００６−９２０７５号公報
【特許文献３】特開２００７−１８８２４２号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
文書に対する操作の履歴を表す操作履歴を記録して管理するシステムにおいて、システムの利用者が、文書の操作履歴にアクセスすることを望む場合がある。しかし、文書の操作履歴には、不正利用を防止すべき情報が含まれることもある。また、文書の操作履歴は１つの文書に対して複数記録され得ることから、その数が文書の数と比較して多くなることがある。よって、記録された操作履歴へのアクセスを望む利用者に対し、当該利用者に関係する操作履歴を絞り込んで利用者に提供することが望ましい。
【０００７】
本発明は、文書に対する操作を行った操作者に関する条件に従って、文書の操作履歴に対する利用制限の設定を行うことができる情報処理装置およびプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
請求項１に係る発明は、文書に対して操作を行った操作者を表す操作者情報を取得した場合に、前記文書の文書識別情報と、取得した操作者情報を含む操作履歴と、を関連付けて操作履歴記憶手段に登録する登録手段と、前記操作履歴に対する利用制限の設定のために予め定められた規則であって、前記操作者情報に関する条件を含む設定条件と、前記操作履歴を利用可能となる主体を表す利用制限情報と、を関連付ける設定規則を記憶した設定規則記憶手段を参照し、前記登録手段による登録の対象の前記操作履歴に含まれる前記操作者情報が前記設定規則における前記設定条件を満たす場合に、当該満たされる設定条件に関連付けられた利用制限情報を、前記登録の対象の前記操作履歴に関連付けられた文書識別情報の文書の操作履歴に対する利用制限に用いるよう設定する設定手段と、を備えることを特徴とする情報処理装置である。
【０００９】
請求項２に係る発明は、請求項１に係る発明において、前記登録手段は、さらに、前記操作者が前記文書に対して行った操作の種別を表す操作種別を前記操作者情報と共に取得し、取得した操作種別をさらに含む前記操作履歴を前記文書識別情報に関連付けて前記操作履歴記憶手段に登録し、前記設定規則における前記設定条件は、さらに、前記操作種別に関する条件を含み、前記設定手段は、前記登録の対象の前記操作履歴に含まれる前記操作者情報および前記操作種別が前記設定条件を満たす場合に、当該満たされる設定条件に関連付けられた利用制限情報を、前記登録の対象の前記操作履歴に関連付けられた文書識別情報の文書の操作履歴に対する利用制限に用いるよう設定する。
【００１０】
請求項３に係る発明は、請求項１または２に係る発明において、前記設定手段は、さらに、前記操作履歴に対する利用制限に用いるよう設定された利用制限情報の少なくとも一部を削除するために予め定められた削除規則であって、前記操作履歴記憶手段に登録された操作履歴に関する削除条件と、削除の対象の利用制限情報を表す削除対象情報と、を関連付ける削除規則を記憶した削除規則記憶手段を参照し、前記操作履歴記憶手段に登録された操作履歴が前記削除条件を満たす場合に、当該満たされる削除条件に関連付けられた削除対象情報が表す利用制限情報を、前記操作履歴に対する利用制限に用いるよう設定された利用制限情報から削除する。
【００１１】
請求項４に係る発明は、請求項１から３のいずれか１項に係る発明において、前記設定手段は、さらに、前記操作履歴に対する利用制限に用いるための前記利用制限情報を設定済みの文書の種類を表す情報を設定実績情報記憶手段に登録し、前記登録の対象の前記操作履歴に関連付けられた文書識別情報の文書の種類が前記設定実績情報記憶手段に登録された文書の種類と同じである場合に、当該種類の文書の操作履歴について設定済みの前記利用制限情報の少なくとも一部を、前記登録の対象の前記操作履歴に関連付けられた文書識別情報の文書の操作履歴の利用制限に用いるよう設定する。
【００１２】
請求項５に係る発明は、請求項１または２に係る発明において、前記設定手段は、前記設定条件に関連付けられた利用制限情報を、前記設定条件を満たす操作履歴に対する利用制限に用いるよう設定する。
【００１３】
請求項６に係る発明は、文書に対して操作を行った操作者を表す操作者情報を取得した場合に、前記文書の文書識別情報と、取得した操作者情報を含む操作履歴と、を関連付けて操作履歴記憶手段に登録する登録ステップと、前記操作履歴に対する利用制限の設定のために予め定められた規則であって、前記操作者情報に関する条件を含む設定条件と、前記操作履歴を利用可能となる主体を表す利用制限情報と、を関連付ける設定規則を記憶した設定規則記憶手段を参照し、前記登録ステップにおける登録の対象の前記操作履歴に含まれる前記操作者情報が前記設定規則における前記設定条件を満たす場合に、当該満たされる設定条件に関連付けられた利用制限情報を、前記登録の対象の前記操作履歴に関連付けられた文書識別情報の文書の操作履歴に対する利用制限に用いるよう設定する設定ステップと、をコンピュータに実行させるためのプログラムである。
【発明の効果】
【００１４】
請求項１または６に係る発明によると、文書に対する操作を行った操作者に関する条件に従って、文書の操作履歴に対する利用制限の設定を行うことができる。
【００１５】
請求項２に係る発明によると、操作者に関する条件だけでなく文書に対して行われた操作の種別に関する条件に従って、文書の操作履歴に対する利用制限の設定を行うことができる。
【００１６】
請求項３に係る発明によると、文書の操作履歴に対する利用制限に用いるよう設定された利用制限情報から、誤って設定された利用制限情報を削除できる。
【００１７】
請求項４に係る発明によると、ある種類の文書の操作履歴に対して設定済みの利用制限情報を用いて、当該種類の文書の操作履歴に対する利用制限の設定を行うことができる。
【００１８】
請求項５に係る発明によると、予め定められた設定条件を満たす操作履歴に対して、当該設定条件に応じた利用制限の設定を行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【００１９】
【図１】システムの概略構成の例を示す図である。
【図２】管理サーバの内部構成の概略の例を示すブロック図である。
【図３】組織の構成の例を表す図である。
【図４】操作履歴ＤＢのデータ内容の例を示す図である。
【図５】履歴アクセス権設定ルールＤＢ１３２のデータ内容の例を示す図である。
【図６】管理サーバが行う処理の手順の例を示すフローチャートである。
【図７Ａ】履歴アクセス権ＤＢ１３４のデータ内容の例を示す図である。
【図７Ｂ】履歴アクセス権ＤＢ１３４のデータ内容の他の例を示す図である。
【図８】操作履歴ＤＢ１２４のデータ内容の他の例を示す図である。
【図９】操作履歴ＤＢ１２４のデータ内容のさらに他の例を示す図である。
【図１０】履歴アクセス権設定ルールＤＢ１３２のデータ内容の他の例を示す図である。
【図１１Ａ】履歴アクセス権ＤＢ１３４のデータ内容のさらに他の例を示す図である。
【図１１Ｂ】履歴アクセス権ＤＢ１３４のデータ内容のさらに他の例を示す図である。
【図１１Ｃ】履歴アクセス権ＤＢ１３４のデータ内容のさらに他の例を示す図である。
【図１１Ｄ】履歴アクセス権ＤＢ１３４のデータ内容のさらに他の例を示す図である。
【図１２】管理サーバの内部構成の概略の他の例を示すブロック図である。
【図１３】操作履歴ＤＢ１２４のデータ内容のさらに他の例を示す図である。
【図１４】履歴アクセス権削除ルールＤＢのデータ内容の例を示す図である。
【図１５Ａ】履歴アクセス権ＤＢ１３４のデータ内容のさらに他の例を示す図である。
【図１５Ｂ】履歴アクセス権ＤＢ１３４のデータ内容のさらに他の例を示す図である。
【図１５Ｃ】履歴アクセス権ＤＢ１３４のデータ内容のさらに他の例を示す図である。
【図１５Ｄ】履歴アクセス権ＤＢ１３４のデータ内容のさらに他の例を示す図である。
【図１６】管理サーバの内部構成の概略のさらに他の例を示すブロック図である。
【図１７】履歴アクセス権設定実績ＤＢのデータ内容の例を示す図である。
【図１８】履歴アクセス権設定実績ＤＢのデータ内容の他の例を示す図である。
【図１９】管理サーバが行う処理の手順の例を示すフローチャートである。
【図２０】コンピュータのハードウエア構成の例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００２０】
図１は、本発明の各種の実施形態の例による情報処理装置を含むシステムの概略構成の例を示す。図１の例のシステムは、管理サーバ１０とクライアント２０−１，２０−２，…（以下、「クライアント２０」と総称する）とがネットワーク３０により接続された構成を有する。管理サーバ１０は、システムのユーザ（利用者）に関する情報およびシステムで利用される文書に関する情報を管理する。管理サーバ１０は、本発明の実施形態の例の情報処理装置として機能する。クライアント２０は、システムのユーザが操作する端末装置であり、例えばパーソナル・コンピュータ（ＰＣ）等の一般的な情報処理装置であってよい。ネットワーク３０は、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）やインターネット等の通信手段である。
【００２１】
以下では、企業や官公庁等の組織で行われる業務において用いられる文書を図１の例のシステムによって管理する場合を例にとり、本発明の各種の実施形態の例を説明する。業務で用いられる文書の例として、稟議書や申請書、提案書、報告書等が挙げられる。業務で用いられる文書に対しては、当該業務の進行の過程で当該業務に関係する１以上のユーザによって複数回の操作が実行され得る。後述の各種の実施形態の例では、電子文書を用紙に印刷した紙文書が１以上のユーザの間で回付され、各ユーザによって業務に係る操作が当該紙文書に対して実行されるものとする。以下の説明では、業務においてユーザの間で回付される紙文書を単に「文書」と呼ぶこともある。回付される文書には、当該文書の識別情報である文書ＩＤが当該文書の内容と共に印刷され、管理サーバ１０は、各文書に関する情報を文書ＩＤごとに管理するものとする。文書ＩＤが印刷された紙文書に対して操作を実行するユーザは、クライアント２０を用いて、当該文書の文書ＩＤと当該操作に関する情報とを管理サーバ１０に対して送信させる。操作に関する情報の例としては、当該操作を行ったユーザのユーザＩＤ、当該操作が行われた日時、および当該操作の種別等が挙げられる。管理サーバ１０は、クライアント２０から受信した文書ＩＤに関連付けて、当該文書ＩＤと共に受信した操作に関する情報を含む操作履歴をデータベースに登録する。
【００２２】
ところで、文書を用いる業務に関係するユーザは、当該文書の操作履歴を確認することを望む場合がある。例えば、あるユーザが、自身が関係する業務の進捗状況を把握するために、当該業務に用いられる文書に対して他のユーザが実行した操作の操作履歴を確認することを望む場合がある。このような場合、管理サーバ１０は、例えばユーザのクライアント２０からの要求に応じて、データベースに登録された操作履歴を提供する機能を備えることが望まれる。一方で、文書の操作履歴には、例えばユーザＩＤ等の個人情報のように、不正利用を防止すべき情報が含まれることもある。また、文書の操作履歴は、１つの文書に対して複数記録され得ることから、その数が文書の数と比較して非常に多くなることもあり得る。よって、データベースに登録された操作履歴のうち、要求元のユーザに関係のある操作履歴のみを絞り込んで提供することが望ましい。以上より、文書の操作履歴に対して、アクセスの制限を行うことが望ましい。
【００２３】
文書の操作履歴に対するアクセスの制限のため、例えば、電子的なオブジェクト（電子文書のファイルやファイルを格納するフォルダ等）のそれぞれに対してアクセス権を設定する従来技術を適用して、文書の操作履歴に対してアクセス権を設定することが考えられる。ただし、上述のように、１つの文書に対して複数の操作履歴が記録され得るため、文書の数と比較して多くの操作履歴がアクセス権の設定の対象となり得る。よって、オブジェクトごとにアクセス権を設定する従来技術を適用して文書の操作履歴ごとにアクセス権を設定すると、各文書にアクセス権を設定する場合と比較してアクセス権の設定処理の手間が大きい。
