(57)【要約】      （修正有）【課題】手続きの処理手順を管理するワークフロー管理システムを利用する情報システムにおいて、ワークフローの開発工数を削減する。【解決手段】伝票の伝票識別情報と入力項目とを記憶する伝票記憶手段と、ユーザによって前記伝票を用いて申請された申請の申請情報のうち、少なくとも申請日と前記伝票識別情報とを記憶する申請情報記憶手段と、前記申請によって前記伝票の前記入力項目に入力されたデータを可変長のレコードに記憶する入力データ記憶手段と、前記申請の承認ルートを前記ワークフロー管理システムに登録するルート登録手段と、前記申請で使用する前記伝票識別情報と前記承認ルートとを前記ワークフロー管理システムに登録するフロー登録手段と、を備える。【選択図】図７
2015095103.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
手続きの処理手順を管理するワークフロー管理システムを利用する情報システムにおいて、
伝票の伝票識別情報と入力項目とを記憶する伝票記憶手段と、
ユーザによって前記伝票を用いて申請された申請の申請情報のうち、少なくとも申請日と前記伝票識別情報とを記憶する申請情報記憶手段と、
前記申請によって前記伝票の前記入力項目に入力されたデータを可変長のレコードに記憶する入力データ記憶手段と、
前記申請の承認ルートを前記ワークフロー管理システムに登録するルート登録手段と、
前記申請で使用する前記伝票識別情報と前記承認ルートとを前記ワークフロー管理システムに登録するフロー登録手段と、を備える、
情報システム。
【請求項２】
前記伝票記憶手段に記憶された情報に基づいて伝票画面情報を生成し、前記伝票の入力項目に応じて入力エラーをチェックするスクリプトを前記伝票画面情報に埋め込む手段をさらに有する、
請求項１に記載の情報システム。
【請求項３】
前記伝票識別情報として、伝票名と伝票の版数を用いる、
請求項１または請求項２に記載の情報システム。
【請求項４】
前記入力データ記憶手段は、入力データを所定の区切り文字で区切って管理する、
請求項１から請求項３のいずれか一項に記載の情報システム。
【請求項５】
手続きの処理手順を管理するワークフロー管理システム上で実行されるプログラムであって、
コンピュータに、
伝票の伝票識別情報と入力項目とを記憶する伝票記憶ステップと、
ユーザによって前記伝票を用いて申請された申請の申請情報のうち、少なくとも申請日と前記伝票識別情報とを記憶する申請情報記憶ステップと、
前記申請によって前記伝票の前記入力項目に入力されたデータを可変長のレコードに記憶する入力データ記憶ステップと、
前記申請の承認ルートを前記ワークフロー管理システムに登録するルート登録ステップと、
前記申請で使用する前記伝票識別情報と前記承認ルートとを前記ワークフロー管理システムに登録するフロー登録ステップと、を実行させる、
プログラム。
【請求項６】
手続きの処理手順を管理するワークフロー管理システムを利用する情報システムに用いられるデータ構造であって、
伝票の伝票識別情報と入力項目とを記憶する伝票記憶部と、
ユーザによって前記伝票を用いて申請された申請の申請情報のうち、少なくとも申請日と前記伝票識別情報とを記憶する申請情報記憶部と、
前記申請によって前記伝票の前記入力項目に入力されたデータを可変長のレコードに記憶する入力データ記憶部と、からなる、
データ構造。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ワークフローを管理する情報システム、プログラムおよびワークフローで使用するデータ構造に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、企業あるいは公共機関その他の団体によって、申請の承認をシステム上で実現するワークフローシステムが利用されている。図１は、ワークフローによる申請処理の流れを例示する図である。ワークフローは、例えば、図１のように、申請処理の流れとして例示される。図１では、申請者が申請した内容を、１名の中間承認者および最終承認者が承認する場合を例示する。申請者が伝票に必要事項を記入して申請をする。申請者が申請をすると、ワークフローシステムは、申請対象の伝票を中間承認者に渡す。中間承認者は、伝票の内容を確認し、承認を行う。中間承認者が承認をすると、申請対象の伝票が最終承認者に渡される。最終承認者は、伝票の内容を確認し、承認を行う。ワークフローシステムでは、例えば、稟議文書の承認処理等が、情報システム上で実現されている（例えば、特許文献１）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００４−１０２８８６号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
従来のワークフローシステムでは、申請対象の伝票に入力されたデータを固定長のレコードに記録していた。そのため、伝票のフォーマットが変更されると、システム管理者あるいは開発者等が申請データを保存するテーブルを再設計していた。そのため、申請データを読み込んで処理を実行するプログラムもシステム管理者あるいは開発者等がワークフロー毎に開発を行っていた。申請データを読み込んで処理を実行するプログラムとしては、承認処理を実行するプログラム、申請対象の伝票を処理するプログラム等を例示できる。このため、従来のワークフローシステムでは、新しいワークフローを開発するために多くの工数を費やしていた。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
そこで、本発明は上記課題を解決するため、手続きの処理手順を管理するワークフロー管理システムを利用する情報システムにおいて、伝票の伝票識別情報と入力項目とを記憶する伝票記憶手段と、ユーザによって伝票を用いて申請された申請の申請情報のうち、少なくとも申請日と伝票識別情報とを記憶する申請情報記憶手段と、申請によって伝票の入力項目に入力されたデータを可変長のレコードに記憶する入力データ記憶手段と、申請の承認ルートをワークフロー管理システムに登録するルート登録手段と、申請で使用する伝票識別情報と承認ルート、とをワークフロー管理システムに登録するフロー登録手段と、を備える。
