(57)【要約】【課題】ワークフローに対して登録されているデータに、領収書から抽出したデータを自動的に関連付けることができるデータ管理プログラム、データ管理システム、及びデータ管理サーバを提供する。【解決手段】管理サーバは、端末装置から受信した経費データに含まれる特定のユーザＩＤ、領収書の画像データ、及び領収情報データを経費ＩＤと関連付けて、基本情報ＤＢ及び明細情報ＤＢに保存する（Ｓ５７）。管理サーバは、サービスＩＤとユーザＩＤとを含むサービス情報を記憶するサービス情報ＤＢから、基本情報ＤＢ及び明細情報ＤＢに保存されている特定のユーザＩＤに関連付けられているサービスＩＤを特定する（Ｓ５９）。管理サーバは、特定のユーザＩＤと関連付けられている経費ＩＤと関連付けて、特定したサービスＩＤを基本情報ＤＢ及び明細情報ＤＢに保存する（Ｓ６３）。【選択図】図８
2015162077.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
コンピュータを、
ユーザを識別するユーザＩＤであって特定のユーザを示す特定のユーザＩＤと、領収書の画像を示す画像データと、前記画像データに含まれるキャラクタを示す領収情報データとを少なくとも含む経費データを、ネットワークを介して接続された端末装置から取得するデータ取得手段、
前記データ取得手段によって取得された前記経費データに含まれる前記特定のユーザＩＤ、前記画像データ、及び前記領収情報データと、前記経費データを識別するための経費ＩＤとを関連付けて、第一記憶装置に保存する第一保存手段、
特定の業務手続に関する一連のデータ処理に用いられるサービス情報であって、前記サービス情報を識別するサービスＩＤと前記ユーザＩＤとを少なくとも含む前記サービス情報を記憶する第二記憶装置から、前記第一記憶装置に保存されている前記特定のユーザＩＤに関連付けられている前記サービスＩＤを特定するサービス特定手段、及び
前記サービス特定手段によって特定された前記サービスＩＤを、前記特定のユーザＩＤと関連付けられている前記経費ＩＤと関連付けて、前記第一記憶装置に保存する第二保存手段
として機能させることを特徴とするデータ管理プログラム。
【請求項２】
前記経費データは、複数の前記領収情報データを含み、
前記第一保存手段は、前記経費データに含まれる前記複数の領収情報データを、１の前記経費ＩＤと関連付けて前記第一記憶装置に保存することを特徴とする請求項１に記載のデータ管理プログラム。
【請求項３】
前記サービス情報は、前記サービス情報の属性を示す第一属性データをさらに含み、
前記領収情報データは、前記領収情報データの属性を示す第二属性データをさらに含み、
さらに前記コンピュータを、
前記データ取得手段によって取得された前記領収情報データに含まれる前記第二属性データが、前記サービス特定手段によって特定された前記サービスＩＤの前記サービス情報に含まれる前記第一属性データに対応するかを判断する属性判断手段、として機能させ、
前記第二保存手段は、前記属性判断手段によって前記第二属性データが前記第一属性データに対応すると判断されたことに応じて、前記サービス特定手段によって特定された前記サービスＩＤを、前記特定のユーザＩＤと関連付けられている前記経費ＩＤと関連付けて、前記第一記憶装置に保存する
ことを特徴とする請求項１又は２に記載のデータ管理プログラム。
【請求項４】
前記第一属性データは、特定の期間を示す期間データを含み、
前記第二属性データは、特定の日時を示す日時データを含み、
前記属性判断手段は、前記第二属性データに含まれる前記日時データの示す日時が、前記第一属性データに含まれる前記期間データの示す期間の範囲内である場合、前記第二属性データが前記第一属性データに対応すると判断することを特徴とする請求項３に記載のデータ管理プログラム。
【請求項５】
前記領収情報データは、ユーザの個人情報をさらに含み、
さらに前記コンピュータを、
前記ユーザＩＤと前記個人情報とを関連付けて記憶する第三記憶装置から、前記データ取得手段によって取得された前記特定のユーザＩＤに関連付けられている前記個人情報を特定して、前記データ取得手段によって取得された前記領収情報データに含まれる前記個人情報が、特定した前記個人情報に対応するかを判断する個人情報判断手段、及び
前記個人情報判断手段によって前記個人情報が対応しないと判断された場合、前記ネットワークを介して前記端末装置にエラー信号を送信するエラー送信手段
として機能させることを特徴とする請求項１から４のいずれかに記載のデータ管理プログラム。
【請求項６】
さらに前記コンピュータを、
前記ネットワークを介して前記端末装置から同期要求信号を受信した場合、前記同期要求信号に含まれる前記ユーザＩＤに関連付けられている前記画像データ及び前記領収情報データを前記第一記憶装置から読み出して、前記ネットワークを介して前記端末装置に送信するデータ同期手段
として機能させることを特徴とする請求項１から５のいずれかに記載のデータ管理プログラム。
【請求項７】
画像読取装置を接続可能な端末装置と、データ管理サーバとが、ネットワークを介して接続されたデータ管理システムであって、
前記端末装置は、
前記画像読取装置から領収書の画像を示す画像データを取得する画像取得手段と、
前記画像取得手段によって取得された前記画像データに含まれるキャラクタを抽出して、前記キャラクタを示す領収情報データを生成するデータ生成手段と、
ユーザを識別するユーザＩＤであって特定のユーザを示す特定のユーザＩＤと、前記画像取得手段によって取得された前記画像データと、前記データ生成手段によって生成された前記領収情報データとを少なくとも含む経費データを、前記ネットワークを介して前記データ管理サーバに送信するデータ送信手段と
を備え、
前記データ管理サーバは、
前記ネットワークを介して前記端末装置から前記経費データを受信するデータ受信手段と、
前記データ受信手段によって受信された前記経費データに含まれる前記特定のユーザＩＤ、前記画像データ、及び前記領収情報データと、前記経費データを識別するための経費ＩＤとを関連付けて、第一記憶装置に保存する第一保存手段と、
特定の業務手続に関する一連のデータ処理に用いられるサービス情報であって、前記サービス情報を識別するサービスＩＤと前記ユーザＩＤとを少なくとも含む前記サービス情報を記憶する第二記憶装置から、前記第一記憶装置に保存されている前記特定のユーザＩＤに関連付けられている前記サービスＩＤを特定するサービス特定手段と、
前記サービス特定手段によって特定された前記サービスＩＤを、前記特定のユーザＩＤと関連付けられている前記経費ＩＤと関連付けて、前記第一記憶装置に保存する第二保存手段と
を備えたことを特徴とするデータ管理システム。
【請求項８】
前記端末装置は、
前記ネットワークを介して前記データ管理サーバに、前記ユーザＩＤを含む同期要求信号を送信する信号送信手段と、
前記ネットワークを介して前記データ管理サーバから前記画像データ及び前記領収情報データを受信した場合に、受信した前記画像データ及び前記領収情報データを、第四記憶装置に保存するデータ保存手段と
を備え、
前記データ管理サーバは、
前記ネットワークを介して前記端末装置から前記同期要求信号を受信した場合、前記同期要求信号に含まれる前記ユーザＩＤに関連付けられている前記画像データ及び前記領収情報データを前記第一記憶装置から読み出して、前記ネットワークを介して前記端末装置に送信するデータ同期手段
を備えたことを特徴とする請求項７に記載のデータ管理システム。
【請求項９】
ユーザを識別するユーザＩＤであって特定のユーザを示す特定のユーザＩＤと、領収書の画像を示す画像データと、前記画像データに含まれるキャラクタを示す領収情報データとを少なくとも含む経費データを、ネットワークを介して接続された端末装置から取得するデータ取得手段と、
データを保存可能な第一記憶装置と、
前記データ取得手段によって取得された前記経費データに含まれる前記特定のユーザＩＤ、前記画像データ、及び前記領収情報データと、前記経費データを識別するための経費ＩＤとを関連付けて、前記第一記憶装置に保存する第一保存手段と、
