(57)【要約】【課題】会議の欠席者が会議資料に目を通さないことへの対処を可能とする会議情報管理装置を提供する。【解決手段】印刷サーバ２は、会議の開催を通知する会議開催通知情報を会議の参加対象者の端末装置４に送信する会議開催通知部２２と、会議開催通知情報を受信した参加対象者の端末装置４からの出欠情報に基づき、各参加対象者の会議への出欠を判断する出欠判断部２３と、会議の欠席者が会議資料の印刷を行ったことを会議資料印刷情報として印刷装置から受信する通信処理部１３とを備える。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
会議の開催を通知する会議開催通知情報を会議の参加対象者の端末装置に送信する会議開催通知部と、
前記会議開催通知情報を受信した参加対象者の端末装置からの出欠情報に基づき、各参加対象者の会議への出欠を判断する出欠判断部と、
会議の欠席者が会議資料の印刷を行ったことを会議資料印刷情報として印刷装置から受信する通信処理部と
を備えることを特徴とする会議情報管理装置。
【請求項２】
所定の期限までに会議資料の印刷を行っていない欠席者の端末装置に対して会議資料の印刷を促すための警告情報を送信する警告通知部をさらに備えることを特徴とする請求項１に記載の会議情報管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、会議に関する情報を管理する会議情報管理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
会議では資料が配布されることが多い。会議で使用される資料に関して、特許文献１には、印刷サーバが、会議識別子および発表順情報が付加された印刷データをスプールし、同一の会議識別子が付加されている印刷データを発表順情報に応じて並べ替えて印刷装置に印刷させる技術が開示されている。これにより、特許文献１の技術では、発表順に正しく並んだ会議資料を印刷できる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００７−２６４８３４号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
ところで、会議の出席者は、会議資料に確実に目を通すと考えられる。一方、欠席者が会議資料に目を通すかは定かでない。しかし、都合により会議を欠席する人でも、会議資料には目を通すことが要求されることがある。
【０００５】
これに対し、特許文献１の技術では、欠席者を把握できず、欠席者が会議資料に目を通さないことに対処できなかった。
【０００６】
本発明は上記に鑑みてなされたもので、会議の欠席者が会議資料に目を通さないことへの対処を可能とする会議情報管理装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記目的を達成するため、本発明に係る会議情報管理装置の第１の特徴は、会議の開催を通知する会議開催通知情報を会議の参加対象者の端末装置に送信する会議開催通知部と、  前記会議開催通知情報を受信した参加対象者の端末装置からの出欠情報に基づき、各参加対象者の会議への出欠を判断する出欠判断部と、会議の欠席者が会議資料の印刷を行ったことを会議資料印刷情報として印刷装置から受信する通信処理部とを備えることにある。
【０００８】
本発明に係る会議情報管理装置の第２の特徴は、所定の期限までに会議資料の印刷を行っていない欠席者の端末装置に対して会議資料の印刷を促すための警告情報を送信する警告通知部をさらに備えることにある。
【発明の効果】
【０００９】
本発明に係る会議情報管理装置の第１の特徴によれば、各参加対象者の会議への出欠を判断し、欠席者が会議資料の印刷を行ったことを会議資料印刷情報として印刷装置から受信する。これにより、開催者が欠席者による会議資料の印刷の有無を確認して会議資料を印刷していない欠席者に対して会議資料の印刷を促す等の、欠席者が会議資料に目を通さないことへの対処が可能となる。
【００１０】
本発明に係る会議情報管理装置の第２の特徴によれば、所定の期限までに会議資料の印刷を行っていない欠席者の端末装置に対して会議資料の印刷を促すための警告情報を送信する。これにより、会議資料に目を通さない人を低減できる。
