(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
定められた属性情報の項目及びフォルダ構成に従って情報を管理する情報管理装置であって、
前記フォルダ構成を、ネットワークを介して接続されたファイルサーバに設けられた記憶領域に生成するフォルダ構成出力部と、
前記ファイルサーバに情報を登録する情報処理端末によって格納された属性情報の項目であって、前記情報処理端末によって管理されている属性情報の項目を示す他機器属性項目情報を前記ファイルサーバから取得し、取得した前記他機器属性項目情報に基づき、前記定められた属性情報の項目と前記情報処理端末において管理されている属性情報の項目との対応関係を示す属性対応情報を生成する属性対応情報生成部と、
前記ファイルサーバの記憶領域に生成された前記フォルダ構成に含まれるフォルダから、前記情報処理端末によって前記フォルダに格納された登録対象情報であって、前記他機器属性項目情報に従って属性情報が付加された登録対象情報を取得する情報取得部と、
前記生成された属性対応情報に基づき、前記取得された登録対象情報に付加された属性情報を前記定められた属性情報の項目に変換し、前記取得された登録対象情報および前記変換した属性情報の項目を、前記情報処理端末によって登録対象情報が格納された前記ファイルサーバのフォルダに対応する前記情報管理装置のフォルダへ格納する情報格納部とを含むことを特徴とする情報管理装置。
【請求項２】
前記属性対応情報生成部は、前記定められた属性情報の項目と前記情報処理端末において管理されている属性情報の項目との対応関係を設定するための対応関係設定画面を表示するための情報を出力し、前記対応関係設定画面に対するユーザによる操作に応じて前記属性対応情報を生成することを特徴とする請求項１に記載の情報管理装置。
【請求項３】
前記属性対応情報生成部は、前記他機器属性項目情報に基づき、前記定められた属性情報の項目毎に、前記情報処理端末において管理されている属性情報の項目を選択する選択部を表示するように、前記対応関係設定画面を表示するための表示情報を生成することを特徴とする請求項２に記載の情報管理装置。
【請求項４】
定められた属性情報の項目及びフォルダ構成に従って情報を管理する情報管理プログラムであって、
前記フォルダ構成を、ネットワークを介して接続されたファイルサーバに設けられた記憶領域に生成するステップと、
前記ファイルサーバに情報を登録する情報処理端末によって格納された属性情報の項目であって、前記情報処理端末によって管理されている属性情報の項目を示す他機器属性項目情報を前記ファイルサーバから取得して記憶媒体に記憶するステップと、
記憶した前記他機器属性項目情報に基づき、前記定められた属性情報の項目と前記情報処理端末において管理されている属性情報の項目との対応関係を示す属性対応情報を生成して記憶媒体に記憶するステップと、
前記ファイルサーバの記憶領域に生成された前記フォルダ構成に含まれるフォルダから、前記情報処理端末によって前記フォルダに格納された登録対象情報であって、前記他機器属性項目情報に従って属性情報が付加された登録対象情報を取得して記憶媒体に記憶するステップと、
前記記憶された属性対応情報に基づき、前記記憶された登録対象情報に付加された属性情報を前記定められた属性情報の項目に変換し、前記取得された登録対象情報および前記変換した属性情報の項目を、前記情報処理端末によって登録対象情報が格納された前記ファイルサーバのフォルダに対応する前記情報管理装置のフォルダへ格納するステップとを情報処理装置に実行させることを特徴とする情報管理プログラム。
【請求項５】
定められた属性情報の項目及びフォルダ構成に従って情報を管理する情報管理方法であって、
前記フォルダ構成を、ネットワークを介して接続されたファイルサーバに設けられた記憶領域に生成し、
前記ファイルサーバに情報を登録する情報処理端末によって格納された属性情報の項目であって、前記情報処理端末によって管理されている属性情報の項目を示す他機器属性項目情報を前記ファイルサーバから取得して記憶媒体に記憶し、
取得した前記他機器属性項目情報に基づき、前記定められた属性情報の項目と前記情報処理端末において管理されている属性情報の項目との対応関係を示す属性対応情報を生成して記憶媒体に記憶し、
