(57)【特許請求の範囲】
【請求項１】
役割の異なる複数の担当者間において１つの文書を回覧および編集する文書管理業務において用いられる文書管理装置であって、
前記複数の担当者のそれぞれを識別する情報と、各担当者の文書管理業務における役割とを対応付けて保持するユーザ情報保持部と、
複数の情報項目を含み複数の担当者間で回覧および編集させるべき１つの回覧文書を作成するための画面であって、情報項目ごとに編集権限を有する役割をユーザに指定させる文書作成画面を表示させる文書作成支援部と、
前記文書作成画面に対するユーザの入力情報にしたがって、前記複数の情報項目のそれぞれと前記編集権限を有する役割との対応関係を保持する対応関係保持部と、
前記文書作成画面において作成された１つの回覧文書を閲覧すべき担当者を、前記複数の担当者の中から順次決定するワークフロー制御部と、
前記閲覧すべき担当者の端末において前記１つの回覧文書を表示させ、その際、前記ユーザ情報保持部を参照してその担当者の役割を特定し、特定された役割と前記対応関係にしたがって、前記複数の情報項目のうちその担当者が編集権限を有しない情報項目を編集が制限された状態で表示させる文書表示制御部と、
回覧文書のテンプレートを保持するテンプレート保持部と、を備え、
前記テンプレートは、複数の情報項目を含み、情報項目ごとに編集権限を有する役割が規定され、
前記文書作成支援部は、前記テンプレートの内容を含む文書作成画面を表示させることを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記文書作成支援部は、前記１つの回覧文書の回覧経路をユーザに指定させるための画面を表示させ、その回覧経路で指定された複数の役割を、各情報項目の編集権限を有する役割の候補として前記文書作成画面においてユーザによる選択が可能な状態で表示させ、
前記ワークフロー制御部は、前記回覧経路にしたがって前記１つの回覧文書を閲覧すべき担当者を順次決定することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
署名実行部をさらに備え、
前記文書作成支援部は、前記１つの回覧文書の回覧経路をユーザに指定させるための画面を表示させ、
前記ワークフロー制御部は、前記回覧経路にしたがって前記１つの回覧文書を閲覧すべき担当者を順次決定し、
前記署名実行部は、ある担当者の端末において前記１つの回覧文書の内容を承認するための所定操作が実行された際、その担当者の本人確認をするための情報の入力画面を表示させ、前記本人確認をするための情報に基づいてその担当者が前記閲覧すべき担当者と整合すると判定される場合、その担当者による署名を示す情報を前記１つの回覧文書における所定領域に記録することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項４】
役割の異なる複数の担当者間において１つの文書を編集する文書管理業務において用いられる文書管理装置であって、
前記複数の担当者のそれぞれを識別する情報と、各担当者の文書管理業務における役割とを対応付けて保持するユーザ情報保持部と、
複数の情報項目を含み複数の担当者に編集させるべき１つの文書を作成するための画面であって、情報項目ごとに編集権限を有する役割をユーザに指定させる文書作成画面を表示させる文書作成支援部と、
前記文書作成画面に対するユーザの入力情報にしたがって、前記複数の情報項目のそれぞれと前記編集権限を有する役割との対応関係を記録する記録部と、
前記文書作成画面において作成された１つの文書を各担当者の端末で表示させ、ある担当者の端末で表示させる場合、前記ユーザ情報保持部を参照してその担当者の役割を特定し、特定された役割と前記対応関係にしたがって、前記複数の情報項目のうちその担当者が編集権限を有しない情報項目を編集が制限された状態で表示させる文書表示制御部と、
回覧文書のテンプレートを保持するテンプレート保持部と、を備え、
前記テンプレートは、複数の情報項目を含み、情報項目ごとに編集権限を有する役割が規定され、
前記文書作成支援部は、前記テンプレートの内容を含む文書作成画面を表示させることを特徴とする文書管理装置。
【請求項５】
役割の異なる複数の担当者間において１つの文書を回覧および編集する文書管理業務において用いられるコンピュータプログラムであって、
前記複数の担当者のそれぞれを識別する情報と、各担当者の文書管理業務における役割とが対応付けられたユーザ情報を保持する機能と、
複数の情報項目を含み複数の担当者間で回覧および編集させるべき１つの回覧文書を作成するための画面であって、情報項目ごとに編集権限を有する役割をユーザに指定させる文書作成画面を表示させる機能と、
前記文書作成画面に対するユーザの入力情報にしたがって、前記複数の情報項目のそれぞれと前記編集権限を有する役割との対応関係を記録する機能と、
前記文書作成画面において作成された１つの回覧文書を閲覧すべき担当者を、前記複数の担当者の中から順次決定する機能と、