特定の業務手続に関する一連のデータ処理に用いられるサービス情報であって、前記サービス情報を識別するサービスＩＤと前記ユーザＩＤとを少なくとも含む前記サービス情報を記憶する第二記憶装置と、
前記第二記憶装置から、前記第一記憶装置に保存されている前記特定のユーザＩＤに関連付けられている前記サービスＩＤを特定するサービス特定手段と、
前記サービス特定手段によって特定された前記サービスＩＤを、前記特定のユーザＩＤと関連付けられている前記経費ＩＤと関連付けて、前記第一記憶装置に保存する第二保存手段と
を備えたことを特徴とするデータ管理サーバ。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、領収書から抽出したデータを管理するためのデータ管理プログラム、データ管理システム、及びデータ管理サーバに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、領収書から抽出したデータを管理するためのシステムが知られている（例えば、特許文献１参照）。特許文献１に記載のシステムでは、スキャナ又はデジタルカメラで読み取られた領収書の画像が分析され、テキストに変換される。変換されたテキストから経費データが抽出される。抽出された経費データが経費報告書に記入される。経費報告書は、必要に応じてユーザによって訂正又は追加された後に保存される。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特表２００６−５１１８９６号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
ところで、特定の業務手続に関する一連のデータ処理（例えば、出張申請処理、備品購入申請処理等）であるワークフローを実行するワークフローシステムが知られている。ワークフローシステムでは、ワークフローに基づくサービスの提供を申請するための申請データが、ワークフロー（例えば、ワークフローサービスを提供するサーバの記憶部）に対して登録される。ここで、例えば、出張申請処理、備品購入申請処理などの登録された業務手続に対して、発生した費用を経費データとして事後に申請する必要が生じる場合がある。この経費データとしては、例えば、特許文献１に記載のシステムで領収書から抽出された経費データが利用できる。しかし、特許文献１に記載のシステムはワークフローシステムとは関連していないため、経費データは、登録済みの申請データに対して手作業で関連付けられる必要があった。
【０００５】
本発明の目的は、ワークフローに対して登録されているデータに、領収書から抽出したデータを自動的に関連付けることができるデータ管理プログラム、データ管理システム、及びデータ管理サーバを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明の第一態様に係るデータ管理プログラムは、コンピュータを、ユーザを識別するユーザＩＤであって特定のユーザを示す特定のユーザＩＤと、領収書の画像を示す画像データと、前記画像データに含まれるキャラクタを示す領収情報データとを少なくとも含む経費データを、ネットワークを介して接続された端末装置から取得するデータ取得手段、前記データ取得手段によって取得された前記経費データに含まれる前記特定のユーザＩＤ、前記画像データ、及び前記領収情報データと、前記経費データを識別するための経費ＩＤとを関連付けて、第一記憶装置に保存する第一保存手段、特定の業務手続に関する一連のデータ処理に用いられるサービス情報であって、前記サービス情報を識別するサービスＩＤと前記ユーザＩＤとを少なくとも含む前記サービス情報を記憶する第二記憶装置から、前記第一記憶装置に保存されている前記特定のユーザＩＤに関連付けられている前記サービスＩＤを特定するサービス特定手段、及び前記サービス特定手段によって特定された前記サービスＩＤを、前記特定のユーザＩＤと関連付けられている前記経費ＩＤと関連付けて、前記第一記憶装置に保存する第二保存手段、として機能させる。
【０００７】
これによれば、コンピュータはネットワークを介して端末装置から経費データを取得すると、経費データに含まれる特定のユーザＩＤ、領収書の画像データ、及び領収情報データを、経費ＩＤと関連付けて第一記憶装置に保存する。コンピュータは、サービスＩＤとユーザＩＤとを含むサービス情報を記憶する第二記憶装置から、第一記憶装置に保存されている特定のユーザＩＤに関連付けられているサービスＩＤを特定する。コンピュータは、特定のユーザＩＤと関連付けられている経費ＩＤと関連付けて、特定したサービスＩＤを第一記憶装置に保存する。つまり、特定されたサービスＩＤは経費ＩＤを介して、領収書の画像データ及び領収情報データと関連付けられる。従って、コンピュータは、ワークフローに対して登録されているサービス情報に、領収書から抽出したデータを自動的に関連付けることができる。
【０００８】
前記経費データは、複数の前記領収情報データを含み、前記第一保存手段は、前記経費データに含まれる前記複数の領収情報データを、共通の前記経費ＩＤと関連付けて前記第一記憶装置に保存してもよい。この場合、コンピュータは、経費データに含まれる複数の領収情報データを、共通の経費ＩＤを介して一つのサービス情報に関連付けることができる。
【０００９】
前記サービス情報は、前記サービス情報の属性を示す第一属性データをさらに含み、前記領収情報データは、前記領収情報データの属性を示す第二属性データをさらに含み、さらに前記コンピュータを、前記データ取得手段によって取得された前記領収情報データに含まれる前記第二属性データが、前記サービス特定手段によって特定された前記サービスＩＤの前記サービス情報に含まれる前記第一属性データに対応するかを判断する属性判断手段、として機能させ、前記第二保存手段は、前記属性判断手段によって前記第二属性データが前記第一属性データに対応すると判断されたことに応じて、前記サービス特定手段によって特定された前記サービスＩＤを、前記特定のユーザＩＤと関連付けられている前記経費ＩＤと関連付けて、前記第一記憶装置に保存してもよい。この場合、コンピュータは、領収情報データの第二属性データと対応する第一属性データを含むサービス情報に対して、領収情報データを関連付けることができる。
【００１０】
前記第一属性データは、特定の期間を示す期間データを含み、前記第二属性データは、特定の日時を示す日時データを含み、前記属性判断手段は、前記第二属性データに含まれる前記日時データの示す日時が、前記第一属性データに含まれる前記期間データの示す期間の範囲内である場合、前記第二属性データが前記第一属性データに対応すると判断してもよい。この場合、コンピュータは、領収情報データの日時データに対応する期間データを含むサービス情報に対して、領収情報データを関連付けることができる。
【００１１】
前記領収情報データは、ユーザの個人情報をさらに含み、さらに前記コンピュータを、前記ユーザＩＤと前記個人情報とを関連付けて記憶する第三記憶装置から、前記データ取得手段によって取得された前記特定のユーザＩＤに関連付けられている前記個人情報を特定して、前記データ取得手段によって取得された前記領収情報データに含まれる前記個人情報が、特定した前記個人情報に対応するかを判断する個人情報判断手段、及び前記個人情報判断手段によって前記個人情報が対応しないと判断された場合、前記ネットワークを介して前記端末装置にエラー信号を送信するエラー送信手段として機能させてもよい。この場合、コンピュータは、領収情報データの個人情報が第三記憶装置の個人情報に対応しない場合、端末装置にエラーを報知させることができる。
【００１２】
さらに前記コンピュータを、前記ネットワークを介して前記端末装置から同期要求信号を受信した場合、前記同期要求信号に含まれる前記ユーザＩＤに関連付けられている前記画像データ及び前記領収情報データを前記第一記憶装置から読み出して、前記ネットワークを介して前記端末装置に送信するデータ同期手段として機能させてもよい。この場合、コンピュータは、同期要求信号を送信した端末装置に、端末装置のユーザに関する過去の領収書の画像データ及び領収情報データを取得させることができる。