前記ファイルサーバの記憶領域に生成された前記フォルダ構成に含まれるフォルダから、前記情報処理端末によって前記フォルダに格納された登録対象情報であって、前記他機器属性項目情報に従って属性情報が付加された登録対象情報を取得して記憶媒体に記憶し、
前記生成された属性対応情報に基づき、前記取得された登録対象情報に付加された属性情報を前記定められた属性情報の項目に変換し、前記取得された登録対象情報および前記変換した属性情報の項目を、前記情報処理端末によって登録対象情報が格納された前記ファイルサーバのフォルダに対応する前記情報管理装置のフォルダへ格納することを特徴とする情報管理方法。
【請求項６】
定められた属性情報の項目及びフォルダ構成に従って情報を管理する情報管理装置と、
前記情報管理装置に管理させるべき管理対象情報を処理する情報処理端末と、
前記情報管理装置に管理させるべき管理対象情報を一時的に保持するネットワークを介して接続されたファイルサーバとを含む情報管理システムであって、
前記情報管理装置は、
前記フォルダ構成を、前記ファイルサーバに設けられた記憶領域に生成するフォルダ構成出力部と、
前記ファイルサーバに情報を登録する情報処理端末によって格納された属性情報の項目であって、前記情報処理端末によって管理されている属性情報の項目を示す他機器属性項目情報を前記ファイルサーバから取得し、取得した前記他機器属性項目情報に基づき、前記定められた属性情報の項目と前記情報処理端末において管理されている属性情報の項目との対応関係を示す属性対応情報を生成する属性対応情報生成部と、
前記ファイルサーバの記憶領域に生成された前記フォルダ構成に含まれるフォルダから、前記情報処理端末によって前記フォルダに格納された登録対象情報であって、前記他機器属性項目情報に従って属性情報が付加された登録対象情報を取得する情報取得部と、
前記生成された属性対応情報に基づき、前記取得された登録対象情報に付加された属性情報を前記定められた属性情報の項目に変換し、前記取得された登録対象情報および前記変換した属性情報の項目を、前記情報処理端末によって登録対象情報が格納された前記ファイルサーバのフォルダに対応する前記情報管理装置のフォルダへ格納する情報格納部とを含むことを特徴とする情報管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報管理装置、情報管理プログラム、情報管理方法及び情報管理システムに関し、特に、データベースに記憶されている情報に付加されている属性の管理に関する。
【背景技術】
【０００２】
画像情報や文書情報等、電子化された情報をネットワーク上のサーバに記憶させ、ユーザがネットワークを介してそれらの情報を取得し、若しくは表示するファイル管理のシステムは、既に一般的に用いられている。このようなファイル管理システムにおいて、サーバに記憶させる画像や文書への属性情報の付加を自動化する方法が提案されている（例えば、特許文献１参照）。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
このようなファイル管理システムにおいて、画像情報や文書情報を登録する先がデータベースであり、それらの情報に付加する属性情報の管理やフォルダ構成の管理が独自に行われている場合がある。そして、画像情報や文書情報を登録するユーザが使用している情報処理端末側からはデータベースにおける属性情報やフォルダ構成を確認することが情報セキュリティ等の要請により不可能な場合もあり得る。
【０００４】
そのような場合、ユーザが画像編集用アプリケーション等を介して、上記のデータベースに画像情報を登録する際に、正しいフォルダに登録することができず、若しくは誤った属性情報が登録されてしまうという問題がある。
【０００５】