【発明の効果】
【０００６】
本発明によれば、入力項目が異なる伝票を同一のテーブルに保存できる。その結果、ワークフロー管理に係るシステムの開発工数が削減される。
【図面の簡単な説明】
【０００７】
【図１】ワークフローの承認の流れを例示する図である。
【図２】比較例のワークフローシステムの構成を例示した図である。
【図３】比較例によるワークフロー作成の流れを例示する図である。
【図４】比較例において、伝票の入力項目が変更になった場合の申請処理を例示する図である。
【図５】実施形態１におけるワークフローを実行する情報システムを例示する図である。
【図６】一般的な情報処理装置のハードウェア構成を例示する図である。
【図７】実施形態１におけるワークフローシステムの構成を例示した図である。
【図８】実施形態１における新規ワークフロー作成から承認処理までの処理フローを例示する図である。
【図９】実施形態１における新規ワークフロー作成の流れを例示する図である。
【図１０】実施形態１において、伝票を追加した場合の処理フローを例示する図である。
【図１１】比較例のシステムと実施形態１におけるシステムとのワークフロー開発工数の比較を例示する図である。
【図１２】変形例における新規ワークフロー作成から承認処理までの処理フローを例示する図である。
【図１３】変形例における伝票の入力項目を変更した場合の処理フローを例示する図である。
【図１４】実施形態１におけるデータテーブルの関連を例示する図である。
【図１５】申請されたデータのダウンロードを例示する図である。
【発明を実施するための形態】
【０００８】
以下、図面を参照して、本発明で開示する実施形態について説明する。以下の実施形態の構成は例示であり、本発明は以下で開示する実施形態の構成に限定されない。
【０００９】
＜比較例＞
まず、比較例について説明する。比較例では、伝票画面、申請処理を行うプログラム、承認処理を行うプログラム、申請データを保存するテーブル、を伝票ごとに開発するシステムを例示する。以下、図２から図４を参照して、比較例について説明する。
【００１０】
図２は、比較例のワークフローシステムの構成を例示した図である。図２では、申請に用いる伝票として、伝票Ｘ、伝票Ｙ、伝票Ｚが例示されている。また、伝票Ｘに対応する、画面情報である画面Ｘ、申請処理を行うプログラムである申請処理Ｘ、承認処理を行うプログラムである承認処理Ｘおよび申請内容を保存するテーブルであるデータＸが図示されている。また、伝票Ｙについて、伝票Ｘの場合と同様に、画面Ｙ、申請処理Ｙ、承認処理ＹおよびデータＹが図示されている。さらに、伝票Ｚについても、伝票Ｘの場合と同様に、画面Ｚ、申請処理Ｚ、承認処理ＺおよびデータＺが図示されている。つまり、各伝票毎に対応する画面、申請処理を行うプログラム、承認処理を行うプログラムおよび申請内容を保存するテーブルが個別に用意されている。また、図２では、ワークフロー処理の基本機能を提供するワークフロー管理システム５が図示されている。
【００１１】
比較例は、伝票に入力されたデータを固定長のレコードに保存している。そのため、入力項目が異なる複数の伝票をひとつのテーブルに保存することは難しい。そのため、比較例は、伝票を作成するたびに、申請データを保存するテーブルを作成する。また、申請データを保存するテーブルからデータを読み込んで処理を行う申請処理および承認処理を行うプログラムも伝票ごとに開発される。
【００１２】
また、比較例のシステムの開発者は、伝票ごとに伝票画面をＨＴＭＬで作成している。伝票ごとに柔軟なデザイン変更ができる一方、伝票ごとに画面が作成されるため、新規ワ
ークフローの開発は開発者の負担となる。
【００１３】
図３は、比較例によるワークフロー作成の流れを例示する図である。図３では、新規に伝票を作成し、ワークフローが完成するまでの流れを例示する。このワークフローの作成は、例えば、開発者が実施すればよい。開発者は伝票画面を作成する。伝票画面としては、申請時の画面あるいは承認時の画面を例示できる。伝票画面は、例えば、ＨＴＭＬで作成される（Ｓ３１）。開発者は、各入力項目の型を管理する属性管理テーブルを作成する。例えば、入力項目が日付情報である、あるいは文字列情報である、等の情報が属性管理テーブルに格納される。さらに開発者は、申請者が伝票に入力した情報を格納する申請データ格納テーブルを作成する（Ｓ３２）。開発者は、申請の承認ルートを作成する。承認ルートは、例えば、申請者から、第１承認者、第２承認者を経て、最終承認者へ至るルートとして例示される（Ｓ３３）。次に、開発者は、承認ルートのノードを作成する。ここでは、各承認者の属性が決定される。例えば、第１承認者として課長職の者、第２承認者として部長職の者、最終承認者として経理課に所属する者、等が決定される（Ｓ３４）。開発者は、コンテンツの定義テーブルを作成する。コンテンツの定義テーブルは、一連のワークフローで使用される画面およびプログラムを登録するためのテーブルである（Ｓ３５）。開発者は、コンテンツプログラムの作成を行う。ここでは、申請処理および承認処理を行うプログラムが作成される。作成された伝票画面およびプログラムは、ワークフローのどの部分で使用されるものかを、コンテンツ定義のテーブルに追加される（Ｓ３６）。システム管理者はフローの定義テーブルを作成する。フローの定義テーブルは、伝票画面、承認ルートおよびプログラムの対応を管理するテーブルである（Ｓ３７）。開発者は、Ｓ３３およびＳ３４で作成した承認ルート定義とＳ３５およびＳ３６で作成したコンテンツ定義とをＳ３７で作成したフローの定義テーブルに登録するフロー定義の設定を行う（Ｓ３８）。以上の操作により、新規のワークフローが作成される。
【００１４】
比較例において、作成されたワークフローを使用した申請の承認プロセスを説明する。以下の例では、１０月２３日までは入力項目が２項目の伝票が使用されていたが、１０月２４日以降は、入力項目が３項目の伝票を申請に用いるように変更された場合を説明する。
【００１５】