【００１３】
本発明の第二態様に係るデータ管理システムは、画像読取装置を接続可能な端末装置と、データ管理サーバとが、ネットワークを介して接続されたデータ管理システムであって、前記端末装置は、前記画像読取装置から領収書の画像を示す画像データを取得する画像取得手段と、前記画像取得手段によって取得された前記画像データに含まれるキャラクタを抽出して、前記キャラクタを示す領収情報データを生成するデータ生成手段と、ユーザを識別するユーザＩＤであって特定のユーザを示す特定のユーザＩＤと、前記画像取得手段によって取得された前記画像データと、前記データ生成手段によって生成された前記領収情報データとを少なくとも含む経費データを、前記ネットワークを介して前記データ管理サーバに送信するデータ送信手段とを備え、前記データ管理サーバは、前記ネットワークを介して前記端末装置から前記経費データを受信するデータ受信手段と、前記データ受信手段によって受信された前記経費データに含まれる前記特定のユーザＩＤ、前記画像データ、及び前記領収情報データと、前記経費データを識別するための経費ＩＤとを関連付けて、第一記憶装置に保存する第一保存手段と、特定の業務手続に関する一連のデータ処理に用いられるサービス情報であって、前記サービス情報を識別するサービスＩＤと前記ユーザＩＤとを少なくとも含む前記サービス情報を記憶する第二記憶装置から、前記第一記憶装置に保存されている前記特定のユーザＩＤに関連付けられている前記サービスＩＤを特定するサービス特定手段と、前記サービス特定手段によって特定された前記サービスＩＤを、前記特定のユーザＩＤと関連付けられている前記経費ＩＤと関連付けて、前記第一記憶装置に保存する第二保存手段とを備える。
【００１４】
これによれば、端末装置は、画像読取装置から領収書の画像データを取得し、画像データに含まれるキャラクタを示す領収情報データを生成する。端末装置は、特定のユーザＩＤ、画像データ、及び領収情報データを少なくとも含む経費データを、データ管理サーバに送信する。データ管理サーバは、端末装置から経費データを受信すると、経費データに含まれる特定のユーザＩＤ、領収書の画像データ、及び領収情報データを、経費ＩＤと関連付けて第一記憶装置に保存する。データ管理サーバは、サービスＩＤとユーザＩＤとを含むサービス情報を記憶する第二記憶装置から、第一記憶装置に保存されている特定のユーザＩＤに関連付けられているサービスＩＤを特定する。データ管理サーバは、特定のユーザＩＤと関連付けられている経費ＩＤと関連付けて、特定したサービスＩＤを第一記憶装置に保存する。つまり、特定されたサービスＩＤは経費ＩＤを介して、領収書の画像データ及び領収情報データと関連付けられる。従って、端末装置のユーザは、サービス情報を管理するデータ管理サーバに、領収書から抽出したデータを容易に申請できる。データ管理サーバは、ワークフローに対して登録されているサービス情報に、領収書から抽出したデータを自動的に関連付けることができる。
【００１５】
前記端末装置は、前記ネットワークを介して前記データ管理サーバに、前記ユーザＩＤを含む同期要求信号を送信する信号送信手段と、前記ネットワークを介して前記データ管理サーバから前記画像データ及び前記領収情報データを受信した場合に、受信した前記画像データ及び前記領収情報データを、第四記憶装置に保存するデータ保存手段とを備え、前記データ管理サーバは、前記ネットワークを介して前記端末装置から前記同期要求信号を受信した場合、前記同期要求信号に含まれる前記ユーザＩＤに関連付けられている前記画像データ及び前記領収情報データを前記第一記憶装置から読み出して、前記ネットワークを介して前記端末装置に送信するデータ同期手段を備えてもよい。この場合、同期要求信号を送信した端末装置は、端末装置のユーザに関する過去の領収書の画像データ及び領収情報データを取得できる。
【００１６】
本発明の第三態様に係るデータ管理サーバは、ユーザを識別するユーザＩＤであって特定のユーザを示す特定のユーザＩＤと、領収書の画像を示す画像データと、前記画像データに含まれるキャラクタを示す領収情報データとを少なくとも含む経費データを、ネットワークを介して接続された端末装置から取得するデータ取得手段と、データを保存可能な第一記憶装置と、前記データ取得手段によって取得された前記経費データに含まれる前記特定のユーザＩＤ、前記画像データ、及び前記領収情報データと、前記経費データを識別するための経費ＩＤとを関連付けて、前記第一記憶装置に保存する第一保存手段と、特定の業務手続に関する一連のデータ処理に用いられるサービス情報であって、前記サービス情報を識別するサービスＩＤと前記ユーザＩＤとを少なくとも含む前記サービス情報を記憶する第二記憶装置と、前記第二記憶装置から、前記第一記憶装置に保存されている前記特定のユーザＩＤに関連付けられている前記サービスＩＤを特定するサービス特定手段と、前記サービス特定手段によって特定された前記サービスＩＤを、前記特定のユーザＩＤと関連付けられている前記経費ＩＤと関連付けて、前記第一記憶装置に保存する第二保存手段とを備える。
【００１７】
これによれば、データ管理サーバはネットワークを介して端末装置から経費データを取得すると、経費データに含まれる特定のユーザＩＤ、領収書の画像データ、及び領収情報データを、経費ＩＤと関連付けて第一記憶装置に保存する。データ管理サーバは、サービスＩＤとユーザＩＤとを含むサービス情報を記憶する第二記憶装置から、第一記憶装置に保存されている特定のユーザＩＤに関連付けられているサービスＩＤを特定する。データ管理サーバは、特定のユーザＩＤと関連付けられている経費ＩＤと関連付けて、特定したサービスＩＤを第一記憶装置に保存する。つまり、特定されたサービスＩＤは経費ＩＤを介して、領収書の画像データ及び領収情報データと関連付けられる。従って、データ管理サーバは、ワークフローに対して登録されているサービス情報に、領収書から抽出したデータを自動的に関連付けることができる。
【図面の簡単な説明】
【００１８】
【図１】データ管理システム１００の全体構成図である。
【図２】ユーザ情報ＤＢ５０のデータ構成を示す図である。
【図３】サービス情報ＤＢ６０のデータ構成を示す図である。
【図４】経費精算ＤＢ７０のデータ構成を示す図である。
【図５】基本情報ＤＢ８０のデータ構成を示す図である。
【図６】明細情報ＤＢ９０のデータ構成を示す図である。
【図７】経費申請処理を示すフローチャートである。
【図８】データ管理処理を示すフローチャートである。
【図９】領収書１１０の具体例である。
【図１０】読取完了画面１２０の具体例である。
【図１１】基本情報データ１３０の具体例である。
【図１２】明細情報データ１４０の具体例である。
【発明を実施するための形態】
【００１９】
以下、本発明の実施形態について、図面を参照して説明する。参照する図面は、本発明が採用し得る技術的特徴を説明するために用いられるものである。図面に記載されている装置の構成、各種処理のフローチャート等は、それのみに限定する趣旨ではなく、単なる説明例である。
【００２０】
図１を参照して、データ管理システム１００のシステム構成を説明する。データ管理システム１００は、端末装置１、画像読取装置（以下、「スキャナ」という。）２、管理サーバ３、及びサービスサーバ４を含む。端末装置１はインターネット８を介して、ＬＡＮ９に接続された管理サーバ３及びサービスサーバ４、又はインターネット８に接続されたサービスサーバ４と、データ及びコマンドを送受信可能である。スキャナ２は図示外のケーブルによって、端末装置１に接続されている。
【００２１】
ユーザの操作によって端末装置１は、スキャナ２で領収書から読み取った情報を、管理サーバ３に登録する。管理サーバ３は、インターネット８又はＬＡＮ９を介して複数のサービスサーバ４に接続されている。各サービスサーバ４は、特定の業務手続に関する一連のデータ処理であるワークフローを実行可能である。例えばワークフローとして、出張経費を精算するための出張申請処理、及び備品購入経費を精算するための備品購入申請処理が例示される。管理サーバ３は、端末装置１から受信した情報に基づいて、サービスサーバ４にワークフローの実行を指示する。サービスサーバ４で実行されるワークフローによって、端末装置１のユーザは各種サービスの提供を受けることができる。