本発明は、このような課題を解決するためになされたものであり、ネットワーク上に設けられたデータベースに情報を登録する文書管理システムにおいて、データベースにおける情報の管理態様が、登録するべき情報の管理態様と異なる場合であっても、正確に情報を登録することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記課題を解決するために、本発明の一態様は、定められた属性情報の項目及びフォルダ構成に従って情報を管理する情報管理装置であって、前記フォルダ構成を、ネットワークを介して接続されたファイルサーバに設けられた記憶領域に生成するフォルダ構成出力部と、前記ファイルサーバに情報を登録する情報処理端末によって格納された属性情報の項目であって、前記情報処理端末によって管理されている属性情報の項目を示す他機器属性項目情報を前記ファイルサーバから取得し、取得した前記他機器属性項目情報に基づき、前記定められた属性情報の項目と前記情報処理端末において管理されている属性情報の項目との対応関係を示す属性対応情報を生成する属性対応情報生成部と、前記ファイルサーバの記憶領域に生成された前記フォルダ構成に含まれるフォルダから、前記情報処理端末によって前記フォルダに格納された登録対象情報であって、前記他機器属性項目情報に従って属性情報が付加された登録対象情報を取得する情報取得部と、前記生成された属性対応情報に基づき、前記取得された登録対象情報に付加された属性情報を前記定められた属性情報の項目に変換し、前記取得された登録対象情報および前記変換した属性情報の項目を、前記情報処理端末によって登録対象情報が格納された前記ファイルサーバのフォルダに対応する前記情報管理装置のフォルダへ格納する情報格納部とを含むことを特徴とする。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によれば、ネットワーク上に設けられたデータベースに情報を登録する文書管理システムにおいて、データベースにおける情報の管理態様が、登録するべき情報の管理態様と異なる場合であっても、正確に情報を登録することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１１】
【図１】本発明の実施形態に係る文書管理システムの運用形態を示す図である。
【図２】本発明の実施形態に係る情報処理端末のハードウェア構成を模式的に示すブロック図である。
【図３】本発明の実施形態に係る文書管理端末の機能構成を示すブロック図である。
【図４】本発明の実施形態に係る属性関連付け設定画面の例を示す図である。
【図５】本発明の実施形態に係る属性関連付け情報の例を示す図である。
【図６】本発明の実施形態に係るフォルダ構成の出力態様を示す図である。
【図７】本発明の実施形態に係る文書管理システムの動作を示すシーケンス図である。
【図８】本発明の実施形態に係る属性情報の変換態様を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１２】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。本実施形態においては、文書管理システムとして、画像や文書の情報（以降、登録対象情報とする）が登録されるデータベースと、登録対象情報を生成、編集するアプリケーションがインストールされたＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）等の情報処理端末とを含む文書管理システムを例として説明する。
【００１３】
図１は、本実施の形態に係る文書管理システムの運用形態の例を示す図である。図１に示すように、本実施形態に係る文書管理システムにおいては、プリンタやスキャナ等の入出力機能を含む画像形成装置１、ユーザが操作するＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）等の情報処理端末であるユーザ端末２、ユーザ端末２や画像形成装置１が直接情報を登録若しくは参照可能なファイルサーバ３が接続されたネットワークＡと、登録対象情報が最終的に格納される文書管理端末４が接続されたネットワークＢとが、インターネットや電話回線等の公衆回線５を介して接続されている。
【００１４】
画像形成装置１は、撮像機能、画像形成機能及び通信機能等を備えることにより、プリンタ、ファクシミリ、スキャナ、複写機として利用可能な複合機である。ユーザ端末２は、ユーザが操作する情報処理端末であり、登録対象情報である画像や文書の情報を生成、編集する機能を含むアプリケーション（以降、ユーザアプリケーションとする）がインストールされている。ファイルサーバ３は、ネットワークを介してアクセス可能な記憶領域が設けられたサーバである。本実施形態に係るネットワークＡに接続されている各機器は、全て同一のルータに接続されており、ネットワークＡはルータを介して公衆回線５に接続されている。