前記閲覧すべき担当者の端末において前記１つの回覧文書を表示させ、その際、前記ユーザ情報を参照してその担当者の役割を特定し、特定された役割と前記対応関係にしたがって、前記複数の情報項目のうちその担当者が編集権限を有しない情報項目を編集が制限された状態で表示させる機能と、
回覧文書のテンプレートを保持する機能と、をコンピュータに実現させ、
前記テンプレートは、複数の情報項目を含み、情報項目ごとに編集権限を有する役割が規定され、
前記文書作成画面を表示させる機能は、前記テンプレートの内容を含む文書作成画面を表示させることを特徴とするコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、データ処理技術に関し、特に、複数の担当者に閲覧させるべき文書を管理する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
企業の業務の中には、文書に基づく実施が求められるものがあり、また、その実施結果を文書や記録等で残すことが求められるものがある。企業で保持されるべき文書や記録は電子化され、データベース等に格納されることもある（例えば、特許文献１参照）。
【０００３】
また、複数の担当者間で１つの紙文書を回覧し、各担当者が担当する箇所への追記および署名を行う文書管理業務が実施されることがある。例えば、製薬企業における逸脱管理業務では、１つの逸脱発生報告書に対して、（１）逸脱を発見した担当者が起票し署名、（２）逸脱管理責任者が評価を追記し署名、（３）品質管理部門が追記し署名、といった一連のプロセスが実施されることがある。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００１−３１２４２２号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
近年、企業へのワークフローアプリケーションの導入が進んでおり、複数の担当者間における電子化された文書の回覧が自動化されることもある。しかしながら、電子化された１つの文書を複数の担当者間で回覧および編集する場合、文書の改ざんや誤った変更を防止するための具体的な方法はこれまで十分に提案されてこなかったと本発明者は考えた。
【０００６】
本発明は、こうした課題に鑑みてなされたものであり、その主たる目的は、複数の担当者間において回覧および編集される１つの文書に対して、改ざんもしくは誤った変更を防止するための技術を提供することがである。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記課題を解決するために、本発明のある態様の文書管理装置は、複数の情報項目を含み複数の担当者間で回覧させるべき１つの回覧文書を作成するための画面であって、情報項目ごとに複数の担当者のうち編集権限を有する担当者をユーザに指定させる文書作成画面を表示させる文書作成支援部と、文書作成画面に対するユーザの入力情報にしたがって、複数の情報項目のそれぞれと編集権限を有する担当者との対応関係を記録する記録部と、文書作成画面において作成された１つの回覧文書を閲覧すべき担当者を、複数の担当者の中から順次決定するワークフロー制御部と、閲覧すべき担当者の端末において１つの回覧文書を表示させ、その際、対応関係にしたがって、複数の情報項目のうちその担当者が編集権限を有しない情報項目を編集が制限された状態で表示させる文書表示制御部と、を備える。
【０００８】
本発明の別の態様もまた、文書管理装置である。この装置は、複数の情報項目を含み複数の担当者に編集させるべき１つの文書を作成するための画面であって、情報項目ごとに複数の担当者のうち編集権限を有する担当者をユーザに指定させる文書作成画面を表示させる文書作成支援部と、文書作成画面に対するユーザの入力情報にしたがって、複数の情報項目のそれぞれと編集権限を有する担当者との対応関係を記録する記録部と、文書作成画面において作成された１つの文書を各担当者の端末で表示させ、ある担当者の端末で表示させる場合、対応関係にしたがって、複数の情報項目のうちその担当者が編集権限を有しない情報項目を編集が制限された状態で表示させる文書表示制御部と、を備える。
【０００９】
なお、以上の構成要素の任意の組合せ、本発明の表現を装置、方法、システム、プログラム、プログラムを格納した記録媒体などの間で変換したものもまた、本発明の態様として有効である。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によれば、複数の担当者間において回覧および編集される１つの文書に対して、改ざんもしくは誤った変更が行われることを防止できる。
【図面の簡単な説明】
【００１１】
【図１】実施の形態のシステム構成を示す図である。
【図２】図１の文書管理装置の機能構成を示すブロック図である。
【図３】テンプレート設定画面を模式的に示す図である。
【図４】テンプレート詳細設定画面を模式的に示す図である。
【図５】テンプレート保持部の格納データの構成を示すＥＲ図である。