【００２２】
端末装置１は、汎用のパーソナル・コンピュータである。端末装置１は、ＣＰＵ１０、ＲＯＭ１１、ＲＡＭ１２、ハードディスクドライブ（以下、「ＨＤＤ」という。）１３、及び入出力インターフェース（以下、「入出力Ｉ／Ｆ」という。）１４を備え、これらがバスを介して接続されている。ＲＯＭ１１は、端末装置１を動作させるためのＢＩＯＳ等のプログラム、及び初期値等を記憶している。ＲＡＭ１２は、プログラムの実行時に使用される各種の情報を一時的に記憶する。
【００２３】
ＨＤＤ１３は、不揮発性の記憶装置であり、ＣＰＵ１０に後述の経費申請処理（図７参照）を実行させるアプリケーションプログラム、後述の基本情報データ１３０及び明細情報データ１４０等が記憶されている。入出力Ｉ／Ｆ１４には、外部通信インターフェース（以下、「外部通信Ｉ／Ｆ」という。）１５と、画像を表示する表示部１６と、キーボード及びマウス等の操作部１７と、スキャナ２とが接続されている。外部通信Ｉ／Ｆ１５は、端末装置１をインターネット８に接続する。
【００２４】
アプリケーションプログラムは、端末装置１に応じたコードにコンパイルされ、ＬＡＮ８外部の外部ネットワークにも設けられたファイルサーバ（図示略）や、管理サーバ３等に設けられたコンピュータが読み取り可能な記憶装置に記憶されている。アプリケーションプログラムは、ファイルサーバ、管理サーバ３等から端末装置１に外部ネットワーク及びＬＡＮ８の電気通信回線を通じて一時的な記憶媒体である伝送信号として送信されて提供される。あるいは、遠隔会議プログラムは、一時的な記憶媒体を除く、非一時的な記憶媒体に記憶されて提供されてもよい。非一時的な記憶媒体とは、例えば、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤーＲＯＭ、フラッシュＲＯＭ等の光学的、電気的、磁気的な記録媒体といった、データを記憶する時間の長さに関わらずにデータを保持できる記憶媒体である。この場合、端末装置１に接続された記録媒体を読み取る読取装置（図示略）で、記録媒体からアプリケーションプログラムが読み取られる。ＣＰＵ１０は、端末装置１が備えるコンピュータで読み取り可能な記憶装置に、アプリケーションプログラムを記憶する。本実施形態における記憶装置はＨＤＤ１３であるが、ＨＤＤ１３に限らず、例えば、ＳＳＤ（Ｓｏｌｉｄ  Ｓｔａｔｅ  Ｄｒｉｖｅ）、フラッシュメモリなどのＥＥＰＲＯＭ（Ｅｌｅｃｔｒｉｃａｌｌｙ  Ｅｒａｓａｂｌｅ  Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ  Ｒｅａｄ−Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒy）や、ＲＡＭ等、データを記憶する時間の長さに関わらずにデータを保持できればよい。
【００２５】
管理サーバ３は、汎用のサーバである。管理サーバ３は、ＣＰＵ３０、ＲＯＭ３１、ＲＡＭ３２、ＨＤＤ３３、及び入出力Ｉ／Ｆ３４を備え、これらがバスを介して接続されている。ＲＯＭ３１は、管理サーバ３を動作させるためのＢＩＯＳ等のプログラム、及び初期値等を記憶している。ＲＡＭ３２は、プログラムの実行時に使用される各種の情報を一時的に記憶する。入出力Ｉ／Ｆ３４には、外部通信Ｉ／Ｆ３５が接続されている。外部通信Ｉ／Ｆ３５は、管理サーバ３をＬＡＮ９に接続する。
【００２６】
ＨＤＤ３３には、ＣＰＵ３０に後述のデータ管理処理（図８参照）を実行させるデータ管理プログラム等が記憶されている。ＨＤＤ３３には、各種情報を管理するためのデータベース（以下、「ＤＢ」という。）として、後述のユーザ情報ＤＢ５０、サービス情報ＤＢ６０、経費精算ＤＢ７０、基本情報ＤＢ８０、及び明細情報ＤＢ９０が記憶されている。
【００２７】
データ管理プログラムは、管理サーバ３に応じたコードにコンパイルされ、ＬＡＮ８外部の外部ネットワークにも設けられたファイルサーバ（図示略）等に設けられたコンピュータが読み取り可能な記憶装置に記憶されている。データ管理プログラムは、ファイルサーバ等から管理サーバ３に外部ネットワーク及びＬＡＮ８の電気通信回線を通じて一時的な記憶媒体である伝送信号として送信されて提供される。あるいは、データ管理プログラムは、一時的な記憶媒体を除く、非一時的な記憶媒体に記憶されて提供されてもよい。この場合、管理サーバ３に接続された記録媒体を読み取る読取装置（図示略）で、記録媒体からデータ管理プログラムが読み取られる。ＣＰＵ３０は、管理サーバ３が備えるコンピュータで読み取り可能な記憶装置に、データ管理プログラムを記憶する。本実施形態における記憶装置はＨＤＤ３３であるが、ＨＤＤ３３に限らず、例えば、ＳＳＤ、フラッシュメモリなどのＥＥＰＲＯＭや、ＲＡＭ等、データを記憶する時間の長さに関わらずにデータを保持できればよい。
【００２８】
サービスサーバ４も汎用のサーバであり、管理サーバ３と同一の電気的構成であるため、説明は省略する。なお、サービスサーバ４のＨＤＤには、サービスサーバ４のＣＰＵにワークフローを実行させるためのプログラム及びデータが記憶されている。
【００２９】
図２を参照して、管理サーバ３のＨＤＤ３３に記憶されるユーザ情報ＤＢ５０を説明する。ユーザ情報ＤＢ５０には、ユーザに関する情報であるユーザ情報が登録されている。ユーザ情報は、ユーザを識別するためのユーザＩＤ（以下、「Ｕ−ＩＤ」という。）と、ユーザの個人情報とを含む。ユーザの個人情報は、例えば、管理サーバ３にアクセスするためのログインＩＤ及びパスワードと、ユーザの名前、クレジットカード番号、及び銀行口座番号とを含む。
【００３０】
図３を参照して、管理サーバ３のＨＤＤ３３に記憶されるサービス情報ＤＢ６０を説明する。サービス情報ＤＢ６０には、サービス情報が登録されている。ワークフローに基づくサービスの提供を受ける前に、ユーザの操作に基づいて、端末装置１は管理サーバ３にサービス情報を登録する。サービス情報は、端末装置１を介してユーザによって選択されたワークフローに対して登録される情報であり、サービス情報を識別するためのサービスＩＤ（以下、「Ｓ−ＩＤ」という。）と、サービス情報を登録したユーザのＵ−ＩＤと、ユーザが設定した申請内容とを含む。申請内容は、例えば、サービス情報の属性を示すデータとして、経費を使用する目的、経費が使用される期間を示す申請期間、及び経費の予定総額を示す予定費用を含む。図３は、ユーザが出張申請処理に対して登録したサービス情報を例示しており、申請期間として「出発予定日時」及び「帰着予定日時」が設定されている。
【００３１】
図４を参照して、管理サーバ３のＨＤＤ３３に記憶される経費精算ＤＢ７０を説明する。経費精算ＤＢ７０には、経費精算データが登録されている。経費精算データは、経費精算データを識別するための経費ＩＤ（以下、「Ｋ−ＩＤ」という。）と、経費申請を行ったユーザのＵ−ＩＤと、経費精算データが関連付けられたサービス情報のＳ−ＩＤと、一回のワークフローで処理される経費全体に関する項目（例えば、経費総額、領収書添付等）とを含む。「経費総額」は、経費精算データに関連付けられている領収書データが示す経費の総額である。「領収書添付」は、経費精算データに関連付けられている領収書データに、領収書の画像データが添付されているかを示す。領収書データは、ユーザが申請した領収書に関するデータであり、後述の基本情報データ及び明細情報データを含む。
【００３２】
図５を参照して、管理サーバ３のＨＤＤ３３に記憶される基本情報ＤＢ８０を説明する。基本情報ＤＢ８０には、領収書毎に基本情報データが登録されている。基本情報データは、基本情報データを識別するための領収書基本ＩＤ（以下、「Ｒ−ＩＤ」という。）と、基本情報データが関連付けられた経費精算データのＫ−ＩＤと、領収書の概要を示す基本項目とを含む。例えば基本項目は、領収書に記載された日付である経費使用日と、領収書の発行元を示す会社名と、領収書に記載された経費の用途、支払方法及び合計金額と、支払いに使用されたクレジットカード番号と、領収書の画像データとを含む。