【００２４】
また、文書自体に対するアクセス権と文書の操作履歴に対するアクセス権とを互いに異なる内容にすることが望まれる場合もある。例えば、業務上、ある文書に対して特定の操作が行われたか否かを確認するユーザが、必ずしも当該文書の内容を閲覧してよいとは限らない。この例の場合、文書自体に対しては、当該ユーザに閲覧を許可しないアクセス権を設定し、当該文書の操作履歴に対しては、当該ユーザに閲覧を許可するアクセス権を設定することが適切であり得る。あるいは、例えば、ある文書の内容を閲覧可能なユーザが、当該文書の操作履歴を閲覧する必要がないこともある。この例の場合、操作履歴の閲覧の必要のないユーザに対しては、当該操作履歴の閲覧を許可しないアクセス権の設定が望ましい。
【００２５】
以下で説明する各種の実施形態の例において、管理サーバ１０は、文書の操作履歴を記録する際に、操作履歴に関して予め設定された規則に従って、文書の操作履歴に対するアクセス権を設定する。管理サーバ１０は、文書の操作履歴に対するアクセス権を、文書自体に対するアクセス権とは別に設定して管理する。
【００２６】
＜第１実施形態＞
図２は、第１実施形態の例における管理サーバ１０の内部構成の概略の例を示すブロック図である。図２の例の管理サーバ１０は、ユーザ・組織情報ＤＢ（データベース）１００、ユーザ認証部１０２、文書処理部１１０、操作受付部１２０、操作履歴登録部１２２、操作履歴ＤＢ１２４、履歴アクセス権設定ルールＤＢ１３０、履歴アクセス権設定処理部１３２、履歴アクセス権ＤＢ１３４、および履歴アクセス制御部１４０を備える。
【００２７】
ユーザ・組織情報ＤＢ１００は、システム（図１参照）を利用するユーザおよび組織の情報を記憶するデータベースである。ユーザ・組織情報ＤＢ１００は、例えば、各ユーザの識別情報であるユーザＩＤと、各ユーザの認証情報（パスワードなど）と、を記憶する。ユーザ・組織情報ＤＢ１００は、さらに、システムを利用する組織に関する情報を記憶する。組織に関する情報は、例えば、当該組織を構成するユーザ集合（部門、課、グループ、チーム等）の識別情報、複数のユーザ集合が形成する当該組織の階層構造を表す情報、各ユーザ集合に所属するユーザのユーザＩＤ、および組織において特定の役割を有するユーザのユーザＩＤ等を含む。
【００２８】
図３を参照し、組織に関する情報の一具体例を説明する。図３は、システムを利用する「組織１」の一部の構成の例を模式的に示す図である。図３に例示する「組織１」は、「開発部」および「営業部」の各部門を含む。図３において、各四角内に示す文字列は、各ユーザ集合の名称を表す。図３に例示する構成に関し、ユーザ・組織情報ＤＢ１００には、各ユーザ集合（「開発部」、「営業部」、「開発１グループ」、「開発２グループ」…等）の識別情報が記憶される。これらのユーザ集合が形成する組織の階層構造を表す情報として、ユーザ・組織情報ＤＢ１００には、「開発部」に対して下位のユーザ集合として「開発１グループ」、「開発２グループ」、および「開発管理グループ」が存在することが記憶される。さらに、「開発１グループ」に対して下位のユーザ集合として「開発Ａチーム」および「開発Ｂチーム」が存在すること、ならびに「開発２グループ」に対して下位のユーザ集合として「開発Ｃチーム」および「開発Ｄチーム」が存在することを表す情報がユーザ・組織情報ＤＢ１００に記憶される。部門「営業部」については、その下位のユーザ集合として「営業１グループ」、「営業２グループ」、および「営業管理グループ」が存在し、「営業管理グループ」の下位のユーザ集合として、「営業サポート１チーム」および「営業サポート２チーム」が存在することを表す情報がユーザ・組織情報ＤＢ１００に記憶される。また、例えば、「開発Ａチーム」、「開発管理グループ」、「営業１グループ」、「営業サポート１チーム」、および「営業サポート２チーム」に所属するユーザのユーザＩＤとして、それぞれ、「userA」、「userB」、「userC」、「userD」、および「userE」がユーザ・組織情報ＤＢ１００に記憶される。なお、図３に例示する各ユーザ集合に所属するユーザのユーザＩＤとして、図３で図示を省略したユーザＩＤもユーザ・組織情報ＤＢ１００に記憶されていてよい。さらに、ユーザ・組織情報ＤＢ１００において、図３に例示する組織の各ユーザ集合の長（部長、グループ長，チーム長等）としての役割を有するユーザのユーザＩＤを記憶しておいてよい。
【００２９】
図２の説明に戻り、ユーザ認証部１０２は、管理サーバ１０の後述の各部の機能を利用する要求を受け付けた場合に、当該要求を行ったユーザの認証を行う。例えば、要求を行ったユーザのユーザＩＤおよびパスワードの入力を受け付け、受け付けたユーザＩＤおよびパスワードの組がユーザ・組織情報ＤＢ１００に登録されたユーザＩＤおよびパスワードの組に一致するか否かを確認することでユーザ認証を行う。ユーザ認証部１０２が認証に成功した場合にのみ、その要求を行ったユーザに対し、管理サーバ１０の後述の各部の機能の利用を許可する。
【００３０】
文書処理部１１０は、管理サーバ１０の管理対象の文書に関する処理を実行する。第１実施形態の例の文書処理部１１０は、クライアント２０からの電子文書の印刷要求に応じて、印刷対象の電子文書の文書ＩＤと当該電子文書の内容とを印刷した紙文書をプリンタ（図示しない）により出力させるための処理を行う。文書処理部１１０は、文書ＩＤ付与部１１２および印刷指示部１１４を備える。
【００３１】
文書ＩＤ付与部１１２は、文書に対して文書ＩＤを付与する。文書ＩＤは、管理サーバ１０が管理する文書内で一意な識別情報であればよい。第１実施形態の例において、文書ＩＤ付与部１１２は、電子文書の印刷要求をクライアント２０から管理サーバ１０が受信した場合に、新たな文書ＩＤを生成して印刷対象の電子文書に付与する。文書ＩＤ付与部１１２は、印刷対象の電子文書に付与した文書ＩＤを印刷指示部に渡す。
【００３２】
印刷指示部１１４は、印刷対象の電子文書と当該電子文書に対して文書ＩＤ付与部１１２が付与した文書ＩＤと、を用紙に印刷することをプリンタに指示する。このとき、印刷指示部１１４は、例えば、文書ＩＤを機械読み取り可能な符号に変換して印刷するようプリンタに指示する。文書ＩＤを表す符号の例として、バーコードなどの一次元コードや、ＱＲコードなどの二次元コードが挙げられる。また例えば、文書ＩＤの符号を用紙に印刷させる代わりに、ＯＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ  Ｃｈａｒａｃｔｅｒ  Ｒｅｃｏｇｎｉｔｉｏｎ，光学文字認識）に適したフォントで、文書ＩＤを表す文字列（文字、数字、および記号のうち少なくとも１種類以上を含む）を用紙に印刷させるようにプリンタに指示してもよい。印刷指示部１１４の指示に従って、プリンタは、指示された態様の文書ＩＤと共に文書の内容を用紙に印刷した紙文書を出力する。文書処理部１１０は、プリンタにより文書ＩＤと共に文書の内容を印刷した紙文書を出力させると、当該文書ＩＤと印刷要求を行ったユーザのユーザＩＤとを操作履歴登録部１２２に対して通知する。通知するユーザＩＤは、印刷要求の送信元のクライアント２０のユーザについてユーザ認証部１０２が行ったユーザ認証の結果のユーザＩＤである。この通知を受けた操作履歴登録部１２２の処理は後述する。
【００３３】
操作受付部１２０は、文書処理部１１０の処理によりプリンタから出力された文書（文書ＩＤと共に文書の内容が印刷された紙文書）に対する操作に関する情報を受け付ける。文書ＩＤが印刷された文書は、上述したように、業務の進行の過程において１以上のユーザの間で回付され、各ユーザは、回付された文書に対し、当該業務において自身が担当する操作を行う。この操作の例として、文書の受領、文書の内容の確認・承認、ならびに文書への手書き情報の書込みなどが挙げられる。第１実施形態の例において、紙文書に対して操作を行うユーザは、クライアント２０に接続された読取装置（図示しない）を用いて、紙文書に印刷された文書ＩＤを読み取りさせる。読取装置としては、文書ＩＤの印刷の形式に応じた装置を用いればよい。例えば、文書ＩＤがバーコードで印刷されていればバーコードリーダを用い、文書ＩＤがＱＲコードで印刷されていればＱＲコードリーダを用いればよい。文書ＩＤがＯＣＲに適したフォントで印刷されていれば、光学文字読取装置を用いればよい。文書ＩＤの読み取りは、操作の実行の前であってもよいし、後であってもよい。紙文書に対する１回の操作につき、１回の文書ＩＤの読み取りが行われるようにすればよい。
【００３４】
また、第１実施形態の例のクライアント２０は、文書ＩＤの読み取りが行われた文書に対してユーザが行う操作の種別の入力を受け付ける。例えば、クライアント２０は、文書に対して実行され得る操作の種別として予め設定された操作種別のリストを図示しない表示装置に表示させ、この表示に応じてユーザが図示しない入力装置を用いて選択した操作種別を取得する。クライアント２０は、読取装置によって読み取られた文書ＩＤとユーザにより選択された操作種別を表す情報とを管理サーバ１０に対して送信する。管理サーバ１０の操作受付部１２０は、クライアント２０から管理サーバ１０が受信した文書ＩＤを取得する。操作受付部１２０は、さらに、文書ＩＤの読み取りを指示したユーザのユーザＩＤ、つまり、紙文書に対して操作を実行した操作者のユーザＩＤを取得する。上記では説明を省略したが、文書ＩＤの読み取りに先立って、あるいは、読み取られた文書ＩＤを管理サーバ１０が受信したときに、ユーザ認証部１０２においてユーザ認証が行われる。よって、操作受付部１２０は、ユーザ認証部１０２から操作者のユーザＩＤを取得すればよい。操作受付部１２０は、上述のように取得した、文書ＩＤ、操作種別、および操作者のユーザＩＤを操作履歴登録部１２２に渡す。
【００３５】
操作履歴登録部１２２は、文書に対して実行された操作の履歴を表す操作履歴を操作履歴ＤＢ１２４に登録する。操作履歴登録部１２２は、例えば、文書ＩＤ、操作種別、および操作者のユーザＩＤを操作受付部１２０から受け取ると、受け取った操作種別および操作者のユーザＩＤを含む操作履歴を、受け取った文書ＩＤに関連付けて操作履歴ＤＢ１２４に登録する。第１実施形態の例の操作履歴登録部１２２は、操作履歴において、操作種別および操作者のユーザＩＤに加えて、当該操作が実行された時間を表す情報を含める。例えば、文書ＩＤおよび操作種別をクライアント２０から操作受付部１２０が受け付けた日時を操作が実行された時間として操作履歴に含めるようにすればよい。あるいは、クライアント２０において、紙文書に印刷された文書ＩＤを読取装置で読み取った日時を取得して、文書ＩＤおよび操作種別と共に管理サーバ１０に送信し、この日時を操作履歴に含めるようにしてもよい。
【００３６】
第１実施形態の例の操作履歴登録部１２２は、上述の文書処理部１１０が電子文書をプリンタに印刷させた場合に、当該文書の「印刷」操作の操作履歴を操作履歴ＤＢ１２４に登録する。操作履歴登録部１２２は、例えば、文書処理部１１０から印刷対象の文書の文書ＩＤおよび印刷要求を行ったユーザのユーザＩＤを通知されると、当該文書ＩＤに関連付けて、当該ユーザＩＤ、操作種別「印刷」、および印刷が実行された日時を含む操作履歴を操作履歴ＤＢ１２４に登録する。
【００３７】
操作履歴ＤＢ１２４は、文書に対する操作の履歴を記憶するデータベースである。図４に、操作履歴ＤＢ１２４のデータ内容の一例を示す。図４の例の表では、文書ＩＤに関連付けて、操作者、操作種別、および操作日時の各下位項目を含む操作履歴が登録されている。操作受付部１２０が受け付けた文書ＩＤに関連付けて操作履歴が登録される場合、操作者、操作種別、および操作日時の各項目には、操作受付部１２０が取得した操作者のユーザＩＤ、操作種別、および操作日時の各値が設定される。文書処理部１１０による電子文書の印刷の操作履歴が登録される場合、操作者、操作種別、および操作日時の各項目には、それぞれ、印刷指示を行ったユーザのユーザＩＤ、操作種別「印刷」、および印刷が実行された日時が設定される。図４の例の表の行Ｌ１の操作履歴は、文書ＩＤ「ＩＤ１」の文書に対して、操作者「userA」が「印刷」操作を操作日時「2010.10.11 11:25:30」に行ったことを表し、行Ｌ２の操作履歴は、同じ文書ＩＤ「ＩＤ１」の文書に対し、操作者「userB」が「受付」操作を操作日時「2010.10.12 15:04:51」に行ったことを表す。