【図６】テンプレートＸＭＬデータの構成を示す図である。
【図７】ワークフロー情報保持部の格納データの構成を示すＥＲ図である。
【図８】回覧文書ＸＭＬデータの構成を示す図である。
【図９】回覧文書確認画面を模式的に示す図である。
【図１０】図１の文書管理装置の動作を示すフローチャートである。
【図１１】図１０のＳ２４のワークフロー処理を詳細に示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１２】
企業における文書管理業務では、複数の担当者間で文書を回覧し、その文書に対して各担当者が逐次追記し署名する一連のプロセスが実施されることがある。その一方、電子化された文書を回覧する場合、改ざん等を防止するために文書に対して編集権限を有する担当者を示す情報（以下、「編集権限情報」とも呼ぶ。）を設定する必要がある。これまでは文書全体に対して一律の編集権限情報を設定することとなり、上記の文書管理業務では複数の電子化文書を回覧する必要があった。そのため、各担当者は複数の電子化文書を個々に確認する必要があり、担当者の負担の増大やミスの発生を招き、実際には複数の担当者間の回覧文書としては紙文書が用いられていた。
【００１３】
そこで本実施の形態では、１つの電子化文書に含まれる複数の情報項目のそれぞれに対して編集権限情報を設定し、ある担当者がその電子化文書を閲覧する際には、その担当者が編集権限を有する情報項目のみを編集可能な状態で提示する技術を提案する。具体的には、複数の担当者が各担当部分を個々に追記していき１つの文書（例えば、製薬会社における逸脱発生報告書や変更計画書、ワークフロー申請書類等）を完成させるワークフローにおいて、担当者間で回覧および編集される１つの電子化文書に対して、改ざんや誤った変更が行われることを防止できる。
【００１４】
図１は、実施の形態のシステム構成を示す。情報システム１０では、ＬＡＮ１６を介して、社員端末１２で総称される社員Ａ端末１２ａ、社員Ｂ端末１２ｂ、社員Ｃ端末１２ｃと、文書管理装置１４とが接続されている。社員端末１２は、各社員により操作される情報処理端末であり、例えばウェブブラウザがインストールされた一般的なＰＣである。
【００１５】
本実施の形態では、図１の各装置は製薬会社に設置されたものであることとし、業務の逸脱の発生を発見した社員Ａが社員Ａ端末１２ａを介して逸脱発生報告書を作成・申請する。文書管理装置１４は、その逸脱発生報告書を回覧文書として管理する。そして、逸脱管理責任者である社員Ｂが社員Ｂ端末１２ｂを介して逸脱発生報告書をレビューし、最終的に品質管理責任者である社員Ｃが社員Ｃ端末１２ｃを介して逸脱発生報告書を承認するプロセスが実行されることとする。
【００１６】
なお、以下に説明する文書管理技術は、製薬会社に限らず、様々な分野の企業や団体における文書の回覧に適用できることはもちろんである。また、文書管理装置１４と他装置の接続には、ＬＡＮに限らず、ＷＡＮやインターネット等、様々な公知の通信手段が用いられてもよいことはもちろんである。
【００１７】
文書管理装置１４は、上述したように、社員間で回覧される文書を管理する情報処理装置である。また、社員端末１２に対して文書の回覧に関する各種のウェブページを提供するウェブサーバでもある。図２は、図１の文書管理装置１４の機能構成を示すブロック図である。文書管理装置１４は、管理ＤＢ（データベース）２０と、文書作成支援部２８と、記録部３０と、ワークフロー制御部３２と、文書表示制御部３４と、入力情報取得部３６とを備える。
【００１８】
本明細書のブロック図において示される各ブロックは、ハードウェア的には、コンピュータのＣＰＵをはじめとする素子や機械装置で実現でき、ソフトウェア的にはコンピュータプログラム等によって実現されるが、ここでは、それらの連携によって実現される機能ブロックを描いている。したがって、これらの機能ブロックはハードウェア、ソフトウェアの組合せによっていろいろなかたちで実現できることは、当業者には理解されるところである。例えば、各機能ブロックは、コンピュータプログラムとして記録媒体に格納され、文書管理装置１４のハードディスクにインストールされ、文書管理装置１４のメインメモリに適宜読み出されてＣＰＵにて実行されてもよい。
【００１９】
管理ＤＢ２０は、文書管理を実現するための各種情報が格納される記憶領域である。管理ＤＢ２０は、ユーザ情報保持部２２と、テンプレート保持部２４と、ワークフロー情報保持部２６とを含む。なお管理ＤＢ２０は、ユーザ情報保持部２２・テンプレート保持部２４・ワークフロー情報保持部２６のそれぞれに対応するテーブルを含むデータベースであってもよいことはもちろんである。
【００２０】
ユーザ情報保持部２２は、複数の社員それぞれの本人確認情報（認証情報とも言える）としてのユーザＩＤ・パスワードと、各社員の氏名、所属するグループ（部門等）と、各社員の役割とを対応付けて保持する。本実施の形態における「役割」とは、企業の逸脱管理における各社員の役割であることとし、例えば発見者・逸脱管理責任者・品質管理責任者が含まれる。別の例として、情報システム１０において手順書等の変更管理が行われる場合、その変更管理における各社員の役割が規定されてもよく、例えば変更管理責任者がさらに含まれてもよい。