【００１５】
文書管理端末４は、本実施形態の要旨に係る機能を提供する情報処理端末であり、ＰＣ等によって構成される。文書管理端末４は、登録対象情報を記憶して管理するデータベース機能の他、データベース内のフォルダ構成をファイルサーバ３内の記憶領域に複製する機能や、ユーザアプリケーションにおいて管理可能な属性情報とデータベースにおいて管理されている属性情報とを対応させる機能を含む。ネットワークＢも、ネットワークＡと同様に、ルータを介して公衆回線５に接続されている。
【００１６】
尚、本実施形態においては、文書管理端末４に上記の各種の機能が搭載されている場合を例として説明するが、夫々が異なる情報処理端末上において実現されており、ネットワークを介してそれらの機能が連携するように構成されていても良い。また、ファイルサーバ３の機能が、画像形成装置１において実現されていても良い。
【００１７】
次に、本実施形態に係る画像形成装置１、ユーザ端末２、ファイルサーバ３及び文書管理端末４のハードウェア構成について説明する。図２は、本実施形態に係る文書管理端末４のハードウェア構成を示すブロック図である。以下の説明においては、文書管理端末４のハードウェア構成を例として説明するが、画像形成装置１、ユーザ端末２及びファイルサーバ３についても同様である。
【００１８】
図２に示すように、本実施形態に係る文書管理端末４は、一般的なサーバやＰＣ等と同様の構成を含む。即ち、本実施形態に係る文書管理端末４は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）１０、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）２０、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）３０、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ  Ｄｉｓｋ  Ｄｒｉｖｅ）４０及びＩ／Ｆ５０がバス８０を介して接続されている。また、Ｉ／Ｆ５０にはＬＣＤ（Ｌｉｑｕｉｄ  Ｃｒｙｓｔａｌ  Ｄｉｓｐｌａｙ）６０及び操作部７０が接続されている。
【００１９】
ＣＰＵ１０は演算手段であり、文書管理端末４全体の動作を制御する。ＲＡＭ２０は、情報の高速な読み書きが可能な揮発性の記憶媒体であり、ＣＰＵ１０が情報を処理する際の作業領域として用いられる。ＲＯＭ３０は、読み出し専用の不揮発性記憶媒体であり、ファームウェア等のプログラムが格納されている。ＨＤＤ４０は、情報の読み書きが可能な不揮発性の記憶媒体であり、ＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ  Ｓｙｓｔｅｍ）や各種の制御プログラム、アプリケーション・プログラム等が格納される。また、上述したデータベースにおいて、実際の情報の格納先としてＨＤＤ４０が用いられる。
【００２０】
Ｉ／Ｆ５０は、バス８０と各種のハードウェアやネットワーク等を接続し制御する。ＬＣＤ６０は、ユーザが認証サービスサーバ３の状態を確認するための視覚的ユーザインタフェースである。操作部７０は、キーボードやマウス等、ユーザがクライアント端末３に情報を入力するためのユーザインタフェースデバイスである。尚、図１において説明したように、本実施形態に係るファイルサーバ３は、サーバとして運用される。従って、ＬＣＤ６０及び操作部７０等のユーザインタフェースは省略可能である。また、画像形成装置１は、図２に示すハードウェア構成に加えて、スキャナ、プリンタ等を実現するためのエンジンを備える。
【００２１】
このようなハードウェア構成において、ＲＯＭ３０やＨＤＤ４０若しくは図示しない光学ディスク等の記憶媒体に格納されたプログラムがＲＡＭ２０に読み出され、ＣＰＵ１０の制御に従って動作することにより、ソフトウェア制御部が構成される。このようにして構成されたソフトウェア制御部と、ハードウェアとの組み合わせによって、本実施形態に係る画像形成装置１、ユーザ端末２、ファイルサーバ３及び文書管理端末４の機能を実現する機能ブロックが構成される。