【００３８】
図４の例の表の行Ｌ１，Ｌ２の操作履歴が表す操作の様子の例をより詳細に述べると、まず、ユーザ「userA」が、クライアント２０を用いて、電子文書を作成し、作成した電子文書の印刷要求を管理サーバ１０に対して行う。この印刷要求に応じて、管理サーバ１０が備える文書処理部１１０の文書ＩＤ付与部１１２が印刷対象の電子文書に文書ＩＤ「ＩＤ１」を付与し、印刷指示部１１４の指示によって、文書ＩＤ「ＩＤ１」を表す機械読取可能な符号と当該電子文書の内容とを印刷した紙文書が出力される。文書処理部１１０は、文書ＩＤ「ＩＤ１」およびユーザＩＤ「userA」を操作履歴登録部１２２に通知し、この通知を受けた操作履歴登録部１２２は、操作履歴ＤＢ１２４に行Ｌ１の例の操作履歴を登録する。次に、文書ＩＤ「ＩＤ１」の符号が印刷された紙文書がユーザ「userA」からユーザ「userB」に回付される。ユーザ「userB」は、クライアント２０に接続された読取装置を用いて、回付された紙文書の文書ＩＤ「ＩＤ１」を読み取りさせると共に、クライアント２０の入力装置を用いて操作種別として「受付」を選択する入力を行う。クライアント２０は、文書ＩＤ「ＩＤ１」および操作種別「受付」を管理サーバ１０に送信する。管理サーバ１０の操作受付部１２０は、クライアント２０から受信した文書ＩＤ「ＩＤ１」および操作種別「受付」と共にユーザＩＤ「userB」を操作履歴登録部１２２に渡し、操作履歴登録部１２２により、行Ｌ２の例の操作履歴が操作履歴ＤＢ１２４に登録される。
【００３９】
図２の説明に戻り、履歴アクセス権設定ルールＤＢ１３０は、文書の操作履歴に対するアクセス権の設定のための規則（設定ルール）を記憶したデータベースである。設定ルールは、例えばシステムの管理者またはユーザにより予め定められて履歴アクセス権設定ルールＤＢ１３０に登録される。第１実施形態の例の設定ルールは、文書に対する操作を行う操作者に関する条件と、当該条件が満たされる場合に当該文書の操作履歴に対して設定すべきアクセス権と、の組により定義される。なお、以下では、操作履歴に対して設定されるアクセス権を「履歴アクセス権」と呼ぶ。ある文書の操作履歴に対する履歴アクセス権は、当該文書に対するアクセス権と独立して設定され、履歴アクセス権の内容は、当該文書に対するアクセス権の内容と異なっていてよい。
【００４０】
図５に、履歴アクセス権設定ルールＤＢ１３０に登録される設定ルールの内容の一例を示す。図５の例の表において、「Ｎｏ」は、設定ルールの番号を表し、当該番号の設定ルールの内容は、「操作者条件」と「設定する履歴アクセス権」との組によって表される。図５に例示する番号「１」の設定ルール（以下、「設定ルール１」とも呼ぶ）は、「操作者条件」と「設定する履歴アクセス権」との組を３つ含み、番号「２」の設定ルール（以下、「設定ルール２」とも呼ぶ）は、操作者条件と履歴アクセス権との組を２つ含む。「操作者条件」は、操作履歴ＤＢ１２４に登録される操作履歴に含まれる操作者に関する条件を表す。図５に例示する操作者条件「開発１グループのメンバ」、「開発２グループのメンバ」、「開発管理グループのメンバ」、「営業部のメンバ」、および「営業管理グループのメンバ」は、それぞれが表すユーザ集合に、操作履歴に含まれる操作者が所属する場合に満たされる。「設定する履歴アクセス権」は、対応する操作者条件を満たす操作者を含む操作履歴に係る文書の操作履歴に対して設定される履歴アクセス権の内容を表す。図５に例示する履歴アクセス権の内容は、操作履歴の閲覧を許可されるユーザまたはユーザ集合を表す情報により定義される。例えば、操作者条件「開発１グループのメンバ」に対応する履歴アクセス権「操作者の所属チーム，開発１グループ長」は、操作履歴に含まれる操作者が「開発１グループ」に所属する場合に、当該操作者の所属チームに所属するユーザおよび「開発１グループ」のグループ長の役割を有するユーザに対して、当該操作履歴に係る文書の操作履歴の閲覧が許可される旨を表す。
【００４１】
なお、図５では、２つの設定ルールを例示するが、履歴アクセス権設定ルールＤＢ１３０には、設定ルールを１つだけ登録しておいてもよいし、３つ以上の設定ルールを登録しておいてもよい。履歴アクセス権設定ルールＤＢ１３０に複数の設定ルールが登録される場合に、文書の操作履歴に対して履歴アクセス権を設定する際にどの設定ルールを用いるかは、履歴アクセス権設定処理部１３２において後述のように決定される。
【００４２】
再び図２を参照し、履歴アクセス権設定処理部１３２は、履歴アクセス権設定ルールＤＢ１３０を参照し、操作履歴ＤＢ１２４に登録される操作履歴に対して履歴アクセス権を設定する処理を行う。第１実施形態の例では、履歴アクセス権設定処理部１３２は、操作履歴登録部１２２が操作履歴ＤＢ１２４に操作履歴を登録するたびに、当該操作履歴に関連付けられた文書ＩＤの文書の操作履歴に対する履歴アクセス権を新規設定あるいは更新する。履歴アクセス権設定処理部１３２は、履歴アクセス権設定ルールＤＢ１３０文書の操作履歴に設定する履歴アクセス権の内容を決定し、決定した内容の履歴アクセス権を、当該操作履歴に係る文書の文書ＩＤと関連付けて履歴アクセス権ＤＢ１３４に登録する。
【００４３】
履歴アクセス権設定ルールＤＢ１３０に複数の設定ルールが登録されている場合、履歴アクセス権設定処理部１３２は、例えば、操作者であるユーザの選択を受け付けて、履歴アクセス権の設定に用いる設定ルールを決定すればよい。この例の場合、履歴アクセス権設定処理部１３２は、操作履歴登録部１２２が操作履歴ＤＢ１２４に登録した操作履歴に含まれる操作者のユーザＩＤの送信元のクライアント２０に対し、履歴アクセス権設定ルールＤＢ１３０に登録された設定ルールの内容と設定ルールの選択をユーザに促す情報とを送信して表示させる。この表示に応じて、操作者であるユーザがクライアント２０において、設定ルールを選択する入力を行うと、選択された設定ルールの識別情報（例えば設定ルールの番号）がクライアント２０から管理サーバ１０に送信される。管理サーバ１０の履歴アクセス権設定処理部１３２において、選択された設定ルールに従って履歴アクセス権の内容を決定すればよい。
【００４４】
他の例では、文書の書式ごとに、履歴アクセス権の内容の決定の際に用いる設定ルールを予め定めておき、履歴アクセス権設定処理部１３２の処理対象の操作履歴に係る文書の書式に対応する設定ルールを用いるようにしてもよい。例えば、業務において回付される文書が、予め定められた複数の書式のいずれかに従って作成される場合に、履歴アクセス権設定ルールＤＢ１３０において、複数の設定ルールのそれぞれに対応する書式の識別情報を予め登録しておく。また、文書処理部１１０の文書ＩＤ付与部１１２が印刷対象の電子文書に文書ＩＤを付与する際、文書処理部１１０は、当該電子文書の属性情報から当該電子文書の書式の識別情報を取得して、図示しない記憶装置に文書ＩＤと書式の識別情報とを関連付けて記憶させておく。履歴アクセス権設定処理部１３２は、処理対象の操作履歴に係る文書の文書ＩＤに関連付けて記憶された書式の識別情報を取得し、この書式の識別情報に対応する設定ルールを履歴アクセス権設定ルールＤＢ１３０から読み出して履歴アクセス権の設定を行えばよい。
【００４５】
履歴アクセス権ＤＢ１３４は、文書の操作履歴に対して設定された履歴アクセス権を記憶するデータベースである。履歴アクセス権ＤＢ１３４は、例えば、各文書の文書ＩＤに関連付けて、当該文書の操作履歴に対して履歴アクセス権設定処理部１３２が設定した履歴アクセス権を記憶する。履歴アクセス権ＤＢ１３４のデータ内容の具体例は後述する。
【００４６】
履歴アクセス制御部１４０は、履歴アクセス権ＤＢ１３４に登録された履歴アクセス権に従って、操作履歴に対するアクセスを制御する。例えば、操作履歴ＤＢ１２４に記憶された操作履歴の表示を要求する表示要求をクライアント２０から管理サーバ１０が受信した場合に、履歴アクセス制御部１４０は、履歴アクセス権ＤＢ１３４を参照し、要求元のクライアント２０のユーザが閲覧を許可されている操作履歴のみを操作履歴ＤＢ１２４から読み出して要求元のクライアント２０の表示装置に表示させる。
【００４７】
図６を参照し、第１実施形態の例の管理サーバ１０が操作履歴に履歴アクセス権を設定する処理の手順の例を説明する。管理サーバ１０は、クライアント２０からの印刷要求に応じて文書処理部１１０が文書ＩＤを含む紙文書をプリンタに印刷出力させる処理を行った場合、または、クライアント２０において紙文書から読み取られた文書ＩＤおよびユーザが選択した操作種別を操作受付部１２０が受け付けた場合に、図６の例の手順の処理を開始する。
【００４８】
管理サーバ１０の操作履歴登録部１２２は、文書に対する操作に関する情報を取得する（ステップＳ１０）。文書処理部１１０の印刷指示部１１４による紙文書の印刷出力を契機として図６の例の手順の処理が開始された場合、ステップＳ１０で、操作履歴登録部１２２は、例えば、文書処理部１１０から、印刷対象の文書の文書ＩＤ、印刷要求を行ったユーザのユーザＩＤ、および操作種別「印刷」を取得する。操作受付部１２０による文書ＩＤおよび操作種別の受け付けを契機として図６の例の手順の処理が開始された場合、ステップＳ１０で、操作履歴登録部１２２は、例えば、操作受付部１２０から、受け付けられた文書ＩＤおよび操作種別、ならびに文書ＩＤおよび操作種別の送信元のクライアント２０のユーザのユーザＩＤを取得する。操作受付部１２０がクライアント２０から操作日時をさらに受け付けていた場合、操作履歴登録部１２２は当該操作日時も取得する。
【００４９】
操作履歴登録部１２２は、ステップＳ１０で取得した文書ＩＤに関連付けて、当該文書ＩＤと共にステップＳ１０で取得した情報を含む操作履歴を操作履歴ＤＢ１２４に登録する（ステップＳ１２）。上述の図４に例示する操作履歴は、ステップＳ１２で操作履歴ＤＢ１２４に登録される操作履歴の例である。図４の例の操作履歴の各項目のうち、「操作者」および「操作種別」には、それぞれ、文書処理部１１０または操作受付部１２０から取得したユーザＩＤおよび操作種別の値を登録すればよい。「操作日時」の項目には、例えば、現在の日時を表す情報を登録すればよい。ステップＳ１０で操作受付部１２０から操作日時も取得していれば、取得した値を「操作日時」の項目に登録すればよい。
【００５０】
操作履歴ＤＢ１２４への操作履歴の登録が完了すると、操作履歴登録部１２２は、登録した操作履歴の内容と当該操作履歴に関連付けられた文書ＩＤとを履歴アクセス権設定処理部１３２に対して通知する。この通知を受けた履歴アクセス権設定処理部１３２は、通知された操作履歴について、履歴アクセス権設定ルールＤＢ１３０に記憶された設定ルールを評価する（ステップＳ１４）。ステップＳ１４で、履歴アクセス権設定処理部１３２は、上記で説明した例のように、ユーザの選択に従って、あるいは、処理対象の操作履歴に係る文書ＩＤの文書の書式に応じて、履歴アクセス権の設定に用いる設定ルールを決定する。そして、ユーザ・組織情報ＤＢ１００を参照して、操作履歴登録部１２２から通知された操作履歴に含まれる操作者が、決定した設定ルールにおける操作者条件を満たすか否かを判定する。例えば、図５の例の設定ルール１を用いる場合、履歴アクセス権設定処理部１３２は、操作履歴に含まれる操作者のユーザＩＤが、「開発１グループ」、「開発２グループ」、および「開発管理グループ」のいずれかに所属するユーザのユーザＩＤであるか否かを判定する。図３に例示する「組織１」の情報がユーザ・組織情報ＤＢ１００に記憶されている場合であって、図４の例の行Ｌ１の操作履歴が処理対象である場合、操作者「userA」が「開発１グループ」の下位のユーザ集合「開発Ａチーム」に所属することから、履歴アクセス権設定処理部１３２は、図５の例の設定ルール１における操作者条件「開発１グループのメンバ」が満たされることを判定する。