【００２１】
テンプレート保持部２４は、回覧文書の雛形となる文書（以下、「テンプレート」とも呼ぶ。）に関するデータを保持する。ワークフロー情報保持部２６は、テンプレートを使用して作成された回覧文書に関するデータを保持する。テンプレート保持部２４およびワークフロー情報保持部２６に格納されるデータの詳細は後述する。
【００２２】
文書作成支援部２８は、テンプレートの設定要求を社員端末１２から受け付けた場合、テンプレートの設定画面のデータを社員端末１２へ送信することにより、その設定画面を表示させる。また、テンプレートの登録要求を社員端末１２から受け付けた場合、テンプレートの設定画面への入力情報を取得する。記録部３０は、新規のテンプレートＩＤを払い出し、そのテンプレートＩＤと、テンプレートの設定画面への入力情報とを対応づけてテンプレート保持部２４へ格納する。
【００２３】
また文書作成支援部２８は、特定のテンプレートを指定した回覧文書の設定要求を社員端末１２から受け付けた場合、指定されたテンプレートのデータを含む回覧文書の設定画面のデータを社員端末１２へ送信することにより、その設定画面を表示させる。また、回覧文書の登録要求（本実施の形態では回覧文書の発出要求でもある）を社員端末１２から受け付けた場合、回覧文書の設定画面への入力情報を取得する。記録部３０は、新規のワークフローＩＤを払い出し、そのワークフローＩＤと、回覧文書の設定画面への入力情報とを対応づけてワークフロー情報保持部２６へ格納する。
【００２４】
図３は、テンプレート設定画面を模式的に示す。テンプレート設定画面４０は、テンプレート名フィールド４２と、経路入力エリア４４とを含む。経路入力エリア４４の経路番号フィールドには、文書の回覧順序が設定される。アクションフィールドには、文書の回覧における処理名称が設定される。役割フィールドにはアクションを実施すべき実施者の役割が設定され、実施者フィールドには実施者名もしくは実施者が所属するグループ名が設定される。テンプレートを用いて回覧文書が設定される際、典型的には実施者フィールドがその回覧文書の内容に応じて適宜変更される。ボタン４６が押下されると、テンプレートの詳細内容を設定するためのテンプレート詳細設定画面が表示される。
【００２５】
図４は、テンプレート詳細設定画面を模式的に示す。テンプレート詳細設定画面５０は、テンプレートエリア５２と、コントロールリスト５４と、プロパティリスト５６とを含む。テンプレートエリア５２は、回覧文書の本文が設計される領域であり、具体的にはコントロールリスト５４で示されたウェブコントロール（例えば、回覧文書のウェブページにレイアウトされるＨＴＭＬエレメント）がユーザにより配置される。
【００２６】
コントロールリスト５４は、テンプレートエリア５２に配置可能なウェブコントロールの一覧を示すリストである。文書作成支援部２８は、コントロールリスト５４に示されたウェブコントロールがユーザによりテンプレートエリア５２へドラッグ・アンド・ドロップされた場合、そのウェブコントロールをテンプレートエリア５２へ追加して表示させる。ウェブコントロールは、文書の回覧に携わる複数の社員それぞれが入力すべき情報項目であるとも言える。プロパティリスト５６は、テンプレートエリア５２へ配置されたウェブコントロールごとの属性情報を設定するリストである。
【００２７】
図４では、テンプレートエリア５２にライン５８が配置されて、第１ブロック６０、第２ブロック６２、第３ブロック６４に区分けされている。第１ブロック６０は、逸脱発生報告書の申請者である発見者（すなわち社員Ａ）が設定すべき領域である。第２ブロック６２は、逸脱発生報告書のレビュー者である逸脱管理責任者（すなわち社員Ｂ）が設定すべき領域である。第３ブロック６４は、逸脱発生報告書の最終的な承認者である品質管理責任者（すなわち社員Ｃ）が設定すべき領域である。
【００２８】
図４の第１ブロック６０には、報告年月日を設定するための申請日表示ラベル６６と、報告者名を設定するための署名者表示ラベル６８と、製品名および製品番号を入力するためのテキストボックスと、逸脱の概要を入力するためのテキストエリアが配置されている。第２ブロック６２にも、様々なウェブコントロールが配置されているが、特に、評価者名を設定するための署名者表示ラベル６８と、評価署名日を設定するための署名日表示ラベル７０が配置されている。申請日表示ラベル６６、署名者表示ラベル６８、署名日表示ラベル７０のデータは、申請者もしくは回覧者による入力を要さず、自動的に設定される。
【００２９】