【００３３】
図６を参照して、管理サーバ３のＨＤＤ３３に記憶される明細情報ＤＢ９０を説明する。明細情報ＤＢ９０には、領収書に記載された一単位の商品又は役務毎に、明細情報データが登録されている。明細情報データは、明細情報データを識別するための領収書明細ＩＤ（以下、「ＲＭ−ＩＤ」という。）と、明細情報データが関連付けられた経費精算データのＫ−ＩＤと、商品又は役務の詳細を示す明細項目とを含む。例えば明細項目は、商品又は役務の内容、費目、及び金額を含む。
【００３４】
図７を参照して、データ管理システム１００で実行される処理のうち、端末装置１で実行される経費申請処理を説明する。本処理は、ＨＤＤ１３に記憶されている上記のアプリケーションプログラムが起動されると、ＣＰＵ１０によって実行される。本実施形態では、アプリケーションプログラムを起動する前に、経費申請の対象となる領収書がスキャナ２の読取面に載置されているものとする。
【００３５】
図７に示すように、経費申請処理が開始されると、ＣＰＵ１０は画像読取を実行する（Ｓ１）。具体的には、ＣＰＵ１０はスキャナ２に対して画像読取指示を送信する。画像読取指示を受信したスキャナ２は、スキャナ２の読取面に載置された領収書の画像を読み取り、ＣＰＵ１０に読み取り結果を示すデータを送信する。ＣＰＵ１０は、スキャナ２で読み取られた領収書の読み取り結果を示すデータに基づいて、領収書の画像を示す画像データを生成し、ＲＡＭ１２に記憶する。
【００３６】
ＣＰＵ１０は、領収書の画像データから領収情報データを取得する（Ｓ３）。領収情報データは、領収書の画像データに含まれるキャラクタを示し、且つ経費に関する情報を示すデータである。領収情報データは、領収情報データの属性を示すデータとして、領収書から抽出した項目（例えば、店名、住所、品目、費目、金額、日時、クレジットカード番号等）を含む。ステップＳ３では、例えば特表２００６−５１１８９６号公報に開示の手法と同様に領収情報データが取得される。すなわちＣＰＵ１０は、文字の輪郭に対応する特徴を画像から抽出し、文字の標準パターンとの比較を行う公知のＯＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ  Ｃｈａｒａｃｔｅｒ  Ｒｅｃｏｇｎｉｔｉｏｎ）によって、ＲＡＭ１２に記憶された画像データからキャラクタを抽出する。ＣＰＵ１０は抽出したキャラクタを分析して、経費に関するキャラクタを特定する。ＣＰＵ１０は特定したキャラクタを示す領収情報データを生成し、ＲＡＭ１２に記憶する。
【００３７】
次にＣＰＵ１０は、表示部１６に指示を送信し、抽出した領収情報データを、表示部１６に表示させる（Ｓ５）。これによりユーザは、表示部１６に表示された領収情報データを確認できる。ユーザは必要に応じて、表示部１６に表示された領収情報データを、操作部１７を用いて編集できる。例えば、ＣＰＵ１０は、操作部１７を介して、表示中の領収情報データの修正や、新たな領収情報データの追加や、表示中の領収情報データの削除を受け付けても良い。操作部１７を介した領収情報データの編集内容に応じて、ＣＰＵ１０はＲＡＭ１２の領収情報データを更新する。
【００３８】
次にＣＰＵ１０は、データ送信指示ありかを判断する（Ｓ７）。具体的には、操作部１７からデータ送信指示の入力を受け付けた場合、ＣＰＵ１０はデータ送信指示ありと判断する（Ｓ７：ＹＥＳ）。データ送信指示がない場合（Ｓ７：ＮＯ）、ＣＰＵ１０は追加読取指示ありかを判断する（Ｓ９）。具体的には、操作部１７から追加読取指示の入力を受け付けた場合、ＣＰＵ１０は追加読取指示ありと判断する（Ｓ９：ＹＥＳ）。
【００３９】
例えば経費申請の対象となる領収書が複数存在し、且つ未処理の領収書が存在する場合、ユーザは未処理の領収書をスキャナ２の読取面に載置して、操作部１７から追加読取指示を入力する。未処理の領収書は、ステップＳ１で画像読取が行われていない領収書である。追加読取指示がある場合（Ｓ９：ＹＥＳ）、ＣＰＵ１０は処理をステップＳ１に戻す。これにより、未処理の領収書について、上記のステップＳ１〜Ｓ５が実行される。
【００４０】
データ送信指示がある場合（Ｓ７：ＹＥＳ）、ＣＰＵ１０は認証情報を取得する（Ｓ１１）。認証情報は、ユーザの個人認証に必要な情報であり、本実施形態ではログインＩＤ及びパスワードである。例えばＣＰＵ１０は、表示部１６に指示を送信することで、ログインＩＤ及びパスワードを入力するための認証画面を、表示部１６に表示させる。ＣＰＵ１０は、認証画面に対する操作部１７を介した入力を受け付け、入力内容に基づいてログインＩＤ及びパスワードを取得する。
【００４１】
次にＣＰＵ１０は、外部通信Ｉ／Ｆ１５を介して、経費データを管理サーバ３に送信する（Ｓ１３）。経費データは、先述の領収書データと、ステップＳ１１で取得された認証情報とを含む。領収書データは、上記のステップＳ１〜Ｓ５によってＲＡＭ１２に記憶された領収書の画像データ及び領収情報データを含む。スキャナ２で複数の領収書が読み取られた場合（Ｓ９：ＹＥＳ、Ｓ１〜Ｓ５）、経費データは各領収書に対応する複数の領収書データを含む。なお、ＣＰＵ１０は、ステップＳ１３で送信された経費データに含まれる領収書の画像データ及び領収情報データを、ＨＤＤ１３に保存する。ＨＤＤ１３に保存された領収書の画像データ及び領収情報データは、後述の基本情報データ１３０及び明細情報データ１４０に相当する。
【００４２】
次にＣＰＵ１０は、外部通信Ｉ／Ｆ１５を介して、管理サーバ３から申請結果を受信したかを判断する（Ｓ１５）。申請結果は、ステップＳ１３で送信された経費データが適正であるかを示す情報である。申請結果を受信した場合（Ｓ１５：ＹＥＳ）、ＣＰＵ１０は、表示部１６に指示を送信し、受信した申請結果を表示部１６に表示させる（Ｓ１７）。申請結果を受信していない場合（Ｓ１５：ＮＯ）、ＣＰＵ１０は処理をステップＳ１５に戻し、申請結果の受信を待ち受ける。
【００４３】
ステップＳ１７の実行後、ＣＰＵ１０はデータ同期指示ありかを判断する（Ｓ１９）。具体的には、操作部１７を介してデータ同期指示を受け付けた場合、ＣＰＵ１０はデータ同期指示ありと判断する（Ｓ１９：ＹＥＳ）。この場合、ＣＰＵ１０は外部通信Ｉ／Ｆ１５を介して、同期要求信号を管理サーバ３に送信する（Ｓ２１）。同期要求信号は、管理サーバ３に同期データを要求する信号である。同期データは、管理サーバ３に登録されているデータの内で、ユーザが過去に申請した領収書の画像データ及び領収情報データである。なお、ＣＰＵ１０は、特定のタイミングで同期要求信号を管理サーバ３に送信してもよいし、図示外のタイマによる自動実行で同期要求信号を管理サーバ３に送信してもよい。
【００４４】
次にＣＰＵ１０は、外部通信Ｉ／Ｆ１５を介して、管理サーバ３から同期データを受信したかを判断する（Ｓ２３）。同期データを受信した場合（Ｓ２３：ＹＥＳ）、ＣＰＵ１０はデータ同期処理を実行する（Ｓ２５）。データ同期処理は、ＨＤＤ１３に保存されている領収書の画像データ及び領収情報データに、管理サーバ３から受信した同期データをマージする処理である。同期データを受信していない場合（Ｓ２３：ＮＯ）、ＣＰＵ１０は処理をステップＳ２３に戻し、同期データの受信を待ち受ける。
【００４５】
なお、追加読取指示がない場合（Ｓ９：ＮＯ）、又はデータ同期指示がない場合（Ｓ１９：ＮＯ）、ＣＰＵ１０は経費申請処理を終了する。ステップＳ２５の実行後も、ＣＰＵ１０は経費申請処理を終了する。
【００４６】
図８を参照して、データ管理システム１００で実行される処理のうち、管理サーバ３で実行されるデータ管理処理を説明する。本処理は、ＨＤＤ３３に記憶されている上記のデータ管理プログラムに基づいて、ＣＰＵ３０によって継続的に実行される。
【００４７】