【００５１】
ステップＳ１４の後、履歴アクセス権設定処理部１３２は、設定ルールの評価結果に従って、ステップＳ１２で登録された操作履歴に係る文書の操作履歴に対する履歴アクセス権を履歴アクセス権ＤＢ１３４に登録する（ステップＳ１６）。ステップＳ１６で、履歴アクセス権設定処理部１３２は、例えば、処理対象の操作履歴に含まれる操作者が設定ルールにおける操作者条件を満たす場合、設定ルールにおいて当該操作者条件に対応する履歴アクセス権の内容を、当該操作履歴と共に操作履歴登録部１２２から通知された文書ＩＤに関連付けて履歴アクセス権ＤＢ１３４に登録する。設定ルールにおける操作者条件が１つも満たされない場合、履歴アクセス権設定処理部１３２は、ステップＳ１６の処理を省略してもよいし、あるいは、予め設定されたデフォルト（初期値）の履歴アクセス権を当該操作履歴の文書ＩＤに関連付けて履歴アクセス権ＤＢ１３４に登録してもよい。デフォルトの履歴アクセス権は、例えば、システムの管理者等、特定の者のみが当該文書の操作履歴を閲覧可能であることを表すものに設定しておく。
【００５２】
ステップＳ１６の後、図６の例の手順の処理は終了する。
【００５３】
以下、図６の例のステップＳ１６で履歴アクセス権ＤＢ１３４に登録される履歴アクセス権の具体例を説明する。なお、以下の説明において、ユーザ・組織情報ＤＢ１００には、図３の例の「組織１」の構成を表す情報が記憶されているとし、図５の例の設定ルール１を用いるものとする。
【００５４】
例えば、図４の例の行Ｌ１の操作履歴が図６の例のステップＳ１２で操作履歴ＤＢ１２４に登録され、設定ルール１における操作者条件「開発１グループのメンバ」が満たされることがステップＳ１４で判定される場合を考える。本例の場合、履歴アクセス権設定処理部１３２は、設定ルールにおいて操作者条件「開発１グループのメンバ」に対応する履歴アクセス権「操作者の所属チーム，開発１グループ長」が表す内容の履歴アクセス権を文書ＩＤ「ＩＤ１」に関連付けて履歴アクセス権ＤＢ１３４に登録する。本例で履歴アクセス権ＤＢ１３４に登録される履歴アクセス権の内容の例を図７Ａに示す。図７Ａでは、文書ＩＤ「ＩＤ１」に関連付けて、履歴アクセス権「開発Ａチーム，開発１グループ長」が示される。この例の履歴アクセス権において、「開発Ａチーム」は、設定ルール１における「操作者の所属チーム」に相当し、履歴アクセス権設定処理部１３２が操作者「userA」の所属するチームの識別情報「開発Ａチーム」をユーザ・組織情報ＤＢ１００から読み出すことで設定される。「開発１グループ長」は、設定ルール１で記述されているとおりである。
【００５５】
次に、図７Ａに例示する履歴アクセス権が履歴アクセス権ＤＢ１３４に登録された後、ユーザ「userB」が文書ＩＤ「ＩＤ１」の文書に対して「受付」操作を行うことで、管理サーバ１０の操作受付部１２０がユーザＩＤ「userB」および操作種別「受付」を受け付けて再度図６の例の手順の処理が開始された場合を考える。本例の場合、ステップＳ１２で、図４の例の行Ｌ２の操作履歴が操作履歴ＤＢ１２４に登録され、ステップＳ１４で、操作者「userB」について、履歴アクセス権設定処理部１３２は、設定ルール１の操作者条件を評価し、操作者条件「開発管理グループのメンバ」が満たされる（図３参照）ことを判定する。よって、ステップＳ１６で、履歴アクセス権設定処理部１３２は、文書ＩＤ「ＩＤ１」に関連付けて、操作者条件「開発管理グループのメンバ」に対応する履歴アクセス権「開発管理グループ」を履歴アクセス権ＤＢ１３４に登録する。本例において、履歴アクセス権設定処理部１３２は、文書ＩＤ「ＩＤ１」に関連付けて登録済みの履歴アクセス権（図７Ａ参照）に追加して、操作者「userB」が満たす操作者条件に対応する内容の履歴アクセス権「開発管理グループ」を履歴アクセス権ＤＢ１３４に登録する。この時点で、文書ＩＤ「ＩＤ１」に関連付けて履歴アクセス権ＤＢ１３４に登録された履歴アクセス権の例を図７Ｂに示す。図７Ｂの例の履歴アクセス権は、「開発Ａチーム」の所属ユーザ、「開発１グループ長」の役割を有するユーザ、および「開発管理グループ」の所属ユーザが、文書ＩＤ「ＩＤ１」の文書の操作履歴を閲覧可能であることを表す。
【００５６】
なお、図７Ａおよび図７Ｂを参照して説明した例では、図６のステップＳ１６で履歴アクセス権の登録の対象となる文書ＩＤに関連付けて履歴アクセス権ＤＢ１３４に登録済みの履歴アクセス権が存在する場合、登録済みの履歴アクセス権に追加して、設定ルールにおいて満たされる操作者条件に対応する履歴アクセス権を当該文書ＩＤに関連付けて登録する。他の例では、当該文書ＩＤについて登録済みの履歴アクセス権を削除して、現在の処理対象の操作履歴に含まれる操作者が満たす操作者条件に対応する履歴アクセス権を当該文書ＩＤに関連付けて履歴アクセス権ＤＢ１３４に登録してもよい。
【００５７】
さらに他の例では、設定ルールにおいて、操作者条件を満たす操作者を含む操作履歴に係る文書の文書ＩＤについて登録済みの履歴アクセス権をどのように処理するかを定義しておいてもよい。例えば図５を参照し、「設定する履歴アクセス権」の項目に示されるユーザ集合または役割のそれぞれについて、登録済みの履歴アクセス権に対して追加すること、または、登録済みの履歴アクセス権から削除することを表す情報を履歴アクセス権設定ルールＤＢ１３０に登録しておく。履歴アクセス権設定処理部１３２において、設定ルールにおける前述のような追加または削除を表す情報に従って、満たされる操作者条件に対応する「設定する履歴アクセス権」のユーザ集合または役割に相当する内容を、履歴アクセス権ＤＢ１３４において追加登録あるいは削除するようにしてもよい。例えば、設定ルールにおける「設定する履歴アクセス権」を「＋操作者の所属チーム，−営業管理グループ長」と記述しておき、対応する操作者条件が満たされる場合に、該当する文書の文書ＩＤについて登録済みの履歴アクセス権に対して、「＋」記号と共に記述された「操作者の所属チーム」に相当するユーザ集合に閲覧を許可することを表す履歴アクセス権を追加し、当該文書ＩＤについて登録済みの履歴アクセス権において、「−」記号と共に記述された「営業管理グループ長」が含まれていれば、これを削除する。
【００５８】
また、「＋」，「−」記号でそれぞれ履歴アクセス権の追加，削除を表す例において、「＋」，「−」のいずれの記号も付加せずに設定ルールの履歴アクセス権を記述した場合は、該当する文書ＩＤについて登録済みの履歴アクセス権をすべて削除して、設定ルールに記述された履歴アクセス権を新たに登録することを表すものとしてもよい。
【００５９】
また、以上で説明した第１実施形態の例では、文書ＩＤごとに、当該文書の操作履歴に対する履歴アクセス権を設定する（図７Ａ，図７Ｂ参照）。第１実施形態の一変形例では、操作履歴ＤＢ１２４に登録される操作履歴のレコードごとに履歴アクセス権を設定してもよい。本変形例の場合、操作履歴ＤＢ１２４の各レコードに関連付けて、当該操作履歴に対して設定された履歴アクセス権の内容を登録すればよい。よって、本変形例の場合、管理サーバ１０は履歴アクセス権ＤＢ１３４を備えなくてよい。この変形例の場合の操作履歴ＤＢ１２４のデータ内容の例を図８に示す。
【００６０】
図８の例において、文書ＩＤおよび操作履歴の内容は、図４に例示する操作履歴ＤＢ１２４と同様である。図８の例の表において、「履歴アクセス権」の項目は、対応する行の操作履歴に対して設定された履歴アクセス権を表す。本変形例において操作履歴の履歴アクセス権を設定する際に管理サーバ１０が行う処理の手順は図６を参照して上述した例と同様であってよい。ただし、ステップＳ１６において、履歴アクセス権設定処理部１３２は、文書ＩＤに関連付けて履歴アクセス権を登録する代わりに、ステップＳ１２で操作履歴ＤＢ１２４に登録された操作履歴に関連付けて、ステップＳ１４で設定ルールを評価した結果に従った内容の履歴アクセス権を操作履歴ＤＢ１２４に登録する。図８の例の各行Ｌ１１，Ｌ１２に示す履歴アクセス権は、上述の図５の設定ルール１を用いる場合にステップＳ１６で各操作履歴に関連付けて登録される履歴アクセス権の例である。図８の行Ｌ１１の例の操作履歴における操作者「userA」は、設定ルール１の操作者条件「開発１グループのメンバ」を満たすことから、設定ルール１において対応する履歴アクセス権「操作者の所属チーム，開発１グループ長」に相当する内容の履歴アクセス権「開発Ａチーム，開発１グループ長」が行Ｌ１１に登録されている。また、図８の行Ｌ１２の例の操作履歴における操作者「userB」は、設定ルール１の操作者条件「開発管理グループのメンバ」を満たすことから、設定ルール１において対応する履歴アクセス権「開発管理グループ」が行Ｌ１２に登録されている。
【００６１】
以上で説明したように設定される履歴アクセス権に従って、履歴アクセス制御部１４０は、文書の操作履歴に対するアクセス制限を行う。例えば、図４の例の操作履歴が操作履歴ＤＢ１２４に登録され、図７Ｂに例示する履歴アクセス権が履歴アクセス権ＤＢ１３４に登録されている場合に、操作履歴ＤＢ１２４中の操作履歴の閲覧要求を管理サーバ１０がクライアント２０から受信したとする。履歴アクセス制御部１４０は、ユーザ・組織情報ＤＢ１００および履歴アクセス権ＤＢ１３４を参照し、閲覧要求を行ったユーザのユーザＩＤのユーザが、履歴アクセス権ＤＢ１３４で文書ＩＤ「ＩＤ１」に関連付けられた履歴アクセス権に含まれる「開発Ａチーム，開発１グループ長，開発管理グループ」に該当するか否かを確認する。該当すれば、操作履歴ＤＢ１２４に登録された文書ＩＤ「ＩＤ１」の操作履歴（図４の例の行Ｌ１，Ｌ２）を要求元のクライアント２０に返送し、該当しなければ、閲覧不可の旨を表す情報をクライアント２０に返送する。また例えば、図８の例のように操作履歴ＤＢ１２４に登録された操作履歴のそれぞれに対して履歴アクセス権が設定される場合、履歴アクセス制御部１４０は、操作履歴の閲覧要求に応じて、操作履歴ＤＢ１２４中の操作履歴ごとに、要求元のユーザが履歴アクセス権において閲覧を許可されているか否かを判定し、閲覧を許可されている操作履歴のみを要求元のクライアント２０に返送する。いずれの例でも、操作履歴の閲覧要求を行ったユーザに対して履歴アクセス権で閲覧が許可されている操作履歴のみが要求元のクライアント２０に送信される。よって、要求元のユーザは、閲覧が許可されていない操作履歴を閲覧することはできない。また、要求元のユーザに対し、操作履歴ＤＢ１２４に登録された操作履歴のうち、当該ユーザによる閲覧が許可された操作履歴のみを絞り込んで提供することになる。
【００６２】
＜第２実施形態＞
第２実施形態の例では、履歴アクセス権の設定ルールにおいて、操作者に関する条件だけでなく、操作種別に関する条件も含まれる。第２実施形態の例においても、管理サーバ１０は、図２に例示する第１実施形態の例と同様の構成を備えていてよい。
【００６３】
第２実施形態の例の管理サーバ１０において、操作履歴ＤＢ１２４に操作履歴を登録する処理は、第１実施形態の例と同様であってよい。すなわち、第２実施形態の例の管理サーバ１０は、電子文書が印刷されるときに文書ＩＤを付与して文書ＩＤを含む紙文書を出力して「印刷」操作の履歴を操作履歴ＤＢ１２４に登録する。また、紙文書から読み取られた文書ＩＤおよびユーザが選択した操作種別をクライアント２０から受信した管理サーバ１０において、操作履歴登録部１２２により、当該文書ＩＤの文書の操作履歴が操作履歴ＤＢ１２４に登録される。
【００６４】
なお、ユーザ・組織情報ＤＢ１００には、第１実施形態の例の説明において参照した図３の例の組織に関する情報が記憶されているとする。ここで、図３に例示する「組織１」の「営業部」で行われる業務において、「営業部」に所属するユーザが作成して印刷出力された紙文書が「営業管理グループ」の「営業サポート１チーム」または「営業サポート２チーム」のユーザに対して回付されて処理される場合を考える。
【００６５】