図４は、比較例において、伝票の入力項目が変更された場合の申請処理を例示する図である。図４の例では、申請者は、１０月２０日に伝票を用いて申請を行う。１０月２０日時点で有効な伝票は伝票２０１である。したがって、申請者は伝票２０１に申請内容を入力する。伝票２０１に入力されたデータは、テーブル２０１ｔに保存される。申請を行うと、ワークフロー管理システム５は、次の承認者に申請対象の伝票を渡す。１０月２３日までに最終承認者が承認を行えば、ワークフローは正常に終了する。
【００１６】
ここで、最終承認者が承認を行う前に、１０月２４日を経過した場合を考える。すると、１０月２４日以降で有効な伝票は、伝票２０１ａとなる。また、伝票２０１ａを格納するテーブルはテーブル２０１ａｔとなる。比較例では、伝票の入力項目が変更されると、申請処理を行うプログラム等も新規に開発する。そのため、比較例では、１０月２４日にシステムの切り替えが発生する虞がある。その結果、伝票２０１、テーブル２０１ａは１０月２４日以降使用できない虞がある。したがって、１０月２３日以前に申請をし、承認処理中に１０月２４日を経過してしまった場合、伝票２０１で申請されていた申請は破棄される虞がある。この場合、申請者は伝票２０１ａを用いて再申請を行う作業が発生する。
【００１７】
比較例では、入力したデータを固定長のレコードに保存した。そのため、伝票ごとに、申請データを保存するテーブル、申請処理を行うプログラム、承認処理を行うプログラムを作成する作業が発生した。また、伝票画面も伝票ごとに作成している。そのため、開発
者あるいはシステム管理者の負担となっていた。
【００１８】
＜実施形態１＞
本発明の一側面は、以下の情報システムとして例示される。実施形態１のシステムは、ワークフローを管理するワークフロー管理システム５上で動作する。ここで、実施形態１のシステムは、伝票画面の処理を行う伝票画面管理部、申請処理を行う申請案件処理部、伝票画面のデータを保存する伝票画面テーブルおよび申請データを保存する申請データテーブルを含む。実施形態１のシステムは、ワークフロー管理システム５が提供するＡｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ  Ｐｒｏｇｒａｍｍｉｎｇ  Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ（ＡＰＩ）を利用して、ワークフロー管理システム５の機能にアクセスする。
【００１９】
ワークフロー管理システム５は、ワークフローを管理する基本的な機能を提供する。例えば、ユーザの登録および削除を行うユーザ管理機能、申請のワークフローで用いられる伝票画面と承認ルート等の組み合わせを管理するフロー定義機能、現在の申請対象の伝票の位置および承認ステータスを管理するフロー管理機能等を有する。ワークフロー管理システム５は、市販のプログラムを用いてもよいし、独自に開発したものを用いてもよい。
【００２０】
実施形態１では、開発者あるいはシステム管理者がワークフローを作成する。申請者は、作成されたワークフローの伝票に必要事項を記入して、申請を行う。実施形態１における情報システムは、申請者の申請をトリガーとして、申請対象の伝票を次の承認者に渡す。承認者は、受け取った申請対象の伝票を確認し、承認を行う。承認者は１人、または、２人以上であってもよい。最後の承認者が申請対象の伝票を受け取り、承認を行うと申請のワークフローは完了する。あるいは、承認者のうちの１人又は複数人が否認することで申請のワークフローが完了することもある。実施形態１では、例えば交通費の伝票を扱うワークフローを例示する。以下、図５から図１５を参照して、実施形態１について説明する。
【００２１】
図５は、実施形態１におけるワークフローを実行する情報システムを例示する図である。サーバ１００には、ワークフロー管理システム５及び実施形態１のシステムが導入されている。サーバ１００と、システム管理者利用端末１０１と、申請者利用端末１０２と、承認者利用端末１０３と、最終承認者利用端末１０４とは、Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ（ＬＡＮ）あるいはＶｉｒｔｕａｌ  Ｐｒｉｖａｔｅ  Ｎｅｔｗｏｒｋ（ＶＰＮ）等のネットワーク１１０で相互に接続されている。
【００２２】
ここで、図６は、情報処理装置のハードウェア構成を例示する図である。図６では、プロセッサ１１１、主記憶部１１２、補助記憶部１１３、通信部１１４とが相互に接続バス１１５で接続された一般的な情報処理装置１１０が例示されている。サーバ１００、システム管理者利用端末１０１、申請者利用端末１０２、承認者利用端末１０３、最終承認者利用端末１０４は、図６に例示されるような一般的な情報処理装置として例示できる。
【００２３】
サーバ１００には、ワークフロー管理システム５及びワークフロー管理システム５の上で稼働する実施形態１のシステムが導入されている。サーバ１００上では、ワークフロー管理システム５及び実施形態１のシステムが稼働し、システム管理者利用端末１０１、申請者利用端末１０２、承認者利用端末１０３、最終承認者利用端末１０４からのアクセスを受け付ける。なお、ワークフロー管理システム５と実施形態１のシステムとは、別々のサーバに導入してもよい。この場合、ワークフロー管理システム５を導入したサーバと実施形態１のシステムを導入したサーバとが、例えばＬＡＮ等のネットワークを通じて、協調して稼働すればよい。サーバ、例えば、情報処理装置１１０のプロセッサ１１１は、主記憶部１１２に実行可能に展開されたプログラムを実行し、実施形態１のシステムとして動作する。
【００２４】
システム管理者利用端末１０１、申請者利用端末１０２、承認者利用端末１０３、最終承認者利用端末１０４は、ブラウザ等を通じて、サーバ１００上で実行されている実施形態１のシステムにアクセスする。実施形態１のシステムは、ブラウザ上で実行可能である。したがって、システム管理者利用端末１０１、申請者利用端末１０２、承認者利用端末１０３および最終承認者利用端末１０４にはブラウザ以外のワークフロー専用プログラムを導入しなくともよい。なお、ワークフロー実行の利便性を高めるため、システム管理者利用端末１０１、申請者利用端末１０２、承認者利用端末１０３および最終承認者利用端末１０４にワークフロー専用プログラムを導入してもよい。ワークフロー専用プログラムとしては、例えば、申請対象の伝票が渡された事を承認者に通知するプログラムを例示できる。