プロパティリスト５６の役割フィールド７２は、ウェブコントロールの編集権限を有するユーザを指定するフィールドであり、本実施の形態では、編集権限を有するユーザに対して割り当てられている役割が指定される。文書作成支援部２８は、役割フィールド７２をドロップダウンリストとして表示させる。そして、図３で示したテンプレート設定画面４０において経路入力エリア４４の役割フィールドへ設定された複数種類の役割名を選択可能な役割の候補として一覧表示させる。これにより、テンプレートの作成者が役割フィールド７２を設定する負担が低減されるとともに、文書の回覧経路との不整合が生じることを防止できる。
【００３０】
図４の例では、第１ブロック６０・第２ブロック６２・第３ブロック６４に配置されたウェブコントロールの役割フィールドには、発見者・逸脱管理責任者・品質管理責任者がそれぞれ設定されている。言い換えれば、編集権限を同じ役割へ付与したウェブコントロールをテンプレートエリア５２における同じ領域に配置している。これにより、ある役割を担う担当者は、回覧文書の同じ領域に配置されたウェブコントロールに対してのみ情報入力を行えばよいため、担当者による情報入力を効率化することができる。ただし既述したように、ウェブコントロールごとに役割を設定することができるため、異なるブロック（言い換えれば、回覧文書内の離れた位置）に配置された複数のウェブコントロールであっても役割フィールドに同じ値を設定してもよいことはもちろんである。
【００３１】
なお、回覧文書の設定画面については図示しないが、文書作成支援部２８は、図４のテンプレートエリア５２の情報に加えて、図３の経路入力エリア４４の情報や、申請期限等の申請情報の入力エリアを表示させる。ユーザは、申請内容に応じて、テンプレートエリア５２（例えば逸脱発生報告書の第１ブロック６０）へ情報入力し、また経路入力エリア４４における回覧経路を適宜変更する。
【００３２】
例えば、回覧文書を設定するユーザは、テンプレートの経路入力エリア４４における実施者フィールドを編集して、任意のユーザもしくはユーザのグループを指定することができる。テンプレートでは実施者を抽象化した役割が規定されることにより、テンプレートの再利用が容易になる。具体例として、逸脱発生報告書のテンプレートをＡさんが作成した後、そのテンプレートの役割「発見者」に対応する実施者としてＡさん本人を設定した逸脱発生報告書を作成したとする。その後、Ｂさんはそのテンプレートを再利用して、当該テンプレートの役割「発見者」に対応する実施者としてＢさんを設定した別の逸脱発生報告書を作成して回覧を開始させることができる。
【００３３】
図５は、テンプレート保持部２４の格納データの構成を示すＥＲ図である。本明細書のＥＲ図では、上段にキー項目を示し、下段に非キー項目を示している。テンプレート情報テーブル８０およびテンプレート経路テーブル８２には、テンプレート設定画面４０およびテンプレート詳細設定画面５０への入力情報が記録される。１つのテンプレートについて、テンプレート情報テーブル８０のエンティティは１つ設定される一方、テンプレート経路テーブル８２のエンティティは経路の数だけ複数設定される。また、テンプレート情報テーブル８０のテンプレート内容フィールドには、テンプレートの内容を示すＸＭＬ文書（以下、「テンプレートＸＭＬデータ」とも呼ぶ。）が格納される。
【００３４】
例えば、テンプレート情報テーブル８０では、複数種類のテンプレートのそれぞれに対応するレコードとして、テンプレートＩＤと、テンプレート名（例えば「逸脱発生報告書のテンプレート」、「逸脱対応完了報告書のテンプレート」、「変更申請書」等）と、テンプレート内容（すなわちテンプレートＸＭＬデータ）とが対応付けて保持される。
【００３５】
図６は、テンプレートＸＭＬデータの構成を示す。同図の第１ブロック９０には図４の第１ブロック６０、第２ブロック９２には図４の第２ブロック６２、第３ブロック９４には、図４の第３ブロック６４に配置されたウェブコントロールのデータが、ｉｔｅｍタグのデータとして記録されている。例えば、各ウェブコントロールの種類はｔｙｐｅ属性９６において記録されており、各ウェブコントロールに対して設定された役割はｒｏｌｅ属性９８において記録されている。
【００３６】
図７は、ワークフロー情報保持部２６の格納データの構成を示すＥＲ図である。ワークフロー情報テーブル１００、アクティビティ情報テーブル１０２、アクティビティメンバテーブル１０４、および文書内容テーブル１０６には、テンプレートにおける設定情報および回覧文書設定画面への入力情報が記録される。なお、図５のテンプレート経路テーブル８２のエンティティのうち、回覧文書作成時に指定されたテンプレートのエンティティに対応するデータが、図７のアクティビティ情報テーブル１０２およびアクティビティメンバテーブル１０４に記録される。
【００３７】
ワークフロー情報テーブル１００のエンティティは、１つの回覧文書あたり１つ設定される。その現在経路番号フィールドには現在時点で処理されるべきアクティビティを示す経路番号が記録される。またワークフローステータスフィールドにはワークフロー全体が終了したか否かを示すデータが記録される。アクティビティ情報テーブル１０２のエンティティは、回覧文書のアクティビティ数、すなわち経路の数だけ複数設定される。その経路番号フィールドには、アクティビティの実行順序を示す経路番号が記録される。また、アクティビティステータスフィールドにはアクティビティが終了したか否かを示すデータが記録される。