図９は、文書ＩＤ「ＩＤ３」，「ＩＤ４」の２つの文書についてユーザ「userC」，「userD」，または「userE」が操作を行った場合に操作履歴ＤＢ１２４に登録されるデータ内容の例を示す図である。図９の例の表の行Ｌ３１，Ｌ３２は、ユーザ「userC」が文書の「印刷」を行って文書ＩＤ「ＩＤ３」の文書が生成され、この文書がユーザ「userD」に回付されて「受付」操作が行われたことを表す。図９の例の表の行Ｌ４１，Ｌ４２は、ユーザ「userD」が文書の「印刷」を行うことで文書ＩＤ「ＩＤ４」の文書が生成され、この文書がユーザ「userE」に回付されて「受付」操作が行われたことを表す。
【００６６】
ところで、第１実施形態の例のように、操作履歴に対して設定する履歴アクセス権を操作者条件のみに基づいて決定する設定ルールを用いる場合、操作履歴に含まれる操作者が設定ルールにおける複数の操作者条件を満たすこともあり得る。例えば、図５の設定ルール２を用いて図９の例の行Ｌ３２，Ｌ４１の操作履歴について履歴アクセス権を設定するとする。操作者「userD」は、「営業部」および「営業管理グループ」の両方に所属するため（図３参照）、設定ルール２の２つの操作者条件「営業部のメンバ」および「営業管理グループのメンバ」を満たすことから、設定すべき履歴アクセス権が一意に決定されない。
【００６７】
そこで、第２実施形態の例では、履歴アクセス権の設定ルールにおいて、操作者条件だけでなく操作種別の条件にも基づいて履歴アクセス権を決定する設定ルールを定義しておく。図１０に、第２実施形態の例において履歴アクセス権設定ルールＤＢ１３０に登録される設定ルールの例を示す。図１０の例の表は、図５の例の表と同様の「Ｎｏ」、「操作者条件」、および「設定する履歴アクセス権」の項目に加えて、「操作種別」の項目を含む。この「操作種別」の項目は、履歴アクセス権設定処理部１３２の処理対象の操作履歴に含まれる操作種別に関する条件を表す。図１０の例の設定ルールでは、「操作者条件」および「操作種別」の組合せにより、操作履歴が満たすべき条件を表し、この組合せに対応する「設定する履歴アクセス権」が当該条件を満たす操作履歴について設定すべき履歴アクセス権を表す。したがって、図１０の例の設定ルールを用いる場合、履歴アクセス権設定処理部１３２は、処理対象の操作履歴に含まれる操作者が設定ルールの「操作者条件」を満たし、かつ処理対象の操作履歴に含まれる操作種別が設定ルールの「操作種別」に該当する場合に、当該「操作者条件」および当該「操作種別」に対応する「設定する履歴アクセス権」が表す内容の履歴アクセス権を、処理対象の操作履歴に係る文書の操作履歴に対して設定する。
【００６８】
以下、図９の例の各行Ｌ３１，Ｌ３２，Ｌ４１，Ｌ４２の操作履歴が順に操作履歴ＤＢ１２４に登録される場合に、図１０に例示する番号「１０」の設定ルール（以下、「設定ルール１０」と呼ぶ）に従って、履歴アクセス権を設定する処理の様子の例を説明する。本例において管理サーバ１０が実行する処理の手順は、図６を参照して説明した第１実施形態の例と同様の手順であってよい。
【００６９】
まず、図９の行Ｌ３１の例の操作履歴が操作履歴ＤＢ１２４に登録されると、履歴アクセス権設定処理部１３２は、当該操作履歴の操作者「userC」および操作種別「印刷」が設定ルール１０に含まれる操作者条件および操作種別の２つの組合せのうちのいずれかを満たすか否かを判定する。ユーザ「userC」は、部門「営業部」の下位のユーザ集合である「営業１グループ」に所属するため（図３参照）、設定ルール１０の操作者条件「営業管理グループのメンバ」は満たさないけれども、操作者条件「営業部のメンバ」を満たす。また、行Ｌ３１の例の操作履歴の操作種別「印刷」は、設定ルール１０の操作者条件「営業部のメンバ」に対応する操作種別「受付以外」に該当する。したがって、行Ｌ３１の例の操作履歴は、設定ルール１０の操作者条件「営業部のメンバ」および操作種別「受付以外」の組合せが表す条件を満たす。よって、この組合せに対応する履歴アクセス権「操作者」に相当する内容の履歴アクセス権が、履歴アクセス権設定処理部１３２によって、当該操作履歴に係る文書の文書ＩＤ「ＩＤ３」に関連付けて履歴アクセス権ＤＢ１３４に登録される。このときの履歴アクセス権ＤＢ１３４のデータ内容の例を図１１Ａに示す。図１１Ａの例の表で示される文書ＩＤ「ＩＤ３」および履歴アクセス権「userC」の組は、文書ＩＤ「ＩＤ３」の文書の操作履歴を、文書ＩＤ「ＩＤ３」の文書の「印刷」操作を行った操作者「userC」が閲覧可能であることを表す。
【００７０】
次に、ユーザ「userC」により印刷された文書ＩＤ「ＩＤ３」の文書をユーザ「userD」が「受付」した操作履歴（図９の行Ｌ３２）が操作履歴ＤＢ１２４に登録されるとき、この操作履歴の操作者「userD」および操作種別「受付」について、設定ルール１０が評価される。操作者「userD」は、部門「営業部」の下位のユーザ集合「営業管理グループ」に対してさらに下位のユーザ集合「営業サポート１チーム」に所属する。したがって、設定ルール１０に含まれる２つの操作者条件「営業管理グループのメンバ」，「営業部のメンバ」の両方が満たされる。ただし、ここで操作者「userD」が行った操作は「受付」であるため、設定ルール１０に含まれる２種類の操作種別「受付」，「受付以外」のうち、「受付」のみに該当する。よって、履歴アクセス権設定処理部１３２は、操作者条件「営業管理グループのメンバ」および操作種別「受付」の組合せに対応する履歴アクセス権「操作者の所属チーム，営業管理グループ長」を文書ＩＤ「ＩＤ３」に関連付けて履歴アクセス権ＤＢ１３４に追加登録する。この結果の履歴アクセス権ＤＢ１３４のデータ内容の例を図１１Ｂに示す。図１１Ｂの例で文書ＩＤ「ＩＤ３」に関連付けられた履歴アクセス権「userC，営業サポート１チーム，営業管理グループ長」のうち、「userC」は、上述の行Ｌ３１の例の操作履歴（「userC」による「印刷」）の登録時に、「営業サポート１チーム，営業管理グループ長」は、今回の行Ｌ３２の例の操作履歴（「userD」による「受付」）の登録時に履歴アクセス権ＤＢ１３４に登録されたものである。
【００７１】
さらに、図９の行Ｌ４１の例の操作履歴が操作履歴ＤＢ１２４に登録されると、履歴アクセス権設定処理部１３２は、設定ルール１０を評価し、当該操作履歴の操作者「userD」および操作種別「印刷」が、設定ルール１０の操作者条件「営業部のメンバ」および操作種別「受付以外」の組合せが表す条件を満たすことを判定する。よって、履歴アクセス権設定処理部１３２は、操作者条件「営業部のメンバ」および操作種別「受付以外」の組合せに対応する履歴アクセス権「操作者」を、行Ｌ４１の例の操作履歴に係る文書の文書ＩＤ「ＩＤ４」に関連付けて履歴アクセス権ＤＢ１３４に登録する。図１１Ｃは、この時点での履歴アクセス権ＤＢ１３４のデータ内容の例である。図１１Ｃの例において、文書ＩＤ「ＩＤ３」には、行Ｌ３１，Ｌ３２の例の操作履歴の登録に伴って履歴アクセス権ＤＢ１３４に上述のとおり登録された内容（図１１Ｂ参照）の履歴アクセス権が登録されており、文書ＩＤ「ＩＤ４」に関連付けて、文書ＩＤ「ＩＤ４」の文書の「印刷」操作の操作者「userD」を含む履歴アクセス権が登録されている。
【００７２】
その後、さらに、文書ＩＤ「ＩＤ４」の文書に対する操作者「userE」による「受付」操作の操作履歴（図９の行Ｌ４２）が操作履歴ＤＢ１２４に登録されると、履歴アクセス権設定処理部１３２は、操作者「userE」および操作種別「受付」について設定ルール１０を評価する。操作者「userE」は、部門「営業部」の下位のユーザ集合「営業管理グループ」に対してさらに下位のユーザ集合「営業サポート２チーム」に所属する（図３参照）。よって、行Ｌ４２の例の操作履歴における操作者「userE」および操作種別「受付」は、設定ルール１０における操作者条件「営業管理グループのメンバ」および操作種別「受付」の組合せが表す条件を満たす。したがって、履歴アクセス権設定処理部１３２は、文書ＩＤ「ＩＤ４」に関連付けて、操作者条件「営業管理グループのメンバ」および操作種別「受付」の組合せに対応する履歴アクセス権「操作者の所属チーム，営業管理グループ長」を履歴アクセス権ＤＢ１３４に登録する。この結果の履歴アクセス権ＤＢ１３４のデータ内容の例を図１１Ｄに示す。文書ＩＤ「ＩＤ４」に関連付けられた履歴アクセス権は、「印刷」操作の操作者「userD」、「受付」操作の操作者「userE」の所属チームである「営業サポート２チーム」、および「営業管理グループ長」を含む。
【００７３】
なお、第２実施形態の例においても、図８を参照して説明した第１実施形態の変形例と同様に、文書ＩＤごとではなく操作履歴ごとに履歴アクセス権を設定してもよい。
【００７４】
＜第３実施形態＞
第３実施形態の例では、履歴アクセス権の設定ルールだけでなく、設定済みの履歴アクセス権を削除するための削除ルールを予め定めておき、削除ルールに従って履歴アクセス権の削除を行う。
【００７５】
上述の第１実施形態および第２実施形態の例では、印刷された文書がユーザ間で回付され、回付された文書に対する操作を行ったユーザや当該ユーザの所属するユーザ集合のユーザに対して、当該文書の操作履歴に対する閲覧許可を表す履歴アクセス権が設定される。しかし、例えば、特定のユーザ集合のユーザに特定の順番で文書を回付する経路（回付ルート）が組織において予め定められているような文書を回付する場合、誤った回付ルートで文書が回付されて操作されると、第１実施形態および第２実施形態の例では、本来は当該文書を操作すべきでない操作者や当該操作者の所属するユーザ集合のユーザに対して、当該文書の操作履歴の閲覧を許可する履歴アクセス権が設定され得る。そこで、第３実施形態の例では、文書が誤った回付ルートで回付されて操作されたことによって登録されたと考えられる履歴アクセス権を特定するための条件と、当該条件を満たす場合に削除すべき履歴アクセス権とを含む削除ルールを予め定めておき、削除ルールに従って履歴アクセス権を削除する処理を行う。
【００７６】
図１２に、第３実施形態の例における管理サーバ１０の内部構成の概略の例を示す。図１２の例の管理サーバ１０は、第１実施形態および第２実施形態の各例の場合の図２の管理サーバ１０が備える各構成要素に加えて、履歴アクセス権削除ルールＤＢ１５０を備える。なお、図１２において、図２の例の管理サーバ１０と同様の構成要素には図２と同様の符号を付し、その詳細な説明を省略する。
【００７７】
履歴アクセス権削除ルールＤＢ１５０に登録される削除ルールは、履歴アクセス権設定処理部１３２の処理対象の操作履歴が特定の条件を満たす場合に、当該操作履歴に係る文書の操作履歴に対して設定された履歴アクセス権の少なくとも一部を削除することを表す規則である。
【００７８】
履歴アクセス権設定処理部１３２は、操作履歴登録部１２２が操作履歴ＤＢ１２４に操作履歴を登録すると、当該操作履歴について、履歴アクセス権設定ルールＤＢ１３０に記憶された設定ルールを用いて第１実施形態および第２実施形態の例と同様に履歴アクセス権を設定する処理を行うと共に、履歴アクセス権削除ルールＤＢ１５０に記憶された削除ルールを評価し、評価の結果、削除すべき履歴アクセス権があれば、当該履歴アクセス権を履歴アクセス権ＤＢ１３４から削除する。
【００７９】
なお、履歴アクセス権設定処理部１３２が削除ルールを評価して削除すべき履歴アクセス権を削除する処理は、例えば、図６を参照して説明した第１実施形態の例の処理の手順におけるステップＳ１４（設定ルールの評価）の前、または、ステップＳ１６（履歴アクセス権の登録）の後に行えばよい。
【００８０】
第３実施形態の例の説明のための一具体例として、図１０に例示する設定ルール１０を履歴アクセス権の設定に用いる場合であって、図３に例示する「組織１」の「営業サポート１チーム」のユーザに回付すべき文書を「印刷」したユーザが、当該文書を誤って「営業サポート２チーム」のユーザに回付した場合を考える。図１３に、本具体例において操作履歴ＤＢ１２４に登録される操作履歴の例を示す。図１３を参照し、まず、ユーザ「userC」が文書を作成して「印刷」することで、当該文書に文書ＩＤ「ＩＤ５」が付与され、行Ｌ５１の例の操作履歴が操作履歴ＤＢ１２４に登録される。この文書ＩＤ「ＩＤ５」の文書は、本来は「営業サポート１チーム」のユーザに回付すべき文書であるとする。しかし、ユーザ「userC」は、当該文書を誤って「営業サポート２チーム」のユーザ「userE」に回付する。当該文書を受け取ったユーザ「userE」により、「受付」操作が行われて、行Ｌ５２の例の操作履歴が操作履歴ＤＢ１２４に登録される。その後、ユーザ「userE」による「受付」操作が誤りであることが判明し、当該文書が正しい回付先である「営業サポート１チーム」のユーザ「userD」に回付されたとする。ユーザ「userD」により当該文書の「受付」操作が行われ、その操作履歴（行Ｌ５３）が操作履歴ＤＢ１２４に登録される。