【００２５】
図７は、実施形態１におけるワークフローシステムの構成を例示した図である。図７では、実施形態１のシステムとして、申請伝票管理部１、申請案件処理部２、伝票画面テーブル３および申請データテーブル４が例示されている。また、ワークフロー処理の基本機能を提供するワークフロー管理システム５が例示されている。
【００２６】
申請伝票管理部１は、伝票として指定された伝票名、入力項目等の情報を伝票画面テーブル３に記録する。また、申請伝票管理部１は、承認フローの定義をワークフロー管理システム５に登録する。申請案件処理部２は、承認フローで使用する伝票名、伝票に入力されたデータを申請データテーブル４に記録する。また、申請案件処理部２は、ワークフローにおける、申請／承認処理の結果をワークフロー管理システム５に登録する。
【００２７】
サーバ１００のプロセッサ１１１は、申請伝票管理部１あるいは申請案件処理部２として主記憶部１１２上のプログラムを実行してもよい。この場合、プログラムはサーバ１００の補助記憶部１１３に記憶される。補助記憶部１１３は、例えば、コンピュータが読み取り可能な記録媒体である。補助記憶部１１３に記憶されたプログラムは、主記憶部１１２に読み出され、サーバ１００のプロセッサ１１１によって実行される。
【００２８】
伝票画面テーブル３は、伝票の伝票名および入力項目を保存する。ここで、伝票名は伝票識別情報の例示である。また、伝票画面テーブル３は、伝票記憶手段の例示である。伝票画面テーブル３は、市販のデータベースプログラムのテーブルとして実現されていてもよい。伝票画面テーブル３は、サーバ１００上の補助記憶部１１３に記憶されていてもよい。また、伝票画面テーブル３は、サーバ１００上の主記憶部１１２に記憶されていてもよい。
【００２９】
申請データテーブル４は、伝票に入力されたデータを保存する。伝票に入力されたデータは、基本情報部および入力データ部に分けて保存される。基本情報部で保存される情報は、申請日及び伝票名を含む。基本情報部は、伝票に入力されたデータを検索する際のキー情報として用いてもよい。基本情報部は、申請情報記憶手段の例示である。入力データ部で保存される情報は、伝票に入力された情報（交通費や目的地等）を含む。入力データ部は、入力データ記憶手段の例示である。入力データ部では、伝票の入力データが可変長のレコードとして保存される。申請データテーブル４は、市販のデータベースプログラムのテーブルとして実現されていてもよい。申請データテーブル４は、サーバ１００上の補助記憶部１１３に記憶されていてもよい。また、申請データテーブル４は、サーバ１００上の主記憶部１１２に記憶されていてもよい。
【００３０】
申請伝票管理部１は、システム管理者が伝票を作成すると、伝票の伝票名および入力項目を伝票画面テーブル３に記録する（Ｓ７１）。申請伝票管理部１は、伝票と承認フローとの対応情報を、ワークフロー管理システム５に登録する（Ｓ７２）。
【００３１】
申請案件処理部２は、伝票画面テーブル３にアクセスして、伝票に入力されたデータを読み出す。申請案件処理部２は、伝票画面テーブル３から読み出されたデータを基に、伝票画面を出力する（Ｓ７３）。また、申請案件処理部２は、申請を受け付けると、伝票の入力データを申請データテーブル４に保存する（Ｓ７４）。また、申請案件処理部２は、申請のワークフローの申請／承認等のステータスをワークフロー管理システム５に登録する（Ｓ７５）。
【００３２】
図８は、実施形態１における新規ワークフロー作成から承認処理までの処理フローを例示する図である。図８では、申請伝票管理部１による新規ワークフロー作成および申請案件処理部２による案件処理のフローが例示されている。図の下方には、それぞれのステップを示すステップ番号（例えば、Ｓ８１）および各ステップにおける主な作業者（例えば、システム管理者）が例示されている。なお、図８に図示されているもののうち、申請伝票管理部１、申請案件処理部２、伝票画面テーブル３、申請データテーブル４は実施形態１のシステムによって提供される。また、管理システムテーブル６は、ワークフロー管理システム５によって提供される。
【００３３】
申請伝票管理部１による新規ワークフロー作成では、まず、システム管理者は申請に用いる伝票の情報を入力する。申請伝票管理部１は、システム管理者の入力にしたがい、伝票を作成する。申請伝票管理部１によって作成された伝票の伝票名、利用開始日、入力項目および入力項目の属性は、伝票画面テーブル３に保存される。伝票の入力項目とは、例えば、日付、交通手段、目的地、金額等を例示できる。入力項目の属性とは、例えば、入力項目の型を示す情報である。入力項目の属性として、例えば、日付、金額、文字列等が例示される。また、伝票を作成すると伝票を識別するＩＤであるフローＩＤがワークフロー管理システム５によって発行される。発行されたフローＩＤは伝票画面テーブル３に保存される。なお、伝票の利用開始日及びフローＩＤについては、図示を省略している。さらに、システム管理者は承認ルートの情報を入力する。申請伝票管理部１は、システム管理者によって入力された承認ルートを、ワークフロー管理システム５のＡＰＩを通じて、管理システムテーブル６に保存する。申請伝票管理部１が承認ルートを管理システムテーブル６に保存する処理は、ルート登録手段の例示である（Ｓ８１）。さらに、申請伝票管理部１は、伝票画面のフローＩＤ、承認ルート、このワークフローで実行するプログラムの対応を、ワークフロー管理システム５のＡＰＩを通じて、管理システムテーブル６に登録する。実施形態１では、全てのワークフローにおいて、申請案件処理部２がワークフローで実行するプログラムとして登録される。申請伝票管理部１が、伝票画面と承認ルートの対応を、ワークフロー管理システム５のＡＰＩを通じて、管理システムテーブル６に登録する手段は、フロー登録手段の例示である。