【図面の簡単な説明】
【００１１】
【図１】実施の形態に係る印刷システムの構成を示すブロック図である。
【図２】欠席者印刷管理テーブルを示す図である。
【図３】実施の形態における出欠確認処理のフローチャートである。
【図４】実施の形態における出欠確認処理のフローチャートである。
【図５】実施の形態の変形例における出欠確認処理のフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１２】
以下、本発明の実施の形態について、図面を参照して説明する。
【００１３】
図１は、本発明の実施の形態に係る印刷システムの構成を示すブロック図である。図１に示すように、本実施の形態に係る印刷システム１は、印刷サーバ（請求項の会議情報管理装置に相当）２と、印刷装置３と、複数の端末装置４とを備える。印刷サーバ２、印刷装置３、および端末装置４は、ネットワーク５を介して通信可能に接続されている。ネットワーク５は、例えば、ＬＡＮ（Local Area Network）からなる。
【００１４】
印刷サーバ２は、会議資料のデータを保存するとともに、印刷装置３に会議資料を印刷させる。また、印刷サーバ２は、会議の参加対象者の出欠を確認するとともに、後述する出欠確認処理を行う。印刷サーバ２は、制御部１１と、記憶部１２と、通信処理部１３とを備える。
【００１５】
制御部１１は、印刷サーバ２における制御的な処理を行う。制御部１１は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等を備えて構成される。制御部１１は、会議資料管理部２１と、会議開催通知部２２と、出欠判断部２３と、集計部２４と、会議資料印刷指示部２５と、警告通知部２６とを備える。制御部１１の各部は、ＣＰＵが記憶部１２に記憶されている会議情報管理用のプログラムを実行することにより構成される。
【００１６】
会議資料管理部２１は、会議資料を管理する。具体的には、会議資料管理部２１は、端末装置４から送信される会議資料のデータを記憶部１２に保存する。会議資料管理部２１は、いずれかの端末装置４を操作する会議の開催者であるユーザの指示に応じて、記憶部１２に会議ごとのフォルダを生成するとともに、そのフォルダにフォルダ名を付与する。会議資料管理部２１は、各会議の会議資料のデータをそれぞれのフォルダに分けて保存する。１つの会議用の会議資料が複数のデータからなる場合、複数のデータが１つのフォルダに保存される。
【００１７】
ここで、会議のなかには、欠席者も会議資料に目を通すことが要求されるものがある。以下、欠席者も会議資料に目を通すことが要求される会議を適宜「資料必読会議」と呼ぶ。資料必読会議の場合、当該会議の開催者であるユーザの指示に応じて、会議資料管理部２１は、当該会議に対応するフォルダに、資料必読会議であることを示すキーワードを含むフォルダ名を付与する。このキーワードは、例えば、「欠席者必読」である。
【００１８】
会議開催通知部２２は、会議の開催者であるユーザの指示に応じて、会議開催通知情報を、通信処理部１３を介して、会議の参加対象者であるユーザの端末装置４に電子メールにより送信する。会議開催通知情報は、会議の開催を参加対象者に通知するためのものであり、会議の開催日時、場所等の情報を含む。また、会議開催通知情報は、参加対象者の会議への出欠の回答を期限内に要求する内容を含む。
【００１９】
出欠判断部２３は、会議開催通知情報を受信した参加対象者の端末装置４からの、出欠情報を含む電子メールに基づき、各参加対象者の会議への出欠を判断する。出欠情報は、参加対象者が会議に出席するか欠席するかを示す情報である。出欠判断部２３は、各参加対象者の出欠情報を記憶部１２に記憶する。また、出欠判断部２３は、資料必読会議に対する欠席者がいる場合において、欠席者を印刷装置３に通知する。
【００２０】
集計部２４は、資料必読会議の欠席者に対する会議資料の印刷を行った印刷装置３から送信される後述の会議資料印刷情報に基づき、欠席者による会議資料の印刷の有無を集計する。集計部２４は、その集計結果を、後述する欠席者印刷管理テーブル２７に記録する。