【００８１】
図１３を参照して説明した手順で文書ＩＤ「ＩＤ５」の文書に対して操作が行われた場合に、図１０に例示する設定ルール１０を履歴アクセス権の設定に用いると、文書ＩＤ「ＩＤ５」の履歴アクセス権は、「印刷」操作の操作者「userC」、誤った「受付」操作の操作者の所属チーム「営業サポート２チーム」、２回目の正しい「受付」操作の操作者の所属チーム「営業サポート１チーム」、および２回の「受付」操作で共通する「営業管理グループ長」を含むことになる。履歴アクセス権削除ルールＤＢ１５０には、上述の例のように誤った「受付」操作により設定された履歴アクセス権「営業サポート２チーム」を特定して削除するための削除ルールを予め定義して登録しておく。
【００８２】
図１４に、履歴アクセス権削除ルールＤＢ１５０に登録される削除ルールの例を示す。図１４の例の表の「Ｎｏ」は、削除ルールの番号を表す。図１４の例の表の「削除条件」は、削除すべき履歴アクセス権を特定するための条件を表し、「削除対象の履歴アクセス権」は、対応する削除条件が満たされる場合に履歴アクセス権ＤＢ１３４から削除される履歴アクセス権を表す。図１４に例示する番号「１」の削除ルール（以下、「削除ルール１」とも呼ぶ）の削除条件「同一文書に対し『受付』操作が連続して行われた」は、同じ文書ＩＤに関連付けて、「受付」操作の操作履歴が連続して操作履歴ＤＢ１２４に登録された場合に満たされる。また、削除ルール１の削除対象の履歴アクセス権「先に行われた『受付』操作によってのみ設定され得る履歴アクセス権」は、対応する削除条件が満たされる場合に、同一文書に対して連続して行われた「受付」操作のうち、先に行われた「受付」操作によってのみ当該文書の文書ＩＤに関連付けて履歴アクセス権ＤＢ１３４に登録され得る履歴アクセス権を削除することを表す。
【００８３】
以下、図１３の行Ｌ５１〜Ｌ５３の各例の操作履歴が操作履歴ＤＢ１２４に登録される場合に、図１０の例の設定ルール１０および図１４の例の削除ルール１に従って履歴アクセス権設定処理部１３２が履歴アクセス権の設定および削除を行う様子の例を説明する。
【００８４】
まず、操作者「userC」による「印刷」操作の操作履歴（行Ｌ５１）が操作履歴ＤＢ１２４に登録されると、履歴アクセス権設定処理部１３２は、設定ルール１０を参照し、この操作履歴が操作者条件「営業部のメンバ」を満たし、かつ操作種別「受付以外」に該当することを判定する。そして、設定ルール１０において、当該操作者条件および操作種別に対応する履歴アクセス権「操作者」に該当するユーザＩＤ「userC」を、処理対象の操作履歴に係る文書の文書ＩＤ「ＩＤ５」に関連付けて履歴アクセス権ＤＢ１３４に登録する。さらに、履歴アクセス権設定処理部１３２は、削除ルール１を評価する。この時点では、文書ＩＤ「ＩＤ５」について「印刷」操作の操作履歴のみが登録されているため、履歴アクセス権設定処理部１３２は、上述の削除条件「同一文書に対し『受付』操作が連続して行われた」は満たされていないと判定し、文書ＩＤ「ＩＤ５」に関連付けて履歴アクセス権ＤＢ１３４に登録された履歴アクセス権の削除を行わない。この時点での履歴アクセス権ＤＢ１３４のデータ内容の例を図１５Ａに示す。
【００８５】
次に、操作者「userE」による「受付」操作の操作履歴（行Ｌ５２）が操作履歴ＤＢ１２４に登録されると、履歴アクセス権設定処理部１３２は、設定ルール１０を評価する。行Ｌ５２の例の操作履歴は、設定ルール１０の操作者条件「営業管理グループのメンバ」および操作種別「受付」を満たすことから、履歴アクセス権設定処理部１３２は、当該操作者条件および操作種別に対応する履歴アクセス権「操作者の所属チーム，営業管理グループ長」に相当する内容の履歴アクセス権「営業サポート２チーム，営業管理グループ長」を文書ＩＤ「ＩＤ５」に関連付けて履歴アクセス権ＤＢ１３４に追加登録する。図１５Ｂは、この時点での履歴アクセス権ＤＢ１３４のデータ内容の例を示す。さらに、履歴アクセス権設定処理部１３２は、削除ルール１を評価し、現時点では、文書ＩＤ「ＩＤ５」について「印刷」操作および「受付」操作の操作履歴（行Ｌ５１，Ｌ５２）のみが操作履歴ＤＢ１２４に登録されていることから、削除ルール１の削除条件「同一文書に対し『受付』操作が連続して行われた」を満たさないと判定する。よって、この時点では履歴アクセス権設定処理部１３２は履歴アクセス権の削除を行わない。
【００８６】
その後、操作者「userD」による「受付」操作の操作履歴（行Ｌ５３）が操作履歴ＤＢ１２４に登録されると、履歴アクセス権設定処理部１３２は、設定ルール１０を評価し、当該操作履歴が、設定ルール１０の操作者条件「営業管理グループのメンバ」および操作種別「受付」を満たすことを判定する。そして、設定ルール１０で当該操作者条件および操作種別に対応する履歴アクセス権「操作者の所属チーム，営業管理グループ長」に相当する内容の履歴アクセス権「営業サポート１チーム，営業管理グループ長」のうち、文書ＩＤ「ＩＤ５」について未登録である「営業サポート１チーム」を文書ＩＤ「ＩＤ５」に関連付けて履歴アクセス権ＤＢ１３４に追加登録する。図１５Ｃは、この時点での履歴アクセス権ＤＢ１３４のデータ内容の例を示す。
【００８７】
さらに、履歴アクセス権設定処理部１３２は、図１３の行Ｌ５３の例の操作履歴に関し、削除ルール１を評価する。図１３を参照すると、行Ｌ５３の例の操作履歴が操作履歴ＤＢ１２４に登録された時点で、文書ＩＤ「ＩＤ５」について「受付」操作の操作履歴が連続して登録されている。このため、履歴アクセス権設定処理部１３２は、削除ルール１の削除条件「同一文書に対し『受付』操作が連続して行われた」が満たされると判定し、削除ルール１で定められた削除対象の履歴アクセス権「先に行われた『受付』操作によってのみ設定され得る履歴アクセス権」を特定する。本例の場合、先に行われた「受付」操作の操作履歴は、図１３の行Ｌ５２の例の操作履歴であり、当該操作履歴の操作履歴ＤＢ１２４への登録に応じて履歴アクセス権ＤＢ１３４に登録された履歴アクセス権は、「営業サポート２チーム，営業管理グループ長」である。この履歴アクセス権のうち、「営業サポート２チーム」は、先に行われた「受付」操作の操作履歴（行Ｌ５２）について設定ルール１０を評価した結果の履歴アクセス権の一部「操作者の所属チーム」に該当し、かつ、文書ＩＤ「ＩＤ５」の他の操作履歴（行Ｌ５１，Ｌ５３）について設定ルール１０を評価した結果の履歴アクセス権のいずれにも該当しない。一方、「営業管理グループ長」は、上述のとおり、２回目の「受付」操作の操作履歴（行Ｌ５３）について設定ルール１０を評価した結果、文書ＩＤ「ＩＤ５」に関連付けて履歴アクセス権ＤＢ１３４に登録され得る。以上より、履歴アクセス権設定処理部１３２は、削除対象の履歴アクセス権として、行Ｌ５３の例の操作履歴について設定ルール１０を評価した結果にのみ該当する履歴アクセス権「営業サポート２チーム」を特定する。履歴アクセス権設定処理部１３２は、文書ＩＤ「ＩＤ５」に関連付けて履歴アクセス権ＤＢ１３４に登録された履歴アクセス権のうち、削除対象として特定した履歴アクセス権「営業サポート２チーム」を削除する。この削除処理の後の履歴アクセス権ＤＢ１３４のデータ内容の例を図１５Ｄに示す。
【００８８】
図１５Ａ〜図１５Ｄを参照して上述した例では、図１４の例の削除ルール１に従って登録済みの履歴アクセス権の削除を行うことで、定められた回付ルートと異なるルートで「営業サポート２チーム」のユーザ「userE」に文書（ＩＤ５）が誤って回付されて行われた「受付」操作に応じて設定された履歴アクセス権「営業サポート２チーム」が履歴アクセス権ＤＢ１３４から削除される。
【００８９】
第３実施形態の例で用いる削除ルールの内容は、図１４の例の削除ルール１の内容に限定されない。例えば、削除ルール１において、削除条件「同一文書に対し『受付』操作が連続して行われた」の代わりに、「同一文書に対し『受付』操作が２回以上行われた」という削除条件を用いてもよい。この例の削除条件は、履歴アクセス権設定処理部１３２の処理対象の操作履歴に係る文書の文書ＩＤに関連付けて「受付」操作の操作履歴が２つ以上、操作履歴ＤＢ１２４に登録されていれば、当該２つ以上の操作履歴の間に「受付」以外の操作種別の操作履歴が登録されていても（つまり「受付」操作が連続していなくても）、満たされる。また、「受付」以外の特定の操作種別の操作が連続して、あるいは複数回、同一文書に対して行われたことを削除条件とし、この削除条件が満たされる場合の削除対象の履歴アクセス権を、当該特定の操作種別の操作履歴のうち最新のもの以外の操作履歴について設定ルールを評価することによってのみ設定され得る履歴アクセス権としておいてもよい。
【００９０】
＜第４実施形態＞
以上で説明した第１実施形態〜第３実施形態の例では、原則として、回付された文書に対する操作を行ったユーザや当該ユーザの所属するユーザ集合のユーザに対して、当該文書の操作履歴に対する閲覧許可を表す履歴アクセス権が設定される。したがって、上述の第１実施形態〜第３実施形態の例では、あるユーザ集合のユーザは、当該ユーザ自身または当該ユーザ集合に所属する他のユーザに文書が回付されて操作される前は、当該文書の操作履歴を閲覧できない。
【００９１】
ところで、組織においては、例えば稟議書の提出を受け付ける部署等、様々な部門や部署から文書の提出を受け付けるユーザ集合が存在することがある。このようなユーザ集合に所属するユーザは、例えば後日の文書の受付の業務量を予測して必要な対策を行うために、当該ユーザ集合に所属するユーザに回付される前の文書の操作履歴を閲覧できることが望ましい。しかし、上述の第１実施形態〜第３実施形態の例では、あるユーザ集合のユーザに回付される前の文書の操作履歴を当該ユーザ集合のユーザが閲覧することはできない。
【００９２】
そこで、第４実施形態の例では、あるユーザ集合のユーザにより操作されるはずの文書が作成された時点で、当該文書の操作履歴に対して、当該ユーザ集合のユーザに閲覧を許可する履歴アクセス権を設定する。このような履歴アクセス権の設定のため、第４実施形態の例では、まず、上述の第１実施形態〜第３実施形態の例と同様に文書の回付に伴う履歴アクセス権の設定を行い、実際に回付された文書の操作履歴に設定された履歴アクセス権を記録しておく。その後、実際に回付された文書と同じ種類の文書が新規作成されると、実際に回付された文書に設定された履歴アクセス権と同様の履歴アクセス権を、当該新規作成された文書の操作履歴に対して設定する。ここで、実際に回付された文書と「同じ種類の文書」とは、例えば、実際に回付された文書と同一の書式で作成された文書を意味する。あるいは、例えば、実際に回付された文書と同一の書式で、かつ、同一のユーザ（または同一のユーザ集合に所属するユーザ）によって作成された文書を「同じ種類の文書」として扱ってもよい。
【００９３】
図１６に、第４実施形態の例における管理サーバ１０の内部構成の概略の例を示す。図１６の例の管理サーバ１０は、第１実施形態および第２実施形態の例の図２の管理サーバ１０が備える各構成要素に加えて、履歴アクセス権設定実績ＤＢ１６０を備える。図１６において、図２の例の管理サーバ１０と同様の構成要素には図２と同様の符号を付し、その詳細な説明を省略する。
【００９４】
履歴アクセス権設定実績ＤＢ１６０は、実際に回付された文書の操作履歴に対して設定された履歴アクセス権を記憶しておくデータベースである。つまり、履歴アクセス権設定実績ＤＢ１６０には、実際に回付された文書の操作履歴に対する履歴アクセス権の設定の実績が記憶されると言える。履歴アクセス権設定実績ＤＢ１６０は、例えば、文書の種類ごとに、当該種類の文書であって実際に回付された文書の操作履歴に対して設定された履歴アクセス権を記憶する。本実施形態の例において、文書の種類を表す情報は、文書の書式および文書を作成したユーザに関する情報を含む。履歴アクセス権設定実績ＤＢ１６０のデータ内容の具体例は後述する。