図８に示すように、データ管理処理では、ＣＰＵ３０は、外部通信Ｉ／Ｆ３５を介して、端末装置１から経費データを受信したかを判断する（Ｓ５１）。経費データを受信した場合（Ｓ５１：ＹＥＳ）、ＣＰＵ３０はＵ−ＩＤを特定する（Ｓ５３）。具体的には、ＣＰＵ３０はユーザ情報ＤＢ５０（図２）を参照して、受信した経費データに含まれる認証情報（ログインＩＤ及びパスワード）に関連付けられているＵ−ＩＤを特定する。
【００４８】
次にＣＰＵ３０は、経費精算データを作成する（Ｓ５５）。具体的には、ＣＰＵ３０は経費データに含まれる領収書データに基づいて、先述の経費総額を特定する。ＣＰＵ３０は経費データに画像データが含まれているかに基づいて、先述の領収書添付を特定する。ＣＰＵ３０は、これらの特定した情報に基づいて経費精算データを作成し、経費精算ＤＢ７０（図４）に登録する。経費精算ＤＢ７０に登録された経費精算データには、ステップＳ５５の実行時に割り振られたＫ−ＩＤと、ステップＳ５３で特定されたＵ−ＩＤと、ステップＳ５５で特定された経費総額及び領収書添付とが互いに関連付けて保存される。一方、経費精算データのＳ−ＩＤは未設定である。
【００４９】
次にＣＰＵ３０は、経費データに含まれる領収書データを、ＨＤＤ３３に保存する（Ｓ５７）。具体的には、ＣＰＵ３０は経費データに含まれる領収書データに基づいて、基本情報ＤＢ８０（図５）に基本情報データを登録し、且つ明細情報ＤＢ９０（図６）に明細情報データを登録する。
【００５０】
ステップＳ５７では、経費データに含まれる領収書データ毎に、基本情報ＤＢ８０に基本情報データが登録される。基本情報ＤＢ８０に登録された基本情報データには、ステップＳ５７の実行時に割り振られたＲ−ＩＤと、ステップＳ５５の実行時に割り振られたＫ−ＩＤと、領収書の基本項目及び画像データとが互いに関連付けて保存される。領収書の基本項目は、一枚の領収書に対応する複数の領収情報データに基づいて設定される。領収書の画像データは、領収書データに含まれる画像データである。
【００５１】
ステップＳ５７では、領収書データに含まれる一単位の商品又は役務毎に、明細情報ＤＢ９０に明細情報データが登録される。明細情報ＤＢ９０に登録された明細情報データには、ステップＳ５７の実行時に割り振られたＲＭ−ＩＤと、ステップＳ５５の実行時に割り振られたＫ−ＩＤと、領収書の明細項目とが互いに関連付けて保存される。領収書の明細項目は、一単位の商品又は役務に対応する一つの領収情報データに基づいて設定される。
【００５２】
次にＣＰＵ３０は、対象サービス情報ありかを判断する（Ｓ５９）。対象サービス情報は、ステップＳ５５で作成された経費精算データに関連付ける対象となるサービス情報である。具体的には、ＣＰＵ３０は、ステップＳ５３で特定されたＵ−ＩＤと、サービス情報ＤＢ６０（図３）の項目「Ｕ−ＩＤ」とを比較することで、ステップＳ５９の判断を行う。対象サービス情報とは、ステップＳ５３で特定されたＵ−ＩＤを含むサービス情報のことである。ステップＳ５３で特定されたＵ−ＩＤを含むサービス情報がサービス情報ＤＢ６０（図３）に登録されている場合、ＣＰＵ３０は対象サービス情報があると判断する（Ｓ５９：ＹＥＳ）。
【００５３】
ステップＳ５９において対象サービス情報があると判断された場合、ＣＰＵ３０は経費使用日が申請期間内であるかを判断する（Ｓ６１）。具体的には、ＣＰＵ３０はステップＳ５７で保存された領収書データに含まれる全ての経費使用日を特定する。つまりＣＰＵ３０は、基本情報ＤＢ８０において、ステップＳ５５の実行時に割り振られたＫ−ＩＤに関連付けられたＲ−ＩＤにおける経費使用日を特定する。ＣＰＵ３０はサービス情報ＤＢ６０を参照して、対象サービス情報の申請期間を特定する。特定した経費使用日の全てが特定した申請期間内である場合、ＣＰＵ３０は経費使用日が申請期間内であると判断する（Ｓ６１：ＹＥＳ）。
【００５４】
この場合、ＣＰＵ３０は、ＨＤＤ３３に保存した各種データを、対象サービス情報と関連付ける（Ｓ６３）。具体的には、ＣＰＵ３０はサービス情報ＤＢ６０を参照して、対象サービス情報のＳ−ＩＤを特定する。ＣＰＵ３０は特定したＳ−ＩＤを、経費精算ＤＢ７０に登録されている、ステップＳ５５の実行時に割り振られたＫ−ＩＤに対応する経費精算データに関連付けて、経費精算ＤＢ７０に保存する。これにより、対象サービス情報は経費精算データを介して、基本情報ＤＢ８０の基本情報データ及び明細情報ＤＢ９０の明細情報データとも間接的に関連付けられる。
【００５５】
次にＣＰＵ３０はクレジット情報ありかを判断する（Ｓ６５）。同様に、対象サービス情報がない場合（Ｓ５９：ＮＯ）、又は経費使用日が申請期間内でない場合（Ｓ６１：ＮＯ）、ＣＰＵ３０はステップＳ６５を実行する。具体的には、ＣＰＵ３０は、基本情報ＤＢ８０において、ステップＳ５７の実行時に割り振られたＲ−ＩＤに対応する基本情報データにクレジットカード番号が設定されている場合、クレジット情報ありと判断する（Ｓ６５：ＹＥＳ）。
【００５６】
この場合、ＣＰＵ３０はクレジット情報の認証ＯＫであるかを判断する（Ｓ６７）。具体的には、ＣＰＵ３０はユーザ情報ＤＢ５０を参照して、ステップＳ５３で特定したＵ−ＩＤに関連付けられたユーザ情報のクレジットカード番号を特定する。ＣＰＵ３０は特定したクレジットカード番号が、基本情報データのクレジットカード番号と一致する場合、クレジット情報の認証ＯＫであると判断する（Ｓ６７：ＹＥＳ）。この場合、ＣＰＵ３０は「申請完了」を示す申請結果を、外部通信Ｉ／Ｆ３５を介して、端末装置１に送信する（Ｓ６９）。クレジット情報の認証ＯＫでない場合（Ｓ６７：ＮＯ）、ＣＰＵ３０は「申請エラー」を示す申請結果を、外部通信Ｉ／Ｆ３５を介して、端末装置１に送信する（Ｓ７１）。ステップＳ６９又はＳ７１の実行後、ＣＰＵ３０は処理をステップＳ５１に戻す。
【００５７】
一方、経費データを受信しなかった場合（Ｓ５１：ＮＯ）、ＣＰＵ３０は端末装置１から同期要求信号を受信したかを判断する（Ｓ７３）。同期要求信号を受信した場合（Ｓ７３：ＹＥＳ）、ＣＰＵ３０は、外部通信Ｉ／Ｆ３５を介して、同期データを端末装置１に送信する（Ｓ７５）。具体的には、ＣＰＵ３０はステップＳ５３と同様にＵ−ＩＤを特定する。ＣＰＵ３０は経費精算ＤＢ７０を参照して、特定したＵ−ＩＤに関連付けられている経費精算データのＫ−ＩＤを特定する。ＣＰＵ３０は基本情報ＤＢ８０及び明細情報ＤＢ９０から、特定したＫ−ＩＤに関連付けられた基本情報データ及び明細情報データを取得する。ＣＰＵ３０は取得した基本情報データ及び明細情報データを、外部通信Ｉ／Ｆ３５を介して、同期データとして端末装置１に送信する。ステップＳ７５の実行後、又は同期要求信号を受信しなかった場合（Ｓ７３：ＮＯ）、ＣＰＵ３０は処理をステップＳ５１に戻す。
【００５８】
図示しないが、端末装置１でワークフローの実行指示が入力された場合、ＷＦ実行指示が端末装置１から管理サーバ３に送信される。ＷＦ実行指示は、ワークフローの実行を指示するコマンドであり、ユーザのＵ−ＩＤ及びユーザが指示したＳ−ＩＤを含む。ＷＦ実行指示を受信した管理サーバ３では、ＣＰＵ３０はユーザ情報ＤＢ５０をから、ＷＦ実行指示のＵ−ＩＤに関連付けられたユーザ情報を取得する。さらにＣＰＵ３０はサービス情報ＤＢ６０を参照して、ＷＦ実行指示のＳ−ＩＤに関連付けられたサービス情報を特定する。
【００５９】
次にＣＰＵ３０は基本情報ＤＢ８０及び明細情報ＤＢ９０から、特定したサービス情報のＳ−ＩＤに関連付けられた基本情報データ及び明細情報データを取得する。ＣＰＵ３０は、特定したサービス情報の「目的」の設定内容に適したワークフローを実行可能なサービスサーバ４を決定する。ＣＰＵ３０は取得したユーザ情報、基本情報データ及び明細情報データを、決定したサービスサーバ４に送信する。サービスサーバ４のＣＰＵは、管理サーバ３から受信したデータに基づいてワークフローを実行する。サービスサーバ４のＣＰＵは、ワークフローの実行結果を端末装置１に通知する。
【００６０】
図７及び図９〜図１２を参照して、経費申請処理の具体例を説明する。ユーザは図９に示す領収書１１０をスキャナ２の読取面に載置する。操作部１７を介してアプリケーションプログラムの起動指示が受け付けられると、端末装置１ではアプリケーションプログラムが起動される。スキャナ２で領収書１１０が読み取られ、領収情報データが取得される（Ｓ１、Ｓ３）。図１０に例示するように、取得された領収情報データを表示するための読取完了画面１２０が、表示部１６に表示される（Ｓ５）。