【００２２】
次に、本実施形態に係る文書管理端末４の機能構成について、図３を参照して説明する。図３は、本実施形態に係る文書管理端末４の機能構成を示すブロック図である。図３に示すように、本実施形態に係る文書管理端末４は、コントローラ４００、ネットワークＩ／Ｆ４１０、データベース４２０及びＵＩ（Ｕｓｅｒ  Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）デバイス４３０を含むまた、コントローラ４００は、属性割り当て部４０１、データ取得部４０２及びフォルダ構成出力部４０３を含む。
【００２３】
ネットワークＩ／Ｆ４１０は、文書管理端末４がネットワークを介して他の機器と通信するためのインタフェースであり、Ｅｔｈｅｒｎｅｔ（登録商標）やＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ  Ｓｅｒｉａｌ  Ｂｕｓ）インタフェースが用いられる。ネットワークＩ／Ｆ４１０は、図２に示すＩ／Ｆ５０によって実現される。
【００２４】
データベース４２０は、本実施形態において認証サービスサーバ４がデータベースとして管理している情報を記憶している記憶部である。即ち、上述した登録対象情報やその属性情報は、データベース４２０に格納される。また、データベース４２０においては、管理者やユーザにより設定されたフォルダ構成に従って情報が格納されている。ＵＩデバイス４３０は、図２において説明したＬＣＤ６０や操作部７０によって構成されるユーザ用のインタフェースである。
【００２５】
コントローラ４００は、ソフトウェアとハードウェアとの組み合わせによって構成される。具体的には、ＲＯＭ３０や不揮発性メモリ並びにＨＤＤ４０や光学ディスク等の不揮発性記憶媒体に格納されたプログラムが、ＲＡＭ２０等の揮発性メモリ（以下、メモリ）にロードされ、そのプログラムに従ってＣＰＵ１０が演算を行うことにより構成されるソフトウェア制御部と集積回路などのハードウェアとによってコントローラ４００が構成される。コントローラ４００は、文書管理端末４全体を制御する制御部であり、要旨となる機能を実現する。
【００２６】
属性割り当て部４０１は、ネットワークを介してファイルサーバ３やユーザ端末２若しくは画像形成装置１から、上述したユーザアプリケーションによる属性情報の管理態様を示す情報、即ち他機器属性項目情報をＸＭＬ（ｅＸｔｅｎｓｉｂｌｅ  Ｍａｒｋｕｐ  Ｌａｎｇｕａｇｅ）形式で取得し、ユーザアプリケーションにおける属性情報の管理態様と、データベース４２０における属性情報の管理態様とを関連付ける。この属性情報の関連付け処理は、ＵＩデバイス４３０を介してユーザの操作に従って実行される。
【００２７】
図４を参照して、上述した属性情報の関連付け処理について説明する。図４は、属性情報の関連付け処理のためにＵＩデバイスに表示される属性関連付け設定画面の例を示す図である。図４に示すように、属性関連付け設定画面においては、文書のタイプを選択する欄に加えて、属性の関連付け、即ち対応関係を設定するための欄が設けられている。換言すると、属性関連付け設定画面は、対応関係設定画面である。
【００２８】
属性の関連付けを設定するための欄においては、データベース４２０における属性の管理態様に従った属性を示す“項目名”が列挙されており、夫々の項目に対して設定された“初期値”が関連付けられている。更に、夫々の“項目名”について、上述したようにＸＭＬ形式の情報として取得した属性の項目を選択するための“ＸＭＬプロパティ名”の項目が設けられており、ユーザは、マウス等の操作デバイスを用いて操作を行うことにより、データベース４２０において管理されている属性の項目名と、ユーザアプリケーションにおいて管理されている属性の項目名との関連付けを要求する。
【００２９】
図４に示す“ＸＭＬプロパティ名”の欄においては、上述したＸＭＬ形式で取得した他機器属性項目情報に含まれる属性項目の一覧が選択肢として表示される。これにより、ユーザは、“ＸＭＬプロパティ名”の欄において、ユーザアプリケーションにおいて管理されている属性の項目名を選択するだけで、属性項目の関連付けを容易に行うことができる。