【００３４】
申請者が実施形態１のシステムにブラウザで接続すると、ワークフロー管理システム５は、伝票の一覧を表示する。申請者は表示された伝票の一覧の中から、申請に適した伝票を選択する。申請者が伝票を選択すると、ワークフロー管理システム５は、選択された伝票のフローＩＤに対応するプログラムを起動する。実施形態１では、全てのフローＩＤに申請案件処理部２が対応づけられている。そのため、ここでは申請案件処理部２が起動される。
【００３５】
申請案件処理部２は、伝票画面テーブル３から入力項目を読み出し、伝票画面を動的に出力する。ここで、伝票画面を動的に出力とは、伝票画面テーブル３から読み出した入力項目に応じて画面情報を生成することを含む。伝票画面を動的に出力する手段は、伝票記憶手段に保存された情報に基づいて、伝票画面情報を生成する手段の例示である。伝票画面は、例えば、ＨＴＭＬとして出力される。申請案件処理部２は、伝票画面を出力する際に、入力項目のチェックを行うエラーチェックスクリプトを伝票画面に埋め込む。エラー
チェックスクリプトは、例えば、ＪａｖａＳｃｒｉｐｔ（登録商標）で記述される。入力項目のチェックとは、例えば、日付の入力項目に対して、１月３２日と入力した場合に、エラーとする処理として例示される。入力項目のチェックを行うエラーチェックスクリプトを伝票画面に埋め込む手段は、伝票の入力項目に応じて入力エラーをチェックするスクリプトを伝票画面情報に埋め込む手段の例示である。伝票画面テーブル３から読み出した入力項目の属性に基づいて、エラーチェックスクリプトは生成される。このエラーチェックは申請者が伝票画面上の申請ボタンを押した際に実行される（Ｓ８２）。
【００３６】
申請者は、表示された伝票画面に対し、日付、交通手段、目的地、金額等のデータを入力し伝票画面上の申請ボタンを押す。申請者が申請ボタンを押すと、エラーチェックスクリプトが実行される。入力項目にエラーがあった場合、エラーチェックスクリプトはその旨を画面に表示し、申請者に修正を促す。このチェックは、サーバ１００ではなく、申請者利用端末１０２で実施される。そのため、ネットワークによる遅延およびサーバ１００の負荷増大を回避できる。入力項目にエラーが無い場合、申請案件処理部２は、入力されたデータを基本情報と入力データとに分けて申請データテーブル４に保存する。基本データとは、伝票名、申請日を少なくとも含む。基本データを申請データテーブル４に保存する手段は、基本情報管理手段の例示である。また、入力データとは、伝票の各入力項目に対して、申請者が入力したデータを含む。入力データは、申請データテーブル４の可変長レコードに保存される（Ｓ８３）。可変長のレコードとは、例えば、所定の区切り文字によって保存される形式を含む。所定の区切り文字によって保存される形式とは、例えば、カンマで区切ってデータを保存するＣＳＶ形式を例示できる。入力データを申請データテーブル４の可変長レコードに保存する手段は、入力データ管理手段の例示である。
【００３７】
申請者が申請ボタンを押す。申請案件処理部２は、入力項目にエラーが無い場合、承認者の設定を行う申請画面を出力する（図示は省略）。申請画面では、申請者は、伝票に応じて定義された承認ルートの承認者の情報を入力する。申請案件処理部２は、申請者によって入力された承認者の情報を、ワークフロー管理システム５のＡＰＩを通じて、管理システムテーブル６に登録する。承認ルートの承認者を設定後、申請者は、申請画面上の申請ボタンを押す。ワークフロー管理システム５は、申請者が申請ボタンを押すと、伝票のフローＩＤに紐付いているプログラムを起動する。実施形態１では、ここで起動されるプログラムは申請案件処理部２となる。
【００３８】
なお、図示は省略しているが、申請者が必要事項を伝票に入力して申請を行うと、ワークフロー管理システム５は申請対象の伝票を識別するシステム案件ＩＤを発行する。申請案件処理部２は、ワークフロー管理システム５から受け取ったシステム案件ＩＤに紐付くユーザデータＩＤを生成する。ユーザデータＩＤは申請された伝票を識別する情報として、申請データテーブル４に保存される。
【００３９】
申請者が申請を行うと、ワークフロー管理システム５は、申請対象の伝票を承認者に渡す。ワークフロー管理システム５は、承認者に対して未処理案件の一覧を表示する未処理画面を表示する。未処理画面において、承認者が承認する案件を選択すると、ワークフロー管理システム５は、フローＩＤを基に対応する伝票画面と承認プログラムを呼び出す。実施形態１のシステムでは、全てのフローＩＤに対応する承認プログラムは申請案件処理部２となっている。そのため、ここでは申請案件処理部２が起動される。申請案件処理部２は、フローＩＤを基に伝票画面テーブル３から画面に表示する伝票を選択する。申請案件処理部２は、表示する伝票を選択すると、伝票の入力項目に応じて伝票の画面を表示するＨＴＭＬを動的に出力する（Ｓ８４）。なお、承認者に対して伝票画面を表示する際は、編集不可の画面としてもよい。承認者は伝票の記載事項を確認して、承認／否認を行うので、伝票の記載事項を変更しない場合も考えられるからである。
【００４０】
承認者は表示された伝票を確認する。承認を行う場合は、伝票画面に表示されている承認ボタンを押す。承認者が承認を行うと、申請案件処理部２は、ワークフロー管理システム５のＡＰＩを通じて、管理システムテーブル６に承認日と承認結果を記録する。この際、申請案件処理部２は、申請データテーブル４に保存されたユーザデータＩＤに紐付いたシステム案件ＩＤに対応する管理システムテーブル６のレコードに承認結果を記録する。以上で、一連の申請のワークフローが完了する。
【００４１】