【００９５】
第４実施形態の例の履歴アクセス権設定処理部１３０は、処理対象の操作履歴が履歴アクセス権設定実績ＤＢ１６０に未登録の種類の文書の操作履歴である場合、第１実施形態または第２実施形態の例と同様に履歴アクセス権の設定を行う。また、履歴アクセス権設定処理部１３２は、文書に対して最後に行われる操作の操作種別として予め設定された操作種別を含む操作履歴について履歴アクセス権の設定処理を行った場合、当該操作履歴に係る文書の文書ＩＤに関連付けて履歴アクセス権ＤＢ１３４に登録された履歴アクセス権を、当該文書の種類に関連付けて履歴アクセス権設定実績ＤＢ１６０に登録する。文書に対して最後に行われる操作の操作種別としては、文書を用いた業務において最後に行われる操作の操作種別を設定しておけばよい。以下では、最後に行われる操作の操作種別として「受付」を設定しておく場合を例にとり本実施形態の例を説明する。さらに、履歴アクセス権設定処理部１３２は、処理対象の操作履歴が履歴アクセス権設定実績ＤＢ１６０に登録済みの種類の文書の操作履歴である場合、履歴アクセス権設定実績ＤＢ１６０において当該種類に関連付けられた履歴アクセス権を、処理対象の操作履歴に係る文書の文書ＩＤに関連付けて履歴アクセス権ＤＢ１３４に登録する。
【００９６】
以下、履歴アクセス権設定実績ＤＢ１６０のデータ内容の具体例を説明する。本例において、まず、図９，図１０，図１１Ａ〜図１１Ｄを参照して説明した第２実施形態の例と同様に、文書ＩＤ「ＩＤ３」，「ＩＤ４」の文書が回付されて、管理サーバ１０の操作履歴ＤＢ１２４に図９の例の操作履歴が登録され、図１０の例の設定ルール１０に従って図１１Ｄに例示する内容の履歴アクセス権が履歴アクセス権ＤＢ１３４に登録されるとする。また、文書ＩＤ「ＩＤ３」の文書の書式を「稟議書１」、文書ＩＤ「ＩＤ４」の文書の書式を「稟議書２」とする。なお、各文書の書式を表す情報は、例えば、各文書に文書ＩＤが付与された時点で、文書ＩＤと書式の識別情報とを関連付けて図示しない記憶装置に記憶させることで保持しておけばよい。履歴アクセス権設定処理部１３２は、各文書「ＩＤ３」，「ＩＤ４」について「受付」操作の操作履歴を処理対象として設定ルール１０の評価および履歴アクセス権の設定を行うと、各文書の書式「稟議書１」，「稟議書２」に関連付けて、それぞれ、文書ＩＤ「ＩＤ３」，「ＩＤ４」について履歴アクセス権ＤＢ１３４に登録された履歴アクセス権（図１１Ｄ参照）を履歴アクセス権設定実績ＤＢ１６０に登録する。
【００９７】
図１７に、履歴アクセス権設定実績ＤＢ１６０のデータ内容の一例を示す。図１７の例の表は、書式、文書ＩＤ付与時の操作者、および履歴アクセス権の各項目を含む。書式の項目には、実際に回付された文書の書式の識別情報が登録される。文書ＩＤ付与時の操作者の項目には、対応する書式の文書に文書ＩＤが付与される契機となった操作を行った操作者のユーザＩＤが登録される。本実施形態の例では、文書の「印刷」操作を契機として文書に文書ＩＤが付与されるため、当該文書の「印刷」操作の操作者が「文書ＩＤ付与時の操作者」であると言える。図１７の例では、書式および文書ＩＤ付与時の操作者の組合せが文書の種類を表す。履歴アクセス権の項目には、対応する「書式」の文書であって、対応する「文書ＩＤ付与時の操作者」の操作により文書ＩＤが付与された文書の操作履歴に対して設定される履歴アクセス権の内容が登録される。図１７の例の表では、上述の文書ＩＤ「ＩＤ３」の文書の書式「稟議書１」および当該文書の文書ＩＤ付与時の操作者「userC」（「印刷」操作時の操作者。図９の行Ｌ３１の例の操作履歴を参照）が登録されている。さらに、書式「稟議書１」および文書ＩＤ付与時の操作者「userC」に関連付けて、文書ＩＤ「ＩＤ３」の文書の操作履歴に設定された履歴アクセス権「userC，営業サポート１チーム，営業管理グループ長」（図１１Ｄの文書ＩＤ「ＩＤ３」の行を参照）が登録されている。また、図１７の例の表において、文書ＩＤ「ＩＤ４」の文書の書式「稟議書２」および当該文書の文書ＩＤ付与時の操作者「userD」（「印刷」操作時の操作者。図９の行Ｌ４１の例の操作履歴を参照）の組合せに関連付けて、履歴アクセス権「userD，営業サポート２チーム，営業管理グループ長」（図１１Ｄの文書ＩＤ「ＩＤ４」の行を参照）が登録されている。
【００９８】
図１８に、履歴アクセス権設定実績ＤＢ１６０のデータ内容の他の一例を示す。図１８は、管理サーバ１０において、操作履歴ＤＢ１２４に図９の例の操作履歴が登録され、かつ履歴アクセス権ＤＢ１３４に図１１Ｄの例の履歴アクセス権が登録された場合の履歴アクセス権設定実績ＤＢ１６０のデータ内容の他の例である。図１８の例の表は、図１７の例における「文書ＩＤ付与時の操作者」の項目の代わりに、「文書ＩＤ付与時の操作者の所属部門」の項目を含む。図１８の例では、対応する書式の文書に文書ＩＤが付与された時点での操作者のユーザＩＤを履歴アクセス権設定実績ＤＢ１６０に登録する代わりに、当該操作者が所属する部門の識別情報を登録する。よって、図１８の例の表では、書式「稟議書１」に関連付けて、図１７の例の表における文書ＩＤ付与時の操作者「userC」の代わりに、「userC」の所属する部門の識別情報である「営業部」が「文書ＩＤ付与時の操作者の所属」の値として登録されている。同様に、図１８の例の表では、書式「稟議書２」に関連付けて、図１７の例の表における文書ＩＤ付与時の操作者「userD」の代わりに、「userD」が所属する部門「営業部」が登録されている。なお、操作者が所属する部門の識別情報は、ユーザ・組織情報ＤＢ１００（図３参照）から取得すればよい。また、図１８の例の表では、履歴アクセス権の項目において、実際に回付された文書の文書ＩＤに関連付けて履歴アクセス権ＤＢ１３４に登録された履歴アクセス権のうち、１人のユーザを表す履歴アクセス権（「userC」，「userD」，「営業管理グループ長」）を省略し、ユーザ集合を表す履歴アクセス権（「営業サポート１チーム」，「営業サポート２チーム」）のみが登録されている。
【００９９】
履歴アクセス権設定処理部１３２は、履歴アクセス権設定実績ＤＢ１６０に登録された種類の文書が新たに作成され、当該種類に関連付けられた文書ＩＤ付与時の操作者の操作によって文書ＩＤが付与された場合に、当該新たに作成された文書の操作履歴に対し、当該種類に関連付けて履歴アクセス権設定実績ＤＢ１６０に登録された履歴アクセス権を設定する。よって、履歴アクセス権設定実績ＤＢ１６０に図１７の例のデータ内容が登録されている場合、書式「稟議書１」の文書がユーザ「userC」によって新たに印刷されて文書ＩＤが付与されると、当該文書ＩＤに関連付けて、履歴アクセス権「userC，営業サポート１チーム，営業管理グループ長」が履歴アクセス権ＤＢ１３４に登録される。さらに、書式「稟議書２」の文書がユーザ「userD」によって新たに印刷されて文書ＩＤが付与されると、当該文書ＩＤに関連付けて、履歴アクセス権「userD，営業サポート２チーム，営業管理グループ長」が履歴アクセス権ＤＢ１３４に登録される。また、履歴アクセス権設定実績ＤＢ１６０に図１８の例のデータ内容が登録されている場合、書式「稟議書１」の文書が「営業部」に所属するユーザによって新たに印刷されて文書ＩＤが付与されると、当該文書ＩＤに関連付けて、履歴アクセス権「営業サポート１チーム」が履歴アクセス権ＤＢ１３４に登録され、書式「稟議書２」の文書が「営業部」に所属するユーザによって新たに印刷されて文書ＩＤが付与されると、当該文書ＩＤに関連付けて、履歴アクセス権「営業サポート２チーム」が履歴アクセス権ＤＢ１３４に登録される。履歴アクセス権設定実績ＤＢ１６０を参照して上述のように履歴アクセス権の設定を行うと、該当する種類の文書の回付を受けるユーザ集合に所属するユーザが、当該ユーザ集合で当該文書の回付を受ける前に、当該文書の操作履歴を閲覧可能となる。
【０１００】
なお、履歴アクセス権設定処理部１３２は、履歴アクセス権設定実績ＤＢ１６０に登録された履歴アクセス権を新規作成された文書の文書ＩＤに関連付けて履歴アクセス権ＤＢ１３４に登録した場合、履歴アクセス権の設定の実績に基づいて履歴アクセス権を登録した旨を表す情報を当該文書ＩＤにさらに関連付けて登録してもよい。このような情報の有無を参照し、履歴アクセス権設定処理部１３２は、処理対象の操作履歴に係る文書の文書ＩＤについて履歴アクセス権の設定の実績に基づいて履歴アクセス権を登録済みであれば、当該操作履歴に関する設定ルールの評価および履歴アクセス権の設定の処理を省略してよい。
【０１０１】
なお、履歴アクセス権設定実績ＤＢ１６０のデータ内容の態様は、図１７および図１８を参照して上記で説明した例に限られない。例えば、図１７および図１８の各例において、「文書ＩＤ付与時の操作者」および「文書ＩＤ付与時の操作者の所属部門」の各項目を省略してもよい。この例の場合、履歴アクセス権設定実績ＤＢ１６０には、実際に回付された文書の書式と履歴アクセス権との組が登録され、登録済みの書式の文書が新たに作成されて文書ＩＤが付与された場合に、当該書式に対応する履歴アクセス権が当該新たな文書の操作履歴に対して設定される。
【０１０２】
以下、図１９を参照し、第４実施形態の例の管理サーバ１０の履歴アクセス権設定処理部１３２が実行する処理の手順の例を説明する。図１９の例の手順の処理は、図６のステップＳ１０，Ｓ１２を参照して説明した第１実施形態または第２実施形態の例と同様に操作履歴登録部１２２が操作履歴ＤＢ１２４に操作履歴を登録し、その旨を履歴アクセス権設定処理部１３２に通知した場合に、履歴アクセス権設定処理部１３２によって開始される。履歴アクセス権設定処理部１３２は、操作履歴登録部１２２から通知された、操作履歴ＤＢ１２４への登録の対象の操作履歴を処理対象として図１９の例の手順の処理を実行する。
【０１０３】
まず、履歴アクセス権設定処理部１３２は、処理対象の操作履歴に係る文書の操作履歴に対し、実際に回付された文書の操作履歴に対する履歴アクセス権の設定の実績に基づいて履歴アクセス権を設定済みであるか否かを判定する（ステップＳ２０）。ステップＳ２０の判定は、例えば、履歴アクセス権ＤＢ１３４において、処理対象の操作履歴に係る文書の文書ＩＤに関連付けて、履歴アクセス権の設定の実績に基づいて履歴アクセス権を登録した旨を表す情報が登録されているか否かを判定することで行えばよい。
【０１０４】
処理対象の操作履歴に係る文書の操作履歴に対し、履歴アクセス権の設定の実績に基づいて履歴アクセス権を設定済みである場合（ステップＳ２０でＹＥＳ）、履歴アクセス権設定処理部１３２は、ステップＳ２２以降の処理を行わずに図１９の例の手順の処理を終了する。
【０１０５】
処理対象の操作履歴に係る文書の操作履歴に対し、履歴アクセス権の設定の実績に基づいて履歴アクセス権を設定済みでない場合（ステップＳ２０でＮＯ）、履歴アクセス権設定処理部１３２は、処理対象の操作履歴が新たな文書ＩＤの文書の操作履歴であるか否かを判定する（ステップＳ２２）。ステップＳ２２の判定は、例えば、処理対象の操作履歴に含まれる操作種別が、文書ＩＤの付与の契機となる操作種別として予め設定された操作種別であるか否かを判定することで行えばよい。例えば、文書の「印刷」操作が行われた場合に文書ＩＤが付与される本例の場合、処理対象の操作履歴に含まれる操作種別が「印刷」であれば、ステップＳ２２でＹＥＳ判定し、「印刷」以外の操作種別であれば、ステップＳ２２でＮＯ判定すればよい。ステップＳ２２の判定の他の例では、操作履歴ＤＢ１２４を参照し、処理対象の操作履歴が当該操作履歴に係る文書ＩＤに関連付けて登録された唯一の操作履歴である場合にＹＥＳ判定し、他の操作履歴が当該文書ＩＤに関連付けて登録されている場合にＮＯ判定してもよい。
【０１０６】