【００６１】
読取完了画面１２０は、基本表示欄１２１、明細表示欄１２２、データ送信ボタン１２３、及び追加読取ボタン１２４を含む。ＣＰＵ１０は、領収書１１０から取得された領収情報データに基づいて、領収書１１０の基本情報データを基本表示欄１２１に表示する。ＣＰＵ１０は、領収書１１０から取得された領収情報データに基づいて、領収書１１０の明細情報データを明細表示欄１２２に表示する。ＣＰＵ１０は、操作部１７を介したデータ送信ボタン１２３の操作によって、データ送信指示の入力を受け付ける。ＣＰＵ１０は、操作部１７を介した追加読取ボタン１２４の操作によって、追加読取指示の入力を受け付ける。ＣＰＵ１０は、操作部１７を介した読取完了画面１２０の操作によって領収情報データの編集操作を受け付ける。本例でＣＰＵ１０は、基本表示欄１２１の「用途」に「Ｂ社との飲食代」を記入する操作と、明細表示欄１２２の「費目」に「接待交際費」を記入する操作とを受け付ける。
【００６２】
ＲＡＭ１２には領収書データとして、基本情報データ１３０（図１１）及び明細情報データ１４０（図１２）が記憶される。図１１に示すように、基本情報データ１３０は、基本情報データ１３０を識別するための領収書基本ＩＤ（以下、「ｒ−ＩＤ」という。）と、対応する領収書の基本項目及び画像データとを含む。ｒ−ＩＤ「ｒ０００１」の基本情報データ１３０は、領収書１１０に対応する基本情報データであり、領収書１１０の基本項目及び画像データを含む。ｒ−ＩＤ「ｒ０００１」の基本情報データ１３０の「用途」及び「費目」には、上記のように読取完了画面１２０で編集された内容が設定されている。
【００６３】
図１２に示すように、明細情報データ１４０は、明細情報データ１４０を識別するための領収書明細ＩＤ（以下、「ｒｍ−ＩＤ」という。）と、関連付けられている基本情報データ１３０のｒ−ＩＤと、対応する領収書の明細項目とを含む。ｒｍ−ＩＤ「ｒｍ０００１」〜「ｒｍ０００３」の明細情報データ１４０は、領収書１１０に対応する明細情報データであり、領収書１１０の明細項目を含む。ｒｍ−ＩＤ「ｒｍ０００１」〜「ｒｍ０００３」の明細情報データ１４０には、領収書１１０に対応する基本情報データ１３０のｒ−ＩＤ「ｒ０００１」が設定されている。
【００６４】
本例では、二枚目の領収書がスキャナ２にセットされた後、操作部１７を介した追加読取ボタン１２４の操作によって、追加読取指示の入力が受け付けられる（Ｓ９：ＹＥＳ、Ｓ１〜Ｓ５）。ｒ−ＩＤ「ｒ０００２」の基本情報データ１３０（図１１参照）及びｒｍ−ＩＤ「ｒｍ０００４」の明細情報データ１４０（図１２参照）は、二枚目の領収書に対応する領収書データである。さらに三枚目の領収書がスキャナ２にセットされた後、操作部１７を介した追加読取ボタン１２４の操作によって、追加読取指示の入力が受け付けられる（Ｓ９：ＹＥＳ、Ｓ１〜Ｓ５）。ｒ−ＩＤ「ｒ０００３」の基本情報データ１３０（図１１参照）及びｒｍ−ＩＤ「ｒｍ０００５」の明細情報データ１４０（図１２参照）は、三枚目の領収書に対応する領収書データである。
【００６５】
その後、操作部１７を介したデータ送信ボタン１２３の操作によって、データ送信指示の入力を受け付けられると（Ｓ７：ＹＥＳ）、認証画面（図示外）が表示部１６に表示される。認証画面を介して認証情報の入力が受け付けられた後（Ｓ１１）、経費データが管理サーバ３に送信される（Ｓ１３）。本例の経費データは、ログインＩＤ「ｙａｍａｄａｔａ」、パスワード「ｓｎ１ｅ７４ｂ」、及び領収書三枚分の領収書データを含む。領収書三枚分の領収書データは、図１１に示す三つの基本情報データ１３０と、図１２に示す五つの明細情報データ１４０とを含む。
【００６６】
図２〜図６及び図８を参照して、データ管理処理の具体例を説明する。管理サーバ３では、上記の経費データが受信される（Ｓ５１：ＹＥＳ）。経費データに含まれるログインＩＤ「ｙａｍａｄａｔａ」及びパスワード「ｓｎ１ｅ７４ｂ」が設定されているユーザ情報のＵ−ＩＤ「Ｕ０００１」が、ユーザ情報ＤＢ５０（図２）から特定される（Ｓ５３）。図４に示すＫ−ＩＤ「Ｓ０００１」の経費精算データが作成され、経費精算ＤＢ７０に登録される（Ｓ５５）。
【００６７】
図４に示すように、Ｋ−ＩＤ「Ｋ０００１」の経費精算データには、Ｕ−ＩＤ「Ｕ０００１」が設定される。図１１に示す三つの基本情報データ１３０の「合計金額」の総額である「３３７００円」が、Ｋ−ＩＤ「Ｋ０００１」の経費精算データの「経費総額」に設定される。三つの基本情報データ１３０は領収書の画像データを含むため、Ｋ−ＩＤ「Ｋ０００１」の経費精算データの「領収書添付」に「あり」が設定される。
【００６８】
次に、経費データに含まれる基本情報データ１３０が、基本情報ＤＢ８０（図５）に登録される（Ｓ５５）。図５に示すように、三つの基本情報データ１３０には、それぞれＲ−ＩＤ「Ｒ０００１」〜「Ｒ０００３」が割り振られ、且つＫ−ＩＤ「Ｋ０００１」が設定される。同様に、経費データに含まれる明細情報データ１４０（図１２）が、明細情報ＤＢ９０（図６）に登録される（Ｓ５５）。図６に示すように、五つの明細情報データ１４０には、それぞれＲＭ−ＩＤ「ＲＭ０００１」〜「ＲＭ０００５」が割り振られ、且つＫ−ＩＤ「Ｋ０００１」が設定される。
【００６９】
本例では、Ｕ−ＩＤ「Ｕ０００１」のサービス情報が、サービス情報ＤＢ６０（図３）に登録されている（Ｓ５９：ＹＥＳ）。さらに、基本情報ＤＢ８０に登録された基本情報データ１３０の「経費使用日」は、いずれもＵ−ＩＤ「Ｕ０００１」のサービス情報に設定されている申請期間内（つまり、「出発予定日時」から「帰着予定日時」までの期間内）である（Ｓ６１：ＹＥＳ）。従って、図４に示すように、Ｕ−ＩＤ「Ｕ０００１」のサービス情報に設定されているＳ−ＩＤ「Ｓ０００１」が、Ｋ−ＩＤ「Ｋ０００１」の経費精算データに設定される（Ｓ６３）。これにより、Ｕ−ＩＤ「Ｕ０００１」のサービス情報はＫ−ＩＤ「Ｋ０００１」の経費精算データを介して、Ｒ−ＩＤ「Ｒ０００１」〜「Ｒ０００３」の基本情報データ及びＲＭ−ＩＤ「ＲＭ０００１」〜「ＲＭ０００５」の明細情報データと関連付けられる。
【００７０】
本例では、図５に示すＲ−ＩＤ「Ｒ０００３」の基本情報データ１３０に、クレジットカード番号が設定されている（Ｓ６５：ＹＥＳ）。基本情報データ１３０のクレジットカード番号が、Ｕ−ＩＤ「Ｕ０００１」のユーザ情報に設定されているクレジットカード番号と一致するかに応じて（Ｓ６７）、申請結果として申請完了又は申請エラーが端末装置１に送信される（Ｓ６９又はＳ７１）。端末装置１では、受信した申請結果が表示される（Ｓ１５、Ｓ１７）
【００７１】
なお、端末装置１でデータ同期指示が入力された場合、管理サーバ３に同期要求信号が送信される（Ｓ１９：ＹＥＳ、Ｓ２１）。同期要求信号を受信した管理サーバ３では、Ｕ−ＩＤ「Ｕ０００１」が設定されている全ての基本情報データが基本情報ＤＢ８０から取得され、Ｕ−ＩＤ「Ｕ０００１」が設定されている全ての明細情報データが明細情報ＤＢ９０から取得される。取得された基本情報データ及び明細情報データを含む同期データが、端末装置１に送信される（Ｓ７３：ＹＥＳ、Ｓ７５）。端末装置１では、受信した同期データが、ＨＤＤ１３に保存されている領収書の画像データ及び領収情報データにマージされる（Ｓ２３、Ｓ２５）。これにより、ユーザは端末装置１で過去に申請した全ての領収書データを閲覧できる。
【００７２】
以上説明した本実施形態によれば、管理サーバ３は、端末装置１から経費データを受信すると、経費データに含まれる特定のユーザＩＤ、領収書の画像データ、及び領収情報データを経費ＩＤと関連付けて、基本情報ＤＢ８０及び明細情報ＤＢ９０に保存する（Ｓ５７）。管理サーバ３は、サービスＩＤとユーザＩＤとを含むサービス情報を記憶するサービス情報ＤＢ６０から、基本情報ＤＢ８０及び明細情報ＤＢ９０に保存されている特定のユーザＩＤに関連付けられているサービスＩＤを特定する（Ｓ５９）。管理サーバ３は、特定のユーザＩＤと関連付けられている経費ＩＤと関連付けて、特定したサービスＩＤを基本情報ＤＢ８０及び明細情報ＤＢ９０に保存する（Ｓ６３）。つまり、特定されたサービスＩＤは経費ＩＤを介して、領収書の画像データ及び領収情報データと関連付けられる。従って、管理サーバ３は、ワークフローに対して登録されているサービス情報に、領収書から抽出したデータを自動的に関連付けることができる。