図９は、実施形態１における新規ワークフロー作成の流れを例示する図である。実施形態１における新規ワークフローは、システム管理者が作成してもよい。ワークフロー管理システム５は、システム管理者に対し、新規伝票の作成画面を表示する。新規伝票の作成画面に対しシステム管理者が伝票名を入力すると、申請伝票管理部１は入力された伝票名を伝票画面テーブル３に保存する（Ｓ９１）。ワークフロー管理システム５は、システム管理者に対し、伝票の入力項目の作成画面を表示する。システム管理者は、表示された作成画面に対し、日付、交通手段、目的地、金額等の伝票の入力項目の情報を入力する。申請伝票管理部１は、システム管理者が入力した伝票の入力項目の情報を伝票画面テーブル３に保存する（Ｓ９２）。ワークフロー管理システム５は、システム管理者に対し、承認ルートを作成する画面を表示する。システム管理者が、表示された画面に対し承認ルートの情報を入力すると、申請伝票管理部１は、入力された承認ルートの情報を、ワークフロー管理システム５のＡＰＩを通じて、管理システムテーブル６に保存する（Ｓ９３）。なお、実施形態１では、全ての伝票で、申請／承認処理を行うプログラムとして申請案件処理部２を用いる。また、伝票画面は申請伝票管理部１が伝票画面テーブル３のデータに基づいて生成する。そのため、フロー定義において、伝票画面およびプログラムの指定をシステム管理者が行わなくてよい。
【００４２】
図１０は、実施形態１において、伝票を追加した場合の処理フローを例示する図である。図の下方には、それぞれのステップを示すステップ番号（例えば、Ｓ１０１）及び、各ステップにおける主な作業者（例えば、システム管理者）が例示されている。図１０は、図８で伝票を作成したのち、新しい伝票を追加した場合を例示している。
【００４３】
申請伝票管理部１は、システム管理者が追加した伝票の伝票名、入力項目および入力項目の属性を伝票画面テーブル３に保存する。また、申請伝票管理部１は、申請の承認ルートと申請に用いる伝票の対応を、ワークフロー管理システム５のＡＰＩを通じて、管理システムテーブル６に保存する（Ｓ１０１）。入力データは申請データテーブル４の可変長レコードに保存されている。そのため、入力項目数が異なる伝票があっても新たにテーブルを作らなくてよい。新しく作成した伝票に入力されたデータを既存の申請データテーブル４に保存することができる。Ｓ１０２〜Ｓ１０４の処理は、Ｓ８２〜Ｓ８４までの処理と同様であるので、その説明を省略する。
【００４４】
図１１は、比較例のシステムと実施形態１におけるシステムとのワークフロー開発工数の比較を例示する図である。図１１では、比較例の開発として、２パターン例示している。図１１の比較例の開発（１）では、ワークフロー管理システム５の機能のみを使用してワークフローを開発した。図１１の比較例の開発（２）では、ワークフロー管理システム５によって提供されている、ワークフロー開発ツールを用いてワークフローの開発を行った。
【００４５】
実施形態１では、入力データを可変長のレコードに保存することで、入力項目が異なる伝票であっても単一の申請データテーブル４に保存できる。そのため、伝票の情報を保存する伝票テーブルの設計および作成が伝票毎に行われなくともよい。また、実施形態１のシステムでは、全ての伝票の情報を伝票画面テーブル３および申請データテーブル４に格納する。そのため、実施形態１のシステムでは、伝票画面が設計されれば、伝票テーブル
の設計および作成がされなくともよい。また、申請案件処理部２が伝票の画面を動的に生成するため、画面設計の工数も削減できる。さらに、承認経路等が設定されると、実施形態１のシステムは、設定された承認経路等をワークフロー管理システム５に登録する。そのため、システム管理者は、ワークフロー管理システム５のテーブルを設計しなくてよい。その結果、図１１に示す通り、実施形態１によるシステムは、比較例のワークフローシステムに比べて、ワークフロー開発工数を削減できる。
【００４６】
実施形態１では、入力データを可変長のレコードに保存した。そのため、入力項目が異なる複数の伝票の入力データをひとつの申請データテーブル４に保存できる。さらに、実施形態１では、申請案件処理部２が伝票の画面を動的に生成した。その結果、ワークフローの開発工数を削減できる。
【００４７】
さらに、実施形態１では、伝票画面を出力する際に入力項目のチェックを行うエラーチェックスクリプトを伝票画面に埋め込んだ。その結果、利用者端末側でエラーチェックの実現が可能となり、サーバ及びネットワークの負荷を軽減することができる。
【００４８】
また、実施形態１では、申請データを所定の区切り文字で区切って格納した。その結果、システム管理者は、申請データを容易に加工することができる。
【００４９】
＜変形例＞
実施形態１では、ワークフローで使用する伝票の識別を伝票名で行った。変形例では、伝票の識別を伝票名と伝票のバージョンを示す版数を用いて行う。伝票名および版数は伝票識別情報の例示である。以下、図１２から図１３を使用して、変形例について説明する。
【００５０】
図１２は、変形例における新規ワークフロー作成から承認処理までの処理フローを例示する図である。図１２では、申請伝票管理部１ａによる新規ワークフロー作成、及び、申請案件処理部２ａによる案件処理、のフローが例示されている。図の下方には、それぞれのステップを示すステップ番号（例えば、Ｓ１２１）及び、各ステップにおける主な作業者（例えば、システム管理者）が例示されている。
【００５１】
変形例では、伝票の識別情報として、伝票名及び伝票の版数を管理する。そのため、伝票画面テーブル３ａには、システム管理者によって作成された伝票の伝票名、伝票の版数、伝票の利用開始日、入力項目、入力項目の属性が保存される。なお、図１２では、伝票名、伝票の利用開始日、入力項目の属性は図示を省略している。
【００５２】
申請伝票管理部１ａによる新規ワークフロー作成では、システム管理者は申請に用いる伝票の情報を入力する。申請伝票管理部１ａはシステム管理者の入力操作にしたがい、伝票を作成する。申請伝票管理部１ａは、システム管理者によって入力された伝票の伝票名、版数、利用開始日、入力項目及び入力項目の属性を伝票画面テーブル３ａに保存する。伝票の入力項目とは、例えば、日付、交通手段、目的地、金額等を例示できる。伝票の版数は、ここでは新規作成のため、版数１として保存される。また、伝票を作成すると伝票を識別するＩＤであるフローＩＤがワークフロー管理システム５によって発行される。申請伝票管理部１ａは、発行されたフローＩＤを伝票画面テーブル３ａに保存する。なお、伝票の伝票名、利用開始日、入力項目の属性、フローＩＤについては、図示を省略している（Ｓ１２１）。