【００２１】
会議資料印刷指示部２５は、記憶部１２のフォルダに保存された会議資料のデータに基づく印刷データを印刷装置３に送信し、印刷装置３に会議資料を印刷させる。１つのフォルダに複数のデータが保存されている場合、会議資料印刷指示部２５は、それらを結合した印刷データを生成し、これを印刷装置３へ送信して印刷させる。
【００２２】
また、会議資料印刷指示部２５は、資料必読会議の欠席者のログイン情報を印刷装置３から受信すると、当該会議の会議資料のデータに基づく印刷データを印刷装置３に送信して印刷させる。
【００２３】
警告通知部２６は、所定の警告期限までに会議資料の印刷を行っていない資料必読会議の欠席者の端末装置４に対して、会議資料の印刷を促すための警告情報を送信する。ここで、警告期限は、例えば、会議の開始日時である。
【００２４】
記憶部１２は、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）等からなる。記憶部１２は、会議情報管理用のプログラムを含む各種のプログラムを記憶する。また、記憶部１２は、図２に示す欠席者印刷管理テーブル２７を記憶する。欠席者印刷管理テーブル２７は、資料必読会議ごとに作成される。欠席者印刷管理テーブル２７は、欠席者名と、欠席者による会議資料の印刷の有無とを関連付けたテーブルである。
【００２５】
通信処理部１３は、印刷サーバ２をネットワーク５に接続する。これにより、印刷サーバ２が、印刷装置３および端末装置４と通信可能となる。
【００２６】
印刷装置３は、印刷サーバ２から送信される会議資料の印刷データに基づき、会議資料の印刷を行う。印刷部３は、ＩＣカードリーダ３１と、印刷部３２と、制御部３３と、記憶部３４と、通信処理部３５とを備える。
【００２７】
ＩＣカードリーダ３１は、ＩＣカード（図示せず）に記録されたユーザ識別情報を取得する。
【００２８】
印刷部３２は、用紙に画像を印刷する。印刷部３２は、例えば、インクジェット方式の印刷機構を有する。
【００２９】
制御部３３は、印刷装置３における制御的な処理を行う。制御部３３は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等を備えて構成される。制御部３３は、ログイン認証部４１と、印刷制御部４２と、欠席者印刷情報通知部４３とを備える。制御部３３の各部は、ＣＰＵが記憶部３４に記憶されているプログラムを実行することにより構成される。
【００３０】
ログイン認証部４１は、ＩＣカードリーダ３１によりユーザ識別情報が取得されると、ユーザのログイン認証を行う。ログイン認証部４１は、資料必読会議に対する欠席者がログインした場合、ログイン情報を印刷サーバ２へ送信する。ログイン情報には、ログインした欠席者であるユーザを示す情報が含まれる。
【００３１】
印刷制御部４２は、印刷部３２による印刷の制御を行う。印刷制御部４２は、印刷サーバ２から会議資料の印刷データを受信すると、その印刷データに基づき、印刷部３２に会議資料を印刷させる。
【００３２】
欠席者印刷情報通知部４３は、資料必読会議の欠席者に対する会議資料の印刷が印刷部３２で行われると、会議資料印刷情報を印刷サーバ２へ送信する。会議資料印刷情報は、資料必読会議の欠席者が会議資料の印刷を行ったことを示す情報、および当該欠席者であるユーザを示す情報を含むものである。
【００３３】
記憶部３４は、ＨＤＤ等からなる。記憶部３４は、各種のプログラム等を記憶する。
【００３４】
通信処理部３５は、印刷装置３をネットワーク５に接続する。これにより、印刷装置３が、印刷サーバ２および端末装置４と通信可能となる。
【００３５】
端末装置４は、会議の開催者を含むユーザの操作端末である。端末装置４は、例えば、パーソナルコンピュータからなる。端末装置４は、ユーザの操作に応じて、印刷サーバ２に対して指示を行う。例えば、会議の開催者であるユーザの端末装置４は、当該ユーザの操作に応じて、印刷サーバ２に対して会議開催通知情報の送信要求を行う。また、端末装置４は、ユーザにより作成された会議資料のデータを印刷サーバ２に送信し、記憶部１２に保存させる。
【００３６】
次に、印刷システム１の動作について説明する。