【００３０】
属性割り当て部４０１は、図４に示すような画面におけるユーザの操作に従い、データベース４２０における属性情報の項目名と、ユーザアプリケーションにおける属性情報の項目名とを関連付けた情報（以降、属性関連付け情報とする）を生成して保持する。この属性関連付け情報は、換言すると、属性対応情報である。即ち、属性割り当て部４０１は、属性対応情報生成部として機能する。
【００３１】
図５は、そのようにして生成された属性関連付け情報の例を示す図である。図５に示すように、属性関連付け情報においては、データベース４２０を構成するプログラム言語において用いられている“Ｆｉｅｌｄ”の夫々について、データベース４２０における属性情報の“表示名”とユーザアプリケーションにおける属性情報を示す“関連付け項目”とが関連付けられている。
【００３２】
フォルダ構成出力部４０３は、データベース４２０におけるフォルダ構成をファイルサーバ３内の記憶領域に複製する。図６は、フォルダ構成出力部４０３によるフォルダ構成の複製機能の概念を示す図である。図６に示すように、フォルダ構成出力部４０３は、データベース４２０を参照することによりデータベース４２０のフォルダ構成を取得し、同一の折る打構成をファイルサーバ３内の記憶領域に生成する。これにより、文書管理端末４内のフォルダ構成を直接参照することが出来ないユーザ端末２や画像形成装置１のユーザは、ファイルサーバ３内の記憶領域に生成されたフォルダ構成を参照して文書管理端末４内のフォルダ構成を確認することができる。
【００３３】
データ取得部４０２は、上述したようにファイルサーバ３内に生成されたデータベース４２０と同様のフォルダに格納された情報を取得し、データベース４２０内の対応するフォルダに格納する。即ち、データ取得部４０２は、データ格納部としても機能する。これにより、文書管理端末４内のフォルダに対して直接情報を格納することができないユーザ端末２や画像形成装置１のユーザが、データベース４２０内のフォルダ構成に従って情報を格納することができるようになる。
【００３４】
次に、本実施形態に係る文書管理システムの動作について説明する。図７は、本実施形態に係る文書管理システムの動作を示すシーケンス図である図７に示すように、先ずは、ユーザ端末２において動作しているユーザアプリケーションが、属性情報の管理態様を示すＸＭＬ形式のデータを生成してファイルサーバ３に格納することにより、属性情報を書き出す（Ｓ７０１）。また、文書管理サーバ４においては、フォルダ構成出力部４０３が、図６において説明したようにフォルダ構成を出力する（Ｓ７０２）。
【００３５】
文書管理サーバ４においては、属性割り当て部４０１が、Ｓ７０１においてファイルサーバ３に格納されたＸＭＬ形式の属性管理情報を取得し（Ｓ７０３）、図４において説明したようにユーザの操作に応じて属性情報の割り当てを実行して（Ｓ７０４）、図５に示すような属性関連付け情報を生成する。Ｓ７０１〜Ｓ７０４の処理は、夫々任意のタイミングにおいて実行される。これにより、ファイルサーバ３条にはデータベース４２０内のフォルダ構成が複製されると共に、文書管理サーバ４においては、属性関連付け情報が生成されて保持される。
【００３６】
Ｓ７０４までの処理が完了した状態において、ユーザ端末２上で動作しているユーザアプリケーションは、ユーザによる操作に従い、ファイルサーバ３のフォルダ情報を参照して（Ｓ７０５）、生成若しくは編集した登録対象情報の登録要求を行う（Ｓ７０６）。Ｓ７０６においては、Ｓ７０５において参照されたフォルダ構成に従い、情報を格納するべきフォルダが指定される。
【００３７】
ファイルサーバ３は、ユーザ端末２からの登録要求に従い、ユーザ端末２から画像情報を取得すると共に、指定された格納先のフォルダに登録対象情報を登録する（Ｓ７０７）これにより、ユーザアプリケーションにおいて生成、編集された登録対象情報は、ファイルサーバ３内の記憶領域に格納される。このようにしてファイルサーバ３に格納された登録対象情報には、ユーザアプリケーションによる属性情報の管理態様に従って属性情報が付加されている。
【００３８】