【００３８】
アクティビティメンバテーブル１０４のエンティティは、回覧文書の１つのアクティビティについて、そのアクティビティを実施可能なメンバに対応する１以上のエンティティを格納する。文書内容テーブル１０６のエンティティは、１つの回覧文書あたり１つ設定され、その申請文書内容フィールドには回覧文書の内容を示すＸＭＬ文書（以下、「回覧文書ＸＭＬデータ」とも呼ぶ。）が格納される。
【００３９】
図８は、回覧文書ＸＭＬデータの構成を示す。同図の回覧文書ＸＭＬデータは、図４のテンプレートを使用した逸脱発生報告書のデータを示している。図８のテンプレートブロック１１０には、図６の＜ｔｅｍｐｌａｔｅ＞〜＜／ｔｅｍｐｌａｔｅ＞のデータが記録される。またデータブロック１１２には、テンプレートブロック１１０の各ｉｔｅｍに対応するウェブコントロールへの入力情報が記録される。例えば図８の例では、図４の製品名フィールド（ｉｄ＝“６”）に、「ＸＸＸＹＹＹＺＺＺＺ」が入力されたことを示している。
【００４０】
図２に戻り、ワークフロー制御部３２は、ワークフロー情報保持部２６に対して新規のエンティティが追加されたこと、言い換えれば、新規の回覧文書が登録されたことを検出すると、ワークフロー処理を開始する。そして、回覧文書作成時に指定された回覧経路にしたがって、回覧文書を確認すべき担当者を決定し、その担当者に対して文書の確認タスク（例えば、レビュータスクや評価タスク）を通知する。具体的には、ワークフロー情報保持部２６を参照して、現在アクティビティ番号で指定されたアクティビティを処理すべきメンバ（例えば社員Ｂや社員Ｃ）を、回覧文書を閲覧すべきメンバとして特定する。そして、そのメンバの社員端末１２宛に、回覧文書の位置を示すＵＲＬを記載した電子メールを送信する。
【００４１】
文書表示制御部３４は、回覧文書の位置を示すＵＲＬを指定した回覧文書の表示要求を受け付けると、そのＵＲＬで特定される回覧文書のデータ、すなわち回覧文書ＸＭＬデータをワークフロー情報保持部２６から取得する。文書表示制御部３４は、回覧文書ＸＭＬデータにしたがって、回覧文書を確認および編集させるためのウェブページ（以下、「回覧文書確認画面」とも呼ぶ。）のデータを設定する。具体的には、回覧文書ＸＭＬデータに設定された各ｉｔｅｍタグのｔｙｐｅ属性に対応するＨＴＭＬエレメントを、回覧文書確認画面のデータとして設定する。
【００４２】
また、文書表示制御部３４は、回覧文書の表示要求元であるユーザの役割を識別する。例えば、ワークフロー制御部３２が文書の閲覧タスクをユーザへ通知する際に、回覧文書の位置を示すＵＲＬのパラメータとしてそのユーザの役割を設定しておき、文書表示制御部３４はそのＵＲＬにしたがって表示要求元のユーザの役割を識別してもよい。また、文書表示制御部３４は、表示要求元のユーザの端末からそのユーザのＩＤを別途取得し、ユーザ情報保持部２２を参照してそのＩＤと対応づけられた役割を特定してもよい。
【００４３】
そして文書表示制御部３４は、回覧文書の表示要求元であるユーザの役割とは異なる役割のユーザにより編集されるべきＨＴＭＬエレメントを、編集が禁止された状態に設定する。例えば、ＨＴＭＬエレメントに対して「ｄｉｓａｂｌｅｄ」属性を指定することにより、ボタンを押せなくし、テキストを入力不能とし、選択ボックスを選択不能としてもよい。言い換えれば、文書表示制御部３４は、回覧文書確認画面に含まれる複数のＨＴＭＬエレメントのうち、表示要求元のユーザの役割で編集可能に設定されたウェブコントロールに対応するＨＴＭＬエレメントのみを編集可能な状態に設定する。文書表示制御部３４は、回覧文書確認画面のデータを、回覧文書の表示要求元の社員端末１２へ送信して表示させる。
【００４４】
図９は、回覧文書確認画面を模式的に示し、逸脱管理責任者である社員Ｂの社員Ｂ端末１２ｂにおける表示イメージを示している。同図の回覧文書確認画面１２０では、逸脱発生報告書における第１ブロック６０および第３ブロック６４が編集不可能な状態で表示される。したがって、逸脱管理責任者である社員Ｂは、発見者である社員Ａにより編集されるべき第１ブロック６０や、承認者である社員Ｃにより編集されるべき第３ブロック６４を編集することはできない。社員Ｂは、社員Ａにより編集された第１ブロック６０の情報を確認しつつ、自身が編集責任を負う第２ブロック６２に対して情報を入力する。そして、逸脱発生報告書を承認する場合は承認ボタン１２２、社員Ａへ差し戻す場合は差し戻しボタン１２４、逸脱発生報告書を却下する場合は却下ボタン１２６の押下操作（これらの操作を以下、「許否操作」とも呼ぶ。）を行う。
【００４５】
入力情報取得部３６は、回覧文書確認画面に対するユーザの入力情報を社員端末１２から取得して、その入力情報を回覧文書ＸＭＬデータのデータブロック１１２へ設定することにより回覧文書を更新する。言い換えれば、閲覧者による回覧文書への追記情報を、回覧文書へ反映させる。入力情報取得部３６は署名実行部３８を含む。