【００３７】
会議を開催する場合において、会議の開催者であるユーザは、自身の端末装置４において、印刷サーバ２に会議資料用のフォルダを作成する操作を行う。これに応じて、印刷サーバ２の会議資料管理部２１は、記憶部１２に当該会議の会議資料用のフォルダを作成する。開催される会議が資料必読会議である場合、会議の開催者であるユーザの指示に応じて、会議資料管理部２１は、当該会議の会議資料用のフォルダに、資料必読会議であることを示すキーワードを含むフォルダ名を付与する。
【００３８】
この後、資料作成期限までの間に、会議資料のデータが、会議資料の作成を担当する各ユーザの端末装置４から印刷サーバ２に送信される。印刷サーバ２の会議資料管理部２１は、端末装置４から送信されてきた会議資料のデータを、記憶部１２の会議資料用のフォルダに保存する。
【００３９】
また、会議の開催者であるユーザは、自身の端末装置４において、印刷サーバ２に対して会議開催通知情報の送信を指示する操作を行う。これにより、会議の開催者の端末装置４は、印刷サーバ２に対して会議開催通知情報の送信要求を行う。印刷サーバ２は、この会議開催通知情報の送信要求を受けると、出欠確認処理を開始する。
【００４０】
この出欠確認処理について説明する。図３、図４は、出欠確認処理のフローチャートである。
【００４１】
会議の開催者の端末装置４から会議開催通知情報の送信要求を受けると、図３のステップＳ１において、会議開催通知部２２は、会議開催通知情報を、通信処理部１３を介して会議の参加対象者であるユーザの端末装置４に電子メールにより送信する。
【００４２】
会議開催通知情報の電子メールを受信した端末装置４は、会議の参加対象者であるユーザの操作に応じて、出欠情報を含む電子メール（出欠回答電子メール）を印刷サーバ２に送信する。出欠情報は、例えば、電子メールの件名に含まれる。
【００４３】
ステップＳ１で会議開催通知情報の電子メールを送信した後、ステップＳ２において、出欠判断部２３は、端末装置４からの出欠回答電子メールを受信したか否かを判断する。
【００４４】
出欠回答電子メールを受信したと判断した場合（ステップＳ２：ＹＥＳ）、ステップＳ３において、出欠判断部２３は、出欠情報に基づき、その出欠回答電子メールの送信者である参加対象者のユーザの会議への出欠を判断する。出欠判断部２３は、判断結果を記憶部１２に記憶する。
【００４５】
次いで、ステップＳ４において、出欠判断部２３は、参加対象者全員分の出欠回答電子メールの受信が終了したか否かを判断する。参加対象者全員の出欠回答電子メールの受信が終了したと出欠判断部２３が判断した場合（ステップＳ４：ＹＥＳ）、ステップＳ７へ処理が進む。
【００４６】
参加対象者全員分の出欠回答電子メールの受信は終了していないと判断した場合（ステップＳ４：ＮＯ）、出欠判断部２３は、ステップＳ２へ戻る。
【００４７】
ステップＳ２において、出欠回答電子メールを受信していないと判断した場合（ステップＳ２：ＮＯ）、ステップＳ５において、出欠判断部２３は、出欠回答期限になったか否かを判断する。出欠回答期限になっていないと判断した場合（ステップＳ５：ＮＯ）、出欠判断部２３は、ステップＳ２へ戻る。
【００４８】
出欠回答期限になったと判断した場合（ステップＳ５：ＹＥＳ）、ステップＳ６において、出欠判断部２３は、出欠回答電子メールが未送信の参加対象者を欠席と判断する。この後、ステップＳ７へ処理が進む。
【００４９】
ステップＳ７では、会議資料印刷指示部２５は、会議資料の作成期限になったか否かを判断する。会議資料の作成期限になっていないと判断した場合（ステップＳ７：ＮＯ）、会議資料印刷指示部２５は、ステップＳ７を繰り返す。
【００５０】
会議資料の作成期限になったと判断した場合（ステップＳ７：ＹＥＳ）、ステップＳ８において、会議資料印刷指示部２５は、会議で配布するための会議資料の印刷を実行する。
【００５１】
具体的には、会議資料印刷指示部２５は、記憶部１２において今回の会議に対応する会議資料用のフォルダに保存された会議資料のデータに基づく印刷データを印刷装置３に送信する。この際、会議資料印刷指示部２５は、印刷部数を指定する。印刷部数は、出席者数以上の部数である。フォルダに複数のデータが保存されている場合、会議資料印刷指示部２５は、それらを結合した印刷データを生成し、これを印刷装置３へ送信する。会議資料の印刷データを受信した印刷装置３では、印刷制御部４２が、会議資料の印刷データに基づき、指定された部数だけ印刷部３２に会議資料を印刷させる。