【００５３】
Ｓ１２２からＳ１２４については、伝票名及び版数に対応したフローＩＤを伝票の識別に用いることを除けばＳ８２〜Ｓ８４と同様である。したがって、その説明を省略する。
【００５４】
図１３は、変形例における伝票の入力項目を変更した場合の処理フローを例示する図である。図１３では、申請伝票管理部１ａによるフローの編集および申請案件処理部２ａによる案件処理、のフローが例示されている。図の下方には、それぞれのステップを示すステップ番号（例えば、Ｓ１３１）及び、各ステップにおける主な作業者（例えば、システム管理者）が例示されている。
【００５５】
申請伝票管理部１ａは、システム管理者が伝票の入力項目を変更すると、伝票の版数をひとつ増やす。変形例では、版数１の伝票がすでに存在する。そこで、申請伝票管理部１ａは、入力項目を変更した伝票の版数を２とする。申請伝票管理部１ａは、伝票名、伝票の版数、伝票の入力項目および伝票の利用開始日を伝票画面テーブル３ａに保存する。また、申請伝票管理部１ａは、申請の承認ルートと申請に用いる伝票の対応を、ワークフロー管理システム５のＡＰＩを通じて、管理システムテーブル６に保存する（Ｓ１３１）。
【００５６】
申請案件処理部２ａは、伝票画面テーブル３ａから伝票画面データを読み込み、伝票画面を出力する。伝票画面はＨＴＭＬで作成され、入力データのエラーをチェックするスクリプトが伝票画面のＨＴＭＬに埋め込まれるのは、実施形態１と同様である。伝票画面を作成する際、申請案件処理部２ａは、申請時の日付と、伝票画面テーブル３ａに記録されている伝票の利用開始日とを比較する。その結果、申請日時点で有効な版数の伝票が選択され、画面に表示される（Ｓ１３２）。
【００５７】
申請者は、表示された伝票画面に対し、日付、交通手段、目的地、金額等のデータを入力する。申請案件処理部２ａは、入力されたデータを、基本情報と入力データとに分けて申請データテーブル４ａに保存する。ここで、基本情報に版数が含まれることを除けば、基本情報および入力データの意味は実施形態１と同様である。申請者が必要事項を伝票に入力して申請を行うと、申請案件処理部２ａは、伝票に入力されたデータを伝票の版数と共に申請データテーブル４ａに記録する。なお、伝票に入力されたデータは、実施形態１と同様、申請データテーブル４ａの可変長のレコードに記録される。レコードが可変長であるため、入力項目の異なる伝票の申請データを同一のテーブルに混在させることができる。また、申請案件処理部２ａは、ワークフロー管理システム５のＡＰＩを通じて、管理システムテーブル６に申請日を記録する（Ｓ１３３）。
【００５８】
その後、ワークフロー管理システム５は、申請対象の伝票を承認者に渡す。申請案件処理部２ａは、承認者に対して伝票画面を表示する。なお、承認者に対して伝票画面を表示する際は、編集不可の画面としてもよい。承認者は伝票の記載事項を確認して、承認／否認を行うので、伝票の閲覧ができればよいからである。承認者が承認を行うと、申請案件処理部２ａは、管理システムテーブル６に承認日と承認結果を記録する（Ｓ１３４）。
【００５９】
変形例は、例えば、異なる版数の伝票を同時に有効にできないように制限されていてもよい。このように制限された場合でも、変形例のシステムは、申請された時点で有効であった版数の伝票を選択すればよい。その結果、変形例のシステムは、申請に使用された伝票の伝票画面および申請者によって伝票に入力されたデータを、申請者あるいは承認者に対して表示できる。また、ワークフロー管理システム５は、過去の日付が指定された申請を処理できてもよい。この場合、変形例のシステムは、指定された過去の日付の時点で有効な版数の伝票を選択して表示すればよい。変形例のシステムは、版数を管理することにより、入力項目等が異なる複数の伝票を適切に処理できる。
【００６０】
変形例では、伝票を識別する情報として、伝票名と伝票のバージョンを示す版数を使用した。そのため、伝票の入力項目を変更しても、申請案件処理部２ａは、申請日を基準として適切な版数の伝票を扱うことができる。
【００６１】
＜実施形態１及び変形例のデータテーブル＞
図１４は、実施形態１及び変形例におけるデータテーブルの関連を例示する図である。図１４では、各データテーブルの関連を示すＩＤ情報が記載されている。実施形態では、伝票画面基本情報テーブル３１、伝票画面構成情報テーブル３２、伝票画面構成選択情報３３およびカテゴリＩＤ３５を含むものを伝票画面テーブル３としていた。変形例では、伝票画面基本情報テーブル３１、伝票画面構成情報テーブル３２、伝票画面構成選択情報テーブル３３、カテゴリＩＤ３５およびバージョン情報テーブル３４を含むものを伝票画面テーブル３ａとしていた。また、実施形態１および変形例では、申請データ入力情報テーブル４１および申請データ表形式入力情報テーブル４２を含むものを、申請データテーブル４あるいは申請データテーブル４ａとしていた。
【００６２】
伝票画面基本情報テーブル３１は、伝票名を保存する。フローＩＤは、ワークフロー管理システムが伝票を識別する情報の例示である。フローＩＤは、例えば、ワークフロー管理システム５が発行する。フォームＩＤは入力項目等を保存する伝票画面構成情報テーブル３２を識別する情報の例示である。
【００６３】
伝票画面構成情報テーブル３２は、伝票名、版数、入力項目、入力項目の属性を保存する。フォームＩＤおよびフォーム構成ＩＤは、例えば、ワークフロー管理システム５によって発行される。フォームＩＤは伝票画面構成情報テーブル３２を識別する情報の例示である。フォーム構成ＩＤは、入力項目の初期値を保存する伝票画面構成選択情報テーブル３３を識別する情報の例示である。フォームＩＤによって、伝票画面構成情報テーブル３２は伝票画面基本情報テーブル３１と対応づけられる。
【００６４】
伝票画面構成選択情報テーブル３３は、伝票の入力項目の初期値が保存される。入力項目の初期値とは、例えば、伝票画面を表示する際にオンにするラジオボタンの指定、日付欄に表示する日付等を例示できる。フォーム構成選択ＩＤは、伝票画面構成選択情報テーブル３３を識別する情報の例示である。フォーム構成選択ＩＤは、例えば、ワークフロー管理システム５が発行する。フォームＩＤによって、伝票画面構成選択情報テーブル３３は伝票画面基本情報テーブル３１と対応づけられる。