【００４６】
署名実行部３８は、回覧文書確認画面において許否操作が行われた場合、許否操作者の本人確認情報としてのユーザＩＤおよびパスワードの入力画面（以下、「本人情報入力画面」とも呼ぶ。）を回覧文書確認画面上にポップアップ表示させる。そして、本人情報入力画面に入力されたユーザＩＤおよびパスワードを取得する。署名実行部３８は、本人情報入力画面に入力されたユーザＩＤが、アクティビティメンバテーブル１０４のアクティビティメンバＩＤと整合し、かつ、ユーザＩＤとパスワードの組み合わせがユーザ情報保持部２２に保持されている場合、許否操作者の本人確認に成功したと判定する。その一方で、入力されたユーザＩＤが、アクティビティメンバテーブル１０４のアクティビティメンバＩＤと不整合、または、ユーザＩＤとパスワードの組み合わせがユーザ情報保持部２２に保持されていない場合、許否操作者の本人確認に失敗したと判定する。
【００４７】
許否操作者の本人確認に成功した場合、署名実行部３８は、許否操作者による署名情報として、許否操作者名および操作日時を記録する。署名実行部３８は、本人確認入力画面に入力されたユーザＩＤをキーとしてユーザ情報保持部２２から許否操作者名を取得してもよい。
【００４８】
本実施の形態では、許否操作者が逸脱管理責任者の場合、許否操作者名を、逸脱発生報告書の第２ブロック６２における署名者表示ラベル６８のデータとして記録する。言い換えれば、回覧文書ＸＭＬデータのデータブロック１１２における＜ｉｔｅｍ  ｉｄ＝１７＞のデータとして記録する。また操作日時を、逸脱発生報告書の第２ブロック６２における署名日表示ラベル７０のデータとして記録する。言い換えれば、回覧文書ＸＭＬデータのデータブロック１１２における＜ｉｔｅｍ  ｉｄ＝１８＞のデータとして記録する。
【００４９】
変形例として署名実行部３８は、許否操作者名および操作日時を回覧文書ＸＭＬデータにおける表示対象外の部分、例えば所定のメタ情報格納領域に記録してもよい。また、回覧文書ＸＭＬデータとは別の所定の記録領域（データベース等）に記録してもよい。なお、入力情報取得部３６は、回覧文書ＸＭＬデータの更新を、署名実行部３８による許否操作者の本人確認が成功したことを条件として実行する。
【００５０】
以上の構成による動作を以下説明する。
図１０は、図１の文書管理装置１４の動作を示すフローチャートである。テンプレートの作成要求を社員Ａ端末１２ａから受け付けると（Ｓ１０のＹ）、文書作成支援部２８は、テンプレート設定画面を社員Ａ端末１２ａに表示させる（Ｓ１２）。テンプレートの登録要求を社員Ａ端末１２ａから受け付けると、記録部３０は、テンプレート設定画面への入力情報にしたがって、テンプレートに設定されたウェブコントロール、言い換えれば情報入力項目のそれぞれをテンプレートＸＭＬデータへ記録する。それとともに文書作成支援部２８は、ウェブコントロールのそれぞれと、編集権限を有するユーザを示す役割との対応関係をテンプレートＸＭＬデータへさらに記録する（Ｓ１４）。テンプレートの作成要求を受け付けなければ（Ｓ１０のＮ）、Ｓ１２およびＳ１４はスキップされる。
【００５１】
特定のテンプレートを指定した回覧文書の作成要求を社員Ａ端末１２ａから受け付けると（Ｓ１６のＹ）、文書作成支援部２８は、そのテンプレートの内容を含む回覧文書設定画面を社員Ａ端末１２ａに表示させる（Ｓ１８）。社員Ａは、回覧文書設定画面に対して、回覧期限等の設定や、経路の変更、および発見者の入力領域（例えば、逸脱発生報告書における第１ブロック６０）に対する情報入力を行う。
【００５２】
回覧文書の登録要求を社員Ａ端末１２ａから受け付けると（Ｓ２０のＹ）、記録部３０は、テンプレートのデータおよび回覧文書設定画面への入力情報にしたがって、回覧文書ＸＭＬデータを記録する（Ｓ２２）。図４のテンプレートに基づいて設定された（第１ブロック６０が設定された）回覧文書の場合、記録部３０は、第１ブロック６０の申請日表示ラベル６６のデータとして回覧文書の登録日を記録し、第１ブロック６０の署名者表示ラベル６８のデータとして回覧文書の登録者（すなわち社員Ａ）を記録する。以降、ワークフロー処理を実行する（Ｓ２４）。回覧文書の登録要求が受け付けられなければ（Ｓ２０のＮ）、Ｓ２２およびＳ２４はスキップされ、回覧文書の作成要求が受け付けられなければ（Ｓ１６のＮ）、Ｓ１８以降はスキップされる。
【００５３】
図１１は、図１０のＳ２４のワークフロー処理を詳細に示すフローチャートである。ワークフロー制御部３２は、ワークフロー情報保持部２６に格納された現在経路番号を参照して、その経路番号のアクティビティの実施者（社員Ｂや社員Ｃの端末）へ文書閲覧のタスクを通知する（Ｓ３０）。回覧文書の表示要求がアクティビティ実施者から受け付けられると（Ｓ３２のＹ）、文書表示制御部３４は、回覧文書確認画面の情報項目のうち、アクティビティ実施者の役割では編集が許可されていない情報項目を、編集が無効な状態に設定する（Ｓ３４）。そして、その設定後の回覧文書確認画面をアクティビティ実施者の端末へ表示させる（Ｓ３６）。