【００５２】
次いで、ステップＳ９において、会議資料管理部２１は、今回の会議が資料必読会議であるか否かを判断する。ここで、会議資料管理部２１は、今回の会議に対応する会議資料用のフォルダのフォルダ名に資料必読会議であることを示すキーワードが含まれている場合、今回の会議が資料必読会議であると判断する。今回の会議が資料必読会議ではないと会議資料管理部２１が判断した場合（ステップＳ９：ＮＯ）、出欠確認処理が終了となる。
【００５３】
今回の会議は資料必読会議であると判断した場合（ステップＳ９：ＹＥＳ）、ステップＳ１０において、会議資料管理部２１は、会議資料完成通知情報を、通信処理部１３を介して会議の参加対象者であるユーザの端末装置４に電子メールにより送信する。この際、会議資料管理部２１は、出欠を問わず参加対象者全員の端末装置４に対して電子メールを送信する。
【００５４】
会議資料完成通知情報には、会議資料が完成したことの通知が含まれる。また、会議資料完成通知情報には、欠席者も必ず会議資料に目を通すことを要求する通知、および欠席者が印刷装置３にログインすると自動的に会議資料が印刷されることの通知が含まれる。
【００５５】
次いで、ステップＳ１１において、出欠判断部２３は、記憶部１２に記憶した今回の会議の出欠情報に基づき、今回の会議に欠席者がいるか否かを判断する。今回の会議に欠席者はいないと出欠判断部２３が判断した場合（ステップＳ１１：ＮＯ）、出欠確認処理が終了となる。
【００５６】
今回の会議に欠席者がいると判断した場合（ステップＳ１１：ＹＥＳ）、ステップＳ１２において、出欠判断部２３は、欠席者を印刷装置３に通知する。具体的には、出欠判断部２３は、今回の会議の欠席者であるユーザを示す情報を、通信処理部１３を介して印刷装置３に送信する。
【００５７】
次いで、図４のステップＳ１３において、会議資料印刷指示部２５は、今回の会議の欠席者による印刷装置３へのログインが行われたか否かを判断する。
【００５８】
ここで、印刷装置３は、ユーザがログインして使用する設定である。上述のステップＳ１２により欠席者が通知された印刷装置３は、それ以降、欠席者であるユーザが印刷装置３にログインすると、ログイン認証部４１がログイン情報を、通信処理部３５を介して印刷サーバ２に送信する。印刷サーバ２の会議資料印刷指示部２５は、印刷装置３からのログイン情報を受信すると、欠席者による印刷装置３へのログインが行われたと判断する。
【００５９】
欠席者による印刷装置３へのログインが行われたと判断した場合（ステップＳ１３：ＹＥＳ）、ステップＳ１４において、会議資料印刷指示部２５は、ログインした欠席者用の会議資料の印刷を実行する。具体的には、会議資料印刷指示部２５は、記憶部１２において今回の会議に対応する会議資料用のフォルダに保存された会議資料のデータに基づく印刷データを印刷装置３に送信する。会議資料の印刷データを受信した印刷装置３では、印刷制御部４２が、会議資料の印刷データに基づき、印刷部３２に会議資料を印刷させる。
【００６０】
ここで、上記のように印刷装置３で欠席者用の会議資料を印刷すると、欠席者印刷情報通知部４３は、会議資料印刷情報を、通信処理部３５を介して印刷サーバ２に送信する。
【００６１】
ステップＳ１４に続いて、ステップＳ１５において、印刷サーバ２の集計部２４は、会議資料印刷情報を、通信処理部１３により受信したか否かを判断する。会議資料印刷情報を受信していないと判断した場合（ステップＳ１５：ＮＯ）、集計部２４は、ステップＳ１５を繰り返す。
【００６２】
会議資料印刷情報を受信したと判断した場合（ステップＳ１５：ＹＥＳ）、ステップＳ１６において、集計部２４は、その会議資料印刷情報が示す欠席者による会議資料の印刷が行われたことを欠席者印刷管理テーブル２７に記録する。具体的には、集計部２４は、欠席者印刷管理テーブル２７における該当する欠席者であるユーザの会議資料の印刷の有無を「有」とする。