ファイルサーバ３において登録対象情報が格納された後、文書管理サーバ４のデータ主当部４０２は、任意のタイミングにおいてファイルサーバ３に格納された登録対象情報を取得する（Ｓ７０８）。データ取得部４０２は、登録対象情報を取得すると、属性割り当て部４０１から属性関連付け情報を取得し、ユーザアプリケーションの管理態様による属性情報を、データベース４２０の管理態様による属性情報に変換する（Ｓ７０８）。図８に、Ｓ７０８における属性情報の変換処理の概要を示す。
【００３９】
図８左側は、ファイルサーバ３に格納された登録対象情報に付加されている属性情報の例である。データ取得部４０２は、図８左側に示す属性情報と、図５に示すような属性関連付け情報に基づき、図８右側に示すような、データベース４２０の管理態様による変換後の属性情報を生成する。
【００４０】
属性情報の変換が完了すると、データ取得部４０２は、登録対象情報及び変換後の属性情報を用いてデータベース４２０の内容を更新し（Ｓ７０８）、処理を終了する。Ｓ７０８において、データ取得部４０２は、ファイルサーバ３における登録対象情報の保存先フォルダを参照し、データベース４２０において対応するフォルダに登録対象情報を格納する。このような処理により、本実施形態における文書管理システムの動作が完了する。
【００４１】
以上、説明したように、本実施形態に係る文書管理システムにおいては、文書管理端末４の機能により、データベース４２０における情報の管理態様が、ユーザ端末２にインストールされたアプリケーションによる管理態様と異なる場合であっても、正確に情報を登録することが可能である。
【００４２】
また、図７のシーケンス図から明らかになる通り、本実施形態に係る文書管理システムにおいては、ユーザ端末２及びファイルサーバ３から文書管理サーバ４へのアクセスが存在せず、文書管理サーバ４が主体的にファイルサーバ３から情報を取得するのみである。これにより、文書管理サーバ４が接続されているネットワークのファイアウォールの設定や、文書管理サーバ４のファイアウォールの設定において、外部からのアクセスを許可する必要がなく、文書管理サーバ４のセキュリティをより高めることができる。
【００４３】
また、上記実施形態においては、図７に示すように、ユーザ端末２がファイルサーバ３に他機器属性情報を書き出したうえで、文書管理サーバ４がファイルサーバ３から他機器属性情報を取得する場合を例として説明した。また、ユーザ端末２がデータを文書管理サーバ４に登録する際には、ファイルサーバ４に生成された文書管理サーバ４と同様のフォルダ構成のフォルダに情報を格納した上で、文書管理サーバ４がファイルサーバ３からデータを取得する場合を例として説明した。これにより、ユーザが使用する端末に対して外部からのアクセス権を設定する必要がなくなり、システムの運用が簡易化される。
【００４４】
しかしながら、ユーザ端末２へのアクセス権の設定が可能な場合、文書管理サーバ４は、ファイルサーバ３を介さず、ユーザ端末２から直接他機器属性情報や管理対象のデータを取得しても良い。この場合、文書管理サーバ４のフォルダ構成出力部４０３は、ユーザ端末２に設けられた記憶領域にデータベース４２０と同様のフォルダ構成を出力する。これにより、システム全体としての処理量を低減することができる。
【符号の説明】
【００４５】
１  画像形成装置、
２  ユーザ端末、
３  ファイルサーバ、
４  文書管理端末、
５  公衆回線、
１０  ＣＰＵ、
２０  ＲＡＭ、
３０  ＲＯＭ、
４０  ＨＤＤ、
５０  Ｉ／Ｆ、
６０  ＬＣＤ、
７０  操作部、
８０  バス、
４００  コントローラ、
４０１  属性割り当て部、
４０２  データ取得部、
４０３  フォルダ構成出力部、
４１０  ネットワークＩ／Ｆ、
４２０  データベース、
４３０  ＵＩデバイス
【先行技術文献】
【特許文献】
【００４６】
【特許文献１】特開２００９−２３７６７１号公報
【図１】
0005652136.tif 000002
【図２】
0005652136.tif 000003
【図３】
0005652136.tif 000004
【図４】
0005652136.tif 000005
【図５】
0005652136.tif 000006
【図６】
0005652136.tif 000007
【図７】
0005652136.tif 000008
【図８】
0005652136.tif 000009