【００５４】
回覧文書確認画面において回覧文書の承認操作が行われた場合（Ｓ３８のＹ）、署名実行部３８は、アクティビティ実施者の端末へ本人情報入力画面を表示させて、ユーザＩＤおよびパスワードを入力させる（Ｓ４０）。そして、入力されたユーザＩＤおよびパスワードにより、承認操作者が予め定められたアクティビティ実施者と整合する場合、署名実行部３８は、承認操作者の本人確認が成功したと判定する。入力情報取得部３６は、承認操作者の本人確認が成功した場合（Ｓ４２のＹ）、回覧文書確認画面への入力データを回覧文書ＸＭＬデータへ反映させる（Ｓ４４）。そして、入力情報取得部３６は、アクティビティステータスが完了した旨をワークフロー情報保持部２６へ記録するとともに、現在アクティビティ番号を更新する。
【００５５】
少なくとも１つのアクティビティが未完了である場合（Ｓ４６のＮ）、Ｓ３０へ戻り、ワークフロー制御部３２は次のアクティビティの実施者へ文書閲覧タスクを通知する。全アクティビティが完了した場合（Ｓ４６のＹ）、ワークフロー制御部３２は、ワークフローステータスを完了として本図のフローを終了する。この結果、社員Ａ、社員Ｂ、社員Ｃのそれぞれが、各担当部分に対して情報入力した文書が完成したことになる。
【００５６】
本人確認が失敗した場合（Ｓ４２のＮ）、署名実行部３８はその旨を示すエラー通知を承認操作者の端末へ通知し（Ｓ４８）、入力情報取得部３６は回覧文書ＸＭＬデータの更新を拒否する。回覧文書の承認操作が受け付けられなければ（Ｓ３８のＮ）、Ｓ４０〜Ｓ４８はスキップされる。回覧文書の表示要求が受け付けられなければ（Ｓ３２のＮ）、Ｓ３４以降はスキップされる。なお、図１１では、回覧文書に対する許否操作のうち承認操作のみを示したが、差し戻し操作および却下操作の場合も同様に操作者の本人確認が成功した場合に限り、回覧文書の差し戻しおよび却下のための所定処理が実行される。
【００５７】
本実施の形態の文書管理装置１４によれば、複数の情報項目を含み複数の担当者間で回覧させるべき１つの電子化文書において、情報項目ごとに編集権限を有する担当者を記録し、ある担当者に電子化文書を提示する際にはその担当者が編集権限を有する情報項目のみを編集可能な状態で提示する。これにより、１つの電子化文書の回覧における改ざんや誤った変更の発生を防止し、複数の担当者が各担当部分を作成して１つの文書を作成するワークフローを実現できる。また、回覧文書に対して許否操作がなされた際には、その操作者が正しい実施者か否かを確認した上で回覧文書に署名を記録する。これにより、不正な第三者による許否操作を防止するとともに、文書回覧のプロセスが実行されたことの証跡を残すことができる。
【００５８】
また文書管理装置１４によれば、回覧文書の情報項目と、その情報項目の編集権限を有する役割との対応関係が、ＸＭＬ形式の文書で記述されて管理ＤＢ２０に格納される。これにより、ユーザは、管理ＤＢ２０に格納されたＸＭＬデータをＸＭＬファイルとして取得でき、例えば自身の端末へダウンロードすることができる。ＣＳＳ（Cascading Style Sheets）等のスタイルシートがＸＭＬファイルと一緒に提供され、もしくはユーザの端末側に予め用意されることにより、上記の対応関係（すなわちＸＭＬデータ）を任意の表示態様（見た目）で表示させることができる。また本実施の形態では、回覧文書のデータが、上記の対応関係および情報項目への設定内容が集約された１つのＸＭＬファイルとして管理ＤＢ２０に格納される。これにより、所定の情報項目に対する編集権限を有する役割と、その情報項目に対して実際に設定された内容とを適宜組み合わせて任意の態様で表示させることを容易に実現できる。すなわち、回覧文書に対する編集者とその編集内容をユーザに容易に確認させることができる。
【００５９】
以上、本発明を実施の形態をもとに説明した。この実施の形態は例示であり、それらの各構成要素や各処理プロセスの組合せにいろいろな変形例が可能なこと、またそうした変形例も本発明の範囲にあることは当業者に理解されるところである。
【００６０】
請求項に記載の各構成要件が果たすべき機能は、実施の形態および変形例において示された各構成要素の単体もしくはそれらの連携によって実現されることも当業者には理解されるところである。
【符号の説明】
【００６１】
１０  情報システム、  １４  文書管理装置、  ２０  管理ＤＢ、  ２２  ユーザ情報保持部、  ２４  テンプレート保持部、  ２６  ワークフロー情報保持部、  ２８  文書作成支援部、  ３０  記録部、  ３２  ワークフロー制御部、  ３４  文書表示制御部、  ３６  入力情報取得部、  ３８  署名実行部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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