【００７３】
管理サーバ３は、経費データに含まれる複数の領収情報データを、共通の経費ＩＤと関連付けて基本情報ＤＢ８０及び明細情報ＤＢ９０に保存する（Ｓ５７）。従って、管理サーバ３は、経費データに含まれる複数の領収情報データを、共通の経費ＩＤを介して一つのサービス情報に関連付けることができる。
【００７４】
管理サーバ３は、受信した領収情報データに含まれる属性データが、特定したサービスＩＤのサービス情報に含まれる属性データに対応するかを判断する（Ｓ６１）。管理サーバ３は、領収情報データの属性データがサービス情報の属性データに対応すると判断したことに応じて、特定のユーザＩＤと関連付けられている経費ＩＤと関連付けて、特定したサービスＩＤを基本情報ＤＢ８０及び明細情報ＤＢ９０に保存する（Ｓ６３）。従って、管理サーバ３は、領収情報データの属性データと対応する属性データを含むサービス情報に対して、領収情報データを関連付けることができる。
【００７５】
詳細には、管理サーバ３は、受信した領収情報データに含まれる日時データの示す日時が、特定したサービスＩＤのサービス情報に含まれる期間データの示す期間の範囲内である場合、領収情報データの属性データがサービス情報の属性データに対応すると判断する（Ｓ６１：ＹＥＳ）。従って、管理サーバ３は、領収情報データの日時データに対応する期間データを含むサービス情報に対して、領収情報データを関連付けることができる。
【００７６】
管理サーバ３は、ユーザＩＤと個人情報とを関連付けて記憶するユーザ情報ＤＢ５０から、受信した特定のユーザＩＤに関連付けられている個人情報を特定して、受信した領収情報データに含まれる個人情報が、特定した個人情報に対応するかを判断する（Ｓ６７）。管理サーバ３は、個人情報が対応しないと判断した場合、端末装置１にエラー信号を送信する（Ｓ７１）。従って、管理サーバ３は、領収情報データの個人情報がユーザ情報ＤＢ５０の個人情報に対応しない場合、端末装置１にエラーを報知させることができる。
【００７７】
管理サーバ３は、端末装置１から同期要求信号を受信した場合、同期要求信号に含まれるユーザＩＤに関連付けられている画像データ及び領収情報データを基本情報ＤＢ８０及び明細情報ＤＢ９０から読み出して、端末装置１に送信する（Ｓ７５）。従って、管理サーバ３は、同期要求信号を送信した端末装置１に、端末装置１のユーザに関する過去の領収書の画像データ及び領収情報データを取得させることができる。
【００７８】
端末装置１は、スキャナ２から領収書の画像データを取得し、画像データに含まれるキャラクタを示す領収情報データを生成する（Ｓ１、Ｓ３）。端末装置１は、特定のユーザＩＤ、画像データ、及び領収情報データを少なくとも含む経費データを、管理サーバ３に送信する（Ｓ１３）。従って、端末装置１のユーザは、サービス情報を管理する管理サーバ３に、領収書から抽出したデータを容易に申請できる。
【００７９】
端末装置１は、データ管理サーバに同期要求信号を送信し（Ｓ２１）、データ管理サーバから受信した画像データ及び領収情報データをＨＤＤ１３に保存する（Ｓ２５）。従って、同期要求信号を送信した端末装置１は、端末装置１のユーザに関する過去の領収書の画像データ及び領収情報データを取得できる。
【００８０】
上記実施形態において、管理サーバ３が本発明の「コンピュータ」に相当する。インターネット８及びＬＡＮ９が本発明の「ネットワーク」に相当する。ステップＳ５１を実行するＣＰＵ３０が、本発明の「データ取得手段」に相当する。基本情報ＤＢ８０及び明細情報ＤＢ９０が、本発明の「第一記憶装置」に相当する。ステップＳ５７を実行するＣＰＵ３０が、本発明の「第一保存手段」に相当する。サービス情報ＤＢ６０が、本発明の「第二記憶装置」に相当する。ステップＳ５９を実行するＣＰＵ３０が、本発明の「サービス特定手段」に相当する。ステップＳ６３を実行するＣＰＵ３０が、本発明の「第二保存手段」に相当する。
【００８１】
サービス情報に含まれる申請内容が、本発明の「第一属性データ」に相当する。領収情報データに含まれる領収書から抽出した項目が、本発明の「第二属性データ」に相当する。ステップＳ６１を実行するＣＰＵ３０が、本発明の「属性判断手段」に相当する。ユーザ情報ＤＢ５０が、本発明の「第三記憶装置」に相当する。ステップＳ６７を実行するＣＰＵ３０が、本発明の「個人情報判断手段」に相当する。ステップＳ７１を実行するＣＰＵ３０が、本発明の「エラー送信手段」に相当する。ステップＳ７５を実行するＣＰＵ３０が、本発明の「データ同期手段」に相当する。
【００８２】
ステップＳ１を実行するＣＰＵ１０が、本発明の「画像取得手段」に相当する。ステップＳ３を実行するＣＰＵ１０が、本発明の「データ生成手段」に相当する。ステップＳ１３を実行するＣＰＵ１０が、本発明の「データ送信手段」に相当する。ステップＳ５１を実行するＣＰＵ３０が、本発明の「データ受信手段」に相当する。ステップＳ２１を実行するＣＰＵ１０が、本発明の「信号送信手段」に相当する。ＨＤＤ１３が本発明の「第四記憶装置」に相当する。ステップＳ２５を実行するＣＰＵ１０が、本発明の「データ保存手段」に相当する。
【００８３】
本発明は上記実施形態に限定されるものではなく、発明の要旨を変更しない範囲での変更が可能である。上記実施形態では、管理サーバ３及びサービスサーバ４が別々のサーバであるが、これに代えて管理サーバ３及びサービスサーバ４が一つのサーバであってもよい。
【００８４】
サービス情報の属性データ（第一属性データ）は、期間を示すデータに限定されず、例えば目的又は予定費用でもよい。領収情報データの属性データ（第二属性データ）は、日時を示すデータに限定されず、例えば店名、住所、品目、費目、金額等でもよい。管理サーバ３は、受信した領収情報データの「費目」が、特定したサービスＩＤのサービス情報の「目的」と対応する場合、領収情報データの属性データがサービス情報の属性データに対応すると判断してもよい（Ｓ６１：ＹＥＳ）。
【００８５】
ＣＰＵ３０は、ＨＤＤ３３に記憶されたプログラムをＲＡＭ３２上で展開することで、 データ管理処理を実行するプロセッサとして機能する。マイクロコンピュータ、ＡＳＩＣ（Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ  Ｓｐｅｃｉｆｉｃ Ｉｎｔｅｇｒａｔｅｄ  Ｃｉｒｃｕｉｔｓ）、ＦＰＧＡ（Ｆｉｅｌｄ  Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ  Ｇａｔｅ  Ａｒｒａｙ）等が、ＣＰＵ３０の代わりにプロセッサとして用いられてもよい。ＣＰＵ１０は、ＨＤＤ１３に記憶されたプログラムをＲＡＭ１２上で展開することで、 経費申請処理を実行するプロセッサとして機能する。上記と同様にマイクロコンピュータ、ＡＳＩＣ、ＦＰＧＡ等が、ＣＰＵ１０の代わりにプロセッサとして用いられてもよい。
【符号の説明】
【００８６】
１    端末装置
２    スキャナ
３    管理サーバ
４    サービスサーバ
８    インターネット
９    ＬＡＮ
１０    ＣＰＵ
１３    ＨＤＤ
３０    ＣＰＵ
３３    ＨＤＤ
５０    ユーザ情報ＤＢ
６０    サービス情報ＤＢ
７０    経費精算ＤＢ
８０    基本情報ＤＢ
９０    明細情報ＤＢ
１００    データ管理システム
１１０    領収書
１３０    基本情報データ
１４０    明細情報データ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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