【００６３】
次いで、ステップＳ１７において、集計部２４は、欠席者全員の会議資料の印刷が終了したか否かを判断する。欠席者全員の会議資料の印刷が終了したと集計部２４が判断した場合（ステップＳ１７：ＹＥＳ）、出欠確認処理が終了となる。
【００６４】
欠席者全員の会議資料の印刷は終了していないと集計部２４が判断した場合（ステップＳ１７：ＮＯ）、ステップＳ１３へ処理が戻る。
【００６５】
ステップＳ１３において、欠席者による印刷装置３へのログインは行われていないと会議資料印刷指示部２５が判断した場合（ステップＳ１３：ＮＯ）、ステップＳ１８において、警告通知部２６は、警告期限になったか否かを判断する。警告期限になっていないと警告通知部２６が判断した場合（ステップＳ１８：ＮＯ）、ステップＳ１３へ処理が戻る。
【００６６】
警告期限になったと判断した場合（ステップＳ１８：ＹＥＳ）、ステップＳ１９において、警告通知部２６は、会議資料の印刷を行っていない欠席者に対して、会議資料を印刷させるための警告を行う。具体的には、警告通知部２６は、警告情報を、通信処理部１３を介して会議資料の印刷を行っていない欠席者の端末装置４に電子メールにより送信する。これにより、出欠確認処理が終了となる。
【００６７】
ここで、警告期限の経過後でも、欠席者であるユーザが印刷装置３にログインすると、上述のステップＳ１４と同様に、印刷サーバ２が印刷装置３に会議資料を印刷させる。
【００６８】
以上説明したように、印刷サーバ２では、会議の欠席者が会議資料の印刷を行ったことを会議資料印刷情報として印刷装置３から受信する。集計部２４は、会議資料印刷情報に基づき、資料必読会議の欠席者による会議資料の印刷の有無を集計する。警告通知部２６は、警告期限までに会議資料の印刷を行っていない資料必読会議の欠席者の端末装置４に対して警告情報を送信する。これにより、印刷サーバ２は、欠席者に会議資料の印刷を促すことができる。この結果、印刷サーバ２は、会議資料に目を通さない人を低減できる。
【００６９】
（変形例）
次に、上述した実施の形態の出欠確認処理を変更した変形例について説明する。
【００７０】
図５は、本変形例における出欠確認処理のフローチャートである。
【００７１】
図５のステップＳ２１〜Ｓ２９の処理は、上述した図３のステップＳ１〜Ｓ９の処理と同様であるため説明を省略する。
【００７２】
ステップＳ２９において今回の会議は資料必読会議であると判断した場合（ステップＳ２９：ＹＥＳ）、ステップＳ３０において、会議資料管理部２１は、会議資料完成通知情報を会議資料のデータとともに、通信処理部１３を介して会議の参加対象者であるユーザの端末装置４に電子メールにより送信する。この際、会議資料管理部２１は、出欠を問わず参加対象者全員の端末装置４に対して電子メールを送信する。
【００７３】
本変形例の会議資料完成通知情報には、会議資料が完成したことの通知、欠席者も必ず会議資料に目を通すことを要求する通知、および送信した会議資料のデータにより会議資料を印刷装置３で印刷することの指示が含まれる。
【００７４】
ステップＳ３０の後、ステップＳ３１に処理が進む。ステップＳ３１，Ｓ３２の処理は、上述した図３のステップＳ１１，Ｓ１２の処理と同様であるため説明を省略する。
【００７５】
ここで、会議資料完成通知情報および会議資料のデータを端末装置４で受け取った欠席者であるユーザは、会議資料を印刷する場合、端末装置４を操作して、会議資料のデータに基づく印刷を印刷装置３に指示する。これにより、会議資料の印刷データが欠席者の端末装置４から印刷装置３に送信される。
【００７６】
会議資料の印刷データを受信した印刷装置３では、印刷制御部４２が、会議資料の印刷データに基づき、印刷部３２に会議資料を印刷させる。そして、欠席者印刷情報通知部４３は、会議資料印刷情報を、通信処理部３５を介して印刷サーバ２に送信する。
【００７７】
ステップＳ３２の後、ステップＳ３３において、印刷サーバ２の集計部２４は、会議資料印刷情報を、通信処理部１３により受信したか否かを判断する。会議資料印刷情報を受信していないと判断した場合（ステップＳ３３：ＮＯ）、集計部２４は、ステップＳ３６へ進む。
【００７８】