処理対象の操作履歴が新たな文書ＩＤの文書の操作履歴である場合（ステップＳ２２でＹＥＳ）、履歴アクセス権設定処理部１３２は、処理対象の操作履歴に係る文書の文書ＩＤの文書の種類に対応する履歴アクセス権が履歴アクセス権設定実績ＤＢ１６０に登録済みであるか否かを判定する（ステップＳ２４）。ステップＳ２４の判定は、履歴アクセス権設定実績ＤＢ１６０を参照して行われる。例えば、履歴アクセス権設定実績ＤＢ１６０が図１７または図１８の例の表の項目を含む場合、判定の対象の文書ＩＤの文書の書式と処理対象の操作履歴に含まれる操作者（または当該操作者の所属部門）との組合せに対応する履歴アクセス権が履歴アクセス権設定実績ＤＢ１６０に登録済みであるか否かを判定する。また例えば、履歴アクセス権設定実績ＤＢ１６０に文書の書式と履歴アクセス権とが登録されている場合、判定の対象の文書ＩＤの文書の書式に対応する履歴アクセス権が履歴アクセス権設定実績ＤＢ１６０に登録済みであるか否かを判定すればよい。
【０１０７】
処理対象の操作履歴に係る文書の文書ＩＤの文書の種類に対応する履歴アクセス権が履歴アクセス権設定実績ＤＢ１６０に登録済みである場合（ステップＳ２４でＹＥＳ）、履歴アクセス権設定処理部１３２は、当該文書ＩＤに関連付けて、履歴アクセス権設定実績１６０に登録済みの該当する履歴アクセス権と同じ内容の履歴アクセス権を履歴アクセス権ＤＢ１３４に登録する（ステップＳ２６）。このとき、本例の履歴アクセス権設定処理部１３２は、当該文書ＩＤに関連付けて、履歴アクセス権の設定の実績に基づいて履歴アクセス権を設定済みである旨を表す情報をさらに履歴アクセス権ＤＢ１３４に登録する。
【０１０８】
処理対象の操作履歴が新たな文書ＩＤの文書の操作履歴でない場合（ステップＳ２２でＮＯ）、または、履歴アクセス権設定実績ＤＢ１６０に該当する履歴アクセス権が登録されていない場合（ステップＳ２４でＮＯ）、履歴アクセス権設定処理部１３２は、履歴アクセス権設定ルールＤＢ１３２に記憶された設定ルールに従って履歴アクセス権を設定する（ステップＳ２８）。ステップＳ２８の履歴アクセス権の設定処理は、図６の例の手順のステップＳ１４，Ｓ１６を参照して説明した第１実施形態または第２実施形態の例における履歴アクセス権設定処理部１３２の処理と同様であってよい。
【０１０９】
ステップＳ２８の後、履歴アクセス権設定処理部１３２は、処理対象の操作履歴に含まれる操作種別が、文書に対して最後に行われる操作の操作種別として予め設定された操作種別であるか否かを判定する（ステップＳ３０）。最後の操作の操作種別として「受付」が設定されている本例では、ステップＳ３０で、処理対象の操作履歴に含まれる操作種別が「受付」操作であればＹＥＳ判定し、「受付」操作以外であればＮＯ判定する。
【０１１０】
処理対象の操作履歴に含まれる操作種別が最後の操作の操作種別であれば（ステップＳ３０でＹＥＳ）、当該操作履歴に係る文書の文書ＩＤに関連付けて履歴アクセス権ＤＢ１３４に登録された履歴アクセス権を、当該文書の種類を表す情報に関連付けて履歴アクセス権設定実績ＤＢ１６０に登録する（ステップＳ３２）。例えば履歴アクセス権設定実績ＤＢ１６０が図１７または図１８の例の表の項目を含む場合、文書の種類は、文書の書式と文書ＩＤ付与時の操作者または当該操作者の所属部門との組合せによって表される。よって、この場合、履歴アクセス権設定処理部１３２は、ステップＳ３２で、処理対象の操作履歴に係る文書の書式と、処理対象の操作履歴に係る文書に文書ＩＤが付与された時点での操作者または当該操作者の所属部門と、の組合せを履歴アクセス権設定実績ＤＢ１６０に登録し、さらに、当該組合せに関連付けて、履歴アクセス権ＤＢ１３４に登録された、該当する履歴アクセス権を履歴アクセス権設定実績ＤＢ１６０に登録する。履歴アクセス権設定実績ＤＢ１６０に文書の書式と履歴アクセス権とが登録されている場合、履歴アクセス権設定処理部１３２は、ステップＳ３２で、処理対象の操作履歴に係る文書の書式に関連付けて、履歴アクセス権ＤＢ１３４に登録された、該当する履歴アクセス権を履歴アクセス権設定実績ＤＢ１６０に登録する。
【０１１１】
ステップＳ２６の後、ステップＳ３０でＮＯ判定された後、または、ステップＳ３２の後、図１９の例の手順の処理は終了する。
【０１１２】
図１９の例の手順のステップＳ２０の判定により、履歴アクセス権の設定の実績に基づいて履歴アクセス権を設定済みである操作履歴が処理対象となった場合に、履歴アクセス権の設定の処理が省略される。また、ステップＳ２２およびステップＳ２４の判定を行うことで、実際に回付された文書の操作履歴に対して履歴アクセス権が設定済みであり、かつ当該実際に回付された文書と同じ書式の文書が新たに作成された場合に、新たに作成された文書の操作履歴に対し、当該実際に回付された文書の操作履歴に対して設定済みの履歴アクセス権が設定され、それ以外の文書が新たに作成された場合に、設定ルールに従った履歴アクセス権の設定が行われる。
【０１１３】
以上で説明した第４実施形態の変形例では、図１９の例の手順のステップＳ２０の判定を省略してもよい。本変形例の場合、履歴アクセス権の設定の実績に基づいて、ある文書の操作履歴に履歴アクセス権を設定した後も、当該文書の操作履歴が操作履歴ＤＢ１２４に登録されるたびに、ステップＳ２８の処理により、登録対象の操作履歴について設定ルールを評価し、当該文書の文書ＩＤに関連付けて履歴アクセス権ＤＢ１３４に登録された履歴アクセス権を更新する。
【０１１４】
なお、上述の第４実施形態の例では、第１実施形態または第２実施形態の処理に追加して履歴アクセス権設定実績ＤＢ１６０を用いる上述の処理を行う。しかし、第４実施形態の例において、履歴アクセス権設定実績ＤＢ１６０を用いる処理は、第３実施形態の例の処理に追加して行ってもよい。例えば、図１９の例の手順のステップＳ２８において、処理対象の操作履歴について設定ルールを評価して履歴アクセス権の設定を行うだけでなく、第３実施形態の例のように削除ルールを評価して履歴アクセス権の一部を削除する処理を行ってもよい。
【０１１５】
＜他の変形例等＞
本発明の実施の形態には、以上で説明した第１実施形態〜第４実施形態およびこれらの実施形態の変形例の他にも各種の変形例があってよい。例えば、上述の各実施形態および変形例では、電子文書の印刷の際に当該文書に文書ＩＤを付与し、文書ＩＤと共に電子文書の内容を印刷した紙文書を回付して操作履歴の記録および操作履歴に対する履歴アクセス権の設定を行う。上述の各実施形態および変形例の処理は、電子文書を回付する場合にも同様に適用してよい。例えば、ある文書処理アプリケーションによって作成された電子文書のファイル形式を、回付用のファイル形式として予め定められた形式に変換した上で、変換後の電子文書を回付することがある。このように電子文書のファイル形式を変換する「変換」操作を契機として電子文書に文書ＩＤを付与してもよい。電子文書に付与された文書ＩＤは、例えば当該電子文書の属性情報に含めておけばよい。回付用のファイル形式は、例えば、文書処理アプリケーションによる編集ができないファイル形式とすればよく、一具体例として、ＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ  Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  Ｆｏｒｍａｔ）が挙げられる。また、電子文書の回付は、例えば、電子文書を添付した電子メールの送信によって行えばよい。電子文書の属性情報中の文書ＩＤを用いて、上述の各実施形態および変形例の処理を上記と同様に実行できる。さらに他の例では、新たに作成した電子文書を文書データベースに登録する「新規登録」操作を契機として当該電子文書に文書ＩＤを付与してもよい。
【０１１６】
また、上述の各実施形態および変形例において、履歴アクセス権は、操作履歴の閲覧を許可されるユーザを表す情報（ユーザＩＤ、ユーザ集合の識別情報、および組織におけるユーザ役割等）により記述される。しかし、履歴アクセス権は、操作履歴の「閲覧」だけでなく、例えば操作履歴の「削除」および「印刷」等、「閲覧」の他の利用態様のそれぞれについて、その態様での利用を許可されるユーザを表す情報により記述してもよい。あるいは、例えば、操作履歴の利用を許可されるユーザではなく、各種の利用態様での操作履歴の利用を禁止されるユーザを表す情報によって履歴アクセス権を記述してもよい。履歴アクセス権は、操作履歴を利用する主体と当該主体に対して許可または禁止される利用の態様との組が特定されるように記述されていれば、どのような態様で記述されていてもよい。
【０１１７】
以上に例示した管理サーバ１０は、典型的には、汎用のコンピュータにて上述の管理サーバ１０の各部の機能または処理内容を記述したプログラムを実行することにより実現される。コンピュータは、例えば、ハードウエアとして、図２０に示すように、ＣＰＵ（中央演算装置）８０、メモリ（一次記憶）８２、各種Ｉ／Ｏ（入出力）インタフェース８４等がバス８６を介して接続された回路構成を有する。また、そのバス８６に対し、例えばＩ／Ｏインタフェース８４経由で、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）８８やＣＤやＤＶＤ、フラッシュメモリなどの各種規格の可搬型の不揮発性記録媒体を読み取るためのディスクドライブ９０が接続される。このようなドライブ８８または９０は、メモリに対する外部記憶装置として機能する。実施形態の処理内容が記述されたプログラムがＣＤやＤＶＤ等の記録媒体を経由して、またはネットワーク経由で、ＨＤＤ８８等の固定記憶装置に保存され、コンピュータにインストールされる。固定記憶装置に記憶されたプログラムがメモリに読み出されＣＰＵにより実行されることにより、実施形態の処理が実現される。クライアント２０についても同様である。
【０１１８】
なお、以上では、管理サーバ１０を１台のコンピュータにより実現する例の実施形態を説明したが、管理サーバ１０の上述の例の各種の機能を複数のコンピュータに分散させて実現してもよい。
【符号の説明】
【０１１９】
１０  管理サーバ、２０  クライアント、３０  ネットワーク、８０  ＣＰＵ、８２  メモリ、８４  Ｉ／Ｏインタフェース、８６  バス、８８  ＨＤＤ、９０  ディスクドライブ、１００  ユーザ・組織情報ＤＢ、１０２  ユーザ認証部、１１０  文書処理部、１１２  文書ＩＤ付与部、１１４  印刷指示部、１２０  操作受付部、１２２  操作履歴登録部、１２４  操作履歴ＤＢ、１３０  履歴アクセス権設定ルールＤＢ、１３２  履歴アクセス権設定処理部、１３４  履歴アクセス権ＤＢ、１４０  履歴アクセス制御部、１５０  履歴アクセス権削除ルールＤＢ、１６０  履歴アクセス権設定実績ＤＢ。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７Ａ】
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【図７Ｂ】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１Ａ】
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【図１１Ｂ】
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【図１１Ｃ】
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【図１１Ｄ】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５Ａ】
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【図１５Ｂ】
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【図１５Ｃ】
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【図１５Ｄ】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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