【００６５】
バージョン情報テーブル３４は、伝票のバージョンが保存される。変形例では、伝票のバージョンとして版数を使用した。フォームＩＤによって、バージョン情報テーブル３４は伝票画面基本情報テーブル３１と対応づけられる。
【００６６】
カテゴリマスタテーブル３５は、伝票のグループ分けに用いる。例えば、カテゴリマスタテーブル３５は、交通費グループ内に複数の交通費伝票があるのであれば、交通費グループとしてのＩＤを保存する。
【００６７】
申請データ入力情報テーブル４１は、申請者が申請時に伝票画面から入力したデータを可変長のレコードに保存する。ユーザデータＩＤは、申請対象の伝票に入力されたデータを識別する情報の例示である。ユーザーデータＩＤは、ワークフロー管理システム５から発行されたシステム案件ＩＤに対応する値として、申請案件処理部２ａによって発行される。なお、システム案件ＩＤとして発行された値を、そのままユーザデータＩＤとして保存することを妨げるものではない。フォームＩＤによって、申請データ基本情報テーブル４１は、伝票画面基本情報テーブル３１と対応づけられる。また、フォーム構成ＩＤによって、申請データ入力情報テーブル４１は伝票画面構成情報テーブル３２と対応づけられる。
【００６８】
申請データ表形式入力情報テーブル４２は、ユーザが伝票に入力したデータのうち、表形式のものを保存する。ユーザデータＩＤによって、申請データ表形式入力情報テーブル
４２は申請データ入力情報テーブル４１と対応づけられる。また、フォーム構成ＩＤによって、申請データ表形式入力情報テーブル４２は伝票画面構成情報テーブル３２と対応づけられる。
【００６９】
ワークフロー管理システム５の管理システムテーブル６は、実際には複数のテーブルで定義されることが多いが、図１４では簡略化して記載している。ワークフロー管理システム５は、ユーザ情報、申請のワークフローのステータス、承認ルート情報、伝票と承認ルートと各種処理を行うプログラムの対応付けるフロー定義、等のワークフローを実行する上で基本的な情報を管理する。
【００７０】
＜申請されたデータのダウンロード＞
図１５は、申請されたデータのダウンロードを例示する図である。ダウンロードする時点で、有効な伝票の申請データをダウンロードできる。申請案件処理部２は、ダウンロードの要求を受け取ると、指定された条件（期間、伝票名等）を基に伝票画面テーブル３、申請データテーブル４、管理システムテーブル６から要求されたデータを読み込み、所定の区切り文字で区切った形式で出力する。所定の区切り文字で区切った形式とは、例えば、ＣＳＶ形式を例示できる。申請データは、伝票毎に別のファイルとしてダウンロードされる。また、同じ種類の伝票（例えば交通費）であって、版数の異なる伝票は、別のファイルとして出力される。
【００７１】
以上で開示した実施形態および変形例はそれぞれ組み合わせる事ができる。
【００７２】
＜コンピュータが読み取り可能な記録媒体＞
コンピュータその他の機械、装置（以下、コンピュータ等）に上記いずれかの機能を実現させるプログラムをコンピュータ等が読み取り可能な記録媒体に記録することができる。そして、コンピュータ等に、この記録媒体のプログラムを読み込ませて実行させることにより、その機能を提供させることができる。
【００７３】
ここで、コンピュータ等が読み取り可能な記録媒体とは、データあるいはプログラム等の情報を電気的、磁気的、光学的、機械的、または化学的作用によって蓄積し、コンピュータ等から読み取ることができる記録媒体をいう。このような記録媒体のうちコンピュータ等から取り外し可能なものとしては、例えばフレキシブルディスク、光磁気ディスク、ＣＤＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ／Ｗ、ＤＶＤ、ブルーレイディスク、ＤＡＴ、８ｍｍテープ、フラッシュメモリなどのメモリカード等がある。また、コンピュータ等に固定された記録媒体としてハードディスクあるいはＲＯＭ（リードオンリーメモリ）等がある。
【符号の説明】
【００７４】
１、１ａ・・・申請伝票管理部
２、２ａ・・・申請案件処理部
３、３ａ・・・伝票画面テーブル
３１・・・伝票画面基本情報テーブル
３２・・・伝票画面構成情報テーブル
３３・・・伝票画面構成選択情報テーブル
３４・・・バージョン情報テーブル
３５・・・カテゴリマスタテーブル
４、４ａ・・・申請データテーブル
４１・・・申請データ入力情報テーブル
４２・・・申請データ表形式入力情報テーブル
５・・・ワークフロー管理システム
６・・・管理システムテーブル
１００・・・サーバ
１０１・・・システム管理者利用端末
１０２・・・申請者利用端末
１０３・・・承認者利用端末
１０４・・・最終承認者利用端末
１１０・・・ネットワーク
２０１、２０１ａ・・・伝票
２０１ｔ、２０１ａｔ・・・伝票を格納するテーブル
【図１】
2015095103.tif 000003
【図２】
2015095103.tif 000004
【図３】
2015095103.tif 000005
【図４】
2015095103.tif 000006
【図５】
2015095103.tif 000007
【図６】
2015095103.tif 000008
【図７】
2015095103.tif 000009
【図８】
2015095103.tif 000010
【図９】
2015095103.tif 000011
【図１０】
2015095103.tif 000012
【図１１】
2015095103.tif 000013
【図１２】
2015095103.tif 000014
【図１３】
2015095103.tif 000015
【図１４】
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【図１５】
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