会議資料印刷情報を受信したと判断した場合（ステップＳ３３：ＹＥＳ）、集計部２４は、ステップＳ３４へ進む。ステップＳ３４，Ｓ３５の処理は、上述した図４のステップＳ１６，Ｓ１７の処理と同様であるため説明を省略する。
【００７９】
ステップＳ３６では、警告通知部２６は、警告期限になったか否かを判断する。警告期限になっていないと警告通知部２６が判断した場合（ステップＳ３６：ＮＯ）、ステップＳ３３へ処理が戻る。
【００８０】
警告期限になったと警告通知部２６が判断した場合（ステップＳ３６：ＹＥＳ）、ステップＳ３７へ処理が進む。ステップＳ３７の処理は、上述した図４のステップＳ１９の処理と同様であるため説明を省略する。
【００８１】
以上説明したように、本変形例では、資料必読会議の会議資料のデータを参加対象者の端末装置４に送信する。欠席者は、端末装置４を操作して、会議資料のデータに基づく印刷を印刷装置３に指示する。これにより、印刷装置３が、会議資料を印刷するとともに、会議資料印刷情報を印刷サーバ２に送信する。
【００８２】
このような本変形例でも、印刷サーバ２は、会議の欠席者が会議資料の印刷を行ったことを会議資料印刷情報として印刷装置３から受信する。集計部２４は、会議資料印刷情報に基づき、資料必読会議の欠席者による会議資料の印刷の有無を集計する。警告通知部２６は、警告期限までに会議資料の印刷を行っていない資料必読会議の欠席者の端末装置４に対して警告情報を送信する。これにより、印刷サーバ２は、欠席者に会議資料の印刷を促すことができる。この結果、印刷サーバ２は、会議資料に目を通さない人を低減できる。
【００８３】
なお、上述した実施の形態および変形例において、警告通知部２６を省略してもよい。この場合でも、欠席者による会議資料の印刷の有無の集計結果により、会議の開催者に各欠席者による会議資料の印刷状況を把握させることが可能となる。これにより、欠席者が会議資料に目を通さないことへの対処が可能となる。
【００８４】
具体的には、資料必読会議の開催者であるユーザが端末装置４から印刷サーバ２へアクセスして欠席者印刷管理テーブル２７の内容を確認するための操作を行うと、集計部２４が、欠席者印刷管理テーブル２７の内容を示す欠席者印刷管理データを開催者の端末装置４に送信する。欠席者印刷管理データを受信した端末装置４は、自装置の表示部に欠席者印刷管理データの内容を表示する。これにより、開催者に各欠席者による会議資料の印刷の有無を確認させることが可能となる。この結果、開催者が会議資料を印刷していない欠席者に対して会議資料の印刷を促す等の、欠席者が会議資料に目を通さないことへの対処が可能となる。
【００８５】
また、上述した実施の形態および変形例では、指定された資料必読会議を対象として、欠席者も必ず会議資料に目を通すことを要求する通知、欠席者による会議資料の印刷の有無の集計等を行ったが、すべての会議を対象としてもよい。
【００８６】
本発明は上記実施の形態そのままに限定されるものではなく、実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で構成要素を変形して具体化できる。また、上記実施の形態に開示されている複数の構成要素の適宜な組み合せにより、種々の発明を形成できる。例えば、実施の形態に示される全構成要素から幾つかの構成要素を削除してもよい。
【符号の説明】
【００８７】
１  印刷システム
２  印刷サーバ
３  印刷装置
４  端末装置
５  ネットワーク
１１  制御部
１２  記憶部
１３  通信処理部
２１  会議資料管理部
２２  会議開催通知部
２３  出欠判断部
２４  集計部
２５  会議資料印刷指示部
２６  警告通知部
２７  欠席者印刷管理テーブル
３１  ＩＣカードリーダ
３２  印刷部
３３  制御部
３４  記憶部
３５  通信処理部
４１  ログイン認証部
４２  印刷制御部
４３  欠席者印刷情報通知部
【図１】
2015207072.tif 000003
【図２】
2015207072.tif 000004
【図３】
2015207072.tif 000005
【図４】
2015207072.tif 000006
【図５】
2015207072.tif 000007